Grundlagen der Wirtschaftsinformatik [2., unwesentl. veränd. Aufl. Reprint 2014] 9783486800142, 9783486250756

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Grundlagen der Wirtschaftsinformatik Von

Dr. Stefan Baldi Fachgebiet Wirtschaftsinformatik EUROPEAN BUSINESS SCHOOL Schloß Reichartshausen Oestrich-Winkel

2., unwesentlich veränderte Auflage

R. Oldenbourg Verlag München Wien

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Baldi, Stefan: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik / von Stefan Baldi. - 2., unwes. veränd. Aufl. - München ; Wien : Oldenbourg, 1999 ISBN 3-486-25075-2

© 1999 R. Oldenbourg Verlag Rosenheimer Straße 145, D-81671 München Telefon: (089) 45051-0, Internet: http://www.oldenbourg.de Das Werk einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf säure- und chlorfreiem Papier Gesamtherstellung: Druckhaus „Thomas Müntzer" GmbH, Bad Langensalza ISBN 3-486-25075-2

Vorwort Die Informations- und Kommunikationstechnologie durchdringt heute weite Teile des geschäftlichen und privaten Lebens. Von der Textverarbeitung über die Buchhaltung, die Online-Kontoführung bis zur Nutzung des Internets wird jeder sowohl beruflich als auch privat immer wieder mit vernetzten Computersystemen konfrontiert. Für viele Unternehmen ist der effiziente und effektive Einsatz von Technologie im globalen Wettbewerb zu einer überlebenswichtigen Frage geworden. Aus diesem Grund sollte eine Auseinandersetzung mit den Grundlagen der Wirtschaftsinformatik und damit ein Grundverständnis der Informationsund Kommunikationstechnologie zur Basisausbildung künftiger Manager und Führungskräfte gehören. Das vorliegende Buch ist hervorgegangen aus einem Vorlesungszyklus zur Einführung in die Wirtschaftsinformatik an der EUROPEAN BUSINESS SCHOOL Schloß Reichartshausen (ebs). Es

wendet sich an Studierende der Wirtschaftswissenschaften und der Wirtschaftsinformatik im Grundstudium. Die Beschreibung der relevanten Konzepte orientiert sich bewußt an der Erfahrungswelt eines Studienanfängers. Über diese Einführung in Technologien und Methoden, unterstützt durch begleitende Übungen anhand des PCs und dort vorhandener Software, kann ein fundiertes Grundwissen aufgebaut werden. Zusammen mit zunehmenden Einblicken in das Berufsleben (z.B. durch Praktika) und Vertiefungen im Hauptstudium erlaubt dieses einen qualifizierten Umgang mit dem Produktionsfaktor Information. Neben klassischem Stoff der Wirtschaftsinformatik werden auch aktuelle Themen wie z.B. Inter- und Intranet, die Programmiersprache JAVA, die Standardsoftware SAP R/3 oder elektronische Zahlungssysteme aufgegriffen. Das Buch gliedert sich in drei Hauptteile: •

Im Teil A (Kapitel 1 bis Kapitel 6) werden die notwendigen Grundlagen für das Verständnis der Hardware und der Software von Computersystemen gelegt. Der PC steht dabei im Vordergrund der Betrachtung.

•

Der Teil Β (Kapitel 7 bis Kapitel 13) stellt die modellbasierte Entwicklung von Informationssystemen in den Mittelpunkt, die komplexe Systeme mit Hilfe von geeigneten Darstellungsmethoden beschreibt und schließlich in die betriebliche Realität umsetzt. Neben der Modellierung von Daten, Funktionen und Organisation werden die Systementwicklung und das Informationsmanagement behandelt.

•

Im Teil C (Kapitel 14 bis Kapitel 19) wird schließlich der zunehmenden Dezentralisierung und Vernetzung von Informationssystemen Rechnung getragen. Es werden u.a.

4

Vorwort Client/Server-Systeme, das Internet und die Sicherheitsproblematik in offenen Netzwerken behandelt. Neben den technischen Grundlagen steht hier die Anwendung der Technologien im Vordergrund.

Die Nennung englischer Fachausdrücke im Text und ein umfangreiches Stichwortverzeichnis sollen den Nutzen für den Leser erhöhen. Außer klassischen Literaturangaben erlauben zahlreiche Online-Quellen eine Vertiefung ausgewählter Inhalte. Mein Dank gilt allen Studenten, die mit ihren Kommentaren und Verbesserungsvorschlägen zu diesem Buch beigetragen haben. Dank schulde ich auch meinen Kollegen an der EUROPEAN BUSINESS SCHOOL. Dies gilt insbesondere für Frau Dr. Anett Mehler-Bicher, die an der Konzeption des zugrundeliegenden Vorlesungszyklus maßgeblich mitgewirkt hat. Schließlich bedanke ich mich bei Brigitte für die kritische Durchsicht des Manuskripts. Stefan Baldi

