Office 2007. Изучаем самостоятельно 978-5-91180-524-1

Citation preview

Êðàòêîå ñîäåðæàíèå Ââåäåíèå

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

×àñòü I. Çíàêîìñòâî ñ Microsoft Office Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå

1. 2. 3. 4.

Íà÷èíàåì ðàáîòó . . . . . . . . . . . . . Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007 . . . . Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office . . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

16 37 61 84

×àñòü II. Word Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå

5. 6. 7. 8.

Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà . . . Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà . . . . . . . Òàáëèöû è ãðàôèêè . . . . . . . . . Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

124 152 178 200

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

218 237 257 281

×àñòü III. Excel Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå Çàíÿòèå

9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà . . . . . . 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè . . . . . . 11. Ãðàôèêè è äèàãðàììû . . . . . 12. Ïîäãîòîâêà ëèñòîâ Excel ê ïå÷àòè

. . . .

. . . .

×àñòü IV. PowerPoint Çàíÿòèå 13. Ñòðóêòóðà ïðåçåíòàöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Çàíÿòèå 14. Îôîðìëåíèå ïðåçåíòàöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Çàíÿòèå 15. Ïóáëèêàöèÿ ïðåçåíòàöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354 ×àñòü V. Access Çàíÿòèå 16. Áàçû äàííûõ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 ×àñòü VI. Outlook Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷ . . . . . . . . Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà . . . . . . . . . . . . . . Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

442 469 486 505 514

Ñîäåðæàíèå Ââåäåíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Ñîãëàøåíèÿ, ïðèíÿòûå â êíèãå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Îò èçäàòåëüñòâà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

×àñòü I. Çíàêîìñòâî ñ Microsoft Office Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . . . . Çàïóñê ïðèëîæåíèé . . . . . . . Òåêñò . . . . . . . . . . . . . . Äîáàâëåíèå îáúåêòîâ . . . . . . Ñîõðàíåíèå è çàêðûòèå äîêóìåíòà Ïå÷àòü äîêóìåíòà . . . . . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . . Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

16 16 23 25 30 33 35 36

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007 . . . . . . . . . . . . . . . 37 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . Îêíà ïðèëîæåíèé Office . Word . . . . . . . . . . . Excel . . . . . . . . . . . PowerPoint . . . . . . . . Access . . . . . . . . . . Outlook . . . . . . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

37 38 40 44 47 51 56 60 60

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé . . . . . . . . . . 61 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . Ðàáî÷èé ñòîë Windows . . Ïàïêè Windows . . . . . . Ìåíþ Ïóñê . . . . . . . . Âûâîä ðåçóëüòàòîâ ðàáîòû

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

61 61 67 73 77

Ñîäåðæàíèå

7

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office . . . . . . . . . . . . . . . 84 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Ëåíòà è âêëàäêè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Ðàáîòà ñ êëàâèàòóðîé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Òåìû Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Ïîèñê è âûäåëåíèå îáúåêòîâ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Ìèíè-ïàíåëü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

×àñòü II. Word Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà . . . . . . . . . . . . . . . 124 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ñîçäàíèå äîêóìåíòà . . Ðåæèìû ïðîñìîòðà . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

124 124 131 150 151

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ïàðàìåòðû àáçàöà . . . Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà . Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

152 152 159 169 176 177

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Òàáëèöû . . . . . . . . Ãðàôèêè è äèàãðàììû . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

178 178 190 198 199

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word . . . . . . . . . . . . . 200 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Îðôîãðàôèÿ è ãðàììàòèêà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Ñîäåðæàíèå

8

Ñëèÿíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

×àñòü III. Excel Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . . Ïîíÿòèå ýëåêòðîííîé òàáëèöû Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

218 218 225 236 236

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Âû÷èñëåíèÿ â Excel . . . Ôîðìóëû . . . . . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

237 237 248 255 256

Çàíÿòèå 11. Ãðàôèêè è äèàãðàììû . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . Äîáàâëåíèå äèàãðàììû . . . Ôîðìàòèðîâàíèå äèàãðàììû Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

Çàíÿòèå 12. Ïîäãîòîâêà ëèñòîâ Excel ê ïå÷àòè Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . Êîìïîíîâêà ñòðàíèö . . . . Ñîðòèðîâêà è ôèëüòðàöèÿ . . Âûáîð ïå÷àòàåìûõ îáúåêòîâ Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

257 257 265 279 280

. . . . . . . . . . . . . 281 . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

281 281 289 293 300 300

×àñòü IV. PowerPoint Çàíÿòèå 13. Ñòðóêòóðà ïðåçåíòàöèè Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ïîñòðîåíèå ïðåçåíòàöèè Ðåæèì ñòðóêòóðû . . . . Ñîðòèðîâùèê ñëàéäîâ . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

302 302 315 322 328 329

Ñîäåðæàíèå

9

Çàíÿòèå 14. Îôîðìëåíèå ïðåçåíòàöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ôîðìàòèðîâàíèå ñëàéäà Ðèñóíêè SmartArt . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

330 330 345 353 353

Çàíÿòèå 15. Ïóáëèêàöèÿ ïðåçåíòàöèè . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ïóáëèêàöèÿ ïðåçåíòàöèè Ðàçðàáîòêà ñëàéä-øîó . . Äåìîíñòðàöèÿ ñëàéä-øîó Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

354 354 362 366 371 372

×àñòü V. Access Çàíÿòèå 16. Áàçû äàííûõ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ñîçäàíèå áàçû äàííûõ . Êîíñòðóêòîð òàáëèö . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

374 375 380 394 395

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Çàïðîñû . . . . . . . . Ôèëüòðû . . . . . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

396 396 409 412 413

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ôîðìà . . . . . . . . . Îò÷åò . . . . . . . . . . Âûâîä ðåçóëüòàòîâ . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

414 414 427 436 439 440

×àñòü VI. Outlook Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

. . . . . . . . . . . . . . . 442

Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 Íàâèãàöèÿ â Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442 Êàëåíäàðü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Ñîäåðæàíèå

10

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468 Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Ñïèñîê êîíòàêòîâ . . . . Ðàáîòà ñ êîíòàêòàìè . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 . . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

469 469 478 485 485

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Òåìà çàíÿòèÿ . . . . . . Íàñòðîéêà . . . . . . . Îòïðàâêà ïî÷òû . . . . . ×òåíèå ïî÷òû . . . . . . Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîäâåäåíèå èòîãîâ . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

486 486 490 498 503 504

. . . . . . 505

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514

Ââåäåíèå Ñàìîó÷èòåëü ïî Microsoft Office 2007 ïðåäíàçíà÷åí äëÿ òåõ ÷èòàòåëåé, êîòîðûå óæå èìåþò îïðåäåëåííûé îïûò ðàáîòû ñ êîìïüþòåðîì è õîòÿò ïîçíàêîìèòüñÿ ñ âîçìîæíîñòÿìè ïðèëîæåíèé øèðîêî ðàñïðîñòðàíåííîãî ïàêåòà ïðîãðàìì êîìïàíèè Microsoft. Ýòè îôèñíûå ïðîãðàììû ïîÿâèëèñü ìíîãî ëåò íàçàä. Èõ ïåðâûå âåðñèè áûëè íàïèñàíû äëÿ îïåðàöèîííûõ ñèñòåì MS-DOS è Windows 3.1. Microsoft Office 2007 — ýòî ïîñëåäíÿÿ âåðñèÿ ïîïóëÿðíîãî ïàêåòà, êîòîðûé òåïåðü ðàáîòàåò ïîä óïðàâëåíèåì îïåðàöèîííîé ñèñòåìû Windows XP (c ïàêåòîì îáíîâëåíèÿ SP1 èëè áîëåå ïîçäíèì) è Windows Vista. Êíèãà ñîñòîèò èç 21 çàíÿòèÿ ñ íåñëîæíûìè óïðàæíåíèÿìè, îïèñûâàþùèìè ìåòîäèêó èñïîëíåíèÿ îïðåäåëåííûõ îïåðàöèé. Ìàòåðèàë êíèãè íå ñîäåðæèò ñëîæíûõ òåõíè÷åñêèõ ïîäðîáíîñòåé, à îðèåíòèðîâàí íà íà÷èíàþùåãî ïîëüçîâàòåëÿ, ñòðåìÿùåãîñÿ áûñòðåå íàó÷èòüñÿ ðåøàòü êîíêðåòíûå çàäà÷è ñ ïîìîùüþ ïðîãðàìì Microsoft Office. Êàæäîå óïðàæíåíèå èìååò ÷åòêóþ öåëü è ïðåäëàãàåò ïîñëåäîâàòåëüíîñòü øàãîâ, ïîçâîëÿþùèõ ðåøèòü ïîñòàâëåííóþ çàäà÷ó. Ìíîãî÷èñëåííûå ðèñóíêè ïîìîãàþò ÷èòàòåëþ îðèåíòèðîâàòüñÿ â ãðàôè÷åñêîì èíòåðôåéñå Windows è â äèàëîãîâûõ îêíàõ ïðèëîæåíèé Office 2007. Êíèãà íàïèñàíà íà îñíîâå ðóñèôèöèðîâàííîé âåðñèè Microsoft Office 2007, îäíàêî ïðè îïèñàíèè èíòåðôåéñà â ñêîáêàõ äàþòñÿ àíãëèéñêèå íàçâàíèÿ ñîîòâåòñòâóþùèõ ýëåìåíòîâ, ÷òî ïîìîæåò ïîëüçîâàòåëÿì, ðàáîòàþùèì ñ àíãëèéñêîé âåðñèåé ïðîãðàììû.  ÷àñòè I ðàññìàòðèâàþòñÿ íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûå ïðèåìû ðàáîòû ñ Windows. Çäåñü æå îïèñûâàåòñÿ òåõíîëîãèÿ âçàèìîäåéñòâèÿ ïðèëîæåíèé Microsoft Office äðóã ñ äðóãîì è ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé êîìïüþòåðà, ñïîñîáû çàïóñêà ïðèëîæåíèé, êîïèðîâàíèå ôàéëîâ, ïå÷àòü äîêóìåíòîâ è äðóãèå ðàñïðîñòðàíåííûå äåéñòâèÿ. ×àñòü II ïîñâÿùåíà øèðîêî èçâåñòíîìó òåêñòîâîìó ïðîöåññîðó Microsoft Office Word, íîâàÿ âåðñèÿ êîòîðîãî ñòàëà åùå áîëåå ìîùíîé è óäîáíîé. Âû íàó÷èòåñü ââîäèòü è ôîðìàòèðîâàòü òåêñò, îôîðìëÿòü äîêóìåíòû ñ ïîìîùüþ ðèñóíêîâ, äîáàâëÿòü òàáëèöû, ðàñïå÷àòûâàòü ìíîãîñòðàíè÷íûå äîêóìåíòû, ïðîâåðÿòü îðôîãðàôèþ è ãðàììàòèêó, âûïîëíÿòü ñëèÿíèå òåêñòà Microsoft Office Word ñ äàííûìè òàáëèö.

12

Ââåäåíèå

×àñòü III îïèñûâàåò ìåòîäèêó ðàáîòû ñ ýëåêòðîííûìè òàáëèöàìè Microsoft Office Excel. Çäåñü ðàññêàçûâàåòñÿ î ñòðóêòóðå è íàçíà÷åíèè ëèñòîâ Excel, î ïðèåìàõ ðàáîòû ñ ôîðìóëàìè è ôóíêöèÿìè, îáåñïå÷èâàþùèìè âûïîëíåíèå ñàìûõ ñëîæíûõ ìàòåìàòè÷åñêèõ îïåðàöèé. Âû íàó÷èòåñü ïðåäñòàâëÿòü ðåçóëüòàòû ðàñ÷åòîâ â âèäå ãðàôèêîâ è äèàãðàìì, ðàñïå÷àòûâàòü ëèñòû Excel. Íà òðåõ çàíÿòèÿõ ÷àñòè IV èçó÷àåòñÿ ïðèëîæåíèå Microsoft Office PowerPoint, ïðåäíàçíà÷åííîå äëÿ ïîñòðîåíèÿ ïðåçåíòàöèé — ïîñëåäîâàòåëüíîñòåé ñëàéäîâ ñ ìàòåðèàëàìè äîêëàäà. Âû ïîçíàêîìèòåñü ñ øèðîêèìè ãðàôè÷åñêèìè âîçìîæíîñòÿìè ýòîé ïðîãðàììû, íàó÷èòåñü ïîëüçîâàòüñÿ ñòàíäàðòíûìè øàáëîíàìè è òåìàìè îôîðìëåíèÿ, à òàêæå ñîçäàâàòü ïðåçåíòàöèè «ñ íóëÿ».  êíèãå ðàññìàòðèâàþòñÿ ïðèåìû ïîñòðîåíèÿ ýëåêòðîííûõ ïðåçåíòàöèé, äåìîíñòðèðóåìûõ ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðíîãî ïðîåêòîðà èëè â èíòðàñåòè. Âû òàêæå íàó÷èòåñü ñòðîèòü èíòåðàêòèâíûå ñëàéä-øîó, óïðàâëÿåìûå çðèòåëåì. ×àñòü V çíàêîìèò ñ ïðîôåññèîíàëüíîé ñèñòåìîé óïðàâëåíèÿ áàçàìè äàííûõ — ïðèëîæåíèåì Access. Óäîáíûé èíòåðôåéñ, ïîíÿòíûå èíñòðóìåíòû è ïðèõîäÿùèå íà ïîìîùü ìàñòåðà òàáëèö, ôîðì è îò÷åòîâ ïîçâîëÿþò ñòðîèòü áàçû äàííûõ â Access äàæå íåèñêóøåííûì ïîëüçîâàòåëÿì. Èçó÷èâ Access íåìíîãî ëó÷øå, âû ñìîæåòå ñîçäàâàòü äîñòàòî÷íî ñëîæíûå ñòðóêòóðû äàííûõ ñ íåñêîëüêèìè òàáëèöàìè, ðàñøèðåííûìè âîçìîæíîñòÿìè ïîèñêà è ñîðòèðîâêè èíôîðìàöèè. Ïðîãðàììà Outlook, ðàññìàòðèâàåìàÿ â ÷àñòè VI, ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé óíèâåðñàëüíûé îðãàíèçàòîð âàøèõ äîêóìåíòîâ. Êàëåíäàðü Outlook ïîìîãàåò ñòðóêòóðèðîâàòü ðàáî÷åå âðåìÿ; äíåâíèê è ñïèñîê çàäà÷ ïîçâîëÿþò õðàíèòü ñïèñêè âûïîëíåííûõ äåë è íåçàâåðøåííûõ ìåðîïðèÿòèé. Áèáëèîòåêà êîíòàêòîâ Outlook — ýòî ïðåêðàñíûé ñïðàâî÷íèê, â êîòîðîì ìîãóò õðàíèòüñÿ àäðåñà, òåëåôîíû è äðóãàÿ èíôîðìàöèÿ î ëþäÿõ è îðãàíèçàöèÿõ.  Outlook òàêæå âêëþ÷åí ïî÷òîâûé êëèåíò, îáåñïå÷èâàþùèé áûñòðóþ è óäîáíóþ ñâÿçü ñî âñåì ìèðîì ÷åðåç Èíòåðíåò. Íà ïðîòÿæåíèè âñåé êíèãè îñîáîå âíèìàíèå îòâîäèòñÿ âîïðîñàì âçàèìîäåéñòâèÿ ïðèëîæåíèé ïàêåòà Microsoft Office 2007 äðóã ñ äðóãîì.  óïðàæíåíèÿõ ðàññìàòðèâàþòñÿ ìíîãî÷èñëåííûå äîïîëíèòåëüíûå ìîäóëè ïàêåòà, äîñòóïíûå â ëþáîé èç ïÿòè ðàññìàòðèâàåìûõ ïðîãðàìì. Ýòî êîìïîíåíòû ïîñòðîåíèÿ ãðàôèêîâ è äèàãðàìì, áèáëèîòåêà êëèïîâ, ãðàôè÷åñêèé ìîäóëü WordArt, ðèñóíêè SmartArt, òåìû îôîðìëåíèÿ Office, ìîäóëü ïðîâåðêè îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè, à òàêæå äðóãèå ñîñòàâíûå ýëåìåíòû ïàêåòà.

Ñîãëàøåíèÿ, ïðèíÿòûå â êíèãå Äëÿ îáëåã÷åíèÿ âîñïðèÿòèÿ ìàòåðèàëà îñíîâíîé òåêñò óïðàæíåíèé îðãàíèçîâàí â âèäå íóìåðîâàííîãî ñïèñêà øàãîâ. Íà ðèñóíêàõ äàþòñÿ âûíîñêè ñ íîìåðàìè òåõ øàãîâ, ñìûñë êîòîðûõ ðàçúÿñíÿåòñÿ ýòèìè âûíîñêàìè.  êîíöå êàæäîãî çàíÿòèÿ èìååòñÿ êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå. Àâòîðû ðåêîìåíäóåò ÷èòàòåëþ ñàìîñòîÿòåëüíî ïðîäåëàòü âñå îïèñàííûå â íåì îïåðàöèè è îòâåòèòü íà ïîñòàâëåííûå âîïðîñû. Åñëè âàì íå óäàñòñÿ ñðàçó ðåøèòü ïðåäëîæåííûå çàäà÷è, ïåðå÷èòàéòå ìàòåðèàë ñîîòâåòñòâóþùåãî çàíÿòèÿ èëè îáðàòèòåñü ê ïðèëîæåíèþ, ðàñïîëîæåííîìó â êîíöå êíèãè è ñîäåðæàùåìó îòâåòû íà âñå êîíòðîëüíûå âîïðîñû.

Ñîãëàøåíèÿ, ïðèíÿòûå â êíèãå

13

Íàðÿäó ñ íóìåðîâàííûìè ñïèñêàìè â òåêñòå óïðàæíåíèé âñòðå÷àþòñÿ ñïåöèàëüíûå âðåçêè, êîíöåíòðèðóþùèå âíèìàíèå ÷èòàòåëÿ íà òîì èëè èíîì âîïðîñå. ÑÎÂÅÒ Ýòè âðåçêè ñîäåðæàò îïèñàíèÿ ïðèåìîâ, ëîãè÷åñêè ñâÿçàííûõ ñ îñíîâíûìè øàãàìè óïðàæíåíèÿ, íî íå âîøåäøèõ â îñíîâíîé òåêñò.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïðèìå÷àíèÿ ñîäåðæàò òåõíè÷åñêóþ èíôîðìàöèþ ïî òåìå óïðàæíåíèÿ. Ýòè òåõíè÷åñêèå âîïðîñû íå ñâÿçàíû íàïðÿìóþ ñ âûïîëíÿåìîé îïåðàöèåé, íî îíè ðàñøèðÿþò êðóãîçîð ÷èòàòåëÿ è ðàçúÿñíÿþò ñìûñë ïðîèñõîäÿùåãî.

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ýòè âðåçêè ñîäåðæàò îïèñàíèå îòëè÷èé ïîñëåäíåé âåðñèè ïàêåòà Microsoft Office îò ïðåäûäóùèõ âåðñèé ïàêåòà.

ÂÍÈÌÀÍÈÅ Òàêèå âðåçêè ñîäåðæàò èíôîðìàöèþ, íà êîòîðóþ ÷èòàòåëü äîëæåí îáðàòèòü îñîáåííîå âíèìàíèå ïðè âûïîëíåíèè â õîäå óïðàæíåíèé òåõ èëè èíûõ äåéñòâèé.

Äëÿ îáëåã÷åíèÿ âîñïðèÿòèÿ ìàòåðèàëà íàçâàíèÿ âñåõ ýëåìåíòîâ èíòåðôåéñà ïðîãðàìì âûäåëåíû ñïåöèàëüíûì øðèôòîì. Êðîìå òîãî, ìîíîøèðèííûì øðèôòîì îòìå÷åí òåêñò, êîòîðûé ïî ñöåíàðèþ óïðàæíåíèé äîëæåí ââîäèòüñÿ ÷èòàòåëåì â ïîëÿ äèàëîãîâûõ îêîí èëè â òåêñò äîêóìåíòîâ. Ìíîãèå êîìàíäû, äîñòóïíûå â Office, âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ êíîïîê, ðàñïîëîæåííûõ íà âêëàäêàõ ëåíòû. Äëÿ êðàòêîñòè íàçâàíèÿ òàêèõ êîìàíä èíîãäà ïðèâîäÿòñÿ â ñîêðàùåííîì âèäå, íàïðèìåð, Ãëàâíàÿ4Áóôåð îáìåíà4Êîïèðîâàòü (Home4 Clipboard4Copy). Ýòî çíà÷èò, ÷òî êíîïêà Êîïèðîâàòü (Copy) íàõîäèòñÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard).  ïðèëîæåíèè Microsoft Office Outlook 2007 ìíîãèå îïåðàöèè âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ êîìàíä ìåíþ. Äëÿ êðàòêîñòè íàçâàíèÿ òàêèõ êîìàíä òîæå ïðèâîäÿòñÿ â ñîêðàùåííîì âèäå, íàïðèìåð, Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå4Ïî êàòåãîðèÿì (View4 Current View4By Category). Ñòðåëêà, ñîåäèíÿþùàÿ íàçâàíèÿ ïóíêòîâ ìåíþ, óêàçûâàåò íà òî, ÷òî âû äîëæíû ñíà÷àëà ùåëêíóòü íà ïóíêòå Âèä (View) ñòðîêè ìåíþ, çàòåì âûáðàòü â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ êîìàíäó Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå (Current View), à ïîòîì â ðàñêðûâøåìñÿ ïîäìåíþ âûáðàòü êîìàíäó Ïî êàòåãîðèÿì (By Category).  íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ ìû áóäåì ïèñàòü Offce4Ñîçäàòü (Offce4New). Ýòî îçíà÷àåò, ÷òî íåîáõîäèìî ùåëêíóòü íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáðàòü êîìàíäó Ñîçäàòü (New). Ìíîãèå êîìàíäû ìîæíî âûáðàòü ñ ïîìîùüþ ñïåöèàëüíûõ êëàâèàòóðíûõ êîìáèíàöèé. Èñïîëüçîâàíèå òàêèõ êîìáèíàöèé çíà÷èòåëüíî óñêîðÿåò ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè. Åñëè äëÿ âûïîëíåíèÿ îïðåäåëåííîé îïåðàöèè òðåáóåòñÿ íàæàòèå íåñêîëüêèõ êëàâèø, òî èõ íàçâàíèÿ ñîåäèíÿþòñÿ çíàêîì «+». Òàê, îáîçíà÷åíèå Alt+Tab óêàçûâàåò íà òî, ÷òî äëÿ âûïîëíåíèÿ îïðåäåëåííîé îïåðàöèè íóæíî íàæàòü êëàâèøó Alt è, íå îòïóñêàÿ åå, íàæàòü êëàâèøó Tab. Çàòåì ñëåäóåò îòïóñòèòü îáå êëàâèøè.

14

Ââåäåíèå

Çàâåðøàÿ ââåäåíèå, õî÷åòñÿ îòìåòèòü, ÷òî àâòîðû — ýòî ëèøü íåáîëüøàÿ ÷àñòü áîëüøîãî êîëëåêòèâà, ñòàðàíèÿìè êîòîðîãî áûëà âûïóùåíà ýòà êíèãà. Ìû õîòèì ïîáëàãîäàðèòü ñîòðóäíèêîâ êîìïüþòåðíîé ðåäàêöèè èçäàòåëüñòâà «Ïèòåð», âíåñøèõ ìíîæåñòâî ñóùåñòâåííûõ çàìå÷àíèé ïî òåêñòó êíèãè è âûïîëíèâøèõ îãðîìíóþ òåõíè÷åñêóþ ðàáîòó ïî ïîäãîòîâêå ýòîãî èçäàíèÿ ê ïå÷àòè.

Îò èçäàòåëüñòâà Âàøè çàìå÷àíèÿ, ïðåäëîæåíèÿ è âîïðîñû îòïðàâëÿéòå ïî àäðåñó ýëåêòðîííîé ïî÷òû [email protected] (èçäàòåëüñòâî «Ïèòåð», êîìïüþòåðíàÿ ðåäàêöèÿ). Ìû áóäåì ðàäû óçíàòü âàøå ìíåíèå! Ïîäðîáíóþ èíôîðìàöèþ î íàøèõ êíèãàõ âû íàéäåòå íà âåá-ñàéòå èçäàòåëüñòâà http://www.piter.com.

×àñòü I

Çíàêîìñòâî ñ Microsoft Office  ïåðâîé ÷àñòè êíèãè ìû êðàòêî ïîçíàêîìèìñÿ ñ ïðèëîæåíèÿìè ìîùíîãî êîìïëåêñà îôèñíûõ ïðîãðàìì Microsoft Office 2007, à òàêæå ñ îñíîâàìè ðàáîòû ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Windows XP.

Çàíÿòèå 1

Íà÷èíàåì ðàáîòó Òåìà çàíÿòèÿ Íà ïåðâîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèòåñü ñ àçàìè ðàáîòû ïðèëîæåíèé ìîùíîãî êîìïëåêñà îôèñíûõ ïðîãðàìì Microsoft Office 2007 è íàó÷èòåñü ñîçäàâàòü è ðåäàêòèðîâàòü ñâîè ñîáñòâåííûå äîêóìåíòû. Íèæå ïåðå÷èñëåíû íåñêîëüêî íåñëîæíûõ îïåðàöèé, îïèñàíèå êîòîðûõ âû íàéäåòå â óïðàæíåíèÿõ ýòîãî çàíÿòèÿ: n çàïóñê ïðèëîæåíèé Microsoft Office; n îòêðûòèå äîêóìåíòà; n ââîä è ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà; n îôîðìëåíèå äîêóìåíòà; n äîáàâëåíèå ðèñóíêîâ; n ñîõðàíåíèå âûïîëíåííîé ðàáîòû; n ïå÷àòü äîêóìåíòà. Âû ïðèñòóïàåòå ê èçó÷åíèþ ïàêåòà ïðîãðàìì, îáúåäèíåííûõ îáùèì íàçâàíèåì Microsoft Office 2007. Ýòî ïîñëåäíÿÿ âåðñèÿ øèðîêî èçâåñòíûõ îôèñíûõ ïðèëîæåíèé êîìïàíèè Microsoft. Âû íàó÷èòåñü ðàáîòàòü ñ êàæäûì ïðèëîæåíèåì ïàêåòà, óçíàåòå îá îáùèõ ýëåìåíòàõ ýòèõ ïðîãðàìì, ñïîñîáàõ èõ âçàèìîäåéñòâèÿ äðóã ñ äðóãîì è ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Windows. Ïåðâîå çàíÿòèå — ïîäãîòîâèòåëüíîå. Íà íåì ðàññìàòðèâàþòñÿ îñíîâíûå ïðèåìû ðàáîòû ñ ïðèëîæåíèÿìè Office. Âû ñîçäàäèòå íåñêîëüêî äîêóìåíòîâ, íàó÷èòåñü ñîõðàíÿòü èõ äëÿ ïîñëåäóþùåãî èñïîëüçîâàíèÿ è ïå÷àòàòü ðåçóëüòàòû ðàáîòû íà ïðèíòåðå.

Çàïóñê ïðèëîæåíèé Êîìïëåêò Microsoft Office 2007 ñîñòîèò èç íåñêîëüêèõ îòäåëüíûõ ìîäóëåé. Ýòè ïðîãðàììû â çíà÷èòåëüíîé ñòåïåíè âçàèìîñâÿçàíû, èìåþò ñõîæèå îôîðìëåíèå è èíñòðóìåíòû, íî âñå æå êàæäàÿ èç íèõ ÿâëÿåòñÿ ñàìîñòîÿòåëüíûì ïðèëîæåíèåì.

Çàïóñê ïðèëîæåíèé

17

Êîìïîíåíòû Microsoft Office 2007 ðàáîòàþò òîëüêî ïîä óïðàâëåíèåì îïåðàöèîííûõ ñèñòåì Windows XP (ñ ïàêåòîì îáíîâëåíèÿ 2), Microsoft Windows Server 2003 è Windows Vista. ×òîáû íà÷àòü ðàáîòó ñ Office 2007, íóæíî âêëþ÷èòü êîìïüþòåð è ïîäîæäàòü, ïîêà çàãðóçèòñÿ îïåðàöèîííàÿ ñèñòåìà, òî åñòü íà ýêðàíå ïîÿâèòñÿ ðàáî÷èé ñòîë ñî çíà÷êàìè è ïàíåëüþ çàäà÷, êîòîðàÿ îáû÷íî ðàçìåùàåòñÿ â íèæíåé ÷àñòè ýêðàíà è ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ñèíþþ ïîëîñó ñ êíîïêîé Ïóñê (Start) ñëåâà.  äàëüíåéøåì ïðåäïîëàãàåòñÿ, ÷òî íà êîìïüþòåðå óæå óñòàíîâëåí êîìïëåêò Microsoft Office 2007 â ïîëíîé êîíôèãóðàöèè. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ýòîé êíèãå ìû ïîäðàçóìåâàåì, ÷òî ó âàñ óñòàíîâëåíà ÎÑ Windows XP (ñ ïàêåòîì îáíîâëåíèÿ 2), îôîðìëåííàÿ â ñòèëå Windows XP. Åñëè âû èñïîëüçóåòå Windows XP ñ îôîðìëåíèåì â êëàññè÷åñêîì ñòèëå èëè Windows Vista, íåêîòîðûå äåéñòâèÿ ìîãóò îòëè÷àòüñÿ îò ïðèâåäåííûõ â êíèãå.

Óïðàæíåíèå 1. Îòêðûâàåì ïðîãðàììó Office Äàâàéòå ïîçíàêîìèìñÿ ñ êîìïîíåíòàìè Microsoft Office, íàó÷èìñÿ îòêðûâàòü èõ è ïåðåêëþ÷àòüñÿ ìåæäó èõ îêíàìè. 1. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè â ëåâûé íèæíèé óãîë ýêðàíà. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) ïàíåëè çàäà÷ îïåðàöèîííîé ñèñòåìû Windows. 3. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü íà ïóíêò Âñå ïðîãðàììû (All Programs) ìåíþ Ïóñê (Start). Ïåðåéäèòå â ïîäìåíþ Microsoft Office (ðèñ. 1.1) è âû óâèäèòå çíà÷êè ïðèëîæåíèé ñèñòåìû Microsoft Office 2007 (åñëè ó âàñ îñòàëèñü óñòàíîâëåííûìè ïðèëîæåíèÿ áîëåå ðàííèõ âåðñèé Office, òî âû óâèäèòå òàêæå è èõ çíà÷êè). 4. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü íà ïóíêò Microsoft Office Word 2007 è ùåëêíèòå íà íåì. Îòêðîåòñÿ îêíî ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office Word. 5. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start), ðàñêðîéòå ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) è âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè ó âàñ ïîñëå óñòàíîâêè Office 2007 â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) îòñóòñòâóþò ïóíêòû Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document) è Îòêðûòü äîêóìåíò Office (Open Office Document), çíà÷èò, âû íå âêëþ÷èëè èõ ïðè óñòàíîâêå ïàêåòà. Âû ìîæåòå âêëþ÷èòü âûâîä ýòèõ ïóíêòîâ ñ ïîìîùüþ ïðîãðàììû óñòàíîâêè Office 2007.

6. Íà âêëàäêå Îáùèå (General) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Íîâàÿ êíèãà (Blank Workbook). ÑÎÂÅÒ Åñëè ó âàñ ïîñëå óñòàíîâêè Office 2007 â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) îòñóòñòâóþò ïóíêòû Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document) è Îòêðûòü äîêóìåíò Office (Open Office Document), òî ïðîñòî îòêðîéòå ïðèëîæåíèå Excel, òåì æå ñïîñîáîì, ÷òî è ïðèëîæåíèå Word.

18

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

Ðèñ. 1.1. Ìåíþ Microsoft Office ñî çíà÷êàìè ïðèëîæåíèé Office 2007

7. Òåïåðü îòêðûòû îêíà äâóõ ïðèëîæåíèé — Microsoft Word è Microsoft Excel. Íà ðèñ. 1.2 îêíî Excel ïîêàçàíî íà ôîíå îêíà Word. Åñëè îáà îêíà ðàçâåðíóòû äî ïîëíîýêðàííîãî ðåæèìà, îäíîâðåìåííî ìîæíî áóäåò âèäåòü òîëüêî îäíî èç íèõ. 8. Windows îáåñïå÷èâàåò ïðîñòîå ïåðåêëþ÷åíèå ìåæäó ïðèëîæåíèÿìè. ×òîáû àêòèâèçèðîâàòü îêíî Word, íàæìèòå êëàâèøè Alt+Tab. 9. ×òîáû âíîâü óâèäåòü îêíî Excel, íàæìèòå êëàâèøè Alt+Tab åùå ðàç. Ëþáîé ôàéë Windows îòîæäåñòâëÿåòñÿ ñ íåêîòîðûì òèïîì, êîòîðûé èäåíòèôèöèðóåòñÿ ðàñøèðåíèåì èìåíè ôàéëà. Ðàñøèðåíèå — ýòî ñîâîêóïíîñòü ñèìâîëîâ, ðàñïîëîæåííûõ â èìåíè ôàéëà ïðàâåå ïîñëåäíåé òî÷êè. Ñâîé òèï èìåþò è äîêóìåíòû Microsoft Office. Òàê, äîêóìåíòàì Word íàçíà÷àåòñÿ ðàñøèðåíèå docx, ïðåçåíòàöèÿì PowerPoint — ðàñøèðåíèå pptx è ò. ä. Ïðè óñòàíîâêå ïðîãðàììû Windows ðåãèñòðèðóåò ñâÿçàííûå ñ íåé òèïû ôàéëîâ.  ðåçóëüòàòå îïåðàöèîííàÿ ñèñòåìà çíàåò, ñ ïîìîùüþ êàêîãî ïðèëîæåíèÿ áûë ñîçäàí òîò èëè èíîé ôàéë, è ìîæåò ñîïîñòàâèòü ôàéëàì îïðåäåëåííîãî òèïà íåêîòîðûå ñòàíäàðòíûå äåéñòâèÿ, âûïîëíÿåìûå ïðè àêòèâèçàöèè äîêóìåíòà ýòîãî òèïà. Ïîýòîìó äëÿ çàïóñêà ïðèëîæåíèé Office ñ îäíîâðåìåííûì îòêðûòèåì íóæ-

Çàïóñê ïðèëîæåíèé

19

íîãî âàì äîêóìåíòà íå îáÿçàòåëüíî îòûñêèâàòü çíà÷êè ïðèëîæåíèé â ìåíþ Ïóñê (Start). Ïðîñòî âûïîëíèòå îäíî èç ñëåäóþùèõ äåéñòâèé: n äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå äîêóìåíòà, ðàñïîëîæåííîì â îêíå ïàïêè èëè íà ðàáî÷åì ñòîëå; n åñëè íóæíî îòêðûòü äîêóìåíò, ñ êîòîðûì âû íåäàâíî ðàáîòàëè, âûáåðèòå åãî èìÿ â ïîäìåíþ Íåäàâíèå äîêóìåíòû (Recent Documents) ìåíþ Ïóñê (Start).

Ðèñ. 1.2. Îêíî Excel íà ôîíå îêíà Word

Óïðàæíåíèå 2. Îòêðûâàåì ñóùåñòâóþùèé äîêóìåíò ×òîáû ïðîñìîòðåòü èëè îòðåäàêòèðîâàòü äîêóìåíò Word èëè, íàïðèìåð, âíåñòè íîâóþ çàïèñü â áàçó äàííûõ Access, íåîáõîäèìî ñíà÷àëà îòêðûòü ôàéë äîêóìåíòà, ñîäåðæàùèé íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ. Åñëè ôàéëà íåò íà ðàáî÷åì ñòîëå è âû íå ïîìíèòå òî÷íîå íàçâàíèå ïàïêè, â êîòîðîé îí õðàíèòñÿ, ïðîùå âñåãî âîñïîëüçîâàòüñÿ äèàëîãîâûì îêíîì îòêðûòèÿ äîêóìåíòîâ. Ýòî îêíî âûãëÿäèò îäèíàêîâî äëÿ âñåõ ïðèëîæåíèé Office, à åãî èíñòðóìåíòû ïîçâîëÿþò áûñòðî îòûñêàòü íóæíûé ôàéë. Äàâàéòå èçó÷èì ñïîñîáû ïîèñêà ôàéëà íà ïðèìåðå äîêóìåíòà Word. 1. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Äîêóìåíò1 - Microsoft Word (Document1 - Microsoft Word) íà ïàíåëè çàäà÷ àêòèâèçèðóéòå îêíî Word. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, êîòîðàÿ ðàñïîëîæåíà â ëåâîì âåðõíåì óãëó îêíà ïðèëîæåíèÿ, è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ êîìàíäó Îòêðûòü (Open). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 1.3.

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

20

Ðèñ. 1.3. Äèàëîãîâîå îêíî îòêðûòèÿ äîêóìåíòà

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êíîïêà Office, ðàñïîëîæåííàÿ â ëåâîì âåðõíåì óãëó îêíà Microsoft Office Word, âûçûâàåò ìåíþ, ïîõîæåå íà ìåíþ Ôàéë (File) ïðåäûäóùèõ âåðñèé Office. Áîëåå ïîäðîáíî îá èíòåðôåéñå ìû ïîãîâîðèì íà çàíÿòèè 4.

3. Ðàñêðîéòå ñïèñîê Òèï ôàéëîâ (Files Of Types) è âûáåðèòå ïóíêò Äîêóìåíòû Word (Word Documents).  ðåçóëüòàòå ãëàâíîå ïîëå îêíà áóäåò ñîäåðæàòü òîëüêî çíà÷êè äîêóìåíòîâ Word. Åñëè èñêîìûé ôàéë èìååò íåñòàíäàðòíîå ðàñøèðåíèå, âûáåðèòå ïóíêò Âñå ôàéëû (All Files). 4. Ðàñêðîéòå ñïèñîê Ïàïêà (Look In) è óêàæèòå æåñòêèé äèñê ëîêàëüíîãî êîìïüþòåðà èëè ñåòåâîé äèñê, íà êîòîðîì íàõîäèòñÿ èñêîìûé äîêóìåíò. 5. Äëÿ ðàñêðûòèÿ ïàïêè, âëîæåííîé â òåêóùóþ, íàéäèòå åå çíà÷îê â îáëàñòè ñïèñêà ôàéëîâ è äâàæäû ùåëêíèòå íà íåì. 6. Äëÿ ïåðåõîäà â ðîäèòåëüñêóþ ïàïêó ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïåðåõîä íà îäèí óðîâåíü ââåðõ (Up One Level) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. 7. ×òîáû íàéòè äîêóìåíò â ñòàíäàðòíîé ïàïêå Windows, ùåëêíèòå íà îäíîé èç øåñòè êíîïîê ëåâîé ïàíåëè äèàëîãîâîãî îêíà îòêðûòèÿ äîêóìåíòà. Îíè îòêðûâàþò äîñòóï ê ñëåäóþùèì ïàïêàì è ôàéëàì: ¨ Íåäàâíèå äîêóìåíòû (My Recent Documents)

ñÿ ôàéëîâ è ïàïîê;

— ÿðëûêè íåäàâíî îòêðûâàâøèõ-

Çàïóñê ïðèëîæåíèé

21

¨ Ìîè äîêóìåíòû (My Documents)

— ïàïêà, â êîòîðîé ïî çàìûñëó ñîçäàòåëåé Windows äîëæíû õðàíèòüñÿ âàøè ðàáî÷èå äîêóìåíòû;

¨ Ðàáî÷èé ñòîë (Desktop)

— ôàéëû è ïàïêè, ðàñïîëîæåííûå íà ðàáî÷åì ñòîëå

Windows; ¨ Ìîé êîìïüþòåð (My Computer)

— ñïèñîê äèñêîâ âàøåãî êîìïüþòåðà;

¨ Íàäåæíûå øàáëîíû (Trusted Templates)

— ïàïêà ñ øàáëîíàìè;

¨ Ñåòåâîå îêðóæåíèå (Network Places)

— ïîçâîëÿåò ïîëó÷èòü äîñòóï ê ïàïêàì, ðàçìåùåííûì â ëîêàëüíîé ñåòè èëè â Èíòåðíåòå. 8. Åñëè âû íå ìîæåòå âñïîìíèòü òî÷íîå èìÿ ôàéëà, ïîïðîáóéòå âîñïîëüçîâàòüñÿ äðóãèì ðåæèìîì ïðîñìîòðà ñïèñêà ôàéëîâ. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Ïðåäñòàâëåíèÿ (Views) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ è âûáåðèòå ïîäõîäÿùèé ðåæèì (ðèñ. 1.4). Îêíî îòêðûòèÿ ôàéëà ïðåäëàãàåò ñëåäóþùèå âàðèàíòû âûâîäà ñïèñêà äîêóìåíòîâ: ¨ Ýñêèçû (Thumbnails)

— íà çíà÷êå ïàïêè âûâîäÿòñÿ õðàíÿùèåñÿ â ïàïêå èçîáðàæåíèÿ, ÷òî ïîçâîëÿåò áûñòðî óâèäåòü ñîäåðæèìîå ïàïêè;

¨ Ðÿäîì (Tiles)

— âûâîä âñåõ ôàéëîâ ïàïêè â âèäå êðóïíûõ çíà÷êîâ;

¨ Çíà÷êè (Icons)

— âñå ôàéëû è ïàïêè îòîáðàæàþòñÿ â âèäå çíà÷êîâ ìåíüøåãî ðàçìåðà, ÷åì â ðåæèìå Ðÿäîì (Tiles);

Ðèñ. 1.4. Ñâîéñòâà äîêóìåíòà

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

22 ¨ Ñïèñîê (List)

— ïðîñòîé ñïèñîê âñåõ ôàéëîâ è ïàïîê ñ ìàëåíüêèìè çíà÷êàìè (ñì. ðèñ. 1.3);

¨ Òàáëèöà (Details)

— ñïèñîê ñ óêàçàíèåì ðàçìåðà, òèïà è âðåìåíè ïîñëåäíåãî èçìåíåíèÿ ôàéëà;

¨ Ñâîéñòâà (Properties)

— îòîáðàæåíèå ñâîéñòâ âûáðàííîãî ôàéëà, êîòîðûå âûâîäÿòñÿ â îêíå ñïðàâà îò ñïèñêà, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 1.4;

¨ Ïðîñìîòð (Preview)

— ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð ñîäåðæèìîãî âûáðàííîãî ôàéëà â ïàíåëè, ðàñïîëîæåííîé ñïðàâà îò ñïèñêà ôàéëîâ. 9. ×òîáû óïîðÿäî÷èòü ôàéëû ïî èìåíè, ðàñøèðåíèþ, ðàçìåðó èëè äàòå â ðåæèìàõ Ýñêèçû (Thumbnails), Ðÿäîì (Tile) èëè Çíà÷êè (Icons), ùåëêíèòå íà íèõ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â ïîäìåíþ Óïîðÿäî÷èòü çíà÷êè (Arrange Icons) êîíòåêñòíîãî ìåíþ âûáåðèòå íóæíóþ êîìàíäó ñîðòèðîâêè çíà÷êîâ. ÑÎÂÅÒ Äëÿ óïîðÿäî÷åíèÿ ôàéëîâ ïî îäíîìó èç ïðèçíàêîâ â ðåæèìå ïðîñìîòðà Òàáëèöà (Details) äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà çàãîëîâêå ñòîëáöà äàííîãî ïðèçíàêà.

10. Íàéäÿ äîêóìåíò, âûäåëèòå åãî ùåë÷êîì ìûøè èëè ââåäèòå åãî èìÿ â ïîëå Èìÿ ôàéëà (File Name). 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòêðûòü (Open). Ñîäåðæèìîå ôàéëà ïîÿâèòñÿ â îêíå Word. 12. Ñïèñîê êíîïêè Îòêðûòü (Open), ïîêàçàííûé íà ðèñ. 1.5, ïîçâîëÿåò âûáèðàòü ðåæèì îòêðûòèÿ ôàéëà. Ïóíêò Îòêðûòü äëÿ ÷òåíèÿ (Open Read-Only) çàïðåùàåò ìîäèôèêàöèþ äîêóìåíòà, à ðåæèì Îòêðûòü êàê êîïèþ (Open as Copy) ñîçäàåò â Word êîïèþ îòêðûâàåìîãî äîêóìåíòà. Ïóíêò Îòêðûòü â îáîçðåâàòåëå (Open in Browser) ïîçâîëÿåò îòêðûòü ôàéë â âåá-áðàóçåðå. Ïóíêò Îòêðûòü ñ ïðåîáðàçîâàíèåì (Open wuth Transform) ïîçâîëÿåò îòêðûòü ôàéë â ôîðìàòå ðàñøèðÿåìîãî ÿçûêà ðàçìåòêè XML (Extensible Markup Language) è èñïîëüçîâàòü äëÿ íåãî ôàéë ïðåîáðàçîâàíèÿ â ôîðìàòå XSL (Extensible Stylesheet Language). Ïóíêò Îòêðûòü è âîññòàíîâèòü (Open and Repare) ïîçâîëÿåò âîññòàíîâèòü ôàéë, ïîâðåæäåííûé ïðè âíåçàïíîì ñáîå â ðàáîòå êîìïüþòåðà.

Ðèñ. 1.5. Âàðèàíòû îòêðûòèÿ ôàéëà

ÑÎÂÅÒ Åñëè íóæíî ïðîäîëæèòü ðàáîòó ñ íåäàâíî îòêðûâàâøèìñÿ äîêóìåíòîì, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, è â ïðàâîé ÷àñòè ïîÿâèâøåãîñÿ ìåíþ áóäóò ïåðå÷èñëåíû èìåíà òåõ ôàéëîâ, êîòîðûå îáðàáàòûâàëèñü ïîñëåäíèìè. ×òîáû îòêðûòü îäèí èç íèõ, ùåëêíèòå íà åãî èìåíè.

Òåêñò

23

Âû, åñòåñòâåííî, áóäåòå íå òîëüêî ïðîñìàòðèâàòü èìåþùèåñÿ äîêóìåíòû, íî è ñîçäàâàòü ñâîè ñîáñòâåííûå. Íîâûé äîêóìåíò àâòîìàòè÷åñêè ñîçäàåòñÿ â ïðîãðàììàõ Word è Excel ïðè èõ çàïóñêå. Åñëè æå ïîòðåáîâàëñÿ åùå îäèí äîêóìåíò èëè íóæíî ñîçäàòü íîâûé äîêóìåíò â äðóãîì ïðèëîæåíèè Office 2007, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New).

Òåêñò Òåêñò — îñíîâà áîëüøèíñòâà äîêóìåíòîâ. Ïðèëîæåíèÿ Office 2007 ïðåäëàãàþò íàáîð ðàçíîîáðàçíûõ èíñòðóìåíòîâ ââîäà, ðåäàêòèðîâàíèÿ è ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà. Îñíîâíûå îïåðàöèè äëÿ ðàáîòû ñ òåêñòîì èäåíòè÷íû âî âñåõ ïðîãðàììàõ êîìïëåêòà Office 2007.

Óïðàæíåíèå 3. Ââîä òåêñòà ×òîáû íàïîëíèòü òîëüêî ÷òî ñîçäàííûé äîêóìåíò òåêñòîâûì ñîäåðæàíèåì, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ââåäèòå îáðàùåíèå Äîðîãîé Èëüÿ Àëåêñàíäðîâè÷ è íàæìèòå êëàâèøó Enter. 2. Çàòåì ââåäèòå òåêñò Ìû ðàññìîòðåëè âàøå ïðåäëîæåíèå, è îíî çàèíòåðåñîâàëî íàøó êîìïàíèþ. Ê ñîæàëåíèþ, âû íå óêàçàëè âîçìîæíûå ñðîêè ïîñòàâêè ïðîáíûõ îáðàçöîâ. Ñîîáùèòå èõ êàê ìîæíî ñêîðåå. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ïî äîñòèæåíèè ïðàâîãî êðàÿ ñòðàíèöû ïðîãðàììà ñàìà ïåðåíîñèò ñòðîêè, è ïîëüçîâàòåëþ íå íóæíî íàæèìàòü êëàâèøó Enter â êîíöå êàæäîé ñòðîêè. 3. Äâàæäû ùåëêíèòå íà ñëîâå óêàçàëè, è ïðîãðàììà âûäåëèò åãî. Ââåäèòå ñëîâî ñîîáùèëè. Íîâîå ñëîâî çàìåíèò âûäåëåííîå. 4. ×òîáû èçìåíèòü òî÷êó â ïåðâîé ñòðîêå òåêñòà íà âîñêëèöàòåëüíûé çíàê, ùåëêíèòå ïðàâåå òî÷êè. Òåêñòîâûé êóðñîð ïåðåìåñòèòñÿ â êîíåö ñòðîêè. 5. Íàæàòèåì êëàâèøè BackSpace óäàëèòå òî÷êó, çàòåì ââåäèòå âîñêëèöàòåëüíûé çíàê (!). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êëàâèøà BackSpace óäàëÿåò ñèìâîë ñëåâà îò òåêñòîâîãî êóðñîðà, à êëàâèøà Delete ñòèðàåò ñèìâîë ñïðàâà îò êóðñîðà.

6. Ïðîòàùèòå óêàçàòåëü ìûøè ïî ñëîâàì Ê ñîæàëåíèþ, ÷òîáû âûäåëèòü èõ, è íàæìèòå êëàâèøó Delete èëè BackSpace. Óêàçàííûå ñëîâà áóäóò óäàëåíû. 7. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è, íå îòïóñêàÿ åå, íàæìèòå êëàâèøó ®. Áóäåò âûäåëåíà áóêâà â. 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Øðèôò (Font) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Øðèôò (Font) óñòàíîâèòå ôëàæîê Âñå ïðîïèñíûå (All caps), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 1.6. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Áóêâà â áóäåò ïðåîáðàçîâàíà ê âåðõíåìó ðåãèñòðó.

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

24

Ðèñ. 1.6. Äèàëîãîâîå îêíî Øðèôò

Óïðàæíåíèå 4. Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà Äëÿ ââîäà ïðîñòîãî òåêñòà, ñîçäàííîãî â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, íåò ñìûñëà ïîëüçîâàòüñÿ ìîùíûì òåêñòîâûì ïðîöåññîðîì Word, âàì âïîëíå õâàòèò âîçìîæíîñòåé ïðîãðàììû Áëîêíîò (Notepad). Íå çàáûâàéòå, ÷òî âû ðàáîòàåòå ñ îäíèì èç ëó÷øèõ îôèñíûõ ïðèëîæåíèé. Ïîïðîáóéòå íåìíîãî ïðèóêðàñèòü òåêñò. 1. Äëÿ êîðîòêîãî ïèñüìà øðèôò â 11 ïóíêòîâ êàæåòñÿ ñëèøêîì ìåëêèì. Ïîýòîìó ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Ðåäàêòèðîâàíèå4Âûäåëèòü (Home4Editing4 Select), êàê ïîêàçàíî ðèñ. 1.7, è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Âûäåëèòü âñå (Select All), ÷òîáû âûäåëèòü âåñü òåêñò. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Øðèôò (Font) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). 3.  ñïèñêå Ðàçìåð (Size) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà âûáåðèòå ÷èñëî 14 è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 4. Ùåëêíèòå ëåâåå ïåðâîé ñòðîêè òåêñòà. Îêàæåòñÿ âûäåëåííîé âñÿ ñòðîêà. 5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Øðèôò4Ïîëóæèðíûé (Home4Font4Bold) íàçíà÷üòå ýòîé ñòðîêå ïîëóæèðíîå íà÷åðòàíèå. 6. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïî öåíòðó (Center) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home) çàäàéòå äëÿ ýòîãî àáçàöà âûðàâíèâàíèå ïî öåíòðó. 7. Òðîéíûì ùåë÷êîì â òåêñòå âòîðîãî àáçàöà âûäåëèòå âåñü ýòîò àáçàö. Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî øèðèíå (Justify) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), ÷òîáû ðàñòÿíóòü ýòîò àáçàö íà âñþ øèðèíó ñòðàíèöû.

Äîáàâëåíèå îáúåêòîâ

25

Ðèñ. 1.7. Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

ÑÎÂÅÒ ×òîáû óçíàòü íàçâàíèå êàêîé-ëèáî êíîïêè íà âêëàäêå, íàâåäèòå íà íåå óêàçàòåëü ìûøè è çàäåðæèòå åãî íà íåñêîëüêî ñåêóíä. Ïîÿâèòñÿ ýêðàííàÿ ïîäñêàçêà ñ íàçâàíèåì êíîïêè è êðàòêèì îïèñàíèåì åå íàçíà÷åíèÿ.

Äîáàâëåíèå îáúåêòîâ Windows ïîçâîëÿåò âñòàâëÿòü îáúåêòû, ñîçäàííûå îäíèìè ïðîãðàììàìè, â äîêóìåíòû äðóãèõ ïðîãðàìì.  ïðèëîæåíèÿõ Office 2007 ýòà òåõíîëîãèÿ èñïîëüçóåòñÿ â ïîëíîé ìåðå. Âû ìîæåòå ñòðîèòü äîêóìåíòû, îäíîâðåìåííî ñîäåðæàùèå òàáëèöû Word, ëèñòû Excel, ãðàôèêè, ðèñóíêè è ëþáûå äðóãèå îáúåêòû, ñîçäàâàåìûå ìîäóëÿìè Office èëè äðóãèìè ïðèëîæåíèÿìè Windows. Ïîìèìî îñíîâíûõ ïðîãðàìì, êîìïëåêò Microsoft Office ñîäåðæèò íåñêîëüêî äîïîëíèòåëüíûõ ìîäóëåé, êîòîðûå îáåñïå÷èâàþò ðèñîâàíèå ôèãóð, ñîçäàíèå äèàãðàìì è ãðàôèêîâ, ïîñòðîåíèå îðãàíèçàöèîííûõ äèàãðàìì, ðàçìåùåíèå â äîêóìåíòå ðèñóíêîâ, âèäåîêëèïîâ è çâóêîâ. Ýòè äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè äîñòóïíû âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ Office. Âû áóäåòå ïîñòåïåííî çíàêîìèòüñÿ ñ íèìè íà ïðîòÿæåíèè

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

26

âñåé êíèãè. Íå çàáûâàéòå, ÷òî âñå îíè äîñòóïíû â ëþáîì ïðèëîæåíèè Office. Ê ïðèìåðó, ìåòîäèêà ñîçäàíèÿ îðãàíèçàöèîííûõ äèàãðàìì îïèñûâàåòñÿ ïðè èçó÷åíèè PowerPoint, íî ñ ïîìîùüþ òåõ æå ïðèåìîâ ìîæíî äîáàâèòü îðãàíèçàöèîííóþ äèàãðàììó â äîêóìåíò Word èëè â ëèñò Excel.

Óïðàæíåíèå 5. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ Äàâàéòå âîñïîëüçóåìñÿ ãðàôè÷åñêèìè âîçìîæíîñòÿìè Microsoft Office è äîáàâèì â âåðõíþþ ÷àñòü ñîçäàííîãî ïèñüìà êðàñî÷íîå íàçâàíèå êîìïàíèè, îòäåëåííîå îò òåêñòà öâåòíîé ëèíèåé. 1. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+Home ïåðåìåñòèòå êóðñîð â íà÷àëî äîêóìåíòà. 2. Íàæìèòå êëàâèøó Enter, ÷òîáû îñâîáîäèòü ìåñòî äëÿ áóäóùåãî íàçâàíèÿ. 3. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert) è ùåëêíèòå íà êíîïêå WordArt, ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Òåêñò (Text), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 1.8.

Ðèñ. 1.8. Êîëëåêöèÿ WordArt

4.  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå îäèí èç 30 ñòàíäàðòíûõ âàðèàíòîâ îôîðìëåíèÿ çàãîëîâêîâ (ê ïðèìåðó, ÷åòâåðòûé â òðåòüåì ðÿäó). 5.  äèàëîãîâîì îêíå Èçìåíåíèå òåêñòà WordArt (Edit WordArt Text) ââåäèòå òåêñò Ãåðêóëåñ è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 6. Ùåëêíèòå â îêíå äîêóìåíòà çà ïðåäåëàìè íàäïèñè, ÷òîáû çàôèêñèðîâàòü âûïîëíåííûå èçìåíåíèÿ. 7. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert). Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôèãóðû (Shapes), íàõîäÿùåéñÿ â ãðóïïå Èëëþñòðàöèè (Illustrations), è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ýëåìåíò Ëèíèÿ (Line). Çíà÷îê óêàçàòåëÿ ïðèìåò ôîðìó ïåðåêðåñòèÿ. 8. Ðàñòÿíèòå ìûøüþ ãîðèçîíòàëüíóþ ëèíèþ íèæå íàäïèñè Ãåðêóëåñ, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 1.9. Ïîñëå òîãî êàê âû çàêîí÷èòå ñîçäàíèå ëèíèè, ïîÿâèòñÿ äîïîëíèòåëüíàÿ âêëàäêà Ôîðìàò (Format) ñ èíñòðóìåíòàìè ôîðìàòèðîâàíèÿ.

Äîáàâëåíèå îáúåêòîâ

27

9. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Êîíòóð ôèãóðû (Shape Outline), íàõîäÿùåéñÿ â ãðóïïå Ñòèëè ôèãóð (Shape Styles), è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè êðàñíûé öâåò. 10. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Êîíòóð ôèãóðû (Shape Outline), íàõîäÿùåéñÿ â ãðóïïå Ñòèëè ôèãóð (Shape Styles), è â ïîäìåíþ Òîëùèíà (Weight) âûáåðèòå ëèíèþ òîëùèíîé â 3 ïóíêòà. Îêîí÷àòåëüíûé âàðèàíò äîêóìåíòà ïðåäñòàâëåí íà ðèñ. 1.9.

Ðèñ. 1.9. Äîêóìåíò Word ñ ýëåìåíòàìè îôîðìëåíèÿ

Óïðàæíåíèå 6. Âñòàâêà äîêóìåíòîâ Office Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office íå ñëó÷àéíî îáúåäèíåíû â îäèí ïàêåò. Ýòè ïðîãðàììû íå ïðîñòî èìåþò ñõîäíûé èíòåðôåéñ è ïîñòàâëÿþòñÿ íà îäíîì êîìïàêòäèñêå, îíè òåñíî èíòåãðèðîâàíû äðóã ñ äðóãîì. Äàâàéòå âñòàâèì ýëåêòðîííóþ òàáëèöó Excel â èìåþùèéñÿ äîêóìåíò Word. 1. Íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+End. Çàòåì íàæìèòå êëàâèøó Enter, ââåäèòå òåêñò Ìû ïëàíèðóåì çàêóïàòü âàøè èçäåëèÿ â ñëåäóþùèõ êîëè÷åñòâàõ:. Ñíîâà íàæìèòå êëàâèøó Enter. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâêà4Òàáëèöû4Òàáëèöà (Insert4Tables4Table) è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå ïóíêò Òàáëèöà Excel (Excel Spreadsheet).

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

28

3. Â äîêóìåíòå Word ïîÿâèòñÿ íåáîëüøîå îêíî ñ òàáëèöåé Excel, à ëåíòó Word çàìåíèò ëåíòà Excel. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Â Microsoft Office 2007 íà ñìåíó ñòðîêå ìåíþ è ïàíåëÿì èíñòðóìåíòîâ ïðèøëè ëåíòà ñ âêëàäêàìè, êîòîðûå òåïåðü âûïîëíÿþò ôóíêöèè è ìåíþ, è ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ. Áîëåå ïîäðîáíî îá èíòåðôåéñå Office 2007 ìû ïîãîâîðèì íà çàíÿòèè 4.

4. Ââåäèòå ÷èñëî 2004 â ïåðâóþ ÿ÷åéêó ëèñòà è ùåëêíèòå íà ñòðåëêå âïðàâî, ÷òîáû ïåðåéòè ê ñëåäóþùåé ÿ÷åéêå. 5. Ñ ïîìîùüþ êëàâèø ñî ñòðåëêàìè ïåðåìåùàéòåñü ïî ÿ÷åéêàì ëèñòà Excel è ââîäèòå ÷èñëà, ïîêàçàííûå íà ðèñ. 1.10. 6. Ùåëêíèòå ìûøüþ â ïðåäåëàõ äîêóìåíòà âíå ëèñòà Excel. Îêíî Excel ïðåâðàòèòñÿ â îáû÷íóþ òàáëèöó, è â Word âåðíåòñÿ èñõîäíàÿ ëåíòà ñ âêëàäêàìè.

Ðèñ. 1.10. Ëèñò Excel â äîêóìåíòå Word

ÑÎÂÅÒ Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ó íàñ èìåþòñÿ ëèøíèå ÿ÷åéêè, íå çàíÿòûå äàííûìè. ×òîáû óáðàòü ëèøíèå ÿ÷åéêè, ïîäâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè ê ïðàâîìó íèæíåìó óãëó òàáëèöû Excel, è êîãäà óêàçàòåëü ïðèìåò âèä ñòðåëêè, íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè è, óäåðæèâàÿ êíîïêó, ïðèäàéòå òàáëèöå íóæíûé ðàçìåð.

Äîáàâëåíèå îáúåêòîâ

29

Âíåäðåííûé îáúåêò ïîçâîëÿåò íå ïðîñòî ââåñòè äàííûå â òàáëèöó Word ñ ïîìîùüþ ïðèëîæåíèÿ Excel. Âíåäðåíèå îáúåêòà Excel äàåò âîçìîæíîñòü ïîëüçîâàòüñÿ âñåìè ïðåèìóùåñòâàìè ýëåêòðîííûõ òàáëèö. Åñëè äâàæäû ùåëêíóòü íà òàêîì îáúåêòå, ïîÿâèòñÿ îêíî ëèñòà Excel. Âû ñìîæåòå ïðîâåñòè íåîáõîäèìûå ðàñ÷åòû, à çàòåì, ùåëêíóâ âíå îêíà ëèñòà Excel, ñíîâà âåðíóòüñÿ â äîêóìåíò Word. Ïîñëå ýòèõ äåéñòâèé äîêóìåíò áóäåò ñîäåðæàòü óæå îáíîâëåííóþ òàáëèöó Excel.

Óïðàæíåíèå 7. Âñòàâêà äàííûõ èç äðóãèõ ïðèëîæåíèé  äîêóìåíòû Office ìîæíî âíåäðÿòü íå òîëüêî ëèñòû Excel, íî è ïðàêòè÷åñêè ëþáûå îáúåêòû äðóãèõ ïðèëîæåíèé. Äàâàéòå äîáàâèì â ëåâûé íèæíèé óãîë äîêóìåíòà Word ëîãîòèï êîìïàíèè (â êà÷åñòâå ëîãîòèïà ìû èñïîëüçóåì ïðîèçâîëüíîå èçîáðàæåíèå). Äëÿ ýòîãî âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+End ïåðåìåñòèòå êóðñîð â êîíåö äîêóìåíòà. Çàòåì íàæìèòå êëàâèøó Enter, ÷òîáû äîáàâèòü íèæå òàáëèöû Excel åùå îäèí àáçàö.

Ðèñ. 1.11. Äîêóìåíò Word ñ òàáëèöåé Excel è ðèñóíêîì

2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâêà4Èëëþñòðàöèè4Ðèñóíîê (Insert4Illustrations4 Picture). Îòêðûâøååñÿ äèàëîãîâîå îêíî Âñòàâêà ðèñóíêà (Insert Pictures) î÷åíü ïîõîæå íà îêíî îòêðûòèÿ äîêóìåíòà, îïèñàííîå â óïðàæíåíèè 2 ýòîãî çàíÿòèÿ.

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

30

Îíî ðàáîòàåò òî÷íî òàê æå è îòëè÷àåòñÿ òîëüêî íàçâàíèåì è èìåíåì êíîïêè Âñòàâèòü (Insert). 3. Íàéäèòå ëþáîé ãðàôè÷åñêèé ôàéë, ïîëüçóÿñü ïðèåìàìè, îïèñàííûìè â óïðàæíåíèè 2, è ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert). 4.  Word âñòàâëÿåìûé îáúåêò ïðèâÿçûâàåòñÿ ê îïðåäåëåííîìó ñèìâîëó òåêñòà.  äàííîì ñëó÷àå ðèñóíîê îêàçàëñÿ ñâÿçàí ñ ïåðâûì ñèìâîëîì íîâîãî àáçàöà. ×òîáû ñìåñòèòü åãî ê ïðàâîìó êðàþ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî ïðàâîìó êðàþ (Align Text Right), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph). Ðåçóëüòàò ïîêàçàí íà ðèñ. 1.11.

Ñîõðàíåíèå è çàêðûòèå äîêóìåíòà Ïîñëå ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà è ââåäåíèÿ äàííûõ ëó÷øå ñðàçó çàïèñàòü åãî íà æåñòêèé äèñê. Ýòî ïðåäîòâðàòèò ïîòåðþ èíôîðìàöèè â ñëó÷àå ñáîÿ â ðàáîòå êîìïüþòåðà èëè îòêëþ÷åíèÿ ýëåêòðîïèòàíèÿ, ÷òî, êàê ïðàâèëî, ñëó÷àåòñÿ ÷àùå, ÷åì âû òîãî îæèäàåòå. Âîçüìèòå çà ïðàâèëî ïåðèîäè÷åñêè ñîõðàíÿòü ñîäåðæèìîå äîêóìåíòà â ïðîöåññå ðàáîòû, ÷òîáû íå ïîòåðÿòü âíåñåííûå èçìåíåíèÿ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïðîãðàììû Access è Outlook àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿþò èíôîðìàöèþ â ñîîòâåòñòâóþùèõ ôàéëàõ ïðè åå èçìåíåíèè.  òî æå âðåìÿ Access ïîçâîëÿåò â ëþáîé ìîìåíò âðó÷íóþ ñîõðàíèòü òåêóùåå ñîñòîÿíèå áàçû äàííûõ, ÷òî ïîìîãàåò èçáåæàòü ïîòåðè äàííûõ èç-çà ñáîÿ â ðàáîòå êîìïüþòåðà.

Óïðàæíåíèå 8. Çàïèñü íà äèñê íîâîãî äîêóìåíòà Íîâûé íè ðàçó íå ñîõðàíÿâøèéñÿ äîêóìåíò èìååò âðåìåííîå íàçâàíèå òèïà Äîêóìåíò# (Document#), ãäå # — ýòî ïîðÿäêîâûé íîìåð â ðÿäó äîêóìåíòîâ, ñîçäàííûõ â òåêóùåì ñåàíñå ïðîãðàììû. Äëÿ ñîõðàíåíèÿ íîâîãî äîêóìåíòà âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîõðàíèòü (Save) èëè ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save) íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà. Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 1.12. Îíî ïðàêòè÷åñêè èäåíòè÷íî îïèñàííîìó ðàíåå îêíó îòêðûòèÿ äîêóìåíòà è îòëè÷àåòñÿ ëèøü íàçâàíèåì è êíîïêîé Ñîõðàíèòü (Save). Ýòî îêíî îäèíàêîâî âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ Microsoft Office 2007. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà ïî óìîë÷àíèþ ðàñïîëîæåíà â ëåâîì âåðõíåì óãëó ëèíåéêè è ïîõîæà íà òðàäèöèîííûå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Áîëåå ïîäðîáíî îá ýëåìåíòàõ èíòåðôåéñà Office 2007 ðàññêàçûâàåòñÿ íà çàíÿòèè 4.

2. Ñ ïîìîùüþ îïåðàöèé, ïåðå÷èñëåííûõ â óïðàæíåíèè 2, îòêðîéòå ïàïêó, â êîòîðîé ñëåäóåò ñîõðàíèòü ôàéë. 3. Ââåäèòå â ïîëå Èìÿ ôàéëà (File Name) èìÿ áóäóùåãî äîêóìåíòà. 4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Òèï ôàéëà (Save as Type) âûáåðèòå òèï ñîõðàíÿåìîãî äîêóìåíòà. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save).

Ñîõðàíåíèå è çàêðûòèå äîêóìåíòà

31

Ðèñ. 1.12. Äèàëîãîâîå îêíî ñîõðàíåíèÿ äîêóìåíòà

ÑÎÂÅÒ Îáû÷íî òèï äîêóìåíòà èçìåíÿòü íå òðåáóåòñÿ. Íî åñëè âû ôîðìèðóåòå øàáëîí, ñîáèðàåòåñü ñîõðàíèòü äîêóìåíò â ôîðìàòå HTML èëè õîòèòå â äàëüíåéøåì èìïîðòèðîâàòü ôàéë â äðóãîå ïðèëîæåíèå, âîñïîëüçóéòåñü ñïèñêîì Òèï ôàéëà (Save as Type) è óêàæèòå íóæíûé âàðèàíò. Íàïðèìåð, äëÿ ïîñëåäóþùåãî èìïîðòà äîêóìåíòà â äðóãîé òåêñòîâûé ðåäàêòîð îáû÷íî ïîäõîäèò âàðèàíò Òåêñò â ôîðìàòå RTF (Rich Text Format).

Óïðàæíåíèå 9. Îáíîâëåíèå äàííûõ Ðàáîòàÿ ñ äîêóìåíòîì, íå çàáûâàéòå ïåðèîäè÷åñêè ñîõðàíÿòü åãî, ýòî óáåðåæåò âàñ îò íåïðèÿòíûõ ïîòåðü èíôîðìàöèè. ×òîáû çàïèñàòü íîâóþ âåðñèþ äîêóìåíòà â òîì æå ñàìîì ôàéëå, äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáðàòü êîìàíäó Ñîõðàíèòü (Save) èëè ùåëêíóòü íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save) íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ïðèëîæåíèÿ Office ïî óìîë÷àíèþ ïåðèîäè÷åñêè ñîõðàíÿþò âñå îòêðûòûå äîêóìåíòû â ñïåöèàëüíûõ âðåìåííûõ ôàéëàõ. Åñëè ïðîèñõîäèò ñáîé êîìïüþòåðà, ïðè ñëåäóþùåì çàïóñêå ïðèëîæåíèÿ Office âûïîëíÿåòñÿ àâòîìàòè÷åñêîå âîññòàíîâëåíèå äàííûõ èç ýòèõ âðåìåííûõ ôàéëîâ.

Åñëè ó âàñ âîçíèêëè ñîìíåíèÿ â ïðàâèëüíîñòè î÷åðåäíîé ðåäàêöèè äîêóìåíòà, ñîõðàíèòå íîâóþ âåðñèþ â äðóãîì ôàéëå ñ ïîìîùüþ ñëåäóþùèõ øàãîâ. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîäìåíþ Ñîõðàíèòü êàê (Save As) âûáåðèòå êîìàíäó Äîêóìåíò Word (Word Document). Îòêðîåòñÿ óæå çíàêîìîå íàì äèàëîãîâîå îêíî Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As).

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

32

2.  ïîëå Èìÿ ôàéëà (File Name) ââåäèòå èìÿ îáíîâëåííîé âåðñèè äîêóìåíòà, îòëè÷íîå îò èñõîäíîãî. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save). Ïðåæíÿÿ ðåäàêöèÿ äîêóìåíòà îñòàíåòñÿ íà äèñêå ïîä ñòàðûì èìåíåì, à ìîäèôèöèðîâàííûé âàðèàíò çàïèøåòñÿ â íîâûé ôàéë. Ïðè äàëüíåéøåì ðåäàêòèðîâàíèè äîêóìåíòà áóäåò èçìåíÿòüñÿ ñîäåðæèìîå ýòîãî íîâîãî ôàéëà. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ñëó÷àéíî íå èñïîðòèòü èñõîäíûé ôàéë, âû ìîæåòå îòêðûòü äîêóìåíò â ðåæèìå ñîçäàíèÿ êîïèè. Äëÿ ýòîãî â îêíå îòêðûòèÿ ôàéëà ùåëêíèòå íà ñòðåëêå êíîïêè Îòêðûòü (Open) è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ ïóíêò Îòêðûòü êàê êîïèþ (Open As Copy). Ïîÿâèòñÿ íîâûé äîêóìåíò, ñîäåðæèìîå êîòîðîãî áóäåò èäåíòè÷íî äàííûì îòêðûâàâøåãîñÿ ôàéëà.

Óïðàæíåíèå 10. Çàêðûòèå ôàéëà è ïðèëîæåíèÿ Ïî îêîí÷àíèè ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì âû ìîæåòå çàêðûòü ýòîò êîíêðåòíûé äîêóìåíò èëè çàâåðøèòü ðàáîòó ñ ïðèëîæåíèåì. 1. ×òîáû çàêðûòü ôàéë, íå çàêðûâàÿ ïðèëîæåíèÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Çàêðûòü (Close) ëèáî ùåëêíèòå íà êíîïêå ñ êîñûì êðåñòîì â ïðàâîì âåðõíåì óãëó îêíà ïðèëîæåíèÿ. Ïðîãðàììû Office âíèìàòåëüíî îòñëåæèâàþò äåéñòâèÿ ïîëüçîâàòåëÿ è ñòàðàþòñÿ ïîìî÷ü èçáåæàòü îøèáîê. Åñëè âû ïîïûòàåòåñü çàêðûòü ìîäèôèöèðîâàííûé äîêóìåíò, íå ñîõðàíèâ åãî, ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 1.13, â êîòîðîì ïðîãðàììà íàïîìèíàåò î íàëè÷èè íåñîõðàíåííûõ èçìåíåíèé è ïðîñèò âûáðàòü îäèí èç ïðåäëîæåííûõ âàðèàíòîâ.

Ðèñ. 1.13. Äèàëîãîâîå îêíî, èíôîðìèðóþùåå î íàëè÷èè íåñîõðàíåííûõ äàííûõ

ÑÎÂÅÒ Âñåãäà çàïèñûâàéòå ðåçåðâíûå êîïèè ñâîèõ äîêóìåíòîâ íà îòäåëüíûé íîñèòåëü (çàïèñûâàåìûé èëè ïåðåçàïèñûâàåìûé êîìïàêò-äèñê, ôëåø-êàðòó, ñúåìíûé æåñòêèé äèñê èëè êàññåòó ñòðèìåðà). Îïûòíûå ïîëüçîâàòåëè ðåêîìåíäóþò èìåòü òðè ïåðèîäè÷åñêè îáíîâëÿåìûå ïîëíûå ðåçåðâíûå êîïèè âñåõ âàæíûõ ôàéëîâ íà ñúåìíûõ íîñèòåëÿõ, êîòîðûå äîëæíû õðàíèòüñÿ â ðàçíûõ ïîìåùåíèÿõ! Êîïèÿ äàííûõ íà æåñòêîì äèñêå ñîñåäíåãî êîìïüþòåðà ëîêàëüíîé ñåòè âàì íå ïîìîæåò, åñëè ñëó÷èòñÿ ïîæàð èëè â ñåòè ïîÿâèòñÿ âèðóñ-ðàçðóøèòåëü.  êîíöå êàæäîé íåäåëè îáíîâëÿéòå ïîî÷åðåäíî îäíó èç òðåõ êîïèé, à âå÷åðîì âñåãäà çàïèñûâàéòå âûáîðî÷íóþ êîïèþ òåõ ôàéëîâ, êîòîðûå èçìåíÿëèñü â òå÷åíèå äíÿ. Íå ïðåíåáðåãàéòå ýòèì ïðàâèëîì. Êîãäà æåñòêèé äèñê âàøåãî êîìïüþòåðà âäðóã íà÷íåò ñêðåæåòàòü, êàê íåñìàçàííàÿ òåëåãà, âû ñ îáëåã÷åíèåì âñïîìíèòå î íàëè÷èè ñâåæåé êîïèè âñåõ êðèòè÷åñêè âàæíûõ ôàéëîâ. Àâòîð ñòàëêèâàëñÿ ñ ñèòóàöèÿìè, êîãäà èç-çà îäíîé öàðàïèíû íà ãèáêîì äèñêå ïîëíîñòüþ òåðÿëèñü ôàéëû, ñîçäàâàâøèåñÿ â òå÷åíèå íåñêîëüêèõ íåäåëü!

Ïå÷àòü äîêóìåíòà

33

2. Â çàâèñèìîñòè îò ñèòóàöèè ùåëêíèòå íà îäíîé èç òðåõ êíîïîê: ¨ Äà (Yes) — ñîõðàíÿåò íîâûé âàðèàíò äîêóìåíòà è çàêðûâàåò åãî; ¨ Íåò (No) — îòìåíÿåò èçìåíåíèÿ, âûïîëíåííûå ñ ìîìåíòà ïîñëåäíåãî ñîõðàíåíèÿ ôàéëà, è çàêðûâàåò äîêóìåíò; ¨ Îòìåíà (Cancel) — îòìåíÿåò çàêðûòèå äîêóìåíòà. 3. Äëÿ çàâåðøåíèÿ ðàáîòû ñ ïðèëîæåíèåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ — íà êíîïêå Âûõîä èç Word (Exit Word), êîòîðàÿ ðàñïîëîæåíà â ïðàâîì íèæíåì óãëó ìåíþ. Â ðåçóëüòàòå áóäóò çàêðûòû âñå îòêðûòûå äîêóìåíòû ïðèëîæåíèÿ, à çàòåì è ñàìî ïðèëîæåíèå.

Ïå÷àòü äîêóìåíòà ×àñòî öåëüþ ðàáîòû ñ ïðîãðàììàìè Office ÿâëÿåòñÿ ñîçäàíèå òâåðäîé êîïèè äîêóìåíòà. Ýòî ìîãóò áûòü íàïå÷àòàííûé òåêñò Word, îò÷åò Access, òàáëèöà Excel, çàïèñêè äîêëàä÷èêà PowerPoint è äðóãèå ìàòåðèàëû. Óïðàâëåíèå ïðèíòåðàìè îñóùåñòâëÿåòñÿ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Windows, ïîýòîìó âñå ëîêàëüíûå è ñåòåâûå ïðèíòåðû, óñòàíîâëåííûå íà êîìïüþòåðå, äîñòóïíû äëÿ ïðèëîæåíèé Office, à ïðèåìû ïå÷àòè äîêóìåíòîâ èç ðàçíûõ ïðîãðàìì Office ïîõîæè.

Óïðàæíåíèå 11. Ïå÷àòü íà ñòàíäàðòíûé ïðèíòåð Âûâîä èíôîðìàöèè íà ïðèíòåð, îñîáåííî â ñëó÷àå ìíîãîñòðàíè÷íûõ äîêóìåíòîâ, ñâÿçàí ñ áîëüøèìè çàòðàòàìè âðåìåíè è ñðåäñòâ. ×òîáû íå ïîðòèòü áóìàãó ïîïóñòó, ìíîãèå ïðèëîæåíèÿ Office ïðåäëàãàþò ñïåöèàëüíûé ðåæèì îòîáðàæåíèÿ äîêóìåíòîâ, êîòîðûé íàçûâàåòñÿ ïðåäâàðèòåëüíûì ïðîñìîòðîì.  ýòîì ðåæèìå íà ýêðàíå îòîáðàæàåòñÿ òî÷íàÿ êîïèÿ ñòðàíèö, êîòîðûå áóäóò âûâåäåíû íà ïðèíòåð, ÷òî ïîçâîëÿåò îáíàðóæèòü è óñòðàíèòü îøèáêè ðàçìåùåíèÿ òåêñòà, íå äåëàÿ ïðîáíûõ îòïå÷àòêîâ. 1. Âûáîðîì êîìàíäû Ïóñê4Âñå Ïðîãðàììû4Microsoft Office4Microsoft Office Word 2007 (Start4All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office Word 2007) çàïóñòèòå ïðèëîæåíèå Word. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Îòêðûòü (Open) è îòêðîéòå ôàéë, êîòîðûé íóæíî ðàñïå÷àòàòü. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ïå÷àòü4 Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print4Print Preview). Îêíî äîêóìåíòà ïåðåêëþ÷èòñÿ â ðåæèì ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà (ðèñ. 1.14). 4. Ùåëêíèòå íà òîé òî÷êå ñòðàíèöû, êîòîðóþ õî÷åòñÿ èçó÷èòü âíèìàòåëüíåå. Word èçìåíèò óâåëè÷åíèå è âûâåäåò íà ýêðàí òó îáëàñòü, â êîòîðîé áûë âûïîëíåí ùåë÷îê. 5. Ïîâòîðíûì ùåë÷êîì â îêíå äîêóìåíòà âåðíèòå ïðåæíåå óâåëè÷åíèå. Ïðîäîëæàÿ ùåëêàòü â ðàçíûõ òî÷êàõ, âíèìàòåëüíî èññëåäóéòå âñþ ñòðàíèöó. ÑÎÂÅÒ Íàæàòèåì êëàâèøè Page Down âû ìîæåòå ïåðåéòè ê ñëåäóþùåé ñòðàíèöå è èçó÷èòü åå. Äëÿ âîçâðàòà ê ïðåäûäóùèì ñòðàíèöàì ïîëüçóéòåñü êëàâèøåé Page Up.

34

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

Ðèñ. 1.14. Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð äîêóìåíòà

6. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàêðûòü îêíî ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà (Close Print Preview) íà âêëàäêå Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print Preview) âåðíèòåñü ê îáû÷íîìó âèäó äîêóìåíòà. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, ïåðåéäèòå â ïîäìåíþ Ïå÷àòü (Print) è âûáåðèòå êîìàíäó Áûñòðàÿ ïå÷àòü (Quick Print). Âñå ñòðàíèöû àêòèâíîãî äîêóìåíòà áóäóò ðàñïå÷àòàíû íà ïðèíòåðå, âûáèðàåìîì â Windows ïî óìîë÷àíèþ.

Óïðàæíåíèå 12. Íàñòðîéêà ïàðàìåòðîâ ïå÷àòè Èíîãäà ÷åðíîâîé ýêçåìïëÿð ïå÷àòàåòñÿ íà îäíîì ïðèíòåðå, à ÷èñòîâîé — íà äðóãîì, âûñîêîêà÷åñòâåííîì ïðèíòåðå. ×àñòü ñòðàíèö ìîæåò ñîäåðæàòü öâåòíûå ýëåìåíòû, è èõ ïðèäåòñÿ âûâîäèòü íà öâåòíîé ïðèíòåð, îáû÷íî ïîäêëþ÷åííûé ê îäíîìó èç êîìïüþòåðîâ ëîêàëüíîé ñåòè. ×òîáû âûâåñòè îïðåäåëåííûå ñòðàíèöû íà äðóãîé ïðèíòåð, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1.  ïðèëîæåíèè Word ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ïå÷àòü4Ïå÷àòü (Print4Print). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ïå÷àòü (Print), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 1.15. 2. ×òîáû íàïå÷àòàòü òîëüêî íåêîòîðûå ñòðàíèöû, óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Íîìåðà (Pages) è óêàæèòå ñòðàíèöû, êîòîðûå ñëåäóåò ðàñïå÷àòàòü.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå

35

Ðèñ. 1.15. Äèàëîãîâîå îêíî íàñòðîéêè ïå÷àòè

3.  ïîëå ×èñëî êîïèé (Number Of Copies) óêàæèòå íåîáõîäèìîå ÷èñëî ýêçåìïëÿðîâ. 4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Èìÿ (Name) âûáåðèòå ïðèíòåð. 5. ×òîáû íàñòðîèòü ïðèíòåð, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñâîéñòâà (Properties) è óêàæèòå íåîáõîäèìûå âåëè÷èíû â äèàëîãîâîì îêíå íàñòðîéêè ïðèíòåðà. 6. Åñëè â äàííûé ìîìåíò íóæíûé ïðèíòåð íåäîñòóïåí ëèáî íàõîäèòñÿ â äðóãîì ïîìåùåíèè, óñòàíîâèòå ôëàæîê Ïå÷àòü â ôàéë (Print To File). Ýòî ïîçâîëèò çàïèñàòü êîìàíäû óïðàâëåíèÿ ïðèíòåðîì â ôàéë, êîòîðûé çàòåì ìîæíî ñêîïèðîâàòü íà ãèáêèé äèñê èëè ôëåø-êàðòó è ïåðåíåñòè íà òîò êîìïüþòåð, ê êîòîðîìó ïîäêëþ÷åí ïðèíòåð íóæíîé ìîäåëè.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Âû íàó÷èëèñü îòêðûâàòü, ñîõðàíÿòü è ïå÷àòàòü äîêóìåíòû íà ïðèìåðå ïðèëîæåíèÿ Word. Ïîïðîáóéòå ñàìîñòîÿòåëüíî ïîâòîðèòü òå æå ñàìûå ïðîöåäóðû â äðóãèõ ïðèëîæåíèÿõ Office. Äëÿ ñàìîïðîâåðêè âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè è îòâåòüòå íà ïîñòàâëåííûå âîïðîñû. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé ïðèâåäåíû â ïðèëîæåíèè.

1. Çàïóñòèòå Excel è Word. 2. Ñîçäàéòå íîâóþ ðàáî÷óþ êíèãó. Êàê ñîçäàòü íîâóþ ðàáî÷óþ êíèãó â ïðîãðàììå Excel?

36

Çàíÿòèå 1. Íà÷èíàåì ðàáîòó

3. Îòêðîéòå äîêóìåíò Word, ñîçäàííûé íà ýòîì çàíÿòèè, è ïðåîáðàçóéòå ñïëîøíóþ ëèíèþ â ïóíêòèðíóþ. ×òî íóæíî ñäåëàòü, ÷òîáû çàäàòü ëèíèè, íàðèñîâàííîé â äîêóìåíòå Word, òîëùèíó ðàâíóþ øåñòè ïóíêòàì? 4. Ðàñïå÷àòàéòå íà ïðèíòåðå íîâûé âàðèàíò îôîðìëåíèÿ ñòðàíèöû. Êàê â Word ðàñïå÷àòàòü íà ñòàíäàðòíîì ïðèíòåðå òåêóùóþ ñòðàíèöó? 5. Ñîõðàíèòå ìîäèôèöèðîâàííûé âàðèàíò äîêóìåíòà. 6. Çàêðîéòå îòêðûòûå ïðèëîæåíèÿ.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ îñíîâíûìè îñîáåííîñòÿìè ïðèëîæåíèé Microsoft Office, íàó÷èëèñü ñîçäàâàòü è ïå÷àòàòü ïðîñòåéøèå äîêóìåíòû, çàáîòèòüñÿ î ñîõðàííîñòè âûïîëíåííîé ðàáîòû. Âû óçíàëè, êàê çàïóñêàþòñÿ è çàêðûâàþòñÿ ïðèëîæåíèÿ Office 2007, ïîçíàêîìèëèñü ñ âîçìîæíîñòÿìè äèàëîãîâûõ îêîí îòêðûòèÿ è ñîõðàíåíèÿ ôàéëîâ. Ñëåäóþùåå çàíÿòèå ïîñâÿùåíî îïèñàíèþ îñíîâíûõ ýëåìåíòîâ èíòåðôåéñà ïðèëîæåíèé Microsoft Office è îêîí äîêóìåíòîâ. Íà íåì âû òàêæå óçíàåòå î íàçíà÷åíèè ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèé êîìïëåêòà Microsoft Office 2007.

Çàíÿòèå 2

Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007 Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèòåñü ñî ñòðóêòóðîé îêîí ïðèëîæåíèé Office, óçíàåòå î íàçíà÷åíèè äîêóìåíòîâ Office è ïðèåìàõ ðàáîòû ñ îñíîâíûìè òèïàìè äîêóìåíòîâ Office, ïåðå÷èñëåííûìè íèæå: n äîêóìåíò Word; n ëèñò Excel; n ïðåçåíòàöèÿ PowerPoint; n áàçà äàííûõ Access; n ïàïêè Outlook.

Ïàêåò Microsoft Office 2007, êàê è ïðåäûäóùèå âåðñèè, — ýòî íå ïðîñòî ñîâîêóïíîñòü ðàâíîïðàâíûõ ïðîãðàìì, âûïîëíÿþùèõ ðàçëè÷íûå ôóíêöèè, íàïðèìåð óïðàâëåíèå áàçîé äàííûõ èëè ðàñ÷åòû â ýëåêòðîííûõ òàáëèöàõ. Âñå îñíîâíûå ïðèëîæåíèÿ òåñíî ñâÿçàíû äðóã ñ äðóãîì. Áëàãîäàðÿ ýòîìó ïðîãðàììû íàäåëåíû íåêîòîðûìè ïîëåçíûìè ñâîéñòâàìè. n Âñå îñíîâíûå ïðîäóêòû èìåþò ñõîäíûé èíòåðôåéñ. n Äîêóìåíòû, ñîçäàííûå â îäíîé ïðîãðàììå, ëåãêî ïåðåíîñÿòñÿ â äðóãèå. Äëÿ

ýòîãî äîñòàòî÷íî ïðîñòî ïåðåòàùèòü ôðàãìåíò äàííûõ èç îêíà îäíîé ïðîãðàììû â îêíî äðóãîé. n Ïàêåò Office ñîäåðæèò ìíîæåñòâî äîïîëíèòåëüíûõ ìîäóëåé, äîñòóïíûõ â ëþ-

áîì ïðèëîæåíèè ïàêåòà. Ýòè ìîäóëè ïîçâîëÿþò âñòàâëÿòü îïðåäåëåííûå ñòðóêòóðû (íàïðèìåð, îðãàíèçàöèîííûå äèàãðàììû) è êðàñèâî îôîðìëÿòü äîêóìåíòû. n Âû ìîæåòå îðãàíèçîâàòü ñâÿçü ôàéëîâ. Åñëè â ïðîöåññå âñòàâêè äàííûõ îäíî-

ãî äîêóìåíòà â äðóãîé ñîçäàòü ñâÿçü, òî ïðè èçìåíåíèè ïåðâîãî äîêóìåíòà ñîäåðæèìîå âòîðîãî áóäåò îáíîâëÿòüñÿ àâòîìàòè÷åñêè. n Ïðîãðàììû Office îáåñïå÷èâàþò äîñòóï ê Èíòåðíåòó, ÷òî ïîçâîëÿåò îáíîâ-

ëÿòü ïàêåò è ïîëó÷àòü ñïðàâî÷íóþ èíôîðìàöèþ íåïîñðåäñòâåííî ñ âåá-óçëà Microsoft.

38

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

Îêíà ïðèëîæåíèé Office Ëþáîå ïðèëîæåíèå Windows îòêðûâàåòñÿ â îòäåëüíîì îêíå. Ýòî îáåñïå÷èâàåò ðàâíîïðàâíîñòü âñåõ ïðîãðàìì, îäíîâðåìåííóþ ðàáîòó ñ íåñêîëüêèìè ïðèëîæåíèÿìè è âîçìîæíîñòü ïåðåìåùåíèÿ äàííûõ ìåæäó äâóìÿ ïðîãðàììàìè.

Óïðàæíåíèå 1. Îêíî ïðèëîæåíèÿ Îêíî êàæäîé ïðîãðàììû èìååò ñòàíäàðòíûå ñèñòåìíûå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ è ïîääåðæèâàåò îïåðàöèè ïåðåìåùåíèÿ è èçìåíåíèÿ ðàçìåðà. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) è âûáåðèòå êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Microsoft Office4Microsoft Office Excel 2007 (All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office Excel 2007). Çàòåì åùå ðàç ðàñêðîéòå ìåíþ Ïóñê (Start) è âûáåðèòå ïóíêò Âñå ïðîãðàììû4Microsoft Office4Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office PowerPoint 2007). Ïîñëå ýòîãî ðàáî÷èé ñòîë Windows áóäåò âûãëÿäåòü ïðèìåðíî òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.1. Çàãîëîâîê îêíà àêòèâíîãî ïðèëîæåíèÿ (â äàííîì ñëó÷àå PowerPoint) âñåãäà îêðàøåí áîëåå ÿðêèì öâåòîì. Çàãîëîâêè îñòàëüíûõ íåàêòèâíûõ îêîí ñåðûå.

Ðèñ. 2.1. Îêíà äâóõ ïðèëîæåíèé íà ðàáî÷åì ñòîëå Windows

Îêíà ïðèëîæåíèé Office

39

2. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ðàçâåðíóòü (Maximize) îêíà PowerPoint óâåëè÷üòå ýòî îêíî äî ðàçìåðîâ ýêðàíà. 3. Ïîâòîðíûì ùåë÷êîì íà òîé æå êíîïêå âîññòàíîâèòå ïðåæíèå ðàçìåðû îêíà. 4. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé íà ïóñòîì ìåñòå çàãîëîâêà îêíà ïðèëîæåíèÿ PowerPoint. 5.  ðàñêðûâøåìñÿ ñèñòåìíîì ìåíþ îêíà âûáåðèòå êîìàíäó Ñâåðíóòü (Minimize). Îêíî PowerPoint èñ÷åçíåò ñ ýêðàíà, íî ñàìà ïðîãðàììà îñòàíåòñÿ â ïàìÿòè êîìïüþòåðà, íà ÷òî óêàçûâàåò çíà÷îê íà ïàíåëè çàäà÷. Àêòèâíûì ñòàíåò îêíî Excel. 6. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü íà ïðàâûé âåðõíèé óãîë ðàìêè îêíà Excel, ÷òîáû óêàçàòåëü ìûøè ïðåâðàòèëñÿ â äâóíàïðàâëåííóþ ñòðåëêó. Íàæìèòå êíîïêó ìûøè è, íå îòïóñêàÿ åå, ïåðåòàùèòå óãîë â ëþáóþ ñòîðîíó. Ìàñøòàáèðîâàâ îêíî äî íóæíûõ ðàçìåðîâ, îòïóñòèòå êíîïêó ìûøè. 7. Çàõâàòèâ îêíî Excel çà çàãîëîâîê, ïåðåòàùèòå åãî ìûøüþ â äðóãóþ îáëàñòü ýêðàíà. 8. Ùåë÷êîì íà êíîïêå ïàíåëè çàäà÷ âîññòàíîâèòå îêíî PowerPoint. 9. ×òîáû çàêðûòü PowerPoint, ùåëêíèòå íà êíîïêå ñ êîñûì êðåñòîì â ïðàâîé ÷àñòè çàãîëîâêà îêíà ïðîãðàììû. 10. Äâîéíûì ùåë÷êîì íà êíîïêå Office, ðàñïîëîæåííîé íà ëåíòå Excel, çàêðîéòå è ýòî îêíî. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî îêíà Office ïîä÷èíÿþòñÿ îáùèì ïðàâèëàì ïîâåäåíèÿ îêîí Windows. Åñëè âû óæå ðàáîòàëè ñ äðóãèìè ïðîãðàììàìè ýòîé îïåðàöèîííîé ñðåäû, ïðèëîæåíèÿ Office ïîêàæóòñÿ âàì çíàêîìûìè óæå ñ ïåðâûõ øàãîâ ðàáîòû ñ íèìè. ÑÎÂÅÒ Ñèñòåìíîå ìåíþ ïîçâîëÿåò âûïîëíÿòü âñå îñíîâíûå îïåðàöèè ñ îêíàìè ïðèëîæåíèé. Ñ êëàâèàòóðû ñèñòåìíîå ìåíþ ðàñêðûâàåòñÿ íàæàòèåì êëàâèø Alt+Ïðîáåë. ×òîáû ïîÿâèëîñü ñèñòåìíîå ìåíþ ïðèëîæåíèÿ, ñâåðíóòîãî â êíîïêó ïàíåëè çàäà÷, ùåëêíèòå íà ýòîé êíîïêå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè.

Óïðàæíåíèå 2. Îêíà äîêóìåíòîâ Ëþáîå ïðèëîæåíèå Office ìîæåò ðàáîòàòü ñðàçó ñ íåñêîëüêèìè äîêóìåíòàìè. Êàæäûé äîêóìåíò îòêðûâàåòñÿ â îòäåëüíîì îêíå, êîòîðîå ìîæíî ðàçâåðíóòü, ñâåðíóòü è ìàñøòàáèðîâàòü òî÷íî òàê æå, êàê è îñíîâíîå îêíî ïðèëîæåíèÿ. 1. ×òîáû îòêðûòü î÷åðåäíîé äîêóìåíò â Word, Excel èëè PowerPoint, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Îòêðûòü (Open). 2. Äâàæäû ùåëêíèòå â äèàëîãîâîì îêíå îòêðûòèÿ äîêóìåíòà íà íóæíîì ôàéëå. Âíóòðè îñíîâíîãî îêíà ïðèëîæåíèÿ ïîÿâèòñÿ îêíî âòîðîãî äîêóìåíòà (ðèñ. 2.2). Îòêðûâ íåñêîëüêî ôàéëîâ, âû ìîæåòå ïåðåìåùàòü è êîïèðîâàòü äàííûå èç îäíîãî äîêóìåíòà â äðóãîé.  öåëÿõ ïîâûøåíèÿ óäîáñòâà ïðîãðàììû Word è Excel ïîçâîëÿþò ðàçäåëÿòü îêíî äîêóìåíòà íà íåñêîëüêî ÷àñòåé. Ýòî äàåò âîçìîæíîñòü îäíîâðåìåííî ïðîñìàòðèâàòü ðàçëè÷íûå ôðàãìåíòû îäíîãî è òîãî æå ôàéëà â îäíîì îêíå.

40

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.2. Äâà äîêóìåíòà â îêíå Excel

3. ×òîáû ðàçäåëèòü îêíî, ùåëêíèòå íà êíîïêå Âèä4Îêíî4Ðàçäåëèòü (View4 Window4Split). Ïðèìåðîì òàêîãî ïîäåëåííîãî îêíà ñëóæèò äîêóìåíò Òðåíèðîâî÷íàÿ òàáëèöà (ñì. ðèñ. 2.2). Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî îäíó è òó æå ÿ÷åéêó ìîæíî âèäåòü âî âñåõ ÷åòûðåõ îáëàñòÿõ óêàçàííîãî îêíà. Äîêóìåíòû Access è Outlook èìåþò ñëîæíóþ ñòðóêòóðó è ñîñòîÿò èç íàáîðà îáúåêòîâ.  ýòèõ ïðîãðàììàõ íåëüçÿ îäíîâðåìåííî îòêðûòü äâà ôàéëà, íî êàæäûé îáúåêò ôàéëà ìîæíî ðàññìàòðèâàòü êàê îòäåëüíûé äîêóìåíò, îòîáðàæàåìûé â ñâîåì îêíå èëè íà îòäåëüíîé âêëàäêå. 4. ×òîáû îòêðûòü îêíî îáúåêòà â Access, äâàæäû ùåëêíèòå â îáëàñòè ïåðåõîäîâ íà çíà÷êå îäíîãî èç îáúåêòîâ. Íåñêîëüêî îòêðûòûõ îáúåêòîâ ïîêàçàíû íà ðèñ. 2.3.  çàãîëîâêå îêíà äîêóìåíòà åñòü âñå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ, êîòîðûå ñâîéñòâåííû îêíó ïðèëîæåíèÿ. Îíè ïîçâîëÿþò ðàçâîðà÷èâàòü, ñâîðà÷èâàòü, ìàñøòàáèðîâàòü, ïåðåìåùàòü è çàêðûâàòü îêíà äîêóìåíòîâ.

Word Microsoft Word — ìîùíûé òåêñòîâûé ïðîöåññîð. Ñ åãî ïîìîùüþ ìîæíî íå òîëüêî îòôîðìàòèðîâàòü è êðàñèâî îôîðìèòü ìíîãîñòðàíè÷íûé òåêñò, íî äàæå ïîëíîñòüþ ñâåðñòàòü íåáîëüøóþ êíèãó.

Word

41

Ðèñ. 2.3. Îêíà îáúåêòîâ áàçû äàííûõ Access

Óïðàæíåíèå 3. Îêíî Word Äàâàéòå èçó÷èì ñòðóêòóðó ïðîãðàììû Word è åå äîêóìåíòîâ. 1. Çàïóñòèòå Word è ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñîçäàíèå äîêóìåíòà (New Document), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 2.4. 2.  ðàçäåëå Øàáëîíû (Templates) ùåëêíèòå íà ïóíêòå Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates). 3.  ñïèñêå Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates) âûáåðèòå âàðèàíò Ñîâðåìåííîå ðåçþìå (Origin Resume). 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (Create). Ïîÿâèòñÿ äîêóìåíò, ñîçäàííûé íà áàçå âûáðàííîãî øàáëîíà. Òàêèå øàáëîíû ïîçâîëÿþò àâòîìàòè÷åñêè íàïîëíÿòü íîâûå äîêóìåíòû çàðàíåå ïîäãîòîâëåííûì ñòàíäàðòíûì ñîäåðæàíèåì è îôîðìëåíèåì. Íàïðèìåð, âû ìîæåòå ñîçäàòü øàáëîí ñ ëîãîòèïîì ôèðìû è ïîëüçîâàòüñÿ èì ïðè ïîäãîòîâêå îôèöèàëüíûõ ïèñåì âàøåé ôèðìû.

42

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.4. Äèàëîãîâîå îêíî ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà

5. Ïîñëå âûïîëíåíèÿ ïðåäûäóùåãî øàãà äîêóìåíò îòêðûëñÿ â ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèöû, êîòîðûé äåìîíñòðèðóåò ðàñïîëîæåíèå òåêñòà íà ñòðàíèöàõ. ×òîáû ïåðåéòè â îáû÷íûé ðåæèì ïðîñìîòðà, âûáåðèòå êîìàíäó Âèä4Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà4×åðíîâèê (View4Document View4Draft). Ðåçóëüòàò ïîêàçàí íà ðèñ. 2.5. 6. Ïåðåêëþ÷èòåñü îáðàòíî â ðåæèì ðàçìåòêè ñòðàíèöû, ùåëêíóâ íà êíîïêå Âèä4Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà4Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (View4Document View4 Page Layout). 7. Óñòàíîâèòå ôëàæîê Ëèíåéêà (Ruler) íà âêëàäêå Âèä (View) â ãðóïïå Ïîêàçàòü èëè ñêðûòü (Show/Hide).  ðåçóëüòàòå áóäåò îòîáðàæåíà ëèíåéêà. Êàê âû âèäèòå, îêíî Word îáëàäàåò âñåìè ýëåìåíòàìè òåêñòîâîãî ïðîöåññîðà.  çàãîëîâêå âûâîäèòñÿ íàçâàíèå äîêóìåíòà. Âêëàäêè ëåíòû îáåñïå÷èâàþò äîñòóï ê êîìàíäàì. Âêëàäêè ñîäåðæàò êíîïêè, îáúåäèíåííûå â ãðóïïû. Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ ñîîáùàåò î êîëè÷åñòâå ñòðàíèö è ðàçäåëîâ â äîêóìåíòå, îáîçíà÷àåò òåêóùåå ïîëîæåíèå òåêñòîâîãî êóðñîðà è ñîäåðæèò èíäèêàòîðû íåêîòîðûõ ðåæèìîâ ïðîãðàììû. Âåðòèêàëüíàÿ ïîëîñà ïðîêðóòêè îáåñïå÷èâàåò áûñòðîå ïåðåìåùåíèå ïî òåêñòó äîêóìåíòà ââåðõ è âíèç. Ìîæíî òàêæå âêëþ÷èòü ðåæèì âûâîäà ëèíåéêè, îáëåã÷àþùåé âûðàâíèâàíèå îáúåêòîâ.

Word

43

Ðèñ. 2.5. Îêíî Word â ðåæèìå ×åðíîâèê

Óïðàæíåíèå 4. Ñòðóêòóðà äîêóìåíòà Ïîñêîëüêó ïðîãðàììà Word ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ îáðàáîòêè òåêñòà, äîêóìåíò Word â îñíîâíîì ñîñòîèò èç ñèìâîëîâ, ñëîâ è àáçàöåâ.  îáû÷íîì ðåæèìå ïðîñìîòðà òåêñò íå ðàçáèâàåòñÿ íà ñòðàíèöû, îäíàêî åãî øèðèíà îãðàíè÷åíà øèðèíîé ñòðàíèöû, çàäàííîé äëÿ äîêóìåíòà. Ñòðîêè âíóòðè àáçàöà ïåðåíîñÿòñÿ àâòîìàòè÷åñêè, à íàæàòèå êëàâèøè Enter ôîðìèðóåò ïåðåõîä ê ñëåäóþùåìó àáçàöó. Ïîìèìî îáû÷íûõ áóêâ, öèôð è çíàêîâ, â òåêñòå Word âñòðå÷àþòñÿ ñïåöèàëüíûå óïðàâëÿþùèå íåïå÷àòàåìûå ñèìâîëû (ðèñ. 2.6). 1. Äëÿ âûâîäà íà ýêðàí íåïå÷àòàåìûõ ñèìâîëîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòîáðàçèòü âñå çíàêè (Show/Hide), íàõîäÿùåéñÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph). 2. ×òîáû ïîëó÷øå ðàññìîòðåòü äîêóìåíò, ùåëêíèòå íà êíîïêå Âèä4Ìàñøòàá4 Ïî øèðèíå ñòðàíèöû (View4Zoom4Page Width). Ïîñëå ýòîãî òåêñò áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.6. Ðåæèì äåìîíñòðàöèè íåïå÷àòàåìûõ ñèìâîëîâ îáëåã÷àåò ðàçìåòêó äîêóìåíòà è ïîçâîëÿåò ðàçîáðàòüñÿ â åãî ñòðóêòóðå. Çíàêè êîíöà ÿ÷åéêè ãîâîðÿò î òîì, ÷òî òåêñò íà ðèñóíêå îôîðìëåí â âèäå òàáëèöû, õîòÿ ðàìêà ýòîé òàáëèöû íåâèäèìà.

44

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.6. Íåïå÷àòàåìûå ñèìâîëû Word

3. ×òîáû ñêðûòü íåïå÷àòàåìûå ñèìâîëû, ïîâòîðíî ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4 Àáçàö4Îòîáðàçèòü âñå çíàêè (Home4Paragraph4Show/Hide).  äîêóìåíòå Word âñåãäà ïðèñóòñòâóåò òåêñòîâûé êóðñîð, êîòîðûé îòîáðàæàåòñÿ â âèäå âåðòèêàëüíîé ìåðöàþùåé ÷åðòû. Ââîä òåêñòà âûïîëíÿåòñÿ â òî÷êå ðàñïîëîæåíèÿ êóðñîðà. Ïåðåìåùàåòñÿ êóðñîð ñ ïîìîùüþ êëàâèø ñî ñòðåëêàìè èëè ùåë÷êîì ìûøè. Word ïîääåðæèâàåò äâà ðåæèìà ââîäà ñèìâîëîâ. Åñëè â ñòðîêå ñîñòîÿíèÿ îòîáðàæåí èíäèêàòîð Çàìåíà (Owertype), òî ââîäèìûå ñèìâîëû çàìåùàþò çíàêè, ðàñïîëîæåííûå ñïðàâà îò êóðñîðà. Åñëè îòîáðàæåí èíäèêàòîð Âñòàâêà (Insert), ñèìâîëû äîáàâëÿþòñÿ â òåêñò â òî÷êå êóðñîðà. Ðåæèìû çàìåùåíèÿ/âñòàâêè ïåðåêëþ÷àþòñÿ êëàâèøåé Insert.

Excel Ýëåêòðîííûå òàáëèöû ñëóæàò äëÿ ðàñ÷åòîâ ñ èñïîëüçîâàíèåì òàáëè÷íûõ äàííûõ, ïîñòðîåíèÿ íà èõ îñíîâå äèàãðàìì è âûâîäà ïîëó÷åííîé èíôîðìàöèè íà ïå÷àòü â âèäå àêêóðàòíî îôîðìëåííûõ ëèñòîâ ñ òàáëèöàìè, çàãîëîâêàìè è ïîÿñíèòåëüíûìè íàäïèñÿìè.

Excel

45

Óïðàæíåíèå 5. Ëèñò Excel ×òîáû ïîíÿòü ïðèíöèïû ïîñòðîåíèÿ äîêóìåíòîâ Excel, êîòîðûå íàçûâàþòñÿ ðàáî÷èìè êíèãàìè, äàâàéòå ñîçäàäèì ïðîñòóþ ýëåêòðîííóþ òàáëèöó. 1. Çàïóñòèòå Excel.  îêíå ýòîãî ïðèëîæåíèÿ ïîÿâèòñÿ ÷èñòûé ëèñò ñ ÿ÷åéêàìè.  êíèãå Excel ìîæåò áûòü ñêîëüêî óãîäíî ëèñòîâ, ðàñïîëîæåííûõ íà îòäåëüíûõ âêëàäêàõ. Ïðè ñîçäàíèè íîâîãî äîêóìåíòà ïîÿâëÿþòñÿ òðè ÷èñòûõ ëèñòà, ÿðëû÷êè êîòîðûõ âèäíû â íèæíåé ÷àñòè îêíà äîêóìåíòà. Ñòðîêè ÿ÷ååê ïðîíóìåðîâàíû öèôðàìè, à ñòîëáöû ÿ÷ååê íàçâàíû áóêâàìè àíãëèéñêîãî àëôàâèòà. Ëþáàÿ ÿ÷åéêà èìååò èíäèâèäóàëüíûé èäåíòèôèêàòîð, îáðàçóþùèéñÿ ñëèÿíèåì áóêâû ñòîëáöà è öèôðû ñòðîêè. Âåðõíÿÿ ëåâàÿ ÿ÷åéêà (ÿ÷åéêà A1) îêðóæåíà ðàìêîé. Ýòà ðàìêà óêàçûâàåò íà àêòèâíóþ ÿ÷åéêó, â êîòîðóþ ìîæíî ââîäèòü äàííûå.  âåðõíåé ÷àñòè îêíà Excel ïîä ïàíåëüþ èíñòðóìåíòîâ ðàñïîëîæåíà ñòðîêà ôîðìóë äëÿ ââîäà äàííûõ èëè ôîðìóë, íà îñíîâå êîòîðûõ âûïîëíÿþòñÿ ðàñ÷åòû. Ñëåâà îò ñòðîêè ôîðìóë äåìîíñòðèðóåòñÿ íîìåð àêòèâíîé ÿ÷åéêè.

Ðèñ. 2.7. Ëèñò Excel

46

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

2. Ââåäèòå òåêñò Òðåíèðîâî÷íàÿ òàáëèöà, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.7, è äâà ðàçà íàæìèòå êëàâèøó Enter. 3. Ñìåñòèòåñü íà îäíó ÿ÷åéêó âïðàâî. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ïî ÿ÷åéêàì ëèñòà Excel ïîëüçóéòåñü êëàâèøàìè ñî ñòðåëêàìè, êëàâèøàìè Enter è Tab ëèáî ïðîñòî ùåëêíèòå íà ÿ÷åéêå, ñîäåðæèìîå êîòîðîé íóæíî èçìåíèòü. 4. Ââåäèòå òåêñò 1 êâàðòàë. 5. Ñìåñòèòåñü íà îäíó ÿ÷åéêó âïðàâî è ââåäèòå òåêñò 2 êâàðòàë. 6. Ïðîäîëæàéòå ââîä äàííûõ, ïîêà òàáëèöà íå ñòàíåò òàêîé, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.7.

Óïðàæíåíèå 6. Ãðàôè÷åñêîå ïðåäñòàâëåíèå èíôîðìàöèè Òåïåðü íà îñíîâå ââåäåííûõ äàííûõ ìîæíî ïîñòðîèòü äèàãðàììó.  Office èìååòñÿ ñòàíäàðòíûé ìîäóëü äëÿ ïîñòðîåíèÿ ãðàôèêîâ è äèàãðàìì, îäíàêî â Excel äëÿ ýòèõ öåëåé èìååòñÿ ñîáñòâåííûé ìîäóëü, âîçìîæíîñòè êîòîðîãî íåñêîëüêî øèðå. 1. Âûäåëèòå ÿ÷åéêè â äèàïàçîíå îò A3 äî E7. Äëÿ ýòîãî ñíà÷àëà ùåëêíèòå íà ÿ÷åéêå A3, çàòåì íàæìèòå êëàâèøó Shift è, íå îòïóñêàÿ åå, ùåëêíèòå íà ÿ÷åéêå E7. 2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert), â ãðóïïå Äèàãðàììû (Charts) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãèñòîãðàììà (Column) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ýëåìåíò Ãèñòîãðàììà ñ ãðóïïèðîâêîé (Clustered Column).

Ðèñ. 2.8. Ëèñò Excel ñ äèàãðàììîé

PowerPoint

47

Íà ëèñòå ïîÿâèòñÿ îáëàñòü äèàãðàììû ñ äèàãðàììîé, ïîñòðîåííîé íà îñíîâå âûáðàííûõ âàìè äàííûõ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Òàêæå îáðàòèòå âíèìàíèå íà ïîÿâëåíèå òðåõ äîïîëíèòåëüíûõ âêëàäîê äëÿ ðàáîòû ñ äèàãðàììàìè. Ìû ðàññìîòðèì èõ ïîäðîáíåå íà çàíÿòèÿõ, ïîñâÿùåííûõ Excel.

3. Çàõâàòèòå ñôîðìèðîâàííóþ äèàãðàììó ìûøüþ è ïåðåòàùèòå åå ïîä òàáëèöó äàííûõ, ðàçìåñòèâ òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.8. 4. ×òîáû ðàñïå÷àòàòü ïîëó÷åííûé ëèñò, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ ïåðåéäèòå â ïîäìåíþ Ïå÷àòü (Print) è âûáåðèòå â íåì êîìàíäó Áûñòðàÿ ïå÷àòü (Quick Print).

PowerPoint Òåïåðü âû ïîçíàêîìèòåñü ñ ïðåçåíòàöèåé PowerPoint — ñîâðåìåííûì èíñòðóìåíòîì ïðåäñòàâëåíèÿ ðàçëè÷íîé èíôîðìàöèè. Ïðåçåíòàöèÿ ñîñòîèò èç ñåðèè ñëàéäîâ ñ îïðåäåëåííûì ñîäåðæàíèåì. Ýòè ñëàéäû ìîæíî ðàñïå÷àòàòü íà áóìàãå è ïëåíêå èëè ïîêàçàòü èõ íà áîëüøîì ýêðàíå â âèäå ýëåêòðîííîãî ñëàéä-øîó.

Óïðàæíåíèå 7. Ïðåçåíòàöèÿ PowerPoint Ïîïðîáóåì ñ ïîìîùüþ PowerPoint ïîäãîòîâèòü êðàñî÷íî îôîðìëåííûå ìàòåðèàëû äëÿ äîêëàäà. 1. Âûáåðèòå â ìåíþ Ïóñê (Start) êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Microsoft Office4Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office PowerPoint 2007). 2. Ñîçäàäèì ïðåçåíòàöèþ íà îñíîâå øàáëîíà, ïîñòàâëÿåìîãî ñ Microsoft Office 2007. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New). 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ñîçäàíèå ïðåçåíòàöèè (New Presentation) â ñïèñêå Øàáëîíû (Templates) âûáåðèòå ïóíêò Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.9. 4.  ñïèñêå Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates) âûáåðèòå øàáëîí Ðåêëàìíûé áóêëåò (Pitchbook). 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (Create). Íà ýêðàíå ïîÿâèòñÿ ïðåçåíòàöèÿ, (ðèñ. 2.10).  ëåâîé ÷àñòè îêíà îòîáðàæàþòñÿ ýñêèçû ñëàéäîâ, â ïðàâîé ÷àñòè — òåêóùèé ñëàéä. 6. ×òîáû ïîñëåäîâàòåëüíî ïðîñìîòðåòü âñå ñëàéäû ïðåçåíòàöèè, ùåëêíèòå â ðàñïîëîæåííîé ñïðàâà îáëàñòè ñëàéäà, à çàòåì äëÿ ñìåíû ñëàéäîâ íàæèìàéòå êëàâèøè Page Down è Page Up èëè ùåëêàéòå íà êíîïêàõ ïîëîñû ïðîêðóòêè. Ïðåçåíòàöèè, ñîçäàâàåìûå íà îñíîâå øàáëîíîâ, óæå íàïîëíåíû îïðåäåëåííûì òåêñòîì è èìåþò ïðèâëåêàòåëüíûé äèçàéí.

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

48

Ðèñ. 2.9. Äèàëîãîâîå îêíî ñîçäàíèÿ ïðåçåíòàöèè

ÑÎÂÅÒ Òåêñò ìîæíî çàìåíÿòü è íà ñàìèõ ñëàéäàõ. Åñëè íà ñëàéäå ïðèñóòñòâóåò îáëàñòü, îáâåäåííàÿ ïóíêòèðíîé ðàìêîé, ùåëêíèòå íà íåé. Îíà îáîçíà÷àåò òó ÷àñòü ñëàéäà, ãäå äîëæåí ðàçìåùàòüñÿ òåêñò. Ñëóæåáíàÿ íàäïèñü, êîòîðàÿ íå îòîáðàæàåòñÿ â ñîäåðæàíèè ïðåçåíòàöèè, èñ÷åçíåò, è âû ñìîæåòå ñðàçó ââåñòè òðåáóåìóþ èíôîðìàöèþ. Òàêèå ðàìêè òàêæå íàçûâàþò ìåñòîçàïîëíèòåëÿìè, îíè âèäíû íà ïåðâîì ñëàéäå ïðåçåíòàöèè.

7. Äëÿ çàìåíû ñòàíäàðòíîãî òåêñòà ñâîåé èíôîðìàöèåé ùåëêàéòå íà ñòðîêàõ îáëàñòè ñîäåðæàíèÿ ïðåçåíòàöèè, óäàëÿéòå òåêñò, ñãåíåðèðîâàííûé ìàñòåðîì, è ââîäèòå ñâîé.

Óïðàæíåíèå 8. Ýëåêòðîííîå ñëàéä-øîó Åñëè â âàøåì ðàñïîðÿæåíèè åñòü áîëüøîé äèñïëåé èëè êîìïüþòåðíûé ïðîåêòîð, ýëåêòðîííóþ ïðåçåíòàöèþ ìîæíî äåìîíñòðèðîâàòü â áîëüøîì êîíôåðåíöçàëå. Òàêîé ñïîñîá ïðîâåäåíèÿ äîêëàäà äàåò ìíîãî íåîñïîðèìûõ ïðåèìóùåñòâ. Âû ìîæåòå óêðàñèòü ñëàéäû ðàçíîîáðàçíûìè ïåðåõîäàìè, êîãäà àáçàöû, ñòðîêè èëè ýëåìåíòû äèàãðàìì âûâîäÿòñÿ íà ýêðàí ïîî÷åðåäíî êàê ðàç â òîò ìîìåíò, êîãäà äîêëàä÷èê ññûëàåòñÿ íà íèõ. Ýëåêòðîííîå ñëàéä-øîó ïîçâîëÿåò ïîêàçàòü

PowerPoint

49

âèäåîðîëèê è âîñïðîèçâåñòè òåêñò äîêëàä÷èêà.  ñëàéä-ôèëüì ìîæíî âíåäðèòü äîêóìåíò äðóãîãî ïðèëîæåíèÿ, íàïðèìåð ÷åðòåæè ïðîåêòà, êîòîðûå îòêðûâàþòñÿ â õîäå ïðåçåíòàöèè è äåìîíñòðèðóþò âñïîìîãàòåëüíóþ èíôîðìàöèþ.

Ðèñ. 2.10. Ïðåçåíòàöèÿ PowerPoint

×òîáû äîáàâèòü â ñëàéä-ôèëüì ñïåöèàëüíûå ýôôåêòû, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âèä4Ðåæèìû ïðîñìîòðà ïðåçåíòàöèè4Ñîðòèðîâùèê ñëàéäîâ (View4Presentation View4Slide Sorter). Ðåæèì ñîðòèðîâùèêà ïîçâîëÿåò ïîêàçàòü ñðàçó âñå ñëàéäû (ðèñ. 2.11). Äàííûé ðåæèì óäîáåí äëÿ ïåðåñòàíîâêè ñëàéäîâ è íàñòðîéêè ïåðåõîäîâ.  øàáëîíå ìîãóò áûòü óæå íàçíà÷åíû ïåðåõîäû âñåì ñëàéäàì, î ÷åì ãîâîðÿò çíà÷êè ïåðåõîäà, ðàñïîëîæåííûå ïîä ñëàéäàìè.  íàøåì ñëó÷àå ïåðåõîäû íå íàçíà÷åíû. ÑÎÂÅÒ Â ðåæèì ñîðòèðîâùèêà ñëàéäîâ ìîæíî ïåðåéòè, ùåëêíóâ íà êíîïêå Ñîðòèðîâùèê ñëàéäîâ (Slide Sorter), ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîì íèæíåì óãëó îêíà ïðåçåíòàöèè.

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

50

Ðèñ. 2.11. Ðåæèì ñîðòèðîâùèêà ñëàéäîâ

2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Àíèìàöèÿ (Animations), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.12.  ãðóïïå Ïåðåõîä ê ýòîìó ñëàéäó (Transition to This Slide) âû ìîæåòå âûáðàòü ýôôåêò, êîòîðûé áóäåò ïðèìåíÿòüñÿ ïðè ñìåíå ïðåäûäóùåãî ñëàéäà òåêóùèì. 3. Âûäåëèòå ìûøüþ ïÿòûé ñëàéä è â êîëëåêöèè Äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû (More) âûáåðèòå ýëåìåíò Ïîÿâëåíèå ñíèçó (Fly From Bottom). 4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïðîñìîòð (Preview), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ïðîñìîòð (Preview), ìîæíî çàïóñòèòü âûáðàííûé ýôôåêò, à â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñêîðîñòü ïåðåõîäà (Transition Speed) óñòàíîâèòü ñêîðîñòü ïåðåõîäà. 5. Àíàëîãè÷íûì ñïîñîáîì íàçíà÷üòå øåñòîìó ñëàéäó àíèìàöèþ Ïîÿâëåíèå ñëåâà (Fly From Left). 6. Ùåëêíèòå íà ÷åòâåðòîì ñëàéäå. 7. Âûáåðèòå â ñïèñêå ïóíêò Íàïëûâ âïðàâî (Cover Right). 8. Äëÿ âòîðîãî è òðåòüåãî ñëàéäîâ âûáåðèòå ñîîòâåòñòâåííî ýôôåêòû Ñëó÷àéíûå âåðòèêàëüíûå ïîëîñû (Random Bars Vertical) è Ðàñòâîðåíèå (Dissolve). 9. ×òîáû ïðîñìîòðåòü ñëàéä-øîó, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîêàç ñëàéäîâ4Íà÷àòü ïîêàç ñëàéäîâ4Ñ íà÷àëà (Slide Show4Start Slide Show4From Beginning). Äëÿ

Access

51

ïåðåõîäà ê ïîñëåäóþùèì ñëàéäàì íàæèìàéòå êëàâèøó Enter. Äëÿ çàâåðøåíèÿ äåìîíñòðàöèè íàæìèòå êëàâèøó Esc.

Ðèñ. 2.12. Êîëëåêöèÿ ýôôåêòîâ äëÿ ïåðåõîäîâ ìåæäó ñëàéäàìè

Access Áàçû äàííûõ â ÷åì-òî ïîõîæè íà ýëåêòðîííûå òàáëèöû. Òå è äðóãèå îïåðèðóþò òàáëè÷íûìè äàííûìè. Íî åñëè ýëåêòðîííûå òàáëèöû, êàê ïðàâèëî, ñëóæàò äëÿ ïðîâåäåíèÿ ðàñ÷åòîâ, òî îñíîâíîå ïðåäíàçíà÷åíèå áàç äàííûõ — õðàíåíèå áîëüøèõ ìàññèâîâ èíôîðìàöèè, èõ ñîðòèðîâêà è ïîèñê çàïðàøèâàåìûõ äàííûõ. Ïðîãðàììà Access — ýòî èíòåðàêòèâíàÿ îáîëî÷êà áàçû äàííûõ, ïîçâîëÿþùàÿ íå òîëüêî ðàáîòàòü ñ èíôîðìàöèåé, íî è îïåðàòèâíî èçìåíÿòü ñòðóêòóðó òàáëèö, ôîðì è îò÷åòîâ.

Óïðàæíåíèå 9. Áàçà äàííûõ Access ×òîáû ñîçäàòü áàçó äàííûõ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Çàïóñòèòå Microsoft Access è â îòêðûâøåìñÿ îêíå ýòîãî ïðèëîæåíèÿ (ðèñ. 2.13) ùåëêíèòå íà ýëåìåíòå Íîâàÿ áàçà äàííûõ (Blank Database).

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

52

Ðèñ. 2.13. Ñòàðòîâîå îêíî Microsoft Access

2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (Create). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ïîëå Èìÿ ôàéëà (File Name) âû ìîæåòå ââåñòè èìÿ ôàéëà áàçû äàííûõ.  íàøåì ïðèìåðå ìû îñòàâèì èìÿ áàçû äàííûõ, çàäàííîå ïî óìîë÷àíèþ.

