Excel 2016 PL. Ćwiczenia praktyczne 9788328323957, 9788328317352, 8328317354, 8328323958

Citation preview

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Opieka redakcyjna: Ewelina Burska Projekt okładki: Studio Gravite/Olsztyn Obarek, Pokoński, Pazdrijowski, Zaprucki Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/cwex26_ebook Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

ISBN: 978-83-283-2395-7

Copyright © Helion 2016

 Poleć książkę na Facebook.com

 Księgarnia internetowa

 Kup w wersji papierowej

 Lubię to! » Nasza społeczność

 Oceń książkę

Mojej żonie Ani — duchowi sprawczemu mych działań.

Spis treści Rozdział 1.

Rozdział 2.

Przygotowanie do pracy

9

Wprowadzenie Uruchamiamy Excela z pustym arkuszem Arkusz Pasek Szybkiego dostępu Menu Opcje

9 9 14 16 20

Poruszanie się po arkuszu i wpisywanie informacji do komórek

23

Wprowadzenie Poruszanie się po arkuszu, liczba kolumn i wierszy Wpisywanie tekstu i liczb do komórek arkusza Wpisywanie formuł Komentarze Wartości logiczne i użycie prostej funkcji Psikusy Excela Dodatkowe informacje o poruszaniu się po arkuszu

23 24 30 37 40 44 46 48

5

6

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rozdział 3.

Arkusz, skoroszyt i plik

53

Wprowadzenie Arkusze to „kartki” w skoroszycie Zapisywanie skoroszytów w plikach Kończenie pracy i zamykanie okna Otwieranie plików Kopiowanie i przesuwanie arkuszy z pliku do pliku

53 54 63 68 69 72

Rozdział 4.

Rozdział 5.

Rozdział 6.

Zakresy

75

Wprowadzenie Zaznaczanie zakresów Wpisywanie danych do zaznaczonego zakresu

75 76 80

Edytowanie zawartości arkusza

83

Wprowadzenie Czyszczenie komórki Poprawianie zawartości komórki Edytowanie komentarza Wstawianie wierszy i kolumn Usuwanie wierszy i kolumn Wstawianie i usuwanie komórek Kopiowanie za pomocą schowka Przesuwanie (przenoszenie) danych za pomocą schowka Kopiowanie i przesuwanie przez przeciąganie myszą

83 83 87 90 90 92 93 96

Formatowanie Wprowadzenie Zmiana czcionki i wyrównania Tło, obramowanie i kolor pisma Automatyczne formatowanie tabel — style Usuwanie formatowania Data Czas Malarz formatów Ukrywanie i odkrywanie wierszy i kolumn

103 105

109 109 110 112 115 117 118 124 126 127

Spis treści

Rozdział 7.

Formuły i funkcje Wprowadzenie Sumowanie Excel jest doskonałym kalkulatorem Adresy względne, bezwzględne i mieszane Przykłady użycia funkcji Adresowanie trójwymiarowe

Rozdział 8.

Wykresy Wprowadzenie Tworzenie wykresów Wykresy są dynamicznie połączone z danymi

Rozdział 9.

Oglądanie i drukowanie arkuszy Wprowadzenie Oglądanie Podgląd wydruku Drukowanie

7 131 131 132 140 143 146 152

155 155 156 169

171 171 172 176 179

8

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

1 Przygotowanie do pracy Wprowadzenie Zacznijmy od oswojenia się z oknem Excela 2016 i jego podstawowymi narzędziami. Będą potrzebne do wykonywania ćwiczeń opisanych dalej. Wiele wyników można otrzymać w Excelu w różny sposób, a mała objętość książki dla początkujących nie pozwala opisać wszystkich możliwości. Starałem się pokazać metody najprostsze, więc proszę się nie dziwić, odkrywając inne rozwiązania.

Uruchamiamy Excela z pustym arkuszem Excel 2016 po uruchomieniu zgłosi się w sposób pokazany na rysunku 1.1.

9

10

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 1.1. Możemy wybrać uruchomienie Excela z pustym arkuszem, otworzyć podstawowy przewodnik lub jeden z predefiniowanych arkuszy

Jeżeli wybierzemy Pusty arkusz, Excel wystartuje z klasycznym pustym arkuszem znanym z poprzednich wersji programu — patrz rysunek 1.2.

Rysunek 1.2. Okno Excela 2016 po uruchomieniu programu z pustym arkuszem i rozwiniętą po prawej stronie listą opcji wyświetlania Wstążki

Znaczną część góry okna zajmuje Wstążka, czyli szeroki pas z przyciskami narzędziowymi. Składa się z wielu kart: Narzędzia główne, Wstawianie, Układ strony itd. Każda karta to zestaw poleceń innego

Rozdział 1. • Przygotowanie do pracy

11

rodzaju. Polecenia najczęściej używane zostały zebrane na karcie Narzędzia główne. Na rysunku 1.2 Wstążka jest rozwinięta na pełną szerokość, a arkusz rozpoczyna się poniżej od nagłówków kolumn A, B, C… i pierwszego wiersza. Po starcie programu aktywną komórką jest A1, widoczna w lewym górnym rogu arkusza. Przez kliknięcie myszą, użycie strzałek na klawiaturze lub naciśnięcie klawisza Enter można przejść do innej komórki. Ć W I C Z E N I E

1.1

Minimalizacja i rozwijanie Wstążki

Po uruchomieniu Excela przyjrzyj się elementom pokazanym na rysunkach 1.2 i 1.3, następnie przećwicz zwijanie oraz rozwijanie Wstążki.

Rysunek 1.3. Tworzenie nowego standardowego skoroszytu 1. Kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki (zaznaczony

wskaźnikiem myszy na rysunku 1.2) i wybierz polecenie Pokaż karty lub naciśnij Ctrl+F11, co spowoduje zwinięcie Wstążki do postaci pokazanej na rysunku 1.3. 2. Kliknij zakładkę dowolnej karty Wstążki, na przykład Narzędzia główne. Wstążka zostanie chwilowo rozwinięta, przesłaniając górę arkusza, jak na rysunku 1.4. 3. Kliknij w dowolnym punkcie poza Wstążką, na przykład w arkuszu lub na pasku tytułowym okna, aby zwinąć chwilowo rozwiniętą Wstążkę i powrócić do sytuacji pokazanej na rysunku 1.3. 1

Jest to tak zwany skrót klawiaturowy; zapis Ctrl+F1 oznacza: trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, naciśnij i zwolnij klawisz F1, potem zwolnij klawisz Ctrl (zapis z przecinkiem Ctrl,F1 oznaczałby kolejne naciskanie i zwalnianie klawiszy Ctrl i F1).

12

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 1.4. Rozwinięta wstążka przesłaniająca górę arkusza 4. Kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki i wybierz polecenie

Pokaż karty i polecenia (rysunek 1.3) lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl+F1, aby trwale rozwinąć Wstążkę. 5. Kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki i wybierz polecenie Automatycznie ukryj Wstążkę (rysunek 1.3). Wynik został pokazany na rysunku 1.5.

Rysunek 1.5. Okno Excela po wybraniu polecenia Automatycznie ukryj Wstążkę 6. Po wybraniu tej opcji będziesz mógł czasowo wyświetlić

Wstążkę, klikając pasek tytułowy okna, lub wybrać dowolny sposób jej wyświetlania za pomocą poleceń menu wyświetlanego przyciskiem Opcje wyświetlania Wstążki. Nie lubię opcji Automatycznie ukryj Wstążkę, gdyż utrudnia dostęp do poleceń. Korzystam z niej wyjątkowo, aby obejrzeć więcej niż zwykle wierszy arkusza lub większy wykres. Między stanami Pokaż karty i Pokaż karty i polecenia najłatwiej przełączać się:  za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+F1,  dwukrotnie klikając zakładkę wybranej karty Wstążki (kliknięta karta staje się aktywna),  przez włączanie i wyłączanie polecenia Zwiń Wstążkę w menu podręcznym wyświetlanym kliknięciem Wstążki prawym przyciskiem myszy.

Rozdz iał 1 .•P rzygo towan ie do p racy

13

ĆWICZENI E

1 .2

Rzu tokana Ws t k

Wy w i e t lko l e jnoró n ek a r tyW s t k i. ROZ WIĄZANIE

w w w .e bo ok 4a l l .p l

Abyun ikn chow an i as iW s t k i, w c zopc j wyw i e t l an i a Poka ka r t yipo l e c en ia. 1 .K l ikn i jz akadk k a r tyW s taw ian i e( ry sun ek1 .6 ) .

Ry sunek1 .6 .K l ikn ic i ezakadk iod san iaw yb ran ka r t W s tk i 2 .N ap row ad

w sk an ik my s zyn adowo lnyp r zy c i skn aW s t c e , np .Tab e la n ak a r c i eW s taw ian i e,j akn ary sunku1 .7 .Pochw i l i b e z ru chu my s zyzo s t an i e wyw i e t lon eob j an i en i ew sk a z an e go p r zy c i sku .

Ry sunek1 .7 .D lakad e gop r z y c i skunakad e jka r c i eW s t k i mona w yw i e t l i ob jan i en i e 3 .K l ikn i jko le jnoinn ezakadk ika r tW s t

k i(np .Ukads t rony lubFo rmuy) ,ob e j r zy jum i e s z c zon en an i chp r zy c i sk in a r zd z i iodc zy ta jum i e s z c zon e wpodpow i ed z i a chob j an i en i a .

14

Exce l 2016PL•Ćw iczen ia p rak tyczne

ĆWICZENI E

1 .3

Ko rzys tan iezpo lece Ws t k i zapomoc k law ia tu ry

1 .N a c in i jk l aw i s zl ewyA l t.Zo s t an wyw i e t lon epo l e c en i at ek s tow e

po s z c z e gó lny chk a r tW s t k i( c z a s am idwu zn akow e ,np .Y2) —ry sun ek1 .8 .

w w w .e bo ok 4a l l .p l

Ry sunek1 .8 . Na c in ic i el ew e gok law i s zaA l tpowodu j ew yw i e t lan i e po l e c e t ek s tow y chp r z yp i san y chdoka r tW s tk i 2 .N ap i s zpo l e c en i ep r zyp i s an edo wyb r an e jk a r ty ,np .Y2spowodu j e

p r z e jc i edok a r tyW s taw ian i e i wyw i e t l en i epo l e c e t ek s towy ch p r zyp i s any chdop r zy c i skówt e jk a r ty( ry sun ek1 .9 ) .

Ry sunek1 .9 . Po l e c en iat ek s tow esu c edow s taw ian iadoa rku s zarón y ch ob i ek tów

N a c i sk an i ek l aw i s z aE s c powodu j e wy co f an i es ik rokpok rokuzt rybu t ek s tow e gos t e row an i ap ro g r am em .

A rku s z A rku s zto w i e lk apok r a tkow an ak a r t a ,zoon az w i e lukomó r ekupor zdkow any ch w w i e r s z eiko lumny .Ton a s zw a r s z t a tp r a cy .Dokomó r ekbd z i emy wp i sywa dan eifo rmuy ,k tó r epo su doda l szych r z en i a wyk r e sów . d z i aa,np .ob l i c z e itwo

Rozdz iał 1 .•P rzygo towan ie do p racy

15

ĆWICZENI E

1 .4

E lemen tya rkuszaia rkuszb ie cy(ak tywny )

To w i c z en i en i e typow e ; wykonu j cj e ,pop ro s tuob e j r zy s za rku s z e . ROZ WIĄZANIE

1 .P r zy j r zy js i ko l e jno w s zy s tk ime l em en tompok a z anymn a

w w w .e bo ok 4a l l .p l

ry sunku1 .10ipo s t a r a js iz ap am it ai chpooen i ein a zwy .

Ry sunek1 .10 .E x c e ltwo r z ydom yln i ej ed ena rku s z

2 .K l ikn i jp r zy c i skNow ya rku s z —u two r zy s zA rku s z2. 3 .K l ikn i jponown i ep r zy c i skNow ya rku s z —u two r zy s zA rku s z3. 4 .K l ikn i jz akadk A rku s z2,po t emA rku s z3,an a s tpn i eA rku s z1.  



K l ikn ic i ez akadk iu ak tywn i aa rku s z ;s t a j es i ona rku s z em b i e cym( ak tywnym ) ,aj e goz akadk azo s t a j epodw i e t lon a . Dopók idokomó r ekn i e wp i s z e s zd any ch ,w s zy s tk i ea rku s z e wy g ld a jt aks amo ;stot r zy j edn akow e ,pu s t eipok r a tkow an e k a r tk i ,sp it e wj ednymsko ro s zy c i e . Oró ny chop e r a c j a chn aa rku s z a chpow i emypón i e j .

KOME NTA RZ

Wm ia r po t rz eby monatwo r zy doda tkowea rku szelubu suwa rku s zy . zbdn e ;sko ro s zy t moez aw i e r a od1do255a

16

Exce l 2016PL•Ćw iczen ia p rak tyczne

N a jmn i e j s zyme l em en t ema rku s z aj e s tkomó rk a ,c zy l ip ro s tok t n a 2 o raz w ie r s za sk r zyowan iu o znaczon e jl i t e r ( l i te ram i ) ko lumny zp r zypo r zdkow anymnum e r em( ry sun ek1 .10 ) .O zn a c z en i eko lumny inum e rw i e r s z ad a j ad r e skomó rk i ,np .komó rka wl ewymgó rnym ro gua rku s z atoA1,podn il eykomó rk aA2,an ap r awoodn i e j— komó rk aB2. 14 ,ako lumn16384(2 ) .O s t a tn i komó rk W i e r s zyj e s t1048578(220) w1 .ko lumn i ej e s t A1048578,an akocup i e rw s z e go w i e r s z al eyko mó rk a XFD1. O s t a tn i komó rk a rku s z a ,pooon wp r awymdo lnym ro gu ,j e s tXFD1048578.

w w w .e bo ok 4a l l .p l

Dok ad e jkomó rk ia rku s z a mon a wp i s a:  t ek s t ,  l i c zb (d a t aic z a ss s z c z e gó lnym ip r zyp adk am il i c zb ) ,  f o rmu ( a wfo rmua ch mon auyw a funk c j i ) ,  w a r to lo g i c zn. Pon ad todok ad e jkomó rk i mon ado c zy kom en t a r z . To ,cozo s t ao wp i s an e , mon apo t emup ik s z a,zm i en i a jctoiob r amow an i ekomó r eko r a zk ró j ,w i e lko iko lo rp i sm a .T ak i ezm i any n a zyw amyfo rm a tow an i em .

Pa sekS zybk iegodo s tępu

Poz a in s t a low an iuEx c e l a wl ewymgó rnymro guokn azn a jd z i e s zp a s ek S z yb k i e godo s tpu,a n an imko l e jnoodl ew e jt r zyp r zy c i sk i ,Zap i s z, Co fn i jiPonów,o r a zp r zy c i skro zw i j a jcy m enu( ry sunek1 .11 ) . Ry sunek1 .11 . Pa s ekS z ybk i e go do s tpuwpo s ta c i dom yln e j

2

Po c ztkow eko lumnys o zn a c z an epo j edyn c zym il i t e ram i ,ad a l s z em a j o zn a c z en i adwu -bd t r zy l i t e row e ,w gs ch em a tu :A,B …Z,AA,AB …ZZ, AAA …XFC,XFD.

Rozdział 1. • Przygotowanie do pracy

17

Ć W I C Z E N I E

1.5

Używanie przycisków Cofnij i Ponów na pasku Szybkiego dostępu

Sprawdź działanie przycisków Cofnij i Ponów. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Po uruchomieniu programu aktywną komórką jest A1. Naciśnij

kolejno klawisze A i Enter. Do komórki A1 zostanie wprowadzony jednoznakowy tekst a, a komórką bieżącą stanie się A2 (rysunek 1.12). Rysunek 1.12. Do komórki A1 został wprowadzony jednoznakowy tekst

2. Kliknij przycisk Cofnij; wpisany tekst zniknie z komórki A1

(lewa strona rysunku 1.13).

Rysunek 1.13. Wynik cofnięcia (po lewej) i ponowienia (po prawej) wpisywania tekstu do komórki 3. Jeżeli wykonasz kilka działań (np. wpiszesz teksty do kilku

komórek), będziesz mógł rozwinąć listę przycisku Cofnij i — wybierając myszą — cofnąć np. trzy czynności, jak na rysunku 1.14. Czynności cofnięte pojawią się na liście przycisku Ponów, za pomocą której możesz je ponownie wykonać, czyli cofnąć cofnięcie.

18

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 1.14. Cofanie kilku poleceń

Ć W I C Z E N I E

1.6

Wyświetlanie na pasku Szybkiego dostępu przycisków poleceń z listy

Twórcy Excela ułatwili wyświetlanie na pasku Szybkiego dostępu kilku przycisków, które uznali za najważniejsze bądź najczęściej używane. Wyświetl na pasku Szybkiego dostępu przycisk Nowy, służący do szybkiego tworzenia nowych, standardowych skoroszytów. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Na prawym krańcu paska Szybkiego dostępu kliknij przycisk

rozwijający listę dostępnych poleceń. 2. Kliknięciem wybierz z tej listy polecenie Nowy (rysunek 1.15). Na pasku Szybkiego dostępu zostanie wyświetlony przycisk do tworzenia nowych skoroszytów (rysunek 1.16). Rysunek 1.15. Wyświetlanie dodatkowych poleceń na pasku Szybkiego dostępu

Rozdział 1. • Przygotowanie do pracy

19

Rysunek 1.16. Ponownym kliknięciem na liście można łatwo wyłączyć wyświetlanie paska 3. Wybierając z listy aktywne polecenie, można wyłączyć

wyświetlanie jego przycisku (rysunek 1.16). Ć W I C Z E N I E

1.7

Wyświetlanie na pasku Szybkiego dostępu przycisków poleceń spoza listy

1. Aby na pasku Szybkiego dostępu wyświetlić polecenie spoza listy,

wybierz polecenie Więcej poleceń (rysunek 1.15). Zostanie wyświetlone okno pokazane na rysunku 1.17.

Rysunek 1.17. Dodawanie do paska Szybkiego dostępu poleceń spoza listy 2. Wybierz polecenie, które chcesz dodać, kliknij przycisk Dodaj,

a potem na dole okna przycisk OK. 3. Możesz sprawdzić, że wybranie polecenia w polu po prawej stronie

i kliknięcie aktywnego wtedy przycisku Usuń (z zatwierdzeniem przyciskiem OK) spowoduje usunięcie przycisku z paska Szybkiego dostępu.

20

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

1.8

Wyświetlanie paska Szybkiego dostępu pod Wstążką

Przenieś pasek Szybkiego dostępu z paska tytułowego okna pod Wstążkę. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Na prawym krańcu paska Szybkiego dostępu kliknij przycisk

rozwijający listę dostępnych poleceń. 2. Kliknięciem wybierz z tej listy polecenie Pokaż poniżej Wstążki (rysunek 1.15). Pasek Szybkiego dostępu zostanie wyświetlony pod Wstążką, jak na rysunku 1.18. Rysunek 1.18. Pasek Szybkiego dostępu pod Wstążką

3. Powtórz działanie z punktu 1. i wybierz z listy polecenie Pokaż

powyżej Wstążki.

Menu Opcje Przyciski poleceń na Wstążce służą do wykonywania działań w arkuszach, zaś opcje ogólnego sterowania Excelem zostały umieszczone w oknie dialogowym Opcje programu Excel. Następne ćwiczenie pokaże, jak się do niego dostać i użyć jednej z dostępnych tam opcji. Ć W I C Z E N I E

1.9

Zmiana schematu kolorów

Excel udostępnia trzy schematy kolorów: niebieski (domyślny) oraz srebrny i czarny. Zmień schemat kolorów na srebrny.

Rozdział 1. • Przygotowanie do pracy

21

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wybierz polecenie Plik/Opcje (rysunek 1.19).

Rysunek 1.19. Wybieranie schematu kolorów — przykład zmiany opcji programu 2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel na karcie Ogólne

wybierz z listy rozwijanej (rysunek 1.19) Schemat kolorów: Kolorowy (Biały, Ciemnoszary). 3. Zatwierdź zmianę kliknięciem przycisku OK na dole okna dialogowego i obejrzyj okno Excela w inaczej barwionej szacie. 4. W sposób opisany w punktach od 1. do 3. powróć do standardowego niebieskiego schematu kolorów. Inny przykład zmiany opcji programu znajdziesz w komentarzu do ćwiczenia 2.1 na rysunku 2.2.

K O M E N T A R Z

Inne opcje z okna Opcje programu Excel będą omawiane w następnych rozdziałach. W rozdziale początkowym chciałem przede wszystkim pokazać rodzaje narzędzi dostępnych w Excelu.

22

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

2 Poruszanie się po arkuszu i wpisywanie informacji do komórek Wprowadzenie Excel jest arkuszem kalkulacyjnym, czyli programem, którego praprzodek miał być pomocą dla księgowych. Nie dziwi zatem, że wita nas pokratkowanym arkuszem, wyglądającym na wielką, rozciągającą się w dół i wszerz tabelę. Zaczniemy od nauki przechodzenia od komórki do komórki, a potem nauczymy się te komórki wypełniać.

23

24

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Poruszanie się po arkuszu, liczba kolumn i wierszy Poruszanie się po arkuszu to przechodzenie z komórki bieżącej do innej (docelowej). Najczęściej jest nią komórka sąsiednia, ale może to być każda dowolnie wybrana i dowolnie oddalona. Komórka, do której przeszliśmy, staje się nową komórką bieżącą. Warto zauważyć, że czym innym jest zmiana komórki bieżącej, a czym innym przeglądanie arkusza; za pomocą pasków przewijania można przewijać arkusz i oglądać go, nie zmieniając komórki bieżącej, o czym przekonamy się, wykonując ćwiczenia. Ć W I C Z E N I E

2.1

Przejście do komórki poniżej

Przejdź do komórki położonej pod komórką bieżącą. Po uruchomieniu Excela komórką bieżącą jest A1. Przejdź do komórki A2 (rysunek 2.1). Rysunek 2.1. Przejście z komórki A1 do komórki A2

R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

Naciśnij klawisz Enter1. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

Na klawiaturze naciśnij klawisz kierunkowy ze strzałką w dół. R O Z W I Ą Z A N I E

3 .

1. Naprowadź wskaźnik myszy na komórkę A2. 2. Naciśnij lewy przycisk myszy.

1

Jeżeli zmieniono ustawienia domyślne Excela, to rozwiązanie może nie działać. Wyjaśnienie znajdziesz w komentarzu do ćwiczenia.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

25

K O M E N T A R Z

Wyliczanie tylu metod może się wydawać dzieleniem włosa na czworo, ale:  później przekonamy się, że różne metody są przydatne w różnych sytuacjach; czasem wygodniej nacisnąć Enter, a czasem kliknąć myszą;  dodatkowym celem ćwiczenia jest pokazanie na prostym przykładzie, że w Excelu wiele zadań można wykonać w różny sposób. Przy domyślnym ustawieniu parametrów Excela (np. bezpośrednio po instalacji) naciśnięcie klawisza Enter powoduje przejście do komórki położonej poniżej. Można to zmienić, wyświetlając okno dialogowe Opcje programu Excel (ćwiczenie 1.9) i na karcie Zaawansowane wybierając z listy rozwijanej inną wartość opcji Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter — Kierunek (rysunek 2.2). Warto o tym pamiętać, aby nie zdziwić się, jeżeli Excel zacznie się “buntować”, skacząc na boki po naciśnięciu klawisza Enter.

Rysunek 2.2. Zmiana kierunku przechodzenia po naciśnięciu klawisza Enter W przyszłości taką operację zmiany wartości opcji będziemy zapisywać skrótowo w postaci polecenia: Plik/Opcje/Zaawansowane/Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter — Kierunek.

Skoro naciśnięcie klawisza ze strzałką w dół powoduje przejście do komórki poniżej, łatwo się domyślić, co się stanie po naciśnięciu klawisza ze strzałką do góry albo strzałką w lewo lub w prawo.

26

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

ĆWICZENIE

2.2

Skok do wybranej komórki

Jeżeli dopiero uruchomiłeś Excela, komórką bieżącą jest A1, a jeśli wykonałeś poprzednie ćwiczenie, jest nią A2. Niezależnie od tego, która sytuacja jest prawdziwa, przejdź jednym krokiem do komórki D3 (rysunek 2.3).

Rysunek 2.3. Przechodzenie z komórki A2 bezpośrednio do komórki D3 Spośród metod poznanych w poprzednim ćwiczeniu tylko kliknięcie komórki D3 pozwala na bezpośrednie przejście do niej. Naciskanie klawiszy Enter i strzałki w prawo ( ) zmusza do przechodzenia przez komórki pośrednie. R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

Zgodnie ze wskazówką zastosuj rozwiązanie 3. z poprzedniego ćwiczenia, klikając myszą komórkę docelową D3. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk polecenia Znajdź

i zaznacz i z menu wybierz polecenie Przejdź do… (rysunek 2.4).

Rysunek 2.4. Użycie polecenia Przejdź do…

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

27

2. W oknie dialogowym Przechodzenie do w polu Odwołanie wpisz adres komórki docelowej d3 lub D3 (Excel automatycznie

zamieni małe litery w adresach na wielkie) i kliknij przycisk OK — patrz rysunek 2.5. Rysunek 2.5. Wpisując adres komórki w polu Odwołanie, można stosować małe lub wielkie litery, np. d3 lub D3

R O Z W I Ą Z A N I E

3 .

1. Naciśnij klawisz F5 albo skrót klawiaturowy Ctrl+G

(podpowiadany przez Excela przy wyborze polecenia na rysunku 2.4). 2. Wykonaj polecenie 3. z rozwiązania 2. R O Z W I Ą Z A N I E

4 .

1. W polu po lewej stronie paska edycji2, w tzw. polu adresowym, wpisz adres komórki docelowej D3 (lub d3) — rysunek 2.6.

Rysunek 2.6. Szybkie przechodzenie do dowolnej komórki przez wpisanie adresu w polu adresowym paska edycji 2. Naciśnij klawisz Enter.

2

Nazywanego też paskiem formuły.

28

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne Jeżeli komórka docelowa nie leży daleko, najprostsze i najwygodniejsze jest przejście do niej przez kliknięcie myszą. Gdy odległość jest duża, dotarcie do celu wymaga długotrwałego, żmudnego przewijania arkusza. Wtedy lepiej nacisnąć F5 i wpisać adres w oknie Przechodzenie do (rozwiązanie 3.) lub wpisać adres w polu adresowym paska edycji i nacisnąć Enter (rozwiązanie 4.).

K O M E N T A R Z

Nawet proste przechodzenie do wybranej komórki można wykonać w Excelu na wiele sposobów. Podobnie jest z wieloma innymi działaniami. Dalej — z powodu braku miejsca w niewielkiej książeczce — będę najczęściej podawać tylko jedno wybrane rozwiązanie. Ć W I C Z E N I E

2.3

Sprawdzanie liczby wierszy w arkuszu

Przeskocz do ostatniej komórki kolumny A. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Otwórz nowy standardowy arkusz (ćwiczenie 1.1). 2. Przejdź do dowolnej komórki w kolumnie A (np. naciśnij skrót

klawiaturowy Ctrl+Home, aby przejść do komórki A13).

