Excel 2003 для чайников: Полный справочник 5-8459-0722-5

Citation preview

Девять

книг в  одной

замечательной^

ста " i

Основы  Excel Создание  рабочих  таблиц Формулы  и  функции Совместное использование рабочих таблиц Диаграммы  и  графические элементы Управление  данными Анализ  данных Excel  и  Web Excel  и  VBA

Excel 2OO3 для

"ЧАЙНИКОВ" Полный  справочник

Excel 2OO3 FOR

ШМИ1Е6' АП-in-one  desk  reference

by  Greg  Harvey

WILEY Wiley  Publishing,  Inc.

Excel  2OO3 для

''ЧАЙНИКОВ'^ Полный  справочник

Грег  Харвей

;

ДИАЛЕКТИКА Москва »  Санкт-Петербург »  Киев 2005

ББК 32.973.26-018.2.75 Х20

УДК 681.3.07

Компьютерное издательство "Диалектика" Главный  редактор  С. Я.  Тригуб Зав.  редакцией В.Р.  Гинзбург Перевод с английского и редакция канд. физ.-мат. наук Е.Н. Дериевой По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу: [email protected],  http://www.dialektika.com Харвей, Грег. Х20  Excel  2003 для  "чайников".  Полный справочник.  :  Пер.  с англ.  — М.:  Издательский дом "Вильяме", 2005. —688 с.: ил. — Парал. тит. англ. ISBN 5-8459-0722-5 (рус.) Данная  книга содержит подробное  описание  последней  версии  популярной программы  электронных таблиц  Excel  2003.  В  ней  рассмотрены  основные  технические  способы создания,  редактирования  и печати рабочих таблиц,  основы построения диаграмм и баз данных,  представление электронных таблиц в виде статических  и  интерактивных  Web-страниц,  выполнение  анализа  данных,  поиск  решений  и  подбор  параметров,  защита  рабочих  листов  и  книг, совместная  работа  над  проектами,  а  также  основы  программирования  в  VBA для интенсификации работы с программой. Книга  имеет  вид  справочника  и  рассчитана  на  пользователей  с  различным уровнем  подготовки.  Легкий  и  доступный  стиль  изложения  поможет  даже  новичкам быстро освоить все возможности Excel 2003 и эффективно использовать их в повседневной работе. ББК  32.973.26-018.2.75 Все  названия  программных  продуктов являются  зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм. Никакая часть настоящего  издания  ни  в каких  целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства JOHN WILEY&Sons, Inc. . 

.

'

-

.

'

'

"

. 

г i 

. 

•

Copyright © 2005 by Dialektika Computer Publishing. Original English language edition Copyright © 2004 by Wiley Publishing,  Inc. All  rights  reserved  including the right of reproduction  in  whole  or  in  part  in  any  form.  This translation  is published by arrangement with Wiley Publishing,  Inc. ISBN 5-8459-0722-5 (рус.)  ISBN  0-7645-3758-Х  (англ.) 

© Компьютерное изд-во "Диалектика", 2005 ©Wiley Publishing, Inc., 2004

Оглавление Введение 

19

Книга  /.  Основы,  excel. 

25

Глава 1. Знакомство с Excel 

, 

27

Глава 2. Получение справки 

55

Глава 3. Настройка Excel 

69

Книга  2.  Создание fta&Hux  /Ка&ищ 

89

Глава 1. Создание рабочих листов 

91

Глава 2. Форматирование рабочих листов 

127

Глава 3. Редактирование рабочих листов 

163

Глава 4. Управление рабочими листами 

201

Глава 5. Печать рабочего листа 

229

Книга 3.  Фо[>мимл  и  функции, 

247

Глава 1. Построение основных формул 

249

Глава 2. Логические функции и отслеживание ошибок 

285

Глава 3. Функции даты и времени 

305

Глава 4. Финансовые функции 

319

Глава 5. Математические и статистические функции 

333

Глава 6. Информационные и текстовые функции 

353

Книга  У.  Со&иеаКное исшиьзование  frafotux  iKa&iuu, 

375

Глава 1. Совместное использование и просмотр рабочих книг 

377

Глава 2. Защита рабочих листов 

401

Глава 3. Совместный доступ к данным из различных программ 

419

Глава 4. Совместная работа с данными с помощью Web-узла SharePoint Team Services 

437

Книга  5.  jbuaifiaMMM  и  tfuuf»uneciate  эммешКы 

459

Глава 1. Создание диаграмм 

461

Глава 2. Добавление графических элементов 

493

Оглавление

513

Книга  6.  Управление  данными  Глава  1. Создание и поддержка таблиц 

данных 

515

Глава 2. Фильтрация базы данных и создание запросов 

533

Книга  7.  Анализ  данных 

557

Глава 1. Выполнение сценариев "что-если" 

