Xerox CentreWare. Режимы сетевого сканирования. Руководство пользователя

Citation preview

РЕЖИМЫ СЕТЕВОГО СКАНИРОВАНИЯ РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

РЕЖИМЫ СЕТЕВОГО СКАНИРОВАНИЯ

Версия 5.30

21 февраля 2001 года Xerox Corporation Global Knowledge & Language Services 800 Phillips Rd., Building 845-17S Webster, NY 14580-9791 USA © 2001 Xerox Corporation. Все права защищены. XEROX®, КСЕРОКС®, The Document Company®, логотип X, CentreWare, а также упоминаемые в данном документе названия и номера изделий Xerox являются торговыми марками XEROX CORPORATION. Настоящим признаются упоминаемые в данном документе торговые марки и зарегистрированные торговые марки других владельцев.

ii

Содержание

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Что такое CentreWare? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Для кого предназначено это Руководство? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix Что нового в этом Руководстве? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix Описание режимов сканирования CentreWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Руководство по установке режимов сетевого сканирования CentreWare . . . . . . . xi Руководство пользователя режимов сетевого сканирования CentreWare . . . . . . . xi Справочная система по режимам сетевого сканирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Справка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii

Сопровождение CentreWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Сопровождение по сети Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Телефонная поддержка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii

Описание режимов сетевого сканирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 Что такое “сетевое сканирование”? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 В чем преимущество сетевого сканирования? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 Режимы сканирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4 Краткое описание режимов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5 Список сетевых сканеров Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5 Мастер-установка сетевого сканера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6 Шаблоны передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6 Утилиты мониторинга . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Режимы сетевого сканирования

iii

Журнал . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8 Свойства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9 Свойства сканера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9 Свойства шаблонов передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9

Начало работы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-10 Переход в окно Xerox Network Scanners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-10 Работа в окне сетевых сканеров Xerox Network Scanners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-11 Меню Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-12

Переход на версию 5.3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13 Этот раздел предназначен для пользователей CentreWare Network Scanning Services версии 3.2 и 4.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13 Этот раздел предназначен для пользователей CentreWare Network Scanning Services версии 5.x. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-15

Шаблоны передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Описание шаблонов передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Пользователи шаблонов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2 Шаблон по умолчанию . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3 Окно Distribution Template (Шаблон передачи) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Переход в окно Distribution Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Открытие файла шаблона . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Создание и редактирование шаблонов передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Выбор назначения шаблона . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7 Создание шаблона для сканирования в директорию . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-8 Создание шаблона для сканирования и передачи по электронной почте . . . . 2-12 Создание шаблона сканирования для факсимильной передачи . . . . . . . . . . . 2-15 Создание шаблона сканирования в директории обмена Microsoft Exchange . 2-17 Удаление получателя . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19 Включение режима оптического распознавания символов . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-20 Параметры сканирования (вкладка Scan Settings) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22 Вкладки Setting Document (Настройка документа) и Image Options (Опции изображения) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24 Определение формата оригинала . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-26 Уменьшение / увеличение изображения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27 Выбор формата файла . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29 Выключение журнала работ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-29 Выбор политики записи в файл . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-30

iv

Режимы сетевого сканирования

Настройка плотности, резкости и контраста изображения . . . . . . . . . . . . . . . 2-31 Выбор разрешения сканирования . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-33 Автоэкспозиция . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34 Стирание изображения вдоль кромок страницы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

Переименование шаблонов передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-36 Удаление шаблонов передачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-36 Утилиты мониторинга . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 Описание утилит мониторинга (Watch Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2 Применение утилит мониторинга CentreWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3 Окно мониторинга директории Watch Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4 Управление утилитами мониторинга . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6 Добавление директории . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6 Прием уведомления о поступлении документа в опрашиваемую директорию 3-7 Перенос отсканированных документов в другую директорию или папку . . . 3-8 Открытие отсканированных документов в прикладной программе . . . . . . . . 3-8 Изменение опрашиваемой директории . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10 Удаление опрашиваемой директории . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

Сканирование оригинала . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1 Сканирование на аппаратах DC 220/230/332/340 ST и DC 420/425/432/440 ST … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2 Сканирование на аппаратах DC 240/255/265 ST и DC 45x/46x/47x/48x/49x ST … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3 История . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1 Описание окна History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2 Переход в окно History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2 Проверка состояние сканируемой работы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3 Настройка параметров статистики . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4 Журнал работ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5 Устранение неисправностей . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1 Вопросы, связанные со сканированием . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2 Типичные сообщения об ошибках . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6 Использование утилит мониторинга CentreWare для сканирования в программу PaperPort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . А-1 Словарь . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Словарь-1 Указатель . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i

Режимы сетевого сканирования

v

vi

Режимы сетевого сканирования

Введение Что такое CentreWare? CentreWare - это набор прикладных программ и драйверов печати/факсимильной связи для семейства аппаратов Xerox Document Centre. CentreWare предназначена для установки, управления и эксплуатации аппаратов Xerox Document Centre. Состав CentreWare: n

Сетевые утилиты Установка и настройка режимов печати и факсимильной связи Document Centre в сетях NetWare, TCP/IP, Microsoft Networking, AppleTalk и Banyan VINES. К сетевым утилитам относится проводник для мониторинга факсимильных и печатаемых работ.

n

Драйверы печати/факсимильной связи CentreWare Драйверы для принтера и факса Document Centre в среде Windows 95/98/Me, Windows NT 4.0 / 2000, Unix, Linux и Macintosh. Кроме того, утилиты сетевой печати и повышения производительности, такие как Факсимильная записная книжка и утилита передачи файлов TIFF (Submission Tool).

n

Режимы сетевого сканирования Сканирование документов в файл, в прикладную программу на рабочую станцию, для факсимильной передачи, для передачи по электронной почте, в другие программы, например, PaperPort и TextBridge Pro.

Утилиты CentreWare Internet - это встроенный сервер HTTP, обеспечивающий доступ к режимам печати/факсимильной связи/сканирования, сетевого соединения и технического обслуживания при помощи web-браузера. Его режимы аналогичны режимам администратора и пользователя сетевых утилит CentreWare, однако, вместо стандартного интерфейса Windows используется интерфейс браузера.

vii

Сетевые утилиты

Режимы сетевого сканирования

•

Проводник

•

Мастер-добавление сетевого сканера

•

Мастер-установка аппарата

•

Шаблоны передачи

•

Поиск аппарата

•

Утилиты мониторинга

•

Утилита управления принтером Mac

•

Справочная система

•

Справочная система

Scan to PC Desktop™ (Сканирование на рабочую станцию)

Драйверы принтера/факса CentreWare •

Драйверы принтера/факса

•

PaperPort

•

Факсимильная записная книжка

•

TextBridge Pro

•

Передача файлов TIFF

•

•

Утилиты управления шрифтами

•

Справочная система

Xerox Document Centre Image Retriever

Утилиты Internet (встроенный сервер HTTP) •

Служебные страницы

•

Страницы работы

•

Страницы состояния

•

Страницы свойств

Это программное

•

Обслуживание

обеспечение входит в

•

Сопровождение

поставку Document Centre..

•

Справка HTML

Рисунок I-1: Сетевые утилиты и утилиты Internet CentreWare

viii

Для кого предназначено это Руководство? Это Руководство ориентировано на пользователей и системных администраторов, работающих с режимами сетевого сканирования и использующих в своей сетевой работе версию 5.3 программного обеспечения CentreWare Network Scanning Services. Это Руководство предоставляет пользователям и системным администраторам, работающим с режимами сетевого сканирования, описание процедур создания шаблонов передачи, применения утилит мониторинга и сканирования документов. Для эффективного применения данного Руководства пользователи должны понимать основные принципы работы программного обеспечения Microsoft Windows и сетевой среды.

Что нового в этом Руководстве? Программное обеспечение и документация CentreWare 5.3 Network Scanning Services содержит следующие редакции и изменения: n

Группы (DCSUSERSx и ENABLEDSCANUSERSx), созданные в предыдущих версиях CentreWare, автоматически удаляются. Учет пользователей ведется индивидуально, с сохранением отдельных директорий, шаблонов и прав доступа. Это изменение позволит избежать ошибок обработки документов, вызванных задержками на сетевую синхронизацию.

n

Системный администратор может добавлять в список пользователей режимов сканирования ранее образованные группы (например, созданные средствами сетевой операционной системы, такими как NWAdmin и Syscon).

Для кого предназначено это Руководство?

ix

x

n

Улучшенные режимы сетевого мониторинга (в том числе поддержка локальных и удаленных пользователей, просмотр доступных доменов в сетях Microsoft). Это позволит упростить работу администратора в процессе установки и обслуживания аппарата.

n

Оптимизация режимов идентификации.

n

Режимы сетевого сканирования поддерживают имена Community. Если для управления аппаратом используются имена SNMP Community, отличные от имен по умолчанию GET public, CentreWare Network Scanning позволяет ввести имена SNMP Community и осуществлять поиск аппаратов Document Centre по этим именам.

n

Дополнительные режимы сканирования, включая просмотр изображений, стирание краев, поддержку формата PDF, выбор репозитариев и подавление регистрации работ в журнале.

n

Режим поиска сетевого учетного имени Document Centre в процессе установки.

n

Утилиты сетевого сканирования CentreWare поддерживают имена пользователей, содержащие пробелы.

n

Новая редакция комплекта документов и справочной системы.

Описание режимов сканирования CentreWare В комплект документации с описанием режимов сетевого сканирования включены следующие источники информации: n

Руководство по установке режимов сетевого сканирования CentreWare

n

Руководство пользователя режимов сетевого сканирования CentreWare

n

Краткое Руководство по установке режимов сетевого сканирования CentreWare

n

Справочная система по режимам сетевого сканирования CentreWare (на английском языке)

n

Контекстно-зависимая справочная система.

Руководство по установке режимов сетевого сканирования CentreWare Это Руководство для системных администраторов содержит описание процедур установки и технические характеристики. Оно включает пошаговые инструкции по выполнению административных функций. Мы рекомендуем распространить электронную копию этого Руководства среди всех системных администраторов CentreWare Network Scanning Services 5.3.

Руководство пользователя режимов сетевого сканирования CentreWare Это Руководство представляет собой полную инструкцию и справочник для пользователей режимов сканирования. Мы рекомендуем распространить электронную копию этого Руководства среди всех пользователей CentreWare Network Scanning Services 5.3.

ПРИМЕЧАНИЕ: Описание сетевых режимов сканирования на рабочих станциях, не поддерживающих Microsoft Windows приведено в Описании CentreWare Internet Services.

Описание режимов сканирования CentreWare

xi

Справочная система по режимам сетевого сканирования Справочная система по режимам сетевого сканирования является основным описанием утилит сканирования. Она содержит описание режимов, пошаговые процедуры, процедуры устранения неисправностей, словарь, дополнительные источники информации. Справочная система по режимам сетевого сканирования автоматически устанавливается на рабочей станции в процессе установки программного обеспечения. Программа Help Centre вызывается из меню программ Xerox CentreWare.

Каким образом...

Режимы и применение

Словарь

Справка и документация

Устранение неисправностей

Сопровождение

Рисунок I-2: Справочная система по режимам сетевого сканирования

Справка Контекстно-зависимая справка содержит описание функций сетевых режимов сканирования и подробные инструкции по их применению. Справка вызывается нажатием кнопки Help или из меню в программах сканирования.

xii

Сопровождение CentreWare Сопровождение по сети Internet Посетите web-cтраницу CentreWare в сети Internet по адресу www.centreware.com. Этот web-сайт содержит описание программ, демонстрации, описание последних обновлений и новых версий CentreWare. Раздел с рекомендациями “DC (Document Centre) Tips” содержит подробные разъяснения технических вопросов. Кроме того, эти разделы содержат пошаговые инструкции.

Телефонная поддержка При необходимости вы можете обратиться в сервисный центр или на горячую линию Xerox по телефону. Перед обращением найдите серийный номер Document Centre и запишите его в следующую таблицу.

Серийный номер Document Centre:

В следующей таблице указан телефон горячей линии Xerox. Вы также можете узнать телефон местного сервисного центра у сервисного инженера во время установки Document Centre. Запишите телефон в пустую строку.

Телефоны для поддержки: Xerox (Москва)

(095)-956-37-12 (Горячая линия)

Сопровождение CentreWare

xiii

xiv

Описание режимов сетевого сканирования

В этой главе приведено описание базовых отличий сетевого сканирования от традиционной тежнологии сканирования и дано краткое описание программного обеспечения CentreWare Network Scanning Services. Кроме того, специальный раздел этой главы поможет пользователям перейти на новую версию программы.

Что такое “сетевое сканирование”? Обычно сканирование оригинала сводится к тому, что вы загружаете бумажный документ в сканер, напрямую подсоединенный к вашей рабочей станции, и получаете электронное изображение этого документа на своей рабочей станции.

Рисунок 1-1: Традиционная технология сканирования

1-1

Утилиты сетевого сканирования CentreWare позволяют отсканировать оригиналы на аппарате Document Centre, создать электронные файлы в формате TIFF и передать их в директорию (специальный репозитарий) на файл-сервере. Затем эти файлы можно: n

автоматически передать на рабочую станцию пользователя и открыть в прикладной программе, поддерживающей режим чтения файлов в формате TIFF;

n

перенести на рабочую станцию или на другой сервер для архивного хранения;

n

сохранить в директории на сервере. Пользователь получает уведомление о записи документа на сервер;

n

передать другим пользователям по электронной почте;

n

преобразовать в другой формат, например, .RTF, .PDF, .HTML, .TXT и т.п.;

n

автоматически передать по факсимильной связи;

n

отсканировать напрямую в программу PaperPort на рабочей станции пользователя. (Предварительно необходимо установить пакет Scan to PC Desktop™).