Inhalt VORWORT

3

INHALT

5

TEIL A: GRUNDLAGEN VON HARD- UND SOFTWARE

11

1

13

GRUNDLAGEN VON INFORMATIONSSYSTEMEN 1.1

DATEN, INFORMATIONEN

13

1.2 1.3 1.4

KOMPONENTEN VON INFORMATIONSSYSTEMEN DATENFLUB ARTEN VON INFORMATIONSSYSTEMEN

14 15 16

2

INDIVIDUELLE INFORMATIONSVERARBEITUNG 2.1 2.2 2.3 2.4

KONZEPT DER BÜROAUTOMATON TEXTVERARBEITUNG TABELLENKALKULATION DATENBANKSYSTEME

18 18 19 21 23

2.5

GRAFIKPROGRAMME

26

2.6 2.7

PRÄSENTATIONSPROGRAMME DESKTOP PUBLISHING SOFTWARE

28 29

2.8

COMPUTERGESTÜTZTE GRUPPENARBEIT

30

3

EIN- UND AUSGABE 3.1

EINGABE

3.1.1 TASTATUR 3.1.2 ZEIGEGERÄTE 3.1.3 GRAFIKTABLETT 3.1.4 SCANNER 3.1.5 SPRACHEINGABE 3.1.6 ANDERE EINGABEFORMEN _3.2 AUSGABE 3.2.1 BILDSCHIRM 3.2.2 DRUCKER 3.2.3 PLOTTER 3.2.4 A UDIO AUSGABE

4

VERARBEITUNG 4.1

ZENTRALPROZESSOR 4.1.1 AUFBAU 4.1.2 BEFEHLSZYKLUS 4.1.3 BUSSYSTEME 4.1.4 RECHNERARCHITEKTUREN 4.2 RECHNERKLASSEN

33 33 34 35 35 35 36 36 36 36 37 38 38

40 40 40 41 42 43 44

6

Inhalt 4.3

5

PRIMÄRSPEICHER

SEKUNDÄRSPEICHER 5.1

CODIERUNG

5.1.1 5.1.2 5.2

Zahlensysteme EBCDIC und ASCII

FEHLERBEHANDLUNG

5.2.1 5.2.2

Fehlererkennung Fehlerkorrektur.

44

47 47

47 50 51

51 52

5.3

TECHNISCHE GRUNDLAGEN EXTERNER SPEICHER

53

5.4

MAGNETPLATTENSPEICHER

54

5.4.1 5.4.2 5.4.3

Magnetplattenstapel Festplatte Diskette

55 55 56

5.5

MAGNETBAND

56

5.6

OPTISCHER SPEICHER

56

SYSTEMSOFTWARE

58

6 6.1

GRUNDLAGEN

58

6.2

BETRIEBSARTEN UND NUTZUNGSFORMEN VON COMPUTERN

59

6.3

BETRIEBSSYSTEME

60

6.4

BETRIEBSSYSTEME FÜR GROBRECHNER UND WORKSTATIONS

61

6.5

BETRIEBSSYSTEME FÜR PERSONAL COMPUTER

61

6.5.1

DOS

62

6.5.2

WINDOWS

62

6.5.3

WINDOWS95

62

6.5.4

WINDOWS NT

6.5.5

OS/2

64

6.5.6

MACOS

64

6.5.7

LINUX

64

65

6.6

DATEISYSTEME

65

6.7

BENUTZEROBERFLÄCHEN

65

TEIL B: MODELLBASIERTE SYSTEMENTWICKLUNG

67

7

69

MODELLE BETRIEBLICHER INFORMATIONSSYSTEME 7.1

GRUNDLAGEN

69

7.2

BESCHREIBUNGSSICHTEN

71

7.3

BESCHREIBUNGSEBENEN

73

7.4

EINORDNUNG VON MODELLEN

75

8

DATENMODELLIERUNG 8.1

SEMANTISCHES DATENMODELL

8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.2

LOGISCHES DATENMODELL

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3

Relationales Datenmodell Ableitung des Relationenmodells aus dem ER-Modell Normalisierung

PHYSISCHES DATENMODELL

8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.4

Entität und Entitätstyp Attribute von Entitätstypen Beziehung und Beziehungstyp Kardinalitäten von Beziehungen Erhebungsmethoden flir die semantische Datenmodellierung

Architektur von Datenbanksystemen Datenbankschema Datentypen

DATENMANIPULATION UND DATENBANKABFRAGEN

8.4.1 8.4.2 8.4.3

Projektion Selektion Kombination von Selektion und Projektion

76 77

77 78 79 79 81 82

83 84 86 89

90 91 92 94

96 97 98

Inhalt

7

8.4.4

Kombination von Selektionsbedingungen

8.4.5

Verknüpfung mehrerer Relationen

9

FUNKTIONSMODELLIERUNG 9.1

FACHKONZEPT

9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.2

9.3

10

11

TECHNISCHE IMPLEMENTIERUNG

FACHKONZEPT DV-KONZEPT TECHNISCHE IMPLEMENTIERUNG

DARSTELLUNG MEHRERER MODELLSICHTEN 11.1

MATRIXDARSTELLUNGEN

11.1.1 11.1.2 11.1.3

12

104 106 107 108 110 Ill 112 113 115 117

117 118 121 122 123 124

125 125

Daten-Funktionsmatrix Daten-Organisationsmatrix Funktions-Organisationsmatrix

125 127 128

11.2 11.3 11.4

EREIGNISGESTEUERTE PROZEBKETTE OBJEKTORIENTIERTE MODELLIERUNG DATENFLUBDIAGRAMME

130 131 134

11.5 11.6

VORGANGSKETTENDIAGRAMM BEISPIEL: ARIS-TOOLSET

137 139

SYSTEMENTWICKLUNG

142

12.1

SYSTEMLEBENSZYKLUS

142

12.2

PHASENMODELL

143

12.2.1 12.2.2 12.2.3 12.2.4 12.2.5 12.2.6 12.3 12.4

12.5

Initialisierungsphase Analysephase Entwurfsphase Realisierungsphase Inbetriebnahme Nutzungsphase

