Excel w biurze i nie tylko [3 ed.] 9788324697403, 9788324675463, 8324675469, 8324697403

Citation preview

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Redaktor prowadzący: Ewelina Burska Projekt okładki: Studio Gravite/Olsztyn Obarek, Pokoński, Pazdrijowski, Zaprucki Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/exbnt3_ebook Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję. ISBN: 978-83-246-9740-3 Copyright © Helion 2014 Printed in Poland.

 Poleć książkę na Facebook.com

 Księgarnia internetowa

 Kup w wersji papierowej

 Lubię to! » Nasza społeczność

 Oceń książkę

Spis treści Rozdział 1. Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego . ............. 9 Uruchamianie i zamykanie programu . .............................................................................. 9 Wstążka . .......................................................................................................................... 13 Pasek formuły . ................................................................................................................. 14 Menu podręczne .............................................................................................................. 15 Obsługa zdarzeń wywoływanych ruchem myszki . ......................................................... 18 Poruszanie się po skoroszytach i arkuszach za pomocą klawiatury ................................ 21 Ograniczenia arkuszy i skoroszytów . ............................................................................. 22

Rozdział 2. Podstawowe obiekty Excela . ......................................................... 23 Komórka arkusza kalkulacyjnego — zaznaczanie komórki, zakresów komórek, kolumn, wierszy i arkuszy ............................................................................................. 23 Zaznaczanie obszaru przylegających komórek . ........................................................ 24 Zaznaczanie rozległego obszaru przylegających komórek . ...................................... 25 Zaznaczanie wszystkich komórek arkusza . .............................................................. 26 Zaznaczanie całego wiersza lub całej kolumny arkusza . .......................................... 26 Zaznaczanie przylegających wierszy lub przylegających kolumn arkusza ............... 26 Zaznaczanie nieprzylegającej komórki lub zakresu komórek . ................................. 27 Zaznaczanie nieprzylegających wierszy lub kolumn . ............................................... 27 Zmiana szerokości kolumn lub wierszy . ......................................................................... 27 Zmiana szerokości pojedynczej kolumny . ................................................................ 27 Zmiana szerokości wielu kolumn . ............................................................................ 28 Określanie szerokości kolumny . ............................................................................... 29 Zmiana wysokości pojedynczego wiersza . ............................................................... 30 Zmiana wysokości wielu wierszy . ............................................................................ 30 Ukrywanie (wyświetlanie) kolumn, wierszy i arkuszy . .................................................. 31 Ukrywanie kolumn lub wierszy . ............................................................................... 31 Wyświetlanie ukrytego wiersza lub kolumny . .......................................................... 32 Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawartości komórek . ............................................... 33 Skoroszyty i arkusze ........................................................................................................ 38 Otwieranie istniejącego skoroszytu . ......................................................................... 38 Tworzenie nowego skoroszytu .................................................................................. 40 Zapisywanie skoroszytu ............................................................................................ 43 Dodawanie i usuwanie arkuszy w skoroszycie . ........................................................ 45 Dodawanie pojedynczego pustego arkusza . ............................................................. 46 Dodawanie wielu pustych arkuszy . .......................................................................... 47 Ukrywanie (wyświetlanie) arkusza . ......................................................................... 48

4

Excel w biurze i nie tylko Zmiana nazwy lub położenia arkusza w skoroszycie . .............................................. 49 Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomiędzy skoroszytami ............................... 53 Jednoczesne przeglądanie wielu skoroszytów . ......................................................... 56 Wyświetlanie arkusza w dwóch lub czterech częściach . .......................................... 56 Wyszukiwanie informacji w arkuszach . ................................................................... 57

Rozdział 3. Wprowadzanie danych . .................................................................. 61 Wprowadzanie danych do komórki . ............................................................................... 61 Edytowanie danych w komórce . ............................................................................... 63 Wprowadzanie różnych typów danych do komórek . ................................................ 65 Wypełnianie komórek ...................................................................................................... 69 Wypełnianie komórek liczbami . ............................................................................... 69 Tworzenie serii danych z dowolną wartością kroku . ................................................ 72 Wypełnianie komórek tekstem . ................................................................................ 76 Wypełnianie komórek datami .................................................................................... 78 Autouzupełnianie ...................................................................................................... 79 Unikalny zapis danych w kolumnie . ............................................................................... 81

Rozdział 4. Formatowanie . .............................................................................. 85 Dostęp do poleceń formatowania .................................................................................... 85 Formatowanie czcionki użytej do zapisu zawartości komórki . ....................................... 86 Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce . ......................................................... 87 Formatowanie liczb ......................................................................................................... 88 Formatowanie krawędzi komórki oraz koloru jej wypełnienia . ...................................... 89 Niestandardowe obramowanie komórek . ........................................................................ 96

Rozdział 5. Formuły . ....................................................................................... 99 Adres komórki . ................................................................................................................ 99 Budowa (składnia) formuły ............................................................................................. 99 Operatory obliczeń .................................................................................................. 100 Kolejność operacji i działań w formułach . ............................................................. 102 Korzystanie z nawiasów .......................................................................................... 102 Odwołania do komórek i zakresów . ....................................................................... 103 Odwołania względne ............................................................................................... 103 Odwołania bezwzględne .......................................................................................... 105 Odwołania mieszane ............................................................................................... 105 Połączenia z innym arkuszem lub skoroszytem . .................................................... 105 Odwołanie do komórek innego arkusza w tym samym skoroszycie ...................... 106 Odwołanie 3-W ....................................................................................................... 108 Odwołanie do komórek innego skoroszytu . ........................................................... 108 Stałe . .............................................................................................................................. 112 Nazwy zakresów w formułach ....................................................................................... 112 Zasady dotyczące nadawania nazw . ....................................................................... 113

Rozdział 6. Funkcje . ..................................................................................... 117 Struktura funkcji ............................................................................................................ 117 Argument funkcji .................................................................................................... 118 Nazwa funkcji ......................................................................................................... 119 Funkcje zagnieżdżone ............................................................................................. 119 Wprowadzanie funkcji ................................................................................................... 120 Funkcja SUMA .............................................................................................................. 121 Składnia . .................................................................................................................. 121 Funkcja SUMY WARUNKOWEJ . .............................................................................. 122 Składnia . .................................................................................................................. 122

Spis treści

5 Funkcja ILOCZYNU ..................................................................................................... 123 Składnia . .................................................................................................................. 123 Funkcja ORAZ .............................................................................................................. 124 Składnia . .................................................................................................................. 124 Funkcja LUB . ................................................................................................................ 125 Składnia . .................................................................................................................. 125 Funkcja JEŻELI ............................................................................................................ 126 Składnia . .................................................................................................................. 126 Funkcja ŚREDNIA ........................................................................................................ 127 Składnia . .................................................................................................................. 127 Funkcja ILE.LICZB ...................................................................................................... 127 Składnia . .................................................................................................................. 127 Funkcja ILE.NIEPUSTYCH ......................................................................................... 128 Składnia . .................................................................................................................. 128 Funkcja LICZ.JEŻELI ................................................................................................... 129 Składnia . .................................................................................................................. 129 Funkcja LICZBA.CAŁK ............................................................................................... 129 Składnia . .................................................................................................................. 129 Funkcja ZAOKR ........................................................................................................... 130 Składnia . .................................................................................................................. 130 Funkcje TERAZ i DZIŚ ................................................................................................ 130 Składnia . .................................................................................................................. 130 Funkcja DŁ . ................................................................................................................... 131 Składnia . .................................................................................................................. 131 Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY ............................................................................................ 132 Składnia . .................................................................................................................. 132 Funkcja ZNAK .............................................................................................................. 132 Składnia . .................................................................................................................. 132 Funkcja PORÓWNAJ .................................................................................................... 133 Składnia . .................................................................................................................. 133 Funkcje LITERY.WIELKIE i LITERY.MAŁE . .......................................................... 133 Składnia . .................................................................................................................. 133 Funkcja FRAGMENT.TEKSTU ................................................................................... 134 Składnia . .................................................................................................................. 134 Funkcja ZASTĄP .......................................................................................................... 135 Składnia . .................................................................................................................. 135 Funkcja SZUKAJ.TEKST ............................................................................................. 135 Składnia . .................................................................................................................. 135 Funkcja WARTOŚĆ ...................................................................................................... 136 Składnia . .................................................................................................................. 136 Funkcja INDEKS ........................................................................................................... 137 Składnia . .................................................................................................................. 137 Funkcja PODAJ.POZYCJĘ ........................................................................................... 138 Składnia . .................................................................................................................. 138 Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO . .............................................................................. 140 Składnia . .................................................................................................................. 140 Funkcja ADR.POŚR ...................................................................................................... 141 Składnia . .................................................................................................................. 142 Funkcja PRAWY ........................................................................................................... 142 Składnia . .................................................................................................................. 142 Funkcja LEWY .............................................................................................................. 143 Składnia . .................................................................................................................. 143 Funkcja POWT . ............................................................................................................. 143 Składnia . .................................................................................................................. 143

6

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 7. Sortowanie i filtrowanie danych . .................................................. 145 Sortowanie . .................................................................................................................... 145 Sortowanie proste .................................................................................................... 146 Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj od A do Z lub przycisku Sortuj od Z do A ................................................................................................... 148 Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj . ................................................................ 149 Sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter . ....................................................... 154 Sortowanie wielokolumnowe . ................................................................................ 155 Sortowanie za pomocą listy . ................................................................................... 156 Filtrowanie . .................................................................................................................... 159 Autofiltr . .................................................................................................................. 159 Filtrowanie tekstu .................................................................................................... 160 Filtrowanie liczb ...................................................................................................... 161 Filtrowanie dat lub godzin ....................................................................................... 164 Filtrowanie zaawansowane ............................................................................................ 166 Wiele warunków w jednej kolumnie . ..................................................................... 168 Jeden warunek w dwóch lub większej liczbie kolumn . .......................................... 169 Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub większej liczby kolumn ........ 169 Przykłady filtrowania zaawansowanego . ................................................................ 170

Rozdział 8. Drukowanie . ................................................................................ 179 Ustawienia strony do wydruku ...................................................................................... 179 Karta Strona ............................................................................................................ 180 Karta Marginesy ...................................................................................................... 181 Karta Nagłówek/stopka ........................................................................................... 181 Karta Arkusz ........................................................................................................... 190 Polecenie wydruku ........................................................................................................ 192

Rozdział 9. Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu . .................... 193 Rejestrowanie makropolecenia ...................................................................................... 193 Karta Deweloper ..................................................................................................... 194 Bezpieczeństwo makr .............................................................................................. 195 Ogólny proces rejestrowania makra . ...................................................................... 195 Przykład rejestracji makra ....................................................................................... 196 Tworzenie makra za pomocą języka Microsoft Visual Basic . ...................................... 205 Zarządzanie makrami .................................................................................................... 207 Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu . ......................................... 207 Usuwanie makra ...................................................................................................... 208 Formanty — informacje podstawowe . .......................................................................... 208 Umieszczanie formantu formularza w arkuszu . ..................................................... 209 Formanty ActiveX ................................................................................................... 212

Rozdział 10. Oferty cenowe . ............................................................................ 223 Oferta cenowa — wersja 1. ........................................................................................... 223 Obsługa arkusza ...................................................................................................... 223 Konstrukcja arkusza ................................................................................................ 225 Oferta cenowa — wersja 2. ........................................................................................... 227 Obsługa arkusza ...................................................................................................... 228 Konstrukcja części obliczeniowej arkusza . ............................................................ 229 Konstrukcja części graficznej arkusza . ................................................................... 230

Rozdział 11. Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny . ....................... 239 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji I . ............................................................ 239 Arkusz1 . .................................................................................................................. 240 Arkusz Słowo .......................................................................................................... 241

Spis treści

7 Uwagi końcowe dla wersji I .......................................................................................... 242 Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji II . .......................................................... 244 Arkusz1 . .................................................................................................................. 244 Arkusz Słowo .......................................................................................................... 245 Uwagi końcowe dla wersji II ......................................................................................... 252

Rozdział 12. Dowód dostawy . .......................................................................... 255 Przeznaczenie i budowa skoroszytu . ............................................................................ 255 Obsługa skoroszytu ................................................................................................. 256 Arkusz Ustawienia .................................................................................................. 256 Arkusz ND .............................................................................................................. 259 Arkusz Odbiorcy ..................................................................................................... 260 Arkusz Towary ........................................................................................................ 262 Wybór pozycji z bazy towarowej (materiałowej) . .................................................. 264 Arkusz DOWÓD ..................................................................................................... 265 Arkusz Słowo .......................................................................................................... 267

Rozdział 13. Rachunki . ................................................................................... 269 Rachunek zwykły .......................................................................................................... 269 Przeznaczenie i budowa skoroszytu . ...................................................................... 269 Obsługa skoroszytu ................................................................................................. 269 Arkusz Ustawienia .................................................................................................. 270 Arkusz Nr . ............................................................................................................... 273 Arkusz Baza ............................................................................................................ 274 Arkusz Rachunek .................................................................................................... 277 Arkusz Słowo .......................................................................................................... 280 Rachunek za usługi ........................................................................................................ 281 Przeznaczenie i budowa skoroszytu . ...................................................................... 281 Obsługa skoroszytu ................................................................................................. 282 Arkusz Ustawienia .................................................................................................. 282 Arkusz Nr . ............................................................................................................... 284 Arkusz Baza ............................................................................................................ 286 Arkusz Rachunek .................................................................................................... 289 Arkusz Słowo .......................................................................................................... 291

Rozdział 14. Zamówienia . ............................................................................... 293 Przeznaczenie i budowa skoroszytu . ............................................................................ 293 Obsługa skoroszytu ................................................................................................. 294 Arkusz Ustawienia .................................................................................................. 295 Arkusz Numer ......................................................................................................... 296 Arkusz Sprzedawca ................................................................................................. 298 Arkusz Towary ........................................................................................................ 300 Arkusz Druk A5 (Druk A4) ..................................................................................... 302

Rozdział 15. Odsetki . ...................................................................................... 305 Obsługa skoroszytu ....................................................................................................... 305 Arkusz Odsetki ustawowe ............................................................................................. 306 Budowa arkusza ...................................................................................................... 306 Aktualizacja arkusza Odsetki ustawowe . ............................................................... 310 Arkusz Odsetki podatkowe ............................................................................................ 312 Odsetki ustawowe z wpłatą ........................................................................................... 312 Przeznaczenie i konstrukcja arkusza . ..................................................................... 312 Obsługa arkusza ...................................................................................................... 315

8

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 16. Kalendarze i inne operacje na datach . .......................................... 323 Wyznaczanie daty świąt wielkanocnych . ..................................................................... 323 Wyznaczanie dni świątecznych na podstawie roku . ..................................................... 324 Kalendarze . .................................................................................................................... 326 Skoroszyt Kalendarz_3M — arkusz 3M . ...................................................................... 327 Budowanie arkusza ................................................................................................. 328 Skoroszyt Kalendarz_Uni — arkusz Uni . ..................................................................... 340

Rozdział 17. Lista obecności . .......................................................................... 347 Przeznaczenie skoroszytu .............................................................................................. 347 Obsługa skoroszytu ....................................................................................................... 348 Arkusz Pracownicy ........................................................................................................ 348 Arkusz Lista . ................................................................................................................. 349 Część nagłówkowa listy ................................................................................................ 350 Część specyfikacji dni miesiąca dla listy obecności . .................................................... 353 Część specyfikacji dni świątecznych dla listy obecności . ............................................. 355 Formatowanie warunkowe ............................................................................................. 357 Ustawienia wstępne skoroszytu Lista obecności . ......................................................... 363

Rozdział 18. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach . ................................... 365 Przeznaczenie i budowa skoroszytu . ............................................................................ 365 Arkusz Katalogi ............................................................................................................. 366 Arkusz Dane .................................................................................................................. 367 Konstrukcja listy rozwijanej służącej do aktualizacji komórek w kolumnie Stanowisko ........................................................................................ 367 Konstrukcja listy rozwijanej służącej do aktualizacji komórek w kolumnie Rodzaj zatrudnienia . ......................................................................... 370 Arkusz Zaświadczenie ................................................................................................... 373 Wstawianie formantu ActiveX typu pole kombi . ................................................... 374 Wstawianie formantu formularza typu pole listy . ................................................... 379 Drukowanie zaświadczenia ........................................................................................... 381

Skorowidz . ..................................................................................................... 383

Rozdział 1.

Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego W rozdziale tym przedstawione zostaną podstawowe informacje umożliwiające obsługę produktu firmy Microsoft — Excela 2013. Informacje te pozwolą osobom zaczynającym pracę z arkuszami kalkulacyjnymi opanować umiejętności niezbędne do korzystania z nich, natomiast osobom mającym doświadczenie z wcześniejszymi wersjami arkusza Excel umożliwią szybkie zapoznanie się z nowymi elementami programu. Wszystkie rysunki przedstawione w tej książce zostały utworzone w systemie Windows 7, dlatego też użytkownicy późniejszych wersji systemu operacyjnego Windows zobaczą inną szatę graficzną niektórych elementów funkcjonalnych omawianego arkusza kalkulacyjnego.

Uruchamianie i zamykanie programu Każdy program komputerowy, który chcemy wykorzystywać w swojej pracy, należy najpierw zainstalować, do czego potrzebna jest pomoc zaprzyjaźnionego informatyka lub determinacja użytkownika. Osoby wykazujące tę ostatnią cechę muszą najpierw włożyć do napędu CD-ROM krążek instalacyjny pakietu biurowego Microsoft Office 2013, a następnie postępować zgodnie z kolejno pojawiającymi się komunikatami procedury instalacyjnej. Osoby ze znajomościami mogą przystąpić (oczywiście po udanej pracy przyjaciela) do pierwszego uruchomienia Excela 2013. Aby to zrobić, należy: 1. kliknąć znajdujący się na pasku systemu Windows 7 przycisk Start

(rysunek 1.1, oznaczenie 1);

10

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 1.1. Polecenie Wszystkie programy

2. wybrać polecenie Wszystkie programy, co spowoduje otwarcie menu

Wszystkie programy (rysunek 1.1, oznaczenie 2); 3. wybrać i kliknąć opcję Excel 2013.

Przebieg procesu pierwszego uruchomienia programu Excel 2013 przedstawia rysunek 1.2. Rysunek 1.2. Wybór opcji Microsoft Office 2013/Excel 2013

Następne uruchomienie będzie już możliwe poprzez wybranie polecenia Microsoft Office Excel 2013 z menu Start, które zostanie w nim automatycznie umieszczone przez system Windows 7 i będzie dostępne, dopóki nie zostanie celowo usunięte z jego Listy poleceń. Ten sposób uruchomienia programu przedstawiono na rysunku 1.3. Jeżeli wszystkie kliknięcia odbyły się prawidłowo, Excel 2013 zostanie uruchomiony, a na ekranie monitora zobaczymy ekran startowy programu, o szacie graficznej przedstawionej na rysunku 1.4., oraz (przykładowo) po aktywacji polecenia Pusty skoroszyt — główne okno programu, o szacie graficznej przedstawionej na rysunku 1.5. Na rysunkach 1.6. oraz 1.7. przedstawiono główne elementy okna aplikacji Excel 2013.

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego Rysunek 1.3. Procedura otwarcia programu Excel 2013 z Listy poleceń

Rysunek 1.4. Ekran startowy programu Excel 2013

11

12

Rysunek 1.5. Okno programu Excel 2013 Rysunek 1.6. Okno aplikacji Excel 2013 — część górna 1 — polecenie menu Plik 2 — pasek narzędzi Szybki dostęp 3 — pasek aplikacji Excel 4 — Wstążka

Rysunek 1.7. Okno aplikacji Excel 2013 — część dolna 1 — pole nazwy 2 — przycisk wstawiania funkcji 3 — pasek formuł 4 — kolumny arkusza kalkulacyjnego 5 — wiersze arkusza kalkulacyjnego 6 — karty arkuszy skoroszytu 7 — przyciski przewijania kart arkuszy 8 — pasek stanu 9 — przycisk wstawiania nowego arkusza 10 — przyciski widoków skoroszytu 11 — suwak powiększenia 12 — paski przewijania arkusza

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego

13

Teraz coś dla osób zmęczonych otwieraniem programu Excel 2013. Tak jak można otworzyć program na kilka sposobów, tak również można go zamknąć na kilka sposobów. Oto kilka z nich:  Kliknij przycisk polecenia Plik, po czym wybierz polecenie Zamknij.  Naciśnij kombinację klawiszy Alt+F4.  Kliknij ikonę sterowania programem oznaczoną znakiem X znajdującą się

w prawym górnym rogu okna programu (rysunek 1.8). Rysunek 1.8. Zamykanie programu za pomocą ikony sterowania oknem programu

W przypadku gdy ostatnie dokonane zmiany w arkuszu nie zostały zapisane, program wygeneruje okno komunikatu (rysunek 1.9) i poprosi o wybranie jednej z trzech możliwości:  Wyjście z programu z zapisaniem ostatnich zmian — naciśnij przycisk Tak.  Wyjście z programu bez zapisu ostatnich zmian — naciśnij przycisk Nie.  Anulowanie polecenia zamknięcia i powrót do programu — naciśnij przycisk

Anuluj. Rysunek 1.9. Komunikat o braku zapisu ostatnich zmian pojawiający się przy zamykaniu programu

Wstążka Wstążka (rysunek 1.10) została zaprojektowana w sposób umożliwiający szybkie znajdowanie poleceń potrzebnych do wykonania zadania. Polecenia są zorganizowane w grupy logiczne i zgromadzone razem na kartach. Każda karta jest związana z danym typem działania (na przykład pisaniem lub określaniem układu strony). Aby zwiększyć czytelność, niektóre karty są pokazywane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Na przykład karta Narzędzia obrazów jest pokazywana tylko wtedy, gdy jest zaznaczony (kliknięty) obraz wstawiony do arkusza.

14

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 1.10. Struktura Wstążki 1 — karty reprezentujące określone zadania 2 — grupy dzielące zadania na podzadania 3 — listy rozwijane zawierające dostępne parametry obiektu (komórki) 4 — rozwijane przyciski poleceń dostępne w poszczególnych grupach umożliwiające wyświetlanie dodatkowych menu 5 — przyciski poleceń dostępne w poszczególnych grupach umożliwiające wywoływanie poleceń

W dalszych rozdziałach zostaną przedstawione podstawowe polecenia zgrupowane na Wstążce, których znajomość ma zasadnicze znaczenie dla opanowania zasad projektowania arkuszy kalkulacyjnych przez użytkownika.

Pasek formuły Pasek formuły (rysunek 1.11) znajduje się bezpośrednio nad oknem arkusza i służy do wprowadzania lub edytowania wartości i formuł w komórkach oraz na wykresach. Wyświetlana jest w nim wartość stała lub formuła przechowywana w komórce aktywnej. Rysunek 1.11. Pasek formuły

Pasek formuły ma rozmiar zmienny, który dostosowywany jest dynamicznie (automatycznie) w celu dopasowywania do długich, złożonych zapisów, co zapobiega przykryciu innych danych w arkuszu przez formuły. Formułę możemy wprowadzić całkowicie ręcznie, przy czym w czasie wprowadzania wyrażeń funkcji będziemy mieli dodatkową podpowiedź nazwy (rysunek 1.12) oraz parametrów (składni) wprowadzanej funkcji (rysunek 1.13).

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego

15

Rysunek 1.12. Wygląd podpowiedzi przy wprowadzaniu nazwy funkcji do paska formuły

Rysunek 1.13. Wygląd podpowiedzi przy wprowadzaniu argumentów funkcji do paska formuły

Przy wprowadzaniu funkcji do formuły możemy skorzystać również z okna dialogowego Wstawianie funkcji (rysunek 1.14), które wywołujemy, naciskając przycisk oznaczony jako fx znajdujący się z lewej strony paska formuł. Rysunek 1.14. Okno dialogowe Wstawianie funkcji

Menu podręczne Menu podręczne jest trzecim sposobem dostępu do poleceń programu Excel i stanowi pomocne narzędzie, ułatwiające szybkie dotarcie do poleceń związanych z miejscem (elementem arkusza), w którym zostało wywołane. Udostępnienie menu podręcznego następuje po naciśnięciu prawego przycisku myszki i pojawia się ono dokładnie w miejscu, w którym zostało wywołane. Zawartość menu podręcznego stanowi zestaw poleceń najczęściej używanych w danym miejscu oraz okolicznościach, w jakich

16

Excel w biurze i nie tylko

zostało wywołane. Na rysunkach od 1.15 do 1.21 przedstawione zostały przykłady wywołania menu podręcznego w różnych okolicznościach i miejscach arkusza. Rysunek 1.15. Menu podręczne komórki aktywnej

Rysunek 1.16. Menu podręczne karty arkusza

Rysunek 1.17. Menu podręczne zaznaczonej kolumny

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego Rysunek 1.18. Menu podręczne zaznaczonego wiersza

Rysunek 1.19. Menu podręczne poziomego paska przewijania arkusza

Rysunek 1.20. Menu podręczne paska stanu

17

18

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 1.21. Menu podręczne obiektu typu WordArt

Obsługa zdarzeń wywoływanych ruchem myszki W pracy z programem Excel ważnym elementem jest umiejętny sposób korzystania z myszki. Poruszając ją po różnych częściach okna głównego programu czy też oknach arkuszy, możemy zauważyć zmianę wyglądu jej wskaźnika. Zmiana ta to dla nas informacja o operacjach możliwych do wykonania w danym miejscu i w danej chwili. Poniżej (na rysunkach od 1.22 do 1.35) zostały przedstawione znaki graficzne wskaźnika, miejsca jego występowania oraz operacje, jakie można wykonać w chwili jego wystąpienia. Rysunek 1.22. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obszar arkusza — komórki arkusza Operacja: Aktywacja komórki — kliknięcie lewym przyciskiem myszki Zaznaczenie zakresu komórek (obszaru) — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie po komórkach arkusza

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego Rysunek 1.23. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Część nagłówkowa wierszy Operacja: Zaznaczenie całego wiersza — kliknięcie lewym przyciskiem Zaznaczenie kilku wierszy — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie po nagłówkach wierszy Rysunek 1.24. Wskaźnik kursora myszki Jak na rysunku 1.23, ale dotyczy kolumn

Rysunek 1.25. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Prawy dolny róg komórki aktywnej Operacja: Kopiowanie lub usuwanie zawartości komórek wraz z formułami lub tworzenie serii danych — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie po komórkach Rysunek 1.26. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obszar menu głównego, pasków narzędzi i menu podręcznych okna dialogowego Operacja: Dokonanie wyboru — kliknięcie lewym przyciskiem Rysunek 1.27. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Pasek formuły i pola tekstowe Operacja: Wybór pola do edycji (wprowadzania) — kliknięcie lewym przyciskiem

19

20

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 1.28. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Część nagłówkowa wierszy — linia oddzielająca wiersze Operacja: Zmiana wysokości wiersza — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie w górę lub w dół; w trakcie zmiany wysokości wyświetlana jest bieżąca wysokość wiersza Rysunek 1.29. Wskaźnik kursora myszki Jak na rysunku 1.28, ale dotyczy kolumn Rysunek 1.30. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obramowanie komórki aktywnej lub zaznaczonego obszaru komórek Operacja: Zmiana położenia komórki lub obszaru komórek z zachowaniem ich formatowania i automatycznym przeliczeniem formuły (dostosowaniem do innego zakresu) Rysunek 1.31. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obiekty, np. typu WordArt, kształty, przyciski formularzy i obrazy Operacja: Zmiana szerokości obiektu — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie na boki Rysunek 1.32. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obiekty, np. typu WordArt, kształty, przyciski formularzy i obrazy Operacja: Jednoczesna zmiana szerokości i wysokości obiektu — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie na boki, w górę i w dół

Rozdział 1.  Podstawowe informacje o obsłudze arkusza kalkulacyjnego

21

Rysunek 1.33. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obiekty, np. typu WordArt, kształty, przyciski formularzy i obrazy Operacja: Zmiana wysokości obiektu — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie w górę i w dół Rysunek 1.34. Wskaźnik kursora myszki Zmiana wewnętrznych wymiarów obiektu — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie na boki powoduje zmianę wymiarów wewnętrznych Rysunek 1.35. Wskaźnik kursora myszki Występuje: Obiekty, np. typu WordArt, kształty, przyciski formularzy i obrazy Operacja: Obrót obiektu — kliknięcie i przytrzymanie lewego przycisku oraz przesuwanie na boki, w górę i w dół

Poruszanie się po skoroszytach i arkuszach za pomocą klawiatury Program Excel umożliwia poruszanie się po jego zasobach (skoroszytach i arkuszach) za pomocą myszki lub klawiatury. W tabeli 1.1 zostały przedstawione skróty klawiszowe pomocne w poruszaniu się po arkuszu, zwłaszcza o rozległej strukturze, lub w szybkim wywoływaniu okien dialogowych ułatwiających nawigowanie po arkuszu. Tabela 1.1. Skróty klawiaturowe Skrót

Opis

Klawisze strzałek

Przenosi o jedną komórkę w górę, w dół, w prawo lub w lewo.

Ctrl+klawisz strzałki Przenosi do krawędzi bieżącego obszaru danych. Home

Przenosi do początku wiersza.

22

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 1.1. Skróty klawiaturowe — ciąg dalszy Skrót

Opis

Ctrl+Home

Przenosi do początku arkusza.

Ctrl+End

Przenosi do ostatniej komórki w arkuszu.

Page Down

Przenosi o jeden ekran w dół.

Page Up

Przenosi o jeden ekran w górę.

Alt+Page Down

Przenosi o jeden ekran w prawo.

Alt+Page Up

Przenosi o jeden ekran w lewo.

F6

Przełącza do następnego okienka podzielonego skoroszytu.

Shift+F6

Przełącza do poprzedniego okienka podzielonego skoroszytu.

Ctrl+Backspace

Przewija, aby wyświetlić aktywną komórkę.

F5

Wyświetla okno dialogowe Przechodzenie do.

Shift+F5

Wyświetla okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie.

Shift+F4

Powoduje powtórzenie ostatniej akcji Znajdź (tak jak polecenie Znajdź następny).

Ctrl+F1

Powoduje zminimalizowanie (przywrócenie) Wstążki.

Ograniczenia arkuszy i skoroszytów W tabeli 1.2 przedstawiono limity podstawowych parametrów arkuszy i skoroszytów, jakie obowiązują w aplikacji Excel 2013. Tabela 1.2. Ograniczenia arkuszy i skoroszytów Cecha

Limit

Liczba otwartych skoroszytów

Ograniczona przez dostępną pamięć i zasoby systemowe

Rozmiar arkusza

1 048 576 wierszy na 16 384 kolumny

Szerokość kolumny

255 znaków

Wysokość wiersza

409 punktów

Podziały stron

1026 poziomo i pionowo

Całkowita liczba znaków w komórce

32 767 znaków

Liczba znaków w nagłówku lub stopce

255 znaków

Liczba arkuszy w skoroszycie

Ograniczona przez dostępną pamięć (domyślnie 3 arkusze)

Liczba kolorów w skoroszycie

16 milionów (kolor 32-bitowy z pełnym dostępem do widma koloru 24-bitowego)

Liczba funkcji niestandardowych

Ograniczona przez dostępną pamięć

Zakres powiększeń

Od 10 do 400 procent

Poziomy cofania

100

Pola w formularzu danych

32

Parametry w skoroszycie

255 parametrów na skoroszyt

Listy rozwijane filtrów

10 000

Rozdział 2.

Podstawowe obiekty Excela Komórka arkusza kalkulacyjnego — zaznaczanie komórki, zakresów komórek, kolumn, wierszy i arkuszy Mówi się, że rodzina jest podstawową komórką społeczeństwa, i możemy stwierdzić również, że komórka arkusza kalkulacyjnego jest jego podstawowym obiektem, w którym przechowujemy informacje (dane) i na którym dokonujemy wszelkich operacji przetwarzania. Podstawowe typy danych (rysunek 2.1), z jakimi spotkamy się przy konstruowaniu i obsłudze arkuszy, to: 1. dane typu liczbowego, 2. dane typu daty i czasu, 3. dane typu tekstowego. Rysunek 2.1. Wygląd komórek z zapisem różnych typów danych

24

Excel w biurze i nie tylko

Z komórką związane są jeszcze dwa podstawowe pojęcia, a mianowicie: 1. Adres komórki — czyli położenie komórki w arkuszu, które jest ściśle

określone przez numer wiersza i literę oznaczającą kolumnę (np. A1 to adres pierwszej komórki w lewym górnym rogu arkusza). Informacja o adresie komórki pozwala nam prawidłowo zaprojektować proces przetwarzania informacji (na przykład procedury obliczeniowe). 2. Formuła — czyli wzór bazujący na odwołaniach (adresach) do wartości

umieszczonych w komórkach arkusza kalkulacyjnego. Dzięki formułom można obliczać np. sumę, średnią lub iloczyn wartości z innych komórek. Zanim szczegółowo zapoznamy się z zasadami budowy arkuszy mających nam posłużyć do rozwiązywania typowych zadań obliczeniowych, musimy poznać podstawowe procedury (czynności), których wykonywanie jest nierozerwalnie związane z ich działaniem lub konstrukcją. Podstawową informacją potrzebną programowi do pracy, a dokładniej do wykonania naszych poleceń, jest jednoznacznie określony obiekt, którego będzie dotyczyła np. procedura kopiowania czy usuwania. W przypadku pojedynczej komórki wystarczy, że uczynimy ją aktywną (klikniemy ją lewym przyciskiem myszy). Obrazuje to rysunek 2.2. Rysunek 2.2. Wygląd komórki aktywnej (B2)

Jeśli jednak chcemy, aby operacja dotyczyła wielu komórek, musimy pokazać programowi obszar (zakres komórek), który będzie poddany późniejszej operacji — czyli dokonać jego zaznaczenia.

Zaznaczanie obszaru przylegających komórek Zaznaczenie obszaru komórek przylegających do siebie wykonujemy w następujący sposób: 1. Naciskamy lewy przycisk myszy w aktywnej komórce, czyniąc ją początkiem

obszaru. 2. Trzymając cały czas wciśnięty lewy przycisk myszy, przemieszczamy ją

w dół i na boki, aż do uzyskania pozycji komórki będącej końcem obszaru. 3. Zwalniamy lewy przycisk myszy.

Na rysunku 2.3 pokazano sposób wybierania (zaznaczania) obszaru pomiędzy komórką B3 a komórką E7. Zapis alfanumeryczny wybranego zakresu ma postać B3:E7 — gdzie B3 to lewy górny róg obszaru, a E7 to prawy dolny róg obszaru.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

25

Rysunek 2.3. Zaznaczanie obszaru przylegających komórek

Zaznaczanie rozległego obszaru przylegających komórek Zaznaczenie rozległego obszaru komórek przylegających do siebie wykonujemy w następujący sposób: 1. Klikamy lewym przyciskiem myszy w komórce mającej stanowić początek

zaznaczanego obszaru (lewy górny róg obszaru). 2. Wciskamy klawisz Shift, po czym klikamy wybraną komórkę, która stanowić

będzie koniec zaznaczanego obszaru (prawy dolny róg obszaru). 3. Zwalniamy klawisz Shift.

Na rysunku 2.4 pokazano sposób wybierania (zaznaczania) obszaru pomiędzy komórką C3 a komórką O24. Zapis alfanumeryczny wybranego zakresu ma postać C3:O24 — gdzie C3 to lewy górny róg obszaru, a O24 to prawy dolny róg obszaru. Rysunek 2.4. Zaznaczanie rozległego obszaru przylegających komórek

W czasie zaznaczania obszaru arkusz można przewijać, tak aby ostatnia (żądana) komórka wyznaczanego obszaru stała się widoczna.

26

Excel w biurze i nie tylko

Zaznaczanie wszystkich komórek arkusza Aby zaznaczyć wszystkie komórki arkusza, należy kliknąć komórkę znajdującą się pomiędzy pierwszym wierszem a pierwszą kolumną arkusza, tak jak pokazano to na rysunku 2.5. Rysunek 2.5. Zaznaczanie wszystkich komórek arkusza

Zaznaczanie całego wiersza lub całej kolumny arkusza Aby zaznaczyć cały wiersz lub całą kolumnę: 1. Naprowadź wskaźnik myszy na część nagłówkową wiersza lub kolumny. 2. Po zmianie kształtu wskaźnika myszy — który przybierze postać czarnej

strzałki skierowanej w prawo (rysunek 2.6) lub czarnej strzałki skierowanej do dołu (rysunek 2.7) — kliknij lewym przyciskiem myszy. Rysunek 2.6. Zaznaczanie całego wiersza

Rysunek 2.7. Zaznaczanie całej kolumny

Zaznaczanie przylegających wierszy lub przylegających kolumn arkusza Aby zaznaczyć kilka wierszy lub kolumn: 1. Naprowadź wskaźnik myszy na część nagłówkową wiersza lub kolumny.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

27

2. Po zmianie kształtu wskaźnika myszy — który przybierze postać czarnej

strzałki skierowanej w prawo lub czarnej strzałki skierowanej do dołu — naciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy oraz przemieść ją w prawo lub w lewo w przypadku zaznaczania kolumn (w górę lub dół w przypadku zaznaczania wierszy). 3. Po dokonaniu zaznaczenia zwolnij lewy przycisk myszy.

Zaznaczanie nieprzylegającej komórki lub zakresu komórek Zaznaczenie komórki lub zakresu komórek, które nie przylegają do siebie, należy wykonać w następujący sposób: 1. Zaznaczyć pierwszą komórkę lub zakres komórek za pomocą jednej

z wcześniej przedstawionych technik. 2. Wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl. 3. Zaznaczyć pozostałe komórki lub zakresy.

Zaznaczanie nieprzylegających wierszy lub kolumn Zaznaczenie nieprzylegających do siebie kolumn lub wierszy należy wykonać w następujący sposób: 1. Zaznaczyć pierwszy wiersz lub kolumnę za pomocą jednej z wcześniej

przedstawionych technik. 2. Wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl. 3. Zaznaczyć pozostałe wiersze lub kolumny.

Zmiana szerokości kolumn lub wierszy Podczas wprowadzania danych do poszczególnych komórek arkusza kalkulacyjnego (rysunek 2.8) lub podczas formatowania ich zawartości polegającego na zmianie kroju i rozmiaru czcionki (rysunek 2.9) może bardzo często dochodzić do sytuacji, w której wprowadzone dane nie będą w pełni widoczne. Dlatego też aby zawarte w poszczególnych komórkach informacje były w pełni widoczne, możemy, a wręcz musimy, posłużyć się opisanymi niżej sposobami zmian szerokości kolumn lub wierszy arkusza.

Zmiana szerokości pojedynczej kolumny Aby zmienić szerokość pojedynczej kolumny:

28

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.8. Wygląd komórki B3 — przed i po wprowadzeniu daty do komórki C3

Rysunek 2.9. Wygląd komórek B3 i B5 przy zastosowaniu różnego rozmiaru czcionki

1. Naprowadź wskaźnik myszy — w części nagłówkowej — na prawą krawędź

kolumny. 2. Po zmianie kształtu wskaźnika wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy

oraz przemieść myszkę w prawo lub w lewo (rysunek 2.10). Rysunek 2.10. Zmiana szerokości pojedynczej kolumny

Zmiana szerokości wielu kolumn Aby zmienić szerokość wielu kolumn: 1. Zaznacz żądane kolumny (rysunek 2.11). Rysunek 2.11. Wygląd zaznaczonych kolumn

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

29

2. Naprowadź wskaźnik myszy — w części nagłówkowej — na prawą krawędź

jednej z zaznaczonych kolumn. 3. Po zmianie kształtu wskaźnika wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy

oraz przemieść myszkę w prawo lub w lewo (rysunek 2.12). Rysunek 2.12. Procedura zmiany szerokości wielu kolumn

Aby zrobić to samo dla wszystkich kolumn arkusza, należy zaznaczyć wszystkie kolumny przez kliknięcie „komórki” pokazanej na rysunku 2.5, a następnie postępować według punktów 2. i 3.

Określanie szerokości kolumny Aby zmienić szerokość kolumny lub kolumn na wybraną przez siebie szerokość: 1. Zaznacz żądaną kolumnę lub kolumny. 2. W zaznaczonym obszarze kliknij prawym klawiszem myszy, po czym z menu

podręcznego wybierz polecenie Szerokość kolumny (rysunek 2.13). Rysunek 2.13. Rozpoczęcie określania szerokości zaznaczonych kolumn

3. Działanie z punktu 2. spowoduje aktywację okna dialogowego Szerokość

kolumn (rysunek 2.14), w którym należy ustawić (wpisać) określoną wielkość.

30

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.14. Okno dialogowe ustawiania określonej szerokości kolumny lub kolumn

Liczba wyświetlana w polu Szerokość kolumn jest średnią liczbą cyfr 0 – 9 w standardowej czcionce, mieszczącą się w komórce.

Zmiana wysokości pojedynczego wiersza Aby zmienić wysokość pojedynczego wiersza: 1. Naprowadź wskaźnik myszy — w części nagłówkowej — na dolną krawędź

wiersza. 2. Po zmianie kształtu wskaźnika myszy wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk

myszy oraz przemieść ją w górę lub w dół (rysunek 2.15). Rysunek 2.15. Zmiana wysokości pojedynczego wiersza

Zmiana wysokości wielu wierszy Aby zmienić wysokość wielu wierszy: 1. Zaznacz żądane wiersze (rysunek 2.16). Rysunek 2.16. Wygląd zaznaczonych wierszy

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

31

2. Naprowadź wskaźnik myszy — w części nagłówkowej — na prawą dolną

krawędź jednego z zaznaczonych wierszy. 3. Po zmianie kształtu wskaźnika myszy (rysunek 2.17) wciśnij i przytrzymaj

lewy przycisk myszy oraz przemieść ją w dół (lub w górę). Rysunek 2.17. Zmiana wysokości wielu wierszy

Aby zrobić to samo dla wszystkich wierszy arkusza, należy zaznaczyć cały arkusz, a następnie postępować według punktów 2. i 3.

Ukrywanie (wyświetlanie) kolumn, wierszy i arkuszy Ukrywanie kolumn lub wierszy nie powoduje utraty znajdujących się w nich informacji, lecz sprawia, że są one niewidoczne dla postronnego obserwatora. Niewidoczne są również dla drukarki — to znaczy, że nie zostaną wydrukowane.

Ukrywanie kolumn lub wierszy Aby ukryć kolumny lub wiersze: 1. Zaznacz kolumny lub wiersze, które chcesz ukryć. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki wybierz polecenie Formatuj

(rysunek 2.18). 3. Po wyświetleniu menu polecenia Format wybierz (naprowadź wskaźnik

myszy na) pozycję Ukryj i odkryj, a następnie w dodatkowo wyświetlonym podmenu wykonaj jedną z czynności:  W przypadku ukrywania wierszy — kliknij polecenie Ukryj wiersze.  W przypadku ukrywania kolumn — kliknij polecenie Ukryj kolumny.

32

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.18. Karta Narzędzia główne, grupa Komórki, polecenie Formatuj

4. W wyniku wykonania jednego z poleceń wymienionych w punkcie 3. wiersze

lub kolumny zostaną ukryte.

Wyświetlanie ukrytego wiersza lub kolumny Aby wyświetlić ukryte kolumny lub wiersze: 1. Zaznacz wiersz lub kolumnę po obu stronach ukrytych wierszy lub kolumn,

które chcesz wyświetlić. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki wybierz polecenie Formatuj. 3. Po wyświetleniu menu polecenia Formatuj wybierz (naprowadź wskaźnik

myszy na) pozycję Ukryj i odkryj, a następnie w dodatkowo wyświetlonym podmenu wykonaj jedną z czynności:  W przypadku odkrywania wierszy — kliknij polecenie Odkryj wiersze.  W przypadku odkrywania kolumn — kliknij polecenie Odkryj kolumny. 4. W wyniku wykonania jednego z poleceń wymienionych w punkcie 3. wiersze

lub kolumny zostaną odkryte. Procedurę ukrywania lub odkrywania wierszy (lub kolumn) można wykonać również za pomocą menu podręcznego aktywowanego dla zaznaczonego obszaru (obszaru klikniętego prawym przyciskiem myszy) przez wybranie odpowiednich poleceń: Ukryj lub Odkryj (rysunek 2.19).

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

33

Rysunek 2.19. Menu podręczne zaznaczonych wierszy

Kopiowanie, wklejanie i usuwanie zawartości komórek Polecenia kopiowania i wklejania Zawartość komórek z zaznaczonego obszaru możemy poddać operacji kopiowania w inne miejsce arkusza lub skoroszytu. Do kopiowania i wklejania służą odpowiednio polecenia zgrupowane na karcie Narzędzia główne (polecenia Kopiuj oraz Wklej) lub odpowiadające im pod względem działania polecenia znajdujące się w menu podręcznym komórki (lub obszaru komórek). Na rysunku 2.20 przedstawiono proces kopiowania z wykorzystaniem do tego celu przycisku kopiowania. Kolejność czynności, jakie należy wykonać, jest następująca: 1. Wybierz (zaznacz) obszar przeznaczony do kopiowania — rysunek 2.20,

oznaczenie 1. 2. Kliknij lewym przyciskiem myszy przycisk kopiowania — rysunek 2.20,

oznaczenie 2. 3. Kliknięcie przycisku spowoduje zapamiętanie danych oraz formuł w Schowku

pakietu Office. Polecenie Wklej powoduje skopiowanie (wklejenie) danych zawartych w Schowku w miejsce przez nas wskazane. W przypadku wklejania zawartości pojedynczej komórki miejscem kopiowania będzie inna aktywna (kliknięta) komórka. W przypadku wklejania obszaru danych komórka aktywna stanowi lewy górny róg wklejanego zakresu danych. Na rysunku 2.21 przedstawiono operację wklejania obszaru danych pochodzących z tego samego arkusza. Dane z obszaru B5:C11 zostały najpierw skopiowane, a następnie wklejone w obszarze A12:B17. Czynności w procesie wklejania są następujące:

34

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.20. Kopiowanie wybranego obszaru

Rysunek 2.21. Wklejanie skopiowanego obszaru

1. Aktywuj (kliknij) komórkę, która będzie początkiem wklejanego obszaru

(lewym górnym rogiem). 2. Naciśnij przycisk Wklej. 3. Jeżeli w obszarze, który został skopiowany do Schowka, znajdowały się

formuły, to po ich wklejeniu do nowego obszaru zostały one automatycznie dostosowane do nowego zakresu komórek.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

35

W przypadku gdy chcemy wkleić zawartość pojedynczej komórki czy też obszaru komórek z jednego arkusza do drugiego, należy przed naciśnięciem przycisku wklejania dokonać wyboru arkusza, w którym nastąpi wklejenie. Dokonujemy takiego wyboru przez kliknięcie karty arkusza (rysunek 2.22), a następnie wykonujemy takie same czynności jak opisane wcześniej przy procesie wklejania w tym samym arkuszu. Ze względu na ograniczoną długość paska kart arkuszy zastosowane zostały — w celu zapewnienia dostępu do wszystkich arkuszy — dwa przyciski przewijania (przesuwania):  Lewy umożliwia przejście z arkusza aktywnego do poprzedniego.  Prawy umożliwia przejście z arkusza aktywnego do następnego. Rysunek 2.22. Karty arkusza oraz przyciski ich przewijania

Przewijanie nie powoduje aktywacji innego arkusza, lecz tylko pojawienie się kolejnych nazw kart arkuszy, co ma miejsce, gdy:  Skoroszyt posiada dużą liczbę arkuszy.  Nazwy arkuszy są tak długie, że brakuje miejsca na ich wyświetlenie.

Polecenie czyszczenia komórek O ile usunięcie z pojedynczej komórki jej zawartości nie jest zbyt uciążliwe, o tyle czyszczenie większej ich liczby może okazać się pracochłonne. Przydatnym poleceniem do wykonania tej czynności jest polecenie Wyczyść, pozwalające na usuwanie z komórki (obszaru komórek): zawartości, formatu, komentarza lub wszystkich tych parametrów jednocześnie. Operację czyszczenia komórki lub obszaru możemy wykonać, wybierając z karty Narzędzia główne polecenie Wyczyść (rysunek 2.23, oznaczenie 1), udostępniające różne rodzaje czyszczenia. Na rysunku 2.24 oraz 2.25 pokazano wygląd zawartości komórki B4 przed i po wykonaniu polecenia Wyczyść\Wyczyść formatowanie. Zawartość pierwotna komórki (rysunek 2.24) była sformatowana następująco:  Posiadała format kategorii Liczbowe z dwoma miejscami po przecinku.  Zastosowana była pogrubiona czcionka Calibri, rozmiar 18, a zawartość

wyrównana była do prawej strony komórki.  Posiadała pole komentarza.

36

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.23. Aktywowanie polecenia Wyczyść

Rysunek 2.24. Wygląd komórki przed wykonaniem operacji czyszczenia formatu komórki

Rysunek 2.25. Wygląd komórki po wykonaniu operacji czyszczenia formatu komórki

Po wykonaniu polecenia Wyczyść\Wyczyść formatowanie zawartość komórki przybrała formaty domyślne, tzn. czcionka Calibri, rozmiar 11, format kategorii Ogólne, wyrównanie (jako zawartość typu numerycznego) do prawej strony. Niezmienione pozostało tylko pole komentarza komórki (rysunek 2.25).