559

Глава 2. Создание сводных таблиц 

583

Книга  8. £xcei  и  Web 

'. 

601

Глава 1. Рабочие листы как Web-страницы 

603

Глава 2. Создание гиперссылок в рабочих листах 

623

Книга  9.  Cxcel  и  V8J. 

635

Глава 1. Создание и запуск макросов 

л 

637

Глава 2. Программирование в VBA 

645

Предметный указатель 

669

Содержание Введение  Об этой книге  Некоторые  предположения  Как организована эта книга  Книга 1. Основы Excel  Книга 2.  Создание рабочих таблиц  Книга 3.  Формулы и функции  Книга 4.  Совместное использование рабочих таблиц  Книга 5. Диаграммы и графические элементы  Книга 6. Управление данными  Книга 7. Анализ данных  Книга 8. Excel и Web  Книга 9. ExcelnVBA  Пиктограммы, используемые в этой книге...  Куда двигаться дальше?  Ждем ваших отзывов! 

, 

19 19 19 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 23 23 24

/6шт  /.  Осшйм  Sxcel 

25

Глава 1. Знакомство с Excel  Что  представляет собой  Excel  Решетка  рабочего листа  А что помимо таблиц?  Приступим к работе с Excel  Вызов программы с панели задач Windows  Запуск Excel с рабочего стола или с панели задач  Запуск Excel путем открытия одного из документов  Окно программы Excel  Строка  заголовка  Строка  меню  Панели инструментов Стандартная и Форматирование  Строка  формул  Рабочая  область  Excel  Область  задач  Строка  состояния  Перемещение по рабочему листу  С помощью клавиатуры  С помощью мыши  Используя Переход  Перемещение по рабочей книге  Работа с меню  Поговорим?  \  Если элемент меню не доступен  Почему на экран выводятся не все элементы меню 

27 27 28 32 32 32 32 34 35 37 37 38 39 40 40 41 42 43 44 44 44 46 47 47 48

8 

CoqefaiccMue

Контекстные  меню  Голосовые  команды  Установка и настройка функций распознавания речи  Управление программой с помощью голоса  Использование панелей инструментов 

48 50 50 51 53

Глава 2. Получение справки  Введите вопрос  Вывод на экран разделов справочной системы  Печать справочной информации  Изменение размеров и  перемещение окна справки  Использование клавиши F1  Поиск раздела справки в оглавлении  Помощник Office  Настройка функций помощника  Выбор помощника  Совет дня  Получение справки из Internet  Получение онлайновой справки по Excel  Получение обновлений Excel  Как исцелить Excel 

55 55 56 57 58 58 59 60 ,...62 63 64 65 65 65 66

Глава 3. Настройка Excel  Настройка панелей инструментов  Диалоговое окно  Настройка  Изменение панелей инструментов  Изменение раскрывающихся меню  Создание новой панели инструментов  Создание  нового меню  Настройка параметров  Опции просмотра  Общие параметры программы  Опции правки  Параметры сохранения  Надстройки  Установка надстроек,  поставляемых с  Excel  Работа с  надстройками сторонних производителей 

69 69 70 71 73 74 76 ...78 79 81 83 85 86 86 87

Книга  2.  Создание fiaJ&tux  ifiadUuu,  Глава 1. Создание рабочих листов  Дизайн рабочих листов...  Использование  шаблонов  Создание  рабочих  книг с  нуля  Данные  Надпись  Значение  Основы  ввода данных  t  Ввод данных с помощью клавиатуры  Голосовой  ввод данных... 