3. Ïîÿâèòñÿ îêíî Access â ðåæèìå ââîäà äàííûõ â òàáëèöó. Ââåäèòå â ÿ÷åéêè îòêðûâøåéñÿ òàáëèöû êàêèå-íèáóäü äàííûå. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ïî êëåòêàì ïîëüçóéòåñü êëàâèøàìè ñî ñòðåëêàìè. Ïðèìåð íåáîëüøîé òàáëèöû ïîêàçàí íà ðèñ. 2.14. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Áàçà äàííûõ ñîñòîèò èç îäíîòèïíûõ çàïèñåé. Òàêàÿ çàïèñü ñîäåðæèò îäíî èëè íåñêîëüêî ïîëåé. Òàáëèöà ÿâëÿåòñÿ õðàíèëèùåì çàïèñåé.  òàáëèöå Access êàæäîé çàïèñè ñîîòâåòñòâóåò îäíà ñòðîêà, à êàæäîìó ïîëþ ñâîé ñòîëáåö.

4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå ñ êîñûì êðåñòîì çàêðîéòå îêíî òàáëèöû.

Access

53

Ðèñ. 2.14. Ñîçäàíèå òàáëèöû ïóòåì ââîäà äàííûõ

5. Ïðè ïîÿâëåíèè çàïðîñà î íåîáõîäèìîñòè ñîõðàíåíèÿ ìîäèôèöèðîâàííîé ñòðóêòóðû òàáëèöû ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes). 6. Â òåêñòîâîå ïîëå îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñîõðàíåíèå (Save As) ââåäèòå èìÿ òàáëèöû, íàïðèìåð Òàáëèöà äàííûõ, è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Óïðàæíåíèå 10. Ôîðìû Ôîðìû ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ ââîäà, èçìåíåíèÿ è ïðîñìîòðà çàïèñåé áàçû äàííûõ. Ôîðìû ïîçâîëÿþò îòîáðàæàòü ñîäåðæèìîå òàáëèöû â îòôîðìàòèðîâàííîì âèäå. ×òîáû ñîçäàòü ôîðìó äëÿ òàáëèöû, ïîñòðîåííîé â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create).  ãðóïïå Ôîðìû (Forms) ùåëêíèòå íà êíîïêå Äðóãèå ôîðìû (More Forms) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ýëåìåíò Ìàñòåð ôîðì (Form Wizard). 2.  ïîÿâèâøåìñÿ ïåðâîì îêíå ìàñòåðà ùåëêíèòå íà êíîïêå >>, ÷òîáû ïîìåñòèòü â ôîðìó âñå ïîëÿ òàáëèöû äàííûõ. Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 3. Âî âòîðîì îêíå ìàñòåðà óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Âûðîâíåííûé (Justified) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next).

54

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

4. Åùå ðàç ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next) è çàòåì — íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish). Ïîÿâèòñÿ îêíî ôîðìû ñ ÷åòûðüìÿ ïîëÿìè, ñîîòâåòñòâóþùèìè ñòîëáöàì òàáëèöû äàííûõ (ðèñ. 2.15). Îäíîâðåìåííî çíà÷îê íîâîé ôîðìû ïîÿâèòñÿ â îáëàñòè ïåðåõîäîâ. Ñ ïîìîùüþ ôîðìû ìîæíî ïðîñìàòðèâàòü, èçìåíÿòü è óäàëÿòü èíôîðìàöèþ. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ïî çàïèñÿì ïîëüçóéòåñü êíîïêàìè â íèæíåé ÷àñòè îêíà ôîðìû.

Ðèñ. 2.15. Ôîðìà

5. ×òîáû ñ ïîìîùüþ ôîðìû äîáàâèòü â òàáëèöó äàííûõ íîâóþ çàïèñü, ùåëêíèòå â íèæíåì ðÿäó íà êíîïêå Íîâàÿ (ïóñòàÿ) çàïèñü (New (blank) record). 6. Çàïîëíèòå ÷åòûðå ïóñòûõ ïîëÿ ñîãëàñíî ðèñ. 2.16. 7. Óäàëèòå òîëüêî ÷òî ñîçäàííóþ çàïèñü. Äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå íà ñòðåëêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè Ãëàâíàÿ4Çàïèñè4Óäàëèòü (Home4Records4 Delete), è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Óäàëèòü çàïèñü ( Delete record ). 8. Çàêðîéòå îêíî ôîðìû è íà çàïðîñ î ñîõðàíåíèè ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes).

Access

55

Ðèñ. 2.16. Äîáàâëåíèå çàïèñè â òàáëèöó

Óïðàæíåíèå 11. Îò÷åòû Îò÷åòû ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ ïå÷àòè èíôîðìàöèè, õðàíÿùåéñÿ â áàçå äàííûõ. ×òîáû ðàñïå÷àòàòü òàáëèöó, ñîçäàííóþ â óïðàæíåíèè 9, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create).  ãðóïïå Îò÷åòû (Reports) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìàñòåð îò÷åòîâ (Report Wizard). 2. ×òîáû ïîìåñòèòü â îò÷åò âñå ïîëÿ, ùåëêíèòå â ïåðâîì îêíå ìàñòåðà îò÷åòîâ íà êíîïêå >>, à çàòåì — íà êíîïêå Äàëåå (Next). 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next) åùå ÷åòûðå ðàçà, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish). Îòêðîåòñÿ îêíî ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà îò÷åòà, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 2.17. Çäåñü ìîæíî ïðîâåðèòü ïðàâèëüíîñòü îôîðìëåíèÿ îò÷åòà. 4. ×òîáû ðàñïå÷àòàòü îò÷åò, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïå÷àòü (Print), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ïå÷àòü (Print) ïîÿâèâøåéñÿ âêëàäêè Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print Preview). 5. Çàêðîéòå îêíî Access. Íîâûå îáúåêòû è ìîäèôèöèðîâàííûå äàííûå àâòîìàòè÷åñêè çàíîñÿòñÿ â ôàéë áàçû äàííûõ, ïîýòîìó íåò íåîáõîäèìîñòè âðó÷íóþ

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

56

ñîõðàíÿòü èíôîðìàöèþ. Ïðè çàêðûòèè ïðîãðàììà Access àâòîìàòè÷åñêè çàïèøåò äàííûå íà æåñòêèé äèñê.

Ðèñ. 2.17. Îò÷åò

Outlook Outlook âûïîëíÿåò ìíîæåñòâî ïîëåçíûõ ôóíêöèé. Ýòà ïðîãðàììà ïîçâîëÿåò îòïðàâëÿòü è ïîëó÷àòü ýëåêòðîííóþ ïî÷òó, ïëàíèðîâàòü ðàñïîðÿäîê äíÿ, ñîñòàâëÿòü ñïèñêè çàäà÷ è êîíòàêòîâ è äàæå óïðàâëÿòü äîêóìåíòàìè. Outlook íå òîëüêî ãðàìîòíî ñòðóêòóðèðóåò ðàáîòó ñ äîêóìåíòàìè, íî è ìîæåò âçÿòü íà ñåáÿ ïëàíèðîâàíèå âñåõ âàøèõ äåë.

Óïðàæíåíèå 12. Ïàïêè Outlook Çàïóñòèâ Outlook, âû óâèäèòå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 2.18.  ëåâîé ÷àñòè íàõîäèòñÿ îáëàñòü ïåðåõîäîâ, êîòîðàÿ îòîáðàæàåò ïàïêè, âõîäÿùèå â àêòèâíóþ íà äàííûé ìîìåíò îáëàñòü, è êíîïêè äëÿ ïåðåêëþ÷åíèÿ îáëàñòåé, à òàêæå êíîïêè äëÿ èçìåíåíèÿ âíåøíåãî âèäà îáëàñòè ïåðåõîäîâ. Ñïðàâà âûâîäèòñÿ ñîäåðæèìîå âûáðàííîé ïàïêè. Êàæäàÿ ïàïêà õðàíèò èíôîðìàöèþ îïðåäåëåííîãî òèïà, íàïðèìåð âõîäÿùèå ïèñüìà ýëåêòðîííîé ïî÷òû èëè äíåâíèê ñîáûòèé.

Outlook

57

Ðèñ. 2.18. Îêíî Outlook 2007

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íå ïóòàéòå ïàïêè Outlook ñ ïàïêàìè æåñòêîãî äèñêà. Ýòî ñîâåðøåííî ðàçíûå îáúåêòû. Ïàïêà äèñêà ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé êàòàëîã ñ ôàéëàìè, à ïàïêà Outlook õðàíèòñÿ âíóòðè ñïåöèàëüíûõ ôàéëîâ è äîñòóïíà òîëüêî èç ïðîãðàììû Outlook.

Äàâàéòå ïîáëèæå ïîçíàêîìèìñÿ ñ ïàïêàìè Outlook. 1. ×òîáû íàéòè íóæíóþ ïàïêó, ïîñìîòðèòå íà îáëàñòü ïåðåõîäîâ. 2. Íàéäèòå çíà÷îê ïàïêè Êàëåíäàðü (Calendar). 3. Ùåëêíèòå íà ýòîì çíà÷êå. Îêíî Outlook áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 2.19. 4. Ùåëêíèòå â êàëåíäàðå íà çàâòðàøíåì äíå. 5.  åæåäíåâíèêå ùåëêíèòå íà ãðàôå 10:00 è ââåäèòå òåêñò Âñòðå÷à ñ çàêàç÷èêîì. Òåïåðü Outlook âîâðåìÿ íàïîìíèò âàì î çàïëàíèðîâàííîé âñòðå÷å. 6.  ïàíåëè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà çíà÷êå Êîíòàêòû (Contacts). Îòêðîåòñÿ ïàïêà êîíòàêòîâ ñ èíôîðìàöèåé î ïîñòàâùèêàõ, êëèåíòàõ è äðóãèõ ëþäÿõ è ôèðìàõ. Ýòà ïàïêà èãðàåò ðîëü çàïèñíîé êíèæêè.

58

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

Ðèñ. 2.19. Êàëåíäàðü

7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New) íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Îòêðîåòñÿ îêíî íîâîãî êîíòàêòà (ðèñ. 2.20). 8. Ââåäèòå ôàìèëèþ, äîëæíîñòü, òåëåôîíû è äðóãèå äàííûå î ÷åëîâåêå, êîíòàêò ñ êîòîðûì íóæíî ñîõðàíèòü. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Save and Close), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Êîíòàêò (Contact) â ãðóïïå Äåéñòâèÿ (Actions). Äîáàâëåííàÿ èíôîðìàöèÿ ïîÿâèòñÿ â ïàïêå êîíòàêòîâ.

Óïðàæíåíèå 13. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà Îäíà èç âàæíûõ âîçìîæíîñòåé Outlook — óïðàâëåíèå ïî÷òîâîé ñèñòåìîé. Íà çàíÿòèè 21 áóäåò ïîäðîáíî ðàññêàçàíî î âîçìîæíîñòÿõ ïî÷òîâîãî êëèåíòà Outlook è ñïîñîáàõ íàñòðîéêè ñëóæáû ýëåêòðîííîé ïî÷òû. Ñåé÷àñ æå ìû íàó÷èìñÿ òîëüêî ÷èòàòü è îòïðàâëÿòü ïèñüìà. 1. Ùåëêíèòå íà ïàíåëè ïåðåõîäîâ íà çíà÷êå ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). Îòêðîåòñÿ ïàïêà âõîäÿùèõ ïèñåì, êîòîðàÿ àâòîìàòè÷åñêè ïîÿâëÿåòñÿ íà ýêðàíå ïðè

Outlook

59

çàïóñêå Outlook.  åå ëåâîé ÷àñòè ðàñïîëîæåí ñïèñîê âñåõ ïðèøåäøèõ ïèñåì, à â ïðàâîé — ñîäåðæèìîå âûáðàííîãî ïèñüìà.

Ðèñ. 2.20. Íîâûé êîíòàêò

2. ×òîáû íåìåäëåííî îòâåòèòü íà ïèñüìî, ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòâåòèòü (Reply) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard) èëè â ëåâîé ÷àñòè îêíà ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox) äâàæäû ùåëêíèòå íà ñòðîêå îäíîãî èç ïèñåì. Îòêðîåòñÿ îêíî ñîîáùåíèÿ (ðèñ. 2.21). 3. Äëÿ ïðîñìîòðà âñåõ èìåþùèõñÿ ñîîáùåíèé ùåëêàéòå íà êíîïêàõ Íàçàä (Previous Item) è Äàëåå (Next Item), ðàñïîëîæåííûõ íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà. 4.  îêíå íîâîãî ñîîáùåíèÿ ââåäèòå òåêñò ïèñüìà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send).

Çàíÿòèå 2. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office 2007

60

Ðèñ. 2.21. Âõîäÿùåå ñîîáùåíèå â îòäåëüíîì îêíå

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïðèøëî âðåìÿ ïðîâåðèòü, íàñêîëüêî õîðîøî âû îñâîèëè áàçîâûå îïåðàöèè ïðèëîæåíèé Office. 1. Çàïóñòèòå Excel è Access. 2. Îòêðîéòå áàçó äàííûõ, ñîçäàííóþ íà ýòîì çàíÿòèè. Êàê â Access îòêðûòü èìåþùóþñÿ áàçó äàííûõ? 3. Óäàëèòå òðåòüþ çàïèñü áàçû äàííûõ. Êàê óäàëèòü çàïèñü áàçû äàííûõ?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ ïÿòüþ îñíîâíûìè ïðèëîæåíèÿìè Office 2007, íàó÷èëèñü ñîçäàâàòü òåêñòîâûå äîêóìåíòû è ýëåêòðîííûå òàáëèöû, ñòðîèòü ïðåçåíòàöèè è çàïîëíÿòü áàçû äàííûõ, ïðîñìàòðèâàòü è îòïðàâëÿòü ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè áóäóò ðàññìîòðåíû âîïðîñû âçàèìîäåéñòâèÿ ïðèëîæåíèé Office ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Windows.

Çàíÿòèå 3

Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Òåìà çàíÿòèÿ Îïåðàöèîííàÿ ñèñòåìà — âàæíàÿ ÷àñòü ïðîãðàììíîãî îáåñïå÷åíèÿ êîìïüþòåðà. Îíà îáåñïå÷èâàåò ãðàìîòíîå âçàèìîäåéñòâèå ïðîãðàìì ìåæäó ñîáîé è ñ èìåþùèìñÿ îáîðóäîâàíèåì. Èìåííî ÎÑ Windows ïðåäîñòàâëÿåò ïðîãðàììàì ñòàíäàðòíûé îêîííûé èíòåðôåéñ è îáùèå ïðàâèëà ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè, çíà÷êàìè, øðèôòàìè è ïðèíòåðàìè. Íà ýòîì çàíÿòèè îáñóæäàþòñÿ íåêîòîðûå ïîëåçíûå ïðèåìû ðàáîòû ñ îñíîâíûìè êîìïîíåíòàìè îïåðàöèîííîé ñèñòåìû Windows, ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ: n ðàáî÷èé ñòîë; n ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè; n ïàíåëü çàäà÷; n ìåíþ Ïóñê (Start); n ïàïêà Ïðèíòåðû è ôàêñû (Printers and Faxes).

Âñå ïðèëîæåíèÿ ïàêåòà Microsoft Office 2007 ðàáîòàþò òîëüêî ïîä óïðàâëåíèåì Windows XP (ñ ïàêåòîì îáíîâëåíèÿ SP1 èëè áîëåå ïîçäíåé âåðñèè) èëè Windows Vista. Ïîñêîëüêó ÷àñòü ôóíêöèé ïðîãðàìì (ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ âîïðîñû âçàèìîäåéñòâèÿ ïðèëîæåíèé, äîñòóïà ê äèñêàì è ïðèíòåðàì, à òàêæå ìíîãèå äðóãèå) íåðàçðûâíî ñâÿçàíà ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé, äëÿ ïîëíîöåííîãî èñïîëüçîâàíèÿ âñåõ âîçìîæíîñòåé Office 2007 íåîáõîäèìî õîðîøî çíàòü îñíîâíûå ñèñòåìíûå êîìïîíåíòû Windows.

Ðàáî÷èé ñòîë Windows Ïîñëå çàïóñêà êîìïüþòåðà íà ýêðàíå ïîÿâëÿåòñÿ ðàáî÷èé ñòîë ñ íàáîðîì çíà÷êîâ. Ýòî ÿðëûêè äîêóìåíòîâ è ïðîãðàìì ëèáî ñàìè äîêóìåíòû. Êàæäàÿ ïðîãðàììà çàïóñêàåòñÿ â îòäåëüíîì îêíå, êîòîðîå ðàçìåùàåòñÿ íà ðàáî÷åì ñòîëå Windows — îñíîâíîé ñöåíå âñåõ äåéñòâèé.

62

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

Óïðàæíåíèå 1. Çíà÷êè ðàáî÷åãî ñòîëà Îáúåêòû ðàáî÷åãî ñòîëà îêàçûâàþòñÿ ïîä ðóêîé ñðàçó ïîñëå çàãðóçêè Windows. Âàì íå ïðèõîäèòñÿ èñêàòü èõ ïî âñåìó äåðåâó ôàéëîâ æåñòêîãî äèñêà, ïîýòîìó íà ðàáî÷åì ñòîëå îáû÷íî ðàçìåùàþòñÿ òå ÿðëûêè, ôàéëû è ïàïêè, êîòîðûìè ïîëüçóþòñÿ ÷àùå âñåãî. ßðëûêè — ýòî ôàéëû, ñîäåðæàùèå ññûëêó íà äîêóìåíò èëè ïðîãðàììó. Îíè îáåñïå÷èâàþò áûñòðûé äîñòóï ê îáúåêòó. Ëþáîé ôàéë ìîæåò èìåòü ïðîèçâîëüíîå êîëè÷åñòâî ÿðëûêîâ â ïàïêàõ êîìïüþòåðà, íà ðàáî÷åì ñòîëå èëè â ìåíþ Ïóñê (Start). Òàêèì îáðàçîì, äîñòóï ê êîíêðåòíîìó äîêóìåíòó âîçìîæåí ñðàçó èç íåñêîëüêèõ ìåñò ãðàôè÷åñêîãî èíòåðôåéñà. 1. Ïðîãðàììà óñòàíîâêè Office 2007 äîáàâëÿåò â ìåíþ Ïóñê (Start) ÿðëûê Microsoft Office Outlook, ïðåäïîëàãàÿ, ÷òî âû áóäåòå ïîëüçîâàòüñÿ ýòèì ïðèëîæåíèåì äëÿ îðãàíèçàöèè ñâîèõ äåë è ÷òåíèÿ ýëåêòðîííûõ ïèñåì. Äâàæäû ùåëêíèòå íà óêàçàííîì çíà÷êå. Îòêðîåòñÿ îêíî Outlook. 2. Âàì ïîíðàâèëñÿ òàêîé ñïîñîá çàïóñêà ïðèëîæåíèé? Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè â ëåâûé íèæíèé óãîë ðàáî÷åãî ñòîëà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 3.1.

Ðèñ. 3.1. Ðàáî÷èé ñòîë Windows

Ðàáî÷èé ñòîë Windows

63

3. Îòêðîéòå ìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs), à çàòåì â ðàñêðûâøåìñÿ ïîäìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Microsoft Office4Microsoft Office Word 2007. 4. Íàæìèòå ïðàâóþ êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå ÿðëûê ïðîãðàììû Microsoft Word íà ïóñòîå ïðîñòðàíñòâî ðàáî÷åãî ñòîëà. ÑÎÂÅÒ Åñëè ðàáî÷èé ñòîë îêàçàëñÿ ñêðûò îêíàìè ïðèëîæåíèé, ùåëêíèòå íà çíà÷êå Ñâåðíóòü âñå îêíà (Minimize All) ïàíåëè çàäà÷. Âñå îòêðûòûå îêíà ñâåðíóòñÿ, ïðåâðàòèâøèñü â êíîïêè íà ïàíåëè çàäà÷. ×òîáû âîññòàíîâèòü îêíà â èõ ïðåæíåé êîíôèãóðàöèè, äîñòàòî÷íî ïîâòîðíî ùåëêíóòü íà ýòîì çíà÷êå.

5. Êîãäà âû îïóñòèòå êíîïêó ìûøè, ðàñêðîåòñÿ êîíòåêñòíîå ìåíþ (ñì. ðèñ. 3.1). Âûáåðèòå â íåì ïóíêò Êîïèðîâàòü (Copy Here). Íà ðàáî÷åì ñòîëå ïîÿâèòñÿ êîïèÿ ÿðëûêà. 6. Ùåëêíèòå íà íîâîì ÿðëûêå ïðîãðàììû Microsoft Word ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. Ðàñêðîåòñÿ êîíòåêñòíîå ìåíþ ÿðëûêà (ðèñ. 3.2).

Ðèñ. 3.2. Êîíòåêñòíîå ìåíþ ÿðëûêà

Êîìàíäû êîíòåêñòíîãî ìåíþ ïîçâîëÿþò âûïîëíÿòü ñ ÿðëûêîì âñå îïåðàöèè, îáû÷íûå äëÿ ëþáîãî îáúåêòà Windows. Âû ìîæåòå âûðåçàòü, ñêîïèðîâàòü, óäàëèòü èëè ïåðåèìåíîâàòü ÿðëûê, îòêðûòü îáúåêò, íà êîòîðûé ññûëàåòñÿ ÿðëûê, èëè îòêðûòü îêíî ñâîéñòâ ÿðëûêà. ÂÍÈÌÀÍÈÅ Óäàëÿÿ ÿðëûê, âû íå âëèÿåòå íà ñàì îáúåêò. Ýòà îïåðàöèÿ íå çàòðàãèâàåò ôàéë, íà êîòîðûé ññûëàåòñÿ ÿðëûê.

7. Äâàæäû ùåëêíèòå íà íîâîì ÿðëûêå. Çàïóñòèòñÿ Microsoft Word. 8. Ââåäèòå â íîâîì äîêóìåíòå êàêîé-ëèáî òåêñò è â ìåíþ, âûçûâàåìîì ñ ïîìîùüþ êíîïêè Office, âûáåðèòå êîìàíäó Ñîõðàíèòü (Save). 9.  ëåâîé ïàíåëè äèàëîãîâîãî îêíà Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàáî÷èé ñòîë (Desktop). Çàòåì ââåäèòå èìÿ ôàéëà Òåêñò.doc è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save).

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

64

10. Çàêðîéòå Word è âñå îñòàëüíûå îêíà ïðèëîæåíèé. Íîâûé äîêóìåíò Word ðàçìåñòèòñÿ ïðÿìî íà ðàáî÷åì ñòîëå êîìïüþòåðà. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Çíà÷îê Òåêñò.doc — ýòî íå ÿðëûê, à ñàì äîêóìåíò, ïîýòîìó åãî ïåðåìåùåíèå â äðóãóþ ïàïêó ïðèâåäåò ê ïåðåíîñó ñàìîãî äîêóìåíòà, à óäàëåíèå ïîâëå÷åò ïîòåðþ äàííûõ. ×òîáû îòëè÷èòü ÿðëûê îò äîêóìåíòà èëè èñïîëíÿåìîãî ôàéëà, îáðàòèòå âíèìàíèå íà çíà÷îê ÿðëûêà.  åãî ëåâîì íèæíåì óãëó âñåãäà èìååòñÿ íåáîëüøàÿ ñòðåëêà (ñì. ðèñ. 3.2).

Óïðàæíåíèå 2. Äîêóìåíòû íà ðàáî÷åì ñòîëå Ðàáî÷èé ñòîë Windows ïðåäëàãàåò ìíîæåñòâî ðàçíûõ ñïîñîáîâ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè. 1. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà çíà÷îê Òåêñò.doc. Íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå âûáðàííûé äîêóìåíò íà ÿðëûê ïðîãðàììû Microsoft Word (ðèñ. 3.3). Çàïóñòèòñÿ ïðîãðàììà Word, àâòîìàòè÷åñêè îòêðîåòñÿ ôàéë Òåêñò.doc. 2. Âûäåëèòå â îòêðûâøåìñÿ äîêóìåíòå Word ëþáîé ôðàãìåíò òåêñòà è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+C. Âûäåëåííûé òåêñò ñêîïèðóåòñÿ â áóôåð îáìåíà Windows. Çàêðîéòå Word.

Ðèñ. 3.3. Îòêðûòèå äîêóìåíòà ïåðåòàñêèâàíèåì íà ÿðëûê ïðèëîæåíèÿ

Ðàáî÷èé ñòîë Windows

65

3. Ùåëêíèòå íà ðàáî÷åì ñòîëå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âñòàâèòü (Paste). Íà ðàáî÷åì ñòîëå ïîÿâèòñÿ çíà÷îê ôðàãìåíòà äîêóìåíòà, ÿâëÿþùèéñÿ ñàìîñòîÿòåëüíûì ôàéëîì. 4. Çàïóñòèòå ïðîãðàììó Word è ââåäèòå â íåé ïðîèçâîëüíûé òåêñò. 5. Åñëè îêíî Word ðàçâåðíóòî äî ìàêñèìàëüíîãî ðàçìåðà, ùåëêíèòå â åãî çàãîëîâêå íà êíîïêå âîññòàíîâëåíèÿ ðàçìåðîâ. ÑÎÂÅÒ Îïèñàííûé ïðèåì ïîçâîëÿåò îòêðûâàòü äîêóìåíòû íåñòàíäàðòíûõ äëÿ äàííîãî ïðèëîæåíèÿ òèïîâ. Íàïðèìåð, ïðè äâîéíîì ùåë÷êå íà ôàéëå ñ ðàñøèðåíèåì txt îí îòêðîåòñÿ â ïðîãðàììå Áëîêíîò (Notepad). Åñëè æå ïåðåòàùèòü çíà÷îê ýòîãî ôàéëà íà ÿðëûê Microsoft Word, äîêóìåíò îòêðîåòñÿ â ïðèëîæåíèè Word.

6. Ïåðåìåñòèòå îêíî òàê, ÷òîáû îíî íå çàêðûâàëî çíà÷îê ôðàãìåíòà. Ïðè íåîáõîäèìîñòè èçìåíèòå ðàçìåð îêíà. 7. Ïåðåòàùèòå ôðàãìåíò ñ ðàáî÷åãî ñòîëà â äîêóìåíò Word, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 3.4. Ñîäåðæèìîå ôðàãìåíòà äîáàâèòñÿ â òåêñò Word â òî÷êå îòïóñêàíèÿ êíîïêè ìûøè.

Ðèñ. 3.4. Äîáàâëåíèå ôðàãìåíòà â äîêóìåíò Word

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

66

Ôðàãìåíò — ýòî îáû÷íûé ôàéë íà æåñòêîì äèñêå. Òàêèõ ôàéëîâ ìîæåò áûòü ñêîëü óãîäíî ìíîãî. Ñ èõ ïîìîùüþ ìîæíî îðãàíèçîâàòü ïîäîáèå áóôåðà îáìåíà Windows ñ ëþáûì êîëè÷åñòâîì ôðàãìåíòîâ, õðàíÿùèõñÿ íà ðàáî÷åì ñòîëå èëè â äðóãîé ïàïêå êîìïüþòåðà. Ïî ìåðå íåîáõîäèìîñòè èõ ìîæíî âñòàâëÿòü â äîêóìåíòû ïðèëîæåíèé. Ôðàãìåíò ìîæåò ñîäåðæàòü íå òîëüêî òåêñò Word, íî è îáúåêò ëþáîé ïðîãðàììû, ïîääåðæèâàþùåé òåõíîëîãèþ ïåðåíîñà îáúåêòîâ ìåæäó ïðèëîæåíèÿìè. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  Office 2007 èìååòñÿ âñòðîåííûé áóôåð îáìåíà, ïîçâîëÿþùèé õðàíèòü îäíîâðåìåííî íåñêîëüêî ôðàãìåíòîâ è ïîëüçîâàòüñÿ èìè âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ Office. Ýòîò èíñòðóìåíò ïîäðîáíî ðàññìàòðèâàåòñÿ íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè.

Íà ðàáî÷åì ñòîëå âñåãäà ïðèñóòñòâóåò çíà÷îê Êîðçèíà (Recycle Bin). Ïîñëå óäàëåíèÿ äîêóìåíòà ñ ïîìîùüþ èíñòðóìåíòîâ Windows èëè â äðóãèõ ïðèëîæåíèÿõ (ê êîòîðûì îòíîñÿòñÿ âñå ìîäóëè Office 2007) îí íå èñ÷åçàåò áåññëåäíî, à ïîïàäàåò â Êîðçèíó. Ýòî ïîçâîëÿåò èçáåæàòü íåïðèÿòíûõ ïîñëåäñòâèé â ñëó÷àå îøèáîê. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  Êîðçèíó íå ïîïàäàþò ôàéëû, óäàëåííûå 16-ðàçðÿäíûìè ïðèëîæåíèÿìè Windows èëè ïðîãðàììàìè DOS.

8. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå Òåêñò.doc ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Óäàëèòü (Delete). Äîêóìåíò èñ÷åçíåò ñ ðàáî÷åãî ñòîëà. 9. ×òîáû âîññòàíîâèòü ñòåðòûé ôàéë, ùåëêíèòå íà çíà÷êå Êîðçèíà (Recycle Bin). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.5. 10. Íàéäèòå çíà÷îê äîêóìåíòà Òåêñò.doc è ùåëêíèòå íà íåì ïðàâîé êíîïêîé ìûøè.

Ðèñ. 3.5. Îêíî Êîðçèíà

Ïàïêè Windows

67

11. Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âîññòàíîâèòü (Recover). Óäàëåííûé äîêóìåíò âíîâü ïîÿâèòñÿ íà ïðåæíåì ìåñòå. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáúåì êîðçèíû íå áåçãðàíè÷åí. Åñëè âû ñëó÷àéíî óäàëèëè âàæíûé ôàéë, âîññòàíîâèòå åãî êàê ìîæíî ñêîðåå. Êîãäà êîðçèíà ïåðåïîëíÿåòñÿ, ïåðâûìè èç íåå èñ÷åçàþò ôàéëû, óäàëåííûå ðàíüøå äðóãèõ.

Ïàïêè Windows Îòêðûâàÿ äîêóìåíòû èç îêîí ïðèëîæåíèé èëè ñ ïîìîùüþ çíà÷êîâ ðàáî÷åãî ñòîëà, âàæíî ïîíèìàòü, ÷òî íà ñàìîì äåëå âñå äîêóìåíòû ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé ôàéëû — ïîèìåíîâàííûå èíôîðìàöèîííûå áëîêè, ðàñïîëîæåííûå â èåðàðõè÷åñêîé ñòðóêòóðå ïàïîê æåñòêèõ äèñêîâ êîìïüþòåðà èëè íà ñåòåâûõ äèñêàõ.

Óïðàæíåíèå 3. Ìîé êîìïüþòåð ×òîáû ðàçîáðàòüñÿ, ãäå íàõîäÿòñÿ âàøè äîêóìåíòû, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå îïåðàöèè. 1. Äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Ìîé êîìïüþòåð (My Computer) ðàáî÷åãî ñòîëà. Îòêðîåòñÿ îêíî, â êîòîðîì ðàñïîëîæåíû çíà÷êè âñåõ ëîêàëüíûõ äèñêîâ, ïîäêëþ÷åííûõ ñåòåâûõ äèñêîâ è ñèñòåìíûõ ïàïîê Windows (ðèñ. 3.6). Ìîé êîìïüþòåð (My Computer) — ýòî ãëàâíàÿ ïàïêà êîìïüþòåðà, â êîòîðîé ðàçìåùåíû âñå îñòàëüíûå ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè, ÿðëûêàìè, ïðèëîæåíèÿìè è ñëóæåáíûìè ôàéëàìè. ÑÎÂÅÒ Åñëè çíà÷îê Ìîé êîìïüþòåð (My Computer) íå îòîáðàæàåòñÿ íà ðàáî÷åì ñòîëå, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ñâîáîäíîì ìåñòå ðàáî÷åãî ñòîëà è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñâîéñòâà (Properties).  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ñâîéñòâà: Ýêðàí ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàñòðîéêà ðàáî÷åãî ñòîëà, îòêðûâ äèàëîãîâîå îêíî Ýëåìåíòû ðàáî÷åãî ñòîëà.  ýòîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Îáùèå è â ðàçäåëå Çíà÷êè ðàáî÷åãî ñòîëà óñòàíîâèòå ôëàæîê Ìîé êîìïüþòåð.

2. Äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå äèñêà C. Îòêðîåòñÿ îêíî ýòîãî äèñêà. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Âîçìîæíî, ÷òî â âàøåé ñèñòåìå äëÿ âûäåëåíèÿ çíà÷êà áóäåò äîñòàòî÷íî ïðîñòî íàâåñòè íà íåãî óêàçàòåëü ìûøè, à àêòèâèçàöèÿ çíà÷êà áóäåò âûïîëíÿòüñÿ îäèíàðíûì, à íå äâîéíûì ùåë÷êîì. Ñòèëü ïîâåäåíèÿ ñèñòåìû ìîæíî íàñòðîèòü â äèàëîãîâîì îêíå, êîòîðîå îòêðûâàåòñÿ êîìàíäîé Ñåðâèñ4Ñâîéñòâà ïàïêè (Tools4Folder Options). Ìíå áîëüøå íðàâèòñÿ êëàññè÷åñêèé ñòèëü ðàáîòû ñ ìûøüþ, ïîýòîìó â êíèãå ïðåäïîëàãàåòñÿ, ÷òî îáúåêòû âûäåëÿþòñÿ ùåë÷êîì è àêòèâèçèðóþòñÿ äâîéíûì ùåë÷êîì.  óêàçàííîì îêíå ìîæíî òàêæå íàñòðîèòü ðåæèì ïðîñìîòðà ïàïîê è âûáðàòü îäèí èç âàðèàíòîâ: îòêðûâàòü ïàïêè â îäíîì è òîì æå îêíå èëè äëÿ êàæäîé ïàïêè îòêðûâàòü ñâîå îêíî. Ìû èñïîëüçóåì ïåðâûé âàðèàíò.

3. Íàéäèòå ïàïêó Documents and Settings è äâàæäû ùåëêíèòå íà íåé. Îòêðîåòñÿ îêíî ýòîé ïàïêè, ñîäåðæàùåé ôàéëû äîêóìåíòîâ è ïàðàìåòðîâ Windows è ïðèëîæåíèé äëÿ êàæäîãî ïîëüçîâàòåëÿ.

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

68

Ðèñ. 3.6. Îêíî Ìîé êîìïüþòåð

ÂÍÈÌÀÍÈÅ Åùå ðàç íàïîìíèì, ÷òî âñå âûïîëíÿåìûå äåéñòâèÿ îòíîñÿòñÿ ê îïåðàöèîííîé ñèñòåìå Windows XP. Êðîìå òîãî, ýòè äåéñòâèÿ ìîãóò îòëè÷àòüñÿ îò ïðèâåäåííûõ çäåñü, òàê êàê ó âàñ ìîãóò áûòü äðóãèå ïàðàìåòðû Windows.

4.  îêíå Documents and Settings äâàæäû ùåëêíèòå íà ïàïêå ñ èìåíåì âàøåé ó÷åòíîé çàïèñè, à ïîòîì âûáåðèòå ïàïêó Ðàáî÷èé ñòîë (Desktop). Ïîÿâèòñÿ îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.7. Ñðàâíèòå åãî ñîäåðæèìîå ñ ðàáî÷èì ñòîëîì, è âû ïîéìåòå, ÷òî çíà÷êè è äîêóìåíòû ðàáî÷åãî ñòîëà íà ñàìîì äåëå õðàíÿòñÿ â îäíîé èç ïàïîê äèñêà C. Çäåñü æå ìîæíî íàéòè è äîêóìåíò Òåêñò.doc. Äâîéíûì ùåë÷êîì íà åãî çíà÷êå â îêíå ïàïêè ìîæíî çàïóñòèòü Word è îòêðûòü ýòîò äîêóìåíò. Ïàïêè îïåðàöèîííîé ñèñòåìû îáðàçóþò èåðàðõè÷åñêóþ ñòðóêòóðó âëîæåííûõ äðóã â äðóãà îáúåêòîâ, â êîðíå êîòîðîé íàõîäèòñÿ ïàïêà Ìîé êîìïüþòåð (My Computer). Ïåðåìåùàÿñü ïî ïàïêàì, ìîæíî íàéòè ëþáîé ôàéë. Ïîñëåäîâàòåëüíîå ïåðå÷èñëåíèå èìåí ïàïîê, â êîòîðûå âëîæåí ôàéë, íàçûâàåòñÿ ïîëíûì ïóòåì

Ïàïêè Windows

69

ê ôàéëó. Ôàéëû è ïàïêè ìîæíî ïåðåìåùàòü è êîïèðîâàòü ìåæäó îêíàìè ïàïîê ñ ïîìîùüþ òåõíîëîãèè ïåðåòàñêèâàíèÿ èëè ïîñðåäñòâîì êîíòåêñòíûõ ìåíþ, ðàñêðûâàþùèõñÿ ïîñëå ùåë÷êà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. Íåêîòîðûå ïàïêè îïåðàöèîííîé ñèñòåìû èìåþò îñîáîå íàçíà÷åíèå. ×àñòü èç íèõ äîñòóïíà â ìåíþ Ïóñê (Start).

Ðèñ. 3.7. Ïàïêà Ðàáî÷èé ñòîë

5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) ïàíåëè çàäà÷. 6. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ïóíêò Íåäàâíèå äîêóìåíòû (Recent Documents). Ðàñêðîåòñÿ ïîäìåíþ, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.8. Çäåñü íàõîäÿòñÿ ÿðëûêè äîêóìåíòîâ, ñ êîòîðûìè âû íåäàâíî ðàáîòàëè. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ïîëó÷èòü äîñòóï ê ôàéëàì ïàïêè Ìîè äîêóìåíòû (My Documents), íàâåäèòå óêàçàòåëü íà îäíîèìåííûé ïóíêò ìåíþ Ïóñê (Start). Ðàçðàáîò÷èêè Windows ïðåäïîëàãàþò, ÷òî â ýòîé ïàïêå äîëæíû õðàíèòüñÿ âàøè ðàáî÷èå ôàéëû.

70

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

7. Äëÿ ïðîäîëæåíèÿ ðàáîòû ñ íåäàâíî îòêðûâàâøèìñÿ äîêóìåíòîì (íàïðèìåð, ñ ôàéëîì Òåêñò.doc) íàéäèòå åãî íàçâàíèå â ïîäìåíþ Íåäàâíèå äîêóìåíòû (Recent Documents) è ùåëêíèòå íà íåì.

Ðèñ. 3.8. Ìåíþ Íåäàâíèå äîêóìåíòû

Óïðàæíåíèå 4. Óïðàâëåíèå ïàïêàìè èç Office Ýòî óïðàæíåíèå íàó÷èò âàñ ñîçäàâàòü è óäàëÿòü ïàïêè ñ ïîìîùüþ äèàëîãîâûõ îêîí ïðèëîæåíèé Office 2007. 1. Çàïóñòèòå Excel è çàïîëíèòå íåñêîëüêî ÿ÷ååê îòêðûâøåãîñÿ ëèñòà. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîõðàíèòü (Save). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.9. 3.  ëåâîé ïàíåëè îêíà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents).  îñíîâíîì ñïèñêå îêíà ïîÿâèòñÿ ñîäåðæèìîå ýòîé ïàïêè. Ïðåäïîëîæèì, ÷òî âû òîëüêî ÷òî íà÷àëè ðàáîòàòü íàä íîâûì ïðîåêòîì è õîòèòå, ÷òîáû âñå îòíîñÿùèåñÿ ê íåìó ôàéëû õðàíèëèñü â îòäåëüíîé ïàïêå, íî çàáûëè ñîçäàòü òàêóþ ïàïêó çàðàíåå. ×òî æå äåëàòü?

Ïàïêè Windows

71

Ðèñ. 3.9. Äèàëîãîâîå îêíî ñîõðàíåíèÿ äîêóìåíòà

4. Íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ îêíà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü ïàïêó (Create New Folder). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Îïèñàííûå çäåñü ïðèåìû óïðàâëåíèÿ ïàïêàìè è ôàéëàìè â ðàâíîé ñòåïåíè îòíîñÿòñÿ ê äèàëîãîâûì îêíàì îòêðûòèÿ äîêóìåíòà, âñòàâêè îáúåêòà è äðóãèì äèàëîãîâûì îêíàì, îòêðûâàåìûì â ïðèëîæåíèÿõ ïàêåòà Office 2007 è ïðåäíàçíà÷åííûì äëÿ âûáîðà ôàéëà.

5.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå èìÿ ïàïêè Íîâûé ïðîåêò è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Íîâàÿ ïàïêà áóäåò äîáàâëåíà â òåêóùóþ ïàïêó Ìîè äîêóìåíòû (My Documents) è ñðàçó îòêðîåòñÿ â äèàëîãîâîì îêíå Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As). 6. ×òîáû âåðíóòüñÿ â ïàïêó Ìîè äîêóìåíòû (My Documents), íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ îêíà ùåëêíèòå íà êíîïêå ñî ñòðåëêîé âëåâî. Ýòà êíîïêà ïîçâîëÿåò âîçâðàùàòüñÿ íàçàä â òå ïàïêè, êîòîðûå íåäàâíî îòêðûâàëèñü â îêíå âûáîðà ôàéëà.  ïàïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents), ïîêàçàííîé íà ðèñ. 3.10, åñòü ôàéë ñ íåïîíÿòíûì íàçâàíèåì Êíèãà1.xls. Åñëè ôàéë áûë ñîçäàí íåäàâíî, âû, âåðîÿòíî, åùå ïîìíèòå, ÷òî â íåì õðàíèòñÿ. Ïîëåçíî îòðàçèòü ýòî â íàçâàíèè äîêóìåíòà. 7. Ùåë÷êîì âûäåëèòå çíà÷îê Êíèãà1.xls. 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñåðâèñ (Tools). 9. Âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ êîìàíäó Ïåðåèìåíîâàòü (Rename). Íàçâàíèå çíà÷êà âûäåëèòñÿ, è âû ñìîæåòå äàòü ôàéëó íîâîå èìÿ èëè èçìåíèòü ñóùåñòâóþùåå.

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

72

Ðèñ. 3.10. Ìåíþ ñåðâèñíûõ èíñòðóìåíòîâ

Äðóãèå êîìàíäû ýòîãî ïîäìåíþ âûïîëíÿþò ñëåäóþùèå îïåðàöèè: ¨ Óäàëèòü (Delete) — óäàëÿåò âûäåëåííûé ôàéë; ¨ Ïå÷àòü (Print) — ïå÷àòàåò âûäåëåííûé äîêóìåíò íà ñòàíäàðòíîì ïðèíòåðå; ¨ Ïîäêëþ÷èòü ñåòåâîé äèñê (Map Network Drive) — ïîäêëþ÷àåò äèñê äðóãîãî ëîêàëüíîãî êîìïüþòåðà ê ôàéëîâîé ñèñòåìå Windows; ¨ Ñâîéñòâà (Properties) — îòêðûâàåò äèàëîãîâîå îêíî ñâîéñòâ âûäåëåííîãî îáúåêòà (ôàéëà èëè ïàïêè); ¨ Ïàðàìåòðû âåá-äîêóìåíòà (Web Options) — îòêðûâàåò äèàëîãîâîå îêíî ïàðàìåòðîâ âåá-äîêóìåíòîâ; ¨ Îáùèå ïàðàìåòðû (General Options) — ïîçâîëÿåò íàñòðîèòü ïàðàìåòðû äèàëîãîâîãî îêíà ñîõðàíåíèÿ äîêóìåíòà; ¨ Ñæàòü ðèñóíêè (Compress Pictures) — ïîçâîëÿåò íàñòðîèòü ïàðàìåòðû ñæàòèÿ ðèñóíêîâ ïðè ñîõðàíåíèè äîêóìåíòà. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Òåïåðü ìîæíî ñîêðàòèòü îáúåì ïàìÿòè, çàíèìàåìûé ðèñóíêàìè èç ôàéëà äîêóìåíòà. Âû ìîæåòå ñæàòü ðèñóíêè è óäàëèòü îáðåçàííûå îáëàñòè ðèñóíêîâ, à òàêæå èçìåíèòü ðàçðåøåíèå ðèñóíêà.

10. Åñëè îêàçàëîñü, ÷òî êàêîé-ëèáî ôàéë áîëüøå íå íóæåí, âûäåëèòå åãî â ñïèñêå äèàëîãîâîãî îêíà è íàæìèòå êëàâèøó Delete. Ôàéë áóäåò ïåðåìåùåí â êîðçèíó.

Ìåíþ Ïóñê

73

ÑÎÂÅÒ ×òîáû ñòåðåòü ôàéë â îáõîä êîðçèíû, ïðè âûïîëíåíèè îïåðàöèè óäàëåíèÿ â ëþáîì îêíå èíòåðôåéñà Windows èëè ïðèëîæåíèÿ Office óäåðæèâàéòå êëàâèøó Shift. Èìåéòå â âèäó, ÷òî äîêóìåíò, óäàëåííûé â îáõîä êîðçèíû, âîññòàíîâèòü íåâîçìîæíî!

11. ×òîáû ïîëó÷èòü äîñòóï ê ôàéëàì, äîñòóïíûì ÷åðåç ñåòåâîå îêðóæåíèå, ùåëêíèòå â ëåâîé ïàíåëè îêíà ñîõðàíåíèÿ ôàéëà íà êíîïêå Ñåòåâîå îêðóæåíèå (My Network Places). 12. Äëÿ äîáàâëåíèÿ ïàïêè óäàëåííîãî ðåñóðñà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü ïàïêó (Create New Folder). Îòêðîåòñÿ îêíî ìàñòåðà äîáàâëåíèÿ â ñåòåâîå îêðóæåíèå. Äàëåå ñëåäóéòå óêàçàíèÿì ìàñòåðà.

Ìåíþ Ïóñê Ìåíþ Ïóñê (Start) ðàñêðûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà îäíîèìåííîé êíîïêå Ïóñê è îáåñïå÷èâàåò äîñòóï êî âñåì îñíîâíûì èíñòðóìåíòàì è ïðèëîæåíèÿì êîìïüþòåðà. Ïðè óñòàíîâêå Office 2007 â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) ìåíþ Ïóñê (Start ) ïîÿâëÿþòñÿ äâà ïóíêòà: Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document) è Îòêðûòü äîêóìåíò Office (Open Office Document), êðîìå òîãî, äîáàâëÿåòñÿ ïîäìåíþ, ñîäåðæàùåå ÿðëûêè ïðèëîæåíèé Office 2007.

Óïðàæíåíèå 5. Ñîçäàíèå äîêóìåíòà Office  ýòîì óïðàæíåíèè âû èçó÷èòå åùå äâà ñïîñîáà ñîçäàíèÿ äîêóìåíòîâ Office. 1. Îòêðîéòå ìåíþ Ïóñê (Start) è â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) âûáåðèòå ïóíêò Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document). Îòêðîåòñÿ îäíîèìåííîå äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.11. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè ó âàñ ïîñëå óñòàíîâêè Office 2007 â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) îòñóòñòâóþò ïóíêòû Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document) è Îòêðûòü äîêóìåíò Office (Open Office Document), çíà÷èò, âû íå âêëþ÷èëè èõ âûâîä ïðè óñòàíîâêå ïàêåòà. Âû ìîæåòå âêëþ÷èòü âûâîä ýòèõ ïóíêòîâ ñ ïîìîùüþ ïðîãðàììû óñòàíîâêè Office 2007.

2. Âêëàäêè ýòîãî îêíà ñîäåðæàò ïîëíûé íàáîð øàáëîíîâ è ìàñòåðîâ ñîçäàíèÿ ðàçëè÷íûõ äîêóìåíòîâ Office. Çíà÷êè íà âêëàäêå Îáùèå (General) ïîçâîëÿþò çàïóñòèòü ëþáîå èç øåñòè ïðèëîæåíèé Office è îòêðûòü â íåì ïóñòîé äîêóìåíò. Îñòàëüíûå âêëàäêè ñîäåðæàò çíà÷êè ñëåäóþùèõ îáúåêòîâ: ¨ Ôàêñû (Faxes) — ñòàíäàðòíûå øàáëîíû ôàêñèìèëüíûõ ñîîáùåíèé äëÿ Word; ¨ Ïðåçåíòàöèè (Presentations) — ïðåçåíòàöèè PowerPoint; ¨ Îò÷åòû (Reports) — îò÷åòû äëÿ Word; ¨ Ïèñüìà (Letters) — øàáëîíû ïèñåì äëÿ Word; ¨ Ðåçþìå (Resumes) — øàáëîíû ðåçþìå äëÿ Word; ¨ Ðåøåíèÿ (Spreadsheet Solutions) — øàáëîíû ýëåêòðîííûõ òàáëèö Excel; ¨ Äðóãèå äîêóìåíòû (Other Documents) — äîïîëíèòåëüíûå ìàñòåðà è øàáëîíû äîêóìåíòîâ.

74

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

Ðèñ. 3.11. Îêíî ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà Office

3. Îòêðîéòå íóæíóþ âêëàäêó, íàéäèòå ïîäõîäÿùèé øàáëîí èëè ìàñòåð è ùåëêíèòå íà åãî çíà÷êå.  ïîëå ïðîñìîòðà â ïðàâîé ÷àñòè äèàëîãîâîãî îêíà ïîÿâèòñÿ îáùèé âèä âûáðàííîãî øàáëîíà. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Àêòèâèçàöèÿ çíà÷êà â îêíå Ñîçäàòü äîêóìåíò Office (New Office Document) àâòîìàòè÷åñêè çàïóñòèò ñîîòâåòñòâóþùåå ïðèëîæåíèå Office, â êîòîðîì îòêðîåòñÿ äîêóìåíò, ïîñòðîåííûé íà îñíîâå âûáðàííîãî øàáëîíà. Ýòî äèàëîãîâîå îêíî ïîçâîëÿåò îïåðàòèâíî ïðîñìîòðåòü èìåþùèåñÿ øàáëîíû è ïîäîáðàòü ïîäõîäÿùåå ðåøåíèå äëÿ âàøåãî ïðîåêòà. Åñòü è äðóãîé ñïîñîá ñîçäàíèÿ äîêóìåíòîâ Office. Ìîæíî âîîáùå íå îòêðûâàòü ïðîãðàììó Office, à ñîçäàòü íåîáõîäèìûå ôàéëû ñ ïîìîùüþ Windows. Ýòî óäîáíî, åñëè âàì íóæíî îïðåäåëèòü ñîñòàâ áóäóùåãî ïðîåêòà, ðàñïðåäåëèòü äîêóìåíòû ïî ïàïêàì, äàòü èì ëåãêî çàïîìèíàþùèåñÿ íàçâàíèÿ, à çàòåì ïîñòàâèòü ïåðåä ïîä÷èíåííûìè çàäà÷è ïî çàïîëíåíèþ ñîçäàííûõ ôàéëîâ íåîáõîäèìûì ñîäåðæàíèåì. 4. Ùåëêíèòå íà ïóñòîì ìåñòå ðàáî÷åãî ñòîëà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. 5.  êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå ïóíêò Ñîçäàòü (New). Ðàñêðîåòñÿ ïîäìåíþ, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.12.

Ìåíþ Ïóñê

75

Ðèñ. 3.12. Ñîçäàíèå äîêóìåíòà Office

6. ×òîáû äîáàâèòü â ïàïêó èëè íà ðàáî÷èé ñòîë ïðåçåíòàöèþ PowerPoint, âûáåðèòå êîìàíäó Ïðåçåíòàöèÿ Microsoft Office PowerPoint (Microsoft Office PowerPoint Presentation). Ïîÿâèòñÿ çíà÷îê íîâîãî ôàéëà, íàçâàíèå êîòîðîãî áóäåò ïîäñâå÷åíî. 7.  êà÷åñòâå èìåíè ââåäèòå òåêñò Ïðåçåíòàöèÿ. Äëÿ ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà Word, ýëåêòðîííîé òàáëèöû Excel èëè áàçû äàííûõ Access âûáèðàéòå ñîîòâåòñòâóþùèå ïóíêòû òîãî æå ïîäìåíþ.

Óïðàæíåíèå 6. Ðàáî÷èå äîêóìåíòû â ìåíþ Ïóñê è ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû Åñëè âû ïîñòîÿííî ðàáîòàåòå ñ îäíèìè è òåìè æå äîêóìåíòàìè èëè ïàïêàìè, áûâàåò óäîáíî ðàçìåñòèòü èõ ÿðëûêè ïðÿìî â ìåíþ Ïóñê (Start). Òîãäà ôàéëû áóäóò ïîä ðóêîé â ëþáîé ìîìåíò, äàæå êîãäà ðàáî÷èé ñòîë çàêðûò ìíîãî÷èñëåííûìè îêíàìè ïðèëîæåíèé. Íàèáîëåå âàæíûå ÿðëûêè ìîæíî ïîìåñòèòü â âåðõíþþ ÷àñòü ìåíþ Ïóñê (Start). Äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî îòêðûòü ïàïêó, ñîäåðæàùóþ íóæíûé äîêóìåíò, è ïåðåòàùèòü åãî çíà÷îê íà êíîïêó Ïóñê (Start) ïàíåëè çàäà÷. 1. ×òîáû ðàçìåñòèòü â ìåíþ Ïóñê (Start) ÿðëûê äîêóìåíòà Òåêñò, ïåðåòàùèòå åãî çíà÷îê ñ ðàáî÷åãî ñòîëà íà êíîïêó Ïóñê (Start).  ìåíþ Ïóñê (Start) ìîæíî äîáàâëÿòü ïàïêè ñ äîêóìåíòàìè è âëîæåííûìè ïàïêàìè. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïðîâîäíèê (Windows Explorer). Îòêðîåòñÿ îêíî ïðîâîäíèêà, â ïðàâîé ïàíåëè êîòîðîãî ïîÿâèòñÿ ñîäåðæèìîå ïàïêè Ãëàâíîå ìåíþ (Main Menu) äëÿ òåêóùåãî ïîëüçîâàòåëÿ. 3. Ùåëêíèòå íà ñâîáîäíîì ïðîñòðàíñòâå ïðàâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 3.13, è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñîçäàòü4Ïàïêà (New4Folder).

76

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

Ðèñ. 3.13. Ïàïêà Ãëàâíîå ìåíþ â îêíå ïðîâîäíèêà

4.  êà÷åñòâå íàçâàíèÿ ââåäèòå òåêñò Âàæíûå äîêóìåíòû.  ýòîé íîâîé ïàïêå áóäóò õðàíèòüñÿ ÿðëûêè âàøèõ äîêóìåíòîâ. 5. Ùåëêíèòå íà ñâîáîäíîì ïðîñòðàíñòâå ðàáî÷åãî ñòîëà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñîçäàòü4Ïàïêà (New4Folder). 6. Ââåäèòå òåêñò Òåêóùèé ïðîåêò. Òàê áóäåò íàçûâàòüñÿ íîâàÿ ïàïêà. 7. Äâîéíûì ùåë÷êîì íà çíà÷êå íîâîé ïàïêè îòêðîéòå åå îêíî. 8. Ùåëêíèòå â ýòîì îêíå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü4 Äîêóìåíò Microsoft Office Word (New4Microsoft Office Word Document). Íàçîâèòå íîâûé äîêóìåíò Îò÷åò. 9. Ñ ïîìîùüþ àíàëîãè÷íûõ äåéñòâèé ñîçäàéòå â òîé æå ïàïêå åùå äâà äîêóìåíòà, ÷òîáû îíà âûãëÿäåëà òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 3.14. 10. Çàêðîéòå îêíî ïàïêè Òåêóùèé ïðîåêò. Òåïåðü äëÿ îáëåã÷åíèÿ äîñòóïà ê äîêóìåíòàì Office íóæíî ïîìåñòèòü èõ ÿðëûêè â òîëüêî ÷òî ñîçäàííóþ ïàïêó Âàæíûå äîêóìåíòû. 11. Ïðàâîé êíîïêîé ìûøè ïåðåòàùèòå çíà÷îê ïàïêè Òåêóùèé ïðîåêò â îêíî ïðîâîäíèêà íà çíà÷îê ïàïêè Âàæíûå äîêóìåíòû. 12.  ðàñêðûâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü ÿðëûêè (Create Shortcut).

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ ðàáîòû

77

Ðèñ. 3.14. Ïàïêà ñ äîêóìåíòàìè Office

13. Ïîâòîðÿÿ øàãè 11 è 12, ñîçäàéòå ÿðëûê äëÿ ôàéëà Ïðåçåíòàöèÿ.pptx, èìåþùåãîñÿ íà ðàáî÷åì ñòîëå. 14. Çàêðîéòå îêíî ïðîâîäíèêà.  ðåçóëüòàòå â ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû (All Programs) ïîÿâèòñÿ íîâàÿ ïàïêà. Åñëè íàâåñòè íà íåå óêàçàòåëü ìûøè, îòêðîåòñÿ ñïèñîê ïîìåùåííûõ â íåå ÿðëûêîâ (ðèñ. 3.15).  íîâóþ ïàïêó ìîæíî äîáàâëÿòü ÿðëûêè ëþáûõ äðóãèõ ïàïîê è ôàéëîâ.

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ ðàáîòû Ïîñëå ñîçäàíèÿ íåîáõîäèìûõ äîêóìåíòîâ è íàïîëíåíèÿ èõ ñîäåðæàíèåì âîçíèêàåò âîïðîñ: «×òî äàëüøå?» Ñ ðàçâèòèåì ëîêàëüíûõ ñåòåé è Èíòåðíåòà äîêóìåíòû âñå ÷àùå ïåðåñûëàþòñÿ çàêàç÷èêó èëè ïðåäîñòàâëÿþòñÿ íà ñóä îáùåñòâåííîñòè è íà÷àëüñòâà â ýëåêòðîííîì âèäå. Òåì íå ìåíåå äî ñèõ ïîð îãðîìíîå êîëè÷åñòâî èíôîðìàöèè âûâîäèòñÿ íà ïå÷àòü. Åñëè æå ó âàñ (èëè ó çàêàç÷èêà) íåò ëîêàëüíîé ñåòè èëè ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ñôîðìèðîâàííûå äîêóìåíòû ÷àñòî ïðèõîäèòñÿ ïåðåíîñèòü íà äðóãîé êîìïüþòåð ñ ïîìîùüþ ãèáêèõ äèñêîâ.

78

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

Ðèñ. 3.15. Ïîäìåíþ Âñå ïðîãðàììû ñ ÿðëûêàìè äîêóìåíòîâ

Óïðàæíåíèå 7. Çàïèñü ôàéëîâ íà ãèáêèé äèñê ×òîáû çàïèñàòü äîêóìåíò Òåêñò.doc íà ãèáêèé äèñê, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå äîêóìåíòà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. 2. Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Îòïðàâèòü (Send To). Ðàñêðîåòñÿ ïîäìåíþ, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.16. Ñîäåðæèìîå ýòîãî ïîäìåíþ îïðåäåëÿåòñÿ èñõîäíîé êîíôèãóðàöèåé îïåðàöèîííîé ñèñòåìû è ìîæåò ìîäèôèöèðîâàòüñÿ ïîëüçîâàòåëåì. Îáû÷íî ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To) ñîäåðæèò ñïèñîê äèñêîâ, ïàïîê, ïðèíòåðîâ è äðóãèõ ìåñò íàçíà÷åíèÿ, ïî êîòîðûì ÷àñòî ðàññûëàþòñÿ äîêóìåíòû. Òàêîå ïîäìåíþ äîñòóïíî äëÿ ëþáîãî ôàéëà, ïàïêè èëè ãðóïïû âûäåëåííûõ çíà÷êîâ. Îíî óñêîðÿåò ïåðåñûëêó îáúåêòîâ. 3. ×òîáû ñêîïèðîâàòü äîêóìåíò Òåêñò.doc íà ãèáêèé äèñê, ïðîñòî âñòàâüòå äèñê â äèñêîâîä è âûáåðèòå â ìåíþ Îòïðàâèòü (Send To) ïóíêò Äèñê 3,5 (À:) (3.5 Floppy A:), íàçâàíèå êîòîðîãî ìîæåò âàðüèðîâàòüñÿ â çàâèñèìîñòè îò êîíêðåòíîé êîíôèãóðàöèè äèñêîâîäîâ êîìïüþòåðà. 4. Åñëè íóæíî çàïèñàòü íà ãèáêèé äèñê ñðàçó íåñêîëüêî äîêóìåíòîâ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) è âûáåðèòå êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Ñòàíäàðòíûå4Ïðîâîäíèê (All Programs4Accessories4Windows Explorer). 5.  ëåâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà íàéäèòå ïàïêó ñ âàøèìè äîêóìåíòàìè è ùåëêíèòå íà åå çíà÷êå. Ôàéëû ýòîé ïàïêè ïîÿâÿòñÿ â ïðàâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà (ðèñ. 3.17).

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ ðàáîòû

79

Ðèñ. 3.16. Ïîäìåíþ Îòïðàâèòü

Ðèñ. 3.17. Êîïèðîâàíèå ãðóïïû ôàéëîâ

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

80 ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ

Ïðîâîäíèê — îñíîâíîé èíñòðóìåíò îïåðàöèîííîé ñèñòåìû Windows XP, ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ óïðàâëåíèÿ ôàéëàìè ëîêàëüíûõ è ñåòåâûõ äèñêîâ.  ëåâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà îòîáðàæàåòñÿ äåðåâî ïàïîê. Äëÿ ðàñêðûòèÿ î÷åðåäíîé âåòâè ùåëêíèòå íà çíà÷êå «ïëþñ» ðÿäîì ñ ñîîòâåòñòâóþùåé ïàïêîé. ×òîáû ñêðûòü âåòâü, ùåëêíèòå íà çíà÷êå «ìèíóñ». Ùåë÷îê íà çíà÷êå ëþáîé ïàïêè ëåâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà âûâîäèò ñîäåðæèìîå ýòîé ïàïêè â ïðàâóþ ïàíåëü.

6. Íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è, íå îòïóñêàÿ åå, ùåëêàéòå ïî î÷åðåäè íà çíà÷êàõ âñåõ òåõ ôàéëîâ, êîòîðûå íóæíî çàïèñàòü íà ãèáêèé äèñê. Çíà÷êè ôàéëîâ ïî ìåðå èõ âûäåëåíèÿ áóäóò ïîäñâå÷èâàòüñÿ. ÑÎÂÅÒ ×òîáû âûäåëèòü íåñêîëüêî ïîñëåäîâàòåëüíî ðàñïîëîæåííûõ çíà÷êîâ, ùåëêíèòå íà ïåðâîì èç íèõ è, íàæàâ êëàâèøó Shift, ùåëêíèòå íà ïîñëåäíåì çíà÷êå. Ýòè äâà çíà÷êà áóäóò âûäåëåíû âìåñòå ñî âñåìè îáúåêòàìè, ðàñïîëîæåííûìè ìåæäó íèìè.

7. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ëþáîì èç âûäåëåííûõ ôàéëîâ. 8. Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Êîïèðîâàòü (Copy), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 3.17. 9. Ïðàâîé êíîïêîé ìûøè ùåëêíèòå â ëåâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà íà çíà÷êå äèñêà A è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âñòàâèòü (Paste). Ïåðåä êîïèðîâàíèåì ôàéëîâ íà ãèáêèé äèñê íåëèøíå áóäåò ïðîâåðèòü, äîñòàòî÷íî ëè íà äèñêå ñâîáîäíîãî ìåñòà äëÿ íîâûõ ôàéëîâ. ×òîáû óçíàòü îáúåì ñâîáîäíîãî ïðîñòðàíñòâà ãèáêîãî äèñêà, ïîíàäîáèòñÿ ñäåëàòü åùå äâà øàãà (íå çàáûâ ïåðåä ýòèì âñòàâèòü ãèáêèé äèñê â äèñêîâîä). 10. Íà ðàáî÷åì ñòîëå äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Ìîé êîìïüþòåð (My Computer).

Ðèñ. 3.18. Îêíî ñâîéñòâ äèñêà

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ ðàáîòû

81

11.  îòêðûâøåìñÿ îêíå ïàïêè Ìîé êîìïüþòåð (My Computer) ùåëêíèòå íà çíà÷êå äèñêà À ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñâîéñòâà (Properties). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 3.18.  íåì îòîáðàæàþòñÿ îáùèé îáúåì äèñêà, ðàçìåð ñâîáîäíîãî ïðîñòðàíñòâà è íåêîòîðûå äðóãèå õàðàêòåðèñòèêè. ÑÎÂÅÒ ×òîáû îñâîáîäèòü ãèáêèé äèñê îò íåíóæíûõ ôàéëîâ, ùåëêíèòå íà çíà÷êå äèñêà A â îêíå Ìîé êîìïüþòåð (My Computer), îïèñàííûì âûøå ñïîñîáîì âûäåëèòå ôàéëû, êîòîðûå ñëåäóåò óäàëèòü, è íàæìèòå êëàâèøó Delete. Èìåéòå â âèäó, ÷òî óäàëÿåìûå ôàéëû ãèáêèõ äèñêîâ íå ïîïàäàþò â êîðçèíó è âîññòàíîâèòü èõ íåâîçìîæíî.

Óïðàæíåíèå 8. Ïå÷àòü äîêóìåíòà Íà ïåðâîì çàíÿòèè âû óæå èçó÷èëè ïðîöåäóðó ïå÷àòè äîêóìåíòà èç îêíà ïðèëîæåíèÿ. Ñåé÷àñ äàâàéòå ïîïðîáóåì âûâåñòè èíôîðìàöèþ íà ïðèíòåð, íå îòêðûâàÿ ñîçäàâøóþ äîêóìåíò ïðîãðàììó, à ïîëüçóÿñü èñêëþ÷èòåëüíî âîçìîæíîñòÿìè îïåðàöèîííîé ñèñòåìû Windows. Äëÿ íà÷àëà äîáàâèì íà ðàáî÷èé ñòîë ÿðëûê ïðèíòåðà. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) è âûáåðèòå ïóíêò Ïðèíòåðû è ôàêñû (Printers and Faxes).

Ðèñ. 3.19. Ïàïêà ïðèíòåðîâ

82

Çàíÿòèå 3. Âçàèìîäåéñòâèå ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé

2.  îòêðûâøåìñÿ îêíå ïàïêè Ïðèíòåðû è ôàêñû (Printers and Faxes) ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà òîì ïðèíòåðå, êîòîðûé ïðåäïîëàãàåòñÿ èñïîëüçîâàòü ÷àùå äðóãèõ (ðèñ. 3.19). 3.  êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü ÿðëûê (Create Shortcut). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, èíôîðìèðóþùåå î íåâîçìîæíîñòè ñîçäàíèÿ ÿðëûêà â ïàïêå Ïðèíòåðû (Printers) è çàïðàøèâàþùåå î íåîáõîäèìîñòè äîáàâëåíèÿ ÿðëûêà íà ðàáî÷èé ñòîë. 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes). ßðëûê âûáðàííîãî ïðèíòåðà ïîÿâèòñÿ íà ðàáî÷åì ñòîëå. 5. Çàêðîéòå îêíî ïàïêè Ïðèíòåðû (Printers). 6. ×òîáû ðàñïå÷àòàòü äîêóìåíò Òåêñò.doc, ïðîñòî ïåðåòàùèòå åãî çíà÷îê íà âíîâü ñîçäàííûé ÿðëûê ïðèíòåðà. Ïîäîáíûå ÿðëûêè ìîæíî ñîçäàòü ñðàçó äëÿ íåñêîëüêèõ ëîêàëüíûõ èëè ñåòåâûõ ïðèíòåðîâ, ÷òîáû îïåðàòèâíî ïå÷àòàòü äîêóìåíòû íà ëþáîì èç íèõ. (Ìîæíî èìåòü íåñêîëüêî çíà÷êîâ îäíîãî ïðèíòåðà â ðàçíûõ ïàïêàõ.) Ñ ïîìîùüþ àíàëîãè÷íûõ äåéñòâèé íà ðàáî÷èé ñòîë ìîæíî äîáàâëÿòü çíà÷êè äèñêîâ êîìïüþòåðà. Ýòî ïîçâîëèò êîïèðîâàòü ôàéëû íà ãèáêèå, æåñòêèå è ñåòåâûå äèñêè ïðîñòûì ïåðåòàñêèâàíèåì.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ íåêîòîðûìè ôóíêöèÿìè îïåðàöèîííîé ñèñòåìû è èíñòðóìåíòàìè Office, ÷àñòè÷íî ïîäìåíÿþùèìè ñèñòåìíûå èíñòðóìåíòû Windows. Âûïîëíÿÿ êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå, ïðîâåðüòå, íàñêîëüêî õîðîøî âû óñâîèëè ìàòåðèàë çàíÿòèÿ. Ðàíåå áûëà ðàññìîòðåíà ìåòîäèêà ïå÷àòè äîêóìåíòîâ ïóòåì ïåðåòàñêèâàíèÿ çíà÷êîâ ôàéëîâ. Ìîæíî åùå áîëüøå óïðîñòèòü ïðîöåäóðó ïå÷àòè. Äàâàéòå ïîìåñòèì ÿðëûê ïðèíòåðà â ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To). 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïóñê (Start) è âûáåðèòå êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Ñòàíäàðòíûå4Ïðîâîäíèê (All Programs4Accessories4Windows Explorer). 2. Âûâåäèòå â ïðàâóþ ïàíåëü ïðîâîäíèêà ñîäåðæèìîå ïàïêè SendTo, âëîæåííîé â ïàïêó Documents and Settings è âàøó ïàïêó. Êàê îòîáðàçèòü â îêíå ïðîâîäíèêà ôàéëû óêàçàííîé ïàïêè? 3. Ñêîïèðóéòå ÿðëûê ïðèíòåðà â ïàïêó SendTo. Êàê äîáàâèòü çíà÷îê ïðèíòåðà â ïàïêó SendTo? 4. Ðàñïå÷àòàéòå äîêóìåíò Òåêñò.doc ñ ïîìîùüþ êîìàíä êîíòåêñòíîãî ìåíþ. Êàê ðàñïå÷àòàòü ôàéë ñ ïîìîùüþ êîíòåêñòíîãî ìåíþ? 5. Äîáàâüòå â ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To) ÿðëûêè äðóãèõ ïðèíòåðîâ èëè ïàïîê è ïîòðåíèðóéòåñü â ðàáîòå ñ ýòèì ïîäìåíþ. Êàê óïðîñòèòü äîáàâëåíèå íîâûõ ïóíêòîâ â ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To)?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

83

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ ïðèåìàìè óïðàâëåíèÿ ôàéëàìè èç îêîí ïðèëîæåíèé Office 2007, íàó÷èëèñü ïîëüçîâàòüñÿ çíà÷êàìè Windows è ÿðëûêàìè ïðèíòåðîâ. Òåïåðü âû ìîæåòå îòêðûòü, ðàñïå÷àòàòü è ïåðåïèñàòü íà ãèáêèé äèñê íóæíûé äîêóìåíò. Ýòà êíèãà ïîñâÿùåíà ïàêåòó Microsoft Office 2007, ïîýòîìó â íåé çàòðîíóòû òîëüêî îñíîâíûå èíñòðóìåíòû Windows. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè âû èçó÷èòå ýëåìåíòû èíòåðôåéñà îêîí ïðèëîæåíèé Office 2007, óçíàåòå îá îñîáåííîñòÿõ èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook 2007, î ñïîñîáàõ ïîèñêà, âûäåëåíèÿ è ðåäàêòèðîâàíèÿ îáúåêòîâ, ïîçíàêîìèòåñü ñî ñïðàâî÷íîé ñèñòåìîé, ïîìîãàþùåé ðåøàòü âîçíèêàþùèå âîïðîñû.

Çàíÿòèå 4

Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office Òåìà çàíÿòèÿ Ïðèëîæåíèÿ Office 2007 îáúåäèíåíû â ïàêåò íå òîëüêî ïîòîìó, ÷òî âìåñòå îíè îáåñïå÷èâàþò ðåøåíèå âñåõ îñíîâíûõ çàäà÷, âñòàþùèõ ïåðåä ïåðñîíàëîì îôèñà ñîâðåìåííîé êîìïàíèè. Ýòè ïðîãðàììû âûïîëíÿþò ðàçíûå ôóíêöèè, íî èìåþò ìíîãî îáùåãî, è åñëè íàó÷èòüñÿ ðàáîòàòü ñ îäíîé èç íèõ, äîñòàòî÷íî ëåãêî îñâîèòü îñòàëüíûå ïðèëîæåíèÿ ïàêåòà. Íà ýòîì çàíÿòèè ðàññìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå îïåðàöèè è êîìïîíåíòû: n ëåíòà è âêëàäêè; n êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà; n íàâèãàöèÿ â ïðåäåëàõ äîêóìåíòà; n ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ; n áóôåð îáìåíà Office 2007; n ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà; n îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Outlook.

 îòëè÷èå îò íåñêîëüêèõ ïðåäûäóùèõ âåðñèé Office, â êîòîðûõ èçìåíåíèÿ â èíòåðôåéñå íå áûëè ðàäèêàëüíûìè, â íîâîé âåðñèè ðàçðàáîò÷èêè Office ðåøèëèñü íà äîñòàòî÷íî ñåðüåçíûå èçìåíåíèÿ â èíòåðôåéñå áîëüøèíñòâà îñíîâíûõ ïðèëîæåíèé Office. Íà ñìåíó ñòðîêå ìåíþ è ïàíåëÿì èíñòðóìåíòîâ ïðèøëè ëåíòà ñ âêëàäêàìè, êîòîðûå òåïåðü âûïîëíÿþò ôóíêöèè è ìåíþ, è ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ, à ìåíþ, ïîõîæåå íà ìåíþ Ôàéë (File) ïðåäûäóùèõ âåðñèé Office, òåïåðü âûçûâàåò êíîïêà Office. Ïîÿâèëàñü òàêæå ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà, íà êîòîðóþ ìîæíî âûâåñòè íàèáîëåå ÷àñòî èñïîëüçóåìûå âàìè êíîïêè. Êîìïàíèÿ Microsoft íàçûâàåò íîâûé èíòåðôåéñ «èíòåðôåéñîì, îðèåíòèðîâàííûì íà ðåçóëüòàò». Ïî ìíåíèþ àâòîðîâ, íîâûé èíòåðôåéñ äåéñòâèòåëüíî ñòàë áîëåå èíòóèòèâíûì, íàãëÿäíûì è óäîáíûì, åãî îñâîåíèå òðåáóåò ìåíüøå âðåìåíè, ÷åì îñâîåíèå òðàäèöèîííîãî èíòåðôåéñà ñ ìåíþ è ïàíåëÿìè èíñòðóìåíòîâ. Íîâûé èíòåðôåéñ áëàãîäàðÿ ñâîåé íàãëÿäíîñòè äåéñòâèòåëüíî ïîçâîëÿåò äîñòèãàòü ðåçóëüòàòîâ â áîëåå êîðîòêèå ñðîêè.

Ëåíòà è âêëàäêè

85

Åùå îäíîé îñîáåííîñòüþ èíòåðôåéñà Office 2007 ïî ñðàâíåíèþ ñ ïðåäûäóùåé âåðñèåé ÿâëÿåòñÿ áîëåå ðåäêîå èñïîëüçîâàíèå îáëàñòåé çàäà÷. Òåïåðü èõ ôóíêöèè ÷àñòî âûïîëíÿþò âêëàäêè ëåíòû. Ñëåäóåò, îäíàêî, îòìåòèòü, ÷òî õîòÿ èçìåíåíèÿ â èíòåðôåéñå êîñíóëèñü âñåõ ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèé, ïðèëîæåíèå Microsoft Office Outlook ñòîèò îñîáíÿêîì.  ýòîì ïðèëîæåíèè âäîáàâîê ê òðàäèöèîííûì ìåíþ è ïàíåëÿì èíñòðóìåíòîâ ïîÿâèëèñü íîâûå ýëåìåíòû èíòåðôåéñà, òàêèå êàê ëåíòà ñ âêëàäêàìè, ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà è êíîïêà Office. È õîòÿ ýòà ãëàâà ðàññêàçûâàåò îá îáùåì â Office, ìû ðàññìîòðèì çäåñü è îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Outlook. Äàâàéòå ðàññìîòðèì íîâîââåäåíèÿ â èíòåðôåéñå íà ïðèìåðå, íàâåðíîå, ñàìîãî ÷àñòî èñïîëüçóåìîãî ïðèëîæåíèÿ — Word. Êîãäà âû ïåðâûé ðàç óâèäèòå ïåðåä ñîáîé Office Word 2007, ó âàñ ìîãóò ïîÿâèòüñÿ ïðîòèâîðå÷èâûå îùóùåíèÿ: âíåøíèé âèä ïðèëîæåíèÿ ïîêàæåòñÿ âàì îäíîâðåìåííî çíàêîìûì è íåçíàêîìûì. Ñ îäíîé ñòîðîíû, âìåñòî ïðèâû÷íûõ ñòðîêè ìåíþ è ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ âû óâèäèòå ëåíòó, à ñ äðóãîé — ìíîãèå êíîïêè íà âêëàäêàõ ëåíòû íàïîìíÿò âàì êíîïêè íà ïàíåëÿõ èíñòðóìåíòîâ ïðåæíèõ âåðñèé, èõ ôóíêöèè òàêæå ñõîæè.  èíòåðôåéñå Word îñòàëèñü è òàêèå ýëåìåíòû, êàê ëèíåéêà, ïîëîñû ïðîêðóòêè è ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ.

Ëåíòà è âêëàäêè Äàâàéòå ïîñìîòðèì íà îêíî Microsoft Office Word 2007, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.1.  âåðõíåé ÷àñòè îêíà âû âèäèòå ëåíòó, â êîòîðîé ðàñïîëîæåíû âêëàäêè ñ êíîïêàìè äëÿ âûïîëíåíèÿ êîìàíä, à òàêæå êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà. Êîìàíäû íà âêëàäêàõ ñôîðìèðîâàíû â ãðóïïû.  Word ïðèñóòñòâóþò ñåìü îñíîâíûõ âêëàäîê ëåíòû, êîòîðûå ðàñïîëîæåíû òàì, ãäå ðàíüøå ðàñïîëàãàëàñü ñòðîêà ìåíþ. Ðàññìîòðèì êðàòêî ýòè âêëàäêè: n Ãëàâíàÿ (Home) — ýòà âêëàäêà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ îñíîâíûõ îïåðàöèé Word è ñîñòîèò èç ïÿòè ãðóïï: Áóôåð îáìåíà (Clipboard), Øðèôò (Font), Àáçàö (Paragraph), Ñòèëè (Styles), Ðåäàêòèðîâàíèå (Editing). n Âñòàâêà (Insert) — âñòàâêà â äîêóìåíò ðàçëè÷íûõ ýëåìåíòîâ, òàêèõ êàê àâòîôèãóðû, ñòðàíèöû, òàáëèöû, ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû (êàðòèíêè, äèàãðàììû), ññûëêè (ãèïåðññûëêè, çàêëàäêè è ïåðåêðåñòíûå ññûëêè), âåðõíèå è íèæíèå êîëîíòèòóëû, òåêñòîâûå ýëåìåíòû (îáúåêòû WordArt, íàäïèñè, ïîëÿ, äàòà è âðåìÿ è ò. ä.), ôîðìóëû è ñèìâîëû ñ ïîìîùüþ ãðóïï Èëëþñòðàöèè (Shapes), Ñòðàíèöû (Pages), Òàáëèöû (Tables), Ðèñóíêè (Illustrations), Ññûëêè (Links), Êîëîíòèòóëû (Header & Footer), Òåêñò (Text) è Ñèìâîëû (Symbols). n Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) — óñòàíîâêè ðàçëè÷íûõ ïàðàìåòðîâ ðàçìåòêè ñòðàíèöû. Ñîñòîèò èç 5 ãðóïï: Òåìû (Themes), Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup), Ôîí ñòðàíèöû (Page Background), Àáçàö (Paragraph), Óïîðÿäî÷èòü (Arrange). n Ññûëêè (References) — ñîçäàíèå îãëàâëåíèÿ, ñíîñîê, èíäåêñîâ, ïîäïèñåé è ò. ä. Ñîñòîèò èç 6 ãðóïï: Îãëàâëåíèå (Table of Contents), Ñíîñêè (Footnotes), Ññûëêè è Ñïèñîê ëèòåðàòóðû (Citation & Bibliography), Íàçâàíèÿ (Captions), Ïðåäìåòíûé óêàçàòåëü (Index), Òàáëèöà ññûëîê (Table of Authorities).

86

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

Ðèñ. 4.1. Îêíî Microsoft Word

n Ðàññûëêè (Mailing) — ðàáîòà ñ ýëåêòðîííîé ïî÷òîé. Ñîñòîèò èç ïÿòè ãðóïï: Ñîçäàòü (Create), Íà÷àòü ñëèÿíèå (Start Mail Merge), Ñîñòàâëåíèå äîêóìåíòà è âñòàâêà ïîëåé (Write & Insert Fields), Ïðîñìîòð ðåçóëüòàòîâ (Preview Results), Çàâåðøèòü (Finish). n Ðåöåíçèðîâàíèå (Review) — ðåöåíçèðîâàíèå äîêóìåíòîâ. Ñîñòîèò èç 6 ãðóïï: Ïðàâîïèñàíèå (Proofing), Ïðèìå÷àíèÿ (Comments), Îòñëåæèâàíèå (Tracking), Èçìåíåíèÿ (Changes), Ñðàâíèòü (Compare), Çàùèòèòü (Protect). n View (Âèä) — íàñòðîéêà ðåæèìà ïðîñìîòðà äîêóìåíòà. Ñîñòîèò èç 4 ãðóïï: Ðåæèì ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (Document Views), Ïîêàçàòü èëè Ñêðûòü (Show/Hide), Ìàñøòàá (Zoom), Îêíî (Window).

Óïðàæíåíèå 1. Ðàáîòà ñ âêëàäêàìè Êíîïêè, íàõîäÿùèåñÿ íà âêëàäêàõ ëåíòû, ïîçâîëÿþò âûïîëíÿòü ðàçëè÷íûå, äîñòóïíûå â ïðèëîæåíèè êîìàíäû ùåë÷êîì íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå. Âû òàêæå ìîæåòå ïåðåêëþ÷àòüñÿ ìåæäó âêëàäêàìè ëåíòû äëÿ äîñòóïà ê íóæíûì êîìàíäàì. 1. Çàïóñòèòå Microsoft Office Word 2007. Ïîÿâèòñÿ îêíî Word, ïî óìîë÷àíèþ ïîñëå çàïóñêà íà ëåíòå îòîáðàæàåòñÿ âêëàäêà Ãëàâíàÿ (Home).

Ëåíòà è âêëàäêè

87

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íà ýêðàíå â êàæäûé ìîìåíò âðåìåíè ìîãóò îòîáðàæàòüñÿ êíîïêè òîëüêî îäíîé âêëàäêè.

2. ×òîáû âûáðàòü äðóãóþ âêëàäêó, íåîáõîäèìî ùåëêíóòü íà åå ÿðëû÷êå. Âûáåðèòå âêëàäêó Âèä (View), ùåëêíóâ íà åå ÿðëû÷êå. Ýòà âêëàäêà îòîáðàçèòñÿ íà ëåíòå (ðèñ. 4.2).

Ðèñ. 4.2. Ïåðåêëþ÷åíèå íà äðóãóþ âêëàäêó

3. Ïåðåêëþ÷èòåñü îáðàòíî íà âêëàäêó Ãëàâíàÿ (Home), ùåëêíóâ íà åå ÿðëû÷êå. 4. Íàáåðèòå â äîêóìåíòå Word òåêñò Ïðîñòî òåêñò. 5. Ùåë÷îê íà êíîïêàõ, ðàñïîëîæåííûõ íà âêëàäêàõ, ïðèâîäèò ê âûïîëíåíèþ ñîîòâåòñòâóþùèõ êîìàíä. Íàïðèìåð, ùåëêíóâ íà êíîïêå Êóðñèâ (Italic), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Øðèôò (Font), âû çàäàäèòå äëÿ âûäåëåííîãî òåêñòà íà÷åðòàíèå êóðñèâîì (ðèñ. 4.3).

Ðèñ. 4.3. Âûäåëåíèå òåêñòà êóðñèâîì

Âû íàâåðíîå óæå îáðàòèëè âíèìàíèå, ÷òî íå âñå êíîïêè îäèíàêîâû. Íåêîòîðûå êíîïêè ñîñòîÿò èç äâóõ ÷àñòåé. Ïðè ùåë÷êå íà îäíîé èç ÷àñòåé âûïîëíÿåòñÿ äåéñòâèå, ïðåäëàãàåìîå ïî óìîë÷àíèþ. Äðóãàÿ ÷àñòü êíîïêè ñ òðåóãîëüíèêîì, íàïðàâëåííûì âåðøèíîé âíèç, âûçûâàåò ìåíþ ñ äîïîëíèòåëüíûìè êîìàíäàì. Ïðèìåðîì òàêîé êíîïêè ÿâëÿåòñÿ êíîïêà Âñòàâèòü (Paste). Òàêæå îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ýòà êíîïêà ìîæåò áûòü íåäîñòóïíà (íåäîñòóïíûå

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

88

â äàííûé ìîìåíò êíîïêè îêðàøåíû â ÷åðíî-áåëûå òîíà è ïðè ùåë÷êå íà íèõ ìûøüþ íå âûïîëíÿåòñÿ íèêàêèõ äåéñòâèé). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êíîïêà Âñòàâèòü (Paste) àêòèâíà òîëüêî â òîì ñëó÷àå, åñëè áóôåð îáìåíà ñîäåðæèò êàêèå-ëèáî äàííûå. Äàëåå áóäåò áîëåå ïîäðîáíî ðàññêàçàíî î ðàáîòå ñ áóôåðîì îáìåíà.

6. 7.

8. 9. 10.

×òîáû àêòèâèçèðîâàòü êíîïêó Âñòàâèòü (Paste), ñêîïèðóåì â áóôåð îáìåíà íåìíîãî òåêñòà. Ùåëêíèòå ëåâîé êíîïêîé ìûøè íà ñòðàíèöå íåìíîãî ëåâåå ñòðîêè òåêñòà, ïðè ýòîì òåêñò áóäåò âûäåëåí. ×òîáû ñêîïèðîâàòü ýòîò òåêñò â áóôåð îáìåíà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîïèðîâàòü (Copy), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.4. Ýòà êíîïêà íàõîäèòñÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard). Ñíèìèòå âûäåëåíèå ñ òåêñòà, ùåëêíóâ â ëþáîì ìåñòå òåêñòà, è íà÷íèòå íîâûé àáçàö, íàæàâ êëàâèøó Enter. Ùåëêíèòå íà âåðõíåé ÷àñòè êíîïêè Âñòàâèòü (Paste), âûïîëíèâ êîìàíäó âñòàâêè, ïðåäëàãàåìóþ ïî óìîë÷àíèþ. Ùåëêíèòå íà íèæíåé ÷àñòè êíîïêè Âñòàâèòü (Paste) — ïîÿâèòñÿ ìåíþ ñ äîïîëíèòåëüíûìè êîìàíäàìè.

Ðèñ. 4.4. Êíîïêà Âñòàâèòü

Ïîìèìî êíîïîê, íà âêëàäêàõ èìåþòñÿ è äðóãèå ýëåìåíòû èíòåðôåéñà, â ÷àñòíîñòè ôëàæêè. Ôëàæêè èìåþò äâà ðåæèìà: âêëþ÷åíî è âûêëþ÷åíî. Ïðèìåðîì òàêîãî ýëåìåíòà ÿâëÿåòñÿ ôëàæîê Ëèíåéêà (Ruler), êîòîðûé âêëþ÷àåò è âûêëþ÷àåò ðåæèì îòîáðàæåíèÿ ëèíåéêè â îêíå äîêóìåíòà Word. 11. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âèä (View), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.5.

Ëåíòà è âêëàäêè

89

Ðèñ. 4.5. Âêëþ÷åíèå ëèíåéêè

12.  ãðóïïå Ïîêàçàòü èëè ñêðûòü (Show/Hide) ùåëêíèòå íà ôëàæêå Ëèíåéêà (Ruler). Åñëè ëèíåéêà íå îòîáðàæàëàñü íà ýêðàíå, òî îíà ïîÿâèòñÿ, è, íàîáîðîò, åñëè îíà îòîáðàæàëàñü, òî áóäåò ñêðûòà. ×àñòü êíîïîê îòîáðàæàåò ñîñòîÿíèå, â êîòîðîì íàõîäèòñÿ òîò èëè èíîé ïàðàìåòð. 13. Íàïðèìåð, íà âêëàäêå Âèä (View) â ãðóïïå Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (Document Views) âû ìîæåòå ñ ïîìîùüþ ñîîòâåòñòâóþùèõ êíîïîê ïåðåêëþ÷àòüñÿ ìåæäó ðåæèìàìè ïðîñìîòðà äîêóìåíòà. Ïðè÷åì âû âñåãäà ìîæåòå âèäåòü, â êàêîì ðåæèìå ïðîñìîòðà äîêóìåíòà ñåé÷àñ ðàáîòàåòå, òàê êàê êíîïêà àêòèâíîãî ðåæèìà îòëè÷àåòñÿ îò äðóãèõ êíîïîê (ðèñ. 4.6).

Ðèñ. 4.6. Êíîïêà àêòèâíîãî ðåæèìà ñëåãêà óòîïëåíà

Íà âêëàäêàõ ïîìèìî êíîïîê ìîãóò áûòü ðàñïîëîæåíû êîëëåêöèè. Ïðèìåðîì òàêîé êîëëåêöèè ìîæåò ñëóæèòü êîëëåêöèÿ ñòèëåé (ðèñ. 4.7), ðàñïîëîæåííàÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Ñòèëè (Styles).

Ðèñ. 4.7. Êîëëåêöèÿ ñòèëåé

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

90

14. Êîëëåêöèÿ íà âêëàäêå îòîáðàæàåòñÿ íå öåëèêîì. Ýëåìåíòû êîëëåêöèè îáû÷íî ðàñïîëàãàþòñÿ â íåñêîëüêî ñòðîê. ×òîáû ïîëó÷èòü äîñòóï ê äðóãîé ñòðîêå êîëëåêöèè, ùåëêàéòå íà êíîïêàõ ïîëîñû ïðîêðóòêè, ðàñïîëîæåííûõ ñ ïðàâîãî êðàÿ êîëëåêöèè. 15. ×òîáû ðàçâåðíóòü êîëëåêöèþ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû (More). Êîëëåêöèÿ áóäåò îòîáðàæåíà â ðàçâåðíóòîì âèäå (ðèñ. 4.8). Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â íèæíåé ÷àñòè áîëüøèíñòâà êîëëåêöèé îòîáðàæàþòñÿ äîïîëíèòåëüíûå êîìàíäû.

Ðèñ. 4.8. Ðàçâåðíóòàÿ êîëëåêöèÿ ñòèëåé

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íåêîòîðûå êîëëåêöèè ìîãóò âîîáùå íå îòîáðàæàòüñÿ íà âêëàäêàõ, à ïîÿâëÿòüñÿ òîëüêî ïðè ùåë÷êå íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå. Òàêèå êíîïêè èìåþò çíà÷îê â âèäå òðåóãîëüíèêà, íàïðàâëåííîãî âåðøèíîé âíèç. Ïðèìåðîì ÿâëÿåòñÿ êíîïêà Òèòóëüíàÿ ñòðàíèöà (Cover Page), ðàñïîëîæåííàÿ íà âêëàäêå Âñòàâêà (Insert) â ãðóïïå Ñòðàíèöû (Pages).

Íà âêëàäêå ìîãóò ðàñïîëàãàòüñÿ òàêæå ðàñêðûâàþùèåñÿ ñïèñêè. Ïðèìåðîì òàêîãî ñïèñêà ÿâëÿåòñÿ ñïèñîê Ðàçìåð øðèôòà (Font Size), ðàñïîëîæåííûé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Øðèôò (Font), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.9. 16. ×òîáû ðàñêðûòü ñïèñîê ñ ðàçìåðàìè øðèôòîâ, ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè ñïèñêà. 17. ×òîáû âûáðàòü íóæíûé ðàçìåð, ùåëêíèòå íà ñîîòâåòñòâóþùåì ýëåìåíòå ñïèñêà. ÑÎÂÅÒ Ðàçìåð øðèôòà ìîæíî ââåñòè íåïîñðåäñòâåííî â ïîëå ñïèñêà.

18.  íèæíåì ïðàâîì óãëó íåêîòîðûõ ãðóïï ðàñïîëîæåí çíà÷îê, ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ îáðàùåíèÿ ê äîïîëíèòåëüíûì èíñòðóìåíòàì, êîòîðûå ðàíüøå âûçûâàëèñü ÷åðåç ïóíêòû ìåíþ. Íàïðèìåð, ïðè ùåë÷êå ìûøüþ íà òàêîì çíà÷êå, ðàñïîëîæåííîì â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Font (Øðèôò) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), âû ìîæåòå âûçâàòü äèàëîãîâîå îêíî Font (Øðèôò), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.10.

Ëåíòà è âêëàäêè

91

Ðèñ. 4.9. Ñïèñîê ðàçìåðîâ øðèôòà

Ðèñ. 4.10. Äèàëîãîâîå îêíî Øðèôò

Ïðè ùåë÷êå íà òàêîì çíà÷êå â íåêîòîðûõ äðóãèõ ñëó÷àÿõ îòîáðàæàþòñÿ íå äèàëîãîâûå îêíà, à îáëàñòè çàäà÷. 19. Ùåëêíèòå íà àíàëîãè÷íîì çíà÷êå â ãðóïïå Ñòèëè (Styles) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Ïîÿâèòñÿ îáëàñòü çàäà÷ Ñòèëè (Styles), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.11.

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

92

Ðèñ. 4.11. Îáëàñòü Ñòèëè

ÑÎÂÅÒ Óçíàòü, ÷òî îòêðîåòñÿ ïðè ùåë÷êå íà çíà÷êå, ðàñïîëîæåííîì â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû, ìîæíî ñ ïîìîùüþ âñïëûâàþùåé ïîäñêàçêè.

20. Ïîäâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè ê çíà÷êó, ðàñïîëîæåííîìó â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Àáçàö (Paragraph) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), è ÷åðåç íåêîòîðîå âðåìÿ âû óâèäèòå ïîäñêàçêó, ïîêàçàííóþ íà ðèñ. 4.12.

Ðèñ. 4.12. Ýñêèç äèàëîãîâîãî îêíà Àáçàö

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Òåïåðü ïîäñêàçêè ñòàëè íàìíîãî áîëåå èíôîðìàòèâíûìè è íåñóò íå òîëüêî íàçâàíèå êîìàíäû, íî è åå êðàòêîå îïèñàíèå, à òàêæå ñî÷åòàíèå êëàâèø äëÿ âûïîëíåíèÿ äàííîé êîìàíäû ñ ïîìîùüþ êëàâèàòóðû. Ìíîãèå ïîäñêàçêè, ïîìèìî îïèñàíèÿ êîìàíäû, âûâîäÿò åùå è ìàëåíüêèé ýñêèç îêíà èëè ïàíåëè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.12.

Ëåíòà è âêëàäêè

93

Åñëè âû õîòèòå îñâîáîäèòü áîëüøå ìåñòà äëÿ äîêóìåíòà, ñ êîòîðûì ðàáîòàåòå, òî ìîæåòå ñêðûòü ëåíòó. 21. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ëþáîì ìåñòå ëåíòû. 22. Â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñâåðíóòü ëåíòó (Minimize the Ribbon). Ëåíòà ñâåðíåòñÿ è áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.13.

Ðèñ. 4.13. Îêíî Word ñî ñâåðíóòîé ëåíòîé

23. ×òîáû âîñïîëüçîâàòüñÿ êîìàíäàìè ëåíòû â òàêîì ðåæèìå, ùåëêíèòå íà ÿðëû÷êå íóæíîé âêëàäêè, ïîñëå ÷åãî ýòà âêëàäêà ïîÿâèòñÿ íà ýêðàíå. 24. ×òîáû âîñïîëüçîâàòüñÿ êàêîé-ëèáî êîìàíäîé, ùåëêíèòå íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå. Åñëè ýòî êíîïêà, êîòîðàÿ íåïîñðåäñòâåííî âûïîëíÿåò êîìàíäó, à íå âûçûâàåò êîëëåêöèþ èëè ìåíþ, òî ïîñëå ùåë÷êà áóäåò âûïîëíåíà ñîîòâåòñòâóþùàÿ êîìàíäà, à âêëàäêà ñêðîåòñÿ. Ïðè ùåë÷êå íà êíîïêå, âûçûâàþùåé êîëëåêöèþ èëè ìåíþ, âêëàäêà áóäåò ñêðûòà ïîñëå âûáîðà ýëåìåíòà êîëëåêöèè èëè êîìàíäû ìåíþ. 25. ×òîáû ðàçâåðíóòü ëåíòó ïîâòîðíî, âûïîëíèòå êîìàíäó êîíòåêñòíîãî ìåíþ Ñâåðíóòü ëåíòó (Minimize the Ribbon) ñíîâà (ýòà êîìàíäà ðàáîòàåò êàê ôëàæîê). Íåêîòîðûå âêëàäêè ïîÿâëÿþòñÿ òîëüêî â îïðåäåëåííûõ ðåæèìàõ ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì.

94

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

26. Ùåëêíèòå íà êíîïêå WordArt, ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Âñòàâêà (Insert) â ãðóïïå Òåêñò (Text). 27. Â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå íóæíûé âàðèàíò, íàïðèìåð ïåðâûé ïî ïîðÿäêó. 28. Â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå òåêñò è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 29. Íà ñòðàíèöå ïîÿâèòñÿ òåêñò WordArt, à íà ëåíòå âû óâèäèòå äîïîëíèòåëüíóþ âêëàäêó Ôîðìàò (Format), íà êîòîðîé íàõîäÿòñÿ èíñòðóìåíòû äëÿ ðàáîòû ñ îáúåêòàìè WordArt (ðèñ. 4.14).

Ðèñ. 4.14. Âêëàäêà äëÿ ðàáîòû ñ îáúåêòàìè WordArt

Ðàáîòà ñ êëàâèàòóðîé Âû ìîæåòå âûïîëíÿòü êîìàíäû, íå òîëüêî ùåëêàÿ íà êíîïêàõ, ðàñïîëîæåííûõ íà âêëàäêàõ, íî è èñïîëüçóÿ ñî÷åòàíèÿ êëàâèø.  íîâîé âåðñèè Microsoft Office ñîõðàíåíû ñòàðûå ñî÷åòàíèÿ êëàâèø äëÿ âûïîëíåíèÿ êîìàíä ñ ïîìîùüþ êëàâèàòóðû, à òàêæå äîáàâëåíû íîâûå. Ïðè÷åì äëÿ âûïîëíåíèÿ íóæíîé êîìàíäû óäåðæèâàòü âñå êëàâèøè îäíîâðåìåííî íå âñåãäà îáÿçàòåëüíî, ñî÷åòàíèÿ êëàâèø, íà÷èíàþùèåñÿ ñ êëàâèøè Alt, ìîæíî íàæèìàòü ïîî÷åðåäíî.

Óïðàæíåíèå 2. Èñïîëüçîâàíèå ñî÷åòàíèé êëàâèø Èñïîëüçîâàíèå ñî÷åòàíèé êëàâèø èíîãäà ïîçâîëÿåò ñóùåñòâåííî ïîâûñèòü ñêîðîñòü âûïîëíåíèÿ òåõ èëè èíûõ äåéñòâèé ïî ñðàâíåíèþ ñî ñêîðîñòüþ âûïîëíåíèÿ ýòèõ æå äåéñòâèé ñ ïîìîùüþ ìûøè. 1. ×òîáû çàäàòü âûðàâíèâàíèå àáçàöà ïî öåíòðó â Word, ìîæíî íàæàòü ïîñëåäîâàòåëüíî ñëåäóþùèå êëàâèøè: Alt, ß, À, Ð. Âîçìîæíî, òàêîé ñïîñîá âûïîëíåíèÿ êîìàíä êîìó-òî áîëüøå ïðèäåòñÿ ïî äóøå, òàê êàê îí âïîëíå ëîãè÷åí è íàãëÿäåí. Ïðè÷åì ðÿäîì ñ âêëàäêàìè, êíîïêàìè è äðóãèìè ýëåìåíòàìè óïðàâëåíèÿ ïîñëå íàæàòèÿ êëàâèøè Alt ïîÿâëÿþòñÿ ïîäñêàçêè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.15. 2. Çàäàòü âûðàâíèâàíèå àáçàöà ïî öåíòðó ìîæíî òàêæå è äðóãèì ñïîñîáîì (òàêîé ñïîñîá èñïîëüçîâàëñÿ â ïðåäûäóùèõ âåðñèÿõ Microsoft Office) — íàæàâ êëàâèøè Ctrl+E.

Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ

95

Ðèñ. 4.15. Ïîäñêàçêè ïðè ðàáîòå ñ êëàâèàòóðîé

ÑÎÂÅÒ Óçíàòü ñî÷åòàíèå êëàâèø äëÿ âûïîëíåíèÿ òîé èëè èíîé êîìàíäû ìîæíî ñ ïîìîùüþ ïîäñêàçêè, êîòîðàÿ ïîÿâëÿåòñÿ ïðè íàâåäåíèè óêàçàòåëÿ ìûøè íà òó èëè èíóþ êíîïêó âêëàäêè èëè ýëåìåíò êîëëåêöèè.

Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ Âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ Microsoft Office (êàê è âîîáùå â áîëüøèíñòâå ïðèëîæåíèé Windows) â íèæíåé ÷àñòè îêíà îòîáðàæàåòñÿ ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ, â êîòîðîé âûâîäèòñÿ ðàçëè÷íàÿ èíôîðìàöèÿ.  Microsoft Office 2007 ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ ïðåòåðïåëà íåêîòîðûå èçìåíåíèÿ. Òåïåðü íàäïèñè, îòîáðàæàþùèå ðàçëè÷íóþ èíôîðìàöèþ (ñòðàíèöà è îáùåå êîëè÷åñòâî ñòðàíèö, êîëè÷åñòâî ñëîâ, ÿçûê), ÿâëÿþòñÿ òàêæå è êíîïêàìè, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ìîæíî âûçûâàòü ðàçëè÷íûå äèàëîãîâûå îêíà. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  ïðàâîé ÷àñòè ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ òåïåðü íàõîäÿòñÿ êíîïêè äëÿ ïåðåêëþ÷åíèÿ ðàçëè÷íûõ ðåæèìîâ ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (ðàíåå îíè íàõîäèëèñü íà ãîðèçîíòàëüíîé ïîëîñå ïðîêðóòêè), à òàêæå ïîëçóíîê äëÿ èçìåíåíèÿ ìàñøòàáà äîêóìåíòà. Íåìíîãî ëåâåå ïîëçóíêà íàõîäèòñÿ íàäïèñü, îòîáðàæàþùàÿ ìàñøòàá äîêóìåíòà; ùåë÷êîì íà íåé ìîæíî âûçâàòü äèàëîãîâîå îêíî Ìàñøòàá (Zoom).

Óïðàæíåíèå 3. Èñïîëüçîâàíèå ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ  ñòðîêå ñîñòîÿíèÿ âûâîäèòñÿ ðàçëè÷íàÿ ïîëåçíàÿ èíôîðìàöèÿ, êðîìå òîãî, îíà ïîçâîëÿåò âûïîëíÿòü íåêîòîðûå äåéñòâèÿ, íå îáðàùàÿñü ê ýëåìåíòàì óïðàâëåíèÿ, ðàñïîëîæåííûì íà âêëàäêàõ. 1. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè â íèæíþþ ÷àñòü îêíà Word, ãäå íàõîäèòñÿ ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ, ïîêàçàííàÿ íà ðèñ. 4.16. Ùåëêíèòå íà íàäïèñè ×èñëî ñëîâ (Words). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñòàòèñòèêà (Word Count).

Ðèñ. 4.16. Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ

×òîáû èçìåíèòü ìàñøòàá ïðîñìîòðà äîêóìåíòà, äîñòàòî÷íî ïåðåòàùèòü ïîëçóíîê Ìàñøòàá (Zoom) âïðàâî èëè âëåâî, ñîîòâåòñòâåííî óâåëè÷èâ èëè óìåíüøèâ ìàñøòàá. 2. ×òîáû óâåëè÷èòü ìàñøòàá ïðîñìîòðà äîêóìåíòà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Óâåëè÷èòü (Zoom In), ðàñïîëîæåííîé ñïðàâà îò ïîëçóíêà Ìàñøòàá (Zoom).

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

96

3. ×òîáû óìåíüøèòü ìàñøòàá ïðîñìîòðà äîêóìåíòà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Óìåíüøèòü (Zoom Out), ðàñïîëîæåííîé ñëåâà îò ïîëçóíêà Ìàñøòàá (Zoom). 4. Ùåëêíèòå íà íàäïèñè Ðóññêèé (â äàííîé îáëàñòè ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ âûâîäèòñÿ òåêóùèé ÿçûê ââîäà, ïîýòîìó íàäïèñü ìîæåò áûòü è äðóãîé). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî ßçûê (Language), â êîòîðîì ìîæíî âûáðàòü ÿçûê âûäåëåííîãî òåêñòà. 5. Ùåëêíèòå íà íàäïèñè Âñòàâêà (Insert), ÷òîáû ïåðåêëþ÷èòüñÿ â ðåæèì ââîäà òåêñòà Çàìåíà (Overtype), â êîòîðîì ñóùåñòâóþùèé òåêñò ïðè íàáîðå çàìåíÿåòñÿ íîâûì ïî îäíîìó ñèìâîëó. 6. Ùåëêíèòå íà íàäïèñè Çàìåíà (Overtype), ÷òîáû ïåðåêëþ÷èòüñÿ îáðàòíî â ðåæèì ââîäà òåêñòà Âñòàâêà (Insert).  ðàçíûõ ïðèëîæåíèÿõ Microsoft Office èíôîðìàöèÿ, âûâîäèìàÿ â ñòðîêå ñîñòîÿíèÿ, áóäåò ðàçëè÷íîé, íî òàêèå ýëåìåíòû, êàê êíîïêè ïåðåêëþ÷åíèÿ ðåæèìîâ è ïîëçóíîê äëÿ èçìåíåíèÿ ìàñøòàáà ïðîñìîòðà äîêóìåíòà, ïðèñóòñòâóþò â áîëüøèíñòâå ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèé. ÑÎÂÅÒ Âû ìîæåòå ñàìè íàñòðîèòü ïàðàìåòðû ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ. Äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè â ñòðîêå ñîñòîÿíèÿ è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ (ðèñ. 4.17) âêëþ÷èòå èëè âûêëþ÷èòå ðåæèì âûâîäà â ñòðîêå ñîñòîÿíèÿ íóæíûõ ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ.

Ðèñ. 4.17. Êîíòåêñòíîå ìåíþ ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ

Êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà

97

Êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà  âåðõíåì ëåâîì óãëó îêíà Word (à òàêæå Excel, PowerPoint, Access è íåêîòîðûõ îêîí Outlook) íàõîäÿòñÿ êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà. Íà ïàíåëè áûñòðîãî çàïóñêà ðàñïîëîæåíû êíîïêè çàïóñêà êîìàíä, êîòîðûå ìîãóò ïðèãîäèòüñÿ â ëþáîå âðåìÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì â ëþáîì ðåæèìå. Ïî óìîë÷àíèþ íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà ïðèñóòñòâóþò êíîïêè Ñîõðàíèòü (Save), Îòìåíèòü (Undo) è Âåðíóòü (Repeat). Ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà ìîæåò áûòü äîïîëíåíà ëþáûìè êíîïêàìè ñ ëþáîé âêëàäêè.

Óïðàæíåíèå 4. Êíîïêà Office Êíîïêà Office ðàñïîëîæåíà â ñàìîì âåðõíåì ëåâîì óãëó îêíà Microsoft Office Word è èìååò ëîãîòèï Microsoft Office. Ìåíþ, âûçûâàåìîå êíîïêîé Office, îòëè÷àåòñÿ îò ïðèâû÷íîãî ïî ïðåäûäóùèì âåðñèÿì ïàêåòà ìåíþ Ôàéë (File).  ëåâîé ÷àñòè ìåíþ ðàñïîëîæåíû ñîáñòâåííî êîìàíäû ìåíþ, à â ïðàâîé íàõîäèòñÿ ñïèñîê íåäàâíî èñïîëüçîâàííûõ ôàéëîâ. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  íîâîé âåðñèè Microsoft Office êíîïêà Office ñìåíèëà ìåíþ Ôàéë (File) ïðåäûäóùèõ âåðñèé ïàêåòà.

1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, ðàñïîëîæåííîé â ëåâîì âåðõíåì óãëó îêíà Microsoft Word (ðèñ. 4.18). 2. Ïîÿâèòñÿ ìåíþ Office, â êîòîðîì ðàñïîëîæåíû êîìàíäû äëÿ âûïîëíåíèÿ îñíîâíûõ äåéñòâèé ñ äîêóìåíòàìè, òàêèõ êàê ñîçäàíèå, ñîõðàíåíèå, ïå÷àòü è äðóãèõ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Äåéñòâèÿ, êîòîðûå âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ êîìàíä, ñîäåðæàùèõñÿ â ìåíþ Office, â ðàçëè÷íûõ ïðèëîæåíèÿõ ìîãóò îòëè÷àòüñÿ, íî îñíîâíûå äåéñòâèÿ, òàêèå êàê ñîçäàíèå, ñîõðàíåíèå è ïå÷àòü äîêóìåíòîâ, ïðèñóòñòâóþò âî âñåõ ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèÿõ.

3. Ùåëêíèòå, íàïðèìåð, íà êîìàíäå Ñîõðàíèòü (Save), è äîêóìåíò áóäåò ñîõðàíåí. 4.  ïðàâîé ÷àñòè ìåíþ Office íàõîäèòñÿ ñïèñîê íåäàâíî îòêðûâàâøèõñÿ äîêóìåíòîâ. ×òîáû îòêðûòü îäèí èç äîêóìåíòîâ ñïèñêà, ïðîñòî ùåëêíèòå íà íåì.  ïðàâîì íèæíåì óãëó ìåíþ Office â Word ïðèñóòñòâóåò äâå êíîïêè: Ïàðàìåòðû Word (Word Options) è Âûõîä èç Word (Exit Word). 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Word (Word Options). Ïîÿâèòñÿ îäíîèìåííîå äèàëîãîâîå îêíî, â êîòîðîì âû ñìîæåòå èçìåíèòü ðàçëè÷íûå ïàðàìåòðû Word. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûõîä èç Word (Exit Word). Ïðèëîæåíèå áóäåò çàêðûòî. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ìåíþ Office ïðèëîæåíèé Excel, PowerPoint, Access êíîïêè Âûõîä è Ïàðàìåòðû òàêæå ïðèñóòñòâóþò.

98

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

Ðèñ. 4.18. Ìåíþ, âûçûâàåìîå êíîïêîé Office â Word

Óïðàæíåíèå 5. Ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà Ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà ïî óìîë÷àíèþ ðàñïîëîæåíà â âåðõíåì ëåâîì óãëó îêíà ïðèëîæåíèÿ íåìíîãî ïðàâåå êíîïêè Office. Ýòà ïàíåëü ïîõîæà íà òðàäèöèîííûå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ è ïî óìîë÷àíèþ ñîäåðæèò âñåãî íåñêîëüêî êíîïîê, îäíàêî ñóùåñòâóåò âîçìîæíîñòü ðàçìåñòèòü íà ýòîé ïàíåëè ëþáóþ èç êíîïîê ëþáîé âêëàäêè. 1. Ñîçäàéòå ïóñòîé äîêóìåíò Word è íàáåðèòå â íåì íåìíîãî òåêñòà (äîñòàòî÷íî îäíîãî ïðåäëîæåíèÿ). 2. ×òîáû ñîõðàíèòü äîêóìåíò, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save) ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà (ðèñ. 4.19). Äîêóìåíò áóäåò ñîõðàíåí. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòìåíèòü (Undo), ïîñëåäíåå âûïîëíåííîå äåéñòâèå áóäåò îòìåíåíî. 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîâòîðèòü (Repeat), ïîñëåäíåå âûïîëíåííîå äåéñòâèå áóäåò ïîâòîðåíî. Õîòÿ ïî óìîë÷àíèþ íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà ðàçìåùåíû òðè êíîïêè, âû ìîæåòå äîáàâëÿòü èëè óäàëÿòü êíîïêè ïî ñâîåìó óñìîòðåíèþ. Äîáàâèòü íà ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà íîâóþ êíîïêó èëè óäàëèòü ñóùåñòâóþùóþ íåñëîæíî.

Êíîïêà Office è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà

99

Ðèñ. 4.19. Ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà

5. Ùåëêíèòå íà ëþáîé èç êíîïîê âêëàäêè ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. 6.  ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Äîáàâèòü íà ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà (Add to Quick Access Tollbar). 7. ×òîáû óäàëèòü êíîïêó ñ ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà, ùåëêíèòå íà íåé ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Óäàëèòü ñ ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà (Remove from Quick Access Tollbar). ÑÎÂÅÒ Âû ìîæåòå äîáàâèòü íà ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà è ëþáóþ êîìàíäó ìåíþ Office. Äîáàâëÿåòñÿ êîìàíäà ìåíþ Office àíàëîãè÷íî äîáàâëåíèþ êíîïîê âêëàäêè — ñ ïîìîùüþ êîíòåêñòíîãî ìåíþ.

8. Âû ìîæåòå äîáàâèòü èëè óäàëèòü êíîïêó è äðóãèì ñïîñîáîì. Ùåëêíèòå íà êíîïêå ñ íàïðàâëåííîé âíèç ñòðåëêîé, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà.  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ ïðåäñòàâëåí íàáîð êíîïîê, êîòîðûå, ïî ìíåíèþ ðàçðàáîò÷èêîâ Office, èñïîëüçóþòñÿ ÷àùå âñåãî. Âû ìîæåòå âûáðàòü òå êíîïêè, êîòîðûå äîëæíû îòîáðàæàòüñÿ íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà.

100

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

9. Ñ ïîìîùüþ ìåíþ, âûçûâàåìîãî ùåë÷êîì íà óêàçàííîé êíîïêå, ìîæíî ïîìåíÿòü ðàñïîëîæåíèå ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà. Âûáåðèòå â ýòîì ìåíþ êîìàíäó Ðàçìåñòèòü ïîä ëåíòîé (Show Below the Ribbon), è ïàíåëü áûñòðîãî äîñòóïà îêàæåòñÿ íèæå ëåíòû. ÑÎÂÅÒ Ðàñïîëîæåíèå ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà íèæå ëåíòû ìîæåò áûòü óäîáíî, åñëè âû õîòèòå ðàñïîëîæèòü íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà áîëüøîå êîëè÷åñòâî êíîïîê. Ïðè ýòîì âû ìîæåòå ñêðûòü ëåíòó è òàêèì îáðàçîì ñäåëàòü èíòåðôåéñ Office 2007 ïîõîæèì íà èíòåðôåéñ ïðèëîæåíèé ïðåäûäóùèõ âåðñèé Office.

Òåìû Office  íîâîé âåðñèè Microsoft Office ïîÿâèëèñü òåìû Office, êîòîðûå ïîçâîëÿþò ñîãëàñîâàííî îôîðìëÿòü äîêóìåíòû Microsoft Office Word 2007, ðàáî÷èå êíèãè Microsoft Office Excel 2007 è ïðåçåíòàöèè Office PowerPoint 2007. Òåìû ìîãóò ïðèìåíÿòüñÿ òàêæå è ê ñîîáùåíèÿì Microsoft Office Outlook. Îäíèì ùåë÷êîì ìûøè âû ìîæåòå çàäàòü ðàçëè÷íûå ïàðàìåòðû îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòà.

Óïðàæíåíèå 6. Ïðèìåíåíèå òåìû Office ×òîáû ïðèìåíèòü òåìó ê äîêóìåíòó Word, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Îòêðîéòå èëè ñîçäàéòå äîêóìåíò Word. 2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout). 3.  ãðóïïå Òåìû (Themes) ùåëêíèòå íà êíîïêå Òåìû (Themes). 4.  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè (ðèñ. 4.20) âûáåðèòå ïîäõîäÿùóþ òåìó äëÿ îôîðìëåíèÿ äîêóìåíòà, ùåëêíóâ íà íåé ìûøüþ. Ê äîêóìåíòó áóäåò ïðèìåíåíà âûáðàííàÿ òåìà. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â Microsoft Office Excel ïîëó÷èòü äîñòóï ê òåìàì ìîæíî íà âêëàäêå Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) â ãðóïïå Òåìû (Themes).  Microsoft Office PowerPoint çàäàòü íóæíóþ òåìó ìîæíî íà âêëàäêå Äèçàéí (Design) â ãðóïïå Òåìû (Themes).  Microsoft Office Outlook òåìó äëÿ ñîîáùåíèÿ ìîæíî âûáðàòü â îêíå Ñîîáùåíèå (Message) íà âêëàäêå Ïàðàìåòðû (Options) â ãðóïïå Òåìû (Themes).

ÂÍÈÌÀÍÈÅ Õîòÿ ñïèñîê òåì Office â ðàçëè÷íûõ ïðèëîæåíèÿõ ìîæåò âûãëÿäåòü ïî-ðàçíîìó, íàáîð òåì âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ, ïîääåðæèâàþùèõ òåìû Office, îäèíàêîâ.

Ïîèñê è âûäåëåíèå îáúåêòîâ Ðåäàêòèðóÿ ñîäåðæàíèå äîêóìåíòà, âû èìååòå äåëî ñ òåêñòîì, ÷èñëàìè, ãðàôè÷åñêèìè è äðóãèìè îáúåêòàìè. Î÷åíü ÷àñòî ñîäåðæèìîå äîêóìåíòà íå ïîìåùàåòñÿ íà ýêðàíå öåëèêîì, è âàì ïðèõîäèòñÿ ëèñòàòü åãî â ïîèñêàõ íóæíîãî ìàòåðèàëà. ×òîáû îòûñêàòü îïðåäåëåííûé ôðàãìåíò â ìíîãîñòðàíè÷íîì äîêóìåíòå, ÷àñòî íåîáõîäèìû ñïåöèàëüíûå èíñòðóìåíòû Office.

Ïîèñê è âûäåëåíèå îáúåêòîâ

101

Ðèñ. 4.20. Êîëëåêöèÿ òåì Office â ïðèëîæåíèè Word

Óïðàæíåíèå 7. Ïðîêðóòêà äîêóìåíòà è ïîèñê  ýòîì óïðàæíåíèè ìû íàó÷èìñÿ ïåðåìåùàòüñÿ ïî äîêóìåíòó è âûïîëíÿòü ïîèñê îïðåäåëåííûõ îáúåêòîâ. 1.  Word îòêðîéòå äîêóìåíò Ãåðêóëåñ, ñîçäàííûé íàìè ðàíåå. 2. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ââåðõ è âíèç ïî äîêóìåíòó ùåëêàéòå íà ñòðåëêàõ ïîëîñû ïðîêðóòêè (ðèñ. 4.21) ëèáî íàæèìàéòå êëàâèøè Page Up è Page Down. 3. Äëÿ ïåðåõîäà íà îäíó ñòðàíèöó ââåðõ èëè âíèç ùåëêàéòå íà êíîïêàõ Ïðåäûäóùàÿ ñòðàíèöà (Previous Page) èëè Ñëåäóþùàÿ ñòðàíèöà (Next Page). 4. ×òîáû ñìåñòèòüñÿ ñðàçó íà íåñêîëüêî ñòðàíèö, ïåðåòàñêèâàéòå áåãóíîê ïîëîñû ïðîêðóòêè. Ïðè ýòîì ðÿäîì ñ íèì áóäåò ïîÿâëÿòüñÿ íîìåð ñòðàíèöû, îïðåäåëÿåìûé òåêóùèì ïîëîæåíèåì áåãóíêà. 5. Åñëè òðåáóåòñÿ íàéòè â äîêóìåíòå îïðåäåëåííûé òåêñò, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Ðåäàêòèðîâàíèå4Íàéòè (Home4Editing4Find). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.22.

102

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

Ðèñ. 4.21. Ñðåäñòâà íàâèãàöèè

6. Ââåäèòå â ïîëå Íàéòè (Find What) ñëîâî ïëàíèðóåì. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàéòè äàëåå (Find Next). Word íà÷íåò ïðîñìàòðèâàòü äîêóìåíò, íà÷èíàÿ îò òåêóùåé ïîçèöèè òåêñòîâîãî êóðñîðà, íàéäåò ïåðâîå âõîæäåíèå ñëîâà ïëàíèðóåì è âûäåëèò åãî (ñì. ðèñ. 4.22). 8. ×òîáû âîçîáíîâèòü ïîèñê è îáíàðóæèòü âñå âõîæäåíèÿ ñëîâà ïëàíèðóåì â äîêóìåíò, ïðîäîëæàéòå ùåëêàòü íà êíîïêå Íàéòè äàëåå (Find Next). 9. Îòûñêàâ íóæíûå ôðàãìåíòû, ùåë÷êîì íà êíîïêå Îòìåíà (Cancel) çàêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî ïîèñêà. Ìû ðàññìîòðåëè ïðèåìû íàâèãàöèè è ïîèñêà íà ïðèìåðå äîêóìåíòà Word. Îñòàëüíûå ïðèëîæåíèÿ Office èìåþò ñõîäíûå èíñòðóìåíòû ïåðåìåùåíèÿ ïî äîêóìåíòó. Äèàëîãîâûå îêíà ïîèñêà âàðüèðóþòñÿ â çàâèñèìîñòè îò ñïåöèôèêè ïðèëîæåíèÿ, íî ïðèåìû ðàáîòû ñ íèìè ñõîäíû âî âñåõ ïðîãðàììàõ Office.

Ïîèñê è âûäåëåíèå îáúåêòîâ

103

Ðèñ. 4.22. Îêíî ïîèñêà è íàéäåííûé ôðàãìåíò

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Äèàëîãîâûå îêíà, ïîäîáíûå îêíó ïîèñêà, ìîæíî îñòàâëÿòü îòêðûòûìè è îäíîâðåìåííî âûïîëíÿòü äðóãèå îïåðàöèè (â îòëè÷èå îò ìîäàëüíûõ äèàëîãîâûõ îêîí, áëîêèðóþùèõ âñå îñòàëüíûå äåéñòâèÿ). Ýòî ïîçâîëÿåò ðåäàêòèðîâàòü íàéäåííûå ôðàãìåíòû, à çàòåì îïåðàòèâíî ïðîäîëæàòü ïîèñê.

Óïðàæíåíèå 8. Âûäåëåíèå, óäàëåíèå è çàìåíà Íà ïåðâîì çàíÿòèè áûëè ðàññìîòðåíû ïðîñòåéøèå ïðèåìû ââîäà òåêñòà.  ðåàëüíîé ðàáîòå ÷àñòî ïðèõîäèòñÿ ïåðåñòàâëÿòü öåëûå ñëîâà, àáçàöû, ñòðàíèöû è áëîêè äàííûõ. Äëÿ âûïîëíåíèÿ ïîäîáíûõ îïåðàöèé íåîáõîäèìî óêàçàòü ïðîãðàììå òîò ôðàãìåíò, êîòîðûé íóæíî êîïèðîâàòü èëè ïåðåìåñòèòü, òî åñòü âûäåëèòü åãî. 1. Ùåë÷êîì ïîìåñòèòå êóðñîð â íà÷àëî âûäåëÿåìîãî ôðàãìåíòà (ïåðåä ïåðâîé áóêâîé âûäåëÿåìîãî òåêñòà èëè ïåðåä âûäåëÿåìûì ãðàôè÷åñêèì îáúåêòîì). 2. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è, íå îòïóñêàÿ åå, íàæèìàéòå êëàâèøè ®, ¯ è Page Down äî òåõ ïîð, ïîêà íå ïîäñâåòèòñÿ íóæíàÿ ÷àñòü äîêóìåíòà. 3. ×òîáû óäàëèòü âûäåëåííûé ôðàãìåíò, íàæìèòå êëàâèøó Delete. ×òîáû çàìåíèòü åãî äðóãèì òåêñòîì èëè ðèñóíêîì, ïðîñòî íà÷íèòå ââîäèòü íîâûé òåêñò èëè âñòàâüòå ñîîòâåòñòâóþùèé ðèñóíîê.  ìîìåíò ââîäà íîâîãî ñîäåðæèìîãî

104

4. 5.

6. 7. 8.

