Halina Robótka, Bohdan Ryszewski, Andrzej Tomczak 8301086866

Citation preview

il'

Halina Robótka, Bohdan Ryszewski, Andrzej Tomczak

ARCHIWISTYKA

Panstwowe Wydawnictwo Naukowe

,

Halina Robótka, Bohdan, Ryszewski, Andrzej Tomczak

ARCHIWISTYKA ,

ERRATA

Strona

IodWiersz góry I od doluI

223

18

348

l

354

12

370

l

410

452

7

6

Jest

Powinno byc

jednak

jedna

Niewiljta rewindykowanyrh zlikwidowano

Niewielka rewindykowanych zlikwidowanego

czestrze

czestsze

Kwarend

Kwerend

H. ROb6tka, B. Ryszewskl, A. Tomczak Archiwistyka

. Panstwowe Wydawnictwo Naukowe Warszawa 1989

L.,_,

'( I

Praca przeznaczona dla studiujacych archiwistyke na kierunkach historii uniwersytetów.

Pomocniczo dla pracowników sluzby archiwalnej i historyków

.1

i

I

}

Tytul dotowany przez Ministra Edukacji Narodowej

Redaktor MARIAN DRUZKOWSKI

daktor techniczny MARIANNA WACHOWICZ

/''-';..; I '-o.;"',::; rf i"

()..'_ ---o.' V --,.,.

'" I.

@ Copyright by Panstwowe WydaWll1ictwo Naukowe Warszawa 1989

ISBN 83-01-08686-6

Panstwowe Wydawnictwo Naukowe

wydanie pierwsze. Naklad 2000+150, egzemplarzy ArkUSzy wydawniczych 39,5. Arkuszy drukarskich 33,75 Papier druk. sat. kl. 'V', 'lO g, 70X100 cm Oddano do skladania w marcu 1988 roku podpisano do druku w kwietniu 1989 roku Druk ukonczono w kwietniu 1989 roku Zam6wlenle nr 3318/88 Wroclawska Drukarnia Naukowa

(:., I .. t" J )r ci

... ,- lJ ( I : () a :- Ó t 'I '()lI L.J

!

'( I

PRZEDMOWA .1

i

I

}

Niniejsze opracowanie jest próba w miare zwiezlego przedstawienia problematyki skladajacej sie na dyscypline naukowa okreslana mianem "archiwistyka". Dyscyplina ta wyrosla z praktycznej dzialalnosci archiwów i sluzy tej dzialalnosci. Opracowanie powstalo w zwiazku z potrzebami dydaktycznymi. Od roku 1951 w Polsce ksztalci sie kandydatów do pracy w archiwach w ramach studiów uniwersyteckich. Na

wielu uczelniach powstaly w tym celu na kierunkach histori specjali- zacje archiwistyczne. Przedmiot pod nazwa "archiwistyka" jest podstaczenia pozwolily na ulozenie prdgramu tego przedmiotu, realizowanego. w podobny sposób na róznych uniwersytetach.

wowym dla przygotowania do zawodu archiwisty, Wieloletnie doswiad-

Niniejsze opracowanie nawiazuje wprost do programu "archiwisty-

ki". Zgodnie z ukladem tresci w tym programie sklada sie ono z dwóch

',' I,

czesci: Teoria i metodyka archiwalna oraz Zarys dziejów archiwów pols- kich i ich wspólczesna organizacja, Kazda z czesci zostala przygotowana przez innych autorów. W pierwszej Bohdan Ryszewski napisal rozdzialy I i I oraz czesc rozdzialu I I. W tym ostatnim podrozdzialy poswiecone opracowywaniu dokumentacji geodezyjno-kartograficznej, technicznej oraz audiowizualnej wyszly spod pióra Haliny Robótki. Cala czesc druga zostala napisana przez Andrzeja Tomczaka. Kazda z tych czesci poprze- dzona zostala oddzielnym wstepem i obie maja tez osobna numeracje rozdzialów.

Tekst pt. Teoria i metodyka archiwalna ukazuje sie drukiem po raz pierwszy; tekst: Zarys dziejów archiwów polskich i ich wspólczesna organizacja drukowany byl juz wczesniej pt. Zarys dziejów archiwów pol-

skich (2 wyd., Torun 1982); obecne wydanie jest trzecim, uzupelnionym i nieznacznie zmienionym w stosunku do poprzednich. Uzupelnienie po_ lega przede wszystkim na doprowadzeniu opisu archiwów polskich do

konca r, 1985.

Nierówne rozmiary obu czesci nastepstwem m.in. sposobu zorga-

nizowania procesu dydaktystek lub grup archiwaliów. zmierzajacej do maksymalnej dostepnosci i czytelnosci ukladu. Omówiona metoda jest najbardziej naturalna i ekonomiczna ze znanych metod

porwotnego. zadkowania. ZdarWówczas za sie jednak,kolej ze jej stonasowaniinne e nie jmetody. est mozliwe- lub jest niepozadane z powodu bledów i niedoskonalosci ukladu pierWsród nich wymienic nalezy m e t o d e s t r u k t u r a l n o - o r g a-

n i z a c y j n a, przy której do ulozenia archiwaliów wykorzystuje sie strukture organizacyjna twórcy zespolu. Metode te stosuje sie wów60

I

'>'->._.

.. : ",

J!.

v .

.'- .

, ...... . \,

..

.- I

czas, gdy wiekszosci jednostek kancelaryjnych porzadkowanego zespolu

brak sladów hkladu kancelaryjnego w postaci sygnatur, gdy, brak

tez jakiegokolwiek wykazu czy planu akt, albo spisu akt w ukladzie pierwotnym. Niekiedy moze sie tez zdarzyc, ze uklad kancelaryjny jest trudno dostepny albo chaotyczny i jego odtwarzanie nie byloby celowe, poniewaz nie osiagnelibysmy rezultatu oczekiwanego od opracowania archiwalnego.

Zadaniem archiwisty stosujacego metode strukturalno-organizacyjna bedzie odtworzenie najpierw struktury organizacyjnej twórcy zespolu,

tzn. podzialu wewnetrznego na wydzialy, oddzialy, referaty lub sekcje. Bedzie to nieraz zadanie trudne, zwlaszcza w przypadku zespolów chronologicznie wczesniejszych, do których brak schematów organizacyjnych, statutów lub podzialów czynnosci personelu i konieczna okaze sie zmudna rekonstrukcja struktury wedlug szczególowych danych rozproszonych w dokumentacji, np. wedlug naglówków na teczkach lub wedlug innych tzw. elementów rozpoznawczych, z których archiwista umie odczytywac przynaleznosc archiwaliów.

Wedlug odtworzonego schematu nalezy ulozyc jednostki kancela. ryjne zespolu, przydzielajac :niejako kazdej komórce organizacyjnej na lezace do niej jednostki. Pozostanie wówczas pewna liczba dokumentacji w komórkach najnizszego . szczebla, które najlepiej mozna uporzadkowac

wedlug zakresu czynnosci kazdej komórki lub wedle wykonyw'imych przez nie funkcji, albo tez mozna nadac tej dokumentacji uklad rzeczowy ustalony wedlug jej tresci.

! Przy stosowaniu metody strukturalno-organizacyjnej mdga wystapi.c trudnosci spowodowane reorganizacjami twórcy zespolu. Jesli reorganizacji tych bylo niewiele, w porzadkowaniu zespolu zastosowac mozna w odniesieniu do czesci archiwaliów strukture sprzed reorganizacji, a w stosunku do pozostalych strukture z czasu po zmianach organiza-

cyjnych. Nie bedzie to jednak rozwiazanie w pelni zadowalajace, Mozliwe jest takze w przypadku reorganizacji ulozenie zespolu wedlug struk-

tury organizacyjnej czesciowo skorygowanej w stosunku do reczywistosci, z wieksza liczba komórek niz faktycznie dzialalo jednoczesnie" bo uwzgledniajacej podzialy reorganizacyjne. Bedzie to skorygowana odmiana metody strukturalno-organizacyjnej.