89 91 91 91 98 101 101 103 106 106 ...120

Рукописный ввод  Сохранение данных 

Глава 2. Форматирование рабочих листов  Выделение ячеек  Выделение ячеек с помощью мыши  ь  Выделение ячеек с помощью клавиатуры  Автовыделение  Выделение ячеек с помощью диалогового окна Переход  Именование диапазона ячеек  Работа со строками и столбцами  Автоподбор ширины столбца  Настройка ширины столбца вручную  Настройка стандартной ширины столбца  Сокрытие столбцов  Управление строками  j  Использование панелей инструментов  Панель инструментов Форматирование  Объединение ячеек  Формат пообразцу  Числовые форматы  Использование предопределенных числовых форматов  Дополнительные числовые форматы  Создание собственных форматов  Выравнивание  Использование вкладки Выравнивание  Перенос текста в ячейках  Изменение направления текста  Шрифт и цвет  Выбор шрифтов с помощью панели инструментов Форматирование  Настройка шрифтов с помощью диалогового окна Формат ячеек  Использование рамок и заливки  Применение границ  Использование узоров  Автоформат  Условное форматирование  Использование стилей  Использование предопределенных стилей  Создание нового стиля по образцу  Создание стиля с нуля  Применение стиля к диапазону ячеек  Перенос стилей в другую рабочую книгу 

Глава 3. Редактирование рабочих листов  Открытие рабочей книги  Открытие книги с помощью области задач  Открытие книги с помощью диалогового окна  Поиск файлов с помощью области задач  Основы редактирования 

122 124

127 127 128 129 130 132 133 134 135 135 136 136 137 137 137 140 140 141 142 143 145 146 147 148 150 151 151 152 152 153 154 155 156 158 159 160 161 161 162

163 163 164 164 167 172

/0 

CoqefutcoHue

Отменить и Вернуть  Что можно изменить  Вставка ячеек  Представление  рабочего листа  Масштабирование  Закрепление областей на экране  Сохранение пользовательских режимов просмотра  Копирование и перемещение  Метод перетаскивания  Вырезание и вставка  Поиск и замена  Поиск  Замена  Справочные материалы  Проверка  правописания  Изменение параметров проверки правописания  Добавление слов в пользовательский словарь  Преобразование  текста  в  речь  Глава 4. Управление рабочими листами  Реорганизация рабочего листа  Вставка и удаление строк и столбцов  Удаление строк и столбцов  ,  Добавление новых строк и столбцов  Разделение областей рабочего листа  Структуралиста  Реорганизация  рабочей  книги  Переименование листов  Использование цвета  Добавление и удаление листов  Изменение расположения листов  Редактирование групп  Сокрытие листов книги  Разделение окна  Работа с несколькими книгами  Сравнение рабочих книг в окне  Перемещение листов между рабочими книгами  Сохранение рабочей области  Консолидация данных рабочих листов  Консолидация по расположению  Консолидация по категориям  Связывание консолидированных данных  Глава 5.  Печать рабочего листа  Выбор принтера  Предварительный просмотр и разметка страницы  Использование режима предварительного просмотра  Использование режима разметки страницы  Основы печати рабочих листов 

173 175 177 177 179 179 182 184 184 185 190 190 193 194 195 197 198 198

'. 

... 

201 201 202 202 203 203 206 213 214 214 216 216 217 217 218 220 220 221 222 223 225 227 228 229 229 230 231 233 236

CoqefiMcaHue 

Печать рабочего листа  Управление печатью  Печать формул в рабочем листе  Изменение параметров печати  Книга  3.  Фо(1мцмл  и  функции  Глава 1.  Построение основных формул  Основы  построения формул  Методы  построения формул  Редактирование  формул  Автосуммирование данных в электронных таблицах  Построение формул с  помощью операторов  Простой  оператор  *.  Приоритет операторов  Использование кнопки Вставка функции  Копирование формул  Абсолютные  ссылки  Смешанные ссылки  Вставка формул массива  Построение формулы массива  Редактирование формулы массива  Именованные диапазоны в формулах  Присвоение имени диапазону  Именованные константы и формулы  Использование имен при создании формул  Создание имен с  использованием заголовков столбцов и строк  Вставка списка имен  Применение имен в существующих формулах  Редактирование именованных диапазонов  Вставка связанных формул  Управление пересчетом формул  Циклические ссылки 

