Работа в MS Office

Citation preview

Министерство образования Российской Федерации Южно-Уральский государственный университет Кафедра информатики

681.3.06(07) Г699

Е.Н. Горных, Л.В. Дудина

РАБОТА В MS OFFICE Учебное пособие

Челябинск Издательство ЮУрГУ 2000

УДК 681.3.066(075.8)

Горных Е.Н., Дудина Л.В. Работа в Ms Office: Учебное пособие. — Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2000. — 72 с. Пособие предназначено студентам, начинающим осваивать пакет программ Ms Office. Пособие содержит необходимые сведения по работе в операционной системе Windows 95(98). Работа в Ms Excel расссматривается на сквозном примере: от ввода простейших формул до возможностей по обработке и анализу списков. Порядок изложения материала в пособии позволяет использовать его для самостоятельной работы. Ил. 25, список лит. — 8 назв.

Одобрено учебно–методической комиссией факультета экономики и управления.

Рецензенты: И.И. Войнова, О.В. Самохвал.

ВВЕДЕНИЕ Пакет программ Micrisoft Office предназначен, в первую очередь, для решения задач, связанных с обработкой текстовых (компонента Micrisoft Word) и табличных (компонента Micrisoft Excel) документов. Работе с этим пакетом посвящено много разной литературы. Общение с пользователями компьютера разных категорий выявило следующую закономерность: наиболее широко применяемым и полезным считается текстовый редактор, наименее – табличный. Причем в последнем случае не редко возникает вопрос о практическом применении знаний о программе в повседневной работе. Целью настоящего учебного пособия является изложение теоретических сведений о компоненте пакета Micrisoft Office – ‘электронной таблице Micrisoft Excel – на примерах, наполненных практическим содержанием. Современное программное обеспечение позволяет представить таблицы в электронной форме, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать табличные данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами. Кроме программы Microsoft Excel существуют другие электронные таблицы: Quattro Pro, SuperCalc. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, а их интерфейс удобен, гибок и понятен. Работа в такой среде не требует квалификации программиста и осуществляется непосредственно пользователем, имеющим дело с числами: бухгалтером, менеджером, экономистом, руководителем. Все данные в таких таблицах хранятся в так называемых ячейках. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек таблицы. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формулами и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать достаточно эффективно. Кроме приемов элементарной работы с программой, в пособии излагаются вопросы обработки – сортировки, фильтрации, структуризации – данных, а также анализа данных в разных аспектах. Для тех, кто не имеет необходимых первоначальных знаний о работе в операционной системе Windows, в пособии содержится соответствующий материал. Это позволит читателям не обращаться к другим источникам информации. Для закрепления изученного материала пособие содержит раздел для самостоятельной работы.

3

I. ОСНОВЫ WINDOWS 95 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Windows 95 – это операционная система (программа) для IBM-совместимых персональных компьютеров. Предыдущие версии Windows требовали использования операционной системы MS-DOS. Windows 95 совмещает модифицированные функции MS-DOS и более ранних версий операционной системы Windows. Операционная система Windows 95: − обеспечивает связь между пользователем и компьютером, создавая интерфейс, т.е. специальную среду для общения человека с компьютером; − является базовым программным обеспечением, на основе которого могут работать многочисленные прикладные программы, такие, как текстовые редакторы (например Microsoft Word или Лексикон), электронные таблицы (например, Microsoft Excel или Quattro Pro), и базы данных (например, Microsoft Access или Paradox); − осуществляет такие внутренние функции, как управление памятью компьютера и операциями ввода-вывода; − предоставляет ряд служебных программ, обслуживающих компьютерную систему, и программы для работы с файлами, папками (каталогами) и дисками. Операционная система Windows 95 (далее, Windows 95) не только выполняет все основные функции, которые должна выполнять любая операционная система, но и обеспечивает дополнительно пользователя такими средствами, как: − графический интерфейс, с которым можно работать при помощи мыши; − набор стандартных встроенных программ (текстовый редактор, калькулятор, графический редактор и др.); − возможность отображать на экране несколько документов и работать с несколькими программами одновременно в разных окнах. Как начать работу с Windows 95 Для того, чтобы начать работу Windows 95 (загрузить Windows 95), достаточно просто включить ваш компьютер. Обычно это делается с помощью кнопки подачи питания POWER, которая находится на системном блоке. После ее нажатия Windows 95 начинает работу автоматически. 1. Включите компьютер, если он еще не включен. Если на экране появится окно диалога, в котором запрашивается имя пользователя и пароль, сначала наберите их в соответствующих полях, затем нажмите клавишу Enter. 2. Если на экране откроется окно Добро пожаловать, закройте его, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть (она имеет вид ) в правом верхнем углу этого окна. Такая кнопка есть в каждом окне Windows 95. Рабочий стол Windows 95 Когда вы смотрите на экран Windows 95, сначала обращаете внимание на различные картинки-значки. Например, в верхнем левом углу рабочего стола находится значок Мой компьютер, а в левом нижнем – кнопка Пуск. Значок – это графическое представление объекта Windows 95. Например, значок Мой компьютер представляет все программы, документы и другие ресурсы вашего компьютера. 4

Экран Windows 95 называется Рабочим столом. Инструменты на Рабочем столе можно менять в зависимости от ваших задач и планов, как на настоящем письменном столе. Таким образом, содержимое Рабочего стола всегда соответствует вашей работе. Прямоугольная горизонтальная полоса внизу экрана называется Панелью задач. Кнопка Пуск на Панели задач – стартовая точка для работы в Windows 95. Кроме того, на Панели задач могут быть расположены другие индикаторы, например, индикатор Часы, показывающий текущее время, и индикатор переключения клавиатуры (Ru/En). Когда вы начнете работать с Windows 95, то увидите, что на Панели задач будут появляться другие кнопки. Если вы щелкните на кнопке Пуск, откроется стартовое меню. В нем перечислены команды для управления компьютером. Для того, чтобы выполнить какое-либо действие – запустить программу, открыть документ или закрыть окно - компьютер должен выполнить вашу команду. Команды объединены по категориям. Например, пункт Программы используется для запуска программ, а пункт Документы – для открытия последних 15 файлов, с которыми работали на компьютере в разных программах. Мышь – элемент управления Windows 95 Если вы уже умеете работать мышью, смело переходите к разделу «Как общаться с Windows 95». При проектировании Windows 95 предполагалось, что ее пользователи будут работать главным образом с мышью. Большинство операций можно выполнить и с клавиатуры, но с помощью мыши они выполняются удобнее и проще. На экране должен присутствовать указатель мыши в виде наклоненной влево стрелки. Мышь управляет этим указателем. Вы перемещаете указатель, двигая мышь по ровной поверхности в том направлении, в котором хотите переместить указатель. Перемещение указателя не влияет на информацию, которую вы видите: указатель лишь отмечает место на экране. Если у вас многокнопочная мышь, предполагается, что левая кнопка – основная. Щелкнуть кнопкой мыши – значит, щелкнуть именно левой кнопкой. Необходимость щелкнуть правой кнопкой всегда указывается явно. Основными действиями при работе с мышью являются: • Указать означает, что вы должны переместить мышь так, чтобы острие указателя оказалось на нужном элементе. • Щелкнуть кнопкой или Щелкнуть на элементе означает, что вы должны указать на элемент, затем нажать и отпустить кнопку мыши. Элемент после этого действия должен изменить цвет (стать выделенным). • Перетащить элемент означает, что вы должны указать на элемент и, удерживая левую кнопку нажатой, передвигать мышь в нужном направлении перемещения элемента. Затем отпустить кнопку. • Дважды щелкнуть кнопкой означает, что вы должны дважды быстро нажать и отпустить кнопку мыши. Два последовательных щелчка одной и той же кнопкой мыши будут восприниматься системой как одна команда – двойной щелчок, - если они выполнены достаточно быстро и мышь при этом не перемещалась. 1. Поводите указатель по Рабочему столу. Указатель должен выглядеть как наклоненная влево стрелка. 5

2. Укажите на кнопку Пуск и щелкните левой кнопкой мыши. Откроется стар-

товое меню Windows 95. 3. Переместите указатель за пределы стартового меню и щелкните на Рабочем

столе. Стартовое меню закроется. 4. Укажите на значок Мой компьютер и дважды щелкните левой кнопкой. Откроется окно Мой компьютер, и вы увидите значки содержащихся в нем дисков и папок. Окно - это ограниченный рамкой прямоугольный элемент на экране Windows 95. На Рабочем столе может быть открыто одновременно несколько окон, каждое со своей программой или документом. 5. Подведите указатель к нижней рамке окна Мой компьютер, пока он не примет вид двусторонней стрелки. В некоторых областях Рабочего стола Windows 95 или окна программы указатель мыши изменяет свою форму в зависимости от того, какие действия возможны в данной области. 6. Перетащите указатель вниз. Отпустите кнопку. Размер окна Мой компью-

тер должен увеличиться. Аналогично можно перемещать любую из четырех сторон рамки окна. Закройте окно с помощью кнопки Закрыть. Как выбирать элемент на Рабочем столе 1. Переместите мышь, чтобы указатель оказался на значке Мой компьютер. 2. Щелкните кнопкой мыши. Будьте осторожны, чтобы при выполнении щелч-

3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

ка не сдвинуть мышь. Значок Мой компьютер изменит цвет, показывая, что он выбран для дальнейших действий, т.е. активизирован (выделен, указан). Передвиньте мышь, чтобы острие указателя оказалось на значке Корзина. Выполните щелчок. Теперь выбранный значок Корзина изменит цвет. Щелкните на кнопке Пуск. Что произошло? Переместите указатель на пустое пространство Рабочего стола и щелкните кнопкой. Стартовое меню закроется. Подведите указатель к верхней границе Панели задач. Указатель поменяет свою форму на двунаправленную стрелку. Перетащите указатель немного вверх. Отпустите кнопку. Панель задач стала немного шире. Перетащите Панель задач вверх (можно вправо, влево). Положение Панели задач на Рабочем столе изменилось. Поместите Панель задач на прежнее место.

