MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko 9788324680672, 9788324675739, 8324675736, 8324680675

Citation preview

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Michał Mrowiec Projekt okładki: Studio Gravite / Olsztyn Obarek, Pokoński, Pazdrijowski, Zaprucki Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.com Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie?of13bi_ebook Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. ISBN: 978-83-246-8067-2 Copyright © Helion 2013 Printed in Poland.

• Poleć książkę na Facebook.com

• Księgarnia internetowa

• Kup w wersji papierowej

• Lubię to! » Nasza społeczność

• Oceń książkę

Spis treści Wstęp .............................................................................................. 9 Rozdział 1. Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie ........................ 15 Czym się różni Office 2013 od Office 365? ................................................................... 16 Pudełkowe wersje pakietu Office 2013 ................................................................. 17 Zakup i instalacja wersji Office 365 ...................................................................... 18 Office 365 dla użytkowników Mac OS ................................................................. 21 Konto w usłudze Office 365 .................................................................................. 22 Instalator pakietu Microsoft Office — na co zwrócić uwagę? ........................................ 24 Uruchamianie programów Microsoft Office ................................................................... 26 Co nowego w Microsoft Office 2013? ............................................................................ 27

Część I

Word i podstawy obsługi pakietu Office ......................... 29

Rozdział 2. Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word .... 31 Ekran programu Microsoft Word i nowe funkcje interfejsu użytkownika ...................... 32 Jak uruchomić program Word? ............................................................................. 32 Ułatwienia obsługi w Microsoft Office ................................................................. 35 Interfejs Office w wersji dla komputerów Mac .............................................................. 38 Otwieranie i zapisywanie dokumentów .......................................................................... 39 Zapisywanie i odczytywanie dokumentów ............................................................ 39 Zapisywanie dokumentu na dysku SkyDrive ........................................................ 44 Funkcjonalność edytora .................................................................................................. 47 Word 2013 — mapa aplikacji ............................................................................... 47 Menu systemowe Plik w Wordzie ......................................................................... 49 Opcje programu Word ........................................................................................... 49 Podgląd i wydruk dokumentu ......................................................................................... 52 Opcje drukowania ................................................................................................. 53

Rozdział 3. Formatowanie tekstu ..................................................................... 57 Wpisywanie tekstu .......................................................................................................... 57 Akapit ............................................................................................................................. 59 Wyrównanie tekstu względem marginesów .......................................................... 59 Podwieszony akapit ............................................................................................... 61 Odstępy między akapitami .................................................................................... 62 Dzielenie i przenoszenie akapitów ........................................................................ 64 Dzielenie wyrazów ......................................................................................................... 64 Numerowanie i punktowanie akapitów .......................................................................... 65

4

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko Wyróżnianie elementów tekstu ....................................................................................... 67 Błędy, ach te błędy! ........................................................................................................ 68 Zastosowanie schowka Windows w edytorze ................................................................. 69 Tryby specjalne operacji wklejania ................................................................................ 69 Malarz formatów i zasady powielania formatów ............................................................ 71 Edycja dokumentów PDF ............................................................................................... 71

Rozdział 4. Czcionki, symbole, style… .............................................................. 73 Czcionki i ich rozmiary .................................................................................................. 73 Powiększanie lub zmniejszanie czcionki ........................................................................ 76 Nietypowe symbole w tekście ........................................................................................ 76 Narzędzia nie tylko dla polonistów i tłumaczy ............................................................... 78 Znaki diakrytyczne różnych języków .................................................................... 78 Korekta pisowni i gramatyki ................................................................................. 79 Słowniki języków obcych w Wordzie ................................................................... 79 Narzędzia dla tłumaczy ......................................................................................... 81 Style ............................................................................................................................... 82 Szablony dokumentów ................................................................................................... 84 Pola i obiekty aktywne w dokumentach ......................................................................... 86 Wstawianie daty i godziny oraz innych pól specjalnych ....................................... 86 Osadzanie obiektów w dokumentach pakietu Office ............................................. 88

Rozdział 5. Tabele i układ kolumnowy .............................................................. 91 Podstawowe techniki rysowania tabel ............................................................................ 91 Modyfikowanie struktury tabeli ...................................................................................... 94 Tryb wielokolumnowy (gazetowy) ................................................................................. 98 Bardzo długie tabele (wielostronicowe) ......................................................................... 99

Rozdział 6. Nagłówki, stopki i spisy (nie tylko treści) ..................................... 101 Podział dłuższych dokumentów na strony .................................................................... 102 Nawigacja ............................................................................................................ 103 Wyszukiwanie i zamiana tekstu .......................................................................... 104 Stopki i nagłówki w Wordzie ....................................................................................... 105 Różne stopki i nagłówki dla odrębnych części dokumentu .......................................... 107 Stopki i nagłówki dla zaawansowanych ....................................................................... 109 Numeracja stron dla zaawansowanych ......................................................................... 110 Numerowanie nagłówków i spis treści ......................................................................... 111 Przygotowanie dokumentu .................................................................................. 111 Wstawianie spisu treści ....................................................................................... 113 Przypisy ........................................................................................................................ 116 Odsyłacze ..................................................................................................................... 117 Skorowidze ................................................................................................................... 119 Okno nawigacji ............................................................................................................. 121

Rozdział 7. Grafika i tekst .............................................................................. 123 Wklejanie grafiki ze schowka Windows ....................................................................... 123 Zrzuty ekranu w Wordzie ............................................................................................. 124 Dołączanie gotowych plików graficznych .................................................................... 124 Edytor graficzny programu Word ................................................................................. 128 Operacje na obiektach graficznych programu Word ..................................................... 133 Przesłanianie się obiektów .................................................................................. 133 Grupowanie ......................................................................................................... 134 Praca z polami tekstowymi .................................................................................. 135 Ustalanie ziarnistości obrazu ............................................................................... 136

Spis treści

5

Rozdział 8. Edytor równań matematycznych .................................................... 139 Tworzenie nowego równania matematycznego ............................................................ 139 Paleta funkcji i operatorów matematycznych ............................................................... 141 Praca z obiektem Równanie matematyczne .................................................................. 144

Rozdział 9. Korespondencja seryjna ................................................................ 147 Pierwszy list seryjny w Wordzie .................................................................................. 148 Kreator korespondencji seryjnej .......................................................................... 148 Dokument wzorca listu seryjnego ....................................................................... 148 Tworzenie źródła danych .................................................................................... 149 Konstruowanie szablonu listu ............................................................................. 150 Scalanie danych z wzorcem ................................................................................ 151 Funkcje trybu korespondencji seryjnej ......................................................................... 152

Rozdział 10. Word i praca zespołowa ................................................................ 155 Podział publikacji na pliki ............................................................................................ 155 Przegląd i komentowanie dokumentu ........................................................................... 157 Przegląd uwag zgłoszonych przez autora ......................................................................... 159

Część II

Excel, czyli magiczna broń pakietu Office .................... 161

Rozdział 11. Podstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego ..................................... 163 Zapoznanie z arkuszem kalkulacyjnym ........................................................................ 164 Otwieranie i zapisywanie dokumentów ........................................................................ 166 Praca z arkuszami ......................................................................................................... 167

Rozdział 12. Wprowadzanie i formatowanie danych ........................................... 169 Formatowanie komórek ................................................................................................ 172 Operacje na komórkach ................................................................................................ 176 Selektywne kasowanie zawartości komórek ................................................................. 177 Kilka zaskakujących ćwiczeń praktycznych ................................................................. 178 Nagłówki i opisy tabel .................................................................................................. 179 Formaty walutowe ........................................................................................................ 181 Zaawansowane formatowanie komórek ....................................................................... 182

Rozdział 13. Formuły w arkuszach .................................................................... 185 Nasza pierwsza formuła w arkuszu .............................................................................. 185 Powielanie wzoru za pomocą myszy ................................................................... 186 Powielanie wzoru z wykorzystaniem kopiowania i wklejania ............................ 187 Współrzędne względne i bezwzględne ................................................................ 187 Wzory matrycowe ........................................................................................................ 189 Operatory matematyczne .............................................................................................. 190 Funkcje matematyczne w formułach ............................................................................ 191 Wstawianie funkcji .............................................................................................. 191 Modyfikacja formuły w arkuszu ......................................................................... 193 Biblioteka funkcji Excela .................................................................................... 193 Formuły dla zaawansowanych ...................................................................................... 194

Rozdział 14. Excel i analiza danych .................................................................. 199 Formuły z warunkami logicznymi ................................................................................ 199 Formatowanie warunkowe ............................................................................................ 201

Rozdział 15. Excel jako mała baza danych ........................................................ 205 Tworzenie baz danych i zarządzanie nimi .................................................................... 205 Sortowanie i filtrowanie ............................................................................................... 207 Skoroszyty współdzielone ............................................................................................ 210

6

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Rozdział 16. Wykresy i symulacje ..................................................................... 213 Wykresy w Excelu ........................................................................................................ 213 Modyfikacja graficznych elementów wykresu ............................................................. 219

Rozdział 17. Drukowanie arkuszy ..................................................................... 221 Metody kondensowania wydruku ................................................................................. 221 Ustawienia wydruku arkusza ........................................................................................ 224 Nagłówki i stopki ......................................................................................................... 224 Opcje drukarki .............................................................................................................. 226

Rozdział 18. Makra i aplikacje w Excelu ........................................................... 229 Do czego służą makra? ................................................................................................. 229 Rejestrowanie makra w Excelu .................................................................................... 230 Aplikacje w VBA w Excelu — jak to ugryźć? ............................................................. 233 Krok 1. Przykładowe makro ................................................................................ 234 Krok 2. Oglądamy kod VBA makra .................................................................... 235 Karta Deweloper ................................................................................................. 236 Organizacja makr .......................................................................................................... 240

Rozdział 19. Ćwiczenia praktyczne w Excelu .................................................... 243 Składki w działalności gospodarczej ............................................................................ 243 Lokata bankowa ............................................................................................................ 245 Harmonogram spłaty kredytu bankowego .................................................................... 246

Część III PowerPoint, czyli jak skutecznie przekazać swój punkt widzenia ................................................... 251 Rozdział 20. Podstawy obsługi programu PowerPoint ........................................ 253 Czym są prezentacje komputerowe? ............................................................................. 253 Pierwsza prezentacja w PowerPoincie .......................................................................... 254 Widoki prezentacji w PowerPoincie ............................................................................. 257 Prezentacja slajdów ...................................................................................................... 258 Prezentacje PowerPointa jako dokumenty .................................................................... 260 Drukowanie prezentacji w PowerPoincie ..................................................................... 261

Rozdział 21. Modyfikowanie prezentacji w programie PowerPoint ...................... 263 Dodawanie nowej strony do prezentacji ....................................................................... 264 Szablony układów slajdu w PowerPoincie ................................................................... 264 Formatowanie elementów slajdu .................................................................................. 267 Dodawanie nowych elementów slajdu .......................................................................... 271 Wzorzec slajdu ............................................................................................................. 273

Rozdział 22. Ożywianie prezentacji w programie PowerPoint ............................. 277 Przejścia ....................................................................................................................... 277 Animacje ...................................................................................................................... 279 Osadzanie wideo z serwisu YouTube ........................................................................... 281 Profesjonalne prezentacje — szybko i bezboleśnie! ..................................................... 281

Część IV Microsoft OneNote ..................................................... 285 Rozdział 23. Omówienie programu OneNote ...................................................... 287 Do czego służy program OneNote? .............................................................................. 287 Ekran główny programu OneNote ................................................................................ 288 Szablony notesów OneNote .......................................................................................... 290 Przeznaczenie i obsługa programu OneNote ................................................................ 290

Spis treści

7

Rozdział 24. Twój nowy notes w programie OneNote ......................................... 293 Notes prywatny lub współdzielony ............................................................................... 293 Struktura notesu ............................................................................................................ 295 Pierwsze wpisy w notesie ............................................................................................. 296

Rozdział 25. Edycja notatek ............................................................................. 299 Podstawowe operacje na obiektach notatek .................................................................. 300 Oznaczanie notatek sygnaturami czasu ........................................................................ 301 Formatowanie tekstu .................................................................................................... 301 Listy punktowane lub numerowane .............................................................................. 302 Grafika .......................................................................................................................... 303 Tabele ........................................................................................................................... 304 Odsyłacze ..................................................................................................................... 305 Inne obiekty w notatkach .............................................................................................. 306 Znaczniki notatek ......................................................................................................... 307

Rozdział 26. Notatniki w praktyce .................................................................... 309 Szybkie notatki i przesyłanie danych do notesu ........................................................... 309 Wyszukiwanie danych .................................................................................................. 311 Drukowanie notesów .................................................................................................... 312 Interesujące funkcje programu OneNote ...................................................................... 312

Część V

Microsoft Outlook ...................................................... 315

Rozdział 27. Prezentacja programu Outlook 2013 ............................................. 317 Do czego służy program Outlook? ............................................................................... 317 Ekran główny programu Outlook ................................................................................. 318 Konfiguracja konta e-mail w Outlooku ........................................................................ 319 Konfiguracja ekranu głównego Outlooka ..................................................................... 321 Wysyłanie i odbieranie poczty e-mail ........................................................................... 321 Baza kontaktów w Outlooku ........................................................................................ 326

Rozdział 28. Funkcje kalendarza w Outlooku .................................................... 331 Kalendarz i poczta e-mail ............................................................................................. 331 Definiowanie zdarzenia kalendarzowego ..................................................................... 332 Spotkania cykliczne ...................................................................................................... 335 Konfiguracja widoku kalendarza w Outlooku .............................................................. 336

Rozdział 29. Zarządzanie zadaniami w programie Outlook ................................. 339 Definiowanie zadań ...................................................................................................... 339 Praca z listą zadań ........................................................................................................ 341

Rozdział 30. Outlook dla zaawansowanych ....................................................... 343 Zarządzanie plikami danych Outlooka ......................................................................... 343 Foldery plików danych (PST) ............................................................................. 343 Oczyszczanie bazy danych Outlooka .................................................................. 346 Importowanie i eksportowanie poczty w programie Outlook ....................................... 347 Opcje programu Outlook .............................................................................................. 348

Część VI Pozostałe narzędzia pakietu Office .............................. 351 Rozdział 31. Zabezpieczanie dokumentów Office 2013 ..................................... 353 Zabezpieczanie hasłem dokumentów Excel, Word i PowerPoint ................................. 353 Zabezpieczanie hasłem notesów programu OneNote ................................................... 356

8

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko Ochrona dokumentów Excela ....................................................................................... 357 Ochrona komórek ................................................................................................ 357 Ochrona skoroszytu ............................................................................................. 359

Rozdział 32. Narzędzia pakietu Office ............................................................... 361 Pakiety językowe Office’a ............................................................................................ 361 Makra nie tylko w Excelu! ........................................................................................... 363 Publisher ....................................................................................................................... 364 InfoPath ........................................................................................................................ 366

Skorowidz .................................................................................... 367

Wstęp Książka, którą trzymasz w ręku, jest już trzecim wydaniem popularnych podręczników poświęconych pakietom Microsoft Office. Oba poprzednie wydania, omawiające wersje 2007 i 2010, spotkały się ze sporym zainteresowaniem czytelników wydawnictwa Helion. Niniejsze wydanie jest poświęcone najnowszej wersji pakietu Microsoft Office 2013 oraz jego odsłonie o nazwie Office 365, dostępnej w formie abonamentu. Obie te wersje, niemal równoważne funkcjonalnie, ale sprzedawane na innych zasadach, od stycznia weszły na polski rynek i na pewno w krótkim czasie z sukcesem zastąpią poprzednie edycje pakietu. W trakcie pisania tej książki gruntowanie przejrzałem i rozszerzyłem niektóre zagadnienia, wzbogacając podręcznik o wcześniej pominięte lub potraktowane pobieżnie tematy. Czytelnicy poprzednich wydań będą mogli to z łatwością zauważyć ze względu na zwiększoną objętość książki. Obsługa funkcji edytorskich pakietów Office 2013 i Office 365 jest identyczna. Pakiet Office 365 oferuje dodatkowe funkcje internetowe (takie jak zapis danych na dysku internetowym SkyDrive czy stała aktualizacja funkcji programu), ale nie mają one wpływu na treści opisywane w tej książce. Warto wiedzieć, że nowy pakiet Office 2013 (Office 365) działa tylko w systemach Windows 7 lub Windows 8, a usługa Office 365 może być dodatkowo używana na komputerach Apple z systemem Mac OS (wersja 10.5.8 lub nowsza).