3. Naciśnij klawisze End,  lub kombinację klawiszy Ctrl+.

Efekt został pokazany na rysunku 2.7.

Rysunek 2.7. Standardowy arkusz Excela zawiera 1 048 571 (220) wierszy

3

Po zablokowaniu arkusza (polecenie Widok/Zablokuj okienka) działanie Ctrl+Home będzie inne — patrz ćwiczenie 9.1.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

29

Ć W I C Z E N I E

2.4

Sprawdzanie liczby kolumn w arkuszu

Przejdź do ostatniej komórki w 1. wierszu arkusza i zmień typ adresowania na W1K1. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Otwórz nowy standardowy arkusz (ćwiczenie 1.1). 2. Przejdź do dowolnej komórki w 1. wierszu, np. do A1 (Ctrl+Home). 3. Naciśnij kolejno klawisze End,  (lub kombinację klawiszy

Ctrl+). Zostaniesz przeniesiony do komórki XFD1, tak jak na rysunku 2.8.

Rysunek 2.8. Obliczenie, jakiemu numerowi kolumny odpowiada oznaczenie XFD, nie jest proste: kolumny są oznaczane A, B … Z, AA, AB … ZZ, AAA … XFD 4. Włącz opcję Plik/Opcje/Opcje programu Excel/Formuły/Styl

odwołania W1K1. Oznaczenie literowe kolumny zostanie zastąpione jej numerem, jak na rysunku 2.9. Rysunek 2.9. Zmiana stylu adresowania komórek pozwala łatwo sprawdzić, że w arkuszu są 16 384 kolumny (214) 5. Aby powrócić do standardowego sposobu adresowania komórek,

wyłącz opcję Plik/Opcje/Opcje programu Excel/Formuły/Styl odwołania W1K1.

30

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Wpisywanie tekstu i liczb do komórek arkusza Gdy wpisujemy coś do komórki, Excel sprawdza, czy można to uznać za liczbę, formułę, czy wartość logiczną. Jeżeli taka identyfikacja się nie powiedzie, wpisywany ciąg znaków zostanie uznany za tekst (data i czas są szczególnym rodzajem liczb, o czym powiemy dokładniej w dalszej części książki). Dane wpisane do komórek można do woli zmieniać i kasować. O sposobach poprawiania zawartości komórki powiemy dalej. Na razie w przypadku pomyłki można zastosować najprostszą metodę poprawiania, jaką jest ponowne wpisanie. Ć W I C Z E N I E

2.5

Wpisywanie tekstu do komórki

Do komórki A1 wpisz swoje imię. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do wybranej komórki, np. A1. 2. Napisz jakieś słowo, np. swoje imię (rysunek 2.10). Rysunek 2.10. Tekst jeszcze nie został wprowadzony do komórki, o czym świadczy migający w komórce punkt wstawiania 3. Wybierz jedną z dwóch możliwości: 



wprowadź napisany tekst do komórki — klikając przycisk Wpis, naciskając Enter lub w dowolny sposób przechodząc do innej komórki; zrezygnuj z wprowadzenia tekstu do komórki — klikając przycisk Anuluj lub naciskając klawisz Esc.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

31

K O M E N T A R Z

Przy domyślnych ustawieniach Excela:  naciśnięcie klawisza Enter powoduje wprowadzenie napisanego ciągu znaków do komórki i przejście do komórki położonej poniżej (patrz komentarz do ćwiczenia 2.1 i rysunek 2.2);  kliknięcie przycisku Wpis również powoduje wprowadzenie ciągu znaków do komórki, ale bez przechodzenia do innej komórki. Ć W I C Z E N I E

2.6

Wpisywanie tekstu dłuższego niż szerokość kolumny

Wypełnij komórki arkusza zgodnie z rysunkiem 2.11, tak aby cały tekst mieścił się w komórkach i był widoczny. Rysunek 2.11. Kolumny A i B zostały rozszerzone, aby pomieścić tekst

R O Z W I Ą Z A N I E

1. W sposób opisany w poprzednim ćwiczeniu wypełnij komórki

arkusza. Jeżeli szerokość kolumn nie była poprzednio ręcznie zmieniana, otrzymasz taki wynik jak na rysunku 2.12. Rysunek 2.12. Tekst nie mieści się w komórkach o standardowej szerokości, ale jeżeli komórka po prawej stronie jest pusta, zostaje wyświetlony w całości 2. Naprowadź wskaźnik myszy na prawą krawędź nagłówka

kolumny A i gdy przybierze postać dwukierunkowej strzałki, jak na rysunku 2.13, dwukrotnie kliknij. Szerokość kolumny zostanie automatycznie dopasowana do najdłuższego tekstu w kolumnie.

32

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 2.13. Dwukrotne kliknięcie prawej krawędzi dostosowuje szerokość kolumny do najdłuższego wpisu 3. Naprowadź wskaźnik myszy na prawą krawędź nagłówka

kolumny B i gdy przybierze postać dwukierunkowej strzałki, naciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy. Nie puszczając przycisku, przeciągaj mysz w prawo, aż kolumna B zostanie odpowiednio rozszerzona; wtedy zwolnij przycisk myszy.

K O M E N T A R Z

 W analogiczny sposób można zmieniać wysokość wiersza —

należy przeciągnąć myszą dolną krawędź nagłówka z numerem wiersza lub dwukrotnie ją kliknąć (rysunek 2.14).  Podczas ręcznego rozszerzania Excel podpowiada przyszłą szerokość kolumny lub wysokość wiersza w punktach i pikselach. Rysunek 2.14. Podczas przeciągania krawędzi nagłówka Excel podpowiada przyszłą wysokość wiersza Ć W I C Z E N I E

2.7

Wpisywanie liczb do komórek

Skoro umiemy już wpisywać tekst, czas nauczyć się wpisywać liczby. Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 2.15. Rysunek 2.15. W komórce tekst jest wyrównywany do lewej, a liczby do prawej

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

33

Zwróć uwagę, że:  wszystkie liczby mają być wyświetlane z dokładnością do jednego miejsca po przecinku;  część dziesiętna jest oddzielona przecinkiem, a nie kropką (przy domyślnych polskich ustawieniach). R O Z W I Ą Z A N I E

1. Jeżeli wykonywałeś poprzednie ćwiczenia, kolumny A i B są już wypełnione. Do C1 wpisz Wiek, a do C2 i C3, odpowiednio: 25 i 18,5 (do C2 można wpisać 25,0 — niczego to nie zmieni)

— rysunek 2.16. Rysunek 2.16. Liczby są domyślnie wyświetlane w formacie Ogólne, który pokazuje jedynie cyfry znaczące 2. Naprowadź wskaźnik myszy na komórkę C2 i po wciśnięciu lewego

przycisku myszy przeciągnij wskaźnik do C3. Kiedy puścisz przycisk, zostanie zaznaczony zakres C2:C3 (rysunek 2.17).

Rysunek 2.17. Po zaznaczeniu zakresu wykonywane operacje dotyczą wszystkich zaznaczonych komórek 3. Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Zwiększ dziesiętne.

Spowoduje to nadanie komórkom formatu liczbowego z jednym miejscem po przecinku, co oznacza wykonanie zadania (rysunek 2.15).

34

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

K O M E N T A R Z

 Nietrudno się domyślić, że umieszczony obok przycisk Zmniejsz

dziesiętne działa przeciwnie i zmniejsza liczbę cyfr wyświetlanych po przecinku.  Oba przyciski zamieniają dotychczasowy format komórek na liczbowy i ujednolicają liczbę cyfr wyświetlanych po przecinku w całym zaznaczonym zakresie.  Formaty liczbowe i inne można nadawać za pomocą okna dialogowego Formatowanie komórek (rysunek 2.19), wyświetlanego kliknięciem przycisku Narzędzia główne/Liczba/Formatuj komórki: liczba, pokazanego na rysunku 2.18.  Okno Formatowanie komórek najłatwiej wyświetlić za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+1.

Rysunek 2.18. Przycisk otwierający okno dialogowe Formatowanie komórek

Rysunek 2.19. Okno dialogowe Formatowanie komórek

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

35

Przy standardowym ustawieniu parametrów polskiej wersji Excela użycie kropki dziesiętnej zamiast przecinka jest błędem. Tak wpisana liczba, np. 2.37, zostanie zinterpretowana jako tekst, co może powodować czasami trudne do wykrycia błędy w obliczeniach4. Przykłady takich błędów zostały pokazane na rysunku 2.20.

Rysunek 2.20. Bezpośrednie użycie tekstu w działaniach arytmetycznych powoduje błąd, a funkcje SUMA i ILOCZYN różnie traktują tekst Ć W I C Z E N I E

2.8

Wpisywanie waluty i procentów

Do arkusza z poprzedniego ćwiczenia dodaj kolumny D i E wypełnione tak jak na rysunku 2.21. Rysunek 2.21. W kolumnach D i E zostały wpisane liczby w formacie walutowym i procentowym R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Do komórek w kolumnach D2, D3 oraz E2 i E3 wpisz liczby bez

stosowania żadnego specjalnego formatowania, tak jak na rysunku 2.22 (oznacza to wpisanie liczb w domyślnym formacie Ogólne).

4

Błędy tego rodzaju i sposób radzenia sobie z nimi omówiłem dokładniej w książce Excel 2013 PL. Ćwiczenia zaawansowane, ale Excel 2016 czasami inaczej niż poprzednie wersje traktuje liczby zapisane jako tekst, co dla użytkowników najnowszej wersji programu oznacza mniejszą użyteczność opisanych tam przykładów.

36

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 2.22. Nadawanie komórce formatu walutowego. Można najpierw wpisać liczbę, a potem sformatować komórkę 2. Zaznacz zakres D2:D3 i kliknij przycisk Księgowy format liczb

(rysunek 2.22). 3. Zaznacz zakres E2:E3 i kliknij przycisk Zapis procentowy (rysunek 2.23).

Rysunek 2.23. Nadawanie liczbom formatu procentowego K O M E N T A R Z

Format jest cechą przypisaną do komórki, a nie do jej zawartości, dlatego jest obojętne, czy najpierw wpisujemy wartości, a potem formatujemy komórkę, czy postępujemy odwrotnie. Porównaj to rozwiązanie z kolejnym. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Przejdź do komórki D2, napisz 2450,00 zł (rysunek 2.24)

i naciśnij Enter.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

37

Rysunek 2.24. Wpisanie obok liczby symbolu waluty spowoduje automatyczne nadanie komórce formatu walutowego 2. Przejdź do komórki E2, napisz 12% (rysunek 2.24) i naciśnij Enter. 3. W analogiczny sposób wypełnij komórki D3 i E3. K O M E N T A R Z

 Format walutowy nie narzuca, tak jak księgowy, wyświetlania

liczb z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.  Excel od wersji 2007 pozwala na stosowanie kilku walut. Po przejściu do formatowanej komórki (zaznaczeniu zakresu komórek) należy rozwinąć listę walut przypisaną do przycisku Księgowy format liczb i z rozwiniętej listy wybrać właściwą walutę. Na rysunku 2.25 zostało pokazane nadawanie liczbie formatu waluty euro.

Rysunek 2.25. Nadawanie formatu wybranej waluty

Wpisywanie formuł Bez formuł arkusz nie różniłby się od tabelek tworzonych w Wordzie. Formuły służą do wykonywania — często bardzo skomplikowanych — obliczeń. Gdy tylko zmienimy dane, Excel niezwłocznie oblicza nową wartość formuł (w szczególnych przypadkach warto wyłączyć natychmiastowe wykonywanie obliczeń, ale o tym powiemy w oddzielnym rozdziale poświęconym formułom).

38

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

2.9

Wpisywanie formuł do arkusza

W komórce F2 wylicz całkowitą wypłatę Jana Kowalskiego, składającą się z pensji zasadniczej i 12% premii (rysunek 2.26).

Rysunek 2.26. W komórce widzimy wyliczoną wartość, a formuła jest wyświetlana na pasku edycji (pasku formuły) R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Przejdź do komórki F2, wpisz dokładną postać formuły =D2+D2*E2

i wprowadź ją do arkusza, np. naciskając Enter. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Przejdź do komórki F2 i napisz znak =. 2. Kliknij komórkę D2 i napisz znak + (rysunek 2.27).

Rysunek 2.27. Znak = na początku to informacja dla Excela, że jest wprowadzana formuła 3. Kliknij ponownie D2, napisz znak mnożenia * i kliknij E2. 4. Napisaną formułę wprowadź do komórki, np. przez naciśnięcie

klawisza Enter. Istnieje więcej różniących się szczegółami sposobów wpisywania formuł, ale dwa omówione są wystarczające dla naszych potrzeb.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

39

K O M E N T A R Z

 Literowe oznaczenia kolumn w adresach komórek można

wpisywać do formuł małymi lub wielkimi literami. Możemy napisać =D2+D2*E2 lub =d2+d2*e2, lub =d2+D2*e2. Zapis zostanie automatycznie zamieniony na =D2+D2*E2.  Choć standardowo w komórkach arkusza widzimy nie formuły,

lecz wyliczone wartości, możemy to zmienić, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+` (tzw. słaby akcent na klawiszu z tyldą ~, na standardowych klawiaturach tuż pod klawiszem Esc). Ponowne naciśnięcie tych samych klawiszy przywraca wyświetlanie wartości.  Formuły wyliczają wartość dynamicznie, tzn. nowa wartość formuły zostaje wyliczona natychmiast po zmianie wartości w komórkach, do których formuła się odwołuje. Jeżeli np. zmienisz wysokość pensji w komórce D2, natychmiast zmieni się wysokość wypłaty w komórce F25. Ć W I C Z E N I E

2.10

Kopiowanie formuły w dół kolumny

Do komórek F3 i F4 wprowadź formuły obliczające wypłatę Bonawentury Kociszewskiego i Marka Nowaka. Są one analogiczne do (wpisanej do F2) formuły obliczającej wypłatę Jana Kowalskiego (ćwiczenie 2.9). R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Przejdź do komórki F3 i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+D, co

spowoduje skopiowanie zawartości z leżącej powyżej komórki F2. 2. Przejdź do F4 i naciśnij Ctrl+D. Formuły w F3 i F4 będą miały postać, odpowiednio: =D3+D3*E3 i =D4+D4*E4. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Przejdź do komórki F2 zawierającej formułę obliczającą zarobki

Jana Kowalskiego.

5

Takie jest domyślne działanie Excela, gdyż przy instalacji zostaje włączona opcja Plik/Opcje/Opcje programu Excel/Formuły/Opcje obliczania — Automatyczne. Jeżeli wybierzesz opcję Opcje obliczania — Ręczne, Excel będzie przeliczał formuły dopiero po naciśnięciu klawisza F9.

40

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

2. Naprowadź wskaźnik myszy na mały kwadracik w prawym

dolnym rogu ramki wskazującej komórkę bieżącą, tak jak w lewej części rysunku 2.28.

Rysunek 2.28. Uchwyt inteligentnego wypełniania pozwala na łatwe kopiowanie formuł 3. Gdy przybierze on postać prostego krzyżyka, naciśnij lewy

przycisk myszy i przeciągnij o dwie komórki w dół, tak jak na środkowej części rysunku 2.28. 4. Puść lewy przycisk myszy. Spowoduje to skopiowanie formuły z komórki F2 do komórek F3 i F4, tak jak w prawej części rysunku 2.28. Podczas kopiowania formuły z wiersza 2. do 3. i 4. zostały odpowiednio zaktualizowane odwołania do komórek; tak samo jak w rozwiązaniu 1. formuły w F3 i F4 będą miały postać, odpowiednio: =D3+D3*E3 i =D4+D4*E4, co można odczytać na pasku edycji.

K O M E N T A R Z

 Formułę można skopiować jeszcze na trzy inne sposoby: za

pomocą przycisków narzędziowych, skrótów klawiaturowych lub w wyniku przeciągania myszą z wciśniętym klawiszem Ctrl, co zostanie pokazane w oddzielnych ćwiczeniach.  W opisanym przypadku możliwy był czwarty sposób: dwukrotne kliknięcie uchwytu inteligentnego wypełniania w prawym dolnym rogu komórki F2. Takie kopiowanie działa tylko wówczas, gdy sąsiednia kolumna jest wypełniona.

Komentarze Komentarze służą do zapisywania dodatkowych notatek. Jeżeli nie zmienimy domyślnych ustawień Excela, komentarze nie będą widoczne i nie będą drukowane, jedynie w prawym górnym rogu każdej

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

41

komórki z komentarzem zostanie wyświetlony niewielki znacznik w postaci czerwonego trójkącika (rysunek 2.29). W kolejnych ćwiczeniach wyjaśnimy sposób wstawiania komentarzy i postępowania z nimi.

Rysunek 2.29. Informacja o autorze komentarza jest umieszczana automatycznie Ć W I C Z E N I E

2.11

Dodawanie komentarza

Do komórki E2 arkusza użytego w dwóch ostatnich ćwiczeniach dodaj komentarz Premia zwiększona jednorazowo o 10%. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij komórkę E2 prawym przyciskiem myszy i w wyświetlonym

polu (rysunek 2.29) wpisz tekst komentarza. 2. Aby zapisać komentarz, kliknij myszą w dowolnej komórce, różnej od tej, do której komentarz był wprowadzany. 3. Komórki opatrzone komentarzem są oznaczone czerwonym trójkącikiem w prawym górnym rogu, ale same komentarze nie są wyświetlane. Aby odczytać wpisany komentarz, naprowadź wskaźnik myszy na komórkę E2.

K O M E N T A R Z

 Przy domyślnym ustawieniu parametrów Excela komentarze nie

są widoczne na stałe i nie są drukowane.  Komentarze można wyświetlać na stałe i drukować, co zostanie pokazane w następnych ćwiczeniach.

42

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

2.12

Wyświetlanie komentarzy

Wyświetl wszystkie komentarze przypisane do komórek arkusza. Ćwiczenie jest kontynuacją ćwiczenia 2.11. Można je wykonać niezależnie, ale przynajmniej do jednej komórki arkusza musi być przypisany komentarz. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij polecenie Plik/Opcje/Opcje programu Excel, aby

wyświetlić okno dialogowe pokazane na rysunku 2.30.

Rysunek 2.30. Opcja domyślna to: Pokaż tylko wskaźniki, a komentarze pokaż przy aktywowaniu 2. Wybierz kartę Zaawansowane, włącz opcję Pokaż komentarze

i wskaźniki i kliknij OK. Wykonanie tych czynności spowoduje trwałe wyświetlanie wszystkich komentarzy obok standardowych trójkątnych oznaczeń komórek opatrzonych komentarzem.

K O M E N T A R Z

 Po wybraniu opcji Nie pokazuj komentarzy ani wskaźników

(rysunek 2.30) nie tylko znikają trójkątne znaczniki wskazujące komórki opatrzone komentarzem, lecz także zostaje całkowicie zablokowane wyświetlanie komentarzy, nawet przy naprowadzeniu wskaźnika myszy na komórkę, do której komentarze są przypisane.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

43

 Aby włączyć trwałe wyświetlanie pojedynczego komentarza,

kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, do której jest przypisany, i z menu podręcznego wybierz polecenie Pokaż/Ukryj komentarz. Jeżeli komentarz jest wyświetlany, można go ukryć, klikając komórkę prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu podręcznego polecenie Ukryj komentarz. Ć W I C Z E N I E

2.13

Drukowanie komentarzy

Włącz drukowanie komentarzy. Ćwiczenie jest kontynuacją ćwiczenia 2.11. Można je wykonać niezależnie, ale przynajmniej do jednej komórki arkusza musi być przypisany komentarz. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Na karcie Układ strony kliknij przycisk Ustawienia strony

(rysunek 2.31). Rysunek 2.31. Otwieranie okna dialogowego Ustawienia strony

2. W oknie przycisku Ustawienia strony na karcie Arkusz w sekcji

Drukuj rozwiń listę opcji w polu Komentarze. 3. Kliknięciem wybierz opcję Na końcu arkusza lub Tak jak w arkuszu (rysunek 2.32). W drugim przypadku komentarze będą drukowane jedynie wtedy, gdy będą wyświetlane w arkuszu (sterowanie wyświetlaniem zostało opisane w ćwiczeniu 2.12).

44

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 2.32. Karta Arkusz w oknie dialogowym Ustawienia strony pozwala sterować sposobem drukowania arkusza

Zatwierdź zmianę kliknięciem przycisku OK na dole okna dialogowego.

Wartości logiczne i użycie prostej funkcji To już ostatni rodzaj danych, które można umieścić w komórkach arkusza. Znamy dwie wartości logiczne: PRAWDA i FAŁSZ. Ich rola stanie się jasna, gdy zaczniemy używać funkcji. Ć W I C Z E N I E

2.14

Wartości logiczne i ich zaprzeczenia

Wprowadź do komórek wartości logiczne PRAWDA i FAŁSZ, a następnie oblicz ich zaprzeczenia. Do obliczenia zaprzeczenia będziemy musieli po raz pierwszy użyć funkcji.

R O Z W I Ą Z A N I E

1. W komórce A1 napisz prawda i naciśnij Enter — rysunek 2.33

po lewej. Rysunek 2.33. Excel, rozpoznając wartość logiczną, zmienia małe litery na wielkie

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

45

2. W komórce A2 wpisz Fałsz, po czym kliknij komórkę B1

(rysunek 2.34). Rysunek 2.34. Wpisując wartości logiczne, można mieszać małe i wielkie litery 3. Do komórki B2 wpisz ciąg znaków =nie(. Excel rozpozna funkcję

i podpowie potrzebny argument (można wpisać wartość logiczną lub adres komórki zawierającej wartość logiczną) — rysunek 2.35 po lewej stronie.

Rysunek 2.35. Przy wpisywaniu funkcji Excel podpowiada typ zmiennej 4. Dopisz adres komórki A1, zamknij nawias i naciśnij Enter. 5. Wróć do komórki B1, aby zobaczyć postać funkcji na pasku

edycji — rysunek 2.35 po prawej stronie. 6. Do komórki B2 skopiuj formułę z komórki B1 (możesz np. po przejściu do B2 nacisnąć Ctrl+D).

K O M E N T A R Z

Słowa prawda i fałsz (niezależnie od tego, czy zostały napisane wielkimi literami, małymi, czy w sposób mieszany) są przez Excela interpretowane jako wartości logiczne. W następnym ćwiczeniu dowiesz się, w jaki sposób można je wprowadzić do komórki jako tekst. Dobrym zwyczajem jest wpisywanie wartości logicznych, nazw funkcji oraz adresów komórek i zakresów małymi literami. Jeżeli zostaną napisane bezbłędnie, Excel rozpozna je i małe litery zamieni na wielkie. Brak zamiany świadczy o błędzie, np. o literówce.

46

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Psikusy Excela Excel, starając się ułatwić nam życie, różne rzeczy “podpowiada i zgaduje”. Jeżeli dzieje się to zgodnie z naszymi intencjami, jesteśmy z tego zadowoleni, ale jeśli zgadywanie jest błędne, chcemy się od jego rezultatów uwolnić. Przyczyną kłopotów innego rodzaju są błędy zaokrągleń. Ć W I C Z E N I E

2.15

Zmuszenie Excela, by słowa PRAWDA i FAŁSZ traktował jak zwykły tekst

Wpisz do komórki słowo prawda (lub PRAWDA albo Prawda), tak aby zostało potraktowane jako tekst, a nie wartość logiczna. Należy wymusić traktowanie wprowadzanego ciągu znaków jako tekstu, co można zrobić dwoma sposobami: wpisując znak formatujący lub formatując komórkę. W komórce A1 zastosujemy sposób pierwszy, a w komórce A2 — drugi. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórki A1 wpisz słowo prawda poprzedzone apostrofem, czyli ciąg znaków 'prawda. 2. Kliknij komórkę A2 prawym przyciskiem myszy i z menu

podręcznego wybierz polecenie Formatuj komórki, po czym w oknie dialogowym Formatowanie komórek na karcie Liczby wybierz opcję Kategoria — Tekstowe (rysunek 2.19). 3. Wpisz do A2 słowo prawda i przejdź do A3. 4. Dla porównania do A3 wpisz słowo prawda (bez żadnych

dodatkowych znaków i bez uprzedniego formatowania komórki) — rysunek 2.36.

Rysunek 2.36. Formatujący znak apostrofu jest wyświetlany tylko na pasku edycji

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

47

K O M E N T A R Z

W komórkach A1 i A2 małe litery nie zostały zamienione na wielkie, co oznacza, że program uznał wpisane słowo za tekst (tekst nie jest zmieniany przy wprowadzaniu do komórki). Ć W I C Z E N I E

2.16

Pokazanie formuły

Wypełnij arkusz tak jak na rysunku 2.37. W komórce B3 chcemy dla objaśnienia pokazać formułę wpisaną do komórki A3. Rysunek 2.37. Zwykłe wpisanie do komórki tekstu formuły powoduje obliczenie jej wartości Masz dwie możliwości:  Trzeba zmusić Excela, aby to, co wpiszemy do B3, zostało potraktowane jako tekst, czyli zacząć pisanie od apostrofu lub zawczasu użyć formatu tekstowego. Potrzebne działania zostały opisane w ćwiczeniu 2.15, więc wykonanie ćwiczenia pozostawiam Czytelnikom.  Od wersji 2013 Excel udostępnia funkcję przeznaczoną do wyświetlania postaci formuł. Zgodnie z rysunkiem 2.37 wpisz do komórki B3 ciąg znaków =FORMUŁA.TEKST(A3) i naciśnij Enter. Wynik jest pokazany na rysunku 2.37. Ć W I C Z E N I E

2.17

Błędy zaokrągleń

Dodaj dwie liczby: 1,3 i 1,4. Wyświetl składniki sumy i sumę z dokładnością do jedności. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 2.38. Rysunek 2.38. Dodawanie zgodne z zasadami arytmetyki

48

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

2. Przeciągnięciem myszy z wciśniętym lewym przyciskiem

zaznacz zakres A1:A3 i kliknij przycisk Zmniejsz dziesiętne (lewa strona rysunku 2.39). Rysunek 2.39. Czyżby Excel kłócił się z zasadami arytmetyki?

3. Przejdź do A3 i porównaj zapisaną w tej komórce formułę

(widoczną na pasku edycji) z wynikiem w arkuszu (prawa strona rysunku 2.39). Czy wszystko się zgadza?

K O M E N T A R Z

 Żadne formatowanie, a więc także używanie przycisków

Zwiększ dziesiętne i Zmniejsz dziesiętne, nie zmienia wartości zapisanych w komórkach, a jedynie sposób ich wyświetlania. Dlatego — choć w komórkach A1 i A2 widzimy liczby 1 i 1 — faktycznie przechowywane tam wartości to 1,3 i 1,4. Stąd wykonywane działanie to 1,3+1,4=2,7, a wynik w komórce A3 jest zaokrąglany do jedności, czyli do 3.  Więcej informacji o błędach zaokrągleń i “przemyślnym”

traktowaniu liczb przez Excela można znaleźć w książce Excel 2013 PL. Ćwiczenia zaawansowane.