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

âûäåëåííûé ôðàãìåíò àâòîìàòè÷åñêè óäàëÿåòñÿ. Ñ ïîìîùüþ óêàçàííîãî àëãîðèòìà äåéñòâèòåëüíî ìîæíî âûäåëèòü ëþáîé áëîê äàííûõ. Îäíàêî Office ïðåäëàãàåò äîïîëíèòåëüíûå ïðèåìû âûäåëåíèÿ, çíà÷èòåëüíî óáûñòðÿþùèå ðàáîòó. Äëÿ âûäåëåíèÿ ôðàãìåíòà â íåïðåðûâíîì òåêñòîâîì áëîêå (â äîêóìåíòå Word, íà ñëàéäå PowerPoint, â îò÷åòå Access èëè â ýëåêòðîííîì ñîîáùåíèè Outlook) ïîëüçóéòåñü ñëåäóþùèìè ïðèåìàìè: ¨ ÷òîáû âûäåëèòü ñëîâî, äâàæäû ùåëêíèòå íà íåì; ¨ äëÿ âûäåëåíèÿ àáçàöà òðèæäû ùåëêíèòå íà íåì; ¨ ÷òîáû âûäåëèòü ñòðîêó èëè ïóíêò ñòðóêòóðû, ùåëêíèòå ñëåâà îò íåå, à äëÿ âûäåëåíèÿ íåñêîëüêèõ ñòðîê íàæìèòå êíîïêó ìûøè ñëåâà îò ïåðâîé èç íèõ è ïåðåòàùèòå óêàçàòåëü ìûøè âíèç; ¨ ïåðåòàñêèâàÿ óêàçàòåëü ïî òåêñòó, ìîæíî áûñòðî âûäåëèòü íåñêîëüêî ñëîâ; ¨ ÷òîáû âûäåëèòü ðèñóíîê, äèàãðàììó èëè äðóãîé îáúåêò, ïðîñòî ùåëêíèòå íà íåì. Òåïåðü ïîòðåíèðóåìñÿ âûäåëÿòü áëîêè ÿ÷ååê òàáëèö Word, Excel, PowerPoint è Access. Çàïóñòèòå Access è îòêðîéòå áàçó äàííûõ, ñîçäàííóþ íà âòîðîì çàíÿòèè.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ äâà ðàçà ùåëêíèòå íà êíîïêå Òàáëèöà äàííûõ: Òàáëèöà (Òàáëèöà äàííûõ: Table), à çàòåì äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Òàáëèöà äàííûõ. Îòêðîåòñÿ îêíî òàáëèöû, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.23. Ùåë÷êàìè íà êíîïêàõ ñòîëáöà, ñòðîêè è òàáëèöû ïîïðîáóéòå âûäåëèòü ñîîòâåòñòâóþùèå ôðàãìåíòû è öåëóþ òàáëèöó. Ùåëêíèòå â ëþáîé ÿ÷åéêå âòîðîé ñòðîêè. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå íà êíîïêå ÷åòâåðòîé ñòðîêè. Áóäóò âûäåëåíû òðè ñòðîêè, ñ ïåðâîé ïî ÷åòâåðòóþ. Àíàëîãè÷íûì îáðàçîì ìîæíî âûäåëèòü íåñêîëüêî ñìåæíûõ ñòîëáöîâ.

ÑÎÂÅÒ Â òàáëèöàõ Word è PowerPoint íåò êíîïîê äëÿ ñòðîê è ñòîëáöîâ. Äëÿ âûäåëåíèÿ ôðàãìåíòîâ â ýòèõ òàáëèöàõ ñëåäóåò ùåëêàòü íà âîîáðàæàåìûõ êíîïêàõ, ðàñïîëîæåííûõ ñâåðõó è ñëåâà îò ÿ÷ååê òàáëèöû.

9. ×òîáû âûäåëèòü áëîê ñìåæíûõ ÿ÷ååê, ïîäñâå÷åííûé íà ðèñ. 4.23, ùåëêíèòå â ëåâîé âåðõíåé ÿ÷åéêå áëîêà. 10. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå â ïðàâîé íèæíåé ÿ÷åéêå áëîêà.  ðåçóëüòàòå áóäåò âûäåëåí áëîê èç íåñêîëüêèõ ÿ÷ååê.  ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ äèàëîãîâûì îêíîì ïîèñêà. Ïðèëîæåíèÿ Office ïîçâîëÿþò íå òîëüêî èñêàòü, íî è àâòîìàòè÷åñêè çàìåíÿòü îäíè ôðàãìåíòû òåêñòà äðóãèìè. Ïðåäïîëîæèì, íåîáõîäèìî çàìåíèòü â òåêñòå áîëüøîãî äîêóìåíòà ÷àñòî âñòðå÷àþùååñÿ ñëîâî «èçäåëèÿ» ñëîâîì «òîâàðû». Äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî âûïîëíèòü ñëåäóþùèå øàãè. 11. Ïåðåéäèòå ê äîêóìåíòó Word, ïîêàçàííîìó íà ðèñ. 4.22, è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Ðåäàêòèðîâàíèå4Çàìåíèòü (Home4Editing4Replace). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.24.

Ïîèñê è âûäåëåíèå îáúåêòîâ

Ðèñ. 4.23. Âûäåëåíèå ÿ÷ååê òàáëèöû

Ðèñ. 4.24. Äèàëîãîâîå îêíî çàìåíû òåêñòà

12. Â ïîëå Íàéòè (Find what) ââåäèòå ñëîâî èçäåëèÿ. 13. Â ïîëå Çàìåíèòü íà (Replace with) ââåäèòå òîâàðû.

105

106

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàéòè äàëåå (Find Next), â äîêóìåíòå áóäåò íàéäåíî è âûäåëåíî ïåðâîå âõîæäåíèå òåêñòà èçäåëèÿ. 15. ×òîáû çàìåíèòü åãî ñëîâîì òîâàðû, ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàìåíèòü (Replace). Word âûïîëíèò çàìåíó è àâòîìàòè÷åñêè îòûùåò ñëåäóþùèé ôðàãìåíò èçäåëèÿ. 16. Åñëè êàêîé-òî èç íàéäåííûõ ôðàãìåíòîâ íóæíî îñòàâèòü áåç èçìåíåíèÿ, ïðîñòî ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàéòè äàëåå (Find Next). 17. Åñëè âû óâåðåíû, ÷òî íóæíî çàìåíèòü àáñîëþòíî âñå âõîæäåíèÿ òåêñòà èçäåëèÿ íà òîâàðû, ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàìåíèòü âñå (Replace All). Áóäüòå âíèìàòåëüíû, ïîñëå ýòîãî â òåêñòå íå îñòàíåòñÿ íè îäíîãî ôðàãìåíòà òåêñòà èçäåëèÿ. Âèä äèàëîãîâîãî îêíà çàìåíû, òàê æå êàê è ýëåìåíòû îêíà ïîèñêà, âàðüèðóåòñÿ îò ïðèëîæåíèÿ ê ïðèëîæåíèþ, íî îñíîâíûå åãî èíñòðóìåíòû ðàáîòàþò îäèíàêîâî âî âñåõ ïðîãðàììàõ.

Ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ  ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ âû íàó÷èëèñü îòûñêèâàòü è âûäåëÿòü ôðàãìåíòû äîêóìåíòîâ. Îïåðàöèè âûðåçàíèÿ, êîïèðîâàíèÿ è âñòàâêè, äîñòóïíûå â ëþáîì ïðèëîæåíèè Office, ðàâíî êàê è ïðàêòè÷åñêè â ëþáîé äðóãîé ïðîãðàììå Windows, ïîçâîëÿþò ïåðåíîñèòü è äóáëèðîâàòü áëîêè äîêóìåíòîâ ñ ïîìîùüþ áóôåðîâ îáìåíà Office 2007 è Windows XP.

Óïðàæíåíèå 9. Âûðåçàíèå, êîïèðîâàíèå è âñòàâêà Îïåðàöèè âûðåçàíèÿ, êîïèðîâàíèÿ è âñòàâêè èñïîëüçóþòñÿ íàñòîëüêî ÷àñòî, ÷òî ðàçðàáîò÷èêè ïðîãðàìì Office ïðåäîñòàâèëè íåñêîëüêî ñïîñîáîâ èõ âûïîëíåíèÿ. 1. Çàïóñòèòå Word è îòêðîéòå äîêóìåíò Ãåðêóëåñ. Âûäåëèòå âòîðîå è òðåòüå ïðåäëîæåíèå, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.25. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûðåçàòü (Cut), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard). Âûäåëåííûé òåêñò èñ÷åçíåò. Íî íå áåñïîêîéòåñü, îí ïðîñòî ïåðåìåñòèëñÿ â áóôåð îáìåíà, îòêóäà åãî ìîæíî âñòàâèòü â ëþáîå ìåñòî äîêóìåíòà è äàæå â îêíî äðóãîãî ïðèëîæåíèÿ. 3. Ùåë÷êîì ìûøè óñòàíîâèòå êóðñîð ïðàâåå òàáëèöû è íàæìèòå êëàâèøó Enter. 4. Íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard) ùåëêíèòå íà âåðõíåé ÷àñòè êíîïêè Âñòàâèòü (Paste). Âûðåçàííûé ôðàãìåíò ïîÿâèòñÿ íèæå òàáëèöû, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.26. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êàê ìû óæå ãîâîðèëè, íåêîòîðûå êíîïêè â Microsoft Office, íàïðèìåð êíîïêà Âñòàâèòü (Paste), ðàñïîëîæåííàÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard), ñîñòîÿò èç äâóõ ÷àñòåé: âåðõíåé è íèæíåé. Ïðè ùåë÷êå íà âåðõíåé ÷àñòè êíîïêè âûïîëíÿåòñÿ êîìàíäà, ïðåäëàãàåìàÿ ïî óìîë÷àíèþ — äëÿ êíîïêè Âñòàâèòü (Paste) ýòî êîìàíäà Âñòàâèòü. Ïðè ùåë÷êå íà íèæíåé ÷àñòè êíîïêè ñ òðåóãîëüíèêîì, íàïðàâëåííûì âåðøèíîé âíèç, ïîÿâëÿåòñÿ ìåíþ ñ äîïîëíèòåëüíûìè êîìàíäàìè.

Ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ

107

Ðèñ. 4.25. Âûðåçàíèå ôðàãìåíòà

Ðèñ. 4.26. Êíîïêè ðåäàêòèðîâàíèÿ ñîäåðæàíèÿ

5. Âûäåëèòå âåñü òåêñò, ïåðåòàùèâ óêàçàòåëü ìûøè ñëåâà îò íåãî (ñì. ðèñ. 4.26). 6. Ùåëêíèòå íà âûäåëåííîì ôðàãìåíòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. 7.  ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Êîïèðîâàòü (Copy). Âèä äîêóìåíòà íå èçìåíèòñÿ, îäíàêî âûäåëåííûé áëîê ïîïàäåò â áóôåð îáìåíà. 8. Çàïóñòèòå Microsoft Office Outlook è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard). Îòêðîåòñÿ îêíî íîâîãî ñîîáùåíèÿ. 9. Ùåëêíèòå â îáëàñòè îêíà ñîîáùåíèÿ, ïðåäíàçíà÷åííîé äëÿ íàáîðà òåêñòà (ðèñ. 4.27).

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

108

10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert), êîòîðàÿ ðàñïîëîæåíà íà âêëàäêå Ñîîáùåíèå (Message) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard) îêíà Ñîîáùåíèå (Message). Òåêñò, ñêîïèðîâàííûé èç äîêóìåíòà Word, áóäåò âñòàâëåí â ñîîáùåíèå Outlook, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.27. Ïîñëå ýòîãî äîêóìåíò, ïîäãîòîâëåííûé â Word, ìîæíî áóäåò îòïðàâèòü àäðåñàòó ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå.

Ðèñ. 4.27. Âñòàâêà òåêñòà â äðóãîå ïðèëîæåíèå

Òàêèì îáðàçîì, ïðèëîæåíèÿ Office ïîääåðæèâàþò ÷åòûðå ñïîñîáà âûðåçàíèÿ, âñòàâêè è êîïèðîâàíèÿ ôðàãìåíòîâ. Êíîïêè êîìàíä ðåäàêòèðîâàíèÿ ñîäåðæàíèÿ âñåãäà ìîæíî íàéòè íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) ïðèëîæåíèé Word, Excel, PowerPoint è Access, à òàêæå íà âêëàäêàõ îêîí Ñîîáùåíèå (Message), Êîíòàêò (Contact), Çàäà÷à (Task) â Outlook. Òàêæå ñîîòâåòñòâóþùèå êîìàíäû èìåþòñÿ â êîíòåêñòíîì ìåíþ âûäåëåííûõ îáúåêòîâ. Êðîìå òîãî, òå æå êîìàíäû ìîæíî âûïîëíèòü íàæàòèåì ñëåäóþùèõ êëàâèàòóðíûõ êîìáèíàöèé: n âûðåçàòü — Ctrl+X èëè Shift+Delete; n êîïèðîâàòü — Ctrl+C èëè Ctrl+Insert; n âñòàâèòü — Ctrl+V èëè Shift+Insert.

Óïðàæíåíèå 10. Áóôåð îáìåíà Office è îòìåíà îïåðàöèé Ìíîãî÷èñëåííûå ïîëüçîâàòåëè Windows XP äàâíî îòìåòèëè òîò íåäîñòàòîê, ÷òî â áóôåðå îáìåíà ìîæåò õðàíèòüñÿ òîëüêî îäèí ôðàãìåíò. Äî íåäàâíåãî âðåìåíè

Ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ

109

åäèíñòâåííîé âîçìîæíîñòüþ îäíîâðåìåííîãî õðàíåíèÿ íåñêîëüêèõ áëîêîâ äàííûõ áûëî ïåðåòàñêèâàíèå ôðàãìåíòîâ íà ðàáî÷èé ñòîë. Ýòîò ïðèåì âû èçó÷èòå íà òðåòüåì çàíÿòèè. Íî ðàáîòà ñ òàêèìè ôðàãìåíòàìè íåóäîáíà, ïîñêîëüêó ðàáî÷èé ñòîë îáû÷íî ñêðûò çà îêíàìè ïðèëîæåíèé. Ïðèëîæåíèÿ Microsoft Office ìîãóò èñïîëüçîâàòü áóôåð îáìåíà ñ íåñêîëüêèìè ÿ÷åéêàìè. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Office 2007 ïðåäëàãàåò ïîëüçîâàòåëþ ðàñøèðåííûé áóôåð îáìåíà, ñïîñîáíûé îäíîâðåìåííî âìåñòèòü äî 24 ôðàãìåíòîâ.

 Office 2007 áóôåð îáìåíà îôîðìëåí â âèäå îáëàñòè çàäà÷. ×òîáû èñïîëüçîâàòü åãî âîçìîæíîñòè, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ïåðåêëþ÷èòåñü â äîêóìåíò Word, îòêðûòûé â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, âûäåëèòå ïåðâóþ ñòðîêó è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+Insert. Âûäåëåííûé òåêñò ñêîïèðóåòñÿ â áóôåð îáìåíà. 2. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå, ðàñïîëîæåííîì â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Áóôåð îáìåíà (Clipboard).  îêíå äîêóìåíòà ñëåâà ïîÿâèòñÿ îáëàñòü çàäà÷ áóôåðà îáìåíà, ïîêàçàííàÿ íà ðèñ. 4.28, â êîòîðîé âû óâèäèòå ñêîïèðîâàííûé ôðàãìåíò.

Ðèñ. 4.28. Îáëàñòü çàäà÷ áóôåðà îáìåíà

110

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

3. Âûäåëèòå ñòðîêó òåêñòà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Áóôåð îáìåíà4Êîïèðîâàòü (Home4Clipboard4Copy). Âûäåëåííûé ôðàãìåíò áóäåò ïîìåùåí â îêíå áóôåðà îáìåíà íàä ïåðâûì ôðàãìåíòîì. 4. Çàïóñòèòå Microsoft Office Excel è ââåäèòå â ïåðâûå íåñêîëüêî ÿ÷ååê ÷èñëà â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 4.29. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå, ðàñïîëîæåííîì â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû Áóôåð îáìåíà (Clipboard) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home).  ïîÿâèâøåéñÿ îáëàñòè çàäà÷ áóôåðà îáìåíà áóäóò ïðèñóòñòâîâàòü ôðàãìåíòû, ñêîïèðîâàííûå èç äîêóìåíòà Word.

Ðèñ. 4.29. Áóôåð îáìåíà Office 2007 â îêíå Excel

5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Start (Ïóñê) è âûáåðèòå êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Ñòàíäàðòíûå4Áëîêíîò (All Programs4Accessories4Notepad). 6.  îêíå Áëîêíîòà ââåäèòå òåêñò Çàãîëîâîê ýëåêòðîííîé òàáëèöû. 7. Âûäåëèòå ñëîâî òàáëèöû è âûáåðèòå êîìàíäó Ïðàâêà4Êîïèðîâàòü (Edit4Copy). 8. Âûáåðèòå êîìàíäó Ïðàâêà4Âûäåëèòü âñå (Edit4Select All), à çàòåì íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+X. Ýòè îïåðàöèè äîëæíû áûëè ïîìåñòèòü â ñòàíäàðòíûé áóôåð îáìåíà Windows ñíà÷àëà ñëîâî òàáëèöû, à çàòåì âûðåçàòü â íåãî âñþ ñòðîêó Çàãîëîâîê ýëåêòðîííîé

Ðåäàêòèðîâàíèå ñîäåðæàíèÿ

111

òàáëèöû, çàìåíèâ ïðè ýòîì ïðåäûäóùåå ñîäåðæèìîå áóôåðà. À ÷òî ïðè ýòîì

ïðîèñõîäèò ñ áóôåðîì Office 2007? 9. Íàæàòèåì êëàâèø Alt+Tab ïåðåêëþ÷èòåñü â îêíî Excel. Îáðàòèòå âíèìàíèå: â áóôåð îáìåíà Office 2007 ïîïàëè ôðàãìåíòû ïðèëîæåíèÿ Windows, íå âõîäÿùåãî â ïàêåò Office 2007. Òàêèì îáðàçîì, áóôåð îáìåíà Office 2007 ìîæíî èñïîëüçîâàòü äëÿ õðàíåíèÿ íåñêîëüêèõ ôðàãìåíòîâ ñîäåðæèìîãî ëþáîãî ïðèëîæåíèÿ Windows. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íå ñïåøèòå ðàäîâàòüñÿ. Ê ñîæàëåíèþ, âñòàâëÿòü ôðàãìåíòû èç áóôåðà Office 2007 ìîæíî òîëüêî â ïðèëîæåíèÿ Office 2007, íî íå â äðóãèå ïðîãðàììû Windows XP. Ïîýòîìó âîçìîæíîñòü õðàíåíèÿ â áóôåðå Office íåñêîëüêèõ ôðàãìåíòîâ èç äðóãèõ ïðîãðàìì Windows ïîëåçíà òîëüêî â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ïëàíèðóåòñÿ ðàçìåùàòü ýòè ôðàãìåíòû â äîêóìåíòàõ Microsoft Office.

10.  îêíå Excel ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B3 è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+Insert. Ïàíåëü áóôåðà îáìåíà ðàñøèðèòñÿ, ñîäåðæèìîå ÿ÷åéêè B3 ïîÿâèòñÿ â âåðõíåé ñòðîêå áóôåðà îáìåíà. 11. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B4. 12. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå E6. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Áóôåð îáìåíà4Êîïèðîâàòü (Home4Clipboard4 Copy). Ïîñëå ýòîãî áóôåð îáìåíà áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.29. Ìû íàó÷èëèñü êîïèðîâàòü è âûðåçàòü ôðàãìåíòû â áóôåð îáìåíà Office. Íî ýòî òîëüêî ïîëäåëà. Êàê æå ïåðåíåñòè äàííûå îáðàòíî èç áóôåðà îáìåíà â äîêóìåíò Office? 14. Ùåëêíèòå â ýëåêòðîííîé òàáëèöå â ÿ÷åéêå A1. 15.  îáëàñòè çàäà÷ Áóôåð îáìåíà (Clipboard) ùåëêíèòå íà òðåòüåì çíà÷êå. Íàäïèñü, âûðåçàííàÿ èç áëîêíîòà, ïîÿâèòñÿ â Excel. Òàêèì îáðàçîì, ÷òîáû âñòàâèòü ôðàãìåíò èç áóôåðà îáìåíà â òî÷êó êóðñîðà äîêóìåíòà Office, äîñòàòî÷íî ïðîñòî ùåëêíóòü íà çíà÷êå íóæíîãî ôðàãìåíòà. Îáðàòèòå âíèìàíèå íà çíà÷îê âñòàâêè, ïîÿâèâøèéñÿ ðÿäîì ñî âñòàâëåííûì ôðàãìåíòîì. Åñëè âû çàäåðæèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ýòîì çíà÷êå, òî â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ìîæåòå âûáðàòü îäèí èç ïðåäëàãàåìûõ ïàðàìåòðîâ âñòàâêè: ¨ Ñîõðàíèòü èñõîäíîå ôîðìàòèðîâàíèå (Keep Source Formatting); ¨ Èñïîëüçîâàòü êîíå÷íóþ òåìó (Use Destination Theme); ¨ Èñïîëüçîâàòü ôîðìàòû êîíå÷íûõ ÿ÷ååê (Use Destination Formatting); ¨ Çíà÷åíèÿ è ôîðìàòû ÷èñåë (Values and Numbering Formatting); ¨ Ñîõðàíèòü øèðèíó ñòîëáöîâ îðèãèíàëà (Keep Source Column Widths); ¨ Òîëüêî ôîðìàòû (Formatting Only); ¨ Ññûëêè íà ÿ÷åéêè (Link Cells). 16. Åñëè âû îøèáëèñü è âñòàâèëè íå òîò ôðàãìåíò, ïðîñòî íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+Z. Âñå âåðíåòñÿ ê ïðåæíåìó ñîñòîÿíèþ, è îïåðàöèþ âñòàâêè ìîæíî áóäåò ïîâòîðèòü. Íàæàòèå êëàâèø Ctrl+Z, âûïîëíåíèå êîìàíäû ìåíþ Ïðàâêà4Îòìåíèòü (Edit4Undo) èëè ùåë÷îê íà êíîïêå Îòìåíèòü (Undo) ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà ïðèâîäÿò ê îòìåíå ïîñëåäíåé îïåðàöèè. Ïðèëîæåíèÿ Office ïîääåðæèâàþò

112

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

ìíîãîóðîâíåâóþ îòìåíó, ïîýòîìó, íàæèìàÿ Ctrl+Z, ìîæíî âåðíóòüñÿ íàçàä íà íåñêîëüêî øàãîâ. 17. Ïåðåêëþ÷èòåñü â Word. 18. Âûäåëèòå â äîêóìåíòå íàäïèñü Ãåðêóëåñ è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+C. 19. Ñêîïèðóéòå â áóôåð îáìåíà åùå ñåìíàäöàòü ôðàãìåíòîâ èç Word è Excel.  ðåçóëüòàòå áóäóò çàíÿòû âñå ÿ÷åéêè áóôåðà îáìåíà. ×òî æå ïðîèçîéäåò, åñëè ñêîïèðîâàòü åùå îäèí ôðàãìåíò? Ïîïðîáóéòå ñäåëàòü ýòî. Äàííàÿ îïåðàöèÿ ïðèâåäåò ê óäàëåíèþ èç áóôåðà îáìåíà ïåðâîãî (ñàìîãî ñòàðîãî) ôðàãìåíòà. 20. Ïåðåêëþ÷èòåñü â îêíî Word è ùåëêíèòå íà êíîïêå Office.  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New). Îòêðîåòñÿ íîâûé äîêóìåíò. 21.  îêíå áóôåðà îáìåíà ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü âñå (Paste All), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.28. Ñîäåðæèìîå âñåõ ÿ÷ååê áóäåò âñòàâëåíî â äîêóìåíò Word ïîñëåäîâàòåëüíî äðóã çà äðóãîì. 22. Åñëè äàííûå áóôåðà îáìåíà óñòàðåëè, ùåëêíèòå íà êíîïêå Î÷èñòèòü âñå (Clear All) â âåðõíåé ÷àñòè îáëàñòè áóôåðà îáìåíà. Âñå ôðàãìåíòû áóäóò óäàëåíû. Îòäåëüíûé ôðàãìåíò ìîæåò áûòü óäàëåí èç áóôåðà âûáîðîì êîìàíäû Óäàëèòü (Delete) â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå, êîòîðûé ïîÿâëÿåòñÿ, åñëè ùåëêíóòü íà ìàëåíüêîì òðåóãîëüíèêå ñïðàâà îò ñîîòâåòñòâóþùåãî ôðàãìåíòà. Óêàçàííàÿ îïåðàöèÿ î÷èùàåò è áóôåð îáìåíà Windows. Îñòàëîñü âûÿñíèòü, êàê áóôåð îáìåíà Office âçàèìîäåéñòâóåò ñ áóôåðîì îáìåíà Windows. Çàïîìíèòå äâà ñëåäóþùèõ ïðàâèëà: n Åñëè ïîñëåäíåé âûïîëíÿëàñü êîìàíäà âûðåçàíèÿ èëè êîïèðîâàíèÿ, â áóôåð Windows çàïèøåòñÿ îáúåêò, âûðåçàííûé èëè ñêîïèðîâàííûé ýòîé îïåðàöèåé. n Åñëè ïîñëåäíåé âûïîëíÿëàñü îïåðàöèÿ âñòàâêè íå ïîñëåäíåãî ôðàãìåíòà áóôåðà îáìåíà Office 2007, ýòîò ôðàãìåíò îêàçûâàåòñÿ â áóôåðå îáìåíà Windows.

Ìèíè-ïàíåëü  ïðîöåññå âûäåëåíèÿ òåêñòà ñ ïîìîùüþ ìûøè ðÿäîì ñ âûäåëÿåìûì òåêñòîì ïîÿâëÿåòñÿ ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ ñ êíîïêàìè âûçîâà îñíîâíûõ êîìàíä äëÿ ðàáîòû ñ òåêñòîì. Ýòà ïàíåëü íàçûâàåòñÿ ìèíè-ïàíåëüþ. Îíà ÿâëÿåòñÿ ïîëóïðîçðà÷íîé è òåðÿåò ïðîçðà÷íîñòü òîëüêî ïðè íàâåäåíèè íà íåå óêàçàòåëÿ ìûøè. Åñëè âûâåñòè óêàçàòåëü çà åå ïðåäåëû, ìèíè-ïàíåëü ìåäëåííî èñ÷åçàåò. Ìèíè-ïàíåëü ïðèñóòñòâóåò âî âñåõ ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèÿõ Office. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ìèíè-ïàíåëü ïîÿâèëàñü òîëüêî â âåðñèè Microsoft Office 2007.

Óïðàæíåíèå 11. Ðàáîòà ñ ìèíè-ïàíåëüþ Ìèíè-ïàíåëü ïîçâîëÿåò áûñòðî çàäàòü ôîðìàòèðîâàíèå ïðè âûäåëåíèè òåêñòà ìûøüþ. 1. Îòêðîéòå êàêîé-íèáóäü äîêóìåíò Word ñ òåêñòîì (íàïðèìåð, äîêóìåíò Ãåðêóëåñ).

Ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà

113

2. Âûäåëèòå íåñêîëüêî ñëîâ ñ ïîìîùüþ ìûøè. Ïîÿâèòñÿ ïîëóïðîçðà÷íàÿ ìèíèïàíåëü. 3. Íàâåäèòå íà íåå óêàçàòåëü ìûøè. Ìèíè-ïàíåëü ñòàíåò íåïðîçðà÷íîé (ðèñ. 4.30). 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîëóæèðíûé (Bold). Ê âûäåëåííîìó òåêñòó áóäåò ïðèìåíåíî ïîëóæèðíîå íà÷åðòàíèå.

Ðèñ. 4.30. Ìèíè-ïàíåëü, ïîÿâëÿþùàÿñÿ ïðè âûäåëåíèè òåêñòà

Ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà Ìåòîäû ðàáîòû ñî ñïðàâî÷íîé ñèñòåìîé Microsoft Office 2007 îäèíàêîâû äëÿ âñåõ ðàññìàòðèâàåìûõ íàìè ïðèëîæåíèé Office. Ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà ïîçâîëÿåò áûñòðî ðàçðåøèòü âîçíèêøèå ïðîáëåìû. Åþ ìîæíî ïîëüçîâàòüñÿ è êàê ó÷åáíèêîì èëè ñïðàâî÷íèêîì. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  íîâîé âåðñèè ïàêåòà ðàçðàáîò÷èêè ðåøèëè îêîí÷àòåëüíî îòêàçàòüñÿ îò Ïîìîùíèêà Office.

Óïðàæíåíèå 12. Ïîëó÷åíèå ñïðàâêè  ýòîì óïðàæíåíèè ìû íå áóäåì ðàññìàòðèâàòü âîïðîñû ïîèñêà ñïðàâî÷íîé èíôîðìàöèè â Èíòåðíåòå. Íàâèãàöèÿ ïî âåá-ñòðàíèöàì — ýòî îòäåëüíàÿ áîëüøàÿ òåìà. Äàâàéòå ïîñìîòðèì, ÷òî ñêàæåò ñïðàâî÷íàÿ ñèñòåìà Office î áóôåðå îáìåíà. 1. Çàïóñòèòå Microsoft Office Excel è íàæìèòå êëàâèøó F1 èëè ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïðàâêà: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), êîòîðàÿ ðàñïîëîæåíà â ïðàâîé ÷àñòè îêíà. 2. Ïîÿâèòñÿ îêíî Ñïðàâêà: Excel (Excel Help), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 4.31.  ïîëå, ðàñïîëîæåííîì â âåðõíåé ÷àñòè îêíà ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû, ââåäèòå ñëîâà Áóôåð îáìåíà è íàæìèòå êëàâèøó Enter. ÑÎÂÅÒ Åñëè îêíî ïîÿâèòñÿ íå ðàçâåðíóòûì íà âåñü ýêðàí, òî ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàçâåðíóòü (Maximize).

3.  îêíå ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû ïîÿâÿòñÿ ðåçóëüòàòû ïîèñêà (ðèñ. 4.32). Ñðåäè ýòèõ ðåçóëüòàòîâ áóäóò ïåðå÷èñëåíû ðàçäåëû, â êîòîðûõ óïîìèíàåòñÿ áóôåð îáìåíà.

114

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

Ðèñ. 4.31. Îêíî ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû Excel

Ðèñ. 4.32. Ðåçóëüòàòû ïîèñêà

Îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook

115

4. Âûáåðåì ïóíêò Êîïèðîâàíèå è âñòàâêà íåñêîëüêèõ ýëåìåíòîâ ñ èñïîëüçîâàíèåì áóôåðà îáìåíà. 5.  îêíå ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû áóäåò îòîáðàæåíî ñîäåðæàíèå âûáðàííîãî íàìè ðàçäåëà ñïðàâêè (ðèñ. 4.33).

Ðèñ. 4.33. Îêíî ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû Excel

Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â âåðõíåé ÷àñòè îêíà ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû èìååòñÿ ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ ñ êíîïêàìè. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïå÷àòü (Print). Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, â êîòîðîì âû ñìîæåòå çàäàòü ïàðàìåòðû ïå÷àòè è ðàñïå÷àòàòü ñîäåðæèìîå îêíà ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû. ÑÎÂÅÒ Ñ ïîìîùüþ êíîïêè Ïîêàçàòü îãëàâëåíèå (Show Table of Contents) âû ìîæåòå âûçâàòü îãëàâëåíèå ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû.

Îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook Êàê ìû óæå ãîâîðèëè, èíòåðôåéñ Outlook ñîäåðæèò êàê òðàäèöèîííûå ýëåìåíòû èíòåðôåéñà, òàêèå êàê ñòðîêà ìåíþ è ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, òàê è íîâûå, âðîäå âêëàäîê. Îñíîâíîå îêíî Outlook èìååò òðàäèöèîííûé èíòåðôåéñ, ïî÷òè íå

116

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

îòëè÷àþùèéñÿ îò èíòåðôåéñà ïðåäûäóùåé âåðñèè, à îêíà ñîîáùåíèé, çàäà÷, êîíòàêòîâ è ò. ï. — íîâûé èíòåðôåéñ ñ âêëàäêàìè. Äàâàéòå ðàññìîòðèì ñîñòàâëÿþùèå èíòåðôåéñà Outlook. Ñòðîêà ìåíþ îáåñïå÷èâàåò äîñòóï êî âñåì êîìàíäàì, äîñòóïíûì â îñíîâíîì ìåíþ ïðèëîæåíèÿ. Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ ñîäåðæàò êíîïêè, ðàñêðûâàþùèåñÿ ìåíþ è äðóãèå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ìîæíî âûïîëíÿòü ÷àñòî èñïîëüçóåìûå îïåðàöèè è íàñòðàèâàòü íàèáîëåå âàæíûå ïàðàìåòðû.

Óïðàæíåíèå 13. Êîìàíäû ìåíþ Ñòðîêà ãëàâíîãî ìåíþ, îáû÷íî ðàçìåùàåìàÿ â âåðõíåé ÷àñòè îêíà ïðèëîæåíèÿ (ðèñ. 4.34), ïîäîáíà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, âñå êíîïêè êîòîðîé ÿâëÿþòñÿ ðàñêðûâàþùèìèñÿ ñïèñêàìè êîìàíä.

Ðèñ. 4.34. Ñòðîêà ìåíþ è ðàñêðûâàþùèåñÿ ñïèñêè êîìàíä

Îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook

117

Îäíàêî ïî òðàäèöèè ñòðîêà ãëàâíîãî ìåíþ âûäåëÿåòñÿ ðàçðàáîò÷èêàìè è ïîëüçîâàòåëÿìè. Äàâàéòå ðàññìîòðèì ñòðóêòóðó ìåíþ ïðèëîæåíèé Office. 1. Çàïóñòèòå Microsoft Office Outlook 2007 è ùåëêíèòå íà ïóíêòå Âèä (View) ñòðîêè ìåíþ ïðîãðàììû. 2. Ïîÿâèòñÿ ìåíþ Âèä (View). Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ïóíêò Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ (Toolbars). Ðàñêðîåòñÿ ïîäìåíþ, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 4.34. Îôîðìëåíèå ïóíêòîâ ìåíþ ðàçëè÷àåòñÿ â çàâèñèìîñòè îò òîãî, êàêàÿ îïåðàöèÿ âûïîëíÿåòñÿ âûáîðîì êîíêðåòíîãî ïóíêòà. Íèæå ïåðå÷èñëåíû âîçìîæíûå âàðèàíòû. ¨ Åñëè â ïðàâîé ÷àñòè ïóíêòà ìåíþ åñòü ìàëåíüêèé òðåóãîëüíèê, êàê â ñòðîêå Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ (Toolbars) íà ðèñ. 4.34, çíà÷èò, ýòîò ïóíêò ðàñêðûâàåò äîïîëíèòåëüíîå ïîäìåíþ. ¨ Âûáîð êîìàíäû, èìÿ êîòîðîé çàêàí÷èâàåòñÿ ìíîãîòî÷èåì, íàïðèìåð Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ4Íàñòðîéêà (Toolbars4Customize), îòêðûâàåò äèàëîãîâîå îêíî, ïîäîáíîå ïîêàçàííîìó íà ðèñ. 4.35. Äèàëîãîâûå îêíà øèðîêî ðàñïðîñòðàíåíû êàê â Office 2007, òàê è âî ìíîãèõ äðóãèõ ïðèëîæåíèÿõ Windows. Îíè ðàñøèðÿþò âîçìîæíîñòè ëþáîé ïðîãðàììû, ïðåäîñòàâëÿÿ ñðåäñòâà äëÿ ââîäà äàííûõ è óñòàíîâêè ðàçíîîáðàçíûõ ïàðàìåòðîâ.

Ðèñ. 4.35. Äèàëîãîâîå îêíî Íàñòðîéêà ¨ ¨

Âûáîð êîìàíäû áåç ìíîãîòî÷èÿ, íàïðèìåð êîìàíäû Êîïèðîâàòü (Copy) ìåíþ Ïðàâêà (Edit), ïðèâîäèò ê åå íåìåäëåííîìó èñïîëíåíèþ. Íåêîòîðûå ïóíêòû ìåíþ, íàïðèìåð Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ (Status Bar), èãðàþò ðîëü ôëàæêîâ. Ïðè ùåë÷êàõ íà íèõ âêëþ÷àåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùèé ðåæèì (â äàííîì ñëó÷àå íà ýêðàíå ïîÿâëÿåòñÿ ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ), à ñëåâà îò íàçâàíèÿ ïóíêòà ïîÿâëÿåòñÿ ãàëî÷êà. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà òàêîì ïóíêòå îòêëþ÷àåò ðåæèì è óáèðàåò ãàëî÷êó.

118

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

¨

Òðè ïóíêòà ïîäìåíþ Ñïèñîê äåë (To-Do Bar) ìåíþ Âèä (View) — Îáû÷íîå (Normal), Ñâåðíóòî (Minimized) è Îòñóòñòâóåò (Off) — ïðèìåð ãðóïïû èç íåñêîëüêèõ (â äàííîì ñëó÷àå òðåõ) ïåðåêëþ÷àòåëåé. Ùåëêíóâ íà òàêîì ïóíêòå, ìîæíî óñòàíîâèòü îäèí (è òîëüêî îäèí) ðåæèì èç íåñêîëüêèõ.

¨

 ïðàâîé ÷àñòè íàçâàíèé íåêîòîðûõ êîìàíä â êà÷åñòâå ïîäñêàçêè ïðèâîäèòñÿ êëàâèàòóðíàÿ êîìáèíàöèÿ, íàïðèìåð Ctrl+V äëÿ êîìàíäû Ïðàâêà4 Âñòàâèòü (Edit4Paste). Ñ åå ïîìîùüþ ìîæíî áûñòðî âûïîëíèòü äàííóþ êîìàíäó.

3. Ïîòðåíèðóéòåñü ðàñêðûâàòü ïîäìåíþ, âûáèðàòü êîìàíäû, âêëþ÷àòü è âûêëþ÷àòü ðåæèìû. Ñòðîêó ìåíþ, êàê è ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ, ìîæíî ïåðåòàùèòü â ëþáîå ìåñòî ýêðàíà. «Óõâàòèòå» åå ìûøüþ çà ðàñïîëîæåííóþ ñëåâà âåðòèêàëüíóþ ÷åðòó (îíà íàçûâàåòñÿ âåøêîé ïåðåìåùåíèÿ) è ïåðåòàùèòå â íîâîå ïîëîæåíèå. Ìåíþ (è ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ) ìîæíî ïåðåìåñòèòü ê ëþáîìó êðàþ îêíà ëèáî ðàçìåñòèòü â ñåðåäèíå îêíà ïðèëîæåíèÿ (ðèñ. 4.36), ãäå ìåíþ âûãëÿäèò êàê íåáîëüøîå îêíî ñ çàãîëîâêîì.

Ðèñ. 4.36. Ïåðåñòàíîâêà ìåíþ è ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ

Îñîáåííîñòè èíòåðôåéñà Microsoft Office Outlook

119

Óïðàæíåíèå 14. Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, êàê ïðàâèëî, ðàñïîëàãàþòñÿ âäîëü âåðõíåãî êðàÿ îêíà íèæå ñòðîêè ìåíþ è ñîäåðæàò êíîïêè, ùåë÷êè íà êîòîðûõ ïðèâîäÿò ê âûïîëíåíèþ òåõ èëè èíûõ îïåðàöèé. Êàê è ïóíêòû ìåíþ, ðàçëè÷íûå êíîïêè ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ âåäóò ñåáÿ ïî-ðàçíîìó. 1. Çàïóñòèòå Microsoft Office Outlook 2007. 2.  ïîÿâèâøåìñÿ îêíå Microsoft Office Outlook 2007 ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíòàêòû (Contacts) â îáëàñòè ïåðåõîäîâ (ðèñ 4.37).

Ðèñ. 4.37. Îêíî Outlook

3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard), ïîÿâèòñÿ îêíî Êîíòàêò (Contact). 4. Çàêðîéòå îêíî Êîíòàêò (Contact). 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïå÷àòü (Print) òîé æå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Íà ýòîò ðàç îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîçâîëÿþùåå ðàñïå÷àòàòü êîíòàêòû.

120

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard), Âåá-óçåë (Web) è Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) ðàñïîëîæèòü â îäíîé ñòðîêå, ìíîãî÷èñëåííûå êíîïêè ïàíåëåé ïðîñòî íå ïîìåñòÿòñÿ íà ýêðàíå.

ÑÎÂÅÒ ×òîáû ïîëó÷èòü äîñòóï ê êíîïêàì, îòñóòñòâóþùèì â äàííûé ìîìåíò íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, ùåëêíèòå íà ìàëåíüêîì òðåóãîëüíèêå â ïðàâîé ÷àñòè ïàíåëè, è íåäîñòàþùèå êíîïêè ïîÿâÿòñÿ â ðàñêðûâàþùåéñÿ ïàëèòðå.

6. Åñëè íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) îòñóòñòâóåò êíîïêà Îáëàñòü ÷òåíèÿ (Reading Pane), òî ùåëêíèòå íà ÷åðíîì òðåóãîëüíèêå â ïðàâîé ÷àñòè ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Äîïîëíèòåëüíî (Advanced). 7.  ïîÿâèâøåéñÿ ïàëèòðå ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáëàñòü ÷òåíèÿ (Reading Pane).  ïðàâîé ÷àñòè îêíà (ïî óìîë÷àíèþ) ïîÿâèòñÿ îáëàñòü ÷òåíèÿ. Óêàçàííàÿ êíîïêà èãðàåò ðîëü ôëàæêà. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà íåé ñêðîåò îáëàñòü ÷òåíèÿ. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî òåïåðü êíîïêà Îáëàñòü ÷òåíèÿ (Reading Pane) ïåðåìåñòèëàñü â îñíîâíóþ ÷àñòü ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â Microsoft Office êíîïêè ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ âåäóò ñåáÿ «ðàçóìíî». Åñëè íà ýêðàí íå ïîìåùàþòñÿ âñå êíîïêè, íà ïàíåëè îñòàþòñÿ òîëüêî òå, êîòîðûìè âû ïîëüçóåòåñü ÷àùå âñåãî. Îñòàëüíûå êíîïêè è äðóãèå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ïåðåìåùàþòñÿ â ðàñêðûâàþùóþñÿ ïàëèòðó äîïîëíèòåëüíûõ êíîïîê. Âûáîð ýëåìåíòà íà äîïîëíèòåëüíîé ïàëèòðå âîçâðàùàåò åãî íà îñíîâíóþ ïàíåëü.

8. ×òîáû îòêðûòü èëè ñêðûòü îïðåäåëåííóþ ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ, îòêðîéòå ìåíþ Âèä (View) è âûáåðèòå ïóíêò Ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ (Toolbars).  ïîÿâèâøåìñÿ ïîäìåíþ ùåëêíèòå íà íàçâàíèè òîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, êîòîðóþ íóæíî îòîáðàçèòü èëè ñêðûòü. ÑÎÂÅÒ Ìåíþ, ïîçâîëÿþùåå îòîáðàæàòü è ñêðûâàòü ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, ìîæíî âûâåñòè íà ýêðàí ïðîñòûì ùåë÷êîì ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ëþáîé âèäèìîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ èëè íà ñòðîêå ìåíþ.

9. ×òîáû äîáàâèòü èëè óáðàòü êíîïêó èç ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard), ùåëêíèòå íà ÷åðíîì òðåóãîëüíèêå â ïðàâîé ÷àñòè ïàíåëè. 10.  ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ ùåëêíèòå íà ïóíêòå Äîáàâèòü èëè óäàëèòü êíîïêè (Add or Remove Buttons). 11. Ùåëêíèòå íà íàçâàíèè òîé êíîïêè, êîòîðóþ íóæíî äîáàâèòü èëè óáðàòü. Ôëàæêè â ýòîì ñïèñêå ñòîÿò íàïðîòèâ òåõ êíîïîê, êîòîðûå â äàííûé ìîìåíò ïðèñóòñòâóþò â ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Äðóãèå ïàíåëè íàñòðàèâàþòñÿ àíàëîãè÷íî. 12. Íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard) ùåëêíèòå íà ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè Ñîçäàòü (New) ñ òðåóãîëüíèêîì, íàïðàâëåííûì âíèç (ðèñ. 4.38). 13. Óêàæèòå íà ïóíêò Êîíòàêò (Contact). Êàê âèäíî èç ðèñóíêà, ÷àñòü êíîïîê ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ ïîçâîëÿåò ðàñêðûâàòü âëîæåííûå ìåíþ, ÷òî ëèøíèé ðàç óêàçûâàåò íà ñõîæåñòü ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ è ñòðîêè ìåíþ ïðèëîæåíèÿ.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå

121

Ðèñ. 4.38. Ìåíþ â ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ

14. Íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ (êàê è íà âêëàäêå) ìîãóò ðàçìåùàòüñÿ ðàñêðûâàþùèåñÿ ñïèñêè. Ùåëêíèòå íà ñïèñêå Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå (Current View) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) è âûáåðèòå çíà÷åíèå Àäðåñíûå êàðòî÷êè (Address Card). Outlook ïåðåêëþ÷èòñÿ íà ïðåäñòàâëåíèå êîíòàêòîâ Àäðåñíûå êàðòî÷êè (Address Card).

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Äàâàéòå ïðîâåðèì, íàñêîëüêî õîðîøî âû îñâîèëè îáùèå ïðèåìû ðàáîòû ñ ïðèëîæåíèÿìè Office. 1. Çàïóñòèòå Access, îòêðîéòå áàçó äàííûõ, ñîçäàííóþ íà âòîðîì çàíÿòèè, çàòåì îòêðîéòå òàáëèöó äàííûõ. 2. Ùåë÷êîì íà êíîïêå â ëåâîì âåðõíåì óãëó òàáëèöû âûäåëèòå âñå äàííûå. Êàê ñ ïîìîùüþ êíîïîê âêëàäêè âûäåëèòü âåñü äîêóìåíò? 3. Ñêîïèðóéòå âûäåëåííûå äàííûå. 4. Ñîçäàéòå íîâûé äîêóìåíò Excel è îòêðîéòå âòîðîé ëèñò êíèãè Excel. 5. Âñòàâüòå â íåãî ñêîïèðîâàííóþ òàáëèöó äàííûõ. 6. Íàéäèòå â ñïðàâî÷íîé ñèñòåìå Office ñòðàíèöû, îïèñûâàþùèå òåìó âñòàâêè îáúåêòîâ. Êàê âûçâàòü ñïðàâî÷íóþ ñèñòåìó Office? 7. Îòêðîéòå íàèáîëåå èíòåðåñíóþ èç íèõ è âûâåäèòå åå íà ïðèíòåð. Êàê ðàñïå÷àòàòü òåêóùóþ ñòðàíèöó ñïðàâêè?

122

Çàíÿòèå 4. Îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office

8. Ñîõðàíèòå íîâûé äîêóìåíò Excel. 9. Ïåðåêëþ÷èòåñü â Access è óäàëèòå âûäåëåííûå äàííûå. Êàê âîññòàíîâèòü äàííûå, óäàëåííûå èç òàáëèöû Access? 10. Çàêðîéòå âñå ïðèëîæåíèÿ.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Ýòî çàíÿòèå çàâåðøàåò ïåðâóþ ÷àñòü, â êîòîðîé ðàññìàòðèâàëèñü îáùèå ÷åðòû ïðèëîæåíèé Office 2007 è âçàèìîäåéñòâèå ýòèõ ïðîãðàìì ñ îïåðàöèîííîé ñèñòåìîé Windows. Äàëåå âû íàó÷èòåñü âûïîëíÿòü áîëåå ñëîæíûå îïåðàöèè â êîíêðåòíûõ ïðîãðàììàõ. Íå çàáûâàéòå, ÷òî âñå øåñòü êîìïîíåíòîâ ïàêåòà Office òåñíî âçàèìîñâÿçàíû, ïîýòîìó ìíîãèå ïðèåìû, îïèñûâàåìûå ïðè èçó÷åíèè îäíîãî ïðèëîæåíèÿ, ìîæíî ðåàëèçîâàòü è â äðóãèõ ïðîãðàììàõ äàæå â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà íåò ÿâíîãî óêàçàíèÿ íà òàêóþ âîçìîæíîñòü. Äåéñòâèòåëüíî, èíîãäà êàæåòñÿ, ÷òî ïðîùå îïèñàòü ðàçëè÷èÿ ïðîãðàìì Office, ÷åì ïåðå÷èñëèòü âñå èõ îáùèå ÷åðòû. Ñëåäóþùàÿ ÷àñòü êíèãè ïîñâÿùåíà îïèñàíèþ Microsoft Office Word — îäíîãî èç ñàìûõ ìîùíûõ òåêñòîâûõ ïðîöåññîðîâ.

×àñòü II

Word Microsoft Office Word 2007 — îäèí èç ëó÷øèõ òåêñòîâûõ ðåäàêòîðîâ. Îí ïîçâîëÿåò ñîçäàâàòü è ðåäàêòèðîâàòü äîêóìåíòû, äîáàâëÿòü â íèõ òàáëèöû è ðèñóíêè, èçìåíÿòü îôîðìëåíèå àáçàöåâ è íà÷åðòàíèå øðèôòà, ãîòîâèòü äîêóìåíò ê ïå÷àòè. Äîïîëíèòåëüíûå ìîäóëè Word ïîçâîëÿþò âûïîëíÿòü òàêèå îïåðàöèè, êàê ïðîâåðêà îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè, ôîðìèðîâàíèå îãëàâëåíèé è óêàçàòåëåé, ñëèÿíèå ñ áàçîé äàííûõ.

Çàíÿòèå 5

Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèòåñü ñ øàáëîíàìè äîêóìåíòîâ, íàó÷èòåñü ýêñïîðòèðîâàòü ôàéëû Word â ôîðìàò HTML, èçó÷èòå ïÿòü ðåæèìîâ ïðîñìîòðà äîêóìåíòîâ, êîòîðûå ïåðå÷èñëåíû íèæå: n ÷åðíîâèê; n ðàçìåòêà ñòðàíèöû; n âåá-äîêóìåíò; n ñòðóêòóðà; n ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ.

Ñîâðåìåííóþ æèçíü íåëüçÿ ïðåäñòàâèòü áåç òåêñòîâûõ äîêóìåíòîâ â áóìàæíîì è ýëåêòðîííîì âèäå. Word 2007 — ýòî ñîâðåìåííàÿ âåðñèÿ ïîïóëÿðíîãî òåêñòîâîãî ïðîöåññîðà, ïîçâîëÿþùàÿ ïèñàòü ïèñüìà, ôîðìàòèðîâàòü òåêñòû ëþáîé ñëîæíîñòè, äîáàâëÿòü â íèõ ðèñóíêè, ôîðìóëû è ãðàôèêè è äàæå âåðñòàòü öåëûå êíèãè. Ñåãîäíÿ ôîðìàò äîêóìåíòîâ Word ñòàë îáùåïðèçíàííûì. Âû ìîæåòå îòïðàâèòü òàêîé äîêóìåíò ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå â ëþáóþ òî÷êó çåìíîãî øàðà è ïðàêòè÷åñêè âåçäå åãî ñìîãóò ïðî÷åñòü.

Ñîçäàíèå äîêóìåíòà  ïåðâîé ÷àñòè êíèãè âû óæå íàó÷èëèñü ñîçäàâàòü è îòêðûâàòü ïðîñòåéøèå äîêóìåíòû Word. Ñåé÷àñ ïðèøëî âðåìÿ ïîçíàêîìèòüñÿ ñ øàáëîíàìè è ìàñòåðàìè, ãåíåðèðóþùèìè ñòàíäàðòíîå ñîäåðæàíèå è îáùåå îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ. Íàëè÷èå òàêîãî ïðåäâàðèòåëüíî íàñòðîåííîãî äîêóìåíòà îáëåã÷àåò ïðîöåññ ââîäà êîíêðåòíîãî òåêñòà.

Óïðàæíåíèå 1. Øàáëîíû Øàáëîíû ìîæíî ðàññìàòðèâàòü êàê îáû÷íûå äîêóìåíòû Word, â êîòîðûõ, ïîìèìî òåêñòà è ñïèñêà ñòèëåé, õðàíèòñÿ èíôîðìàöèÿ î êîíôèãóðàöèè ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ, ìàêðîñû è ïàðàìåòðû, îïðåäåëÿþùèå âèä äîêóìåíòà è ïîâåäåíèå

Ñîçäàíèå äîêóìåíòà

125

ïðîãðàììû. Øàáëîíû î÷åíü óäîáíû, êîãäà ðÿä äîêóìåíòîâ òðåáóåòñÿ îôîðìèòü â îäèíàêîâîì ñòèëå. Îäíàæäû íàñòðîèâ øàáëîí, âû ñîçäàåòå íà åãî îñíîâå íåñêîëüêî ôàéëîâ, êîòîðûå íàñëåäóþò èìåþùèåñÿ â øàáëîíå òåêñò è îáúåêòû, ñòèëè è îôîðìëåíèå, ìàêðîñû è ïàðàìåòðû èíòåðôåéñà Word. Âñïîìíèòå, ÷òî íà ïðåäûäóùèõ çàíÿòèÿõ ìû óæå ïîëüçîâàëèñü ñòàíäàðòíûìè øàáëîíàìè Office, òåïåðü äàâàéòå ñîçäàäèì ñîáñòâåííûé øàáëîí. 1. Îòêðîéòå äîêóìåíò, ñîçäàííûé íà ïåðâîì çàíÿòèè. Óäàëèòå èç íåãî âåñü òåêñò, òàáëèöó Excel è ðèñóíîê. Íà ñòðàíèöå îñòàíåòñÿ òîëüêî íàäïèñü «Ãåðêóëåñ» è ãîðèçîíòàëüíàÿ ëèíèÿ. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è âûáåðèòå êîìàíäó Ñîõðàíèòü êàê4Øàáëîí Word (Save As4Word Template). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 5.1.

Ðèñ. 5.1. Ñîõðàíåíèå øàáëîíà

3.  ïîëå Èìÿ ôàéëà (File Name) ââåäèòå ñëîâî Herc. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïî óìîë÷àíèþ óñòàíàâëèâàåòñÿ òèï ôàéëà Øàáëîí Word (ôàéë ñ ðàñøèðåíèåì dotx). Ìîæíî òàêæå ñîõðàíèòü øàáëîí êàê Øàáëîí Word ñ ïîääåðæêîé ìàêðîñîâ (ñ ðàñøèðåíèåì dotm) èëè Øàáëîí Word 97-2003 (ñ ðàñøèðåíèåì dot).

4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save). 5. Âûáåðèòå êîìàíäó Office4Çàêðûòü (Office4Close), ÷òîáû çàêðûòü îêíî øàáëîíà. Òåïåðü ó âàñ åñòü øàáëîí ñ çàãîëîâêîì Ãåðêóëåñ, ñîõðàíåííûé â ñïåöèàëüíîé ïàïêå.

126

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

6. ×òîáû óêàçàòü ïðîãðàììå Word, ãäå ñëåäóåò èñêàòü øàáëîíû ïîëüçîâàòåëÿ, âûáåðèòå êîìàíäó Office4Ïàðàìåòðû Word (Office4Word Options). 7.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàñïîëîæåíèå ôàéëîâ (File Locations).  ïîÿâèâøåìñÿ îêíå, ïîêàçàííîì íà ðèñ. 5.2, õðàíèòñÿ èíôîðìàöèÿ îá èìåíàõ íåêîòîðûõ ñïåöèàëüíûõ ïàïîê, â òîì ÷èñëå è èìÿ ïàïêè øàáëîíîâ ïîëüçîâàòåëÿ.

Ðèñ. 5.2. Ïóòè ê ñëóæåáíûì ôàéëàì

8. Ùåëêíèòå íà ñòðîêå Øàáëîíû ïîëüçîâàòåëÿ (User Templates). 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü (Modify). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, êîòîðîå î÷åíü ïîõîæå íà îêíî ñîõðàíåíèÿ ôàéëîâ, íî ïðåäíàçíà÷åíî äëÿ âûáîðà ïàïêè. 10.  ýòîì îêíå âûáåðèòå íóæíóþ ïàïêó. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Âû âåðíåòåñü â îêíî Ðàñïîëîæåíèå ôàéëîâ (File Locations), íî òåïåðü â ñòðîêå Øàáëîíû ïîëüçîâàòåëÿ (User Templates) áóäåò óêàçàíà âûáðàííàÿ âàìè ïàïêà. 12. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, ÷òîáû çàêðûòü äàííîå îêíî. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ìû íå áóäåì èçìåíÿòü ïàïêó, ïðåäëàãàåìóþ ïî óìîë÷àíèþ.

Ñîçäàíèå äîêóìåíòà

127

13. Òåïåðü ïîïðîáóåì ñîçäàòü íà áàçå ïîñòðîåííîãî øàáëîíà íîâûé äîêóìåíò. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, à çàòåì âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New).  ðàçäåëå Øàáëîíû (Templates) ùåëêíèòå íà ñòðîêå Ìîè øàáëîíû (My Templates). Çíà÷îê øàáëîíà Herc ïîÿâèëñÿ â äèàëîãîâîì îêíå, ïîêàçàííîì íà ðèñ. 5.3. Ñþäà êðîìå ñòàíäàðòíûõ øàáëîíîâ âûâîäÿòñÿ çíà÷êè âñåõ ôàéëîâ ñ ðàñøèðåíèåì dot, dotx èëè dotm, çàïèñàííûõ â ïàïêó ñ øàáëîíàìè ïîëüçîâàòåëÿ.

Ðèñ. 5.3. Âûáîð øàáëîíà äîêóìåíòà

14. Ñ ïîìîùüþ ïåðåêëþ÷àòåëåé â ãðóïïå Ñîçäàòü (Create New) âûáåðèòå òèï ñîçäàâàåìîãî ôàéëà. Ïåðåêëþ÷àòåëü Äîêóìåíò (Document) ñîîòâåòñòâóåò ñîçäàíèþ îáû÷íîãî òåêñòîâîãî äîêóìåíòà, à ïåðåêëþ÷àòåëü Øàáëîí (Template) ïîçâîëÿåò ñîçäàòü íîâûé øàáëîí. 15. Äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Herc. Îòêðîåòñÿ íîâûé äîêóìåíò, â êîòîðîì ñðàçó ïîÿâèòñÿ áîëüøàÿ íàäïèñü Ãåðêóëåñ, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.4. Òåïåðü, ïîëüçóÿñü íîâûì øàáëîíîì, âû ìîæåòå áûñòðî äîáàâëÿòü òàêèå íàäïèñè â íà÷àëî êàæäîãî äîêóìåíòà ãèïîòåòè÷åñêîé êîìïàíèè «Ãåðêóëåñ», è âñå îíè áóäóò òî÷íûìè êîïèÿìè çàãîëîâêà, õðàíÿùåãîñÿ â øàáëîíå. Ñëåäóåò çàìåòèòü, ÷òî òàê íàçûâàåìûé «Íîâûé äîêóìåíò», êîòîðûé ñîçäàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå Ñîçäàòü (Create) äèàëîãîâîãî îêíà Ñîçäàíèå äîêóìåíòà (New Document), íà ñàìîì äåëå òîæå ïîñòðîåí íà îñíîâå øàáëîíà. Ýòîò øàáëîí çàïèñàí â ôàéëå Normal.dotm. Øàáëîí Normal.dotm èãðàåò âàæíóþ ðîëü. Îí îïðåäåëÿåò èñõîäíóþ êîíôèãóðàöèþ Word, òî åñòü âèä è ïîâåäåíèå ïðîãðàììû ïðè åå çàïóñêå. ÑÎÂÅÒ Åñëè âû îáíàðóæèëè, ÷òî Word âûãëÿäèò êàê-òî ñòðàííî èëè ðàáîòàåò íåâåðíî, ïîïðîáóéòå çàêðûòü ïðîãðàììó è óäàëèòü ôàéë Normal.dotm. Ïðè ñëåäóþùåì çàïóñêå Word ýòîò øàáëîí áóäåò ñãåíåðèðîâàí çàíîâî â ñîîòâåòñòâèè ñî ñòàíäàðòíîé êîíôèãóðàöèåé, çàëîæåííîé â Word ðàçðàáîò÷èêàìè ïðîãðàììû.

128

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.4. Äîêóìåíò, ïîñòðîåííûé íà îñíîâå øàáëîíà ïîëüçîâàòåëÿ

Óïðàæíåíèå 2. Ñîçäàíèå íîâîãî äîêóìåíòà íà îñíîâå øàáëîíà Øàáëîíû Word äëÿ áîëüøèíñòâà âèäîâ äîêóìåíòîâ ìîæíî íàéòè íà âåá-óçëå Microsoft Office Online. Ïðè íàëè÷èè ïîäêëþ÷åíèÿ ê Èíòåðíåòó ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New) è çàòåì âûáåðèòå íóæíóþ êàòåãîðèþ øàáëîíîâ. Êðîìå ýòîãî ìîæíî èñïîëüçîâàòü óæå óñòàíîâëåííûå øàáëîíû. Äàâàéòå äåòàëüíî ïîçíàêîìèìñÿ ñ ïðîöåäóðîé ñîçäàíèÿ íîâîãî ôàéëà íà îñíîâå ñóùåñòâóþùåãî øàáëîíà ïðîôåññèîíàëüíî îôîðìëåííîãî ðåçþìå. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New) è çàòåì ùåëêíèòå íà ñòðîêå Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates).  ýòîì ðàçäåëå âûáåðèòå íåîáõîäèìûé øàáëîí ñ ðåçþìå (ðèñ. 5.5). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (Create). 3. Íà ýêðàíå ïîÿâèòñÿ äîêóìåíò, ïîêàçàííûé íà ðèñ. 5.6. Äàííûé äîêóìåíò ñîäåðæèò ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ñîäåðæèìûì, îáëåã÷àþùèå ñîñòàâëåíèå ðåçþìå. Ñëåäóÿ ïîÿñíèòåëüíîìó òåêñòó, ââåäèòå ñâîè èìÿ, àäðåñ, òåëåôîíû è äðóãóþ íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ.

Ñîçäàíèå äîêóìåíòà

129

Ðèñ. 5.5. Âûáîð øàáëîíà ðåçþìå

Ðèñ. 5.6. Èñõîäíûé äîêóìåíò ñ ðåçþìå

130

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ïðè ðàáîòå ñ øàáëîíàìè âû ñòîëêíåòåñü ñ ýëåìåíòàìè óïðàâëåíèÿ ñîäåðæèìûì.  Office Word 2007 äîñòóïíû ñëåäóþùèå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ñîäåðæèìûì: ôîðìàòèðîâàííûé òåêñò, îáû÷íûé òåêñò, ðèñóíîê, ïîëå ñî ñïèñêîì è ðàñêðûâàþùèéñÿ ñïèñîê. Êðîìå òîãî, äîáàâëåíû äâà íîâûõ ýëåìåíòà óïðàâëåíèÿ — ýëåìåíò âûáîð äàòû è êîëëåêöèÿ ñòàíäàðòíûõ áëîêîâ.

4. Ñîõðàíèòå ýòî ðåçþìå â ïàïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents) ïîä èìåíåì Ðåçþìå. Òåïåðü âû óìååòå ñòðîèòü äîêóìåíòû íà áàçå øàáëîíîâ è íàïîëíÿòü èõ èíôîðìàöèåé. Îäíàêî èíîãäà òåêñò óæå èìååòñÿ â îáû÷íîì òåêñòîâîì ASCIIôàéëå, íàïðèìåð, ïîëó÷åííîì ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. Òàêîé òåêñò ëåãêî èìïîðòèðóåòñÿ â Word, ãäå åãî ìîæíî îôîðìèòü ñ èñïîëüçîâàíèåì ìîùíûõ âîçìîæíîñòåé ýòîãî òåêñòîâîãî ðåäàêòîðà. ×òîáû îòêðûòü ASCII-òåêñò ôîðìàòà DOS, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è âûáåðèòå êîìàíäó Îòêðûòü (Open). 6.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Òèï ôàéëîâ (Files Of Types) äèàëîãîâîãî îêíà Îòêðûòèå äîêóìåíòà (Open) âûáåðèòå ïóíêò Òåêñòîâûå ôàéëû (Text Files) èëè Âñå ôàéëû (All Files). 7. Íàéäèòå òåêñòîâûé ôàéë è äâàæäû ùåëêíèòå íà åãî çíà÷êå. Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ïðåîáðàçîâàíèå ôàéëà (Convert File), â êîòîðîì îòîáðàæàåòñÿ ñïèñîê âîçìîæíûõ ïðåîáðàçîâàíèé îòêðûâàåìîãî ôàéëà. Âûáåðèòå ïóíêò Êîäèðîâàííûé òåêñò (Encoded Text). Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 8.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ïðåîáðàçîâàíèå ôàéëà (Convert File), ïîêàçàííîì íà ðèñ. 5.7, â ãðóïïå Êîäèðîâêà òåêñòà (Convert File) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü MS-DOS (MS-DOS).

Ðèñ. 5.7. Âûáîð âàðèàíòà ïðåîáðàçîâàíèÿ

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

131

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Åñëè îêíî ïðåîáðàçîâàíèÿ íå ïîÿâèòñÿ, âîçìîæíî, âû íå ñìîæåòå ïðàâèëüíî íàñòðîèòü îòîáðàæåíèå ðóññêèõ áóêâ.  ýòîì ñëó÷àå ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, äàëåå — íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Word (Word Options) è ïåðåéäèòå â ðàçäåë Äîïîëíèòåëüíî (Advanced).  ãðóïïå Îáùèå (General) óñòàíîâèòå ôëàæîê Ïîäòâåðæäàòü ïðåîáðàçîâàíèå ïðè îòêðûòèè (Confirm File Format Conversion on Open), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.8. Çàòåì ïîâòîðèòå èìïîðò òåêñòîâîãî ôàéëà.

Ðèñ. 5.8. Âûáîð êîìàíäû ïîäòâåðæäåíèÿ ïðåîáðàçîâàíèÿ ôàéëà ïðè îòêðûòèè

9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Òåêñò DOS áóäåò ïðåîáðàçîâàí. Ïðè èìïîðòå ôàéëîâ äðóãîãî ôîðìàòà âûáèðàéòå â äèàëîãîâîì îêíå Ïðåîáðàçîâàíèå ôàéëà (Convert File) íóæíûé âàðèàíò ïðåîáðàçîâàíèÿ.

Ðåæèìû ïðîñìîòðà  Microsoft Office Word îäèí è òîò æå äîêóìåíò ìîæíî îòîáðàæàòü â ïÿòè ïåðå÷èñëåííûõ íèæå ðåæèìàõ ïðîñìîòðà. n Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Print Layout) — ïîçâîëÿåò îöåíèòü ðàñïîëîæåíèå òåêñòà è îáú-

åêòîâ îòíîñèòåëüíî ôèçè÷åñêèõ ñòðàíèö äîêóìåíòà.

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

132

n Ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ (Full Screen Reading) — ïðåäíàçíà÷åí äëÿ óäîáíîãî

÷òåíèÿ äîêóìåíòîâ.  ýòîì ðåæèìå äîêóìåíò ðàçáèâàåòñÿ íà ñòðàíèöû, êîòîðûå îòîáðàæàþòñÿ íà ýêðàíå öåëèêîì, àíàëîãè÷íî êíèæíûì ñòðàíèöàì. Äëÿ óäîáñòâà îòêëþ÷àþòñÿ íåèñïîëüçóåìûå â ýòîì ðåæèìå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ, à òàêæå ïðèìåíÿåòñÿ ñãëàæèâàíèå øðèôòîâ äëÿ áîëåå êîìôîðòíîãî âèçóàëüíîãî âîñïðèÿòèÿ òåêñòà. n Âåá-äîêóìåíò (Web Layout) — ñëóæèò äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ âåá-ñòðàíèö, äëÿ êîòîðûõ õàðàêòåðíà íåîãðàíè÷åííàÿ äëèíà. n Ñòðóêòóðà (Outline) — ñëóæèò äëÿ çàäàíèÿ è ðåäàêòèðîâàíèÿ èåðàðõè÷åñêîé ñòðóêòóðû ðàçäåëîâ îñíîâíîãî òåêñòà, ÷òî ïîçâîëÿåò ïîëíîñòüþ îòâëå÷üñÿ îò ãðàôè÷åñêèõ îáúåêòîâ è ðåàëüíûõ ðàçìåðîâ ñòðàíèö è ñêîíöåíòðèðîâàòü âíèìàíèå íà ñîäåðæàíèè. n ×åðíîâèê (Draft) — ïðåäíàçíà÷åí äëÿ ââîäà è ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà, îòîáðàæàåìîãî â âèäå íåïðåðûâíîé âåðòèêàëüíîé ïîëîñû. Ðåæèìû ïðîñìîòðà ïðîùå âñåãî ïåðåêëþ÷àòü ñ ïîìîùüþ êíîïîê, ðàñïîëîæåííûõ â ïðàâîì íèæíåì óãëó îêíà äîêóìåíòà (ðèñ. 5.9). Íå çàáûâàéòå î íàëè÷èè ðàçíûõ ðåæèìîâ, âñåãäà ðàáîòàéòå â òîì èç íèõ, êîòîðûé ëó÷øå ñîîòâåòñòâóåò ðåøàåìîé çàäà÷å.

Ðèñ. 5.9. Êíîïêè ðåæèìîâ ïðîñìîòðà

Óïðàæíåíèå 3. ×åðíîâèê Íà÷íåì èçó÷åíèå ðåæèìîâ ïðîñìîòðà ñ ñàìîãî ïðîñòîãî — ñ ÷åðíîâèêà. Ñîçäàâàÿ èëè ìîäèôèöèðóÿ òåêñòîâûé äîêóìåíò, âû ÷àùå âñåãî ðàáîòàåòå â ýòîì ðåæèìå ïðîñìîòðà. Íà ðèñ. 5.10 ïîêàçàí ïðèìåðíûé âèä äîêóìåíòà â ðåæèìå ÷åðíîâèêà è îñíîâíûå ýëåìåíòû îêíà Word. Ïðè îáû÷íîì ïðîñìîòðå äîêóìåíò èìååò íåîãðàíè÷åííóþ äëèíó, õîòÿ åãî øèðèíà îïðåäåëÿåòñÿ ðàçìåðîì ñòðàíèöû. Ðàçáèåíèå íà ñòðàíèöû ïîêàçàíî ãîðèçîíòàëüíûìè ïóíêòèðíûìè ëèíèÿìè.  ýòîì ðåæèìå íà ýêðàíå íå âèäíû ôèãóðû, ðèñóíêè è äðóãèå ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû. Ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ Word â ëþáîì ðåæèìå ïðîñìîòðà âûâîäèò îäíó è òó æå èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ïîìîãàåò îðèåíòèðîâàòüñÿ â áîëüøèõ äîêóìåíòàõ.  ïåðâîì ñëåâà ïîëå ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ âèäíû íîìåð òåêóùåé ñòðàíèöû è ÷èñëî ñòðàíèö â äîêóìåíòå. Âî âòîðîå ïîëå âûâîäèòñÿ ÷èñëî âûäåëåííûõ ñëîâ è îáùåå ÷èñëî ñëîâ â äîêóìåíòå. ÑÎÂÅÒ Âû ìîæåòå ëåãêî íàñòðîèòü ñòðîêó ñîñòîÿíèÿ ïî ñâîåìó óñìîòðåíèþ. Äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà íåé è âûáðàòü íåîáõîäèìûå ýëåìåíòû äëÿ ïðîñìîòðà.

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

133

Ðèñ. 5.10. Äîêóìåíò Word â ðåæèìå ÷åðíîâèêà

1. Îòêðîéòå ëþáîé (íî íå î÷åíü êîðîòêèé) äîêóìåíò è íà âêëàäêå Âèä (View) â ãðóïïå Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (Document Views) ùåëêíèòå íà êíîïêå ×åðíîâèê (Draft). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñõåìà äîêóìåíòà (Document Map) èç ñîñåäíåé ãðóïïû Ïîêàçàòü èëè ñêðûòü (Show/Hide).  ëåâîé ÷àñòè îêíà ïîÿâèòñÿ ïàíåëü, äåìîíñòðèðóþùàÿ èåðàðõè÷åñêóþ ñòðóêòóðó ðàçäåëîâ äîêóìåíòà (ðèñ. 5.11). Óêàçàííàÿ êíîïêà èãðàåò ðîëü ôëàæêà. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà íåé ñêðîåò ïàíåëü ñõåìû. Òàêóþ ïàíåëü ìîæíî îòêðûòü è â ëþáîì äðóãîì ðåæèìå ïðîñìîòðà. 3. Ùåëêíèòå íà îäíîì èç ïóíêòîâ ïàíåëè ñõåìû äîêóìåíòà. Òåêñò â îñíîâíîì îêíå ïåðåìåñòèòñÿ ê ñîîòâåòñòâóþùåìó ðàçäåëó. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ðàçäåë õàðàêòåðèçóåòñÿ íàëè÷èåì çàãîëîâêà, îòìå÷åííîãî ñïåöèàëüíûì ñòèëåì. Âû ïîçíàêîìèòåñü ñ ýòèìè ñòèëÿìè â óïðàæíåíèè 5 ýòîãî çàíÿòèÿ.

134

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.11. Ñõåìà äîêóìåíòà

4. ×òîáû ïðîêðóòèòü òåêñò âðó÷íóþ, ïîëüçóéòåñü êíîïêàìè è áåãóíêîì âåðòèêàëüíîé ïîëîñû ïðîêðóòêè, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè îêíà. Ïîëîñà ïðîêðóòêè åñòü è íà ïàíåëè ñõåìû äîêóìåíòà. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñëåäóþùàÿ ñòðàíèöà (Next Page). Òåêñò â îêíå ïåðåìåñòèòñÿ ê íà÷àëó ñëåäóþùåé ñòðàíèöû. Êíîïêà Ïðåäûäóùàÿ ñòðàíèöà (Previous Page) âûïîëíÿåò îáðàòíóþ ïðîöåäóðó, ïðîêðó÷èâàÿ òåêñò íà îäíó ñòðàíèöó ââåðõ. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûáîð îáúåêòà ïåðåõîäà (Select Browse Object). Îòêðîåòñÿ ïîêàçàííîå íà ðèñ. 5.12 îêíî ñî çíà÷êàìè. Ýòè çíà÷êè ïîçâîëÿþò èçìåíÿòü ôóíêöèè êíîïîê Ñëåäóþùàÿ ñòðàíèöà (Next Page) è Ïðåäûäóùàÿ ñòðàíèöà (Previous Page).

Ðèñ. 5.12. Âûáîð îáúåêòà ïåðåõîäà

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

135

7. Ïîïðîáóéòå ùåëêíóòü íà çíà÷êå Ðàçäåëû (Browse By Section). Ïîñëå ýòîãî óêàçàííûå êíîïêè áóäóò ïðîêðó÷èâàòü äîêóìåíò ñîîòâåòñòâåííî ê ïðåäûäóùåìó èëè ñëåäóþùåìó ðàçäåëó (à íå ê ñòðàíèöå). 8.  îáû÷íîì ðåæèìå â âåðõíåé ÷àñòè îêíà ìîæåò ðàñïîëàãàòüñÿ ãîðèçîíòàëüíàÿ ëèíåéêà, ïîçâîëÿþùàÿ êîíòðîëèðîâàòü ãîðèçîíòàëüíûå îòñòóïû. ×òîáû ïîêàçàòü èëè ñêðûòü ëèíåéêó, óñòàíîâèòå èëè ñáðîñüòå ôëàæîê Ëèíåéêà (Ruler) íà âêëàäêå Âèä (View). 9. Âåðîÿòíî, âû çàõîòèòå íàñòðîèòü ìàñøòàá îòîáðàæåíèÿ òåêñòà ïî ñâîåìó âêóñó. Äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìàñøòàá (Zoom) âêëàäêè Âèä (View) è âûáåðèòå ïîäõîäÿùèé ìàñøòàá. ×òîáû øèðèíà òåêñòà â òî÷íîñòè ðàâíÿëàñü øèðèíå îêíà, âûáåðèòå ïóíêò Ïî øèðèíå ñòðàíèöû (Page Width). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  ïðàâîé ÷àñòè ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ òåïåðü ðàñïîëàãàåòñÿ ïîëçóíîê ðåãóëèðîâêè ìàñøòàáà. Ïåðåìåùàÿ ïîëçóíîê, ìîæíî áûñòðî èçìåíèòü ìàñøòàá äîêóìåíòà.

10. Ùåëêíèòå â ëåâîì ïîëå ñòðîêè ñîñòîÿíèÿ. Îòêðîåòñÿ îêíî ïîèñêà è çàìåíû, îòêðûòîå íà âêëàäêå ïåðåõîäà ê îáúåêòó, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.13. 11. Â ñïèñêå Îáúåêò ïåðåõîäà (Go To What) âûáåðèòå òèï îáúåêòà, êîòîðûé íóæíî íàéòè, íàïðèìåð ïóíêò Ñòðàíèöà (Page).

Ðèñ. 5.13. Âêëàäêà ïåðåõîäà äèàëîãîâîãî îêíà ïîèñêà è çàìåíû

12.  ïîëå Ââåäèòå íîìåð ñòðàíèöû (Enter Page Number), íàçâàíèå êîòîðîãî âàðüèðóåòñÿ â çàâèñèìîñòè îò âûáðàííîãî òèïà îáúåêòà, ââåäèòå íîìåð ñòðàíèöû, ê êîòîðîé íóæíî ïåðåéòè. Äëÿ ïåðåõîäà âïåðåä èëè íàçàä íà N ñòðàíèö îòíîñèòåëüíî òåêóùåé ââåäèòå ñîîòâåòñòâåííî +N èëè –N, ãäå N — öåëîå ÷èñëî. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïåðåéòè (Go To). Äîêóìåíò ïðîêðóòèòñÿ äî èñêîìîãî îáúåêòà.

Óïðàæíåíèå 4. Ðàçìåòêà ñòðàíèöû Ðåæèì ðàçìåòêè ñòðàíèö ïîçâîëÿåò âèäåòü äîêóìåíò òàêèì, êàêèì îí áóäåò íà áóìàæíûõ ñòðàíèöàõ, ðàñïå÷àòàííûõ íà ïðèíòåðå. Çäåñü â âèäå áåëûõ ïðÿìîóãîëüíèêîâ îòîáðàæàþòñÿ ñòðàíèöû äîêóìåíòà, íà êîòîðûõ íàðÿäó ñ òåêñòîì âèäíû

136

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

àáñîëþòíî âñå îáúåêòû, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.14. Åñëè äîêóìåíò ñîäåðæèò ìíîãî÷èñëåííûå ðèñóíêè èëè ãðàôèêè, ñ íèì óäîáíåå ðàáîòàòü èìåííî â ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèöû.

Ðèñ. 5.14. Äîêóìåíò â ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèöû

Îêíî ðåæèìà ðàçìåòêè ïðàêòè÷åñêè íå îòëè÷àåòñÿ îò îêíà ðåæèìà ÷åðíîâèêà. Íî, âêëþ÷èâ ðåæèì îòîáðàæåíèÿ ëèíåéêè, âû êðîìå ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè óâèäèòå åùå è âåðòèêàëüíóþ, êîòîðàÿ ïîçâîëÿåò îöåíèâàòü ïîëîæåíèå îáúåêòîâ íà ñòðàíèöå ïî âòîðîé êîîðäèíàòå. Ïðèåìû ïåðåìåùåíèÿ ïî äîêóìåíòó òîæå ñîâïàäàþò â îáîèõ ðåæèìàõ, îäíàêî â äèàëîãîâîì îêíå Ìàñøòàá (Zoom) â ðåæèìå ðàçìåòêè ïîÿâëÿþòñÿ òðè äîïîëíèòåëüíûõ ïóíêòà — Ïî øèðèíå òåêñòà (Text Width), Öåëàÿ ñòðàíèöà (Whole Page) è Íåñêîëüêî ñòðàíèö (Many Pages), íàçâàíèÿ êîòîðûõ íå òðåáóþò äîïîëíèòåëüíûõ ïîÿñíåíèé. Ðàáîòàÿ â ðåæèìå ðàçìåòêè, íå ñïåøèòå ðàññòàâëÿòü îáúåêòû è ôîðìàòèðîâàòü òåêñò. Äëÿ íà÷àëà ñëåäóåò íàñòðîèòü ðàçìåðû ñòðàíèöû è åå ïîëåé. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è ùåëêíèòå íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup).

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

137

2.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåð áóìàãè (Paper), êîòîðàÿ ïîêàçàíà íà ðèñ. 5.15. 3.  ñïèñêå Ðàçìåð áóìàãè (Paper Size) âûáåðèòå òîò ðàçìåð ëèñòà, íà êîòîðîì äîëæåí ïå÷àòàòüñÿ äîêóìåíò. 4. ×òîáû çàäàòü íåñòàíäàðòíûé ðàçìåð, âûáåðèòå ïóíêò Äðóãîé (Custom Size) è ââåäèòå øèðèíó è âûñîòó ñòðàíèöû â ñ÷åò÷èêè Øèðèíà (Width) è Âûñîòà (Height).

Ðèñ. 5.15. Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû

5. Ïîñëå íàñòðîéêè ðàçìåðîâ ñòðàíèöû ñëåäóåò óêàçàòü ðàçìåðû îòñòóïîâ è âûáðàòü âàðèàíò âûâîäà òåêñòà íà ïðèíòåð. Äëÿ ýòîãî ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïîëÿ (Margins), ïîêàçàííóþ íà ðèñ. 5.16. 6.  ñ÷åò÷èêè Âåðõíåå (Top), Íèæíåå (Bottom), Ëåâîå (Left) è Ïðàâîå (Right) ââåäèòå øèðèíó ïîëåé ñòðàíèöû. 7. Ñ ïîìîùüþ êíîïîê â ãðóïïå Îðèåíòàöèÿ (Orientation) çàäàéòå êíèæíîå èëè àëüáîìíîå ðàñïîëîæåíèå ñòðàíèöû îòíîñèòåëüíî òåêñòà. 8. Åñëè âû ñîáèðàåòåñü ïå÷àòàòü äîêóìåíò íà îáåèõ ñòîðîíàõ ëèñòîâ, à ëåâûé è ïðàâûé îòñòóïû íå ðàâíû, òî â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Íåñêîëüêî ñòðàíèö (Multiple Pages) âûáåðèòå ïóíêò Çåðêàëüíûå ïîëÿ (Mirror Margins). Ýòî îáåñïå÷èò ïðàâèëüíóþ ðàññòàíîâêó ïîëåé. Ïðè âûáîðå ïóíêòà 2 ñòðàíèöû íà ëèñòå (2 Pages Per Sheet) íà îäíîì ëèñòå áóìàãè áóäóò ðàçìåùåíû äâå ñòðàíèöû. Ïîëå Îáðàçåö (Preview) ïîçâîëÿåò îöåíèòü òåêóùóþ ðàñêëàäêó ñòðàíèö è âèçóàëüíî ïðîêîíòðîëèðîâàòü ââåäåííûå ïàðàìåòðû.

138

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.16. Íàñòðîéêà ïîëåé

ÑÎÂÅÒ Â âåðõíåì è íèæíåì ïîëÿõ ñòðàíèöû ðàñïîëîæåíû âåðõíèé è íèæíèé êîëîíòèòóëû, â êîòîðûõ ìîæíî ðàçìåñòèòü, íàïðèìåð, íîìåðà ñòðàíèö èëè íàçâàíèÿ òåêóùèõ ðàçäåëîâ äîêóìåíòà. Åñëè âû ïîëüçóåòåñü êîëîíòèòóëàìè, íå äåëàéòå âåðõíåå è íèæíåå ïîëÿ ñëèøêîì óçêèìè.

9. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Èñòî÷íèê áóìàãè (Layout).  ðàçäåëå Ðàçëè÷àòü êîëîíòèòóëû (Headers and Footers) ñ ïîìîùüþ ñîîòâåòñòâóþùèõ ñ÷åò÷èêîâ íàñòðîéòå ðàññòîÿíèÿ îò êðàÿ ñòðàíèöû äî âåðõíåãî è íèæíåãî êîëîíòèòóëîâ. 10. Ùåë÷êîì íà êíîïêå OK çàêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî ïàðàìåòðîâ ñòðàíèöû. 11. Ïîëÿ ìîæíî íàñòðîèòü è ñ ïîìîùüþ ëèíååê. ×òîáû óâåëè÷èòü øèðèíó ëåâîãî ïîëÿ, ïîìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ãðàíèöó ãîëóáîé è áåëîé îáëàñòåé ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè (ñì. ðèñ. 5.14), íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàñêèâàéòå ãðàíèöó ïîëÿ. Àíàëîãè÷íî íàñòðàèâàþòñÿ è îñòàëüíûå òðè ïîëÿ ñòðàíèöû. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Âû ìîæåòå áûñòðî èçìåíèòü ïîëÿ, îðèåíòàöèþ è ðàçìåð ñòðàíèöû, ùåëêíóâ íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) âêëàäêè Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout).

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

139

12.  ìíîãîñòðàíè÷íîì äîêóìåíòå, êàê ïðàâèëî, òðåáóåòñÿ ðàññòàíîâêà íîìåðîâ ñòðàíèö. Íåò ñìûñëà äåëàòü ýòî âðó÷íóþ. Word óìååò íóìåðîâàòü ñòðàíèöû àâòîìàòè÷åñêè. Âûáåðèòå êîìàíäó Íîìåð ñòðàíèöû (Page Number) íà âêëàäêå Âñòàâêà (Insert) â ãðóïïå Êîëîíòèòóëû (Header & Footer). 13.  ïîÿâèâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå ïîëîæåíèå íîìåðà ñòðàíèöû è åãî âèä èç êîëëåêöèè ãîòîâûõ âàðèàíòîâ íóìåðàöèè ñòðàíèö, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.17.

Ðèñ. 5.17. Äîáàâëåíèå íîìåðîâ ñòðàíèö

14. Word ïåðåéäåò â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ êîëîíòèòóëîâ. Òåêñò äîêóìåíòà ñòàíåò áëåêëûì, à êîëîíòèòóëû áóäóò âûäåëåíû ïóíêòèðíûìè ïðÿìîóãîëüíèêàìè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.18. Ïîÿâèòñÿ íîâàÿ âêëàäêà Êîíñòðóêòîð (Design) â êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòàõ Ðàáîòà ñ êîëîíòèòóëàìè (Header & Footer Tools). Â ãðóïïå Ïàðàìåòðû (Options) óñòàíîâèòå ôëàæîê Îñîáûé êîëîíòèòóë äëÿ ïåðâîé ñòðàíèöû (Different First Page) äëÿ òîãî, ÷òîáû íîìåð îòñóòñòâîâàë íà ïåðâîé ñòðàíèöå äîêóìåíòà. 15. Åñëè òðåáóåòñÿ äîïîëíèòåëüíîå ôîðìàòèðîâàíèå íîìåðîâ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Íîìåð ñòðàíèöû (Page Number), âûáåðèòå êîìàíäó Ôîðìàò íîìåðîâ ñòðàíèö (Format Page Numbers) è íàñòðîéòå ïàðàìåòðû â äèàëîãîâîì îêíå Ôîðìàò íîìåðà ñòðàíèöû (Page Number Format).

140

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.18. Ðåäàêòèðîâàíèå êîëîíòèòóëîâ

16. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü îêíî êîëîíòèòóëîâ (Close Header and Footer). Word àâòîìàòè÷åñêè ïðîíóìåðóåò ñòðàíèöû äîêóìåíòà. Ïðè ðåäàêòèðîâàíèè òåêñòà âû ñìîæåòå âûáðàñûâàòü è âñòàâëÿòü ôðàãìåíòû, à òàêæå ïåðåìåùàòü öåëûå áëîêè ñòðàíèö. Word àâòîìàòè÷åñêè ñêîððåêòèðóåò íóìåðàöèþ è îáåñïå÷èò ïðàâèëüíóþ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ÷èñåë. 17. ×òîáû äîáàâèòü, ê ïðèìåðó, â íèæíèé êîëîíòèòóë äðóãóþ èíôîðìàöèþ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Íèæíèé êîëîíòèòóë (Footer) âêëàäêè Âñòàâêà (Insert) è âûáåðèòå êîìàíäó Èçìåíèòü íèæíèé êîëîíòèòóë (Edit Footer). ÑÎÂÅÒ Äëÿ áûñòðîãî ïåðåõîäà â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ êîëîíòèòóëîâ äîñòàòî÷íî äâàæäû ùåëêíóòü íà íóæíîì êîëîíòèòóëå îäíîé èç ñòðàíèö äîêóìåíòà.

18. Ââåäèòå â êîëîíòèòóëå òåêñò Ýòî íèæíèé êîëîíòèòóë. Ïîñëå ýòîãî â íèæíåì ïîëå êàæäîé ñòðàíèöû áóäåò âûâåäåíà òàêàÿ íàäïèñü. Âû ñêàæåòå, ÷òî ïîäîáíûå çàãîëîâêè ñòðàíèö íèêîìó íå íóæíû. Äà, êîíå÷íî, ýòî ëèøü ïðîñòåéøèé ïðèìåð. Äàâàéòå ïîñìîòðèì, êàêèå âîçìîæíîñòè ïðåäëàãàåò âêëàäêà

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

141

Êîíñòðóêòîð (Design) â êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòàõ Ðàáîòà ñ êîëîíòèòóëàìè (Header & Footer Tools).

19. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íèæíèé êîëîíòèòóë (Footer) èëè Âåðõíèé êîëîíòèòóë (Header), à çàòåì â ïîÿâèâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå íóæíûé âàðèàíò íèæíåãî èëè âåðõíåãî êîëîíòèòóëà. 20. Âû ìîæåòå âñòàâëÿòü â êîëîíòèòóëû òåêóùèå äàòó è âðåìÿ, äàòó ïå÷àòè äîêóìåíòà, èìÿ àâòîðà è äðóãóþ èíôîðìàöèþ. Äëÿ ïðèìåðà íà âêëàäêå Âñòàâêà (Insert) â ãðóïïå Òåêñò (Text) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ýêñïðåññ-áëîêè (Quick Parts) è âûáåðèòå êîìàíäó Ñâîéñòâî äîêóìåíòà4Íàçâàíèå (Document Property4Title). Èìÿ âàøåãî ôàéëà ïîÿâèòñÿ â íèæíåì êîëîíòèòóëå êàæäîé ñòðàíèöû. Åñëè âû ïåðåèìåíóåòå ôàéë äîêóìåíòà èëè ïåðåìåñòèòå åãî â äðóãóþ ïàïêó, òî ïðè ñëåäóþùåì îòêðûòèè äîêóìåíòà â íèæíåì êîëîíòèòóëå ïîÿâèòñÿ óæå íîâîå èìÿ ôàéëà. 21. ×òîáû çàêðûòü ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ êîëîíòèòóëîâ, äâàæäû ùåëêíèòå â îáëàñòè äîêóìåíòà. Èíîãäà, ïðîñìîòðåâ äîêóìåíò â ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèöû, âàì ìîæåò íå ïîíðàâèòüñÿ, êàê Word ðàçáèâàåò òåêñò íà ñòðàíèöû.  ýòîì ñëó÷àå ìîæíî âðó÷íóþ âñòàâèòü â òåêñò äîïîëíèòåëüíûå ðàçðûâû ñòðàíèö. 22. Ïîìåñòèòå êóðñîð â òó òî÷êó, ãäå äîëæíà íà÷èíàòüñÿ íîâàÿ ñòðàíèöà, è âûáåðèòå êîìàíäó Âñòàâêà4Ñòðàíèöû4Ðàçðûâ ñòðàíèöû (Insert4Pages4Page Break). Òåêñò ïðàâåå è íèæå êóðñîðà áóäåò ïåðåíåñåí â íà÷àëî ñëåäóþùåé ñòðàíèöû, à êîíåö òåêóùåé ñòðàíèöû îñòàíåòñÿ ïóñòûì. 23. Äëÿ òîãî ÷òîáû èçìåíèòü ïàðàìåòðû ðàçðûâà ñòðàíèöû èëè ðàçäåëà, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è â ãðóïïå Ñòðàíèöû (Pages) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàçðûâû (Breaks). 24. Îòêðîåòñÿ ñïèñîê, ïîêàçàííûé íà ðèñ. 5.19. Âåðõíÿÿ ÷àñòü ñïèñêà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ âûáîðà òèïà ðàçðûâà ñòðàíèöû. Íèæíÿÿ ÷àñòü ñïèñêà ïîçâîëÿåò âñòàâèòü ìåòêó íà÷àëà ñëåäóþùåãî ðàçäåëà è âûáðàòü, êàê äîëæåí ðàñïîëàãàòüñÿ ðàçäåë: ñ íà÷àëà ñëåäóþùåé ñòðàíèöû, ñ ÷åòíîé, ñ íå÷åòíîé èëè áåç ðàçðûâà ñòðàíèöû. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ðàçðûâû ðàçäåëîâ ïîçâîëÿþò èçìåíèòü ðàçìåòêó èëè ôîðìàò ÷àñòè äîêóìåíòà.

Ðåæèì âåá-äîêóìåíòà, êîòîðûé âêëþ÷àåòñÿ êîìàíäîé Âèä4Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà4Âåá-äîêóìåíò (View4Document Views4Web Layout), ÿâëÿåòñÿ êîìáèíàöèåé ÷åðíîâèêà è ðåæèìà ðàçìåòêè ñòðàíèöû. Âåá-äîêóìåíò ïîçâîëÿåò âèäåòü âñå îáúåêòû, âêëþ÷àÿ ðèñóíêè è ãðàôèêè, ïåðåìåùàòü èõ ïî äîêóìåíòó è èçìåíÿòü èõ ðàçìåð. Íî â ðåæèìå âåá-äîêóìåíòà îòñóòñòâóåò ðàçáèâêà íà ñòðàíèöû, è âåñü òåêñò îòîáðàæàåòñÿ â âèäå áåñêîíå÷íîé âåðòèêàëüíîé ëåíòû. Çäåñü íåò è âåðòèêàëüíîé ëèíåéêè. Ïîñêîëüêó ïðåäïîëàãàåòñÿ, ÷òî âåá-äîêóìåíò áóäåò ïóáëèêîâàòüñÿ íà âåá-óçëå, ðàçðàáîò÷èêè Word ó÷ëè, ÷òî âåá-ñòðàíèöû ìîãóò èìåòü ëþáóþ äëèíó, à äëÿ èõ ïðîñìîòðà â îêíå áðàóçåðà ñëóæèò âåðòèêàëüíàÿ ïîëîñà ïðîêðóòêè.

142

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.19. Âûáîð âàðèàíòà ðàçðûâà

Åñëè âû ïîëüçóåòåñü òåêñòîâûì ïðîöåññîðîì Word äëÿ ïîäãîòîâêè âåá-ñòðàíèö, âìåñòî ðåæèìà ðàçìåòêè ñòðàíèö âñåãäà ïîëüçóéòåñü ðåæèìîì âåá-äîêóìåíòà.  ýòîì ñëó÷àå ïîñëå ïðåîáðàçîâàíèÿ â ôîðìàò HTML íå ïðîèçîéäåò ïîòåðè íàçíà÷åííîãî ôîðìàòèðîâàíèÿ. Íàïðèìåð, íà âåá-ñòðàíèöå íåâîçìîæíî ðàçìåñòèòü òåêñò â íåñêîëüêî ñòîëáöîâ (åñëè íå ïîëüçîâàòüñÿ òàáëèöàìè), ïîýòîìó ðåæèì ïðîñìîòðà âåá-äîêóìåíòà èãíîðèðóåò òàêîå ôîðìàòèðîâàíèå, ÷åòêî ñëåäóÿ ñòàíäàðòàì HTML. ×òîáû ñôîðìèðîâàòü âåá-ñòðàíèöó, äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà êíîïêå Office è âûáðàòü êîìàíäó Ñîõðàíèòü êàê (Save As). Çàòåì â äèàëîãîâîì îêíå Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà (Save As) âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Òèï ôàéëà (Save As Type) ïóíêò Âåá-ñòðàíèöà (Web Page) è ââåäèòå èìÿ ôàéëà. Ïîëó÷åííóþ âåá-ñòðàíèöó ìîæíî ïðîäîëæàòü ìîäèôèöèðîâàòü êàê â Word, òàê è â ëþáîì âåá-ðåäàêòîðå.

Óïðàæíåíèå 5. Ñòðóêòóðà äîêóìåíòà Ëþáîé äîñòàòî÷íî îáúåìíûé äîêóìåíò îáû÷íî ñîñòîèò èç ðàçäåëîâ è ïîäðàçäåëîâ ðàçíîãî óðîâíÿ. Îñíîâíûå ðàçäåëû, íàïðèìåð ÷àñòè òîé êíèãè, êîòîðóþ âû ñåé÷àñ ÷èòàåòå, âûäåëÿþòñÿ êðóïíûìè çàãîëîâêàìè. Äëÿ çàíÿòèé âûáðàíû çàãîëîâêè ïîìåíüøå. Íàçâàíèÿ óïðàæíåíèé íàáðàíû åùå áîëåå ìåëêèì øðèôòîì.

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

143

Òàêîå ðàçáèåíèå äîêóìåíòà íà îòäåëüíûå áëîêè âîçìîæíî è â Word. Ýòîò òåêñòîâûé ïðîöåññîð ïîçâîëÿåò ïðèñâàèâàòü íàçâàíèÿì òåõ èëè èíûõ ðàçäåëîâ ñïåöèàëüíûå çàãîëîâî÷íûå ñòèëè, êîòîðûå, âî-ïåðâûõ, îáåñïå÷èâàþò îäèíàêîâîå îôîðìëåíèå âñåõ çàãîëîâêîâ îïðåäåëåííîãî óðîâíÿ, à âî-âòîðûõ, ñîîáùàþò ïðîãðàììå, ãäå íà÷èíàåòñÿ è çàêàí÷èâàåòñÿ î÷åðåäíîé ðàçäåë. Äàííàÿ èíôîðìàöèÿ ïîçâîëÿåò Word ïðàâèëüíî ôîðìàòèðîâàòü äîêóìåíò. Íàïðèìåð, çàãîëîâîê ðàçäåëà íèêîãäà íå îêàæåòñÿ íà ñòðàíèöå áåç òåêñòà ýòîãî ðàçäåëà. Åñëè âû ðåäàêòèðóåòå áîëüøîé äîêóìåíò, èìåþùèé èåðàðõè÷åñêóþ ñòðóêòóðó âëîæåííûõ äðóã â äðóãà ðàçäåëîâ, ñ íèì óäîáíî ðàáîòàòü â ðåæèìå ñòðóêòóðû.  ýòîì ðåæèìå ïðîñìîòðà óäîáíî ïåðåñòàâëÿòü, óäàëÿòü è äîáàâëÿòü ðàçäåëû, èçìåíÿòü èõ óðîâåíü, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 5.20. 1. Ñîçäàéòå íîâûé äîêóìåíò. Äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New). 2. Ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Âèä4Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà4Ñòðóêòóðà (View4 Document Views4Outline) ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì ñòðóêòóðû.

Ðèñ. 5.20. Äîêóìåíò â ðåæèìå ñòðóêòóðû

144

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

3. Ââåäèòå òåêñò Ïàðàìåòðû îáîðóäîâàíèÿ. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. Çàòåì ââåäèòå ñòðîêó Ñïåöèàëüíûå âîïðîñû, ñíîâà íàæìèòå Enter è ââåäèòå ñëîâà Ðàçðåøåíèå ïðîáëåì. Ýòî áóäóò íàçâàíèÿ òðåõ ðàçäåëîâ âåðõíåãî óðîâíÿ. Èì ñîîòâåòñòâóåò ñòèëü Çàãîëîâîê1 (Heading1). 4. Ïåðåìåñòèòå êóðñîð â êîíåö ïåðâîé ñòðîêè è íàæìèòå êëàâèøó Enter. Ïîÿâèòñÿ åùå îäèí çàãîëîâîê ðàçäåëà. ×òîáû ïîíèçèòü åãî óðîâåíü, íàæìèòå êëàâèøó Tab. Íîâàÿ ñòðîêà ñòàíåò ïîäðàçäåëîì òåìû Ïàðàìåòðû îáîðóäîâàíèÿ (ñì. ðèñ. 5.20). Ââåäèòå òåêñò Áûñòðîäåéñòâèå. 5. Íàæìèòå êëàâèøó Enter è ââåäèòå çàãîëîâîê åùå îäíîãî ðàçäåëà âòîðîãî óðîâíÿ. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî òåïåðü íå íóæíî íàæèìàòü êëàâèøó Tab.  ðåæèìå ñòðóêòóðû ñòèëü íîâîãî àáçàöà âñåãäà ïîâòîðÿåò çàãîëîâî÷íûé ñòèëü ïðåäûäóùåãî àáçàöà. 6. Ââåäèòå åùå íåñêîëüêî çàãîëîâêîâ ðàçäåëîâ âòîðîãî è òðåòüåãî óðîâíåé, ÷òîáû ïîëó÷èòü òåêñò, ïîêàçàííûé íà ðèñ. 5.20. Äëÿ ïîíèæåíèÿ óðîâíÿ îò âòîðîãî ê òðåòüåìó íàæèìàéòå êëàâèøó Tab. Åñëè âû îøèáëèñü è çàãîëîâîê ïîëó÷èë íåâåðíûé ñòèëü, íå îãîð÷àéòåñü. Äëÿ ïîâûøåíèÿ óðîâíÿ çàãîëîâêà ñëåäóåò íàæàòü êëàâèøè Shift+Tab. Ñëåâà îò êàæäîãî çàãîëîâêà èìååòñÿ çíàê «ïëþñ» èëè «ìèíóñ». «Ïëþñ» ãîâîðèò î òîì, ÷òî äàííûé ðàçäåë íå ïóñò è íàïîëíåí îïðåäåëåííûì ñîäåðæàíèåì (â äàííîì ñëó÷àå çàãîëîâêàìè âëîæåííûõ ïîäðàçäåëîâ). Ïóñòûì ðàçäåëàì ñîîòâåòñòâóåò çíàê «ìèíóñ». 7. Èìåéòå â âèäó, ÷òî çàãîëîâêàì áåç îòñòóïà ñîîòâåòñòâóåò ñòèëü Çàãîëîâîê1 (Heading1), çàãîëîâêàì ñ îäèíàðíûì îòñòóïîì — ñòèëü Çàãîëîâîê2 (Heading2), à çàãîëîâêàì ñ äâîéíûì îòñòóïîì — ñòèëü Çàãîëîâîê3 (Heading3). Ñëåäèòü çà ñòèëÿìè çàãîëîâêîâ ìîæíî â îêíå Ñòèëè (Styles), êîòîðîå âûçûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà â ãðóïïå Ñòèëè (Styles) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home).  äàííîì îêíå âñåãäà óêàçàíî íàçâàíèå ñòèëÿ òîãî àáçàöà, â êîòîðîì íàõîäèòñÿ òåêñòîâûé êóðñîð. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ ×òîáû óçíàòü ñòèëü àáçàöà, ùåëêíèòå â íåì è ïîñìîòðèòå íà ñïèñîê îêíà Ñòèëè (Styles). Àáçàöíûå ñòèëè èñïîëüçóþòñÿ â Word íå òîëüêî äëÿ âûäåëåíèÿ çàãîëîâêîâ. Ëþáîìó àáçàöó ìîæíî íàçíà÷èòü ñòàíäàðòíûé èëè ñïåöèàëüíî ðàçðàáîòàííûé äëÿ íåãî ñòèëü. Ñïîñîáû ôîðìàòèðîâàíèÿ äîêóìåíòà ñ ïîìîùüþ ñòèëåé ðàññìàòðèâàþòñÿ íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè.

8. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Print Layout), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (Document Views) âêëàäêè Âèä (View), ïåðåêëþ÷èòåñü â îáû÷íûé ðåæèì ïðîñìîòðà. Âû óâèäèòå ââåäåííûå çàãîëîâêè ðàçäåëîâ, ðàñïîëîæåííûå äðóã ïîä äðóãîì áåç îòñòóïîâ. Îíè áóäóò îòëè÷àòüñÿ øðèôòîì. Êàæäîìó çàãîëîâî÷íîìó ñòèëþ ñîîòâåòñòâóåò ñâîé øðèôò (ðèñ. 5.21). 9. Òåïåðü íàïîëíèòå ñîçäàííûå ðàçäåëû ñîäåðæàíèåì. Äëÿ ýòîãî ùåëêàéòå â êîíöå íàçâàíèÿ êàæäîãî ðàçäåëà, íàæèìàéòå êëàâèøó Enter è ââîäèòå òåêñò. Ïóñòü êàæäûé ðàçäåë ñîñòîèò âñåãî èç íåñêîëüêèõ ñëîâ. Ñåé÷àñ âàæíà íå îáùàÿ äëèíà äîêóìåíòà, à åãî èåðàðõè÷åñêàÿ ñòðóêòóðà. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â îáû÷íîì ðåæèìå ïðè íàæàòèè êëàâèøè Enter ôîðìèðóåòñÿ àáçàö íå çàãîëîâî÷íîãî ñòèëÿ, à ñòèëÿ Îáû÷íûé (Normal), êîòîðûé ñîîòâåòñòâóåò ïðîñòîìó òåêñòó.

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

145

Ðèñ. 5.21. Òîò æå äîêóìåíò â îáû÷íîì ðåæèìå ïðîñìîòðà

10. Ïåðåêëþ÷èòåñü îáðàòíî â ðåæèì Ñòðóêòóðà (Outline). Âû óâèäèòå âåñü òåêñò äîêóìåíòà. 11. Íà âêëàäêå Ñòðóêòóðà (Outlining), êîòîðàÿ ïîÿâëÿåòñÿ ïðè ïåðåêëþ÷åíèè â ðåæèì ñòðóêòóðû (ñì. ðèñ. 5.20), âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ïîêàçàòü óðîâåíü (Show Level) ïóíêò Óðîâåíü 2 (Level 2). Ñîäåðæèìîå äîêóìåíòà ñâåðíåòñÿ, è íà ýêðàíå îñòàíóòñÿ òîëüêî çàãîëîâêè ïåðâîãî è âòîðîãî óðîâíåé. Êíîïêè âêëàäêè Ñòðóêòóðà (Outlining), ïîêàçàííîé íà ðèñ. 5.22, ïîçâîëÿþò ðàçâåðíóòü äîêóìåíò äî ðàçäåëîâ ëþáîãî óðîâíÿ âëîæåííîñòè. Âûáîð ïóíêòà Âñå óðîâíè (All Levels) âûâîäèò íà ýêðàí âåñü äîêóìåíò. Êíîïêè ñî çíàêàìè «ïëþñ» è «ìèíóñ» òîé æå ãðóïïû Ðàáîòà ñî ñòðóêòóðîé (Outline Tools) ðàçâîðà÷èâàþò è ñâîðà÷èâàþò òîò ðàçäåë, â êîòîðîì íàõîäèòñÿ òåêñòîâûé êóðñîð. 12. Ùåëêíèòå íà ñòðîêå çàãîëîâêà Óñòàíîâêà. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå ñî ñòðåëêîé âíèç. Çàãîëîâîê Óñòàíîâêà ñìåñòèòñÿ âíèç ïîä çàãîëîâîê Îáíîâëåíèå. 14.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ïîêàçàòü óðîâåíü (Show Level) âûáåðèòå ïóíêò Âñå óðîâíè (All Levels), ÷òîáû ñíîâà âûâåñòè íà ýêðàí âñå ñîäåðæèìîå äîêóìåíòà. Âûïîëíåííîå ïåðåìåùåíèå ñòðîêè çàãîëîâêà ïîâëåêëî ñäâèã âñåãî ðàçäåëà.

146

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.22. Âêëàäêà Ñòðóêòóðà

15. Ùåëêíèòå íà çíàêå «ïëþñ» ñëåâà îò çàãîëîâêà ðàçäåëà Áûñòðîäåéñòâèå. Îêàæóòñÿ âûäåëåííûìè ýòîò ðàçäåë è âñå åãî ïîäðàçäåëû (ðèñ. 5.23).

Ðèñ. 5.23. Âûäåëåíèå ðàçäåëà äîêóìåíòà

16. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+X âûðåæüòå âûäåëåííûé ôðàãìåíò. Ïåðåìåñòèòå òåêñòîâûé êóðñîð â íà÷àëî çàãîëîâêà Îáíîâëåíèå è ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Paste) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Âûäåëåííûé ðàíåå ïîäðàçäåë áóäåò öåëèêîì ïåðåíåñåí âíóòðü ðàçäåëà Ñïåöèàëüíûå âîïðîñû.

Óïðàæíåíèå 6. Ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ Ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ ïðåäíàçíà÷åí äëÿ áîëåå óäîáíîãî ÷òåíèÿ äîêóìåíòîâ â ðàññìàòðèâàåìîì íàìè òåêñòîâîì ïðîöåññîðå. Äàííàÿ âîçìîæíîñòü ìîæåò ïðèãîäèòüñÿ, íàïðèìåð, äëÿ ÷òåíèÿ ôàéëîâ ReadMe, ïðèëàãàåìûõ êî ìíî-

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

147

ãèì ïðèëîæåíèÿì, äà è âîîáùå äëÿ ÷òåíèÿ ôàéëîâ ëþáûõ ôîðìàòîâ, äîñòóïíûõ â Word.  ðåæèìå ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ äëÿ óëó÷øåíèÿ âèçóàëüíîãî âîñïðèÿòèÿ òåêñòà èñïîëüçóåòñÿ òåõíîëîãèÿ Microsoft ClearType, ïðè ýòîì ìîæíî èçìåíÿòü ðàçìåð îòîáðàæàåìîãî òåêñòà, íå èçìåíÿÿ øðèôòà òåêñòà â äîêóìåíòå. Ïðè ïå÷àòè ñòðàíèöû áóäóò âûãëÿäåòü èíà÷å, ÷åì â ðåæèìå ÷òåíèÿ.  ðåæèìå ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ ëåíòà ñêðûòà. Îïèñàíèÿ êíîïîê, äîñòóïíûõ â äàííîì ðåæèìå, ïðåäñòàâëåíû â òàáë. 5.1 (ñàìè êíîïêè ïîêàçàíû íà ðèñ. 5.24).

Ðèñ. 5.24. Êíîïêè, äîñòóïíûå â ðåæèìå ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ Òàáëèöà 5.1. Êíîïêè ðåæèìà ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ Êíîïêà

Îïèñàíèå

Ñîõðàíèòü (Save)

Âûïîëíÿåò ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà àíàëîãè÷íî êíîïêå Ñîõðàíèòü (Close) ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà

Ïå÷àòü (Print)

Âûïîëíÿåò ïå÷àòü äîêóìåíòà àíàëîãè÷íî êíîïêå Ïå÷àòü (Print)

Ñåðâèñ (Tools)

Îòêðûâàåò ñïèñîê êîìàíä (ñì. äàëåå)

Öâåò âûäåëåíèÿ òåêñòà (Text Highlight Color)

Îïðåäåëÿåò öâåò äëÿ âûäåëåíèÿ òåêñòà

Ñîçäàòü ïðèìå÷àíèå (Insert Comment)

Ñîçäàåò â òî÷êå ââîäà ïðèìå÷àíèå

Ïðåäûäóùèé ýêðàí (Previous Page)

Ïåðåõîäèò íà ïðåäûäóùèé ýêðàí

Ïåðåéòè ê ñòðàíèöå èëè ðàçäåëó äîêóìåíòà (Jump to a Page or Section in the Document)

Îòêðûâàåò ñïèñîê êîìàíä ïåðåõîäà ê îïðåäåëåííîìó ýêðàíó èëè çàãîëîâêó (ñì. äàëåå)

Ñëåäóþùèé ýêðàí (Next Page)

Ïåðåõîäèò íà ñëåäóþùèé ýêðàí

Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options)

Îòêðûâàåò ñïèñîê ïàðàìåòðîâ ðåæèìà (ñì. äàëåå)

Çàêðûòü (Close)

Âûêëþ÷àåò ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ

Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ñåðâèñ (Tools) îòêðûâàåòñÿ îêíî, ïðåäñòàâëåííîå íà ðèñ. 5.25. Êîìàíäû äàííîãî îêíà ïîçâîëÿþò îñóùåñòâèòü ïîèñê ñëîâà è äîïîëíèòåëüíûõ ñâåäåíèé î íåì èç ðàçëè÷íûõ ñïðàâî÷íûõ ìàòåðèàëîâ (ýíöèêëîïåäèè, ñëîâàðè, òåçàóðóñû), ïåðåâåñòè ôðàçû, âûäåëèòü èõ íóæíûì öâåòîì è äîáàâèòü ïðèìå÷àíèå. Êîìàíäû ïåðåõîäà (ðèñ. 5.26) âûçûâàþòñÿ ùåë÷êîì íà öåíòðàëüíîé êíîïêå Ïåðåéòè ê ñòðàíèöå èëè ðàçäåëó äîêóìåíòà (Jump to a Page or Section in the Document). Ñ èõ ïîìîùüþ âû ìîæåòå ïåðåéòè ê ïåðâîìó èëè ïîñëåäíåìó ýêðàíó, à òàêæå ê ýêðàíó ñ êîíêðåòíûì ñîäåðæàíèåì. Ïîèñê íóæíîãî ðàçäåëà äîêóìåíòà îñóùåñòâëÿåòñÿ ïðè ïîìîùè êîìàíä Êàðòà äîêóìåíòà (Document Map) èëè Ýñêèçû (Thumbnails).

148

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.25. Êîìàíäû ìåíþ Ñåðâèñ (Tools)

Ðèñ. 5.26. Êîìàíäû ïåðåõîäà

Èçìåíèòü ïàðàìåòðû ðåæèìà âû ìîæåòå, ùåëêíóâ íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options). Îòêðîåòñÿ ìåíþ, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 5.27. Êîìàíäû äàííîãî ìåíþ ïîçâîëÿþò èçìåíÿòü ðàçìåð òåêñòà, êîëè÷åñòâî è ðàçìåð ñòðàíèö.  ðåæèìå ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ âû ìîæåòå ðåäàêòèðîâàòü äîêóìåíò, çàïèñûâàòü è ïîêàçûâàòü âíåñåííûå èçìåíåíèÿ. Äàâàéòå ïîñìîòðèì, êàê ðàáîòàòü â ðåæèìå ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ. 1. Äëÿ ïðèìåðà ìû îòêðîåì ôàéë ñ îïèñàíèåì îäíîé ìàòåìàòè÷åñêîé ñèñòåìû (âû ìîæåòå îòêðûòü ëþáîé äðóãîé ôàéë).

Ðåæèìû ïðîñìîòðà

149

Ðèñ. 5.27. Êîìàíäû îïðåäåëåíèÿ ïàðàìåòðîâ ðåæèìà ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ

2. ×òîáû ïåðåéòè â ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðåæèì ÷òåíèÿ (Full Screen Reading) â ãðóïïå Ðåæèìû ïðîñìîòðà äîêóìåíòà (Document Views) íà âêëàäêå Âèä (View). 3. Òåêñòîâûé ïðîöåññîð ïåðåéäåò â ðåæèì ÷òåíèÿ (ðèñ. 5.28). 4. Äëÿ âûâîäà êàðòû äîêóìåíòà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïåðåéòè ê ñòðàíèöå èëè ðàçäåëó äîêóìåíòà (Jump to a Page or Section in the Document), à çàòåì âûáåðèòå êîìàíäó Êàðòà äîêóìåíòà (Document Map). 5. ×òîáû óâåëè÷èòü ðàçìåð øðèôòà îòîáðàæàåìîãî òåêñòà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options) è âûáåðèòå êîìàíäó Óâåëè÷èòü ðàçìåð òåêñòà (Increase Text Size). 6. Äëÿ óìåíüøåíèÿ ðàçìåðà øðèôòà îòîáðàæàåìîãî òåêñòà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options) è âûáåðèòå êîìàíäó Óìåíüøèòü ðàçìåð òåêñòà (Decrease Text Size). 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options) è âûáåðèòå êîìàíäó Ïîêàçàòü ïå÷àòíóþ ñòðàíèöó (Show Printed Page), ÷òîáû ïîñìîòðåòü, êàê âàø äîêóìåíò áóäåò âûãëÿäåòü ïðè ïå÷àòè.

150

Çàíÿòèå 5. Ñîçäàíèå è ðàçìåòêà äîêóìåíòà

Ðèñ. 5.28. Äîêóìåíò â ðåæèìå ÷òåíèÿ

8. Îòêëþ÷èòå êàðòó äîêóìåíòà ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàêðûòü (Close) â îêíå êàðòû äîêóìåíòà. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ïðîñìîòðà (View Options) è âûáåðèòå êîìàíäó Ïîêàçàòü äâå ñòðàíèöû (Show Two Pages), ÷òîáû îòîáðàçèòü äâå ñòðàíèöû ðÿäîì. 10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close), ÷òîáû âûêëþ÷èòü ðåæèì ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ è âåðíóòüñÿ ê ïðåäûäóùåìó ðåæèìó.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïðèøëî âðåìÿ ïðîâåðèòü, íàñêîëüêî õîðîøî âû óñâîèëè ìàòåðèàë ýòîãî çàíÿòèÿ. 1. Ñîçäàéòå íîâûé øàáëîí íà îñíîâå øàáëîíà Herc.dotx. Êàê â äèàëîãîâîì îêíå ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà âûâåñòè ñïèñîê øàáëîíîâ ñ äîïîëíèòåëüíîé èíôîðìàöèåé î ôàéëàõ?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

151

2. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì ñòðóêòóðû è ââåäèòå íåñêîëüêî çàãîëîâêîâ ïåðâîãî óðîâíÿ, êîòîðûå ñîîòâåòñòâóþò ñòàíäàðòíûì ðàçäåëàì øàáëîíà, ïðåäíàçíà÷åííîãî, íàïðèìåð, äëÿ îôîðìëåíèÿ åæåìåñÿ÷íûõ îò÷åòîâ îòäåëîâ êîìïàíèè. Ïîäóìàéòå, êàê ñ ïîìîùüþ âêëàäêè Ñòðóêòóðà (Outlining) óáðàòü îôîðìëåíèå çàãîëîâêîâ ðàçäåëîâ è âìåñòèòü â îêíî áîëüøå òåêñòà? 3. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì ÷åðíîâèêà è ââåäèòå â ðàçäåëû øàáëîíà ïîÿñíèòåëüíûé òåêñò, óêàçûâàþùèé íà òî, êàêàÿ èíôîðìàöèÿ äîëæíà ðàçìåùàòüñÿ â êàæäîì ðàçäåëå. 4.  ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèö äîáàâüòå íóìåðàöèþ ñòðàíèö. Óñòàíîâèòå øèðèíó ëåâîãî ïîëÿ ñòðàíèöû 4 ñì, à ïðàâîãî — 3 ñì. Äëÿ ïåðåïëåòà îò÷åòîâ íåîáõîäèìî äîáàâèòü â âåðõíåé ÷àñòè ñòðàíèöû äîïîëíèòåëüíîå ïîëå â 2 ñì. Êàê ýòî ñäåëàòü? 5. Ðàñïå÷àòàéòå íîâûé øàáëîí è ñîõðàíèòå åãî â ïàïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents).

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Òåïåðü âû óìååòå ñîçäàâàòü ñëîæíûå òåêñòîâûå äîêóìåíòû ñ ïîìîùüþ øàáëîíîâ Word, à òàêæå ðàçðàáàòûâàòü ñîáñòâåííûå øàáëîíû. Âû ìîæåòå ðåäàêòèðîâàòü äîêóìåíò â îäíîì èç ïÿòè ðåæèìîâ ïðîñìîòðà, ðàçðàáàòûâàòü îáùóþ ñòðóêòóðó äîêóìåíòà, íàñòðàèâàòü ïàðàìåòðû ñòðàíèöû è ïåðåìåùàòüñÿ ïî òåêñòó ñ ïîìîùüþ ñõåìû äîêóìåíòà. Ïîñëå ñîçäàíèÿ ñòðóêòóðû äîêóìåíòà è ââîäà òåêñòà ñëåäóåò ïîáåñïîêîèòüñÿ î âíåøíåì âèäå òåêñòà. Êîíå÷íî, ãëàâíûì ÿâëÿåòñÿ ñìûñëîâîå íàïîëíåíèå äîêóìåíòà, íî ãðàìîòíîå ôîðìàòèðîâàíèå è âûäåëåíèå êëþ÷åâûõ ôðàç îáëåã÷àåò ÷òåíèå è ñïîñîáñòâóåò ïîíèìàíèþ ñìûñëà íàïèñàííîãî. Ñëåäóþùåå çàíÿòèå ïîñâÿùåíî âîïðîñàì ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà.

Çàíÿòèå 6

Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè ðàññêàçûâàåòñÿ îá èíñòðóìåíòàõ Word, ïîçâîëÿþùèõ ôîðìàòèðîâàòü òåêñò è ïðèäàâàòü äîêóìåíòó íåîáõîäèìîå îôîðìëåíèå. Âû ïîçíàêîìèòåñü ñî ñëåäóþùèìè îïåðàöèÿìè è ýëåìåíòàìè ôîðìàòèðîâàíèÿ: n íàñòðîéêà îòñòóïîâ è èíòåðâàëîâ; n òàáóëÿöèÿ; n ìàðêèðîâàííûå è íóìåðîâàííûå ñïèñêè; n ââîä òåêñòà â íåñêîëüêî êîëîíîê; n âûáîð íà÷åðòàíèÿ è ðàçìåðà øðèôòà; n ñòèëü; n ëèíèè è ôèãóðû; n áèáëèîòåêà Clip Art. Microsoft Office Word 2007 ïîìîãàåò ñîçäàâàòü ïðîôåññèîíàëüíî îôîðìëåííûå äîêóìåíòû. Øèðîêèå âîçìîæíîñòè îôîðìëåíèÿ àáçàöåâ è øðèôòîâ, èñïîëüçîâàíèÿ ñòèëåé è äîáàâëåíèÿ ãðàôè÷åñêèõ îáúåêòîâ ïîçâîëÿþò áûñòðî è ëåãêî ôîðìàòèðîâàòü äîêóìåíòû.

Ïàðàìåòðû àáçàöà Ïðîñòåéøèå òåêñòîâûå ðåäàêòîðû, ïîäîáíûå Áëîêíîòó (Notepad), íå îòñëåæèâàþò ñìûñëîâóþ ëîãèêó äîêóìåíòà.  íèõ îñíîâíîé ñòðóêòóðíîé åäèíèöåé ÿâëÿåòñÿ ñèìâîë.  òåêñòîâûõ ïðîöåññîðàõ, ê êîòîðûì îòíîñèòñÿ è Word, â êà÷åñòâå ýëåìåíòàðíîãî ñòðóêòóðíîãî áëîêà ðàññìàòðèâàåòñÿ àáçàö. Word ïîëàãàåò, ÷òî ñîäåðæèìîå àáçàöà ÿâëÿåòñÿ ñâÿçíûì òåêñòîì è ïðîãðàììà ñàìà ðàññòàâëÿåò áóêâû è ñëîâà âíóòðè àáçàöà íàèëó÷øèì îáðàçîì â ñîîòâåòñòâèè ñ íàçíà÷åííûìè ïîëüçîâàòåëåì ïðàâèëàìè ôîðìàòèðîâàíèÿ.  ðåçóëüòàòå â ïðîöåññå ðåäàêòèðîâàíèÿ äîêóìåíòà îòïàäàåò íåîáõîäèìîñòü â êîððåêòèðîâêå äëèíû ñòðîê, âûäåëåíèè çàãîëîâêîâ ñïåöèàëüíûì øðèôòîì, äîáàâëåíèè ìàðêåðîâ ñïèñêîâ è îòñòóïîâ «êðàñíîé ñòðîêè». Ðåäàêòîð Word ñàì çàáîòèòñÿ î ïðàâèëüíîì îôîðìëåíèè. Âàì íóæíî ëèøü óêàçàòü ïðàâèëà, â ñîîòâåòñòâèè ñ êîòîðûìè äîëæåí ôîðìàòèðîâàòüñÿ äîêóìåíò.

