Sistemas de gestión integrada para las empresas (EPR) (Textos Universitarios Tecnología) (Spanish Edition) [1 ed.] 8415834365, 9788415834366

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TEXTOS UNIVERSITARIOS TECNOLOGÍA

Sistemas de Gestión Integrada para las Empresas (ERP)

Sistemas de Gestión Integrada para las Empresas (ERP)

SERVICIO DE PUBLICACIONES

Marcos Fernández Otero Miguel A. Navarro Huerga

El contenido de este libro no podrá ser reproducido, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso escrito del editor. Todos los derechos reservados. © Universidad de Alcalá Servicio de Publicaciones Plaza de San Diego, s/n 28801 Alcalá de Henares www.uah.es ISBN: 978-84-15834-36-6 Depósito Legal: M-3538-2014 Impresión y encuadernación: Imprenta de la UAH Impreso en España

Para Pilar, Marta, Marcus, Amalia y Sophia Luis Díaz A mi familia, con los que siempre cuento Miguel A. Navarro

ÍNDICE

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PRÓLOGO 1. EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EMPRESA (ERP) 1.1 El sistema ERP y la Cadena Logística 1.2 Arquitectura del sistema ERP. Repositorio del sistema 1.3 Características de un sistema ERP 1.4 Áreas funcionales que cubre un ERP 1.5 Módulos de un ERP 1.6 Conceptos básicos del sistema ERP 1.7 Enfoques de implantación de un ERP 1.8 Premisas para la implantación de un ERP 1.9 Parametrización del ERP

13 16 18 21 23 25 30 41 40 41

2. PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP 2.1 Implantación de un ERP. Metodología del Proyecto 2.2 Participantes en el proyecto de implantación de un ERP 2.3 Entregables en el proyecto de implantación de un ERP

45 45 48 51

3 ESTUDIO DE VIABILIDAD 3.1 Esquema de las fases del estudio de viabilidad 3.2 Actividades del estudio de viabilidad 3.3 Ejemplos de entregas del estudio de viabilidad

55 55 55 71

4 PREPARACIÓN DEL PROYECTO 4.1 Esquema de la etapa de preparación del proyecto 4.2 Actividades de preparación del proyecto 4.3 Ejemplos de entregables de la preparación del proyecto

79 80 81 98

5 MODELIZACIÓN DEL SISTEMA 5.1 Esquema de la etapa de modelización 5.2 Actividades de la etapa de modelización 5.3 Ejemplos de entregables de la modelización

107 108 109 123

9

6 PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA 6.1 Esquema de la etapa de parametrización 6.2 Actividades de la parametrización 6.3 Ejemplos de entregables de la parametrización

131 132 133 152

7 INSTALACIÓN DEL SISTEMA 7.1 Esquema de la etapa de instalación 7.2 Actividades de la instalación 7.3 Ejemplos de entregables de la instalación

161 162 163 175

8 PRODUCCIÓN 8.1 Esquema de la etapa de producción 8.2 Algunos aspectos de la etapa productiva

183 184 185

APÉNDICE Manual del Proyecto de Implantación de ERP en Kernmax España

195

BIBLIOGRAFÍA

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PRÓLOGO

Este libro es el fruto de una larga experiencia profesional en el mundo de los sistemas de planificación de recursos en la empresa, que en su acepción técnico-informática se conocen como sistemas integrados de gestión y que proceden del concepto de negocio anglosajón Enterprise Resource Planning, o ERP. Atreverse a mencionar tanta experiencia se justifica si se aclara que se ha trabajado desde 1997 con los ERP en empresas privadas ( y alguna pública ) de diversos sectores: Automoción, Hidroeléctricas, Equipos elevadores, Cemento, Papel, Hidrocarburos, Telecomunicaciones, Alimentación, Grandes Almacenes, Plástico, Construcción, Editorial, etc. En torno a un ERP, hemos desempeñado diversas funciones: Consultoría, Dirección de Proyectos, Marketing, Soporte Técnico Funcional y Formación. La implantación de un ERP en una empresa permite al que en ese proyecto participa, colaborar con profesionales de diversos perfiles y conocer cómo trabajan, aprender la sinergia, los procedimientos, aumentar el conocimiento del negocio por medio de lo que ofrece de diferente cada empresa de cada sector. Es una gran oportunidad profesional de la que nos sentimos satisfechos. Pero si hay algo que nos gusta destacar a los autores de este libro es el aspecto docente, siempre ligado a quienes implantan un ERP. Muchas personas han de adaptarse, no solamente a un nuevo software sino a nuevos procedimientos y filosofía de trabajo. Con ello se nos plantea un gran reto profesional y humano, como formadores. Agradecemos al Equipo Docente del Departamento de Ciencias de la Computación del Politécnico de la Universidad de Alcalá de Henares la oportunidad de proyectar nuestra experiencia al texto y al aula, cuando nos animó a la redacción de esta obra y nos orientó para que el contenido de la misma fuera adecuado a los objetivos de la asignatura Sistemas de Empresa que actualmente se imparte en el Grado de Informática de la Universidad de Alcalá de Henares. A todos los Profesores mencionados, nuestro agradecimiento.

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1. EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EMPRESA (ERP) Un sistema ERP ( Enterprise Ressource Planning ) es un software integrado de gestión de empresas. Desde la perspectiva técnico-informática, es un software preprogramado que sirve para gestionar conjuntamente los diversos procesos empresariales. Con ello, se logran muchas cosas. Se evita la repetición innecesaria de información y las incoherencias entre datos que manejen diferentes unidades organizativas o departamentos de la empresa. Los procesos empresariales, previamente programados, que proporciona un ERP necesitan ser adaptados al caso de cada empresa. Este proceso se le conoce como parametrización y se inscribe dentro del proyecto de implantación que describiremos más adelante en este libro. Respecto de un ERP surgen unas preguntas iniciales: ¿ Qué hace un ERP ?. ¿ Cómo está organizado ? Un ERP trata procesos empresariales, de los cuales tiene el usuario una visión en forma de transacciones. Desde el punto de vista organizativo, los procesos empresariales están agrupados por módulos. Cuando se adquiere un ERP, la empresa constructora del mismo suministra el conjunto completo de módulos, pero sólo funcionarán aquellos que sean parametrizados, lo cual supone un compromiso entre la empresa cliente y el proveedor del ERP en cuanto a la instalación del sistema y el soporte posterior del mismo. A cada ERP corresponde su propio conjunto de módulos. No hay una estandarización en cuanto a denominaciones, ni todos los ERP disponen del mismo número y tipo de módulos. Generalmente, los fabricantes se refieren a los módulos por siglas. En nuestro estudio, muy general, no vamos a hacer uso de siglas, sino de unas denominaciones que harán referencia al tipo de procesos que tratan. Podemos, entonces, hablar de los siguientes módulos

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Módulo

Procesos que trata

- Comercial

Ventas y Entregas a Clientes. Servicio Postventa. Stocks, para la Producción y para la Venta Adquisición de Materiales o Servicios Planificación de la Producción Servicio Técnico propio o para Clientes Control de Calidad y Planes de Calidad Contabilidad de la Empresa Contabilidad analítica y control de costes Contabilidad de activos fijos Gestión de Proyectos de empresa Recursos Humanos

- Almacenes - Aprovisionamientos - Producción - Mantenimiento - Calidad - Finanzas - Controlling - Activos - Proyectos - RRHH

A estos módulos hay que añadir las diversas soluciones de negocio, que a veces se denominan también módulos, que proporcionan procesos empresariales específicos para un determinado sector de actividad de la Empresa. Algunas de estas soluciones son - Empresa Pública - Servicios - Suministro de electricidad, gas, agua, teléfonos, etc - Publicidad y Medios de Comunicación - Logística y Distribución - Retail - Alimentación - Fabricación Discreta - Fabricación bajo pedido - Industria de Procesos - Moda y Confección - Propiedades inmobiliarias - Bienes de consumo - Sanidad - Industria transformadora (química y farmacéutica) - Petróleo y gas - Alta tecnología y electrónica - Industria automovilística ….etc

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En la actualidad hay muchos ERP en el mercado, adaptados a tamaños y tipos de empresas muy diferentes. No vamos a hacer en este libro un análisis comparativo, sino simplemente mencionar los más conocidos a la fecha de edición de esta obra. Baste con citar SAP, Baan, JDEdwards, System21, Axional, AdoniX3, iRenaissance, Agilisys, Movex, Axapta, SAGE, Oracle EBS, Navision ( Microsoft Dynamics NAV ), ASW, MFG, BAS, Uniclass, eConsist, etc. Dado que SAP es el ERP más potente, merece la pena dedicarle unas líneas iniciales. Las siglas SAP vienen de las palabras alemanas Systeme, Anwendungen und Programme, que se traducen al español como Sistemas, Aplicaciones y Programas. La empresa SAP fue creada en 1972 por unos consultores alemanes en la ciudad de Walldorf, sita en la región de Baden-Württemberg de la República Federal Alemana. El software del que estamos hablando es R/3. Lo que ocurre es que casi todo el mundo se refiere al software (R/3) por el nombre de la empresa (SAP). La pequeña población de Walldorf tiene un gran polígono industrial, buena parte de cuya superficie la ocupan los edificios de la empresa SAP AG, la cual da trabajo a cientos de empleados. La cercanía a la prestigiosa universidad de Heidelberg, así como la posición estratégica respecto de las principales vías de comunicación entre las grandes ciudades alemanas han sido factores de éxito del desarrollo de una de las principales industrias informáticas alemanas, que se ha extendido por el ancho mundo, haciendo que R/3 sea hoy en día un estándar de mercado y un referente de gestión de procesos de negocio. SAP AG tiene clientes en más de 40 países y los principales sectores que abarca son Química, Farmacéutica, Electrónica, Óptica, Transportes, Comunicación, Mecánica, Seguros, Empresa Pública, Bienes de Consumo, Minoristas, etc. Sus principales centros de desarrollo están en Walldorf y en Foster City (California). El significado de R/3 no tiene que ver con la versión actual del software. El producto se llamó R/2 hasta finales del siglo XX, cuando la tecnología informática de gestión de empresas estaba basada en los ordenadores tipo mainframe. Después, la arquitectura cliente-servidor, la orientación a objetos y la irrupción de internet motivaron a que la empresa SAP denominara R/3 a su producto.

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1.1 EL SISTEMA ERP Y LA CADENA LOGÍSTICA La empresa lleva a cabo una serie de procesos en el desarrollo de su negocio. Se abastece de materias primas o de productos ya elaborados. Los almacena. Con esas materias o productos, produce nuevos productos. Los vende a sus clientes y los entrega a los mismos a través de sus canales de distribución. Soporta los productos vendidos, después de la venta, para garantizar su mantenimiento y evolución. Estos procesos descritos constituyen la Cadena Logística. A lo largo de la misma, la empresa va aportando valor. Lo que compra, tiene un valor. Lo que vende, supone un valor mayor respecto de lo que había comprado. Finalmente, la empresa obtiene un beneficio. Pero las actividades llevadas a cabo en la cadena logística no serían posibles sin la ayuda de otros procesos. Los recursos humanos son fundamentales. Aportan valor en todo tipo de actividades. Las finanzas, también. La empresa necesita gestionar inversiones, pagos y cobros. La calidad abarca a toda la actividad de la empresa. Garantiza la actividad presente y futura. Los proyectos empresariales.

implantan, renuevan

y promueven

los

procesos

Recursos Humanos, Finanzas, Calidad y Proyectos discurren en paralelo con las actividades de la cadena logística y aportan valor a los procesos de dicha cadena, contribuyendo al logro del beneficio neto de la empresa.

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El conjunto de procesos de un ERP que están agrupados por módulos se identifican con los diversos componentes de la cadena logística Esta correspondencia hace que en el mundo de los ERP se hable de

-

Módulos Logísticos ( Comercial, Almacenes, Aprovisionamiento, Producción ) Módulos Financieros ( Finanzas, Controlling, Activos )

Respecto a esta correspondencia hay que hacer algunas aclaraciones

-

El módulo Proyectos puede servir para gestionar tanto proyectos logísticos (ejemplo: mantenimiento de nuevas instalaciones de una empresa hidroeléctrica), como proyectos financieros (ejemplo: seguimiento de subvenciones de organismos públicos). Por tanto, Proyectos se puede considerar tanto como módulo logístico como financiero.

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-

El módulo Calidad gestiona la calidad en cuanto a la implantación y seguimiento de sistemas de calidad en la empresa (ejemplo: ISO9000 , EFQM), pero también tiene un papel relevante en cuanto al Control de Calidad, en la fabricación de productos o mantenimiento de equipos, con fuerte relación con algunas funcionalidades propias del módulo Mantenimiento. De ahí que se le considere en la familia de los módulos logísticos.

-

Los módulos logísticos se adaptan plenamente a la Cadena Logística.

-

Los módulos financieros recubren la cadena Logística, ya que el control de costes afecta a todo el proceso logístico y lo mismo podemos afirmar en cuanto a la contabilidad general de la empresa.

-

El módulo de Recursos Humanos también recubre todo el proceso logístico y su correspondiente proceso financiero, porque en todos los departamentos de la empresa hay trabajadores. 1.2 ARQUITECTURA DEL SISTEMA ERP. REPOSITORIO DEL SISTEMA La arquitectura del sistema ERP, desde el punto de vista de la organización del software, consta de varios niveles. Programas

-

módulo (grupo de procesos de una cierta actividad empresarial; por ejemplo, Comercial ) proceso (conjunto de transacciones programadas, enlazadas entre sí y que materializan un procedimiento de trabajo; por ejemplo, facturación de ventas a clientes) transacción (conjunto de programas que realizan tareas específicas dentro de un procedimiento de trabajo; por ejemplo, modificación de factura de venta a cliente) programa (instrucciones codificadas para realizar una determinada tarea dentro de un proceso; por ejemplo, impresión de la factura de una venta a un cliente)

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Datos

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tablas (agrupaciones de datos que cumplen una determinada misión; por ejemplo, clientes) campos (elementos de una tabla; por ejemplo, cuentas de clientes) tipos de datos (descripciones de campos que pueden ser utilizados en una o más tablas; por ejemplo, tipo de cuenta bancaria)

Los diversos niveles de programas y datos se almacenan en el Repositorio de un sistema ERP. Es decir, el Repositorio es la base de datos que almacena

-

los programas del ERP los datos manejados por los programas del ERP

Por lo tanto, podemos decir que el Repositorio es el centro de toda la actividad de trabajo con el ERP, el lugar en donde se almacenan los datos y en donde quedan grabadas sus actualizaciones, el nexo de unión entre los diversos programas y por tanto entre los diversos procesos. Estamos hablando, en resumen, de la integración de procesos y datos.

En la figura se representa un ejemplo en el cual se señalan datos correspondientes a los módulos Comercial, Almacenes, RRHH, Finanzas y Controlling, referentes a la transacción de Venta de un Producto a un Cliente. El repositorio maneja tanto la transacción de venta, desde el punto de vista de programa, como los datos de dicho programa. Se observa la interrelación entre los datos correspondientes a los diversos módulos y su integración a través del repositorio. 19

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En la base de datos del sistema, no cabe la incoherencia entre datos de cuentas de clientes, ni de stock de productos. Cuando el vendedor da de alta a un nuevo cliente de la empresa, o cuando el responsable de almacén da de alta a un nuevo producto que entra en stock, esos datos tienen repercusión general a efectos de contabilidad, ventas o gestión de almacenes. En épocas anteriores a los ERP se daba el caso frecuente de que el fichero de clientes que tenía cierto vendedor no era coherente con el que tenía contabilidad, ni la valoración de stock por parte contable coincidía con la del inventario hecho en almacén. Problemas de estos tipos quedaron resueltos con el uso de los ERP. En cuanto a la arquitectura de un sistema ERP, desde el punto de vista tecnológico, podemos decir que se trata de un software estándar modular con los siguientes aspectos Arquitectura cliente servidor de 3 niveles

-

Presentación Aplicación Base de Datos

Esta arquitectura permite interconectar varios servidores mediante redes telemáticas, sin pérdida de integración de los datos y procesos del sistema. Arquitectura de aplicación Un ERP permite utilizar aplicaciones en diferentes plataformas de hardware y de sistema y adaptarlas a las necesidades específicas del usuario. Hardware-->Sistema Operativo-->Base de Datos-->Diálogo-->Lenguaje Ej HP, SUN AIX, Unix Oracle, Informix Windows C++, Java

Arquitectura de comunicación Un ERP puede disponer de una serie de herramientas de comunicación

-

Remote Function Calls (RFC) facilita la comunicación entre R/3 y otros sistemas Common Program Interface - Communications (CPI-C), idem

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- Diversidad de estructuras organizativas para cada proceso empresarial, para tener en cuenta las diferencias entre departamentos diferentes en la empresa.

Utilización a nivel mundial - Conversiones entre monedas de todos los países - Varios idiomas - Documentos e informes específicamente configurados para cada país Sistemas contables y fiscales específicos de cada país - Según los casos, pueda haber soporte técnico a nivel mundial y oficinas del ERP en la mayoría de las naciones industrializadas Proceso interactivo - Transacciones de procesos empresariales procesadas en forma de unidades lógicas. - Base de datos gestionada por ERP para garantizar la consistencia de los datos, su actualización permanente y su coherencia con los requerimientos empresariales. - Proceso de las entradas de diferentes usuarios y transmisión simultánea de todo cambio a la base de datos. Apertura del sistema - Portabilidad, mediante estándares para interfaces que permiten la acción combinada de aplicaciones, datos e interfases de usuario. - Estandarización, mediante utilización de tecnologías tales como -TCP/IP (Internet) -EDI (Electronic Data Interchange) -OLE (Object Linking and Embedding) para integrar aplicaciones de PC con el sistema ERP.

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- Open Interfaces, para conectar aplicaciones específicas como CAD (Computer Aided Design), Archivo Óptico y Códigos de Barras. 1.4 ÁREAS FUNCIONALES QUE CUBRE UN ERP Los procesos empresariales más usuales en la mayoría de las empresas son: - Producción - Aprovisionamiento - Ventas a clientes - Contabilidad de sociedad - Contabilidad analítica En la figura, se observan los procesos de aprovisionamiento, producción y ventas, los cuales forman parte de la cadena logística. Se observa también la interrelación existente entre sus actividades más significativas. Dicha cadena logística es recubierta por la contabilidad de sociedad y la contabilidad analítica, que inciden en todas las actividades de la empresa.

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Dado que se quiere resaltar la relación entre logística y finanzas, en esta figura no se han incluido otras áreas, tales como recursos humanos, calidad, o proyectos. Explicación de las siglas: SOP = Sales Operations Plan, plan comercial, base para planificar qué se va a producir en la empresa MPS = Manufacturing Production Strategy, o plan de producción de la empresa MRP = Materials Ressource Plan, o plan de utilización de los recursos de producción El proceso de Ventas, básicamente, consiste en las operaciones de preventa y captación de clientes, que producen pedidos. Todo pedido implica una salida de productos del stock, que son entregados a los clientes y posteriormente facturado. Todas estas operaciones son llevadas a cabo gracias al módulo Comercial. El pedido de un cliente se tiene en cuenta en la estrategia de producción, especialmente en los casos de fabricación bajo pedido. La salida de stock genera órdenes de fabricación específicas. El proceso de Aprovisionamiento comienza con una solicitud de compra, que se puede originar de Comercial e el plan de recursos de fabricación, a la cual sigue la selección del proveedor más adecuado para formalizar la compra mediante el correspondiente pedido de compra. La entrada en almacén del material adquirido es comunicada a producción para dar continuidad a la orden de fabricación que necesita ese material. El proceso termina cuando el proveedor recibe el pago de su factura. Todas estas operaciones son llevadas a cabo gracias a los módulos Almacenes y Aprovisionamiento. El proceso productivo se estructura a partir del Plan Comercial ( SOP ), que es la base para formalizar la Estrategia Productiva ( MPS ) de la que se derivará a su vez el Plan de Recursos Productivos ( MRP ). De cada previsión de fabricación parten las órdenes productivas y el control de producción, que armoniza tiempos y recursos, acorde con los estándares de calidad y los objetivos a cumplir. Todas estas operaciones son llevadas a cabo gracias al módulo Producción, cuyas interrelaciones con los módulos Comercial y Aprovisionamiento que hemos comentado ya. El módulo Finanzas recubre el proceso logístico, en cuanto a pagos a proveedores y cobros a clientes, así como los pagos a personal.

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El módulo Controlling contabiliza los costes de operación comercial, los costes productivos y los costes de almacenamiento. 1.5 MÓDULOS DE UN ERP Seguidamente, se van a comentar las funcionalidades básicas de los diversos módulos de un ERP, los cuales soportan todas las operaciones de la empresa y están integrados entre sí de modo que toda actualización de datos se produce en tiempo real. El área financiera se compone de los módulos - Finanzas - Controlling - Activos El área logística se compone de los módulos - Mantenimiento - Calidad - Producción - Almacenes - Aprovisionamiento - Comercial El área de proyectos se compone del módulo - Proyectos El área de recursos humanos se compone del módulo - RRHH Además de los módulos mencionados, hay que recordar la existencia de módulos sectoriales, especialmente diseñados por el fabricante del ERP para satisfacer necesidades específicas de determinados sectores empresariales. Finalmente, el sistema ERP dispone de un Módulo Básico, de índole tecnológica, que permite la administración del sistema y el desarrollo de aplicaciones. GESTIÓN FINANCIERA, CONTROLLING Y ACTIVOS FIJOS Contabilidad de Sociedad El módulo Finanzas proporciona las funcionalidades contables que necesita la empresa para la contabilizar de forma automática las cuentas

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de mayor, las cuentas de deudores y acreedores y el balance de la sociedad. Las funcionalidades principales del módulo Finanzas son, entre otras: - Libro mayor - Deudores - Acreedores - Tesorería - Cuentas Especiales (Special Ledger, FI-SL) - Consolidación - Sistema de información de finanzas Contabilidad Analítica El módulo Controlling trata los movimientos de gastos e ingresos de la empresa, desde el punto de vista analítico Las funcionalidades principales del módulo Controlling son, entre otras: - Contabilidad de clases de coste - Gestión de centros de coste - Contabilidad de objetos de coste - Contabilidad de proyectos - Cálculo de resultados - Contabilidad de centros de beneficio - Contabilidad de costes por procesos - Controlling empresarial Activos Fijos El módulo Activos sirve para la gestión y control del patrimonio de activos fijos de la empresa. Las funcionalidades principales del módulo Activos son, entre otras: - Gestión técnica de activos fijos y elementos de mantenimiento - Mantenimiento preventivo - Mantenimiento Correctivo (Reparaciones) - Control inversiones - Venta de activos fijos - Contabilidad de activos fijos tradicional - Sustitución de activos fijos - Amortización - Gestión de inversiones

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GESTIÓN LOGÍSTICA: VENTAS, PRODUCCIÓN

APROVISIONAMIENTO,

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ALMACENES,

Aprovisionamiento El módulo soporta las funciones de aprovisionamiento de productos y servicios que se necesitan para las operaciones de producción y venta. Las funcionalidades principales de este módulo son, entre otras: - Evaluación de proveedores - Gestión de compras - Gestión del punto de pedido - Control de facturas - Gestión de servicios - Sistema de información de compras Aprovisionamiento El módulo soporta las funciones de almacenamiento de productos que se necesitan para las operaciones de producción y venta. Las funcionalidades principales de este módulo son, entre otras: - Gestión de stocks - Valoración de stocks - Gestión del punto de pedido - Control de facturas - Gestión de servicios - Sistema de información de información de controlling de stocks Comercial El módulo permite gestionar las tareas y actividades propias de la venta, entrega y facturación. Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras: - Contactos. Preventa. - Ofertas - Pedidos - Entregas - Facturación - Sistema de información de ventas

Producción 27

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Permite planificar y controlar las actividades de producción de la empresa. Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras: - Listas de materiales (BOM) - Hojas de ruta - Puestos de trabajo - Planificación de ventas y expedición - Planificación de la producción (MPS) - Planificación de necesidades de material (MRP) - Control de fabricación - Orden de fabricación - Cálculo de costes de productos, contabilidad de costes por procesos - Fabricación repetitiva - Kanban - Planificación de la producción para la industria de procesos Mantenimiento El módulo permite mantenimiento.

la

planificación

y ejecución

de

tareas

de

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras: Gestión del servicio técnico Avisos de mantenimiento por fechas o contador •Planificación del mantenimiento preventivo •Listas de materiales de mantenimiento •Sistema de información de mantenimiento • •

Es de destacar que este módulo tiene aplicación tanto a las tareas de mantenimiento de instalaciones propias como de clientes. Para el caso de servicio técnico de clientes, puede existir un módulo denominado Servicio a Clientes, que comprende tareas propias de mantenimiento y de ventas. Calidad El módulo tiene una doble vertiente. Por un lado, la aplicación a la implantación de sistemas de calidad de la empresa (ejemplo, ISO9000), permitiendo el control sobre las diversas fases del proyecto de implantación. Por otro lado, el control estadístico de calidad industrial, o inspección de calidad en la producción y el control sobre las especificaciones exigibles en el aprovisionamiento de materiales. Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

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- Planificación de la calidad - Inspección de calidad - Sistema de información de la gestión de la calidad Proyectos El módulo permite la planificación, el control y seguimiento de proyectos complejos en la empresa, generalmente con objetivos planteados a largo plazo. Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras: - Gestión de tiempos - Gestión de fondos y recursos - Control de calidad - Sistema de información de la dirección del proyecto RRHH El módulo permite la planificación y control de las actividades relacionadas con el personal, desde una doble perspectiva. Por una parte, la gestión administrativa del personal. Por otra, la gestión de la carrera profesional de los empleados. Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras: - Gestión administrativa del personal - Cálculo de nómina - Gestión de tiempos - Liquidación de gastos de desplazamiento - Prestaciones de la empresa - Contratación de personal - Gestión de personal - Gestión del desarrollo del personal - Planificación de asignación de personal - Organización de acciones de formación - Gestión de las formaciones que imparte la empresa - Planificación de personal - Sistema de información de personal

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1.6

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CONCEPTOS BÁSICOS DEL SISTEMA ERP

El objeto de esta sección es presentar una serie de conceptos básicos del sistema ERP que aparecerán en la operación del sistema, la navegación por sus elementos y el manejo de las opciones de los procesos. Los conceptos presentados no pueden ser visualizados en este capítulo tal como los presenta el ERP. Se trata ahora de definir conceptos. En cada caso se verá cómo se manejan en la práctica y más en particular cómo los tratan los diversos módulos de un ERP concreto ENTORNOS DE TRABAJO En un ERP, un entorno de trabajo está aislado de otros y mantiene sus propios datos. El entorno de trabajo tiene mucho que ver con cliente, de ahí que se asocie con una instalación concreta y que tenga mayor relevancia en casos de empresas en las que hay más de una ubicación de trabajo, con restricciones legales específicas, como es el caso de las empresas multinacionales. En cualquier instalación de un ERP suele haber los siguientes entornos de trabajo.

-

Desarrollo (entorno de trabajo de los analistas y los programadores, para efectuar pruebas) Integración (entorno de trabajo en el que se integran los cambios efectuados, para pruebas finales) Productivo (entorno de trabajo para los usuarios finales, con datos reales sobre el trabajo diario) Formación (entorno de trabajo similar al de desarrollo, con datos propios para acciones formativas)

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PARAMETROS Los parámetros del sistema ERP permiten la adaptación personalizada de las diversas transacciones de los módulos. Está muy extendido el término anglosajón “Customizing” para designar el proceso de parametrización, o asignación de valores a los parámetros. También, el término español “Configuración”. El proceso de parametrización se lleva a cabo cuando una empresa adquiere el ERP y lo instala en su sistema informático. La parametrización es un proceso largo y no siempre es fácil adaptar un ERP a una empresa, por lo cual es frecuente que a los programas estándar proporcionados por el ERP haya que añadir otros desarrollados específicamente durante el proceso de instalación del sistema. La configuración del sistema mediante el proceso de parametrización tiene en cuenta los procesos de la empresa y los requisitos legales y fiscales. Si se considera el sistema ERP como un todo, entonces la configuración significa el modelado específico de las características de los diferentes objetos incluidos dentro del sistema ERP, tales como las unidades organizativas, datos maestros, transacciones, autorizaciones, etc. La parametrización se lleva cabo mediante una guía de implantación proporcionada por el propio ERP. La adquisición del software ERP implica la carga de la totalidad del mismo en el sistema informático, es decir, el ERP no se compra por módulos. Es el proceso de parametrización el que hace que unos u otros módulos puedan ser puestos en funcionamiento. De cara al soporte del sistema, una vez puesto en funcionamiento, es básico declarar qué módulos se han parametrizado. UNIDADES ORGANIZATIVAS Las unidades organizativas representan las estructuras empresariales y se relacionan con las funcionalidades del ERP Las unidades organizativas tienen que ser definidas a la hora de la parametrización del sistema.

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Las unidades organizativas pueden pertenecer a un único módulo (por ejemplo, la organización de ventas, que corresponde al módulo Comercial o pueden pertenecer a varios módulos (por ejemplo, el Centro de trabajo, que pertenece tanto al módulo Almacenes como al módulo Producción. La estructura de empresa representada en el sistema ERP es jerárquica. En el nivel superior se encuentra el entorno de trabajo, que puede abarcar varias sociedades. Una sociedad puede tener asignados varios centros, los cuales, a su vez, pueden tener varios almacenes de centro. Las relaciones entre unidades organizativas se representan en el modelo de sistema mediante cardinalidades y se pueden visualizar gráficamente mediante la herramienta de navegación del ERP. Por ejemplo, entre una sociedad y una división existe una relación n : n , es decir que se pueden asignar varias sociedades a varias divisiones. Sin embargo, la relación de sociedad a centro es una relación 1 : n , ya que un centro sólo puede pertenecer a una sociedad. En el sistema ERP existen tablas con los valores de las diferentes unidades organizativas creadas. A modo de ejemplo, se incluyen algunas unidades organizativas características de un ERP Módulo: FINANZAS Unidad Organizativa Sociedad Grupo de Empresas Sociedad Consolid División Sociedad Coste Sociedad Beneficio

Descripción Entidad jurídica o empresa Conjunto de varias sociedades Unidad de consolidación de varias sociedades Unidad creada por razones operativas Unidad para gestionar ingresos y costes Elemento para gestionar ingresos y costes

Módulo: CONTROLLING Unidad Organizativa Descripción Jerarquía Ce Coste Ordenación de varios centros de coste Jerarquía Ce Benef Ordenación de varios centros de beneficio Clase de Coste Costes primarios o secundarios Grupo Clases Coste Jerarquización de clases de coste Clase de Actividad Actividad empresarial que genera costes Valor estadístico Cifra clave o ratio usado con fines estadísticos

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Módulo: ACTIVOS FIJOS Unidad Organizativa Descripción Clase de Activo Tipo de activo asignado a elemento patrimonial Diagrama d Cuentas Cuentas asociadas a activos patrimoniales Diagrama Depreciac Esquema de cálculo de las depreciaciones Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES Unidad Organizativa Descripción Sociedad Entidad jurídica o empresa, a efectos logísticos Centro Lugar de producción, almacenamiento o ventas Almacén Ubicación donde se almacenan mercancías Organiz de Compras Establece condiciones de compra para centros Grupo de Compras Responsabilidad de compras Módulo: COMERCIAL Unidad Organizativa Compañía Organización Ventas Canal Distribución División Área de Ventas Planta Punto Expedición

Descripción Entidad jurídica o empresa, a efecto comercial Responsable de negociar y vender Medio para entregar la mercancía al cliente Gestiona tipo de producto Organiz ventas + canal distrib + división Lugar de producción, almacenamiento o ventas Lugar desde donde se envía producto a cliente

Módulo: PRODUCCION Unidad Organizativa Descripción Sociedad Entidad jurídica o empresa, a efecto productivo Centro Lugar de producción y su almacenamiento Almacén Ubicación donde se almacenan mercancías Módulo: MANTENIMIENTO Unidad Organizativa Descripción Capacidad Competencia técnica para hacer mantenimiento Puesto de Trabajo Unidad que realiza tareas de mantenimiento Centro Planificación Unidad que planifica tareas de mantenimiento Módulo: CALIDAD Unidad Organizativa Centro

Descripción Lugar de inspecciones de calidad

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Módulo: RECURSOS HUMANOS Unidad Organizativa Descripción Sociedad Entidad jurídica o empresa; contrata personas División RH Departamento que adscribe a un empleado Grupo de Personal Gestiona la Cualificación del Empleado Area de Personal Gestiona el Tipo de Actividad del Empleado Area de Nómina Gestiona el Nivel Salarial del Empleado Módulo: PROYECTOS Unidad Organizativa Sociedad División Centro de Coste Centro de Beneficio Almacén Organiz de Compras Centro Organización Ventas Canal Distribución Centro Planificación División RH

Descripción Entidad jurídica o empresa a efecto de proyecto Unidad creada por razones operativas Unidad para gestionar ingresos y costes Elemento para gestionar ingresos y costes Ubicación donde se almacenan mercancías Establece condiciones de compra para centros Lugar de producción y su almacenamiento Responsable de negociar y vender Medio para entregar la mercancía al cliente Unidad que planifica tareas de mantenimiento Departamento que adscribe a un empleado

DATOS MAESTROS Los datos maestros son registros duraderos en la base de datos del sistema (por ejemplo, datos maestros de deudores, datos maestros de acreedores, datos maestros del material, datos maestros de cuentas). Los datos maestros se guardan a nivel central (válido para todas las funcionalidades) y son la garantía de la inexistencia de redundancias. Los datos maestros referidos a un cliente pueden utilizarse, por ejemplo, para un pedido de cliente, una entrega, una factura, un pago, etc. Los datos maestros tienen fuerte relación con las unidades organizativas. Por ejemplo: Maestro de clientes. Un registro maestro de cliente puede asignarse a las unidades organizativas siguientes: Sociedad, Organización de ventas, Canal de distribución, Sector. Es decir, los datos maestros de cliente tienen en común los datos de la gestión financiera y del área de ventas.