Dodatkowe informacje o poruszaniu się po arkuszu Ćwiczenia zaczynaliśmy od poruszania się po pustym arkuszu, gdyż przed zdobyciem umiejętności wpisywania danych do komórek tylko takim arkuszem dysponowaliśmy. Teraz zobaczymy, w jaki sposób wpisanie danych zmieniło możliwości poruszania się. Pierwsza sytuacja przypomina trochę jazdę po pustej drodze, druga zaś — po zatłoczonej.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

49

Ć W I C Z E N I E

2.18

Poruszanie się w wierszu zawierającym dane

Wypełnij w arkuszu te same komórki co na rysunku 2.40. Nie jest ważne, co do nich wpiszesz. Potem wykonaj podane niżej polecenia.

Rysunek 2.40. Aby ćwiczyć poruszanie się po arkuszu, nie jest istotne, co zostało wpisane do komórek, a jedynie to, które komórki zostały wypełnione Przypominam, że w skrótach klawiaturowych przecinek oznacza kolejne naciskanie klawiszy, a plus — naciskanie jednoczesne. K O L E J N E

K R O K I

Ćwiczenie jest nietypowe, więc nietypowy jest również tytuł tej części. 1. Przejdź do komórki A1. Najłatwiej to zrobić, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+Home. 2. Naciśnij kilkakrotnie kombinację klawiszy End, .

W ćwiczeniu 2.4, gdy arkusz był pusty, po jednokrotnym naciśnięciu End,  przechodziliśmy do ostatniej komórki bieżącego wiersza (czyli komórki położonej w ostatniej kolumnie). Teraz naciskanie End,  powoduje przesunięcia pokazane na kolejnych rysunkach poniżej (rysunek 2.41).

Rysunek 2.41. Rezultaty kolejnego naciskania kombinacji klawiszy End, 

50

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

3. Sprawdź, że wielokrotne naciskanie kombinacji End,

 spowoduje ciąg dokładnie odwrotnych przesunięć.

4. Sprawdź, że tak samo można się przesuwać w prawo i w lewo,

zastępując End,  przez Ctrl+, a End,  przez Ctrl+. 5. Sprawdź, że analogicznie można się poruszać w dół, stosując kombinację End,  (Ctrl+), i wracać do góry za pomocą kombinacji End,  (Ctrl+). 6. Wróć do A1 i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+End (rysunek 2.42).

Rysunek 2.42. Skrót Ctrl+End powoduje przeskok do komórki na skrzyżowaniu ostatniej zapisanej kolumny i ostatniego zapisanego wiersza

K O M E N T A R Z

Ctrl+End powoduje przeskok na koniec obszaru, jaki w ogóle był używany w danym arkuszu podczas danej sesji Excela. Jeżeli w arkuszu pokazanym na rysunku 2.42 skasujemy zawartość komórki A3, skrót Ctrl+End będzie nadal powodował przeskok do komórki E3, choć cały 3. wiersz będzie pusty. Tabela 2.1. Zestawienie sposobów poruszania się po arkuszu Działanie

Przejście

Enter

Standardowo do komórki poniżej przy wprowadzaniu danych do komórki bieżącej. Sposób przechodzenia po naciśnięciu klawisza Enter można zmienić — patrz komentarz do ćwiczenia 2.5.

Kliknięcie komórki myszą

Do danej komórki.

, , , 

Do komórki położonej, odpowiednio: na lewo, prawo, powyżej i poniżej.

Polecenie Edycja/Przejdź do lub Ctrl+G, lub F5 i wpisanie adresu komórki do pola Odwołanie

Do komórki, której adres zostanie wpisany — ćwiczenie 2.2.

Rozdział 2. • Poruszanie się po arkuszu

51

Tabela 2.1. Zestawienie sposobów poruszania się po arkuszu — ciąg dalszy

6

Działanie

Przejście

Ctrl+Home

Do komórki A1 (jeżeli część okna została zablokowana, to w lewy górny róg części niezablokowanej).

Ctrl+End

Do ostatniej komórki obszaru arkusza używanego w danej sesji — patrz ćwiczenie 2.18 i rysunek 2.42.

Ctrl + strzałka lub End + strzałka

Do pierwszej (ostatniej) w ciągu zapełnionych komórek (w kierunku wskazanym przez strzałkę). Jeżeli zapełnionych komórek nie ma, następuje skok na początek lub koniec wiersza (kolumny) — patrz ćwiczenie 2.18 i rysunek 2.41.

PageUp, PageDown

O jeden ekran w górę lub w dół.

Alt+PageUp, Alt+PageDown

O jeden ekran w lewo lub w prawo.

Ctrl+PageUp, Ctrl+PageDown

Do poprzedniego lub następnego arkusza6.

Pracę z wieloma arkuszami omówimy w rozdziale 3.

52

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

3 Arkusz, skoroszyt i plik Wprowadzenie W rozdziale 2. nie wyszliśmy poza arkusz, czyli jedną wielką tabelę liczącą 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny (w plikach starych wersji Excela 97 – 2003 było to, odpowiednio: 65 536 wierszy i 256 kolumn). Jeżeli nawet wszystkie dane i formuły możemy zmieścić w jednym arkuszu, często warto zapisać je w kilku oddzielnych, “spiętych” razem w jeden skoroszyt. Na przykład wyniki sprzedaży w poszczególnych miesiącach wygodniej zapisać w 12 oddzielnych arkuszach, co ułatwi wyszukiwanie informacji i wykonywanie obliczeń. Wszystkie dane wpisywane do komórek jednego lub wielu arkuszy pozostają w pamięci operacyjnej, czyszczonej przy zamykaniu programu lub wyłączaniu komputera, więc jeśli przedtem nie zapiszemy skoroszytu w postaci pliku na dysku, te informacje zostaną utracone. Zatem wszystko, co będzie potrzebne w przyszłości, trzeba trwale zapisać w plikach na dysku twardym, płytce CD lub w chmurze.

53

54

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Spinając razem kilka arkuszy, tworzymy skoroszyt, który pakujemy do koperty nazywanej plikiem i odkładamy na półkę-folder w magazynie-dysku.

Arkusze to „kartki” w skoroszycie Excel bywa tradycyjnie nazywany arkuszem kalkulacyjnym. Użycie liczby pojedynczej sugeruje, że po uruchomieniu programu będziesz mieć do dyspozycji pojedynczy arkusz, czyli jedną pokratkowaną tabelę. Tak rzeczywiście było w przypadku poprzedników Excela, np. Lotusa 1-2-3 i QuattroPro. Pierwsze wersje Excela były również jednoarkuszowe. Teraz arkuszy może być wiele, ale nazwa pozostała — Excel nadal jest nazywany arkuszem kalkulacyjnym. No cóż, tradycja… Ć W I C Z E N I E

3.1

Wpisywanie danych do różnych arkuszy i wstawianie nowego arkusza

Do komórek A1 czterech arkuszy Excela wpisz nazwy: kwartał 1, kwartał 2, kwartał 3, kwartał 4. Do wykonania ćwiczenia potrzebne są dwie nowe umiejętności:  dodawanie (wstawianie do skoroszytu) nowego, czwartego arkusza, gdyż Excel 2016, tak samo jak jego poprzednik 2013, tworzy domyślnie skoroszyty zawierające jeden arkusz1 (wcześniejsze wersje, 2007 i 2010, tworzyły domyślnie skoroszyty złożone z trzech arkuszy);  przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza bieżącego (aktywnego). R O Z W I Ą Z A N I E

1. Po uruchomieniu Excela bieżącą komórką jest A1 w arkuszu o nazwie Arkusz1. Wpisz do niej tekst Kwartał 1 (rysunek 3.1). 2. Kliknij przycisk Nowy arkusz. Gdy zostanie utworzony Arkusz2 (rysunek 3.2), do jego komórki A1 wpisz kwartał 2.

1

Liczba arkuszy w nowym skoroszycie zależy od wartości wpisanej w polu opcji Plik/Opcje/Opcje programu Excel/Ogólne/Podczas tworzenia nowych skoroszytów — Dołącz następującą liczbę arkuszy.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

55

Rysunek 3.1. Tworzone skoroszyty otrzymują kolejno domyślne nazwy: Zeszyt1, Zeszyt2…, a tworzone arkusze odpowiednio: Arkusz1, Arkusz2 itd. Domyślnie każdy nowy skoroszyt zawiera jeden arkusz Rysunek 3.2. Do arkusza przechodzimy, klikając jego zakładkę 3. Kliknij przycisk Nowy arkusz. Gdy zostanie utworzony Arkusz3 (rysunek 3.3), do jego komórki A1 wpisz kwartał 3. Rysunek 3.3. Nowy arkusz jest wstawiany przed arkuszem bieżącym

4. Kliknij zakładkę Arkusz1, aby uaktywnić pierwszy arkusz

do komórki A1, a następnie przycisk Nowy arkusz. Arkusz4 zostanie utworzony za arkuszem pierwszym (rysunek 3.3). 5. Kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę Arkusz4 i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń. Arkusz4 zostanie usunięty.

56

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

3.2

Zmiana kolejności arkuszy

W nowym skoroszycie uporządkuj arkusze w odwrotnej kolejności: Arkusz3, Arkusz2, Arkusz1. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Naprowadź wskaźnik myszy na zakładkę arkusza, który chcesz

przesunąć. 2. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnij zakładkę arkusza. 3. Gdy trójkątny wskaźnik pokazujący przyszłą pozycję arkusza znajdzie się we właściwym miejscu (rysunek 3.4), puść lewy przycisk myszy2. Rysunek 3.4. Arkusz można przesunąć, przeciągając myszą jego zakładkę

Wynik został pokazany na rysunku 3.5. Rysunek 3.5. Po przeciągnięciu myszą Arkusz3 znalazł się na pierwszym miejscu 4. W analogiczny sposób zmień kolejność dwóch pozostałych

arkuszy.

2

Działanie to wykonywaliśmy po raz pierwszy, więc zostało opisane dokładnie. Potem ciąg czynności: naprowadzenie wskaźnika na obiekt, naciśnięcie i przytrzymanie lewego przycisku myszy, przeciągnięcie obiektu we właściwe miejsce i puszczenie lewego przycisku myszy, będziemy nazywać krótko przeciągnięciem obiektu myszą.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

57

Ć W I C Z E N I E

3.3

Zmiana nazwy arkusza

Zmień standardowe nazwy arkuszy na 2010-I, 2010-II, 2010-III, 2010-IV (odpowiadające np. kwartałom roku). R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę Arkusz1 i z menu

podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę (rysunek 3.6). Rysunek 3.6. W menu podręcznym (kontekstowym) są wyświetlane polecenia odnoszące się do bieżącego obiektu, tym razem arkusza

2. Gdy nazwa arkusza zostanie wyróżniona, wpisz nową nazwę

(rysunek 3.7). Rysunek 3.7. Nazwa wpisywana zastępuje nazwę zaznaczoną

3. Aby zatwierdzić zmianę, kliknij myszą w dowolnym miejscu

arkusza lub naciśnij Enter. 4. W analogiczny sposób zmień nazwy pozostałych arkuszy. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Dwukrotnie kliknij zakładkę pierwszego arkusza. 2. Wykonaj polecenia 2., 3. i 4. z rozwiązania 1.

58

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

K O M E N T A R Z

 W jednym skoroszycie nie można nadać dwóm arkuszom tej

samej nazwy. Jeżeli spróbujesz to zrobić, Excel zaprotestuje, wyświetlając odpowiedni komunikat.  Nazwy arkuszy mogą zawierać od 1 do 31 znaków, z wyłączeniem /, \, ? , *, :.  W trakcie wpisywania nowej nazwy arkusza (przed naciśnięciem klawisza Enter) możesz z niej zrezygnować, naciskając klawisz Esc. Ć W I C Z E N I E

3.4

Tworzenie kopii arkusza

Często zachodzi potrzeba zbudowania arkusza podobnego do istniejącego. Wtedy, zamiast zaczynać wszystko od początku, lepiej skopiować arkusz, a potem go zmodyfikować. Utwórz kopię arkusza. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij zakładkę arkusza, który ma być kopiowany, np. Arkusz1. 2. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. 3. Przeciągnij myszą zakładkę kopiowanego arkusza (rysunek 3.8). Rysunek 3.8. Znak plus na ikonie wskaźnika myszy oznacza kopiowanie 4. Najpierw zwolnij lewy przycisk myszy, a potem klawisz Ctrl.

Wynik został pokazany na rysunku 3.9. Rysunek 3.9. Arkusz1 i Arkusz1 (2) są identyczne — drugi jest kopią pierwszego

K O M E N T A R Z

 Przykładami arkuszy niewiele różniących się od siebie są np.

zestawienia wydatków lub dochodów, które w kolejnych tygodniach, miesiącach czy kwartałach wyglądają zwykle tak

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

59

samo. Na przykład w zestawieniu pokazanym na rysunku 3.10 w następnym kwartale należy zmienić tylko nazwę kwartału w A1 i dane w zakresie A3:B5 (nazwy miesięcy i sumy dochodów).

Rysunek 3.10. Nawet tak prostego arkusza nie warto w następnych kwartałach tworzyć od początku  Arkusze mogą być kopiowane także do innych skoroszytów,

czym zajmiemy się w dalszych ćwiczeniach tego rozdziału. Ć W I C Z E N I E

3.5

Wstawianie kilku arkuszy jednocześnie i wpisywanie danych do kilku arkuszy naraz

Do komórki A1 sześciu kolejnych arkuszy wpisz tekst Rozliczenie miesięczne. Jeżeli używasz standardowego skoroszytu, zawierającego tylko 3 arkusze, musisz najpierw wstawić 3 brakujące. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij zakładkę Arkusz1. 2. Następnie: 



trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij zakładki Arkusz2 i Arkusz3 (w dowolnej kolejności — klikane arkusze będą kolejno zaznaczane), tak jak na rysunku 3.11; lub trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij zakładkę Arkusz3 (zostaną od razu zaznaczone arkusze od 1. do 3.).

60

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 3.11. Ctrl + kliknięcie — zaznaczanie kolejnych arkuszy

3. Na Wstążce wybierz polecenie Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw

arkusz. Przed trzema zaznaczonymi pojawią się trzy nowe arkusze — rysunek 3.12.

Rysunek 3.12. Przed trzema zaznaczonymi zostały wstawione trzy nowe arkusze. Po zaznaczeniu można je jednocześnie przesunąć na koniec 4. Zaznacz trzy nowe arkusze i przeciągnij je myszą za Arkusz3. 5. Zaznacz wszystkie sześć arkuszy i do komórki A1 bieżącego

arkusza (jego nazwa jest na zakładce wyróżniona czcionką pogrubioną) wpisz Rozliczenie miesięczne. 6. Klikając zakładki różnych arkuszy, przekonaj się, że tekst został

wpisany do komórki A1 wszystkich zaznaczonych arkuszy. Ć W I C Z E N I E

3.6

Jednoczesne dodawanie wielu arkuszy

Jeżeli skoroszyt otrzymany w ćwiczeniu 3.5 ma zawierać dwanaście arkuszy sprawozdań miesięcznych, trzeba dodać jeszcze sześć arkuszy. Wykonując działania analogiczne do opisanych w ćwiczeniu 3.5, dodaj do skoroszytu sześć kolejnych arkuszy.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

61

Ć W I C Z E N I E

3.7

Przechodzenie od arkusza do arkusza, czyli zmiana arkusza bieżącego (aktywnego)

Celem ćwiczenia jest pokazanie sposobów przechodzenia między arkuszami. Do wykonania ćwiczenia potrzebny jest skoroszyt zawierający tak dużo arkuszy, aby ich nazwy nie mogły być jednocześnie wyświetlone — rysunek 3.13. W razie potrzeby wstaw do skoroszytu kilka kolejnych arkuszy.

Rysunek 3.13. Jeżeli arkuszy jest wiele, jedynie część zakładek jest widoczna R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przewijaj pasek widocznych zakładek: a) krok po kroku, klikając lewy lub prawy przycisk

przewijania

;

b) od razu do końca, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl

i klikając lewy lub prawy przycisk przewijania. 2. Przećwicz przewijanie paska zakładek w stronę przeciwną,

klikając przyciski z grotami skierowanymi w lewo. 3. Przeciągnij myszą prawą granicę paska zakładek, tak jak na rysunku 3.14.

Rysunek 3.14. Przesunięcie granicy między zakładkami i paskiem przewijania odsłania większą liczbę zakładek 4. Kliknij dwukrotnie prawą granicę paska zakładek, aby przywrócić

mu standardową długość.

K O M E N T A R Z

 Zauważ, że przewijanie zakładek na pasku nie powoduje zmiany

arkusza bieżącego. Przejście do innego arkusza wymaga kliknięcia jego zakładki lub użycia metody opisanej w ćwiczeniu 3.8.

62

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

3.8

Wybieranie arkusza za pomocą menu podręcznego

Przejdź do innego arkusza (zmień arkusz bieżący) za pomocą menu podręcznego. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolny przycisk służący

do nawigacji między arkuszami (rysunek 3.15). Rysunek 3.15. Menu podręczne pozwala przejść do arkusza niezależnie od tego, czy jego zakładka jest widoczna na pasku nawigacji

2. Z menu podręcznego wybierz myszą arkusz, do którego chcesz

przejść. Ć W I C Z E N I E

3.9

Usuwanie arkusza

Usuń ze skoroszytu jeden wybrany arkusz. R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Przejdź do arkusza, który chcesz usunąć. 2. Na Wstążce wybierz polecenie Narzędzia główne/Usuń/Usuń

arkusz. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

Prawym przyciskiem myszy kliknij zakładkę arkusza, który chcesz usunąć, i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

63

K O M E N T A R Z

 Jeżeli usuwany arkusz nie jest pusty, Excel wyświetli prośbę

o potwierdzenie operacji.  Pamiętaj, że usuwanie arkuszy jest nieodwracalne. Ć W I C Z E N I E

3.10

Usuwanie kilku arkuszy

Usuń kilka wybranych arkuszy. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz arkusze, które zamierzasz usunąć (ćwiczenie 3.5). 2. Wykonaj polecenie 2. z ćwiczenia 3.9.

Zapisywanie skoroszytów w plikach W Excelu nazwy “skoroszyt” i “plik” są często utożsamiane, co jednak nie powoduje żadnych komplikacji. Zobaczmy dlaczego. Z punktu widzenia użytkownika każdy plik składa się z trzech części: nazwy z umieszczonym po kropce3 rozszerzeniem, zawartości i znaku końca (dla plików Worda i Excela zostało to schematycznie pokazane na rysunku 3.16). Zawartość (np. skoroszyt Excela) zostaje zapakowana w kopertę z adresem (nazwą), a koperta zapieczętowana znakiem końca pliku. Tak “opakowany” skoroszyt, czyli plik, możemy “odłożyć” na półkę zwaną folderem, umieszczoną w archiwum, jakim jest dysk twardy lub inny nośnik (np. płyta CD).

3

Microsoft arbitralnie uznał, że rozszerzenia nazw są zbytnim obciążeniem dla użytkowników, i domyślnie je ukrywa, więc na Twoim komputerze mogą nie być widoczne. Niemniej istnieją. Aby je zobaczyć, należy w systemie wyłączyć opcję ich ukrywania. Jest ona zwykle głęboko ukryta, np. w systemie Windows 10 jest to opcja Start/Eksplorator plików/Widok/Opcje/Zmień opcje folderów i wyszukiwania/Opcje folderów — Widok/Ustawienia zaawansowane/ Pliki i foldery — Ukryj/Rozszerzenia znanych typów plików.

64

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 3.16. Poglądowe porównanie plików Worda i Excela

Zamiast domyślnej nazwy pliku, proponowanej przez Excela — Zeszyt1, Zeszyt2 itd., możemy nadać własną. Dodawanie rozszerzenia nie jest konieczne, program zrobi to za nas. Ręczne dopisywanie rozszerzenia jest nawet niewskazane, gdyż ewentualne literówki powodują później kłopoty z automatycznym rozpoznawaniem plików. Standardowym rozszerzeniem plików Excela od wersji 2007 jest .xlsx (w starszych wersjach .xls)4. Ć W I C Z E N I E

3.11

Tworzenie skoroszytu i zapisywanie go w pliku

Utwórz nowy skoroszyt, wpisz cokolwiek do dowolnej komórki dowolnego arkusza, po czym zapisz skoroszyt w pliku. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Utwórz nowy skoroszyt (ćwiczenia 1.1 i 1.2). 2. Wpisz coś do jednej lub kilku komórek. Zwróć uwagę na

domyślną nazwę skoroszytu Zeszyt1 znajdującą się na pasku tytułowym okna (rysunki 1.5 i 1.7 oraz wiele następnych w rozdziale 1.). 3. Aby zapisać plik po raz pierwszy, możesz:  wydać polecenie Plik/Zapisz,  wydać polecenie Plik/Zapisz jako, 

na pasku Szybkiego dostępu kliknąć przycisk Zapisz



użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+S.

,

4. W oknie Zapisz jako wybierz Komputer i Przeglądaj. Excel

zaproponuje zapisanie pliku w folderze dokumentów własnych użytkownika (na rysunku 3.17 KTM/Dokumenty). 4

Istnieją pliki Excela o innych rozszerzeniach i specjalnym przeznaczeniu, ale to zagadnienie wykracza poza zakres ćwiczeń podstawowych. Wspomnimy jedynie o szablonach, których nazwy mają rozszerzenie .xltx.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

65

Rysunek 3.17. Excel proponuje zapisanie pliku w folderze Moje dokumenty 5. W polu Nazwa pliku (rysunek 3.17) wpisz nazwę, którą chcesz nadać plikowi, np. pierwszy próbny. Excel do wpisanej nazwy

doda domyślne rozszerzenie .xlsx. Nie zmieniając nic poza tym, kliknij przycisk Zapisz. Wynik został pokazany na rysunku 3.18.

Rysunek 3.18. Po zapisaniu pliku na pasku tytułowym okna pojawiła się nadana nazwa z rozszerzeniem .xlsx

K O M E N T A R Z

 Nazwy plików i folderów mogą mieć od 1 do 255 znaków i składać

się ze wszystkich znaków dostępnych z klawiatury, oprócz: \, /, *, ?, :, , |, ".

66

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

 Do podanej przez użytkownika nazwy pliku Excel automatycznie

doda kropkę i rozszerzenie xlsx, ale należy pamiętać, że: wpisanie w polu Nazwa pliku: spowoduje nadanie nazwy: Ania Ania.xlsx Ania. Ania..xlsx Ania.xl Ania.xl.xlsx Ania.xlsx Ania.xlsx  Aby zatem nie tworzyć udziwnionych nazw, najlepiej w polu

Nazwa pliku wpisać samą nazwę — bez kropki na końcu i bez rozszerzenia.  Rozszerzenia nazw plików (.xlsx) są wyświetlane lub nie, zależnie od ustawienia opcji systemu Windows (co zostało dokładniej opisane we wstępie do tego podrozdziału i w umieszczonym tam przypisie).  Polskie znaki w nazwach są dozwolone, ale bywają z nimi kłopoty w systemach innych niż Windows.  Polecenie Plik/Zapisz jest zawsze równoważne kliknięciu przycisku Zapisz oraz użyciu skrótu klawiaturowego Ctrl+S.  Polecenie Plik/Zapisz jako jest równoważne poleceniom

(działaniom) opisanym w poprzednim punkcie tylko przy pierwszym zapisywaniu pliku. Różnica między poleceniami Plik/Zapisz jako i Plik/Zapisz zostanie wyjaśniona w dwóch następnych ćwiczeniach.  W jednym folderze nie można zapisać dwóch plików mających takie same nazwy. Ć W I C Z E N I E

3.12

Zapisywanie skoroszytu po zmianach

Zauważ, że po zapisaniu pliku okno Excela nie zostało zamknięte, nadal widzimy w nim ten sam skoroszyt i możemy kontynuować pracę. Zmień zawartość skoroszytu i zapisz nową wersję bez zachowania poprzedniej. To ćwiczenie jest kontynuacją poprzedniego. Nową wersję możemy zapisywać tylko wtedy, gdy uprzednio zapisaliśmy starą.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

67

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zmień zawartość arkusza, np. do komórki A2 wpisz tekst poprawka 1.

Aby zapisać nową wersję, wydaj polecenie Plik/Zapisz (kliknij przycisk albo naciśnij Ctrl+S).

K O M E N T A R Z

 Nowa wersja pliku została zapisana pod tą samą nazwą i w tym

samym folderze.  Stara wersja pliku uległa zniszczeniu.  Jeżeli długo coś w pliku zmieniamy, wpisujemy i poprawiamy,

warto go zapisywać co kilka minut. Jest to najlepsze zabezpieczenie przed utratą danych w przypadku zawieszenia systemu, chwilowego braku prądu itd. Odruchowe naciskanie co pewien czas Ctrl+S wielokrotnie uratowało mnie przed koniecznością pisania czegoś od nowa. Ć W I C Z E N I E

3.13

Zapisywanie zmienionej wersji skoroszytu w oddzielnym pliku

Zmień zawartość arkusza i zapisz nową wersję pliku bez niszczenia poprzedniej. To ćwiczenie należy wykonać po ćwiczeniach 3.11 lub 3.12. Nową wersję możemy zapisywać tylko wtedy, gdy uprzednio zapisaliśmy starą. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórki A3 wpisz np. tekst poprawka 2. 2. Wydaj polecenie Plik/Zapisz jako. 3. Gdy pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 3.17), w polu Nazwa pliku wpisz nową nazwę pliku, np. drugi próbny,

i kliknij przycisk Zapisz.

68

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

K O M E N T A R Z

 Nowy plik zostanie zapisany obok poprzedniego. Stary nie

ulegnie zniszczeniu.  Gdyby nowa wersja pliku została zapisana w innym folderze, nazwy nie trzeba byłoby zmieniać.

Kończenie pracy i zamykanie okna Zamykanie okna w Excelu nie różni się niczym od zamykania okien w innych programach systemu Windows. Robimy to zawsze przez kliknięcie przycisku Zamknij , umieszczonego w prawym górnym rogu okna (w systemie Windows 10 przycisk zamykania po naprowadzeniu na niego wskaźnika myszy zmienia kolor na czerwony). Ć W I C Z E N I E

3.14

Zamykanie okna bieżącego skoroszytu

Jeżeli chcemy skończyć pracę nad skoroszytem, możemy zamknąć jego okno. Jeżeli w innych oknach mieliśmy otwarte inne skoroszyty, możemy nad nimi dalej pracować, gdyż program nie zostanie zamknięty. Jeżeli był to jedyny otwarty skoroszyt, nastąpi zamknięcie Excela. Zamknij okno bieżącego skoroszytu. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij przycisk zamykania okna skoroszytu (rysunek 3.19).

Rysunek 3.19. Do zamykania okien skoroszytów i Excela służą standardowe przyciski 2. Jeżeli od czasu ostatniego zapisania pliku coś zostało zmienione,

Excel wyświetli pytanie, czy zapisać zmiany (rysunek 3.20). Zależnie od potrzeby odpowiedz Tak lub Nie. Przycisk Anuluj służy do rezygnacji z zamknięcia okna.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

69

Rysunek 3.20. Excel pilnuje, aby żadne zmiany nie zostały utracone

Ć W I C Z E N I E

3.15

Zamykanie sesji Excela

Używa się trzech równoważnych określeń: zamknięcie sesji Excela, zamknięcie Excela i zamknięcie okna Excela. Po wykonaniu tej czynności, jakakolwiek byłaby jej nazwa, Excel przestaje działać i zostaje usunięty z pamięci operacyjnej komputera. Zamknij okno Excela. R O Z W I Ą Z A N I E

Zamykanie Excela polega na zamknięciu wszystkich okien z otwartymi skoroszytami. Aby zamknąć okno skoroszytu, możesz:  Wydać polecenie Plik/Zamknij.  Użyć kombinacji klawiszy lewy Alt+F4.  Kliknąć przycisk zamykania okna, co zostało pokazane w ćwiczeniu 3.14.