Moze sie zdarzyc, ze reorganizacje dotyczace danego twórcy zespolu

beda tak skomplikowane, ze uporzadkowanie zespolu wedlug struktury organizacyjnej bedzie wrecz niemozliwe lub niecelowe. Wówczas mozliwe jest zastosowanie ukladu archiwalnego wedlug funkcji (zadan) wlasci-

wych twórcy zespolu, poniewaz funkcje ogólne nie ulegaja tak czestym zmianom w wyniku reorganizacji wewnetrznych. Mówimy wtedy o in 1t o d z i e f lU n k c y j n e j. Zadaniem archiwisty bedzie odtworzenie

systemu funkcji twórcy zespolu, poczynajac od funkcji ogólnych, które kolejno dzielic sie beda na coraz bardziej szczególowe. Wedlug tej za- , 61

I

.J

'.

r -

. ."'n'"'"'I'_".I

r I

I

sady odtwarzania systemu funkcji trzeba opracowac uklad tak szczeg6lowy, aby mozliwe sie stalo ulozenie wszystkich jednostek kancelaryjnych. Metoda funkcyjna, rzadko stosowana, ma wiele zalet, zwlaszcza warto zwrócic uwage, ze opracowywanie ukladu dokumentacji wedlug funkcji twórcy zespolu przypomina opracowywanie dawnych planów akt (registratury), a takze obecnych wykaz6w akt, tzw. jednolitorzeczowych. Na trzecim miejscu wsród omawianych metod porzadkowania wymienic nalezy m e t o d e s c h e m a t y c z n o - r z e c z o w a, która polega na ukladaniu archiwaliów wedlug schematu opierajacego sie na podziale rzeczowym. Istnieja dwie odmiany tej metody. Pierwsza polega na podziale archiwaliów zespolu na grupy rzeczowe wedlug schematu opracowanego przez archiwiste na podstawie ich tresci. W celu opracowania takiego schematu trzeba najpierw przestudiowac treSC archiwaliów zespolu, raczej tylko na pwie tytulów jednostek r ustalic jakie glówne grupy tresciowe wyodrebniaja sie w zespole, nastepnie w kazdej grupie wyodrebnic dalsze grupy. Dzielac w ten sposób grupy dojsc trzeba do znalezienia miejsca dla pojedynczej teczki (jednostki kancelaryjnej). W ten spos6b powstaje schemat, wedlug którego przeprowadzamy porzadkowanie ostateczne. Druga odmiana tej metody polega na podziale archiwaliów zespolu na grupy rzeczowe wedlug schemtu opracowanego, bez znajomosci archiwali6w zespolu, dla calego rodzaju dokumentacji lub typu zespol6w. Schematy takie opracowywane bywaja dla archiwaliów nie majacych ukladu pierwotnego. Jednak i w tym przypadku obowiazuje archiwiste

I

..

dostosowanie ukladu schematycznego do specyfiki danego zepolu, do zawartosci jego archiwaliów. Dostosowani to polegac moze na laczeniu pewnych grup rzeczowych, tworzeniu grup nowych, nie przewidzianych w schemacie ramowym, dzieleniu grup, na zmianach ich kolejnosci itp.

Metoda schematyczno-rzeczowa stosowana jest najczesciej w przypadku zespolów, kt6rych nie mozna uporzadkowac stosujac metody wczesniej opisane. Sa to przewaznie archiwa prywatne, niekiedy tez zespoly fragmentaryczne lub szczatkowe. Niezaleznie od stosowanej' metody archiwista w czasie porzadkowania archiwali6w posuguje sie prawie we wszystkich czynnosciach elementami opisu. kancelaryjnego oraz róznymi znakami i' adnotacjami umie$Zczanymi na pismach i okladkach. Nazywane sa one e l e m e n-

t am i rozp,ozna w czym i archiwali6w. Przeglad ich rozpoczniemy od tych, kt6re wystepuja na zewnatrz jednostki kancelaryjnej, na jej okladce. Zewnetrzny opis jednostki kancelaryjnej zaczyna sie od umieszczonego zwykle w górnej czesci strony tytulowej naglówka, który zawiera nazwe instytucji prowadzacej akta r czasem takze nazwe komórki organizacyjnej. Kolejny element to tytul jednostki kancelaryjnej umieszczony pod naglówkiem, posrodku okladki (strony tytulowej). Szczególna role wsród elementów rozpoznawczych 62

0,

!

odgrywa sygnatura kancelaryjna - cecha identyfikujaca akta, majaca. rózna forme zaleznie od rodzaju i typu kancelarii. W kancelariach prus.kiej i polskiej (XIX w.), prowadzonych zwykle wedlug planu akt, sygna-

tura okreslala precyzyjnie miejsce poszytu w' ukladzie registraturalnym lub kancelaryjnym i skladala sie ze znaków literowych i liczbowych okreslajacych przynaleinosc ,jednostki kancelaryjnej do dzialów urzedu, grupy lub serii - oraz z numeru. W kancelarii rosyjskiej sygnatura

zawierala numer poszytu oraz rok, do którego dany poszyt nalezal (teczki byly jednoroczne). W kancelarii prowadzonej wedlug strukturalno-rzeczowego wykazu akt sygnatura skladala ,sie ze znaku literowego, okreslajacego przynaleinosc do dzialu w strukturze organizacyjnej, oraz z numeru pozycji w wykazie akt. Kancelarie prowadzone wedlug wykazu akt jednolitorzeczowego posluguja sie wykle sygnaturami dziesietnymi, w których poszczególne cyfry okreslaja miejsce jednostki kancelaryjnej w poszczególnych grupach ukladu kancelaryjnego. Archiwalia prywatne, zwlaszcza w XVIII i XIX wieku, oznaczane byly czesto sygnaturami literowymi (zwykle byla to kombinacja dwóch liter w ich ko,

lejnosci alfabetycznej), a dokumenty numerowano cyframi, Sygnatury na okladkach akt umieszczano w róznych miejscach, najczesciej w dolnej polowie okladki. Opis teczki uzupelniaja daty. Niektóre elementy opisu powtarzano w skrócie na wypustkach przyklejonych do okladki. ulatwiajacych poszukiwania poszytu. Jesli brak na okladce danych wystarczajacych do rozpoznania jednostki kancelaryjnej. archiwista siega do jej wnetrza. znajdujac trudniej

dostepne. ale równiez wartosciowe elementy rozpoznawze. z których najwazniejsze omówimy. Naglówkiem nazywamy napis okreslajacy nazwe nadawcy pisma. uzupelniony czasem znakiem pisma. Adres jest to napis zawierajacy nawe odbiorcy pisma, czasem tez dzial. umieszczony Il-8jczesciej posrodku pisma przed tekstem. a w kancelarii polskiej i pruskiej czesto w lewym dolnym rogu dokumentu. Znaki kancelaryjne umieszczane na pismach maja rózna wartosb liczba dziennika podawczego umieszczona na pismach pochodzacych z kancelarii dziennikowej nie wskazuje miejsca pisma w ukladzie akt. z wyjatkiem kancelarii austriackiej; natomiast sygnatury kancelaryjne umieszczane na pismach z kancelarii bezdziennikowej zwykle umozliwiaja Odnalezienie miejsca pisma w ukladzie kancelaryjnym. Adnotacje lub znaki literowe stawiane na marginesach pism, kierujace je do zalat-

. wienia przez poszczególne dzialy, czesto ulatwiaja odnalezienie miejsca pisma w ukladzie kancelaryjnym. _ Najbardziej wartosciowym elementem rozpoznawczym wystepujacym na pismach jest prezenta - adnotacja lub pieczatka wplywu, s

wiana tylko na pismach . przychodzacych, zawierajaca nazwe instytutji otrzymujacej pismo, liczbe dziennika podawczego, czasem tez sygnature kancelaryjna jednostki i date. 63

--........-.------=-----------=--- -...

Porzadkowanie zespolu wymaga wykonania w okreslonej kolejnosci szeregu czynnosci, niekiedy pozornie dosc prostych, ale zawsze wymagajacych znacznej wiedzy fachowej. Metodyka archiwalna od dawna ustalila ich liste i kolejnosc, choc w praktyce nie zawsze sa wszystkie wyodrebniane i osobno wykonywane. Pierwsza -. z tych czynnosci jest rozpoznanie przynaleznosci zespolowej i segregacja na zespoly. Wykonuje sie ja tylko w przypadku rozdzielania zespolów, natomiast w czasie porzadkowania nie wymieszanego zespolu ograniczamy sie do kontroli przynaleznosci zespolowej archiwaliów w czasie czynnosci nastepnej. Rozpoznanie lub kontrole przynaleznosci zespolowej wykonujemy sprawdzajac tresc naglówka na okladce kazdej jednostki kancelaryjnej, a jesli brak tego elementu rozpoz-

nawczego lub gdy jest niedokladny, mozna wykorzystac adresy wystepujace na pismach przychodzacych oraz prezenty, a naglówki na pismach stanowiacych kopie. Druga czynnoscia porzadkowania jest segregacja na serie, tzn. dzialy ZQspolu wyodrebnione w planie lub wykazie akt, wydzielone wedlug struktury organizacyjnej wlasciwej twórcy zespolu archiwalnego lub

