Iniciación a la base de datos : documentos esenciales 9788436934809, 8436934806

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INICIACIÓN A LA BASE DE DATOS

DOCUMENTOS ESENCIALES

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Centro Nacional de Información y Comunicación Educativa

Autores: Concepción López Sutil Juan Madrigal Muga

Coordinación: Elisa Rodríguez Portela

Edición: Concepción López Sutil Juan Madrigal Muga Elisa Rodríguez Portela

Corrección de estilo: Ana Isabel Rodríguez Portela

Diseñador de la portada: Eduardo Sánchez Rubio

Esta publicación editada por el Centro Nacional de Información y Comunicación Educativa del MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE, en Diciembre de 2001, es una parte de los materiales que componen el curso de Iniciación a Works.

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte Secretaría General de Educación y Formación Profesional Centro Nacional de Información y Comunicación Educativa I.S.B.N.: 84-369-3480-6 N.I.P.O.: 176-01-113-0

ÍNDICE PRESENTACIÓN Presentación....................................................................................................................................................... 3 Objetivos............................................................................................................................................................ 6 Documentación .................................................................................................................................................. 6 Contenidos ......................................................................................................................................................... 6 Estructura del curso ........................................................................................................................................... 7 PRÁCTICA 1 ENTORNO DE TRABAJO DE LA BASE DE DATOS Introducción .......................................................................................................................................................... 15 Objetivos ............................................................................................................................................................... 15 Contenidos............................................................................................................................................................. 16 Proyecto................................................................................................................................................................. 17 Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 21 Actividades guiadas............................................................................................................................................... 27 Iniciar la aplicación de Base de datos de Works abriendo un archivo existente ........................................ 27 Cómo se utiliza la Ayuda de Works........................................................................................................... 30 Ayuda de Works. Paseos: Base de datos .................................................................................................... 32 Elementos comunes de las ventanas de aplicación..................................................................................... 33 Barras de herramientas ............................................................................................................................... 35 Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos.................................................... 37 Presentación de la información: Formulario y Lista. Registros y campos ................................................. 38 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratón........................................................................................... 43 Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratón............................................. 45 Desplazamiento del campo que está activo en la Lista utilizando el teclado ............................................. 46 Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado ........................................................................ 48 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratón ................................................................................... 49 Información de la Barra de estado.............................................................................................................. 50 Zoom .......................................................................................................................................................... 51 Tipos de datos ............................................................................................................................................ 53 Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Campo .................................................. 57 Dividir la pantalla de la Presentación de lista en secciones........................................................................ 59 Proteger los datos ....................................................................................................................................... 61 Líneas de la cuadrícula............................................................................................................................... 65 Salir del programa ...................................................................................................................................... 67 PRÁCTICA 2 SELECCIONAR LA INFORMACIÓN. FILTROS Introducción .......................................................................................................................................................... 71 Objetivos ............................................................................................................................................................... 72 Contenidos............................................................................................................................................................. 72 Proyecto................................................................................................................................................................. 75 Ayuda. ................................................................................................................................................................... 79 Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 83 Actividades guiadas............................................................................................................................................... 87 Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente............................................ 87 Acceso directo a un registro o a un campo................................................................................................. 92 Búsqueda de un registro por el contenido de un campo ............................................................................. 94

Base de datos de Works

I

Índice

Búsqueda de todos los registros que contienen un dato ............................................................................. 96 Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Buscar................................................. 102 Uso de comodines para la búsqueda......................................................................................................... 103 Búsqueda de los registros que no contienen un dato ................................................................................ 105 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y ........................................................................... 107 Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro ................................................................................... 114 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O ........................................................................... 117 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO ........................................................................ 121 Selección de campos no vacíos ................................................................................................................ 123 Filtrar usando una fórmula ....................................................................................................................... 125 Eliminar un filtro...................................................................................................................................... 133 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 136 PRÁCTICA 3 EDICIÓN DE UNA BASE DE DATOS EN LA PRESENTACIÓN DE LISTA Introducción ........................................................................................................................................................ 139 Objetivos ............................................................................................................................................................. 139 Contenidos........................................................................................................................................................... 140 Proyecto............................................................................................................................................................... 141 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 143 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 147 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 151 Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 151 Modificación de un dato de un registro.................................................................................................... 152 Revisión ortográfica ................................................................................................................................. 154 Modificación de los datos en múltiples registros, de forma automática................................................... 156 Modificación de los datos en múltiples registros, sólo en casos determinados ........................................ 158 Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 162 Borrado de todo el contenido de varios campos....................................................................................... 164 Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 165 Borrado de todo el contenido de varios registros ..................................................................................... 167 Borrado de varios registros ...................................................................................................................... 168 Añadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 169 Añadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 170 Añadir campos a la base de datos............................................................................................................. 173 Añadir fórmulas en los campos................................................................................................................ 175 Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 178 Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 181 Mover los campos .................................................................................................................................... 182 Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 184 Mover registros ........................................................................................................................................ 187 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 189 PRÁCTICA 4 EDICIÓN EN LA PRESENTACIÓN EN FORMULARIO Y EN EL DISEÑO DE FORMULARIO Introducción ........................................................................................................................................................ 193 Objetivos ............................................................................................................................................................. 194 Contenidos........................................................................................................................................................... 194 Proyecto............................................................................................................................................................... 195 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 197 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 201 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 205 Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 205 Modificación de los datos ........................................................................................................................ 206 Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 216 Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 218

II

Base de datos de Works

Índice

Borrado de un registro.............................................................................................................................. 221 Añadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 223 Añadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 224 Añadir campos a la base de datos. Mover los campos ............................................................................. 230 Añadir fórmulas en los campos................................................................................................................ 233 Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 235 Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 240 Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 241 Crear una etiqueta .................................................................................................................................... 243 Crear un texto con efecto especial. WordArt ........................................................................................... 244 Añadir un Rectángulo para enmarcar un grupo de datos.......................................................................... 250 Añadir una línea ....................................................................................................................................... 252 Crear un dibujo con Microsoft Draw ....................................................................................................... 253 Imprimir el formulario en blanco ............................................................................................................. 265 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 268 PRÁCTICA 5 IMPRESIÓN DE UNA BASE DE DATOS. INFORMES Introducción ........................................................................................................................................................ 271 Objetivos ............................................................................................................................................................. 272 Contenidos........................................................................................................................................................... 272 Proyecto............................................................................................................................................................... 275 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 277 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 281 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 287 Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 287 Ver en la pantalla cómo quedaría la Base de datos impresa en papel ...................................................... 287 Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un campo ................................................ 290 Crear un informe, con todos los datos ordenados por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas estadísticas de cada grupo y de todos los datos.......................................................................... 302 Crear un informe, con todos los datos ordenados y agrupados por varios criterios ................................. 315 Crear un informe asociado a un filtro....................................................................................................... 324 Duplicar un informe ................................................................................................................................. 333 Modificar un informe ............................................................................................................................... 334 Cambiar el nombre de un informe............................................................................................................ 341 Eliminar un informe ................................................................................................................................. 342 Crear encabezados y pies de página ......................................................................................................... 342 Imprimir los informes .............................................................................................................................. 344 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 346 PRÁCTICA 6 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS Introducción ........................................................................................................................................................ 349 Objetivos ............................................................................................................................................................. 349 Contenidos........................................................................................................................................................... 350 Proyecto............................................................................................................................................................... 351 Ayuda .................................................................................................................................................................. 353 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 355 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 359 Crear el archivo Práctica 6 BD................................................................................................................. 359 Copiar los datos de otra base de datos...................................................................................................... 364 Añadir campos a la base de datos en la Lista ........................................................................................... 366 Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo .................................................................................................................................... 368 Añadir más campos a la base de datos en el Formulario.......................................................................... 375 Crear un informe que calcule el total facturado ....................................................................................... 376

Base de datos de Works

III

Índice

Escribir fórmulas para introducir los datos de forma automática............................................................. 378 Formato de Presentación de Lista ............................................................................................................ 382 Formato de Presentación de Formulario .................................................................................................. 383 Filtro......................................................................................................................................................... 385 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 386 PRÁCTICA 7 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS Introducción ........................................................................................................................................................ 391 Objetivos ............................................................................................................................................................. 394 Contenidos........................................................................................................................................................... 394 Proyecto............................................................................................................................................................... 395

IV

Base de datos de Works

INICIACIÓN A LA BASE DE DATOS

DOCUMENTOS ESENCIALES

Presentación

PRESENTACIÓN Una base de datos es una agrupación de datos relacionados entre sí, que están organizados de manera que pueda accederse a ellos de forma automática. Por ejemplo, en una empresa que fabrica cualquier producto su base de datos contendrá toda la información relativa a esos productos, así como a las materias primas que utiliza, a sus proveedores, a sus clientes, a sus trabajadores, a las incidencias de los procesos de fabricación, a las ventas, la facturación, etc. Toda la información que constituye la base de datos debe estar organizada adecuadamente para poder satisfacer las demandas de los diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo, para confeccionar las facturas se deben poder extraer los datos de los clientes y de los productos, para hacer un pedido se deben relacionar los proveedores y las materias primas, para hacer un estudio de costes se necesitan datos de los productos, de las materias primas, del personal, etc. Con el fin de realizar todas las operaciones requeridas: almacenar la información, actualizarla, recuperarla cuándo y cómo interese, generar informes, etc, se debe disponer de algún programa informático que permita realizar todas esas operaciones, el cual se denomina gestor de base de datos. Tradicionalmente, en las empresas y oficinas, la información que contienen las actuales bases de datos estaban escritas en fichas de cartulina, almacenadas en archivadores en algunos departamentos de la empresa que tenían como misión organizar la información y extraer los datos que solicitaban los otros departamentos: ventas, facturación, dirección, fabricación, etc. Se puede, por tanto, comparar el tradicional archivador o conjunto de archivadores con las actuales bases de datos y las personas que realizaban la búsqueda, organización y selección de la información, con el programa gestor de la base de datos. Es costumbre, sin embargo, utilizar el término base de datos para referirse tanto a la información como al programa gestor de esa información. Así se suele hablar tanto de la base de datos de Hacienda, para referirse a la información sobre los contribuyentes, como de la base de datos de Works, para referirse al programa gestor capaz de crear y manejar distintas bases de datos. Desde la aparición del término bases de datos, en los años 60, ha habido una enorme evolución de los programas de gestión, habiendo dado lugar a distintos tipos de gestores que se adaptan a distintas necesidades. Los más comunes son los denominados gestores de bases de datos documentales que tienen como misión la organización y el tratamiento de información exclusivamente textual. Por ejemplo, una base de datos de las noticias de prensa, una base de datos de legislación, la base de datos del Boletín Oficial del Estado, una base de datos de recetas de cocina, etc. Base de datos de Works

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Presentación

Estos gestores se caracterizan principalmente porque permiten localizar y seleccionar la información por las propias palabras del texto y por palabras clave o descriptores que se asocian a cada documento. Si quiero hacer una receta de pescado, por ejemplo, se debería poder buscar por el término pescado, que sería un descriptor, aunque esa palabra no figure en las recetas. Para el tratamiento de la información que se genera en una empresa común: productos, clientes, etc., como en el ejemplo tratado anteriormente, se han desarrollado programas que se adaptan a la llamada teoría relacional, que es una compleja teoría matemática que permite optimizar la organización de la información y consigue resultados muy satisfactorios, aunque los problemas sean complejos. Son los llamados gestores de bases de datos relacionales. El gestor de base de datos de Microsoft Works se asemeja a los gestores de tipo relacional y también es susceptible de utilizarse para tratar bases de datos documentales. Se asemeja a los gestores relacionales porque puede estructurar la información en la forma en que lo hacen esos programas, si bien carece de una característica básica de la organización relacional, que es la posibilidad de extraer información simultánea de varios archivos. En la organización relacional una base de datos consta de varios ficheros que se obtienen como consecuencia de un proceso de análisis y normalización de los elementos que la forman.

Ejemplo de tabla de una base de datos

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Base de datos de Works

Presentación

La estructura básica de los gestores relacionales es la tabla, donde las filas constituyen los registros y las columnas los campos. Works utiliza esta misma estructura para sus ficheros de bases de datos. En un archivo de base de datos de libros, por ejemplo, cada fila es un libro (registro) y cada columna se refiere a uno de los datos que se recogen (campo). La información también puede presentarse en forma de "ficha", como las tradicionales de cartulina:

Cada ficha es un registro y cada dato corresponde a un campo. Como ya se ha dicho, una base de datos de tipo relacional está constituida por varios ficheros (varias tablas), cada uno relativo a un aspecto (clientes, almacén, personal, ...). No obstante, el gestor de Works, aunque no permite establecer relación entre los datos de distintos ficheros, sí permite abrir varios ficheros y acceder a cada uno con facilidad. Así, por ejemplo, en el caso de la librería se puede utilizar un fichero de libros, otro de clientes, otro de editoriales, etc. Serán ficheros independientes pero se podrán consultar con facilidad.

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Presentación

Objetivos

Se pretende que, al finalizar el curso, se haya adquirido un conocimiento suficiente de las herramientas que ofrece el gestor de base de datos de Works, que permita confeccionar los archivos y documentos esenciales para cada alumno o alumna que realice el curso. Los objetivos específicos son: •

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Crear, editar y guardar archivos de base de datos. Buscar y seleccionar información en archivos de bases datos a través de filtros e imprimir informes generados con el gestor de base de datos. Identificar y utilizar los elementos principales que constituyen y definen una base de datos: tabla, registro, campo, lista, formulario, filtro, informe, fórmula. Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los distintos tipos de datos. Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los formatos aplicables a las celdas o los rangos. Generar bases de datos seleccionando información, definiendo la estructura, introduciendo los datos y generando consultas e informes adecuados. Contenidos Primera fase

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Práctica 1. Entorno de trabajo. Terminología básica, modos de presentación de los datos: lista y formulario, recorrido por una base de datos y sistema de ayuda.

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Presentación

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Práctica 2. Selección de información. Sistemas de acceso directo a la información: Ir a, Buscar, Filtros, operadores lógicos, lenguaje de interrogación, fórmulas y expresiones lógicas, funciones. Práctica 3. Edición en la presentación de Lista. Presentación de los datos en modo Lista. Operaciones sobre los registros y los campos: selección, protección, borrado, modificación simple y múltiple, inserción, formato y tipos de datos, llenado y series. Fórmulas. Práctica 4. Edición en la presentación de Formulario. Presentación de los datos en modo Formulario. Operaciones sobre los registros y los campos: selección, protección, borrado, modificación, inserción, formato y tipos de datos, llenado y series. Fórmulas. Edición de elementos gráficos en el Formulario. Práctica 5. Impresión de una base de datos. Informes. Generador de informes, aspectos que definen un informe: título, campos, ordenación, agrupamiento, filtros y resúmenes. Filas del informe: Título, encabezado, introducciones, registro y resúmenes. Operaciones sobre el informe: inserción, modificación, eliminación, formato de presentación, fórmulas. Elementos de impresión: configuración, encabezados y pies de página, vista preliminar. Práctica 6. Creación de una base de datos: Fases para la creación, técnicas de introducción de datos, creación de consultas e informes. Segunda fase

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Práctica 7. Diseño y construcción de una base de datos. Estructura del curso

El curso se ha dividido en dos fases, la primera se compone de seis prácticas que tienen la siguiente estructura: •

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Introducción. Pretende ofrecer una visión de los aspectos más relevantes relacionados con los temas que se tratan en esa práctica e incluye los objetivos que se persiguen y los contenidos con los que se trabaja. Proyecto. Plantea la propuesta de trabajo para la práctica, indica qué es lo que hay que conseguir y ofrece las herramientas para hacerlo: archivos y orientaciones para seguir distintas metodologías. Indica también cómo se evalúa el resultado. Ayudas. Indica cómo y dónde recurrir en la ayuda del programa para encontrar la forma de resolver las actividades requeridas en el proyecto. Este apartado no figura en la primera práctica porque en sus contenidos está incluida ya la ayuda de Works.

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Presentación

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Propuesta de actividades. Ofrece un índice de actividades que conducen a la consecución del proyecto de la práctica, se indica qué hacer pero no cómo hacerlo. Actividades guiadas. Explica de forma muy detallada cómo realizar cada una de las actividades indicadas en la Propuesta de actividades. Actividades complementarias. Contiene una propuesta de actividades relacionadas con los temas de la práctica que no se han contemplado al realizar el proyecto, pero que pueden tener interés. Actividades complementarias guiadas. En este apartado se ofrece la explicación de cómo realizar las actividades complementarias.

Base de datos de Works

ENTORNO DE TRABAJO DE LA BASE DE DATOS

PRÁCTICA 1

Práctica 1 – Entorno de trabajo

INTRODUCCIÓN Antes de la aparición de los ordenadores, las empresas y oficinas debían dedicar gran parte de sus recursos y esfuerzo para organizar toda la información relacionada con los clientes, proveedores y personal de la empresa, con las materias primas y productos, con la elaboración de albaranes, facturas, informes de ventas, gastos, etc. Los ordenadores personales han conseguido que las pequeñas y medianas empresas, que no disponían de personal suficiente para gestionar los grandes volúmenes de información que debían controlar, puedan, con ayuda de estos medios y a través de programas como los gestores de bases de datos, realizar un tratamiento eficaz de la información, de la misma manera que las grandes empresas con sus potentes equipos informáticos. Así como los procesadores de texto permiten a cualquier persona confeccionar documentos con aspecto profesional, los gestores de bases de datos ofrecen la posibilidad de organizar la información sin demasiado esfuerzo. Las bases de datos han proliferado tanto que constituyen uno de los conceptos informáticos más difundidos. En la actualidad, además de los millones de bases de datos que pueden haber creado las empresas e instituciones para su uso interno, existen cientos de empresas cuyo producto es la distribución o venta de información organizada en bases de datos. En la mayor parte de los casos, el acceso a estas empresas se realiza por Internet. A lo largo de los últimos años han aparecido numerosos programas de gestión de bases de datos. El que vamos a utilizar aquí es el gestor de ficheros de Works, que ofrece una buena parte de las funciones que suelen tener la mayoría de los gestores de bases de datos usuales, de forma que al realizar las prácticas del módulo se pueden adquirir los conceptos y destrezas básicas relacionadas con el tratamiento automático de la información. Objetivos

En esta práctica se trata de lograr una familiarización con el entorno de trabajo de la Base de datos de Works, para lo cual hay que identificar los distintos elementos que aparecen en la pantalla, aprender sus nombres, saber para qué sirven y cómo se pueden utilizar. Una parte muy importante de esta práctica la constituye el estudio de los distintos tipos de ayuda que ofrece Works, para favorecer el autoaprendizaje y la resolución de los problemas que se puedan presentar con el uso de este programa.