Ïàðàìåòðû àáçàöà

153

Óïðàæíåíèå 1. Îòñòóïû, èíòåðâàëû è òàáóëÿöèè Êîíôèãóðàöèÿ àáçàöà õàðàêòåðèçóåòñÿ îòñòóïàìè ñâåðõó è ñíèçó, èíòåðâàëàìè ñëåâà è ñïðàâà, ìåæñòðî÷íûì èíòåðâàëîì, îòñòóïîì ïåðâîé ñòðîêè, ðåæèìîì âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà ïî øèðèíå ñòðàíèöû è íåêîòîðûìè äðóãèìè ïàðàìåòðàìè. Äàâàéòå èçó÷èì ïðèåìû íàñòðîéêè ýòèõ ïàðàìåòðîâ. 1. Çàïóñòèòå Word è â àâòîìàòè÷åñêè îòêðûâøåìñÿ íîâîì äîêóìåíòå íàáåðèòå íåñêîëüêî äåñÿòêîâ ñëîâ, íàïðèìåð, ââåäèòå òåêñò ëþáîãî àáçàöà ýòîé êíèãè. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ïî äîñòèæåíèè ïðàâîãî êðàÿ ñòðàíèöû òåêñò àâòîìàòè÷åñêè ïåðåíîñèòñÿ íà ñëåäóþùóþ ñòðîêó. 2. Îêîí÷èâ ââîä àáçàöà, íàæìèòå êëàâèøó Enter. Òåêñòîâûé êóðñîð ïåðåìåñòèòñÿ íà íîâóþ ñòðîêó, îáîçíà÷èâ ýòèì êîíåö òåêóùåãî àáçàöà è ïîäãîòîâèâ òåêñòîâûé ïðîöåññîð äëÿ ââîäà ñëåäóþùåãî. 3. Ââåäèòå åùå íåñêîëüêî àáçàöåâ. 4. Ïðîâåðüòå, âêëþ÷åí ëè ðåæèì Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Print Layout), ïîçâîëÿþùèé âèäåòü òî÷íîå ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà. (Íà ïðîòÿæåíèè âñåãî çàíÿòèÿ èñïîëüçóéòå èìåííî ýòîò ðåæèì ïðîñìîòðà äîêóìåíòà.) 5. Åñëè íà ýêðàíå íå âèäíî âåðòèêàëüíîé è ãîðèçîíòàëüíîé ëèíååê, âêëþ÷èòå ðåæèì èõ îòîáðàæåíèÿ êîìàíäîé Âèä4Ïîêàçàòü èëè ñêðûòü4Ëèíåéêà (View4 Show/Hide4Ruler). Ïîñëå ýòîãî îêíî Word äîëæíî âûãëÿäåòü ïðèìåðíî òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.1. ×òîáû çàäàòü ðàññòîÿíèÿ îò ãðàíèö ëåâîãî è ïðàâîãî ïîëåé ñòðàíèöû äî àáçàöåâ íåêîòîðîãî áëîêà òåêñòà, íóæíî íàñòðîèòü îòñòóïû áëîêà. Ïðè èçìåíåíèè øèðèíû ïîëåé ñòðàíèöû ðàçìåðû àáçàöåâ ìîäèôèöèðóþòñÿ òàêèì îáðàçîì, ÷òîáû îòñòóïû îò êðàåâ ïîëåé îñòàâàëèñü íåèçìåííûìè. Äëÿ íàñòðîéêè îòñòóïîâ áëîêà òåêñòà íåîáõîäèìî ñíà÷àëà âûäåëèòü ýòîò òåêñò. Åñëè òðåáóåòñÿ ìîäèôèöèðîâàòü ïàðàìåòðû òîëüêî îäíîãî àáçàöà, äîñòàòî÷íî ïðîñòî ïîìåñòèòü â íåãî òåêñòîâûé êóðñîð. 6. Âûäåëèòå âòîðîé è òðåòèé àáçàöû. 7.  ëåâîé ÷àñòè ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè íàéäèòå òðåóãîëüíûé ìàðêåð Îòñòóï ïåðâîé ñòðîêè (First Line Indent), âåðøèíà êîòîðîãî íàïðàâëåíà âíèç, çàõâàòèòå åãî ìûøüþ è ïåðåòàùèòå âïðàâî íà 3 ñì. Ïåðåìåùåíèåì ýòîãî ìàðêåðà ìîæíî èçìåíÿòü ïîëîæåíèå íà÷àëà ïåðâûõ ñòðîê âûäåëåííûõ àáçàöåâ, íå èçìåíÿÿ îòñòóïîâ îñòàëüíîãî òåêñòà. Çàìåòüòå, ÷òî ïåðâàÿ ñòðîêà ìîæåò íà÷èíàòüñÿ êàê ïðàâåå (îòñòóï), òàê è ëåâåå (âûñòóï) îñíîâíîãî òåêñòà. 8. Ïåðåòàùèòå âïðàâî íà 1 ñì ìàðêåð Âûñòóï (Hanging Indent), èìåþùèé ôîðìó òðåóãîëüíèêà, âåðøèíà êîòîðîãî íàïðàâëåíà ââåðõ. Èçìåíèòñÿ ëåâûé îòñòóï òåëà àáçàöåâ, íî îòñòóï ïåðâûõ ñòðîê îñòàíåòñÿ ïðåæíèì. 9.  ëåâîé ÷àñòè ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè åñòü åùå îäèí ìàðêåð, èìåþùèé ôîðìó ïðÿìîóãîëüíèêà, — Îòñòóï ñëåâà (Left Indent). Ïåðåòàùèòå åãî âïðàâî íà 1 ñì. Âû óâèäèòå, ÷òî ïåðåìåùåíèå ýòîãî ìàðêåðà ðàâíîñèëüíî ñèíõðîííîìó ñäâèãó ìàðêåðîâ Îòñòóï ïåðâîé ñòðîêè (Line Indent) è Âûñòóï (Hanging Indent) íà îäèíàêîâîå ðàññòîÿíèå, òî åñòü ïðèâîäèò ê ñìåùåíèþ ëåâîãî êðàÿ àáçàöà îòíîñèòåëüíî ïîëÿ ñòðàíèöû. 10. Ùåëêíèòå íà òåêñòå âòîðîãî àáçàöà, ñíÿâ âûäåëåíèå áëîêà òåêñòà è ïîìåñòèâ êóðñîð â òåëî ýòîãî àáçàöà.

154

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

Ðèñ. 6.1. ×åòûðå àáçàöà è ëèíåéêè â ðåæèìå ðàçìåòêè ñòðàíèö

11. Ïåðåòàùèòå âëåâî íà 4 ñì ìàðêåð Îòñòóï ñïðàâà (Right Indent), ðàñïîëîæåííûé â ïðàâîé ÷àñòè ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè. Îí çàäàåò ïîëîæåíèå ïðàâîãî êðàÿ àáçàöà. Ïîñëå âñåõ ïðîäåëàííûõ îïåðàöèé òåêñò äîëæåí âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.2. 12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî öåíòðó (Center) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). 13. Âûäåëèòå òðåòèé àáçàö è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî ïðàâîìó êðàþ (Align Right) òîé æå ãðóïïû. 14. Ùåëêíèòå íà ÷åòâåðòîì àáçàöå, à çàòåì — íà êíîïêå Ïî øèðèíå (Justify).  ðåçóëüòàòå ÷åòûðå àáçàöà ïðîäåìîíñòðèðóþò ÷åòûðå ðåæèìà âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà (ðèñ. 6.3).

Ïàðàìåòðû àáçàöà

155

Ðèñ. 6.2. Íàñòðîéêà îòñòóïîâ

Ðèñ. 6.3. Ðåæèìû âûðàâíèâàíèÿ

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

156

15. Âûäåëèòå âòîðîé, òðåòèé è ÷åòâåðòûé àáçàöû è ùåëêíèòå íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà Àáçàö (Paragraph). Âêëàäêà Îòñòóïû è èíòåðâàëû (Indents And Spacing) ýòîãî îêíà (ðèñ. 6.4) ïîçâîëÿåò çàäàâàòü îòñòóïû àáçàöà è ðåæèì âûðàâíèâàíèÿ, êîòîðûå ìû íàñòðàèâàëè ñ ïîìîùüþ ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè è êíîïîê ãðóïïû Àáçàö (Paragraph). Ðàçäåë Èíòåðâàë (Spacing) òîé æå âêëàäêè ïîçâîëÿåò çàäàòü èíòåðâàë ìåæäó ñòðîêàìè âíóòðè àáçàöà è ðàññòîÿíèå ìåæäó àáçàöàìè.

Ðèñ. 6.4. Äèàëîãîâîå îêíî çàäàíèÿ ïàðàìåòðîâ àáçàöà

16. Ââåäèòå â ñ÷åò÷èê Ïåðåä (Before) ÷èñëî 6. 17.  ñïèñêå Ìåæäóñòðî÷íûé (Line Spacing) âûáåðèòå ïóíêò 1,5 ñòðîêè (1,5 lines). 18. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Èíòåðâàëû â òðåõ âûäåëåííûõ àáçàöàõ èçìåíÿòñÿ è ñòàíóò òàêèìè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.5. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî îáëàñòü Îáðàçåö (Preview) äèàëîãîâîãî îêíà Àáçàö (Paragraph) ïîçâîëÿåò îöåíèòü âëèÿíèå ââåäåííûõ ïàðàìåòðîâ íà âèä òåêóùåãî àáçàöà åùå äî îêîí÷àòåëüíîãî ïðèìåíåíèÿ âûáðàííûõ çíà÷åíèé ê òåêñòó äîêóìåíòà. 19. Ñîõðàíèòå äîêóìåíò, îí ïðèãîäèòñÿ âàì â ñëåäóþùèõ óïðàæíåíèÿõ.

Ïàðàìåòðû àáçàöà

157

Ðèñ. 6.5. Íàñòðîéêà èíòåðâàëîâ

Óïðàæíåíèå 2. Ñïèñêè è êîëîíêè Word ïîçâîëÿåò ïîñëåäîâàòåëüíî íóìåðîâàòü àáçàöû èëè âûäåëÿòü èõ ñ ïîìîùüþ ðàçíîîáðàçíûõ ìàðêåðîâ, ðàçìåùàåìûõ ñëåâà îò ïåðâûõ ñòðîê àáçàöåâ. Äëÿ èçó÷åíèÿ ìàðêèðîâàííûõ è íóìåðîâàííûõ ñïèñêîâ âîñïîëüçóåìñÿ äîêóìåíòîì, ñîçäàííûì â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè. 1. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+A âûäåëèòå âåñü òåêñò. 2. ×òîáû âåðíóòü âñåì àáçàöàì îôîðìëåíèå, ñâîéñòâåííîå ñòèëþ Îáû÷íûé (Normal), âûáåðèòå ñîîòâåòñòâóþùèé ñòèëü â ãðóïïå Ñòèëè (Styles) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home).

Ðèñ. 6.6. Ñïèñêè

158

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íóìåðàöèÿ (Numbering) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph) òîé æå âêëàäêè. Àáçàöû áóäóò ïðîíóìåðîâàíû ïîñëåäîâàòåëüíûìè ÷èñëàìè. 4. Ïîìåñòèòå êóðñîð â êîíåö âòîðîãî àáçàöà è íàæìèòå êëàâèøó Enter. Íîâîìó àáçàöó àâòîìàòè÷åñêè áóäåò ïðèñâîåí íîìåð 3, à íîìåðà ïîñëåäóþùèõ àáçàöåâ èçìåíÿòñÿ òàê, ÷òîáû ñîõðàíèëàñü íåïðåðûâíàÿ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü ÷èñåë. 5. Âûäåëèòå âòîðîé àáçàö, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìàðêåðû (Bullets) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph). Íîìåð âûäåëåííîãî àáçàöà çàìåíèòñÿ ìàðêåðîì. Çàìåòüòå, ÷òî ïðè ýòîì îñòàëüíûå àáçàöû ñíîâà áóäóò ïåðåíóìåðîâàíû (ðèñ. 6.6). 6. Word ïðåäëàãàåò ïîëüçîâàòåëÿì ðàçíîîáðàçíûå òèïû íóìåðàöèè è çíà÷êè ìàðêåðîâ. ×òîáû îôîðìèòü ôðàãìåíò òåêñòà ïî ñâîåìó âêóñó, âûäåëèòå åãî è ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ êíîïêîé Ìàðêåðû (Bullets) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph). Ðàñêðûâøèéñÿ ñïèñîê ïîçâîëÿåò âûáðàòü äëÿ âûäåëåííûõ àáçàöåâ ôîðìó ìàðêåðà (ðèñ. 6.7). Äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà ïðÿìîóãîëüíîì îáðàçöå ñ ìàðêåðîì íóæíîãî òèïà. Ùåë÷îê íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ êíîïêîé Íóìåðàöèÿ (Numbering) â òîé æå ãðóïïå äàåò âîçìîæíîñòü óêàçàòü ôîðìàò íîìåðîâ. Ùåë÷îê íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ êíîïêîé Ìíîãîóðîâíåâûé ñïèñîê (Multilevel List) âûçûâàåò îêíî ñ áèáëèîòåêîé ìíîãîóðîâíåâûõ ñïèñêîâ. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE ×òîáû óâèäåòü, êàê áóäåò âûãëÿäåòü âûäåëåííûé òåêñò ïîñëå âûáîðà îïðåäåëåííîãî ìàðêåðà èëè òèïà íóìåðàöèè, çàäåðæèòå óêàçàòåëü íà êíîïêå ñ èçîáðàæåíèåì ýòîãî ìàðêåðà èëè ñïèñêà.

Ðèñ. 6.7. Âûáîð ìàðêåðà

ÑÎÂÅÒ ×òîáû óáðàòü ìàðêåðû èëè íóìåðàöèþ, âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå îáðàçåö Íåò (None).

 íåêîòîðûõ ñëó÷àÿõ òåêñò äîêóìåíòà íåîáõîäèìî ðàçìåñòèòü â íåñêîëüêî êîëîíîê. ×òîáû ïðåîáðàçîâàòü â òàêóþ ôîðìó ãîòîâûé òåêñò, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ.

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

159

7. Âûäåëèòå ïåðâûé è âòîðîé àáçàöû òåêñòà ðàáî÷åãî ïðèìåðà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîëîíêè (Columns) âêëàäêè Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout).  ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå ùåëêíèòå íà òðåòüåé ñòðîêå. Òåïåðü òåêñò ïåðâûõ äâóõ àáçàöåâ áóäåò ðàçáèò íà òðè êîëîíêè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.8.

Ðèñ. 6.8. Òåêñò, ðàñïîëîæåííûé â òðè êîëîíêè

Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ñ ïîìîùüþ ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè ìîæíî ïî îòäåëüíîñòè íàñòðàèâàòü îòñòóïû êàæäîé êîëîíêè (äëÿ ýòîãî íóæíî âûäåëèòü ñîîòâåòñòâóþùèé ôðàãìåíò òåêñòà) è èíòåðâàëû ìåæäó êîëîíêàìè. 8. ×òîáû èçìåíèòü ïàðàìåòðû êîëîíîê, ïåðåìåñòèòå êóðñîð â òåêñò îäíîé èç íèõ è âûáåðèòå êîìàíäó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû4Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû4Êîëîíêè Page Layout4Page Setup4Columns).  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå êîìàíäó Äðóãèå êîëîíêè (More Columns).  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Êîëîíêè (Columns), êîòîðîå ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.9, ìîæíî âûáðàòü îäíó èç ïÿòè ñòàíäàðòíûõ êîíôèãóðàöèé êîëîíîê, çàäàòü ÷èñëî êîëîíîê, èõ øèðèíó è ðàññòîÿíèå ìåæäó íèìè. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êîëîíêè âèäíû â äîêóìåíòå òîëüêî â ðåæèìàõ ðàçìåòêè ñòðàíèöû è ïîëíîýêðàííîãî ÷òåíèÿ. Âî âñåõ îñòàëüíûõ ðåæèìàõ ïðîñìîòðà òåêñò âûâîäèòñÿ â îäíó êîëîíêó, õîòÿ ïàðàìåòðû êîëîíîê ïðè ýòîì ó÷èòûâàþòñÿ ïðè ïå÷àòè òàêîãî äîêóìåíòà â ëþáîì ðåæèìå ïðîñìîòðà.

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà Âîçìîæíîñòè îôîðìëåíèÿ íå îãðàíè÷èâàþòñÿ íàñòðîéêîé àáçàöåâ. Word ïîçâîëÿåò èçìåíÿòü ðàçìåð, íà÷åðòàíèå, öâåò è äðóãèå õàðàêòåðèñòèêè øðèôòà, êîòîðûì íàáðàí òåêñò äîêóìåíòà. Äëÿ îáëåã÷åíèÿ ââîäà òåêñòà è ïðåäñòàâëåíèÿ òàáëè÷íûõ äàííûõ ìîæíî âîñïîëüçîâàòüñÿ òàáóëèðîâàííûìè îòñòóïàìè. ×òîáû çàäàòü îäíîòèïíîå îôîðìëåíèå íåñêîëüêèì àáçàöàì îäíîãî èëè ðàçíûõ äîêóìåíòîâ, ìîæíî íàñòðîèòü àáçàöíûå ñòèëè ïîëüçîâàòåëÿ.

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

160

Ðèñ. 6.9. Íàñòðîéêà ïàðàìåòðîâ êîëîíîê

Óïðàæíåíèå 3. Âûáîð øðèôòà Ïðîãðàììà Word ïîçâîëÿåò íàñòðàèâàòü ðàçëè÷íûå ïàðàìåòðû ñèìâîëîâ.  ýòîì óïðàæíåíèè ìû êîñíåìñÿ ëèøü íåêîòîðûõ. Äàâàéòå ðàññìîòðèì êíîïêè, ïîçâîëÿþùèå áûñòðî èçìåíÿòü íà÷åðòàíèå øðèôòà. 1. ×òîáû îòôîðìàòèðîâàòü ñèìâîëû ôðàãìåíòà òåêñòà, âûäåëèòå åãî, à çàòåì ùåëêíèòå íà îäíîé èç êíîïîê â ãðóïïå Øðèôò (Font) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), ïåðå÷èñëåííûõ â òàáë. 6.1. Òàáëèöà 6.1. Ðàñêðûâàþùèåñÿ ñïèñêè è êíîïêè ôîðìàòèðîâàíèÿ ñèìâîëîâ Êíîïêà èëè ñïèñîê

Êëàâèàòóðíàÿ êîìáèíàöèÿ

Íàçíà÷åíèå

Øðèôò (Font)

Ctrl+Shift+F

Ïîçâîëÿåò âûáðàòü îäèí èç øðèôòîâ, óñòàíîâëåííûõ â Windows

Ðàçìåð øðèôòà (Font Size)

Ctrl+Shift+P

Ïîçâîëÿåò âûáðàòü èëè ââåñòè ðàçìåð øðèôòà

Óâåëè÷èòü ðàçìåð (Grow Font) Ctrl+)

Óâåëè÷èâàåò ðàçìåð øðèôòà

Óìåíüøèòü ðàçìåð (Shrink Font) Ctrl+(

Óìåíüøàåò ðàçìåð øðèôòà

Î÷èñòèòü ôîðìàò (Clear Formatting)

Óäàëÿåò ôîðìàòèðîâàíèå âûäåëåííîãî ôðàãìåíòà

Ïîëóæèðíûé (Bold)

Ctrl+B

Âûäåëÿåò ïîëóæèðíûì íà÷åðòàíèåì

Êóðñèâ (Italic)

Ctrl+I

Âûäåëÿåò êóðñèâîì

Ïîä÷åðêíóòûé (Underline)

Ctrl+U

Ùåë÷îê íà êíîïêå ïîä÷åðêèâàåò òåêñò. Ùåë÷îê íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè ðàñêðûâàåò ñïèñîê âàðèàíòîâ ïîä÷åðêèâàíèÿ

Çà÷åðêíóòûé (Strikethrough) Ïîäñòðî÷íûé çíàê (Subscript)

Äîáàâëÿåò ëèíèþ, ïðîõîäÿùóþ ÷åðåç ñåðåäèíó âûäåëåííîãî òåêñòà Ctrl+=

Ïðåîáðàçóåò âûäåëåííûé òåêñò â íèæíèé èíäåêñ

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

161

Êíîïêà èëè ñïèñîê

Êëàâèàòóðíàÿ êîìáèíàöèÿ

Íàçíà÷åíèå

Íàäñòðî÷íûé çíàê (Superscript)

Ctrl+Shift+=

Ïðåîáðàçóåò âûäåëåííûé òåêñò â âåðõíèé èíäåêñ

Ðåãèñòð (Change Case)

Ïîçâîëÿåò âûáðàòü ðåæèì ðàññòàíîâêè ïðîïèñíûõ è ñòðî÷íûõ áóêâ â âûäåëåííîì ôðàãìåíòå òåêñòà

Âûäåëåíèå öâåòîì (Text Highlight Color)

Ùåë÷îê íà êíîïêå îêðàøèâàåò ôîí òåêñòà ðàíåå âûáðàííûì öâåòîì. Ùåë÷îê íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè ðàñêðûâàåò ïàëèòðó öâåòîâ, ñ ïîìîùüþ êîòîðîé çàäàåòñÿ öâåò ôîíà

Öâåò òåêñòà (Font Color)

Ùåë÷îê íà êíîïêå âûäåëÿåò òåêñò ðàíåå âûáðàííûì öâåòîì. Ùåë÷îê íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè ðàñêðûâàåò ïàëèòðó öâåòîâ, ñ ïîìîùüþ êîòîðîé çàäàåòñÿ öâåò òåêñòà

Íà ðèñ. 6.10 ïîêàçàí ïðèìåð òåêñòà, ðàçíûå ôðàãìåíòû êîòîðîãî îòôîðìàòèðîâàíû ïî-ðàçíîìó.

Ðèñ. 6.10. Âàðèàíòû ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ïðè âûäåëåíèè òåêñòà ïîÿâëÿåòñÿ ïîëóïðîçðà÷íàÿ ìèíè-ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ, êîòîðóþ óäîáíî èñïîëüçîâàòü äëÿ áûñòðîãî ôîðìàòèðîâàíèÿ âûäåëåííûõ ôðàãìåíòîâ.

2. Äëÿ ïîëó÷åíèÿ äîñòóïà ê äîïîëíèòåëüíûì ïàðàìåòðàì øðèôòà ùåëêíèòå íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà Øðèôò (Font). Îäíîèìåííàÿ âêëàäêà ýòîãî îêíà (ðèñ. 6.11) ïîçâîëÿåò âûáðàòü øðèôò, åãî ðàçìåð, âàðèàíò íà÷åðòàíèÿ, ðåæèì è öâåò ïîä÷åðêèâàíèÿ. Çäåñü æå åñòü íåñêîëüêî ôëàæêîâ, âêëþ÷àþùèõ òå èëè èíûå ðåæèìû îôîðìëåíèÿ.

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

162

Ðèñ. 6.11. Âûáîð ôîðìàòà øðèôòà

ÑÎÂÅÒ Åñëè èçìåíèòü ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà, íå âûäåëèâ ïðåäâàðèòåëüíî íè îäíîãî ôðàãìåíòà, òî íîâûé ôîðìàò áóäåò íàçíà÷åí òåêñòó, ââîäèìîìó â òî÷êå òåêñòîâîãî êóðñîðà. Îäíàêî ëþáîå ïåðåìåùåíèå êóðñîðà äî ââîäà ïåðâîãî ñèìâîëà îòìåíèò íîâûé âàðèàíò íàñòðîéêè ôîðìàòà.

Âòîðàÿ âêëàäêà äèàëîãîâîãî îêíà Øðèôò (Font) äàåò âîçìîæíîñòü íàñòðàèâàòü èíòåðâàëû ìåæäó áóêâàìè, ñìåùåíèå ñèìâîëîâ è êåðíèíã.

Óïðàæíåíèå 4. Òàáóëÿöèÿ Ïîëÿ è îòñòóïû îïðåäåëÿþò îáùèé âèä äîêóìåíòà è àáçàöåâ, à òàáóëÿöèè ïîìîãàþò ðàçìåùàòü òåêñò âíóòðè àáçàöà. Ïîçèöèè òàáóëÿöèè çàäàþò òî÷êè íà ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêå, ïî êîòîðûì ìîæíî âûðàâíèâàòü òåêñò.  ýòîì óïðàæíåíèè ñ ïîìîùüþ òàáóëÿöèé ñòðîèòñÿ íåáîëüøàÿ òàáëèöà èç äâóõ ñòðîê. 1. Ñîçäàéòå íîâûé äîêóìåíò Word. 2. Ùåëêíèòå íà ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêå íà îòìåòêå 2 ñì. Íà ëèíåéêå ïîÿâèòñÿ çíà÷îê òàáóëÿöèè (ðèñ. 6.12). 3. Ùåëêíèòå íà îòìåòêàõ 5, 8 è 11 ñì, ÷òîáû äîáàâèòü åùå òðè ïîçèöèè òàáóëÿöèè. 4. Íàæìèòå êëàâèøó Tab è ââåäèòå öèôðó 1. Òåêñòîâûé êóðñîð «ïåðåïðûãíåò» â òåêóùåé ñòðîêå âïðàâî íà ïîçèöèþ 2 ñì, ãäå è ïîÿâèòñÿ ââåäåííàÿ öèôðà. 5. Íàáåðèòå öèôðû 2, 3 è 4, íàæèìàÿ ïåðåä ââîäîì êàæäîé èç íèõ êëàâèøó Tab.

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

163

Ðèñ. 6.12. Òàáóëèðîâàííûé òåêñò

6. Íàæìèòå êëàâèøó Enter è ââåäèòå åùå ÷åòûðå ÷èñëà, ïðåäâàðÿÿ êàæäîå èç íèõ íàæàòèåì êëàâèøè Tab.  äîêóìåíòå ïîÿâÿòñÿ äâà ñòîëáöà ÷èñåë, âûðîâíåííûõ ïî ðàçìåùåííûì ðàíåå ïîçèöèÿì òàáóëÿöèè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.12. 7. Âûäåëèòå äâå ñòðîêè ñ ÷èñëàìè è ïåðåòàùèòå çíà÷îê òàáóëÿöèè ñ îòìåòêè 8 ñì íà îòìåòêó 7 ñì. Òðåòèé ñòîëáåö òàáëèöû ñìåñòèòñÿ âëåâî âñëåä çà çíà÷êîì òàáóëÿöèè. Íàæàòèå êëàâèøè Tab âñåãäà ïåðåìåùàåò òåêñòîâûé êóðñîð ê ñëåäóþùåé èç óñòàíîâëåííûõ ïîçèöèé òàáóëÿöèè, à ñäâèã çíà÷êà òàáóëÿöèè âëå÷åò ñìåùåíèå òåêñòà, ïðèâÿçàííîãî ê ýòîé ïîçèöèè. Òàêèì îáðàçîì ìîæíî ñòðîèòü íåáîëüøèå òàáëè÷êè è çàäàâàòü ñòàíäàðòíûå îòñòóïû. Word ïðåäëàãàåò íåñêîëüêî ðåæèìîâ âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà ïî ïîçèöèÿì òàáóëÿöèè. ×òîáû âûáðàòü íóæíûé âàðèàíò, ùåëêàéòå íà ïðÿìîóãîëüíèêå ðåæèìà òàáóëÿöèè â ëåâîé ÷àñòè ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè äî òåõ ïîð, ïîêà íå ïîÿâèòñÿ íóæíûé çíà÷îê. Ïîñëå ýòîãî ùåë÷êîì ìûøè ðàçìåñòèòå ïîçèöèþ òàáóëÿöèè íà íóæíîé îòìåòêå ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêè. Çíà÷êè ðàçíûõ òèïîâ òàáóëÿöèè è âîçìîæíûå ðåæèìû âûðàâíèâàíèÿ ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 6.2. Òàáëèöà 6.2. Òèïû òàáóëÿöèè Çíà÷îê

Íàçíà÷åíèå ðåæèìà Ëåâûé êðàé òåêñòà âûðàâíèâàåòñÿ ïî ïîçèöèè òàáóëÿöèè Ïðàâûé êðàé òåêñòà âûðàâíèâàåòñÿ ïî ïîçèöèè òàáóëÿöèè Öåíòð òåêñòà âûðàâíèâàåòñÿ ïî ïîçèöèè òàáóëÿöèè Äåñÿòè÷íàÿ òî÷êà ÷èñëà âûðàâíèâàåòñÿ ïî ïîçèöèè òàáóëÿöèè Âåðòèêàëüíûé îòðåçîê â äàííîé ïîçèöèè Íåïîñðåäñòâåííîå ðàçìåùåíèå îòñòóïà ïåðâîé ñòðîêè Íåïîñðåäñòâåííîå ðàçìåùåíèå ëåâîãî îòñòóïà òåëà àáçàöà

164

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

ÑÎÂÅÒ ×òîáû óäàëèòü ïîçèöèþ òàáóëÿöèè, ïåðåòàùèòå åå çíà÷îê íà ïîëå ðåæèìà òàáóëÿöèè èëè âíèç íà äîêóìåíò.

8. Íå îòìåíÿÿ âûäåëåíèÿ ñòðîê, âûçîâèòå äèàëîãîâîå îêíî Àáçàö (Paragraph), à â íåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Òàáóëÿöèÿ (Tabs). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 6.13.

Ðèñ. 6.13. Äèàëîãîâîå îêíî íàñòðîéêè òàáóëÿöèè

9.  ñïèñêå Ïîçèöèè òàáóëÿöèè (Tab Stop Position) ùåëêíèòå íà ïîñëåäíåé ñòðîêå. 10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Óäàëèòü (Clear), ÷òîáû óáðàòü ïîçèöèþ òàáóëÿöèè, ðàñïîëîæåííóþ ó îòìåòêè 11 ñì. 11.  ïîëå ââîäà Ïîçèöèè òàáóëÿöèè (Tab Stop Position) ââåäèòå ÷èñëî 12. 12.  ãðóïïå Âûðàâíèâàíèå (Alignment) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ïî ïðàâîìó êðàþ (Right). 13.  ãðóïïå Çàïîëíèòåëü (Leader) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü 2. 14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Óñòàíîâèòü (Set). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ñ÷åò÷èê Ïî óìîë÷àíèþ (Default Tab Stops) äèàëîãîâîãî îêíà Òàáóëÿöèÿ (Tabs) çàäàåò ðàññòîÿíèå ìåæäó ïîçèöèÿìè òàáóëÿöèè, ïðèñóòñòâóþùèìè ïî óìîë÷àíèþ ïðàâåå ñàìîé ïðàâîé ïîçèöèè, óñòàíîâëåííîé ïîëüçîâàòåëåì (ñì. ðèñ. 6.12), à òàêæå ïî âñåé øèðèíå äîêóìåíòà ïðè îòñóòñòâèè ïðèíóäèòåëüíî íàñòðîåííûõ ïîçèöèé òàáóëÿöèè.

15. Çàêðîéòå îêíî ùåë÷êîì íà êíîïêå OK. Ïîñëå ýòîãî âìåñòî òàáóëÿöèè ó îòìåòêè 11 ñì (êîòîðàÿ áûëà óñòàíîâëåíà «íà ãëàç») ïîÿâèòñÿ òàáóëÿöèÿ â ïîçèöèè 12 ñì ñ âûðàâíèâàíèåì òåêñòà ïî ïðàâîìó êðàþ è ñ çàïîëíåíèåì ïóñòîãî ïðîñòðàíñòâà ïåðåä òàáóëÿöèåé òî÷êàìè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.14.

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

165

Ðèñ. 6.14. Êîððåêöèÿ ÷åòâåðòîé ïîçèöèè òàáóëÿöèè

Óïðàæíåíèå 5. Ñòèëü Ñòèëü — ýòî èìåíîâàííîå îïèñàíèå ôîðìàòà àáçàöà èëè ñèìâîëîâ òåêñòà. Âìåñòî òîãî ÷òîáû âðó÷íóþ ôîðìàòèðîâàòü êàæäûé àáçàö, ìîæíî çàäàòü ñòèëü è íàñòðîèòü äëÿ íåãî íåîáõîäèìûå ïàðàìåòðû. Çàòåì òàêèì ñòèëåì ìîæíî îôîðìèòü ëþáîé áëîê òåêñòà, â ðåçóëüòàòå ïàðàìåòðû ñòèëÿ áóäóò ïåðåíåñåíû íà êîíêðåòíûé ôðàãìåíò äîêóìåíòà. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  Microsoft Office Word 2007 èñïîëüçóþòñÿ ýêñïðåññ-ñòèëè — íàáîðû ñòèëåé äëÿ ñîâìåñòíîãî ïðèìåíåíèÿ, äîïîëíÿþùèå äðóã äðóãà. Âàì íóæíî ëèøü âûáðàòü íàáîð ýêñïðåññ-ñòèëåé, ñîîòâåòñòâóþùèé òèïó ñîçäàâàåìîãî äîêóìåíòà, è â õîäå ðàáîòû ïðèìåíÿòü ýòè ñòèëè, ïîëüçóÿñü óäîáíîé êîëëåêöèåé ýêñïðåññ-ñòèëåé, ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home).

Ðèñ. 6.15. Îêíî ñòèëåé

166

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

Ïî óìîë÷àíèþ Word ïðèñâàèâàåò òåêñòó ñòèëü Îáû÷íûé (Normal). Âñå ïðèåìû ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà, ðàññìîòðåííûå ðàíåå íà ýòîì çàíÿòèè, íå âëèÿëè íà ýòîò ñòèëü. Ñåé÷àñ äàâàéòå ñôîðìèðóåì äâà íîâûõ ñòèëÿ è äîáàâèì èõ â êîëëåêöèþ ýêñïðåññ-ñòèëåé. 1. Ñîçäàéòå íîâûé äîêóìåíò. Íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) ùåëêíèòå íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñòèëè (Styles ), ïîêàçàííîãî íà ðèñ. 6.15. 2.  îêíå ïðåäñòàâëåí ñïèñîê ñòèëåé, èñïîëüçóåìûõ â äîêóìåíòå. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà îäèí èç íèõ. Ïîÿâèòñÿ âñïëûâàþùàÿ ïîäñêàçêà ñ êðàòêèì îïèñàíèåì óêàçàííîãî ñòèëÿ. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ âûáðàííûì ñòèëåì. Ïîÿâèòñÿ ðàñêðûâàþùèéñÿ ñïèñîê, ñîäåðæàùèé äîñòóïíûå îïåðàöèè. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü ñòèëü (New Style) â îêíå Ñòèëè (Styles), îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ñîçäàíèå ñòèëÿ (Create New Style from Formatting), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 6.16. 4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñòèëü (Style Type) îñòàâüòå âàðèàíò Àáçàöà (Paragraph), òàê êàê ñåé÷àñ íàì íóæåí ñòèëü äëÿ îôîðìëåíèÿ àáçàöà.

Ðèñ. 6.16. Ñîçäàíèå íîâîãî ñòèëÿ

Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

167

5.  ïîëå Èìÿ (Name) ââåäèòå íàçâàíèå Êðàñèâûé àáçàö. 6.  ñïèñêå Îñíîâàí íà ñòèëå (Style Based On) âûáåðèòå ïóíêò Îáû÷íûé (Normal).  ðåçóëüòàòå âñå ïàðàìåòðû íîâîãî ñòèëÿ áóäóò ñîîòâåòñòâîâàòü îäíîèìåííûì ïàðàìåòðàì ñòèëÿ Îáû÷íûé (Normal), êîòîðûå ìû çàòåì íåìíîãî èçìåíèì. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format) è â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå ïóíêò Àáçàö (Paragraph). Îòêðîåòñÿ ñòàíäàðòíîå îêíî ôîðìàòèðîâàíèÿ àáçàöà (ñì. ðèñ. 6.4), ñ ïîìîùüþ êîòîðîãî â äàííîé ñèòóàöèè çàäàþòñÿ ïàðàìåòðû íàñòðàèâàåìîãî ñòèëÿ. 8. Âûáåðèòå ðåæèì âûðàâíèâàíèÿ Ïî øèðèíå (Justified), ââåäèòå äëÿ îòñòóïîâ àáçàöà ñëåâà è ñïðàâà çíà÷åíèå 1 ñì, äëÿ îòñòóïà ïåðâîé ñòðîêè — 2 ñì è äëÿ èíòåðâàëà ïåðåä àáçàöåì — 6 ïóíêòîâ. Çàòåì ùåëêíèòå äâà ðàçà íà êíîïêå OK. Íîâûé ñòèëü ïîÿâèòñÿ â ñïèñêå ñòèëåé äèàëîãîâîãî îêíà Ñòèëè (Styles) è â êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). 9. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü ñòèëü (New Style). 10.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñòèëü (Style Type) ïîÿâèâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñîçäàíèå ñòèëÿ (Create New Style from Formatting) âûáåðèòå ïóíêò Çíàêà (Character), ÷òîáû ñîçäàòü íîâûé ñèìâîëüíûé ñòèëü. 11.  ïîëå Èìÿ (Name) ââåäèòå íàçâàíèå Êðóïíûé òåêñò. 12.  ñïèñêå Îñíîâàí íà ñòèëå (Style Based On) âûáåðèòå ïóíêò Îñíîâíîé øðèôò àáçàöà (Default Paragraph Font). 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format) è â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå ïóíêò Øðèôò (Font). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ìåíþ êíîïêè Ôîðìàò (Format) îòêðûâàåò äîñòóï ê ëþáûì ïàðàìåòðàì àáçàöà èëè øðèôòà. Ñàìîñòîÿòåëüíî èçó÷èòå îñòàëüíûå êîìàíäû ýòîãî ìåíþ.

14.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ôîðìàòèðîâàíèÿ øðèôòà (ñì. ðèñ. 6.11) âûáåðèòå øðèôò Arial Cyr, ðàçìåð 20 ïóíêòîâ, íà÷åðòàíèå Ïîëóæèðíûé êóðñèâ (Bold Italic). 15. Äâà ðàçà ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, à çàòåì — íà êíîïêå Close (Çàêðûòü) â îêíå Ñòèëè (Styles).  ðåçóëüòàòå äîêóìåíò áóäåò ñîäåðæàòü îïèñàíèÿ äâóõ íîâûõ ñòèëåé, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ìîæíî ôîðìàòèðîâàòü àáçàöû è ôðàãìåíòû òåêñòà. 16. Ââåäèòå íåñêîëüêî àáçàöåâ òåêñòà è âûäåëèòå ïåðâûå òðè. 17.  êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé, ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ñòèëè (Styles) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), âûáåðèòå íîâûé ñòèëü Êðàñèâûé àáçàö. Òðè âûäåëåííûõ àáçàöà îêàæóòñÿ îôîðìëåííûìè â ñîîòâåòñòâèè ñ òîëüêî ÷òî ñîçäàííûì àáçàöíûì ñòèëåì. 18. Âûäåëèòå íåñêîëüêî ñëîâ â ïåðâîì àáçàöå è âûáåðèòå â òîé æå êîëëåêöèè ïóíêò Êðóïíûé òåêñò. Âûäåëåííûå ñëîâà èçìåíÿòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ íîâûì ñèìâîëüíûì ñòèëåì. 19. Ïîâòîðèòå ýòó îïåðàöèþ, âûäåëÿÿ ñëîâà âòîðîãî è òðåòüåãî àáçàöåâ (ðèñ. 6.17).

168

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

Ðèñ. 6.17. Îôîðìëåíèå ñ ïîìîùüþ ñòèëåé

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE ×òîáû óâèäåòü, êàê áóäåò âûãëÿäåòü òåêóùèé ôðàãìåíò òåêñòà ïîñëå âûáîðà îïðåäåëåííîãî ñòèëÿ, çàäåðæèòå óêàçàòåëü íà êíîïêå ñ èçîáðàæåíèåì ýòîãî ñòèëÿ â êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé.

Êàçàëîñü áû, òå æå ñàìûå îïåðàöèè ìîæíî âûïîëíèòü è ñ ïîìîùüþ îáû÷íûõ êîìàíä ôîðìàòèðîâàíèÿ, íî îôîðìëåíèå òåêñòà ñ ïîìîùüþ ñòèëåé äàåò íåñêîëüêî ïðåèìóùåñòâ. ¨ Ñòèëü ñïîñîáåí õðàíèòü ñëîæíûé âàðèàíò ôîðìàòèðîâàíèÿ, êîòîðûé ìîæíî áûñòðî íàçíà÷èòü ëþáîìó àáçàöó èëè ôðàãìåíòó. ¨ Ñòèëü ìîæíî ïîìåñòèòü â øàáëîí, è åãî óíàñëåäóþò âñå äîêóìåíòû, ñîçäàííûå íà îñíîâå ýòîãî øàáëîíà. ¨ Èçìåíèâ ñòèëü, âû ìîìåíòàëüíî èçìåíèòå âèä âñåõ ôðàãìåíòîâ äîêóìåíòà, îôîðìëåííûõ â ñîîòâåòñòâèè ñ ýòèì ñòèëåì. ¨ Ìîäèôèöèðîâàâ ñòèëü â øàáëîíå, âû ñðàçó æå èçìåíèòå âèä âñåõ ôðàãìåíòîâ òåêñòà, îòôîðìàòèðîâàííûõ ýòèì ñòèëåì âî âñåõ äîêóìåíòàõ, îñíîâàííûõ íà ñêîððåêòèðîâàííîì øàáëîíå. ×òîáû ýòîãî äîáèòüñÿ, äëÿ êàæäîãî èç âûáðàííûõ äîêóìåíòîâ â äèàëîãîâîì îêíå Øàáëîíû è íàäñòðîéêè

Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû

169

(Templates And Add-ins) äîëæåí áûòü óñòàíîâëåí ôëàæîê Àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿòü ñòèëè (Automatically Update Document Styles). Äèàëîãîâîå îêíî Øàáëîíû è íàäñòðîéêè (Templates And Add-ins) ìîæíî âûçâàòü, ùåëêíóâ íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ ùåëêíóâ íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Word (Word Options).  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Íàäñòðîéêè (Add-ins ), äàëåå âûáåðèòå â ñïèñêå Óïðàâëåíèå (Manage) ñòðîêó Øàáëîíû (Templates) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïåðåéòè (Go). 20. ×òîáû ïî÷óâñòâîâàòü âñþ ìîùü øàáëîíîâ â äåéñòâèè, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ïóíêòå Êðàñèâûé àáçàö â êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé è â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå êîìàíäó Èçìåíèòü (Modify). 21.  äèàëîãîâîì îêíå Èçìåíåíèå ñòèëÿ (Modify Style) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format), à çàòåì âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå ïóíêò Àáçàö (Paragraph). 22.  äèàëîãîâîì îêíå Àáçàö (Paragraph) óâåëè÷üòå îòñòóïû ñëåâà è ñïðàâà äî 2 ñì. Äâà ðàçà ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî óâåëè÷èëèñü îòñòóïû ó òðåõ ïåðâûõ àáçàöåâ, êîòîðûì áûë íàçíà÷åí ñòèëü Êðàñèâûé àáçàö. Àíàëîãè÷íûì ñïîñîáîì ìîæíî áûñòðî ñêîððåêòèðîâàòü, íàïðèìåð, ðàçìåð øðèôòà ôðàãìåíòîâ, âûäåëåííûõ ñòèëåì Êðóïíûé òåêñò. Ïîäóìàéòå, ñêîëüêî áû âðåìåíè óøëî íà òàêîå èçìåíåíèå îôîðìëåíèÿ ñòàíäàðòíûìè ñðåäñòâàìè, åñëè áû ïîòðåáîâàëîñü ìîäèôèöèðîâàòü íåñêîëüêî àáçàöåâ, ðàçáðîñàííûõ ïî ìíîãîñòðàíè÷íîìó äîêóìåíòó. Ïîäãîòîâèâ ñïåöèàëüíûå ñòèëè äëÿ îïðåäåëåííûõ ýëåìåíòîâ òåêñòà (íàïðèìåð, äëÿ ïîäðèñóíî÷íûõ ïîäïèñåé), âû ñìîæåòå íàñòðàèâàòü ôîðìàò âñåõ ïîäïèñåé ïðîñòîé êîððåêòèðîâêîé ñîîòâåòñòâóþùåãî ñòèëÿ. Ñ ïîìîùüþ ñòèëåé ìîæíî âûïîëíèòü ëþáîå ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà. Ïðè îòñóòñòâèè äîñòàòî÷íîãî îïûòà òàêîé ïîäõîä ïîòðåáóåò äîïîëíèòåëüíûõ çàòðàò âðåìåíè, íî, íàó÷èâøèñü èçìåíÿòü îôîðìëåíèå äîêóìåíòîâ ïóòåì ìàíèïóëÿöèé ñî ñòèëÿìè, âû ñìîæåòå ýêîíîìèòü ìíîãèå ÷àñû.

Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû Word îáåñïå÷èâàåò âîçìîæíîñòü âíåäðåíèÿ â ñâîè äîêóìåíòû îáúåêòîâ äðóãèõ ïðèëîæåíèé Windows, íàïðèìåð ãðàôè÷åñêîãî ðåäàêòîðà Paint. Íî íà ýòîì îôîðìèòåëüñêèå âîçìîæíîñòè Word íå çàêàí÷èâàþòñÿ.  ïàêåò Microsoft Office 2007 âõîäèò íåñêîëüêî ñïåöèàëèçèðîâàííûõ ìîäóëåé, äîñòóïíûõ â ëþáîì èç îñíîâíûõ ïðèëîæåíèé, ïðåäëàãàþùèõ êîìàíäû è èíñòðóìåíòû áûñòðîãî äîñòóïà ê òàêèì äîïîëíèòåëüíûì êîìïîíåíòàì. Ýòè ìîäóëè ôîðìèðóþò è äîáàâëÿþò â äîêóìåíòû îáúåêòû îïðåäåëåííûõ òèïîâ. Ñ îäíèì èç íèõ — èíñòðóìåíòîì WordArt — âû ïîçíàêîìèëèñü íà çàíÿòèè 1.

Óïðàæíåíèå 6. Ôèãóðû è íàäïèñè Äàâàéòå íàðèñóåì íåñêîëüêî ôèãóð. 1. Ââåäèòå â äîêóìåíò òåêñò Ýòî ïðÿìîóãîëüíèê è íàæìèòå êëàâèøó Enter. 2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert), â ãðóïïå Èëëþñòðàöèè (Illustrations) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôèãóðû (Shapes) è âûáåðèòå èçîáðàæåíèå ïðÿìîóãîëüíèêà

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

170

â ðàçäåëå Îñíîâíûå ôèãóðû (Basic Shapes).  äîêóìåíòå ïîÿâèòñÿ ïîëîòíî, èëè êàíâà. Ïîëîòíî ïîìîãàåò óïîðÿäî÷èâàòü è èçìåíÿòü ðàçìåðû îáúåêòîâ ðèñóíêà. Ïîëîòíî ìîæåò ïîíàäîáèòüñÿ, åñëè âû ñàìè ñîçäàåòå ðèñóíîê èç íåñêîëüêèõ ãðàôè÷åñêèõ îáúåêòîâ.  äàííîì óïðàæíåíèè ìû íå áóäåì èñïîëüçîâàòü ïîëîòíî. 3. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü âûøå è ïðàâåå ââåäåííîãî òåêñòà, íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ðàñòÿíèòå äèàãîíàëü ïðÿìîóãîëüíèêà âûäåëåíèÿ òàê, ÷òîáû îí îõâàòèë òåêñò. Ïðåäïîëàãàëîñü, ÷òî ïðÿìîóãîëüíèê áóäåò èãðàòü ðîëü ðàìêè, âûäåëÿÿ òåêñò, íî ïðè ýòîì ñàì òåêñò ïðîïàë. Ïî÷åìó? Äåëî â òîì, ÷òî ëþáàÿ ôèãóðà èìååò ãðàíèöó è âíóòðåííþþ îáëàñòü. Ïî óìîë÷àíèþ ãðàíèöà ðèñóåòñÿ òîíêîé ÷åðíîé ëèíèåé, à âíóòðåííÿÿ îáëàñòü çàêðàøèâàåòñÿ áåëûì öâåòîì. Ýòè ïàðàìåòðû ëåãêî èçìåíèòü. Îáðàòèòå âíèìàíèå íà ðèñ. 6.18. Íà ëåíòå â ãðóïïå êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ñðåäñòâà ðèñîâàíèÿ (Drawing Tools) ïîÿâèëàñü âêëàäêà Ôîðìàò (Format).

Ðèñ. 6.18. Âêëàäêà Ôîðìàò ãðóïïû èíñòðóìåíòîâ Ñðåäñòâà ðèñîâàíèÿ

4. Ùåëêíèòå â ãðóïïå Ñòèëè ôèãóð (Shape Styles) íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Çàëèâêà ôèãóðû (Shape Fill), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.19, è â ðàñêðûâøåéñÿ ïàëèòðå âûáåðèòå ïóíêò Íåò çàëèâêè (No Fill). Ïðÿìîóãîëüíèê ñòàíåò ïðîçðà÷íûì, è òåêñò ñíîâà ïîÿâèòñÿ íà ýêðàíå. 5. Ùåë÷êîì íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Êîíòóð ôèãóðû (Shape Outline) ðàñêðîéòå ïàëèòðó öâåòà ãðàíèöû ôèãóðû è âûáåðèòå â íåé ñèíèé êâàäðàò. 6. Ùåëêíèòå â ãðóïïå Îáúåì (3-D Effects) íà êíîïêå Îáúåì (3-D Effects) è â ðàñêðûâøåéñÿ ïàëèòðå âàðèàíòîâ îáúåìíîãî îôîðìëåíèÿ âûáåðèòå âòîðîé çíà÷îê âî âòîðîì ðÿäó. Ïîñëå ýòîãî òåêñò áóäåò îêðóæåí ñèíèì îáúåìíûì ïðÿìîóãîëüíèêîì (ñì. ðèñ. 6.19). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Âû ìîæåòå ïðèìåíèòü ê ëþáîé ôèãóðå ýêñïðåññ-ñòèëü. Äëÿ ýòîãî âûäåëèòå ôèãóðó è íà âêëàäêå Ôîðìàò (Format) ãðóïïû èíñòðóìåíòîâ Ñðåäñòâà ðèñîâàíèÿ (Drawing Tools) ùåëêíèòå íà íóæíîì ýêñïðåññ-ñòèëå â ðàçäåëå Ñòèëè ôèãóð (Shape Styles).

7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû (More) â ãðóïïå Âñòàâèòü ôèãóðû (Insert Shapes). 8. Â ðàçäåëå Ôèãóðíûå ñòðåëêè (Block Arrows) ðàñêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå âàðèàíò Ñòðåëêà âëåâî (Left Arrow).

Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû

171

Ðèñ. 6.19. Ôèãóðû â äîêóìåíòå Word

9. Ðàñòÿíèòå ìûøüþ ñòðåëêó íèæå ïðÿìîóãîëüíèêà, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.19. 10. Ñ ïîìîùüþ ïàëèòðû êíîïêè Çàëèâêà ôèãóðû (Shape Fill) çàëåéòå ñòðåëêó çåëåíûì öâåòîì. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíòóð ôèãóðû (Shape Outline) è âûáåðèòå ëèíèþ òîëùèíîé 3 ïóíêòà. Ëþáàÿ ôèãóðà èìååò âîñåìü óïðàâëÿþùèõ ìàðêåðîâ, êîòîðûå îòîáðàæàþòñÿ â âèäå çàëèòûõ êâàäðàòîâ â óãëàõ è ïî ñåðåäèíàì ãðàíèö ãàáàðèòíîãî êîíòåéíåðà ôèãóðû è ïîçâîëÿþò èçìåíÿòü åå ðàçìåðû. Ñâåðõó îò ãàáàðèòíîãî êîíòåéíåðà ðàñïîëàãàåòñÿ åùå îäíà òî÷êà, îêðàøåííàÿ â çåëåíûé öâåò. Íàâåäÿ â íåå óêàçàòåëü ìûøè, ìîæíî ñâîáîäíî ïîâîðà÷èâàòü ãàáàðèòíûé êîíòåéíåð, à ñ íèì è âñþ ôèãóðó. Íåêîòîðûå ôèãóðû äîïîëíèòåëüíî èìåþò îäíó èëè íåñêîëüêî óïðàâëÿþùèõ òî÷åê â âèäå æåëòûõ ðîìáîâ, ïîçâîëÿþùèõ èçìåíÿòü ôîðìó ôèãóðû. Ó ñòðåëêè åñòü îäíà òàêàÿ òî÷êà. 12. Çàõâàòèòå ïðàâûé ñðåäíèé ìàðêåð íàðèñîâàííîé ñòðåëêè è ïåðåòàùèòå åãî âïðàâî. Ñòðåëêà ñòàíåò øèðå. 13. Ïåðåòàùèòå óïðàâëÿþùóþ òî÷êó âïðàâî. Ñòðåëêà èçìåíèò ñâîþ ôîðìó è ñòàíåò ïðèìåðíî òàêîé, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.20.

172

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

Ðèñ. 6.20. Èçìåíåíèå ôîðìû è ðàñïîëîæåíèÿ ôèãóð

14.  ãðóïïå Âñòàâèòü ôèãóðû (Insert Shapes) ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû (More) è â ðàçäåëå Âûíîñêè (Callouts) âûáåðèòå ôèãóðó Ñêðóãëåííàÿ ïðÿìîóãîëüíàÿ âûíîñêà (Rounded Rectangular Callout). 15. Ðàñòÿíèòå âûíîñêó òàê, ÷òîáû îíà ïåðåêðûâàëà ñòðåëêó è ïðÿìîóãîëüíèê. Ïðè íåîáõîäèìîñòè ñêîððåêòèðóéòå ôîðìó âûíîñêè ñ ïîìîùüþ óïðàâëÿþùèõ ìàðêåðîâ. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî èçìåíèëèñü êîíòåêñòíûå èíñòðóìåíòû — êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.20, ó èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ íàäïèñÿìè (Text Box Tools) ïîÿâèëàñü âêëàäêà Ôîðìàò (Format). 16. Ùåëêíèòå âíóòðè âûíîñêè è ââåäèòå òåêñò Ýòî ñòðåëêà âëåâî. Ïîäîáíûå âûíîñêè ïîçâîëÿþò ðàñïîëàãàòü íàäïèñè â ëþáîì ìåñòå äîêóìåíòà, íà ñõåìàõ, ðèñóíêàõ è ãðàôèêàõ. 17. Íà ñàìîì äåëå òåêñò ìîæíî äîáàâèòü â ëþáóþ àâòîôèãóðó. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Äîáàâèòü òåêñò (Add Text). 18. Âíóòðè ñòðåëêè ïîÿâèòñÿ êóðñîð, è âû ñìîæåòå ââåñòè òåêñò. Ââåäèòå òåêñò Íàäïèñü íà ñòðåëêå. Îí ðàñïîëîæèòñÿ ïðÿìî íà çåëåíîì ïîëå ñòðåëêè, áóäåò ïåðåìåùàòüñÿ âìåñòå ñ íåé è íèêîãäà íå âûéäåò çà ãðàíèöû ýòîé ñòðåëêè. 19. Âûäåëèòå îáúåìíûé ïðÿìîóãîëüíèê. 20.  ãðóïïå Óïîðÿäî÷èòü (Arrange) ùåëêíèòå íà êíîïêå Íà ïåðåäíèé ïëàí (Bring To Front). Ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ îáúåêòîâ èçìåíèòñÿ. Åñëè ðàíüøå âûíîñêà ðàñïîëàãàëàñü ïîâåðõ îáúåìíîãî ïðÿìîóãîëüíèêà, òî òåïåðü ïðÿìîóãîëüíèê îêàçûâàåòñÿ ñâåðõó âûíîñêè.

Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû

173

Ãðóïïû êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ íàäïèñÿìè (Text Box Tools) è Ñðåäñòâà ðèñîâàíèÿ (Drawing Tools) ïîçâîëÿþò ðèñîâàòü ñàìûå ðàçíûå ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû è âûïîëíÿòü ñ íèìè ìíîãèå îïåðàöèè, òàêèå êàê ãðóïïèðîâêà, ðàâíîìåðíîå ðàñïðåäåëåíèå ïî ñòðàíèöå èëè âðàùåíèå. Ïîïðîáóéòå ñàìîñòîÿòåëüíî èçó÷èòü èõ âîçìîæíîñòè. Ñ èõ ïîìîùüþ ìîæíî ðèñîâàòü äîñòàòî÷íî ñëîæíûå ñõåìû, íå ïîëüçóÿñü ñïåöèàëèçèðîâàííûìè ãðàôè÷åñêèìè ðåäàêòîðàìè.

Óïðàæíåíèå 7. Áèáëèîòåêà ðèñóíêîâ Microsoft Office 2007 ïðåäëàãàåò îáøèðíóþ áèáëèîòåêó ðèñóíêîâ, â êîòîðîé ìîæíî íàéòè ïîäõîäÿùåå èçîáðàæåíèå äëÿ îôîðìëåíèÿ ïðàêòè÷åñêè ëþáîãî äîêóìåíòà. Ïîñêîëüêó Word — ýòî òåêñòîâûé ðåäàêòîð, îïåðèðóþùèé ñèìâîëàìè, èçîáðàæåíèÿ, òàê æå êàê è ôèãóðû, íå ïðîñòî ïîìåùàþòñÿ â òî èëè èíîå ìåñòî ñòðàíèöû, îíè îêàçûâàþòñÿ ïðèâÿçàííûìè ê îïðåäåëåííîìó ñèìâîëó äîêóìåíòà. Ýòî î÷åíü óäîáíî. Ïðè ðåäàêòèðîâàíèè ìíîãîñòðàíè÷íîãî ôàéëà òåêñò ìîæåò ñìåñòèòüñÿ íà íåñêîëüêî ñòðàíèö, ïðè ýòîì ïðîèçîéäåò àíàëîãè÷íîå ïåðåìåùåíèå âñåõ ñâÿçàííûõ ñ òåêñòîì ðèñóíêîâ, è ëîãèêà äîêóìåíòà íå íàðóøèòñÿ. ×òîáû äîáàâèòü ðèñóíîê èç áèáëèîòåêè Clip Art â äîêóìåíò Word, ñîçäàííûé â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ùåëêíèòå â êîíöå ñòðîêè Ýòî ïðÿìîóãîëüíèê, íàæìèòå íåñêîëüêî ðàç êëàâèøó Enter, ÷òîáû òåêñòîâûé êóðñîð îêàçàëñÿ íèæå çåëåíîé ñòðåëêè, è ââåäèòå òåêñò Âñòàâëÿåì ðèñóíîê. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â äîêóìåíòå, ïîêàçàííîì íà ðèñ. 6.20, òîëüêî ñòðîêà «Ýòî ïðÿìîóãîëüíèê» ÿâëÿåòñÿ àáçàöåì äîêóìåíòà Word. Âñå îñòàëüíûå íàäïèñè ðàñïîëîæåíû íà àâòîôèãóðàõ è ÿâëÿþòñÿ èõ íåîòúåìëåìîé ÷àñòüþ. Ýòè íàäïèñè èñ÷åçàþò ñ ýêðàíà ïðè ïåðåêëþ÷åíèè â ðåæèì ÷åðíîâèêà.

2. Âûáåðèòå êîìàíäó Âñòàâêà4Èëëþñòðàöèè4Êëèï (Insert4Illustrations4Clip Art). Ïîÿâèòñÿ îáëàñòü çàäà÷ Êëèï (Clip Art), ïîêàçàííàÿ íà ðèñ. 6.21. 3. Ââåäèòå êëþ÷åâîå ñëîâî Æèâîòíûå (Animals) äëÿ ïîèñêà êàðòèíêè â ïîëå Èñêàòü (Search for) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Íà÷àòü (Go). Èìåþùèåñÿ â êîëëåêöèè êàðòèíêè ñ èçîáðàæåíèÿìè æèâîòíûõ áóäóò âûâåäåíû â íèæíåé ÷àñòè îáëàñòè çàäà÷ Êëèï (Clip Art). 4. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ïîíðàâèâøóþñÿ êàðòèíêó. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå, ïîÿâèâøåéñÿ ñïðàâà îò êàðòèíêè, è â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå ïóíêò Âñòàâèòü (Insert). Ðèñóíîê áóäåò âñòàâëåí â êîíåö ñòðîêè Âñòàâëÿåì ðèñóíîê. 5. Çàõâàòèòå óãëîâîé ìàðêåð ðàìêè ðèñóíêà è ïåðåòàùèòå åãî ïî íàïðàâëåíèþ ê öåíòðó ðèñóíêà, ÷òîáû íåìíîãî óìåíüøèòü ðàçìåðû îáúåêòà. 6. Çàõâàòèâ ðèñóíîê ìûøüþ çà ñåðåäèíó, ïåðåòàùèòå åãî âëåâî, ÷òîáû îí îêàçàëñÿ ìåæäó ñëîâàìè Âñòàâëÿåì è ðèñóíîê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 6.22. Êîãäà ðèñóíîê âûäåëåí, íà ëåíòå Word ïîÿâëÿåòñÿ ãðóïïà êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ ðèñóíêàìè (Picture Tools), ïîêàçàííûõ íà ðèñ. 6.23. Âêëàäêà Ôîðìàò (Format) ïîçâîëÿåò èçìåíÿòü êîíòðàñòíîñòü, ÿðêîñòü, ðåæèì îáòåêàíèÿ òåêñòîì è äðóãèå ïàðàìåòðû ðèñóíêà.

174

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

Ðèñ. 6.21. Îêíî Êëèï îáëàñòè çàäà÷

Ðèñ. 6.22. Äîáàâëåíèå ðèñóíêà

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Äîáàâëåííûé ðèñóíîê îêàçûâàåòñÿ ïðèâÿçàííûì ê ñëîâó «Âñòàâëÿåì». Ïîïðîáóéòå äîáàâèòü íåñêîëüêî àáçàöåâ ïåðåä ñòðîêîé «Âñòàâëÿåì ðèñóíîê» èëè íåñêîëüêî ñëîâ â íà÷àëî ýòîé ñòðîêè. Âû çàìåòèòå, ÷òî ðèñóíîê ïåðåìåùàåòñÿ âìåñòå ñî ñëîâîì «Âñòàâëÿåì».

Ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû

175

Ðèñ. 6.23. Âêëàäêà Ôîðìàò äëÿ íàñòðîéêè èçîáðàæåíèÿ

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Íà âêëàäêå Ôîðìàò (Format) èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ ðèñóíêàìè (Picture Tools) â ãðóïïå Ñòèëè ðèñóíêîâ (Picture Styles) ðàñïîëîæåíà êîëëåêöèÿ ýêñïðåññ-ñòèëåé ðèñóíêîâ. Çàäåðæèâàÿ óêàçàòåëü ìûøè íà êíîïêå ñ èçîáðàæåíèåì ñòèëÿ, âû ìîæåòå óâèäåòü, êàê áóäåò âûãëÿäåòü âàø ðèñóíîê ïîñëå ïðèìåíåíèÿ ê íåìó äàííîãî ñòèëÿ.

7. Â êîíòåêñòíîì ìåíþ ëþáîãî âûäåëåííîãî îáúåêòà äîñòóïíà êîìàíäà Ãèïåðññûëêà (Hyperlink), êîòîðàÿ ïðåâðàùàåò òåêñò, ðèñóíîê, ôèãóðó è ëþáîé äðóãîé ýëåìåíò äîêóìåíòà â ãèïåðññûëêó íà äðóãîé äîêóìåíò èëè íà âåá-ñòðàíèöó Èíòåðíåòà. Ùåëêíèòå íà äîáàâëåííîì ðèñóíêå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ãèïåðññûëêà (Hyperlink). 8. Â äèàëîãîâîì îêíå Âñòàâêà ãèïåðññûëêè (Insert Hyperlink), ïîêàçàííîì íà ðèñ. 6.24, óêàæèòå èìÿ ôàéëà èëè URL-àäðåñ äîêóìåíòà Èíòåðíåòà ëèáî âûáåðèòå íóæíûé îáúåêò â ñïèñêå. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Ðèñ. 6.24. Äèàëîãîâîå îêíî äîáàâëåíèÿ ãèïåðññûëêè

×åòûðå êíîïêè â ëåâîé ÷àñòè ýòîãî äèàëîãîâîãî îêíà ïîçâîëÿþò ñâÿçàòü îáúåêò ñ ãèïåðññûëêàìè ñëåäóþùèõ êàòåãîðèé: ¨ Ôàéëîì, âåá-ñòðàíèöåé (Existing File or Web Page) — íåäàâíî îòêðûâàâøèåñÿ ôàéëû, íåäàâíî ïðîñìàòðèâàâøèåñÿ âåá-ñòðàíèöû èëè ëþáîé äðóãîé ðåñóðñ, èìÿ êîòîðîãî ìîæíî ââåñòè â ïîëå Àäðåñ (Address); ¨ Ìåñòîì â äîêóìåíòå (Place in This Document) — çàãîëîâêè è çàêëàäêè òåêóùåãî äîêóìåíòà;

176

Çàíÿòèå 6. Îôîðìëåíèå äîêóìåíòà

¨ Íîâûì äîêóìåíòîì (Create New Document)

— ññûëêà íà íåñóùåñòâóþùèé äîêóìåíò, êîòîðûé áóäåò ñîçäàí ïîçæå; ¨ Ýëåêòðîííîé ïî÷òîé (E-mail Address) — ýëåêòðîííûé àäðåñ óäàëåííîãî ïîëüçîâàòåëÿ. Ïðè ùåë÷êå íà òàêîé ññûëêå çàïóñêàåòñÿ ïðîãðàììà Outlook, ïîçâîëÿþùàÿ îòïðàâèòü ïèñüìî ïî àäðåñó ãèïåðññûëêè. Êîãäà ãèïåðññûëêà íàçíà÷àåòñÿ òåêñòîâîìó ôðàãìåíòó, Word îêðàøèâàåò òåêñò äðóãèì öâåòîì è ïîä÷åðêèâàåò åãî, ñèãíàëèçèðóÿ î íàëè÷èè ãèïåðññûëêè. Ðèñóíêè ñ ãèïåðññûëêàìè íå âûäåëÿþòñÿ. ×òîáû íàéòè òàêèå ññûëêè, ïåðåìåùàéòå óêàçàòåëü ïî âñåì ðèñóíêàì äîêóìåíòà. Åñëè ðèñóíîê ñâÿçàí ñ ãèïåðññûëêîé, íà ýêðàíå ïîÿâèòñÿ âñïëûâàþùàÿ ïîäñêàçêà ñ èìåíåì ðåñóðñà, íà êîòîðûé ññûëàåòñÿ ðèñóíîê. 10. ×òîáû äîáàâèòü â äîêóìåíò åùå îäèí ðèñóíîê, ïåðåìåñòèòå òåêñòîâûé êóðñîð â òó òî÷êó, êóäà íóæíî âñòàâèòü ðèñóíîê, è ñ ïîìîùüþ îáëàñòè çàäà÷ Êëèï (Clip Art) âñòàâüòå íóæíóþ êàðòèíêó òàê, êàê âû äåëàëè ýòî ðàíåå.  áèáëèîòåêå ðèñóíêîâ èìåþòñÿ øèðîêèå âîçìîæíîñòè ñîðòèðîâêè è ïîèñêà èçîáðàæåíèé ïî êëþ÷åâûì ñëîâàì. Èç îáëàñòè çàäà÷ Êëèï (Clip Art) ìîæíî ñâÿçàòüñÿ ñ Èíòåðíåòîì è ïîèñêàòü èçîáðàæåíèÿ íà ñïåöèàëüíîì ñåðâåðå êîìïàíèè Microsoft, îòêóäà èõ ìîæíî çàãðóçèòü â ëîêàëüíóþ áèáëèîòåêó. Äëÿ ýòîãî âûáåðèòå ïóíêò Êëèïû íà âåá-óçëå Office Online (Clip art on Office Online). Îáëàñòü çàäà÷ Êëèï (Clip Art) òàêæå ïîçâîëÿåò èìïîðòèðîâàòü â áèáëèîòåêó ðèñóíêè èç ãðàôè÷åñêèõ ôàéëîâ ðàçëè÷íûõ ôîðìàòîâ.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Word ïðåäëàãàåò ìíîæåñòâî ïðèåìîâ ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà è îáúåêòîâ. Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå ïîìîæåò îñâîèòü åùå íåñêîëüêî ïîëåçíûõ îïåðàöèé. 1. Ñîçäàéòå íóìåðîâàííûé ñïèñîê èç ÷åòûðåõ ïóñòûõ àáçàöåâ. 2. Äîáàâüòå â êàæäûé àáçàö ïî îäíîìó ðèñóíêó áèáëèîòåêè ðèñóíêîâ, âûðîâíÿâ èõ ðàçìåðû. 3. Ðàçìåñòèòå àáçàöû ñ ðèñóíêàìè â äâå êîëîíêè. Ïîñëå ýòîãî íà ñòðàíèöå äîêóìåíòà äîëæíû áûòü âèäíû ÷åòûðå ïðîíóìåðîâàííûõ ðèñóíêà. 4. Äîáàâüòå íèæå ðèñóíêîâ åùå îäèí àáçàö ñ òåêñòîì. Îí àâòîìàòè÷åñêè ïîëó÷èò íîìåð 5 è ðàçìåñòèòñÿ âî âòîðîé êîëîíêå. Êàê îòìåíèòü íóìåðàöèþ àáçàöà è ðàñïîëîæèòü åãî íèæå êîëîíîê, ÷òîáû îí çàíÿë âñþ øèðèíó ñòðàíèöû? 5. Óâåëè÷üòå ëåâûé îòñòóï ïÿòîãî àáçàöà. Êàê ñ ïîìîùüþ êíîïîê íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) èçìåíèòü îòñòóï àáçàöà? 6. Îáâåäèòå âñå ÷åòûðå ðèñóíêà îâàëàìè ñ ïðîçðà÷íûì çàïîëíåíèåì è êðàñíîé ãðàíèöåé òîëùèíîé â 6 ïóíêòîâ. 7. Âûäåëèòå â ïÿòîì àáçàöå íåñêîëüêî ñëîâ è íàçíà÷üòå èì øðèôò Arial Cyr ðàçìåðîì 18 ïóíêòîâ è êóðñèâíîå íà÷åðòàíèå. 8. Äîáàâüòå â íèæíþþ ÷àñòü äîêóìåíòà åùå îäèí àáçàö ñ íåñêîëüêèìè ñòðîêàìè òåêñòà.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

177

9. Âûäåëèòå ïåðâûå òðè ñëîâà ýòîãî àáçàöà øðèôòîì Arial Cyr, ðàçìåðîì 20 ïóíêòîâ, çàäàéòå åìó íà÷åðòàíèå Ïîëóæèðíûé êóðñèâ (Bold Italic). Êàê ñêîïèðîâàòü ôîðìàò òåêñòà, èñïîëüçóÿ êíîïêó Ôîðìàò ïî îáðàçöó (Format Painter) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home)? 10. Ñ ïîìîùüþ òàáóëÿöèé äîáàâüòå â êîíåö äîêóìåíòà òàáëèöó èç ÷åòûðåõ ñòîëáöîâ ñ âûðàâíèâàíèåì ÷èñåë ïî ïðàâîìó êðàþ íà îòìåòêàõ 2, 6, 10 è 14 ñì è âåðòèêàëüíûìè ëèíèÿìè â ïîçèöèÿõ 3, 7 è 11 ñì.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Âû ïîëó÷èëè ïðåäñòàâëåíèå î òîì, êàê ôîðìàòèðîâàòü òåêñò, ñîçäàâàòü è íàçíà÷àòü ñòèëè, íàñòðàèâàòü îòñòóïû è èíòåðâàëû, ïîëüçîâàòüñÿ òàáóëÿöèÿìè, äîáàâëÿòü â äîêóìåíòû Word ôèãóðû è ðèñóíêè. Íå îñòàíàâëèâàéòåñü íà äîñòèãíóòîì, ñòàðàéòåñü íå òîëüêî ïîñòîÿííî ïðèìåíÿòü èçâåñòíûå èíñòðóìåíòû, íî è ðàñøèðÿòü ñâîé êðóãîçîð, ïûòàÿñü èçìåíÿòü åùå íåçíàêîìûå âàì ïàðàìåòðû äèàëîãîâûõ îêîí Word è ïîëüçóÿñü âñåâîçìîæíûìè êîìàíäàìè êîíòåêñòíûõ ìåíþ îáúåêòîâ è êíîïêàìè ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ. Äëÿ ïîëó÷åíèÿ ïîäñêàçîê è ðàçúÿñíåíèé îáðàùàéòåñü ê ñïðàâî÷íîé ñèñòåìå Microsoft Office. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè âû íàó÷èòåñü ñòðîèòü òàáëèöû è ïîÿñíÿòü òåêñòîâîå ñîäåðæàíèå äèàãðàììàìè è ãðàôèêàìè.

Çàíÿòèå 7

Òàáëèöû è ãðàôèêè Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè îïèñûâàþòñÿ èíñòðóìåíòû ñîçäàíèÿ è ôîðìàòèðîâàíèÿ òàáëèö, à òàêæå ñïîñîáû ïðåäñòàâëåíèÿ òàáëè÷íûõ äàííûõ â âèäå äèàãðàìì è ãðàôèêîâ. Íà çàíÿòèè îáñóæäàþòñÿ ñëåäóþùèå òåìû: n ïîñòðîåíèå òàáëèöû; n äîáàâëåíèå è óäàëåíèå ñòðîê è ñòîëáöîâ; n îáúåäèíåíèå è ðàçáèåíèå ÿ÷ååê; n ôîðìàòèðîâàíèå òàáëèö; n ïðåîáðàçîâàíèå òàáóëèðîâàííûõ äàííûõ â òàáëèöó; n ïîñòðîåíèå äèàãðàìì íà áàçå òàáëèö; n ôîðìàòèðîâàíèå äèàãðàìì è ãðàôèêîâ. Íà ýòîì çàíÿòèè âû íàó÷èòåñü ðàáîòàòü ñ òàáëèöàìè, äèàãðàììàìè è ãðàôèêàìè. Âñå ýòè ñðåäñòâà ïðåäñòàâëåíèÿ èíôîðìàöèè äåëàþò âàø äîêóìåíò áîëåå íàãëÿäíûì.

Òàáëèöû Òàáëèöû ñëóæàò äëÿ ïðåäñòàâëåíèÿ ñàìîé ðàçíîé ÷èñëîâîé è òåêñòîâîé èíôîðìàöèè, êîòîðóþ ìîæíî óïîðÿäî÷èòü ïî îäíîìó èëè íåñêîëüêèì êðèòåðèÿì. Word îáëàäàåò îáøèðíûì íàáîðîì èíñòðóìåíòîâ äëÿ ïîñòðîåíèÿ è ôîðìàòèðîâàíèÿ òàáëèö, ÷òî ïîçâîëÿåò ñòðîèòü î÷åíü ñëîæíûå òàáëèöû ñ ëþáûì ìûñëèìûì îôîðìëåíèåì.

Óïðàæíåíèå 1. Äîáàâëåíèå òàáëèöû Íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè âû íàó÷èëèñü îôîðìëÿòü äàííûå â âèäå òàáëèöû, èñïîëüçóÿ òàáóëÿöèþ.  äàííîì óïðàæíåíèè íà÷íåì ðàáîòàòü íåïîñðåäñòâåííî ñ òàáëèöàìè. 1. Îòêðîéòå íîâûé èëè ñóùåñòâóþùèé äîêóìåíò. Ïîìåñòèòå òåêñòîâûé êóðñîð â êîíåö òîãî àáçàöà, ïîñëå êîòîðîãî íóæíî äîáàâèòü òàáëèöó.

Òàáëèöû

179

2. Íàæìèòå íåñêîëüêî ðàç êëàâèøó Enter è ââåäèòå çàãîëîâîê Ïëàí âûïóñêà ïðîäóêöèè (ðèñ. 7.1).

Ðèñ. 7.1. Äîáàâëåíèå òàáëèöû

3. Ñ ïîìîùüþ êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé ãðóïïû Ñòèëè (Styles) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) íàçíà÷üòå ýòîìó çàãîëîâêó ñòèëü Çàãîëîâîê 2 (Heading 2). 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Òàáëèöà (Table), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Âñòàâêà (Insert). 5.  ðàñêðûâøåéñÿ ïàëèòðå ñ êëåòêàìè ùåëêíèòå íà ÷åòâåðòîé êëåòêå òðåòüåé ñòðîêè. Âûáðàííàÿ êëåòêà çàäàåò ðàçìåð òàáëèöû â ÿ÷åéêàõ.  ðåçóëüòàòå âûïîëíåííûõ äåéñòâèé â äîêóìåíò áóäåò âñòàâëåíà òàáëèöà ðàçìåðîì 4 ´ 3 ÿ÷åéêè. ÑÎÂÅÒ Åñëè ïàëèòðà êíîïêè Òàáëèöà (Table) íå ïîçâîëÿåò ñîçäàòü òàáëèöó ñ íóæíûì ÷èñëîì ÿ÷ååê, âûáåðèòå êîìàíäó Âñòàâèòü òàáëèöó (Insert Table), ðàñïîëîæåííóþ íèæå ïàëèòðû ñ êëåòêàìè, è â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå ïàðàìåòðû ñîçäàâàåìîé òàáëèöû, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

180

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

6. Òåïåðü ñëåäóåò çàïîëíèòü òàáëèöó ïîëåçíîé èíôîðìàöèåé. Ùåëêíèòå â ïåðâîé ÿ÷åéêå ïåðâîé ñòðîêè è ââåäèòå òåêñò Íàçâàíèå òîâàðà (ðèñ. 7.2).

Ðèñ. 7.2. Ââîä äàííûõ â òàáëèöó

7. Íàæìèòå êëàâèøó Tab. Êóðñîð ïåðåìåñòèòñÿ âî âòîðóþ ÿ÷åéêó ïåðâîé ñòðîêè. Ââåäèòå òåêñò ßíâàðü. 8. Ïðè êàæäîì ïîñëåäóþùåì íàæàòèè êëàâèøè Tab êóðñîð áóäåò ïåðåìåùàòüñÿ ïîñëåäîâàòåëüíî ïî âñåì ÿ÷åéêàì òàáëèöû, ïîçâîëÿÿ ââîäèòü íóæíûå äàííûå. Çàïîëíèòå òàáëèöó â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 7.2. ÑÎÂÅÒ Äëÿ ïåðåõîäà ê ïðåäûäóùåé ÿ÷åéêå íàæèìàéòå êëàâèøè Shift+Tab. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ïî ÿ÷åéêàì òàáëèöû ìîæíî òàêæå ïîëüçîâàòüñÿ êëàâèøàìè ñî ñòðåëêàìè ëèáî ïðîñòî ùåëêàòü ìûøüþ íà íóæíîé ÿ÷åéêå.

9. Ïîñëå ââîäà ÷èñëà â ïîñëåäíþþ ÿ÷åéêó òðåòüåé ñòðîêè ñíîâà íàæìèòå êëàâèøó Tab. Òàáëèöà àâòîìàòè÷åñêè óâåëè÷èòñÿ íà îäíó ñòðîêó, è âû ñìîæåòå çàïîëíèòü åùå ÷åòûðå ÿ÷åéêè. Òàêèì îáðàçîì, íåò îñîáîé íóæäû çàðàíåå ðàññ÷èòûâàòü òî÷íîå ÷èñëî ñòðîê òàáëèöû. Ïî ìåðå ââîäà äàííûõ Word äîáàâèò ñòîëüêî ñòðîê, ñêîëüêî áóäåò íóæíî. Òåêñò ÿ÷ååê òàáëèöû ìîæíî ôîðìàòèðîâàòü òî÷íî òàê æå, êàê è ëþáîé äðóãîé òåêñò äîêóìåíòà Word. Åäèíñòâåííîå îòëè÷èå ñîñòîèò â òîì, ÷òî âûðàâíèâàíèå òåêñòà âûïîëíÿåòñÿ íå îòíîñèòåëüíî ïîëåé ñòðàíèöû, à îòíîñèòåëüíî ãðàíèö êàæäîé ÿ÷åéêè. Íàñòðàèâàÿ âèä ÿ÷ååê, ìîæíî âûäåëÿòü êîíêðåòíûå ÿ÷åéêè, ãðóïïû ñòðîê èëè ñòîëáöîâ è âñþ òàáëèöó öåëèêîì. Íàçíà÷àåìûå ðåæèìû ôîðìàòèðîâàíèÿ è âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà áóäóò âëèÿòü òîëüêî íà âûäåëåííûå ÿ÷åéêè. 10. Äàâàéòå èçìåíèì ñòèëü ÿ÷ååê òàáëèöû. Ïîñëå âñòàâêè òàáëèöû íà ëåíòå ïîÿâëÿåòñÿ íîâàÿ ãðóïïà êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ òàáëèöàìè (Table Tools). Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ìàêåò (Layout), ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûäåëèòü (Select) â ãðóïïå Òàáëèöà (Table) è âûáåðèòå êîìàíäó Âûäåëèòü òàáëèöó (Select Table). Ïîñëå âûäåëåíèÿ òàáëèöû (ïðè âûïîëíåíèè ýòîé êîìàíäû òåêñòîâûé êóðñîð äîëæåí íàõîäèòüñÿ â îäíîé èç ÿ÷ååê âûäåëÿåìîé òàáëèöû) âûáåðèòå â êîëëåêöèè ýêñïðåññ-ñòèëåé ãðóïïû Ñòèëè (Styles) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) ñòèëü Îáû÷íûé (Normal). 11. Ùåëêíèòå ìûøüþ ëåâåå ïåðâîé ÿ÷åéêè âåðõíåé ñòðîêè. Áóäåò âûäåëåíà âñÿ âåðõíÿÿ ñòðîêà òàáëèöû.

Òàáëèöû

181

12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî öåíòðó (Center) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home), ÷òîáû öåíòðèðîâàòü ñîäåðæèìîå ÿ÷ååê. Çàòåì íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+B íàçíà÷üòå òåêñòó âûäåëåííîé ñòðîêè ïîëóæèðíîå íà÷åðòàíèå. 13. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè â ïåðâóþ ÿ÷åéêó âòîðîé ñòðîêè ÷óòü ïðàâåå ëåâîé ãðàíèöû ÿ÷åéêè, ÷òîáû çíà÷îê óêàçàòåëÿ ïðèíÿë ôîðìó íàêëîííîé ñòðåëêè (ðèñ. 7.3), è ïåðåòàùèòå ìûøü âíèç, âûäåëèâ ïåðâûå ÿ÷åéêè ñòðîê ñî âòîðîé ïî ÷åòâåðòóþ. 14. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+I íàçíà÷üòå âûäåëåííûì ÿ÷åéêàì êóðñèâíîå íà÷åðòàíèå.

Ðèñ. 7.3. Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà òàáëèöû

15.  ëþáîé ìîìåíò ìîæíî èçìåíèòü êîíôèãóðàöèþ òàáëèöû, äîáàâëÿÿ â íåå ñòðîêè è ñòîëáöû. Ùåëêíèòå âî âòîðîì ñòîëáöå òàáëèöû è âûáåðèòå êîìàíäó Âñòàâèòü ñïðàâà (Insert Right) â ãðóïïå Ñòðîêè è ñòîëáöû (Rows & Columns) âêëàäêè Ìàêåò (Layout). ÑÎÂÅÒ ×òîáû óäàëèòü ñòðîêó, ñòîëáåö èëè ãðóïïó ÿ÷ååê, âûäåëèòå óäàëÿåìûå ÿ÷åéêè, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ìàêåò (Layout), ùåëêíèòå íà êíîïêå Óäàëèòü (Delete) è âûáåðèòå ñîîòâåòñòâóþùóþ êîìàíäó â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ. Íàæàòèå êëàâèøè Delete íå óäàëÿåò âûäåëåííûå ÿ÷åéêè, à ëèøü ñòèðàåò èõ ñîäåðæèìîå.

16. Ùåëêíèòå â âåðõíåé ÿ÷åéêå íîâîãî ñòîëáöà è ââåäèòå ñëîâî Àïðåëü (ðèñ. 7.4). Íàæìèòå êëàâèøó ¯ è ââåäèòå ÷èñëî âî âòîðóþ ÿ÷åéêó íîâîãî ñòîëáöà. Àíàëîãè÷íûì îáðàçîì çàïîëíèòå âñå ïóñòûå ÿ÷åéêè. 17. Ùåë÷êîì íà âåðõíåé ãðàíèöå ïåðâîé ÿ÷åéêè òðåòüåãî ñòîëáöà âûäåëèòå âåñü ñòîëáåö, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.4.

Ðèñ. 7.4. Ïåðåòàñêèâàíèå ñòîëáöà

18. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü â ÿ÷åéêó ñî ñëîâîì Àïðåëü è íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè.

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

182

19. Ïåðåòàùèòå ìûøü ïðàâåå ïåðâîé ÿ÷åéêè ïÿòîãî ñòîëáöà è îòïóñòèòå êíîïêó ìûøè. Òðåòèé ñòîëáåö ïåðåìåñòèòñÿ â êîíåö òàáëèöû. Word ïðåäëàãàåò åùå îäèí èíòåðåñíûé ñïîñîá äîáàâëåíèÿ è óäàëåíèÿ ÿ÷ååê. Èõ ìîæíî ïðîñòî íàðèñîâàòü. Ýòî î÷åíü áûñòðàÿ è óäîáíàÿ ìåòîäèêà ïîñòðîåíèÿ òàáëèö, îäíàêî îíà òðåáóåò îïðåäåëåííûõ íàâûêîâ è óìåíèÿ òî÷íî ìàíèïóëèðîâàòü ìûøüþ. 20. Ïîïðîáóéòå «äîðèñîâàòü» îäíó øèðîêóþ ÿ÷åéêó â âåðõíåé ÷àñòè òàáëèöû. Äëÿ ýòîãî ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Êîíñòðóêòîð (Design) â ãðóïïó Íàðèñîâàòü ãðàíèöû (Draw Borders) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàðèñîâàòü òàáëèöó (Draw Table). Word àâòîìàòè÷åñêè ïåðåêëþ÷èò äîêóìåíò â ðåæèì ðàçìåòêè ñòðàíèö, òàê êàê òîëüêî ýòîò ðåæèì ïîçâîëÿåò îöåíèâàòü ðåàëüíûå ðàçìåðû èçîáðàæàåìûõ ýëåìåíòîâ äîêóìåíòà. Óêàçàòåëü ìûøè ïðèìåò ôîðìó êàðàíäàøà, è íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design) îñòàíóòñÿ àêòèâíûìè òîëüêî èíñòðóìåíòû, íåîáõîäèìûå äëÿ ðèñîâàíèÿ ãðàíèö òàáëèöû (ðèñ. 7.5).

Ðèñ. 7.5. Èíñòðóìåíòû äëÿ ðèñîâàíèÿ ãðàíèö òàáëèöû

21. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü â âåðõíèé ëåâûé óãîë òàáëèöû è íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè. 22. Ïåðåòàùèòå ìûøü âïðàâî äî ïðàâîé ãðàíèöû òàáëèöû è ÷óòü ââåðõ, ÷òîáû ïîÿâèëàñü åùå îäíà øèðîêàÿ ÿ÷åéêà, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.6. 23. Ââåäèòå â íîâóþ ÿ÷åéêó òåêñò Ïëàí êîìïàíèè Ãåðêóëåñ íà 2007 ãîä.

Ðèñ. 7.6. Íàðèñîâàííàÿ ÿ÷åéêà

Óïðàæíåíèå 2. Ðàçìåð ÿ÷ååê Òàáëèöó, ïîñòðîåííóþ â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, õîòåëîñü áû ñäåëàòü íåìíîãî óæå. Êðîìå òîãî, ñëåäóåò ðàñøèðèòü ïåðâûé ñòîëáåö, ÷òîáû ñëîâà Ïàíåëè êâàäðàòíûå

Òàáëèöû

183

âûâîäèëèñü îäíîé ñòðîêîé, è äëÿ ëó÷øåé ÷èòàáåëüíîñòè òåêñòà íåìíîãî óâåëè÷èòü âûñîòó âñåõ ñòðîê. 1. Åñëè ðåæèì îòîáðàæåíèÿ ëèíååê îòêëþ÷åí, âûáåðèòå êîìàíäó Âèä4Ïîêàçàòü èëè Ñêðûòü4Ëèíåéêà (View4Show/Hide4Ruler). Îáðàòèòå âíèìàíèå: êîãäà êóðñîð íàõîäèòñÿ â ïðåäåëàõ òàáëèöû, íà âåðòèêàëüíîé è ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêàõ ïîÿâëÿþòñÿ ñïåöèàëüíûå ìàðêåðû, ïîçâîëÿþùèå èçìåíÿòü âûñîòó è øèðèíó ÿ÷ååê (ðèñ. 7.7).

Ðèñ. 7.7. Ìàðêåðû ëèíååê

Êðîìå òîãî, íà ãîðèçîíòàëüíîé ëèíåéêå ïðèñóòñòâóþò ìàðêåðû ðåãóëèðîâêè îòñòóïîâ òåêñòà òåêóùåé ÿ÷åéêè èëè âûäåëåííîãî ñòîëáöà îò ãðàíèö ÿ÷ååê. Ñàìîñòîÿòåëüíî ïîäâèãàéòå ýòè ìàðêåðû è èçó÷èòå èõ âîçäåéñòâèå íà âèä òàáëèöû. 2. Ïåðåòàùèòå ìàðêåð ãðàíèöû ìåæäó ïåðâîé è âòîðîé ñòðîêàìè òàáëèöû âíèç íà 1 ñì, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.8. 3. Ùåëêíèòå â âåðõíåé ÿ÷åéêå òàáëèöû. 4. Íà âêëàäêå Ìàêåò (Layout) â ãðóïïå Âûðàâíèâàíèå (Alignment) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûðîâíÿòü ïî öåíòðó (Align Center).

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

184

Ðèñ. 7.8. Íàñòðîéêà ðàçìåðîâ òàáëèöû

5. ×òîáû óâåëè÷èòü øðèôò çàãëàâíîé ÿ÷åéêè, âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ðàçìåð øðèôòà (Font Size) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home) ÷èñëî 18. 6. ×òîáû òî÷íî çàäàòü øèðèíó òàáëèöû, ùåëêíèòå íà êíîïêå îòêðûòèÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñâîéñòâà òàáëèöû (Table Properties) â ãðóïïå Ðàçìåð ÿ÷åéêè (Cell Size) íà âêëàäêå Ìàêåò (Layout). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 7.9. Îíî èìååò ÷åòûðå âêëàäêè, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ìîæíî íàñòðàèâàòü ïàðàìåòðû âûäåëåííûõ ñòðîê, ñòîëáöîâ èëè ÿ÷ååê, à òàêæå òàáëèöû â öåëîì. 7. Íà âêëàäêå Òàáëèöà (Table) óñòàíîâèòå ôëàæîê Øèðèíà (Preferred Width). 8. Ââåäèòå â îäíîèìåííûé ñ÷åò÷èê ÷èñëî 17. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïîñëå ýòîãî øèðèíà òàáëèöû áóäåò ðàâíà 17 ñì, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.8. 10. Ïåðåìåñòèòå óêàçàòåëü íà âåðòèêàëüíóþ ëèíèþ ãðàíèöû ìåæäó ïåðâûì è âòîðûì ñòîëáöîì, ÷òîáû çíà÷îê ïðèíÿë ôîðìó äâóíàïðàâëåííîé ñòðåëêè, è íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè.

Òàáëèöû

185

Ðèñ. 7.9. Äèàëîãîâîå îêíî ñâîéñòâ òàáëèöû

11. Ïåðåòàùèòå ãðàíèöó âïðàâî íà òàêîå ðàññòîÿíèå, ÷òîáû òåêñò âñåõ ÿ÷ååê ïåðâîãî ñòîëáöà ïîìåùàëñÿ â îäíó ñòðîêó. Ìû íàñòðîèëè øèðèíó ïåðâîãî ñòîëáöà, íî âòîðîé ñòîëáåö îêàçàëñÿ ñëèøêîì óçêèì. Äàâàéòå âûðîâíÿåì øèðèíó ÷åòûðåõ ïðàâûõ ñòîëáöîâ òàáëèöû. 12. Íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè â ÿ÷åéêå ßíâàðü è ïåðåòàùèòå óêàçàòåëü äî ïðàâîé íèæíåé ÿ÷åéêè òàáëèöû. Îêàæóòñÿ âûäåëåííûìè ÷åòûðå ïðàâûõ ñòîëáöà. 13.  ãðóïïå Ðàçìåð ÿ÷åéêè (Cell Size) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûðîâíÿòü øèðèíó ñòîëáöîâ (Distribute Columns). Øèðèíà âûäåëåííûõ ñòîëáöîâ ñòàíåò îäèíàêîâîé. 14. Âûäåëèòå ïîñëåäíèå ÷åòûðå ñòðîêè òàáëèöû, ïåðåòàùèâ ìûøü ñëåâà îò íèõ.  òîé æå ãðóïïå Ðàçìåð ÿ÷åéêè (Cell Size ) ââåäèòå â ñ÷åò÷èê Âûñîòà ñòðîêè òàáëèöû (Table Row Height) ÷èñëî 0,5. Òàáëèöà ñòàíåò òàêîé, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.10.

Ðèñ. 7.10. Òàáëèöà ñ íàñòðîåííûìè ÿ÷åéêàìè

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

186

Óïðàæíåíèå 3. Ðàçáèåíèå è îáúåäèíåíèå ÿ÷ååê Ïîñòðîåííàÿ òàáëèöà äîñòàòî÷íî ïðîñòà.  ðåàëüíîé æèçíè ÷àñòî âîçíèêàåò íåîáõîäèìîñòü ñôîðìèðîâàòü òàáëèöó ñ ïîäçàãîëîâêàìè, îáúåäèíÿþùèìè ñåðèþ ñòðîê èëè ñòîëáöîâ. ×òîáû íàó÷èòüñÿ îáúåäèíÿòü ÿ÷åéêè, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå ñ òåêñòîì ßíâàðü, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.11.

Ðèñ. 7.11. Îáúåäèíåíèå ÿ÷ååê

2. Íà âêëàäêå Ìàêåò (Layout) â ãðóïïå Ñòðîêè è ñòîëáöû (Rows & Columns) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü ñâåðõó (Insert Above). 3.  íîâîé ñòðîêå âûäåëèòå ÷åòûðå ïðàâûå ÿ÷åéêè. 4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Îáúåäèíèòü ÿ÷åéêè (Merge Cells) ïðåîáðàçóéòå ÷åòûðå âûäåëåííûå ÿ÷åéêè â îäíó. 5. Ââåäèòå òåêñò Ïî ìåñÿöàì.

Òàáëèöû

187

6. Âûäåëèòå ÿ÷åéêó ñ òåêñòîì Íàçâàíèå òîâàðà è ÿ÷åéêó íàä íåé. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Îáúåäèíèòü ÿ÷åéêè (Merge Cells) îáúåäèíèòå èõ. 7. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûðîâíÿòü ïî öåíòðó (Align Center) â ãðóïïå Âûðàâíèâàíèå (Alignment) ïîäðàâíÿéòå íàäïèñü â îáðàçîâàâøåéñÿ áîëüøîé ÿ÷åéêå. Ïîñëå ýòîãî çàãîëîâêè ñòðîê è ñòîëáöîâ äîëæíû âûãëÿäåòü ïðèâëåêàòåëüíåå. ÑÎÂÅÒ Èíîãäà òàáëèöû îêàçûâàþòñÿ äîñòàòî÷íî âûñîêèìè è íå ïîìåùàþòñÿ íà îäíîé ñòðàíèöå. ×òîáû çàãîëîâêè ñòîëáöîâ äóáëèðîâàëèñü ïðè ïåðåíîñå ÷àñòè òàáëèöû íà ñëåäóþùóþ ñòðàíèöó, âûäåëèòå ïåðâûå íåñêîëüêî ñòðîê òàáëèöû, êîòîðûå äîëæíû ïîâòîðÿòüñÿ íà êàæäîé ñòðàíèöå, è âûáåðèòå â ãðóïïå Äàííûå (Data) êîìàíäó Ïîâòîðèòü ñòðîêè çàãîëîâêîâ (Repeat Header Rows). Äëÿ îòêëþ÷åíèÿ ýòîãî ðåæèìà ïîâòîðíî âûáåðèòå òó æå ñàìóþ êîìàíäó.

8. ß÷åéêè ìîæíî íå òîëüêî îáúåäèíÿòü, íî è ðàçäåëÿòü. Âûäåëèòå òðè íèæíèå ÿ÷åéêè ñòîëáöà Ôåâðàëü è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàçáèòü ÿ÷åéêè (Split Cells). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 7.12.

Ðèñ. 7.12. Ðàçáèåíèå ÿ÷ååê

9. Ñáðîñüòå ôëàæîê Îáúåäèíèòü ïåðåä ðàçáèåíèåì (Merge Cells Before Split). Îñòàëüíûå ïàðàìåòðû îñòàâüòå áåç èçìåíåíèÿ. Ýòî çàñòàâèò Word ðàçäåëèòü êàæäóþ èç òðåõ ÿ÷ååê ïîïîëàì. 10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK è ââåäèòå â íîâûå ÿ÷åéêè ïðîèçâîëüíûå ÷èñëà.  ðåçóëüòàòå òàáëèöà äîëæíà âûãëÿäåòü ïðèìåðíî òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.12.

Óïðàæíåíèå 4. Ôîðìàòèðîâàíèå òàáëèöû Äàâàéòå íåìíîãî óêðàñèì òàáëèöó, èçìåíèâ ëèíèè ÿ÷ååê. 1. Ùåëêíèòå â âåðõíåé ÿ÷åéêå òàáëèöû, ñîçäàííîé â ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ (ðèñ. 7.13).

188

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

Ðèñ. 7.13. Íàñòðîéêà ãðàíèö

2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Êîíñòðóêòîð (Design) êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ òàáëèöàìè (Table Tools) è âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñòèëü ïåðà (Line Style) ãðóïïû Íàðèñîâàòü ãðàíèöû (Draw Borders) äâîéíóþ ëèíèþ. 3. Íà òîé æå âêëàäêå ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Ãðàíèöû (Borders). Ðàñêðûâøèéñÿ ñïèñîê ïîêàçûâàåò, ÷òî àêòèâíàÿ ÿ÷åéêà íå èìååò ãðàíèö, âûïîëíåííûõ äâîéíîé ëèíèåé. 4. Âûáåðèòå ñòðîêó Íèæíÿÿ ãðàíèöà (Bottom Border). Íèæíÿÿ îäèíàðíàÿ ãðàíèöà ÿ÷åéêè çàìåíèòñÿ äâîéíîé. 5. Âûäåëèòå âñþ òàáëèöó, â ñïèñêå Ñòèëü ïåðà (Line Style) âûáåðèòå îäèíàðíóþ ëèíèþ. 6.  ñïèñêå Òîëùèíà ïåðà (Line Weight) âûáåðèòå òîëùèíó 3 ïóíêòà. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãðàíèöû (Borders) è âûáåðèòå ñòðîêó Âíåøíèå ãðàíèöû (Outside Borders). Òàáëèöà áóäåò î÷åð÷åíà æèðíîé ëèíèåé, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.13. Ðó÷íîé íàñòðîéêîé ãðàíèö ÿ÷ååê ìîæíî ñîçäàòü ñêîëü óãîäíî ñëîæíîå îôîðìëåíèå òàáëèöû. Íî, êàê ïðàâèëî, ïîëüçîâàòåëåé óñòðàèâàåò îäèí èç ñòàíäàðòíûõ ñòèëåé, ïðåäëàãàåìûõ êîëëåêöèåé ñòèëåé òàáëèö.

Òàáëèöû

189

8. Ùåëêíèòå â ëþáîé òî÷êå, íå âûõîäÿùåé çà ïðåäåëû òàáëèöû, è âûáåðèòå îäèí èç ñòèëåé â ãðóïïå Ñòèëè òàáëèö (Table Styles) íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ùåë÷îê íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû (More) êîëëåêöèè ñòèëåé ïîçâîëÿåò óâèäåòü âñå ãîòîâûå âàðèàíòû ñòèëåé òàáëèö. Êðîìå òîãî, èìååòñÿ âîçìîæíîñòü ñàìîñòîÿòåëüíî ñîçäàâàòü è èçìåíÿòü ñòèëè òàáëèö.

9. Ïåðåáèðàÿ ïóíêòû êîëëåêöèè Ñòèëè òàáëèö (Table Styles) è îöåíèâàÿ èçìåíÿþùååñÿ îôîðìëåíèå âàøåé òàáëèöû, íàéäèòå ïîäõîäÿùèé âàðèàíò (ðèñ. 7.14).

Ðèñ. 7.14. Âûáîð ñòèëÿ òàáëèöû

Äëÿ òàáëèöû ýòîãî óïðàæíåíèÿ ìû âûáðàëè ñòèëü Ñðåäíÿÿ ñåòêà 2 – Àêöåíò 1 (Medium Grid 2 – Accent 1). Ðåçóëüòàò òàêîãî ôîðìàòèðîâàíèÿ òàáëèöû ïîêàçàí íà ðèñ. 7.15. Îí íå ñîâñåì óäà÷åí, òàê êàê òàáëèöà èìååò ñëîæíóþ ñòðóêòóðó çàãîëîâêîâ è ÿ÷ååê. Îäíàêî äëÿ áîëåå ïðîñòûõ òàáëèö äàííûé ñòèëü äàåò ïðåêðàñíûå ðåçóëüòàòû.

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

190

Ðèñ. 7.15. Îêîí÷àòåëüíûé âèä òàáëèöû

Ãðàôèêè è äèàãðàììû Òàáëèöû óäîáíû äëÿ õðàíåíèÿ òî÷íûõ ÷èñëîâûõ äàííûõ, íî ÷åëîâåêó ÷àñòî íóæíû íå òî÷íûå öèôðû, à îáùåå ïðåäñòàâëåíèå î âåëè÷èíå êàêîãî-ëèáî ïàðàìåòðà. Ïîýòîìó òàáëè÷íûå äàííûå ïîëåçíî äóáëèðîâàòü äèàãðàììàìè, êîòîðûå îòîáðàæàþò èíôîðìàöèþ ñ ïîìîùüþ ãðàôè÷åñêèõ ýëåìåíòîâ, òàêèõ êàê ãèñòîãðàììû, êðóãîâûå äèàãðàììû èëè ãðàôèêè.

Óïðàæíåíèå 5. Ïîñòðîåíèå äèàãðàììû íà áàçå òàáëèöû Åñëè ðàíüøå âû íå ïîëüçîâàëèñü òàáëèöàìè Word, âåñüìà âåðîÿòíî, ÷òî êàêàÿ-òî ÷àñòü âàøèõ äàííûõ õðàíèòñÿ â îáû÷íîì òåêñòîâîì ôàéëå. Ïðåäïîëîæèì òåïåðü, ÷òî, ïî÷óâñòâîâàâ âñþ ìîùü ïðîãðàììû Word, âû ðåøèëè ïåðåíåñòè èõ â êðàñèâî îôîðìëåííóþ òàáëèöó, à çàîäíî ïîñòðîèòü äèàãðàììó. Êàê áûñòðåå ðåøèòü ýòó çàäà÷ó? 1.  ìåíþ Ïóñê (Start) Windows âûáåðèòå êîìàíäó Âñå ïðîãðàììû4Ñòàíäàðòíûå4 Áëîêíîò (All Programs4Accessories4Notepad). 2. Íàæìèòå êëàâèøó Tab è ââåäèòå ñëîâî ßíâàðü (ðèñ. 7.16).

Ðèñ. 7.16. Ïðèìåð òåêñòîâîãî ôàéëà

3. Ñíîâà íàæìèòå êëàâèøó Tab è ââåäèòå ñëîâî Ôåâðàëü. 4. Ïðîäîëæàéòå ââîä ñëîâ è ÷èñåë â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 7.16, îòäåëÿÿ èõ äðóã îò äðóãà ñèìâîëîì òàáóëÿöèè.

Ãðàôèêè è äèàãðàììû

191

5. Âûáåðèòå êîìàíäó Ôàéë4Ñîõðàíèòü (File4Save) è çàïèøèòå ôàéë â ïàïêó Ìîè äîêóìåíòû (My Documents) ïîä èìåíåì Òàáëèöà.txt. 6. Çàêðîéòå îêíî Áëîêíîòà. Òåïåðü ó âàñ åñòü ïðèìåð îáû÷íîãî òåêñòîâîãî ôàéëà ñ íåáîëüøîé òàáëèöåé. Äàâàéòå èìïîðòèðóåì åå â Word è ïðîèëëþñòðèðóåì èìåþùèåñÿ ÷èñëîâûå äàííûå äèàãðàììîé. 7.  ïðèëîæåíèè Word ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è âûáåðèòå êîìàíäó Îòêðûòü (Open).  ñïèñêå Òèï ôàéëîâ (Files of Type) äèàëîãîâîãî îêíà îòêðûòèÿ ôàéëà âûáåðèòå ïóíêò Âñå ôàéëû (All Files), íàéäèòå òîëüêî ÷òî ñîçäàííûé ôàéë Òàáëèöà.txt è îòêðîéòå åãî.  äèàëîãîâîì îêíå Ïðåîáðàçîâàíèå ôàéëà (Convert File) äâàæäû ùåëêíèòå íà ñòðîêå Òîëüêî òåêñò (Text Only). Òàáëèöà ïîÿâèòñÿ â îêíå Word. Îíà ìîæåò îêàçàòüñÿ íåìíîãî íåðîâíîé, íî ýòî íå èìååò çíà÷åíèÿ. Ãëàâíîå, ÷òî ñòîëáöû òàáëèöû ðàçäåëåíû ñèìâîëàìè òàáóëÿöèè. 8. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+A âûäåëèòå âåñü äîêóìåíò. Çàòåì ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert), ùåëêíèòå íà êíîïêå Òàáëèöà (Table) è âûáåðèòå êîìàíäó Ïðåîáðàçîâàòü â òàáëèöó (Convert Text to Table). 9. Ïðîâåðüòå, ÷òîáû ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ïðåîáðàçîâàòü â òàáëèöó (Convert Text to Table) áûëè íàñòðîåíû â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 7.17.

Ðèñ. 7.17. Ïðåîáðàçîâàíèå òåêñòà â òàáëèöó

10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. ÑÎÂÅÒ Åñëè äàííûå òåêñòîâîãî ôàéëà ðàçäåëåíû íå òàáóëÿöèÿìè, à, ñêàæåì, çàïÿòûìè, â ãðóïïå Ðàçäåëèòåëü (Separate text at) äèàëîãîâîãî îêíà ïðåîáðàçîâàíèÿ óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Äðóãîé (Other) è ââåäèòå â îäíîèìåííîå ïîëå ñîîòâåòñòâóþùèé ñèìâîë (çàïÿòóþ).

Òàáëèöà ãîòîâà. Microsoft Office ïîçâîëÿåò ñîçäàâàòü äèàãðàììû Excel íåïîñðåäñòâåííî â Word.  ýòîì ñëó÷àå ñîçäàííûå äèàãðàììû âíåäðÿþòñÿ â äîêóìåíò Office Word 2007, à äàííûå äèàãðàììû ñîõðàíÿþòñÿ â ëèñòå Excel, âêëþ÷åííîì â ôàéë Word. 11. Ñîçäàäèì äèàãðàììó íà îñíîâå íàøèõ äàííûõ. Ùåëêíèòå ïîä òàáëèöåé â ìåñòå âñòàâêè äèàãðàììû.

192

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè ïðè ñîçäàíèè íîâîé äèàãðàììû â Microsoft Office Word 2007 ïðèëîæåíèå Office Excel 2007 íå óñòàíîâëåíî, çàïóñêàåòñÿ íàäñòðîéêà Microsoft Graph. Çàòåì ïîÿâëÿåòñÿ äèàãðàììà ñ ñîîòâåòñòâóþùèìè ñâÿçàííûìè äàííûìè â òàáëèöå, êîòîðàÿ íàçûâàåòñÿ òàáëèöåé äàííûõ.  òàáëèöó äàííûõ ìîæíî ââåñòè ïîëüçîâàòåëüñêèå äàííûå, èìïîðòèðîâàòü â íåå äàííûå èç òåêñòîâîãî ôàéëà èëè âñòàâèòü äàííûå èç äðóãîé ïðîãðàììû.

12. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äèàãðàììà (Chart).  äèàëîãîâîì îêíå Âñòàâêà äèàãðàììû (Insert Chart) âûáåðèòå öèëèíäðè÷åñêóþ ñ ãðóïïèðîâêîé ãèñòîãðàììó (clustered cylinder column). 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ðàçäåëåííîì îêíå çàïóñòèòñÿ Office Excel 2007 ñ ïðèìåðíûìè äàííûìè íà ëèñòå, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.18.

Ðèñ. 7.18. Ïîñòðîåíèå äèàãðàììû â Word 2007

14. Óäàëèòå äàííûå òàáëèöû èç Excel. Ðÿäû äèàãðàììû â Word èñ÷åçíóò. 15. Âûäåëèòå òàáëèöó â Word. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+Ñ ñêîïèðóéòå åå â áóôåð îáìåíà. 16. Ïåðåéäèòå â îêíî Excel è ùåëêíèòå íà ïóñòîé ÿ÷åéêå À1.

Ãðàôèêè è äèàãðàììû

193

17. Íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+V. Âàøà òàáëèöà ñêîïèðóåòñÿ íà ëèñò Excel, à íèæå òàáëèöû Word ðàçìåñòèòñÿ äèàãðàììà, ïðåäñòàâëÿþùàÿ äàííûå ýòîé òàáëèöû â ãðàôè÷åñêîé ôîðìå.

Óïðàæíåíèå 6. Ôîðìàòèðîâàíèå äèàãðàìì è ãðàôèêîâ Âìåñòå ñ äèàãðàììîé íà ëåíòå ïîÿâëÿþòñÿ íîâûå âêëàäêè ãðóïïû êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ äèàãðàììàìè (Chart Tools). Ðàçâåðíèòå îêíî Word, è âû óâèäèòå ðàçíîîáðàçíûå èíñòðóìåíòû ôîðìàòèðîâàíèÿ (ðèñ. 7.19). Âû ìîæåòå âûáèðàòü òèï è ñòèëü äèàãðàììû, èçìåíÿòü öâåò ðÿäîâ äàííûõ, äîáàâëÿòü çàãîëîâêè, ïåðåìåùàòü ëåãåíäó, íàñòðàèâàòü îñè, èõ øêàëû è ìåòêè äåëåíèé, äîáàâëÿòü ïîäïèñè äàííûõ è èçìåíÿòü ìíîæåñòâî äîïîëíèòåëüíûõ ïàðàìåòðîâ, âëèÿþùèõ íà ñïîñîá ïðåäñòàâëåíèÿ äàííûõ. Â ýòîì óïðàæíåíèè íà ïðèìåðå äèàãðàììû, ïîñòðîåííîé íà áàçå òàáëèöû Word, áóäóò ðàññìîòðåíû ëèøü íåêîòîðûå èç äîñòóïíûõ èíñòðóìåíòîâ ôîðìàòèðîâàíèÿ.

Ðèñ. 7.19. Èçìåíåíèå òèïà äèàãðàììû â Word 2007

194

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Íàãëÿäíî ïðåäñòàâèòü èíôîðìàöèþ ìîæíî òàêæå ñ ïîìîùüþ ãðàôè÷åñêèõ îáúåêòîâ SmartArt.

1. ×òîáû ìîäèôèöèðîâàòü äèàãðàììó, ùåëêíèòå íà íåé. 2. Íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñòðîêà/ñòîëáåö (Switch Row/Column), ÷òîáû çàìåíèòü äàííûå ïî îñÿì. Äèàãðàììà äîëæíà âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.19. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü òèï äèàãðàììû (Change Chart Type). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Èçìåíåíèå òèïà äèàãðàììû (Change Chart Type). 4. Âûáåðèòå òèï Ãðàôèê ñ ìàðêåðàìè (Line with Markers) è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 5. Ëåãåíäà äèàãðàììû ðàñïîëîæåíà íåóäîáíî, äàâàéòå ïåðåìåñòèì åå âíèç. Äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå íà ëåãåíäå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè, âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ôîðìàò ëåãåíäû (Format Legend) è â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ëåãåíäû (Legend Options) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà (ðèñ. 7.20) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñíèçó (Bottom). 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close).

Ðèñ. 7.20. Ôîðìàòèðîâàíèå ëåãåíäû äèàãðàììû

7. Çàõâàòèòå ìûøüþ ïðàâûé íèæíèé ìàðêåð ãàáàðèòíîãî ïðÿìîóãîëüíèêà äèàãðàììû è ïåðåòàùèòå åãî âïðàâî âíèç, ÷òîáû ñäåëàòü äèàãðàììó íåìíîãî êðóïíåå.

Ãðàôèêè è äèàãðàììû

195

Òåïåðü äàâàéòå óêðàñèì ïîäïèñè îñåé, èçìåíèì ñåòêó è ôîí, íà ôîíå êîòîðîãî âûâîäèòñÿ ãðàôèê, è óâåëè÷èì ìàðêåðû äàííûõ, ÷òîáû îíè áûëè ëó÷øå âèäíû. 8. Ùåëêíèòå íà ÷èñëàõ ìåòîê âåðòèêàëüíîé îñè ãðàôèêà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ôîðìàò îñè (Format Axis). Îòêðîåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùåå äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 7.21.

Ðèñ. 7.21. Ôîðìàòèðîâàíèå îñåé äèàãðàììû

9.  ãðóïïàõ Ìàêñèìàëüíîå çíà÷åíèå (Maximum) è Öåíà îñíîâíûõ äåëåíèé (Major Unit) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ôèêñèðîâàííîå (Fixed), ÷òîáû îòêëþ÷èòü àâòîìàòè÷åñêóþ íàñòðîéêó ýòèõ ïàðàìåòðîâ. 10.  îäíîèìåííûå ïîëÿ ââåäèòå ÷èñëà 80 è 20 ñîîòâåòñòâåííî. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close). Îñòàëüíûå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ äèàëîãîâîãî îêíà ôîðìàòèðîâàíèÿ îñåé ïîçâîëÿþò íàñòðàèâàòü âèä îñåé, øðèôò ìåòîê äåëåíèé, ÷èñëîâîé ôîðìàò ìåòîê è ðåæèì èõ âûðàâíèâàíèÿ. 12. ×òîáû äîáàâèòü ôîí ãðàôèêà, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè â îáëàñòè ïîñòðîåíèÿ ãðàôèêà è âûáåðèòå êîìàíäó Ôîðìàò îáëàñòè ïîñòðîåíèÿ (Format Plot Area), êîòîðàÿ îòêðûâàåò äèàëîãîâîå îêíî íàñòðîéêè îáëàñòè ïîñòðîåíèÿ (ðèñ. 7.22).

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

196

Ðèñ. 7.22. Ôîðìàòèðîâàíèå îáëàñòè ïîñòðîåíèÿ äèàãðàììû

13.  ãðóïïå Çàëèâêà (Fill) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñïëîøíàÿ çàëèâêà (Solid Fill), âûáåðèòå ïîäõîäÿùèé öâåò ôîíà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ôîðìàòèðîâàòü ôðàãìåíòû äèàãðàììû óäîáíåå, èñïîëüçóÿ èíñòðóìåíòû âêëàäêè Ìàêåò (Layout) ãðóïïû êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ äèàãðàììàìè (Chart Tools). Äîñòàòî÷íî âûäåëèòü ìûøüþ èíòåðåñóåìûé ôðàãìåíò è ùåëêíóòü íà êíîïêå Ôîðìàò âûäåëåííîãî ôðàãìåíòà (Format Selection), êîòîðàÿ âûçûâàåò ñîîòâåòñòâóþùåå äèàëîãîâîå îêíî.

14. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ìàêåò (Layout).  ãðóïïå Îñè (Axes) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñåòêà (Gridlines). Âûáåðèòå êîìàíäó Ãîðèçîíòàëüíûå ëèíèè ñåòêè ïî îñíîâíîé îñè4Íåò (Primary Horizontal Gridlines4None). Ãîðèçîíòàëüíûå ëèíèè ñåòêè èñ÷åçíóò. 15. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îñè4Ñåòêà (Gridlines4Primary Vertical Gridlines) è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Âåðòèêàëüíûå ëèíèè ñåòêè ïî îñíîâíîé îñè4 Îñíîâíûå ëèíèè ñåòêè (Primary Vertical Gridlines4Major Gridlines).  ðåçóëüòàòå ãîðèçîíòàëüíûå ëèíèè ñåòêè áóäóò çàìåíåíû âåðòèêàëüíûìè. 16. Âûäåëèòå îäíó èç ëèíèé ðÿäà íà ãðàôèêå, ùåëêíóâ íà íåé ëåâîé êíîïêîé ìûøè. Íà ëåíòå â ãðóïïå Òåêóùèé ôðàãìåíò (Current Selection) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò âûäåëåííîãî ôðàãìåíòà (Format Selection). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî

Ãðàôèêè è äèàãðàììû

197

Ôîðìàò ðÿäà äàííûõ (Format Data Series), ïðåäñòàâëåííîå íà ðèñ. 7.23. Äàâàéòå

óâåëè÷èì ðàçìåð ìàðêåðîâ ðÿäà äàííûõ. 17. Ïåðåéäèòå â ðàçäåë Ïàðàìåòðû ìàðêåðà (Marker Options) è â ãðóïïå Òèï ìàðêåðà (Marker Type) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Âñòðîåííûé (Built-in).

Ðèñ. 7.23. Ôîðìàòèðîâàíèå ìàðêåðîâ ðÿäà äàííûõ

18. Ââåäèòå â ñ÷åò÷èê Ðàçìåð (Size) ÷èñëî 10. 19. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close). 20. Èçìåíèòå ðàçìåðû ìàðêåðîâ äëÿ âñåõ îñòàëüíûõ ðÿäîâ äàííûõ. ÑÎÂÅÒ Âû ìîæåòå ïðèìåíèòü îäèí èç ãîòîâûõ ñòèëåé îäíîâðåìåííî êî âñåì ðÿäàì äàííûõ äèàãðàììû. Äëÿ ýòîãî âûáåðèòå ïîäõîäÿùèé ñòèëü â êîëëåêöèè Ñòèëè äèàãðàìì (Chart Styles), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design).

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Íà âêëàäêå Ôîðìàò (Format) ãðóïïû êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ Ðàáîòà ñ äèàãðàììàìè (Chart Tools) âû íàéäåòå èíñòðóìåíòû, äàþùèå øèðî÷àéøèå âîçìîæíîñòè ïî ôîðìàòèðîâàíèþ îáëàñòåé, ôèãóð, ëèíèé è òåêñòà äèàãðàììû. Èçó÷èòå èõ ñàìîñòîÿòåëüíî.

21. Òåïåðü òàáëèöà è ãðàôèê áóäóò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 7.24. Ñîõðàíèòå äîêóìåíò, îí ïðèãîäèòñÿ â êîíòðîëüíîì óïðàæíåíèè.

Çàíÿòèå 7. Òàáëèöû è ãðàôèêè

198

Ðèñ. 7.24. Îêîí÷àòåëüíûé âèä äèàãðàììû

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ñ ïîìîùüþ ýòîãî óïðàæíåíèÿ ïîïðîáóéòå ñàìîñòîÿòåëüíî èçó÷èòü íåêîòîðûå ïðèåìû ôîðìàòèðîâàíèÿ òàáëèö è äèàãðàìì. 1. Îòêðîéòå ôàéë, ñîçäàííûé â óïðàæíåíèè 6. 2. Äîáàâüòå â êîíåö òàáëèöû åùå îäèí ñòîëáåö è çàïîëíèòå åãî ÿ÷åéêè. Êàê îáíîâèòü äèàãðàììó, ÷òîáû â íåé ïîÿâèëèñü äàííûå äîáàâëåííîãî ñòîëáöà? 3. Çàëåéòå ôîí ïåðâîé ñòðîêè è ïåðâîãî ñòîëáöà òàáëèöû æåëòûì öâåòîì. 4. Îòñîðòèðóéòå ñòðîêè òàáëèöû ïî âîçðàñòàíèþ ÷èñåë â ñòîëáöå Ôåâðàëü. Êàê àâòîìàòè÷åñêè ðàññîðòèðîâàòü òàáëè÷íûå äàííûå? 5. Âûçîâèòå äèàëîãîâîå îêíî ôîðìàòèðîâàíèÿ ãîðèçîíòàëüíîé îñè è èçìåíèòå îðèåíòàöèþ ïîäïèñåé, ÷òîáû èõ òåêñò âûâîäèëñÿ âåðòèêàëüíî. 6. Äîáàâüòå çàãîëîâîê äèàãðàììû è ïîäïèñè îñåé. Ãäå íàçíà÷àþòñÿ ïîäïèñè äëÿ ýëåìåíòîâ äèàãðàììû? 7.  îáëàñòè ëåãåíäû âûäåëèòå ìàðêåð ðÿäà äàííûõ Òðóáû, äâàæäû ùåëêíèòå íà íåì è â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå èçìåíèòå öâåò ìàðêåðà íà ÷åðíûé. Ïîâòîðèòå ýòó îïåðàöèþ äëÿ âñåõ ðÿäîâ äàííûõ.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

199

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ ïðèåìàìè ïîñòðîåíèÿ è ôîðìàòèðîâàíèÿ òàáëèö, èìïîðòà òàáëè÷íûõ äàííûõ èç òåêñòîâûõ ôàéëîâ. Âû íàó÷èëèñü ñòðîèòü è îôîðìëÿòü äèàãðàììû. Ñëåäóþùåå çàíÿòèå çàâåðøàåò èçó÷åíèå ïðèëîæåíèÿ Word 2007. Îíî ïîñâÿùåíî îïèñàíèþ ìîäóëÿ ïðîâåðêè îðôîãðàôèè è ïðîöåäóðû îáúåäèíåíèÿ äîêóìåíòà Word ñ âíåøíèìè òàáëè÷íûìè äàííûìè.

Çàíÿòèå 8

Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàêëþ÷èòåëüíîì çàíÿòèè ïî òåìå Word 2007 âû îñâîèòå íåêîòîðûå äîïîëíèòåëüíûå èíñòðóìåíòû ýòîãî ïðèëîæåíèÿ: n ÿçûê äîêóìåíòà; n ïðîâåðêà îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè; n ñëèÿíèå ñ âíåøíèìè äàííûìè.

 Microsoft Word èìååòñÿ ìíîæåñòâî äîïîëíèòåëüíûõ èíñòðóìåíòîâ, çíà÷èòåëüíî îáëåã÷àþùèõ ðàáîòó ñ äîêóìåíòîì, åãî ôîðìàòèðîâàíèå è ïðîâåðêó. Íà ýòîì çàíÿòèè ðàññìàòðèâàþòñÿ äâà âàæíûõ èíñòðóìåíòà — ìîäóëü ïðîâåðêè îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè, ïîçâîëÿþùèé áûñòðî âûÿâëÿòü è èñïðàâëÿòü îøèáêè, è ìîäóëü ñëèÿíèÿ, áëàãîäàðÿ êîòîðîìó êðàñèâî îôîðìëåííûé äîêóìåíò Word ñ ïóñòûìè ïîëÿìè ìîæíî ñâÿçàòü ñ âíåøíåé òàáëèöåé èëè áàçîé äàííûõ, ïîëó÷èâ â ðåçóëüòàòå îòôîðìàòèðîâàííûé îò÷åò, ïîääåðæèâàþùèé îïåðàòèâíîå îáíîâëåíèå äàííûõ.

Îðôîãðàôèÿ è ãðàììàòèêà  ïàêåòå Microsoft Office èìååòñÿ ìîäóëü àâòîìàòè÷åñêîé ïðîâåðêè îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè. Îí äîñòóïåí âî âñåõ ïðèëîæåíèÿõ Office è ïîçâîëÿåò ñ ïîìîùüþ îäíèõ è òåõ æå ïðèåìîâ áûñòðî ïðîâåðèòü è îòêîððåêòèðîâàòü êàê äîêóìåíò Word, òàê, íàïðèìåð, è òåêñò ñîîáùåíèÿ Outlook.  çàâèñèìîñòè îò êîíôèãóðàöèè Windows è âåðñèè Office ñëîâàðè ýòîãî ìîäóëÿ ìîãóò ïîääåðæèâàòü ðàáîòó ñ íåñêîëüêèìè ÿçûêàìè.