PROTOTYPING ANWENDUNGSSYSTEME

12.4.1 12.4.2 12.4.3

Typologie von Anwendungssystemen Integrierte Anwendungssysteme Beispiel: Warenwirtschaftssystem

AUFGABENBEREICHE

13.1.1 13.1.2 13.1.3 13.2

DES INFORMATIONSMANAGEMENTS

Strategisches Informationsmanagement Taktisches Informationsmanagement. Operatives Informationsmanagement

ORGANISATION

150 152 154 155

Grundlagen Auswahl und Beschaffung von Standardsoftware Beispiel: SAP R/3

INFORMATIONSMANAGEMENT 13.1

145 146 147 148 148 149 149 150

STANDARDSOFTWARE

12.5.1 12.5.2 12.5.3 13

103

109

Konzepte der strukturierten Programmierung Pseudocode Struktogramm Programmablaufplan Dialogentwurf.

9.3.1 Programmierwerkzeuge 9.3.2 Einordnung von Programmiersprachen ORGANISATIONSMODELLIERUNG 10.1 10.2 10.3

101

104

Prozeßketten Funktionsstruktur. Entscheidungstabelle Erhebungsmethoden für die fachliche Funktionsmodellierung

DV-KONZEPT

9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.2.5

99

DES INFORMATIONSMANAGEMENTS

155 157 158 160 160

161 162 168 168

8

Inhalt

TEIL C: RECHNERNETZE

171

14

173

15

DATENKOMMUNIKATION 14.1 14.2 14.3 14.4

GRUNDBEGRIFFE DATENSTATIONEN SIGNALÜBERTRAGUNG BETRIEBSARTEN DER DATENÜBERTRAGUNG

173 173 174 175

14.5 14.6 14.7 14.8

ART DER NACHRICHTEN DATENÜBERTRAGUNGSWEGE FEHLERBEHANDLUNG DATENKOMPRESSION UND DATENREDUKTION

177 178 180 181

RECHNERNETZWERKE 15.1 15.2 15.3 15.4

GRUNDLAGEN HARDWAREKOMPONENTEN NETZWERKTOPOLOGŒN NETZWERKPROTOKOLLE

15.4.1 15.4.2 15.4.3

ISO/OSl-Referenzmodell Ethernet Token-Ring/Token-Bus

15.5 NETZWERKMANAGEMENT 15.6 CLIENT/SERVER-SYSTEME

15.6.1 15.6.2 15.6.3 15.6.4 16

Client/Server-Architekturen Schnittstellenstandards Beispiel: SAP R/3 Kosten und Nutzen von Client/Server-Systemen

INTERNET

E-Mail Diskussionsforen (Newsgroups) File Transfer Protocol (FTP) Telnet World Wide Web

16.4 WEITERE DIENSTE 16.5 TCP/IP-PROTOKOLLFAMILIE 16.6 WEB-SERVER

16.6.1 16.6.2 16.6.3

Grundlagen Hypertext Markup Language (HTML) Dynamisch generierte Seiten

16.7 JAVA 16.8 ACTIVEX 16.9 INTRANET

17

ÜBERBETRIEBLICHE INFORMATIONSSYSTEME

Grundlagen Beispiel: Zahlungsverkehr

17.3 CLEARING CENTER

17.3.1 17.3.2

186 188 188 189 190

191 192 193 194

196 198 198

198 199 201 203 203 205 206 207

207 209 210 212 214 214

17.1 GRUNDLAGEN 17.2 ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH ( E D I )

17.2.1 17.2.2

183 184 184 186

196

16.1 GRUNDLAGEN 16.2 INTERNET ZUGANG 16.3 INTERNET DIENSTE

16.3.1 16.3.2 16.3.3 16.3.4 16.3.5

183

Grundlagen Beispiel: PHONONET

17.4 ELEKTRONISCHE MÄRKTE

17.4.1

Grundlagen

17.4.2

Beispiel: TELEROUTE

17.5 ELECTRONIC SHOPPING

216 216 216

216 218 220

220 221 221

221 224 225

17.5.1

Grundlagen

225

17.5.2

Beispiele:

226

ELECTRONIC MALL BODENSEE

Inhalt

9

17.5.3 18

228

SICHERHEITSMANAGEMENT

230

18.1

GRUNDLAGEN

230

18.2

KRYPTOLOGIE

230

18.2.1 18.2.2 18.2.3 18.2.4 18.2.5 18.3

18.4

Klassische Chiffriersysteme Kryptoanalyse Symmetrische Chiffriersysteme Public-Key-Systeme Hybride Verfahren