Рисунок 1-2: Сетевое сканирование

1-2

Описание режимов сетевого сканирования

В чем преимущество сетевого сканирования? Технология сетевого сканирования CentreWare позволяет соединить возможности сканирования Xerox Document Centre и прикладных программ, которыми вы ежедневно пользуетесь. Сетевое сканирование способствует оптимизации работы, экономии времени и денежных средств. Далее перечислены некоторые преимущества режимов сетевого сканирования: n

Устранение трудоемкого повторного набора документов — Откажитесь от повторного набора бумажных документов и построения сложных графических изображений. Просто отсканируйте бумажный оригинал, преобразуйте изображение в формат Microsoft Word, HTML, PDF, ASCII или любой другой стандартный формат и внесите нужные изменения.

n

Быстрый и простой доступ к документам и информации — Сохраните отсканированные изображения в общей директории, доступной пользователям рабочей группы.

n

Быстрая подготовка срочных предложений и презентаций — Скомпонуйте данные из разных документов, преобразуйте их в единый формат и создайте профессиональную презентацию или предложение!

n

Оптимизация архивного хранения — Больше не нужны папки для бумаг и стелажи для папок! Теперь вы можете сохранять всегда актуальные электронные версии документов.

n

Сокращение затрат на почтовые сообщения. Передавайте отсканированные документы по электронной почте.

n

Сокращение этапов факсимильной передачи документа. Для отправки факсимильного сообщения воспользуйтесь режимом сканирования для факсимильной передачи.

В чем преимущество сетевого сканирования?

1-3

Режимы сканирования Режимы сетевого сканирования CentreWare позволяют выбрать конечного получателя отсканированного изображения.

1-4

n

Сканирование в файл (в директорию) — Сканирование оригинала и сохранение электронного изображения в специальной директории (репозитарии) на сетевом файлсервере.

n

Сканирование в прикладную программу — Сканирование бумажных оригиналов и автоматическая передача изображений на рабочую станцию в прикладную программу, поддерживающую формат TIFF.

n

Сканирование в несколько директорий — Сканирование оригинала и сохранение электронного изображения в выбранных диркториях (репозитариях) сетевого файлсервера.

n

Сканирование для передачи по электронной почте — Сканирование оригинала и передача по электронной почте напрямую пользователям, чьи почтовые адреса указаны в списке шаблона передачи.

n

Сканирование для передачи по факсу — Сканирование оригинала и передача напрямую по факсмильной связи пользователям, чьи факсимильные номера указаны в списке шаблона передачи.

n

Сканирование в директории Microsoft Exchange Folders — Сканирование оригинала и передача электронного изображения напрямую в выбранную директорию Microsoft Exchange Public. Файл доступен для дальнейшей обработки.

n

Сканирование на рабочую станцию — Сканирование бумажных оригиналов и автоматическое открытие на рабочей станции в программе PaperPort. (Необходим программный пакет Scan to PC Desktop™).

Описание режимов сетевого сканирования

Краткое описание режимов Режимы сетевого сканирования состоят из нескольких отдельных элементов, взаимодействие которых обеспечивает создание и передачу отсканированных изображений конечному абоненту.

Список сетевых сканеров Xerox Окно Xerox Network Scanners (XNS) является отправной точкой для всех сетевых операций сканирования. При входе в окно XNS открывается список всех сканеров Document Centre, доступных на вашей рабочей станции. При отсутствии сканеров Document Centre, в этом окне отображается только кнопка добавления сетевого сканера Add Network Scanner.

Рисунок 1-3: Окно Xerox Network Scanners

Краткое описание режимов

1-5

Мастер-установка сетевого сканера Программа мастер-установки сетевого сканера (Add Network Scanner Wizard) предназначена для администраторов и пользователей. Системные администраторы могут воспользоваться мастер-установкой сетевого сканера для выполнения следующих работ: n

установки программ сканирования на сетевой файл-сервер;

n

настройки параметров соединения Document Centre с сервером сканирования для передачи отсканированных изображений в требуемые директории;

n

идентификации сетевых пользователей, которым предоставлены все права доступа к режимам сетевого сканирования. Эти пользователи обладают отдельными директориями и шаблонами на новом сервере сканирования и правами доступа к выделенным директориям.

Пользователи могут использовать мастер-установку сетевого сканера для автоматического поиска сетевых сканеров Document Centre.

Шаблоны передачи Шаблоны передачи предназначены для управления способами обработки отсканированных документов. Они содержат конкретные инструкции, определяющие формат электронного изображения и точные методы его записи, передачи по факсу или электронной почте. Во время установки режимов сетевого сканирования сетевые пользователи могут получить права пользователей шаблонов. Для них выделяются директории шаблонов на новом сервере сканирования, а также права доступа в соответствующие директории сервера. Шаблон передачи по умолчанию управляет передачей отсканированного изображения в персональную директорию пользователя на сервере сканирования.

1-6

Описание режимов сетевого сканирования

Шаблоны передачи хранятся в директории шаблонов (репозитарии) на сетевом сервере (сервер сканирования). Шаблоны загружаются из директории шаблонов сервера сканирования на аппарат Document Centre.

ØДля сканирования документа: 1

Подойдите к аппарату Document Centre, отредактируйте шаблоны передачи (загрузите шаблоны передачи с сервера сканирования) и затем выберите шаблон на сенсорном экране Document Centre.

2 3 4

Загрузите бумажный оригинал(ы), нажмите клавишу Старт. Document Centre выполняет сканирование оригинала(ов).

В соответствии с выбранным шаблоном отсканированное изображение передается указанному абоненту. Для передачи отсканированного документа в персональную директорию пользователь использует один и тот же шаблон. Несколько аппаратов Document Centre могут иметь доступ к одной директории шаблонов; однако, это не рекомендуется. В этом случае редактирование или удаление шаблона влияет на шаблоны всех аппаратов.

Размер оригинала Передать..... Увеличить контраст Уменьшить яркость Подтверждение печати Оптическое распознавание Многостраничный TIFF и т.д......

Шаблон передачи

Директория шаблонов

Сетевой сервер (сервер сканирования)

Рисунок 1-4: Шаблоны передачи

Краткое описание режимов

1-7

Утилиты мониторинга Утилиты мониторинга Watch Services (также называемые Watcher) предназначены для опроса сетевой директории (директории документов) на наличие новых отсканированных документов. Кроме того, вы можете выбрать способ обработки полученного документа. Документ можно: n

перенести в другую сетевую директорию;

n

открыть на рабочей станции в любой прикладной программе, поддерживающей файлы в формате TIFF;

n

сохранить в директорию документов с передачей уведомления о получении документа на рабочую станцию.

Сетевым пользователям, являющимся пользователями шаблонов, предоставляются персональные директории на сервере сканирования. Простым примером применения утилит мониторинга является использование этих режимов пользователем шаблонов для отслеживания содержимого своей персональной директории.

Журнал Режим просмотра журнала View History, доступный в окне сетевых сканеров Xerox Network Scanners, позволяет пользователям просматривать статистику операций, выполненных сервером передачи CentreWare. По умолчанию, параметры работы сохраняются в этом журнале в течение тридцати дней.

1-8

Описание режимов сетевого сканирования

Свойства Свойства сканера Свойства сканера доступны из меню Scanner в окне сетевых сканеров Xerox Network Scanners. Пользователи могут просмотреть свойства сканера. Системные администраторы могут быстро просмотреть и отредактировать свойства сканера. Свойства сканера открывают доступ к следующим параметрам: n

Состояние сканера Document Centre

n

Состояние почтового сервера

n

Сетевое имя, пароль Document Centre, а также расширенные параметры Document Centre

n

Параметры журнала работ

n

Сетевые имена аппаратов (SNMP Community Name)

Свойства шаблонов передачи Свойства шаблонов передачи доступны в окне шаблона передачи. Шаблоны редактируются любыми пользователями с правами записи в директорию шаблонов. По умолчанию, все пользователи шаблонов имеют права чтения/записи шаблонов.

Краткое описание режимов

1-9

Начало работы По окончании установки режимов сетевого сканирования CentreWare, стартовой точкой для выполнения всех операций сканирования становится список сетевых сканеров Xerox Network Scanners (XNS).

Переход в окно Xerox Network Scanners Вы можете открыть окно XNS любым из следующих способов: n

На рабочей станции выберите: Start > Programs > Xerox CentreWare > Xerox Network Scanners занесение ярлыка сканера в список задач и запуск программ сканирования в фоновом режиме

- ИЛИ n

Дважды нажмите на ярлык сканирования в строке задач Windows. ярлык сканирования в строке задач Windows

ПРИМЕЧАНИЕ: Эта опция доступна только после добавления ярлыка Desktop Scanning во время установки программ, а также при выборе пункта меню Start>Programs>Xerox CentreWare>Desktop Scanning.

1-10

Описание режимов сетевого сканирования

Работа в окне сетевых сканеров Xerox Network Scanners При входе в окно XNS открывается список всех сканеров Document Centre, доступных на вашей рабочей станции. При отсутствии сканеров Document Centre, в этом окне отображается только кнопка добавления сетевого сканера Add Network Scanner.

Рисунок 1-5: Окно Xerox Network Scanners ПРИМЕЧАНИЕ: Если сетевые сканеры Document Centre не отображаются в окне Xerox Network Scanners, обратитесь к главе 6 “Устранение неисправностей”.

Начало работы

1-11

Меню Scanner Меню Scanner содержит все средства вызова сетевых режимов сканирования: Add Network Scanner (Добавить сетевой сканер). Сетевой администратор может настроить Document Centre на режимы сетевого сканирования. Uninstall Scan Server (Удалить сервер сканирования). Удаление программ сканирования и директорий документов с сервера сканирования. Watch Folder (Опрашиваемая директория). В открывающемся окне диалога отображается список просматриваемых директорий. Этот пункт становится доступным после выбора ярлыка сетевого сканера. Open Templates (Открыть шаблоны). Открывается список шаблонов, связанных с конкретным аппаратом Document Centre. Этот пункт становится доступным после выбора ярлыка сетевого сканера. Explore Documents (Открыть документ). Открывается окно Explorer с отображением вашей директории документов на сервере сканирования. Если вы вошли в сеть с правом доступа к нескольким директориям, режим Explore Documents открывает директорию \data\users на сервере сканирования. В этом окне вы можете выбрать нужную поддиректорию и просмотреть ее содержимое. Этот пункт становится доступным после выбора ярлыка сетевого сканера. View History (Открыть журнал). Открывается окно, содержащее сведения о передаче работ и их состоянии (обрабатывается, выполнено, выполнено с ошибкой, ошибка). В этом окне отображаются работы всех пользователей. Manage Users (Управление пользователями). Сетевой администратор может быстро добавлять или удалять пользователей шаблонов или группы таких пользователей. Delete (Удалить). Удаление выбранного сканера из открытого списка. Сервер сканирования и содержащаяся на нем информация не удаляются. Этот пункт становится доступным после выбора ярлыка сетевого сканера. Только сетевой администратор может по запросу удалить сервер сканирования и восстановить заводские параметры Document Centre. Properties (Свойства). Позволяет всем пользователям просматривать параметры сканирования выбранного аппарата. Кроме того, позволяет сетевому администратору установить почтовый сервер или отредактировать параметры сканирования для выбранного аппарата. Close (Закрыть). Выход из окна Xerox Network Scanners. Меню Edit (Редактирование), View (Просмотр) и Help (Справка) содержат стандартные функции Windows.

1-12

Описание режимов сетевого сканирования

Переход на версию 5.3 n

Каким образом перейти на версию 5.3 CentreWare Network Scanning Services? На рабочей станции удалите предыдущие версии (3.2, 4.1, 5.x) и затем установите версию 5.3. При этом производится обновление программ на рабочей станции. В окне со списком сканеров Xerox Network Scanners выводится запрос на автоматическое обновление сервера сканирования. Перед началом обновления программного обеспечения прочтите эту главу.

Этот раздел предназначен для пользователей CentreWare Network Scanning Services версии 3.2 и 4.1 n

Новая архитектура и возможности Новая архитектура программ сканирования устраняет необходимость открытия нескольких различных прикладных программ для выполнения операций сканирования. Все работы инициируются в окне Xerox Network Scanners.

n

Что такое “шаблоны передачи”? Шаблоны передачи ранее назывались шаблонами или шаблонами сканирования. Новое название более точно отражает их предназначение.

n

Как изменить параметры шаблона? Режимы по работе с шаблонами (Template Utility) добавлены в процедуры создания и редактирования шаблонов передачи. Доступ к шаблонам передачи открывается в окне Distribution Template.

Переход на версию 5.3

1-13

n

Что делать с имеющимися шаблонами? CentreWare Network Scanning Services 5.3 может обновить шаблоны передачи по электронной почте и шаблоны с режимом оптического распознавания символов (OCR), перенастраивая их на директорию Inbox сервера сканирования. Подробнее см. Руководство по установке, главу 2 “Модернизация режимов сетевого сканирования”.

n

Как настроить утилиту управления документами Document Management Agent? Функции утилиты Document Management Agent распределены между режимами мониторинга (Watch) и передачи (Distribution). Утилита мониторинга настраивается на просмотр персональной директории и передачи уведомления при поступлении отсканированного изображения в вашу директорию. Мастер-утилита мониторинга обладает расширенным набором режимов по сравнению с функциями Document Management Agent, так как она позволяет просматривать несколько сетевых директорий и выбрать один из трех различных способов обработки поступившего документа. Утилиты передачи также упрощены. Специально обрабатываемые отсканированные изображения, для которых выполняется, например, оптическое распознавание символов или передача по электронной почте, передаются аппаратом Document Centre напрямую в директорию Inbox на сервере сканирования. После этого, почтовый сервер CentreWare считывает документ и выполняет необходимые действия.