stosownie do jego zadan, albo tez - rzadziej - wedlug kryteriów formalnych dokumentacji. Najczesciej wystepuja w zespole rózne rod-zaje serii, tworzace uklad hierarchiczny. Najpierw wiec moga wystepowac serie wynikajace ze struktury organizacyjnej, a VI ich ramach serie odpowiadajace funkcjom poszczególnych komórek organizacyjnych. Moga tez byc inne uklady hierarchiczne serii. Juz w czasie studiów wstepnych archiwista ustala wykaz serii wystepujacych w' zespole oraz znaki kancelaryjne charakterystyczne dla kazdej serii. Wykaz serii moze miec forme prostego spisu, ale czesto, przy relacjach bardziej skomplikowanych, przybiera postac schematu ukazujacego zlozona nieraz strukture serii, obrazujacego zwiazki i zaleznoci miedzy seriami oraz ich zmiany. , Przy segregacji na serie pomocne moga sie okazac: jej nazwa wystepujaca na okladce (wydzial, referat itp.), odpowiadajacy jej literowy lub liczbowy znak, wchodzacy w sklad sygnatury kancelaryjnej (materie, fachy), adnotacje kierujace pismo do wlasciwego dzialu, dane zapis,ane w prezencie, czasem tytul teczki, który mozna porównac z za-chowanym planem registratury lub wykazem akt. Trzecia czynnoscia porzadkowania jest systematyzacja jednostek w seriach, w czasie której ustala sie ich miejsce w zespole. Sposób prze-

prowadzenia systematyzacji zalezy od rodzaju ukladu, który zostal wy-

. brany na podstawie studiów wstepnych. Stosunkowo najlatwiej jest dtwarzac uklad pierwotny - kancelaryjny lub registraturalny. Najczesciej oznacza to porzadkowanie jednostek wedlug sygnatur, a pewna trudnosc moga powodowac luki w sygnaturach lub wystepowanie po kilka sygnatur kancelaryjnych na jednej okladce - konieczna jest wtedy uwazna identyfikacja wlasciwej sygnatury. Czasem mozna odtworzyc 64

uklad pierwotny, przy brakach w sygnaturach kancelaryjnych, korzystajac ze spisów kancelaryjnych, planów i wykazów akt. Systematyzacja prowadzaca do nadawania aktom innego ukladu niz kancelaryjny (registraturalny), wymaga opracowania planu porzadku jednostek w ramach serii. Zwykle odpowiada on zadaniom dzialu tworzacego serie, rzadziej tematom wystepujacym w aktach, a przy jedorodnych tematycznie archiwaliach ma uklad chronologiczny. przy systematyzacji, prócz sygnatur, znaczna role odgrywaja tytuly teczek, a przy tytulach lzbyt

ogólnilfowych, takze tresc archiwaliów.

Czwarta czynnoscia jest opracowanie jednostki archiwalnej - poszytu, teczki, ksiegi - polegajace na uporzadkowaniu w razie koniecznosci pism oraz uzupelnieniu opisu kancelaryjnego jednostki, Dotyczy to glównie zespolów, przy których archiwizacji niemozliwe bylo przestrzeganie aktualnych wymagan i gdy stan jednostek budzi zastrzezenia. Czynnosc ta moze byc' konywana lacznie z 'systematyzacja. Porzadkowanie pism wewnatrz jednostek moze dotyczyc w zasadzie akt luznych lub spietych tymczasowo. Pismom nadaje sie uklad zgodny z wykazem; który powinien znajdowac sie w kazdej jednostce; jesli brak takiego wykazu, wskazany jest uklad chronologiczny pism, z zachowaniem calosci spraw. Jednoczesnie przeprowadza, sie brakowanie dubletów pism.

.

Wazna jest kontrola opisu kancelaryjnego jednostek i w razie potrzeby jego uzupelnienie. Przede wszystkim wskazane jest porównanie

zawartosci jednostki z jej tytulem, ewentualne jego uzupelnienie lub rozwiniecie. W pewnych przypadkach, odnoszacych sie 'do szczególnie niedbale prowadzonych kancelarii, nie wykluczony jest podzial lub laczenie teczek. Nalezy zwrócic uwage na zbyt ogólnikowe tytuly teczek we wspólczesnych kancelariach bezdziennikowych, w których upowszechnil sie zwyczaj stosowania jako tytulów hasel z wykazów akt - w opracowaniu archiwalnym wymagaja one zwykle rozwiniecia. Podobnie sprawdza sie i ewentualnie zmienia lub uzupelnia granice chronologicz-

ne zapisane na okladce jednostki archiwalnej.' Uz¥pelniC nalezy takze pozostaly opis kancelaryjny wystepujacy na okladce: nazwe twórcy zespolu, nazwy' dzialów, sygnature kancelaryjna. Nalezy przy tym unikac zbednej ingerencji w kancelaryjna postac jednostki; szanowac jej calosc

i wszystkie elementy opisu, ograniczac sie do uzupelnien i poprawienia bledów. Wszystkie uzupelnienia pochodzace od archiwistów musza byc ujete w nawiasy kwadratowe. aby wyraznie zaznaczyc ich niekancelaryjny charakter. /

Po wykonaniu omówionych czynnosci nastepuje ulozenie serii w kolejnosci u.stalonej przez archiwiste w wyniku studiów wstepnych, il nastepnie sygnowanie jednostek archiwalnych zespolu. Jednostkom w 'ca-

lym zespole (teczkom, poszytom, ksiegom) nadaje sie sygnature gla yframi arabskimi w kolejnosci zgodnej z ukladem nadanym im w czasie

ti - Archiwistyka

65

,

porzadkowania. Miejscem wpisania sygnatury jest lewa dolna czesc

okladki. Niekiedy zdarza sie, ze w ramach zespolów szczególnie duzych

konieczne jest nadawanie osobnych sygnatur ciaglych archiwaliom po_ szczególnych wydzialów, jesli archiwalia te sa opracowywane, w róznej

kolejnosci w, ciagu stosunkowo dlugiego okresu.

Prace porzadkowe nad zespolem wymagaja odpowiedniego warsztatu pracy, W czasie studiów wstepnych sporzadza sie schematy i wykazy

wraz z rekonstrukcja ukladu kancelaryjnego lub przewidywanym ukla- dem nowym. Stanowia one niezbedne wyposazenie miejsca pracy archi-

wisty. Samo porzadkowanie, zwlaszcza segregacja na serie, wymaga znacznej ilosci wolnych i odpowiednio oznaczonych pólek, umozliwiajacych równoczesna prace nad calym zespolem, lub nad jego odrebna, samodzielna czescia. Dobrym miejscem do tej pracy jest specjalnie wyposazona VI regaly pr:acownia, wzglednie Wydzielone i dobrze oswietlone miejsce w magazynie. , W czasie czynnosci porzadkowania zespolu bywa takze wykonywane - jesli jest to potrzebne i mozliwe - b rak o w a n i e. Dotyczy ono tylko zespolów z czasów nowszych (od drugiej poloWY XIX w,), i wspól-

czesnych. Przeprowadza sie je wedlug regul wczesniej omówionych, stosujac zasady i kryteria selekcji. W czasie segregacji, a zwlaszcza systematyzacji, mozna typowac poszczególne jednostki kancelaryjne do brakowania; natomiast przy porzadkowaniu teczek dokumentacji luznej, mozna przeprowadzac jej brakowanie, usuwajac zwlaszcza dublety. Ostateczne decyzje o wybrakowaniu podejmowane sa po uporzadkowaniu calosci. Wówczas archiwista sporzadza spis wybrakowanych material6w archiwalnych, dodaje charakterystyke zespolu, ewentualnie takze uza-

sadnienie brakowania oraz komentarz dotyczacy pozycji dyskusyjnych; i przedklada to komisji oceny materialów archiwalnych zgodnie. z trybem i przepisami aktualnie obowiazujacymi w sluzbie archiwalnej. Po zaakceptowaniu wniosku i otrzymaniu zezwolenia, archiwum przekazuje wybrakowane materialy na makulature. INWENTARYZACJA ZESPOLU ARCHIWALNEGO

L i t e r a t u r a. Znaczna aktualnosc zachowuja wskazania K. K o n a r s k i e-

g o zawarte w dwóch jego opracowaniach: Podstawowe zasadll archiwistllki ("Archeion", t. 19/20, 1951) oraz: Wstep do inwentarza zespolu archiwalnego, Zasa d ll opracowania ("Archeion", t. 21, 1952). Charakter podstawowy maja wskazówki zawarte w: M. P e s t k o w s k a, Uwagi o opracowywaniu inwentarzll archiwal n llch ("Archeion", t..43, 1966), i C. O h r y z k o - W l o d a r s k i e j, Inwentarz kartkowy Jako material do opracowywania innllch pomocy archiwalnych poza inwentarzem ksiqzkowym ("Archeion", t. 65, 1977). Naukowe znaczenie inwentarza omawia T. M e n c e l, Inwentarz archiwalnll w pracll historyka (w: Pamietnik VIII Po-

wszechnego Zjazdu Historllków w Krakowie 1958 r., t. 1 Referaty, cz. 2 Warszawa 1958). Przy inwentaryzacji wykorzystywac nalezy: Wskazówki metodllczne do sporzqdzania inwentarzll archiwalnllch zespOlów (zbiorów) akt wlltworZDnllch w okre66

'I"'-.

"

....

sie kancelarii akt sp-raw (XIX - XX w.), wprowadzone pismem okólnym nr 2 Na-

czelnego Dyrektora Archiwów PanstwOwych z 28 V 1984 r. Zob. te:!: H. B a r c z a k,

B. K u b i c z e k, M. L e w a n d o w s k a, OpracoW1/wanie i udostepnianie materialów archiwalnych w archiwach panstwoW1/ch ("Materialy Metodyczne", nr 19, CINTE, Warszawa 1984)..

