Kostenanalyse in wissenschaftlichen Bibliotheken: Eine Modelluntersuchung an der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin [Reprint 2019 ed.] 9783111326030, 9783794041176

Citation preview

MU

Bibliothekspraxis Herausgegeben von Paul Kaegbein, Franz Georg Kaltwasser, Wolfgang Kehr, Günther Pflug und Joachim Wieder Band 17 Kostenanalyse in wissenschaftlichen Bibliotheken

i\ wyi ^ J

Verlag Dokumentation Pullach bei München 1975

Kostenanalyse in Wissenschaft! ichen Bibliotheken Eine Modelluntersuchung an der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin Von Robert Funk

^

Verlag Dokumentation Pullach bei München 1975

AUTOR Dipl.-Kfm. Ing. (grad.) Robert Funk Universitätsbibliothek der Techn. Universität Berlin HERAUSGEBER DER REIHE „BIBLIOTHEKSPRAXIS" Prof. Dr. Paul Kaegbein, o.Prof. für Bibliothekswissenschaft, Direktor des Bibliothekar-Lehrinstituts, K ö l n Dr. Franz Georg Kaltwasser, Direktor der Bayerischen Staatsbibliothek München Prof. Dr. Wolfgang Kehr, Direktor der Universitätsbibliothek Freiburg/Breisgau Prof. Dr. Günther Pflug, Leiter des Hochschulbibliothekszentrums NW, K ö l n Dr. Joachim Wieder, Direktor der Universitätsbibliothek der Technischen Universität München

CIP-Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek Funk , Robert Kostenanalyse in wissenschaftlichen Bibliothe= ken : eine Modelluntersuchung an d. Universi= tätsbibliothek d. Techn. Univ. Berlin. {Bibliothekspraxis; Bd. 17) I S B N 3-7940-4117-8

© 1 9 7 5 by Verlag Dokumentation Saur K G , Pullach bei München Druck/ Binden: Friedrich Pustet, Regensburg Printed in West Germany I S B N 3-7940-4117-8

Vorwort

M i t dieser Arbeit wende ich mich sowohl a n Bibliothekare als a u c h a n Verwaltungspraktiker, die ein Interesse a n Wirtschaftlichkeitsproblemen und insbesondere an Kostenproblemen haben. In der Ausbildung befindlichen sei hiermit ein Instrument g e g e b e n , um die Probleme der Kameralistik und der Kostenlehre kennen z u lernen. Z u g l e i c h möchte ich allen Personen und Institutionen d a n k e n , die bei der Erstellung dieser Arbeit behilflich waren. M e i n Dank gilt Herrn Professor Dr. K a e g b e i n , Herrn Sontag sowie den M i t arbeitern in der Universitätsbibliothek der Technischen U n i versität Berlin, ohne deren bereitwillige Unterstützung k e i n Vergleich zwischen Theorie und Empirie zustande gekommen wäre, Herrn Professor D r . M e l l e r o w i c z durch seine unermüdliche b e triebswirtschaftliche Beratung, dem Kolloquium "Kostenanalyse in wissenschaftlichen B i b l i o theken" vom 4 . / 5 . M ä r z 1974 in Bad G o d e s b e r g , hierbei insbesondere Frau Branthin, Herrn Dr. Hastedt und Herrn S c h u e graf, die sich bereit erklärten, die bibliothekarische Terminologie z u überprüfen und dem Förderer, der Deutschen Forschungsgemeinschaft, hier insbesondere Herrn Dr. Briegleb, aus dessen Projektmittel die Finanzierung dieser Untersuchung ermöglicht wurde. Der Autor wünscht sich für weitere bibliothekswissenschaftliche Untersuchungen die g l e i c h e M i t h i l f e und Unterstützung, wie sie für diese Arbeit geleistet wurde. Robert Funk

Inhaltsverzeichnis

0. Einleitung:

Z i e l der K o s t e n r e c h n u n g

1 . C h a r a k t e r i s t i k der w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n

6 14

1.1 Bibliothek als Betrieb

14

1 . 2 A u f g a b e n der U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k e n

15

1 . 3 W i r t s c h a f t l i c h k e i t s a s p e k t e der A u f g a b e n e r f ü l l u n g in w i s s e n schaftlichen Bibliotheken

18

1 . 4 K a m e r a l i s t i s c h e s Rechnungswesen in wissenschaftlichen Bibliotheken 1 . 4 . 1 Gesetzliche Grundlagen 1.4.2 Systematik 1 . 4 . 3 Betriebswirtschaftlicher Erkenntniswert

19 19 20 23

2 . K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g a l s G r u n d l a g e der K o s t e n r e c h n u n g

25

2.1 Allgemeines 2 . 1 . 1 T h e o r e t i s c h e M ö g l i c h k e i t e n der K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g 2 . 1 . 2 M o d e l l r e l e v a n t e F o r m e n der K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g

25 26 27

2 . 2 Kostenarten und Kostenartengruppen 2 . 2 . 1 Personal kosten 2 . 2 . 2 Materialkosten 2 . 2 . 3 K o s t e n für L e i s t u n g e n der U n i v e r s i t ä t an d i e B i b l i o t h e k 2 . 2 . 4 U n t e r h a i t u n g s - und I n s t a n d h a l t u n g s k o s t e n 2 . 2 . 5 Mieten 2 . 2 . 6 Kalkulatorische Kosten 2 . 2 . 6 . 1 Abschreibungen 2 . 2 . 6 . 2 Mieten 2 . 2 . 7 Fracht-und Postkosten 2 . 2 . 8 Sonstige Kostenarten

28 30 34 36 37 38 38 39 41 42 43

3 . Kostenerfassung, - a b s t i m m u n g und -aufbereitung 3 . 1 Erfassung 3 . 1 . 1 U n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der H o c h s c h u l v e r w a l tung entnommene Kosten 3 . 1 . 2 N i c h t u n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der H o c h s c h u l verwaltung entnommene Kosten 3 . 1 . 3 U n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der B i b l i o t h e k s v e r w a l tung abzulesende Kosten 3 . 1 . 4 K o s t e n aus u n i v e r s i t ä r e r L e i s t u n g s r e c h n u n g 3 . 1 . 5 K o s t e n aus der V e r m ö g e n s r e c h n u n g 3 . 2 K o s t e n a b s t i m m u n g und - a u f b e r e i t u n g a l s V e r b i n d u n g z w i s c h e n Kameralbuchhaltung und Kostenrechnung

44 44 46 48 50 51 52 63

3 4 . Kostenste 11 eng I i ederung

66

4 . 1 Theoretische Grundlagen

66

4 . 2 KostenstellenbiIdung in wissenschaftlichen Bibliotheken 4 . 2 . 1 A n a l y s e der Abteilungsgliederung 4 . 2 . 2 K r i t i k a m Istzustand 4 . 2 . 3 Abteilungsgliederungsvorschlag 4 . 2 . 4 Entwicklung der Kostenstellenbereiche und der Kostenstellengliederung 4 . 2 . 4 . 1 A l l g e m e i n e r Bereich 4 . 2 . 4 . 2 Materialbereich 4 . 2 . 4 . 3 Hauptkostenstellen - Hauptbibliothek 4 . 2 . 4 . 4 Hauptkostenstellen - Fachbibliotheken 4 . 2 . 4 . 5 HiIfskostenste11en 4 . 2 . 4 . 6 Verwaltungsbereich 4 . 2 . 4 . 7 Neutrale Kostenstellen und Aussonderungen

73 73 75 76

5 . Verrechnung der Kosten auf die Kostenstellen

78 82 83 84 84 85 85 86 86

5 . 1 Allgemeines

86

5 . 2 Grundlegung der Kostenverteilung 5 . 2 . 1 Personaldaten 5 . 2 . 2 Raumdaten 5 . 2 . 3 SonstigeDaten

89 89 89 91

5 . 3 Verteilung der Kostenarten 5 . 3 . 1 Personal kosten 5 . 3 . 2 Materialkosten 5 . 3 . 3 Leistungen der Universität an d i e Bibliothek 5 . 3 . 4 Unterhaitungs- und Instandialtungskosten 5 . 3 . 5 Mieten 5 . 3 . 6 Kalkulatorische Kosten 5 . 3 . 7 Fracht- und Postkosten 5 . 3 . 8 Sonstige Kostenarten

91 91 93 94 96 96 97 97 97

5 . 4 U m l a g e der Kostenstel len 5 . 4 . 1 A l l g e m e i n e Kostenstellen 5 . 4 . 2 HiIfskostenstellen 5 . 4 . 3 M a t e r i a l g e m e i n k o s t e n und Verwaltungskosten

98 99 100 102

5 . 5 Betriebsrechnungsbogen für die Universitätsbibliothek der TU-Berlin 5 . 5 . 1 Gestaltung 5 . 5 . 2 Darstellung 5 . 5 . 3 Beurteilung

103 103 107 109

6 . Kostenträgergliederung 6.1

Allgemeines

109 109

4 6 . 1 . 1 Kostenträgerzeitrechnung 6 . 1 . 2 Kostenträgerstückrechnung 6 . 2 D i e Bestimmung der Kostenträger (Leistungen) 6 . 2 . 1 Leistungen des Allgemeinen Bereichs 6 . 2 . 2 Leistungen der Hauptbibliothek 7 . Verrechnung der Kosten auf die Kostenträger

110 111 112 114 116 119

7 . 1 Kalkulationsmethoden 7 . 1 . 1 Zuschlagskalkulation 7 . 1 . 2 Oivisionskalkulation 7 . 1 . 3 Mischformen

119 119 121 123

7 . 2 Problemrelevante Kalkulationsmethoden

123

7 . 3 D i e Vorkalkulation als Ergänzung zur Nachkalkulation

125

8 . Auswertung der Kostenrechnung

127

8 . 1 Allgemeines

127

8 . 2 D i e betrieblichen Kennzahlen 8 . 2 . 1 Kostenkennzahlen 8 . 2 . 1 . 1 Kostenartenkennzahl en 8 . 2 . 1 . 2 Benutzungskennzahlen 8 . 2 . 1 . 3 Zeitkennzahlen 8 . 2 . 1 . 4 Sonstige Kostenkennzahlen 8 . 2 . 2 Leistungskennzahlen 8 . 2 . 3 Wirtschaftlichkeitskennzahlen 8 . 2 . 4 Umschlags- und Betriebsausnutzungskennzahlen

128 129 129 133 134 134 135 136 138

8 . 3 Die Arten der Vergleichsverfahren 8 . 3 . 1 Zeitvergleich 8 . 3 . 2 Betriebsvergleich 8 . 3 . 3 Soll-Ist-Vergleich

139 140 141 144

9 . SchIußbeträchtung

Anhang

146

:

I

Einheitskontenrahmen der Industrie ( E K R I ) Auszug

150

II

Gemeinschaftskontenrahmen industrieller Verbände (GKR) Auszug

150

III

Kostenartenplan

150

IV

Kostenarten-Sammel karte

151

V

Erfassungs- und Verrechnungskarte

153

5 VI

Ablaufdiagramme a) Vorakzession b) Geschäftsgang, Monographien und Reihen c ) Zeitschriften d) D i s s e r t a t i o n s - u n d Tauschstelle

154 155 156 157

VII

Blockdarstellung des Processingbereiches

158

VIII

a...i

158

IX

Verteilung der Kosten der wissenschaftlichen D i e n s t e auf

Abteilungsgliederung

die einzelnen Kostenstellen

160

X

Aufschlüsselung der Referententätigkeit

160

XI

Kostenarten-Verteilung

161

XII

Personalkostenzurechnung

163

XIII

Raumerfassung

167

XIV

Selbstaufschreibung s t e l l e , gemessen in Juni 1 9 7 3 . a) Verrechnung des b) Verrechnung des

zur U m l a g e der Leistung der D r u c k zu verarbeitenden Folien für den Monat 'Allgemeinen Bereichs' 'Technischen B e r e i c h s '

170 170 171

XV

Kostenträger

171

XVI

S c h e m a der Zuschlagskalkulation

175

Li teraturverzei chni s

176

6

0.

Einleitung

Aus der Problemstellung der vorliegenden Arbeit wird e r s i c h t l i c h , daß eine Berücksichtigung der Erkenntnisse verschiedener Wissensgebiete unerläßlich i s t . Dabei herrschen die Verwaltungslehre, insbesondere das k a m e r a l i s t i sche Rechnungswesen in der wissenschaftlichen Bibliothek auf der einen und die betriebswirtschaftliche Kostenlehre auf der anderen S e i t e v o r 1 \ Für b e i de Wissensgebiete existiert j e w e i l s ein äußerst umfangreiches S c h r i f t t u m , aber dem Verfasser bekannte deutschsprachige Veröffentlichungen, welche sich m i t der Kombination beider, d . h . m i t der Anwendung von geschlossesenen Kostenrechnungssystemen in öffentlichen Dienstleistungsbetrieben b e 2) 3) fassen, sind bisher nur von Fuchs/Zentgraf , von Herbst , von der W i b e 4) 5) ra-Projektgruppe Hochschulkostenrechnung , von Roggenberg und von 6) Schreml herausgegeben worden. Gegenstand dieser Untersuchung soll es s e i n , ein geschlossenes Kostenrechnungssystem in einem öffentlichen Dienstleistungsbetrieb, n ä m l i c h e i ner wissenschaftlichen B i b l i o t h e k , darzustellen, sowie Technik und H i l f s m i t tel für die Durchführung zu erläutern. D i e a l s H i l f s m i t t e l benötigten U n t e r l a gen und Formulare wurden selbständig entwickelt und g e t e s t e t . D a s Ergebnis wurde im Anhang abgebildet. Der Verfasser hat sein Augenmerk auf die A n leitung für die Einführung und Anwendung einer Kostenrechnung gerichtet und bewußt die Darstellung theoretischer Aspekte auf ein hierfür erforderliches M i n i m u m reduziert.

1) D i e s e D i s z i p l i n e n entwickeln sich wiederum aus der a l l g . Betriebswirtschaftslehre, P s y c h o l o g i e , S o z i o l o g i e , Technik u s w . . . . 2 ) Fuchs, M . und Z e n t g r a f , H . , Betriebsabrechnung in öffentlichen E i n r i c h tungen, 2 . A u f l . , Göttingen 1 9 7 0 . 3 ) H e r b s t , J . , M ö g l i c h k e i t e n zur Wirtschaftlichkeitskontrolle von V e r w a l tungsabläufen und Verwaltungsverfahren i m öffentlichen D i e n s t , P u l l a c h bei München 1 9 7 2 . 4 ) Kostenrechnung in Hochschulen, h r s g . : Wibera-Projektgruppe Hochschul kostenrechnung, Ratingen 1 9 7 2 . 5 ) Roggenberg, H . , D i e Betriebsabrechnung in der kommunalen P r a x i s , Stuttgart 1 9 5 9 . 6 ) S c h r e m l , A . , Einführung in die Kostenrechnung öffentlicher Einrichtungen, München 1 9 7 0 .

7

D a das nachstehend erörterte Verfahren nicht in allen Teilen den t a t s ä c h l i chen Verhältnissen in sämtlichen wissenschaftlichen Bibliotheken entsprechen k a n n 7 ^ , sondern v i e l m e h r s p e z i e l l e Lösungswege aufzuzeigen versucht, ist der Verfasser sich der Schwierigkeiten bei einer praktischen Durchführung in einer anderen wissenschaftlichen Bibliothek a l s der der Technischen U n i versität B e r l i n bewußt. Ferner ist dem Verfasser bekannt, daß das Resultat der Arbeit nur vorläufigen Charakter aufweisen kann, insbesondere w e i l ein Testlauf über mehrere Perioden zur Erprobung des beschriebenen Verfahrens noch nicht durchgeführt werden konnte.

D i e konkrete Aufgabe dieser Arbeit soll es also sein, ein praktisches V e r fahren der Kostenrechnung in wissenschaftlichen Bibliotheken a m B e i s p i e l der Technischen Universität B e r l i n v o r z u s t e l l e n , das später nach Überwindung der oben genannten Schwierigkeiten auf andere Bibliotheken g l e i c h e r m a ßen anwendbar i s t . D i e s e Arbeit soll sowohl zur Lösung der innerbetrieblichen Kostenprobleme beitragen a l s auch Anregung zu einem Betriebsvergleich innerhalb anderer wissenschaftlicher Bibliotheken geben. Insbesondere sollen hierzu erörtert werden: - die Gliederung sowie die w e r t - u n d mengenmäßige Erfassung von Kostenar-

8)

ten

. In diesem Zusammenhang wird auch auf die Besonderheiten der K o -

stenarten in öffentlichen Bibliotheken einzugehen sein, 9) - die Bildung von Kostenstellen

und d i e Zurechnung von Kostenarten auf

Kostenstellen, - die Bestimmung der Leistung und 10)Leistungseinheit sowie die Zurechnung der Kosten auf die Kostenträger

und

- die Bedeutung der Kostenrechnung für die wirtschaftliche Führung von w i s senschaftlichen B i b l i o t h e k e n . 7 ) D a s Verfahren wurde a m Beispiel der Bibliothek der Technischen U n i versität B e r l i n e n t w i c k e l t . 8) Kostenarten sind nach b e s t i m m t e n Gesichtspunkten gegliederte K o s t e n . 9 ) Kostenstellen sind genau abgegrenzte B e r e i c h e , in denen möglichst gleichartige Aufgabenfunktionen zusammengefaßt s i n d . 10) Leistungen sind hier im Sinne von bibliothekarischer und betrieblicher Tätigkeit anzusehen. Kostenträger sind d i e kostenverursachenden L e i stungen der einzelnen K o s t e n s t e l l e n .

8 D a für a l l g e m e i n e P r o b l e m e der K o s t e n r e c h n u n g d e n B i b l i o t h e k a r e n - d i e m i t d i e s e r A r b e i t a n g e s p r o c h e n w e r d e n s o l l e n - in der b i b l i o t h e k a r i s c h e n Fachliteratur k a u m u m f a s s e n d e A u s f ü h r u n g e n a n g e b o t e n w e r d e n , s o l l a u s m e t h o d i s c h e n G r ü n d e n e i n kurzer theoretischer Ü b e r b l i c k a m A n f a n g s t e h e n . D i e s s o l l dadurch g e s c h e h e n , d a ß der B e g r i f f der K o s t e n und K o s t e n r e c h nung s o w i e d i e Z i e l e der K o s t e n r e c h n u n g k o m p r i m i e r t d a r g e s t e l l t w e r d e n .

D e r B e g r i f f der K o s t e n In der Literatur g i b t e s e i n e V i e l z a h l v o n D e f i n i t i o n e n d e s K o s t e n b e g r i f f s . E s w i r d bewußt darauf v e r z i c h t e t , auf s ä m t l i c h e D e f i n i t i o n e n e i n z u g e h e n ; v i e l m e h r e r s c h e i n t e s d e m V e r f a s s e r s i n n v o l l , auf e i n e in B i b l i o t h e k e n g ü l tige D e f i n i t i o n e i n z u g e h e n u n d d i e s e g e g e n andere B e g r i f f e k u r z a b z u g r e n zen. M e l l e r o w i c z definiert: " K o s t e n s i n d der w e r t m ä ß i g e , b e t r i e b s n o t w e n d i g e N o r m a l v e r b r a u c h a n Gütern u n d L e i s t u n g e n z u r E r s t e l l u n g d e s B e t r i e b s p r o d u k t e s , oder in knapper F o r m u l i e r u n g : dingter

Gutsverbrauch"

1

Kosten

sind

leistungsbe-

^.

D a s i c h der B e g r i f f in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n nicht auf e i n e werts c h a f f e n d e oder v e r k a u f s r e i f e L e i s t u n g b e z i e h e n k a n n , s o n d e r n v i e l m e h r auf den V e r b r a u c h i m R a h m e n der b e t r i e b s z w e c k g e b u n d e n e n T ä t i g k e i t e n , spricht m a n besser von betriebszweckbedingtem Gutsverbrauch. D i e K o s t e n werden j e w e i l s in G e l d e i n h e i t e n a u s g e d r ü c k t . H i e r w i r d d e r j e n i g e Güterverzehr a l s K o s t e n betrachtet, der d u r c h die E r s t e l l u n g der s p e z i f i s c h e n L e i s t u n g e n in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n e n t s t e h t . Güter k ö n n e n s o w o h l m a t e r i e l l e r a l s a u c h i m m a t e r i e l l e r A r t s e i n . D i e K o s t e n für den B i b l i o t h e k s b e t r i e b e n t s t e h e n e i n e r s e i t s durch d e n E i n s a t z m e n s c h l i c h e r A r b e i t s l e i s t u n g in der e i g e n e n B i b l i o t h e k , durch B e t r i e b s m i t t e l u n d I n f o r m a t i o n s t r ä g e r , a n d e r e r s e i t s durch v o n a u ß e n b e z o g e n e D i e n s t l e i s t u n g e n ,

z.B.

v o n anderen B i b l i o t h e k e n . 1 1 ) M e l l e r o w i c z , K . , K o s t e n u n d K o s t e n r e c h n u n g , B d . 1 , Theorie der K o sten, 4 . A u f l . , Berlin 1963, S . 6 .

9

K o s t e n s i n d streng a b z u g r e n z e n v o n A u f w a n d u n d A u s g a b e n . " A u f w a n d ist p e r i o d i s c h e r G u t s v e r b r a u c h . E r braucht s a c h l i c h nicht m i t den K o s t e n ü b e r e i n z u s t i m m e n , weil A u f w a n d nicht b e t r i e b s b e d i n g t z u s e i n b r a u c h t , anderers e i t s aber nicht den g e s a m t e n b e t r i e b s b e d i n g t e n G u t s v e r b r a u c h e n t h ä l t "

12)

Differenzen zwischen Aufwand und K o s t e n können nach Mellerowicz entstet. J3) h e n durch 1 . neutralen A u f w a n d , n ä m l i c h durch a) b e t r i e b s f r e m d e n A u f w a n d oder b) außerordentlichen A u f w a n d oder c) periodenfremden A u f w a n d , 14) 2 . E r l ö s s c h m ä l e r u n g e n und U m s a t z b e r i c h t i g u n g e n , 15) 3 . aus dem Erfolg zu deckende Aufwendungen und 4 . kalkulatorische Kostenarten

16)

A u s g a b e n s i n d m o n e t ä r e T r a n s a k t i o n e n , d i e weder z e i t l i c h n o c h s a c h l i c h m i t A u f w a n d und K o s t e n ü b e r e i n s t i m m e n m ü s s e n . I n der K a m e r a l i s t i k w i r d a u s s c h l i e ß l i c h der B e g r i f f ' A u s g a b e n ' v e r w e n d e t , der dann a u c h s y n o n y m für A u f w a n d und K o s t e n gebraucht w i r d 1 7 ^ .

D e r B e g r i f f der K o s t e n r e c h n u n g D i e K R i s t ein Teil d e s R e c h n u n g s w e s e n s . I m a l l g e m e i n e n w i r d d a s R e c h n u n g s w e s e n in -

Buchführung,

-

Kostenrechnung,

12) M e l l e r o w i c z , K . , K o s t e n und K o s t e n r e c h n u n g , B d . 2 , 1 , V e r f a h r e n , 4 . A u f l . , Berlin 1966, S . 4 3 . 13) V g l . ebenda, S . 4 3 f . A l s B e i s p i e l für e i n e neutrale A u f w e n d u n g s e i e n U r l a u b s l ö h n e g e n a n n t . S i e f a l l e n a l s A u f w a n d e i n m a l i m Jahr a n , werden a l s K o s t e n laufend verrechnet (periodenfremder A u f w a n d ) . 14) D i e s e B e g r i f f e s i n d für B i b l i o t h e k e n w e n i g r e l e v a n t . 15) Z . B . k ö n n e n öffentliche S p e n d e n h i e r z u gerechnet w e r d e n . 16) Z . B . n i m m t e i n e B i b l i o t h e k k a l k u l a t o r i s c h e A b s c h r e i b u n g e n für e i g e n e B i b l i o t h e k s g e b ä u d e in F o r m v o n k a l k u l a t o r i s c h e n M i e t e n v o r , d i e nicht angefallen sind und somit keine K o s t e n darstellen. 17) I n d i e s e r A r b e i t w i r d d i e s e r B e g r i f f , f a l l s e s s i c h u m k a m e r a l i s t ¡sehe Betrachtungen handelt, mit d e r g l e i c h e n Bedeutung angewendet.

10

-

Betriebsstatistik,

-

Planungsrechnung

18)

u n t e r t e i l t . In ö f f e n t l i c h e n B e t r i e b e n k a n n das R e c h n u n g s w e s e n genauso u n t e r t e i l t w e r d e n , nur für ' B u c h f ü h r u n g ' i s t der B e g r i f f

'Haushaltsrechnung'

zu s e t z e n . 19) Herbst

grenzt H a u s h a l t s r e c h n u n g und K o s t e n r e c h n u n g f o l g e n d e r m a ß e n ab:

"Während die Haushaltsrechnung weitgehend externen w i r t s c h a f t s p o l i t i s c h e n A u f g a b e n d i e n t u n d intern nur der Überwachung der k a s s e n m ä ß i g e n A b w i c k lungen Rechnung trägt ( T i t e l Ü b e r w a c h u n g ) , k o n z e n t r i e r t s i c h d i e K o s t e n r e c h nung v ö l l i g auf d i e i n t e r n e n V e r w a l t u n g s a b l ä u f e u n d deren V e r f a h r e n . " D i e A u f g a b e der K o s t e n r e c h n u n g A u f g a b e der K o s t e n r e c h n u n g i s t d i e v o l l s t ä n d i g e E r f a s s u n g u n d v e r u r s a chungsgerechte Zurechnung s ä m t l i c h e r Kosten eines gewissen Z e i t r a u m e s sowie die Gegenüberstellung von Kosten und Leistung. Voraussetzung und Grundlage h i e r z u i s t d i e K o s t e n a r t e n r e c h n u n g . " E i n e e i n g e h e n d e U n t e r t e i lung der K o s t e n n a c h K o s t e n a r t e n e r m ö g l i c h t e s , d i e E n t w i c k l u n g der K o s t e n v o n P e r i o d e z u P e r i o d e z u v e r f o l g e n , b e i Änderungen n a c h d e n U r s a c h e n zu

20) f o r s c h e n und e n t s p r e c h e n d e M a ß n a h m e n zu e r g r e i f e n "

. D i e Kostenarten-

rechnung e r f ü l l t h i e r m i t ihre H a u p t a u f g a b e : " G r u n d l a g e f ü r d i e A n a l y s e der 21) K o s t e n g e b a r u n g zu s e i n "

. Weiter gibt die Kostenartenrechnung die M ö g -

l i c h k e i t , die Kosten einzeln zu betrachten, d . h . die Kostenstruktur und die r e l a t i v e B e d e u t u n g der e i n z e l n e n K o s t e n a r t e n zu a n a l y s i e r e n . D i e K o s t e n a r t e n r e c h n u n g kennt noch k e i n e genauen B e z i e h u n g e n zu den L e i s t u n g e n u n d hat daher nur e i n e n b e g r e n z t e n W e r t für d i e B e u r t e i l u n g des V e r b r a u c h s v o n K o s t e n g ü t e m . E i n Ü b e r b l i c k über d e n G r a d der W i r t s c h a f t 18) V g l . K l a n k e , H . , R e c h n u n g s w e s e n , i n : H a n d w ö r t e r b u c h der B e t r i e b s w i r t s c h a f t , begründet v o n H . N i c k l i s c h , h r s g . v o n H . S e i s c h a b u n d K . S c h w a n t a g , 3 . A u f l . , S t u t t g a r t 1960, S . 4 5 6 3 . 19) H e r b s t , J . , a . a . O . , S . 4 2 . 2 0 ) K a l v e r a m , W . , I n d u s t r i e l l e s R e c h n u n g s w e s e n , 6 . A u f l . , B e r l i n 1968, S . 192. 21) M e l l e r o w i c z , K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 241.