Как открыть контекстное меню Щелкнув правой кнопкой мыши в определенных областях Рабочего стола, вы откроете контекстное меню. Список его команд непосредственно связан с выполняемым действием и зависит от той области Рабочего стола, на которой вы щелкаете. 1. Передвиньте указатель на незанятую область Рабочего стола и выполните щелчок правой кнопкой. На экране появится контекстное меню со списком команд Рабочего стола. 2. Укажите на значок Мой компьютер и снова щелкните правой кнопкой. Первое меню закроется, и появится контекстное меню этого значка. 6

3. Щелкните левой кнопкой на пустой области Рабочего стола. Контекстное меню закроется. Как открывать объекты двойным щелчком Двойным щелчком открывается любой объект (значок или документ), который находится на Рабочем столе. 1. Переместите указатель на значок Мой компьютер. 2. Выполните на нем двойной щелчок. Откроется окно Мой компьютер, а на Панели задач появится новая кнопка с этим названием. Значок Мой компьютер останется на экране. Если окно Мой компьютер закрывает все значки, уменьшите размеры окна. 3. Откройте контекстное меню значка Корзина. В этом меню щелкните на строке (команде) Открыть. Откроется окно Корзина, и на Панели задач появится кнопка с таким же именем. Как перемещать объекты с помощью мыши С помощью мыши можно переместить окно или значок, увеличить или уменьшить размеры окна. 1. Поместите указатель на название окна Корзина. 2. Переместите окно немного вниз. Окно изменит свое положение на Рабочем столе. 3. Переместите окно Мой компьютер немного вверх, но так, чтобы верхняя рамка окна была видна. Окно изменит свое положение на Рабочем столе Как общаться с Windows 95 Ранее говорилось о стартовом и контекстном меню Windows 95. Рассмотрим еще один вид меню и его команды. Выбирая команду меню, вы сообщаете системе, какая работа должна быть выполнена и каким образом. 1. Откройте стартовое меню Windows 95 с помощью мыши. (Открыть это меню можно и с клавиатуры с помощью комбинации клавиш Ctrl+Esc). 2. Выполните щелчок в свободной области Рабочего стола. Стартовое меню закроется. 3. Откройте стартовое меню Windows 95 с помощью клавиатуры. Нажмите клавишу Esc. Стартовое меню закроется. 4. На Панели задач щелкните на кнопке Мой компьютер. Окно Мой компьютер появится («всплывет») поверх других открытых окон. Его заголовок станет ярче. В верхней части этого окна, под его названием, находится строка главного меню окна с названиями команд: Файл, Правка и т.д. 5. Щелкните на команде Вид. Откроется меню Вид. 6. Выберите другую команду. Меню Вид закроется и откроется другое. 7. Откройте в главном меню команду Файл. 8. В меню Файл выберите команду Закрыть. Выполните на ней щелчок. Окно Мой компьютер закроется. 9. Закройте окно Корзина с помощью главного меню. Активизировать главное меню («войти в меню») в текущем окне можно с помощью клавиши Alt или F10. Когда вы нажмете одну из этих клавиш, первый пункт главного меню изменит свой цвет или примет форму кнопки. 7

Клавиши-стрелки (вправо и влево) позволяют перемещаться по пунктам меню. Нажав клавишу Enter, можно раскрыть любой пункт меню и с помощью клавиш-стрелок вниз и вверх выбрать нужную команду. Как открыть меню, указав на него В меню перечислены все доступные команды, и любая из них будет выполнена после щелчка на ее названии. Если справа от названия команды есть стрелка, значит, этот пункт меню открывает следующее меню - подменю. Если команда открывает следующее меню, на строку с ее названием достаточно только указать. 1. Откройте стартовое меню. 2. Укажите на строку Программы. Выбранная строка будет выделяться цветом. Откроется меню Программы. 3. В этом меню укажите строку Стандартные. Откроется меню Стандартные справа от меню Программы 4. В стартовом меню укажите строку Настройка (она может отсутствовать). Меню Стандартные и Программы закроются, и откроется меню Настройка. 5. Щелкните на свободном месте Рабочего стола. Стартовое меню закроется. Окна – основной элемент Windows 95 В Windows 95 необходимо уметь работать с двумя видами окон: стандартными и окнами диалога. Рассмотрим стандартное окно. 1

3

2

4 5 7 6 8 9

На Рабочем столе таких окон может быть открыто несколько одновременно, но только одно из них в каждый момент времени является текущим (активным). Цвет заголовка активного окна отличается от цвета заголовков остальных открытых окон. Изменяя размеры и расположение окна, можно быстро найти нужное и начать работать в нем. Основными элементами стандартного окна являются: 1. Строка заголовка с названием окна. 2. Кнопки управления размером окна: − Свернуть Развернуть/ Восстановить − Закрыть − 3. Кнопка системного меню. 4. Главное меню. 8

5. 6. 7. 8. 9.

Панель/панели инструментов. Рамка окна. Полоса/полосы прокрутки. Рабочее поле окна. Строка состояния.

Как развернуть и затем восстановить окно 1. Откройте окно Мой компьютер. 2. Щелкните на кнопке Развернуть. Окно Мой компьютер увеличится и займет весь Рабочий стол. При этом кнопка Развернуть превратится в кнопку Восстановить. 3. Щелкните на кнопке Восстановить. Окно Мой компьютер вернется к прежним размерам. Как свернуть и затем восстановить окно 1. Щелкните на кнопке Свернуть в правом верхнем углу окна Мой компьютер. Окно исчезнет с экрана, но кнопка с его названием останется на Панели задач. 2. Щелкните на кнопке Мой компьютер на Панели задач. Окно Мой компьютер вернется к прежним размерам и на прежнее место на Рабочем столе. Как изменить размеры окна 1. Установите указатель мыши на правую рамку окна Мой компьютер. Указатель изменит вид и превратится в горизонтальную двунаправленную стрелку. 2. Перетащите рамку окна влево. Окно уменьшится по горизонтали. 3. Подведите указатель к верхней рамке окна Мой компьютер и перетащите ее вниз. Окно уменьшится по вертикали. 4. Подведите указатель к правому нижнему углу окна Мой компьютер. Если это угол не виден на экране, сначала переместите окно. Указатель превратится в диагональную двунаправленную стрелку. 5. Перетащите рамку по диагонали вверх и вправо. Окно уменьшится сразу в двух размерах. Как передвинуть окно 1. Подведите указатель к строке заголовка. 2. Перетащите за заголовок окно Мой компьютер в левый верхний угол Рабочего стола. 3. Перетащите окно за заголовок в правый нижний угол Рабочего стола. 4. Откройте окно Корзина с помощью контекстного меню. Полосы прокрутки Если в окне отображается вся находящаяся в нем информация, то оно окружено лишь строкой заголовка и рамкой. Если часть информации не помещается в окне, то вдоль его нижнего края и/или вдоль его правого края появляются горизонтальная и/или вертикальная полосы прокрутки. Они позволяют просмотреть (прокрутить) все содержимое окна. Таким образом, наличие полосы прокрутки означает, что часть информации вам не видна. 9

Оба конца полосы прокрутки оканчиваются стрелкой. Этими стрелками можно перемещать бегунок. Так называется прямоугольник на полосе прокрутки. Его положение отмечает часть документа, которая в данный момент отображается на экране. Передвигая бегунок, содержимое окна можно просмотреть гораздо быстрее, чем с помощью стрелок прокруток. Как пользоваться полосами прокрутки 1. Если полосы прокрутки в окне Мой компьютер еще нет, уменьшите размер окна, чтобы в нем появилась хотя бы одна полоса прокрутки. 2. Пощелкайте на стрелках прокрутки. В окне будут появляться новые элементы. 3. Щелкните на светло-серой поверхности полосы прокрутки за бегунком. 4. Перетащите бегунок по полосе прокрутки. 5. Поэкспериментируйте с полосами прокрутки. Панель инструментов Под главным меню стандартного окна может находиться Панель инструментов. Панель инструментов выводится и убирается с помощью команды главного меню Вид-Панель инструментов. 1. Если Панель Инструментов видна в окне не полностью, увеличьте размеры окна Мой компьютер. На Панели инструментов расположены кнопки, аналогичные по назначению какой-то команде главного меню. При указании на кнопку «всплывает» подсказка с названием этой кнопки. Как пользоваться панелями инструментов 1. Посмотрите, какая команда отображения данных (Крупные значки, Мелкие значки, Список или Таблица) выбрана в пункте Вид главного меню. Слева от этой команды находится «жирная» точка. Выберите другую команду этого пункта, например, Крупные значки или Мелкие значки. Изменилось ли что-нибудь на экране? 2. Рассмотрите четыре кнопки справа на Панели инструментов. При подведении указателя к этим кнопкам, «всплывают» подсказки. Нажмите кнопку, соответствующую команде, которая была выбрана до того, как вы выполнили команду Вид-Крупные значки или Вид-Мелкие значки. Таким образом, вы убедились: кнопки Панели инструментов можно использовать вместо команд главного меню. Дополнительно: Как управлять окнами через контекстное меню Теперь вы умеете управлять окнами на Рабочем столе при помощи указателя мыши и полос прокрутки. Быстро упорядочивать расположение открытых окон позволяет контекстное меню. 1. Щелкните правой кнопкой мыши на пустой области Панели задач. Появится контекстное меню, команды которого помогут расположить окна на Рабочем столе. 2. Щелкните на строке Каскадом. Открытые окна разместятся на Рабочем столе одно над другим, из-под верхнего окна будет виден лишь заголовок нижнего. 3. Щелкните правой кнопкой мыши на пустой области Панели задач. 10

4. В контекстном меню щелкните на строке Сверху вниз. Все открытые окна вытянутся в прямоугольники и расположатся на экране одно под другим. 5. Щелкните правой кнопкой мыши на пустой области Панели задач. 6. В контекстном меню щелкните на строке Свернуть все. Все открытые окна исчезнут. 7. Щелкните на всех кнопках с названиями окон на Панели задач. Окна появятся вновь. Как завершить сеанс работы в Windows 95 Чтобы избежать потери данных или повреждения системы, не забывайте выполнять описанную ниже последовательность действий перед тем, как выключить компьютер: • Закрыть все открытые окна. • Открыть стартовое меню. Выбрать команду Завершение работы. Откроется окно диалога Завершение работы. • Убедиться, что отмечена кнопка выбора Выключить компьютер. • Щелкнуть на кнопке Да. 1. Закройте все открытые окна. Если есть свернутые окна, щелкните правой кнопкой мыши на кнопке с названием окна на Панели задач, а затем на кнопке Закрыть. 2. Завершите работу. Отключите питание компьютера. Окна диалога Окно диалога появляется при выборе команды меню, справа от названия которой стоит многоточие (…). Например, команда Вид-Параметры главного меню окна Мой компьютер. Это означает, что в этом окне необходимо сделать какие-то уточнения для выполнения выбранной команды или смены значений параметра. Основными способами задания параметров в диалоговых окнах являются элементы, перечисленные в таблице 1. Таблица 1 Элемент окна диалога

Описание

Флажок-маленький квадратик рядом Щелкните в квадратике, чтобы установить или отменить значение параметра. со словом или фразой, например, Если появились галочка или крестик, значение параметра установлено (и будет использоваться при работе). Если несколько флажков образуют одну группу, то одновременно можно установить несколько флажков. Раскрывающийся список – окно с Сначала щелкните по стрелке для проперечнем элементов смотра всего списка. Затем выберите из него щелчком нужный элемент.