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A modo de ejemplo, se incluyen algunos datos maestros característicos de un ERP. Módulo: FINANZAS Datos Maestros Cuenta de Mayor Acreedor Deudor Centro de Coste Centro de Beneficio Orden Controlling

Descripción Registro para efectuar contabilizaciones Registro para las relaciones con proveedor Registro para las relaciones con cliente Registro para la contabilización de costes Registro para la contabilización de beneficios Liquida gastos

Módulo: CONTROLLING Datos Maestros Descripción Centro de Coste Registro para imputar costes Centro de Beneficio Registro para imputar gastos y beneficios Módulo: ACTIVOS FIJOS Datos Maestros Descripción Activo Propiedad susceptible de gestión Cliente Persona o Empresa a quien se vende productos Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES Datos Maestros Descripción Material Características de productos o componentes Proveedor Persona o Empresa a quien se compra Registro Compra Condiciones de compra de producto/proveedor Módulo: COMERCIAL Datos Maestros Material Cliente Registro Venta

Descripción Características de productos o componentes Persona o Empresa a quien se vende Condiciones de venta/facturación por cliente

Módulo: PRODUCCIÓN Datos Maestros Descripción Material Características de productos o componentes Lista de Materiales Descripción jerarquizada de productos Hoja de Ruta Pauta que indica las operaciones de producción Puesto de Trabajo Ubicación donde se efectúan operaciones Medios Producción Equipos, herramientas, materiales para producir Documentos Especificaciones, planos, esquemas, guías

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Módulo: MANTENIMIENTO Datos Maestros Descripción Objetos Técnicos Edificios, máquinas, equipos para mant° Material Características de productos o componentes Puntos de Medida Ubicaciones donde se toman medidas Hoja de Ruta Pauta que indica las operaciones de mant° Interlocutores Intevinientes en las tareas de mant° Módulo: CALIDAD Datos Maestros Objetos Técnicos Material Puntos de Medida

Descripción Edificios, máquinas, equipos para medir calidad Características de productos o componentes Ubicaciones donde se mide la calidad

Módulo: RECURSOS HUMANOS Datos Maestros Descripción Empleado Persona contratadas por la empresa Medida Acciones que se toma sobre un empleado Calendario Calendario laboral Recurso Persona necesaria para realizar un evento Módulo: PROYECTOS Datos Maestros Cuenta de Mayor Centro de Coste Centro de Beneficio Material Proveedor Registro Compra Lista de Materiales Objetos Técnicos Puesto de Trabajo Medios Producción Recurso

Descripción Registro para efectuar contabilizaciones Registro para la contabilización de costes Registro para la contabilización de beneficios Características de productos o componentes Persona o Empresa a quien se compra Condiciones de compra de producto/proveedor Descripción jerarquizada de productos Edificios, máquinas, equipos para mant° Ubicación donde se efectuan operaciones Equipos, herramientas,materiales para producir Persona necesaria para realizar un evento

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TRANSACCIONES Podemos definir la transacción como la unidad de trabajo para un usuario. Organizativamente, un módulo se compone de unidades organizativas. Las unidades organizativas, de procesos. Los procesos, de transacciones. Podemos decir que el proceso de pedidos de venta está formado por transacciones tales como creación de pedido, modificación de pedido, eliminación de pedido, listado de pedido, etc. Analíticamente, una transacción obedece a un algoritmo automatizado, que permite al usuario llevar a cabo una tarea muy específica de su trabajo. Por ejemplo, dar de alta un producto en almacén, pedir un informe de la ventas en determinada oficina correspondientes a un período, formular un parte de reparación, o hace un asiento contable. Técnicamente, una transacción está formada por una serie de programas encadenados y consta de una serie de pantallas, también encadenadas. En el ejemplo de la figura, algunas transacciones del proceso “avisos de avería”, del módulo Mantenimiento. Módulo Mantº

Proceso Avisos de Avería

Transacción Crear Aviso

Mantº Mantº Mantº

Avisos de Avería Avisos de Avería Avisos de Avería

Modificar Aviso Visualizar Aviso Borrar Aviso

Programa P0001 P0012 P0003 P0005 P0004

Pantallas S0100, S0120, S0130 S0100, S0220,S9090 S0100, S0120, S2200 S0120, S9090 S0114

A modo de ejemplo, se incluyen algunas transacciones características de un ERP Módulo: FINANZAS Transacción Creación de Cuenta Contabiliz en Mayor Preparac Balance Prepa Info Ce Coste Prepa Info Cu Res Visualiz Saldo Mayor Info Contab Period

Descripción Necesaria para contabilizar un documento Apunte en Libro Mayor Prepara Balance de Pérdidas y Ganancias Prepara un informe sobre un Centor de Coste Prepara un informe sobre Cuenta de Resultados Revisa un partida de una cuenta de mayor Visualiza las contabilizaciones periódicas

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Módulo: CONTROLLING Transacción Descripción Creac Ce Coste Necesaria para imputar a un centro de coste Comparación CeCo Compara teórico/real en un centro de coste Comparación PlRe Compara plan/real en un centro de coste Coste Material Calcula el coste de un material Informe Planif Prepara un informe de planificac de un Ce Coste Orden CO Traslado Registra un traslado entre Centros de Coste Módulo: ACTIVOS FIJOS Transacción Descripción Definir Activo Define una clase de activo patrimonial Asiento Adquisición Registra una adquisición con valor y proveedor Depreciar Activo Calcula la depreciación de un activo Valorar Activo Calcula el valor de un activo Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES Transacción Descripción Solicitud Tramita la solicitud de un pedido de compra Pedido de Compra Gestiona un contrato de compra Entrada Mercancía Registra admisión de mercancías en almacén Salida Mercancía Registra salida de mercancías del almacén Facturación Verifica y valida facturas de proveedores Pagos Tramita los pagos a proveedores Módulo: COMERCIAL Transacción Pedido de Venta Entrega Facturación Cobros Acuerdo comercial Nota de crédito

Descripción Gestiona un pedido de cliente Gestiona el itinerario de una entrega a un cliente Elabora una factura a un cliente Tramita los cobros de los clientes Establece condiciones de venta a un cliente Establece condiciones de crédito a un cliente

Módulo: PRODUCCIÓN Transacción Descripción Orden Previsional Planifica necesidades de materiales Orden Producción Orden de fabricación de productos Notificación Orden Registra resultados reales de producción Entrada Orden Fab Entrada en almacén de material producido Liquidación Orden Ajuste contable de orden ejecutada Módulo: MANTENIMIENTO

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Transacción Aviso de avería Orden de Mant° Notificación Hoja de Ruta Plan de Mant°

Descripción Describe avería Asigna recursos para la reparación Registra resultados reales de orden de mant° Asigna recursos para mant° preventivo Planifica operaciones de mant° preventivo

Módulo: CALIDAD Transacción Método Inspección Proced Muestreo Entrar Defectos

Descripción Establece normas para efectuar inspección Establece pautas para muestrear controles Registra defectos en lotes de fabricación

Módulo: RECURSOS HUMANOS Transacción Descripción Informe Vacantes Efectua listas de vacantes/perfiles necesarios Contratación Tramita la contratación de empleados Desarrollo Establece itinerario desarrollo empleado Evaluación Registra evaluación de actuación empleado Nómina Gestiona nóminas de empleados Movimientos Registra altas, bajas, permisos, etc Módulo: PROYECTOS Transacción Crear Proyecto Crear gráfico Planificar Proyecto Ejecutar Proyecto Notificar Actividades Notificar Consumos Solicitar Liquidar Cerrar Proyecto

Descripción Perfila un nuevo proyecto y define datos Crea el gráfico Gantt / Pert de un proyecto Planifica las fechas / costes de un proyecto Registra datos arranque actividades Introduce datos sobre realización actividades Introduce datos sobre consumo materiales Tramita solicitudes de recursos Traspasa costes a centro de costes Libera recursos y hace balance costes

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AUTORIZACIONES En el sistema ERP se gestionan autorizaciones para objetos, perfiles y actividades. Los objetos se refieren a empresas, grupos de empresas, unidades organizativas, divisiones, documentos contables, cuentas de deudores y acreedores, etc. Los perfiles son grupos de objetos que se utilizan para controlar las autorizaciones de acceso al sistema. A través de las autorizaciones se asignan a los usuarios perfiles en los que se especifica qué posibilidades de acceso y qué tipo de acceso tiene un usuario dentro de un objeto o un grupo de objetos. Del abanico de posibles autorizaciones estándar del ERP, hay que seleccionar y asignar la autorización oportuna para cada usuario, en función de su perfil profesional y grado de responsabilidad. El usuario sólo posee una autorización para los perfiles y objetos asignados. En la figura, una tabla que muestra las autorizaciones concedidas a los usuarios del departamento financiero, sobre el acceso a una serie de funcionalidades, en función de sus perfiles profesionales. Las claves que constan en la tabla son: C = crear registros M = modificar registros V = visualizar registros

Funcionalidades Datos Maestros Finanzas G/L Account Gestión Presupuestaria Estructura Presupuestaria Carga de datos Controlling de ingresos y costes Controlling de Gastos Generales Estructura Centros de Coste Definición de Actividades Definición de Procesos Analisis de la cuenta de resultados Estructura de la Cuenta de Resultados Características Campos valor Activos Fijos Registrto valor patrimonial Carga de datos

Martín

López

Viarán

Campos

Gómez

m m m m m m m m m c c c m m m

c c c m m m m m m m m m m m m

v v v v v v v v v v v v c c c

m m m 1 1 1 1 1 v v v v v v v

m m m m m m m m c c c c c m m

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1.7 ENFOQUES DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP Para implantar un ERP en una empresa, existen varios enfoques:

-

Sin optimización de los procesos empresariales.

-

Implantación del ERP paralelamente a la optimización de los procesos empresariales

Previa optimización de los procesos empresariales, seguida de la implantación del ERP

En cuanto a la forma de implantar el ERP, existen varias posibilidades de implantación:

-

Uno o más módulos (ej. Comercial, Aprovisionamiento y Finanzas)

-

Los módulos ERP durante un espacio de tiempo prolongado

Los módulos de un área (ej. los financieros) en una fecha determinada Un conjunto de módulos, como copia de los que se han implantado en la empresa matriz ( proceso denominado roll-out )

En torno a la implantación del ERP hay una serie de consideraciones a tener en cuenta:

-

Definir estándares a nivel de empresa (por ejemplo, datos maestros, procesos, organización). Organizar el proyecto, con objetivos y etapas de implantación, así como las responsabilidades Concebir la nueva estructura organizativa, la redefinición de Procesos y los procedimientos Dotar de una nueva infraestructura de sistema, con selección de hardware y software Formar al personal en el nuevo sistema

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1.8 PREMISAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP Con vistas a la implantación del ERP y a la organización del correspondiente proyecto, hay una serie de consideraciones a tener en cuenta:

-

Proceso de decisión en la empresa e implicación en la implantación

-

Grado de optimización de los procesos empresariales con ocasión de la implantación

-

Consistencia de las actividades de la empresa y de los datos que manejan

Módulos que se van a implantar, en función de las áreas funcionales que se quiere cubrir Método de implantación que se va a seguir, desde el punto de vista funcional como técnico Método de gestión de proyecto, con definición de objetivos, tareas y responsabilidades Política de comunicación y formación que se va a llevar a cabo con el personal Evaluación del esfuerzo necesario para llevar a cabo la implantación, el cual vendrá en función de Complejidad de la organización Recursos humanos disponibles Alcance de los módulos a implantar Amplitud y complejidad del desarrollo de los interfaces Conversión de datos Documentación a generar

Para el éxito del proyecto de implantación es necesario contar con el apoyo e implicación de la dirección de la empresa, profesionales competentes a tiempo completo y usuarios debidamente formados. Es básico cumplir los objetivos de las diversas fases del proyecto, motivar y responsabilizar a los participantes e integrar a los usuarios en el proceso de cambio que supone la implantación del nuevo sistema.

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Las actividades de parametrización pueden ejecutarse directamente desde la guía de implementación. Contiene, además, funciones para la gestión y documentación de las actividades de parametrización. Pueden crearse proyectos de parametrización para soportar la estructuración y administración de una implantación del ERP . La estructura de la Guía de Implantación es arborescente. En el primer nivel encontramos los módulos. En los niveles siguientes, grupos de procesos, procesos y transacciones. Cuando se trata de parametrizar una transacción hay que navegar hasta encontrarla en la línea correspondiente, o bien valerse de una función de ayuda. En la línea de la transacción a parametrizar disponemos de varios iconos. Uno de ellos da paso a la tabla que permite añadir uno o más valores de parametrización. Otros iconos se refieren a la documentación que se puede crear o a la documentación de ayuda. La figura presenta un ejemplo de menú de parametrización. Área de aplicación Finanzas Controlling . . . . Logística Comercial Datos maestros Funciones básicas Venta Expedición Transporte Gestión transporte Tipos de transporte ◘ (paso a la tabla de parametrización) Interfase . . . . . No hay una indicación expresa del orden que hay que llevar en las transacciones de parametrización, ya que todo depende de las transacciones que hayan sido definidas en el modelo de empresa. Sin embargo, el menú de parametrización está ordenado de tal forma que de modo natural sigamos el orden de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

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2 PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP La implantación de un sistema ERP en la empresa exige el planteamiento de un proyecto adecuado al producto a implantar, las características de la empresa y los objetivos particulares que se pretende alcanzar. Se describe a continuación la metodología propuesta. En capítulos posteriores se dará explicación detallada de las diferentes etapas del proyecto de implantación del ERP. 2.1 IMPLANTACIÓN DE UN ERP. METODOLOGÍA DEL PROYECTO El primer paso que hay que dar con vistas a la implantación de un ERP es la realización de un Estudio de Viabilidad. Dicho estudio presentará un informe con las posibilidades de implantación del producto ERP en la empresa y las líneas generales para el planteamiento del correspondiente proyecto. El estudio finalizará con la decisión de seguir adelante con el proyecto de implantación. Se concibe el proyecto de implantación en base a cinco grandes etapas:

-

Preparación: Se define un plan de proyecto y se prepara la empresa para acometerlo Modelización: Se realiza el diseño conceptual y se define un modelo de empresa Parametrización: Se realiza un diseño detallado y se construye un prototipo del nuevo sistema Instalación: Se prepara el sistema para la entrada en el régimen productivo. Para ello, se prueban integradamente las nuevas funcionalidades Producción: Se pone en funcionamiento real el nuevo sistema y se le da soporte.

La metodología propuesta, describe las actividades a realizar a lo largo de las etapas del proyecto de implantación del ERP. Se explican las actividades relacionándolas con las áreas de competencias a las que estarán asignados los participantes en función de su perfil.

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El área de competencia de gestión del proyecto corresponde al jefe de proyecto designado por la dirección de la empresa, así como al coordinador de la empresa de consultoría asociada, si lo hubiera. La formación y gestión del cambio corresponde a profesionales vinculados con el área de recursos humanos de la empresa y tiene como misión facilitar a los empleados la adaptación al nuevo entorno de trabajo que supone el ERP. Diseño de procesos corresponde al departamento de organización de la empresa, responsable de los procesos y su calidad, así como de la redefinición de procesos, si fuera el caso. El área de funcionalidad corresponde a analistas de la empresa, conocedores del sistema en curso, consultores externos, que aportan competencias y experiencia en la implantación del ERP y a los usuarios clave, que son profesionales líderes en su área, que van a ser los que participen activamente con analistas y consultores, para responsabilizarse de la implantación del nuevo sistema en el área de su competencia. Programación es el área que se va a responsabilizar del desarrollo de programas complementarios para conectar el ERP con otros sistemas, para efectuar la carga inicial de datos al nuevo sistema y para cumplir requisitos de usuario que no sean satisfechos por el sistema estándar.

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distribuidos a los demandantes de los mismos. También se comprueba que los contenidos de los entregables son correctos y se adecuan a las normas establecidas para el proyecto. Esta actuación de control de calidad puede ser llevada a cabo por el comité directivo o puede ser delegada a consultores externos especializados en gestión de la calidad. Mientras el informe de control de calidad no sea favorable, el proyecto no debería seguir en la etapa siguiente, o al menos no se deberían tomar decisiones importantes en esa etapa. En la figura, se resumen las actividades típicas de cada área de competencias en el proyecto visto en conjunto.

En la descripción de las diversas etapas del proyecto de implantación del ERP que siguen se va a utilizar el esquema de esta figura para señalar las tareas más significativas de cada área de competencia, repartidas en fases Toda la información contenida en este apartado ha de constar en uno de los entregables que ha de ser distribuido a todos los participantes en el proyecto y cuya redacción forma parte de las responsabilidades del jefe de proyecto: El manual del proyecto.

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2.2 PARTICIPANTES EN EL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE ERP A lo largo del ciclo de vida del proyecto de implantación del ERP participan una serie de profesionales. En este capítulo se describen sus principales funciones. Consultor interno de la empresa

-

Evalúa en qué medida el sistema ERP influirá en los procesos empresariales. Identifica los requisitos que deben cumplir los procesos para soportar el nuevo sistema ERP Proyecta la integración de las estructuras organizativas en la configuración del sistema ERP Establece cuál debe ser el flujo de información durante el proyecto.

Comité de dirección

-

Aprueba objetivos, establece prioridades y decide en cuestiones que afecten al conjunto de la empresa. Motiva a los participantes en el proyecto. Asigna recursos al proyecto. Controla el desarrollo del proyecto y su impacto en la organización. Apodera al núcleo operativo del proyecto. Toma decisiones sobre cuestiones urgentes.

Jefe de proyecto

-

Define los parámetros del proyecto de acuerdo con las estrategias de tecnologías de la información. Elabora la organización y planificación de proyecto detallada en colaboración con la empresa consultora asociada, si la hubiera. Establece el contacto con la empresa fabricante del ERP a efectos de soporte.

Coordinador de proyecto de la empresa consultora asociada

-

Orienta en la optimización de los procesos y en la implantación del sistema. Facilita el proceso de aprendizaje mediante la formación en las áreas funcionales a implantar, así como en lo relativo a la parametrización, configuración y manejo del sistema ERP

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-

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Apoya en la organización del proyecto y en el aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto.

Usuario clave

-

Colabora con el jefe de proyecto en el logro de los objetivos y en la planificación de los trabajos, empleo de los recursos, calendario de trabajo. Identifica el impacto en los procesos en su área de responsabilidad (recursos humanos y tareas) y los requisitos para soportar el nuevo sistema ERP. Diseña la integración de los procesos de su competencia con el resto de los procesos.

Analista funcional

-

Diseña el modelo de procesos en base a las necesidades de la empresa y las aportaciones del ERP. Parametriza el sistema ERP para soportar el modelo de procesos de empresa. Identifica los requisitos funcionales del análisis de la información y de los informes. Especifica los requisitos funcionales de la formación de los usuarios finales.

Analista técnico

-

Configura el sistema ERP en función del estado acordado para la organización. Identifica los requisitos técnicos. Identifica los requisitos técnicos del análisis de la información y de los informes. Especifica los requisitos técnicos de los cursos para usuarios finales. Diseña los interfases del sistema. Diseña la conversión de datos.

Administrador del sistema

-

Diseña y soporta la arquitectura técnica. Instala el software de aplicación ERP. Instala el software de aplicación ERP. Administra y actualiza los datos de ERP. Define la tecnología, plataforma y requisitos de la red.

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Programador

-

Aplica las técnicas de programación para el desarrollo a medida de aplicaciones en ERP. Define y programa informes, interfases y aplicaciones en el lenguaje de programación del ERP. Comprueba el funcionamiento de los programas desarrollados.

2.3 ENTREGABLES EN EL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DEL ERP De forma resumida, los entregables correspondientes a las etapas del proyecto son Estudio de viabilidad • • • • • •

Informe de evaluación Estimación del Proyecto Plan de las grandes líneas del Proyecto Propuesta de Proyecto Documento resumen de los entregables Contrato para la realización del proyecto

Etapa de Preparación • • • • •

Informe de Alcance y Objetivos del Proyecto Planificación e Instalación de la Infraestructura del Proyecto Diseño del Panorama del Sistema ERP Manual del Proyecto Plan de Comunicación del Proyecto

Etapa de Modelización •

• • •

Informe consolidado de Modelización: – Modelo de Negocio con el ERP – Modelo Organizativo con el ERP – Modelo del Sistema ERP Estrategia de Conversión Esquemas de codificación de los Datos Maestros Infraestructura Técnica de Producción

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Etapa de Parametrización            

Empresa Modelo Sistema ERP completamente configurado Documentos de Informes y Formularios de Salida Diseños y Programas de Interfaces Diseños y Programas de Conversiones Pruebas de Conversiones de Datos Resultados de las Pruebas de Integración Plan Formación de Usuarios Finales Documentación de Usuario Perfiles de Autorización de Usuario Entorno Productivo Plan detallado de la Implantación

Etapa de Implantación • • • • • •

Programas de Formación de Usuarios Finales Pruebas de Aceptación Puesta en Marcha del Soporte a la Producción Calendario y Guión para la Conversión de Datos Calendario y Guión para el arranque del Sistema Infraestructura completamente instalada y probada para la Producción

Etapa de Producción • • • • •

Sistema Productivo en estado Operativo Primeros procesos en lotes Primer soporte operativo Revisión del Proyecto de Implantación Planes a Medio Plazo

Seguidamente, se distingue entre los entregables que debe elaborar la empresa en la que se instala el nuevo sistema ERP y los que corresponden a la empresa asociada de consultoría. Se proporciona una lista global de los entregables en el proyecto, sin especificar a qué etapa corresponden, ya que de ello se ha hecho resumen al principio de este apartado.

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Empresa en la que se implanta el ERP Comunicación de reingeniería de procesos Estructura de codificación Infraestructura de Hardware para el ERP Entorno de desarrollo del ERP Entornos de pruebas y consolidación del ERP Entorno productivo del ERP Entorno de formación en el ERP Entorno de pruebas de los sistemas existentes Descripciones funcionales de los casos de negocio Descripciones de datos para los casos de negocios Esbozo de documentación de usuario Datos de prueba para las nuevas funciones Documentación de los sistemas existentes Estrategia y diseño de la conversión de datos Programas de conversión para exportar datos desde el sistema actual Conjuntos de datos para los programas de conversión Conjuntos de datos para la conversión (para el sistema productivo) Calendario de la conversión de los datos Líneas de actuación con la conversión manual Conjuntos de datos para la conversión manual Introducción de datos manual en la conversión de datos Programas de interfaz desde/hacia el sistema actual Conjuntos de datos para las pruebas de interfaces ERP Test Data / Business Cases Casos de negocio y datos de prueba de ERP Plan de pruebas de integración y resultados de las pruebas Sistema ERP parametrizado Documentación del transporte Plan de pruebas de aceptación Objetos de autorización requeridos Descripción de perfiles de autorización de usuarios Definición de perfiles en los entornos de ERP Procedimientos de control de los cambios técnicos Documentación técnica de los procesos batch Procedimientos de seguridad y recuperación Procedimientos de reorganización y archivado Parámetros de configuración del archivado de ERP Implantación de los programas batch para archivado Conversión de los datos productivos Planificación de la formación a usuarios finales Preparación del entorno de formación en el ERP

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Clases de formación para usuarios finales Manuales de usuario Resultados de las pruebas de aceptación Verificaciones finales de calidad llevadas a cabo Instalación del control de la organización Descripción de las tareas de los usuarios Empresa asociada de consultoría Manual del proyecto Modelo de empresa Modelo de negocio Modelo de sistema futuro Plan de sesiones de prototipaje Compañía modelo Sesión de trabajo de compañía modelo Sistema ERP prototipaje Formularios de prototipaje Trabajos batch requeridos Soporte de primera línea Auditoría de proyecto Especificaciones funcionales y técnicas Programas nuevos Formación técnica Programas de conversión al ERP Estrategias y diseño de interfases Programas de interfases Programas específicos Todos estos entregables deberán ser validados en las sesiones de control de calidad del proyecto que tendrán lugar al término de las etapas del proyecto. Una vez terminado el proyecto, los entregables pasarán a ser custodiados por la administración del sistema, a efectos de mantenimiento del mismo.

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3 ESTUDIO DE VIABILIDAD. Tiene por finalidad evaluar las posibilidades de implantar un sistema ERP en una empresa, estimar el esfuerzo y tiempo necesario para el proyecto de implantación y presentar una propuesta de actuación. En resumen, se trata de: -

Recoger información relevante acerca de las posibilidades de implantar un ERP en la empresa y proponer un proyecto Evaluar los esfuerzos, costes y riesgos de la implantación Informar sobre el resultado de la evaluación llevada a cabo Presentar la metodología para la implantación del ERP Presentar una propuesta

Las responsabilidades de esta etapa recaen en un experto de la empresa fabricante del ERP (o en su caso de la empresa consultora que se pudiera encargar de la implantación del producto ERP), así como del promotor de la implantación del ERP en la empresa. Seguidamente se resume las fases de esta etapa en forma gráfica y se detalla después las tareas correspondientes a cada fase. Por último, se incluyen algunos ejemplos de documentos asociados a las entregas más significativas de esta etapa. 3.1 ESQUEMA DE LAS FASES DEL ESTUDIO DE VIABILIDAD

3.2 ACTIVIDADES DEL ESTUDIO DE VIABILIDAD Propuesta de evaluación Se hace por parte del responsable de Sistemas de Información en la empresa y cuenta con la autorización y apoyo por parte de la Dirección General.

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Evaluación En esta fase hay que recabar las necesidades de las diferentes áreas empresariales, lo cual se logra mediante una toma de requerimientos llevada a cabo por un experto en el sistema ERP con la colaboración del promotor de la empresa en la que se pretende hacer la instalación. Esta toma de requerimientos se lleva a cabo mediante cuestionarios y entrevistas. Los cuestionarios abarcan aspectos generales de la empresa y detalles propios de las áreas funcionales. Así mismo, se emplea un documento de alcance conjunto de las diversas áreas de la empresa. El alcance y duración de la evaluación puede variar en función de - El enfoque de implantación y las características de la ubicación - El alcance funcional - La complejidad de la organización de la empresa - La disponibilidad de la información Como mínimo habrá que prever 3 días para llevar a cabo las entrevistas. Los pasos a seguir son - Procedimiento de evaluación - Especificación de roles y responsabilidades - Síntesis de los resultados en una hoja de cálculo - Formalización de la propuesta de acción Seguidamente, requerimientos

algunos

check-lists

utilizados

Cuestionario del grado de adaptación del ERP Tema Componentes del ERP a implantar comprendidos en los módulos y posibilidad de descender al nivel de detalle necesario. Impresión sobre el grado de adecuación del software ERP a los requerimientos del cliente. Peculiaridades del negocio del cliente, en relación con empresas comparables. Disponibilidad y estabilidad de los módulos y componentes del EPR implicados. Problemas en la codificación de los datos (centralizados / descentralizados, estandarizados / no estandarizados ).

Estatus

56

en

la

toma

de

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Cuestionario de Tesorería Tema Descripción breve del proceso de tesorería. Informes existentes para compromisos actuales y futuros Compromisos presupuestarios existentes para gestionar el gasto Tipos de instrumentos financieros (stocks, bonos, etc). Registros de cierre de caja. Clases de pagos automáticos actuales. Número de transacciones que son procesadas mensualmente. Número de talleres que serían necesarios para la modelización y parametrización, dada la complejidad del Sistema actual.

Estatus

Cuestionario de Comercial Tema Explicación breve del proceso de gestión de pedidos. Número de oficinas de venta  En el país  En el extranjero Número de distribuidores  En el país  En el extranjero Número de agentes comerciales  En el país  En el extranjero Grado de centralización del proceso de pedidos de clientes. Número de clientes en cartera. Clasificaciones de clientes que existen. Número medio mensual de perdidos. Número medio de artículos por mes en los pedidos.

Estatus

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.

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Pico máximo de pedidos por hora. Número de componentes para determinar precios. Número de variables para cada componente de precio. Grado de diferenciación de precios entre clientes. Número de traspaso de pedidos entre oficinas de venta. Número de canales de distribución por los que se venden los productos. Número de traspasos de pedidos de clientes entre divisiones de ventas o canales de distribución. Grado de limitación de los pedidos en grupos de clientes o divisiones o canales de distribución. Necesidad de entorno multilingüe en los pedidos, expediciones o facturas. Necesidad de múltiples divisas en los pedidos, expediciones o facturas. Tipos de informes que requiere las ventas. Margen total. Margen de operaciones, Volumen de pedidos. Etc. Otros informes que se necesite, aparte de los puramente comerciales ( ej finanzas) Número de oficinas de venta por región que tiene la empresa Número de grupos de clientes que tiene la empresa Número de talleres que serían necesarios para la modelización y parametrización, dada la complejidad del Sistema actual.

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.

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.

La precisión de la evaluación es función de la experiencia de las personas que la llevan a cabo y del soporte con el que pueden contar, en algunos casos, de sistemas expertos. Informe de Evaluación El informe resultado de la evaluación contiene informaciones relativas a - Entorno de la empresa - Evaluación propiamente dicho El informe de evaluación se realiza acorde con documentos patrones que pueden ser proporcionados por la empresa constructora del ERP o por el experto encargado de realizar la evaluación. Estimación La estimación consiste en determinar aproximadamente el esfuerzo y coste total requerido por el proyecto de implantación del ERP. Se lleva a cabo a partir de un modelo que tiene en cuenta - Estructuración acorde con las funcionalidades del software ERP - Consideraciones habituales sobre el ERP estándar - Descripciones de las tareas - Cargas de trabajo de los expertos en el ERP que van a participar - Cargas de trabajo que puede asumir el personal de la empresa que va a participar La duración de un proyecto depende de multitud de factores. A modo meramente orientativo, se da una estimación porcentual de tiempos de realización de las diferentes etapas de un proyecto de implantación de un ERP. -

Preparación del Proyecto Modelización Parametrización Implantación Soporte en Productivo

10 % 15% 45% 20% 10%

Seguidamente, se da un ejemplo de utilización de un sistema experto para la estimación de un proyecto de implantación de un ERP. En la figura, los datos iniciales introducidos en un software de estimación de proyectos ERP, a fin de obtener la estimación de los tiempos y esfuerzos necesarios para la implantación.

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Modelo ERP del Negocio Preparación del Modelo ERP de Negocio Sesiones de Modelización ERP del Negocio

PM

FC

TC

User

10

Total

Estimación

10

1.300

Procesos comunes Contabilidad

5

15

5

650

Controlling

6

18

6

780

Logística General

2

6

2

260

Almacenes y Control de Calidad

5

15

5

650

5

18

5

650

Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento de Instalaciones Comercial Recursos Humanos Consolidación

10

10

1.300

Preparación de Documentación

13

13

1.690

72

56

7.280

User

Total

Estimación

3

6

790

6

790

Total

56

Modelo del Sistema Futuro Reuniones para definir el Modelo del Sistema Futuro

PM

FC

1

5

Preparación de Documentación

1

5

Presentación de Resultados

1

1

3

2

270

3

11

6

14

1.850

PM

FC

TC

User

Total

Estimación

PM

FC

TC

User

Total

Estimación

Total

Instalación

TC

Instalación del Hardware inicial Infraestructura de Comunicaciones Instalación inicial del Software Sistema

del

Instalación inicial del Software ERP Configuración de PC’s e impresoras Total Definir actividades para Rediseño de Procesos Reuniones de usuarios clave Definir actividades de Rediseño de Procesos de Negocio Total

61

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

PROTOTIPAJE

Preparar Talleres

PM

Definir catálogo de actividades

FC

TC

User

5

Total

Estimación

5

650

Preparar Sesiones de Talleres por módulo Aplicaciones Comunes Contabilidad

5

8

5

650

Controlling

5

8

5

650

Logistica General

2

3

2

260

Almacenes y Control de Calidad

5

7

5

650

5

10

5

650

5

700

5

27

36

32

4.210

PM

FC

User

Total

Estimación

5

650

Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento de Instalaciones Comercial Recursos Humanos Plan de sesiones de Prototipaje Total

Empresa Modelo Documentar el sistema de Empresa Modelo

5

TC

5

Definir la Empresa Modelo con el ERP Aplicaciones Comunes Contabilidad

5

1

5

650

Controlling

4

1

4

520

Logistica General

2

2

260

1

4

520

5

1

5

650

25

5

25

3.250

User

Total

Estimación

Almacenes y Control de Calidad Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento Instalaciones

de

Comercial Recursos Humanos Total

Taller de Empresa Modelo

PM

FC

TC

Preparación y ejecución de talleres Aplicaciones Comunes Contabilidad

3

11

3

390

Controlling

3

10

3

390

Logistica General

3

2

3

390

8

3

390

Almacenes y Control de Calidad Control de Producción

62

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Control de Proyectos Mantenimiento de Instalaciones

3

15

3

390

15

46

15

1.950

Nª de Usu ario s

Días Usuari os

Total

Estimación

Comercial Recursos Humanos Total

Prototipaje Número de sesiones por módulo Aplicaciones Comunes Contabilidad

20

1

92

66

8.580

Controlling

18

1

83

59

7.670

Logistica General

5

1

23

17

2.210

1

92

66

8.580

1

92

66

8.580

Almacenes y Control de Calidad Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento Instalaciones

de

20

Comercial Recursos Humanos

Temas Pendientes Integración

Por cen taje

Tot

83

382

274

5%

4

19

13

1.820

87

401

287

37.440

FC

PM

Preparación sesiones Prototipaje

1,2

0,5

Ejecución sesiones Prototipaje

1,5

0,5

4,0

Documentación evaluación Prototipo

0,6

0,6

0,6

3,3

1,6

4,6

274

6

401

287

37.440

PM

FC

TC

User

Total

Estimación

PM

FC

TC

User

Total

Estimación

36

20

2.600

Total tiempo por sesión prototipaje

Total

Rediseño de Procesos de Negocio

User

Total

Ajuste de Prototipo Ajuste por módulo Aplicaciones Comunes Contabilidad

20

63

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Controlling

20

32

20

2.600

Logistica General

5

10

5

650

Almacenes y Control de Calidad

20

36

20

2.600

20

36

20

2.600

85

150

85

11.050

Total

Estimación

Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento Instalaciones

de

Comercial Recursos Humanos Gestión de Flujos de Tareas Total

DESARROLLO

Formación Técnica Inicial Preparación de la Formación Técnica Inicial

PM

FC

TC

User

FC

TC

User

FC

TC

User

Total

Estimación

FC

TC

User

Total

Estimación

Desarrollo de material de Formación Sesiones de Formación (máx 10 personas) Total

Diseño y Desarrollo de Interfaces

Número de interfaces Fác Me Dif

Días para desarrollar un interfaz Fác Me Dif Total días Fác Me Dif Total carga de trabajo interfaces Total Carga de Trabajo Empresa Consultora Total Carga de Trabajo Empresa Cliente

Diseño y Desarrollo de Conversiones

PM

64

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Determinar estrategia de conversiones Finanz as

5

5

10

1.100

Contro lling

1

1

2

220

Almac enes

5

10

15

1.550

5

10

15

1.550

16

26

42

Produc ción Proyec tos Mante nimien to Comer cial Recurs os Huma nos

Total carga de trabajo conversiones Carga Trabajo Consultora trabajo

/

total carga

100 %

Total Carga de Trabajo Empresa Consultora Total Carga de Trabajo Empresa Cliente

Diseño y desarrollo específico cliente

Total

Número de informes Fác Me Dif

Días para desarrollar informes

FC

TC

User

Fác

5%

Me

7%

Dif

10%

Total días

FC Fác

65

TC

User

Estimación

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Me Dif

Número de modificaciones Fác Me Dif

Días para desarrollar modificaciones

FC

TC

User

Fác

5%

Me

7%

Dif

10%

Total días

FC

TC

User

FC

TC

User

4

5

Fác Me Dif Total carga modificaciones

de

trabajo

informes

Porcentaje Carga Trabajo Consultora vs cliente

+

50 %

Total Carga de Trabajo Empresa Consultora Total Carga de Trabajo Empresa Cliente

Parametrización Final del Sistema Prueba del Sistema (técnica) Parametrización ERP basada Negocio

PM en

Modelo

Total

Estimación

9

970

Aplicaciones Comunes Contabilidad

12

12

12

1.560

Controlling

12

12

12

1.560

Logistica General

8

8

8

1.040

Almacenes y Control de Calidad

10

16

10

1.300

12

24

12

1.560

16

2.080

Control de Producción Control de Proyectos Mantenimiento Instalaciones

de

Comercial Recursos Humanos Preparar documento parametrización

evaluación

16

66

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Desarrollar escenarios pruebas integración Documentar resultados de las pruebas

50 5

de

Procesos

de

50

6.500

5

650

129

5

134

134

17.220

PM

FC

TC

User

Total

Estimación

PM

Total Rediseño Negocio

62

Definición de Procedimientos Decripción de Tareas de Usuarios Total

INSTALACIÓN Preparación Producción

para

la

FC

TC

User

Total

Estimación

Instalar Administración del Sistema

2

12

2

14

1.340

Instalar entorno de Producción

5

8

5

13

1.370

Instalar Reorganización y Archivado Autoriz Usuar

4

7

4

11

1.150

4

10

4

14

1.420

6

14

18

20

2.040

21

51

33

72

7.320

TC

Use r

Tot al

Estima ción

PM

FC

TC

User

Instal infraes total Planif infraes total Total Instal Softw Coms

PM

FC

Instalación Hardware

Instalación software Sistema total Instalación software ERP total Configuración PC’s /impresoras

Formación Usuarios Finales (ayudas) Preparación de Formacion Formación Total Ayudas

Total

Estimación

User

Total

Estimación

239 239

Consolidación Solución problemas hora Pruebas Total Aceptación

última

PM

FC

1

5

6

580

20

40

20

26

3.180

21

5

67

TC

40

2.600

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

Control de Calidad Final

PM

Ejecutar plan calidad final Documentar Total resultados

1

2

5

1

1

4

9

1

Arranque del Nuevo Sistema

FC

96

Total

User

7

880 5

PM

Asistencia del Primer Mes

TC

12

1.540

FC

TC

96

12.480

96

96

Total

660

User

12.480

GEST PROY Adaptar Normas de Proyectos Tiempo de Arranque Formación del Equipo Proyecto

Planif control % carga trabajo proy

10

de

8

PM

PM

24

31

4.160

FC

TC

Total

Estima ción

27

27

3.780

27

27

3.780

FC

TC

Total

Estima ción

3%

Total Gest Calid días

Gesti Proy % carga de trabajo proyec to

8

18

3%

Total Planif control días

Gesti Calid % carga trabajo proy

24

13

PM

27

27

3.780

27

27

3.780

FC

TC

7%

Total

68

Use r

Total

Estima ción

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Gest Proy días

Margn de Riesgo % carga de riesgo

63

91

63

8.820

63

91

63

8.820

.