K O M E N T A R Z

Jeżeli w oknie Excela są otwarte skoroszyty, w których zostały dokonane zmiany, zawsze przed zamknięciem okna zostaniesz poproszony o decyzję, czy zmiany mają zostać zapisane. Program jest zamykany przez zamknięcie okien wszystkich skoroszytów.

Otwieranie plików Do plików zapisanych na dysku możemy wielokrotnie wracać. Wystarczy taki plik otworzyć, czyli inaczej: odczytać lub wczytać. Aby nam ułatwić życie, Excel dodatkowo pamięta ostatnio używane pliki i ich położenie na dysku.

70

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

3.16

Otwieranie niedawno używanego pliku przy starcie Excela

Otwórz jeden z zapisanych plików, np. pierwszy próbny.xlsx. Jeżeli od czasu instalacji Excela nie zapisałeś ani nie odczytałeś żadnego pliku, przed wykonaniem tego ćwiczenia musisz zapisać jakiś plik. R O Z W I Ą Z A N I E

 Uruchom Excela. W oknie startowym pokazanym na rysunku

3.21 kliknięciem wybierz skoroszyt z listy ostatnio używanych plików. Jeżeli potrzebnego pliku nie ma na liście (dawno go nie używałeś lub przeprowadziłeś dokładne czyszczenie komputera), wybierz polecenie Otwórz inne skoroszyty, co pozwoli na standardowe wyszukanie pliku na dysku.

Rysunek 3.21. Excel pamięta ostatnio używane pliki Ć W I C Z E N I E

3.17

Otwieranie dowolnego pliku

Otwórz dowolny plik zapisany na dysku (dowolny, a więc niekoniecznie ostatnio używany). R O Z W I Ą Z A N I E

 Jeżeli Excel nie jest uruchomiony, postępuj jak w ćwiczeniu 3.16.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

71

 Jeżeli Excel jest już uruchomiony i chcesz otworzyć kolejny

skoroszyt, wydaj polecenie Plik/Otwórz (rysunek 3.22). Wybierz plik z listy ostatnio używanych lub kliknij polecenie Przeglądaj, co pozwoli na standardowe wyszukanie pliku na dysku.

Rysunek 3.22. Otwieranie kolejnego skoroszytu

K O M E N T A R Z

Aby ułatwić sobie szybkie otwieranie plików, możesz na pasku Szybki dostęp wyświetlić ikonę Otwórz (rysunek 3.23). Rysunek 3.23. Umieszczenie przycisku Otwórz na pasku Szybki dostęp

Ć W I C Z E N I E

3.18

Otwieranie i przeglądanie kilku plików

Otwórz kilka plików zapisanych na dysku. Przejrzyj je jeden po drugim. Ćwiczenie można wykonać, jeżeli kilka plików zostało wcześniej zapisanych na dysku.

72

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Otwórz dwa lub trzy pliki, np. pierwszy próbny.xlsx i drugi

próbny.xlsx (instrukcję otwierania plików znajdziesz w ćwiczeniu 3.17). 2. Aby wyświetlić listę otwartych skoroszytów, wybierz z karty Widok polecenie Przełącz okna. Na rozwiniętej liście kliknij nazwę wybranego pliku (rysunek 3.24). Rysunek 3.24. Lista plików otwartych w sesji Excela

Kopiowanie i przesuwanie arkuszy z pliku do pliku Wykonując ćwiczenia 2.2, 2.3 i 2.4, poznaliśmy sposób przesuwania i kopiowania arkuszy w jednym skoroszycie (pliku). Teraz przyjrzymy się jednemu z możliwych sposobów przesuwania (kopiowania) arkuszy z pliku do pliku. Ć W I C Z E N I E

3.19

Kopiowanie arkusza z pliku do pliku

Skopiuj Arkusz1 z pliku drugi próbny.xlsx do pliku pierwszy próbny.xlsx. Zakładamy, że to ćwiczenie jest kontynuacją poprzedniego, czyli że w Excelu są otwarte pliki pierwszy próbny.xlsx i drugi próbny.xlsx. R O Z W I Ą Z A N I E

1. W oknie Excela wyświetl Arkusz1 ze skoroszytu drugi próbny.xlsx. 2. Prawym przyciskiem myszy kliknij zakładkę Arkusz1 i z menu

podręcznego wybierz polecenie Przenieś lub kopiuj.

Rozdział 3. • Arkusz, skoroszyt i plik

73

3. W oknie dialogowym Przenoszenie lub kopiowanie wybierz

docelowy plik i arkusz, przed którym ma być umieszczony skopiowany plik (rysunek 3.25); włącz opcję Utwórz kopię. Zatwierdź operację, klikając OK.

Rysunek 3.25. Wybieranie celu kopiowania

Wynik został pokazany na rysunku 3.26.

Rysunek 3.26. Arkusz1 został skopiowany do pliku docelowego pierwszy próbny.xlsx

K O M E N T A R Z

Ponieważ w jednym skoroszycie nie mogą istnieć dwa pliki o tych samych nazwach, podczas kopiowania nazwa Arkusz1 została zmieniona na Arkusz1 (2).

74

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

4 Zakresy Wprowadzenie Zakres, nazywany kiedyś blokiem, to nic innego jak prostokątny zbiór przylegających do siebie komórek. Dokładną definicję lepiej zastąpić przykładami. Określamy go, podając oddzielone dwukropkiem adresy komórek leżących po przekątnej w lewym górnym i prawym dolnym rogu, np. A1:B3 określa zakres pokazany na rysunku 4.1. Rysunek 4.1. Zaznaczony zakres A1:B3; A1 jest komórką bieżącą

Komórka, od której rozpoczynamy zaznaczanie zakresu, pozostaje komórką bieżącą (aktywną), to znaczy do niej są wprowadzane dane wpisywane z klawiatury. Łatwo ją znaleźć, gdyż jest wyróżniona innym kolorem tła. Na rysunku 4.1 komórką bieżącą jest A1.

75

76

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Szczególnymi przykładami zakresów są: pojedyncza komórka (rysunek 4.2), cały wiersz (rysunek 4.3), cała kolumna lub kilka kolumn (rysunek 4.4) i cały arkusz (rysunek 4.8). Rysunek 4.2. Najprostszy zakres A2:A2, czyli pojedyncza komórka A2

Rysunek 4.3. Cały wiersz A2:XFD2 (2:2)

Rysunek 4.4. Całe kolumny też są zakresami: po lewej A1:A1048576 (A:A) z komórką bieżącą A1, a po prawej B1:C1048576 (B:C) z komórką bieżącą B1

Zaznaczanie zakresów Zaznaczanie zakresów jest jedną z podstawowych umiejętności przy wykonywaniu prawie wszystkich operacji, takich jak wprowadzanie danych, formatowanie, czyszczenie i usuwanie komórek, tworzenie wykresów itd. Ć W I C Z E N I E

4.1

Zaznaczenie prostego zakresu

Zaznacz prostokątny zakres A1:B3 pokazany na rysunku 4.1. R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Naprowadź wskaźnik myszy na A1. 2. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnij jej

wskaźnik do komórki po przekątnej zakresu, czyli do B3. 3. Puść lewy przycisk myszy. Zostanie zaznaczony zakres A1:B3

z komórką bieżącą A1, dokładnie tak jak na rysunku 4.1.

Rozdział 4. • Zakresy

77

K O M E N T A R Z

 Jest to sposób najprostszy i najszybszy, pod warunkiem że

zakres nie jest bardzo duży. Najlepiej, jeżeli mieści się na monitorze. Ale spróbuj zaznaczyć w ten sposób np. zakres B3:D12345.  Kliknięcie dowolnej komórki likwiduje zaznaczenie. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Kliknij komórkę A1. 2. Trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij komórkę po przekątnej

zakresu, czyli B3. K O M E N T A R Z

 Powyższe rozwiązanie można zapisać skrótowo jako A1,

Shift+B2.  Przekonaj się, że ten sam zakres zaznaczysz, naciskając:  B3, Shift+A1,  B1, Shift+A3,  A3, Shift+B1.  Jedynym warunkiem jest wybieranie komórek po przekątnej.  Zaznaczony zakres będzie ten sam, ale za każdym razem zaznaczanie rozpoczyna się od innej komórki, więc inna będzie komórka bieżąca. R O Z W I Ą Z A N I E

3 .

1. Przejdź do A1. 2. Naciśnij klawisz F8. 3. Kliknij B2. 4. Ponownie naciśnij F8. K O M E N T A R Z

 Naciśnięcie klawisza F8 włącza tryb zaznaczania. Po zaznaczeniu

zakresu trzeba koniecznie ponownie nacisnąć F8, aby powrócić do zwykłego trybu pracy.  Bez ponownego naciśnięcia klawisza F8 kliknięcie dowolnej komórki — zamiast zlikwidować zaznaczenie — będzie powodowało zmianę zaznaczonego zakresu.

78

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

R O Z W I Ą Z A N I E

4 .

1. Naciśnij klawisz F5 (patrz rozwiązanie 3. w ćwiczeniu 1.2). 2. Gdy pojawi się okno dialogowe Przechodzenie do, do pola Odwołanie wpisz A1:B3 (lub a1:b3) i kliknij przycisk OK. R O Z W I Ą Z A N I E

5 .

 Tak jak na rysunku 4.5, w polu adresowym po lewej stronie paska

edycji (paska formuły) wpisz adres zakresu, który chcesz zaznaczyć, i naciśnij Enter. Rysunek 4.5. Szybkie zaznaczanie dowolnych zakresów

K O M E N T A R Z

 Rozwiązania 4. i 5. są najszybszymi i najwygodniejszymi

sposobami precyzyjnego zaznaczania dużych zakresów.  Małe zakresy wygodniej zaznaczać przez przeciąganie myszą. Ć W I C Z E N I E

4.2

Zaznaczanie całych kolumn

Zaznacz zakresy pokazane na obu częściach rysunku 4.4, czyli najpierw kolumnę A, a potem dwukolumnowy zakres B:C. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Aby zaznaczyć kolumnę A, kliknij jej nagłówek (rysunek 4.6). Rysunek 4.6. Kliknięcie nagłówka kolumny powoduje jej zaznaczenie 2. Aby zaznaczyć blok dwukolumnowy B:C, przeciągnij myszą po

nagłówkach tych kolumn1 (rysunek 4.7).

1

Przypominam, że przeciągnięcie myszą po nagłówkach kolumn C i D oznacza naprowadzenie wskaźnika myszy na nagłówek kolumny C, naciśnięcie i przytrzymanie lewego przycisku myszy, przeciągnięcie wskaźnika myszy na nagłówek kolumny D i zwolnienie tam przycisku.

Rozdział 4. • Zakresy

79

Rysunek 4.7. Przeciąganie myszą po nagłówkach kolumn powoduje ich zaznaczanie

K O M E N T A R Z

 Zaznaczanie wierszy przebiega analogicznie — zamiast po

literowych nagłówkach kolumn, trzeba przeciągać myszą po numerowanych nagłówkach wierszy. Ć W I C Z E N I E

4.3

Zaznaczanie całego arkusza

Zaznacz cały arkusz. R O Z W I Ą Z A N I E



Kliknij przycisk w lewym górnym rogu okna arkusza na skrzyżowaniu wiersza nagłówków kolumn i kolumny numerów wierszy (rysunek 4.8). Rysunek 4.8. Zaznaczanie całego arkusza

Ć W I C Z E N I E

4.4

Zaznaczanie zakresu złożonego (wieloczłonowego)

Zaznacz zakres złożony, np. taki jak na rysunku 4.9. R O Z W I Ą Z A N I E

 Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, zaznaczaj kolejne zakresy.

80

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 4.9. Zaznaczenie zakresu złożonego z kilku zakresów

Wpisywanie danych do zaznaczonego zakresu Do zaznaczonego zakresu dane możemy wpisywać na dwa sposoby:  po kolei, komórka po komórce, co nie jest żadnym osiągnięciem, gdyż to samo można robić bez zaznaczania zakresu;  od razu do całego zakresu, co jest bardzo przydatne, gdy te same dane chcemy wpisać do wielu komórek. Ć W I C Z E N I E

4.5

Wypełnianie zaznaczonego zakresu kolumnami

Zaznaczony zakres A1:B3 wypełnij tak jak na rysunku 4.10. Najpierw wypełnij kolumnę A, a potem B. Rysunek 4.10. Zaznaczony zakres wypełnij kolumnami

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres, przeciągając myszą od A1 do B3, dzięki czemu

komórką bieżącą będzie A1. 2. Napisz Żona i naciśnij Enter, potem Basia i Enter (rysunek 4.11). Gdy po napisaniu Kasia naciśniesz Enter, zostaniesz przeniesiony do komórki B1, rozpoczynającej drugą kolumnę zaznaczonego zakresu. 3. Wpisując tekst i naciskając Enter, wypełnij resztę zaznaczonego zakresu.

Rozdział 4. • Zakresy

81

Rysunek 4.11. Naciskanie klawisza Enter pozwala wypełniać komórki zaznaczonego zakresu kolumna po kolumnie

K O M E N T A R Z

Naciskanie klawisza Enter powoduje przechodzenie przez zaznaczony zakres z góry na dół kolumnami od lewej do prawej. Skrót Shift+Enter działa odwrotnie. Ć W I C Z E N I E

4.6

Wypełnianie zaznaczonego zakresu wierszami

Zaznaczony zakres A1:B3 wypełnij tak jak na rysunku 4.12. Wypełnij kolejno wiersze od 1. do 3. Rysunek 4.12. Tekstu powtarzającego się we wszystkich komórkach kolumny B nie trzeba wpisywać wielokrotnie R O Z W I Ą Z A N I E

W rozwiązaniu poprzedniego ćwiczenia należy naciskanie klawisza Enter zastąpić naciskaniem klawisza Tab.

K O M E N T A R Z

Naciskanie Tab powoduje przechodzenie przez zaznaczony zakres z lewa na prawo wierszami z góry na dół. Shift+Tab działa odwrotnie.

82

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

4.7

Jednoczesne wpisywanie tej samej wartości do wielu komórek

Załóżmy, że mamy przygotować w Excelu sprawozdanie z wypełnienia obowiązku składania deklaracji majątkowych przez grupę osób do tego zobowiązanych, np. posłów lub wysokich urzędników jakiejś agencji rządowej. Najprostsza wersja została pokazana na rysunku 4.12. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wypełnij komórki, których zawartość się nie powtarza. 2. Zaznacz zakres, do którego ma być wpisany ten sam tekst.

Zaznaczany zakres nie jest ciągły, dlatego poszczególne jego części należy zaznaczać, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl (ćwiczenie 4.4). 3. Po zaznaczeniu zakresu napisz tekst nie złożył i naciśnij

kombinację klawiszy Ctrl+Enter. Tekst zostanie wpisany do wszystkich zaznaczonych komórek (rysunek 4.13).

Rysunek 4.13. Wpisywany ciąg znaków pojawia się zawsze w komórce aktywnej

K O M E N T A R Z

Po zaznaczeniu zakresu w punkcie 2. komórką aktywną nie musi być B4, jak na rysunku 4.13, gdyż zależy to od sposobu zaznaczania (np. jeżeli najpierw zaznaczysz B4:B6, a potem — trzymając wciśnięty klawisz Ctrl — klikniesz B2, komórką aktywną będzie B2), co nie ma znaczenia, gdyż tekst będzie wpisany do wszystkich komórek zaznaczonego zakresu.

5 Edytowanie zawartości arkusza Wprowadzenie Prawie nigdy nie udaje się od razu wpisać do arkusza wszystkiego we właściwe miejsce. Zwykle coś wpisujemy, a potem zmieniamy, poprawiamy, kasujemy, kopiujemy, przesuwamy itd. Często wstawiamy lub usuwamy kolumny, wiersze lub komórki. Wykonywania tych operacji będziemy się uczyć w niniejszym rozdziale.

Czyszczenie komórki Jeżeli do komórki wpiszemy coś przez pomyłkę, wówczas oczywiście chcemy się tego pozbyć, czyli chcemy komórkę wyczyścić, ale nawet tak prosta czynność może czasem sprawiać kłopoty.

83

84

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Zacznijmy od przypomnienia, że zawartość komórki składa się z trzech elementów:  wartości (tekstu, liczby, formuły lub wartości logicznej);  formatowania;  komentarza. Elementy te są niezależne; można komórkę sformatować, nic do niej nie wpisując, albo dodać komentarz do komórki pustej i niesformatowanej. Komórka zawsze ma jakiś format; jeżeli innego nie narzucimy, jest to tzw. format Ogólny. Możemy powiedzieć, że jest to naturalny format Excela, w którym — jeżeli nie zmieniliśmy ustawień domyślnych — liczby są wyrównywane do prawej, tekst do lewej, wszystko jest pisane jedenastopunktową czcionką Calibri, a komórki nie mają obramowania ani tła. Czyszczenie formatowania to przywrócenie formatu Ogólnego. Ć W I C Z E N I E

5.1

Zmiana zawartości i formatowania komórek

Wypełnij arkusz jak na rysunku 5.1 po lewej stronie, po czym zmień dane w kolumnie B na pokazane na tym samym rysunku po prawej stronie.

Rysunek 5.1. W kolumnie B należy zmienić wartości i formatowanie Informacje o nadawaniu liczbom formatu walutowego znajdziesz w ćwiczeniu 2.8.

R O Z W I Ą Z A N I E ?

Znak zapytania obok nagłówka został postawiony celowo, gdyż najpierw pójdziemy błędną drogą, by potem błąd naprawić. Jest to działanie dydaktycznie słuszne, ale czy można je nazwać rozwiązaniem? 1. Wypełnij arkusz tak jak w lewej części rysunku 5.1.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

85

2. Zaznacz zakres, który trzeba wyczyścić, i naciśnij klawisz

Delete (rysunek 5.2).

Rysunek 5.2. Najlepiej wyczyścić od razu cały zakres 3. Do komórki B1 wpisz tekst Wiek.

Zaznaczenie zakresu już nie ma znaczenia. Możesz je pozostawić lub zlikwidować, np. klikając komórkę B1, do której następnie wpiszesz tekst. 4. Do B2 wpisz liczbę 24 (rysunek 5.3). Rysunek 5.3. Choć wpisujemy 24, pojawia się 24 zł. Coś jest nie tak… 5. Jeżeli wpiszesz następne liczby do komórek B3 i B4, zostaną

także wyświetlone jako sumy złotych, a przyczyna została wyjaśniona w komentarzu poniżej. K O M E N T A R Z

 Wpisanie do B2 sumy 850 zł spowodowało, oprócz zapisania

liczby, nadanie komórce formatu walutowego.  Naciśnięcie klawisza Delete usunęło jedynie zawartość komórki, lecz nie zmieniło jej formatu, więc liczby wpisywane później są nadal wyświetlane w formacie walutowym. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres B1:B4 (rysunek 5.4) i na wstążce kliknij przycisk

Narzędzia główne/Edycja/Wyczyść. 2. Z rozwiniętego menu wybierz polecenie Wyczyść wszystko. 3. Do komórek B1, B2, B3 i B4 wpisz, odpowiednio: Wiek, 24, 18 i 32.

86

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 5.4. Jeżeli chcesz wyczyścić nie tylko zawartość komórki, musisz użyć polecenia menu K O M E N T A R Z

 Jak widać na rysunku 5.4, poszczególne polecenia menu Wyczyść

pozwalają oddzielnie usunąć z komórki lub zaznaczonego zakresu: format, zawartość (tekst, liczbę, formułę, wartość logiczną) lub komentarz. Pierwsze polecenie usuwa naraz wszystkie te elementy.  Użycie polecenia Wyczyść zawartość daje taki sam efekt jak naciśnięcie klawisza Delete. Ć W I C Z E N I E

5.2

Usuwanie komentarzy

Przygotuj arkusz, w którym przynajmniej do jednej komórki będzie przypisany komentarz, np. taki jak na rysunku 5.5. Rysunek 5.5. Naprowadzenie wskaźnika myszy na komórkę wyświetla przypisany do niej komentarz

Usuń komentarz przypisany do komórki B3. Komentarz, tak jak format, nie jest automatycznie usuwany wraz z zawartością komórki. Informacje o dodawaniu komentarza do komórki znajdziesz w ćwiczeniu 2.11.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza R O Z W I Ą Z A N I E

87

1 .

1. Przejdź do komórki B3. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Edycja/Wyczyść/Wyczyść

komentarze. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij komórkę B3. 2. Z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń komentarz.

Poprawianie zawartości komórki Czasami chcemy poprawić zawartość komórki. Jeżeli jest to długi tekst lub skomplikowana formuła, nie mamy ochoty wpisywać wszystkiego od nowa; wystarczy coś dopisać lub zmienić. Potrzebne działania zostaną przedstawione w następnych ćwiczeniach. Ć W I C Z E N I E

5.3

Poprawianie tekstu zapisanego w komórce

W arkuszu, który widzimy na rysunku 5.6, w komórce A1 nie doceniono ważności Zarządu, pisząc go małą literą. Popraw błąd, zmień zarządu na Zarządu.

Rysunek 5.6. Długiego tekstu w komórce A1 nie warto pisać od początku R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Przejdź do komórki A1, co spowoduje wyświetlenie jej zawartości

na pasku edycji (rysunek 5.7). 2. Kliknij na pasku edycji miejsce, w którym chcesz wykonać poprawkę. Zostanie tam umieszczony punkt wstawiania.

88

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 5.7. Zawartość komórki bieżącej jest wyświetlana na pasku edycji1

Jeżeli klikniesz w nieodpowiednim miejscu, możesz to poprawić kolejnym kliknięciem lub naciskaniem klawiszy ze strzałkami kierunkowymi  i . 3. Popraw tekst na pasku edycji, kasując niewłaściwy znak i wpisując nowy, tak jak byś to robił w zwykłym edytorze tekstowym (patrz komentarz poniżej). 4. Naciśnij klawisz Enter lub kliknij myszą inną komórkę; poprawiony tekst zostanie wprowadzony do komórki (przy poprawianiu nie działa przejście do innej komórki za pomocą strzałek kierunkowych). K O M E N T A R Z

 Edytowanie tekstu na pasku edycji, po ustawieniu tam punktu

wstawiania, podlega zasadom znanym z większości edytorów tekstu:  Delete kasuje znak na prawo, a Backspace na lewo od punktu wstawiania.   



1

Ctrl+ oraz Ctrl+ — przejście o jeden wyraz, odpowiednio: w lewo i w prawo. Home i End — przejście na początek lub koniec wiersza. Ctrl+Home, Ctrl+End — przejście, odpowiednio: na początek i na koniec zawartości komórki. Działanie Ctrl+Home różni się od działania Home (podobnie jak Ctrl+End od End) tylko wtedy, gdy zawartość komórki jest podzielona na kilka wierszy (ćwiczenie 5.4). Zaznaczenie myszą zakresu i naciśnięcie klawisza Delete — skasowanie zaznaczonego ciągu znaków.

Pasek edycji od pewnego czasu jest przez Microsoft nazywany paskiem formuły, co jest nazwą nielogiczną, gdyż pasek ten służy edytowaniu nie tylko formuł, lecz wszelkiej zawartości komórki.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza R O Z W I Ą Z A N I E

89

2 .

1. Dwukrotnie kliknij komórkę A1, co spowoduje przejście do trybu

edycji bezpośrednio w komórce. 2. Dalej postępuj tak jak w punktach 3. i 4. rozwiązania 1. K O M E N T A R Z

 W taki sam sposób jak tekst możemy poprawiać liczby i formuły

zapisane w komórkach. Ć W I C Z E N I E

5.4

Dzielenie tekstu w komórce na wiersze

Tekst w komórkach C2 i C3 podziel na wiersze zgodnie z rysunkiem 5.8. Rysunek 5.8. Tekst w komórce można podzielić na wiersze

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do edytowania komórki C2 (ćwiczenie 5.3). Możesz to

zrobić zarówno na pasku edycji, jak i bezpośrednio w komórce. 2. Ustaw punkt wstawiania tak jak w komórce C2 po lewej stronie

rysunku 5.9.

Rysunek 5.9. Dzielenie tekstu w komórce na dwa wiersze 3. Naciśnij lewy Alt+Enter — tekst zostanie podzielony na dwa

wiersze. 4. Naciśnij Enter, aby zmieniony tekst wprowadzić do komórki. 5. W analogiczny sposób zmień zawartość komórki C3.

90

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Edytowanie komentarza Czasami chcemy zmienić nie tylko to, co zostało wpisane do komórki, lecz także treść komentarza. Ć W I C Z E N I E

5.5

Zmiana tekstu komentarza

W arkuszu pokazanym na rysunku 5.5, w ćwiczeniu 5.2, zmień treść komentarza przypisanego do komórki B3. Należy postępować podobnie jak w rozwiązaniu 2. ćwiczenia 5.2, wybierając z menu podręcznego polecenie Edytuj komentarz. Reszty łatwo się domyślić.

Wstawianie wierszy i kolumn Tworząc różnego rodzaju tabele i zestawienia, zwykle nie możemy przewidzieć ani liczby, ani kolejności kolumn, wierszy i komórek. Używanie Excela to w znacznej części wstawianie i usuwanie różnych elementów arkusza. Najpierw zobaczymy, w jaki sposób można wstawiać do arkusza wiersze i kolumny. Ć W I C Z E N I E

5.6

Wstawianie jednej kolumny

Arkusz widoczny po lewej stronie rysunku 5.10 przekształć w arkusz pokazany po prawej stronie.

Rysunek 5.10. Arkusz przed wstawieniem nowej kolumny A i po nim R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Kliknij nagłówek kolumny A, aby ją zaznaczyć (ćwiczenie 4.2).

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

91

2. Kliknij przycisk polecenia Narzędzia główne/Wstaw

.

3. Komórki kolumny A wypełnij zgodnie z rysunkiem 5.10. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Przejdź do dowolnej komórki w kolumnie A. 2. Rozwiń listę poleceń przycisku Narzędzia główne/Wstaw

i wybierz polecenie Wstaw kolumny arkusza. 3. Komórki kolumny A wypełnij zgodnie z rysunkiem 5.10. Ć W I C Z E N I E

5.7

Wstawianie kilku kolumn

Arkusz otrzymany po wykonaniu poprzedniego ćwiczenia (rysunek 5.10 po prawej stronie) przekształć w arkusz pokazany na rysunku 5.11. Rysunek 5.11. Arkusz z poprzedniego ćwiczenia po wstawieniu kolumn C i D

Jak widać, przed kolumną Wiek trzeba wstawić dwie nowe kolumny, Imię i Stanowisko. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przeciągnięciem myszy po nagłówkach (ćwiczenie 4.2)

zaznacz kolumny C i D arkusza pokazanego na rysunku 5.10. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw kolumny arkusza (lub Narzędzia główne/Wstaw)2. 3. Komórki kolumn C i D wypełnij zgodnie z rysunkiem 5.11.