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Introducción

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Para el aprendizaje se utiliza un documento en el que se pueden observar las posibilidades que ofrece Works para organizar la información, viendo la Presentación de formulario y la Presentación de lista de una base de datos y también se aprenden los conceptos básicos: campo, registro y dato; algunas fórmulas que se pueden utilizar para introducir la información; los distintos tipos de datos que se pueden manejar: números, textos, fechas, etcétera. Se utilizan las distintas formas que hay para desplazar el documento por la pantalla con el teclado y con el ratón. Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta práctica son: Abrir y Cerrar archivos. Presentación de lista o Lista. Presentación de formulario o Formulario. Barra de herramientas. Barra de edición. Barras, cuadros y botones de desplazamiento. Campo. Protección. Deshacer. Líneas de la cuadrícula. Dividir y Zoom. Ayuda de Works: Asistente para ayuda, Contenido, Índice, Paseos, Introducción, F1. Botón ? de las ventanas de diálogo. Salir.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

PROYECTO

Presentación En la mayor parte de las prácticas de aprendizaje de la Base de datos de Works el proyecto consiste en crear o modificar unos documentos de Base de datos , pero como en esta práctica se tiene el primer contacto con el programa, no se trata de modificar ninguna base de datos, sino de analizar el archivo Práctica 1 BD, para identificar los distintos elementos que aparecen en la pantalla y los modos de presentación de los datos.

Proyecto El proyecto de esta primera práctica consiste en realizar tres esquemas, uno sobre los elementos principales de la base de datos de Works, otro sobre las ayudas y un tercero sobre los métodos más eficaces de acceso a distintas partes de la base de datos. Para ello se cuenta con el archivo Práctica 1 BD que sirve para realizar los ensayos y pruebas necesarias para conseguir los objetivos de esta práctica. Los esquemas se podrán realizar sobre papel, a mano, y pueden contener dibujos, cuadros sinópticos, diagramas o cualquier otro elemento que ayude a recordar los aspectos principales de cada apartado. También se pueden hacer con un procesador de textos y construir un archivo que servirá para evaluar esta práctica. A continuación se indican los aspectos principales que se pueden considerar en cada uno de los esquemas.

1. Elementos principales de la base de datos de Works: tabla, registros, campos, modos de presentación, tipos de datos y sus características.

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Proyecto

Práctica 1 – Entorno de trabajo

2. Estructura de la ayuda. Formas de acceso a la ayuda de Works, tipos de ayuda, características de la ayuda. En este caso puede ser suficiente con recorrer los distintos tipos de ayuda que se ofrecen, leer algunos ejemplos sobre los aspectos relacionados con los temas de esta práctica y anotar qué partes tiene la ayuda, cómo está estructurada y qué tipo de información proporciona cada tipo. 3. Métodos de acceso con el ratón y con el teclado. Hay que probar todas las posibilidades que se ofrecen para recorrer el texto visualmente o para llevar el cursor a un lugar concreto, las más relevantes se indican a continuación:

Desplazamiento por Ir al Registros

Campos

Tabla

Ir al

siguiente

anterior

último

primero

último de la pantalla

primero de la pantalla

último

al primero

siguiente

anterior

al último de la pantalla

primero de la pantalla

último dato

primer dato

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte más a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opción más libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta práctica, consiste en tratar de realizarlo sin ninguna guía, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea más conveniente. Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, que es parte de los contenidos de esta práctica, aunque en este caso lo más recomendable es seguir alguna de las opciones que se proponen a continuación.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Proyecto

Propuesta de actividades En esta sección, que está a continuación, se plantea una posible secuencia de actividades que recorren todas las opciones y operaciones que permiten alcanzar los objetivos de esta práctica.

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta práctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan o procedimientos más eficaces para realizar las actividades.

Actividades complementarias La Propuesta de actividades complementarias de la práctica 1, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, muestra cómo se puede utilizar la Base de datos de Works por medio del Selector de tareas.

Actividades complementarias guiadas Este apartado incluye la explicación de cómo se pueden hacer las actividades complementarias y también se encuentra en Ejercicios de la mesa de trabajo.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicación de Base de datos de Works abriendo un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicación de Base de datos de Works desde el botón Inicio de Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Práctica 1 BD. ACTIVIDAD 1.2: Cómo se utiliza la Ayuda de Works

Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la información que hay en el apartado Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que aparece cuando se activa la opción Ayuda de Works del menú ? Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro podamos obtener la información que necesitemos en la ayuda, para lo cual se debe ver qué aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente para ayuda, el Contenido, el Índice y la ayuda que presta en los cuadros de diálogo el botón ? Si se ha hecho esta actividad en las prácticas del Procesador de textos de Works o en las de la Hoja de cálculo, se puede pasar a la siguiente actividad.

ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos

Ver la información que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opción Paseos: Base de datos. ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicación

Observar la ventana de la aplicación de la Base de datos de Works e identificar los siguientes elementos: La barra de título. El cuadro del menú de control.

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Propuesta de actividades

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar. La barra de menús. ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas

Desactivar y activar la barra de herramientas. ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos

Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener información sobre las distintas formas de ver la información contenida en un documento de Base de datos. ACTIVIDAD 1.7: Presentación de la información: Formulario y Lista. Registros y campos

Observar la Presentación de formulario de la base de datos. Observar la Presentación de lista. Identificar los campos y los registros en ambas presentaciones. ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratón

Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazándolo por la pantalla con el ratón y: Los botones de desplazamiento horizontal y vertical. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical. ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratón

Ver la información que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un documento con el ratón.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que está activo en la Lista utilizando el teclado

Desplazar la situación del campo activo en la Presentación de lista con las teclas:

+

+

+

+

+

+

ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado

Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de inserción o cursor por la base de datos con el teclado.

ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratón

Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratón y los botones:

ACTIVIDAD 1.13 Información de la Barra de estado

Desplegar cada uno de los menús y desplazar el puntero del ratón por las distintas opciones, observando la línea o Barra de estado para ver los mensajes que nos envía en cada caso. Ver qué pasa en la Barra de estado cuando se activan y desactivan las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.

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Propuesta de actividades

Práctica 1 – Entorno de trabajo

ACTIVIDAD 1.14: Zoom

Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal y la opción del mismo nombre del menú Ver, tanto en modo Lista como en modo Formulario.

ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos

Averiguar qué tipos de datos contiene la base de datos Práctica 1 BD. ACTIVIDAD 1.16: Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Campo

Utilizar el botón de ayuda ¿Qué es esto? para ver cómo se utilizan los elementos que aparecen en la ventana de la opción Campo del menú Formato, cuando está activo un campo de tipo En serie. ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentación de lista en secciones

Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros clientes y los cuatro últimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos

Averiguar si el campo Código está protegido. Proteger todos los datos contenidos en Práctica 1 BD para que no puedan ser modificados.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Propuesta de actividades

Desactivar la protección que impide modificar los datos de Práctica 1 BD. Proteger la información de los quince primeros campos de la base de datos. Desactivar la protección de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el campo Código. ACTIVIDAD 1.19: Líneas de la cuadrícula

Desactivar y activar la opción Líneas de la cuadrícula del menú Ver en Presentación de lista para observar qué efecto produce. ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa

Salir o Cerrar el programa sin guardar los cambios.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicación de Base de datos de Works abriendo un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicación de Base de datos de Works desde el botón Inicio de Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Práctica 1 BD. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Una de las formas de iniciar la Base de datos desde Windows consiste en hacer clic sobre el botón Inicio, elegir Programas, después Microsoft Works y por fin Base de datos de Microsoft Works. De esta forma se abre una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un documento nuevo (en blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla o abrir una base de datos existente.

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Actividades guiadas

2.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Si elegimos la tercera opción, aparece la ventana Abrir.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

3.

En la ventana Abrir podemos elegir la carpeta que contiene los archivos de trabajo.

4.

Dentro de esta carpeta seleccionamos el archivo Práctica 1 BD y pulsamos el botón Abrir.

Otra manera de iniciar la Base de datos desde Windows consiste en hacer doble clic sobre su icono de acceso directo del escritorio, en caso de que exista dicho icono.

Si no existe el icono de acceso directo a la Base de datos de Works en el escritorio se puede crear de la manera siguiente: · Se hace clic en el botón Inicio.

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

· Se elige Programas y después Microsoft Works. · Se hace clic con el botón secundario del ratón sobre Base de datos de Works. · En el menú contextual que aparece se activa Enviar a y se elige Escritorio (Crear acceso directo).

En las actividades complementarias de esta misma práctica se indican distintas formas de iniciar el trabajo con la Base de datos de Works desde el Selector de tareas de Works.

El mejor procedimiento para abrir un documento de Base de datos de Works, cuando la aplicación de Base de datos está iniciada, consiste en hacer clic sobre el botón Abrir de la barra de herramientas. En la ventana de diálogo que aparece se despliega el cuadro de lista Buscar en para elegir la carpeta que contiene los documentos de trabajo del curso, en la que se selecciona el archivo y se pulsa el botón Abrir o se hace doble clic sobre el archivo. Otro procedimiento consiste en activar la opción Abrir que se encuentra en el menú Archivo de la Base de datos de Works y seguir todos los pasos indicados anteriormente hasta que en el cuadro Buscar en encontremos la carpeta adecuada y el nombre del documento. Una vez que se ha abierto el documento y lo estamos viendo en la pantalla se puede Cerrar haciendo clic sobre el botón de este nombre que se encuentra en la esquina superior de la ventana o activando la orden Cerrar del menú Archivo.

ACTIVIDAD 1.2: Cómo se utiliza la Ayuda de Works

Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la información que hay en el apartado Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que aparece cuando se activa la opción Ayuda de Works del menú ?

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Actividades guiadas

Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro podamos obtener la información que necesitemos, para lo cual se debe ver qué aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente para ayuda, el Contenido, el Índice y la ayuda que presta en los cuadros de diálogo el botón ? ......................................................................................Resolución ............................................................................................

Si se ha hecho esta actividad en las prácticas del Procesador de textos de Works o en las de la Hoja de cálculo, se puede pasar a la siguiente actividad.

1.

Se despliega el menú ? (Ayuda) de la Base de datos de Works, se elige Ayuda de Works y aparece una ventana con el Asistente para ayuda de Works que nos ofrece varios apartados.

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Actividades guiadas

2.

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Se elige el que se ha mencionado en el enunciado de la actividad, es decir, Utilizar la ayuda de Works. Se hace clic sobre el título de este apartado y se leen las explicaciones que contiene.

ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos

Ver la información que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opción Paseos: Base de datos.

1.

Si estamos leyendo las explicaciones del apartado Utilizar la ayuda de Works, que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, podemos pulsar el botón Atrás de la ventana de la Ayuda de Works y elegir el siguiente apartado que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, que es Paseos: Base de datos.

En el caso de que hayamos cerrado la ventana de la Ayuda de Works debemos desplegar de nuevo el menú ? (Ayuda) de la Base de datos de Works, elegir Ayuda de Works y hacer clic sobre el apartado Paseos: Base de datos.

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Actividades guiadas

2.

En la ventana de Paseos de Works, que nos da la bienvenida a la Base de datos, aparecen cuatro enlaces con ventanas de información. Conviene en estos momentos hacer clic en el enlace Conceptos básicos de la Base de datos para ver la información general sobre esta aplicación de Works, que está contenida en sus cuatro páginas de hipertextos.

3.

Cuando se ha terminado de ver la información del paseo, se cierra la ventana de ayuda haciendo clic en el botón Cerrar que hay en la esquina superior derecha.

ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicación

Observar la ventana de la aplicación de la Base de datos de Works e identificar los siguientes elementos: La barra de título. El cuadro del menú de control. Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar. La barra de menús. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

En la parte superior de la ventana de la Base de datos de Works, como ocurre en las ventanas de todas las aplicaciones o programas que funcionan en el entorno de trabajo Windows, se encuentra la barra de título que contiene el nombre del programa y el nombre del documento, en caso de que se haya guardado el archivo en el disco, pues si todavía no se ha guardado el archivo lo que aparece es Base de datos no guardada.

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Cuando un archivo de base de datos de Works está abierto, se puede observar en la barra de título que su nombre aparece seguido de .wdb, es decir, Práctica 1 BD.wdb. Ésta es la extensión que añade el programa de Base de datos de WORKS a todos los nombres de archivo de Base de datos, en caso de que no hayamos especificado otra extensión distinta. Siempre conviene respetar el tipo de extensión de las distintas clases de documentos, pues es la forma que se suele utilizar para distinguirlos. Por ejemplo unos archivos que se llamen Plano de la casa.pcx y Foto de la casa.bmp deberían ser archivos de dibujo, Descripción de la casa.txt sería un archivo de texto, Contrato de la casa.wps un documento del procesador de textos de Works, Contabilidad de la casa.xlr un archivo de hoja de cálculo, también de Microsoft Works y Biblioteca.wdb sería un archivo de base de datos de Works.

2.

A la izquierda de dicha barra se encuentra el botón del menú de control de la ventana de la aplicación.

3.

A la derecha de la barra de título están los botones Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

4.

Debajo de la barra de título está la barra de menús en la que aparecen los nombres de los menús que contienen las distintas opciones del programa.

5.

Se pueden ir desplegando todos los menús para leer las opciones que contienen. No se trata de aprender los nombres de todas las opciones, sino solamente ver qué posibilidades hay, puesto que se van a ir utilizando a lo largo del curso y entonces se verá cómo actúan y cómo hay que utilizar dichas opciones.

Para desplegar un menú se hace clic con el botón principal del ratón sobre el nombre de ese menú, de esta forma se despliega una persiana que contiene la lista de opciones de dicho menú. Si se desplaza el puntero del ratón sobre los nombres de los distintos menús se van desplegando sus correspondientes persianas. Si se quiere utilizar una de esas opciones basta hacer clic sobre ella para activarla. Para cerrar la persiana de un menú basta hacer clic con el botón principal del ratón cuando el puntero del ratón está fuera de la persiana.

ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas

Desactivar y activar la barra de herramientas.

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Cuando se instala el programa Works, en la Base de datos está activa (y por lo tanto está visible) la barra de herramientas. Para desactivarla hay que desplegar el menú Ver y hacer clic en la opción Barra de herramientas. De esta manera la barra desaparece de la ventana de la Base de datos.

2.

Si queremos volver a ver la barra de herramientas tenemos que repetir el proceso, es decir, desplegar de nuevo el menú Ver y hacer clic sobre la opción Barra de herramientas.

La barra de herramientas facilita el trabajo con la Base de datos, pues presenta una fila de botones con iconos cuyo dibujo ayuda a recordar la función que realiza, pero además, si se mantiene un instante el puntero del ratón sobre el icono, aparecerá el nombre de la opción correspondiente y en la barra de estado, que es la última línea de la pantalla, se verá una explicación breve de su función. Los botones de la barra de herramientas no realizan funciones diferentes de las que muestran los menús, sino que proporcionan una selección de las opciones más utilizadas.

3.

36

Se puede ir situando el puntero del ratón sobre cada uno de los iconos de la barra de herramientas y leer la descripción que aparece. Muchas de ellas nos recordarán las opciones de los menús que se han leído en la actividad anterior.

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Como se ha dicho anteriormente, cuando se instala el programa Works, en la Base de datos está activa la barra de herramientas. Si se desactiva y se cierra el programa, la siguiente vez que se inicie la aplicación la barra de herramientas no estará visible, por lo que habrá que activarla siguiendo los pasos que se acaban de indicar en esta actividad.

ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos

Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener información sobre las distintas formas de ver la información contenida en un documento de Base de datos. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Es posible que la ventana de la Ayuda de Works esté visible, pero en caso de que no sea así, se puede activar siguiendo los siguientes pasos: se despliega el menú Ayuda, se elige la opción Ayuda de Works, al abrirse la ventana Ayuda de Works aparece activo el Asistente para ayuda de Works.

2.

Se elige el segundo tema que es Cambiar las vistas de la Base de datos, se lee la información contenida en la ventana y en los hipervínculos, que son las palabras de color azul. Se puede mirar también el enlace Vistas de la Base de datos que hay al final de la ventana en Temas relacionados.

La ventana de la Ayuda de Works contiene las tres formas principales de ayuda que nos ofrece Works y que se vieron en la ACTIVIDAD 1.2, es decir, Asistente para Ayuda, Contenido e Índice. Las tres conducen a la misma información, pero por distintos caminos y se debe elegir la que más convenga al tipo de duda que tengamos. El Asistente para Ayuda se debe utilizar cuando se quiera saber el procedimiento que se debe seguir para realizar una acción concreta de la cual no conocemos su nombre, por ejemplo para buscar cómo aplicar una trama a un campo, bastaría escribir poner color de fondo y se obtienen varios

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

temas entre los que se encuentra Agregar color y sombreado. El Contenido presenta la información general de los temas de Ayuda tal y como se encontrarían en un libro. Por lo tanto se debe utilizar cuando se desea obtener toda la información correspondiente a un tema, o no se conoce exactamente el nombre de la acción concreta que se quiere realizar. Por ejemplo, en el caso de que queramos añadir un texto con un efecto especial WordArt y no recordemos que el nombre de la opción es Sombreado, podemos consultar el tema Agregar objetos y elementos especiales a un formulario, elegir Agregar una imagen, WordArt, nota o ecuación y, por fin, Agregar texto especial utilizando WordArt.

El Índice se puede utilizar cuando se conozca una o dos palabras específicas relacionadas con una actividad y se desee obtener más información. Por ejemplo, si se desea saber cómo se utilizan los filtros, se puede buscar en la lista del Índice la palabra filtro y al hacer doble clic sobre ella, aparece una larga lista de temas relacionados con los filtros.

3.