10 %

Total

Propuesta de proyecto Contiene los siguientes puntos - Introducción y justificación del proyecto - Visión de la dirección - Entorno del proyecto - Objetivos de la implantación - Propuesta de implantación - Organización del proyecto - Entregas - Recursos - Políticas de calidad - Soporte del proyecto - Factores críticos de éxito - Documentos de referencia - Perfil de la empresa - Metodología de implantación En la figura, un esquema utilizado en la presentación de un proyecto, en el cual se representa a la vez, las etapas del mismo, los hitos, sus fechas previstas y el papel principal de los participantes a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

69

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

3.3 EJEMPLOS DE ENTREGAS DEL ESTUDIO DE VIABILIDAD Seguidamente, se ponen algunos ejemplos correspondientes a las entregas de esta etapa.

de

documentos

 Cuestionario de Requerimientos de la Gestión de Almacenes Tema de estudio Detalle del proceso de aprovisionamiento de almacenes

Estatus y requerimientos

Procesos en los que se dan los errores más frecuentes . Áreas que motivan rediseños Áreas de procesos consideradas muy específicas de la empresa Tipos de ubicaciones de los almacenes Enumeración e identificación de los almacenes Almacenes en el extranjero, si los hay Número total de productos Agrupaciones de productos en familias y/o líneas Interdependencia entre productos Centralización de la función de compras, si la hay Ubicaciones que pueden formular pedidos de compra Número total de proveedores Clasificación de proveedores Número máximo de pedidos por mes Complejidad de los productos

71

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

 Cálculo de las cargas de trabajo en la realización de una evaluación CÁLCULO DE CARGAS DE TRABAJO

Pasos proy

Etapas

Actividades

Finanz

Contrl

RRHH

Ventas

Almac

Prod

1

1

1

1

1

1

1

7

16,00

16,00

16,00

16,00

16,00

16,00

12,00

108

250

250

250

250

250

250

250

4.000

4.000

4.000

4.000

4.000

4.000

3.000

Cantidad recursos requerida Horas

Admon

Preventa Base Presup Cantidad

0 27.000

Preparación y ejecución de evaluación Plan detallado Preparación Información a participantes Reunión lanzamiento

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

Preparación de contenido Parte general Parte módulos

1

Realización Parte general Parte módulos

4 8

8

8

8

8

8

2

2

2

2

2

2

informe de evaluación Seguimiento Parte módulos Parte general Evaluación

2

informe Integración Revisión Adjustments Ajuste a&estandarización standardisation

1

1

1

1

1

1

1

2

2

2

2

2

2

2

1

1

1

1

1

1

1

Planificación proyecto Carga estimada con sistema experto Revisión y ajuste Calendario Procedimientos inspección Evaluación Propuesta

72

Nº personas implicadas Carga trabajo Total Carga Preventa Total

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

 Cuestionarios de la estimación de los riesgos de un proyecto Cuestionario sobre Complejidades y Tamaños Duración prevista para el proyecto

0 – 12 meses 12 – 24 meses > 24 meses

Número de miembros del equipo de proyecto

6 – 10 personas 11 - 20 personas 21 – 40 personas > 40 personas

Número de entidades legales implicadas

1 entidad legal 2 – 3 entidades legales > 3 entidades legales

Número de unidades funcionales implicadas

1 departamento 2 -3 departamentos > 3 departamentos

Número de países implicados

1 pais 2 países > 2 países

Número de ubicaciones implicadas

1 2 – 5 ubicaciones > 5 ubicaciones

Número de usuarios implicados

1 – 50 usuarios 51 – 100 usuarios > 100 usuarios

73

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

 Cuestionario sobre el tipo de proyecto Tipo de proyecto IT

Total reempla Parcial zo nuevo

Número de interfaces con otros sistemas

reemplazo reemplazo sistema

0

Número de conversiones de datos/interfaz

1-2

sistemas

3 - 10

sistemas

> 10

sistemas

0 1-5 >5

Nivel de soporte por fabricante de ERP

interfaces/con v. interfaces/con v. bueno

insuficiente Grado de modificación que requiere el ERP

ninguna

Número de implantaciones de ERP en empresa

Alguna

modificación

Mucha

modificación

>5 1-5 ninguna

Resultado de implantaciones previas

implantacione simplantacione s

Con éxito failure Éxito parcial fracaso

74

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

 Lista de entregables previsto para un proyecto ( extracto de la etapa de Parametrización )

Entregable

Etapa de Parametrización Gestión de Proyecto y de la Calidad Plan detallado para cada dominio del proyecto

Consultora

Empresa

Jefe Proyecto

Expertos

Jefe Proyecto

Usuarios

R

I

R

I

A A

R R

Gestión del Cambio y de la Formación Enfoque de formación Material de Formación de Usuario Final Rediseño de Procedimentos Procedimiento completo Perfiles de autorización de usuario

I

C

A A

R R

A

R

I

I

I A A I I A A

I R R R R R R

A I I I I I I

R I I I I C I

A A I I

R R I I

I I A A

I I R R

Especificaciones técnicas de las ampliaciones Programas para la ampliaciones Documentaciones de los programas Documentación funcional Juegos de datos para pruebas de ampliaciomes

A

R

I

C

A A

R R

I I A A

I I R R

Importación a ERP de programas

A

R

Configuration del ERP Descripción Funcional de los Casos de Negocio Datos para los Casos de Negocio Modelo de Empresa Plan de ciclos de prototipaje Prototipo ERP Sistema ERP configurado Plan de Pruebas de Integración Documento de Transportes Ampliaciones al Sistema ERP Diseño de Interfaces Entradas y Salidas al Sistema ERP Interaces con sistemas propietarios Conjuntos de datos de pruebas de interfaces

75

C

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP) Entregable

Consultora

Empresa

Jefe Proyecto

Expertos

Jefe Proyecto

Usuarios

Exportación de programas a sistemas propietarios

I

I

A

R

Diseño de Informes y Formularios Infomres y Formularios operativos

A A

R R

I I

C C

A A A

R R R

A

R

Gestión de Datos Conjuntos de datos para pruebas Instrucciones para pruebas manuales Procedimiento para el archivado Sistema ERP archivado

I I

I

A

R

Gestión del Sistema ERP Sistema ERP para pruebas y formación

I

I

Leyenda R = responsable de ejecutar las actividades para crear el entregable A = responsable de la contabilización del producto entregado C = la persona es consultada durante la creación del entregable I = la persona es informada sobre el resultado del entregable

76

.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

 Lista de recomendaciones para la formalización del contrato de implantación Introducción Situación a la fecha Destinatarios del documento Alcance y objetivos Objetivos de negocio (para los responsables de las áreas funcionales) Objetivos del proyecto ( cuantificables ) Alcance (áreas y sistemas implicados en el proyecto) Entregables (distribuidos por el calendario de realización del proyecto Condiciones de entorno (preferentemente, uso de los medios y recursos disponibles) Interfaces y relaciones (interfaces con sistemas existentes) Requisitos Contenido del contrato Se tendrá en cuenta Propiedad del contrato Integración Alcance Tiempos Costes Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Aprovisionamientos Requisitos funcionales (áreas implicadas) Requisitos organizativos (guías, mejores prácticas, datos) Requisitos operativos (plataformas Software y hardware) Enfoque del proyecto Enfoque general Organización del proyecto (participantes por parte de la empresa y de la consultoría) Curricula de los participantes en el proyecto (censo de competencias) Herramientas y medios necesarios

77

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

4 PREPARACIÓN DEL PROYECTO Finalidad de la etapa de preparación Tiene como finalidad asegurar el correcto arranque del proyecto y prever problemas potenciales. Sus principales actividades son: • • • •

Determinar la organización del proyecto, los papeles de los participantes y sus responsabilidades Preparar lo necesario para el desarrollo del sistema y la oficina apropiada para dicha labor Reconfirmar el alcance y objetivos del proyecto Definir las normas del proyecto

Para proyectos en organizaciones grandes: •

Determinar el enfoque y de gestión del cambio y las herramientas necesarias

La revisión de alto nivel del alcance del proyecto debe tener en cuenta las diversas entidades organizativas en el alcance funcional de la implantación. Se debe cubrir las interrelaciones entre los diversos departamentos (ej. posición de ubicaciones concretas dentro de la cadena logística) y el impacto de la implantación. El documento incluirá las funcionalidades que se deben desarrollar, si hay que hacer rediseño de procesos o de flujos administrativos. Asimismo, los cambios en las responsabilidades organizativas dentro de la empresa. Esto último enlaza con la actividad de la gestión del cambio en cuanto al estudio de las competencias profesionales que deberán implantarse. Las medidas del proyecto a definir son, entre otras, la identificación de las unidades de negocio que usarán el nuevo sistema, la clasificación de los procesos de negocio soportados por el sistema, los procesos que serán compartidos o no, los procesos únicos y los procesos sujetos a restricciones legales. La definición de los datos es básica para el desarrollo posterior de funcionalidades y programas.

79

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Seguidamente se resume las fases de esta etapa en forma gráfica y se detalla después las tareas correspondientes a cada fase. Por último, se incluyen algunos ejemplos de documentos asociados a las entregas más significativas de esta etapa. 4.1 ESQUEMA DE LA ETAPA DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO

80

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

4.2 ACTIVIDADES DE LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO Preparación de la organización del proyecto Asumir los requisitos de negocio y especificaciones de los diversos departamentos implicados y asignar representantes y expertos que participen en el equipo de proyecto. Elaborar el manual del proyecto, en el cual se debe recoger Organización del proyecto Plan de aseguramiento de la calidad Plan de documentación y comunicación Normas del proyecto Descripción de los procedimientos de control Disponer de un plan global del proyecto Clarificar responsabilidades contractuales Definir un procedimiento de control Dar a conocer los procedimientos para el proyecto Asegurar que los medios de trabajo están disponibles para los miembros del equipo de proyecto y distribuir los materiales necesarios para el trabajo Identificación de las necesidades de traducción, si las hubiera Preparar la estructura de comunicación Preparación del local y medios para la reunión de lanzamiento del proyecto Preparar los procedimientos de entrega.

81

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Seguidamente, se cita un caso de las líneas generales de organización de un proyecto Asunto Versión Fecha publicación Autor Conceptos clave

Participantes Objetivos

Ejecución Temas a tratar en el primer taller

Temas a tratar en talleres siguientes

Participación en el Proyecto 3 Septiembre 2013 E. Espinosa El proyecto presupone el conocimiento previo de los participantes entre ellos, a fin de lograr la necesaria sintonía y cooperación. Para estimular la cohesión del equipo se realizarán una serie de reuniones que tratarán los siguientes puntos: 1. Objetivos del Proyecto. Asignaciones. Estructura. Plan. Etapas, etc. 2. Cultura técnica. Equipo de trabajo. Fortalezas y debilidades del grupo. 3. Liderazgo. Responsabilidad . Calidad. Compromiso. Consultores y expertos técnicos. Documentar un método para preparar y entregar un cierto número de talleres que pueden ser utilizados para dirigir los aspectos software de las diversas etapas y fases del proyecto. Uno o dos consultores expertos supervisarán los talleres, en estrecha cooperación con los patrocinadores del proyecto. 1. Participación en el proyecto 2. De la definición a los resultados 3. Estrategias 4. Arranque del proyecto 5. Estatus y control del proyecto 6. Evaluación del proyecto 7. Preparación, desarrollo y entregas A. Cuestionario de diagnóstico del proyecto B. Formación sobre el producto C. Técnicas de trabajo en el proyecto D. Bibliografía recomendada E. Relación de equilibrio entre las actividades del proyecto y otras F. Gestión de la comunicación G. Tabla de actividades H. Plan de implantación

82

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Seguidamente, un ejemplo de planeamiento de normas administrativas de un proyecto. a) Los miembros del proyecto están registrados en la Lista de Direcciones del Proyecto , que incluye los roles, teléfonos y emails. b) La documentación de las entregas deberá llevar obligatoriamente el logotipo del proyecto, que se encuentra en la carpeta CORPO-01 c) La documentación del proyecto se guardará en la carpeta que cada participante tiene asignada en la raíz SCMSA d) Toda versión final de documentación deberá ser guardada en la carpeta SCMSB que se haya en la intranet corporativa e) La planificación del proyecto se ha realizado mediante el software PROJMAST, accesible desde cualquier puesto de trabajo f) El castellano es la lengua oficial del proyecto. Se traducirá la documentación relevante proporcionada por los consultores extranjeros que participarán en tareas específicas del proyecto. g) Durante las actividades del proyecto, el Sr. Palop será el responsable de la tramitación de los documentos administrativos. h) Todos los participantes tienen acceso al entorno técnico Satbox/43, con los correspondientes perfiles de autorización i) El soporte de ERP será asegurado por medio de la Sra. Vázquez, que tramitará con el fabricante del ERP las consultas y requerimientos que se produzcan. j) El horario de trabajo del proyecto es el habitual de la empresa, salvo necesidades específicas que exijan otro horario, que deberá ser previamente autorizado. k) Los líderes de área deberán aprobar las entregas a los usuarios clave. l) Para cualquier otro asunto no recogido aquí, hay que dirigirse al jefe de proyecto, Sr. Práxedes. Definición de las medidas del proyecto Básicamente, se debe decidir acerca de las siguientes medidas: Identificar las organizaciones de negocio que van a usar potencialmente el sistema Identificar y clasificar los procesos de negocio soportados por el sistema para las organizaciones de negocio identificadas.

84

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Seminario de metodología Tiene como finalidad explicar al equipo de proyecto la metodología a aplicar para el desarrollo del proyecto. Incluirá temas tales como: Visión de conjunto de la metodología Objetivos, participantes y resultados del proyecto Etapas y fases del proyecto Modelos de empresa, negocio y sistema Proceso de parametrización del sistema Prototipaje a partir de casos de negocio Pruebas de integración Entregas a los usuarios Formación Control de calidad Factores de éxito en el proyecto El seminario está dirigido a la comunidad que participará en el proyecto desde el inicio. En la figura, diagramas utilizados en el seminario de metodología

86

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Reunión de lanzamiento del proyecto La finalidad de esta reunión es dar a conocer a los representantes de las diferentes áreas de la empresa las características del proyecto de implantación del sistema ERP, en cuanto a objetivos, participantes, planificación de los trabajos a emprender y resultados que se esperan alcanzar. En dicha reunión participan como ponentes los siguientes perfiles Director de la empresa Jefe del proyecto Responsable técnico Consultores expertos en el ERP El contenido de la reunión de lanzamiento podría responder al siguiente esquema:  Aspectos generales  Objetivos de la reunión  Presentación de los participantes en el proyecto  El ERP en el contexto de la empresa  Objetivos que se persiguen con la implantación del ERP  Factores críticos de éxito  Alcance del proyecto  Papeles y responsabilidades dentro del proyecto  Estrategia de implantación  Hitos del proyecto y entregas  Tecnologías aplicadas 87

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

 Visión conjunta del proyecto  Estructura del proyecto  Normas y procedimientos para el proyecto  Expectativas de los participantes  Dinámica de trabajo  Herramientas de implantación  Plan del proyecto  Entorno técnico  Visión general del nuevo sistema ERP  Plan de empresa para el arranque del nuevo sistema  Gestión del cambio para el ERP  Servicios de soporte con el sistema productivo  Objetivos técnicos  Servicios que prestará el ERP  Participantes en el entorno técnico  Cuestiones que surgen frecuentemente en las implantaciones  Gestión del sistema  Plan técnico para el proyecto  Esfuerzo de desarrollo Estudio de perfiles Tiene como finalidad Identificar la población de usuarios finales del sistema Identificar las necesidades de formación y comunicación Determinar los requisitos de la documentación de usuario Acordar el uso de la documentación estándar del sistema ERP Entre los perfiles a considerar están: Miembros del comité de seguimiento, patrocinador del proyecto, gerente de cuentas, jefe de proyecto, auditor de calidad, usuarios clave, usuarios finales, formadores, propietarios de los procesos de negocio, propietarios de datos, arquitectos del sistema, gerente de seguridad, administrador de autorizaciones, administrador de la base de datos, administrador de redes, administrador de producción, consultores, gerentes de soporte de usuarios, etc.

88

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

El gerente del cambio ha de dar respuesta a una serie de preguntas:     

¿ Cuál es el efecto en el negocio ?. ¿ Qué empleados se verán afectados por el cambio y cómo ? ¿ Qué acciones son necesarias para tratar el cambio? ¿ Quiénes y cuándo se responsabilizan de las acciones de cambio ? ¿ Qué formación y comunicación son necesarias para tratar el cambio ?.

El enfoque de trabajo en esta fase es el de la realización de sesiones de trabajo, en las cuales se emplea el brainstorming y se evalúan las necesidades surgidas. En la tabla siguiente, se recoge el conjunto de perfiles profesionales de los usuarios finales del sistema ERP de una empresa y los accesos que se prevé para cada uno de ellos PERFILES USUARIOS USUARIOS FINALES Rolando CASILLAS Marcos CUESTA David FERRANDIZ David GIL Rosa VELATE Pedro LÓPEZ-GIL Maria SALVADOR Judit SÁNCHEZ Carmen GÓMEZ Claudia SALAMANCA Alicia LAÍN Nieves CASANOVA Vanessa DE DIEGO Jacinta CABANILLAS Rosa VILLAFRUELA José ARMENTA Jorge ZUAZO Ana MARQUEZ Antonio CASADO Julian SÁINZ

Servicio

Control

Clientes

Financ

Ventas

x

x

x

x x

x x x

x x x

x

x x x

x x x x

x x x x

Almacén

Proyectos

Mantº

x x x

x x x

x x x x x x x

x

x x x x

x x

x x

x x

x x x x

89

x x x x

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LAS E MPRESAS (ERP)

.

Plan de cambio Tiene como finalidad Crear normas, planes y estructuras para llevar a cabo: Formación (equipo de proyecto y usuarios finales) Comunicación, a niveles proyecto y empresa Cambio y su soporte asociado Definir actividades del equipo de cambio

Objetivos de la delel ciclo de vida del La gestión del cambio tiene efecto a loGestión largo de todo Cambio proyecto y tiene como objetivos principales.   

Apoyar a la implantación exitosa del sistema



Desarrollar una actitud proactiva en relación con el uso y la administración de la información.



Desarrollar un ambiente efectivo de comunicación entre todos los departamentos

Minimizar los riesgos de implantación Promover el compromiso de las áreas implicadas en cambio

Plan de comunicación Tiene como finalidad Crear prototipos de comunicación Desarrollar comunicaciones para cada etapa del proyecto La comunicación es necesaria como forma de motivar a la organización de cara a la consecución de los objetivos propuestos con motivo de la implantación del ERP. El conocimiento, la actitud y el comportamiento son básicos. Por ello es necesario establecer la estrategia, táctica, planificación y acciones encaminadas a mitigar los efectos normales de resistencia al cambio que se producen en toda organización que ha de cambiar. En la figura, una idea de boceto de boletín informativo de empresa, como medio para dar a conocer las novedades a lo largo del ciclo de vida del proyecto de implantación del ERP.

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Usuarios Finales sobre el funcionamiento del nuevo sistema ERP una vez instalado. DIA 1. Entorno de Formación ERP La formación en la empresa. Papeles del formador y de los formandos. El plan de formación: Participantes. Objetivos. Recursos. Tiempo. Contenido. Evaluación. Métodos de formación Ejercicio: Sesión de formación sobre un tema propuesto, combinando métodos y medios La formación en ERP. Contenidos. Herramientas de ayuda. Dinámica de la formación en el proyecto de implantación de ERP. Para quién, cuándo y cómo. Ejercicio: Presentación del producto ERP dirigida a usuarios finales DIA 2. Prácticas de Formación ERP -Taller de diseño de un escenario formativo en ERP análisis de necesidades definición de objetivos conocimiento del auditorio análisis del contenido a transmitir etapas pedagógicas del programa previsión de tiempos criterios de evaluación libro del alumno libro del profesor ayudas y referencias Ejercicio: Aplicación a una formación básica en ERP dirigida a usuarios finales -Dirección y animación de grupos de formación en ERP

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DIA 3. Plan de Formación ERP -Taller de realización del Plan de formación en Procesos ERP -Planteamiento Grupo de usuarios. Objetivos. Requisitos. De las descripciones de los procesos al guion del profesor Programa, temario y criterios de evaluación -Preparación El escenario para impartir la formación Objetos del sistema necesarios para las prácticas Juego de ejercicios Pruebas de manejo de procesos ERP Pruebas de recursos -Impartición Desarrollo de las clases Control del programa. Control del aprendizaje Resolución de incidencias -Evaluación Criterios Evaluación del alumno Evaluación del profesor -Ejercicio: Aplicación a planes de formación sobre procesos específicos de ERP, dirigido a usuarios finales Revisión de alto nivel del alcance del proyecto La revisión de alto nivel del alcance del proyecto debe hacer corresponder las diversas entidades organizativas con el enfoque funcional de la implantación. Un aspecto a ser cubierto con mucha atención es la interrelación entre las diversas ubicaciones (p.e. los puestos individuales en la cadena logística interna) y el impacto en la planificación del proyecto. En el documento de alcance se debe especificar todas las funcionalidades a desarrollar, con descripción de su carácter común, compartido o exclusivo.

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La revisión de alto nivel del alcance del proyecto es de gran importancia, ya que constituye el primer paso de la cadena de procesos que conducen, a través de la modelización, a la configuración (parametrización) del sistema ERP A modo de ejemplo, se adjunta un índice de documento de alcance de proyecto. Objetivos de la implantación en relación a: geografía organización conceptos de negocio tecnologías de la información Enfoque de la implantación Organización global de la empresa Estructura organizativa (organigrama directivo) Entorno corporativo, estado del desarrollo de la empresa Planes a largo plazo Conceptos de IT Expectativas sobre le ERP Organización local ( organigrama con central, sucursales, etc ) Características del negocio Estrategias y evolución Responsabilidades funcionales / ubicaciones Planes de reestructuración y de mejora de: unidades financieras unidades logísticas Dimensiones de la operación ( Funcionalidades / Ubicaciones ) Principales relaciones externas Conceptos de negocio y sus características Planificación de Operaciones y Ventas Ingeniería Planificación de Contratos y Compras Pedidos de aprovisionamiento Control de recepción de mercancías Planificación de Producción Gestión de Inventarios Planificación de necesidades de materiales Planificación de capacidades Control de Producción Control de Almacenamiento Planificación de marketing Planificación comercial Pedidos de venta Control de expediciones 94

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Servicio Técnico Nóminas Cuentas a pagar Cuentas a cobrar Gestión de créditos Tesorería Activos Fijos Contabilidad de costes Objetivos y estrategias de IT Hardware y software actuales La figura muestra la relación del Alcance del Proyecto con los procesos de modelización que siguen

Definición de la gestión de datos Es esencial identificar qué elementos de datos serán compartidos entre las diversas entidades de negocio por medio del sistema ERP. Desde el punto de vista del ERP, los siguientes elementos de datos pueden ser habitualmente compartidos desde diversas ubicaciones: Contabilidad Cuentas de mayor Cuentas de deudores Cuentas de acreedores Conceptos de coste´ Centros de coste Logística 95

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Maestro de materiales Unidades de medida Tipos de materiales Maestro de proveedores Comercial Maestro de clientes Centros de distribución Maestro de productos Preparación del entorno de oficina Antes del arranque del proyecto o del comienzo de algunas de sus etapas, se deben cumplimentar ciertos prerrequisitos acorde con los acuerdos contractuales establecidos. En todo proyecto de tipo medio, hay que tener en cuenta lo que exigen las tareas de modelización. Frecuentemente, el espacio de oficina no ha sido preparado adecuadamente y ello puede traer como consecuencia retrasos en el proyecto Si el espacio de trabajo está muy limitado y hay demasiada gente para que trabaje en el mismo, la baja productividad y la ineficiencia estarán aseguradas. El jefe de proyecto tiene que gestionar este asunto antes de que el equipo de proyecto comience sus trabajos. Lo adecuado es que los consultores y los usuarios clave puedan trabajar lo más próximos posible, es decir que ocupen el mismo espacio de oficina. Como parte de la preparación del proyecto, se debe verificar que los medios están disponibles. Instalación de la infraestructura para el desarrollo Para las etapas de modelización, parametrización e instalación, se requiere la siguiente infraestructura Ordenadores Software del sistema Software ERP Software de redes GUI para los PC y para el ERP Impresoras

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Gestión de Calidad en la Preparación del Proyecto La Gestión de la Calidad tiene como finalidad validar el arranque del proyecto, una vez finalizada la etapa de Preparación. Para ello, se tendrá en cuenta: - Existencia de un pedido formal de realización de proyecto Definición del proyecto, con el contenido relevante - Objetivos - Alcance - Trabajos a realizar - Calendario e Hitos - Restricciones - Organización del proyecto - Existencia de un modelo de procesos actual de la empresa - Catálogo de requerimientos con vistas a la implantación del ERP - Definición del Plan de Calidad para el proyecto - Análisis Coste-Beneficio para la implantación del ERP - Acta de la reunión de lanzamiento del proyecto - Existencia del plan de formación para los usuarios clave - Existencia del plan de recursos humanos y materiales - Descripción del impacto de la implantación del sistema ERP en el negocio - Existencia de un estudio de riesgos

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4.3 EJEMPLOS DE ENTREGABLES DE LA PREPARACIÓN DEL PROYECTO Seguidamente, se ponen algunos ejemplos correspondientes a las entregas de esta etapa.

de

documentos

 Objetivos y alcance del proyecto El documento adjunto es un extracto correspondiente a la documentación de un proyecto real, llevado a cabo en una industria de producción de plásticos. El documento corresponde a la fase de Preparación de la organización del proyecto.

Objetivos, alcance y enfoque del proyecto Objetivos - Visión global de la empresa - Información estratégica para la toma de decisiones - Normalizar el uso de los procesos de negocio - Potenciar la integración de nuevos procesos - Reducir costes - Asumir el aumento del volumen de negocio - Eliminar la repetición de entradas de datos - Mejorar la eficiencia en el negocio - Reducir costes de mantenimiento - Maximizar beneficios en la empresa a nivel global - Mejorar la compatibilidad de los sistemas - Asegurar la integridad de los sistemas durante la transición

Entorno de aplicación del proyecto - Todas las estructuras comerciales de España y extranjero - La estructura productiva de España Alcance de las funcionalidades En el proyecto en ciernes, las unidades de negocio participantes son - Contabilidad financiera - Contabilidad analítica - Comercial - Almacenes - Producción

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En un futuro proyecto en ciernes, las unidades de negocio participantes serán - Recursos humanos - Mantenimiento de instalaciones - Gestión de proyectos - Gestión de activos e inversiones Enfoque del proyecto Basado en la metodología de implantación propuesta por los consultores - Modelización de los procesos de negocio, incluyendo las necesarias redefiniciones - Prototipaje acorde con las necesidades de negocio - Parametrización estándar, complementada con desarrollos - Pruebas de procesos y de integración de los mismos - Aseguramiento de calidad en todas las etapas - Soporte inicial en la etapa productiva - Gestión de las entregas en las diversas etapas

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 Plan de cambio Se adjunta la guía de una sesión de gestión del cambio Ventajas y desventajas del sistema ERP Objetivos y contenido Procedimiento Objetivos:  Explicar los cambios que se preven con  Conocer la actitud ante el motivo de la implantación del ERP cambio a la vista de la  Permitir que los participantes anoten 3 implantación del ERP ventajas de la implantación del ERP  Obtener información desde  Permitir que los participantes anoten 3 los responsables de desventajas de la implantación del ERP. negocio respecto de la  Agrupar las anotaciones de todos los implantación del ERP participantes.  Resolver problemas y  Discutir y clarificar las opiniones actitud negative respecto de presentadas. la implantación del ERP  Permitir que los participantes formulen propuestas de solución para las opiniones Contenido: negativas más significativas  Inventario de opiniones  Anotar las opiniones propuestas y positivas y negativas esbozar acciones de mejora. respecto de la implantación del ERP  Acciones de mejora a emprender para resolver los problemas

Brainstorming de la gestión del cambio Objetivos y contenido Procedimiento Objetivos:  Explicación del cambio por parte de los expertos  Aclarar para cada cambio:  Efecto en el  Explicación de que los cambios pueden negocio ser tratados por el equipo de proyecto.  Empleados  Cumplimentación de la tabla de cambios afectados  Responder a las preguntas suscitadas.  Acciones  Motivar a la participación en la discusión necesarias  Verificar la aceptación de las acciones  Responsables de propuestas las acciones  Permitir al grupo que discuta las  Calendario de las soluciones, facilitando al máximo su toma acciones de responsabilidades.  Medios  Resumir, estructurar y presentar las necesarios conclusiones del grupo Contenido:  Inventario de los puntos reunidos

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Evaluación y seguimiento Objetivos y contenido Objetivos:  Mejorar las sesiones de gestión del cambio  Mejorar el enfoque de cambio  Aclarar las necesidades adicionales de soporte a la gestión del cambio  Asegurar la realización de las acciones Contenido:  Aspectos positivos del enfoque y de las sesiones de gestión del cambio  Aspectos a aprobar de acuerdo con el enfoque y con las sesiones de gestión del cambio  Acuerdos sobre soporte adicional necesario  Compromisos sobre verificación de las acciones a emprender

Tabla de cambios Cambio Efecto en el negocio Cambio 1

  

Alto Mode rado Bajo

Procedimiento  Solicitar a los participantes que evalúen el enfoque y las sesiones de gestión del cambio Presentar la evaluación.  Preguntar a los participantes qué soporte adicional es necesario.  Comprometerse con el soporte necesario.  Explicar el inventario de acciones que han presentado los participantes en la sesión.  Comprometerse con la verificación del cumplimiento de las acciones

Afectados

Acciones necesarias

Empleado s que se verán afectados por el cambio

Acciones necesarias para implantar el cambio

Cambio 2 Cambio 3 etc

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Responsables de las acciones  Emplead o  Dirección  Equipo de proyecto

Calendario de las acciones Fecha de implantaci ón del cambio

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 Manual de Proyecto Orientativamente, se incluye un índice con los capítulos imprescindibles

Manual de Proyecto Introducción Finalidad del manual Destinatarios Referencias a otros documentos Definiciones Objetivos y entorno del proyecto Enfoque, etapas y fases del proyecto Organización del proyecto Definición de papeles de los participantes Dirección del proyecto Estructura de comunicación Planificación y control del proyecto Plan y calendario Informes de seguimiento Presupuesto del proyecto Documentación y normas del proyecto Procesos de negocio Documentación de usuario final Configuración y parametrización Especificaciones de diseño Soporte Gestión de temas críticos Tipos de criticidad Responsables de solución Procedimientos Normas de documentación Identificación de documentos Formato papel Formato electrónico Aprobación de documentos Distribución de documentos Comunicación e información Recursos y herramientas Entorno de trabajo Normas y herramientas de software

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Control de cambios Informe de problemas de software Alcance de los cambios Solicitud de cambios Gestión de configuraciones Gestión de asignaciones Planificación de asignaciones Solicitudes y selección de recursos Referencias y documentación Glosario Normas del proyecto Directorio telefónico y de correo electrónico

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 Definición de la Gestión de los Datos Creación de un plan de actividades de gestión de datos El plan de actividades se basa en el enfoque metodológico del fabricante del ERP y está adaptado a la normativa interna de Proceso de Datos de la empresa. Etapa de Preparación Definir la gestión de datos * Establecer los acuerdos iniciales * Revisar el estado actual * Acordar el alcance y las entregas * Crear plan de actividades Etapa de Modelización Definir las estructuras de codificación y documentación * Definir la estructura de los documentos * Modelización de las entidades iniciales de datos * Desarrollar los esquemas de codificación Etapa de Parametrización Implantación de la gestión de datos * Definir la organización de gestión de datos futura * Crear la documentación * Definir la propiedad y acceso a los datos * Planificar las pruebas de aceptación de la base de datos Etapa de Instalación Validar los procedimientos y la documentación * Ejecutar los escenarios de prueba como parte de las pruebas de integración * Corregir los procedimientos y la documentación en los casos necesarios * Proporcionar los casos prácticos necesarios para la formación de usuarios finales Etapa de Producción Poner en marcha la estructura organizativa y técnica de la gestión de la base de datos * Implantar los procedimientos operativos de la gestión de datos * Asignar de forma efectiva las propiedades de los datos * Implantar los procedimientos de administración de datos * Distribuir la documentación

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5 MODELIZACIÓN DEL SISTEMA La implantación del software ERP mediante el proceso de parametrización requiere previamente la identificación de las estructuras de la empresa. Ello se lleva a cabo mediante la modelización de los procesos de negocio y de las funcionalidades. Finalidad de la etapa de Modelización del Sistema Los objetivos de esta etapa son •

Definición del alcance final en cuanto a - Organización (empresa unidades funcionales, departamentos) - Escenarios y Procesos - Funcionalidades estándar del ERP - Sistemas de Información (interfaces / conversiones)

•

Aprobación final del Proyecto en cuanto a: - Plan (calendario) - Organización (recursos necesarios) - Presupuesto

•

Instalación del Entorno de Desarrollo para el ERP

En esta fase, los entregables principales son los Modelos del Sistema. A saber: Modelo de Empresa Modelo Organizativo Modelo de Negocio Todos ellos forman parte del entregable Informe de Modelización, que será presentado por la jefatura del proyecto a la comunidad participante en el mismo. Dicho Informe incluye las siguientes informaciones:

-

Estructuras organizativas de las diversas entidades con el alcance del proyecto en ellas Interrelaciones entre las diversas entidades Datos maestros y procesos que deben optimizarse

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-

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Procesos de negocio y distribución entre las diversas unidades de negocio Descripciones de los interfases, informes, conversiones de datos y desarrollos a medida

Seguidamente se resume el conjunto de fases de esta etapa en forma gráfica y se detalla después las tareas correspondientes a cada fase. Por último, se incluyen algunos ejemplos de documentos asociados a las entregas más significativas de esta etapa. 5.1 ESQUEMA DE LA ETAPA DE MODELIZACIÓN

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5.2 ACTIVIDADES DE LA MODELIZACIÓN Gestión del Proyecto En la etapa de Modelización, la gestión del proyecto se enfoca hacia la armonización del negocio de la empresa con los procesos de negocio proporcionados por el ERP. Para ello hay dos aspectos clave:

-

los participantes en el proyecto deben entender los procesos de negocio del cliente se debe formalizar un modelo de empresa con los procesos proporcionados por el ERP

El jefe de proyecto deberá gestionar algunos riesgos inherentes a esta etapa

-

Definición insuficiente del alcance del proyecto Asimilación insuficiente de los procesos de negocio por parte de los participantes

Ambas posibles deficiencias deben quedar resueltas al formalizar el alcance final del proyecto, necesario para acometer debidamente la etapa de parametrización. En la figura, el documento de alcance de las áreas de la empresa, estructurado por áreas de empresa, escenarios de negocio y grupos de procesos, relacionado con los dominios funcionales (divisiones, producción y almacenes) Alcance del Proyecto en las Áreas de la Empresa Área de Empresa Escenario de Negocio Grupo Procesos

Entidades Legales Incluido Propietario Consultor Desarrollo de Productos y Marketing Logística Controlling de Costes y Beneficios Gestión de Activos Fijos Contabilidad externa Finanzas Servicio clientes Planificación de empresa Recursos Humanos Socios de negocio Planificación logística Aprovisionamientos Producción

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Divisiones

Inst. Producción

Almacenes

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Con mayor grado de detalle, la Planificación Logística sería Planificación Logística Variantes con Planificación de Materiales Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Gestión de la Demanda Planificación a Largo Plazo Calendarios de Producción Planificación de Requisitos de Materiales Variantes con bases predefinidas Planificación de Operaciones y Ventas Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Gestión de la Demanda Planificación a Largo Plazo Calendarios de Producción Planificación de Requisitos de Materiales Variantes en base a las características Planificación de Operaciones y Ventas Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Gestión de la Demanda Planificación a Largo Plazo Calendarios de Producción Planificación de Requisitos de Materiales Planificación con consumo de requisitos Planificación de Operaciones y Ventas Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Gestión de la Demanda Planificación a Largo Plazo Calendarios de Producción Planificación de Requisitos de Materiales

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Planificación orientada al mercado Planificación de Operaciones y Ventas Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Gestión de la Demanda Planificación a Largo Plazo Calendarios de Producción Planificación de Requisitos de Materiales Planificación basada en el consumo Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Planificación de Requisitos de Materiales Producción bajo pedido Previsiones Evaluaciones: Sistema de Información de Logística Planificación de Requisitos de Materiales Datos Maestros de la Planificación Logística Proceso de grupos de Productos Proceso de perfiles de planificación Proceso de jerarquías de planificación Proceso de eventos Proceso de Estructuras de Información

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Modelización Seguidamente se detallan los diferentes modelos del sistema. La figura resume el papel de la modelización en la cadena de procesos que conducen a la configuración ( parametrización ) del sistema ERP.

Modelo de Estructura de Empresa Tiene como finalidad determinar

-

Las estructuras organizativas de las diversas áreas funcionales de la empresa Las interrelaciones entre dichas estructuras Los datos y procesos maestros en funcionamiento como resultado de la interacción de los diferentes sistemas La visión de los propietarios de los procesos de negocio y las posibilidades de optimización

El entregable de esta fase es

-

El Informe de Modelo de Empresa, que incluye una visión general del entorno organizativo y operativo, la identificación de puntos débiles y los objetivos de mejora

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Seguidamente, se pone un ejemplo de algunos aspectos de un Modelo de Empresa Usuarios del nuevo Sistema ERP Usuarios por Módulo Finanz

Controll

Comerc

Producc

Almac

Total

Fabricación

19

3

7

31

18

107

Comercial

22

21

20

0

7

77

Modulo

Volúmenes de Datos y Transacciones Datos Maestros Clientes Proveedores Cuentas Activos Fijos Centros de Coste

Tamaño 3000 500 4000 5000 52

Almacenes Ubicaciones de almacenamiento

2 3750

Artículos Productos terminados Centros de trabajo Listas de materiales Rutas de fabricación Productos y medios auxiliares

13000 64 1142 7750 1000

Transacciones / mes Facturas Líneas de factura Pagos Líneas de pago Transacciones programadas Transferencias de adquisiciones Pedidos de Venta Líneas de Pedidos de Venta Albaranes Líneas de Albaranes Facturas Líneas de Facturas Movimientos de Stock Pedidos de Compra Líneas de Pedidos de Compra Movimientos de materiales Comprometidos Pedidos de Producción Confirmaciones de terminación

1200 3500 1200 1200 15000 300 200 500 174 500 250 500 5000 1000 1100 40000 800 800

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Hardware, redes y aplicaciones Sistema AP/456, funcionando desde el año 2000 No hay Sistema de Gestión de Almacenes Físicos, pero sí de Gestión de Inventarios. Interfaces con las aplicaciones financieras de Central. Aplicaciones comerciales con enlace al CRM Herramientas de planificación de la producciónón Compras tiene aplicación propia. Sistema automático de embalaje en almacén de piezas sueltas Control del Mantenimiento de instalaciones, mediante RT-1

Modelo Organizativo con el ERP El objetivo del conjunto de tareas es determinar: • La estructura organizativa con el ERP ( p.e. códigos de sociedad, organizaciones de ventas, centros de coste, plantas productivas, almacenes, etc ) • Los requerimientos globales del ERP En la figura, la definición de algunos objetos del entorno financiero de una empresa Estructura ERP Código de Sociedad

Objeto Entidad legal

Área de Control de Créditos

Unidad organizativa que verifica créditos a clientes Registros incluidos en la Contabilidad General

Cuenta Mayor

Área de Control

Centro de Coste

Unidad organizativa donde se lleva a cabo la contabilidad analítica Unidad organizativa donde se lleva a cabo el control de costes de operación

Implantación decidida 1 código sociedad / entidad legal 1 por sociedad

Códigos Formato 1nnn Formato 1nnn

Acorde con Plan de Cuentas

Pend. de decisión

Área única

D001

Jerarquizado función de divisiones

114

en las

6 dígitos

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Centro de Beneficio

Elemento de coste primario Elemento de coste secundario

Unidad organizativa donde se lleva a cabo la contabilización de pérdidas y ganacias Cuenta de costes en la contabilidad general Cuenta de costes para imputaciones

Jerarquizado función de divisiones

en las

Según Plan Contable Según General

Cuenta

.

6 dígitos

Como en el PGC Pend. de decisión

Modelo de Negocio con el ERP Describe los procesos considerados en el alcance del proyecto. Se asume que se han tomado decisiones sobre los procesos de negocio comunes y compartidos y sobre los procesos de negocio específicos que forman parte del alcance del proyecto. Las tareas de la Modelización del Negocio son  Mapa de correspondencias entre los procesos de negocio y el Modelo de Referencia del ERP  Clasificación de los procesos de negocio en cuanto a:  Procesos obligatorios (núcleo) , para los cuales no se permiten cambios  Procesos básicos, para los cuales hay que determinar aquellos que son compartidos (p.e. datos maestros o de mantenimiento) y que deben ser obligatorios  Comunes (pero no necesariamente compartidos) y cuáles tienden a ser obligatorios  Individuales en cada ubicación y que pueden ser considerados como soluciones básicas en dicho entorno  Sujetos a requisitos legales (sean o no compartidos)  El resultado será la identificación precisa y la descripción de los elementos del núcleo de procesos  Para los procesos que puedan ser cambiados, se indicará el motivo del cambio ( por ejemplo, 4 dígitos para identificar los grupos de materiales ). En la figura, el diagrama organizativo de la Producción y una lista de procesos de fabricación para los cuales hay que hacer el cruce con las funcionalidades aportadas por el ERP

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FABRICACIÓN REPETITIVA Procesos  Mantenimiento de los datos básicos (datos maestros y listas de materiales)  Planificación base  Gestión de demandas  Planificación a medio plazo  Proceso MPS  Planificación de necesidades de materiales  Proceso MRP  Planificación de capacidades  Fabricación repetitiva  Gestión de calendarios de ejecución  Gestión de cantidades a ejecutar  Producción con cantidades a ejecutar  Entrada de datos actuales para el calendario  Reproceso  Cálculos de sobrepaso de la planificación  Análisis de varianza de la ejecución  Asiento de partidas fabricadas  Entrada de pedidos de fabricación  Entrada de variantes de fabricación

El contenido del Informe de Modelización de Negocio con el ERP es:  Descripción de los procesos de negocio objetivo, identificación y clasificación de los mismos como básicos u obligatorios.  Descripción de los procesos básicos y las restricciones encontradas  Responsables asignados como propietarios de los procesos de negocio en cada escenario.  Identificación de los requisitos de Reingeniería de Procesos. En la figura, un diagrama que muestra el flujo de estados por el que puede pasar un expediente administrativo, con vistas a una posible reingeniería del proceso correspondiente.