1-14

Описание режимов сетевого сканирования

n

Как создать удаленные репозитарии? Создание удаленных репозитариев больше не является прерогативой администратора. Благодаря значительному расширению возможностей выбора конечного получателя отсканированного документа в этой версии CentreWare, вы можете просто создать шаблон передачи с режимом "сканирования в другую директорию" (scan to other). Этой другой директорией может служить любой доступный репозитарий.

Этот раздел предназначен для пользователей CentreWare Network Scanning Services версии 5.x. n

В чем для пользователя отличие Network Scanning Services 5.3? Версия 5.3 поддерживает интерфейс и функции предыдущих версий (5.x). Новые пользовательские режимы включают просмотр изображения, стирание краев, поддержку формата PDF (впервые на некоторых аппаратах Document Centre).

n

Что нового в этой версии для системного администратора? Упрощается выполнение работ системного администратора. n

В режиме добавления сетевого сканера поддерживается возможность сетевого поиска пользователей шаблонов (в том числе локальных и удаленных пользователей, а также просмотр доступных доменов в сетях Microsoft). Добавлены режимы просмотра нескольких деревьев NDS и контекста.

n

Network Scanning Services 5.3 поддерживает сетевые имена Community. Если для управления аппаратами в качестве имен SNMP Community Names используются имена, отличные от имен по умолчанию GET/SET public и private, утилиты Network Scanning Services позволяют ввести заданное имя SNMP Community Get Name для поиска аппарата Document Centre во время установки.

n

В процессе установки системный администратор может добавлять существующие группы (например, созданные средствами сетевой операционной системы) в список пользователей шаблонов.

n

Режим добавления сетевого сканера позволяет выбрать сетевое имя Document Centre во время установки.

n

Network Scanning Services 5.3 поддерживает сетевые имена пользователей с пробелами.

Переход на версию 5.3

1-15

1-16

Описание режимов сетевого сканирования

Шаблоны передачи

В этой главе приведено описание шаблонов передачи и методов их применения. Кроме того, здесь приведены подробные инструкции по созданию, редактированию, переименованию и удалению шаблонов передачи.

Описание шаблонов передачи Шаблоны передачи управляют обработкой отсканированных документов. То есть, если шаблон документа определяет параметры документа, то шаблон передачи содержит подробное описание способов обработки документа. Ниже приведены характеристики, которые автоматически управляются шаблонами: n

назначение документа (директория, факс, электронная почта, директории Microsoft Exchange Public Folders)

n

выходной формат отсканированного документа (TIFF, Multi-page TIFF, PDF)

n

значения плотности и контраста

n

разрешение сканирования и автоэкспозиция

n

необходимость преобразования файла TIFF в редактируемый текст — оптическое распознавание символов (OCR)

n

опции отложенной передачи факсимильного сообщения

2-1

Шаблоны передачи хранятся в директории сервера сканирования, называемой директорией шаблонов. Системный администратор настраивает каждый сканер Document Centre на выбранную директорию шаблонов. Несколько аппаратов Document Centre могут иметь доступ к одной директории шаблонов, однако, это не рекомендуется. В этом случае редактирование или удаление шаблона влияет на шаблоны всех аппаратов. В сканер можно загрузить до 250 шаблонов из директории шаблонов. Созданные шаблоны передачи могут использоваться неоднократно.

Размер оригинала Передать..... Увеличить контраст Уменьшить яркость Подтверждение печати Оптическое распознавание Многостраничный TIFF

Шаблон передачи

Директория шаблонов

Сетевой сервер (сервер сканирования)

Рисунок 2-1: Шаблоны передачи

Пользователи шаблонов В режиме управления пользователями Manage Users в программе сетевого сканирования CentreWare Network Scanning Services системный администратор выбирает сетевых пользователей и присваивает этим выбранным пользователям права пользователей шаблонов. Для каждого пользователя шаблона программа сканирования автоматически создает на сервере сканирования отдельный шаблон передачи и директорию документов. n

Имя шаблона передачи состоит из сетевого имени пользователя и расширения .xst. Например, elukas.xst - имя шаблона по умолчанию для сетевого пользователя elukas.

n

Директория документов этого пользователя на сервере сканирования получит название elukas.

Пользовательский шаблон передачи направляет файл с отсканированным изображением в директорию документов пользователя на сервере сканирования.

2-2

Шаблоны передачи

Шаблон по умолчанию Во время установки режимов сетевого сканирования на сервере сканирования создается шаблон по умолчанию. Документы, отсканированные с использованием этого шаблона, сохраняются в отдельной директории сервера сканирования, называемой общим сетевым репозитарием (Network Scanning Public Repository). Все пользователи шаблонов в сети NetWare и Microsoft NTFS имеют права чтения/записи в общий репозитарий. Права пользователей шаблонов других операционных систем настраиваются вручную системным администратором. n

Название шаблона по умолчанию состоит из имени “default” и расширения .xst. Название шаблона по умолчанию - default.xst.

n

Директория по умолчанию на сервере сканирования называется public.

На следующем рисунке показаны две директории передачи документов, определяемые шаблоном, выбранным для сканирования оригинала.

elukas.xst (шаблон)

default.xst (шаблон)

elukas директория документов

Общий репозитарий Сетевой сервер (сервер сканирования)

Рисунок 2-2: Назначение документа

Описание шаблонов передачи

2-3

Окно Distribution Template (Шаблон передачи) Окно Distribution Template очень похоже на окно со списком сетевых сканеров Xerox Network Scanners. Однако, вместо списка сканеров оно содержит список имен всех доступных шаблонов передачи с сервера сканирования.

Рисунок 2-3: Окно Distribution Template

Переход в окно Distribution Template

ØДля перехода в окно Distribution Template: 5

В окне со списком сетевых сканеров Xerox Network Scanners выберите подсоединенный (connected) Document Centre из списка доступных сканеров Document Centre

6

Дважды нажмите на имя сканера. - ИЛИ -

Выберите Scanner > Open Templates (Сканер > Открыть шаблоны). Открывается окно шаблонов передачи Distribution Template.

2-4

Шаблоны передачи

Открытие файла шаблона

ØДля просмотра свойств отдельного шаблона: 1 2

Выберите шаблон из списка шаблонов передачи. Дважды нажмите на имя шаблона. - ИЛИ -

Выберите File>Open (или щелкните правой кнопкой мыши на имени шаблона, затем выберите Open). Открывается окно Template Properties со свойствами шаблона.

Рисунок 2-4: Окно диалога Template Properties

На вкладке Distribution (Передача) в окне диалога Properties (Свойства) указано назначение(я) шаблона (Destination). На предыдущем рисунке по умолчанию шаблон настроен на общий репозитарий сервера сканирования. В качестве типа назначения (Type) указано сканирование в файл (Scan to file). ПРИМЕЧАНИЕ: Один шаблон может использоваться для передачи отсканированной работы в несколько назначений. То есть, работа, отсканированная с использованием одного шаблона, будет автоматически передана по нескольким адресам.

Описание шаблонов передачи

2-5

Создание и редактирование шаблонов передачи Создание шаблона передачи состоит из чертырех этапов выбора нужных значений:

1 2 3

Выбор назначения шаблона (Template Destination, вкладка Distribution) Выбор опций обработки (Scan Processing Options, вкладка Scan Settings) Включение оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR, вкладка General Folders или General E-Mail)

4

Настройка опций документа и изображения (Document and Image Options, вкладка Advanced Options) Далее приведено подробное описание этих этапов. ПРИМЕЧАНИЕ: Вы можете создать шаблон сканирования “с чистого листа” (в соответствии с инструкциями) или выбрать существующий шаблон, переименовать его и просто отредактировать текущие значения. Подробное описание процедуры переименования шаблонов приведено в разделе “Переименование шаблонов передачи” на стр. 2- 36.

2-6

Шаблоны передачи

Выбор назначения шаблона При открытии шаблона передачи отображается вкладка Distribution (Передача). В окне диалога Distribution вы можете добавить, удалить и отредактировать назначение шаблона.

Сканирование в директорию Сканирование для эл. почты

Опции назначения

Сканирование для факса

Рисунок 2-5: Вкладка Distribution

Список Destinations содержит все пункты передачи отсканированных работ, которые заданы в шаблоне. Один шаблон передачи может управлять передачей сообщения в несколько назначений. Рядом с названием расположен графический ярлык, обозначающий тип назначения. При первом входе на вкладку Distribution он показывает только назначение шаблона по умолчанию — обычно это ваша директория на сервере сканирования. По мере добавления назначений в шаблон, они отображаются в списке Destinations.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-7

При создании шаблона сканирования вы можете выбрать несколько назначений: n

Folder (Директория) — сканирование документа и сохранение электронного изображения в указанной директории (репозитарии) сетевого файл-сервера. (См. “Создание шаблона для сканирования в директорию” на стр. 2- 8.)

n

E-mail (Электронная почта) — сканирование документа и передача по электронной почте напрямую любому абоненту, указанному в списке почтовых адресов. Вы можете передать по почте файл в формате TIFF или редактируемый текст. (См. “Создание шаблона для сканирования и передачи по электронной почте” на стр. 2- 12.)

n

Fax (Факс) — сканирование документа и факсимильная передача напрямую по любому факсимильному номеру, указанному в списке факсимильной рассылки. (См. “Создание шаблона сканирования для факсимильной передачи” на стр. 2- 15.)

n

Microsoft Exchange Public Folder (Директория Microsoft Exchange) — сканирование оригинала и передача электронного изображения напрямую в выбранную директорию Microsoft Exchange. (См. “Создание шаблона сканирования в директории обмена Microsoft Exchange” на стр. 2- 17.)

Создание шаблона для сканирования в директорию Шаблоны для сканирования в директорию (Scan-to-Folder) позволяют сохранить отсканированные изображения или преобразованный текст (OCR) в указанной директории файл-сервера.

ØДля создания шаблона сканирования в директорию:

2-8

1

В окне Distribution Template (Шаблон передачи) дважды нажмите кнопку New Distribution Template (Новый шаблон передачи). Открывается окно диалога New Distribution Template.

2

На вкладке Distribution выберите Add > Folder.

Шаблоны передачи

Открывается вкладка General Folders (Основные директории). В списке Destinations (Назначение) показаны все директории сервера сканирования.

Рисунок 2-6: Шаблон передачи — вкладка General Folders

3

Выберите одну или несколько директорий из списка Destinations. В назначении указан сервер и путь до директории документов. В предыдущем примере в среде ftp указан IP адрес сервера сканирования, вместо имени хоста. Для добавления директории, отсутствующей в списке Destinations, перейдите к шагу 4, иначе, переходите к шагу 5.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-9

4

Для выбора другой директории нажмите кнопку Other. Открывается окно диалога Other Destinations (Другие директории).

Рисунок 2-7: Диалог Other Destination — NetWare NDS и TCP/IP

a)

Выберите протокол или сетевую операционную систему сервера, на который выполняется сканирование. В среде NetWare: Вы должны знать имя сервера или название дерева NDS и контекст выбранного сервера, а также том и сетевой путь в конечную директорию. Для других операционных систем: Вы должны знать IP адрес выбранного сервера и сетевой путь в директорию документов.

2-10

Шаблоны передачи

b)

Укажите способ подсоединения Document Centre к выбранному серверу. При отсутствии специального сетевого идентификатора Document Centre выберите значение Guest или Anonymous. См. рисунок 2-8. При наличии специального сетевого идентификатора Document Centre выберите значение Document Centre Login Name и введите сетевое имя.

Рисунок 2-8: Расширенные параметры вкладки Destination

c) 5

Для сохранения настроек и возврата в список директорий General Destinations нажмите OK. Новое назначение отображается в списке.

В списке вложений Attachments выберите формат отсканированного изображения: графика, редактируемый текст или сочетания этих форматов. Подробнее см. раздел “Включение режима оптического распознавания символов” на стр. 2- 20 или нажмите кнопку Help.

6 7

Введите описание нового шаблона передачи. Для продолжения создания шаблона перейдите на вкладку Scan Settings (Настройки сканирования) (при необходимости). Подробнее см. раздел “Параметры сканирования (вкладка Scan Settings)” на стр. 222 или нажмите кнопку Help.

8 9

Нажмите OK. При выборе нескольких директорий документов открывается сообщение, напоминающее о необходимости включения почтового сервера для использования шаблонов данного типа. Уточните у сетевого администратора наличие включенного почтового сервера. Для продолжения нажмите OK.

10 Введите имя шаблона. Используйте имена, характеризующие предназначение шаблона. Нажмите OK. ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальная длина имени шаблона - 8 символов. В соответствии с требованиями Document Centre не используйте в имени шаблона пробелы и символы "@".

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-11

Создание шаблона для сканирования и передачи по электронной почте Шаблоны для сканирования и передачи по электронной почте (Scan to E-mail) позволяют передавать отсканированные документы по электронной почте напрямую любому пользователю, указанному в списке получателей электронной почты. Вы можете отправить по электронной почте файл TIFF, редактируемый текст или сочетание этих форматов.

ØДля создания шаблона передачи по электронной почте: 1

В окне Distribution Template (Шаблон передачи) дважды нажмите кнопку New Distribution Template (Новый шаблон передачи). Открывается окно диалога New Distribution Template.

2

На вкладке Distribution выберите Add > E-mail. Открывается вкладка с общими настройками электронной почты General E-mail Settings.