Polecenie usuwania komórek Komórki z arkusza możemy usunąć za pomocą polecenia Usuń znajdującego się na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki. Po kliknięciu przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony polecenia Usuń (rysunek 2.26) i wybraniu polecenia Usuń komórki aktywowane zostanie okno dialogowe Usuwanie, a w nim zostaną nam udostępnione cztery opcje, za pomocą których możemy zrealizować usuwanie pojedynczej komórki lub obszaru komórek. Dla lepszego zobrazowania operacji usuwania na rysunku 2.27 przedstawiono fragment arkusza z częściowo wypełnionymi komórkami. Dla aktywnej komórki B3 zostało wydane polecenie Usuń komórki. Efekt wykonania polecenia usuwania dla każdej opcji z okna dialogowego Usuń został pokazany na rysunkach 2.28 oraz 2.29.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela Rysunek 2.26. Wygląd rozwiniętego polecenia Usuń

Rysunek 2.27. Widok zawartości komórek przed wykonaniem operacji Usuń

Rysunek 2.28. Stan komórek po wykonaniu operacji usuwania z opcją Przesuń komórki w lewo oraz z opcją Przesuń komórki w prawo

Rysunek 2.29. Stan komórek po wykonaniu operacji usuwania z opcją Cały wiersz oraz z opcją Cała kolumna

37

38

Excel w biurze i nie tylko

Skoroszyty i arkusze Otwieranie istniejącego skoroszytu Otwarcie skoroszytu, czyli operację wczytania danych do pamięci operacyjnej komputera (umożliwiającą nam tym samym ich edycję — dopisywanie, usuwanie lub zmianę niektórych fragmentów), rozpoczynamy od kliknięcia karty Plik, a następnie wykonania jednej z następujących czynności:  wybrania polecenia Otwórz (rysunek 2.30),  wybrania pozycji Komputer lub Ostatnio używane skoroszyty,  kliknięcia nazwy ostatnio używanego skoroszytu,  kliknięcia ikony otwierania skoroszytu znajdującej się na pasku Szybki dostęp

(rysunek 2.31, oznaczenie 1). Rysunek 2.30. Otwieranie już istniejącego skoroszytu

Rysunek 2.31. Pasek narzędzi Szybki dostęp, przycisk Otwórz

Aby dodać ikonę (np. ikonę otwierania skoroszytu) do paska narzędzi Szybki dostęp, należy kliknąć przycisk dostosowywania paska (widoczny na rysunku 2.32, oznaczenie 1), a następnie po wyświetleniu menu wybrać określone polecenie.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

39

Rysunek 2.32. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp

W wyniku jednego z przedstawionych wyżej działań (oprócz działania polegającego na otwarciu wcześniej użytkowanego skoroszytu) zostanie wywołane okno dialogowe Otwieranie (rysunek 2.33) pozwalające na określenie nazwy pliku i jego miejsca przechowywania — dwóch niezbędnych parametrów umożliwiających jego otwarcie. Rysunek 2.33. Okno dialogowe Otwieranie

Do lokalizacji miejsca przechowywania skoroszytu służy:  Lista przewijana Foldery (rysunek 2.34, oznaczenie 1) pozwalająca na

wybranie urządzenia, na którym przechowywany jest plik (np. na dysku twardym lub pamięci USB), oraz katalogu, w którym określony dokument został umieszczony.

40

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.34. Określanie miejsca przechowywania dokumentu  Obszar specyfikacji nazw dokumentów znajdujących się w określonym

miejscu przechowywania (rysunek 2.34, oznaczenie 2). Aby otworzyć w programie Microsoft Excel plik zapisany w innym formacie, należy go przekonwertować. Konwertery formatu pliku są dostarczane wraz z programem Excel. W celu dobrania odpowiedniego konwertera należy posłużyć się listą rozwijaną przycisku Wszystkie pliki programu Excel, znajdującą się w oknie dialogowym Otwieranie (rysunek 2.35). Rysunek 2.35. Lista rozwijana przycisku Wszystkie pliki programu Excel umożliwiająca określenie typu dokumentu

Tworzenie nowego skoroszytu Trudno sobie wyobrazić, aby praca z Excelem polegała tylko na otwieraniu już istniejących plików, dlatego też w dalszej części rozdziału pokażemy, jak można stworzyć

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

41

własne arkusze kalkulacyjne, które potem można wielokrotnie wykorzystywać. Istnieją trzy sposoby tworzenia nowego skoroszytu — możemy:  Utworzyć nowy pusty skoroszyt posiadający standardowo jeden arkusz

o nazwie Arkusz1, którego nazwę możemy zmieniać.  Utworzyć nowy skoroszyt z już istniejącego skoroszytu, co sprowadza się

do skopiowania przez program Excel wskazanego skoroszytu i nadania mu nowej nazwy przez dodanie wyróżnika liczbowego 1, 2, 3 itd.  Utworzyć nowy skoroszyt z gotowego szablonu zawierającego odpowiednio

sformatowane pola (komórki) oraz wyposażonego w zestaw odpowiednich formuł obliczeń pozwalających na wykonanie merytorycznych zadań, do jakich jest przeznaczony szablon. Bez względu na sposób „kreacji” skoroszytu proces jego tworzenia zaczyna się następująco: 1. Kliknij przycisk Plik (rysunek 2.36). Rysunek 2.36. Rozpoczęcie tworzenia nowego skoroszytu

2. Działanie z punktu 1. spowoduje wyświetlenie ekranu jak na rysunku 2.37.

Rysunek 2.37. Tworzenie nowego pustego skoroszytu 3. Kliknięcie ikony Pusty skoroszyt spowoduje wyświetlenie pustego skoroszytu

o nazwie Zeszyt z kolejnym wyróżnikiem liczbowym (w zależności od istniejących już skoroszytów o nazwie Zeszyt…), jak pokazano to na rysunku 2.38.

42

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.38. Nowy skoroszyt

Tworzenie nowego skoroszytu z szablonu Program Microsoft Excel 2013 zawiera szablony skoroszytów, umożliwiające automatyczne wykonywanie takich czynności jak tworzenie faktur, zestawień wydatków itp. (rysunek 2.39). Aby utworzyć nowy skoroszyt z istniejącego szablonu, należy: 1. W oknie dialogowym Nowy kliknąć ikonę wybranego szablonu. 2. Działanie wykonane w punkcie 1. spowoduje otwarcie żądanego szablonu.

Rysunek 2.39. Okno dialogowe Nowy — opcja Osobisty budżet miesięczny

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

43

Dysponując łączem internetowym, możemy więcej szablonów „ściągnąć” (pobrać) bezpośrednio z witryny Microsoft. W tym celu należy kliknąć łącze Wyszukaj szablony online, po czym po połączeniu się z witryną Microsoft i wyszukaniu określonych dokumentów (rysunek 2.40) kliknąć dwukrotnie żądany szablon skoroszytu. Rysunek 2.40. Przykładowa grupa szablonów Budżety pobrana z witryny Microsoft

Zapisywanie skoroszytu Aby owoce naszej pracy zostały zachowane, musimy wykonać operację zapisu. Do tego celu służą nam dwa polecenia, których efekt działania jest taki sam (dane zostają zapamiętane), lecz które różnią się sposobem realizacji. W przypadku gdy chcemy sami określić miejsce przechowywania naszych dokumentów, tzn. nośnik pamięci (np. dysk C:\, pamięć USB) i (lub) folder, musimy użyć polecenia Zapisz jako, które umożliwia nam wybór tych parametrów. Polecenie Zapisz jest skróconą postacią polecenia Zapisz jako i można je realizować, gdy program już zna nazwę arkusza i miejsce jego przechowywania (informacje te zostają mu przekazane podczas wywołania operacji zapamiętania po raz pierwszy). Polecenie Zapisz nie powoduje wywołania okna dialogowego zapisu przedstawionego na rysunku 2.43, z wyjątkiem jego wydania po raz pierwszy dla nowo utworzonego dokumentu (skoroszytu). Wykonanie operacji zapamiętania skoroszytu rozpoczynamy od kliknięcia przycisku Plik (rysunek 2.41), a następnie wybrania polecenia Zapisz jako (rysunek 2.42). Rysunek 2.41. Rozpoczęcie zapisywania skoroszytu

44

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.42. Przycisk zapisu dokumentu

W przypadku polecenia Zapisz można posłużyć się przyciskiem ikony przedstawiającym dyskietkę znajdującym się na pasku narzędzi Szybki dostęp (rysunek 2.42, oznaczenie 1). Rysunek 2.43. Okno dialogowe Zapisywanie jako

Wyświetlone okno dialogowe Zapisywanie jako (rysunek 2.43) pozwala na nadanie nazwy, pod jaką zostanie zapamiętany skoroszyt, oraz umożliwia określenie jego miejsca przechowywania. Do wybrania miejsca przechowywania skoroszytu służy lista przewijana Foldery, pozwalająca na wybranie urządzenia, na którym będzie zapisany skoroszyt (np. pamięci

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

45

USB), oraz katalogu, w którym chcemy go umieścić. Nazwę arkusza, pod jaką chcemy go zapamiętać, należy wpisać w polu Nazwa pliku. Ostatnią czynnością w procesie zapisywania jest polecenie jego wykonania, realizowane kliknięciem przycisku Zapisz znajdującego się w prawym dolnym rogu okna dialogowego. Przycisk Anuluj służy do bezwzględnego przerwania procesu zapisu.

Dodawanie i usuwanie arkuszy w skoroszycie Jak wspomniano wcześniej, nowo utworzony skoroszyt posiada standardowo jeden arkusz o nazwie Arkusz1 (rysunek 2.44). Rysunek 2.44. Wygląd karty arkusza skoroszytu utworzonego przy standardowych ustawieniach

Liczbę arkuszy w nowo tworzonym skoroszycie możemy sami określić przez wykonanie następujących czynności: 1. Naciśnij przycisk Plik. 2. Kliknij przycisk Opcje (rysunek 2.45). Rysunek 2.45. Rozpoczęcie modyfikowania opcji programu Excel

46

Excel w biurze i nie tylko 3. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel wybierz (kliknij)

opcję Ogólne (rysunek 2.46), po czym w sekcji Podczas tworzenia nowych skoroszytów w polu Dołącz następującą liczbę arkuszy ustaw za pomocą przycisku pokrętła żądaną liczbę arkuszy (ograniczoną przez dostępną pamięć operacyjną). Rysunek 2.46. Okno dialogowe Opcje programu Excel

Na przykład ustawienie liczby arkuszy na wartość 6 spowoduje, że po każdym wydaniu polecenia Nowy\Pusty skoroszyt Excel „wykreuje” skoroszyt w postaci pokazanej na rysunku 2.47. Rysunek 2.47. Wygląd kart arkuszy skoroszytu utworzonego po zmianie standardowych parametrów

Dodawanie pojedynczego pustego arkusza W przypadku gdy chcemy dodać arkusz do już istniejącego skoroszytu, można wykonać np. poniższą operację: 1. Na pasku arkuszy kliknij przycisk wstawiania pustego arkusza (rysunek 2.48,

oznaczenie 1) lub kliknij kombinację klawiszy Shift+F11. Rysunek 2.48. Wstawianie pustego arkusza

2. W wyniku wydanego polecenia zostanie wstawiony pusty arkusz

— w naszym przypadku o nazwie Arkusz4.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

47

Druga operacja, jaką możemy wykonać w celu wstawienia arkusza, przebiega w następujący sposób: 1. Nazwę dowolnego arkusza kliknij prawym przyciskiem myszy, powodując

tym samym aktywację menu podręcznego, jak na rysunku 2.49. Rysunek 2.49. Menu podręczne, polecenie Wstaw

2. Po wyświetleniu menu podręcznego wybierz polecenie Wstaw. 3. Działanie z punktu 2. spowoduje aktywację okna dialogowego Wstawianie,

w którym na zakładce Ogólne należy kliknąć ikonę Arkusz (rysunek 2.50), po czym nacisnąć przycisk OK znajdujący się w prawym dolnym rogu okna dialogowego. Rysunek 2.50. Okno dialogowe Wstawianie, zakładka Ogólne

4. Naciśnięcie przycisku OK spowoduje zamknięcie okna dialogowego

i wstawienie do skoroszytu nowego arkusza.

Dodawanie wielu pustych arkuszy Aby jednocześnie dodać wiele arkuszy do skoroszytu, należy określić ich liczbę przez zaznaczenie odpowiedniej liczby arkuszy. W tym celu: 1. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, a następnie kliknij nazwy kolejnych

arkuszy (rysunek 2.51).

48

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.51. Zaznaczanie arkuszy

2. Po zaznaczeniu arkuszy na karcie Narzędzia główne rozwiń listę Wstaw,

po czym kliknij polecenie Wstaw arkusz (rysunek 2.52). Rysunek 2.52. Menu Wstaw, polecenie Wstaw arkusz

3. W wyniku wydanego polecenia zostaną wstawione trzy arkusze o nazwach:

Arkusz4, Arkusz5 oraz Arkusz6 (rysunek 2.53). Rysunek 2.53. Wygląd skoroszytu po wstawieniu do niego trzech pustych arkuszy Na przykład jeśli chcesz dodać trzy nowe arkusze, zaznacz karty dwóch arkuszy (rysunek 2.54) znajdujących się obok arkusza aktywnego (w naszym przykładzie Arkusz1). Rysunek 2.54. Wygląd trzech zaznaczonych arkuszy

Ukrywanie (wyświetlanie) arkusza Podobnie jak wiersze czy kolumny, możemy ukryć cały arkusz. W tym celu: 1. Aktywuj żądany arkusz (kliknij jego kartę). 2. Na karcie Narzędzia główne rozwiń listę Format, wybierz polecenie

Ukryj i odkryj, a następnie kliknij polecenie Ukryj arkusz, jak pokazano to na rysunku 2.55. 3. Działanie z punktu 2. spowoduje, że w naszym przykładowym skoroszycie

będą widoczne tylko 2 arkusze (rysunek 2.56).

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

49

Rysunek 2.55. Ukrywanie całego arkusza Rysunek 2.56. Wygląd skoroszytu po ukryciu arkusza o nazwie Arkusz1

Aby wyświetlić (odkryć) ukryty arkusz: 1. W dowolnym (aktywnym) arkuszu wydaj polecenie Formatuj\Ukryj

i odkryj\Odkryj arkusz (rysunek 2.57). 2. Działanie z punktu 1. spowoduje aktywację okna dialogowego Odkrywanie

(rysunek 2.58), w którym należy wybrać żądany arkusz (kliknąć jego nazwę), po czym nacisnąć przycisk OK.

Zmiana nazwy lub położenia arkusza w skoroszycie Utworzone w sposób standardowy przez Excela arkusze (a dokładniej nazwy arkuszy) oraz ich wzajemne położenie w skoroszycie — zwłaszcza gdy mamy do czynienia ze skoroszytem wieloarkuszowym — mogą sprawiać duże trudności z szybką identyfikacją i dotarciem do żądanej informacji. Trudności te spowodowane są przez:

50

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.57. Polecenie Formatuj\Ukryj i odkryj\Odkryj arkusz

Rysunek 2.58. Okno dialogowe Odkrywanie

 Użycie mało mówiących o ich zawartości merytorycznej nazw arkuszy

— Arkusz1, Arkusz3… (rysunek 2.59).  Ograniczone „pole widzenia” kart arkuszy i związaną z tym konieczność

używania przycisków przewijania (rysunek 2.59), aby żądany arkusz uczynić aktywnym. Rysunek 2.59. Przyciski przewijania kart arkuszy oraz pasek kart arkuszy

Przedstawione powyżej niedogodności możemy ograniczyć przez nadawanie arkuszom nazw jednoznacznie kojarzących się z ich zawartością merytoryczną oraz odpowiednie umieszczanie najczęściej używanych (aktywowanych) arkuszy, np. przemieszczanie ich na początek paska kart arkuszy.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

51

Użycie pasków przewijania nie powoduje zmiany arkusza aktywnego (z reguły arkusz aktywny wyróżniony jest przez wyświetlenie jego nazwy w postaci czarnego napisu na białym tle).

Zmiana nazwy arkusza Aby zmienić nazwę arkusza, należy postępować według poniższych kroków: 1. Kliknij lewym przyciskiem myszy kartę arkusza, którego nazwę chcesz zmienić. 2. Rozwiń listę Formatuj, a następnie kliknij polecenie Zmień nazwę arkusza

(rysunek 2.60). Rysunek 2.60. Rozpoczęcie modyfikowania nazwy arkusza

3. Działanie z punktu 2. spowoduje udostępnienie karty arkusza do edycji,

co zostanie zasygnalizowane wyświetleniem bieżącej nazwy arkusza na czarnym tle (rysunek 2.61). Rysunek 2.61. Wygląd karty arkusza po wydaniu polecenia Zmień nazwę

4. Wpisz nową nazwę w miejsce nazwy bieżącej.

Zmianę nazwy arkusza możemy przeprowadzić również w sposób opisany niżej: 1. Żądaną kartę arkusza kliknij prawym przyciskiem myszy, powodując tym

samym aktywację menu podręcznego, jak na rysunku 2.62.

52

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.62. Menu podręczne, polecenie Zmień nazwę

2. Po wyświetleniu menu podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę. 3. Działanie z punktu 3. spowoduje udostępnienie karty arkusza do edycji,

co zostanie zasygnalizowane wyświetleniem bieżącej nazwy arkusza na czarnym tle (rysunek 2.61). 4. Wpisz nową nazwę w miejsce nazwy bieżącej.

Zmiana położenia arkusza w skoroszycie Zmiany położenia arkusza w skoroszycie możemy dokonać na dwa sposoby. Pierwszy z nich wygląda następująco: 1. Wydaj z menu podręcznego polecenie Przenieś lub kopiuj (rysunek 2.63)

lub na karcie Narzędzia główne polecenia Format\Przenieś lub kopiuj arkusz. Rysunek 2.63. Menu podręczne, polecenie Przenieś lub kopiuj

2. Wykonanie jednej z czynności z punktu 1. spowoduje aktywację okna

dialogowego Przenoszenie lub kopiowanie (rysunek 2.64). 3. W polu Przed arkuszem (rysunek 2.64) kliknij nazwę arkusza, przed którym

chcesz umieścić przenoszony arkusz, a następnie naciśnij przycisk OK. 4. Działanie z punktu 3. spowoduje przemieszczenie arkusza (rysunek 2.65)

zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w oknie dialogowym Przenoszenie lub kopiowanie.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

53

Rysunek 2.64. Wygląd okna dialogowego Przenoszenie lub kopiowanie

Rysunek 2.65. Wygląd paska kart arkuszy po operacji przeniesienia

Drugim sposobem przeniesienia arkusza jest wykorzystanie tak zwanej techniki „przeciągnij i upuść”. W tym celu: 1. Naprowadź wskaźnik myszy na kartę arkusza, który chcesz przenieść. 2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy. 3. Po zmianie wyglądu wskaźnika myszy (rysunek 2.66, oznaczenie 1) rozpocznij

przemieszczanie arkusza do żądanego punktu na pasku kart arkuszy. Rysunek 2.66. Realizacja operacji przenoszenia arkusza za pomocą techniki „przeciągnij i upuść” 4. Zwolnij lewy przycisk myszy, powodując tym samym „upuszczenie” karty

przenoszonego arkusza w wybranym miejscu.

Kopiowanie lub przenoszenie arkuszy pomiędzy skoroszytami Arkusze skonstruowane w jednym skoroszycie możemy wykorzystać również w innych skoroszytach bez potrzeby ich tworzenia od podstaw. W tym celu możemy posłużyć się operacjami kopiowania lub przenoszenia żądanych arkuszy, przy czym:  Operacja kopiowania powoduje pozostawienie w skoroszycie źródłowym

określonego arkusza i utworzenie identycznego arkusza (kopii) w skoroszycie docelowym.  Operacja przenoszenia powoduje „fizyczne” przemieszczenie arkusza

pomiędzy skoroszytami.

54

Excel w biurze i nie tylko

Aby przenieść lub skopiować arkusze do innego skoroszytu: 1. Otwórz skoroszyt, w którym arkusze zostaną umieszczone. 2. Przejdź do skoroszytu zawierającego arkusze, które chcesz przenieść

lub skopiować, a następnie zaznacz żądane arkusze, wykonując jedną z czynności przedstawionych w poniższej tabeli. Zaznaczenie

Czynność

Pojedynczy arkusz

Kliknij kartę arkusza. UWAGA. Jeżeli nie widać żądanej karty, kliknij przycisk przewijania kart, aby ją wyświetlić, a następnie kliknij kartę.

Przynajmniej dwa przylegające arkusze

Kliknij kartę pierwszego arkusza, a następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz Shift, kliknij kartę ostatniego arkusza.

Przynajmniej dwa nieprzylegające arkusze

Kliknij kartę pierwszego arkusza, a następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz Ctrl, kliknij karty pozostałych arkuszy.

Wszystkie arkusze w skoroszycie

Prawym przyciskiem myszy kliknij kartę arkusza, a następnie w menu podręcznym kliknij polecenie Zaznacz wszystkie arkusze.

Aby anulować zaznaczenie wielu arkuszy w skoroszycie, należy kliknąć dowolny niezaznaczony arkusz. Jeżeli nie jest widoczny żaden niezaznaczony arkusz, należy wywołać menu podręczne dowolnego arkusza (kliknąć prawym przyciskiem myszy jego kartę), a następnie kliknąć polecenie Rozgrupuj arkusze (rysunek 2.67). Rysunek 2.67. Menu podręczne, polecenie Rozgrupuj arkusze

3. Na karcie Narzędzia główne wydaj polecenie Formatuj\Przenieś lub kopiuj

arkusz (rysunek 2.68). 4. Działanie z punktu 3. spowoduje aktywację okna dialogowego Przenoszenie

lub kopiowanie (rysunek 2.69). 5. W polu Przed arkuszem (rysunek 2.69) kliknij nazwę arkusza, przed którym

chcesz wstawić przenoszone lub kopiowane arkusze. 6. Rozwiń pole Do skoroszytu, a następnie kliknij nazwę skoroszytu, w którym

mają zostać umieszczone arkusze (rysunek 2.70).

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

55

Rysunek 2.68. Polecenie Przenieś lub kopiuj arkusz

Rysunek 2.69. Okno dialogowe Przenoszenie lub kopiowanie

Rysunek 2.70. Wygląd rozwiniętego pola Do skoroszytu

7. Po ustawieniu żądanych parametrów naciśnij przycisk OK. Aby przenieść lub skopiować zaznaczone arkusze do nowego skoroszytu, należy wybrać opcję Nowy skoroszyt.

Aby skopiować arkusze — zamiast je przenosić — należy zaznaczyć pole wyboru Utwórz kopię.

56

Excel w biurze i nie tylko

Jednoczesne przeglądanie wielu skoroszytów Wygodnym narzędziem do przenoszenia danych z jednego do drugiego arkusza czy też z jednego do drugiego skoroszytu, które jest także niezwykle pomocne przy testowaniu (sprawdzaniu poprawności działania) połączeń lub odwołań do innych skoroszytów, jest równoczesny podgląd np. dwóch skoroszytów. Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać w tym celu, jest otworzenie po kolei interesujących nas skoroszytów. Widocznym skoroszytem będzie ten otwarty jako ostatni. Następnie na karcie Widok wybieramy polecenie Rozmieść wszystko, co spowoduje wyświetlenie się okna dialogowego Rozmieszczanie okien z opcjami jak na rysunku 2.71. Po wybraniu (kliknięciu) żądanej opcji naciskamy przycisk OK. Rysunek 2.71. Opcje okna dialogowego Rozmieszczanie okien

Wyświetlanie arkusza w dwóch lub czterech częściach Wyświetlenie arkusza w kilku częściach to operacja znacznie przyspieszająca poruszanie się po nim, zwłaszcza w przypadku arkuszy o dużej liczbie wierszy i (lub) kolumn. Pozwala na przewijanie arkusza, przy czym możemy cały czas widzieć nagłówki kolumn i wierszy. Chcąc podzielić arkusz na części, postępuj według poniższych kroków: 1. Otwórz skoroszyt i arkusz, który chcesz podzielić na części. 2. Zaznacz wiersz lub kolumnę (w zależności od tego, jak chcesz podzielić

arkusz). 3. Na karcie Widok wybierz polecenie Podziel (jak na rysunku 2.72). Rysunek 2.72. Karta Widok, polecenie Podziel

4. Jeśli zaznaczyłeś wiersz lub kolumnę, to arkusz został podzielony na dwie części.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

57

5. Aby arkusz podzielić na cztery części, przed wydaniem polecenia Podziel

kliknij (aktywuj) komórkę w środkowej części arkusza, a podział jego zostanie wykonany nad górną oraz lewą krawędzią komórki (rysunek 2.73). Rysunek 2.73. Wyświetlanie arkusza w czterech częściach

Aby usunąć podział, wybierz ponownie polecenie Podziel.

Wyszukiwanie informacji w arkuszach Przy rozległej strukturze arkusza (duża liczba wierszy i kolumn) lub skoroszytów, w których poszczególne arkusze posiadają odwołania do swoich komórek, poszukiwanie konkretnej zawartości komórki lub tych samych formuł użytych w komórkach może przysporzyć nam mnóstwo pracy. Pomocnym narzędziem ułatwiającym ten proces jest polecenie znajdowania lub znajdowania i zmieniania określonych parametrów. Aby je uruchomić, należy na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknąć przycisk Znajdź i zaznacz, po czym wybrać jedno z poleceń: Znajdź lub Zamień (rysunek 2.74). Wybranie jednego z tych poleceń spowoduje aktywację okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie (rysunek 2.75). Okno to posiada dwie zakładki obsługujące wymienione wcześniej polecenia. Rysunek 2.74. Menu przycisku Znajdź i zaznacz

58

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 2.75. Wyszukiwanie wartości 65 w całym skoroszycie

Na przykład aby znaleźć wartość (rysunek 2.75) lub tekst formuły (rysunek 2.76), wykonaj następujące kroki: Rysunek 2.76. Wyszukiwanie formuły C9-C8 w całym skoroszycie

1. Zaznacz zakres komórek, który chcesz przeszukać. Jeśli chcesz przeszukać

cały arkusz, kliknij dowolną komórkę. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij przycisk Znajdź i zaznacz,

a następnie polecenie Znajdź. 3. Na zakładce Znajdź w polu Znajdź wprowadź tekst lub liczby, które chcesz

wyszukać, lub wybierz ostatnie wyszukiwanie w polu rozwijanym Znajdź. 4. Chcąc określić format wyszukiwania, kliknij przycisk Format i sprawdź,

jakie opcje zostały wybrane w oknie dialogowym Znajdowanie formatu. 5. Kliknij przycisk Opcje, aby dodatkowo zdefiniować wyszukiwanie.

Na przykład można wyszukać wszystkie komórki zawierające ten sam typ danych, taki jak formuły.

Rozdział 2.  Podstawowe obiekty Excela

59

6. W polu Wewnątrz możesz wybrać pozycję Arkusz lub Skoroszyt, aby szukać

w arkuszu lub w całym skoroszycie. 7. Kliknij przycisk Znajdź wszystkie lub Znajdź następny. 8. Polecenie Znajdź wszystkie powoduje wyświetlenie listy wszystkich

wystąpień szukanego elementu i pozwala uaktywnić komórkę przez zaznaczenie określonego wystąpienia. Wyniki działania polecenia Znajdź wszystkie można posortować, klikając nagłówek. Polecenie Zamień (rysunek 2.77) działa identycznie jak polecenie Znajdź, przy czym umożliwia dodatkowo zamianę wyszukanego tekstu na wyrażenie określone w polu Zamień na. Rysunek 2.77. Wyszukiwanie formuły C9-C8 i zamiana jej na formułę (C9-C8)/2 w całym skoroszycie

60

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 3.

Wprowadzanie danych Nie istnieją „dobre” czy „złe” sposoby wprowadzania danych, istnieją natomiast źle lub dobrze wprowadzone dane. Parafrazując znany cytat: wprowadzać każdy może, jeden lepiej, drugi gorzej — w niniejszym rozdziale omówimy więc kilka technik wprowadzania informacji do komórek arkusza. Techniki te pozwalają nam na wykonanie tej niezbyt przyjemnej pracy w sposób szybki i w miarę bezbolesny. Dotyczy to zwłaszcza zestawień podobnych informacji, na przykład kolumn dat lub wartości, zmieniających się według określonego schematu (wypełnianych w sposób seryjny).

Wprowadzanie danych do komórki Aby wprowadzić żądaną informację (daną) do określonej komórki, musimy pokazać Excelowi, o którą komórkę chodzi, przez kliknięcie w jej obszarze lewym przyciskiem myszki. Działanie to spowoduje aktywację komórki, co zasygnalizowane zostanie otoczeniem jej „grubą ramką” zwaną selektorem (rysunek 3.1). Rysunek 3.1. Miejsca wprowadzania danych

Dane, które chcemy umieścić w komórce, możemy wprowadzić do niej bezpośrednio lub wpisując je w pasku formuły. Aby ustawić domyślne miejsce wprowadzania danych:

62

Excel w biurze i nie tylko  Kliknij przycisk Plik i wydaj polecenie Opcje.  Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel dla pozycji

Zaawansowane zaznacz lub odznacz opcję Zezwalaj na edytowanie bezpośrednio w komórkach (rysunek 3.2). Rysunek 3.2. Ustawianie parametru miejsca wprowadzania danych

Bez względu na miejsce wpisywania, o czym informuje nas kursor „pisania” widoczny w komórce lub w pasku formuły — dane (ciąg znaków) będą pojawiały się zarówno w komórce, jak i na pasku formuły (rysunek 3.3, oznaczenie 1). Rysunek 3.3. Procedura wprowadzania danych: a) bezpośrednio do komórki, b) do paska formuły

W czasie wprowadzania danych pojawiają się na pasku formuły trzy przyciski, których wygląd przedstawiony został na rysunku 3.4. Przycisk oznaczony symbolem 2 (przycisk o nazwie Anuluj) służy do anulowania wprowadzanych danych. Kliknięcie go w czasie wprowadzania danych (bez względu na miejsce wprowadzania — komórka czy pasek formuły) spowoduje usunięcie wszystkich wprowadzonych do tej chwili znaków. Przycisk oznaczony symbolem 3 (przycisk o nazwie Wpis) służy do zatwierdzenia wprowadzonych do komórki danych. Kliknięcie go zostaje zrozumiane przez program jako zakończenie procedury wprowadzania danych (znika kursor „pisania”), przy czym komórka pozostaje aktywna. Przycisk oznaczony symbolem 4 służy do wstawiania standardowych funkcji Excela do formuły. Dla wielu użytkowników (zwłaszcza programów bazodanowych) zatwierdzenie danych realizowane jest przez naciśnięcie klawisza Enter. Domyślnie po naciśnięciu tego klawisza Excel przechodzi do komórki leżącej bezpośrednio pod tą, w której dane zostały zatwierdzone. Automatycznie komórka ta staje się komórką aktywną (rysunek 3.4).

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

63

Rysunek 3.4. Wygląd arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter

W przypadku gdy kierunek wprowadzania przez nas danych jest zgodny z domyślnym przejściem programu, sytuacja ta nie jest męcząca, lecz wręcz przeciwnie — pożądana. W przypadku gdy chcemy wprowadzić zestaw danych ułożonych w sposób horyzontalny, ten sposób aktywacji następnej komórki jest jednak niezmiernie uciążliwy, wymagający każdorazowo ingerencji polegającej na klikaniu (aktywowaniu) żądanej komórki. Aby zmienić domyślny kierunek przenoszenia zaznaczenia (aktywacji) komórki po naciśnięciu klawisza Enter: 1. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij pozycję

Zaawansowane. 2. Upewnij się, że włączone (zaznaczone) jest pole wyboru Przenieś zaznaczenie

po naciśnięciu klawisza Enter (rysunek 3.5). Rysunek 3.5. Ustawianie kierunku przenoszenia po naciśnięciu klawisza Enter

3. Kliknij strzałkę listy rozwijanej Kierunek (rysunek 3.5) i wybierz

odpowiednią opcję. 4. Zatwierdź ustawienia przez kliknięcie przycisku OK znajdującego się

w prawym dolnym rogu okna dialogowego Opcje programu Excel, powodując tym samym zamknięcie okna dialogowego i powrót do aktywnego arkusza. Przykładowo wybranie na liście rozwijanej Kierunek opcji W prawo spowoduje, że po zatwierdzeniu klawiszem Enter wartości w komórce C3 komórką aktywną zostanie komórka D3 (rysunek 3.6).

Edytowanie danych w komórce Pojęcie edytowania danych, chociaż często używane jako synonim wprowadzania danych, dotyczy aktualizacji już wprowadzonych informacji do komórki. Niejednokrotnie

64

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.6. Wygląd arkusza po zatwierdzeniu danych w komórce C3 klawiszem Enter przy ustawieniu opcji kierunku przenoszenia jako W prawo

zachodzi potrzeba poprawienia tylko jednej cyfry w całym zapisie wartości znajdujących się w określonej komórce (rysunek 3.7). W tym celu możemy poddać komórkę edycji bez potrzeby wprowadzania od początku całego ciągu znaków. Rysunek 3.7. Przykładowy zapis wartości z błędną cyfrą 2

Podobnie jak przy wprowadzaniu danych, edycję danych możemy przeprowadzić bezpośrednio w komórce lub też na pasku formuły. Poprawę (edycję) danych na pasku formuły należy przeprowadzić w następujący sposób: 1. Kliknij żądaną komórkę. 2. Po wyświetleniu zawartości komórki w pasku formuły kliknij wskaźnikiem

myszki w miejscu, w którym chcesz dokonać poprawy (rysunek 3.8, oznaczenie 1). Rysunek 3.8. Poprawa zawartości komórki w pasku formuły

3. Działanie z punktu 2 spowoduje pojawienie się kursora, umożliwiając tym

samym dokonanie zmiany (np. skasowanie przy użyciu klawiszy Backspace lub Delete i ponowne wpisanie znaku). 4. Zatwierdź poprawną wartość przez naciśnięcie przycisku Wpis lub klawisza

Enter. Poprawę (edycję) danych bezpośrednio w komórce należy przeprowadzić w następujący sposób:

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

65

1. Naprowadź wskaźnik myszki (rysunek 3.9, oznaczenie 1) na żądaną komórkę,

najlepiej w miejscu wystąpienia błędu w zapisie informacji. Rysunek 3.9. Miejsce kliknięcia zawartości komórki

2. Dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszki. 3. Działania z punktu 1. i 2. spowodują pojawienie się kursora dokładnie

(lub prawie dokładnie) w miejscu wystąpienia błędnego zapisu, umożliwiając tym samym dokonanie jego zmiany (rysunek 3.10). Rysunek 3.10. Poprawianie danej bezpośrednio w komórce

4. Zatwierdź poprawną wartość przez naciśnięcie przycisku Wpis lub klawisza

Enter.

Wprowadzanie różnych typów danych do komórek O ile wprowadzanie danych będących zwykłym tekstem (na przykład nazwisko i imię) jest dość proste i nie wymaga dodatkowych rozważań (przynajmniej na tym etapie), o tyle wprowadzanie danych numerycznych (liczbowych) oraz danych określających datę oraz czas wymaga nieco bliższych wyjaśnień. Aby wpisać liczbę dziesiętną, należy użyć klawisza kropki znajdującego się na klawiaturze numerycznej; użycie klawisza kropki znajdującego się na klawiaturze alfanumerycznej (klawisz kropki nad klawiszem spacji („najdłuższym klawiszem”) spowoduje przyjęcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.11). Rysunek 3.11. Wygląd liczby dziesiętnej zapisanej przy pomocy klawisza kropki: 1 — z klawiatury numerycznej, 2 — z klawiatury alfanumerycznej

W celu oddzielenia tysięcznych części liczby nie należy używać jako separatora znaku kropki (bez względu na użyty klawisz). Można natomiast w celu separacji części tysięcznych liczby wpisać w czasie wprowadzania wartości znak spacji (rysunek 3.12).

66

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.12. Wygląd liczby po użyciu: 1 — znaku kropki z klawiatury numerycznej, 2 — znaku kropki z klawiatury alfanumerycznej, 3 — znaku spacji (odstępu)

W celu wpisania liczby ujemnej do komórki można użyć dowolnego klawisza z tym znakiem (tak z klawiatury numerycznej, jak i z klawiatury alfanumerycznej). Zapis wartości ujemnej można uzyskać również przez wpisanie liczby w nawiasie (rysunek 3.13). Rysunek 3.13. Wprowadzanie danej w nawiasie — danej ujemnej

Zapis wartości ujemnej w przykładowej postaci (-569,54) spowoduje przyjęcie danej w postaci tekstowej (rysunek 3.14).

Rysunek 3.14. Wygląd komórki po wprowadzeniu danej ujemnej w nawiasie

Zapisanie wartości ujemnej w przykładowej postaci -(569, 54) spowoduje przyjęcie danej w normalnej postaci ujemnej (rysunek 3.15).

Rysunek 3.15. Wygląd komórki po wprowadzeniu danej w nawiasie poprzedzonym znakiem minus

Aby wprowadzić liczbę ułamkową do komórki, należy najpierw napisać jej część całkowitą, następnie spację, po czym część ułamkową. Po zatwierdzeniu wpisu zobaczymy w komórce zapis liczby w postaci ułamkowej, natomiast w pasku formuły liczba będzie przedstawiona w postaci dziesiętnej (rysunek 3.16). Rysunek 3.16. Zapis liczby w postaci ułamkowej

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

67

Aby wprowadzić tylko część ułamkową do komórki, należy najpierw napisać zero i spację, a potem część ułamkową (rysunek 3.17). Brak zera i spacji przed częścią ułamkową spowoduje, że dana będzie traktowana jako data i tak zostanie wyświetlona (rysunek 3.18). Rysunek 3.17. Prawidłowy zapis części ułamkowej (zapis ułamka poprzedzony znakiem zera i spacji)

Rysunek 3.18. Zapis części ułamkowej niepoprzedzony zerem i spacją

Zapis liczby w postaci ułamka niewłaściwego przeprowadzony w sposób prawidłowy (powyżej opisany) spowoduje wyświetlenie wprowadzonej danej jako liczby ułamkowej w postaci ułamka właściwego (rysunek 3.19). Rysunek 3.19. Zapis ułamka niewłaściwego

W tabeli 3.1 pokazano sposób wprowadzania danych typu data/czas oraz wyświetlania ich po zatwierdzeniu wpisu do komórki. W datach można używać myślników i ukośników. Wielkość liter nie odgrywa roli. Na danych typu data można wykonywać działania matematyczne (np. dodawanie, odejmowanie). Aby szybko wprowadzić bieżącą datę do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.20, należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie nacisnąć klawisz znaku średnika (;) — jak pokazano to na rysunku 3.21. Rysunek 3.20. Wygląd formatu zapisu bieżącej daty w aktywnej komórce

68

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 3.1. Sposoby wprowadzania dat do komórek arkusza Format zapisu

Sposób wprowadzania

Wygląd zawartości komórki po zatwierdzeniu wpisu

RR/MM/DD

2010-03-25

DD-MMM-RR

26-mar-10

DD-MMM

Domyślnie przyjęty rok daty systemowej GG:

06:00

GG:MM

21:03

GG:MM:SS

15:25:35

Rysunek 3.21. Wstawianie bieżącej daty do aktywnej komórki

Aby szybko wprowadzić bieżącą godzinę do aktywnej komórki w formacie pokazanym na rysunku 3.22, należy wcisnąć i przytrzymać klawisze Shift oraz Ctrl, a następnie nacisnąć klawisz znaku średnika (;), jak pokazano to na rysunku 3.23. Rysunek 3.22. Wygląd formatu zapisu bieżącej godziny w aktywnej komórce

Rysunek 3.23. Wstawianie bieżącej godziny do aktywnej komórki

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

69

Wypełnianie komórek Wypełnianie komórek to jedna z najprzyjemniejszych czynności, jaka jest dostępna użytkownikowi arkuszy kalkulacyjnych. Można śmiało stwierdzić, że właśnie to pojęcie (wypełnianie) w pełni obrazuje zasadę „minimum nakładów — maksimum efektów". Automatyczne wypełnienie komórek przylegających do siebie (w kolumnie lub wierszu) możemy wykonać za pomocą tak zwanego punktu uchwytu wypełnienia oraz techniki przeciągania. Uchwyt wypełnienia to niewielki czarny kwadrat w prawym dolnym rogu aktywnej komórki lub zaznaczenia (rysunek 3.24). Rysunek 3.24. Umiejscowienie oraz wygląd punktu uchwytu wypełnienia

Po naprowadzeniu standardowego wskaźnika zaznaczenia na punkt uchwytu wypełnienia wskaźnik przybiera postać czarnego znaku plus (krzyżyka), jak pokazano to na rysunku 3.25, umożliwiając tym samym przeciągnięcie uchwytu wypełnienia komórki. Przeciągnięcie spowoduje skopiowanie zawartości komórki do innych komórek w tej samej kolumnie (wierszu) lub też wypełnienie komórek serią danych. Serie danych to dowolne ciągi powiązanych ze sobą informacji, takich jak kolejne liczby, kolejne daty, nazwy miesięcy lub dni, jak również zapisy formuły dla kolejnych komórek. Rysunek 3.25. Zmiana wyglądu wskaźnika zaznaczenia po naprowadzeniu go na punkt uchwytu wypełnienia

Wypełnianie komórek liczbami Aby wypełnić komórki określoną liczbą (skopiować liczbę z żądanej komórki do określonego obszaru komórek): 1. Naprowadź standardowy wskaźnik zaznaczenia na uchwyt zaznaczenia

określonej komórki. 2. Po uzyskaniu przez wskaźnik wyglądu czarnego plusa wciśnij lewy klawisz

myszki. 3. Przeciągnij uchwyt wypełnienia przez komórki przewidziane do wypełnienia

(rysunek 3.26).

70

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.26. Wygląd arkusza podczas operacji przeciągania

4. Zwolnij przycisk myszki po dotarciu do końca obszaru wypełnienia. 5. W wyniku czynności wykonanych od punktu 1. do punktu 4. zawartość

komórki — w naszym przykładzie B3 — została skopiowana do wszystkich komórek znajdujących się w obszarze B4:B13 (obszarze wypełnienia), jak pokazano to na rysunku 3.27. Rysunek 3.27. Wygląd komórek bezpośrednio po zwolnieniu lewego klawisza myszki 1 — przycisk Opcje Autowypełnienia

6. Zwolnienie lewego przycisku myszki spowoduje wypełnienia określonego

obszaru żądaną wartością oraz aktywację przycisku Opcje Autowypełnienia (rysunek 3.27, oznaczenie 1). 7. Kliknij przycisk Opcje Autowypełnienia, powodując tym samym wyświetlenie

listy dostępnych opcji wypełnienia (rysunek 3.28). Wybór opcji Kopiuj komórki spowoduje wpisanie tej samej wartości (zawartej w komórce źródłowej) do wszystkich komórek obszaru wypełnienia (rysunek 3.28).

Wybór opcji Wypełnij serią spowoduje wpisanie do kolejnych komórek kolejnych liczb utworzonych na podstawie liczby zawartej w komórce źródłowej (rysunek 3.29).

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

71

Rysunek 3.28. Wygląd rozwiniętej listy przycisku Opcje Autowypełnienia

Rysunek 3.29. Wypełnianie serią liczb komórek w obszarze B4:B13

W przypadku gdy zawartość komórki źródłowej była wcześniej sformatowana, to bezpośrednio po operacji przeciągnięcia komórki w obszarze wypełnienia otrzymają format identyczny z formatem określonym w komórce źródłowej (rysunek 3.30).

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypełnij bez formatowania komórki w obszarze wypełnienia zostaną pozbawione atrybutów formatowania komórki źródłowej (rysunek 3.31).

W przypadku gdy zawartość komórki źródłowej była wcześniej sformatowana, to bezpośrednio po operacji przeciągnięcia komórki w obszarze wypełnienia otrzymają format identyczny z formatem określonym w komórce źródłowej (rysunek 3.32).

72

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.30. Kopiowanie zawartości komórki B3 — zapisanej czcionką Arial o rozmiarze 14 pkt, sformatowanej pogrubieniem i kursywą — do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3

Rysunek 3.31. Wygląd danych skopiowanych do obszaru komórek B4:B13 bez zachowania formatowania zastosowanego w komórce B3

Po aktywacji listy i wyborze opcji Wypełnij tylko formatami komórki w obszarze wypełnienia otrzymają tylko atrybuty formatowania komórki źródłowej, co będzie widoczne po wprowadzeniu dowolnego ciągu znaków do dowolnej komórki znajdującej się w obszarze poddanym operacji wypełnienia (rysunek 3.33).

Tworzenie serii danych z dowolną wartością kroku W przypadku gdy chcemy stworzyć serię danych, której wartość kroku, czyli różnica między wartościami znajdującymi się w sąsiednich komórkach, jest dowolna (inna niż 1), należy operację wypełniania danych przeprowadzić w jeden z poniżej opisanych sposobów.

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych Rysunek 3.32. Kopiowanie formatowania zastosowanego w komórce B3 (czcionka Arial o rozmiarze 14 pkt, sformatowana pogrubieniem i kursywą) do obszaru komórek B4:B13 za pomocą opcji Wypełnij tylko formatami

Rysunek 3.33. Wygląd obszaru komórek B4:B13 po wypełnieniu go tylko atrybutami formatowania zastosowanymi w komórce B3; wpis dokonany w dowolnej komórce opisywanego obszaru otrzymuje format identyczny z formatem zastosowanym w komórce B3

Sposób 1. 1. Wprowadź żądaną wartość do określonej komórki (komórki źródłowej). 2. Zaznacz obszar wypełnienia, którego początek określa komórka źródłowa

(rysunek 3.34).

73

74

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.34. Wygląd zaznaczonego obszaru

3. Na karcie Narzędzia główne kliknij strzałkę przycisku Wypełnienie, po czym

wybierz polecenie Seria danych (rysunek 3.35). Rysunek 3.35. Karta Narzędzia główne, polecenia Wypełnienie/Seria danych

4. Działanie z punktu 3. spowoduje aktywację okna dialogowego Serie,

w którym należy:  w sekcji Serie zaznaczyć opcję dotyczącą kierunku wypełnienia

— Wiersze lub Kolumny;  w polu Wartość kroku wpisać liczbę będącą żądaną różnicą między

wartościami znajdującymi się w sąsiednich komórkach (rysunek 3.36). 5. Po wykonaniu działań opisanych w punkcie 4. naciśnij przycisk OK. 6. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury będzie wypełnienie kolejnych

komórek (poza komórką źródłową) w zaznaczonym obszarze danymi, których zawartość stanowi suma wartości znajdującej się w komórce poprzedniej oraz wartości kroku (rysunek 3.37).

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych Rysunek 3.36. Okno dialogowe Serie

Rysunek 3.37. Wygląd komórek wypełnionych wartościami z krokiem serii 0,05 — zaczynając od wartości początkowej 158,05

Sposób 2. 1. Wprowadź żądaną wartość do określonej komórki (komórki źródłowej),

jak pokazano to na rysunku 3.38. Rysunek 3.38. Komórka z wartością początkową serii danych (komórka źródłowa) 2. Wybierz polecenia Wypełnienie/Serie danych. 3. Działanie z punktu 2. spowoduje aktywację okna dialogowego Serie,

w którym należy:  w sekcji Serie zaznaczyć opcję dotyczącą „kierunku” wypełnienia

— Wiersze lub Kolumny;

75

76

Excel w biurze i nie tylko  w polu Wartość kroku wpisać liczbę będącą żądaną różnicą między

wartościami znajdującymi się w sąsiednich komórkach (rysunek 3.39); Rysunek 3.39. Okno dialogowe Serie

 w polu Wartość końcowa wpisać wartość będącą maksymalną wartością

w serii, jaka może być osiągnięta przy użyciu określonej wcześniej wartości kroku. 4. Po wykonaniu działań określonych w punkcie 3. naciśnij przycisk OK. 5. Wynikiem tak przeprowadzonej procedury będzie wypełnienie kolejnych

komórek (poza komórką źródłową) wartościami powstałymi jako suma wartości znajdującej się w komórce poprzedniej oraz wartości kroku, przy czym końcowa największa wartość w serii nie może przekraczać określonej wartości końcowej (rysunek 3.40). Rysunek 3.40. Wygląd serii danych utworzonych z krokiem serii 1,55, z wartością początkową 150,55 i wartością końcową równą 159,85

Wypełnianie komórek tekstem Wypełnienie komórek, w których komórka początkowa zawiera czysty tekst, jest dostępne dla trzech opcji (rysunek 3.41) przedstawionych szczegółowo przy opisie wypełnienia komórek kolejnymi liczbami. Utworzenie serii danych zawierających tekst jest możliwe tylko wtedy, gdy ciąg tekstowy kończy się (lub poprzedzony jest) liczbą (cyfrą). Dodatkowym warunkiem utworzenia serii danych z takiej zawartości komórki jest występowanie spacji pomiędzy ciągiem znaków tekstowych a ciągiem znaków reprezentujących liczbę. Operację utworzenia serii danych tekstowych przedstawiono na rysunku 3.42.

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

77

Rysunek 3.41. Wypełnianie komórek czystym tekstem

Rysunek 3.42. Wypełnianie komórek serią tekstu

Szczególnym przypadkiem utworzenia serii danych z czystego tekstu jest wykonanie operacji przeciągania komórki źródłowej, której zawartość stanowi nazwa miesiąca (rysunek 3.43), nazwa dnia tygodnia (rysunek 3.44) lub ogólnie przyjęty skrót nazwy tygodnia (rysunek 3.45). Rysunek 3.43. Tworzenie serii danych stanowiących nazwy kolejnych miesięcy

78

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.44. Tworzenie serii danych stanowiących nazwy kolejnych dni tygodnia

Rysunek 3.45. Tworzenie serii danych stanowiących skróty nazw kolejnych dni tygodnia

Dodatkową opcją, jakiej można użyć przy tworzeniu serii danych składających się z kolejnych dni tygodnia, jest opcja Wypełnij dniami powszednimi. Zastosowanie tego parametru spowoduje brak wystąpienia w serii danych nazw sobota oraz niedziela (odpowiednio skrótów So oraz N).

Wypełnianie komórek datami Dane zapisane w postaci daty są przez Excela traktowane (przetwarzane) w podobny sposób jak dane liczbowe. Biorąc jednak pod uwagę specyfikę budowy daty, na którą składają się trzy segmenty liczbowe (wartości roku, miesiąca i dnia), po wykonaniu operacji przeciągnięcia danych i kliknięciu przycisku Opcji Autowypełnienia zostanie wyświetlona 8-elementowa lista opcji (rysunek 3.46) uwzględniająca możliwość wypełnienia komórek właśnie tymi parametrami. Komórki, które mają być wypełnione serią dat, mogą być również tworzone za pomocą parametrów określanych w oknie dialogowym Serie, przy czym należy wybrać w sekcji Typ opcję Data oraz określić w sekcji Jednostka daty opcję, której części daty (dnia, miesiąca itp.) będą dotyczyły wartości określone w polach Wartość kroku oraz Wartość końcowa (rysunek 3.47).