Zachętą do przejścia z wersji 2010 na 2013 (lub 365) jest na pewno ciekawa kampania marketingowa przedpremierowej oferty pakietu Microsoft Office: użytkownicy, którzy aktywowali uprawniający pakiet Office 2010 między 19 października 2012 a 30 kwietnia 2013 roku, mogli następnie pobrać wybrane wersje pakietu Office 2013 lub Office 365 bez dodatkowych kosztów. Taka polityka firmy z pewnością ułatwia pozyskiwanie nowych klientów, którzy będą naturalnie migrowali do wersji Office 2010, kupując po cenie promocyjnej starsze wersje pakietu, bez obawy, że nabywają towar, który szybko się zdezaktualizuje. Książka MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko jest przeznaczona dla osób, które w domu i w pracy aktywnie korzystają z oprogramowania do edycji dokumentów z serii Microsoft Office. Oprogramowanie biurowe firmy Microsoft jest faktycznym standardem

10

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

w domach, szkołach i przedsiębiorstwach. Pakiet Microsoft Office początkowo był bardzo drogi, co ograniczało jego legalne używanie, ale w 2007 roku pojawiła się długo oczekiwana bardzo tania wersja tego pakietu przeznaczona dla użytkowników domowych, co utrwaliło jego pozycję także wśród klientów indywidualnych. Nie można też pominąć faktu, że Microsoft Office zawsze narzucał standardy funkcjonalności i nie bez powodu dominuje w miejscach pracy, szkołach oraz, coraz częściej, w domach. Od kilku lat pakiet ten jest dostępny nawet dla systemu Mac OS stosowanego w komputerach Apple i zbiera lepsze oceny niż jego konkurent o nazwie iWork, który nie zdobył wielkiej popularności i praktycznie nie jest już utrzymywany przez producenta (ostatnia duża wersja tego pakietu pochodzi z 2009 roku i od tamtego czasu nie została znacznie zaktualizowana). Omawiane w tej książce programy wchodzące w skład pakietu Microsoft Office należą do klasy oprogramowania biurowego, tzn. wspomagają typowe zastosowania biurowe, takie jak edycja tekstu, wykonywanie obliczeń czy też tworzenie prezentacji. Pakiety biurowe są obecnie w pełni zintegrowane, dzięki czemu możliwa jest wymiana danych pomiędzy nimi. W podręczniku tym czytelnicy znajdą rzetelny opis pakietu Microsoft Office na poziomie wystarczającym do rozpoczęcia samodzielnej pracy w domu lub w biurze, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień bezproblemowej wymiany dokumentów pomiędzy różnymi wersjami pakietu (wersje 2003, 2007, 2010 i 2013/365). Omawiam tu także podstawowe techniki pracy zespołowej (grupowej), które można wykorzystać podczas pracy z każdą, nawet najprostszą wersją pakietu. Nowość, jaką jest możliwość zapisu danych w tzw. chmurze (ang. cloud), czyli w tym przypadku na dysku internetowym o nazwie SkyDrive, także ułatwia przenoszenie i udostępnianie dokumentów. Pisząc tę książkę, starałem się dbać o klarowność i prostotę wywodu, tak aby nie zamienił się on w nudny katalog dostępnych funkcji. W podręczniku znajdzie się zatem wiele ćwiczeń praktycznych i porad wynikających z moich osobistych doświadczeń jako autora, który przecież z natury rzeczy jest zmuszony do dogłębnego poznania możliwości opisywanego oprogramowania. W tym przypadku cenna okazała się także moja praktyka trenera kursów komputerowych — wiele z opisywanych ćwiczeń zostało pomyślnie przetestowanych przez kursantów. Programy Word, Excel i PowerPoint stanowią trzon wszystkich wersji pakietów Microsoft Office — i to one właśnie są najczęściej używane w domach i miejscach pracy. W książce opiszę także program OneNote. Jest to ciekawe, choć rzadko używane narzędzie, ale jest tak być może dlatego, że nie ma zbyt wielu publikacji na jego temat. Dodatkowo postanowiłem zaprezentować znakomity program Outlook, który stanowi część pakietu Office dla użytkowników domowych i małych firm oraz wersji Professional. Outlook jest rewelacyjnym programem do obsługi poczty e-mail i zarządzania kontaktami osobistymi oraz zadaniami. Po rozdziale poświęconym instalacji pakietu (Office 2013 lub subskrypcja Office 365 dostępna dla użytkowników systemów Windows i Mac OS) możesz przejść do właściwej części podręcznika poświęconej już zasadniczo wersji Office 2013, dostępnej na razie tylko dla systemu Windows.

Wstęp

11

Od tego miejsca książka została podzielona na sześć części: Część

Zawartość

Część I. Word i podstawy obsługi pakietu Office

Opisywane są następujące funkcje: edytor tekstów, edytor równań matematycznych, edytor grafiki. W tej części wprowadzam w niej także ogólne informacje dotyczące instalacji i obsługi pakietów oraz objaśniam podstawowe cechy interfejsu użytkownika. Bez opanowania tego ostatniego elementu nie będzie możliwe sprawne poruszanie się w modułach opisywanych w kolejnych częściach książki!

Część II. Excel, czyli magiczna broń pakietu Office

Bohaterem tej części jest oczywiście najlepszy arkusz kalkulacyjny świata, narzędzie, które znajduje zastosowania wykraczające poza czyste funkcje kalkulacyjne.

Część III. PowerPoint, czyli jak skutecznie przekazać swój punkt widzenia

Program do przygotowywania prezentacji (pokazów slajdów). Wbrew pozorom bywa przydatny nie tylko podczas pracy w korporacji!

Część IV. Microsoft OneNote

Świetny, ale ciągle niedoceniany program do tworzenia i organizacji notatek elektronicznych.

Część V. Microsoft Outlook

Program niestety niedostępny w wersji dla użytkowników domowych, ale dodany do wersji abonamentowej pakietu (Office 365). Outlook jest zintegrowanym programem łączącym funkcje klienta poczty elektronicznej z organizatorem (kalendarz, zadania i kontakty).

Część VI. Narzędzia pakietu Office

W tej części książki omawiam rzadziej używane funkcje i narzędzia pakietu Office, m.in. zabezpieczanie dokumentów, pakiety językowe, program Publisher.

Całość została skomponowana jako układ prostych ćwiczeń pokazujących najważniejsze funkcje omawianych programów. Najdokładniejszy opis będzie oczywiście dotyczył edytora Word i arkusza kalkulacyjnego Excel, niewątpliwie najpopularniejszych aplikacji pakietu Office. Kolejność czytania części II, III, IV, V i VI może być dowolna. Na końcu książki znajduje się skorowidz, który powinien ułatwić wyszukiwanie informacji na podstawie słów kluczowych. Podczas omawiania edytora tekstów w części I zapoznamy się również z możliwościami tworzenia równań matematycznych i integrowania rysunków z tekstem. Pokażę, jak za pomocą komputera można tworzyć prezentacje, czyli nowoczesny odpowiednik klasycznych slajdów, które niegdyś pieczołowicie drukowano na przezroczystych foliach; omówię także mniej popularne, ale ciekawe narzędzie do pisania i organizowania notatek elektronicznych. Książkę zamyka rozdział poświęcony programowi Outlook, który jest świetnym klientem poczty e-mail, pod względem ergonomii obsługi i funkcjonalności przewyższającym wszelkie inne znane mi programy pocztowe.

12

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Pisząc tę książkę, założyłem, że do jej lektury nie będzie wymagana biegłość w obsłudze komputera i w zupełności wystarczą elementy podane przykładowo w innym moim podręczniku: ABC komputera (jej aktualne wydanie można znaleźć pod adresem http://helion.pl/autorzy/wrop.htm). Oczywiście pewne zagadnienia zostaną częściowo powtórzone, jednak podstawy dotyczące obsługi myszy i klawiatury oraz systemu Windows trzeba po prostu znać na tyle, aby rozumieć polecenia typu „Otwórz dokument”. Przy okazji pisania słowa wstępnego chciałbym też wytłumaczyć, skąd wzięło się na rynku aż tyle różnych wersji oprogramowania. Warto wiedzieć, że historyczne już oprogramowanie Microsoft Office 2003 zyskało powszechne uznanie użytkowników, a nawet zostało dość skutecznie skopiowane pod względem funkcjonalności w dostępnym darmowo pakiecie OpenOffice. Aby pozostać liderem produkcji oprogramowania biurowego, firma Microsoft na początku 2007 roku wprowadziła na rynek nową wersję tego pakietu biurowego, charakteryzującą się zbliżoną do swego poprzednika (Office 2003) funkcjonalnością i całkowicie odmienionym interfejsem użytkownika, który został oparty na koncepcji tzw. wstążki (jest to rozbudowany obszar na ekranie, zawierający karty z grupami przycisków). Koncepcja wstążki została utrzymana i rozbudowana w wersjach 2010 i 2013. Wydaje się, że zyskała już uznanie użytkowników, którzy docenili jej ergonomię i po prostu przyzwyczaili się do jej używania. Ponieważ na pierwszy rzut oka nowe wersje pakietu Office są dość podobne do poprzednich, producent musi wypromować nowe funkcje, których brakowało w starych wydaniach. W wersji z 2013 roku należy do nich głównie integracja z tzw. chmurą, czyli — nieco trywializując — przechowywanie danych w sieci Internet bez przypisania do konkretnego komputera. Oprócz tego programy zawierają wiele ułatwień (takich jak edycja dokumentów PDF w Wordzie!), o których będę pisał szerzej w kolejnych rozdziałach. Dodatkowo, aby uniknąć pułapki związanej z niechęcią klientów do nabywania nowej wersji pakietu, w przypadku wersji Office 2010 Microsoft przygotował ciekawą promocję darmowej aktualizacji (wspomniałem o niej na początku). Pamiętajmy jednak, że pozycja firmy Microsoft wśród producentów pakietów biurowych jest na tyle dobra, iż kwestia migracji użytkowników ze starszych wersji pakietu na nowsze jest tylko kwestią czasu. Czy warto przejść na wersję Office 2013 lub Office 365? Tak. Pakiet ten nie jest rewolucją na rynku pakietów biurowych (nazwałbym go raczej „ewolucją”), jednak wprowadzone liczne udogodnienia funkcjonalne i poprawa stabilności są wystarczającym powodem, aby zacząć z niego korzystać. Szczególnie programy Excel i PowerPoint zostały znacząco ulepszone i obecnie używa się ich znacznie łatwiej niż w starszych wersjach. Warto również zwrócić uwagę na obecność programów Outlook i Access w dość taniej subskrypcji Office 365 — programy te były dostępne wcześniej wyłącznie w zaporowo drogiej wersji Professional! Co istotne, podstawowe zasady użytkowania w wersjach 2010 i 2013 (365) są identyczne, więc bez wielkiego wysiłku można się przestawić na nowe wersje programów, które są ładniejsze, szybsze i korzysta się z nich z jeszcze większą przyjemnością niż z poprzednich.

Wstęp

13

Firma Microsoft w 2013 roku wywołała spore zamieszanie na rynku oprogramowania, wprowadzając dawno oczekiwaną, odświeżoną wersję swojego sztandarowego produktu. Warto zaufać jej projektantom i programistom, którzy po trzech latach wprowadzają nową, ulepszoną wersję pakietu, już wcześniej ocenianego znakomicie. Na koniec chciałbym wyrazić nadzieję, że z tą książką w ręku w krótkim czasie podniesiesz swoje kwalifikacje zawodowe w zakresie obsługi programów biurowych. Powszechnie wiadomo, że ich znajomość jest standardowym wymaganiem pracodawców niezależnie od branży; inwestycja w ten podręcznik może zatem zaważyć na Twojej karierze zawodowej — wszystko w Twoich rękach i w zasięgu Twojej… myszy komputerowej! Piotr Wróblewski e-mail: [email protected] Wrocław, luty – kwiecień 2013 r. Zrzuty ekranów, które znajdują się w tej książce, zostały wykonane w systemach Windows 7 lub Windows 8 oraz czasami w Mac OS. W każdym systemie okienka wyglądają nieco inaczej, ale funkcjonalność programów pakietu jest oczywiście niezmieniona. Kosmetyczne różnice, które można napotkać, dotyczące uruchamiania aplikacji pakietu i zapisu dokumentów w folderach użytkownika, powinny być oczywiste dla użytkowników każdego z tych systemów (rzecz jasna wspomnę o nich w odpowiednim momencie, zwłaszcza w wersji Windows 8 nastąpiły tutaj spore zmiany).

14

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Rozdział 1.

Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie W tym rozdziale omówię zagadnienia wyboru wersji i instalacji pakietu Microsoft Office 2013 oraz jego „abonamentowego” odpowiednika o nazwie Office 365. Opiszę też nowości wprowadzone w tej edycji pakietu. Oczywiście nie będę obrażał inteligencji Czytelników, rozwodząc się zbytnio nad samym procesem instalacji pakietu Microsoft Office, gdyż tradycyjnie już jest bardzo prosta i sprowadza się do włożenia płytki instalacyjnej z programem do czytnika płyt optycznych lub uruchomienia programu pobranego z Internetu. Więcej uwagi poświęcę tylko nowości, jaką jest instalacja wariantu pakietu Office 2013 o nazwie Office 365 — w tym przypadku proces zakupu i instalacji jest odmienny od do tej pory znanych nam procedur. Na początek omówię sposób instalacji pakietu Microsoft Office, wskazując istotne — z punktu widzenia użytkownika — możliwości. Po krótkim opisie procesu instalacji postaram się wyjaśnić powody, dla których najnowszy Office wart jest zainteresowania, a w kolejnych rozdziałach tej części książki przejdę do opisu programu Microsoft Word, najpopularniejszego na świecie edytora tekstów. Microsoft Word posłuży tu jako ilustracja filozofii obsługi pakietu Office, zatem znajomość treści zawartych w pierwszej części tej książki będzie istotna dla sprawnego poruszania się po kolejnych rozdziałach.

16

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Czym się różni Office 2013 od Office 365? Już wcześniej napisałem, że oba pakiety są równoważne funkcjonalnie, ale dla ułatwienia wymienię w tabeli 1.1 najpopularniejsze wersje, zasady ich licencjonowania, zawartość i przykładowe ceny (te ostatnie mogą się oczywiście różnić w zależności od kanału zakupu i sklepu). Tabela 1.1. Porównanie pakietów Office 2013 i Office 365 Wersja

Opis i typowa cena

Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Uczniów (Home and Student)

Atrakcyjna cenowo wersja pakietu Microsoft Office z prawem instalacji na jednym komputerze w domu, nie może być używana komercyjnie (zarówno w firmach, jak i w działalności gospodarczej) ani w administracji państwowej. Zawiera programy Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Licencja ma charakter stały. Cena ok. 440 zł.

Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Małych Firm

W stosunku do powyższej wersji zawiera dodatkowo program Outlook (świetny program do zarządzania pocztą elektroniczną, kalendarzem i zadaniami).

Office 2013 Professional

W stosunku do powyższej wersji zawiera dodatkowo program Access (zarządzanie bazami danych) i Publisher (domowy program DTP pozwalający tworzyć materiały reklamowe, na przykład ulotki).

Licencja ma charakter stały. Cena ok. 870 zł.

Licencja ma charakter stały. Cena ok. 1750 zł. Office 365 Premium dla Użytkowników Domowych

Bardzo bogata wersja zawierająca programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, One Note, a nawet Access i Publisher! Ponadto w opłacie jest zawarta licencja na usługi w tzw. chmurze: SkyDrive i Office na żądanie. W ramach bonusu oferta obejmuje też pakiet minut na połączenia międzynarodowe w usłudze Skype. Instalacja jest możliwa aż na pięciu komputerach PC lub Apple (z systemem Mac OS), wszystko w ramach jednego gospodarstwa domowego. Licencja jest ograniczona czasowo (subskrypcja roczna lub miesięczna, automatyczne prawa do uaktualnienia). Cena ok. 339 zł.