Cuando se ha terminado de ver la información de la ayuda, se puede cerrar la ventana de ayuda haciendo clic en el botón Cerrar ayuda que hay en la esquina superior derecha de esa ventana.

ACTIVIDAD 1.7: Presentación de la información: Formulario y Lista. Registros y campos

Observar la Presentación de formulario de la base de datos. Observar la Presentación de lista. Identificar los campos y los registros en ambas presentaciones.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Al abrir el archivo Práctica 1 BD ha aparecido en la pantalla la Presentación de formulario que muestra la información relativa a uno de nuestros clientes que es la empresa ALUMEN S.A., con datos de la empresa de distinto tipo que podemos necesitar, como son el código que la identifica, su nombre, el CIF, su dirección compuesta por la calle, el distrito postal, la localidad y la provincia, los teléfonos, los datos bancarios, el horario de visita, etc.

Todos estos datos que se ven en la pantalla constituyen uno de los registros de la base de datos, que es el equivalente a una de las fichas de cartulina de un archivo clásico no gestionado mediante ordenador. Cada uno de estos elementos: código, teléfono, CIF, etcétera, constituye lo que se denomina un campo y dentro de cada campo se distingue el nombre, por ejemplo Código y el contenido, que en este caso es 00010; el campo de nombre CIF tiene en este registro como contenido el dato Z-01745382; el campo de nombre Actividad tiene como contenido Carpintería.

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Al ir pulsando la tecla de tabulación, vamos activando la zona del contenido de los distintos campos del registro y podemos ver que ese contenido aparece también en la Barra de edición, que se encuentra debajo de la barra de herramientas. La Barra de edición se denomina así porque nos permite modificar el contenido del campo, como se verá en una práctica posterior.

2.

Si se pulsa el botón Presentación de lista que está en la barra de herramientas, o se activa la opción Lista del menú Ver, pasamos a ver la información de la base de datos con otro aspecto.

Acabamos de ver que la opción Formulario muestra cada registro por separado, con todos sus campos, es decir en forma de ficha.

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Actividades guiadas

Con la opción Lista la información aparece en forma de tabla, en la que los registros constituyen las filas y los campos forman las columnas. Como rótulo de cada columna, sobre cada uno de los campos, aparece el nombre del campo, por ejemplo: Código, Cliente, Calle, Localidad, Provincia, D.P., Teléfono, Móvil, Fax, etc. A la izquierda de cada fila, aparece el número del registro. En la primera fila se encuentran todos los datos de la empresa ALUMEN S.A. que se han visto en el Formulario, es decir el contenido de cada uno de los campos de ese registro: 00010, ALUMEN, S.A., Campo Alto, 25, Madrid, Madrid, 28125, 918398213 etc. Por lo general, cuando utilizamos la Presentación de lista, no podemos ver todos los registros, ni todos los campos de cada registro, pues no suelen caber en la pantalla; pero se pueden ir viendo si utilizamos el ratón y las barras de desplazamiento o el teclado, como es habitual en Windows. Los movimientos con el ratón se realizan pulsando las flechas o moviendo los cuadros de desplazamiento que están en las barras de desplazamiento; éstas son la barra que hay a la derecha de la ventana y la que está en la parte inferior. Las teclas de desplazamiento son prácticamente las mismas que se utilizan en el Procesador de textos y en la Hoja de cálculo, con ligeras diferencias.

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Inicialmente hay un campo que está activo, esto quiere decir que si escribimos un dato éste se introduce como contenido de dicho campo. Al ir pulsando la tecla de tabulación vamos activando la zona del contenido de los distintos campos del registro. Si observamos cómo se muestra en la Barra de edición el contenido del campo que está activo, podemos ver que cuando se trata de un texto, como en el caso del Código, el nombre del cliente, el CIF y la calle van precedidos de comillas, mientras que en el campo no se ven esas comillas; cuando se trata de un número, de una fecha o de una hora, como es el caso del DP, los teléfonos, la fecha de alta, los datos bancarios y el horario de visitas, el contenido del campo no va precedido de comillas en ninguno de los dos sitios. Si queremos activar un campo determinado basta hacer clic con el botón principal del ratón sobre él.

3.

Si se pulsa el botón Presentación de formulario que está en la barra de herramientas, o se activa la opción Formulario del menú Ver, volvemos a ver la información de la base de datos con aspecto de ficha.

En el Formulario podemos observar que, en algunos casos, se muestra el nombre del campo, como por ejemplo en Código, CIF, Teléfono, etcétera, pero en otros casos el nombre no aparece, como es el caso de Cliente, Calle, Localidad, Provincia, etcétera. En cambio, aparecen palabras que no se encuentran en la Presentación de Lista, porque no son nombres ni contenidos de campos, como por ejemplo: Cl, Datos bancarios, Día y horario de visita y De...a...Tiempo:. Estas son etiquetas con textos que se pueden añadir sólo en el Formulario y que tratan de que la información esté más clara y accesible. También se aprecian algunos elementos que no aportan información y que se han utilizado para organizar los datos o para mejorar la presentación, como por ejemplo el texto con efecto especial de la cabecera, los distintos rectángulos y el dibujo del ordenador.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

En la Presentación de formulario el nombre del campo va seguido siempre del signo dos puntos (:).

ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratón

Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazándolo por la pantalla con el ratón y: Los botones de desplazamiento horizontal y vertical. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Para ver cómo se desplaza la Lista con el ratón se pasa a la Presentación de Lista y se deben probar todas las posibilidades. Para comenzar se puede hacer clic varias veces sobre el botón de desplazamiento vertical hacia abajo y después hacer clic varias veces sobre el botón de desplazamiento vertical hacia arriba.

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

2.

Otra prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de desplazamiento vertical, por debajo del cuadro de desplazamiento; después se hace clic otras tantas veces en la barra de desplazamiento vertical, por encima del cuadro de desplazamiento.

3.

La tercera prueba para desplazar el documento hacia arriba o hacia abajo consiste en arrastrar el cuadro de desplazamiento en esas direcciones.

4.

Para ver cómo funcionan los elementos que permiten el desplazamiento horizontal del documento con el ratón se puede hacer clic varias veces sobre el botón de desplazamiento horizontal hacia la derecha y después hacer clic varias veces sobre el botón de desplazamiento horizontal hacia la izquierda.

5.

La siguiente prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de desplazamiento horizontal, a la derecha del cuadro de desplazamiento y después hacer clic otras tantas veces en la misma barra, a la izquierda del cuadro de desplazamiento.

6.

Por fin, se puede arrastrar el cuadro de desplazamiento hacia la derecha y hacia la izquierda.

44

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

La conclusión de las pruebas anteriores se resume en la tabla siguiente. Para desplazar la Lista

Hay que hacer

Un registro hacia arriba

Clic en la flecha de desplazamiento hacia arriba

Una registro hacia abajo

Clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo

Un campo hacia la izquierda

Clic en la flecha de desplazamiento a la izquierda

Un campo hacia la derecha

Clic en la flecha de desplazamiento a la derecha

A una zona específica de la Lista

Arrastrar el cuadro de desplazamiento

A la pantalla anterior

Clic en la barra de desplazamiento, encima del cuadro

A la pantalla siguiente

Clic en la barra de desplazamiento, debajo del cuadro

A la pantalla de la derecha

Clic en la barra de desplazamiento, a la derecha del cuadro

A la pantalla de la izquierda

Clic en la barra de desplazamiento, a la izquierda del cuadro

ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratón

Ver la información que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un documento con el ratón. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Si la ayuda no se encuentra visible, se activa con la opción Contenido del menú ?

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Actividades guiadas

2.

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Se elige el tema Trabajar con las funciones básicas de la Base de datos, a continuación se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de programa y por fin Desplazarse dentro de un documento utilizando el mouse.

ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que está activo en la Lista utilizando el teclado

Desplazar la situación del campo activo en la Presentación de lista con las teclas:

46

+

+

+

+

+

+

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

1.

Actividades guiadas

Las teclas de Edición o la combinación de la tecla Control con dichas teclas permite el desplazamiento del campo activo. En esta actividad conviene activar cualquier campo, en cualquier registro de la Base de datos, que no debe ser ni el primero ni el último, sino que conviene situar el cursor por el medio de la lista, e ir probando las teclas o combinaciones de teclas propuestas, hasta que se comprenda su funcionamiento.

La conclusión de las pruebas anteriores se resume en la tabla siguiente.

Cuando se pulsa

El campo activo pasa

Flecha arriba

Un registro hacia arriba

Flecha abajo

Un registro hacia abajo

Flecha izquierda

Un campo a la izquierda

Flecha derecha

Un campo a la derecha

Ctrl+flecha arriba

Al primer valor del campo activo

Ctrl+flecha abajo

Al último valor del campo activo

Ctrl+flecha izquierda

Al primer campo del registro del campo activo

Ctrl+flecha derecha

Al último campo del registro del campo activo

Fin

Al último campo del registro del campo activo

Inicio

Al primer campo del registro del campo activo

Ctrl+fin

Al final de la base de datos

Ctrl+inicio

Al principio de la base de datos

Re Pág

Una pantalla hacia arriba

Av Pág

Una pantalla hacia abajo

Cuando se desplaza la Lista de la base de datos con las teclas de edición o la combinación de la tecla Control con las teclas de edición se cambia el campo activo, pero cuando se desplaza el documento con el ratón y las barras de desplazamiento no se cambia el campo activo. Ya se ha visto que pulsando las teclas de movimiento del cursor se van activando distintos campos. Una forma de activar un campo determinado consiste en hacer clic con el Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

botón principal del ratón sobre él, para comprobarlo se puede hacer clic sobre distintos campos y observar que se van activando o seleccionando y que su contenido aparece en la barra de edición.

ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado

Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de inserción o cursor por la base de datos con el teclado.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

48

Si la ayuda no se encuentra visible, se activa la opción Contenido del menú ?

Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

2.

Actividades guiadas

Se elige el tema Trabajar con las funciones básicas de la Base de datos, a continuación se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de programa y por fin Utilizar métodos abreviados de teclado para desplazarse por un documento.

ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratón

Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratón y los botones:

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa la Presentación de formulario, se hace clic varias veces sobre el botón Registro siguiente para ver los registros 2, 3, 4, etcétera. Se hace clic sobre el botón Nuevo registro para ver el registro 42, que es el primer registro vacío de la base de datos y nos permite ver e imprimir el formulario vacío. En este registro podríamos incluir los datos de un nuevo cliente. Si se hace clic varias veces sobre el botón Registro anterior podremos ir viendo los registros 41, 40, 39, etcétera. Si hacemos clic sobre el botón Primer registro volvemos a ver el registro 1.

Igual que sucede en la Presentación de lista, en la Presentación de formulario el contenido del campo que está activo se encuentra también en la Barra de edición y cuando se trata de un texto, va precedido de comillas en la Barra de edición, mientras que en el campo no se ven esas comillas. Cuando se trata de un número, de una fecha o de una hora, no va precedido de comillas en ninguno de los dos casos.

ACTIVIDAD 1.13 Información de la Barra de estado

Desplegar cada uno de los menús y desplazar el puntero del ratón por las distintas opciones, observando la línea o Barra de estado para ver los mensajes que nos envía en cada caso. Ver qué pasa en la Barra de estado cuando se activan y desactivan las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Cuando se desplaza el puntero del ratón por las distintas opciones de los menús, se puede observar que en el lado izquierdo de la Barra de estado se indica brevemente qué significa cada una de esas opciones que hay en cada menú.

2.

En la parte derecha de la Barra de estado se encuentran los botones MAY y NUM; cada uno de ellos se activa o desactiva cuando se pulsan las teclas Bloq Mayús y Bloq Num, respectivamente.

Las teclas Bloq Mayús y Bloq Num tienen en la Base de datos la misma función que en el Procesador de textos y en la Hoja de cálculo.

ACTIVIDAD 1.14: Zoom

Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal y la opción del mismo nombre del menú Ver, tanto en modo Lista como en modo Formulario. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

Cuando los datos tienen un tamaño de caracteres muy pequeño puede resultar muy difícil leerlos y corregirlos. Por eso la Base de datos de Works nos ofrece la opción Zoom, es decir, permite “acercar” el documento, de forma que veamos el contenido más grande, sin cambiar el tamaño de los caracteres, por lo que la configuración del Zoom no afecta al aspecto que tendrá el documento al imprimirlo. Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

También puede ser necesario tener una visión más amplia de los datos, es decir "alejar" el documento; esto también lo podemos hacer a través de la opción Zoom.

1.

Tanto en modo Lista como en modo Formulario, se pulsa varias veces el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de lista Zoom, junto a la barra de desplazamiento horizontal. De esta forma se irá viendo la Base de datos al 150%, al 200% y al 400%, como si nos fuéramos acercando cada vez más a la lista.

2.

Se pulsa varias veces el botón que se encuentra, junto con el botón , a la derecha del cuadro de lista Zoom y se irá viendo la Base de datos al 200% al 150%, al 100%, al 75% y al 50%, como si nos fuéramos alejando cada vez más de la lista.

3.

Se despliega el menú Ver, se activa la opción Zoom y se activa el botón 100%. En la ventana Zoom se dice que esta opción no afecta a la impresión, es decir, el Zoom produce un efecto que sólo se aprecia en la pantalla y la Base de datos no se ha modificado al utilizar esta opción.

4.

En la ventana Zoom también se encuentra el botón Personalizado (%), de forma que cuando se activa, se puede determinar en el cuadro numérico el porcentaje que se quiere aplicar. Para probar esta opción se puede escribir 85 en el cuadro numérico y pulsar el botón Aceptar.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Cuando se aplica Personalizado (%), basta escribir el número, es decir, no hace falta escribir el signo de tanto por ciento (%). También se puede aplicar un porcentaje distinto de los que ofrece Works haciendo clic en el cuadro de lista Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal, para ello se elige Personalizado y se escribe el porcentaje que queremos aplicar en el cuadro numérico.

ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos

Averiguar qué tipos de datos contiene la base de datos Práctica 1 BD. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

A simple vista, el primer campo de la base de datos es un número, pero si activamos este campo en la Presentación de Lista y elegimos la opción Campo del menú Formato podemos comprobar que el campo Código tiene el formato En serie y observamos que el contenido del campo se muestra de distinta forma en la celda que en la Barra de edición, pues en la celda del primer registro aparece como 00010 y en la Barra de edición, aparece solamente 10.

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

En los campos que tienen el formato En serie Works genera, de forma automática, una serie de números o de fechas, pues cuando se añade un registro a la base de datos, Works rellena este campo con el número de la serie que corresponde. Cuando se crea un campo de este tipo, hay que indicar a Works el primer número de la serie y el incremento que se debe aplicar para que se pueda generar la serie. Este tipo de campo está indicado para asignar códigos o identificadores de manera automática.

2.

Activando la opción Campo del menú Formato, podemos comprobar que los cuatro campos siguientes: Cliente, Calle, Localidad y Provincia son de tipo texto; en las celdas el contenido aparece sin comillas y en la Barra de edición se muestra su contenido precedido de comillas.

3.

De nuevo, activando el sexto campo, es decir C.P. y mirando la ventana de la opción Campo del menú Formato, vemos que es un número, con un formato de número entero, que añade tantos ceros a la izquierda como sean necesarios para completar el número, hasta que tenga tantas cifras o dígitos como se haya especificado en su formato, que en este caso son 5. En el registro número 18

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

se puede ver que el 8557.

Actividades guiadas

C.P.

es

08557

y en la Barra de edición se ve simplemente

Cuando escribimos un número en la base de datos de Works se suprimen los ceros que escribamos a la izquierda del número, salvo que apliquemos el formato que tiene el campo C.P.

4.

Los tres campos siguientes: Teléfono, Móvil y Fax son números que tienen un formato de número sin separador de las unidades de millar y sin cifras decimales. A estos campos también les podríamos aplicar el formato de texto, puesto que no les vamos a tratar nunca como números porque no vamos a necesitar realizar operaciones como sumar, restar, etcétera.

5.

Los cinco campos que contienen los datos bancarios: Entidad, Oficina, D.C., T.C. y Cuenta son números enteros con el mismo formato que D.P. para que se completen sus valores con ceros a la izquierda hasta que muestren 4, 4, 2, 3 y 7 cifras o dígitos, respectivamente. Por ejemplo, en los datos del campo Entidad de los registros 8, 19 y 24 se puede ver cómo se han completado los valores hasta mostrar 4 dígitos; en los datos del campo Oficina de los registros 1, 16, 18, 19, 20 se puede ver cómo se han completado los valores hasta mostrar 4 dígitos; en el dato del campo Cuenta del registro 11 se ha completado su valor hasta mostrar 7 dígitos.

6.

El siguiente campo, CIF, es de tipo texto.

7.

El campo Fecha de alta es de tipo fecha, con el formato de fecha larga en el que aparece sólo el mes y el año, es decir, no aparece el día.

Works permite utilizar formato de fecha corta: completa: 23/12/02 o incompleta: 23/12 ó 12/02

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

y formato de fecha larga: completa: 23 de febrero de 2002 incompleta: febrero de 2002, 23 de febrero ó febrero.

8.

Los campos Actividad y Visita son también de tipo texto.

9.

Los tres últimos campos: Apertura, Cierre y Tiempo son de tipo hora.

En esta base de datos no hay ningún campo de tipo valor lógico, es decir, un campo que pueda tomar los valores verdadero o falso, pero ya se verán campos de este tipo en otras prácticas. Este tipo de campo, que en otros gestores de Bases de datos se aplica con un formato especial, en Works se encuentra como un caso particular del formato Número. Otro tipo de dato que contempla la Base de datos de Works es el formato de Fracción que se utiliza cuando queremos que los datos se muestren en forma de fracción, en lugar de un número decimal.

10.