11

lichkeit wird erst durch die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger gegeben. D i e Kostenstellenrechnung teilt den B e trieb deshalb in e i n z e l n e Kostenbereiche sowie Kostenstellen ein und verrechnet d i e Kostenarten auf die einzelnen K o s t e n s t e l l e n . D i e Kostenstellenrechnung erfaßt also d i e Kosten a m Ort ihrer Entstehung. S i e ist Vorstufe für d i e Zurechnung der Kosten auf die Kostenträger und soll die Überwachung und Kontrolle der W i r t s c h a f t l i c h k e i t der betrieblichen T ä tigkeit in den einzelnen Verantwortungsbereichen durch Vergleiche der K o sten ermöglichen. In der Kostenträgerrechnung, der letzten S t u f e der Kosten- und Leistungsrechnung, werden die Produkte (Leistungen) m i t den bei ihrer Erstellung entstandenen Kosten in Beziehung g e s e t z t . D i e hieraus gewonnenen Informationen sind das Ergebnis der Kostenrechnung, sie lassen sich a l s E n t s c h e i 22) dungshilfe zur Betriebsführung verwenden D i e P r o b l e m a t i k der Anwendbarkeit einer Kosten- und Leistungsrechnung in Bibliotheken soll durch d i e A b b . 1 grob s k i z z i e r t werden. Erläuternd ist zu sagen, daß die hier dargestellte Bibliothek - w i e auch in den späteren B e i spielen, ist i m m e r auf d i e Universitätsbibliothek der Technischen U n i v e r s i tät Berlin Bezug genommen - aus verschiedenen organisatorischen E i n h e i t e n , den Abteilungen der Hauptbibliothek und den einzelnen Fachbibliotheken, b e steht. Im wesentlichen bilden menschliche Arbeitsleistungen, aber auch B e 23) triebsmittel und Informationsträger, die Einsatzfaktoren

. Durch o p t i m a l e

Kombination dieser Faktoren ist die B i b l i o t h e k in der Lage, an die Benutzer Leistungen abzugeben; diese bestehen in der Bereitstellung von m a t e r i e l l e n und i m m a t e r i e l l e n Gütern. S o l l beispielsweise der Erfolg einer Bibliothek erhöht werden, so kann dies geschehen: 2 2 ) V g l . näheres hierzu bei K o s i o l , E . , Kostenrechnung, Wiesbaden 1964, S . 61 f f . 2 3 ) V g l . hierzu die Ausführungen von K i s s e l , G . , Betriebswirtschaftliche P r o b l e m e wissenschaftlicher B i b l i o t h e k e n , M ü n c h e n - P u l l a c h / B e r l i n 1 9 7 1 , S . 19 f f . , die in Anlehnung an Gutenbergs Faktorsystem erstellt wurden; v g l . Gutenberg, E . , Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre, B d . 1 , D i e Produktion, 1 4 . A u f l . , B e r l i n 1 9 6 8 , S . 1 f f .

12

1 . d u r c h b e s s e r e K o o r d i n a t i o n der e i n z e l n e n E i n s a t z f a k t o r e n , der B i b l i o t h e k s l e i s t u n g u n d der O r g a n i s a t i o n s e i n h e i t e n und/oder 2 . d u r c h e i n e w i r t s c h a f t l i c h e r e K o m b i n a t i o n der E i n s a t z f a k t o r e n und/oder 3 . durch benutzerorientierte A u s w a h l u n d s i n n v o l l e r e G e s t a l t u n g der B i b I i o t h e k s lei s t u n g e n . H i e r a u s ergibt s i c h für d i e B i b l i o t h e k s k o s t e n r e c h n u n g eine d r e i f a c h e Z i e l s e t zung:

P lanung u n d K o n t r o l l e v o n -

Wirtschaftlichkeit, ( D . h . : e i n e R e l a t i o n , in der i m a l I g e m e i n e n L e i s t u n g u n d K o s t e n einer A b r e c h n u n g s p e r i o d e z u r Überprüfung der ö k o n o m i s c h e n R e a l i tät g e g e n ü b e r g e s t e l l t w e r d e n . )

-

Leistung, ( D . h . : e i n A u s d r u c k für M e n g e und W e r t der a u s g e f ü h r t e n D i e n s t e i m R a h m e n der betrieblichen A u f g a b e . )

-

Erfolg, (D.h.:

die Differenz z w i s c h e n betrieblichem E i n s a t z und betriebli-

cher A u s b r i n g u n g , e s i s t darauf h i n z u w e i s e n , daß e s s i c h in B i b l i o theken nicht u m e i n e m o n e t ä r m e ß b a r e G r ö ß e h a n d e l n k a n n . ) M i t der f o l g e n d e n D a r s t e l l u n g s o l l e i n V o r a u s b l i c k auf die später behandelte Thematik gegeben werden.

Unter der P e r s p e k t i v e der P l a n u n g u n d K o n t r o l l e v o n W i r t s c h a f t l i c h k e i t , L e i s t u n g u n d E r f o l g wurde d i e A r b e i t g e s e h e n , d i e z u n ä c h s t in einer G r u n d legung d i e C h a r a k t e r i s t i k der w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n f o r m u l i e r t , u m auf die E i n z e l a n f o r d e r u n g e n e i n e s K o s t e n r e c h n u n g s s y s t e m s e i n g e h e n z u können.

I

•TÎOIOIÎOg

neqv'U^Ï

•fOBHO usson -jjoss^jaft *n n«q3j»s HTsXqi u»s*un»TU»3uTn»s SunxouBS

AGÍ

•umvujnoxaaTí

max-«-»A au.a-19'j

14

1.

C h a r a k t e r i s t i k der w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n

1 . 1 . Bibliothek als Betrieb U m b e t r i e b s w i r t s c h a f t l i c h e M o d e l l b e t r a c h t u n g e n - hier i n s b e s o n d e r e k o s t e n r e c h n e r i s c h e - durchführen z u k ö n n e n , m u ß die B e r e c h t i g u n g der A n w e n d u n g w i r t s c h a f t s w i s s e n s c h a f t l i c h e r M e t h o d e n u n d E r k e n n t n i s s e geklärt s e i n u n d e i n e kurze A n a l y s e d e s U n t e r s u c h u n g s o b j e k t s v o r a n s t e h e n . E i n e V i e l z a h l v o n A n w e n d u n g s b e i s p i e l e n b e w e i s t , d a ß d i e F r a g e der Z u l ä s s i g k e i t b e t r i e b s w i r t s c h a f t l i c h e r B e t r a c h t u n g s w e i s e der B i b l i o t h e k n i c h t a u s g e s c h l o s s e n w i r d . D i e u m f a n g r e i c h e D i s k u s s i o n in d e n v e r g a n g e n e n Jahren z u d i e s e r g r u n d s ä t z l i c h e n F r a g e hat unter a n d e r e m in A r b e i t e n v o n B e l l u n d 24) Kabus

25) , Kortzfleisch

26) , Kissel

27) und Hastedt

Niederschlag gefun-

den und ist z u e i n e m g e w i s s e n A b s c h l u ß geführt w o r d e n . D e r V e r f a s s e r m ö c h t e d i e s e a u c h nicht a u f s neue b e g i n n e n , s o n d e r n v i e l m e h r nur z w e i w e -

2 4 ) B e l l , K . H . u n d K a b u s , E . , P r o b l e m e der A n w e n d u n g w i s s e n s c h a f t l i cher M e t h o d e n in der P l a n u n g s - und L e i s t u n g s t ä t i g k e i t w i s s e n s c h a f t l i cher B i b l i o t h e k e n , i n : Zentralblatt für B i b l i o t h e k s w e s e n 84 ( 1 9 7 0 ) 1 2 , S . 7 0 5 - 7 2 0 u n d 8 5 ( 1 9 7 1 ) 3 , 1 2 9 - 1 4 7 . In der D D R s c h r e i b t d i e V e r o r d nung über d i e A u f g a b e n der B i b l i o t h e k s s y s t e m e v o r , eine s p e z i e l l e B e t r i e b s w i r t s c h a f t s l e h r e a u s z u a r b e i t e n , v g l . h i e r z u d a s G e s e t z b l a t t der D D R , Teil I I , N r . 7 8 , S . 5 6 5 . 2 5 ) K o r t z f l e i s c h , H . v . , G u t a c h t e n über d i e R a t i o n a l i s i e r u n g s m ö g l i c h k e i t e n in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n , in: R a t i o n a l i s i e r u n g in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n , h r s g . v o n der D e u t s c h e n F o r s c h u n g s g e m e i n s c h a f t , B o n n 1 9 7 0 , S . 18 f . D i e s e s G e d a n k e n g u t p r ä z i s i e r t K o r t z f l e i s c h in e i n e m V o r t r a g , der veröffentlicht i s t unter d e m Titel: K o r t z fleisch, H . v . , D i e Bibliothek a l s Betrieb aus betriebswirtschaftlicher S i c h t , V o r t r a g d e s 6 2 . D e u t s c h e n B i b l i o t h e k a r t a g s 1 9 7 2 in M a n n h e i m , in: Z e i t s c h r i f t für B i b l i o t h e k s w e s e n und B i b l i o g r a p h i e 1 9 ( 1 9 7 2 ) 4 / 5 , S . 193-202. 2 6 ) K i s s e l , G . , a . a . O . , S . 11 f . erörtert e x p l i z i t d i e F r a g e der Z u l ä s s i g keit b e t r i e b s w i r t s c h a f t l i c h e r B e t r a c h t u n g s w e i s e der B i b l i o t h e k , i n s b e s o n d e r e ( S . 2 0 f f . ) d i s k u t i e r t er d i e K o m b i n a t i o n s m ö g l i c h k e i t der E i n s a t z f a k t o r e n für B i b l i o t h e k e n . 2 7 ) H a s t e d t , P . , B e t r i e b l i c h e Z i e l e i m B i b l i o t h e k s w e s e n u n d ihre B e d e u tung für die B e s t i m m u n g d e s L e i s t u n g s a n g e b o t e s v o n B i b l i o t h e k e n . E i n B e i t r a g zur G r u n d l e g u n g einer b i b l i o t h e k s b e t r i e b l i c h e n T h e o r i e , U n v e r öffentlichte H a u s a r b e i t b e i m B i b l i o t h e k a r - L e h r i n s t i t u t d e s L a n d e s N o r d r h e i n - W e s t f a l e n , K ö l n 1 9 7 1 . E i n K a p i t e l d i e s e r A r b e i t m i t d e m Titel ' B i b l i o t h e k s b e t r i e b e a l s E r k e n n t n i s o b j e k t e einer b e s o n d e r e n B e t r i e b s l e h r e ' ist d i e s e m T h e m a g e w i d m e t .

15

sentliche Abweichungen

des Bibliotheksbetriebs v o m ' n o r m a l e n ' B e t r i e b

aufzählen. Bei der Messung des Erfolges steht der Bibliothek derzeitig höchstens die Messung des Aufwands oder der Kosten zur Verfügung; der Ertrag oder d i e Leistung sind zwar t e i l w e i s e quantifizierbar, beide Größen lassen aber noch 29) . Außerdem ist einer Bibliothek ein

keinen Rückschluß auf den Nutzen zu

Streben nach m a t e r i e l l e m Gewinn f r e m d . Ohne erneut diese P r o b l e m a t i k zu 30) diskutieren, sei auf Ausführungen des Verfassers

an anderer S t e l l e ver-

wiesen. 31) 1 . 2 . Aufgaben der Universitätsbibliotheken D i e Aufgabenstellung für d i e Universitätsbibliothek der Technischen U n i v e r sität B e r l i n ergibt sich aus dem Gesetz über die Universitäten des Landes Berlin ( U n i v e r s i t ä t s g e s e t z ) v o m 1 6 . Juli 1 9 6 9 , insbesondere § 2 4 , und den 32) von der 'Ständigen K o m m i s s i o n für das B i b l i o t h e k s w e s e n '

m i t Beschluß

BWK 2 / 7 - 2 4 . 5 . 7 1 verabschiedeten empfehlenden Grundsätzen des B i b l i o thekssystems der Technischen Universität B e r l i n . In anderen U n i v e r s i t ä t s bibliotheken ist die Aufgabenstellung auf nicht bundeseinheitliche Gesetze und unterschiedliche ergänzende B e s t i m m u n g e n der einzelnen Institutionen zurückzuführen; dennoch sind die nachfolgend beschriebenen Aufgaben i m allgemeinen die g l e i c h e n . E i n B i b l i o t h e k s s y s t e m hat d i e Aufgabe, eine o p t i m a l e benutzerorientierte Literatur- und Informationsversorgung der Universität für Forschung und Leh28) W e i t e r e Abweichungen sind von den oben genannten Autoren beschrieben worden. V g l . hierzu Fußnote 2 4 - 2 7 . 29) W i r d ein Buch ausgeliehen, so sagt das noch nichts über den Informationswert b e i m Leser a u s . 3 0 ) Funk, R . , Kooperative Literaturbeschaffung an wissenschaftlichen B i bliotheken, eine W i r t s c h a f t l i c h k e i t s a n a l y s e , B e r l i n 1973, A f B - M a t e r i a lien 5 , S . 12 f f . 31) D i e Aufgabenstellung wurde i m Rahmen der Entwicklungsplanung an der Bibliothek der Technischen Universität B e r l i n ausgearbeitet, v g l . auch Kaegbein, P . , Bibliotheken a l s s p e z i e l l e Informationssysteme, in: Z e i t s c h r i f t für Bibliothekswesen und Bibliographie 20 ( 1 9 7 3 ) 6 , S . 4 2 5 442. 3 2 ) D i e s e K o m m i s s i o n wird im folgenden nur noch a l s ' B W K ' bezeichnet.

16

re bei ökonomischem E i n s a t z der S a c h m i t t e l und des Personals zu sichern; darüber hinaus sind in der Bibliothek der Technischen Universität B e r l i n , w i e in anderen Universitätsbibliotheken,zwangsläufig Aufgaben überregionaler Bedeutung wahrzunehmen. 33) D i e zentrale Bibliothek

ist eine Dienstleistungseinrichtung für die Litera-

turversorgung der gesamten U n i v e r s i t ä t . S i e speichert die weniger nachgefragte Literatur für die Fachgebiete, d i e eine Abteilungsbibliothek unterhalten; für die Fachgebiete, die keine eigene Abteilungsbibliothek unterhalten und für Altbestände ist sie Ausleihbibliothek und versucht, den Bestand frei zugänglich zu m a c h e n . D a sie grundsätzlich als Magazinbibliothek strukturiert i s t , können sich hieraus S c h w i e r i g k e i t e n ergeben. D i e Hauptbibliothek enthält eine V i e l z a h l von zentralen bibliothekarischen Einrichtungen ( z . B . Erwerbung und Katalogisierung der Literatur, bibliographisches Informationsz e n t r u m , Fernleihe, P u b l i k a t i o n s - und Tauschstelle, Lehrbuch Sammlung und Hochschularchiv u s w . ) , darüber hinaus organisiert sie die angeschlossenen dezentralen Fachbibliotheken e i n h e i t l i c h . D i e Aufgaben lassen sich wie folgt festlegen: 1.

Literaturversorgung,

2.

Literaturinformation,

3.

Sachverhaltsinformation,

4.

Ausbildung,

5 . sonstige Aufgaben. ad 1 .

B e i der Literaturversorgung s t e l l e n sich verschiedene Fragen:

Wer

soll auf welchen Gebieten w o m i t versorgt und wofür soll dies dienlich sein? ad 2 .

Literaturinformationen können aktive Informationen Ober B i b l i o t h e k s -

bestände, Dokumentationen und s p e z i e l l e Literaturauskünfte sowie Literaturzusammenstellungen s e i n . Hinzu k o m m e n noch vermittelnde Informationen, z . B . V e r m i t t l u n g der D i e n s t e von Fachdokumentationsstellen außerhalb der U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k , und passive Informationen aufgrund von B e r e i t s t e l lung in zentralen Literaturnachweisen. 3 3 ) I m nachfolgenden Text wird die zentrale Bibliothek m e i s t als Hauptbibliothek - i m Gegensatz zur Fachbibliothek - bezeichnet.

17

ad 3 .

D i e S a c h v e r h a l t s i n f o r m a t i o n e n s i n d a n a l o g den L i t e r a t u r i n f o r m a t i o -

n e n z u g l i e d e r n ; hierbei handelt e s s i c h i m G e g e n s a t z z u d e n Literaturinform a t i o n e n aber nicht u m I n f o r m a t i o n e n über Literatur, s o n d e r n über D a t e n u n d F a k t e n . A l s B e i s p i e l s i n d A u s k ü n f t e durch d a s L e s e s a a l p e r s o n a l über Vorlesung, A d r e s s e n , Institutionen etc. genannt. ad 4 .

D a d i e U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k der T e c h n i s c h e n U n i v e r s i t ä t B e r l i n

A u s b i l d u n g s s t ä t t e für B i b l i o t h e k s r e f e r e n d a r e ,

Bibliotheksinspektor-Anwärter

s o w i e S t u d i e r e n d e a m Institut für B i b l i o t h e k a r a u s b i l d u n g der F r e i e n U n i v e r sität B e r l i n u n d D o k u m e n t a r e i m g e h o b e n e n D i e n s t i s t , m u ß e i n e p r a k t i s c h e Ausbildung mit theoretischem Begleitunterricht gewährleistet s e i n . Femer s i n d d i e F o r t - und W e i t e r b i l d u n g s a u f g a b e n der A r b e i t e r , A n g e s t e l l t e n und B e a m t e n intern w a h r z u n e h m e n und d i e B e n u t z e r s c h u l u n g z u g e w ä h r l e i s t e n . ad 5.

S o n s t i g e A u f g a b e n ; o h n e i m e i n z e l n e n hierauf näher e i n z u g e h e n , s o l l

die n a c h f o l g e n d e A u f z ä h l u n g g e n ü g e n . 1 . B u c h b i n d e t e c h n i k und R e s t a u r i e r u n g a) E i n b i n d e n v o n L i e f e r u n g s w e r k e n und Z e i t s c h r i f t e n b ) R e p a r a t u r e n stark benutzter W e r k e c ) Restaurierung von wertvollen Druckschriften d) R e s t a u r i e r u n g v o n M a n u s k r i p t e n , Z e i c h n u n g e n , P l ä n e n u n d B i l d e r n 2.

Reprotechnik a) R e p r o d u z i e r e n durch Direktkopien auf p h o t o g r a p h i s c h e m W e g e b ) B e s p i e l e n und W i e d e r g a b e v o n Ton trägem audiovisuellen M e d i e n c ) H e r s t e l lung v o n A r c h i v a u f n a h m e n

3.

Datentechnik a)

Datenerfassung

b)

Datenverarbeitung

c)

Datenspeicherung

d)

Datenausgabe

18 4.

Verbreitung von T U - S c h r i f t e n a)

Dissertationen

b)

Institutsarbeiten

c)

TU-Zeitschrift

d)

TU-Bibliographie

e)

Sonstige

5.

Öffentlichkeitsarbeit

6.

Wahrnehmung der sozialen Belange der Mitarbeiter der U n i v e r s i t ä t s b i bliothek

7.

E r f ü l l u n g der v o m Universitätspräsidenten auf E m p f e h l u n g der " S t ä n d i gen K o m m i s s i o n für das Bibliothekswesen" übertragenen Aufgaben

8.

Beachtung der von der "Ständigen K o m m i s s i o n für das Bibliothekswesen" direkt ausgesprochenen Empfehlungen

9.

E r f ü l l u n g der sich aus den Partnerschaftsverträgen für die Bibliothek e r gebenden P f I ichten

10. B i b l i o t h e k s l e i t s t e l l e für das Indian Institute of Technology Madras

oder

ähnliche Aufgaben im R a h m e n von Entwicklungshilfeprogrammen 11.

Entwicklungsaufgaben der Bibliotheksforschung ( o b j e k t - und W i s s e n schaft sbezogen) a) S y s t e m a n a l y s e (insbesondere E D V - P l a n u n g ) b) Betriebsanalyse (insbesondere Arbeitsabläufe) c)

Bibliotheksbauforschung ( i n Z u s a m m e n a r b e i t m i t der K o m m i s s i o n für Baufragen des Verbandes Deutscher B i b l i o t h e k a r e ) .

1.3.

Wirtschaftlichkeitsaspekte der Aufgabenerfüllung in wissenschaftlichen Bibliotheken

I m Kapitel 'Aufgaben der Universitätsbibliotheken' wird d i e W i r t s c h a f t l i c h keit in B i b l i o t h e k e n schon angesprochen; sie ergibt s i c h teilweise aus der Forderung, m i t fest vorgegebenem Bibliotheksetat e i n e optimale B e d ü r f n i s befriedigung des Benutzers zu erreichen. D i e s sollte in öffentlichen B e t r i e ben durch das Streben nach ö k o n o m i s c h e m E i n s a t z v o n S a c h - und P e r s o n a l -

19

m i t t e i n erreicht w e r d e n . Für d i e b i s h e r i g e P r a x i s der B i b l i o t h e k e n bedeutet die o b e n g e s t e l l t e Forderung aber nicht d i e A n w e n d u n g einer W i r t s c h a f t l i c h 34) k e i t s r e c h n u n g - d i e s i n n v o l l nur a l s R e l a t i o n v o n K o s t e n und L e i s t u n g

zu

v e r s t e h e n i s t - , s o n d e r n v i e l m e h r v e r e i n f a c h e n d eine G l e i c h s e t z u n g m i t S p a r s a m k3 e i t , d a d i e L e i s t u n g e n in d i e s e m B e r e i c h nur s e h r s c h w e r q u a n t i fizierbar 5) s i n d . D a ß d i e s nicht i m m e r r i c h t i g s e i n k a n n , s o l l a m p r a k t i s c h e n B e i s p i e l kurz erläutert w e r d e n . Hat d i e i s o l i e r t e K o s t e n s e n k u n g in einer K o s t e n a r t eine K o s t e n e r h ö h u n g in einer anderen K o s t e n a r t zur F o l g e , u n d geht d i e s e K o s t e n erhöhung über d a s M a ß der K o s t e n s e n k u n g h i n a u s , s o i s t d i e S p a r s a m k e i t i n s g e s a m t nicht s i n n v o l l ( d a s bedeutet, d a ß d i e W i r k u n g e n der K o s t e n s e n k u n g einer K o s t e n a r t n i c h t durch a n d e r w e i t i g e K o s t e n s t e i g e r u n g e n k o m p e n siert oder s o g a r übertroffen werden d ü r f e n ) . G l e i c h e s g i l t , w e n n d i e K o s t e n senkung auch eine Leistungssenkung bewirkt, da dann die Relation des V e r h ä l t n i s s e s K o s t e n und L e i s t u n g u n g ü n s t i g e r w i r d .

1.4.

K a m e r a i i s t i s c h e s R e c h n u n g s w e s e n in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n

1.4.1

Gesetzliche Grundlagen

D i e B i b l i o t h e k der T U - B e r l i n ist e i n Teil einer K ö r p e r s c h a f t d e s öffentlichen R e c h t s und s o m i t e i n e E i n r i c h t u n g d e s L a n d e s B e r l i n . D i e s e E i n r i c h t u n g e n u n t e r l i e g e n in B e r l i n d e n R e c h t s - und V e r w a l t u n g s v o r s c h r i f t e n für d a s H a u s h a l t s w e s e n d e s L a n d e s , i n s b e s o n d e r e der L a n d e s h a u s h a l t s o r d n u n g ( L H O ) v o m 2 9 . 7 . 6 6 , veröffentlicht in G V B I

für B e r l i n , S . 1 1 4 8 f f .

I m A r t i k e l 109 G G in der F a s s u n g v . 8 . 6 . 6 7 s i n d v e r s c h i e d e n e E r m ä c h t i g u n g e n enthalten, aufgrund derer der B u n d e s t a g m i t Z u s t i m m u n g d e s B u n d e s r a t s 3 4 ) A n d e r e R e l a t i o n e n , z . B . A u f w a n d u n d E r t r a g oder K o s t e n u n d E r l ö s e e r g e b e n zwar a u c h e i n e D e f i n i t i o n für den B e g r i f f W i r t s c h a f t l i c h k e i t , s i n d aber w e n i g relevant für B i b l i o t h e k e n . N ä h e r e A u s k ü n f t e h i e r z u v g l . F u n k , R . , a . a . O . , S . 15 f f . 3 5 ) B e i der B e a r b e i t u n g d i e s e s T h e m a s s i n d d i e P r o b l e m e der L e i s t u n g s b e s t i m m u n g b e h a n d e l t , d i e P r o b l e m e der L e i s t u n g s m e s s u n g aber a u s g e klammert worden.

20

das Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundgesetz - HGrG) v . 1 9 . 8 . 6 9 B G B l I S . 1273 / G V B I S . 1553 erlassen h a t . Aus dem § 1 des HGrG geht die Verpflichtung zur Schaffung einer Landeshaushaltsordnung hervor. In dieser LHO sind enthalten: Teil I

E i n l e i t e n d e Vorschriften

Teil II

Aufstellung des Haushaltsplans

Teil III

Ausführung des Haushaltsplans

Teil IV

K a s s e n - und Buchführung

Teil V

Rechnungslegung

Teil VI

Rechnungsprüfung und Rechnungshof; Entlastung

Teil V I I

Vermögen und Schulden u s w .

D i e s e B e s t i m m u n g e n , w i e auch verschiedene Sonderbestimmungen,

z.B.

Wirtschaftsordnung, Kassenordnung, Rechnungslegungsordnung, V e r m ö g e n s ordnung u s w . , bilden die Rechtsgrundlage für das Rechnungswesen der Hochschulen und somit auch der in sie integrierten wissenschaftlichen B i b l i o t h e ken.

1.4.2

Systematik

Durch die Landeshaushaltsordnung w i r d die Grundlage für die Haushaltsrechnung der Universitäten und damit auch der zugehörigen Bibliotheken geschaf 36) f e n , die durch d i e Sollvorgabe des Haushaltsplans

eng miteinander ver-

bunden sind; beide werden in der k a m e r a l i s t i s e h e n Buchhaltung z u s a m m e n gefaßt. D i e Hauptaufgabe der k a m e r a l i s t i s c h e n Rechnungslegung ist die E r fassung der monetären Vorgänge und die Ermittlung des f i n a n z w i r t s c h a f t l i chen E r g e b n i s s e s . Unterteilt m a n die Aufgaben der K a m e r a l i s t i k nach ihrem Z w e c k , so gelangt 37) m a n zu einer Gliederung, w i e sie Wysocki vornimmt: 3 6 ) Der Begriff ' H a u s h a l t s p l a n ' ist m i t d e m Begriff ' E t a t ' identisch. 3 7 ) W y s o c k i , K . , K a m e r a i i s t i s c h e s Rechnungswesen, Stuttgart 1 9 6 4 , S . 1 8 .

21

a ) A b s t i m m u n g z w i s c h e n H a u s h a l t s p l a n u n g und H a u s h a l t s a u s f ü h r u n g

(Voll-

zugskontrollo) , b) A b s t i m m u n g z w i s c h e n Zahlungsanordnungen und Zahlungsausführung (Kassenkontrolle) , c ) E r f a s s u n g der Z a h l u n g s r n i t t e l b e s t ä n d e u n d ihrer Veränderungen ( K a s s e n kontrolle) , d) Ergebnisfeststellung (Verwaltungserfolg nicht i m Sinne eines Gewinnes oder V e r l u s t e s , sondern a l s G e s a m t d e c k u n g der E i n n a h m e n und A u s g a ben) . N e u e r d i n g s w i r d auch d i e E r f a s s u n g u n d Veränderung der V e r m ö g e n s g e g e n 38) stände gefordert D i e H e t e r o g e n i t ä t der d a r g e s t e l l t e n A b s t i m m u n g s - u n d E r f a s s u n g s a u f g a b e n m a c h t eine S y s t e m a t i k der H a u s h a l t s r e c h n u n g u n e r l ä ß l i c h . D i e s e b e g i n n t m i t der E i n t e i l u n g des H a u s h a l t s p l a n s u n d der H a u s h a l t s r e c h n u n g in K a p i t e l und T i t e l . Jeder d i e s e r T i t e l b e i n h a l t e t e i n e genau d e f i n i e r t e E i n n a h m e n u n d A u s g a b e n a r t . I n n e r h a l b d i e s e r T i t e l , d i e in A n a l o g i e z u m k a u f m ä n n i s c h e n R e c h n u n g s w e s e n d e n K o n t e n der F i n a n z b u c h h a l t u n g e n t s p r e c h e n , w i r d e i n B e t r a g v e r a n s c h l a g t und g e b u c h t . D i e T i t e l der E i n n a h m e n s e i t e l a s s e n s i c h in Gruppen w i e f o l g t z u s a m m e n fassen: 1 . A l l g e m e i n e V e r w a l t u n g s e i n n a h m e n u n d E i n n a h m e n aus S c h u l d e n d i e n s t 2 . E i n n a h m e n aus Z u w e i s u n g e n und Z u s c h ü s s e n für laufende Z w e c k e (nicht-investive Zwecke) 3 . E i n n a h m e n aus Z u w e i s u n g e n u n d Z u s c h ü s s e n für I n v e s t i t i o n e n . D i e Z u s a m m e n f a s s u n g auf der A u s g a b e n s e i t e l a u t e t : 4.