Рисунок 2-9: Шаблон передачи — вкладка General E-mail Settings

2-12

Шаблоны передачи

3

Для открытия адресной книги с адресами электронной почты нажмите Address Book. Выберите добавляемое в шаблон имя или несколько имен. ПРИМЕЧАНИЕ: Программы сканирования не поддерживают персональные группы и списки адресов; однако, вы можете отправить почтовое сообщение нескольким абонетам.

При отсутствии в адресной книге нужного имени или адреса электронной почты выполните процедуру добавления нового абонента по правилам вашей почтовой системы. Для возврата на вкладку с общими параметрами электронной почты General E-mail Settings закройте адресную книгу.

4

В списке Attachments (Вложения) выберите почтовую передачу графического изображения отсканированного документа, редактируемого текста или сочетания этих форматов. Подробнее см. раздел “Включение режима оптического распознавания символов” на стр. 2- 20 или нажмите кнопку Help.

5

Для возврата на вкладку Distribution (Передача) нажмите OK. Адреса электронной почты и/или имена, добавленные в этот шаблон, отображаются в списке Destinations.

Рисунок 2-10: Вкладка Template Distribution со списком получателей электронных сообщений

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-13

6 7

Введите описание нового шаблона передачи. Перейдите на вкладку Scan Settings (Параметры сканирования) для продолжения настройки шаблона (при необходимости). Подробнее см. раздел “Параметры сканирования (вкладка Scan Settings)” на стр. 222 или нажмите кнопку Help.

8 9

Нажмите OK. Появляется сообщение, напоминающее о необходимости включения сетевого почтового сервера перед применением шаблонов данного типа. Уточните у сетевого администратора состояние сервера. Для продолжения нажмите OK.

10 Введите имя шаблона. Используйте имена, характеризующие назначение шаблона. Нажмите OK. ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальная длина имени шаблона - 8 символов. В соответствии с правилами Document Centre не используйте в имени пробелы и символы "@".

2-14

Шаблоны передачи

Создание шаблона сканирования для факсимильной передачи Шаблоны сканирования для факсимильной передачи (Scan-to-Fax) позволяют отсканировать документы и передать их по факсимильной связи напрямую по любому факсимильному номеру, указанному в списке рассылки факсимильных сообщений.

ØДля создания шаблона сканирования для факсимильной передачи: 1

В окне Distribution Template (Шаблон передачи) дважды нажмите кнопку New Distribution Template (Новый шаблон передачи). Открывается окно диалога New Distribution Template.

2

На вкладке Distribution (Передача) выберите Add > Fax. Открывается окно диалога Fax Setup (Настройки факса).

Это поле открывается при нажатии кнопки Add.

Рисунок 2-11: Шаблон передачи — вкладка Fax Setup

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-15

3

Для добавления номера в список получателей факсимильных сообщений нажмите Add. Открывается поле для ввода нового номера факса Enter new fax phone number.

4

Введите номер факса нужного абонента. Для добавления нескольких телефонных номеров снова нажмите Add и повторите эту процедуру.

5

Выберите нужную опцию отправки (Delivery).

6 7 8

n

Immediate (Немедленно) — Факсимильное сообщение отправляется немедленно по окончании сканирования оригинала с использованием данного шаблона.

n

Fax Start Time (Время передачи) — Вне зависимости от времени окончания сканирования, сообщение не отправляется до наступления указанного срока. Установите курсор в поле ввода времени и наберите время передачи факсимильного сообщения. Стрелками вверх/вниз выберите значение AM (до полудня) или PM (после полудня).

Для выхода из окна диалога Fax Setup нажмите OK. Введите описание нового шаблона передачи. Перейдите на вкладку Scan Settings (Параметры сканирования) для продолжения настройки шаблона (при необходимости). Подробнее см. раздел “Параметры сканирования (вкладка Scan Settings)” на стр. 222 или нажмите кнопку Help.

9 Нажмите OK. 10 Введите имя нового шаблона. Используйте имена, характеризующие назначение шаблона. Нажмите OK. ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальная длина имени шаблона - 8 символов. В соответствии с правилами Document Centre не используйте в имени пробелы и символы "@".

2-16

Шаблоны передачи

Создание шаблона сканирования в директории обмена Microsoft Exchange Шаблон сканирования в директории обмена (Scan-to-Exchange Public Folder) позволяет отсканировать оригиналы и сохранить файлы в выбранной общей сетевой директории Microsoft Exchange.

ØДля создания шаблона сканирования в директории обмена Microsoft Exchange:

1

В окне Distribution Template (Шаблон передачи) дважды нажмите кнопку New Distribution Template (Новый шаблон передачи). Открывается окно диалога New Distribution Template.

2 3

На вкладке Distribution (Передача) выберите Add > Microsoft Exchange Public Folder. Открывается окно диалога Microsoft Exchange Public Folder Settings для настройки параметров директорий обмена.

Рисунок 2-12: Окно Microsoft Exchange Public Folder Settings

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-17

4

Введите имя общей директории для записи отсканированных документов или нажмите Browse и найдите нужную сетевую директорию.

5

На вкладке Attachments (Вложения) выберите формат изображений: только графика, редактируемый текст или сочетание обоих форматов. Подробнее см. раздел “Включение режима оптического распознавания символов” на стр. 2- 20 или нажмите кнопку Help.

6 7

Введите описание нового шаблона передачи. Для продолжения настройки параметров шаблона перейдите на вкладку Scan Settings (Параметры сканирования) (при необходимости). Подробнее см. раздел “Параметры сканирования (вкладка Scan Settings)” на стр. 222 или нажмите кнопку Help.

8 9

Нажмите OK. Введите имя шаблона. Используйте имена, характеризующие назначение шаблона. Нажмите OK. ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальная длина имени шаблона - 8 символов. В соответствии с правилами Document Centre не используйте в имени пробелы и символы "@".

2-18

Шаблоны передачи

Удаление получателя Созданный шаблон сохраняется без изменения до его редактирования. В любое время вы можете изменить список назначений и удалить некоторых адресатов.

ØДля удаления получателя из шаблона передачи: 1

В окне Distribution Template (Шаблон передачи) дважды нажмите на ярлык редактируемого шаблона.

2 3 4 5

Выберите назначение, удаляемое из списка назначений (Destinations). Нажмите Remove. Назначение удаляется из списка. Измените описание Description (при необходимости). Нажмите OK.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-19

Включение режима оптического распознавания символов Оптическое распознавание символов (OCR) позволяет преобразовать изображения формата TIFF в текстовые документы для последующего редактирования в различных программах. Опции OCR режимов сетевого сканирования позволяют выбрать тип сканируемого документа (графика и/или текст) и стандартный формат сохранения обработанного документа.

Рисунок 2-13: Опции OCR сетевого сканирования в окне Destinations ПРИМЕЧАНИЕ: Для выполнения оптического распознавания документа необходимо предварительно установить и активизировать сетевой почтовый сервер. Обратитесь к сетевому администратору.

ØДля настройки опций OCR в шаблоне передачи: 1

2-20

В списке Attachments (Вложения) выберите формат конечного изображения: графика, редактируемый текст или сочетание обоих форматов: n

Only Images (Только графика) — Выберите эту опцию для обработки графических и текстовых файлов, не требующих редактирования. Отсканированный документ сохраняется в формате TIFF. Далее в окне диалога Document Options вы можете выбрать одностраничный TIFF или многостраничный TIFF. OCR не совместима с этой опцией.

n

Only TextBridge® OCR Documents (Только документы TextBridge® OCR) — Отсканированный документ конвертируется в редактируемый формат (например, .RTF).

n

Both Images and TextBridge® OCR Documents (Графика и TextBridge® OCR) — Отсканированный документ содержит изображения и данные в редактируемом формате.

Шаблоны передачи

2

Нажмите кнопку OCR Settings (Настройки OCR) и выберите формат файла для сохранения конечного документа. Параметры OCR позволяют выбрать из множества форматов, включая несколько сочетаний .PDF, различные версии Microsoft Word и т.д. Выберите язык оптического распознавания символов. Нажмите OK.

3 4

Нажмите OK для выхода из окна General. Нажмите OK для выхода из окна New Distribution Template (Новый шаблон передачи) или перейдите на вкладку Scan Settings (Параметры сканирования) для продолжения настройки шаблонов.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-21

Параметры сканирования (вкладка Scan Settings) Вкладка Scan Settings (Параметры сканирования) позволяет управлять основными параметрами обработки сканируемого документа. ПРИМЕЧАНИЕ: Некоторые опции не поддерживаются рядом моделей Document Centre. Если на вкладке или в меню отсутствует какой-либо пункт либо он показан серым цветом, эта опция не поддерживается данным аппаратом.

Все опции поддерживаются не всеми аппаратами.

Рисунок 2-14: Вкладка Distribution Template Scan Settings только Document Centre 220/230, 332/340 и 420/425/432/440

2-22

Шаблоны передачи

На вкладке параметров сканирования Scan Settings вы можете выбрать следующие значения: n

Original Type (Тип оригинала) — определяет основной состав сканируемого оригинала: текст, графика или сочетание текста и графики.

Рисунок 2-15:

Опция Нalftone (Полутона) предназначена для оптимального воспроизведения сканируемых фотографических изображений. Различия в цветах и оттенках передаются за счет вариаций серых тонов. n

2 Sided Scanning (2-стороннее сканирование) — выбор одностороннего или двустороннего оригинала.

n

Print Local Copy (Печать локальной копии) — автоматическая печать копии оригинала.

n

Copies (Копии) — количество дополнительных комплектов, печатаемых аппаратом Document Centre.

n

Output/Stapling (Готовая работа/сшивание) — управляет сшиванием дополнительных напечатанных документов.

n

Request Confirmation Report (Отчет-подтверждение) — печать отчета на аппарате Document Centre с указанием состояния сканируемой работы. Подробнее см. далее.

n

Advanced (Расширенные) — переход на вкладку Advanced Settings (Расширенные настройки) и доступ к окнам Document Options (Опции оригинала), Image Adjustment (Расширенная регулировка изображения), Image Options (Опции изображения).

Для просмотра подробного описания опций нажмите Help.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-23

Параметры отчета-подтверждения Параметры печати отчета-подтверждения сканирования документа можно настроить в трех окнах: n

Сенсорный экран Document Centre, меню Tools (Системные средства)

n

Вкладка Settings (Настройки) в свойствах аппарата (Device properties)

n

В параметрах сканирования любого шаблона передачи (см. выше)

В зависимости от модели Document Centre отчет-подтверждение печатается с использованием приоритетных настроек. При совпадении значений во всех окнах диалога, для печати отчета используются все значения.

Вкладки Setting Document (Настройка документа) и Image Options (Опции изображения) Вкладки Document Options (Опции оригинала), Image Adjustment (Регулировка изображения) и Image Options (Опции изображения) объединены в категорию расширенных (Advanced) опций. Эти расширенные опции позволяют точно настроить параметры сканирования оригинала.

2-24

Шаблоны передачи

ØДля перехода в окно настройки расширенных опций: 1

Откройте шаблон сканирования и перейдите на вкладку Scan Settings (Параметры сканирования).

2

Нажмите Advanced (Расширенные). Открываются вкладки Document Options (Опции оригинала), Image Adjustment (Регулировка изображения) и Image Options (Опции изображения). Все опции поддерживаются не всеми аппаратами Document Centre.

Формат выходного файла Политика записи в файл

Рисунок 2-16: Вкладка Distribution Template Document Options только Document Centre 220/230, 332/340 и 420/425/432/440

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-25

Определение формата оригинала Сканер Document Centre поддерживает режим автоматического распознавания формата сканируемого оригинала. Вы также можете указать формат вручную.

ØДля выбора формата оригинала в шаблоне передачи: 1

Нажмите кнопку Advanced (Расширенные) на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) для перехода на вкладку Document Options (Опции оригинала).

2

Из списка Original Size (Размер оригинала) выберите формат сканируемого листа или: n

Для автоматического определения сканером формата оригинала выберите значение Auto.

n

Для ввода отсутствующего в списке формата оригинала нажмите Custom и введите параметры в поля Width (Ширина) и Height (Высота).

ПРИМЕЧАНИЕ: Сканирование оригиналов нестандартного формата выполняется только со стекла экспонирования Document Centre. Эти оригиналы нельзя сканировать из автоподатчика оригиналов.

2-26

Шаблоны передачи

Уменьшение / увеличение изображения Вы можете отмасштабировать отсканированное изображение в диапазоне от 25 до 400% от исходного формата оригинала. Однако, при подаче документа из автоподатчика оригиналов масштаб ограничивается диапазоном от 50 до 200%. Уменьшение и увеличение изображения не влияет на формат бумаги. ПРИМЕЧАНИЕ: Некоторые опции не поддерживаются рядом моделей Document Centre. Если на вкладке или в меню отсутствует какой-либо пункт либо он показан серым цветом, эта опция не поддерживается данным аппаратом.

Все опции поддерживаются не всеми аппаратами Document Centre.

Рисунок 2-17: Вкладка Distribution Template Document Options только Document Centres 220/230, 332/340 и 420/425/432/440

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-27

ØДля настройки коэффициента уменьшения/увеличения изображения в шаблоне:

1

Нажмите кнопку Advanced (Расширенные) на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) для перехода на вкладку Document Options (Опции оригинала). (См. рисунок 2-16 стр. 2- 25.)

2 3

Выберите Reduce/Enlarge (Уменьшение/увеличение). Выберите Auto % или Variable % (Авто% или Переменный%) и введите коэффициент масштабирования изображения. n! Auto % (Авто %) — исходное изображение автоматически масштабируется в

соответствии с форматом бумаги. n! Variable % (Переменный %) — исходное изображение масштабируется

пропорционально или непропорционально в зависимости от значений, указанных в полях “ширина” и “высота”.