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Modelo del Sistema ERP El diseño técnico de la plataforma del ERP dependerá del tipo de entorno existente en la empresa, sea éste único o múltiple. Se supone que en el momento de cerrar el Modelo de Sistema ERP ya se han tomado todas las decisiones estratégicas. Esto también se refiere al entorno de aplicaciones. Si no, tendremos un importante tema pendiente. Ejemplo de arquitectura existente en una empresa y de su futura conexión con el futuro sistema ERP que sólo va a ser instalado en un primer proyecto en el área financiera.

Las tareas del Modelo de Sistema ERP son:  Análisis de las necesidades del soporte de tecnologías de la información  Visión de conjunto de la arquitectura hardware y software  Lista, clasificación y descripción de los interfaces, datos a convertir, programas a convertir, informes, programas particularizados y nuevas funciones 117

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 Análisis de software de terceros en uso. En caso de diferentes soluciones con los mismos requerimientos, se primará la solución única, a fin de disminuir los interfases.  Decisión sobre la estrategia de sistemas, bases de datos, objetos, tablas, etc.  Estructura de los entornos (desarrollo, calidad, producción, etc) Las alternativas a tomar en caso de enfoques multisistema son:  Enfoque multientorno (dentro de un sistema único)  Enfoque multiempresa (dentro de un único entorno)  Diferentes combinaciones individuales Cuantas más unidades individuales que compartan bases de datos físicas más compleja será la gestión del cambio y será más difícil controlar y auditar los diversos cambios que se produzcan. Por otro lado, la mayor sinergia puede ser alcanzada colocando todos los sitios conjuntamente en un único entorno, porque no se necesitará esfuerzo adicional para la consolidación o las funciones de planificación. Seguidamente, se expone un caso de arquitectura técnica ARQUITECTURA DEL SISTEMA FUTURO Hardware El software ERP consistirá en dos sistemas productivos trabajando en dos mainframes interconectados a través de nodos de alto rendimiento, que a su vez se conectarán a un dispositivo de discos para el back-up. La conexión facilitará los siguientes entornos Técnico

1 x W-Nodo

Diseño

1 x W-Nodo

Desarrollo

1 x W-Nodo

Test

1 x W-Nodo

Producción

4 x HighPerformanceNode

Database server +

3 Application Servers

Los W-Nodo se conectarán a una red Ethernet interna, con prestaciones WAN.

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Software El Sistema ERP será instalado en la versión más reciente a la fecha del arranque en productivo. Contendrá funcionalidades External Management Unit , en cliente servidor. Análisis del Impacto de los Procesos Además de las actividades propias de la gestión del cambio como resultado de la introducción del ERP, se pueden describir cambios adicionales para implantar el sistema integrado que puedan utilizar varios sitios conjuntamente. Por ejemplo, estandarización de las estructuras de los datos básicos, o de las reglas para determinar los precios de venta ) A modo de ejemplo, se incluye una serie de cambios llevados a cabo en una sociedad respecto de los nuevos códigos de cuentas implantados y la repercusión que tienen. Para poder asignar automáticamente la cuenta en el documento, se generará una sustitución en finanzas, de modo que cada vez que se introduza un apunte de clientes, el sistema irá al maestro y buscará el código adecuado para esa Sociedad. Las situaciones que se pueden presentar son las siguientes: 







Una cuenta por sociedad: En este caso se pondrá en el campo "KlFg" del maestro del cliente un código igual al de la sociedad. El sistema irá a este maestro y mirará si hay una entrada con el mismo código de sociedad. En caso de ser así asignará este valor al cliente en el documento. Todas las socieadades la misma cuenta: En este caso, el campo "KlFg" del maestro estará vacio. El sistema irá a buscar el código de la sociedad y al no encontrarlo mirará si hay más de 1 entrada. Al no haberlas, asignará esta entrada al documento. Varias sociedades con una cuenta: Las cuentas comunes para varias sociedades tendrán el campo "KlFg" en blanco y las demás sociedades tendrán el código adecuado. Si el sistema encontrase valor en igual al de la sociedad le asignaría este, sino, tomaría el que está en blanco. Varias sociedades con varias cuentas: por procedimiento se asignará el código W000 a una cuentas que tenga varias sociedades y a las otras cuentas se les asignará código tipo W098-W099, de tal modo que cuando el sistema lo detecte (se

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En la figura, la definición de las tablas de datos maestros relativos a los clientes de una sociedad CAA1 (Maestro de clientes (parte general))  País  Nombre  Población  Código postal  Región  Concepto de búsqueda  Calle  Teléfono  Fax  Dirección  Nombre  Población  Tratamiento  Creado el  Creado por  Grupo cuentas  Idioma  Nº ident.fiscal CAA2 (Maestro de impuestos)  País  Tipo impuesto

clientes

Indicadores

de

CA11 (Maestro de clientes (sociedad))  Sociedad  Cuenta asociada  Vías pago  Condiciones de pago  Grupo de gestión de tesorería CA12 (Maestro de clientes: interlocución  Organización de Ventas  Canal de distribución  Sector  Función de interlocución

Funciones

CA13 (Maestro de clientes datos comerciales)  Organización de Ventas  Canal de Distribución  Sector  Esquema cliente  Moneda  Grupo de Imputación  Condiciones de pago  Oficina de ventas  Tipo cotización  Área de control de crédito

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de

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Instalar la Infraestructura de Desarrollo Se llevará a cabo la instalación de los medios necesarios para el prototipaje:      

Ordenadores Software de Sistema Software ERP Software de Redes Equipos PC e interfases con ERP Impresoras

Gestión de Calidad en la Etapa de Modelización La Gestión de la Calidad tiene como finalidad validar la modelización del sistema efectuada, con vistas a pasar a la etapa de Parametrización. Para ello se tendrá en cuenta: -

Existe un catálogo de requerimientos Existe una descripción del sistema, con objetivos El modelo de procesos está validado por los usuarios clave ( incluyendo los casos de negocio adecuados a los objetivos ) Existe un censo de requisitos organizativos y los cambios necesarios Los interfaces han sido descritos desde el punto de vista funcional Las ampliaciones al sistemas han sido descritas desde el punto de vista funcional El entorno de desarrollo ha sido preparado El sistema de administración ha sido puesto en marcha Se ha validado el alcance del proyecto Se ha previsto el conjunto de autorizaciones de acceso al sistema El plan y calendario de la etapa de implantación está disponible Se ha revisado la arquitectura del sistema Se han identificado los riesgos y se han adoptado las medidas para gestionarlos Existe un plan de migración al nuevo sistema ERP ( datos y aplicaciones ) Se ha provisto el conjunto de datos representativo, acorde con el alcance del proyecto La documentación ha sido elaborada acorde con los estándares previstos Existe un plan de formación para usuarios finales

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5.3 EJEMPLOS DE ENTREGABLES DE LA MODELIZACIÓN Seguidamente, se ponen algunos ejemplos correspondientes a las entregas de esta etapa.

de

documentos

 Agenda del taller de Modelización de Negocio

Tiempos orientativos Introducción 30 min.

20 min 10 min

     

Arquitectura integral del ERP Alcance da cada área de empresa Aspectos de integración entre las áreas de empresa Algunos ejemplos de diseños de pantallas Funciones principales del Área de Empresa con ERP Aspectos de integración con otras áreas de empresa

Escenario de negocio con ERP 30 min Visión global de los escenarios del área de empresa que serán discutidos durante el taller, en base a la cadena de valor  Caracterización de cada escenario  Funcionalidades de cada grupo en los escenarios 30 min

Discusión de los requerimientos de negocio:  Eliminación de escenarios no relevantes  Identificación de nuevos escenarios y copia  a partir de los existentes  Priorización de eventos de negocio (flujos)

20-40 minutos por cada proceso (5 min.) Pedir a los asistentes:  Identificar las características distintivas de un proceso concreto en la organización  Identificar que mejoras de procesos se requieren (5-15 min.) Presentar y discutir las funcionalidades del ERP por proceso;  Discutir la aplicabilidad del proceso en la organización  Si es así, discutir los eventos clave por proceso en el entorno de la empresa.  Verificar la aplicabilidad de las variantes de procesos.  Presentar y discutir los objetos de datos clave que se procesan.  No entrar en el mantenimiento de los datos como procesos aparte, peor comentar los aspectos de integración  Identificar qué tipos de casos de negocio ocurren en cada proceso e identificar su frecuencia.

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Discusión sobre integración 0.5 día/semana Media jornada por semana o a la finalización de las sesiones de modelización de las diversas áreas de empresa que se celebren en paralelo, tendrá lugar una sesión conjunta para aclarar dudas e identificar los requisitos de integración.

 Temas pendientes de Datos/Área en el taller de Modelización de Negocio REF 1

2

3 4 5 6 7 8 9

10

11

DESCRIPCIÓN Registros de cuentas a pagar del maestro de proveedores

OBSERVACIONES 3000 registros en España. Se necesita depurar. Se prevé quede en 1000 registros. Debe coordinarse con Almacenes Registros de cuentas Método de recarga (manual vs a pagar del maestro automático) necesario para España. Los de proveedores proveedores de Portugal se cargarán a mano. Ojo, códigos IVA Registros de cuentas Ubicación de proveedores en códigos de a pagar del maestro sociedad. A determinar. de proveedores Registros de cuentas 1100 registros existentes. Depurar. a cobrar del maestro de proveedores Registros maestros Método de recarga (manual vs de cuentas a cobrar automático) . Determinar. Datos maestros de Bancos propios y de proveedores. bancos Determinar si se hace automático o manual Carga de asiento El cliente debe determinar el método de abierto en cuentas a carga. Ojo, ubicar la sociedad correcta. pagar. Datos bancarios de Carga manual. asiento abierto Carga de asiento Se requiere carga y los datos deben ser abierto en cuentas a depurados (3000 registros). Se cobrar determinará si se hace manual o automático. Carga de datos en En la Central Europea, el tamaño de lote y maestro de precio es 1000. No es suficiente en el materiales. España caso de España. decide la unidad de precio y tamaño de lote Rutas de coste

Se crearán manualmente

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13 14

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16

Los datos de Almacenes/Producci ón pueden ser cargados a partir del 1/9/2013 para costes de productos Índices de Actividad a planificar Grupos y Claves de índices de sobrepaso, para soportar las hojas de costes. Necesidad de determinar el proceso para cargar los costes estándar del 2014 Carga de apertura de balance en Cuentas Generales

Nota para planificación

Manual Manual

Asegurar que las normas estándar del ERP son las mismas que las acordadas con USA. Carga manual. La empresa necesita calcular la apertura de balances para cada uno de los 6 códigos de sociedad, (4 en España y 2 en Portugal). Se necesitará un plan conjunto, que cubra el acuerdo sobre hojas de balance con las transacciones iniciales implantadas

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 Modelo Organizativo ERP. Producción

Estructura ERP Suministros

Producción

Planificador

Definición

Implantación decidida

Un area de Suministro es una unidad organizativa dentro de la Logística, que subdivide a una Planta de acuerdo con la provisión de centro de trabajo con materiales, normalmente para un sistema Kanban Persona o grupo de personas responsable de gestionar el calendario de planta.

Las áreas de suministro se corresponden con ubicaciones de almacenamiento para los talleres de calderería y ensamble y son necesarias ara utilización por los centros de trabajo

Persona o grupo de personas responsable de planificar la capacidad en la planta

Se necesitan 2 planificadores de capacidad( 1 por cada centro de trabajo )

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Se definirá en detalle durante el prototipaje, pero los valores inciales que se proponen pueden ser Calderería Ensamble

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 Check List para preparar el documento Informe sobre la Estructura de la Empresa Componentes de la Estructura de Empresa Organización Corporativa -

Oficina matriz, filiales, divisiones, etc Organización del lugar responsable de administrar el ERP Estructura, tipo y estilo de la comunicación Actividades de la empresa. Tipo de negocio, productos, ámbito, crecimiento, desarrollo Cambios y tendencias que puedan afectar a la implantación del ERP Objetivos que pretende la organización con el ERP Premisas, planes a medio y largo plazo, conceptos de negocio, conceptos de TIC

Organización de la Empresa Estructura organizativa (gráfico) - Organización de la empresa, oficina principal, sucursales, divisiones, plantas, oficinas de ventas, etc - Organizaciones que operan como unidades legales independientes - Ubicaciones geográficas de las unidades organizativas Tipo de negocio - Naturaleza del negocio: Productos, clientes, competidores, compartición de mercado, etc. Diferencias de tipo de negocio entre empresas del grupo. - Tendencias del negocio y mercado de la empresa, relevantes en la - implantación del ERP

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Estrategias locales - Premisas de actuación, conceptos de negocio, planes operativos y conceptos de TIC relevantes para la implantación del ERP - Objetivos, expectativas y motivaciones para la implantación del ERP Responsabilidades por organización y por unidad geográfica - Conceptos de negocio ejecutados por organización y unidad geográfica - Responsabilidades funcionales e interrelaciones Dimensiones de operación - Tamaño de la empresa, número de empleados por unidad organizativa - Planes de reestructuración, si los hubiera Principales relaciones internas Principales relaciones externas Uniformidad entre unidades organizativas Concepto y características del negocio Tecnologías de la información Objetivos y estrategias - Estándares planes informáticos, guías, etc, en la empresa - Objetivos y expectativas respecto de la implantación del ERP Arquitectura hardware y software actual - Hardware y software actuales - Arquitectura de comunicaciones - Aplicaciones instaladas - Utilización y soporte de las aplicaciones - Otros software previstos que puedan relacionarse con el ERP

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 Informe de la Valoración del Impacto del ERP en la Organización En la revisión efectuada en el ámbito europeo del grupo de empresas, no se han detectado posibles causas de problemas de negocio serios que puedan ser provocados por la instalación del ERP. La mayor objeción puede surgir respecto al MIS, en cuanto a su utilización como medio para elaborar informes contables y fiscales en las unidades de marketing y manufactura. Se producirán alteraciones en la elaboración de informes fiscales que deberán ser solucionadas, aunque afortunadamente no tendrán repercusión en los flujos de información entre las sociedades del grupo, ni en las actividades de las unidades de producción. Las unidades productivas van a contar con mejoras en sus identificaciones comunes, aunque se van a encontrar algunas diferencias en los modelos de relación con las organizaciones de ventas, especialmente de UK, Francia y España. A la vista de ello y teniendo en cuenta el desfase previsto en la instalación del ERP en las diferentes filiales europeas, se impone valorar el impacto en el negocio en cada uno de los países por separado, de manera que se asegure la correcta emisión de reglas de gestión específicas para cada caso. El impuesto del valor añadido también plantea diferencias en las provisiones de fondos y la necesidad de consolidar a efectos estadísticos en el grupo las partidas que se prevean en cada caso. Las diferencias existentes a la fecha, no obstante, se espera sean menores en el futuro y especialmente una vez que el ERP esté plenamente operativo. Hay una cierto número de temas pendientes, recogido desde la toma de requerimientos que se hizo en la filial francesa, que van a llevarnos tiempo y esfuerzo. La mayoría están relacionados con las conversiones de los códigos de productos semielaborados y su tratamiento en los almacenes intermedios. El papel del centro de desarrollo de nuevos productos es clave para prever las necesidades de soporte a medio y largo plazo. En ese sentido, la relación con las inversiones determinará las mejoras que se puedan efectuar en las estructuras que afectan tanto a Ventas como a Almacenes, lo cual deberá ser contemplado con vistas al soporte del futuro sistema ERP. Las actividades europeas necesitan un estudio adicional para identificar cuáles de ellas puedan ser soportadas por la nueva empresa de operación por medio de Internet que se espera entre inminentemente en funcionamiento. El interfaz con las actuales sucursales también puede plantear problemas de dimensionamiento, dada la colaboración con terceros que necesariamente habrá.

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Además de las consideraciones anteriores, el plan de comunicación central y las presentaciones a las diversas filiales son de importancia crucial, para lograr la máxima colaboración entre el personal. En el documento adjunto se muestra el impacto de la implantación del ERP en -

Las filiales europeas Las líneas de productos Las materias primas La relación con los proveedores de determinadas filiales

En la siguiente reunión del Comité de Seguimiento se analizará el avance en la solución de los temas pendientes y se tomarán las necesarias decisiones con vistas a la configuración del sistema ERP.

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6 PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA Finalidad de la etapa de Parametrización del Sistema En esta etapa se lleva a cabo la construcción del prototipo del sistema ERP que deberá ser validado. El prototipo consta de todas las funcionalidades parametrizadas acorde con las especificaciones de la modelización. Para ello se parte del modelo de empresa, que es reflejo de lo recogido en el informe de modelización y se preparan los casos de negocio, que serán la base del diálogo necesario para efectuar las tareas de parametrización. Un caso de negocio representa datos prácticos de negocio para un escenario específico identificado durante la modelización. Los casos de negocio son descritos en la estructura de los procesos a partir del modelo de sistema y son la base de las tareas que se llevarán a cabo en las pruebas de integración que tendrán como resultado la aceptación del sistema. Para cada caso de negocio es importante contar con datos de negocio de carácter práctico. Tomando como base la estructura funcional de los casos, los datos extraídos de la organización de la empresa deben cumplir los requisitos establecidos. Los mismos datos podrán ser utilizados más adelante en la aceptación del prototipo y acaso en las pruebas finales antes de la puesta en marcha del sistema. En el prototipaje, los usuarios clave participan en la simulación de los casos de negocio y los resultados son adjuntados a la documentación, que detallará los casos que han pasado con éxito la simulación y que tendrá en cuenta los cambios que son necesarios, las conversiones, las áreas que quedan fuera de cobertura, etc.. Una vez concluida la elaboración del prototipo y validado el mismo, se procede a la parametrización final del sistema ERP, de la que se obtiene una importante documentación de cara al mantenimiento futuro del sistema y posibles actualizaciones del producto. La fase de realización concluye con las pruebas de integración, en las que participan analistas, programadores, usuarios clave y la jefatura del proyecto. Durante la pruebas de integración tiene lugar la última oportunidad de ajustar la parametrización o cualquiera de los programas desarrollados.

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A partir de la validación de las pruebas de integración, el sistema deberá quedar listo para entrar en productivo, después de las aprobaciones finales y preparaciones para el productivo propias de la siguiente etapa. Seguidamente se resume el conjunto de las fases de esta etapa en forma gráfica y se detalla después las tareas correspondientes a cada fase. Por último, se incluyen algunos ejemplos de documentos asociados a las entregas más significativas de esta etapa.

6.1 ESQUEMA DE LA ETAPA DE PARAMETRIZACIÓN

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6.2 ACTIVIDADES DE LA PARAMETRIZACIÓN Gestión del Proyecto La gestión del proyecto, en la etapa de Parametrización, ha de hacer énfasis en el empleo eficaz del modelo de sistema basado en el ERP elaborado en la etapa de Modelización. El jefe de proyecto tiene un importante papel de intermediario en las relaciones entre los expertos en el ERP que participan como consultores y el personal de la empresa. Los aspectos claves de la gestión del proyecto en esta etapa son: - Al finalizar la parametrización, el sistema ha de quedar listo para su funcionamiento - Cualquier cambio deberá ser debidamente tratado a efectos del impacto que pueda producir - La comunicación en la comunidad del proyecto deberá ser objeto de la mayor atención. Surgen algunos riesgos en esta etapa - La propiedad de algunos procesos puede quedar suficientemente indeterminada - La ejecución de la configuración puede tender a desviarse del alcance acordado Se incluye seguidamente un extracto del informe de seguimiento que realiza un jefe de proyecto. ACTIVIDADES DEL MES EN CURSO General El proyecto se encuentra en la fase de Parametrización. Funcional El equipo ha finalizado las pruebas integrales en la mayoría de las áreas. Se continuará con el proceso del cierre mensual; ´ejecución total´. Entre los consultores y el equipo técnico se está tratando los desarrollos que faltan por acabar. Se va a dar de alta a los datos básicos en el entorno de instalación progresivamente. Tecnológico Se ha realizado la instalación del sistema productivo y se ha preparado un entorno pre-productivo con la parametrizacion del entorno de pruebas (006).

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Planificación de las actividades para el mes siguiente General Sem. 30

Fech a 23– 27

Fase del proyecto Parametriza ción final

Actividad Principal 



  ... 31

... 30 – 03

... Parametriza ción final

 

  

Transportar ordenes a entorno 008 (preproductivo) Pruebas facturación consumo periódico (entorno 005) Revisar desarrollos pendientes Revisar documentación ... Transportar ordenes a mandante 008 (preproductivo) Preparar perfiles de autorización Revisar desarrollos pendientes Revisar documentación

Comentario adicional  Acabar preparación de datos de carga Controlling

 

... Acabar procedimient os para la carga de Finanzas

Funcional Durante el mes próximo esta previsto acabar los desarrollos que afectan más a la formación (formularios, informes diarios etc.). Tecnológico Durante la semana próxima se cargará los datos de Finanzas como prueba en el entorno de prueba (013) antes de cargarlos en el entorno

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Proceso de Parametrización o configuración del Sistema Seguidamente, se detallan los procesos que componen parametrización o configuración del sistema. La figura nos sitúa respecto de los pasos previos de modelización.

la

Modelo de Empresa Consiste en las siguientes tareas  Armonización de los casos de negocio, datos maestros y estructura organizativa, habida cuenta del modo de trabajo de la empresa.  Clasificación de los casos de negocio que deben ser construidos que muestren el modo de trabajar en la empresa. La materialización del Modelo de Empresa se lleva a cabo mediante la Lista Base de Procesos de Negocio, que es la herramienta base para las actividades de configuración y pruebas. Consiste en - Una representación en base al ERP de los procesos de negocio y las transacciones contenidas en el alcance del proyecto - El repositorio de datos que alimentan todos los procesos de negocio Permite una visión de conjunto por proceso y transacción de - Los ciclos de configuración y pruebas - Transacciones, responsabilidades, información y enlaces A modo de ejemplo, se muestra la Lista Base ( o Línea Base ) de la Empresa Modelo de una implantación de ERP.

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Esta lista, desarrollada en una hoja de cálculo, permite visualizar y controlar los diversos aspectos que componen la mencionada lista. Primeramente se muestra la parte de la hoja de cálculo relativa a la identificación de un área de negocio (Logística de Ventas), con un escenario de negocio (Venta desde Stock usando acuerdo de calendario), con un Grupo de Procesos (Proceso de Pedido), con unos Procesos (Consulta de Cliente y Presupuesto a Cliente) y con las Funciones de ambos Procesos. A

B

C

D

E

F

G

LÍNEA BASE ( EMPRESA MODELO )

H

I

J RESPO NSAB

PLAN PRUEBAS

3.1A 1 E_AR PRO TR CODE SCNR GRP C FUNCIÓN ID 2 EA 3 001507 4 LOGISTICA DE VENTAS 019496 5 Venta desde stock usando acuerdo de calendario 010880 6 Proceso del Pedido 7 Proceso de la Consulta del Cliente 022351 8 Crear Consulta de Cliente 001767A Entrar Artículos de la Consulta 023425 9 Determinar Lineas de Calendario 020267 10 Determinar Impuestos 023224 11 Determinar Costes 023225 12 13 Proceso de Presupuesto a Cliente 022352 14 Crear Presupuesto 001768A 15 Visualizar Presupuesto 001768C 16 Crear Presupuesto / Ref. a Consulta 001768E 17 Determinar Cliente 023450 18 Determinar Artículos de Presupuesto 023431 Comprobar Disponibilidad de Artículos 19 020260 Determinar Plazos de Entrega en el Pedido020259 20 Determinar Precios, Descuentos, Recargos023223 21 Determinar Impuestos 22 023224 Determinar Costes 23 023225 24 020374 25

TY Caso Negocio

Estado

Una vez identificadas las transacciones, vendrá la asignación de responsable de configuración (parametrización) y prueba unitaria, así como los datos de planificación inicial y actual de la configuración y de las pruebas A

B

C

D

E

F

G

LÍNEA BASE ( EMPRESA MODELO ) RESPONSAB 1 3.1A E_AR PRO SCNR GRP C FUNCIÓN Config Prueba 2 EA 3 4 LOGISTICA DE VENTAS 5 Venta desde stock usando acuerdo de calendario 6 Proceso del Pedido 7 Proceso de la Consulta del Cliente 8 Crear Consulta de Cliente Entrar Artículos de la Consulta 9 Determinar Lineas de Calendario 10 Determinar Impuestos 11 Determinar Costes 12 13 Proceso de Presupuesto a Cliente 14 Crear Presupuesto 15 Visualizar Presupuesto 16 Crear Presupuesto / Ref. a Consulta 17 Determinar Cliente 18 Determinar Artículos de Presupuesto 19 Comprobar Disponibilidad de Artículos 20 Determinar Plazos de Entrega en el Pedido 21 Determinar Precios, Descuentos, Recargos 22 Determinar Impuestos 23 Determinar Costes 24

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H

I

CONFIGURACIÓN PLAN

ACTUAL

J

K

PRUEBAS PLAN

ACTUAL

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Pasado ese punto, se asigna código de prueba a cada transacción A

B

C

D

E

F

LÍNEA BASE ( EMPRESA MODELO )

3.1A 1 E_AR PRO SCNR GRP C FUNCIÓN 2 EA 3 4 LOGISTICA DE VENTAS 5 Venta desde stock usando acuerdo de calendario 6 Proceso del Pedido 7 Proceso de la Consulta del Cliente 8 Crear Consulta de Cliente Entrar Artículos de la Consulta 9 Determinar Lineas de Calendario 10 Determinar Impuestos 11 Determinar Costes 12 13 Proceso de Presupuesto a Cliente 14 Crear Presupuesto 15 Visualizar Presupuesto 16 Crear Presupuesto / Ref. a Consulta 17 Determinar Cliente 18 Determinar Artículos de Presupuesto 19 Comprobar Disponibilidad de Artículos 20 Determinar Plazos de Entrega en el Pedido 21 Determinar Precios, Descuentos, Recargos 22 Determinar Impuestos 23 Determinar Costes 24

G

H

CONFIGCPRUEBA CONFIRM View C View View Sec

Sec

Sec

AA00 AA01 AA02 AA10 AA15 AA16 AA17 AA18 AA19 AA50 AA51 AA52 AA53 AA54 AA55 AA56 AA57 AA58 AA59 AA60

Finalmente, se añaden notas significativas para las transacciones que así lo requieran. A

B

C

D

E

F

LÍNEA BASE ( EMPRESA MODELO )

3.1A 1 E_AR PRO V REQUISITOS Y EXPECTATIVAS DE LA LINEA BASE SCNR GRP C FUNCIÓN 2 EA 3 4 LOGISTICA DE VENTAS 5 2 casos de negocio: 1 stock disponible. 2 sin stock Venta desde stock usando acuerdo de calendario 6 Proceso del Pedido 7 Proceso de la Consulta del Cliente 8 Consulta para artículos de precio > 10000 euros Crear Consulta de Cliente Entrar Artículos de la Consulta 9 Determinar Lineas de Calendario 10 Determinar Impuestos 11 Determinar Costes 12 13 Proceso de Presupuesto a Cliente 14 Crear Presupuesto 15 Visualizar Presupuesto 16 Crear Presupuesto / Ref. a Consulta Consulta de referencias 17 Determinar Cliente 18 Determinar Artículos de Presupuesto 19 Comprobar Disponibilidad de Artículos 20 Determinar Plazos de Entrega en el Pedido 21 Determinar Precios, Descuentos, RecargosAplicar descuento como porcentaje del importe del pedido 22 Determinar Impuestos 23 Determinar Costes 24

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Preparar Casos de Negocio Un caso de negocio es la descripción de un procedimiento real de negocio que debe ser configurado. Cada caso de negocio consiste en varios procesos y varias transacciones del ERP que usan datos reales (datos maestros) a fin de configurar, probar y confirmar dichos procesos y transacciones. Los casos de negocio se relacionan con los niveles y grupos que se encuentran en el modelo de referencia proporcionado por el ERP.

Los casos de negocio pueden referirse a un área. Por ejemplo. Aprovisionamientos Compras Recepción de Mercancías Verificación de Facturas Pero podrían combinar funcionalidades de más de un área, como por ejemplo Aprovisionamientos Compras Recepción de Mercancías Verificación de Facturas Logística de Ventas Venta Directa Proceso de pedidos

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Se adjunta un extracto de diseño de Caso de Negocio DESCRIPCIÓN DE CASO DE NEGOCIO Tarea Nº 1 2 3 4

Descripción Consulta Cliente Pedido Estándar Facturación Traspaso a Centro Beneficio 1.

Consulta Cliente: Pasos Determinar precios Actividad ventas Presupuesto a cliente Artículos de consulta ….. Aceptación de consulta Verificación disponibilidades ….. Calculo coste venta Método de venta Transacciones utilizadas Condiciones de materiales Unidades organizativas afectadas Condiciones para la integración Funciones de informe Impacto en los procesos de negocio actuales Temas pendientes

2.

Pedido estándar: Pasos Control del crédito Control Nº serie Consulta calendario facturación ….. Determinación de tipo de material Consulta pedidos producción …. Determinar plazos de entrega Transacciones utilizadas Condiciones de materiales Unidades organizativas afectadas Condiciones para la integración Funciones de informe Impacto en los procesos de negocio actuales Temas pendientes

3.

Facturación: Pasos

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............... Observaciones Notas para el taller de prototipaje Fecha prevista para el taller Participantes previstos

Una importante condición inicial para la preparación de los casos de negocio es que los usuarios clave hayan adquirido el compromiso de participar en los procesos identificados y clasificados Los resultados de esta fase son:   

Lista de los casos de negocio para ser utilizados durante el prototipaje. Calendario detallado de sesiones de prototipaje. Descripción de los casos de negocio

Se lista seguidamente, a modo de ejemplo, los talleres de prototipaje previstos en una empresa en la que se está instalando ERP. Taller 1 – Visión general de la planificación de la producción Taller 2 – Visión general de la gestión de materiales Taller 3 – Estructura organizativa / Maestro de materiales Taller 4 – Aprovisionamientos de materiales Taller 5 - Aprovisionamientos de servicios Taller 6 – Datos maestros de producción Taller 7 – Gestión de inventarios Taller 8 – Verificación de facturas de aprovisionamiento Taller 9 – Procesos de planificación global Taller 10 - Procesos de planificación de factoría Taller 11 – Proceso de solicitudes de producción Taller 12 – Control de producción Taller 13 – Compras en la organización de marketing Taller 14 – Flujo de materiales Taller 15 – Funciones de ventas y expediciones

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Prototipaje Tiene como objetivos • Configurar (poner a punto) todos los casos de negocio definidos en el sistema ERP • Verificar y aprobar los casos de negocio configurados El prototipaje tiene lugar en sesiones de taller (workshops) llevadas a cabo en torno un determinado número de casos de negocio. El prototipaje es una actividad de carácter cíclico y consiste en las siguientes tareas  Durante las sesiones de prototipaje los usuarios clave participan en la simulación de todos los casos de negocio identificados, utilizando para ello datos representativos.  Las áreas cubiertas son documentadas.  Se identifican los cambios aprobados y las conversiones necesarias para ello  Los casos de negocio que son completados con éxito son aceptados firmados por los usuarios clave implicados.  Los casos de negocio y las estructuras de datos que se han identificado como relevantes tienen que ser documentados.

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Seguidamente, se indica a modo de ejemplo el contenido de una serie de ciclos de prototipaje. Línea de partida: Creación de áreas de venta. Códigos de cuentas. Calendarios de Fábrica. Datos maestros de materiales. Datos maestros de proveedores. Datos maestros de clientes. Inventario de stock. Pedidos de ventas. Pedidos de compras. Ordenes de producción. Pagos de clientes. Ciclo de prototipaje 1: Creación de una recogida de almacén y embalaje. Creación de rutas de transporte. Definición de condiciones de proveedores. Límites de de créditos de clientes. Determinación de materiales. Creación de presupuestos a clientes Creación de MRP Creación de pagos a proveedores Ciclo de prototipaje 2: Análisis de centros de coste. Análisis de inventarios Creación de pedidos de ventas con bloqueo de entregas Creación de albaranes de entrega Ciclo de prototipaje 3: Completar la afinación de la configuración por medio de la ejecución de transacciones excepcionales, informes, perfiles de usuarios. Preparar las pruebas de integración Los entregables de esta fase son:  Prototipo configurado y documentado.  Constatación detallada de interfases, conversiones de datos, informes, requerimientos específicos y nuevas funciones.  Identificación de las áreas cubiertas por el ERP estándar.  Identificación de los cambios organizativos y las justificaciones de ERP.  Confirmación de las funciones tratadas.

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Se adjunta un extracto del informe de una sesión de prototipaje Tarea de prototipaje Nº. Descripciòn de la tarea Pasos

1 Objeto del Proceso 1. Crear/ Visualizar/ /Modificar Solicitudes Compra de Material consumible con o sin registro en datos maestros de materiales No se incluye en el prototipaje el proceso con materiales para el almacen de producción

Variante

Condiciones específicas Documentos y datos maestros usados en pasos previos Unidades Organizativas

Proveedor Material Organiz Compras

SP01

Grupo de Compras

A4F

Plantas Unidades almacenamiento

Tema pendiente para integración Transacciones tratadas sin incidencias Funciones de informe utilizadas Impacto en los procesos de negocio actuales Referencias a otros documentos del proyecto

P9P3 MAG1

Ver ERP: Casos/Almacen_Completo/ CONSUM.DOC

Funciones de Parametrización utilizadas Documento de Parametrización Ordenes de transporte Requerimientos para interfaces con sistemas externos

Tablas

Transacciones

GK/FIXX_RPCON GK/MMSD_INV GK/MMSD_STCOD GK/MMSD_TRANS GK/SDMM_NVDR GK/SDMM_VV GK/SDMM_COL

GK/FIXX_VECU_RPCO GK/MMSD_INV GK/MMSD_STCOD GK/MMSD_TRANS GK/SDMM_NVDR GK/SDMM_VV GK/SDMM_COL

PAR/ES/Mat_34_3asd.doc

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Desarrollo de Programas de Interfaces, Conversiones, Informes y Mejoras Las funcionalidades no cubiertas por el ERP estándar precisan para su desarrollo de la aprobación del comité de seguimiento del proyecto y deben ser especificadas y documentadas de cara a la programación. Los interfaces, conversiones, informes, documentos de salida e impresión y mejoras al sistema se diseñarán, construirán y probarán acorde con las especificaciones. Una vez validados, deberán quedar documentados. Se indica seguidamente, a modo de ejemplo, una recopilación de necesidades de diseño de interfaces en la implantación de un ERP en una empresa industrial. INTERFAZ Carga de datos

TIPO Provisional

ERP vs HFF-CH

Batch/ Permanente Batch/ Permanente

HFF-CH vs ERP entradas en stocks Requisitos compras HFF

Batch/ Permanente

ERP a Sistema de Gestión de Almacenamientos

Tiempo RealPermanente

Escaners de código de barras a ERP

Tiempo RealPermanente

Sistema de planificación del proceso de fabricación por lotes Captura de datos de Fabricación

Tiempo RealPermanente

Conexión Comercial-Web

Batch/ Permanente

Batch/ Permanente

DESCRIPCIÓN Referirse a requerimientos de conversión de datos Transmisión de planes para requerimientos de materiales del SOP Transmisión de entradas de mercancías desde el proveedor en HFF al Sistema ERP Transmisión de datos de materiales y proveedores en el circuito de adquisiciones. Interfaz de ERP a almacenes locales para transferencias de stock, devoluciones a proveedores, etc. Los detalles se definirán durante el prototipaje. No está aún decidido si la conexión se hará al ERP o al Sistema de gestión de almacenamientos. Ver lista de temas pendientes. Posible enlace con el Sistema TVRT utilizado para planificar las máquinas. Se decidirá durante el prototipaje. El alcance depende de las decisiones que se tomen sobre los factores de los que depende. En evaluación. Deberá estar investigado antes de entrar en el prototipaje. Info sobre Stocks antes de lanzar pedido / Avisos e pagos Confirmación de expedición Solicitud de Contrato Solicitud de valoración

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En la siguiente figura, el paso de parámetros entre el sistema ERP y un sistema externo, que deberá ser resuelto por el correspondiente desarrollo de un programa de interfaz.

Creación de Procedimientos Se diseñará la estructura de los manuales de usuarios finales, una vez desarrollados los programas suplementarios. A modo de ejemplo, se incluye un extracto del diseño de un manual de usuario.

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GUÍA DE USUARIO DEL NUEVO INTERFAZ SISTEMA ERP-SISTEMA RICLA Contenidos 01. Introducción. Objeto. Alcance. Definiciones. Glosario. 02. Creación de Pedido 03. Modificación de Pedido 04. Cancelación de Pedido 05. Alta de Pedidos de Aprovisionamiento dado de alta en RICLA 06. Modificación de Pedidos de Aprovisionamiento dado de alta en RICLA 07. Cancelación de Pedidos de Aprovisionamiento dado de alta en RICLA 08. Visualizar pedidos en el listado de pendientes de envío 09. Visualizar pedidos aceptados en el listado de estado de pedidos 10. Visualizar el estado de un pedido expedido en el listado de estado de pedidos 11. Visualizar pedidos bloqueados en el listado de pendientes de envío 12. Visualizar los errores en el traspaso de datos entre ERP y RICLA Diagrama de estados del proceso

Operativa para crear un Pedido Datos a consignar En la cabecera del pedido Clase de pedido Proveedor Organización de Compras Grupo de Compras Sociedad Referencia en ERP En cada línea de pedido Material Cantidad pedida Precio Neto Fecha de entrega Centro

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Pedido resultante Número de pedido Fecha de documento Pasos a seguir Desde el Menú de Almacenes, acceder a la transacción Creación de Pedido de Proveedor, siguiendo el camino Proveedores -> Almacenes -> Material -> Aprovisionamiento -> Pedido > Crear -> T00-PROV-21 Proveedor Al validar la entrada a la transacción, aparecerán las pantallas siguientes: ............. .