Personalausgaben

5. Sächliche Verwaltungsausgaben 6 . A u s g a b e n für Z u w e i s u n g e n und Z u s c h ü s s e f ü r laufende Z w e c k e 7.

Baumaßnahmen

8. Sonstige Investitionsausgaben. 38) V g l . B u n d e s m i n i s t e r i u m für Finanzen ( B M F ) , Arbeitspapier zur Reform des K o s t e n - u n d R e c h n u n g s w e s e n s und E i n f ü h r u n g der E D V . B o n n 1 9 7 1 .

22

D i e dargestellte Gliederung, die im allgemeinen in öffentlichen Verwaltungen Anwendung findet, z e i g t , daß der Inhalt einzelner Positionen für eine B e t r a c h tung in Universitätsbibliotheken wenig relevant i s t . Aus der V i e l z a h l der nach dem D e z i m a l s y s t e m geschaffenen Gruppen und Untergruppen der Hochschulhaushaltsrechnung verbleiben nur die nachfolgend aufgezählten Ausgabentitel für eine Kostenbetrachtung in Universitätsbibliotheken übrig. D i e E i n n a h m e titel können unter Berücksichtigung der Gebührenfreiheit außer acht gelassen werden, da sie für ein Bibliotheksrechnungssystem von untergeordneter B e deutung sind. 42201 51101 51301 51401 51501 51503 9910/1 51701 51801 51900 52302 52401 52501 52601 52602 52700 52905 54020 54079 68579 708... 48... 81203

Personal kosten Geschäftsbedarf P o s t - und Fernmeldegebühren Haltung von Kraftfahrzeugen Büromaschinen und Einrichtung G e r ä t e , technische Einrichtungen und Ausstattungen Wartung T U / a l l g . Bewirtschaftung der Grundstücke Gebäude und R ä u m e Mieten Unterhaltung der Grundstücke und b a u l . Anlagen Ergänzung und Unterhaltung der Bestände Lehrmittel und Forschungsmaterial A u s - und Fortbi Idung Gutachten und Gerichtskosten Sitzungsgelder und Unkostenentschädigung Dienstreisen Repräsentationsmittel Versicherungsbeiträge Verschiedene Ausgaben Mitgliedsbeiträge _ , . Baukosten Investitionen für G e r ä t e , technische Einrichtungen und Ausstattungen

D i e in dieser S y s t e m a t i k beschriebenen Haushaltsausgaben der Bibliothek können noch durch Ausgaben ergänzt werden, die durch Einnahmen außerhalb des Universitätshaushaltes gedeckt werden. Hierunter fallen z . B . M i t tel , die a l l g e m e i n Bildung und Forschung fördern sollen und außer den Hochschulen auch anderen auf diesen Gebieten tätigen Institutionen zugute k o m m e n . Z u nennen sind im Fall der Bibliothek der Technischen Universität Berlin:

23 - die Deutsche Forschungsgemeinschaft, - das I n s t i t u t für Dokumentationswesen, - die Gesellschaft der Freunde und Förderer der T U - B e r l i n . Außerdem ergibt s i c h für die B i b l i o t h e k die M ö g l i c h k e i t , Ausgaben aus G e l dern z u finanzieren, - die vom Fachbereich oder von I n s t i t u t e n absprachegemäO oder f r e i w i l l i g z u r Verfügung g e s t e l l t werden, - die aus Berufungsverhandlungen ( i m wesentlichen z u m Ausbau der Lehrbuchsammlung) und - Spenden entstanden s i n d .

1.4.3

Betriebswirtschaftlicher Erkenntniswert

D a s kameral i s t ¡sehe Rechnungssystem liefert nicht die Unterlagen, die eine K o n t r o l l e der W i r t s c h a f t l i c h k e i t des B e t r i e b s p r o z e s s e s ermöglicht und dadurch eine Grundlage für die betriebliche D i s p o s i t i o n schaffen könnte. D i e s e s S y s t e m i s t aus einer anderen Z i e l s e t z u n g - der externen Rechnungs39) pflicht

- heraus entstanden, die aber nur unzureichende Unterlagen für

die interne Steuerung e i n e s B e t r i e b e s nach W i r t s c h a f t l i c h k e i t s g e s i c h t s p u n k ten schafft. U m den Anforderungen der Wirtschaftlichkeitsrechnung nachzukommen,

ist

e s unerläßlich, die Einnahmen- und Ausgabenrechnung durch eine K o s t e n 40) und Leistungsrechnung

z u ergänzen. E i n s o l c h e s Kostenrechnungssystem -

in Analogie z u der Kostenrechnung in kaufmännisch geführten Betrieben bringt wesentliche Vorzüge, die Beachtung finden s o l l t e n . D i e Vorzüge eines solchen K o s t e n r e c h n u n g s s y s t e m s können für die B i b l i o theken aus den Vorteilen der Hochschulbetriebskostenrechnung der Wibera41) abgeleitet werden:

Projektgruppe Hochschulkostenrechnung

1) Da eine Bibliothekskostenrechnung keinen einengenden gesetzlichen B e 3 9 ) D i e konkreten Aufgaben wurden bereits dargestellt ( v g l . S . 1 6 ) . 4 0 ) I m folgenden vereinfacht nur noch a l s Kostenrechnung bezeichnet. 4 1 ) V g l . h i e r z u : Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 4 6 .

24

Stimmungen unterworfen i s t , kann s i e uneingeschränkt auf die w i r t s c h a f t lichen Zwecke ausgerichtet s e i n . ( E s i s t auch für die Z u k u n f t nicht anzunehmen, daß Länder R e c h t s - und Verwaltungsvorschriften für das Haushaltswesen verabschieden, die den Informationswert einer Kostenrechnung einschränken). 2 ) D i e vollständige E r f a s s u n g des V e r z e h r s von Gütern und D i e n s t l e i s t u n g e n i s t in einer Bibliothekskostenrechnung gewährleistet. D i e Kameralrechnung enthält e i n e r s e i t s Ausgaben, die keinen Güterverzehr darstellen und erfaßt andererseits solche K o s t e n nicht, die w i r t s c h a f t l i c h Güterverzehr der jeweiligen Rechnungsperioden ausdrücken, aber nicht Ausgaben waren. D i e Abnutzung des Vermögens wird in der Kostenrechnung genau behandelt, so daß die Grundlage für eine Zuführung in die Erneuerungsrücklage geschaffen i s t . 3 ) D i e Kostenrechnung macht s i c h eine Gliederung nach Kostenarten und V e r antwortungsbereichen z u eigen. D i e s bedeutet: die Gliederung kann weiter unterteilt s e i n a l s die Haushaltsgliederung; die K o s t e n können auf die K o s t e n s t e l l e n verrechnet werden, wodurch s i c h automatisch eine " K o n t r o l l e 42) der Betriebsgebarung"

ergibt.

4 ) D i e Kostenrechnung kann z u v e r l ä s s i g e Unterlagen für die Verrechnung des Leistungsaustausches und gesondert auszuweisender Vorhaben ( z . B . die Verwendung von Fremdmitteln oder Forschungsauftragsmitteln der Deutschen Forschungsgemeinschaft)

liefern.

5 ) B e i der Wahl z w i s c h e n Eigenbearbeitung und Fremdvergabe ( i n B i b l i o t h e ken ein P r o b l e m Buchbinderei) gibt eine Kostenrechnung wichtige E n t scheidungshilfen. 6 ) D i e E r g e b n i s s e einer Kostenrechnung s i n d für die Gebührenbemessung (gemeint s e i hier z . B . die Mahngebühr) oder (wenn Gebühren nach anderen a l s wirtschaftlichen K r i t e r i e n festgesetzt werden) für die Gebührenbeurteilung ein s i n n v o l l e r ökonomischer Maßstab (wenngleich die Verwendung dieser Information infolge der weitgehenden Gebührenfreiheit in B i bliotheken fraglich i s t ) . 4 2 ) S c h w a r z , H . , Kostenträgerrechnung und Unternehmensführung, Herne/ B e r l i n 1969, S . 2 1 .

25

7 ) D i e Verbrauchsermittlung kann z u r Grundlage für die Kostenschätzung bei Kapazitätserweiterung und Neuerrichtung von B i b l i o t h e k e n herangezogen werden. D i e Bibliothekskostenrechnung trägt wesentlich z u r S c h a f fung quantitativer Grundlagen für die Bibliotheksplanung b e i . 8 ) E i n e einheitliche Kostenrechnungsgliederung ermöglicht zwischenbetriebliche und z e i t l i c h e Vergleiche. D i e V i e l z a h l der hier dargestellten Vorzüge läßt die Einführung der B i b l i o thekskostenrechnung zweckmäßig erscheinen. D i e Notwendigkeit von K o s t e n rechnungssystemen auch in öffentlichen Körperschaften wird durch den Nacht e i l der z u s ä t z l i c h e n K o s t e n für P e r s o n a l und S a c h m i t t e l für eine ständige Kostenabrechnung nicht in Frage g e s t e l l t .

2.

Kostenartengliederung a l s Grundlage der Kostenrechnung

2.1.

Allgemeines

D i e Kostenanalyse beginnt in der Regel m i t der Untersuchung der K o s t e n a r ten. D i e s e Untersuchung i s t nicht nur i m H i n b l i c k auf die vollständige E r fassung der K o s t e n nach der A r t , sondern auch auf drei weitere Funktionen 43) z u gestalten. D i e s e Funktionen s i n d i n Anlehnung an M e l l e r o w i c z

auf B i -

bliotheken zugeschnitten: - die Verrechnung der K o s t e n auf K o s t e n s t e l l e n und Kostenträger, - die innerbetriebliche K o s t e n k o n t r o l l e und - der externe Kostenvergleich. U m diese Aufgaben erfüllen z u können, muß eine klare Kostenartengliederung djrchgeführt und anschließend das E r f a s s u n g s - und Zurechungsproblem gelöst werden.

43) Vgl. Mellerowicz, K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 ,

S.

234.

26 2.1.1

T h e o r e t i s c h e M ö g l i c h k e i t e n der K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g 44)

Mellerowicz

hat d i e v i e r w i c h t i g s t e n G I i e d e r u n g s p u n k t e h e r a u s g e a r b e i t e t :

" 1 . G l i e d e r u n g nach der A r t der v e r b r a u c h t e n K o s t e n g ü t e r . 2 . G l i e d e r u n g nach r e c h n u n g s t e c h n i s c h e n G e s i c h t s p u n k t e n ( K o s t e n e r f a s sung und K o s t e n v e r r e c h n j n g ) . 3 . G l i e d e r u n g nach S c h w e r p u n k t e n der K o s t e n e n t s t e h u n g . 4 . G l i e d e r u n g nach d e m V e r w e n d u n g s z w e c k . " ad 1 . G l i e d e r t m a n n a c h d i e s e m G e s i c h t s p u n k t , s o k o m m t m a n z u den 1)

Arbeitskosten,

2)

Materialkosten,

3)

Kapitalkosten,

4)

Fremdleistungskosten

5) K o s t e n der m e n s c h l i c h e n G e s e l l s c h a f t Abgaben)

(Steuern, öffentliche

D a d i e K o s t e n r e c h n u n g A u f s c h l u ß über d i e A r t der v e r b r a u c h t e n G ü t e r einer P e r i o d e geben s o l l , e r s c h e i n t d i e s e s G l i e d e r u n g s p r i n z i p auch für d i e P r a x i s a m wichtigsten. ad 2 . B e i der w e i t e r e n U n t e r t e i l u n g in K o n t e n g r u p p e n w i r d das P r i n z i p der G l i e d e r u n g nach r e c h n u n g s t e c h n i s e h e n G e s i c h t s p u n k t e n w i r k s a m , w a s durch 46) d i e Trennung der M a t e r i a l - u n d P e r s o n a l k o s t e n in E i n z e l - u n d G e m e i n k o s t e n deutlich wird. ad 3 . E i n w e i t e r e s P r i n z i p für d i e G l i e d e r u n g der K o s t e n i s t d i e A u f t e i l u n g n a c h der B e d e u t s a m k e i t der K o s t e n e l e m e n t e i n n e r h a l b der g e s a m t e n K o s t e n s u m m e . H a t e i n e K o s t e n a r t eine besondere B e d e u t u n g , dann k a n n das dazu f ü h r e n , daß d i e s e a l s besondere K o s t e n a r t a u s z u w e i s e n i s t , w ä h r e n d d i e ü b r i g e n n i c h t so w i c h t i g e n K o s t e n a r t e n unter der B e z e i c h n u n g ' S o n s t i g e s ' in der Kostenartenrechnung erscheinen. 44) Mellerowicz, K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 240. 4 5 ) D e r s e l b e , a . a . O . , B d . 1 , S . 36 f . 4 6 ) E i n z e l k o s t e n l a s s e n s i c h d i r e k t oder u n m i t t e l b a r d e m K o s t e n t r ä g e r u n d der K o s t e n s t e l l e z u o r d n e n , während G e m e i n k o s t e n m e h r o d e r w e n i g e r s u m m a r i s c h d u r c h S c h l ü s s e l v e r t e i l t werden k ö n n e n , a l s o i n d i r e k t oder m i t t e l b a r . W e i t e r e A u s f ü h r u n g e n zu den B e g r i f f e n v g l . W ö h e , G . , E i n führung in d i e a l l g e m e i n e B e t r i e b s w i r t s c h a f t s l e h r e , 9 . A u f l . , B e r l i n 1969, S . 6 4 8 .

27

ad 4. Beim letzten Gliederungsprinzip geht es vor allem um die Erkenntnis des Kostenverhaltens, die häufig erst dann klar In Erscheinung t r i t t , wenn der Verwendungszweck der einzelnen Kostengüter gekennzeichnet wird. Bei der Klärung, welche Gliederungsprinzipien anzuwenden und wie sie m i t einander zu kombinieren sind, gilt folgendes: 1. Die Eindeutigkeit der Kostenart muß gewährleistet sein, d . h . es dürfen keine Zweifel über den Inhalt einer Kostenart bestehen (beeinflußbare Kosten sind hervorzuheben). 2. Überschneidungen von Kostenarten sind zu vermeiden; falls dies nicht möglich ist, sind genaue Verrechnungsanweisungen zu erstellen. 3 . Die Kostenarten müssen lückenlos gegliedert sein. In Ausnahmefällen kann man den einzelnen Kostengruppen eine Kostenart 'Sonstiges' zufügen. 4. Werden verschiedene der oben genannten Gliederungsgesichtspunkte angewendet , so muß der Hauptaufgabe der Kostenartenrechnung, der Kostenanalyse, entsprochen werden, d . h . zuerst ist die Gliederung nach der Art der verbrauchten Kostengüter zu berücksichtigen, später kann auf die Prinzipien 2) und 3) eingegangen werden. 5. Auf rechnungstechnische Gesichtspunkte ist bei verschiedenen Kontenklassen Rücksicht zu nehmen ( z . B . kalkulatorische Kosten) , obwohl diese sich störend auf die natürliche Kostenartengliederung auswirken. Der Umfang der Kostenartengliederung sei an einem Beispiel erläutert. Ist eine Kostenart von besonderem Interesse, so kann diese Kostenart tief gegliedert sein. Liegt weniger Interesse vor, so kann man sich mit einer groben Einteilung begnügen.

2.1.2

Modellrelevante Formen der Kostenartengliederung

Die vorangegangenen allgemeinen Ausfühiungen ermöglichen jetzt eine sinnvolle Erarbeitung für eine Kostenartengliedeaing in wissenschaftlichen Bibliotheken. Es bieten sich hier drei Möglichkeiten an:

28 - d i e E n t w i c k l u n g g e s c h i e h t aus bestehenden K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g e n der I n d u s t r i e , g e m e i n t s i n d h i e r der E i n h e i t s k o n t e n r a h m e n der I n d u s t r i e ( E K R I ) und der G e m e i n s c h a f t s k o n t e n r a h m e n i n d u s t r i e l l e r V e r 471 bände ( G K R ) , - d i e K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g r e s u l t i e r t aus d e m H a u s h a l t s p l a n der b e t r e f 48) fenden Universität

,

- oder d i e K o s t e n w e r d e n nur an Hand der vorangegangenen t h e o r e t i schen Betrachtungen gegliedert. D e m Verfasser erscheint es a m sinnvollsten, sämtliche Möglichkeiten k o m b i n a t i v z u b e r ü c k s i c h t i g e n . D i e s e Überlegung begründet s i c h d a r a u f , d i e e r p r o b t e n G l i e d e r u n g e n des E K R I u n d G K R zu v e r w e n d e n , u m u n n ö t i g e D o p p e l arbeit z u v e r m e i d e n . D i e k ä m e r a l i s t i s e h e n A n s ä t z e aus den H a u s h a l t s p l ä n e n , d i e den E r f o r d e r n i s s e n w i s s e n s c h a f t l i c h e r B i b l i o t h e k e n gerecht w e r d e n u n d s o m i t n i c h t u n b e r ü c k s i c h t i g t b l e i b e n d ü r f e n , s o l l e n aber den V o r r a n g haben. L e t z t l i c h sind beide Verfahren noch durch die theoretischen Grundlag e n zu ergänzen u n d z u k o r r i g i e r e n .

2.2.

49) Kostenarten und Kostenartengruppen

D i e in B i b l i o t h e k e n a n f a l l e n d e n K o s t e n a r t e n s o l l e n z u n ä c h s t i n Gruppen a u f g e t e i l t w e r d e n ; Z w e c k e und Z i e l s e t z u n g e n s o l l e n hierbei den Vorrang h a b e n . D i e G l i e d e r u n g s f o l g e r i c h t e t s i c h nach d e m G e w i c h t der e i n z e l n e n K o s t e n artengruppen. E i n e e r s t e grobe G l i e d e r u n g f ü r U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k e n läßt s i c h w i e f o l g t vornehmen: D i e K o s t e n werden n a c h der K o n k r e t i s i e r u n g i m H a u s h a l t s p l a n u n t e r t e i l t i n : 1 . der B i b l i o t h e k d i r e k t zugeordnete K o s t e n , d . h . i n K o s t e n , d i e durch A u s g a b e n e n t s t e h e n , d i e nur von der B i b l i o t h e k v e r u r s a c h t w e r d e n können und 47) V g l . hierzu Anhang I und I I . 4 8 ) V g l . h i e r z u d i e D a r s t e l l u n g in K a p . 1 . 4 . 2 , S . 2 0 . 4 9 ) E i n k o m p l e t t e r K o s t e n a r t e n p l a n kann d e m Anhang e n t n o m m e n w e r d e n .

29

2 . nicht getrennt ausgewiesene Kosten, d . h . in Kosten, die durch Ausgaben entstehen, die sowohl von der Bibliothek a l s auch von anderen universitären S t e l l e n verursacht werden können. B e i d e Gruppen lassen sich nun wiederum nach der Zurechenbarkeit der K o sten auf die Kostenträger und - s t e l l e n in E i n z e l - und Gemeinkosten unterteilen. D i e z u l e t z t genannte Kostengruppe bereitet erhebliche Schwierigkeiten bei der - Erfassung, d . h . sie läßt sich nicht nur w i e die E i n z e l k o s t e n aus der Lohn- oder Materialbuchhaltung e r m i t t e l n , sondern sie erfordert eine Vermögensrechnung und ähnliche Verfahren 5 "^ , - Aufbereitung, hierunter fällt die Berechnung der Abschreibungskosten e t c . , und - Verrechnung, d . h . diese soll möglichst verursachungsgerecht durchgeführt werden, wodurch genaue Methoden unerläßlich werden. U m diese Mühen zu umgehen, wäre eine vereinfachte Kostenrechnung denkbar, in der diese Kosten unberücksichtigt bleiben oder als pauschaler Z u 51) schlagssatz einbezogen werden Geht m a n von der Voraussetzung aus, daß der größte Teil der in B i b l i o t h e ken anfallenden Kosten Personal kosten sind, so könnte man ( w i e die A r 52) beitsgruppe Bibliotheksplan des Landes Baden-Württemberg)

zur reinen

Personalkostenrechnung gelangen. I m vorliegenden Bibliothekskostenrechnungssystem soll zwar keine U n t e r t e i lung in E i n z e l - und Gemeinkosten erfolgen, es soll aber versucht werden, keine Kostenart unberücksichtigt zu lassen. D i e Gliederung kann w i e folgt vorgenommen werden. 5 0 ) In Betrieben m i t e i n e m Buchhaltungssystem sind dies die Geschäftsbuchhaltung, d i e Anlagenbuchhaltung und die Betriebsabrechnung s e l b s t . 51) E i n S y s t e m , w i e es derzeitig bei der Berechnung für eine Abgabe von Leistung i m öffentlichen Bereich üblich i s t . Z u den P e r s o n a l - und M a terialeinzelkosten wird ein Zuschlag von c a . 20 % hinzugerechnet, der s ä m t l i c h e Gemeinkosten beinhalten s o l l . 52) V g l . hierzu den Gesamtplan für das wissenschaftliche Bibliothekswesen, hrsg. von der Arbeitsgruppe Bibliothekswesen Baden-Württemberg, Freiburg 1973, K a p . 1 . 4 . 2 . PersonalmodelI für B i b l i o t h e k s s y s t e m e der U n i v e r s i t ä t e n , S . 53 f f .

30

2.2.1

Personalkosten

W i e aus Haushaltsplänen verschiedener U n i v e r s i t ä t e n e r s i c h t l i c h w i r d , nehmen die Personal ausgaben m i t Abstand den breitesten Raum e i n . D i e s e generelle Aussage hat nicht nur Gültigkeit für den Lehrbetrieb, sondern auch 53) für die Universitätsverwaltung und die U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k

. Hieraus

r e s u l t i e r t die besondere Beachtung der P e r s o n a l kosten bei der Kostenartengl iederung. In Anlehnung an den Haushaltsplan bietet 6ich eine Gliederung an in - Dienstbezüge der Beamten, - Vergütung der Angestellten, - Löhne der Arbeiter, - Löhne ( o . ä . ) der Studentischen H i l f s k r ä f t e , - S oz i al I e i stungen, - S o n s t i g e P e r s o n a l kosten. D i e Dienstbezüge und Vergütungen s i n d weiter in planmäßige und nichtplanmäßige z u unterteilen. H i e r a u s wird dann e r s i c h t l i c h , welche K o s t e n eine nicht direkt für den Ablauf des B e t r i e b e s erforderliche S t e l l e verursacht, hier s e i z . B . an die Ausbildung der Referendare und Inspektoranwärter gedacht. D i e nicht planmäßigen Ausgaben s i n d I m Gegensatz z u den planmäßigen i m voraus nicht genau errechenbar. D i e Unterteilung der Dienstbezüge der Beamten nach einfachem, m i t t l e r e m , gehobenem und höherem D i e n s t kann für die praktische Bibliothekskostenrechnung ebenfalls von Bedeutung sein. " E i n e Aufgliederung der Bezüge b z w . Vergütungen der Beamten und Anges t e l l t e n nach Gehaltsbezügen, Aufwandsentschädigungen,

Überstundenver-

gütungen ( A n g e s t e l l t e ) und s o n s t i g e Zulagen und Zuwendungen i s t i n der 54) Kostenarteneinteilung nicht erforderlich" D i e s e Aussage gründet s i c h auf eine Untersuchung an der Technischen

5 3 ) V g l . die Beträge der P e r s o n a l k o s t e n m i t den Beträgen der anderen K o stenarten in der Abb. 1 4 . P r i n z i p d a r s t e l l u n g der Kostenrechnung. 5 4 ) Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 5 6 .

31

Hochschule Aachen

, d i e für s ä m t l i c h e H o c h s c h u l e n und U n i v e r s i t ä t e n ,

a l s o auch f ü r d i e T e c h n i s c h e U n i v e r s i t ä t B e r l i n G ü l t i g k e i t h a t . Für d i e T e c h n i s c h e H o c h s c h u l e A a c h e n w i r d e r s i c h t l i c h , daß d i e W e i h n a c h t s z u w e n d u n g e n , Überstundenvergütungen und sonstige Zuwendungen zwischen 7 und 4 , 5 % b e t r a g e n , aber der in d i e V e r g ü t u n g e n und Löhne e i n b e z o g e n e S o z i a l v e r s i c h e r u n g s a n t e i l b i s auf 11 ,4 % des Lohnes a n s t e i g t . H i e r a u s kann d i e Forderung nach e i n e m g e t r e n n t e n A u s w e i s s ä m t l i c h e r g e s e t z l i c h e n S o z i a l l e i s t u n g e n e n t s t e h e n , o b w o h l e i n e r s e i t s ihr F i x k o s t e n c h a r a k t e r dagegen s p r i c h t , a n d e r e r s e i t s e i n e g e t r e n n t e E r f a s s u n g u n d A u f b e r e i t u n g der g e s e t z l i c h e n S o z i a l l e i s t u n g d e r z e i t i g große S c h w i e r i g k e i t e n b e r e i t e t . E s s e i a l s Z w i s c h e n l ö sung e i n e K o s t e n a r t ' g e s e t z l i c h e S o z i a l l e l s t u n g ' e i n g e f ü h r t , d i e aber n o c h n i c h t m i t Z a h l e n b e l e g t i s t . D i e B e t r ä g e der g e s e t z l i c h e n S o z i a l l e i s t u n g e n s i n d in den D i e n s t b e z ü g e n , V e r g ü t u n g e n u n d Löhnen m i t e n t h a l t e n . E i n e k u r z f r i s t i g e A b r e c h n u n g - insbesondere E r g e b n i s r e c h n u n g - i s t in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n n i c h t b e a b s i c h t i g t , abgesehen v o n der l a u f e n den K o s t e n k o n t r o l l e e i n i g e r w e n i g e r t e c h n i s c h e r S t e l l e n w i e z . B . der B u c h binderei . H i e r d u r c h w i r d a l s o auch e i n e r a t e n w e i s e V e r r e c h n u n g der W e i h n a c h t s z u w e n d u n g e n e n t b e h r l i c h . A l l g e m e i n kann g e s a g t w e r d e n , daß e i n e größere K o s t e n k o n t r o l l e und K o s t e n v e r g l e i c h b a r k e i t durch e i n e R a t e n v e r r e c h nung der W e i h n a c h t s g r a t i f i k a t i o n e n n i c h t e r r e i c h t w i r d . 55) A u f g l i e d e r u n g der P e r s o n a l k o s t e n der T e c h n i s c h e n H o c h s c h u l e A a c h e n Beamte D i e n s t b e z ü g e , Vergütungen u . Löhne

93

%

D avon: Sozialversicherungsantei I

95,5 %

7,8

zusätzlicher Altersversicherungsanteil Weihnachtszuwendungen

Angestellte

4,1 %

*

94

11,4

%

*

3,2 %

3,1 %

4,1 %

3,6 %

Überstundenvergütung Sonstige Zuwendungen

Arbeiter

2,4 % 2,9 %

0,6 %

0,1 %

D i e Z a h l e n w u r d e n e n t n o m m e n aus K o s t e n r e c h n u n g i n H o c h s c h u l e n , a . a . O . , S . 58.