//

236 239 239 240 247 249 249 250 251 ....251 254 254 255 256 259 261 264 264 266 268 269 270 271 272 273 274 276 278 278 279 281

Глава 2. Логические функции и отслеживание ошибок  Значения сообщений об ошибке  Использование логических функций  Отслеживание ошибок в формулах  Обнаружение ошибок  Поиск влияющих ячеек  Нахождение потомков  Использование инструмента Источник ошибки  "Вычислите  это!"  Параметры проверки ошибок  Снятие сообщений об ошибке при  выводе на печать 

285 285 286 288 291 294 297 298 300 301 303

Глава 3. Функции даты и времени  Понятие даты и времени  Изменение региональных настроек 

305 305 305

Создание формул, вычисляющих интервал времени  Построение формул, вычисляющих интервал времени 

307 307

Использование функций даты 

308

Сегодня  ,  Функции ДАТА и ДАТАЗНАЧ  ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, МЕСЯЦ и ГОД  ДНЕЙ360  Функции даты пакета Analysis ToolPak  Использование функций времени  СЕЙЧАС  ВРЕМЯ и ВРЕМЗНАЧ  ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ 

308 308 310 311 311 315 315 316 316

Глава 4. Финансовые функции  Основы использования финансовых функций 

319 319

Функции ПС, ЧПС и БС  Функция ПЛТ  Функции амортизации  Финансовые функции пакета Analysis ToolPak 

320 323 326 328

Глава 5.  Математические и статистические функции 

333

Математические функции  Округление чисел  Степень и квадратный корень  Суммирование 

i 

Суммирование при заданных условиях 

338

Статистические функции  СРЗНАЧ, МАКС и МИН  Подсчет ячеек  Использование специальных статистических функций 

Глава б. Информационные и текстовые функции 

344 344 346 350

353

Ссылки и массивы 

Поиск значения с помощью функций ВПР и ГПР  Выполнение двустороннего поиска 

Использование мастера подстановок  Функции ссылки  Пожалуйста,  информацию 

333 334 337 338

, 

Получение информации о содержимом ячейки 

Моего ли ты типа?  Использование функций Е  Много шума из-за текста 

Использование текстовых функций  Конкатенация текста 

353

354 356 360 363 365

365

367 368 369

369 372

Книга  У. Co&4i£dfinoe  использование рабочих  Ла&ищ 

375

Глава  1.  Совместное использование и просмотр рабочих книг  Основы совместного использования рабочей книги 

377 377

"Включение"  возможности совместного использования файлов 

379

f3

Изменение  параметров общедоступных рабочих книг  "Включение"  отслеживания изменений  Объединение изменений, выполненных различными пользователями  Объединение разных  копий общедоступной рабочей  книги  Рецензирование рабочих книг  Добавление  примечаний  Пересылка и просмотр рабочих книг  Глава 2.  Защита рабочих листов  Файл, защищенный паролем  Ввод пароля для получения доступа  Ввод пароля для выполнения изменений  ;  Изменение или удаление пароля  Защита  рабочего листа  Блокировка и сокрытие ячеек  Защита  рабочего листа  Предоставление возможности редактирования ячеек определенным пользователям  Ввод данных в разблокированные ячейки защищенного рабочего листа  Защита рабочей книги  Защита общедоступной рабочей  книги  Глава 3.  Совместный доступ  к данным из различных программ  Основы совместного доступа к данным  Импорт текстовых файлов  Совместное использование данных программами Microsoft Office  Excel и Word  Excel и PowerPoint  Excel и Outlook  Использование смарт-тегов  Добавление смарт-тегов  Использование смарт-тегов финансовых символов  Глава 4.  Совместная работа с данными  с  помощью Web-узла SharePoint Team Services  Настройка Web-узла команды  Изменение имени узла и его описания  Настройка макета домашней страницы  Настройка макета дочерних страниц  Добавление новых страниц на Web-узел  Добавление  библиотек документов  Администрирование Web-узла  Добавление новых пользователей  Приглашение новых пользователей посетить Web-узел  Подключение к Web-узлу  Совместное использование электронных таблиц на узле  Sharepoint  Открытие электронной таблицы на узле  Добавление электронной таблицы  на узел  Sharepoint  Редактирование таблиц  на узле  Создание новых списков из рабочих таблиц 