2-28

Шаблоны передачи

Выбор формата файла Опция File Format (Формат файла) управляет типом файла, созданного в результате сканирования оригинала.

ØДля выбора формата файла в шаблоне: 1

Нажмите кнопку Advanced (Расширенные) на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) для перехода на вкладку Document Options (Опции оригинала). (См. рисунок 2-16 на стр. 2- 25.)

2

Выберите одно из следующих значений из списка File Format (Формат файла): n

TIFF — каждая страница документа сохраняется в виде отдельного файла в формате TIFF.

n

Multi-Page TIFF (Многостраничный TIFF) — многостраничный документ сохраняется в виде одного файла в формате TIFF. Этот формат используется при сканировании в файл или для передачи по электронной почте.

. ПРИМЕЧАНИЕ: Кроме того, документ можно сохранить в формате PDF и в других форматах, выбрав нужную опцию в окне TextBridge OCR. Подробнее см. раздел “Включение режима оптического распознавания символов” на стр. 2- 20.

Выключение журнала работ При включении опции Suppress Job Log (Выключение журнала работ) в директорию документов записываются только отсканированные изображения. При выключении этой опции в директории документов сохраняются отсканированные изображения и файл журнала работ (.xst).

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-29

Выбор политики записи в файл Существует множество важных аспектов при работе с шаблонами сканирования, среди них политика записи в файл (Filing Policy) является одним из главных понятий. Политика записи в файл определяет способ сохранения отсканированного изображения в директории документов.

ØДля настройки политики записи в файл в шаблоне: 1

Нажмите кнопку Advanced (Расширенные) на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) для перехода на вкладку Document Options (Опции оригинала).

2

Выберите из списка доступных опций нужную политику записи в файл.

Формат выходного файла

Политика записи в файл

Рисунок 2-18: Вкладка Document Options, опция Filing Policy

Далее приведено описание четырех способов записи в файл. n

Overwrite Existing File (Перезаписать) — удаление всех файлов TIFF из директории документов перед передачей новых отсканированных файлов с аналогичным именем. Удаленные файлы не восстанавливаются.

n

Do Not Save (Не сохранять) — определяет наличие в директории документов какихлибо файлов с такими же именами. При отсутствии файлов новые отсканированные изображения сохраняются в директории. При наличии в директории файлов с такими же именами сканирование работы прекращается.

n

Rename New File (Переименовать новый файл) — зависит от модели Document Centre. Это наиболее безопасная политика записи в файл, однако, она требует наличия большого дискового пространства. (Это значение по умолчанию.) n

2-30

Document Centres 220, 230, 332, 340, 420, 425, 432 и 440 — создается новая директория .xsm для записи изображений TIFF (имя директории формируется на основе времени и даты создания директории).

Шаблоны передачи

n

Document Centres 240, 255, 265, 45x, 46x, 47x и 49x — алфавитно-цифровое (до 8 символов) имя директории .xsm формируется на основании имени документа, указанном в шаблоне. При сканировании последующих оригиналов в эту директорию, номера файлов увеличиваются. Например, если в шаблоне указано имя документа scanning, первая директория получит название scanning.xsm. Любые последующие работы, сканируемые в данную директорию с использованием этого шаблона, будут поименованы doc000.xsm и doc001.xsm, соответственно.

n

Append to Existing File (Добавить к существующему файлу) — добавление информации из отсканированных оригиналов к существующим файлам (с аналогичными именами). Существующие файлы не удаляются. Регулярное удаление старых файлов позволяет поддерживать свободное дисковое пространство. Эта опция поддерживается только при выборе в качестве формата файла File Format значения TIFF.

Настройка плотности, резкости и контраста изображения Уровень управления параметрами изображения зависит от модели сканера Document Centre. Некоторые сканеры позволяют изменять плотность, контраст и резкость изображения, другие поддерживают только режимы управления плотностью изображения.

Рисунок 2-19: Вкладка Distribution Template Image Adjustment только Document Centre 240, 255, 265, 45x,46x,47x,48x,49x

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-31

ØДля настройки параметров изображения в шаблоне: 1

В списке шаблонов передачи на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) нажмите кнопку Advanced (Расширенные).

2 3

Перейдите на вкладку Image Adjustment (Регулировка изображения). При помощи передвигающихся указателей отрегулируйте каждое из значений: n

Lighten/Darken (Светлее/темнее) — Передвиньте указатель влево для осветления изображения. Передвиньте указатель вправо для затемнения изображения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Опция Lighten/Darken (Светлее/темнее) поддерживается при выключении (Off) опции автоэкспозиции (Auto Exposure).

n

Soften/Sharpen (Плавно/резко) — Передвиньте указатель влево для смягчения краев изображения или уменьшения четкости краев). Передвиньте указатель вправо для затемнения краев отсканированного изображения или повышения их четкости.

n

Contrast (Контраст) — Передвиньте указатель влево для уменьшения контраста. Передвиньте указатель вправо для увеличения контраста.

ПРИМЕЧАНИЕ: Некоторые опции не поддерживаются рядом моделей Document Centre. Если на вкладке или в меню отсутствует какой-либо пункт, либо он показан серым цветом, эта опция не поддерживается данным аппаратом.

2-32

Шаблоны передачи

Выбор разрешения сканирования Опция Resolution (dpi) предназначена для выбора разрешения конечного изображения, выраженного в точках на дюйм. Это значение может не соответствовать разрешению печати оригинала. Разрешение 600 точек на дюйм обеспечивает получение более точного высококачественного изображения, по сравнению с разрешением 300 точек на дюйм. Однако, при выборе разрешения 600 точек на дюйм объем файла увеличивается. Учитывайте эти факторы при выборе значения разрешения.

Рисунок 2-20: Document Centre 220/230/332/340, вкладка Image Adjustment

ØДля выбора разрешения сканируемого изображения: 1

В списке шаблонов передачи на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) нажмите Advanced (Расширенные).

2 3

Перейдите на вкладку Image Adjustment (Регулировка изображения). Выберите нужное разрешение из списка Resolution (точки на дюйм).

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-33

Автоэкспозиция Опция Auto Exposure (Автоэкспозиция) позволяет оптимизировать воспроизведение документов с цветным фоном. При включении автоэкспозиции сканер автоматически выбирает уровень экспозиции исходного документа. При выключении автоэкспозиции сканер управляет уровнем экспозиции конечного изображения на основе значений Lightness/Darkness (Светлее/темнее), заданных в шаблоне передачи.

ØДля включения автоэкспозиции:

2-34

1

В списке шаблонов передачи на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) нажмите кнопку Advanced (Расширенные).

2

Перейдите на вкладку Image Adjustments (Регулировка изображения). (См. рисунок 220 на стр. 2- 33.)

3

Выберите из списка Auto Exposure одно из следующих значений: n

Off (Выкл) — В этом шаблоне не используется режим автоэкспозиции.

n

Lead Edge (Ведущая кромка) — Сканер выбирает автоэкспозицию на основе характеристик первых нескольких строк первой сканируемой стороны оригинала.

Шаблоны передачи

Стирание изображения вдоль кромок страницы Опция Edge Erase (Стирание краев) позволяет удалить пятна, следы перфорации, сшивания и другие темные отметки, расположенные вдоль кромок исходного документа. Вы можете стереть пометки на расстоянии от 0 до 50 мм от кромки страницы. ПРИМЕЧАНИЕ: Некоторые опции не поддерживаются рядом моделей Document Centre. Если на вкладке или в меню отсутствует какой-либо пункт, либо он показан серым цветом, эта опция не поддерживается данным аппаратом.

Рисунок 2-21: Document Centre 220/230/332/340, 420/425/432/440: вкладка Image Options

ØДля удаления линий и пометок вдоль внешних кромок документа: 1

В списке шаблонов передачи на вкладке Scan Settings (Параметры сканирования) нажмите кнопку Advanced (Расширенные).

2 3

Перейдите на вкладку Image Options (Опции изображения). Выберите Edge Erase (Стирание краев) и одно из следующих значений: n

Выберите All Sides the Same (Одинаково) для пропорционального удаления изображения вдоль всех кромок страницы. - ИЛИ -

n

Убедитесь, что значение All Sides the Same выключено, и введите значения, определяющие размер стираемого изображения вдоль каждой кромки оригинала.

Создание и редактирование шаблонов передачи

2-35

Переименование шаблонов передачи Режимы сетевого сканирования позволяют легко переименовывать шаблоны передачи.

ØДля переименования шаблона передачи в программе Network Scanning Services:

1

В окне Distribution Templates (Шаблоны передачи) выберите переименовываемый шаблон. Для этого вы должны иметь право записи в данную директорию шаблонов (Write). См. примечание в разделе “Удаление шаблонов передачи” на стр. 2- 36.

2

Выберите File > Rename и введите новое имя шаблона. ПРИМЕЧАНИЕ: Максимальная длина имени шаблона - 8 символов. В соответствии с правилами Document Centre не используйте в имени пробелы и символы "@".

Удаление шаблонов передачи Вы можете удалить ненужный шаблон из списка шаблонов передачи. Для этого вы должны иметь право записи (Write) в директорию шаблонов. ПРИМЕЧАНИЕ: Системные администраторы и пользователи шаблонов в среде NTFS и NetWare обладают правом записи (Write) в директорию шаблонов. Для остальных пользователей право записи устанавливает администратор.

ØДля удаления шаблонов сканирования: 1 2

Откройте окно Distribution Templates (Шаблоны передачи).

n

Нажмите в графическом меню кнопку Delete (Удалить).

Выберите удаляемый шаблон и выполните одно из следующих действий:

- ИЛИ n

Нажмите кнопку Delete (Удалить) на клавиатуре.

Шаблон удаляется из директории шаблонов на сервере сканирования.

2-36

Шаблоны передачи

Утилиты мониторинга

В этой главе приведено описание утилит мониторинга и способов их применения. Кроме того, эта глава содержит подробные процедуры добавления, редактирования и удаления опрашиваемых директорий.

3-1

Описание утилит мониторинга (Watch Services) При сканировании оригиналов на аппарате Document Centre электронные файлы передаются в директорию документов на сервере сканирования. Вы можете установить режим мониторинга для просмотра директории пользователя на сервере сканирования. Режим мониторинга активизируется при поступлении отсканированного изображения в директорию пользователя.

Сервер сканирования

Утилиты мониторинга CentreWare Watch Service

Директория документов elukas

Пользователь: elukas

Рисунок 3-1: Мониторинг директории документов

3-2

n

Каждый пользователь может отслеживать состояние нескольких директорий документов.

n

Одна директория документов может контролироваться в нескольких окнах мониторинга.

n

Для создания окна мониторинга используйте мастер-установку мониторинга (Add Watch Wizard). Подробнее см. раздел “Управление утилитами мониторинга” на стр. 3- 6.

Утилиты мониторинга

Применение утилит мониторинга CentreWare Набор программ сканирования из комплекта поставки сканера Document Centre обычно включает два различных пакета программ: программное обеспечение CentreWare Network Scanning Services (Режимы сетевого сканирования CentreWare) и вспомогательный комплект Scan to PC Desktop™ (Сканирование на рабочую станцию). Каждый пакет программ содержит утилиту мониторинга для отслеживания состояния директории документов. При одновременной установке режимов сетевого сканирования и комплекта сканирования на рабочую станцию Scan to PC Desktop™ вы должны каждый раз выбирать нужную утилиту мониторинга, соответствующую вашим требованиям. n

Утилита CentreWare Watch Service отслеживает содержимое директории документов и предлагает на выбор три различных опции обработки, выполняемой автоматически при появлении отсканированного документа в директории документов. (Подробнее см. раздел “Добавление директории” на стр. 3- 6.)

n

Утилита Xerox Document Centre Image Retriever (из комплекта Scan to PC Desktop™) предназначена специально для поддержки сканирования на рабочую станцию в программу PaperPort. Эта утилита отслеживает состояние директории документов и автоматически переносит все отсканированные документы в программу PaperPort на вашей рабочей станции.

CentreWare Watcher настраивается на сканирование в программу PaperPort, однако она поддерживает только многостраничные TIFF файлы. Xerox Document Centre Image Retriever поддерживает одностраничные TIFF файлы, многостраничные TIFF файлы и формат PDF. Подробное описание настройки CentreWare Watcher на сканирование в программу PaperPort приведено в Приложении A. ПРИМЕЧАНИЕ: Утилиты CentreWare Watch Services и Document Centre Image Retriever должны устанавливаться и настраиваться раздельно. Вы не можете одновременно просматривать одну директорию документов в двух программах.

Применение утилит мониторинга CentreWare

3-3

Окно мониторинга директории Watch Folder Окно Watch Folder содержит список имен и путей доступа ко всем директориям документов, опрашиваемых вашей рабочей станцией. На рисунке 3-2 показано окно Watch Folder, содержащее три просматриваемых директории.

ØДля перехода в окно Watch Folder: n

Выберите в папке сетевых сканеров Xerox Network Scanners подсоединенный аппарат Document Centre, затем выберите Scanner > Watch Folder. - ИЛИ -

n

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке сканирования на рабочую станцию Desktop Scanning (если он установлен), затем выберите Watch Folder.

Открывается окно мониторинга директории Watch Folder.