56

Se hace clic sobre cualquier dato del último campo, es decir, del campo Tiempo. Podemos observar que en la barra de edición no aparece el contenido del campo, es decir, no se ven los valores 5:00, 8:00, etcétera, sino que se muestra la expresión:

Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

=Cierre-Apertura

Esta expresión indica que los datos o contenido de este campo no se han introducido “a mano”, sino que se calcula de forma automática, en cada registro, restando del valor del campo Cierre, el valor del campo Apertura, es decir, se calcula la diferencia entre la hora de Cierre y la hora de Apertura, con lo que se obtiene el Tiempo de visita. Si se ha trabajado previamente con la Hoja de cálculo de Works, se puede ver que la manera de incluir expresiones en la Base de datos es semejante a la que se emplea en la Hoja de cálculo, es decir, las expresiones deben empezar con el signo igual (=). Por otra parte, se pueden utilizar muchas funciones financieras, estadísticas, trigonométricas, de fecha y hora y otras funciones matemáticas y de texto que se utilizan también en la Hoja de cálculo. Si se desea obtener más información sobre la forma de introducir expresiones en los campos de la base de datos, se puede activar el Asistente para ayuda, se escribe funciones y se hace clic sobre el botón Buscar. Una vez que se han dado estos pasos, Works ofrece una lista de temas de ayuda que podemos consultar, como por ejemplo: Trabajar con fórmulas, Escribir una fórmula que utilice una función, Utilizar funciones de la Base de datos, etcétera.

ACTIVIDAD 1.16: Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Campo

Utilizar el botón de ayuda ¿Qué es esto? para ver cómo se utilizan los elementos que aparecen en la ventana de la opción Campo del menú Formato, cuando está activo un campo de tipo En serie.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa el campo Código y se elige la opción Campo del menú Formato, se hace clic sobre el botón de ayuda ¿Qué es esto? que es el botón que está en la esquina superior derecha de la ventana y tiene el signo de interrogación (?). En ese momento aparece un signo de interrogación junto con el puntero del ratón y cuando se hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por ejemplo, sobre el cuadro de texto Siguiente valor, aparece una breve explicación del significado de ese número y de cómo se puede cambiar.

2.

Se va haciendo clic sobre el botón de ayuda ¿Qué es esto? y sobre los botones Incremento, En serie, General, Número, Fecha, Hora, Texto, Fracción y sobre la casilla Introducir automáticamente un valor predeterminado para leer las explicaciones que aparecen.

3.

Una vez que se han leído las explicaciones, para que se cierre la ventana Formato, sin cambiar el tipo de datos, se pulsa el botón Cancelar.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentación de lista en secciones

Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros clientes y los cuatro últimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se despliega el menú Ver y al activar la opción Dividir el puntero del ratón queda ligado al punto en el que se cruzan dos barras que se desplazan junto con el ratón y que se quedan fijas cuando se hace clic con el botón principal de éste.

2.

Se hace clic con el botón principal del ratón por debajo del cuarto registro y a la derecha del campo Cliente, para fijar las barras de división, con lo cual el documento de Base de datos queda dividido en cuatro zonas o secciones que se pueden desplazar de forma independiente, de dos en dos.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

3.

Utilizando las cuatro barras de desplazamiento (dos verticales y dos horizontales) que aparecen al dividir la pantalla, se puede colocar el documento tal y como aparece en la imagen.

4.

Para desactivar las barras de división basta hacer doble clic en el punto en el que se cruzan las dos barras.

Cada una de las barras de división de la pantalla se puede desplazar arrastrándola con el ratón hasta la posición deseada y se hace desaparecer haciendo doble clic sobre ella.

Cuando se desactivan o quitan las barras de división se quedan en la ventana de la Base de datos dos marcas de las barras, que se denominan cuadros de división, uno de ellos situado en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y el otro a la izquierda del cuadro de Zoom que está junto a la barra de desplazamiento horizontal.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Estas marcas se pueden utilizar para dividir la ventana de la Base de datos, sin tener que desplegar el menú Ver, basta arrastrar estos cuadros de división hasta la posición donde desee. Pueden usarse cada una por separado o ambas. Si escribimos la palabra dividir en el Asistente para ayuda de Works y seleccionamos el tema Mostrar simultáneamente diferentes partes del mismo documento, al final de las explicaciones de esta opción se encuentra el hipertexto Mostrar un ejemplo y cuando se hace clic sobre él, aparecen unas imágenes animadas que muestran cómo utilizar el cuadro de división.

ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos

Averiguar si el campo Código está protegido. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa cualquier dato del campo Código en la Presentación de lista, se pulsa cualquier tecla y se lee el mensaje que Works nos envía para avisarnos: “No puede cambiar la información de un campo protegido”.

2.

Si probamos a escribir cualquier cosa en otro campo, por ejemplo en el campo Cliente, podemos ver que se sustituye el contenido que había por lo que hayamos escrito. Para recuperar el dato correcto podemos activar la opción Deshacer Entrada del menú Edición.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

3.

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Se activa de nuevo cualquier dato del campo Código y se elige la opción Protección del menú Formato, se puede comprobar que está marcada la casilla Proteger campo y en la ventana Formato de protección se indica que el campo está protegido para impedir que se modifiquen los datos que contiene.

Ya se ha mencionado anteriormente que los campos del tipo En serie contienen códigos que se utilizan como identificadores de los registros. Por eso, cuando utilizamos este tipo de campo, dejamos que Works genere la serie, de esta forma nos aseguramos que se escribirán todos los valores que queremos, sin saltarse ninguno y que no habrá dos registros con el mismo identificador. Por ello, cuando se aplica a un campo el tipo En serie, Works lo protege para impedirnos que lo modifiquemos por error. Proteger todos los datos contenidos en Práctica 1 BD para que no puedan ser modificados. ......................................................................................Resolución ............................................................................................c

4.

62

En la Presentación de lista se despliega el menú Edición y se activa la opción Seleccionar todo. De esta manera se seleccionan todos los datos contenidos en el archivo Práctica 1 BD. Si por error, se pulsa la tecla Suprimir (Supr), se eliminan todos estos datos. Si inmediatamente se activa la opción Deshacer borrar del menú Edición se recuperan; pero si se realiza otra actividad, aunque sea muy simple, como pasar a la Presentación de formulario, ya no se podrá utilizar la opción Deshacer y no se recuperan los datos. Desde luego que si no se guarda el archivo vacío, reemplazando al que había almacenado en el disco, se puede volver a abrir el archivo y encontramos la información que tenía la última vez que se guardó.

Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Con esta actividad se comprueba lo fácil que puede ser destruir toda la información contenida en la base de datos, que ha podido costar un esfuerzo considerable reunir, organizar y almacenar. Esto justifica la necesidad de una opción que no existe en el Procesador de textos, ni en la Hoja de cálculo, que es la opción Protección, que no se puede activar en la Presentación de formulario, pues se encuentra sólo en el menú Formato de la Presentación de lista y en el Diseño de formulario.

5.

Con todos los datos seleccionados, en la Presentación de lista, se despliega el menú Formato, se elige la opción Protección, se activa la casilla Proteger campo y se pulsa el botón Aceptar. Si después de proteger los datos se trata de borrar alguno de ellos, aparece una ventana de información indicando que no se puede cambiar la información de un campo protegido.

La protección de los datos no es permanente, en cualquier momento podemos desactivarla, para activarla posteriormente cuando lo consideremos necesario.

Desactivar la protección que impide modificar los datos de Práctica 1 BD. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

6.

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Para ver otra forma de seleccionar todos los datos en la Presentación de lista se hace clic en la zona gris que está situada encima de los números de los registros y a la izquierda de los nombres de los campos. Se despliega el menú Formato y se elige de nuevo la opción Protección, se desactiva la casilla Proteger campo y se pulsa el botón Aceptar. Después de desactivar la casilla de protección, si se trata de borrar algún dato, éste desaparece, aunque se puede recuperar con la opción Deshacer borrar del menú Edición.

No es necesario seleccionar todos los datos para protegerlos, pues se pueden proteger sólo los campos que creamos oportuno, para lo cual habrá que seleccionarlos previamente. La protección se aplica a campos completos, no se puede aplicar protección a unos registros sí y a otros no, sino a los campos que se desee, pero la protección afecta a los datos de ese campo en todos los registros.

Proteger la información de los quince primeros campos de la base de datos. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

7.

Para seleccionar los quince primeros campos, se sitúa el puntero del ratón sobre el nombre del primer campo, es decir, sobre Código, se pulsa el botón principal del ratón y sin soltarlo se desplaza el ratón hacia la derecha hasta el nombre del campo decimoquinto, que es CIF. También se puede empezar la selección por el nombre del último campo y arrastrar el ratón hasta el primero.

Para desactivar la selección basta hacer clic sobre cualquier dato.

8.

64

Una vez seleccionados los quince campos, se despliega el menú Formato, se elige la opción Protección, se activa la casilla Proteger campo y se pulsa el botón Aceptar. De esta manera no se podrá modificar ninguno de los datos protegidos, pero sí se podrán cambiar los datos de los seis últimos campos que no lo están.

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Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Se puede comprobar que al pulsar la tecla de tabulación se va desplazando la celda activa sólo por los datos de los campos que no están protegidos, tanto en el modo Lista como en el modo Formulario; ésta es otra manera de indicarnos que no tenemos posibilidad de modificar el resto de los datos. Pero si deseamos activar algún dato que se encuentra en un campo protegido, por ejemplo para ver cómo se presenta en la Barra de edición, basta que hagamos clic sobre él.

Desactivar la protección de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el campo Código. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

9.

Se seleccionan todos los campos que hay desde el segundo al decimoquinto. Se despliega el menú Formato y se elige de nuevo la opción Protección, se desactiva la casilla Proteger campo y se pulsa el botón Aceptar.

Cuando se desactiva la protección de los campos, se puede comprobar que al pulsar la tecla de tabulación se desplaza la celda activa de nuevo por todos los campos de la base de datos.

ACTIVIDAD 1.19: Líneas de la cuadrícula

Desactivar y activar la opción Líneas de la cuadrícula del menú Ver en Presentación de lista para observar qué efecto produce. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se despliega el menú Ver, se elige Líneas de la cuadrícula. Como resultado de utilizar esta opción se ven en la pantalla las líneas que separan los registros y los campos.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 1 – Entorno de trabajo

La falta de las Líneas de la cuadrícula se nota, sobre todo, en los campos a los que no se les ha aplicado un borde o un sombreado, que en nuestra base de datos son todos los campos salvo el primero y los cuatro últimos.

2.

Si de nuevo se despliega el menú Ver y se elige Líneas de la cuadrícula se volverán a ver las líneas que separan los registros y los campos.

Si se pulsa la tecla F1 aparece la ventana de Ayuda de Works con el Asistente para ayuda. Si escribimos Líneas de la cuadrícula y pulsamos el botón Buscar, el asistente nos ofrecerá varios temas, de los cuales podemos elegir Mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula en Presentación de lista. Las Líneas de la cuadrícula sólo afectan a la vista de la lista de la base de datos en la pantalla del equipo y si lo que se quiere es mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula al imprimir los datos, hay que desplegar el menú Archivo, hacer clic en Configurar página y, a continuación, si aún no está seleccionada, hacer clic en la ficha Otras opciones, donde está la casilla Imprimir líneas de cuadrícula que se puede activar o desactivar.

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Base de datos de Works

Práctica 1 – Entorno de trabajo

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa

Salir o Cerrar el programa. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botón Cerrar que está en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Si aparece una ventana preguntando si deseamos guardar los cambios realizados, contestamos pulsando el botón No, pues en esta práctica no se quiere modificar el archivo.

2.

Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el menú Archivo y activar la opción Salir. También en este caso puede que aparezca una ventana preguntando si deseamos guardar los cambios realizados, a la que debemos contestar pulsando el botón No.

Base de datos de Works

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SELECCIONAR LA INFORMACIÓN FILTROS

PRÁCTICA 2

Práctica 2 – Filtros

INTRODUCCIÓN En la práctica anterior se ha trabajado con una base de datos formada por 41 registros, cada uno de ellos con 21 campos, que representa un volumen de información que resulta difícil de analizar y manejar sin ayuda de los medios informáticos, a pesar de que su tamaño es muy pequeño comparado con el de las bases de datos usuales en las empresas que usan varios archivos de miles o incluso millones de registros. Actualmente vivimos en la llamada Sociedad de la Información en la que existen muchas empresas que ofrecen servicios de información de todo tipo, que se organiza y gestiona por medios informáticos y se difunde por vía telemática, generalmente a través de Internet. El volumen de información que se genera diariamente es enorme y resulta imprescindible utilizar el ordenador para tratarla. La actividad más importante que se realiza con las bases de datos es la de seleccionar y obtener, entre toda la información que contiene, aquella que nos interesa. Por ello, esta práctica constituye el fin último que se persigue con las bases de datos; todas las demás actividades van encaminadas a que sea posible la selección de la información. Por otra parte, los métodos de selección de información de los distintos gestores de bases de datos tienen su fundamento en los mismos principios que se tratan en estas prácticas. Los métodos de selección de información están muy relacionados con el tipo de base de datos con el que se está trabajando: documental, numérica, textual, etc., de modo que a lo largo de los años los programas de búsqueda y acceso a la información se han ido especializando, adaptándose a las características de los datos. En el caso de las bases de datos relacionales, el método utilizado habitualmente para localizar rápidamente un dato es el siguiente: cada campo por el que se desee realizar una búsqueda puede tener asociado un índice que permite localizar con rapidez cualquier contenido. En el caso de las bases de datos documentales que pueden disponer también índices para los campos fijos, su característica es que disponen de sistemas búsqueda sobre texto libre muy sofisticados, de forma que se puede localizar texto entre miles en muy pocos segundos, como ocurre en los buscadores Internet.

de de un de

El lenguaje de interrogación constituye la principal herramienta para localizar la información en la mayoría de las bases de datos. Todos los lenguajes y sistemas de recuperación de información se basan en el álgebra de predicados, con los operadores O, Y y NO, que es necesario utilizar para construir las consultas y poder acceder a la selección de la información que se busca en cada caso. Base de datos de Works

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Introducción

Práctica 2 – Filtros

Aunque, por lo general, en los distintos gestores de bases de datos siempre es posible utilizar directamente el lenguaje de interrogación, no siempre es necesario escribir el texto de la interrogación, sino que, como se verá en esta práctica, los programas de gestión de bases de datos suelen facilitar la tarea para confeccionar la condición de búsqueda a través de ventanas y opciones que se eligen con el ratón. No obstante, al final quedará una expresión similar a las del ejemplo anterior como se comprueba en esta práctica.

Objetivos

En esta práctica se ven las distintas formas de acceder a la información que ofrece la Base de datos de Works: acceso directo a un registro o a un campo, con la opción Ir a; búsqueda de un dato o parte de un dato, con la opción Buscar y el uso de los comodines y, sobre todo, se aprende a utilizar los filtros que constituyen los instrumentos más potentes de las bases de datos, pues son los que permiten entresacar rápidamente, de un volumen grande de información, los datos que necesitamos en un momento determinado, a través de unas condiciones que enlazamos con los conectores u operadores lógicos: Y, O y NO. En otras aplicaciones de bases de datos, como Access, estos instrumentos, en lugar de filtros, se llaman consultas. Para facilitar el aprendizaje de todos estos instrumentos de acceso a la información se utiliza un archivo de base de datos que no es muy extenso, pues, de este modo, se puede comprobar con más facilidad si el resultado de la selección que produce cada filtro concuerda con nuestras expectativas y, por lo tanto, podemos ver con más claridad que utilizando una base de datos con muchos registros, si hemos establecido bien las condiciones de la consulta y si hemos utilizado los operadores adecuados el resultado de la selección es correcto. Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta práctica son: Ir a. Buscar. Seleccionar campo. Mostrar: Todos los registros. Mostrar: Registros ocultos. Filtros. Aplicar filtro. Cambiar nombre de filtro.

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Introducción

Nuevo filtro. Filtrar usando una fórmula. Eliminar filtro. Invertir filtro.

Base de datos de Works

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Práctica 2 – Filtros

PROYECTO

Presentación En esta práctica el proyecto consiste en utilizar el archivo de base de datos Práctica 2 BD, para utilizar todos los instrumentos de Works que permiten acceder a la información de la base de datos, en concreto hay que hacer búsquedas y crear los respectivos filtros.

Proyecto El proyecto de esta segunda práctica tiene dos partes: La primera consiste en realizar un esquema de las posibilidades que tiene el gestor de base de datos de Works para localizar y seleccionar la información. Este esquema se deberá hacer con el Procesador de textos de Works y se guardará en un archivo con el nombre Práctica 2 BD.wps. Deberá incluir ejemplos de los distintos tipos de búsqueda y selección y los resultados que se obtienen en cada caso. La segunda consiste en construir en el archivo Práctica 2 BD.wdb los filtros que se indican en la tabla que figura a continuación. Nombre del filtro

Condición de selección

SYROT-Soft-100

Seleccionar los artículos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros

Impre 200-500

Seleccionar todas las impresoras comprendido entre 200 y 500 euros

Base de datos de Works

cuyo

precio

esté

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Proyecto

Práctica 2 – Filtros

Máx5

Seleccionar los artículos de los que hay en el almacén como máximo 5 unidades y cuyo el mínimo almacenado sea superior a 5.

Ordenador-Portá

Seleccionar todos los ordenadores.

Extremos

Determinar de qué tipos son los artículos más baratos y los más caros del almacén.

Existencias

Averiguar de qué artículos hay existencias en el almacén y cuáles se han agotado.

Pedido

Averiguar de qué artículos se ha hecho un pedido

Orden-Raws-Perc

Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte más a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opción más libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta práctica, consiste en tratar de realizar el proyecto sin ninguna guía, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea más conveniente.

Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la sección Ayudas de esta práctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a continuación.

Propuesta de actividades En la sección Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta práctica.

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Proyecto

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta práctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias La Propuesta de actividades complementarias, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, trata algunos aspectos de los filtros y del lenguaje de interrogación que no se han utilizado al trabajar con la base de datos del almacén. Para realizar estas actividades que se proponen en esta sección hay que usar, en primer lugar, el archivo Complemento P2 BD.wdb y después una copia del archivo Práctica 2 BD.wdb, que se denominará Práctica 2 BD bis.wdb. La explicación de cómo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado Actividades complementarias guiadas, que también se encuentra en Ejercicios de la mesa de trabajo.

Base de datos de Works

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Práctica 2 – Filtros

AYUDA

Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a

En muchas actividades se puede localizar la ayuda a través de la opción Contenido de la ayuda, que muestra toda la información organizada por temas, de los más generales a los más concretos. Esto permite ir seleccionando el camino que conduce a lo que se busca, al final se obtiene la ventana de ayuda que explica lo que se desea, como se ve en este ejemplo.