Parametrización Final Esta fase está condicionada a:  Entornos de pruebas e integración disponibles y operativos  Participación imprescindible de los usuarios clave.  Procedimientos de utilización del Sistema (manuales de usuarios finales) disponibles.  Decisiones tomadas en cuanto a la resolución de deficiencias encontradas.  Definidas las estructuras de autorización Las tareas de esta fase son:  Implantación de los valores de parametrización  Verificación del Sistema ERP en función de las exigencias al sistema  Integración de todas las funcionalidades ERP con los programas de conversión de datos y de interfaces. El resultado será un Sistema ERP configurado y probado correctamente. Un ejemplo de parametrización de costes es el siguiente: Este punto de parametrización se refiere a todas aquéllas configuraciones relacionadas con la parametrización de los costes de los componentes para el presupuesto detallado de Postventa. Las rutas de acceso para la parametrización de todo lo relacionado con los costes serán las siguientes: Parametrización  Gestión de almacenes  Valoración e imputación  Determinación de cuentas  Determinación de cuentas sin asistente 

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Crear contabilizaciones automáticas. (Antes se habrán creado por funcional la cuenta 99002200 para los componentes y la ruta seguida será: Finanzas/ Gestión Financiera/ Libro Mayor/ Datos maestros/ Crear.) Determinar categorías de valoración. 1º Referencia a Categoría de Cuenta. (1234 Recambios para Postventa) 2º Categoría de Valoración. (3234 Recambios Postventa/ 1010 ) 3º Tipo de material/ Referencia a cuenta. ( 1011) Parametrización  Mantenimiento y Gestión de Servicios  Gestión de mantenimiento y servicios  Parametrizaciones básicas  Actualizar categorías de valor  Actualizar categorías de valor. Asignar clases de coste a categorías de valor. (Antes se habrán dado de alta las clases de coste primario y secundario por funcional: Finanzas/Controlling/ Clase de coste/ Datos maestros/ Tratamiento individual/Crear primario ) La clase de coste primario es la cuenta 99002200 referida a los recambios o componentes (se da de alta también como cuenta de Mayor) y la clase de coste secundario es la cuenta 99002200 referida a la Mano de Obra (no se da de alta como cuenta de Mayor).

Gestión del Cambio en la Etapa de Parametrización Consta de las siguientes fases y actividades. Desarrollar autorizaciones - Crear Perfiles de Autorización en el entorno de producción - Crear Perfiles de Autorización en el entorno de formación - Crear el mapa conjunto de autorizaciones - Implantar el concepto de autorización Definir el plan de formación de los usuarios finales - Determinar el calendario de formación de los usuarios finales - Asignar los alumnos a los cursos - Confirmar el enfoque de formación de usuarios finales

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Preparar la formación de usuario final - Confirmar el calendario de formación de usuarios finales - Poner en marcha el entorno de formación con los datos necesarios - Poner en marcha los recursos de formación - Redactar el material de formación Pruebas de Integración El propósito de esta fase es llevar a cabo las pruebas de integración con vistas a la aceptación y firma por parte del equipo de proyecto. Las pruebas de integración sirven para asegurar que el sistema ERP integrado encaja con los requerimientos funcionales del negocio. En la figura, un guión de pruebas de integración de un caso de negocio. GUIÓN DE PRUEBAS CASO 1CREACION Y ENVIO Objetivo Nº

XT-1

XT-2 XT-3 XT-4

XT-5 XT-6

XT-7

Descripción

Resultado

Envío de una solicitud de FastCast al ERP. Se comprueba la llegada del pedido tanto al ERP como a la oficina y se comprueba que los datos Envio solicitud son correctos. Creación y envío de una solicitud en FasrtCast, con numero de referencia no valido. Comprobar Crear una nueva solicitud en que el usuario recibe un mensaje de error, y no se Oficina. permite el envío de la solicitud. Verificar si el flujo de aprobacion de la solicitud Flujo de Aprobacion fue correctamente creado. Envio de un pedido de Oficnai para ERP. Verificar la llegada del pedido en ERP, asi como los datos Envio Solicitud Confirmada recibidos. Creacion y envio de una solicitud con numero de referencia no valido. Verificar que el usuario recibe un mensaje de error y no se permite el Referencia erronea envio de la solicitud. El proveedor acepta completamente el pedido de Oficina. Verificar que el comprador pueda Aceptacion del Proveedor visualizarlo por medio de una consulta Crear pedido cerrado enFastrCast, contra un pedido abierto. El pedido debe contener 2 posiciones, una con material y otra sin material. El pedido debe ser por una cantidad parcial del pedido abierto, con un texto descriptivo del Pedido cerrado material diferente al tex

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Gestión de Calidad en la Etapa de Parametrización La Gestión de la Calidad tiene como finalidad validar la configuración del sistema llevada a cabo acorde con los modelos entregados en la etapa anterior. Para ello se tendrá en cuenta: Respecto del Sistema estándar ERP - Las ampliaciones al sistema y los interfaces se han construido acorde con las especificaciones - Se dispone de plan de pruebas y registros para las pruebas - Se ha verificado que el software ERP cumple los requisitos técnicos para la operación - Se dispone de documentación técnica de especificaciones de configuración - Existe la versión borrador el manual de usuario - Los usuarios clave están capacitados para formar a los usuarios finales Respecto de los Interfaces desarrollados - Existen especificaciones sobre las ayudas en la operación - Los protocolos de transmisión de los interfaces han sido revisados - Las funciones de seguridad han sido probadas y se dispone de accesos adecuados - Los interfaces cumplen los requisitos de objetivos y de presentación, corrección, etc - La documentación de los interfaces permite su mantenimiento - La implantación de las bases de datos está documentada y existe el modelo físico - El manual de usuario, en cuanto a interfaces, existe al menos en versión digital - El procedimiento de aceptación de los interfaces está disponible - Los casos de prueba de integración están disponibles - Los datos muestran contenidos correctos - Los interfaces funcionan bien en los casos de negocio probados - Los accesos y autorizaciones de los accesos han sido probados

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Respecto de las Ampliaciones al sistema - Las ampliaciones cumplen los requisitos de objetivos, corrección, fiabilidad, etc - Las ampliaciones han sido documentadas y permiten su mantenimiento - Las bases de datos correspondientes han sido instaladas y documentadas - El manual de usuario, en cuanto a ampliaciones, existe al menos en versión digital - El procedimiento de aceptación de as ampliaciones está disponible - Los casos de prueba de integración están disponibles - La implantación de la cadena de procesos está acorde con la integración de negocio - Los datos muestran contenidos correctos Respecto de las Pruebas de integración - Se dispone de plan de pruebas de integración funciona , a partir del modelo de negocio - Los resultados de los casos de test no muestran problemas críticos - El software estándar cumple los requisitos de objetivos, autorizaciones, seguridad, etc - El manual de usuario está disponible, al menos en versión digital - La conectabilidad del sistema está asegurada y los interfaces funcionan - Se ha terminado la integración de los nuevos procesos de negocio creados - La implantación de la cadena de procesos está acorde con la integración de negocio - Las redes están disponibles y activas - Se dispone de datos productivos - Los datos utilizados en las pruebas de integración muestran contenidos correctos - Las funciones de ayuda están operativas - La documentación ha sido actualizada

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6.3 EJEMPLOS DE ENTREGABLES DE LA PARAMETRIZACIÓN Seguidamente, se ponen algunos ejemplos correspondientes a las entregas de esta etapa.

de

documentos

 Lista Maestra de Procesos de Negocio

LISTA DE PROCESOS DE NEGOCIO Area Scenario Group Process Procedimiento

T ransaccio n

Aprovisionamiento Aprovisionamiento interno Solicitud Compra Proceso Solicitud Compra Cambiar solicitud compra A452 Visualizar solicitud compra A453 Borrar solicitud compra A452 Crear solic compra/ maestro materiales A451 Borrar solicitud compra / maestro materiales A451 Compra Asignación solicitud compra Asignar recursos a solicitud compra A456 Asignar proceso a solicitud compra A457 Compromiso según acuerdo de compra Cambiar compromiso acuerdo material consumible A432 Visualizar acuerdo sobre mAterial consumibleA 433 Mantener listas fuente A401 Visualizar lista fuente A403 Cambios a lista fuente A404 Generar lista fuente A405 Mantener acuerdo sobre entrega A438 Crear acuerdo de entraga de consumible A431 Proceso de perdido de compra Crear pedido de compra con fuente A425 Pedidos: Soicitudes de compra asignadas A458 Crear Pedido Compra para stock A421 emanda directa de material de stock A421 Cambiar articulo stock en pedido de compra A422 Visualizar pedido de compra para artículo stock A423

TR TR TR TR TR

TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR TR

.

Línea C CC

R espo nsables

Codigo Tipo Consultor

M. Vlaand M. Vlaand M. Vlaand M. Vlaand M. Vlaand M. Vlaand M. Vlaand H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón H. Calderón N. Urrutia N. Urrutia N. Urrutia N. Urrutia N. Urrutia N. Urrutia N. Urrutia

Dueño

T. Sanz T. Sanz T. Sanz T. Sanz T. Sanz T. Sanz T. Sanz L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata L. Morata

.

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Ciclos Config Final

Base

C1

C2

C3

Create

Create

Create

Create

x x x x

X X

X X X X

X X X X X

CC Integración

C4

I1

I2

Create Create Create

X X

X X x x x x

X

X

X X X

X

X X X

X X X X

x

X

X X X X X

X

X

X

X X

X

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 Evaluación de Caso de Negocio en el Prototipaje Descripción del Caso de Negocio

AREA: DESCRIPCIÓN DEL CASO: RESPONSABLE: ESTÁTUS APROBADO POR:

COMERCIAL EJEMPLO

Tarea Nº 1 2 3 4

Descripción Proceso de Consulta de Cliente Proceso de Pedido Estándar de Cliente Facturación Transferencia de beneficios a Contabilidad de Centro de Beneficio

Descripción de Tareas

Proceso de Consulta de Cliente

Pasos

Ejecutar control de exportación Determinar precios de oferta Determinar fechas de envío de oferta Proceso de actividad de ventas Proceso de preparación de oferta Determinar alternativas de material ...

Condiciones Documentos y Datos Maestros utilizados en los pasos previos

Material Cliente Solicitante Agente

Unidades organizativas

Grupo de Vendedores Canal de distribución División Organización Ventas Oficina de Ventas

Temas integración Transacciones OK

Documentos

Funciones Report usada Impacto en otros procesos

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 Procedimiento de Usuario Explicación resumida del procedimiento: Visión general del proceso de negocio Antes de que se pueda usar el programa de pagos se necesita definir los bancos y cuentas de su sociedad, así como los métodos de pago pertinentes y las formas de pago. El sistema estándar ya contiene métodos de pago y formatos de pago. Se les puede transferir y adaptar a los requerimientos. Por medio de la configuración del programa de pago, se controla lo que se paga y a quién hay que pagar. Para ello, se especifican las reglas de acuerdo con lo que los artículos abiertos para ser pagados tienen seleccionado y agrupado para pagos, cuando se ejecuta el pago. Básicamente, la fecha debida de los artículos abiertos determina cuando se ejecutará el pago. Sin embargo, se puede especificar el plazo de pago con más detalle, por medio de la configuración, a quien se va a hacer el pago. Se puede determinar quién recibe el pago y cómo se hace el pago. Determine las reglas que se van a utilizar por el método de pago, así como la selección del banco y cuenta para el pago.

Nombre del procedimiento: CREAR PAGO AUTOMÁTICO Acceso a la transacción: Via Menus

FINANZASContabilidad Cuentas a PagarProceso Periódico Pagos FI-345

Via Código de Transacción

Operativa: En la pantalla “Transacciones Pago Automático”, introduzca la siguiente información: Nombre del Campo

Descripción

C/V/M

Fecha Ejec

Fecha en la cual se va a llevar a cabo el pago Identificador definido por el usuario, para el pago

V

Identificación

V

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Acciones del Usuario

Coment.

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Pulse Intro Pulse el botón “Mantener Parámetros”. En la pantalla “Transacciones Pago Automático”: Pantalla de Parámetros, introduzca los datos: Códigos de Sociedad Métodos de pago Fecha del siguiente asiento Número de proveedor

Sociedad/es para las cuales se va a ejecutar el programa. Métodos de pago a ser incluidos en la ejecución del pago. Fecha de la siguiente fecha prevista para la ejecución del programa de pago. Proveedor/es a ser incluido/s en la ejecución del programa de pago.

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V V V V

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 Documentos de Pruebas de Integración INFORME DE PRUEBAS DE INTEGRACIÓN Código de Plan de Pruebas:

Código de informe de Pruebas:

Áreas funcionales: Fecha de las Pruebas: . . / . . /20 . . Fecha Aprobación: . . / . . /20 . . Pr Tema de Prueba Acciones de Menú

Probado por: Aprobado por: OK

Posibles acciones en la barra de menú Posibles acciones en la barra de herramientas

Pantallas interactivas

Llamada a la siguiente pantalla Paso de mensajes Paso de datos Interrupción de diálogo Control de autorización

Funcionalidad

Menús por usuario Funciones disponibles Salto posible Paso al interior del mismo área Implicación otras áreas

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Informe de investigación de Pruebas de Integración Variante nº: Paso de proceso nº Tema pendiente Código de transacción o nombre del report:

Tema Pendiente nº

Descripción del problema Caso de Negocio asociado en el Prototipaje: Impacto: Alto Investigación pedida ______________ por:

Medio Fecha:

Comentarios adicionales / observaciones Solución propuesta

Aceptación

Fecha

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Bajo ___/___/___

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 Procedimiento de Pruebas de integración Estrategia de Pruebas Propósito Procedimiento Plan de pruebas Tipos de pruebas Pruebas unitarias Pruebas de desarrollo Pruebas funcionales Pruebas de integración Visión de Conjunto de las Pruebas en la Empresa Implantación del Procedimiento de Pruebas Definición Propósito Prerrequisitos Forma de realizar las pruebas Resultados Logística del Equipo de Pruebas Procedimiento Resultado Pruebas unitarias Definición Propósito Prerrequisitos Forma de realizar las pruebas Resultados Pruebas de desarrollo Definición Propósito Prerrequisitos Forma de realizar las pruebas Resultados Pruebas funcionales Definición Propósito Prerrequisitos Forma de realizar las pruebas Resultados

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Pruebas de integración Definición Propósito Prerrequisitos Forma de realizar las pruebas Resultados Definición de los casos de pruebas de integración Creación del plan de pruebas finales de integración Aprobación del plan de pruebas finales de integración Realización de las pruebas finales de integración Verificación de la migración de todos los objetos al entorno de pruebas Congelación del entorno existente Realización de la prueba final de integración Finalización el sistema Revisión de resultados y aprobación de las pruebas finales de integración

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7. INSTALACIÓN DEL SISTEMA Finalidad de la etapa de Instalación del Sistema En esta etapa es de destacar el proceso de conversión de datos desde el sistema anterior al nuevo sistema ERP. Esta conversión se lleva a cabo mediante programas de procesamiento por lotes input realizados en el lenguaje de programación propio del ERP. La formación de usuarios finales es clave en esta etapa. Normalmente, esta formación es llevada a cabo por los usuarios clave, que se han convertido en expertos en ERP a lo largo de su participación activa en las diversas etapas del proyecto. La puesta en marcha del sistema productivo es un momento crítico, pues pueden surgir una multitud de incidencias de tipo técnico o de manejo del sistema. La etapa termina con el sistema en funcionamiento real y con otra etapa que será de soporte al sistema productivo, en la cual inicialmente sigue colaborando el equipo de proyecto. Los compromisos de cara a la finalización del proyecto son. • Preparación de la organización de soporte • Pruebas de aceptación • Conversión de datos • Distribución de los resultados del proyecto Las pruebas de aceptación tienen como objetivos - Probar y verificar los procedimientos de negocio redefinidos y las instrucciones de trabajo habida cuenta la configuración del sistema - Probar que el negocio puede funcionar con nuevo sistema construido por el equipo de proyecto Las pruebas de aceptación son llevadas a cabo por grupos de usuarios finales que han recibido previamente la necesaria formación Estas pruebas son denominadas también pruebas de aceptación de los usuarios o pruebas de aceptación de negocio (por comparación con las pruebas de integración llevadas a cabo por el equipo de proyecto)

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El arranque del nuevo sistema marca el hito de paso a la utilización del nuevo sistema de cara a las operaciones productivas. Seguidamente se resume las fases de esta etapa en forma gráfica y se detalla después las tareas correspondientes a cada fase. Por último, se incluyen algunos ejemplos de documentos asociados a las entregas más significativas de esta etapa.

7.1 ESQUEMA DE LA ETAPA DE INSTALACIÓN

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7.2 ACTIVIDADES DE LA INSTALACIÓN Guión de puesta en marcha Esta fase se refiere a la anotación de las actividades que tienen que ser tomadas en cuenta de cara a la planificación del resto de fases de esta etapa encaminadas a poner en marcha el nuevo sistema basado en el ERP. Una vez más, los check list del control de calidad que se va a efectuar el final de la etapa es la base para asumir las tareas que hay que realizar y la entregas que se van a distribuir. Gestión del proyecto A partir del guión de actividades de puesta en marcha, el jefe de proyecto tendrá especialmente en cuenta:  La preparación del soporte inicial del sistema productivo, para asegurar que cualquier incidencia que pueda sobrevenir pueda ser resulta por el equipo de proyecto.  La aprobación formal por parte del comité de seguimiento del proyecto del cierre de actividad con el sistema anterior y el comienzo con el nuevo sistema ERP. En términos generales, en esta fase el jefe de proyecto se dispone al cierre de actividades, efectuando el balance del proyecto en cuanto a la gestión de recursos humanos y técnicos llevada a cabo. En la figura, la planificación de la migración de datos previa a la entrada en régimen productivo del sistema ERP instalado.

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Puesta en marcha del entorno productivo La condición previa es la definición del entorno productivo. Las tareas se centran en la construcción del entorno productivo utilizando para ello los esquemas de subdivisión organizativa. Las entregas de esta fase son los documentos del entorno productivo plenamente operativo. Acuerdo formal de arranque del sistema productivo Esta fase se refiere a la aprobación formal por parte del comité de seguimiento del proyecto, que se responsabiliza del comienzo de la producción con el Nuevo sistema ERP y del consiguiente abandono de la producción con el sistema anterior.

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Formación de usuarios finales Previamente, se debe  Asegurar la disponibilidad de los usuarios clave.  Asegurar la disponibilidad de los usuarios finales y su familiaridad con el entorno Windows.  Acordar la provisión y disponibilidad del material de formación  Asegurar que el entorno de formación está operativo, tanto desde el punto de vista técnico como documental (manual de usuario, manual de formación, colección de ejercicios). Consta de las siguientes tareas:  Definición de las estructuras y materiales de formación para los procesos y estructuras de datos.  Preparación de la documentación de usuario específica.  Proporcionar la documentación en la lengua del proyecto, en caso de proyectos multinacionales, llevando a cabo la traducción en su caso.  Planificación y ejecución de la formación de usuarios finales en el uso del sistema ERP y la utilización del manual de usuario. Las entregas que surgen de esta fase son:  Material de formación definido y documentado para las funcionalidades previstas.  Pruebas de formación de usuarios finales. Se muestra una unidad didáctica preparada para el libro del profesor que va a impartir la formación de los usuarios finales del departamento comercial.

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Unidad Didáctica: Proceso de Créditos y Devoluciones 3 Horas y 25 minutos Síntesis de la Unidad Didáctica

Lista de Temas de la Unidad Didáctica Tema 1: Visión general de Créditos y Devoluciones Tema 2: Proceso de Devoluciones Tema 3: Proceso de Créditos Nota: Los alumnos tienen que realizar los ejercicios después de la explicación teórica de la Unidad. Contexto de la Unidad Didáctica Objetivos de la Unidad Didáctica Al finalizar, los participantes deberían ser capaces de:  Crear solicitudes de notas de crédito, con referencia a documentos de venta  Relacionar pedidos de venta con documentos de crédito.

2 Horas Teoría: 60 minutos Ejercicio: 60 minutos Repaso: 20 minutos Síntesis de la Unidad Didáctica Esta Unidad Didáctica trata de:



Describir cómo manejar las quejas de los clientes y procesar las devoluciones y los créditos. Mostrar a los alumnos los diferentes tipos de documentos del ciclo de venta Diga a los alumnos que este curso fue diseñado con gráficos de soporte y observaciones diversas, con la finalidad de ayudar a llevar a cabo las actividades de negocio. El alumno debe esforzarse en ampliar sus propios conocimentos en las opciones no contempladas en este curso básico. Subrraye el hecho de que disponen de la ayuda online. Anime a los alumnos a que discutan las aplicaciones de negocio con otros participantes del curso. Haga que los alumnos se mentalicen a utilizar los servicios de soporte de ERP.

Para asegurarse de que los alumnos comprenden el escenario de negocio, esquematice en la pizarra: El cliente devuelve un producto adquirido mediante el pedido de venta desarrollado en la Unidad Didáctica 4. Dicho producto sufrió un desperfecto durante el transporte. Hay que procesar una devolución del producto basada en el pedido generado en la Unidad Didáctica 3. El cliente solicita un crédito, respecto del producto que compró pero no recibió, referente al pedido de ventas de la Unidad Didáctica 4. Hay que procesar un crédito para el cliente, creando para ello la correspondiente solicitud de nota de crédito y confirmado dicho crédito en el momento de la facturación. El sistema ERP asentará automáticamente el crédito a la cuenta del cliente.

Lista de Temas en la Unidad Didáctica Tema 1: Visión general de Créditos y Devoluciones Tema 2: Proceso de Solicitud de Devolución Tema 3: Proceso de Solicitud de Nota de Crédito

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Distribución de entregables a los usuarios En esta fase, los usuarios reciben los medios necesarios para trabajar con el nuevo sistema. Parte esencial de esta fase es lo relativo a las autorizaciones. Previamente se habrá tenido que especificar el diseño lógico de las estructuras de autorización, utilizando para ello el formato matricial Consta de las siguientes tareas:  Definir los objetos de autorización.  Decidir qué objetos de autorización son obligatorios inicialmente y cuáles pueden ser determinados posteriormente.  Decidir qué objetos y perfiles deben ser definidos para los procesos y las estructuras de datos.  Refinado de los pasos anteriores, si fuera necesario. Las entregas que surgen de esta fase son:  Objetos y perfiles de autorización para los procesos y estructuras de datos. Documentación de usuario final Consta de las siguientes tareas:  Asegurar que los manuales de usuario (en versión electrónica o en papel) están disponibles en los lenguajes de los usuarios. Las entregas que surgen de esta fase son:  Modelo de documentación específica de usuario. A continuación se muestra un extracto de manual de usuario final MANUAL DE USUARIO: FACTURACIÓN CREACIÓN DE FACTURAS Esta transacción se utiliza cuando se va a tratar un volumen pequeño de datos.. Mediante el menú se accede de la siguiente manera: Marketing  Comercial  Facturación  Factura de Pedido  Crear A continuación se pulsa VALIDAR o INTRO. Los campos a tratar son los siguientes:

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Campo

Descripción Se especificará la orden (o el rango de pedidos ) a Pedido facturar. Recoge todos los pedidos pendientes de facturar hasta Fe.factura/liquid. esa fecha Lista cabecera Se marcará para visualizar los datos de forma secuencial. A continuación se pulsa VALIDAR Visualización del listado Se pulsará VALIDAR y se verificará el listado. En el caso de ejemplo vemos que hay un aviso relacionado con el IVA.

La pantalla principal muestra un listado con todas las ordenes que han pasado el filtro de selección:

Si se quiere previsualizar se hará doble-click sobre un número de documento. Si se quiere facturar se seleccionará la orden y se pulsará sobre GUARDAR . Facturación Múltiple Esta transacción se utiliza cuando se tiene que facturar un volumen grande de datos. Antes de crear definitivamente las facturas es conveniente simular el proceso para ver el número de facturas creadas y si existe algún posible error. Mediante el menú se accede de la siguiente manera: Marketing  Comercial  Facturar

Facturación  Factura de Pedido  Proceso Múltiple 

A continuación se pulsa INTRO Los campos a tratar son los siguientes: Campo Organización ventas Fe.factura/liquid.

Descripción Sociedad a facturar. Recoge todos los pedidos pendientes de facturar hasta esa fecha.

Fecha de prestación de Fecha de edición del contrato. servicios

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Bloqueo de Factura Aut.tarj.pago.nec Autoriz.previo Control de ejecución

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Blanco si sólo se quiere facturar pedidos sin bloqueo. Blanco. Blanco. Se marcará Ejecución de prueba para ejecutar en modo simulación. Se marcará Salida de Listado si se quieren ver los mensajes.

En vez de rellenar los datos cada vez que se quiera facturar es conveniente crear una variante con los datos que van a ser fijos y modificar sólo los datos relativos a fechas. A continuación se pulsa VER para ver los listados asociados. .............

Pruebas de aceptación La finalidad de este grupo de tareas es probar y verificar los procedimientos de negocio redefinidos y las instrucciones de trabajo, habida cuenta la configuración del nuevo sistema. La cuestión cuya respuesta exige el usuario es: ¿ Puede funcionar el negocio con el sistema construido por el equipo de proyecto ? Las pruebas de aceptación se llevan a cabo por un colectivo de usuarios finales que ha recibido la necesaria formación, lo cual supone que previamente se han llevado a cabo satisfactoriamente las pruebas de integración por parte del equipo de proyecto. Los usuarios que llevan a cabo las pruebas de aceptación utilizan sus propias instrucciones de trabajo y perfiles de seguridad de acceso. Las pruebas de aceptación conllevan una cantidad suficiente de simulaciones de operaciones productivas. Aparte de los aspectos puramente funcionales, es el momento de probar diferentes cargas de trabajo, volúmenes de datos y criticidad de ciertas transacciones, así como el tratamiento de los errores operativos que puedan surgir. Las entregas de esta fase son los documentos acreditativos de las pruebas efectuadas.

Conversión de datos

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En este epígrafe se condensa lo relativo a las fases de  Planificación de la conversión de datos.  Ejecución de la conversión de datos Para llevar a cabo estas actividades es preciso disponer de  Las herramientas de conversión y la base de datos configurada.  Entorno productivo operativo  Plan de conversión  Ficheros de datos a ser transferidos al ERP, con sus correcciones o complementos necesarios.  Información a los propietarios de los datos del ERP sobre la necesidad de su firma antes de proceder a la transferencia de los datos al entorno productivo. Las actividades se centran en la conversión y prueba de las estructuras de datos y en la aceptación de los propietarios de los datos. Relativo también a la gestión de datos está lo que se refiere a la reorganización y el archivado, que consta de las siguientes tareas:  Decidir y documentar los procedimientos y las tareas de reorganización y archivado que se deben llevar a cabo.  Identificar, definir y poner en marcha los procedimientos específicos, habida cuenta las restricciones legales al respecto. Las entregas que surgen de esta fase son:  Ficheros de datos convertidos.  Definición y documentación de los procedimientos de reorganización y archivado.  Sistema ERP listo para la producción, incluyendo los ficheros de datos En la figura, pruebas de datos, con motivo de su conversión al ERP

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Guión de Pruebas Area Proceso Dato Negocio en ERP-WEB Creación de Pedido de Compra Clase Pedido Proveedor Org. Compras Grupo Compras Sociedad N.Referencia Material Cantidad Pedida Precio Neto Fecha Entrega Centro N. Pedido Entorno Fecha registro docu Estado Usuario creador Flag espera

Valor del Dato

Tablas

Transacción

Observacione s TAC-ENV ST-ENV

Código

.

C

Program a C

CIU12 CIU34 Normal 809 19 G4 43 3003 4010-KL 1 23 10.10.2013 72

intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario intro usuario grabar Intro sist intro sist 59 fijo intro sist lista

X X X X X

X X X X X X

Puesta en marcha de la administración del sistema Para ello, se debe disponer de  Personal técnico ( especialistas en ERP y base de datos ) capacitados para soportar la estructura productiva.  Entorno productivo en estado operativo.  Autorizaciones de acceso determinadas.  Estructura de administración ERP para el sistema operativo, base de datos y software básico ERP.  Organización productiva y de soporte.  Objetos de autorización definidos.  Planificación de procesos por lote determinados y documentados. Consta de las siguientes tareas:  Crear un documento con la descripción de las tareas a realizar, necesarias para llevar a cabo la producción con el sistema ERP (manual de operación).  Determinar quién será el administrador del sistema ERP (sistema operativo, base de datos, ERP básico).  Implantación de las autorizaciones, aplicando las normativas al respecto.  Definir los calendarios para llevar a cabo los procesos por lotes en el sistema productivo, incluyendo la distribución a la organización de soporte.  Preparación de la organización de soporte de usuarios, antes de transferir el sistema al entorno productivo.

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Las entregas que surgen de esta fase son:  Manuales de soporte a la administración del sistema.  Definición y puesta en marcha de las planificaciones de los trabajos de producción.  Definición de la función de gestión del cambio y puesta en marcha de su correspondiente organización, para llevar a cabo la etapa productiva.  Definición del soporte de usuario necesario para poner en marcha los procesos y las estructuras de datos. Transporte al sistema productivo Previamente,  El sistema ERP debe haber sido completamente parametrizado y se debe haber instalado la administración del sistema.  Se debe haber tomado las decisiones respecto a los temas pendientes.  Los usuarios clave y finales deben estar disponibles.  El entorno productivo debe estar operativo. Las tareas a realizar son:  Se debe desarrollar una estructura de pruebas para probar los resultados de la parametrización del sistema.  Se deben resolver los problemas excepcionalmente surgidos.  Los usuarios deben llevar a cabo una prueba del sistema respecto a los datos incorporados, así como los accesos a los casos de negocio más importantes por medio de las autorizaciones acordadas.  Transporte de los datos al entorno productivo del sistema ERP. Las entregas de esta fase son:  Un sistema ERP productivo listo para comenzar a funcionar.  Temas que se han resuelto antes de la puesta en marcha.  Colección de entregas y procedimientos relativos a la puesta en marcha.

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Un ejemplo de órdenes de transporte es Transporte de programas, desde Integración a Producción TA23 Orden de labor-xport Listar objetos Incluir objetos Objetos selección libremente Clase de desarrollo VKRPG Responsable Programa: ej. VKPMWOCLI001-ERP P en orden Validar Luego, StatusMngmt Integración

para

importar

desde

La tabla recoge, a modo de ejemplo, una planificación de órdenes de transporte Número Orden Paso Usuario 1 3357 DTP 2 3536 DTP 3 3558 DTP 4 3568 DTP 5 3593 DTP 6 3640 DTP 7 3850 DTP 8 4095 DTP 9 3355 FAP 10 3473 FAP 11 3702 FAP 12 3736 FAP 13 3777 FAP 14 3439 MRS 15 3540 MRS 16 3560 MRS 17 3632 MRS 18 3654 MRS 19 3780 MRS 20 3801 MRS 21 3803 MRS 22 3806 MRS 23 3808 MRS 24 3824 MRS 25 3831 MRS 26 3846 MRS 27 3852 MRS

Descripción ESTADO DETERMINACION DE PRECIOS Sin liberar AMPLIACION DE PROYECTO PARA FACTURAS Sin liberar AMPLIACION DE PROYECTO PARA VARIANTES DE COPIA Sin liberar determinación de precios online Sin liberar determinacion de cuentas de ingresos(tablas condicion) Sin liberar mam/determinancion de mensajes Sin liberar CALENDARIO DE FACTURACION Sin liberar LISTAS DE PRECIOS SIN CONDICIONES Sin liberar Calendarios de Ediciones Sin liberar UNIDADES DE MEDIDA Sin liberar determinacion de cuentas de terceros Sin liberar coa/revistas Sin liberar INTERVALOS de sucursales Sin liberar PROGRAMA DE JERARQUIA DE VENTAS Liberada CREACION DE INT.CIAL. PARA DIF. ORG. DE VTAS. Liberada Ampliación de controles copia de pedidos Liberada Formulario 'Factura Internet' Liberada FUNCION ISS_UNIT_CONVERSION Liberada Batch Input de carga de familias de productos Liberada Organización de ventas Liberada FORMULARIO PARA FACTURA DE CLIENTE Liberada Clientes-Sectores-Tipo cl.-Ofic. Ventas Liberada Batch input de creacion de clientes en Sucursal Liberada Ediciones Especiales Liberada Carga de formatos-Subgrupos Liberada Conversión a textos promocionales Liberada AMPLIACION DEL PROYECTO KLD-23 Liberada

173

Tipo Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas Pruebas

C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C

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Control de calidad final Actividades:  Utilizar un checklist para determinar si todas las actividades necesarias han sido terminadas satisfactoriamente.  Asegurar que las decisiones para resolver los problemas identificados han sido tomadas Las entregas de esta fase son:  Un sistema ERP listo y probado para la producción.  Asuntos que todavía requieren solución antes de la entrada en productivo. Para ello, se tendrá en cuenta: El soporte para la etapa de Productivo está disponible Se ha llevado a cabo la formación de los usuarios finales La administración de usuarios está operativa Se han cerrado las cuentas del proyecto en cuanto a costes, tiempos y recursos El comité de seguimiento ha dado el visto bueno a la finalización del proyecto Se ha llevado a cabo la revisión final del proyecto

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7.3 EJEMPLOS DE ENTREGABLES DE LA INSTALACIÓN Seguidamente, se ponen algunos ejemplos correspondientes a las entregas de esta etapa.

de

documentos

Tabla de autorizaciones de acceso



ERP_MAT_COMPRAS_USU-CLAVE

GRUPO DE ACTIVIDAD

ERP_MAT_COMPRAS_USU-FIN

En la fase de puesta en marcha de la administración del sistema, una de las tareas a realizar es la asignación de autorizaciones de acceso a las transacciones del sistema. Se adjunta un documento en el que se cruzan los grupos de actividad, definidos en función de los perfiles de usuarios, con las transacciones. En la tabla aparecen los usuarios clave y los usuarios finales, con los permisos asignados a cada transacción.

Gestión de Almacenes

Pedido

ERP_MAT_LIB.PO_USU-CLAVE

Compras

Crear

J. Juanes Asist. 21-ME Proveedor/centro suministrador conocido 25-ME-U 5 - Provedor desconocido 59-ME - Solicitud Pedido por lista asignaciones 59-ME-K - Autom.mediante SolPed

22-ME-M - Modificar 23-ME-V - Visualizar 24-ME-M - Actualizar anexo 28-ME - Liberar 234-ME - Actualización en masa Visualizar lista

21-ME-L - Por proveedor 21-ME-2 - Por material Por imputación: 21-ME-G - General 21-ME-P - Por proyecto 21-ME-2A - Por grupo artículos 21-ME-B - Por nº necesidad 21-ME-N - Por número de pedido 21-ME-S - Por centro suministrador 21-ME-LB - Activ.por nºnecesidad Servicios: 21-MS-V3 - Por servicio 21-ME-2S - Comparación plan/real

Evaluaciones

Sistema info compras Entrega entrante

22-ME-80- Evaluaciones generales 22-ME-81 - Análisis de valores de pedido 22-ME-82 - Doc.compras archivados 22-ME-2 - Stocks mat.facil.proveedor 22-ME2A - Superv.confirmac.

31-VN-K - Crear 31-VN -M- Modificar 31-VN -V- Visualizar 31-VN-S - Editar mensajes

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x x x x x x ?

A. Vázquez JOR/TOM.

x

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Servicio Técnico M. Luján G. Gámez Asist. Asist.

J. del Río Asist.

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 Guía para el formador de usuarios finales

Se refiere a la fase de formación de usuarios finales y es de utilidad para los usuarios clave que son quienes imparten dicha formación. El índice responde al siguiente esquema: Objetivos y contenido de la formación Destinatarios Área de negocio Responsabilidades actuales Nuevas tareas a aprender Requisitos para la formación Sala, manuales, guía del formador, proyector, pizarra, rotuladores, ordenadores, conexiones a red, ERP con entorno de formación, impresora, papel, etc. Programa de la formación Área de negocio Funcionalidades a explicar Procesos Transacciones Plan del curso jornada ...

horario ...

temas ...

Contenidos del curso Proceso 1 Transacción 11 Características y manejo con el ERP Acceso a la transacción Ayudas Pantallas Búsquedas de datos Validaciones Impresión Ejercicios ... Transacción 1n Características y manejo con el ERP Acceso a la transacción Ayudas Pantallas Búsquedas de datos Validaciones Impresión Ejercicios

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Proceso 2 Transacción 21 Características y manejo con el ERP Acceso a la transacción Ayudas Pantallas Búsquedas de datos Validaciones Impresión Ejercicios ... Transacción 2n Características y manejo con el ERP Acceso a la transacción Ayudas Pantallas Búsquedas de datos Validaciones Impresión Ejercicios

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 Plan de pruebas del sistema ERP Se adjunta un documento que puede servir de guía para la realización de las tareas de la fase de ejecución de pruebas finales del sistema. Plan de pruebas Crear el diseño conceptual del entorno de pruebas posible, teniendo in mente los siguientes aspectos: - Correspondencia del entorno de pruebas con la realidad en el entorno productivo - Criticidad de los resultados y valores encontrados - Restauración de errores una vez resueltos Tareas a realizar Identificar los procesos básicos con el sistema ERP Identificar las transacciones principales, sus datos y el volumen de los mismos Identificar las consultas a la base de datos y los volúmenes de datos correspondientes Efectuar las pruebas de cada procedimiento de negocio y transacciones Probar cada transacción habida cuenta su forma de diálogo y el volumen de sus datos Parámetros de prueba - perfil de carga - carga total - carga de la transacción / usuario - flujo de pruebas en la parametrización - estructura de datos para las pruebas Recuperación de fallos - lista detallada de tareas de verificación de fallos - restricciones técnicas - responsables de la recuperación - resultados esperados después de la recuperación

Transacciones críticas Aplicación Transacción de negocio Comercial ...