Office 365 Small Business Premium

Wersja zawiera programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher i Access oraz usługi w chmurze: poczta e-mail, konferencje w sieci Web. Ten wariant jest przeznaczony dla firm (maksymalnie 10 użytkowników). Licencja jest ograniczona czasowo (subskrypcja roczna i płatności miesięczne, automatyczne prawa do uaktualnienia). Cena w wariancie dla 5 użytkowników ok. 570 zł.

Jak widać, w zależności od tego, czy chcemy pracować w domu, na jednym lub wielu komputerach, czy interesują nas usługi sieciowe (oparte na tzw. chmurze), możemy wybrać wygodny dla nas wariant produktu. Office 365 teoretycznie wydaje się drogi,

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

17

ale jeśli przeliczymy koszty na liczbę użytkowników i stały dostęp do aktualizacji produktu, to ta cena już nie wydaje się zaporowa. Na marginesie dodam też, że w momencie pisania tej książki nie było nic wiadomo o wersji Office 2013 Starter, okrojonym pakiecie Office, który jest pozbawiony nośnika i preinstalowany przez producentów sprzętu (taka wersja była dostępna w Office 2010). Pakiet Starter zawierał zubożone wersje Worda i Excela, które wyświetlały reklamy w trakcie użytkowania. Celem wersji Office Starter było przetestowanie możliwości pakietu Office i zachęcenie do zakupu pełnej wersji w późniejszym terminie. Możliwe, że wersja Starter została definitywnie zarzucona lub też pojawi się na rynku nieco później. Jak widać z przykładów podanych w tabeli, w trakcie pisania tej książki ceny programu Office 2013 (365) na polskim rynku nie odbiegały znacznie od wersji 2010, choć oczywiście sam fakt pojawienia się „wersji abonamentowej” (Office 365), w przypadku której opłacamy prawo do korzystania z pakietu przez pewien czas, stanowi rewolucję na rynku wyceny oprogramowania detalicznego. Niestety Microsoft ograniczył atrakcyjność wersji Office 2013 dla Użytkowników Domowych i Uczniów, która jest dostępna wyłącznie z prawem do użycia na jednym komputerze (wcześniej można było z niej korzystać na trzech komputerach domowych). Pomimo tego ograniczenia osobom pracującym głównie z tekstem polecam pakiet w wersji dla użytkowników domowych, w którym co prawda nie ma programu do zarządzania bazami danych (Access) ani Outlooka, ale w warunkach domowych można się łatwo pogodzić z ich brakiem, tym bardziej że kupujemy program z licencją na „całe życie”. Jeśli zdecydujemy się na Office 365 Premium, to po okresie aktywnego abonamentu utracimy możliwość edycji dokumentów — będzie je można tylko otwierać i drukować. Office 365 pozwala na używanie zbliżonych narzędzi jednocześnie na komputerach Apple i PC, co niewątpliwie stanowi rewolucję na rynku oprogramowania (o szczegółach piszę w dalszej części rozdziału). Wersja Office 365 Premium zawiera także wiele programów znanych do tej pory z droższych pakietów, takich jak Outlook i Access.

Pudełkowe wersje pakietu Office 2013 W zależności od ceny pakiety Microsoft Office 2013 zawierają nieco inne programy, ale poza tym mogą być też dostępne w kilku wariantach dystrybucji oprogramowania, jego nośnika i licencji. Warto się zapoznać z pojęciami opisywanymi w tym rozdziale, aby w pełni zrozumieć zasady licencjonowania produktów firmy Microsoft. Upraszczając, można powiedzieć, że firma Microsoft promuje cztery sposoby dystrybucji:  Licencje masowe dla przedsiębiorstw — z oczywistych względów nie są one

dostępne dla osób prywatnych.  Licencje OEM (ang. Original Equipment Manufacturer) — wersja sprzedawana

tylko z nowymi komputerami; wstępnie zainstalowana przez producenta sprzętu; prawa do jej użytkowania są ograniczone do komputera, na którym została po raz pierwszy zainstalowana.

18

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko  Licencje przenośne, tzw. pudełkowe (ang. box) — droższe wersje, które mają

nieco inne zasady licencjonowania i wsparcia producenta — od strony funkcjonalnej niczym się nie różnią od wersji OEM, ale można swobodnie usuwać ich instalacje i przenosić je na inne komputery. Uwaga: podczas przenoszenia na inny komputer ponowna aktywacja programu przez Internet może się nie powieść i wówczas należy wybrać opcję aktywacji telefonicznej — po dodzwonieniu się na infolinię firmy Microsoft można przejść do serwisu aktywacyjnego. Usłyszymy wówczas pytanie o identyfikator instalacji (który jest widoczny na naszym komputerze) i poznamy klucz odblokowujący program, który należy wpisać na naszym komputerze w okienku wyświetlonym podczas próby aktywacji telefonicznej.  PKC (ang. Product Key Card) — karta klucza produktu jest samym kluczem

licencji, pozbawionym nośnika DVD. Jest on przeznaczony do aktywacji programu Office pobranego z Internetu lub zainstalowanego na komputerze przez producenta sprzętu. Karty PKC zawierają 25-znakowy klucz produktu umożliwiający użytkownikowi końcowemu aktywację programu i korzystanie z niego. Licencji typu PKC nie można przenieść na inny komputer. Jak to wygląda w przypadku nowego Office’a? W trakcie pisania tej książki w sklepach były dostępne wersje pudełkowe Office 2013, ale nie były one przenośne, gdyż zawierały licencję typu OEM, bez możliwości przeniesienia na inny komputer po wykonaniu pierwszej instalacji. Dostępne były też same klucze PKC (licencja bez nośnika DVD) i wówczas program należało pobrać z Internetu. Trudno mi teraz wyrokować, czy Microsoft zrezygnował z wersji „box” — wszystko zależy od decyzji działu marketingu producenta, która może się zmienić w zależności od analiz. Nowa licencja OEM firmy Microsoft jest zasadniczo wykorzystywana do dostarczania użytkownikowi końcowemu wersji preinstalowanej na „całkowicie zmontowanym systemie komputerowym”. Wyjątkiem od tej reguły jest przypadek, gdy użytkownik końcowy samodzielnie montuje własny komputer, stając się niejako producentem systemów, który może samodzielnie zakupić oprogramowanie OEM niezależnie od sprzętu. Za producenta systemów Microsoft w szczególności uznaje podmiot instalujący oprogramowanie w systemach komputerowych, co w praktyce oznacza możliwość zakupu programu w wersji OEM także przez zwykłego konsumenta. Istotnym ograniczeniem wersji OEM jest zakaz odsprzedaży bez sprzętu, na którym została zainstalowana1.

Zakup i instalacja wersji Office 365 Pakiet abonamentowy Office 365 można nabyć w sklepach, ale wygodniej jest kupić go bezpośrednio na stronie producenta (http://office.microsoft.com/pl-PL). Pakiet można od razu kupić, aktywując abonament płatny, ale można go też wypróbować przez miesiąc, co stanowi świetne rozwiązanie dla sceptyków. Sprawdźmy, jak to działa w praktyce. 1

Informacje opracowane na podstawie http://www.microsoft.com/poland/licencje.

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

19

Aby kupić lub wypróbować produkt, musisz posiadać konto Microsoft. Jest to konto internetowe pozwalające na identyfikację użytkownika programów i usług firmy Microsoft niezależnie od komputera, z którego się na nie loguje. Konto Microsoft po zakupie Office 365 będzie „pamiętało” wykonane instalacje pakietu i dopuści tylko do łącznej liczby dozwolonych instalacji — w przypadku Office 365 Premium dla Użytkowników Domowych będzie to pięć komputerów. Sprawdź, jak to działa, kupując (przycisk Kup) lub testując (przycisk Wypróbuj) usługę Office 365 Premium dla Użytkowników Domowych (patrz rysunek 1.1).

Rysunek 1.1. Kup lub wypróbuj pakiet Office 365

Jeśli nie posiadasz konta Microsoft, to oczywiście pojawi się możliwość jego założenia, co sprowadza się do podania swoich danych osobowych, adresu e-mail oraz danych kontaktowych. Aby zakupić pakiet Office 365, musisz podsiadać kartę kredytową lub zapłacić przez serwis PayPal (www.paypal.pl), który umożliwia bezpieczne płatności przy użyciu kart płatniczych lub przelewów. Kilka przykładowych ekranów z tego etapu zakupu pokazuje rysunek 1.2. Gdy już zapłacisz, pojawi się okno umożliwiające wywołanie instalacji produktu Office 2013. Ekran umożliwiający instalację jest później stale dostępny pod adresem https://office.microsoft.com/pl-pl/MyAccount.aspx (oczywiście musisz podać swój adres e-mail i hasło, aby tam wejść). Przykład ekranu zarządzania kontem i subskrypcjami pokazuje rysunek 1.3.

20

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Rysunek 1.2. Finalizowanie zakupu pakietu Office 365

Rysunek 1.3. Instalowanie pakietu Office 2013 w ramach usługi Office 365

Na ekranie swojego konta w serwisie office.com możesz zobaczyć, ile z pięciu instalacji zostało do tej pory użytych. Kontrolujesz na nim swoją metodę płatności, datę ważności opłaconego okresu oraz odnawianie subskrypcji.

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

21

Gdy klikniesz przycisk Zainstaluj, komputer zacznie pobierać składniki pakietu Office i je instalować (jeśli posiadasz komputer PC i używasz systemu Windows 7 lub Windows 8). Jeśli posiadasz Maca, to zostanie pobrany plik instalacyjny DMG, który należy odrębnie zainstalować, o czym piszę dalej. Proces instalacji Office 365 jest prostszy niż w przypadku wersji pudełkowej ze stałym kluczem. Wystarczy uruchomić program, który wyświetli przeglądarka internetowa — zakładając, że posiadasz szybkie łącze internetowe, programy pakietu zostaną pobrane i aktywowane. Na początku system poprosi o zalogowanie się do usług sieciowych (patrz rysunek 1.4), co nie jest obowiązkowe, ale umożliwi zapisywanie dokumentów w usłudze SkyDrive, czyli w tzw. chmurze. Podczas pobierania pakietu nie obędzie się też bez kilku filmów instruktażowych, ale można je pominąć z prostego powodu — czytasz tę książkę!

Rysunek 1.4. Instalowanie pakietu Office 2013 w ramach usługi Office 365

Office 365 dla użytkowników Mac OS Bardzo interesujące jest też udostępnienie subskrypcji usługi Office 365 dla użytkowników komputerów Apple, warto jednak mieć świadomość, że… wcale nie oznacza to dostępności nowego pakietu Office 2013 dla użytkowników Mac OS!

22

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

W trakcie pisania tej książki dla komputerów Mac był dostępny wariant znanego już im pakietu Microsoft Office for Mac 2011. W praktyce oznacza to, że osoby posiadające już zainstalowany na Macu pakiet Microsoft Office for Mac 2011, aby użyć wariantu abonamentowego z usługi Office 365, powinny wcześniej usunąć z komputera poprzedni pakiet. Pozornie wydaje się to pozbawione sensu, ale należy uwzględnić, że w usłudze Office 365 mamy do dyspozycji aż pięć instalacji i możemy na przykład na dwóch Macach mieć zainstalowany pakiet Microsoft Office for Mac 2011, a na trzech pecetach — pakiet Office 2013 (Office 365)! Rysunek 1.5 pokazuje sposób pobrania wersji Office dla komputerów Mac z konta Microsoft, na którym poprzednio zarejestrowano zakup usługi Office 365.

Rysunek 1.5. Instalowanie pakietu Office dla komputerów Mac

Przed pobraniem musisz wybrać z listy opcję Office dla komputerów Mac. Program instalacyjny jest automatycznie uruchamiany. Po ściągnięciu pakietu MicrosoftOffice2011.dmg na dysk musimy go uruchomić i zainstalować, tak jak każdy inny program dla systemu Mac OS. Instalator Office jest zmodyfikowany pod kątem usługi Office 365, więc aby użyć programu, należy się zalogować na swoje konto Microsoft (rysunek 1.6). W celu aktywacji oprogramowania wybierz drugą opcję, czyli Zaloguj się do istniejącej subskrypcji usługi Office 365. Wpisz swój e-mail i hasło do konta Microsoft, a następnie poczekaj kilka sekund na aktywację pakietu. Od tego momentu można używać wszystkich funkcji pakietu. Gdy minie opłacony okres abonamentowy, dokumenty nie znikną, ale nie będzie ich już można edytować — patrz opcja Korzystaj z pakietu Office do bezpłatnego przeglądania plików.

Konto w usłudze Office 365 Po dokonaniu zakupu usługi Office 365 możesz korzystać z zainstalowanych w jej ramach programów. Aby się przekonać, jakie opcje zakupiłeś, możesz odwiedzić witrynę office.com (pokazaną wcześniej, na rysunku 1.3) lub też obejrzeć swoje ustawienia pakietu z dowolnej aplikacji dzięki poleceniu Konto w menu Plik (rysunek 1.7).

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

23

Rysunek 1.6. Aktywacja pakietu Office dla komputerów Mac w ramach subskrypcji Office 365

Rysunek 1.7. Dostęp do konta usługi Office 365

Po wybraniu z menu Plik polecenia Konto możesz połączyć swoje konto z serwisami typu YouTube, Facebook czy Twitter. Dzięki temu będziesz mógł w prosty sposób pobierać zdjęcia i filmy z tych serwisów i wbudowywać je do prezentacji PowerPoint

24

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

lub dzielić się dokumentami z użytkownikami serwisów społecznościowych bez konieczności odrębnego logowania do nich. Aby w trakcie edycji dokumentów łatwo połączyć się z innymi usługami, wybierz odpowiednią pozycję z listy ukrytej pod przyciskiem Dodaj usługę (na rysunku pokazałem, jak podłączyć serwis YouTube oraz inne serwisy społecznościowe).

Instalator pakietu Microsoft Office — na co zwrócić uwagę? Niezależnie od posiadanej wersji pakietu instalacja przebiega w podobny sposób. Włóż płytkę DVD z programem do czytnika. W każdym przypadku postępuj zgodnie z poleceniami wyświetlanymi na ekranie komputera. Jeśli w Twoim komputerze została zablokowana opcja automatycznego uruchamiania programu po włożeniu płytki do napędu2 (czyli po włożeniu płytki nic się nie wydai E) rzyło), musisz uruchomić Eksplorator Windows (naciśnij jednocześnie klawisze i wyszukać plik o nazwie Setup (rysunek 1.8), aby ręcznie uruchomić program instalacyjny. Na rysunku pokazałem także instalator pakietu Office Professional pobrany z Internetu. Rysunek 1.8. Wyszukiwanie programu instalacyjnego na płycie z programem

Aby uruchomić ręcznie program instalacyjny w systemie Windows 7 lub 8, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy ikonę dysku z programem instalacyjnym i z podręcznego menu wybrać polecenie Otwórz. Instalacja pakietu Microsoft Office w wersji 2013 przebiega bardzo podobnie jak w przypadku Office 2010; zasadniczo zmienia się tylko wygląd programu instalacyjnego (rysunek 1.9). 2

Zdarza się to często na komputerach firmowych, które są instalowane z dodatkowymi zasadami bezpieczeństwa; w wersjach „domowych” programu Windows ten problem nie powinien zaistnieć.

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

25

Rysunek 1.9. Instalator pakietu Microsoft Office (nowa instalacja lub aktualizacja)

Aby kontynuować instalację, należy w jednym z okienek wprowadzić specjalny klucz aktywacyjny — jest to 25-znakowy ciąg znajdujący się na nalepce w pudełku lub otrzymany pocztą elektroniczną przy zakupie przez Internet. Podczas instalacji wskazane jest posiadanie aktywnego połączenia z Internetem, gdyż program instalacyjny może sprawdzić, czy na serwerze producenta są dostępne aktualizacje pakietu. Jeśli na komputerze mamy zainstalowaną poprzednią wersję pakietu, można ją nadpisać poprzez instalację wersji 2013. Jeśli chcesz, możesz zachować starą wersję i używać wybranych programów z nowej i starej wersji, ale nie dotyczy to programu Outlook — w systemie można mieć tylko jedną wersję. Aby usunąć starą wersję pakietu Office lub ją zmodyfikować, należy przejść do Panelu sterowania systemu Windows i kliknąć ikonę Programy. Znajdź pakiet Office 2010 na liście zainstalowanych programów i wybierz polecenie Odinstaluj lub Zmień. Program Panel sterowania . W systemie odnajdziesz w menu Start, które możesz otworzyć, naciskając klawisz Windows 8 użyj skrótu +X.