380 382 385 389 390 390 393 401 401 403 404 405 405 406 407 410 414 415 416 419 419 420 424 425 430 430 433 ...435 435 437 437 438 439 440 441 442 444 445 446 449 450 450 452 452 453

/У 

CoqefaicaHue

Экспорт списка в рабочую таблицу Excel 

457

Книга  5.  j&uatfioMMM  и  графические  ллемешны 

459

Глава  1.  Создание диаграмм  Основы создания диаграмм  Внедренные диаграммы и диаграммы,  содержащиеся на отдельных листах  Использование  мастера диаграмм  Изменение параметров диаграммы  Форматирование  и  редактирование диаграмм  Форматирование элементов диаграммы  Редактирование диаграммы  Правильный выбор типа диаграммы  Гистограммы  Линейчатые диаграммы  Графики  Круговые диаграммы  Точечные диаграммы  Диаграммы с областями  Кольцевые диаграммы  Лепестковые диаграммы  Поверхностные диаграммы  Пузырьковые диаграммы  Биржевые диаграммы  Добавление  пользовательских типов диаграмм  Печать диаграмм 

461 461 463 464 469 470 470 479 484 484 485 485 485 486 486 487 487 487 488 489 489 491

Глава  2.  Добавление  графических элементов  Графические объекты  Манипулирование графикой  Использование слоев  Группировка графических объектов  Позиционирование объекта по отношению к ячейкам таблицы  Использование панели инструментов Рисование  Рисование  фигур  Добавление  надписей  Вставка  объекта WordArt  Вставка диаграмм и организационных диаграмм  Добавление  картинки  Вставка рисунков из файлов 

493 493 495 496 498 499 501 502 504 506 508 508 509

Книга  6.  Управление  данными 

513

Глава  1.  Создание и поддержка таблиц данных  Основы баз данных в Excel  Проектирование стандартного списка данных  Использование форм данных  Сортировка данных  Сортировка записей в таблице данных  Сортировка по четырем и более полям 

, 

515 515 ....516 518 522 523 526

Соуфжсшие 

Сортировка полей таблицы данных  Получение промежуточных итогов 

f5

.'. 

527 529

Глава 2. Фильтрация базы данных и создание запросов  Фильтрация баз данных  Фильтрация данных  Использование Автофильтра  '.  Использование расширенного фильтра  Задание вычисляемых критериев  Использование И и ИЛИ в вычисляемых критериях  Применение функций базы данных  Запрос внешних данных  Создание нового источника данных  Спецификация запроса базы данных 

533 533 534 534 538 542 545 545 547 547 550

Книга  7.  Анализ  данных 

557

Глава 1. Выполнение сценариев "что-если"  Использование таблиц подстановки  Создание таблицы  подстановки с одной  переменной  Создание таблицы подстановки с двумя переменными  Основы использования сценариев  Создание  сценариев  Создание  отчета  Подбор  параметра  Выполнение подбора параметра  Графический  подбор параметра  Использование надстройки Поиск решения  Условия задачи  Решение задачи  Изменение параметров надстройки Поиск решения  Сохранение и загрузка модели задачи  Создание отчетов 

559 560 560 ..563 565 .565 569 570 570 572 574 575 578 578 580 581

Глава 2. Создание сводных таблиц  Создание сводных таблиц  Замена полей столбцов и строк  Форматирование сводной  таблицы  Изменение функции вычисления итогов  Добавление вычисляемых полей  Изменение параметров сводной таблицы  Создание сводных диаграмм 

583 583 588 590 591 592 594 597

Книга f. £xcd.  и  Web 

601

Глава 1. Рабочие листы как Web-страницы  Сохранение электронных таблиц в формате Web-страниц  Сохранение части рабочего листа  Сохранение всей рабочей книги  Добавление данных на уже существующую Web-страницу 

603 603 606 607 608

/

16

Добавление  интерактивности  Редактирование Web-страниц электронных таблиц  Экспорт интерактивной Web-страницы в Excel  Создание Web-запросов 

608 616 617 618

Глава  2.  Создание гиперссылок в рабочих листах  Добавление гиперссылок в документы Excel  Добавление  гиперссылок  Переход по ссылке  Редактирование гиперссылок  Добавление гиперссылок в панели инструментов и меню  Использование функции ГИПЕРССЫЛКА 

623 623 624 626 628 629 632

Книга  9.  Cxcel  и  VBJ. 