K O M E N T A R Z

 Kolumny są wstawiane zawsze na lewo od zaznaczonych kolumn.  Tyle kolumn jest wstawianych, ile było zaznaczonych.

2

Jeżeli zaznaczenie jest odpowiednie, Excel sam rozpoznaje, co powinien wstawić.

92

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

5.8

Wstawianie wierszy

Na górze arkusza z rysunku 5.11 dodaj jeden wiersz. Do jego komórki A1 wpisz tytuł Lista pracowników. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz 1. wiersz, klikając nagłówek z jego numerem

(rysunek 4.3). 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wstaw/Wstaw wiersze arkusza (lub Narzędzia główne/Wstaw). 3. Do komórki A1 wpisz tekst Lista pracowników.

K O M E N T A R Z

 Liczba wierszy wstawianych jest równa liczbie wierszy

zaznaczonych.  Wiersze wstawiane są umieszczane nad wierszami zaznaczonymi.

Usuwanie wierszy i kolumn Usuwanie wierszy i kolumn jest czynnością równie częstą, a zatem równie potrzebną, jak ich wstawianie. Nauczymy się tego, wykonując ćwiczenie. Ć W I C Z E N I E

5.9

Usuwanie kolumny

Z arkusza pokazanego na rysunku 5.11 usuń kolumnę D, w której są zapisane stanowiska osób znajdujących się na liście. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknięciem nagłówka zaznacz kolumnę D. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Usuń/Usuń kolumny arkusza

(lub Narzędzia główne/Usuń)3. Inny sposób: zaznaczoną kolumnę kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń.

3

Jeżeli zaznaczenie jest odpowiednie, Excel sam rozpozna, co powinien usunąć.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

93

K O M E N T A R Z

 Usuwanie wierszy wykonuje się tak samo jak usuwanie kolumn,

z tą oczywistą różnicą, że na początku zamiast kolumn należy zaznaczyć wiersze.  Są usuwane dokładnie te kolumny i wiersze, które zostały zaznaczone. Wstawianie i usuwanie wierszy lub kolumn nie zmienia rozmiarów arkusza. Liczba wierszy i kolumn pozostaje taka sama; arkusz zawsze liczy 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny (w wersjach Excela starszych od 2007 odpowiednio: 65 536 wierszy i 256 kolumn).  Jeżeli wstawiamy nowe kolumny, ostatnie puste kolumny są tracone. Jeśli ostatnia kolumna nie jest pusta, wstawienie nowych kolumn nie jest możliwe. Tak samo jest z wierszami.  Usuwanie wierszy i kolumn powoduje dodawanie nowych pustych wierszy lub kolumn na końcu arkusza, tak aby jego rozmiary pozostały niezmienione.

Wstawianie i usuwanie komórek Usuwanie i wstawianie kolumn lub wierszy jest szczególnym przypadkiem usuwania i wstawiania komórek, gdyż kolumna lub wiersz są szczególnymi przypadkami zakresów komórek (np. kolumna A to zakres komórek A1:A1048576 (w trybie zgodności z poprzednimi wersjami Excela: A1:A65536). Teraz zobaczymy, w jaki sposób możemy usunąć lub wstawić najzwyklejszy prostokątny zakres komórek. Ć W I C Z E N I E

5.10

Wstawianie zakresu komórek

W miejscu zakresu zaznaczonego na rysunku 5.12 wstaw nowy zakres komórek. Rysunek 5.12. Ten prosty arkusz posłuży nam do tego i następnego ćwiczenia

94

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Po wypełnieniu arkusza i zaznaczeniu zakresu zgodnie

z rysunkiem 5.12 wydaj polecenie Narzędzia główne/Wstaw/ Wstaw komórki. 2. W oknie dialogowym Wstawianie wybierz opcję Przesuń komórki w dół i kliknij OK (rysunek 5.13). Wynik został pokazany na rysunku 5.14. Rysunek 5.13. Nowe komórki przesuną komórki zaznaczone. Można wybrać kierunek tego przesunięcia

Rysunek 5.14. Arkusz po wstawieniu nowych komórek. Stare komórki zostały zepchnięte w dół przez nowe

K O M E N T A R Z

 Wybranie w pierwszym kroku krótszego polecenia Narzędzia

główne/Wstaw dałoby w tym przypadku taki sam wynik jak na rysunku 5.14. Opcja Przesuń komórki w dół zostałaby wybrana domyślnie, a okno dialogowe Wstawianie (rysunek 5.13) w ogóle nie byłoby wyświetlone. Niestety, domyślny kierunek przesuwania zależy od kształtu i położenia zaznaczonego zakresu i czasami trudno go odgadnąć.  Z rysunku 5.13 łatwo odczytać, że tej samej metody można użyć do wstawiania całych kolumn lub wierszy. Wybranie opcji Cała kolumna spowodowałoby wstawienie dwóch kolumn, a istniejące kolumny, zaczynając od B, zostałyby przesunięte o dwa miejsca w prawo. Podobnie przez włączenie opcji Cały wiersz można wstawić dwa nowe wiersze nad istniejącym wierszem 2.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

95

Ć W I C Z E N I E

5.11

Usuwanie komórek

Usuń komórki zaznaczone na rysunku 5.12. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Po wypełnieniu arkusza i zaznaczeniu zakresu zgodnie

z rysunkiem 5.12 wydaj polecenie Narzędzia główne/Usuń/ Usuń komórki. 2. W oknie dialogowym Usuwanie (rysunek 5.15) wybierz opcję Przesuń komórki do góry i kliknij przycisk OK.

Rysunek 5.15. W miejsce opróżniane przez usuwane komórki można przesunąć komórki leżące poniżej lub na prawo od usuwanych

Wynik został pokazany na tym samym rysunku 5.15.

K O M E N T A R Z

 Podobnie jak przy wstawianiu, wybranie skróconego polecenia

Narzędzia główne/Usuń spowodowałoby usunięcie zaznaczonego zakresu połączone z domyślnym przesunięciem komórek położonych w sąsiedztwie, bez wyświetlania okna dialogowego Usuwanie, czyli bez pytania o kierunek przesunięcia.  Jak widać na rysunku 5.15, również w tym przypadku mogliśmy usunąć całe kolumny lub wiersze. Wybranie opcji Cała kolumna spowodowałoby usunięcie kolumn B i C, zaś wynikiem wybrania opcji Cały wiersz byłoby usunięcie wierszy 2 i 3.

96

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Kopiowanie za pomocą schowka Kopiować można za pomocą schowka lub przeciągania myszą. Zaczniemy od pierwszej metody. Schowek to „kawałek pamięci” operacyjnej przeznaczony do czasowego zapamiętywania tego wszystkiego, co mamy ochotę skopiować lub przesunąć w inne miejsce. Mamy dwa schowki: systemowy i Office. W schowku systemowym może być przechowywany jeden element; skopiowanie następnego usuwa poprzednią zawartość. Schowek Office jest pojemniejszy i mieści do 24 elementów. Schowek systemowy pozwala na kopiowanie (przesuwanie) zawartości zarówno w ramach arkusza, jak i do innych arkuszy tego samego lub innego otwartego skoroszytu, a nawet do dokumentów otwartych w innych programach działających w systemie Windows. Działanie schowka Office jest ograniczone do programów należących do pakietu Office. Użycie schowka systemowego zostało pokazane w ćwiczeniu 5.12, a schowka Office — w ćwiczeniu 5.13. Ć W I C Z E N I E

5.12

Kopiowanie zakresu komórek

Przygotuj arkusz z rysunku 5.16. Dodatkowo do komórki C2 został dodany komentarz. Rysunek 5.16. Na tym arkuszu będziemy ćwiczyć kopiowanie i przesuwanie zakresów

Istotne jest użycie różnych formatów i istnienie komentarza; wartości liczb i tekst komentarza nie mają znaczenia. Zawartość komórek z zakresu B2:C3 skopiuj do zakresu F3:G4. We wszystkich trzech poniższych rozwiązaniach działanie można podzielić na dwa etapy:  kopiowanie zawartości zaznaczonego zakresu do schowka,  wklejanie zawartości schowka w miejscu docelowym.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza R O Z W I Ą Z A N I E

97

1 .

1. Zaznacz zakres B2:C3 (rysunek 5.17).

Rysunek 5.17. Kopiowanie standardowe powiela wartości, formaty i komentarze 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Kopiuj (w grupie Schowek

kliknij przycisk Kopiuj

).

3. Przejdź do komórki F3. 4. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Wklej (w grupie Schowek

kliknij przycisk Wklej

).

Na rysunku 5.17 zwróć uwagę na ikonę wyboru rodzaju wklejania (patrz komentarze pod ćwiczeniem). R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Zaznacz zakres B2:C3 (rysunek 5.17). 2. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+C. 3. Przejdź do komórki F3. 4. Naciśnij Ctrl+V. R O Z W I Ą Z A N I E

3 .

1. Zaznacz zakres B2:C3 (rysunek 5.17). 2. W obszarze zaznaczonego zakresu kliknij prawym przyciskiem

myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Kopiuj. 3. Komórkę F3 kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Wklej.

K O M E N T A R Z

 W tym ćwiczeniu użyliśmy schowka systemowego, pozwalającego

na zapamiętanie jednego elementu; tzn. zawartość schowka jest pamiętana do czasu wykonania następnego kopiowania. Schowek

98

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Office potrafi zapamiętać aż 24 elementy. Jego działanie poznamy w następnym ćwiczeniu.  Zauważ, że obok wklejanego zakresu pojawia się przycisk

4

,

który:  znika po naciśnięciu klawisza Esc,  po kliknięciu lub naciśnięciu klawisza Ctrl rozwija się poniższe menu, dające kilka możliwości sformatowania wklejonego zakresu.

 Różne metody kopiowania do schowka i wklejania z niego,

pokazane w trzech podanych wyżej rozwiązaniach, można dowolnie łączyć. Można np. zaznaczony zakres skopiować do schowka za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+C i wkleić w miejscu docelowym, wydając polecenie Narzędzia główne/Wklej. Dozwolone są wszystkie możliwe kombinacje kopiowania i wklejania.  Skróty klawiaturowe Ctrl+C i Ctrl+V (oraz Ctrl+X — polecenie Wytnij) są bardzo ważne, gdyż działają we wszystkich programach zgodnych z systemem Windows, również w programach innych producentów, w których czasem nie ma menu podręcznego ani poleceń służących do kopiowania i wklejania.

4

Przycisk ten nie pojawia się, jeżeli zostanie wyłączona opcja Plik/Opcje/ Opcje programu Excel/Zaawansowane/Wycinanie, kopiowanie, wklejanie — Pokaż przycisk opcji wklejania po wklejeniu zawartości.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

99

Ć W I C Z E N I E

5.13

Schowek pakietu Office — kopiowanie wielu elementów

Kolumnę C (rysunek 5.18 po lewej) wypełnij według wzoru (rysunek 5.18 po prawej).

Rysunek 5.18. W kolumnie C są powtarzane nazwy dwóch działów R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij przycisk Narzędzia główne/Schowek

, co spowoduje otwarcie schowka Office i wyświetlenie okna pokazującego jego zawartość — rysunek 5.19.

Rysunek 5.19. Dwa elementy skopiowane do schowka Office

2. Do komórek C2 i C3 wpisz transport i administracja (rysunek 5.19). 3. Przejdź do C2 i skopiuj zawartość tej komórki do schowka

(np. Ctrl+C). 4. Przejdź do C3 i skopiuj zawartość tej komórki do schowka. 5. Zaznacz zakres C4:C5. 6. Naprowadź wskaźnik myszy na element administracja w oknie schowka Office i wklej go jedną z dwóch poniższych metod:  gdy na prawo od niego pojawi się strzałka rozwijająca listę poleceń, kliknij ją, po czym z menu wybierz polecenie Wklej (rysunek 5.20);

100

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 5.20. Wklejanie tekstu „administracja” do zakresu C4:C5

prostsza metoda: w oknie schowka Office kliknij element, który chcesz wkleić. 7. Postępując podobnie jak w punktach 5. i 6., wypełnij zakres C6:C8. 

K O M E N T A R Z

 Okno schowka Office, jak każde inne okno, zamykamy kliknięciem

standardowego przycisku zamykającego w prawym górnym rogu.  24-elementowy schowek Office jest częścią pakietu MS Office. Używając programów spoza tego pakietu, możemy w pełni korzystać jedynie z pojedynczego schowka systemowego (w pełni korzystać, tzn. kopiować do schowka i wklejać z niego do dokumentu).  Gdy działa któryś z programów pakietu Office, można w schowku Office gromadzić wszystko, co jest kopiowane do schowka systemowego, ale działanie w drugą stronę, czyli wklejanie ze schowka Office do dokumentów, jest możliwe tylko w programach pakietu Office.  Aby włączyć gromadzenie w schowku Office wszystkich elementów kopiowanych, należy na dole jego okna kliknąć przycisk Opcje (rysunek 5.19) i w wyświetlonym menu włączyć opcję Zbieraj bez pokazywania schowka pakietu Office.  Po włączeniu tej opcji elementy kopiowane do schowka systemowego będą zapamiętywane w schowku Office aż do jego wypełnienia. Potem najstarsze będą trwale usuwane.  To gromadzenie będzie działać niezależnie od otwarcia okna schowka Office.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

101

Ć W I C Z E N I E

5.14

Kopiowanie między arkuszami

Wypełnij kilka komórek w arkuszu Arkusz1 i skopiuj je do arkusza Arkusz2. Przykład takiego działania został pokazany na rysunku 5.21.

Rysunek 5.21. Schowek pozwala kopiować z arkusza do arkusza R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres Arkusz1!A1:B3, tak jak na rysunku 5.21 po lewej

stronie, i skopiuj go do schowka. 2. Przejdź do komórki Arkusz2!A1 i wklej zawartość schowka.

K O M E N T A R Z

 Sposób kopiowania jest dowolny — np. można skorzystać ze skrótu

Ctrl+C lub przycisku Narzędzia główne/Kopiuj ; tak samo sposób wklejania — np. skrót Ctrl+V lub przycisk Narzędzia główne/Wklej

.

 Ponieważ wykonujemy pojedyncze kopiowanie i wklejanie, nie

ma znaczenia, czy jest otwarte okno schowka Office i czy jest włączona opcja Zbieraj bez pokazywania schowka pakietu Office (ćwiczenie 5.13). Ć W I C Z E N I E

5.15

Kopiowanie z Excela do Worda

Fragment arkusza pokazany na rysunku 5.22 skopiuj do dokumentu Worda. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wybrany fragment zaznacz i skopiuj do schowka.

102

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 5.22. Schowek umożliwia kopiowanie między oknami różnych programów 2. Uruchom Worda, napisz tekst W zebraniu udział wzięli:

i naciśnij Enter, aby przejść do nowego wiersza. 3. Wklej zawartość schowka, np. za pomocą polecenia Edycja/Wklej.

K O M E N T A R Z

 Schowek umożliwia kopiowanie między dokumentami różnych

programów. Na rysunku 5.22 zakres z arkusza Excela został skopiowany do dokumentu Worda.  Możliwe jest również kopiowanie do dokumentów tworzonych w programach innych producentów, jeżeli tylko są zgodne z wymaganiami systemu Windows. W programach innych producentów polecenia kopiowania i wklejania mogą wyglądać inaczej, ale zwykle działają skróty klawiaturowe Ctrl+C, Ctrl+V (i Ctrl+X przy wycinaniu, o czym powiemy dalej).

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

103

Ć W I C Z E N I E

5.16

Wklejanie niestandardowe

Zgodnie z rysunkiem 5.23 zakres D1:E4 skopiuj do D5:E7 w taki sposób, aby do komórek docelowych nie został przeniesiony format walutowy. Rysunek 5.23. Menu rozwijane przycisku Wklej pozwala na kopiowanie samych wartości

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zakres D1:E3 zaznacz i skopiuj do schowka. 2. Przejdź do komórki D5. 3. Zgodnie z rysunkiem 5.23 rozwiń menu przycisku Wklej i wybierz

z niego polecenie Wklej wartości.

K O M E N T A R Z

Jak widać na rysunku 5.23, menu przycisku Wklej udostępnia inne rodzaje wklejania niestandardowego, np. wklejanie samych formuł lub wklejanie z transpozycją wierszy i kolumn, ale omówienie tego zagadnienia wykracza poza zakres ćwiczeń podstawowych.

Przesuwanie (przenoszenie) danych za pomocą schowka Przy kopiowaniu dane źródłowe pozostawały nietknięte. We wszystkich ćwiczeniach z poprzedniego podrozdziału komórki, których wartość skopiowano do schowka, po kopiowaniu wyglądały tak samo

104

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

jak przed nim. Teraz zajmiemy się przypadkami, gdy zawartość jednych komórek będziemy przenosić do innych, co oznacza, że komórki źródłowe zostaną opróżnione. Ć W I C Z E N I E

5.17

Przesuwanie za pomocą poleceń Wytnij i Wklej

Arkusz pokazany po lewej stronie rysunku 5.24 przekształć do postaci pokazanej po prawej stronie tego rysunku.

Rysunek 5.24. Zakres C1:C3 trzeba przesunąć do D1:D3, aby zrobić miejsce na wpisanie nowych danych Problem można rozwiązać dwoma sposobami: przez wstawienie nowej kolumny przed kolumnę C albo przesunięcie zakresu C1:C3 o jedną kolumnę w prawo. W obu przypadkach otrzymamy pusty zakres C1:C3, aby do jego komórek wpisać nowe dane.

Wstawianiem nowej kolumny zajmowaliśmy się w ćwiczeniu 5.6, a teraz interesuje nas przesunięcie zawartości komórek. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres C1:C3. 2. Na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Wytnij lub naciśnij

kombinację klawiszy Ctrl+X, co spowoduje wycięcie zaznaczonego zakresu do schowka. Tak samo jak przy kopiowaniu, zakres wycięty zostanie otoczony migającą przerywaną ramką (rysunek 5.25 po lewej).

Rysunek 5.25. Dane źródłowe znikają z pierwotnej lokalizacji dopiero po wklejeniu ich w innym miejscu 3. Na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Wklej lub naciśnij

kombinację klawiszy Ctrl+V, co spowoduje wklejenie zaznaczonego zakresu ze schowka. Sytuacja po wklejeniu została pokazana na rysunku 5.25 po prawej.

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

105

4. Komórki zakresu C1:C3 wypełnij zgodnie z rysunkiem 5.24.

K O M E N T A R Z

 Wklejenie danych do dokumentu nie kasuje zawartości schowka,

przy czym nie ma znaczenia, czy dane zostały w nim umieszczone w wyniku kopiowania czy wycinania; w obu przypadkach mogą być wklejane w wielu miejscach w wielu dokumentach.  Przy kopiowaniu do schowka dane źródłowe pozostają w arkuszu, zaś przy wycinaniu są usuwane po wklejeniu ich w miejscu docelowym. Tylko to odróżnia wycinanie od kopiowania.

Kopiowanie i przesuwanie przez przeciąganie myszą Oprócz kopiowania i przesuwania danych przy użyciu schowka, warto poznać sposób wykonywania tych samych operacji za pomocą myszy. Posługiwanie się myszą jest prostsze i szybsze, ale daje mniej możliwości. Przeciągając myszą, nie można np. skopiować samych wartości, co za pomocą schowka zrobiliśmy w ćwiczeniu 5.16. Inne metody wklejania specjalnego są również niedostępne. Kopiowanie (przesuwanie) przez przeciąganie myszą odpowiada kopiowaniu (lub przesuwaniu) w inne miejsce pełnej zawartości komórek (wartości, formatów i komentarzy), a to robimy najczęściej. W trzech kolejnych ćwiczeniach pokażemy wyniki zwykłego przeciągania myszą zaznaczonego zakresu, przeciągania z wciśniętym klawiszem Ctrl oraz przeciągania z wciśniętym klawiszem Shift. Ć W I C Z E N I E

5.18

Proste przesuwanie zakresu

Sprawdź, jaki wynik otrzymasz, kiedy przeciągniesz myszą zaznaczony zakres. Zakres przeciągamy, chwytając go za krawędź. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres i naprowadź wskaźnik myszy na jego krawędź,

tak jak na rysunku 5.26.

106

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 5.26. Naprowadzenie wskaźnika myszy na krawędź zaznaczonego zakresu 2. Wciśnij lewy przycisk myszy i przeciągnij zaznaczony zakres

w lewo na pozycję C2:C3, tak jak na rysunku 5.27, po czym puść przycisk myszy. Rysunek 5.27. Excel podpowiada przyszłą pozycję przeciąganego zakresu 3. Gdy Excel wyświetli pytanie: Czy zamienić zawartość komórek

docelowych?, kliknij przycisk OK. Wynik został pokazany na rysunku 5.28. Rysunek 5.28. Zaznaczony zakres został przesunięty, a poprzednia zawartość komórek w zakresie docelowym została skasowana

Ć W I C Z E N I E

5.19

Kopiowanie przez przeciąganie

Zawartość kolumny B skopiuj do kolumny F zgodnie z rysunkiem 5.29. Nie korzystaj ze schowka. Rysunek 5.29. Zawartość kolumny B ma zostać skopiowana do kolumny F

Rozdział 5. • Edytowanie zawartości arkusza

107

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz kolumnę B. 2. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, chwyć myszą za krawędź

zaznaczonej kolumny B i przeciągnij do kolumny F. 3. Puść najpierw lewy przycisk myszy, a później klawisz Ctrl.

K O M E N T A R Z

 Uważaj, by w poleceniu 3. nie odwrócić kolejności działań.

Jeżeli najpierw puścisz klawisz Ctrl, a później lewy przycisk myszy, kopiowanie zamieni się w przesunięcie: tekst pojawi się w kolumnie F, ale zniknie z kolumny B.  Zauważ, że podczas kopiowania za pomocą myszy (tzn. przeciągania przy wciśniętym klawiszu Ctrl) obok wskaźnika myszy jest wyświetlany mały znak plus. Ć W I C Z E N I E

5.20

Przesuwanie z odsunięciem

Przekonaj się, że przeciąganie zaznaczonego zakresu myszą przy wciśniętym klawiszu Shift powoduje jego przesunięcie i umieszczenie w miejscu opróżnionym przez odepchnięte w prawo lub w dół komórki, które się tam poprzednio znajdowały. Zamień kolejność kolumn zawierających imiona i nazwiska tak, jak to zostało pokazane na rysunku 5.30. Rysunek 5.30. Przeciągnięcie myszą z wciśniętym klawiszem Shift pozwala na łatwą zamianę kolejności kolumn

108

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz kolumnę A. 2. Trzymając wciśnięty klawisz Shift, chwyć krawędź zaznaczonej

kolumny i przeciągnij ją o jedno miejsce w prawo — kolejne etapy są pokazane na rysunku 5.30. 3. Puść najpierw lewy przycisk myszy, a potem klawisz Shift.

K O M E N T A R Z

 Uważaj, by w poleceniu 3. nie odwrócić kolejności działań.

Jeżeli najpierw puścisz klawisz Shift, a później lewy przycisk myszy, zostanie wykonane zwykłe przesuwanie, opisane w ćwiczeniu 5.18.

6 Formatowanie Wprowadzenie Formatowanie to zmiana wyglądu komórek i ich zawartości. Stosowaliśmy je, wpisując liczby w formacie walutowym lub procentowym, dzięki czemu np. 12 mogliśmy widzieć w zwykłej postaci liczbowej 12 lub jako 12 zł albo 1200%. Innym rodzajem formatowania była zmiana liczby cyfr po przecinku dziesiętnym, co robiliśmy w ćwiczeniu 2.7. W domyślnie stosowanym formacie Ogólnym liczby są wyrównywane do prawej, a tekst do lewej, komórki nie mają obramowań ani tła, a wszystko jest pisane 10-punktową czcionką Arial. Nie przeszkadza to w wykonywaniu nawet najpoważniejszych obliczeń, ale obraz na ekranie i po wydrukowaniu jest szary i niekomunikatywny. Jeżeli np. spisywane wydatki sumujemy na koniec każdego miesiąca, najczęściej oczekujemy, że suma będzie się odróżniała od pozycji szczegółowych, a zatem będzie ją można łatwo zauważyć nawet podczas szybkiego przeglądania arkuszy. Zwykle warto także wyróżnić nagłówki kolumn. Należy pamiętać, że data i czas to w Excelu jedynie rezultat nadania zwykłym liczbom specjalnego formatu. 109

110

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Formatowanie daje duże możliwości zmiany postaci danych: kształtu i wielkości pisma, dodawania tła, desenia i obramowania, koloru tekstu itd., ale nie należy popadać w przesadę, gdyż zbyt pstrokaty arkusz staje się nieczytelny. Tymi samymi farbami jedni malują arcydzieła, a inni kiczowate, odpustowe landszafty. Trudno stworzyć arkusz godny miana arcydzieła, ale wystarczy tylko trochę nadmiernej inwencji, by stać się excelowym pacykarzem.

Zmiana czcionki i wyrównania Domyślnie Excel wyrównuje tekst do lewej, a liczby do prawej. Zmiana tego stanu bywa czasem przydatna, ale zwykle utrudnia odróżnianie liczb od tekstu, więc należy z rozmysłem korzystać z tej możliwości. Ć W I C Z E N I E

6.1

Wyróżnianie wybranych elementów

Arkusz pokazany na górze rysunku 6.1 doprowadź do postaci pokazanej na dole.

Rysunek 6.1. Formatowanie pozwala wyróżnić wybrane elementy

Nagłówki kolumn zostały napisane czcionką pogrubioną, o wielkości 12 punktów, i wyśrodkowane. Imiona i nazwiska zostały pochylone (zastosowano kursywę). R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

Zadanie można wykonać za pomocą przycisków narzędziowych z panelu Narzędzia główne (rysunek 6.2).

Rysunek 6.2. Przyciski narzędzi formatujących na panelu Narzędzia główne 1. Zaznacz zakres A1:D1 i na panelu Narzędzia główne kliknij

przycisk pisma pogrubionego

(B od ang. bold).

111

Rozdział 6. • Formatowanie

2. Nie zmieniając zaznaczenia zakresu, kliknij w polu wielkości

czcionki , co spowoduje wyróżnienie wpisanej tam wartości i umożliwi wpisanie nowej: 12. Zatwierdź zmianę naciśnięciem Enter. 3. Nie zmieniając zaznaczenia zakresu, kliknij przycisk wyśrodkowania zawartości komórki . 4. Zaznacz zakres A2:B4 i kliknij przycisk pisma pochylonego

(kursywy)

(I od ang. italic).

K O M E N T A R Z

 W poleceniu 2., zamiast wpisywać nową wielkość pisma,

można ją wybrać z listy rozwijanej kliknięciem strzałki umieszczonej na prawo od pola.  Po zwiększeniu rozmiaru pisma (czcionki) tekst może nie mieścić się w komórkach. W razie potrzeby poszerz kolumny — patrz ćwiczenie 2.6. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Zaznacz zakres A1:D1 i kliknij przycisk polecenia Narzędzia

główne/Czcionka

.