Óïðàæíåíèå 1. ßçûê äîêóìåíòà Ïî ìåðå ââîäà òåêñòà êàæäîìó ñëîâó íàçíà÷àåòñÿ àòðèáóò, îïðåäåëÿþùèé, êàêèì ÿçûêîì íàïèñàíî ñëîâî. Ýòà èíôîðìàöèÿ èñïîëüçóåòñÿ â õîäå ïðîâåðêè äîêóìåíòà äëÿ âûáîðà ñëîâàðÿ, êîòîðûì ñëåäóåò ðóêîâîäñòâîâàòüñÿ ïðè èäåíòèôèêàöèè êàæäîãî êîíêðåòíîãî ñëîâà. Òåêñòîâûé ïðîöåññîð Word, êàê ïðàâèëî, ñàì

Îðôîãðàôèÿ è ãðàììàòèêà

201

êîððåêòíî ðàñïîçíàåò ÿçûê, âûáèðàÿ îäèí èç ïîääåðæèâàåìûõ ÿçûêîâ. Ñìåíà ÿçûêà ïðîèñõîäèò ïðè ïåðåêëþ÷åíèè ðàñêëàäêè êëàâèàòóðû ñ àíãëèéñêîé íà ðóññêóþ è îáðàòíî. Åñëè Word çàìå÷àåò â òåêñòå ñëîâî, íàïèñàííîå ñ îøèáêîé, òàêîå ñëîâî ïîä÷åðêèâàåòñÿ êðàñíîé çèãçàãîîáðàçíîé ëèíèåé (ðèñ. 8.1). ×òîáû èñïðàâèòü ñëîâî, îòðåäàêòèðóéòå åãî, çàìåíèâ íåâåðíûå ñèìâîëû, èëè âîñïîëüçóéòåñü ñëîâàðåì Office. ÑÎÂÅÒ Åñëè Word íå ïîä÷åðêèâàåò ñëîâà è ôðàçû ñ îøèáêàìè, çíà÷èò, îòêëþ÷åí ðåæèì àâòîìàòè÷åñêîé ïðîâåðêè ïðàâîïèñàíèÿ. ×òîáû âêëþ÷èòü åãî, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, çàòåì — íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Word (Word Options).  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïðàâîïèñàíèå (Proofing) è óñòàíîâèòå ôëàæêè Àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿòü îðôîãðàôèþ (Check Spelling As You Type) è Àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿòü ãðàììàòèêó (Mark Grammar Errors As You Type).

Ðèñ. 8.1. Àâòîìàòè÷åñêàÿ ïðîâåðêà ïðàâîïèñàíèÿ

1. Ùåëêíèòå íà ïîä÷åðêíóòîì ñëîâå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ ïðàâèëüíûé âàðèàíò íàïèñàíèÿ èëè îäíó èç ñëåäóþùèõ êîìàíä: ¨ Ïðîïóñòèòü (Ignore) — íå âîñïðèíèìàòü â òåêóùåì äîêóìåíòå âûäåëåííîå ñëîâî â êà÷åñòâå îøèáî÷íîãî;

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

202 ¨ Ïðîïóñòèòü âñå (Ignore All) ¨ ¨

— íå âîñïðèíèìàòü â òåêóùåì äîêóìåíòå â êà÷åñòâå îøèáî÷íûõ âñå ñëîâà, ïîäîáíûå âûäåëåííîìó; Äîáàâèòü â ñëîâàðü ( Add to Dictionary) — äîáàâèòü ñëîâî â ñëîâàðü Word è â äàëüíåéøåì ñ÷èòàòü äàííîå íàïèñàíèå ïðàâèëüíûì; Àâòîçàìåíà (AutoCorrect) — íàñòðîèòü àâòîìàòè÷åñêóþ êîððåêöèþ íàïèñàíèÿ äàííîãî ñëîâà ñ ïîìîùüþ ñëîâàðÿ Word. Âûáðàâ â ñïèñêå Àâòîçàìåíà (AutoCorrect) ïðàâèëüíûé âàðèàíò íàïèñàíèÿ, âû äîáàâëÿåòå ïóíêò â ñïèñîê àâòîçàìåíû. Ïðè ñëåäóþùåé îøèáêå â òîì æå ñëîâå Word ñàìîñòîÿòåëüíî èñïðàâèò íåâåðíîå íàïèñàíèå;

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE ×òîáû ïðîñìîòðåòü è îòðåäàêòèðîâàòü ñïèñîê àâòîìàòè÷åñêîé êîððåêöèè, â êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Àâòîçàìåíà4Ïàðàìåòðû Àâòîçàìåíû (AutoCorrect4AutoCorrect Options). ¨ ßçûê (Language)

— èçìåíèòü ÿçûê ñëîâà; — çàïóñòèòü ìîäóëü ïðîâåðêè îðôîãðàôèè. 2. Åñëè ïî êàêèì-òî ïðè÷èíàì Word íàçíà÷àåò ôðàãìåíòó òåêñòà íåâåðíûé ÿçûê, âûäåëèòå ýòîò òåêñò, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðåöåíçèðîâàíèå (Review) è â ãðóïïå Ïðàâîïèñàíèå (Proofing) âûáåðèòå êîìàíäó Âûáðàòü ÿçûê (Set Language). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.2. ¨ Îðôîãðàôèÿ (Spelling)

Ðèñ. 8.2. Âûáîð ÿçûêà

3.  ñïèñêå äèàëîãîâîãî îêíà âûáåðèòå ÿçûê äëÿ âûäåëåííîãî òåêñòà. ßçûêè, ñëîâàðè êîòîðûõ óñòàíîâëåíû íà êîìïüþòåðå, îòìå÷åíû ñïåöèàëüíûìè çíà÷êàìè. 4. Åñëè íåò íåîáõîäèìîñòè ïðîâåðÿòü ïðàâîïèñàíèå âûäåëåííîãî ôðàãìåíòà èëè íåâîçìîæíî óêàçàòü âåðíûé ÿçûê (òàê áûâàåò, íàïðèìåð, â ñëó÷àå ðàáîòû ñ ìàòåìàòè÷åñêèìè ôîðìóëàìè), óñòàíîâèòå ôëàæîê Íå ïðîâåðÿòü ïðàâîïèñàíèå (Do Not Check Spelling Or Grammar).

Îðôîãðàôèÿ è ãðàììàòèêà

203

5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïðè ââîäå òåêñòà Word ïîìèìî îðôîãðàôèè àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿåò ãðàììàòèêó, åñëè â îêíå Ïàðàìåòðû Word (Word Options) óñòàíîâëåí ôëàæîê Àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿòü ãðàììàòèêó (Mark Grammar Errors As You Type). Íåâåðíûå ãðàììàòè÷åñêèå êîíñòðóêöèè ïîä÷åðêèâàþòñÿ çåëåíîé çèãçàãîîáðàçíîé ëèíèåé. 6. ×òîáû èñïðàâèòü ãðàììàòè÷åñêóþ îøèáêó, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ôðàçå, ïîä÷åðêíóòîé çåëåíîé ëèíèåé, è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ ñêîððåêòèðîâàííûé âàðèàíò ôðàçû èëè îäíó èç ñëåäóþùèõ êîìàíä: ¨ Ïðîïóñòèòü ïðåäëîæåíèå (Ignore Sentence) — íå ñ÷èòàòü äàííóþ ôðàçó îøèáî÷íîé; ¨ Ãðàììàòèêà (Grammar) — çàïóñòèòü ìîäóëü ïðîâåðêè ãðàììàòèêè.

Óïðàæíåíèå 2. Ïðîâåðêà îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè Àâòîìàòè÷åñêàÿ ïðîâåðêà îðôîãðàôèè è ãðàììàòèêè íå âñåãäà óäîáíà. Èíîãäà õî÷åòñÿ öåëèêîì ñîñðåäîòî÷èòüñÿ íà îñíîâíîé òåìå äîêóìåíòà, íå îòâëåêàÿñü íà ìåëêèå îøèáêè. Ïðè èìïîðòå òåêñòîâîãî ñîäåðæàíèÿ, ïðè íåâåðíîé íàñòðîéêå ÿçûêà äîêóìåíòà èëè ïðè îáðàáîòêå äîêóìåíòà áîëüøîãî îáúåìà îøèáîê ìîæåò îêàçàòüñÿ ñëèøêîì ìíîãî, òîãäà àâòîìàòè÷åñêàÿ ïðîâåðêà ñóùåñòâåííî çàìåäëèò ðàáîòó Word.  òàêèõ ñèòóàöèÿõ îòêëþ÷èòå àâòîìàòè÷åñêóþ ïðîâåðêó, ñáðîñèâ ôëàæêè Àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿòü îðôîãðàôèþ (Check Spelling As You Type) è Àâòîìàòè÷åñêè ïðîâåðÿòü ãðàììàòèêó (Mark Grammar Errors As You Type) íà âêëàäêå Ïðàâîïèñàíèå (Proofing) äèàëîãîâîãî îêíà Ïàðàìåòðû Word (Word Options), à íà ïîñëåäíåé ñòàäèè ðàçðàáîòêè äîêóìåíòà âðó÷íóþ ïðîâåðüòå ïðàâîïèñàíèå ñ ïîìîùüþ ñëåäóþùèõ äåéñòâèé. 1. Äëÿ ïåðåõîäà ê íà÷àëó äîêóìåíòà íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+Home. 2. Íà âêëàäêå Ðåöåíçèðîâàíèå (Review) â ãðóïïå Ïðàâîïèñàíèå (Proofing) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðàâîïèñàíèå (Spelling & Grammar). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.3, è Word íà÷íåò ñêàíèðîâàòü äîêóìåíò íà ïðåäìåò ïîèñêà îøèáîê.  âåðõíåì ïðîêðó÷èâàþùåìñÿ ïîëå ýòîãî îêíà ïîÿâèòñÿ ïåðâàÿ íàéäåííàÿ ôðàçà ñ îøèáêîé.  íèæíåå ïðîêðó÷èâàþùååñÿ ïîëå âûâîäèòñÿ âåðíîå (ïî ìíåíèþ Word) íàïèñàíèå ôðàçû ëèáî ñïèñîê ñëîâ, êîòîðûìè Word ïðåäëàãàåò çàìåíèòü îøèáî÷íîå. 3. Îðôîãðàôè÷åñêèå îøèáêè ïî óìîë÷àíèþ âûäåëÿþòñÿ êðàñíûì öâåòîì. Äëÿ èõ êîððåêöèè âûïîëíÿéòå îäíî èç ñëåäóþùèõ äåéñòâèé: ¨ åñëè èñïðàâëåíèÿ íå òðåáóþòñÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðîïóñòèòü (Ignore Once); ¨ ÷òîáû ïðîïóñòèòü â òåêóùåì äîêóìåíòå âñå ïîäîáíûå «îøèáêè», ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðîïóñòèòü âñå (Ignore All); ¨ äëÿ èñïðàâëåíèÿ ñëîâà âûáåðèòå â íèæíåì ïîëå îäèí èç ïðåäëàãàåìûõ âàðèàíòîâ è ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàìåíèòü (Change); ¨ ÷òîáû àâòîìàòè÷åñêè èñïðàâèòü â òåêóùåì äîêóìåíòå âñå ïîäîáíûå îøèáêè, ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàìåíèòü âñå (Change All); ¨ åñëè â íèæíåì ïîëå îòñóòñòâóåò ïðàâèëüíûé âàðèàíò íàïèñàíèÿ, îòðåäàêòèðóéòå ôðàçó â âåðõíåì ïîëå è ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàìåíèòü (Change), çàòåì ïðè íåîáõîäèìîñòè ïîäòâåðäèòå âûïîëíåííóþ êîððåêöèþ ùåë÷êîì íà êíîïêå Äà (Yes);

204

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

Ðèñ. 8.3. Äèàëîãîâîå îêíî ïðîâåðêè ïðàâîïèñàíèÿ

åñëè âûäåëåííîå ñëîâî äîëæíî ñ÷èòàòüñÿ âåðíûì âî âñåõ äîêóìåíòàõ, åãî íóæíî äîáàâèòü â ñëîâàðü Word, äëÿ ýòîãî ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add to Dictionary). 4. Ãðàììàòè÷åñêèå îøèáêè âûäåëÿþòñÿ çåëåíûì öâåòîì. Ïðè ýòîì êíîïêè äèàëîãîâîãî îêíà ïðîâåðêè ïðàâîïèñàíèÿ íåñêîëüêî âèäîèçìåíÿþòñÿ. Ãðàììàòè÷åñêèå îøèáêè èñïðàâëÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ñëåäóþùèõ îïåðàöèé: ¨ ÷òîáû èñïðàâèòü ïðåäëîæåíèå, âûáåðèòå îäèí èç ïóíêòîâ íèæíåãî ïðîêðó÷èâàþùåãîñÿ ïîëÿ èëè âðó÷íóþ îòðåäàêòèðóéòå òåêñò â âåðõíåì ïîëå, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü (Change); ¨ åñëè èñïðàâëåíèÿ íå òðåáóþòñÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðîïóñòèòü (Ignore Once); ¨ êíîïêà Ñëåäóþùåå (Next Sentence) èíèöèèðóåò ïðîïóñê òåêóùåãî ïðåäëîæåíèÿ è ïåðåõîä ê ïðîâåðêå ñëåäóþùåãî. 5. Ïîñëå âûïîëíåíèÿ îäíîé èç âûøåóêàçàííûõ îïåðàöèé Word ïðîäîëæèò ïîèñê è âûâåäåò â îêíî ìîäóëÿ ïðîâåðêè î÷åðåäíóþ îøèáêó. Èñïðàâëÿéòå îøèáêè äî òåõ ïîð, ïîêà íå ïîÿâèòñÿ ñîîáùåíèå î òîì, ÷òî ïðîâåðêà äîêóìåíòà çàâåðøåíà. Åñëè íåîáõîäèìîñòü â ãðàììàòè÷åñêîé ïðîâåðêå îòñóòñòâóåò, ñáðîñüòå ôëàæîê Ãðàììàòèêà (Check Grammar). Åñëè ÿçûê ïðîâåðÿåìîé ôðàçû áûë óñòàíîâëåí íåâåðíî, ÷òî ïðèâåëî ê îáíàðóæåíèþ ëîæíîé îøèáêè, èçìåíèòå ÿçûê ñ ïîìîùüþ ðàñêðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà ßçûê ñëîâàðÿ (Dictionary Language). ¨

Ñëèÿíèå Ñóòü ñëèÿíèÿ ñîñòîèò â òîì, ÷òî âû áåðåòå äîêóìåíò, íàïðèìåð îáðàçåö ïèñüìà, è òàáëèöó ñ ôàìèëèÿìè è àäðåñàìè ëþäåé, êîòîðûì íóæíî ðàçîñëàòü ýòî ïèñüìî, à çàòåì, àâòîìàòè÷åñêè îáúåäèíÿÿ îáðàçåö ñ òàáëèöåé, ãåíåðèðóåòå íàáîð ïèñåì. Âñå êîïèè èñõîäíîãî ïèñüìà íàñëåäóþò îáùèé òåêñò, íî ñîäåðæàò ðàçíóþ èíôîðìàöèþ â îáëàñòè àäðåñà è ôàìèëèè ïîëó÷àòåëÿ, êîòîðàÿ çàïîëíÿåòñÿ íà îñíîâå òàáëèöû äàííûõ.

Ñëèÿíèå

205

Óïðàæíåíèå 3. Ñîçäàíèå ãëàâíîãî äîêóìåíòà Äëÿ âûïîëíåíèÿ ñëèÿíèÿ ïðåæäå âñåãî íóæíî ðàçðàáîòàòü ãëàâíûé äîêóìåíò, èãðàþùèé ðîëü îáðàçöà. Ýòîò äîêóìåíò ìîæåò èìåòü ëþáîå ñîäåðæàíèå. Îñíîâíàÿ èäåÿ çàêëþ÷àåòñÿ â òîì, ÷òî íåêîòîðûå ÷àñòè òåêñòà çàìåíÿþòñÿ ïîëÿìè, êîòîðûå çàïîëíÿþòñÿ â ðåçóëüòàòå ñëèÿíèÿ ãëàâíîãî äîêóìåíòà ñ òàáëèöåé äàííûõ. 1. Îòêðîéòå Word è ñîçäàéòå íîâûé äîêóìåíò. 2. Ââåäèòå îñíîâíîé òåêñò ïèñüìà, íî íå óêàçûâàéòå àäðåñ è ôàìèëèþ ïîëó÷àòåëÿ, íàïðèìåð òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.4. Çàòåì ñîõðàíèòå äîêóìåíò ïîä èìåíåì Ïèñüìî.doc.

Ðèñ. 8.4. Òåêñò ãëàâíîãî äîêóìåíòà ñëèÿíèÿ

3. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàññûëêè (Mailings). Ùåëêíèòå ïî êíîïêå Íà÷àòü ñëèÿíèå (Start Mail Merge) îäíîèìåííîé ãðóïïû.  ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå êîìàíäó Ïîøàãîâûé ìàñòåð ñëèÿíèÿ (Step by Step Mail Merge Wizard).  îáëàñòè çàäà÷ îòêðîåòñÿ îêíî Ñëèÿíèå (Mail Merge), ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.5. 4.  ãðóïïå Âûáîð òèïà äîêóìåíòà (Select document type) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ïèñüìà (Letters) è ïåðåéäèòå ê ñëåäóþùåìó øàãó ìàñòåðà, ùåëêíóâ íà êîìàíäå Äàëåå: Îòêðûòèå äîêóìåíòà (Next: Starting document).

206

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

Ðèñ. 8.5. Îêíî Ñëèÿíèå â îáëàñòè çàäà÷

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïåðåêëþ÷àòåëè â ãðóïïå Âûáîð òèïà äîêóìåíòà (Select document type) îïðåäåëÿþò òèï ãëàâíîãî äîêóìåíòà ñëèÿíèÿ. Ïðè íåîáõîäèìîñòè âû âñåãäà ñìîæåòå ïîçæå èçìåíèòü òèï ãëàâíîãî äîêóìåíòà èëè ñâÿçàòü ñ âûáðàííûì èñòî÷íèêîì äàííûõ åùå îäèí ãëàâíûé äîêóìåíò.

5. Íà ýòîì ýòàïå íåîáõîäèìî âûáðàòü â êà÷åñòâå ãëàâíîãî äîêóìåíòà îäèí èç ïðåäëàãàåìûõ âàðèàíòîâ: èñïîëüçîâàòü óæå îòêðûòûé äîêóìåíò, ñîçäàòü íîâûé äîêóìåíò íà îñíîâå øàáëîíà èëè îòêðûòü ñóùåñòâóþùèé äîêóìåíò. ×òîáû âûáðàòü â êà÷åñòâå ãëàâíîãî äîêóìåíòà ñëèÿíèÿ òîëüêî ÷òî ñîçäàííûé òåêñò, óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Òåêóùèé äîêóìåíò (Use the current document). 6. Ïðè íåîáõîäèìîñòè îòðåäàêòèðóéòå ñîäåðæàíèå ãëàâíîãî äîêóìåíòà. 7. Ïåðåéäèòå ê ñëåäóþùåìó ýòàïó, ùåëêíóâ íà êîìàíäå Äàëåå: Âûáîð ïîëó÷àòåëåé (Next: Select recipients).

Óïðàæíåíèå 4. Ïîñòðîåíèå èñòî÷íèêà äàííûõ Òåïåðü íóæíî ñîçäàòü èñòî÷íèê äàííûõ äëÿ ñëèÿíèÿ (àäðåñîâ è ôàìèëèé ïîëó÷àòåëåé ïèñüìà). 1.  ãðóïïå Âûáîð ïîëó÷àòåëåé (Select recipients) îêíà Ñëèÿíèå (Merge Mailing) â îáëàñòè çàäà÷ óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñîçäàíèå ñïèñêà (Type a new list), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.6. 2. Ùåëêíèòå íà êîìàíäå Ñîçäàòü (Create) â ðàçäåëå Ââåñòè ñïèñîê (Type a new list). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.7. Èñòî÷íèê äàííûõ äëÿ ñëèÿíèÿ ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé áàçó äàííûõ, ñîñòîÿùóþ èç çàïèñåé, íà îñíîâå êàæäîé èç êîòîðûõ ñ ïîìîùüþ ãëàâíîãî äîêóìåíòà áóäåò ñãåíåðèðîâàí êîíêðåòíûé ýêçåìïëÿð ïèñüìà. Âñå çàïèñè èìåþò îäèíàêîâûå ïîëÿ äàííûõ.

Ñëèÿíèå

207

Ðèñ. 8.6. Îêíî Âûáîð ïîëó÷àòåëåé ìàñòåðà ñëèÿíèÿ

Ðèñ. 8.7. Îêíî ñîçäàíèÿ ñïèñêà àäðåñîâ

Íåêîòîðûå íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûå ïîëÿ çàðàíåå âíåñåíû â ñïèñîê îêíà ñîçäàíèÿ èñòî÷íèêà äàííûõ. Âû ìîæåòå óäàëèòü èç áàçû äàííûõ íåíóæíûå ïîëÿ è äîáàâèòü ñâîè ñîáñòâåííûå. Äðóãèå ïåðåêëþ÷àòåëè â ãðóïïå Âûáîð ïîëó÷àòåëåé (Select Recipients) ïîçâîëÿþò âûáðàòü â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà äàííûõ èìåþùóþñÿ áàçó äàííûõ, ðàíåå ñîçäàííóþ â Word èëè â ïðèëîæåíèè òèïà Access, ëèáî àäðåñíóþ êíèãó. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íàëè÷èå â èñòî÷íèêå äàííûõ ëèøíèõ ïîëåé íèêàê íå âëèÿåò íà ðåçóëüòàò ñëèÿíèÿ, íî çàìåäëÿåò ðàáîòó ïðîãðàììû.

3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàñòðîéêà ñòîëáöîâ (Customize Columns). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.8. 4. Âûäåëèòå ïóíêò Îáðàùåíèå (Title). 5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Óäàëèòü (Delete) ñîòðèòå âûäåëåííîå ïîëå. 6. Ïîâòîðÿÿ øàãè 4 è 5, óäàëèòå âñå ïîëÿ, êðîìå Èìÿ (FirstName), Ôàìèëèÿ (Last Name), Îðãàíèçàöèÿ (Company Name), Àäðåñ 1 (Address 1) è Èíäåêñ (PostalCode).

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

208 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK â äèàëîãîâîì îêíå Íîâûé ñïèñîê àäðåñîâ (New Address List). 9.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ñîõðàíåíèÿ äîêóìåíòà ââåäèòå èìÿ Ãîñòè è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save). Ïîÿâèòñÿ ïîêàçàííîå íà ðèñ. 8.9 äèàëîãîâîå îêíî Ïîëó÷àòåëè ñëèÿíèÿ (Mail Merge Recipients), â êîòîðîì ïîêà íåò íè îäíîé çàïèñè.

Ðèñ. 8.8. Íàñòðîéêà ïîëåé èñòî÷íèêà äàííûõ

Ðèñ. 8.9. Äèàëîãîâîå îêíî Ïîëó÷àòåëè ñëèÿíèÿ

10. Âàì îáÿçàòåëüíî ïðèäåòñÿ êîãäà-íèáóäü ââåñòè èíôîðìàöèþ â èñòî÷íèê äàííûõ. Âûäåëèòå â ñïèñêå Èñòî÷íèê äàííûõ (Data Source ) ñòðîêó Ãîñòè.mdb è ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü (Edit). Îòêðîåòñÿ ôîðìà äëÿ ââîäà äàííûõ. Äàâàéòå

Ñëèÿíèå

209

äîáàâèì íåñêîëüêî çàïèñåé. Ïîçæå ìîäóëü ñëèÿíèÿ ñãåíåðèðóåò ðîâíî ñòîëüêî êîïèé ãëàâíîãî äîêóìåíòà, ñêîëüêî çàïèñåé èìååòñÿ â èñòî÷íèêå äàííûõ. 11. Çàïîëíèòå ïîëÿ ôîðìû, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.10.

Ðèñ. 8.10. Äîáàâëåíèå çàïèñè

12. ×òîáû äîáàâèòü åùå îäíó çàïèñü, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü çàïèñü (New Entry). 13. Ââåäèòå åùå íåñêîëüêî çàïèñåé, ïåðåíåñÿ â íèõ èíôîðìàöèþ, ïðåäñòàâëåííóþ â òàáë. 8.1. Òàáëèöà 8.1. Èñòî÷íèê äàííûõ ñëèÿíèÿ Íîìåð

Èìÿ

Ôàìèëèÿ

Îðãàíèçàöèÿ

Àäðåñ 1

Èíäåêñ

1

Âàñèëèé

Ðåøåòíèêîâ

Ïðåìüåð

Ïåðâàÿ óë., 33

113114

2

Ìèõàèë

Ïåòðîâ

Ôàíòîì

Ïðÿìîé ïð., 18

114113

3

Âèêòîð

Ãîðåëîâ

Ôàíòîì

×åòâåðòûé ïðîåçä, 143

113278

4

Èãîðü

×åðíûé

Ôàíòîì

à/ÿ 318

115333

5

Èëüÿ

Íèêîëàåâ

Ôàíòîì

Êîñàÿ óë., 37

114232

6

Ðîìàí

Áîáðîâ

Ðîäèòåëè&Co

Ùóñüåâà óë., 138

123321

14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, ÷òîáû ñîõðàíèòü áàçó äàííûõ, à çàòåì åùå ðàç íà êíîïêå OK â îêíå Ïîëó÷àòåëè ñëèÿíèÿ (Mail Merge Recipients). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Äëÿ èçìåíåíèÿ èíôîðìàöèè èñòî÷íèêà äàííûõ ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàññûëêè (Mailing) è ùåëêíèòå â ãðóïïå Íà÷àòü ñëèÿíèå (Start Mail Merge) íà êíîïêå Èçìåíèòü ñïèñîê ïîëó÷àòåëåé (Edit Recipient List), à çàòåì â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå — íà êíîïêå Èçìåíèòü (Edit). Îòêðîåòñÿ ôîðìà äëÿ èçìåíåíèÿ èñòî÷íèêà äàííûõ (ñì. ðèñ. 8.10).

Óïðàæíåíèå 5. Ðàçìåùåíèå ïîëåé äàííûõ Ïðèøëî âðåìÿ ðàçìåñòèòü ïîëÿ èñòî÷íèêà äàííûõ â òåêñòå ãëàâíîãî äîêóìåíòà. 1. Ïåðåéäèòå ê ñëåäóþùåìó ýòàïó ñîçäàíèÿ ðàññûëêè, ùåëêíóâ íà êîìàíäå Äàëåå: Ñîçäàíèå ïèñüìà (Next: Write your letter) â îáëàñòè çàäà÷. Ïîìåñòèòå êóðñîð

210

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

â ïåðâóþ ñòðîêó äîêóìåíòà è ùåëêíèòå íà êîìàíäå Äðóãèå ýëåìåíòû (More Items). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Âñòàâêà ïîëÿ ñëèÿíèÿ (Insert Merge Field), â êîòîðîì ñîäåðæèòñÿ ñïèñîê ïîëåé èñòî÷íèêà äàííûõ, ñîçäàííîãî â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè (ðèñ. 8.11).

Ðèñ. 8.11. Âñòàâêà ïîëÿ ñëèÿíèÿ

2. Âûäåëèòå ïóíêò Èìÿ (FirstName) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert). Ïîëå ñëèÿíèÿ ïîÿâèòñÿ â ïåðâîé ñòðîêå ãëàâíîãî äîêóìåíòà. Îíî ñîäåðæèò ñïåöèàëüíûé êîä, ñîîáùàþùèé ïðîãðàììå Word, ãäå ñëåäóåò ðàçìåùàòü èíôîðìàöèþ èç ñîîòâåòñòâóþùåãî ïîëÿ èñòî÷íèêà äàííûõ. Çàòåì âûáåðèòå ïóíêò Ôàìèëèÿ (LastName) è ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert). Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close), ÷òîáû çàêðûòü äèàëîãîâîå îêíî Âñòàâêà ïîëÿ ñëèÿíèÿ (Insert Merge Field). 3. Ââåäèòå ïðîáåë, ÷òîáû îòäåëèòü èìÿ îò ôàìèëèè (ðèñ. 8.12). 4. Íàæìèòå êëàâèøó Enter, îòêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî Âñòàâêà ïîëÿ ñëèÿíèÿ (Insert Merge Field) è âûäåëèòå â ñïèñêå ïóíêò Àäðåñ 1 (Address 1). 5. Ñíîâà íàæìèòå Enter è âûäåëèòå â òîì æå ñïèñêå ïóíêò Èíäåêñ (PostalCode). 6. Íàæìèòå êëàâèøó Enter äâà ðàçà. 7. Ïåðåìåñòèòå êóðñîð â êîíåö ñëîâà Óâàæàåìûé è íàæìèòå êëàâèøó ïðîáåëà. 8. Âûáåðèòå â ñïèñêå Âñòàâêà ïîëÿ ñëèÿíèÿ (Insert Merge Field) ïîëå Èìÿ (First Name), íàæìèòå êëàâèøó ïðîáåëà è òàì æå âûáåðèòå ïîëå Ôàìèëèÿ (LastName).  ðåçóëüòàòå ãëàâíûé äîêóìåíò äîëæåí âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.12. Ïðè ñëèÿíèè Word ïîçâîëÿåò íå òîëüêî ïåðåáðàòü âñå çàïèñè èñòî÷íèêà äàííûõ, íî è îòîáðàòü íåêîòîðûå èç íèõ. Äëÿ ýòîãî ìîæíî âîñïîëüçîâàòüñÿ ïîëÿìè Word èëè çàïðîñîì. Ùåë÷îê íà êíîïêå Ïðàâèëà (Rules) â ãðóïïå Ñîñòàâëåíèå äîêóìåíòà è âñòàâêà ïîëåé (Write & Insert Fields) âêëàäêè Ðàññûëêè (Mailing) ïîçâîëÿåò äîáàâëÿòü â äîêóìåíò ñëåäóþùèå ïîëÿ, âûïîëíÿþùèå îòáîð çàïèñåé èñòî÷íèêà äàííûõ íà îñíîâå îïðåäåëåííûõ ïðàâèë: ¨ ASK (Çàïðîñ) è FILLIN (Çàïîëíåíèå) ãåíåðèðóþò ïàóçó â ïðîöåññå ïå÷àòè ñëèÿíèÿ è äàþò âîçìîæíîñòü ââîäèòü äîïîëíèòåëüíûé òåêñò â êàæäûé ýêçåìïëÿð äîêóìåíòà, íàïðèìåð èíäèâèäóàëüíûé íîìåð êëèåíòà èëè ïàðîëü;

Ñëèÿíèå

211

Ðèñ. 8.12. Ãëàâíûé äîêóìåíò ñ ïîëÿìè ñëèÿíèÿ ¨ IF...THEN... ELSE (Åñëè…Òî…Èíà÷å) ¨

¨

¨

¨

ïîçâîëÿåò ââåñòè óñëîâèå è äåéñòâèå, êîòîðîå âûïîëíÿåòñÿ â ñëó÷àå èñòèííîñòè èëè ëîæíîñòè óñëîâèÿ; MERGEREC (Íîìåð çàïèñè) è MERGESEQ (Íîìåð ïî ïîðÿäêó) äîáàâëÿþò â äîêóìåíò ñîîòâåòñòâåííî íîìåð çàïèñè èñòî÷íèêà äàííûõ è ïîðÿäêîâûé íîìåð ýêçåìïëÿðà ñëèÿíèÿ. Åñëè â ñëèÿíèè ó÷àñòâóþò íå âñå çàïèñè èñòî÷íèêà äàííûõ, ýòè íîìåðà áóäóò îòëè÷àòüñÿ äðóã îò äðóãà; NEXT (Ñëåäóþùàÿ çàïèñü) è NEXTIF (Ñëåäóþùàÿ çàïèñü, åñëè) äàþò âîçìîæíîñòü íàïå÷àòàòü â îäíîì ýêçåìïëÿðå äîêóìåíòà èíôîðìàöèþ èç íåñêîëüêèõ ïîñëåäîâàòåëüíûõ çàïèñåé èñòî÷íèêà äàííûõ; SET (Óñòàíîâèòü çàêëàäêó) ïîçâîëÿåò ñâÿçàòü íåêîòîðûé òåêñò äîêóìåíòà ñ çàêëàäêîé, êîòîðóþ ìîæíî âñòàâëÿòü â äîêóìåíò ëþáîå ÷èñëî ðàç. Åñëè èçìåíèòñÿ èñõîäíûé òåêñò, îáîçíà÷åííûé çàêëàäêîé, òî îí ìîìåíòàëüíî îáíîâèòñÿ âî âñåõ òî÷êàõ âñòàâêè ýòîé çàêëàäêè; SKIPIF (Ïðîïóñòèòü çàïèñü, åñëè) äàåò âîçìîæíîñòü ââåñòè óñëîâèå, â ñëó÷àå èñòèííîñòè êîòîðîãî òåêóùàÿ çàïèñü áóäåò ïðîïóùåíà è íå ïîïàäåò â ñëèÿíèå.

212

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

Äàâàéòå äîáàâèì â ãëàâíûé äîêóìåíò ñëèÿíèÿ ïàðó ïîëåé Word. 9. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+Home ïåðåìåñòèòåñü â íà÷àëî äîêóìåíòà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðàâèëà (Rules) è âûáåðèòå êîìàíäó SKIPIF (Skip Record If). 10.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ïîëå (Field Name) ïîÿâèâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà âûáåðèòå ïóíêò Èíäåêñ (PostalCode), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.13.

Ðèñ. 8.13. Âñòàâêà ïîëÿ SKIPIF

11.  ñïèñêå Îïåðàòîð (Comparison) âûáåðèòå ïóíêò Ðàâíî (Equal To). 12. Ââåäèòå â ïîëå Çíà÷åíèå (Compare To) âåëè÷èíó 114113. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Òåïåðü ïðè ñëèÿíèè â èñòî÷íèêå äàííûõ áóäóò ïðîïóùåíû òå çàïèñè, â ïîëå Èíäåêñ (PostalCode) êîòîðûõ çàïèñàíî çíà÷åíèå 114113. 14. Íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+End, à çàòåì äâà ðàçà — êëàâèøó Enter. Âûáåðèòå êîìàíäó Ïðàâèëà4MERGEREC (Rules4Merge Record #). Ñ ïîìîùüþ ýòîãî ïîëÿ âû ñìîæåòå îòñëåäèòü, êàêèå çàïèñè èñòî÷íèêà äàííûõ ïîïàäóò â ãëàâíûé äîêóìåíò.  ðåçóëüòàòå ãëàâíûé äîêóìåíò ñòàíåò òàêèì, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 8.14.

Ðèñ. 8.14. Ãëàâíûé äîêóìåíò ñ ïîëÿìè Word

Ñëèÿíèå

213

15. Ïåðåéäèòå ê ñëåäóþùåìó ýòàïó ñîçäàíèÿ ðàññûëêè, ùåëêíóâ íà êîìàíäå Äàëåå: Ïðîñìîòð ïèñåì (Next: Preview your letters) â îáëàñòè çàäà÷. 16. Ùåëêíèòå íà êîìàíäå Èçìåíèòü ñïèñîê (Edit Recipient List) â îáëàñòè çàäà÷, ÷òîáû ñîçäàòü çàïðîñ, ñ ïîìîùüþ êîòîðîãî çàïèñè áóäóò ðàññîðòèðîâàíû ïî àëôàâèòó èìåí ïîëó÷àòåëåé ïèñåì. Äàâàéòå äîáàâèì ïðàâèëî îòáîðà, îñòàâëÿþùåå òîëüêî àäðåñàòîâ èç êîìïàíèè «Ôàíòîì». Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ çàãîëîâêîì ñòîëáöà Îðãàíèçàöèÿ ( Company Name) è â ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå ïóíêò Ôàíòîì. Àíàëîãè÷íûé ðåçóëüòàò äàåò âûáîð êîìàíäû Ôèëüòð (Filter).  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå åñòü äâå âêëàäêè. Ïåðâàÿ èç íèõ, Îòáîð çàïèñåé (Filter Records), ïðåäñòàâëåííàÿ íà ðèñ. 8.15, ïîçâîëÿåò ôèëüòðîâàòü çàïèñè èñòî÷íèêà äàííûõ.

Ðèñ. 8.15. Ïðàâèëà îòáîðà çàïèñåé

17.  ñïèñêå Ïîëå (Field) âûáåðèòå ïóíêò Îðãàíèçàöèÿ (Company). 18.  ñïèñêå Ñðàâíåíèå (Comparison) îñòàâüòå âàðèàíò Ðàâíî (Equal To). 19.  ïîëå Ñðàâíåíèå (Compare To) ââåäèòå òåêñò Ôàíòîì. 20. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîðòèðîâêà çàïèñåé (Sort Records) è çàäàéòå ïàðàìåòðû â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 8.16. 21. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ýòî îáåñïå÷èò ñîðòèðîâêó ðåçóëüòàòà ñëèÿíèÿ ïî àëôàâèòó ôàìèëèé àäðåñàòîâ, à çàòåì — ïî àëôàâèòó èõ èìåí. ÑÎÂÅÒ Íàçíà÷åíèå îäèíàêîâûõ ïðàâèë ñîðòèðîâêè äëÿ ïèñåì è íàêëååê íà êîíâåðòû ïîçâîëÿåò ïðè îòïðàâêå ïèñåì íå òðàòèòü âðåìÿ íà ïîèñê íóæíîãî êîíâåðòà. Êîíâåðòû ñ íàêëåéêàìè áóäóò ëåæàòü íà âàøåì ñòîëå â òîì æå ïîðÿäêå, ÷òî è ïèñüìà.

22. Ùåë÷êîì íà êíîïêå OK çàêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî Ïîëó÷àòåëè ñëèÿíèÿ (Mail Merge Recipients) è ñîõðàíèòå íîâóþ âåðñèþ ãëàâíîãî äîêóìåíòà.

214

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

Ðèñ. 8.16. Ïðàâèëà ñîðòèðîâêè çàïèñåé

Óïðàæíåíèå 6. Ïå÷àòü ðåçóëüòàòà ñëèÿíèÿ Òåïåðü ó âàñ åñòü ãëàâíûé äîêóìåíò è ñâÿçàííûé ñ íèì èñòî÷íèê äàííûõ, êîòîðûé îòôèëüòðîâàí è ðàññîðòèðîâàí ñ ïîìîùüþ çàïðîñà. Êàçàëîñü áû, ìîæíî âûïîëíèòü ñëèÿíèå è ðàñïå÷àòàòü ðåçóëüòàò. Îäíàêî ïåðåä ýòèì ïîëåçíî ïðîâåðèòü ïðàâèëüíîñòü ñëèÿíèÿ. 1. Ïðîäîëæàÿ ðàáîòàòü ñ äîêóìåíòîì ïðåäûäóùåãî óïðàæíåíèÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Àâòîïîèñê îøèáîê (Auto Check For Errors) â ãðóïïå Ïðîñìîòð ðåçóëüòàòîâ (Preview Results) âêëàäêè Ðàññûëêè (Mailing). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî ñ ãðóïïîé èç òðåõ ïåðåêëþ÷àòåëåé (ðèñ. 8.17). Ïåðâûé ïîçâîëÿåò ïîëó÷èòü ñîîáùåíèÿ îáî âñåõ îáíàðóæåííûõ îøèáêàõ áåç âûïîëíåíèÿ ñëèÿíèÿ. Óñòàíîâèâ âòîðîé, âû âûïîëíèòå ñëèÿíèå, ïîëó÷àÿ ñîîáùåíèÿ îáî âñåõ îøèáêàõ â ïîñëåäîâàòåëüíî ïîÿâëÿþùèõñÿ äèàëîãîâûõ îêíàõ. Òðåòèé ïåðåêëþ÷àòåëü èíèöèèðóåò ãåíåðàöèþ ñëèÿíèÿ è â îòäåëüíîì äîêóìåíòå ñîõðàíÿåò îò÷åò îá îøèáêàõ.

Ðèñ. 8.17. Ïðîâåðêà êîððåêòíîñòè ïàðàìåòðîâ ñëèÿíèÿ

2. Óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñîçäàòü òîëüêî îò÷åò îá îøèáêàõ (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document). 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïðè ïðàâèëüíîì âûïîëíåíèè âñåõ îïåðàöèé â õîäå ñëèÿíèÿ íå îáíàðóæèòñÿ íèêàêèõ îøèáîê, íî åñëè, ê ïðèìåðó, â ãëàâíîì äîêóìåíòå âñòðåòèòñÿ íåâåðíîå ïîëå äàííûõ, ïîÿâèòñÿ ñîîáùåíèå, ïîäîáíîå ïîêàçàííîìó íà ðèñ. 8.18.

Ñëèÿíèå

215

Ðèñ. 8.18. Îáíàðóæåíà îøèáêà ñëèÿíèÿ

4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðîñìîòð ðåçóëüòàòîâ (Preview Results). Âû óâèäèòå, ÷òî ïîëÿ ãëàâíîãî äîêóìåíòà çàìåíÿòñÿ äàííûìè îäíîé èç çàïèñåé èñòî÷íèêà äàííûõ. 5. Ñ ïîìîùüþ êíîïîê Ñëåäóþùàÿ çàïèñü (Next Record) è Ïðåäûäóùàÿ çàïèñü (Previous Record) íà âêëàäêå Ðàññûëêè (Mailing) èëè ñîîòâåòñòâóþùèõ êíîïîê â îáëàñòè çàäà÷ ïðîñìîòðèòå âñå ýêçåìïëÿðû äîêóìåíòà, ñîîòâåòñòâóþùèå êîíêðåòíûì çàïèñÿì èñòî÷íèêà äàííûõ. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî çàïèñè àäðåñàòîâ Âàñèëèé Ðåøåòíèêîâ è Ðîìàí Áîáðîâ îòñóòñòâóþò, òàê êàê îíè îòôèëüòðîâàíû çàïðîñîì èç-çà íåñîîòâåòñòâèÿ íàçâàíèÿ êîìïàíèè çíà÷åíèþ Ôàíòîì (ñì. òàáë. 8.1). Òåì íå ìåíåå â ýòîì ðåæèìå ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà âû óâèäèòå çàïèñü àäðåñàòà Ìèõàèë Ïåòðîâ, êîòîðàÿ ïðè îêîí÷àòåëüíîì ñëèÿíèè áóäåò ïðîïóùåíà èç-çà íàëè÷èÿ â ãëàâíîì äîêóìåíòå ïîëÿ SKIPIF (Ïðîïóñòèòü çàïèñü, åñëè) ñ ñîîòâåòñòâóþùèì óñëîâèåì. 6. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðîñìîòð ðåçóëüòàòîâ (Preview Results), ÷òîáû îïÿòü âêëþ÷èòü ðåæèì îòîáðàæåíèå ïîëåé. 7. Íàêîíåö ïðèøëî âðåìÿ âûïîëíèòü ñëèÿíèå. Ùåëêíèòå íà êîìàíäå Äàëåå: Çàâåðøåíèå ñëèÿíèÿ (Next: Complete the Merge), ÷òîáû ïåðåéòè ê ïîñëåäíåìó îêíó ìàñòåðà. 8. Âû ìîæåòå âûáðàòü îäèí èç ðåæèìîâ ñëèÿíèÿ, âîñïîëüçîâàâøèñü êîìàíäàìè, äîñòóï ê êîòîðûì îáåñïå÷èâàåò ùåë÷îê íà êíîïêå Íàéòè è îáúåäèíèòü (Finish & Merge) âêëàäêè Ðàññûëêè (Mailing), èëè ñîîòâåòñòâóþùèìè êíîïêàìè â îáëàñòè çàäà÷: ¨ Èçìåíèòü îòäåëüíûå äîêóìåíòû (Edit Individual Documents) — ñîçäàíèå äîêóìåíòà Word, â êîòîðîì ïîñëåäîâàòåëüíî íà îòäåëüíûõ ñòðàíèöàõ ðàçìåùàþòñÿ âñå ýêçåìïëÿðû, ïîñòðîåííûå íà îñíîâå ñëèÿíèÿ; ¨ Ïå÷àòü äîêóìåíòîâ (Print Documents) — îòïðàâêà ðåçóëüòàòà ñëèÿíèÿ íà ïðèíòåð; ¨ Îòïðàâèòü ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ (Send E-Mail Messages) — îòïðàâêà êàæäîãî ýêçåìïëÿðà ðåçóëüòàòà ñëèÿíèÿ íóæíîìó àäðåñàòó ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. ×òîáû óêàçàòü, êàêîå ïîëå èñòî÷íèêà äàííûõ ñîäåðæèò àäðåñà ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ùåëêíèòå íà ýòîé êíîïêå è âûáåðèòå íóæíîå ïîëå â ñïèñêå Êîìó (To) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñîñòàâíûå ýëåêòðîííûå ïèñüìà (Merge to E-Mail), çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ýòîì æå äèàëîãîâîì îêíå ìîæíî ââåñòè ñîäåðæèìîå ïîëÿ Òåìà (Subject) ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé, à òàêæå âûáðàòü, êàêèå èìåííî çàïèñè âû õîòèòå îòïðàâèòü.

216

Çàíÿòèå 8. Äîïîëíèòåëüíûå âîçìîæíîñòè Word

9. Ïîñëå âûáîðà ðåæèìà ñëèÿíèÿ â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âû ìîæåòå óêàçàòü, êàêèå èìåííî çàïèñè íóæíî îáúåäèíèòü. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ðåçóëüòàò ñëèÿíèÿ áóäåò îòïðàâëåí â íîâûé äîêóìåíò, íà ïðèíòåð èëè ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå.  ïåðâîì ñëó÷àå âíîâü ñîçäàííûé äîêóìåíò ïîÿâèòñÿ íà ýêðàíå è åãî ìîæíî áóäåò ñîõðàíèòü â îòäåëüíîì ôàéëå íà æåñòêîì äèñêå.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå  êà÷åñòâå êîíòðîëüíîãî óïðàæíåíèÿ ïîïðîáóéòå ðàñïå÷àòàòü íàêëåéêè íà êîíâåðòû äëÿ ïèñåì, ñîçäàííûõ íà ýòîì çàíÿòèè ïóòåì ñëèÿíèÿ. 1. Îòêðîéòå äîêóìåíò Ïèñüìî.doc. 2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàññûëêè (Mailing), ùåëêíèòå íà êíîïêå Íà÷àòü ñëèÿíèå (Start Mail Merge) è âûáåðèòå ïóíêò Íàêëåéêè (Labels). 3.  äèàëîãîâîì îêíå Ïàðàìåòðû íàêëåéêè (Labels Options) íàñòðîéòå ôîðìàò íàêëååê íà êîíâåðòû. 4. Âûçîâèòå ìàñòåð ñëèÿíèÿ. Âîñïîëüçóéòåñü â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà äàííûõ ñóùåñòâóþùèì ôàéëîì Ãîñòè. Êàê óêàçàòü â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà äàííûõ ñóùåñòâóþùèé ôàéë? 5. Äîáàâüòå â òåêñò íàêëååê ïîëÿ Èìÿ (FirstName), Ôàìèëèÿ (LastName), Èíäåêñ (Postal Code) è Àäðåñ 1 (Address 1), ñíàáäèâ èõ ñîîòâåòñòâóþùèìè ïîäïèñÿìè. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáíîâèòü âñå íàêëåéêè (Update All Labels), ÷òîáû ñêîïèðîâàòü ìàêåò ïåðâîé ñîçäàííîé íàêëåéêè íà âñå îñòàëüíûå. 7. Ïåðåéäèòå ê ñëåäóþùåìó ýòàïó è ïðîñìîòðèòå ñîçäàííûå íàêëåéêè. Êàê ïåðåéòè ê íóæíîé çàïèñè? 8. Ïðîâåðüòå ñëèÿíèå íà îòñóòñòâèå îøèáîê. 9. Âûïîëíèòå ñëèÿíèå â íîâûé äîêóìåíò. Êàê áûñòðî âûïîëíèòü ñëèÿíèå â íîâûé äîêóìåíò? 10. Ïðîâåðüòå ïðàâîïèñàíèå è ãðàììàòèêó ïîëó÷åííîãî äîêóìåíòà. Ïðè ýòîì íå çàáûâàéòå ïðîïóñêàòü âñå ñîáñòâåííûå èìåíà (íî íå âíîñèòå èõ â ñëîâàðü Word). 11. Ðàñïå÷àòàéòå ñëèÿíèå.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Âû íàó÷èëèñü ïîëüçîâàòüñÿ äâóìÿ äîïîëíèòåëüíûìè ìîäóëÿìè Word — ìîäóëÿìè ïðîâåðêè ïðàâîïèñàíèÿ è ñëèÿíèÿ.  Word èìåþòñÿ ìíîæåñòâî äðóãèõ íå ìåíåå èíòåðåñíûõ âñïîìîãàòåëüíûõ èíñòðóìåíòîâ. Ïîïðîáóéòå èçó÷èòü èõ ñàìîñòîÿòåëüíî. Ýòî çàíÿòèå áûëî çàêëþ÷èòåëüíûì ðàçäåëîì ÷àñòè êíèãè, ïîñâÿùåííîé ïðèëîæåíèþ Word. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè âû ïåðåéäåòå ê èçó÷åíèþ ýëåêòðîííûõ òàáëèö Excel.

×àñòü III

Excel Ïðîãðàììà Microsoft Office Excel 2007 îáëàäàåò ýôôåêòèâíûìè ñðåäñòâàìè îáðàáîòêè ÷èñëîâîé èíôîðìàöèè, ïðåäñòàâëåííîé â âèäå ýëåêòðîííûõ òàáëèö. Îíà ïîçâîëÿåò âûïîëíÿòü ìàòåìàòè÷åñêèå, ôèíàíñîâûå è ñòàòèñòè÷åñêèå âû÷èñëåíèÿ, îôîðìëÿòü îò÷åòû, ïîñòðîåííûå íà áàçå òàáëèö, âûâîäèòü ÷èñëîâóþ èíôîðìàöèþ â âèäå ãðàôèêîâ è äèàãðàìì.

Çàíÿòèå 9

Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèòåñü ñî ñòðóêòóðîé ýëåêòðîííûõ òàáëèö Excel è íàó÷èòåñü âûïîëíÿòü ñëåäóþùèå îïåðàöèè: n ââîäèòü äàííûå; n êîïèðîâàòü è ïåðåìåùàòü ëèñòû Excel; n âûäåëÿòü ÿ÷åéêè òàáëèöû; n ôîðìàòèðîâàòü òåêñò; n íàñòðàèâàòü ÿ÷åéêè; n ôîðìàòèðîâàòü ÷èñëà; n äîáàâëÿòü ñòðîêè è ñòîëáöû. Ýëåêòðîííûå òàáëèöû ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ ââîäà è îáðàáîòêè òàáëè÷íûõ äàííûõ. Ñ ïîìîùüþ Excel ìîæíî âûïîëíÿòü ñëîæíûå âû÷èñëåíèÿ ñ áîëüøèìè ìàññèâàìè ÷èñåë, ñòðîèòü äèàãðàììû è ïå÷àòàòü ôèíàíñîâûå îò÷åòû.

Ïîíÿòèå ýëåêòðîííîé òàáëèöû Äîêóìåíò ïðèëîæåíèÿ Excel íàçûâàåòñÿ ðàáî÷åé êíèãîé (workbook), èëè ïðîñòî êíèãîé Excel. Òàêàÿ êíèãà ñîñòîèò èç ëèñòîâ (worksheet), êîòîðûå ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé áîëüøèå òàáëèöû ÿ÷ååê ñ ÷èñëàìè è òåêñòîâîé èíôîðìàöèåé. Òàáëèöû Excel ïîõîæè íà áàçû äàííûõ, íî ïðåäíàçíà÷åíû íå ñòîëüêî äëÿ õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè, ñêîëüêî äëÿ ïðîâåäåíèÿ ìàòåìàòè÷åñêèõ è ñòàòèñòè÷åñêèõ ðàñ÷åòîâ.

Óïðàæíåíèå 1. Êíèãà Excel Äàâàéòå ñîçäàäèì ïóñòóþ êíèãó Excel, ââåäåì â íåå ÷èñëà è ôîðìóëû è ïîòðåíèðóåìñÿ ìàíèïóëèðîâàòü ñ åå ëèñòàìè. 1. Çàïóñòèòå Excel ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Ïóñê4Âñå ïðîãðàììû4Microsoft Office4 Microsoft Office Excel 2007 (Start4All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office Excel 2007).  îêíå Excel ñðàçó îòêðîåòñÿ íîâàÿ ðàáî÷àÿ êíèãà ñ òðåìÿ ëèñòàìè (ðèñ. 9.1).

Ïîíÿòèå ýëåêòðîííîé òàáëèöû

219

Ðèñ. 9.1. Ëèñò Excel

2. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A1 ïåðâîãî ëèñòà è ââåäèòå òåêñò Êëèåíòû. 3. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B1 è ââåäèòå òåêñò ßíâàðü. 4. Ïåðåìåùàÿñü ïî ÿ÷åéêàì ñ ïîìîùüþ êëàâèø ñî ñòðåëêàìè, êëàâèø Enter è Tab èëè ñ ïîìîùüþ ìûøè, ñôîðìèðóéòå òàáëèöó, ïîêàçàííóþ íà ðèñ. 9.1. 5. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A9 è ââåäèòå ñëîâî Èòîãî (ðèñ. 9.2). 6. Íàæìèòå êëàâèøó Tab è ââåäèòå ôîðìóëó =ÑÓÌÌ(B3:B7) (=SUM(B3:B7))

Ýòà ôîðìóëà àâòîìàòè÷åñêè ïîäñ÷èòûâàåò ñóììó ÿ÷ååê ñòîëáöà ßíâàðü. 7. Ñíîâà íàæìèòå êëàâèøó Tab è ââåäèòå ôîðìóëó =ÑÓÌÌ(C3:C7) (=SUM(C3:C7))

8. Äîáàâüòå ïîäîáíûå ôîðìóëû âî âñå ÿ÷åéêè ñòðîêè 9, óêàçûâàÿ â ñêîáêàõ áóêâó òåêóùåãî ñòîëáöà. Ïîñëå ýòîãî Excel àâòîìàòè÷åñêè ïðîñóììèðóåò ÷èñëà â ñòîëáöàõ è âûâåäåò ðåçóëüòàò â ñòðîêó 9.

220

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

Ðèñ. 9.2. Òàáëèöà ñ ôîðìóëàìè

9. Ùåëêíèòå íà ÿ÷åéêå D9. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â âûäåëåííîé ÿ÷åéêå ñ ôîðìóëîé âûâîäèòñÿ ðåçóëüòàò ðàñ÷åòà, à ñàìà ôîðìóëà âèäíà â ñòðîêå ôîðìóëû â âåðõíåé ÷àñòè îêíà Excel. Ïîïðîáóéòå ùåëêíóòü â ëþáîé ÿ÷åéêå âåðõíèõ ïÿòè ñòðîê òàáëèöû è èçìåíèòü íàõîäÿùååñÿ â íåé ÷èñëî. Excel àâòîìàòè÷åñêè ñêîððåêòèðóåò ñóììó ñòîëáöà â ñòðîêå Èòîãî. Òàêèì îáðàçîì, âàì òåïåðü íå íóæíî ïî íåñêîëüêî ðàç ïåðåñ÷èòûâàòü ñóììû ñòîëáöîâ íà êàëüêóëÿòîðå. Excel ìãíîâåííî ðåàãèðóåò íà ëþáûå èçìåíåíèÿ òàáëèöû, è âû âñåãäà çíàåòå òî÷íûå èòîãîâûå çíà÷åíèÿ. Êîíå÷íî, Excel óìååò âûïîëíÿòü íàä ñîäåðæèìûì ÿ÷ååê òàáëèöû è áîëåå ñëîæíûå ìàòåìàòè÷åñêèå îïåðàöèè. Ïî óìîë÷àíèþ êíèãà Excel èìååò òðè ëèñòà ñî ñòàíäàðòíûìè èìåíàìè. Òðåõ ëèñòîâ ìîæåò íå õâàòèòü äëÿ âñåõ äàííûõ, à ñòàíäàðòíûå íàçâàíèÿ ëèñòîâ íèêàê íå ðàñêðûâàþò èõ íàçíà÷åíèå. Äàâàéòå íàó÷èìñÿ äîáàâëÿòü ëèñòû è íàçíà÷àòü èì áîëåå ïîíÿòíûå èìåíà. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ïî óìîë÷àíèþ â êíèãå ïîÿâëÿëîñü äðóãîå êîëè÷åñòâî ëèñòîâ, ùåëêíèòå ñíà÷àëà íà êíîïêå Office, çàòåì â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ — íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Excel (Excel Options), â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïîïóëÿðíûå (Popular) è èçìåíèòå âåëè÷èíó â ñ÷åò÷èêå Ëèñòîâ â íîâîé êíèãå (Include this many sheets).

Ïîíÿòèå ýëåêòðîííîé òàáëèöû

221

Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ÿðëû÷êå Ëèñò1 (Sheet1). Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïåðåèìåíîâàòü (Rename). Ââåäèòå íîâîå èìÿ Êëèåíòû. Äâàæäû ùåëêíèòå íà ÿðëû÷êå Ëèñò2 (Sheet2) è ââåäèòå èìÿ Ðàñõîäû. Ùåëêíèòå íà ÿðëû÷êå ëèñòà Ðàñõîäû ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïåðåìåñòèòü/ñêîïèðîâàòü (Move Or Copy). 15.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå (ðèñ. 9.3) óñòàíîâèòå ôëàæîê Ñîçäàòü êîïèþ (Create A Copy), ÷òîáû âûáðàííûé ëèñò êîïèðîâàëñÿ, à íå ïåðåìåùàëñÿ.

10. 11. 12. 13. 14.

Ðèñ. 9.3. Êîïèðîâàíèå ëèñòà

16.  ñïèñêå Ïåðåä ëèñòîì (Before Sheet) ùåëêíèòå íà ïóíêòå Ïåðåìåñòèòü â êîíåö (Move To End), ÷òîáû ñêîïèðîâàòü ëèñò â êîíåö ðàáî÷åé êíèãè. 17. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ñêîïèðîâàòü âûáðàííûé ëèñò â íîâóþ ðàáî÷óþ êíèãó ñ îäíèì ëèñòîì, âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå  êíèãó (To Book) ïóíêò Íîâàÿ êíèãà (New book).

18. ×òîáû äîáàâèòü åùå îäèí ïóñòîé ëèñò, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ÿðëû÷êå Ðàñõîäû è âûáåðèòå êîìàíäó Âñòàâèòü (Insert). 19. Íà âêëàäêå Îáùèå (General) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Âñòàâêà (Insert) ùåëêíèòå íà çíà÷êå Ëèñò (Worksheet). Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ðàáî÷åé êíèãå ïîÿâèòñÿ ïÿòûé ëèñò. 20. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîõðàíèòü (Save). 21.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ñîõðàíåíèÿ äîêóìåíòà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents). 22.  ïîëå ñî ñïèñêîì Èìÿ ôàéëà (File Name) ââåäèòå íàçâàíèå Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà. Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, ÷òîáû ñîõðàíèòü ñîçäàííóþ êíèãó Excel. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî òåïåðü äîêóìåíòû Excel èìåþò ðàñøèðåíèå xlsx.

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

222

Óïðàæíåíèå 2. Ââîä äàííûõ Ýëåêòðîííûå òàáëèöû îáðàáàòûâàþò ÷èñëîâûå äàííûå, êîòîðûå ðàçìåùàþòñÿ â ÿ÷åéêàõ ëèñòà Excel. Ñòîëáöû è ñòðîêè òàáëèöû ìîãóò èìåòü òåêñòîâûå íàçâàíèÿ. Íà ëèñòå Excel ìîãóò òàêæå ðàñïîëàãàòüñÿ çàãîëîâêè, ïîäïèñè è äîïîëíèòåëüíûå ÿ÷åéêè äàííûõ ñ ïîÿñíèòåëüíûì òåêñòîì. Ââîä èíôîðìàöèè — ýòî îäèí èç ïåðâûõ øàãîâ ïîñòðîåíèÿ ýëåêòðîííîé òàáëèöû.  ýòîì óïðàæíåíèè âû èçó÷èòå íåêîòîðûå ïðèåìû ââîäà äàííûõ. 1. Îòêðîéòå ôàéë, ñîçäàííûé â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, è ùåëêíèòå íà ÿðëû÷êå ëèñòà Ðàñõîäû. 2. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B3 è ââåäèòå â íåå òåêñò ßíâàðü (ðèñ. 9.4).

Ðèñ. 9.4. Çàïîëíåíèå ÿ÷ååê ïîñëåäîâàòåëüíûìè çíà÷åíèÿìè

3. Excel ïîçâîëÿåò àâòîìàòè÷åñêè çàïîëíÿòü ÿ÷åéêè ëèñòà ïîñëåäîâàòåëüíûìè ëîãè÷åñêè ñâÿçàííûìè çíà÷åíèÿìè. Íàâåäèòå óêàçàòåëü íà êâàäðàòíûé ìàðêåð â ïðàâîì íèæíåì óãëó àêòèâíîé ÿ÷åéêè. 4. Íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå óêàçàòåëü âïðàâî, ÷òîáû ðàìêà îõâàòèëà ÿ÷åéêè ñ B3 ïî H3, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.4, è îòïóñòèòå êíîïêó ìûøè. Ñåìü ÿ÷ååê ñòðîêè çàïîëíÿòñÿ ïîñëåäîâàòåëüíûìè íàçâàíèÿìè ìåñÿöåâ ãîäà. ÑÎÂÅÒ Åñëè øàã 4 ïðèâåë ê çàïîëíåíèþ âñåõ ñåìè ÿ÷ååê ñëîâîì ßíâàðü, çíà÷èò, â Excel íå çàäàí ñïèñîê ïîñëåäîâàòåëüíûõ íàçâàíèé ìåñÿöåâ íà ðóññêîì ÿçûêå. ×òîáû äîáàâèòü ñïèñîê çíà÷åíèé äëÿ àâòîìàòè÷åñêîãî ââîäà, ùåëêíèòå ñíà÷àëà íà êíîïêå Office, çàòåì â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ — íà êíîïêå Ïàðàìåòðû Excel (Excel Options) è â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Îñíîâíûå (Popular). Íà ýòîé âêëàäêå ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü ñïèñêè (Edit Custom Lists), â ñëåäóþùåì äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå ïîñëåäîâàòåëüíûå ýëåìåíòû ñïèñêà (ßíâàðü, Ôåâðàëü, Ìàðò è ò. ä.) ïî îäíîìó íà êàæäóþ ñòðîêó è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add).

5. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó A4 ÷èñëî 2004, à â ÿ÷åéêó A5 ÷èñëî 2007, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.5. 6. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A4. 7. Íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A5, ÷òîáû âûäåëèòü ñðàçó äâå ÿ÷åéêè. Äëÿ âûäåëåíèÿ ÿ÷ååê ëèñòà Excel ìîæíî ïîëüçîâàòüñÿ ñëåäóþùèìè ïðèåìàìè: ¨ ùåë÷îê â ÿ÷åéêå âûäåëÿåò åå; ¨ ÷òîáû âûäåëèòü ïðÿìîóãîëüíóþ îáëàñòü, ùåëêíèòå â åå óãëîâîé ÿ÷åéêå, íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå ïðîòèâîïîëîæíîãî óãëà îáëàñòè ëèáî ïåðåòàùèòå ìûøü ïî äèàãîíàëè îò ïåðâîãî óãëà îáëàñòè äî âòîðîãî;

Ïîíÿòèå ýëåêòðîííîé òàáëèöû

223

Ðèñ. 9.5. Àâòîçàïîëíåíèå ÿ÷ååê

ñòðîêà èëè ñòîëáåö âûäåëÿþòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå çàãîëîâêà ñòðîêè èëè ñòîëáöà; ¨ ÷òîáû âûäåëèòü íåñêîëüêî ñòðîê èëè ñòîëáöîâ, ïåðåòàùèòå ìûøü ïî èõ çàãîëîâêàì èëè ùåëêíèòå íà ïåðâîì çàãîëîâêå, íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå íà ïîñëåäíåì çàãîëîâêå ãðóïïû; ¨ íàæàâ êëàâèøó Ctrl è ùåëêàÿ â ÿ÷åéêàõ ëèñòà, ìîæíî âûäåëèòü íåñêîëüêî ðàçðîçíåííûõ ÿ÷ååê; ¨ ÷òîáû âûäåëèòü âåñü ëèñò, ùåëêíèòå íà êíîïêå ëèñòà, ðàñïîëîæåííîé íà ïåðåñå÷åíèè çàãîëîâêîâ ñòðîê è ñòîëáöîâ. 8. Ïåðåòàùèòå óãëîâîé ìàðêåð ðàìêè âûäåëåíèÿ âíèç, ÷òîáû ðàìêà îõâàòèëà ÿ÷åéêè ñ A4 ïî A12. Óêàçàííàÿ ãðóïïà ÿ÷ååê áóäåò çàïîëíåíà ïîñëåäîâàòåëüíûìè ÷èñëàìè ñ øàãîì 3, êîòîðûé îïðåäåëÿåòñÿ ðàçíèöåé ÷èñåë, ââåäåííûõ â äâå ïåðâûå ÿ÷åéêè ãðóïïû. 9. Ââåäèòå 1 â ÿ÷åéêó B4 è 3 â ÿ÷åéêó C4. Âûäåëèòå ýòè äâå ÿ÷åéêè è ïåðåòàùèòå ìàðêåð ðàìêè âïðàâî, ÷òîáû îõâàòèòü âñå ÿ÷åéêè ñòðîêè âïëîòü äî H4. ¨

224

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

10. Ïåðåòàùèòå ìàðêåð ïîëó÷åííîé ðàìêè øèðèíîé â 7 ÿ÷ååê âíèç, ÷òîáû îõâàòèòü âñå ñòðîêè âïëîòü äî 12. Ïîñëå ýòîãî òàáëèöà áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.5. Ñ ïîìîùüþ ïîäîáíûõ ïðèåìîâ òàáëèöà áûñòðî çàïîëíÿåòñÿ èñõîäíûìè çíà÷åíèÿìè, êîòîðûå ïîçæå ìîæíî êîððåêòèðîâàòü ïî ìåðå íàäîáíîñòè. ×òîáû òàáëèöà ñòàëà áîëåå ïîíÿòíîé, åå íóæíî ñíàáäèòü çàãîëîâêîì. Íèæå òàáëèöû ïîëåçíî äîáàâèòü íåñêîëüêî èòîãîâûõ çíà÷åíèé, ðàññ÷èòàííûõ íà îñíîâå äàííûõ òàáëèöû. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáðàòèòå âíèìàíèå íà çíà÷îê ïàðàìåòðîâ àâòîçàïîëíåíèÿ, êîòîðûé ïîÿâëÿåòñÿ ïîñëå çàâåðøåíèÿ îïåðàöèè çàïîëíåíèÿ ðÿäîì ñ óãëîâûì ìàðêåðîì ïîñëåäíåé çàïîëíåííîé ÿ÷åéêè. Ðàñêðûâàþùèéñÿ ñïèñîê ñîäåðæèò âîçìîæíûå ïàðàìåòðû çàïîëíåíèÿ.

11. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó B1 òåêñò Ðàñõîäû êîìïàíèè ïî ìåñÿöàì. Òåêñò çàãîëîâêà íå âëåçàåò â îäíó ÿ÷åéêó, ïîýòîìó ñëåäóåò îáúåäèíèòü íåñêîëüêî ÿ÷ååê. 12. Âûäåëèòå ÿ÷åéêè ñ B1 ïî G1.

Ðèñ. 9.6. Âû÷èñëåíèå ñðåäíåãî çíà÷åíèÿ

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

225

13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáúåäèíèòü è ïîìåñòèòü â öåíòðå (Merge & Center), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Âûðàâíèâàíèå (Alignment). 14. Âûäåëèòå ÿ÷åéêè ñ B14 ïî E14 è ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáúåäèíèòü è ïîìåñòèòü â öåíòðå (Merge & Center). 15. Ââåäèòå òåêñò Ñðåäíåå çíà÷åíèå òàáëèöû. Ïî îêîí÷àíèè ââîäà òåêñòà èëè ÷èñëà ÿ÷åéêà íàõîäèòñÿ â ðåæèìå ðåäàêòèðîâàíèÿ ñîäåðæèìîãî. Ìíîãèå êîìàíäû äëÿ ðàáîòû ñ ÿ÷åéêàìè â ýòîì ðåæèìå íåäîñòóïíû. 16. ×òîáû âûéòè èç ðåæèìà ðåäàêòèðîâàíèÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ââîä (Enter), ðàñïîëîæåííîé ñëåâà îò ñòðîêè ôîðìóëû (ðèñ. 9.6). ÑÎÂÅÒ ×òîáû ïåðåêëþ÷èòüñÿ â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ è èçìåíèòü ñîäåðæèìîå ÿ÷åéêè, äâàæäû ùåëêíèòå â íåé. Ùåë÷îê íà êíîïêå Îòìåíà (Cancel), ðàñïîëîæåííîé ëåâåå êíîïêè Ââîä (Enter), âûêëþ÷àåò ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ ñ îòìåíîé âñåõ èçìåíåíèé, âûïîëíåííûõ ñ ìîìåíòà ïîñëåäíåãî âõîäà â ýòîò ðåæèì.

17. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûðîâíÿòü òåêñò ïî ëåâîìó êðàþ (Align Text Left), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Âûðàâíèâàíèå (Alignment), âûðîâíÿéòå ñîäåðæèìîå îáúåäèíåííîé ÿ÷åéêè ïî ëåâîìó êðàþ. 18. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå F14. 19.  ñòðîêå ôîðìóë ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü ôóíêöèþ (Insert Function). Îòêðîåòñÿ îêíî ìàñòåðà, ïîìîãàþùåå ñòðîèòü êîððåêòíûå ôîðìóëû. 20.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Êàòåãîðèÿ (Or select a category) âûáåðèòå ïóíêò Ñòàòèñòè÷åñêèå (Statistical). 21.  ñïèñêå Âûáåðèòå ôóíêöèþ (Select a function) óêàæèòå ôóíêöèþ ÑÐÇÍÀ× (AVERAGE) è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 22.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå â ïîëå ×èñëî1 (Number1) ââåäèòå â êà÷åñòâå àðãóìåíòà ôóíêöèè ãðóïïó ÿ÷ååê B4:H12, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.6. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ôîðìóëàõ Excel ïðÿìîóãîëüíàÿ îáëàñòü ÿ÷ååê çàäàåòñÿ èäåíòèôèêàòîðàìè ëåâîé âåðõíåé è ïðàâîé íèæíåé ÿ÷ååê, ñîåäèíåííûìè äâîåòî÷èåì, íàïðèìåð A3:H14.  óïðàæíåíèÿõ òðåòüåé ÷àñòè êíèãè äëÿ îáîçíà÷åíèÿ ãðóïïû ÿ÷ååê (èëè äèàïàçîíà) èñïîëüçóåòñÿ àíàëîãè÷íûé ñèíòàêñèñ.

23. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïîñëå ýòîãî â ÿ÷åéêå F14 áóäåò àâòîìàòè÷åñêè ïîäñ÷èòûâàòüñÿ ñðåäíåå çíà÷åíèå âñåõ ÷èñåë ïðÿìîóãîëüíîé îáëàñòè îò ÿ÷åéêè B4 äî ÿ÷åéêè H12.  äàííîé ñèòóàöèè ýòà âåëè÷èíà ðàâíà 7. 24. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B4 è ââåäèòå ÷èñëî 500. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. Ñðåäíåå çíà÷åíèå òàáëèöû ñðàçó æå èçìåíèòñÿ.

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel Âû óæå óìååòå ââîäèòü ÷èñëà, çàãîëîâêè è ïîäïèñè, âû÷èñëÿòü ñóììó è ñðåäíåå çíà÷åíèå ãðóïïû ÿ÷ååê. Îäíàêî ðàáîòàòü ñ òàáëèöåé íàìíîãî ïðèÿòíåå, êîãäà åå ñòðîêè è ñòîëáöû îêðàøåíû â ðàçíûå öâåòà è âûäåëåíû ðàìêàìè.

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

226

Óïðàæíåíèå 3. Îôîðìëåíèå ÿ÷ååê Ãðàìîòíîå îôîðìëåíèå ÿ÷ååê ïîìîãàåò áûñòðåå îòûñêèâàòü ÷èñëà, êîòîðûå íåîáõîäèìî èçìåíèòü, à òàêæå ÿ÷åéêè ñ ðåçóëüòàòàìè âû÷èñëåíèé. 1. ×òîáû ðàñêðàñèòü òàáëèöó ëèñòà Ðàñõîäû, âûäåëèòå ïðÿìîóãîëüíóþ îáëàñòü A3:H14 è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàòèðîâàòü êàê òàáëèöó (Format as Table), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Ñòèëè (Styles). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  ïðåäûäóùèõ âåðñèÿõ Office, ÷òîáû ðàñêðàñèòü òàáëèöó, ìîæíî áûëî èñïîëüçîâàòü êîìàíäó Ôîðìàò4Àâòîôîðìàò (Format4AutoFormat).  Office 2007 äëÿ ýòîãî ñëóæèò êíîïêà Ôîðìàòèðîâàòü êàê òàáëèöó (Format as Table), ðàñïîëîæåííàÿ íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Ñòèëè (Styles).

2. Â îòêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè (ðèñ. 9.7) ùåëêíèòå íà îáðàçöå Òåìíûé 10 (Table Style Dark 10).

Ðèñ. 9.7. Êîëëåêöèÿ ñî ñòèëÿìè òàáëèö

3. Ïðîãðàììà Excel ñàìà îôîðìèò òàáëèöó âûáðàííûì ñòèëåì. 4. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â ÿ÷åéêå A2 ïîÿâèëîñü ñëîâî Ñòîëáåö1 (Column1), òî åñòü ïðîãðàììà ñàìà ïðèñâàèâàåò èìÿ äàííîìó ñòîëáöó. ×òîáû òàáëèöà áûëà áîëåå íàãëÿäíîé, ââåäèòå â ÿ÷åéêó A2 ñëîâî Ãîä.

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

227

5. ×òîáû ïðèâåñòè âèä çàãîëîâêîâ ñòðîê â ñîîòâåòñòâèå çàãîëîâêàì ñòîëáöîâ, âûäåëèòå ÿ÷åéêè A4:A12 è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå ß÷åéêè (Cells). 6.  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ôîðìàò ÿ÷ååê (Format Cells). 7. Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ôîðìàò ÿ÷ååê (Format Cells) ñ îòêðûòîé âêëàäêîé Çàëèâêà (Fill), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.8.

Ðèñ. 9.8. Âêëàäêà Çàëèâêà äèàëîãîâîãî îêíà Ôîðìàò ÿ÷ååê

ÑÎÂÅÒ ×òîáû çàäàòü çàëèâêó äëÿ ÿ÷ååê, ìîæíî òàêæå âîñïîëüçîâàòüñÿ êîëëåêöèåé, âûçûâàåìîé ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàëèâêà (Fill) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Øðèôò (Font).

8. Ùåëêíèòå íà êâàäðàòíîì îáðàçöå ëèëîâîãî öâåòà ñõîäíîãî ñ öâåòîì ôîíà çàãîëîâêîâ ñòîëáöîâ. 9. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ãðàíèöà (Border), ïîêàçàííóþ íà ðèñ. 9.9, è â ñïèñêå Òèï ëèíèè (Style) âûáåðèòå ëèíèþ ïîäõîäÿùåé òîëùèíû. 10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âíåøíèå (Outline), ÷òîáû îáâåñòè âûäåëåííûå ÿ÷åéêè ðàìêîé. ÑÎÂÅÒ ×òîáû çàäàòü öâåò ãðàíèöû, âîñïîëüçóéòåñü ñïèñêîì Öâåò (Color).

11. Ùåë÷êîì íà êíîïêå âåðõíåé ãðàíèöû óáåðèòå ëèíèþ ìåæäó ÿ÷åéêàìè A3 è A4. 12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

228

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

Ðèñ. 9.9. Íàñòðîéêà ãðàíèö ÿ÷ååê

Ðèñ. 9.10. Îôîðìëåííàÿ òàáëèöà

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

229

13. Ïîñëå ýòîãî öâåò ÿ÷ååê çàãîëîâêîâ ñòðîê ñòàíåò ëèëîâûì, è ÷åðíûé òåêñò â íèõ áóäåò ïëîõî âèäåí. Íå îòìåíÿÿ âûäåëåíèÿ ÿ÷ååê, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ãëàâíàÿ (Home) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Öâåò òåêñòà (Font Color) â ãðóïïå Øðèôò (Font), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.10. 14. Âûáåðèòå â ðàñêðûâøåéñÿ ïàëèòðå áåëûé öâåò.  ðåçóëüòàòå òàáëèöà äîëæíà âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.10.

Óïðàæíåíèå 4. Ñòèëü Ðàçóìååòñÿ, Excel ïîçâîëÿåò ôîðìàòèðîâàòü íå òîëüêî öâåò è ðàìêó ÿ÷ååê, íî è ðàñïîëîæåíèå èõ ñîäåðæèìîãî è øðèôò. 1. Ñíîâà âûäåëèòå ÿ÷åéêè A4:A12, çàòåì ùåëêíèòå â íèõ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ôîðìàò ÿ÷ååê (Format Cells). 2.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âûðàâíèâàíèå (Alignment), ïîêàçàííóþ íà ðèñ. 9.11. 3.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ïî ãîðèçîíòàëè (Horizontal) âûáåðèòå ïóíêò Ïî ëåâîìó êðàþ (îòñòóï) (Left (Indent)). 4. Ñ ïîìîùüþ êíîïîê ñî ñòðåëêàìè ââåäèòå â ñ÷åò÷èê Îòñòóï (Indent) âåëè÷èíó 1, ÷òîáû çàäàòü íåáîëüøîé îòñòóï ÷èñåë îò ëåâîãî êðàÿ ÿ÷ååê. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêàõ Ïîëóæèðíûé (Bold) è Êóðñèâ (Italic) â ãðóïïå Øðèôò (Font) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home).

Ðèñ. 9.11. Âûðàâíèâàíèå òåêñòà

Íà çàíÿòèè 6 îáñóæäàëèñü ñòèëè äîêóìåíòîâ Word. Ýëåêòðîííûå òàáëèöû Excel òîæå ìîæíî ôîðìàòèðîâàòü ñ ïîìîùüþ ñòèëåé. Ïðèìåíåíèå ñòèëåé

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

230

ïîçâîëÿåò áûñòðî íàçíà÷àòü ÿ÷åéêàì îïðåäåëåííîå, çàðàíåå çàäàííîå îôîðìëåíèå. Èçìåíåíèå ñòèëÿ ïðèâîäèò ê ìîìåíòàëüíîìó îáíîâëåíèþ ôîðìàòîâ âñåõ ÿ÷ååê, êîòîðûì íàçíà÷åí ýòîò ñòèëü. Äàâàéòå íàñòðîèì ñòèëü äëÿ çàãîëîâêîâ è ïîäïèñåé è íàçíà÷èì åãî äâóì ãðóïïàì îáúåäèíåííûõ ÿ÷ååê ëèñòà Ðàñõîäû. 7. Çà îñíîâó âíîâü ñîçäàâàåìîãî ñòèëÿ âñåãäà âûáèðàåòñÿ ôîðìàò àêòèâíîé ÿ÷åéêè. Ùåëêíèòå íà îáúåäèíåííîé ÿ÷åéêå B1:G1, ÷òîáû âûáðàòü ôîðìàò åå ñòèëÿ â êà÷åñòâå èñõîäíîãî. 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Ñòèëè4Ñòèëè ÿ÷ååê (Home4Styles4Cell Style) è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü ñòèëü ÿ÷åéêè (New Cell Style). 9. Ââåäèòå ñëîâî Íàäïèñü â ïîëå Èìÿ ñòèëÿ (Style name) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà (ðèñ. 9.12). Ýòî áóäåò èìÿ íîâîãî ñòèëÿ.  äèàëîãîâîì îêíå ïîÿâÿòñÿ åãî èñõîäíûå ïàðàìåòðû (òî åñòü ðåæèì ôîðìàòèðîâàíèÿ äèàïàçîíà B1:G1).

Ðèñ. 9.12. Îêíî íàñòðîéêè ñòèëÿ

10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format). 11.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ôîðìàò ÿ÷ååê (Format Cells) íà âêëàäêå Øðèôò (Font) âûáåðèòå ïîëóæèðíûé øðèôò ðàçìåðîì 12 ïóíêòîâ è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 12.  äèàëîãîâîì îêíå Ñòèëü (Style) ñáðîñüòå âñå ôëàæêè, êðîìå ôëàæêà Øðèôò (Font), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.12, ÷òîáû íîâûé ñòèëü âëèÿë òîëüêî íà øðèôò ÿ÷åéêè è íå èçìåíÿë äðóãèå ïàðàìåòðû îôîðìëåíèÿ. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Çàãîëîâîê Ðàñõîäû êîìïàíèè ïî ìåñÿöàì óâåëè÷èòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ íîâûì ðàçìåðîì øðèôòà.

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

231

14. ×òîáû èçìåíèòü øðèôò ïîäïèñè Ñðåäíåå çíà÷åíèå òàáëèöû, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.13, âûäåëèòå ÿ÷åéêè B14:F14.

Ðèñ. 9.13. Ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà

15. Âûïîëíèòå êîìàíäó Ãëàâíàÿ4Ñòèëè4Ñòèëè ÿ÷ååê (Home4Styles4Cell Style) è â ðàñêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ñòèëü Íàäïèñü. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ñîçäàòü íîâûé äîêóìåíò íà îñíîâå øàáëîíà ñ äîïîëíèòåëüíûìè ñòèëÿìè è îôîðìëåíèåì, ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New) è â ðàçäåëå Øàáëîíû (Tempaltes) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñîçäàíèå êíèãè (New Workbook) âûáåðèòå ïóíêò Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates). Ïîñëå ýòîãî â ñïèñêå Óñòàíîâëåííûå øàáëîíû (Installed Templates) âûáåðèòå íóæíûé øàáëîí è äâàæäû ùåëêíèòå íà åãî çíà÷êå. Ëþáóþ êíèãó Excel ìîæíî èñïîëüçîâàòü â êà÷åñòâå øàáëîíà, ïðåäâàðèòåëüíî ñîõðàíèâ åå â ôàéëå ôîðìàòà XLTX.

Õîòÿ íàø òåêóùèé äîêóìåíò áûë ñîçäàí áåç èñïîëüçîâàíèÿ øàáëîíà, â íåì åñòü íåñêîëüêî ñòàíäàðòíûõ ñòèëåé Excel: ¨ Îáû÷íûé (Normal) — ñòàíäàðòíûé ñòèëü ÿ÷ååê; ¨ Ïðîöåíòíûé (Percentage) — ñòèëü ÿ÷ååê, ñîäåðæàùèõ ïðîöåíòíûå âåëè÷èíû; ¨ Ôèíàíñîâûé (Comma) — äåíåæíûå çíà÷åíèÿ (ðóáëè è êîïåéêè); ¨ Ôèíàíñîâûé [0] (Comma [0]) — äåíåæíûå çíà÷åíèÿ (òîëüêî ðóáëè);

232

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

¨ Äåíåæíûé (Currency)

— äåíåæíûå çíà÷åíèÿ (ðóáëè, êîïåéêè è çíàê äåíåæíîé åäèíèöû); ¨ Äåíåæíûé [0] (Currency [0]) — äåíåæíûå çíà÷åíèÿ (òîëüêî ðóáëè è çíàê äåíåæíîé åäèíèöû). 16. ×òîáû çàäàòü ÿ÷åéêàì òàáëèöû äåíåæíûé ñòèëü ïðåäñòàâëåíèÿ ÷èñåë, âûäåëèòå ÿ÷åéêè B4:H12. 17. Íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è, íå îòïóñêàÿ åå, ùåëêíèòå íà ÿ÷åéêå F14. Ýòà ÿ÷åéêà áóäåò ïðèñîåäèíåíà ê âûäåëåíèþ. 18. Âûáåðèòå êîìàíäó Ãëàâíàÿ4Ñòèëè4Ñòèëè ÿ÷ååê (Home4Styles4Cell Styles) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ñòèëü Äåíåæíûé (Currency). Òàáëèöà ñòàíåò òàêîé, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.13.

Óïðàæíåíèå 5. Ôîðìàò ÷èñåë Òàê êàê ïðîãðàììà Excel ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ îáðàáîòêè ÷èñåë, âàæíóþ ðîëü èãðàåò ïðàâèëüíàÿ íàñòðîéêà èõ ôîðìàòà. Äëÿ ÷åëîâåêà ÷èñëî 10 — ýòî ïðîñòî åäèíèöà è íîëü. Ñ òî÷êè çðåíèÿ Excel ýòè äâå öèôðû ìîãóò íåñòè ñîâåðøåííî ðàçíóþ èíôîðìàöèþ â çàâèñèìîñòè îò òîãî, îáîçíà÷àþò ëè îíè êîëè÷åñòâî ðàáîòíèêîâ êîìïàíèè, äåíåæíóþ âåëè÷èíó, ïðîöåíòíóþ ÷àñòü öåëîãî èëè ôðàãìåíò òåêñòà «10 âåäóùèõ ôèðì». Âî âñåõ ÷åòûðåõ ñèòóàöèÿõ ýòî ÷èñëî äîëæíî îòîáðàæàòüñÿ è îáðàáàòûâàòüñÿ ïî-ðàçíîìó. Excel ïîääåðæèâàåò ñëåäóþùèå ôîðìàòû äàííûõ: n Îáùèé (General) — òåêñò è ÷èñëîâûå çíà÷åíèÿ ïðîèçâîëüíîãî òèïà; n ×èñëîâîé (Number) — íàèáîëåå îáùèé âàðèàíò ïðåäñòàâëåíèÿ ÷èñåë; n Äåíåæíûé (Currency) — äåíåæíûå âåëè÷èíû; n Ôèíàíñîâûé (Accounting) — äåíåæíûå âåëè÷èíû ñ âûðàâíèâàíèåì ïî ðàçäåëèòåëþ öåëîé è äðîáíîé ÷àñòåé; n Äàòà (Date) — äàòà èëè äàòà è âðåìÿ; n Âðåìÿ (Time) — âðåìÿ èëè äàòà è âðåìÿ; n Ïðîöåíòíûé (Percentage) — çíà÷åíèå ÿ÷åéêè, óìíîæåííîå íà 100 ñ ñèìâîëîì % â êîíöå; n Äðîáíûé (Fraction) — ðàöèîíàëüíûå äðîáè ñ ÷èñëèòåëåì è çíàìåíàòåëåì; n Ýêñïîíåíöèàëüíûé (Scientific) — äåñÿòè÷íûå äðîáíûå ÷èñëà; n Òåêñòîâûé (Text) — òåêñòîâûå äàííûå îòîáðàæàþòñÿ òî÷íî òàê æå, êàê ââîäÿòñÿ è îáðàáàòûâàþòñÿ ñòðîêè, âíå çàâèñèìîñòè îò èõ ñîäåðæèìîãî; n Äîïîëíèòåëüíûé (Special) — ôîðìàòû äëÿ ðàáîòû ñ áàçàìè äàííûõ è ñïèñêàìè àäðåñîâ; n Âñå ôîðìàòû (Custom) — ôîðìàò, íàñòðàèâàåìûé ïîëüçîâàòåëåì. Íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûå âàðèàíòû ôîðìàòà äàííûõ ìîæíî íàçíà÷àòü ñ ïîìîùüþ ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ ãðóïïû ×èñëî (Number) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). 1. Ùåëêíèòå ñíà÷àëà â ÿ÷åéêå C4, çàòåì — íà êíîïêå Ïðîöåíòíûé ôîðìàò (Percent Style). Âåëè÷èíà ÿ÷åéêè C4 áóäåò óìíîæåíà íà 100 è ê íåé äîáàâèòñÿ çíàê ïðîöåíòà (%).

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

233

2. Ùåëêíèòå ñíà÷àëà â ÿ÷åéêå C6, çàòåì — íà êíîïêå Ôîðìàò ñ ðàçäåëèòåëÿìè (Comma Style). Ýòà êíîïêà çàñòàâëÿåò ÷èñëà âûðàâíèâàòüñÿ â ñòîëáöå ïî ðàçäåëèòåëþ öåëîé è äðîáíîé ÷àñòåé. 3. Âûäåëèòå ÿ÷åéêó C7. 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Óâåëè÷èòü ðàçðÿäíîñòü (Increase Decimal). Ýòà êíîïêà íå èçìåíÿåò îñíîâíîé ôîðìàò, íî äîáàâëÿåò îäèí çíàê â äðîáíîé ÷àñòè ÷èñëà. 5. Íàæìèòå êëàâèøó Enter è ùåëêíèòå íà êíîïêå Óìåíüøèòü ðàçðÿäíîñòü (Decrease Decimal). Ýòà îïåðàöèÿ óáèðàåò îäèí çíàê äðîáíîé ÷àñòè è îêðóãëÿåò ÷èñëî.  ðåçóëüòàòå ÿ÷åéêè ñ C4 ïî C9 áóäóò âûãëÿäåòü ñîâåðøåííî ïî-ðàçíîìó, õîòÿ èñõîäíî â íèõ áûëè ââåäåíû îäèíàêîâûå ÷èñëà. Äðóãèå ôîðìàòû íàçíà÷àþòñÿ ñ ïîìîùüþ ñëåäóþùèõ äåéñòâèé. 6. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå C10. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîì íèæíåì óãëó ãðóïïû ×èñëî (Number). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî ñ îòêðûòîé âêëàäêîé ×èñëî (Number), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.14.

Ðèñ. 9.14. Âêëàäêà âûáîðà ôîðìàòà äàííûõ

8.  ñïèñêå ×èñëîâûå ôîðìàòû (Category) ùåëêíèòå íà ïóíêòå Äàòà (Date). 9.  ïîÿâèâøåìñÿ ñïèñêå Òèï (Type) ùåëêíèòå íà ñòðîêå 14 ìàð 01 (14-Mar-01). Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 10. Àíàëîãè÷íûì îáðàçîì íàçíà÷üòå ÿ÷åéêå C11 ôîðìàò Ýêñïîíåíöèàëüíûé (Scientific), à ÿ÷åéêå C12 — ôîðìàò ×èñëîâîé (Number). Ïîñëå ýòîãî òàáëèöà äîëæíà âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.15.

234

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

Ðèñ. 9.15. Ðàçëè÷íûå ôîðìàòû ÷èñåë

Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ñðåäíåå çíà÷åíèå òàáëèöû íå èçìåíèëîñü, òî åñòü ïðè ñìåíå ôîðìàòà èçìåíÿåòñÿ òîëüêî ñïîñîá îòîáðàæåíèÿ, à ñàìè ÷èñëîâûå çíà÷åíèÿ îñòàþòñÿ íåèçìåííûìè. Äëÿ ïðîâåðêè ýòîãî ôàêòà âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 11. Äâàæäû ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå C10 è èçìåíèòå âåëè÷èíó 03.01.1900 íà 03.02.1900. 12. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. Ñðåäíåå çíà÷åíèå òàáëèöû (êîòîðîå âûâîäèòñÿ â äåíåæíîì ôîðìàòå) ìîìåíòàëüíî èçìåíèòñÿ íà 7.49ð. Êàê âèäèòå, ìîæíî ñóììèðîâàòü äàòû ñ ïðîöåíòàìè è â ðåçóëüòàòå ïîëó÷àòü ðóáëè. Ýòî òèïè÷íûé ïðèìåð íåâåðíîãî íàçíà÷åíèÿ ôîðìàòîâ äàííûõ.

Óïðàæíåíèå 6. Ðàçìåðû ÿ÷ååê è èõ çàêðåïëåíèå ×òîáû òàáëèöà ïîìåùàëàñü íà ýêðàí êîìïüþòåðà èëè íà ñòðàíèöó ïðèíòåðà, ìîæíî ïîäðåãóëèðîâàòü øèðèíó è âûñîòó ÿ÷ååê. 1. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü íà ãðàíèöó ìåæäó çàãîëîâêàìè ñòîëáöîâ A è B, ÷òîáû îí ïðèíÿë ôîðìó äâóíàïðàâëåííîé ñòðåëêè. 2. Íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå ãðàíèöó ñòîëáöîâ âëåâî, óìåíüøèâ ýòèì øèðèíó ïåðâîãî ñòîëáöà. 3. Âûäåëèòå ñòðîêè 13 è 14 (ðèñ. 9.16). 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4ß÷åéêè4Ôîðìàò (Home4Cells4Format) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ïóíêò Âûñîòà ñòðîêè (Row Height). 5.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå ÷èñëî 17 è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Âûäåëåííûå ñòðîêè ñòàíóò âûøå. 6. ×òîáû ìàêñèìàëüíî ñóçèòü òàáëèöó, ïåðåòàùèòå ìûøü ïî êíîïêàì ñòðîê ñ 1 ïî 14, âûäåëèâ òåì ñàìûì âñå ÿ÷åéêè äàííûõ. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4ß÷åéêè4Ôîðìàò (Home4Cells4Format) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ïóíêò Àâòîïîäáîð øèðèíû ñòîëáöà (AutoFit Row Height). Ýòà îïåðàöèÿ ìàêñèìàëüíî ñóçèò ñòîëáöû, íî ëèøü äî òàêîãî ðàçìåðà, ÷òîáû âñå äàííûå ñâîáîäíî ïîìåùàëèñü â ÿ÷åéêàõ òàáëèöû. Èíîãäà ïðè ðåäàêòèðîâàíèè òàáëèöû ïðèõîäèòñÿ êîïèðîâàòü èëè ïåðåíîñèòü äàííûå ìåæäó ÿ÷åéêàìè, äàëåêî îòñòîÿùèìè äðóã îò äðóãà.  ýòîì ñëó÷àå ìîæíî çàêðåïèòü ÷àñòü ñòðîê è ñòîëáöîâ íà ýêðàíå. Ðàáîòàÿ ñ áîëüøèìè

Ôîðìàòèðîâàíèå ëèñòà Excel

235

òàáëèöàìè, áûâàåò óäîáíî çàêðåïèòü ñòðîêó è ñòîëáåö çàãîëîâêîâ, ÷òîáû íå çàïóòàòüñÿ â ÿ÷åéêàõ. Äëÿ çàêðåïëåíèÿ çàãîëîâêîâ âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè.

Ðèñ. 9.16. Òàáëèöà ñ çàêðåïëåííûìè ÿ÷åéêàìè

8. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âèä4Îêíî4Çàêðåïèòü îáëàñòè (View4Window4Freeze Panes) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ïóíêò Çàêðåïèòü îáëàñòè (Freeze Panes). ß÷åéêè, ðàñïîëîæåííûå âûøå èëè ëåâåå âûäåëåííîé, îêàæóòñÿ çàêðåïëåííûìè è îòãîðîæåííûìè îò îñòàëüíîé òàáëèöû òîíêèìè ÷åðíûìè ëèíèÿìè. 9. Ùåëêíèòå òðè ðàçà íà êíîïêå ïðîêðóòêè âíèç. 10. Òåïåðü äâà ðàçà ùåëêíèòå íà êíîïêå ïðîêðóòêè âïðàâî. Ëèñò Excel ïðîêðó÷èâàåòñÿ êàê îáû÷íî, íî çàêðåïëåííûå ÿ÷åéêè îñòàþòñÿ íà ýêðàíå, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 9.16. Ñîçäàåòñÿ âïå÷àòëåíèå, ÷òî ñòîëáöû B è C, à òàêæå ñòðîêè 4, 5 è 6 âðåìåííî èñ÷åçëè ñ ýêðàíà. 11. ×òîáû îòìåíèòü çàêðåïëåíèå, ùåëêíèòå íà êíîïêå Âèä4Îêíî4Çàêðåïèòü îáëàñòè (View4Window4Freeze Panes) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå ïóíêò Ñíÿòü çàêðåïëåíèå îáëàñòåé (Unfreeze Panes). Ëèñò áóäåò âûãëÿäåòü òàê, êàê ïðåæäå.

236

Çàíÿòèå 9. Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïîïðîáóéòå ñàìîñòîÿòåëüíî çàïîëíèòü äàííûìè îäèí ëèñò ýëåêòðîííîé òàáëèöû. 1. Ïåðåêëþ÷èòåñü íà ëèñò Ëèñò5. 2. Èçìåíèòå íàçâàíèå ýòîãî ëèñòà íà Êàëåíäàðü. 3. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó A3 ñèìâîëû Ïí. 4. Ïåðåòàùèòå ìàðêåð âûäåëåíèÿ âíèç, ÷òîáû ÿ÷åéêè ñ A3 ïî A9 çàïîëíèëèñü ñîêðàùåííûìè íàçâàíèÿìè äíåé íåäåëè. 5.  ïðÿìîóãîëüíóþ îáëàñòü B3:F9 ââåäèòå ÷èñëà êàëåíäàðÿ íà òåêóùèé ìåñÿö. 6.  ñòðîêå 1 ââåäèòå çàãîëîâîê Êàëåíäàðü íà òåêóùèé ìåñÿö, îáúåäèíèòå äëÿ íåãî íåñêîëüêî ÿ÷ååê è âûðîâíÿéòå çàãîëîâîê ïî ïðàâîìó êðàþ äèàïàçîíà. 7. Äîáàâüòå îáðàìëåíèå æèðíîé ëèíèåé âîêðóã áëîêà ÿ÷ååê A3:F9. 8. Îòäåëèòå ãðàíèöåé ñòîëáåö A îò ñòîëáöà B. Êàê áûñòðî äîáàâèòü âåðòèêàëüíóþ ãðàíèöó? 9. Çàëåéòå ôîí ÿ÷ååê ñòðîê 8 è 9 êðàñíûì öâåòîì, à øðèôò òåêñòà ýòèõ ñòðîê âûäåëèòå æèðíûì íà÷åðòàíèåì. Êàê èçìåíèòü ôîí ÿ÷ååê? 10. Îáúåäèíèòå ÿ÷åéêè A11:C11 è ââåäèòå â íèõ òåêñò Âñåãî äíåé â ìåñÿöå. 11.  ÿ÷åéêó D11 âñòàâüòå ôîðìóëó, ïîäñ÷èòûâàþùóþ ÷èñëî äíåé ìåñÿöà. Êàê ïîäñ÷èòàòü ÷èñëî äíåé ìåñÿöà? ÑÎÂÅÒ Äëÿ ïîäñ÷åòà ÷èñëà äíåé â ìåñÿöå â íàøåì ñëó÷àå ìîæíî âîñïîëüçîâàòüñÿ êàê ìèíèìóì äâóìÿ ôóíêöèÿìè: Ñ÷åò (Count) è Ìàêñ (Max). Îáå ýòè ôóíêöèè îòíîñÿòñÿ ê êàòåãîðèè Ñòàòèñòè÷åñêèå (Statistical).

12. Ñêîïèðóéòå òåêóùèé ëèñò â íîâóþ êíèãó Excel ñ îäíèì ëèñòîì è ñîõðàíèòå íîâóþ êíèãó â ôàéëå Êàëåíäàðü. 13. Â êíèãå Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà ðàñêðîéòå ëèñò Êëèåíòû è ñêîïèðóéòå åãî, ðàñïîëîæèâ êîïèþ ïåðåä ëèñòîì Êàëåíäàðü. 14. Ïåðåéäèòå íà ñîçäàííûé ëèñò Êëèåíòû(2) è óäàëèòå ñòðîêó 9. 15. Ïåðåèìåíóéòå ýòîò ëèñò, äàâ åìó íàçâàíèå Ôîðìóëû. Çàòåì ñîõðàíèòå äîêóìåíò.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû óçíàëè, êàê äîáàâëÿòü, êîïèðîâàòü è ïåðåèìåíîâûâàòü ëèñòû Excel, ñòðîèòü òàáëèöû, îôîðìëÿòü è ôîðìàòèðîâàòü èõ. Âû ïîçíàêîìèëèñü ñ ðàçíûìè ôîðìàòàìè ÷èñåë è íàó÷èëèñü íàñòðàèâàòü ñîáñòâåííûå ñòèëè.  óïðàæíåíèÿõ çàíÿòèÿ âû ñòðîèëè ôîðìóëû äëÿ ðàñ÷åòà ñðåäíåãî çíà÷åíèÿ, ñóììû è êîëè÷åñòâà ÷èñåë. Âû÷èñëåíèå ñòàòèñòè÷åñêèõ âåëè÷èí — îäíî èç îñíîâíûõ íàçíà÷åíèé ýëåêòðîííûõ òàáëèö. Ðàñ÷åòû â Excel âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ôîðìóë. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè âû óçíàåòå îñíîâíûå ïðàâèëà ïîñòðîåíèÿ ôîðìóë è ïîçíàêîìèòåñü ñ íåêîòîðûìè ôóíêöèÿìè Excel.

Çàíÿòèå 10

Ôîðìóëû è ôóíêöèè Òåìà çàíÿòèÿ Ñ ïîìîùüþ ôîðìóë è ôóíêöèé ìîæíî âûïîëíÿòü ìàòåìàòè÷åñêóþ è ñòàòèñòè÷åñêóþ îáðàáîòêó äàííûõ ëèñòà Excel. Íà ýòîì çàíÿòèè âû íàó÷èòåñü: n ââîäèòü ôîðìóëû; n ïîëüçîâàòüñÿ ñòàíäàðòíûìè ôóíêöèÿìè; n ññûëàòüñÿ íà äèàïàçîí ÿ÷ååê; n âûïîëíÿòü ñëîæíûå âû÷èñëåíèÿ; n êîïèðîâàòü ôîðìóëû; n èñïðàâëÿòü îøèáêè â ôîðìóëàõ. Âàì, íàâåðíîå, íå ðàç ïðèõîäèëîñü ïîäñ÷èòûâàòü ñóììó èëè ñðåäíåå çíà÷åíèå ñòîëáöîâ èëè ñòðîê òàáëèö. Excel ìîæåò âûïîëíÿòü ñ äàííûìè ÿ÷ååê ëèñòà òå æå âû÷èñëåíèÿ, êîòîðûå âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ êàëüêóëÿòîðà. Ôîðìóëû è ôóíêöèè Excel ñïîñîáíû îáðàáàòûâàòü âåëè÷èíû êàê êîíêðåòíûõ ÿ÷ååê òàáëèöû, òàê è öåëûõ áëîêîâ (íàïðèìåð, ñòðîê èëè ñòîëáöîâ). Ôîðìóëû Excel ìîãóò áûòü î÷åíü ñëîæíûìè, à ðåçóëüòàò èõ âû÷èñëåíèé, â ñâîþ î÷åðåäü, ìîæíî èñïîëüçîâàòü â äðóãèõ ðàñ÷åòàõ. Íåîñïîðèìûì ïðåèìóùåñòâîì ýëåêòðîííîé òàáëèöû ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî ïðè èçìåíåíèè äàííûõ ëèñòà ðåçóëüòàòû âû÷èñëåíèé ìîìåíòàëüíî îáíîâëÿþòñÿ.

Âû÷èñëåíèÿ â Excel Âñå âû÷èñëåíèÿ â Excel âûïîëíÿþòñÿ ñ ïîìîùüþ ôîðìóë, êîòîðûå ìîæíî ââîäèòü â ëþáûå ÿ÷åéêè ëèñòà. Åñëè ñîäåðæèìîå ÿ÷åéêè íà÷èíàåòñÿ ñî çíàêà ðàâåíñòâà (=), Excel ïîëàãàåò, ÷òî âñëåä çà ýòèì çíàêîì èäåò ôîðìóëà, è ïûòàåòñÿ âûïîëíèòü óêàçàííóþ îïåðàöèþ. Êîãäà ýòî óäàåòñÿ, â ÿ÷åéêó ñ òàêîé ôîðìóëîé âûâîäèòñÿ ðåçóëüòàò ðàñ÷åòà. Åñëè ÷òî-òî íå òàê, ïîÿâëÿåòñÿ ñîîáùåíèå îá îøèáêå. Ñàìà ôîðìóëà îòîáðàæàåòñÿ â ÿ÷åéêå òîëüêî â òîì ñëó÷àå, åñëè ÿ÷åéêà íàõîäèòñÿ â ðåæèìå ðåäàêòèðîâàíèÿ òåêñòà (òî åñòü ïîñëå äâîéíîãî ùåë÷êà â íåé). Åñëè ÿ÷åéêà ïðîñòî âûäåëåíà, òî åå ôîðìóëà âûâîäèòñÿ â ñòðîêå ôîðìóë â âåðõíåé ÷àñòè îêíà Excel.

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

238

Óïðàæíåíèå 1. Ââîä ôîðìóë Ñàìûì ïðîñòûì ñïîñîáîì çàäàíèÿ ôîðìóëû ÿâëÿåòñÿ åå íåïîñðåäñòâåííûé ââîä â ñòðîêó ôîðìóë. Ó ýòîãî âàðèàíòà åñòü ëèøü îäèí íåäîñòàòîê — âû äîëæíû ïîìíèòü ïðàâèëà ïîñòðîåíèÿ ôîðìóë Excel, íàçâàíèÿ âñòðîåííûõ ôóíêöèé è ìåòîäû ññûëîê íà ÿ÷åéêè ëèñòà. 1. Îòêðîéòå ôàéë Ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà.xls, ñîçäàííûé íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè.  ýòîé ðàáî÷åé êíèãå åñòü ëèñò Ôîðìóëû, èçìåíåííûé â êîíòðîëüíîì óïðàæíåíèè ïðåäûäóùåãî çàíÿòèÿ. Ðàñêðîéòå åãî. Ïåðâûå ñåìü ñòðîê ëèñòà äîëæíû âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.1, à îñòàëüíûå ÿ÷åéêè îñòàâàòüñÿ ïóñòûìè. Åñëè ýòî íå ñîîòâåòñòâóåò äåéñòâèòåëüíîñòè, îòðåäàêòèðóéòå ëèñò.

Ðèñ. 10.1. Ââîä ôîðìóëû

2. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B10 è ââåäèòå ôîðìóëó =(C3-B3)/B3*100

Çíàê ðàâåíñòâà óêàçûâàåò ïðîãðàììå Excel, ÷òî ÿ÷åéêà ñîäåðæèò ôîðìóëó. C3 è B3 — ýòî ññûëêè íà ñîäåðæèìîå ñîîòâåòñòâóþùèõ ÿ÷ååê. Åñëè ïðåäïîëî-

Âû÷èñëåíèÿ â Excel

239

æèòü, ÷òî òàáëèöà ñîäåðæèò îáúåì ïðîäàæ ïðîäóêöèè ðàçëè÷íûì êëèåíòàì, òî âåëè÷èíà (C3–B3) — ýòî ïðèðîñò ïðîäàæ äëÿ ôèðìû Ôàíòîì ñ ÿíâàðÿ ïî ôåâðàëü. Ðàçäåëèâ ïîëó÷åííóþ âåëè÷èíó íà B3 (ïðîäàæè çà ÿíâàðü), ïîëó÷àåì îòíîñèòåëüíûé ïðèðîñò ïðîäàæ çà ìåñÿö. Ðåçóëüòàò óìíîæàåòñÿ íà 100, ÷òî äàåò ïðèðîñò â ïðîöåíòàõ. Êàê âèäèòå, â ÿ÷åéêè ìîæíî ââîäèòü ïðîñòûå àðèôìåòè÷åñêèå âûðàæåíèÿ ñî çíàêàìè +, –, * è /, à òàêæå ñêîáêàìè, îïðåäåëÿþùèìè ïîñëåäîâàòåëüíîñòü âûïîëíåíèÿ îïåðàöèé.  óïðàæíåíèè 2 ïðåäûäóùåãî çàíÿòèÿ âû èçó÷èëè ïðèåì àâòîçàïîëíåíèÿ ÿ÷ååê ïîñëåäîâàòåëüíûìè íàçâàíèÿìè ìåñÿöåâ è ÷èñëàìè. Äàâàéòå âîñïîëüçóåìñÿ òåì æå ïðèåìîì äëÿ äîáàâëåíèÿ îäíîòèïíûõ ôîðìóë. 3. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B10 è ïåðåòàùèòå óãëîâîé ìàðêåð âûäåëåíèÿ âïðàâî, ÷òîáû îêàçàëèñü îõâà÷åííûìè ÿ÷åéêè ñ B10 ïî F10. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ðåçóëüòàò âûâîäèëñÿ â ïðîöåíòàõ, íå îáÿçàòåëüíî óìíîæàòü åãî íà 100, äîñòàòî÷íî ñìåíèòü ôîðìàò äàííûõ, âûäåëèâ ÿ÷åéêó è ùåëêíóâ íà êíîïêå Ïðîöåíòíûé ôîðìàò (Percent Style), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå ×èñëî (Number).

Íà ïåðâûé âçãëÿä êàæåòñÿ, ÷òî â ÿ÷åéêè C10:F10 äîëæíà äóáëèðîâàòüñÿ ôîðìóëà ÿ÷åéêè B10, íî ýòî íå òàê. Excel ïîääåðæèâàåò ìåõàíèçì îòíîñèòåëüíûõ ññûëîê íà ÿ÷åéêè. Êîãäà ôîðìóëà ïåðåíîñèòñÿ íà îäíó êëåòêó âïðàâî, òî÷íî òàê æå ñìåùàþòñÿ âñå ññûëêè ýòîé ôîðìóëû (ýòî âåðíî è äëÿ ñìåùåíèÿ ôîðìóëû â ëþáûõ äðóãèõ íàïðàâëåíèÿõ íà ëþáîå ÷èñëî ÿ÷ååê). Òî åñòü â ÿ÷åéêå C11 ïîÿâèòñÿ ôîðìóëà =(D3–C3)/C3*100, â ÿ÷åéêå D10 — ôîðìóëà =(E3–D3)/D3*100 è ò. ä. ×òîáû ïðîâåðèòü ýòî, ùåëêíèòå íà êàæäîé ÿ÷åéêå è èçó÷èòå ñîäåðæèìîå ñòðîêè ôîðìóë.  èòîãå ÿ÷åéêè ñòðîêè 10 áóäóò ñîäåðæàòü îòíîñèòåëüíûé ïðèðîñò ïðîäàæ êîìïàíèè Ôàíòîì ïî ìåñÿöàì. 4. Âûäåëèòå ñòðîêè ñ òðåòüåé ïî ñåäüìóþ. 5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûðåçàòü (Cut) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) âûðåæüòå èõ ñîäåðæèìîå. 6. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A2 ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âñòàâèòü (Paste). Äàííûå òàáëèöû ïåðåìåñòÿòñÿ ââåðõ íà îäíó ñòðîêó. Òåïåðü ñíîâà èçó÷èòå ôîðìóëû ÿ÷ååê â ñòðîêå 10. Ïðè ñìåùåíèè ÿ÷ååê ñ äàííûìè ñ ïîìîùüþ îïåðàöèé âûðåçàíèÿ è âñòàâêè ññûëêè íà ýòè ÿ÷åéêè â èìåþùèõñÿ ôîðìóëàõ ìîäèôèöèðóþòñÿ òàê, ÷òî â îáíîâëåííîé òàáëèöå â ðàñ÷åòàõ ïðèíèìàþò ó÷àñòèå òå ÿ÷åéêè, â êîòîðûå áûëè ïåðåìåùåíû èñõîäíûå äàííûå. ÑÎÂÅÒ Åñëè íåîáõîäèìî, ÷òîáû çíàê ðàâåíñòâà â íà÷àëå òåêñòà ÿ÷åéêè íå âîñïðèíèìàëñÿ êàê èíäèêàòîð ôîðìóëû, à èíòåðïðåòèðîâàëñÿ êàê ñèìâîë, ïîñòàâüòå ïåðåä íèì îäèíàðíóþ êàâû÷êó (').

Óïðàæíåíèå 2. Ôóíêöèè Excel ïîääåðæèâàåò ìíîæåñòâî ñòàíäàðòíûõ ìàòåìàòè÷åñêèõ ôóíêöèé, êîòîðûå ìîæíî âñòàâëÿòü â ôîðìóëû. Ñ íåêîòîðûìè èç íèõ, òàêèìè êàê ÑÓÌÌ (SUM),

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

240

ÑÐÇÍÀ× (AVERAGE), ÌÀÊÑ (MAX) è Ñ×ÅÒ (COUNT), âû ïîçíàêîìèëèñü íà ïðåäûäó-

ùåì çàíÿòèè. Òåïåðü ìû áóäåì ó÷èòüñÿ ðàáîòàòü ñ äðóãèìè ôóíêöèÿìè. 1. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå H8 è ââåäèòå òåêñò Ìàêñèìóì. Íàæìèòå êëàâèøó Tab. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü ôóíêöèþ (Insert Function), êîòîðàÿ íàõîäèòñÿ íà âêëàäêå Ôîðìóëû (Formulas ) â ãðóïïå Áèáëèîòåêà ôóíêöèé (Function Library). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 10.2.

Ðèñ. 10.2. Âñòàâêà ôóíêöèè

×òîáû íàéòè íóæíóþ ôóíêöèþ, ìîæíî êðàòêî îïèñàòü æåëàåìóþ ïðîöåäóðó â òåêñòîâîì ïîëå Ïîèñê ôóíêöèè (Search for a function) èëè æå âûáðàòü åå êàòåãîðèþ â ñïèñêå Êàòåãîðèÿ (Or a select a category) ýòîãî äèàëîãîâîãî îêíà, à çàòåì ïðîêðóòèòü ñïèñîê Âûáåðèòå ôóíêöèþ (Select a function). Âûäåëèâ èìÿ îäíîé èç ôóíêöèé, âû óâèäèòå åå îïèñàíèå â íèæíåé ÷àñòè äèàëîãîâîãî îêíà. Excel äåëèò âñå ôóíêöèè íà ñëåäóþùèå êàòåãîðèè: ¨ Ôèíàíñîâûå (Financial) — ôóíêöèè äëÿ ðàñ÷åòà àìîðòèçàöèè èìóùåñòâà, ñòîèìîñòè îñíîâíûõ ôîíäîâ, íîðìû ïðèáûëè, âåëè÷èíû âûïëàò íà îñíîâíîé êàïèòàë è äðóãèõ ôèíàíñîâûõ ïîêàçàòåëåé. ¨ Äàòà è âðåìÿ (Date & Time) — îïåðàöèè ïðÿìîãî è îáðàòíîãî ïðåîáðàçîâàíèÿ äàòû è âðåìåíè â òåêñòîâûå ñòðîêè. Ôóíêöèè ýòîé ãðóïïû ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 10.1. Òàáëèöà 10.1. Ôóíêöèè îáðàáîòêè äàòû è âðåìåíè Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

ÄÀÒÀ (DATE)

Âîçâðàùàåò äàòó â ôîðìàòå Excel

ÄÀÒÀÇÍÀ× (DATEVALUE)

Ïðåîáðàçóåò äàòó èç òåêñòîâîãî ôîðìàòà â êîä Excel

ÄÅÍÜ (DAY)

Äåíü ìåñÿöà çàäàííîé äàòû

ÄÍÅÉ360 (DAYS360)

Âû÷èñëÿåò êîëè÷åñòâî äíåé ìåæäó äâóìÿ äàòàìè íà îñíîâå 360-äíåâíîãî ãîäà

Âû÷èñëåíèÿ â Excel

241

Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

×ÀÑ (HOUR)

×àñ âðåìåíè, çàäàííîãî àðãóìåíòîì

ÌÈÍÓÒÛ (MINUTE)

Ìèíóòà âðåìåíè, çàäàííîãî àðãóìåíòîì

ÌÅÑßÖ (MONTH)

Íîìåð ìåñÿöà çàäàííîé äàòû

ÒÄÀÒÀ (NOW)

Òåêóùàÿ äàòà è âðåìÿ â ÷èñëîâîì ôîðìàòå

ÑÅÊÓÍÄÛ (SECOND)

Ñåêóíäà âðåìåíè, çàäàííîãî àðãóìåíòîì

ÂÐÅÌß (TIME)

Ïðåîáðàçóåò âðåìÿ äíÿ â äðîáíîå ÷èñëî îò 0 äî 1

ÂÐÅÌÇÍÀ× (TIMEVALUE)

Ïðåîáðàçóåò âðåìÿ èç òåêñòîâîãî ôîðìàòà â äàòó â ÷èñëîâîì ôîðìàòå

ÄÅÍÜ (TODAY)

Òåêóùàÿ äàòà â ÷èñëîâîì ôîðìàòå

ÄÅÍÜÍÅÄ (WEEKDAY)

Íîìåð äíÿ íåäåëè çàäàííîé äàòû

ÃÎÄ (YEAR)

Ãîä çàäàííîé äàòû

¨ Ìàòåìàòè÷åñêèå (Math & Trig)

— ìàòåìàòè÷åñêèå è òðèãîíîìåòðè÷åñêèå ôóíêöèè; íåêîòîðûå èç íèõ ïðèâåäåíû â òàáë. 10.2.

Òàáëèöà 10.2. Ìàòåìàòè÷åñêèå è òðèãîíîìåòðè÷åñêèå ôóíêöèè Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

COS, SIN, TAN,

Òðèãîíîìåòðè÷åñêèå ôóíêöèè

ACOS, ASIN, ATAN, ATAN2

Îáðàòíûå òðèãîíîìåòðè÷åñêèå ôóíêöèè

COSH, SINH, TANH

Ãèïåðáîëè÷åñêèå ôóíêöèè

ACOSH, ASINH, ATANH

Îáðàòíûå ãèïåðáîëè÷åñêèå ôóíêöèè

LN, LOG, LOG10

Íàòóðàëüíûé ëîãàðèôì, ëîãàðèôìû ïî îñíîâàíèþ 2 è 10

EXP

Ýêñïîíåíòà

ÍÅ×ÅÒ (EVEN), ÎÊÐÓÃË Ôóíêöèè îêðóãëåíèÿ (ROUND), ÎÊÐÓÃËÂÂÅÐÕ (ROUNDUP), ÎÊÐÓÃËÂÍÈÇ (ROUNDDOWN), ×ÅÒÍ (ODD) ABS

Ìîäóëü (àáñîëþòíîå çíà÷åíèå) ÷èñëà

ÃÐÀÄÓÑÛ (DEGREES),

Ïðåîáðàçîâàíèå ðàäèàí â ãðàäóñû

ÐÀÄÈÀÍÛ (RADIANS)

Ïðåîáðàçîâàíèå ãðàäóñîâ â ðàäèàíû

ÖÅËÎÅ (INT)

Öåëàÿ ÷àñòü ÷èñëà

ÎÑÒÀÒ (MOD)

Îñòàòîê îò äåëåíèÿ

ÏÈ (PI)

×èñëî «Ïè»

ÑÒÅÏÅÍÜ (POWER)

Âîçâåäåíèå â ñòåïåíü

ÏÐÎÈÇÂÅÄ (PRODUCT)

Ïðîèçâåäåíèå ðÿäà ÷èñåë

ÑË×ÈÑ (RAND)

Âîçâðàùåíèå ñëó÷àéíîãî ÷èñëà

ÐÈÌÑÊÎÅ (ROMAN)

Ïðåîáðàçîâàíèå çàïèñè ÷èñëà àðàáñêèìè öèôðàìè â çàïèñü ðèìñêèìè öèôðàìè

ÊÎÐÅÍÜ (SQRT)

Êâàäðàòíûé êîðåíü

ÑÓÌÌ (SUM)

Ñóììà ðÿäà ÷èñåë

ÑÓÌÌÊÂ (SUMSQ)

Ñóììà êâàäðàòîâ ðÿäà ÷èñåë

ÎÒÁÐ (TRUNC)

Îòáðàñûâàíèå äðîáíîé ÷àñòè

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

242 ¨ Ñòàòèñòè÷åñêèå (Statistical)

— ôóíêöèè äëÿ ðàñ÷åòà ñðåäíåãî çíà÷åíèÿ, äèñïåðñèè, ñòàòèñòè÷åñêèõ ðàñïðåäåëåíèé è äðóãèõ âåðîÿòíîñòíûõ õàðàêòåðèñòèê. Íåêîòîðûå ñòàòèñòè÷åñêèå ôóíêöèè ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 10.3.

Òàáëèöà 10.3. Ñòàòèñòè÷åñêèå ôóíêöèè Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

ÑÐÎÒÊË (AVEDEV)

Ñðåäíåå àáñîëþòíîå çíà÷åíèå îòêëîíåíèÿ îò ñðåäíåãî

ÑÐÇÍÀ× (AVERAGE), ÑÐÇÍÀ×À (AVERAGEA)

Ñðåäíåå àðèôìåòè÷åñêîå àðãóìåíòîâ

Ñ×ÅÒ (COUNT), Ñ×ÅÒÇ (COUNTA), Ñ×ÈÒÀÒÜ ÏÓÑÒÎÒÛ (COUNTÂLANK), Ñ×ÅÒÅÑËÈ (COUNTIF)

Êîëè÷åñòâî ÷èñåë â ñïèñêå àðãóìåíòîâ

ÊÂÀÄÐÎÒÊË (DEVSQ)

Ñóììà êâàäðàòîâ îòêëîíåíèé îò ñðåäíåãî ïî âûáîðêå

ÑÐÃÅÎÌ (GEOMEAN)

Ñðåäíåå ãåîìåòðè÷åñêîå íàáîðà ïîëîæèòåëüíûõ ÷èñåë

ÌÀÊÑ (MAX), ÌÀÊÑÀ (MAXA)

Ìàêñèìàëüíîå çíà÷åíèå ñïèñêà àðãóìåíòîâ

ÌÈÍ (MIN), ÌÈÍÀ (MINA)

Ìèíèìàëüíîå çíà÷åíèå ñïèñêà àðãóìåíòîâ

ÄÈÑÏ (STDEV), ÄÈÑÏÀ (STDEVA), ÄÈÑÏÐ (STDEVP), ÄÈÑÏÐÀ (STDEVPA)

Ôóíêöèè ðàñ÷åòà äèñïåðñèè

ÑÒÀÍÄÎÒÊËÎÍ (VAR), ÑÒÀÍÄÎÒÊËÎÍÀ (VARA), ÑÒÀÍÄÎÒÊËÎÍÏ (VARP), ÑÒÀÍÄÎÒÊËÎÍÏÀ (VARPA)

Ñòàíäàðòíîå îòêëîíåíèå ïî âûáîðêå

¨ Ññûëêè è ìàññèâû (Lookup & Reference)

¨

¨

— îïåðàöèè ïðåîáðàçîâàíèÿ ññûëêè íà ÿ÷åéêó â ÷èñëî, ðàñ÷åòà ññûëîê íà îñíîâå ÷èñëîâûõ àðãóìåíòîâ, âû÷èñëåíèÿ ÷èñëà ñòðîê è ñòîëáöîâ äèàïàçîíà è äðóãèõ ïàðàìåòðîâ, ñâÿçàííûõ ñ àäðåñàöèåé ÿ÷ååê ëèñòà Excel. Ðàáîòà ñ áàçîé äàííûõ (Database) — ôóíêöèè ôîðìèðîâàíèÿ âûáîðêè èç áàçû äàííûõ è ðàñ÷åòà ñòàòèñòè÷åñêèõ ïàðàìåòðîâ âåëè÷èí, ðàñïîëîæåííûõ â áàçå äàííûõ. Òåêñòîâûå (Text) — ôóíêöèè äëÿ ðàáîòû ñ òåêñòîâûìè ñòðîêàìè. ×àñòü ýòèõ ôóíêöèé ïåðå÷èñëåíà â òàáë. 10.4.

Òàáëèöà 10.4. Òåêñòîâûå ôóíêöèè Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

ÑÈÌÂÎË (CHAR)

Âîçâðàùàåò ñèìâîë ñ çàäàííûì êîäîì

ÏÅ×ÑÈÌ (CLEAN)

Óäàëÿåò èç ñòðîêè âñå íåïå÷àòàåìûå ñèìâîëû

ÊÎÄÑÈÌÂ (CODE)

Êîä ïåðâîãî ñèìâîëà ñòðîêè

ÑÖÅÏÈÒÜ (CONCATENATE)

Îáúåäèíÿåò äâå òåêñòîâûå ñòðîêè

ÑÎÂÏÀÄ (EXACT)

Ïðîâåðÿåò èäåíòè÷íîñòü äâóõ ñòðîê

ËÅÂÑÈÌÂ (LEFT)

Âîçâðàùàåò íåñêîëüêî ëåâûõ ñèìâîëîâ ñòðîêè

ÄËÑÒÐ (LEN)

Êîëè÷åñòâî ñèìâîëîâ â ñòðîêå

ÑÒÐÎ×Í (LOWER)

Äåëàåò âñå áóêâû òåêñòà ñòðî÷íûìè

Âû÷èñëåíèÿ â Excel

243

Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

ÏÐÎÏÍÀ× (PROPER)

Äåëàåò ïåðâóþ áóêâó ïðîïèñíîé, à îñòàëüíûå — ñòðî÷íûìè

ÏÎÂÒÎÐ (REPT)

Ïîâòîðÿåò òåêñò çàäàííîå ÷èñëî ðàç

ÏÐÀÂÑÈÌÂ (RIGHT)

Âîçâðàùàåò íåñêîëüêî ïðàâûõ ñèìâîëîâ ñòðîêè

T, ÒÅÊÑÒ (TEXT), ÔÈÊÑÈÐÎÂÀÍÍÛÉ (FIXED)

Ïðåîáðàçóåò ÷èñëî â òåêñò

ÑÆÏÐÎÁÅËÛ (TRIM)

Óäàëÿåò ëèøíèå (äâîéíûå) ïðîáåëû

ÏÐÎÏÈÑÍ (UPPER)

Äåëàåò âñå áóêâû ïðîïèñíûìè

ÇÍÀ×ÅÍ (VALUE)

Ïðåîáðàçóåò òåêñòîâûé àðãóìåíò â ÷èñëî

¨ Ëîãè÷åñêèå (Logical)

— øåñòü ôóíêöèé äëÿ ðàáîòû ñ äàííûìè ëîãè÷åñêîãî òèïà, òî åñòü âåëè÷èíàìè èëè óñëîâèÿìè, ïðèíèìàþùèìè èñòèííîå èëè ëîæíîå çíà÷åíèå. Ýòè ôóíêöèè ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 10.5.