635

Глава  1. Создание и запуск макросов  Основы работы с макросами  Запись макроса  Воспроизведение макроса  Назначение макроса кнопке На панели инструментов или элементу меню 

637 637 638 641 642

Глава 2.  Программирование в VBA  Использование редактора Visual Basic  Справка по VBA  Редактирование записанных макросов  Написание новых макросов в редакторе Visual Basic  Создание пользовательских функций Excel  Добавление описания пользовательской функции  Использование пользовательских функций в рабочих листах  Сохранение пользовательских функций в файлах надстроек 

645 645 648 649 658 659 661 663 665

Предметный указатель 

669

Грег Харвей написал немало книг,  посвященных компьютерной тематике,  в числе последних  —  Excel  2003  для  "чайников"  и  Adobe  Acrobat  5  PDF  for  dummies.  Грег  приступил  к обучению  пользователей  работе  на  персональных  компьютерах  еще  во  времена  DOS, WordStar и  Lotus  1-2-3  в середине  80-х  годов  прошлого столетия.  Поработав  в нескольких фирмах,  предлагавших подобные  услуги,  он  продолжил  преподавательскую деятельность в университете  Golden  Gate  в Сан-Франциско,  где читал  семестровые  курсы по управлению рабочими таблицами и базами данных. Его любовь  к  обучению со  временем  переросла  в любовь  к созданию  книг.  Безусловно,  Грег предпочитает книги  серии  ...for dummies,  поскольку  именно они  предназначены для  его  любимых  учеников —  новичков  в  области  компьютерных  технологий.  Книги данной серии также  предполагают юмор  (ключевой  элемент в учебном  классе)  и,  что  более приятно,  позволяют высказывать собственное мнение о предмете  изложения.

книге Excel 2003 для  "чайников".  Полный справочник систематизирована вся  важная информация  об  использовании  широких  возможностей  программы  Microsoft Excel.  Это  издание  будет полезно  всем  читателям,  независимо от опыта их работы с  программой.  Excel —  выдающаяся программа для работы с  электронными таблицами  и  анализа  данных,  она  предлагает  пользователям  поистине  неограниченные  возможности, которые  часто  спрятаны  за  техническим  жаргоном  и  описаниями,  доступными  для понимания лишь ограниченному числу программистов.  Большинство публикаций, призванных помочь  в  освоении  Excel,  достаточно  четко  описывают отдельные  возможности этой программы, однако редко объясняют их назначение. Знание  принципов  использования  возможностей  Excel —  это  лишь  половина  дела. Важно  понять,  какую  пользу могут они  принести  именно  в  вашей  работе.  В  настоящей книге об  Excel  вы  узнаете  и  как работать  с  программой,  и для  чего  нужны  ее  многочисленные функции,  при этом наставления даются по возможности редко. Работая с  Excel,  вы удостоверитесь в том,  что это лучшее  средство для обработки данных,  которое  когда-либо  существовало.  Поэтому  используйте  Excel  всегда,  когда  возникает  в  ней  необходимость. 1

эгной книге Excel 2003  для  "чайников".  Полный  справочник—  это  пособие,  которое  рекомендуется хранить на столе  (или периодически вынимать из-под стола).  Несмотря на то, что главы настоящей книги логически упорядочены, каждая из них довольно самостоятельна, и получать информацию можно, начиная с любого раздела книги. По  возможности  я  старался  обособить  и  отдельные  разделы  внутри  каждой  главы. Если информация по смежным вопросам обсуждается в другой части,  на нее дана ссылка (с указанием книги и главы). Используйте оглавление, содержание  и  предметный указатель для  поиска необходимой темы  и  обращайтесь  непосредственно  к  разделу,  в  котором  освещены  интересующие  вас возможности  Excel.  Практически  все  темы  представлены  в  виде диалога.  Основные  принципы  работы,  как  правило,  представлены  в  виде  маркированного  списка,  за  которым следует четкое описание необходимых действий (обычно в виде нумерованного списка).