Рисунок 3-2: Окно мониторинга директории Watch Folder

3-4

Утилиты мониторинга

Окно Watch Folder поддерживает следующие режимы: n

Folders (Директории) — список названий директорий документов, отслеживаемых в настоящее время на данной рабочей станции.

n

Service (Режим) — режим работы, установленный для данной директории.

n

Add (Добавить) — запуск мастер-установки Add Watch Wizard для добавления нового режима просмотра или новых директорий документов.

n

Remove (Удалить) — удаление директории из списка просмотра.

n

Properties (Свойства) — вывод текущих параметров выбранной директории документов.

n

Refresh Interval (Интервал обновления) — изменение периодичности опроса любой просматриваемой в настоящий момент директории документов.

n

Automatically check for new documents when my computer starts (Автопроверка на наличие новых документов при загрузке компьютера) — опрос просматриваемой директории(й) на наличие отсканированных документов при каждой загрузке рабочей станции.

Окно мониторинга директории Watch Folder

3-5

Управление утилитами мониторинга Добавление директории Мастер-установка Add Watch Wizard предназначена для добавления новых директорий, опрашиваемых на прием отсканированных документов. Мастер-установка позволяет выбрать один из трех различных режимов: n

Display a message when documents arrive (Уведомление о приеме документа) — передача сообщения на вашу рабочую станцию при появлении в директории отсканированного документа. (Значение по умолчанию.)

n

Move to another directory or folder (Перенос в другую директорию или папку) — автоматический перенос отсканированного документа в новую выбранную диркторию. Вы можете использовать эту опцию для переноса документов с сетевого сервера на вашу рабочую станцию.

n

Open with an application (Открыть прикладную программу) — автоматическое открытие отсканированного документа для просмотра на вашей рабочей станции в выбранной прикладной программе, поддерживающей формат TIFF. При включении этой опции отсканированные изображения остаются в директории документов на сервере сканирования.

Рисунок 3-3: Режимы мастер-установки Watch Folder Wizard ПРИМЕЧАНИЕ: Описание принципов взаимодействия утилит мониторинга и программы PaperPort приведено в разделе “Применение утилит мониторинга CentreWare” на стр. 3- 3.

3-6

Утилиты мониторинга

Прием уведомления о поступлении документа в опрашиваемую директорию

ØДля приема уведомления на вашей рабочей станции при поступлении файла в опрашиваемую директорию:

3

Откройте окно Watch Folder (Опрашиваемая директория), затем нажмите Add. Открывается мастер-утилита Add Watch Wizard.

4

Введите путь до опрашиваемой директории или нажмите Browse и найдите нужную сетевую директорию. Нажмите OK. При выводе правильного пути в поле Folder to Watch нажмите Next.

5

Выберите опцию Display a message when documents arrive (Уведомление о приеме документа), затем нажмите Next.

6

Подтвердите правильность выбора режима, затем нажмите Finish.

При сканировании документов в эту директории высвечивается следующее сообщение.

Рисунок 3-4: Сообщение в режиме уведомления "Notify Me"

Управление утилитами мониторинга

3-7

Перенос отсканированных документов в другую директорию или папку

ØДля автоматического переноса отсканированных документов из оправшиваемой директории в другую директорию:

1

Откройте окно Watch Folder, затем нажмите Add. Открывается мастер-установка Add Watch Wizard.

2

Введите путь до опрашиваемой директории или нажмите кнопку Browse и выберите нужную сетевую директорию. Нажмите OK. При отображении правильного пути в поле Folder to Watch нажмите Next.

3

Выберите режим Move to another directory or folder (Перенос в другую директорию или папку), затем нажмите Next.

4

Введите путь до директории, в которой необходимо сохранять отсканированные документы, или нажмите кнопку Browse и найдите нужную директорию. Нажмите Next.

5

В окне диалога подтвердите правильность пути. Нажмите Finish.

При сканировании документов в директорию, они автоматически переносятся в новую директорию.

Открытие отсканированных документов в прикладной программе

ØДля открытия отсканированных документов в требуемой прикладной программе:

1

Откройте окно Watch Folder, затем нажмите Add. Открывается мастер-установка Add Watch Wizard.

2

Введите путь до опрашиваемой директории или нажмите кнопку Browse и найдите нужную сетевую директорию. Нажмите OK. При отображении правильного пути в поле Folder to Watch нажмите Next.

3

3-8

Выберите режим Open with an application (Открыть в прикладной программе), затем нажмите Next.

Утилиты мониторинга

4

Введите (или нажмите Browse и выберите) путь до директории на вашем жестком диске, содержащем программу (.exe), используемую для автоматического открытия всех отсканированных документов, поступающих в опрашиваемую директорию. Прикладная программа должна поддерживать формат TIFF напрямую или при вводе специальных аргументов в командной строке. (Подробнее см. раздел Справка.)

В этом примере файлы TIFF открываются в программе Paint Shop Pro.

Рисунок 3-5: Режим мониторинга "Open With" (открыть в программе)

5 6

Нажмите Next.

В окне диалога подтвердите правильность пути. Для окончания настройки нажмите Finish. При сканировании документов в директорию они автоматически открываются на вашей рабочей станции в выбранной прикладной программе. Файлы остаются в директории документов на сервере сканирования до переноса или копирования в другую директорию.

Управление утилитами мониторинга

3-9

Изменение опрашиваемой директории Вы можете изменить действующий режим мониторинга и текущие параметры в окне Watch Folder (Опрашиваемая директория).

ØДля изменения режима мониторинга: 1 2 3

Откройте окно Watch Folder (Опрашиваемая директория).

4 5

Отредактируйте нужные значения во всех окнах мастер-установки.

Выберите директорию из списка опрашиваемых директорий. Нажмите Properties (Свойства). Открывается мастер-установка Add Watch Wizard и отображаются текущие значения действующего режима мониторинга. В окне диалога подтвердите правильность выбранного режима. Для окончания настройки нажмите Finish.

Удаление опрашиваемой директории

ØДля останова мониторинга выбранной директории документов:

3-10

1 2 3

Откройте окно Watch Folder (Опрашиваемая директория).

4

Для выхода из окна Watch Folder нажмите OK.

Выберите директорию из списка опрашиваемых директорий. Нажмите Remove (Удалить). Название директории удаляется из списка опрашиваемых директорий, и эта директория не просматривается на наличие отсканированных документов.

Утилиты мониторинга

Сканирование оригинала

В этой главе приведены основные процедуры сканирования документов на следующих аппаратах Document Centre: n

Document Centre 220/230/332/340 ST

n

Document Centre 240/255/265 ST

n

Document Centre 420/425/432/440 ST

n

Document Centre 45x/46x/47x/48x/49x ST

Более подробная информация приведена в Руководстве пользователя Document Centre.

4-1

Сканирование на аппаратах DC 220/230/332/340 ST и DC 420/425/432/440 ST ØДля сканирования документа: 5

Загрузите оригиналы в аппарат Document Centre как для изготовления копий. При использовании податчика оригиналов загружайте документы в лоток лицевой стороной вверх, верхней кромкой страницы в направлении подачи.

Правильно

Неправильно

Ориентация документа в податчике оригиналов

При использовании стекла экспонирования положите оригинал лицевой стороной вниз, затем закройте крышку стекла экспонирования.

6

Нажмите серую кнопку Режимы, а затем выберите на сенсорном экране функции Сканирование или Сетевое сканирование.

7 8

Выберите режим Сканирование в файл (DC 420, 432, 440)

9

Просмотрите список и выберите шаблон с вашим сетевым именем (ваш шаблон по умолчанию) или другой нужный шаблон.

10

Для обновления списка шаблонов нажмите Обновить список. После редактирования нужного шаблона, выберите этот шаблон, затем нажмите Обновить шаблон. Document Centre считывает шаблоны с сервера сканирования в течение некоторого времени.

Нажмите Старт. ПРИМЕЧАНИЕ: Шаблоны, название которых начинается с символа "@", созданы утилитами Internet Services. Эти шаблоны не имеют приоритета над настройками cетевых режимов сканирования (Network Scanning Services).

Document Centre сканирует ваш оригинал(ы). По окончании сканирования документа печатается отчет-подтверждение.

4-2

Сканирование оригинала

Сканирование на аппаратах DC 240/255/265 ST и DC 45x/46x/47x/48x/49x ST ØДля сканирования документа: 1

Загрузите оригиналы в автоподатчик Document Centre лицевой стороной вверх.

Ориентация по умолчанию

Сканер настраивается на данную ориентацию

Ориентация документа в податчике оригиналов

При использовании стекла экспонирования положите оригинал лицевой стороной вниз, не закрывайте крышку стекла экспонирования.

2

Нажмите клавишу Режимы, а затем выберите на сенсорном экране режим Сетевое сканирование. Открывается список шаблонов передачи.

3 4 5 6 7

Нажмите Другие режимы сканирования и выберите Обновить список шаблонов. Повторно нажмите кнопку Обновить список шаблонов и Подтвердить. Нажмите кнопку Основное сканирование и выберите из списка нужный шаблон. Нажмите Старт.

ПРИМЕЧАНИЕ: Шаблоны, название которых начинается с символа "@", созданы утилитами Internet Services. Эти шаблоны не имеют приоритета над настройками cетевых режимов сканирования (Network Scanning Services).

Document Centre сканирует ваш оригинал(ы). По окончании сканирования документа печатается отчет-подтверждение.

Сканирование на аппаратах DC 240/255/265 ST и DC 45x/46x/47x/48x/49x ST

4-3

4-4

Сканирование оригинала

История

В этой главе приведено описание учета использования режимов сетевого сканирования (History). Здесь содержатся инструкции по проверке состояния сканируемых работ в окне History. Кроме того, приведены инструкции для системного администратора по настройке параметров журнала.

5-1

Описание окна History Окно History (История) позволяет системным администраторам и пользователям шаблонов просматривать историю и состояние работ. Оно отображает суммарную статистику по работам сканирования для последующей передачи (например, сканирование для передачи по электронной почте, сканирование в директорию документов с оптическим распознаванием символов, сканирование в несколько директорий, сканирование для факсимильной передачи, сканирование в общие директории Microsoft Exchange), а также признак успешного выполнения работ или ошибки. Информация сохраняется в течение не более 30 дней. Статистическая информация хранится на сервере сканирования в файле history.txt в директории \CW_SCAN\CONFIG. По умолчанию все пользователи шаблонов в среде NetWare и NTFS имеют доступ к журнальной информации, однако они не могут очистить журнал и изменить период сохранения данных. Только системные администраторы могут изменять настройки журнала History. Подробнее см. раздел “Настройка параметров статистики” на стр. 5- 4.

Переход в окно History ØДля перехода в окно History: 1

В окне Xerox Network Scanners (Сетевые сканеры) выберите подсоединенный сканер Document Centre.

2

В меню Scanner выберите режим View History (Просмотр истории). Открывается окно History (История).

Рисунок 5-1: Окно History

5-2

История

Проверка состояние сканируемой работы Журнал сканируемых работ фиксирует выполнение операций сканирования в программах CentreWare. Если шаблон сканирования настроен на взаимодействие с другими прикладными программами, в окне History не отображается информация об успешной или неудачной работе этих программ.

ØДля перехода в окно с результатами выполнения работы: n

Дважды нажмите на идентификатор работы, историю которой необходимо просмотреть. Открывается окно с результатами выполнения работы.

Рисунок 5-2: Результаты выполнения работы

n

В этом окне отражается одно из четырех возможных состояний выполняемой работы:

n

Processing (Обработка) — выполняется сканирование работы.

n

Completed (Выполнено) — работа успешно отсканирована и передана по всем адресам.

n

Completed with Errors (Выполнено с ошибками) — работа отсканирована, однако не передана по одному или нескольким назначениям. Некоторым адресатам работа передана успешно.

n

Failed (Ошибка) — сканируемый документ не обработан; изображение не передано ни по одному адресу.

Проверка состояние сканируемой работы

5-3

Настройка параметров статистики Системные администраторы с правами супервизора, администратора и другими аналогичными правами могут управлять параметрами отображения статистики для пользователей. Посредством настроек, расположенных на вкладке Completed Jobs (Выполненные работы), администраторы могут включить режимы управления сбором учетных данных, установить период сохранения данных (не более 30 дней) или удалить информацию.

Рисунок 5-3: Вкладка Completed Jobs

Подробное описание процедуры настройки параметров на вкладке Completed Jobs (Выполненные работы) приведено в разделе “Управление свойствами сканера” в Руководстве по установке сетевых режимов сканирования.

5-4

История

Журнал работ Во время обработки сканируемого документа шаблон передачи записывается в директорию .xsm наряду с изображениями в формате TIFF, OCR и другими конфигурационными файлами. По окончании обработки файл шаблона передачи (.xst) становится журналом работ. Журнал работ содержит информацию об исходных характеристиках шаблона, а также дополнительные данные о ходе выполнения работы. ПРИМЕЧАНИЕ: Журнал работ используется для разрешения проблем. Однако сначала необходимо просмотреть конфигурационный отчет Document Centre или статистический учет History (в режиме сканирования и передачи).

Журнал работ

5-5

5-6

История

Устранение неисправностей

В этой главе приведены рекомендации по устранению типичных проблем, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации программного обеспечения Network Scanning Services. Все проблемы объединены в два раздела. n

Проблемы сканирования

n

Сообщения об ошибках

Эта глава содержит раздел с перечнем некоторых наиболее вероятных сообщений об ошибках, которые печатаются в отчете-подтверждении, а также краткое описание каждого из этих сообщений.