11

Список выбора

Щелчком выберите нужную строку. При необходимости воспользуйтесь полосой прокрутки.

Счетчик – прямоугольное окно для Щелкните на стрелке вверх (вниз) для изменения числового параметра или увеличения (уменьшения) значения параметра. Можно щелкнуть внутри окна и параметра типа даты. ввести нужное значение параметра с клавиатуры. Переключатель (кнопка выбора)- Щелкните на кнопке, чтобы установить круглая кнопка рядом с названием па- или отменить значение параметра. Оно будет использоваться, если в кружке пояраметра вилась черная точка. Отменить можно только один элемент из перечня параметров. Если несколько переключателей образуют одну группу, то одновременно можно выбрать только один переключатель. Поле ввода – прямоугольное окно для Щелкните внутри окна, чтобы опредеввода текста (букв, чисел, символов) с лить, где находится курсор вставки – мигающая вертикальная полоса. Затем набеклавиатуры рите новый текст или отредактируйте уже существующий. Командная кнопка – кнопка с назва- Выполнить команду – значит, щелкнуть на кнопке. Окно диалога закроется. Оснием команды (прямоугольная). новные командные кнопки: ОК, Отмена и Справка. Как выбрать команду в окне диалога 1. Включите компьютер, если он не включен. 2. Откройте стартовое меню. Если справа от команды нет стрелки, значит это команда. Чтобы ее выполнить, выполните щелчок на строке с ее названием. 3. Выберите команду Завершить работу. Откроется окно диалога, в котором нужно сообщить, заканчивать ли сеанс работы с Windows 95 или нет. 4. Щелкните на кнопке Нет. Диалоговое окно Завершить работу закроется, и вы продолжите работу в Windows 95. 12

Как задавать параметры в окне диалога 1. Откройте стартовое меню. 2. Выберите команду Выполнить. Откроется окно диалога Запуск программы. 3. В нем три командные кнопки: ОК, Отмена, Обзор. Многоточие на кнопке Обзор говорит о том, что после щелчка на этой кнопке откроется новое окно диалога. 4. Щелкните на кнопке Обзор. В появившемся окне содержится три списка, поле ввода и две командные кнопки: Открыть и Отмена. 5. Щелкните на кнопке Отмена. Окно диалога Обзор закроется, останется окно диалога Запуск программы 6. Если в поле ввода есть текст, убедитесь, что он выделен (подсвечен). Если нет, то выделите его. Чтобы выделить текст, щелкните указателем на первом символе и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите его на последний символ, а затем отпустите кнопку. Удалите текст, нажав клавишу Delete. 7. Наберите Calc в поле ввода, потом щелкните на кнопке ОК. Windows 95 запустит одну из вспомогательных программ – Калькулятор. Запуск программ в Windows 95 Для каждой работы нужны свои инструменты и приспособления. Компьютерные инструменты – это программы, предназначенные для определенных видов задач. Программа содержит детальный перечень логических инструкций компьютеру по решению одной или нескольких взаимосвязанных задач. Например, одна простая программа заставляет идти часы на Рабочем столе. А для обработки данных и построения графиков нужна другая, куда более сложная программа – такая, как электронные таблицы Excel. Операционная система Windows 95 поставляется с набором встроенных программ, которые называются Стандартные. Их легко найти и запустить с помощью стартового меню. Как запустить программу Например, требуется составить текстовый документ. Для этого нужно запустить программу Блокнот – простейший текстовый редактор. 1. Включите компьютер, если он еще не включен. 2. Откройте стартовое меню. 3. Выполните команду Программы-Стандартные-Блокнот. Откроется окно Безымянный–Блокнот и его название появится на Панели задач. Теперь можно начать работу с этим документом. 4. Наберите с клавиатуры текст Учусь работать на компьютере. 5. Сверните это окно. Как найти документ в Windows 95 Прежде чем искать документ, познакомимся с тем, как организовано хранение информации в компьютере. Она хранится в файлах – информационных блоках с разными именами. Когда вы с помощью какой-либо программы вводите в компьютер, например, письмо, то текст письма и дополнительные сведения о нем помещаются в 13

файл документа (или просто, файл). К таким документам относятся письма, отчеты, таблицы, графики, диаграммы и т.д. Документы хранятся в папках (каталогах). В каждой из них может храниться один или несколько файлов. Папки находятся на жестком диске. Папки и файлы могут храниться на дискетах и на компакт-дисках. Windows 95 позволяет непосредственно открывать документы. Вам не придется искать и запускать программы, в которых они были созданы. Отыскать документы, хранящиеся в любых папках, на любых дисках или даже в других компьютерах вашей локальной сети, можно ТРЕМЯ способами: • с помощью программы Проводник • с помощью окна Мой компьютер или Сетевое окружение • через команду Документы стартового меню Как найти и открыть документ, пользуясь Проводником Эта программа позволяет найти документ в папке, на диске или в сети. Подробнее об этой программе вы узнаете позже. А теперь исследуем свою компьютерную систему с помощью программы Проводник, найдем и откроем один из документов. 1. Откройте стартовое меню. 2. Выполните команду Программы-Проводник. Программа Проводник начнет свою работу. На экране появится окно Проводник, а на Панели задач –кнопка с таким же названием. Окно Проводник разделено на две части. В левой части перечисляются компьютеры, диски и папки. В правой – содержание диска или папки, выбранных в левой части. 3. В левом окне Все папки, щелкните на значке диска (С:). В правом окне Содержимое папки (С:) появятся названия папок и файлов, хранящихся на жестком диске вашего компьютера. 4. В правом окне найдите папку Windows и дважды щелкните на ней. Если названия папки нет в окне, найдите его с помощью полосы прокрутки. В правом окне появятся имена файлов и подчиненных папок, находящихся в папке Windows. 5. Найдите документ под названием readme.txt, записанный в программе Блокнот, и дважды щелкните на нем. В окне Readme – Блокнот появится справочная система по операционной системе Windows 95. 6. Закройте окно. Документ закроется, и программа Блокнот завершит свою работу. 7. Сверните окно Проводник. Из Проводника можно запустить любую программу. Для этого найдите название программы и дважды щелкните на нем. Например, чтобы запустить Excel, в окне Проводника найдите папку Microsoft Excel. После двойного щелчка на названии файла (в данном случае Excel.exe) программа откроет чистый лист для ввода данных.

14

Сетевое окружение Чтобы упорядочить расположение документов и программ, Windows 95 создает на Рабочем столе несколько стандартных значков: • Мой компьютер. Открыв это окно, вы увидите значки тех папок и документов, которые хранятся на дисках вашего компьютера, а также на других дисках и компьютерах сети. • Сетевое окружение. Этот значок показывает ваших соседей по сети. В его окне находятся значки папок и документов из других компьютеров сети. • Корзина содержит удаленные объекты, которые можно восстановить или окончательно удалить. • Входящие. Используется для работы с электронной почтой. Если компьютер не подключен к сети, значка Сетевое окружение вы не увидите. Если в вашей компьютерной системе не установлен модем с набором программ для обмена информацией, на рабочем столе не появится значок Входящие. Как найти документ в одном из сетевых компьютеров Как найти документ в компьютере, если вы не знаете, где именно он хранится? Первое, что приходит в голову, - просмотреть все папки и документы. 1. Откройте окно Мой компьютер. Откроется окно со значками и названиями дисков вашего компьютера. Здесь же находятся папки: Панель управления, Принтеры и Удаленный доступ. 2. Если на экране есть значок Сетевое окружение, дважды щелкните на нем. Если нет – переходите к следующему упражнению. При необходимости передвиньте окно Мой компьютер. В окне Сетевое окружение находятся значки компьютеров, дисков и общих папок вашей рабочей группы. Там же есть значок Вся сеть. 3. Закройте окно Сетевое окружение. Как просмотреть документы и папки на дискете Некоторые документы могут храниться на дискете, а не на жестком диске. 1. Убедитесь, что окно Мой компьютер активно, т.е. его заголовок подсвечен. Если активно другое окно, активизируйте окно Мой компьютер. 2. Вставьте дискету в дисковод 3,5(А:). 3. Чтобы переключиться на нужный дисковод, дважды щелкните на соответствующем значке в окне Мой компьютер. Откроется новое окно, показывающее, какие файлы и папки хранятся на дискете. 4. Если на дискете есть папка, дважды щелкните на значке этой папки. Откроется окно, в котором можно просмотреть содержимое открытой папки. 5. Закройте открытое окно папки, а затем окно дисковода А:. 6. Выньте дискету из дисковода А:. Как открыть документ и запустить программы в своем компьютере Итак, Вы уже можете просмотреть содержимое дисков и папок своего компьютера и найти нужный документ. Теперь требуется открыть этот документ из окна Мой компьютер. 15