Inwentaryzacja archiwaliów polega na spisaniu' uporzadkowanych je'dnostek archiwalnych wedlug Wytycznych obowiazujacych w sluzbie archiwalnej, w zgodzie z zasadami i metodami archiwistyki. Jej celem jest zabezpieczenie calosci i ukladu zespolu archiwalnego oraz jego udostepnienie. Rezultatem inwentaryzacji jest pomoc archiwalna, zwana inwentarzem archiwalnym. Zgodnie z celami inwentaryzacji inwentarz musi zawierac opis cech rozpoznawczych archiwaliów, umozliwiajacy

identyfikacje kazdej jednostki archiwalnej, oraz op'is jej tresci. Kazdej jednostce archiwalnej musi zatem odpowiadac osobny opis jednostkowy. Jednoczesnie, aby zabezpieczyc calosc zespolu, inwentarz archiwalny winien obejmowac caly zespól, wszystkie jego jednostki. Natomiast w celu zabezpieczenia ukladu zespolu, bedacego wynikiem porzadkowania oraz w celu jak najlepszej dostepnosci zespolu, kolejnosc opiSÓw

jednostkowych w inwentarzu powinna' byc zgodna z kolejnoscia jednostek zapisana za pomoca sygnatur archiwalnych, Inwentarz archiwalny obejmuje w zasadzie tylko jeden zespól lub grupe zespolów, Specjalna forma inwentarza archiwalnego jest tzw. inwentarz idealny, który obejmuje wszystkie archiwalia zespolu, wsród nich takze znaj-

'dujace sie na stale poza zasobem danego archiwum oraz, juz nie istniejace.

Wedlug sposobu sporzadzania i formy zewnetrznej rozrózniamy inwentarze kartkowe i ksiazkowe.

W polskiej panstwowej sluzbie archiwalnej sporzadza sie jeden typ inwentarza archiwalnego o ustalonej formie opisu jednostkowego, Bedzie on przedmiotem szczególowego omówienia na nastepnych stronach poswieconych technice inwentaryZacji. Archiwistyka zna. jednak dwa

rodzaje inwentarza archiwalnego, rózniace sie szczególooscia opisu tresci. Pierwszy rodzaj to inwentarz rozpowszechniony w Polsce, uwzgled-

\ I I

j

, niajacy w ope tresci tylko tytuly jednostek - mozna go nazywac, ze wzgledu na mniejsza dokladnosc, i n wen t a r z e m s u In' a r y c z-

Il Y m. Drugi rodzaj to i n wen t a r z szczególowy, zwany a n a l it Y c z n y m, wystepujacy w róznych formach w wielu archiwistykach obcych, charakteryzujacy sie dokladniejszym opisem tresci jednostek.

Jezeli zatem stosowana obecnie w Polse forme inwentarza archiwalnego uzupelnimy szczególowym omówieniem tresci, to otrzymamy inweJl-

tar z analityczny, Mozna te ostatnia forme inwentarza stosowaa wówc,ias,

gdy opracowujemy zespól zawierajacy jednostki archiwalne tak r6zno-

rodne pod wzgledem tresci, ze tytul umieszczany zwykle w inwentarzu nie wystarcza. 67

I

I

..,

Metodyka archiwalna zaleca tzw. dwustronna inwentaryzaCje archi-

walnieiów:ksiazkowa, najpierw kartkowa, w czasiktóra e którejpolega sporzadza sienadla kazdejprzepisaniu jednostki archiwalnejinwentarza opis na osobnej karcikartkowego, e specjalnego wzoru, nastpoepewent ualnych uzupelnieniach i poprawkach, w formie ksiazkowej. Spo- rzadzenie inwentarza ksiazkowego mozliwe jest wówczas, gdy nie nalezy oczekiwac naplywów do zespolu oraz gdy uklad archiwaliów w zespolzaleca e uznajemysieza ostwykonanie ateczny. Mozliwa jestnajpierw od razu inwentainwentaryzacji ryzacja ksiazkowa, ale w prakartkowej. ktyce uznana jest zaNie dosc ryjest zykownawskai powszechnie

zane poprzestanie na inwentaryzacji kartkowej, poniewaz inwentarz

ksiazkowy jest dogodniejszy dla korzystajacych oraz lepiej zabezpiecza

a:: o -

:::> a:: o

in N -

:::>

(/) UJ

N

« ex:

«

-

I .... I

'"

\

'-

0\

'" o

.

"2

.CI

1! :o ::> .!:! i: o

"S. o "'Do o: o l'" '- l.CI ",o 'O 'l:'" N '"

.l. & o l'" >. .'c: I ja5!! g.5/ 1-&1-; 5!! 5!! NC C ..'Ji

o

i N-Hi.a -0 0 N1ii

.c:

ci

,g

o

,2

,

5

I

Q:

2 ...

i

c .-

c

al >.

. i5

....

c

j

0\ ::J

I

.

-

-o

t>

., ,

8. en al

N >. a. ::J ...

;

CI

.o

2 ::J L-

o

:o

.u .", '"

;= ,

:J

15 a. cn

al N -

.:liC

C

"O O

/ /

=>

...:i -

.

'19

zwykle odpowiadajace jednostkom organizacyjnym twórcy zespolu, a przy kazdej serii daty krancowe jej materialów, rozmiary i krótka charak-

terystyke zawartos.ci. W obecnej swej postaci karta zespolu dobrze spelnia swe zadania

.ewidencyjne, dla których byla przewidziana. Natomiast gorzej wykonuje funkcje informacyjne, które jej zreszta pózniej dodano. Przede wszystkim nie zawiera podstawowych wiadomosci o twórcy zespolu, które sa potrzebne do efektywnych poszukiwan archiwalnych. Nie daje tez jasnych informacji o kompletnosci zespolu, bo fakty o rozproszeniu zespolu podaje rubryka 11, a sukcesje odnotowuje wsród wielu informacji rubryka 14, Zwlaszcza informacje o calych registraturach wcielonych do zespolu w wyniku sukcesji powinny byc latwe do odnalezienia w karcie zespolu. Brak w karcie wiadomosci o ukladzie kancelaryjnym i stanie jego zachowania, Wiadomosci te interesuja wielu badaczy specjalnie, .a innych orientuja o sposobie prowadzehia i czasochlonnosci poszukiwan. Powyzsze uwagi powinny sklaniac archiwistów do szczególnie skrupulatnego opracowywania karty zespolu, a takze do ewentualnego umieszczania wiadomosci, których opis rubryk dotad nie przewiduje, a których waznosc wyzej podkreslono. PRZEGLAD POMOCY ARCHIWALNYCH

L i t e r a t u r a. Temat ma dosc obszerna, lecz fragmentaryczna i niewystarczajaca literature. Najbardziej systematyczny i naj pelniejszy przeglad pomocy archiwalnych opracowal K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki ("Archeion", t. 19/20, 1951). Wspólczesne uzupelnienia, zob. w pracach: 1. R a d t k e i 1. S u l k o w s k a - Kur a s i o w a, Pomoce ewidencyjno-inf01'macyjne w archiwach panstwowych. Archiwa warsztatem pracy historyka, (Torun 1971); H. B a rc z a k, S. N a w r o c k i, C. W l o d a r s k a, Zagadnienie informacji naukowej w ar-

chiwach panstwowych ("Archeion", t. 56, 1971); Il. P i e c h o t a, Pomoce archiwalne - stan obecny i perspektywy ("Archeion", t. 67, 1979); C. O h r y z k o - W l od a r s k a, Pomoce' informacyjne w archiwach. Stan obecny i perspektywy na przy-

szlosc ("Archeion", t. 68, le79). O róznorodnych skorowidzach, zob. K. K o n a r s k i, Indeks archiwalny - próba, metody ("Archeion", t. 36, 1962), t e g o Z, Sporzqdzenie sumariuszy i indeksów w archiwach ("Archeion", t. 37, 1962), 'oraz koreferaty do w/w W. B u d k i, W. M a c i e j e w s k i e j, A. P t a s n i k o w e j, M. S l a w os z e w s k i e j ("Archeion", t. 37, 1962), oraz R. P i e c h o t y, Projekt wytycznych indeksowania materialów archiwalnych przy pomocy sMw kluczowych ("Informatyka i Archiwa", 1976, nr 10). Specjalnie o sumariuszach pisali: P. B a n k o w s ki,

Sumariusz staropolski ("Archeion", t. 25, 1956) oraz t e g o Z, Jeszcze kilka szcze.

gólów o sumariuszu staropolskim ("Archeion", t.! 27, 1957), i A. S t e b e l s k i, Sumariusz jako naukowa pomoc ewidencyjna w archiwum ("Archeion", t. 24, 1955) 'oraz t e g o Z, Jeszcze o sumariuszu ("Archeion", t. 27, 1957). O przewodnikach archiwalnych pisali: S. P a n k ó w, Przewodniki archiwalne ("Archeion", t. 45, 1966)

i B. R y s z e w s k i, Uwagi o dawnych i nowych przewodnikach archiwalnych ("Archeion", t. 78, 1984). Przy opracowywaniu przewodników korzystac nalezy ze

wskazówek metodycznych dotyczacyeh opracowywania przewodników po zasobie archiwalnym, wprowadonych pismem okólnym nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Panstwowych z dnia 12 czerwca 1982 r. 80

Obok opisanego wyzej inwentarza archiwalnego, w archiwach przy!.