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

79

Rysunek 3.46. Wygląd komórek arkusza wypełnionych serią danych typu data, przy użyciu różnych opcji autowypełnienia

Rysunek 3.47. Tworzenie serii danych typu data z krokiem serii 3 dni, z datą początkową 2010-03-07 i datą końcową 26 marca

Jeżeli po procedurze przeciągania została wyświetlona wartość błędu ##### (występuje w przypadku, gdy komórka zawiera liczbę, datę lub godziny szersze niż komórka), należy zwiększyć szerokość kolumny.

Autouzupełnianie Inną ciekawą funkcją Excela przyspieszającą proces wprowadzania danych jest wykorzystanie automatycznego tworzenia listy danych z zapisów dokonanych w kolejnych komórkach kolumny. Operację autouzupełniania prześledzimy na poniższym przykładzie. 1. Wprowadź tekst do kilku pierwszych komórek kolumny, na przykład tak

jak pokazano to na rysunku 3.48.

80

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.48. Przykładowy zapis tekstu w trzech kolejnych komórkach kolumny 2. Kliknij prawym przyciskiem myszki pierwszą wolną komórkę pod

uzupełnionymi wcześniej komórkami, powodując tym samym aktywację menu podręcznego komórki (rysunek 3.49). Rysunek 3.49. Menu podręczne komórki aktywnej

3. Wybierz z menu podręcznego polecenie Wybierz z listy rozwijanej. 4. Polecenie z punktu 3. spowoduje aktywację listy rozwijanej jak na rysunku 3.50. Rysunek 3.50. Wygląd rozwiniętej listy

5. Po aktywacji listy rozwijanej wybierz (kliknij) żądany tekst (rysunek 3.51). 6. Działanie z punktu 5. spowoduje automatyczne wstawienie wybranego ciągu

znaków do komórki aktywnej (rysunek 3.52).

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

81

Rysunek 3.51. Procedura wyboru pozycji listy

Rysunek 3.52. Wygląd komórki po wstawieniu elementu listy

Unikalny zapis danych w kolumnie Dość częstym problemem przy eksploatacji arkuszy jest zapewnienie unikalnego zapisu danych w określonej kolumnie. Przykładem takiej sytuacji może być tworzenie arkuszy spisów magazynowych z natury, zawierających wstępny wykaz nazw materiałów oraz odpowiadających im indeksów magazynowych, podlegający później ręcznej modyfikacji w zakresie ilościowym. Ponieważ podstawową zasadą obowiązującą w gospodarce magazynowej jest to, aby każdy towar posiadał unikalny indeks materiałowy, utworzenie bezbłędnego wykazu materiałów (dokładniej indeksów) jest kluczowe dla późniejszego przeprowadzenia spisu z natury. Wykorzystując odpowiednie narzędzia Excela, możemy skonstruować arkusz tak, aby w czasie wprowadzania danych następowało automatyczne wykluczenie zdublowanych wartości. Opis konstrukcji arkusza przedstawimy w oparciu o tabelę pokazaną na rysunku 3.53. Obszarem, który będzie podlegać procedurze sprawdzania poprawności wpisów (pod względem braku duplikatów), będą komórki kolumny C. Rysunek 3.53. Wygląd przykładowego arkusza

Operację „zabezpieczenia” należy przeprowadzić według poniższych kroków: 1. W kolumnie, dla której chcesz ustalić kryteria sprawdzania poprawności

danych (w naszym przypadku będzie to kolumna C), zaznacz (kliknij) komórkę C2, a następnie wybierz polecenie Poprawność danych na karcie Dane (rysunek 3.54).

82

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 3.54. Karta Dane, polecenie Poprawność danych

2. Działanie z punktu 1. spowoduje wyświetlenie okna dialogowego Sprawdzanie

poprawności danych, w którym na zakładce Ustawienia z listy rozwijanej Dozwolone wybierz pozycję Niestandardowe (rysunek 3.55). Rysunek 3.55. Okno dialogowe Sprawdzanie poprawności danych, lista rozwijana Dozwolone, pozycja Niestandardowe

3. Wybór pozycji Niestandardowe spowoduje wyświetlenie pola Formuła, w którym wpisz wyrażenie =LICZ.JEŻELI($C$2:$C$65536; C2)=1, a następnie

kliknij przycisk OK (rysunek 3.56). Rysunek 3.56. Wygląd uzupełnionego pola Formuła

Rozdział 3.  Wprowadzanie danych

83

4. Przeciągnij uchwyt wypełnienia od komórki C2 tak daleko, jak chcesz,

by sięgała reguła sprawdzania poprawności wprowadzanych danych (rysunek 3.57). Rysunek 3.57. Kopiowanie formuły sprawdzającej duplikowanie zawartości komórek

Przedstawiona powyżej formuła sprawdza wartość w komórce C2 i następnie zlicza liczbę wystąpień takiej samej wartości w zakresie $C$2:$C$65536. Zawsze sprawdzana jest aktywna komórka, więc zawsze będzie przynajmniej jedno wystąpienie. Jeżeli Excel odnajdzie dwa wystąpienia, zostanie wyświetlony komunikat jak na rysunku 3.58. Komunikat będzie powtarzany do chwili wprowadzenia poprawnej wartości. Rysunek 3.58. Wygląd komunikatu po wprowadzeniu i zatwierdzeniu klawiszem Enter zduplikowanej wartości

84

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 4.

Formatowanie Większość poleceń dotyczących formatowania to polecenia powodujące zmianę wyglądu zawartości poszczególnych komórek, jak również całych zakresów kolumn i (lub) wierszy. Do parametrów ulegających zmianom podczas formatowania należą:  krój, rodzaj i rozmiar czcionki użyty do zapisania zawartości komórki;  orientacja zapisu danej w komórce;  format liczby (sposób jej zapisu w komórce);  obramowanie komórki;  kolor wypełnienia komórki.

Podstawą każdego polecenia formatowania jest informacja dla programu, co będzie formatowane — komórka czy zakres komórek. W pierwszym przypadku będzie to komórka aktywna, natomiast w drugim przypadku musimy zaznaczyć obszar komórek, które będziemy formatować.

Dostęp do poleceń formatowania Operacje formatowania (zmiany wyglądu danych w arkuszu), a dokładniej polecenia formatowania, są dostępne co najmniej z dwóch podstawowych miejsc aplikacji Excel. Możemy je wydać z:  Karty Narzędzia główne — polecenie umieszczone w grupach Czcionka,

Wyrównanie, Style, Komórki i Format — w zależności od obiektu, który chcemy poddać formatowaniu (rysunek 4.1). Przyciski opisane symbolem 1 na rysunku 4.1. umożliwiają aktywację okna dialogowego Formatowanie komórek.

86

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 4.1. Karta Narzędzie główne  Z menu podręcznego komórki, jak pokazano to na rysunku 4.2 (aktywacja

menu przez kliknięcie prawym klawiszem myszki w komórce lub zaznaczonym obszarze komórek). Rysunek 4.2. Menu podręczne komórki

Formatowanie czcionki użytej do zapisu zawartości komórki Oczywiście największa przyjemność bierze się ze swobodnego doboru parametrów czcionki, jaką zostaje zapisana zawartość naszych komórek. Po aktywacji okna dialogowego Formatowanie komórek mamy do wyboru na zakładce Czcionka (rysunek 4.3) pełny zestaw narzędzi pozwalających nam na wybór kroju czcionki, jej stylu (pogrubienie, kursywa), koloru oraz rozmiaru. Oprócz narzędzi czysto wizualnych dysponujemy możliwością zapisu tekstu jako indeksu górnego lub dolnego (sekcja Efekty), co jest niezwykle potrzebne przy zapisie np. wzorów matematycznych lub fizycznych.

Rozdział 4.  Formatowanie

87

Rysunek 4.3. Okno dialogowe Formatowanie komórek, zakładka Czcionka

Formatowanie orientacji zapisu danej w komórce W zależności od typu danych wprowadzanych do komórki — tekstowe, numeryczne — są one automatycznie wyrównywane do lewej (dane tekstowe) lub prawej (dane numeryczne) strony komórki. Oprócz tego zarówno tekst, jak i liczby wyrównywane są pionowo do dolnej krawędzi komórki. Za pomocą narzędzi znajdujących się na zakładce Wyrównanie (rysunek 4.4) możemy te ustawienia zmienić według własnej koncepcji prezentacji danych. Rysunek 4.4. Okno dialogowe Formatowanie komórek, zakładka Wyrównanie

88

Excel w biurze i nie tylko

Za pomocą narzędzi w sekcji Wyrównanie tekstu możemy np. ustawić wyrównanie w pionie do górnej krawędzi komórki lub do jej środka. Możemy również zmienić orientację tekstu z poziomej na pionową (rysunek 4.5) lub ukośną, do czego służy sekcja Orientacja. Wielokrotnie zdarza się, że tekst wprowadzony do komórki jest za długi, żeby został cały wyświetlony w jej szerokości — wtedy posługując się narzędziami w sekcji Sterowanie tekstem możemy wyświetlić tekst w kilku liniach bez zmiany szerokości komórki, zaznaczając opcję Zawijaj tekst. Rysunek 4.5. Przykłady różnych orientacji tekstu

Formatowanie liczb Formatowanie liczb pozwala nam na wyświetlenie zawartości komórki w inny sposób, niż została ona do niej wprowadzona. Na przykład wprowadzając do komórki liczbę 1000, możemy uzyskać zapis zawartości komórki w postaci 1000,00 — jeżeli dla komórki format liczb został wybrany jako kategoria Liczbowe (rysunek 4.6), a ustawienie miejsc dziesiętnych na wartość 2. Rysunek 4.6. Okno dialogowe Formatowanie komórek, zakładka Liczby

W przypadku wybrania kategorii formatu Księgowe z ustaleniem miejsc dziesiętnych na wartość 2 i symbolu waluty zł w komórce zostanie automatycznie wyświetlona zawartość w postaci 1000,00 zł.

Rozdział 4.  Formatowanie

89

Formatowanie krawędzi komórki oraz koloru jej wypełnienia Ważną rolę w prezentacji danych odgrywa obramowanie komórki lub zakresu komórek. Pozwala ono na wyeksponowanie pewnych danych. Do tego celu służą nam narzędzia zgrupowane na zakładce Obramowanie (rysunek 4.7). Rysunek 4.7. Okno dialogowe Formatowanie komórek, zakładka Obramowanie

Za ich pomocą możemy otoczyć komórki liniami ciągłymi lub przerywanymi. W przypadku obszaru komórek możemy je otoczyć tyko konturem, np. grubą linią lub linią podwójną, ale także możemy zastosować efekt siatki — sprawiający, że każda komórka będzie miała wyróżnione krawędzie. Pracując na arkuszu, np. takim jak na rysunku 4.8, widzimy siatkę linii otaczających nasze dane. Nie są one wprawdzie czarne, ale są wystarczająco widoczne do edytowania danych, scalania lub dzielenia poszczególnych komórek. Rysunek 4.8. Przykładowy arkusz danych

90

Excel w biurze i nie tylko

Po przejściu do etapu końcowego, czyli wydruku gotowego arkusza, może nagle okazać się, że wydruk będzie wyglądał tak jak na rysunku 4.9. Jeżeli jest to efekt, o który Ci chodziło, to wszystko w porządku. Rysunek 4.9. Wydruk z wyłączonym polem wyboru Linie siatki

Podgląd wydruku możemy uzyskać przez kliknięcie przycisku Plik i wybranie polecenia Drukuj (rysunek 4.10).

Rysunek 4.10. Polecenie Drukuj — podgląd wydruku

Jeżeli jednak chcesz uzyskać na wydruku linie oddzielające poszczególne komórki — takie, jakie widoczne były w czasie tworzenia arkusza — należy na karcie Układ strony w grupie Opcje arkusza (sekcja Linie siatki) zaznaczyć opcję Drukuj (rysunek 4.11, oznaczenie 1).

Rozdział 4.  Formatowanie

91

Rysunek 4.11. Karta Układ strony, grupa Opcje arkusza

Przy zaznaczonej opcji Drukuj w sekcji Linie siatki wydruk każdego arkusza będzie posiadał uwidocznione linie oddzielające wiersze i kolumny. Nie zawsze jednak przynosi to pożądany efekt. Na rysunku 4.12 pokazany jest wydruk arkusza posiadającego linie siatki kolumn i wierszy, w których nie ma żadnych wartości. Spowodowane to jest przypadkowym wprowadzeniem spacji do komórki będącej poza interesującym nas zakresem wydruku, a potraktowanej przez program jako znak do wydruku. Dodatkowo przy włączonym polu Drukuj w sekcji Nagłówki pokażą się nam w siatce kolejne numery wierszy i litery oznaczające kolumny. Rysunek 4.12. Wydruk przy włączonych polach wyboru Drukuj

Jeżeli ważna jest tylko merytoryczna strona dokumentu, to wygląd wydruków zaprezentowany powyżej będzie na pewno wystarczający. Często ważny jest jednak również wygląd dokumentu — np. w przypadku sprawozdań do organów nadzorczych, materiałów reklamowych lub ofertowych. Ich wygląd mówi bowiem wiele o naszym poważnym potraktowaniu przedstawianego zagadnienia lub wprost o prestiżu naszej firmy. Niewiele mówiąc więcej, trzeba się zabrać do pracy. Używając wstępnie zdefiniowanych stylów obramowania, można szybko dodać obramowanie wokół komórek lub zakresów komórek. W tym celu: 1. W arkuszu zaznacz komórkę lub zakres komórek, w którym chcesz dodać

obramowanie lub zmienić styl obramowania, lub też z którego chcesz usunąć obramowanie. 2. Na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka wykonaj jedną z następujących

czynności:  Aby zastosować nowy lub inny styl obramowania, kliknij strzałkę obok

przycisku Obramowanie, a następnie kliknij styl obramowania (rysunek 4.13).

92

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 4.13. Polecenia stylów obramowania

 Aby zastosować niestandardowy styl obramowania lub obramowanie

ukośne, kliknij polecenie Więcej obramowań. W oknie dialogowym Formatowanie komórek (rysunek 4.7) na karcie Obramowanie w obszarach Linia i Kolor kliknij odpowiedni styl linii i kolor. W obszarach Ustawienia wstępne i Obramowanie kliknij jeden lub więcej przycisków, aby określić rozmieszczenie krawędzi.  Aby usunąć obramowania komórki, kliknij strzałkę obok przycisku

Obramowanie, a następnie wybierz polecenie Brak krawędzi. Na przycisku Obramowanie wyświetlany jest ostatnio używany styl obramowania. Aby zastosować ten styl, można kliknąć przycisk Obramowanie (a nie strzałkę obok przycisku).

Jeśli do zaznaczonej komórki zastosowano obramowanie, jest ono również zastosowane do sąsiednich komórek, na granicy z obramowaną komórką. Jeśli na przykład zastosowano obramowanie obejmujące zakres B1:C5, komórki D1:D5 przejmą lewe obramowanie.

Jeśli zastosowano dwa różne typy obramowań do wspólnej granicy komórek, zostanie wyświetlone obramowanie, które zastosowano jako ostatnie.

Rozdział 4.  Formatowanie

93

Zaznaczony zakres komórek jest formatowany jako pojedynczy blok komórek. Jeśli do zakresu komórek B1:C5 zastosowano prawe obramowanie, jest ono wyświetlane jedynie na prawej krawędzi komórek C1:C5.

Przycisk Obramowania stanowi również niezastąpione narzędzie do ręcznego kreślenia każdego boku komórki lub zakresu komórek. Po rozwinięciu przycisku Obramowania możemy wywołać dwie podstawowe procedury tworzenia krawędzi:  kreślenie linii krawędzi komórki,  kreślenie linii siatki obramowania komórki lub zakresu komórek.

Przy każdej z tych czynności pojawia nam się inny wskaźnik kursora myszki: przy kreśleniu krawędzi jest to rysunek ołówka; przy kreśleniu siatki obramowania — ołówek z miniaturową siatką; natomiast przy wymazywaniu — rysunek gumki kreślarskiej. Rysowanie (wymazywanie) odbywa się na krawędziach komórki wyznaczonych siatką arkusza, czyli szerokością kolumny i wysokością wiersza, jakie posiada komórka. Na rysunku 4.14 przedstawiono wygląd kursora myszki oraz realizowaną przy nim procedurę kreślenia krawędzi. Rysunek 4.14. Kreślenie krawędzi przy pomocy paska narzędziowego Obramowania

Aby wykonać ramkę jak na rysunku 4.23, należy postępować według niżej podanych kroków: 1. Kliknij strzałkę przycisku Obramowania. 2. Kliknij polecenie Styl linii i wybierz z palety linię podwójną (rysunek 4.15). 3. Wybierz polecenie Rysuj siatkę obramowań (rysunek 4.16). 4. Rozpocznij zaznaczanie zakresu komórek B1:G1 — pojawi się siatka

obramowania (linią podwójną) zmieniająca się wraz ze zmianą zaznaczania zakresu komórek. 5. Wykonaj powyższą operację dla zakresu komórek B3:G19 — pojawi się

siatka obramowania zaznaczonego zakresu. 6. Wypełnij poszczególne komórki oraz obszary komórek żądanym kolorem

w następujący sposób:  Zaznacz żądany obszar komórek lub kliknij określoną komórkę.

94

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 4.15. Paleta stylów linii

Rysunek 4.16. Wybieranie polecenia Rysuj siatkę obramowań

 Kliknij strzałkę przycisku Kolor wypełnienia i z palety Kolory standardowe

lub Kolory motywu (rysunek 4.17) wybierz (kliknij) odpowiedni kolor (po kliknięciu paleta kolorów zamknie się automatycznie, czyniąc wybrany kolor aktywnym). Efektem działań opisanych od punktu 1. do punktu 6. jest wygląd wydruku przedstawiony na rysunku 4.18, przy czym wcześniej została zaznaczona opcja Drukuj znajdująca się w sekcji Linie siatki (karta Układ strony, grupa Opcje arkusza). Wszystko pięknie — powiesz, szanowny Użytkowniku — ale przecież te ramki tworzą się prawie same, gdzie tu miejsce na moją pracę koncepcyjną? Być może te ramki tworzysz z pomocą pewnych zautomatyzowanych poleceń, ale końcowy ich wygląd zależy od Twojej wyobraźni plastycznej. Jeśli oczekujesz porządnego wysiłku umysłowego, proponujemy Ci wykonać „proste” rysowanie szaty graficznej dokumentu

Rozdział 4.  Formatowanie

95

Rysunek 4.17. Wybieranie koloru

Rysunek 4.18. Końcowy efekt formatowania krawędzi przykładowej tabeli

księgowego Dowód wpłaty (jak na rysunku 4.19), który możesz potem wykorzystać w swojej pracy. Rysunek 4.19. Wygląd Dowodu wpłaty KW stworzonego za pomocą narzędzia Rysuj obramowanie

96

Excel w biurze i nie tylko

Zanim jednak rozpoczniesz pracę, musisz poznać kilka zależności matematycznych niezbędnych do odwzorowania formularza dokumentu na siatce arkusza kalkulacyjnego. Pierwsza rzecz, którą musisz wiedzieć, to: szerokość kolumny i wysokość wiersza mierzona jest w punktach. Jeden punkt = 1/72 cala, a jeden cal = 25,4 mm. Stąd już można prosto obliczyć, że 1 mm = 2,834… punktu. Czyli 1 cm jest równy w przybliżeniu 28 punktów. Kiedy zmieniasz szerokość kolumny lub wysokość wiersza, program podaje Ci jego aktualną wielkość w pikselach, czyli w punktach (rysunek 4.20). Rysunek 4.20. Wyświetlanie szerokości kolumny

Uzbrojony w wiedzę o pikselach możesz przystąpić do sporządzania ramek występujących w dokumencie, pamiętając, że:  Długość linii potrzebna do wykreślenia rubryki jest równa sumie kolumn

i (lub) wierszy, na których ją narysujesz, i zmienia się automatycznie ze zmianą szerokości dowolnej kolumny (wiersza).  Wstawienie/usunięcie wiersza lub kolumny w obszar „formularza” sporządzony

do tej chwili zburzy jego wygląd, dlatego rubryka przyszłego dokumentu w fazie jego projektowania powinna zawierać dwie lub więcej kolumn (wierszy) arkusza, które potem można scalić bez obawy o utratę wyglądu.  Po wyłączeniu opcji Drukuj w sekcji Linie siatki (karta Układ strony, grupa

Opcje arkusza) przed wydrukiem wszystkie linie siatki arkusza nie zostaną wydrukowane, co oznacza, że mogą one zostać na arkuszu nawet bez potrzeby scalania komórek, ponieważ ich widok ułatwi wprowadzanie i formatowanie danych w poszczególnych rubrykach dokumentu.

Niestandardowe obramowanie komórek Dla osób niecierpliwych, a wyznających zasady gospodarki ekstensywnej (minimum nakładów — maksimum efektów) wymarzonym wprost narzędziem do tworzenia obramowań oraz wypełniania kolorem obszarów komórek jest polecenie Formatuj jako tabelę (rysunek 4.21) wywoływane z grupy Style znajdującej się na karcie Narzędzia główne. Pozwala ono na szybkie utworzenie obramowania o ciekawym efekcie graficznym według pewnych wzorów, które następnie można (jeśli ktoś ma ochotę) modyfikować, stosując wcześniej poznane narzędzia.

Rozdział 4.  Formatowanie

97

Rysunek 4.21. Przycisk Formatuj jako tabelę wraz z dostępną paletą styli tabeli

Poniżej pokazano sposób wykonania tabelki do prezentacji danych z naszego przykładowego arkusza przez zastosowanie polecenia Formatuj jako tabelę. Oto kolejne kroki, które należy wykonać: 1. Zaznacz żądany obszar komórek (w naszym przykładzie jest to obszar

B1:G18, jak na rysunku 4.22). Rysunek 4.22. Zaznaczony obszar B1:G18 przewidziany do formatowania

2. Otwórz paletę dostępnych stylów formatowania przez kliknięcie przycisku

Formatuj jako tabelę. 3. Wybierz (kliknij) wzór według opcji Styl tabeli — jasny 1 (rysunek 4.23,

oznaczenie 1).

98

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 4.23. Wybieranie opcji formatowania

4. Kliknięcie opcji stylu formatowania spowoduje aktywację okna dialogowego

Formatowanie jako tabeli (rysunek 4.24), w którym:  W polu Gdzie znajdują się dane do tabeli? zobaczysz zapis =$B$1:$G$18.  Zaznaczona będzie opcja Moja tabela ma nagłówki. Rysunek 4.24. Okno dialogowe Formatowanie jako tabeli

5. Kliknij przycisk OK, powodując tym samym wyświetlenie tabeli w postaci

pokazanej na rysunku 4.25. Rysunek 4.25. Wygląd końcowy przykładowej tabeli

6. Wykonaj dodatkowe (ewentualne) formatowanie krawędzi komórek, stosując

wcześniej poznane operacje.

Rozdział 5.

Formuły W rozdziale tym przedstawimy podstawowe informacje umożliwiające zaprojektowanie arkusza kalkulacyjnego od strony obliczeniowej. Pokazane zostaną reguły tworzenia formuł, czyli „silnika” każdego arkusza kalkulacyjnego.

Adres komórki Adresem komórki nazywamy współrzędne komórki, określone przez symbol kolumny wyrażony za pomocą liter od A do XFD, oraz numer wiersza wyrażony za pomocą liczb (od 1 do 1 048 586). Na przykład adresem komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 2, jest wyrażenie B2 (rysunek 5.1). Rysunek 5.1. Adres komórki

Budowa (składnia) formuły Formuła to równania wykonujące obliczenia na podstawie wartości zawartych w arkuszu. Formuła zaczyna się od znaku równości (=). Na przykład formuła = 5+(5*0,22) realizuje obliczenia wartości brutto towaru, którego cena netto wynosi 5, a stawka VAT jest równa 22%.

100

Excel w biurze i nie tylko

Formuła może zawierać: funkcje, operatory, odwołania i stałe (rysunek 5.2). Rysunek 5.2. Składnia formuły

Części formuły przedstawione na rysunku 5.2 to: 1

Funkcja

Funkcja PIERWIASTEK() zwraca wartość 4.

2

Operatory

Operator + (plus) dodaje, a operator * (gwiazdka) mnoży.

3

Odwołanie

Odwołanie B3 zwraca wartość zawartą w komórce B3.

4

Stała

Wartości liczbowe lub tekst wprowadzane wprost do formuły, takie jak liczba 31.

Operatory obliczeń Operatorem obliczeń nazywamy znak lub symbol, który określa typ obliczenia, jakie ma być przeprowadzane w wyrażeniu. Wyróżnia się operatory matematyczne, porównania, logiczne i odwołania.

Operatory arytmetyczne Służą do wykonywania podstawowych operacji matematycznych, takich jak dodawanie, odejmowanie lub mnożenie; składanie liczb i obliczanie wyników liczbowych (tabela 5.1). Tabela 5.1. Operatory matematyczne Operator

Działanie

+

znak plus

dodawanie (3+3)

–

znak minus

odejmowanie (3–1) negacja (–1)

*

gwiazdka

mnożenie (3*3)

/

kreska ułamkowa

dzielenie (3/3)

%

znak procent

procent (20%)

^

daszek

potęgowanie (3^2)

Operatory porównań Za pomocą operatorów pokazanych w tabeli 5.2 można przeprowadzać porównania dwóch wartości. Gdy dwie wartości są porównywane za pomocą tych operatorów, to wynik jest wartością logiczną — albo PRAWDA, albo FAŁSZ.

Rozdział 5.  Formuły

101

Tabela 5.2. Operatory porównań Operator

Znaczenie

=

znak równości

jest równe (A1 = B1)

>

znak większości

jest większe niż (A1 > B1)


=

znak większe lub równe

jest większe lub równe (A1 >= B1)

31”, „ALA”; Suma_zakres — rzeczywiste komórki wyznaczone do zsumowania. Komórki znajdujące się w obszarze suma_zakres są sumowane tylko wtedy, jeśli odpowiadające im komórki w obszarze zakres spełniają kryteria. Jeśli argument suma_zakres zostanie pominięty, to sumowane są komórki znajdujące się w zakresie.

W pokazanym na rysunku 6.13 przykładzie komórki w obszarze A2:A6 to argument funkcji — zakres, który jest poddawany ocenie pod względem spełnienia kryterium mającego postać >700. Komórki w obszarze B2:B6 to komórki argumentu funkcji

Rozdział 6.  Funkcje

123

suma_zakres, które poddane zostaną sumowaniu. Ponieważ komórki A2, A3 i A5 spełniają kryterium, tzn. są większe od 700, to wartość komórki D2 zostanie wyznaczona przez sumę wartości znajdujących się w komórkach B2, B3 i B5. W przypadku kryterium >=600 komórkami, które je spełniają, są A2, A3, A5 i A6, zatem w komórce D8 (rysunek 6.13) znajdzie się suma wartości komórek B2, B3, B5 i B6. Rysunek 6.13. Funkcja SUMA.JEŻELI

Funkcja ILOCZYNU Składnia ILOCZYN(liczba1;liczba2;...)

Liczba1; liczba2;... to od 1 do 30 liczb, które mają być pomnożone. Obliczane są argumenty będące liczbami, wartościami logicznymi lub tekstowymi reprezentacjami liczb. Argumenty typu wartości błędów czy teksty, których nie można przekształcić na liczby, powodują natomiast błędy. Jeśli argument jest tablicą lub odwołaniem, to obliczane będą wyłącznie liczby zawarte w danej tablicy czy odwołaniu. Pominięte zostaną puste komórki, wartości logiczne, tekst lub wartości błędów w tablicy lub odwołaniu.

Na rysunkach 6.14, 6.15 i 6.16 zostały przedstawione sposoby realizacji mnożenia za pomocą operatorów oraz za pomocą funkcji ILOCZYN. Rysunek 6.14. Mnożenie w wierszu

124

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 6.15. Mnożenie w kolumnie

Rysunek 6.16. Mnożenie w różnych obszarach

Funkcja ORAZ Składnia ORAZ(logiczny1;logiczny2;...)

Wynikiem funkcji jest PRAWDA, jeśli wszystkie jej argumenty mają wartość PRAWDA; wynikiem funkcji jest FAŁSZ, jeśli co najmniej jeden z argumentów ma wartość FAŁSZ. Logiczny1;logiczny2;... to od 1 do 30 warunków, które można sprawdzić i które mogą przyjmować wartość PRAWDA albo FAŁSZ. Argumenty powinny być wartościami logicznymi PRAWDA lub FAŁSZ albo tablicami lub odwołaniami zawierającymi wartości logiczne. Jeśli którykolwiek z argumentów tabel lub odwołań zawiera tekst lub puste komórki, wartości te są pomijane. Zwraca wartość błędu #ARG!, jeśli wprowadzony zakres nie zawiera wartości.

Rozdział 6.  Funkcje

125

Na rysunku 6.17 został przedstawiony sposób zapisu funkcji ORAZ, a także zwracane wartości logiczne w komórkach C1 oraz C2. Rysunek 6.17. Działanie funkcji ORAZ

Funkcja LUB Składnia LUB(logiczna1;logiczna2;...)

Logiczna1;logiczna2;… to od 1 do 30 warunków, które można sprawdzić i które mogą przyjmować wartość PRAWDA albo FAŁSZ.

Zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden argument ma wartość logiczną PRAWDA; jeśli wszystkie argumenty mają wartość logiczną FAŁSZ, funkcja zwraca wartość logiczną FAŁSZ. Argumenty powinny być wartościami logicznymi lub tablicami bądź odwołaniami zawierającymi wartości logiczne. Jeśli którykolwiek z argumentów tablicowych lub odwołaniowych zawiera tekst lub puste komórki, wartości te są pomijane. Jeśli określony zakres nie zawiera wartości logicznych, funkcja LUB zwraca wartość błędu #ARG!. Formuły tablicowej funkcji LUB można użyć do sprawdzenia, czy dana wartość występuje w tabeli. Aby wprowadzić formułę tablicową, naciśnij klawisze Ctrl+Shift+Enter.

Na rysunku 6.18 został przedstawiony sposób zapisu funkcji LUB oraz zwracane wartości logiczne w komórkach C1 oraz C2. Rysunek 6.18. Działanie funkcji LUB

126

Excel w biurze i nie tylko

Funkcja JEŻELI Składnia JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz)

Zwraca jedną wartość, jeśli podany argument zostanie oszacowany jako PRAWDA, albo inną wartość, jeśli argument zostanie oszacowany jako FAŁSZ. Funkcję JEŻELI należy stosować do przeprowadzania testów logicznych na wartościach i formułach. Test_logiczny to dowolna wartość lub wyrażenie, które można oszacować jako PRAWDA lub jako FAŁSZ. Na przykład A1=10 to wyrażenie logiczne; jeśli wartość umieszczona w komórce A1 równa jest 10, wyrażenie zostanie oszacowane jako PRAWDA. W przeciwnym przypadku wyrażenie zostanie oszacowane jako FAŁSZ. Argument ten może

używać dowolnego operatora obliczeń porównawczych. Wartość_jeżeli_prawda to wartość, która zwracana jest wtedy, gdy argument test_ logiczny ma wartość PRAWDA. Na przykład jeśli ten argument jest ciągiem tekstowym to jest liczba 10, a argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, funkcja JEŻELI wyświetla tekst to jest liczba 10. Jeśli argument test_logiczny ma wartość PRAWDA i argument wartość_jeżeli_prawda jest pusty, argument ten zwraca 0 (zero). Aby wyświetlić słowo PRAWDA, należy użyć dla tego argumentu wartości logicznej PRAWDA. Argument wartość_jeżeli_prawda może być inną formułą. Wartość_jeżeli_fałsz to wartość, która zwracana jest wtedy, gdy argument test_ logiczny ma wartość FAŁSZ. Na przykład jeśli argument ten jest ciągiem tekstowym błąd! to nie liczba 10 i argument test_logiczny zostanie oszacowany jako FAŁSZ, funkcja JEŻELI wyświetli tekst błąd! to nie liczba 10. Aby konstruować bardziej skomplikowane testy, można zagnieżdżać do siedmiu funkcji JEŻELI, używając ich jako argumentów wartość_jeżeli_prawda i wartość_ jeżeli_fałsz. Kiedy argumenty wartość_jeżeli_prawda i wartość_jeżeli_fałsz zostaną oszacowane, funkcja JEŻELI zwraca wartość zwróconą przez te instrukcje. Jeśli jakiś argument funkcji JEŻELI jest tablicą, w trakcie wykonywania instrukcji JEŻELI obliczany jest każdy element tablicy.

Na rysunkach 6.19 i 6.20 przedstawiono działanie funkcji JEŻELI zwracającej wartość logiczną w komórce C1 w zależności od testu_logicznego przeprowadzonego na zawartości komórki A10. Rysunek 6.19. Działanie funkcji JEŻELI. Wynik testu_logicznego = PRAWDA

Rozdział 6.  Funkcje

127

Rysunek 6.20. Działanie funkcji JEŻELI. Wynik testu_logicznego = FAŁSZ

Funkcja ŚREDNIA Składnia ŚREDNIA(liczba1;liczba2;...)

Liczba1;liczba2;... to od 1 do 30 argumentów liczbowych, dla których należy wy-

znaczyć średnią. Zwraca wartość średnią (średnią arytmetyczną) argumentów. Argumenty muszą być liczbami albo nazwami, tablicami lub odwołaniami zawierającymi liczby (rysunek 6.21). Jeśli argument tablicowy lub odwołaniowy zawiera tekst, wartości logiczne lub puste komórki, to wartości te są ignorowane (rysunek 6.22). Komórki o wartości zero są jednak włączane do obliczeń. Rysunek 6.21. Wynik funkcji, gdy wszystkie argumenty są liczbami

Rysunek 6.22. Wynik funkcji, gdy w odwołaniu występuje tekst i pusta komórka

Funkcja ILE.LICZB Składnia ILE.LICZB(wartość1;wartość2;...)

128

Excel w biurze i nie tylko Wartość1,wartość2,... to od 1 do 30 argumentów mogących zawierać różne typy danych lub mogących odnosić się do różnych typów danych, ale spośród których zliczane są tylko liczby. Argumenty, które są liczbami, datami lub tekstowymi reprezentacjami liczb, są zliczane; argumenty będące tekstem lub wartościami błędów, których nie można przekształcić na liczby, są ignorowane (rysunek 6.23). Jeśli argument jest tablicą lub odwołaniem, zliczane są tylko liczby znajdujące się w tej tablicy lub w tym odwołaniu. Puste komórki, wartości logiczne, wartości tekstowe lub wartości błędów znajdujące się w tablicy lub w odwołaniu są ignorowane. Jeśli wartości logiczne, tekstowe lub wartości błędów powinny być zliczane, należy użyć funkcji ILE.NIEPUSTYCH.

Rysunek 6.23. Funkcja ILE.LICZB

Funkcja ILE.NIEPUSTYCH Składnia ILE.NIEPUSTYCH(wartość1;wartość2;...)

Wartość1,wartość2,... to od 1 do 30 argumentów reprezentujących wartości, które

należy zliczyć. Wartość to dowolny typ informacji, w tym informacji zawierającej pusty tekst "", ale niezawierającej pustych komórek. Jeśli argument jest tablicą lub odwołaniem, puste komórki znajdujące się wewnątrz tablicy lub w odwołaniu są ignorowane. W poniższym przykładzie (rysunek 6.24) komórka A4 jest pusta, tzn. nie zawiera żadnego znaku (komórka taka powstaje np. po wprowadzeniu dodatkowego wiersza lub kolumny). W przypadku gdyby w komórce A4 wprowadzony był znak spacji (co byłoby niewidoczne), komórka C5 przybrałaby wartość 6. Rysunek 6.24. Funkcja ILE.NIEPUSTYCH

Rozdział 6.  Funkcje

129

Funkcja LICZ.JEŻELI Składnia LICZ.JEŻELI(zakres;kryteria)

Zakres to zakres komórek, w którym mają być zliczane komórki. Kryteria to kryteria podane w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu, określające, które komórki będą zliczane. Kryteria można wyrazić na przykład jako 15, „15”, „>15”, „Kowalski”.

Funkcja zlicza komórki wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria. Sposób działania funkcji przedstawiono na rysunku 6.25. W komórce C1 funkcja podała wartość 5, będącą ilością liczb większych od 15 w zakresie komórek A1:A10. Rysunek 6.25. Działanie funkcji LICZ.JEŻELI

Funkcja LICZBA.CAŁK Składnia LICZBA.CAŁK(liczba;liczba_cyfr)

Liczba to liczba, którą należy obciąć. Liczba_cyfr to liczba określająca dokładność obcinania. Argument liczba_cyfr przyjmuje domyślnie wartość 0 (zero).

Funkcja LICZBA.CAŁK usuwa ułamkową część liczby. W przypadku niepodania argumentu liczba_cyfr z liczby zostanie usunięta cała część ułamkowa (rysunek 6.26). Rysunek 6.26. Działanie funkcji LICZBA.CAŁK

130

Excel w biurze i nie tylko

Funkcja ZAOKR Składnia ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)

Liczba to liczba, która ma być zaokrąglona. Liczba_cyfr określa liczbę cyfr, do których ma być zaokrąglona liczba.

Funkcja ZAOKR zaokrągla liczbę do określonej liczby cyfr (rysunek 6.27). Rysunek 6.27. Działanie funkcji zaokrąglenia

Jeśli argument liczba_cyfr jest większy od zera, to liczba jest zaokrąglana do wybranej liczby miejsc dziesiętnych. Jeśli argument liczba_cyfr wynosi zero, to liczba jest zaokrąglana do najbliższej liczby całkowitej. Jeśli argument liczba_cyfr jest mniejszy od zera, to liczba jest zaokrąglana do wartości z lewej strony przecinka dziesiętnego.

Funkcje TERAZ i DZIŚ Składnia TERAZ() DZIŚ()

Funkcja TERAZ() zwraca liczbę bieżącej daty i godziny. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, to wynik zostanie sformatowany jako data. Wartość funkcji TERAZ zmienia się tylko wtedy, kiedy arkusz jest obliczany lub gdy wykonywana jest makroinstrukcja zawierająca tę funkcję. Wartość ta nie jest ciągle aktualizowana.

Rozdział 6.  Funkcje

131

Funkcje daty i czasu (np. TERAZ() i DZIŚ()) podlegają działaniom arytmetycznym, można do nich dodawać i odejmować od nich liczby. Na rysunku 6.28 w formule komórki C1 została umieszczona funkcja TERAZ(), co spowodowało wyświetlenie wyrażenia 2002-07-29 13:33, będącego złożeniem daty i godziny. W formułach komórek D2 i D4 została zapisana suma funkcji TERAZ() oraz (odpowiednio) liczb 1 i 0,1. Działania te zaktualizowały wyrażenie powstałe po wywołaniu funkcji TERAZ() o jeden dzień w przypadku komórki D2 i o 0,1 dnia (czyli o odpowiednią liczbę godzin) w przypadku komórki D4. Rysunek 6.28. Funkcja TERAZ()

Funkcja DZIŚ() zwraca bieżącą datę. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, to wynik zostanie sformatowany jako data. Podobnie jak funkcja TERAZ(), może być poddawana działaniom arytmetycznym (rysunek 6.29). Rysunek 6.29. Funkcja DZIŚ()

Funkcja DŁ Składnia DŁ(tekst)

Tekst to tekst, którego długość należy znaleźć. Spacje liczy się jako znaki.

Funkcja DŁ zwraca liczbę znaków ciągu tekstowego (rysunek 6.30). Rysunek 6.30. Przykład zastosowania funkcji DŁ

132

Excel w biurze i nie tylko

Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY Składnia ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...)

Tekst1;tekst2;... to 1 do 30 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy ele-

ment tekstowy. Elementami tekstowymi mogą być ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Łączy kilka ciągów tekstowych w jeden ciąg tekstowy (rysunek 6.31). Rysunek 6.31. Przykład zastosowania funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY

Do złączania tekstów można zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY użyć operatora & (np. =B1&B2&B3).

Funkcja ZNAK Składnia ZNAK(liczba)

Liczba to liczba od 1 do 255 określająca żądany znak. Znak to znak z zestawu używa-

nego na danym komputerze. Zwraca znak określony za pomocą liczby, np. litera ś to 156. znak zestawu (rysunek 6.32). Rysunek 6.32. Przykład użycia funkcji ZNAK()

Rozdział 6.  Funkcje

133

Funkcja PORÓWNAJ Składnia PORÓWNAJ(tekst1;tekst2)

Tekst1 to pierwszy tekst. Tekst2 to drugi tekst.

Funkcja PORÓWNAJ porównuje dwa teksty i zwraca wartość PRAWDA, jeśli są dokładnie takie same; w przeciwnym przypadku zwraca wartość FAŁSZ. Uwzględnia wielkość liter, ale ignoruje różnice w formatowaniu (rysunek 6.33). Umożliwia sprawdzanie tekstu wprowadzanego do dokumentu. Rysunek 6.33. Przykład zastosowania funkcji PORÓWNAJ

Funkcje LITERY.WIELKIE i LITERY.MAŁE Składnia LITERY.WIELKIE(tekst)

Przekształca małe litery na wielkie litery (rysunek 6.34). Rysunek 6.34. Zastosowanie funkcji LITERY.WIELKIE i LITERY.MAŁE

134

Excel w biurze i nie tylko LITERY.MAŁE(tekst)

Zamienia wszystkie duże litery w ciągu tekstowym na małe. Tekst to tekst, który należy przekształcić na wielkie litery. Tekst może być odwołaniem lub ciągiem tekstowym.

Funkcja FRAGMENT.TEKSTU Składnia FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)

Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które należy wyodrębnić. Liczba_początkowa to pozycja pierwszego znaku, który należy wyodrębnić z tekstu.

Pierwszy znak w tekście ma liczbę początkową 1 i tak dalej. Liczba_znaków określa, jak wiele znaków funkcja FRAGMENT.TEKSTU powinna zwrócić

z tekstu. Funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, począwszy od określonej pozycji, na podstawie podanej liczby znaków (rysunek 6.35). Rysunek 6.35. Zastosowanie funkcji FRAGMENT.TEKSTU

Jeśli liczba_początkowa jest większa niż długość tekstu, funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca wartość "" (tekst pusty). Jeśli liczba_początkowa jest mniejsza niż długość tekstu, ale liczba_początkowa plus liczba_znaków przewyższa długość tekstu, funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca znaki do końca tekstu. Jeśli liczba_początkowa jest mniejsza niż 1, funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca wartość błędu #ARG!. Jeśli liczba_znaków jest ujemna, funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca wartość błędu #ARG!.

Rozdział 6.  Funkcje

135

Funkcja ZASTĄP Składnia ZASTĄP(stary_tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków;nowy_tekst)

Stary_tekst to tekst, w którym należy zastąpić niektóre znaki. Liczba_początkowa to pozycja znaku w tekście określonym przez argument stary_tekst, od której należy zastąpić tekst za pomocą nowy_tekst. Liczba_znaków to liczba znaków w tekście stary_tekst do zastąpienia za pomocą nowy_tekst przy użyciu funkcji ZASTĄP. Nowy_tekst to tekst, który zastąpi znaki w stary_tekst.

Funkcja ZASTĄP zastępuje część ciągu tekstowego innym ciągiem tekstowym, korzystając z określonej liczby znaków. W przykładzie przedstawionym na rysunku 6.36 wykorzystano omawianą funkcję do zastąpienia słowa (w komórce A2) jest wyrażeniem nie będzie. Słowo jest zaczyna się od 4. znaku i liczy również 4 znaki, stąd argument Liczba_początkowa = 4 i argument Liczba_znaków = 4. Rysunek 6.36. Zastosowanie funkcji ZASTĄP

Funkcja SZUKAJ.TEKST Składnia SZUKAJ.TEKST(szukany_tekst;obejmujący_tekst;liczba_początkowa)

Szukany_tekst to tekst, który należy znaleźć. Obejmujący_tekst to tekst, w którym należy odszukać szukany_tekst. Liczba_początkowa to numer znaku w argumencie obejmujący_tekst, od którego na-

leży zacząć przeszukiwanie. Funkcja SZUKAJ.TEKST zwraca numer znaku, w którym wystąpił pierwszy raz określony znak lub ciąg tekstowy. Funkcji SZUKAJ.TEKST należy używać do określania lokalizacji znaku lub ciągu tekstowego znajdującego się wewnątrz innego ciągu tekstowego, tak aby można było zmieniać tekst, stosując funkcję FRAGMENT.TEKSTU lub funkcję ZASTĄP.

136

Excel w biurze i nie tylko

Funkcja SZUKAJ.TEKST przeszukuje tekst, nie odróżniając małych liter od wielkich liter. Funkcja SZUKAJ.TEKST zachowuje się podobnie jak funkcja ZNAJDŹ, z tym że funkcja ZNAJDŹ odróżnia wielkie litery od małych liter. Jeśli argument szukany_tekst nie zostanie znaleziony, funkcja zwraca błąd #ARG!. Jeśli argument liczba_początkowa zostanie pominięty, przyjmuje się, że argument równy jest 1. Jeśli argument liczba_początkowa nie jest większy niż 0 lub jest większy niż długość argumentu obejmujący_tekst, funkcja zwraca błąd #ARG!.

Poniższy przykład (rysunek 6.37) przedstawia procedurę szukania tekstu mar w zawartości komórki A4. Sekwencja poszukiwanych znaków występuje w tekście dwa razy. Rysunek 6.37. Szukanie tekstu

Funkcja WARTOŚĆ Składnia WARTOŚĆ(tekst)

Tekst to tekst zamknięty znakami cudzysłowu lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, który należy przekształcić.

Konwertuje ciąg tekstowy reprezentujący liczbę na liczbę (rysunek 6.38). Rysunek 6.38. Zastosowanie funkcji WARTOŚĆ

Rozdział 6.  Funkcje

137

Tekst może być podawany w dowolnym formacie używanym do określania stałej liczbowej, daty lub czasu, rozpoznawanym przez program. Jeśli tekst nie jest podany w jednym z takich formatów, funkcja WARTOŚĆ zwraca wartość błędu #ARG!. Zasadniczo nie trzeba wykorzystywać w formule funkcji WARTOŚĆ, ponieważ program Excel przekształca automatycznie tekst na liczby, jeśli jest to tylko konieczne. Funkcja ta zapewnia zgodność z innymi programami arkuszy kalkulacyjnych.

Funkcja INDEKS Składnia INDEKS(tablica;nr_wiersza;nr_kolumny)

Tablica to zakres komórek lub stała tablicowa.  Jeśli argument tablica zawiera tylko jeden wiersz lub jedną kolumnę, to odpowiedni argument nr_wiersza lub nr_kolumny jest argumentem

opcjonalnym.  Jeśli tablica zawiera więcej niż jeden wiersz i więcej niż jedną kolumnę i użyty zostanie tylko jeden argument nr_wiersza lub nr_kolumny, funkcja INDEKS zwraca tablicę z całym wierszem lub z całą kolumną. Nr_wiersza wskazuje na wiersz w tablicy, z którego zostanie zwrócona wartość. Jeśli argument nr_wiersza zostanie pominięty, to wymagany jest argument nr_kolumny. Nr_kolumny wskazuje na kolumnę w tablicy, z której zostanie zwrócona wartość. Jeśli argument nr_kolumny zostanie pominięty, wymagany jest argument nr_wiersza. Jeśli użyte zostaną zarówno argumenty nr_wiersza, jak i nr_kolumny, funkcja INDEKS zwraca wartość w komórce na przecięciu argumentów nr_wiersza i nr_kolumny. Jeśli argument nr_wiersza lub nr_kolumny będzie mieć wartość zero (0), funkcja INDEKS zwróci tablicę wartości odpowiednio dla całego wiersza lub dla całej kolumny. Aby wykorzystać wartości zwracane w postaci tablicy, funkcję INDEKS należy wprowadzać jako formułę tablicową — dla wiersza do poziomego zakresu komórek, a dla kolumny do pionowego zakresu komórek. Aby wprowadzić formułę tablicową, należy nacisnąć klawisze Ctrl+Shift+Enter. Argumenty nr_wiersza i nr_kolumny muszą wskazywać na komórki znajdujące się wewnątrz tablicy; w przeciwnym przypadku funkcja INDEKS zwraca wartość błędu #ADR!.

W przykładzie przedstawionym na rysunku 6.39 argument tablica (B1:B9) zawiera jedną kolumnę, dlatego też w zapisie formuły nie ma potrzeby nadawania mu wartości.

138

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 6.39. Realizacja funkcji INDEKS dla tablicy jednokolumnowej

W przypadku tablicy jednowierszowej (rysunek 6.40) można użyć zapisu =INDEKS(2: 2;;3), jeśli tablicą jest cały wiersz, lub podać zakres komórek w =INDEKS(A2:F2;;3). Rysunek 6.40. Realizacja funkcji INDEKS dla tablicy jednowierszowej

Funkcja PODAJ.POZYCJĘ Składnia PODAJ.POZYCJĘ(szukana_wartość;przeszukiwana_tab;typ_porównania)

Szukana_wartość to wartość używana do odszukania w tablicy potrzebnej wartości.  Szukana_wartość to wartość, którą należy dopasować do wartości znajdującej się w przeszukiwana_tab.  Szukana_wartość może być wartością (liczbą, tekstem lub wartością logiczną)

lub odwołaniem do komórki dla liczby, tekstu lub wartości logicznej. Przeszukiwana_tab to ciągły zakres komórek zawierający możliwe wartości poszukiwane. Przeszukiwana_tab musi być tablicą lub odwołaniem do tablicy. Typ_porównania to liczba 1, 0 lub 1. Typ_porównania określa sposób, w jaki program porównuje wartość argumentu szukana_wartość z wartościami argumentu przeszukiwana_tab.