1. В окне Мой компьютер дважды щелкните на значке жесткого диска (С:). Появится окно с названиями файлов и папок, хранящихся на этом диске. 2. Найдите папку Windows и откройте ее. Папка откроется, и в ней будут видны имена содержащихся в ней документов и папок. 3. Дважды щелкните на строке Пузырьки. Начнет свою работу программа Paint. Она откроет этот документ Пузырьки. Программа Paint предназначена для создания несложных рисунков. Она входит в комплект стандартных программ Windows 95. Как открыть документ, с которым вы недавно работали В процессе работы часто приходится возвращаться к одному и тому же документу, например, если вы работаете с ним в течение нескольких дней. Вместо того чтобы искать его через папку Мой компьютер или программу Проводник, можно открыть документ, с которым недавно работали с помощью команды Документ стартового меню. В ней хранится названия 15 последних открывавшихся документов вне зависимости от их расположения. 1. Откройте стартовое меню. Выберите строку Документы. 2. В открывшемся меню Документы щелкните на названии документа Readme.txt. Он откроется в программе Блокнот. Теперь можно внести изменения в документ и распечатать его. Совет. Чтобы создать список документов заново, откройте контекстное меню Панели задач, щелкните на строке Свойства, а затем в окне диалога Свойства: Панель задач - на названии вкладки Настройка меню. На этой вкладке в поле Документы меню щелкните на кнопке Очистить и на ОК. Управление окнами в многооконном режиме Обычно, одновременно идет работа с двумя-тремя документами, созданными с помощью разных программ. Поэтому нередко при составлении одного документа приходится обращаться к другим. Операционная система Windows 95 позволяет работать над несколькими документами одновременно, отведя каждому документу отдельное окно на экране. На Панели задач находятся кнопки всех открытых документов и программ, независимо от того, видны ли их окна на экране. Панель задач всегда помещается вдоль одной из сторон экрана, если только вы ее специально не скрыли. Когда вы запускаете программу или открываете окно, одноименная кнопка сразу же появляется на Панели задач. Если вы открыли новое окно, а потом захотели вернуться в первое, достаточно щелкнуть на кнопке с его названием на Панели задач. Как управлять окнами с Панели задач Сейчас на вашем компьютере есть несколько открытых окон документов и программ. 1. Убедитесь, что окно Readme - Блокнот - активно и находится на переднем плане. Если это не так, активизируйте его. 2. Сверните это окно. На Панели задач останется одноименная кнопка. 3. Сверните окно Пузырьки - Paint. На Панели задач останется одноименная кнопка. 16

Замечание. Если число окно на Рабочем столе увеличится, кнопки на Панели задач уменьшатся и названия станут сокращенными. Когда вы укажете на кнопку, появится ее полное название. 4. На Панели задач щелкните на кнопке Readme Блокнот -. Это окно станет активным. Если какое-нибудь окно свернуто или закрыто другими окнами, щелкните на кнопке с его именем на Панели задач. Теперь это окно станет активным и будет помещено поверх всех окон на Рабочем столе. Теперь с ним можно работать. 5. Откройте окно Безымянный - Блокнот. 6. Закройте это окно, выбрав Нет в появившемся меню. Кнопка окна исчезнет с Панели задач. 7. Активизируйте окно Проводник. Закройте его. 8. Закройте окно программы Калькулятор и окно папки Windows. Как скрыть Панель задач Если вы хотите увеличить полезную площадь Рабочего стола, спрячьте Панель задач, чтобы она не занимала место на экране. 1. На Панели задач щелкните на кнопке Readme - Блокнот. Разверните окно его на весь экран. 2. Откройте стартовое меню. Выберите команду Настройка. 3. В меню Настройка щелкните на строке Панель задач. Появится окно диалога Свойства:Панель задач. В нем есть две вкладки, каждая для определенного типа параметров. 4. Щелкните на ярлыке вкладки Параметры панели задач (под заголовком окна), чтобы активизировать ее. 5. Поставьте флажок Автоматически убирать с экрана и затем щелкните на ОК. 6. Щелкните в окне Readme - Блокнот. Панель задач исчезнет с экрана. На экране останется только открытое окно. Как увидеть скрытую Панель задач 1. Подведите указатель мыши к нижней кромке Рабочего стола, и скрытая Панель задач появится на экране. 2. Откройте стартовое меню. Запустите программу Проводник. Панель задач исчезнет, как только вы «перейдете» в только что открытое окно. Как восстановить Панель задач на экране 1. Подведите указатель мыши к нижней кромке Рабочего стола. Появится скрытая Панель задач. 2. Откройте стартовое меню. Выберите команду Настройка. Выберите Панель задач. Активной должна быть вкладка Параметры панели задач. 3. Снимите флажок Автоматически убирать с экрана. Для этого щелкните сначала на нем, чтобы убрать галочку, а потом на ОК. Панель задач появится внизу Рабочего стола. 4. Восстановите размеры окна Readme – Блокнот. Дополнительно: Как изменить расположение Панели задач 1. Подведите указатель мыши к пустой области Панели задач. 2. Перетащите Панель задач, например, к правому краю Рабочего стола. 17

3. Перетащите Панель задач последовательно к каждому краю Рабочего стола. В конце эксперимента верните Панель задач на место. 4. Подведите указатель мыши к внутреннему краю Панели задач. Он примет вид двунаправленной стрелки. 5. Перетащите границу Панели задач вниз. Высота Панели задач уменьшится. 6. Верните Панель задач к первоначальным размерам. 7. Закройте все открытые окна. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ Организация файловой системы При работе на компьютере у вас накапливаются создаваемые вами в разных программах файлы. Чтобы их было легко найти, когда они понадобятся, разделите их по темам и распределите по папкам (каталогам). В операционной системе Windows 95 работу с файлами помогают организовать программы Мой компьютер и Проводник. При создании нового документа требуется его сохранить, т. е. записать его в виде файла на диск и присвоить ему имя. Имя файла может быть разумной длины (до 255 символов), и в нем могут встречаться пробелы. Файл занимает определенное место на диске. Когда вы открываете (загружаете, читаете) файл, компьютер находит его на диске и отображает его содержимое на экране. Чтобы систематизировать файлы по определенным принципам, необходимо создать папки. В папке может храниться произвольное число файлов. При сохранении документа вы указываете папку, в которую будет записан файл этого документа. Файл можно перемещать из одной папки в другую. Вы сами выбираете место для файла в той или иной папке и поэтому легко найдет, когда он вам потребуется. Файлы разных программ (MS Word, WS Excel и др.) тоже хранятся в папках (каталогах). Когда программу устанавливают на компьютер, на жестком диске создается соответствующая новая папка. Все файлы, необходимые для работы новой программы, записываются в эту папку. Файлы одной программы обычно хранятся отдельно от файлов другой программы. Поэтому на жестком диске даже только что приобретенного компьютера, как правило, уже есть структура папок с программами. Внутри папок можно создавать новые папки. Несколько уровней подчиненности позволяет вам удобно разместить файлы в папках. Узнав, какие файлы хранятся на компьютере и как они организованы, вы поймете, как эффективнее использовать компьютер, как лучше систематизировать файлы и где найти нужный файл. Увидеть, как организована файловая система, позволяет значок Мой компьютер. Выясним, какие папки (каталоги) и файлы хранятся в компьютере, и как они организованы. 1. Если вы еще не включили компьютер, включите его. 2. Откройте окно Мой компьютер. Все дисководы компьютера представлены в этом окне значками дисководом и их именами (A:, C:, D: и т.д.). Если компьютер связан с другими компьютерами по сети, в окне вы увидите 18

3. 4.

5. 6.

значки дисководов сетевых компьютеров и их имена. Значки сетевых дисководов отличаются от значков не сетевых дисководов. Дважды щелкните на значке жесткого диска (С:). В окне видны все папки и файлы верхнего (корневого) уровня - это те папки и файлы, которые не включены в другие папки. Дважды щелкните на значке папки Windows. Используйте полосу прокрутки, если необходимо. В окне отобразятся все папки и файлы из папки Windows. Папки представлены значками папок и именами. Файлы представлены именами и значками программ, в которых эти файлы были созданы. Если значки в окне выглядят иначе, выполните команду Вид-Крупные значки. Затем выполните команду Вид-Упорядочить значкиАвтоматически. Закройте все открытые окна.

Как изменить вид значков в окне Мой компьютер При желании способ представления информации в окне можно изменить с помощью команды Вид главного меню или соответствующих кнопок Панели инструментов. 1. Откройте команду Вид. Перечисленные в этом пункте меню команды позволяют управлять видом окна: • При выборе команды Крупные значки увеличивается размер значком в окне. • При выборе команды Мелкие значки уменьшается размер значков в окне. • При выборе команды Список значки образуют список. • При выборе команды Таблица каждому значку будет отведена целая строка с информацией о типе файла и дате его последней модификации. У имени каждого файла есть расширение, состоящее из трех букв, которое определяет тип этого файла. Например, файлы, созданные с помощью программы Word, имеют расширение doc, файлы, созданные с помощью программы Paint – расширение bmp. В Windows 95 расширения обычно не видны. При желании расширения можно вывести на экран с помощью команды Вид-Параметры-Просмотр в окне Мой компьютер или в окне программы Проводник. На вкладке Просмотр нужно снять флажок Не отображать расширения WS-DOS для файлов зарегистрированных типов и нажать кнопку ОК. У имен всех файлов теперь видны расширения. Операции над файлами и папками Схема файловой системы во многом зависит от ваших привычек и характера работы. Вы можете завести отдельные папки для различных типов документов: писем, отчетов, планов. Если вы работаете с несколькими клиентами, то, возможно, заведете отдельную папку для документов каждого из них. Если на вашем компьютере работают несколько человек, вам придется создать отдельную папку для каждого пользователя. Вы можете перемещать файлы из одной папки в другую, создавать папки в папках и перемещать папки целиком. Придерживаясь определенной схемы организации файлов, вы наведете порядок в своей файловой системе и будете быстро и легко находить нужный файл. 19

Как создать папку для своей файловой системы Замечание. Необходимо выяснить у преподавателя, на каком диске предполагается проведение работы с файлами и папками. В данном пособии для этого используется диск 3.5 (А:). В зависимости от того, где настоящее пособие будет использоваться, это может быть диск С: или Z: и т.д. Создадим три папки: Практика, Документы и Бухгалтерия. Для этого: 1. Вставьте в дисковод дискету без записей. Откройте окно Мой компьютер. Откройте окно диска А:. 2. Выполните команду Файл-Создать-Папка. В окне будет создана новая папка без названия. Вы должны ввести название папки в поле ввода (выделено синим цветом) справа от значка папки. 3. Введите название Практика и нажмите Enter. Вы создали папку Практика. 4. Щелкните на пустой области в окне диска А:. Выделение со значка папки Практика будет снято. (Нельзя создать новую папку, пока в окне выделен какой-нибудь элемент). 5. Создайте папки Документы и Бухгалтерия. Теперь на дискете (А:) создано три папки. Как создать текстовый файл 1. Запустите стандартную программу Блокнот. 2. Наберите текст заявления на имя вашего преподавателя. Например, Преподавателю информатики от слушателя Сидорова А.В. Заявление. Прошу вас зачислить меня на курсы «Практические навыки работы с программой Microsoft Office». 15 августа 2000 г. 2. Сохраните ваш документ в виде файла с именем Заявление в папку Практика на диск А: с помощью команды Файл-Сохранить как. После выбора этой команды откроется окно диалога Сохранение. Выберите в списке Папка дискету. Двойным щелчком откройте папку Практика (в списке Папка теперь указана папка Практика). В поле Имя файла введите Заявление. Нажмите кнопку Сохранить.