2. W oknie dialogowym Formatowanie komórek na karcie

Czcionka wybierz: Styl czcionki — Pogrubiony i Rozmiar — 12, jak na rysunku 6.3.

Rysunek 6.3. Okno dialogowe Formatowanie komórek daje o wiele większe możliwości niż przyciski na pasku narzędziowym Formatowanie

112

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

3. Kliknij zakładkę karty Wyrównanie (rysunek 6.4) i z listy

rozwiniętej w polu Poziomo wybierz opcję Środek.

Rysunek 6.4. Warto wypróbować różne możliwości wyrównania i orientacji tekstu dostępne na karcie Wyrównanie w oknie dialogowym Formatowanie komórek 4. Kliknij przycisk OK na dole okna Formatowanie komórek,

aby zatwierdzić wszystkie wybrane opcje. Jeżeli tekst napisany większymi literami przestanie się mieścić w komórkach, dostosuj szerokość kolumn (patrz ćwiczenie 2.6). 5. Zaznacz zakres A2:B4, otwórz okno dialogowe Formatowanie komórek i włącz opcję Styl czcionki — Kursywa (rysunek 6.3).

Tło, obramowanie i kolor pisma Tytuł jest oczywisty, więc dodatkowe objaśnienia są zbędne. Przystąpmy do ćwiczeń. Ć W I C Z E N I E

6.2

Dodawanie tła i obramowania

Arkusz pokazany na górze rysunku 6.5 doprowadź do postaci pokazanej na dole tego rysunku.

Rozdział 6. • Formatowanie

113

Rysunek 6.5. Zmiana tła i koloru czcionki oraz dodanie obramowania

R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

1. Zaznacz zakres F2:I5 i rozwiń menu przycisku Obramowanie

(rysunek 6.6).

Rysunek 6.6. Dodawanie obramowania za pomocą narzędzi na pasku Formatowanie 2. Klikając myszą, wybierz opcję Wszystkie krawędzie (rysunek 6.6). 3. Nie zmieniając zaznaczenia zakresu, z tego samego menu wybierz

opcję Gruba krawędź pola. 4. Zaznacz obejmujący nagłówki tabeli zakres F2:I2 i z menu

przycisku Kolor wypełnienia wybierz np. Ciemnoniebieski, Tekst 2… (rysunek 6.7 po lewej). 5. Nie zmieniając zaznaczenia, z menu przycisku Kolor czcionki wybierz Biały (rysunek 6.7 po prawej).

114

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 6.7. Zmiana koloru tła (wypełnienia) i koloru tekstu R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Zaznacz zakres F2:I5 i wybierz polecenie Narzędzia główne/

Format/Formatuj komórki lub użyj skrótu klawiaturowego Ctrl+1. 2. W oknie dialogowym Formatowanie komórek kliknij zakładkę karty Obramowanie (rysunek 6.8).

Rysunek 6.8. Okno dialogowe Formatowanie komórek pozwala na rysowanie różnego rodzaju obramowań. Domyślny styl linii to cienka linia ciągła 3. Nie zmieniając domyślnego stylu linii, kliknij przycisk Ustawienia

wstępne — Wewnątrz (rysunek 6.8).

Rozdział 6. • Formatowanie

115

4. W polu Styl wybierz grubszą linię (np. trzecią od dołu w prawej

kolumnie), po czym kliknij przycisk Ustawienia wstępne — Kontur i zatwierdź zmiany kliknięciem OK. 5. Zaznacz obejmujący nagłówki kolumn zakres F2:I2, na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Czcionka i na karcie Czcionka okna dialogowego Formatowanie komórek z palety rozwijanej w polu Kolor wybierz barwę tekstu. 6. Kliknij zakładkę karty Wypełnienie i w sekcji Kolor tła wybierz z palety odpowiednią barwę tła. 7. Kliknięciem OK zatwierdź wszystkie wprowadzone zmiany. K O M E N T A R Z

 Użycie okna dialogowego Formatowanie komórek daje więcej

możliwości niż używanie przycisków narzędziowych na Wstążce.  Formatowanie jest żmudne, więc najlepiej pracować na arkuszu niesformatowanym bądź pobieżnie sformatowanym, a szczegóły formatowania dopracować na końcu.  Obramowania narysowane są zawsze drukowane, zaś drukowanie domyślnej siatki komórek zależy od ustawienia opcji Układ strony/ Ustawienia strony/Arkusz/Drukuj/Linie siatki.

Automatyczne formatowanie tabel — style Formatowanie jest żmudne. Sporo wysiłku i czasu można zaoszczędzić, stosując style. Excel został hojnie zaopatrzony w całkiem pokaźny zbiór stylów predefiniowanych. Możliwe jest także tworzenie własnych stylów, ale to zagadnienie wykracza poza zakres niniejszej książki. Ć W I C Z E N I E

6.3

Automatyczne formatowanie zakresu

Zakres danych używanych w poprzednich ćwiczenia sformatuj w sposób pokazany na rysunku 6.9.

116

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 6.9. Wynik formatowania automatycznego (użycia stylu)

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do dowolnej komórki z zakresu B2:E5, który masz

sformatować. 2. Wydaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatuj jako tabelę

i z palety stylów predefiniowanych wybierz właściwy, jak na rysunku 6.10.

Rysunek 6.10. Formatowanie tabeli według wybranego stylu 3. Excel rozpozna zwarty zakres w otoczeniu wybranej komórki

i zaproponuje sformatowanie go jako tabeli. Możesz ręczne zmienić adres formatowanego zakresu i zdecydować, czy tabela ma nagłówki (rysunek 6.10). 4. Po kliknięciu OK zakres zostanie zamieniony w tabelę i sformatowany. O zamianie zakresu w tabelę świadczy pojawienie się przy nagłówkach przycisków autofiltrów oraz pojawienie się na Wstążce nowego panelu poleceń Narzędzia tabel/ Projektowanie (rysunek 6.11).

Rozdział 6. • Formatowanie

117

Rysunek 6.11. Przekształcenie tabeli w zakres 5. Aby przekształcić tabelę w zwykły zakres, kliknij przycisk

Narzędzia tabel/Projektowanie/Konwertuj na zakres (rysunek 6.11). Excel poprosi o potwierdzenie tego polecenia.

K O M E N T A R Z

 Excel automatycznie rozpoznaje zakres autoformatowania. Choć

zgodnie z poleceniem 1. przeszliśmy tylko do dowolnej komórki zakresu B2:E5 (bez zaznaczania całego zakresu), została sformatowana cała tabela.  Jest rozpoznawany i zaznaczany zwarty zakres danych. Pusta kolumna lub pusty wiersz wyznaczają granicę tego zakresu.  Choć stylów formatowania jest wiele, często nie ma dokładnie takiego, jakiego potrzebujemy. Warto zastosować styl podobny i ręcznie wprowadzić kilka zmian, co zwykle pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

Usuwanie formatowania Jak wspomnieliśmy na początku, komórka może zawierać wartość, format i komentarz:  wartość najprościej usunąć, naciskając klawisz Delete;  komentarza można się pozbyć przez kliknięcie komórki prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu podręcznego polecenia Usuń komentarz;

118

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

 format usuwamy, klikając przycisk Narzędzia główne/Wyczyść

i wybierając z jego menu polecenie Wyczyść formaty;  możesz również całkowicie wyczyścić komórkę, rozwijając listę

poleceń przycisku Narzędzia główne/Wyczyść polecenie Wyczyść wszystko.

i wybierając

Data Data i czas są liczbami sformatowanymi w specyficzny sposób. Data jest częścią całkowitą liczby, a czas (godziny i minuty) — częścią ułamkową. Liczbie 1 odpowiada 1 stycznia 1900 roku1. Teraz zajmiemy się datami, a godzinom i minutom będzie poświęcony następny podrozdział. Ć W I C Z E N I E

6.4

Wpisywanie daty do komórki

Celem ćwiczenia jest poznanie różnych sposobów wpisywania daty i pokazanie, że data jest liczbą. R O Z W I Ą Z A N I E

 Do komórek kolumny B wpisz ciągi znaków pokazane na

rysunku 6.12 w kolumnie A.

Rysunek 6.12. Różne sposoby wpisywania daty

1

W Excelu można stosować alternatywny system liczenia daty, w którym liczbie 1 odpowiada 2 stycznia roku 1904. Nieco więcej informacji na ten temat można znaleźć w książce Excel 2003 PL. Ćwiczenia zaawansowane i w wielu innych bardziej zaawansowanych podręcznikach Excela.

Rozdział 6. • Formatowanie

119

K O M E N T A R Z

 Liczby, a więc i daty, są wyrównywane do prawej, a teksty do lewej, zatem ciąg znaków 14,08,2015 w komórce B6 nie został

rozpoznany jako data.  W komórce B10 nie został podany rok — ciąg znaków 14 sie (patrz A10) Excel wyświetlił w postaci 14 się i uznał za tekst.  W komórce B11 również nie został podany rok — ale ciąg znaków 14 lip (patrz A11) Excel wyświetlił w postaci 14.lip, ale zapamiętał jako pełną datę 2010-06-05, przyjmując domyślnie

bieżący rok 2015, co widać na pasku formuły (pasku edycji).  Bieżącą datę można wprowadzić skrótem klawiaturowym Ctrl+;. Ć W I C Z E N I E

6.5

Sprawdzenie, czy data jest zwykłą liczbą całkowitą, odpowiednio sformatowaną

Możesz się o tym przekonać, zmieniając format komórki zawierającej datę lub usuwając formatowanie. Do dwóch komórek, np. B2 i B3, wpisz datę jak na rysunku 6.13.

Rysunek 6.13. Po zmianie formatu zawartość komórki B2 zupełnie nie przypomina daty R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do komórki B2 i kliknij przycisk Narzędzia główne/

Księgowy format liczb stronie rysunku 6.13.

. Wynik został pokazany po lewej

2. Przejdź do komórki B3 i kliknij przycisk Narzędzia główne/

Zapis dziesiętny rysunku 6.13.

. Wynik został pokazany po prawej stronie

3. Zaznacz zakres B2:B3 i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+`

(słaby akcent nad klawiszem Tab), co spowoduje — jak widać na rysunku 6.14 — usunięcie formatów liczbowych.

120

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 6.14. Usunięcie formatu liczbowego

K O M E N T A R Z

 Data jest liczbą; kolejnym numerem dnia od 1 stycznia 1900 r.

(w domyślnym systemie daty2).  Użyty w poleceniu 2. skrót klawiaturowy Ctrl+Shift+` trwale usuwa formatowanie liczb, pozostawiając bez zmian inne formaty, np. tło lub obramowanie komórki.  Do odczytania wartości liczbowej daty można użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+`, który przełącza arkusz w roboczy tryb wyświetlania (liczby bez formatowania, formuły zamiast obliczonych wartości). Ponowne naciśnięcie Ctrl+` przywraca zwykłe wyświetlanie arkusza. Ć W I C Z E N I E

6.6

Jakiej dacie odpowiada liczba 1?

Liczbę 1 wyświetl w postaci daty. Wykonaj to ćwiczenie w nowym arkuszu. Jeżeli chcesz użyć arkusza poprzednio formatowanego (np. używanego w poprzednich ćwiczeniach), dla pewności zacznij od wyczyszczenia formatowania komórki A1 (przycisk Narzędzia główne/Edycja/Wyczyść i z menu polecenie Wyczyść wszystko lub Wyczyść formaty — patrz rysunek 5.4). R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórki A1 wpisz liczbę 1. 2. Wróć do komórki A1 i na panelu Narzędzia główne kliknij

przycisk Liczba 2

.

Jest możliwe używanie alternatywnego systemu daty zgodnego z systemem komputerów Macintosh, gdzie liczba 1 odpowiada dacie 2 stycznia 1904 roku. Zmiana systemu daty następuje po włączeniu opcji Plik/Opcje/Opcje programu Excel/Zaawansowane/Podczas obliczania w tym skoroszycie/Użyj systemu daty 1904. Należy konsekwentnie stosować jeden system daty, gdyż przełączanie nie zmienia wartości liczb w komórkach i daty, jakie widzimy, zmieniają się o cztery lata plus jeden dzień.

Rozdział 6. • Formatowanie

121

3. W oknie dialogowym Formatowanie komórek wybierz format

pokazany na rysunku 6.15 i kliknij OK. Wynik został pokazany również na rysunku 6.15.

Rysunek 6.15. To ćwiczenie wymaga wybrania formatu daty podającego pełny rok. Dni są numerowane od 1 stycznia 1900 roku

K O M E N T A R Z

 Ćwiczenie zostało wykonane dla domyślnego systemu daty roku

1900. Możesz je samodzielnie wykonać dla alternatywnego systemu daty roku 1904 (informacje o nim zostały umieszczone wcześniej w przypisie). Najlepiej pracować zawsze w jednym systemie daty, a z systemu alternatywnego korzystać tylko w uzasadnionych okolicznościach. O istnieniu systemu daty 1904 w ćwiczeniach podstawowych wspominam tylko po to, by ostrzec użytkowników; niech nie wpadają w panikę, gdy w dawno używanych arkuszach zobaczą zmianę dat o cztery lata. Ć W I C Z E N I E

6.7

Jak Excel interpretuje wpisywane przez nas daty?

Kolumny A i B wypełnij tak jak na rysunku 6.16; kolumna C zawiera formuły i jest wypełniana automatycznie. Zastanów się nad komentarzami podanymi w kolumnie D. Dokładna instrukcja wykonania została podana w rozwiązaniu poniżej. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz kolumnę A i nadaj jej format tekstowy — postępuj

podobnie jak w ćwiczeniu 6.6, ale w oknie Formatowanie komórek (rysunek 6.15) wybierz format Tekstowe, po czym wypełnij tę kolumnę zgodnie z rysunkiem 6.16.

122

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 6.16. Sposób interpretowania różnych dat 2. Bez wstępnego formatowania wypełnij kolumnę B, wpisując

do niej to samo co do kolumny A. 3. W komórkach kolumny C umieść formuły pobierające wartości z komórek kolumny B (do C2 wpisz =B2, do C5 =B5 itd.). 4. Kolumnie C nadaj format liczbowy, np. za pomocą przycisku

Zapis dziesiętny formatowania.

lub przez zwykłe wyczyszczenie

K O M E N T A R Z

 Bez wcześniejszego nadania kolumnie A formatu tekstowego

wpisywane ciągi znaków byłyby od razu interpretowane jako daty i wyświetlane w postaci pokazanej w kolumnie B. Późniejsze nadanie kolumnie A formatu tekstowego nie rozwiązałoby problemu.  Należy uważać z wpisywaniem dat w postaci skróconej (z podawaniem niepełnego roku lub w ogóle bez roku). Nie mając wprawy, łatwo popełnić błąd. Najlepiej wpisywać zawsze pełną datę, a potem formatować ją wedle potrzeb.  Nie należy zmieniać systemu daty. Najlepiej pozostać przy domyślnym systemie daty roku 1900.

Rozdział 6. • Formatowanie

123

Ć W I C Z E N I E

6.8

Dodawanie dni

Sprawdź datę po upływie 127 dni. Skoro data jest liczbą, może być dodawana do innych liczb.

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do A1 i naciśnij Ctrl+;, aby wpisać dzisiejszą datę. 2. Do A2 wpisz liczbę 127. 3. Do A3 wpisz =A1+A2.

Wynik wykonania tych działań został pokazany na rysunku 6.17. Rysunek 6.17. Jeżeli coś rozpoczęło się 7 września 2015 roku i ma trwać 127 dni, to skończy się 12 stycznia 2016 roku Ć W I C Z E N I E

6.9

Obliczanie dni życia

Sprawdź, ile dni żyjesz. Ilustracją rozwiązania jest rysunek 6.18.

Rysunek 6.18. Aby zobaczyć liczbę dni między datami, trzeba było zmienić (usunąć) formatowanie komórki A3 R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do A1 i naciśnij Ctrl+;, aby wpisać dzisiejszą datę. 2. Do A2 wpisz datę urodzenia. 3. Do A3 wpisz =A1-A2. 4. Usuń formatowanie komórki A3 (lub nadaj komórce format

liczbowy). 5. Wynik został pokazany na rysunku 6.18.

124

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Czas Jak już sprawdziliśmy, data jest zapamiętywana jako kolejny numer dnia, gdzie dniem pierwszym jest 1 stycznia 1900 roku. Teraz przekonamy się, że czas jest ułamkiem doby. Każda dodatnia liczba ułamkowa (lub część ułamkowa dodatniej liczby rzeczywistej) może być wyświetlona w postaci godzin i minut. Zależy to od formatowania. Ć W I C Z E N I E

6.10

Zamiana ułamków dziesiętnych na czas (godziny i minuty)

Jeżeli czas jest ułamkiem doby, to liczby 0,25; 0,5 i 0,75 powinny odpowiadać godzinom 6 rano, 12 w południe i 6 po południu. Udowodnij to. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórek A1, A2 i A3 wpisz, odpowiednio: 0,25; 0,5 i 0,75

(rysunek 6.19).

Rysunek 6.19. Nadawanie liczbom formatu czasu 2. Zaznacz zakres A1:A3, wydaj polecenie Narzędzia główne/

Format/Formatuj komórki (albo naciśnij Ctrl+1) i w oknie dialogowym Formatowanie komórek na karcie Liczby wybierz Kategoria: Czas i Typ: 13:30, jak na rysunku 6.19. Gdy ten wybór zatwierdzisz kliknięciem OK, zobaczysz wynik pokazany na rysunku 6.20. Rysunek 6.20. Ułamki dziesiętne po nadaniu formatu czasu

Rozdział 6. • Formatowanie

125

Ć W I C Z E N I E

6.11

Zamiana czasu na ułamek doby

Sprawdź, jaka część doby upływa od północy do godziny 9:45 rano. Należy wykonać działania odwrotne do opisanych w ćwiczeniu 6.10. Tam zwykłe liczby sformatowaliśmy jako czas, a tu czasowi musimy nadać format zwykłej liczby. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do dowolnej komórki, np. A1, wpisz 9:45 (rysunek 6.21 po lewej

stronie). Rysunek 6.21. Od północy do 9:45 rano upływa 0,40625 część doby 2. Wróć do komórki A1 i wydaj polecenia Narzędzia główne/

Wyczyść/Wyczyść formaty (albo naciśnij Ctrl+Shift+’ — słaby akcent nad klawiszem Tab). Wynik został pokazany na rysunku 6.21 po prawej stronie.

K O M E N T A R Z

 Polecenie drugie może nieco zaskakiwać. Zgodnie ze wskazówką

mieliśmy nadać komórce format liczbowy, ale chodziło jedynie o sprawdzenie, jakiej liczbie odpowiada godzina 9:45, a czyszczenie formatów oznacza nadanie formatu ogólnego. Ć W I C Z E N I E

6.12

Dodawanie czasu

Zaczynamy mierzyć czas. O której godzinie upłynie 11 godzin i 27 minut?  Czas bieżący wprowadzamy do komórki, naciskając Ctrl+: (czyli Ctrl+Shift+;).  Ćwiczenie to jest bardzo podobne do ćwiczenia 6.8, więc zostało przeznaczone do samodzielnego wykonania przez Czytelników.

126

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Malarz formatów Formatowanie może zabierać sporo czasu zwłaszcza wtedy, gdy zadaniem nie jest proste nadanie liczbie formatu procentowego lub walutowego, lecz ustalenie koloru tła, rodzaju i wielkości czcionki, linii obramowania itd. Zwykle nie pamiętamy dokładnie ani wybranego koloru, ani wielu innych parametrów. Co zatem mamy robić, gdy chcemy, aby jakiś fragment arkusza wyglądał dokładnie tak samo jak inny, sformatowany wcześniej? Należy użyć Malarza formatów (Narzędzia główne w grupie Schowek). Tak Microsoft nazwał narzędzie, które służy do kopiowania formatów. Ć W I C Z E N I E

6.13

Stosowanie Malarza formatów

Tabelę po prawej stronie na rysunku 6.22 należy sformatować na wzór tabeli po lewej stronie. Została tu wykorzystana tabela otrzymana w ćwiczeniu 6.3.

Rysunek 6.22. W kolumnach G i H należy użyć tych samych formatów co w kolumnach B i E R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres B2:B5 i na karcie Narzędzia główne w grupie

Schowek kliknij przycisk Malarza formatów

.

2. Zaznacz zakres G2:G5 (rysunek 6.23).

Rysunek 6.23. Formatowanie skopiowane za pomocą Malarza formatów

Rozdział 6. • Formatowanie

127

3. W analogiczny sposób formatowanie zakresu E2:E5 skopiuj do

zakresu H2:H5 (rysunek 6.24).

Rysunek 6.24. Formaty zostały skopiowane, ale bez dopasowania szerokości kolumn. Ciąg znaków # oznacza, że kolumna jest za wąska, by wyświetlić liczbę 4. Jeżeli trzeba, popraw szerokość kolumn.

K O M E N T A R Z

 Wykonując ćwiczenie, przekonaliśmy się, że Malarz formatów

nie przeniósł szerokości kolumn. Uczyniłby to, gdyby został użyty do skopiowania formatowania całej kolumny, a nie tylko jej fragmentu. Gdyby najpierw zaznaczyć całą kolumnę B (zamiast zakresu B2:B5), potem kliknąć przycisk Malarza formatów, a następnie zaznaczyć całą kolumnę G, szerokość kolumny B zostałaby przeniesiona na kolumnę G. Oczywiście to samo dotyczy kolumn E i H.  Jeżeli jakiś format trzeba skopiować w wiele miejsc, należy po zaznaczeniu zakresu źródłowego dwukrotnie kliknąć przycisk Malarza formatów, a następnie kolejno zaznaczać zakresy docelowe. Ponowne kliknięcie przycisku wyłączy Malarza formatów.

Ukrywanie i odkrywanie wierszy i kolumn Niekiedy chcemy pewne informacje czasowo ukryć, np. po to, aby nie były widoczne w czasie prezentacji albo nie zostały wydrukowane. Najwygodniej zrobić to, ukrywając kolumny lub wiersze.

128

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

6.14

Ukrycie kolumny

Ukryj wybraną kolumnę. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz kolumnę, która ma zostać ukryta, np. kolumnę C,

tak jak na rysunku 6.25 po lewej stronie.

Rysunek 6.25. Ukrywanie kolumny 2. Zaznaczoną kolumnę kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu

podręcznego wybierz polecenie Ukryj. Wynik widać na rysunku 6.25 po prawej stronie3. K O M E N T A R Z

 Aby jednocześnie ukryć wiele kolumn, należy je zaznaczyć

przed wydaniem polecenia Ukryj.  W analogiczny sposób ukrywamy wiersze. Po zaznaczeniu wiersza (wierszy) należy wyświetlić menu podręczne i wybrać z niego polecenie Ukryj. Ć W I C Z E N I E

6.15

Odkrywanie kolumny

Odkryj kolumnę C ukrytą w poprzednim ćwiczeniu 6.14. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz kolumny na prawo i lewo od ukrytej kolumny

(rysunek 6.26). Rysunek 6.26. Odkrycie kolumny wymaga zaznaczenia kolumn ją otaczających

3

Zamiast korzystać z menu podręcznego, można wydać polecenie Narzędzia główne/Format/Ukryj i odkryj/Ukryj kolumny. Jak widać, to polecenie zostało dość głęboko ukryte i przez to jego używanie stało się niewygodne.

Rozdział 6. • Formatowanie

129

2. Kliknij zaznaczony obszar prawym przyciskiem myszy i z menu

podręcznego wybierz polecenie Odkryj4.

K O M E N T A R Z

 Analogicznie odkrywamy ukryte wiersze.  Jeżeli w arkuszu ukryto wiele wierszy lub kolumn i chcemy je

wszystkie odkryć, należy przed wybraniem polecenia Odkryj zaznaczyć cały arkusz — patrz ćwiczenie 4.3.

4

Można również użyć polecenia Narzędzia główne/Formatuj/Widoczność — Ukryj i odkryj/Odkryj kolumny.

130

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

7 Formuły i funkcje Wprowadzenie Bez formuł Excel byłby jedynie wielką tabelą przeznaczoną do ręcznego wypełniania, ot taką elektroniczną kartą pokratkowanego papieru. Dzięki formułom jest potężnym narzędziem obliczeniowym, które „karmione” dostarczanymi przez nas danymi wykonuje skomplikowane obliczenia, a otrzymane wyniki przedstawia natychmiast w wybranej postaci, również graficznej, jeżeli tego zażądamy. Prezentacji graficznej będzie poświęcony następny rozdział, a teraz zajmiemy się formułami. Użycie funkcji upraszcza formuły, czyni je łatwiejszymi do zapisania i zapamiętania. Poza tym funkcje zwykle działają szybciej niż formuły wykonujące operacje bezpośrednio na danych zapisanych w komórkach. Już pierwsze ćwiczenia pokażą, czym różni się ręczne wpisywanie formuł od stosowania funkcji.

131

132

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Sumowanie Wydaje się, że nie ma nic prostszego. Chyba każdy od sumowania rozpoczynał naukę arytmetyki. Zobaczmy, w jaki sposób można sobie poradzić z tym problemem w Excelu. Ć W I C Z E N I E

7.1

Różne sposoby wpisywania formuły sumującej

Do komórek A1, A2 i A3 wpisz, odpowiednio, liczby: 1, 2 i 3. Podsumuj je w komórce A4. R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

Ręczne wpisywanie pełnej formuły (rysunek 7.1).

Rysunek 7.1. Po wprowadzeniu formuły do komórki małe litery adresów są zamieniane na wielkie  Do komórki A4 wpisz formułę =A1+A2+A3 lub =a1+a2+a3 i naciśnij

Enter. K O M E N T A R Z

 Obliczanie formuł jest dynamiczne. Jeżeli zmienisz wartość w jednej z komórek źródłowych, np. w A1 zamiast 1 wpiszesz 3, suma w A4 zostanie natychmiast zmieniona na 8.  Przeliczanie natychmiastowe jest domyślnie włączone, ale można

z niego zrezygnować. Po włączeniu opcji Plik/Opcje programu Excel/Formuły/Opcje obliczania/Ręcznie formuły nie będą przeliczane zaraz po zmianie danych, lecz dopiero na życzenie, po naciśnięciu klawisza F9. Do przeliczania automatycznego wracamy, włączając opcję Plik/Opcje programu Excel/Formuły/ Opcje obliczania/Automatycznie.  W komórce jest wyświetlana wartość wyliczona przez formułę. Samą formułę możemy zobaczyć na pasku edycji — patrz rysunek 7.1.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

133

 Aby w komórkach zamiast wartości wyświetlić formuły, należy

nacisnąć Ctrl+` (tzw. słaby akcent nad klawiszem Tab). Ponowne naciśnięcie tej samej kombinacji klawiszy przywraca wyświetlanie wartości w komórkach.  Choć tego nie widać na czarno-białym rysunku 7.1, adresy w formule są wpisywane różnymi kolorami. Tymi samymi kolorami są zaznaczane adresowane komórki (zakresy). Ułatwia to bieżące sprawdzanie poprawności adresów. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

Tworzenie formuły przez wskazywanie adresów myszą (rysunek 7.2).