Rozdział 6.  Funkcje

139

 Jeśli argument typ_porównania jest równy 1, funkcja PODAJ.POZYCJĘ znajdzie największą wartość, która jest mniejsza lub równa wartości szukana_wartość. Wartości w przeszukiwana_tab muszą być uporządkowane w kolejności rosnącej: … -2, -1, 0, 1, 2,…, A – Z, FAŁSZ, PRAWDA.  Jeśli typ_porównania jest równy 0, funkcja PODAJ.POZYCJĘ znajdzie pierwszą wartość, która jest dokładnie równa wartości szukana_wartość. W tym przypadku wartości w przeszukiwana_tab mogą być umieszczone w dowolnej kolejności.  Jeśli typ_porównania jest równy 1, funkcja PODAJ.POZYCJĘ znajdzie najmniejszą wartość, która jest większa lub równa wartości szukana_wartość. Wartości w przeszukiwana_tab muszą być uporządkowane w kolejności malejącej: PRAWDA, FAŁSZ, Z – A, …2, 1, 0, -1, -2,… i tak dalej.  Jeśli argument typ_porównania zostanie pominięty, zakłada się, że jest równy 1.

Funkcja PODAJ.POZYCJĘ zwraca pozycję względną elementu w tablicy, odpowiadającą podanej wartości przy określonej kolejności. Funkcja PODAJ.POZYCJĘ nie rozróżnia wielkich i małych liter, kiedy dopasowuje wartości tekstowe. Jeśli wyszukiwanie za pomocą funkcji PODAJ.POZYCJĘ zakończy się niepowodzeniem, zwracana jest wartość błędu #N/D!. Jeśli argument typ_porównania równy jest 0 i szukana_wartość to tekst, szukana_ wartość może zawierać symbole zastępcze: gwiazdkę * i znak zapytania ?. Gwiazdka zastępuje dowolny ciąg znaków, a znak zapytania dowolny pojedynczy znak.

Na rysunku 6.41 przedstawiono sposób realizacji funkcji PODAJ.POZYCJĘ. Zawartość komórki D3 (tekst CEMENT) jest wyszukiwana w posortowanej rosnąco tablicy jednokolumnowej A:6. Ponieważ argument typ_porównania nie został podany, funkcja domyślnie przyjmuje wartość 1. Efektem wykonania funkcji jest odnalezienie pozycji i zwrócenie jej wartości (10) w komórce C3. Rysunek 6.41. Realizacja funkcji PODAJ.POZYCJĘ

140

Excel w biurze i nie tylko

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO Składnia WYSZUKAJ.PIONOWO(odniesienie;tablica;nr_kolumny;kolumna)

Odniesienie to wartość, którą należy znaleźć w pierwszej kolumnie tablicy. Odniesienie może być wartością, odwołaniem albo ciągiem tekstowym. Tablica to tablica zawierająca informacje, w których należy znaleźć poszukiwaną war-

tość. W funkcji należy używać odwołania do zakresu lub nazwy zakresu.  Jeśli argument kolumna ma wartość logiczną PRAWDA, wartości w pierwszej kolumnie określonej przez argument tablica muszą być umieszczone w kolejności rosnącej: …, -2, -1, 0, 1, 2,…, A – Z, PRAWDA, FAŁSZ; w przeciwnym przypadku funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO może nie podać poprawnej wartości. Jeśli argument kolumna ma wartość FAŁSZ, nie ma

potrzeby sortowania tablicy.  Wartości można umieszczać w kolejności rosnącej przez wybranie polecenia

Sortuj z menu Dane i wybranie porządku Rosnąco.  Wartości w pierwszej kolumnie tablicy określonej przez argument tablica

mogą być tekstami, liczbami lub wartościami logicznymi.  Teksty pisane wielkimi i małymi literami są równoważne. Nr_kolumny to numer kolumny w tablicy, z której pochodzić powinna pasująca wartość. Nr_kolumny o wartości 1 zwraca wartość z pierwszej kolumny tablicy określonej przez argument tablica; nr_kolumny o wartości 2 zwraca wartość z drugiej kolumny tablicy określonej przez argument tablica itd. Jeśli argument nr_kolumny jest mniejszy niż 1, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwraca wartość błędu #ARG!; jeśli argument nr_ kolumny jest większy niż liczba kolumn znajdujących się w tablicy określonej przez argument tablica, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwraca wartość błędu #ADR!. Kolumna to wartość logiczna określająca, czy funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dokładne, czy też przybliżone dopasowanie. Jeśli argument ten ma wartość PRAWDA bądź

został pominięty, zwracane jest przybliżone dopasowanie. Innymi słowy, jeśli nie zostanie znalezione dokładne dopasowanie, zwracana jest następna największa wartość, mniejsza od argumentu odniesienie. Jeśli argument ma wartość FAŁSZ, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszuka dopasowanie dokładne. Jeśli nie zostanie ono znalezione, funkcja zwraca wartość błędu #N/D!. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje wartość w skrajnej lewej kolumnie tablicy, a następnie zwraca wartość w tym samym wierszu z kolumny określonej w tablicy. Funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO należy stosować zamiast funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO wtedy, gdy porównywane wartości umieszczone są w kolumnie znajdującej się z lewej strony danych, które należy odszukać. PIONOWO w nazwie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO oznacza, że wyszukiwanie jest w pionie.

Rozdział 6.  Funkcje

141

Jeśli funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO nie może znaleźć argumentu odniesienie, a argument kolumna ma wartość PRAWDA, funkcja użyje największej wartości, która jest mniejsza niż albo równa argumentowi odniesienie. Jeśli argument odniesienie ma wartość mniejszą niż najmniejsza wartość znajdująca się w pierwszej kolumnie tablicy określonej przez argument tablica, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwraca wartość błędu #N/D!. Jeśli funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO nie może znaleźć wartości odniesienie, a argument kolumna ma wartość FAŁSZ, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwraca wartość błędu #N/D!.

W przykładzie przedstawionym na rysunku 6.42 zastosowano funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO w celu pobrania informacji dotyczących materiałów, których nazwy zostały umieszczone w kolumnie 6. Odpowiadające im dane dotyczące jednostki miary, ceny i stopy podatku VAT zostały umieszczone odpowiednio w kolumnach B, C oraz D. Rysunek 6.42. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO

Zawartość komórki F3 to poszukiwany materiał. W formułach dotyczących komórek F5, F6 i F7 argumenty odniesienie (zawartość komórki F3) oraz tablica (A:D) są identyczne; różny jest tylko argument nr_kolumny, przypisany do odpowiednich kolumn: B = 2, C = 3, D = 4, z których pobrane mają być wyszukiwane informacje. Argument kolumna został pominięty. Efektem działania funkcji jest umieszczenie w komórce F5 wyrażenia tekstowego szt, w F6  ceny materiału (47,56), a w komórce F7  stopy procentowej VAT (7).

Funkcja ADR.POŚR Zwraca odwołanie wyznaczone przez ciąg tekstowy. Odwołania są obliczane natychmiast, aby wyświetlić ich zawartość. Należy skorzystać z funkcji ADR.POŚR, aby zmienić odwołanie do komórki w formule bez zmieniania samej formuły.

142

Excel w biurze i nie tylko

Składnia ADR.POŚR(adres_tekst;a1)

Adres_tekst jest odwołaniem do komórki zawierającej odwołanie w trybie adresowania A1 lub W1K1 albo też nazwą zdefiniowaną jako odwołanie lub odwołanie do komórki jako ciągu tekstowego. Jeśli adres_tekst nie jest aktualnym odwołaniem do komórki, funkcja ADR.POŚR zwraca wartość błędu #ADR!.  Jeśli adres_tekst odwołuje się do innego skoroszytu (odwołanie zewnętrzne),

skoroszyt ten musi być otwarty. Jeśli źródłowy skoroszyt nie jest otwarty, to funkcja ADR.POŚR zwraca wartość błędu #ADR!. A1 to wartość logiczna określająca, jaki typ odwołania zawarto w komórce adres_tekst. Jeżeli wartością argumentu a1 jest PRAWDA lub jest on pominięty, argument adres_tekst jest interpretowany jako odwołanie typu A1. Jeżeli wartością argumentu a1 jest FAŁSZ, argument adres_tekst jest interpretowany jako odwołanie typu W1K1.

Funkcja PRAWY Funkcja PRAWY zwraca ostatni znak lub znaki w ciągu tekstowym, korzystając z określonej liczby znaków.

Składnia PRAWY(tekst;liczba_znaków)

Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają być wyodrębnione. Liczba_znaków określa liczbę znaków, jakie ma pobrać funkcja PRAWY. Argument liczba_znaków musi być większy lub równy zeru. Jeżeli wartość argumentu liczba_znaków jest większa od długości tekstu, to funkcja PRAWY zwraca cały tekst. Pominięcie argumentu liczba_znaków oznacza, że jego wartość zostanie przyjęta jako równa 1.

Rozdział 6.  Funkcje

143

Funkcja LEWY Funkcja LEWY zwraca pierwszy znak lub określoną liczbę pierwszych znaków w ciągu tekstowym.

Składnia LEWY(tekst;liczba_znaków)

Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które należy wyodrębnić. Liczba_znaków określa, ile znaków ma być wynikiem działania funkcji LEWY. Liczba_znaków musi być większa lub równa zeru. Jeżeli liczba_znaków jest większa niż długość tekstu, wynikiem funkcji LEWY jest cały tekst. Pominięcie argumentu liczba_znaków oznacza, że jego wartość zostanie przyjęta jako równa 1.

Funkcja POWT Wykonuje określoną liczbę powtórzeń tekstu. Stosuje się ją, aby wypełnić komórkę konkretną liczbą ciągów tekstowych.

Składnia POWT(tekst;ile_razy)

Tekst to tekst, który ma być powtarzany. Ile_razy to liczba dodatnia określająca liczbę powtórzeń tekstu. Jeżeli argument ile_razy ma wartość 0, funkcja POWT zwraca "" (pusty tekst). Jeżeli argument ile_razy nie jest liczbą całkowitą, jest do takiej liczby obcinany. Wynik funkcji POWT nie może być dłuższy niż 32 767 znaków. W przeciwnym wypadku funkcja zwróci wartość błędu #ARG!.

144

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 7.

Sortowanie i filtrowanie danych Arkusz Excela, a dokładniej znajdująca się w nim tabela z danymi, wypełniona poprawnymi (pod względem merytorycznym) wartościami oraz mająca elegancką postać, uzyskaną na przykład przez zastosowanie funkcji Autoformatowania, sam w sobie jest mało użyteczny. Dodatkowo jeśli nasz proces poznawczy oprzemy tylko na przeglądaniu zawartych w tej tabeli zapisów, umieszczonych w niej w dużej ilości i z reguły w sposób nieuporządkowany, to okaże się, że jej wartość informacyjna jest odwrotnie proporcjonalna do jej wielkości. Dlatego też niezbędne są operacje umożliwiające nam zmianę prezentacji danych bez ingerencji w ich zawartość merytoryczną. Takimi podstawowymi operacjami są sortowanie i filtrowanie danych.

Sortowanie Sortowanie należy do podstawowych czynności z zakresu manipulacji danymi, to znaczy do czynności powodujących zmianę położenia rekordów w tabeli bez zmiany wartości zawartych w nich pól, i jako taka stanowi integralną część analizy danych. Opis procedur przedstawionych w tym rozdziale będzie bardziej zrozumiały, jeśli przykładowe pliki zostaną skopiowane z załączonej płyty CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Kliknij przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu

do napędu CD.

146

Excel w biurze i nie tylko 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial107, a w nim pliki Komponent

i Magazyn, następnie kolejno je otwórz, klikając dwukrotnie myszą nazwę pliku lub raz przycisk Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu.

Sortowanie proste Procedury sortowania w wersji Excela 2013 można uruchomić przez: 1. kliknięcie jednego z przycisków znajdujących się na karcie Dane: a) Sortuj od A do Z (rysunek 7.1, oznaczenie 1); b) Sortuj od Z do A (rysunek 7.1, oznaczenie 2); c) Sortuj (rysunek 7.1, oznaczenie 3). Rysunek 7.1. Wstążka, karta Dane

2. kliknięcie przycisku Sortuj, co spowoduje aktywację okna dialogowego

Sortowanie, jak na rysunku 7.2. Rysunek 7.2. Okno dialogowe Sortowanie

Przy wykonywaniu sortowania liczb, tekstu lub wartości logicznych program Excel, w zależności od wybranej kolejności sortowania, kieruje się zasadami przedstawionymi w tabeli 7.1.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

147

Tabela 7.1. Zasady sortowania zawartości komórek Komórki

Przeznaczenie

Liczby

Od najmniejszej wartości ujemnej do największej wartości dodatniej

Znaki alfanumeryczne

W przypadku sortowania alfanumerycznego program Excel sortuje od lewej do prawej, znak po znaku. Teksty i teksty zawierające liczby są sortowane w następującej kolejności:

Kolejność malejąca

Odwrotnie niż w kolejności rosnącej

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spacja) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @[\]^_`{|}~+ABCDEFGHIJKL MNOPQRSTUVWXYZ Wartości logiczne

Wartość FAŁSZ jest umieszczana przed wartością PRAWDA

Wartości puste

Zawsze umieszczane na końcu

Sposoby sortowania rekordów przedstawimy na specjalnie skonstruowanej tabeli (rysunek 7.3), składającej się z następujących pól: 1. Nazwa_1 — pole w formacie tekstowym zawierające znaki alfanumeryczne; 2. Kod — pole w formacie tekstowym zawierające liczby; 3. Indeks — pole w formacie liczbowym; 4. Wartość — pole w formacie liczbowym, przy czym w wierszach nr 6, 16 i 26

wartości są wpisane jako znaki alfanumeryczne (tekstowe); 5. Nazwa_2 — pole w formacie tekstowym przechowujące informację

o numerze indeksu oraz nazwie komponentu. Pole to posłuży nam do kontrolowania prawidłowości wykonywanego sortowania. Rysunek 7.3. Struktura przykładowej tabeli

148

Excel w biurze i nie tylko

W przypadku gdy istnieje podejrzenie, że procedura sortowania nie została przeprowadzona prawidłowo, należy bezpośrednio po jej wykonaniu nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Z.

Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj od A do Z lub przycisku Sortuj od Z do A Aby posortować dane w kolejności rosnącej lub malejącej: 1. Zaznacz całą kolumnę, według której rekordy mają być sortowane. 2. Po zaznaczeniu kolumny naciśnij przycisk sortowania, np. w kolejności malejącej. 3. Działanie wykonane w punkcie 2. spowoduje aktywację okna dialogowego

Ostrzeżenie sortowania (rysunek 7.4), informującego, że znaleziono dane, które nie zostaną uwzględnione w procesie sortowania. Okno to pozwala na zaznaczenie pozostałych kolumn przez wybranie opcji Rozszerzyć zaznaczony obszar (opcja ustawiona domyślnie). Rysunek 7.4. Okno dialogowe Ostrzeżenie sortowania

4. Naciśnij przycisk Sortuj znajdujący się w oknie dialogowym Ostrzeżenie

sortowania, powodując tym samym wykonanie operacji sortowania W wyniku przeprowadzonego sortowania nasza tabela przybierze wygląd jak na rysunku 7.5. Porównując zawartość komórek w kolumnach A i C do zawartości komórek kolumny E, widzimy, że sortowanie przebiegło prawidłowo, tzn. zawartość merytoryczna poszczególnych rekordów (wierszy) jest taka sama jak przed sortowaniem. W wielu opracowaniach dotyczących obsługi procedur sortowania stwierdza się, że wystarczy kliknąć dowolną komórkę kolumny, według której tabela ma być sortowana, a następnie wybrać kolejność sortowania (np. przycisk Sortuj rosnąco). Przeważnie jest to poprawne działanie. Zdarzają się jednak wyjątki, gdy Excel przy takim wyborze nie zaznacza całego obszaru tabeli, a wtedy wynik sortowania jest błędny. Dlatego też najbezpieczniejszym wyborem jest zaznaczenie wybranej kolumny, co włącza okno dialogowe Ostrzeżenie sortowania, a tym samym automatyczne zaznaczenie całej tabeli.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

149

Rysunek 7.5. Wygląd tabeli posortowanej według kolumny o etykiecie KOD w kolejności rosnącej

Sortowanie za pomocą przycisku Sortuj Wydanie polecenia sortowania przez kliknięcie przycisku Sortuj powoduje uruchomienie pełnej procedury sortowania rekordów tabeli, umożliwiającej:  określenie (osobnej) kolejności sortowania dla każdej kolumny;  określenie, czy tabela ma część nagłówkową, to znaczy czy kolumny

mają etykietę;  uruchomienie opcji dodatkowych, pozwalających na przykład uwzględnić

wielkość liter lub zastosować dodatkowe listy przy sortowaniu kolumn. Aby wykonać sortowanie za pomocą przycisku Sortuj, należy kliknąć na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie przycisk Sortuj lub wybrać w grupie Narzędzia główne polecenie Sortowanie niestandardowe, co wywoła okno dialogowe Sortowanie przedstawione na rysunku 7.6, w którym:  Lista rozwijana oznaczona na rysunku 7.6 symbolem 1 służy do określania,

według której kolumny będzie odbywać się sortowanie (na określonym poziomie sortowania). Dostęp do nazw kolumn uzyskujemy przez rozwinięcie listy za pomocą przycisku opisanego symbolem strzałki znajdującego się z prawej strony pola listy (rysunek 7.7).  Lista rozwijana oznaczona na rysunku 7.6 symbolem 2 służy do określenia

parametru, według którego komórki w danej kolumnie będą sortowane (na określonym poziomie sortowania). Dostęp do parametrów uzyskujemy przez rozwinięcie listy za pomocą przycisku opisanego symbolem strzałki znajdującego się z prawej strony pola listy (rysunek 7.8).

150

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.6. Okno dialogowe Sortowanie

Rysunek 7.7. Lista rozwijana parametru Kolumna

Rysunek 7.8. Lista rozwijana parametru Sortowanie

 Lista rozwijana oznaczona na rysunku 7.6 symbolem 3 służy do określenia

kolejności sortowania na określonym poziomie sortowania. Dostęp do listy z opcjami określającymi kolejność sortowania uzyskujemy przez rozwinięcie listy za pomocą przycisku opisanego symbolem strzałki znajdującego się z prawej strony pola listy (rysunek 7.9). Rysunek 7.9. Lista rozwijana parametru Kolejność

Aby sortowanie pól (kolumn) tabeli, w których zawarte są takie dane jak nazwy dni miesięcy czy dni tygodnia, odbyło się w sposób naturalny, czyli zgodnie z zasadami programu Excel, należy wybrać na liście kolejności sortowania (rysunek 7.9) pozycję Lista niestandardowa. Wybór ten spowoduje aktywację okna dialogowego o nazwie Listy niestandardowe (rysunek 7.10); w nim należy wybrać listę, według której nastąpi sortowanie.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

151

Rysunek 7.10. Okno dialogowe Listy niestandardowe

 Przyciski oznaczone na rysunku 7.6 symbolami 4 i 5 umożliwiają dodanie

lub usunięcie poziomów sortowania, czyli pozwalają na sortowanie wielokolumnowe (rysunek 7.11). Rysunek 7.11. Wygląd nowo dodanego poziomu sortowania

 Przycisk oznaczony na rysunku 7.6 symbolem 6 pozwala na dodanie

— przez skopiowanie — nowego poziomu według „wzorca”, czyli wcześniej określonych warunków sortowania.  Dodatkową opcją sortowania dostępną w oknie dialogowym Sortowanie jest

opcja uwzględniająca wielkości liter. Takie sortowanie możemy wykonać przez kliknięcie przycisku Opcje (rysunek 7.6, oznaczenie 8), a następnie w oknie dialogowym Opcje sortowania możemy wybrać opcję uwzględniającą wielkość liter oraz orientację sortowania (rysunek 7.12). Rysunek 7.12. Okno dialogowe Opcje sortowania

152

Excel w biurze i nie tylko

Poniżej przedstawiony został sposób sortowania naszej tabeli przez kliknięcie przycisku Sortuj. Sortowaniu poddana została kolumna o etykiecie Wartość. Kroki, które musisz wykonać, są następujące: 1. Zaznacz całą kolumnę o etykiecie Wartość, według której przeprowadzisz

sortowanie rekordów. 2. Na karcie Dane kliknij przycisk Sortuj. 3. Działanie wykonane w punkcie 2. spowoduje aktywację okna dialogowego

Ostrzeżenie sortowania, w którym przy zaznaczonej opcji Rozszerzyć zaznaczony obszar kliknij przycisk Sortuj, powodując tym samym zaznaczenie całej tabeli oraz wywołanie okna dialogowego Sortowanie. 4. W oknie dialogowym na liście rozwijanej Sortuj według wybierz nazwę

kolumny Wartość oraz zaznacz (kliknij) kolejność sortowania — Od Z do A (rysunek 7.13). Rysunek 7.13. Okno dialogowe Sortowanie z wybraną nazwą kolumny WARTOŚĆ oraz zaznaczoną kolejnością sortowania

5. Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk OK. Ponieważ w kolumnie Wartość

zawarte są komórki, w których liczby zapisane są jako tekst (komórki z zawartością wyrównaną do lewej krawędzi), aktywowane zostanie okno dialogowe Ostrzeżenie sortowania, zawierające tym razem informację jak na rysunku 7.14. Okno dialogowe (rysunek 7.14) zawiera dwie opcje umożliwiające kontynuowanie sortowania. Pierwsza z nich (ustawiona domyślnie) potraktuje zawartość komórek będących tekstem, a zapisanych za pomocą znaków numerycznych, jako normalne wartości liczbowe. Druga opcja spowoduje, że w kolumnie osobno będą sortowane liczby i znaki numeryczne będące dla programu literami. 6. Po wybraniu pierwszej opcji i następnie naciśnięciu przycisku OK otrzymasz

w wyniku sortowania tabelę jak na rysunku 7.15. 7. Po wybraniu drugiej opcji i kliknięciu przycisku OK otrzymasz w wyniku

sortowania tabelę jak na rysunku 7.16. Porównując zawartość komórek w kolumnach A i C do zawartości komórek kolumny E, widzimy, że w obu wypadkach sortowanie przebiegło prawidłowo — zawartość merytoryczna poszczególnych rekordów (wierszy) jest taka sama jak przed sortowaniem.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych Rysunek 7.14. Okno dialogowe informujące o różnym formacie komórek w sortowanej kolumnie

Rysunek 7.15. Wygląd tabeli posortowanej według kolumny WARTOŚĆ, przy wybranej opcji Sortuj jak liczbę wszystko, co wygląda na liczbę

Rysunek 7.16. Wygląd tabeli posortowanej według kolumny WARTOŚĆ, przy wybranej opcji Sortuj oddzielnie liczby i liczby przechowywane jako tekst

153

154

Excel w biurze i nie tylko

Sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter Dodatkową opcją dostępną w oknie dialogowym Opcje sortowania jest uwzględnienie wielkości liter (rysunek 7.17). Dla potrzeb tego przykładu poddaliśmy sortowaniu kolumnę o etykiecie NAZWA_1, w której znajdują się trzy komórki o tej samej zawartości merytorycznej, lecz zapisane za pomocą liter dużych i małych. Kolejność i wygląd komórek jest następujący: Wiersz 11

HDD SEAGATE 630 MB

Wiersz 23

hdd seagate 630 mb

Wiersz 29

HDD SEAGATE 630 MB

Rysunek 7.17. Sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter

1. Po kliknięciu przycisku Opcje zostanie aktywowane okno dialogowe Opcje

sortowania, w którym możemy zaznaczyć opcję (lub usunąć jej zaznaczenie) Uwzględnij wielkość liter (rysunek 7.18). Rysunek 7.18. Okno dialogowe Opcje sortowania

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

155

2. Kliknięcie przycisku OK spowoduje powrót do okna dialogowego Sortowanie,

w którym również naciśnij przycisk OK, aby wykonać sortowanie. W wyniku przeprowadzonych działań otrzymasz posortowaną tabelę, której wygląd przedstawiają rysunki 7.19 oraz 7.20, w zależności od tego, czy opcja Uwzględnij wielkość liter jest aktywna (zaznaczona), czy nie. Rysunek 7.19. Wynik sortowania przy nieaktywnej opcji Uwzględnij wielkość liter

Rysunek 7.20. Wynik sortowania przy aktywnej opcji Uwzględnij wielkość liter

Sortowanie wielokolumnowe Sortowanie rekordów w tabeli to nie tylko czynność porządkująca, to również narzędzie pozwalające szybko uzyskać informację. Sortując dane według kilku kolumn, możemy uzyskiwać odpowiedzi na dość złożone pytania, na przykład: z jakich magazynów był najmniejszy i największy rozchód cegły dziurawki? Próbę odpowiedzi na tak zadane pytanie przedstawimy na przykładzie tabeli zawartej w skoroszycie Magazyn.xlsx (rysunek 7.21), składającej się z następujących pól: Magazyn

pole w formacie tekstowym zawierające znaki alfanumeryczne

Towar

pole w formacie tekstowym zawierające znaki alfanumeryczne

Jm

pole w formacie tekstowym zawierające znaki alfanumeryczne

Stan_min

pole w formacie liczbowym

Stan_max

pole w formacie liczbowym

Rozchód

pole w formacie liczbowym

Data

pole w formacie daty

Dzień

pole w formacie tekstowym zawierające znaki alfanumeryczne

Sortowanie w tym przypadku rozpoczniemy dla odmiany od kliknięcia dowolnej komórki tabeli, a następnie klikniemy przycisk Sortuj, co spowoduje aktywację znanego nam już doskonale okna dialogowego Sortowanie.

156

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.21. Struktura tabeli w skoroszycie Magazyn

Aby uzyskać odpowiedź na pytanie postawione na początku, musimy dobrać odpowiedni porządek i kolejność sortowania kolumn (rysunek 7.22), to znaczy:  z listy Sortuj według wybrać pole Rozchód — po czym dodać następny

poziom sortowania;  z pierwszej listy Następnie według wybrać pole Towar — po czym dodać

następny poziom sortowania;  z drugiej listy Następnie według wybrać pole Magazyn;  dla wszystkich poziomów wybrać rosnącą kolejność sortowania. Rysunek 7.22. Wygląd ustawień dokonanych na listach rozwijanych

Wynikiem sortowania z tak ustawionymi parametrami będzie tabela, której wygląd przedstawia rysunek 7.23.

Sortowanie za pomocą listy Sortowanie pól (kolumn) tabeli, w których zawarte są takie dane jak nazwy dni miesięcy czy dni tygodnia, odbywa się w sposób naturalny, czyli zgodnie z zasadami programu Excel. 1. Zaznacz w tabeli kolumnę o etykiecie Dzień. 2. Na karcie Dane kliknij przycisk Sortuj.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

157

Rysunek 7.23. Wygląd tabeli posortowanej według zadanych kryteriów 3. Po aktywacji okna Ostrzeżenie sortowania zatwierdź opcję Rozszerzyć

zaznaczony przez naciśnięcie przycisku Sortuj, powodując tym samym zaznaczenie wszystkich kolumn tabeli i aktywację okna dialogowego Sortowanie. 4. W polu Sortuj według wybierz kolumnę Dzień (rysunek 7.24). Rysunek 7.24. Okno dialogowe Sortowanie z wybraną kolumną Dzień

Jeżeli w tym momencie klikniesz przycisk OK, powodując przejście programu do sortowania, to w jego wyniku otrzymasz postać tabeli jak na rysunku 7.25. Rekordy zostaną posortowane (w zależności od wybranej kolejności sortowania) w sposób przedstawiony w tabeli 7.2.

Rysunek 7.25. Postać tabeli po sortowaniu

158

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 7.2. Kolejność sortowania dla kolumny Dzień Kolejność rosnąca

Kolejność malejąca

czwartek

wtorek

niedziela

środa

piątek

sobota

poniedziałek

poniedziałek

sobota

piątek

środa

niedziela

wtorek

czwartek

Aby rekordy zostały posortowane w „naturalny” sposób, to znaczy zgodnie z kolejnością dni w tygodniu, musisz wykonać dodatkowe czynności: 1. W oknie dialogowym Sortowanie z listy rozwijanej Kolejność wybierz opcję

Lista niestandardowa (rysunek 7.26). Rysunek 7.26. Lista rozwijana Kolejność, opcja Lista niestandardowa

2. Działanie wykonane w punkcie 5. spowoduje wyświetlenie okna dialogowego

Listy niestandardowe (rysunek 7.27). Rysunek 7.27. Okno dialogowe Listy niestandardowe

3. Wybierz (kliknij) listę niestandardową poniedziałek, wtorek, środa… 4. Zamknij okno dialogowe Listy niestandardowe przez naciśnięcie przycisku OK. 5. Zakończ procedurę sortowania przez zamknięcie okna dialogowego Sortowanie

przyciskiem OK. Tak wykonane sortowanie zapewni rozmieszczenie rekordów zgodnie z kolejnością dni tygodnia (rysunek 7.28).

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

159

Rysunek 7.28. Sortowanie tabeli zgodnie z kolejnością dni tygodnia

Filtrowanie Filtrowanie należy do podstawowych czynności z zakresu manipulacji danymi. Służy ono do wyszukiwania tych rekordów, które spełniają zadane kryteria. Dane można filtrować za pomocą dwóch poleceń filtrowania udostępnianych przez program Excel:  polecenie Autofiltru,  polecenie filtrowania zaawansowanego.

Autofiltr Korzystając z Autofiltru w aplikacji Excel 2013, można tworzyć trzy typy filtrów:  według wartości listy,  według formatu,  według kryteriów.

Wszystkie te typy filtrów wzajemnie się wykluczają dla każdego zakresu komórek lub dla każdej kolumny tabeli, co oznacza, że można filtrować dane według koloru komórki lub listy liczb, ale nie według obu tych elementów. Można zastosować filtr według ikon lub filtr niestandardowy, ale nie można łączyć tych typów. Aby założyć Autofiltr w aplikacji Excel 2013, można wykonać następujące czynności:  Na karcie Narzędzia główne, w grupie Edycja, kliknij przycisk Sortuj i filtruj,

a następnie kliknij polecenie Filtruj (jak na rysunku 7.29). Przed wywołaniem polecenia Filtruj należy „pokazać” programowi kolumny (pola) tabeli, które będą podlegać filtrowaniu (zaznaczyć określone kolumny), lub kliknąć dowolną komórkę tabeli.

160

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.29. Polecenie Filtruj

Filtrowanie tekstu Aby poddać filtrowaniu kolumnę z danymi typu tekst: 1. W kolumnie tabeli kliknij komórkę zawierającą dane alfanumeryczne. 2. W nagłówku kolumny kliknij przycisk oznaczony znakiem strzałki

(rysunek 7.30, oznaczenie 1). Rysunek 7.30. Menu Autofiltru, filtr tekstu

3. Wykonaj jedną z następujących operacji: a) operacja wybierania z listy wartości tekstowych:  Usuń zaznaczenie opcji (Zaznacz wszystko) (rysunek 7.30, oznaczenie 2).  Na liście wartości tekstowych zaznacz wartości tekstowe, według których

ma zostać wykonane filtrowanie, lub usuń ich zaznaczenie (rysunek 7.31). b) operacja tworzenia kryteriów:  Wskaż pozycję Filtry tekstu i kliknij jeden z operatorów porównania,

np. Zaczyna się od (rysunek 7.32).

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

161

Rysunek 7.31. Wygląd zaznaczonych pozycji na liście wartości tekstowych

Rysunek 7.32. Okno dialogowe Autofiltr, polecenie Filtry tekstu

 Po wybraniu operatora zostanie aktywowane okno dialogowe Autofiltr

niestandardowy, w którym należy wybrać odpowiednie parametry filtrowania niestandardowego (rysunek 7.33). Rysunek 7.33. Okno dialogowe Autofiltr niestandardowy

W wyniku przykładowego filtrowania kolumny o etykiecie Jm, w której zapisy rozpoczynają się od litery „m”, otrzymamy arkusz o wyglądzie pokazanym na rysunku 7.34.

Filtrowanie liczb Aby poddać filtrowaniu kolumnę z danymi typu numerycznego: 1. W kolumnie tabeli kliknij komórkę zawierającą dane numeryczne. 2. W nagłówku kolumny kliknij przycisk oznaczony znakiem strzałki

(rysunek 7.35, oznaczenie 1).

162

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.34. Wygląd arkusza po filtrowaniu według kolumny o etykiecie Jm Rysunek 7.35. Menu Autofiltru, filtr liczbowy

3. Wykonaj jedną z następujących operacji: a) operacja wybierania z listy wartości:  Usuń zaznaczenie opcji (Zaznacz wszystko) (rysunek 7.35).  Na liście wartości numerycznych zaznacz wartości, według których

ma zostać wykonane filtrowanie, lub usuń ich zaznaczenie. W wyniku przykładowego filtrowania kolumny o etykiecie Stan_min, w której zapisy równe są 10, otrzymamy arkusz o wyglądzie pokazanym na rysunku 7.36.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

Rysunek 7.36. Wygląd arkusza po filtrowaniu według kolumny o etykiecie Stan_min b) operacja tworzenia kryteriów:  Wskaż pozycję Filtry liczb i kliknij jeden z operatorów porównania,

np. Mniejsze niż (rysunek 7.37). Rysunek 7.37. Menu Autofiltru, operatory filtru liczbowego

W oknie dialogowym Autofiltr niestandardowy (rysunek 7.38), w polach po prawej stronie, wprowadź liczby lub wybierz je z listy. Rysunek 7.38. Okno dialogowe Autofiltr niestandardowy

163

164

Excel w biurze i nie tylko

Filtrowanie dat lub godzin Aby poddać filtrowaniu kolumnę z danymi zawierającymi daty lub godziny: 1. W kolumnie tabeli kliknij komórkę zawierającą daty (lub godziny). 2. W nagłówku kolumny kliknij przycisk oznaczony znakiem strzałki

(rysunek 7.39, oznaczenie 1). Rysunek 7.39. Menu Autofiltru, filtr dat

3. Wykonaj jedną z następujących operacji: a) operacja wybierania z listy dat lub godzin:  Usuń zaznaczenie opcji (Zaznacz wszystko) (rysunek 7.40). Rysunek 7.40. Wygląd zaznaczonej pozycji na liście dat

 Na liście dat lub godzin zaznacz daty bądź godziny, według których ma

zostać wykonane filtrowanie, lub usuń zaznaczenie wybranych pozycji. b) operacja tworzenia kryteriów:  Kliknij pozycję Filtry dat (rysunek 7.41), po czym wykonaj jedną

z następujących czynności:

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

165

Domyślnie wszystkie daty w kolumnie tabeli są pogrupowane według lat, miesięcy i dni. Zaznaczenie wyższego poziomu w hierarchii lub usunięcie jego zaznaczenia powoduje zaznaczenie lub usunięcie wszystkich zagnieżdżonych dat znajdujących się poniżej tego poziomu. Na przykład jeśli zostanie zaznaczony rok 2010, miesiące będą wyświetlone poniżej roku 2010, a dni poniżej każdego miesiąca. Rysunek 7.41. Menu Autofiltru, operatory filtru dat

 Kliknij jeden z operatorów porównania (Równa się, Przed, Po, Między,

Wszystkie daty w okresie itp.). Polecenia w menu Wszystkie daty w okresie, takie jak Styczeń czy Drugi kwartał, pozwalają filtrować według okresu, bez względu na rok. Może to być użyteczne na przykład do porównania płac w konkretnych okresach w ciągu kilku lat.

Opcje Ten rok i Od początku roku różnią się, jeśli chodzi o uwzględnianie przyszłych dat. Opcja Ten rok pozwala uwzględnić przyszłe daty w danym roku, natomiast Od początku roku uwzględnia tylko daty do daty bieżącej włącznie.

166

Excel w biurze i nie tylko  Kliknij opcję Filtr niestandardowy, po czym w oknie dialogowym

Autofiltr niestandardowy (rysunek 7.42), w polu po prawej stronie, wprowadź datę lub godzinę albo kliknij przycisk Kalendarz, aby znaleźć lub wprowadzić datę. Rysunek 7.42. Okno dialogowe Autofiltr niestandardowy, wybór daty

Wszelkie filtry dat są oparte na kalendarzu gregoriańskim. Lata i kwartały finansowe zawsze rozpoczynają się w styczniu danego roku kalendarzowego. Aby przefiltrować komórki według dni tygodnia, sformatuj je do wyświetlania dni tygodnia. Aby przefiltrować komórki według dni tygodnia bez względu na datę, przekonwertuj je na wartości tekstowe, korzystając z funkcji TEKST. Ponieważ jednak funkcja TEKST zwraca wartość tekstową, będzie wyświetlane polecenie filtrowania Filtry tekstu, a nie Filtry dat.

Filtrowanie zaawansowane Opis procedur filtrowania zaawansowanego dla Excela 2007 będzie bardziej zrozumiały, jeśli przykładowe pliki zostaną skopiowane z załączonej płyty CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Kliknij przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial107, a w nim pliki Komponenty, Bazam

oraz Magazyn; następnie kolejno je otwórz, klikając dwukrotnie myszą nazwę pliku lub raz przycisk Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu oraz

folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

167

Polecenie filtrowania zaawansowanego, podobnie jak opisane wcześniej polecenie Autofiltr, powoduje miejscowe filtrowanie tabeli (listy), ale nie powoduje wyświetlenia list rozwijanych dla kolumn. Aby wyszukiwać rekordy danych za pomocą filtru zaawansowanego, musimy dysponować:  tabelą z kolumnami zaopatrzonymi w etykiety (nazwy poszczególnych kolumn);  zakresem warunków filtrowania, jakimi będziemy posługiwać się

do wyszukiwania potrzebnej nam informacji. Przykładowy sposób rozmieszczenia tabeli oraz warunków filtrowania przedstawiono na rysunku 7.43, natomiast opis oznaczeń poszczególnych elementów rysunku przedstawiono w tabeli 7.3. Warunki filtrowania możemy również zapisywać z boku tabeli, przy czym zawsze powinny one być oddzielone jednym pustym wierszem i (lub) pustą kolumną od tabeli właściwej (tabeli przeznaczonej do filtrowania). Rysunek 7.43. Przykładowy sposób rozmieszczenia tabeli właściwej oraz obszar warunków filtrowania

Tabela 7.3. Opis oznaczeń na rysunku 7.43 Oznaczenie

Element

1

Wiersz etykiet tabeli przeznaczonej do filtrowania

2

Kolumny (pola) tabeli przeznaczonej do filtrowania

3

Wiersz etykiet warunków filtrowania (odpowiadający etykietom w tabeli)

4

Wartości, według których będą filtrowane dane kolumny (pola) tabeli

Po określeniu warunków filtrowania należy kliknąć dowolną komórkę w obszarze tabeli poddawanej filtrowaniu, co spowoduje automatyczne zapamiętanie całego obszaru tabeli, po czym na karcie Dane kliknąć przycisk Zaawansowane (rysunek 7.44), powodując tym samym aktywację okna dialogowego Filtr zaawansowany (rysunek 7.45). Rysunek 7.44. Karta Dane, przycisk Zaawansowane

Po aktywacji okna dialogowego Filtr zaawansowany (rysunek 7.45) należy wprowadzić:

168

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.45. Okno dialogowe Filtr zaawansowany

 Zakres listy — zakres komórek reprezentujących tabelę poddawaną procedurze filtrowania, zapisany jako odwołania bezwzględne (na przykład $A$7: $E$5000)

identyfikujące obszar pomiędzy:  lewą górną komórką zawierającą etykietę pierwszej kolumny tabeli  a prawą dolną (ostatnią) komórką ostatniej kolumny.  Zakres kryteriów — zakres komórek, z których zostaną pobrane kryteria

filtrowania. Podobnie jak dla zakresu listy zakres kryteriów musi być podany jako odwołanie bezwzględne (z użytym znakiem $). Minimalny zakres kryteriów to obszar dwóch komórek (występujących bezpośrednio pod sobą): w jednej (górnej) znajduje się etykieta kolumny, według której będzie filtrowana tabela, w drugiej zaś wyrażenie lub wartość, jakim muszą odpowiadać poszczególne komórki kolumny. Kliknięcie przycisku OK spowoduje wykonanie procedury filtrowania zaawansowanego i wyświetlenie wyniku końcowego (przefiltrowanej tabeli). Aby „odwołać” założony filtr zaawansowany, należy na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknąć przycisk Wyczyść (rysunek 7.46). Rysunek 7.46. Przycisk Wyczyść

Wiele warunków w jednej kolumnie Aby zastosować dwa lub więcej warunków w jednej kolumnie, należy wpisać kryteria bezpośrednio jedno pod drugim, w oddzielnych wierszach. Realizację tego sposobu zapisu warunków filtrowania przedstawiono na rysunku 7.47. Zapis kryteriów przedstawionych na rysunku 7.47 (w zakresie komórek $C$1:$C$4) oznacza: pokaż wszystkie rekordy, w których komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta1 posiadają zawartość równą (odpowiadającą) jednemu z następujących trzech wyrażeń: Wyrażenie x1, Wyrażenie x2 lub Wyrażenie x3.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

169

Rysunek 7.47. Sposób zapisu wielu warunków dla jednej kolumny

Inaczej mówiąc, zawartość poszczególnej komórki znajdującej się w kolumnie o nazwie Etykieta1 (filtrowanej tabeli) równa dowolnemu z określonych wyrażeń spowoduje wyświetlenie zawierającego ją rekordu.

Jeden warunek w dwóch lub większej liczbie kolumn Aby znaleźć rekordy spełniające jeden warunek w dwóch lub większej liczbie kolumn, należy wprowadzić wszystkie kryteria w tym samym wierszu zakresu kryteriów. Realizację tego sposobu zapisu warunków filtrowania przedstawiono na rysunku 7.48. Rysunek 7.48. Sposób zapisu jednego warunku dla dwóch lub większej liczby kolumn

Zapis kryteriów przedstawionych na rysunku 7.48 (w zakresie komórek $C$1:$E$2) oznacza: pokaż wszystkie rekordy, w których komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta1 posiadają zawartość równą (odpowiadającą) wszystkim z następujących trzech wyrażeń: Wyrażenie x1 i Wyrażenie x2 i Wyrażenie x3. Inaczej mówiąc, zawartość poszczególnej komórki znajdującej się w kolumnie o nazwie Etykieta1 (filtrowanej tabeli) musi być równa (nie być większa lub mniejsza) wszystkim trzem wartościom równocześnie.

Jeden z dwóch zestawów warunków dla dwóch lub większej liczby kolumn Aby znaleźć wiersze spełniające jeden z dwóch zestawów warunków (przy czym każdy zestaw zawiera warunki dla więcej niż jednej kolumny), należy wprowadzić kryteria w oddzielnych wierszach. Realizację tego sposobu zapisu warunków filtrowania przedstawiono na rysunku 7.49. Rysunek 7.49. Sposób zapisu dwóch zestawów warunków

170

Excel w biurze i nie tylko

Zapis kryteriów przedstawionych na rysunku 7.49 (w zakresie komórek $C$1:$E$3) oznacza: pokaż rekordy, w których:  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta1 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu x1.  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta2 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu x2.  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta3 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu x3. Pokaż również te rekordy, w których:  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta1 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu y1.  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta2 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu y2.  Komórki znajdujące się w kolumnie o nazwie Etykieta3 posiadają zawartość

równą (odpowiadającą) Wyrażeniu y3. Inaczej mówiąc, w wyniku filtrowania wyświetlone zostaną te rekordy, w których zawartość komórek znajdujących się w kolumnach o nazwach Etykieta1, Etykieta2 i Etykieta 3 spełnia równocześnie wymagania określone odpowiednio przez Wyrażenie x1, Wyrażenie x2 i Wyrażenie x3, lub te rekordy, w których zawartość komórek znajdujących się w kolumnach o nazwach Etykieta1, Etykieta2 i Etykieta3 odpowiada wymaganiom określonym przez Wyrażenie y1, Wyrażenie y2 i Wyrażenie y3.

Przykłady filtrowania zaawansowanego Zadanie 1. W skoroszycie Magazyn.xlsx wyszukaj wszystkie materiały, których jednostką miary jest para i których zapas minimalny w magazynie jest większy niż 300 par.

Rozwiązanie W tym przypadku filtrowanie należy przeprowadzić dla dwóch kolumn, w których przechowywane są zapisy dotyczące jednostki miary oraz wartości minimalnego zapasu magazynowego. Warunek filtrowania pokazano na rysunku 7.50.

Rysunek 7.50. Przygotowywanie zakresu kryteriów

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

171

1. Po wpisaniu warunku kliknij dowolną komórkę w obszarze tabeli poddawanej

filtrowaniu, co spowoduje automatyczne zapamiętanie całego obszaru tabeli, po czym na karcie Dane kliknij przycisk Zaawansowane (rysunek 7.51). Rysunek 7.51. Przycisk Zaawansowane

2. Działanie wykonane w punkcie 1. spowoduje aktywację okna dialogowego

Filtr zaawansowany, w którym pojawi się wprowadzony już zakres tabeli $A$5:$H284 (rysunek 7.52). Rysunek 7.52. Wygląd okna Filtr zaawansowany dla warunku określającego sposób wyboru powierzchni

3. Wpisz ręcznie zakres kryteriów (w tym przypadku będzie to zapis o postaci magazyn!$C$1:$D$2) w sposób pokazany na rysunku 7.53. Rysunek 7.53. Wygląd zapisu pola Zakres kryteriów 4. Po wpisaniu zakresu kryteriów kliknij przycisk OK, co spowoduje wykonanie

procedury filtrowania według ustalonych kryteriów. W wyniku filtrowania opisanego w zadaniu 1. otrzymaliśmy tabelę składającą się z dwóch rekordów, której fragment przedstawiony został na rysunku 7.54.

Rysunek 7.54. Wygląd tabeli przefiltrowanej według wymagań określonych w zadaniu 1.

172

Excel w biurze i nie tylko

Zadanie 2. W skoroszycie Bazam.xlsx wyszukaj wszystkich lokatorów, których nazwiska zaczynają się od następujących ciągów znaków: „Kowa”, „Jank” oraz „Gaw”. Przykładowa tabela znajdująca się w skoroszycie Bazam składa się z 11 kolumn oraz 9790 wierszy, przy czym pierwszy wiersz tabeli zawiera nazwy kolumn (etykiety). Część nagłówkową tabeli przedstawiono na rysunku 7.55. Rysunek 7.55. Struktura tabeli zawartej w skoroszycie Bazam

Szczegółowy opis poszczególnych pól rekordu (kolumn) przedstawiony został w tabeli 7.4. Opis ten (ze względu na skrótowy sposób zapisu etykiet poszczególnych kolumn) pozwoli na dokładne zorientowanie się co do treści merytorycznej informacji przechowywanych w tabeli, jak również sposobu ich zapisu w poszczególnych komórkach. Tabela 7.4. Opis pól rekordu Pole

Przeznaczenie

Format

Dopuszczalna wartość komórki w kolumnie

KOD

Kod najemcy

Tekstowy

Znaki numeryczne 0 – 9

NAZW

Nazwisko i imię najemcy

Tekstowy

Znaki alfanumeryczne

Status zajmowanego lokalu: lokatorskie, ruch ludności, własnościowe, umowa najmu, zarząd nieruchomością

Tekstowy

L, R, W, U, Z

Powierzchnia lokalu

Liczbowy

Liczby dziesiętne Znaki numeryczne 0 – 9

STATUS



POW K_BUD

Kod budynku, w którym znajduje się lokal

Tekstowy

LOK

Typ zasobu:  mieszkanie, garaż, komórka

Tekstowy M, G, K

TG

Typ garażu

Tekstowy

B, K, L, P, (Puste)

T_PR

Tytuł prawny do lokalu:  Nie posiada, Posiada

Tekstowy

N, T

Opomiarowanie — CO: Tak, Nie, Nie dotyczy

Tekstowy

T, N, 0

Opomiarowanie — zimna woda:  Tak, Nie, Nie dotyczy

Tekstowy

T, N, 0

Opomiarowanie — ciepła woda: Tak, Nie, Nie dotyczy

Tekstowy

T, N, 0

O_CO



O_ZW O_CW



Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

173

Zanim przystąpimy do wykonywania konkretnych procedur filtrowania tabeli przedstawionej na rysunku 7.55, musimy stworzyć obszar komórek przeznaczony do zapisu warunków filtrowania wykorzystywanych w poleceniach filtra zaawansowanego. Obszar ten zawarty będzie pomiędzy komórką A1 a komórką K6. W pierwszym wierszu tego obszaru w kolejnych komórkach umieścimy takie same etykiety, jakimi opisane są poszczególne kolumny tabeli właściwej (tabeli poddawanej filtrowaniu), a następnie komórki te wypełnimy kolorem bladozielonym (rysunek 7.56.). Komórki zawierające etykiety tabeli właściwej wypełnione są kolorem jasnożółtym. Rysunek 7.56. Wygląd części nagłówkowych, zakresu kryteriów oraz tabeli właściwej

Rozwiązanie Z treści zadania wynika, że filtrowanie należy przeprowadzić dla jednej kolumny, w której zawarte są nazwiska lokatorów, przy czym filtr musi „przepuścić” nazwiska, które zaczynają się od trzech różnych ciągów znaków (liter). Warunek filtrowania zapiszemy jako sumę logiczną trzech kryteriów. Aby to wykonać, należy postępować według następujących kroków: 1. W obszarze warunków, pod komórką zawierającą etykietę Nazw, wprowadź

trzy kryteria bezpośrednio jedno pod drugim. Kryteria te to określone w treści zadania ciągi znaków uzupełnione symbolem wieloznacznym — gwiazdką (*). Sposób wpisania kryteriów przedstawiono na rysunku 7.57. Rysunek 7.57. Wygląd zapisu warunków dla zadania 2.

Kolejność występowania danego ciągu w kolumnie nie ma znaczenia dla wyniku filtrowania. 2. Po wpisaniu warunku kliknij dowolną komórkę w obszarze tabeli poddawanej

filtrowaniu; spowoduje to automatyczne zapamiętanie całego obszaru tabeli, po czym na karcie Dane kliknij przycisk Filtr zaawansowany.