243

ZAHLUNGSVERKEHR

BARGELDLOSER ZAHLUNGSVERKEHR

Beispiel: FIRSTVIRTUAL Beispiel: SET-Standard Beispiel: DiGICASH

246 246

Beispiel: Electronic Cash-Systeme Beispiel: GELDKARTE

ELEKTRONISCHE ZAHLUNGSSYSTEME

19.2.1 19.2.2 19.2.3 INDEX

237 239 240 241 242

SICHERHEIT IM INTERNET

19.1.1 19.1.2 19.2

237

Isolation Verschlüsselung Integritätsprüfung Digitale Unterschrift Authentisierung

ELEKTRONISCHER 19.1

231 233 234 235 236

SICHERHEITSMAßNAHMEN

18.3.1 18.3.2 18.3.3 18.3.4 18.3.5 19

Beispiel: FIREFLY

IM INTERNET UND ONLINE-DIENSTEN

246 248 249

251 252 253 257

Teil A: Grundlagen von Hard- und Software

1 Grundlagen von Informationssystemen 1.1

Daten, Informationen

Informationen bzw. Daten sind zentrale Grundbegriffe für die Informations- bzw. Datenverarbeitung. Information bedeutet • im Sinne der Umgangssprache Kenntnisse über Abläufe, Sachverhalte oder Ereignisse, • im Sinne der Betriebswirtschaftslehre zweckorientiertes bzw. zielgerichtetes Wissen. Zeichen sind die kleinsten Einheiten zur Informationsdarstellung. Zeichen werden als elektrische, optische, magnetische, pneumatische oder sonstige physikalische bzw. chemische Signale repräsentiert. Beispiele für Zeichen sind: • Buchstaben der Schriftsprache (optische Zeichen), • Töne (akustische Zeichen) und • Verkehrszeichen (optische Zeichen). Das selbe Zeichen kann durph unterschiedliche Signale repräsentiert werden (z.B. ein geschriebenes oder ein gesprochenes "A"). Auf der anderen Seite kann die selbe Information durch unterschiedliche Zeichen dargestellt werden (z.B. Ablehnung durch Kopfschütteln oder das Wort "nein"). Komplexe Informationen können auch durch eine Menge von miteinander in Beziehung stehenden Zeichen dargestellt werden. So können Signale zeitlich nacheinander (z.B. akustische Morsezeichen) oder räumlich nacheinander (z.B. Text) angeordnet werden, um eine bestimmte Bedeutung zu bekommen. Häufig verwendete Darstellungsformen für komplexe Informationen sind Texte, Grafiken, Bilder, Animationen, Video- oder Audiosequenzen. Ein Zeichenvorrat ist die Menge aller vereinbarten Zeichen für die Darstellung von Information. Beispiele: •

{Kopfschütteln, Kopfnicken} zur Darstellung von Ablehnung oder Zustimmung.

•

{A, B, C,..., Z} zur Darstellung von Texten.

14

1 Grundlagen von Informationssystemen

• {0, 1, 2,..., 9} zur Darstellung von ganzen Zahlen. Informationen in (maschinell) verarbeitbarer Form bezeichnet man als Daten (engl. data). Die Begriffe Daten und Information werden heute meist synonym verwendet. Digitale Daten werden durch Zeichen aus einem gegebenen diskreten Zeichenvorrat mit zwei Elementen (z.B. 0 und 1) dargestellt. Analoge Daten werden durch stufenlos veränderbare (kontinuierliche) Zeichen aus einem unendlichen Zeichenvorrat repräsentiert.

1.2

Komponenten von Informationssystemen

Ein System zur Verarbeitung, Speicherung und Übertragung von Informationen wird als Informationssystem (engl, information system) bezeichnet. Ein Informationssystem besteht aus den folgenden Komponenten: • Hardware ist die Gesamtheit der technischen Geräte zur Informationsverarbeitung (vgl. Kapitel 3, 4 und 5). Sie umfaßt den eigentlichen Computer und zugehörige Peripheriegeräte (z.B. Drucker, Bildschirm,...). • Software ist die Gesamtheit aller Programme, d.h. der auf dem Computer ausführbaren Anweisungen zur Verarbeitung von Daten. Man unterscheidet häufig zwischen Systemsoftware (vgl. Kapitel 6) und Anwendungssoftware (vgl. Kapitel 2). Systemsoftware steuert die Hardware des Computers, damit Daten verarbeitet, übertragen und gespeichert werden können. Die Systemsoftware stellt das Bindeglied zwischen Hardware und Anwendungssoftware dar und ist für den Einsatz eines Computers unbedingt notwendig. Die Anwendungssoftware dient dagegen der Automatisierung von fachlichen Aufgaben mit dem Computer (z.B. Textverarbeitung oder Buchhaltungsprogramme). • Daten sind in einer durch die Software verarbeitbaren Form dargestellte Informationen (vgl. Kapitel 8). • Informationsmanagement umfaßt als Führungsaufgabe sowohl langfristige konzeptionelle und organisatorische Überlegungen als auch den operativen Betrieb des Informationssystems (vgl. Kapitel 13). Informationsmanagemen!