L

gotowuje sie w miare potrzeby i mozliwosci inne opracowania równiez

opisujace tresc i forme archiwaliów, sporzadzane wedlug ustalonych zasad, w celu udostepniania zasobu. Nazywaja sie w tradycyjnym jezyku archiwistów pomocami archiwalnymi lub pomocami ewidencyjno-informacyjnymi. Wystepuja one w róznych postaciach (formach), róznia sie

zakresem informacji, funkcjami w systemie informowania i tzw. glebia informacyjna - co oznacza stopien szczególowosci w informowaniu

o tresci archiwaliów. Moga swym zakresem obejmowac zasób miedzynarodowy, narodowy, panstwowy; zasób archiwum lub zespól archiwal-

'ny, a glebia informacyjna docierac do zasobu archiwum, zespolu archiwalnego, serii archiwaliów lub pojedynczych dokumentów. Pomijajac

wymienione wyzej oraz jeszcze inne, opisane w literaturze naukowej mozliwosci asyfikacji pomocy archiwalnych, wybierzemy jako krytesyfikacja ta, choc nie okresla dokladnie roli kazdej pomocy w systemie informacyjnym, pozwala najdokladniej je scharakteryzowac. O znaczeniu róznych form pomocy w systemie informacji bedzie mowa w narium niniejszego przegladu formy pomocy archiwalnych, poniewaz kla-

stepnej czesci niniejszego opracowania.

Na czele takiej klasyfikacji pomocy archiwalnych umiescic nalezy inwentarz zespolu archiwalnego, który wystepuje w formie zwyklej, znanej z opisu inwentaryzacji zespolu, oraz jako tzw. i n wen t a r z

a n a l t Y c z n y - wzbogacony szczególowszym opisem tresci w po- staci streszczenia (regestu) lub pewnej liczby hasel rzeczowych ujmu-

jacych zawartosc jednostki, archiwalnej. Inwentarz analityczny, omawiajac dokladnie tresc jednostki archiwalnej, moze pomijac niektóre elementy jej opisu formalnego, musi jednak w postaci kartkowej podawac nazwe archiwum, zespolu, sygnature jednostki, tytul i daty skrajne, oraz element najistotniejszy - omówienie tresci, W formie ksiazkowej

pomija sie nazwe archiwum i zespolu w opisach jednostkowych, ponie- waz figuruja na karcie tytulowej. Ze wzgledu na brak specjalnych kart

do inwentarzy analitycznych - z podzialem na rubryki, mozna stosowac

karty z kartonu bez jakichkolwiek podzialów lub zwykle karty inwentarzowe, w których do pomieszczenia streszczenia mozna wykorzystac dosc obszerna rubryke 4. Inwentarz analityczny jako forma pomocy archiwalnej wart jest upowszechnienia, a przydatny jest dla zespolów

Q róznorodnej tresci archiwaliów w poszczególnych jednostkach, której to tresci tytuly nie potrafia przekazac. Nazwa "inwentarz" bywa stosowana do innych form pomocy archi-

walnych niezespolowych. W dawnej archiwistyce spisy zespolów na-;

zywano inwentarzami generalnymi. Znany jest takze inwentarz to graficzny - inaczej rozstawniczy, który okresla rozmieszczenie zespOlów lub takze ich serii w magazynach, na regalach i pólkach. Kolejna forma pomocy archiwalnych jest k a t a l Q g a r c h i w a 16 - Archiwistyka

81

n y, skladajacy sie z opisów poszczególnych jednostek archiwalnych ulozonych najczesciej rzeczowo, choc mozliwy jest takze uklad alfabetyczny lub chronologiczny. Forma opisów jednostowych moze byc zaprojektowana dosc dowolnie, musi jednak umozliwiac identyfikacje kazdej jednostki (nazwa archiwum, zespolu, sygnatura jednostki) oraz opisywac jej tresc (tytul jednostki lub dokladniejsze streszczenie oraz daty skrajne). W odróznieniu od' inwentarza katalog archiwalny niezachowuje kolejnosci opisów zgodnej z kolejnoscia sygnatur; nie musi tez byc zwiazany z jednym zespolem, mozna bowiem dla pewnych zagadnien sporzadzac kalogi obejmujace czesc zespolu, kilka zespolów, ca

zasób archiwum lub nawet - w przypadku wezszych zagadnien albo wybranych rodzajów archiwaliów - zasób jakiegos regionu, wzglednie calej sieci archiwów. Katalogami sa w istocie tzw. kartoteki tematyczne do wybranych zagadnen historycznych, spotykane w wielu archiwach polprzez skich. W zmiane polskiej metodycedotychczasowego archiwalnej zaleca sie przerabiaukladu nie in- wentarzkartek, y kartkowych,zgodnego po przepisaniu w fozrmisygnaturami, e ksiazkowej, na katalogi na inny - rzeczowy, opracowany specjalnie dla danego zespolu, Katalog

argran chiwalnyijestinnych. tez podstawowaKatalogi forma pomocy ararchiwalne chiwalnych dla specjal-czesto nych rodzajówbywaja materialów archipublikowane. walnych: kartografików, fotografi , naZ kolei omówimy s kor o w i d z e a r c h i wal n e, które stanowia

grupe pomocy archiwalnych, opisujacych jednostki archiwalne lub poszczególne dokumenty i obejmujacych jeden lub wiecej zespolów. Do

skorowidzów zalicza sie indeksy, repertoria oraz czesto takze sumariu-

sze, choc te ostatnie bywaja tez traktowane jako odrebne formy pomocy. I n d e k s a r c h i wal n y jest to prosta forma skorowidza; sklada

sie z hasla oraz wskaznika liczbowego - sygnatury, jesli indeks siega glebia informacyjna do jednostek archiwalnych, lub - strony, jesli

dotyczyposzc ególnychdokumentów jednostcearchiwalnej.Hasla,zloz nezjednego,czasemparuwyrazów-mogabycrzeczowe,os bo-weigeograficzne.Wzwiazkq.ztym'istniej klasyfikacjaindeksów y-

rózniajaca wsród nich: rzeczowe, osobowe i geograficzne. Indeksyoso-

bowe maj a ukl a d hasel al f a bet y czny, geogr a f i c zne zwykl e t a kze al f a bet y czny, al e czasem moga byc ul o zone naj p i e r w wedl u g podzi a l u t e rytorialnego a nastepnie alfabetycznie; rzeczowe moga byc ulozone systematycznie (rzeczowo) lub alfabetycznie. Wybór rodzaju indeksu

zalezy od t:r:esci archiwaliów: jesli w ich tresci wystepuja czesto miejsco- wosci, wskazane jest opracowanie indeksu nazw geograficznych, nato- . Indeksy rzzowe sa szczególnie zalecane ze wzgledu na mozliwosci ko- rzystania z techniki 'komputerowej. Moga one byc ogólne, tzn. uwzgledniac caloksztalt zagadnien zespolu, lub specjalne, uwzgledniajace tylko fakty w wybranym zakresie. Indeksy te moga by pelne lub selektyw-

. miast jezeli archiwalia dotycza osób, potrzebny bedzie indeks osobowy.