W trakcie instalacji możesz wyłączyć niektóre programy, których nie chcesz instalować, ponieważ na przykład nie masz wystarczająco miejsca lub z innego powodu. Aby pominąć instalację wybranego programu, wystarczy zaznaczyć opcję Niedostępne. Posiadanie na jednym komputerze kilku wersji pakietu Microsoft Office jest teoretycznie możliwe, ale nie zalecam takiego rozwiązania, tym bardziej że wersja 2010 może zapisywać dane w formacie zgodnym z poprzednimi wersjami. Posiadanie kilku wersji Office’a na jednym komputerze wiąże się ponadto z pewnymi niedogodnościami, takimi jak choćby wydłużony czas uruchamiania aplikacji. Po zainstalowaniu pakietu Microsoft Office w wersji zawierającej program Outlook można łatwo (i przypadkowo) dokonać pewnych zmian w ustawieniach komputera

26

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

dotyczących wyboru przez system domyślnej aplikacji pocztowej. Zazwyczaj odbywa się to w ten sposób, że po uruchomieniu programu Outlook przeczytamy zapytanie, czy powinien się on stać domyślnym programem pocztowym. Jeśli nieświadomie lub pomyłkowo zgodzimy się na użycie Outlooka zamiast wcześniej używanego innego programu (takiego jak Poczta usługi Windows Live) jako domyślnego klienta poczty e-mail, zawsze możemy zmienić takie ustawienie, wybierając Panel sterowania/ Programy/Programy domyślne (rysunek 1.10). Rysunek 1.10. Ustawianie domyślnego programu pocztowego w systemie Windows

Uruchamianie programów Microsoft Office Po instalacji, która potrwa kilka minut, programy wchodzące w skład pakietu Microsoft Office 2013 (Office 365) odnajdziemy w menu Start/Wszystkie programy (rysunek 1.11).

Rysunek 1.11. Ikony programów pakietu Office 2013 w wersji Professional Plus (system Windows)

Rozdział 1. ♦ Microsoft Office — zakup, instalacja i uruchamianie

27

Dla ułatwienia sobie codziennej pracy wybrane programy warto przypiąć do menu Start. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę programu i wybierz polecenie Przypnij do menu Start. Podobnie można przypiąć program do paska zadań. W systemie Windows 7 można w prosty sposób przypiąć wcześniej uruchomiony program do paska zadań, klikając jego ikonę na pasku i wybierając polecenie Przypnij do paska zadań. W systemie Windows 8 programy możesz uruchamiać również i wpisać pierwz ekranu Start. Najprościej jednak jest nacisnąć wówczas klawisz sze litery nazwy programu, np. word lub excel.

Jeśli w ramach usługi Office 365 zainstalujesz pakiet Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac, to w katalogu Programy lub w Docku znajdziemy ikony programów w wersji dla Maców (rysunek 1.12). Rysunek 1.12. Ikony programów pakietu Office 2011 dla komputerów Mac (system Mac OS)

Co nowego w Microsoft Office 2013? W pakiecie Office 2013 wprowadzono pewne ulepszenia w zakresie obsługi, ale na szczęście ta wersja nie różni się zdecydowanie od 2010. Użytkownik pakietu Office 2010 bez kłopotu (i z przyjemnością) przesiądzie się na nowe wersje znanych sobie programów. W dalszej części książki w trakcie omawiania poszczególnych programów będę szczegółowo opisywał ich nowe funkcje, tutaj jedynie zaznaczę, co zostało wprowadzone w pakiecie Office 2013. Główną zmianą, która jest widoczna już na pierwszy rzut oka, jest integracja z usługami internetowymi. Aby z nich skorzystać, należy zalogować się w programie na widoczny w prawej górswoje konto Microsoft, do czego służy przycisk nej części każdego okna programu. Przykładem usługi sieciowej jest SkyDrive, czyli dysk na dokumenty umieszczony w Internecie na bezpiecznych serwerach Microsoftu. Zapis na takim dysku oznacza, że możesz rozpocząć pracę nad dokumentem na przykład na komputerze domowym, uzupełnić go na tablecie, a dokończyć na komputerze w pracy! Nowe programy pakietu Office zostały wyposażone w efektowne wizualnie, bardzo ładne ekrany startowe, które zawierają samouczek, często używane szablony i listę ostatnio otwieranych plików (rysunek 1.13).

28

MS Office 2013/365 PL w biurze i nie tylko

Rysunek 1.13. Ekran startowy programu PowerPoint 2013

Programy Office 2013 są też zgodne z nowym interfejsem użytkownika o nazwie Modern (znanym wcześniej pod nazwą Metro), co można docenić głównie w systemach Windows 8 i Windows RT. Cechą wspólną dla Windows 7 i 8 jest minimalizm kolorystyczny i graficzny okienek, co na początku nieco razi, ale po czasie zaczyna się bardzo podobać — pracując z Office 2013 (Office 365), koncentrujemy się na dokumencie, a nie na okienku programu. Absolutną nowością, która pojawiła się w programie Word 2013, jest możliwość edytowania plików PDF, do tej pory zarezerwowana dla drogich pakietów firmy Adobe! Zmian w nowym pakiecie Office jest dużo i choć nie zawsze są one spektakularne, to jako suma drobiazgów sprawiają, że obsługa nowego wydania sztandarowego produktu Microsoftu staje się niesłychanie przyjemna. Z drobiazgów, które zostały dodane, szczególnie doceniłem ulepszenia wprowadzone w edytorze obiektów programu PowerPoint — wcześniej zmiana koloru linii i wypełnianie kształtów stanowiły drogę przez mękę, teraz dostaliśmy ujednoliconą funkcję formatowania kształtów, która jest dostępna także z menu podręcznego. Podobnej zmianie uległ także program Excel i jego funkcja tworzenia wykresów, która nareszcie stała się nieskomplikowana i intuicyjna. Szczegółowe zmiany, które zaszły w wybranych aplikacjach pakietu Office, omówię, opisując każdą z nich w kolejnych rozdziałach tej książki.

Część I

Word i podstawy obsługi pakietu Office W tej części książki omawiam m.in.:  instalację i konfigurację pakietu Microsoft Office,  interfejs użytkownika pakietu Office (wersja dla systemów Windows i Mac OS),  zapisywanie dokumentów w sieci Internet na dysku SkyDrive,  ogólne zasady edycji tekstów,  formatowanie dokumentów tekstowych (czcionki, style itp.),  korekta językowa dokumentów polskich i obcojęzycznych,  tabelki, nagłówki i inne złożone zagadnienia,  drukowanie dokumentów tekstowych,  tworzenie grafiki w programie Word,  zagadnienia pracy zespołowej.

30

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

31

Rozdział 2.

Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word Microsoft Word jest złożonym programem do wprowadzania i edycji tekstów. Jest on wyposażony w funkcje, które w przeszłości przypisywano wyłącznie tzw. procesorom tekstów, takie jak formatowanie (nadawanie odpowiedniej szaty typograficznej, przykładowo określenie czcionek i odstępów), określenie układu wydruku (marginesy na papierowej wersji dokumentu) i wzbogacanie dokumentu o elementy graficzne. Oczywiście edytory (procesory) tekstu wspomagają pracę dzięki odsyłaczom i automatycznym spisom treści, pomagają w usuwaniu błędów ortograficznych i zawierają szereg funkcji, o których większość użytkowników nie ma nawet pojęcia! Jednocześnie, co jest bardzo pocieszające, edytory opisywane w tej książce są typowymi aplikacjami systemu Windows. Jeśli zatem znasz zasady posługiwania się innymi programami napisanymi dla tego systemu, wiesz już bardzo dużo na ich temat, zanim w ogóle przystąpisz do nauki. Wariant Office dla systemu Mac OS (dostępny w ramach usługi Office 365) także nie różni się zbytnio od wersji na komputery PC — w tym rozdziale opiszę podstawowe różnice, co zapewni użytkownikom Maców szybki start z pakietem Microsoftu, choć zasadnicza treść będzie jednak nawiązywała głównie do wersji znanej z Office 2013. Nowe programy pakietu Office zostały wyposażone w efektowne wizualnie ekrany startowe, które zawierają samouczek, często używane szablony i listę ostatnio otwieranych plików (rysunek 2.1).

32

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rysunek 2.1. Ekran startowy programu Word 2013

Jeśli nie interesuje Cię wybór proponowanego wzorca dokumentu, kliknij szablon o nazwie Pusty dokument. Lewy panel zawiera też nazwy ostatnio otwieranych dokumentów, dzięki czemu możesz je szybko otworzyć — wystarczy, że klikniesz odpowiednią nazwę widoczną w panelu. Wersja Worda z pakietu Office 2011 dla komputerów Mac nie zawiera ekranu startowego, a sam program główny wygląda nieco inaczej niż odnowione programy Office 2013.

Ekran programu Microsoft Word i nowe funkcje interfejsu użytkownika Jak uruchomić program Word? W systemie Windows 7 program Word 2013 najprościej uruchomić przy użyciu przycisku Start. W polu z napisem Wyszukaj programy i pliki wpisz słowo word. Windows — wystarczy ją kliknąć, aby bardzo szybko odnajdzie ikonę programu uruchomić edytor. Sugeruję, aby przypiąć tę ikonę na stałe do menu Start, co ułatwi jej wyszukiwanie. Można ją też wkleić do paska szybkiego uruchamiania i umieścić na pulpicie — wszelkie sposoby są dozwolone. Podczas kolejnych uruchomień sprawdź, czy ikona programu nie jest od razu widoczna w menu Start. Możesz ją także na stałe

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

33

przypiąć do tego menu (kliknij ikonę prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Przypnij do menu Start), a nawet do paska zadań na dole ekranu (kliknij ikonę prawym przyciskiem myszy i wskaż polecenie Przypnij do paska zadań). W systemie Windows 8 w celu odszukania programu Word naciśnij klawisz Windows ( ) i na ekranie Start zacznij pisać: word. Gdy zobaczysz ikonę programu, kliknij ją. Oczywiście w systemie Windows 8 także możesz odszukać ręcznie ikonę programu na ekranie Start lub przypiąć ją do paska zadań na pulpicie. W systemie Mac OS programy Office są instalowane w Docku i można je stamtąd łatwo wywołać, klikając odpowiednią ikonę. Jeśli interesuje Cię opis systemu Windows 8, poszukaj w księgarni najnowszego, ósmego wydania mojej książki ABC komputera (sprawdź na stronie http://helion.pl/ autorzy/wrop.html). Na liście moich książek znajdziesz również pozycje poświęcone komputerom Mac i systemowi Mac OS.

Na rysunku 2.2 przedstawiam okno, które powinno się ukazać po uruchomieniu programu Word i wybraniu szablonu Pusty dokument.

Rysunek 2.2. Ekran główny edytora Microsoft Word 2013

Podstawowym elementem programu Word i każdego innego programu z pakietu Office jest tzw. wstążka. Jest to wydzielony obszar w górnej części okna każdego programu w pakietach Office 2007, 2010, 2011 (tylko wersja Mac) i 2013. Dzięki wstążce najpopularniejsze polecenia znajdują się na pierwszym planie i nie trzeba ich już szukać w innych miejscach przy wykonywaniu najczęstszych czynności. Korzystanie ze wstążki ułatwia i przyspiesza pracę dzięki temu, że polecenia znajdują się w optymalnym położeniu i są łatwiej dostępne niż polecenia w klasycznym menu. Tuż po uruchomieniu programu w górnej części ekranu Worda zobaczysz kilka istotnych elementów:  Menu systemowe Plik — tam odnajdziesz polecenia pozwalające dostosować

Worda do własnych upodobań, otworzyć dokument, zamknąć go, wydrukować itp.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

34

 Karta — w programie Word znajdziesz osiem podstawowych kart,

które określają pewien zakres funkcji edytorskich — jedna z nich jest otwarta; aby zobaczyć zawartość pozostałych, musisz kliknąć jej nazwę (na przykład Układ strony, Widok…).  Grupa — graficzne pogrupowanie spokrewnionych ze sobą elementów.  Pasek przycisków o nazwie Szybki dostęp, który jest zawsze widoczny na ekranie

i pozwala szybko wywołać niektóre częściej używane funkcje Worda (można tam łatwo dokładać własne polecenia). W dolnej części ekranu można wyróżnić:  Obszar roboczy, czyli miejsce wpisywania tekstu — tutaj miga kursor. Tekst

możesz wpisywać w obszarze ograniczonym marginesami kartki dokumentu.  Pasek widoków (znajdziesz tam na przykład widok pełnoekranowy), a obok niego

pasek powiększania (pomniejszania), czyli suwak zoom.  Pasek stanu zawierający użyteczne informacje o dokumencie (na przykład liczbę

stron i inne informacje dotyczące edytowanego dokumentu). Jeśli umieścisz na nim kursor myszy i naciśniesz prawy przycisk, zauważysz, że można tam załączyć wyświetlanie wielu ciekawych informacji, takich jak numer sekcji, co przydaje się podczas definiowania nagłówków i stopek w dokumencie (rysunek 2.3). Rysunek 2.3. Załączanie dodatkowych informacji na pasku stanu Worda

Wstążka jest niewątpliwie najważniejszym i najbardziej widocznym elementem roboczym programów pakietu Office. Podstawowe składniki wstążki programu Word przedstawiam na rysunku 2.4. Oto one:  Karta — w programie Word znajdziesz osiem podstawowych kart, które określają

pewien zakres funkcji edytorskich (Narzędzia główne, Wstawianie, Układ strony itd.).

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

35

Rysunek 2.4. Budowa wstążki — podstawowego elementu graficznego interfejsu użytkownika pakietu Microsoft Office

 Grupa — graficzne pogrupowanie spokrewnionych ze sobą elementów

(na przykład narzędzia do wycinania i wklejania są umieszczone obok siebie).  Polecenie — element grupy, na przykład przycisk lub menu.  Dodatkowe opcje — przycisk

wywołuje dodatkowe okienka z rozszerzonymi

opcjami i funkcjami. Jeśli rozmiar wstążki bardzo Ci przeszkadza podczas wpisywania tekstu, kliknij dwukrotnie dowolną kartę (np. napis Narzędzia główne) lub przycisk widoczny w prawym górnym rogu ekranu, dzięki czemu grupy przycisków zostaną ukryte. Powrót do wyświetlania pełnej wstążki uzyskasz, klikając dwukrotnie tytuł dowolnej karty lub przycisk.

Jeśli widok na ekranie Twojego komputera jest nieco inny od pokazanego na rysunku 2.2, na przykład nie widzisz lewej i górnej linijki, kliknij kartę Widok i sprawdź ustawienia w grupie Pokazywanie (rysunek 2.5). Rysunek 2.5. Ukrywanie lub pokazywanie elementów programu Microsoft Word

Ułatwienia obsługi w Microsoft Office Interfejs użytkownika Worda (oraz każdego innego programu pakietu Office) ma jeszcze jedną ciekawą cechę, tzw. ukryte karty, które pojawiają się dopiero po kliknięciu przez użytkownika złożonego obiektu osadzonego w dokumencie, na przykład

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

36

tabeli, rysunku lub wykresu. Karty te widzimy dopiero wówczas, gdy trzeba użyć funkcji w nich zawartych, dzięki czemu główny ekran aplikacji nie jest przeciążony nadmiarem dostępnych poleceń. Na rysunku 2.6 pokazałem przykład kart ukrytych Projektowanie i Układ, które są widoczne po kliknięciu w obrębie tabeli wstawionej do dokumentu. Na dole rysunku ukazany jest fragment karty Układ.

Rysunek 2.6. Ukryte karty w edytorze Microsoft Word 2013

Ukryte karty stanowią też pewne utrudnienie w nauce Worda, gdyż nie można ich — ot, tak sobie — pooglądać w celu zapoznania się z ich funkcjami. Pojawiają się bowiem kontekstowo — w trakcie pracy z wybranymi elementami formatowania (tabelami czy grafiką). Oprócz rozbudowanych, kontekstowych kart Word 2013 oferuje bardzo wygodne ułatwienie w postaci minipaska narzędzi, który zawiera najczęściej używane przyciski z innych pasków narzędzi i pojawia się po kliknięciu prawego przycisku myszy tuż nad menu kontekstowym (rysunek 2.7). Rysunek 2.7. Minipasek narzędzi w Microsoft Word 2013

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

37

Jakby nie dość było ułatwień, twórcy nowego Worda udostępnili specjalny pasek o nazwie Szybki dostęp, który jest widoczny w lewym górnym rogu okna programu, nad przyciskiem Plik (rysunek 2.8).