Daten Software

Hardware

Abbildung 1-1: Komponenten eines Informationssystems

1.3 Datenfluß

15

Besondere Charakteristika von Informationssystemen für betriebswirtschaftliche Anwendungen - im Gegensatz zu technischen Anwendungen - sind: • Große Datenmengen mit verhältnismäßig einfachen Algorithmen bzw. Verfahren sind zu bearbeiten. • Diese großen Datenmengen müssen wirtschaftlich, sicher und nachvollziehbar verwaltet werden. • Die meisten Daten werden von verschiedenen Bereichen oder Abteilungen bzw. an verschiedenen Arbeitsplätzen eines Unternehmens benötigt. Die Verarbeitung großer Datenmengen und die Tatsache, daß verschiedene Bereiche auf dieselben Daten zugreifen, stellen hohe Anforderungen an die Speicherung und Verwaltung dieser Daten. Dies gilt vor allem im Hinblick auf eine effektive und effiziente, d.h. zielgerichtete und wirtschaftliche Datenverarbeitung und die Gewährleistung von Datenschutz (engl, privacy) und Datensicherheit (engl, data security, vgl. Kapitel 18).

1.3

Datenfluß

Der Begriff Datenfluß (engl, data flow) bezeichnet die Bewegung von Daten vom Zeitpunkt des Eintritts in ein Informationssystem bis zu ihrem Austritt: • Die Eingabe (engl, input, vgl. Abschnitt 3.1) über Eingabegeräte dient dazu, durch den Menschen oder andere Computer Daten von außen für das Informationssystem bereitzustellen (z.B. über Tastatur, Maus oder Datenübertragung). • Im Rahmen der Verarbeitung (engl, processing, vgl. Kapitel 4) erfolgt in der Zentraleinheit eine Transformation der Daten in das gewünschte Ergebnis durch Anwendungsprogramme. Die eigentliche Verarbeitung findet im Zentralprozessor statt. Eingaben, Zwischenergebnisse und Endergebnisse können im Primärspeicher oder Sekundärspeicher (vgl. Kapitel 5) abgelegt werden. • Die Ausgabe (engl, output, vgl. Abschnitt 3.2) über Ausgabegeräte dient schließlich dazu, die Ergebnisse der Verarbeitung und die gespeicherten Daten wieder nach außen für den Menschen oder andere Computer verfügbar zu machen (z.B. über Drucker, Bildschirm, Datenübertragung).

16

1 Grundlagen von Informationssystemen Eingabe

Verarbeitung

Ausgabe

Abbildung 1-2: Datenfluß im Informationssystem

1.4

Arten von Informationssystemen

Büroarbeit erfordert heute, daß die Mitarbeiter mit einem Personal Computer (Abkürzung PC) umgehen können und diesen als Werkzeug zum Erfüllen ihrer Aufgaben einsetzen. Programme zur individuellen Informationsverarbeitung (vgl. Kapitel 2) unterstützen Routinetätigkeiten im Büro wie z.B. das Erstellen von Texten oder das Vorbereiten von Präsentationen bzw. Berichten. Neben den Einsatz als Werkzeug für Büroarbeiten am Arbeitsplatz werden Informationssysteme im Unternehmen primär in zwei Bereichen eingesetzt. Zum einen zur Unterstützung der operativen Tätigkeit und zum anderen, um Informationen für das Management bereitzustellen. • Transaktionssysteme (engl, transaction processing system) registrieren einzelne operative Geschäftsvorfälle (Transaktionen), wie z.B. den Verkauf eines Produktes oder die Veränderung eines Kontostands durch eine Überweisung. Im Dialogbetrieb werden die Daten unmittelbar nach ihrer Eingabe verarbeitet (engl, online transaction processing, Abkürzung OLTP). In der Stapelverarbeitung (engl, batch processing) erfolgt die gemeinsame Verarbeitung von Gruppen von Daten dagegen zeitlich versetzt von der Eingabe in das System, z.B. in der auf die Eingabe folgenden Nacht. • Management- oder Führungsinformationssysteme (Abkürzung MIS bzw. FIS) stellen Informationen für das mittlere und obere Management bereit. Informationen aus dem operativen Bereich werden aufbereitet und zweckorientiert verdichtet. Einfache Berichtssysteme liefern Informationen über betriebliche Sachverhalte nach vorgegebenen Richtlinien und Formaten aufbereitet. Über die reine Bereitstellung von Information hinaus können Führungsinformationssysteme z.T. auch Erklärungen für bestimmte Situationen oder Entscheidungsvorschläge generieren. Transaktions- und Managementunterstützungssysteme basieren technisch auf den im Rahmen dieser Einführung vorgestellten Grundkonzepten. Für eine ausführliche Behandlung des

1.4 Arten von Informationssystemen

17

fachlichen Hintergrunds z.B. in industriellen Unternehmen1 oder Handelsunternehmen2 sei auf weiterführende Literatur verwiesen.

1 Vgl. A.-W. SCHEER. Wirtschaftsinformatik: Berlin u.a., 1994.

2

Referenzmodelle

Vgl. J. BECKER, R. SCHÜTTE. Handelsinformationssysteme.

für industrielle

München, 1996.