82

ne - uwzgledniajace tylko material wazniejszy. Mozna sporzadzac indeksy ujmujace w poszczególnych opisach cale jednostki archiwalne beda mialy wówczas mniejsza glebie informacyjna, lub siegajace d tresci poszczególnych dokumentów - wówczas ich glebia informacyjna bedzie wieksza. Indeks moze obejmowac czesc zespolu, caly zespól lub wieksza liczbe zespolów archiwalnych (indeksy miedzyzespolowe, indeksy generalne). Moze byc zalacznikiem do inwentarza archiwalnego lub przewodnika archiwalnego - wówczas sporzadzany jest na podstawie ich opisów jednostkowych, nie jest jednak wtedy samodzielna pomoca

archiwalna. Indeksy mozna opracowywac w postaci ksiazkowej lub kartkowej, przy czym forma kartkowa powinna byc wstepna, robocza w stosunku do ksiazkowej. R e p e r t o r i u m a r c h i wal n e jest to szczególowa forma skorowidza, zawierajaca tresciwa informacje o zawartosci archiwaliów i wskaznik liczbowy, prowadzacy do arcAiwaliów - sygnature lub strone jednostki archiwalnej, zaleznie od glebi informacyjnej (podobnie jak przy

indeksach). Stosowane bywa do udostepniania tresci archiwaliów wymagajacych dokladniejszego opisu niz Indeksowy, np. kt prowadzonych w formie ksiag wpisów (protokoly, akta notarialne); czesciej zatem jest

stOsowane do opisu poszczególnych dokumentów (pism) niz jednostek archiwalnych. Bywaja jednak w archiwach dawniej sporzadzane repertoria, obejmujace cale zespoly i zblizone szczególowoscia opisu do inwentarzy archiwalnych. Uklad opisów jednostkowych w repertoriach jest zwykle systematyczny, ale moze tez byc alfabetyczny. Repertoria moga byc zarówno kartkowe, jak i - czesciej - ksiazkowe. W archiwach spotyka sie repertoria sporzadzane w kancelariach, w archiwach uzywane ;'

juz jako pomoce archiwalne. S u m a r i u s z a r c h i wal n y jest uznawany za najdokladniejsza w opisie tresci forme skorowidza archiwalnego, lub nawet - ze wzgledu na swa odmiennosc - za osobny typ pomocy archiwalnej. Odnosi sie do tresci poszczególnych dokumentów (pism), zatem ma duza glebie informacyjna. Zawiera streszczenia dokumentów (regesty), date oraz wskazniki liczbowe: sygnatury przy samoistnych dokumentach lub strony przy dokumentach wchodzacych w sklad jednostek archiwalnych. W sumariuszach kartkowych konieczne jest dodanie do tych elementów opisu

nazwy archiwum i tytulu zespolu. Sumariusz moze obejmowac czesc zespolu, np. serie archiwaliów szczególnie wymagajaca dokladnego opisu tresci, caly zespól lub moze byc miedespolowy. Zaleznie od zakresu i mozliwosci moze byc pelny lub selektywny, gdy opisuje tylko waz-

niejsze dokumenty w danym zakresie rzeczowym. Uklad wewnetrply sumariusza najczesciej bywa rzeczowy, rzadziej chronologiczny:' lub geograficzny. Moze byc opracowany w postaci kartkowej lub ksiazkowej. Wszystkie opisane wyzej formy pomocy archiwalnych moga byc

publikowane. Przygotowanie do publikacji polega miedzy innymi na .

83

I

'

.....

skróceniu Op1SÓW jednostkowych, zastapieniu formularzy czytelnym ukladem graficznym i zróznicowaniem czcionki, opracowaniem indeksów oraz specjalnie przygotowanych wstepów wyjasniajacych sposób korzystania z danej pomocy archiwalnej. Do najczesciej publikowanych pomocy archiwalnych naleza inwentarze oraz katalogi i sumariusze. Obok publikacji, druga forma rozpowszechnienia opisanych pomocy archiwalnych jest ich reprodukcja w wielu egzemplarzach przez miniaturyzacje, najczesciej w postaci mikrofisz. Reprodukowane w ten sposób pomoce archiwalne moga byc wypozyczane innym archiwom i udostepniane w l)ich, a takze w bibliotekach naukowych, nie tylko zreszta na terenie kraju, lecz takze w zakresie miedzynarodowym. Oprócz omówionych pomocy archiwlnych istnieje osobny ich rodzaj opracowywany z przeznaczeniem do publikacji - sa to p r z e w o, dn i k i a r c h i wal n e. Od innych pomocy archiwalnych rózni je takze i to, ze nie opisuja tresci poszczególnych jednostek archiwalnych lub' pojedynczych dokumentów, lecz ujmuja archiwalia grupowo, opisujac lub charakteryzujac tresc calych zasobów, zespolów lub serii. Ponadto w zasadzie nie zawieraja opisu archiwaliów bezposrednio z autopsji; przy ich przygotowywaniu przede wszystkim korzysta sie z innych pomocy archiwalnych lub publikacji, a do archiwaliów siega sie tylko w celu uzupelnienia lub sprawdzenia opisów. Przewodniki archiwalne zyskuja coraz wieksze znaczenie w udostepnianiu archiwaliów. Wystepuja w bardzo róznorodnych postaciach i formach, róznia sie zakresem i glebia informacyjna. Systematyzacja przewodników nie jest zadaniem latwym; ta która stosujemy w niniejszym

opracowaniu jest jewane

w sieci, inne ujmuja wszystkie archiwa zorganj.Zowane,jako odrebne instytucje, jeszcze inne opisuja wszystkie insty;tJ,lCje pQ$ladajace, zbiory: typu archiwalnego na terenie danego panstwa.,;ale2;nie od wyrang() zakresu przewodniki te róznia sie struktura wstepu, szeeg(1lówoscia

opisów i ich ukladem. Przewodniki po: a.rhiwach or.gani1.QWanej 'sieci archiwalnej beda mialy uklad opisów,godnY, e ,struktura sieci,' ad;Q.,./ piero w indeksach wykaz miejscowosci. Przewodniki,opisuja.ce IWSzyst.' kie archiwa na terytorium danego, nstwa,lUjQ:,wslki instytucje gro madzace wieczyscie archiwalia, najczciej maja, 'uJ¥ad.afabetypzny wedlug nazw miejscowosci. Te ostatnie przeodniki sa koni:eczne, w pan-, stwach, gdzie jest duze ro:z;proszenie, zasobu ,a-rciwalneg(}" do takich

zaliczyc nalezy takze Polske. ' ,', Opisy poszczególnych archi:wó,w ,zawieraja icr4 nazwy i a$esy, dane liczbowe o zasobie i jegogpaqlcach chronologicznych. ,charakterytyke zawartosci zasobu, dane o waznijszych zespolach oraz bibliografie pu-

blikowanych opisów i pomocy archiwalnych odnoszacych s.ie do danego ,

-

archiwum.

,

,

,

Przewodniki IX? ,archiwach ujmujace zasób jedngoai-chiwum takie sa niezbednym w. zasadzie elei;nentem" prawidlowo z0J:'ganizowanego wspólczesnego systemu informacji archiwalnej., Miedzy publikowanymi

w róznych krajach przewodnikami po archiwach wytepuja znaczne róznice.

Róznie ujete bywaja ju wstepy, bardzo, istotne ,w tego rodzaju publikacjach. Niektóre sa, krótkie, zawieraja rzeczowa informacje dotyczaca formy przewodnika i sposobl!- korzystania z zasobu archiwum, inne dluzsze - uzupelnione, ogólna charakterystyka zasobu, czesto takze

historia archiwum, a nietóre, najdluzsze, zamieszczane w wielo.t?,ID0- wych przewodnikach po wielkich archiwach, omawiaja takze hft?ri e administracji terytorium objetego zasiegiem zasobu. Zwykle tego rodza-

ju przewodniki po archiwach opisuja w sposób jednolity wszystkie zespoly wchodzace w sklad zasobu; czasem zespoly nieuporzadkowane 85

maja uproszczony opis w postaci' tabelarycznej, a zespoly jednorodne ujmuje sie grupowo. Opis zespolu w postaci najbardziej rozwinietej

sklada sie kolejno z: danych ogólnych (tytul, daty, numer i rozmiary zespolu), zarysu historii i organizacji twórcy zespolu, charakterystyki zawartosci tresciowej zespolu, ujetej w formie narracyjnej lub w postaci listy serii, wykazu pomocy archiwalnych i informacji bibliograficznej. Opisy uproszczone pomijaja historie twórcy zespolu, krócej takze charakteryzuja treSC zespolu, ograniczaja, informacje bibliograficzne lub je pomijaja.

W przewodnikach omawianego rodzaju stosuje sie uklady opisów róznego rodzaju: moga byc one odbiciem tektoniki zasobu, rzeczowe lub -

VI zbiorach niearchiwalnych - alfabetyczne, najczesciej jednak stosuje

sie uklad oparty na podziale historyczno-ustrojowym. Moga takze wystepowac r6znice }V zasiegu przewodników: zwykle opracowuje sie dla

kazdego archiwum osobny przewodnik, bywa jednak, ze przewodnik obejmuje polaczone organizacyjnie archiwa jakiejs jednostki podzialu terytorialnego.

Jak wynika z powyzszej charakterystyki, mozna wyodrebnic dwa

podstawowe typy tego rodzaju przewodników po archiwach. Pierwszy to typ przewodnika na ukowego, z pelna informacja potrzebna badaczowi do dokladnych i malo zaklócanych bledami poszuki-

wan. Winien on we wstepie omawiaC: uklad przewodnika i sposób korzystania z niego, historie archiwum ze szczególnym uwzglednieniem narastania zasobu, a takze jego ewentualnego rozproszenia, histórie ad-

ministracji wytwarzajacej zasób, charakterystyke zasobu i charaktrystyke pomocy archiwalnych. Natomiast opisy poszczególnych zespolów powinny zawierac: ogólne dime o zespole, historie jego twórcy, charakterystyke tresci zespolu, z wykazem glównych jego serii, informacje o pomocch archiwalnych, szczególowa informacje bibliograficzna. Taki typ przewodnika pozwala na stosunkowo pewny wynik poszukiwan, stanowi cenna pomoc dla badaczy, wymaga jednak odpowiednio wysokiego poziomu opracowania zasobu, dlugotrwalych przygotowan publikacji, nieraz wielotomowego wydawnictwa, któremu trzeba dodatkowo zapewnic okresowe uzupelnienia na tym samym poziomie.