Òàáëèöà 10.5. Ëîãè÷åñêèå ôóíêöèè Ôóíêöèÿ

Îïèñàíèå

È (AND)

Ëîãè÷åñêîå óìíîæåíèå

ËÎÆÜ (FALSE)

Âîçâðàùàåò ëîæíîå çíà÷åíèå

ÅÑËÈ (IF)

Âîçâðàùàåò îäíî çíà÷åíèå, åñëè óñëîâèå èñòèííî, è äðóãîå, åñëè óñëîâèå ëîæíî

ÍÅ (NOT)

Ëîãè÷åñêîå îòðèöàíèå

ÈËÈ (OR)

Ëîãè÷åñêîå ñëîæåíèå

ÈÑÒÈÍÀ (TRUE)

Âîçâðàùàåò èñòèííîå çíà÷åíèå

¨ Ïðîâåðêà ñâîéñòâ è çíà÷åíèé (Information)

— ôóíêöèè ïðîâåðêè òèïà äàííûõ àðãóìåíòà, ðåæèìà ôîðìàòèðîâàíèÿ ÿ÷åéêè, òèïà ñãåíåðèðîâàííîé îøèáêè è äðóãèõ ñïåöèàëüíûõ óñëîâèé. ¨ Èíæåíåðíûå (Engineering) — ôóíêöèè äëÿ ïðîâåäåíèÿ ðàçëè÷íûõ èíæåíåðíûõ ðàñ÷åòîâ.  ñïèñêå Êàòåãîðèÿ (Function Category) åñòü òàêæå ïóíêòû Ïîëíûé àëôàâèòíûé ïåðå÷åíü (All) è 10 íåäàâíî èñïîëüçîâàâøèõñÿ (Most Recently Used), êîòîðûå âûâîäÿò ñîîòâåòñòâåííî ñïèñîê âñåõ ôóíêöèé è 10 ôóíêöèé, ïðèìåíÿâøèõñÿ ïîñëåäíèìè. 3. Âûáåðèòå â ñïèñêå Êàòåãîðèÿ (Or a select a category) äèàëîãîâîãî îêíà âñòàâêè ôóíêöèé ïóíêò Ñòàòèñòè÷åñêèå (Statistical), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.2. 4. Âûáåðèòå â ñïèñêå Ôóíêöèÿ (Function Name) ïóíêò ÌÀÊÑ (MAX). 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Îòêðîåòñÿ îêíî ââîäà äèàïàçîíà ÿ÷ååê, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 10.3. Íåêîòîðûå ôóíêöèè, íàïðèìåð SIN, èìåþò òîëüêî îäèí àðãóìåíò, ïîñêîëüêó íåëüçÿ âû÷èñëèòü ñèíóñ ñðàçó äâóõ ÷èñåë. Îäíàêî ìíîãèå ôóíêöèè, ïîäîáíûå ÌÀÊÑ (MAX), ñïîñîáíû îáðàáàòûâàòü ïðàêòè÷åñêè íåîãðàíè÷åííûå ìàññèâû äàííûõ. Òàêèå ôóíêöèè ìîãóò âîñïðèíèìàòü äî 30 àðãóìåíòîâ, êàæäûé èç êîòîðûõ ÿâëÿåòñÿ ÷èñëîì èëè ññûëêîé íà îäíó èëè íåñêîëüêî ÿ÷ååê.

244

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

Ðèñ. 10.3. Îêíî ââîäà àðãóìåíòîâ

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â êà÷åñòâå àðãóìåíòîâ ìîãóò âûñòóïàòü òàêæå àðèôìåòè÷åñêèå âûðàæåíèÿ è äðóãèå ôóíêöèè, âîçâðàùàþùèå çíà÷åíèÿ íóæíîãî òèïà.

Ñ ïîìîùüþ ôóíêöèè ÌÀÊÑ (MAX) âû ñåé÷àñ íàéäåòå ìàêñèìàëüíûé óðîâåíü ïðîäàæ çà îäèí ìåñÿö äëÿ êîìïàíèé Ôàíòîì, ÐÈÔ è Âèêèíã. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå â ïðàâîé ÷àñòè ïîëÿ ×èñëî 1 (Number 1). Äèàëîãîâîå îêíî ñâåðíåòñÿ â ñòðîêó, îòêðûâàÿ äîñòóï ê ÿ÷åéêàì ëèñòà. 7. Âûäåëèòå âñå ÷èñëîâûå ÿ÷åéêè ñòðîêè Ôàíòîì. Îáîçíà÷åíèå ñîîòâåòñòâóþùåãî äèàïàçîíà ÿ÷ååê ïîÿâèòñÿ â ñòðîêå ñâåðíóòîãî äèàëîãîâîãî îêíà ââîäà àðãóìåíòîâ (ðèñ. 10.4).

Ðèñ. 10.4. Âûáîð ÿ÷ååê äëÿ ïåðâîãî àðãóìåíòà

Âû÷èñëåíèÿ â Excel

245

8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå â ñòðîêå àðãóìåíòà. Íà ýêðàíå ñíîâà ðàçâåðíåòñÿ îêíî ââîäà àðãóìåíòîâ. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå â ïðàâîé ÷àñòè ïîëÿ ×èñëî 2 (Number 2). 10. Âûäåëèòå ÿ÷åéêè B5:G5 è ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå â ñòðîêå ââîäà àðãóìåíòà. Ïîñêîëüêó âû ââåëè óæå äâà àðãóìåíòà, Excel àâòîìàòè÷åñêè äîáàâèò ïîëå ââîäà òðåòüåãî. 11. Ââåäèòå â ïîëå ×èñëî 3 (Number 3), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.5, òåêñò B7:G7. Ýòî äèàïàçîí íóæíûõ ÿ÷ååê ñòðîêè Âèêèíã.  äèàëîãîâîì îêíå ïðàâåå ïîëåé ñ àðãóìåíòàìè äåìîíñòðèðóþòñÿ èõ ðåàëüíûå çíà÷åíèÿ. Íèæå ñïèñêà ÷èñåë îòîáðàæàåòñÿ ðåçóëüòàò âû÷èñëåíèé.

Ðèñ. 10.5. Òðè äèàïàçîíà ÿ÷ååê â êà÷åñòâå àðãóìåíòîâ ôóíêöèè ÌÀÊÑ

12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ÿ÷åéêå I8 ïîÿâèòñÿ ìàêñèìàëüíîå ÷èñëî èç äèàïàçîíà, çàïèñàííîãî â ñòðîêàõ 2, 4 è 6. Ñàìà ôîðìóëà ïîÿâèòñÿ â ñòðîêå ôîðìóë â âåðõíåé ÷àñòè îêíà Excel. Ùåëêíèòå â ýòîé ñòðîêå. Òðè àðãóìåíòà ôóíêöèè ÌÀÊÑ (MAX), çàäàþùèå òðè äèàïàçîíà ÿ÷ååê, áóäóò âûäåëåíû ðàçíûìè öâåòàìè, à ñîîòâåòñòâóþùèå ãðóïïû ÿ÷ååê ëèñòà Excel îêàæóòñÿ îáâåäåííûìè ðàìêàìè ñîîòâåòñòâóþùèõ öâåòîâ, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.6. ÑÎÂÅÒ Åñëè âû õîðîøî çíàêîìû ñ ñèíòàêñèñîì ôóíêöèé è ôîðìóë Excel, òî ìîæåòå ïðîñòî ââîäèòü ôîðìóëû â ÿ÷åéêè, êàê ýòî äåëàëîñü íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè, íå ïîëüçóÿñü äèàëîãîâûìè îêíàìè âûáîðà ôóíêöèè è ââîäà àðãóìåíòîâ.

Óïðàæíåíèå 3. Äèàïàçîí ÿ÷ååê Äëÿ ññûëêè íà äàííûå ÿ÷ååê ëèñòà â Excel èñïîëüçóþòñÿ èìåíà ÿ÷ååê, ñîñòîÿùèå èç áóêâû ñòîëáöà (èëè äâóõ áóêâ, åñëè ñòîëáöîâ áîëüøå 26) è íîìåðà ñòðîêè.

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

246

Òàê êàê ìíîãèå ôóíêöèè ìîãóò âîñïðèíèìàòü â êà÷åñòâå àðãóìåíòîâ öåëûå ìàññèâû äàííûõ, íóæíî óñâîèòü ïðàâèëà ññûëîê íà òàêèå ìàññèâû. 1. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå H9 è ââåäèòå òåêñò Ñóììà, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.7. Çàòåì íàæìèòå êëàâèøó Tab.

Ðèñ. 10.6. Ãðóïïû ÿ÷ååê, âûñòóïàþùèå â êà÷åñòâå àðãóìåíòîâ ôîðìóëû

2. Ââåäèòå ôîðìóëó =ÑÓÌÌ() (=SUM())

3. 4. 5.

6. 7.

Ýòà ôîðìóëà âû÷èñëÿåò ñóììó âñåõ âåëè÷èí, óêàçàííûõ â ñêîáêàõ â êà÷åñòâå àðãóìåíòà. Ùåëêíèòå â ñòðîêå ôîðìóë è ïîìåñòèòå êóðñîð ìåæäó äâóìÿ ñêîáêàìè. Ââåäèòå â ñêîáêè òåêñò B:B. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ââîä ñëåâà îò ñòðîêè ôîðìóë.  ÿ÷åéêå I9 ïîÿâèòñÿ ñóììà âñåõ ÿ÷ååê ñòîëáöà B, òàê êàê ñèìâîëû B:B îáîçíà÷àþò âñå ÿ÷åéêè ñòîëáöà B. Ñíîâà ùåëêíèòå â ñòðîêå ôîðìóë.  òàáëèöå îêàæåòñÿ âûäåëåííîé òà ãðóïïà ÿ÷ååê, êîòîðûå îïèñûâàþòñÿ àðãóìåíòîì B:B. Ïîâòîðèòå øàãè ñ 3 ïî 6, ïîî÷åðåäíî ââîäÿ â ñêîáêè ôîðìóë çíà÷åíèÿ èç ïåðâîãî ñòîëáöà òàáë. 10.6. Èçó÷èòå, êàêèå äèàïàçîíû ÿ÷ååê ñîîòâåòñòâóþò óêàçàííûì óñëîâíûì îáîçíà÷åíèÿì. Íåìíîãî ïîòðåíèðîâàâøèñü, âû ñìîæåòå óêàçûâàòü â êà÷åñòâå àðãóìåíòà ôóíêöèè ëþáûå ãðóïïû ÿ÷ååê ëèñòà. Åñëè â ðàçíûõ ôîðìóëàõ ÷àñòî ïðèõîäèòñÿ ññûëàòüñÿ íà îäíó è òó æå ãðóïïó ÿ÷ååê, îñîáåííî åñëè â ãðóïïó âõîäÿò ðàçðîçíåííûå ÿ÷åéêè èç ðàçíûõ îáëàñòåé ëèñòà, åé óäîáíî ïðèñâîèòü ñïåöèàëüíîå èìÿ.

Âû÷èñëåíèÿ â Excel

247

Ðèñ. 10.7. Ñòîëáåö B â êà÷åñòâå àðãóìåíòà ôóíêöèè Òàáëèöà 10.6. Ñïîñîáû ññûëêè íà ãðóïïû ÿ÷ååê Îáîçíà÷åíèå

Ãðóïïà ÿ÷ååê

F3

ß÷åéêà íà ïåðåñå÷åíèè ñòîëáöà F è ñòðîêè 3

E10:E20

ß÷åéêè ñ 10 ïî 20 â ñòîëáöå E

B15:E15

ß÷åéêè ñ B ïî E â ñòðîêå 15

5:5

Âñå ÿ÷åéêè ñòðîêè 5

5:10

Âñå ÿ÷åéêè ñòðîê ñ 5 ïî 10

B:B

Âñå ÿ÷åéêè ñòîëáöà B

B:J

Âñå ÿ÷åéêè ñòîëáöîâ ñ B ïî J

A10:E20

Ïðÿìîóãîëüíàÿ îáëàñòü ïåðåñå÷åíèÿ ñòðîê ñ 10 ïî 20 è ñòîëáöîâ ñ A ïî E

8. Ïåðåòàñêèâàíèåì ìûøè âûäåëèòå ÿ÷åéêè B3:G3 (ðèñ. 10.8). 9. Íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è ïåðåòàùèòå óêàçàòåëü ìûøè ïî ÿ÷åéêàì B5:G5. 10. Ââåäèòå â ïîëå Èìÿ (Name Box) ñëîâî Ñòðîêè, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.8.

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

248

Ðèñ. 10.8. Èìåíîâàííàÿ ãðóïïà ÿ÷ååê

11. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. 12. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå I9 è ââåäèòå ôîðìóëó: =ÑÓÌÌ(Ñòðîêè) (=SUM(Ñòðîêè)) Ïîñëå íàæàòèÿ êëàâèøè Enter â ÿ÷åéêå I9 ïîÿâèòñÿ ñóììà äâåíàäöàòè ÿ÷ååê ñòðîê 3 è 5. 13. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ðàñêðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà Èìÿ (Name Box). 14. Âûáåðèòå ïóíêò Ñòðîêè. Îêàæóòñÿ âûäåëåííûìè ÿ÷åéêè äèàïàçîíà Ñòðîêè. Òàáëèöà ìîæåò ñîäåðæàòü íåñêîëüêî èìåíîâàííûõ äèàïàçîíîâ ÿ÷ååê. Òàêèå èìåíîâàííûå äèàïàçîíû çíà÷èòåëüíî óïðîùàþò ôîðìóëû, äåëàÿ èõ áîëåå íàãëÿäíûìè.

Ôîðìóëû Ôîðìóëû Excel ÷ðåçâû÷àéíî ìíîãîãðàííû è çàñëóæèâàþò òîãî, ÷òîáû íàïèñàòü î íèõ îòäåëüíóþ êíèãó. ×òîáû ëó÷øå èçó÷èòü ôîðìóëû, ïîëüçóéòåñü ñïðàâî÷íîé ñèñòåìîé Excel, äàþùåé èñ÷åðïûâàþùóþ èíôîðìàöèþ îáî âñåõ ôóíêöèÿõ è ïðàâèëàõ ïîñòðîåíèÿ ôîðìóë.

Óïðàæíåíèå 4. Êîïèðîâàíèå ôîðìóë Èíîãäà òðåáóåòñÿ ïðîâåñòè îäèíàêîâûå ðàñ÷åòû ñ ðàçíûìè ãðóïïàìè ÿ÷ååê.  òàêîé ñèòóàöèè ìîæíî ñýêîíîìèòü âðåìÿ è ñêîïèðîâàòü ôîðìóëû, òàê êàê Excel ïîääåðæèâàåò îòíîñèòåëüíóþ àäðåñàöèþ ÿ÷ååê.  ñòðîêå 10 íàøåãî ïðèìåðà óæå

Ôîðìóëû

249

åñòü ôîðìóëû, ðàññ÷èòûâàþùèå îòíîñèòåëüíûé ïðèðîñò ïðîäàæ ïî ìåñÿöàì äëÿ êëèåíòà Ôàíòîì. Äàâàéòå ñêîïèðóåì èõ, ÷òîáû ïîëó÷èòü òàáëèöó ïðèðîñòà ïðîäàæ äëÿ âñåõ êëèåíòîâ. 1. Ùåëêíèòå â ëþáîé íåïóñòîé ÿ÷åéêå â ñòðîêå 10. Âû óâèäèòå, ÷òî âûáðàííàÿ ôîðìóëà ññûëàåòñÿ íà ÿ÷åéêè ñòðîêè 3. 2. Âûäåëèòå äèàïàçîí B10:F10. 3. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+C ñêîïèðóéòå ÿ÷åéêè. 4. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B11, çàòåì — íà êíîïêå Âñòàâèòü (Paste), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard). Ïîÿâèòñÿ åùå îäíà ñòðîêà ÿ÷ååê ñ ôîðìóëàìè. Ùåëêíèòå â ëþáîé èç íèõ è ïîñìîòðèòå íà ñòðîêó ôîðìóë. Âû óâèäèòå, ÷òî ôîðìóëû íîâûõ ÿ÷ååê ññûëàþòñÿ íà äàííûå ñòðîêè 4 (ðèñ. 10.9).

Ðèñ. 10.9. Êîïèðîâàíèå ôîðìóë

5. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå B12 è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+V, ÷òîáû âñòàâèòü åùå îäíó ñòðîêó. Ôîðìóëû ýòîé ñòðîêè óæå áóäóò ññûëàòüñÿ íà äàííûå ñòðîêè 5. Òàêèì îáðàçîì, íîìåðà ÿ÷ååê äàííûõ èçìåíÿþòñÿ ðîâíî íà ñòîëüêî ÿ÷ååê, íà ñêîëüêî ñìåùàåòñÿ âñòàâëÿåìàÿ ôîðìóëà.

250

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî âûðåçàíèå ÿ÷ååê ñ ôîðìóëàìè ñ ïîñëåäóþùåé èõ âñòàâêîé â äðóãîå ìåñòî ëèñòà íèêàê íå èçìåíÿåò ññûëêè íà äàííûå.

6. Âñòàâüòå òîò æå ñàìûé ôðàãìåíò â ÿ÷åéêè B13 è B14. 7. Ñêîïèðóéòå çàãîëîâêè ñòðîê èç ÿ÷ååê A3:A7 â ÿ÷åéêè A10:A14. ÑÎÂÅÒ Îáû÷íî Excel ôîðìèðóåò îòíîñèòåëüíûå ññûëêè íà ÿ÷åéêè. Íî èíîãäà íóæíî ñîñëàòüñÿ â ôîðìóëå íà ÿ÷åéêó ñ êîíñòàíòîé, êîòîðàÿ íå äîëæíà ìåíÿòüñÿ ïðè êîïèðîâàíèè ôîðìóëû â äðóãóþ ÿ÷åéêó èëè ïðè ïåðåìåùåíèè èñõîäíûõ äàííûõ.  ýòîì ñëó÷àå ïîëüçóéòåñü àáñîëþòíûìè ññûëêàìè, êîòîðûå îòëè÷àþòñÿ îò îòíîñèòåëüíûõ íàëè÷èåì ñèìâîëà $ ïåðåä áóêâîé ñòîëáöà, ïåðåä íîìåðîì ñòðîêè èëè ïåðåä òåì è äðóãèì, íàïðèìåð $E$15.  òàêîé ññûëêå íå èçìåíÿåòñÿ òà ÷àñòü, ïåðåä êîòîðîé ñòîèò çíàê $. Íàïðèìåð, êîïèðóÿ ôîðìóëó =ÑÓÌÌ($B$2:$G$6) (=SUM($B$2:$G$6)) â äðóãóþ ÿ÷åéêó, âû ïîëó÷èòå òîò æå ñàìûé ðåçóëüòàò, ÷òî è â èñõîäíîé ÿ÷åéêå ôîðìóëû.

Îïåðàöèÿ ñóììèðîâàíèÿ ñòðîê èëè ñòîëáöîâ — îäíà èç íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûõ. ×òîáû ñîçäàòü ôîðìóëû ñóìì ñòðîê èëè ñòîëáöîâ, íå íóæíî äàæå êîïèðîâàòü ÿ÷åéêè, Excel ïðåäëàãàåò åùå áîëåå áûñòðûé ñïîñîá. 8. Âûäåëèòå ãðóïïó ÿ÷ååê I3:I7, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 10.10.

Ðèñ. 10.10. Àâòîñóììà

Ôîðìóëû

251

9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Àâòîñóììà (AutoSum), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ôîðìóëû (Formulas) â ãðóïïå Áèáëèîòåêà ôóíêöèé (Function Library). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  íîâîé âåðñèè Office âû ìîæåò âîñïîëüçîâàòüñÿ íå òîëüêî êíîïêîé Àâòîñóììà (AutoSum), äëÿ òîãî ÷òîáû çàïîëíèòü ôîðìóëàìè ñðàçó íåñêîëüêî ÿ÷ååê. Òåïåðü âû ìîæåòå àíàëîãè÷íûì îáðàçîì èñïîëüçîâàòü è äðóãèå ôóíêöèè. Äëÿ òîãî ÷òîáû ñäåëàòü ýòî, ùåëêíèòå íà ñòðåëêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè Àâòîñóììà (AutoSum), ïîñëå ÷åãî ïîÿâèòñÿ ìåíþ ñ åùå íåñêîëüêèìè ôóíêöèÿìè è ïóíêòîì Äðóãèå ôóíêöèè (More Functions), ïðè âûáîðå êîòîðîãî îòîáðàæàåòñÿ îêíî ìàñòåðà ôóíêöèé, ïîçâîëÿþùåå âûáðàòü ëþáóþ ôóíêöèþ.

10. Îñòàåòñÿ òîëüêî ââåñòè â ÿ÷åéêó I1 çàãîëîâîê Èòîãî, è ñòîëáåö îáùåé ñóììû ïðîäàæ äëÿ âñåõ ïÿòè êëèåíòîâ áóäåò ãîòîâ (ñì. ðèñ. 10.10). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáðàòèòå âíèìàíèå íà çíà÷îê âñòàâêè, ïîÿâëÿþùèéñÿ â ïðàâîì íèæíåì óãëó âñòàâëåííîãî ôðàãìåíòà. Áëàãîäàðÿ åìó ëåãêî âûáðàòü âàðèàíò âñòàâêè: âñòàâèòü ÷èñëî èç êîïèðóåìîé ÿ÷åéêè, äîáàâèòü àáñîëþòíóþ èëè îòíîñèòåëüíóþ ññûëêó, ñîõðàíèòü ôîðìàò èñõîäíîé ÿ÷åéêè è ò. ä.

Óïðàæíåíèå 5. Ïîèñê îøèáîê Ïî ìåðå èçó÷åíèÿ ôîðìóë è ôóíêöèé Excel âû, êîíå÷íî æå, áóäåòå äåëàòü îøèáêè. Ýòî ìîæåò áûòü íåâåðíî çàäàííûé äèàïàçîí ÿ÷ååê, íåïðàâèëüíîå èìÿ ôóíêöèè èëè ïðîñòî ïðîïóùåííàÿ ñêîáêà. Excel çàôèêñèðóåò îøèáêó è â ñëó÷àå íåâåðíîãî òèïà àðãóìåíòà (åñëè, ê ïðèìåðó, â ÿ÷åéêå âìåñòî îæèäàåìîé ÷èñëîâîé âåëè÷èíû îêàçàëàñü òåêñòîâàÿ). 1. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå I11 è ââåäèòå ôîðìóëó: =ÑÐÇÍÀ×B11:F11 (=AVERAGEB11:F11) 2. Íàæìèòå êëàâèøó Enter.  ÿ÷åéêå ïîÿâèòñÿ ñîîáùåíèå #ÈÌß? (#NAME?), êîòîðîå óêàçûâàåò íà îøèáêó â èìåíè ôóíêöèè. Ñëåâà îò íåãî íàõîäèòñÿ ìàëåíüêèé çíà÷îê ïîìîùíèêà, ñîäåðæàùèé ðàñêðûâàþùèéñÿ ñïèñîê, â êîòîðîì ïðèâîäÿòñÿ âîçìîæíûå ñïîñîáû óñòðàíåíèÿ îøèáêè (ðèñ. 10.11).  òàáë. 10.7 ïðèâåäåí ñïèñîê ñîîáùåíèé îá îøèáêàõ, êîòîðûå ìîæíî âñòðåòèòü â ÿ÷åéêàõ ïðè ðàáîòå ñ ôîðìóëàìè. 3. ×òîáû èñïðàâèòü ôîðìóëó, äâîéíûì ùåë÷êîì â ÿ÷åéêå I11 ïåðåéäèòå â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ ôîðìóëû. Òàáëèöà 10.7. Ñîîáùåíèÿ îá îøèáêàõ â ôîðìóëàõ Ñîîáùåíèå

Îïèñàíèå îøèáêè

#####

Øèðèíà ÿ÷åéêè íåäîñòàòî÷íà äëÿ îòîáðàæåíèÿ ðåçóëüòàòà âû÷èñëåíèÿ èëè îòðèöàòåëüíûé ðåçóëüòàò âû÷èñëåíèé â ÿ÷åéêå, îòôîðìàòèðîâàííîé êàê äàííûå òèïà äàòû èëè âðåìåíè

#ÇÍÀ×! (#VALUE!)

Íåâåðíûé òèï àðãóìåíòà èëè îïåðàíäà. Íàïðèìåð, óêàçàíèå â êà÷åñòâå àðãóìåíòà ÿ÷åéêè ñ òåêñòîì, êîãäà òðåáóåòñÿ ÷èñëî

#ÄÅË/0! (#DIV/0!)

Äåëåíèå íà 0

#ÈÌß? (#NAME?)

Excel íå ìîæåò ðàñïîçíàòü òåêñò, ââåäåííûé â ôîðìóëó, íàïðèìåð íåâåðíîå èìÿ ôóíêöèè ïðîäîëæåíèå È

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

252 Òàáëèöà 10.7 (ïðîäîëæåíèå) Ñîîáùåíèå

Îïèñàíèå îøèáêè

#Í/Ä (#N/A)

Äàííûå ÿ÷åéêè îäíîãî èç àðãóìåíòîâ ôîðìóëû â äàííûé ìîìåíò íåäîñòóïíû

# ÑÑÛË! (#REF!)

Íåâåðíàÿ ññûëêà íà ÿ÷åéêó

#×ÈÑËÎ! (#NUM!)

Íåâîçìîæíî âû÷èñëèòü ðåçóëüòàò ôîðìóëû, ëèáî îí ñëèøêîì âåëèê èëè ìàë äëÿ êîððåêòíîãî îòîáðàæåíèÿ â ÿ÷åéêå

#ÏÓÑÒÎ! (#NULL!)

Ðåçóëüòàò ïîèñêà ïåðåñå÷åíèÿ äâóõ íåïåðåñåêàþùèõñÿ îáëàñòåé, òî åñòü íåâåðíàÿ ññûëêà

Ðèñ. 10.11. Îáíàðóæåíèå îøèáêè

4. Èçìåíèòå ñîäåðæèìîå ÿ÷åéêè òàê, ÷òîáû ïîëó÷èëàñü ôîðìóëà =ÑÐÇÍÀ×(B11:F11) (=AVERAGE(B11:F11)) ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Èíñòðóìåíò àâòîêîððåêöèè ôîðìóë ñàì èñïðàâëÿåò íàèáîëåå î÷åâèäíûå îøèáêè. Íàïðèìåð, åñëè â ðàññìàòðèâàåìîé ôîðìóëå âû çàáóäåòå ââåñòè òîëüêî çàêðûâàþùóþ ñêîáêó, ïðîãðàììà ñàìà äîáàâèò åå.

Óïðàæíåíèå 6. Ïðèìåíåíèå ôóíêöèé Äî ñèõ ïîð âû ïîëüçîâàëèñü òîëüêî ôóíêöèÿìè ÑÓÌÌ (SUM), ÑÐÇÍÀ× (AVERAGE), Ñ×ÅÒ (COUNT) è ÌÀÊÑ (MAX). Äàâàéòå ðàññìîòðèì íà ïðèìåðå íåêîòîðûå ôóíêöèè

Ôîðìóëû

253

èç ðàçðÿäà òåêñòîâûõ è ëîãè÷åñêèõ, à òàêæå ôóíêöèè äëÿ ðàáîòû ñ äàòîé è âðåìåíåì. Ðåçóëüòàò âñåõ âû÷èñëåíèé, êîòîðûå áóäóò âûïîëíåíû â ýòîì óïðàæíåíèè, ïðåäñòàâëåí íà ðèñ. 10.12.

Ðèñ. 10.12. Ðåçóëüòàò ðàáîòû ôóíêöèé Excel

1. Íà ëèñòå Ôîðìóëû âûäåëèòå è ñêîïèðóéòå ÿ÷åéêè B1:G1. 2. Ðàçâåðíèòå ëèñò Ëèñò3 (Sheet3). 3. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè â ÿ÷åéêå A1 è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âñòàâèòü (Paste). 4. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó A3 ôîðìóëó: =ËÅÂÑÈÌÂ(A1;3) (=LEFT(A1;3))

Ýòà ôîðìóëà âîçâðàùàåò òðè ëåâûõ ñèìâîëà ÿ÷åéêè A1. 5. Ïåðåòàùèòå óãëîâîé ìàðêåð âûäåëåíèÿ âïðàâî, ÷òîáû ðàìêà îõâàòèëà ÿ÷åéêè A3:F3.  ðåçóëüòàòå â òðåòüþ ñòðîêó áóäóò âûâîäèòüñÿ ñîêðàùåííûå âàðèàíòû íàçâàíèé ìåñÿöåâ èç ÿ÷ååê ïåðâîé ñòðîêè.

254

Çàíÿòèå 10. Ôîðìóëû è ôóíêöèè

6. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå H3 è ââåäèòå ôîðìóëó: =ÑÖÅÏÈÒÜ(B3;D3) (=CONCATENATE (B3;D3))

 ÿ÷åéêå H3 ïîÿâèòñÿ îáúåäèíåíèå ñòðîê Ôåâ è Àïð. 7.  ÿ÷åéêó A8 ââåäèòå ôîðìóëó =ÒÄÀÒÀ() (=NOW())

Ïîñëå íàæàòèÿ êëàâèøè Enter â ÿ÷åéêå ïîÿâÿòñÿ òåêóùèå äàòà è âðåìÿ. 8. Ââåäèòå â ÿ÷åéêè ñ B8 ïî B13 ñëåäóþùèå ôîðìóëû: =ÃÎÄ(A8) (=YEAR(A8)) =ÌÅÑßÖ(A8) (=MONTH (A8)) =ÄÅÍÜ(A8) (=DAY(A8)) =×ÀÑ(A8) (=HOUR(A8)), =ÌÈÍÓÒÛ(A8) (=MINUTE(A8)) =ÑÅÊÓÍÄÛ(A8) (=SECOND(A8))

 ýòèõ ÿ÷åéêàõ ïîÿâÿòñÿ ïî îòäåëüíîñòè âñå øåñòü êîìïîíåíòîâ òåêóùèõ äàòû è âðåìåíè. 9. Äâàæäû ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå A8, ÷òîáû ïåðåâåñòè åå â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ. 10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå ââîäà ñëåâà îò ñòðîêè ôîðìóë. Ýòà îïåðàöèÿ ïðèâåäåò ê îáíîâëåíèþ çíà÷åíèÿ â ÿ÷åéêå A8, ÷òî ïîâëèÿåò è íà ÷èñëà â ÿ÷åéêàõ B8:B13. Òåïåðü äàâàéòå âûïîëíèì ëîãè÷åñêóþ îïåðàöèþ. 11. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó A4 ôîðìóëó: =ÅÑËÈ(A3="Ôåâ";"Äà";"Íåò") (=IF(A3="Ôåâ";"Äà";"Íåò") )

Ýòà îïåðàöèÿ ñðàâíèâàåò çíà÷åíèå ÿ÷åéêè A3 ñ òåêñòîâîé ñòðîêîé Ôåâ.  ñëó÷àå ðàâåíñòâà âûâîäèòñÿ òåêñò âòîðîãî àðãóìåíòà — Äà.  ñëó÷àå íåðàâåíñòâà âûâîäèòñÿ òåêñò òðåòüåãî àðãóìåíòà — Íåò. Òàê êàê â ÿ÷åéêå A3 ïðèñóòñòâóåò òåêñò ßíâ, òî ðåçóëüòàòîì ýòîé îïåðàöèè áóäåò çíà÷åíèå Íåò. 12. Ðàñòÿíèòå ìàðêåð ÿ÷åéêè A4 âïðàâî, ÷òîáû ðàìêà îõâàòèëà äèàïàçîí A4:F4.  ðåçóëüòàòå ôîðìóëû ñòðîêè 4 áóäóò ïðîâåðÿòü ÿ÷åéêè ñòðîêè 3 íà ñîâïàäåíèå èõ ñîäåðæèìîãî ñî ñòðîêîé Ôåâ. Êàê âèäèòå, ñëîâî Äà ïîÿâèëîñü òîëüêî â ñòîëáöå B. Çíàêè, êîòîðûå èñïîëüçóþòñÿ â Excel äëÿ ñðàâíåíèÿ âåëè÷èí, ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 10.8. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî òåêñòîâûå ñòðîêè, âûñòóïàþùèå â êà÷åñòâå àðãóìåíòîâ ôóíêöèé, äîëæíû çàêëþ÷àòüñÿ â äâîéíûå êàâû÷êè. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Òåêñòîâûå ñòðîêè ðàâíû, åñëè ïîïàðíî ñîâïàäàþò âñå èõ ñèìâîëû, â ïðîòèâíîì ñëó÷àå ñòðîêè íå ðàâíû. Îäíà òåêñòîâàÿ ñòðîêà áîëüøå äðóãîé, åñëè â íåé êîä ïåðâîãî ñèìâîëà, íåñîâïàäàþùåãî â îáåèõ ñòðîêàõ, áîëüøå êîäà òîãî æå ñèìâîëà âî âòîðîé ñòðîêå.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå

255

Òàáëèöà 10.8. Çíàêè ñðàâíåíèÿ Çíàê

Çíà÷åíèå

=

Ðàâíî

>

Áîëüøå


=

Áîëüøå èëè ðàâíî

, ÷òîáû äîáàâèòü íóæíîå óñëîâèå. Òåïåðü íóæíî óêàçàòü äàòó, ñ êîòîðîé âûïîëíÿåòñÿ ñðàâíåíèå. Äëÿ ýòîãî ñëåäóåò âîñïîëüçîâàòüñÿ ñïåöèàëüíîé ôóíêöèåé, ïðåîáðàçóþùåé ñòðîêîâóþ êîíñòàíòó â äàòó â ôîðìàòå Access. 8. Äâàæäû ùåëêíèòå íà ïàïêå Ôóíêöèè (Functions) â ëåâîì ñïèñêå ïîñòðîèòåëÿ âûðàæåíèé. 9. Ùåëêíèòå íà ïàïêå Âñòðîåííûå ôóíêöèè (Built-In Functions), ÷òîáû âûâåñòè ñïèñîê ñòàíäàðòíûõ ôóíêöèé Access. 10. Â ñðåäíåì ñïèñêå âûáåðèòå êàòåãîðèþ Äàòà/âðåìÿ (Date/Time).

Çàíÿòèå 16. Áàçû äàííûõ

390

Ðèñ. 16.15. Ïîñòðîèòåëü âûðàæåíèé

11. Äâîéíûì ùåë÷êîì íà èìåíè ôóíêöèè DateValue äîáàâüòå åå â ïîëå âûðàæåíèÿ. Âìåñòî ìåñòîçàïîëíèòåëÿ àðãóìåíòà "stringexpr" íóæíî ââåñòè êîíêðåòíóþ äàòó â ñòðîêîâîì ôîðìàòå. 12.  ïîëå âûðàæåíèÿ ùåë÷êîì âûäåëèòå òåêñò "stringexpr" è ââåäèòå ñòðîêó "01.01.2007". 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 14.  ïîëå Ñîîáùåíèå îá îøèáêå (Validation Text) ââåäèòå òåêñò Íåâåðíàÿ äàòà, êîòîðûé áóäåò ïîÿâëÿòüñÿ ïðè ââîäå äàòû, áîëåå ðàííåé, ÷åì 1 ÿíâàðÿ 2007 ã. Îêîí÷àòåëüíûé íàáîð ïàðàìåòðîâ äëÿ ïîëÿ Äàòà ïîêàçàí íà ðèñ. 16.16.

Ðèñ. 16.16. Ïàðàìåòðû äëÿ ïîëÿ Äàòà

15. Ùåëêíèòå íà êíîïêå çàêðûòèÿ îêíà êîíñòðóêòîðà.  îêíå çàïðîñà íà îáíîâëåíèå ñòðóêòóðû òàáëèöû ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes). Ïî ïðè÷èíå äîáàâëåíèÿ óñëîâèé íà çíà÷åíèÿ ïîëÿ Äàòà Access çàïðîñèò î íåîáõîäèìîñòè ïðîâåðêè ñîäåðæèìîãî ýòîãî ïîëÿ â óæå èìåþùèõñÿ çàïèñÿõ òàáëèöû. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íåò (No), ÷òîáû íå âûïîëíÿòü ïðîâåðêó.

Êîíñòðóêòîð òàáëèö

391

Äàâàéòå èçó÷èì âëèÿíèå íàñòðîåííûõ ïàðàìåòðîâ íà ïîâåäåíèå áàçû äàííûõ. 16. Ùåëêíèòå äâàæäû íà òàáëèöå Ñïèñîê â îáëàñòè ïåðåõîäîâ. Òàáëèöà îòêðîåòñÿ, è âû óâèäèòå, ÷òî òåïåðü âñå äàòû îòîáðàæàþòñÿ â äëèííîì ôîðìàòå, à â ÿ÷åéêå Äàòà â ñòðîêå íîâîé çàïèñè àâòîìàòè÷åñêè ïîÿâëÿåòñÿ òåêóùàÿ äàòà. 17. Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå Äàòà âòîðîé ñòðîêè, èçìåíèòå åå ñîäåðæèìîå íà çíà÷åíèå 12.11.2006 è íàæìèòå êëàâèøó Tab, ÷òîáû ïåðåéòè ê ñëåäóþùåìó ïîëþ. Òàê êàê ìîäèôèöèðîâàííàÿ äàòà ïðåäøåñòâóåò 1 ÿíâàðÿ 2007 ã., ÷òî ïðîòèâîðå÷èò íàñòðîåííîìó óñëîâèþ, Access íå ïîçâîëèò óáðàòü êóðñîð èç òåêóùåé ÿ÷åéêè è îòêðîåò îêíî ñîîáùåíèÿ ñ òåêñòîì, ââåäåííûì âàìè â ïîëå Ñîîáùåíèå îá îøèáêå (Validation Text) êîíñòðóêòîðà òàáëèöû íà øàãå 14 (ðèñ. 16.17). Òàêîå ñîîáùåíèå áóäåò ïîÿâëÿòüñÿ äî òåõ ïîð, ïîêà âû íå ñêîððåêòèðóåòå äàòó.

Ðèñ. 16.17. Ñîîáùåíèå î íåâåðíûõ äàííûõ

18. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 19. Èñïðàâüòå äàòó íà 02.02.2007. 20. Çàêðîéòå òàáëèöó Ñïèñîê.

Óïðàæíåíèå 7. Èíäåêñ Äëÿ óñêîðåíèÿ ïîèñêà äàííûõ î êîíêðåòíîì ÷åëîâåêå â òàáëèöå Êîíòàêò óäîáíî ðàññîðòèðîâàòü çàïèñè ïî àëôàâèòó. ×òîáû íàçíà÷èòü ñîðòèðîâêó ïî ïîëþ Ôàìèëèÿ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ âûäåëèòå òàáëèöó Êîíòàêò (ðèñ. 16.18). 2. ×òîáû îòêðûòü òàáëèöó â ðåæèìå ââîäà äàííûõ, ùåëêíèòå íà íåé ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Îòêðûòü (Open). 3.  îêíå òàáëèöû ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå Ôàìèëèÿ, ÷òîáû âûäåëèòü ñòîëáåö.

392

Çàíÿòèå 16. Áàçû äàííûõ

Ðèñ. 16.18. Ñîðòèðîâêà ôàìèëèé ïî àëôàâèòó

4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïî âîçðàñòàíèþ (Ascending) â ãðóïïå Ñîðòèðîâêà è ôèëüòð (Sort & Filter) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home) óïîðÿäî÷èòå çàïèñè ñòîëáöà ôàìèëèé òàáëèöû ïî àëôàâèòó. 5. Âñòàâüòå â òàáëèöó åùå íåñêîëüêî ÷åëîâåê ñ ôàìèëèåé Ñóõàíîâ. Íàïðèìåð, ââåäèòå â óêàçàííîì ïîðÿäêå çàïèñè Íèêîëàé Ñóõàíîâ, Àíàòîëèé Ñóõàíîâ è Âèêòîð Ñóõàíîâ. 6. ×òîáû ïîâòîðèòü ñîðòèðîâêó, çàêðîéòå îêíî òàáëèöû Êîíòàêò è âíîâü îòêðîéòå òàáëèöó. Çàïèñè îêàæóòñÿ ðàñïîëîæåííûìè òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 16.19.

Ðèñ. 16.19. Íåñêîëüêî ÷åëîâåê ñ îäèíàêîâûìè ôàìèëèÿìè

Ôàìèëèè óïîðÿäî÷åíû ïî àëôàâèòó, íî èìåíà ëþäåé íå îòñîðòèðîâàíû. Åñëè áû â òàáëèöå áûëî íåñêîëüêî äåñÿòêîâ ëþäåé ñ ôàìèëèåé Ñóõàíîâ, ïîèñê íóæíîãî ÷åëîâåêà ñóùåñòâåííî áû óñëîæíèëñÿ. ×òîáû âûïîëíèòü ñîðòèðîâêó ñðàçó ïî íåñêîëüêèì ïîëÿì, ñëåäóåò âîñïîëüçîâàòüñÿ ñëîæíûì èíäåêñîì. 7. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ðåæèì (View) ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì êîíñòðóêòîðà. 8. ×òîáû îòêðûòü îêíî èíäåêñîâ òàáëèöû Êîíòàêò (ðèñ. 16.20), ùåëêíèòå íà êíîïêå Èíäåêñû (Indexes) â ãðóïïå Ïîêàçàòü èëè ñêðûòü (Show/Hide) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design).  îêíå èíäåêñîâ åñòü ñïèñîê ñî ñòîëáöàìè íàçâàíèÿ èíäåêñà, èìåíè ïîëÿ, ïî êîòîðîìó âûïîëíÿåòñÿ èíäåêñàöèÿ, è ðåæèìà ñîðòèðîâêè (ïî âîçðàñòàíèþ èëè óáûâàíèþ). Èíäåêñ PrimaryKey ÿâëÿåòñÿ êëþ÷îì òàáëèöû, îäíîçíà÷íî

Êîíñòðóêòîð òàáëèö

393

èäåíòèôèöèðóþùèì åå çàïèñè. Äàííûé èíäåêñ ïðîñòîé, òî åñòü îí íàçíà÷àåò ñîðòèðîâêó òîëüêî ïî îäíîìó ïîëþ Êîä. ×òîáû çàïèñè ñ îäèíàêîâûìè ôàìèëèÿìè ðàñïîëàãàëèñü ïî àëôàâèòó èìåí, ñëåäóåò ñîçäàòü èíäåêñ Ôàìèëèÿ ñ óñëîâèåì ñîðòèðîâêè ïî ïîëÿì Ôàìèëèÿ è Èìÿ.

Ðèñ. 16.20. Èíäåêñû

9. Ââåäèòå â ïîëå íàçâàíèÿ èíäåêñà òåêñò Ôàìèëèÿ. 10. Íàæìèòå êëàâèøó Tab è âûáåðèòå ïóíêò Ôàìèëèÿ â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ÿ÷åéêè Èìÿ ïîëÿ (Field Name).  ñòîëáöå Ïîðÿäîê ñîðòèðîâêè (Sort Order) àâòîìàòè÷åñêè ïîÿâèòñÿ âàðèàíò Ïî âîçðàñòàíèþ (Ascending). 11. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè â òîé ñòðîêå, êîòîðàÿ ðàñïîëîæåíà íèæå ñòðîêè èíäåêñà Ôàìèëèÿ. 12. Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Âñòàâèòü ñòðîêè (Insert Rows), ÷òîáû äîáàâèòü îäíó ïóñòóþ ñòðîêó. 13.  íîâîé ñòðîêå ñòîëáöà Èìÿ ïîëÿ (Field Name) ùåëêíèòå íà êíîïêå ðàñêðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà. 14. Âûáåðèòå ïóíêò Èìÿ.  ñòîëáöå Ïîðÿäîê ñîðòèðîâêè (Sort Order) àâòîìàòè÷åñêè ïîÿâèòñÿ âàðèàíò Ïî âîçðàñòàíèþ (Ascending).  îêíå íàñòðîéêè èíäåêñîâ èìåíà ïîëåé, ïî êîòîðûì ïðîèñõîäèò óïîðÿäî÷èâàíèå â äàííîì èíäåêñå, ðàñïîëàãàþòñÿ â ñòðîêå ñ èìåíåì èíäåêñà è íèæå åå â ñòðîêàõ ñ ïóñòîé ÿ÷åéêîé Èíäåêñ (Index Name) â ïîðÿäêå óáûâàíèÿ âëèÿíèÿ ïîëÿ. Òî åñòü ïåðâîé âûïîëíÿåòñÿ ñîðòèðîâêà ïî òîìó ïîëþ, êîòîðîå â äàííîì èíäåêñå ðàñïîëîæåíî âûøå.  îäíîì èíäåêñå ìîæíî èñïîëüçîâàòü äî 10 ïîëåé. Òàêèì îáðàçîì, òåïåðü èíäåêñ Ôàìèëèÿ óïîðÿäî÷èâàåò çàïèñè ïî àëôàâèòó ñíà÷àëà ïî ôàìèëèÿì, à ïîòîì ïî èìåíàì. 15. Çàêðîéòå îêíî èíäåêñîâ. 16. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðåæèì (View), ÷òîáû ïåðåêëþ÷èòüñÿ â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ òàáëèöû. 17. Îòâåòüòå Äà (Yes) íà çàïðîñ î íåîáõîäèìîñòè ñîõðàíåíèÿ òàáëèöû.  ðåçóëüòàòå èìåíà îêàæóòñÿ âûñòðîåííûìè ïî àëôàâèòó (ðèñ. 16.21).

Çàíÿòèå 16. Áàçû äàííûõ

394

Ðèñ. 16.21. Ñîðòèðîâêà ïî äâóì ïîëÿì

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ïðèøëî âðåìÿ ñàìîñòîÿòåëüíî ïîïðàêòèêîâàòüñÿ â ðàáîòå ñ êîíñòðóêòîðîì òàáëèö. ÑÎÂÅÒ Access àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿåò ôàéë áàçû äàííûõ. ×òîáû ñîõðàíèòü åãî èñõîäíûé âàðèàíò, â ïðîâîäíèêå ñîçäàéòå êîïèþ ôàéëà Êîíòàêòû.accdb — ôàéë Êîíòàêòû_êîïèÿ.accdb. Çàêîí÷èâ êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå, ïåðåèìåíóéòå ôàéë Êîíòàêòû_êîïèÿ.accdb îáðàòíî â Êîíòàêòû.accdb.

1. Îòêðîéòå òàáëèöó Êîíòàêò â ðåæèìå êîíñòðóêòîðà. 2. Èçìåíèòå òèï äàííûõ ïîëÿ Àäðåñ íà Òåêñòîâûé (Text). 3. Îãðàíè÷üòå òåêñòîâîìó ïîëþ Èìÿ äëèíó 30 ñèìâîëîâ. Êàêîé ïàðàìåòð îïðåäåëÿåò äëèíó ïîëÿ? 4. Çàïðåòèòå Access äîáàâëÿòü â òàáëèöó Êîíòàêò çàïèñè ñ ïóñòûì ïîëåì Ôàìèëèÿ. Êàê çàïðåòèòü äîáàâëåíèå ïóñòîãî ïîëÿ? 5. Çàêðîéòå êîíñòðóêòîð è ñîõðàíèòå ñòðóêòóðó òàáëèöû. 6. Ñîçäàéòå íîâóþ òàáëèöó ñ èìåíåì Ìåòîä. 7.  êîíñòðóêòîðå äîáàâüòå â íåå ïîëå ÌåòîäID ñ òèïîì äàííûõ Ñ÷åò÷èê (AutoNumber) è ïîëå Âàðèàíò ñ òèïîì Òåêñòîâûé (Text). Ïåðâîå èç íèõ ñäåëàéòå êëþ÷îì òàáëèöû. 8. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ è ââåäèòå â òàáëèöó òðè çàïèñè, â ïîëå Ìåòîä êîòîðûõ óêàæèòå ñëîâà Òåëåôîí, Ïèñüìî, Ôàêñ. Ýòà òàáëèöà áóäåò õðàíèòü âîçìîæíûå ñïîñîáû êîíòàêòà. 9. Ñ ïîìîùüþ êîíñòðóêòîðà äîáàâüòå â òàáëèöó Ñïèñîê ïîëå ÌåòîäID ñ ÷èñëîâûì òèïîì. 10. Ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà ïîäñòàíîâêè íàçíà÷üòå ýòîìó ïîëþ ïîäñòàíîâêó, ñîñòîÿùóþ èç ïîëåé ÌåòîäID è Âàðèàíò òàáëèöû Ìåòîä. Êàê ñäåëàòü òàê, ÷òîáû â ñïèñîê ïîäñòàíîâêè ïîìèìî íàçâàíèÿ ìåòîäà âûâîäèëñÿ åãî êîäîâûé íîìåð?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

395

11.  èìåþùèõñÿ çàïèñÿõ òàáëèöû Ñïèñîê ââåäèòå çíà÷åíèå â íîâîå ïîëå, âûáðàâ åãî â ñïèñêå ïîäñòàíîâêè. 12. Çàêðîéòå áàçó äàííûõ. Êàêèå îïåðàöèè çàêðûâàþò áàçó äàííûõ?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû íàó÷èëèñü ñîçäàâàòü òàáëèöû, ââîäèòü â íèõ äàííûå, èçìåíÿòü ñòðóêòóðó òàáëèö ñ ïîìîùüþ êîíñòðóêòîðà, ñâÿçûâàòü òàáëèöû ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà ïîäñòàíîâîê, íàñòðàèâàòü ñëîæíûå èíäåêñû. Ñëåäóþùåå çàíÿòèå ïîñâÿùåíî îïèñàíèþ çàïðîñîâ, ïðåäíàçíà÷åííûõ äëÿ îòáîðà äàííûõ è èõ ïðîñìîòðà íà ýêðàíå, à òàêæå ôèëüòðîâ, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ñîäåðæèìîå òàáëèö óðåçàåòñÿ íà îñíîâå ââåäåííûõ óñëîâèé îòáîðà.

Çàíÿòèå 17

Âûáîðêà äàííûõ Òåìà çàíÿòèÿ Íà ýòîì çàíÿòèè ðàññêàçûâàåòñÿ î ñïîñîáàõ ôèëüòðàöèè äàííûõ, âûáîðêè èíôîðìàöèè èç áàçû äàííûõ íà îñíîâå îïðåäåëåííûõ êðèòåðèåâ è î âûïîëíåíèè âû÷èñëåíèé.  óïðàæíåíèÿõ çàíÿòèÿ ðàññìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå òåìû: n ìàñòåð çàïðîñîâ; n êîíñòðóêòîð çàïðîñîâ; n óñëîâèå îòáîðà; n èòîãîâûé çàïðîñ; n çàïðîñ äåéñòâèÿ; n ôèëüòðû.

Òàáëèöû äàííûõ ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè. Âàì, êîíå÷íî, çàõî÷åòñÿ íå òîëüêî çàíîñèòü â íèõ äàííûå, íî è îáðàáàòûâàòü çàïèñàííóþ ðàíåå èíôîðìàöèþ. Access ïðåäëàãàåò ìíîæåñòâî ñïîñîáîâ èçâëå÷åíèÿ äàííûõ èç òàáëèö. Âû ìîæåòå çàïðîñèòü äàííûå, ðóêîâîäñòâóÿñü îïðåäåëåííûì ïðàâèëîì îòáîðà, îòôèëüòðîâàòü íóæíûå çàïèñè èëè ðàññ÷èòàòü ðåçóëüòèðóþùèå çíà÷åíèÿ ñ ïîìîùüþ ôîðìóë.

Çàïðîñû Çàïðîñû ÿâëÿþòñÿ èíñòðóìåíòîì ïîèñêà è ñòðóêòóðèðîâàíèÿ äàííûõ. Çàïðîñ, àäðåñîâàííûé îäíîé èëè íåñêîëüêèì òàáëèöàì, èíèöèèðóåò âûáîðêó îïðåäåëåííîé ÷àñòè äàííûõ è èõ ïåðåäà÷ó â òàáëèöó, ôîðìèðóåìóþ ñàìèì çàïðîñîì.  ðåçóëüòàòå âû ïîëó÷àåòå ïîäìíîæåñòâî èíôîðìàöèîííîãî ìíîæåñòâà èñõîäíûõ òàáëèö, ñôîðìèðîâàííîå ïî îïðåäåëåííîìó çàêîíó. Åñëè îáðàáàòûâàåìûé îáúåì èíôîðìàöèè âåëèê, âûäåëåíèå íåîáõîäèìûõ äàííûõ â òàêîå ïîäìíîæåñòâî ïîçâîëÿåò ñóùåñòâåííî ñîêðàòèòü âðåìÿ èõ îáðàáîòêè.  ñèñòåìàõ òèïà êëèåíò-ñåðâåð, ãäå îñíîâíûå áàçû äàííûõ õðàíÿòñÿ íà ôàéëîâîì ñåðâåðå, ñèñòåìà çàïðîñîâ ïîçâîëÿåò óìåíüøèòü îáúåì èíôîðìàöèè, ïåðåäàâàåìîé ÷åðåç ëîêàëüíóþ ñåòü.

Çàïðîñû

397

Óïðàæíåíèå 1. Ìàñòåð çàïðîñîâ ×òîáû óïðîñòèòü çàäà÷ó ïîëüçîâàòåëÿ, â ñîñòàâ Access âêëþ÷åí ìàñòåð çàïðîñîâ, ïîçâîëÿþùèé àâòîìàòèçèðîâàòü ïðîöåññ ïîñòðîåíèÿ çàïðîñà. Äàâàéòå ñ ïîìîùüþ ýòîãî ìàñòåðà âûïîëíèì âûáîðêó èíôîðìàöèè èç òàáëèö áàçû äàííûõ Êîíòàêòû. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create). 2.  ãðóïïå Äðóãèå (Other) ùåëêíèòå íà çíà÷êå Ìàñòåð çàïðîñîâ (Query Wizard). 3.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Íîâûé çàïðîñ (New Query) âûáåðèòå ñòðîêó Ïðîñòîé çàïðîñ (Simple Query Wizard) è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Òàáëèöû è çàïðîñû (Tables/Queries) ïåðâîãî îêíà ìàñòåðà âûáåðèòå òàáëèöó Ñïèñîê (ðèñ. 17.1).

Ðèñ. 17.1. Ìàñòåð çàïðîñîâ

5.  ñïèñêå Äîñòóïíûå ïîëÿ (Available Fields) ùåëêíèòå íà ñòðîêå Äàòà. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå >, ÷òîáû ïåðåìåñòèòü âûäåëåííîå ïîëå â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields). 7. Ïîâòîðÿÿ øàãè 5–6, äîáàâüòå â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields) ïîëå Îïèñàíèå òàáëèöû Ñïèñîê, à òàêæå ïîëå Ôàìèëèÿ òàáëèöû Êîíòàêò. 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 9. Ââåäèòå èìÿ çàïðîñà Ïåðå÷åíü êîíòàêòîâ è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish). Access ïîñòðîèò çàïðîñ è âûïîëíèò åãî. Çàïðîñ — ýòî íàáîð óñëîâèé, ñîãëàñíî êîòîðûì ïðîèçâîäèòñÿ âûáîðêà èíôîðìàöèè èç òàáëèö. Çàïóñê çàïðîñà ôîðìèðóåò íîâóþ òàáëèöó äàííûõ, åäèíñòâåííûì îòëè÷èåì êîòîðîé îò îáû÷íûõ òàáëèö ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî ñ ïîìîùüþ ïîâòîðíûõ çàïóñêîâ çàïðîñà åå äàííûå ìîæíî îáíîâëÿòü â ñîîòâåòñòâèè ñ èçìåíåíèåì èíôîðìàöèè èñòî÷íèêîâ äàííûõ çàïðîñà.

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

398 ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ

×òîáû áàçà äàííûõ âûãëÿäåëà èíòåðåñíåå, â òàáëèöû áûëî äîáàâëåíî íåñêîëüêî íîâûõ çàïèñåé.

 ðàññìàòðèâàåìîì ñëó÷àå óñëîâèå îòáîðà èíèöèèðóåò ïîëó÷åíèå èç òàáëèöû Ñïèñîê ïîëåé Äàòà è Îïèñàíèå âñåõ èìåþùèõñÿ çàïèñåé, à òàêæå ïîëÿ Ôàìèëèÿ òàáëèöû Êîíòàêò. Òàáëèöû Ñïèñîê è Êîíòàêò ñâÿçàíû ìåæäó ñîáîé ÷åðåç ïîëÿ Êîä è Êîíòàêò, ïðè ýòîì Êîíòàêò ÿâëÿåòñÿ ãëàâíîé òàáëèöåé, à Ñïèñîê — ïîä÷èíåííîé (òî åñòü êàæäîé çàïèñè òàáëèöû Ñïèñîê ñîîòâåòñòâóåò òîëüêî îäíà çàïèñü òàáëèöû Êîíòàêò). Ïîýòîìó â ïîëå Ôàìèëèÿ ðåçóëüòàòà çàïðîñà âûâîäèòñÿ ôàìèëèÿ èç òîé çàïèñè òàáëèöû Êîíòàêò, çíà÷åíèå ïîëÿ Êîä êîòîðîé ñîâïàäàåò ñî çíà÷åíèåì ïîëÿ Êîíòàêò òàáëèöû Ñïèñîê. Ðåçóëüòàò âûïîëíåíèÿ çàïðîñà ïîêàçàí íà ðèñ. 17.2.

Ðèñ. 17.2. Ðåçóëüòàò âûïîëíåíèÿ çàïðîñà

Óïðàæíåíèå 2. Êîíñòðóêòîð çàïðîñîâ Ìàñòåð çàïðîñîâ óìååò êîíñòðóèðîâàòü òîëüêî ïðîñòûå óñëîâèÿ îòáîðà. ×òîáû íàëîæèòü äîïîëíèòåëüíûå îãðàíè÷åíèÿ, ñëåäóåò ïîëüçîâàòüñÿ êîíñòðóêòîðîì çàïðîñîâ, îáåñïå÷èâàþùèì ïîëíîå óïðàâëåíèå ïàðàìåòðàìè çàïðîñà è ïîñòðîåíèå ñëîæíûõ óñëîâèé îòáîðà äàííûõ. 1. ×òîáû ïåðåêëþ÷èòüñÿ â ðåæèì êîíñòðóêòîðà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðåæèì (View) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Îêíî êîíñòðóêòîðà ïîêàçàíî íà ðèñ. 17.3.  åãî âåðõíåé ÷àñòè îòîáðàæàþòñÿ ñïèñêè ïîëåé òàáëèö, ê êîòîðûì îáðàùàåòñÿ çàïðîñ, è ñâÿçè ìåæäó òàáëèöàìè. Íèæíÿÿ îáëàñòü ñîäåðæèò áëàíê âûáîðà ïîëåé òàáëèö, óñëîâèé îòáîðà è ðåæèìîâ ñîðòèðîâêè. Äîáàâèì â çàïðîñ åùå îäíî ïîëå. 2. Íàâåäèòå óêàçàòåëü íà ïóíêò Èìÿ òàáëèöû Êîíòàêò. 3. Íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå ïîëå Èìÿ â âåðõíþþ ÿ÷åéêó ÷åòâåðòîé ñòðîêè áëàíêà çàïðîñà. Åãî èìÿ ïîÿâèòñÿ â ýòîé ÿ÷åéêå, à èìÿ ñîîòâåòñòâóþùåé òàáëèöû — âî âòîðîé ÿ÷åéêå òîãî æå ñòîëáöà. Òðåòüÿ ñòðîêà áëàíêà çàïðîñà ïîçâîëÿåò ñîðòèðîâàòü ðåçóëüòàò çàïðîñà ïî òîìó èëè èíîìó ïîëþ.

Çàïðîñû

399

4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå òðåòüåé ÿ÷åéêè òðåòüåãî ñòîëáöà áëàíêà âûáåðèòå ïóíêò Ïî âîçðàñòàíèþ (Ascending), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 17.4.

Ðèñ. 17.3. Êîíñòðóêòîð çàïðîñà

Ðèñ. 17.4. Ïàðàìåòðû îáúåäèíåíèÿ

400

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

ÑÎÂÅÒ ×òîáû äîáàâèòü â çàïðîñ ñðàçó âñå ïîëÿ òàáëèöû, ïåðåòàñêèâàéòå âåðõíèé ïóíêò (ñî çíà÷êîì*). Åñëè íóæíàÿ òàáëèöà îòñóòñòâóåò â âåðõíåé ÷àñòè îêíà çàïðîñà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòîáðàçèòü òàáëèöó (Show Table) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design), âûäåëèòå íóæíóþ òàáëèöó èëè çàïðîñ â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå è ùåëêíèòå ñíà÷àëà íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add), à çàòåì — íà êíîïêå Çàêðûòü (Close).

5. Íàçíà÷üòå òîò æå ðåæèì ñîðòèðîâêè äëÿ ïîëÿ Èìÿ.  ðåçóëüòàòå çàïèñè ðåçóëüòàòà çàïðîñà áóäóò óïîðÿäî÷åíû ïî ôàìèëèÿì è èìåíàì â àëôàâèòíîì ïîðÿäêå. Èìåþùèéñÿ âàðèàíò ñâÿçè ïîçâîëÿåò äîáàâèòü â ðåçóëüòàò çàïðîñà òîëüêî òå çàïèñè ñâÿçàííûõ òàáëèö, â êîòîðûõ çíà÷åíèÿ ïîëåé Êîä è Êîíòàêò ðàâíû. Òàê êàê äëÿ íåêîòîðûõ ëþäåé èç òàáëèöû Êîíòàêò íåò çàïèñåé â òàáëèöå Ñïèñîê, èíôîðìàöèÿ î íèõ íå âêëþ÷àåòñÿ â ðåçóëüòàò çàïðîñà. ×òîáû çàïðîñ âîçâðàùàë äàííûå äàæå î òåõ ëþäÿõ (âêëþ÷åííûõ â òàáëèöó Êîíòàêò), ñ êîòîðûìè íå áûëî íèêàêèõ êîíòàêòîâ, íàøåäøèõ îòðàæåíèå â òàáëèöå Ñïèñîê, ñëåäóåò èçìåíèòü ïàðàìåòðû îáúåäèíåíèÿ. 6. Äâàæäû ùåëêíèòå íà ëèíèè ñâÿçè. 7.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ïàðàìåòðû îáúåäèíåíèÿ (Join Properties) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Îáúåäèíåíèå âñåõ çàïèñåé èç "Êîíòàêò" è òîëüêî òåõ çàïèñåé èç "Ñïèñîê", â êîòîðûõ ñâÿçàííûå ïîëÿ ñîâïàäàþò (Include All records from "Êîíòàêò" and only those records from "Ñïèñîê" where the joined fields are equal). 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Íà îäíîì êîíöå ëèíèè ñâÿçè ïîÿâèòñÿ ñòðåëêà, óêàçûâàþùàÿ íà ñìåíó ðåæèìà îáúåäèíåíèÿ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Èçìåíåíèå ðåæèìà îáúåäèíåíèÿ â îêíå çàïðîñà íèêàê íå âëèÿåò íà ïàðàìåòðû èñõîäíîé ñâÿçè, îïðåäåëÿþùèå ïðàâèëà âçàèìîäåéñòâèÿ ìåæäó òàáëèöàìè äàííûõ, à çàäàåò òîëüêî ïîðÿäîê îòáîðà çàïèñåé áàçû äàííûõ, âêëþ÷àåìûõ â ðåçóëüòàò çàïðîñà.

9. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûïîëíèòü (Run) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) âûïîëíèòå çàïðîñ ïîâòîðíî. Ðåçóëüòàò âûïîëíåíèÿ çàïðîñà ñ ó÷åòîì ñîðòèðîâêè è íîâîãî ðåæèìà îáúåäèíåíèÿ ïîêàçàí íà ðèñ. 17.5.

Ðèñ. 17.5. Ðåçóëüòàò âûïîëíåíèÿ íîâîãî çàïðîñà

Çàïðîñû

401

10. Çàêðîéòå îêíî çàïðîñà. 11. Â îòâåò íà çàïðîñ î íåîáõîäèìîñòè ñîõðàíåíèÿ íîâîé ñòðóêòóðû çàïðîñà ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes).

Óïðàæíåíèå 3. Óñëîâèå îòáîðà Äîáàâëåíèå â çàïðîñ óñëîâèÿ îòáîðà ïîçâîëÿåò âûáèðàòü èç òàáëèöû íå âñå çàïèñè, à ëèøü òå, êîòîðûå óäîâëåòâîðÿþò îïðåäåëåííûì êðèòåðèÿì. Íàïðèìåð, âàñ ìîãóò çàèíòåðåñîâàòü êîíòàêòû, ïðèõîäÿùèåñÿ íà ïåðâóþ äåêàäó ôåâðàëÿ 2007 ãîäà. Äàâàéòå ìîäèôèöèðóåì çàïðîñ äîáàâëåíèåì ñîîòâåòñòâóþùåãî óñëîâèÿ îòáîðà. 1. Âûäåëèòå â îáëàñòè ïåðåõîäîâ (ðèñ. 17.6) ñòðîêó çàïðîñà Ïåðå÷åíü êîíòàêòîâ.

Ðèñ. 17.6. Îêíî áàçû äàííûõ

2. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Êîíñòðóêòîð (Design View). 3. Íà áëàíêå çàïðîñà ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå Óñëîâèå îòáîðà (Criteria) ïåðâîãî ñòîëáöà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïîñòðîèòü (Build). Îòêðîåòñÿ îêíî ïîñòðîèòåëÿ âûðàæåíèé (ðèñ. 17.7).

402

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

Ðèñ. 17.7. Ïîñòðîèòåëü âûðàæåíèé

4.  ëåâîì ñïèñêå ïîñòðîèòåëÿ ùåëêíèòå íà ïàïêå Îïåðàòîðû (Operators). 5.  ñðåäíåì ñïèñêå âûáåðèòå êàòåãîðèþ Ñðàâíåíèÿ (Comparison). 6.  ïðàâîì ñïèñêå äâàæäû ùåëêíèòå íà ïóíêòå Between, ÷òîáû äîáàâèòü ýòîò îïåðàòîð â ïîëå ôîðìóëû. 7. Ùåë÷êîì âûäåëèòå â ïîëå ôîðìóëû ïåðâûé ìåñòîçàïîëíèòåëü Âûðàæåíèå (Expr). 8.  ëåâîì ñïèñêå ïîñòðîèòåëÿ âûðàæåíèé äâîéíûì ùåë÷êîì îòêðîéòå ïàïêó Ôóíêöèè (Functions). 9. Ùåëêíèòå íà ïàïêå Âñòðîåííûå ôóíêöèè (Built-In Functions), ñîäåðæàùåé ñòàíäàðòíûå ôóíêöèè Access. 10.  ñðåäíåì ñïèñêå ïîñòðîèòåëÿ âûðàæåíèé ùåëêíèòå íà ïóíêòå Äàòà/âðåìÿ (Data/Time). 11.  ïðàâîì ñïèñêå äâàæäû ùåëêíèòå íà ôóíêöèè DateValue, ÷òîáû çàìåíèòü åþ ìåñòîçàïîëíèòåëü Âûðàæåíèå (Expr). 12. Íàæìèòå äâà ðàçà êëàâèøó ®, âûäåëèâ ìåñòîçàïîëíèòåëü "stringexpr". 13. Ââåäèòå òåêñò "1.02.2007". 14. Ïîâòîðèâ øàãè 7–13, çàìåíèòå âòîðîé ìåñòîçàïîëíèòåëü Âûðàæåíèå íà âûðàæåíèå DateValue ("10.02.2007"). Ó âàñ äîëæíà ïîëó÷èòüñÿ ñëåäóþùàÿ ôîðìóëà: Between DateValue ("1.02.2007") And DateValue ("10.02.2007")

Ýòà ôîðìóëà ïðîâåðÿåò óñëîâèå íàõîæäåíèÿ äàòû â èíòåðâàëå îò 1 äî 10 ôåâðàëÿ 2007 ã., òî åñòü îòáèðàåò òå çàïèñè, çíà÷åíèå ïîëÿ Äàòà êîòîðûõ îòíîñèòñÿ ê ïåðâîé äåêàäå ôåâðàëÿ 2007 ã. ÑÎÂÅÒ Åñëè âû óæå îñâîèëè ïðàâèëà ïîñòðîåíèÿ âûðàæåíèé Access, òî ìîæåòå íå ïîëüçîâàòüñÿ ïîñòðîèòåëåì, à íåïîñðåäñòâåííî ââîäèòü âûðàæåíèÿ â áëàíê çàïðîñà.

Çàïðîñû

403

15. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïîñòðîåííàÿ ôîðìóëà ïîÿâèòñÿ â ÿ÷åéêå Óñëîâèå îòáîðà (Criteria) ïåðâîãî ñòîëáöà áëàíêà çàïðîñà. Ïðè âûáîðå çàïèñåé, îòíîñÿùèõñÿ ê îïðåäåëåííîìó èíòåðâàëó, òî÷íàÿ äàòà êîíòàêòà ìîæåò îêàçàòüñÿ íåñóùåñòâåííîé. Ñîâñåì âûáðîñèòü ýòî ïîëå èç áëàíêà çàïðîñà íåëüçÿ, òàê êàê îíî íåîáõîäèìî äëÿ ðåàëèçàöèè óñëîâèÿ îòáîðà. Îäíàêî ëþáîå ïîëå ìîæíî ñêðûòü, òî åñòü íå âêëþ÷àòü â ðåçóëüòàò çàïðîñà. 16. Ñáðîñüòå ôëàæîê Âûâîä íà ýêðàí (Show) ïåðâîãî ñòîëáöà çàïðîñà (ðèñ. 17.8).

Ðèñ. 17.8. Ñêðûòèå ïîëÿ

17. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûïîëíèòü (Run) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) âûïîëíèòå çàïðîñ. Íîâûé ðåçóëüòàò ïîêàçàí íà ðèñ. 17.9.

Ðèñ. 17.9. Êîíòàêòû çà ïåðâóþ äåêàäó ôåâðàëÿ 2007 ã.

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

404

Óïðàæíåíèå 4. Èòîãîâûé çàïðîñ Çàïðîñû ïîçâîëÿþò íå òîëüêî âûáèðàòü çàïèñè èç òàáëèö, íî è âû÷èñëÿòü ðàçëè÷íûå ñòàòèñòè÷åñêèå ïàðàìåòðû. Íàïðèìåð, ìîæíî ïîäñ÷èòàòü ñóììàðíîå êîëè÷åñòâî êîíòàêòîâ è âûâåñòè äàòû ïåðâîãî è ïîñëåäíåãî êîíòàêòîâ ñ êàæäûì èç ëþäåé, âêëþ÷åííûõ â òàáëèöó Êîíòàêò. ×òîáû ïîñòðîèòü òàêîé çàïðîñ â ðåæèìå êîíñòðóêòîðà, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíñòðóêòîð çàïðîñîâ (Query Design). 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå (ðèñ. 17.10) âûäåëèòå ñòðîêó Êîíòàêò.

Ðèñ. 17.10. Äîáàâëåíèå òàáëèöû

4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add) äîáàâüòå âûáðàííóþ òàáëèöó â âåðõíþþ îáëàñòü êîíñòðóêòîðà çàïðîñà. 5. Âûäåëèòå ïóíêò Ñïèñîê è ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add). 6. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàêðûòü (Close) çàêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî Äîáàâëåíèå òàáëèöû (Show Table). Ñïèñêè ïîëåé äâóõ òàáëèö, ñîåäèíåííûå ëèíèåé ñâÿçè, ïîÿâÿòñÿ â îêíå êîíñòðóêòîðà (ðèñ. 17.11). 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Èòîãè (Totals) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design).  áëàíêå çàïðîñà ïîÿâèòñÿ äîïîëíèòåëüíàÿ ñòðîêà Ãðóïïîâàÿ îïåðàöèÿ (Total), ïîçâîëÿþùàÿ âûïîëíÿòü ñòàòèñòè÷åñêèå îïåðàöèè ñî çíà÷åíèÿìè êîíêðåòíûõ ïîëåé. 8. Ïåðåòàùèòå ïîëå Ôàìèëèÿ â ÿ÷åéêó Ïîëå (Field) ïåðâîãî ñòîëáöà êîíñòðóêòîðà. 9.  òó æå ÿ÷åéêó âòîðîãî ñòîëáöà ïåðåòàùèòå ïîëå Èìÿ òàáëèöû Êîíòàêò. 10.  òðåòèé, ÷åòâåðòûé è ïÿòûé ñòîëáöû áëàíêà çàïðîñà ïåðåòàùèòå ïîëå Äàòà òàáëèöû Ñïèñîê. 11.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ÿ÷åéêè Ãðóïïîâàÿ îïåðàöèÿ (Total) òðåòüåãî ñòîëáöà áëàíêà çàïðîñà âûáåðèòå ïóíêò Min. 12.  òîé æå ÿ÷åéêå ÷åòâåðòîãî ñòîëáöà âûáåðèòå ïóíêò Max.

Çàïðîñû

405

Ðèñ. 17.11. Çàïðîñ ñ ãðóïïîâûìè îïåðàöèÿìè

13.  ïÿòîì ñòîëáöå çàäàéòå ãðóïïîâóþ îïåðàöèþ Count. Ãðóïïîâûå îïåðàöèè ïîñòðîåííîãî çàïðîñà îáðàáîòàþò âñå çàïèñè òàáëèöû Ñïèñîê, ñîîòâåòñòâóþùèå êîíêðåòíîìó ÷åëîâåêó èç òàáëèöû Êîíòàêò, è âìåñòî ñàìèõ äàííûõ òàáëèöû Ñïèñîê âûâåäóò â ñîîòâåòñòâóþùåå ïîëå ðåçóëüòàòà çàïðîñà òîëüêî çíà÷åíèå âåëè÷èíû, âû÷èñëÿåìîé ïî îïðåäåëåííîé ôîðìóëå. Äîñòóïíûå ãðóïïîâûå îïåðàöèè ïåðå÷èñëåíû â òàáë. 17.1. Òàáëèöà 17.1. Ãðóïïîâûå îïåðàöèè Íàçâàíèå

Îïèñàíèå

Sum

Ñóììà çíà÷åíèé ïîëÿ ïî âñåì çàïèñÿì

Avg

Ñðåäíåå çíà÷åíèå ïîëÿ

Min

Ìèíèìàëüíîå çíà÷åíèå

Max

Ìàêñèìàëüíîå çíà÷åíèå

Count

Êîëè÷åñòâî çàïèñåé, ñîîòâåòñòâóþùåå ïîëå êîòîðûõ íå ñîäåðæèò âåëè÷èíû Null ïðîäîëæåíèå È

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

406 Òàáëèöà 17.1 (ïðîäîëæåíèå) Íàçâàíèå

Îïèñàíèå

StDev

Ñòàíäàðòíîå îòêëîíåíèå âåëè÷èí ïîëÿ îò ñðåäíåãî

Var

Âàðèàöèÿ çíà÷åíèé ïîëÿ

First

Ïåðâîå çíà÷åíèå â ãðóïïå

Last

Ïîñëåäíåå çíà÷åíèå â ãðóïïå

Ãðóïïèðîâêà (Group By)

Ïîëå, îïðåäåëÿþùåå ãðóïïó çàïèñåé, ïî êîòîðîé âû÷èñëÿþòñÿ ñòàòèñòè÷åñêèå ïàðàìåòðû. Ê îäíîé ãðóïïå îòíîñÿòñÿ âñå çàïèñè, äëÿ êîòîðûõ çíà÷åíèÿ ïîëÿ ñ ðåæèìîì ãðóïïèðîâêè îäèíàêîâû

Âûðàæåíèå (Expression)

Âû÷èñëÿåìîå ïîëå, çíà÷åíèå êîòîðîãî ðàññ÷èòûâàåòñÿ ïî ñëîæíîé ôîðìóëå

Óñëîâèå (Where)

Ðåæèì çàäàíèÿ óñëîâèÿ îòáîðà äëÿ ïîëÿ, ïî êîòîðîìó íå âûïîëíÿåòñÿ ãðóïïèðîâêà. Access àâòîìàòè÷åñêè äåëàåò òàêîå ïîëå ñêðûòûì

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïîñêîëüêó â ïÿòîì ïîëå çàïðîñà âû÷èñëÿåòñÿ êîëè÷åñòâî çàïèñåé, â ÿ÷åéêó Ïîëå (Field) ýòîãî ñòîëáöà ìîæíî ïîìåñòèòü ëþáîå ïîëå òàáëèöû Ñïèñîê.

14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûïîëíèòü (Run), ÷òîáû âûïîëíèòü çàïðîñ. Ïîÿâèòñÿ òàáëèöà ñ ïÿòüþ ñòîëáöàìè. Äâà ïåðâûõ ñòîëáöà áóäóò ñîäåðæàòü ôàìèëèè è èìåíà ëþäåé. Ïî íèì âûïîëíÿåòñÿ ãðóïïèðîâêà, òî åñòü ðàñ÷åò çíà÷åíèé îñòàëüíûõ ïîëåé çàïðîñà âûïîëíÿåòñÿ äëÿ çàïèñåé òàáëèöû Ñïèñîê, ñîïîñòàâëÿåìûõ ñ îäíèì ÷åëîâåêîì. Êàê óæå îòìå÷àëîñü, ñîîòâåòñòâèå êîíòàêòà òàáëèöû Ñïèñîê è ÷åëîâåêà èç òàáëèöû Êîíòàêò îïðåäåëÿåòñÿ ïîëÿìè Êîä è Êîíòàêò, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ îñóùåñòâëÿåòñÿ ñâÿçü ýòèõ äâóõ òàáëèö. Òðåòèé è ÷åòâåðòûé ñòîëáöû çàïðîñà âûâîäÿò ñîîòâåòñòâåííî äàòó ïåðâîãî (ôóíêöèÿ Min) è ïîñëåäíåãî (ôóíêöèÿ Max) êîíòàêòîâ ñ äàííûì ÷åëîâåêîì. Ïÿòûé ñòîëáåö ñîäåðæèò êîëè÷åñòâî çàïèñåé â òàáëèöå Ñïèñîê (ôóíêöèÿ Count), ñîîòâåòñòâóþùèõ äàííîìó ÷åëîâåêó, òî åñòü ÷èñëî êîíòàêòîâ ñ íèì. Åäèíñòâåííûé íåäîñòàòîê ïîñòðîåííîãî çàïðîñà — ýòî íåïîíÿòíûå èìåíà ñòîëáöîâ. Äàâàéòå ñêîððåêòèðóåì èõ. 15. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ðåæèì (View) âåðíèòåñü â îêíî êîíñòðóêòîðà çàïðîñà. 16.  ÿ÷åéêå Ïîëå (Field) òðåòüåãî ñòîëáöà çàìåíèòå èìÿ Äàòà òåêñòîì Äàòà ïåðâîãî êîíòàêòà: Äàòà. Ïðàâàÿ ÷àñòü ýòîãî âûðàæåíèÿ, ðàñïîëîæåííàÿ ïðàâåå äâîåòî÷èÿ, ïî-ïðåæíåìó çàäàåò èìÿ ïîëÿ, à ëåâàÿ îïðåäåëÿåò íàçâàíèå ñòîëáöà ðåçóëüòàòà çàïðîñà. Òàêèì îáðàçîì, ëþáîìó ñòîëáöó çàïðîñà ìîæíî íàçíà÷èòü ïðîèçâîëüíîå èìÿ. 17.  ÿ÷åéêå Ïîëå (Field) ÷åòâåðòîãî ñòîëáöà ââåäèòå Äàòà ïîñëåäíåãî êîíòàêòà: Äàòà. 18.  ïåðâîé ñòðîêå ïÿòîãî ñòîëáöà áëàíêà çàïðîñà ââåäèòå ×èñëî êîíòàêòîâ: Äàòà. 19. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðåæèì (View). Îêîí÷àòåëüíûé ðåçóëüòàò çàïðîñà ïîêàçàí íà ðèñ. 17.12. 20. Çàêðîéòå çàïðîñ. 21. Äëÿ ñîõðàíåíèÿ èçìåíåíèé ñòðóêòóðû ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes). 22.  äèàëîãîâîì îêíå Ñîõðàíåíèå (Save As) ââåäèòå èìÿ Èòîãîâûé çàïðîñ è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Çàïðîñû

407

Ðèñ. 17.12. Çàïðîñ ñ èòîãîâûìè çíà÷åíèÿìè

Óïðàæíåíèå 5. Çàïðîñ äåéñòâèÿ Äî ñèõ ïîð âû ñòàëêèâàëèñü ñ çàïðîñàìè, âûïîëíÿþùèìè âûáîðêó äàííûõ è íåêîòîðûå âû÷èñëåíèÿ. Îäíàêî çàïðîñû ìîãóò ïðèìåíÿòüñÿ òàêæå äëÿ äîáàâëåíèÿ, óäàëåíèÿ è îáíîâëåíèÿ ãðóïïû çàïèñåé òàáëèöû. Òàêèå çàïðîñû ÿâëÿþòñÿ ìîùíûì èíñòðóìåíòîì ïðåîáðàçîâàíèÿ äàííûõ, îíè íàçûâàþòñÿ çàïðîñàìè äåéñòâèÿ. Ïðåäïîëîæèì, ÷òî ïî êàêèì-òî ïðè÷èíàì âàì ïîíàäîáèëîñü ñêîððåêòèðîâàòü äàòû êîíòàêòîâ, çàìåíèâ âî âñåõ çàïèñÿõ òàáëèöû Ñïèñîê, îòíîñÿùèõñÿ ê 2007 ãîäó, ìåñÿö ôåâðàëü íà ìàðò. Ïîäîáíóþ îïåðàöèþ òðóäíî ïðîäåëàòü âðó÷íóþ, åñëè â òàáëèöå ñîäåðæèòñÿ íåñêîëüêî òûñÿ÷ çàïèñåé. Çàïðîñ äåéñòâèÿ ïîçâîëÿåò áûñòðî ðåøèòü ïîñòàâëåííóþ çàäà÷ó. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíñòðóêòîð çàïðîñîâ (Query Design). 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Äîáàâëåíèå òàáëèöû (Show Table) âûäåëèòå ñòðîêó Ñïèñîê. 4. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Äîáàâèòü (Add) äîáàâüòå âûáðàííóþ òàáëèöó â âåðõíþþ îáëàñòü êîíñòðóêòîðà çàïðîñà. 5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàêðûòü (Close) çàêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî Äîáàâëåíèå òàáëèöû (Show Table). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Âî âðåìÿ ðàáîòû ñ êîíñòðóêòîðîì çàïðîñîâ íà ëåíòå ïîÿâëÿåòñÿ íîâàÿ âêëàäêà Êîíñòðóêòîð (Design) ñ êîíòåêñòíûìè èíñòðóìåíòàì äëÿ ðàáîòû ñ çàïðîñàìè, ïðåäñòàâëåííàÿ íà ðèñ. 17.13. Ùåëêíóâ íà êíîïêå â ãðóïïå Òèï çàïðîñà (Query Type), âû ìîæåòå âûáðàòü ñîîòâåòñòâóþùèé òèï çàïðîñà. Îïèñàíèå âñåõ âîçìîæíûõ âàðèàíòîâ çàïðîñîâ, ïðåäëàãàåìûõ ïðîãðàììîé Access, ïðèâåäåíî â òàáë. 17.2.

Ðèñ. 17.13. Èíñòðóìåíòû âêëàäêè Êîíñòðóêòîð

6. Íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design) â ãðóïïå Òèï çàïðîñà (Query Type) ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáíîâëåíèå (Update). Ñòðóêòóðà áëàíêà çàïðîñà èçìåíèòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ òèïîì çàïðîñà.  áëàíêå âûáðàííîãî âàðèàíòà çàïðîñà íà îáíîâëåíèå ïîÿâèòñÿ ïîëå Îáíîâëåíèå (Update To), â êîòîðîå íóæíî ââåñòè íîâîå çíà÷åíèå ïîëÿ. ×òîáû èçìåíèòü ìåñÿö äàòû ñ ôåâðàëÿ íà ìàðò, äîñòàòî÷íî ïðèáàâèòü ê äàòå 28 äíåé.

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

408 Òàáëèöà 17.2. Âàðèàíòû çàïðîñîâ Òèï

Îïèñàíèå

Âûáîðêà (Select)

Âûáîðêà äàííûõ â òàáëèöó ðåçóëüòàòà çàïðîñà íà îñíîâå óêàçàííûõ óñëîâèé îòáîðà

Ñîçäàíèå òàáëèöû (Make Table)

Ñîçäàíèå íîâîé òàáëèöû â òåêóùåé èëè â äðóãîé áàçå äàííûõ íà îñíîâå èíôîðìàöèè èç èìåþùèõñÿ òàáëèö

Äîáàâëåíèå (Append)

Äîáàâëåíèå íàáîðà çàïèñåé â òàáëèöó

Îáíîâëåíèå (Update)

Îáíîâëåíèå äàííûõ òàáëèöû

Ïåðåêðåñòíûé (Crosstab)

Ðåçóëüòàò çàïðîñà âûâîäèò ñòàòèñòè÷åñêèå çíà÷åíèÿ (ñóììó, êîëè÷åñòâî èëè ñðåäíåå) äëÿ îäíîãî èç ïîëåé òàáëèöû â çàâèñèìîñòè îò äâóõ ïàðàìåòðîâ äðóãèõ ïîëåé òàáëèöû, çàäàþùèõ çàãîëîâêè ñòðîê è ñòîëáöîâ ðåçóëüòàòà ïåðåêðåñòíîãî çàïðîñà

Óäàëåíèå (Delete)

Óäàëåíèå çàïèñåé òàáëèöû â ñîîòâåòñòâèè ñ óêàçàííûì êðèòåðèåì

7. Ïåðåòàùèòå â áëàíê çàïðîñà ïîëå Äàòà, çíà÷åíèå êîòîðîãî íóæíî îáíîâëÿòü (ðèñ. 17.14).

Ðèñ. 17.14. Çàïðîñ íà îáíîâëåíèå

Ôèëüòðû

409

8. Ââåäèòå â ÿ÷åéêó Îáíîâëåíèå (Update To) ôîðìóëó [Äàòà]+28. ÑÎÂÅÒ Íàçâàíèå ïîëÿ, çàêëþ÷åííîå â êâàäðàòíûå ñêîáêè, ÿâëÿåòñÿ ññûëêîé íà çíà÷åíèå ïîëÿ. ×òîáû ñîñëàòüñÿ íà ïîëå äðóãîé òàáëèöû, íóæíî â íà÷àëå óêàçàòü èìÿ òàáëèöû, à çàòåì èìÿ ïîëÿ (îáà èìåíè â êâàäðàòíûõ ñêîáêàõ) è ðàçäåëèòü èõ âîñêëèöàòåëüíûì çíàêîì, íàïðèìåð: [Êîíòàêò]![Ôàìèëèÿ].

9. ×òîáû îáíîâëÿëèñü òîëüêî äàòû, îòíîñÿùèåñÿ ê ôåâðàëþ 2007 ãîäà, ââåäèòå â ÿ÷åéêó Óñëîâèå îòáîðà (Criteria) ñëåäóþùóþ ôîðìóëó (ýòà ôîðìóëà ïîäðîáíî îáñóæäàëàñü â òðåòüåì óïðàæíåíèè ýòîãî çàíÿòèÿ): Between DateValue ("1.02.2007") And DateValue ("28.02.2007")

10. Çàêðîéòå çàïðîñ, ñîõðàíèâ åãî ïîä èìåíåì Îáíîâëåíèå. 11.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ äâîéíûì ùåë÷êîì íà ñòðîêå Ñïèñîê îòêðîéòå ýòó òàáëèöó.  íåé åñòü âîñåìü çàïèñåé, îòíîñÿùèåñÿ ê ôåâðàëþ 2007 ãîäà. ÂÍÈÌÀÍÈÅ Çàïðîñû äåéñòâèÿ ìîãóò âûïîëíÿòü øèðîêîìàñøòàáíûå èçìåíåíèÿ äàííûõ, êîòîðûå îòìåíèòü óæå íåâîçìîæíî. Áóäüòå âíèìàòåëüíû. Ïåðåä çàïóñêîì òàêèõ çàïðîñîâ ïîëåçíî ñäåëàòü ðåçåðâíóþ êîïèþ áàçû äàííûõ, ÷òîáû èìåòü âîçìîæíîñòü âîçâðàòèòüñÿ ê èñõîäíîìó ñîñòîÿíèþ òàáëèö. Çíà÷êè çàïðîñîâ äåéñòâèÿ ñíàáæåíû âîñêëèöàòåëüíûì çíàêîì, ïðåäóïðåæäàþùèì îá èõ îñîáîé ðîëè.

12. Äâàæäû ùåëêíèòå íà çíà÷êå Îáíîâëåíèå. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes) â îòâåò íà çàïðîñ î íåîáõîäèìîñòè çàïóñêà çàïðîñà äåéñòâèÿ. Access ñîîáùèò îá îáíàðóæåíèè âîñüìè çàïèñåé, óäîâëåòâîðÿþùèõ óñëîâèþ îòáîðà, è ïîïðîñèò ïîäòâåðäèòü íåîáõîäèìîñòü èõ èçìåíåíèÿ. 14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes) è èçó÷èòå èçìåíåíèÿ, ïðîèçîøåäøèå ñ äàííûìè òàáëèöû Ñïèñîê.

Ôèëüòðû Ôèëüòðû, êàê è çàïðîñû, ïðåäíàçíà÷åíû äëÿ îòáîðà îïðåäåëåííûõ çàïèñåé áàçû äàííûõ. Îäíàêî â îòëè÷èå îò çàïðîñà ôèëüòð ñîõðàíÿåòñÿ âìåñòå ñ òàáëèöåé è íå ìîæåò èñïîëüçîâàòüñÿ ñ äðóãèìè îáúåêòàìè, åñëè îí íå áûë çàïèñàí â âèäå çàïðîñà.

Óïðàæíåíèå 6. Óñòàíîâêà ôèëüòðà Óñòàíîâêà ôèëüòðà — ïðîñòåéøèé ñïîñîá îòáîðà ÷àñòè çàïèñåé â òàáëèöå, çàïðîñå èëè ôîðìå.  ýòîì óïðàæíåíèè ñ ïîìîùüþ ôèëüòðà áóäåò âûäåëåíî íåñêîëüêî çàïèñåé òàáëèöû Êîíòàêò. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå äâàæäû íà çíà÷êå Êîíòàêò (ðèñ. 17.15). 2.  ñòîëáöå Ôàìèëèÿ ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå ñ ôàìèëèåé Ïåòðîâ. 3. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ãëàâíàÿ (Home).  ãðóïïå Ñîðòèðîâêà è ôèëüòð (Sort & Filter) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûäåëåíèå (Selection) è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ

410

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

ñïèñêå êîìàíäó Ðàâíî "Ïåòðîâ" (Equals "Ïåòðîâ").  ðåçóëüòàòå âèäèìûìè îñòàíóòñÿ òîëüêî òå çàïèñè, â ïîëå Ôàìèëèÿ êîòîðûõ ïðèñóòñòâóåò çíà÷åíèå Ïåòðîâ.

Ðèñ. 17.15. Ôèëüòðàöèÿ çàïèñåé

4. ×òîáû îòìåíèòü äåéñòâèå ôèëüòðà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðèìåíèòü ôèëüòð (Toggle Filter). ÑÎÂÅÒ Access çàïîìèíàåò ïîñëåäíèé ïðèìåíÿâøèéñÿ ôèëüòð. Åãî ìîæíî ñíîâà íàçíà÷èòü ïîâòîðíûì ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïðèìåíèòü ôèëüòð (Toggle Filter).

Ôèëüòð ìîæåò áûòü è áîëåå ñëîæíûì. Íàïðèìåð, ìîæíî îñòàâèòü âñå çàïèñè ñ ôàìèëèåé Ïåòðîâ, èìåþùèå íåïóñòîå ïîëå íîìåðà òåëåôîíà. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) è âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå êîìàíäó Ðàñøèðåííûé ôèëüòð (Advanced Filter/Sort). Îòêðîåòñÿ îêíî, ïîõîæåå íà îêíî êîíñòðóêòîðà çàïðîñà (ðèñ. 17.16). Êðèòåðèé ðàâåíñòâà ïîëÿ Ôàìèëèÿ çíà÷åíèþ Ïåòðîâ óæå áóäåò ïðèñóòñòâîâàòü â áëàíêå ôèëüòðà.

Ôèëüòðû

411

Ðèñ. 17.16. Îêíî ðàñøèðåííîãî ôèëüòðà

6. Ïåðåòàùèòå ïîëå Ðàáî÷èé òåëåôîí âî âòîðîé ñòîëáåö áëàíêà. 7.  ÿ÷åéêó Óñëîâèå îòáîðà (Criteria) ââåäèòå ôîðìóëó Null. Çíà÷åíèå ëþáîãî ïóñòîãî ïîëÿ ðàâíî âåëè÷èíå Null. Óñëîâèå Null ïîçâîëÿåò ïðîâåðèòü ïîëå íà íåðàâåíñòâî âåëè÷èíå Null, òî åñòü îòáèðàåò âñå íåïóñòûå ïîëÿ. 8. Âûáåðèòå êîìàíäó Ïðèìåíèòü ôèëüòð (Toggle Filter). Íàñòðîåííûé ôèëüòð áóäåò ïðèìåíåí ê òàáëèöå Êîíòàêò.  ðåçóëüòàòå â íåé îñòàíóòñÿ òîëüêî äâå çàïèñè. 9. Ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Äîïîëíèòåëüíî4Î÷èñòèòü âñå ôèëüòðû (Advanced4Clear All Filters) îòìåíèòå ôèëüòðàöèþ.

Óïðàæíåíèå 7. Ïðåîáðàçîâàíèå ôèëüòðà â çàïðîñ Ê ñîæàëåíèþ, íàçíà÷åíèå íîâîãî ôèëüòðà àâòîìàòè÷åñêè óäàëÿåò âñå ïðåäûäóùèå ôèëüòðû, êîòîðûå óæå íåâîçìîæíî ïðèìåíèòü ïîâòîðíî. Åñëè ôèëüòð äîñòàòî÷íî ñëîæíûé, åãî ìíîãîêðàòíàÿ íàñòðîéêà ìîæåò îòíèìàòü ìíîãî âðåìåíè, è âàì, âåðîÿòíî, çàõî÷åòñÿ ñîõðàíèòü ðåçóëüòàò òèòàíè÷åñêîãî òðóäà. Access ïðåäëàãàåò

412

Çàíÿòèå 17. Âûáîðêà äàííûõ

ïðîñòîé ñïîñîá ñîõðàíåíèÿ ôèëüòðîâ. Òàê êàê îêíî ôèëüòðà ïîäîáíî êîíñòðóêòîðó çàïðîñà, áûëî áû ëîãè÷íî çàïèñàòü ôèëüòð â âèäå çàïðîñà ñ òåìè æå óñëîâèÿìè îòáîðà. ×òîáû ïðåâðàòèòü ôèëüòð â çàïðîñ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Êîìàíäîé Äîïîëíèòåëüíî4Ðàñøèðåííûé ôèëüòð (Advanced4Advanced Filter/Sort) àêòèâèçèðóéòå îêíî ñëîæíîãî ôèëüòðà, ñîçäàííîãî â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save), ðàñïîëîæåííîé íà ïàíåëè áûñòðîãî äîñòóïà. 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå èìÿ Ôèëüòð è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 4. Çàêðîéòå îêíî ôèëüòðà. 5.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ â ãðóïïå Êîíòàêò ïîÿâèëñÿ íîâûé çàïðîñ ñ íàçâàíèåì Ôèëüòð. Äâàæäû ùåëêíèòå íà ñòðîêå ýòîãî çàïðîñà. Îòêðîåòñÿ îêíî ðåçóëüòàòà âûïîëíåíèÿ çàïðîñà, çàïèñè êîòîðîãî áóäóò ïîâòîðÿòü çàïèñè ôèëüòðîâàííîé òàáëèöû Êîíòàêò. Ýòèì çàïðîñîì ìîæíî ïîëüçîâàòüñÿ êîãäà óãîäíî, âûâîäÿ íà ýêðàí çàïèñè, îòîáðàííûå ïî ñîîòâåòñòâóþùèì êðèòåðèÿì. Áîëåå òîãî, ëþáîé çàïðîñ ìîæíî ïðåâðàòèòü â ôèëüòð. Ýòî äåëàåòñÿ ñëåäóþùèì îáðàçîì. 6. Ùåë÷êîì àêòèâèçèðóéòå îêíî òàáëèöû Êîíòàêò (åñëè òàáëèöà çàêðûòà, îòêðîéòå åå). 7. ×òîáû íàçíà÷èòü íîâûé ôèëüòð (è ñòåðåòü ïðåäûäóùèé), ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå ñ ôàìèëèåé Ïåòðîâ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Íå ðàâíî "Ïåòðîâ" (Does Not Equal "Ïåòðîâ").  òàáëèöå îñòàíóòñÿ òîëüêî òå çàïèñè, â ïîëå Ôàìèëèÿ êîòîðûõ íåò ñëîâà Ïåòðîâ. 8. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïðèìåíèòü ôèëüòð (Toggle Filter) îòìåíèòå ôèëüòðàöèþ äàííûõ. Òåïåðü äàâàéòå âåðíåì ïðåæíèé ñëîæíûé ôèëüòð. 9. Âûáåðèòå êîìàíäó Äîïîëíèòåëüíî4Ðàñøèðåííûé ôèëüòð (Advanced4Advanced Filter/Sort). 10. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè â âåðõíåé ÷àñòè êîíñòðóêòîðà ôèëüòðà è âûáåðèòå êîìàíäó Çàãðóçèòü èç çàïðîñà (Load from Query). 11.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âûäåëèòå çàïðîñ Ôèëüòð è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ñòàðûå óñëîâèÿ ôèëüòðàöèè ïîÿâÿòñÿ â áëàíêå îêíà ôèëüòðà. Ïîñëå ýòîãî äëÿ ïðèìåíåíèÿ ñîõðàíåííîãî ôèëüòðà äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà êíîïêå Ïðèìåíèòü ôèëüòð (Toggle Filter).

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Ñ ïîìîùüþ êîíòðîëüíîãî óïðàæíåíèÿ çàêðåïèòå çíàíèÿ î çàïðîñàõ è ôèëüòðàõ, âûïîëíèâ ñàìîñòîÿòåëüíî ïðèâåäåííûå íèæå îïåðàöèè è îòâåòèâ íà ïðåäëîæåííûå âîïðîñû. 1. Çàïóñòèòå ìàñòåð çàïðîñîâ. 2. Äîáàâüòå â çàïðîñ ïîëÿ Ôàìèëèÿ è Àäðåñ òàáëèöû Êîíòàêò, à çàòåì ïîëÿ Äàòà è Îïèñàíèå òàáëèöû Ñïèñîê.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

413

3. Íàñòðîéòå èòîãîâûé çàïðîñ, ïîäñ÷èòûâàþùèé êîëè÷åñòâî çàïèñåé. Êàê ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà ñîçäàòü èòîãîâûé çàïðîñ? 4. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì êîíñòðóêòîðà. 5. Ñêðîéòå òðåòüå è ÷åòâåðòîå ïîëÿ çàïðîñà. 6. Çàêðîéòå çàïðîñ, ñîõðàíèâ åãî ïîä èìåíåì Êîëè÷åñòâî çàïèñåé. 7. Îòêðîéòå òàáëèöó Ñïèñîê. 8. Âêëþ÷èòå ôèëüòð, îñòàâëÿþùèé òîëüêî çàïèñè, îòíîñÿùèåñÿ ê ôàìèëèè Âëàäèìèðîâ. 9. Îòêðîéòå îêíî ñëîæíîãî ôèëüòðà. 10. Èçìåíèòå óñëîâèå ôèëüòðàöèè òàê, ÷òîáû îñòàâàëèñü òàêæå çàïèñè, êàñàþùèåñÿ Ïåòðîâà. Êàêîå óñëîâèå îòáîðà íåîáõîäèìî äîáàâèòü? 11. Íàçíà÷üòå îáíîâëåííûé ôèëüòð. 12. Ñîõðàíèòå íàñòðîåííûé ôèëüòð â âèäå çàïðîñà. 13. Îòêðîéòå çàïðîñ Îáíîâëåíèå â êîíñòðóêòîðå çàïðîñîâ. 14. Ïðîñìîòðèòå åãî â ðåæèìå SQL. Êàê âêëþ÷èòü ðåæèì ïðîñìîòðà SQL? 15. Çàêðîéòå áàçó äàííûõ.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè áûëè èçó÷åíû îáû÷íûå çàïðîñû, çàïðîñû äåéñòâèÿ è ôèëüòðû. Çàïðîñû è ôèëüòðû ïîçâîëÿþò ñîðòèðîâàòü äàííûå, âûáèðàòü èõ íà îñíîâå ââåäåííûõ óñëîâèé, îáíîâëÿòü è ñîçäàâàòü òàáëèöû. Ñëåäóþùåå çàíÿòèå ïîñâÿùåíî îïèñàíèþ ôîðì, ïðåäíàçíà÷åííûõ äëÿ ôîðìàòèðîâàííîãî ââîäà äàííûõ è èõ ïðîñìîòðà íà ýêðàíå, à òàêæå îò÷åòîâ, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ñîäåðæèìîå òàáëèö âûâîäèòñÿ íà ïðèíòåð.

Çàíÿòèå 18

Ôîðìû è îò÷åòû Òåìà çàíÿòèÿ Èíôîðìàöèÿ áàç äàííûõ õðàíèòñÿ â òàáëèöàõ, íî ñ íèìè íå î÷åíü óäîáíî ðàáîòàòü. Äëÿ ââîäà, ðåäàêòèðîâàíèÿ è ïå÷àòè èíôîðìàöèè ïðåäíàçíà÷àþòñÿ ôîðìû è îò÷åòû. Âû ïîçíàêîìèòåñü ñ íèìè íà ýòîì çàíÿòèè, â óïðàæíåíèÿõ êîòîðîãî ðàññìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå òåìû: n ìàñòåð ôîðì; n êîíñòðóêòîð ôîðì; n ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ; n çàãîëîâîê è ïðèìå÷àíèå ôîðìû; n ìàñòåð îò÷åòîâ; n êîíñòðóêòîð îò÷åòîâ; n ãðóïïèðîâêà è ñîðòèðîâêà; n ïå÷àòü äàííûõ.

Íà ýòîì çàíÿòèè áóäóò ðàññìîòðåíû äâà ñïîñîáà ñîçäàíèÿ ôîðì è îò÷åòîâ — ñ ïðèìåíåíèåì ìàñòåðà è êîíñòðóêòîðà. Ìàñòåð îáëåã÷àåò ðàáîòó ïîëüçîâàòåëÿ, ïîçâîëÿÿ áûñòðî ñîçäàâàòü ôîðìû è îò÷åòû ïðè íåäîñòàòêå âðåìåíè. Äëÿ óñòðàíåíèÿ íåäîñòàòêîâ ôîðì èëè îò÷åòîâ, ñîçäàííûõ ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà, íåîáõîäèìî âîñïîëüçîâàòüñÿ êîíñòðóêòîðîì, êîòîðûé ïîìèìî ðåäàêòèðîâàíèÿ ïîçâîëÿåò äîáàâëÿòü â ôîðìû è îò÷åòû ðàçëè÷íûå ïîëåçíûå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ.

Ôîðìà  òî âðåìÿ êàê òàáëèöû è çàïðîñû ïîçâîëÿþò îòîáðàçèòü íà ýêðàíå äëèííûå ñïèñêè çàïèñåé, ôîðìû äàþò âîçìîæíîñòü ñîñðåäîòî÷èòüñÿ íà êîíêðåòíîé çàïèñè. Îíè îáëåã÷àþò ââîä, ðåäàêòèðîâàíèå è âîñïðèÿòèå èíôîðìàöèè, ìîãóò ñîäåðæàòü âñïîìîãàòåëüíûå ïîäïèñè è ýëåìåíòû îôîðìëåíèÿ.

Ôîðìà

415

Óïðàæíåíèå 1. Ìàñòåð ôîðì Ìàñòåð ôîðì ïîçâîëÿåò ñáåðå÷ü âðåìÿ è áûñòðî ñêîíñòðóèðîâàòü ïðèâëåêàòåëüíóþ ôîðìó äëÿ çàïèñåé ëþáîé òàáëèöû. 1. Ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Office4Îòêðûòü (Office4Open) îòêðîéòå áàçó äàííûõ Êîíòàêòû, ñîçäàííóþ íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè. 2. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create). 3.  ãðóïïå Ôîðìû (Forms) ùåëêíèòå íà êíîïêå Äðóãèå ôîðìû (More Forms) è â ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå êîìàíäó Ìàñòåð ôîðì (Form Wizard). 4.  ñïèñêå Òàáëèöû è çàïðîñû (Tables/Queries) ïåðâîãî îêíà ìàñòåðà (ðèñ. 18.1) âûáåðèòå ïóíêò Òàáëèöà: Êîíòàêò (Table: Êîíòàêò).

Ðèñ. 18.1. Ìàñòåð ôîðì

5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå >>, ÷òîáû äîáàâèòü â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields) âñå ïîëÿ òàáëèöû. 6. Âûäåëèòå ïóíêò Êîä è ùåë÷êîì íà êíîïêå < óáåðèòå ýòî ïîëå îáðàòíî â ëåâûé ñïèñîê. Ñîäåðæèìîå ïîëÿ Êîä ãåíåðèðóåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè, à åãî çíà÷åíèå íåñóùåñòâåííî äëÿ ïîëüçîâàòåëÿ, ïîýòîìó íå ñëåäóåò âêëþ÷àòü ýòî ïîëå â ôîðìó. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 8.  ñëåäóþùåì äèàëîãîâîì îêíå âûáåðèòå äëÿ ôîðìû ñòèëü Âûðîâíåííûé (Justified) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 9.  ñïèñêå òðåòüåãî îêíà âûáåðèòå âàðèàíò îôîðìëåíèÿ Ïîòîê (Flow) èëè ëþáîé äðóãîé ïîíðàâèâøèéñÿ âàì ñòèëü è ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 10.  ïîñëåäíåì îêíå ìàñòåðà ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish), íå èçìåíÿÿ íèêàêèõ ïàðàìåòðîâ. Ìàñòåð ñãåíåðèðóåò ôîðìó è îòêðîåò åå â ðåæèìå ïðîñìîòðà äàííûõ.

416

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

Îêíî ôîðìû ñîäåðæèò íàçâàíèÿ è îáëàñòè îòîáðàæåíèÿ äëÿ âñåõ ïîëåé òàáëèöû, âûáðàííûõ â ïåðâîì îêíå ìàñòåðà.  íèæíåé ÷àñòè ôîðìû ðàñïîëîæåíû êíîïêè ïåðåìåùåíèÿ ïî çàïèñÿì, àíàëîãè÷íûå êíîïêàì îêíà òàáëèöû (ðèñ. 18.2).

Ðèñ. 18.2. Ôîðìà äëÿ òàáëèöû Êîíòàêò

11. Ùåëêíèòå íåñêîëüêî ðàç íà êíîïêå Ñëåäóþùàÿ çàïèñü (Next record), ÷òîáû äîáðàòüñÿ äî èíôîðìàöèè î Ãðèãîðèè Ïåòðîâå.  ýòîé çàïèñè îòñóòñòâóþò àäðåñ, íàçâàíèå ôèðìû è òåëåôîí. 12. Ùåëêíèòå â ïîëå íèæå ïîäïèñè Àäðåñ è ââåäèòå àäðåñ Ãðèãîðèÿ Ïåòðîâà. 13. Àíàëîãè÷íûì ñïîñîáîì äîáàâüòå íàçâàíèå êîìïàíèè è òåëåôîí. 14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íîâàÿ (ïóñòàÿ) çàïèñü (New (blank) record) è äîáàâüòå èíôîðìàöèþ åùå îá îäíîì ÷åëîâåêå. Êàê âèäèòå, ôîðìà ïîçâîëÿåò ïðîñìàòðèâàòü è ðåäàêòèðîâàòü ëþáóþ çàïèñü, à òàêæå äîáàâëÿòü íîâûå çàïèñè. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  Access 2007 ìîæíî ñîçäàòü ôîðìó îäíèì ùåë÷êîì ìûøè.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ äîñòàòî÷íî âûáðàòü òàáëèöó èëè çàïðîñ ñ äàííûìè, êîòîðûå äîëæíû îòîáðàæàòüñÿ â ôîðìå, à çàòåì ùåëêíóòü íà êíîïêå Ôîðìà (Form) â îäíîèìåííîé ãðóïïå âêëàäêè Ñîçäàíèå (Create).  ýòîì ñëó÷àå âñå ïîëÿ áàçîâîãî èñòî÷íèêà äàííûõ ðàçìåñòÿòñÿ â ôîðìå. Ìîæíî ñðàçó æå íà÷àòü èñïîëüçîâàíèå íîâîé ôîðìû ëèáî ïðè íåîáõîäèìîñòè èçìåíèòü åå â ðåæèìå ìàêåòà èëè êîíñòðóêòîðà.

Ôîðìà

417

Óïðàæíåíèå 2. Êîíñòðóêòîð ôîðì Íåäîñòàòêîì ôîðì, ñîçäàâàåìûõ ìàñòåðîì, ÿâëÿåòñÿ òî, ÷òî îíè îäíîîáðàçíû è íå ñîäåðæàò ïîÿñíèòåëüíûõ íàäïèñåé. ×òîáû ïðèóêðàñèòü ôîðìó è ðàñïîëîæèòü ïîëÿ áîëåå óäîáíûì îáðàçîì, ñëåäóåò âîñïîëüçîâàòüñÿ êîíñòðóêòîðîì ôîðì, êîòîðûé ïîçâîëÿåò ïåðåäâèãàòü è ìàñøòàáèðîâàòü ýëåìåíòû ôîðìû, ñâÿçûâàòü èõ ñ èñòî÷íèêîì äàííûõ è íàñòðàèâàòü ëþáûå äðóãèå ïàðàìåòðû ôîðìû. Äàâàéòå ñîçäàäèì ñ ïîìîùüþ êîíñòðóêòîðà ôîðìó äëÿ òàáëèöû Ñïèñîê. 1. Íà âêëàäêå Ñîçäàíèå (Create) â ãðóïïå Ôîðìû (Forms) ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíñòðóêòîð ôîðì (Form Design).  îòêðûâøåìñÿ îêíå êîíñòðóêòîðà ïðèñóòñòâóþò ïóñòàÿ ôîðìà ñ ðàçìåòî÷íîé ñåòêîé, à òàêæå âåðòèêàëüíàÿ è ãîðèçîíòàëüíàÿ ëèíåéêè, ïîìîãàþùèå ïîçèöèîíèðîâàòü îáúåêòû (ðèñ. 18.3).  ïðàâîé ÷àñòè îêíà Access èìååòñÿ îáëàñòü çàäà÷ Ñïèñîê ïîëåé (Fields List), ïîìîãàþùàÿ äîáàâëÿòü â ôîðìó ïîëÿ. Âñå íåîáõîäèìûå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ðàñïîëîæåíû â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ êîíñòðóêòîðà ôîðì.

Ðèñ. 18.3. Êîíñòðóêòîð ôîðì

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

418

2.  îáëàñòè Ñïèñîê ïîëåé (Fields List) ùåëêíèòå ðÿäîì ñî ñòðîêîé Ñïèñîê íà çíà÷êå «ïëþñ». Äîáàâèì â ôîðìó òðè îáëàñòè ââîäà äëÿ òðåõ ïîëåé òàáëèöû Ñïèñîê. 3. Íàâåäèòå óêàçàòåëü íà ïóíêò Äàòà, íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå ýòîò ïóíêò â îáëàñòü ôîðìû. Access ñîçäàñò ýëåìåíò óïðàâëåíèÿ òèïà ïîëå, à òàêæå ïîäïèñü. 4. Ïðîäåëàéòå àíàëîãè÷íóþ îïåðàöèþ äëÿ ïóíêòîâ Îïèñàíèå è Êîíòàêò, ðàñïîëîæèâ ïîëÿ ïðèìåðíî òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.4. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Èñïîëüçîâàíèå îáëàñòè Ñïèñîê ïîëåé (Fields List) — ýòî ïðîñòåéøèé ñïîñîá äîáàâèòü ïîëÿ â ôîðìó èëè îò÷åò. Äëÿ åãî îòîáðàæåíèÿ èëè ñêðûòèÿ íåîáõîäèìî ùåëêíóòü íà êíîïêå Äîáàâèòü ïîëÿ (Add Existing Fields), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ñåðâèñ (Tools) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design), èëè íàæàòü êëàâèøè Alt+F8.

Ðèñ. 18.4. Äîáàâëåíèå ïîëåé

Ëþáîé îáúåêò ôîðìû ìîæíî âûäåëèòü ùåë÷êîì ìûøè, ïðè ýòîì âîêðóã íåãî ïîÿâëÿåòñÿ ãàáàðèòíàÿ ðàìêà ñ áîêîâûìè è óãëîâûìè ìàðêåðàìè ìàñøòàáè-

Ôîðìà

419

ðîâàíèÿ îáúåêòà.  ëåâîì âåðõíåì óãëó îáúåêòà ïîÿâëÿåòñÿ áîëüøîé êâàäðàòíûé ìàðêåð, «óõâàòèâøèñü» çà êîòîðûé ìûøüþ ìîæíî ïåðåòàñêèâàòü îáúåêò â ïðåäåëàõ ôîðìû. 5. Ùåë÷êîì âûäåëèòå ïîäïèñü Îïèñàíèå. Çàòåì åùå ðàç ùåëêíèòå íà íåé, ÷òîáû ïåðåéòè â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ. Çàìåíèòå èìåþùèéñÿ òåêñò íà Îïèñàíèå êîíòàêòà. 6. Çàõâàòèòå ïðàâûé áîêîâîé ìàðêåð ïîëÿ Îïèñàíèå ìûøüþ è ðàñòÿíèòå ðàìêó ïîëÿ äî ïðàâîãî êðàÿ ôîðìû. 7. Ïðè íåîáõîäèìîñòè ïîäâèãàéòå ïîëå Îïèñàíèå, «óõâàòèâøèñü» çà ìàðêåð ïåðåìåùåíèÿ ìûøüþ. ÑÎÂÅÒ ×òîáû îäíîâðåìåííî ïåðåìåñòèòü ïîëå âìåñòå ñ åãî ïîäïèñüþ, òàùèòå îáúåêò íå çà ìàðêåð ïåðåìåùåíèÿ, à çà òåëî ïîäïèñè.

8. Ïîâòîðèòå øàãè 5–7 äëÿ âñåõ òðåõ ïîëåé. Ðàçìåñòèòå èõ è íàñòðîéòå ïîäïèñè â ñîîòâåòñòâèè ñ ðèñ. 18.5.

Ðèñ. 18.5. Ãîòîâàÿ ôîðìà

9. ×òîáû îôîðìèòü íîâóþ ôîðìó â ñîîòâåòñòâèå ñ ôîðìàòîì ôîðìû, ñîçäàííîé â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Óïîðÿäî÷èòü (Arrange) è â îäíîèìåííîé ãðóïïå ùåëêíèòå íà êíîïêå Àâòîôîðìàò (AutoFormat). 10. Âûáåðèòå â îòêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè ýëåìåíò Ïîòîê (Flow). Access ïðèâåäåò ôîí ôîðìû, îôîðìëåíèå, öâåò è øðèôò ïîëåé â ñîîòâåòñòâèå ñ âûáðàííûì øàáëîíîì. 11. Ùåë÷êîì íà âåðõíåé ÷àñòè êíîïêè Ðåæèì (View) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) ïåðåéäèòå â ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ äàííûõ.  ôîðìó áóäåò âûâåäåíî ñîäåðæèìîå ïåðâîé çàïèñè òàáëèöû Ñïèñîê. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ïîëå ñ ïîäïèñüþ Ôàìèëèÿ èìååò òàêîé æå ñïèñîê ïîäñòàíîâêè, êîòîðûé áûë íàñòðîåí äëÿ ïîëÿ Êîíòàêò òàáëèöû Ñïèñîê íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè. Ñòðóêòóðà ñïèñêà ïîäñòàíîâêè áûëà ïåðåíåñåíà â ôîðìó â ïðîöåññå ïåðåòàñêèâàíèÿ ïîëÿ íà øàãå 4. 12. Çàêðîéòå îêíî ôîðìû. 13.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå â êà÷åñòâå èìåíè íîâîé ôîðìû ñëîâî Ñïèñîê è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ðåçóëüòàòå ôîðìà Ñïèñîê ïîÿâèòñÿ â îáëàñòè ïåðåõîäîâ.

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

420

Óïðàæíåíèå 3. Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ Ïðè îòêðûòèè êîíñòðóêòîðà ôîðì íà ëåíòå ïîÿâëÿþòñÿ äâå âêëàäêè ãðóïïû êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòîâ êîíñòðóêòîðà ôîðì (ñì. ðèñ. 18.3). Ñ ïîìîùüþ âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) â ôîðìó ìîæíî äîáàâëÿòü ðàçëè÷íûå îáúåêòû, ïåðå÷èñëåííûå â òàáë. 18.1. Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ôîðì è îò÷åòîâ ñõîäíû ìåæäó ñîáîé, ïîýòîìó òàêèå æå ýëåìåíòû èìåþòñÿ è â êîíñòðóêòîðå îò÷åòîâ, î êîòîðîì ìû ïîãîâîðèì íà ýòîì çàíÿòèè ïîçæå, à âñå îïåðàöèè, ðàññìàòðèâàåìûå â ýòîì è ñëåäóþùåì óïðàæíåíèÿõ, îäèíàêîâî ïðèìåíèìû êàê ê ôîðìàì, òàê è ê îò÷åòàì. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè â ôîðìó áûëî äîáàâëåíî øåñòü ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ: äâà ïîëÿ ââîäà (Äàòà è Îïèñàíèå), îäíî ïîëå ñî ñïèñêîì Êîíòàêò è òðè íàäïèñè, ïî îäíîé ðÿäîì ñ êàæäûì ïîëåì. Òàáëèöà 18.1. Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ôîðì è îò÷åòîâ Çíà÷îê

Íàçâàíèå

Íàçíà÷åíèå

Íàäïèñü (Label)

Íàäïèñè ñîçäàþòñÿ àâòîìàòè÷åñêè âìåñòå ñ ýëåìåíòàìè òèïà òåêñòîâîå ïîëå, ïîëå ñî ñïèñêîì è ò. ï. Îíè ðàçúÿñíÿþò ñìûñë ïîëÿ. Äîïîëíèòåëüíûå íàäïèñè ìîãóò èñïîëüçîâàòüñÿ äëÿ çàãîëîâêîâ è ïîÿñíåíèé

Ïîëå (Text Box)

Ïîëå ñëóæèò äëÿ ââîäà è îòîáðàæåíèÿ èíôîðìàöèè ïîëåé òàáëèö è çàïðîñîâ, à òàêæå äëÿ âûâîäà ðåçóëüòàòîâ âû÷èñëåíèé

Ãðóïïà ïåðåêëþ÷àòåëåé (Option Group)

Ãðóïïà ïåðåêëþ÷àòåëåé ññûëàåòñÿ íà íåêîòîðîå ïîëå òàáëèöû. Êàæäûé ïåðåêëþ÷àòåëü ãðóïïû ñîîòâåòñòâóåò îïðåäåëåííîìó öåëî÷èñëåííîìó çíà÷åíèþ ýòîãî ïîëÿ

Âûêëþ÷àòåëü (Toggle Button)

Âûêëþ÷àòåëü ïîçâîëÿåò ââîäèòü èíôîðìàöèþ òèïà äà/íåò. Âåëè÷èíå «äà», èëè «èñòèíà», ñîîòâåòñòâóåò óòîïëåííîå ïîëîæåíèå âûêëþ÷àòåëÿ

Ïåðåêëþ÷àòåëü (Option Button)

Ýëåìåíò ãðóïïû ïåðåêëþ÷àòåëåé, â êîòîðîé ìîæåò áûòü óñòàíîâëåí òîëüêî îäèí èç íèõ

Ôëàæîê (Check Box)

Ôëàæîê, êàê è âûêëþ÷àòåëü, ïðåäíàçíà÷åí äëÿ ïðåäñòàâëåíèÿ ïîëåé òèïà äà/íåò. Óñòàíîâëåííûé ôëàæîê ñîîòâåòñòâóåò âåëè÷èíå «äà», ñáðîøåííûé — «íåò»

Ïîëå ñî ñïèñêîì (Combo Box)

Ïîëå ñî ñïèñêîì ïîääåðæèâàåò êàê íåïîñðåäñòâåííûé ââîä çíà÷åíèé â ïîëå, òàê è åãî âûáîð â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ïðåäîïðåäåëåííûõ çíà÷åíèé

Ñïèñîê (List Box)

Ñïèñîê ïîçâîëÿåò âûáèðàòü òîëüêî òå çíà÷åíèÿ, êîòîðûå â íåì ïåðå÷èñëåíû, è íå ðàçðåøàåò íåïîñðåäñòâåííûé ââîä çíà÷åíèé

Êíîïêà (Command Button)

Ùåë÷îê íà êíîïêå âåäåò ê âûïîëíåíèþ êîìàíäû, ñ ïîìîùüþ êîòîðîé ìîæíî ïåðåéòè â äðóãóþ ôîðìó, ïåðåìåñòèòüñÿ ê äðóãîé çàïèñè è ò. ä.

Ðèñóíîê (Image)

Ðèñóíîê ëþáîãî ãðàôè÷åñêîãî ôîðìàòà ñ ðàìêîé

Ñâîáîäíàÿ ðàìêà îáúåêòà (Unbound Object Frame)

Îáúåêò OLE, íå ñâÿçàííûé íè ñ êàêèì èñòî÷íèêîì äàííûõ

Ôîðìà Çíà÷îê

421 Íàçâàíèå

Íàçíà÷åíèå

Ïðèñîåäèíåííàÿ ðàìêà îáúåêòà (Bound Object Frame)

Îáúåêò OLE, ñâÿçàííûé ñ ïîëåì äàííûõ òàáëèöû èëè çàïðîñà

Ðàçðûâ ñòðàíèöû (Page Break)

Ëèíèÿ, ïî êîòîðîé ôîðìèðóåòñÿ ïåðåâîä ñòðàíèöû ïðè âûâîäå ôîðìû èëè îò÷åòà íà ïðèíòåð

Âêëàäêà (Tab Control)

Âêëàäêè ïîçâîëÿþò ðàçìåñòèòü íà îäíîì è òîì æå ïðîñòðàíñòâå ýêðàíà íåñêîëüêî ãðóïï ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ. Âêëàäêè ìîãóò áûòü ïîëåçíû â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ ëåãêî ðàçäåëÿþòñÿ íà ëîãè÷åñêèå ãðóïïû

Ïîä÷èíåííàÿ ôîðìà/îò÷åò (Subform/Subreport)

Ýòîò ýëåìåíò óïðàâëåíèÿ ïîçâîëÿåò âñòàâèòü â ôîðìó (èëè îò÷åò) îáëàñòü ñ äðóãîé ôîðìîé (èëè îò÷åòîì), ñâÿçàííîé ñ ãëàâíîé

Ëèíèÿ (Line)

Ïðÿìàÿ ëèíèÿ

Ïðÿìîóãîëüíèê (Rectangle)

Ïðîçðà÷íûé èëè íåïðîçðà÷íûé ïðÿìîóãîëüíèê ñ öâåòíîé ãðàíèöåé ëþáîé òîëùèíû

Äèàãðàììà

Äèàãðàììà, ïîñòðîåííàÿ íà îñíîâå äàííûõ âûáðàííûõ òàáëèö è (èëè) çàïðîñîâ

Ãèïåðññûëêà

Ýòîò ýëåìåíò óïðàâëåíèÿ ïîçâîëÿåò âñòàâèòü â ôîðìó ññûëêó íà âåá-ñòðàíèöó, ðèñóíîê, àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû èëè ïðîãðàììó

Âëîæåíèå

Ïðåæäå ÷åì ïûòàòüñÿ âêëþ÷èòü â ôîðìó âëîæåíèå, ñëåäóåò óáåäèòüñÿ, ÷òî, ïî êðàéíåé ìåðå, â îäíîé òàáëèöå áàçû äàííûõ èìååòñÿ ïîëå âëîæåíèÿ

×òîáû ñ ïîìîùüþ ïàíåëè ýëåìåíòîâ äîáàâèòü â ôîðìó ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà ïðàâûé íèæíèé óãîë ôîðìû. 2. Ïåðåòàùèòå ýòîò óãîë âïðàâî âíèç, ÷òîáû íåìíîãî óâåëè÷èòü ôîðìó. 3. Äëÿ òîãî ÷òîáû âûäåëèòü âñå ýëåìåíòû ôîðìû, ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûäåëèòü âñå (Select All) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.6. 4. Íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è, íå îòïóñêàÿ åå, ñ ïîìîùüþ êëàâèø ñî ñòðåëêàìè ïåðåäâèíüòå ýëåìåíòû ôîðìû òàê, ÷òîáû îíè áûëè îòöåíòðèðîâàíû îòíîñèòåëüíî íîâûõ ãðàíèö ôîðìû. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïðÿìîóãîëüíèê (Rectangle) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design). 6. Ðàñòÿíèòå ìûøüþ äèàãîíàëü ïðÿìîóãîëüíèêà òàê, ÷òîáû îí îêðóæèë âñå ýëåìåíòû ôîðìû (ñì. ðèñ. 18.6). 7. Ùåëêíèòå íà ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè Öâåò ëèíèè (Line Color) â ýòîé æå ãðóïïå èíñòðóìåíòîâ è â ðàñêðûâøåéñÿ ïàëèòðå âûáåðèòå ñèíèé öâåò. 8.  ïàëèòðå êíîïêè Òîëùèíà ëèíèè (Line Thickness) âûáåðèòå òîëùèíó 4 ïóíêòà. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðèñóíîê (Image) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls). 10.  ëåâîì íèæíåì óãëó ôîðìû ðàñòÿíèòå ðàìêó ðèñóíêà.