Geschäftsprozesse,

5. Auflage.

2 2.1

Individuelle Informationsverarbeitung Konzept der Büroautomation

Software zur individuellen Informationsverarbeitung (auch Büroautomationssoftware) unterstützt Routinetätigkeiten im Büro. Hierzu gehört insbesondere das Erstellen von Dokumenten (z.B. Berichte, Berechnungen, Präsentationen, Aufsätze, Briefe, Verträge, ...). Erstellte Dokumente können elektronisch gespeichert werden und stehen damit später zur weiteren Bearbeitung oder als Vorlage für neue Dokumente zur Verfügung. Voraussetzung dafür, daß Dokumente auch nach längerer Zeit noch gefunden werden können, ist eine geeignete Ordnung sowie Suchwerkzeuge. Dieses ist um so mehr erforderlich, wenn die Arbeit in Gruppen erfolgt, die gemeinsame Dokumente bearbeiten und nutzen (vgl. Abschnitt 2.8).

Abbildung 2-1 zeigt das Ergebnis einer Befragung über die Nutzung bestimmter Büroautomationssoftware.

Büroautomationssoftware

Prozent

Textverarbeitung

97,5 %

Tabellenkalkulation

89,2 %

Datenbanken

56,5 %

Grafikprogramme

40,4 %

Desktop Publishing Software

32,8 %

Abbildung 2-1: Nutzung von Büroautomationssoftware3 Die wesentlichen Funktionen dieser häufig genutzten Softwareprodukte, die häufig sowohl einzeln als auch in aufeinander abgestimmten Paketen erhältlich sind, werden in den nächsten Abschnitten behandelt.

3

Vgl. J. C. SIMON. Understanding & Using Information Technology. St. Paul, 1996, S. 77.

2.2 Textverarbeitung

2.2

19

Textverarbeitung

Textverarbeitungsprogramme (engl, word processing software) werden primär für das Erstellen von Dokumenten verwendet, die Text in Form von Sätzen und Absätzen enthalten. Hierzu gehören z.B. Berichte und Briefe. Darüber hinaus können meist auch Grafiken, Bilder oder Tabellen in den Text eingefügt werden. Durch die Möglichkeit, den Inhalt der Dokumente vor dem Ausdrucken auf dem Bildschirm zu überprüfen und an beliebigen Stellen zu ändern, besteht ein wesentlicher Vorteil gegenüber Schreibmaschinen. Das Bearbeiten des Textes wird möglich, da der gesamte Text in digitaler Form im Speicher des Rechners gehalten wird. Auch ein dauerhaftes Abspeichern und eine Wiederverwendung von Texten wird so möglich. Die meisten Textverarbeitungsprogramme verfügen über eine ähnliche Grundausstattung von Funktionen. Unterschiede bestehen in Details, die vor der Entscheidung für ein bestimmtes Programm jeweils genau geprüft werden sollten. Zu den bekanntesten Textverarbeitungsprogrammen

g e h ö r e n MICROSOFT W O R D , COREL WORDPERFECT, LOTUS W O R D P R O

und

STARWRITER.4

Zu den grundlegenden Fähigkeiten gehört das Bearbeiten (auch Editieren, von engl, edit) des Textes und das Formatieren (engl, formatting). Bearbeitungsmöglichkeiten sind: • Einfügen (engl, insertion) und Löschen (engl, deletion) von Text, wobei der verbleibende Text automatisch justiert wird. • Kopieren (engl, copying) und Verschieben (engl, moving) von Wörtern, Sätzen oder Absätzen, wobei der übrige Text automatisch justiert wird. Meist verfügbare Optionen für die Formatierung sind: • Ausrichten (engl, justification), Einrücken (engl, indenting) • Unterstreichen (engl, underlining), Fettdruck (engl, boldfacing), Kursivschrift (engl. italics) • Zeilenabstand (engl, line spacing) • Seitennumerierung (engl, page numbering) • Seitenränder (engl, page margins) Auf welchen Abschnitt des Dokuments die jeweilige Bearbeitung bzw. Formatierung angewandt wird, kann durch Markierung des entsprechenden Bereichs mit der Maus (vgl.

4

Weitere Informationen zu MICROSOFT WORD im Internet unter http://www.microsoft.de, zu COREL WORDPERFECT unter http://www.corel.com, zu LOTUS WORD PRO unter http://www.lotus.de und zu STARWRITER unter http://www.stardivision.de.

20

2 Individuelle Informationsverarbeitung

Abschnitt 3.1.2) oder der Tastatur (vgl. Abschnitt 3.1.1) auf dem Bildschirm bestimmt werden. W Mieloso» Woid WORDBSP DOC β

Datei g e a r t e t e n

Anseht

B r f u o e n f e r n e t Eitras

- - -

ΤΛφ

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Fenster

...

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— Λδνά» .