Вполне  очевидно,  что  вам  для  работы  или  учебы  необходима  программа  Microsoft Excel.  Однако  не  обязательно  становиться  экспертом  по  работе  с  данным  приложением, достаточно  найти  только  ту  информацию,  которая  необходима  в  данный  момент  для выполнения  конкретных операций.  Итак,  настоящая  книга — для  вас.  К счастью,  даже если  вы  новичок,  но  хотите  стать  гуру  в  области  электронных  таблиц  в  своей  организации, эта книга вам также понадобится.  '

20 

Введение

Перейдем к аппаратному и программному обеспечению.  Наверняка вы имеете доступ к  персональному  компьютеру,  на  котором  установлена  программа  Excel 2003  (обычно как часть  пакета  Microsoft  Office  1 1).  Я  буду  предполагать,  что  используется операционная система Windows XP или Windows 2000. Рисунки к книге выполнены именно в системе Windows XP, но и в Windows 2000 отличий не будет. v

о[ианизована  aina  книга Excel 2003  для  "чайников".  Полный  справочник  состоит  из  девяти  небольших  книг. Поэтому  можно  обращаться  к  каждой  из  них  по  мере  необходимости,  оставляя  весь остальной материал до той поры,  пока он действительно не понадобится.  Книги делятся на  главы,  которые  содержат  всю  необходимую  информацию  по  вопросам  работы с отдельными возможностями Excel. Ниже  описаны  все  содержащиеся  в  этом  издании  книги,  и,  я  надеюсь,  вы  найдете среди них нужные.

Книга  /.  Основы  excel Эта книга для тех,  кто  никогда  прежде  не  работал  в программе  Excel,  кого  один  вид окна программы приводит в трепет.  В главе 1  представлен вспомогательный материал, в том числе описаны меню, панели инструментов и некоторые диалоговые окна.  В особенности интересен раздел о голосовых командах. В главе 2 рассказано о способах получения справки в Excel. Поверьте, несмотря на все достоинства этой книги, справочная система Excel вам также может пригодиться. Не пропустите главу 3, даже если не считаете себя новичком. В ней описаны возможности персональной настройки Excel.  Здесь содержится информация о создании панелей инструментов и меню, а также о работе с надстройками,  которые существенно расширяют возможности программы Excel.

Книга  2 .  Создание [юЯочих  /на&шц Книга 2  посвящена  вопросам  разработки  рабочих  листов  Excel.  В  главе  1  описаны основы создания и ввода данных (в том числе рукописный и голосовой ввод). Глава 2 рассказывает, как придать таблице профессиональный вид, используя форматирование.  Excel  предлагает  большое  количество  техник форматирования:  от  использования автоформата до очень сложного условного форматирования. В главе 3 описывается, как отредактировать существующий рабочий лист, не повлияв на  дизайн  или  содержимое.  Редактирование  для  новичков—  занятие  непростое, поскольку таблица содержит не только данные,  но и формулы.  Поэтому простое,  на первый взгляд, действие может вызвать неожиданные изменения. Глава 4  посвящена  вопросам управления  теми  рабочими листами,  которые  содержит приложения,  построенные  в  Excel.  В  ней  рассмотрены  объемные таблицы,  создаваемые из обычных листов,  процесс добавления  и  удаления листов,  вопросы  организации работы с листами  в условиях небольшой видимой области, а также использование данных из различных листов и книг. В  главе 5  рассказано о печати рабочих листов —  второй  по  важности теме  после создания таблиц и внесения в них данных. Вы узнаете не только, как вывести на печать необходимый диапазон, но и как создать профессиональный отчет, которым можно гордиться.