Base de datos de Works

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Ayuda

Práctica 2 – Filtros

Buscar un registro por el contenido de un campo

En el caso de que sólo se necesite la ayuda para un aspecto determinado, como por ejemplo, buscar un texto en la tabla, lo mejor es utilizar el Índice de la ayuda, donde se puede comprobar que basta escribir la palabra buscar para que aparezca la lista de temas relacionados y elegir el más adecuado a la acción que se quiere realizar, en este caso Buscar texto.

Uso de comodines para la búsqueda

En otras ocasiones no queda claro por qué la ayuda muestra una lista de Temas encontrados. Ello es debido a que el término que se busca no se ve en ellos. Por ejemplo en el Índice de la ayuda, si buscamos la palabra comodines para saber qué comodines se pueden usar en la búsqueda de datos, se obtienen cuatro temas, pero al abrirlos parece que no está ese término.

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Ayuda

Pero basta hacer clic sobre las zonas sensibles para obtener la ayuda que se busca.

Búsqueda de los registros que no contienen un dato

Cuando, como en este caso, no hay un término específico para localizar la ayuda que se necesita, puede expresarse la pregunta mediante una frase en Índice o Buscar.

Base de datos de Works

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Ayuda

Práctica 2 – Filtros

Con las explicaciones que nos ofrece la ayuda de Works podemos comprobar si de esta forma hemos resuelto el problema que teníamos planteado.

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 2.1: Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicación de Base de datos de Works y abrir el archivo Práctica 2 BD. ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a

Seleccionar el registro 82 en la Presentación de lista y el registro 116 en la Presentación de formulario. ACTIVIDAD 2.3: Buscar un registro por el contenido de un campo

Buscar en la Presentación de lista de la base de datos los artículos de Discos que haya en el almacén. Buscar en la Presentación de formulario de la base de datos los artículos de Sonido que haya en el almacén. ACTIVIDAD 2.4: Buscar todos los registro que contienen un dato

Buscar en la Presentación de lista de la base de datos todos los artículos de Discos que haya en el almacén. Buscar en la Presentación de formulario de la base de datos todos los artículos de Sonido que haya en el almacén. Localizar, en la Presentación de lista, los registros de los artículos que suministra una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR. ACTIVIDAD 2.5: Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Buscar

Utilizar el botón de ayuda ¿Qué es esto? para ver cómo se pueden utilizar los caracteres “comodín”, es decir, el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) en

Base de datos de Works

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Propuesta de actividades

Práctica 2 – Filtros

las búsquedas de datos, haciendo clic con dicho botón sobre los distintos elementos de la ventana Buscar, es decir, sobre: El cuadro de texto Buscar. Los botones Registro siguiente y Todos los registros. ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la búsqueda

Buscar todos los registros de los artículos cuyo Código comience por 1 y termine por 2. ACTIVIDAD 2.7: Búsqueda de los registros que no contienen un dato

Obtener todos los registros de artículos cuyo Tipo no es Imagen. ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y

Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los artículos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros. Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio esté comprendido entre 200 y 500 euros. ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro

Obtener todos los registros de los artículos que en el almacén hay como máximo 5 unidades, llamando al filtro Máximo 5. Modificar el filtro Máximo 5 para añadir la condición de que el mínimo para hacer pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Máx5. ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O

Obtener todos los registros de los artículos del tipo Ordenador o del tipo Portátil. Llamar al filtro Ordenador-Portá. Averiguar el tipo que corresponde a los artículos más baratos y el tipo de los más caros del almacén, seleccionando los artículos cuyo precio es menor que 8 euros o es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar 8000.

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO

Averiguar de qué artículos hay existencias en el almacén y cuáles se han agotado, creando sólo un filtro que se llame Existencias. ACTIVIDAD 2.12: Selección de campos no vacíos

Averiguar de qué artículos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido. ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una fórmula

Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresión o fórmula que ha generado Works para este filtro. ACTIVIDAD 2.14: Eliminar un filtro

Eliminar el filtro llamado Existencias para poder crear un filtro que seleccione los artículos de Sonido de los que se ha hecho un pedido a partir del 15 de marzo. ACTIVIDAD 2.15: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Práctica 2 BD y Salir o Cerrar el programa.

Base de datos de Works

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Práctica 2 – Filtros

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 2.1: Iniciar la aplicación de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicación de Base de datos de Works y abrir el archivo Práctica 2 BD. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Para iniciar la Base de datos de Works se puede utilizar cualquiera de las formas indicadas en la práctica anterior: en el menú del botón Inicio de Windows se elige Programas, después Microsoft Works y por fin Base de datos de Microsoft Works

2.

O bien se hace doble clic sobre su icono en el escritorio (en caso de que exista dicho icono).

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

3.

88

Práctica 2 – Filtros

De esta forma se abre una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un documento nuevo (en blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla y abrir una base de datos existente.

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

4.

Actividades guiadas

Si elegimos la tercera opción, aparece la ventana Abrir en la que podemos elegir la carpeta que contiene los archivos de trabajo, dentro de esta carpeta seleccionamos el archivo Práctica 2 BD y pulsamos el botón Abrir.

Iniciar o ejecutar la aplicación de Base de datos de Works y abrir el archivo Práctica 2 BD usando el Selector de tareas de Works.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

5.

También se puede localizar y abrir el archivo Práctica 2 BD con ayuda del Selector de tareas de Works. En el menú del botón Inicio, se elige Programas, a continuación se elige Microsoft Works y, por último, el Selector de tareas de Microsoft Works. Otra manera de empezar a trabajar con el Selector de tareas de Works consiste en hacer doble clic sobre su icono de acceso directo del escritorio (en caso de que exista dicho icono).

6.

En el Selector de tareas de Microsoft Works se activa la ficha Historial

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Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

En la ficha Historial aparece la lista de los últimos archivos de Works utilizados en ese ordenador. Cuando el ordenador lo utiliza una sola persona esta opción es muy útil porque refleja los archivos que ha utilizado esa persona, pero cuando es utilizado por muchas personas es muy probable que los archivos que aparezcan en la lista tengan el nombre que se busca pero que no correspondan al que hay que abrir, porque sean de otros usuarios. Por ello, si se está haciendo el curso con un ordenador que utilizan muchos usuarios, se recomienda no utilizar esta opción más que en el caso de tener la seguridad absoluta de que el archivo es el propio.

7.

Si el nombre del archivo que queremos abrir aparece en la lista, basta hacer clic sobre dicho nombre y, en caso de que no aparezca, se hace clic sobre Buscar archivos o carpetas, en ese momento aparecerá la ventana Buscar todos los archivos.

8.

Se escribe Práctica?2?BD en el cuadro de texto Nombre que hay en la ficha Nombre y ubicación y se pulsa el botón Buscar ahora.

Las interrogaciones en Práctica?2?BD indican que hay un carácter en el lugar donde se colocan. Hay que ponerlas

Base de datos de Works

91

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

porque si se ponen los espacios en blanco se muestran todos los archivos.

9.

Se hace doble clic sobre el nombre del archivo Práctica 2 BD.wdb, que está en la ventana de búsqueda que aparece en la carpeta que cada uno tenga asignada. Una vez abierto el archivo ya se puede cerrar la ventana de búsqueda.

ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo

Seleccionar el registro 82 en la Presentación de lista y el registro 116 en la Presentación de formulario. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

En la Presentación de lista de la base de datos, se despliega el menú Edición y se activa la opción Ir a, se escribe el número del registro 82 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botón Aceptar.

Es posible que no se perciba la ventaja de la opción Ir a puesto que la base de datos que estamos utilizando tiene sólo 117 registros, con 10 campos, y resulta muy fácil acceder a cualquiera de ellos; pero debemos imaginar lo que ocurriría si la base de datos tuviese cientos o miles de registros, con decenas de campos, en este caso, sí podríamos apreciar la utilidad de obtener rápidamente el registro deseado.

92

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Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

La opción Ir a no permite buscar en la base de datos por el contenido de un campo, sólo se accede a los registros por su número o a los campos por su nombre.

2.

En la Presentación de formulario de la base de datos, se despliega el menú Edición y se activa la opción Ir a, se escribe el número del registro 116 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botón Aceptar.

3.

En la Presentación de lista, se despliega el menú Edición y se activa la opción Ir a, se selecciona el nombre del campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botón Aceptar.

La selección del campo se puede hacer eligiendo su nombre en la lista de la ventana de diálogo Ir a que indica Seleccione un campo o escribiendo el nombre del campo que se busca en el cuadro de texto Ir a.

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Actividades guiadas

4.

Práctica 2 – Filtros

En la Presentación de formulario, se despliega el menú Edición y se activa la opción Ir a, se selecciona el nombre del campo Código y se hace clic sobre el botón Aceptar.

Antes de realizar las siguientes actividades se recomienda revisar con atención la base de datos y anotar los campos que la componen y sus características, como se indica en la siguiente tabla. Campo

Descripción

Observaciones/Ejemplos

Código

Número entero de 6 cifras que identifica el artículo

123456

Artículo

Nombre del artículo

Videocámara digital

Tipo

Tipo de artículo

Sonido, Ordenador, ...

Precio

Precio en euros

Con dos decimales

Indica si se ha dado de baja o no

Sí o No

Existencias

Nº de unidades que hay en el almacén

Nº entero

Mínimo

Mínimo nº de existencias que debe haber en el almacén

Nº entero

Pedido

Nº de unidades que se han pedido

Nº entero o vacío

Fecha con formato: dd/mm/aa

Sólo hay fecha en los pedidos, resto vacío

Nombre de la empresa suministradora

Con letras mayúsculas

Baja

Fecha de pedido Proveedor

ACTIVIDAD 2.3: Búsqueda de un registro por el contenido de un campo

Buscar en la Presentación de lista de la base de datos los artículos de Discos que haya en el almacén. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

94

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Actividades guiadas

1.

En la Presentación de lista se despliega el menú Edición y se activa la opción Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se deja activo el botón Registro siguiente y se pulsa el botón Aceptar, de esta manera se activa el campo Tipo del registro 34, en el que, en efecto, aparece el dato Discos.

2.

Se repite el proceso otras tres veces para ver más registros y así se activan los registros 61, 72 y 74 que corresponden a artículos del almacén del tipo indicado. Si se repite la búsqueda otras cinco veces se verán los registros 92, 99, 109, 112 y 116, que corresponden a artículos del tipo Discos.

Buscar en la Presentación de formulario de la base de datos los artículos de Sonido que haya en el almacén. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

3.

Si pasamos a la Presentación de formulario, activamos de nuevo la opción Buscar del menú Edición y realizamos la búsqueda de Sonido con el botón Registro siguiente, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en efecto, aparece el dato Sonido.

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4.

Práctica 2 – Filtros

Si se repite el proceso otras cuatro veces para ver más registros, se van activando los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artículos del almacén del tipo indicado.

ACTIVIDAD 2.4: Búsqueda de todos los registros que contienen un dato

Buscar en la Presentación de lista de la base de datos todos los artículos de Discos que haya en el almacén. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

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Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

1.

Para ver otra manera de realizar la búsqueda que ofrece Works, también en la Presentación de lista, se despliega el menú Edición y se activa de nuevo la opción Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se activa el botón Todos los registros y se pulsa el botón Aceptar, de esta otra forma Works presenta los nueve registros que contienen este tipo, que son los registros 34, 61, 72, 74, 92, 99, 109, 112 y 116 y oculta el resto de los registros.

2.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el menú Registro, activar la opción Mostrar y elegir Todos los registros.

Buscar en la Presentación de formulario de la base de datos todos los artículos de Sonido que haya en el almacén.

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Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

3.

Si pasamos a la Presentación de formulario, activamos de nuevo la opción Buscar del menú Edición y realizamos la búsqueda de Sonido con el botón Todos los registros, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en efecto, aparece el dato Sonido.

4.

Si vamos haciendo clic en el botón que muestra el siguiente registro, irán apareciendo los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artículos del tipo Sonido. El resto de los registros han quedado ocultos.

Cuando se usa el botón Registro siguiente de la ventana Buscar la búsqueda se realiza sobre los registros visibles que hay en ese momento, es decir, los que estén seleccionados. 98

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Actividades guiadas

Mientras que el botón Todos los registros de la ventana Buscar realiza la selección sobre la totalidad de los registros del archivo de base de datos. Por ejemplo, cuando sólo tenemos visibles los cinco registros del Tipo Sonido resultado de la última actividad, si se utiliza el botón Registro siguiente de la ventana Buscar para localizar los artículos de tipo Discos se obtiene el mensaje "Works no encontró ninguna coincidencia" porque sólo busca en los cinco registros seleccionados. Sin embargo, si se hace la misma búsqueda seleccionando el botón Todos los registros, se obtendrán los nueve artículos que son de ese tipo.

5.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que volver a desplegar el menú Registro, activar la opción Mostrar y elegir Todos los registros.

Localizar, en la Presentación de lista, los registros de los artículos que suministra una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

6.

Se activa la Presentación de lista, se despliega el menú Edición y se activa la opción Buscar. En el cuadro Buscar se escribe SYR y se eligen Todos los registros.

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Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

7.

En la parte derecha de la barra de estado se indica que como resultado de esta búsqueda se han encontrado 29 registros de los 117 que contiene la base de datos, que son los registros 12, 14, 22, 24, 25, etcétera.

8.

Pero cuando observamos los nombres de los Proveedores, vemos que en algunos registros, como son el 12, el 22 y el 25 figura la empresa que estamos buscando, que es SYROT YCS, y en otros registros, como en el 14, el 24 y el 33 el nombre de la empresa no contiene el texto SYR. Si tratamos de averiguar por qué Works ha seleccionado estos registros, podemos ver que en el campo Artículo sí aparece el texto SYR, formando parte del nombre del artículo.

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Actividades guiadas

Cuando se hicieron las búsquedas de los artículos de Sonido o Discos no hizo falta indicar el campo en el que se tenía que realizar la búsqueda, ya que no había ambigüedad, pues esos contenidos sólo podían encontrarse en el campo Tipo. Pero no siempre es así, a veces el valor que se busca puede estar en más de un campo, como ha ocurrido en la búsqueda de SYR. Para evitar esta situación, debemos seleccionar previamente el campo en el que queremos hacer la búsqueda, antes de activar la opción Buscar. La selección de un campo se puede hacer directamente con el ratón en la Presentación de lista, haciendo clic sobre el nombre del campo, o utilizando la opción Seleccionar campo del menú Edición, en la misma presentación.

9.

Seleccionamos el campo Proveedor y repetimos la búsqueda de SYR con el botón Todos los registros. Con este procedimiento, obtenemos los doce registros que corresponden a artículos suministrados por la empresa proveedora SYROT YCS y que son los registros 12, 22, 25, 28, etcétera.

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101

Actividades guiadas

10.

Práctica 2 – Filtros

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el menú Registro, activar la opción Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.5: Ayuda de Works. Botón ¿Qué es esto? de la ventana de diálogo Buscar

Utilizar el botón de ayuda ¿Qué es esto? para ver cómo se pueden utilizar los caracteres “comodín”, es decir el signo de interrogación (?) y el asterisco (*) en las búsquedas de datos, haciendo clic con dicho botón sobre los distintos elementos de la ventana Buscar, es decir, sobre: El cuadro de texto Buscar. Los botones Registro siguiente y Todos los registros. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

102

Con la ventana Buscar activa, se hace clic sobre el botón de ayuda ¿Qué es esto? que es el botón que está en la esquina superior derecha de la ventana y tiene el signo de interrogación (?).

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

2.

Actividades guiadas

Aparece un signo de interrogación junto con el puntero del ratón y cuando se hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por ejemplo, sobre el cuadro de texto Buscar, aparece una breve explicación de las posibilidades de ese elemento y de cómo se pueden utilizar los comodines.

Si necesitamos buscar una información y no conocemos más que una parte de lo que buscamos, se pueden utilizar los comodines. Por ejemplo, el comodín del signo de interrogación (?) representa a cualquier carácter (uno sólo) que se encuentre en la misma posición que dicho signo, por ejemplo si se escribe rodrígue?, se encuentra tanto "Rodríguez" como "Rodrígues"; si buscamos ?ernández se encontrará tanto Fernández como Hernández. El comodín del asterisco (*) sustituye a cualquier número de caracteres, por ejemplo se puede usar para buscar todas las palabras que empiezan por Al escribiendo Al*, por ejemplo "aluminio", y si buscamos s*s, se encontrarán todas las palabras que empiezan y terminan en "s", como "series" o "salarios" y también SS.

3.

Se va haciendo clic sobre el botón de ayuda ¿Qué es esto? y sobre los botones Registro siguiente y Todos los registros, para leer las explicaciones que aparecen.

4.

Para que se cierre la ventana Buscar se pulsa el botón Cerrar.

ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la búsqueda

Buscar todos los registros de los artículos cuyo Código comience por 1 y termine por 2.

Base de datos de Works

103

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa la Presentación de lista, se selecciona el campo Código, se despliega el menú Edición y se elige la opción Buscar. En el cuadro Buscar se escribe 1*2. Se activa el botón Todos los registros y se pulsa el botón Aceptar. De esta otra forma obtenemos un resultado que no esperábamos, pues Works ha seleccionado diecisiete registros cuyos códigos contienen los dígitos 1 y 2, pero en cualquier posición.

Los códigos que se han seleccionados son:

121414, 123569, 124621, 138200, 139726, 152312, 159082, 162883, 210892, 227012, 269172, 306012, 331203, 359142, 402112, 701823, 881276.

Todos ellos contienen un 1 y después un 2, esto indica que el * es un comodín que representa cualquier cadena de caracteres, incluida la posibilidad de que no haya ningún carácter, es decir, que estén juntos el 1 y el 2. 104

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

2.

Si se activa de nuevo la opción Buscar, se escribe 1????2 en el cuadro Buscar, se activa el botón Todos los registros y se pulsa el botón Aceptar, obtenemos los artículos cuyos códigos son: 152312, 159082, pues como el signo de interrogación (?) representa sólo un carácter, con el patrón de búsqueda 1????2 solicitamos los códigos que tienen un 1, seguido de cuatro caracteres cualesquiera y seguidos de un 2. De esta forma las únicas posibilidades son los registros 14 y 16.