174

Excel w biurze i nie tylko 3. Wydanie poleceń jak w punkcie 2. spowoduje aktywację okna dialogowego

Filtr zaawansowany, w którym zobaczymy wprowadzony już zakres tabeli $A$7:$K9796 (zapis w polu Zakres listy — rysunek 7.58).W przypadku gdy obszar tabeli nie zostanie automatycznie umieszczony w polu Zakres listy, należy wpisać go ręcznie. Rysunek 7.58. Okno dialogowe Filtr zaawansowany

4. Po sprawdzeniu poprawności lub ręcznym wpisaniu zakresu filtrowanej tabeli

należy przejść do pola Zakres kryteriów, które możemy wypełnić na dwa sposoby:  Pierwszy sposób to ręczne wpisanie zakresu (obszaru komórek) — w naszym

przypadku będzie to zapis postaci $B$1:$B$4 (rysunek 7.59). Rysunek 7.59. Okno dialogowe Filtr zaawansowany, pole Zakres kryteriów

Po ręcznym wpisaniu zakresu kryteriów przejdź do wykonywania czynności opisanych w punkcie 5.  Drugi sposób wygląda następująco: a) Kliknij przycisk oznaczony cyfrą 1 na rysunku 7.60, co spowoduje

otwarcie się okna dialogowego Filtr zaawansowany — Zakres kryteriów. Rysunek 7.60. Rozpoczęcie operacji określania zakresu kryteriów

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

175

b) Przejdź do obszaru warunków i przy pomocy standardowej operacji

zaznaczania komórek „pokaż” zakres, w którym przechowywane są kryteria filtrowania. Standardowa operacja zaznaczania zakresu komórek (obszaru) odbywa się przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki wybranej komórki, a następnie (przy jego wciśnięciu) przesuwanie po przyległych komórkach arkusza (rysunek 7.61, oznaczenie 2). Rysunek 7.61. Zapisywanie zakresu kryteriów filtrowania

c) Zaznaczony obszar zostanie zapisany (w momencie zwolnienia przycisku

myszki) w oknie dialogowym Filtr Zaawansowany — Zakres kryteriów, w którym następnie musimy kliknąć przycisk oznaczony symbolem 1 na rysunku 7.61. d) W wyniku kliknięcia przycisku oznaczonego symbolem 1 nastąpi zamknięcie

okna dialogowego Zaawansowany filtr — Zakres kryteriów, powrót do okna dialogowego Zaawansowany filtr i automatyczne wypełnienie pola Zakres kryteriów (jak na rysunku 7.62). Zapis zakresu kryteriów program Excel uzupełnia o nazwę arkusza, w którym są one umieszczone. W naszym przykładzie zakres kryteriów zostanie zapisany w postaci Bazam!$B$1:$B$4. Rysunek 7.62. Wygląd okna dialogowego Filtr zaawansowany uzupełnionego odpowiednio zakresami listy i kryteriów

5. Ostatnią czynnością w procedurze filtrowania jest zamknięcie okna dialogowego

Zaawansowany filtr przez kliknięcie przycisku OK i uruchomienie tym samym filtru według zadanych kryteriów. W wyniku filtrowania określonego treścią zadania 2. otrzymaliśmy tabelę składającą się ze 108 rekordów, której fragment przedstawiony został na rysunku 7.63.

176

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 7.63. Wygląd tabeli przefiltrowanej według wymagań określonych w zadaniu 2.

Zadanie 3. W skoroszycie Bazam.xlsx wyszukaj wszystkie lokale, których powierzchnia jest większa od 14,00 m2 i mniejsza niż 20,00 m2 oraz które nie mają powierzchni 17,20 m2.

Rozwiązanie Również w tym przypadku filtrowanie należy przeprowadzić dla jednej kolumny — tym razem będzie to kolumna, w której przechowywane są zapisy dotyczące powierzchni poszczególnych lokali, czyli kolumna o etykiecie POW. W odróżnieniu od poprzedniego zadania musimy jednak zapisać warunek filtrowania jako iloczyn logiczny trzech kryteriów. Zanim wpiszemy kryteria, musimy utworzyć obszar kryteriów (warunków), tak jak pokazano to na rysunku 7.64. Rysunek 7.64. Przygotowywanie zakresu kryteriów

Dysponując trzema komórkami zawierającymi etykietę POW, możemy przystąpić do wykonania operacji filtrowania, którą należy przeprowadzić według następujących kroków: 1. W obszarze warunków, pod komórkami zawierającymi etykietę POW,

wprowadź trzy kryteria bezpośrednio jedno obok drugiego. Kryteria te będą tworzyły wyrażenia większe od 14, mniejsze od 20 oraz różne od 17,20 — zapisane w sposób pokazany na rysunku 7.65. Ponieważ komórki tabeli właściwej zawierające zapisy o powierzchniach lokali posiadają format liczbowy, wystarczy w komórkach dotyczących zapisu kryteriów filtrowania podać liczby 14,00 i 20,00 w postaci całkowitej.

Rozdział 7.  Sortowanie i filtrowanie danych

177

Rysunek 7.65. Wygląd wypełnionego zakresu kryteriów

2. Po wpisaniu warunku kliknij dowolną komórkę w obszarze tabeli poddawanej

filtrowaniu; spowoduje to automatyczne zapamiętanie całego obszaru tabeli, po czym na karcie Dane kliknij polecenie Filtr zaawansowany, co spowoduje aktywację okna dialogowego Filtr zaawansowany, w którym zobaczysz wprowadzony już zakres tabeli $A$7:$K9796 (rysunek 7.66). Rysunek 7.66. Wygląd okna Filtr zaawansowany dla warunku określającego sposób wyboru powierzchni

3. Wpisz ręcznie zakres kryteriów — w tym przypadku będzie to zapis postaci

BAZAM!$D$1:$F$2. 4. Po wpisaniu zakresu kryteriów kliknij przycisk OK, co spowoduje wykonanie

procedury filtrowania według ustalonych kryteriów. W wyniku filtrowania określonego treścią zadania 3. otrzymaliśmy tabelę składającą się ze 346 rekordów, której fragment przedstawiony został na rysunku 7.67. Rysunek 7.67. Wygląd tabeli przefiltrowanej według wymagań określonych w zadaniu 3.

Zadanie 4. Wyszukaj wszystkich użytkowników lokali, którzy:

178

Excel w biurze i nie tylko  Noszą nazwiska zaczynające się od ciągu znaków „Ko” oraz dysponują

lokalami własnościowymi o powierzchni mniejszej niż 14 m2.

 Noszą nazwiska zaczynające się od ciągu znaków „Lo” oraz dysponują

lokalami na zasadzie umowy najmu o powierzchni większej niż 14 m2.

Rozwiązanie W tym przypadku filtrowanie należy przeprowadzić dla trzech kolumn, w których przechowywane są zapisy dotyczące nazwiska (kolumna o etykiecie NAZW), statusu lokalu (kolumna o etykiecie STATUS) oraz powierzchni (kolumna o etykiecie POW). Warunek filtrowania musi zostać zapisany jako suma logiczna dwóch iloczynów logicznych, przy czym każdy iloczyn dotyczy trzech kryteriów wyboru. Posługując się wcześniej przedstawionymi zasadami budowy kryteriów, konstruujemy warunek dla zadania w sposób pokazany na rysunku 7.68. Dla budowy kryteriów odnośnie kolumny o etykiecie STATUS wpisujemy (zgodnie z informacjami zawartymi w tabeli 7.4) znak W — dla osób dysponujących lokalami własnościowymi, a których nazwiska zaczynają się od ciągu liter „Ko”, oraz znak U — dla osób dysponujących lokalami na zasadzie umowy najmu, a których nazwiska zaczynają się od ciągu liter „Lo”. Rysunek 7.68. Wygląd zakresu kryteriów dla zadania 4.

Wielkość liter (małe lub duże) użytych do konstrukcji kryteriów nie ma wpływu na wynik filtrowania.

Sposób przeprowadzania filtrowania, czyli wywołania okna Zaawansowany filtr i jego obsługi, jest identyczny jak w dwóch poprzednich zadaniach. W wyniku filtrowania określonego treścią zadania 4. otrzymaliśmy tabelę składającą się z 4 rekordów, która przedstawiona została na rysunku 7.69. Rysunek 7.69. Wygląd tabeli przefiltrowanej według wymagań określonych w zadaniu 4.

Rozdział 8.

Drukowanie Częstym sposobem drukowania arkuszy Excela jest wykorzystanie w tym celu domyślnych ustawień stron lub drukarki. Spowodować to może, że arkusz zostanie wydrukowany w dziwnej (niespodziewanej) postaci, na przykład tabele mogą być drukowane na wielu kartkach, a linia podziału stron przebiegać będzie w nieodpowiednich miejscach. Dlatego też w niniejszym rozdziale zostaną omówione podstawowe narzędzia umożliwiające dopasowanie parametrów wydruku do naszych oczekiwań — czyli końcowego wyglądu danych na kartce (kartkach) papieru.

Ustawienia strony do wydruku Polecenie ustawienia strony (inaczej formatowanie strony) ma podstawowe znaczenie dla wyglądu wydruku naszego arkusza, czyli ostatniego kroku przy tworzeniu dokumentu. Główne opcje pozwalające na wybranie odpowiednich parametrów wyglądu naszej strony zgrupowane są na karcie Układ Strony. Aby określić rozmiar papieru, na jakim będziemy sporządzać nasz wydruk, należy rozwinąć (kliknąć) przycisk Rozmiar (rysunek 8.1, oznaczenie 1), po czym wybrać określoną opcję rozmiaru papieru. Podobnie przebiega operacja określania wielkości marginesów (rysunek 8.1, oznaczenie 2). Pomimo że na Wstążce aplikacji Excel 2013 (w grupie Ustawienia strony — w postaci przycisków lub list rozwijanych) usytuowana jest większość narzędzi umożliwiających bezpośrednią modyfikację parametrów wydruku, bardziej poręczne — ze względu na swoją logiczną budowę — jest okno dialogowe Ustawienia strony, posiadające cztery karty:  Strony,  Marginesy,  Nagłówek/stopka,  Arkusz.

Aktywacji okna dialogowego Ustawienia strony dokonujemy przez kliknięcie przycisku oznaczonego symbolem 1 na rysunku 8.2.

180

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 8.1. Określanie rozmiaru papieru oraz wielkości marginesów

Rysunek 8.2. Przycisk aktywacji okna dialogowego Ustawienia strony

Karta Strona Znając wielkość naszego arkusza, a przede wszystkim liczbę kolumn, możemy zdecydować, czy wydruk wykonać na kartce formatu A4, czy też należy zastosować większy format. Wyboru formatu dokonujemy za pomocą listy rozwijanej Rozmiar papieru, udostępnionej po kliknięciu przycisku strzałki. W niektórych przypadkach wystarczy tylko zmiana orientacji strony, aby wszystkie kolumny znalazły się na wydruku. Do zmiany orientacji strony służą dwie opcje: orientacja Pionowa oraz orientacja Pozioma, wyróżnione piktogramami ilustrującymi wydruk pionowy i poziomy (rysunek 8.3). Możemy spotkać się z sytuacją, że pomimo zmian orientacji strony oraz ustawienia minimalnych wielkości marginesów niewielka część naszego arkusza, np. jedna kolumna lub jeden wiersz, powodują wydruk dwóch stron. W takim wypadku możemy posłużyć się opcją Dopasuj do, ustawiając jej wartość na (przykładowo) 90%. Problem rozmieszczenia stron możemy również pozostawić do rozwiązania programowi Excel, wybierając opcję Wpasuj w strony. W pierwszym polu tekstowym (H) wybieramy, „w ile stron” chcemy wpasować nasz arkusz. Liczba ta określa wielokrotność szerokości strony. Do drugiego pola tekstowego (V) wprowadzamy liczbę długości strony,

Rozdział 8.  Drukowanie

181

Rysunek 8.3. Okno dialogowe Ustawienia strony, karta Strona

w których ma się zmieścić nasz dokument. Mówiąc krótko, jeśli chcemy, aby nasz arkusz posiadający dwie strony został wydrukowany na jednej kartce papieru, wartości w polach H i V ustawiamy na 1, a w przypadku wydruku czterostronicowego arkusza na dwóch kartkach papieru wartość w każdym z pól powinna wynosić 2. Wpasowanie większej liczby stron arkusza (np. trzech lub czterech) na jedną kartkę prowadzi do dużego zagęszczenia, a tym samym czyni wydruk mało czytelnym. Bardzo przydatnym narzędziem w wyborze orientacji papieru i sposobu wpasowania stron arkusza na strony wydruku jest polecenie Podgląd wydruku. Polecenie to możemy wybrać, naciskając przycisk Podgląd wydruku znajdujący się na każdej karcie okna dialogowego ustawień strony (okno podglądu wydruku przedstawiono na rysunku 8.4).

Karta Marginesy Karta Marginesy (rysunek 8.5) posiada pola tekstowe umożliwiające wpisanie lub wybranie za pomocą odpowiednich strzałek wartości, jakim mają odpowiadać marginesy na wydruku arkusza. W części centralnej karty jest umieszczony obraz strony, odpowiadający aktualnie ustawionym wielkościom marginesów oraz pól przeznaczonych do zapisu treści nagłówka i stopki. Obraz ten ulega przemieszczaniu zgodnie z korygowanymi przez nas parametrami. Zaznaczenie (kliknięcie) pól tekstowych w sekcji Wyśrodkuj na stronie pozwala na automatyczne wyśrodkowanie wydruku w pionie i (lub) w poziomie.

Karta Nagłówek/stopka Karta Nagłówek/stopka (rysunek 8.6) pozwala nam na zaopatrzenie każdej strony wydruku w informacje ogólne o dokumencie, którymi mogą być:  numer strony,  liczba wszystkich stron dokumentu,

182

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 8.4. Okno podglądu wydruku Rysunek 8.5. Okno dialogowe Ustawienia strony, karta Marginesy

 data, czas lub miejsce wykonania dokumentu,  twórca dokumentu i adnotacje o odbiorcy dokumentu.

Rozdział 8.  Drukowanie

183

Rysunek 8.6. Okno dialogowe Ustawienia strony, karta Nagłówek/stopka

Karta udostępnia nam osobno pole Nagłówek — informacje z tego pola zostaną wydrukowane na górze strony — oraz pole Stopka — informacje z tego pola zostaną wydrukowane na dole strony. Dla każdego z tych pól możemy wybrać informacje standardowe lub też stworzyć własny ich wygląd. Rysunek 8.6 przedstawia ustawienie, przy którym nie będą drukowane żadne informacje, jak również nie będzie drukowana numeracja stron. Wybranie (kliknięcie strzałki) listy rozwijalnej Nagłówek pozwoli nam na określenie jego wyglądu. Możemy wstawić numerację stron lub inne dostępne informacje standardowe. Przykładowy zestaw tych informacji przedstawiono na rysunku 8.7. Informacje te są tworzone w sposób unikalny przez program dla każdego przetwarzanego dokumentu. Rysunek 8.7. Przykładowa lista wyboru standardowych informacji o dokumencie

Jeżeli nie zadowala nas standardowy wygląd nagłówka, możemy sami sporządzić zestaw potrzebnych informacji mających pojawić się na wydruku w miejscu nagłówka lub stopki. W tym celu należy kliknąć przycisk Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa, co spowoduje pojawienie się okna dialogowego Nagłówek (rysunek 8.8) lub Stopka. Okno dialogowe jest podzielone na trzy sekcje będące reprezentacją trzech segmentów strony, na której się pojawią. Aby wpisać lub wstawić potrzebne informacje do wybranej sekcji, należy kliknąć ją lewym przyciskiem myszki. Treść

184

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 8.8. Okno dialogowe Nagłówek

możemy wpisywać ręcznie lub korzystając z przycisków umieszczonych powyżej. Naciśnięcie przycisku spowoduje wprowadzenie do wybranej sekcji kodu, np. w postaci &[Data]. Możemy również do nagłówka lub stopki wstawić obraz, np. logo firmy — będzie ono drukowane na każdej stronie wydruku w części określonej sekcją, w której zostało umieszczone. W tabeli 8.1 przedstawiono opis tworzenia niestandardowego nagłówka lub stopki. Tabela 8.1. Opis przycisków do tworzenia niestandardowego nagłówka lub stopki Przycisk Formatuj tekst — zmienia czcionkę, rozmiar czcionki i styl tekstu zaznaczonego w polu Lewa sekcja, Środkowa sekcja lub Prawa sekcja. Przycisk Wstaw numer strony — wstawia numery stron do nagłówka lub stopki podczas drukowania arkusza. Program Microsoft Excel automatycznie aktualizuje numery stron przy dodawaniu lub usuwaniu danych lub ustawianiu podziałów stron. Przycisk Wstaw liczbę stron — wstawia całkowitą liczbę stron w aktywnym arkuszu i automatycznie koryguje liczbę stron przy drukowaniu arkusza. Przycisk Wstaw datę — wstawia bieżącą datę. Przycisk Wstaw godzinę — wstawia bieżącą godzinę. Przycisk Wstaw ścieżkę pliku — wstawia ścieżkę i nazwę pliku aktywnego skoroszytu. Przycisk Wstaw nazwę pliku — wstawia nazwę pliku aktywnego skoroszytu. Przycisk Wstaw nazwę arkusza — wstawia nazwę aktywnego arkusza. Przycisk Wstaw obraz — umożliwia wybór obrazu do umieszczenia w aktywnym arkuszu. Przycisk Formatuj obraz — umożliwia zmianę rozmiaru, obracanie, skalowanie, przycinanie i dopasowywanie obrazu wybranego do umieszczenia w aktywnym arkuszu.

Rysunek 8.9 przedstawia wygląd niestandardowego nagłówka i stopki utworzonych przy pomocy okien dialogowych Nagłówek oraz Stopka. Aby utworzyć nagłówek i stopkę pokazane na rysunku 8.9: 1. Otwórz żądany skoroszyt — w naszym przykładzie skoroszyt o nazwie

Rejestr ubezpieczeń (rysunek 8.10). 2. Aktywuj okno dialogowe Ustawienia strony.

Rozdział 8.  Drukowanie

185

Rysunek 8.9. Przykład niestandardowego nagłówka

Rysunek 8.10. Wygląd przykładowego skoroszytu Rejestr ubezpieczeń

3. Po aktywacji okna dialogowego Ustawienia strony na karcie Nagłówek/stopka

naciśnij przycisk Nagłówek niestandardowy (rysunek 8.11). Rysunek 8.11. Okno dialogowe Ustawienia strony, karta Nagłówek/stopka

4. Działanie z punku 3. spowoduje aktywację okna dialogowego Nagłówek,

w którym należy:

186

Excel w biurze i nie tylko a) ustawić kursor w polu Lewa sekcja (kliknąć w polu sekcji); b) nacisnąć (kliknąć) przycisk Wstaw obraz (rysunek 8.12).

Rysunek 8.12. Okno dialogowe Nagłówek

5. Działanie z punku 4b spowoduje aktywację okna dialogowego Wstawianie

obrazu, w którym należy dokonać wyboru żądanego pliku graficznego (kliknąć miniaturę pliku) — w naszym przykładzie jest to plik o nazwie tajne.bmp — po czym kliknąć przycisk Wstaw znajdujący się w prawym dolnym rogu okna dialogowego (rysunek 8.13). Rysunek 8.13. Operacja wstawiania obrazu

6. Kliknięcie przycisku Wstaw spowoduje zamknięcie okna dialogowego

Wstawianie obrazu i powrót do okna dialogowego Nagłówek, w którym w polu Lewa sekcja zostanie wyświetlony kod polecenia wstawienia wybranego obrazu (rysunek 8.14). 7. Uzupełnij pole Lewa sekcja o tekst Tylko do użytku wewnętrznego

(rysunek 8.15) w następujący sposób:

Rozdział 8.  Drukowanie

187

Rysunek 8.14. Wygląd pola Lewa sekcja po wykonaniu operacji wstawienia obrazu do nagłówka

Rysunek 8.15. Procedura uzupełniania pola Lewa sekcja

 Umieść kursor za wyrażeniem kodu wstawiania obrazu (kliknij myszką za wyrażeniem &[Obraz]).  Wpisz cztery spacje oraz tekst Tylko do, po czym naciśnij klawisz Enter.  Po przejściu do następnej linii wpisz tekst użytku wewnętrznego!. Spacje nie są wymagane. W naszym przykładzie służą jedynie do wyrównania długości pierwszej linii — na którą składają się obraz oraz część tekstu — z długością drugiej linii utworzonej z czystego tekstu. 8. Po wykonaniu czynności opisanych w punkcie 7. zaznacz cały tekst,

a następnie kliknij przycisk formatowania czcionki (rysunek 8.16). Rysunek 8.16. Rozpoczęcie formatowania tekstu w polu Lewa sekcja

9. Działanie z punktu 8. spowoduje aktywację okna dialogowego Formatowanie

komórek z aktywną kartą Czcionka (rysunek 8.17), gdzie należy ustawić żądany krój, styl oraz rozmiar czcionki — w naszym przykładzie Arial, pogrubiona kursywa o rozmiarze 10 pkt.

188

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 8.17. Okno dialogowe Formatowanie komórek, karta Czcionka

10. Po dokonaniu ustawień parametrów czcionki kliknij przycisk OK, powodując

tym samym zamknięcie okna dialogowego Formatowanie komórek i powrót do okna dialogowego Nagłówek, w którym zobaczysz tekst zapisany w nowym formacie (rysunek 8.18). Rysunek 8.18. Wygląd tekstu po wykonaniu formatowania

11. Umieść kursor w polu Środkowa sekcja, po czym wpisz tekst Rejestr ubezpieczeń (rysunek 8.19). Rysunek 8.19. Wygląd uzupełnionego pola Środkowa sekcja

12. Przeprowadź operację formatowania tekstu umieszczonego w polu Środkowa

sekcja w sposób wcześniej opisany, przy czym w tym przypadku należy ustawić parametry czcionki na: Arial, pogrubiona kursywa o rozmiarze 18 pkt. 13. Umieść kursor w polu Prawa sekcja, po czym wpisz tekst Strona: oraz naciśnij

klawisz spacji (rysunek 8.20).

Rozdział 8.  Drukowanie

189

Rysunek 8.20. Rozpoczęcie modyfikacji ustawień pola Prawa sekcja

14. Po wykonaniu działania z punktu 13. kliknij przycisk numeru strony, powodując tym samym umieszczenie odpowiedniego kodu polecenia (&[Strona]), jak

pokazano to na rysunku 8.21. Efektem końcowym budowania nagłówka będzie taki wygląd poszczególnych jego sekcji jak na rysunku 8.22. Rysunek 8.21. Umieszczanie polecenia numerowania stron

Rysunek 8.22. Końcowy wygląd poszczególnych części nagłówka

15. Kliknij w oknie dialogowym Nagłówek przycisk OK, powodując tym samym

powrót do okna dialogowego Ustawienia strony, w którym za pomocą przycisku Stopka niestandardowa (rysunek 8.23, oznaczenie 1) aktywuj okno dialogowe Stopka (rysunek 8.24). Rysunek 8.23. Rozpoczęcie budowania stopki arkusza

16. Umieść kursor w polu Środkowa sekcja (rysunek 8.24), po czym wykonaj

następujące czynności: a) Wpisz tekst Strona: oraz naciśnij przycisk opisany symbolem 1

na rysunku 8.24.

190

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 8.24. Okno dialogowe Stopka

b) Wpisz ciąg znaków: " z " (literę "z" otoczoną spacjami)spacja + litera

„z” + spacja. c) Naciśnij przycisk opisany symbolem 2 na rysunku 8.24. 17. Umieść kursor w polu Prawa sekcja, po czym kliknij przycisk wstawiania

daty wydruku dokumentu (rysunek 8.24, oznaczenie 3). 18. Po wstawieniu kodu &[Data] naciśnij przycisk OK znajdujący się w prawym

górnym rogu okna dialogowego Stopka, powodując tym samym powrót do okna Ustawienia strony, które powinno przybrać wygląd jak na rysunku 8.25. Rysunek 8.25. Końcowy wygląd karty Nagłówek/stopka znajdującej się w oknie dialogowym Ustawienia strony

19. Dokonaj podglądu wydruku stron przez naciśnięcie przycisku Podgląd

wydruku znajdującego się w dolnej części karty Nagłówek/stopka.

Karta Arkusz Karta Arkusz (rysunek 8.26) posiada szereg opcji umożliwiających wydruk tylko niektórych elementów arkusza, a także ustawiających jakość wydruku i kolejność drukowania.

Rozdział 8.  Drukowanie

191

Rysunek 8.26. Okno dialogowe Ustawienia strony, karta Arkusz

 Za pomocą pola tekstowego Obszar wydruku możemy wybrać i przesłać do

drukarki tylko interesującą nas część strony arkusza. Możemy określić obszar, wpisując ręcznie tekst $A$1:$F$16 (przykładowo), co oznacza, że zostanie wydrukowany tylko obszar pomiędzy komórkami A1 a F16.  W sekcji Tytuły wydruku znajdują się dwa pola tekstowe, które pozwalają

nam wydrukować na wszystkich stronach te same wiersze — pole tekstowe U góry powtarzaj wiersze, a także te same kolumny — pole tekstowe Z lewej powtarzaj kolumny. Przykładowe wyrażenie zakresu powtarzanych wierszy ma postać $1: $3, co oznacza powtarzanie na każdej stronie wydruku wierszy od 1 do 3. Przykładowe wyrażenie zakresu powtarzanych kolumn ma natomiast postać $A:$B, co oznacza powtarzanie na każdej stronie wydruku kolumn A i B. W opcji Obszar wydruku oraz w opcjach sekcji Tytuły wydruku nie musimy wpisywać ręcznie zakresów komórek — możemy wykonać tę operację w inny sposób. Przykładowo dla powtarzania wierszy na każdej stronie należy wykonać następujące czynności: 1. Kliknij wewnątrz pola tekstowego U góry powtarzaj wiersze. 2. Naciśnij przycisk Zwiń okno dialogowe, redukując w ten sposób okno

dialogowe Ustawienia strony do postaci pokazanej na rysunku 8.27. Rysunek 8.27. Wygląd zredukowanego okna dialogowego Ustawienia strony

192

Excel w biurze i nie tylko 3. Naciśnij i przytrzymaj lewy klawisz myszki na numerze wiersza 1. oraz przesuń

myszkę do pozycji wiersza o numerze 3 — nastąpi zaznaczenie wierszy. 4. Kliknij przycisk Rozwiń okno dialogowe, przywracając mu normalny rozmiar.

Polecenie wydruku Do wykonania wydruku służy okno dialogowe Drukuj, pozwalające na określenie takich niezbędnych parametrów jak:  drukarka, na jakiej ma być sporządzony wydruk;  zakres stron, które mają być wydrukowane;  liczba kopii wydruku;  zakres dokumentu do wydruku.

Aktywacji okna dialogowego Drukuj należy dokonać przez naciśnięcie przycisku Plik, a następnie wybranie polecenia Drukuj (rysunek 8.28) oraz kliknięcie przycisku polecenia Drukuj.

Rysunek 8.28. Uruchamianie wydruku

Rozdział 9.

Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu Jeśli jakieś zadania są często powtarzane w programie Microsoft Excel, to można zautomatyzować ich wykonywanie za pomocą makra. Makro jest serią poleceń i funkcji przechowywanych w module języka Microsoft Visual Basic i może być uruchomione zawsze, gdy trzeba wykonać dane zadania. Na przykład jeżeli do komórek często są wprowadzane długie ciągi tekstowe, to można utworzyć makro tak formatujące komórki, aby znajdujący się w nich tekst był zawijany. Ważnym elementem w procesie konstrukcji makra jest jego odpowiednie skonfigurowanie, oznaczające w tym przypadku łatwość jego uruchamiania. Makro można uruchomić przez:  wybranie nazwy makra z listy wyświetlonej w oknie dialogowym Makro,  kliknięcie określonego przycisku (formantu),  naciśnięcie kombinacji klawiszy,  kliknięcie obiektu graficznego umieszczonego w arkuszu.

Rejestrowanie makropolecenia Zanim uruchomimy makropolecenie, musimy je napisać lub zarejestrować. Podczas rejestrowania makra wszystkie kroki konieczne do wykonania zaprojektowanych akcji są rejestrowane przez rejestrator makr. Poruszanie się po Wstążce nie jest uwzględnione wśród rejestrowanych kroków.

194

Excel w biurze i nie tylko

Karta Deweloper Aby móc rozpocząć proces rejestrowania makra, należy sprawdzić, czy na Wstążce jest wyświetlona karta Deweloper. Jeśli karta Deweloper nie jest dostępna, wykonaj poniższe czynności, aby ją wyświetlić: 1. Kliknij przycisk Plik (rysunek 9.1, oznaczenie 1), a następnie kliknij przycisk

Opcje. Rysunek 9.1. Rozpoczęcie operacji wyświetlenia karty Deweloper

2. Po aktywacji okna dialogowego Opcje programu Excel w kategorii Dostosuj

Wstążkę (rysunek 9.2) zaznacz pole wyboru Deweloper, a następnie zamknij okno dialogowe.

Rysunek 9.2. Okno dialogowe Opcje programu Excel, obszar Dostosowywanie Wstążki 3. Zamknij okno dialogowe Opcje programu Excel.

Wynikiem działań wymienionych w punktach 1. – 3. będzie wyświetlenie na Wstążce aplikacji Excel 2013 karty Deweloper (rysunek 9.3).

Rysunek 9.3. Wygląd karty Deweloper wyświetlonej na Wstążce aplikacji Excel 2013

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

195

Bezpieczeństwo makr Z użytkowaniem makropoleceń (makr) w skoroszycie (arkuszu) Excela nierozerwalnie związane jest pojęcie bezpieczeństwo makr. Aby tymczasowo ustawić poziom bezpieczeństwa pozwalający na włączanie wszystkich makr, wykonaj następujące czynności: 1. Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Bezpieczeństwo makr

(rysunek 9.4). Rysunek 9.4. Karta Deweloper, grupa Kod

2. Po wyświetleniu okna dialogowego Centrum zaufania (rysunek 9.5) kliknij

pozycję Ustawienia makr, po czym w obszarze Ustawienia makr wybierz opcję Włącz wszystkie makra (niezalecane, może zostać uruchomiony niebezpieczny kod), a następnie kliknij przycisk OK. Rysunek 9.5. Okno dialogowe Centrum zaufania

Aby zapobiec uruchamianiu potencjalnie niebezpiecznego kodu, po zakończeniu pracy z makrami powróć do ustawień, które wyłączają wszystkie makra.

Ogólny proces rejestrowania makra Ogólny proces rejestrowania makra przebiega według następujących kroków: 1. Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Zarejestruj makro. 2. Po aktywacji okna dialogowego Rejestrowanie makra (rysunek 9.6) w polu

Nazwa makra należy wprowadzić nazwę makra (domyślnie wyświetlona jest nazwa Makro…).

196

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.6. Okno dialogowe Rejestrowanie makra

Pierwszy znak nazwy makra musi być literą. Kolejne znaki mogą być literami, liczbami lub znakami podkreślenia. Spacje nie są dozwolone w nazwie makra — do oddzielania wyrazów mogą służyć znaki podkreślenia. Gdy nazwa makra jest używana również jako odwołanie do komórki, może zostać wyświetlony komunikat o błędzie dotyczący nieprawidłowej nazwy makra. 3. Przyporządkuj procedurze uruchamiania makra kombinację klawiszy przez

kliknięcie myszą w polu Klawisz skrótu, a następnie wprowadzenie wielkiej lub małej litery. 4. Z listy Przechowuj makro w: wybierz opcję określającą miejsce, w którym

makro ma być przechowywane. Aby makro było dostępne przy każdym użyciu programu Excel, należy po rozwinięciu listy zaznaczyć pozycję Osobisty skoroszyt makr. Gdy ta pozycja zostanie wybrana, program Excel utworzy — jeśli jeszcze on nie istnieje — ukryty osobisty skoroszyt makr (Personal.xlsb) i zapisze w nim makro. 5. Opcjonalnie dołącz opis makra przez wpisanie odpowiedniego tekstu

w polu Opis. 6. Kliknij przycisk OK, aby rozpocząć rejestrowanie. 7. Wykonaj działania (akcje), które mają zostać zarejestrowane. 8. Po wykonaniu wszystkich akcji kliknij na karcie Deweloper w grupie

Kod przycisk Zatrzymaj rejestrowanie.

Przykład rejestracji makra Zadanie 1. Zaprojektuj makro pozwalające na sortowanie danych zawartych w skoroszycie Lista. xlsx. Czynność sortowania powinna nastąpić według następujących kryteriów:

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

197

 Sortowanie przebiega według kolumny B, a następnie według kolumny C.  Kolumna B jest sortowana w porządku rosnącym.  Kolumna C jest sortowana w porządku malejącym.  Makro uruchamiane jest za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+S.

Dane zawarte w arkuszu Pracownicy umieszczone są w trzech kolumnach, w których zawarte są kolejno następujące informacje:  nazwisko i imię pracownika;  oznaczenie komórki organizacyjnej, w której określony pracownik

jest zatrudniony;  numer ewidencyjny pracownika.

Tak skonstruowana tabela nie posiada nagłówków kolumn (rysunek 9.7). Rysunek 9.7. Wygląd fragmentu przykładowej tabeli

Konstruowanie (rejestrowanie) makropolecenia automatyzującego operację sortowania należy przeprowadzić według następujących kroków: 1. Uruchom rejestrator makr przez kliknięcie przycisku Zarejestruj makro

(rysunek 9.8) znajdującego się na karcie Deweloper w grupie Kod. Rysunek 9.8. Uruchamianie Rejestratora makr

2. Działanie z punktu 1. spowoduje aktywację okna dialogowego Rejestrowanie

makra, w którym w polu Nazwa makra należy pozostawić domyślną nazwę Makro1 (rysunek 9.9, oznaczenie 1). 3. W polu Klawisz skrótu (rysunek 9.9, oznaczenie 2) wpisz dużą literę S,

co spowoduje, że każde uruchomienie makra następować będzie po wciśnięciu klawiszy Ctrl+Shift+S.

198

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.9. Okno dialogowe Rejestrowanie makra

4. Za pomocą przycisku oznaczonego na rysunku 9.9 symbolem 3 rozwiń listę

Przechowuj makro w; następnie wybierz opcję Ten skoroszyt (rysunek 9.10). Rysunek 9.10. Listy rozwijana Przechowuj makro w:

5. W polu Opis (rysunek 9.9, oznaczenie 4) wpisz tekst: Sortowanie pracowników. 6. Po wykonaniu czynności opisanych w punkcie 6. naciśnij przycisk OK,

co spowoduje zamknięcie okna dialogowego. Od tej chwili wszystkie czynności wykonane przez użytkownika zostaną zapamiętane przez Excela i zapisane w formie kodu VBA. 7. Zaznacz całe kolumny A, B i C (rysunek 9.11). Rysunek 9.11. Zaznaczanie kolumn

8. Na karcie Dane kliknij przycisk Sortuj (rysunek 9.12). 9. Działanie z punktu 8. spowoduje wyświetlenie okna dialogowego Sortowanie

(rysunek 9.13).

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu Rysunek 9.12. Karta Dane, polecenie Sortuj

Rysunek 9.13. Wybieranie sortowania według kolumny

10. Na liście rozwijanej Sortuj według wybierz opcję Kolumna B. 11. Na liście Sortowanie pozostaw opcję Wartości. 12. Na liście Kolejność wybierz opcję Od Z do A (rysunek 9.14). Rysunek 9.14. Wybieranie kolejności sortowania

13. Po wykonaniu działań opisanych w punktach od 10. do 12. naciśnij przycisk

OK, powodując tym samym zamkniecie okna dialogowego Sortowanie i przejście do okna dialogowego Ostrzeżenie sortowania, w którym zaznacz (lub pozostaw zaznaczoną) opcję Sortuj jak liczbę wszystko, co wygląda na liczbę (rysunek 9.15). Rysunek 9.15. Okno dialogowe Ostrzeżenie sortowania

14. Kliknij przycisk OK znajdujący się w dolnej części okna dialogowego

Sortowanie, co spowoduje wykonanie operacji sortowania według określonych parametrów. 15. Kliknij kartę Deweloper, po czym naciśnij przycisk Zatrzymaj rejestrowanie

(rysunek 9.16), który zatrzymuje rejestrowania makra.

199

200

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.16. Polecenie Zatrzymaj rejestrowanie

Od tej chwili gdy chcemy nasze zestawienie posortować (na przykład po dopisaniu nowego pracownika), wystarczy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+S.

Zadanie 2. Zaprojektuj makro pozwalające na podgląd wydruku danych zawartych w skoroszycie Lista.xlsx. Makro uruchamiane jest za pomocą kliknięcia w obszarze kształtu prostokąta o zaokrąglonych rogach wyświetlonego w postaci 3D (rysunek 9.17). Rysunek 9.17. Wygląd kształtu uruchamiającego makro drukowania

Konstruowanie (rejestrowanie) makropolecenia automatyzującego operację uruchamiania podglądu wydruku należy przeprowadzić według następujących kroków: 1. Na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje rozwiń (kliknij w miejscu strzałki)

przycisk Kształty, po czym po rozwinięciu palety kształtów w grupie Prostokąty kliknij ikonę Prostokąt zaokrąglony (rysunek 9.18, oznaczenie 1). Rysunek 9.18. Wybieranie kształtu

2. Po zmianie wskaźnika myszy na znak + wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk

myszy, a następnie narysuj na arkuszu prostokąt (rysunek 9.19). Po osiągnięciu określonej wielkości zwolnij lewy przycisk myszy.

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

201

Rysunek 9.19. Rysowanie kształtu

3. Na karcie Formatowanie w grupie Style kształtów rozwiń listę dostępnych

stylów — kliknij przycisk oznaczony symbolem 1 na rysunku 9.20.

Rysunek 9.20. Grupa Style kształtów 4. Wybierz (kliknij) ikonę reprezentującą Intensywny efekt — Czerwony, Akcent 2,

oznaczoną symbolem 1 na rysunku 9.21. Rysunek 9.21. Wybieranie stylu kształtu

5. Po zmianie kształtu prostokąta wstawionego do arkusza kliknij w jego

obszarze prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu podręcznego wybierz polecenie Edytuj tekst (rysunek 9.22). 6. Po wykonaniu czynności określonych w punkcie 5. należy:  wpisać tekst DRUKUJ;

202

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.22. Menu podręczne, polecenie Edytuj tekst

 zaznaczyć wpisany tekst, po czym za pomocą (automatycznie wyświetlonej)

karty Narzędzia Główne określić czcionkę jako Calibri o rozmiarze 14 pkt z pogrubieniem (rysunek 9.23). Rysunek 9.23. Określanie parametrów czcionki

7. Kliknij dowolną komórkę znajdującą się w obszarze zawierającym dane,

po czym na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Zarejestruj makro (rysunek 9.24). Rysunek 9.24. Rozpoczęcie rejestrowania makra

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

203

8. Po aktywacji okna dialogowego Rejestrowanie makra (rysunek 9.25) dokonaj

następujących zapisów:  W polu Nazwa makra wpisz tekst MD.  Kliknij w polu Klawisz skrótu, po czym wpisz dużą literę D.  Na liście rozwijanej Przechowuj makro w wybierz opcję Ten skoroszyt.  W polu Opis wpisz tekst Drukowanie kolumn. Rysunek 9.25. Wygląd okna dialogowego Rejestrowanie makra z zapisami określonymi w punkcie 8.

9. Zamknij okno dialogowe Rejestrowanie makra przez kliknięcie przycisku OK. 10. Kliknij kartę Plik (rysunek 9.26). Rysunek 9.26. Uruchamianie wydruku

11. Działanie wykonane w punkcie 10. spowoduje otwarcie okna zawierającego

polecenia zgrupowane na karcie Plik, w którym należy wybrać polecenie Drukuj. Kliknięcie polecenia Drukuj spowoduje wyświetlenie okna dialogowego jak na rysunku 9.27. 12. Aby zamknąć podgląd wydruku, należy kliknąć przycisk przedstawiający

strzałkę skierowaną w lewo. 13. Po zamknięciu okna wydruku nastąpi powrót do aktywnego arkusza,

w którym na karcie Deweloper w grupie Kod należy kliknąć przycisk Zatrzymaj rejestrowanie (rysunek 9.28). 14. Kliknij prawym przyciskiem myszy w obszarze kształtu DRUKUJ, po czym

z menu podręcznego wybierz polecenie Przypisz makro (rysunek 9.29). 15. Działanie wykonane w punkcie 13. spowoduje aktywację okna dialogowego

Przypisywanie makra (rysunek 9.30) — należy kliknąć w nim nazwę MD na liście rozwijanej, po czym zamknąć okno dialogowe, klikając przycisk OK.

204

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.27. Fragment okna podglądu wydruku Rysunek 9.28. Kończenie operacji rejestrowania makra

Rysunek 9.29. Menu podręczne kształtu DRUKUJ

16. Po powrocie do aktywnego arkusza kliknij dowolną komórkę, powodując

tym samym zakończenie trybu edycji kształtu DRUKUJ. Od tej chwili gdy chcemy wyświetlić okno podglądu wydruku, wystarczy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+D lub naprowadzić wskaźnik myszy na kształt DRUKUJ, po czym po zmianie jego wyglądu (wskaźnik przybierze postać „rączki”, jak pokazano to na rysunku 9.31) kliknąć lewym przyciskiem myszy.

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

205

Rysunek 9.30. Okno dialogowe Przypisywanie makra

Rysunek 9.31. Wygląd wskaźnika myszy w postaci „rączki”

Tworzenie makra za pomocą języka Microsoft Visual Basic Edytor języka Visual Basic for Applications (języka programowania wysokiego poziomu będącego wizualną wersją języka Basic) wchodzący w skład pakietu MS Office jest prawie identyczny we wszystkich aplikacjach: Wordzie, Excelu, Accessie, PowerPoincie, Outlooku (no, może poza Accessem) — posiada taki sam interfejs użytkownika, identyczną składnię oraz takie same słowa kluczowe i instrukcje. Różnica tkwi tylko w obiektach i ich metodach oraz właściwościach obiektów związanych z aplikacją macierzystą. Aby utworzyć makro za pomocą języka programowania VBA, należy oczywiście znać ten język. Uruchomienie samego edytora VBA musisz wykonać w następujących krokach: 1. Upewnij się, że karta Deweloper jest dostępna. 2. Aby tymczasowo ustawić poziom bezpieczeństwa pozwalający na włączanie

wszystkich makr, wykonaj następujące czynności:  Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Bezpieczeństwo makr

(rysunek 9.32).  W obszarze Ustawienia makr kliknij opcję Włącz wszystkie makra

(niezalecane, może zostać uruchomiony niebezpieczny kod), a następnie kliknij przycisk OK. 3. Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Visual Basic.

206

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.32. Karta Deweloper, grupa Kod

Aby zapobiec uruchamianiu potencjalnie niebezpiecznego kodu, po zakończeniu pracy z makrami powróć do ustawień, które wyłączają wszystkie makra. 4. W menu Insert (Wstaw) kliknij polecenie Module (Moduł) (rysunek 9.33). Rysunek 9.33. Menu Insert, polecenie Module

5. W oknie kodu modułu (obszar oznaczony symbolem 1 na rysunku 9.34)

wpisz lub skopiuj kod makra, którego chcesz użyć.

Rysunek 9.34. Okno kodu modułu 6. Aby uruchomić makro z poziomu okna modułu, naciśnij klawisz F5. 7. Po napisaniu makra kliknij polecenie Close and Return to Microsoft Excel

(Zamknij i powróć do programu Excel) w menu File (Plik).

Kopiowanie części makra w celu utworzenia innego makra 1. Upewnij się, że karta Deweloper jest dostępna. 2. Ustaw poziom bezpieczeństwa w sposób pozwalający na włączanie

wszystkich makr.

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

207

3. Otwórz skoroszyt zawierający makro, które chcesz skopiować. 4. Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Makra. 5. W polu Nazwa makra kliknij nazwę makra, które chcesz skopiować. 6. Kliknij przycisk Edytuj. 7. W oknie kodu Edytora Visual Basic zaznacz wiersze makra, które chcesz

skopiować. Aby skopiować całe makro, zaznacz również wiersze Sub i End Sub. 8. W menu Edit (Edycja) kliknij polecenie Copy (Kopiuj). Można także kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć w menu skrótów polecenie Copy, lub też nacisnąć klawisze Ctrl+C. 9. W oknie kodu w polu Procedure kliknij moduł, w którym chcesz umieścić kod. 10. W menu Edit kliknij polecenie Paste (Wklej). Można także kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie w menu skrótów kliknąć polecenie Paste, lub też nacisnąć klawisze Ctrl+V.

Zarządzanie makrami Po zarejestrowaniu makra można przeglądać jego kod, używając edytora Visual Basic w celu korygowania błędów lub zmieniania czynności wykonywanych przez makro. Na przykład jeżeli makro zawijające tekst w komórce ma go także pogrubiać, to można zarejestrować makro służące do pogrubiania tekstu, a następnie skopiować jego instrukcje do makra zawijającego tekst w komórce. Edytor Visual Basic został tak zaprojektowany, aby ułatwiać wpisywanie i edytowanie kodu makr początkującym użytkownikom i zapewniać obszerną pomoc w trybie online. Aby wprowadzać proste zmiany w makrach, nie trzeba znać metod programowania ani używania języka Visual Basic. Korzystając z edytora Visual Basic, można edytować makra, kopiować je z jednego modułu do innego lub z jednego skoroszytu do innego, zmieniać nazwy modułów, w których są przechowywane makra, lub zmieniać nazwy makr.

Przypisywanie makra do obiektu, grafiki lub formantu W arkuszu kliknij prawym przyciskiem myszy obiekt, grafikę lub formant, do którego ma zostać przypisane istniejące makro, a następnie w menu podręcznym kliknij polecenie Przypisz makro.

208

Excel w biurze i nie tylko

Po aktywacji okna dialogowego Przypisywanie makra z listy rozwijanej Nazwa makra wybierz (kliknij) makro, które chcesz przypisać.

Usuwanie makra 1. Otwórz skoroszyt zawierający makro, które chcesz usunąć. 2. Upewnij się, że karta Deweloper jest dostępna. 3. Na karcie Deweloper w grupie Kod kliknij przycisk Makra. 4. Po aktywacji okna dialogowego Makro (rysunek 9.35) na liście Makra w:

wybierz pozycję Ten skoroszyt. Rysunek 9.35. Usuwanie makra

5. W polu Nazwa makra kliknij nazwę makra, które chcesz usunąć. 6. Kliknij przycisk Usuń.

Formanty — informacje podstawowe Formanty są obiektami graficznymi umieszczanymi w arkuszu (formularzu użytkownika — UserForm), służącymi do wyświetlania lub wprowadzania danych, wykonywania akcji lub zwiększania czytelności. Przykładami tych obiektów są pola tekstowe, pola list, przyciski opcji, przyciski poleceń itp. Program Microsoft Excel ma dwa typy formantów: Formanty ActiveX oraz Formanty formularza (zgodne ze starszymi wersjami programu Excel, począwszy od programu Excel w wersji 5.0) dostępne na karcie Deweloper w grupie Formanty po kliknięciu przycisku Wstaw (rysunek 9.36). Formanty ActiveX są podobne do formantów używanych w językach programowania takich jak Microsoft Visual Basic, Delphi i Paradox. Gdy formant ActiveX jest dodawany do arkusza, użytkownik musi sam napisać kod źródłowy polecenia (makra), który

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

209

Rysunek 9.36. Karta Deweloper, grupa Formanty

będzie wykonywany po aktywacji formantu. Formanty formularza pozwalają na uniknięcie konieczności pisania lub modyfikowania kodu źródłowego makra w języku VBA. Dla ich działania wystarczy zarejestrować makropolecenie. Formanty są obiektami aplikacji MS Excel, przy czym nie mogą one występować samoistnie, czyli muszą być umieszczone w arkuszach lub formularzach użytkownika (UserForm). Informacje w formantach służą do:  przechowywania, wyświetlania lub wprowadzania danych alfanumerycznych;  przechowywania, wyświetlania lub wprowadzania danych innych niż dane

alfanumeryczne, np. grafiki,  wykonywania akcji.

Formant, jak każdy obiekt, opisany jest za pomocą:  właściwości,  zdarzeń (dokładniej reakcji na zdarzenie).

Aby ustalić, czy formant jest formantem ActiveX, czy formantem paska narzędzi Formularze, należy kliknąć dany formant prawym przyciskiem myszy — jeśli nie pojawi się menu skrótów lub zawiera ono polecenie Właściwości, to formant jest formantem ActiveX. Jeśli menu skrótów zawiera polecenie Przypisz makro, to formant jest formantem formularza.

Umieszczanie formantu formularza w arkuszu Aby umieścić (wstawić) formant formularza, należy wykonać następujące czynności: 1. Otwórz (aktywuj) określony arkusz. 2. Na karcie Deweloper w grupie Formanty kliknij żądany formant

— na przykład formant typu Pole listy (rysunek 9.37, oznaczenie 1). 3. Wstaw formant w następujący sposób:  Naprowadź wskaźnik myszy w miejsce, gdzie umieszczony zostanie

lewy górny róg formantu (rysunek 9.38, oznaczenie 1).  Wciśnij lewy przycisk myszy (wskaźnik myszy przyjmie kształt

cienkiego plusa).

210

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.37. Karta Deweloper, grupa Formanty, formant Pole listy

Rysunek 9.38. Wstawianie formantu do arkusza

 Rozpocznij przemieszczanie myszy, np. w prawo i w dół obszaru,

na którym umieszczasz formant.  Po osiągnięciu żądanego wymiaru zwolnij lewy przycisk.

Po wstawieniu formantu do arkusza pojawią się charakterystyczne punkty konstrukcyjne pokazane na rysunku 9.39. Przy ich pomocy możemy zmieniać rozmiary formantu (wysokość i szerokość formantu). Rysunek 9.39. Przykładowy wygląd formantów formularza wraz z ich punktami konstrukcyjnymi (punktami zmiany rozmiaru)

Aby przemieścić formant, należy naprowadzić wskaźnik myszy w obszar formantu, a następnie po zmianie wyglądu wskaźnika myszy (rysunek 9.39, oznaczenie 1), należy:

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

211

 wcisnąć lewy przycisk myszy,  przeciągnąć formant w żądane miejsce,  zwolnić przycisk myszy (upuścić formant).