Crear pedido ...

Online / proceso fondo

Prioridad

Nº de usuarios Volumen de datos

Online

Muy alta, 1,5s

30 usuarios en paralelo 500 pedidos/día ...

...

...

Consultas a la base de datos / Informes

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Aplicación Control de marketing ...

Transacción de negocio Búsqueda de segmento de mercado ...

Transacción ERP 45-MS

...

Nº de usuarios Volumen de datos 5 usuarios 120 consultas/día ...

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 Check List para el control de calidad al término de la etapa de instalación Rchar Anc SA

Control de Calidad Puesta en Marcha

Proy Aster

Proyecto Auditor Calidad: Verificador: Centro de Datos: Fecha:

Requisito

Proveedor

Receptor

Criterio

Método

Descripción de medidas organizativas llevadas a cabo

Gerente de integración de negocio

Jefe de proyecto,

Disponibilidad del soporte para consultores la puesta en marcha. funcionales ERP, Consultores Técnicos, Especialistas en infrestructura La formaciónde usuarios Administrador finales ha sido llevada a cabo del sistema y ha sido evaluada. La administración del sistema Consultores para la puesta en marcha está funcionales disponible ERP, Consultores Técnicos, Administrador del sistema

Jefe de proyecto

Concepto

Verificación por el administrador del sistema

Jefe de proyecto

Concepto

Jefe de proyecto

Concepto

Verificación por administrador del sistema Verificación por administrador del sistema

Se ha presentado el informe de proyecto en cuanto a recursos, costes y plazos: La conclusión del jefe de proyecto en cuanto a presupuesto, recursos y tiempos del jefe de proyecto está disponible. Se ha informado a Controlling.

Equipo de soporte. Jefe de Proyecto

Jefe de proyecto

Visión de alto nivel Revisión de de los objetivos del documentación proyecto

Aprobación del equipo de proyecto: Aprobación del equipo de proyecto por parte del comité de seguimiento Se ha llevado a cabo la revisión de política de calidad

Comité de seguimiento

Jefe de proyecto

Visión de alto nivel Revisión de de los objetivos del documentación proyecto

Jefe de proyecto

Comité de segumiento

Base de datos de actividad

Grado logro Notas

1 Aceptación del paso a productivo proceso de negocio Revisión de real, cadena de documentación procesos tecnológicos

2 Servicios

3 Cierre del proyecto

Verificación por la dirección

Valoraciones: 1=plenamente cumplimentado, 2=parcialmente cumplimentado (no perjudica la aceptación) 3=no cumplimentado (se rechaza la aceptación), 4=no relevante ¿ Es necesario implantar mejoras ? Detalles:

No

Si

Aceptación del control de calidad. conforme conforme, con restricciones rechazado Observaciones:

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(rellenar detalles)

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 Anuncio de puesta en marcha del sistema ERP Tras el acuerdo formal de puesta en marcha, se comunica a la organización el cierre del proyecto de implantación del ERP. Éste es un ejemplo de ello. Comunicado El pasado 7 de enero se procedió al arranque del sistema ERP en la factoría WATPER El sistema implantado es la versión 4.57 del ERP. Se ha desarrollado en un entorno Fex sobre un servidor D560 de Altrax instalado localmente en la factoría. Las funcionalidades del ERP implantadas han sido : Contabilidad  Cuentas generales  Cuentas a cobrar  Cuentas a pagar  Consolidación  Centros de Coste  Ordenes Comercial  Funciones básicas (determinación de precios y control de disponibilidad)  Ventas (pedidos)  Expediciones  Facturación  Sistema de información Almacenes  Planificación por punto de pedido  Compras  Gestión de Inventarios  Control de facturas  Sistema de Información Planificación de la Producción  Planificación de operaciones  Planificación maestra  MRP  Producción repetitiva  Sistema de Información Desarrollos específicos  Interfaz con TEXTRE  Adaptación de ERP SAP al entorno de ventas web En el desarrollo de ERP se ha considerado la problemática interna del grupo tanto por lo que refiere a requerimientos de Clamp Components como a la compatibilidad entre el Plan Contable de la empresa con el de la empresa matriz.

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El sistema es operativo desde el primer día, lo cual no implica ausencia de los problemas inherentes a este tipo de implantación respecto a la carga de inicial de datos y ajustes correspondientes. Los nuevos procedimientos instaurados se van acabando de adaptar a las necesidades de WATPER. Todos los usuarios implicados están accediendo gradualmente al nuevo sistema esperándose que, en un breve plazo, la compañía se beneficie al máximo de las facilidades del mismo. Para acceder a esta segunda fase se va a establecer un plan de formación complementario al tiempo que se van solucionando y ajustando las normas y procedimientos que se requieren en la disciplina de un sistema integrado como es ERP. Puede afirmarse que el proyecto se ha realizado en un tiempo récord, ya que el tiempo real de implantación ha sido de poco más de 8 meses. Este éxito sólo ha sido posible gracias al esfuerzo, dedicación e implicación de la totalidad del equipo de implantación y de los usuarios afectados, principalmente de las áreas de Finanzas y Logística, y a la colaboración y soporte del equipo del fabricante del ERP. Debe resaltarse el apoyo recibido desde la Dirección de WATPER, que ha sido fundamental para la consecución de los objetivos. A partir de este momento y gracias a las facilidades y potencia del sistema ERP, toda la factoría disfrutará de un nuevo valor añadido que repercutirá en la mejora de las actividades diarias y, en definitiva, en el rendimiento global de la empresa. Fdo. El gerente de proyecto

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8 PRODUCCIÓN Como paso previo y para asegurar que la infraestructura operativa y el sistema productivo se hallan libres de errores y se han llevado a cabo las pruebas de optimización, debe tener lugar el Control de Calidad de paso a la etapa Productiva. Las posibles desviaciones encontradas deberán ser resueltas antes de que el sistema entre en la etapa de Producción. En la etapa de Producción, la responsabilidad técnica es de la administración del sistema y la responsabilidad funcional es de los usuarios clave de las diferentes áreas de la empresa. La empresa consultora asociada participa en esta fase de soporte, e igualmente se puede solicitar el soporte de la empresa fabricante del ERP. Las actividades de soporte comprenden asesoramiento, formación, documentación y comunicación. La documentación on-line es suministrada con el software del ERP y se puede consultar en pantalla. La biblioteca es extensa y comprende información sobre campos y manejo de transacciones. Normalmente, toda empresa establece un soporte interno, que suele formar parte de la administración del sistema, para solucionar las incidencias que puedan ocurrir a los usuarios en el desempeño de sus funciones. El soporte de la empresa fabricante del ERP puede plantearse por medio de visitas personales de consultores o bien a distancia. Las empresas de ERP más potentes disponen de centros de competencia especializados en soluciones y tecnologías. A efectos técnicos, el servicio de soporte puede contratarse para solucionar: - Problemas técnicos con el software estándar ERP - Problemas del sistema - Fallos del sistema - Mensajes de error de transacciones

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Seguidamente se resume las fases de la etapa productiva en forma gráfica y se comentan después diversos aspectos relacionados con dicha etapa. 8.1 ESQUEMA DE LA ETAPA DE PRODUCCIÓN

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8.2 ALGUNOS ASPECTOS DE LA ETAPA PRODUCTIVA Administración del Sistema La administración del sistema ERP lleva consigo una serie de responsabilidades que se refieren principalmente a la supervisión del trabajo diario del sistema, resolución de las incidencias que se puedan producir, mantenimiento de la base de datos y tramitación de autorizaciones a los usuarios. El entorno de administración del ERP cubre aspectos organizativos, funcionales y técnicos. Las tareas que le corresponden están a veces repartidas entre varias personas, de manera que puede existir un responsable de explotación, un administrador de bases de datos y un corresponsal de usuarios, por ejemplo. Algunas de las funciones de la administración del sistema ERP.

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Soporte al equipo de proyecto durante todas las fases de la implantación del sistema ERP Transferencia inicial de datos del sistema anterior a la implantación del nuevo sistema ERP, durante la fase final del proyecto de implantación de dicho sistema Gestión de la documentación del proyecto de implantación del ERP una vez terminado éste y con el sistema en funcionamiento normal Gestión de los entregables del proyecto de implantación del ERP, una vez culminado éste Formación de usuarios finales, que puede ser en el manejo de transacciones habituales o requerir acciones de formación más especializadas que deberán ser impartidas por consultores internos o externos Mantenimiento de los manuales de usuario, en colaboración con los responsables de los departamentos funcionales de la empresa Colaboración con las auditorías informáticas y seguimiento de los resultados de las mismas Colaboración con las auditorías de calidad y seguimiento de las acciones de mejora propuestas Evaluación del rendimiento del sistema ERP productivo e informe a la dirección

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Tratamiento de solicitudes de cambios en las funcionalidades implantadas de ERP, que pueden conllevar desarrollo de nuevas funcionalidades, programación de informes, o bien cambios de mayor alcance que originarán nuevos proyectos Tratamiento de las solicitudes de programas que supongan mejoras, conversiones de datos, interfaces con nuevos sistemas o informes. Dichas solicitudes deberán ser entregadas al departamento de desarrollo. Instalación lógica de impresoras para los usuarios del sistema ERP

A modo de ejemplo, se adjunta una síntesis de procedimiento de cambios y configuraciones, de aplicación en el entorno productivo Para cada cambio previsto en alguno de los objetos pertenecientes a un proyecto, reseñados anteriormente: 1) Cumplimentar la FICHA DE CONTROL DE CAMBIO 2) Abrir la ficha SEGUIMIENTO DE CAMBIOS Y CONFIGURACIONES 3) Someter el cambio a aprobación a) En caso afirmativo, reseñar los acuerdos de cambios en la ficha SEGUIMIENTO DE CAMBIOS Y CONFIGURACIONES - Prever la implantación del cambio Cumplimentar el formulario IMPLANTACION DEL CAMBIO - Una vez realizado el cambio Cumplimentar las columnas "Objetos afectados" y "Datos sobre la implantación" de la ficha SEGUIMIENTO DE CAMBIOS Y CONFIGURACIONES - Registrar en la documentación del proyecto, el cambio efectuado, asi como la incidencia producida ( nueva versión de un componente, nueva versión global del producto, nueva versión de la documentación, etc ) b) En caso negativo consignar la no realización del cambio en la FICHA DE CONTROL DE CAMBIO y archivar sin mas tramitación

Así mismo, se adjunta el tratamiento de una solicitud de un usuario, relativa a cambios en la funcionalidad, debidos a nuevas situaciones surgidas en el tratamiento de los pedidos de clientes

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SOLICITUD DE NUEVAS CLASES DE PEDIDOS DE CLIENTES DESCRIPCIÓN: El presente estudio establece los requerimientos manifestados por STANDMALL para de crear unas nuevas clases de pedidos, según se indica en la entrada adjunta en la entrada: Necesitaríamos disponer de las nuevas clases de pedidos lo antes posible: Abono: Precio modificable por usuarios Abono: Oferta Puntual no solicitada Abono: Error en tarifa Abono: Error del sistema Abono: Condiciones Actualizadas Gracias y Saludos. Simón Cusonet ESTIMACION DE ESFUERZOS: Horas de Consultoría Funcional Horas de Consultoría de Desarrollo Total horas Total jornadas

1,2 3 4,2 0,15

Traspaso de información entre los entornos definidos Generalmente, en toda instalación de un ERP existe un entorno de desarrollo, uno de integración y uno de producción. Una de las tareas de administración del sistema es el control del paso de objetos (datos, programas, transacciones, etc) desde el entorno de desarrollo al de integración y de éste al entorno productivo. Esos pasos reciben el nombre de transportes. Cuando se crea un nuevo proyecto de desarrollo, el responsable de la creación o modificación de objetos crea para cada uno de ellos una orden de modificación. Se asigna un número a cada modificación de un objeto perteneciente a un proyecto. El responsable de desarrollo libera la orden de modificación y el responsable de administración la autoriza, si procede. Cuando la orden de modificación se ha hecho efectiva, en el repositorio del sistema se almacena el nuevo estado del objeto y, a efectos de control, quedan registradas las características y fecha de la modificación. 187

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El nuevo objeto, o el objeto modificado tienen impacto en todas las funcionalidades del ERP en las que interviene. Tal sería el caso de uno de los datos del fichero maestro de clientes, o de un programa creado para realizar el interfaz entre datos internos sobre materiales y externos con números de referencia de otros fabricantes. Con cierta periodicidad, se copian los datos del entorno de producción a los entornos de integración y de desarrollo, con la finalidad de que los desarrolladores dispongan de datos representativos de la realidad más actualizada, a efectos de pruebas o nuevos desarrollos. Registros de Seguimiento La función Análisis de tiempo de ejecución permite conocer los datos temporales en la ejecución de un programa, El sistema dispone de instrucciones que permiten conocer el tiempo empleado por las instrucciones de dicho programa. Con las funcionalidades a las que se accede a partir del menú de administración se pueden conocer el tiempo bruto (tiempo total de ejecución del programa) y tiempo neto (tiempo bruto menos el tiempo de los módulos de función incluidos en el programa). Esos tiempos pueden ser expresados en términos absolutos (en microsegundos) o en términos relativos. Durante el desarrollo de un programa, puede producirse un fallo del mismo, atribuible a un error de la lógica del mismo o a la ausencia de datos necesarios para la ejecución. En ese caso, el sistema genera un fichero dump, que contiene indicaciones sobre el lugar del fallo y el tipo del mismo, a fin de facilitar la tarea al administrador del sistema y al personal informático en general. Gestión de las Bases de Datos Gestionar las bases de datos del sistema ERP supone una serie de tareas, las cuales describimos seguidamente.

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Mantener la integridad de los datos Definir las políticas de codificación Mantener la asignación de los códigos en todas las funcionalidades Implantar códigos corporativos y planes de migración Definir la política de gestión de tablas centralizadas y descentralizadas del ERP Definir el mantenimiento de tablas Definir e implantar los procesos y procedimientos para la gestión de datos maestros Asegurar la precisión de la información tratada por el ERP Señalar las áreas en las que se pueda producir deficiencia en el suministro de información Asegurar la documentación sobre integridad de los datos Asegurar que los procedimientos de gestión de datos son cumplido rigurosamente Asegurar la consistencia de los datos en todo el espectro de procesos de negocio Controlar la definición de los datos Mediante definición de datos maestros, comunes y compartidos Asegurando que los “alias” son comprendidos y grabados Llevando a cabo un control de la administración de datos de todas las funcionalidades, proporcionando cohesión entre datos locales y datos corporativos Para que la utilización del diccionario de datos no perjudique la consistencia en la denominación y significado de los datos Dando soporte a los usuarios en el proceso de definición de datos Implantando estándares corporativos de control de datos Controlar el uso de los datos Mediante implantación de estándares de seguridad y Acceso responsabilizándose de la gestión de todos los datos centrales y remotos Asegurando la gestión y utilización de los informes desarrollado Proponiendo mejoras en materia de almacenamiento, acceso y seguridad de los datos Evitando la duplicación de las fuentes de información

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Definiendo y controlando los procesos y procedimientos de archivado Registrar y gestionar la información acerca de los datos Manteniendo una biblioteca de información accesible acerca de los datos de negocio Controlando las definiciones de los datos y sus rangos de valores Evitando esfuerzos en la consolidación y consulta de datos producidos desde diferentes sistemas o entornos Supervisando el uso eficiente de los informes del ERP y recomendando formas de optimizar el servicio, para minimizar costes

Existen los siguientes casos de modificación de objetos del repositorio:

-

Parametrización: Debe hacerse en el mandante de desarrollo. Después, deberá transportarse al mandante de integración y tras las pruebas pertinentes, deberá transportarse al mandante productivo. Modificación: La versión del desarrollador debe ser comparada con la existente, a efectos de coherencia y consistencia. Ampliación: Son cambios sin modificación propiamente dicha. Desarrollo propio: El usuario crea sus propios objetos, para lo cual deberá respetar la nomenclatura acordada.

En el área de programación, existe la posibilidad de variar el software estándar del ERP, con ciertas condiciones. Pueden existir los siguientes casos:

-

Variación de programa: Permite al programador procesar códigos complementarios a los del programa de una transacción Variación de menú: Permite añadir opciones propias de entrada de menú Variación de la presentación en pantalla: Permite definir los datos automáticamente Variación de campo: Permite modificar campos en módulos de funciones.

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Gestión de Perfiles de Usuarios En una instalación de ERP cada usuario tiene un perfil que se corresponde con el conjunto de transacciones a las que tiene acceso. El perfil no está personalizado al empleado sino a la función que realiza. Por ejemplo, en el almacén, un perfil corresponderá al encargado de almacén, otro a las dos personas que se ocupan de la planificación, otro a las cinco personas que se ocupan de la colocación de los productos y otro a las dos personas que se ocupan de preparar las expediciones. Un ERP proporciona una serie de grupos de actividad estándar y otros que crea el administrador del sistema ERP. La lista siguiente comprende una mezcla de grupos de actividad seleccionada para un usuario del módulo COMERCIAL que tuviera la menor restricción de acceso a las funcionalidades de dicho módulo SD. De ahí el nombre dado, SUPERCOM. Grupos de Actividad del Superusuario: SUPERCOM COMERCIAL_FACTURAS_RESPONS_1 COMERCIAL_PROCESO_PEDIDO_0 COMERCIAL_GERENTE_VENTAS_0 COMERCIAL_REPRESENTANTE_VENTAS_A COMERCIAL_CAMPAÑAS COMERCIAL_PROYECTOS Con la lista de usuarios, se decidirá quienes tienen perfil de superusuario, en qué módulo o módulos y quienes tienen perfil de usuario. En todo caso, a cada usuario se le asigna un grupo de actividad específico. Por ejemplo, al usuario del departamento de ventas Esteban Ularre, técnico comercial, se le asigna el grupo de actividad COMERCIAL_REPRESENTANTE_VENTAS_A, que contiene permiso para acceder a las transacciones Crear Pedido a partir de oferta Crear Pedido Modificar Pedido Crear Plan de Entregas Modificar Plan de Entregas Suministro Crear Pedido Abierto Modificar Pedido Abierto

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Mientras que al usuario Bartolomé Gómez, administrativo del departamento comercial, se le asigna el grupo de actividad COMERCIAL_ADMON_VENTAS_A, que contiene permiso para acceder a las transacciones Crear Pedido a partir de oferta Crear Pedido Visualizar Pedido Visualizar Plan de Entregas Suministro Visualizar Pedido Abierto Gestión de las Autorizaciones El concepto de autorización en un ERP se refiere a las autorizaciones concedidas al usuario en el acceso a objetos del ERP, las cuales se gestionan en el registro maestro de cada usuario. El concepto de autorización del ERP se refiere a objetos. Varios datos a proteger (por ejemplo, centro, centro de costes, proveedor) conforman un objeto de autorización. Para generar una autorización se utiliza un solo objeto de autorización.El objeto de autorización, con los valores que se le hayan asignado, representa una autorización. Las autorizaciones se refieren a objetos, datos y transacciones. En el entorno de desarrollo se pueden asignar restricciones de acceso a objetos del sistema, tal como datos, campos, registros, módulos de función, programas o transacciones. Las autorizaciones no se asignan directamente a los usuarios, sino que se almacenan en descripciones de puestos de trabajo, denominadas perfiles. Para reducir en lo posible el tiempo invertido en la actualización, las autorizaciones pueden agruparse en perfiles de autorizaciones, que se asignan a los usuarios correspondientes y no han de actualizarse individualmente en los registros maestros de los usuarios. Toda modificación de autorizaciones de acceso afecta a todos los usuarios que han registrado el perfil correspondiente en el registro maestro. Los perfiles compuestos representan otro nivel de agregación para agrupar perfiles de autorización. Se definen para aquellos usuarios que deben trabajar con varios perfiles de autorización al mismo tiempo.

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Otro aspecto de autorizaciones es el del propio acceso al ERP por parte de los usuarios. Se conceden contraseñas de acceso al sistema, que deben ser cambiadas con periodicidad mensual por parte del administrador del sistema. Un informe estándar o no verificará si se han cambiado las contraseñas de acceso al sistema. Los usuarios han de ser dotados de contraseñas para entrar en el ERP, las cuales han de ser cambiadas con carácter mensual. Con frecuencia el usuario olvida su contraseña, por lo cual el administrador del sistema ha de proporcionarle una nueva. Gestión de Incidencias Una de las funciones de la administración del sistema ERP es la gestión de las incidencias que ocurren al usuario en el desarrollo de su trabajo. Las incidencias pueden tener un carácter funcional o técnico. El servicio de asistencia al usuario tendrá que analizar cada caso y solicitar la ayuda al profesional más adecuado, sea analista o programador. Son muy frecuentes los fallos en los desarrollos hechos a medida, ya que suelen tratar casuísticas complejas y no fáciles de probar exhaustivamente antes de ponerlas en funcionamiento. A modo de ejemplo, entresacamos una lista de incidencias ocurridas en una empresa industrial en la que hay instalados casi todos los módulos del ERP y en la que existe un número considerable de desarrollos específicos. No se incluyen en la lista las incidencias relativas a fallos de hardware o del software base. FECHA 27.5.2013

AREA Almacenes Comercial

PROBLEMA Con la transacción Almacen-25 no permite seleccionar ramo P ni tipo de producto K-298

27.5.2013

Aprovisionam

Se proponen varias modificaciones en la

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SOLUCIÓN Parametrización de usuario, para que salgan los datos técnicos en los menús desplegables Se hacen las modificaciones en

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transacción Prov-34, para que salga información sobre las solicitudes pendientes de tratamiento por datos incompletos, el nombre de la persona que hace el pedido en la sucursal y el carácter de urgencia de la solicitud

28.5.2013

Controlling

La cuenta 96000023 cuelga del pasivo del balance de K02 y debería colgar del activo del grupo Personal Deudor

5.6.2013

Finanzas

Solicita autorización para crear acreedores y deudores, así como cuentas para los mismos para la sociedad SC-45

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la transacción Prov34 para que en un nuevo texto de posición se pueda anotar la falta de datos que impide el trámite y para que en el campo Solicitante aparezca el nombre y apellido de la persona que hace el pedido en la sucursal. Se pide que cuelgue de la ruta CO23-> Activo-> Activo Circulante-> Deudores-> Personal Se pide autorización asociada a los roles Cuentas a pagar Cuentas a cobrar Utiliza las transacciones FI02 y FI-13 para contabilizar

Control de Calidad del paso a la etapa de Producción Se lleva a cabo cuando la infraestructura operativa y el sistema productivo se hallan libres de errores y se han llevado a cabo las pruebas de optimización. Las posibles desviaciones encontradas deberán ser resueltas antes de que el sistema entre en la etapa de Producción.

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APÉNDICE Seguidamente se adjunta un Manual de Proyecto que pertenece a la documentación de un proyecto de implantación de un ERP en la filial española de una empresa multinacional del sector de la manufactura de productos cerámicos de aplicaciones técnicas y domésticas. El proyecto se desarrolló como Proyecto Núcleo en los locales del holding empresarial, sito en Suiza y como Proyecto Roll-out en los locales de la empresa filial española. El Manual de Proyecto es, tal vez, el documento más importante de un proyecto de implantación de este tipo de productos. Varias son las razones:

-

Acceden a él todos los miembros de la comunidad del proyecto

-

Indica quienes son los protagonistas y que papel han de desempeñar en el desarrollo del proyecto

-

Muestra las intenciones de lo que se trata de hacer Aclara los objetivos, alcance y ámbito del trabajo a realizar Indica qué entregables se han acordado, o dicho de otro modo, cuáles son los resultados materiales que se espera del proyecto

Establece las normas a seguir en cuanto a documentación, hitos a respetar, trámites varios, etc Proporciona criterios de decisión a quienes tienen que validar trabajos o resultados Explica cómo se va a medir la calidad Establece las reglas del juego

En definitiva, es el guión de la película y el script de las escenas que se van a producir, y sirve para motivar la participación de todos en la consecución del éxito esperado. Situado en el ciclo de vida del proyecto, antes del Manual de Proyecto tenemos los estudios previos, evaluaciones, estimaciones, preparaciones. Después, está todo el trabajo a realizar; lo organizativo, lo técnico; todo lo que aporta el software que se implanta. El Manual de Proyecto es el documento de permanente consulta.

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MANUAL DEL PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE ERP EN KERNMAX ESPAÑA

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1

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Introducción

1.1     

Propósito del Manual del Proyecto Dar a KERNMAX confianza sobre la calidad del trabajo que la empresa DConsult incorporará a sus procedimientos para asegurar que el proyecto entrega lo que se espera. Captar el alcance y finalidades del proyecto Definir la estructura del proyecto y que roles y responsabilidades soportarán el proyecto de implantación del ERP. Definir el enfoque y metodología METH1 que se utilizará para soportar el desarrollo e implantación en el proyecto ERP. Definir los entregables producidos durante el proyecto, incluyendo la responsabilidad de su producción

1.2 Destinatarios Este Manual de Proyecto ha sido preparado para:  Dirección de KERNMAX, como se acordó en los procedimientos de trabajo y entregas para el proyecto ERP.  Dirección de Dconsult, como representación del plan de trabajo acordado, procedimientos y entregas a KERNMAX.  Personal de DConsult y de KERNMAX que ejecutarán el proyecto. Utilizarán este Manual de Proyecto como guía de sus operaciones diarias dentro del proyecto. 1.3 Referencias a otros documentos e información Este Manual de Proyecto está basado en lo siguiente:  Solicitud de Propuesta de KERNMAX, de fecha abril 2013 y respuesta de Dconsult de fecha 13 de mayo de 2013.  Informe de Evaluación del Proyecto producida por DConsult para KERNMAX el 4 de julio de 2013  Metodología METH1 de Dconsult probada para proyectos de implantación de ERP.  Entrevistas con Michael Rosenweig, Director de Sistemas de Información de KERNMAX y jefe de proyecto en funciones, junto con las entrevistas a David Perea and Tomás Ferrer.

Este Manual de Proyecto cumple los requisitos del sistema de calidad de Dconsult y es complemento de los manuales de calidad global de DCONSULT incluyendo los procedimientos Regenbogen.

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2

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Objetivos, alcance y enfoque del proyecto

2.1 Objetivos del Proyecto Al implantar ERP en las empresas de KERNMAX los objetivos son:  Visión global de la organización  Proporcionar información estratégica para la toma de decisiones  Reforzar las prácticas del negocio estándar  Acelerar la integración de nuevos negocios  Reducir costes  Acomodar el aumento de volumen de negocio  Eliminar entradas repetitivas de datos  Perfilar la eficiencia en el negocio  Reducir costes de mantenimiento, acorde con los planes  Maximizar el beneficio de la organización global de KERNMAX en su responsabilidad en los mercados locales  Mejorar el rendimiento de las unidades operativas lo antes posible  Preservar la integridad del negocio durante la transición al nuevo sistema ERP 2.2 Entorno del Proyecto El proyecto ERP cubrirá a las siguientes empresas de Marketing y Ventas de KERNMAX: España Portugal Italia Grecia Malta Chipre El proyecto ERP cubrirá a las siguientes empresas de fabricación: España Grecia 2.3 Alcance de las Aplicaciones El alcance del proyecto es la implantación del software ERP en las unidades de negocio definidas en el punto anterior. DConsult espera que el alcance funcional que cubre el nuevo sistema ERP pueda ser logrado mediante los siguientes módulos del ERP: Contabilidad Financiera Controlling Comercial 198

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Almacenes Producción Los módulos específicamente excluidos del alcance de este programa son: Recursos Humanos Gestión Física de Almacenamientos Activos Fijos Mantenimiento de Instalaciones Proyectos Inversiones Se desarrollará una definición detallada del alcance, incluyendo programas de interfaces y conversiones, durante la etapa de modelización del sistema. Se espera que el modelo base de la empresa matriz suiza no sea ampliado. El informe de modelización de negocio definirá en un alcance de alto nivel las diferencias entre los requerimientos de las diversas empresas filiales y el modelo base helvético acordado con KERNMAX antes de que empiece el prototipaje. Los costes estimados calculados por Dconsult acordes con la Propuesta y el Contrato no incluyen el trabajo de programación (diseño, desarrollo y pruebas) que sea necesario para le desarrollo de intefaces y conversiones de datos. Esta actividad será llevada a cabo por Dconsult en base a los precios de mercado locales. 2.4 Enfoque del Proyecto La metodología del proyecto está basada en el enfoque de implantación METH1 de DConsult’s, utilizado por esa empresa a nivel mundial. El proyecto de adaptación del ERP, que en adelante denominaremos roll-out, está basado en el enfoque núcleo de DConsult’s “kernel”, mediante el cual un modelo de referencia núcleo es desarrollado centralmente en la empresa matriz y adaptado después en las diversas filiales. El núcleo será desarrollado en Suiza y constituirá el prototipo base como punto de partida. El núcleo contiene aproximadamente el 90% de la funcionalidad de negocio requerida. El 10% restante contendrá las variaciones locales propias de cada país, por ejemplo, para cubrir los aspectos legales y fiscales. La política de KERNMAX es añadir el menor número de funcionalidades locales, a fin de lograr la necesaria estandarización.

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El desarrollo del Modelo Núcleo consistirá en los grupos principales de tareas siguientes:  Modelización del Sistema de Negocio  Prototipaje Los roll-outs locales en los países consistirán en los grupos principales de tareas siguientes:  Modelización de Sistema de Negocio (requerimientos específicos del país)  Prototipaje (según requerimientos específicos del país)  Desarrollo y Parametrización, incluyendo Pruebas de Aceptación de Usuario  Instalación y Puesta en Marcha  Soporte al Sistema Productivo 3

Supuestos de partida y Condiciones

3.1 

Supuestos de partida y Condiciones El plan del proyecto está basado en la suposición de que las necesidades y requerimientos funcionales de KERNMAX se corresponden en alto grado con el ERP y específicamente con el prototipo desarrollado en Suiza. Las áreas funcionales en las que se puede esperar desviaciones respecto del Modelo CH pueden ser identificadas en el informe de evaluación producido por DConsult el 4 de julio de 2013. Ese informe se basaba en la comparación de alto nivel de los requerimientos globales con la documentación del Modelo CH y se espera que el prototipo proporciones la funcionalidad especificada en ese modelo base.



El prototipaje del Modelo Central será recibido e instalado por DConsult. El prototipo helvético será entregado por KERNMAX el 1 de diciembre de 2013. Los criterios de aceptación se detallan más adelante en este documento.



Los módulos del ERP perfilados serán implantados durante este proyecto. Las funciones de software no incluidas en el alcance del proyecto no serán incluidas en el modelo de negocio del Sistema, incluso cuando estén disponibles en el entorno productivo.



Se utilizará la versión más actualizada del ERP, tanto para el desarrollo del núcleo como para los roll-outs

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.



Siempre que los requisitos funcionales no se puedan llevar a cabo con el ERP, habrá propuestas alternativas, las cuales serán presentadas a KERNMAX para su gestión y aprobación.



El Comité de Seguimiento del Proyecto Regional tundra que aprobar toda iniciativa para desarrollos adicionales, a fin de controlar el impacto en el calendario y costes del proyecto.



La implantación del ERP está basada en el enfoque de 'ningúncambio'. Ello significa que el sistema debe ser configurado acorde con las necesidades de KERNMAX utilizando las funciones estándar de configuración del ERP. En ningún caso se harán cambios en los programas fuente del ERP por parte de DConsult, a no ser que sean autorizados por el Comité de Seguimiento.



El Hardware será entregado por CONVEY TECH. Esa empresa proporcionará equipos e infraestructura para soportar la apropiada ejecución del proceso de desarrollo. CONVEY TECH es responsable de la definición y dimensionamiento de la infraestructura requerida para el entorno operativo del ERP. CONVEY TECH llevará a cabo las pruebas de nivel de funcionamiento requeridas.



La implantación del ERP requiere una visión integrada de la organización y de la administración del negocio. Ello debe quedar reflejado en el enfoque del proyecto y en las competencias del personal del proyecto. KERNMAX asegurará que los representantes de los usuarios de las áreas de negocio implicadas participen y tengan responsabilidad en el proyecto de acuerdo con los requisitos para el personal que se indican más adelante.



Durante las actividades de modelización del sistema de negocio y prototipaje, las contribuciones de los representantes de los usuarios del núcleo son esenciales para el logro del progreso adecuado del proyecto. Este aspecto se considera factor de éxito para la consecución del prototipo del Sistema.



Siempre que durante el desarrollo del proyecto de identifiquen actividades de rediseño de procesos de negocio o reorganizaciones de prácticas de negocio como resultado de la introducción del ERP, el personal de KERNMAX llevarán a cabo dichas actividades. DConsult puede participar con coste extra respecto al precio contratado.

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

Los entornos de desarrollo y producción estarán estrictamente separados en los entornos hardware y software del ERP. DConsult no tendrá acceso al entorno productivo de KERNMAX y los accesos para consultas serán acordados con KERNMAX como parte del soporte en productivo.



El personal de DConsult implicado en el proyecto garantiza la estricta confidencialidad en cuanto a datos e información de KERNMAX relativa a este proyecto, así como a cualquier aspecto sobre el negocio de dicha empresa.



Para que el proyecto logre los plazos KERNMAX deberá proporcionar los recursos necesarios y la toma de decisiones puntual. Cualquier retraso causado por KERNMAX será señalado por DConsult y podrá tener como consecuencia cargos adicionales sobre el precio contratado.

3.2 Recursos y Herramientas KERNMAX proporcionará los siguientes recursos, para llevar a cabo el proyecto:      

 

Acceso al prototipo helvético (o copia del mismo) desde el comienzo de la etapa de Modelización del Sistema de Negocio, el 6 de octubre de 2013. Entorno de desarrollo ERP, incluyendo el Sistema de Ayuda, disponible desde el comienzo de la etapa de prototipaje, el 1 de diciembre de 2013. Suficientes PC / estaciones de trabajo para los equipos de trabajo, incluyendo interfaz de usuario con el ERP GUI y otros software acordados. El entorno productivo del ERP deberá estar disponible a partir de las tareas de la etapa de instalación. Documentación del sistema ERP en CD o DVD. Soporte técnico siempre que sea necesario por parte del equipo de desarrollo en la operación del sistema, redes y estaciones de trabajo. Facilidades de oficina, tales como mesas, teléfonos, impresoras, fax, correo electrónico y material de oficina. Recursos administrativos necesarios para que los Consultores puedan llevar a cabo sus roles eficientemente.

DConsult proporcionará a sus consultores:

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    4

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Ordenador personal portátil Herramientas administrativas para Documentación e informes Herramienta de planificación para mantener el plan del proyecto. Utilidades de la metodología METH1 Aseguramiento de la Calidad y Normas del Proyecto

4.1 Introducción La política de aseguramiento de la calidad para este proyecto está basada en los objetivos de calidad total de DConsult. La finalidad global es conseguir que el proyecto sea ejecutado de forma predecible y eficiente para que logre las entregas acordadas en los plazos establecidos, dentro del presupuesto asignado. Para lograr esta finalidad, el proyecto debe cumplir una serie de condiciones, entre las cuales están la definición de las entregas y sus criterios de aceptación, así como las auditorías a ejecutar durante el desarrollo del proyecto 4.2 Normas del Proyecto Para supervisar el avance y entregas del proyecto, para cada una de las tareas y entregas, el equipo del proyecto deberá respetar las normas específicas. DConsult propone un conjunto de normas 4.3 Normas de Software y Herramientas El personal del proyecto utilizará las siguientes herramientas:      

MS Windows 8 MS Word 2010 MS Excel 2010 MS METH1Point MS Proyecto KMXComm2000

Sistema Operativo Procesador de Textos Hoja de Cálculo Herramienta de Presentación Herramienta de Planificación Correo Electrónico de KERNMAX

Los documentos distribuidos deberán ser editados con el estándar Arial 10 de Windows. 4.4 Criterios de Aceptación de los Productos Entregados Cada entregable del proyecto será juzgado acorde con los criterios de aceptación acordados. Un criterio general es si el entregable se adhiere a la norma definida. El principal criterio es si el entregable cumple los requisitos del proyecto.

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4.5 Auditorías de Aseguramiento de Calidad DConsult planea llevar a cabo como mínimo una auditoria durante el proyecto. El momento más apropiado para esta auditoria será cuando se hayan terminado el Modelo de Sistema de Negocio y el Prototipaje. En una implantación de gran escala, conviene llevar a acabo auditorías al término de cada etapa del proyecto. Las auditorías serán llevadas a cabo por personal de DConsult que no tenga relación o implicación previa con el proyecto en cuestión. 4.6 Propagación de la Gestión de la Calidad El jefe de proyecto de Jefe de Proyecto de DConsult organizará sesiones para comunicar al personal de proyecto de KERNMAX y de DConsult el Sistema de aseguramiento de la calidad del proyecto. Durante esas reuniones se presentarán los procedimientos y prácticas para el aseguramiento de la calidad. Antes de cada nueva etapa del proyecto, los criterios de aceptación y las normas para los entregables deberán ser revisados y presentados a la comunidad del proyecto por el jefe de proyecto de DConsult 5

Entregables

5.1 Introducción Las entregas que se describen se refieren a la estructura organizativa definida más adelante, en la que se asignan los roles y las responsabilidades de los participantes en el proyecto. Nota:

Siempre que sea posible, la Documentación en entregas ya producidas en Suiza se utilizarán como referencia o como patrón.