3.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el menú Registro, activar la opción Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.7: Búsqueda de los registros que no contienen un dato

Obtener todos los registros de artículos cuyo Tipo no es Imagen.

Base de datos de Works

105

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

106

En la Presentación de lista, se selecciona el campo Tipo, se despliega el menú Edición y se elige la opción Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Imagen. Se activa el botón Todos los registros y se pulsa el botón Aceptar; de esta otra forma obtenemos los treinta y dos registros que son del tipo Imagen.

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

2.

Actividades guiadas

Se despliega el menú Registro, se activa la opción Mostrar y se elige Registros ocultos. Así se obtienen los ochenta y cinco registros que no son del tipo Imagen.

Si de nuevo activamos la opción Mostrar del menú Registro y elegimos Registros ocultos, obtendremos los treinta y dos registros del tipo Imagen.

3.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el menú Registro, activar la opción Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y

Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los artículos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

La búsqueda que se realiza con la ventana Buscar es bastante simple, es similar a la utilizada en el Procesador de textos o en la Hoja de cálculo. En las bases de datos se requiere un sistema de búsqueda más sofisticado, que permita seleccionar los registros por el valor de varios campos, como permiten los Filtros que se crean en las siguientes actividades.

Base de datos de Works

107

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

1.

Se selecciona la opción Filtros del menú Herramientas o bien se activa el botón del mismo nombre que está en la barra de herramientas.

2.

Cuando aparezca la ventana pidiendo un nombre para el filtro se escribe SYROT-Soft-100 y se pulsa Aceptar.

Cuando se crean filtros en la Base de datos de Works, si no se especifica un nombre determinado, el programa los va llamando Filtro 1, Filtro 2... hasta Filtro 8, pues Works no admite más de 8 filtros distintos. Conviene asignar nombres que recuerden las condiciones de la consulta, para que en el futuro se puedan localizar con facilidad. Las bases de datos se suelen utilizar para almacenar una gran cantidad de información, por lo que es necesario que permitan una buena organización de los datos y, lo que es más importante, que se pueda obtener rápidamente la información que se necesita. Los Filtros son los instrumentos que permiten seleccionar (filtrar) la información en la Base de datos de Works, con ellos se pueden indicar las condiciones que deben cumplir los registros que queremos obtener. Estas condiciones se unen con los operadores O, Y y NO, siguiendo las reglas del álgebra de predicados que se estudia en la Lógica matemática y que se pueden comprender con el siguiente ejemplo. Supongamos que tenemos los datos de la imagen siguiente:

108

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Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

Veamos, a continuación, qué registros se seleccionan si imponemos diferentes condiciones. Condiciones

Interrogación

Los que se llaman Tomás

Nombre es igual que Tomás

Los que se llaman María o su apellido es López.

Nombre es igual que María

Los que se llaman María López Los que teniendo 32 años se llaman Jesús o García.

O Apellido es igual que López

Nombre es igual que María Y Apellido es igual que López

Registros seleccionados

5y9 1, 3, 4, 5, 6 y 7 1

Nombre es igual que Jesús O Apellido es igual que García

9

Y Edad es igual que 32

Nombre es igual que Jesús

Los que tienen 32 años o se Y Apellido es igual que García llaman Jesús García

1, 2, 6 y 9

O Edad es igual que 32

Edad es igual que 32

Los que tienen 32 años o se O Nombre es igual que Jesús llaman Jesús o García

1, 2, 3, 4, 6, 8 y 9

O Apellido es igual que García

Los que teniendo 38 años se llaman Jesús Ramos. Los que no se llaman Tomás Los que no se llaman María, o su apellido no es López.

Base de datos de Works

Edad es igual que 38 Y Nombre es igual que Jesús

8

Y Apellido es igual que Ramos

Nombre no es igual que Tomás Nombre no es igual que María O Apellido no es igual que López

1, 2, 3, 4, 6, 7 y 8 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9

109

Actividades guiadas

Condiciones

Los que no se llaman ni María ni López. Los que no tienen 32 años pero se llaman o Jesús o García.

Práctica 2 – Filtros

Interrogación Nombre no es igual que María Y Apellido no es igual que López

Registros seleccionados

2, 8 y 9

Nombre es igual que Jesús O Apellido es igual que García

2, 3, 4 y 8

Y Edad no es igual que 32

En otras aplicaciones de bases de datos, como en Access, los instrumentos que seleccionan la información se llaman Consultas.

3.

110

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que, se escribe SYROT YCS en el cuadro Comparar con.

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

4.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que, se escribe Software en el cuadro Comparar con.

5.

Se deja activado el operador Y en el cuadro de los operadores; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista

Base de datos de Works

111

Actividades guiadas

Comparación y se elige es mayor que, se escribe Comparar con.

6.

Práctica 2 – Filtros

100

en el cuadro

Al hacer clic sobre el botón Aplicar filtro se realiza la selección y aparecen los registros de los tres artículos que cumplen las condiciones de la consulta. Se muestran en el mismo modo, Lista o Formulario, en el que se estaba trabajando al aplicar el filtro.

Las tres condiciones que se han utilizado están unidas por el operador lógico o conector Y, de esta forma estamos pidiendo que se cumplan las tres. Por eso al Aplicar filtro se obtiene como resultado los registros que corresponden a artículos del tipo Software, que además son de la empresa SYROT YCS y sus precios son 125,53 €, 230,65 € y 120,34 €; todos ellos mayores que 100. Si activamos la opción Mostrar Registros ocultos del menú Registro, podemos ver que a los artículos que no se seleccionaron al aplicar el filtro les falta alguna de esas tres condiciones. Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio esté comprendido entre 200 y 500 euros.

112

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

7.

Se selecciona la opción Filtros del menú Herramientas o bien se activa el botón del mismo nombre que está en la barra de herramientas. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Impre 200-500.

8.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que, se escribe Impresora en el cuadro Comparar con.

Base de datos de Works

113

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

9.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparación y se elige es mayor o igual que, se escribe 200 en el cuadro Comparar con.

10.

Se deja activado el operador Y; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparación y se elige es menor o igual que, se escribe 500 en el cuadro Comparar con.

11.

Al hacer clic sobre el botón Aplicar filtro se realiza la selección y aparecen los registros de las siete impresoras que cumplen las condiciones de la consulta, es decir, su precio está comprendido entre 200 y 500 euros.

ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro

Obtener todos los registros de los artículos que en el almacén hay como máximo 5 unidades, llamando al filtro Máximo 5.

114

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se elige de nuevo la opción Filtros del menú Herramientas o bien se activa el botón del mismo nombre en la barra de herramientas. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Máximo 5.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se despliega la lista Comparación y se elige es menor o igual que, se escribe 5 en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro y se comprueba que hay cincuenta y siete registros que cumplen la condición de la consulta, es decir, los datos del campo Existencias, en todos ellos, son menores o iguales que 5.

Se puede comprobar que el nuevo filtro se aplica sobre la totalidad de los registros del fichero y no sobre los que estaban seleccionados anteriormente al haber aplicado otro filtro. Modificar el filtro Máximo 5 para añadir la condición de que el mínimo para hacer pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Máx5.

Base de datos de Works

115

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

3.

Se activa Filtros. Se elige el filtro cuyo nombre es Máximo 5. Se hace clic sobre el botón Cambiar nombre del filtro, en el cuadro de la ventana Nombre del filtro se modifica el nombre para que sea Máx5.

4.

Se deja la primera condición como estaba, es decir, Existencias es menor o igual que 5. Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista

116

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

Nombre del campo y se elige Mínimo, se despliega la lista Comparación y se elige es mayor que, se escribe 5 en el cuadro Comparar con.

5.

Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro y se comprueba que hay sólo siete registros que cumplen las dos condiciones de la consulta, es decir, los datos del campo Existencias, en todos ellos, son menores o igual que 5 y los datos del campo Mínimo son mayores que 5.

También en este caso, las dos condiciones están unidas por el operador lógico o conector Y. Por eso se obtienen los siete registros que cumplen las dos condiciones, al resto de los registros les falta una de las dos.

ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O

Obtener todos los registros de los artículos del tipo Ordenador o del tipo Portátil. Llamar al filtro Ordenador-Portá.

Base de datos de Works

117

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro, Ordenador-Portá.

Si hubiéramos podido llamar al filtro Ordenador o Portátil habría quedado más claro su resultado, pero este nombre tiene 20 caracteres y los nombres de los filtros de la Base de datos de Works están limitados a 15 caracteres, por ello debemos buscar la forma de reducir los nombres.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que, se escribe Ordenador en el cuadro Comparar con.

3.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que, se escribe Portátil en el cuadro Comparar con.

118

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

4.

Actividades guiadas

Al hacer clic sobre el botón Aplicar filtro se realiza la selección y aparecen los registros de los veintiséis artículos que cumplen las condiciones de la consulta.

Las dos condiciones están unidas por el operador lógico o conector O, de esta forma sólo estamos pidiendo que se cumpla alguna de las dos. Por eso al Aplicar filtro se obtienen todos los registros que corresponden a artículos del tipo Ordenador, y además todos los que corresponden al tipo Portátil. Si activamos la opción Mostrar Registros ocultos del menú Registro, podemos ver que ninguno de los artículos que no se seleccionaron al aplicar el filtro corresponde a ninguno de los dos tipos. Cuando se unen condiciones con el operador O basta con que se cumpla una de las condiciones para que se seleccione el registro y en caso de que un registro cumpla las dos condiciones también es seleccionado. Hay que tener cuidado al escribir el patrón de búsqueda en el cuadro Comparar con y escribirlo exactamente igual que se encuentra en la base de datos. Por ejemplo, si escribimos la

Base de datos de Works

119

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

palabra Portátil sin la tilde, Works no incluirá ningún artículo de este tipo en la selección. Si no se sabe exactamente el contenido del campo se puede utilizar Contiene como criterio de Comparación y escribir sólo la parte del contenido que sepamos, por ejemplo Port. Averiguar el tipo que corresponde a los artículos más baratos y el tipo de los más caros del almacén, seleccionando los artículos cuyo precio es menor que 8 euros o es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar 8000. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

5.

Se activa Filtros. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro 8000.

6.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparación y se elige es menor que, se escribe 8 en el cuadro Comparar con.

7.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista

120

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Comparación y se elige es mayor que, se escribe Comparar con.

8.

Actividades guiadas

8000

en el cuadro

Al hacer clic sobre el botón Aplicar filtro se realiza la selección y aparecen los registros de los diez artículos que cumplen las condiciones de la consulta. Se puede ver que el artículo de mayor precio corresponde al tipo Imagen y los de menor precio al tipo Discos.

ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO

Averiguar de qué artículos hay existencias en el almacén y cuáles se han agotado, creando sólo un filtro que se llame Existencias.

Base de datos de Works

121

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Existencias.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se despliega la lista Comparación y se elige no es igual que; se escribe cero (0) en el cuadro Comparar con.

122

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

3.

Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro y aparecen los registros de los ciento doce artículos de los que hay existencias en el almacén.

4.

Si activamos de nuevo el filtro, activamos la casilla Invertir filtro y después pulsamos el botón Aplicar filtro, obtenemos los cinco registros de los artículos que se han agotado.

Como se ha visto, Works no incluye al operador NO en la lista de operadores en la que se encuentran O e Y, sino que lo introduce dentro de los criterios de Comparación: no es igual que, no contiene, no está vacío/a, no empieza por, no termina por. Además, la negación de cualquier selección puede hacerse activando la casilla Invertir filtro.

ACTIVIDAD 2.12: Selección de campos no vacíos

Averiguar de qué artículos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido.

Base de datos de Works

123

Actividades guiadas

Práctica 2 – Filtros

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Pedido.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Pedido, se despliega la lista Comparación y se elige no está vacío/a; en este caso el cuadro Comparar con se ha desactivado.

124

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

3.

Actividades guiadas

Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro y aparecen los registros de los veintiún artículos de los que se ha hecho un pedido.

ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una fórmula

Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresión o fórmula que ha generado Works para este filtro. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botón Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Orden-Raws-Perc.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador.

3.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista

Base de datos de Works

125

Actividades guiadas

Comparación y se elige empieza por, se escribe Comparar con.

4.

Práctica 2 – Filtros

Raws

en el cuadro

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparación y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro para ver los registros que se han seleccionado.

Si observamos la selección que ha hecho Works con este filtro, podemos ver que algo no ha funcionado como esperábamos, pues, en efecto, aparecen dos registros de la empresa Rawsart que corresponden a ordenadores y también de Percasa. Pero además de los registros de ordenadores también se han seleccionado ocho registros del tipo Portátil y uno del tipo Monitor de Percasa, es decir ninguno de estos nueve registros deberían haber pasado el filtro. Para hacer la selección de registros del filtro, Works va ejecutando las operaciones en el orden en que están escritas; si analizamos las condiciones que hemos introducido, podemos darnos cuenta de que, por la primera operación lógica (Y), se

126

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

han seleccionado los registros que cumplen que son del tipo Ordenador y de la empresa Rawsart; como el siguiente operador lógico es O, se han añadido todos los artículos suministrados por Percasa, por esto se muestran los artículos de esta empresa que son del tipo Ordenador, pero también aparecen los del tipo Monitor y Portátil. Una forma de resolver esta situación consiste en modificar el orden de las condiciones, escribiendo primero la disyunción (O) y después la conjunción (Y), como se indica a continuación. ¡Atención! Si por algún motivo se ha cerrado el archivo, cuando se vuelve a abrir y se activa la opción Filtro, la lista desplegable Nombre del Filtro de la ventana Filtro sólo muestra los nombres de los siete primeros filtros que se han creado y se ve que a los autores de Works se les ha olvidado poner la barra de desplazamiento vertical del cuadro para que podamos acceder al octavo filtro con el ratón. Para obtener este octavo filtro podemos utilizar la tecla de desplazamiento del cursor hacia abajo, o bien utilizar la opción Aplicar filtro que se encuentra en el menú Registro, que muestra los ocho filtros que se han creado.

5.

Se activa el filtro Orden-Raws-Perc y se modifica el orden de las condiciones, para lo cual se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige

Base de datos de Works

127

Actividades guiadas

Proveedor, se despliega la lista Comparación escribe Raws en el cuadro Comparar con.

Práctica 2 – Filtros

y se elige empieza por, se

6.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparación y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con.

7.

En el cuadro de los operadores se activa el operador Y. Se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador. Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro para ver los registros que se han seleccionado.

En este caso la selección corresponde a los datos que deseamos obtener, pues aparecen catorce registros con los dos

128

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

ordenadores de la empresa Rawsart y los doce ordenadores de Percasa. En el campo Precio podemos ver lo que cuesta cada uno de ellos. Otro procedimiento que podemos utilizar para corregir el filtro anterior sin tener que cambiar el orden de todas las condiciones, consiste en utilizar la Fórmula del filtro como se indica a continuación.

8.

Se activa de nuevo el filtro Orden-Raws-Perc y se vuelven a cambiar el orden de las condiciones de la consulta para que el filtro no responda a nuestras necesidades, es decir, se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparación y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador.

9.

Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparación y se elige empieza por, se escribe Raws en el cuadro Comparar con.

10.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparación y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botón Aplicar filtro para ver que de

Base de datos de Works

129

Actividades guiadas

nuevo obtenemos todos los registros de la empresa tipo.

11.

Práctica 2 – Filtros

Percasa,

sea cual sea su

Una vez más se activa el filtro Orden-Raws-Perc y también se activa el botón Filtrar usando una fórmula. En el cuadro de texto preparado para escribir la fórmula podemos ver la expresión que Works ha escrito para “traducir” las condiciones del filtro, que es:

='Tipo'="Ordenador"#Y#'Proveedor'="Raws*"#O#'Proveedor'="Perc*"

La Base de datos de Works utiliza, en los filtros, expresiones que, como las fórmulas de la Hoja de Cálculo, comienzan con el signo igual (=). A continuación aparece el nombre de un campo escrito entre comillas simples, seguido del signo que expresa la condición, en este caso es el signo = y después uno de los valores que puede contener ese campo, escrito entre comillas. Después puede aparecer uno de los dos operadores lógicos: O, Y escritos entre signos #, es decir:

130

Base de datos de Works

Práctica 2 – Filtros

Actividades guiadas

#Y#

#O#

Después del operador irá otra condición, escrita de la misma manera, es decir, el nombre de un campo escrito entre comillas simples, seguido del signo que expresa la condición, y de uno de los valores que puede contener ese campo, escrito entre comillas.

En Works no existe el operador lógico NO.

12.

Se borra la expresión que hay en este filtro y se escribe la siguiente fórmula:

=Y(Tipo="Ordenador";O(Proveedor="Raws*";Proveedor="Perc*"))

Para modificar una expresión, con la opción Filtrar usando la fórmula, basta escribir, añadir, borrar o insertar los caracteres que se deseen. Una vez realizada la modificación, se acepta la nueva expresión con la tecla ENTRAR o con el botón Aplicar filtro. Si se quiere dejar el contenido que había antes de la edición, se debe pulsar la tecla Esc.

Base de datos de Works

131

Actividades guiadas

13.

Práctica 2 – Filtros

Al hacer clic sobre el botón Aplicar filtro, se puede ver que, con esta expresión, se seleccionan los catorce registros que queríamos obtener.

Puede resultar interesante observar las expresiones de todos los filtros que se han creado, para familiarizarse con la sintaxis de Works, para ello, basta activar en cada uno de los filtros el botón Filtrar usando una fórmula. Se puede comprobar que las fórmulas que utiliza Works para expresar las relaciones que se pueden utilizar en un filtro son las siguientes: RELACIÓN

132

SIGNO

EJEMPLO

es igual que

=

='Tipo'="Ordenador"

no es igual que

='Tipo'"Monitor"

es menor que


1000

es menor o igual que

=2

contiene

="*texto*"

='Artículo'="*digital*"

no contiene

"*texto*"

='Artículo'"*digital*"

está vacío

=""

='Pedido'=""

no está vacío

""

='Pedido'""

empieza por

="texto*"

='Proveedor'="Raws*"

no empieza por

"texto*"

='Proveedor'"Perc*"

termina por

="*texto"

='Proveedor'="*S.A."