6-1

Вопросы, связанные со сканированием n

Почему так долго открывается и обновляется список сетевых сканеров Xerox? Окно Xerox Network Scanners долго открывается из-за медленной работы или отключения сервера. При отсутствии установленных и сконфигурированных сканеров программа в течение продолжительного времени опрашивает сеть для поиска не подсоединенных сканеров. При наличии большого количества сетевых сканеров поиск занимает длительное время, так как программное обеспечение определяет состояние каждого сканера. Для сокращения времени опроса удалите неиспользуемые сканеры из списка сканеров в окне Xerox Network Scanners.

n

Почему нужный сканер отсутствует в списке Xerox Network Scanners? Обновите (F5) список. При этом обновляется информация о доступных сканерах. Если проблема не решена, воспользуйтесь мастер-установкой Add Network Scanner Wizard для поиска нужного сетевого сканера. Иначе, обратитесь к системному администратору. Вы должны обладать достаточными сетевыми правами.

n

Почему отсутствует информация в окне Distribution Template (Шаблон передачи)? Возможно, установка завершена с ошибкой. Удалите и повторно установите программное обеспечение на рабочую станцию. Если вы не видите нужные файлы, обратитесь к системному администратору на предмет наличия достаточных сетевых прав.

n

В сети несколько сканеров Document Centre. Почему некоторые шаблоны поддерживаются не всеми аппаратами? Все шаблоны сканирования можно сохранить в одной директории шаблонов на сервере сканирования, однако, не все шаблоны являются универсальными. Кроме того, шаблоны, созданные утилитами Internet Services, не соместимы с шаблонами, созданными в программе Network Scanning Services.

6-2

Устранение неисправностей

n

Почему отсутствуют работы в окне History (История)? Доступом к записям History управляет системный администратор. Возможно, вы не обладаете соответствующими правами. Обратитесь к администратору. Окно History содержит только работы, обработанные почтовым сервером: сканирование для передачи по электронной почте, все работы с оптическим распознаванием символов, передача нескольким абонентам, сканирование для открытия в прикладной программе.

n

Я выбрал ряд опций TextBridge Pro OCR в шаблоне, однако OCR не работает. Почему? Автоматические режимы оптического распознавания символов требуют наличия почтового сервера. Уточните у системного администратора наличие почтового сервера в системе сетевого сканирования.

n

При выборе опций TextBridge Pro OCR в шаблоне, выводится сообщение о необходимости включения почтового сервера. Почему? Это сообщение просто напоминает, что оптическое распознавание символов работает только после активизации системным администратором почтового сервера.

n

Почему сканирование не выполняется при выборе в шаблоне передачи форматов .PDF или .HTML (опции TextBridge Pro)? TextBridge Pro поддерживает новые форматы файлов (.PDF, .HTML, некоторые новые форматы Microsoft Word), которые не поддерживались более ранними моделями Document Centre. Для аппаратов Document Centre 220/ 230 ST и 332/340 ST имеется комплект модернизации, который можно заказать при необходимости. Обратитесь в местное Представительство Xerox.

n

Почему нельзя сканировать по адресам персональных групп электронной почты? Персональные группы электронной почты или списки рассылки не поддерживаются программами сканирования. Тем не менее, вы можете передать почтовое сообщение списку абонентов.

Вопросы, связанные со сканированием

6-3

n

Мы установили программное обеспечение 4.1 Network Scanning Services и пользуемся некоторыми шаблонами. При переходе на версию 5.22 нам придется повторно настраивать шаблоны? Нет. Программное обеспечение 5.22 Network Scanning Services позволяет редактировать и использовать шаблоны передачи, созданные версиями 4.1. Однако, шаблоны, открытые программами 5.x, модернизируются и совместимы только с версией 5.x.

n

При входе в список сетевых сканеров Xerox Network Scanners открывается сообщение "Unsupported Installation" (“Не поддерживается”) рядом с именем сканера. Что это означает? Это означает, что программное обеспечение на вашей рабочей станции обновлено до уровня 5.22 раньше, чем системный администратор обновил программное обеспечение сервера сканирования. Сервер сканирования (являющийся центром выполнения сканируемых работ) в настоящее время поддерживает предыдущую версию. Обратитесь к администратору.

n

При попытке обновления списка шаблонов на сканере Document Centre открывается сообщение о невозможности считывания сканером некоторых шаблонов. Что делать? Обратитесь к системному администратору. Он должен проверить уровень сетевых прав доступа Document Centre.

n

Почему я не могу удалить шаблон из директории шаблонов? Для удаления шаблона передачи вы должны иметь право записи (Write) в директорию шаблонов. Пользователи шаблонов в сети с сервером сканирования Novell и пользователи шаблонов в сети с рабочими станциями Windows NT/ 2000 и серверами сканирования Windows NTFS автоматически получают права записи. Для других пользователей FTP права записи (Write) устанавливается вручную. Уточните у системного администратора уровень прав доступа в директорию шаблонов.

n

Я не могу запомнить путь до моей директории документов на сервере сканирования. Как быстро просмотреть ее содержимое? Воспользуйтесь опцией Explore Documents (Просмотр документов) в меню Scanner в списке сетевых сканеров Xerox Network Scanners. При этом открывается окно Explorer со списком содержимого вашей директории документов.

6-4

Устранение неисправностей

n

Почему утилита мониторинга Watch Service не настраивается автоматически на просмотр моей директории документов? Я думал, это стандартная практика. Утилита мониторинга Watch Service автоматически настраивается на просмотр вашей директории документов (и любых других директорий документов, к которым вы имеет доступ Read/Write) в случае совпадения сетевого имени и регистрационного имени для входа на вашу рабочую станцию при работе в сети NetWare или Windows NTFS. Если имена не совпадают или вы работаете в другой сетевой среде, вы можете настроить утилиты мониторинга в программе Watch Folder. При автоматической настройке программ мониторинга включается режим Notify (Уведомление).

n

В режиме переноса документов из моей директории "Move To" (Перенести) следующая сканируемая работа сохраняется в моей директории документов под именем первой работы. Почему? После переноса документа из директории документов программа сканирования не может установить его существование. Она использует имя предыдущей работы для записи следующей работы в директорию документов. Например, при переносе отсканированной работы с именем 0001.xsm на вашу рабочую станцию программа сканирования “забывает” о наличии документа 0001.xsm в директории документов. Таким образом, следующая сканируемая работа записывается в директорию документов под именем 0001.xsm.

n

Не работает режим удаления режимов сетевого сканирования Network Scanning Services с моей рабочей станции. Что я делаю неправильно? Во время удаления выводится сообщение об использовании программы cwscan32.exe. Если все окна закрыты, кнопка сканирования отображается в строке задач Windows. Щелкните по этому ярлыку правой кнопкой мыши и выберите Exit. В этот момент удаление программного обеспечения еще не завершено. Вернитесь в окно диалога Add/Remove и закончите удаление программ Network Scanning Software.

n

Почему программы сетевого сканирования не работают после удаления некоторых других элементов CentreWare? В процессе удаления выводится запрос на удаление общих (shared) файлов. Эти общие файлы используются несколькими прикладными программами CentreWare. При удалении этих файлов другие программы CentreWare не работают. Для устранения проблемы повторите установку режимов сетевого сканирования Network Scanning Services на свою рабочую станцию. После перехода на версию 5.22 эта проблема решается, так как Network Scanning Services 5.22 не использует файлы совместно с другими прикладными программами CentreWare.

Вопросы, связанные со сканированием

6-5

Типичные сообщения об ошибках Далее приведен перечень наиболее распространенных сообщений об ошибках, печатаемых в конфигурационном отчете, с описанием возможных причин: n

n

n

Login failure. Check user, password, and/or setups. (Ошибка регистрации. Проверьте имя пользователя, пароль и/или настройки.) n

В сети FTP возможно подсоединение аппарата к станции с другим адресом. Проверьте правильность настройки FTP.

n

Неправильное/недопустимое имя/счет пользователя.

n

Неправильный/недопустимый пароль.

n

Неправильное/недопустимое имя сервера.

n

Неправильное/недопустимое дерево NDS (в сети NetWare).

n

Неправильный/недопустимый контекст NDS (в сети NetWare).

File transfer failed. (Ошибка передачи файла.) n

Это сетевая ошибка передачи файлов. Она возникает только при останове сети или сервера получателя в момент передачи файлов.

n

Диск получателя переполнен.

Remote directory lock failedю (Удаленная директория заблокирована.) Различные компоненты программы сетевого сканирования обращаются к директориям документов. Несколько компонентов не могут одновременно обратиться к репозитарию. В процессе обработки сканируемого документа в директории документов создается папка .LCK для предотвращения одновременного доступа. Имя папки .LCK идентично имени директории. Например, во время выполнения работы MYSCAN папка MYSCAN.LCK помещается в директорию документов на уровень MYSCAN.XSM. Обычно папка .LCK удаляется сразу по окончании обработки. Однако, если папка .LCK не удалена, это означает, что директория документов занята в момент обращения к ней сканера.

6-6

Устранение неисправностей

Например, блокировка возникает в случает отключения сканера в середине выполнения работы. Сканер отслеживает состояние блокировки и устраняет его после включения. При наличии папки .LCK в директории документов после устранения сбоя необходимо вручную удалить эту папку для ликвидации сообщения об ошибке. n

n

Specified filing Volume name is invalid/incorrect (Netware only). (Указано неверное/недопустимое имя тома - сеть Netware). n

Указана неверная/недопустимая директория для записи файла (путь).

n

Диск получателя переполнен (невозможно создать директорию).

n

Пользователь не имеет достаточных прав для создания директорий (Create).

Protocol not running. (Протокол не поддерживается). Пользователь выбрал режим сканирования в директорию (Scan to Folder) на сервере Netware, однако протокол Netware выключен. (Эта ситуация невозможна в сети FTP, так как протокол TCP/IP не может быть выключен.)

n

File delete, replace failed. (Файл удален, замена не произведена). Эта ситуация возникает при выборе в качестве политики записи в файл значения Overwrite Existing File (Перезаписать существующий файл). Во время перезаписи возникла ошибка удаления файлов из директории документов. Ошибка может быть вызвана недостаточными правами доступа или наличием у файла атрибута "read only" (Только чтение).

n

Filing directory already exists. (Директория для записи файла уже существует). Эта ситуация возникает только при выборе в качестве политики записи в файл значения Do Not Save (Не сохранять) и сканировании документа в директорию, содержащую файл с аналогичным именем. Это стандартная ситуация в режиме Do Not Save. Сканирование прекращается.

n

Filing service not requested. (Режим не указан). Пользователь выбрал режим, не указанный в шаблоне передачи. Например, пользователь выбрал передачу факсимильного сообщения, при этом в шаблоне отсутствует режим факсимильной передачи.

Типичные сообщения об ошибках

6-7

n

Miscellaneous filing error. (Ошибка записи файла). Эта ошибка может быть вызвана только сбоем оборудования при записи файла TIFF.

n

Protocol invalid or not specified. (Неверный протокол / протокол не выбран). Ошибка вызова сетевого протокола. Программа управления шаблонами и сенсорным экраном Document Centre защищает от подобных ситуаций. Эта ошибка возможна в случае редактирования пользователем шаблона вручную и удаления или неправильного выбора протокола.

n

Login name not specified. (Регистрационное имя не указано). Аналогично предыдущему сообщению.

n

Invalid Netware volume. (Неверный том Netware). Аналогично предыдущему сообщению.

n

Unknown or Invalid. (Неизвестная ошибка). Невозможная ситуация. Это стандартная формулировка на случай неожиданных результатов или событий. ПРИМЕЧАНИЕ: Для мониторинга сканируемой работы также используется список работ (Job list) на аппарате Document Centre. Сообщения об ошибках не отображаются, однако указывается окончание записи и выполнения работы.

6-8

Устранение неисправностей

Использование утилит мониторинга CentreWare для сканирования в программу PaperPort

В этом разделе приведено описание процедур настройки утилиты CentreWare Watcher на автоматическое сканирование в программу PaperPort. Рекомендуется сканировать в программу PaperPort посредством Xerox Document Centre Image Retriever из пакета программного обеспечения Scan to PC Desktop™. Однако, при необходимости, вы можете воспользоваться утилитами CentreWare Watch, выполнив следующие инструкции. ПРИМЕЧАНИЕ: Утилита Xerox Document Centre Image Retriever поддерживает сканирование в программу PaperPort в формате одностраничный TIFF, многостраничный TIFF и PDF . CentreWare Watcher поддерживает только многостраничный TIFF. В шаблоне передачи в качестве выходного формата выберите многостраничный TIFF.

А-1

ØДля настройки CentreWare Watcher на сканирование в программу PaperPort:

1

Откройте окно Watch Folder: n

Откройте список сетевых сканеров Xerox Network Scanners, затем выберите сканер.

n

В меню Scanner выберите Scanner > Watch Folder. - ИЛИ -

n

2 3

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке сканирования в строке задач Windows и выберите Watch Folder.

Нажмите Add для открытия мастер-установки Add Watch. Введите путь до директории, оправшиваемой на наличие отсканированных документов, нажмите Next. - ИЛИ Нажмите Browse и найдите нужную сетевую директорию. Нажмите OK для выхода из окна просмотра, затем нажмите Next.

4

Выберите значение Open with an application (Открыть в прикладной программе) и нажмите Next.

5

Перейдите в директорию, в которую установлена программа PaperPort, и выберите исполняемый файл PaperPort (paprport.exe). При выполнении стандартной установки PaperPort путь следующий: C:\Program Files\ScanSoft\PaperPort

6

Нажмите Open. Путь и имя исполняемого файла отображаются в поле Open With (Открыть в программе).

А-2

7

Установите курсор к конце строки в поле Open With. Добавьте пробел и введите /IMPORT или /IMPORTD. /IMPORT — импорт отсканированных документов в программу PaperPort и сохранение файлов в директории документов. /IMPORTD — импорт отсканированных документов в программу PaperPort и удаление файлов из директории документов. Введенная строка должна выглядеть следующим образом: C:\Program Files\ScanSoft\PaperPort\Paprport.exe /IMPORT C:\Program Files\ScanSoft\PaperPort\Paprport.exe /IMPORTD

8 Нажмите Next. 9 Для окончания настройки нажмите Finish. 10 Нажмите OK для выхода из окна диалога Watch Folder.