Rysunek 2.8. Pasek Szybki dostęp w Microsoft Word 2013 Aby dodać dowolny przycisk z innych pasków narzędzi do paska Szybki dostęp, wybierz z menu kontekstowego (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybranego przycisku) polecenie Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp.

Dla użytkowników będących zwolennikami klawiatury i niezbyt lubiących mysz twórcy programu przygotowali ułatwienie w postaci nawigacji przez skróty wywoływane klawiszem lewy Alt. Pojedyncze wciśnięcie lewego klawisza Alt powoduje wyświetlenie nazwy klawiszy, których pojedyncze naciśnięcie otwiera karty lub polecenia (bez potrzeby użycia myszy). Przykładowo po naciśnięciu lewego Alt pojedyncze wciśnięcie klawisza A spowoduje otwarcie karty Układ strony i pokazanie kolejnych dostępnych skrótów (rysunek 2.9).

Rysunek 2.9. Skróty klawiszowe nowej generacji w Microsoft Office 2013

Nawigacja bez użycia myszy w Microsoft Office 2013 pozwala na sprawne poruszanie się po dokumencie. Polecam zapamiętanie kilku użytecznych technik pracy bez użycia myszy, które zostały opisane w poniższej tabeli (tabela 2.1).

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

38

Tabela 2.1. Użyteczne skróty klawiszowe w Microsoft Office 2013 Klawisz

Opis

Alt, a następnie klawisz ← lub →

Przejście do innej karty wstążki.

Podwójne kliknięcie na karcie

Zminimalizowanie lub przywrócenie wstążki.

Alt, a następnie Tab (nawigacja w przód) lub Shift+Tab (nawigacja wstecz)

Przeniesienie fokusu (aktywnego elementu na ekranie) na poszczególne polecenia na wstążce (do przodu lub do tyłu).

↓, ↑, ← lub →

Przechodzenie w dół, w górę, w lewo lub w prawo między elementami na wstążce (po uprzednim kliknięciu Alt).

Spacja lub Enter

Uaktywnienie wybranego polecenia lub formantu na wstążce.

Spacja lub Enter

Otwarcie wybranego menu lub galerii na wstążce.

Enter

Uaktywnienie polecenia lub formantu na wstążce w celu zmodyfikowania wartości.

Enter

Zakończenie modyfikowania wartości formantu na wstążce i przeniesienie fokusu z powrotem na dokument.

F1

Uzyskanie pomocy na temat wybranego polecenia lub formantu na wstążce.

Niektóre z opisów zawartych w tabeli mogą się wydawać pozornie nieczytelne, zapewniam jednak, że proste ćwiczenie z edytorem Word wyjaśni wszelkie niejasności. Używając myszy, możesz bardzo łatwo nawigować pomiędzy kartami. Po prostu umieść wskaźnik myszy w obszarze wstążki (np. na jednej z kart), kręć przyciskiem przewijania w dół lub w górę i zobacz, co się dzieje z kartami wstążki.

Interfejs Office w wersji dla komputerów Mac W tej książce opisuję głównie program Office 2013, ale — jak wspomniałem — właściciele komputerów Apple też mogą się cieszyć pakietem Office w ramach subskrypcji Office 365. Wersja dostępna dla komputerów Mac jest oznaczona numerem 2011 i nieznacznie się różni od wersji dla systemu Windows. Różnice te wynikają bardziej z cech systemu Mac OS niż z samego pakietu Office. Spójrz na rysunek 2.10 pokazujący ekran Worda w wersji dla komputerów Mac. Jak łatwo zauważyć, kilka funkcji wstążki jest powielonych w menu aplikacji (takie menu jest standardowe w programach pracujących pod kontrolą Mac OS). Nie stanowi to jednak żadnego utrudnienia — takie rozwiązanie wręcz przydałoby się w systemie Windows, zwłaszcza dla zwolenników klasycznego Office 2003!

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

39

Rysunek 2.10. Office 2011 dla komputerów Mac

Otwieranie i zapisywanie dokumentów W tym podpunkcie omówię mechanizmy zapisywania i otwierania dokumentów w programie Word. Ponieważ opisywane funkcje są podobne w każdym innym programie pakietu Office, warto się z nimi zapoznać, gdyż ułatwi to lekturę kolejnych części książki.

Zapisywanie i odczytywanie dokumentów Aby dokument znalazł się na dysku komputera i został na nim trwale zapisany, po jego utworzeniu (np. dzięki wybraniu szablonu Pusty dokument) musisz dokonać zapisu i określić jego nazwę. Dokument można zapisać, korzystając z polecenia menu Plik:  Zapisz — zapisuje dokument i jeśli nie posiada on jeszcze nazwy, proponuje

jej nadanie.  Zapisz jako — zapisuje dokument z możliwością zmiany pierwotnej nazwy

i formatu (o tym opowiem nieco dalej).

40

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rysunek 2.11 pokazuje moment zapisywania dokumentu w nowym Wordzie. Warto wiedzieć, że podobne okienka występują w każdym innym programie pakietu (nie będę już tego szczegółowo opisywał przy okazji ich omawiania).

Rysunek 2.11. Zapisywanie dokumentu w Wordzie 2013

Nowy Word domyślnie proponuje miejsce zapisu na dysku internetowym SkyDrive. Jeśli chcesz zapisać dysk lokalnie, na swoim komputerze, to wybierz miejsce zapisu Komputer i przejdź do wybranego katalogu (przycisk Przeglądaj). Otwieranie dokumentu przebiega bardzo podobnie — użyj polecenia Otwórz z menu Plik (rysunek 2.12). Jak można zauważyć, Word ma funkcję otwierania z wybranego folderu, pamięta także listę ostatnio edytowanych dokumentów. Po kliknięciu tytułu z listy Ostatnio używane Dokumenty zostanie on szybko załadowany do okienka edytora. W tabeli 2.2 zawarłem opis skrótów klawiszowych, które warto zapamiętać, aby skutecznie pracować z Wordem. Nie tylko przyspieszają one pracę, ale działają zawsze, nawet kiedy przyciski znikną z ekranu. Obok każdego skrótu podałem też ikony występujące w starszych wersjach Worda i wielu innych programach Windows otwierających i zapisujących dokumenty na dysku twardym (z tego powodu warto rozumieć ich znaczenie, pomimo że w najnowszym pakiecie Office już zostały wyeliminowane). System Windows umożliwia automatyczne otwieranie aplikacji, w której powstał dany dokument, przy użyciu programu Eksplorator Windows (oczywiście podobny mechanizm jest dostępny w Mac OS i programie Finder).

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

41

Rysunek 2.12. Otwieranie dokumentu w Wordzie 2013

Tabela 2.2. Przyciski i skróty klawiszowe do zarządzania dokumentami Ikona i/lub skrót klawiszowy

Opis

(Ctrl+N)

Otwiera nowe okno dokumentu, zasłaniając poprzedni dokument.

— (Ctrl+O)

Otwiera istniejący dokument.

— (Ctrl+S)

Zapisuje dokument na dysku. Jeśli robisz to po raz pierwszy, będziesz musiał dodatkowo podać nazwę pliku.

— (Ctrl+W)

Zamyka bieżący dokument, ale nadal pozostawia włączony edytor i otwarte w nim wcześniej dokumenty.

Pozostańmy już jednak przy opisie wersji Worda dla systemu Windows: jeśli w okienku Eksploratora zobaczysz ikonę dokumentu Word (łatwo ją rozpoznać po literce W), wystarczy ją dwukrotnie kliknąć, aby uruchomić edytor Word i załadować do niego konkretny dokument. Możesz także kliknąć dokument i z paska przycisków Eksploratora wybrać polecenie Otwórz.

Formaty DOC i DOCX zapisu dokumentów Worda Linia produktu Office jest bardzo stara, ale w każdej z nowych wersji wprowadzano nowe funkcje, zachowując pewną ciągłość koncepcji użytkowej programów wchodzących w jej skład. W 2007 roku okazało się jednak, że do używania niektórych nowych funkcji wymagany będzie całkowicie nowy format zapisu dokumentów. Na szczęście stary format zapisu także był obsługiwany, co pozwala otwierać i zachowywać starsze dokumenty. Dokumenty, które powstały w Wordzie w wersji do 2003, mają na dysku rozszerzenie .doc, a dokumenty utworzone w wersjach 2007, 2010 i 2013 — .docx. Program Eksplorator Windows stosuje odmienne ikony, aby odróżnić dokumenty utworzone w starym formacie od tych zapisanych w nowym. Pokażę to na przykładzie.

42

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Załóżmy, że na dysku komputera znajdują się pliki Dokument w formacie DOCX.docx i Dokument w formacie DOC.doc (rysunek 2.13). Łatwo zauważyć nieco inny kształt ikon obu dokumentów.

Rysunek 2.13. Automatyczne otwieranie dokumentów przez program Eksplorator Windows

Jeśli otworzysz program Eksplorator Windows (naciśnij jednocześnie klawisze i E) i dwukrotnie klikniesz jeden z tych plików, automatycznie zostanie uruchomiony program Word, który w przypadku pierwszego pliku rozpocznie pracę w tzw. trybie zgodności (taki napis pojawi się na pasku tytułowym okna programu). Po otwarciu lub utworzeniu pliku w starym formacie DOC w Wordzie 2013 możesz go edytować i zapisywać — Word doskonale radzi sobie z formatem zapisu stosowanym w swoich starszych wersjach i tylko czasami napotkasz komunikaty ostrzegające o potencjalnej utracie niektórych elementów formatowania podczas zapisu. Stosując mechanizmy edycji opisywane w tej książce, w zasadzie nie powinieneś się nigdy zetknąć z taką sytuacją, a jedyną niedogodnością będzie napis „Tryb zgodności” widoczny na belce tytułowej okna programu Word.

Więcej opcji dostępnych z poziomu Eksploratora Windows zobaczysz, klikając prawym przyciskiem myszy ikonę dokumentu, na przykład Otwórz, Nowy (otwiera edytor z pustą zawartością) lub Drukuj (wysyła plik do drukarki). Najczęściej używane polecenia są również dostępne na pasku przycisków w górnej części okna programu — jak łatwo się przekonać, poszczególne komendy pojawiają się kontekstowo, w zależności od elementu klikniętego wewnątrz okna. Przykładowo przycisk Drukuj jest dostępny po kliknięciu myszą ikony dokumentu, a znika, gdy wskażemy na przykład ikonę dysku komputera. Podczas otwierania warto się przełączyć na widok Kafelki, który oferuje wyraźne, dobrze opisane ikony aplikacji, dzięki czemu łatwo będzie „wycelować” we właściwy dokument. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracując w edytorze pakietu Office 2013, zapisywać dokumenty w starym formacie DOC, a nie DOCX. Wbrew ostrzeżeniom generowanym

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

43

przez Worda w przypadku większości typowych dokumentów format DOC będzie w zupełności wystarczający. W celu zapewnienia zgodności ze „światem zewnętrznym” warto zatem rozważyć jego użycie, zwłaszcza jeśli nie mamy ochoty na wykorzystywanie zaawansowanych możliwości Office 2013 (na przykład w zakresie lepszego szyfrowania dokumentu zabezpieczonego hasłem). Na rysunku 2.14 pokazuję, jak w prosty sposób dokonać zapisu dokumentu w starym formacie Worda.

Rysunek 2.14. Zapisywanie dokumentu Worda w starym formacie DOC

Po prostu kliknij przycisk Plik i po wybraniu polecenia Zapisz jako wskaż format zapisu Dokument programu Word 97–2003. Jeśli chcesz przekonwertować dokument z formatu DOC na DOCX, w menu Plik kliknij zakładkę Informacje i wciśnij przycisk Konwertuj.

Pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office Firma Microsoft, wprowadzając kilka lat temu nowy format zapisu dokumentów, dużo ryzykowała na rynku korporacyjnym, który był głównym użytkownikiem jej programów. Co było do przewidzenia, pakiety Office w wersji 2003, często kupowane za bardzo duże pieniądze, są w ciągłym użyciu nawet dziś i wiele firm nie przeszło na nowy Office (zapewne premierowy Office 2013 też napotka ten problem pomimo wielu nowych funkcji).

44

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Format DOCX jest nieczytelny dla starszych wersji Office, co stanowiło sporą niedogodność dla użytkowników pakietu. Microsoft postanowił temu zaradzić, przygotowując tzw. pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office dla programów Word, Excel i PowerPoint. Jeśli na jakimś starszym komputerze nadal posiadasz pakiet Office 2003, zalecam pobranie tego użytecznego dodatku, który umożliwia otwieranie i edycję dokumentów zapisanych w nowych formatach (np. DOCX, XLSX) z jedynie drobnymi ograniczeniami. Program ten można pobrać ze strony www.microsoft.com/poland (w pasku wyszukiwania wpisz frazę Pakiet zgodności i kliknij odsyłacz prowadzący do strony pobierania programu — rysunek 2.15).

Rysunek 2.15. Pakiet zgodności formatu plików Office’a

Po kliknięciu przycisku Pobierz (oczywiście musisz posiadać aktywne połączenie internetowe) zapisz na dysku i uruchom program, który zainstaluje konwerter plików nowego formatu w Twoim starym pakiecie Office 2003.

Zapisywanie dokumentu na dysku SkyDrive Jeśli posiadasz nowy pakiet, to możesz zapisywać dokumenty nie tylko na dysku, ale także w tzw. chmurze, czyli nieco trywializując temat, na Twoim prywatnym dysku twardym o pojemności początkowej 20 GB, utrzymywanym przez Microsoft na swoich serwerach i dostępnym przez Internet. Aby się podłączyć do SkyDrive, wystarczy w Wordzie wskazać miejsce zapisu Usługa SkyDrive (rysunek 2.16). Przed użyciem funkcji SkyDrive musisz się zalogować na konto Microsoft, na przykład przy użyciu ikonki znajdującej się w prawym górnym rogu programu lub po prostu tuż przed pierwszym wywołaniem usługi zapisywania na dysku SkyDrive.

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

45

Rysunek 2.16. Zapis na dysku SkyDrive (wersja dla systemu Windows)

Usługa SkyDrive jest też dostępna w pakiecie Office dla komputerów Mac kupionym w ramach Office 365. Zapis na dysku SkyDrive w pakiecie Office dla komputerów Mac jest umieszczony jednak w nieco innym miejscu — w menu Plik/Udostępnij (rysunek 2.17). Rysunek 2.17. Zapisywanie na dysku SkyDrive (wersja Mac OS)

Dysk SkyDrive najprościej obejrzeć w trakcie zapisywania lub odczytywania dokumentów oraz przez przeglądarkę internetową — wystarczy się zalogować na adres https://skydrive.live.com (rysunek 2.18). W systemie Windows usługa SkyDrive domyślnie instaluje na pasku systemowym ikonkę , która pozwala na oglądanie folderów dysku sieciowego bez otwierania programów Office i bez używania przeglądarki. SkyDrive zawiera kilka predefiniowanych folderów, które możesz otworzyć, klikając je myszą. Jeśli klikniesz dokument, a nie folder, to pojawi się możliwość jego edycji, także na komputerze bez pakietu Office (rysunek 2.19).

46

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rysunek 2.18. Przeglądanie zasobów zapisanych na SkyDrive

Rysunek 2.19. Edycja dokumentu widocznego w przeglądarce zasobów SkyDrive

Usługi SkyDrive nie będę już szczegółowo opisywał, gdyż korzystanie z niej jest bardzo intuicyjne. Warto jednak pamiętać, że zapis dokumentu w Internecie wymaga połączenia z siecią i nawet jeśli jesteśmy podłączeni, to może być nieco wolniejszy niż praca z dokumentami na dysku komputera. Zachowaj ostrożność, korzystając z dostępu do SkyDrive z „obcego” komputera. Nie pozwól innym oglądać hasła do konta Microsoft, a po zakończeniu pracy wyloguj się, klikając odsyłacz o tej samej nazwie. SkyDrive umożliwia też udostępnianie plików pakietu Office poza obrębem konta Microsoft. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to zrobić, zajrzyj do rozdziału 24., w którym objaśnię wszystko na przykładzie dzielonego notesu OneNote.