Innym- typem przewodnika po archiwum moze byc p r z e w o d n i k

i n f o r m a' c y j n y. Moze on miec krótki wstep z informacja o korzystaniu z przewodnika i charakterystyka zasobu. Opisy zespolów mozna ograniczyc, do o1pówienia podstawowych faktów dotyczacych twórcy 'zespolu, niekiedy mozna ograniczyc sie tylko do wazniejszych zespolów, krótkiej charakterystyki tresci zespolu, spisu pomocy archiwalnych i podstawowej bibliografii. Drugi podstawowy typ przewodnika archiwalnego stanowia p r z ew o d n i k i P o z e s p o l a c h archiwalnych. Odgrywaja one znaczna role w systemie informacji archiwalnej skracajac poszukiwania. Opraco86

.

I

wywane sa w przypadku zespolów szczególnie waznych dla badan naukowych, o wielkich razmiarach i trudnych ukladach, wedlug których spisano archiwalia w inwentarzu. Obejmuja cale zespoly, a te sposród nich,

które ulegly rozproszeniu, musza scalac w sposób idealny' niezaleznie od miejsca przechowywania. Opisuja treSC archiwaliów zespolu wedlug specjalnie wyodrebnionych grup rzeczowych lub serii. Opis jednostkawy winien zawierac numer kolejny, tytul grupy rzeczowej lub serii, jej daty skrajne, apis tresci archiwaliów, sygnatury jednostek archiwalnych za-

liczonych do danej grupy. Najwazniejszy jest w tym przypadku apis tresci archiwaliów danelgrupy, który winien byc bardzo. rzeczawy i jednoczesnie dosc dakladny; winien dabrze charakteryzawac tresc archiwaliów typawych w grupie, a jednoczesnie ujawniac materialy nieoczeki-

,1

wane. Opisy jednostkowe mazna ukladac wedlug struktury zespolu .lub wedlug specjalnie opracowanego schematu rzeczowego., mozna takze stosowac uklad alfabetyczny wedlug haSel wybranych w tytulach grup rzeczowych lub serii. W przewodnikach o ukladzie zgodnym ze struktura zespolów lub opracowanych wedlug schematu rzeczowego konieczny jest alfabetyczny indeks grup lub serii. Typ trzeci przewodników archiwalnych to p r z e w o d n i k i t em a t y c z n e. Sa bardzo róznorodne pod wzgledem zakresu i farmy, rozmaita tez jest w zwiazku z tym ich glebia informacyjna. Bywaja przewodniki szczególawe wskazujace sygnature jednostek archiwalnych nalezac;:ych' da poszczególnych zagadnien, araz takie, które wskazuja tylko nazwy zespolów i ewentualnie serii z interesujacymi materialami. Zaleznie od szczególowosci apisy jednostkowe moga byc r6znie redagowane, przewaznie sa podobne do opisów w przewodnikach po zespolach. Niektóre z przewodników tematycznych o waskim zakresie tematycznym dosc szybka utracily pierwotne znaczenie, nalezy zatem bardzo starannie

i raczej szeroko okreslac ich temat. Przewodniki tematyczne dosc czesto maja zasieg miedzynarodawy i duze rozmiary. P r z e w o d n i k i h i s t o r y c z n o - u s t r o j o wetwarzace czwar-

ty typ przewodników archiwalnych biora zwykle za punkt wyjscia pewna ustrojowo odrebna strukture wladz i urzedów, i apisuja wszystkie wytworzone przez nia zespoly archiwalne niezaleznie od stanu zachowania i miejsca przechowywania. Wlasciwy apis archiwaliów poprze-

dzany jest staranna rekonstrukcja hiStorii ustroju wybranej organizacji wladz i urzedów. Opisy poszczególnych zespolów powinny zawierac, poza nazwa, datami skrajnymi i rozmiarami zespolów, takze zarys histo-

ryczno-ustrojawy twórcy zespolu oraz charakterystyke zawartosci zespo-

lu i miejsce, lub wszystkie, miejsca przechawywania ewentualnie raJ-

proszonych archiwaliów. Natomiast uklad opisów zespolów winien, Y'Y-

nikac ze zrekonstruowanej struktury wladz i urzedów, dla której po-

wstaje przewodnik histaryczno-ustrojowy. " Zalety tego typu przewodników polegaja przede wszystkim na tym, 87

_..._._-'--

._.-,

,

ze daja pelna odpowiedz na temat poszukiwanych przez badaczy zródel

i ulatwiaja same poszukiwania. Ulatwiaja tez krytyke zródel, dzieki te mu, ze omawiaja calosc ustroju wladz i urzedów, w ramach którego dzialal pojedynczy twórca zespolu. Wreszcie ulatwiaja poszukiwania znajacym przedmiot badaczom, dzieki temu, ze uklad oparty jest na naturalnej, organicznej strukturze wladz i urzedów.

W powyzszym przegladzie pomocy archiwalnych nie zostaly wymienione wszystkie nazwy spotykane w róznych systematykach i omówieniach archiwistycznych. Niektóre bowiem zdaniem naszym nie sa samoistne i naleza do typów i rodzajów juz omówionych. Wymieniany wsród pomocy archiwalnych spis zespolów archiwum to nic innego, jak wspomniany juz inwentarz generalny, przy czym ten ostatni odgrywal kiedys duza role w poszukiwaniach archiwalnych, podczas gdy znaczenie wspólczesnego spisu zespolów dla informacji archiwalnej jest stosunkowo niewielkie: spis ten moze byc wlasciwie tylko przewodnikiem po

karstanowi totece zespoloów.miejscu Ma natomiastzespolu duze znaczeniewewizasobie. pencyjne, jest bo- wiem inwentarzem zespolów, nadaje sygnature kazemu zespolowi, C()

Kartoteki tematyczne, bedace czesto spotykana i wazna pomocaarchiwalna w wielu archiwach panstwowych, sa wlasciwie katalogami tematycznymi i zostaly juz omówione. Natomiast róznego rodzaju i pod ."

rozmaitymi tytulami w;ydawane informatory archiwalne oraz tzw. in: formacyjne biuletyny archiwalne, przewaznie moga byc zaliczone do przewodników po archiwach lub qo przewodników tematycznych, czasem natomiast przypominaja repertoria, nie ma jednak dostatecznego powodu.. aby uwazac je za odrebny typ pomocy archiwalnych. Pozostaje jeszcze do omówienia kartoteka zespolu, która jest nie-

watpliwie odrebna w typie pomoca archiwalna o waznych funkcjach

informacyjnych. Geneza laczy ja z przewodnikie archiwalnym, pierwsze bowiem jej wzory w Polsce odnosza sie do roboczej kartoteki sporzadzanej w celu przygotowania przewodnika po archiwach doby porozbiorowej. Wczesniej byla juz mowa o formie karty zespolowej i sposobach jej opracowywania, natomiast zagadnienie jej ukladu omówionezostanie w podrozdziale o udostepnianiu archiwaliów. .

..

UDOSTEPNIANIE ZASOBU L i t e r a t u r a. Ogólnie o udostepnianiu zasobu w sieci polskich archiwów' panstwowych pisaly: H. S t e b e l ska. Udostepnianie materialów archiwalnllch

w archiwach pamtwow1/ch Polski Ludowej ("Archeion", t. 41, 1964) i I. R a d t k e., Stan w1/korzystania materialów archiwalnllch w archiwach panstwowllch w latach 1964 - 1974 (w iwietle w1/ników ankiet1/ archiwalnej) (,,Archeion", t. 68, 1979). Dyskusyjnie o problemach udostepniania i systemie informacji archiwalnej w Pol88

sce pisal B. Kro 11, Charakter i perspektywy tradycyjnego archiwalnego systemu wyszukiwania informacji ("Archeion", t. 65, 1977). Zasady udostepniania archiwaliów w zakresie miedzynarodowym opisal interesujaco L. C h a j n, Narodowe syste- my informacyjne ("Archeion", t. 64, 1976). O systemie informacji archiwalne! z punktu widzenia infonnacji naukowej pisal obszernie M, G o l e b i o w s ki, System informacji archiwalnej (Warszawa-Lódz 1985). Zastosowanie komputer6w w informacji archiwalnej przedstawil S. N a w r o c k i, Komputer w sluzbie archiwalnej (Poznan 1985). Wiele artykulów na temat udostepniania publikuje biuletyn "Informatyka i Archiwa". Zob. tez: H. B a r c z a k, B. K u b i c z e'k, M. L e wa nd o w s k a, Opracowywanie i udostepnianie materialów archiwalnych w archiwach panstwowych, (,,Materialy Metodyczne" nr 19, CINTE, Warszawa 1984).