А-3

А-4

Словарь

\CW_SCAN - каталог сервера сканирования, создаваемый на файл-сервере в процессе установки системным администратором режимов сетевого сканирования. В каталоге \CW_SCAN содержатся все директории отсканированных документов, директории шаблонов и вспомогательные файлы. Document Centre. Многофункциональный сетевой аппарат, поддерживающий режимы копирования, печати, сканирования и факсимильной связи. Вызов и управление большинством режимов осуществляются с сетевых персональных компьютеров. MAPI/MAPI32. Аббревиатура Microsoft Messaging Application Program Interface. MAPI стандарт электронных почтовых сообщений, поддерживаемый множеством почтовых программ. MAPI32 работает в 32-битной среде. Только программы, соответствующие стандарту MAPI32, такие как Microsoft Exchange, Outlook, cc:Mail (version 8+), MS Internet Mail, совместимы с режимами сетевого сканирования Network Scanning Services. Outlook Express не соответствует стандарту MAPI-32 и не поддерживается. .tif (TIFF). Расширение файла, содержащего постраничные изображения в формате Tagged Image File Format (TIFF), обычно используемом для отсканированных документов. По умолчанию режимы сетевого сканирования настроены на одностраничные TIFF-файлы, которые поддерживаются утилитой PaperPort. Каждая страница исходного отсканированного документа преобразуется в отдельное изображение в формате TIFF. Многостраничный TIFF используется для сканирования и последующей передачи по электронной почте. .xst (файл). Расширение файла, обозначающее файл шаблона сканирования Xerox. .xsm (файл). Формат хранения документов Xerox, разработанный для упрощения взаимодействия с прикладными программы других производителей. Директория .xsm содержит файлы формата TIFF, данные и файл шаблона. Директория .xsm обычно содержит следующие файлы:

Словарь-1

n

XSMDESC.DAT - файл ASCII, содержащий длинное имя файла (0 - 50 символов).

n

.DAT - список в формате ASCII упорядоченных имен файлов TIFF, составляющих одну работу, по одному имени для каждой страницы. Имя этого файла идентично имени директории .XSM.

n

NEXTNAME.DATE - файл ASCII, содержащий имя следующего файла TIFF. Формат следующего имени зависит от политики записи в файл, выбранной в шаблоне сканирования.

n

00000001.TIF, 00000002.TIF (и т.д.) - файлы формата TIFF, составляющие одну работу. Точное имя файла зависит от параметров сканирования.

n

.xst - шаблон, используемый для сканирования документа. Имя этого файла аналогично имени директории .XSM.

Директория Inbox. Директория сервера сканирования. Эта директория предназначена для временного хранения работ, отсканированных для последующей передачи. Почтовый сервер опрашивает эту директорию и обрабатывает найденные отсканированные работы. Директория документов. Директория документов - место хранения отсканированных документов на сетевом сервере. Шаблон передачи по умолчанию настроен на передачу отсканированных изображений в общую директорию документов (репозитарий по умолчанию), расположенную на сервере сканирования. Системный администратор может создать отдельные директории документов для пользователей шаблонов. Директория шаблонов. Директория сервера сканирования для хранения шаблонов передачи. Все шаблоны передачи, созданные в режиме сетевого сканирования, автоматически сохраняются в директории шаблонов. История (окно History). Эти режимы позволяют администраторам системы и пользвоателям режимов сканирования просматривать историю выполнения и состояние сканируемых работ. Окно History содержит статистику выполнения всех работ, сканируемых для последующей передачи (например, сканирование для передачи по электронной почте, сканирование в директорию документов с выполнением оптического распознавания символов, сканирование в другие прикладные программы) и данные об их состоянии. Мастер-установка Add Network Scanner Wizard. Прикладная программа из комплекта Network Scanning Services, позволяющая сетевым администраторам настроить сервер сканирования на поддержку режимов сетевого сканирования, управлять доступом к различным режимам сканирования и настроить Document Centre на взаимодействие с сервером сканирования. Пользователи могут использовать мастер-установку для автоматического поиска доступных сетевых сканеров.

Словарь-2

Мастер-установка Add Watch Wizard. Прикладная программа из комплекта Network Scanning Services, позволяющая пользователям опрашивать директорию документов. См. Утилиты мониторинга Watch Services. Многостраничный TIFF. См .tif (TIFF). Оптическое распознавание символов. (OCR) Технология анализа двоичного отображения (черно-белого) контуров символов, идентификации их в качестве алфавитноцифровых символов и вывод в виде текста в память или в файл компьютера. Передача. Термин сетевого сканирования, обозначающий функции программного обеспечения по автоматической передаче отсканированных изображений и текстовых документов после выполнения оптического распознавания символов по электронной почте и в системы управления документами. Почтовый сервер. Рабочая станция или сервер Windows, настроенные на автоматическое управление обработкой документов. Способы обработки определяются режимами, указанными в шаблоне передачи. Почтовый сервер управляет автоматическими операциями передачи по электронной почте, оптическому распознаванию символов и другими почтовыми режимами. Политика записи в файл. Политика записи в файл определяет способ сохранения файлов TIFF в директории документов. Далее приведено описание четырех возможных способов: n

Overwrite Existing File (Перезаписать существующий файл) — Удаление всех файлов TIFF из директории документов до начала передачи нового отсканированного изображения с аналогичным именем. Удаленные файлы не восстанавливаются.

n

Append to Existing File (Добавить к существующему файлу) — добавление информации из новых отсканированных документов к существующим файлам (с аналогичным именем) в директории документов. Существующие файлы не удаляются. Регулярное удаление старых файлов способствует сохранению достаточного дискового пространства.

n

Do Not Save (Не сохранять) — определяет наличие в директории документов файлов с аналогичным именем. При отсутствии файлов, новые отсканированнеы изображения передаются в директорию документов. При наличии в директории файлов с аналогичным именем сканирование прекращается.

n

Rename New File (Переименовать новый файл) — создание новой директории для записи файлов TIFF (в имени директории указана дата и время создания). Это самый безопасный способ, требующий большого дискового пространства. (Значение по умолчанию.)

Пользователь шаблонов. Пользователь, выбранный системным администратором (в программе Manage User Templates) и добавленный в список пользователей режимов сканирования, имеющих отдельную директорию (папку) на сервере сканирования, шаблон передачи (с именем пользователя) и соответствующие права доступа к каталогу сервера сканирования. Любой пользователь группы с подобными характеристиками является пользователем шаблонов.

Словарь-3

Режим (сканирования). Автоматический процесс или операция, выполняемые с использованием технологии сетевого сканирования. Режимы “программируются” или настраиваются в шаблоне сканирования. Набор доступных режимов зависит от характеристик сканера Document Centre и наличия работающих сетевых программ. Репозитарий документов. См. Директория документов. Репозитарий. См. Директория документов. Сервер сканирования. Сетевой файл-сервер, на котром установлен каталог сервера сканирования (\CW_SCAN). Он содержит директорию шаблонов, директории пользователей, общую директорию документов (репозитарий сканирования по умолчанию). Сетевые режимы сканирования. Группа прикладных программ CentreWare, позволяющих пользователям преобразовывать бумажные документы в электронный формат. Эти документы можно сохранить на файл-сервере, выполнить оптическое распознавание символов, передать по электронной почте, отправить по факсимильной связи, открыть в прикладной программе на рабочей станции без подсоединения выделенного сканера к каждому компютеру. Установка в сети FTP. Используемый в данном Руководстве термин обозначает установку режимов сканирования на сервер, отличный от Windows и поддерживающий службу FTP. Установки в среде SUN OS, HP-UX, AIX и Novell 5 под управлением IP считаются установками в сети FTP. Утилита TextBridge Pro. Программа оптического распознавания символов (OCR), предназначенная для “чтения” отсканированного изображения путем анализа и идентификации текста. Текст сохраняется в электронном файле для последующего редактирования в различных программах. Отсканированные текстовые документы, не прошедшие оптическое распознавание символов, являются графическими файлами и не редактируются. Удаленный репозитарий. Удаленным репозитарием называется директория отсканированного файла, или директория документов, расположенная вне каталога сканирования (\CW_SCAN) на сервере сканирования. Она может находится на этом или на другом физическом сервере. См. также Директория документов. Утилита PaperPort. Простая в эксплуатации, интуитивно понятная прикладная программа, позволяющая пользователям учитывать, управлять, сохранять и находить отсканированные документы. Режимы обработки документов утилиты PaperPort используют ссылки на прикладные программы, позволяющие пользователям передавать отсканированные документы по электронной и факсимильной почте не выходя из среды PaperPort.

Словарь-4

Утилиты мониторинга Watch Services. Составляющая программного обеспечения Network Scanning Services, позволяющая пользователям отслеживать содержимое директорий документов. В программе Add Watch Wizard пользователь может выбрать один из трех автоматических способов обработки отсканированного изображения, поступившего в директорию документов. Эти режимы включают: перенос документа в другую директорию, открытие документа в прикладной программе, передачу сообщения на рабочую станцию пользователя о поступлении документа (уведомление). Шаблон передачи. Шаблон передачи - составной элемент комплекта сетевого сканирования, содержащий инструкции по обработке и сохранению сетевого отсканированного документа. Например, шаблон передачи может быть настроен на оптическое распознавание символов для последующей передачи документа по электронной почте. Шаблоны передачи хранятся на сервере сканирования и считываются аппаратом Document Centre, что позволяет выбирать шаблоны на сенсорном экране Document Centre.

Словарь-5

Словарь-6

Указатель C

Д

CentreWare комплект документации xi сопровождение по сети internet xiii техническая поддержка xiii

директория документов, расположение на сервере 1-12 документация Справка xii Help Centre xi

D Document Centre Image Retriever 3-3 свойства 1-12

I

Ж журнал работ (.xst) 2-29, 5-3

И

Image Retriever, Xerox Document Centre 3-3

история 1-12 состояние 5-3 окно 5-2

T

М

TIFF 2-29

мастер-установка Add Network Scanner Wizard 1-6, 1-12 многостраничный TIFF 2-29

A автоэкспозиция 2-34

В ведущая кромка, автоэкспозиция 2-34 выбор формата вывода 2-29

С свойства выполненной работы 5-3 создание шаблоны передачи 2-6

Руководство пользователя по режимам сетевого сканирования

Н начало работы 1-10 новые версии ix, 1-13

О окна шаблон передачи 2-4 история 5-2 опрашиваемая директория 3-4

Указатель-i

cетевые сканеры Xerox 1-10 окно Xerox Network Scanners 1-5, 1-10 опрашиваемые директории 1-8, 1-12 определение формата оригинала 2-26 оптическое распознавание символов (OCR), включение в шаблоне 2-20 опции TextBridge Pro 2-20 ориентация бумаги, сканирование 4-2 - 4-3

П переход на версию 5.1 1-13 подавление журналирования 2-29 поддержка Internet xiii по горячей линии xiii политика записи в файл добавить 2-30 не сохранять 2-30 перезаписать 2-30 переименовать 2-30 пользователь шаблонов, см. шаблоны передачи просмотр документов 1-12 просмотр истории 1-12

Р разрешение 2-33 регулировка изображения контраст 2-2 светлее/темнее 2-23 резкость 2-34 режимы 1-4 Add Network Scanner Wizard 1-6 шаблоны передачи 1-6 история 1-8 свойства 1-9 утилиты мониторинга 1-8 окно Xerox Network Scanners 1-5 режимы сетевого сканирования преимущества 1-3 возможности 1-1

Указатель-ii

создание и редактирование шаблонов 2-8 режимы 1-5 начало работы 1-10 история 5-2 утилиты мониторинга 3-6 рекомендации по модернизации 1-13

С свойства 1-12 сканер 1-9 шаблон 1-9, 2-4 опрос директории 3-4 сервисный центр Xerox xiii сканирование по назначению электронная почта 2-7 факс 2-7 директория 2-7 сканирование на рабочую станцию описание viii image retriever 3-3 сканер меню XNS 1-11 свойства 1-9 сканирование оригинала DC 220, 230, 332, 340 ST 4-2 DC 240, 255, 265 ST 4-3 DC 420, 432, 440 4-2 DC 460, 470 4-3 сообщения об ошибках 6-6 состояние работы, проверка 5-3

У управление пользователями сканирования 1-12 устранение неисправностей 6-2 сообщения об ошибках 6-6 рекомендации 6-1 утилита Xerox Document Centre Image Retriever 3-3 утилиты мониторинга 1-8 описание 3-3

Руководство пользователя по режимам сетевого сканирования

утилиты мониторинга CentreWare и Document Centre Image Retriever 3-3 вывод сообщений 3-7 изменение 3-10 перенос в другую директорию 3-7, 3-8 открытие в прикладной программе 3-8 удаление 3-10

Ф формат вывода, выбор 2-29

Ш шаблоны передачи 1-6 описание 2-1 автоэкспозиция 2-34 создание и редактирование 2-6 сканирование для электронной почты 2-7 сканирование для факса 2-7 сканирование в директорию 2-8 по умолчанию 2-3

Руководство пользователя по режимам сетевого сканирования

удаление 2-36 назначение 2-7 электронная почта 2-7 факс 2-7 директория 2-7 опции оригинала и изображения 2-22 настройка плотности, контраста и резкости 2-31 включение OCR 2-20 политика записи в файл 2-25 открытие 2-7 свойства 1-9 переименование 2-36 опции сканирования 2-22 разрешение сканирования 2-33 выбор формата выходного файла 2-29 программное обеспечение 1-13 окно 2-4 шаблоны сканирования, см. шаблоны передачи

Указатель-iii