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

47

Funkcjonalność edytora Dzięki innowacyjnej koncepcji wstążki już po pierwszym uruchomieniu Worda możemy z łatwością odnaleźć większość podstawowych funkcji, gdyż twórcy tej aplikacji zadbali, aby te najczęściej używane i potrzebne były łatwo dostępne. Firma Microsoft chwali się badaniami, które przeprowadziła wśród użytkowników w celu zapewnienia optymalnego układu funkcji swojego edytora. Z jednej strony można zaufać tym stwierdzeniom, z drugiej jednak koncepcja wstążki zaproponowana przez Microsoft już w wersji Office 2007 była bardzo ryzykowna, gdyż godziła w wieloletnie przyzwyczajenia użytkowników starszych wersji tego pakietu. Nowy interfejs użytkownika ma wiele zalet, ale rozbudowanie panelu nawigacyjnego, jakim de facto jest wstążka, kosztem przestrzeni roboczej, w której pracuje użytkownik, jest mocno ryzykowne — nie każdy przecież ma w domu wielki monitor. Szczególnie na komputerach przenośnych utrata tych kilku centymetrów jest bardzo irytująca (choć wstążkę łatwo ukryć — w tym celu wystarczy dwukrotnie kliknąć jedną z kart). Oceniając samą ergonomię programu, warto zauważyć, że całkowity brak klasycznego menu (w wersji dla systemu Windows, w Mac OS menu występuje jako uzupełnienie wstążki) i duża kontekstowość zawartości kart z przyciskami utrudniają wstępne zapoznanie się z teoretycznymi funkcjami edytora. Podsumowując te rozważania, warto podkreślić, że wstążka pozwala na łatwiejszą obsługę programu, co jest istotne zwłaszcza dla początkujących użytkowników, ale nieco egzotyczny wygląd edytora wymaga niewątpliwie poświęcenia czasu na zapoznanie się z funkcjami programu — nie tylko w trakcie „lektury” samej wstążki, ale i podczas codziennej praktyki. Starajmy się jak najczęściej używać Worda do złożonych funkcji edytorskich, aby nabrać wprawy w odszukiwaniu potrzebnych opcji i funkcji. W następnym podrozdziale znajdziesz swoistą mapę aplikacji Worda, która może być pomocna podczas pracy z kolejno omawianymi zagadnieniami.

Word 2013 — mapa aplikacji Funkcje edytora są pogrupowane w ramach kart (tabela 2.3). Większość funkcji będzie omawiana w tej książce bezpośrednio lub w ramach innych zagadnień; ominiemy w zasadzie tylko naprawdę rzadko używane, złożone funkcje edytorskie. Używając aplikacji pakietu Office, warto aktywnie korzystać z systemu pomocy wywoływanego klawiszem F1. Przy aktywnym połączeniu internetowym uzyskamy dostęp do tysięcy stron ciekawych informacji i przykładów poprawnego użycia bieżącej aplikacji (na rysunku 2.20 pokazuję przykład dla programu Word — widzimy fragment listy artykułów poświęconych tworzeniu tabel w Wordzie i dodatkowo możemy przejść do pełnego spisu treści systemu pomocy, co pozwoli nam uzyskać dostęp do swego rodzaju podręcznika obsługi).

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

48 Tabela 2.3. Funkcje programu Word 2013 Karta

Grupy poleceń

Narzędzia główne

Schowek Czcionka Akapit Style Edytowanie

Wstawianie

Strony Tabele Ilustracje Aplikacje Multimedia Łącza Nagłówek i stopka Tekst Symbole

Projektowanie

Formatowanie dokumentu Tło strony

Układ strony

Ustawienia strony Akapit Rozmieszczanie

Odwołania

Spis treści Przypisy dolne Cytaty i bibliografia Podpisy Indeks

Korespondencja

Tworzenie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej Wpisywanie i wstawianie pól Podgląd wyników Kończenie

Recenzja

Sprawdzanie Język Komentarze Śledzenie Zmiany Porównywanie Ochrona

Widok

Widoki Pokazywanie Powiększenie Okno Makra

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

49

Rysunek 2.20. System pomocy online Worda

Menu systemowe Plik w Wordzie Główne funkcje systemowe dotyczące zarządzania dokumentami jako plikami są ukryte w menu Plik, widocznym w lewym górnym rogu ekranu (rysunek 2.21). Aby szybko wyjść z menu Plik i powrócić do edycji dokumentu, naciśnij klawisz Esc.

Jak łatwo się przekonać, menu Plik grupuje funkcje nieedytorskie, takie jak zapisywanie i otwieranie, dzielenie się dokumentami (wysyłka e-mailem itp.) czy drukowanie. Wystarczy kliknąć poszczególne polecenia zawarte w lewym panelu (Nowy, Otwórz, Zapisz...), aby wywołać kolejne, szczegółowe polecenia. W ramach ilustracji na rysunku 2.21 pokazałem, jak wysłać edytowany dokument jako załącznik poczty elektronicznej (Udostępnij) oraz jak przekonwertować go na format PDF (Eksportuj).

Opcje programu Word Word jest bardzo złożonym programem, który możesz dostosować do swoich upodobań, pod warunkiem że wiesz, jak go do tego „zmusić”. Zakres możliwości konfiguracji jest imponujący — można zmienić praktycznie wszystko: wygląd ekranu, zawartość menu, reakcje programu na błędy ortograficzne itp.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

50

Rysunek 2.21. Menu systemowe Plik aplikacji Office

Aby zmienić opcje Worda, należy przejść — poprzez menu Plik (lewy górny róg aplikacji) — do okienka ukrytego pod odsyłaczem Opcje (rysunek 2.22).

Rysunek 2.22. Opcje programu Word

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

51

Już wstępne przejrzenie zawartości poszczególnych kart (Wyświetlanie, Sprawdzanie, Zaawansowane…) pokazuje imponujące możliwości edytora. Na szczęście większość domyślnych ustawień jest zdroworozsądkowa i nie trzeba ich modyfikować, ale gdyby kiedyś coś nam w Wordzie nie pasowało, warto pamiętać o istnieniu tego okienka. W ramach zachęty na rysunku 2.22 pokazałem miejsce, w którym można wyłączyć denerwującą funkcję Worda domyślnie poprawiającego początek zdania na pisany wielką literą. W tym samym okienku warto zwrócić uwagę na przycisk Opcje Autokorekty. Okazuje się, że Word pozwala na automatyzowanie wpisywania pewnych często wykorzystywanych znaków lub wyrażeń poprzez podmianę w trakcie pisania fragmentów tekstów. Przykładowo wpisanie (e) spowoduje po zamknięciu nawiasu zastąpienie ciągu znaków „(e)” symbolem „€” (euro). Osoby uwielbiające dostosowywanie programów do własnej wygody na pewno docenią polecenia Dostosowywanie Wstążki i Pasek narzędzi Szybki dostęp (rysunek 2.23).

Rysunek 2.23. Ustawienia umożliwiające zmianę wstążki lub zdefiniowanie własnych skrótów klawiszowych w Wordzie

Na rysunku pokazałem, jak zdefiniować skrót do funkcji Worda pozwalającej wstawić do dokumentu plik graficzny z dysku komputera. Aby to zrobić, w okienku Dostosowywanie klawiatury wybierz z listy pozycję Karta Wstawianie, a w prawym panelu odszukaj funkcję InsertPicture. Następnie określ sekwencję klawiszy (użyj jej w polu Naciśnij nowy klawisz skrótu) i kliknij przycisk Przypisz. Nie obawiaj się, że „popsujesz” Worda, bo każdą zmianę można cofnąć, klikając przycisk Resetuj wszystko! W trakcie pracy z Wordem może się zdarzyć, że ekran przestanie przypominać standardowe ustawienia prezentowane w tej książce. Warto wówczas przejść na kartę Widok i sprawdzić ustawienia w grupach Pokazywanie oraz Widoki dokumentu. Na rysunku 2.24 pokazuję sugerowane ustawienia, które powinny być stosowane do wygodnej pracy z edytorem: praca w układzie wydruku z widoczną linijką w oknie aplikacji.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

52 Rysunek 2.24. Opcje widoku ekranu głównego Worda

Podgląd i wydruk dokumentu Word pozwala pisać dokumenty w wielu układach wyświetlania, które charakteryzują się innymi szczegółami wyświetlanymi na ekranie. W trakcie tworzenia dokumentów efekt, jaki widzimy na ekranie, często odbiega od tego, co ujrzymy po wysłaniu wyników naszej pracy do drukarki. Aby uniknąć błędów podczas formatowania dokumentów, w tej książce preferowanym układem będzie Układ wydruku, który najbardziej przypomina to, co zobaczysz po wydrukowaniu dokumentu. Jak jednak uzyskać taki tryb wyświetlania? Okazuje się to bardzo proste, co więcej, edytor jest domyślnie ustawiony w takim właśnie trybie! Gdyby jednak tak nie było, układ wydruku w Wordzie najprościej uzyskać, klikając odpowiedni przycisk na pasku widoków (prawy dolny róg okna — rysunek 2.25). Rysunek 2.25. Układy wydruku i skalowanie dokumentu w Wordzie

Zmiana skali na ekranie jest udogodnieniem dla użytkownika, który ma komputer z małym ekranem lub słabszy wzrok. Wpisując jednak tekst w nienaturalnej skali (np. 150%, czyli powiększony o połowę), tracimy łatwość oceny końcowego wyglądu dokumentu. Warto wówczas obejrzeć podgląd wydruku dostępny w menu Plik pod przyciskiem Drukuj (rysunek 2.26). Na dole ekranu znajdują się przyciski i pozwalające na nawigację pomiędzy stronami dokumentu oraz suwak zoom umożliwiający powiększanie (pomniejszanie) podglądu wydruku.

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

53

Rysunek 2.26. Podgląd wydruku w Wordzie

W listach elektronicznych (e-mailach) często można spotkać w stopce napis Think before you print (czasami wzbogacony atrakcyjnym obrazkiem), czyli „Pomyśl, zanim wydrukujesz”. To hasło ma zachęcać do ograniczenia zbędnych wydruków, które są wykonywane w nadmiarze, zwłaszcza w zakładach pracy i na uczelniach. Bez wątpienia sprawne używanie trybu podglądu wydruku w Wordzie przyczyni się do realizacji tego proekologicznego hasła!

Opcje drukowania Ponieważ edytor tekstowy podczas naszej pracy automatycznie organizuje tekst i rozkłada go na kolejne kartki w formacie A4 (najpopularniejszy format w Europie, w USA jest używany tzw. letter), samo wydrukowanie dokumentu nie powinno sprawiać niespodzianek, o ile tylko zadbaliśmy, aby pracować w trybie układu wydruku. Taki układ oferuje maksymalne podobieństwo tego, co widzisz na ekranie, do wydruku na papierze, więc nie ma specjalnych powodów, aby pracować w innych układach. Wydruk najprościej wykonać, naciskając skrót Ctrl+P (oczywiście możesz także wybrać polecenie Plik/Drukuj z menu systemowego Worda). Już na rysunku 2.26 pokazałem specjalne okienko, w którym można ustalić zakres drukowanych stron, liczbę kopii oraz kolejność drukowania. Teraz przyjrzymy się dokładniej wszystkim opcjom wydruku (rysunek 2.27). W Wordzie 2013 wszystkie najbardziej popularne ustawienia wydruku są bezpośrednio dostępne w menu Plik/Drukuj. Szczególnie warto korzystać z możliwości selektywnego wydruku tylko wybranych stron, aby nie zużywać papieru i atramentu (tonera) drukarki, gdy nie jest to tak naprawdę potrzebne.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

54 Rysunek 2.27. Podstawowe opcje wydruku

Na ekranie widocznym po wybraniu polecenia Plik/Drukuj można zauważyć odsyłacz Ustawienia strony, który kieruje do zaawansowanych opcji układu strony wydruku (rysunek 2.28). Rysunek 2.28. Ustawienia strony przed wydrukiem

Szczególnie warto zwrócić uwagę na następujące możliwości:  Orientacja Pozioma/Pionowa (ang. landscape/portrait) — szerokie tabele

lub rysunki czasami lepiej wyglądają w układzie poziomym.

Rozdział 2. ♦ Interfejs użytkownika pakietu Office na przykładzie edytora Word

55

 Nagłówki i stopki (do tego tematu wrócimy w rozdziale 6.).  Numery wierszy — możliwe jest wydrukowanie dokumentu zawierającego

automatyczny numer wiersza umieszczony w obrębie marginesu. Tryb numeracji wierszy jest funkcją bardzo przydatną dla osób, które chcą dokonać recenzji dokumentu, odnosząc się do jego wierszy. Można w tym celu utworzyć prosty szablon, na przykład tabelkę w Excelu, która będzie zawierała uwagi zgłoszone podczas przeglądania dokumentu (rysunek 2.29).

Rysunek 2.29. Numeracja wierszy dokumentu

W przedsiębiorstwach lub na uczelniach często pojedynczy dokument jest wysyłany do weryfikacji grupie osób. Automatyzacja procesu zbierania uwag ułatwia autorowi wprowadzenie poprawek. Proces drukowania jest finalnym etapem pracy nad dokumentem. Niestety pomimo starannych przygotowań bardzo często zdarza się, że dopiero poniewczasie i już na papierze zauważymy błąd. Z tego powodu, aby nie marnować tuszu lub tonera w drukarce, do wydruków testowych zalecane jest ustawienie opcji wydruku o obniżonej jakości i w odcieniach szarości zamiast w kolorze. Do ustawiania takich i podobnych opcji służy odsyłacz Właściwości drukarki (widać go na ekranie wywołanym po wybraniu polecenia Plik/Drukuj). Po kliknięciu zobaczymy okienko, którego zawartość jest ściśle związana z możliwościami sprzętowymi zainstalowanej drukarki (rysunek 2.30). Z opcji drukarki warto aktywnie korzystać, gdyż dzięki kilku kliknięciom myszy możemy łatwo zmniejszyć koszty wydruku — wystarczy na przykład ustawić szybki wydruk (patrz rozwijana lista Jakość). Gdy w drukarce kończy się kolorowy atrament, przestawienie wydruku na „odcienie szarości” pozwala wykonywać wydruki bez nieustannych ostrzeżeń komputera o wyczerpujących się zapasach tuszu. Ciekawą opcją jest też wydruk stron w odwrotnej kolejności (począwszy od ostatniej strony), tak aby nie trzeba było ponownie układać kartek wyjętych z podajnika.

56

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Rysunek 2.30. Dodatkowe ustawienia wydruku zależne od posiadanej drukarki Wszystkie omawiane wyżej opcje zilustrowałem ekranami związanymi z drukarką firmy Brother — dla innego sprzętu mogą one wyglądać nieco inaczej, ale nie na tyle, aby można się było pogubić.

Rozdział 3.

Formatowanie tekstu W tym rozdziale przejdę już do opisu głównych funkcji nowego Worda, czyli do edycji dokumentów tekstowych przy użyciu tego programu. Omówię podstawy, które należy znać, aby tworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty. Informacje zawarte w tym rozdziale są proste, ale tylko z pozoru. Moje doświadczenie wskazuje, że wielu użytkowników Worda wykazuje pozorną biegłość w jego obsłudze, gdyż popełnia podstawowe błędy podczas tworzenia dokumentów, takie jak używanie spacji bądź klawisza Enter do układania tekstu na stronie, co w przypadku czcionek o zmiennej szerokości prowadzi do powstawania dokumentów, które są po prostu… nieładne (tak, wiem, o gustach się nie dyskutuje, ale w tym przypadku pozwolę sobie na tego typu komentarz). Na edycję dokumentów składają się dwie podstawowe czynności: pisanie i formatowanie, tzn. ustawianie wielkości liter, wyrównywanie tekstu do marginesów itp. W tym rozdziale omówię kolejno najpopularniejsze sposoby formatowania, które uznaję za wystarczające do tworzenia profesjonalnie wyglądających dokumentów. Microsoft Word oferuje szereg ciekawych możliwości zmiany wyglądu wpisywanego tekstu. Za jego pomocą można tworzyć dokumenty niewiele różniące się od tych, które na co dzień spotykamy w prasie i wydawnictwach książkowych.