Rysunek 7.2. Klikając komórki myszą, wpisujemy ich adresy do formuły 1. Przejdź do komórki A4 i naciśnij klawisz ze znakiem =,

co spowoduje przejście Excela do edycji formuły w komórce. 2. Kliknij komórkę A1 i napisz znak +. 3. Kliknij komórkę A2 i napisz znak +. 4. Kliknij komórkę A3 i naciśnij Enter, aby wprowadzić formułę do

komórki. R O Z W I Ą Z A N I E

3 .

Tworzenie formuły przez wskazywanie adresów z klawiatury (rysunek 7.3). Rysunek 7.3. W trakcie edycji formuły adresy można wpisywać przez wybieranie komórek za pomocą klawiszy ze strzałkami 1. Przejdź do komórki A4 i naciśnij klawisz ze znakiem =,

co spowoduje przejście Excela do edycji formuły w komórce. 2. Naciśnij trzykrotnie klawisz  (przesuń się o trzy komórki do

góry od komórki, w której wpisujesz formułę), aby wpisać adres komórki A1, po czym napisz znak + (rysunek 7.3).

134

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

3. Naciśnij dwukrotnie klawisz , aby wpisać do formuły adres komórki A2, po czym napisz znak +. 4. Naciśnij jednokrotnie klawisz , aby wpisać do formuły adres

komórki A3, po czym naciśnij Enter, żeby wprowadzić formułę do komórki.

K O M E N T A R Z

Podczas tworzenia formuły adresy można wpisywać bezpośrednio bądź wstawiać je przez wybieranie odpowiednich komórek (zakresów). Ć W I C Z E N I E

7.2

Użycie funkcji SUMA

Liczby z komórek A1, A2 i A3 zsumuj w komórce A4 za pomocą funkcji. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Po wpisaniu liczb do komórek A1, A2 i A3 przejdź do komórki

A4 i na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Suma (rysunek 7.4).

Rysunek 7.4. Excel proponuje zakres sumowania 2. Ponieważ prawidłowo został rozpoznany zakres, jaki ma być objęty

sumowaniem, pozostaje jedynie nacisnąć Enter, co wprowadzi formułę do komórki A4. K O M E N T A R Z

 Formułę korzystającą z funkcji sumującej (a także każdą inną)

można zwyczajnie wpisać do komórki bez używania jakichkolwiek dodatkowych narzędzi. W tym ćwiczeniu można do A4 wpisać =suma(a1:a3).

135

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

 W formułach adresy zakresów i nazwy funkcji można wpisywać

małymi lub wielkimi literami. Excel zamieni wszystkie litery na wielkie. Ć W I C Z E N I E

7.3

Poprawianie automatycznie rozpoznanego zakresu sumowania

Przy wprowadzaniu funkcji SUMA za pomocą przycisku narzędziowego SUMA (rysunek 7.4) zakres sumowania nie zawsze zostaje rozpoznany zgodnie z naszym życzeniem. Trzeba go w razie potrzeby poprawić. Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 7.5 i w komórce D1 zsumuj wszystkie wpisane liczby. Rysunek 7.5. Jak zsumować liczby z kilku oddzielnych zakresów? R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do komórki D1 i kliknij przycisk Suma

(rysunek 7.6).

Rysunek 7.6. Excel proponuje sumowanie tylko z najbliższego zakresu 2. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, zaznacz kolejno zakres A2:B2

i komórkę A3 (rysunek 7.7). Rysunek 7.7. Zaznaczane zakresy są wpisywane jako kolejne argumenty funkcji SUMA 3. Po zaznaczeniu wszystkich zakresów naciśnij klawisz Enter,

aby formułę z funkcją sumującą wprowadzić do komórki.

136

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

K O M E N T A R Z

 Poszczególne argumenty funkcji oddzielamy średnikami (;).

Można to zmienić w ustawieniach Windows, ale w ćwiczeniach podstawowych korzystamy z parametrów domyślnych polskiej wersji systemu i polskiej wersji Excela.  Argumentami funkcji SUMA mogą być liczby i adresy zakresów zawierających liczby, w tym oczywiście adresy pojedynczych komórek (jak pamiętamy, pojedyncza komórka jest szczególnym przypadkiem zakresu). Ć W I C Z E N I E

7.4

Sumowanie liczb w kilku kolumnach i wierszach

Podsumuj kwoty wpisane w kolumnach A i B, widoczne w lewej części rysunku 7.8.

Rysunek 7.8. Sumowanie liczb w kilku kolumnach nie wymaga oddzielnego wpisywania formuł sumujących R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres A1:B3 tak, jak na rysunku 7.8 po lewej stronie. 2. Na panelu Narzędzia główne kliknij przycisk Suma.

Formuły sumujące zostaną automatycznie wpisane w komórkach pod każdą kolumną liczb. Na rysunku 7.8 po prawej stronie są to komórki A4 i B4. K O M E N T A R Z

 Wprowadzenie do komórki formuły sumującej powoduje

automatyczne sformatowanie tej komórki; format składników sumy jest przenoszony na sumę. Dlatego komórkom A4 i B4

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

137

został automatycznie nadany format walutowy. Dokładniej przyjrzymy się temu zagadnieniu w następnym ćwiczeniu. Ć W I C Z E N I E

7.5

Formatowanie automatyczne w wyniku sumowania

Wypełnij arkusz tak jak na rysunku 7.9 i podsumuj zawartość poszczególnych kolumn. Rysunek 7.9. Co się stanie, gdy dodamy liczby sformatowane w różny sposób?  Wypełnij zakres A1:A3 i skopiuj jego zawartość do zakresu B1:D3. Potem wybranym komórkom nadaj żądane formaty, co najłatwiej zrobić, używając przycisków narzędziowych na pasku Formatowanie.  Podsumowanie kolumn najprościej wykonać za pomocą metody poznanej w ćwiczeniu 7.4. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 7.9. 2. W 4 wierszu podsumuj zawartość poszczególnych kolumn.

Wynik został pokazany na rysunku 7.10. Rysunek 7.10. Sumy zostały sformatowane tak jak komórki najwyższego wiersza obszaru sumowanego Ć W I C Z E N I E

7.6

Błędy powodowane przez kropkę dziesiętną

Wypełnij arkusz zgodnie z rysunkiem 7.11 i podsumuj zawartość poszczególnych kolumn.

138

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 7.11. Oddzielenie części ułamkowej kropką zamiast przecinkiem zamienia liczbę w tekst  Zauważ, że do komórek B2 i C2 został wpisany tekst 20.22 zamiast liczby 20,22.  W komórce B2 zastąpienie liczby tekstem jest łatwe do wykrycia dzięki domyślnemu wyrównaniu tekstu do lewej, a w komórce C2 jest to o wiele trudniejsze z powodu narzucenia wyrównania do prawej (za pomocą przycisku narzędziowego Wyrównaj tekst do prawej — rysunek 7.11). R O Z W I Ą Z A N I E

 Zaznacz zakres A1:C3 i kliknij przycisk Suma (patrz ćwiczenie

7.4). Wynik został pokazany na rysunku 7.12. Rysunek 7.12. Wartość liczbowa tekstu jest równa zeru

K O M E N T A R Z

 Błąd pokazany w tym ćwiczeniu jest bardzo niebezpieczny,

gdyż po pierwsze, łatwo go popełnić, a po drugie, jest słabo widoczny, a więc trudny do wykrycia.  Jeżeli arkusz nie ma narzuconego formatowania, stosunkowo łatwo odróżnić liczbę od tekstu dzięki odmiennemu wyrównaniu w komórce (tekst jest wyrównany do lewej, a liczby do prawej).

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

139

Wystarczy rozszerzyć kolumny, a różnice w wyrównaniu od razu rzucą się w oczy.  Niestety, wiele arkuszy ma — często niepotrzebnie — narzucone wyrównanie, co znacznie utrudnia wykrycie błędu, gdy np. zamiast 36,54 wpiszemy 36.54.  Aby znaleźć komórki zawierające tekst, należy wydać polecenie Narzędzia główne/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie i w oknie dialogowym Przejdź do — specjalnie wybrać opcje pokazane na rysunku 7.13. Jak widać na tym rysunku, komórki z tekstem zostaną wyszukane i zaznaczone.

Rysunek 7.13. Znajdowanie komórek zawierających tekst  Jeżeli przed wyświetleniem okna Przejdź do — specjalnie został

zaznaczony jakiś zakres, wyszukiwanie wybranych komórek będzie ograniczone do tego zakresu. Jeżeli żaden zakres nie zostanie wcześniej zaznaczony, wyszukiwanie będzie przeprowadzone w całym arkuszu.  Można się zabezpieczyć przed wpisaniem do komórki niewłaściwych danych, ale kwestia ta wykracza poza zakres ćwiczeń podstawowych. Informacje na ten temat można znaleźć w książce Excel 2013 PL. Ćwiczenia zaawansowane, w podrozdziałach „Formatowanie warunkowe i niestandardowe” oraz „Sprawdzanie poprawności danych” (wersja dla Excela 2016 w przygotowaniu).

140

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Ć W I C Z E N I E

7.7

Różne formuły sumujące

Do komórek A1, A2 i A3 wpisz, odpowiednio, liczby 1, 2 i 3. Do sumy tych liczb dodaj 5 i wynik umieść w komórce B1. Można najpierw obliczyć sumę liczb z komórek A1, A2, A3 i do niej dodać 5 lub od razu zsumować wszystkie liczby z komórek oraz 5. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórek A1, A2 i A3 wpisz, odpowiednio, liczby 1, 2 i 3. 2. Do komórki B1 wpisz jedną z podanych niżej formuł:  =A1+A2+A3+5  =SUMA(A1:A3)+5  =SUMA(A1;A2;A3)+5  =SUMA(A1:A3;5)  =SUMA(A1;A2;A3;5)

Excel jest doskonałym kalkulatorem Przywykliśmy do posługiwania się kalkulatorami kieszonkowymi, ale wszelkie obliczenia robione za pomocą kalkulatora mogą być wykonane w arkuszu Excela:  bezpośrednio na liczbach, tak jak w ćwiczeniach 7.8 i 7.9 — co jest rozwiązaniem szybkim i dokładnie odpowiadającym korzystaniu z kalkulatora; jest to działanie jednorazowe — jeżeli zmienią się dane, musimy zmienić formułę;  na danych umieszczonych w komórkach — jest to rozwiązanie nieco bardziej skomplikowane, ale raz zapisana formuła może być wykorzystywana wielokrotnie dla różnych danych — patrz ćwiczenie 7.10.

141

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e Ć W I C Z E N I E

7.8

Jednorazowe obliczenie objętości i pola

W komórkach A1 i A2 oblicz, odpowiednio:  objętość prostopadłościanu o bokach a = 6 cm, b = 8 cm i c = 12 cm,  pole koła o promieniu r = 25 cm.  Wzór na objętość prostopadłościanu: V = a  b  c.  Wzór na pole koła: P =

 r , gdzie w przybliżeniu  2

= 3,14.

R O Z W I Ą Z A N I E

 Do komórek A1 i A2 wpisz formuły pokazane na rysunku 7.14. Rysunek 7.14. Formuły i wyniki ich obliczeń K O M E N T A R Z

Zwróć uwagę na użycie w formułach w komórkach A2 i A3 operatora podnoszenia do potęgi ^, a w komórce A3 funkcji bezargumentowej PI(). O funkcjach dowiesz się w dalszej części tego rozdziału. Funkcja PI() zwraca wartość stałej  z większą dokładnością niż dwa miejsca po przecinku, dlatego wyniki w A2 i A3 są różne. Ć W I C Z E N I E

7.9

Obliczenie wartości przykładowego wyrażenia arytmetycznego

Wykonaj działanie:

125   3  4,5 

2



12  3,7

Wynik umieść w komórce A1. R O Z W I Ą Z A N I E

 Do komórki A1 wpisz formułę pokazaną na rysunku 7.15 na

pasku edycji.

142

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 7.15. Formuła na pasku edycji i jej wynik w komórce K O M E N T A R Z

 Formuła na rysunku 7.15 pokazuje sposób zapisywania w Excelu

pięciu działań arytmetycznych: dodawania (+), odejmowania (–), mnożenia (), dzielenia (/) i podnoszenia do potęgi (^).  Jak widać, w Excelu obowiązują zwykłe zasady arytmetyczne, określające kolejność wykonywania działań i zmiany tej kolejności na skutek stosowania nawiasów. Ć W I C Z E N I E

7.10

Formuła do obliczania objętości kul o różnych promieniach

Załóżmy, że często musisz obliczać objętości kul o różnych promieniach. Stosowanie sztywnej formuły, jak w ćwiczeniach 7.8 i 7.9, jest w tym przypadku złym rozwiązaniem. Wzór na objętość kuli: V 

4  π  r 3 (użyj przybliżonej wartości  , np. 3

3,14 lub 3,14152, albo funkcji PI()). R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do komórki B2 wpisz formułę =(4/3)*PI()*A2^3. 2. Wpisując do A2 różne wartości promienia, w B2 natychmiast

otrzymasz objętości odpowiednich kul — rysunek 7.16.

Rysunek 7.16. Liczenie objętości kul o różnym promieniu K O M E N T A R Z

 Jeżeli arkusz ma służyć do wielokrotnych obliczeń, należy

zawsze stosować nagłówki opisowe, tak jak na rysunku 7.16 w komórkach A1 i B1.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

143

Adresy względne, bezwzględne i mieszane Wszystkie dotychczas używane adresy komórek i zakresów były adresami względnymi. Teraz poznamy adresy bezwzględne i różnice między obydwoma rodzajami adresowania. Czwartym sposobem odwoływania się do komórek i zakresów jest używanie nazw, ale to zagadnienie wykracza poza zakres tej książeczki i zostało omówione w ćwiczeniach zaawansowanych. Ć W I C Z E N I E

7.11

Zmiana adresów względnych przy kopiowaniu formuły w dół kolumny

Do komórek zakresu A2:A5 wpisz wartości podane na rysunku 7.17. W sąsiednich komórkach w kolumnie B oblicz objętości kul o tych promieniach. Użyj przybliżonej wartości  = 3,14. Rysunek 7.17. Należy obliczyć objętości kul o promieniach podanych w kolumnie A

R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

 Zawartość komórki B2 skopiuj do zakresu B3:B5 (sposoby

kopiowania — patrz ćwiczenie 5.12). R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

1. Przejdź do komórki B2 i przeciągając myszą uchwyt inteligentnego

wypełniania, wypełnij zakres B3:B5 (patrz rozwiązanie 2. — ćwiczenie 2.10). 2. Naciskając Ctrl+`, przejdź do wyświetlania formuł w komórkach. Wynik powinien być taki jak na rysunku 7.18.

144

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 7.18. Podczas kopiowania adresy względne zmieniają się

K O M E N T A R Z

 W formule =(4/3)*3,14*A2^3 zapisanej w komórce B2 mamy

odwołanie do komórki A2.  Po skopiowaniu tej formuły do komórek leżących poniżej zmieniły się również adresy odwołań, np. w formule =(4/3)*3,14*A3^3 w komórce B3 widzimy odwołanie do komórki A3.  Zauważ, że zawsze jest to odwołanie do komórki leżącej o jedną komórkę na lewo względem komórki zawierającej formułę. Dla formuły wpisanej do B2 jest to odwołanie do A2, a dla formuły skopiowanej do B3 — odwołanie do A3. Adresy pisane w postaci A1, B12, A1223 lub AB12 podczas kopiowania formuł zmieniają się tak, aby zachować niezmienione odwołanie względne (np. do komórki o dwa wiersze powyżej lub trzy kolumny w prawo). Dlatego nazywamy je adresami względnymi. Ć W I C Z E N I E

7.12

Przykład, w którym należy użyć adresu bezwzględnego

Na rysunku 7.19 w komórce A2 mamy aktualny kurs wymiany euro, a do komórek zakresu B2:B4 został wpisany ciąg sum w złotówkach. W kolumnie C podaj przeliczenie złotego na euro. Rysunek 7.19. Czy formuła przeliczeniowa w komórce C2 na pewno jest dobra?

Do komórki C2 wpisz odpowiednią formułę i skopiuj ją w dół kolumny. P R Ó B A

R O Z W I Ą Z A N I A

1. Do C2 wpisz formułę pokazaną na pasku edycji na rysunku 7.19.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

145

2. Skopiuj ją do zakresu C3:C4. Wynik widać na rysunku 7.20.

Rysunek 7.20. Zmiana adresów względnych podczas kopiowania czasami jest szkodliwa K O M E N T A R Z

 Zmiana numeru wiersza w liczniku formuły jest pożyteczna,

gdyż za każdym razem inna liczba pobrana z innej komórki ma być dzielona przez kurs euro.  Zmiana numeru wiersza w mianowniku jest szkodliwa, gdyż zawsze powinniśmy dzielić przez kurs euro zapisany w komórce A2.  Widoczny w komórkach C3, C4 komunikat #DZIEL/0! informuje

o błędzie dzielenia przez zero. W tym przypadku mamy do czynienia z dzieleniem przez zawartość pustej komórki położonej w tym samym wierszu w kolumnie A.  Należy do C2 wpisać formułę, w której numer wiersza w adresie A2 zostanie zablokowany. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Do C2 wpisz formułę =B2/A$2. 2. Skopiuj tę formułę do zakresu C3:C4. Wynik został pokazany na

rysunku 7.21. Rysunek 7.21. Znak $ zablokował zmianę numeru wiersza podczas kopiowania formuły

146

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

K O M E N T A R Z

 Znak dolara ($) powoduje zablokowanie następującego po nim

adresu kolumny lub wiersza: — adres względny, podczas kopiowania wiersz i kolumna zmieniają się,

 A2

— adres mieszany, w którym podczas kopiowania nie zmienia się kolumna,  A$2 — adres mieszany, w którym podczas kopiowania nie zmienia się wiersz,  $A$2 — adres bezwzględny, w którym podczas kopiowania nie zmienia się ani wiersz, ani kolumna.  W powyższym rozwiązaniu zamiast formuły =B2/A$2 mogliśmy użyć =B2/$A$2. Zablokowanie adresu kolumny nie było potrzebne, gdyż kopiowaliśmy formułę tylko w dół, ale w niczym by nie przeszkadzało.  Znak $ można dopisywać ręcznie, ale Excel ma do tego specjalne narzędzie. W trakcie edycji formuły, gdy punkt wstawiania jest ustawiony w obrębie adresu (tzn. przed tym adresem, za nim lub wewnątrz niego), kolejne naciskanie klawisza F4 powoduje cykliczną zmianę adresowania w sposób pokazany na rysunku 7.22.  $A2

Rysunek 7.22. Wynik działania klawisza F4 w czasie edycji formuły

Przykłady użycia funkcji Funkcje czynią z Excela narzędzie obliczeniowe przydatne w wielu dziedzinach, np. finansach, statystyce, pomiarach terenowych, analizie danych doświadczalnych itd. Niewielka liczba kartek tej książki pozwala jedynie na bardzo skrótowe podanie najprostszych informacji na ten temat1.

1

Wiele informacji o funkcjach można znaleźć w książce Excel. Funkcje w przykładach; autor: Krzysztof Masłowski, Wydawnictwo Helion 2007.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

147

Ć W I C Z E N I E

7.13

Obliczanie średniej ocen

Przygotuj arkusz pokazany na rysunku 7.23.

Rysunek 7.23. W Excelu korzystanie z najpotrzebniejszych funkcji jest ułatwione

W komórkach D5 i E5 umieść formuły obliczające średnie oceny z języka polskiego i matematyki. Wobec braku oceny w komórce E4, średnia w kolumnie E powinna być wyliczona jedynie z dwóch liczb zapisanych w E2 i E3. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do komórki D5 (rysunek 7.23). 2. Rozwiń menu przycisku Suma i wybierz z niego polecenie

Średnia (rysunek 7.23). 3. Excel prawidłowo rozpozna zakres uśredniania D2:D4; naciśnij

klawisz Enter. 4. Zawartość D5 skopiuj do E5. Wynik widzimy na rysunku 7.24. Rysunek 7.24. Funkcja ŚREDNIA pomija komórki niezawierające liczb

K O M E N T A R Z

 Jak widać na rysunku 7.24, wartość otrzymana w E5 jest średnią z liczb zapisanych w E2 i E3 ((3+5)/2=4). Zawierająca tekst komórka E4 została zignorowana przez formułę =ŚREDNIA(E2:E4).

148

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

 Zamiast brakującej oceny można wpisać dowolny tekst lub pozostawić pustą komórkę; wpisanie liczby 0 (zero) zmieni

wynik obliczenia — rysunek 7.25. Rysunek 7.25. Zero jest liczbą, więc zostało uwzględnione przy liczeniu średniej  W Excelu istnieje również funkcja ŚREDNIA.A (średnia arytmetyczna

— rysunek 7.26), która działa inaczej:  ŚREDNIA

pomija komórki, w których nie ma liczb,

 ŚREDNIA.A

pomija komórki puste.

Rysunek 7.26. ŚREDNIA.A pomija jedynie puste komórki

Ć W I C Z E N I E

7.14

Zliczanie liczb

Do komórek D6 i E6 arkusza użytego w ćwiczeniu 7.13 wpisz formuły obliczające liczbę ocen wystawionych z poszczególnych przedmiotów. Wynik powinien być taki jak na rysunku 7.27. Rysunek 7.27. Jak obliczyć liczbę wystawionych ocen?

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do komórki D6. 2. Rozwiń menu przycisku Suma i wybierz z niego polecenie

Zliczanie (rysunek 7.23).

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

149

3. Ponieważ Excel źle rozpozna zakres zawierający oceny (rysunek

7.28), popraw błąd, zaznaczając przeciągnięciem myszy zakres D2:D4, po czym naciśnij Enter.

Rysunek 7.28. Excel jako dziedzinę funkcji zawsze proponuje najbliższy zakres zawierający liczby 4. Zawartość komórki D6 skopiuj do komórki E6. K O M E N T A R Z

 Użycie polecenia Zliczanie z menu rozwijanego przycisku Suma powoduje wpisanie formuły używającej funkcji ILE.LICZB.

Sama nazwa funkcji wyjaśnia, dlaczego komórki zawierające tekst lub puste nie są zliczane (patrz wynik w komórce E5 na rysunku 7.29). Rysunek 7.29. Formuły w komórkach D7 i E7 sprawdzają, czy wszystkie osoby zostały ocenione

Ć W I C Z E N I E

7.15

Warunkowy wynik formuły — użycie funkcji JEŻELI

Do komórek D7 i E7 wpisz formuły sprawdzające, czy wszystkie osoby zostały ocenione. Wynik powinien być taki jak na rysunku 7.29.  W komórce A4 (rysunek 7.29) mamy numer ostatniej osoby na liście, równy liczbie osób, a w komórce D6 liczbę ocen z polskiego (odpowiednio: w E6 liczbę ocen z matematyki).

150

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne  Liczby w A4 i D6 są równe, co oznacza, że wszyscy otrzymali oceny z polskiego — komunikat tak. Liczby w A4 i E6 są różne, czyli nie wszyscy otrzymali oceny z matematyki — komunikat nie.  Do sprawdzenia, czy warunek został spełniony, i wysłania odpowiedniego komunikatu należy użyć funkcji JEŻELI.

R O Z W I Ą Z A N I E

1 .

Wpisywanie funkcji. 1. Do komórki D7 wpisz formułę =JEŻELI(D6=A4;"tak";"nie") — rysunek 7.29. 2. Formułę z D7 skopiuj do E7. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

Wstawianie funkcji. Rozwiązanie 1. jest proste, lecz wymaga pamiętania składni funkcji JEŻELI. Z pamiętania szczegółów zwalnia nas wybieranie funkcji z menu, jak na rysunku 7.30.

Rysunek 7.30. Menu udostępnia najczęściej używane funkcje 1. Przejdź do komórki D7 i z karty Formuły wybierz polecenie

Logiczne/JEŻELI (rysunek 7.30). 2. Pola okna dialogowego Argumenty funkcji wypełnij jak na rysunku 7.31 i kliknij OK.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

151

Rysunek 7.31. Wpisywanie argumentów funkcji JEŻELI 3. Formułę wprowadzoną do D7 skopiuj do E7. K O M E N T A R Z

Karta formuły udostępnia tylko najczęściej używane funkcje. Dostęp do wszystkich funkcji uzyskasz po kliknięciu przycisku Wstaw funkcję na pasku edycji (pasku formuły) — rysunek 7.32. Rysunek 7.32. Przycisk Wstaw funkcję otwiera okno dialogowe udostępniające wszystkie funkcje Excela Ć W I C Z E N I E

7.16

Zaokrąglanie wartości

Sprawdź, czy zaokrąglenie przez formatowanie i przez funkcję ZAOKR to to samo. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przygotuj arkusz, wpisując wartości i formuły pokazane na

rysunku 7.33. Rysunek 7.33. Formuła w B2 powiela wartość z B1, a formuła w B3 zaokrągla ją do dwóch miejsc po przecinku

152

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

W funkcji ZAOKR(arg1;arg2)argument pierwszy arg1 jest zaokrąglaną liczbą lub adresem komórki, w której liczba się znajduje, a arg2 określa, do ilu miejsc po przecinku ma nastąpić zaokrąglenie. 2. Komórkę B2 sformatuj tak, aby były wyświetlane tylko dwie cyfry po przecinku dziesiętnym (rysunek 7.34). Możesz do tego użyć przycisku Zmniejsz dziesiętne na karcie Narzędzia główne. Rysunek 7.34. Równe liczby w B1 i B2 wyglądają różnie, różne liczby w B2 i B3 wyglądają tak samo 3. Od wartości w kolumnie B odejmij 1,25. Formuły odejmujące

wpisz do kolumny C — jak na rysunku 7.34. K O M E N T A R Z

 Formatowanie komórki B2 ograniczyło liczbę cyfr wyświetlanych

po przecinku dziesiętnym, ale nie zmieniło wartości pobranej z komórki B1.  Funkcja ZAOKR, użyta w komórce B3, rzeczywiście zaokrągla liczbę do wybranej liczby cyfr po przecinku (w tym przypadku dwóch).  Porównaj to ćwiczenie z ćwiczeniem 2.17.

Adresowanie trójwymiarowe Wszystkie ćwiczenia w tym rozdziale wykonywaliśmy na płaszczyźnie jednego arkusza. Teraz przekonamy się, że w formułach możemy się odwoływać do zakresów z różnych arkuszy. Ć W I C Z E N I E

7.17

Formuła odwołująca się do kilku arkuszy

Przychody ze stycznia, lutego i marca wpisz do trzech kolejnych arkuszy, tak jak na rysunku 7.35. Potem podsumuj je w komórce B2 czwartego arkusza.

R o z d z i a ł 7 . • F o r m uł y i f u n k c j e

153

Rysunek 7.35. Dane z różnych miesięcy wygodniej zbierać w różnych arkuszach, po czym podsumować w jednym

R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wypełnij Arkusz1, Arkusz2 i Arkusz3, tak jak na rysunku 7.35. 2. Kliknij zakładkę Arkusz4 i przejdź do komórki B2. 3. Wpisz rozpoczynający formułę znak =. 4. Kliknij zakładkę Arkusz1 i komórkę B2, tak jak na rysunku 7.36. Rysunek 7.36. Klikanie zakładek arkuszy i komórek powoduje wpisywanie ich adresów do formuły widocznej na pasku edycji 5. Wpisz znak +, po czym kliknij zakładkę Arkusz2 i komórkę B2. 6. Wpisz znak +, po czym kliknij zakładkę Arkusz3 i komórkę B2. 7. Ponieważ formuła przybrała już pełną postać =Arkusz1!B2+ Arkusz2!B2+Arkusz3!B2, naciśnij klawisz Enter, aby wprowadzić

ją do komórki. Wynik został pokazany na rysunku 7.37.