Aby zmienić rozmiar formantu, należy naprowadzić wskaźnik myszy na punkt oznaczony symbolem 2 na rysunku 9.39, a następnie po wciśnięciu lewego przycisku myszy przemieszczać wskaźnik myszy w prawo (lewo) i (lub) do dołu (do góry) aż do uzyskania żądanego rozmiaru formantu.

Usuwanie formantu lub grupy formantów jednocześnie 1. Kliknij w obszarze wybranego formantu lub zaznacz kilka formantów. Aby zaznaczyć kilka formantów (obiektów), należy wcisnąć i przytrzymać klawisz Shift, a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy w kolejnych żądanych formantach. Zakończ zaznaczanie przez zwolnienie klawisza Shift. 2. Naciśnij na klawiaturze klawisz Delete.

Zmiana (ustawienie) formatu formantu formularza 1. Wstaw formant formularza do arkusza. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy żądany formant, co spowoduje aktywację

menu podręcznego (rysunek 9.40). Rysunek 9.40. Menu podręczne formantu formularza

3. Z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj formant. 4. Po wyświetleniu okna dialogowego Formatowanie formantu (rysunek 9.41)

kliknij określoną zakładkę. 5. Kliknij (wybierz) żądaną opcję lub wpisz ręcznie odpowiednie wyrażenie,

na przykład adres lub łącze do określonej komórki (rysunek 9.42).

212

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.41. Okno dialogowe Formatowanie formantu

Rysunek 9.42. Przykładowy wygląd zakładki Formant dla formantu typu Pole listy

Formanty ActiveX Formanty ActiveX (rysunek 9.43) stanowią zestaw narzędzi, których zasady działania są podobne do wcześniej opisanych formantów formularza. Również procedury wstawiania (usuwania) oraz przemieszczania formantów są podobne do wcześniej opisanych procedur tego typu dotyczących formantów formularza. Edycja — na przykład określanie właściwości formantu — dostępna jest natomiast tylko w widoku projektowania. Taki widok otrzymujemy przez kliknięcie przycisku Tryb projektowania. Rysunek 9.43. Formanty ActiveX

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

213

Bezpośrednio po wstawieniu formantu ActiveX do arkusza wywoływany jest tryb projektowania, co jest widoczne dzięki przejściu przycisku Tryb projektowania w stan aktywny (przycisk podświetlony).

Opis dostępnych formantów ActiveX przedstawiono w tabeli 9.1. Tabela 9.1. Formanty ActiveX Nazwa formantu

Przeznaczenie formantu

Przycisk polecenia

Przyciski poleceń zapewniają wygodny sposób wykonywania akcji — za pomocą kliknięcia. Gdy przycisk zostaje wybrany, realizowana jest odpowiednia akcja. Dodatkowo wygląd przycisku zmienia się w taki sposób, jakby został on wciśnięty, a potem zwolniony.

Pole kombi

Pole kombi stanowi rodzaj połączenia pola tekstowego i pola listy, dzięki czemu wymaga mniej miejsca w arkuszu (formularzu). Można w nim wpisywać nowe wartości, a także wybierać wartości z listy. Lista wyświetlana w polu kombi składa się z wierszy danych. Każdy wiersz może mieć jedną lub więcej kolumn, które mogą być wyświetlane z nagłówkami lub bez.

Pole wyboru

Opcja, którą można włączać lub wyłączać poprzez jej zaznaczanie lub czyszczenie. Jednocześnie w arkuszu można zaznaczyć więcej niż jedno pole wyboru.

Pole listy

Formant Pole listy wyświetla zestaw wierszy danych. W formularzu pole listy może mieć jedną lub kilka kolumn, które mogą być wyświetlane z nagłówkami lub bez.

Pole tekstowe

Pola tekstowe służą do wyświetlania danych ze źródła rekordów. Taki typ pól nazywamy związanym polem tekstowym. Pola tekstowe mogą być również niezwiązane. Na przykład można utworzyć niezwiązane pole tekstowe w celu wprowadzania danych, które mogą posłużyć do przetwarzania (przeliczania) danych zawartych w określonej tabeli lub też do wyświetlania wyników obliczeń.

Pasek przewijania

Formant służący do przewijania zakresu wartości za pomocą klikania strzałek przewijania lub przeciągania suwaka przewijania. Wartości można przesuwać stronami, klikając pomiędzy suwakiem przewijania a strzałką przewijania.

Przycisk pokrętła

Przycisk, który może być połączony z komórką lub polem tekstowym. Aby zwiększyć wartość, należy kliknąć strzałkę w górę; aby zmniejszyć wartość, należy kliknąć strzałkę w dół.

Przycisk opcji

Przycisk opcji może być użyty w arkuszu (w formularzu) jako formant do wyświetlania oraz wprowadzania wartości Prawda/Fałsz. Formanty te można grupować, aby wyświetlać wiele możliwości, z których użytkownik może wybrać jedną.

Etykieta

Etykiety służą do wyświetlania tekstu. Etykieta utworzona za pomocą Przybornika jest etykietą niezależną — nie jest dołączona do żadnego formantu.

Obraz

Kontener grafik — pliki *.bmp, *.wmf, *.jpg i *.gif. Reaguje na zdarzenia podobnie jak przycisk polecenia. Grafikę można wkleić lub załadować w czasie wykonywania (działania) programu.

Więcej formantów

Lista dodatkowych formantów ActiveX.

214

Excel w biurze i nie tylko

Podobnie jak miało to miejsce przy formantach formularza, po wstawieniu formantu ActiveX do arkusza pojawią się jego charakterystyczne punkty konstrukcyjne (rysunek 9.44). Przy ich pomocy możemy zmieniać rozmiary formantu ActiveX. Rysunek 9.44. Przykładowy wygląd formantów ActiveX wraz z ich punktami konstrukcyjnymi (punktami zmiany rozmiaru)

Aby określić (zmodyfikować) właściwości formantu, należy wykonać następujące kroki: 1. W widoku Tryb projektowania aktywuj okno dialogowe właściwości przez

kliknięcie prawym przyciskiem myszy w obszarze formantu, po czym z menu podręcznego wybierz polecenie Właściwości (rysunek 9.45). Rysunek 9.45. Menu podręczne formantu typu Pole kombi (ComboBox), polecenie Właściwości

2. Działanie wykonane w punkcie 1. spowoduje wyświetlenie okna dialogowego

Properties (rysunek 9.46). 3. Wybierz kategorię właściwości przez kliknięcie żądanej zakładki

— Alphabetic lub Categorized. 4. Kliknij właściwość, której wartość ma zostać ustawiona, a następnie

wykonaj jedną z następujących czynności:  W polu właściwości wpisz odpowiednie ustawienie lub wyrażenie.  Jeżeli pole właściwości zawiera przycisk oznaczony symbolem strzałki,

kliknij go, a następnie wybierz jedną z wartości wyświetlonych na liście.  Jeżeli pole właściwości zawiera przycisk oznaczony symbolem

wielokropka, kliknij go, a następnie w wyświetlonym oknie dialogowym dokonaj określonych ustawień.

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu Rysunek 9.46. Struktura okna właściwości formantu ActiveX: 1 — lista rozwijana dostępnych (wstawionych do aktywnego arkusza) formantów ActiveX; 2 — karty kategorii właściwości; 3 — nazwy właściwości w zakresie określonej kategorii; 4 — pole wartości właściwości; 5 — przycisk dostępnych parametrów (wartości) pola właściwości

Opis dostępnych właściwości formantów ActiveX przedstawiono w tabeli 9.2. Tabela 9.2. Opis właściwości formantów ActiveX Nazwa właściwości

Określenie (ustawienie)

Accelerator (formularz)

Klawisz skrótu dla formantu.

Alignment (formularz)

Położenie formantu względem jego podpisu (po lewej lub po prawej stronie).

AutoLoad (program Excel)

Czy formant jest ładowany po otwarciu skoroszytu (ignorowane w przypadku formantów ActiveX).

AutoSize (formularz)

Czy rozmiar formantu jest automatycznie dostosowywany tak, aby można było wyświetlić całą zawartość.

AutoTab (formularz)

Czy jest automatycznie wprowadzany znak tabulacji, gdy użytkownik wprowadzi w formancie maksymalną liczbę znaków.

AutoWordSelect (formularz)

Podstawowa jednostka używana podczas rozszerzania zaznaczenia (wyraz lub znak).

BackColor (formularz)

Kolor tła.

BackStyle (formularz)

Styl tła (przezroczysty lub nieprzezroczysty).

Bold, Italic, Size, StrikeThrough, Underline, Weight (formularz)

Atrybuty czcionki (pogrubienie, kursywa, rozmiar, przekreślenie, podkreślenie i grubość).

BorderColor (formularz)

Kolor obramowania.

BorderStyle (formularz)

Typ obramowania (brak lub pojedyncza linia).

BoundColumn (formularz)

Źródło danych dla wielu kolumn.

Caption (formularz)

Opisowy tekst w formancie, który identyfikuje formant lub określa jego przeznaczenie.

ColumnCount (formularz)

Liczba kolumn do wyświetlenia.

215

216

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 9.2. Opis właściwości formantów ActiveX — ciąg dalszy Nazwa właściwości

Określenie (ustawienie)

ColumnHeads (formularz)

Pojedynczy wiersz jako nagłówek kolumn.

ColumnWidths (formularz)

Szerokość każdej kolumny.

Cycle (formularz)

Akcja wykonywana, gdy użytkownik opuści ostatni formant w ramce lub na stronie (wszystkie formularze lub bieżący formularz).

Delay (formularz)

Opóźnienie w milisekundach po jednokrotnym kliknięciu przycisku pokrętła.

DragBehavior (formularz)

Czy jest włączone przeciąganie i upuszczanie.

DropButtonStyle (formularz)

Symbol wyświetlany na przycisku rozwijania (strzałka w dół, brak symbolu, wielokropek lub podkreślenie).

Enabled (formularz)

Czy formant może otrzymywać fokus i reagować na zdarzenia wygenerowane przez użytkownika.

EnterFieldBehavior (formularz)

Zachowanie funkcji zaznaczania po przeniesieniu fokusu do formantu (zaznaczenie całej zawartości lub pozostawienie zawartości niezaznaczonej).

EnterKeyBehavior (formularz)

Efekt naciśnięcia klawisza Enter (utworzenie nowego wiersza lub przeniesienie fokusu).

ForeColor (formularz)

Kolor pierwszego planu.

GroupName (formularz)

Grupa przycisków zawierająca wzajemnie wykluczające się opcje.

Height, Width (formularz)

Wysokość lub szerokość w punktach.

HideSelection (formularz)

Czy zaznaczony tekst pozostaje wyróżniony, gdy formant nie ma fokusu.

IMEMode (formularz)

Domyślny tryb działania edytora IME (Input Method Editor).

IntegralHeight (formularz)

Czy rozmiar formantu jest dostosowywany tak, aby można było wyświetlać wiersze tekstu w całości lub częściowo.

KeepScrollBarsVisible (formularz)

Czy paski przewijania pozostają widoczne, gdy nie są wymagane.

Left, Top (formularz)

Odległość między formantem a lewą lub górną krawędzią arkusza.

LinkedCell (program Excel)

Zakres, który jest połączony z wartością formantu.

ListFillRange (program Excel)

Zakres, na podstawie którego jest wypełniana lista.

ListRows (formularz)

Maksymalna liczba wierszy wyświetlanych na liście.

ListStyle (formularz)

Styl listy (zwykła, z przyciskami opcji lub z polami wyboru).

ListWidth (formularz)

Szerokość listy.

Locked (formularz)

Czy formant może być edytowany.

MatchEntry (formularz)

Sposób przeszukiwania listy formantu podczas wpisywania wartości przez użytkownika (pierwsza litera, pełny wpis lub brak).

MatchRequired (formularz)

Czy wartość wprowadzana jako tekst musi odpowiadać wpisowi na istniejącej liście.

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

217

Tabela 9.2. Opis właściwości formantów ActiveX — ciąg dalszy Nazwa właściwości

Określenie (ustawienie)

Max, Min (formularz)

Maksymalna dozwolona wartość i minimalna dozwolona wartość.

MaxLength (formularz)

Maksymalna liczba znaków, jakie może wprowadzić użytkownik.

MouseIcon (formularz)

Niestandardowa ikona myszy.

MousePointer (formularz)

Typ wskaźnika, który jest wyświetlany, gdy użytkownik umieszcza wskaźnik myszy na określonym obiekcie (na przykład wskaźnik standardowy, strzałka, wskaźnik tekstowy).

MultiLine (formularz)

Czy formant obsługuje wiele wierszy tekstu.

MultiSelect (formularz)

Czy zaznaczanie wielu elementów jest dozwolone.

Name (formularz)

Nazwa formantu.

Orientation (formularz)

Czy orientacja jest pionowa, czy pozioma.

PasswordChar (formularz)

Znak symboli zastępczych wyświetlanych zamiast rzeczywistych znaków, taki jak gwiazdka (*).

Picture (formularz)

Mapa bitowa wyświetlana w formancie.

PictureAlignment (formularz)

Lokalizacja obrazu tła (lewa górna część, prawa górna część, środek itp.).

PicturePosition (formularz)

Położenie obrazu względem jego podpisu (po lewej lub po prawej stronie, na górze itp.).

PictureSizeMode (formularz)

Sposób wyświetlania obrazu tła w formancie (przycinanie, rozciąganie lub powiększanie).

PictureTiling (formularz)

Czy wiele kopii obrazu ma zostać rozmieszczonych sąsiadująco w formancie.

Placement (program Excel)

Sposób dołączania formantu do znajdujących się poniżej niego komórek (obiekt przestawny, przenoszenie bez zmiany rozmiaru lub przenoszenie ze zmianą rozmiaru).

PrintObject (program Excel)

Czy można drukować formant.

ScrollBars (formularz)

Czy formant ma pionowe paski przewijania, poziome paski przewijania, czy oba typy pasków przewijania.

ScrollHeight, ScrollWidth

Wysokość lub szerokość (w punktach) całkowitego obszaru, jaki może być przeglądany przez zmianę położenia pasków przewijania.

(formularz) ScrollLeft, ScrollTop (formularz)

Odległość (w punktach) lewej lub górnej krawędzi formularza logicznego od lewej lub górnej krawędzi ramki.

SelectionMargin (formularz)

Czy użytkownik może zaznaczyć wiersz tekstu, klikając na lewo od tekstu.

Shadow (program Excel)

Czy formant ma cień.

ShowDropButtonWhen (formularz)

Kiedy ma być wyświetlany przycisk rozwijania (nigdy, po uzyskaniu fokusu lub zawsze).

SmallChange (formularz)

Zmiana położenia suwaka przewijania po kliknięciu jednej ze strzałek pokrętła w formancie.

218

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 9.2. Opis właściwości formantów ActiveX — ciąg dalszy Nazwa właściwości

Określenie (ustawienie)

SpecialEffect (formularz)

Wygląd obramowania (płaskie, wypukłe, wklęsłe, wytrawione lub nierówne).

Style (formularz)

Jak użytkownik wybiera lub ustawia wartość (rozwijane pole kombi lub lista rozwijana).

TabKeyBehavior (formularz)

Czy znaki tabulatora są dozwolone w obszarze edycji.

TakeFocusOnClick (formularz)

Czy formant otrzymuje fokus po kliknięciu.

Text (formularz)

Tekst w formancie.

TextAlign (formularz)

Wyrównanie tekstu w formancie (do lewej, do środka lub do prawej).

TextColumn (formularz)

Kolumna zapisywana we właściwości Text po wybraniu wiersza przez użytkownika.

TopIndex (formularz)

Element wyświetlany na pierwszej pozycji listy.

TripleState (formularz)

Czy użytkownik może określić dla formantu stan NULL z poziomu interfejsu użytkownika.

Value (formularz)

Zawartość lub stan formantu.

Visible (formularz)

Czy formant jest widoczny, czy ukryty.

WordWrap (formularz)

Czy zawartość formantu jest automatycznie zawijana na końcu wiersza.

Zoom (formularz)

W jakim stopniu ma zostać zmieniony rozmiar obrazu w ramce.

Techniczne zagadnienia tworzeniu kodu makra w VBA Do tworzenia kodu makra w języku VBA korzystamy ze słów, które stanowią:  nazwy instrukcji programu;  nazwy funkcji standardowych języka VBA;  nazwy obiektów, np. nazwy arkuszy, formantów lub formularzy

użytkownika (UserForm);  nazwy właściwości obiektów, czyli parametrów obiektów;  nazwy metod, czyli czynności, które można wykonać na obiekcie

(każdy obiekt ma odpowiedni dla siebie zestaw metod). Przy tworzeniu kodu makra za pomocą języka VBA możemy rozróżnić dwa rodzaje procedur typu Sub:  procedury ogólne,  procedury zdarzenia.

Procedura ogólna służy do wykonania określonych przez użytkownika zadań i musi być jawnie wywołana przez podanie w kodzie jej nazwy. W odróżnieniu od niej procedura zdarzenia pozostaje nieaktywna aż do chwili pojawienia się zdarzenia wy-

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

219

wołanego działaniem użytkownika lub systemu. Stosowanie procedur ogólnych jest wskazane, gdy w kilku procedurach zdarzeń potrzebne są te same akcje. W ten sposób unikamy potrzeby powielania kodu. Procedura zdarzenia jest wywoływana automatycznie, jeśli dowolny formant rozpoznaje zajście zdarzenia (np. kliknięcie myszą w jego obszarze). Nazwa procedury zdarzenia składa się z aktualnej nazwy formantu, znaku podkreślenia, nazwy zdarzenia oraz znaków (). Na przykład jeśli formant typu Pole kombi o nazwie ComboBox1 ma po wykonaniu w nim wyboru pozycji zmienić zawartość powiązanej z nim komórki arkusza, to należy wpisać żądane instrukcje w procedurze o nazwie ComboBox1_Change(). Wszystkie procedury zdarzeń mają tę samą składnię ogólną:  dla formantów: Private Sub nazwaformantu_nazwa zdarzenia(argumenty) ...[deklaracje]... ...instrukcje... End Sub

 dla formularzy (UserForm): Private Sub Form_nazwa zdarzenia(argumenty) ...[deklaracje]... ...instrukcje... End Sub

Uruchomienie edytora VBA w celu utworzenia (modyfikacji) kodu obsługującego określone zdarzenie zachodzące w formancie należy wykonać następujące kroki: 1. Aktywuj tryb projektowania przez kliknięcie na karcie Deweloper,

w grupie Formanty przycisku Tryb projektowania. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy określony (żądany) formant. 3. Z menu podręcznego formatu wybierz (kliknij) polecenie Wyświetl kod

(rysunek 9.47). Rysunek 9.47. Menu podręczne formatu typu Pole kombi (ComboBox), polecenie Wyświetl kod

4. Działanie wykonane w punkcie 3. spowoduje wyświetlenie edytora kodu

VBA w postaci pokazanej na rysunku 9.48. 5. Utwórz kod programu obsługujący określone zdarzenie związane z obsługą

formantu.

220

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 9.48. Okno edytora kodu VBA 6. Po napisaniu makra kliknij polecenie Close and Return to Microsoft Excel

(Zamknij i powróć do programu Excel) w menu File (Plik). Aby umieścić żądany kod w procedurze obsługi zdarzenia określonego obiektu — bez wychodzenia do arkusza (formularza użytkownika) — wystarczy z listy rozwijanej obiektów wybrać nazwę obiektu, a z listy zdarzeń obiektu żądane zdarzenie (rysunek 9.49), co spowoduje, że edytor przeniesie nas automatycznie do wybranej w ten sposób procedury. Rysunek 9.49. Przykładowy wygląd rozwiniętej listy obiektów oraz listy zdarzeń obiektu

Można ustawić opcje edytora Visual Basic tak, aby w oknie kodu programu były wyświetlane informacje o składni:  Gdy zostanie wpisana nazwa obiektu, a następnie znak kropki, wyświetlona

zostanie lista dostępnych (dla danego obiektu) właściwości lub metod (rysunek 9.50) umożliwiająca — przez kliknięcie żądanej pozycji — automatyczne uzupełnienie kodu. Rysunek 9.50. Wygląd fragmentu listy dostępnych właściwości i metod dla obiektu typu Pole kombi

Rozdział 9.  Makropolecenia — pierwszy krok w programowaniu

221

 Gdy zostanie wpisana nazwa metody lub istniejącej procedury, np. funkcji, a po

niej spacja lub nawias otwierający, pojawi się porada z informacjami o składni metody lub procedury, takimi jak wymagane argumenty (rysunek 9.51). Rysunek 9.51. Wygląd porady dla standardowej funkcji Sqr — funkcji pierwiastka kwadratowego

Aby program Excel „pomagał” w uzupełnianiu instrukcji i (lub) wyświetlał listę dostępnych właściwości i metod obiektu podczas pisania kodu języka Visual Basic, należy wykonać następujące kroki: 1. W menu Tools kliknij polecenie Options, powodując tym samym aktywację

okna dialogowego Options (rysunek 9.52). Rysunek 9.52. Ustawianie wyświetlania „pomocy”

2. Wybierz kartę Editor. 3. Sprawdź, czy w sekcji Code Settings zaznaczona jest opcja Auto List

Members — powodująca wyświetlenie listy właściwości i metod obiektu (rysunek 9.52, oznaczenie 1). 4. Sprawdź, czy w sekcji Code Settings zaznaczona jest opcja Auto Quick Info

— powodująca wyświetlenie składni metody lub procedury (rysunek 9.52, oznaczenie 2). W czasie pisania kodu programu może się zdarzyć, że tworzone wyrażenie (instrukcja) jest bardzo długie, co powoduje, że początkowy ciąg znaków jest niewidoczny w oknie kodu (został przesunięty w lewą stronę). W takim wypadku należy podzielić długą instrukcję na kilka linijek w następujący sposób:  Po ostatnim elemencie składni instrukcji wpisz spację i znak „_”.  Naciśnij klawisz Enter.  Kontynuuj instrukcję w następnym wierszu.

222

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 10.

Oferty cenowe Kłopot z ofertami cenowymi jest jeden — podlegają one ciągłej dezaktualizacji, zwłaszcza gdy ceny artykułów są uzależnione na przykład od kursów dolara lub euro. Również wprowadzanie różnego rodzaju przecen powoduje, że wcześniej sporządzona oferta cenowa jest nieaktualna. W takim przypadku bardzo poręcznym rozwiązaniem będą przedstawione w niniejszym rozdziale przykłady sporządzania ofert cenowych zawierających oprócz podstawowych danych, takich jak nazwa artykułu, cena hurtowa i cena detaliczna (wyrażona jako pochodna ceny hurtowej i współczynnika nazwanego detalicznym), również prezentację graficzną oferowanych towarów.

Oferta cenowa — wersja 1. Obsługa arkusza Opis arkusza będzie bardziej zrozumiały, jeśli arkusz zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial10, a w nim plik Oferta 1, po czym

otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz.

224

Excel w biurze i nie tylko

Wykonanie tych czynności spowoduje otwarcie skoroszytu z jednym arkuszem o nazwie Oferta i o wyglądzie przedstawionym na rysunku 10.1. Arkusz ten zawiera następujące kolumny i komórki:  kolumny A i C o minimalnej szerokości, np. 10 pikseli, służące do stworzenia

przerwy między obramowaniem kolumny B a brzegiem arkusza oraz kolumną D;  kolumnę B, w której znajdują się obiekty graficzne — zdjęcia przedstawicieli

grupy towarów;  kolumnę D zawierającą opis słowny grupy towarów oraz specyfikację

poszczególnych jej artykułów;  kolumny E i F, w których znajdują się odpowiednio cena detaliczna oraz cena

hurtowa towarów;  kolumnę G, w której umieszczone są ceny towarów w walucie obcej, np. euro

(€ — znak euro wprowadzamy przez naciśnięcie kombinacji klawiszy lewy Alt+ ciąg znaków 0128 wprowadzany z klawiatury numerycznej);  komórkę H2, zawartość której stanowi przelicznik użytej waluty na złotówki;  komórkę I2 zawierającą przelicznik cen hurtowych na ceny detaliczne.

Rysunek 10.1. Wygląd arkusza Oferta

Zmieniając wartość komórki H2 i (lub) komórki I2, otrzymujemy automatyczną zmianę wartości cen detalicznych i cen hurtowych bez potrzeby ich wpisywania do każdej pozycji.

Rozdział 10.  Oferty cenowe

225

Konstrukcja arkusza Aby skonstruować arkusz, wykonaj następujące czynności: 1. Przygotuj kolumny (wstępnie ustal ich szerokość) oraz nanieś nazwy towarów

w kolumnie D. 2. Wprowadź w kolumnie G odpowiednie ceny w walucie podstawowej (np. euro),

będące podstawą do przeliczeń danych. 3. Wprowadź wartości przeliczników: waluty do komórki H2 oraz przelicznika

cen hurtowych na detaliczne do komórki I2. 4. W komórce F2 wpisz formułę =ZAOKR(G2*$H$2;0) — zapis funkcji zaokrąglenia

pozwoli nam uzyskać ceny powstałe przez pomnożenie odpowiednich komórek w kolumnie G przez zawartość komórki H2 w pełnych złotówkach. Odwołanie do komórki H2 jest odwołaniem bezwzględnym w postaci $H$2, ponieważ formuła ta podlega kopiowaniu. Format liczbowy komórek w kolumnie F posiada kategorię Walutowe z dwoma miejscami po przecinku. 5. Po wpisaniu formuły do komórki F2 należy ją skopiować do pozostałych

komórek w kolumnie F, używając do tego metody przeciągania, tzn. naprowadzić wskaźnik myszy na prawy dolny róg komórki F2, co spowoduje zmianę jego kształtu na cienki krzyżyk, a następnie nacisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go, przeciągnąć mysz w dół do żądanej pozycji. 6. W komórce E2 wpisz formułę =ZAOKR(F2*$I$2; 0), która pozwoli na uzyskanie

cen detalicznych przez pomnożenie odpowiednich komórek z cenami hurtowymi przez współczynnik znajdujący się w komórce I2. Format liczbowy komórek w kolumnie E jest identyczny jak komórek w kolumnie F. 7. Po wpisaniu formuły do komórki E2 należy dokonać identycznej operacji

kopiowania jak w przypadku kopiowania w kolumnie F. Efektem dotychczas wykonanych działań będzie wygląd arkusza pokazany na rysunku 10.2.

Rysunek 10.2. Wygląd jednej grupy towarowej po wykonaniu działań z punktów od 1. do 7. 8. Następnym krokiem w konstrukcji arkusza będzie wstawienie zdjęć, których

wygląd nawiązuje do prezentowanej grupy towarów. W tym celu musimy na dysku C:, np. w katalogu Moje obrazy, mieć wcześniej przygotowane — zeskanowane lub ściągnięte z Internetu — odpowiednie zdjęcia. Aby wstawić pliki graficzne do arkusza w odpowiednie miejsce, należy kliknąć (jak na rysunku 10.3) scaloną komórkę B1, a następnie z menu Wstaw wybrać polecenie Obraz, po czym polecenie Z pliku.

226

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 10.3. Wstawianie pliku graficznego

9. Polecenia te spowodują pojawienie się okna dialogowego Wstawianie obrazu

(jak na rysunku 10.4), umożliwiającego wybór katalogu i znajdującego się w nim pliku graficznego. Rysunek 10.4. Okno dialogowe wstawiania obrazu (pliku graficznego) do arkusza

10. Po dokonaniu wyboru zdjęcia (pliku) naciskamy przycisk Wstaw, co spowoduje

umieszczenie obrazu w naszym arkuszu kalkulacyjnym jako obiektu graficznego — pokażą się również jego punkty uchwytu (rysunek 10.5). Rysunek 10.5. Widok arkusza bezpośrednio po wstawieniu obrazu

Rozdział 10.  Oferty cenowe

227

Widok wstawionego obiektu często odbiega od naszych oczekiwań, ale — jak w przypadku każdego obiektu graficznego — możemy zmieniać jego położenie w arkuszu, rozmiary i kąt jego nachylenia (obrót) poprzez odpowiednią manipulację punktami uchwytu. Ostatnią czynnością, jaką musimy wykonać, aby nasz arkusz wyglądał jak na rysunku 10.6, jest wypełnienie kolorem komórek zawierających nazwy grup towarów i nagłówki cen, a następnie wykonanie ich obramowania oraz obramowania obiektów graficznych. Rysunek 10.6. Wygląd wydruku gotowej oferty cenowej

Oferta cenowa — wersja 2. Inną wersją oferty cenowej jest przedstawiony poniżej arkusz, w którym możemy: a) dokonać analizy planowanych obniżek cen towarów, b) otrzymać gotową postać wydruku oferty.

Pod pojęciem analizy rozumiemy możliwość doboru odpowiednich wartości współczynnika przeceny i jego ostatecznego ustalenia, po wzięciu pod uwagę informacji o zysku lub ewentualnej stracie przy zastosowanych obniżkach.

228

Excel w biurze i nie tylko

Obsługa arkusza Opis arkusza będzie bardziej zrozumiały, jeśli arkusz zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial10, a w nim plik Oferta 2, po czym

otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie tych czynności spowoduje otwarcie skoroszytu z jednym arkuszem o nazwie Oferta i o wyglądzie przedstawionym na rysunkach 10.7 (część graficzna) oraz 10.8 (część obliczeniowa). Część graficzna arkusza to kolumny A:H, w których umieszczone są obiekty graficzne — zdjęcia oraz kształty. Część obliczeniowa to (w naszym przykładzie) obszar komórek J1:P6, za pomocą którego możemy przeprowadzić analizę obniżek cen oraz dostarczyć obiektom graficznym dane do sporządzenia wydruku gotowej oferty cenowej. Rysunek 10.7. Arkusz Oferta, część graficzna

Rozdział 10.  Oferty cenowe

229

Rysunek 10.8. Arkusz Oferta, część obliczeniowa

Konstrukcja części obliczeniowej arkusza Część obliczeniowa zawiera następujące kolumny i komórki (rysunek 10.9):  kolumnę J zawierającą opis słowny towaru;  kolumnę K zawierającą cenę przed dokonaniem przeceny;  kolumnę L, w której umieszczony jest zapis indywidualnych współczynników

przeceny;  kolumnę M podającą nową wartość ceny towaru;  kolumnę N, do której wprowadzamy cenę bazową, np. cenę zakupu;  komórkę O zawierającą przelicznik cen zakupu na ceny sprzedaży;  kolumnę P zawierającą różnicę między ceną zakupu a ceną sprzedaży

po dokonanej przecenie. Rysunek 10.9. Arkusz oferty cenowej, część obliczeniowa (wersja 2.)

Aby skonstruować część obliczeniową arkusza, wykonaj następujące kolejne czynności: 1. Wpisz nazwy towarów w kolumnie J. 2. Wprowadź w kolumnie N ceny bazowe (ceny zakupu), które pomnożone

przez współczynnik umieszczony w komórce O2 dadzą cenę sprzedaży towarów przed obniżką. 3. Wprowadź wartości przelicznika do komórki O2. 4. Wpisz w komórce K2 formułę =ZAOKR(N2*O2;2) — zapis funkcji zaokrąglenia

pozwoli nam uzyskać ceny powstałe przez pomnożenie odpowiednich komórek w kolumnie N przez zawartość komórki O2 w pełnych złotówkach. Odwołanie do komórki O2 jest odwołaniem względnym w postaci O2. Format liczbowy komórek w kolumnie K posiada kategorię Walutowe z dwoma miejscami po przecinku i symbolem zł. 5. Po wpisaniu formuły do komórki K2 należy ją skopiować do pozostałych

komórek w kolumnie K, używając do tego metody przeciągania, tzn. naprowadzić wskaźnik myszy na prawy dolny róg komórki K2, co spowoduje

230

Excel w biurze i nie tylko

zmianę jego kształtu na cienki krzyżyk, a następnie nacisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go, przeciągnąć mysz w dół do żądanej pozycji. 6. Komórki w kolumnie L formatujemy jako Procentowe, ustawiając zero miejsc

po przecinku, a następnie wypełniamy je wstępnymi ujemnymi wartościami przeceny, na przykład -10%. 7. W komórce M2 wpisujemy formułę =ZAOKR(K2+(K2*L2);0), która pozwoli

na uzyskanie cen końcowych, uwzględniających wprowadzoną w kolumnie L obniżkę procentową. Format liczbowy komórek w kolumnie M jest identyczny jak komórek w kolumnie K. 8. Po wpisaniu formuły do komórki M2 musimy dokonać identycznej operacji

kopiowania jak w przypadku kopiowania w kolumnie K. 9. W komórce P2 wpisujemy formułę =M2-N2. Formuła ta pozwoli nam zobaczyć

różnicę między ceną bazową (ceną zakupu) a obniżoną ceną sprzedaży. 10. Po wpisaniu formuły do komórki P2 należy ją skopiować do pozostałych

komórek w kolumnie K, używając do tego metody przeciągania, tzn. naprowadzić wskaźnik myszy na prawy dolny róg komórki K2, co spowoduje zmianę jego kształtu na cienki krzyżyk, a następnie nacisnąć i przytrzymać lewy przycisk oraz przeciągnąć mysz w dół do żądanej pozycji. Wprowadzając do komórek kolumny L różne wartości współczynnika przeceny, możemy obserwować, czy w wyniku przeprowadzonej obniżki otrzymamy zysk — dodatnią wartość różnicy między ceną bazową (ceną zakupu) a ostateczną ceną sprzedaży, czy też będzie ona ujemna, co oznaczać będzie stratę.

Konstrukcja części graficznej arkusza Część graficzna arkusza, czyli właściwa oferta cenowa, zbudowana jest ze zdjęć towarów oraz umieszczonych obok nich kształtów. Budowanie jej — na przykładzie jednego towaru — wygląda następująco: 1. Pierwszym krokiem będzie wstawienie zdjęcia towaru — operacja ta została

dokładnie przedstawiona przy opisie skoroszytu Oferta 1. Następnie (bezpośrednio po wstawieniu obrazu) w grupie Style obrazu wybierz polecenie Obramowanie obrazu, po czym na palecie kolorów wybierz kolor czarny (rysunek 10.10). Grupa Style obrazu jest dostępna na karcie Formatowanie — wyświetlanej po kliknięciu (aktywowaniu) dowolnego obiektu graficznego (obrazu, kształtu). 2. Po wstawieniu obiektu graficznego (zdjęcia) oraz wykonaniu jego obramowania

należy dodać efekt cienia. Kliknij przycisk Efekty obrazów, po czym wybierz polecenia Cień\Przesunięcie ukośne w dół i w lewo (rysunek 10.11). 3. Kliknij przycisk Formatuj kształt (rysunek 10.12, oznaczenie 1), powodując

tym samym wyświetlenie okna dialogowego Formatowanie obrazu.

Rozdział 10.  Oferty cenowe

231

Rysunek 10.10. Wybieranie koloru obramowania obrazu

Rysunek 10.11. Wstawianie cienia

Rysunek 10.12. Przycisk Formatuj kształt

4. W oknie dialogowym Formatowanie obrazu kliknij pozycję Cień, a następnie za pomocą suwaka Odległość ustaw wartość 11 pkt (rysunek 10.13).

232

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 10.13. Ustawianie cienia

5. Zamknij okno dialogowe Formatowanie obrazu, klikając przycisk Zamknij

znajdujący się w prawym dolnym rogu okna. Po powrocie do arkusza kalkulacyjnego nasz obiekt powinien wyglądać jak na rysunku 10.14. Rysunek 10.14. Końcowy wygląd obiektu graficznego

Następną operacją, którą należy wykonać, jest dodanie kształtów według poniższych kroków: 1. Kliknij przycisk Kształty znajdujący się na karcie Wstawianie. 2. Na liście wyboru wskaż Gwiazdy i transparenty, po czym na palecie

kształtów kliknij kształt Wybuch 1 (rysunek 10.15). Rysunek 10.15. Wybieranie kształtu Wybuch 1

Rozdział 10.  Oferty cenowe

233

3. Efektem prawidłowo wykonanych czynności będzie zmiana wyglądu

wskaźnika myszy — przybierze on postać cienkiego krzyżyka, którym możesz poruszać się po arkuszu kalkulacyjnym. 4. Przesuń wskaźnik myszy w wybrany punkt arkusza, po czym przeciągnij

(przeciąganie oznacza poruszanie myszą przy wciśniętym lewym przycisku) mysz, rysując wybrany kształt jak na rysunku 10.16. Rysunek 10.16. Rysowanie kształtu

5. Po osiągnięciu żądanego wymiaru zwolnij lewy przycisk myszy. Kształt

został narysowany jak na rysunku 10.17 i zostały wyświetlone punkty będące jego uchwytami — punktami pozwalającymi na zmianę rozmiaru, pochylenia lub obrót obiektu. Rysunek 10.17. Gotowy kształt Wybuch 1 wraz z punktami uchwytu

6. Operacje z punktów od 1. do 5. wykonaj dla kształtów Równoległobok oraz

Prostokąt zaokrąglony, znajdujących się w kategorii Prostokąty (rysunek 10.18) oraz w kategorii Schemat blokowy (rysunek 10.19). Rysunek 10.18. Kształty kategorii Prostokąty

234

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 10.19. Kształty kategorii Schemat blokowy

7. Odpowiednie ustawienie osadzonych w arkuszu kształtów uzyskujemy

za pomocą menu podręcznego (kliknij aktywny kształt prawym przyciskiem myszy) i zawartego w nim polecenia, np. Przesuń na wierzch, które pozwala nam na wyeksponowanie danego obiektu (rysunek 10.20). Rysunek 10.20. Menu podręczne z poleceniem Przesuń na wierzch

8. Ostatnią operacją w procesie nadawania wyglądu wstawionemu do arkusza

obiektowi typu kształt (rysunek 10.21, oznaczenie 1) będzie wypełnienie go odpowiednim kolorem przez kliknięcie (w grupie Style kształtów) strzałki znajdującej się obok przycisku Wypełn. kształtu (rysunek 10.21, oznaczenie 2).

Rozdział 10.  Oferty cenowe Rysunek 10.21. Wypełnianie kolorem obiektu graficznego za pomocą przycisku Wypełn. kształtu

9. Wykonanie czynności z punktu 8. spowoduje wywołanie dostępnych

narzędzi, z których należy wybrać polecenie Gradient, a następnie polecenie Więcej gradientów (rysunek 10.22). Rysunek 10.22. Polecenie Gradient

10. Po aktywacji okna dialogowego Formatowanie kształtu kliknij pozycję

Wypełnienie, po czym przy ustawionej opcji Gradient aktywuj paletę przycisku Wstępnie ustawione gradienty (rysunek 10.23), z której wybierz opcję Oświetlenie górne — Akcent 6. 11. Po wykonaniu działań określonych w punkcie 10. z listy rozwijanej Typ

wybierz opcję Promieniowy (rysunek 10.24).

235

236

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 10.23. Okno dialogowe Formatowanie kształtu, wybieranie opcji Oświetlenie górne — Akcent 6

Rysunek 10.24. Ustawianie typu wypełnienia

Wszelkie modyfikacje koloru, rozmiaru i położenia kształtu są możliwe tylko w czasie jego edycji, tzn. kiedy widoczne są jego punkty uchwytu. Wtedy też możliwe jest wprowadzenie odwołania do innej komórki, której zawartość będzie wyświetlana jako tekst kształtu. Na rysunku 10.25 przedstawiono sposób wprowadzania tekstu do kształtu, który jest odwołaniem do zawartości komórki M2, czyli do komórki, która pokazuje wartość towaru po obniżce cen. Zmiana jej zawartości spowoduje automatyczną zmianę tekstu wyświetlanego w obszarze kształtu Wybuch 1.

Rozdział 10.  Oferty cenowe

237

Rysunek 10.25. Wprowadzanie do obiektu typu autokształt odwołania powodującego dynamiczną zmianę jego tekstu

Analogicznie do przypisania odwołania dla kształtu Wybuch 1 należy wprowadzić odpowiednie odwołania dla:  kształtu Równoległobok — odwołanie do komórki K2 zawierającej cenę

podlegającą obniżce;  kształtu Prostokąt zaokrąglony — odwołanie do komórki L2 zawierającej

procentowy wskaźnik obniżki. Ponadto aby oferta była kompletna, jak na rysunku 10.7, należy wprowadzić kształt z kategorii Objaśnienia i przypisać mu odwołanie do komórki J2 przechowującej nazwę towaru.

238

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 11.

Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji I Często zachodzi potrzeba zapisu wyrażenia liczbowego w postaci słownej, np. przy wystawianiu faktury. W naszym przypadku zapis słowny będzie miał postać: cyfra*cyfra*cyfra*cyfra*cyfra*cyfra*cyfra*cyfra*liczba_groszy/100zł

gdzie: cyfra* — kolejna cyfra w wartości zapisana słownie, np. siedem*; liczba_groszy — wyrażenie liczbowe części dziesiętnych wartości, np. 23; /100zł — stała tekstowa.

Skoroszyt składa się z dwóch arkuszy kalkulacyjnych: a) Arkusz1 — arkusz główny, w którym chcemy pokazać wartość numeryczną

za pomocą zapisu słownego; b) Słowo — arkusz dokonujący faktycznej zamiany zapisu.

Opis arkusza będzie bardziej zrozumiały, jeśli arkusz zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności:

240

Excel w biurze i nie tylko 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial11, a w nim plik Slowo, po czym

otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza o nazwie Arkusz1.

Arkusz1 Arkusz1 (rysunek 11.1) to nasz dowolny arkusz, w którym chcemy przedstawić wartość liczbową za pomocą opisu słownego. Dlatego też w celu poglądowym posiada on tylko dwie interesujące nas komórki:  komórkę z wartością liczbową — B5;  komórkę B8 z wyrażeniem słownym zawartości komórki B5. Rysunek 11.1. Wygląd arkusza Arkusz1 w skoroszycie Słowo

Wprowadzenie do komórki B5 dowolnej liczby powoduje jej automatyczną zamianę na zapis słowny i wyświetlenie jej w komórce B8, przy czym procedura zamiany została zrealizowana dla liczby, której część całkowita jest zapisana maksymalnie na 8 miejscach (8 cyfr z lewej strony przecinka). Procedura zamiany przebiega w sposób następujący: 1. wpisanie wartości liczbowej do komórki B5 arkusza o nazwie Arkusz1, 2. pobranie zawartości komórki B5 przez arkusz Słowo i umieszczenie jej w jego

komórce C8,

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

241

3. dokonanie operacji obliczeniowych w arkuszu Słowo i zapisanie wyniku

w jego komórce B18, 4. pobranie zawartości komórki B18 arkusza Słowo przez arkusz Arkusz1

i umieszczenie jej w jego komórce B8.

Arkusz Słowo Arkusz (rysunek 11.2) tworzymy według poniższych kroków: 1. W komórkach od A1 do A10 należy umieścić kolejno zapis słowny cyfr od 0 do 9, umieszczając na końcu każdego słowa znak gwiazdki (*). 2. Do komórki C8 wprowadzać będziemy wartość poddawaną zamianie.

W naszym przypadku jest to wartość komórki B5, znajdująca się w arkuszu Arkusz1, stąd też formuła zawarta w niej ma postać =Arkusz1!B5. Format komórki C8 posiada kategorię Liczbowe z dwoma miejscami po przecinku. 3. W komórce C9 wpisujemy formułę =LICZBA.CAŁK(C8), co spowoduje

pokazanie się w niej tylko części całkowitej liczby z komórki C8. Format komórki C9 posiada kategorię Ogólne. 4. W komórce D9 umieszczamy formułę w postaci =(C8-C9)*100, co pozwala

na uzyskanie, jako wartości całkowitej, części dziesiętnej liczby z komórki C8. Format komórki D9 posiada kategorię Ogólne. 5. W komórce E9 umieszczamy formułę =TEKST(D9;0)&"/100zł", powodującą

zamianę zawartości komórki D9 na tekst i dodanie do niej stałego wyrażenia tekstowego "/100zł". Sumowanie tekstów odbywa się za pomocą operatora &. Format komórki E9 posiada kategorię Ogólne. 6. W komórkach od A15 do H15 umieszczamy formuły, które pozwalają

na pobieranie z komórki C9 kolejnych cyfr: Rysunek 11.2. Wygląd arkusza Słowo (skoroszyt Słowo) dokonującego zamiany wyrażenia liczbowego na zapis słowny

242

Excel w biurze i nie tylko  formuła dla komórki A15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;1;1),  formuła dla komórki B15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;2;1),  formuła dla komórki C15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;3;1),  formuła dla komórki D15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;4;1),  formuła dla komórki E15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;5;1),  formuła dla komórki F15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;7;1),  formuła dla komórki G15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;8;1),  formuła dla komórki H15 — =FRAGMENT.TEKSTU(C9;9;1).  formuła dla komórki A16 — =INDEKS(A1:A10;A15+1),  formuła dla komórki B16 — =INDEKS(A1:A10;B15+1),  formuła dla komórki C16 — =INDEKS(A1:A10;C15+1),  formuła dla komórki D16 — =INDEKS(A1:A10;D15+1),  formuła dla komórki E16 — =INDEKS(A1:A10;E15+1),  formuła dla komórki F16 — =INDEKS(A1:A10;F15+1),  formuła dla komórki G16 — =INDEKS(A1:A10;G15+1),  formuła dla komórki H16 — =INDEKS(A1:A10;H15+1).

Format komórek od A15 do H15 posiada kategorię Ogólne. a) W komórkach od A16 do H16 umieszczamy formuły, które pozwalają

na wyszukanie i pobranie zawartości komórki z zakresu A1:A10, której adres określa zawartość odpowiedniej komórki z wiersza 15. zwiększoną o 1. Format komórek od A16 do H16 posiada kategorię Ogólne. b) W komórce B18 należy wpisać formułę pozwalającą na sumowanie

tekstowych zawartości komórek od A16 do H16, przy czym z uwagi na możliwość wystąpienia w nich komunikatu o błędzie (#ARG!) formuła powinna mieć następującą postać: =JEŻELI(T(A15)"";A16;"")&JEŻELI(T(B15)"";B16;"")&JEŻELI(T(C15)"";C16;"") &JEŻELI(T(D15)"";D16;"")&JEŻELI(T(E15)"";E16;"")&JEŻELI(T(F15)"";F16;" ")&JEŻELI(T(G15)"";G16;"")&JEŻELI(T(H15)"";H16;"")&E9

Uwagi końcowe dla wersji I Jeżeli masz arkusz źródłowy i chcesz, aby następowała w nim zamiana wartości liczbowej na słowną, musisz wykonać następujące czynności: 1. Do arkusza źródłowego skopiuj arkusz Słowo (ze skoroszytu Słowo).

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

243

2. W komórce C18 arkusza Słowo wpisz jako formułę odwołanie do komórki

arkusza źródłowego, której wartość liczbową chcemy zamienić na zapis słowny, zgodnie z ogólną postacią zapisu: = {nazwa arkusza źródłowego}! {adres komórki}, na przykład Wyniki!D123. 3. W komórce arkusza źródłowego, w której chcemy uzyskać zapis słowny, wpisz odwołanie do arkusza Słowo w postaci: =słowo!B18.

Przytoczony sposób postępowania możemy zastosować w przypadku, gdy w całym skoroszycie tylko jedna wartość ulega zamianie na zapis słowny. Jeżeli musimy dokonać zamiany dla kilku komórek, należy w tym celu posłużyć się arkuszem o nazwie Słowo10 (znajdującym się w katalogu Przyklady\Rozdzial03), którego wygląd został przedstawiony na rysunku 11.3. W tym wypadku należy wykonać następujące kroki: 1. Do arkusza źródłowego skopiuj arkusz Słownie znajdujący się w skoroszycie

Słowo10. 2. W komórkach C1, C3, C5, C7… arkusza Słownie wpisz jako formułę

odwołanie do odpowiednich komórek arkusza źródłowego, których wartości liczbowe chcemy zamienić na zapis słowny, zgodnie z ogólną postacią zapisu: ={nazwa arkusza źródłowego}!{adres komórki}. 3. W komórkach arkusza źródłowego, w których chcemy uzyskać zapis słowny,

należy wpisać odpowiednio odwołania do arkusza Słownie w postaci: słownie!D1, =słownie!D3, =słownie!D5, =słownie!D7 …

Rysunek 11.3. Wygląd arkusza pozwalającego na zamianę 10 wyrażeń numerycznych na zapis słowny

244

Excel w biurze i nie tylko

Przeznaczenie i budowa skoroszytu w wersji II Celem działania skoroszytu w wersji II jest również zamiana zapisu wyrażenia liczbowego na słowną postać zapisu. W naszym przypadku zapis słowny będzie miał przykładową postać: osiemnaścietys*czterystapięćdziesiątdziewięćzł*dwadzieściaczterygr*

Skoroszyt składa się z dwóch arkuszy kalkulacyjnych: a) Arkusz1 — arkusz główny, w którym chcemy pokazać wartość numeryczną

za pomocą zapisu słownego; b) Słowo — arkusz dokonujący faktycznej zamiany zapisu.

Opis arkusza będzie bardziej zrozumiały, jeśli arkusz zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial11, a w nim plik T_slownie, po czym

otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza o nazwie Arkusz1.

Arkusz1 Arkusz1 (rysunek 11.4) to nasz dowolny arkusz, w którym chcemy przedstawić wartość liczbową za pomocą opisu słownego. Dlatego też w celu poglądowym posiada on tylko dwie interesujące nas komórki:  komórkę z wartością liczbową — B5;  komórkę z wyrażeniem słownym zawartości komórki B5 — B8.