20

3. Выполните команду Файл-Выход в окне текстового редактора Блокнот. Теперь в папке Практика есть файл Заявление. Откройте в окне диска А: папку Практика и убедитесь в этом. 4. Если Панели инструментов нет в окне, выведите ее с помощью команды на Панели инструВид-Панель инструментов. С помощью кнопки ментов перейдите на один уровень вверх. 5. Выполните команду Вид-Упорядочить значки-По имени. Созданные папки выстроятся в окне в алфавитном порядке. Как переместить файл в папку Переместим файл из папки Практика в папку Документы. 1. В открытой папке Практика выделите файл Заявление. 2. Выполните команду Правка-Вырезать. 3. Щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх на панели инструментов. Откроется окно диска А:. 4. Дважды щелкните на папке Документы, чтобы открыть ее. Откроется окно Документы. 5. Выполните команду Правка-Вставить. Файл Заявление появится в папке Документы и исчезнет из папки Практика. 6. В окне Документы создайте еще один текстовый файл Письмо. Закройте программу Блокнот. 7. Переместите файл Письмо в папку Бухгалтерия. Файл Письмо появится в папке Бухгалтерия и исчезнет из папки Документы.. Таким же способом можно перетащить одну папку в другую. Дополнительно: программа Проводник Просмотреть файловую систему компьютера можно не только в окне Мой компьютер, но и в окне программы Проводник. В нем тоже есть Панель инструментов, и с ее помощью можно также изменить экранное представление папок и файлов. 1. С помощью команды Пуск-Программы-Проводник откройте окно программы Проводник. В левом окне окна Проводник представлена вся файловая структура вашего компьютера: дисководы, папки и установленные сетевые связи. В правом окне отображаются названия файлов и папок, которые хранятся в элементе (диск или папка), выбранном в левом окне. 2. Выполните команду Вид-Список, если она еще не выполнена. 3. В левом окне щелкните на значке диска (С:). В правом окне появятся имена файлов и папок, находящихся на жестком диске. 4. В левом окне дважды щелкните на значке папки Мои документы. В правом окне появятся имена файлов и папки, которые вы видели в окне диска С:, открывая его из окна Мой компьютер. 5. Вставьте дискету в дисковод, если она еще не вставлена. 6. В левом окне дважды щелкните на значке диска (А:). Двойным щелчком откройте папку Документы. В правом окне появится содержание папки Документы. В ней находится файл Заявление. 7. Выполните команду Вид-Крупные значки. Значки папок и файлов в правом окне увеличатся.

21

8. Выведите на экран Панель инструментов, если ее нет. Увеличьте размер окна Проводник, чтобы видеть все кнопки Панели инструментов, если это не так. 9. На Панели инструментов щелкните на кнопке Таблица. Значки папки и файлов в каждом окне станут маленькими, и с окне будет отображена дополнительная информация о каждом файле: его тип, размер и дата создания или модификации. 10. Закройте все открытые окна. Проверьте, чтобы на Панели задач не осталось кнопок открытых окон. После этого можно переходить к следующей теме. Если вы заканчиваете работу, выньте из дисковода дискету, нажав кнопку на системном блоке у входа в дисковод. Работа с дисками Даже наилучшая организация хранения документов время от времени требует реорганизации. Иногда требуется сменить название папки, чтобы оно больше соответствовало ее содержанию, сделать ксерокопию документа из одной папки, чтобы потом пометить ее в другую. Время от времени – и это очень важно – вы должны просто выбрасывать ненужные документы. Файловая система тоже нуждается в подобной корректировке. Вам придется переименовывать файлы или папки, копировать файлы в другие папки или на другие диски и уничтожать ненужные файлы, чтобы освободить место на диске. Файлы приходится переименовывать, чтобы сделать их названия более соответствующими содержанию или воспользоваться преимуществами длинных имен, а иногда, чтобы скопировать их в другие папки или на Рабочий стол. Как переименовывать файлы и папки

Предположим, вы хотите переименовать несколько файлов, чтобы их имена точнее соответствовали их содержанию. Переименуем два файла. Проверьте, вставлена ли в дисковод дискета. Переименуем один файл. 1. Откройте окно Мой компьютер. 2. Щелкните на значке диска А:. 3. Двойным щелчком откройте папку Документы. 4. Выделите файл Заявление. 5. Выполните команду Файл-Переименовать. Название файла теперь выделено, и в конце названия появился курсор вставки. 6. Введите новое название Пример и нажмите Enter. Название файла изменится. Переименуем еще один файл. 1. Перейдите в папку Бухгалтерия. 2. Щелкните правой кнопкой на файле Письмо. Откроется контекстное меню. 3. Выберите в контекстном меню команду Переименовать. В конце выделенного имени файла появится курсор вставки. 4. Введите новое название Новое письмо, потом нажмите Enter. Название файла изменится. Папки переименовываются точно также. 22

. Файлы можно переименовывать и с помощью программы Проводник. В правом окне выделите название файла, который вы хотите переименовать, выберите команду Файл-Переименовать или вызовите контекстное меню значка этого файла и выберите команду Переименовать. Как скопировать файлы в другую папку Скопируем два файла. 1. Перейдите на один уровень вверх. Откройте папку Документы. Выделите файл Пример. 2. Выполните команду Правка-Копировать. Файл Пример будет помещен в Буфер обмена, но на экране ничего не изменится. 3. Перейдите на один уровень вверх. Откройте папку Бухгалтерия. 4. Выполните команду Правка-Вставить. В папке Бухгалтерия появится копия файла Пример. Теперь в папке Бухгалтерия два файла. 5. Скопируйте файл Новое письмо из папки Бухгалтерия в папку Практика. Убедитесь, что все сделано верно. Точно также можно скопировать одну папку в другую. . Программа Проводник также позволяет копировать файлы. В правом окне щелкните на значке файла, который необходимо скопировать, потом в главном меню выполните команду Правка-Копировать. В левом или правом окне щелкните на папке, в которую нужно скопировать файл, потом выполните команду Правка-Вставить. Как удалять файлы и папки с дисков Удалять обычно приходится старые файлы, с которыми вы уже не работаете, и так же чтобы освободить место на диске. Любой удаленный вами файл оказывается в Корзине. Поместив элемент в окно Корзина, вы подготавливаете его к удалению с диска. Пока вы не очистили окно Корзина, вы можете извлечь его оттуда и продолжить работу с ним. Удалим один файл. Способ первый: 1. Активизируйте с Панели задач окно диска А:, если оно не активно. Откройте папку Практика. Перетащите файл Новое письмо на значок Корзина на Рабочем столе. Если понадобится, переместите или сверните окна, чтобы они не мешали вам. 2. Откроется окно диалога Подтверждение удаления файла. Щелкните на кнопке Да. 3. Файл Новое письмо исчезнет из окна папки Практика. Это означает, что вы переместили его в Корзину, где хранятся файлы и папки, которые вам больше не нужны. Удалим еще один файл. Способ второй. 1. В окне папки Бухгалтерия выделите файл Пример. Вызовите для этого файла контекстное меню. 2. Выполните команду Удалить. Откроется окно диалога Подтверждение удаления файла. 3. Щелкните на кнопке Да. Файл Пример исчезнет из окна Бухгалтерия и появится в окне Корзина. 23

Рекомендуется по возможности хранить в Корзине удаленные файлы и папки, чтобы случайно не уничтожить что-нибудь нужное. Как восстановить удаленные файлы из Корзины Предположим, что вы хотите вернуть (извлечь) файл или папку, которые уже находятся в Корзине. Если вы не очистили Корзину, то можете извлечь из нее любой хранящийся в ней файл (или папку) и продолжить работу с ним. 1. Откройте окно Корзина с помощью контекстного меню. В окне содержатся файлы, папки и другие элементы, которые были удалены после последней очистки Корзины. 2. Из окна Корзина перетащите файл Пример в папку Бухгалтерия. Этот файл появится в этой папке. 3. Закройте окно Корзина. Как очистить Корзину Элементы, хранящиеся в Корзине, занимают место на жестком диске компьютера. Если вы удаляете файлы и папки, чтобы освободить место на жестком диске, надо очищать и Корзину. 1. Откройте окно Корзина. В нем перечислены все элементы, удалявшиеся с тех пор, как Корзину последний раз очищали. В строке состояния окна содержится информация о количестве элементов и месте, которое они занимают на диске. 2. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на трех любых элементах списка файлов. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, вы можете выделять элементы в любом месте списка. 3. Выполните команду Файл-Удалить. Откроется окно диалога Подтверждение удаления группы файлов. 4. Выберите кнопку Да. Выделенные элементы исчезнут из Корзины и с жесткого диска. Чтобы очистить Корзину, не открывая одноименное окно, щелкните правой кнопкой мыши на значке Корзина и в контекстном меню выполните команду Очистить Корзину. Выполните команду Файл-Очистить Корзину. В окне диалога Подтверждение удаления группы файлов щелкните на кнопке Да. Все содержимое Корзины исчезнет с жесткого диска. 5. Закройте все открытые окна. Работа с дискетами Как правило, информацию хранят на жестком диске, но время от времени копируют файлы на дискеты, чтобы иметь их резервные копии на случай неисправности жесткого диска. На дискетах же переносят небольшие по объему программы и документы с одного компьютера на другой. В Windows 95 копирование информации с дискеты на диск и наоборот осуществляется с помощью программ Мой компьютер или Проводник. Чтобы подготовить новую дискету к работе, ее необходимо отформатировать.