32

In A n l e h n u n g an den I n d u s t r i e b e t r i e b k ö n n t e m a n auch h i e r daran d e n k e n , den v o n L o h n e m p f ä n g e r n v e r u r s a c h t e n Überstundenantei I g e s o n d e r t zu v e r r e c h n e n . D i e s e r A n t e i l könnte i n v e r s c h i e d e n e n t e c h n i s c h e n D i e n s t e n , in denen z . B . A r b e i t s k r ä f t e m a n g e l h e r r s c h t , w e s e n t l i c h größer s e i n a l s der für d i e T e c h n i s c h e H o c h s c h u l e A a c h e n e r m i t t e l t e W e r t . Ist d i e s i n einer A b t e i lung der F a l l , s o e r s c h e i n t der Ü b e r s t u n d e n a n t e i l ü b e r w a c h u n g s w ü r d i g und i s t s o m i t g e s o n d e r t a u s z u w e i s e n . F ü r d i e B i b l i o t h e k der T e c h n i s c h e n U n i v e r 56) s i t ä t B e r l i n m i t nur w e n i g e n L o h n e m p f ä n g e r n

e r s c h e i n t das n i c h t s i n n -

v o l l . A u ß e r d e m w e r d e n d e r z e i t i g g e n e r e l l k e i n e angeordneten Überstunden in der B i b l i o t h e k g e l e i s t e t . Aber s e l b s t w e n n in B i b l i o t h e k e n dennoch v e r e i n z e l t Ü b e r s t u n d e n g e l e i s t e t w e r d e n , s o l l t e wegen des g e r i n g e n U m f a n g s u n d der g e r i n g e n A u s s a g e f ä h i g k e i t d i e s e r K o s t e n keine g e s o n d e r t e K o s t e n art e i n g e f ü h r t w e r d e n . E i n e U n t e r t e i l u n g i n w i s s e n s c h a f t l i c h e s und n i c h t w i s s e n s c h a f t l i c h e s P e r sonal i s t für e i n e G e s a m t - H o c h s c h u l k o s t e n r e c h n u n g s i n n v o l l , für B i b l i o t h e ken aber v o n untergeordneter B e d e u t u n g , d a d i e A u s g a b e n nur sehr s e l t e n e i n e m F o r s c h u n g s p r o j e k t a l s E i n z e l k o s t e n zugerechnet w e r d e n m ü s s e n und außerdem der A n t e i l des w i s s e n s c h a f t l i c h arbeitenden P e r s o n a l s i m V e r g l e i c h zu d e m ü b r i g e n P e r s o n a l der L e h r e i n h e i t e n n i c h t so h o c h i s t . D a s s t ä n d i g s t e i g e n d e A r b e i t s a u f k o m m e n in B i b l i o t h e k e n m a c h t den E i n s a t z v o n ' s t u d e n t i s c h e n H i l f s k r ä f t e n 1 i m m e r m e h r e r f o r d e r l i c h , so daß auf d i e se K o s t e n a r t dagegen n i c h t v e r z i c h t e t werden s o l l . A l s abschließende Personalkostenarten seien die Versorgungsbezüge und 57) die freiwilligen Sozialleistungen sowie die sonstigen Personalkosten, d i e personal bezogene S a c h a u s g a b e n b e i n h a l t e n , g e n a n n t . D a d i e frei w i 11 i 58) g e n S o z i a l l e i s t u n g e n und s o n s t i g e n P e r s o n a l k o s t e n nur c a . 2 %

des A r -

b e i t s e n t g e l t e s a u s m a c h e n , kann auf e i n e genaue E r l ä u t e r u n g v e r z i c h t e t w e r d e n . E i n z e l h e i t e n h i e r z u gehen auch n o c h aus d e m n a c h f o l g e n d e n P e r s o n a l kostengliederungsplan hervor. 5 6 ) I m U n t e r s u c h u n g s j a h r 1971 w a r e n e s v i e r B u c h b i n d e r . 57) D e n k b a r w ä r e a u c h e i n e w e i t e r e U n t e r t e i l u n g in t a r i f l i c h e und f r e i w i l l i ge S o z i a l l e i s t u n g e n . 5 8 ) V g l . d i e P e r s o n a l k o s t e n der T e c h n i s c h e n U n i v e r s i t ä t B e r l i n , A b b . 14. P r i n z i p d a r s t e l l u n g der K o s t e n r e c h n u n g .

33

Der hier entworfene Personalkostengliederungsplan resultiert im wesentlichen aus dem Haushaltsplan und ist konform m i t den oben gesetzten P r ä m i s s e n .

Kostenarten-Nr

Haushalts-Nr

Bezeichnung

4.0.1

42201

Dienstbezüge der planmäßigen B e a m t e n

4.0.2

42211

Dienstbezüge der nicht planmäßigen Beamten

4.0.3

42501

Vergütung der planmäßigen Angestellten

4.0.4

42511

Vergütung der nicht planmäßigen Angestellten

4.0.5

42601

Löhne

4.0.6

Löhne ( o . a . ) der studentischen H i l f s k r ä f t e

4.0.7

g e s e t z l i c h e S o z i a l leistungen

4.0.8

Versorgungsbezüge und f r e i w i l l i g e S o z i a l leistungen 5 9 ) 43200

Versorgungsbezüge der B e a m t e n

43500

Versorgungsbezüge der Angestellten

43600

Versorgungsbezüge der Arbeiter

44000

B e i h i l f e n und Unterstützungen

44301

Tuberku I oseh i I f e

86315

Fami I ienheimförderung

86316

Wohnungsbauförderung

44302

Ausgleich erhöhter Fahrkosten

44379

Fürsorgeleistungen

45300

Trennungsgeld und Umzugskostenvergütung

4.0.9

sonstige Personal kosten

Erwähnenswert erscheint auch noch die Überlegung, die Personal kosten der B e a m t e n und Angestellten,sowohl für d i e planmäßigen a l s auch für die nicht planmäßigen Personalausgaben, z u s a m m e n z u f a s s e n . Hierbei handelt e s 5 9 ) E s ist darauf hinzuweisen, daß d i e Versorgungsbezüge nur m i t den f r e i w i l l i g e n S o z i a l l e i s t u n g e n zusammengefaßt sind, u m den Umfang der Kostenarten möglichst gering zu h a l t e n . E i n e Zuordnung zu den sonstigen Personal kosten erscheint noch weniger g e e i g n e t .

34

sich u m kostenmäßig gleiche Aufwendungen m i t ausgesprochenem Fixkostencharakter, die also von der Kostenverantwortung her gesehen b e i d e unbeeinflußbar s i n d . D i e Verrechnung auf die Kostenstellen wäre wesentlich e i n f a cher, wenn die Gesamtbezüge nur in einer Kostenart für B e a m t e und A n g e s t e l l t e erfaßt würden. D e m steht aber die t a r i f - und besoldungsrechtlich u n terschiedliche Behandlung beider Kategorien entgegen, so daß eine G l e i c h b e handlung zunächst unterbleiben s o l l t e .

2.2.2

Materialkosten

D i e nächstwichtige Kostenartengruppe in wissenschaftlichen B i b l i o t h e k e n stellt der M a t e r i a l kostenbereich dar. I m Gegensatz zu den Personal kosten sind die Materialkosten unter verschiedenen Titeln i m Haushaltsplan zu f i n den, teilweise sind sie sogar aus S a m m e l k o n t e n des Haushaltsplanes auszusondern. D i e Materialkosten in Bibliotheken lassen sich im wesentlichen in Ausgaben für 'Ergänzung und Unterhalt des Bestandes 1 b z w . 'Lehrmittel und Forschungsmaterial '

( d i e als Einzelkosten verrechnet werden k ö n n e n ) , in A u s -

gaben für den allgemeinen Geschäftsbedarf

( d i e sowohl a l s Einzelkosten

a l s auch als Gemeinkosten bearbeitet werden können) und in sonstige M a t e rialkosten unterteilen

( d i e ausschließlich Gemeinkosten e n t h a l t e n ) ^ ^ .

D a die Erwerbungsausgaben in der Bibliothek der Technischen Universität B e r l i n aus zwei Konten des Haushaltsetats finanziert werden, sollen hierfür auch weiterhin getrennte Kostenarten bestehen bleiben, wodurch sich für die Verrechnung Vorteile ergeben. D i e wertmäßig größte Materialkostenart

'Er-

gänzung und Unterhaltung des Bestandes' soll noch weiter in -

Büchererwerbungskosten,

- Zeitschriftenerwerbungskosten und 61) - E i nbandkosten unterteilt werden. E i n geringer Fracht- und Z o l l a n t e i l , der ebenfalls in d i e 6 0 ) Z u den Begriffen v g l . Fußnote 4 6 , S . 2 6 . 6 1 ) D i e Einbandkosten werden hier nur berücksichtigt, w e i l s i e aus d i e s e m Haushaltstitel gezahlt werden.

35

sem Konto m i t berücksichtigt w i r d , Söll in die Kostenartengruppe 4 . 6 . 'Fracht- und Postkosten' m i t e i n f l i e ß e n . Anfänglich könnte aber auf eine e x akte Verrechnung dieser Art verzichtet werden, da sich nur eine unbeträchtliche Abweichung ergeben würde. D i e derzeitige Erfassungatechnik des H a u s h a l t s t i t e l s , schungsmaterial'

'Lehrmittel und For-

erlaubt eine -Gliederung nach d e m Verwendungszweck in

'Lehrmittel und Forschungamateri al der Bibliothek a l l g e m e i n ' und in 'Lehrm i t t e l und Forschungsmaterial dtes Hochschul a r c h i v s ' . Der Kostenart 'Lehrm i t t e l und Forschungsmaterial' sind noch die ' M i t t e l aus f r e m d e m E t a t ' hinzuzufügen. Ergeben sich keine Erfassungsschwierigkeiten, so kann d i e se Kostenart noch weiter nach Kostenträgern gegliedert werden. D a s oben erwähnte Konto 'Geschäftsbedarf 1 muß für die Verrechnung in zwei Kostenarten, n ä m l i c h 1 . zurechenbarer Geschäftsbedarf und 2 . sonstiger Geschäftsbedarf, unterteilt werden, wobei b e i s p i e l s w e i s e S c h r e i b - und Büromaterial nicht g e nau zurechenbar sind und somit zur letzten Gruppe gerechnet werden müssen, Abschließend sei noch die Kostonart 'sonstige M a t e r i a l k o s t e n ' , die R e i n i gungsmaterial und ähnliches e n t h ä l t , erwähnt. D i e Vollständigkeit dieser Kostenartengruppe ist nicht g e w ä h r l e i s t e t . Auf eine periodische Abgrenzung größerer P o s t e n kann verzichtet werden, da der hieraus resultierende Vorteil der größeren Genauigkeit nicht den z u s ä t z l i c h e n Arbeitsaufwand in der M a t e rialverwaltung aufwiegen kann. KostenHaushalts-Nr arten-Nr

Bezeichnung

4.1.1

52302

Ergänzung und Unterhaltung des Bestandes Bucherwörbungskosten, Zeitschriftenerwerbungskosten, Einbandkosten

4.1.2

52401 -8000 -8051

Lehrmittel und Forschungsmaterial ( . . . der Bibliothek a l l g e m e i n ) ( . . . des Hochschularchivs) u . ( . . . aus fremdem E t a t )

4.1.3

51101

Geschäftsbedarf (zurechenbarer u . sonstiger)

51503 51701/12 54079

Sonstige M a t e r i a l kosten Handtücher, S e i f e , Toilettenpapier u s w . Reinigungsraaterial in 4 . 3 . 1 M e d i k a m e n t e , Blumenspenden, Kränze

4.1.4

36

2.2.3

K o s t e n für L e i s t u n g e n der U n i v e r s i t ä t an d i e B i b l i o t h e k

H i e r u n t e r f a l l e n d i e K o s t e n für L e i s t u n g e n , d i e von v e r s c h i e d e n e n anderen A b t e i l u n g e n der U n i v e r s i t ä t auf A n f o r d e r u n g der B i b l i o t h e k an d i e s e a b g e g e b e n w e r d e n . U m d i e A r t der L e i s t u n g e n noch genauer a b z u g r e n z e n , s e i e n z w e i F ä l l e e r w ä h n t , d i e n i c h t d i e s e r K o s t e n a r t zuzuordnen s i n d . 1 . S ä m t l i c h e L e i s t u n g e n , d i e n i c h t gesondert angefordert w e r d e n , s o n dern a u t o m a t i s c h abgegeben w e r d e n . A l s B e i s p i e l sei d i e s t ä n d i g e A r b e i t der G e h a l t s - u n d L o h n s t e l l e h e r a u s g e g r i f f e n . 2 . D e r v o n der P o s t s t e l l e g e f o r d e r t e G e s c h ä f t s b e d a r f i s t h i e r e b e n f a l l s n i c h t e i n z u g l i e d e r n , d a es s i c h h i e r b e i n i c h t u m eine E r s t e l l u n g s l e i s t u n g , s o n d e r n nur u m e i n e V e r t r i e b s l e i s t u n g h a n d e l t . D i e s e L e i s t u n g e n m ü s s e n n i c h t u n b e d i n g t i n einer gesonderten K o s t e n a r t e n gruppe eingeordnet w e r d e n ; e s i s t v i e l m e h r auch m ö g l i c h , d i e s e den ü b r i g e n K o s t e n a r t e n g r u p p e n b e i z u o r d n e n . Der V e r f a s s e r p l ä d i e r t a l l e r d i n g s für e i n e g e t r e n n t e A b r e c h n u n g , d a h i e r d u r c h die Ü b e r s i c h t l i c h k e i t der anderen K o s t e n artengruppen g e w ä h r l e i s t e t u n d d i e U n g e n a u i g k e i t bei d e n d e r z e i t i g n o c h b e s t e h e n d e n E r f a s s u n g s s c h w i e r i g k e i t e n d i e s e r L e i s t u n g e n n i c h t auf andere K o s t e n a r t e n g r u p p e n übertragen w i r d . E s ergibt s i c h f o l g e n d e K o s t e n a r t e n g l i e d e r u n g , d i e n i c h t m i t der n a c h f o l g e n d e n K o s t e n s t e l l e n g l i e d e r u n g zu v e r w e c h s e l n i s t . U m d i e s zu v e r m e i d e n , j e d e m B e g r i f f ' K o s t e n der . . . ' Kostenarten-Nr

2.2.4

ist

voranzustellen.

Haushalts-Nr

Bezeichnung

4.2.1

Lichtbildstelle

4.2.2

Druckerei

4.2.3

Technische Abteilung

4.2.4

Z e n t r a l Werkstatt

4.2.5

Transportabtei lung

Unterhaitungs- und Instandhaltungskosten

Hierbei handelt es s i c h u m die K o s t e n für die Bewirtschaftung, Wartung und Reparatur v o n G r u n d s t ü c k e n , b a u l i c h e n A n l a g e n u n d Geräten e i n s c h l i e ß l i c h

37

Fahrzeugen. "Neben dem normalen Instandhaltungs- und Unterhaltungsbedarf werden hier auch werterhöhende größere Reparaturen s o w i e E r s a t z t e i l - und 62) . Zubehörergänzungen i m E i n z e l w e r t b i s z u 5 0 0 0 , - D M erfaßt"

, ( f ü r Ge-

bäude können die E i n z e l w e r t e sogar noch überschritten werden). An dieser S t e l l e i s t noch z u klären, ob die Ausgaben k l e i n e r Erneuerungsmaßnahmen in eine Bibliothekskostenrechnung m i t übernommen werden s o l l e n . D i e M i t arbeiter der Wibera 6 3 ) s i n d der Meinung, daß diese Ausgaben nicht in einer Hochschulkostenrechnung enthalten s e i n s o l l t e n . S i e schlagen v o r , eine Trennung in sachliche Verwaltungsausgaben und vermögenswirksame Ausga64) ben

durchzuführen. Der V e r f a s s e r t e i l t diese Meinung; dennoch s o l l e n

aus Rationalisierungsgründen die der B i b l i o t h e k zuzurechnenden Ausgaben in dieser Kostenartengruppe verrechnet werden. E r s c h e i n t hierbei eine z e i t liche Abgrenzung zweckmäßig, kann eine Sonderrechnung durchgeführt werden. D i e ständig steigende Zunahme von E D V - A n l a g e n in B i b l i o t h e k e n zeigt die W i c h t i g k e i t der dafür notwendigen Unterhaitungs- und Instandhaltungskosten, insbesondere i n der Z u k u n f t . E s ergibt s i c h a l s o folgende Gliederung: KostenHaushalts-Nr Bezeichnung arten-Nr 4.3.1

51701

Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume

4.3.2

51900

Unterhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen

74844

Umbau J e b e n s s t r . 1

4.3.3

52401-9910

Wartung T U - a l l g .

4.3.4

51501-1

Reparaturen von Büromaschinen

4.3.5

51503

Reparaturen von Geräten, techn. E i n richtungen und Ausstattungen

4.3.6

51401

Haltung von Kraftfahrzeugen

6 2 ) Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 6 3 . D i e s geschieht i m Gegensatz zur i n d u s t r i e l l e n Kostenrechnung, bei der b e i s p i e l s w e i s e die werterhöhenden Großreparaturen z u Lasten des Anlagekontos gehen. 6 3 ) Ebenda, S . 6 2 . 6 4 ) D i e Probleme der vermögenswirksamen Ausgaben werden i m Kapitel 3 . 1 . 5 dieser Arbeit behandelt, s o daß auf eine genaue Erläuterung der Probleme an dieser S t e l l e verzichtet werden kann.

38 2.2.5

Mieten

D i e s e Kostenartengruppe e n t h ä l t d i e M i e t e n für G r u n d s t ü c k e , G e b ä u d e , R ä u m e e i n s c h l i e ß l i c h Garagen, Fahrzeuge u n d G e r ä t e . In d i e s e n K o s t e n a r t e n werden nur t a t s ä c h l i c h e , k e i n e k a l k u l a t o r i s c h e n M i e t e n v e r r e c h n e t ;

die kal-

k u l a t o r i s c h e n M i e t e n werden später b e h a n d e l t . D i e a u f g e w e n d e t e n M i e t b e träge für Gebäude s o l l t e n z w e c k m ä ß i g e r w e i s e nach den e i n z e l n e n Gebäuden u n t e r t e i l t w e r d e n ; entstandene H e i z u n g s k o s t e n s i n d auch hier m i t z u v e r r e c h nen. D i e A u s g a b e n für M i e t e n s i n d d e m H a u s h a l t s p l a n t e i l w e i s e d i r e k t z u e n t n e h m e n , t e i l w e i s e s i n d s i e in anderen K o n t e n m i t b e r ü c k s i c h t i g t . S o b e i n h a l t e t das K o n t o ' H a l t u n g v o n K r a f t f a h r z e u g e n ' d i e G a r a g e n m i e t e ; d i e K o n t e n ' G e s c h ä f t s b e d a r f ' und ' B ü r o m a s c h i n e n ' s c h l i e ß e n M i e t e n für d i e in der B i b l i o thek v e r w e n d e t e n Geräte e i n . D a s K o n t o ' M i e t e n für M a s c h i n e n und G e r ä t e ' e n t h ä l t in der bestehenden H a u s h a l t s r e c h n u n g n o c h k e i n e B i b l i o t h e k s g e r ä t e m i e t e . D u r c h den E i n s a t z von E D V - A n l a g e n w i r d auch der l e t z t g e n a n n t e n K o s t e n a r t i n Z u k u n f t besondere B e d e u t u n g b e i z u m e s s e n s e i n . I m f o l g e n d e n sei d i e G r u p p e n g l i e d e r u n g d a r g e s t e l l t : Kostenarten-Nr

Haushalts-Nr

4.4.1

51801

M i e t e für G r u n d s t ü c k e , G e bäude u n d R ä u m e

4.4.2

51401

Garagenmiete

4.4.3

51802

M i e t e für Fahrzeuge

4.4.4

51101 51501-1

2.2.6

Bezeichnung

M i e t e für Maschinen und Geräte

Kalkulatorische Kosten

Z u r E r l ä u t e r u n g der k a l k u l a t o r i s c h e n K o s t e n i s t e s u n e r l ä ß l i c h , e i n e k u r z e allgemein-theoretische Betrachtung voranzustellen.

39 Der Kostencharakter von kalkulatorischen E l e m e n t e n i m Rechnungswesen sei nicht a n g e z w e i f e l t . "Kalkulatorische Kosten sind Z u s a t z k o s t e n , die in die Kostenrechnung und Kalkulation des Betriebes z u s ä t z l i c h eingeführt werden. M i t ihrer H i l f e wird der betriebsbedingte Güterverzehr erfaßt, der in die Aufwandsrechnung gar nicht oder in einer für die Kostenrechnung un65) geeigneten Form und Höhe enthalten ist"

. D i e für Bibliotheken w i c h t i -

gen kalkulatorischen Kosten sind kalkulatorische Abschreibungen und k a l kulatorische M i e t e n .

2.2.6.1

Kalkulatorische Abschreibungen

M i t den Abschreibungen werden in der Kostenrechnung die Kosten der N u t zung, die durch die Minderung des Eigenwertes der B e t r i e b s m i t t e l entstehen, von langfristig nutzbaren B e t r i e b s m i t t e l n verrechnet. Z u den langfristig nutzbaren B e t r i e b s m i t t e l n gehören in wissenschaftlichen Bibliotheken 66) im wesentlichen Einrichtungsgegenstände, Maschinen und a l s Besonder67) heit "Bestände und S a m m l u n g e n " . Der hier betrachtete Werteverzehr der 6 5 ) Schönfeld, H . - M . , Kostenrechnung, B d . 1, 6 . A u f l . , Stuttgart 1972, S . 47. 6 6 ) Zur Theorie der Abschreibungen v g l . etwa d i e Ausführungen von Luke, R . W . , D i e Ermittlung kalkulatorischer Abschreibungen von Maschinen und maschinellen Anlagen, B e r l i n 1 9 7 1 . 6 7 ) An dieser S t e l l e ist erst zu klären, ob es sich bei den 'Beständen und S a m m l u n g e n ' in Bibliotheken u m B e t r i e b s m i t t e l i m S i n n e von Gutenberg handelt, d . h . Einrichtungen und A n l a g e n , welche die technische Voraussetzung betrieblicher Leistungserstellung bilden oder u m W e r k stoffe, d . h . Rohstoffe, H i l f s - und Betriebsstoffe, d i e als Ausgangsund Grundstoffe für die Herstellung von Erzeugnissen zu dienen b e s t i m m t sind. Werden 'Bestände und S a m m l u n g e n 1 a l s Werkstoffe angesehen, sind keine über Perioden verteilte Abschreibungen notwendig, da sie nach Vornahme von Form- und Substanzänderungen oder nach dem E i n bau in das Fertigerzeugnis zu e i n e m neuen Produkt werden. D a dies aber nicht der Fall i s t , bleibt zu prüfen, ob 'Bestände und S a m m l u n g e n ' als B e t r i e b s m i t t e l eingeordnet werden können. D a Gutenberg sogar H i l f s und Betriebsstoffe, die notwendig s i n d , u m den Betrieb arbeitsfähig zu machen und zu erhalten, a l s B e t r i e b s m i t t e l d e f i n i e r t , können keine Z w e i f e l an der Zugehörigkeit der 'Bestände und S a m m l u n g e n ' zu den B e t r i e b s m i t t e l n bestehen. S i e sind w i e Einrichtungen und Anlagen zu behandeln, der Werteverzehr ist g l e i c h m ä ß i g über d i e Perioden zu vert e i l e n . D i e s widerspricht auch nicht der Auffassung . . . ( s i e h e S . 4 0 )

40

Einrichtungsgegenstände, M a s c h i n e n sowie Bestände und S a m m l u n g e n kann sowohl abnutzungsbedingt sein als auch durch technische, wirtschaftliche und für die letzte Gruppe auch durch inhaltliche Überalterung erfolgen. 68) I m Gegensatz zur industriellen Kostenrechnung

braucht die B i b l i o t h e k s -

kostenrechnung nicht zwischen kalkulatorischer, verbrauchsbedingter, b i lanzieller oder steuerlicher Abschreibung zu unterscheiden. U m nicht zu weit von den praktischen Vorschriften der Vermögensrechnung abzuweichen, e m p f i e h l t sich eine verbrauchsbedingte Abschreibung; handels- und steuerrechtliche Vorschriften finden verständlicherweise keine Beachtung. In Anlehnung an den Haushaltsplan der Universität gliedern sich die Abschreibungen einer Bibliothek in: - Abschreibungen von Investitionen für Geräte, technische Einrichtun69) gen und Ausstattungen

. Hierunter f a l l e n i m wesentlichen M a -

schinen, Einrichtungen u s w .

m i t e i n e m Wert über 1 0 . 0 0 0 , -

DM,

a l s B e i s p i e l sind Einrichtungen einer neuen Abteilungsbibliothek genannt, die diese Wertgrenze überschreiten; - Abschreibungen für Geräte, technische Einrichtungen und Ausstattungen. D i e s e beinhalten s ä m t l i c h e nicht bürotypischen Einrichtungsgegenstände, zum B e i s p i e l Bücherregale und Katalogkästen; Fortsetzung von S . 39 Fußnote 6 7 ) : . . . von Gutenberg, daß Dienstleistungsbetriebe ohne den Faktor W e r k stoffe a u s k o m m e n , oder der Auffassung von K i s s e l , daß für Bibliotheken ein gesonderter Faktor 'Informationsträger' geschaffen wird, der a l s Oberbegriff für 'Bestände und S a m m l u n g e n ' anzusehen i s t . Außerdem widerspricht es auch nicht der Auffassung, daß der Werteverzehr für ' B e stände und S a m m l u n g e n 1 g l e i c h m ä ß i g auf die Perioden zu verteilen i s t . V g l . hierzu Gutenberg , E . , a . a . O . , S . 3 f . und K i s s e l , G . , a . a . O . , S . 20 f . 6 8 ) V g l . M e l l e r o w i c z , K . , Abschreibungen in E r f o l g s - und Kostenrechnung, Heidelberg 1 9 5 7 , S . 2 6 - 3 1 und 5 4 - 6 5 . 6 9 ) V g l . § 27 Landeshaushaltsordnung v o m 2 9 . Juli 6 6 , in: Rechts- und Verwaltungsvorschriften für das Haushaltswesen in B e r l i n , Berlin 1969, Der Begriff 'Abschreibungen von Investitionen für Geräte, technische Einrichtungen und Ausstattungen' ist terminologisch nicht richtig, er soll aber dennoch beibehalten werden, um d i e Verbindung zur Haushaltsrechnung aufrecht zu erhalten. Dort ist dieses Konto, dessen Werteverzehr hier berücksichtigt w i r d , 'Investitionen für Geräte, technische E i n richtungen und Ausstattungen' benannt.