154

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 7.37. Formuła sumująca pobierająca dane z innych arkuszy K O M E N T A R Z

 Oczywistym rozwiązaniem alternatywnym jest ręczne wpisanie formuły =Arkusz1!B2+Arkusz2!B2+Arkusz3!B2 do komórki Arkusz4!B2.  Jak widać, Excel pozwala na trójwymiarowe adresowanie

komórek (więc również zakresów). Trójwymiarowy adres komórki składa się z oddzielonej wykrzyknikiem nazwy arkusza, oznaczenia literowego kolumny i numeru wiersza (trzy wymiary: arkusz, kolumna, wiersz).

8 Wykresy Wprowadzenie Dane zapisane w tabelkach są często mało czytelne, jak na rysunku 8.1 w kolumnach A i B.

Rysunek 8.1. Wykres jest o wiele bardziej komunikatywny niż tabela

155

156

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Z danych zapisanych w tabeli na rysunku 8.1 trudno odczytać, w którym kwartale dochody były największe; wymaga to dość mozolnego wpatrywania się w ciąg liczb. Na wykresie bez trudu znajdujemy, że drugi kwartał był najlepszy. Dane w tabelach są dobre do dokładnych obliczeń, zaś wykresy ułatwiają ogólną orientację i prezentację. Podatki należy obliczać na podstawie informacji z tabel, ale osiągnięcia firmy lepiej prezentować wykresem. Jeżeli mamy przedstawić ogólne wartości lub tendencje rozwojowe, nie należy zanudzać słuchaczy tabelami.

Tworzenie wykresów Nie ma supersamochodu do wszystkich celów; samochody terenowe nie są szybkie, bolidy nie pojadą po wertepach, a do jazdy po zatłoczonych ulicach miast i jedne, i drugie niezbyt się nadają. Tak samo nie ma idealnego wykresu odpowiedniego do wszystkich celów. Sporo informacji o wykresach różnych typów z przykładami zastosowań można znaleźć w kilkakrotnie już wspominanej książce Excel 2013 PL. Ćwiczenia zaawansowane.1 W tym rozdziale zostały pokazane jedynie ogólne zasady tworzenia wykresów, ale dzięki znacznej automatyzacji działania informacje te mogą wielu osobom wystarczyć. Ć W I C Z E N I E

8.1

Wykres według szablonu

Dane pokazane na rysunku 8.2 przedstaw na standardowym wykresie kolumnowym. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Komórki zakresu A1:C4 wypełnij tak jak na rysunku 8.2. 2. Zaznacz zakres obejmujący wpisane dane i na panelu

Wstawianie naprowadź wskaźnik myszy na polecenie Wykresy/Kolumnowy/Kolumnowy 2W/Kolumnowy grupowany (rysunek 8.2).

1

W przygotowaniu wersja dla Excela 2016.

Rozdział 8. • Wykresy

157

Rysunek 8.2. Tworzenie wykresu według szablonu 3. Obejrzyj proponowany wykres i ewentualnie odczytaj objaśnienie

(rysunek 8.2). Kliknij polecenie, aby otrzymać zapowiadany podpowiedzią wykres z pogrupowaniem według posiłków. 4. Sprawdź, czy wykres jest obiektem aktywnym (przestał nim być, jeżeli kliknąłeś dowolną komórkę arkusza).  Jeżeli trzeba, uaktywnij go kliknięciem i z palety Narzędzia wykresów/Projektowanie wybierz polecenie Przełącz wiersz/ kolumnę (rysunek 8.3).  Spośród widocznych po prawej stronie aktywnego wykresu przycisków sterujących kliknij przycisk Elementy wykresu .    

Naprowadź wskaźnik myszy np. na opcję Etykiety danych i obejrzyj proponowane zmiany (rysunek 8.4). Kliknięciem strzałki rozwiń podmenu i naprowadź wskaźnik myszy np. na opcję Objaśnienia danych (rysunek 8.4). Naprowadzając wskaźnik myszy na inne opcje w menu Elementy wykresu, sprawdź proponowane zmiany. Kliknięcie proponowanej opcji wprowadzi ją na stałe.

158

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 8.3. Zwykle wygodniej jest utworzyć wykres domyślny, a potem ewentualnie dostosować go do swoich potrzeb

Rysunek 8.4. Teraz widać, którego dnia który posiłek był najdroższy

Rozdział 8. • Wykresy

159

5. Sprawdź, jak działa opcja Elementy wykresu/Tabela danych. 6. Jak widać na rysunkach 8.3 i 8.4, w menu Elementy wykresu

możesz wyłączyć Tytuł wykresu. Jeżeli to zrobiłeś, włącz go ponownie i kliknij raz i za chwilę drugi raz (mają to być dwa oddzielne kliknięcia, a nie jedno podwójne). Gdy w ten sposób przejdziesz do edycji tytułu, zmień go np. na Koszty posiłków, jak na rysunku 8.5. Potem kliknij poza polem tytułu, aby zatwierdzić zmianę.

Rysunek 8.5. Wpisywanie nowego tytułu wykresu. Kliknięcie poza polem edycji zatwierdza zmianę 7. Po zatwierdzeniu zmiany (nie podczas edycji) dwukrotnie

kliknij tytuł, co spowoduje wyświetlenie okienka (menu) Formatowanie tytułu wykresu (rysunek 8.6).

Rysunek 8.6. Formatowanie Tytułu wykresu 8. Włącz opcję Wypełnienie/Wypełnienie gradientowe, aby uzyskać

gradientowe wypełnienie tła tytułu wykresu, jak na rysunku 8.6. Wypróbuj inne opcje i zamknij menu Formatowanie tytułu wykresu za pomocą standardowego przycisku zamykania w prawym górnym rogu. 9. Sprawdź, że dwukrotne kliknięcie dowolnego elementu wykresu powoduje wyświetlenie okna (menu) jego formatowania.

160

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

10. Jeżeli trzeba, kliknięciem uaktywnij wykres i wybierz przycisk

Style wykresu. Naprowadzając wskaźnik myszy na proponowane style, zobacz, jak wpływają na zmianę wykresu (rysunek 8.7). Jeżeli zdecydujesz się na trwałą zmianę, kliknij wybrany styl.

Rysunek 8.7. Wypróbuj różne style wykresu 11. Jeżeli trzeba, kliknięciem uaktywnij wykres, po czym kliknij

przycisk Filtry wykresu. Wyłącz opcję Seria/ śniadanie, a Excel — przez wytłumienie pozostałych — wyróżni elementy, które mają zostać z wykresu usunięte (rysunek 8.8). Kliknięciem Zastosuj wyłącz wyświetlanie serii śniadanie.

Rysunek 8.8. Filtrowanie danych na wykresie

Rozdział 8. • Wykresy

161

Ć W I C Z E N I E

8.2

Wykres kołowy

Wypełnij arkusz i utwórz wykres pokazany na rysunku 8.9.

Rysunek 8.9. Koszty poniedziałkowych posiłków przedstaw na takim wykresie R O Z W I Ą Z A N I E

1. Zaznacz zakres A1:B4 i wydaj polecenie Wstawianie/Wykresy/

Kołowy 2-W/Kołowy — rysunek 8.10.

Rysunek 8.10. Kreator wykresów oferuje różne typy i podtypy wykresów

162

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

2. Otrzymasz wykres jak na rysunku 8.5, ale z tytułem poniedziałek zamiast pożądanego koszty posiłków w poniedziałek. Kliknij tytuł

raz, a po chwili drugi raz i wpisz nowy tytuł — porównaj rysunek 8.5 i jego opis. 3. Trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij kolejno trzy części wykresu kołowego (trzy wycinki koła), puść klawisz Ctrl i dowolny zaznaczony fragment odciągnij myszą od środka, jak na rysunku 8.11. Rysunek 8.11. Rozsuwanie zgrupowanych elementów wykresu kołowego

Klikanie wycinków koła przy wciśniętym klawiszu Ctrl spowodowało ich zgrupowanie. Dzięki temu wysunięcie jednego wycinka spowoduje rozsunięcie wszystkich. 4. Po uaktywnieniu wykresu włącz Elementy wykresu/Etykiety

danych/Objaśnienie danych (rysunek 8.12).

Rysunek 8.12. Dodawanie objaśnień danych

Rozdział 8. • Wykresy

163

5. Dwukrotnie kliknij dowolną etykietę objaśniającą dane i w oknie

(menu) Formatowanie etykiet danych włącz opcję Wartość, jak na rysunku 8.13.

Rysunek 8.13. Włączanie wyświetlania wartości na etykietach objaśniających dane Ć W I C Z E N I E

8.3

Przekształcanie wierszy w kolumny

Wróćmy do prostego wykresu przygotowanego w ćwiczeniu 8.1, pokazywanego na rysunku 8.3 i w nieco zmienionej postaci na rysunku 8.6. W tym wykresie przekształć wiersze w kolumny. R O Z W I Ą Z A N I E

Weź arkusz z ćwiczenia 8.1. 1. Kliknięciem uaktywnij wykres i na Wstążce wybierz polecenie Projektowanie/Dane/Przełącz wiersz/kolumnę (rysunek 8.14 — rysunek na kolejnej stronie). Wynik został pokazany na rysunku 8.15 — rysunek na kolejnej stronie.

164

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 8.14. Na wykresie łatwo spostrzec, że w poniedziałek najtańszy był obiad, a we wtorek śniadanie Rysunek 8.15. Przestawienie wierszy i kolumn ułatwia dostrzeżenie, że we wtorek wszystkie posiłki były tańsze

Ć W I C Z E N I E

8.4

Zmiana typu wykresu

Zmiana typu wykresu pozwala czasami lepiej pokazać znaczenie lub trend zmian danych, ale trzeba zawsze pamiętać o właściwym wyborze. Zły wybór typu danych może zaciemnić obraz. Posłużymy się wykresem otrzymanym w ćwiczeniu 8.3. 1. Kliknij wykres prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień typ wykresu (lub w pewnych obszarach Zmień typ wykresu seryjnego).

Rozdział 8. • Wykresy

165

2. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu na karcie Wszystkie

wykresy wybierz wykres Słupkowy — patrz rysunek 8.16.

Rysunek 8.16. Naprowadzenie wskaźnika myszy powiększa szkic proponowanego wykresu. Ten układ grupuje słupki danych tak samo, jak były grupowane kolumny na rysunku 8.15 3. Excel zaproponuje dwa typy wykresów słupkowych z różnym

grupowaniem danych, co odpowiada różnym grupowaniom kolumn w wyniku zamiany kolumn z wierszami (porównaj rysunki 8.14 i 8.15). Naprowadź wskaźnik myszy najpierw na jedną, a potem na drugą propozycję, aby je powiększyć i lepiej się im przyjrzeć, jak na rysunkach 8.16 i 8.17. 4. Kliknij wybrany typ wykresu słupkowego i zatwierdź zmianę kliknięciem OK. 5. Ponownie wyświetl okno dialogowe Zmienianie typu wykresu i sprawdź, że wykres Powierzchniowy nie nadaje się do prezentacji tego typu danych — patrz rysunek 8.18. Pamiętaj, że dane zawsze wymagają dobrania odpowiedniego typu wykresu.

166

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 8.17. Ten układ grupuje słupki danych tak samo, jak były grupowane kolumny na rysunkach 8.3 – 8.8 i 8.14

Rysunek 8.18. Koszty posiłków pokazane na wykresie powierzchniowym są zagadką trudną do rozwikłania

Rozdział 8. • Wykresy

167

Ć W I C Z E N I E

8.5

Formatowanie jednego punktu danych

Na wykresie pokazanym na rysunku 8.3 w ćwiczeniu 8.1 zmień wypełnienie pierwszej kolumny na gradientowe (patrz rysunek 8.21). R O Z W I Ą Z A N I E

1. Kliknij jedną z kolumn pierwszej serii danych — rysunek 8.19.

Zostanie zaznaczona cała seria.

Rysunek 8.19. Pierwsze kliknięcie zaznacza całą serię danych 2. Po chwili kliknij pierwszą kolumnę zaznaczonej serii — rysunek

8.20. Zostanie zaznaczona wybrana kolumna. 3. Zaznaczoną pierwszą kolumnę pierwszej serii kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj punkt danych. 4. W oknie dialogowym Formatowanie punktu danych włącz opcję Wypełnienie/Wypełnienie gradientowe i, nie zmieniając innych ustawień, kliknij przycisk Zamknij. Wynik jest pokazany w prawej części rysunku 8.21.

168

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 8.20. Drugie kliknięcie jednej kolumny zaznaczonej serii zaznacza tylko tę kolumnę (ten punkt danych)

Rysunek 8.21. Gradientowe wypełnienie pierwszej kolumny pierwszej serii danych

Rozdział 8. • Wykresy

169

Wykresy są dynamicznie połączone z danymi Tworzenie wykresu w Excelu nie jest jednorazowym namalowaniem trwałego obrazka — między wykresem i danymi istnieje trwałe dynamiczne łącze dostosowujące wykres do zmian danych. Ć W I C Z E N I E

8.6

Dynamiczna zależność wykresu od danych

Modyfikuj dane i obserwuj zmianę wykresu. Do wykonania tego ćwiczenia można użyć dowolnego wykresu. Poniżej został wykorzystany wykres przygotowany w ćwiczeniu 8.1. R O Z W I Ą Z A N I E

 Wpisuj różne wartości do komórek z zakresu B2:C4 (rysunek 8.22)

i obserwuj zmiany wykresu.

Rysunek 8.22. Zmiana wartości w komórce B1 spowodowała zmianę wysokości pierwszej kolumny

170

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

9 Oglądanie i drukowanie arkuszy Wprowadzenie Dotychczas używaliśmy jedynie niewielkich arkuszy, mieszczących się w całości na monitorze, więc nie było żadnych kłopotów z ich oglądaniem. Oglądanie arkuszy liczących wiele kolumn i wierszy wymaga stosowania specjalnych technik. Znaczną część arkuszy przygotowujemy po to, aby je wydrukować i włączyć do różnego rodzaju sprawozdań i zestawień, więc nie sposób pominąć nauki drukowania. Aby nie marnować czasu i papieru, warto zawczasu sprawdzić na monitorze, jak wydruk będzie wyglądał. Służy do tego podgląd wydruku.

171

172

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Oglądanie W kolejnych ćwiczeniach zostały omówione różne sposoby oglądania dużych arkuszy oraz kilku arkuszy (skoroszytów) jednocześnie. Do ćwiczeń użyjemy arkusza cennika wydawnictwa Helion, ale można użyć dowolnego arkusza mającego wiele kolumn i wierszy — tyle, aby nie można było wszystkich obejrzeć jednocześnie na monitorze. Na rysunku 9.1 widać, jakie kłopoty sprawia przewijanie dużych arkuszy.

Rysunek 9.1. Aby zobaczyć pełne adresy URL, musimy zrezygnować z oglądania dwóch pierwszych kolumn Ć W I C Z E N I E

9.1

Stałe wyświetlanie nagłówków — dzielenie okna

Podziel okno tak, aby stale były widoczne: pierwszy wiersz i dwie pierwsze kolumny. R O Z W I Ą Z A N I E

Przeglądanie dwóch części arkusza w oddzielnych panelach. 1. Przejdź do komórki C2 i kliknij przycisk Widok/Podziel. Okno zostanie podzielone na cztery niezależnie przewijane panele (podokna) — patrz rysunek 9.2.

Rysunek 9.2. Dzielenie okna na cztery części

Rozdział 9. • Oglądanie i drukowanie arkuszy

173

2. Prawy dolny panel przewiń w dół i w prawo — patrz rysunek 9.3.

Rysunek 9.3. Po przewinięciu prawego dolnego panelu pierwszy wiersz i dwie pierwsze kolumny pozostają widoczne 3. Klikając ponownie przycisk Widok/Podziel (rysunek 9.2), wyłącz

podział okna.  Przewijanie pionowe (w dół lub w górę) sprzęga panele lewy i prawy (te same wiersze są widoczne).  Przewijanie poziome sprzęga panele położone w pionie (w panelach położonych nad i pod są widoczne te same kolumny). Ć W I C Z E N I E

9.2

Stałe wyświetlanie nagłówków i dwóch pierwszych kolumn — blokowanie okna

Zablokuj przewijanie pierwszego wiersza i dwóch pierwszych kolumn. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Przejdź do komórki C2 i wydaj polecenie Widok/Zablokuj

okienka/Zablokuj okienka — patrz rysunek 9.4.

Rysunek 9.4. Trzy możliwości blokowania wierszy i kolumn 2. Za pomocą pasków przewijania przekonaj się, że kolumny A i B

oraz wiersz 1 nie będą przewijane (pozostaną zawsze widoczne) podczas przeglądania arkusza — patrz rysunek 9.5.

174

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 9.5. Zablokowane kolumny A i B oraz zablokowany 1. wiersz nie są przewijane 3. Wydaj polecenie Widok/Zablokuj okienka/Odblokuj okienka,

aby powrócić do zwykłego przeglądania arkusza. Pokazane tu blokowanie nagłówków działa na monitorze, ale nie ma wpływu na drukowanie nagłówków. Ć W I C Z E N I E

9.3

Oglądanie arkusza w oddzielnych oknach

Obejrzyj arkusz w dwóch oddzielnych oknach położonych jedno nad drugim. R O Z W I Ą Z A N I E

Oglądanie w oddzielnych oknach. 1. Wydaj polecenie Widok/Nowe okno — rysunek 9.6 po lewej stronie.

Rysunek 9.6. Otwieranie drugiego okna z tym samym arkuszem 2. Wydaj polecenie Widok/Rozmieść wszystko (rysunek 9.6 po lewej

stronie) i w oknie dialogowym Rozmieszczanie okien włącz opcję Rozmieść/Poziomo. Wynik został pokazany na rysunku 9.7).

Rozdział 9. • Oglądanie i drukowanie arkuszy

175

Rysunek 9.7. Ten sam arkusz w dwóch oknach, z których każde można przeglądać niezależnie

K O M E N T A R Z

 Jeżeli otworzysz kilka plików, każdy zostanie umieszczony

w oddzielnym oknie.  Polecenie Widok/Rozmieść wszystko ustawia obok siebie wszystkie otwarte okna. Pozwala więc na niezależne przeglądanie kilku kopii tego samego skoroszytu (można w każdym oknie oglądać inny arkusz) bądź kilku różnych skoroszytów.  Każde okno jest zamykane w standardowy sposób. Ć W I C Z E N I E

9.4

Wyłączenie wyświetlania siatki arkusza

Wyłącz wyświetlanie siatki arkusza. R O Z W I Ą Z A N I E

 Wyświetlanie linii siatki zależy od włączenia lub wyłączenia

opcji Widok/Pokazywanie/Linie siatki (patrz rysunek 9.8).

176

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 9.8. Włączanie i wyłączanie wyświetlania linii siatki arkusza

Podgląd wydruku Podgląd wydruku jest bardzo pożytecznym narzędziem; pozwala obejrzeć, jak arkusz będzie wyglądał po wydrukowaniu. Dzięki temu możemy sprawdzić, czy proponowany wygląd nam odpowiada, i ewentualnie dokonać poprawek. Ć W I C Z E N I E

9.5

Sprawdzanie, jak arkusz będzie wyglądał po wydrukowaniu

Zrób podgląd wydruku arkusza używanego w poprzednich ćwiczeniach. R O Z W I Ą Z A N I E

1. Wydaj polecenie Plik/Drukuj. W środkowej części wyświetlonego

okna zobaczysz opcje sterowania wydrukiem, a w oddzielnym panelu po prawej podgląd wydruku (rysunek 9.9). 2. Aby zobaczyć obraz w powiększeniu, kliknij w prawym dolnym rogu okna przycisk Powiększ do strony (rysunek 9.9). Wynik został pokazany na rysunku 9.10 (ponowne kliknięcie przycisku Powiększ do strony powoduje powrót do poprzednich rozmiarów).

Rozdział 9. • Oglądanie i drukowanie arkuszy

Rysunek 9.9. Podgląd wydruku Rysunek 9.10. Powiększona pierwsza strona wydruku z wyświetlonymi liniami marginesów i znacznikami kolumn

177

178

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

3. Kliknij przycisk Pokaż marginesy (w prawym dolnym rogu okna

podglądu, obok przycisku Powiększ do strony — rysunek 9.9). 4. Zostaną wyświetlone linie marginesów i znaczniki szerokości kolumn, tak jak na rysunku 9.10. Ich przeciąganie zmienia szerokość marginesów i kolumn. 5. Kliknij przycisk Powiększ do strony, aby wyłączyć powiększenie wydruku, co pozwoli wyraźnie odróżnić na podglądzie orientację poziomą od pionowej. 6. Na środkowym panelu okna rozwiń listę Orientacja pionowa/ Orientacja pozioma i wybierz opcję Orientacja pozioma — rysunek 9.11.

Rysunek 9.11. Można wybrać poziomą lub pionową orientację wydruku. Orientacja pozioma pozwala wydrukować więcej kolumn 7. Możesz teraz: a) kliknąć przycisk Drukuj, aby wydrukować arkusz, b) kliknąć przycisk

na górze menu po lewej stronie, aby powrócić do trybu zwykłej edycji arkusza.

Rozdział 9. • Oglądanie i drukowanie arkuszy

179

Drukowanie W dotychczasowych wydaniach tej książki pisałem: „Wszystkie ćwiczenia z tego rozdziału były przygotowaniem do ostatniego; gdy arkuszowi nadamy ostateczną postać, możemy go wydrukować”. Teraz coraz częściej klientom, współpracownikom itd. przesyłamy arkusze drogą elektroniczną, bez potrzeby ich drukowania. Nawet archiwizowanie bywa ograniczone do zapisania pliku na dysku. Zatem drukowanie przestało być ostatecznym celem, niemniej często jest potrzebne. Ć W I C Z E N I E

9.6

Drukowanie arkusza

Wydrukuj arkusz przygotowany w poprzednich ćwiczeniach. R O Z W I Ą Z A N I E 1 . B E Z U S T A W I A N I A

D R U K O W A N I E D O M Y Ś L N E P A R A M E T R Ó W

 Na pasku Szybkiego dostępu kliknij przycisk Szybkie drukowanie

(wymaga to wcześniejszego wyświetlenia tego przycisku na pasku — patrz ćwiczenie 1.2, rysunek 1.6). K O M E N T A R Z

Arkusz zostanie wydrukowany od razu w całości, bez jakichkolwiek możliwości sterowania zakresem i parametrami drukowania. R O Z W I Ą Z A N I E

2 .

D R U K O W A N I E

Z E

S T E R O W A N I E M

1. Wydaj polecenie Plik/Drukuj lub użyj skrótu klawiaturowego

Ctrl+P. 2. Gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe znane już z rysunków od 9.9 do 9.11, ustal parametry drukowania i kliknij przycisk Drukuj. Parametry drukowania zostały wyjaśnione w komentarzu poniżej. K O M E N T A R Z

Parametry drukowania zostały pokazane na rysunku 9.12 i opisane poniżej.

180

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

Rysunek 9.12. Parametry drukowania

Znaczenie poszczególnych przycisków i opcji jest następujące: 1. Drukuj — przycisk drukowania według aktywnych opcji (domyślnych lub wybranych). 2. Kopie — liczba kopii, domyślnie jedna, można wpisać liczbę lub wybrać ją strzałkami. 3. Drukarka — pracując w sieci, możemy mieć do dyspozycji kilka drukarek, na pojedynczym komputerze np. możliwość wybrania faksu wirtualnego lub kreatora PDF. 4. Ustawienia — kliknięcie linku otwiera okno dialogowe opcji wybranej drukarki. Ustawienia w tym oknie zależą od drukarki.

Rozdział 9. • Oglądanie i drukowanie arkuszy

181

5. Drukuj aktywne arkusze — domyślnie drukowane są aktywne

6. 7.

8. 9. 10.

arkusze, lecz po rozwinięciu listy można się zdecydować np. na drukowanie całego skoroszytu lub jedynie zaznaczonego zakresu. Wybór drukowania od strony do strony. Posortowane — wybór sortowania przy drukowaniu więcej niż jednej kopii; są dostępne dwa porządki — 1,2,3; 1,2,3; 1,2,3 lub 1,1,1; 2,2,2; 3,3,3. Domyślnie jest wybierany porządek pierwszy. Orientacja pionowa/pozioma — wybór orientacji pionowej (domyślna) i poziomej. A4 — wybór rozmiaru papieru — domyślnie A4. Marginesy niestandardowe — wybór trzech rodzajów marginesów: Niestandardowe (domyślne), Normalne, Szerokie i Wąskie. Marginesy użytkownika Niestandardowe można ustalać metodą przeciągania po ich wyświetleniu na podglądzie (rysunek 9.10) lub w oknie dialogowym Ustawienia strony na karcie Marginesy (rysunek 9.13).

Rysunek 9.13. Sterowanie opcjami wydruku

Można szybko otworzyć to okno za pomocą następnej opcji, Rozmiar rzeczywisty (patrz następny punkt).

182

Excel 2016 PL • Ćwiczenia praktyczne

11. Rozmiar rzeczywisty — wybór opcji skalowania. Dostępne opcje

to: Rozmiar rzeczywisty (domyślna), Dopasuj arkusz do jednej strony, Dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony, Dopasuj wszystkie wiersze do jednej strony i Opcje skalowania niestandardowego (otwierająca okno dialogowe Ustawienia strony (rysunek 9.13). Ć W I C Z E N I E

9.7

Powtarzanie na każdej stronie wybranych wierszy i kolumn

Rysunek 9.1 pokazuje, jak bardzo znikanie nagłówkowych wierszy i kolumn utrudnia przeglądanie dużych tabel. Podobnie brak nagłówków utrudnia zrozumienie tabelek wydrukowanych. Na szczęście Excel pozwala na powtarzanie wybranych wierszy i kolumn na każdej stronie wydruku. 1. Kliknij przycisk Układ strony/Opcje arkusza . 2. W oknie dialogowym Ustawienia strony, na karcie Arkusz, wypełnij pola U góry powtarzaj wiersze i Z lewej powtarzaj kolumny, tak jak na rysunku 9.13, i zatwierdź zmianę kliknięciem przycisku OK na dole okna. Rezultat możesz zobaczyć po wydrukowaniu arkusza lub na podglądzie wydruku — patrz ćwiczenie 9.5. Zwróć uwagę na opcje z rysunku 9.13:  Obszar wydruku — wpisanie adresu zakresu spowoduje ograniczenie drukowania do tegoż zakresu,  Linie siatki — włączanie i wyłączanie drukowania linii siatki arkusza,  Nagłówki wierszy i kolumn — włączanie i wyłączanie drukowania numerów wierszy i literowych oznaczeń kolumn, co bywa pomocne przy budowaniu dużych arkuszy.