24

Как информация хранится на диске Диски бывают, в основном, двух типов: жесткие диски и дискеты (их называют гибкими дисками). Жесткий диск нельзя перенести на другой компьютер, но на нем может храниться в сотни раз больше информации, чем на дискете. На жестком диске хранятся файлы, которые необходимы для работы операционной системы Windows 95 и других программ. Часто на нем же хранятся файлы документов. Дискетами пользуются, чтобы переносить информацию с одного компьютера на другой и создавать резервные копии файлов, находящихся на жестком диске. Дисковод – это устройство для считывания информации с диска и записи информации на диск. Дисководы для работы с дискетами обычно входят в конфигурацию (состав) компьютера. Дискеты просто вставляются в щель дисковода. Дисковод жесткого диска тоже встроен в компьютер, но к нему нет доступа снаружи. В компьютере может быть несколько дисководов для дискет и несколько дисководов для жестких дисков. У каждого дисковода есть собственное имя. Первый дисковод для дискет имеет имя А:. Второй дисковод для дискет (если он есть) – имя В:. Дисковод жесткого диска – имя С:. Буквы – английские. Для устройств считывания или записи на другие накопители информации, таких, как приводы CD-ROM, магнитные ленты и сетевые дисководы, вводятся дополнительные обозначения. Дискеты бывают двух размеров:3,5-дюймовые и 5,25-дюймовые – и имеют две плотности записи: double density (DD, или двойная плотность) и high density (HD, или высокая плотность). В зависимости от плотности на дискетах может хранится разное количество информации. Единицей измерения компьютерной информации является байт. Один байт соответствует одной букве латинского алфавита. Один килобайт (Кбайт) – это примерно тысяча байт. Один мегабайт (Мбайт) – около миллиона байт. Сейчас в основном используются дискеты 3,5-дюймовые (HD) емкостью 1,44 Мбайт. Создание резервных копий файлов на дискетах Резервные копии файлов, хранящихся на жестком диске компьютера, можно создавать на дискетах. Если вы копируете файлы на новую, чистую дискету, то она должна быть отформатирована. Как отформатировать дискету Предположим, вы только купили новую дискету. Если она не отформатирована, то ее необходимо отформатировать, чтобы потом работать с ней. Дискету необходимо отформатировать лишь один раз. Внимание! При форматировании уничтожается вся имеющаяся на дискете информация. 1. Посмотрите, на какую плотность рассчитана ваша дискета. Как правило, на дискетах стоит метка “DD” или “HD”. Поместите новую дискету (или старую, если информация на ней вам не нужна) в соответствующий дисковод. 2. Откройте окно Мой компьютер. 3. Выделите значок дисковода, в который вы поместили дискету 3.5(A:). Убедитесь, что вы выделили значок, а не открыли окно для дискеты. 4. Выполните команду Файл-Форматировать. 25

5. В списке Емкость выберите емкость дискеты –1.44Mб. Она должна соответствовать типу вашей дискеты и ее плотности. 6. В рамке Способ форматирования отметьте кнопку выбора Полное. Замечание. Задав способ Быстрое (Очистка оглавления диска), вы только сотрете всю информацию с дискеты без проверки поверхности дискеты. Задав способ Только перенос системных файлов, вы сможете копировать системные файлы на вновь отформатированную дискету. 7. Убедитесь, что в рамке Прочие параметры отмечен флажок Вывести отчет о результатах, и щелкните на кнопке Начать. В нижней части окна диалога будет отображаться процесс форматирования, который может занять пару минут. По окончании работы появится окно диалога Результаты форматирования. 8. В окне диалога Результаты форматирования щелкните на кнопке Закрыть. Вы вернетесь в окно диалога Форматирование. Если вы хотите отформатировать несколько дискет одного размера и емкости, то можете вынуть из дисковода отформатированную дискету, вставить в дисковод следующую и щелкнуть на кнопке Начать. 9. В окне диалога Форматирование щелкните на кнопке Закрыть. Выньте дискету из дисковода и напишите на ней свою фамилию. Затем снова вставьте дискету в дисковод. Форматировать дискеты можно также с помощью программы Проводник. Для этого вызовите контекстное меню диска А: в левом части окна Проводник и выберите команду Форматировать.

Как скопировать файлы с жесткого диска на дискету На отформатированную дискету можно копировать файлы с жесткого диска. 1. Откройте в окне Мой компьютер жесткий диск С:, затем папку Windows. 2. В папке Windows выделите документ Пузырьки. 3. Выполните команду Файл-Отправить и потом щелкните на значке нужного дисковода А:. 4. Откройте окно дисковода А:. Проверьте результат. 5. Закройте все открытые окна. Дополнительно: Как делать резервные копии регулярно Команды Копировать и Отправить позволяют скопировать нужные вам элементы, но если вы хотите регулярно создавать резервные копии своих файлов, обратитесь к программе Пуск-Программы-Стандартные-Служебные программыАрхивация данных. Она обеспечивает ежедневное, еженедельное или ежемесячное резервное сохранение отдельных или всех файлов, хранящихся на вашем жестком диске. Если у вас возникнут проблемы с жестким диском или вы случайно удалите важный файл, то сможете восстановить файлы на жестком диске с резервных копий. Разумно создавать резервные копии лишь для созданных вами документов.

26

II. РАБОТА В MICROSOFT EXCEL НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Основные элементы окна Excel 3 1 2

4

7 8 5 6

11 12

9 10

Рис. 2. Основные элементы окна Excel Внимательно рассмотрите схему и найдите все основные элементы окна Excel на экране компьютера: 1. кнопку системного меню для окна Excel; 2. кнопку системного меню для окна рабочей книги; 3. заголовок окна, заголовок рабочей книги; 4. строку меню; 5. панели инструментов “Стандартная” и “Форматирование”; 6. строку формул; 7. кнопки изменения размеров окна Excel 8. кнопки изменения размеров окна рабочей книги; 9. ярлычки рабочих листов; 10.строку состояния; 11.заголовки строк и столбцов (адресные полосы) и активную ячейку на листе. 12.маркер автозаполнения ячеек. Изменение вида окна С помощью команды ВИД– СТРОКА ФОРМУЛ отмените и включите изображение строки формул на экране (если пункт меню отмечен √, то параметр установлен). Аналогично для строки состояния. С помощью команды ВИД– ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ отмените изображение панелей Стандартная и Форматирование (для этого щелкнуть мышью на на27

звании панели, у нее исчезнет флажок). Аналогично включите изображение этих панелей (если поле отмечено √, параметр установлен). Файл электронной таблицы называется рабочая книга. Новая рабочая книга по умолчанию содержит 3 рабочих листа и имеет имя "Книга1.xls", рабочие листы первоначально имеют имена "Лист1", "Лист2", "Лист3". Сверните рабочую книгу до значка, затем восстановите и разверните изображение. Если окно рабочей книги развернуто на все окно Excel, то его заголовок находится в одной строке с заголовком окна Excel. (Как на рисунке) Перемещение по листу рабочей книги С помощью мыши перемещение выполняется в пределах видимой области рабочего листа щелчком мыши в ячейке. Для изменение видимой области листа используются полосы прокрутки. С помощью клавиатуры. Используются клавиши управления курсором и кнопки PageDown и PageUp, Ноmе и End. По адресу ячейки. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, например, B4, A100. Адрес текущей, или активной ячейки отображается в специальном поле «Имя», которое находится слева в строке формул. Быстро перейти к нужной ячейке можно несколькими способами. Щелкните мышью в поле «Имя» и введите с клавиатуры адрес ячейки, завершите ввод нажатием Enter (Адрес ячейки вводится латинскими символами!!!). Указанная ячейка станет активной. Выполните команду ПРАВКА – ПЕРЕЙТИ или нажмите F5. На экране появится дополнительное окно “Переход”, в поле “Ссылка” которого нужно ввести адрес ячейки и щелкнуть на OK. Перейдите к ячейкам V200, K80, B700, A1 разными способами. Всего на каждом рабочем листе 256 столбцов и 65536 (зависит от версии) строк. Выделение ячеек Одну ячейку — установить указатель (рамку) на данную ячейку. Несколько ячеек — установить указатель ячейки на первую ячейку области и, удерживая левую кнопку мыши, растянуть выделение. При этом ячейка, с которой начиналось выделение, т.е. активная ячейка, останется незакрашенной. Две или более ячеек рабочего листа называются диапазоном ячеек. Диапазон обозначается адресом левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных знаком «двоеточие». Например: диапазон (интервал) ячеек A1:A3 содержит ячейки А1, А2, А3; диапазон B2:C4 содержит ячейки B2, C2, B3, C3, B4, C4; диапазон С5:E5 содержит ячейки C5, D5, E5. Чтобы выделить несколько несмежных диапазонов ячеек, необходимо выделить первый диапазон (или ячейку), нажать клавишу CTRL (держать) и последовательно выделить все остальные диапазоны или ячейки. Такое выделение может использоваться для одинакового оформления ячеек. Для изменения ширины столбца необходимо установить указатель мыши на линию, разделяющую столбцы в строке заголовков, он превратится в двунаправленную стрелку и, удерживая левую кнопку, переместить линию в нужном направлении. Автоподбор ширины столбца выполняется двойным щелчком на границе столбца в строке заголовков. 28