41 - A b s c h r e i b u n g e n für B ü r o m a s c h i n e n und - e i n r i c h t u n g e n ( h i e r u n t e r s i n d B ü r o m ö b e l zu v e r s t e h e n ) ; - A b s c h r e i b u n g e n für K r a f t f a h r z e u g e ; - A b s c h r e i b u n g e n für B e s t ä n d e u n d S a m m l u n g e n ( e i n e B e s o n d e r h e i t der B i b l i o t h e k e n ) und - s o n s t i g e A b s c h r e i b u n g e n ; a l s B e i s p i e l s e i e n A b s c h r e i b u n g e n für d e n W e r t e v e r z e h r einer E r w e i t e r u n g der F e m s p r e c h a n l a g e in e i n e r Abteilungsbibliothek erwähnt. 2.2.6.2

Kalkulatorische Mieten

D i e v o n der B i b l i o t h e k g e n u t z t e n R ä u m e u n t e r l i e g e n e i n e r A b n u t z u n g u n d v e r u r s a c h e n d a d u r c h K a p i t a l k o s t e n . A l l e r d i n g s kann d i e s e r W e r t v e r z e h r bei e i g e n e n Gebäuden nur s c h w e r durch d i e oben genannte A b s c h r e i b u n g b e r ü c k s i c h t i g t w e r d e n , d a ganz besonders bei a l t e n Gebäuden s ä m t l i c h e G r u n d l a gen zur A b s c h r e i b u n g s w e r t f i n d u n g f e h l e n . D a a u ß e r d e m d i e A u s g a b e n für U n t e r h a l t u n g u n d I n s t a n d s e t z u n g den R ä u m e n w e g e n i h r e s t e m p o r ä r e n u n d in ihrer Höhe u n g l e i c h m ä ß i g e n A u f t r e t e n s nur d u r c h a u f w e n d i g e V e r r e c h n u n g s m e t h o d e n den e i n z e l n e n P e r i o d e n z u z u r e c h nen s i n d , erscheint es zumindest als Übergangslösung für eine B i b l i o t h e k s k o s t e n r e c h n u n g a m s i n n v o l l s t e n , d i e s e K o s t e n in F o r m v o n k a l k u l a t o r i s c h e n M i e t e n zu b e r ü c k s i c h t i g e n . D i e s b e d e u t e t , daß e i g e n e R ä u m e genau w i e 70) angemietete Räume behandelt werden D i e M i t a r b e i t e r v o n W i b e r a ^ ^ s i n d in ihrer V e r ö f f e n t l i c h u n g nung i n H o c h s c h u l e n

1

zu anderen E r g e b n i s s e n g e l a n g t ;

'Kostenrech-

" . . . e s s i n d für d i e

K o s t e n r e c h n u n g der H o c h s c h u l e k a l k u l a t o r i s c h e A b s c h r e i b u n g e n u n d k a l k u latorische Z i n s e n von Bedeutung, die nach Umrechnung m i t H i l f e von A n n u i t ä t e n - ( K a p i t a l w i e d e r g e w i n n u n g s - ) f a k t o r e n zu e i n e r e i n h e i t l i c h e n K o stenart ' K a l k u l a t o r i s c h e r K a p i t a l d i e n s t 1 zusammengefaßt w e r d e n . " Die S c h l ü s s i g k e i t d i e s e r Lösung w i e g t aber n i c h t d i e b e s o n d e r s a n f ä n g l i c h a u f 7 0 ) A n d i e s e r S t e l l e i s t darauf h i n z u w e i s e n , daß e s auch A u f g a b e e i n e r K o s t e n r e c h n u n g i s t , den U n t e r s c h i e d z w i s c h e n e i g e n e n und a n g e m i e t e t e n R ä u m e n z a h l e n m ä ß i g h e r a u s z u s t e l l e n . E i n e G l e i c h s e t z u n g i s t aber z u r Ü b e r w i n d u n g der E r f a s s u n g s s c h w i e r i g k e i t e n a n f a n g s u n v e r m e i d b a r . 7 1 ) K o s t e n r e c h n u n g i n H o c h s c h u l e n , a . a . O . , S . 65 f .

42

tretenden E r f a s s u n g s - u n d B e w e r t u n g s s c h w i e r i g k e i t e n

auf.

Der V e r f a s s e r s c h l ä g t d i e n a c h f o l g e n d e U n t e r t e i l u n g n a c h O b j e k t e n v o r . Kostenarten-Nr

2.2.7

Haushalts-Nr

Bezeichnung

4.5.1

81203

A b s c h r e i b u n g e n von I n v e s t i t i o n e n für G e r ä t e , t e c h n i s c h e E i n r i c h t u n gen u . Ausstattungen 73)

4.5.2

51503

A b s c h r e i b u n g e n für G e r ä t e , t e c h n . E i n r i c h t u n g e n und A u s s t a t t u n g e n

4.5.3

51501

A b s c h r e i b u n g e n für B ü r o m a s c h i n e n und -einrichtungen

4.5.4

51401

A b s c h r e i b u n g e n für K r a f t f a h r z e u g e

4.5.5

A b s c h r e i b u n g e n für B e s t ä n d e und Sammlungen

4.5.6

sonstige Abschreibungen

4.5.7

kalkulatorische Mieten

Fracht- und P o s t k o s t e n

W e i l d i e I n a n s p r u c h n a h m e der P o s t l e i s t u n g i n B i b l i o t h e k e n an B e d e u t u n g i m m e r m e h r z u n i m m t - m a n d e n k e nur an d i e a u t o m a t i s c h e n M a h n u n g e n und den w a c h s e n d e n und s i c h v e r t e u e r n d e n F e m l e i h v e r k e h r - , s o l l e n d i e s e in einer gesonderten K o s t e n a r t e n g r u p p e z u s a m m e n g e f a ß t w e r d e n . Sie gliedert sich wie folgt: Kostenarten-Nr

Haushalts-Nr

Bezeichnung

4.6.1

51301

F r a c h t ( a u s g e n o m m e n Fracht für E r g ä n z u n g des B e s t a n d e s )

4.6.2

51301

Porto

4.6.3

51301

Telefon und Femschreiber

4.6.4

52302

Z o l l u n d Fracht für Ergänzung des Bestandes

7 2 ) Z u r E r f a s s u n g u n d B e w e r t u n g v g l . K o s t e n r e c h n u n g in H o c h s c h u l e n , a . a . O . , S . 72 f f . 7 3 ) V g l . Fußnote 6 9 ) , S . 4 0 .

43

2.2.8

Sonstige Kostenarten

D i e s e Kostengruppe umfaßt e i n e V i e l z a h l v o n K o s t e n a r t e n , d i e an anderer S t e l l e nicht einzuordnen s i n d . A u f d i e Erläuterung der E i n z e l h e i t e n können w i r v e r z i c h t e n , d a der Inhalt a u s dem nachstehenden Text e i n d e u t i g hervorgeht und s i c h i n w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n k e i n e B e s o n d e r h e i t e n e i n s t e l l e n . B e i den V e r s i c h e r u n g s beiträgen ist darauf h i n z u w e i s e n , daß n i c h t s ä m t l i c h e V e r s i c h e r u n g s a n t e i l e h i e r verrechnet s i n d , sondern daß b e i s p i e l s w e i s e d i e A n g e s t e l l t e n v e r s i c h e rung schon bei den P e r s o n a l kosten verrechnet w u r d e .

Kostenarten-Nr

Haushalts-Nr

Bezeichnung

4.7.1

52501

A u s - und Fortbildung

4.7.2

45200

Gemeinschaftsveranstaltungen

4.7.3

52700

Oienstrei sen

4.7.4

52905

Repräsentationsmittel

4.7.5

53101

V e r ö f f e n t l i c h u n g e n und Dokumentationen

4.7.6

54020

4.7.7

68579

74) M i tgl i edsbei träge

4.7.8

51601

D i e n s t - und S c h u t z k l e i d u n g

4.7.9

54079

verschiedene Ausgaben

Versicherungsbeiträge Feuerversi cherung D i ebstah I v e r s i cherung Haftpflichtversicherung Eigenunfall

74) M i t g l i e d s b e i t r ä g e , d i e z u m Z w e c k e der ( v e r b i l l i g t e n ) Erwerbung von P u b l i k a t i o n e n e r f o r d e r l i c h werden, s i n d der H a u s h a l t s s t e l l e 52302 gänzung und Unterhaltung d e s B e s t a n d e s ' z u e n t n e h m e n .

'Er-

44

3.

Kostenerfassung, - a b s t i m m u n g und -aufbereitung

An dieser S t e l l e sei auf die praktischen Schwierigkeiten bei der Durchführung einer Kostenrechnung hingewiesen. Wirtschaftlichkeit und Genauigkeit bei der Erfassung, Abstimmung und Aufbereitung der Kosten sind in B e z i e hung zu setzen, es ist eine realitätsnahe Lösung zu finden. " D i e Kostenrechnung muß wirtschaftlich sein, d . h . nur bis zur ökonomischen Grenze 75) der Genauigkeit verfeinert werden

. Bei der Einführung eines Kosten-

rechnungssystems wird o f t m a l s ein Kompromiß zwischen Wirtschaftlichkeit und Genauigkeit des S y s t e m s zu Ungunsten der Genauigkeit gefunden. D i e se Kompromißlösungen sind dann i m Zeitablauf zu korrigieren; d i e Genauigkeit des Ergebnisses der Kostenrechnung wird dadurch wieder erhöht. 3.1.

Erfassung

76)

Unter Kostenerfassung ist hier die q u a l i t a t i v e und quantitative E r m i t t l u n g aller in der Rechnungsperiode verbrauchten Kostengüter zu verstehen. S i e ist nach der Gliederung der Kostenarten die Grundlage der praktischen K o stenrechnung und steht der Verteilung der Kostenarten auf die Kostenstellen voran. Nur eine adäquate Z u s a m m e n a r b e i t verschiedener universitärer Verwaltungsabteilungen und bibliotheksinterner Abteilungen gewährleistet die Genauigkeit der Aufgabenerfüllung. D i e Kostenerfassung ist die B a s i s für die Funktionsfähigkeit,

besser noch die Voraussetzung für die Genauigkeit einer

Kostenrechnung. D a s Postulat der m a x i m a l e n Genauigkeit wirft an dieser S t e l l e das P r o b l e m der Trennung in E i n z e l - und G e m e i n k o s t e n ^ ^ auf, w i e 78) Möckelmann richtig betont: 7 5 ) Hierbei handelt es sich um einen Grundsatz zur Kostenrechnung. M e l l e rowicz, K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 5 3 . 7 6 ) Zur Theorie der Kostenerfassung v g l . etwa H u m m e l , S . , W i r k l i c h k e i t s nahe Kostenerfassung, neue Erkenntnisse für eine eindeutige Kostenermittlung, Berlin 1970. 7 7 ) Z u den Begriffen v g l . Fußnote 4 6 ) , S . 2 6 . 7 8 ) M ö c k e l m a n n , K . , Kalkulation und Preisbildung bei langfristiger F e r t i tigung, insbesondere i m S c h i f f b a u , Dissertation Technische Universität B e r l i n 1970, S . 4 0 .

45

" B e r e i t s bei der Erfassung der Kosten erfolgt hinsichtlich i h rer Zurechenbarkeit auf den Kostenträger eine Unterscheidung in E i n z e l - und G e m e i n k o s t e n . " Einzelkosten sind im Gegensatz zu den Gemeinkosten einer Leistung direkt 79) zurechenbar

. D i e Zurechnung ist K r i t e r i u m dafür, ob eine Kostenart zu

den E i n z e l k o s t e n oder zu den Gemeinkosten gehört, nicht die Zurechenbark e i t . Verschiedene Gemeinkosten könnten direkt verrechnet werden, wenn m a n sie nur e i n z e l n erfassen würde. Der Grundsatz, die Kosten möglichst a l s E i n z e l k o s t e n zu erfassen, findet in der W i r t s c h a f t l i c h k e i t der Erfassungsmethode seine G r e n z e . Auch hängt die Genauigkeit der Kostenrechnung von den technischen Erfassungsmöglichkeiten der einzelnen Kostenarten und dem Aufbau der Organisation einer Bibliothek a b , hier insbesondere des Formularund des Rechnungswesens. Technische M ö g l i c h k e i t e n könnten s e i n : - die Ermittlung ohne Eigenbelege (dieser W e g - in dieser Arbeit angewendet - erscheint aber nur für eine e i n m a l i g e Untersuchung sinnvoll) , - die Erstellung eines Kontrollbeleges, - die Erstellung eines Durchschlages der Buchhaltung für die Kostenerfassung, - die Verwendung eines auf einer E D V - A n l a g e erstellten Urbeleges

80)

der Haushaltsrechnung als Unterlage für die Kostenartenerfassung " D a m i t wird bei der Kostenerfassung die zwangsläufige Übereinstimmung des Zahlenwerks zwischen Haushalts- und Kostenrechnung von Anfang an sichergestellt D i e Form eines solchen B e l e g s sollte d e m folgenden S c h e m a ähnlich sein: Abb. 2:

Kostenerfassungsblatt N r . :

K o s t e n a r t e

Kostenarten-Nr.

n g r u p p e

HauiliülivNf,

T i t e l : Bezeichnung

Sonstiges

Bibliotheksanteil (Btflrjg)

79) I m folgenden sollen unter E i n z e l - und Gemeinkosten nur Kostenstellene i n z e l - und Kostenstellengemeinkosten verstanden werden, wobei die Kostenstelleneinzelkosten einer K o s t e n s t e l l e - nicht w i e sonst üblich e i nem Kostenträger - gemäß dem Kostenverursachungsprinzip direkt zurechenbar sind. D i e Kostenstellengemeinkosten werden auf die Kostenstellen nach e i n e m festgelegten Schlüssel u m g e l e g t . 80) V g l . Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 6 7 . 81) E b e n d a , S . 6 7 .

46

B e i einer B i b l i o t h e k s k o s t e n r e c h n u n g l a s s e n s i c h fünf v e r s c h i e d e n e M e t h o den der K o s t e n e r f a s s u n g u n t e r s c h e i d e n . B e i d i e s e n M e t h o d e n ergeben s i c h die Kosten: 1 . u n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der H o c h s c h u l v e r w a l t u n g ,

hierunter

fallen beispielsweise die Personal kosten, 2 . n i c h t u n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der H o c h s c h u l v e r w a l t u n g ,

son-

dern v i e l m e h r erst über e i n e n U m w e g über andere A b t e i l u n g e n der H o c h s c h u l e , ( d a s i s t z . B . b e i m G e s c h ä f t s b e d a r f der F a l l , der über 82) V o r r ä t e l ä g e r v o n der P o s t s t e l l e

abgegeben w i r d ) u n d / o d e r durch

V e r r e c h n u n g über S c h l ü s s e l , 3 . u n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der B i b l i o t h e k s v e r w a l t u n g ;

hierbei

h a n d e l t e s s i c h u m von der B i b l i o t h e k a u t o n o m v e r w a l t e t e K o n t e n und K o n t e n t e i l e , 4 . aus den i n n e r b e t r i e b l i c h e n L e i s t u n g e n der U n i v e r s i t ä t , d i e an d i e B i b l i o t h e k abgegeben w e r d e n , g e m e i n t s i n d z . B . L e i s t u n g e n der Z e n t r a l w e r k s t a t t oder der D r u c k e r e i , 5 . aus e i n e r v o r a n g e s t e l l t e n V e r m ö g e n s r e c h n u n g , z . B .

kalkulatorische

M i e t e n und Abschreibungen.

3.1.1.

U n m i t t e l b a r aus der B u c h h a l t u n g der H o c h s c h u l v e r w a l t u n g e n t n o m mene Kosten

H i e r u n t e r s o l l e n K o s t e n v e r s t a n d e n w e r d e n , d i e i n der H o c h s c h u l v e r w a l t u n g g e t r e n n t nach A b t e i l u n g e n a u s g e w i e s e n werden und ohne U m r e c h n u n g v o n dort ü b e r n o m m e n werden k ö n n e n . D i e s e K o s t e n , d i e p r o b l e m l o s aus den H a u s h a l t s t i t e l n der U n i v e r s i t ä t e n t n o m m e n w e r d e n k ö n n e n , b e t r e f f e n i m w e 83) 84) sentlichen Dienstbezüge , V e r g ü t u n g e n u n d Löhne 8 2 ) D i e P o s t s t e l l e i s t für d i e T e c h n i s c h e U n i v e r s i t ä t B e r l i n d i e V e r t r i e b s stelle des K l e i n m a t e r i a l s . 8 3 ) E s i s t darauf h i n z u w e i s e n , daß unter U m s t ä n d e n auch S t e l l e n v o n F a c h b e r e i c h e n der B i b l i o t h e k zur B e w i r t s c h a f t u n g ü b e r l a s s e n w e r d e n , d i e dann h i e r e b e n f a l l s z u v e r r e c h n e n s i n d . 8 4 ) In anderen U n i v e r s i t ä t e n k ö n n e n u . U . auch noch andere A u s g a b e n aus der H a u s h a l t s g l i e d e r u n g für d i e B i b l i o t h e k e n t n o m m e n w e r d e n . D e r V e r f a s s e r denkt h i e r z . B . an M i e t e n , d i e aber i n der T e c h n i s c h e n . . . ( s . S . 4 7 )

47

D i e d e t a i l l i e r t e Gliederung dieser Kosten in d e m Haushaltsplan der Technischen Universität Berlin erleichtert diese Arbeit nicht unwesentlich und macht die Erfassung unproblematisch. D i e Kosten der für die Bibliothek g e sondert i m Haushaltsplan ausgewiesenen Dienstbezüge, Vergütungen und Löhne können ohne zusätzliche Arbeit in das oben erwähnte Kostenschema übernommen werden. E s ist darauf h i n z u w e i s e n , daß die gesetzlichen S o zialleistungen in den Dienstbezügen, Vergütungen und Löhnen m i t enthalten sind. 85) In diese Gruppe f a l l e n die Kostenarten

:

4.0.1.

(Dienstbezüge der planmäßigen B e a m t e n )

4.0.2.

(

4.0.3.

(Vergütung der planmäßigen Angestellten)

4.0.4.

(

"

"

"

"

nichtplanmäßigen B e a m t e n )

nichtplanmäßigen Angestellten)

4.0.5.

(Löhne)

4.0.6.

(studentische H i l f s k r ä f t e )

4.3.4.

(Haltung von Kraftfahrzeugen)

4.4.2.

( M i e t e für Garagen)

4.4.3.

( M i e t e für Fahrzeuge)

D i e Beträge der Kostenarten 'Vergütung der nichtplanmäßigen Angestellten' und der 'studentischen H i l f s k r ä f t e ' erfordern noch genaue Angaben über die Anzahl der in der Bibliothek tätigen P e r s o n e n . D i e Kostenart 'Haltung von Kraftfahrzeugen 1 wird aus der gleichnamigen Haushaltsstelle nach Absonderung der Garagenmiete g e b i l d e t . D i e Haushaltsstelle ' M i e t e für Fahrzeuge' wird direkt zur gleichnamigen K o s t e n a r t .

Fortsetzung von S . 46 Fußnote 8 4 ) : . . . Universität B e r l i n durch Umrechnung erst gefunden werden m ü s s e n , da m e i s t Gebäude nicht nur eine B i b l i o t h e k , sondern andere universitäre S t e l l e n ebenso beherbergen. 8 5 ) E i n e Gesamtübersicht über Kostenarten und Kostenartenkennziffem ist in Anhang III 'Kostenartenplan' , S . 150 f f . zu f i n d e n . D i e B i b l i o t h e k s anteile sind in dem Anhang IV ' K o s t e n a r t e n - S a m m e l k a r t e ' aufgezeigt, S . 151 f f .

48

3.1.2.

Nicht unmittelbar aus der Buchhaltung der Hochschule entnommene Kosten

In dieser Gruppe, deren Erfassung Schwierigkeiten bereitet, ist abzuwägen, ob der Aufwand zur Erhöhung der Genauigkeit notwendig und auch w i r t s c h a f t lich sinnvoll i s t . D i e nicht unmittelbar aus der Buchhaltung der Hochschule entnommenen Kosten lassen sich in zwei Gruppen unterteilen: -

in Kosten, die indirekt über andere Abteilungen der Universität e r m i t t e l t werden können und dann durch Verrechnung über Schlüssel der Bibliothek zugeordnet werden können und

-

in Kosten, die zwar direkt ermittelt werden können, aber dann ebenf a l l s nur durch Verrechnung über Schlüssel zugeordnet werden.

D i e erste Gruppe enthält nur den Teil des Kontoinhalts 5 1 1 . 0 1 .

'Geschäfts-

bedarf' , aus dem zentral von der Universität Material beschafft, als Vorrat gehalten und bei Bedarf von der P o s t s t e l l e abgegeben w i r d . D a e s sich h i e r bei m e i s t u m Büromaterial m i t relativ geringem Wert handelt, kann auf eine exakte Aussonderung der Mengen für die Bibliothek und eine E i n z e l b e w e r tung verzichtet werden. A l s realistisch für die Ermittlung des B i b l i o t h e k s anteils erscheint die Zuordnung über einen Personalschlüssel. H i e r z u ist die Kenntnis der Kosten und des Personalverhältnisses des g e s a m t e n U n i versitätspersonals z u m Bibliothekspersonal ausreichend

86)

S o l l das Büromaterial dennoch exakt zugeordnet werden, ist der derzeitig benutzte B e s t e l l b e l e g zu e i n e m Kostenbeleg zu e r w e i t e m . D i e s e Kostenbelege sind dann in der H a u s h a l t s s t e l l e einer Kontierungskontrolle zu unterwerfen . E i n e exakte E r m i t t l u n g der hier erwähnten Kosten bereitet für die Bibliothek S c h w i e r i g k e i t e n . Überlegungen, diese Kostenanteile auf die Bibliothek oder andere universitäre S t e l l e n genau zu beziehen, scheitern am hohen A r b e i t s aufwand, der hierfür erforderlich w i r d .

8 6 ) Für 150 Personen Bibliothekspersonal und 5000 Personen Gesamtuniversitätspersonal i m Jahre 1970 ergibt sich eine Schlüsselzahl von 3 % , 150 • 100 . . Beide Z a h l e n sind auf- b z w . abgerundet. 5000

49

Kostenarten, die zwar direkt e r m i t t e l t werden können, aber dann aus w i r t schaftlichen Gründen nicht exakt verrechnet werden, findet man derzeitig i n fast allen Kontengruppen. B e i den Personal kosten s i n d d i e s Konto 4 . 0 . 8 . ( f r e i w i l l i g e S o z i a l l e i s t u n g e n ) und Konto 4 . 0 . 9 . ( s o n s t i g e P e r s o n a l k o s t e n ) . D i e E r m i t t l u n g des B i b l i o t h e k s a n t e i l s für beide Konten geschieht am s i n n v o l l s t e n über den oben genannten P e r s o n a l s c h l ü s s e l . B e i den Materialkosten s i n d das wiederum T e i l e des Geschäftsbedarfs, die i n einer anderen H a u s h a l t s s t e l l e verwaltet werden. Hierbei handelt e s s i c h b e i s p i e l s w e i s e um K r e i d e , die aber von der B i b l i o t h e k i n einem nicht s o starken Maße wie von den Fachbereichen benötigt w i r d . D i e Zurechnung über einen P e r s o n a l s c h l ü s s e l i s t hier aber ungerechtfertigt. E i n e w i r t s c h a f t l i c h s i n n v o l l e Z u 87) Ordnung w i r d durch einen Schätzwert der abgebenden S t e l l e

erreicht. A n -

t e i l e der ' s o n s t i g e n M a t e r i a l k o s t e n ' , Konto N r . 4 . 1 . 5 . , wie z . B .

Reini-

gungsmaterial s i n d wiederum am günstigsten über den P e r s o n a l s c h l ü s s e l zu erfassen. D i e Erfassungsarbeiten für die Kostenartengruppe Unterhaitungs- und I n standhaltungskosten s i n d sehr umfangreich. D i e B i b l i o t h e k empfängt hier Fremdleistungen, die in verschiedenen Haushalten zusammengefaßt s i n d . 88) In einem gesonderten E r f a s s u n g s f o r m u l a r

werden die Kostenarten 4 . 3 . 1 .

(Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume) und 4 . 3 . 2 .

(Un-

terhaltung der Grundstücke und baulichen Anlagen) aufgezählt und über e i nen S c h l ü s s e l zugeordnet, der s i c h auf die jeweilige Raumfläche bezieht. 89) H i e r z u i s t in der Anlage eine Flächenermittlung angefügt. D i e Mieten für Grundstücke, Gebäude und Räume der B i b l i o t h e k ergeben s i c h durch die B i b l i o t h e k s f l ä c h e n e r m i t t l u n g und die Quadratmeterpreisermittlung. D i e E r f a s s u n g der Fracht, Kostenart 4 . 6 . 1 . , des P o r t o , Kostenart 4 . 6 . 2 . , der Telefon- und Fernschreibgebühren, Kostenart 4 . 6 . 3 . , und die sonstigen Kostenarten der Gruppe 4 . 7 .

bildet den A b s c h l u ß . D i e Beträge für die

8 7 ) E s handelt s i c h hierbei um einen Erfahrungswert des Sachbearbeiters dieser V e r w a l t u n g s s t e l l e der Technischen U n i v e r s i t ä t . 8 8 ) V g l . Ausführung h i e r z u i n Anhang I V a ( E r f a s s u n g - und Verrechnungskarte) . 8 9 ) V g l . h i e r z u Anhang X I I I ( R a u m e r f a s s u n g ) .

50

Fracht- und Portokostenanteile der Bibliothek ergaben sich aus den Angaben der Sachbearbeiter in der Universitätsverwaltung. D i e Telefonkosten pro A p parat ergeben sich aus einer E r m i t t l u n g der T U - V e r w a l t u n g . D i e Anzahl der von der Bibliothek genutzten Fernsprechapparate wurde von der Telefonzentrale e r m i t t e l t . D i e Fernschreiberkosten des bibliothekseigenen Fernschreibers wurden, da nur einige Rechnungen zur Verfügung standen, aus e i n e m Gesprächsmittelwert von 4 Monaten und den Grundgebühren e r m i t t e l t . E i n z e l h e i t e n zu der Gruppe ' S o n s t i g e Kostenarten' ergeben sich aus der T a 90) b e l l e i m Anhang

, in der die Kosten teils über schon erwähnte S c h l ü s s e l ,

t e i l s über bekannte Stückkosten der Bibliothek zugeordnet werden.

3.1.3.

Unmittelbar aus der Buchhaltung der Bibliotheksverwaltung a b z u lesende Kosten

Vollständig in der Bibliothek festgehaltene Konten oder Kontenanteile ermöglichen diese recht einfach durchführbare Erfassungsart. E s ergeben sich nicht nur Bearbeitungsvorteile bei der Erfassung, sondern auch bei der späteren Verrechnung auf Kostenstellen oder Kostenträger. Außerdem verringert sich die Belastung der Kommunikationswege zwischen der Verwaltung der Technischen Universität und der Bibliotheksverwaltung, so daß Dienstwege und Z e i t e n eingespart werden. Bei diesen bibliotheksspezifischen Kostenarten handelt es sich u m Konto 4 . 1 . 1 . (Ergänzung und Unterhaltung des Bestandes) , 4 . 1 . 2 .

(Lehrmittel

und Forschungsmaterial) und u m die restlichen Beträge des Kontos 4 . 1 . 3 . (Geschäftsbedarf) und 4 . 6 . 1 .(Fracht) sowie Konto 4 . 3 . 3 . (Wartung T U / a l Ig.) und 4 . 4 . 4 . ( M i e t e für G e r ä t e ) , aus deren Haushaltsstellen Teile für die Bibliothek bereitgehalten werden. B e i m Konto 4 . 3 . 3 . handelt es sich um Kosten für die Überholung von Geräten aller Art einschließlich des r e g e l m ä ßigen Kundendienstes. D a s Konto 4 . 4 . 4 . beinhaltet die M i e t e n für diese G e r ä t e . D i e Bedeutung einer solchen Kostenart wächst durch den E i n s a t z gemieteter Kopiergeräte und Datenverarbeitungsanlagen ständig.

9 0 ) V g l . hierzu Anhang IV

(Kostenarten-Sammelkarte).

51 3.1.4.

K o s t e n aus u n i v e r s i t ä r e r L e i s t u n g s v e r r e c h n u n g

D i e A b t e i l u n g e n der U n i v e r s i t ä t , d i e erfaßbare L e i s t u n g e n an die B i b l i o t h e k abgeben, sind: Lichtbildstelle, Druckerei, Technische A b t e i l u n g , Z e n t r a l Werkstatt u n d 91)

Transportabteilung

D a d i e L e i s t u n g e n s c h r i f t l i c h - t e i l s über V o r d r u c k e - angefordert w e r d e n , läßt s i c h d i e P e r i o d e n l e i s t u n g sowohl für d i e l e i s t e n d e a l s auch für d i e e m p fangende S t e l l e durch A d d i t i o n der aus den A n f o r d e r u n g s s c h r e i b e n d i e s e r P e riode hervorgehenden L e i s t u n g s a r t e n e r m i t t e l n . D i e E r m i t t l u n g der K o s t e n für d i e s e L e i s t u n g e n i s t aber p r o b l e m a t i s c h , d a k e i n V e r r e c h n u n g s p r e i s b e kannt i s t . E s b l e i b t a l s o das B e w e r t u n g s p r o b l e m zu l ö s e n , w a s auf z w e i A r t e n g e s c h e hen kann: 1.