ZAKRES UDOSTEPNIANIA WE WSPOLCZESNYCH ARCHIWACH

We wspólczesnych archiwach zasób udostepniany jest przede wszystkim do badan naukowych, w mniejszym zakresie w celu popu-

laryzacji wiedzy, a ponadto, w miare zglaszanych lub ujawniajacych sie potrzeb - do celów gospodarczych, administracyjnych i prawnych. Prawo do korzystania z zasobu archiwalnego maja instytucje i indywidualni obywatele. Udostepniajac archiwalia, archiwa musza przestrzegac róznych zasad i godzic je ze soba: prawo obywateli do uzyskania z archiwów informacji z koniecznoscia zachowania tajemnicy przez in. stytucje i osoby fizyczne, upowszechnianie wiadomosci zawartych w zasobie z koniecznoscia ochrony archiwaliów przed zuzyciem. Zasady te zostaly wprowadzone do prawa archiw.alnego o udostepnianiu, które w Polsce przed innymi stawia ochrone interesów panstwa. W zakresie udostepniania zasobu do celów naukowych zwraca uwa-

ge charakterystyczne dla wspólczesnosci zjawisko rozszerzania sie grona uzytkowników: obok historyków, dominujacych od dawna w pracowniach naukowych archiwów, pojawili sie przedstawiciele innych nauk: ekonomii, prawa, socjologii, historii literatury, historii sztuki, geografii, architektury i innych. Moze to miec w przyszlosci duze znaczenie dla calej dzialalnosci archiwów, a przede wszystkim w odniesieniu do informacji archiwalnej, która winna byc bardziej uniwersalna niz w czasach, kiedy obslugiwala prawie wylacznie historyków.

Pojawili sie tez w archiwach, i w ostatnich latach coraz liczniejsi, przedstawiciele instytucji informujacych opinie publiczna: prasy, radia, telewizji, wydawnictw popularno-naukowych. Najczesciej sprowadzaja ich do archiwów obchody róznych rocznic historycznych, ale takze coraz czesciej - poszukuja tu tematów i materialów. Sa równoupraw-

nionymi uzytkownikami arhiwów, realizuja bowiem dawne, sformlo-' wafle w XVII wieku prawo ogólu spoleczenstwa do korzystania z al"chi-

w6w, podkreslane w ostatnich latach w postulatach w sprawie liberali,zacji udostepniania, gloszonych przez miedzynarodowe organizacje archiwów. Zatem obok funkcji naukowych przed archiwami w zakresie udo89

--"'--'

--

l-

-

"---l

I

I stepniania stanely zadania okreslane w literaturze archiwistycznej jako "praca publiczna" archiwów.

Mimo ze archiwizacja obejmuje dokumentacje w zasadzie juz prak-

tycznie nie wykorzystywana przez swych twórców' i swiadomie przez nich odlozona do archiwów, to z doswiadczenia zwlaszcza ostatnich dzie-

siecioleCi wynika, iz duza ilosc materialów archiwalnych zawiera ma- terialy potrzebne co pewien czas do dzialalnosci gospodarczej, technicz-

nej i, rzadziej, administracyjnej. Bardzo trwala uzytecznosc praktyczna maja zwlaszcza rózne dokumentacje i opisy techniczne. W zwiazku z tym

nakladany bywa na archiwa obowiazek nie tylko biernego udostepniania, lecz takze czynnego, polegajacego na opracowywaniu specjalnych infor-

matorów i opracowan na temat materialów uzytecznych dla gospodarki i techniki oraz na ich rozpowszechnianiu. Poza tymi sporadycznie podej-

mowanymi w archiwach inicjatywami, udostepnianie dla potrzeb gospo-

darki, techniki, administracji powinno wplywac na system informacji archiwalnej. Chodzi o sporzadzanie specjalnych pomocy archiwalnychsamodzielnych i stanowiacych zalaczniki do inwentarzy, poswieconych

wspomnianym wyzej materialom.

Ostatnie dziesieciolecia przyniosly wzmozone zainteresowanie tra-

dycjami historycznymi nie tylko narodów i innych zbiorowosci, lecz

takze rodów i rodzin. W zwiazku z tym upowszechnily sie posz\.!-kiwania

genealogiczne, obejmujac zasoby archiwów. Archiwa nie moga pomijac tych zaintereowan i winny je uwzgledniac w odpowiednim stopniu

w przygotowywaniu srodków informacji archiwalnej i w udostepnianiu. ,Poszukiwania genealogiczne wykonywane bezposrednio przez zaintere-

sowanych moga odbywac sie w pracowniach naukowych, moga tez byc przyjmowane przez archiwa zlecenia kwerend genealogicznych wyko-

nywane odplatnie.

Archiwa w dosc szerokim zakresie musza zajmowac sie poszukiwaniami materialów ustalajacych pewien stan prawny dotyczacy osób fizycznych, np. tytuly wlasnosci, opisy posiadlosci z ich granicami itp, Zarqwno poszukiwania (kwerendy), jak i reprodukowanie dokumentów do tych celów zawsze jest odplatne.

Archiwalia udostepniane sa swobodnie . uzytkownikom dopiero po uplywie okreslonego czasu od ich wytworzenia, aby nie nastapilo naruszenie interesów panstwa, twórców akt lub zainteresowanych ich trescia obywateli. W Polsce ustalono granice trzydziestu lat od daty wytworzenia archiwaliów jako czas, po uplywie którego moga byc udostepnione; dopuszcza sie jednak wczesniejsze udostepnianie na potrzeby nauki i gospodarki. Jest. granica czasowa swobodnych poszukiwan wsród archiwaliów, natomiast poszukiwania wykonywane przez archiwistów w ramach

kwerend i udostepnianie materialów waznych dla interesów prawnych obywateli nie sa ograniczone.

90

"

.....:-

. ----.---.-.- - -------" ___.......l..-.____

ORGANIZACJA UDOSTEPNIANIA ZASOBU W ARCIUWACH

Udostepnianie bezposrednie archiwali6w do celów naukowych, popularyzacji naukowej i innych podobnych odbywa sie w pracowniach naukowych. Pracownie naukowe moga byc w archiwach samodzielnymi jednostkami lub wchodza w sklad oddzial6w informacji. Skladaja sie z sali przeznaczonej dla uzytkowników, pomieszczen sluzacych odczytywaniu mikrofilm6w i mikrofisz, oraz ewentualnie z innych pomieszczen przeznaczonych do pracy glosnej uzytkowników (pisanie na maszynie, nagrywanie, kolacjonowanie . tekstów), z zaplecza sluzacego

do przechoWywania udostepnianych materialów i pomocy archiwalnych. Pracownia naukowa w zasadzie powinna' przechowywac wszystkie pomoce archiwalne lub zapewniac do nich latwy dostep w czasie, gdy jest otwarta. Warsztat informacyjny pracowni uzupelnia biblioteka podreczna przeznaczona dla uzytkownik6w, zawierajaca publikowane pomoce archiwalne, opracowania dotyczace danego archiwU1n, a takze regionu oraz ()pracowania ogólnohistoryczne i zwiazane z warsztatem naukowym uzyt-

kowników, glównie historyków, encyklopedie, slowniki ogólne i historyczne, podreczniki historii i jej nauk pomocniczych itp. Uzytkownik zglaszajacy sie do pracowni naukowej ma prawo dostepu do pomocy archiwalnych' bez specjalnego zezwolenia, natomiast

bezposredni dostep do archiwaliów wymaga zezwolenia dyrektora archiwum.' W celu. uzyskania zezwolenia nalezy zlozyc pisemny wniosek ()kreslajacy nazwy zespolów archiwalnych, cel badan oraz temat pracy. Do wniosku zalacza sie rekomendacje instytucji prowadzacej badania IUQ prowadzacej poszukiwania archiwalne w innych celach; obowiazek ten nie dotyczy osób prowadzacych zawodowo samodzielne badania nau-

kowe. Ograniczenia te wynikaja z koniecznosci oszczedzania archiwa-

. . li6w, bedacych zawsze unikatami. Uzytkownik dopuszczony do korzystania z archiwaliów otrzymuje je w pracowni naukowej na podstawie zamówien, w liczbie okreslonej przepisami o udostepnianiu, z reguly

kilka jednostek jednorazowo. Korzysta z nich tylko w pracowni pod kontrola dyzurnych archiwistów. Wypozyczanie archiwali6w mozliwe jest tylko do innych archiwów lub bibliotek naukowych majacych prawo gromadzenia archiwaliów. Uzytkownik ma prawo zam6wienia reprodukcji udostepnionych archiwaliów.

Poszukiwania material6w potrzebnych instytucjom do celów administracyjnych, gospodarczych i technicznych prowadzic moga delegowani pracownicy w pracowni naukowej lub archiwisci na podstawie porozu,.- ,

mienia zawartego miedzy zainteresowana instytucja a archiwum, w _ I kresie mozliwym do przyjecia przez przeciazone obowiazkami archiw 311

.a;.robu chiwum okreslaneao czesto byly mianem