Ввод данных в ячейки таблицы Ввод текста. Установите указатель активной ячейки на ячейку A1 и введите текст “Название магазина”, закончите ввод нажатием Enter. Вернитесь в А1 и обратите внимание на строку формул. В ней отражается содержание активной ячейки. Установите указатель на ячейку B1 и введите “Березка” при этом часть первой фразы не будет видна на экране, но по-прежнему полностью отобразится в строке формул, если вернётесь в А1. Щелкните мышью в A1 и измените оформление текста: Установите размер 14, полужирный (с помощью команды ФОРМАТ–ЯЧЕЙКИ–ШРИФТ или с помощью полей «шрифт» и «размер шрифта» на панели «форматирование»). Обратите внимание, что высота строки автоматически корректируется. По умолчанию текст в ячейке выравнивается влево, изменить выравнивание можно с помощью панели Форматирование или команды ФОРМАТ – ЯЧЕЙКИ – ВЫРАВНИВАНИЕ. Ввод чисел. Щелкните на D1 и введите любое число. Дробные числа вводятся через запятую. По умолчанию числовые данные в ячейках выравниваются вправо. Измените формат представления числа в ячейке с помощью команды ФОРМАТ – ЯЧЕЙКИ – ЧИСЛО. Если при вводе больших чисел ширина столбца недостаточна для отображения числа, то оно может быть представлено в экспоненциальном виде, т.е. в виде числа, умноженного на десять в определенной степени. Одно и то же число может выглядеть на экране по-разному, в зависимости от установленного формата. Исходное значение, содержащееся в ячейке, всегда отображается в строке формул. Пример форматирования числовых данных приведен ниже.

Поэкспериментируйте с числовыми данными, изменяя их формат. Выделите ячейки A1:D1 и нажмите клавишу Delete, чтобы удалить содержимое этих ячеек. Создание простейшей таблицы Перейдите в A1 и введите “Объем продаж книг магазином “Кругозор”. Перейдите в А2 и введите “ 1 квартал 1999 года” Ячейки B4:E4 заполните по–порядку значениями: январь, февраль, март, Итого. Ячейки A5:A9 – текстом "техническая", "художественная", "детская", "юридическая", "итого". Измените, если необходимо ширину столбцов. Таблица будет содержать стоимость реализованных книг. Заполните ячейки таблицы произвольными значениями. Используйте как целые, так и дробные числа с двумя знаками после запятой.

29

Простейшие вычисления. Ввод формул Для того, чтобы определить итоговые значения по строкам и столбцам таблицы, необходимо вычислить сумму значений ячеек, расположенных, соответственно в строках и столбцах таблицы. Рассмотрим различные способы ввода формул в ячейки таблицы. Введите формулы в ячейки, как указано ниже. Ячейка E5: =B5+C5+D5 Ячейка E6: = и щелкните в B6, введите + и щелкните в C6, введите + и щелкните в D6 и нажмите Enter. Ячейка E7: =СУММ(B7:D7) Ячейка E8: =СУММ( выделите мышью диапазон B8:D8, закройте скобку и нажмите Enter. Ввод формулы в ячейку всегда начинается со знака “=“, причем перед ним не должно быть пробела! В этом случае формула воспринимается как текст. Использовать пробелы внутри формулы можно только между символами арифметических операций. Основные символы операций: сложение– «+», вычитание– «-», умножение– «*», деление– «/», возведение в степень– «^», сцепление текстовых строк (конкатенация)– «&». Вычислите итоговые суммы по столбцам. Установите указатель на ячейку B9 и “Автосуммирование” в панели инструментов “Станщелкните мышью на кнопке дартная”. Пунктирной рамкой будет выделена предполагаемая область суммирования. Если это Вас устраивает, то нажмите Enter, а если нет, то выделите мышью необходимый диапазон ячеек и нажмите Enter. Для исправления введенных данных можно: — нажать F2 и исправлять в строке формул; — дважды щелкнуть мышью в ячейке. — Щелкнуть мышью в нужной позиции строки формул. Неверное действие можно отменить командой ПРАВКА – ОТМЕНИТЬ... (Не забывайте об этом!) Копирование формул Для того, чтобы заполнить остальные ячейки итоговой строки, воспользуемся копированием готовой формулы из ячейки В9 в другие ячейки. Для этого выполните следующие действия: —Щелкните в ячейке B9 (ячейка, из которой копируются данные) —Выполните команду ПРАВКА– КОПИРОВАТЬ (данные попадут в Буфер обмена и ячейка будет выделена пунктирной рамкой). —Щелкните в ячейке C9 (ячейка, в которую копируются данные) и выполните ПРАВКА– ВСТАВИТЬ (данные вставляются из Буфера обмена). —Щелкните в D9 (ячейка, в которую копируются данные) и повторите команду ВСТАВИТЬ и т.д. Когда копирование будет завершено, необходимо нажать ESC, чтобы снять выделение с копируемой области (данные из Буфера обмена будут удалены). 30

Чтобы не повторять многократно команду ВСТАВИТЬ, можно выделить весь диапазон, в который необходимо скопировать данные, и выполнить ПРАВКА– ВСТАВИТЬ или просто нажать Enter. Проверьте содержание ячеек. Как изменились формулы? При копировании формул адреса ячеек изменяются автоматически! Выборочное суммирование данных Для того, чтобы просуммировать отдельные значения из таблицы, например, определить, сколько было продано детской и художественной литературы в феврале и марте, необходимо: а) щелкнуть мышью в свободной ячейке вне таблицы и ввести =СУММ( б) щелкнуть в С6, ввести с клавиатуры «точку с запятой», в) щелкнуть в D6, ввести с клавиатуры «;» и т.д. г) закрыть скобку и нажать Enter. Чтобы узнать, сколько было продано технической и юридической литературы в 1 квартале, используем суммирование несмежных областей данных. Для этого необходимо: а) щелкнуть мышью в свободной ячейке вне таблицы и ввести =СУММ( б) выделить область B5:D5, ввести с клавиатуры символ «точка с запятой» в) выделить область B8:D8, закрыть скобку и нажать Enter. Диапазон ячеек задается адресом ячейки в левом верхнем углу и ячейки в правом нижнем углу области. Адреса ячеек разделяются двоеточием! При перечислении адреса отдельных ячеек или диапазоны ячеек разделяются точкой с запятой! Дважды щелкните на ярлычке рабочего листа и исправьте текст «Лист1» на «Кругозор» и нажмите Enter. Таким образом Вы переименуете рабочий лист. Запись таблицы в файл на диске Выполните команду ФАЙЛ– СОХРАНИТЬ КАК. В поле «Папка» последовательно выберите диск, каталог и подкаталог, в который можно записать ваш файл. Введите имя файла без точки и расширения (расширение XLS добавится автоматически) и щелкните на ОК. Имя файла появится в заголовке окна. Оформление таблицы Чтобы расположить общий заголовок таблицы по центру таблицы, выделите ячейки A1:E1 и щелкните на кнопке «Центрировать по столбцам». Заголовок будет расположен в центре выделенного диапазона. Аналогично центрируйте вторую строку заголовка. Перейдите в А1 и установите для общего заголовка размер шрифта 12, полужирный. Выделите ячейки с названиями столбцов и щелкните на кнопке «по центру» (не путать с центрированием по столбцам!). Выделите ячейки A4: E9 и щелкните на кнопке «Границы» в панели форматирования и выберите изображение сетки. Можно выполнить команду ФОРМАТ– ЯЧЕЙКИ– ГРАНИЦА и указать «Внутренние» и «Внешние» и подтвердить действие щелчком на ОК. 31

Выделите числовую область таблицы и выполните команду ФОРМАТ– ЯЧЕЙКИ– ЧИСЛО и установите числовой формат с двумя десятичными знаками. Вставка строк, столбцов Новая строка или столбец вставляются перед текущей строкой (столбцом). Для этого нужно выполнить команду ВСТАВКА– СТРОКА или ВСТАВКА– СТОЛБЕЦ. Вставьте перед строкой «Итого» пустую строку, и введите значения для экономической литературы. Скопируйте итоговую формулу в столбце «Итого». Проверьте, изменились ли итоги по столбцам? Данные новой строки не попали в указанную область суммирования! Чтобы при добавлении новых данных в таблицу не приходилось вновь вводить итоговые формулы по строкам или столбцам, рекомендуется отделять таблицу от итоговых строк и столбцов, содержащих суммирующие формулы, пустой строкой и столбцом. Пустые ячейки этих строк должны быть включены в область суммирования! Эти пустые строки можно оттенить цветом. Строки и столбцы с новыми данными можно вставлять внутри таблицы или непосредственно перед пустой строкой, тогда они автоматически попадут в область суммирования. Изменение структуры таблицы Измените структуру таблицы и итоговые формулы так, чтобы в таблицу можно было добавлять новые виды литературы и последующие месяцы. Для этого вставьте пустую строку перед итоговой строкой и пустой столбец перед итоговым столбцом. Уменьшите ширину вспомогательного столбца. Выделите вспомогательные строку и столбец цветом. Просуммируйте данные по строкам и столбцам (используйте автосуммирование), включая в диапазон пустые ячейки. Таблица после выполнения заданий должна иметь вид, представленный ниже на рисунке. Измените формат представления числовых данных на финансовый. Измените, если необходимо, ширину столбцов.