422

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

Ðèñ. 18.6. Äîáàâëåíèå ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ â ôîðìó

11.  îòêðûâøåìñÿ îêíå âûáîðà ôàéëà íàéäèòå ïàïêó, â êîòîðóþ áûë óñòàíîâëåí ïàêåò Office 2007 (îáû÷íî îíà íàçûâàåòñÿ Microsoft Office), ðàñêðîéòå âëîæåííóþ â íåå ïàïêó Office12\BITMAPS\DBWIZ\, âûáåðèòå ôàéë ASSETS.GIF è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. (Âìåñòî ýòîãî ôàéëà ìîæåòå âñòàâèòü ëþáîé äðóãîé íå ñëèøêîì áîëüøîé ðèñóíîê.) Ïî óìîë÷àíèþ ðèñóíêè âñòàâëÿþòñÿ â ôîðìó â ðåæèìå óðåçàíèÿ ðèñóíêà ðàìêîé ýëåìåíòà. ×òîáû èçìåíèòü ðåæèì ðàçìåùåíèÿ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 12. Ùåëêíèòå íà ðèñóíêå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñâîéñòâà (Properties). Ñïðàâà îò îêíà êîíñòðóêòîðà ôîðì îòêðîåòñÿ îáëàñòü çàäà÷ Îêíî ñâîéñòâ (Property Sheet). 13.  ñïèñêå Óñòàíîâêà ðàçìåðîâ (Size Mode) âêëàäêè Ìàêåò (Format) îòêðûâøåãîñÿ îêíà ñâîéñòâ âûáåðèòå ïóíêò Âïèñàòü â ðàìêó (Stretch), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.7.  ðåçóëüòàòå ðèñóíîê áóäåò ðàñòÿãèâàòüñÿ è ñæèìàòüñÿ âìåñòå ñ ðàìêîé ýëåìåíòà, ïîäñòðàèâàÿñü ïîä åå ðàçìåðû.

Ôîðìà

423

Ðèñ. 18.7. Ñâîéñòâà ðèñóíêà

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ëþáîé ýëåìåíò ôîðìû èìååò êîíòåêñòíîå ìåíþ, â êîòîðîì åñòü êîìàíäà Ñâîéñòâà (Properties), îòêðûâàþùàÿ îêíî ñâîéñòâ. Âêëàäêà Ìàêåò (Format) ýòîãî îêíà ñîäåðæèò ïàðàìåòðû ôîðìàòèðîâàíèÿ îáúåêòà, âêëàäêà Äàííûå (Data) — îïèñàíèå èñòî÷íèêà äàííûõ, ðàçëè÷íûå îãðàíè÷åíèÿ è óñëîâèÿ, íàêëàäûâàåìûå íà äàííûå ïîëÿ. Âêëàäêà Ñîáûòèÿ (Event) ïîçâîëÿåò ïèñàòü ôóíêöèè îòêëèêà íà ðàçëè÷íûå ñîáûòèÿ (íàïðèìåð, íàâåäåíèå ìûøè íà îáúåêò). Ïàðàìåòðû, íå âîøåäøèå â ïåðâûå òðè ãðóïïû, ðàçìåùàþòñÿ íà âêëàäêå Äðóãèå (Other). Âêëàäêà Âñå (All) îáåñïå÷èâàåò îäíîâðåìåííûé äîñòóï êî âñåì ïàðàìåòðàì.

14. Çàêðîéòå îêíî ñâîéñòâ.

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

424

Óïðàæíåíèå 4. Çàãîëîâîê è ïðèìå÷àíèå Äî ñèõ ïîð âû èìåëè äåëî ñ ôîðìàìè, â êîòîðûõ îäíîâðåìåííî îòîáðàæàëàñü òîëüêî îäíà çàïèñü. Îäíàêî ïàðàìåòðû ôîðìû ìîæíî íàñòðîèòü òàê, ÷òîáû â åå îêíå äåìîíñòðèðîâàëñÿ äëèííûé ñïèñîê îäèíàêîâûõ ôîðì, ñîäåðæàùèõ äàííûå ðàçíûõ çàïèñåé òàáëèöû. 1.  îêíå êîíñòðóêòîðà ôîðìû Ñïèñîê ùåëêíèòå íà ñâîáîäíîì ïðîñòðàíñòâå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. 2. Âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñâîéñòâà (Properties), ÷òîáû îòêðûòü îêíî ñâîéñòâ ôîðìû, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 18.8.

Ðèñ. 18.8. Ïàðàìåòðû ôîðìàòèðîâàíèÿ ôîðìû

Ôîðìà

425

3.  ñïèñêå Ðåæèì ïî óìîë÷àíèþ (Default View) âêëàäêè Ìàêåò (Format) âûáåðèòå ïóíêò Ëåíòî÷íûå ôîðìû (Continuous Forms). 4. Çàêðîéòå îêíî ñâîéñòâ.  ëåíòî÷íûõ ôîðìàõ äëÿ ðàçìåùåíèÿ çàãîëîâêîâ è ïîÿñíèòåëüíûõ íàäïèñåé óäîáíî ïîëüçîâàòüñÿ äîïîëíèòåëüíûìè ðàçäåëàìè — çàãîëîâêîì è ïðèìå÷àíèåì ôîðìû, êîòîðûå îñòàþòñÿ íà ìåñòå ïðè ïðîêðó÷èâàíèè ëåíòî÷íîé ôîðìû. ×òîáû äîáàâèòü ýòè ðàçäåëû, ñäåëàéòå ñëåäóþùåå. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàãîëîâîê (Title) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design), â îêíå êîíñòðóêòîðà ôîðìû ïîÿâÿòñÿ äîïîëíèòåëüíûå îáëàñòè, ïîêàçàííûå íà ðèñ. 18.9.

Ðèñ. 18.9. Äîáàâëåíèå çàãîëîâêà è ïðèìå÷àíèÿ

6. Òàêæå â îáëàñòè çàãîëîâêà ïîÿâèòñÿ íàäïèñü. Ââåäèòå â íàäïèñü òåêñò Ñïèñîê êîíòàêòîâ.

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

426

7. Íàæìèòå êëàâèøó Esc, ÷òîáû âûéòè èç ðåæèìà ðåäàêòèðîâàíèÿ òåêñòà, íî îñòàâèòü íàäïèñü âûäåëåííîé. 8.  ñïèñêå Ðàçìåð øðèôòà (Font Size) ãðóïïû Øðèôò (Font) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design) âûáåðèòå ÷èñëî 22. 9.  ýòîé æå ãðóïïå èíñòðóìåíòîâ ùåëêíèòå ñíà÷àëà íà êíîïêå Ïî öåíòðó (Center), çàòåì — íà êíîïêå Ïîëóæèðíûé (Bold). 10. Íàâåäèòå óêàçàòåëü íà âåðõíèé êðàé ïîëîñû Îáëàñòü äàííûõ (Detail) è, íàæàâ êíîïêó ìûøè, ïåðåòàùèòå ïîëîñó ââåðõ, óìåíüøèâ îáëàñòü çàãîëîâêà äî íåîáõîäèìûõ ðàçìåðîâ. 11. Ïîâòîðèâ øàãè 6–10, ââåäèòå â ïðèìå÷àíèå ôîðìû òåêñò Åñëè ïðè äîáàâëåíèè êîíòàêòà âû íå íàøëè íóæíîãî ÷åëîâåêà â ñïèñêå Ôàìèëèè, ñ ïîìîùüþ ôîðìû Êîíòàêò äîáàâüòå èíôîðìàöèþ îá ýòîì ÷åëîâåêå â íîâóþ çàïèñü òàáëèöû Êîíòàêò. 12. Ïåðåòàùèòå íèæíèé êðàé ôîðìû ââåðõ, óìåíüøèâ åå ïî âûñîòå. Ïðè íåîáõîäèìîñòè èçìåíèòå ðàçìåðû ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ ôîðìû. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðåæèì (View). Ïîñëå âûïîëíåíèÿ ýòèõ îïåðàöèé â îêíå ôîðìû ñìîæåò ðàçìåñòèòüñÿ ñðàçó äâå çàïèñè (ðèñ. 18.10). Òàêóþ ôîðìó ìîæíî ëèñòàòü ñ ïîìîùüþ ïîëîñû ïðîêðóòêè. Çàãîëîâîê è ïðèìå÷àíèå ôîðìû îòîáðàæàþòñÿ â âåðõíåé è íèæíåé ÷àñòÿõ îêíà, íå ñìåùàÿñü ïðè ïðîêðó÷èâàíèè çàïèñåé.

Ðèñ. 18.10. Ëåíòî÷íàÿ ôîðìà

Îò÷åò

427

Îò÷åò  öåëîì îò÷åòû ïîõîæè íà ôîðìû, íî îíè, êàê ïðàâèëî, ïðåäíàçíà÷àþòñÿ äëÿ âûâîäà èíôîðìàöèè èç áàçû äàííûõ íà ïðèíòåð. Ïîýòîìó â îò÷åòàõ äàííûå ôîðìàòèðóþò òàê, ÷òîáû èõ áûëî óäîáíî ðàçìåùàòü íà îòäåëüíûõ ñòðàíèöàõ. Îò÷åòû ïîçâîëÿþò ãðóïïèðîâàòü äàííûå, ðàçáèâàÿ èõ íà ëîãè÷åñêè öåëüíûå áëîêè. Èìåþòñÿ ñàìûå ðàçíûå âàðèàíòû îôîðìëåíèÿ îò÷åòîâ.

Óïðàæíåíèå 5. Ìàñòåð îò÷åòîâ ×òîáû îáëåã÷èòü ðàáîòó ïîëüçîâàòåëÿ, â Access èìååòñÿ ñïåöèàëüíûé ìàñòåð, êîòîðûé ïðè íåäîñòàòêå âðåìåíè ïîçâîëÿåò áûñòðî ñîçäàâàòü äîâîëüíî ïðèâëåêàòåëüíûå îò÷åòû. Äàâàéòå ïîðó÷èì ìàñòåðó ïîñòðîåíèå îò÷åòà î êîíòàêòàõ ñ ðàçíûìè ëþäüìè. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîçäàíèå (Create). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìàñòåð îò÷åòîâ (Report Wizard) â ãðóïïå Îò÷åòû (Reports).  îò÷åòå íóæíî îòðàçèòü êàê èíôîðìàöèþ î ëþäÿõ, òàê è äàííûå î êîíòàêòàõ ñ íèìè. Äëÿ ýòîãî ñëåäóåò ñãðóïïèðîâàòü âìåñòå âñå êîíòàêòû ñ îäíèì ÷åëîâåêîì è ðàñïå÷àòàòü èõ ñïèñîê íèæå îáëàñòè ñ äàííûìè îá ýòîì ÷åëîâåêå. Çàòåì íóæíî âûâåñòè èíôîðìàöèþ î ñëåäóþùåì ÷åëîâåêå è ñïèñîê êîíòàêòîâ ñ íèì è ò. ä. Òàêîé ïîðÿäîê ïå÷àòè çàïèñåé ïîçâîëèò áûñòðî íàéòè ïîëíûé ñïèñîê êîíòàêòîâ ñ ëþáûì èç âàøèõ êîëëåã.  ïåðâîì îêíå ìàñòåðà (ðèñ. 18.11) óêàæåì âñå ïîëÿ, âêëþ÷àåìûå â îò÷åò.

Ðèñ. 18.11. Âûáîð ïîëåé äëÿ îò÷åòà

3. Â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Òàáëèöû è çàïðîñû (Tables/Queries) ïåðâîãî îêíà ìàñòåðà âûáåðèòå òàáëèöó Êîíòàêò. 4. Â ñïèñêå Äîñòóïíûå ïîëÿ (Available Fields) âûäåëèòå ïîëå Ôàìèëèÿ.

428

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå > ïåðåìåñòèòå âûáðàííîå ïîëå â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields). 6. Ïîâòîðÿÿ øàãè 4 è 5, äîáàâüòå â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields) ïîëÿ Èìÿ, Àäðåñ, Îðãàíèçàöèÿ, Ðàáî÷èé òåëåôîí. ÂÍÈÌÀÍÈÅ Ïîëå Êîíòàêò ñîäåðæèò ñëóæåáíóþ èíôîðìàöèþ, îáåñïå÷èâàÿ ñâÿçü çàïèñåé äâóõ òàáëèö. Íèêîãäà íå ïîìåùàéòå òàêèå ïîëÿ â îò÷åò, çà èñêëþ÷åíèåì ñëó÷àåâ îòëàäêè âçàèìîñâÿçåé òàáëèö áàçû äàííûõ.

7. Âûáåðèòå â ñïèñêå Òàáëèöû è çàïðîñû (Tables/Queries) òàáëèöó Ñïèñîê. 8. Ïåðåìåñòèòå â ñïèñîê Âûáðàííûå ïîëÿ (Selected Fields) ïîëÿ Äàòà è Îïèñàíèå, äîáàâèâ èõ ê ïîëÿì òàáëèöû Êîíòàêò. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). Âî âòîðîì îêíå ìàñòåðà ìîæíî âûáðàòü âàðèàíò ðàñïîëîæåíèÿ äàííûõ — óïîðÿäî÷åííûå ïî çàïèñÿì òàáëèöû Êîíòàêò, à çàòåì óæå ïî çàïèñÿì òàáëèöû Ñïèñîê, èëè íàîáîðîò. Ñõåìà ãðóïïèðîâêè îòîáðàæàåòñÿ â ïðàâîé ÷àñòè äèàëîãîâîãî îêíà. 10. Îñòàâüòå âàðèàíò Êîíòàêò (By Êîíòàêò) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 11.  ñëåäóþùåì îêíå íå íàçíà÷àéòå äîïîëíèòåëüíîé ãðóïïèðîâêè. Ïðîñòî ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 12. ×åòâåðòîå îêíî ìàñòåðà îò÷åòà ïîçâîëÿåò çàäàòü ïîðÿäîê ñîðòèðîâêè çàïèñåé. Âûáåðèòå â ñïèñêå 1 ïóíêò Äàòà è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). Ñëåäóþùåå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 18.12, ïîçâîëÿåò âûáðàòü ñïîñîá ðàñïîëîæåíèÿ ïîëåé è îðèåíòàöèþ ñòðàíèöû. 13. Óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñòðóêòóðà (Outline).

Ðèñ. 18.12. Ïÿòîå îêíî ìàñòåðà îò÷åòîâ

Îò÷åò

429

14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 15.  ñëåäóþùåì îêíå ìàñòåðà âûáåðèòå âàðèàíò îôîðìëåíèÿ Ïîòîê (Flow) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). 16. Ââåäèòå â êà÷åñòâå çàãîëîâêà òåêñò Ñïèñîê êîíòàêòîâ è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish). Ìàñòåð ñôîðìèðóåò îò÷åò è îòêðîåò åãî â îòäåëüíîì îêíå â ðåæèìå ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà (ðèñ. 18.13). Êàê âèäèòå, ñíà÷àëà â îò÷åòå èäåò ôàìèëèÿ ïåðâîãî ÷åëîâåêà, èíôîðìàöèÿ î íåì è ñïèñîê êîíòàêòîâ ñ íèì, çàòåì ðàñïîëàãàþòñÿ òå æå äàííûå, êàñàþùèåñÿ âòîðîãî ÷åëîâåêà è ò. ä.  öåëîì îò÷åò âûãëÿäèò íåïëîõî è ìîæåò óñòðîèòü íåòðåáîâàòåëüíîãî ïîëüçîâàòåëÿ.

Ðèñ. 18.13. Ôðàãìåíò îò÷åòà, ñãåíåðèðîâàííîãî ìàñòåðîì

Óïðàæíåíèå 6. Êîíñòðóêòîð îò÷åòîâ Åñëè âíèìàòåëüíî ïðèñìîòðåòüñÿ ê îò÷åòó, ïîêàçàííîìó íà ðèñ. 18.13, ìîæíî çàìåòèòü íåñêîëüêî íåäîñòàòêîâ. Âîò èõ ïðèìåðíûé ïåðå÷åíü: n íàçâàíèÿ òàêèõ ïîëåé, êàê Ôàìèëèÿ è Èìÿ, ÿâíî ëèøíèå, èõ ñëåäóåò óáðàòü; n èíôîðìàöèÿ î ÷åëîâåêå çàíèìàåò ñëèøêîì ìíîãî ìåñòà, åå ìîæíî ïðåäñòà-

âèòü êîìïàêòíåå;

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

430

n çíà÷åíèå ïîëÿ Äàòà íå ïîìåùàåòñÿ öåëèêîì, ïîýòîìó íà ýêðàíå çàìåíÿåòñÿ

ñòðîêîé èç ñèìâîëîâ #; n íåêîòîðûå ïîäïèñè ñëåäóåò çàìåíèòü áîëåå ïîíÿòíûìè.

Äàâàéòå èñïðàâèì óêàçàííûå íåäî÷åòû ñ ïîìîùüþ êîíñòðóêòîðà îò÷åòîâ. 1. Çàêðûâ îêíî ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà, ïåðåéäèòå â ðåæèì êîíñòðóêòîðà (ðèñ. 18.14).

Ðèñ. 18.14. Îêíî êîíñòðóêòîðà îò÷åòîâ

 ñõåìå îò÷åòà ïðèñóòñòâóåò íåñêîëüêî ðàçäåëîâ. Èõ íàçíà÷åíèå èëëþñòðèðóåò òàáë. 18.2. Ïîëÿ è ïîäïèñè ìîæíî ðàçìåùàòü â ëþáîì ðàçäåëå îò÷åòà, ðåãóëèðóÿ ýòèì èõ ïîëîæåíèå íà ñòðàíèöå. Òàáëèöà 18.2. Ðàçäåëû îò÷åòà Ðàçäåë

Íàçíà÷åíèå

Çàãîëîâîê îò÷åòà (Report Header)

Ïå÷àòàåòñÿ â ñàìîì íà÷àëå îò÷åòà îäèí ðàç. Âûâîäèòñÿ è ñêðûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàãîëîâîê/Ïðèìå÷àíèå îò÷åòà (Report Header/Footer) â ãðóïïå Îòîáðàæåíèå (Show/Hide) âêëàäêè Óïîðÿäî÷èòü (Arrange)

Âåðõíèé êîëîíòèòóë (Page Header)

Ïå÷àòàåòñÿ â âåðõíåì ïîëå êàæäîé ñòðàíèöû. Âûâîäèòñÿ è ñêðûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå Êîëîíòèòóëû ñòðàíèöû (Page Header/Footer) â ãðóïïå Îòîáðàæåíèå (Show/Hide) âêëàäêè Óïîðÿäî÷èòü (Arrange)

Çàãîëîâîê ãðóïïû Êîä (ID Header)

Ïîÿâëÿåòñÿ â íà÷àëå êàæäîé ãðóïïû çàïèñåé, ñîîòâåòñòâóþùèõ î÷åðåäíîìó çíà÷åíèþ ïîëÿ Êîä (òî åñòü òîãî ïîëÿ, ïî êîòîðîìó íàçíà÷åíà ãðóïïèðîâêà)

Îáëàñòü äàííûõ (Detail) Îñíîâíûå äàííûå îò÷åòà Íèæíèé êîëîíòèòóë (Page Footer)

Ïå÷àòàåòñÿ â íèæíåì ïîëå êàæäîé ñòðàíèöû. Âûâîäèòñÿ è ñêðûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå Êîëîíòèòóëû ñòðàíèöû (Page Header/Footer) â ãðóïïå Îòîáðàæåíèå (Show/Hide) âêëàäêè Óïîðÿäî÷èòü (Arrange)

Ïðèìå÷àíèå îò÷åòà (Report Footer)

Ïå÷àòàåòñÿ â ñàìîì êîíöå îò÷åòà. Âûâîäèòñÿ è ñêðûâàåòñÿ ùåë÷êîì íà êíîïêå Çàãîëîâîê/Ïðèìå÷àíèå îò÷åòà (Report Header/Footer) â ãðóïïå Îòîáðàæåíèå (Show/Hide) âêëàäêè Óïîðÿäî÷èòü (Arrange)

Îò÷åò

431

2. Ê ýëåìåíòàì óïðàâëåíèÿ ïîëÿìè ìàñòåð ïðèìåíèë ìàêåò Òàáëè÷íûé (Tabular). Äëÿ òîãî ÷òîáû äàííûé ìàêåò óäàëèòü èç îò÷åòà, âûäåëèòå âñå ýëåìåíòû îò÷åòà, íàæàâ êëàâèøè Ctrl+A, è ùåëêíèòå íà êíîïêå Óäàëèòü (Remove) â ãðóïïå Ìàêåò ýëåìåíòà óïðàâëåíèÿ (Control Layout) âêëàäêè Óïîðÿäî÷èòü (Arrange). 3. Ùåë÷êîì âûäåëèòå íàäïèñü Ôàìèëèÿ. 4. Íàæàòèåì êëàâèøè Delete óäàëèòå íàäïèñü. 5. Ïîâòîðÿÿ øàãè 3 è 4, óäàëèòå èç ðàçäåëà Çàãîëîâîê ãðóïïû Êîä (ID Header) íàäïèñè Èìÿ, Äàòà è Îïèñàíèå. Íàçíà÷åíèå ñîîòâåòñòâóþùèõ ïîëåé î÷åâèäíî è íå íóæäàåòñÿ â ïîÿñíåíèè. Íåò ñìûñëà âûâîäèòü ïîäïèñè ïîëåé àäðåñà, íàçâàíèÿ êîìïàíèè è òåëåôîíà â çàãîëîâêå êàæäîé ãðóïïû. Äîñòàòî÷íî áóäåò ïîìåñòèòü ñîîòâåòñòâóþùèå íàäïèñè â âåðõíèé êîëîíòèòóë ñòðàíèöû. 6. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü ìûøè ìåæäó çàãîëîâêàìè ðàçäåëîâ Âåðõíèé êîëîíòèòóë (Page Header) è Çàãîëîâîê ãðóïïû Êîä (ID Header), ÷òîáû åãî çíà÷îê ïðåâðàòèëñÿ â äâóíàïðàâëåííóþ ñòðåëêó. Íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå çàãîëîâîê ãðóïïû âíèç, îñâîáîæäàÿ ìåñòî äëÿ âåðõíåãî êîëîíòèòóëà. 7. Ùåë÷êîì âûäåëèòå íàäïèñü Àäðåñ. Íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+X, ÷òîáû âûðåçàòü åå. 8. Ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ðàçäåëà Âåðõíèé êîëîíòèòóë (Page Header) è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+V, ÷òîáû âñòàâèòü âûðåçàííóþ íàäïèñü â âåðõíèé êîëîíòèòóë. 9. Âûäåëÿÿ íàäïèñè êîëîíòèòóëà è ïåðåòàñêèâàÿ èõ ìûøüþ, «óõâàòèâøèñü» çà ìàðêåð âåðõíåãî ëåâîãî óãëà, ëèáî ïåðåäâèãàÿ íàæàòèåì êëàâèøè Ctrl è êëàâèø ñî ñòðåëêàìè, ðàçìåñòèòå èõ òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.15.

Ðèñ. 18.15. Ïåðåìåùåíèå íàäïèñåé ìåæäó ðàçäåëàìè

10. Ùåëêíèòå íà íàäïèñè Àäðåñ. Ïîâòîðíûì ùåë÷êîì íà íåé âêëþ÷èòå ðåæèì ðåäàêòèðîâàíèÿ è çàìåíèòå òåêñò íà Ïî÷òîâûé àäðåñ.

432

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

11. Îïèñàííûì ïðèåìîì èçìåíèòå òåêñò ïîäïèñè Ðàáî÷èé òåëåôîí íà Òåëåôîí. 12. Ïåðåñòàâüòå ïîëÿ ðàçäåëà Çàãîëîâîê ãðóïïû Êîä (ID Header), ðàçìåñòèâ èõ â äâå ñòðîêè. Ôàìèëèÿ è èìÿ — â ïåðâîé ñòðîêå, à îñòàëüíûå òðè ïîëÿ — âî âòîðîé. 13. Ïåðåòàùèòå çàãîëîâîê ðàçäåëà Îáëàñòü äàííûõ (Detail) ââåðõ, óáðàâ ëèøíåå ïóñòîå ïðîñòðàíñòâî. 14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ëèíèÿ (Line) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design). 15. Íàðèñóéòå ëèíèþ âûøå ïîëåé Ôàìèëèÿ è Èìÿ ðàçäåëà Çàãîëîâîê ãðóïïû Êîä (ID Header). 16. Âûáåðèòå åå òîëùèíó â 1 ïóíêò, ùåëêíóâ íà êíîïêå Òîëùèíà ëèíèè (Line W) â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls). 17. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Öâåò ëèíèè (Line Color) â ýòîé æå ãðóïïå âûáåðèòå ñèíèé öâåò. 18. Ðàñòÿíèòå ïîëå Äàòà âïðàâî. 19. Ñäâèíüòå ïîëå Îïèñàíèå è ðàñòÿíèòå åãî âïðàâî äî ãðàíèöû îò÷åòà. Îêîí÷àòåëüíûé âèä íîâîé ñòðóêòóðû îò÷åòà ïîêàçàí íà ðèñ. 18.16.

Ðèñ. 18.16. Ìîäèôèöèðîâàííàÿ ñòðóêòóðà îò÷åòà

20. Íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design) â ãðóïïå Ðåæèìû (Views) ùåëêíèòå íà íèæíåé ÷àñòè êíîïêè Ðåæèì (View).  ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print Preview), ïåðåêëþ÷èâ òåì ñàìûì îò÷åò â ðåæèì âûâîäà äàííûõ.  íîâîì âàðèàíòå îò÷åòà èíôîðìàöèÿ ðàçìåùàåòñÿ íàìíîãî êîìïàêòíåå (ðèñ. 18.17). 21. Çàêðîéòå îò÷åò. Ïðè ïîÿâëåíèè çàïðîñà î íåîáõîäèìîñòè ñîõðàíåíèÿ íîâîé ñòðóêòóðû îò÷åòà ùåëêíèòå íà êíîïêå Äà (Yes). Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â íèæíåé ÷àñòè ñòðàíèöû îò÷åòà âûâîäÿòñÿ òåêóùàÿ äàòà è íîìåð ñòðàíèöû. Ýòà èíôîðìàöèÿ ãåíåðèðóåòñÿ ýëåìåíòàìè óïðàâëåíèÿ, ðàçìåùåííûìè â ðàçäåëå Íèæíèé êîëîíòèòóë (Page Footer) êîíñòðóêòîðà îò÷åòà.

Îò÷åò

433

Ðèñ. 18.17. Ïðîñìîòð íîâîãî âàðèàíòà îò÷åòà

Óïðàæíåíèå 7. Ãðóïïèðîâêà è ñîðòèðîâêà Îò÷åò, êîòîðûé âû ñêîíñòðóèðîâàëè â äâóõ ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ, èìååò îäèí ñóùåñòâåííûé íåäîñòàòîê. Ôàìèëèè ëþäåé èç ñïèñêà Êîíòàêò âûâîäÿòñÿ íå ïî àëôàâèòó. Ìàñòåð îò÷åòîâ àâòîìàòè÷åñêè ñãðóïïèðîâàë äàííûå òàáëèöû Ñïèñîê ïî èõ ïðèíàäëåæíîñòè ê òåì èëè èíûì çàïèñÿì òàáëèöû Êîíòàêò, êîòîðàÿ îïðåäåëÿåòñÿ ñâÿçüþ ìåæäó ïîëÿìè Êîä è Êîíòàêò ýòèõ äâóõ òàáëèö. Ïî óêàçàííîé ïðè÷èíå ôàìèëèè â îò÷åòå óïîðÿäî÷åíû ïî âîçðàñòàíèþ ÷èñëîâîãî ïàðàìåòðà Êîä — èäåíòèôèêàòîðà çàïèñåé òàáëèöû Êîíòàêò. Ýòî íåóäîáíî, â îò÷åòàõ ñ áîëüøèì ÷èñëîì çàïèñåé ïðè òàêîé ñîðòèðîâêå áóäåò äîâîëüíî òðóäíî îòûñêàòü íóæíîãî ÷åëîâåêà. Ïîýòîìó åñòü ñìûñë èçìåíèòü ïîðÿäîê ñîðòèðîâêè. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ âûäåëèòå ñòðîêó îò÷åòà Ñïèñîê êîíòàêòîâ. 2. Ùåëêíèòå íà íåì ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Êîíñòðóêòîð (Design View). Îò÷åò îòêðîåòñÿ â ðåæèìå êîíñòðóêòîðà. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãðóïïèðîâêà (Group & Sort) â ãðóïïå Ãðóïïèðîâêà è èòîãè (Grouping & Totals) âêëàäêè Êîíñòðóêòîð (Design). Îòêðîåòñÿ îáëàñòü Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort, and Totals), ïîêàçàííàÿ íà ðèñ. 18.18.

434

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

Ðèñ. 18.18. Îáëàñòü Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Èñïîëüçîâàíèå îáëàñòè Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort & Total) îáåñïå÷èâàåò áîëüøóþ ãèáêîñòü ïðè äîáàâëåíèè èëè èçìåíåíèè ãðóïï, ïîðÿäêà ñîðòèðîâêè èëè ïàðàìåòðîâ ðàñ÷åòà èòîãîâûõ çíà÷åíèé â îò÷åòå. Äëÿ êàæäîãî óðîâíÿ ñîðòèðîâêè èëè ãðóïïèðîâêè ñóùåñòâóåò ðÿä ïàðàìåòðîâ, íàñòðàèâàÿ êîòîðûå ìîæíî äîáèòüñÿ æåëàåìîãî ðåçóëüòàòà. Äëÿ îòîáðàæåíèÿ âñåõ ïàðàìåòðîâ, äîñòóïíûõ äëÿ òîãî èëè èíîãî óðîâíÿ ãðóïïèðîâêè èëè ñîðòèðîâêè, ùåëêíèòå íà êíîïêå Áîëüøå (More) íà òðåáóåìîì óðîâíå.

 îáëàñòè Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort & Total) íàçíà÷åíû äâà óðîâíÿ: ãðóïïèðîâêè è ñîðòèðîâêè. Ñíà÷àëà â ïîðÿäêå âîçðàñòàíèÿ ïî ïîëþ Êîä, à çàòåì â ïðåäåëàõ ñïèñêà êîíòàêòîâ, îòíîñÿùèõñÿ ê îäíîìó ÷åëîâåêó, ïî âîçðàñòàíèþ äàòû êîíòàêòà. Ïðè ïåðåáîðå çàïèñåé òàáëèöû Êîíòàêò äëÿ êàæäîãî íîâîãî çíà÷åíèÿ ïîëÿ Êîä ãåíåðèðóåòñÿ çàãîëîâîê ãðóïïû, â êîòîðîì, êàê âû äîëæíû ïîìíèòü èç ïðåäûäóùåãî óïðàæíåíèÿ, âûâîäÿòñÿ èìÿ, ôàìèëèÿ è äðóãèå õàðàêòåðèñòèêè ëþäåé. Êàçàëîñü áû, ìîæíî ïðîñòî èçìåíèòü ïîëå ãðóïïèðîâêè Êîä íà Ôàìèëèÿ, è çàïèñè â îò÷åòå ñðàçó æå âûñòðîÿòñÿ ïî àëôàâèòó. Íî â ýòîì ñëó÷àå äëÿ ëþäåé ñ îäèíàêîâîé ôàìèëèåé Ïåòðîâ áóäåò âûâåäåí òîëüêî îäèí çàãîëîâîê ãðóïïû, íèæå êîòîðîãî ðàçìåñòèòñÿ ñïèñîê êîíòàêòîâ ñî âñåìè Ïåòðîâûìè. Âñïîìíèòå, ÷òî íîâûé çàãîëîâîê ãðóïïû âûâîäèòñÿ òîëüêî äëÿ êàæäîãî íîâîãî çíà÷åíèÿ ïîëÿ, ïî êîòîðîìó âûïîëíÿåòñÿ ãðóïïèðîâêà. Êîä — óíèêàëüíûé èäåíòèôèêàòîð çàïèñåé òàáëèöû Êîíòàêò, ãðóïïèðîâêà ïî êîòîðîìó îáåñïå÷èâàåò âûâîä â îò÷åò âñåõ çàïèñåé ýòîé òàáëèöû. Äëÿ ñîðòèðîâêè çàïèñåé ïî àëôàâèòó ôàìèëèé è èìåí ñëåäóåò äîáàâèòü â îáëàñòü Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort & Total) ñîîòâåòñòâóþùèå óðîâíè ñîðòèðîâêè, ðàçìåñòèâ èõ âûøå óðîâíÿ ãðóïïèðîâêè ïî ïîëþ Êîä. 4.  îáëàñòè Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort & Total) ùåëêíèòå íà êíîïêå ðàñêðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà Äîáàâèòü ñîðòèðîâêó (Add a sort). 5.  ïîÿâèâøåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå ïóíêò Ôàìèëèÿ. ÑÎÂÅÒ Ïðè äîáàâëåíèè íîâîãî ïîëÿ ñîðòèðîâêè Access àâòîìàòè÷åñêè íàçíà÷àåò åìó ïîðÿäîê ñîðòèðîâêè Íà÷èíàÿ ñ À (with A on top ). ×òîáû ðåàëèçîâàòü îáðàòíûé ïîðÿäîê çàïèñåé, âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ïîðÿäêà ñîðòèðîâêè ñîîòâåòñòâóþùåé ñòðîêè ïóíêò Íà÷èíàÿ ñ Z (with Z on top).

6. Ùåë÷êîì íà ñòðîêå óðîâíÿ ñîðòèðîâêè ïî ïîëþ Ôàìèëèÿ âûäåëèòå åå. 7. Ùåëêàÿ íà êíîïêå Ââåðõ (Move up), êîòîðàÿ íàõîäèòñÿ ñïðàâà íà âûäåëåííîé ñòðîêå, ïåðåòàùèòå ñòðîêó íà ñàìûé âåðõ ñïèñêà (ðèñ. 18.19). 8. Ïîâòîðÿÿ øàãè 4–7, ðàçìåñòèòå ñòðîêó ñ óðîâíåì ñîðòèðîâêè ïî ïîëþ Èìÿ ìåæäó ñòðîêàìè Ôàìèëèÿ è Êîä, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.19.

Îò÷åò

435

Ðèñ. 18.19. Äîáàâëåíèå óðîâíåé ñîðòèðîâêè

9. Çàêðîéòå îáëàñòü Ãðóïïèðîâêà, ñîðòèðîâêà è èòîãè (Group, Sort & Total). 10. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå íèæå êíîïêè Ðåæèì (View) è âûáåðèòå êîìàíäó Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print Preview).  ðåçóëüòàòå, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 18.20, çàïèñè ñíà÷àëà ñîðòèðóþòñÿ ïî ôàìèëèÿì, çàòåì ïî èìåíàì, à äëÿ êàæäîé íîâîé çàïèñè òàáëèöû Êîíòàêò ïîÿâëÿåòñÿ çàãîëîâîê ãðóïïû (òàê êàê âåëè÷èíû ïîëÿ Êîä äëÿ âñåõ çàïèñåé ðàçëè÷íû). Íèæå êàæäîãî òàêîãî çàãîëîâêà èç òàáëèöû Ñïèñîê âûâîäÿòñÿ âñå êîíòàêòû, ñîîòâåòñòâóþùèå äàííîìó çíà÷åíèþ âåëè÷èíû Êîä, òî åñòü äàííîìó ÷åëîâåêó. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Çàãîëîâêè òåõ ãðóïï, äëÿ êîòîðûõ íåò íè îäíîé çàïèñè â òàáëèöå Ñïèñîê, â îò÷åò íå ïîïàäàþò.

11. Çàêðîéòå îò÷åò.

Ðèñ. 18.20. Îêîí÷àòåëüíûé âèä îò÷åòà

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

436

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ Íåñìîòðÿ íà ìíîãîîáðàçèå îáúåêòîâ áàç äàííûõ, âñå îíè ïå÷àòàþòñÿ ñ ïîìîùüþ îäíèõ è òåõ æå ïðèåìîâ. Âèä ïå÷àòíîé êîïèè îò÷åòà èëè ôîðìû îïðåäåëÿåòñÿ ðàñïîëîæåíèåì ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ â îêíå êîíñòðóêòîðà. Òàáëèöû è çàïðîñû âîîáùå ïðàêòè÷åñêè íå èìåþò ïàðàìåòðîâ ôîðìàòèðîâàíèÿ. Øèðèíà è âûñîòà ÿ÷ååê, à òàêæå øðèôò èõ ñîäåðæèìîãî íàñòðàèâàþòñÿ íåïîñðåäñòâåííî â ðåæèìå ïðîñìîòðà òàáëèöû èëè çàïðîñà ñ ïîìîùüþ êîìàíä âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Ïåðåä ïå÷àòüþ äàííûõ ïîëåçíî âûâåñòè îò÷åò â ðåæèìå ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà, ïîñëå ÷åãî ìîæíî ðàñïå÷àòûâàòü åãî íà áóìàãó.

Óïðàæíåíèå 8. Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð Ïåðåä âûâîäîì îáúåêòà áàçû äàííûõ íà ïðèíòåð íóæíî íàñòðîèòü ïàðàìåòðû ñòðàíèöû è ïðîâåðèòü ïðàâèëüíîñòü ôîðìàòèðîâàíèÿ â ðåæèìå ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà. Äàâàéòå âûïîëíèì âñå ýòè äåéñòâèÿ íà ïðèìåðå òàáëèöû Êîíòàêò. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ äâàæäû ùåëêíèòå íà ñòðîêå Êîíòàêò: Òàáëèöà (Contact: Table). Òàáëèöà îòêðîåòñÿ â ðåæèìå ðåäàêòèðîâàíèÿ äàííûõ. 2. Óâåëè÷üòå øèðèíó ñòîëáöà Àäðåñ, ïåðåòàùèâ âïðàâî åãî ïðàâóþ ãðàíèöó, ÷òîáû àäðåñà íå îáðåçàëèñü ïî äëèíå.

Ðèñ. 18.21. Ïîäãîòîâêà òàáëèöû ê ïå÷àòè

Âûâîä ðåçóëüòàòîâ

437

3. Íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Çàïèñè (Records) ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíî (More).  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ïîäòàáëèöà4Ðàçâåðíóòü âñå (Subdatasheet4Expand All), ÷òîáû îòîáðàçèòü çàïèñè òàáëèöû Ñïèñîê (ðèñ. 18.21). 4. Âûäåëèòå ñòîëáåö Êîä, ùåëêíóâ íà åãî çàãîëîâêå. 5. Ñíîâà ùåëêíèòå íà êíîïêå Äîïîëíèòåëüíî (More) è âûáåðèòå êîìàíäó Ñêðûòü ñòîëáöû (Hide Columns). Ýòîò ñëóæåáíûé ñòîëáåö íå íóæíî ïå÷àòàòü. 6. Ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñòîëáöà Êëþ÷ ïîä÷èíåííîé òàáëèöû. 7. Ïîâòîðíûì âûïîëíåíèåì êîìàíäû Äîïîëíèòåëüíî4Ñêðûòü ñòîëáöû (More4 Hide Columns) óáåðèòå è ýòîò ñòîëáåö. 8. Âûáåðèòå êîìàíäó Office4Ïå÷àòü4Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Office4Print4 PrintPreview). Âû óâèäèòå, êàê ïðåäïîëîæèòåëüíî áóäåò âûãëÿäåòü áóìàæíàÿ êîïèÿ òàáëèöû.

Óïðàæíåíèå 9. Ïå÷àòü òàáëèö è çàïðîñîâ ×òîáû ðàñïå÷àòàòü àêòèâíûé îáúåêò (òàáëèöó, çàïðîñ, ôîðìó èëè îò÷åò) áàçû äàííûõ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1.  ðåæèìå ïðåäâàðèòåëüíîãî ïðîñìîòðà íà ëåíòå ñòàíîâèòñÿ àêòèâíîé âêëàäêà Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (Print Preview). Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Layout). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, êîòîðîå ïîçâîëÿåò íàñòðîèòü ðàçìåð ñòðàíèöû, åå îðèåíòàöèþ è ïîëÿ (ðèñ. 18.22).

Ðèñ. 18.22. Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû

2.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïàðàìåòðû ïå÷àòè (Print Options) è â ðàçäåëå Ïîëÿ (Margins) óâåëè÷üòå ëåâûé îòñòóï äî 40 ìì. Èçìåíåíèå ïîëåé îòðàçèòñÿ íà îáðàçöå â îáëàñòè Îáðàçåö (Sample).

438

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

3. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñòðàíèöà (Page) è ïðè íåîáõîäèìîñòè èçìåíèòå îðèåíòàöèþ, óñòàíîâèâ ïåðåêëþ÷àòåëü Àëüáîìíàÿ (Landscape). Îðèåíòàöèÿ è ïîëÿ ñòðàíèöû îïðåäåëÿþò, ñêîëüêî çàïèñåé ñìîæåò ïîìåñòèòüñÿ íà îäíîì ëèñòå. 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïå÷àòü (Print) â îäíîèìåííîé ãðóïïå âêëàäêè Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð (PrintPreview). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ïå÷àòü (Print). 6.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Èìÿ (Name) âûáåðèòå ïðèíòåð.  ðàçäåëå Êîïèè (Copies) óêàæèòå íåîáõîäèìîå ÷èñëî êîïèé è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Óïðàæíåíèå 10. Ôàéëîâûå îïåðàöèè ×òîáû ïîääåðæèâàòü áàçó äàííûõ â íàäëåæàùåì ïîðÿäêå, íåîáõîäèìî ïåðèîäè÷åñêè âûïîëíÿòü íåêîòîðûå ñëóæåáíûå ïðîöåäóðû. Âåðîÿòíî, íàèáîëåå âàæíîé èç íèõ ÿâëÿåòñÿ ðåçåðâíîå êîïèðîâàíèå äàííûõ, êîòîðîå âûïîëíÿåòñÿ ñ ïîìîùüþ ñòàíäàðòíûõ ñðåäñòâ Windows äëÿ ðàáîòû ñ ôàéëàìè. Íå ìåíåå ñóùåñòâåííîé ïðîöåäóðîé ÿâëÿåòñÿ ñæàòèå áàçû äàííûõ. Ïî ìåðå îáðàáîòêè òàáëèö è äîáàâëåíèÿ îáúåêòîâ ôàéë áàçû äàííûõ óâåëè÷èâàåòñÿ â îáúåìå. Ïðè ñòèðàíèè ÷àñòè èíôîðìàöèè ïîëíîãî åå óäàëåíèÿ èç ôàéëà íå ïðîèñõîäèò.  ðåçóëüòàòå îáúåì, çàíèìàåìûé áàçîé äàííûõ íà æåñòêîì äèñêå, ìîæåò îêàçàòüñÿ íåîïðàâäàííî áîëüøèì. 1. ×òîáû ñæàòü áàçó äàííûõ, âûïîëíèòå êîìàíäó Office4Óïðàâëåíèå4Ñæàòü è âîññòàíîâèòü áàçó äàííûõ (Office4Manage4Compact and Repare Database). 2. Ñðàâíèòå ðàçìåðû ôàéëà áàçû äàííûõ äî è ïîñëå ñæàòèÿ. Âû óâèäèòå, íàñêîëüêî ýôôåêòèâíî ñæàòèå ýêîíîìèò äèñêîâîå ïðîñòðàíñòâî. 3. Òà æå ñàìàÿ êîìàíäà îáåñïå÷èâàåò âîññòàíîâëåíèå áàçû äàííûõ, ïîâðåæäåííîé â ðåçóëüòàòå âíåçàïíîãî ñáîÿ ýëåêòðîïèòàíèÿ. Èíîãäà â ïðîöåññå ðàáîòû âû çàìåòèòå, ÷òî áàçà äàííûõ âåäåò ñåáÿ êàê-òî ñòðàííî.  òàêîé ñèòóàöèè, íå äîæèäàÿñü ïðåäóïðåæäåíèÿ, âûïîëíèòå êîìàíäó Ñæàòü è âîññòàíîâèòü áàçó äàííûõ (Compact and Repare Database). Access ïî âîçìîæíîñòè âîññòàíîâèò ïîâðåæäåíèÿ, îáíàðóæåííûå â ñòðóêòóðå äàííûõ. Åñëè áàçà äàííûõ ñîäåðæèò êîíôèäåíöèàëüíûå ñâåäåíèÿ, âîñïîëüçóéòåñü âîçìîæíîñòÿìè Access ïî øèôðîâàíèþ äàííûõ. Äàâàéòå çàäàäèì ïàðîëü íà îòêðûòèå áàçû äàííûõ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ñðåäñòâî øèôðîâàíèÿ â Office Access 2007 ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé äâà îáúåäèíåííûõ è óëó÷øåííûõ ñðåäñòâà ïðåæíèõ âåðñèé — êîäèðîâàíèå è ïàðîëè áàç äàííûõ. Ïðè èñïîëüçîâàíèè ïàðîëÿ äëÿ øèôðîâàíèÿ áàçû äàííûõ âñå äàííûå ñòàíîâÿòñÿ íå÷èòàáåëüíûìè â äðóãèõ ïðîãðàììíûõ ñðåäñòâàõ, è äëÿ òîãî ÷òîáû ðàáîòàòü ñ ýòîé áàçîé äàííûõ, ïîëüçîâàòåëÿì òðåáóåòñÿ ââîäèòü ïàðîëü. Ïðè øèôðîâàíèè â Office Access 2007 ïðèìåíÿåòñÿ áîëåå ñòîéêèé àëãîðèòì, ÷åì â ïðåäûäóùèõ âåðñèÿõ Access.

4. Çàêðîéòå áàçó äàííûõ. 5. Â îêíå Ïðèñòóïàÿ ê ðàáîòå ñ Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) âûáåðèòå êîìàíäó Äðóãèå (More).

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå

439

6.  îêíå îòêðûòèÿ ôàéëà âûäåëèòå çíà÷îê Êîíòàêòû.accdb. 7. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ðÿäîì ñ êíîïêîé Îòêðûòü (Open) è âûáåðèòå ïóíêò Ìîíîïîëüíî (Open Exclusive). Òàêîé ðåæèì îòêðûòèÿ ïðåäîòâðàùàåò îäíîâðåìåííûé äîñòóï ê áàçå äàííûõ äðóãîãî ïîëüçîâàòåëÿ ÷åðåç ëîêàëüíóþ ñåòü. 8. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàáîòà ñ áàçàìè äàííûõ (Database Tools) è â ãðóïïå Ðàáîòà ñ áàçàìè äàííûõ (Database Tools) ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàøèôðîâàòü ïàðîëåì (Encrypt with Password). 9.  ïîëå Ïàðîëü (Password) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà ââåäèòå ïàðîëü. 10. Äëÿ ïðîâåðêè ïîâòîðíî ââåäèòå òîò æå ïàðîëü â ïîëå Ïîäòâåðæäåíèå (Verify). 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ðåçóëüòàòå äëÿ ñëåäóþùåãî îòêðûòèÿ áàçû äàííûõ ïîòðåáóåòñÿ ââîäèòü ïàðîëü. ÑÎÂÅÒ ×òîáû óäàëèòü ïàðîëü, íà âêëàäêå Ðàáîòà ñ áàçàìè äàííûõ (Database Tools) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàñøèôðîâàòü áàçó äàííûõ (Decrypt Database), ââåäèòå ïàðîëü è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Åùå îäíîé ïîëåçíîé âîçìîæíîñòüþ Access ÿâëÿåòñÿ âîçìîæíîñòü ïåðåñûëêè èíôîðìàöèè èç áàçû äàííûõ â äðóãèå ïðèëîæåíèÿ Office 2007. Ïîïðîáóåì, íàïðèìåð, äëÿ âûïîëíåíèÿ âû÷èñëåíèé ïåðåñëàòü òàáëèöó Êîíòàêò â êíèãó Excel. 12.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ âûäåëèòå òàáëèöó Êîíòàêò. 13. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âíåøíèå äàííûå (External Data) è â ãðóïïå Ýêñïîðò (Export) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ýêñïîðò â òàáëèöó Excel (Export to Excel spreadheet). ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Ïîìèìî ïåðåäà÷è äàííûõ â Excel, âû ìîæåòå ðàçìåñòèòü äàííûå íà óçëå SharePoint, ýêñïîðòèðîâàòü äàííûå â òåêñòîâûé ôàéë èëè RTF-ôàéë, à òàêæå èñïîëüçîâàòü èíôîðìàöèþ áàçû äàííûõ â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà äàííûõ äëÿ ñëèÿíèé â Office Word.

Access àâòîìàòè÷åñêè çàïóñòèò ìàñòåð ýêñïîðòà â òàáëèöó Excel, ñîçäàñò íîâóþ êíèãó ñ îäíèì ëèñòîì è ïåðåøëåò â åãî ÿ÷åéêè äàííûå èç òàáëèöû Êîíòàêò.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå ×òîáû çàêðåïèòü ïîëó÷åííûå íà ýòîì çàíÿòèè íàâûêè ðàáîòû ñ ôîðìàìè è îò÷åòàìè, âûïîëíèòå ñàìîñòîÿòåëüíî ñëåäóþùèå îïåðàöèè. 1. Äëÿ ñîçäàíèÿ íîâîãî îò÷åòà çàïóñòèòå ìàñòåð îò÷åòîâ. 2. Âêëþ÷èòå â îò÷åò ïîëÿ äàòû è îïèñàíèå êîíòàêòà, à òàêæå ôàìèëèþ è èìÿ. 3. Âûáåðèòå âàðèàíò ïðîñìîòðà òàáëèöû Ñïèñîê. 4. Íàñòðîéòå ãðóïïèðîâêó çàïèñåé ïî äàòå. Êàê ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà îò÷åòîâ ñãðóïïèðîâàòü çàïèñè ïî äàòå? 5. Âûáåðèòå ñòèëü îò÷åòà Îòêðûòàÿ (Open). 6.  ÷åòâåðòîì îêíå ìàñòåðà çàäàéòå ñîðòèðîâêó ïî ôàìèëèÿì è èìåíàì â îáðàòíîì àëôàâèòíîì ïîðÿäêå. Êàê íàçíà÷èòü îáðàòíóþ àëôàâèòíîìó ïîðÿäêó ñîðòèðîâêó ïî äâóì ïîëÿì?

440

Çàíÿòèå 18. Ôîðìû è îò÷åòû

7. Íàçîâèòå íîâûé îò÷åò Êîíòàêòû ïî äàòàì. 8. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ðåæèì êîíñòðóêòîðà îò÷åòîâ. 9. Óáåðèòå ðàìêó âñåõ ïîëåé. Êàê áûñòðî óáðàòü ðàìêó âñåõ ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ? 10. Ïåðåíåñèòå ïåðâîå ïîëå äàòû èç ðàçäåëà Îáëàñòü äàííûõ (Detail) â ðàçäåë Çàãîëîâîê ãðóïïû Äàòà (Data Header). 11. Óâåëè÷üòå øèðèíó ïîëÿ Äàòà, ÷òîáû â íåãî ïîìåùàëàñü äàòà â äëèííîì ôîðìàòå. Ïðè íåîáõîäèìîñòè ïåðåìåñòèòå äðóãèå ïîëÿ. 12. Çàìåíèòå òåêñò çàãîëîâêîâ ïîëåé íà êîððåêòíûå ðóññêèå ïîäïèñè. 13. Ðàñïå÷àòàéòå ïîëó÷åííûé îò÷åò.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Ýòî çàíÿòèå çàâåðøàåò ñåðèþ óïðàæíåíèé, ïîñâÿùåííûõ èçó÷åíèþ áàç äàííûõ Access. Òåïåðü âû óìååòå ñ ïîìîùüþ ìàñòåðîâ ñòðîèòü ôîðìû è îò÷åòû, îáåñïå÷èâàþùèå ôîðìàòèðîâàííûé âûâîä çàïèñåé òàáëèö áàçû äàííûõ íà ýêðàí è íà ïå÷àòü. Âû ïîçíàêîìèëèñü ñ êîíñòðóêòîðàìè ôîðì è îò÷åòîâ, ïîçâîëÿþùèìè èçìåíÿòü ëþáûå ïàðàìåòðû ýòèõ îáúåêòîâ Access, è íàó÷èëèñü ðàñïå÷àòûâàòü èíôîðìàöèþ èç áàçû äàííûõ. Òðè ñëåäóþùèõ çàíÿòèÿ ïîñâÿùåíû ïðèëîæåíèþ Outlook 2007 — êëèåíòó ýëåêòðîííîé ïî÷òû è âñåìîãóùåìó ïëàíèðîâùèêó âàøåé ðàáîòû.

×àñòü VI

Outlook Microsoft Office Outlook 2007 — îòëè÷íûé îðãàíèçàòîð âàøåé äåëîâîé æèçíè. Ýòî ïðèëîæåíèå ìîæåò ñëóæèòü ýëåêòðîííûì àíàëîãîì çàïèñíîé êíèæêè, îáðàáàòûâàòü ñîîáùåíèÿ ýëåêòðîííîé ïî÷òû, õðàíèòü ñïèñêè êîíòàêòîâ è çàäà÷, âåñòè äíåâíèê ñîáûòèé.

Çàíÿòèå 19

Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷ Òåìà çàíÿòèÿ Outlook óïðàâëÿåò äîêóìåíòàìè êîìïüþòåðà è ñîîáùåíèÿìè ýëåêòðîííîé ïî÷òû, õðàíèò ñïèñîê êîíòàêòîâ ñ äðóãèìè ëþäüìè è êîìïàíèÿìè, íàïîìèíàåò î íàçíà÷åííûõ âñòðå÷àõ è ñîâåùàíèÿõ. Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèòåñü ñ îñíîâíûìè èíñòðóìåíòàìè Outlook è íàó÷èòåñü âûïîëíÿòü ñëåäóþùèå îïåðàöèè: n äîáàâëÿòü ÿðëûêè Outlook; n ïðîñìàòðèâàòü äíåâíèê ñîáûòèé; n èñêàòü ýëåìåíòû Outlook; n äîáàâëÿòü ñîáûòèÿ â êàëåíäàðü; n íàçíà÷àòü ñîâåùàíèÿ; n äîáàâëÿòü çàäà÷è è ýëåìåíòû ñïèñêà äåë. Åñëè âàø ñòîë çàâàëåí çàïèñêàìè, âû ïåðèîäè÷åñêè íå ìîæåòå íàéòè íóæíûé àäðåñ, çàáûâàåòå î íàçíà÷åííûõ ñîâåùàíèÿõ è ïóòàåòåñü â ìîðå äîêóìåíòîâ, ïåðåïîëíÿþùèõ æåñòêèé äèñê êîìïüþòåðà, ïîïðîáóéòå îáðàòèòüñÿ çà ïîìîùüþ ê Outlook. Ýòîò ýëåêòðîííûé îðãàíèçàòîð ïîìîæåò ñîõðàíèòü âñþ âàæíóþ èíôîðìàöèþ è âîâðåìÿ íàïîìíèò î ïðåäñòîÿùåì ñîáûòèè. Ïðèëîæåíèå Outlook îáúåäèíÿåò â ñåáå íåñêîëüêî êîìïîíåíòîâ, îáëåã÷àþùèõ óïðàâëåíèå äîêóìåíòàìè êîìïüþòåðà, îòïðàâêó è ïîëó÷åíèå ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé, ñîñòàâëåíèå ðàñïèñàíèÿ ñîáûòèé è ñïèñêà çàäà÷, õðàíåíèå èíôîðìàöèè î êîíòàêòàõ ñ äðóãèìè ëþäüìè.

Íàâèãàöèÿ â Outlook Outlook õðàíèò èíôîðìàöèþ â ïàïêàõ, ðàñïîëîæåííûõ â ñïåöèàëüíûõ ôàéëàõ (íå ñëåäóåò ïóòàòü ïàïêè Outlook ñ ïàïêàìè æåñòêîãî äèñêà). Ïîëüçîâàòåëþ íå íóæíî çàáîòèòüñÿ î ñâîåâðåìåííîì ñîõðàíåíèè äàííûõ Outlook. Ïðîãðàììà ñàìà âîâðåìÿ çàïèøåò âñå íîâûå ñîîáùåíèÿ, ñîáûòèÿ è êîíòàêòû íà æåñòêèé äèñê. Ïàïêè Outlook äîñòàòî÷íî ðàçíîîáðàçíû. Äëÿ îáðàáîòêè õðàíÿùåéñÿ â íèõ èíôîðìàöèè ïðåäëàãàåòñÿ ìíîæåñòâî ðàçëè÷íûõ èíñòðóìåíòîâ. Ïî ýòîé

Íàâèãàöèÿ â Outlook

443

ïðè÷èíå Outlook èìååò äîñòàòî÷íî ñëîæíûé èíòåðôåéñ ñ áîëüøèì êîëè÷åñòâîì êíîïîê, ìåíþ, ñïèñêîâ è äèàëîãîâûõ îêîí.  ñëåäóþùèõ óïðàæíåíèÿõ, ïî ìåðå èçó÷åíèÿ ïàïîê Outlook, âû ïîçíàêîìèòåñü ñ îñíîâíûìè èíñòðóìåíòàìè íàâèãàöèè ýòîé ïðîãðàììû.

Óïðàæíåíèå 1. Îáëàñòü ïåðåõîäîâ Ïîñëå çàïóñêà Outlook êîìàíäîé Âñå ïðîãðàììû4Microsoft Office4Microsoft Office Outlook 2007 (All Programs4Microsoft Office4Microsoft Office Outlook 2007) ãëàâíîãî ìåíþ Windows íà ýêðàíå ïîÿâëÿåòñÿ îêíî Outlook, â ëåâîé ÷àñòè êîòîðîãî ðàñïîëàãàåòñÿ ïàíåëü, íàçûâàåìàÿ îáëàñòüþ ïåðåõîäîâ. Ñîäåðæèìîå îáëàñòè ïåðåõîäîâ çàâèñèò îò òåêóùåãî ïðåäñòàâëåíèÿ. Êàæäîå ïðåäñòàâëåíèå îáåñïå÷èâàåò äîñòóï ê îòíîñÿùèìñÿ ê íåìó ñâåäåíèÿì Microsoft Office Outlook, âûáîð äðóãîãî ïðåäñòàâëåíèÿ âíóòðè ãëàâíîãî, íàïðèìåð ïðåäñòàâëåíèé Âèçèòíûå êàðòî÷êè (Business Cards) è Ñïèñîê òåëåôîíîâ (Phone List) â ïðåäñòàâëåíèè Êîíòàêòû (Contacts), à òàêæå ïðåäëàãàåò ñðåäñòâà äëÿ ðåøåíèÿ çàäà÷ â äàííîì ïðåäñòàâëåíèè.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ðàñïîëîæåíû êíîïêè ïðîñìîòðà äëÿ áûñòðîãî ïåðåêëþ÷åíèÿ ïðåäñòàâëåíèé, íàïðèìåð Ïî÷òà (Mail) èëè Êîíòàêòû (Contacts). Êðóïíûå êíîïêè îáëàñòè ïåðåõîäîâ ñîñòîÿò èç çíà÷êà è èìåíè ïðåäñòàâëåíèÿ. ÑÎÂÅÒ Ñîîòíîøåíèå ðàçìåðîâ íèæíåé è âåðõíåé ÷àñòåé îáëàñòè ïåðåõîäîâ ìîæíî èçìåíèòü. Äëÿ ýòîãî äîñòàòî÷íî ïîäâåñòè óêàçàòåëü ìûøè ê ãðàíèöå ìåæäó âåðõíåé è íèæíåé ÷àñòÿìè è, óäåðæèâàÿ ëåâóþ êíîïêó ìûøè, ïåðåòàùèòü ãðàíèöó ââåðõ èëè âíèç. Ïðè óìåíüøåíèè íèæíåé ÷àñòè îáëàñòè ïåðåõîäîâ êíîïêè ïåðåõîäîâ ïî êàòåãîðèÿì ïåðåìåùàþòñÿ â ñàìóþ íèæíþþ ÷àñòü îáëàñòè ïåðåõîäîâ.

 íèæíåé ÷àñòè îáëàñòè ïåðåõîäîâ ìîæåò íàõîäèòüñÿ ðàçíîå êîëè÷åñòâî êíîïîê ïåðåõîäîâ ïî êàòåãîðèÿì. Äëÿ òîãî ÷òîáû îïðåäåëèòü, êàêèå êàòåãîðèè áóäóò îòîáðàæàòüñÿ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1.  íèæíåé ÷àñòè îáëàñòè ïåðåõîäîâ (ðèñ. 19.1) ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàñòðîéêà êíîïîê (Configure buttons). 2.  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ ðàñêðîéòå ïîäìåíþ Äîáàâèòü èëè óäàëèòü êíîïêè (Add or Remove Buttons). 3. Ñ ïîìîùüþ êîìàíä ýòîãî ïîäìåíþ ìîæíî âêëþ÷èòü èëè âûêëþ÷èòü îòîáðàæåíèå êíîïîê ïåðåõîäîâ ïî êàòåãîðèÿì. ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  íîâîé âåðñèè Outlook îáëàñòü ïåðåõîäîâ ìîæåò áûòü ñâåðíóòà, ÷òîáû çàíèìàòü ìåíüøå ïîëåçíîé ïëîùàäè â îêíå ïðèëîæåíèÿ.

 îêíå Outlook ìîæíî âûâîäèòü òó èëè èíóþ èíôîðìàöèþ èç ñòàíäàðòíûõ ïàïîê Outlook. 4.  íèæíåé ÷àñòè îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå ßðëûêè (Shortcuts), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 19.2.

444

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

Ðèñ. 19.1. Îêíî Outlook

5. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå Outlook ñåãîäíÿ (Outlook Today).  îñíîâíîé îáëàñòè îêíà Outlook ïîÿâèòñÿ èíôîðìàöèÿ î òåêóùèõ ñîáûòèÿõ ñåãîäíÿøíåãî äíÿ. Çäåñü âûâîäèòñÿ ñïèñîê ñîáûòèé, íàçíà÷åííûõ â êàëåíäàðå Outlook, çàäà÷è, çàïëàíèðîâàííûå íà òåêóùèé äåíü, à òàêæå ñîñòîÿíèå âàøèõ ïî÷òîâûõ ÿùèêîâ (ñì. ðèñ. 19.1). Ïîìèìî ñòàíäàðòíûõ ÿðëûêîâ, Outlook ðàçðåøàåò ïîëüçîâàòåëþ äîáàâëÿòü ñîáñòâåííûå ÿðëûêè è ãðóïïû. Ýòî ïîçâîëÿåò ðàçìåñòèòü íà ïàíåëè Outlook ÿðëûêè ÷àñòî èñïîëüçóåìûõ èíñòðóìåíòîâ Outlook, ñãðóïïèðîâàâ èõ ïî òåìàì. 6. Ùåëêíèòå â âåðõíåé ÷àñòè îáëàñòè ïåðåõîäîâ íà ññûëêå Äîáàâèòü íîâóþ ãðóïïó (Add New Group). 7.  êà÷åñòâå íàçâàíèÿ ãðóïïû ââåäèòå òåêñò Ìîè ÿðëûêè.

Íàâèãàöèÿ â Outlook

445

Ðèñ. 19.2. Äîáàâëåíèå ÿðëûêîâ

8. Ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà íîâîé ãðóïïå è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Äîáàâèòü ÿðëûê (Add New Shortcut). Ñïèñîê Èìÿ ïàïêè (Folder Name) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà ïîçâîëÿåò âûáðàòü îäíó èç ñòàíäàðòíûõ ïàïîê Outlook. 9. Âûáåðèòå â ñïèñêå Èìÿ ïàïêè (Folder Name) ïóíêò Çàäà÷è (Tasks). ÑÎÂÅÒ Íà ïðàêòèêå èìååò ñìûñë ñîçäàòü, íàïðèìåð, ïàïêó ñ íàçâàíèåì Ñïåöèàëüíûå çàäà÷è (èëè ñ ëþáûì íóæíûì âàì íàçâàíèåì) è ïîìåùàòü â íåå òîëüêî çàäà÷è, îòíîñÿùèåñÿ ê êàêîé-òî ñïåöèàëüíîé òåìå. Î ñîçäàíèè ïàïîê ðàññêàçàíî â ñëåäóþùåì ðàçäåëå.

10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. ÑÎÂÅÒ ×òîáû óäàëèòü íåíóæíûé ÿðëûê, ùåëêíèòå íà íåì ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå êîìàíäó Óäàëèòü ÿðëûê (Delete Shortcut). Äëÿ óäàëåíèÿ ãðóïïû ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà åå çàãîëîâêå è âûáåðèòå êîìàíäó Óäàëèòü ãðóïïó (Remove Group).

446

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

Óïðàæíåíèå 2. Äíåâíèê  äíåâíèê Outlook àâòîìàòè÷åñêè çàïèñûâàþòñÿ âûáðàííûå ïîëüçîâàòåëåì äåéñòâèÿ, èìåþùèå îòíîøåíèå ê çàäàííûì è âûáðàííûì êîíòàêòàì. Ýòè äåéñòâèÿ â äíåâíèêå ðàçìåùàþòñÿ ïî âðåìåííîé øêàëå. Ïîìèìî îòñëåæèâàíèÿ ýëåìåíòîâ Microsoft Office Outlook (èìè ÿâëÿþòñÿ ïî÷òîâûå ñîîáùåíèÿ), à òàêæå äðóãèõ äîêóìåíòîâ Microsoft Office (ôàéëîâ Word è Excel), ìîãóò çàïèñûâàòüñÿ èíûå âèäû âçàèìîäåéñòâèÿ, â ÷àñòíîñòè ýòî ìîãóò áûòü è ñâåäåíèÿ, íå õðàíÿùèåñÿ â êîìïüþòåðå, íàïðèìåð òåëåôîííûå ïåðåãîâîðû è îòïðàâëåííûå è ïîëó÷åííûå ðóêîïèñíûå ñîîáùåíèÿ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ýëåìåíò ÿâëÿåòñÿ îñíîâíûì îáúåêòîì, â êîòîðîì õðàíÿòñÿ äàííûå â Microsoft Office Outlook, è èñïîëüçóåòñÿ îí òàê æå, êàê ôàéëû â äðóãèõ ïðîãðàììàõ. Ýëåìåíòàìè ÿâëÿþòñÿ ïî÷òîâûå ñîîáùåíèÿ, âñòðå÷è, êîíòàêòû, çàäà÷è, çàïèñè â äíåâíèêå, çàìåòêè, à òàêæå îïóáëèêîâàííûå ýëåìåíòû è äîêóìåíòû.

×òîáû îòêðûòü äíåâíèê, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Â îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Äíåâíèê (Journal). Âû óâèäèòå ïðåäñòàâëåíèå äíåâíèêà, â êîòîðîì íà âðåìåííîé øêàëå îòîáðàæåíû çàïèñàííûå â äíåâíèê äåéñòâèÿ (ðèñ. 19.3).

Ðèñ. 19.3. Äíåâíèê

Íàâèãàöèÿ â Outlook

447

2. ×òîáû ðàçâåðíóòü ñïèñîê äîêóìåíòîâ Word, ùåëêíèòå íà çíàêå «ïëþñ» â ñòðîêå Microsoft Word. Íèæå ýòîé ñòðîêè ïîÿâÿòñÿ èìåíà îòêðûâàâøèõñÿ ôàéëîâ, ðàñïîëîæåííûå ïîä òåìè äíÿìè øêàëû âðåìåíè, â êîòîðûå âû ðàáîòàëè ñ ýòèìè ôàéëàìè. 3. Ùåëêíèòå íà îäíîì èç çíà÷êîâ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè. Ïîÿâèòñÿ êîíòåêñòíîå ìåíþ, ïîçâîëÿþùåå îòêðûòü âûáðàííûé ôàéë, ðàñïå÷àòàòü åãî, îòïðàâèòü äîêóìåíò ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå è âûïîëíèòü íåêîòîðûå äðóãèå îïåðàöèè. Íà ðèñ. 19.3 äíåâíèê ïîêàçàí â ðåæèìå ïðîñìîòðà òèïà ôàéëà. Äëÿ êàæäîé èç ñâîèõ ïàïîê Outlook ïðåäëàãàåò íåñêîëüêî ðåæèìîâ ïðîñìîòðà. Íóæíûé âàðèàíò ìîæíî âûáðàòü â ìåíþ Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå (View4Current View). Íî åñòü è äðóãîé ñïîñîá ïåðåêëþ÷åíèÿ ðåæèìîâ.  ìåíþ Ñåðâèñ (Tools) èìååòñÿ êîìàíäà Îðãàíèçîâàòü (Organize), êîòîðàÿ âûçûâàåò ñïåöèàëüíóþ ïàíåëü â îáëàñòè ïðîñìîòðà âûáðàííîé ïàïêè. Âèä ýòîé ïàíåëè ìåíÿåòñÿ â çàâèñèìîñòè îò òîãî, ñ êàêèì ïðåäñòàâëåíèåì Outlook âû ðàáîòàåòå, è ïîçâîëÿåò áûñòðî íàñòðîèòü íóæíûé ôîðìàò îòîáðàæåíèÿ èíôîðìàöèè. 4. Âûïîëíèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Îðãàíèçîâàòü (Tools4Organize).  âåðõíåé ÷àñòè îáëàñòè ïðîñìîòðà äíåâíèêà ïîÿâèòñÿ ïàíåëü îðãàíèçàòîðà (ðèñ. 19.4).

Ðèñ. 19.4. Ïðîñìîòð ñïèñêà ýëåìåíòîâ äíåâíèêà

448

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

5. Ùåëêíèòå íà ññûëêå Ïî ïðåäñòàâëåíèþ (Using Views). 6.  ñïèñêå ïðåäñòàâëåíèé âûáåðèòå ïóíêò Ñïèñîê ýëåìåíòîâ (Entry List). Ïîñëå ýòîãî äíåâíèê áóäåò ïîõîæ íà îêíî ïàïêè Windows èëè ïðîâîäíèêà â ðåæèìå ïðîñìîòðà òàáëèöû (ñì. ðèñ. 19.4). Êàæäàÿ çàïèñü çàíèìàåò îäíó ñòðîêó òàáëèöû, ñòîëáöû êîòîðîé èíôîðìèðóþò î âðåìåíè îòêðûòèÿ äîêóìåíòà, ïðîäîëæèòåëüíîñòè ðàáîòû ñ íèì è íåêîòîðûõ äðóãèõ ïàðàìåòðàõ. ÑÎÂÅÒ ×òîáû óïîðÿäî÷èòü ñïèñîê ïî îäíîìó èç ïàðàìåòðîâ, íàïðèìåð ïî ïðîäîëæèòåëüíîñòè ðàáîòû ñ äîêóìåíòîì, ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñîîòâåòñòâóþùåãî ñòîëáöà ñïèñêà. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà òîì æå çàãîëîâêå ðàññîðòèðóåò ïóíêòû ñïèñêà â îáðàòíîì ïîðÿäêå.

7. Çàêðîéòå ïàíåëü îðãàíèçàòîðà. 8. Íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è, íå îòïóñêàÿ åå, ùåëêíèòå íà íåñêîëüêèõ ïóíêòàõ ñïèñêà, ÷òîáû âûäåëèòü èõ. 9. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Óäàëèòü (Delete) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard) óäàëèòå âûáðàííûå ïóíêòû.

Ðèñ. 19.5. Óäàëåííûå ýëåìåíòû

Íàâèãàöèÿ â Outlook

10. 11.

12.

13. 14.

449

Äëÿ áûñòðîãî ïåðåìåùåíèÿ ïî ïàïêàì Outlook ìîæíî âîñïîëüçîâàòüñÿ ñïèñêîì ïàïîê (ðèñ. 19.5).  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïèñîê ïàïîê (Folder List).  ïîÿâèâøåìñÿ ñïèñêå ïàïîê ùåëêíèòå íà ïóíêòå Óäàëåííûå (Deleted Items). Îòêðîåòñÿ ïàïêà, ñîäåðæàùàÿ óäàëåííûå ýëåìåíòû ðàçëè÷íûõ ïàïîê Outlook. Îíà ïîõîæà íà êîðçèíó Windows. Çäåñü âû íàéäåòå çàïèñè, óäàëåííûå èç äíåâíèêà íà øàãå 9. Ùåëêíèòå íà îäíîì èç ïóíêòîâ ïàïêè ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïåðåìåñòèòü â ïàïêó (Move to Folder). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, êîòîðîå ïîçâîëÿåò ïåðåìåùàòü ýëåìåíòû ìåæäó ïàïêàìè Outlook è äîáàâëÿòü íîâûå ïàïêè. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New).  ïîëå Èìÿ ïàïêè (Folder Name) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà ââåäèòå ñëîâà Âàæíûå çàìåòêè (ðèñ. 19.6).

Ðèñ. 19.6. Äîáàâëåíèå ïàïêè Outlook

15.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñîäåðæèìîå ïàïêè (Folder Contains) âûáåðèòå ïóíêò Ýëåìåíòû òèïà Çàìåòêè (Note Items). Ëþáàÿ ïàïêà Outlook, êàê âèäíî èç ñïèñêà, îòíîñèòñÿ ê îäíîìó èç øåñòè ñòàíäàðòíûõ òèïîâ, êàæäûé èç êîòîðûõ èìååò îïðåäåëåííîå ïðåäíàçíà÷åíèå è ñâîé ôîðìàò ïðåäñòàâëåíèÿ èíôîðìàöèè: ¨ Äíåâíèê (Journal) — æóðíàë âûïîëíÿâøèõñÿ îïåðàöèé; ¨ Çàäà÷à (Task) — ñïèñîê çàïëàíèðîâàííûõ çàäà÷; ¨ Çàìåòêè (Note) — çàìåòêè ïîëüçîâàòåëÿ; ¨ Êàëåíäàðü (Calendar) — ñïèñîê çàïëàíèðîâàííûõ ñîáûòèé; ¨ Êîíòàêò (Contact) — ñïèñîê ëþäåé èëè êîìïàíèé ñ àäðåñàìè, òåëåôîíàìè è äðóãîé èíôîðìàöèåé;

450

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

¨ Ïî÷òà (Mail and Postl)

— ïàïêà ñ âõîäÿùèìè èëè èñõîäÿùèìè ñîîáùåíèÿìè ýëåêòðîííîé ïî÷òû; ¨ Ôîðìà InfoPath (InfoPath Form) — ýòà ïàïêà ïîçâîëÿåò èñïîëüçîâàòü ôîðìû InfoPath. 16. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 17. Ùåë÷êîì íà êíîïêå OK â îêíå Ïåðåìåùåíèå ýëåìåíòîâ (Move Items) çàâåðøèòå îïåðàöèþ ïåðåìåùåíèÿ çàïèñè èç ïàïêè Óäàëåííûå (Deleted Items) â òîëüêî ÷òî ñîçäàííóþ ïàïêó.

Óïðàæíåíèå 3. Ïîèñê Èíñòðóìåíò ïîèñêà ïîçâîëÿåò ïîëüçîâàòåëþ íàõîäèòü âî âñåì ìíîãîîáðàçèè ïàïîê Outlook òðåáóåìóþ èíôîðìàöèþ. ×òîáû íàó÷èòüñÿ èñêàòü íóæíûå çàïèñè, äàâàéòå ñíà÷àëà äîáàâèì íåñêîëüêî çàìåòîê. 1. Íà ïàíåëè ñïèñêà ïàïîê ùåëêíèòå íà ïóíêòå Çàìåòêè (Notes). Îòêðûâøàÿñÿ ïàïêà ïðåäíàçíà÷åíà äëÿ õðàíåíèÿ èíôîðìàöèè, êîòîðàÿ ñ òðóäîì ïîääàåòñÿ ñèñòåìàòèçàöèè, íî âñåãäà äîëæíà áûòü ïîä ðóêîé. Ïàïêà çàìåòîê çàìåíÿåò ìíîãî÷èñëåííûå ëèñòî÷êè ñ çàïèñÿìè, ðàçáðîñàííûå ïî ðàáî÷åìó ñòîëó èëè íàêëååííûå íà äèñïëåé êîìïüþòåðà. 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Ïîÿâèòñÿ îêíî çàìåòêè. Ââåäèòå â íåãî íåêîòîðûé òåêñò, íàïðèìåð, ïîêàçàííûé íà ðèñ. 19.7. Ïîìèìî ñàìîãî òåêñòà â çàìåòêå õðàíÿòñÿ äàòà è âðåìÿ åå ñîçäàíèÿ èëè ïîñëåäíåãî èçìåíåíèÿ, êîòîðûå âûâîäÿòñÿ â íèæíåé ÷àñòè îêíà.

Ðèñ. 19.7. Çàìåòêà

3. Çàêðîéòå îêíî çàìåòêè. 4. Äîáàâüòå åùå íåñêîëüêî çàìåòîê, íàïîëíèâ èõ ñîäåðæàíèåì ïî ñîáñòâåííîìó óñìîòðåíèþ. 5. ×òîáû îòêðûòü îêíî ðàñøèðåííîãî ïîèñêà, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 19.8, âûáåðèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Íàéòè ñåé÷àñ4Ðàñøèðåííûé ïîèñê (Tools4Instant Search4 Advanced Find). 6.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ïðîñìîòðåòü (Look For) âûáåðèòå ïóíêò Ëþáîé ýëåìåíò Outlook (Any Type Of Outlook Item), ÷òîáû èñêàòü âî âñåõ ïàïêàõ Outlook. 7.  ïîëå Èñêàòü òåêñò (Search For The Word) âêëàäêè Ëþáûå ýëåìåíòû (Any Items) ââåäèòå ñëîâî Outlook.

Êàëåíäàðü

451

Ðèñ. 19.8. Îêíî ðàñøèðåííîãî ïîèñêà

8. ×òîáû ïîèñê îñóùåñòâëÿëñÿ íå òîëüêî â çàãîëîâêàõ, íî è â òåëå ñîîáùåíèé è çàìåòîê, âûáåðèòå â ñïèñêå Ìåñòî ïîèñêà (In) ïóíêò Ïîëÿ òåì è çàìåòîê (Subject And Notes Fields). 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàéòè (Find Now). Ïðîãðàììà îáíàðóæèò âñå çàïèñè, â êîòîðûõ âñòðå÷àåòñÿ ñëîâî Outlook, è âûâåäåò èõ ñïèñîê â íèæíåé ÷àñòè îêíà ïîèñêà (ñì. ðèñ. 19.8). Çäåñü âû íàéäåòå çàìåòêó, ñîçäàííóþ â íà÷àëå óïðàæíåíèÿ. Äâîéíîé ùåë÷îê íà ëþáîì èç ïóíêòîâ ñïèñêà íàéäåííûõ ýëåìåíòîâ îòêðîåò îêíî ýòîãî ýëåìåíòà è ïîçâîëèò îçíàêîìèòüñÿ ñ åãî ñîäåðæàíèåì.

Êàëåíäàðü Êàëåíäàðü ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé áåñêîíå÷íûé åæåäíåâíèê, â êîòîðûé çàïèñûâàþòñÿ îïðåäåëåííûå ñîáûòèÿ. Âû ìîæåòå âíåñòè â áëàíê êàëåíäàðÿ ëþáîå ñîáûòèå, è ñîîáùåíèå î íåì ïîÿâèòñÿ íà ýêðàíå êîìïüþòåðà â óêàçàííûé ìîìåíò, íàïîìíèâ âàì î çàïëàíèðîâàííîì ìåðîïðèÿòèè. Äðóãèì òèïîì çàïèñè êàëåíäàðÿ

452

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

ÿâëÿåòñÿ ïåðèîäè÷åñêîå ñîáûòèå, êîòîðîå ïîäîáíî îáû÷íîìó ñîáûòèþ, íî ãåíåðèðóåò ñîîáùåíèå ðåãóëÿðíî ÷åðåç îïðåäåëåííûå ïðîìåæóòêè âðåìåíè ñîãëàñíî çàðàíåå íàñòðîåííîìó ðàñïèñàíèþ. Òðåòèé òèï çàïèñè êàëåíäàðÿ — ýòî óâåäîìëåíèå î ñîâåùàíèè, êîòîðîå àâòîìàòè÷åñêè ðàññûëàåòñÿ ïðîãðàììîé Outlook âñåì ó÷àñòíèêàì ñîâåùàíèÿ â çàðàíåå óêàçàííûé ìîìåíò âðåìåíè.

Óïðàæíåíèå 4. Äîáàâëåíèå ñîáûòèÿ Ðàáî÷èé äåíü äåëîâîãî ÷åëîâåêà íàïîëíåí ðàçëè÷íûìè âñòðå÷àìè, ñîâåùàíèÿìè è ñåìèíàðàìè. Êàëåíäàðü ïîìîæåò îðãàíèçîâàòü âàøå ðàñïèñàíèå è âîâðåìÿ íàïîìíèò î ïðåäñòîÿùåì ñîáûòèè. ×òîáû äîáàâèòü èíôîðìàöèþ î çàïëàíèðîâàííîé âñòðå÷å â áëàíê êàëåíäàðÿ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Êàëåíäàðü (Calendar). Êàëåíäàðü ïîÿâèòñÿ â âèäå ðàñïèñàíèÿ òåêóùåãî äíÿ, ïðîêðó÷èâàåìîãî êàëåíäàðÿ ìåñÿöåâ è ñïèñêà çàäà÷ (ðèñ. 19.9).

Ðèñ. 19.9. Êàëåíäàðü

2. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå êíîïêè Ñîçäàòü (New) è âûáåðèòå ïóíêò Âñòðå÷à (Appointment).

Êàëåíäàðü

453

3. Ââåäèòå â ïîëå Òåìà (Subject) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà òåêñò Ñîâåùàíèå ïî âîïðîñàì ðåêëàìû (ðèñ. 19.10).

Ðèñ. 19.10. Íàñòðîéêà ñîáûòèÿ

4.  ïîëå Ìåñòî (Location) ââåäèòå òåêñò Îôèñ äî÷åðíåé êîìïàíèè. 5. Ùåëêíóâ íà êíîïêå ëåâîãî ðàñêðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà Íà÷àëî (Start Time), âûáåðèòå â êàëåíäàðå äåíü, íà êîòîðûé íàçíà÷åíî ñîâåùàíèå (íàïðèìåð, ÷åòâåðã ñëåäóþùåé íåäåëè). Äëÿ ïåðåõîäà ê äðóãîìó ìåñÿöó ïîëüçóéòåñü êíîïêàìè ïðîêðóòêè. 6.  ïðàâîì ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Íà÷àëî (Start Time) âûáåðèòå âðåìÿ íà÷àëà ñîâåùàíèÿ. 7.  òàêîì æå ñïèñêå Êîíåö (End Time) óêàæèòå ïðåäïîëàãàåìîå âðåìÿ îêîí÷àíèÿ ñîâåùàíèÿ. 8.  ñïèñêå Íàïîìèíàíèå (Reminder), íàõîäÿùåìñÿ íà âêëàäêå Âñòðå÷à (Appointment) â ãðóïïå Ïàðàìåòðû (Options), ìîæíî çàäàòü èíòåðâàë âðåìåíè, çà êîòîðûé Outlook çàðàíåå ïðåäóïðåäèò âàñ î ïðåäñòîÿùåì ñîâåùàíèè. Ìû âûáåðåì ïóíêò 1 ÷àñ (1 hour). 9. Åñëè âû åùå íå ðåøèëè, ñëåäóåò ëè ïîÿâëÿòüñÿ íà ïëàíèðóåìîì ñîâåùàíèè, âûáåðèòå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå  ýòî âðåìÿ (Show As) ïóíêò Ïîä âîïðîñîì (Tentative). Ïî óìîë÷àíèþ íàçíà÷àåìîå ñîáûòèå ïîëó÷àåò ñîñòîÿíèå Çàíÿò

454

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

(Busy). Åñëè âû õîòèòå äàòü âîçìîæíîñòü ñâîåìó ñåêðåòàðþ çàïèñàòü íà òî æå ñàìîå âðåìÿ åùå îäíî ñîáûòèå, âûáèðàéòå âàðèàíò Ïîä âîïðîñîì (Tentative). ×òîáû óêàçàòü íà ñâîå îòñóòñòâèå â çîíå äîñÿãàåìîñòè è íåâîçìîæíîñòü îòâåòà íà òåëåôîííûå çâîíêè, íàçíà÷üòå äëÿ òàêîãî èíòåðâàëà âðåìåíè ñîáûòèå ñ ñîñòîÿíèåì Íåò íà ðàáîòå (Out Of Office). Ðàçëè÷íûå ñîñòîÿíèÿ îòðàæàþòñÿ â áëàíêå êàëåíäàðÿ ðàçíûì öâåòîì. 10.  íèæíåì ïðîêðó÷èâàþùåìñÿ ïîëå äëÿ çàìåòîê ââåäèòå òåêñò Íå çàáûòü ìàòåðèàëû ïî ðåêëàìå â æóðíàëàõ. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Save And Close), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Âñòðå÷à (Appointment) â ãðóïïå Äåéñòâèÿ (Actions).  íóæíûé äåíü ðîâíî çà ÷àñ äî íàçíà÷åííîãî âðåìåíè Outlook íàïîìíèò î ïðåäñòîÿùåì ñîâåùàíèè çâóêîâûì ñèãíàëîì è ïîÿâëåíèåì îêíà ñîîáùåíèÿ, ïîäîáíîãî ïîêàçàííîìó íà ðèñ. 19.11.

Ðèñ. 19.11. Îêíî íàïîìèíàíèÿ

Ùåë÷îê íà êíîïêå Ïðåêðàòèòü (Dismiss) çàêðîåò îêíî íàïîìèíàíèÿ. Êíîïêà Îòëîæèòü (Snooze) òîæå çàêðûâàåò îêíî, íî èíèöèèðóåò ïîâòîðíîå íàïîìèíàíèå ÷åðåç èíòåðâàë âðåìåíè, óêàçàííûé â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå â íèæíåé ÷àñòè îêíà. Ùåë÷îê íà êíîïêå Îòêðûòü (Open Item) îòêðîåò äåòàëüíîå îïèñàíèå ñîáûòèÿ. ÑÎÂÅÒ Ïðîãðàììà Outlook íàïîìíèò î ïðåäñòîÿùåì ñîáûòèè, òîëüêî åñëè îíà çàïóùåíà. ×òîáû íå ïðîïóñòèòü âàæíîå çàñåäàíèå, ïîìåñòèòå çíà÷îê Outlook â ïàïêó Àâòîçàãðóçêà (StartUp) ãëàâíîãî ìåíþ. Òîãäà ïðîãðàììà áóäåò àâòîìàòè÷åñêè çàïóñêàòüñÿ ñðàçó ïîñëå âêëþ÷åíèÿ êîìïüþòåðà è çàãðóçêè Windows XP.

Óïðàæíåíèå 5. Ïåðèîäè÷åñêîå ñîáûòèå Íåêîòîðûå ñîáûòèÿ ïîâòîðÿþòñÿ äîñòàòî÷íî ÷àñòî ñ îïðåäåëåííîé ïåðèîäè÷íîñòüþ. Íåò íåîáõîäèìîñòè âíîñèòü â êàëåíäàðü òàêîå ñîáûòèå íåñêîëüêî ðàç.

Êàëåíäàðü

455

Ïðîãðàììà Outlook ñàìà çàïîëíèò ÿ÷åéêè â ñîîòâåòñòâèè ñ óêàçàííûì âàìè ïðàâèëîì. 1. Âûáåðèòå êîìàíäó Ôàéë4Ñîçäàòü4Âñòðå÷à (File4New4Appointment). 2.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïîëå Òåìà (Subject) ââåäèòå òåêñò Îáåäåííûé ïåðåðûâ. 3.  êà÷åñòâå âðåìåíè íà÷àëà çàäàéòå âðåìÿ 14:00, à â êà÷åñòâå âðåìåíè îêîí÷àíèÿ — âðåìÿ 15:00. 4. Âêëþ÷èòå ðåæèì íàïîìèíàíèÿ çà 15 ìèíóò äî ñîáûòèÿ è íàçíà÷üòå ñîñòîÿíèå Íåò íà ðàáîòå (Out Of Office). 5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Ïîâòîðåíèå (Recurrence) îòêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 19.12.

Ðèñ. 19.12. Íàñòðîéêà ïîâòîðåíèÿ

6. ×òîáû ñîîáùåíèå îá îáåäåííîì ïåðåðûâå ïîÿâëÿëîñü ïÿòü ðàç â íåäåëþ ïî ðàáî÷èì äíÿì, óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Åæåíåäåëüíî (Weekly).

456

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

7. Óñòàíîâèòå ôëàæêè äëÿ íóæíûõ ðàáî÷èõ äíåé. 8.  ðàçäåëå Ïðåäåëû ïîâòîðåíèÿ (Range Of Recurrence) ðàñêðîéòå êàëåíäàðü Íà÷àëî (Start Time) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñåãîäíÿ (Today). Ýòèì âû óêàæåòå ñåãîäíÿøíèé äåíü â êà÷åñòâå íà÷àëà îòñ÷åòà äëÿ ïîâòîðÿþùèõñÿ íàïîìèíàíèé. Óñòàíîâëåííûé ïî óìîë÷àíèþ ïåðåêëþ÷àòåëü Íåò êîíå÷íîé äàòû (No End Date) â ðàçäåëå Ïðåäåëû ïîâòîðåíèÿ (Range Of Recurrence) èíèöèèðóåò áåñêîíå÷íûé ïðîöåññ ïîâòîðåíèÿ íàïîìèíàíèé. Ïåðåêëþ÷àòåëü Çàâåðøèòü ïîñëå (End After) ïîçâîëÿåò óêàçàòü êîëè÷åñòâî ïîâòîðåíèé ñîáûòèÿ, ïîñëå êîòîðîãî ïðîïàäàåò íàäîáíîñòü â äàëüíåéøåì ðàçìåùåíèè çàïèñåé â êàëåíäàðå. Ïåðåêëþ÷àòåëü Äàòà îêîí÷àíèÿ (End By) äàåò âîçìîæíîñòü ââåñòè äàòó îêîí÷àíèÿ öèêëà ïîâòîðåíèÿ. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 10. ×òîáû óñòàíîâèòü äëÿ íàñòðàèâàåìîãî ñîáûòèÿ ïîâûøåííóþ âàæíîñòü, ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûñîêàÿ âàæíîñòü (High Importance) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòðå÷à4Äåéñòâèÿ4Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Appointment4 Actions4Save & Close). Îáåäåííûé ïåðåðûâ ïîÿâèòñÿ â áëàíêå êàæäîãî äíÿ êàëåíäàðÿ, êðîìå âûõîäíûõ.

Óïðàæíåíèå 6. Ïðèãëàøåíèå íà ñîâåùàíèå Âîçìîæíîñòè Outlook ïîçâîëÿþò íàïîìíèòü î ïðåäñòîÿùåì ñîâåùàíèè íå òîëüêî âàì, íî è äðóãèì ó÷àñòíèêàì ñîâåùàíèÿ. Äëÿ ýòîãî â Outlook èíòåãðèðîâàíû èíñòðóìåíòû îòïðàâêè ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé. 1.  ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ êàëåíäàðÿ ùåëêíèòå íà ñòðåëêå êíîïêè Ñîçäàòü (New) è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ êîìàíäó Ïðèãëàøåíèå íà ñîáðàíèå (Meeting Request). Îòêðîåòñÿ îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 19.13. Îíî ïîäîáíî îêíó íàñòðîéêè ïàðàìåòðîâ âñòðå÷è, íî â íåì åñòü äîïîëíèòåëüíîå ïîëå, ñíàáæåííîå êíîïêîé Êîìó (To).  ýòîì ïîëå íóæíî ïåðå÷èñëèòü ýëåêòðîííûå àäðåñà âñåõ ó÷àñòíèêîâ ñîâåùàíèÿ. Ñêîðåå âñåãî, âû íå ïîìíèòå èõ íàèçóñòü, ïîýòîìó ïðîùå áóäåò âûáðàòü àäðåñà â ñïðàâî÷íèêàõ Outlook. 2. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Êîìó (To) îòêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 19.14.  åãî âåðõíåé ÷àñòè åñòü ðàñêðûâàþùèéñÿ ñïèñîê, ïîçâîëÿþùèé óêàçàòü îäèí èç ñïðàâî÷íèêîâ àäðåñîâ. Ýòî ìîæåò áûòü àäðåñíàÿ êíèãà Outlook èëè ñïèñîê êîíòàêòîâ, ñ êîòîðûì âû ïîçíàêîìèòåñü íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè. 3. Âûáåðèòå ïîäõîäÿùóþ àäðåñíóþ êíèãó. 4. Âûäåëèòå àäðåñàòà â ñïèñêå äèàëîãîâîãî îêíà. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáÿçàòåëüíûé (Required). 6. Âûáèðàéòå ôàìèëèè ëþäåé è ùåëêàéòå íà êíîïêå Îáÿçàòåëüíûé (Required) äî òåõ ïîð, ïîêà íå ïåðåáåðåòå âñåõ ó÷àñòíèêîâ ñîâåùàíèÿ. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, ÷òîáû âåðíóòüñÿ â îêíî íàñòðîéêè ïàðàìåòðîâ âñòðå÷è. 8.  ïîëå Òåìà (Subject) ââåäèòå ïðåäëîæåíèå Ñåìèíàð ïî çàùèòå îêðóæàþùåé ñðåäû. 9.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ìåñòî (Location) âûáåðèòå ïóíêò Îôèñ äî÷åðíåé êîìïàíèè, ïîïàâøèé â ýòîò ñïèñîê ïðè äîáàâëåíèè ñîáûòèÿ â óïðàæíåíèè 4.

Êàëåíäàðü

457

Ðèñ. 19.13. Ïðèãëàøåíèå íà ñîâåùàíèå

Ðèñ. 19.14. Âûáîð àäðåñà

458

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

10.  êàëåíäàðå Íà÷àëî (Start Time) âûáåðèòå òîò æå äåíü, â êîòîðûé áûëî íàçíà÷åíî ñîâåùàíèå â óïðàæíåíèè 4. 11. Óñòàíîâèòå ôëàæîê Öåëûé äåíü (All day event). Ðåæèì íàçíà÷åíèÿ ñîáûòèÿ íà öåëûé äåíü ïîçâîëÿåò ðàçìåùàòü â êàëåíäàðå óïîìèíàíèÿ î ìåðîïðèÿòèÿõ, äëÿùèõñÿ ïðîäîëæèòåëüíîå âðåìÿ. Íà ôîíå òàêîãî ìåðîïðèÿòèÿ â êàëåíäàðå ìîãóò ïðèñóòñòâîâàòü è âñòðå÷è, íàçíà÷åííûå íà êîíêðåòíîå âðåìÿ è ïåðåñåêàþùèåñÿ ñ äëèòåëüíûì ìåðîïðèÿòèåì. 12. Âûáåðèòå â êàëåíäàðå Êîíåö (End Time) ïÿòíèöó òîé æå íåäåëè, íà êîòîðóþ ïðèõîäèòñÿ íà÷àëî ñåìèíàðà. 13.  ïîëå êîììåíòàðèÿ ââåäèòå òåêñò, êîòîðûé äîëæåí áûòü îòïðàâëåí àäðåñàòàì âìåñòå ñ íàïîìèíàíèåì î ñåìèíàðå. 14. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send). Outlook àâòîìàòè÷åñêè ñãåíåðèðóåò íåîáõîäèìûå ñîîáùåíèÿ è îòïðàâèò èõ ó÷àñòíèêàì ñîâåùàíèÿ ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. Åñëè êîìïüþòåð ñâÿçûâàåòñÿ ñ ïîñòàâùèêîì óñëóã Èíòåðíåòà ïîñðåäñòâîì ìîäåìà, òî ñîîáùåíèÿ áóäóò îòïðàâëåíû ïðè î÷åðåäíîì ïîäêëþ÷åíèè ê ïî÷òîâîìó ñåðâåðó. ÑÎÂÅÒ Íå çàäóìûâàéòåñü ñåé÷àñ î òîì, êàê Outlook îáðàáàòûâàåò ýëåêòðîííóþ ïî÷òó. Âû ïîçíàêîìèòåñü ñ ïî÷òîâûìè âîçìîæíîñòÿìè ýòîãî ïðèëîæåíèÿ íà çàíÿòèè 21.

Óïðàæíåíèå 7. Âèä êàëåíäàðÿ  ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ âû äîáàâèëè â êàëåíäàðü íåñêîëüêî çàïèñåé. Òåïåðü ïîñìîòðèì íà íèõ, âîñïîëüçîâàâøèñü ðàçíûìè ïðåäñòàâëåíèÿìè. Èñõîäíûé ðåæèì ïðîñìîòðà, êîòîðûé íàçûâàåòñÿ Äåíü/íåäåëÿ/ìåñÿö (Day/Week/Month), èëëþñòðèðóåò ðèñ. 19.15. Îí ïîçâîëÿåò íå òîëüêî ïðîñìàòðèâàòü íàçíà÷åííûå ñîáûòèÿ, íî è îïåðàòèâíî äîáàâëÿòü è óäàëÿòü ïóíêòû êàëåíäàðÿ. 1. ×òîáû îòâåñòè ïîä êàëåíäàðü áîëüøå ïðîñòðàíñòâà, âûïîëíèòå êîìàíäó Âèä4 Îáëàñòü ïåðåõîäîâ4Îòñóòñòâóåò (View4Navigation Pane4Off), ñêðûâ ýòèì îáëàñòü ïåðåõîäîâ. Ìû áóäåì ðàáîòàòü ñ îòîáðàæåííîé îáëàñòüþ ïåðåõîäîâ. 2.  îáëàñòè êàëåíäàðåé íà ìåñÿö ùåëêíèòå íà òîì äíå, íà êîòîðûé áûëî íàçíà÷åíî ñîâåùàíèå â óïðàæíåíèè 4 (â íàøåì ñëó÷àå ýòî 22 ôåâðàëÿ 2007 ãîäà). Âû óâèäèòå â áëàíêå êàëåíäàðÿ òðè ñîáûòèÿ. Íàçâàíèå ñåìèíàðà, êîòîðûé áóäåò äëèòüñÿ äâà äíÿ, íàõîäèòñÿ â âåðõíåé ÷àñòè ðàñïèñàíèÿ òåêóùåãî äíÿ. Äâà äðóãèõ ñîáûòèÿ ðàñïîëîæåíû â ñîîòâåòñòâèè ñ íàçíà÷åííûì âðåìåíåì. Äîáàâèì â ðàñïèñàíèå äíÿ åùå îäíó âñòðå÷ó. 3. Ùåëêíèòå â ãðàôå 11:00. 4. Ââåäèòå òåêñò Âñòðå÷à ñ ïðåäñòàâèòåëåì êîìïàíèè Ôàíòîì. 5. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî ñëåâà îò îïèñàíèÿ ñîáûòèÿ ðàñïîëîæåíà ïîëîñêà îïðåäåëåííîãî öâåòà. Ñèíèì öâåòîì âûäåëåíû âðåìåííûå èíòåðâàëû, îáîçíà÷åííûå êàê çàíÿòûå, ñèíèì ñî øòðèõîâêîé — êàê çàíÿ-

Êàëåíäàðü

459

òûå ïîä âîïðîñîì, à òåìíî-ñèíèì — òå ïðîìåæóòêè âðåìåíè, êîãäà âû áóäåòå îòñóòñòâîâàòü íà ðàáîòå.

Ðèñ. 19.15. Ïðåäñòàâëåíèå Äåíü/íåäåëÿ/ìåñÿö

6. Íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) ùåëêíèòå íà êíîïêå ðàñêðûòèÿ ñïèñêà Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå (Current View) è âûáåðèòå ïóíêò Àêòèâíûå âñòðå÷è (Active Appointments). ÑÎÂÅÒ Åñëè ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ Äîïîëíèòåëüíî (Advanced) íå îòîáðàæàåòñÿ íà ýêðàíå, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Äîïîëíèòåëüíî (Advanced).

 ðåçóëüòàòå íà ýêðàíå ïîÿâèòñÿ ñïèñîê àêòèâíûõ (çàïëàíèðîâàííûõ íà áóäóùåå) ñîáûòèé, ðàçäåëåííûõ íà ãðóïïû â ñîîòâåòñòâèè ñ âûáðàííûì ðåæèìîì ïîâòîðÿåìîñòè. Ñ ïîìîùüþ êíîïîê â íà÷àëå ãðóïï ìîæíî ñâîðà÷èâàòü (ùåë÷îê íà êíîïêå «ìèíóñ») è ðàçâîðà÷èâàòü (ùåë÷îê íà êíîïêå «ïëþñ») ñîäåðæèìîå ãðóïïû.  ëåâîé ÿ÷åéêå êàæäîé ñòðîêè òàáëèöû íàõîäèòñÿ çíà÷îê, ïîêàçûâàþùèé òèï äàííîãî ïóíêòà. Âñòðå÷è è ïîâòîðÿþùèåñÿ ñîáûòèÿ îòìå÷åíû ìàëåíüêèì êàëåíäàðåì, à ïðèãëàøåíèÿ íà ñîâåùàíèÿ — èçîáðà-

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

460

æåíèåì êàëåíäàðÿ ñ ÷åëîâå÷êîì. Ýòîò âàðèàíò ïðîñìîòðà, ïîêàçàííûé íà ðèñ. 19.16, ïîçâîëÿåò îïåðàòèâíî èçìåíÿòü ïàðàìåòðû ñîáûòèé. Ïðîñòî ùåëêíèòå â ëþáîé ÿ÷åéêå è îòðåäàêòèðóéòå åå ñîäåðæèìîå. Èçìåíåíèå èíôîðìàöèè î ñîáûòèè òóò æå îòðàçèòñÿ âî âñåõ îñòàëüíûõ ïðåäñòàâëåíèÿõ êàëåíäàðÿ.

Ðèñ. 19.16. Ïðîñìîòð àêòèâíûõ âñòðå÷

7. Ñ ïîìîùüþ òîãî æå ñïèñêà Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå (Current View) âåðíèòåñü ê ïðåæíåìó ïðåäñòàâëåíèþ, âûáðàâ ïóíêò Äåíü/íåäåëÿ/ìåñÿö (Day/Week/Month). 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íåäåëÿ (Week) â îáëàñòè êàëåíäàðÿ. Áëàíê ðàñïèñàíèÿ äíÿ çàìåíèòñÿ ñïèñêîì èç ñåìè äíåé íåäåëè. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìåñÿö (Month) â îáëàñòè êàëåíäàðÿ, è âû óâèäèòå áîëüøîé áëàíê êàëåíäàðÿ íà ìåñÿö ñî ñïèñêîì çàïëàíèðîâàííûõ ñîáûòèé. 10. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Äåíü (Day) îáëàñòè êàëåíäàðÿ âåðíèòåñü ê èñõîäíîìó ïðåäñòàâëåíèþ.

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë  Outlook âû ìîæåòå ñîçäàâàòü çàäà÷è è îòñëåæèâàòü èõ âûïîëíåíèå. Ñóùåñòâóåò äâà òèïà çàäà÷è: ðàçîâàÿ è ïîâòîðÿþùàÿñÿ. Âûïîëíåíèå ïîâòîðÿþùåéñÿ çàäà÷è ïðîèñõîäèò ÷åðåç ðàâíûå èíòåðâàëû âðåìåíè èëè â çàâèñèìîñòè îò äàòû

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë

461

åå çàâåðøåíèÿ. Íàïðèìåð, ïîâòîðÿþùåéñÿ çàäà÷åé ÿâëÿåòñÿ ñîâåùàíèå â ïîñëåäíþþ ïÿòíèöó êàæäîãî ìåñÿöà èëè âèçèò â ñïîðòèâíûé çàë êàæäûå âòîðíèê è ÷åòâåðã. Ýëåìåíòîì ñïèñêà äåë ÿâëÿåòñÿ ëþáîé ýëåìåíò Outlook, íàïðèìåð çàäà÷à, ýëåêòðîííîå ñîîáùåíèå èëè êîíòàêò, êîòîðûå áûëè ïîìå÷åíû îòìåòêîé ê èñïîëíåíèþ. Ïî óìîë÷àíèþ âñå çàäà÷è â Outlook ïîìå÷àþòñÿ îòìåòêîé ê èñïîëíåíèþ ïðè èõ ñîçäàíèè äàæå â òîì ñëó÷àå, åñëè ó íèõ íå çàäàíà äàòà íà÷àëà èëè çàâåðøåíèÿ. Òàêèì îáðàçîì, ýëåìåíò ñïèñêà äåë ñîçäàåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè ïðè ñîçäàíèè çàäà÷è ëèáî ïðè óñòàíîâêå îòìåòêè ê èñïîëíåíèþ â ýëåêòðîííîì ñîîáùåíèè èëè êîíòàêòå. Çàäà÷è è ýëåìåíòû ñïèñêà äåë îòîáðàæàþòñÿ â ïðåäñòàâëåíèè Çàäà÷è (Tasks), Êàëåíäàðü (Calendar) è â îáëàñòè Ñïèñîê äåë (To-Do Bar). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Çàäà÷è Outlook ìîæíî èñïîëüçîâàòü äëÿ îòñëåæèâàíèÿ ñîáñòâåííûõ çàäà÷ (íàïðèìåð, äëÿ íàïîìèíàíèÿ îá îòâåòàõ íà ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ) ëèáî çàäà÷, ïîðó÷åííûõ äðóãèì ïîëüçîâàòåëÿì (íàïðèìåð, îòñëåæèâàíèÿ ýòàïîâ âûïîëíåíèÿ ÷üåãî-ëèáî ïðîåêòà).

Óïðàæíåíèå 8. Äîáàâëåíèå çàäà÷ è ýëåìåíòîâ ñïèñêà äåë Äàâàéòå ðàññìîòðèì ðàçëè÷íûå ñïîñîáû äîáàâëåíèÿ çàäà÷ è ýëåìåíòîâ ñïèñêà äåë. Äëÿ íà÷àëà äîáàâèì çàäà÷ó ñ ïîìîùüþ êíîïêè ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ è äèàëîãîâîãî îêíà Çàäà÷à (Task). 1. Ùåëêíèòå íà ñòðåëêå êíîïêè Ñîçäàòü (New) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Ñòàíäàðòíàÿ (Standard) è âûáåðèòå ïóíêò Çàäà÷à (Task). Îòêðîåòñÿ îêíî ââîäà ïàðàìåòðîâ çàäà÷è (ðèñ. 19.17). 2.  ïîëå Òåìà (Subject) ââåäèòå òåêñò Èçó÷èòü âîçìîæíîñòè ïî÷òîâîãî ìîäóëÿ Outlook. 3. Ðàñêðîéòå êàëåíäàðü Ñðîê (Due Date) è âûáåðèòå â÷åðàøíþþ äàòó. Íàçíà÷åíèå ñðîêà èñïîëíåíèÿ ïîçâîëÿåò êîíòðîëèðîâàòü çàïëàíèðîâàííóþ ñêîðîñòü ðàáîòû. Åñëè ê íàçíà÷åííîìó ñðîêó çàäà÷à íå áûëà ïîìå÷åíà êàê âûïîëíåííàÿ, åå òåêñò áóäåò îòîáðàæàòüñÿ êðàñíûì öâåòîì. Èìåííî ýòî ñëó÷èòñÿ ñ òîëüêî ÷òî äîáàâëåííîé çàäà÷åé, êîòîðàÿ äîëæíà áûëà áûòü âûïîëíåíà äî â÷åðàøíåãî äíÿ. 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûáðàòü êàòåãîðèþ (Categorize) â ãðóïïå Ïàðàìåòðû (Options) âêëàäêè Çàäà÷à (Task). Ïîÿâèòñÿ êîëëåêöèÿ ñî ñïèñêîì êàòåãîðèé. Ïî óìîë÷àíèþ â Outlook åñòü íåñêîëüêî êàòåãîðèé ñ íàçâàíèÿìè Êðàñíàÿ êàòåãîðèÿ, Æåëòàÿ êàòåãîðèÿ, Çåëåíàÿ êàòåãîðèÿ è ò. ä. Âû ìîæåòå íàçíà÷èòü îäíó èëè íåñêîëüêî êàòåãîðèé äëÿ âàøåé çàäà÷è. Íàçâàíèÿ êàòåãîðèé ïî óìîë÷àíèþ íå î÷åíü èíôîðìàòèâíû, ïîýòîìó âû ìîæåòå ñàìîñòîÿòåëüíî èçìåíèòü íàçâàíèå óæå ñóùåñòâóþùèõ êàòåãîðèé èëè äîáàâèòü íîâûå êàòåãîðèè.

462

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

Ðèñ. 19.17. Äîáàâëåíèå çàäà÷è

5. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Âûáðàòü êàòåãîðèþ (Categorize) ðàñêðîéòå êîëëåêöèþ. 6. Âûáåðèòå êîìàíäó Âñå êàòåãîðèè (All Categories). 7.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Öâåòîâûå êàòåãîðèè (Color Categories) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 19.18. 8. Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Äîáàâèòü íîâóþ êàòåãîðèþ (Add New Category).  ïîëå Èìÿ (Name) ââåäèòå ñëîâî Îáó÷åíèå, à â êîëëåêöèè Öâåò (Color ) âûáåðèòå çåëåíûé öâåò è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ñïèñêå êàòåãîðèé ïîÿâèòñÿ íîâàÿ êàòåãîðèÿ Îáó÷åíèå. ÑÎÂÅÒ Âìåñòî ñîçäàíèÿ íîâîé êàòåãîðèè ìîæíî ïðîñòî ïåðåèìåíîâàòü îäíó èç ñóùåñòâóþùèõ êàòåãîðèé.

9. Óñòàíîâèòå ôëàæêè ó òåõ êàòåãîðèé, ê êîòîðûì îòíîñèòñÿ äîáàâëÿåìàÿ çàäà÷à.  äàííîì ñëó÷àå ìû óñòàíîâèì òîëüêî ôëàæîê Îáó÷åíèå, â ðåàëüíûõ æå ñëó÷àÿõ çàäà÷à ìîæåò îòíîñèòüñÿ ê íåñêîëüêèì êàòåãîðèÿì.

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë

463

Ðèñ. 19.18. Âûáîð êàòåãîðèè

10. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  îêíå çàäà÷è ïîÿâèòñÿ ñïåöèàëüíàÿ îòìåòêà öâåòîâîé êàòåãîðèè. 11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Save & Close) â ãðóïïå Äåéñòâèÿ (Actions) âêëàäêè Çàäà÷à (Task). Äàâàéòå òåïåðü äîáàâèì çàäà÷ó ñ ïîìîùüþ êàëåíäàðÿ. Îáðàòèòå âíèìàíèå íà íèæíþþ ÷àñòü êàëåíäàðÿ íà ðèñ. 19.19. Çäåñü íàõîäèòñÿ ñïèñîê Çàäà÷è (Tasks), ñ ïîìîùüþ êîòîðîãî âû ìîæåòå äîáàâèòü çàäà÷ó. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî êàëåíäàðü äîëæåí áûòü îòêðûò â ïðåäñòàâëåíèè Äåíü/íåäåëÿ/ìåñÿö (Day/Week/Month) è îòîáðàæàòü ñîáûòèÿ íà äåíü èëè íåäåëþ. 12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êàëåíäàðü (Calendar) â îáëàñòè ïåðåõîäîâ, ÷òîáû îòêðûòü êàëåíäàðü. 13. Ùåëêíèòå â ñâîáîäíîì ìåñòå ñïèñêà çàäà÷ è â ïîÿâèâøåìñÿ ïîëå ââåäèòå òåêñò ñ îïèñàíèåì çàäà÷è, íàïðèìåð Îçíàêîìèòüñÿ ñ ðàçëè÷íûìè ñïîñîáàìè äîáàâëåíèÿ çàäà÷. Íàæìèòå êëàâèøó Enter.  ñïèñêå çàäà÷ ïîÿâèòñÿ åùå îäíà çàäà÷à, äëÿ êîòîðîé áóäóò çàäàíû ïàðàìåòðû ïî óìîë÷àíèþ. 14. ×òîáû èçìåíèòü ïàðàìåòðû çàäà÷è, ùåëêíèòå äâà ðàçà íà ýòîé çàäà÷å è â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Çàäà÷à (Task) çàäàéòå íóæíûå ïàðàìåòðû. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Ïî óìîë÷àíèþ â ñïèñêå çàäà÷ êàëåíäàðÿ îòîáðàæàþòñÿ âñå çàäà÷è, â òîì ÷èñëå è çàâåðøåííûå. ×òîáû îíè íå îòîáðàæàëèñü, ùåëêíèòå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè íà ñïèñêå çàäà÷ è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Óïîðÿäî÷èòü ïî4Ïîêàçàòü çàâåðøåííûå çàäà÷è (Arrange By4Show Completed Task). Ýòà êîìàíäà ðàáîòàåò êàê ôëàæîê.

Äîáàâèòü çàäà÷ó ìîæíî òàêæå ñ ïîìîùüþ îáëàñòè Ñïèñîê äåë (To-Do Bar).

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

464

Ðèñ. 19.19. Äîáàâëåíèå çàäà÷è â êàëåíäàðü

ÑÎÂÅÒ Åñëè îáëàñòü Ñïèñîê äåë (To-Do Bar) íå îòîáðàæàåòñÿ â îêíå Outlook, âûïîëíèòå êîìàíäó Âèä4 Ñïèñîê äåë4Îáû÷íîå (View4To-Do Bar4Normal). Äëÿ ïðîñìîòðà è äîáàâëåíèÿ çàäà÷ â ñïèñîê äåë äîëæåí îòîáðàæàòüñÿ ñïèñîê çàäà÷. Äëÿ òîãî ÷òîáû âêëþ÷èòü ñïèñîê çàäà÷ (åñëè îí íå îòîáðàæàåòñÿ), âûïîëíèòå êîìàíäó Âèä4Ñïèñîê äåë4Ñïèñîê çàäà÷ (View4To-Do Bar4Task List).

15. Ùåëêíèòå â îáëàñòè Ñïèñîê äåë (To-Do Bar) ñïèñêà çàäà÷ íà ýëåìåíòå Ââåäèòå íîâóþ çàäà÷ó (Type a new task) è ââåäèòå òåêñò Ïðîäóìàòü äîïîëíèòåëüíûå ñêèäêè äëÿ êëèåíòîâ. 16. Íàæìèòå êëàâèøó Enter.  ñïèñêå ïîÿâèòñÿ åùå îäíà çàäà÷à, äîáàâëåííàÿ áåç îòêðûòèÿ îêíà íîâîé çàäà÷è. ÑÎÂÅÒ ×òîáû îòêðûòü áëàíê íîâîé çàäà÷è, ïðîñìàòðèâàÿ êàëåíäàðü èëè ïàïêó çàäà÷, äîñòàòî÷íî äâàæäû ùåëêíóòü íà ñòðîêå Ùåë÷îê äîáàâèò ýëåìåíò (Click here to add a new Task). Äëÿ ìîäèôèêàöèè ïàðàìåòðîâ ñóùåñòâóþùåé çàäà÷è äâàæäû ùåëêíèòå íà åå ñòðîêå.

Óïðàæíåíèå 9. Ïðîñìîòð çàäà÷ Çàäà÷è îñòàþòñÿ â ñïèñêå äî òåõ ïîð, ïîêà íå áóäóò óäàëåíû ïîëüçîâàòåëåì. ×òîáû íå çàáûòü î ïðîäåëàííîé ðàáîòå, çàäà÷è ìîæíî íå óäàëÿòü, à ïîìå÷àòü êàê

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë

465

âûïîëíåííûå, òîãäà òåêñò ýòèõ çàäà÷ ïåðå÷åðêèâàåòñÿ ãîðèçîíòàëüíîé ëèíèåé. Äàâàéòå ïîìåòèì çàäà÷ó êàê âûïîëíåííóþ. 1. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàäà÷è (Tasks) â îáëàñòè ïåðåõîäîâ, ÷òîáû ïåðåéòè â ðåæèì ïðîñìîòðà çàäà÷ (ðèñ. 19.20).

Ðèñ. 19.20. Ïðîñìîòð çàäà÷ ïî êàòåãîðèÿì

2. Âûïîëíèòå êîìàíäó Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå4Ïî êàòåãîðèÿì (View4Current View4By Category). 3. Ùåëêàéòå íà çíà÷êàõ «ïëþñ» â çàãîëîâêàõ âñåõ êàòåãîðèé, ÷òîáû ðàçâåðíóòü ñïèñêè îòíîñÿùèõñÿ ê íèì çàäà÷. Êàòåãîðèÿ ìîæåò áûòü íàçíà÷åíà íå òîëüêî çàäà÷å, íî è ëþáîìó äðóãîìó ýëåìåíòó Outlook (ñîáûòèþ êàëåíäàðÿ, êîíòàêòó è ò. ä.). Äåëåíèå ïî êàòåãîðèÿì ïîçâîëÿåò ðàñïðåäåëèòü áîëüøîå ÷èñëî çàïèñåé ïî òåìàòè÷åñêèì ïîäãðóïïàì, îòíîñÿùèìñÿ ê êîíêðåòíûì ïðîåêòàì èëè ñôåðàì äåÿòåëüíîñòè. ×òîáû îòñîðòèðîâàòü ïóíêòû êàòåãîðèè ïî îäíîìó èç ïðèçíàêîâ, ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñîîòâåòñòâóþùåãî ñòîëáöà. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà òîì æå çàãîëîâêå ïðèâîäèò ê ñìåíå ïîðÿäêà ñîðòèðîâêè íà îáðàòíûé.

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

466

4.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå ÿ÷åéêè Ñîñòîÿíèå (Status) íóæíîé çàäà÷è âûáåðèòå ïóíêò Çàâåðøåíà (Completed). Íàçâàíèå äàííîé çàäà÷è áóäåò ïåðå÷åðêíóòî. Çàäà÷à ìîæåò èìåòü îäíî èç ñëåäóþùèõ ñîñòîÿíèé (ñì. ðèñ. 19.20): ¨ Íå íà÷àëàñü (Not Started); ¨ Âûïîëíÿåòñÿ (In Progress); ¨ Çàâåðøåíà (Completed); ¨  îæèäàíèè (Waiting on someone else); ¨ Îòëîæåíà (Deferred).

Óïðàæíåíèå 10. Äîáàâëåíèå ýëåìåíòà â ñïèñîê äåë Êàê ìû óæå îòìå÷àëè, ýëåìåíòîì ñïèñêà äåë ÿâëÿåòñÿ ëþáîé ýëåìåíò Outlook, íàïðèìåð çàäà÷à (ïî óìîë÷àíèþ çàäà÷è âñåãäà èìåþò îòìåòêó ê èñïîëíåíèþ è òàêèì îáðàçîì îêàçûâàþòñÿ ýëåìåíòàìè ñïèñêà äåë), ýëåêòðîííîå ñîîáùåíèå èëè êîíòàêò, êîòîðûå áûëè ïîìå÷åíû îòìåòêîé ê èñïîëíåíèþ.

Ðèñ. 19.21. Ïîìåòêà ñîîáùåíèÿ ê èñïîëíåíèþ

Çàäà÷è è ñïèñîê äåë

467

Äàâàéòå ñîçäàäèì ýëåìåíò ñïèñêà äåë èç ñîîáùåíèÿ (íàïðèìåð, ÷òîáû íå çàáûòü îòâåòèòü íà ýòî ñîîáùåíèå). 1. Ïåðåéäèòå â ïðåäñòàâëåíèå Ïî÷òà (Mail), ùåëêíóâ íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå îáëàñòè ïåðåõîäîâ (ðèñ. 19.21). 2. Ïåðåéäèòå â îäíó èç ïàïîê, â êîòîðîé ñîäåðæàòñÿ ñîîáùåíèÿ, íàïðèìåð, â ïàïêó Âõîäÿùèå (Inbox). 3.  ñïèñêå ñîîáùåíèé èìååòñÿ çíà÷îê â âèäå ôëàæêà. Ùåëêíèòå íà ýòîì çíà÷êå, è îòìåòêà áóäåò óñòàíîâëåíà.  ðåçóëüòàòå â ñïèñêå äåë ïîÿâèòñÿ íîâûé ýëåìåíò.

Óïðàæíåíèå 11. Âûâîä è ñêðûòèå ñïèñêà äåë Ýëåìåíòû ñïèñêà äåë îòîáðàæàþòñÿ â ïðåäñòàâëåíèÿõ Çàäà÷è (Tasks) è Êàëåíäàðü (Calendar), à òàêæå â îáëàñòè Ñïèñîê äåë (To-Do Bar). Ïî óìîë÷àíèþ îáëàñòü Ñïèñîê äåë (To-Do Bar) ïðèñóòñòâóåò âî âñåõ ïðåäñòàâëåíèÿõ Outlook, ïðè÷åì äëÿ êàæäîãî ïðåäñòàâëåíèÿ Outlook ðåæèì âûâîäà èëè ñêðûòèÿ îáëàñòè Ñïèñîê äåë (To-Do Bar) çàïîìèíàåòñÿ îòäåëüíî, òî åñòü â ïðåäñòàâëåíèè Ïî÷òà (Mail and Postl) ýòà îáëàñòü ìîæåò îòîáðàæàòüñÿ, à â ïðåäñòàâëåíèè Êîíòàêòû (Contacts) îòñóòñòâîâàòü. ×òîáû âûâåñòè (åñëè îíà îòñóòñòâóåò) èëè ñêðûòü (åñëè îíà îòîáðàæàåòñÿ) îáëàñòü Ñïèñîê äåë (To-Do Bar), âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. ×òîáû îòîáðàçèòü ñïèñîê äåë, âûáåðèòå â ìåíþ êîìàíäó Âèä4Ñïèñîê äåë4 Îáû÷íîå (View4To-Do Bar4Normal). 2. Ñïèñîê äåë ìîæíî âûâåñòè òàêæå â ñâåðíóòîì âèäå, ÷òîáû îí çàíèìàë ìåíüøå ìåñòà. Äëÿ ýòîãî âûáåðèòå êîìàíäó Âèä4Ñïèñîê4Ñâåðíóòî (View4To-Do Bar4 Minimized). 3. ×òîáû ñêðûòü ñïèñîê äåë, âûáåðèòå â ìåíþ êîìàíäó Âèä4Ñïèñîê äåë4Îòñóòñòâóåò (View4To-Do Bar4Off). Ïîñìîòðèòå íà îáëàñòü Ñïèñîê äåë (To-Do Bar). Ïî óìîë÷àíèþ ýòà îáëàñòü ñîñòîèò èç òðåõ ÷àñòåé: n Êàëåíäàðèê (Data Navigator) — íàõîäèòñÿ â âåðõíåé ÷àñòè ñïèñêà äåë. Ïðè ùåë÷êå íà ÷àñòè Êàëåíäàðèê (Data Navigator) Outlook ïåðåêëþ÷àåòñÿ â ïðåäñòàâëåíèå Êàëåíäàðü (Calendar). n Âñòðå÷è (Appointments) — íàõîäèòñÿ â ñðåäíåé ÷àñòè ñïèñêà äåë è ïî óìîë÷à-

íèþ âûâîäèò âñòðå÷è íà òðè áëèæàéøèõ äíÿ. n Ñïèñîê çàäà÷ (Task List) — îòîáðàæàåò çàäà÷è.