2f

Книга  3 .  Формулы  и  функции Эта  книга о  вычислениях  и  построении  формул.  В  главе  1  представлены  основы  создания формул с использованием арифметических операций и встроенных функций; описано,  как использовать разнообразные способы ссылок на ячейки  и связывать формулы с разными листами. В  главе 2  рассказано,  как  избежать  ошибок  в  формулах,  как  отследить  их.  В  ней  вы найдете  информацию  о  циклических  ссылках  и  об  их  использовании  для  вычислений рекуррентных выражений. В  главах 3-6  изложены  вопросы  использования  встроенных функций  различных видов. В главе 3  рассказано об особенностях применения  функций даты и времени,  в том числе и для вычисления временных промежутков.  В главе 4 описаны финансовые функции Excel и их применение.  Глава 5 посвящена математическим и статистическим функциям, глава 6 — информационным и текстовым. Вы узнаете, как строить формулы, автоматизирующие ввод данных путем возврата значений из указанной таблицы, и сшивать части текста.

Книга  У.  Совместное  использование В  книге 4  описаны  способы  совместной  работы  над  данными  электронных  таблиц. В главе  1  рассказано о возможностях Excel по отправке листов на редактирование другим пользователям  и о добавлении  примечаний; также освещены  вопросы  рецензирования  и применения внесенных исправлений. Глава 2  посвящена  вопросам  безопасности.  В  ней  представлена  информация  о  том, как  защитить данные,  чтобы  доступ  к  ним  имели  только  санкционированные  пользователи и чтобы изменения можно было вносить лишь в отдельные части рабочих листов. В  главе 3  речь  идет об  использовании данных  рабочих таблиц  в других программах,  в частности  в  Microsoft  Word,  PowerPoint  и  Outlook.  В  этой  главе  также  описана  роль смарт-тэгов с целью автоматического переноса информации в рабочие листы из внешних источников, например адресной книги Outlook или Web-узлов Internet. В  главе 4  освещены  вопросы  совместного  использования  данных  с  помощью  новой технологии SharePoint Team Servises. В ней описаны основы настройки SharePoint узла и его страниц, а также вопросы передачи данных из Excel на узел и в обратном направлении.

Книга  5 .  диаграммы  и  графические  элементы Книга 5  содержит сведения  о  графике  в  Excel.  В  главе  1  освещены  вопросы  создания диаграмм  на основе данных рабочих листов.  Вы  не только  научитесь строить диаграммы, но  и  узнаете,  как  найти  требуемый  тип  диаграммы,  чтобы  графическое  представление данных было наиболее оптимальным. Глава 2 описывает возможности применения других графических элементов в рабочих листах:  возможности рисования,  импорта изображений  и  коллекции  клипбв,  входящих в состав  Microsoft  Office,  импорта  цифровых  фотографий  и  других  рисунков,  созданных  с использованием специального программного обеспечения. .  ;  '

Книга  6 .  Управление  данными В  книге 6  рассмотрены  вопросы  использования  Excel  с  целью  обработки  больших объемов данных (т.е.  баз данных или списков).  В  главе  1  изложены основные сведения по созданию списков данных и добавлению в них информации.  Здесь же освещены вопросы

22 

Введение

реорганизации данных  в  списках с  помощью  сортировки  и  использования  промежуточных итогов. Глава 2  посвящена  проблеме  фильтрации  данных  и  выделения  исключительно  необходимой  информации  (создание запросов).  В ней описано,  как выполнять операции сортировки  и  фильтрации  (от  простого  автофильтра до  специальных  функций  баз данных). Вы  также  узнаете,  как  создавать  запрос  к  внешним  источникам  данных,  поддерживаемым специальными программами для Windows,  например Microsoft Access или dBASE, и теми,  которые работают в других операционных системах (DB2 и Oracle).

Книга  7.  Анализ  данных, В  книге 7  рассмотрены  вопросы  анализа  данных  в  Excel —  использование  вычислительных возможностей этой программы для проектирования  и прогноза.  В  главе  1  описаны  различные  сценарии  вида  если  то,  включая  таблицы  данных  с  одной  и  двумя  переменными,  подбор  параметра,  последовательность возможных сценариев,  а также  использование надстройки Поиск решения (Solver). В  главе  2 рассказано о  построении  сводных таблиц,  специальных сводок,  которые  позволяют  анализировать  большие  объемы  данных  с  помощью  компактного  и  мобильного формата.  Вы  узнаете,  как  работать  со  сводными  таблицами  и  как  строить  сводные  диаграммы, графически представляющие анализируемую информацию.

Книга