In d i e s e n A b t e i l u n g e n i s t e b e n f a l l s e i n K o s t e n r e c h n u n g s s y s t e m durchzuführen oder

2 . m a n v e r s u c h t , e i n e n M a r k t p r e i s zu Grunde zu l e g e n . Für d i e Anwendung der z w e i t e n A r t s p r i c h t , daß der M a r k t p r e i s h i e r b e i äußeren E i n f l ü s s e n u n t e r w o r f e n ist und s o m i t v o m K o n s u m e n t e n k a u m m a n i p u l i e r t w e r d e n k a n n . D a aber bei der p r a k t i s c h e n K o s t e n r e c h n u n g d i e t a t s ä c h l i c h e n K o s t e n b e r ü c k s i c h t i g t w e r d e n m ü s s e n , i s t e i n e K o s t e n r e c h n u n g der l e i s t e n d e n S t e l l e n u n e r l ä ß l i c h . E i n e V e r r e c h n u n g über M a r k t p r e i s e k ö n n t e a l s o nur e i n e Ü b e r g a n g s l ö s u n g s e i n , die aber a u c h p r o b l e m a t i s c h i s t , d a d i e a u f w e n d i g e E r m i t t l u n g der e i n z e l n e n M a r k t p r e i s e s o w i e e i n V e r g l e i c h d i e s e r P r e i s e nicht Aufgabe dieser Arbeit i s t . E s b l e i b t a l s o nur d i e M ö g l i c h k e i t , auf d i e E i n f ü h r u n g e i n e r K o s t e n r e c h n u n g z u drängen, d a m i t in den genannten A b t e i l u n g e n K o s t e n für d i e L e i s t u n g e n e r m i t t e l t w e r d e n , d i e auf b e t r i e b s w i r t s c h a f t l i c h e n K a l k u l a t i o n s g r u n d l a g e n 9 1 ) S e l b s t v e r s t ä n d l i c h g i b t d i e P o s t s t e l l e oder b e i s p i e l s w e i s e d i e P e r s o n a l s t e l l e der U n i v e r s i t ä t auch L e i s t u n g e n an d i e B i b l i o t h e k a b , d i e s e s i n d aber h i e r n i c h t g e m e i n t .

52

aufbauen und s o m i t s ä m t l i c h e Gemeinkosten beinhalten. Solange die V o r aussetzungen hierfür nicht e r f ü l l t werden, m u ß auf eine Verrechnung der K o sten i n dieser Arbeit verzichtet werden. W i r d nach Einführung einer u n i v e r sitären Kostenrechnung e r s i c h t l i c h , daß die K o s t e n der Leistungen der oben genannten Abteilungen über den Marktpreisen liegen, i s t auf den Fremdbezug auszuweichen.

3.1.5.

92) K o s t e n aus der Vermogensrechnung

W i r d ein Kostenrechnungssystem in einer B i b l i o t h e k verwendet, i s t nicht mehr die rechtliche V o r s c h r i f t a l l e i n Grundlage für die E r s t e l l u n g einer V e r 93) mögensrechnung

, v i e l m e h r muß j e t z t auch das betriebswirtschaftliche

Instrumentarium z u r E r m i t t l u n g des E r f o l g e s herangezogen werden. E s muß darauf hingewiesen werden, daß z u r Einführung der Kostenrechnung Vermögensnachweise geführt werden m ü s s e n , ein Zusammenhang z w i s c h e n V e r mögens- und Haushaltsrechnung entwickelt werden muß und die Vermögenswerte m ö g l i c h s t genau auf die Nutzungsperioden z u verteilen s i n d . E i n e m i t der Haushaltsrechnung mengen- und wertmäßig s t a r r verbundene V e r m o gensrechnung könnte von vornherein Abgrenzungsschwierigkeiten vermeiden. D i e E r m i t t l u n g der Zahlen kann dann ohne a l l z u große Schwierigkeiten normalerweise einmal jährlich geschehen. 94) D i e derzeitige Vermögensordnung

, s o kann stark vereinfacht gesagt wer-

den, schreibt v o r , daß s ä m t l i c h e bewegliche Sachen i m Wert von über 5 . 0 0 0 , - D M m i t dem um 50 v . H . geminderten Anschaffungspreis dem V e r 9 2 ) Umfangreiche Ausführungen s i n d bei F u c h s , M . und Zentgraf, H . , a . a . O . , S . 32 f f . z u finden. 9 3 ) D i e derzeitige Vermögensrechnung i m k a m e r a l i s t i s e h e n Rechnungssystem w i r d dazu benötigt, die Veränderungen des Vermögens f e s t z u s t e l len. S i e i s t unabhängig von der Haushaltsrechnung und berücksichtigt die Abnutzung des Vermögens nur sehr w i l l k ü r l i c h ; Abschreibungen i m kaufmännischen S i n n e s i n d unbekannt. 9 4 ) V g l . h i e r z u : Vermögensordnung des S e n a t s von B e r l i n vom 3 0 . Juni 1969, i n : R e c h t s - und Verwaltungsvorschriften für das Haushaitswesen in B e r l i n , B e r l i n 1 9 6 9 , §§ 3 1 f . Vermögensordnungen anderer Gebietskörperschaften können für diese Ausführungen ebenfalls Beachtung f i n den.

53

mögen zuzurechnen s i n d . Bestände und Sammlungen s i n d unter B e r ü c k s i c h tigung des Wertes der S a m m l u n g a l s Ganzes am S c h l u ß eines Rechnungsjahres z u e r f a s s e n . Da in einer B i b l i o t h e k unzählige langlebige Anlagegüter m i t einem geringeren Wert a l s 5 . 0 0 0 , - DM benötigt werden, erscheint e s nicht s i n n v o l l , nur die Ausgaben in eine Vermögensrechnung einzubeziehen, deren Wert größer a l s 5 . 0 0 0 , - D M i s t . D i e s e r relativ hohe Wertansatz i s t nur gewählt worden, damit ein großer T e i l der m e i s t langlebigen Anlagegüter nicht in die Vermögensrechnung eingeht, diese also nicht s o umfangreich w i r d . Wählt man e i nen niedrigeren Wert a l s 5 . 0 0 0 , - D M , z . B . 8 0 0 , - D M , wie e s nach steuerlichen Gesichtspunkten üblich i s t , s i n d die m e i s t e n langlebigen Anlagegü95) ter erfaßt. D i e Wibera-Projektgruppe

macht den Vorschlag, bezüglich

der E r f a s s u n g a l s Vermögen " n u r s o l c h e s Vermögen zugrunde z u legen, das bei seiner Beschaffung unter den Ausgaben für Investitionen ausgewiesen war."

In Anlehnung an diesen Vorschlag s o l l ein S y s t e m Anwendung finden,

bei dem nicht der P r e i s eines Anlagegutes entscheidend i s t , sondern v i e l mehr die Zugehörigkeit z u den Haushaltskonten, aus dem das langlebige Anlagegut finanziert w i r d . Der Vorteil dieser Vorgehensweise i s t , daß das Arbeitsverfahren wesentlich vereinfacht w i r d . I n diesem hier angesprochenen und z u realisierenden praktischen E r f a s s u n g s s y s t e m werden Vermögenselemente berücksichtigt, die dann später a l s k a l 96) kulatorische Abschreibungen verrechnet werden D i e s e Abschreibungen einer Bibliothekskostenrechnung l a s s e n s i c h unterteilen i n : - Abschreibungen für Geräte, die s i c h aus den nachfolgenden H a u s haltskonten ergeben: 81203 Abschreibungen von Investitionen für Geräte, technische Einrichtungen und Ausstattungen, 9 5 ) Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 7 2 . 9 6 ) Z u m B e g r i f f v g l . S . 3 9 f . und insbesondere M e l l e r o w i c z , K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 295 f f . I m folgenden kann von kalkulatorischer oder auch vereinfachend nur von Abschreibung gesprochen werden, da A b s c h r e i bung im öffentlichen Betrieb i m m e r Gegenstand einer Kostenrechnung und nicht einer Aufwandsrechnung i s t .

54

51503 Abschreibungen für Geräte, technische Einrichtungen und Ausstattungen, 51501 Abschreibungen für Büromaschinen und -einrichtung und 51401 Abschreibungen für Kraftfahrzeuge, - Abschreibungen für Bestände und S a m m l u n g e n , die sich wiederum z u s a m m e n s e t z e n aus den Haushaltskonten: 52302 Ergänzung und Unterhaltung des Bestandes und 52401 Lehrmittel und Forschungsmaterial, und - Abschreibungen für eine gesonderte Kostenart, die ein ausgegliedertes langlebiges Anlagegut e n t h ä l t . A l s Beispiel sei die H a u s h a l t s s t e l l e 'Erweiterung der Telefonanlage 1 genannt. Andere Vermögensgegenstände, z u m B e i s p i e l Grundvermögen und K a p i t a l vermögen, spielen derzeitig in der Bibliothekskostenrechnung eine untergeordnete R o l l e , d . h . diese Vermögensgegenstände müssen in einer vorgelagerten Hochschulkostenrechnung Beachtung finden. Dann erst kann eine g e sonderte Verrechnung für die einzelnen universitären Bereiche erfolgen. Von den anderen kalkulatorischen Kostenarten, Unternehmerlohn, W a g n i s 97) Zuschläge

und Z i n s e n seien nur noch die 'Kalkulatorischen Z i n s e n ' e r -

wähnt. Hierbei handelt es sich u m Kosten, die durch Nutzung von Fremdund Eigenkapital für betriebliche Z w e c k e entstehen. U m die kalkulatorischen Z i n s e n e r m i t t e l n zu können,9 8sind das betriebsnotwendige und das ) zinsbedingte Kapital festzustellen . Abgesehen von den Schwierigkeiten, das betriebsbedingte Kapital für Bibliotheken zu erfassen, würde die E i n b e 99) Ziehung dieser Kostenart den zwischenbetrieblichen Kostenvergleich stö9 7 ) Sowohl der kalkulatorische Unternehmerlohn a l s auch die kalkulatorischen Wagnisse sind für die Kostenrechnung i m öffentlichen Bereich von untergeordneter Bedeutung. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist nur für Einzelunternehmer und Personengesellschaften relevant. D i e kalkulatorischen Wagnisse wurden m e i s t z u m Ausgleich für G e winnminderung oder -entgang geschaffen und sind folglich nur in g e winnorientierten Betrieben von Bedeutung. 98) V g l . Mellerowicz, K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 3 1 6 . 9 9 ) D a s ist eine wesentliche Aufgabe der Bibliothekskostenrechnung.

55

ren, wenn eine Bibliothek aus Entstehungsgründen wertvollere Anlagen und Bestände besitzt a l s eine andere. Unterstützt wird dieses Argument noch durch den unterschiedlichen P f l i c h t e x e m p l a r - und Geschenkanteil in den einzelnen Bibliotheken; diese Erwerbsarten stehen aber in keinem Z u s a m menhang zum Leistungseinsatz, erfordern kein Kapital und/oder bei P f l i c h t exemplaren, die z u m halben P r e i s erworben werden, nur d i e H ä l f t e des K a p i t a l s . S o m i t ist keine Verzinsung b z w . nur die halbe Verzinsung notwend i g . E i n e kalkulatorische Verzinsung würde also den Betriebsvergleich unmöglich m a c h e n . A l s Ausnahme sollen auch hier die kalkulatorischen M i e t e n , die nicht e i n deutig aus der Vermögensrechnung hervorgehen, behandelt werden.

Kalkulatorische Abschreibungen

100)

E s handelt sich hierbei i m Gegensatz zu den Verbrauchsgütern u m d i e E r fassung der Anlagen- oder Gebrauchsgüter sowie der Bestände und S a m m lungen

101)

Der Verzehr der Anlagegüter in Bibliotheken - im wesentlichen der E i n r i c h tungsgegenstände und Maschinen - besteht außer in abnutzungsbedingtem Verschleiß in manchen Fällen auch in wirtschaftlicher oder technischer Überalterung. Der Z w e c k einer jeden kalkulatorischen Abschreibung ist e s , eine Grundlage für den Werteverzehr einer Abrechnungsperiode zu finden. D i e A b rechnungsperioden sind m i t den Haushaltsjahren g l e i c h z u s e t z e n . 102) D a sowohl die Bearbeitungs- als auch die Benutzungs-

und V e r w a l -

tungstätigkeiten in Bibliotheken wesensmäßig längerdauernde, kontinuierliche Prozesse sind, verdient die Abschreibung der Anlagegüter m i t jährlich absolut gleichem Betrag den Vorrang vor anderen in der P r a x i s noch ü b l i chen Abschreibungsformen. Der Abschreibungszeitraum kann nach E r f a h rungsdurchschnittswerten unter Z u h i l f e n a h m e von Abschreibungstabellen a n 100) V g l . hierzu die Ausführungen auf S . 39 f . dieser A r b e i t . 101) V g l . Fußnote 6 6 ) auf S . 3 9 . 102) Abgesehen von Semesterschwankungen, die aber für den Vergleich der Geschäftsjahre unbeachtlich s i n d .

56 derer B r a n c h e n

g e f u n d e n w e r d e n . Z u g r u n d e legen l a s s e n s i c h Z e i t r ä u -

m e z w i s c h e n fünf u n d f ü n f z e h n J a h r e n . Für d i e s e s M o d e l l wurde bei s ä m t l i c h e n A n l a g e g ü t e r n e i n e N u t z u n g s d a u e r v o n z e h n Jahren bei e i n e m l i n e a r e n Abschreibungsverfahren vorgesehen. E i n großer N a c h t e i l für d i e p r a k t i s c h e A n w e n d u n g i s t , daß d e r z e i t i g für d i e B i b l i o t h e k der T e c h n i s c h e n U n i v e r s i t ä t k e i n e I n v e n t a r l i s t e n geführt w e r d e n , aus denen W e r t u n d A l t e r der G e g e n s t ä n d e h e r v o r g e h e n . A l s Ü b e r g a n g s l ö s u n g k ö n n t e m a n s i c h m i t der E r f a s s u n g u n d V e r r e c h n u n g der i m B e r i c h t s jahr a n g e f a l l e n e n k a l k u l a t o r i s c h e n K o s t e n begnügen und d i e k a l k u l a t o r i schen K o s t e n der früheren P e r i o d e n v e r n a c h l ä s s i g e n . Z i e l s o l l t e aber d i e E r s t e l l u n g v o n I n v e n t a r l i s t e n s ä m t l i c h e r A b t e i l u n g e n der B i b l i o t h e k s e i n , u m e i n e m ö g l i c h s t e x a k t e A b s c h r e i b u n g v o r n e h m e n zu k ö n n e n . E r g ä n z e n d zu anderen K o s t e n r e c h n u n g s s y s t e m e n t r i t t h i e r noch e i n w e i t e r e s V e r m ö g e n s p r o b l e m a u f : das der B e w e r t u n g v o n B e s t ä n d e n und S a m m l u n g e n , w e l c h e s n i c h t g l e i c h z u s e t z e n i s t m i t den A b s c h r e i b u n g e n für A n l a g e g ü t e r . B e s t ä n d e u n d S a m m l u n g e n l a s s e n s i c h durch d i e g e g e n w ä r t i g e n V e r b u c h u n g s verfahren g l i e d e r n i n : -

Bücher,

-

Zeitschriften,

- cE.i n b. a n d 104)

u n d.

- s o n s t i g e s , z . B . B i Ider d e s H o c h s c h u l a r c h i v s . D e m V e r f a s s e r s i n d k e i n e f i k t i v e n Rechengrößen zur E r m i t t l u n g der k a l k u l a t o r i s c h e n K o s t e n v o n B e s t ä n d e n u n d S a m m l u n g e n b e k a n n t . Neben d e m G r u n d s a t z der p e r i o d e n g e r e c h t e n V e r t e i l u n g , d e m a b n u t z u n g s b e d i n g t e n V e r schleiß sowie e i n e m absatzpolitisch bedingten Preisabschlag für Gebrauchtw a r e n , n i m m t d i e w i s s e n s c h a f t l i c h e Ü b e r a l t e r u n g - e i n e G r ö ß e , die v o m I n f o r m a t i o n s w e r t des j e w e i l i g e n I n f o r m a t i o n s t r ä g e r s abhängig i s t - d i e bedeu103) V g l . h i e r z u A b s c h r e i b u n g s - T a b e l l e n ( g e n a n n t A f A - T a b e l l e , das i s t d i e A b k ü r z u n g für A b s c h r e i b u n g für A b n u t z u n g , e i n B e g r i f f des S t e u e r r e c h t s ) anderer B r a n c h e n , z u m B e i s p i e l f ü r den W i r t s c h a f t s z w e i g Druckerei und Verlagsuntemehmen m i t D r u c k e r e i , h r s g . vom Bundesm i n i s t e r f ü r W i r t s c h a f t und F i n a n z e n . F / I V B 7 - S . 1478 - 2 3 / 7 2 . 104) E i n b ä n d e gehören n i c h t a l s s e l b s t ä n d i g e r B e s t a n d t e i l zu den B e s t ä n den u n d S a m m l u n g e n , sondern s i n d nur e i n werterhöhender T e i I der e i n zelnen bibliographischen Einheiten.

57

tendste R o l l e bei der Abschreibung von Beständen und Sammlungen e i n . I m allgemeinen werden Wertminderungen, die nicht abnutzungsbedingtem V e r s c h l e i ß zuzurechnen s i n d , nicht a l s k a l k u l a t o r i s c h e Abschreibungen behandelt, d . h . technische und w i r t s c h a f t l i c h e Überalterungen i n i n d u s t r i e l len Kostenrechnungssystemen s i n d keine kalkulatorischen Abschreibungen, 105) sondern werden vielmehr i m Anlagewagnis

verrechnet. Analoge Uber-

legungen führen dazu, daß die zeitbedingte Informationswertminderung auch nicht bei den kalkulatorischen Abschreibungen, sondern v i e l m e h r in einer gesonderten kalkulatorischen K o s t e n a r t , dem B i b l i o t h e k s w a g n i s , behandelt werden. U m die Bibliothekskostenrechnung aber s o einfach wie möglich z u gestalten, s o l l oben genannte Wertminderung a l s kalkulatorische A b s c h r e i bung behandelt werden, s o daß s i c h weitere Erörterungen gerade z u dieser Frage erübrigen. Der Verfasser möchte, ohne auf weitere theoretische Grundlagen einzugehen, zwei Vorschläge zur kalkulatorischen E r f a s s u n g aufzeigen und d i s k u tieren, einen für Bücher und einen für Z e i t s c h r i f t e n . D i e s e Vorschläge s i n d insbesondere auf Erfahrungen an der Technischen U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k B e r l i n begründet, Untersuchungen an anderen B i b l i o t h e k e n können z u e i nem anderen E r g e b n i s führen. a) Vorschlag für die E r m i t t l u n g der jährlichen Abschreibungsquoten für Bücher: 1. Abschreibungsverfahren:

geometrisch-degressiv

2 . Abschreibungsquoten:

5 0 % i m 1. Jahr 20 % in den weiteren Jahren

3 . Abschreibungsdauer:

10 Jahre

4 . Abschreibungsrestwert:

ca. 7 % des Anschaffungspreises

D i e Wahl des geometrisch-degressiven Abschreibungsverfahrens bietet s i c h aus zwei Gründen an: 1 . D i e Jahresabschreibungsraten s i n d nicht konstant, und 2 . das Verfahren läßt immer einen R e s t w e r t z u . B e i d e Voraussetzungen - e r f ü l l t durch die geometrisch-degressive Methode 1 0 5 ) V g l . h i e r z u Schönfeld, H . - M . , a . a . O . , S .

52.

58 sind besonders wichtig für die Abschreibung von Büchern, Z e i t s c h r i f t e n und sonstigen Informationsträgern.

Abb. 3: Jahr

Beispiel einer Abschreibungstabelle für Bücher

Abschreibungsquote in %

Jahresabschreibung bei 1 0 0 , - - D M

Restbuchwert bei 1 0 0 , - - D M

1

50

50

50

2

20

10

40

3

20

8

32

4

20

6,4

25,6

5

20

5,12

20,48

6

20

4,096

16,384

7

20

3,2768

13,072

8

20

2,6144

10,4928

9

20

2,09856

8,39424

10

20

1,678848

6,715292

Der Wahl der relativ kurzen Abschreibungsdauer von nur 10 Jahren liegen sowohl Gesichtspunkte des Informationswertes für den Forscher als auch der Abnutzung bei Lehrbüchern durch den Studenten zu Grunde. Zur Informationswertminderung gibt es Untersuchungen, die versuchen, für verschiedene Wissenschaften eine sogenannte H a l b z e i t herauszuarbeiten: diese bedeutet, daß die H ä l f t e aller Publikationen in der Botanik a l s größtermitteltem Wert in 8 Jahren und in der P h a r m a z i e a l s kürzester Z e i t in 2 , 5 Jahren wertlos i s t 1 0 6 ) . Der M i t t e l w e r t dieser Z a h l e n - c a . 5 Jahre - dürfte den Charakter eines M i t t e l w e r t e s für die an der Technischen Universität B e r l i n gepflegten Wissenschaften haben, da die Halbwertzeiten der technischen Wissenschaften u m diesen Wert streuen.

106) D i e s e Angaben sind entnommen aus: Entwurf des Bundesministers für Bildung und Wissenschaft IV A 4 - 5 7 0 0 . Förderungsprogramm Information und Dokumentation der Bundesregierung. Stand 6 , N o v . 1972, (internes A r b e i t s p a p i e r ) , S . 1 3 .

59 D e r hohe Anteil der Lehrbücher in Universitäten, deren Informationen einen 107) langlebigeren Charakter

haben, spricht jedoch für einen W e r t , der grö-

ßer als 5 Jahre i s t . Lehrbücher - ganz besonders Werke einer Lehrbuchsammlung - sind typische Grundlage für Abschreibungsquoten, die sich nicht nur nach dem A k t u a l i t ä t s g e h a l t , sondern auch nach der Abnutzung richten. H i e r k o m m t es vor, daß völlig verschlissene Bücher sogar bis auf einen Wert von N u l l abgeschrieben werden m ü s s e n . B e i der Restwertbestimmung s o l l t e m a n i m m e r im Auge haben, daß die m e i sten Bücher - ausgenommen Bücher der L e h r b u c h s a m m l u n g ^ ^ - nicht ausgesondert werden können, sondern v i e l m e h r noch Jahre aufbewahrt werden m ü s s e n , u m im Bedarfsfall präsent zu s e i n . Aussonderungen und Abschrei109) bungsraten bis auf Null sollten nur nach genauen Ausleihanalysen

, die

derzeitig nur für Lehrbücher der Lehrbuchsammlung vorliegen, durchgeführt werden. Bevor auf die Ratenhöhe eingegangen w i r d , sei der Abschreibungsbeginn kurz erläutert, der durch absatzpolitisch bedingte Entscheidungen der 'secondh a n d ' - B ü c h e r m i t b e s t i m m t w i r d . D i e s bedeutet, daß für ein Buch sofort nach Kauf und Bearbeitung in einer Bibliothek nur noch ein anderer billiger Markt das Antiquariat - offen i s t . D i e s und das Argument, daß häufig schon viel Z e i t seit dem Erscheinen vergangen i s t , sowie vermögensrechtliche V o r 110) Schriften

haben den Verfasser zur Wahl der sofortigen Abschreibung, d . h .

bei der Anschaffung, in der nachfolgenden Höhe bewogen. 107) D i e s e Aussage ist zwar nicht empirisch abgesichert, kann aber durch einige typische B e i s p i e l e gerechtfertigt werden. Z u nennen wären hier insbesondere Lehrbücher m i t compilierenden Grundlagen, die in großen Auflagen beispielsweise auf dem Gebiet der M a t h e m a t i k und S t a t i s t i k erscheinen. 108) Aus der im Jahre 1964 gegründeten Lehrbuchsammlung der U n i v e r s i t ä t s bibliothek B e r l i n wurde e r s t m a l i g i m August 1973 m i t der Aussonderung inhaltlich überholter Bücher begonnen. 109) A u s l e i h s t a t i s t i k e n , w i e sie in der Bibliothek der Technischen U n i v e r s i tät B e r l i n vorliegen, können als Grundlage dienen. 110) S a m m l u n g e n gehören z u m Vermögen und sind m i t ihrem Wert a l s G a n zes i m Vermögensverzeichnis zu erfassen, d . h . m i t d e m Anschaffungspreis um 50 % gemindert, v g l . hierzu: Vermögensordnung v o m 3 0 . Juni 1969, in: R e c h t s - und Verwaltungsvorschriften für das Haushaltswesen in B e r l i n , B e r l i n 1969, §§ 2 , 15, 3 1 .

60 D i e A b s c h r e i b u n g s f o r m , g e o m e t r i s c h - d e g r e s s i v m i t 50% A b s c h r e i b u n g s s a t z i m ersten Jahr und 20 % A b s c h r e i b u n g s s a t z in den r e s t l i c h e n Jahren, ergibt s i c h aus d e m starken Nutzungsgrad, der w i e d e r u m auf der A k t u a l i t ä t der L i teratur in den ersten Jahren beruht. D i e Überlegung, daß e i n B u c h m e i s t nicht sofort nach dem E r s c h e i n e n i n der B i b l i o t h e k für den Benutzer präsent i s t ( v i e l m e h r kann e s s e i n , daß e i n B u c h erst v i e l später bekannt oder b e s t e l l t wird) , b e r e c h t i g e n e i n e a n f ä n g l i c h e A b s c h r e i b u n g s h ö h e von 50

.

D i e s ist n i c h t a l l e i n auf den notwendigen B e a r b e i t u n g s g a n g in den B i b l i o t h e k e n , sondern auch auf Verzögerungen durch V e r l a g e u n d B u c h h a n d l u n g e n z u rückzuführen.

b) V o r s c h l a g für d i e E r m i t t l u n g der j ä h r l i c h e n A b s c h r e i b u n g s q u o t e für Z e i t s c h r i f t e n : 1.

Abschreibungsverfahren:

geometrisch-degressiv

2.

Abschreibungsquoten:

50%

3.

Abschreibungsdauer:

5 Jahre

4.

Abschreibungsrestwert:

c a . 3 % des Anschaffungswertes

A b b . 4:

B e i s p i e l einer A b s c h r e i b u n g s t a b e l l e für Z e i t s c h r i f t e n

Jahr

Abschreibungsquote i n %

1

50

50

50

2

50

25

25

3

50

12,5

12,5

4

50

6,25

6,25

5

50

3,125

3,124

Jahresabschrei bung bei 1 0 0 , - - D M

Restbuchwert bei 1 0 0 , - - D M

111) D a s n a c h f o l g e n d e Z i t a t v o n M o r s e gibt e i n e der v i e l e n u n t e r s c h i e d l i chen M e i n u n g e n w i e d e r , d i e n i c h t kostenrechnungskonform s i n d . Morse, M . P . ,

Library E f f e c t i v e n e s s : A S y s t e m s A p p r o a c h ,

London

1968, S . 2 , behauptet, daß "the f i r s t year of the average p h y s i c s book's

l i f e c o n s t i t u t e s roughly 20 percent of its total u t i l i t y " , wobei

er nur auf d i e N u t z e n m i n d e r u n g e i n g e h t .

61 W i e aus diesen Z a h l e n e r s i c h t l i c h w i r d , i s t versucht worden, der größeren Aktualität von Z e i t s c h r i f t e n gerecht z u werden. I m übrigen gelten die bezüglich der Buchabschreibung vorgebrachten Gedanken und Schlußfolgerungen. Oer Restwert gewährleistet, daß auch hier noch ein beständiger Wert vorhanden i s t . Durch die Form der Abschreibung der nachfolgenden Einbandkosten, die m e i s t Z e i t s c h r i f t e n zuzurechnen s i n d , w i r d e r s i c h t l i c h , daß komplette gebundene Jahrgänge an Wert gewinnen.

c) Vorschlag für die E r m i t t l u n g der jährlichen Abschreibungsquote 112) der Einbandkosten

in Sammlungen und der jährlichen Ab-

schreibungsquote sonstiger Bestände: Da e s s i c h bei den Einbandkosten i m wesentlichen um Z e i t s c h r i f tenbindekosten handelt, die Z e i t s c h r i f t e n dadurch aber den langlebigeren 'Buchcharakter 1 erhalten, seien die Abschreibungswerte für Bücher hier analog anzuwenden. B e i den sonstigen Beständen handelt e s s i c h m e i s t um sehr langlebige Anschaffungen des H o c h s c h u l a r c h i v s . A u s diesem Grund könnte der Restwert höher s e i n a l s der für B ü c h e r . D i e s hätte zur Folge, daß ein d r i t t e s Abschreibungssystem für 'Bestände und S a m m l u n g e n 1 eingeführt werden m ü ß t e . Da aber der Anteil der ' s o n s t i g e n Bestände' i m Vergleich z u den gesamten K o s t e n für Bestände und Sammlungen nur sehr gering i s t , s e i auf ein weiter e s Abschreibungssystem v e r z i c h t e t . E s s o l l e n die gleichen Angaben wie für Bücher gelten. D i e Abschreibungssätze für ' A u d i o v i s u e l l e Medien' s i n d frühes t e n s in einigen Jahren z u e r m i t t e l n , da heute noch nicht die notwendigen Erfahrungen i m Umgang m i t diesen vorliegen. E i n e derz e i t i g e Betrachtung könnte nur auf einer Prognose aufbauen und s o m i t keine z u v e r l ä s s i g e n E r g e b n i s s e l i e f e r n .