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

245

Rysunek 11.4. Wygląd arkusza Arkusz1 w skoroszycie T_slownie

Wprowadzenie do komórki B5 dowolnej liczby powoduje jej automatyczną zamianę na zapis słowny i wyświetlenie jej w komórce B8, przy czym procedura zamiany została zrealizowana dla liczby, której część całkowita jest zapisana maksymalnie na 12 miejscach (12 cyfr z lewej strony przecinka). Procedura zamiany przebiega w sposób następujący: 1. wpisanie wartości liczbowej do komórki B5 arkusza o nazwie Arkusz1, 2. pobranie zawartości komórki B5 przez arkusz Słowo i umieszczenie jej

w jego komórce H14, 3. dokonanie operacji obliczeniowych w arkuszu Słowo i zapisanie wyniku

w jego komórce A20, 4. pobranie zawartości komórki A20 arkusza Słowo przez arkusz Arkusz1

i umieszczenie jej w jego komórce B8.

Arkusz Słowo Ogólnie algorytm konwersji zapisu wartości numerycznej na zapis słowny polega na: 1. połączeniu i zapisaniu dziesiętnej wartości liczbowej na zapis numeryczny

— całkowity; 2. podzieleniu liczby dziesiętnej na część całkowitą i ułamkową; 3. uzupełnieniu z lewej strony zerami części całkowitej w taki sposób,

aby składało się na nią 12 znaków (taka długość ciągu znaków zapewnia konwersję liczby, której maksymalną część całkowitą można określić na: „999 miliardów 999 milionów 999 tysięcy i 999 zł”; 4. podzieleniu ciągu 12-znakowego na 4 podciągi 3-znakowe — zaczynając

podział z lewej strony; 5. zamianie 3-znakowych ciągów numerycznych na odpowiadający im „zestaw

wyrażeń tekstowych” wraz z uzupełnieniem tekstowym określającym „rząd wielkości” określonej trójki znaków, np. tekst mld* oznacza miliardy, natomiast wyrażenie tys.* oznacza tysiące; 6. wyborze 2 znaków numerycznych określających część ułamkową wartości

poddawanej konwersji i dopisaniem z lewej strony znaku: „0”;

246

Excel w biurze i nie tylko 7. zamianie 3-znakowego ciągu numerycznego określającego część dziesiętną

wartości numerycznej poddawanej konwersji na odpowiadające mu „wyrażenie tekstowe” wraz z uzupełnieniem tekstowym określającym „rząd groszy”; 8. złożeniu cząstkowych wyrażeń tekstowych (wyrażeń składających się na

odpowiednią „trójkę” znaków numerycznych) w końcowy zapis słowny wyrażenia liczbowego. W celu realizacji powyżej przedstawionego algorytmu w arkuszu Słowo (skoroszyt T_slownie) zaprojektowano 5 podstawowych obszarów komórek odpowiedzialnych za prawidłową zamianę wartości numerycznej na postać słowną. Są nimi:  obszar przygotowania wartości numerycznej do zamiany na zapis słowny

(rysunek 11.5, oznaczenie 1);  obszar wszystkich wyrażeń tekstowych służących do budowy zapisu słownego

(rysunek 11.5, oznaczenie 2);  obszar zapisu wartości numerycznej (uzupełnionej do 12 znaków w części

całkowitej) w podziale na 3-znakowe sekcje będące reprezentacją liczby w zakresie miliardów, milionów, tysięcy, setek (jedności) oraz groszy (rysunek 11.5, oznaczenie 3);  obszar zapisu słownego odpowiednio przyporządkowany określonej sekcji

3-znakowej (rysunek 11.5, oznaczenie 4);  sumaryczny zapis wyrażeń z obszaru oznaczonego symbolem 4 (rysunek 11.5,

oznaczenie 5). Rysunek 11.5. Wygląd arkusza Słowo (skoroszyt T_slownie) dokonującego zamiany wyrażenia liczbowego na zapis słowny

Obszar 1. W skład komórek służących operacji przygotowania wartości numerycznej do konwersji zapisu (nazwanych umownie obszarem 1.) wchodzą komórki:

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

247

 H14 — pobiera (lub służy do wpisania) wartość numeryczną przeznaczoną

do konwersji zapisu (rysunek 11.6, oznaczenie 1). Komórka może być sformatowana jako kategoria: liczbowa, księgowa lub też walutowa — z dwoma miejscami po przecinku; przy czym jej długość części całkowitej musi być zawarta między 1 a 12 znakami (cyfra zero to jeden znak). Rysunek 11.6. Wygląd części przygotowania wartości liczbowej do zamiany na zapis słowny (obszar 1.)

 H16 — pobiera z komórki H14 część całkowitą wartości poddawanej zamianie.  H17 — uzupełnia do 12 znaków (przez wpisanie z lewej strony zer) część

całkowitą wartości poddawanej konwersji zapisu. Formuły obsługujące komórki z obszaru 1. (komórki H14, H16 oraz H17) przedstawiono w tabeli 11.1. Tabela 11.1. Opis komórek arkusza — część przygotowania wartości liczbowej do zamiany na zapis słowny Komórka

Przeznaczenie — zawartość

Formuła — odwołanie

H14

Pobiera zapis numeryczny wartości przeznaczonej do zamiany na zapis słowny.

=Arkusz1!B4

H16

Zmienia zapis dziesiętny liczby na zapis całkowity z zastosowaniem wszystkich cyfr składających się na wartość przeznaczoną do zamiany.

=ZAOKR(H14*100;0)

H17

Uzupełnia (z lewej strony) zerami część całkowitą wartości przeznaczonej do zamiany — w taki sposób, aby otrzymać 12-znakowy ciąg liczbowy.

=POWT("0";12-DŁ(LICZBA.CAŁK(H14))) & LICZBA.CAŁK(H14)

Obszar 2. Obszar drugi, czyli komórki przechowujące cząstkowe wyrażenia tekstowe służące do budowy pełnego zapisu słownego określonej wartości numerycznej, stanowią komórki z zakresu A1:E12 (rysunek 11.7). W obszarze tym możemy wyróżnić dwa podzakresy. Pierwszy z nich to zakres komórek A1:E10 (rysunek 11.7, oznaczenie 1), w którym zapisane zostały wyrażenia tekstowe składające się na zapis trzech kolejnych znaków numerycznych, na przykład:  Liczba 567 zostanie zapisana za pomocą tekstów pochodzących z sumowania

(kolejno) komórek: B6, D6, B7, C7 oraz komórki B8.

248

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 11.7. Wygląd komórek obszaru 2.

 Liczba 919 zostanie zapisana za pomocą tekstów pochodzących z sumowania

(kolejno) komórek: B10, D10 oraz komórki E10.  Liczba 210 zostanie zapisana za pomocą tekstów pochodzących z sumowania

(kolejno) komórki D2 oraz komórki E1. Drugi zakres komórek, A12:E12 (rysunek 11.7, oznaczenie 2), służy do zapisów wyrażeń tekstowych składających się na zapis słowny rzędu wielkości, do których przynależy określona „trójka”. Są to zapisy: mld*, mln*, tys.*, zł* oraz zapis gr*. Długość zadeklarowanego (wpisanego do odpowiedniego zakresu komórek) tekstu określającego rząd wielkości nie ma wpływu na prawidłowość przebiegu procesu konwersji zapisu.

Obszar 3. Obszar komórek w zakresie A13:E13 stanowi umowny obszar 3., w którym tworzone są określone (odpowiednio przygotowane) podciągi 3-znakowe, będące reprezentacją części całkowitej oraz części ułamkowej wartości poddawanej konwersji zapisu. Podciągi w komórkach A13, B13, C13 oraz D13 utworzone są na podstawie zawartości komórki H17 (rysunek 11.8, oznaczenie 1). Zawartość podciągu zapisanego w komórce E13 to odpowiednio przetworzona i uzupełniona zerem z lewej strony zawartość komórki H16 (rysunek 11.8, oznaczenie 2). Rysunek 11.8. Operacja tworzenia podciągów 3-znakowych w zakresie komórek A13:E13

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

249

Formuły obsługujące komórki z obszaru 3. (zakres komórek A13:E13) przedstawiono w tabeli 11.2. Tabela 11.2. Opis komórek obszaru 3. arkusza Słowo Komórka

Przeznaczenie — zawartość

Formuła — odwołanie

A13

Pobiera pierwszy zestaw 3 znaków z komórki H17.

=FRAGMENT.TEKSTU($H$17;1;3)

B13

Pobiera drugi zestaw 3 znaków z komórki H17.

=FRAGMENT.TEKSTU($H$17;4;3)

C13

Pobiera trzeci zestaw 3 znaków z komórki H17.

=FRAGMENT.TEKSTU($H$17;7;3)

D13

Pobiera czwarty zestaw 3 znaków z komórki H17.

=FRAGMENT.TEKSTU($H$17;10;3)

E13

Pobiera ostatnie 2 znaki z komórki H16 i uzupełnia je z lewej strony cyfrą 0.

="0" & PRAWY(H16;2)

Obszar 4. Obszar czwarty arkusza, do którego zaliczamy komórki z zakresu A14:D17, służy do wyszukania określonego zestawu cząstkowych wyrażeń tekstowych dla określonego podciągu 3-znakowego zawartego w komórkach A13:D13. Na rysunkach 11.9 oraz 11.10 przedstawiono dwie podstawowe operacje identyfikowania cząstkowych wyrażeń tekstowych dla podciągów (odpowiednio) 348 oraz 215. Rysunek 11.9. Operacja wyszukiwania cząstkowych wyrażeń tekstowych dla podciągu znaków równego 358

Formuły obsługujące komórki z obszaru 4. (zakres komórek A14:E17) przedstawiono w tabeli 11.3.

Obszar 5. Obszar piąty stanową scalone komórki A20 do E20. Zawartość ich stanowi suma (konkatenacja łańcuchów) zawartości komórek z zakresu A13:E17, przy czym sumowanie przebiega w kolejności: A14&A15&A16&A17&A12 & B14&B15&B16&B17&B12 & C14&C15&C1 6&C17&C12 & D14&D15&D16&D17&D12 & E14&E15&E16&E17&E12. Pełna formuła przedstawiona została w tabeli 11.4.

250

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 11.10. Operacja wyszukiwania cząstkowych wyrażeń tekstowych dla podciągu znaków równego 215

Tabela 11.3. Opis komórek obszaru 4. arkusza Słowo Komórka

Przeznaczenie — zawartość

Formuła — odwołanie

A14

Komórka identyfikująca, czy sekcja określająca miliardy to liczba zaczynająca się od 100, czy od 200

=JEŻELI(WARTOŚĆ(LEWY(A13;1))=1;$D$2;"") & JEŻELI(WARTOŚĆ(LEWY(A13;1))=2;$D$3;"")

A15

Komórka identyfikująca liczbę pełnych „setek” (zaczynając od liczby 300) w sekcji określającej miliardy

=JEŻELI(WARTOŚĆ(A13)>299;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(A13;1;1)+1 ) & ADR.POŚR("$D" & FRAGMENT.TEKSTU(A13;1;1)+1 );"")

A16

Komórka identyfikująca liczbę pełnych „dziesiątek” — z wyjątkiem liczb w przedziale 10 do 19 — w sekcji określającej miliardy

=JEŻELI(WARTOŚĆ(PRAWY(A13;2))>19;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(A13;2;1)+1 ) & ADR.POŚR("$C" & FRAGMENT.TEKSTU(A13;2;1)+1 );"")

A17

Komórka identyfikująca jedności lub liczby z zakresu 10 do 19, w sekcji określającej miliardy

=JEŻELI(ORAZ(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(A13;2;2)) >9;(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(A13;2;2))299;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(B13;1;1)+1 ) & ADR.POŚR("$D" & FRAGMENT.TEKSTU(B13;1;1)+1 );"")

B16

Komórka identyfikująca liczbę pełnych „dziesiątek” — z wyjątkiem liczb w przedziale 10 do 19 — w sekcji określającej miliony

=JEŻELI(WARTOŚĆ(PRAWY(B13;2))>19;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(B13;2;1)+1 ) & ADR.POŚR("$C" & FRAGMENT.TEKSTU(B13;2;1)+1 );"")

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny

251

Tabela 11.3. Opis komórek obszaru 4. arkusza Słowo — ciąg dalszy Komórka

Przeznaczenie — zawartość

Formuła — odwołanie

B17

Komórka identyfikująca jedności lub liczby z zakresu 10 do 19, w sekcji określającej miliony

=JEŻELI(ORAZ(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(B13;2;2)) >9;(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(B13;2;2))299;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(C13;1;1)+1 ) & ADR.POŚR("$D" & FRAGMENT.TEKSTU(C13;1;1)+1 );"")

C16

Komórka identyfikująca liczbę pełnych „dziesiątek” — z wyjątkiem liczb w przedziale 10 do 19 — w sekcji określającej tysiące

=JEŻELI(WARTOŚĆ(PRAWY(C13;2))>19;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(C13;2;1)+1 ) & ADR.POŚR("$C" & FRAGMENT.TEKSTU(C13;2;1)+1 );"")

C17

Komórka identyfikująca jedności lub liczby z zakresu 10 do 19, w sekcji określającej tysiące

=JEŻELI(ORAZ(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(C13;2;2)) >9;(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(C13;2;2))299;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(D13;1;1)+1 ) & ADR.POŚR("$D" & FRAGMENT.TEKSTU(D13;1;1)+1 );"")

D16

Komórka identyfikująca liczbę pełnych „dziesiątek” — z wyjątkiem liczb w przedziale 10 do 19 — w sekcji określającej setki

=JEŻELI(WARTOŚĆ(PRAWY(D13;2))>19;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(D13;2;1)+1 ) & ADR.POŚR("$C" & FRAGMENT.TEKSTU(D13;2;1)+1 );"")

D17

Komórka identyfikująca jedności lub liczby z zakresu 10 do 19, w sekcji określającej setki

=JEŻELI(ORAZ(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(D13;2;2)) >9;(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(D13;2;2))19;ADR.POŚR("$B" & FRAGMENT.TEKSTU(E13;2;1)+1 ) & ADR.POŚR("$C" & FRAGMENT.TEKSTU(E13;2;1)+1 );"")

252

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 11.3. Opis komórek obszaru 4. arkusza Słowo — ciąg dalszy Komórka

Przeznaczenie — zawartość

Formuła — odwołanie

E17

Komórka identyfikująca jedności lub liczby z zakresu 10 do 19, w sekcji określającej grosze

=JEŻELI(ORAZ(WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(E13;2;2))>9; (WARTOŚĆ(FRAGMENT.TEKSTU(E13;2;2))=0;E14&E15&E16&E17&E12;"")

Uwagi końcowe dla wersji II Jeżeli masz arkusz źródłowy i chcesz, aby następowała w nim zamiana wartości liczbowej na słowną, musisz wykonać następujące czynności: 1. Do arkusza źródłowego skopiuj arkusz Słowo (ze skoroszytu T_slownie). 2. W komórce H14 arkusza Słowo wpisz jako formułę odwołanie do komórki

arkusza źródłowego, której wartość liczbową chcesz zamienić na zapis słowny, zgodnie z ogólną postacią zapisu: = {nazwa arkusza źródłowego}! {adres komórki}, na przykład Wyniki!D123. 3. W komórce arkusza źródłowego, w której chcesz uzyskać zapis słowny, wpisz odwołanie do arkusza Słowo w postaci: =Słowo!A20.

Przytoczony sposób postępowania możemy zastosować w przypadku, gdy w całym skoroszycie tylko jedna wartość ulega zamianie na zapis słowny. Jeżeli musimy dokonać zamiany dla dwóch komórek, należy w tym celu posłużyć się arkuszem o nazwie T_slownie2 (znajdującym się w katalogu Przyklady\Rozdzial11), którego wygląd został przedstawiony na rysunku 11.11. W tym wypadku należy wykonać następujące kroki: 1. Do arkusza źródłowego skopiuj arkusz Słowo znajdujący się w skoroszycie

T_slownie2. 2. W komórkach H14 i H24 arkusza Słowo wpisz jako formułę odwołanie

do odpowiednich komórek arkusza źródłowego, których wartości liczbowe chcesz zamienić na zapis słowny, zgodnie z ogólną postacią zapisu: ={nazwa arkusza źródłowego}!{adres komórki}. 3. W komórkach arkusza źródłowego, w których chcesz uzyskać zapis słowny, wpisz odpowiednio odwołania do arkusza Słownie w postaci: =Słowo!A19, =Słowo!A29.

Rozdział 11.  Zmiana zapisu wartości liczbowej na zapis słowny Rysunek 11.11. Wygląd arkusza Słowo zawartego w skoroszycie T_slownie2

253

254

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 12.

Dowód dostawy Przeznaczenie i budowa skoroszytu Skoroszyt przeznaczony jest do automatyzacji prac związanych z wystawianiem dowodów dostawy towarów oraz wydrukiem gotowego dokumentu o szacie graficznej pokazanej na rysunku 12.1. Skoroszyt składa się z sześciu arkuszy kalkulacyjnych przeznaczonych do wykonywania następujących zadań: 1. arkusz DOWÓD — przygotowanie danych i wydruk gotowego dowodu; Rysunek 12.1. Wygląd dowodu dostawy

256

Excel w biurze i nie tylko 2. arkusz Towary — umożliwienie wyboru z bazy danych towarów

podlegających dostawie; 3. arkusz Odbiorcy — umożliwienie wyboru z bazy danych nazwy i adresu

odbiorcy; 4. arkusz ND — nadawanie kolejnych numerów porządkowych w ogólnym

numerze wystawianego dokumentu; 5. arkusz Ustawienia — przechowywanie i udostępnianie nazwy dostawcy,

a także tworzenie zapisów dotyczących ogólnego numeru dowodu oraz miejsca i daty wystawienia dokumentu; 6. arkusz Słowo — zamiana numerycznej wartości dostarczonych towarów

na zapis słowny.

Obsługa skoroszytu Opis obsługi skoroszytu będzie bardziej zrozumiały, jeśli skoroszyt zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial12, a w nim plik Dowód dostawy,

po czym otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza Ustawienia.

Arkusz Ustawienia Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, aby skoroszyt do wystawiania dowodów dostawy spełnił nasze oczekiwania, jest prawidłowe przygotowanie (wypełnienie) arkusza Ustawienia. W celu ułatwienia identyfikacji komórek, które należy wypełnić, zostały one wypełnione kolorem żółtym (co będzie widoczne po wczytaniu skoroszytu). Ich rozmieszczenie i początkowe wartości przedstawia rysunek 12.2.

Rozdział 12.  Dowód dostawy

257

Rysunek 12.2. Wygląd arkusza Ustawienia

Komórki B2:C6, w których znajdują się na stałe umieszczone dane dostawcy, nie ulegają zmianie w czasie tworzenia każdego nowego dowodu dostawy. Wystarczy do nich raz wpisać odpowiednie dane zgodnie ze znajdującymi się obok nich opisami, a zostaną one każdorazowo umieszczone w części dowodu zawierającej dane dostawcy. Szczegółowego omówienia wymagają natomiast pola dowodu dostawy tworzone w sposób dynamiczny w zależności od daty wystawienia, przyjętej zasady numerowania dokumentu oraz sposobu płatności. Pola te zostały przedstawione na rysunku 12.3 i są nimi: 1. pole miejsca i daty wystawienia dowodu dostawy — 1; 2. pole numeru dowodu dostawy — 2; 3. pole sposobu płatności — 3. Rysunek 12.3. Pola dowodu dostawy tworzone w sposób dynamiczny

Pole miejsca i daty wystawienia dowodu dostawy Pole miejsca i daty wystawienia dowodu stanowi zawartość komórki F4, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach F3 i G3 arkusza Ustawienia.

258

Excel w biurze i nie tylko

Realizuje je zawarta w niej formuła =F3&TEKST(G3;"rrrr-mm-dd"). Zawartość komórki F3 wprowadzamy w postaci tekstu, np. Katowice, dnia. Zawartość komórki G3 jest pobierana z systemu przez zastosowanie w niej funkcji =DZIŚ()+H3 i jest aktualizowana automatycznie przy każdym otwarciu skoroszytu. Aby mieć wpływ na jej wartość (np. wystawić dowód dostawy z datą późniejszą niż bieżąca data systemowa) bez potrzeby usuwania zapisu formuły z komórki, zastosowano dodatkową komórkę korekty — H3, której zawartość jest dodawana do daty systemowej. Standardowo posiada ona zerową wartość (brak korekty). Wprowadzenie do niej cyfry, np. 4, spowoduje, że data wystawienia dowodu będzie większa o cztery dni niż data systemowa (bieżąca), tak jak pokazano na rysunku 12.4. Wprowadzenie wartości -4 ustawi datę o cztery dni wcześniejszą. Rysunek 12.4. Korekta daty wystawienia dowodu dostawy, z nową datą o cztery dni późniejszą niż data systemowa ustawiona na 2013-07-02

Pole numeru dowodu dostawy Pole numeru dowodu dostawy stanowi zawartość komórki F10, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach H8, H9 i I9 arkusza Ustawienia. Realizuje je zawarta w niej formuła =H8&H9&I9. Taki sposób tworzenia numeru dowodu pozwala na uzyskanie dwóch schematów jego zapisu: a) numer kolejny dowodu/tekst/miesiąc/rok, np. 13/B/05/2010; b) numer kolejny dowodu/miesiąc/rok, np. 13/05/2010.

gdzie:  numer kolejny dowodu to zawartość komórki H8, która jest pobierana za pomocą formuły =MAX(ND!C1:C301) z arkusza ND (obsługa arkusza ND

opisana jest w dalszej części rozdziału).  tekst to tekst wprowadzany przez nas do komórki H9. W naszym przykładzie ma on postać ciągu znaków — /B/, co daje nam postać zapisu wymienioną w punkcie a. W przypadku wprowadzenia tylko znaku (/) otrzymamy postać

zapisu z punktu b.  miesiąc/rok to ciąg znaków otrzymany przez zastosowanie w komórce I9 formuły =TEKST(G3;"mm/rrrr"), powodującej zamianę zawartości komórki

G3 przechowującej datę na tekst zgodnie z podanym formatem mm/rrrr.

Rozdział 12.  Dowód dostawy

259

Pole sposób płatności Pole sposobu płatności stanowi tekst przybierający jedną z postaci — GOTÓWKA, PRZELEW lub CZEK, w zależności od wartości wprowadzonej przez nas do komórki G11 arkusza Ustawienia. Komórka G11 jest wyposażona w pole komentarza podpowiadającego, jaką wartość należy wprowadzić, by uzyskać żądany tekst. Zamianę wartości na tekst realizuje zawarta w arkuszu DOWÓD komórka K18 za pomocą formuły: =JEŻELI(ustawienia!G11=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI(ustawienia!G11=2;"PRZELEW";"") & JEŻELI(ustawienia!G11=3;"CZEK";"")

Arkusz ND Arkusz ND (rysunek 12.5) służy do półautomatycznego nadawania kolejnego numeru dowodu dostawy. Zwrot półautomatyczny oznacza konieczność „pokazania” skoroszytowi, że chcemy uzyskać następny numer dowodu. W tym celu arkusz został wyposażony w dwa odpowiednio „oprogramowane” zakresy komórek. Jeden z nich to komórki C3:C300, w których przechowywany jest ostatni — aktywny — numer dowodu, oraz zakres komórek B3:B300, do których wprowadzenie przez nas znaku X powoduje aktywację i udostępnienie następnego numeru dowodu dostawy. Ponadto w komórce B2 znajduje się numer początkowy, od którego (po jego zwiększeniu o wartość 1) rozpoczęła się numeracja dokumentów. Na obu wymienionych obszarach został założony Autofiltr (dwa przyciski strzałek widoczne z prawej strony komórek B2 i C2) ułatwiający operację nadawania kolejnego numeru. Rysunek 12.5. Wygląd arkusza ND

W celu nadania kolejnego numeru należy po aktywacji arkusza ND wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki B2, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru jak na rysunku 12.6. 2. Odznacz (kliknij) pozycję (Zaznacz wszystko). 3. Dokonaj wyboru pozycji (Puste) przez kliknięcie jej prawym przyciskiem

myszy. Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek B3:C300 i przygotowanie pierwszego wolnego wiersza do aktualizacji — rysunek 12.6.

260

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 12.6. Aktywacja listy wyboru kolumny B

4. Wpisz do pierwszego wyfiltrowanego wiersza w kolumnie B znak X (wielkość

litery dowolna), co spowoduje pokazanie się kolejnego numeru dowodu w odpowiedniej komórce kolumny C (jak na rysunku 12.7). Rysunek 12.7. Aktywacja nowego numeru faktury po wpisaniu znaku x do komórki w kolumnie B w pierwszym wyfiltrowanym wierszu

Wygenerowany w ten sposób numer zostanie automatycznie pobrany do arkusza Ustawienia i zapisany w jego komórce H8, a następnie użyty do utworzenia ogólnego numeru dowodu. Generowanie numeru w komórkach kolumny C jest możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (przykład dla komórki B7) =JEŻELI(B7="x"; $B$2+WIERSZ()-1;"").

Arkusz Odbiorcy Arkusz Odbiorcy (rysunek 12.8) stanowi bazę kontrahentów, za pomocą której możemy w szybki sposób umieścić — w części dokumentu określonej odbiorca — wszystkie potrzebne informacje bez konieczności ich wpisywania za każdym razem, gdy tworzymy nowy dowód dostawy. Do budowy bazy wykorzystano następujące kolumny:  A — z etykietą Nazwa1;  B — z etykietą Nazwa2;  C — z etykietą Nazwa3;

Rozdział 12.  Dowód dostawy

261

Rysunek 12.8. Wygląd ogólny arkusza Odbiorcy  D — z etykietą Miasto;  E — z etykietą Ulica;  F — kolumna podająca nr wiersza, w której znajduje się pozycja (formuła =WIERSZ());  komórka G1 — zwraca numer wiersza wybranej pozycji przy zastosowaniu filtrowania (formuła — =SUMY.POŚREDNIE(9;F1:F200)).

Informacje dotyczące odbiorców wpisujemy zgodnie z etykietami kolumn. Wpisanie nazwy odbiorcy powinniśmy tak rozplanować w kolumnach A, B i C, aby po jej wybraniu mieściła się w odpowiednich polach obszaru komórek G6:G8 arkusza DOWÓD. Do komórek kolumny Miasto wpisujemy nazwę miasta, w którym znajduje się siedziba odbiorcy, poprzedzając ją jego kodem pocztowym. Nazwę ulicy (kolumna E) poprzedzamy skrótem ul.. W celu wybrania żądanego kontrahenta należy po otworzeniu arkusza Odbiorcy wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki A1, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru jak na rysunku 12.9. Rysunek 12.9. Aktywacja listy wyboru kolumny A

2. Odznacz (kliknij) pozycję (Zaznacz wszystko).

262

Excel w biurze i nie tylko 3. Dokonaj wyboru pozycji przez kliknięcie jej prawym przyciskiem myszy.

Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek A2:F200 i wyświetlenie wybranego wiersza — rysunek 12.10.

Rysunek 12.10. Wynik filtrowania obszaru komórek A2:F200

Do komórki G1 wpisany zostanie numer wiersza, w którym znajduje się wybrana pozycja. Wygenerowany w ten sposób numer jest pobierany przez komórki arkusza DOWÓD, w których zapisywane są informacje dotyczące nazwy i adresu odbiorcy. Jest to możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (np. dla komórki G6) w arkuszu DOWÓD: =JEŻELI($K$12=1;INDEKS(Odbiorcy!A$1:A$200;Odbiorcy!$G$1);"").

Arkusz Towary Arkusz Towary stanowi bazę towarów (materiałów) dostarczającą informacje niezbędne do wystawienia dowodu dostawy bez konieczności wpisywania ich za każdym razem do komórek arkusza DOWÓD. Ponieważ dokument musi zapewniać możliwość wyspecyfikowania kilku (do 15) pozycji materiałowych, użycie techniki filtrowania (wyboru jednego z wielu) jest nieprzydatne. Rozwiązaniem pozwalającym na wybór kilku pozycji jest konstrukcja arkusza przedstawiona na rysunku 12.11. Składa się on z dwóch obszarów komórek:  obszar pierwszy — komórki B2:E16 — to obszar wyboru nazw towarów

(materiałów) wraz z ich danymi dotyczącymi jednostki miary i ceny oraz pozycją (wierszem) zapisu w arkuszu Towary;  obszar drugi — komórki B18:D307 — to obszar rejestracji informacji

o towarach (materiałach). Rysunek 12.11. Wygląd fragmentu arkusza Towary

Rozdział 12.  Dowód dostawy

263

Przygotowanie bazy towarowej (materiałowej) Aby prawidłowo przygotować arkusz do eksploatacji, musimy dokonać zapisu całej naszej bazy towarowej (materiałowej) w obszarze komórek B18:C307 (w przypadku bazy o 5000 pozycji będzie to oczywiście odpowiednio większy obszar — B18:C5017), zachowując pokazaną na rysunku 12.11 kolejność występowania informacji o towarze: nazwa towaru — kolumna B; jednostka miary — kolumna C; cena — kolumna D. Następnie tak stworzony obszar komórek musimy posortować w następujący sposób: 1. Zaznacz wiersze od numeru 18 do ostatniej wpisanej pozycji, a następnie

na karcie Dane wybierz polecenie Sortuj (jak na rysunku 12.12). Rysunek 12.12. Rozpoczęcie operacji sortowania

2. Po wykonaniu działania jak w punkcie 1. wywołane zostanie okno dialogowe

Sortowanie (rysunek 12.13), w którym w sekcji Kolumna wybieramy kolumnę B; w sekcji Sortowanie — pozycję Wartości, a w sekcji Kolejność — pozycję Od A do Z (kolejność rosnącą), po czym klikamy przycisk OK. Rysunek 12.13. Okno dialogowe Sortowanie

264

Excel w biurze i nie tylko

Wybór pozycji z bazy towarowej (materiałowej) Obszar wyboru żądanych towarów (materiałów) zawiera komórki z zakresu B2:E16. Kolumny B, C i D służą do zapisu parametrów wybranego towaru, czyli jego nazwy, użytej jednostki miary oraz ceny (rysunek 12.14). Rysunek 12.14. Obszar wyboru towarów (materiałów)

Proces wyboru towaru (materiału) polega na wywołaniu w kolejnych komórkach kolumny B (B2, B3, B4… itd.) listy rozwijalnej przez: 1. naciśnięcie kombinacji klawiszy lewy ALT+klawisz strzałki w dół;

lub 2. otwarcie menu podręcznego (w aktywnej komórce kliknij prawym przyciskiem

myszy), a następnie wybór z menu polecenia Wybierz z listy rozwijanej (rysunek 12.15). Rysunek 12.15. Menu podręczne, wywołanie listy wyboru

Rozdział 12.  Dowód dostawy

265

Wykonanie czynności z punktu 1. lub 2. udostępni nam listę nazw towarów jak na rysunku 12.14, z której należy wybrać (kliknąć) żądaną pozycję. Formuła zapisana w komórkach E2:E16, np. dla komórki E2 mająca postać =JEŻELI(B2"";PODAJ.POZYCJĘ( $B2;B$18:B$3017)+17;""), identyfikuje numer wiersza, w którym zostały zapisane dane dotyczące wybranego towaru. Numer ten zostaje użyty do identyfikacji pozostałych parametrów towarów (materiałów), które są zapisywane odpowiednio w komórkach C2:C16 — jednostka miary oraz D2:D16 — cena towaru (materiału). Formuły w tych komórkach mają przykładową postać:  dla C2 — =INDEKS($C$18:$C$307;$E2-17),  dla D2 — =INDEKS($D$18:$D$307;$E2-17). Przy braku nazwy towaru w komórkach B2:B16 (komórki puste) w odpowiadających im komórkach C2:C16 oraz D2:D16 występuje zapis błędu argumentu #ARG!, co stanowi prawidłową reakcję arkusza.

Arkusz DOWÓD Arkusz DOWÓD służy do: 1. zbierania danych niezbędnych do sporządzenia dowodu dostawy z arkuszy

Towary, Odbiorcy, ND, Ustawienia i Słownie oraz odpowiedniego ich formatowania; 2. udostępniania do edycji komórek biorących udział w procesie przetwarzania

danych liczbowych oraz wykonywania niezbędnych działań matematycznych; 3. drukowania gotowej postaci dowodu dostawy.

W arkuszu możemy wyróżnić dwa obszary komórek odpowiedzialnych za przygotowanie dowodu dostawy. Pierwszy z nich, nazwany na potrzeby niniejszego opisu obszarem nagłówkowym, składa się z wierszy od 1. do 13. oraz kolumn A:I. Ta część dowodu dostawy tworzona jest w sposób całkowicie automatyczny przez pobranie odpowiednich danych z arkuszy Ustawienia oraz ND. Na rysunku 12.16 pokazano rozmieszczenie pobranych informacji. Pochodzenie i sposób ich powstawania przedstawiono przy opisie arkuszy Ustawienia i ND. Rysunek 12.16. Arkusz DOWÓD — rozmieszczenie danych w obszarze nagłówkowym dowodu dostawy

266

Excel w biurze i nie tylko

Drugim obszarem jest część specyfikacji ilościowo-wartościowej towarów podlegających dostawie. Stanowią go wiersze od 15. do 36., a jego wygląd przedstawia rysunek 12.17. Szczegółowy opis poszczególnych komórek wchodzących w skład tego obszaru przedstawiony został w tabeli 12.1. Rysunek 12.17. Arkusz DOWÓD — obszar specyfikacji ilościowo-wartościowej towarów

Tabela 12.1. Opis komórek należących do obszaru specyfikacji ilościowo-wartościowej dowodu dostawy Komórki

Przeznaczenie

Obsługa

B15:B29

Automatyczne wstawienie liczby porządkowej pozycji

Np. dla komórki B15 postać formuły to =JEŻELI($K15"";WIERSZ()-13;"")

C15:C29

Pobranie z arkusza Towary nazw towarów podlegających dostawie

Np. dla komórki C15 postać formuły to =JEŻELI($K15"";Towary!B2;"")

F15:F29

Pobranie z arkusza Towary jednostek miary towarów podlegających dostawie

Np. dla komórki F15 postać formuły to =JEŻELI($K15"";Towary!C2;"")

G15:G29

Edycja ilości towarów podlegających dostawie

Wprowadzana przez użytkownika

H15:H29

Pobranie z arkusza Towary cen towarów podlegających dostawie

Np. dla komórki H15 postać formuły to =JEŻELI($K15"";Towary!D2;"")

I15:I29

Wyliczenie wartości pozycji

Np. dla komórki I15 postać formuły to =JEŻELI(G15"";G15*H15;"")

I30

Wyliczenie łącznej wartości towarów podlegających dostawie

=JEŻELI($K$12=1;SUMA(I15:I29);"")

B31

Zapis słowny wartości towarów podlegających dostawie

=JEŻELI($K$12=1;słownie!B18;"")

Rozdział 12.  Dowód dostawy

267

Ważnym zakresem komórek jest obszar K12:K29. Komórki K15:K29 zawierają numery wierszy arkusza Towary, w których znajdują się parametry towarów (nazwa, jednostka miary, cena). Zawartość tych komórek dostępna jest dla formuł odpowiedzialnych za pobieranie danych o towarze wtedy, gdy do komórki K12 wprowadzimy wartość 1. Wprowadzając do komórki K14 wartość 0, możemy uzyskać wydruk „czystego” rachunku uzupełnionego tylko nazwą sprzedającego. Nie można wpisywać żadnych danych do komórek K15:K29, gdyż spowoduje to utratę zapisanych w nich formuł, a tym samym uniemożliwi poprawne działanie arkusza. Jedynymi dopuszczalnymi wartościami, które można wpisać do komórki K12, są cyfry 1 lub 0.

Ogólnie obsługa arkusza powinna przebiegać w sposób następujący: 1. Wpisz zero do komórki K12 — spowoduje to ukrycie poprzedniej

specyfikacji towaru. 2. Usuń za pomocą klawisza Delete wszystkie wcześniejsze zapisy ilości

w komórkach G15:G29; spowoduje to również automatyczne usunięcie komunikatu o błędzie w komórkach I17:I36. 3. Przejdź do arkusza Towary i dokonaj wyboru żądanych pozycji. 4. Przejdź do arkusza Odbiorcy i dokonaj wyboru kontrahenta. 5. Uzupełnij komórki zakresu G15:G29 odpowiednimi ilościami sprzedanych

towarów. 6. Dokonaj aktywacji nowego numeru dowodu w arkuszu ND. 7. Dokonaj ewentualnej korekty daty wystawienia dowodu i formy płatności

w arkuszu Ustawienia. 8. Wydrukuj gotowy dowód dostawy.

Wydruk dowodu dostawy wykonujemy na papierze formatu A5.

Arkusz Słowo Działanie arkusza zamiany wartości liczbowej na wyrażenie słowne zostało dokładnie przedstawione w rozdziale 11. Arkusz Słowo (rysunek 12.18) użyty w niniejszym przykładzie posiada następujące powiązania z arkuszem Rachunek:  w komórce H14 znajduje się odwołanie =Dowód!I30  zawartość komórki A20 pobierana jest przez arkusz DOWÓD i umieszczana

w komórce B31.

268 Rysunek 12.18. Arkusz Słowo

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 13.

Rachunki Rachunek zwykły Przeznaczenie i budowa skoroszytu Skoroszyt przeznaczony jest do automatyzacji prac związanych z wystawianiem rachunku za sprzedaż towarów oraz wydrukiem gotowego dokumentu o szacie graficznej pokazanej na rysunku 13.1. Skoroszyt składa się z pięciu arkuszy kalkulacyjnych, przeznaczonych do wykonywania następujących zadań: 1. arkusz Baza — umożliwianie wyboru z bazy danych towarów podlegających

sprzedaży; 2. arkusz Rachunek — przygotowywanie danych i wydruk gotowego rachunku; 3. arkusz Nr — nadawanie kolejnych numerów porządkowych w ogólnym

numerze wystawianego rachunku; 4. arkusz Ustawienia — przechowywanie i udostępnianie nazwy sprzedającego

oraz tworzenie zapisów dotyczących ogólnego numeru rachunku oraz miejsca i daty wystawienia dokumentu; 5. arkusz Słowo — zamiana numerycznej wartości dostarczonych towarów

na zapis słowny.

Obsługa skoroszytu Opis obsługi skoroszytu będzie bardziej zrozumiały, jeśli skoroszyt zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM.

270

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.1. Wygląd wydruku rachunku

3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial13, a w nim plik Rachunek zwykły,

następnie otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz przycisk Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza Ustawienia.

Arkusz Ustawienia Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, aby skoroszyt do wystawiania rachunków spełnił nasze oczekiwania, jest prawidłowe przygotowanie arkusza Ustawienia. W celu ułatwienia identyfikacji komórek, które należy uzupełnić, zostały one wypełnione kolorem żółtym (co będzie widoczne po wczytaniu skoroszytu). Ich rozmieszczenie i początkowe wartości przedstawia rysunek 13.2.

Rozdział 13.  Rachunki

271

Rysunek 13.2. Wygląd arkusza Ustawienia

Komórki C2:C6, w których znajdują się na stałe umieszczone dane sprzedawcy, nie ulegają zmianie w czasie tworzenia każdego nowego rachunku. Wystarczy do nich raz wpisać odpowiednie dane zgodnie ze znajdującymi się obok nich opisami, a zostaną one każdorazowo umieszczone w części rachunku zawierającej dane sprzedawcy. Omówienia wymagają natomiast pola rachunku tworzone w sposób dynamiczny (rysunek 13.3) w zależności od daty wystawienia, przyjętej zasady numerowania dokumentu oraz sposobu płatności. Pola te zostały przedstawione na rysunku 13.3 i są nimi:  pole miejsca i daty wystawienia rachunku — 1;  pole numeru rachunku — 2;  pole sposobu płatności — 3. Rysunek 13.3. Pola rachunku tworzone w sposób dynamiczny

Pole miejsca i daty wystawienia rachunku Pole miejsca i daty wystawienia rachunku stanowi zawartość komórki F4, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach F3 i G3 arkusza Ustawienia. Realizuje je zawarta w niej formuła =F3&TEKST(G3;"rrrr-mm-dd"). Zawartość komórki F3 wprowadzamy w postaci tekstu, np. Katowice, dnia. Zawartość komórki G3 jest pobierana z systemu przez zastosowanie w niej funkcji =DZIŚ()+H3

272

Excel w biurze i nie tylko

i jest aktualizowana automatycznie przy każdym otwarciu skoroszytu. Aby mieć wpływ na jej wartość (np. wystawić rachunek z datą późniejszą niż bieżąca data systemowa) bez potrzeby usuwania zapisu formuły z komórki, zastosowano dodatkową komórkę korekty — H3, której zawartość jest dodawana do daty systemowej. Standardowo posiada ona zerową wartość (brak korekty). Wprowadzenie do niej cyfry, np. 2, spowoduje, że data wystawienia rachunku będzie późniejsza o dwa dni niż data systemowa (bieżąca), tak jak pokazano na rysunku 13.4. Wprowadzenie wartości -2 ustawi datę o dwa dni wcześniejszą. Rysunek 13.4. Korekta daty wystawienia rachunku, z nową datą o dwa dni późniejszą niż data systemowa ustawiona na 2013-07-02

Pole numeru rachunku Pole numeru rachunku stanowi zawartość komórki B10, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach D8, D9 i D10 arkusza Ustawienia. Realizuje je zawarta w niej formuła =D8&D9&D10. Taki sposób tworzenia numeru rachunku pozwala na uzyskanie dwóch schematów jego zapisu: a) numer kolejny rachunku/tekst/miesiąc/rok, np. 12/B/7/2013, b) numer kolejny rachunku/miesiąc/rok, np. 12/7/2013,

gdzie:  numer kolejny rachunku — zawartość komórki D8, która jest pobierana za pomocą formuły =MAX(NR!C1:C301) z arkusza Nr (obsługa arkusza Nr opisana

jest w dalszej części rozdziału).  tekst — tekst wprowadzany przez nas do komórki D9. W naszym przykładzie ma on postać pojedynczego znaku — (/), co daje nam postać zapisu wymienioną w punkcie b. W przypadku wprowadzenia ciągu znaków (/B/)

otrzymamy postać zapisu z punktu a.  miesiąc/rok — ciąg znaków otrzymany przez zastosowanie w komórce D10 formuły =TEKST(G3;"m/rrrr"), powodującej zamianę zawartości komórki G3,

przechowującej datę, na tekst zgodnie z podanym formatem mm/rrrr.

Pole sposób płatności Pole sposobu płatności stanowi tekst w jednej z trzech postaci: GOTÓWKA, PRZELEW lub CZEK, w zależności od wartości wprowadzonej przez nas do komórki G6 arkusza Ustawienia. Komórka G6 jest wyposażona w pole komentarza podpowiadającego, jaką wartość należy wprowadzić, by uzyskać żądany tekst.

Rozdział 13.  Rachunki

273

Zamianę wartości na tekst realizuje zawarta w arkuszu Rachunek komórka E42 za pomocą formuły: =JEŻELI(ustawienia!G6=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI(ustawienia!G6=2;"PRZELEW";"") &JEŻELI(ustawienia!G6=3;"CZEK";"")

Arkusz Nr Arkusz Nr (rysunek 13.5) służy do półautomatycznego nadawania kolejnego numeru rachunku. Zwrot półautomatycznego oznacza konieczność „pokazania” skoroszytowi, że chcemy uzyskać następny numer. Rysunek 13.5. Wygląd arkusza Nr

W tym celu arkusz został wyposażony w dwa zakresy komórek. Jeden z nich to komórki C3:C300, w których przechowywany jest ostatni — aktywny — numer rachunku, a drugi to zakres komórek B3:B300, do których wprowadzenie przez nas znaku X powoduje aktywację i udostępnienie następnego numeru. Ponadto w komórce B2 znajduje się wartość początkowa, od której (po jej zwiększeniu o 1) rozpoczęła się numeracja dokumentów. Na obu wymienionych obszarach został założony Autofiltr (dwa przyciski strzałek widoczne z prawej strony komórek B2 i C2) ułatwiający procedurę nadawania kolejnego numeru. W celu nadania kolejnego numeru należy po aktywacji arkusza Nr wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki B2, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru, jak na rysunku 13.6. 2. Usuń zaznaczenie opcji (Zaznacz wszystko) (kliknij na zaznaczonej opcji). 3. Dokonaj wyboru pozycji (Puste) przez kliknięcie jej prawym przyciskiem

myszy. Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek B3:C300 i przygotowanie pierwszego wolnego wiersza do aktualizacji — rysunek 13.7. 4. Wpisz do pierwszego wyfiltrowanego wiersza w kolumnie B znak X (wielkość

litery dowolna), co spowoduje pokazanie się kolejnego numeru rachunku w odpowiedniej komórce kolumny C (jak na rysunku 13.7).

274

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.6. Aktywacja listy wyboru kolumny B

Rysunek 13.7. Aktywacja nowego numeru rachunku po wpisaniu znaku x do komórki w kolumnie B w pierwszym wyfiltrowanym wierszu

Wygenerowany w ten sposób numer zostanie automatycznie pobrany do arkusza Ustawienia i zapisany w jego komórce D8, a następnie użyty do tworzenia ogólnego numeru rachunku. Generowanie numeru w komórkach kolumny C jest możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (przykład dla komórki B12): =JEŻELI(B12="x"; $B$2+WIERSZ()-1;"").

Arkusz Baza Arkusz Baza stanowi bazę towarów (materiałów) dostarczającą informacje niezbędne do wystawienia rachunku bez konieczności wpisywania ich za każdym razem do arkusza Rachunek. Ponieważ dokument musi zapewniać możliwość wyspecyfikowania kilku (do 20) pozycji materiałowych, użycie techniki filtrowania (wyboru jednego z wielu) jest nieprzydatne. Rozwiązaniem pozwalającym na wybór kilku pozycji jest konstrukcja arkusza przedstawiona na rysunku 13.8. Składa się on z dwóch obszarów komórek:  Obszar pierwszy — komórki B2:E21 — to obszar wyboru nazw towarów

(materiałów) wraz z ich danymi dotyczącymi jednostki miary i ceny oraz pozycją (wierszem) zapisu w arkuszu Baza.  Obszar drugi — komórki B23:D307 — to obszar rejestracji informacji

o towarach (materiałach).

Rozdział 13.  Rachunki

275

Przygotowywanie bazy towarowej (materiałowej) Aby prawidłowo przygotować arkusz do eksploatacji, musimy dokonać zapisu całej naszej bazy towarowej (materiałowej) w obszarze komórek B23:C307 (w przypadku bazy o 5000 pozycjach będzie to oczywiście odpowiednio większy obszar — B23:C5022), zachowując pokazaną na rysunku 13.8 kolejność występowania informacji o towarze: nazwa towaru — kolumna B; jednostka miary — kolumna C; cena jednostkowa — kolumna D. Następnie tak utworzony obszar komórek musimy posortować w następujący sposób: Rysunek 13.8. Wygląd fragmentu arkusza Baza

1. Zaznacz wiersze od numeru 22. do ostatniej wpisanej pozycji, a następnie

na karcie Dane wybierz polecenie Sortuj (jak na rysunku 13.9). Rysunek 13.9. Rozpoczęcie operacji sortowania

276

Excel w biurze i nie tylko 2. Po wykonaniu działania jak w punkcie 1. wywołane zostanie okno dialogowe

Sortowanie (rysunek 13.10), w którym sekcji Kolumna, na liście rozwijanej Sortuj według, wybieramy pozycję Kolumna B, w sekcji Sortowanie — Wartość, a w sekcji Kolejność — Od A do Z (sposób sortowania — rosnąco), po czym klikamy przycisk OK. Rysunek 13.10. Okno dialogowe Sortowanie

Procedurę sortowania należy zawsze przeprowadzić po dopisaniu nowych pozycji lub zmianie nazwy towaru już znajdującego się w bazie.

Wybór pozycji z bazy towarowej (materiałowej) Obszar wyboru żądanych towarów (materiałów) zawiera komórki z zakresu B2:E21. Kolumny B, C i D służą do zapisu parametrów wybranego towaru, czyli jego nazwy, użytej jednostki miary oraz ceny (rysunek 13.11). Rysunek 13.11. Obszar wyboru towarów (materiałów)

Wybór towaru (materiału) polega na wywołaniu w kolejnych komórkach kolumny B (B2, B3, B4… itd.) listy rozwijalnej przez: 1. naciśnięcie kombinacji klawiszy — lewy Alt+klawisz strzałki w dół;

lub

Rozdział 13.  Rachunki

277

2. otwarcie menu podręcznego (kliknięcie prawym przyciskiem myszy

w aktywnej komórce), a następnie wybór z menu polecenia Wybierz z listy rozwijanej (rysunek 13.12). Rysunek 13.12. Menu podręczne, wywołanie listy wyboru

Wykonanie czynności z punktu 1. lub 2. udostępni nam listę nazw towarów, jak na rysunku 13.11, z której należy wybrać (kliknąć) żądaną pozycję. Formuła zapisana w komórkach E2:E16, np. dla komórki E2 mająca postać =JEŻELI(B2"";PODAJ.POZYCJĘ ($B2;B$23:B$311)+22;""), identyfikuje numer wiersza, w którym zostały zapisane dane dotyczące wybranego towaru. Numer ten zostaje użyty do identyfikacji pozostałych parametrów towarów (materiałów), które są zapisywane odpowiednio w komórkach C2:C16 — jednostka miary oraz D2:D16 — cena towaru (materiału). Formuły w tych komórkach mają przykładową postać:  dla C2 — =INDEKS($C$23:$C$307;$E2-22),  dla D2 — =INDEKS($D$23:$D$307;$E2-22). Przy braku nazwy towaru w komórkach B2:B21 (komórki puste) w odpowiadających im komórkach C2:C21 oraz D2:D21 występuje zapis błędu argumentu #ARG!, co stanowi prawidłową reakcję arkusza.

Arkusz Rachunek Arkusz Rachunek służy do: 1. zbierania danych niezbędnych do sporządzenia rachunku sprzedaży towarów

z arkuszy Baza, Nr, Ustawienia i Słowo oraz odpowiedniego ich formatowania;

278

Excel w biurze i nie tylko 2. udostępniania do edycji komórek biorących udział w procesie przetwarzania

danych liczbowych oraz wykonywania niezbędnych działań matematycznych; 3. drukowania gotowej postaci rachunku.