"*texto"

='Proveedor'"*S.A."

no termina por

Como se ha visto en los ejemplos anteriores se puede emplear en un filtro el signo * como comodín, antes y después del valor del campo. Por ejemplo la relación contiene se indica mediante el signo = y utilizando el comodín antes y después del valor. También pueden incluir en la fórmula de un filtro el comodín ? que se utiliza igual que en las actividades realizadas anteriormente con la orden Buscar del menú Edición. Todos los programas de gestión de bases de datos cuentan con un conjunto de símbolos y reglas para escribir las consultas o filtros que permiten buscar o seleccionar los registros, que se denomina lenguaje de interrogación. Todos los lenguajes de interrogación utilizan los operadores lógicos Y, O y NO, las relaciones =, >, 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificación sea mayor que 300 y aplicarlo al informe. Como resultado de todas las operaciones se debe obtener un archivo denominado Práctica 6 BD.wdb

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte más a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opción más libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta práctica, consiste en tratar de crear la base de datos sin ninguna guía, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea más conveniente.

Base de datos de Works

351

Proyecto

Práctica 6 – Creación

Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la sección Ayudas de esta práctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a continuación.

Propuesta de actividades En la sección Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta práctica.

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explica detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta práctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias En las Actividades complementarias, se propone revisar las opciones de configuración del programa que se encuentran en Opciones del menú Herramientas. La explicación de cómo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado Actividades complementarias guiadas.

Evaluación Al finalizar la práctica hay que enviar al tutor o tutora un mensaje con el archivo confeccionado en el proyecto: Práctica 6 BD.wps Hay que esperar la respuesta del tutor por si hubiera que hacer alguna actividad más para completar la práctica, antes de pasar a la siguiente.

352

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

AYUDA

Crear un archivo de base de datos

Para solicitar ayuda también se puede recurrir al Selector de tareas de Works que ofrece ayuda sobre aspectos generales como el que se plantea en este caso.

También desde el propio gestor de base de datos al pulsar F1 o la ayuda de Works se muestra como primer tema Crear una nueva base de datos en blanco.

Base de datos de Works

353

Ayuda

Práctica 6 – Creación

Copiar los datos de otra base de datos

Simplemente con el término Copiar el Índice muestra uno de los temas relacionados: Mover o copiar información de un documento a otro. Si se añade el texto de la figura este tema aparece en segundo lugar.

Añadir campos a la base de datos en la Lista

Generalmente con la opción Buscar basta escribir la operación para encontrar la ayuda que se necesita.

354

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Práctica 6 BD

Crear el archivo de base de datos Práctica 6 BD que contenga los campos Código, Cliente y Último pedido. El campo Código debe tener el formato numérico que presenta el número con cinco dígitos. El campo Cliente debe tener formato Texto y el campo Último pedido debe tener el formato Fecha con la presentación dd/mm/aa, es decir, el formato que muestra la fecha con dos dígitos para el día, dos para el mes y otros dos para el año ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos

Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su información en Práctica 6 BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Práctica 6 BD. ACTIVIDAD 6.3: Añadir campos a la base de datos en la Lista

Añadir a la base de datos Práctica 6 BD los campos Facturado, Nº pedidos y Forma pago. El primero con el formato que incluye el símbolo del euro y los otros dos con el formato que presenta los números sin cifras decimales. ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo

Introducir los siguientes datos en el campo Facturado. 5.897 4.467 7.458 8.911 1.002

0 6.351 201 0

0 11.975 5.710 2.835

Base de datos de Works

0 5.630 7.520 10.542

2.146 6.836 10.386 1.620

0 3.322 170 0

8.431 4.386 7.992 6.110

9.522 5.285 3.883 4.699

8.701 10.939 4.056 0

3.273 11.059 8.919 4.689

355

Propuesta de actividades

Práctica 6 – Creación

Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 días; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 días y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 días. El resto paga al contado. Introducir los siguientes datos en el campo Nº pedidos. 8 8 5 4 7

0 2 1 0

0 2 6 3

0 4 11 1

4 9 7 2

0 6 4 0

6 4 9 4

9 3 3 10

3 6 2 0

5 4 2 5

ACTIVIDAD 6.5: Añadir más campos a la base de datos en el Formulario

Añadir a la base de datos Práctica 6 BD los campos Dólares, Porcentaje, Media/pedido y Bonificación. El campo Dólares debe estar a la derecha del campo Facturado, con el formato de número que tiene el símbolo de las unidades de millar y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dólares y debe tener el formato que incluye el símbolo del tanto por ciento, con dos cifras decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo Nº pedidos y debe tener el formato que incluye el símbolo del euro, también con dos decimales. Bonificación debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de números enteros. ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado

Crear el informe Total facturado que incluya los campos Código, Cliente y Facturado y que calcule la cantidad total que se ha facturado. ACTIVIDAD 6.7: Escribir fórmulas para introducir los datos de forma automática

En la Presentación de formulario, escribir en el campo Dólares la fórmula que convierte en dólares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del euro es 1,1257 dólares. En la Presentación de formulario, escribir en el campo Porcentaje la fórmula que calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.

356

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Propuesta de actividades

En la Presentación de lista, escribir en el campo Media/pedido la fórmula que calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en función del contenido del campo Facturado y del contenido del campo Nº pedidos. En la Presentación de lista, escribir en el campo Bonificación la fórmula que calcula el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra que ha realizado por la cantidad que ha facturado.

ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentación de Lista

Aplicar el siguiente formato a los campos Código y Cliente.

Aplicar el siguiente formato a los campos Último pedido, Facturado, Dólares, Nº pedidos y Forma pago.

Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificación.

ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentación de Formulario

Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los rectángulos, las líneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.

Base de datos de Works

357

Propuesta de actividades

Práctica 6 – Creación

ACTIVIDAD 6.10: Filtro

Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificación sea mayor que 300. Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qué cantidad se ha facturado con Bonificación mayor que 300.

ACTIVIDAD 6.11: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Práctica 6 BD y Salir o Cerrar el programa.

358

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

ACTIVIDADES GUIADAS ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Práctica 6 BD

Crear el archivo de base de datos Práctica 6 BD que contenga los campos Código, Cliente y Último pedido. El campo Código debe tener el formato numérico que presenta el número con cinco dígitos, el campo Cliente debe tener formato Texto y el campo Último pedido debe tener el formato Fecha con la presentación dd/mm/aa, es decir, el formato que muestra la fecha con dos dígitos para el día, dos para el mes y otros dos para el año

......................................................................................Resolución ............................................................................................

2.

Un procedimiento para crear una base de datos de Works consiste en activar el botón Inicio de Windows, seleccionar la opción Programas y en ella elegir Base de datos de Microsoft Works que está en el grupo de aplicaciones de Microsoft Works.

Base de datos de Works

359

Actividades guiadas

3.

Práctica 6 – Creación

En la ventana que se abre con el título Base de datos de Microsoft Works aparece el botón Base de datos en blanco activo, por lo cual basta hacer clic sobre el botón Aceptar.

Otro procedimiento para crear un archivo de base de datos de Works consiste en activar el botón Inicio de Windows, seleccionar la opción Programas y en ella elegir el Selector de tareas que está en el grupo de aplicaciones de Microsoft Works. En la ficha Programas del Selector de tareas se activa Base de datos de Works y se hace clic sobre el hipervínculo Crear una base de datos en blanco. Si hay un icono de acceso directo al Selector de Tareas en el escritorio de Windows, basta hacer doble clic sobre él para iniciarlo.

360

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

4.

En la ventana Crear base de datos se escribe el nombre del primer campo, que es Código, se activa el botón del formato Número y se elige la opción que está designada por 01235, con el valor 5 en el cuadro Número de dígitos. Se hace clic sobre el botón Agregar.

5.

Se escribe el nombre del segundo campo, que es Cliente, se activa el botón del formato Texto y se hace clic sobre el botón Agregar.

Base de datos de Works

361

Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

6.

Se escribe el nombre del tercer campo, que es Último pedido, se activa el botón del formato Fecha y se elige la opción que está en la primera posición, designada por dd/mm/aa, se hace clic sobre el botón Agregar y se hace clic sobre el botón Terminado.

7.

Se hace clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. En el cuadro de texto Nombre de archivo de la ventana Guardar como se escribe el nombre Práctica 6 BD. Hay que comprobar si se va a guardar en la carpeta adecuada, que es la carpeta de trabajo, y, en caso contrario, se

362

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

selecciona dicha carpeta en la lista Guardar en. Por último, se pulsa el botón Guardar.

La primera vez que se guarda un archivo de base de datos da lo mismo utilizar Guardar, ya sea con el botón de la barra de herramientas Estándar o la opción del mismo nombre que está en el menú Archivo, que la opción Guardar como del mismo menú, pues, en cualquiera de estos casos, se abre la ventana de diálogo Guardar como en la que debemos indicar el nombre del archivo y la carpeta donde queremos que se guarde. Una vez que se ha guardado una base de datos, el efecto de Guardar y Guardar como es distinto. En el primer caso, es decir, si activamos el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o utilizamos la opción Guardar del menú Archivo no se abrirá ninguna ventana, sino que Works reemplazará el archivo que había en el disco sustituyéndolo por el que se encuentra en la memoria del ordenador, es decir, elimina el archivo que hay en el disco y que contiene la base de datos que tenía la última vez que guardamos el archivo y almacena la base de datos actual, que es la que vemos en la pantalla y que contiene todas la modificaciones que hemos hecho desde la última vez que utilizamos la orden Guardar. Si se ha guardado el archivo anteriormente y se utiliza la opción Guardar como del menú Archivo se abre la ventana de diálogo Guardar como en la que de nuevo podemos indicar el nombre del archivo y la carpeta donde queremos guardarlo. Si no modificamos ni el nombre ni la carpeta y pulsamos el botón Guardar que hay en dicha ventana el documento que estamos viendo reemplaza al que había en el disco. En caso de que cambiemos, ya sea el nombre o la carpeta, estaremos creando un nuevo archivo, sin perder el que contenía los cambios hechos antes de la última vez que lo guardamos.

Base de datos de Works

363

Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos

Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su información en Práctica 6 BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Práctica 6 BD. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre el botón Abrir de la barra de herramientas o se activa la opción del menú Archivo que tiene este mismo nombre. Se busca la carpeta que contiene los archivos de trabajo del curso, se selecciona el archivo Datos P6 BD.wdb y se hace clic sobre el botón Abrir.

En este momento hay abiertos dos archivos de base de datos, se trata de copiar los datos del último que se ha abierto Datos P6 B, en el primero Práctica 6 BD.

364

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

2.

Estando activa la Presentación de lista del archivo Datos P6 B, se seleccionan los tres campos que contiene esa base de datos, se hace clic sobre el botón Copiar

3.

Se activa la base de datos Práctica 6 BD, se hace clic sobre la primera celda del campo Código y se hace clic sobre el botón Pegar.

Base de datos de Works

365

Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

Si se han dado todos los pasos correctamente, todos los valores contenidos en la base de datos Datos P6 BD aparecerán en Práctica 6 BD.

4.

Se cierra la base de datos Datos P6 BD, haciendo clic sobre el botón Cerrar. No hay que guardar los cambios de este archivo.

5.

Estando activo el archivo Práctica 6 BD, se hace clic sobre el botón Guardar para almacenar los cambios que se acaban de hacer.

ACTIVIDAD 6.3: Añadir campos a la base de datos en la Lista

Añadir a la base de datos Práctica 6 BD los campos Facturado, Nº pedidos y Forma pago. El primero con el formato que incluye el símbolo del euro y los otros dos con el formato que presenta los números sin cifras decimales.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

366

En la Presentación de lista se activa cualquier celda del campo Último pedido, se despliega el menú Registro, se activa la opción Insertar campo y se elige Detrás.

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

2.

Se escribe el nombre del campo Facturado, se activa el botón del formato Número y se elige la opción que incluye el símbolo del euro, con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botón Agregar.

3.

Se escribe el nombre del segundo campo, que es Nº pedidos, se activa el botón del formato Número y se elige la primera opción con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botón Agregar.

Base de datos de Works

367

Actividades guiadas

4.

Práctica 6 – Creación

Se escribe el nombre del tercer campo, que es Forma pago, se activa el botón del formato Número y se elige la primera opción con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botón Agregar y se hace clic sobre el botón Terminado.

ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo

Introducir los siguientes datos en el campo Facturado. 5.897 4.467 7.458 8.911 1.002

0 6.351 201 0

0 11.975 5.710 2.835

0 5.630 7.520 10.542

2.146 6.836 10.386 1.620

0 3.322 170 0

8.431 4.386 7.992 6.110

9.522 5.285 3.883 4.699

8.701 10.939 4.056 0

3.273 11.059 8.919 4.689

......................................................................................Resolución ............................................................................................

368

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

1.

Actividades guiadas

Se activa la primera celda del campo Facturado y se van introduciendo los datos escribiéndolos con el teclado, uno a uno.

Esta tarea resulta más lenta si no se ha desactivado la casilla Mover selección después de presionar Entrar, que se encuentra en la ficha Entrada de datos del apartado Opciones, del menú Herramientas. Si la casilla Mover selección después de presionar Entrar está activada, cuando introducimos un dato y pulsamos la tecla Entrar se activa la siguiente celda del mismo campo y podemos escribir el siguiente valor. Si dicha casilla no está activada, cuando se pulsa la tecla Entrar permanece activa la misma celda.

Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 días; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 días y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 días. El resto paga al contado.

Base de datos de Works

369

Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

......................................................................................Resolución ............................................................................................

Un procedimiento rápido para introducir el valor 30 en el campo Forma pago de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 consiste en marcar dichos registros, pedir a Works que muestre sólo los registros marcados, escribir 30 en la primera celda del campo Forma pago, seleccionar las celdas de dicho campo en los cinco registros visibles, activar la opción Llenar hacia abajo del menú Edición o como se indica en dicho menú pulsar la combinación de teclas Ctrl+J. Para marcar un registro hay que activar la casilla de verificación situada junto al número de registro (número de fila que está a la izquierda de cada registro en la Presentación de lista).

2.

370

Se marcan los registros 2, 18, 21, 22 y 38 activando la casilla situada a la izquierda de cada uno de estos números de registro.

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

3.

Se despliega el menú Registro, se activa la opción Mostrar y Registros marcados.

4.

Se escribe el valor 30 en la primera celda del campo Forma pago. Se seleccionan las celdas de dicho campo, en los cinco registros que están visibles, se despliega el menú Edición, y se activa la opción Llenar hacia abajo.

5.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el menú Registro, se activa la opción Mostrar y Todos los registros.

Base de datos de Works

371

Actividades guiadas

6.

Práctica 6 – Creación

Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el menú Registro, se activa la opción Desmarcar todos los registros.

También se pueden eliminar las marcas de los registros haciendo clic en la casilla de verificación que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana Base de datos, por encima de las casillas de cada registro y a la izquierda de los nombres de los campos.

7.

Se marcan los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 activando la casilla situada a la izquierda de cada uno de estos números de registro.

8.

Se despliega el menú Registro, se activa la opción Mostrar y Registros marcados.

372

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

9.

Se escribe el valor 60 en la primera celda del campo Forma pago. Se seleccionan las celdas de dicho campo en los trece registros que están visibles, se despliega el menú Edición y se activa la opción Llenar hacia abajo.

10.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el menú Registro y se activa la opción Mostrar y Todos los registros.

11.

Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el menú Registro, se activa la opción Desmarcar todos los registros.

Base de datos de Works

373

Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

12.

Se repite todo el proceso para introducir en el campo registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 el valor 90.

13.

Se introduce el valor 0 en los registros que, en el campo Forma pago no contienen ninguno de los valores que se acaban de introducir, es decir, 30, 60 o 90.

Forma pago

de los

Introducir los siguientes datos en el campo Nº pedidos. 8 8 5 4 7

0 2 1 0

0 2 6 3

0 4 11 1

4 9 7 2

0 6 4 0

6 4 9 4

9 3 3 10

3 6 2 0

5 4 2 5

......................................................................................Resolución ............................................................................................

14.

374

Para introducir estos datos se pueden ir escribiendo de uno en uno, o bien seguir un procedimiento análogo al de los pasos anteriores, que consiste en mirar qué registros son los que tienen el valor 0, cuáles tienen el valor 1, cuáles valen 2, etcétera. Marcar los registros que tienen el mismo valor y dejar visibles sólo los registros marcados. Escribir este valor en el primero de ellos, seleccionar el bloque de datos y aplicar Llenar hacia abajo, aunque en este caso parece más cómodo escribir los datos directamente.

Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 6.5: Añadir más campos a la base de datos en el Formulario

Añadir a la base de datos Práctica 6 BD los campos Dólares, Porcentaje, Media/pedido y Bonificación. El campo Dólares debe estar a la derecha del campo Facturado, con el formato de número que tiene el símbolo de las unidades de millar y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dólares y debe tener el formato que incluye el símbolo del tanto por ciento, con dos cifras decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo Nº pedidos y debe tener el formato que incluye el símbolo del euro, también con dos decimales. Bonificación debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de números enteros. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa el botón Diseño de formulario, se hace clic a la derecha del campo Facturado, aproximadamente en la posición 9 cm 5 cm, se despliega el menú Insertar y se activa la opción Campo, se escribe el nombre del campo Dólares, se activa el formato de número con el símbolo de las unidades de millar y dos cifras decimales. Se hace clic sobre el botón Aceptar.

2.

Se hace clic a la derecha del campo Dólares, por ejemplo en la posición 14 cm 5 cm, se despliega el menú Insertar y se activa la opción Campo. Se escribe el nombre del campo Porcentaje, se activa el formato de número con el

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

símbolo del tanto por ciento y dos cifras decimales. Se hace clic sobre Aceptar.

3.

Se hace clic a la derecha del campo Nº pedidos, por ejemplo en la posición 9 cm 5,5 cm, se despliega el menú Insertar y se activa la opción Campo, se escribe el nombre del campo Media/pedido, se activa el formato de número con el símbolo del euro con dos cifras decimales. Se hace clic en Aceptar.