5.2 Descripción de los Entregables por parte de KERNMAX 5.2.1 Comunicación de Programa de Reingeniería de Procesos de Negocio Este documento describe las preparaciones requeridas para la introducción del paquete de software dentro de la organización de usuarios, en términos de posible rediseño de procedimientos de negocio, rediseño de flujos administrativos, formularios, cambios en las responsabilidades organizativas, etc. Puede ser parte de la actividad de la gestión del cambio dentro de la organización de KERNMAX. 204

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5.2.2 Informe de Estructura de Codificación El informe describe la definición de las estructuras de codificación de los datos maestros (especialmente cuando las estructuras de codificación sean redefinidas con motivo de la implantación del ERP). Este informe contiene, para todos los datos maestros relevantes, las normas de codificación y rangos de números. Lo siguiente podría ser incluido en le documento :  Plan de cuentas.  Estructuras de Costes.  Estructuras de Objetos.  Números de Materiales.  Números de Clientes/Proveedores.  Datos cruzados para interfaces (especialmente campos de datos de sistemas propietarios). 5.2.3 Informe de Infraestructura Hardware para el ERP Descripción del entorno del sistema ERP. El documento puede describir lo siguiente :  Diferentes entornos (prototipaje, consolidación, producción)  Estructura del Cliente para desarrollo, formación, etc.  Procedimientos de corrección y transporte.  Esto es particularmente importante en los entornos de sistemas muy complejos en KERNMAX, y debe ser incluido en el núcleo de Suiza. Es imperativo que la estrategia de configuración sea acordada entre CONVEY TECH, DConsult y KERNMAX antes de que cualquier software sea instalado en el Modelo Base helvético. 5.2.4 Entorno de Desarrollo ERP Entorno ERP a la última versión disponible del fabricante, estable y disponible (durante las horas normales de trabajo),para preparar el prototipo.

5.2.5 Entornos de Prueba y Consolidación ERP Entorno ERP a la última versión disponible del fabricante, estable y disponible (durante las horas normales de trabajo), para aceptación y pruebas. 5.2.6 Entorno Productivo de ERP Entorno ERP a la última versión disponible del fabricante, estable y disponible (durante las horas normales de trabajo),para preparar el entorno productivo.

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5.2.7 Entorno de Formación ERP Entorno ERP a la última versión disponible del fabricante, estable y disponible (durante las horas normales de trabajo), para preparar el entorno de formación. 5.2.8 Entorno de sistemas existentes para Pruebas Para el desarrollo de los entornos de pruebas de programas de interfaces y conversiones, conjuntamente con los sistemas actuales utilizados por KERNMAX. 5.2.9 Descripciones (Funcionales) de Casos de Negocio Un Caso de Negocio representa datos prácticos de negocio de KERNMAX para un escenario identificado durante la Modelización de Negocio del ERP. Los casos de negocio serán descritos en la estructura de procesos de los Modelos de Referencia del ERP. Los casos de negocio pueden ser utilizados también como entrada para las pruebas de aceptación e integración. 5.2.10 Descripciones de Casos de Negocio (Ejemplos de Datos) Para cada Caso de Negocio definido es importante disponer de datos prácticos de negocio para ponerlos en el Sistema ERP. Con base a la estructura funcional de los casos, los datos de la organización del cliente serán añadidos, para que encajen con las condiciones específicas del cliente. (El mismo conjunto de datos puede ser utilizado después como datos de prueba para la aceptación del prototipo y posiblemente para las pruebas de aceptación durante la etapa de instalación.

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5.2.11 Borrador de la Documentación de Usuario Este documento contiene el flujo de pantallas de las nuevas funciones y las posibles entradas a los campos. No se trata de escenarios no de Casos de Negocios específicos. KERNMAX intenta utilizar a la empresa FORMACOM para esos propósitos. DConsult trabajará con FORMACOM para ayudar a lograr esas tareas. 5.2.12 Datos de Prueba de las nuevas Funciones Añadido al desarrollo de los programas de las nuevas Funciones, los Datos representativos para fines de pruebas tienen que ser creados para probar los nuevos programas. 5.2.13 Documentación de los Sistemas actuales Para el desarrollo de programas de interfaces y conversiones es de máxima importancia que la Documentación de los sistemas de información existentes en la organización KERNMAX estén disponibles. Cuando el conocimiento no esté disponible las tareas de diseño pueden sufrir considerable retraso. La Documentación de los sistemas actuales debería cubrir :  Documentación actualizada de las bases de Datos bases en los sistemas de información a ser reemplazados, para preparar la conversión de Datos desde los sistemas actuales al ERP.  Documentación actualizada de las aplicaciones y bases de datos con las que tiene que haber interfaz. 5.2.14 Estrategia y Diseño de la Conversión de Datos (Manual/Automática) Diseño detallado de la estrategia de conversión para las bases de datos implicadas comn el ERP. El documento describe el enfoque de conversión del conjunto de Datos (manual, automática, aplicaciones que funcionan en paralelo, etc.). Los documentos del diseño detallado documentos describirán las relaciones entre campos de Datos en los sistemas actuales y los campos de destino de los Datos en el ERP. The enfoque técnico para la conversión automática de Datos al sistema ERP estará basado en las herramientas de desarrollo de software del ERP. El enfoque técnico para la conversión de los Datos fuera de los sistemas existentes será definido por KERNMAX utilizando para ello sus propias herramientas de desarrollo. 5.2.15 Programas de Conversión para Exportar Datos desde los Sistemas actuales Para cada diseño especificado y aprobado, los programas de conversión específicos serán preparados en el entorno del sistema de KERNMAX.

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Los programas serán desarrollados con las herramientas de desarrollo estándar de KERNMAX. Estos programas exportarán las conversiones de Datos desde los sistemas de información existentes y entregarán los Datos de acuerdo con el formato de Datos requerido por el ERP. 5.2.16 Programas de Conversión – Conjuntos de Datos de Prueba En añadido al desarrollo de los programas, los conjuntos de Datos para fines de prueba tienen que ser creados. La entrega de conjuntos de datos de prueba será parte de la estrategia de conversión y tendrá que ser tenida en cuenta en el plan de tareas de Desarrollo y Parametrización. 5.2.17 Conjuntos de Datos para Conversión (para Producción) Conjuntos de Datos para Conversión que han de cargarse en las bases de datos del entorno de Producción. Las siguientes actividades deberían ser llevadas a cabo con los Datos :  Eliminación de redundancias  Inconsistencias o cualquier otra deficiencia conocida en los Datos a ser convertidos. Con preferencia, esos conjuntos de Datos tienen que estar disponibles en el momento en el que el entorno de consolidación esté preparado. La entrega de esos conjuntos de Datos es parte de la planificación de las tareas de Desarrollo y Parametrización. 5.2.18 Calendario de conversión de Datos Consiste en la descripción de la preparación de la conversión de los Datos. Describirá la secuencia, los roles y las responsabilidades de la ejecución de los programas automáticos y de los procedimientos manuales implicados. 5.2.19 Guías para la Conversión Manual Estas Guías consisten en instrucciones de usuario para la introducción manual de Datos en el ERP. Cada grupo de Datos maestros y/o Datos de transacción que sean convertidos manualmente deben ser descritos en estas Guías. 5.2.20 Conjuntos de Datos para Conversión Manual Son los Datos que se utilizarán como entradas en el proceso conversión manual. Los Datos deben ser entregados en un formato que sea apropiado para la entrada de Datos manual.(p.e. formato informe o papel)

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Las siguientes actividades tienen que haber sido ejecutadas en los Datos:  Eliminación de redundancias.  Inconsistencias o cualquier otra deficiencia conocida en los Datos a ser convertidos. Con preferencia, estos conjuntos de Datos estarán disponibles en el momento en que se prepare el entorno de consolidación. 5.2.21 Entrada Manual de Datos de Conversión Entrada Manual de los Datos ( conversión manual o creación manual de los Datos maestros) en el entorno de Consolidación y/o Producción. Las entradas para este entregable son:  Guías de conversión Manual.  Conjuntos de Datos para conversión Manual 5.2.22 Programas de Interfaz desde o hacia los Sistemas actuales Programas de Interfaz para importar o exportar Datos con los sistemas actuales. Estos programas serán construidos con las herramientas de desarrollo estándar de KERNMAX. Los interfaces automáticos basados en documentos de diseño aprobados serán ill be programados y las pruebas de programas basadas en conjuntos de prueba se llevarán a cabo. Todos los programas de interfaz serán documentados acorde con los estándares de KERNMAX 5.2.23 Conjuntos de Datos de Prueba de interfaces Los interfaces serán probados con Conjuntos de Datos específicamente preparados con esa finalidad. Eventualmente, los entornos de prueba deben estar disponibles para llevar a cabo las pruebas de los interfaces en Consolidación. 5.2.24 Datos de Prueba de los Casos de Negocio Datos ejemplo para prueba de programas específicos del Sistema ERP. Los ejemplos de Datos específicos y/o de casos de negocio deben ser hechos para probar los programas en el ERP. Se debe incluir una función de prueba de los programas, así como un escenario de negocio de prueba. 5.2.25 Plan de Pruebas de Integración y Resultados de las Pruebas Para garantizar la calidad de cada escenario de negocio parametrizado, se deben probar todas sus variantes, así como llevar a cabo las pruebas de integración. Por esa razón, el documento de pruebas describirá lo siguiente:

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Pasos en el escenario de Prueba. Entorno de Prueba (incluyendo Datos de entrada y salida). Resultados de la Prueba (incluyendo acciones correctivas y pruebas adicionales).  Personal implicado. Los Datos de entrada utilizados durante estas pruebas serán tomados de los Casos de Negocio creados.   

5.2.26 Sistema ERP parametrizado El resultado final de la etapa de desarrollo y parametrización es un entorno probado del Sistema ERP, parametrizado en todos sus detalles y completamente afín a los requerimientos de negocio de KERNMAX. En principio, no debe haber enmiendas posteriores en este entorno del Sistema antes del arranque en Productivo, excepto para generar los entornos de Consolidación y Producción. Después de la Consolidación final (Aceptación) por KERNMAX, el sistema productivo puede ser generado y las bases de datos pueden ser cargadas con los datos productivos de prueba. 5.2.27 Documento de Transporte y Corrección Este documento será creado durante el desarrollo de las etapas de Parametrización y desarrollo. Contiene todos los números de transporte y corrección creados por el Sistema ERP y representa los ajuntes finales del sistema. Será generado desde la Documentación proporcionada por DConsult pero la propiedad y control del documento se reserva a KERNMAX. Después del transporte, los números apropiados del Sistema objetivo reflejarán los procesos de negocio del cliente. Este documento debe ser utilizado para migrar de un entorno a otro. 5.2.28 Parámetros de Implantación Transporte de la Parametrización desde el Entorno de Desarrollo al de Consolidación. Después de las pruebas de aceptación, los parámetros tienen que ser transportados al entorno de Producción. Los consultores funcionales de DConsult colaborarán en la comprobación de que los transportes hayan sido hechos correctamente. 5.2.29 Implantación del Software a medida Transporte de las nuevas Funciones desarrolladas y de los programas específicos del cliente desde el Entorno de Desarrollo al de prueba / aceptación.

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5.2.30 Plan de Prueba de Aceptación Para soportar la aceptación final de los entregables, se debe crear un plan de prueba de aceptación. Describirá todos los escenarios de negocio parametrizados y sus variantes. El plan de prueba de aceptación debe describir los criterios de aceptación y los escenarios a ser probados. Este documento debe contener para cada escenario de prueba los siguientes aspectos:  Criterios de Aceptación.  Entorno de Aceptación / Datos de negocio utilizados  Descripción del escenario de Prueba.  Pasos del escenario de Prueba.  Entorno de Prueba (incluyendo Datos de entrada y salida).  Resultados de la Prueba (incluyendo acciones correctivas y pruebas adicionales).  Personal implicado. 5.2.31 Objetos de Autorización requeridos El documento describe los Objetos de Autorización usados por las transacciones en los diferentes escenarios de negocio. El documento es utilizado como entrada para la definición de perfiles de Autorización de usuarios. El documento cubre :  Nombre del Objeto.  Descripción del Objeto.  Referencia al escenario del Caso de Negocio.  Valores requeridos para el Objeto. 5.2.32 Descripción de los Perfiles de Autorización de Usuario Este documento contiene los siguientes elementos :  Tareas/ Role y responsabilidades del usuario  La definición de los perfiles de Autorización de Usuario requeridos, aplicables a cara tarea y/o role  Nombres de Objeto a. Descripción del Objeto b. Valores del Objeto  Relación entre tareas/roles y perfiles de Autorización 5.2.33 Definición de entornos de Perfiles en el ERP Actividad para definir los perfiles de usuario en los entornos de Consolidación y/o Producción. Se requiere esta actividad para la prueba de aceptación prueba y la etapa de instalación.

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5.2.34 Procedimientos de control de cambios técnicos Procedimientos para el control de cambios en las versiones sucesivas del ERP, desarrollos de nuevos programas en el entorno de ERP , solución de fallos, etc. 5.2.35 Documentación técnica de procesos batch Documentación que contiene el procedimiento técnico para los trabajos batch. El Documento puede consistir en :  Documentación de todos los jobs del Sistema ERP (archivado, transporte, etc.).  Procedimientos de recuperación para los anteriores. 5.2.36 Procedimientos de Salvaguarda, Seguridad y Backup Documentación que describe todo tipo de incidencias graves y sus correspondientes medidas correctivas. Normalmente estos procedimientos son parte de un plan de contingencias de IT más extenso. 5.2.37 Procedimientos para Reorganización y Archivado Documentación sobre los jobs de archivado del ERP. Incluye un plan para el acceso a los Datos archivados. 5.2.38 Configuración de los parámetros del Archivado del ERP La parametrización de la retención apropiada de las tablas periódicas en el Sistema ERP para el alcance del proyecto. 5.2.39 Instalación de Programas Batch para Archivado La instalación de programas batch para archivado de Datos desde el Sistema ERP. Estos Jobs tienen que estar sujetos a Calendario y probados. Igualmente, el acceso a los Datos archivados es importante. 5.2.40 Conversión de Datos Productivos Como parte de la preparación del entorno de prueba/aceptación, los conjuntos de Datos a ser usados en la conversión final tienen que ser convertidos. En una fase posterior, los Datos serán convertidos / migrados al entorno de Producción. 5.2.41 Planificación de la Formación del usuario final Basada en los diversos módulos a implantar u las relaciones entre los diversos objetos, se puede dar la formación de usuario. KERNMAX intenta usar los servicios de FORMACOM para que le ayude en la Formación de usuarios.

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El primer paso es la creación de un plan de proyecto para la Formación del usuario. Describirá la secuencia de las diversas clases con los temas a cubrir. Las Guías deben contener :  Número de personas implicadas  Tiempo de preparación de la Formación.  Procedimiento de Backup.  Infraestructura de Formación.  Entorno de Formación ERP.  Estructura del material de Formación. Después de la aprobación del plan, los usuarios serán formados en los conceptos y utilización del sistema. Opcionalmente, se preparará un manual de usuario con ejercicios 5.2.42 Preparar el Entorno de Formación ERP Preparación del entorno ERP de Formación, consistente en:  Entrada de Datos de prueba/Formación.  Definición de la Formación de usuario a partir de los perfiles de Autorización.  Preparación de las salas de Formación, con equipos y facilidades 5.2.43 Clases de Formación de usuarios finales Presencia del profesor que es responsable de la conducción de las sesiones de Formación. 5.2.44 Manual de Usuario Basado en los parámetros específicos y las Funciones del Sistema ERP. Se preparará la Documentación para los usuarios finales. Dicha Documentación será también utilizada para formar a los usuarios del sistema. 5.2.45 Resultados de la Prueba de Aceptación Pruebas de aceptación llevadas a cabo a partir del correspondiente plan. 5.2.46 Controles de Calidad Final llevados a cabo Documento que describe todas las pruebas y actividades llevadas a cabo antes del comienzo de la utilización del sistema. Describe:  Verificaciones llevadas a cabo.  Personal implicado.

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5.2.47 Puesta en marcha de la Organización Implicación del personal que será responsable de la gestión de los sistemas durante y después del ciclo de vida productivo del Sistema, para poner en marcha el control de la organización que dirigirá el sistema después de su entrega. 5.2.48 Descripción de Tareas de Usuario Las tareas de los usuarios cambiarán como resultado de la introducción del ERP. En un documento separado se describen las tareas de usuario. La base es el flujo de procesos documentado. A nivel de los eventos, se hará una descripción de las tareas que tiene que llevar a cabo el usuario. 5.3 Descripción de los Entregables correspondientes a DConsult 5.3.1 Manual del Proyecto El Manual del Proyecto contiene Guías prácticas para la gestión y ejecución del proyecto. El Manual del Proyecto está adaptado específicamente al proyecto KERNMAX. Es entregado con ocasión del arranque del proyecto. 5.3.2 Informe del Modelo de Empresa El Modelo de Empresa describe la situación actual de KERNMAX y contiene la siguiente información en detalle:  Estructuras organizativas y operativas de KERNMAX  Eventos de negocio de KERNMAX y los correspondientes Objetivos para implantar el ERP.  Entorno IT implicado en el alcance del proyecto. 5.3.3 Informe de Modelo de negocio Este documento refleja todos los procesos de negocio relevantes de KERNMAX incluyendo los aspectos de ERP relativos a esos procesos. Las áreas que cubre son:  Alcance de la implantación del ERP, basado en el Modelo de Empresa.  Cruce de los requisitos funcionales con los requisitos funcionales del Modelo base de la matriz Suiza, basado en la Documentación proporcionada por KERNMAX en el Modelo CH..  Definición de alto nivel del alcance el Modelo Núcleo para las empresas, y los elementos específicos de los países, así como las restricciones identificadas entre las funcionalidades del ERP y los requerimientos actuales.

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5.3.4 Informe del Modelo de Sistema Futuro Los siguientes asuntos deben ser cubiertos por dicho informe:  Objetivos y alcance de la Implantación.  Secuencia de Implantación de los módulos / Funciones del sistema.  Infraestructura Hardware (conjuntamente con el proveedor del hardware)  Estructuras de Interfaz con otros sistemas y entornos (permanentes o provisionales).  Consecuencias de la Implantación (desarrollos de sistemas específicos).  Evaluación detallada del plan de proyecto. 5.3.5 Calendario de Tareas de Talleres y Prototipaje Plan detallado que describe los temas a ser cubiertos en los talleres de prototipaje. El Calendario de talleres describe detalladamente en qué secuencia se van a prototipar los diversos casos de negocio. Las tareas de taller describen el plan y el contenido de las sesiones de taller y los roles y responsabilidades dentro de los talleres. El plan detallado se confrontará con los datos de medida del avance durante el prototipaje. Solo se puede tener disponible si se han acordado los casos de negocio. Los casos de negocio desarrollados en Suiza serán usados como base para esta etapa y deben estar disponibles para el equipo de proyecto. 5.3.6 Empresa Modelo Como preparación para los talleres de la Empresa Modelo y para las sesiones de talleres de Prototipaje, se preparará un entorno ERP de desarrollo. Como punto inicial para el Prototipaje. Las estructuras organizativas y operativas identificadas durante la Modelización de Negocio ERP serán preparadas con el software ERP. Este entorno representará así el negocio básico característico de KERNMAX. Ello se basará en el Modelo CH pero incorporará un número representativo de características de la organización de los países implicados en el proyecto. Los Conjuntos de Datos relevantes y parámetros implantados en la Empresa Modelo serán documentados. 5.3.7 Taller de la Empresa Modelo Para presentar la Empresa Modelo, se organizarán talleres para los miembros del equipo. Los talleres podrán ser distribuidos entre varias sesiones para cubrir las diversas áreas funcionales y los aspectos de la Integración. Los talleres de la Empresa Modelo sirven para las siguientes finalidades:

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  

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Verificación de la correcta instalación del Sistema, comparado con los resultados de las sesiones de Modelización de Negocio con el ERP. Verificación de los flujos básicos de negocio del cliente que han sido modelizados en la Empresa Modelo. Primera inmersión de los usuarios en el mundo del ERP.

5.3.8 Prototipo ERP Configurado Las sesiones de los talleres de Prototipaje, basadas en los Casos de Negocio predefinidos, dan como resultado un sistema ERP configurado y prototipado para KERNMAX. En este prototipo las funciones online las transacciones están parametrizadas de acuerdo con las salidas requeridas por KERNMAX con el uso de las Funciones de Parametrización estándar disponibles. 5.3.9 Formularios de Prototipaje Los formularios de evaluación del prototipo serán utilizados como documento de todos los resultados del Prototipaje, incluyendo aquellos de DConsult y KERNMAX, que serán fusionados. Para cada Caso de Negocio puede haber varias sesiones de Prototipaje. De ahí que haya varios formularios de evaluación del prototipo. Para KERNMAX, deberán describir:       

Tareas realizadas con éxito en cada caso. Requerimientos de interfaces. Temas importantes pendientes de resolver. Reconocimiento de actividades de reingeniería de procesos en el cliente. Temas a detallar durante las tareas de Parametrización. Preparación de soluciones alternativas de negocio para aquellos casos de negocio que no hayan sido cubiertos satisfactoriamente por el prototipo del ERP. Ampliaciones.

Para DConsult, detallará los Transportes y Correcciones asociados con cada taller. Ello permitirá la conexión entre los Objetos de Parametrización y la función a realizarse. Durante el Prototipaje, DConsult no proporcionará otra Documentación.

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5.3.10 Jobs de Batch requeridos El documento describe los jobs de batch requeridos. Para cada job habrá que cubrir los siguientes aspectos:  Nombre del Job  Nombre del programa ERP  Descripción functional del job.  Frecuencia (diaria, semanal, mensual).  Procedimiento de recuperación de errores. 5.3.11 Soporte de primera línea La presencia de un buen número de consultores de DConsult (funcionales y técnicos) durante el primer mes después de la puesta en marcha del sistema soportará a KERNMAX en la etapa de Producción. 5.3.12 Auditoría del Proyecto Durante las diferentes etapas del proyecto se llevarán a cabo auditorías sobre la calidad de los entregables. Dichas auditorías serán efectuadas por personas no ligadas al proyecto. 5.4 Descripción de los Entregables de DConsult a coste adicional Estos entregables son esenciales para la terminación con éxito del proyecto y pueden ser realizados por DConsult fuera del alcance del precio contratado. No se realizará ninguno de estos entregables sin aprobación escrita por parte de KERNMAX. Si fuera necesario, DConsult puede proporcionar presupuestos para cada desarrollo cuando las especificaciones estén aclaradas. 5.4.1 Actualización de la Versión operativa Esta actividad incluye la migración a una versión de ERP más avanzada. Una actualización influye en la duración del proyecto y no está considerada parte esencial del mismo. Cuando el cambio de versión se necesita, por ejemplo para incorporar una nueva funcionalidad del ERP, se planificará y se evaluará en términos del impacto que produce en las posibilidades de productividad del equipo de proyecto. 5.4.2 Especificaciones Funcionales / Técnicas Para cada nueva función (o transacción) una especificación funcional y técnica debe ser hecha. Una nueva función es una ampliación real de la funcionalidad del Sistema ERP, p.e. nuevas transacciones. Para más información acerca del contenido de la especificación funcional/técnica, referirse al estándar propuesto.

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5.4.3 Programas para Nuevas Funciones Los programas para todas las nuevas Funciones pueden ser desarrollados con las herramientas de desarrollo estándar del ERP. Los programas serán entregados después de haber ejecutado las pruebas unitarias. Todos los programas comprometidos y entregados por DConsult serán documentados acorde con los estándares acordados. 5.4.4 Formación Técnica Si se acuerda así con KERNMAX, DConsult puede llevar a cabo la Formación técnica en las herramientas de desarrollo del ERP, para diseño de pantallas, gestión del diccionario de datos, diseño de formularios, etc. Esta formación está especialmente indicada para la capacitación del personal del proyecto para que realice los desarrollos de interfaces y conversiones. 5.4.5 Programas de Conversión a ERP Para cada diseño de conversión especificado y aprobado se realizarán los programas correspondientes en el ERP. Programas serán probados y documentados, después de haber sido desarrollados con las herramientas de desarrollo estándar del ERP. 5.4.6 Estrategia y Diseño de Interfaces Para cada diseño detallado se confeccionarán interfaces automáticos y manuales (temporales o permanentes) entre el ERP y las aplicaciones vecinas. Los procedimientos serán preparados conjuntamente con el personal de KERNMAX. 5.4.7 Programas de Interfaz desde o hacia el ERP Todos los programas de interfaz requeridos en el entorno del ERP serán construidos con las herramientas de desarrollo del ERP. Dichos programas manejan Datos desde o hacia los sistemas actuales. Los interfaces automáticos basados en documentos de diseño aprobados serán programados y se harán las correspondientes pruebas con sus conjuntos de datos. Todos los programas de interfaz serán documentados acorde con los estándares de DConsult. 5.4.8 Programas de ERP específicos del cliente Los programas descritos en el párrafo previo serán desarrollados, probados y documentados. Las soluciones técnicas deberán concordar con los estándares del ERP. Ello incluye documentos de transacciones específicas (a no ser que los esquemas estándar del ERP sean elegidos, p.e. confirmación de pedidos de venta, pedidos a proveedores,

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6.2

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Definición de Roles y Responsabilidades del personal del Proyecto

6.2.1

Comité de Seguimiento del Programa

Miembros:  Dirección Ejecutiva de KERNMAX (Comercial y Operaciones).  Dirección General de DConsult (gerente de contrato, de acuerdo con el Procedimiento Regenbogen).  Director de Programa  Representantes de KERNMAX y DConsult en cada proyecto de cada país Tareas y responsabilidades  Definir el presupuesto global y los acuerdos contractuales con terceros.  Supervisar el avance del programa y su presupuesto.  Tomar decisiones sobre los cambios propuestos en el alcance del programa.  Discutir y decidir en los asuntos pendientes de índole funcional u organizativo, dentro del alcance del programa.  Asegurar la disponibilidad de los recursos y del personal de KERNMAX y del personal de DConsult.  Supervisar la creación de cada nuevo proyecto dentro del programa, incluyendo el nombramiento del Comité de Seguimiento del Proyecto 6.2.2

Comité de Seguimiento del Proyecto

Miembros:  Dirección departamental de KERNMAX.  Director de Programa  Dirección General de DConsult (gerente de contrato de acuerdo con el Procedimiento Regenbogen).  Director de Usuarios en el Proyecto de KERNMAX, como participante en las reuniones del Comité de Seguimiento del Proyecto  Director de IS en el Proyecto de KERNMAX IS como participante en las reuniones del Comité de Seguimiento del Proyecto  Jefe de Proyecto de DConsult, como participante en las reuniones del Comité de Seguimiento del Proyecto  Gerente se Cuenta del ERP

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Tareas y responsabilidades  Definir los acuerdos de presupuesto y contrato con terceros.  Supervisar el avance del proyecto y su presupuesto.  Tomar decisiones respecto a los cambios propuestos respecto del alcance del proyecto.  Discutir y decidir sobre temas pendientes de solución funcionales y organizativos dentro del alcance del proyecto.  Asegurar la disponibilidad de recursos y de personal de KERNMAX y de DConsult.  Aceptar y aprobar formalmente los entregables del proyecto, basados en las recomendaciones y conclusiones del grupo de proyecto. 6.2.3

Patrocinador del Proyecto

Tareas y responsabilidades  asistir al equipo para asegurar el compromiso de la dirección con el proyecto  comunicar la visión corporativa  proporcionar perspectiva global  romper las barreras que pudieran boquear el avance  proporcionar entradas a nivel ejecutivo para resolver los temas pendientes de solución del proyecto, si fuera necesario 6.2.4

Director de Programa

Tareas y responsabilidades  Seguir la pista del programa para asegurar que se ciñe al calendario y al presupuesto  Planificación del proyecto para el programa global  Asegurar que las oportunidades de beneficio de los procesos de KERNMAX se aprovechan en los diversos países  Equilibrar las oportunidades de compartición entre los proyectos  Asegurar que los estándares son respetados en los proyectos roll-out  Buscar y explotar los beneficios de negocio de la Implantación de ERP globalmente  Asegurar la integridad del modelo corporativo en los diversos países

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6.2.5

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Jefatura del Proyecto

La jefatura del Proyecto consta del Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX, del Jefe de Proyecto IS de KERNMAX y del Jefe de Proyecto de DConsult. La tarea total de la gestión del proyecto se divide en las diversas áreas de responsabilidad del proyecto. Por naturaleza, el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX cubrirá los temas de negocio pendientes de solución y será el más eficaz enlace con el resto de la organización. El Jefe de Proyecto de IS de KERNMAX cubrirá la infraestructura de sistemas para la migración al ERP de los sistemas existentes. El Jefe de Proyecto de DConsult cubrirá principalmente las tareas de implantación del software y la tareas de gestión de recursos del Personal de DConsult. Gestión del proyecto. Tareas y responsabilidades  Responsable de las operaciones del día a día en el proyecto.  Mantener y actualizar el plan global de proyecto.  Supervisar el avance e informar al Comité de Seguimiento del Proyecto 6.2.5.1

Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX

Tareas y responsabilidades  Asegurar la entrega del Sistema ERP y de que cumple los requerimientos en tiempo y presupuesto.  Asegurar que todas las Funciones dentro del alcance están correctamente representadas  Asegurar la participación en el proyecto del personal representativo de negocio de KERNMAX asignado al proyecto.  Facilitar la toma de decisiones puntuales en los temas de negocio pendientes de solución relacionados con el proyecto de implantación con la implicación de todos los representantes de la dirección.  Preparar la organización de usuarios para la introducción del nuevo sistema.  Llevar a cabo las actividades identificadas para el rediseño de procesos de negocio en las áreas implicadas.  Actuar como enlace en la comunidad de usuarios.  Actuar como enlace con el partner del contrato y con los terceros implicados en el proyecto.

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 Supervisar la aceptación puntual de entregables por parte de la comunidad de usuarios y por el Comité de Seguimiento del Proyecto.  Revisar y administrar el control de cambios en el proyecto con el Jefe de Proyecto de DConsult.  Ayudar a resolver los temas pendientes de solución del proyecto y escalarlos en KERNMAX si fuera necesario.  Gestionar y motivar al personal del proyecto.  Gestionar las expectativas despertadas por el proyecto. 6.2.5.2

Jefe de Proyecto IS de KERNMAX

Tareas y responsabilidades  Asegurar la entrega del Sistema ERP y que cumple los requerimientos acorde con tiempos y presupuesto.  Asegurar la participación el proyecto del personal de IS de KERNMAX asignado al proyecto.  Actuar como enlace en el departamento interno de IS/IT para asegurar la disponibilidad y el soporte de los sistemas.  Revisar y administrar el control de cambios en el proyecto, conjuntamente con el Jefe de Proyecto de DConsult.  Ayudar a resolver los temas pendientes de solución del proyecto y escalarlos en KERNMAX si fuera necesario.  Gestionar y motivar al personal del proyecto.  Gestionar las expectativas despertadas por el proyecto. 6.2.5.3

Jefe de Proyecto de DConsult

Tareas y responsabilidades:  Asegurar la entrega del Sistema ERP acorde con los requerimientos, tiempo y presupuesto.  Responsable de la planificación y avance de los equipos de areas de negocio y de los equipos técnicos.  Responsable de la asignación del personal de DConsult a los equipos y tareas.  Responsable, junto con los Jefes de proyecto de KERNMAX de la asignación de personal de KERNMAX a los diversos equipos y tareas.  Responsable de la coordinación de las áreas de problemas y de los equipos funcionales.  Identificación e implantación del software ERP.  Preparación de soluciones alternativas para las áreas de problemas identificadas.

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 Responsable del mantenimiento de los procedimientos de calidad en el proyecto.  Gestionar y motivar al Personal del proyecto de DConsult. 6.2.6

Equipos de Área de Negocio

Estos equipos están representados en la zona sombreada del diagrama de organización del proyecto. Cada equipo funcional consta de:  Líder de Área de Negocio de KERNMAX  Consultores de Aplicación ERP de DConsult  Representantes de Negocio de KERNMAX  Miembros del Equipo Núcleo  Miembros del Equipo Ampliación En el Equipo Núcleo, para la Modelización y Prototipaje del Modelo Núcleo, habrá al menos un representante de cada uno de los países de las filiales de KERNMAX que participarán emn el proyecto Geneva InduPark. Los miembros del Equipo Ampliado se ubicarán en sus respectivos países y visitarán Geneva InduPark para los talleres que requieran su participación, según el plan de proyecto. Los equipos de areas de negocio son dirigidos en el día a día por el Jefe de Proyecto de DConsult, pero la responsabilidad de su presencia y cooperación corresponde al Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX. 6.2.6.1

Líder de Área de Negocio de KERNMAX

Tareas y responsabilidades:  Proporcionar información sobre la política de negocio, proceso y datos, así como tomar decisiones sobre los futuros procesos de negocio del ERP  Obtener y proporcionar decisiones y aprobaciones en su momento adecuado.  Asegurar que los requerimientos de todos los países son tomados en cuenta, acopiando informaciones de los miembros del equipo ampliado y de cualquier otro colaborador, si fuera necesario.  Asegurar la comunicación efectiva dentro del equipo y en el ámbito del proyecto.  Asegurar la Integración entre los equipos en los temas pendientes de solución de negocio o del sistema.

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 Ayudar a resolver los temas pendientes de solución del proyecto y escalarlos en KERNMAX si fuera necesario.  Mantener al equipo enfocado al logro de los plazos y el alcance.  Actuar como enlace en la comunidad de usuarios.  Preparar la organización de usuarios a nivel departamento previamente a la introducción del nuevo sistema.  Asistir a la definición de soluciones alternativas y temas de gestión del cambio pendientes de solución 6.2.6.2

Consultor de Aplicaciones ERP de DConsult

Tareas y responsabilidades:  Aconsejar la mejor práctica en su área de competencia.  Parametrizar el Sistema ERP acorde con los requerimientos de negocio de KERNMAX y la preparación de los conjuntos de Documentación.  Ayudar al equipo de KERNMAX a entender los procesos ERP y sus opciones.  Proporcionar asistencia al Equipo de KERNMAX en la ejecución de las pruebas y al soporte productivo.  Definir requerimientos de interfaces desde o hacia el Sistema ERP  Definir los requerimientos y enfoques de las conversiones.  Parametrizar el sistema final.  Identificar requerimientos de negocio que no puedan ser logrados por medio del software ERP y desarrollar alternativas para cubrir esas áreas. 6.2.6.3

Representantes de Negocio de KERNMAX

Tareas y responsabilidades:  Llevar a cabo las tareas de modelización.  Preparar los casos de negocio relevantes para el Prototipaje y Pruebas.  Proporcionar información sobre la política de negocio, procesos y datos, así como tomar decisiones sobre los futuros procesos de negocio con el ERP.  Aportar expertos en temas específicos que requiera la organización de KERNMAX.  Aportar los miembros del equipo ampliado y otro personal de los países que pueda ser necesario.  Proporcionar las informaciones que los países puedan necesitar.  Desarrollar procedimientos de trabajo para los usuarios, relativos al Sistema ERP.

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 Preparar la Formación de Usuarios.  Preparar la Documentación de Usuario.  Asistir a la definición de soluciones alternativas y temas de gestión del cambio pendientes de solución  Llevar a cabo las pruebas de procesos de negocio durante el Prototipaje y Pruebas. 6.2.7

Equipo Técnico y de Infraestructura

Tareas y responsabilidades:  Poner en marcha un entorno de Desarrollo y Producción estable.  Poner en marcha los procedimientos de control de cambios para migrar desde el entorno de desarrollo/pruebas al entorno de Producción.  Poner en marcha la administración de datos.  Poner en marcha la administración de perfiles de usuario.  Asistir a la preparación de la organización de gestión del sistema.  Dirigir el entorno técnico durante el período de transición desde el sistema actual al nuevo sistema.  Gestionar los sistemas en el entorno de Desarrollo y en el de Producción. 6.2.8

Equipo de Conversión/Desarrollo/Interface de Datos

Tareas y responsabilidades:  Análisis de documentos de diseño funcional generados por los equipos de área de negocio  Diseño Técnico de los desarrollos adicionales, interfaces y programas de conversión.  Programación de interfaces, programas de conversión y programas adicionales.  Pruebas de los programas desarrollados.  Coordinación de pruebas de aceptación pruebas por parte de los responsables de usuarios y el equipo de área de negocio.  Mantenimiento de los estándares del diseño técnico y la programación. 6.2.9

Gerente de Datos

Tareas y responsabilidades  Gestionar la definición de los nuevos datos de negocio; sus definiciones y estructuras de codificación

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 definir los procedimientos de gestión de datos aplicables durante y después del proyecto  gestionar la definición y Producción de la Documentación de Gestión de Datos  gestionar la función de administración de datos durante el proyecto, controlando la puesta en marcha de los campos de los nuevos datos y la entrada de Datos Maestros al sistema 6.2.10

Equipo de Diseño Organizativo y de Procesos de Negocio

Siempre que el cambio organizativo y de procesos de negocio sea parte del proyecto, un equipo separado identificará las estructuras organizativas y los procesos que deban ser revisados. En tanto en cuanto KERNMAX no trate de cambiar los procesos de negocio, podrían requerirse algunos cambios durante la realización del modelo núcleo. Si fuera así, este proceso será llevado a cabo bajo responsabilidad de KERNMAX Tareas y responsabilidades  Definir las áreas para el cambio de procesos de negocio (en estrecha relación con los equipos de procesos de negocio).  Identificar y definir los cambios organizativos requeridos  Definir la nueva documentación para la organización administrativa.  Crear el programa de comunicación para informar a todo el personal implicado Crear la apropiada Documentación. 6.2.11

Gerente de Seguridad

Es necesario para controlar el acceso al sistema. Tareas y responsabilidades  poner en marcha la administración de los perfiles de seguridad de los usuarios en el Entorno de Desarrollo  poner en marcha la administración de los perfiles de seguridad de los usuarios en el Entorno de Pruebas y en el entorno Productivo  producir las normas de acceso al sistema  Poner en marcha los perfiles de administración en el entorno de Producción de acuerdo con las normas de acceso.