- I f f ! xi M SaBM'jàS -a? •01

Times New Roman

ι . ι . 2 . ι . 3 . ι . 4 . ι . s . ι . t . I . 7 • ι · · · ι · ί · ι · 10 · ι · 11 · ι · 12 • ι · 13 • I · M • ι · 15 • I •ΜΜΙΜΜΜΜΜηηΜΜΗΜΜΜΗΗΜΜΜΗΗΙΜΜΙΜΗΗΙΙΜΜΗηΜηΗΙ Formati erenvon-Dokumentenf In-mode rnen· Textverarbeitungspro grammen'gibt-es-eine-Reihe· von· Formatierungsmöglichkeiten-Der-Titel-dieses-Dokuments-verwendet-eine-größere· Schriftgröße-als-der-übrige-Text.-AuQerdem-ist-erzentriert-und-unterstnchea-Andere· Moglichkeiten-sind-Fettdruck-oder-^r^rfnici-.-Die-Formatierungseigenschaften-konnen· auc h-mit e inander·ko mbiniert- werde η | D e r Ab stand-zwischen-Ze llen-kann-varii eren.-Gleiches· gilt-für· den-hnken-und· den-rechten-Rand-des-Dokuments-Dieser-Absatz-hat-einen-größeren-Rand-als-der vorige.-Durch-Einrücken-wird-die-erste-Zeile'hervorgehoben.i Eine· weitere-Möghchkeit-ist-die-Textausnchtung-Die-ersten-beiden-Absätze-sind· jeweils· linksaus gerichtet,· dieser· Absatz· ist-im-Blocksatz-formatiert.-Zwischen-den-Wörtern· wird· jeweils· soviel· LeerTaum-eingefügt,· daß· der- linke-und-der-rechte· Rand· des- Absatzes- übereinstimmen.·

Abbildung 2-2: Textverarbeitung

(MICROSOFT W O R D )

Alle Änderungen der Textes oder der Formatierungen werden unmittelbar auf dem Bildschirm angezeigt. Die Fähigkeit von Programmen, auf dem Bildschirm ein exaktes Abbild eines späteren Ausdrucks zu erhalten, bezeichnet man auch als WYSIWYG-Fähigkeit (Abkürzung für What You See Is What You Get). Über das Formatieren und Editieren hinaus verfügen Textverarbeitungsprogramme häufig noch über weitere Funktionen: • Komfortable Möglichkeiten zum Suchen und Ersetzen (engl, search and replace) erlauben es, nach bestimmten Zeichen, Worten oder Textpassagen zu suchen und diese im gesamten Dokument durch einen anderen Text zu ersetzen. • Es können Textbausteine (engl, text templates) für bestimmte wiederkehrende Texte (z.B. allgemeine Vertragsklauseln) definiert werden, die mit einem einzigen Befehl in das gerade bearbeitete Dokument eingefügt werden. • Eine Serienbrieffunktion (engl, mail merge) erlaubt es, eine Datei mit Daten (z.B. eine Liste von Namen und Anschriften) mit einem anderen Dokument mit vorbereiteten Lücken (z.B. einem Formbrief) zu kombinieren, so daß eine Reihe von individuellen Dokumenten entsteht, in denen die Daten an den vorgesehenen Stellen eingefügt sind.

2.3 Tabellenkalkulation • Eine automatische Silbentrennung Zeilenende automatisch.

21 (engl, hyphenation feature)

trennt Wörter am

• Eine Rechtschreibprüfung (engl, spell checker) überprüft, welche der Wörter im Text in einem mitgelieferten Wörterbuch enthalten sind. Dabei werden im begrenzten Umfang auch Flexionen von Verben und Substantiven erkannt. Meist besteht die Möglichkeit, das mitgelieferte Wörterbuch um eigene, häufig verwendete Wörter zu ergänzen. Außerdem können Wörterbücher verschiedener Sprachen eingesetzt werden. • Eine Grammatikprüfung (engl, grammar checker) überprüft die Sätze grammatikalisch und macht ggf. Vorschläge für eine Verbesserung. Die Leistungsfähigkeit solcher Programme ist wegen ihres fehlenden semantischen Verständnisses nur begrenzt. Aufgrund der einfacheren Grammatik sind entsprechende Funktionen für englischsprachige Texte weiter entwickelt als für deutschsprachige. • Ein Thesaurus (engl, thesaurus) ermöglicht es, während des Schreibens unmittelbar nach Synonymen oder ähnlichen Begriffen zu suchen, um einen Text besser zu formulieren. • Durch Makros (engl, macro) ist es möglich, wiederkehrende Folgen von mit der Hand durchgeführten Benutzeraktionen aufzuzeichnen und bei Bedarf beliebig oft erneut abzuspielen.

2.3

Tabellenkalkulation

Ein Tabellenkalkulationsprogramm (engl, spreadsheet program) verwaltet eine zweidimensionale Tabelle, die aus Zeilen und Spalten besteht. In die einzelnen Felder können Werte oder Formeln eingegeben werden. Ist in einem Feld eine Formel enthalten, so wird das Ergebnis der Berechnung dieser Formel angezeigt. Tabellenkalkulationen dienen somit primär der Verwaltung von numerischen Daten sowie zur Berechnung von Werten. Darüber hinaus können aber auch textuelle Daten sowie Grafiken und Bilder eingefügt werden. Verbreitete T a b e l l e n k a l k u l a t i o n s p r o g r a m m e s i n d MICROSOFT E X C E L , LOTUS 1 - 2 - 3 , C Ö R E L Q U A T T R O P R O u n d STARCALC.5