Рис. 3. Итоговая таблица Копирование таблицы Создайте аналогичную таблицу для магазина «Горизонт». Для этого:  Выделите область рабочего листа, содержащую таблицу вместе с заголовком.  Выполните команду ПРАВКА– КОПИРОВАТЬ. 32

 Копию таблицы разместите с ячейки А20.  Завершите копирование нажатием клавиши Enter. Скопируйте таблицу на новый лист. Для этого:  Выделите диапазон рабочего листа, содержащий исходную таблицу.  Выполните команду ПРАВКА– КОПИРОВАТЬ.  Перейдите на пустой лист. Если пустого листа нет, вставьте его командой ВСТАВКА–ЛИСТ.  Выделите ячейку A1 и завершите операцию копирования. Переименуйте лист с копией таблицы. Назовите его «Горизонт». Внесите изменения в заголовок таблицы и показатели объемов продаж. Удалите строку с детской литературой (текущая строка удаляется командой ПРАВКА–УДАЛИТЬ/строку). Как это повлияло на итоговые формулы? Отражают ли они правильный результат расчета объема продаж в таблице? Удалите таблицу для магазина «Горизонт» с листа «Кругозор». Сохраните внесенные изменения командой ФАЙЛ– СОХРАНИТЬ. Имя файла запрашиваться при этом не будет, а произойдет обновление существующего файла. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ И ГРАФИКОВ ФУНКЦИЙ

Использование Мастера диаграмм Запустите Excel и выполните команду ФАЙЛ– ОТКРЫТЬ. Откройте созданный ранее файл. На экране появится таблица, подготовленная в предыдущем разделе. Перейдите на лист «Кругозор». Рассмотрим несколько вариантов графического представления данных. Необходимо построить диаграмму изменения спроса на художественную литературу в течение 1 квартала. Чтобы построить графическое изображение данных таблицы, необходимо воспользоваться Мастером Диаграмм, который вызывается командой Вставка– Диаграмма или щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов «Стандартная». Для построения диаграммы необходимо последовательно пройти шаги Мастера Диаграмм. Выполните следующие действия: 1. Выделите область B6:D6 2. Выполните команду ВСТАВКА– ДИАГРАММА 3. На экране появится окно мастера диаграмм. 4. Выберите тип диаграммы «Гистограмма» и щелкните на кнопке «Далее». 5. Проверьте правильность указания диапазона данных и установите «Ряды данных в строках». Щелкните «Далее». 6. Введите название диаграммы «Изменение спроса на худ, литературу» Название по оси Х «Месяцы» по оси Y «Объем продаж» 7. Щелкните «Далее». 8. На четвертом шаге построения укажите размещение диаграммы «на текущем листе». Диаграмма будет построена на текущем листе и заключена в рамку с маркерами изменения размеров. 33

Измените при необходимости размер области диаграммы, потянув мышью угловой маркер. В полученной диаграмме есть недостатки– не подписаны названия месяцев и нет смысла в наличии легенды «Ряд 1».

Объем продаж

Изменение спроса на художественную литературу 1000 500

Ряд1

0 1

2

3

Месяцы

Рис. 4 Выделите заголовки столбцов (Январь, февраль, март) и, удерживая клавишу CTRL, данные для художественной литературы. Будут выделены два несмежных диапазона данных. Последовательно пройдите шаги Мастера построения диаграмм. 1. Выберите гистограмму. 2. На втором шаге укажите «Ряды данных в строках». Чтобы изменить подписи рядов данных, отображаемые в легенде, на втором шаге Мастера перейдите на вкладку «РЯД» и укажите новое имя ряда (его можно ввести с клавиатуры или указать ссылку на ячейку). 3. Введите название диаграммы и осей. Откажитесь от отображения легенды. Сравните диаграммы.

Объем продаж

Изменение спроса на художественную литературу 1000 800 600 400 200 0 Январь

Февраль

Март

Рис. 5 Аналогично постройте еще одну диаграмму, но включите в область выделения всю таблицу, но без итоговых строк. Можно выбрать объемную гистограмму. Сравните диаграммы. Редактирование диаграмм Щелчок внутри области диаграммы переводит в режим редактирования диаграммы. При этом изменяется содержание пунктов меню ВСТАВКА И ФОРМАТ и появляется пункт ДИАГРАММА. Щелкните в первой диаграмме и измените ее заголовок. После перехода в режим редактирования диаграммы щелчком мыши можно выделять отдельные элементы диаграммы и корректировать их. Для этого необходи34

мо выделить элемент диаграммы и щелкнуть правой кнопкой мыши. На экране появится контекстно– зависимое меню, содержащее доступные команды для данного объекта. Например:

Рис. 6. Контекстное меню для области построения

Двойной щелчок мышью на элементе диаграммы открывает окно форматирования данного элемента. Для оформления диаграммы можно также воспользоваться панелью инструментов «Рисование» (Команда ВИД– ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ). С помощью панели «Рисование» оформите гистограмму указателем на наибольший результат. Выполните самостоятельно: 1. Постройте объемную круговую диаграмму реализации за январь, с выделением наменьшего сектора и указанием процента от общего объема. Чтобы выделить меньший сектор необходимо войти в режим редактирования и щелкнуть мышью на секторе последовательно два раза (не путать с двойным щелчком). Сектор будет выделен маркерами. После этого его можно перемещать с помощью мыши. 2. Постройте гистограмму изменения спроса на литературу за март с надписями и заголовками. (Область данных будет состоять из двух несмежных областей). 3. Постройте график функции SIN(X) на интервале [-3,3] с шагом 0.2. Постройте графики SIN(X) и COS(X) на одной координатной сетке. Для построения графиков сначала необходимо построить таблицу значений указанных функций на интервале. Первый столбец содержит значения X, а последующие— формулы для вычисления значений функций. При построении графиков сначала выделяются столбцы с функциями. Столбец со значениями X (без заголовка) указывается в поле «Подписи оси X» на втором шаге Мастера диаграмм.

35

ДАТА. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛОГИЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДАННЫХ

Откройте ранее созданный файл. Создайте таблицу на новом листе по образцу. Переименуйте лист в «Склад». A

B

C

1 2 3 № Наименование

Дата изготовления

D Склад № 1

E

F

G

Годен до

Количество

Цена ед.

Стоимость

4 5 6

Рекомендации по заполнению таблицы:  Различных наименований– 20, они относятся к разным группам товаров, например: кондитерские, полуфабрикаты, бакалея (6– 7 наименований в группе).  Строк в таблице– 20.  В столбце «Годен до» введите несколько дат, которые были раньше, чем месяц назад, несколько– в течение последнего месяца и остальные– еще не наступили (как вводить дату– далее по тексту).  Дата изготовления– соотносится со столбцом «Годен до».  Количество и цена товара– произвольные. Ввод даты Дата хранится в виде целого числа в диапазоне от нуля до 65380, что соответствует диапазону дат с 1 января 1900 года по 31 декабря 9999 года. Такое представление позволяет использовать дату в формулах как обычные числа. Дату можно вводить в ячейку через тире или через точку, но без пробелов. Например, 12-06-1999 или 12.06.1999, или 12-06-99. Одна и та же дата может по-разному отображаться в ячейке в соответствии с форматом, установленным командой ФОМАТ– ЯЧЕЙКИ– ЧИСЛО/ ДАТА. Использование даты в формулах позволяет, например, определить, какая дата была 100 дней назад, или какая дата будет через 50 дней. Вычисления запишутся следующим образом: = «25-12-1999» - 100 или = «25-12-1999»+50 При использовании конкретного значения даты в формуле оно записывается в кавычках. Для использования в формулах текущей даты можно обратиться к встроенной функции СЕГОДНЯ( ), которая возвращает текущую дату, установленную в компьютере. В этом случае примеры запишутся так: = СЕГОДНЯ( ) - 100 или = СЕГОДНЯ( ) + 50 Примеры отображения даты в различных форматах показан на рисунке: 36

Рис. 7. Отображение даты в различных форматах Форматирование таблицы Введите необходимые формулы в столбец «Стоимость». Чтобы отформатировать шапку таблицы, выделите ее и используйте команду ФОРМАТ– ЯЧЕЙКИ– ВЫРАВНИВАНИЕ. Установите горизонтальное и вертикальное расположение «по центру» и флажок «Переносить по словам». В этом случае текст переносится с одной строки на другую в пределах установленной ширины столбца. Установите обрамление для ячеек таблицы. Использование Мастера функций Конечно, возможные вычисления в Excel не ограничиваются суммированием или умножением. В Excel имеется много встроенных функций, доступ к ним осуществляется с помощью МАСТЕРА ФУНКЦИЙ, который вызывается командой Вставпанели инструментов «Стандартная». ка-Функция или щелчком на кнопке В результате запускается диалог Мастера функций, который предоставляет пользователю список функций с кратким пояснением и дополнительные шаги по вводу параметров функций. Все функции объедены в категории. После указания категории в списке функций отобразятся функции, относящиеся к ней. Если вы не знаете, к какой категории относится функция, её можно найти в полном алфавитном перечне функций или среди десяти недавно использовавшихся. Пример диалога на рис.8.

Рис. 37 8

Рис. 9. Окно ввода параметров функции СРЗНАЧ Использование функции ЕСЛИ Вставьте перед столбцом «Количество» один столбец. Для этого установите указатель ячейки в столбец «Количество» и выполните команду ВСТАВКА– СТОЛБЦЫ. Введите название «Снять с реализации». В этом столбце необходимо записать формулу, которая выводит «снять», если истек срок годности товара, в противном случае выводится «годен». Для записи такой формулы необходимо сравнить текущую дату с датой, указанной в столбце «Годен до». Вставьте перед первой строкой пустую строку. Чтобы узнать текущую дату, необходимо ввести в свободную ячейку, например в В1, формулу: =СЕГОДНЯ( ). В ячейке появится текущая дата. Измените формат отображения даты (см. стр.11). Для записи формулы в столбце «Снять с реализации» необходимо воспользоваться логической функцией ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ позволяет вычислить значение выражения в зависимости от некоторого условия или нескольких условий. Общий вид записи функции: ЕСЛИ(логическое_выражение; выражение1; выражение2) Логическое выражение– это проверяемое условие, которое обычно содержит знаки отношений , =, , обращение к другим логическим функциям. Результатом вычисления логического выражения всегда является одно из двух значений– ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). Функция ЕСЛИ проверяет значение логического выражения, если условие выполняется, то оно принимает значение ИСТИНА и выполняется выражение1, иначе оно принимает значение ЛОЖЬ и выполняется выражение2. Выражение1 и выражение2 это числовая или текстовая константа, арифметическое выражение или другая функция ЕСЛИ. Формула в столбце «снять с реализации» должна реализовать следующую ситуацию: «если срок годности товара меньше текущей даты, снять товар, иначе годен к продаже». Установите указатель активной ячейки в Е5 и воспользуйтесь Мастером функций для построения формулы. Заполните поля Мастера так, как показано ниже и щелкните на кнопке «Готово». — логическое_выражение: D5