Wpisywanie tekstu W ramach rozgrzewki uruchom program Word i w obszarze przeznaczonym do wpisywania tekstu napisz kilka dłuższych zdań (możesz nawet przepisać fragment tej książki): wpisz je, a następnie 2 – 3 razy naciśnij klawisz Enter i wpisz kilka kolejnych zdań, po czym ponownie parę razy naciśnij spację, Enter i wpisz jedno zdanie, po którym nie naciskaj już klawisza Enter. Wypróbuj także działanie klawisza Tab. W trakcie pisania polecam zapamiętanie (lub odświeżenie znajomości) kilku użytecznych klawiszy przydatnych podczas edycji tekstów (tabela 3.1). Odszukaj teraz na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit przycisk Pokaż wszystko ( ). Umożliwia on wyświetlenie w oknie edytora tzw. znaków ukrytych. Znaki te są specjalnymi znacznikami ekranowymi, które pełnią ukryte funkcje edytorskie (np. wstawiają

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

58 Tabela 3.1. Najważniejsze klawisze edytorskie Klawisz

Znaczenie

Uwagi

Caps Lock

Przełącza klawiaturę w tryb pisania wielkimi literami.

(Wciśnij)

Tab

Przesuwa kursor tekstowy do następnej pozycji tzw. tabulatora (zazwyczaj 8 znaków)1.

(Wciśnij)

Shift

Umożliwia pisanie wielkimi (małymi) literami, w zależności od trybu wybranego za pomocą klawisza Caps Lock.

(Przytrzymaj)

Dokłada znak nowego wiersza (linii).

(Wciśnij)

Usuwa znak znajdujący się na lewo od kursora.

(Wciśnij)

Enter Backspace Del lub Delete

Usuwa znak znajdujący się na prawo od kursora.

(Wciśnij)

Poruszanie się po tekście; w połączeniu z Shift klawisze pozwalają na wygodne zaznaczanie tekstu bez użycia myszy.

(Wciśnij)

Prawy Alt+[znak]

„Dokleja” kreskę lub ogonek do wybranego znaku i w efekcie umożliwia utworzenie polskiej litery ze znaków alfabetu łacińskiego (a Æ ą itp.). Wyjątkiem jest litera „ź” uzyskiwana przez prawy Alt+x.

(Przytrzymaj)

Num Lock

Włącza klawiaturę numeryczną (nie ma jej w większości laptopów).

(Wciśnij)

Insert

Włącza lub wyłącza tryb nadpisywania i wstawiania znaków.

(Wciśnij)

(klawisze kierunkowe)

W komputerach przenośnych niektóre klawisze mogą wyglądać nieco inaczej niż na dużych klawiaturach komputerów biurkowych. W razie wątpliwości zajrzyj do instrukcji swojego laptopa.

nowy wiersz), ale nie są drukowane. Ich wyświetlenie daje pełniejszą kontrolę nad tekstem i pozwala lepiej wytłumaczyć „dziwne” zachowanie zawartości dokumentu w momencie wykonywania niektórych czynności edycyjnych. Widok, który zobaczysz na ekranie, będzie zbliżony do przedstawionego na rysunku poniżej (rysunek 3.1). Tabela 3.2 zawiera listę najpopularniejszych znaków niedrukowalnych, które napotkasz podczas edycji dokumentów w Wordzie. Naciśnij ponownie , aby wyłączyć wyświetlanie znaków niedrukowalnych. W dalszej części rozdziału omówię podstawowe sposoby zmiany wyglądu tekstu w Wordzie. Rozpocznę od wyjaśnienia kluczowego pojęcia, które będzie przydatne do dalszej pracy — czyli od akapitu.

1

W tabeli przesuwa kursor do następnej komórki, podobnie jak Shift+Tab przesuwa go do poprzedniej komórki.

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

59

Rysunek 3.1. Wyświetlanie znaków niedrukowalnych w Wordzie

Tabela 3.2. Najpopularniejsze znaki niedrukowalne Znak niedrukowalny

Opis Znak nowego wiersza (koniec akapitu). Odstępy (spacje). Znak tabulatora. Efekt wciśnięcia kombinacji Shift+Enter — powoduje przejście do nowej linii bez utworzenia nowego akapitu (tzw. miękki Enter).

Czerwony wężyk pod wyrazem

Efekt nieodnalezienia wyrazu w słowniku edytora (potencjalny błąd ortograficzny).

Niebieski wężyk pod wyrazem lub fragmentem zdania

Błąd lub uchybienie gramatyczne (na przykład wyraz potoczny).

{ kod parametry }

Specjalne kody (tzw. pola) Worda, które wykonują dodatkowe instrukcje podczas przetwarzania tekstu. Przykładowo kod {XE ″OEM″} dokłada kolejną pozycję do skorowidza (więcej szczegółów na temat tworzenia skorowidza znajdziesz w rozdziale 6.).

Akapit Wyrównanie tekstu względem marginesów Czym jest „akapit”, o którym wspomniałem już kilka razy? Jest to podstawowe pojęcie związane ze składem tekstu. Akapitem nazywamy wydzielony blok tekstu zakończony znakiem końca wiersza (klawisz Enter). Aby lepiej zrozumieć, czym jest akapit, spróbuj

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

60

pisać tekst bez zwracania uwagi na prawy margines — niech to będzie dość długie zdanie zajmujące kilka wierszy. Zauważysz, że komputer potrafi samodzielnie rozmieścić wyrazy, tak aby tekst zajmował optymalną powierzchnię na stronie, oczywiście w ramach ograniczeń narzucanych przez marginesy prawy i lewy widoczne na linijce. Po wpisaniu w oknie edytora dłuższego akapitu, który zajmuje kilka wierszy, naciśnij na koniec klawisz Enter. Następnie kliknij gdzieś w obrębie nowo napisanego akapitu, aby zaczął tam migać kursor tekstowy (pionowa kreska). Wypróbuj teraz przyciski wyrównywania akapitu względem marginesów (tabela 3.3). Tabela 3.3. Wyrównywanie akapitu za pomocą myszy lub klawiatury Przycisk i skrót

Opis

(Ctrl+L)

Wyrównanie do lewego marginesu kartki (opcja domyślna); pochodzi od angielskiego słowa left. Kliknięcie tego przycisku może nie spowodować żadnych zmian, gdyż jest to domyślna opcja w Wordzie i ten tryb jest już często włączony.

(Ctrl+E)

Wyśrodkowanie względem lewego i prawego marginesu kartki; pochodzi od angielskiego słowa center.

(Ctrl+R)

Wyrównanie do prawego marginesu kartki; pochodzi od angielskiego słowa right.

(Ctrl+J)

Wyrównanie do lewego i prawego marginesu kartki, tzw. justowanie; pochodzi od angielskiego słowa justify. Przesuwa akapit w lewo. Przesuwa akapit w prawo (dokłada wcięcie z lewej).

Rysunek 3.2 pokazuje, co się dzieje z tekstem po kliknięciu określonych przycisków wyrównania akapitu.

Rysunek 3.2. Wyrównywanie akapitu — przykłady

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

61

W Wordzie przyciski wyrównywania akapitu są widoczne w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne. Jeśli aktywna jest inna karta, kliknij kartę Narzędzia główne lub umieść wskaźnik myszy w obszarze wstążki (na przykład na jednej z kart) i kręć przyciskiem przewijania w dół lub w górę, aby przejść do właściwej karty.

Praktyczne porady:  Wyrównanie do lewego marginesu jest domyślną opcją edytora.  Wyśrodkowanie względem lewego i prawego marginesu kartki przydaje

się na przykład do napisania na środku adresu.  Wyrównanie do prawego marginesu kartki można zastosować na przykład

do napisania daty w liście.  Wyrównanie względem lewego i prawego marginesu nadaje akapitowi

estetyczny, „książkowy” wygląd. Wcięcie względem prawego marginesu najwygodniej ustawia się za pomocą myszy. Aby to zrobić, należy oczywiście ustawić kursor gdziekolwiek wewnątrz akapitu i chwycić lewym przyciskiem myszy suwak (trójkącik) na linijce widocznej w górnej części ekranu (rysunek 3.3). Dla ułatwienia Word wyświetla na ekranie (podczas przesuwania tak uchwyconego suwaka) linię przerywaną, która pokazuje prawy margines akapitu, jaki zostanie zastosowany po zwolnieniu przycisku myszy. Rysunek 3.3. Ustawianie prawego marginesu akapitu

Podwieszony akapit W książkach często można się natknąć na efekt tzw. podwieszonego akapitu, który jest przydatny na przykład do zapisywania wszelkiego rodzaju definicji, jak choćby:

Uzyskanie takiego efektu za pomocą spacji (odstępów), formatowania akapitów itp. jest niezbyt skuteczne (i strasznie męczące). Okazuje się jednak, że to samo można osiągnąć kilkoma kliknięciami myszy!

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

62

Na rysunku 3.4 pokazuję na przykładzie, jak uzyskać efekt podwieszonego akapitu.  Napisz Def.1. i całą resztę tekstu, a na koniec naciśnij Enter.  Kliknij wewnątrz akapitu, umieszczając kursor tekstowy przed znakiem, który

definiuje lewy margines „podwieszenia” (w naszym przykładzie przed słowem „Edytor”). (uważaj, żeby nie chwycić dolnego prostokącika). Pojawi się pionowa przerywana linia, którą musisz dosunąć do początku pierwszego wyrazu właściwego akapitu (nie licząc „Def. 1.”).

 Wskaźnikiem myszy „chwyć” na górnej linijce trójkącik suwaka

Rysunek 3.4. „Podwieszony” akapit w Wordzie

Jeśli w efekcie wykonania ćwiczenia pierwsza linijka została krzywo wyrównana w stosunku do pozostałych, to przed wyregulowaniem lewego marginesu możesz nacisnąć klawisz Tab (kursor powinien cały czas znajdować się przed literą E).

Odstępy między akapitami Tworząc dokument, zazwyczaj używamy klawisza Enter, aby wstawić odstępy między poszczególnymi akapitami. Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze jest to dobra metoda, gdyż klawisz ten tworzy wiersz o wysokości aktualnie wybranej czcionki, czyli na przykład 10. Czy można uzyskać inny odstęp, choćby 5-punktowy, zmieniając rozmiar czcionki? Odpowiedź jest przewrotna: owszem, możesz tak zrobić, ale nie jest to zalecane. Sugerowanym rozwiązaniem jest używanie okienka Akapit. W Wordzie 2013 na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit kliknij przycisk Więcej opcji ( ), znajdujący się w prawym dolnym rogu tej grupy. Możesz także uruchomić to polecenie, klikając prawym przyciskiem myszy wewnątrz akapitu i wybierając z menu podręcznego lewym przyciskiem polecenie Akapit (rysunek 3.5). Okienko Akapit jest przeznaczone dla osób, które potrzebują ponadstandardowych opcji regulujących wygląd akapitu lub po prostu nie lubią się mocować z suwakami za pomocą myszy. Okno to pozwala na dokładne ustawienie wszystkich parametrów regulujących wygląd i zachowanie akapitu na stronie. Łatwo zauważyć, że ustawienia z tego okienka są zbliżone znaczeniowo do niektórych przycisków omawianych wcześniej

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

63

Rysunek 3.5. Menu podręczne Akapit można wywołać na dwa sposoby

w tym rozdziale. Aby to uwypuklić, na rysunku ukazującym wygląd okna pokazałem także alternatywne sposoby ustawiania niektórych opcji — za pomocą widocznych i oraz linijki ( ); rysunek 3.6. w grupie Akapit przycisków , , , , Rysunek 3.6. Menu podręczne Akapit

Nie wszystkie parametry akapitu „wyklikasz” za pomocą myszy i przycisków widocznych na wstążce. Do takich parametrów należą na przykład interlinie (odstępy między liniami akapitu) i odstępy pomiędzy kolejnymi akapitami. W ramach ilustracji na rysunku 3.7 pokazuję, jak manipulować odstępami Przed i Po dla trzech akapitów w celu rozmieszczenia ich na kartce w określony sposób — jak widzisz, obeszło się bez „pustych” wierszy (klawisza Enter). Co istotne, po ustawieniu dla danego akapitu odstępów „przed” i „po” kolejne naciśnięcie klawisza Enter na końcu tego akapitu i następujących po nim będzie powodowało pojawienie się zdefiniowanych wcześniej odstępów.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

64 Rysunek 3.7. Ustawianie odstępu po akapicie

Dzielenie i przenoszenie akapitów Pisanie dłuższego dokumentu, na przykład pracy semestralnej lub chociażby dłuższego tekstu zawierającego mieszankę tekstu, grafiki i tabel, często potrafi przyprawić o ból głowy. A to rysunek uporczywie przeskakuje nam na drugą stronę, a to tabela nie chce się „odkleić” od poprzedzającego ją tekstu, a to… Okazuje się, że część ustawień formatowania akapitu odpowiedzialnych za takie, a nie inne położenie na stronie wydruku jest ukryta… również w okienku Akapit, tylko na rzadziej odwiedzanej zakładce Podziały wiersza i strony (rysunek 3.8). Rysunek 3.8. Kontrola położenia akapitu na granicy podziału strony

Aby dobrze zrozumieć działanie poszczególnych ustawień, przygotuj co najmniej dwustronicowy dokument i na ostatnim akapicie pierwszej strony włączaj lub wyłączaj opcje zaznaczone na rysunku 3.8 obwódką. Dzięki takiemu ćwiczeniu położenie tekstu w dowolnie skomplikowanym dokumencie nie będzie już stanowiło dla Ciebie tajemnicy.

Dzielenie wyrazów Akapity są oczywiście złożone z wyrazów, które również podlegają różnym zasadom rozmieszczania w ramach akapitu i na granicy prawego marginesu kartki. Pierwszą możliwością jest włączenie klasycznego, znanego z podstawówki dzielenia wyrazów. Word potrafi dzielić wyrazy samodzielnie, ale trzeba go do tego „zmusić”. W tym celu kliknij kartę Układ strony i z grupy Ustawienia strony wybierz polecenie Dzielenie wyrazów. Zaznacz opcję Automatycznie (rysunek 3.9).

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

65

Rysunek 3.9. Włączanie dzielenia wyrazów

Czasami jednak dzielenie wyrazów bardziej przeszkadza, niż pomaga. Jeżeli nie chcesz dzielić jakiegoś słowa, lecz zamierzasz przenieść je w całości do następnego wiersza, powinieneś przed nim nacisnąć kombinację klawiszy Shift+Enter. Uzyskasz wówczas efekt, o który Ci chodziło, nie psując przy tym akapitu znakiem nowego wiersza. Widoczny w trybie znaków niedrukowalnych znak ( ), uzyskiwany przez wciśnięcie klawiszy Shift+Enter, zwany jest także „miękkim” znakiem końca wiersza, w odróżnieniu od „twardego” — wstawianego za pomocą klawisza Enter ( ). Oczywiście, podobnie jak każdy inny znak, możesz go w dowolnym momencie skasować. Przy dzieleniu wyrazów warto także zwracać uwagę na to, czy komputer nie rozdzielił wyrazów tworzących jedną całość znaczeniową, takich jak „Jan Paweł II” czy „Coca-Cola”, na dwa wiersze (na przykład słowo „Jan” zostało na końcu jednego wiersza, a „Paweł II” znajduje się już na początku następnego). Sposobem na zaradzenie tej sytuacji nie jest z pewnością wpisywanie spacji (odstępu) lub łącznika (-), lecz zastosowanie ich nierozdzielnych odpowiedników. Aby je uzyskać, wystarczy nacisnąć jednocześnie kombinację klawiszy Ctrl+Shift i wybrany znak łącznika (np. Ctrl+ Shift+spacja). Jeśli nuży Cię ręczne wstawianie znaków specjalnych, takich jak nierozdzielające spacje ( ), skorzystaj z karty Wstawianie. W grupie Symbole wybierz polecenie Symbol, a następnie Więcej symboli, po czym w wyświetlonym oknie przejdź na zakładkę Znaki specjalne (rysunek 3.10).