Bezüglich des Editierens und Formatierens von Zeichen verfügen Tabellenkalkulationen über ähnliche Fähigkeiten wie Textverarbeitungsprogramme. Höhe bzw. Breite von Zeilen bzw. Spalten können beliebig angepaßt werden. Bearbeitungseinheiten für Formatierungen und Argumente für Funktionen sind entweder ganze Zeilen oder Spalten, bestimmte Bereiche auf dem Arbeitsblatt oder einzelne Zellen. Zeilen werden im Regelfall durch eine Zahl referenziert, Spalten durch einen Buchstaben oder eine Buchstabenkombination. Eine einzelne Zelle kann dann durch eine Kombination von Zeile und Spalte angegeben werden (z.B. B3). Wenn ein rechteckiger Bereich auf dem Arbeitsblatt angesprochen werden soll, wird die Zelle in der linken oberen Ecke und die Zelle

5

Weitere Informationen zu MICROSOFT EXCEL im Internet unter http://www.microsoft.de, zu LOTUS 1-2-3 unter http://www.lotus.de, zu COREL QUATTRO PRO unter http://www.corel.com und zu STARCALC unter http://www.stardivision.de.

22

2 Individuelle Informationsverarbeitung

in der rechten unteren Ecke angegeben. Der Bereich B3:C5 gibt damit ein zwei Spalten breites und drei Zeilen hohes Rechteck an. Microsoft Excel XLSBSP XLS

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Abbildung 2-4: Darstellung von Formeln in einem Arbeitsblatt Neben einfachen Funktionen z.B. für die Summen- und Durchschnittsbildung mehrerer Zellen sind eine Reihe andere Funktionsgruppen häufig eingebaut. Hierzu gehören zum Beispiel:

2.4 Datenbanksysteme

23

• Finanzmathematische Funktionen • Logische Funktionen • Datums- bzw. Zeitfunktionen Eine wichtige Nutzungsform von Tabellenkalkulationsprogrammen ist die Durchführung von Was-wäre-wenn-Analysen (engl, what-if analysis). Durch das Ändern von Werten in einzelnen Zellen wird eine automatische Neuberechnung aller hiervon abhängigen Formeln ausgelöst, so daß die Auswirkungen der Änderung eines Parameters unmittelbar ersichtlich sind und so alternative Szenarien verglichen werden können. Auf diese Weise kann eine Tabellenkalkulation Entscheidungsunterstützung liefern. Über die Basisfunktionalität hinaus verfügen Tabellenkalkulationsprogramme häufig noch über die folgenden Fähigkeiten: • Mehrere getrennte Arbeitsblätter erlauben eine Strukturierung der Information und führen faktisch zu einer dreidimensionalen Anordnung von Feldern. • Mit Hilfe von Diagrammen können ausgewählte Daten visualisiert werden. • Eine Sortierfunktion erlaubt das Sortieren von Daten nach bestimmten Kriterien. • Durch die Definition von einfachen Abfragen (engl, queries) können Datensätze ausgewählt werden, die bestimmte Eigenschaften erfüllen. • Mit Makros können häufig durchzuführende Folgen von Arbeitsschritten gespeichert und später durch einen einzigen Knopfdruck aufgerufen werden.

2.4

Datenbanksysteme

Ein Datenbanksystem (engl, database software) dient der Verwaltung komplexer Datenbestände. Datenbanksysteme sind für verschiedene Anforderungen entwickelt worden. Im Zusammenhang mit Büroautomation geht es darum, den persönlichen Datenbestand bzw. den Datenbestand einer kleinen Gruppe von Personen zu verwalten. Für die Verwaltung sehr großer Datenbestände (z.B. der Kontobewegungen einer Bank) sind leistungsfähigere Datenbanksysteme erforderlich. Verbreitete Datenbanksysteme für den Einsatz auf dem PC s i n d z . B . MICROSOFT ACCESS, LOTUS APPROACH, COREL PARADOX u n d STARBASE. 6

Grundlage der verbreiteten Datenbanksysteme für die Anwendung im Büro ist eine tabellarische Darstellung der Informationen. Diese Form wird auch als relationales Datenmodell bezeichnet. In den Zeilen dieser Tabelle sind die einzelnen Datensätze (engl. records) aufgeführt. In den Spalten der Tabelle werden bestimmte Eigenschaften der Objekte

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Weitere Informationen zu MICROSOFT ACCESS im Internet unter http://www.microsoft.de, zu COREL PARADOX unter http://www.corel.com, zu LOTUS APPROACH unter http://www.lotus.de und zu STARBASE unter http://www.stardivision.de.

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2 Individuelle Informationsverarbeitung

als Felder (engl, field) festgehalten. Für eine Kontenverwaltung einer Bank könnte beispielsweise eine Tabelle mit Kontonummer, Name und Vorname erstellt werden.

Abbildung 2-5: Beispieltabelle mit Begriffen In einem Datenbanksystem können Datensätze in unterschiedlichen Tabellen miteinander in Beziehung gesetzt werden. So könnten beispielsweise einem Kunden mehrere Konten zugeordnet werden.

2.4 Datenbanksysteme ^

25

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Formulare

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