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6.2.12

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Grupo de Referencia de Usuarios

A discreción del Comité de Seguimiento del Proyecto, un Grupo de Referencia de Usuarios puede ser formado dentro de la organización del proyecto, para facilitar con la puntualidad y autoridad necesaria la toma de decisiones respecto de los requerimientos de los usuarios. Ello podría complementar las responsabilidades del Equipo Miembros de KERNMAX dentro de los equipos de áreas de negocio, quienes podrían dirigir los temas pendientes de solución a este grupo. También este grupo podría ser implicado en la gestión del cambio y rediseño de procesos de negocio. No se contempla la posibilidad de un grupo así en el proyecto del Modelo Núcleo. Tareas y responsabilidades  Decidir en temas pendientes de solución  Gestión del cambio / Rediseño de procesos de negocio  Verificación del diseño funcional 6.3 Miembros del Equipo Se indica los nombres de las personas de todos los grupos de trabajo. Nombre de los equipos o grupos de trabajo Director de Programa Gestión del Proyecto del Modelo Núcleo

Finanzas y Controlling

Nombres de las personas implicadas Paul Kleimer Michael Rosenweig Arthur Longeman Peter van het Beult Nicolás Planelles Keith Noortham Jaime Perea Teo Sirakis

Comercial

Jesús del Valle Johann Kehm Paqui Loma Gaspar Roatti

Producción y Almacenes

Peter Tegelmann Felipe Buendía Ramón Marsón Joao Gomes

Basis (technical)

Rosana Benito

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Empresa

KERNMAX KERNMAX KERNMAX DConsult KERNMAX DConsult DConsult DConsult Grecia KERNMAX DConsult DConsult DConsult Italia KERNMAX DConsult DConsult DConsult Portugal KERNMAX

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Daniel Méndez Carlos Antolín

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DConsult DConsult

6.4 Estructura de Comunicación y Reuniones Comité de Seguimiento del Proyecto:  El Comité de Seguimiento del Proyecto se reunirá cada 4 semanas.  Siempre que se requiera una reunión adicional, el director del Comité de Seguimiento del Proyecto hará la convocatoria de dicha reunión.  Al comienzo de cada etapa del proyecto puede ser beneficioso reunirse con mayor frecuencia para estructurar el alcance del proyecto, así como su entorno y enfoque. Gestión del proyecto y gestión del equipo del proyecto:  La gestión del equipo del proyecto requerirá una reunión cada dos semanas. La gestión del equipo del proyecto supervisará el avance de los equipos individuales y decidirá sobre los temas pendientes de solución.  Los jefes de proyecto informarán mensualmente al Comité de Seguimiento del Proyecto sobre el avance y los temas excepcionales pendientes de solución.  La gestión del equipo del proyecto se dirigirá al Comité de Seguimiento del Proyecto. para informar sobre los temas pendientes de solución de la instalación que estén más allá del alcance de la toma de decisiones de su competencia.  Siempre que un entregable haya sido completado, el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX solicitará la aprobación formal el entregable al Comité de Seguimiento del Proyecto. Equipos de trabajo:  Los Equipos de trabajo mantendrán un reunión cada semana para supervisar el avance y especificar las actividades de la semana en curso. Grupo de Referencia de Usuarios:  Si existiera, el Grupo de Referencia de Usuarios se reuniría a propuesta del Jefe de Proyecto de KERNMAX, siempre que alguno de sus miembros lo solicitase.

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7

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Planificación y Control del Proyecto

7.1 Informe de Avance El Director de Programa supervisa el programa complete de los proyectos roll-out. Es el responsable de supervisar el avance global de la Implantación en todos los países, para asegurar que el impacto de los problemas en un proyecto u otro se minimiza. Para cada proyecto en un país: 

El Jefe de Proyecto de DConsult es responsable del avance global, supervisando el proyecto. Para esa gestión dispondrá de un plan general de proyecto, que incluye los planes detallados de los equipos individuales.



El Jefe de Jefe de Proyecto administrará semanalmente el tiempo empleado por el personal de KERNMAX y DConsult, así como el estatus (porcentaje de realización) de los entregables de los miembros del equipo. El Jefe de Proyecto recibirá los informes de estatus semanalmente de cada equipo de trabajo y preparará el informe de avance.



Cada líder de equipo supervisará el avance, basándose en el plan de trabajo de su equipo. En la reunión del equipo de proyecto (cada dos semanas) el avance será un tema fijo en la agenda.



Los Miembros del Proyecto (de DConsult y KERNMAX) informarán por separado semanalmente al Jefe de Proyecto. Este informe contendrá todas las horas empleadas en el proyecto.

Todos los temas pendientes de solución serán registrados en el sistema de gestión de temas pendientes de solución Management, a fin de aclarar responsabilidades, prioridades, plazos de resolución, dependencias críticas, etc. 7.2 Calendario del Proyecto Se mantendrá un Calendario que cubra el programa completo. Un plan detallado sera desarrollado para cada etapa de proyecto al final de la etapa previa. Por ello, por ejemplo, el plan detallado del Prototipaje será producido seguidamente a la Modelización del Negocio en el Sistema. El plan detallado será continuamente mantenido durante la etapa del proyecto por el Jefe de Proyecto de DConsult.

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7.3 Presupuesto y Costes del Proyecto El presupuesto del proyecto será supervisado a partir de las horas empleadas por el personal de KERNMAX y por los cargos de DConsult a partir del calendario de facturación acordado. Los costes de hardware e infraestructura están incluidos en el presupuesto del proyecto. Todo presupuesto adicional como resultado de los cargos debidos a modificaciones en el alcance del proyecto o a entregables adicionalmente solicitados, tendrán que ser autorizados por el Comité de Seguimiento del Proyecto. El Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX junto con el Jefe de Proyecto de DConsult prepararán los presupuestos adicionalmente requeridos. 8

Procedimientos de Verificación y Aceptación

8.1 Criterios de Aceptación Los criterios de aceptación para los productos y servicios que DConsult entrega a la organización del cliente son específicos para cada entregable. Para cada entregable se menciona el procedimiento y plazo de aprobación. KERNMAX proporcionará una lista de responsables de recepción de cada entregable al comienzo de cada etapa del proyecto. DConsult and KERNMAX acordarán los procesos detallados para la firma, incluyendo presentaciones y muestras. DConsult y KERNMAX acordarán la norma para cada entregable antes del comienzo de cada etapa del proyecto. En general se hará a partir de los documentos patrón proporcionados por la metodología METH1, de eficacia reconocida a nivel mundial en los proyectos ERP. 8.2

Aceptación de la Modelización del Sistema de Negocio

8.2.1 Manual de Proyecto Este Manual de Proyecto, como guía de la gestión y ejecución del proyecto, es uno de los primeros entregables del proyecto. Sera aprobado por el Comité de Seguimiento del Proyecto después de la revisión de sus contenidos con los jefes de proyecto de KERNMAX. Este Manual de Proyecto puede ser mejorado y ampliado con estándares de proyecto antes del comienzo de cada etapa siguiente. Los añadidos y cambios serán aprobados por los jefes de proyecto y sometidos a la aprobación del Comité de Seguimiento del Proyecto.

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8.2.2 El Modelo de Empresa El informe de Modelo de Empresa es evaluado y aceptado formalmente por KERNMAX a partir de la propia descripción del negocio y entorno organizativo implicado. Después de completar el Modelo de empresa, el documento será evaluado por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX, así como por sus Miembros de los equipos de áreas de negocio, o si existiera, por el Grupo de Referencia de Usuarios. 8.2.3 El Modelo de Negocio del ERP El Informe de Modelo de Negocio de ERP será preparado por el equipo de proyecto, inicialmente en borrador y será enviado para revisión y evaluación al Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX y, si existe, al Grupo de Referencia de Usuarios. La revisión consistirá en verificar los objetivos del proyecto y la descripción detallada del alcance de la implantación del ERP basada en los eventos de negocio mencionados en el Modelo de Empresa. El documento revisado será enviado al Comité de Seguimiento del Proyecto en el plazo de 2 semanas, con recomendaciones y notas. El Comité de Seguimiento del Proyecto aprobará finalmente el Informe de Modelo de negocio ERP y el Director de Programa de KERNMAX lo aprobará. Las disparidades identificadas entre las funcionalidades del ERP y los requerimientos de negocio de KERNMAX son indicadas en este informe, con fines informativos. El equipo de proyecto dará sus recomendaciones para superar las disparidades en el Informe del Modelo de Sistema Futuro y en el informe que describe las actividades identificadas en el rediseño de procesos de negocio. 8.2.4 Modelo de Sistema Futuro El informe del Modelo de Sistema Futuro será entregado por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX al Grupo de Referencia de Usuarios (si existiera) y al Comité de Seguimiento del Proyecto. También describe el plan y Calendario para recordatorio de la comunidad del proyecto. Utilizando las recomendaciones del Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX y el Grupo de Referencia de Usuarios, el Comité de Seguimiento del Proyecto decidirá a partir de este documento. El resultado de ello será la confirmación del alcance del proyecto, su entorno u enfoque. A partir de los hallazgos detallados de las tareas de Modelización del Sistema y puede tener originar tareas y entregables adicionales.

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La toma de decisión puede finalizar en 2 semanas después de la entrega del informe al equipo de proyecto. A la espera de la aprobación del informe, el equipo de proyecto continuará con las siguientes tareas. 8.2.5 Actividades identificadas para el Rediseño de Procesos de Negocio Durante las tareas de modelización, pueden haberse identificado oportunidades de rediseño de procesos de negocio. Los hallazgos pueden ser discutidos y decididos en el seno del Modelo del Sistema Futuro. 8.3 Aceptación del Modelo CH Criterios de aceptación.  La Configuración se ha completado  Sólo se han suministrado herramientas y utilidades ERP  El Sistema se ha llevado a cabo acorde con la documentación  No se han hecho cambios en el código fuente del ERP  La documentación está completa  No se han hecho cambios en la funcionalidad ERP  Los tiempos de respuesta del Sistema no han sido afectados significativamente por la configuración o la codificación 8.4 Aceptación de Prototipaje Durante la etapa de Prototipaje los entregables serán combinados para aprobación en los siguientes grupos:  Casos de Negocio  Tareas de Taller  Prototipo de Software, consistente en:  Empresa Modelo  Prototipo configurado y documentado  Evaluación del prototipo  Descripciones y planes de rediseño de procesos de negocio 8.4.1 Tareas de Casos de negocio y Talleres. Las preparaciones de los talleres tendrán como resultado la descripción de los casos de negocio a ser prototipaje. El plan final de talleres será aprobado por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX. 8.4.2 Prototipaje y Evaluación del Software Los talleres de prototipaje tendrán como resultado un prototipo configurado y documentado. Los entregables serán aceptados:

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  



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Cuando todos los casos de negocio han sido prototipados y evaluados por el personal de KERNMAX. Cuando todas las tareas de prototipaje han sido llevadas a cabo y evaluadas por el personal de KERNMAX. Cuando las tareas de los talleres que no han resultado satisfactorias con el software ERP se les ha encontrado soluciones alternativas y los temas pendientes de solución han encontrado eficaz tratamiento. Cuando la documentación está acorde con los estándares definidos (pasos de Parametrización y aspectos de negocio; descripción de las transacciones en el sistema dentro de cada caso de negocio ).

Los Entregables serán aceptados por el Jefe de Proyecto de Usuarios después de la consulta a los usuarios de cada área de KERNMAX y al Grupo de Referencia de Usuarios (si existieras), en el plazo de una semana después de la evaluación del prototipo y de la entrega de su documentación. 8.5 Aceptación de la Parametrización y de los Desarrollos 8.5.1 Diseño de Conversiones El diseño de la conversión será aceptado cuando:  El análisis de los Datos Maestros y de los datos de las transacciones a ser convertidas del sistema actual al nuevo sistema ERP se haya completado.  La descripción de los pasos de conversión (secuencialmente) y las interdependencias se ha completado.  Se ha entregado la descripción de los procedimientos manuales adicionales.  El formato del documento de diseño está acorde con el estándar definido. El diseño de conversión será aceptado por el Jefe de Proyecto de KERNMAX en una semana después de la entrega del documento de diseño. 8.5.2 Programas de Conversión Los programas de conversión serán aceptados acorde con los siguientes criterios:  Prueba con éxito con los Conjuntos de Datos de los sistemas actuales, aprobados por los representantes de usuarios  Documentación complete y entregada con los programas de conversión

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Descripción de la secuencia y condiciones para ejecutar los programas de conversión. Los programas de conversión serán aceptados por el Jefe de Proyecto de IS de KERNMAX 1 semana después de la recepción de los informes de evaluación y la documentación de los programas. 

8.5.3 Diseño de Interfaces Los diseños de interfaces serán aceptados a partir de lo siguiente:  El análisis complete de los flujos de datos que van a participar en los interfaces hacia o desde el entorno ERP.  La descripción completa de los requerimientos técnicos de cada interfaz  La descripción completa de las medidas de seguridad y de consistencia de datos.  El formato del documento de diseño concordará con los estándares definidos. Los diseños de interfaces serán aceptados por los Jefes de proyecto de usuarios y de IS de KERNMAX en un plazo de 2 semanas después de la recepción del documento de diseño. Los interfaces externos a la organización deberán ser también aprobados por dichas empresas, p.e. bancos. 8.5.4 Programas de Interfaces Programas desde o hacia otros Software Los programas de interfaces serán aceptados según los siguientes criterios:  Pruebas ejecutadas con éxito, con Conjuntos de Datos de los otros sistemas, aprobados por los representantes de los usuarios (en el formato de informes de evaluación de pruebas).  Pruebas ejecutadas con éxito, con Conjuntos de Datos desde el entorno del ERP a las otras aplicaciones, aprobadas por los representantes de los usuarios acorde con los informes de evaluación.  Documentación entregada con cada programa de interfaz.  Descripción de las condiciones para ejecutar programas de interfaces. Los programas de interfaces serán aceptados por los Usuarios y por el Jefe de Proyecto de IS en las 2 semanas posteriores a la recepción de los informes de evaluación de las pruebas y la documentación de los programas.

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8.5.5 Diseños y Programas ERP específicos del Cliente Las mejoras del Sistema requeridas en el entorno del ERP serán aceptadas según los criterios siguientes:  Documentación de los programas. La Documentación funcional estará en el formato de informe de diseño. La Documentación técnica será incluida en los programas fuente  Los estándares de diseño y programación se adherirán a los estándares de desarrollo definidos para el ERP  Los informes de evaluación de los representantes de usuarios se basarán en la realización de las pruebas de aceptación. Ambos jefes de proyecto de KERNMAX aceptarán los programas específicos del cliente en 2 semanas después de la recepción de la documentación y los informes de evaluación. Para los programas que se ha planificado que supongan un esfuerzo superior a 2 semanas, la aprobación funcional y técnica será fraccionada en dos pasos diferentes. 8.5.6 Plan de Pruebas de Integración y Resultados de las Pruebas El plan de pruebas de integración consiste en la descripción de los escenarios de prueba que se utilizarán en los ciclos de prueba de Integración. La aprobación será dada por los representantes de usuarios que estén encargados de las áreas de negocio implicadas. Los criterios son: completitud de los escenarios de prueba y la descripción completa de los resultados esperados. 8.5.7 Sistema ERP totalmente parametrizado Los criterios para la aceptación del entorno ERP parametrizado son:  Hojas de evaluación de pruebas de casos de negocio durante las pruebas de Consolidación.  Hojas de evaluación para los interfaces, y adicionalmente los programas requeridos usados durante las pruebas de Consolidación. Las pruebas de Consolidación pruebas serán llevadas a cabo en el entorno de sistemas totalmente parametrizado acorde con la situación futura requerida. La ejecución de las pruebas de Consolidación pruebas proporcionarán de esa forma la evaluación de la completitud de los pasos de parametrización del ERP llevados a cabo. La aceptación la hace el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX directamente a la recepción de las hojas de evaluación de los representantes de los usuarios. La aceptación del Sistema ERP parametrizado implica el arranque de la migración de los parámetros relevantes al entorno futuro de Producción.

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8.6 Aceptación de la Instalación 8.6.1 Descripción de Tareas de Usuarios Los procedimientos de tareas de usuarios son aceptados basándose en la aprobación de los representantes de los usuarios. Como parte de las pruebas de Integración, los ejemplares de soporte de la Documentación de Usuario son probados y evaluados. La aprobación formal por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX tendrá lugar 2 semanas después de la recepción de las hojas de evaluación de los representantes de los usuarios. 8.6.2 Manual de Usuario El Manual de Usuario que se entregue será evaluado según los siguientes criterios:  Descripción de las transacciones a ser utilizadas en los flujos de negocio con ejemplos relevantes para el cliente.  Descripción de las responsabilidades organizativas en conjunción con las transacciones del sistema.  Descripción de acciones correctivas y manual de procedimientos. El manual de usuario será aceptado por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX en 2 semanas después de la entrega del documento. 8.6.3 Formación de Usuarios Representantes de la organización de KERNMAX formarán a los usuarios en los conceptos y el uso del sistema con ayuda del manual de usuario preparado y ejercicios adicionales. Los asistentes al curso evaluarán la calidad de la Formación. Si las calificaciones no alcanzan la media tolerada, la gestión del proyecto de KERNMAX decidirá qué acciones correctivas llevar a cabo antes de poner el sistema en Producción. 8.6.4 Sistema ERP totalmente parametrizado En un entorno de Consolidación separado del entorno de Producción, los representantes de la comunidad de usuarios llevarán a cabo las pruebas de aceptación. Para cada paso del plan de prueba, los usuarios evaluarán los resultados de haber llevado a cabo las pruebas. El sistema será aceptado basándose para ello den todos los documentos de evaluación entregados por los representantes de usuarios al Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX.

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8.7 Aceptación del Sistema Productivo La aceptación del entorno ERP de Producción se basa en los siguientes criterios:  Las comprobaciones de calidad llevadas a cabo y aprobadas por el personal del cliente.  El proceso estable del Sistema durante las dos primeras semanas después de la entrega del sistema. El proceso estable en este contexto significa que el sistema opera acorde con las pruebas y los escenarios de pruebas aprobados en el plan de Integración. 9

Factores Críticos de Éxito y Análisis de Riesgos

9.1

Factores de Éxito Identificados

 Calidad del Patrocinador del Proyecto de KERNMAX Hay una necesidad neta de demostrar la importancia de este proyecto al personal tanto interno como externo de KERNMAX. Habrá una figura experta de negocio que sea el último responsable de asegurar que este proyecto sea un éxito. Alguien suficientemente conocido y con gran autoridad. La implicación personal de esta persona en el día a día no será excesiva pero su influencia y autoridad demostrará el compromiso de KERNMAX con el éxito del proyecto.  Calidad del Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX Esta persona trabajará el día a día con el Director de Programa y el Jefe de Proyecto de DConsult. Esta persona será corresponsable del desarrollar un plan viable y de asegurar su ejecución. Esta persona necesita la fortaleza para asegurar los recursos de KERNMAX y su implicación para conseguir sacar adelante el plan.  Calidad y disponibilidad del equipo de KERNMAX Para asegurar el éxito debe haber una considerable implicación del personal clave de KERNMAX durante el diseño, desarrollo e implantación de este proyecto. El proyecto necesitará personal veterano y experto, autorizado para proporcionar respuestas con rapidez y precisión al equipo de DConsult. Estas personas no deben pertenecer al equipo por el hecho de que estén disponibles. Por el contrario, para que el proyecto triunfe se necesitarán personas a las que el negocio probablemente considera imprescindibles.

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 Calidad del Director de Programa La Implantación del ERP es solo una parte del programa global de cambio. La implantación de un nuevo sistema implica nuevos procedimientos, nueva tecnología, formación de los usuarios, etc. Ello requiere ser un duro, enérgico y experto Director de Programa que aglutine los aspectos de cada proyecto y las etapas del programa.  Calidad y disponibilidad de los recursos de DConsult Como en el equipo de KERNMAX, el equipo de DConsult necesita tener el necesario conocimiento, experiencia y autoridad. El equipo de DConsult debe incluir gente experta que soporte el proyecto en todas las ubicaciones geográficas.  Calidad del Plan de proyecto. Un buen plan es esencial para todos los proyectos una vez que se han adherido al mismo todas las necesidades. El plan debe entonces considerar la realidad, e incorporarla. En el caso de KERNMAX se necesita planificar  Los temas pendientes de solución de los diversos países  - La completitud de la nueva planta de fabricación en España  - El pico de negocio esperado en KERNMAX durante el tercer trimestre  Seguridad de que el proyecto comienza puntualmente Para satisfacer las necesidades de la empresa y acelerar el beneficio de negocio, el plan debe comenzar puntualmente. Los temas pendientes de solución de algunos países requieren que el proyecto debe comenzar a tiempo para evitar costosas contingencias y soluciones transitorias.  Sólido compromiso interno El éxito del proyecto dependerá en definitivo del entusiasmo y compromiso del equipo de proyecto. Se necesita aprovechar en el mercado los beneficios de la solución. Frecuentemente hay resistencia a los sistemas ‘centrales’ impuestos a las empresas que operan independientemente. Las operaciones locales exigirán la mayor dedicación. Todo mejorará con la venta interna del concepto de los beneficios globales del Nuevo enfoque.

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 Control del alcance Una de las principales razones de fracaso en el tiempo/presupuesto de los proyectos ERP es el control inadecuado del alcance del proyecto. Es responsabilidad del Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX y del Jefe de Proyecto de DConsult asegurar que el alcance está definido de forma clara y detallada. Los cambios en el alcance necesitan ser aprobados por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX y pasados al Comité de Seguimiento del Proyecto para validación cuando se requiera un cambio sustancial.  Procedimientos robustos de cambios en el sistema En este proyecto habrá un cierto número de equipos de proyecto trabajando en el desarrollo y pruebas de la solución ERP al mismo tiempo. Esto ocurrirá en el desarrollo de los proyectos roll out en los diversos países, en paralelo con la implantación en Suiza. Mientras que la implantación en Suiza se lleva a cabo por DConsult CH, los temas pendientes de solución en pruebas y producción de esa implantación tienen que ser superadas. Se necesitan procedimientos estrictos para asegurar que los cambios que hace un equipo de proyecto no comprometen a las implantaciones en otros países. El Director de Programa desempeña un papel clave en este asunto.  Toma de decisiones basadas en la metodología METH1 El equipo de KERNMAX debe tener poderes para tomar decisiones en el diseño o rediseño en las áreas funcionales que representan. Las decisiones a tiempo y los cortos tiempos de respuesta en los temas funcionales pendientes de solución son prerrequisito para asegurar el avance en las actividades de Modelización y Prototipaje del Negocio en el sistema. Los representantes de usuarios deben poder dirigir los temas pendientes de solución del proyecto directamente y recibir la retroalimentación necesaria.  Gestión del Cambio y de la Comunicación Para lograr el éxito en la implantación, la comunidad de usuarios debe ser informada sobre cómo se está gestionando el nuevo negocio y sobre los cambios que resultan de la implantación del paquete estándar.

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9.2 Procedimientos para la Gestión del Riesgo Los riesgos genéricos se identifican seguidamente. Durante la etapa de Modelización del Sistema de Negocio del proyecto, KERNMAX y el Jefe de Proyecto de DConsult identificarán riesgos específicos para este proyecto, usando el estándar de DConsult standard, e implantarán los procesos del proyecto para controlar o minimizar aquellos riesgos que hayan sido identificados. 

Mantenimiento del proyecto en la vía correcta Acción: Se requiere un plan de proyecto exhaustivo. El compromiso de supervisión de los tiempos del proyecto, así como del presupuesto y alcance son requisitos imprescindibles para KERNMAX y el Jefe de Proyecto de DConsult. Es importante conducir el proyecto hacia la Implantación. Los refinamientos ulteriores pueden tomar lugar en la postImplantación. La materialización de los beneficios se logrará solo si el Sistema está en funcionamiento real.



Comunicación Acción: La actuación de la dirección de KERNMAX en los países es esencial para el éxito de los proyectos. Se impone una adecuada comunicación y venta a los accionistas.



Pruebas exhaustivas Acción: Para lograr procedimientos de prueba fiables y representativos, se requiere escenarios de prueba proporcionados de manera amplia por los representantes de usuarios.



Planes de Contingencia Acción: Minimizar el riesgo de ruptura de negocio. Los planes de contingencia deben ser trazados antes de que cada implantación, para cubrir las eventualidades que puedan surgir.



Formación del usuario final Acción: Un Plan de Formación complete debe ser desarrollado para cubrir todos los roles dentro de la organización de KERNMAX, incluyendo los nuevos procedimientos de negocio y el aprendizaje de las transacciones del ERP. KERNMAX se encargará con la ayuda de una empresa colaboradora de la formación del usuario final.

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

Calamidades en los locales del cliente en los que tienen lugar las actividades de desarrollo. Acción: DConsult en general no mantiene copias de los documentos o del software fuera de los locales de KERNMAX donde las actividades de desarrollo tienen lugar. Por razones de seguridad, KERNMAX debe proporcionar almacenamiento seguro para las copias de los documentos y los backup de las versiones de software versiones con las que trabaja el equipo de desarrollo.



Plazo para la aprobación de los entregables del proyecto. Acción: En el acuerdo con KERNMAX para cada entregable, hay un plazo definido para su aceptación.



Disponibilidad de los representantes de usuarios en el proyecto. Acción: La disponibilidad de los representantes de los usuarios en el proyecto es esencial para que la entrada de los requerimientos de negocio se haga adecuadamente durante la Implantación del software ERP. Para cada etapa del proyecto, los requerimientos de recursos definidos por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX, con asistencia del Patrocinador del Proyecto y del Comité de Seguimiento, debe asegurar que se logran los niveles de disponibilidad.



Toma de decisiones y autoridad en el proyecto. Acción: En la organización del proyecto, todos los representantes relevantes de la organización de KERNMAX son incluidos. Tiene que estar claro qué papel y autoridad tiene cada persona en el proyecto. Habrá que ceñirse a las descripciones del capítulo dedicado a roles y responsabilidades en la organización del proyecto.



Disponibilidad de los sistemas Acción: Para lograr un entorno de proyecto altamente productivo, el Entorno de Desarrollo del ERP, así como el entorno de Producción y los medios para el desarrollo de interfaces, programas de conversiones y otros desarrollos del sistema deben estar disponibles al menos de 8h de la mañana a 8h de la tarde. El ratio de disponibilidad no debe ser inferior al 95%.

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Las actividades de mantenimiento del sistema, que tienen como resultado la menor disponibilidad en unos determinados márgenes de tiempo deben ser planificadas como mínimo con 7 días de antelación. Esto da al equipo de proyecto la oportunidad de replanificar su trabajo acorde con la reducción de tiempo. 10 Documentación y Estándares del Proyecto Este capítulo contiene una propuesta de puesta en marcha de Documentación de proyecto. Ello incluye una propuesta en formato papel, así como un ejemplar en formato digital. Todos los documentos son susceptibles de control de versión mediante los procedimientos correspondientes. 10.1 Lista de temas pendientes de solución El proyecto mantendrá una lista de temas pendientes de solución, con procedimientos para supervisar la resolución. Se hará por medio de un sistema digital, p.e. Excel de Microsoft, y estará disponible en la intranet de KERNMAX. Los procedimientos detallados y el Sistema deben ser acordados por DConsult y los Jefes de proyecto de KERNMAX antes del comienzo del Prototipaje y las pruebas. 10.2 Formato Papel La Documentación del Proyecto (carpetas físicas) constan de los elementos siguientes:  Gestión del archivo del proyecto  Archivo de Calidad  Archivo del Sistema La descripción detallada de estos ficheros se hace en los párrafos siguientes.

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10.2.1

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Gestión del Archivo de Proyecto

Los ficheros de gestión del proyecto contienen los siguientes capítulos: Capítulo Capítulo

A

Descripción Plan de proyecto

Capítulo B-1

Informe de Avance del Proyecto

Capítulo B-2 Capítulo

C

Capítulo

D

Hojas de Horas del equipo de proyecto. Informes individuales de avance de los participantes Actas de las reuniones del Comité de Seguimiento Actas de las reuniones de Gestión del proyecto

Capítulo

E

Actas de otras reuniones relativas al proyecto

Capítulo

F

Correspondencia de entrada al proyecto

Capítulo

G

Correspondencia de salida del proyecto

Capítulo

H

Capítulo

I

Partidas detalladas del plan del proyecto (p.e. plan de comunicación, plan de formación, etc Lista de direcciones de los miembros del proyecto, proveedores de hardware, consultores externos, etc.

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10.2.2

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Archivo de Calidad

El objetivo primario de los ficheros de calidad es documentar el estatus y avance de los temas pendientes de negocio y técnicos, relativos a las actividades de pruebas de desarrollo del nuevo sistema. Capítulo Capítulo A

Sección 1 2

Descripción Manual de Proyecto Estándares de Documentación

Capítulo B

Informes de Problemas  descripción de temas pendientes de solución para los que el software ERP no encaja con los requerimientos definidos; distribuido por los módulos funcionales  soluciones a los problemas informados

Capítulo C

Informes de problemas de software  problemas del ERP informados  Respuestas del ERP a los problemas informados

Capítulo D

nombre módulo

Capítulo E

Capítulo F

Solicitud de cambio para modificaciones de software  descripción de los cambios requeridos  decisiones / soluciones sobre los cambios Cambios de servicios requeridos  Solicitudes de la organización de KERNMAX de servicios adicionales o entregables no incluidos en el acuerdo de proyecto

1 2 3

Entrega y aceptación  descripción de escenarios de prueba  informes y revisiones de prueba  aprobación y aceptación de entregables 245

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Capítulo Capítulo G Capítulo H Capítulo I

Sección

Descripción Informes de auditoría interna y externa Listas de Distribución Procedimientos de verificación y aceptación Procedimientos de gestión de riesgo

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10.2.3

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Archivo del Sistema

El archivo del Sistema se estructura principalmente acorde con los grupos de tareas y entregables del proyecto. Capítulo M: Modelización

P: Prototipaje

Sección

Descripción

1 2 3 4

Modelo de empresa Modelo de Negocio ERP Modelo del Sistema Futuro Actividades de Rediseño de Procesos de Negocio

1 2 3 4

Casos de negocio para el Prototipaje Tareas de los talleres Definición de la Empresa Modelo Formularios de evaluación de los talleres Terminología ERP y su uso en KERNMAX Especificación de los Datos Maestros del ERP

5 6 C: Configurac. parámetros D: Diseño

Formularios de evaluación de talleres + Parametrización detallada 1 2 3 4 5 6

Diseño Funcional y Técnico de las Funciones adicionales en la plataforma del ERP Diseño Funcional y Técnico de programas de interface Diseño Funcional y Técnico de programas de conversión Documentación de procesos batch en la plataforma ERP Plan de pruebas de Integración Informe de evaluación de la Parametrización

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Capítulo I: Implantación

Sección

Descripción

1

Manual de Usuario y descripciones de tareas de usuarios Procedimientos para migrar desde el Entorno de Desarrollo al entorno de Producción Lista de cambios en el entorno de Desarrollo y en el entorno de Producción Calendario de conversión de Datos Documentación de programas de interfaces y conversiones

2 3 4 5 S: Sistema Productivo

Informe del control de calidad final

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10.2.4

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Formación

Esta carpeta contendrá todos los documentos relativos a la Formación de los usuarios clave: Capítulo

Sección

Descripción

A: Plan Formación

1

Alcance – área de negocio

2 3 4

Sesiones requeridas Usuarios clave requeridos Requisitos de Infraestructura Autorizaciones Planificación

B: Material Formación

5

C: Manual Usuario

249

/

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10.3 Formato Digital 10.3.1 Estructura de las Carpetas

El diagrama muestra la estructuración de la Documentación del proyecto que se sugiere. La razón de que los nombres que aparecen en el diagrama estén en lengua inglesa se debe a haber aceptado el modelo empleado a nivel internacional en el Proyecto Núcleo emprendido en Suiza. Cada carpeta contiene una palabra que sugiere el contenido de la misma. Para cada documento, se listará:  Identificador del fichero,  descripción,  tipo de fichero,  autor,  fecha de creación/modificación,  número de versión En principio, todos los miembros del proyecto deberán tener acceso a la totalidad de la Documentación, excepto en los casos de documentos de información confidencial. La actualización de los documentos queda restringida a las personas responsables de dicha acción.

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10.4 Distribución y Aprobación de Documentos La edición de los documentos será aprobada por el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX. Los documentos serán distribuidos acorde con las listas de distribución que son mantenidas para cada tipo de documento. El Comité de Seguimiento del Proyecto confirmará las listas de distribución. En el proyecto se asume que la distribución de documentos se hará acorde con las listas de distribución definidas. La toma de decisiones sobre los documentos constará en las actas de las reuniones en las cuales se discutan los contenidos de los mismos. Para la aprobación de los entregables del proyecto, valdrán los criterios y procedimientos descritos. 11

Gestión del Cambio Organizativo y de la Comunicación

11.1 Gestión del Cambio La gestión del cambio organizativo es responsabilidad de KERNMAX, y la implantación del ERP utilizando un modelo núcleo que generará nuevos procedimientos de negocio en la mayoría de áreas funcionales. DConsult puede ayudar en esta tarea, si así se requiere, pero fuera del alcance del contrato principal. 11.2 Comunicación En grandes proyectos tales como el de KERNMAX, en los cuales se pueden plantear grandes cambios organizativos y técnicos, es esencial disponer de un programa especial de comunicación dirigido a los accionistas. La comunicación desde el principio facilita la implantación y el tiempo de conversión. La comunicación frecuente es necesaria para mantener el tono a lo largo del proyecto. Una estrategia amplia de comunicaciones debe ser preparada por KERNMAX. He aquí algunos ejemplos típicos de mecanismos que pueden probar la utilidad de lo que decimos:  

Una circular de ERP puede ser utilizada como vehículo primario de comunicación para todos aquellos que vayan a estar implicados en la Implantación del ERP. A lo largo del proyecto, las video-conferencias y tele-conferencias frecuentes pueden ser de gran eficacia entre el proyecto núcleo y los proyectos roll out de los países.

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12 Solicitudes de Cambios al Sistema Dentro del proyecto existe un cierto número de procedimientos que se usan para gestionar cualquier cambio en el alcance del proyecto o cualquier desviación durante el curso del proyecto que requiera acciones correctivas. En este capítulo se describen los procedimientos de control de cambios. 12.1 Solicitud de cambios en el alcance Una solicitud de cambio en el alcance es:    12.1.1

Cualquier desarrollo deseado en le sistema que esté fuera del alcance acordado Cualquier servicio requerido a DConsult que se halle fuera del alcance de los acuerdos entre KERNMAX y DConsult Cualquier solicitud de cambios que implique modificaciones al software ERP nativo Procedimientos de Solicitud de Cambios en el Alcance

Cualquier solicitud de cambios en el alcance debe ser entregada en el formulario correspondiente a la gestión del proyecto. DConsult dará sus estimaciones al Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX para los servicios adicionales requeridos en términos de recursos, condiciones del proyecto y costes. El Comité de Seguimiento del Proyecto o el Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX decidirá sobre la aceptación de la propuesta. Se indica seguidamente el procedimiento de control de cambios de KERNMAX: 12.1.2 ERP

Procedimiento de Solicitud de Cambios en la implantación del

Es crucial para mantener un control de las tarifas de los consultores que se lleve control de todo cambio en el contrato que pueda surgir. Para ello, se indica el procedimiento a seguir, que será aplicable a:.  Nuevos Desarrollos (p.e. nuevos programas, nuevos objetos del diccionario de datos)  Ampliaciones al Sistema (p.e. parametrizaciones de Usuario, adaptaciones de pantallas, etiquetas de campos, añadidos a objetos de diccionario, etc.)

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 Modificaciones al Sistema (p.e. cualquier cosa que requiera clave de acceso, etc.)  Cambios al ERP estándar  Cambios al Modelo CH  Cambios al Modelo Núcleo  Cambios en los calendarios  Cambios en el contrato de consultoría. El formulario llevará asignado un número de solicitud por parte del Jefe de Proyecto de Usuarios de KERNMAX, una vez que sea aprobado para investigación. Una solicitud puede ser generada por un miembro del equipo de implantación del ERP o por fuentes externas tales como un usuario final. El solicitante proporcionará explicación clara y detallada que justifique la razón del cambio. El formulario deberá ser enviado también al gerente del país. Una vez que se haya efectuado la aprobación a nivel nacional se enviará al Geneva InduPark para el visto bueno. El formulario debe ser presentado al Jefe de Proyecto de DConsult, quien estimará los costes de investigación y enviará a su vez la petición al Jefe de Proyecto IS de KERNMAX, al Jefe de Proyecto de Usuarios y al Director de Programa. Una vez que la investigación haya sido aprobada, la solicitud pasa al Jefe de Proyecto de DConsult para investigación y registro. DConsult llevará a cabo la estimación del análisis de impacto. Informará de ello al Jefe de Proyecto, quien aprobará o rechazará el cambio propuesto. Si la solicitud es aprobada por el Jefe de Proyecto de IS, el Jefe de Proyecto de Usuarios y el Director de Programa la tarea será priorizada en la lista de trabajo en curso. Al término del trabajo efectuado, el solicitante deberá validar los resultados, si cumplen con lo esperado. 12.2 Informes de Problemas de Software El término problema de software indica cualquier notificación de errores que ocurra en el software ERP, que afecte funcional o técnicamente a la gestión de la base de datos o a la operación del sistema. 12.2.1 Procedimientos para informar de problemas con el software Cada error notificado por el personal de KERNMAX o de DConsult implicado en el proyecto debe ser descrito en un mensaje dirigido a los servicios de soporte del fabricante del ERP.

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Los servicios de soporte del fabricante del ERP está contratados por KERNMAX,para tomar en cuenta las notificaciones de este tipo de problemas y buscar la soluciones con la mayor prontitud posible. 12.2.2 Supervisión de la implantación de la solución a un problema de software Los consultores de DConsult son responsables de supervisor el avance de la solución de los problemas de software de los que se ha informado. El estatus de icho avance es controlado por el Jefe de Proyecto de DConsult. En cada reunión del equipo de proyecto se informará del estado de los problemas de software tratados. 12.3 Sincronización de los Modelos nacionales con el Modelo CH El requerimiento de un método para gestionar la sincronización de los modelos nacionales con el modelo CH será acordado con KERNMAX CH por medio del grupo del programa global. El impacto del requerimiento en el plan de proyecto será evaluado por los jefes de proyecto, quienes informarán al Comité de Seguimiento del Proyecto. Para información sobre las buenas prácticas véase el artículo publicado por DConsult el 20 de Agosto de 2013.

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Se terminó de redactar este libro en Stuttgart el día 4 de enero de 2014.

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