4.

Se hace clic a la derecha del campo Forma pago, por ejemplo en la posición 9 cm 6 cm, se despliega el menú Insertar y se activa la opción Campo. Se escribe el nombre del campo Bonificación, se activa el formato de número con el símbolo de las unidades de millar y sin cifras decimales. Se hace clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado

Crear el informe Total facturado que incluya los campos Código, Cliente y Facturado y que calcule la cantidad total que se ha facturado.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa la opción GeneradorDeInformes del menú Herramientas o se hace clic sobre el botón Presentación de informe de la barra de herramientas. En cualquiera de los dos casos aparece la ventana Nombre del informe, donde se debe escribir Total facturado y después hacer clic sobre el botón Aceptar.

2.

En la ficha Título que es la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como Título del informe Práctica 6 Bd.wdb - Total facturado, es decir, nos ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe. Podemos conservar ese título o borrarlo y escribir el que queramos, en este caso como en el enunciado de la actividad no se indica nada dejamos ese título y hacemos clic en el botón Siguiente para pasar a la segunda ficha.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos, encontramos que está activo el campo Código porque es el primero de la lista, por lo que basta hacer clic en el botón Agregar para incluirlo en el informe. Con el campo Cliente activo se hace clic de nuevo en el botón Agregar. Se activa el campo Facturado y se pulsa Agregar para que se incluya también en el informe. Se hace clic en la pestaña de la ficha Filtro.

4.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa la opción [Todos los registros] y se hace clic en el botón Siguiente.

5.

En la ficha Resumen se activa el campo Facturado y la casilla de la función SUMA y se hace clic en el botón Terminado.

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Actividades guiadas

6.

Práctica 6 – Creación

Hacemos clic sobre el botón Presentación preliminar para ver cómo quedaría el informe si lo imprimiéramos en papel y ver el resultado de sumar todos los datos del campo Facturado.

En la Presentación preliminar se puede ver que el total que se ha facturado, que es la suma de todos los datos contenidos en el campo Facturado, es 204.923.

7.

Se hace clic en el botón Cancelar para pasar a la Presentación de informe.

ACTIVIDAD 6.7: Escribir fórmulas para introducir los datos de forma automática

En la Presentación de formulario, escribir en el campo Dólares la fórmula que convierte en dólares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del euro es 1,1257 dólares.

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Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se activa la Presentación de formulario y el campo expresión: =Facturado/1,123

Dólares.

Se escribe la

Nada más hacer clic en el botón Introducir o pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Dólares en los 41 registros de la base de datos. En la Presentación de formulario, escribir en el campo Porcentaje la fórmula que calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.

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Práctica 6 – Creación

......................................................................................Resolución ............................................................................................

2.

Si no se recuerda el valor que se ha calculado en el informe Total facturado, se activa la Presentación de informe y la Vista preliminar, para ver que el total es 204.923. En la Presentación de formulario se activa el campo Porcentaje y se escribe la expresión: =Facturado/204923

Al hacer clic en el botón Introducir o al pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Porcentaje en los 41 registros de la base de datos. En la Presentación de lista, escribir en el campo Media/pedido la fórmula que calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en función del contenido del campo Facturado y del contenido del campo Nº pedidos. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

3.

380

Se activa la Presentación de lista, se hace clic en una celda del campo Media/pedido y se escribe la expresión: =Facturado/Nº pedidos Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

Cuando se hace clic en el botón Introducir o se pulsa la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Media/pedido en los 41 registros de la base de datos. Como resultado de esta fórmula se observa que en varios registros aparece un mensaje de ERROR. Esto ocurre en los registros en los que el contenido del campo Nº pedidos es cero y, como sabemos, no se puede dividir por cero. Por lo tanto hay que modificar la expresión para que no se haga la división en los registros en los que sea cero el contenido del campo Nº pedidos.

4.

Se hace clic en una celda del campo

Media/pedido y se escribe =SI(Nº pedidos=0;"";Facturado/Nº pedidos)

la expresión:

Con esta otra fórmula ya no aparece el mensaje de ERROR y en los registros en los que antes aparecía este mensaje ahora queda vacío el campo Media/pedido, pues con la nueva expresión, antes de hacer la división Works comprueba si el contenido del campo Nº pedidos es igual que cero, en cuyo caso escribe en el campo Media/pedido de ese registro la palabra vacía, que está representada por el signo de comillas repetido (""). Si el contenido del campo Nº pedidos no es igual que cero, entonces escribe el resultado de la expresión Facturado/Nº pedidos. En la Presentación de lista, escribir en el campo Bonificación la fórmula que calcula el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra que ha realizado por la cantidad que ha facturado.

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Práctica 6 – Creación

......................................................................................Resolución ............................................................................................

5.

También en la Presentación de lista, se hace clic en una celda del campo Bonificación y se escribe la expresión: =Facturado*Porcentaje

Nada más hacer clic en el botón Introducir o pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Bonificación en los 41 registros de la base de datos, calculando el producto indicado en la fórmula.

ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentación de Lista

Aplicar el siguiente formato a los campos Código y Cliente.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

382

Se aplican las características que se observa en la imagen siguiendo los pasos que se han descrito en las prácticas anteriores y teniendo en cuenta que los dos campos, Código y Cliente, tienen Tamaño de fuente 8 y Alineación Centrada en Horizontal. El campo Código tiene estilo Negrita y el campo Cliente tiene estilo Cursiva y Subrayado. El campo Cliente tiene además color Azul oscuro y un Borde en la parte Izquierda de color Azul con grosor mediano.

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Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

Aplicar el siguiente formato a los campos Último pedido, Facturado, Dólares, Nº pedidos y Forma pago.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

2.

Todos estos campos tienen Tamaño de fuente 8 y color Rojo oscuro. Los campos Último pedido, Nº pedidos y Forma pago tienen Alineación Centrada en Horizontal; los campos Facturado y Nº pedidos tiene estilo Negrita. El campo Último pedido tiene un Borde en la parte Izquierda de color Rojo oscuro y grosor mediano.

Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificación.

......................................................................................Resolución ............................................................................................

3.

Los tres campos tienen Tamaño de fuente 8 y color Verde oscuro. El campo Bonificación tienen Alineación Centrada en Horizontal y estilo Negrita. El campo Porcentaje tiene un Borde en la parte Izquierda de color Verde y grosor mediano.

ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentación de Formulario

Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los rectángulos, las líneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.

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Actividades guiadas

Práctica 6 – Creación

......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Para hacer las modificaciones del formulario de la base de datos para que tenga el aspecto que se aprecia en la imagen hay que activar la presentación Diseño de formulario.

2.

Se puede empezar la tarea colocando los diez campos en las posiciones que se observa en la imagen y modificar el tamaño de cada campo hasta que estén como se muestran en el modelo.

Para hacer estas operaciones con más facilidad puede resultar conveniente desactivar la opción Forzar a la cuadrícula que se encuentra en el menú Formato.

3.

El siguiente paso puede ser la construcción de los elementos separadores, para lo cual se inserta el Rectángulo de color Azul oscuro y Borde grueso, adaptando su tamaño y posición hasta que sea similar al del modelo.

4.

La línea roja es también un Rectángulo sin borde y con Sombreado Sólido (100%), de color de Primer plano Rojo oscuro. Se deben modificar las dimensiones del rectángulo para que parezca una línea.

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Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

5.

De manera análoga se crea la línea verde, que es también un Rectángulo sin borde y con Sombreado Sólido (100%), de color de Primer plano Verde oscuro.

6.

El texto con efecto especial WordArt tiene el efecto Inflado, el Borde tiene Grosor Normal y Color Granate; la Sombra es de Color Gris y va hacia atrás, vista de frente.El Sombreado es Sólido (100%) y con color de Primer plano Granate. Está activa la opción Ajustar al marco.

ACTIVIDAD 6.10: Filtro

Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificación sea mayor que 300. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre el botón Filtros, se escribe como nombre del filtro Bonifica > 300. Se hace clic sobre el botón Aceptar, se activa el campo Bonificación y el criterio de comparación es mayor que. Se escribe 300 en el cuadro Comparar con y se hace clic sobre Aplicar filtro.

Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qué cantidad se ha facturado con Bonificación mayor que 300. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

2.

Se hace clic sobre el botón Presentación de informe, se despliega el menú Herramientas, se activa la opción Filtro de informe, se selecciona el filtro Bonifica > 300 y se hace clic sobre el botón Terminado.

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Actividades guiadas

3.

Práctica 6 – Creación

Se hace clic sobre el botón Vista preliminar para ver en la pantalla cómo quedaría el informe si lo imprimiéramos y averiguar qué cantidad se ha facturado con Bonificación mayor que 300.

En la Vista preliminar se puede comprobar que 107.377 es la suma total del campo Facturado en los registros activos, es decir en los registros cuya Bonificación es mayor que 300.

4.

Se hace clic sobre el botón Cancelar para cerrar la Vista preliminar.

ACTIVIDAD 6.11: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Práctica 6 BD y Salir o Cerrar el programa. ......................................................................................Resolución ............................................................................................

1.

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Se hace clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botón Cerrar Base de datos de Works

Práctica 6 – Creación

Actividades guiadas

que está en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el menú Archivo y activar la opción Cerrar o la opción Salir.

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DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

PRÁCTICA 7

Práctica 7 – Diseño

INTRODUCCIÓN A la hora de crear una base de datos se suele hacer directamente sentándose frente al ordenador y poniendo campos según le vienen a uno a la mente y asignándoles tipo y tamaño de forma improvisada. Cuando se hace de esta forma se suelen pasar por alto cuestiones importantes y se pueden cometer errores que posteriormente hay que corregir, lo que en algunos casos requiere mucho tiempo. Para evitarlo, en esta práctica se aconseja seguir un método que permita identificar las dificultades previsibles y haga reflexionar sobre los aspectos que puedan ser más delicados. Aunque no es estrictamente necesario seguir todos y cada uno de los pasos para confeccionar la base de datos, sí que puede ser una guía de mucha utilidad como referencia para que cada persona adopte el sistema que más le interese, alterando el orden, suprimiendo algunos pasos o agregando otros. La creación de una base de datos se compone de varias fases, cada una de ellas es fundamental para conseguir una buena gestión de la información. Dependiendo de las características de los propios datos puede variar la relevancia de cada una de las fases, pero conviene en todos los casos pasar por todas ellas y dedicar más tiempo a las que en cada circunstancia se consideren más importantes.

Fase de definición. Definición de objetivos. En muchos casos esta fase no parece necesaria porque los objetivos que se pretenden son obvios. Pero, aunque así sea, conviene reflexionar sobre la finalidad y la utilidad que se pretende conseguir al construir la base de datos. Se trata de prever la información que nos va a interesar extraer y el rendimiento que se quiere obtener, los recursos que requerirá su actualización, etc. Eso ayudará a definir con mayor claridad y precisión su estructura y las características específicas de esa base de datos. Definición de la estructura. Como consecuencia del estudio anterior, habremos determinado un conjunto de datos que se traducirán en campos que habrá que organizar en un fichero o en varios. Cuando se trabaja con un gestor de base de datos relacional existen algunas técnicas que facilitan la tarea. En el caso de Works, que no es de este tipo, hay que procurar que estén en el mismo fichero los datos que nos pueda interesar relacionar, prestando especial atención a los datos que se pueden repetir en un mismo fichero o en ficheros diferentes. Este proceso es esencial para que la base de datos sea útil, ya que una de las mayores dificultades a la hora de trabajar con bases de datos es la incoherencia o la contradicción producidos por la duplicidad de los datos. Por ejemplo, si hay que hacer 30 facturas a José García Pérez y hay dos personas que Base de datos de Works

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Introducción

Práctica 7 – Diseño

introducen datos, y mientras una lo escribe correctamente, la otra persona escribe Jose Garcia Perez (sin tildes), está claro que cuando seleccionemos José García no van a salir las facturas introducidas por la segunda. Características de los campos. Dependiendo de los objetivos marcados habrá que asignar algunas características concretas a los campos; las más importantes son el tamaño y el tipo de campo: texto, numérico, lógico... También conviene decidir qué campos son valores constantes y cuáles fórmulas. Es cierto que con este programa es muy fácil modificar el tamaño de un campo pero sin embargo puede resultar algo más complejo pasar un campo de texto a numérico, por ejemplo. Posibles modificaciones. Conviene dedicar algo de tiempo a reflexionar sobre las posibles modificaciones que en un futuro próximo pudieran surgir. Hay que tener en cuenta que la base de datos, por lo general, constituye un ente dinámico que constantemente cambia y que debe adaptarse a las circunstancias y necesidades de cada momento.

Fase de recopilación de datos Esta fase es importante cuando hay que tratar muchos datos, sobre todo si los datos no los hemos generado nosotros o si, además, no disponemos de ellos y hay que buscarlos. Recogida de datos. A pesar de que pueda parecer lo contrario, esta fase en ocasiones resulta muy compleja, porque suelen darse todo tipo de problemas: no se encuentran los datos o es difícil acceder a ellos o se encuentran pero son contradictorios o tienen multitud de errores que son difíciles de comprobar, etc. Si los datos están generados por nosotros suele resultar más sencillo, pero, por lo general, es una tarea costosa y algunas veces difícil. Clasificación de datos. Tanto si los datos se obtienen en papel o en soporte magnético conviene organizarlos para que se ajusten a las características del diseño que se ha pensado. Esto ahorrará tiempo en la siguiente fase y permitirá gestionar la información tal y cómo nos interese. Se debe tener en cuenta que una mala estructuración de los datos complicará la introducción de datos y multiplicará los errores. Depuración y selección de datos. La experiencia dice que antes de utilizar los datos es aconsejable verificar su validez para evitar errores que pueden ocasionar graves perjuicios. Se debe saber siempre si se trabaja con valores exactos o aproximados y hay que tomar precauciones para tener la seguridad de que se trabaja con datos fiables. Hay que considerar también que las operaciones se realizarán con los datos que pongamos y que, aunque la selección de datos o las consultas se realicen correctamente y con rapidez, de nada vale si los datos obtenidos son erróneos.

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Práctica 7 – Diseño

Introducción

Fase de generación de la base de datos Definición de la estructura, disposición y formato de los datos. Generalmente hay que hacer al menos dos diseños, uno en modo Lista y otro en modo Formulario. En ambos casos hay que determinar el orden de colocación de los campos y cuáles interesa poner contiguos, qué atributos se van a asignar a cada campo: número de decimales, tipos de letra, tamaños, ajuste, color, diseño, etc. Un pequeño croquis puede facilitar la tarea y ahorrar tiempo. Suele ser interesante también diseñar los Informes que se consideran más importantes y los Filtros más habituales. Estos diseños contribuyen además a perfeccionar la organización de los datos. Introducción de datos. Esta operación es simple, aunque puede ser muy pesada si hay que introducir muchos datos mediante el teclado, como suele ocurrir en las bases de datos. Introducción de fórmulas. Es una operación relativamente simple, ya que las fórmulas están más limitadas que en la Hoja de Cálculo y su aplicación se halla más restringida.

Fase de depuración y análisis. Comprobación de la validez de los datos. Una vez confeccionada la base de datos, deben analizarse éstos, para comprobar que son correctos. Es muy importante intentar depurar los datos que se introducen, por lo que conviene adoptar medidas para comprobar su exactitud. Además de cotejar los valores introducidos con los que se tienen en papel, hay otros métodos útiles como la ordenación por un campo para detectar valores absurdos o erróneos, o la creación de filtros con la finalidad, no de analizar la información, sino de comprobar la corrección de los datos. También suele ser de utilidad la revisión ortográfica por campos, sobre todo en los que haya valores repetidos. Análisis de resultados. Una vez corregidos los errores detectados en los datos, se puede comenzar a validar la utilidad de la base de datos construida, para comprobar si se satisfacen los objetivos propuestos. Realmente esta es la fase de trabajo habitual con las bases de datos, aunque hay que tener en cuenta que las anteriores deben estar siempre presentes. En este momento se debe comprobar si los filtros y los informes previstos son factibles. Conviene tener anotados los diferentes filtros que pueden ser de interés, así como las características de los informes más relevantes.

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Introducción

Práctica 7 – Diseño

Objetivos

En esta práctica se pretende que se afiancen los conocimientos que se han adquirido durante todo el curso y se adquieren estrategias para el diseño y confección de bases de datos: Identificar las fases que componen el proceso de creación de una base de datos. Familiarizarse con el proceso de creación de una base de datos. Adquirir destreza en el uso del programa para crear bases de datos. Utilizar las herramientas relacionadas con el diseño y creación de bases de datos. Realizar un proyecto de creación de una base de datos. Contenidos

Estructuración y organización de la información Diseño de una base de datos. Herramientas para generar una base de datos. Desarrollo de un proyecto con bases de datos.

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Base de datos de Works

Práctica 7 – Diseño

PROYECTO

Presentación En esta práctica hay que construir un archivo de base de datos, que va a constituir el trabajo de fin de curso. En este caso no se proponen ni se describen las actividades que se pueden realizar, pero se puede recurrir a cualquier tipo de ayuda que ofrece el gestor de base de datos de Works, es decir, se pueden utilizar las plantillas o asistentes para extraer ideas y consultar las distintas formas de ayuda cuando sea necesario. Antes de realizar el trabajo se debe acordar con el tutor o tutora las características del mismo para que tenga las dimensiones adecuadas, que no sea demasiado breve, ni excesivamente amplio. Debe incluir las siguientes características: •

•

•

•

•

•

Deberá resolver un problema real relacionado con la actividad profesional de cada uno. Debe tener un buen formato de presentación tanto en modo lista como en formulario: Tipos, tamaños y alineaciones adecuadas; colores, bordes, sombreados... que resalten los distintos apartados, los datos y los resultados más importantes. En modo formulario se incluirán objetos gráficos. Incluirá más de diez campos y más de cincuenta registros. Incluirá campos de al menos cinco tipos y algún campo definido por una fórmula. Incluirá al menos cinco filtros significativos, es decir que sean de interés para esa base de datos. Al menos en tres de ellos se usarán tres o más campos. Incluirá al menos tres informes con formato de presentación adecuado, de ellos al menos dos deben tener filtros asociados.

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