112) Auf die Problematik der Abschreibung von Einbandkosten wurde schon am Anfang des K a p i t e l s hingewiesen.

62

Kalkulatorische Mieten D i e Gebäude b z w . R ä u m e einer B i b l i o t h e k u n t e r l i e g e n durch den A r b e i t s prozeß einer A b n u t z u n g . D i e s e r W e r t e v e r z e h r läßt s i c h nur s c h w e r durch k a l k u l a t o r i s c h e A b s c h r e i b u n g e n oder durch e i n e n k a l k u l a t o r i s c h e n K a p i t a l 113) dienst

, w i e e s d i e W i b e r a v e r s u c h t , b e r ü c k s i c h t i g e n . D a aber d e r z e i t i g

aus den z u r V e r f ü g u n g s t e h e n d e n U n t e r l a g e n - k e i n e A b s c h r e i b u n g s s u m m e n a l s A n h a l t s p u n k t , n a m e n t l i c h bei a l t e n G e b ä u d e n , e n t n o m m e n w e r d e n oder g e b i l d e t w e r d e n können und - d i e A u s g a b e n für E r n e u e r u n g der R ä u m e n i c h t e r s i c h t l i c h w e r d e n u n d wegen ihres t e m p o r ä r e n u n d in ihrer Höhe u n g l e i c h m ä ß i g e n A u f t r e t e n s nur s c h w e r l i c h e r m i t t e l t w e r d e n k ö n n e n , e r s c h e i n t es a l s Ü b e r g a n g s l ö s u n g s i n n v o l l , d i e s e K o s t e n für n i c h t a n g e m i e t e t e R ä u m e in F o r m v o n K a l k u l a t o r i s c h e n M i e t e n zu b e r ü c k s i c h t i g e n . D e r k a l k u l a t o r i s c h e M i e t b e t r a g für e i n e B i b l i o t h e k ergibt s i c h j e w e i l s aus

2 d e m P r o d u k t aus k a l k u l a t o r i s c h e m M i e t s a t z ( K o s t e n je m

) u n d der F l ä c h e

der b e t r e f f e n d e n R ä u m e . D e r M i e t s a t z des U n t e r s u c h u n g s z e i t r a u m e s kann aus d e m M i t t e l w e r t v e r s c h i e d e n e r b i b l i o t h e k s t y p i s c h e r A n m i e t u n g e n i n g l e i 114) eher Lage w i e d i e e i g e n e n B i b l i o t h e k e n hervorgehen Z w a r s i n d a n g e m i e t e t e R ä u m e d e r z e i t i g für z e n t r a l e U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e ken ( a b g e s e h e n v o n M a g a z i n r ä u m e n für a u s g e l a g e r t e B e s t ä n d e ) noch n i c h t ü b l i c h . E s b e f i n d e n s i c h auch nur v e r s c h i e d e n e F a c h b i b l i o t h e k e n und e i n e geringe Anzahl von wenig benutzerfrequentierten Abteilungen in angemietet e n R ä u m e n . Der M i e t p r e i s i s t s i c h e r l i c h auch k e i n reiner K o s t e n p r e i s , er b e i n h a l t e t v i e l m e h r e i n e n G e w i n n z u s c h l a g u n d i s t s o m i t a l s o höher a l s der 113) V g l . h i e r z u : K o s t e n r e c h n u n g i n H o c h s c h u l e n , a . a . O . , S . 65 u n d S . 72 f f . 114) H i e r b e i h a n d e l t e s s i c h e n t w e d e r u m d i e A n m i e t u n g e n E m s t - R e u t e r P l a t z 10 z u m P r e i s v o n aufgerundet 6 , - D M pro q m und U h l a n d s t r . 4 / 5 z u m P r e i s v o n aufgerundet 6 , 8 0 D M pro q m , m i t e i n e m M i t t e l w e r t von 6 , 4 0 D M pro q m , oder u m d i e A n m i e t u n g J e b e n s s t r . 1 zu e i n e m M i e t p r e i s v o n 2 , 8 0 D M pro q m . D a i m l e t z t g e n a n n t e n M i e t p r e i s weder B e t r i e b s * und H e i z k o s t e n noch I n s t a n d s e t z u n g s k o s t e n e n t h a l t e n s i n d , d i e s e f ü r d i e b i b l i o t h e k s e i g e n e n Gebäude e b e n f a l l s gesondert v e r r e c h net w e r d e n , e r s c h e i n t d i e s e r W e r t a l s der g e e i g n e t e . E s i s t darauf h i n z u w e i s e n , daß e s s i c h h i e r u m Z a h l e n m a t e r i a l aus d e m Jahr 1971 h a n delt.

63 Kostenpreis. Da aber eine Ermittlung über den Einheitswert der Gebäude und die Verzinsung des eingesetzten Kapitals gleichfalls keine exakten Ergebnisse bringen können, erscheint es nur sinnvoll, die einfachere der beiden ungenauen Möglichkeiten zu wählen, nämlich die der kalkulatorischen Mietsätze.

3 . 2 . Kostenabstimmung und Kostenaufbereitung als Verbindung zwischen Kameralbuchhaltung und Kostenrechnung

Zwecks Abstimmung der Kameralbuchhaltung mit der Kostenrechnung ist (in Analogie zum kaufmännischen Rechnungswesen) ein System zu schaffen, das die Übertragung der Zahlen aus der Buchhaltung in die Kostenrechnung sicherstellt. Zur Begründung für die Kostenabstimmung und Kostenauf115) bereitung hat die Wibera-Projektgruppe

einige Argumente herausgear-

beitet, die auch für die Abstimmung und Aufbereitung innerhalb der Bibliothekskostenrechnung in Betracht zu ziehen sind. 1. Die Kostenabstimmung soll sicherstellen, daß sämtliche die Kostenarten betreffenden Ausgaben in die Kostenrechnung eingehen. 2. Die sachlichen Verwaltungsausgaben müssen unter Berücksichtigung von Abgrenzungen im Abrechnungszeitraum mit der Kostenartengesamtsumme übereinstimmen. 3 . Die übrigen Ausgaben, die ebenfalls die Kostenrechnung betreffen, müssen in Kostenarten transformiert werden und bereits in der Kostenartenrechnung mit den Ausgaben des Hochschulhaushalts zusammengeführt sein. 4 . Im Zuge der anschließenden Kostenaufbereitung muß die Möglichkeit gegeben sein, erforderliche Abgrenzungen vor der Kostenartenaufteilung nach Kostenstellen aufzufangen, gesondert festzuhalten und fortzuschreiben. (Dies ist insbesondere bei der Abrechnung des Materialverbrauchs bei Entnahme aus Vorratslagern der Fall.) 115) Vgl. hierzu die Ausführung in: Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 76.

64

5 . Durchlaufende Ausgaben, die in der Kostenartenrechnung erfaßt sind, aber die Bibliothekskostenrechnung nicht betreffen, sind auszugliedern. 1 "16) D i e Wibera-Projektgruppe Hochschulkostenrechnung

hat ein S y s t e m e n t -

w i c k e l t , in dem "vor der eigentlichen Kostenstellenbildung d i e oben erwähnten A b s t i m m u n g s - , Abgrenzungs- und Verrechnungsvorgänge . . . in einer eigenen Hauptgruppe zu behandeln" s i n d . D a dieses S y s t e m auch für e i n e 11^ Bibliothekskostenrechnung sinnvoll erscheint, soll es in modifizierter Form übertragen werden. D a s B i b l i o t h e k s - A b s t i m m u n g s s y s t e m untergliedert sich grob in H a u s h a l t s rechnung und K o s t e n a r t e n - A b s t i m m u n g , wobei die ersten beiden S p a l t e n der Haushaltsrechnung Angaben über den Hochschulhaushalt beinhalten, d . h . Haushaltsnummer und H a u s h a l t s t i t e l . In den letzten beiden Spalten der Haushaltsrechnung und der folgenden S p a l t e wird die Ausgabentransformation vorgenommen. D i e Ausgabentransformation soll gewährleisten, daß nicht nur die Beträge des gegenwärtigen Haushalts ( i n der dritten S p a l t e ) , sondern auch die Haushaltsreste des Vorjahres und d i e neuen Reste ( i n der vierten und fünften S p a l t e ) sowie Ergänzungen und durchlaufende P o s t e n ( i n der sechsten S p a l t e ) Beachtung finden. U m eine größere Übersichtlichkeit zu erhalten, sind in diesem S y s t e m im 118) Gegensatz z u m Hoch schul system der Wibera

d i e Haushaltsreste und

die M a t e r i a l Verrechnung getrennt behandelt, d . h . nicht unter dem Begriff Abgrenzungen z u s a m m e n g e f a ß t . In der letzten Gruppe der Ausgabentransformation, n ä m l i c h den ' E r g ä n z u n gen' und 'Durchlaufende P o s t e n ' , werden 1 . die Universitätsausgaben für die Bibliothek außerhalb des B i b l i o thek shaushal t e s , 2 . die Ausgaben aus Nachtragshaushalten, 3 . d i e Ausgaben aus Beiträgen und B e i h i l f e n Dritter und 4 . die Ausgaben m i t durchlaufendem Charakter erfaßt. 116) Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 7 6 . 117) V g l . A b b . 14b, S . 1 0 8 . 118) V g l . Kostenrechnung in Hochschulen, a . a . O . , S . 7 7 .

65

E s w e r d e n a l s o auch A n t e i l e der K o s t e n r e c h n u n g v e r r e c h n e t , d i e n i c h t aus dem Bibliotheksetat gedeckt werden. D i e Ausgaben m i t durchlaufendem C h a r a k t e r können a l s A u s g l i e d e r u n g e n w i e d e r abgerechnet w e r d e n . B e i s p i e l h i e r f ü r k ö n n e n A u s g a b e n für T i t e l d r u c k e s e i n , d i e an andere B i b l i o t h e k e n geliefert werden. In der S p a l t e ' A b g r e n z u n g e n ' , d i e w i e a u c h d i e l e t z t g e n a n n t e S p a l t e s c h o n zur K o s t e n a r t e n a b s t i m m u n g z ä h l t , w i r d d i e M a t e r i a l v e r r e c h n u n g d u r c h g e f ü h r t . E s w i r d der V e r b r a u c h v o n L a g e r m a t e r i a l anhand der L i e f e r s c h e i n e für d i e Lagerergänzungen bei Z u g a n g u n d der E n t n a h m e b e l e g e bei A b g a n g e r r e c h n e t . D e r S a l d o d i e s e r Gruppe z e i g t d i e Lagervorräte a n . Der E n t n a h m e b e l e g s o l l sowohl K o s t e n a r t a l s a u c h e m p f a n g e n d e K o s t e n s t e l l e e n t h a l t e n , u m auch a l s V e r r e c h n u n g s f o r m u l a r d i e n e n zu k ö n n e n . Z u r A b s t i m m u n g s g r u p p e ' H a u s h a l t s r e s t e ' und ' A b g r e n z u n g e n ' sei n o c h m a l s e r w ä h n t , daß e s e i n e s z u s ä t z l i c h e n B e l e g e s b e d a r f , u m d i e b e t r e f f e n d e n B e t r ä g e zur e i g e n t l i c h e n K o s t e n a r t w e r d e n zu l a s s e n . I n der S p a l t e ' K o s t e n a u f g l i e d e r u n g ' w e r d e n H a u s h a l t s k o n t e n in der W e i s e a u f g e g l i e d e r t , daß reine K o s t e n a r t e n e n t s t e h e n . D i e s b e d e u t e t , daß b e i spielsweise Frachtkosten, die in verschiedenen Haushaltskonten enthalten s i n d , dort a u s z u s o n d e r n und der K o s t e n a r t ' F r a c h t k o s t e n ' z u z u f ü h r e n s i n d . H i e r d u r c h s o l l g e w ä h r l e i s t e t w e r d e n , daß d i e e i n z e l n e n K o s t e n a r t e n nur homogene Verbrauchswerte umschließen. A l s l e t z t e V e r r e c h n u n g s g r u p p e w e r d e n d i e V e r m ö g e n s g e g e n s t ä n d e und d i e k a l k u l a t o r i s c h e n K o s t e n g e f ü h r t . D i e k a l k u l a t o r i s c h e n K o s t e n b e s t e h e n aus Abschreibungen und kalkulatorischen M i e t e n . S i n d s ä m t l i c h e Beträge eingesetzt und verarbeitet, können jetzt die Zahlen i n B e t r ä g e der K o s t e n a r t e n überführt w e r d e n , so daß v o n dort e i n e A u f t e i lung auf K o s t e n s t e l l e n m ö g l i c h i s t . D i e V e r t e i l u n g auf K o s t e n s t e l l e n kann s i c h aus e i n e m K o s t e n s t e l l e n k o n t i e r u n g s s y s t e m e r g e b e n . E i n e M ö g l i c h k e i t h i e r z u b i e t e t das K o n t i e r u n g s s y s t e m der W i b e r a - P r o j e k t g r u p p e H o c h s c h u l 119) kostenrechnung , das h i e r w i e d e r g e g e b e n w i r d . 119) K o s t e n r e c h n u n g i n H o c h s c h u l e n , a . a . O . , S . 78 f .

66 " Z u b e a c h t e n s i n d d i e K o n t i e r u n g e n , d i e a l l e hier erfaßten K o s t e n a r t e n b z w . A u s g a b e n b e l e g e enthalten m ü s s e n : a) K o s t e n a r t e n k o n t i e r u n g ( 4 S t e l l e n ) ; die ersten beiden Ziffern kennzeichnen die A b s t i m m u n g s g r u p p e (00 b i s 0 3 ) , d i e letzten beiden Z i f f e r n k e n n z e i c h n e n d i e K o s t e n a r t d e s K o s t e n artenverzeichnisses, Anlage 4 (01 bis 7 7 ) ; b ) K o s t e n s t e l l e n k o n t i e r u n g (4 S t e l l e n ) ; d i e erste Z i f f e r k e n n z e i c h n e t d i e K o s t e n s t e l l e n h a u p t g r u p p e ( 1 b i s 9 ) . S o f e r n d i e H a u p t g r u p p e ' 0 ' a n g e g e b e n i s t , wird d a m i t a u s g e d r ü c k t , d a ß d i e s e r P o s t e n z u n ä c h s t n o c h innerhalb der A b s t i m m u n g s - b z w . B e t r i e b s k o s t e n a u f b e r e i t u n g s b e r e i c h e f e s t g e h a l t e n wird u n d g g f . in der A u f b e r e i t u n g s p h a s e in d i e K o s t e n r e c h n u n g e i n f l i e ß t ; die zweite Ziffer kennzeichnet die Kostenstellengruppe b z w . i m Falle der H a u p t g r u p p e 0 e i n e der B e t r i e b s k o s t e n a u f b e r e i t u n g s g r u p p e n 04 A b g r e n z u n g e n oder 05

Materialverrechnung;

d i e letzten b e i d e n Z i f f e r n ( 3 . u n d 4 . S t e l l e ) d i e n e n der K o s t e n s t e l l e n k e n n z e i c h n u n g , wobei d i e dritte Z i f f e r e i n e K o s t e n s t e l l e n u n t e r g r u p p e u n d d i e vierte Z i f f e r e i n e K o s t e n s t e l l e a n g e b e n k a n n oder aber b e i d e Z i f f e r n z u s a m m e n d a s S y m b o l für e i n e K o s t e n s t e l l e d a r s t e l l e n k ö n n e n . " D i e s e s S c h e m a k a n n in A n a l o g i e a u c h für die B i b l i o t h e k s k o s t e n r e c h n u n g A n wendung f i n d e n .

4.

Kostenstellengliederung

4 . 1 . Theoretische Grundlagen

D i e K o s t e n s t e l l e n r e c h n u n g - und a l s n o t w e n d i g e V o r a u s s e t z u n g h i e r z u d i e K o s t e n s t e l l e n b i l d u n g - w i r d in s o l c h e n B i b l i o t h e k e n erforderlich, in d e n e n d i e K o s t e n e n t s t e h u n g s o r t e innerhalb der e i n z e l n e n B e r e i c h e z a h l r e i c h s i n d und die Kostenstruktur sehr unterschiedlich ist, a l s o eine Kostenkontrolle

67 über Funktionsbereiche nicht mehr genügt. D i e s ist insbesondere der F a l l , wenn 1 . die Belegschaftsstärke über eine gewisse Größe ansteigt, 2 . d i e Bibliotheken verschiedene Sonderabteilungen beherbergen, so daß mehrere zusätzliche Kostenstellen entstehen, 3 . unterschiedliche Kosten für d i e einzelnen Kostenträger - Monograp h i e n , R e i h e n , Z e i t s c h r i f t e n , Dissertationen u s w . - a n f a l l e n . Kostenstellen und Abteilungen stehen in engem Zusammenhang m i t e i n a n d e r . Bereits bei der Abteilungsgliederung muß m a n versuchen, den Anforderungen der Kostenrechnung gerecht zu werden, d . h . die Abteilungsgliederung muf}

120) nicht nur den unterschiedlichen Arbeitsabläufen

bei der Bearbeitung der

verschiedenen Informationsträger, z . B . Monographien, Z e i t s c h r i f t e n , R e c h nung tragen, sondern v i e l m e h r der Kostenstellenbildung. "Kostenstellen sind d e m Wesen nach: Orte der Kostenentstehung, der Funktion nach: Zurechnungseinheiten. A l s Orte der Kostenentstehung sind sie a) Abtei lungen b ) S o n s t i g e rechnungsmäßige verselbständigte T e i l e des Betriebes"

121

D i e Bildung der Kostenstellen dient dazu, die Kosten a m Ort der Entstehung zu erfassen und gegebenenfalls auf nachgelagerte Kostenstellen u m z u l e g e n . Für die Kostenstellenrechnung werden die in der gesamten Bibliothek a n f a l lenden Kosten auf die einzelnen Zurechnungsstellen v e r t e i l t . Hierdurch wird geklärt, an welcher S t e l l e die Kosten angefallen s i n d . I m wesentlichen wird die Kostenstellenbildung also nötig, wenn die einzelnen Kostenträger im Geschäftsgang die einzelnen Abteilungen ungleich in Anspruch n e h m e n . In der Fachliteratur

122)

werden die Kostenstellen in Hauptkostenstellen,

H i l f s k o s t e n s t e l l e n , allgemeine Kostenstellen sowie M a t e r i a l - , Verwaltungs123) und Vertriebsbereiche gegliedert, wobei die Vertriebskostenstel len in 120) Arbeitsabiaufdiagramme befinden sich i m Anhang I V a . . . d . 121) M e l l e r o w i c z , K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 3 7 8 . 122) V g l . ebenda, S . 378 f f . , sowie Norden, H . und W i l l e , F . , Der B e triebsabrechnungsbogen, 1 0 . A u f l . , Stuttgart 1 9 6 5 , S . 31 f f . 123) D i e Kosten des "Vertriebes" wissenschaftlicher B i b l i o t h e k e n , n ä m lich der A u s l e i h e , werden in den Hauptkosten stellen verrechnet. In der Bibliothek der Technischen Universität B e r l i n . . . ( s . S . 6 8 )

68

wissenschaftlichen Bibliotheken m e i s t ohne Bedeutung sind, somit e n t f a l len können. D i e Hsuptkostenstellen tragen die ursprünglichen Kosten. S i e 124) a l l e i n gehen direkt in die Kostenträgerrechnung

e i n . V i e l f a c h werden

Hauptkostenstellen untergliedert; dies kann b i s auf den Arbeitsplatz zurückgehen. Hierdurch wird eine Verfeinerung der Kostenstellenrechnung b e w i r k t , was auch für wissenschaftliche Bibliotheken vorteilhaft sein k a n n . Faßt m a n mehrere Kostenstellen z u s a m m e n , ergeben sich Kostenstellenbereiche. Innerhalb der a l l g e m e i n e n Kostenstellen und HiIfskostenstellen werden L e i stungen erbracht, die auf andere K o s t e n s t e l l e n , m e i s t Hauptkostenstellen, überwälzt w e r d e n . A l l g e m e i n e Kostenstellen erbringen Leistungen für den gesamten B e t r i e b , zu nennen wären hier am B e i s p i e l der Universitätsbibliotheken die Kosten des wissenschaftlichen D i e n s t e s . Hi Ifskostenstel len e r bringen im allgemeinen nur Leistungen für einzelne Hauptkostenstellen. Hier wäre die ' D r u c k s t e l l e ' für Titelkarten zu nennen, die Leistungen für die Titelaufnahme abgibt. I m M a t e r i a l - und Verwaltungsbereich werden K o sten g e s a m m e l t , die später direkt d e m Kostenträger - nicht erst der S t e l l e zugerechnet werden. D i e s kann entweder über Schlüssel oder auf der B a s i s von Kostenzwischenwerten, z . B . Bereitstellungskosten oder Ausleihkosten, geschehen. D a die wissenschaftlichen Bibliotheken nicht nach Kostenstellen, sondern nach Abteilungen gegliedert sind, kann m a n auch von Abteilungskostenstellen sprechen. D i e Kostenstellenbildung wird auf Grund der folgenden drei Erfordernisse nötig: 1 . zur Verrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenträger, d . h . zur genauen Kostenzurechnung, 2 . zur Kontrolle des Betriebsgebarens innerhalb der einzelnen Kostenstellen und Fortsetzung von S . 67 Fußnote 123) : . . . übernimmt die Abteilung Publikationen gewisse Vertriebsfunktionen; hierdurch ist dennoch nicht gerechtfertigt, diese Abteilung ausschließlich a l s Vertriebsabteilung anzusehen. 124) In der Kostenträgerrechnung werden die Kosten auf die erstellte Leistung verrechnet, z . B . Bearbeitung einer D i s s e r t a t i o n .

69

3 . zur Erstellung von Budgetplanungsdaten, insbesondere zur e i n f a cheren Ermittlung der zu erwartenden Ausgaben. Zur Verrechnung der Kosten werden in der P r a x i s zwei hauptsächliche V e r fahren angewendet, die Divisionsrechnung und die Zuschlagsrechnung. D i e Divisionsrechnung im Einproduktbetrieb ergibt sich aus der Grundgleichung Gesamtkosten der Rechnungsperiode . . . . . . ..125) — .. . . —r—-— :—— = Kosten der Leistungseinheit Gesamtleistung der Rechnungsperiode bei der Zuschlagsrechnung werden jedem Kostenträger d i e individuellen K o -

126) sten zugerechnet

. Bei der Divisionsrechnung kann auf d i e Kostenstel-

lenbildung verzichtet werden, da hier keine individuellen Zuschlagssätze verrechnet werden m ü s s e n . Dennoch bleibt d i e Kostenstellenbildung unter B e rücksichtigung der Kontrolle und Planung unerläßlich. D i e Kostenkontrolle innerhalb der einzelnen Kostenstellen n i m m t an Bedeutung z u ; die Kenntnis der Gesamtkosten a l l e i n genügt nicht m e h r ; e s ist erforderlich zu erkennen, an welcher S t e l l e in der Bibliothek und in welcher Höhe Kosten verursacht wurden. D i e Kostenstellenrechnung bietet die M ö g l i c h k e i t , d i e Kosten der einzelnen Kostenstellen selbst zu überprüfen. S o l l d i e Kontrolle der Kosten erfolgreich s e i n , so ist die Vorgabe von K o sten unerläßlich. Hinzu k o m m t , daß in öffentlichen Betrieben s ä m t l i c h e Ausgaben i m Haushaltsplan vorher festgelegt werden m ü s s e n . D i e P l a n u n g s rechnung bietet die M ö g l i c h k e i t , die Leiter der einzelnen Kostenstellen ( A b teilungsleiter) zu größerem Wirtschaftlichkeitsdenken zu bewegen. Durch die Kostenstellenrechnung ergibt sich auch d i e M ö g l i c h k e i t , schneller die Kosten eines Bearbeitungsganges zu e r m i t t e l n , da d i e Kosten schon aufbereitet s i n d . A l s Beispiel können die Kosten für eine Titelaufnahme oder für eine Ausleihung genannt werden. Das

ist die Grundlage für einen z w i -

schenbetrieblichen Vergleich und auch Ausgangspunkt jeglicher R a t i o n a l i s i e rung.

125) V g l . hierzu M e l l e r o w i c z , K . , Kosten und Kostenrechnung, B d . 2 , 2 , Verfahren, 4 . A u f l . , B e r l i n 1968, S . 2 f . 126) Ebenda, S . 18 f .

70

E s k a n n g e s a g t w e r d e n , d a ß e s v o n der Art u n d O r g a n i s a t i o n d e s B e t r i e b e s a b h ä n g t , o b die K o s t e n s t e l l e n b i l d u n g m e h r n a c h d e m Z w e c k der K o s t e n z u rechnung oder n a c h d e m Z w e c k der K o n t r o l l e u n d P l a n u n g e r f o l g t . I n B e t r i e ben, die eine genaue Preisermittlung benötigen, wird die Kostenzurechnung v o r r a n g i g s e i n i in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n , in denen d a s nicht der Fall ist, m ü s s e n Kostenkontrolle und -planung bestimmend s e i n . In der f a c h w i s s e n s c h a f t l i c h e n Literatur findet s i c h e i n e V i e l z a h l v o n G r u n d s ä t z e n z u r K o s t e n s t e l l e n b i l d u n g , d i e s i c h i m a l l g e m e i n e n w i e folgt u n t e r teilen l a s s e n : a) nach dem Arbeitsablauf, b ) n a c h der A b t e i l u n g s g l i e d e r u n g

(Verantwortungsbereiche),

c ) n a c h k a l k u l a t o r i s c h e n , r ä u m l i c h e n und s o n s t i g e n G e s i c h t s p u n k t e n . E n t s p r i c h t die B i l d u n g v o n K o s t e n s t e l l e n d e m A r b e i t s a b l a u f , s o s i n d r e c h n e r i s c h e S t e l l e n g l e i c h den o r g a n i s a t o r i s c h e n A b t e i l u n g e n . E s bleibt aber die F r a g e : I n w i e w e i t entspricht die A b t e i l u n g s g l i e d e r u n g d e m A r b e i t s a b l a u f in wissenschaftlichen Bibliotheken? H i e r z u w u r d e n z u n ä c h s t für e i n z e l n e K o s t e n s t e l l e n g r u p p e n in A b h ä n g i g k e i t v o n ihren I n f o r m a t i o n s t r ä g e r n , u n d zwar für d i e 1) V o r a k z e s s i o n und 2 ) E r w e r b u n g der M o n o g r a p h i e n und R e i h e n s t ü c k e , 3 ) Z e i t s c h r i f t e n und 4) Dissertationen sowie Tauschgegenstände, 127) Ablaufdiagramme

e r s t e l l t . H i e r a u s geht zwar h e r v o r , w i e die e i n z e l n e n

K o s t e n t r ä g e r d i e v e r s c h i e d e n e n A b t e i l u n g e n d u r c h l a u f e n . E s läßt s i c h aber d e n n o c h k e i n e k l a r e K o s t e n s t e l l e n g l i e d e r u n g h e r l e i t e n , d a die v e r s c h i e d e n e n K o s t e n t r ä g e r die e i n z e l n e n A b t e i1l 2u8n)g e n nicht k o n t i n u i e r l i c h d u r c h l a u f e n . A u s der g e w ä h l t e n D a r s t e l l u n g s f o r m

i s t e s nicht i m m e r leicht m ö g l i c h ,

S t e l l e n z u erkennen, deren L e i s t u n g s a b g a b e für die e i n z e l n e n K o s t e n t r ä g e r h o m o g e n i s t . D i e s i s t e i n e w e s e n t l i c h e V o r a u s s e t z u n g für d i e K o s t e n s t e l l e n bi I d u n g . 127) V g l . Anhang VI a . . . d. 1 2 8 ) D e r V e r s u c h einer e i n f a c h e n u n d ü b e r s i c h t l i c h e n D a r s t e l l u n g i s t in A n hang V I I Blockdarstellung d e s P r o c e s s i n g b e r e i c h e s gemacht worden.