W arkuszu możemy wyróżnić dwa obszary komórek odpowiedzialnych za przygotowanie rachunku. Pierwszy z nich, odpowiedzialny za utworzenie części nagłówkowej rachunku, składa się z wierszy od 1 do 13 oraz kolumn B:I. Ten obszar rachunku tworzony jest w sposób częściowo automatyczny przez pobranie odpowiednich danych z arkuszy Ustawienia oraz Nr. Na rysunku 13.13 pokazano rozmieszczenie pobranych informacji. Pochodzenie i sposób ich powstawania zostały przedstawione przy opisie arkuszy Ustawienia i Nr. Dane dotyczące kupującego należy wprowadzić ręcznie w komórkach H7, H8, H9 oraz H10. Rysunek 13.13. Wygląd części nagłówkowej rachunku

Drugim obszarem jest część specyfikacji ilościowo-wartościowej towarów podlegających sprzedaży. Stanowią go wiersze od 17 do 42, a jego wygląd przedstawia rysunek 13.14. Szczegółowy opis poszczególnych komórek wchodzących w skład tego obszaru przedstawiony został w tabeli 13.1. Ważnym zakresem komórek jest obszar K14:K36. Komórki K17:K36 zawierają numery wierszy arkusza Baza, w których znajdują się parametry towarów (nazwa, jednostka miary, cena). Zawartość tych komórek dostępna jest dla formuł odpowiedzialnych za pobieranie danych o towarze wtedy, gdy do komórki K14 wprowadzimy wartość 1. Wprowadzając do komórki K14 wartość 0, możemy uzyskać wydruk „czystego” rachunku uzupełnionego tylko nazwą sprzedającego. Nie wpisuj żadnych danych do komórek K17:K36, gdyż spowoduje to utratę zapisanych w nich formuł, a tym samym uniemożliwi poprawne działanie arkusza. Jedynymi dopuszczalnymi wartościami, które można wpisać do komórki K14, są cyfry 1 lub 0.

Ogólnie obsługa arkusza powinna przebiegać w sposób następujący: 1. Wpisz zero do komórki K14, co spowoduje ukrycie poprzedniej specyfikacji

towaru.

Rozdział 13.  Rachunki

279

Rysunek 13.14. Wygląd części specyfikacji ilościowo-wartościowej rachunku

Tabela 13.1. Opis komórek należących do obszaru specyfikacji ilościowo-wartościowej rachunku Komórki

Przeznaczenie

Obsługa

B17:B36

Automatyczne wystawienie liczby porządkowej pozycji rachunku

Programowo, np. dla komórki B17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";WIERSZ()-16;"")

C17:C36

Pobranie z arkusza Baza nazwy towarów podlegających sprzedaży

Programowo, np. dla komórki C17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";Baza!B2;"")

F15:F29

Pobranie z arkusza Baza jednostki miary towarów podlegających sprzedaży

Programowo, np. dla komórki F17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";Baza!C2;"")

G17:G36

Edycja ilości sprzedanych towarów

Wprowadzana przez użytkownika

H17:H36

Pobranie z arkusza Baza cen towarów podlegających sprzedaży

Programowo, np. dla komórki H17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";Baza!D2;"")

I17:I36

Wyliczenie wartości pozycji dla sprzedanego towaru

Programowo, np. dla komórki I15 postać formuły to =JEŻELI(G17"";G17*H17;"")

I37

Wyliczenie łącznej wartości sprzedanych towarów

=JEŻELI($K17"";SUMA(I17:I36);"")

Zapis słowny wartości sprzedanych towarów

=JEŻELI($K17"";słownie!B18;"")

E40

Stopa procentowa uwzględnionego w cenach podatku

Wprowadzana przez użytkownika — przy braku stopy procentowej pozostawić komórkę pustą

E41

Wartość uwzględnionego w cenach podatku

=JEŻELI($K17"";I37*E40/100;"")

B38

E43

Zapis formy płatności na podstawie zawartości komórki G6 w arkuszu Ustawienia

Programowo formuła Programowo formuła

Programowo formuła Programowo formuła =JEŻELI(ustawienia!G6=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI (ustawienia!G6=2;"PRZELEW";"")&JEŻELI(ustawi enia!G6=3;"CZEK";"")

280

Excel w biurze i nie tylko 2. Usuń za pomocą klawisza Delete wszystkie wcześniejsze zapisy ilości

w komórkach G17:G36; spowoduje to również automatyczne usunięcie komunikatu o błędzie w komórkach I17:I36. 3. Przejdź do arkusza Baza i dokonaj wyboru żądanych pozycji. 4. Przejdź do arkusza Rachunek i wprowadź dane dotyczące kupującego. 5. Uzupełnij komórki ilościami zakresu G17:G36 — odpowiednimi ilościami

sprzedanych towarów. 6. Dokonaj aktywacji nowego numeru rachunku w arkuszu Nr. 7. Dokonaj ewentualnej korekty daty wystawienia rachunku i formy płatności

w arkuszu Ustawienia. 8. Wydrukuj gotowy rachunek.

Wydruk rachunku wykonujemy na papierze formatu A5.

Arkusz Słowo Działanie arkusza zamiany wartości liczbowej na wyrażenie słowne zostało dokładnie przedstawione w rozdziale 11. Arkusz Słowo użyty w niniejszym przykładzie (rysunek 13.15) posiada następujące powiązania z arkuszem Rachunek:  w komórce H14 znajduje się odwołanie =RACHUNEK!I37  zawartość komórki A20 pobierana jest przez arkusz Rachunek i umieszczana

w komórce B38. Rysunek 13.15. Wygląd arkusza Słowo

Rozdział 13.  Rachunki

281

Rachunek za usługi Przeznaczenie i budowa skoroszytu Skoroszyt przeznaczony jest do automatyzacji prac związanych z wystawianiem rachunku za wykonanie usług oraz wydrukiem gotowego dokumentu o szacie graficznej pokazanej na rysunku 13.16. Skoroszyt składa się z pięciu arkuszy kalkulacyjnych, przeznaczonych do wykonywania następujących zadań: 1. arkusz Baza — umożliwianie wyboru z bazy danych usług podlegających

sprzedaży; 2. arkusz Rachunek — przygotowywanie danych i wydruk gotowego rachunku; 3. arkusz Nr — nadawanie kolejnych numerów porządkowych w ogólnym

numerze wystawianego dokumentu; 4. arkusz Ustawienia — przechowywanie i udostępnianie nazwy usługodawcy

oraz tworzenie zapisów dotyczących ogólnego numeru rachunku oraz miejsca i daty wystawienia dokumentu; 5. arkusz Słowo — zamiana numerycznej wartości rachunku na zapis słowny. Rysunek 13.16. Wygląd wydruku rachunku za usługi

282

Excel w biurze i nie tylko

Obsługa skoroszytu Opis obsługi skoroszytu będzie bardziej zrozumiały, jeśli skoroszyt zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Kliknij przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie wybierz polecemie

Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial13, a w nim plik Rachunek za uslugi,

a następnie otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz przycisk Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie wybierz

polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza Ustawienia.

Arkusz Ustawienia Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, aby skoroszyt do wystawiania rachunków za wykonane usługi spełnił nasze oczekiwania, jest prawidłowe przygotowanie (wypełnienie) arkusza Ustawienia. W celu ułatwienia identyfikacji komórek, które należy zaktualizować, wypełniono je kolorem żółtym (co będzie widoczne po wczytaniu skoroszytu). Ich rozmieszczenie i początkowe wartości przedstawia rysunek 13.17. Rysunek 13.17. Wygląd arkusza Ustawienia

Komórki C2:C6, w których znajdują się na stałe umieszczone dane dostawcy usług, nie ulegają zmianom w czasie wystawiania każdego nowego rachunku. Wystarczy do

Rozdział 13.  Rachunki

283

nich raz wpisać odpowiednie dane zgodnie ze znajdującymi się obok nich opisami, a zostaną one każdorazowo umieszczone w części rachunku zawierającej dane wystawcy rachunku. Omówienia wymagają natomiast pola rachunku tworzone w sposób dynamiczny w zależności od daty wystawienia, przyjętej zasady numerowania dokumentu oraz sposobu płatności. Pola te zostały przedstawione na rysunku 13.18 i są nimi:  pole miejsca i daty wystawienia rachunku — 1;  pole numeru rachunku — 2;  pole sposobu płatności — 3. Rysunek 13.18. Pola rachunku tworzone w sposób dynamiczny

Pole miejsca i daty wystawienia rachunku Pole miejsca i daty wystawienia rachunku stanowi zawartość komórki F4, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach F3 i G3 arkusza Ustawienia. Realizuje je zawarta w niej formuła =F3&TEKST(G3;"rrrr-mm-dd"). Zawartość komórki F3 wprowadzamy w postaci tekstu, np. Katowice, dnia. Zawartość komórki G3 jest pobierana z systemu przez zastosowanie w niej funkcji =DZIŚ()+H3 i jest aktualizowana automatycznie przy każdym otwarciu skoroszytu. Aby mieć wpływ na jej wartość (np. wystawić rachunek z datą późniejszą niż bieżąca data systemowa) bez potrzeby usuwania zapisu formuły z komórki, zastosowano dodatkową komórkę korekty H3, której zawartość jest dodawana do daty systemowej. Standardowo posiada ona zerową wartość (brak korekty). Wprowadzenie do niej cyfry, np. 2, spowoduje, że data wystawienia rachunku będzie późniejsza o dwa dni niż data systemowa (bieżąca), tak jak pokazano na rysunku 13.19. Wprowadzenie wartości -2 ustawi datę o dwa dni wcześniejszą.

Pole numeru rachunku Pole numeru rachunku stanowi zawartość komórki B10, będąca wynikiem złożenia tekstów zawartych w komórkach D8, D9 i D10 arkusza Ustawienia. Realizuje je zawarta w niej formuła =D8&D9&D10.

284

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.19. Korekta daty wystawienia rachunku, z nową datą o dwa dni późniejszą niż data systemowa ustawiona na 2013-07-02

Taki sposób tworzenia numeru rachunku pozwala na uzyskanie dwóch schematów jego zapisu: a) numer kolejny rachunku/tekst/miesiąc/rok, np. 12/B/2/2003, b) numer kolejny rachunku/miesiąc/rok, np. 12/2/2003,

gdzie:  numer kolejny rachunku — zawartość komórki D8, która jest pobierana za pomocą formuły =MAX(NR!C1:C300) z arkusza Nr (obsługa arkusza Nr opisana

jest w dalszej części rozdziału).  tekst — tekst wprowadzany przez nas do komórki D9. W naszym przykładzie ma on postać pojedynczego znaku (/), co daje nam postać zapisu wymienioną w punkcie b. W przypadku wprowadzenia ciągu znaków (/B/) otrzymamy

postać zapisu z punktu a.  miesiąc/rok — ciąg znaków otrzymany przez zastosowanie w komórce D10 formuły =TEKST(G3;"m/rrrr"), powodującej zamianę zawartości komórki G3

przechowującej datę na tekst zgodnie z podanym formatem mm/rrrr.

Pole sposób płatności Pole sposobu płatności stanowi tekst przybierający jedną z postaci — GOTÓWKA, PRZELEW lub CZEK, w zależności od wartości wprowadzonej przez nas do komórki G6 arkusza Ustawienia. Komórka G6 jest wyposażona w pole komentarza podpowiadającego, jaką wartość należy wprowadzić, by uzyskać żądany tekst. Zamianę wartości na tekst realizuje zawarta w arkuszu Rachunek komórka E42 za pomocą formuły: =JEŻELI(ustawienia!G6=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI(ustawienia!G6=2;"PRZELEW";"") & JEŻELI(ustawienia!G6=3;"CZEK";"")

Arkusz Nr Arkusz Nr (rysunek 13.20) służy do półautomatycznego nadawania kolejnego numeru faktury. Zwrot półautomatycznego oznacza konieczność „pokazania” skoroszytowi, że chcemy uzyskać następny numer rachunku. W tym celu arkusz został wyposażony w dwa zakresy komórek. Jeden z nich to komórki C3:C300, w których przechowywany jest ostatni — aktywny — numer rachunku, a drugi to zakres komórek B3:B300, do których wprowadzenie przez nas znaku X powoduje aktywację i udostępnienie następnego numeru dokumentu. Ponadto w komórce B2 znajduje się numer początkowy,

Rozdział 13.  Rachunki

285

Rysunek 13.20. Wygląd arkusza Nr

od którego (po jego zwiększeniu o wartość 1) rozpoczęła się numeracja dokumentów. Na obu wymienionych obszarach został założony Autofiltr (dwa przyciski strzałek widoczne z prawej strony komórek B2 i C2) ułatwiający procedurę nadawania kolejnego numeru. W celu nadania kolejnego numeru należy po aktywacji arkusza Nr wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki B2, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru, jak na rysunku 13.21. Rysunek 13.21. Aktywacja listy wyboru kolumny B

2. Dokonaj wyboru pozycji Puste przez kliknięcie jej prawym przyciskiem

myszki. Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek B3:C300 i przygotowanie pierwszego wolnego wiersza do aktualizacji — rysunek 13.21. 3. Wpisz do pierwszego wyfiltrowanego wiersza w kolumnie B znak X (wielkość

litery dowolna), co spowoduje pokazanie się kolejnego numeru rachunku w odpowiedniej komórce kolumny C (jak na rysunku 13.22).

286

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.22. Aktywacja nowego numeru rachunku po wpisaniu znaku x do komórki w kolumnie B w pierwszym wyfiltrowanym wierszu

Wygenerowany w ten sposób numer zostanie automatycznie pobrany do arkusza Ustawienia i zapisany w jego komórce D8, a następnie użyty do tworzenia ogólnego numeru rachunku. Generowanie numeru w komórkach kolumny C jest możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (przykład dla komórki B7): =JEŻELI(B7="x"; $B$2+WIERSZ()-1;"").

Arkusz Baza Arkusz Baza (rysunek 13.8) stanowi bazę usług dostarczającą informacje niezbędne do wystawienia rachunku bez konieczności wpisywania ich za każdym razem do arkusza Rachunek. Ponieważ dokument musi zapewniać możliwość wyspecyfikowania kilku (do 20) pozycji materiałowych, użycie techniki filtrowania (wyboru jednego z wielu) jest nieprzydatne. Rozwiązaniem pozwalającym na wybór kilku pozycji jest konstrukcja arkusza przedstawiona na rysunku 13.23. Składa się on z dwóch obszarów komórek:  Obszar pierwszy — komórki B2:D21 — to obszar wyboru nazw świadczonych

usług wraz z ich ceną oraz pozycją (wierszem) zapisu w arkuszu Baza.  Obszar drugi — komórki B23:D106 — to obszar rejestracji informacji

o świadczonych usługach. Rysunek 13.23. Wygląd fragmentu arkusza Baza

Rozdział 13.  Rachunki

287

Przygotowywanie bazy świadczonych usług Aby prawidłowo przygotować arkusz do eksploatacji, musimy dokonać zapisu wszystkich świadczonych usług w obszarze komórek B23:C106 (w przypadku bazy o 500 pozycjach będzie to oczywiście odpowiednio większy obszar — B23:C522), zachowując pokazaną na rysunku 13.8 kolejność występowania informacji o usłudze: nazwa usługi — kolumna B; cena — kolumna C. Następnie tak stworzony obszar komórek musimy posortować w następujący sposób: 1. Zaznacz wiersze od numeru 23 do ostatniej wpisanej pozycji, a następnie

na karcie Dane wybierz polecenie Sortuj (jak na rysunku 13.24). Rysunek 13.24. Rozpoczęcie operacji sortowania bazy usług

2. Po wykonaniu działania jak w punkcie 1. zostanie wywołane okno dialogowe

Sortowanie (rysunek 13.25), w którym na liście Sortuj według wybierz pozycję Kolumna B, a w sekcji Kolejność sposób sortowania — Od A do Z, po czym kliknij przycisk OK. Rysunek 13.25. Okno dialogowe Sortowanie

Wybór pozycji z bazy usług Obszar wyboru żądanych usług zawiera komórki z zakresu B2:D21. Kolumny B i C służą do zapisu parametrów wybranej usługi, czyli jej nazwy oraz ceny (rysunek 13.26). Wybór usługi polega na wywołaniu w kolejnych komórkach kolumny B (B2, B3, B4… itd.) listy rozwijalnej przez:

288

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.26. Obszar wyboru rodzaju usług

1. naciśnięcie kombinacji klawiszy — lewy Alt+klawisz strzałki w dół;

lub 2. otwarcie menu podręcznego (kliknięcie prawym przyciskiem myszy

w aktywnej komórce), a następnie wybór z menu polecenia Wybierz z listy rozwijanej (rysunek 13.27). Rysunek 13.27. Menu podręczne, wywołanie listy wyboru

Wykonanie czynności z punktu 1. lub 2. udostępni nam listę nazw usług, jak na rysunku 13.26, z której należy wybrać (kliknąć) żądaną pozycję. Formuła zapisana w komórkach D2:D21, np. dla komórki D2 mająca postać =JEŻELI(B2"";PODAJ.POZYCJĘ( $B2;B$23:B$106)+22;""), identyfikuje numer wiersza, w którym zostały zapisane dane dotyczące wybranej usługi. Numer ten zostaje użyty do identyfikacji ceny usługi, która jest zapisywana odpowiednio w komórkach C2:C21. Formuły w tych komórkach mają postać (przykład dla C2): =INDEKS($C$23:$C$106;$D2-22).

Rozdział 13.  Rachunki

289

Przy braku nazwy usługi w komórkach B2:B21 (komórki puste) w odpowiadających im komórkach C2:C21 występuje zapis błędu argumentu #ARG!, co stanowi prawidłową reakcję arkusza.

Arkusz Rachunek Arkusz Rachunek służy do: 1. zbierania danych niezbędnych do sporządzenia rachunku sprzedaży usług

z arkuszy Baza, Nr, Ustawienia i Słowo oraz odpowiedniego ich formatowania; 2. udostępniania do edycji komórek biorących udział w procesie przetwarzania

danych liczbowych oraz wykonywania niezbędnych działań matematycznych; 3. drukowania gotowej postaci rachunku.

W arkuszu możemy wyróżnić dwa obszary komórek odpowiedzialnych za przygotowanie rachunku. Pierwszy z nich, odpowiedzialny za tworzenie części nagłówkowej rachunku, składa się z wierszy od 1 do 13 oraz kolumn B:I. Ten obszar rachunku tworzony jest w sposób częściowo automatyczny przez pobranie odpowiednich danych z arkuszy Ustawienia oraz Nr. Na rysunku 13.28 pokazano rozmieszczenie pobranych informacji. Pochodzenie i sposób ich powstawania przedstawiono przy opisie arkuszy Ustawienia i Nr. Dane dotyczące kupującego należy wprowadzić ręcznie w komórkach H7, H8, H9 oraz H10. Rysunek 13.28. Wygląd części nagłówkowej rachunku

Drugim obszarem jest część specyfikacji usług podlegających sprzedaży. Stanowią go wiersze od 17 do 42, a jego wygląd przedstawia rysunek 13.29. Szczegółowy opis poszczególnych komórek wchodzących w skład tego obszaru przedstawiony został w tabeli 13.2. Ważnym zakresem komórek jest obszar K14:K36. Komórki K17:K36 zawierają numery wierszy arkusza Baza, w których znajdują się parametry świadczonych usług (nazwa i cena). Zawartość tych komórek dostępna jest dla formuł odpowiedzialnych za pobieranie danych o usługach wtedy, gdy do komórki K14 wprowadzimy wartość 1. Wprowadzając do komórki K14 wartość 0, możemy uzyskać wydruk „czystego” rachunku uzupełnionego tylko nazwą sprzedającego.

290

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 13.29. Wygląd obszaru specyfikacji usług rachunku

Tabela 13.2. Opis komórek należących do obszaru specyfikacji usług rachunku Komórki

Przeznaczenie

Obsługa

B17:B36

Automatyczne wystawienie liczby porządkowej pozycji rachunku

Programowo, np. dla komórki B17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";WIERSZ()-16;"")

C17:C36

Pobranie z arkusza Baza nazwy usług podlegających sprzedaży

Programowo, np. dla komórki C17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";Baza!B2;"")

I17:I36

Pobranie z arkusza Baza cen usług podlegających sprzedaży

Programowo, np. dla komórki I17 postać formuły to =JEŻELI($K17"";Baza!C2;"")

I37

Wyliczenie łącznej wartości sprzedanych usług

=JEŻELI($K17"";SUMA(I17:I36);"")

Zapis słowny wartości sprzedanych usług

=JEŻELI($K17"";słownie!B18;"")

E40

Stopa procentowa uwzględnionego w cenach podatku

Wprowadzana przez użytkownika — przy braku stopy procentowej pozostawić komórkę pustą

E41

Wartość uwzględnionego w cenach podatku

=JEŻELI($K17"";I37*E40/100;"")

B38

E43

Zapis formy płatności na podstawie zawartości komórki G6 w arkuszu Ustawienia

Programowo formuła Programowo formuła

Programowo formuła Programowo formuła =JEŻELI(ustawienia!G6=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI (ustawienia!G6=2;"PRZELEW";"")& JEŻELI(ustawienia!G6=3;"CZEK";"")

Nie wpisuj żadnych danych do komórek K17:K36, gdyż spowoduje to utratę zapisanych w nich formuł, a tym samym uniemożliwi poprawne działanie arkusza. Jedynymi dopuszczalnymi wartościami, które można wpisać do komórki K14, są cyfry 1 lub 0.

Rozdział 13.  Rachunki

291

Ogólnie obsługa arkusza powinna przebiegać w sposób następujący: 1. Wpisz 0 do komórki K14, co spowoduje ukrycie poprzedniej specyfikacji usług. 2. Przejdź do arkusza Baza i dokonaj wyboru żądanych pozycji. 3. Przejdź do arkusza Rachunek i wprowadź dane dotyczące kupującego. 4. Dokonaj aktywacji nowego numeru rachunku w arkuszu Nr. 5. Dokonaj ewentualnej korekty daty wystawienia rachunku i formy płatności

w arkuszu Ustawienia. 6. Wydrukuj gotowy rachunek.

Wydruk rachunku za usługi wykonujemy na papierze formatu A5.

Arkusz Słowo Działanie arkusza zamiany wartości liczbowej na wyrażenie słowne zostało dokładnie przedstawione w rozdziale 11. Arkusz Słownie (rysunek 13.30) użyty w niniejszym przykładzie posiada następujące powiązania z arkuszem Rachunek:  w komórce H14 znajduje się odwołanie =RACHUNEK!I37,  zawartość komórki A20 pobierana jest przez arkusz Rachunek i umieszczana

w komórce B38. Rysunek 13.30. Wygląd arkusza Słowo

292

Excel w biurze i nie tylko

Rozdział 14.

Zamówienia Przeznaczenie i budowa skoroszytu Skoroszyt przeznaczony jest do automatyzacji prac związanych z wystawianiem dokumentu zamówienia towarów oraz wydrukiem gotowych zamówień w formacie A5 oraz A4, o szacie graficznej pokazanej na rysunkach 14.1. oraz 14.2. Struktura skoroszytu dla obu typów zamówień jest taka sama. Tworzy ją sześć arkuszy kalkulacyjnych przeznaczonych do wykonywania następujących zadań: 1. arkusz Druk A5 — przygotowywanie danych i wydruk gotowego zamówienia

w formacie A5; 2. arkusz Druk A4 — przygotowywanie danych i wydruk gotowego zamówienia

w formacie A4; Rysunek 14.1. Zamówienie sześciopozycyjne, format A5, pozioma orientacja wydruku

294

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 14.2. Zamówienie 30-pozycyjne, format A4, pionowa orientacja wydruku

3. arkusz Numer — nadawanie kolejnych numerów wystawianego dokumentu; 4. arkusz Ustawienia — przechowywanie i udostępnianie nazwy dostawcy,

tworzenie zapisów dotyczących ogólnego numeru, symbolu i daty wystawienia dokumentu; 5. arkusz Sprzedawca — umożliwianie wyboru z bazy danych nazwy i adresu

dostawcy; 6. arkusz Towary — umożliwianie wyboru z bazy danych towarów podlegających

zamówieniu.

Obsługa skoroszytu Opis obsługi skoroszytu będzie bardziej zrozumiały, jeśli skoroszyt zostanie skopiowany z załączonej płytki CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM.

Rozdział 14.  Zamówienia

295

5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial14, a w nim plik Zamowienia, następnie

otwórz go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk pakietu Microsoft Office, a następnie wybierz

polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza Ustawienia.

Arkusz Ustawienia Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać, aby skoroszyt do wystawiania zamówień spełnił nasze oczekiwania, jest prawidłowe przygotowanie (wypełnienie) arkusza Ustawienia. W celu ułatwienia identyfikacji komórek, które należy zaktualizować, wypełniono je kolorem żółtym (co będzie widoczne po wczytaniu skoroszytu). Ich rozmieszczenie i początkowe wartości przedstawia rysunek 14.3. Rysunek 14.3. Wygląd arkusza Ustawienia

Pola Zamawiający, Odbiorca i Płatnik Komórki, w których znajdują się na stałe umieszczone dane zamawiającego, odbiorcy i płatnika, nie ulegają zmianom w czasie wystawiania każdego nowego zamówienia. Wystarczy do nich raz wpisać odpowiednie dane zgodnie ze znajdującymi się obok nich opisami, a zostaną one każdorazowo umieszczone w odpowiednich częściach zamówienia.

296

Excel w biurze i nie tylko

Pole daty wystawienia zamówienia Zawartość komórki G3, stanowiącej datę wystawienia zamówienia, jest pobierana z systemu przez zastosowanie w niej funkcji =DZIŚ()+I3 i jest aktualizowana automatycznie przy każdym otwarciu skoroszytu. Aby mieć wpływ na jej wartość (np. wystawić zamówienie z datą późniejszą niż bieżąca data systemowa) bez potrzeby usuwania zapisu formuły z komórki, zastosowano dodatkową komórkę korekty — I3, której zawartość jest dodawana do daty systemowej. Standardowo posiada ona zerową wartość (brak korekty). Wprowadzenie do niej cyfry, np. 5, spowoduje, że data wystawienia zamówienia będzie późniejsza o pięć dni niż data systemowa (bieżąca), tak jak pokazano na rysunku 14.4. Wprowadzenie wartości -2 ustawi datę o dwa dni wcześniejszą.

Rysunek 14.4. Korekta daty wystawienia zamówienia, z nową datą o pięć dni późniejszą niż data systemowa ustawiona na 2013-07-03

Pola numeru dokumentu (zamówienia) i symbolu dokumentu Pole numeru dokumentu (zamówienia) stanowi zawartość komórki H15 powstała przez zastosowanie w niej formuły =MAX(numer!C1:C501), pozwalającej na pobranie kolejnego numeru dokumentu z arkusza Numer (obsługa arkusza Numer opisana jest w dalszej części rozdziału). Symbol dokumentu (zawartość komórki H16) wprowadzamy w postaci tekstu, np. ZM.

Pole sposobu płatności Pole sposobu płatności stanowi tekst przybierający jedną z postaci — GOTÓWKA, PRZELEW lub CZEK, w zależności od wartości wprowadzonej przez nas do komórki H11 arkusza Ustawienia. Zamianę wartości na tekst realizuje zawarta w arkuszu Druk komórka A10 za pomocą formuły: =JEŻELI(ustawienia!H11=1;"GOTÓWKA";"")&JEŻELI(ustawienia!H11=2;"PRZELEW";"")&JEŻELI (ustawienia!H11=3;"CZEK";"")

Arkusz Numer Arkusz Numer (rysunek 14.5) służy do półautomatycznego nadawania kolejnego numeru faktury. Zwrot półautomatycznego oznacza konieczność „pokazania” skoroszytowi, że chcemy uzyskać następny numer zamówienia. W tym celu arkusz został wyposażony w dwa zakresy komórek. Jeden z nich to komórki C3:C300, w których przechowywany jest ostatni — aktywny — numer zamówienia, a drugi to zakres komórek B3:B300, do których wprowadzenie przez nas znaku X powoduje aktywację

Rozdział 14.  Zamówienia

297

Rysunek 14.5. Wygląd arkusza Numer

i udostępnienie następnego numeru dokumentu. Ponadto w komórce B2 znajduje się wartość początkowa, od której (po jej zwiększeniu o 1) rozpoczęła się numeracja dokumentów. Na obu wymienionych obszarach został założony autofiltr (widoczne dwa przyciski strzałek z prawej strony komórek B2 i C2) ułatwiający operację nadawania kolejnego numeru. W celu nadania kolejnego numeru należy po aktywacji arkusza Numer wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki B2, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru, jak na rysunku 14.6. Rysunek 14.6. Aktywacja listy wyboru kolumny B

2. Odznacz (kliknij) pozycję (Zaznacz wszystko). 3. Dokonaj wyboru pozycji (Puste) przez kliknięcie jej prawym przyciskiem

myszy. Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek B3:C300 i przygotowanie pierwszego wolnego wiersza do aktualizacji — rysunek 14.7.

298

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 14.7. Aktywacja nowego numeru faktury po wpisaniu znaku x do komórki w kolumnie B w pierwszym wyfiltrowanym wierszu 4. Wpisz do pierwszego wyfiltrowanego wiersza w kolumnie B znak X (wielkość

litery dowolna), co spowoduje pokazanie się kolejnego numeru zamówienia w odpowiedniej komórce kolumny C (jak na rysunku 14.7). Wygenerowany w ten sposób numer zostanie automatycznie pobrany do arkusza Ustawienia i zapisany w jego komórce H15, a następnie pobrany do arkusza Druk. Generowanie numeru w komórkach kolumny C jest możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (przykład dla komórki B7): =JEŻELI(B7="x";$B$2+WIERSZ()-1;"").

Arkusz Sprzedawca Arkusz Sprzedawca (rysunek 14.8) stanowi bazę kontrahentów, za pomocą której możemy w szybki sposób umieścić — w części zamówienia określonej adresat — wszystkie potrzebne informacje, bez konieczności ich wpisywania za każdym razem, gdy tworzymy nowy dokument. Do budowy bazy wykorzystano następujące kolumny:  A — z etykietą Nazwa1;  B — z etykietą Nazwa2;  C — z etykietą Nazwa3;  D — z etykietą Miasto;  E — z etykietą Ulica;  F — kolumna podająca nr wiersza, w którym znajduje się pozycja (formuła =WIERSZ());  komórka G1 zwraca numer wiersza wybranej pozycji przy zastosowaniu filtrowania (formuła =SUMY.POŚREDNIE(9;F1:G200)).

Rysunek 14.8. Wygląd ogólny arkusza Sprzedawca

Informacje dotyczące sprzedawców wpisujemy zgodnie z etykietami kolumn. Wpisanie nazwy sprzedawcy powinniśmy tak rozplanować w kolumnach A, B i C, aby po

Rozdział 14.  Zamówienia

299

jej wybraniu mieściła się w odpowiednich polach obszaru komórek K7:K11 arkusza Druk A5 (lub Druk A4). Do komórek kolumny Miasto wpisujemy nazwę miasta, w którym znajduje się siedziba sprzedawcy, poprzedzając ją jego kodem pocztowym. Nazwę ulicy (kolumna E) poprzedzamy skrótem ul.. W celu wybrania żądanego kontrahenta należy po otworzeniu arkusza Sprzedawca wykonać następujące czynności: 1. Kliknij strzałkę Autofiltru komórki A1, co spowoduje pokazanie się listy

wyboru, jak na rysunku 14.9. Rysunek 14.9. Aktywacja listy wyboru kolumny A

2. Odznacz (kliknij) pozycję (Zaznacz wszystko). 3. Dokonaj wyboru pozycji przez kliknięcie jej prawym przyciskiem myszy.

Działanie to spowoduje przefiltrowanie obszaru komórek A2:G200 i wyświetlenie wybranego wiersza — rysunek 14.10.

Rysunek 14.10. Wygląd arkusza po operacji filtrowania

Do komórki G1 arkusza Sprzedawca wczytany zostanie numer wiersza, w którym znajduje się wybrana pozycja. Wygenerowany w ten sposób numer jest pobierany przez komórki arkusza Druk A5 (lub Druk A4), w których zapisywane są informacje dotyczące nazwy i adresu odbiorcy. Jest to możliwe przez zastosowanie w nich następującej formuły (przykład dla komórki K7 i arkusza Druk A5): =INDEKS(sprzedawca!A1: A200;sprzedawca!G1).

300

Excel w biurze i nie tylko

Arkusz Towary Arkusz Towary stanowi bazę towarów (materiałów) zawierającą informacje niezbędne do wystawienia zamówienia bez konieczności wpisywania ich za każdym razem do arkusza Druk A5 lub Druk A4. Ponieważ arkusz musi zapewniać możliwość wyspecyfikowania kilku (do 30) pozycji materiałowych, użycie techniki filtrowania (wyboru jednego z wielu) jest nieprzydatne. Rozwiązaniem pozwalającym na wybór kilku pozycji jest konstrukcja arkusza przedstawiona na rysunku 14.11. Składa się on z dwóch obszarów komórek:  Obszar pierwszy — komórki B2:E31 — to obszar wyboru nazw towarów

(materiałów) wraz z ich danymi dotyczącymi indeksu i jednostki miary oraz pozycją (wierszem) zapisu w arkuszu Towary.  Obszar drugi — komórki B9:D308 — to obszar rejestracji informacji

o towarach (materiałach). Rysunek 14.11. Wygląd fragmentu arkusza Towary

Przygotowywanie bazy towarowej (materiałowej) Aby prawidłowo przygotować arkusz do eksploatacji, musimy dokonać zapisu całej naszej bazy towarowej (materiałowej) w obszarze komórek B9:D308 (w przypadku bazy o 5000 pozycji będzie to oczywiście odpowiednio większy obszar — B9:D5008), zachowując pokazaną na rysunku 14.11 kolejność występowania informacji o towa-

Rozdział 14.  Zamówienia

301

rze: nazwa towaru — kolumna B; indeks materiałowy — kolumna C; jednostka miary — kolumna D. Następnie tak stworzony obszar komórek musimy posortować w następujący sposób: 1. Zaznacz wiersze od numeru 33 do ostatniej wpisanej pozycji, a następnie

na karcie Dane wybierz polecenie Sortuj (jak na rysunku 14.12). Rysunek 14.12. Rozpoczęcie operacji sortowania

2. Po wykonaniu działania jak w punkcie 1. wywołane zostanie okno dialogowe

Sortowanie (rysunek 14.13), w którym w sekcji Kolumna wybierz kolumnę B, w sekcji Sortowanie — pozycję Wartości, a w sekcji Kolejność — pozycję Od A do Z (kolejność rosnącą), po czym kliknij przycisk OK. Rysunek 14.13. Okno dialogowe Sortowanie

Wybór pozycji z bazy towarowej (materiałowej) Obszar wyboru żądanych towarów (materiałów) zawiera komórki z zakresu B2:E7. Kolumny B, C i D służą do zapisu parametrów wybranego towaru, czyli jego nazwy, indeksu materiałowego i użytej jednostki miary. Proces wyboru towaru (materiału) polega na wywołaniu w kolejnych komórkach kolumny B (B2, B3, B4… itd.) listy rozwijalnej przez: 1. naciśnięcie kombinacji klawiszy — lewy Alt+klawisz strzałki w dół

(rysunek 14.14); lub

302

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 14.14. Wybór towarów z listy za pomocą naciśnięcia kombinacji klawiszy lewy Alt+klawisz strzałki w dół

2. otwarcie menu podręcznego (kliknięcie prawym przyciskiem myszy

w aktywnej komórce), a następnie wybór z menu polecenia Wybierz z listy. Wykonanie czynności z punktu 1. lub 2. spowoduje udostępnienie listy nazw towarów, jak na rysunku 14.14, z której należy wybrać (kliknąć) żądaną pozycję. Formuła zapisana w komórkach E2:E7, np. dla komórki E2 mająca postać =JEŻELI(B2""; PODAJ.POZYCJĘ($B2;B$9:B$308)+8;""), identyfikuje numer wiersza, w którym zostały zapisane dane dotyczące wybranego towaru. Numer ten zostaje użyty do identyfikacji pozostałych parametrów towarów (materiałów), które są zapisywane odpowiednio w komórkach C2:C7 — indeks materiałowy oraz D2:D7 — jednostka miary towaru (materiału). Formuły w tych komórkach mają postać:  przykład dla C2 — =INDEKS($C$9:$C$308;$E2-8),  przykład dla D2 — =INDEKS($D$9:$D$308;$E2-8). Przy braku nazwy towaru w komórkach B2:B7 (komórki puste) w odpowiadających im komórkach C2:C7 oraz D2:D7 występuje zapis błędu argumentu #ARG!, co stanowi prawidłową reakcję arkusza.

Arkusz Druk A5 (Druk A4) Arkusze Druk A4 oraz Druk A5 służą do: 1. zbierania niezbędnych danych do sporządzenia rachunku sprzedaży usług

z arkuszy Numer, Ustawienia, Sprzedawca i Towary oraz odpowiedniego ich formatowania; 2. udostępniania do edycji komórek biorących udział w procesie przetwarzania

danych liczbowych oraz wykonywania niezbędnych działań matematycznych; 3. drukowania gotowej postaci zamówienia.

W arkuszu możemy wyróżnić dwa obszary komórek odpowiedzialnych za przygotowanie zamówienia. Pierwszy z nich odpowiedzialny jest za utworzenie części nagłówkowej zamówienia i składa się z wierszy od 1 do 20 oraz kolumn B:S. Ten obszar zamówienia tworzony

Rozdział 14.  Zamówienia

303

jest w sposób automatyczny przez pobranie odpowiednich danych z arkuszy Ustawienia oraz Numer. Na rysunku 14.15 pokazano rozmieszczenie pobranych informacji. Pochodzenie i sposób ich powstawania zostały przedstawione przy opisie arkuszy Ustawienia i Numer. Rysunek 14.15. Wygląd części nagłówkowej zamówienia

Drugim obszarem jest część dotycząca specyfikacji towarów podlegających zamówieniu. Stanowią go wiersze od 22 do 27 (w arkuszu Druk A5), a jego wygląd przedstawia rysunek 14.16. Opis poszczególnych komórek wchodzących w skład tego obszaru przedstawiony został w tabeli 14.1. Rysunek 14.16. Wygląd obszaru specyfikacji zamawianych towarów dla arkusza Druk A5

Ważnym zakresem komórek jest obszar U18:U27 w arkuszu Druk A5 oraz obszar komórek U18:U51 w arkuszu Druk A4. Komórki z tych obszarów zawierają numery wierszy arkusza Towary, w których znajdują się parametry zamawianych towarów (nazwa, indeks i jednostka miary). Zawartość tych komórek dostępna jest dla formuł odpowiedzialnych za pobieranie danych o usługach, wtedy gdy np. do komórki T18 wprowadzimy wartość 1. Wprowadzając do komórki T18 wartość 0, możemy uzyskać wydruk częściowo wypełnionego zamówienia (tylko w obszarze nagłówkowym), co może być przydatne w wypadku, gdy specyfikacji towarów chcemy dokonać w siedzibie sprzedającego, po zapoznaniu się z oferowanym towarem.

304

Excel w biurze i nie tylko

Tabela 14.1. Opis komórek należących do obszaru specyfikacji towarów w zamówieniu Komórki

Przeznaczenie

Obsługa

B22:B27

Automatyczne wystawienie liczby porządkowej pozycji zamówienia

Programowo, np. dla komórki A22 postać formuły to

Pobranie z arkusza Towary nazwy zamawianego towaru

Programowo, np. dla komórki B22 postać formuły to

Pobranie z arkusza Towary indeksu materiałowego zamawianego towaru

Programowo, np. dla komórki G22 postać formuły to

Pobranie z arkusza Towary jednostki miary zamawianego towaru

Programowo, np. dla komórki K22 postać formuły to

M22:M27

Edycja ilości zamawianego towaru

Wprowadzana przez użytkownika

Q22:Q27

Edycja terminu dostawy zamawianego towaru

Wprowadzana przez użytkownika

C22:C27 H22:H27

L22:L27

=JEŻELI(T22"";INDEKS(towary!$B$1:$B$495;T22);"")

=JEŻELI(T22"";INDEKS(towary!$B$1:$B$495;T22);"") =JEŻELI(T22"";INDEKS(towary!$C$1:$C$495;T22);"")

=JEŻELI(T22"";INDEKS(towary!$D$1:$D$495;T22);"")

Nie wpisuj żadnych danych do komórek U18: U27, gdyż spowoduje to utratę zapisanych w nich formuł, a tym samym uniemożliwi poprawne działanie arkusza. Jedynymi dopuszczalnymi wartościami, które można wpisać do komórki U18, są cyfry 1 lub 0.

Ogólnie obsługa arkusza powinna przebiegać w sposób następujący: 1. Usuń za pomocą klawisza Delete wszystkie wcześniejsze zapisy ilości

w komórkach M22:ML27. 2. Przejdź do arkusza Towary i dokonaj wyboru żądanych pozycji. 3. Przejdź do arkusza Druk A4 lub Druk A5 i wprowadź dane dotyczące ilości

i (lub) terminu dostawy zamawianych towarów. 4. Dokonaj aktywacji nowego numeru zamówienia w arkuszu Numer. 5. Dokonaj ewentualnej korekty daty wystawienia zamówienia w arkuszu

Ustawienia. 6. Wydrukuj gotowe zamówienie.

Wydruk zamówienia wykonujemy na papierze formatu A5 o orientacji poziomej lub formatu A4 o orientacji pionowej.

Rozdział 15.

Odsetki Odsetki ustawowe są najczęściej spotykaną formą odszkodowania za zwłokę w regulowaniu świadczeń pieniężnych. Odsetki takie należą się zarówno wszystkim przedsiębiorcom, jak i osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej. Skoroszyt składa się z trzech arkuszy: Odsetki ustawowe, Odsetki podatkowe oraz Odsetki ustawowe z wpłatą. Jak wskazują nazwy arkuszy, ich zadaniem jest obliczanie wielkości należnych odsetek (ustawowych lub podatkowych) przy zadanej stopie procentowej.

Obsługa skoroszytu Opis obsługi skoroszytu będzie bardziej zrozumiały, jeśli skoroszyt zostanie skopiowany z załączonej płyty CD w dowolne miejsce na dysku twardym, np. do katalogu Moje dokumenty. W tym celu musisz wykonać następujące czynności: 1. Uruchom program Excel. 2. Włóż płytkę CD do stacji CD-ROM. 3. Wybierz polecenie Otwórz. 4. Po aktywacji okna dialogowego Otwieranie ustaw ścieżkę dostępu do napędu

CD-ROM. 5. Odszukaj katalog Przyklady\Rozdzial15, a w nim plik Odsetki, po czym otwórz

go, klikając dwukrotnie myszą jego nazwę lub raz w obszarze przycisku Otwórz. 6. Kliknij ponownie przycisk Plik, a następnie wybierz polecenie Zapisz jako. 7. W oknie dialogowym Zapisywanie jako ustaw ścieżkę dostępu do napędu

oraz folderu, w którym przechowujesz swoje dokumenty, po czym kliknij przycisk Zapisz. Wykonanie punktu 7. pozwoli na swobodną aktualizację komórek wczytanego przykładu. Opis działania skoroszytu rozpoczniemy od arkusza o nazwie Odsetki ustawowe.

306

Excel w biurze i nie tylko

Arkusz Odsetki ustawowe Budowa arkusza Wygląd arkusza został przedstawiony na rysunku 15.1. Ze względu na funkcjonalność poszczególnych komórek w arkuszu możemy wyróżnić dwa zasadnicze obszary: 1. Obszar zapisu parametrów naliczeń, przeznaczony do wprowadzania: a) kwoty będącej podstawą naliczenia odsetek, b) daty początku zobowiązania podatkowego, c) daty końca zobowiązania podatkowego, d) stopy procentowej odsetek obowiązującej w danym okresie, e) daty początku obowiązywania określonej stopy procentowej. 2. Obszar formuł, przeznaczony do wykonywania naliczeń według określonych

parametrów. Rysunek 15.1. Wygląd arkusza Odsetki ustawowe

Obszar wprowadzania danych Obszar wprowadzania danych przez użytkownika tworzą następujące elementy arkusza: 1. Komórka C2 — umożliwia wprowadzenie i przechowywanie kwoty

stanowiącej podstawę naliczenia odsetek (rysunek 15.2, oznaczenie 3).

Rozdział 15.  Odsetki

307

Rysunek 15.2. Arkusz Odsetki, obszar wprowadzania danych

2. Komórka C3 — umożliwia wprowadzenie i przechowywanie daty początkowej

okresu naliczania odsetek (rysunek 15.2, oznaczenie 2). 3. Komórka C4 — umożliwia wprowadzenie i przechowywanie daty końcowej

okresu naliczania odsetek (rysunek 15.2, oznaczenie 1). 4. Komórki z obszaru B9:B100 — umożliwiają wprowadzenie i przechowywanie

stopy procentowej obowiązującej w danym przedziale czasowym (rysunek 15.2, oznaczenie 5). 5. Komórki z obszaru C9:C100 — umożliwiają wprowadzenie i przechowywanie

daty początku obowiązywania określonej stopy procentowej (rysunek 15.2, oznaczenie 6). W części arkusza Odsetki ustawowe, nazwanej umownie obszarem wprowadzania danych, występuje jeszcze jedna komórka istotna z użytkowego punktu widzenia. Ta komórka to oczywiście komórka podająca wartość naliczonych odsetek (rysunek 15.2, oznaczenie 4). Komórka ta ma formułę o postaci: =JEŻELI($G$5$G$6;SUMA(J9:J100);0) + JEŻELI($G$5=$G$6;J7;0)

umożliwiającą wybór jednego z dwóch działań:  Podsumowanie zakresu komórek zawierających sumy cząstkowe naliczonych

odsetek — jeżeli okres naliczania zobowiązania odsetkowego przypada na różne przedziały czasowe obowiązywania określonej stopy procentowej.  Pobranie wyniku z jednej komórki (w naszym przypadku jest to komórka J7)

— jeżeli okres naliczania zobowiązania odsetkowego zawarty jest w jednym przedziale czasowym obowiązywania określonej stopy procentowej.

Obszar formuł W skład obszaru nazwanego umownie obszarem formuł (obszar odpowiedzialny za właściwe naliczanie odsetek ustawowych lub podatkowych) wchodzą elementy oznaczone na rysunku 15.3 symbolami od 1 do 8. Poniżej został przedstawiony opis poszczególnych elementów opisywanego obszaru, zgodnie z oznaczeniami na rysunku 15.3.

308

Excel w biurze i nie tylko

Rysunek 15.3. Wygląd obszaru formuł

1. Komórki kolumny D o etykiecie DO (od wiersza 9.) zawierają datę końcową

okresu obowiązywania określonej stopy oprocentowania. Data ta jest wyliczana za pomocą formuły. Na przykład komórka C9 ma formułę o postaci: =C10-1. Formuły o tej postaci są wpisane od pierwszej do przedostatniej użytej komórki w kolumnie C. Ostatnia użyta komórka ma formułę o postaci: =DZIŚ(). 2. Komórki kolumny E o etykiecie DN zawierają liczbę dni przypadających

na okres obowiązywania określonej stopy procentowej odsetek. Na przykład komórka E9 ma formułę o postaci: =D9-C9+1. Formuła ta jest wpisana do wszystkich użytych komórek w kolumnie E. 3. Komórki kolumny F o etykiecie N1 (od wiersza 9.) zawierają liczbę dni

będących różnicą pomiędzy datą końcową obowiązywania określonej stopy oprocentowania odsetek a początkową datą okresu naliczania odsetek. Na przykład komórka F9 ma formułę o postaci: =(D9-$C$3)+1. Formuły te są wpisane do wszystkich użytych komórek w kolumnie F. Taka konstrukcja pozwala na wyznaczenie pierwszego przedziału czasowego naliczania odsetek, a dokładniej liczby zawartych w nim dni. Wyznacza go komórka, w której zostanie po raz pierwszy wyświetlona wartość dodatnia. 4. Komórki kolumny G o etykiecie N2 (od wiersza 9.) zawierają liczbę dni

będących różnicą pomiędzy końcową datą okresu naliczeń odsetek a datą początkową obowiązywania określonej stopy oprocentowania odsetek. Na przykład komórka G9 ma formułę o postaci: =($C$4-C9)+1. Formuła ta jest wpisana do wszystkich użytych komórek w kolumnie G. Taka konstrukcja pozwala na wyznaczenie ostatniego przedziału czasowego naliczania odsetek, a dokładniej liczby zawartych w nim dni. Wyznacza go komórka, w której zostanie po raz ostatni wyświetlona wartość dodatnia. 5. Komórki kolumny H o etykiecie WSK (od wiersza 9.) zawierają numer wiersza,

w którym odpowiednie komórki kolumn F i G są dodatnie. Na przykład komórka H9 ma formułę o postaci: =JEŻELI(ORAZ(F9>0;G9>0);WIERSZ();""). Do budowy warunku sprawdzającego użyto funkcji ORAZ(), która zwraca

Rozdział 15.  Odsetki

309

wartość logiczną PRAWDA, jeżeli wszystkie użyte w niej argumenty mają wartość PRAWDA. Formuła ta jest wpisana do wszystkich użytych komórek w kolumnie H. Taka konstrukcja pozwala na wyznaczenie wszystkich obowiązujących przedziałów czasowych naliczania odsetek, a dokładniej wyznaczenie wierszy, w których zostały one zapisane. 6. Komórki kolumny I o etykiecie DNI (od wiersza 9.) zawierają liczbę

dni z danego przedziału czasowego obowiązywania określonej stopy oprocentowania odsetek uwzględnioną (przyjętą) do naliczenia wartości odsetek ustawowych. Na przykład komórka I9 ma formułę o postaci: =JEŻELI(H9=$G$5;F9;0) + JEŻELI(ORAZ(H9>$G$5;H9=$H$7;B2=$H$10;B2=$H$11;B2=$H$12;B2=$H$17;B2=$H$18;B2=$H$19;B2=$H$20;B2=$H$21;B2=$H$22;B2=$H$23;B2=$H$24;B225;D5-7;D5)

B7

=JEŻELI(D4