Numerowanie i punktowanie akapitów Podczas pisania bardzo często tworzymy listy numerowane lub punktowane. Na rysunku 3.11 pokazałem prosty przykład. (karta Narzędzia Jeżeli zechcesz ponumerować listę akapitów, kliknij przycisk główne, grupa Akapit). Od tego momentu naciśnięcie klawisza Enter będzie powodowało utworzenie nowej pozycji na liście numerowanej. Zakończenie numerowania polega na zwolnieniu (przez kliknięcie) przycisku numerowania. Aby utworzyć listę punktowaną, kliknij przycisk ; w celu zakończenia punktowania wystarczy nacisnąć go jeszcze raz.

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

66 Rysunek 3.10. Spacja nierozdzielająca i inne znaki specjalne

Rysunek 3.11. Listy numerowane i punktowane

Jeśli nie podobają Ci się standardowe kropki ( ) lub styl numerowania, możesz je zmienić, wchodząc do szczegółowego menu. W tym celu kliknij trójkącik znajdujący się przy przyciskach punktowania lub numerowania (rysunek 3.12).

Rysunek 3.12. Dodatkowe opcje punktowania i numerowania w Wordzie 2013

Dodatkowym wariantem numerowania jest lista wielopoziomowa, która pozwala na automatyczne zagnieżdżanie punktów tego samego poziomu za pomocą wcięcia akapitu.

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

67

Oprócz zwykłej zmiany stylu numerowania bardzo często potrzebne jest wymuszenie numeru początkowego według wartości, którą chcemy narzucić (w przeciwnym razie edytor będzie w całym dokumencie kontynuował numerację, co nie zawsze jest naszą intencją). Aby zmienić wartość początkową listy, w szczegółowym menu numerowania wybierz polecenie Kontynuuj z poprzedniej listy lub wpisz odpowiedni numer w okienku Ustaw wartość numerowania (także rysunek 3.12).

Wyróżnianie elementów tekstu W profesjonalnych publikacjach na pewno widziałeś specjalne sposoby wyróżniania tekstu, takie jak pogrubianie, pochylanie i podkreślanie2. Word pozwala uzyskać te efekty w bardzo prosty sposób, i to wyłącznie przy użyciu standardowych przycisków ekranowych lub prostych skrótów klawiszowych. Aby zmienić wygląd już napisanego tekstu, należy go zaznaczyć (na przykład za pomocą myszy albo klawiatury) i użyć odpowiedniego przycisku lub skrótu klawiszowego (tabela 3.4). Aby sformatować fragment tekstu, musisz go najpierw zaznaczyć („zaczernić”); w tym celu wstaw kursor tekstowy w miejscu, od którego zamierzasz rozpocząć zaznaczanie, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift (lewy lub prawy), jednocześnie naciskając jeden z klawiszy ze strzałką, które przesuną obszar zaznaczenia w wybranym kierunku: ←, →, ↑, ↓ (to samo uzyskasz, przytrzymując lewy przycisk myszy i przeciągając ją w wybranym kierunku). Po zaznaczeniu tekstu kliknij wybrane przyciski formatowania — przykładowo kliknięcie oraz spowoduje pogrubienie i pochylenie. Aby zakończyć, naciśnij klawisz kierunkowy →, co zlikwiduje „zaczernienie”. W efekcie otrzymasz pogrubiony i pochylony fragment tekstu (rysunek 3.13). Rysunek 3.13. Formatowanie fragmentów gotowego tekstu

Jeśli jednak nie rozpocząłeś wpisywania znaków, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś przed napisaniem czegokolwiek „wcisnął” odpowiedni modyfikator wyglądu (na przykład naciśnij skrót Ctrl+B lub przycisk ) i dopiero od tego momentu rozpoczął wpisywanie tekstu; będzie on już pisany jako odpowiednio zmodyfikowany — zgodnie z ustawionym formatem. 2

Przypatrz się uważnie tej książce!

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

68

Błędy, ach te błędy! Podczas edytowania można dość łatwo zepsuć pieczołowicie przygotowany dokument, i to jednym kliknięciem myszy. Na szczęście Word jest profesjonalnym edytorem i pozwala cofnąć pochopnie wykonaną czynność (tabela 3.5). Tabela 3.4. Wyróżnianie elementów tekstu Przycisk i skrót klawiszowy

Opis

(Ctrl+B)

Pogrubienie tekstu; litera B pochodzi od angielskiego słowa bold.

(Ctrl+I)

Pochylenie tekstu; litera I pochodzi od angielskiego słowa italic (inne popularne określenie to „kursywa”).

(Ctrl+U)

Podkreślenie tekstu; litera U pochodzi od angielskiego słowa underline. Przekreślenie.

(Ctrl+=)

Indeks dolny (np. x2).

(Ctrl+Shift+=)

Indeks górny (np. x2).

(Ctrl+> lub Ctrl+])

Powiększenie czcionki.

(Ctrl+< lub Ctrl+[)

Pomniejszenie czcionki. Wyczyszczenie formatowania (zamiana na zwykły tekst). Kolor wyróżnienia tekstu (marker). Kolor czcionki. Efekty tekstowe (niedostępne w trybie zgodności, czyli w formacie DOC). Możliwe efekty zobaczysz po kliknięciu trójkącika:

Tabela 3.5. Cofanie i przywracanie czynności edycyjnych Przycisk i skrót klawiszowy (Ctrl+Z) lub (Alt+Backspace) (Ctrl+Y)

Opis Cofnięcie ostatniej czynności. Przywrócenie cofniętej czynności.

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

69

Zastosowanie schowka Windows w edytorze Oczywiście edytory znakomicie współpracują z tzw. schowkiem Windows — specjalnym rodzajem pamięci tymczasowej, w której podczas edycji możesz przechowywać dowolne obiekty w celu ich przenoszenia lub kopiowania — co doskonale ułatwia wszelkie prace edytorskie. Przyciski, które działają w operacjach na schowku Windows, znajdziesz w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne. Nie powinny one stanowić niespodzianki nawet dla początkującego użytkownika komputera (tabela 3.6). Tabela 3.6. Operacje na schowku Windows w edytorach tekstu Przycisk i skrót klawiszowy

Opis

(Ctrl+C)

Kopiowanie

(Ctrl+X)

Wycinanie

(Ctrl+V)

Wklejanie

Spróbuj przetestować schowek Windows w okienku edytora, w którym znajduje się pewien fragment gotowego tekstu.  Zaznacz wybrany tekst myszą lub z użyciem klawiatury.  Skopiuj zaznaczony fragment do schowka (Ctrl+C).  Kliknij w innym miejscu, aby przenieść tam kursor (ewentualnie naciśnij

kilka razy klawisz Enter).  Wklej we wskazanym miejscu skopiowany fragment (Ctrl+V).

Teraz wykonaj podobne ćwiczenie, ale wytnij fragment tekstu (Ctrl+X), tak aby go przenieść w miejsce docelowe.

Tryby specjalne operacji wklejania W Wordzie 2013 wielki przycisk Wklej, widoczny w grupie Schowek na karcie Narzędzia główne, kryje kilka niespodzianek. Poznasz je, wykonując proste ćwiczenie. Kolejno wykonaj następujące czynności:  Spróbuj skopiować coś do schowka (zaznacz fragment tekstu i naciśnij

lub skrót Ctrl+C).

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

70

 Przenieś kursor w inne miejsce dokumentu, na przykład między już napisane

wyrazy.  Naciśnij trójkącik pod przyciskiem Wklej, aby wywołać więcej opcji.

W tabeli 3.7 przedstawiam możliwe warianty wklejania, które zaproponuje Word w zależności od tego, co zostało skopiowane do schowka (obraz, tekst, tekst sformatowany). Co ciekawe, zanim klikniesz przycisk wywołujący takie specjalne wklejanie, Word pokazuje w dokumencie podgląd efektu końcowego — jeśli nie odpowiada on Twoim intencjom, nie musisz wykonywać tej operacji! Tabela 3.7. Specjalne tryby wklejania ukryte w opcjach przycisku Wklej Przycisk

Opis Zachowaj źródłowe formatowanie. Scal formatowanie. Zachowaj tylko tekst — przydaje się do usuwania zbędnego formatowania. Wklej obraz (działa wyłącznie po uprzednim skopiowaniu do schowka grafiki).

Na rysunku 3.14 pokazuję przykład działania przycisku Wklej z zachowaniem formatowania — tekst bez pogrubienia ma zostać wklejony do zdania pogrubionego i już na podglądzie widać, że coś tu nie pasuje! Wszystkie opcje ukryte pod miniaturowymi przyciskami wielkiego przycisku Wklej są jednocześnie dostępne w klasycznym okienku Wklejanie specjalne.

Rysunek 3.14. Zaawansowane opcje wklejania dostępne w Wordzie 2013

Rozdział 3. ♦ Formatowanie tekstu

71

Malarz formatów i zasady powielania formatów Formatowanie wyrazów lub całych akapitów wymaga czasami sporo pracy, warto więc wiedzieć, jak ją usprawnić, aby nie powtarzać tych samych czynności. Zapamiętaj kilka użytecznych sztuczek:  Naciśnięcie klawisza Enter, dokładające nowy akapit, powiela ustawienia

poprzedniego akapitu: wielkość i krój czcionki ostatniego znaku oraz odstępy akapitu (przed i po).  Jeśli powielone przez Word formatowanie Ci nie odpowiada, naciśnij przycisk

Wyczyść formatowanie ( Narzędzia główne.

), znajdujący się w grupie Czcionka na karcie

Warto także nauczyć się aktywnie używać funkcji Malarz formatów. Pozwala ona szybko skopiować wybrane formatowanie z jednego miejsca dokumentu w inne. Wykonaj następujące czynności:  Zaznacz tekst lub grafikę z formatem, który ma zostać skopiowany (wyraz albo

akapit). Do schowka trafią wszystkie parametry: pogrubienia, pochylenia, odstępy itp.  Na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek kliknij przycisk

.

Zauważ, że wskaźnik myszy zmieni się w ikonę pędzla.  Kliknij w wybranym miejscu, aby powielić format. Zamiast kliknąć, możesz

też przeciągnąć myszą docelowy obszar i wówczas tylko on zostanie potraktowany nowym zestawem parametrów formatowania. Malarz formatów jest rewelacyjnym narzędziem i aż dziw bierze, że tak mało ludzi go używa. Może dlatego, że nie kupili tej książki?

Edycja dokumentów PDF Wspominałem już na wstępie, że Word pozwala edytować dokumenty PDF (ang. Portable Document Format — przenośmy format dokumentów). Format ten jest bardzo popularny w Internecie z uwagi na przenośność — niezależnie od systemu operacyjnego dokumenty PDF powinny tak samo wyglądać i być drukowane. Format PDF został opracowany 20 lat temu przez firmę Adobe Systems. Pliki PDF można odczytywać przy użyciu przeglądarek lub darmowej aplikacji Adobe Reader (http://get.adobe.com).

72

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Format PDF jest jednak bardzo skomplikowany i do tworzenia dokumentów w nim w zasadzie trzeba było używać drogiego oprogramowania Adobe (oczywiście istnieją darmowe konwertery na format PDF, ale to nie do końca jest tożsame z bezpośrednią edycją dokumentu). Word pozwala dość skutecznie wczytać większość dokumentów PDF i przekonwertować je na format DOCX. Od tego momentu w edytorze można wprowadzać poprawki i zapisywać dokument jako plik Worda lub wyeksportować go do formatu PDF (rysunek 3.15).

Rysunek 3.15. Word 2013 potrafi otwierać i zapisywać pliki PDF

Rozdział 4.

Czcionki, symbole, style… W tym rozdziale opiszę szczegółowo oferowane w Wordzie mechanizmy zmiany kroju czcionek w dokumentach oraz automatyzację zmian formatowania poprzez aplikowanie ich szablonów zwanych „stylami”. Na koniec pokażę, co jeszcze można wstawić do dokumentu, czyli tzw. pola specjalne, które tylko z pozoru wyglądają jak tekst.

Czcionki i ich rozmiary Edytory tekstu pozwalają na łatwą zmianę czcionki i jej wielkości, co daje im olbrzymią przewagę nad klasyczną maszyną do pisania. Czynność ta jest równie prosta jak zastosowanie pogrubienia i innych tego typu efektów. Aby zmienić czcionkę lub zmodyfikować wielkość tekstu, należy uprzednio zaznaczyć jego fragment (za pomocą myszy lub klawiatury), wybrać z listy nową nazwę czcionki (np. Arial) i jej wielkość (np. 11), po czym kliknąć gdzieś w obrębie zaznaczonego tekstu, aby zlikwidować zaznaczenie (rysunek 4.1). (Oczywiście, podobnie jak poprzednio, musi być aktywna karta Narzędzia główne). Zauważ, że w trakcie wybierania myszą czcionki fragment zaznaczonego tekstu automatycznie przybiera styl i rozmiar aktualnie wskazywanej czcionki (na rysunku jest to czcionka Arial Black). Jeśli nie chcesz zmieniać czcionki, po prostu kliknij klawisz Esc.

Już po dokonaniu wyboru czcionki możemy dalej eksperymentować z tekstem, dokonując wszelkich innych możliwych modyfikacji, takich jak przekreślenie, wstawienie indeksu dolnego lub górnego itp. Część tych możliwości jest dostępna po wybraniu wygodnych przycisków ekranowych (patrz tabela 3.4 w poprzednim rozdziale).

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

74

Rysunek 4.1. Zmiana czcionki i jej rozmiaru

Największe możliwości zmiany parametrów czcionki daje klasyczne okno Czcionka. Możesz je wywołać z menu podręcznego, dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obrębie tekstu lub poprzez kliknięcie na wstążce przycisku dodatkowych opcji w grupie Czcionka na zakładce Narzędzia główne (rysunek 4.2). Rysunek 4.2. Zaawansowane modyfikacje czcionki (1)

Jak łatwo zauważyć, w oknie tym dostępnych jest wiele opcji, które pozwalają w bardzo szerokim zakresie manipulować wyglądem zaznaczonego tekstu. Wielkim ułatwie-

Rozdział 4. ♦ Czcionki, symbole, style…

75

niem jest panel Podgląd, który pozwala przekonać się, jak będzie wyglądał tekst po zmianie czcionki. Jeśli nie spodoba Ci się jej wygląd, zawsze możesz anulować operację, klikając przycisk Anuluj lub naciskając klawisz Esc. Oto kilka najpopularniejszych modyfikatorów, które stosujemy podczas edycji tekstów:  zmiana rodzaju czcionki (zupełnie jak wymiana głowicy z czcionkami

w klasycznej maszynie do pisania),  zmiana stylu czcionki (np. czcionka normalna, pochylona czy pogrubiona),  wielkość (w punktach),  efekty specjalne, np. dla Times New Roman 16 pkt. m.in.:

Rzadziej wykorzystywane sposoby formatowania tekstu, takie jak zastosowanie niestandardowych odstępów między znakami, których nie można uzyskać bezpośrednio z klawiatury, znajdziesz w okienku Czcionka na karcie Zaawansowane — rysunek 4.3.

Rysunek 4.3. Zaawansowane modyfikacje czcionki (2)

76

Część I ♦ Word i podstawy obsługi pakietu Office

Sprawdź, co kryje się pod przyciskiem Efekty tekstowe. W wyświetlonym oknie znajdziesz nietypowe kontury i linie, odbicia, poświaty… Pamiętaj, że nie wszystkie czcionki zawierają polskie litery (ą, ę itd.). Aby to sprawdzić, sformatuj fragment tekstu za pomocą nowej czcionki, ustaw kursor gdzieś w środku i sprawdź prawym klawiszem Alt, czy potrafisz uzyskać polskie znaki. Zwróć też uwagę, że nie wszystkie efekty specjalne są dostępne w formacie DOC — staraj się zapisywać dokumenty w nowym formacie DOCX, aby w pełni wykorzystać możliwości programu Word 2013!

Powiększanie lub zmniejszanie czcionki Niewątpliwie częstą czynnością wykonywaną w Wordzie jest zmiana wielkości czcionek. Aby zmienić rozmiar czcionki, możesz jawnie wskazać jej wielkość, tak jak pokazałem na początku rozdziału (po prostu zaznacz myszą fragment tekstu i na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka wybierz z listy odpowiednią wielkość). Rozmiar czcionki możesz również łatwo zmienić przy użyciu przycisków powiększania i ). Pamiętaj też o skrótach klawiszowych (Ctrl+> i Ctrl+