71

N a c h t e i l i g wirkt sich auch aus, daß d i e Arbeitspläne nur für den Geschäftsgangbereich (processing) erstellt wurden. D i e Tätigkeiten in den Benutzungsabteilungen bleiben somit unberücksichtigt. Ablaufpläne können somit nicht a l s alleinige Grundlage zur Stellenbildung herangezogen werden. Aus den oben genannten Gründen scheint es dem Verfasser z w e c k m ä ß i g e r , von der gegebenen Abteilungsgliederung auszugehen, diese so zu ändern, daß m ö g l i c h s t keine Fehler bei der Verrechnung der Gemeinkosten entstehen und eine klare Zurechnung auf die Kostenträger möglich w i r d . D a s

bedeutet,

der Kostenstellenbildung nach Verantwortungsbereichen den Vorrang zu g e b e n . Grundlage hierfür i s t , die Abteilungen so zu bilden, daß der Leiter-auch tatsächlich die Verantwortung für diese Kostenstelle trägt, einen Einfluß auf die Kosten dieser Abteilung hat und nicht die M ö g l i c h k e i t b e s i t z t , Kosten 129) verschiedener Abteilungen zu kombinieren Neben der Kostenstellenbildung nach funktionalen Gesichtspunkten - g l e i c h artige, wiederholte Tätigkeiten bilden eine Kostenstelle - und Verantwortlichkeitsgesichtspunkten - der Leiter einer Kostenstelle ist verantwortlich für die Kosten - , gibt es noch kalkulatorische Grundsätze für d i e Kostenstellenbildung. D i e s e Grundsätze sind in wissenschaftlichen B i b l i o t h e k e n , die keine Kostenpreise für ihre Leistungen verlangen, nicht b e s t i m m e n d ;

den-

noch sind die Kostenstellen so zu gliedern, daß eine Weiterverrechnung der Kosten entsprechend der tatsächlichen Inanspruchnahme der S t e l l e geschehen k a n n . E s ist nicht vertretbar, daß z . B . Monographien m i t Kosten b e l a stet werden, die ausschließlich Dissertationen oder ähnliche Kostenträger verursachen, nur w e i l beide in der selben S t e l l e bearbeitet werden. Aus oben genannten Gesichtspunkten ergeben sich die einzelnen Haupt- und 130) H i l f s s t e l l e n sowie A l l g e m e i n e - , M a t e r i a l - und Verwaltungskostenstellen

129)

In wissenschaftlichen Bibliotheken ist dies derzeitig häufig nicht g e geben. Wissenschaftliche Bibliothekare sind oft Leiter der Abteilung e n , aber nicht a l l e i n verantwortlich; ferner leiten s i e häufig mehrere Abteilungen, so daß es ihnen möglich i s t , Kosten anderen a l s den verursachenden Abteilungen zurechnen zu können. 130) V g l . hierzu Abschnitt 4 . 1 . oder auch Norden, H . und W i l l e , F . , a . a . O . , S . 31 f f .

72

D i e Kostenstellenbildung nach räumlichen Gesichtspunkten ist in w i s s e n 131) s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n , ebenso w i e i n den m e i s t e n anderen B e t r i e b e n

,

für d i e K o s t e n r e c h n u n g v o n u n t e r g e o r d n e t e r B e d e u t u n g , aber in der P r a x i s dennoch n i c h t zu v e r n a c h l ä s s i g e n . D i e v o r h e r g e n a n n t e n G r u n d s ä t z e s i n d aber i n j e d e m F a l l aus k o s t e n r e c h n e r i s c h e n Überlegungen ü b e r z u o r d n e n . B e i der K o s t e n s t e l l e n b i l d u n g w i r d e s n o t w e n d i g , besondere G e g e b e n h e i t e n zu b e a c h t e n . S o k a n n auch in w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k e n zu Z w e c k e n der i n n e r b e t r i e b l i c h e n K o n t r o l l e oder a l s B e s o n d e r h e i t z u m Z w e c k e d e s z w i s c h e n b e t r i e b l i c h e n V e r g l e i c h s der g e t r e n n t e A u s w e i s der . B e a r b e i t u n g s k o s t e n für die e i n z e l n e n A b t e i l u n g e n v e r l a n g t w e r d e n . Neue K o s t e n s t e l l e n k ö n n e n auch durch d i e B i l d u n g v o n K e n n z a h l e n n o t w e n d i g w e r d e n , f a l l s d i e s e s i c h n i c h t schon aus d e m b e s t e h e n d e n B A B e r m i t t e l n l a s s e n . D i e e i n z e l n e n K o s t e n s t e l l e n w e r d e n i m K o s t e n s t e l l e n p l a n zu K o s t e n s t e l l e n bereichen eines Betriebes zusammengefaßt. Der Kostenstellenplan soll s i e zu einer s y s t e m a t i s c h e n Ordnung z u s a m m e n f ü g e n . D i e Größe der B i b l i o t h e k u n d d i e A r t b e s t i m m e n in g e w i s s e m U m f a n g d i e A u f t e i l u n g des K o s t e n s t e l l e n p l a n e s . Der K o s t e n s t e l l e n p l a n einer w i s s e n s c h a f t l i c h e n B i b l i o t h e k u n t e r s c h e i d e t s i c h v o n d e m h e r k ö m m l i c h e n P l a n der I n d u s t r i e b e t r i e b e d a d u r c h , daß 1 . e s F e r t i g u n g s b e r e i c h e i m e i g e n t l i c h e n S i n n n i c h t g i b t , sondern h ö c h s t e n s B e a r b e i t u n g s - und B e r e i t s t e l l u n g s b e r e i c h e ( b e s s e r aber nur H a u p t k o s t e n s t e l l e n ) , u n d 132) 2 . V e r t r i e b s - , Werbe- und Entwicklungsbereiche

im herkömmli-

chen Sinne e n t f a l l e n . D u r c h d i e U m l a g e der A l l g e m e i n e n - und H i I f s k o s t e n s t e l l e n s o w i e des M a t e r i a l b e r e i c h e s auf d i e H a u p t k o s t e n s t e l l e n , d i e a m ü b e r s i c h t l i c h s t e n j e w e i l s nur in e i n e r R i c h t u n g e r f o l g t , i s t d e n K o s t e n s t e l l e n s c h o n e i n e g e w i s s e R e i h e n f o l g e v o r g e g e b e n . D a d i e A l l g e m e i n e n K o s t e n s t e l l e n L e i s t u n g e n f ü r den g e s a m t e n B e t r i e b , d i e H i l f s s t e l l e n aber in der Regel nur L e i s t u n g e n f ü r d i e H a u p t s t e l l e n e r b r i n g e n , der M a t e r i a l b e r e i c h aber M a t e r i a l an s ä m t l i c h e A b 131) N o r d e n , H . u n d W i l l e , F . , a . a . O . , S . 3 5 . 132) E n t w i c k l u n g kann m i t B i b l i o t h e k s f o r s c h u n g g l e i c h g e s e t z t w e r d e n .

73

t e i l u n g e n a b g i b t , der V e r w a l t u n g s b e r e i c h n i c h t v e r r e c h n e t w i r d , s o l l t e der K o s t e n s t e l l e n p l a n a l s o m i t d e m A l l g e m e i n e n B e r e i c h und d e m M a t e r i a l b e r e i c h b e g i n n e n . I h m f o l g e n d i e H i l f s - und H a u p t s t e l l e n u n d l e t z t l i c h der V e r waltungsbereich. A n d e r e r s e i t s b e s t e h t aber e i n e g e w i s s e V e r a n l a s s u n g , d i e s e R e i h e n f o l g e in b e z u g auf H i l f s - und H a u p t k o s t e n s t e l l e n a u f z u g e b e n , u m d e m P r i n z i p

'das

W i c h t i g e r e z u e r s t ' zu e n t s p r e c h e n und u m den F u n k t i o n s a b l a u f des G e s c h ä f t s g a n g e s b e s s e r zu v e r a n s c h a u l i c h e n . D i e s b e d e u t e t , daß i m B A B erst d i e H a u p t k o s t e n s t e l l e n u n d i m A n s c h l u ß daran d i e H i l f s k o s t e n s t e l l e n g e f ü h r t w e r d e n . D i e U m l a g e der H i l f s s t e l l e n e r f o l g t j e t z t v o n h i n t e n nach v o r n über s o g . ' U m l a g e t r e p p e n ' . I n n e r h a l b der H a u p t k o s t e n s t e l l e n w i r d m a n d i e H a u p t a b t e i l u n g e n nach V e r a n t w o r t u n g s b e r e i c h e n z u s a m m e n f a s s e n u n d w e i t gehend v e r s u c h e n , d e m B e a r b e i t u n g s f l u ß Rechnung zu t r a g e n . D i e w i c h t i g ste u n d fast i n a l l e n B i b l i o t h e k e n n o t w e n d i g e H a u p t k o s t e n s t e l l e n u n t e r t e i lung m u ß z w i s c h e n B e a r b e i t u n g s - u n d B e n u t z u n g s s t e l l e n g e t r o f f e n w e r d e n . S i e w i r d e r f o r d e r l i c h , wenn d i e K o s t e n für d i e e i n m a l i g e B e a r b e i t u n g u n d den w e i t e r e n S e r v i c e getrennt a u s g e w i e s e n w e r d e n s o l l e n .

4.2.

Kostenstellenbildung in wissenschaftlichen Bibliotheken

4.2.1.

A n a l y s e der A b t e i l u n g s g l i e d e r u n g

W i e aus den v o r a n g e s t e l l t e n A u s f ü h r u n g e n e r s i c h t l i c h w i r d , i s t v o n der b e stehenden A b t e i l u n g s g l i e d e r u n g auszugehen und d i e s e auf die K o s t e n r e c h nung a b z u s t i m m e n . H i e r z u w u r d e e i n e I s t a u f n a h m e der d e r z e i t i g e n A b t e i l u n g s g l i e d e r u n g n o t w e n d i g . D i e s e i s t i n der n a c h f o l g e n d e n A b b i l d u n g a m B e i s p i e l der U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k der T e c h n i s c h e n U n i v e r s i t ä t B e r l i n nach d e m S t a n d v o n 1971 d a r g e s t e l l t :

74

75

4.2.2.

K r i t i k am Istzustand

Ohne A n s p r u c h auf V o l l s t ä n d i g k e i t zu e r h e b e n , s o l l e n nur e i n i g e P u n k t e e r 133' wähnt w e r d e n , d i e d i e V e r b e s s e r u n g des O r g a n i s a t i o n s p l a n e s r e c h t f e r t i g e n a) W i s s e n s c h a f t l i c h e D i e n s t e können n i c h t nur der H a u p t b i b l i o t h e k , sondern m ü s s e n auch den F a c h b i b l i o t h e k e n zugeordnet w e r d e n . b) E s i s t aus o r g a n i s a t o r i s c h e n Gründen n i c h t e i n z u s e h e n , w a r u m der Z e i t s c h r i f t e n l e s e s a a l und d i e Z e i t s c h r i f t e n a b l a g e zur E r w e r b u n g s a b tei lung w e r d e n . c) Der Begriff 'Katalogisierungsabteilung'

s o l l t e b e s s e r in T i t e l a u f n a h -

m e geändert w e r d e n , w e i l i m w e s e n t l i c h e n in d i e s e r A b t e i l u n g T i t e l a u f n a h m e n durchgeführt w e r d e n , a n s o n s t e n nur d i e B e t r e u u n g des a l p h a b e t i s c h e n K a t a l o g s durchgeführt w i r d . D i e Führung des S a c h katalogs geschieht i m Benutzungsbereich. d) E s e r s c h e i n t f r a g l i c h , ob innerhalb der B e n u t z u n g s a b t e i l u n g e i n e U n t e r a b t e i l u n g ' E i l b e s t e l l u n g 1 bestehen m u ß , d a k e i n e e i n d e u t i g e Trennung der K o m p e t e n z e n gegeben i s t ( i m V e r g l e i c h zur n o r m a l e n Benutzung) . e) D i e A b t e i l u n g ' B e s t ä134) n d e und S a m m l u n g e n ' s o l l t e a u f g e t e i l t w e r d e n . Der Magazinbereich

w i r d der B e n u t z u n g s a b t e i l u n g z u g e o r d n e t ,

d a d i e B ü c h e r an d i e s e r S t e l l e für B e n u t z u n g b e r e i t g e s t e l l t s i n d . D i e P o s t s t e l l e sollte als eigenverantwortliche S t e l l e bestehen b l e i b e n . S i e l i e f e r t an a l l e S t e l l e n der B i b l i o t h e k L e i s t u n g e n . f)

I m 'Technischen B e r e i c h ' könnten die unterschiedlichen Arbeiten der R e p r o s t e l l e t i e f e r g e g l i e d e r t w e r d e n .

g) D i e Abteilung 'Systemforschung' beinhaltet die Betriebsanalyse, o b w o h l d i e s e v o n der T ä t i g k e i t her a r t f r e m d i s t , außerdem sowohl

133) E i n i g e P u n k t e d i e s e r A u f z ä h l u n g w u r d e n i m l e t z t e n G e s c h ä f t s j a h r b e reits berücksichtigt und abgeändert. 134) Der M a g a z i n b e r e i c h k ö n n t e in M a g a z i n d i e n s t , der d i e laufenden E n t n a h m e n und Einordnungen i m M a g a z i n ausführt, und in Magazinorganisation, d i e d i e N e u e r w e r b u n g e n den M a g a z i n e n z u f ü h r t , in r ä u m l i c h b e g r e n z t e n B i b l i o t h e k e n E i n s t e l l u n g s m ö g l i c h k e i t e n schafft und Auslagerungen v o r n i m m t , unterteilt werden.

76 organisatorisch als auch räumlich unabhängig ist. Der Begriff

'Sy-

stemforschung' ist für diese Abteilung nicht zutreffend, sie sollte besser 'Elektronische Datenverarbeitung' genannt werden.

4.2.3.

AbteiIungsgIiederungsvorschIag

Obengenannte Kritikpunkte führen zur Abteilungsgliederung, wie sie in A b b . 6 Abteilungsgliederung nach kostenrechnerischen Gesichtspunkten dargestellt i s t . D i e Feingliederung veranlaßte den Verfasser zur Darstellung in Anhang I X a . . . i . Abteilungen so exakt zu gliedern, sei jeder einzelnen B i bliothek ins eigene Ermessen gestellt. E s wird aber sicherlich nur in sehr großen Bibliotheken sinnvoll sein. D i e im theoretischen Teil beschriebenen kostenrechnerischen Grundgliederungsgesichtspunkte in Allgemeine Bereiche, Verwaltungs-, Hauptstel lenund Hilfsstellenbereiche finden Beachtung. Personelle und räumliche G e sichtspunkte wurden ausgeklammert. E s wurde eine strenge Trennung in 'Verwaltungsbereich 1 und 'Allgemeiner Bereich' vorgenommen. Abteilungen, die nicht ausschließlich Verwaltungstätigkeiten ausführen, wurden nicht dem Verwaltungsbereich zugeordnet, da dieser Bereich durch Schlüssel d i rekt auf den Kostenträger (und somit sehr ungenau) verrechnet wird. E s wurde versucht, die Hilfsstellen genau zu ermitteln und klar von den Hauptstellen zu trennen. Eine Zusammenfassung der Titelaufnahme und Erwerbung in Betriebshaupt135) abteilung erscheint aus kostenrechnerischen Gründen

nicht sinnvoll, da

hierdurch recht verschiedenartige Tätigkeiten zusammengefaßt werden. Eine solche Vereinfachung mindert die Aussagekraft des Betriebsabrechnungsbogens und erschwert die Kennzahlenbildung.

135) Andere Gründe, zum Beispiel personalpolitische oder der Einsatz e i ner Elektronischen Datenverarbeitungs-Anlage, können zu anderen E r gebnissen führen.

77

Abb. 6 :

Abteilungsgliederung nach kostenrechnerischen Gesichtspunkten Leitung

Sekretariat

Wissenschaftlicher Dienst |

Verwal tung P e r s o n a l v e r w a l tuna h~

—)

Ausbildung

|

—|

Betriebsanalyse

[

_ S o n d e r a u f gaben

|

M a t e r i a l V e r w a l t u n g J— Rechnungswesen

HAUPTBIBLIOTHEK

FACHBIBUOTHEKEN

Erwerbungsabteilung

>

Vorakzession

Technik u . N a t u r w i s s .

A k z e s s i o n Monographien und Reihen

Architektur m i t PI ansammlung

>

Akzession Zeitschriften

Bauingenieurwesen

Akzession Dissertationen u . Tausch - C

Akzession Altbestande

Physik

Titelaufnahme Titelaufnahme —I B e r g b a u u . W e r k s t o f f w i s

Titeikartendienst KatalogfChrung A K .

- C

Benutzungsdpteilung

- C

y

Chemie Gartenbau Geowissenschaften

Auskunft (einschl. SachkatTl-

K "

Landbau

Magazin Gesellschafts., PianungsGeisteswissenschaften

Literaturdokumentation Dokumentation

Z

H - C

Datenerfassung

Geschichte Germanistik

! Publikationen I HochschularchiN

_

Dokumentation Auskunft

j.

y

Städtebau und Krankenhausbau Soziologie

Archiv Wirtschaftswi ssenschaft

Poststelle Postdienst

3-

T r a n s p o r t u . Fahrdienst Elektronische Daten* verarbeitg. | Technischer Bereich |

!•

Einbandstelle

|

Reprostelle

I-

1

Druckstell«

H

f

Kopierdienst

H

78

4.2.4.

E n t w i c k l u n g der K o s t e n s t e l l e n b e r e i c h e u n d K o s t e n s t e l l e n g l i e d e r u n g

Voran s e i e n e i n i g e p r a k t i s c h e R i c h t l i n i e n für d i e B i l d u n g v o n K o s t e n s t e l l e n und K o s t e n s t e l l e n b e r e i c h e n g e n a n n t . a)

Jede B i b l i o t h e k m u ß ihrer S t r u k t u r e n t s p r e c h e n d in K o s t e n s t e l l e n eingeteilt werden. Es gibt kein allgemeingültiges S c h e m a .

b ) D i e E i n t e i l u n g s o l l in erster L i n i e n a c h G e s i c h t s p u n k t e n der K o n t r o l le und P l a n u n g e r f o l g e n . c ) D e r B i b l i o t h e k s b e t r i e b s o l l nur s o w e i t u n t e r t e i l t w e r d e n , wie für d i e A n a l y s e u n b e d i n g t n ö t i g i s t . E s m u ß d i e W i r t s c h a f t l i c h k e i t der A b rechnung g e w ä h r t b l e i b e n . d ) S e h r k l e i n e K o s t e n s t e l l e n l a s s e n s i c h i m a l l g e m e i n e n l e i c h t e r durch ' p e r s ö n l i c h e n A u g e n s c h e i n ' in i h r e m K o s t e n v e r b r a u c h und ihrer L e i s t u n g s f ä h i g k e i t k o n t r o l l i e r e n a l s durch e i n e n B e t r i e b s a b r e c h n u n g s b o gen. e ) Z u r N u m e r i e r u n g der K o s t e n s t e l l e i s t m ö g l i c h s t das D e z i m a l s y s t e m z u w ä h l e n , u m j e d e r z e i t in den e i n z e l n e n B e r e i c h e n w e i t e r e K o s t e n s t e l l e n e i n o r d n e n zu k ö n n e n u n d d i e N u m m e r n so k l e i n w i e m ö g l i c h z u h a l t e n . W e i t e r e Gedanken werden h i e r z u n o t w e n d i g , wenn d i e K o s t e n r e c h n u n g m i t einer D a t e n v e r a r b e i t u n g s a n l a g e durchgeführt w i r d . 136 ) f)

E s ist m ö g l i c h , die Kennziffer 5

der K o s t e n s t e l l e n n u m m e r v o r -

a u s z u s t e l l e n , d a m i t V e r w e c h s l u n g e n m i t anderen i n d u s t r i e l l e n K o n tenklassen vermieden werden. A u s den O r g a n i s a t i o n s p l ä n e n der U n i v e r s i t ä t s b i b l i o t h e k der T U - B e r l i n ergibt sich folgende Gliederung. A b b . 7 s t e l l t Kostenstellenbereiche und A b b . 8 sämtliche Kostenstellen dar.

136) D i e K e n n z i f f e r 5 wurde entgegen der Z i f f e r n g e b u n g v o n K o r t z f l e i s c h , H . v . , Rationalisierungsmöglichkeiten in wissenschaftlichen B i b l i o t h e k e n : a . a . O . , S . 79 f . v e r g e b e n , u m der in der a l l g . K o s t e n l e h r e ü b l i c h e n N o m e n k l a t u r gerecht zu w e r d e n . Genauere A n g a b e n s i n d den K o n t e n r a h m e n der I n d u s t r i e zu e n t n e h m e n . V g l . h i e r z u M e l l e r o w i c z , K . , a . a . O . , B d . 2 , 1 , S . 77 f f .

79

Abb. 7:

D a r s t e l l u n g der K o s t e n s t e l l e n b e r e i c h e

Kostenstellenbereiche 5 .1.

Allgemeiner Bereich

5 .2.

Materialbereich

5 .3.

Hauptkostenstellen 5.3.1.

5 .4.

5 .5.

5 .6.

-

Hauptbibliothek

E rwerbung

5.3.2.

Katalogisierung

5.3.3.

Benutzung

5.3.4.

Literaturdokumentation

5.3.5.

Publikationen

5.3.6.

Hochschul archiv

Hauptkostenstellen

-

Fachbibliotheken

5.4.1.

Technik u . Naturwissenschaften

5.4.2.

Gesellschafts-, Planungsu . Geisteswissenschaften

Hilfskostenstellen 5.5.1.

Poststelle

5.5.2.

Elektronische Datenverarbeitung

5.5.3.

Technischer B e r e i c h

Verwaltungsbereich

80

Abb. 8 :

5.1.

5.2.

5.3.

Kostenstellengliederung

AIIgemeiner Bereich 5.1.1.

Leitung

5.1.2.

W i ssenschaf11 i c h e r D i enst

5.1.3.

Ausbildung

5.1.4.

Betriebsanalyse

5.1.5.

Sonderaufgaben

Materialbereich 5.2.1.

Erwerbungsetatkostenstelie

5.2.2.

M a t e r i a l g e m e i n k o s t e n s t e l le

Hauptkostenstellen

-

Hauptbibliothek

5.3.1.

Erwerbung 5.3.1.1. Vorakzession 5.3.1.2. Akzession 5.3.1.2.1. Monographien u . Reihenstücke 5.3.1.2.2. Zeitschriften 5.3.1.2.3. Dissertationen u . Tausch 5.3.1.2.4. Altbestände 5.3.1.2.5. Sonstige z . B . Audiovisuel le Medien

5.3.2.

Titelaufnahme 5.3.2.1. Titelaufnahme 5.3.2.1.1.

Monographien

5.3.2.1.2. Reihen 5.3.2.1.3. Eilt 5.3.2.1.4. Zeitschriften 5.3.2.1.5. Dissertationen 5.3.2.1.6. Institutserwerbungen 5.3.2.2. Titelkartendienst 5.3.2.2.1. Intern 5.3.2.2.2. Extern 5.3.2.3. Katalogführung AK 5.3.3.

B enutzung 5.3.3.1. Ausleihe 5.3.3.1.1. 5.3.3.1.2. 5.3.3.1.3. 5.3.3.1.4.

Ortsleihe Sofortleihe Fernleihe Lehrbuchsammlung

137) H i e r u n t e r s i n d E r w e r b u n g e n z u v e r s t e h e n , d i e i m R a h m e n der Z e n t r a l katalogisierung durchgeführt werden.

81

5.3.3.2,

Lesesäle 5.3.3.2.1. 5.3.3.2.2. 5 .3.3.2.3. 5 • 3 >3 «2

ab
r- o ru> o

> m »-

! SS j cg n ) if> m

1,

i

5 " 5 S s S

i

S i i l i f

t5 « m ö a ¡û x

E r f a i t u n g i - und Klo. Nr.: SI TOI Hsushallilitel. Hc>»)fi«ch»fnmf r*f flnmKtnfkr un.i OlH.ul»

Varrachnungskart«

Bemerkung1 Tli Nutzfliche (Netto) einschl. Anmietungen TU Null fische ohne Anmietungen abinj. ungeeigneter Flache (Stallungen und Gewächshäuser) Ansau im Haushaltsplan 1971 2?.?t/0 150.000

242.480 it 197.600 tr 182.600 rr

Zugrunde gelegte Fl A die Bemerkung

Kotten pro m 2 Berechnung 22.2C0:16?.600 15O.OCC11(J?. 600

UB Gesamlfttche* UD ohne Anmietungen UB ohne Anmietungen aber mit Jebensstra&e 'nhni- V f rlrhnfM C h*

0,12

cht f .

9.697 m 2 7.794 m 2 8.289 m 2

Berechnung

Anniatunf

9»5.?6 6.679.07

O.tM t i e n t f . Ann., aber

91.1)0I18?.600 19.000

10.OOGiltJ2.6OO

Sclodlingsbeklmpfung

*.oco

1.0001>a?.6oo

D , 54

0.JÉ

2.904,04

6269

0209 1

0.

1.>26,24

ü2ö$

6289 *

0,0:

66),12

9697

9697 «

6,a
V

6 E 3 10

0«!

(II) 100

20

100 100

VO

100

30

100 SS

100 1/0

400 100

60

20

20 10

10

260

2*0

7O

3o

2S

SS

f

6,*

l

7

2J

so

«»-

18M

5.0

101*7-1$XV'

30

SS

V

2

3

4

50.8

89.4

45.1

7.9

10.6

4jJ

100.0

100 0 .

60

4-i

SO

2,7

w

3,6

16 M- zo'Sr- 10/if- ose

5_ 87.3

:

54JJ

12.7

_ 100.0

100.0

100.0

-

5 9

6.6

5.1

4 1

6.6

7.8

Notation

12 8

8.7

7.5

15.4

1.9

31.1

18.7

11.6

27.9

16.3

18.0

19.5

9.1

14.7

" Es entsteht eine Differenz zu den im Fachreferat ausgeführten Tätigkeiten durch dort anfallende Neben tatigkeiten etc.

(III

o

106

4.9

Durchschnittliche Zahl der hintereinander ausgeführten Tätigkeiten pro Tag

WS;

(STJ

30

8.2

*

o

to c

2S

10.1

1

M u

3 fl £>

2S

Kauftisch

Summe

e o " •C 10

£

c

J0

(in Prozenten der Gesamttätigkeit >

87.8

3 Ü a

10

Aufschjugelung der Referententatigkeit

Referent

4>

s

«

100

Anhang X

Fachreferai

Kostenatellen

SS

9*20?- U2H

[.DU]

einzelnen

SO

10

n

die

JC

«

Verteilungsverhalten ir.

auf

K h

c 3

u u


E IO*

i ?

« ' v i «

N ¡5 ii ^ ir

s x Ì «

S N s r 3

! i n

»91

c" « ® *» n

1.674,23 DM/Monat

Heizkosten 2.391.76 DM/Monat

pauschale

«n

kosten-

e* og E E

Mietpreis 28.930,56 OM/Monat

i

Abt.Ww

Gesch.

Abt.

Abt.Soz.

5436,--

| 98899,-• 1 136167,--

11520,--

3462,- -

-

Betriebs-

in ci

-

|

E »

36,74

;

448,35

Repro

t erbau

*bt.Gar-

1812,--

886,--

Hochs.

s

Dokum.

;

Benutzg.

1

Engel & Prade

t

653.55

. 1 c v I 5 E — r, u «

34404,90

r-

rg ì „ in -

1631,70

S

1631,70

:

i

alle

»

direkt

;

Wiss.O.

i

Verwalt.

5

Titelauf.

C4 OY E E p ci n • * * 0

Zander

È

Weinitschke

E S n » O V o IO CSI -

1287,23

N N N £ E E £ r- O O Q o pg io