Ýòè ÷àñòè ñïèñêà äåë òàêæå ìîæíî âûâåñòè èëè ñêðûòü, äëÿ ýòîãî èñïîëüçóþòñÿ îäíîèìåííûå êîìàíäû ïîäìåíþ Âèä4Ñïèñîê äåë (View4To-Do Bar). Êðîìå òîãî, ìîæíî íàñòðîèòü ïàðàìåòðû ýòèõ ÷àñòåé â äèàëîãîâîì îêíå, êîòîðîå âûçûâàåòñÿ êîìàíäîé Âèä4Ñïèñîê äåë4Ïàðàìåòðû (View4To-Do Bar4Options).

468

Çàíÿòèå 19. Îðãàíèçàòîð ñîáûòèé è çàäà÷

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Èíñòðóìåíòû Outlook äîñòàòî÷íî ïðîñòû, íî îíè ïðåäîñòàâëÿþò ïîëüçîâàòåëþ ìàññó âîçìîæíîñòåé. Ýòî êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå ïîìîæåò ïåðåéòè ê ñàìîñòîÿòåëüíîìó èçó÷åíèþ òåõ êîìïîíåíòîâ è ðåæèìîâ, êîòîðûå íå áûëè óïîìÿíóòû â óïðàæíåíèÿõ ýòîãî çàíÿòèÿ. 1. Îòêðîéòå êàëåíäàðü. 2. Äîáàâüòå â ñïèñîê ïðàçäíèêè è äíè ðîæäåíèÿ äðóçåé, íàçíà÷èâ èõ ñîáûòèÿìè ñ ïåðèîäè÷íîñòüþ â îäèí ãîä. 3. Äîáàâüòå äâå íîâûå êàòåãîðèè: Ïðàçäíèê è Äåíü ðîæäåíèÿ. Íàçíà÷üòå êàæäîìó èç ââåäåííûõ ñîáûòèé îäíó èç ýòèõ êàòåãîðèé. 4.  ïîëå îòîáðàæåíèÿ çàäà÷ â îêíå êàëåíäàðÿ âûáåðèòå ðåæèì âûâîäà âñåõ (â òîì ÷èñëå âûïîëíåííûõ) çàäà÷. Êàê èçìåíèòü ðåæèì ñïèñêà çàäà÷ â êàëåíäàðå? 5. Âåðíèòå âñåì çàäà÷àì ñòàòóñ íåâûïîëíåííûõ. 6. Ïåðåéäèòå â êàëåíäàðå ê îòîáðàæåíèþ òåêóùåãî äíÿ. Êàê áûñòðî ïåðåéòè ê îòîáðàæåíèþ òåêóùåãî äíÿ?

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ äíåâíèêîì ñîáûòèé, ïàïêîé çàìåòîê, êàëåíäàðåì è ñïèñêîì çàäà÷, íàó÷èëèñü îðèåíòèðîâàòüñÿ â èíñòðóìåíòàõ íàâèãàöèè Outlook è ïåðåêëþ÷àòü ïðåäñòàâëåíèÿ. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè áóäåò ðàññìîòðåí åùå îäèí òèï ýëåìåíòîâ Outlook — êîíòàêòû. Âû íàó÷èòåñü çàïèñûâàòü â êà÷åñòâå êîíòàêòà èíôîðìàöèþ î ÷åëîâåêå è ïîëüçîâàòüñÿ ñîõðàíåííûìè êîíòàêòàìè ïðè îòïðàâêå ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé, ïëàíèðîâàíèè âñòðå÷ è ñîâåùàíèé.

Çàíÿòèå 20

Êîíòàêòû Òåìà çàíÿòèÿ Outlook ïðåäëàãàåò ìíîæåñòâî èíñòðóìåíòîâ óïðàâëåíèÿ áîëüøèì ñïèñêîì êîíòàêòîâ — çàïèñåé, ñîäåðæàùèõ èíôîðìàöèþ î âàøèõ çíàêîìûõ è êîëëåãàõ. Îïèðàÿñü íà áèáëèîòåêó êîíòàêòîâ, ìîæíî áûñòðî îòïðàâëÿòü àäðåñàòàì ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ, ïëàíèðîâàòü ñîâåùàíèÿ, âûïîëíÿòü íåîáõîäèìûå òåëåôîííûå çâîíêè è ìíîãèå äðóãèå äåéñòâèÿ, ÷àñòü èç êîòîðûõ ðàññìàòðèâàåòñÿ íà ýòîì çàíÿòèè: n ñîçäàíèå êîíòàêòà; n ðåäàêòèðîâàíèå êîíòàêòà; n ñïèñîê ðàññûëêè; n ïëàíèðîâàíèå ñîâåùàíèÿ; n äíåâíèê; n òåëåôîííûé çâîíîê. Êîíòàêò — ýòî èìÿ, ôàìèëèÿ, àäðåñ, òåëåôîí è äðóãàÿ èíôîðìàöèÿ î ÷åëîâåêå, ñ êîòîðûì âû ÷àñòî ñâÿçûâàåòåñü òåì èëè èíûì îáðàçîì.  ñïèñîê êîíòàêòîâ ìîãóò âõîäèòü êîëëåãè ïî ðàáîòå, êëèåíòû, îðãàíèçàöèè, ñ êîòîðûìè âàì ïðèõîäèòñÿ âçàèìîäåéñòâîâàòü, íåîáõîäèìûå ñïðàâî÷íûå ñëóæáû. Èìåÿ ýëåêòðîííóþ áàçó äàííûõ êîíòàêòîâ Outlook, âû ïîëó÷àåòå âîçìîæíîñòü áûñòðîãî ïîèñêà è ñîðòèðîâêè èíôîðìàöèè ïî ëþáîìó ïàðàìåòðó.

Ñïèñîê êîíòàêòîâ  Outlook èíôîðìàöèÿ î ëþäÿõ è îðãàíèçàöèÿõ õðàíèòñÿ â ïàïêå Êîíòàêòû (Contacts). Ïðåäïîëîæèì, ÷òî ñåé÷àñ ýòà ïàïêà ïóñòà. Ïîýòîìó ïðåæäå ÷åì âûïîëíÿòü òå èëè èíûå îïåðàöèè, íóæíî äîáàâèòü íåñêîëüêî êîíòàêòîâ è íàó÷èòüñÿ êîððåêòèðîâàòü ââåäåííûå äàííûå.

Óïðàæíåíèå 1. Äîáàâëåíèå êîíòàêòà ×òîáû äîáàâèòü íîâûé êîíòàêò, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Çàïóñòèòå Outlook. 2. Ùåëêíèòå â îáëàñòè ïåðåõîäîâ íà êíîïêå Êîíòàêòû (Contacts).

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

470

3. Íà ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New). Îòêðîåòñÿ îêíî áëàíêà êîíòàêòà (ðèñ. 20.1). Ýòî îêíî èìååò ïÿòü ñòðàíèö: ¨ Îáùèå (General)

— ñîäåðæèò ïîëÿ äëÿ ââîäà ÷àñòî èñïîëüçóåìîé èíôîðìàöèè: èìåíè, àäðåñà, íàçâàíèÿ êîìïàíèè, òåëåôîíîâ, ýëåêòðîííîãî àäðåñà è çàìåòîê;

¨ Ïîäðîáíîñòè (Details)

— ïîçâîëÿåò ââîäèòü äîïîëíèòåëüíûå äàííûå î ÷åëîâåêå, íàïðèìåð îòäåë êîìïàíèè, ïðîôåññèþ, ñîêðàùåííîå èìÿ, äàòó ðîæäåíèÿ è ò. ï.;

¨ Äåéñòâèÿ (Activities)

— ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé æóðíàë îïåðàöèé, âûïîëíÿâøèõñÿ ñ èñïîëüçîâàíèåì äàííîãî êîíòàêòà, ñþäà çàïèñûâàþòñÿ èíôîðìàöèÿ îá îòïðàâêå è ïîëó÷åíèè ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé è ïèñåì, î òåëåôîííûõ çâîíêàõ;

¨ Ñåðòèôèêàòû (Certificates)

— õðàíèò ñåðòèôèêàòû áåçîïàñíîñòè (öèôðîâûå èäåíòèôèêàòîðû), ïîçâîëÿþùèå ðàñøèôðîâûâàòü ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ, ïîñòóïàþùèå îò ÷åëîâåêà, îïèñàííîãî â äàííîì êîíòàêòå;

Ðèñ. 20.1. Êîíòàêò

Ñïèñîê êîíòàêòîâ

471

¨ Âñå ïîëÿ (All Fields)

— ïîçâîëÿåò óâèäåòü âñå ïîëÿ êîíòàêòà (ñ ïîìîùüþ ýòîé ñòðàíèöû ìîæíî èçìåíèòü ëþáóþ èíôîðìàöèþ, ñâÿçàííóþ ñ êîíòàêòîì, íàïðèìåð öâåò çàìåòîê, çàïèñûâàåìûõ ñî ññûëêîé íà ýòîò êîíòàêò; çäåñü æå ìîæíî ââåñòè äîïîëíèòåëüíûå äàííûå, òàêèå êàê èìåíà äåòåé èëè ñïèñîê óâëå÷åíèé). Ïåðåêëþ÷åíèå ìåæäó ýòèìè ñòðàíèöàìè îêíà áëàíêà êîíòàêòà îñóùåñòâëÿåòñÿ ñ ïîìîùüþ êíîïîê ãðóïïû Ïîêàçàòü (Show) âêëàäêè Êîíòàêò (Contact). 4.  ïîëå Ïîëíîå èìÿ (Full Name) ââåäèòå òåêñò Àëåêñàíäð Ïåòðîâ è íàæìèòå êëàâèøó Enter. Êóðñîð ïåðåìåñòèòñÿ â ïîëå Îðãàíèçàöèÿ (Company). 5.  ïîëå Îðãàíèçàöèÿ (Company) ââåäèòå ñëîâà Ñòðîèòåëüíàÿ êîìïàíèÿ è íàæìèòå êëàâèøó Enter. ÑÎÂÅÒ ×òîáû óêàçàòü äîïîëíèòåëüíûå ïàðàìåòðû èìåíè, òàêèå êàê îò÷åñòâî, ïðåôèêñ îáðàùåíèÿ è ñóôôèêñ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîëíîå èìÿ (Full Name) è çàïîëíèòå ñîîòâåòñòâóþùèå ïîëÿ.

6.  ïîëå Äîëæíîñòü (Job Title) ââåäèòå òåêñò Ãëàâíûé àðõèòåêòîð è ñíîâà íàæìèòå êëàâèøó Enter. Ïî óìîë÷àíèþ èìÿ è ôàìèëèÿ àâòîìàòè÷åñêè äóáëèðóþòñÿ â ïîëå Õðàíèòü êàê (File As) â îáðàòíîì ïîðÿäêå. Ýòî ïîëå îïðåäåëÿåò ôîðìàò èäåíòèôèêàòîðà êîíòàêòà, êîòîðûé îáóñëîâëèâàåò ìåñòîïîëîæåíèå êîíòàêòà â àëôàâèòíîì ñïèñêå. Ðîëü ãëàâíîãî ñëîâà â àëôàâèòíîì ñïèñêå ìîæåò èãðàòü ôàìèëèÿ, èìÿ èëè íàçâàíèå îðãàíèçàöèè. 7. Ðàñêðîéòå ñïèñîê Õðàíèòü êàê (File As) è âûáåðèòå ïóíêò Ñòðîèòåëüíàÿ êîìïàíèÿ (Ïåòðîâ, Àëåêñàíäð), ÷òîáû â äàëüíåéøåì èñêàòü äàííóþ çàïèñü ïî íàçâàíèþ îðãàíèçàöèè. Íà ñòðàíèöå Îáùèå (General) áëàíêà êîíòàêòà ïðåäóñìîòðåíû ÷åòûðå ïîëÿ äëÿ òåëåôîíîâ. Îäíàêî Outlook ìîæåò îäíîâðåìåííî õðàíèòü ãîðàçäî áîëüøå íîìåðîâ òåëåôîíîâ, îòîáðàæàÿ íà ýòîé âêëàäêå ëþáûå ÷åòûðå èç íèõ. ×òîáû âûáðàòü íîìåð òåëåôîíà, êîòîðûé äîëæåí âûâîäèòüñÿ â ïåðâîì ïîëå, äîñòàòî÷íî óêàçàòü åãî â ñîîòâåòñòâóþùåì ïîëå ðÿäîì ñ îäíèì èç ÷åòûðåõ ðàñêðûâàþùèõñÿ ñïèñêîâ. 8. Âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ñïèñêå ïóíêò Àâòîìîá. (Car). 9. Ââåäèòå íîìåð àâòîìîáèëüíîãî òåëåôîíà è íàæìèòå êëàâèøó Enter. 10.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âûáåðèòå ñòðàíó ðàñïîëîæåíèÿ òåëåôîíà è êîä ãîðîäà, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Óêàçàííûå äàííûå ïîçâîëÿò Outlook ïðàâèëüíî àäðåñîâàòü òåëåôîííûé çâîíîê ïðè èñïîëüçîâàíèè ýòîé ïðîãðàììû äëÿ àâòîìàòè÷åñêîãî íàáîðà íîìåðà. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îêíî âûáîðà ñòðàíû è êîäà ãîðîäà îòêðûâàåòñÿ òîëüêî â òîì ñëó÷àå, åñëè âû ââåäåòå íîìåð òåëåôîíà íå ïîëíîñòüþ. Ìîæíî ñðàçó çàïèñàòü íîìåð òåëåôîíà ñ êîäîì ñòðàíû è ãîðîäà, òîãäà óêàçàííîå îêíî íå ïîÿâèòñÿ.

11. Ââåäèòå íîìåð äîìàøíåãî òåëåôîíà

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

472

12. Óêàæèòå òàêæå ðàáî÷èé ôàêñ è íîìåð ìîáèëüíîãî òåëåôîíà. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ðàáî÷èé (Business) â ðàçäåëå Àäðåñà (Addresses). 14.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå ðàáî÷èé àäðåñ Ïåòðîâà (ðèñ. 20.2).

Ðèñ. 20.2. Äîáàâëåíèå àäðåñà

15. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïðè íåîáõîäèìîñòè ìîæíî ùåëêíóòü íà êíîïêå ñî ñòðåëêîé, ðàñïîëîæåííîé íèæå êíîïêè Ðàáî÷èé (Business), âûáðàòü äðóãóþ ðàçíîâèäíîñòü àäðåñà è, ïîâòîðèâ øàãè 13–15, ââåñòè äîìàøíèé àäðåñ. 16. Ââåäèòå àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû â ïîëå Ýë. ïî÷òà (E-mail). 17. Çàäàéòå êàòåãîðèþ äëÿ êîíòàêòà. Ñîçäàéòå íîâóþ êàòåãîðèþ Äåëà, êàê ìû äåëàëè ýòî íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè, è óêàæèòå åå äëÿ êîíòàêòà. 18. ×òîáû ïðèñîåäèíèòü ê êîíòàêòó äîêóìåíò Word, ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert) è â ãðóïïå Âêëþ÷èòü (Include) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âëîæèòü ôàéë (Attach File). 19.  îòêðûâøåìñÿ îêíå ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìîè äîêóìåíòû (My Documents), âûäåëèòå îäèí èç ôàéëîâ ñ ðàñøèðåíèåì doc è ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert). Çíà÷îê ôàéëà ïîÿâèòñÿ â íèæíåé ÷àñòè ñòðàíèöû Îáùèå (General). Ïîñëå ýòîãî, ÷òîáû ïðîñìîòðåòü ñîäåðæèìîå ôàéëà, äîñòàòî÷íî äâàæäû ùåëêíóòü íà åãî çíà÷êå â îêíå êîíòàêòà. 20. ×òîáû ñîõðàíèòü íàñòðîåííûé êîíòàêò è ñðàçó ïåðåéòè ê ââîäó íîâîãî, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü è ñîçäàòü (Save And New) â ãðóïïå Äåéñòâèÿ (Actions) âêëàäêè Êîíòàêò (Contact). 21. Ïîâòîðÿÿ îïèñàííûå øàãè, ââåäèòå åùå äâà êîíòàêòà. ÑÎÂÅÒ ×òîáû ñîçäàòü êîíòàêò äëÿ ÷åëîâåêà, ðàáîòàþùåãî â êîìïàíèè, ðåêâèçèòû êîòîðîé óæå çàïèñàíû â îäíîì èç êîíòàêòîâ, âûäåëèòå â ïàïêå Êîíòàêòû (Contacts) íóæíûé êîíòàêò è âûïîëíèòå êîìàíäó Äåéñòâèÿ4Ñîçäàòü êîíòàêò â òîé æå îðãàíèçàöèè (Actions4New Contact From Same Company).  îòêðûâøåìñÿ áëàíêå êîíòàêòà óæå áóäóò çàïîëíåíû ïîëÿ îðãàíèçàöèè, àäðåñà è ðàáî÷èõ òåëåôîíîâ.

Ñïèñîê êîíòàêòîâ

473

22. Çàïîëíèâ ïîëÿ ïîñëåäíåãî êîíòàêòà, ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíòàêò4Äåéñòâèÿ4 Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Contact4Actions4Save & Close), ÷òîáû âåðíóòüñÿ â îñíîâíîå îêíî ïàïêè êîíòàêòîâ, êîòîðîå òåïåðü áóäåò âûãëÿäåòü ïðèìåðíî òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 20.3.

Ðèñ. 20.3. Ïàïêà êîíòàêòîâ

Óïðàæíåíèå 2. Ðåäàêòèðîâàíèå êîíòàêòà Ñî âðåìåíåì ó ëþäåé ìåíÿþòñÿ àäðåñà è òåëåôîíû, à èíîãäà âû ïðîñòî óçíàåòå äîïîëíèòåëüíóþ èíôîðìàöèþ, êîòîðóþ ñëåäóåò äîáàâèòü â êîíòàêò. Âî âñåõ òàêèõ ñëó÷àÿõ ïðèõîäèòñÿ ðåäàêòèðîâàòü êîíòàêòû. ×òîáû èçìåíèòü êîíòàêò, îòûùèòå åãî â ïàïêå. Äëÿ ïåðåìåùåíèÿ ê íóæíîé áóêâå àëôàâèòíîãî ñïèñêà ïîëüçóéòåñü êíîïêàìè, ðàñïîëîæåííûìè â ïðàâîé ÷àñòè îêíà Outlook. Åñëè âàì íå óäàåòñÿ áûñòðî íàéòè íóæíîãî ÷åëîâåêà, äîñòàòî÷íî ñìåíèòü ðåæèì ïðîñìîòðà. 1. Âûáåðèòå êîìàíäó Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå4Ïî êàòåãîðèÿì (View4Current View4By Category). Àëôàâèòíûé ñïèñîê ñìåíèòñÿ òàáëèöåé êîíòàêòîâ, îòñîðòèðîâàííûõ ïî êàòåãîðèÿì (ðèñ. 20.4). 2. Ùåë÷êîì íà çíà÷êå «ïëþñ» ðàçâåðíèòå òó êàòåãîðèþ, â êîòîðîé äîëæåí íàõîäèòüñÿ èñêîìûé êîíòàêò. 3. ×òîáû óïîðÿäî÷èòü êîíòàêòû ïî àëôàâèòó íàçâàíèé êîìïàíèé, ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñòîëáöà Îðãàíèçàöèÿ (Company).

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

474

Ðèñ. 20.4. Ïðîñìîòð êîíòàêòîâ ïî êàòåãîðèÿì

4. Íàéäÿ êîíòàêò, êîòîðûé íóæíî èçìåíèòü, äâàæäû ùåëêíèòå íà åãî ñòðîêå. Ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Êîíòàêò (Contact). Äàâàéòå äîáàâèì â êîíòàêò íåêîòîðûå äîïîëíèòåëüíûå ñâåäåíèÿ. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîäðîáíîñòè (Details) â ãðóïïå Ïîêàçàòü (Show) âêëàäêè Êîíòàêò (Contact), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 20.5, ÷òîáû âûâåñòè íà ýêðàí ñòðàíèöó Ïîäðîáíîñòè (Details) îêíà Êîíòàêò (Contact). 6. Ââåäèòå íàçâàíèå îòäåëà è äàòó äíÿ ðîæäåíèÿ. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíòàêò4Ïàðàìåòðû4Ê èñïîëíåíèþ (Contact4Options4 Follow Up). Ýòà êíîïêà ïîçâîëÿåò ïîìåòèòü êîíòàêò ôëàãîì, íàïîìèíàþùèì î íåîáõîäèìîñòè ñâÿçàòüñÿ ñ äàííûì ÷åëîâåêîì â áëèæàéøåå âðåìÿ. 8.  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå îäèí èç ïîäõîäÿùèõ âàðèàíòîâ. Åñëè íè îäèí èç âàðèàíòîâ âàì íå ïîäõîäèò, òî âûáåðèòå êîìàíäó Äðóãîé (Custom) è â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå, ïîêàçàííîì íà ðèñ. 20.6, óêàæèòå, íàïðèìåð, ïóíêò Ïîçâîíèòü (Call). Ïðè æåëàíèè ââåäèòå äàòó íà÷àëà è ñðîê, à òàêæå âêëþ÷èòå ðåæèì íàïîìèíàíèÿ, óñòàíîâèâ ñîîòâåòñòâóþùèé ôëàæîê. 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Ñïèñîê êîíòàêòîâ

475

Ðèñ. 20.5. Äîïîëíèòåëüíûå ñâåäåíèÿ

Ðèñ. 20.6. Óñòàíîâêà ôëàãà ê èñïîëíåíèþ

10. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Êîíòàêò4Äåéñòâèÿ4Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Contact4Actions4 Save & Close) ñîõðàíèòå èçìåíåíèÿ è âåðíèòåñü â ïàïêó êîíòàêòîâ.

476

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

ÑÎÂÅÒ Òå ïîëÿ êîíòàêòà, êîòîðûå îòîáðàæàþòñÿ â òàáëèöå ðåæèìà ïðîñìîòðà ïî êàòåãîðèÿì, ìîæíî èçìåíÿòü íåïîñðåäñòâåííûì ðåäàêòèðîâàíèåì òåêñòà ïîëÿ ïðÿìî â òàáëèöå, íå îòêðûâàÿ îêíà áëàíêà êîíòàêòà.

11. Âûáåðèòå êîìàíäó Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå4Âèçèòíûå êàðòî÷êè (View4 Current View4Business Card), ÷òîáû âåðíóòüñÿ ê ïðåæíåìó ðåæèìó ïðîñìîòðà. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â êàðòî÷êå Âàñèëèÿ Ñèäîðîâà ïîÿâèëîñü íàïîìèíàíèå î íåîáõîäèìîñòè òåëåôîííîãî çâîíêà, êîòîðîå áûëî óñòàíîâëåíî ñ ïîìîùüþ ôëàãà ê èñïîëíåíèþ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îòìåòêè íà êîíòàêòàõ îòîáðàæàþòñÿ â òàáëè÷íûõ ïðåäñòàâëåíèÿõ êîíòàêòîâ. Êàê âû óæå íàâåðíîå çàìåòèëè, â ðåæèìå Âèçèòíûå êàðòî÷êè (Business Card) îòìåòêè íå âèäíû.

Óïðàæíåíèå 3. Ñïèñîê ðàññûëêè Ïîìèìî îäèíî÷íûõ êîíòàêòîâ, â ïàïêå ìîæíî ðàçìåùàòü ñïèñêè ðàññûëêè, êîòîðûå ÿâëÿþòñÿ ãðóïïàìè êîíòàêòîâ. Íàïðèìåð, ïðåäïîëîæèì, ó âàñ åñòü ÷åòûðå çàìåñòèòåëÿ, è áîëüøèíñòâî äèðåêòèâ ïðèõîäèòñÿ ðàññûëàòü âñåì ÷åòûðåì. ×òîáû îáëåã÷èòü ñâîþ ðàáîòó, ïîäãîòîâüòå ñïèñîê ðàññûëêè è âêëþ÷èòå â íåãî êîíòàêòû çàìåñòèòåëåé. Ïîñëå ýòîãî ïðè îòïðàâêå î÷åðåäíîé äèðåêòèâû íå íóæíî áóäåò ïîñëåäîâàòåëüíî óêàçûâàòü àäðåñà âñåõ ÷åòûðåõ ÷åëîâåê, äîñòàòî÷íî âûáðàòü ñîîòâåòñòâóþùèé ñïèñîê ðàññûëêè. 1.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå êíîïêè Ñîçäàòü (New) âûáåðèòå êîìàíäó Ñïèñîê ðàññûëêè (Distribution List). 2.  ïîëå Èìÿ (Name) ïîÿâèâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ñïèñîê ðàññûëêè (Distribution List) ââåäèòå íàçâàíèå Ïðèìåð ñïèñêà ðàññûëêè. 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûáðàòü ó÷àñòíèêîâ (Select Members), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ñïèñîê ðàññûëêè (Distribution List) â ãðóïïå Ó÷àñòíèêè (Members). 4.  ñïèñêå Àäðåñíàÿ êíèãà (Address Book) äèàëîãîâîãî îêíà Âûáîð ÷ëåíîâ (Select Members), ïîêàçàííîãî íà ðèñ. 20.7, âûáåðèòå ïóíêò Êîíòàêòû (Contacts). 5.  ñïèñêå ÷ëåíîâ âûäåëèòå ñòðîêó, îòíîñÿùóþñÿ ê Àëåêñàíäðó Ïåòðîâó. 6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ó÷àñòíèêè (Members). 7. Ïîâòîðÿÿ øàãè 5 è 6, äîáàâüòå â ñïèñîê ðàññûëêè ýëåêòðîííûå àäðåñà äâóõ äðóãèõ ëþäåé. 8. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 9. ×òîáû äîáàâèòü â ñïèñîê ðàññûëêè ýëåêòðîííûé àäðåñ, îòñóòñòâóþùèé â ñïðàâî÷íèêå, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïèñîê ðàññûëêè4Ó÷àñòíèêè4Äîáàâèòü (Distribution List4Members4Add New). 10.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Äîáàâëåíèå íîâîé çàïèñè (Add New Member) â ïîëå Êðàòêîå èìÿ (Display Name) ââåäèòå ñëîâà Èãîðü Íèêîëàåâ, à â ïîëå Àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû (E-mail address) óêàæèòå ýëåêòðîííûé àäðåñ [email protected]. Óñòàíîâèòå ôëàæîê Äîáàâèòü êîíòàêò (Add to Contacts), ÷òîáû íîâûé àäðåñ áûë àâòîìàòè÷åñêè äîáàâëåí â ïàïêó êîíòàêòîâ Outlook. Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ïîñëå ýòîãî îêíî ñïèñêà ðàññûëêè äîëæíî âûãëÿäåòü òàê, êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 20.8.

Ñïèñîê êîíòàêòîâ

477

Ðèñ. 20.7. Äîáàâëåíèå àäðåñîâ â ñïèñîê ðàññûëêè

Ðèñ. 20.8. Ñïèñîê ðàññûëêè

ÑÎÂÅÒ ×òîáû óäàëèòü àäðåñ èç ñïèñêà ðàññûëêè, âûäåëèòå ñòðîêó ñ ýòèì àäðåñîì è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïèñîê ðàññûëêè4Ó÷àñòíèêè4Óäàëèòü (Distribution List4Members4Remove).

11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïèñîê ðàññûëêè4Äåéñòâèÿ4Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Distribution List4Actions4Save & Close).  ïàïêå êîíòàêòîâ ïîÿâèòñÿ àäðåñíàÿ êàðòî÷êà Ñåðãåÿ Íèêîëàåâà è çàãîëîâîê ñïèñêà ðàññûëêè.

478

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

Ðàáîòà ñ êîíòàêòàìè Çàïèñàííûé êîíòàêò ñ äàííûìè î ÷åëîâåêå èëè îðãàíèçàöèè ïîçâîëÿåò ñóùåñòâåííî ýêîíîìèòü âðåìÿ. Ñ ïîìîùüþ èíñòðóìåíòîâ Outlook ìîæíî îòïðàâèòü ïî àäðåñó êîíòàêòà ýëåêòðîííîå ñîîáùåíèå, ïîñëàòü ïðèãëàøåíèÿ íà ñîâåùàíèå ñîãëàñíî àäðåñàì, óêàçàííûì â ñïèñêå êîíòàêòîâ, è äàæå ïîçâîíèòü ïî òåëåôîííîìó íîìåðó, çàôèêñèðîâàííîìó â êîíòàêòå. Âàì íå ïðèäåòñÿ ïîâòîðíî ââîäèòü àäðåñà è òåëåôîíû, Outlook àâòîìàòè÷åñêè ñ÷èòàåò íåîáõîäèìóþ èíôîðìàöèþ èç ïàïêè êîíòàêòîâ.

Óïðàæíåíèå 4. Ïëàíèðîâàíèå ñîâåùàíèÿ Êîíòàêòû, õðàíÿùèåñÿ â Outlook, ìîãóò èñïîëüçîâàòüñÿ äëÿ ðàññûëêè ïðèãëàøåíèé íà ñîâåùàíèå. Äëÿ ïëàíèðîâàíèÿ ñîâåùàíèé Outlook ïðåäëàãàåò ñïåöèàëüíûé èíñòðóìåíò. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà çíà÷êå Êàëåíäàðü (Calendar). 2. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New) ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Âñòðå÷à (Appointment) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîáðàíèå4Ïîêàçàòü4Ïëàíèðîâàíèå (Appointment4Show4Scheduling), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 20.9. 4. Íà ïîÿâèâøåéñÿ ñòðàíèöå Ïëàíèðîâàíèå (Scheduling) äèàëîãîâîãî îêíà Âñòðå÷à (Appointment) ùåëêíèòå íà êíîïêå Äðóãèå (Add Others) è â ðàñêðûâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Äîáàâèòü èç àäðåñíîé êíèãè (Add from Address Book). 5.  ñïèñêå Àäðåñíàÿ êíèãà (Address Book) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà (ñì. ðèñ. 20.7) âûáåðèòå ïóíêò Êîíòàêòû (Contacts). 6.  ñïèñêå äîñòóïíûõ èìåí è ðåñóðñîâ ùåëêíèòå íà ñòðîêå, îòíîñÿùåéñÿ ê Àëåêñàíäðó Ïåòðîâó. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáÿçàòåëüíûé (Required), ÷òîáû óêàçàòü íà íàñòîÿòåëüíóþ íåîáõîäèìîñòü ïðèñóòñòâèÿ ýòîãî ÷åëîâåêà íà ñîâåùàíèè. 8. Âûäåëèòå ñòðîêó, îòíîñÿùóþñÿ ê Ñåðãåþ Íèêîëàåâó, è ùåëêíèòå íà êíîïêå Íåîáÿçàòåëüíûé (Optional). 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Íà ñòðàíèöå Ïëàíèðîâàíèå (Scheduling) íàðÿäó ñ âàøèì èìåíåì ïîÿâÿòñÿ èìåíà ïðèãëàøåííûõ (ñì. ðèñ. 20.9). Áëàíê çàíÿòîñòè ïî âðåìåíè ïîêàçûâàåò, ÷òî â ïðîìåæóòêå îò 14:00 äî 15:00 âû áóäåòå îòñóòñòâîâàòü â îôèñå, à èíòåðâàë 11:00–11:30 áóäåò çàíÿò (ýòè äàííûå áûëè ââåäåíû íà ïðåäûäóùåì çàíÿòèè). ÑÎÂÅÒ Åñëè Outlook èìååò äîñòóï (íàïðèìåð, ÷åðåç ëîêàëüíóþ ñåòü) ê ðàñïèñàíèÿì ëþäåé, ïðèãëàøàåìûõ íà ñîâåùàíèå, â îêíå ïëàíèðîâàíèÿ ñîâåùàíèÿ ïîÿâÿòñÿ îòìåòêè çàíÿòûõ èíòåðâàëîâ âðåìåíè äëÿ ýòèõ ëþäåé.  òàêîé ñèòóàöèè äîñòàòî÷íî ùåëêíóòü íà êíîïêå Àâòîâûáîð (AutoPick Next), ÷òîáû ïðîãðàììà Outlook íàøëà äëÿ ñîâåùàíèÿ âðåìÿ, óñòðàèâàþùåå âàñ è âñåõ ïðèãëàøåííûõ.

Ðàáîòà ñ êîíòàêòàìè

479

Ðèñ. 20.9. Ïëàíèðîâàíèå ñîâåùàíèÿ

10. ×òîáû íàçíà÷èòü íà÷àëî ñîâåùàíèÿ íà 12:30, ùåëêíèòå ìûøüþ â áëàíêå çàíÿòîñòè âáëèçè ýòîãî ÷èñëà. 11.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Âðåìÿ îêîí÷àíèÿ (End time) âûáåðèòå âðåìÿ îêîí÷àíèÿ ñîâåùàíèÿ 13:30. 12. Îòêðîéòå ñòðàíèöó Âñòðå÷à (Appointment), ùåëêíóâ íà êíîïêå Ñîáðàíèå4Ïîêàçàòü4Âñòðå÷à (Appointment4Show4Appointment).  ïîëå Òåìà (Subject) ââåäèòå òåêñò Ñîâåùàíèå. Ýòîò òåêñò áóäåò äîáàâëåí â îäíîèìåííîå ïîëå ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèé.  ïîëå, ðàñïîëîæåííîå â íèæíåé ÷àñòè ñòðàíèöû, ââåäèòå íåîáõîäèìûå ïîÿñíåíèÿ. 13. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send). Outlook àâòîìàòè÷åñêè ïðî÷òåò àäðåñà ïðèãëàøåííûõ èç ïàïêè Êîíòàêòû (Contacts), ñãåíåðèðóåò ñîîáùåíèÿ è ïðè ïåðâîé âîçìîæíîñòè îòïðàâèò èõ ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. 14. Çàêðîéòå îêíî âñòðå÷è áåç ñîõðàíåíèÿ ââåäåííûõ äàííûõ.

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

480

Óïðàæíåíèå 5. Çàïèñü â äíåâíèêå Äíåâíèê ïîçâîëÿåò õðàíèòü íå òîëüêî çàïèñè î ðàáîòå ñ òåìè èëè èíûìè ïðèëîæåíèÿìè Office. Âû ìîæåòå ñàìîñòîÿòåëüíî çàíîñèòü ñîîáùåíèÿ â äíåâíèê, ñîõðàíÿÿ õðîíîëîãèþ îïðåäåëåííûõ ñîáûòèé. Äàâàéòå, èñïîëüçóÿ ïðèåì ïåðåòàñêèâàíèÿ, çàíåñåì â äíåâíèê çàïèñü î âçàèìîäåéñòâèè ñ ÷åëîâåêîì, óêàçàííûì â êîíòàêòå. Ïðåäïîëîæèì, âû òîëüêî ÷òî îáñóäèëè âàæíûé âîïðîñ ñî ñâîèì êîëëåãîé è õîòèòå çàôèêñèðîâàòü ýòîò ôàêò. 1. Ïåðåéäèòå â ðåæèì ïðîñìîòðà Êîíòàêòû (Contacts). 2. Ïîìåñòèòå óêàçàòåëü íà êàðòî÷êó êîíòàêòà Àëåêñàíäðà Ïåòðîâà, íàæìèòå êíîïêó ìûøè è ïåðåòàùèòå êîíòàêò â îáëàñòü ïåðåõîäîâ íà êíîïêó Äíåâíèê (Journal). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 20.10. 3.  ñïèñêå Òèï (Entry Type) âûáåðèòå ïóíêò Òåëåôîííûé çâîíîê (Phone Call).

Ðèñ. 20.10. Äîáàâëåíèå ñîáûòèÿ

Ðàáîòà ñ êîíòàêòàìè

481

4.  ïîëå çàìåòîê ðÿäîì ñî çíà÷êîì êàðòî÷êè êîíòàêòà ââåäèòå îïèñàíèå âîïðîñà, êîòîðûé âû îáñóæäàëè. 5. Ïðè íåîáõîäèìîñòè èçìåíèòå âðåìÿ è ïðîäîëæèòåëüíîñòü ñîáûòèÿ. Ïî óìîë÷àíèþ Outlook óñòàíîâèò âðåìÿ ðàâíûì òåêóùåìó è íóëåâóþ ïðîäîëæèòåëüíîñòü. 6. Ïðè íåîáõîäèìîñòè çàäàéòå êàòåãîðèþ äëÿ çàïèñè. 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàïèñü â äíåâíèêå4Äåéñòâèÿ4Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Journal Entry4Actions4Save & Close). 8. ×òîáû ïðîñìîòðåòü âíåñåííóþ çàïèñü äíåâíèêà, ïåðåéäèòå â ðåæèì äíåâíèêà, ùåëêíóâ íà êíîïêå Äíåâíèê (Journal) â îáëàñòè ïåðåõîäîâ. Çàïèñè äíåâíèêà ïîÿâÿòñÿ â òåêóùåì ïðåäñòàâëåíèè Ïî òèïó (By Type), åñëè ïðåäñòàâëåíèå äðóãîå, òî ïåðåêëþ÷èòå åãî ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Âèä4Òåêóùåå ïðåäñòàâëåíèå4Ïî òèïó (View4Current View4By Type). 9. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå «ïëþñ» â ñòðîêå çàãîëîâêà Òèï çàïèñè: Òåëåôîííûé çâîíîê (Call). Âû óâèäèòå çíà÷îê, ñèìâîëèçèðóþùèé ðàçãîâîð ñ Ïåòðîâûì, çàíåñåííûé â äíåâíèê. 10. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè, îòêðûâ êîíòåêñòíîå ìåíþ ñî ñëåäóþùèìè êîìàíäàìè (ðèñ. 20.11): ¨ Îòêðûòü (Open) — îòêðûâàåò äîêóìåíò, ïðåäñòàâëåííûé çíà÷êîì (â äàííîì ñëó÷àå — çàïèñü äíåâíèêà). ¨ Ïå÷àòü (Print) — ïå÷àòàåò çàïèñü äíåâíèêà íà ñòàíäàðòíîì ïðèíòåðå. ¨ Ïåðåñëàòü (Forward) — ôîðìèðóåò ñîîáùåíèå è îòïðàâëÿåò çàïèñü äíåâíèêà ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. ¨ Âûáðàòü êàòåãîðèþ (Categorize) — ïîçâîëÿåò èçìåíèòü êàòåãîðèþ çàïèñè. ¨ Óäàëèòü (Delete) — óäàëÿåò çàïèñü äíåâíèêà. ¨ Îòêðûòü çàïèñü â äíåâíèêå (Open Journal Entry) — îòêðûâàåò âûáðàííóþ çàïèñü äíåâíèêà. ¨ Îòêðûòü ññûëêó (Open Item Referred To) — îòêðûâàåò ññûëêó, ñîïîñòàâëåííóþ ñ âûáðàííîé çàïèñüþ äíåâíèêà (â íàøåì ñëó÷àå, íàïðèìåð, áóäåò îòêðûò êîíòàêò Àëåêñàíäðà Ïåòðîâà). 11. Âûáåðèòå òðåáóåìóþ êîìàíäó.

Óïðàæíåíèå 6. Òåëåôîí Âû ïîìíèòå, ÷òî â íà÷àëå çàíÿòèÿ ïðè ñîçäàíèè êîíòàêòîâ âû çàíîñèëè â íèõ íîìåðà òåëåôîíîâ ëþäåé. Åñëè â êîìïüþòåðå óñòàíîâëåí ìîäåì, ïîäêëþ÷åííûé ê òåëåôîííîé ëèíèè, íàëè÷èå ýòîé èíôîðìàöèè ïîçâîëÿåò àâòîìàòè÷åñêè íàáèðàòü íîìåð òåëåôîíà ÷åëîâåêà, ñ êîòîðûì âû õîòèòå ñâÿçàòüñÿ. Êîíå÷íî, íà ïåðâûé âçãëÿä, ïðîùå ñíÿòü òðóáêó òåëåôîíà è ïîçâîíèòü â ðó÷íîì ðåæèìå, íî ïðåäñòàâüòå, ÷òî âû ÷àñòî çâîíèòå â äðóãèå ãîðîäà è âàì õî÷åòñÿ çíàòü, ñêîëüêî âðåìåíè äëèëñÿ òîò èëè èíîé ìåæäóãîðîäíûé ðàçãîâîð. Outlook ïîçâîëÿåò àâòîìàòè÷åñêè õðîíîìåòðèðîâàòü òåëåôîííûå çâîíêè, ñîõðàíÿÿ çàïèñè î íèõ â äíåâíèêå. 1. Âåðíèòåñü â ðåæèì ïðîñìîòðà êîíòàêòîâ ùåë÷êîì íà ñîîòâåòñòâóþùåé êíîïêå â îáëàñòè ïåðåõîäîâ.

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

482

Ðèñ. 20.11. Äíåâíèê

2. Âûäåëèòå êîíòàêò, îòíîñÿùèéñÿ ê Àëåêñàíäðó Ïåòðîâó. 3. Íàâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè íà êíîïêó Íàáðàòü íîìåð (Dial) ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ è ùåëêíèòå íà òðåóãîëüíèêå â åå ïðàâîé ÷àñòè.  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ áóäóò óêàçàíû âñå òåëåôîíû äàííîãî êîíòàêòà, âûáåðèòå íóæíûé. (Êðîìå òîãî, ñ ïîìîùüþ ýòîãî ìåíþ ìîæíî îñóùåñòâèòü ïîâòîðíûé íàáîð íîìåðà, áûñòðûé íàáîð èëè ñäåëàòü íîâûé çâîíîê.) Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî íîâîãî çâîíêà (ðèñ. 20.12).

Ðèñ. 20.12. Îêíî òåëåôîííîãî çâîíêà

Ðàáîòà ñ êîíòàêòàìè

483

4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñâîéñòâà ñîåäèíåíèÿ (Dialing Properties). 5. Ïðîâåðüòå, âñå ëè ñâîéñòâà ñîåäèíåíèÿ ñîîòâåòñòâóþò ðåàëüíîìó ñîñòîÿíèþ äåë, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 6. ×òîáû òåëåôîííûé çâîíîê ôèêñèðîâàëñÿ â äíåâíèêå, óñòàíîâèòå ôëàæîê Ïðè êàæäîì çâîíêå ñîçäàâàòü çàïèñü â äíåâíèêå (Create new Journal Entry when starting new call). 7. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïàðàìåòðû ñîåäèíåíèÿ (Dialing Options). Îòêðûâøååñÿ äèàëîãîâîå îêíî (ðèñ. 20.13) ïîçâîëÿåò óêàçàòü ïàðàìåòðû äëÿ áûñòðîãî íàáîðà íîìåðà è íàñòðîèòü ñâîéñòâà òåëåôîííîé ëèíèè (à ïðè íàëè÷èè íåñêîëüêèõ ìîäåìîâ âûáðàòü òîò, ÷åðåç êîòîðûé ïîäêëþ÷åí òåëåôîííûé àïïàðàò).

Ðèñ. 20.13. Ïàðàìåòðû ñîåäèíåíèÿ

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ ×òîáû èìåòü âîçìîæíîñòü íàáîðà òåëåôîííîãî íîìåðà ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðà, ê òåëåôîííîé ðîçåòêå íóæíî ïîäêëþ÷èòü ðàçúåì Line ìîäåìà, à òåëåôîííûé àïïàðàò âêëþ÷èòü â ðàçúåì Phone òîãî æå ìîäåìà.

8. Ââåäÿ íåîáõîäèìûå ïàðàìåòðû, ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, ÷òîáû âåðíóòüñÿ â îêíî Íîâûé çâîíîê (New Call). 9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîçâîíèòü (Start Call). Outlook íàáåðåò òåëåôîííûé íîìåð. 10. Ïîñëå ñîåäèíåíèÿ ñ àáîíåíòîì ñíèìèòå òåëåôîííóþ òðóáêó è ùåëêíèòå â îêíå ñîåäèíåíèÿ íà êíîïêå Ðàçãîâîð. 11. Îêîí÷èâ ðàçãîâîð, ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîíåö ñâÿçè (End Call). Îòêðîåòñÿ íîâàÿ çàïèñü äíåâíèêà, â êîòîðîé áóäåò óêàçàí êîíòàêò è ïðîäîëæèòåëüíîñòü ðàçãîâîðà. Ïðè íåîáõîäèìîñòè ñêîððåêòèðóéòå ïàðàìåòðû êîíòàêòà è äîáàâüòå êîììåíòàðèè.

Çàíÿòèå 20. Êîíòàêòû

484

12. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàïèñü â äíåâíèêå4Äåéñòâèÿ4Ñîõðàíèòü è çàêðûòü (Journal Entry4Actions4Save & Close). Çàïèñü ñ ïàðàìåòðàìè òåëåôîííîãî ðàçãîâîðà áóäåò äîáàâëåíà â äíåâíèê.

Óïðàæíåíèå 7. Íàçíà÷åíèå çàäà÷è äëÿ êîíòàêòà  Outlook âû ìîæåòå ââîäèòü çàäà÷è íå òîëüêî äëÿ ñåáÿ, íî è íàçíà÷èòü çàäà÷ó êàêîìó-íèáóäü ñîòðóäíèêó âàøåé îðãàíèçàöèè è ïðè ýòîì îòïðàâèòü åìó îá ýòîì ñîîáùåíèå. Ïîñëå íàçíà÷åíèÿ çàäà÷è âû ìîæåòå îòñëåæèâàòü åå ñîñòîÿíèå. ×òîáû íàçíà÷èòü çàäà÷ó, íóæíî ñíà÷àëà ñîçäàòü åå, à çàòåì îòïðàâèòü äðóãîìó ïîëüçîâàòåëþ êàê ïîðó÷åíèå. Ýòîò ïîëüçîâàòåëü ìîæåò îòêëîíèòü, ïðèíÿòü èëè íàçíà÷èòü çàäà÷ó êîìó-íèáóäü äðóãîìó. 1. Ïåðåêëþ÷èòåñü â ïðåäñòàâëåíèå Çàäà÷è (Tasks), ùåëêíóâ íà îäíîèìåííîé êíîïêå â îáëàñòè ïåðåõîäîâ. 2. Ùåëêíèòå äâà ðàçà íà çàäà÷å Ïðîäóìàòü äîïîëíèòåëüíûå ñêèäêè äëÿ êëèåíòîâ. 3.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Çàäà÷à (Task) ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàäà÷à4 Óïðàâëåíèå çàäà÷åé4Íàçíà÷èòü çàäà÷ó (Task4Manage Task4Assign Task).

Ðèñ. 20.14. Íàçíà÷åíèå çàäà÷è

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ

485

4. Ïîÿâèòñÿ äîïîëíèòåëüíîå ïîëå Êîìó (To), êíîïêè Êîìó (To) è Îòïðàâèòü (Send), à òàêæå äâà ôëàæêà Äåðæàòü îáíîâëåííóþ êîïèþ ýòîé çàäà÷è â ñïèñêå çàäà÷ (Keep an updated copy of this task on my task list) è Îòïðàâëÿòü ìíå îò÷åò î ñîñòîÿíèè ïî çàâåðøåíèè çàäà÷è (Send me a status report when this task is complete), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 20.14. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîìó (To).  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âû ìîæåòå âûáðàòü êîíòàêò, êîòîðîìó áóäåò íàçíà÷åíà çàäà÷à. 6. Ïîñëå çàïîëíåíèÿ ïîëÿ Êîìó (To) îòïðàâüòå ñîîáùåíèå ùåë÷êîì íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send). Åñëè ïîëó÷àòåëü ïðìåò ýòó çàäà÷ó, òî îí ñòàíåò åå âëàäåëüöåì. Èçìåíÿòü çàäà÷ó ìîæåò òîëüêî âëàäåëåö, îòâåòñòâåííûé çà íåå. Ïðè îáíîâëåíèè çàäà÷è âëàäåëüöåì îáíîâëÿþòñÿ âñå êîïèè çàäà÷è — êîïèÿ ïîëüçîâàòåëÿ, îòïðàâèâøåãî ïåðâîå ïîðó÷åíèå, à òàêæå êîïèè âñåõ ïðåäûäóùèõ âëàäåëüöåâ çàäà÷è.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå ×òîáû ïîïðàêòèêîâàòüñÿ â ðàáîòå ñ êîíòàêòàìè è çàêðåïèòü íàâûêè, ïîëó÷åííûå íà ýòîì çàíÿòèè, âûïîëíèòå ñàìîñòîÿòåëüíî ñëåäóþùèå øàãè. 1. Äîáàâüòå â ñïèñîê êîíòàêòîâ èìåíà, àäðåñà è òåëåôîíû ñâîèõ ðîäíûõ, äðóçåé è çíàêîìûõ. 2. Íàçíà÷üòå âñåì ýòèì êîíòàêòàì êàòåãîðèþ Ëè÷íûå äàííûå (Personal). 3. Äîáàâüòå íåñêîëüêî ñïèñêîâ ðàññûëêè, ñãðóïïèðîâàâ ëþäåé ïî èõ èíòåðåñàì. 4. Ñôîðìèðóéòå ïðèãëàøåíèå íà ñîâåùàíèå è îòïðàâüòå åãî ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå, äîáàâèâ â êà÷åñòâå àäðåñàòîâ íåêîòîðûå èç íîâûõ êîíòàêòîâ. 5. Íàçíà÷üòå çàäà÷ó âàøåìó ñîòðóäíèêó, óâåäîìèâ åãî îá ýòîì. Êàê äîáàâèòü çàäà÷ó, ñâÿçàííóþ ñ îïðåäåëåííûì êîíòàêòîì? 6. Ïîçâîíèòå ñâîåìó äðóãó ñ ïîìîùüþ èíñòðóìåíòà àâòîìàòè÷åñêîãî íàáîðà íîìåðà. Çàôèêñèðóéòå ïðîäîëæèòåëüíîñòü ðàçãîâîðà â äíåâíèêå. 7. Ïðîñìîòðèòå äíåâíèê è íàéäèòå â íåì çàïèñü î òîëüêî ÷òî ïðîøåäøåì òåëåôîííîì ðàçãîâîðå.

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñî ñòðóêòóðîé êîíòàêòîâ — çàïèñåé ñ èíôîðìàöèåé î ëþäÿõ è îðãàíèçàöèÿõ. Âû íàó÷èëèñü ïðèãëàøàòü ëþäåé íà ñîâåùàíèÿ, çâîíèòü ñ ïîìîùüþ êîìïüþòåðà è âûïîëíÿòü ñ êîíòàêòàìè íåêîòîðûå äðóãèå äåéñòâèÿ, ïîïóòíî ïðîòîêîëèðóÿ èõ â äíåâíèêå. Íà ñëåäóþùåì çàíÿòèè âû èçó÷èòå òå ïðåäñòàâëåíèÿ Outlook, êîòîðûå îòíîñÿòñÿ ê ñèñòåìå ïîääåðæêè ýëåêòðîííîé ïî÷òû, óçíàåòå, êàê íàñòðàèâàòü ïî÷òîâûå ñëóæáû è ó÷åòíûå çàïèñè, íàó÷èòåñü îòïðàâëÿòü, ïîëó÷àòü è ñîðòèðîâàòü ñîîáùåíèÿ.

Çàíÿòèå 21

Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà Òåìà çàíÿòèÿ Outlook ïðåäëàãàåò ïîëüçîâàòåëþ ñèñòåìó ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ïîëíîñòüþ èíòåãðèðîâàííóþ ñ äðóãèìè ïðèëîæåíèÿìè Office. Íà ýòîì çàíÿòèè âû íàó÷èòåñü íàñòðàèâàòü åå, îòïðàâëÿòü ñîîáùåíèÿ è ïðîñìàòðèâàòü âõîäÿùóþ ïî÷òó.  óïðàæíåíèÿõ ðàññìàòðèâàþòñÿ ñëåäóþùèå òåìû: n íàñòðîéêà ó÷åòíîé çàïèñè; n îòïðàâêà ñîîáùåíèÿ; n óïðàâëåíèå ðàññûëêîé; n ïðèñîåäèíåíèå ôàéëîâ; n ÷òåíèå âõîäÿùåé ïî÷òû; n îòâåò íà ñîîáùåíèå; n äîáàâëåíèå äîïîëíèòåëüíûõ ïàïîê Outlook.

Ïðîãðàììà ýëåêòðîííîé ïî÷òû ïîçâîëÿåò îáìåíèâàòüñÿ ðàçëè÷íîé èíôîðìàöèåé ñ êîëëåãàìè ïî ðàáîòå, äðóçüÿìè, ñåìüåé, äàæå åñëè îíè íàõîäÿòñÿ íà äðóãîì êîíöå ñâåòà. Ñ ïîìîùüþ Outlook âû ìîæåòå âûïîëíÿòü îñíîâíûå äåéñòâèÿ ïî îáðàáîòêå ýëåêòðîííîé êîððåñïîíäåíöèè.

Íàñòðîéêà Äëÿ âûïîëíåíèÿ óïðàæíåíèé ýòîãî çàíÿòèÿ íåîáõîäèìî èìåòü çàðåãèñòðèðîâàííûé ïî÷òîâûé ÿùèê ó îäíîãî èç ïîñòàâùèêîâ óñëóã ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ñâÿçü ñ êîòîðûì îñóùåñòâëÿåòñÿ ÷åðåç ëîêàëüíóþ ñåòü èëè ìîäåì. Äëÿ ïðàâèëüíîé íàñòðîéêè ïî÷òîâîé ñèñòåìû Outlook âàì íåîáõîäèìî çíàòü èìÿ ïî÷òîâîãî ñåðâåðà, âõîäíîå èìÿ è ïàðîëü ðåãèñòðàöèè. Ïðè ìîäåìíîì ñîåäèíåíèè íóæíî òàêæå çíàòü òåëåôîííûé íîìåð äëÿ ñâÿçè ñ êîìïüþòåðîì ïîñòàâùèêà óñëóã. Ñîîòâåòñòâóþùóþ èíôîðìàöèþ ìîæíî ïîëó÷èòü â ñëóæáå òåõíè÷åñêîé ïîääåðæêè ïîñòàâùèêà óñëóã èëè ó àäìèíèñòðàòîðà ëîêàëüíîé ñåòè.

Íàñòðîéêà

487

Óïðàæíåíèå 1. Ñîçäàíèå ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû ×òîáû èìåòü âîçìîæíîñòü ïîëó÷àòü è îòïðàâëÿòü ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ ñ ïîìîùüþ Outlook, íåîáõîäèìî íàñòðîèòü ïàðàìåòðû ñâÿçè ñ ïîñòàâùèêîì óñëóã. Äëÿ äîáàâëåíèÿ ñëóæáû ýëåêòðîííîé ïî÷òû âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Çàïóñòèòå Outlook. 2. Âûáåðèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Íàñòðîéêà ó÷åòíûõ çàïèñåé (Tools4Account Settings). 3.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Íàñòðîéêà ó÷åòíûõ çàïèñåé (Account Settings) ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà (E-mail) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîçäàòü (New), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 21.1. Òåì ñàìûì âû çàïóñòèòå ìàñòåð ñîçäàíèÿ ó÷åòíûõ çàïèñåé.

Ðèñ. 21.1. Äèàëîãîâîå îêíî íàñòðîéêè ó÷åòíûõ çàïèñåé

4.  ïåðâîì îêíå ìàñòåðà Äîáàâëåíèå íîâîé ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû (Add New E-mail Account) òðåáóåòñÿ âûáðàòü ñëóæáó ýëåêòðîííîé ïî÷òû äëÿ ó÷åòíîé çàïèñè (ðèñ. 21.2). Äîñòóïíî äâà âàðèàíòà: Ñåðâåð Microsoft Exchange, POP3, IMAP èëè HTTP (Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP) è Äðóãàÿ (Other). Óñòàíîâèòå ïåðâûé ïåðåêëþ÷àòåëü. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next) è â ñëåäóþùåì îêíå ìàñòåðà (ðèñ. 21.3) çàïîëíèòå ïîëå Âàøå èìÿ (Your Name), ââåäèòå âàø àäðåñ ýëåêòðîííîé ïî÷òû è ïàðîëü âàøåé ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû, ïîëó÷åííûé ó âàøåãî ïîñòàâùèêà óñëóã.

488

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

Ðèñ. 21.2. Âûáîð ñëóæáû ýëåêòðîííîé ïî÷òû äëÿ ó÷åòíîé çàïèñè

Ðèñ. 21.3. Ââîä ïàðàìåòðîâ ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû

6. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next). Outlook àâòîìàòè÷åñêè íàñòðîèò ïàðàìåòðû âàøåé ó÷åòíîé çàïèñè. 7. Ïîñëå óñïåøíîé íàñòðîéêè ó÷åòíîé çàïèñè ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãîòîâî (Finish).

Íàñòðîéêà

489

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE Microsoft Office Outlook 2007 îáåñïå÷èâàåò àâòîìàòè÷åñêóþ íàñòðîéêó ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû. Òàêèì îáðàçîì, âàì íå íóæíî çàïîìèíàòü èìÿ ñåðâåðà è äðóãóþ äîïîëíèòåëüíóþ èíôîðìàöèþ, íàñòðàèâàòü ïîðòû è ò. ï.

ÑÎÂÅÒ Åñëè ó÷åòíàÿ çàïèñü ýëåêòðîííîé ïî÷òû íå íàñòðàèâàåòñÿ àâòîìàòè÷åñêè, òî âû ìîæåòå ñäåëàòü ýòî âðó÷íóþ. Äëÿ ýòîãî âî âòîðîì îêíå ìàñòåðà äîáàâëåíèÿ íîâîé ó÷åòíîé çàïèñè ýëåêòðîííîé ïî÷òû óñòàíîâèòå ôëàæîê Íàñòðîèòü âðó÷íóþ ïàðàìåòðû ñåðâåðà èëè äîïîëíèòåëüíûå òèïû ñåðâåðîâ (Manually configure server settings or additional server types), ùåëêíèòå íà êíîïêå Äàëåå (Next) è íàñòðîéòå ïàðàìåòðû âðó÷íóþ.

Óïðàæíåíèå 2. Íàñòðîéêà ïàðàìåòðîâ äîñòàâêè ïî÷òû ×òîáû ïîëó÷àòü âõîäÿùóþ ïî÷òó è îòïðàâëÿòü ñâîè ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ, íóæíî ñâÿçàòüñÿ ñ ñåðâåðîì ïîñòàâùèêà óñëóã, óêàçàííûì â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè. 1. ×òîáû îïðåäåëèòü, êàêèå ñîîáùåíèÿ ñëåäóåò îòïðàâèòü, âûáåðèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Îòïðàâèòü/Ïîëó÷èòü4Ïàðàìåòðû îòïðàâêè è ïîëó÷åíèÿ4Îïðåäåëèòü ãðóïïû îòïðàâêè è ïîëó÷åíèÿ (Tools4Send/Receive4Send/Receive Settings4Define Send/ Receive Groups). 2.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå (ðèñ. 21.4) âûäåëèòå íàçâàíèå ãðóïïû è ùåëêíèòå íà êíîïêå Èçìåíèòü (Edit).

Ðèñ. 21.4. Ãðóïïû îòïðàâêè è ïîëó÷åíèÿ ïî÷òû

3.  ñëåäóþùåì äèàëîãîâîì îêíå â ëåâîì ïîëå áóäóò ïðåäñòàâëåíû èìåþùèåñÿ ó÷åòíûå çàïèñè, à â ïðàâîì — ïàðàìåòðû îòïðàâêè è äîñòàâêè ïî÷òû (ðèñ. 21.5). ×òîáû íå îòïðàâëÿòü ñîîáùåíèÿ, ñîçäàííûå â ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

490

â ó÷åáíûõ öåëÿõ, äëÿ âñåõ ó÷åòíûõ çàïèñåé ñáðîñüòå ôëàæîê Îòïðàâêà ïî÷òû (Send mail items) è óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Çàãðóæàòü òîëüêî çàãîëîâêè (Download headers only).

Ðèñ. 21.5. Âûáîð ðåæèìà äîñòóïà

4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close).

Îòïðàâêà ïî÷òû Outlook ïðåäëàãàåò óäîáíûé èíòåðôåéñ äëÿ îòïðàâêè èñõîäÿùèõ ñîîáùåíèé. Äëÿ çàäàíèÿ àäðåñîâ ìîæíî ïîëüçîâàòüñÿ àäðåñíîé êíèãîé èëè ñïèñêîì êîíòàêòîâ. Ñïèñîê ðàññûëêè ïîçâîëÿåò íàñòðîèòü ðàñïèñàíèå îòïðàâêè ïèñåì. Ê ëþáîìó ýëåêòðîííîìó ñîîáùåíèþ ìîæíî ïðèñîåäèíèòü îäèí èëè íåñêîëüêî ôàéëîâ äàííûõ, êîòîðûå äîéäóò äî àäðåñàòà âìåñòå ñ ñàìèì ñîîáùåíèåì.

Óïðàæíåíèå 3. Íîâîå ñîîáùåíèå ×òîáû ñîçäàòü íîâîå ýëåêòðîííîå ñîîáùåíèå è îòïðàâèòü åãî ïî íàçíà÷åíèþ, äîñòàòî÷íî çàïîëíèòü íåñêîëüêî ïîëåé ñïåöèàëüíîé ôîðìû Outlook è ââåñòè òåêñò. 1. Âûáåðèòå êîìàíäó Ôàéë4Ñîçäàòü4Ñîîáùåíèå (File4New4Mail Message). Îòêðîåòñÿ îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 21.6. 2. ×òîáû óêàçàòü àäðåñ ïîëó÷àòåëÿ, ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîìó (To).

Îòïðàâêà ïî÷òû

491

Ðèñ. 21.6. Íîâîå ñîîáùåíèå

3.  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Àäðåñíàÿ êíèãà (Address Book) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà âûáåðèòå èñòî÷íèê, â êîòîðîì õðàíèòñÿ àäðåñ ïîëó÷àòåëÿ (ðèñ. 21.7). Ýëåêòðîííûé àäðåñ ìîæíî âûáðàòü â àäðåñíîé êíèãå Outlook èëè â ñïèñêå êîíòàêòîâ. 4.  ñïèñêå âûäåëèòå èìÿ àäðåñàòà èëè íàñòðîåííûé ðàíåå ñïèñîê ðàññûëêè, ñ ïîìîùüþ êîòîðîãî ìîæíî àäðåñîâàòü ñîîáùåíèå ñðàçó íåñêîëüêèì ïîëó÷àòåëÿì. 5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîìó (To). 6. ×òîáû êîïèÿ ñîîáùåíèÿ áûëà îòïðàâëåíà ïî âòîðîìó àäðåñó, âûáåðèòå åãî è ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîïèÿ (Cc). 7. Äîáàâèâ àäðåñà âñåõ ïîëó÷àòåëåé, ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Àäðåñíàÿ ÷àñòü ëþáîãî ñîîáùåíèÿ èìååò òðè ïîëÿ: Êîìó (To), Êîïèÿ (Cc) è ÑÊ (Bcc).  êàæäîå èç íèõ ìîæíî ââåñòè íåñêîëüêî àäðåñîâ, ðàçäåëåííûõ òî÷êîé ñ çàïÿòîé. Ñîîáùåíèå áóäåò îòïðàâëåíî âñåì ëþäÿì, àäðåñà êîòîðûõ ïåðå÷èñëåíû â òðåõ ýòèõ ïîëÿõ. Ïðè ýòîì ïîëó÷àòåëè óâèäÿò â çàãîëîâêå ñîîáùåíèÿ âñå àäðåñà, ââåäåííûå â ïîëÿ Êîìó (To), Êîïèÿ (Cc), à àäðåñà, ââåäåííûå â ïîëå ÑÊ (Bcc), áóäóò ñêðûòû îò íèõ.

492

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

Ðèñ. 21.7. Âûáîð àäðåñà

ÑÎÂÅÒ ×òîáû âêëþ÷èòü îòîáðàæåíèå ïîëÿ ÑÊ (Bcc), ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïàðàìåòðû (Options) è â ãðóïïå Ïîëÿ (Fields) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîêàçàòü ïîëó÷àòåëåé ñêðûòîé êîïèè (Show Bcc).

ÑÎÂÅÒ ×òîáû îòïðàâèòü ñîîáùåíèå ïîëó÷àòåëþ, îòñóòñòâóþùåìó â àäðåñíûõ êíèãàõ, äîñòàòî÷íî ââåñòè åãî àäðåñ â ïîëå Êîìó (To) îêíà ñîîáùåíèÿ. Íåò íåîáõîäèìîñòè ñíà÷àëà äîáàâëÿòü çàïèñü â àäðåñíóþ êíèãó, à çàòåì âûáèðàòü åå îòòóäà ñ ïîìîùüþ êíîïêè Êîìó (To).

8. Ùåëêíèòå â ïîëå Òåìà (Subject) è ââåäèòå òåìó ñîîáùåíèÿ, êîòîðàÿ ïîÿâèòñÿ â îêíå ïî÷òîâîé ïðîãðàììû ïîëó÷àòåëÿ â ñïèñêå ïðèøåäøèõ ñîîáùåíèé. Ýòî ïîëå çàïîëíÿòü íå îáÿçàòåëüíî, íî íàëè÷èå òåìû ïîìîãàåò ïîëó÷àòåëþ ðàçáèðàòüñÿ â ìíîãî÷èñëåííûõ ñîîáùåíèÿõ, ïðèøåäøèõ íà åãî àäðåñ. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Óêàçûâàòü â ýëåêòðîííûõ ñîîáùåíèÿõ òåìó ñîîáùåíèÿ ñ÷èòàåòñÿ õîðîøèì òîíîì.

9.  îñíîâíîå îêíî ñîîáùåíèÿ ââåäèòå òåêñò ñîîáùåíèÿ. 10. Åñëè âû ñ÷èòàåòå, ÷òî îòïðàâëÿåìîå ñîîáùåíèå äîñòàòî÷íî âàæíî, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîîáùåíèå4Ïàðàìåòðû4Âûñîêàÿ âàæíîñòü (Message4Options4High Importance). Òàêèå ñîîáùåíèÿ ïîìå÷àþòñÿ â ïî÷òîâîé ïðîãðàììå ïîëó÷àòåëÿ ñïåöèàëüíûì çíà÷êîì, ãîâîðÿùèì î íåîáõîäèìîñòè íåìåäëåííîé ðåàêöèè. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Âû òàêæå ìîæåòå çàäàòü äëÿ ñîîáùåíèÿ íèçêóþ âàæíîñòü, ùåëêíóâ â îêíå ñîîáùåíèÿ íà êíîïêå Ñîîáùåíèå4Ïàðàìåòðû4Íèçêàÿ âàæíîñòü (Message4Options4Low Importance).

Îòïðàâêà ïî÷òû

493

11. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîîáùåíèå4Ïàðàìåòðû4Ê èñïîëíåíèþ (Message4Options4 Follow Up). Â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âû ìîæåòå âûáðàòü îäèí èç ïîäõîäÿùèõ âàðèàíòîâ èëè ùåëêíóòü íà êîìàíäå Äðóãîé (Custom), ÷òîáû âûáðàòü äðóãîé âàðèàíò. 12. Âûáåðèòå êîìàíäó Äðóãîé (Custom). Â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âû ìîæåòå çàäàòü ïîìåòêó äëÿ ñîîáùåíèÿ (ðèñ. 21.8).

Ðèñ. 21.8. Íàñòðîéêà ïîìåòêè

ÍÎÂÎÅ Â OFFICE  Microsoft Office Outlook 2007 ïîìåòêó ìîæíî ïîñòàâèòü êàê äëÿ ñåáÿ, òàê è äëÿ ïîëó÷àòåëÿ ñîîáùåíèÿ.

13. ×òîáû ñîçäàòü ïîìåòêó äëÿ ñåáÿ (ïðè ýòîì ñîçäàåòñÿ ñîîòâåòñòâóþùàÿ çàäà÷à), îñòàâüòå óñòàíîâëåííûé ïî óìîë÷àíèþ ôëàæîê Ïîìåòêà äëÿ ìåíÿ (Flag for Me). 14.  ñïèñêå Ïîìåòêà (Flag to) âûáåðèòå ïóíêò Ïðî÷åñòü (Read). 15. ×òîáû ñîçäàòü ïîìåòêó äëÿ ïîëó÷àòåëåé ñîîáùåíèÿ, óñòàíîâèòå ôëàæîê Ïîìåòêà äëÿ ïîëó÷àòåëåé (Flag for Recipients), êîòîðûé ïî óìîë÷àíèþ ñáðîøåí. 16.  ñïèñêå Ïîìåòêà (Flag to) âûáåðèòå ïóíêò Îòâåòèòü (Reply), ÷òîáû ïîëó÷àòåëü çíàë î íåîáõîäèìîñòè îáÿçàòåëüíîãî îòâåòà íà ýòî ñîîáùåíèå. 17. Ïðè æåëàíèè óñòàíîâèòå ôëàæîê Íàïîìèíàíèå (Reminder) è çàäàéòå äàòó è âðåìÿ íàïîìèíàíèÿ. 18. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.  ñïèñêå ïèñåì ïî÷òîâîé ïðîãðàììû ïîëó÷àòåëÿ â ñòðîêå òàêîãî ïîìå÷åííîãî ñîîáùåíèÿ ïîëüçîâàòåëü óâèäèò ôëàæîê, óêàçûâàþùèé íà íåîáõîäèìîñòü îïðåäåëåííîé ðåàêöèè íà ñîîáùåíèå.  ñàìîì ñîîáùåíèè áóäåò óêàçàí òèï è ñðîê îæèäàåìîé ðåàêöèè.

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

494

19. ×òîáû îòïðàâèòü ñîîáùåíèå, ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send) â äèàëîãîâîì îêíå íîâîãî ñîîáùåíèÿ (ñì. ðèñ. 21.6). Åñëè àêòèâíî ïîäêëþ÷åíèå ê Èíòåðíåòó, òî ñîîáùåíèå áóäåò îòïðàâëåíî. Åñëè ïîäêëþ÷åíèå íå àêòèâíî, òî ñîîáùåíèå áóäåò ïîìåùåíî â ïàïêó Èñõîäÿùèå (Outbox). Ïðè î÷åðåäíîì ñîåäèíåíèè ñ ïî÷òîâûì ñåðâåðîì ïîñòàâùèêà óñëóã âñå ñîîáùåíèÿ ýòîé ïàïêè îòïðàâÿòñÿ àäðåñàòàì.

Óïðàæíåíèå 4. Óïðàâëåíèå ðàññûëêîé Ïîìèìî àäðåñîâ, ñîäåðæàíèÿ è ôëàãîâ, êàæäîå ñîîáùåíèå èìååò íàáîð äîïîëíèòåëüíûõ ïàðàìåòðîâ, óïðàâëÿþùèõ øèôðîâàíèåì, àëãîðèòìîì ðàññûëêè è ïðàâèëàìè ïîäòâåðæäåíèÿ ñîîáùåíèé. ×òîáû ïîëó÷èòü äîñòóï ê ïàðàìåòðàì ýëåêòðîííîãî ñîîáùåíèÿ, ñîçäàííîãî â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî÷òà (Mail). 2. Âûáåðèòå ïàïêó Èñõîäÿùèå (Outbox). 3.  ñïèñêå ñîîáùåíèé äâàæäû ùåëêíèòå íà ñòðîêå ñîîáùåíèÿ ñ òåìîé Ïðèãëàøåíèå íà ñåìèíàð. 4.  îòêðûâøåìñÿ îêíå Ñîîáùåíèå (Message) ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé â íèæíåì óãëó ãðóïïû Ïàðàìåòðû (Options) âêëàäêè Ñîîáùåíèå (Message). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî, ïîêàçàííîå íà ðèñ. 21.9.

Ðèñ. 21.9. Ïàðàìåòðû ñîîáùåíèÿ

 ýòîì îêíå åñòü íàáîð ôëàæêîâ è ïîëåé, çàäàþùèõ ñëåäóþùèå ðåæèìû ðàññûëêè: ¨ ñïèñêè Âàæíîñòü (Importance) è Ïîìåòêà (Sensitivity) ïîçâîëÿþò óêàçàòü óðîâåíü âàæíîñòè ñîîáùåíèÿ è ñòåïåíü îôèöèàëüíîñòè ñîîáùåíèÿ;

Îòïðàâêà ïî÷òû

495

ïàðàìåòðû áåçîïàñíîñòè íàñòðàèâàþòñÿ ïîñëå ùåë÷êà íà êíîïêå Ïàðàìåòðû áåçîïàñíîñòè (Security Settings) â ðàçäåëå Áåçîïàñíîñòü (Security) — â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå íàõîäÿòñÿ ôëàæêè, êîòîðûå ïîçâîëÿþò âêëþ÷èòü ðåæèìû øèôðîâàíèÿ ñîîáùåíèÿ è äîáàâëåíèÿ ê íåìó ýëåêòðîííîé ïîäïèñè, îäíîçíà÷íî èäåíòèôèöèðóþùåé îòïðàâèòåëÿ; ¨ ôëàæîê è ñïèñîê Êíîïêè ãîëîñîâàíèÿ (Use voting buttons) ïîìåùàþò â òåëî ñîîáùåíèÿ íàáîð ñòàíäàðòíûõ êíîïîê, ñ ïîìîùüþ êîòîðûõ ïîëó÷àòåëü ìîæåò áûñòðî âîçâðàòèòü îòïðàâèòåëþ ñîîáùåíèÿ ñâîå ìíåíèå îòíîñèòåëüíî ñîäåðæàíèÿ ñîîáùåíèÿ; ¨ ôëàæêè Óâåäîìèòü î äîñòàâêå ýòîãî ñîîáùåíèÿ (Request a delivery receipt for this message) è Óâåäîìèòü î ïðî÷òåíèè ýòîãî ñîîáùåíèÿ (Request a read receipt for this message) îáåñïå÷èâàþò àâòîìàòè÷åñêóþ ãåíåðàöèþ êîìïüþòåðîì àäðåñàòà îòâåòíîãî ñîîáùåíèÿ, óâåäîìëÿþùåãî îòïðàâèòåëÿ ñîîòâåòñòâåííî î ïîëó÷åíèè ñîîáùåíèÿ ïî÷òîâîé ñèñòåìîé è î ïðî÷òåíèè ýòîãî ñîîáùåíèÿ ïîëüçîâàòåëåì; ¨ ôëàæîê Îòïðàâëÿòü îòâåòû (Have replies sent to), îäíîèìåííîå ïîëå è êíîïêà Âûáîð èìåí (Select Names) ïîçâîëÿþò óêàçàòü àäðåñ, íà êîòîðûé äîëæíû ïðèõîäèòü îòâåòû íà äàííîå ñîîáùåíèå; ¨ ôëàæîê Íå äîñòàâëÿòü äî (Do not deliver before) è îäíîèìåííîå ïîëå ñ êàëåíäàðåì ïîçâîëÿþò îòëîæèòü îòïðàâêó ñîîáùåíèÿ äî óêàçàííîãî âðåìåíè; ¨ ôëàæîê Íå äåéñòâèòåëüíî ïîñëå (Expires after) è ïîëå ñ êàëåíäàðåì äàþò âîçìîæíîñòü çàäàòü äàòó, ïîñëå êîòîðîé äàííîå ñîîáùåíèå ñòàíåò íåäîñòóïíûì (òî åñòü áóäåò óäàëåíî èç Outlook); ¨ ðàñêðûâàþùèåñÿ ñïèñêè Ôîðìàò âëîæåíèÿ (Attachment format) è Êîäèðîâêà (Encoding) ïîçâîëÿþò âûáðàòü ôîðìàò è êîäèðîâêó ñîîáùåíèÿ; ¨ ñ ïîìîùüþ êíîïîê Êîíòàêòû (Contacts) è Êàòåãîðèè (Categories) ìîæíî ñâÿçàòü ñ ñîîáùåíèåì íåêîòîðûé êîíòàêò è ïðè÷èñëèòü ñîîáùåíèå ê îïðåäåëåííîé êàòåãîðèè. 5. Çàäàâ íóæíûå ðåæèìû, ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàêðûòü (Close). 6. Çàêðîéòå îêíî ñîîáùåíèÿ. 7. Ùåë÷êîì íà êíîïêå Äà (Yes) ïîäòâåðäèòå íåîáõîäèìîñòü ñîõðàíåíèÿ ñäåëàííûõ èçìåíåíèé. Ìîäèôèêàöèþ ñîîáùåíèÿ è åãî ïàðàìåòðîâ íåîáõîäèìî âûïîëíÿòü äî ìîìåíòà ïåðåäà÷è ñîîáùåíèÿ íà ñåðâåð ïîñòàâùèêà óñëóã. Ïîñëå òîãî êàê ñîîáùåíèå óéäåò, èçìåíèòü åãî áóäåò óæå íåâîçìîæíî. ¨

Óïðàæíåíèå 5. Ôîðìàò ñîîáùåíèÿ Outlook ïðåäëàãàåò äëÿ îòïðàâêè è ÷òåíèÿ ñîîáùåíèé òðè ôîðìàòà — îáû÷íûé òåêñò, HTML è RTF.  îáû÷íîì ôîðìàòå ñîîáùåíèå ïðåäñòàâëÿåò ñîáîé ïðîñòîé òåêñò, ïîäîáíûé òîìó, êîòîðûé íàáèðàåòñÿ â ïðîãðàììå Áëîêíîò (Notepad). Òàêîé òåêñò íå ìîæåò ñîäåðæàòü ýëåìåíòîâ îôîðìëåíèÿ. Òî åñòü ýòîò ðåæèì íå äàåò âîçìîæíîñòè âûáðàòü øðèôò èëè íàçíà÷èòü îïðåäåëåííûì ôðàãìåíòàì îñîáåííîå íà÷åðòàíèå (êóðñèâ, ïîëóæèðíûé òåêñò).

496

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

Âàðèàíò HTML ïðåäëàãàåò ïîëüçîâàòåëþ äîñòàòî÷íî øèðîêèå îôîðìèòåëüñêèå âîçìîæíîñòè, â ÷àñòíîñòè ìîæíî íàñòðàèâàòü øðèôò è íà÷åðòàíèå, ôîðìèðîâàòü ìàðêèðîâàííûå ñïèñêè, èçìåíÿòü öâåò è îòñòóïû ôðàãìåíòîâ. Îäíàêî ôîðìàò HTML âîñïðèíèìàåòñÿ íå âñåìè ïî÷òîâûìè ñèñòåìàìè. Êðîìå òîãî, ôàéëû ñîîáùåíèé â ýòîì ôîðìàòå îêàçûâàþòñÿ ñóùåñòâåííî áîëüøå, ÷åì ôàéëû îáû÷íûõ ñîîáùåíèé. Ïî ýòîé ïðè÷èíå ôîðìàò HTML ñëåäóåò âûáèðàòü òîëüêî â òîì ñëó÷àå, åñëè òî÷íî èçâåñòíî, ÷òî ïîëó÷àòåëü ñìîæåò åãî âîñïðîèçâåñòè. Ôîðìàò RTF ïðåäîñòàâëÿåò ïîëüçîâàòåëþ øèðîêèå âîçìîæíîñòè ïî îôîðìëåíèþ ñîîáùåíèé. Ýòîò ôîðìàò ïîääåðæèâàåò ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà, à òàêæå ñâÿçàííûå îáúåêòû. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â Outlook èñïîëüçóåòñÿ ñïåöèàëüíûé ôîðìàò Microsoft Outlook RTF, êîòîðûé ïîääåðæèâàåòñÿ òîëüêî ïî÷òîâûìè ïðîãðàììàìè Microsoft Exchange Client âåðñèé 5.0 è 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 è Outlook 97. Ïîýòîìó ñîîáùåíèÿ â òàêîì ôîðìàòå ðåêîìåíäóåòñÿ îòïðàâëÿòü òîëüêî âíóòðè îðãàíèçàöèè, â êîòîðîé èñïîëüçóåòñÿ ñåðâåð Microsoft Exchange Server.

Ïî óìîë÷àíèþ äëÿ âíîâü ñîçäàâàåìûõ ñîîáùåíèé çàäàåòñÿ ôîðìàò HTML. Ïðè îòâåòå íà êàêîå-ëèáî ñîîáùåíèå Outlook çàäàåò äëÿ îòâåòà òàêîé æå ôîðìàò, êàê è äëÿ èñõîäíîãî ñîîáùåíèÿ. ×òîáû èçìåíèòü ôîðìàò ñîîáùåíèÿ, ïðè ñîçäàíèè ñîîáùåíèÿ â äèàëîãîâîì îêíå Ñîîáùåíèå (Message) âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 1. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ôîðìàò (Format) è â ãðóïïå Ôîðìàò (Format) ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáû÷íûé òåêñò (Plain text), Ôîðìàò HTML (HTML) èëè Ôîðìàò RTF (Rich Text).  ñîâðåìåííîé ïî÷òîâîé ñèñòåìå äëÿ ïðåäñòàâëåíèÿ ñèìâîëîâ íàöèîíàëüíûõ àëôàâèòîâ èñïîëüçóåòñÿ ìíîæåñòâî ðàçëè÷íûõ êîäèðîâîê. Äëÿ êèðèëëèöû â Èíòåðíåòå îáû÷íî èñïîëüçóåòñÿ äâå îñíîâíûõ êîäèðîâêè: Windows è KOI8-R. Åñëè áîëüøèíñòâî ïîëó÷àòåëåé íå ìîæåò ïðî÷åñòü âàøè ñîîáùåíèÿ, ïîñîâåòóéòåñü ñ ïîñòàâùèêîì óñëóã, êàêóþ êîäèðîâêó ñëåäóåò âûáèðàòü ïðè îòïðàâêå ýëåêòðîííûõ ïèñåì. 2. ×òîáû ñìåíèòü êîäèðîâêó, ïåðåéäèòå â äèàëîãîâîå îêíà Ïàðàìåòðû ñîîáùåíèÿ (Message Options ), î êîòîðîì ãîâîðèëîñü â ïðåäûäóùåì óïðàæíåíèè, è âûáåðèòå íóæíûé âàðèàíò â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Êîäèðîâêà (Encoding). ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Âûáèðàòü íåñòàíäàðòíóþ êîäèðîâêó îáû÷íî ïðèõîäèòñÿ ïðè ÷òåíèè òåõ ïèñåì, êîòîðûå èç-çà ñáîåâ â ïî÷òîâîé ñèñòåìå èëè èç-çà îøèáîê ïðè íàñòðîéêå ïî÷òîâîé ïðîãðàììû îòïðàâèòåëÿ â ñòàíäàðòíîì ðåæèìå íå ÷èòàþòñÿ.

Âû ìîæåòå èçìåíèòü ôîðìàò, ïðèìåíÿåìûé ïî óìîë÷àíèþ êî âñåì ñîçäàâàåìûì ñîîáùåíèÿì ýëåêòðîííîé ïî÷òû. 3.  ìåíþ Ñåðâèñ (Tools) âûáåðèòå êîìàíäó Ïàðàìåòðû (Options). 4.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñîîáùåíèå (Mail Format). 5.  ñïèñêå Ñîçäàòü ñîîáùåíèå â ôîðìàòå (Compose in this message format ) âûáåðèòå íóæíûé ôîðìàò.

Îòïðàâêà ïî÷òû

497

Óïðàæíåíèå 6. Ïðèñîåäèíåíèå ôàéëîâ Íåñìîòðÿ íà âîçìîæíîñòè ôîðìàòà HTML â îòíîøåíèè ôîðìàòèðîâàíèÿ òåêñòà, âñå æå äîñòàòî÷íî òðóäíî (òî÷íåå, íåâîçìîæíî) ïåðåäàòü â âèäå ñîîáùåíèÿ ìíîãîñòðàíè÷íûé äîêóìåíò, ñîäåðæàùèé ñëîæíîå ôîðìàòèðîâàíèå. Òåì áîëåå íåëüçÿ ïðåâðàòèòü â òåêñò äâîè÷íûé ôàéë èëè èçîáðàæåíèå. Ê ñ÷àñòüþ, Outlook ïðåäëàãàåò ïðîñòîé ìåõàíèçì ïðèñîåäèíåíèÿ ê ñîîáùåíèþ ëþáîãî ôàéëà. Òàêîé ôàéë ïåðåäàåòñÿ ÷åðåç Èíòåðíåò âìåñòå ñ ñîîáùåíèåì. Ïîëó÷àòåëü ìîæåò èçâëå÷ü åãî èç ñîîáùåíèÿ è ñîõðàíèòü íà æåñòêîì äèñêå ñâîåãî êîìïüþòåðà. 1. Ñîçäàéòå íîâîå ñîîáùåíèå, âûïîëíèâ ïîñëåäîâàòåëüíîñòü äåéñòâèé, îïèñàííóþ â óïðàæíåíèè 3 (èëè ìîæåòå èñïîëüçîâàòü òî æå ñîîáùåíèå). Ââåäèòå àäðåñ íàçíà÷åíèÿ è òåìó ñîîáùåíèÿ. 2.  îñíîâíîì ïîëå ñîîáùåíèÿ ââåäèòå ïîÿñíèòåëüíûé òåêñò (ðèñ. 21.10).

Ðèñ. 21.10. Ñîîáùåíèå ñ ïðèñîåäèíåííûì ôàéëîì

3. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Âñòàâêà (Insert) è â ãðóïïå Âêëþ÷èòü (Include) ùåëêíèòå íà êíîïêå Âëîæèòü ôàéë (Attach File). 4.  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå íàéäèòå íóæíûé ôàéë íà ëîêàëüíîì èëè ñåòåâîì äèñêå (ìû äëÿ ïðèìåðà èñïîëüçóåì äîêóìåíò ñ èìåíåì Ãåðêóëåñ, ñîçäàííûé íà ïåðâîì çàíÿòèè) è ùåëêíèòå íà êíîïêå Âñòàâèòü (Insert). Çíà÷îê ôàéëà ïîÿâèòñÿ â ïîëå Âëîæåíèå (Attached). 5. ×òîáû îòïðàâèòü ñîîáùåíèå, ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send).

498

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

Ïðè íåîáõîäèìîñòè â îäíî ñîîáùåíèå ìîæíî âñòàâèòü íåñêîëüêî ðàçíûõ ôàéëîâ. Íî íå çàáûâàéòå, ÷òî îòïðàâêà áîëüøèõ ôàéëîâ ñ ïîìîùüþ ìîäåìà ìîæåò çàíÿòü ìíîãî âðåìåíè. Ïîýòîìó ïåðåä ïðèñîåäèíåíèåì áîëüøîãî ôàéëà, íàïðèìåð èçîáðàæåíèÿ, âûïîëíåííîãî ñ âûñîêèì ðàçðåøåíèåì, ïîëåçíî óìåíüøèòü åãî ðàçìåð ñ ïîìîùüþ ïðîãðàììû ñæàòèÿ ôàéëîâ, ñîãëàñîâàâ ñ ïîëó÷àòåëåì ôîðìàò äàííûõ.

×òåíèå ïî÷òû Ñ ïîìîùüþ Outlook âû ìîæåòå áûñòðî ïðî÷èòàòü ïðèøåäøèå âàì ñîîáùåíèÿ ýëåêòðîííîé ïî÷òû è îòâåòèòü íà íèõ.

Óïðàæíåíèå 7. Âõîäÿùèå ñîîáùåíèÿ  ïàïêó Âõîäÿùèå (Inbox) ïîïàäàþò ñîîáùåíèÿ, ïðèõîäÿùèå ïî ýëåêòðîííîé ïî÷òå. ×òîáû ïåðåéòè ê ýòîé ïàïêå â ïðîöåññå ðàáîòû ñ Outlook è ïðîñìîòðåòü íîâûå ñîîáùåíèÿ, ïðèøåäøèå íà âàø àäðåñ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1.  îáëàñòè ïåðåõîäîâ ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïî÷òà (Mail), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 21.11. 2. Ùåëêíèòå íà çíà÷êå ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). 3. ×òîáû ñâÿçàòüñÿ ñ ñåðâåðîì è îáìåíÿòüñÿ ñ íèì ïî÷òîâûìè ñîîáùåíèÿìè, âûïîëíèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Îòïðàâèòü/ïîëó÷èòü4Äîñòàâèòü ïî÷òó (Tools4Send/ Receive4Send/Receive All) èëè Ñåðâèñ4Îòïðàâèòü/ïîëó÷èòü4Îòïðàâèòü âñå (Tools4 Send/Receive4Send All). Ìîæíî òàêæå ùåëêíóòü íà êíîïêå Îòïðàâèòü è ïîëó÷èòü (Send/Receive) ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ. Ïîñëå ýòîãî âàì, âåðîÿòíî, ïðèäåòñÿ ïîäîæäàòü íåñêîëüêî ìèíóò, ïîêà âàø êîìïüþòåð è ñåðâåð ïîñòàâùèêà óñëóã îáìåíèâàþòñÿ èíôîðìàöèåé. Ïî îêîí÷àíèè ñåàíñà ñâÿçè çàãîëîâêè íîâûõ ïèñåì ïîÿâÿòñÿ â ñïèñêå ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). Ïðè ýòîì íåïðî÷èòàííûå ñîîáùåíèÿ îòìå÷àþòñÿ çíà÷êîì çàïå÷àòàííîãî êîíâåðòà, ïðî÷èòàííûå — çíà÷êîì îòêðûòîãî. Äàòà ïîëó÷åíèÿ ñîîáùåíèÿ âûâîäèòñÿ ñïðàâà îò íàçâàíèÿ òåìû, à ñîîáùåíèÿ ñ ïðèñîåäèíåííûìè ôàéëàìè ïîìå÷àþòñÿ çíà÷êîì êàíöåëÿðñêîé ñêðåïêè. 4. ×òîáû ïðî÷èòàòü ñîîáùåíèå, ùåëêíèòå íà åãî çàãîëîâêå â ñïèñêå ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). Ñîäåðæèìîå ñîîáùåíèÿ ïîÿâèòñÿ â îáëàñòè ÷òåíèÿ. 5. Åñëè âû õîòèòå âûâåñòè ñîäåðæèìîå ñîîáùåíèÿ â îòäåëüíîå îêíî, ùåëêíèòå íà òîì æå çàãîëîâêå äâàæäû. 6. ×òîáû èçâëå÷ü èç ñîîáùåíèÿ ïðèñîåäèíåííûé ê íåìó ôàéë, ùåëêíèòå íà çíà÷êå ýòîãî ôàéëà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ñîõðàíèòü êàê (Save As). 7.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå îòêðîéòå ïàïêó æåñòêîãî äèñêà, âûáðàííóþ äëÿ õðàíåíèÿ ïðèñîåäèíåííîãî ôàéëà, ââåäèòå èìÿ, ïîä êîòîðûì íóæíî çàïèñàòü ýòîò ôàéë, è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save). Outlook àâòîìàòè÷åñêè äåêîäèðóåò èíôîðìàöèþ è ñîõðàíèò åå â âèäå óêàçàííîãî ôàéëà.

×òåíèå ïî÷òû

499

Ðèñ. 21.11. Ïàïêà âõîäÿùèõ ñîîáùåíèé

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êîíòåêñòíîå ìåíþ çíà÷êîâ ïðèñîåäèíåííûõ ôàéëîâ ñîäåðæèò íåñêîëüêî êîìàíä. Ñ èõ ïîìîùüþ ìîæíî ñêîïèðîâàòü ôàéë, îòêðûòü åãî â îêíå èíñòðóìåíòà áûñòðîãî ïðîñìîòðà, îòêðûòü ôàéë â ïîðîäèâøåì åãî ïðèëîæåíèè, ðàñïå÷àòàòü èíôîðìàöèþ èëè ïðîñìîòðåòü ñâîéñòâà ïðèñîåäèíåííîãî ôàéëà.

8. Outlook àâòîìàòè÷åñêè îòñëåæèâàåò ïðî÷èòàííûå ñîîáùåíèÿ è ïîìå÷àåò èõ ñîîòâåòñòâóþùèì çíà÷êîì. Åñëè âû õîòèòå â áóäóùåì îçíàêîìèòüñÿ ñ òåêñòîì áîëåå âíèìàòåëüíî, èìååò ñìûñë ïîìåòèòü ñîîáùåíèå êàê íåïðî÷èòàííîå. Äëÿ ýòîãî ñëåäóåò ùåëêíóòü íà çàãîëîâêå ñîîáùåíèÿ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáðàòü â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïîìåòèòü êàê íåïðî÷òåííûå (Mark as Unread). Âû ìîæåòå èçìåíèòü ñîîòíîøåíèå ðàçìåðîâ ñïèñêà âõîäÿùèõ ñîîáùåíèé è îáëàñòè ÷òåíèÿ. Äëÿ ýòîãî ïîäâåäèòå óêàçàòåëü ìûøè ê ïîëîñå, ðàçäåëÿþùåé ýòè äâå îáëàñòè, è êîãäà óêàçàòåëü èçìåíèò ñâîþ ôîðìó íà äâóíàïðàâëåííóþ ñòðåëêó, íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè è, óäåðæèâàÿ åå, óñòàíîâèòå ñîîòíîøåíèå

500

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

ðàçìåðîâ îáëàñòåé íóæíûì âàì îáðàçîì. Îáëàñòü ÷òåíèÿ ìîæíî âîîáùå ñêðûòü. Äëÿ ýòîãî èñïîëüçóåòñÿ êîìàíäà Âèä4Îáëàñòü ÷òåíèÿ4Îòêëþ÷åíà (View4Reading Pane4Off). ×òîáû âåðíóòü îáëàñòü ÷òåíèÿ îáðàòíî, äîñòàòî÷íî âûïîëíèòü êîìàíäó Âèä4Îáëàñòü ÷òåíèÿ4Ñíèçó (View4Reading Pane4Bottom) èëè Âèä4Îáëàñòü ÷òåíèÿ4Ñïðàâà (View4Reading Pane4Right). Ðåæèì âûâîäà îáëàñòè ÷òåíèÿ çàäàåòñÿ îòäåëüíî äëÿ êàæäîé ïî÷òîâîé ïàïêè.  ñïèñêå âõîäÿùèõ ñîîáùåíèé âû ìîæåòå îòñîðòèðîâàòü ñîîáùåíèÿ ïî ðàçëè÷íûì êðèòåðèÿì, íàïðèìåð ïî òåìå, äàòå ïîëó÷åíèÿ, âàæíîñòè è ò. ï. ×òîáû âûïîëíèòü ñîðòèðîâêó ïî òîìó èëè èíîìó êðèòåðèþ, ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå íóæíîãî ñòîëáöà. Âîçìîæíû äâà ðåæèìà ñîðòèðîâêè: ïî âîçðàñòàíèþ è ïî óáûâàíèþ. Ïîâòîðíûé ùåë÷îê íà çàãîëîâêå ñòîëáöà ïåðåêëþ÷àåò ðåæèì ñîðòèðîâêè íà ïðîòèâîïîëîæíûé. Ðåæèì ñîðòèðîâêè ìîæíî òàêæå çàäàòü, ùåëêíóâ íà çàãîëîâêå ñòîëáöà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáðàòü êîìàíäó Ñîðòèðîâêà ïî âîçðàñòàíèþ (Sort Ascending) èëè Ñîðòèðîâêà ïî óáûâàíèþ (Sort Descending). 9. Äëÿ ñîðòèðîâêè ïî òåìå ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñòîëáöà Òåìà (Subject). Ñîîáùåíèÿ áóäóò îòñîðòèðîâàíû ïî ýòîìó êðèòåðèþ. 10. ×òîáû îòñîðòèðîâàòü ñîîáùåíèÿ äîïîëíèòåëüíî ïî êàòåãîðèè, íàæìèòå êëàâèøó Shift è, óäåðæèâàÿ åå, ùåëêíèòå íà çàãîëîâêå ñòîëáöà Êàòåãîðèè (Categories). Ñîîáùåíèÿ áóäóò îòñîðòèðîâàíû îäíîâðåìåííî ïî äâóì êðèòåðèÿì. 11. ×òîáû óäàëèòü ñîîáùåíèå èç ñïèñêà ñîîáùåíèé, ùåëêíèòå íà íåì è íàæìèòå êëàâèøó Delete.  ðåçóëüòàòå ñîîáùåíèå áóäåò ïåðåìåùåíî â ïàïêó Óäàëåííûå (Deleted Items). ÑÎÂÅÒ Óäàëèòü ñîîáùåíèå (èëè äðóãîé ýëåìåíò Outlook) ìîæíî òàêæå, ùåëêíóâ íà ñîîáùåíèè ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáðàâ â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Óäàëèòü (Delete). Êðîìå òîãî, äëÿ óäàëåíèÿ ñîîáùåíèÿ ìîæíî èñïîëüçîâàòü êíîïêó Óäàëèòü (Delete) íà ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ èëè êîìàíäó Óäàëèòü (Delete) â ìåíþ Ïðàâêà (Edit).

Óïðàæíåíèå 8. Îòâåò íà ñîîáùåíèå  óïðàæíåíèè 3 ýòîãî çàíÿòèÿ áûëî ïîêàçàíî, êàê îòïðàâèòü ñîîáùåíèå ëþáîìó àäðåñàòó. Îäíàêî äëÿ ôîðìèðîâàíèÿ îòâåòîâ íà ïðèøåäøèå ñîîáùåíèÿ ñëåäóåò ïîëüçîâàòüñÿ ñïåöèàëüíûìè èíñòðóìåíòàìè, çíà÷èòåëüíî óñêîðÿþùèìè ïðîöåäóðó ôîðìèðîâàíèÿ ñîîáùåíèÿ. 1. ×òîáû îòâåòèòü íà ïðèøåäøåå ñîîáùåíèå, äâàæäû ùåëêíèòå íà ñîîáùåíèè â ñïèñêå ñîîáùåíèé ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). 2.  ïîÿâèâøåìñÿ îêíå ñîîáùåíèÿ ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòâåòèòü (Reply), êàê ïîêàçàíî íà ðèñ. 21.12. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ ×òîáû îòâåòèòü íà ñîîáùåíèå, ìîæíî ïðîñòî âûäåëèòü åãî â ñïèñêå ñîîáùåíèé ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox) è ùåëêíóòü íà êíîïêå Îòâåòèòü (Reply) ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ.

×òåíèå ïî÷òû

501

Ðèñ. 21.12. Ôîðìèðîâàíèå îòâåòà

Íà âêëàäêå Ñîîáùåíèå (Message) â ãðóïïå Îòâåòèòü (Respond) îêíà âõîäÿùåãî ñîîáùåíèÿ åñòü åùå äâå âàæíûå êíîïêè. Êíîïêà Îòâåòèòü âñåì (Reply to All) ãåíåðèðóåò òàêîå æå ñîîáùåíèå, êàê è êíîïêà Îòâåòèòü (Reply), îäíàêî â ïîëå Êîìó (To) äîáàâëÿåòñÿ íå òîëüêî àäðåñ îòïðàâèòåëÿ èñõîäíîãî ñîîáùåíèÿ, íî è àäðåñà âñåõ åãî ïîëó÷àòåëåé (èñêëþ÷àÿ âàø). Ýòî ïîçâîëÿåò áûñòðî îçíàêîìèòü ñ îòâåòîì âñåõ ëèö, çàèíòåðåñîâàííûõ â ïîëó÷åíèè èíôîðìàöèè ïî äàííîìó âîïðîñó. Êíîïêà Ïåðåñëàòü (Forward) ãåíåðèðóåò êîïèþ ïðèøåäøåãî ñîîáùåíèÿ, îñòàâëÿÿ ñòðîêó Êîìó (To) ïóñòîé. Âû ñàìè äîëæíû ââåñòè â íåå íóæíûé àäðåñ. Ýòà êíîïêà èñïîëüçóåòñÿ â òåõ ñëó÷àÿõ, êîãäà ïîëó÷åííîå ñîîáùåíèå íóæíî ïðîñòî ïåðåñëàòü äðóãîìó ÷åëîâåêó. 3. Ïîñëå ùåë÷êà íà êíîïêå Îòâåòèòü (Reply) îòêðîåòñÿ îêíî íîâîãî èñõîäÿùåãî ñîîáùåíèÿ.  åãî àäðåñíîå ïîëå àâòîìàòè÷åñêè áóäåò ââåäåí ýëåêòðîííûé àäðåñ îòïðàâèòåëÿ èñõîäíîãî ñîîáùåíèÿ, à â ïîëå Òåìà (Subject) ïîÿâèòñÿ êîïèÿ òåìû ñîîáùåíèÿ, íà êîòîðîå âû îòâå÷àåòå, íî ñ ïðåäøåñòâóþùèìè ñèìâîëàìè Re (îò àíãëèéñêîãî ñëîâà reply — îòâåòèòü).  îñíîâíîå ïîëå ñîîáùåíèÿ áóäåò âñòàâëåíà êîïèÿ ïðèøåäøåãî ñîîáùåíèÿ. Îòâå÷àÿ íà ýëåêòðîííûå ñîîáùåíèÿ, âñåãäà îñòàâëÿéòå òàêóþ êîïèþ âõîäÿùåãî ñîîáùåíèÿ (âîçìîæíî, íåìíîãî óðåçàâ åå). Îíà ïîìîãàåò àäðåñàòó ïîíÿòü, íà êàêîå èç åãî ïèñåì ïðèøåë îòâåò. Ýòî îñîáåííî àêòóàëüíî äëÿ òåõ, êòî ëþáèò ïèñàòü ëàêîíè÷íûå îòâåòû òèïà «Äà, ÿ ñîãëàñåí». 4. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send). Îòâåò áóäåò çàïèñàí â ïàïêó Èñõîäÿùèå (Outbox) è îòïðàâëåí ïî íàçíà÷åíèþ ïðè î÷åðåäíîì ñåàíñå ñâÿçè ñ ñåðâåðîì. Åñëè ñîåäèíåíèå ñ Èíòåðíåòîì àêòèâíî, òî ñîîáùåíèå áóäåò îòïðàâëåíî íåìåäëåííî.

Óïðàæíåíèå 9. Ïàïêè ïèñåì Â ïðåäûäóùèõ óïðàæíåíèÿõ áûëè ðàññìîòðåíû ïàïêè Èñõîäÿùèå (Outbox) è Âõîäÿùèå (Inbox) ïî÷òîâîé ñèñòåìû Outlook. Íî ýòèì ñïèñîê ïàïîê ãðóïïû Ïî÷òà

502

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

(Mail) íå îãðàíè÷èâàåòñÿ. Ïî óìîë÷àíèþ Outlook ñîçäàåò â íåé åùå äâå ñïåöèàëüíûå ïàïêè. n Ïàïêà Óäàëåííûå (Deleted Items) õðàíèò âñå ñîîáùåíèÿ, óäàëåííûå ïîëüçîâàòåëåì. Îíà ïîäîáíà êîðçèíå Windows è ïîçâîëÿåò âîññòàíàâëèâàòü ñîîáùåíèÿ, óäàëåííûå ïî íåâíèìàòåëüíîñòè. ×òîáû ýòà ïàïêà àâòîìàòè÷åñêè î÷èùàëàñü ïðè êàæäîì çàâåðøåíèè ðàáîòû Outlook, âûáåðèòå êîìàíäó Ñåðâèñ4Ïàðàìåòðû (Tools4Options), â îòêðûâøåìñÿ îêíå ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Äîïîëíèòåëüíî (Other) è óñòàíîâèòå ôëàæîê Î÷èùàòü ïàïêó Óäàëåííûå ïðè âûõîäå (Empty the Deleted Items folder upon exiting); n Ïàïêà Îòïðàâëåííûå (Sent Items) ñîäåðæèò êîïèè ñîîáùåíèé, îòïðàâëåííûõ èç ïàïêè Èñõîäÿùèå (Outbox) íà ïî÷òîâûé ñåðâåð ïîñòàâùèêà óñëóã. Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â ñàìîé ïàïêå Èñõîäÿùèå (Outbox) õðàíÿòñÿ òîëüêî òå ñîîáùåíèÿ, êîòîðûå íå áûëè îòïðàâëåíû. Ïîìèìî ñòàíäàðòíûõ ïàïîê, â ãðóïïå Ïî÷òà (Mail) ìîæíî ðàçìåñòèòü ëþáîå ÷èñëî äîïîëíèòåëüíûõ ïàïîê, ïðåäíàçíà÷åííûõ äëÿ õðàíåíèÿ ïðî÷èòàííûõ ïèñåì èëè ÷åðíîâèêîâ. Íàëè÷èå íåñêîëüêèõ ïàïîê ïîçâîëÿåò äåëèòü âõîäÿùèå ñîîáùåíèÿ ïî òåìàì. ×òîáû äîáàâèòü íîâóþ ïî÷òîâóþ ïàïêó, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå øàãè. 1. Âûáåðèòå êîìàíäó Ôàéë4Ñîçäàòü4Ïàïêà (File4New4Folder). 2.  ïîëå Èìÿ ïàïêè (Name) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà ââåäèòå íàçâàíèå íîâîé ïàïêè (ðèñ. 21.13).

Ðèñ. 21.13. Ñîçäàíèå íîâîé ïàïêè

3. Â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Ñîäåðæèìîå ïàïêè (Folder contains) âûáåðèòå ïóíêò Ýëåìåíòû òèïà Ïî÷òà (Mail and Post Items). 4. Â ñïèñêå Ïîìåñòèòü ïàïêó â (Select where to place the folder) âûäåëèòå ïóíêò Âõîäÿùèå (Inbox).

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå

503

5. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Áóäåò ñîçäàíà íîâàÿ ïàïêà. ×òîáû â ïðîöåññå ðàáîòû ñ Outlook ïåðåìåñòèòü ñîîáùåíèå èç îäíîé ïàïêè â äðóãóþ, âûïîëíèòå ñëåäóþùèå äåéñòâèÿ. 6. Îòêðîéòå ïàïêó, ñîäåðæàùóþ ñîîáùåíèå, êîòîðîå íóæíî ïåðåìåñòèòü. 7. Â ñïèñêå ïèñåì ùåëêíèòå íà ïåðåìåùàåìîì ñîîáùåíèè ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Ïåðåìåñòèòü â ïàïêó (Move to Folder). 8. Â äèàëîãîâîì îêíå Ïåðåìåùåíèå ýëåìåíòîâ (Move Items), ïîêàçàííîì íà ðèñ. 21.14, äâàæäû ùåëêíèòå íà òîé ïàïêå, â êîòîðóþ íóæíî ïîìåñòèòü ñîîáùåíèå.

Ðèñ. 21.14. Ïåðåìåùåíèå ñîîáùåíèé

ÑÎÂÅÒ Ñ ïîìîùüþ îïèñàííîé ïîñëåäîâàòåëüíîñòè øàãîâ ìîæíî ïåðåìåùàòü íå òîëüêî ïî÷òîâûå ñîîáùåíèÿ, íî è ýëåìåíòû ëþáûõ äðóãèõ ïàïîê Outlook.

Êîíòðîëüíîå óïðàæíåíèå Âîñïîëüçîâàâøèñü ïîäñêàçêàìè ýòîãî êîíòðîëüíîãî óïðàæíåíèÿ, ñàìîñòîÿòåëüíî ñîçäàéòå è îòïðàâüòå íåñêîëüêî ïèñåì ñ ïîìîùüþ Outlook. 1. Ñîçäàéòå íîâîå ñîîáùåíèå è àäðåñóéòå åãî ñðàçó íåñêîëüêèì ñâîèì äðóçüÿì èëè êîëëåãàì. 2. Äîáàâüòå åùå îäíîãî àäðåñàòà â ïîëå ÑÊ (Bcc). 3. Ïðèñîåäèíèòå ê ñîîáùåíèþ ôàéë Microsoft Excel. 4. Íàçíà÷üòå ñîîáùåíèþ íèçêóþ ñòåïåíü âàæíîñòè. Êàêèìè äâóìÿ ñïîñîáàìè ìîæíî óêàçàòü íà ïîíèæåííóþ âàæíîñòü ñîîáùåíèÿ? 5. Äîáàâüòå â Outlook äîïîëíèòåëüíóþ ïàïêó äëÿ âõîäÿùèõ ñîîáùåíèé. 6. Ïåðåìåñòèòå òîëüêî ÷òî ñîçäàííîå ñîîáùåíèå â ýòó ïàïêó. 7. Ïðîñìîòðèòå ñîäåðæèìîå ïàïêè Âõîäÿùèå (Inbox). 8. Åñëè â ýòîé ïàïêå ñëèøêîì ìàëî ïèñåì, îòïðàâüòå íåñêîëüêî ñîîáùåíèé ñàìîìó ñåáå.

504

Çàíÿòèå 21. Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà

9. Îòñîðòèðóéòå âõîäÿùèå ñîîáùåíèÿ ïî ñòåïåíè âàæíîñòè. Êàê óïîðÿäî÷èòü ñîîáùåíèÿ ïî íåêîòîðîìó ïðèçíàêó? 10. Óäàëèòå íåñêîëüêî ïèñåì. 11. Îòêðîéòå ïàïêó Óäàëåííûå (Deleted Items), íàéäèòå â íåé óäàëåííûå ñîîáùåíèÿ è âîññòàíîâèòå èõ, ïåðåìåñòèâ îáðàòíî â ïàïêó Âõîäÿùèå (Inbox).

Ïîäâåäåíèå èòîãîâ Íà ýòîì çàíÿòèè âû ïîçíàêîìèëèñü ñ ïî÷òîâûì êëèåíòîì ïðîãðàììû Outlook, íàó÷èëèñü íàñòðàèâàòü ïàðàìåòðû ó÷åòíîé çàïèñè, îòïðàâëÿòü è ïîëó÷àòü ñîîáùåíèÿ, ôîðìàòèðîâàòü èõ è ïðèñîåäèíÿòü ê íèì ôàéëû. Ýòèì çàíÿòèåì ìû çàâåðøàåì èçó÷åíèå îñíîâíûõ ïðèëîæåíèé ïàêåòà Microsoft Office 2007 è íàäååìñÿ, ÷òî êíèãà ïîìîãëà âàì áûñòðî ïðèîáðåñòè áàçîâûå íàâûêè, íåîáõîäèìûå äëÿ ðàáîòû ñ ïðèëîæåíèÿìè ïàêåòà.

Ïðèëîæåíèå

Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé Çàíÿòèå 1 Êàê ñîçäàòü íîâóþ ðàáî÷óþ êíèãó â ïðîãðàììå Excel? Íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+N èëè ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ñîçäàòü (New). ×òî íóæíî ñäåëàòü, ÷òîáû çàäàòü ëèíèè, íàðèñîâàííîé â äîêóìåíòå Word, òîëùèíó ðàâíóþ øåñòè ïóíêòàì? Ùåëêíèòå íà ëèíèè, òîëùèíó êîòîðîé íàäî èçìåíèòü. Ïîñëå ýòîãî íà ïîÿâèâøåéñÿ äîïîëíèòåëüíîé âêëàäêå Ôîðìàò (Format) ùåëêíèòå íà ñòðåëêå ñïðàâà îò êíîïêè Êîíòóð ôèãóðû (Shape Outline), íàõîäÿùåéñÿ â ãðóïïå Ñòèëè ôèãóð (Shape Styles), è â ïîäìåíþ Òîëùèíà (Weight) âûáåðèòå ëèíèþ òîëùèíîé â 6 ïóíêòîâ. Êàê â Word ðàñïå÷àòàòü íà ñòàíäàðòíîì ïðèíòåðå òåêóùóþ ñòðàíèöó? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office, â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ïå÷àòü4Ïå÷àòü (Print4Print), â ðàçäåëå Ñòðàíèöû (Pages) äèàëîãîâîãî îêíà Ïå÷àòü (Print) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Òåêóùàÿ (Current Page) è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Çàíÿòèå 2 Êàê â Access îòêðûòü èìåþùóþñÿ áàçó äàííûõ? Â ñòàðòîâîì îêíå, ïîÿâëÿþùåìñÿ ïðè çàïóñêå ïðîãðàììû, â îáëàñòè Ïðèñòóïàÿ ê ðàáîòå Ñ Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) ùåëêíèòå íà èìåíè ôàéëà áàçû äàííûõ â ñïèñêå Îòêðûòü ïîñëåäíþþ áàçó äàííûõ (Open Recent Database). Åñëè â ñïèñêå âû åãî íå íàõîäèòå, ùåëêíèòå íà ïóíêòå Äðóãèå (More) è â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå îòêðûòèÿ ôàéëà áàçû äàííûõ íàéäèòå íóæíûé ôàéë. Êàê óäàëèòü çàïèñü áàçû äàííûõ? Â îêíå Access äâàæäû ùåëêíèòå íà êíîïêå Òàáëèöà äàííûõ â îáëàñòè ïåðåõîäîâ. Â îòêðûâøåéñÿ âêëàäêå òàáëèöû ùåëêíèòå íà êíîïêå ñëåâà îò òðåòüåé ñòðîêè

506

Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé

è íàæìèòå êëàâèøó Delete. Ëèáî ùåëêíèòå äâà ðàçà â îáëàñòè ïåðåõîäîâ íà ôîðìå Òàáëèöà äàííûõ, çàòåì â îòêðûâøåéñÿ ôîðìå, ùåëêàÿ íà êíîïêå ñî ñòðåëêîé âïðàâî, ïåðåìåñòèòåñü ê òðåòüåé çàïèñè è ùåëêíèòå íà ñòðåëêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè Ãëàâíàÿ4Çàïèñè4Óäàëèòü (Home4Records4Delete), è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Óäàëèòü çàïèñü (Delete record).

Çàíÿòèå 3 Êàê îòîáðàçèòü â îêíå ïðîâîäíèêà ôàéëû óêàçàííîé ïàïêè? Ñ ïîìîùüþ âåðòèêàëüíîé ïîëîñû ïðîêðóòêè íàéäèòå â ëåâîé ïàíåëè ïðîâîäíèêà ïàïêó Windows è ùåëêíèòå íà çíà÷êå «ïëþñ» ñëåâà îò íåå.  ðàñêðûâøåéñÿ âåòâè âëîæåííûõ ïàïîê íàéäèòå çíà÷îê ïàïêè SendTo è ùåëêíèòå íà íåì. Êàê äîáàâèòü çíà÷îê ïðèíòåðà â ïàïêó SendTo? Ïðàâîé êíîïêîé ìûøè ïåðåòàùèòå ñîçäàííûé âàìè ÿðëûê ïðèíòåðà ñ ðàáî÷åãî ñòîëà â îêíî ïðîâîäíèêà è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåìñÿ ïîñëå îòïóñêàíèÿ êíîïêè ìûøè êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Êîïèðîâàòü (Copy Here). Êàê ðàñïå÷àòàòü ôàéë ñ ïîìîùüþ êîíòåêñòíîãî ìåíþ? Ùåëêíèòå íà çíà÷êå Òåêñò.doc ïðàâîé êíîïêîé ìûøè, â êîíòåêñòíîì ìåíþ ðàñêðîéòå ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To) è âû óâèäèòå òîëüêî ÷òî ñîçäàííûé ÿðëûê ïðèíòåðà. Ùåëêíèòå íà íåì. Êàê óïðîñòèòü äîáàâëåíèå íîâûõ ïóíêòîâ â ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To)? Äîáàâüòå â ïàïêó SendTo ÿðëûê ýòîé ïàïêè. Òîãäà äëÿ äîáàâëåíèÿ ÿðëûêà îáúåêòà â ïîäìåíþ Îòïðàâèòü (Send To) äîñòàòî÷íî áóäåò ùåëêíóòü íà çíà÷êå îáúåêòà ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáðàòü â êîíòåêñòíîì ìåíþ êîìàíäó Îòïðàâèòü4SendTo (Send To4SendTo).

Çàíÿòèå 4 Êàê ñ ïîìîùüþ êíîïîê âêëàäêè âûäåëèòü âåñü äîêóìåíò? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Âûäåëèòü (Select), ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Íàéòè (Find) íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home), è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Select All (Select All). Êàê âûçâàòü ñïðàâî÷íóþ ñèñòåìó Office? Íàæìèòå êëàâèøó F1 èëè ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñïðàâêà: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel) èëè àíàëîãè÷íîé êíîïêå äðóãîãî ïðèëîæåíèÿ. Êàê ðàñïå÷àòàòü òåêóùóþ ñòðàíèöó ñïðàâêè? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïå÷àòü (Print) ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû. Êàê âîññòàíîâèòü äàííûå, óäàëåííûå èç òàáëèöû Access? Óäàëåííûå èç òàáëèöû Access çàïèñè âîññòàíîâèòü íåâîçìîæíî! Áóäüòå âíèìàòåëüíû, èçìåíåíèÿ èíôîðìàöèè â áàçå äàííûõ ñðàçó çàïèñûâàþòñÿ íà æåñòêèé

Çàíÿòèå 6

507

äèñê. Íå âñå êîìàíäû Access è äðóãèõ ïðèëîæåíèé Office ìîæíî îòìåíèòü ñ ïîìîùüþ êîìàíäû Îòìåíèòü (Undo).

Çàíÿòèå 5 Êàê â äèàëîãîâîì îêíå ñîçäàíèÿ äîêóìåíòà âûâåñòè ñïèñîê øàáëîíîâ ñ äîïîëíèòåëüíîé èíôîðìàöèåé î ôàéëàõ?  äèàëîãîâîì îêíå Ñîçäàíèå äîêóìåíòà (New Document) ùåëêíèòå íà ñòðîêå Ìîè øàáëîíû (My Templates) â ðàçäåëå Øàáëîíû (Templates). Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñâåäåíèÿ (Details) â ïðàâîé ÷àñòè äèàëîãîâîãî îêíà Ñîçäàòü (New). Ïîäóìàéòå, êàê ñ ïîìîùüþ âêëàäêè Ñòðóêòóðà (Outlining) óáðàòü îôîðìëåíèå çàãîëîâêîâ ðàçäåëîâ è âìåñòèòü â îêíî áîëüøå òåêñòà? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîêàçàòü ôîðìàòèðîâàíèå òåêñòà, ðàñïîëîæåííîé â ãðóïïå Ðàáîòà ñî ñòðóêòóðîé (Outline Tools). Äëÿ ïåðåïëåòà îò÷åòîâ íåîáõîäèìî äîáàâèòü â âåðõíåé ÷àñòè ñòðàíèöû äîïîëíèòåëüíîå ïîëå â 2 ñì. Êàê ýòî ñäåëàòü? Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîëÿ (Margins).  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå êîìàíäó Íàñòðàèâàåìûå ïîëÿ (Custom Margins), â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ââåäèòå ÷èñëî 2 â ñ÷åò÷èê Ïåðåïëåò (Gutter) è â ãðóïïå Ïîëîæåíèå ïåðåïëåòà (Gutter Position) óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Ñâåðõó (Top).

Çàíÿòèå 6 Êàê îòìåíèòü íóìåðàöèþ àáçàöà è ðàñïîëîæèòü åãî íèæå êîëîíîê, ÷òîáû îí çàíÿë âñþ øèðèíó ñòðàíèöû? Ùåëêíèòå â òåêñòå àáçàöà, çàòåì äëÿ îòìåíû íóìåðàöèè ùåëêíèòå íà êíîïêå Íóìåðàöèÿ (Numbering) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home). Ïîñëå ýòîãî âûäåëèòå ïÿòûé àáçàö, ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîëîíêè (Columns) â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) âêëàäêè Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è âûáåðèòå â ðàñêðûâøåéñÿ êîëëåêöèè ýëåìåíò Îäíà (One). Êàê ñ ïîìîùüþ êíîïîê íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) èçìåíèòü îòñòóï àáçàöà? Âîñïîëüçóéòåñü êíîïêàìè Óâåëè÷èòü îòñòóï (Increase Indent) è Óìåíüøèòü îòñòóï (Decrease Indent), ðàñïîëîæåííûìè íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Àáçàö (Paragraph). Êàê ñêîïèðîâàòü ôîðìàò òåêñòà, èñïîëüçóÿ êíîïêó Ôîðìàò ïî îáðàçöó (Format Painter) âêëàäêè Ãëàâíàÿ (Home)? Ùåëêíèòå íà òîì ñèìâîëå, ôîðìàò êîòîðîãî íóæíî ñêîïèðîâàòü, à çàòåì íà êíîïêå Ôîðìàò ïî îáðàçöó (Format Painter), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Áóôåð îáìåíà (Clipboard). Çàòåì ìûøüþ âûäåëèòå ôðàãìåíò, êîòîðîìó íóæíî íàçíà÷èòü íîâûé ôîðìàò.

508

Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé

Çàíÿòèå 7 Êàê îáíîâèòü äèàãðàììó, ÷òîáû â íåé ïîÿâèëèñü äàííûå äîáàâëåííîãî ñòîëáöà? Âûäåëèòå äîáàâëåííûé ñòîëáåö òàáëèöû. Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+Ñ ñêîïèðóéòå åãî â áóôåð îáìåíà. Ùåëêíèòå íà äèàãðàììå ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è â ïîÿâèâøåìñÿ êîíòåêñòíîì ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Èçìåíèòü äàííûå (Edit Data).  îòêðûâøåìñÿ îêíå Excel ùåëêíèòå â ïåðâîé ïóñòîé ÿ÷åéêå ïåðâîé ñòðîêè è íàæìèòå êëàâèøè Ctrl+V. Ñòîëáåö ñêîïèðóåòñÿ íà ëèñò Excel, à â Word îáíîâèòñÿ äèàãðàììà â ñîîòâåòñòâèè ñ ââåäåííûìè äàííûìè. Êàê àâòîìàòè÷åñêè ðàññîðòèðîâàòü òàáëè÷íûå äàííûå? Ïîìåñòèòå êóðñîð â òàáëèöó. Íà ïîÿâèâøåéñÿ âêëàäêå Ìàêåò (Layout) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîðòèðîâêà (Sort) â ãðóïïå Äàííûå (Data).  îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå âûáåðèòå ñòîëáåö, ïî êîòîðîìó íóæíî ñîðòèðîâàòü òàáëèöó, è óêàæèòå ðåæèì ñîðòèðîâêè (ïî óáûâàíèþ èëè ïî âîçðàñòàíèþ). Ãäå íàçíà÷àþòñÿ ïîäïèñè äëÿ ýëåìåíòîâ äèàãðàììû? Ùåë÷êîì âûäåëèòå äèàãðàììó. Ïîÿâÿòñÿ êîíòåêñòíûå èíñòðóìåíòû äëÿ ðàáîòû ñ äèàãðàììàìè. Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ìàêåò (Layout) è â ãðóïïå Ïîäïèñè (Labels) âû óâèäèòå êíîïêè, âûçûâàþùèå êîëëåêöèè äëÿ âûáîðà âàðèàíòîâ ðàñïîëîæåíèÿ íàçâàíèÿ äèàãðàììû, íàçâàíèé îñåé è ïîäïèñåé äàííûõ.

Çàíÿòèå 8 Êàê óêàçàòü â êà÷åñòâå èñòî÷íèêà äàííûõ ñóùåñòâóþùèé ôàéë? Âûáåðèòå â ðàçäåëå Ñóùåñòâóþùèé ñïèñîê (Use an existing list) îáëàñòè çàäà÷ Ñëèÿíèå (Mail Merge) êîìàíäó Îáçîð (Browse) è â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Âûáîð èñòî÷íèêà äàííûõ (Select Data Source) âûáåðèòå ôàéë Ãîñòè. Êàê ïåðåéòè ê íóæíîé çàïèñè? Ââåäèòå íîìåð çàïèñè â ïîëå Çàïèñü (Go to Record), êîòîðîå ðàñïîëîæåíî íà âêëàäêå Ðàññûëêè (Mailings) â ãðóïïå Ñîñòàâëåíèå äîêóìåíòîâ è âñòàâêà ïîëåé (Preview Results), è íàæìèòå êëàâèøó Enter. Êàê áûñòðî âûïîëíèòü ñëèÿíèå â íîâûé äîêóìåíò? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàéòè è îáúåäèíèòü (Finish & Merge), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ðàññûëêè (Mailings) â ãðóïïå Çàâåðøèòü (Finish), è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Èçìåíèòü îòäåëüíûå äîêóìåíòû (Edit Individual Documents).

Çàíÿòèå 9 Êàê áûñòðî äîáàâèòü âåðòèêàëüíóþ ãðàíèöó? Âûäåëèòå ÿ÷åéêè A3–A9. Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ôîðìàò (Format), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå ß÷åéêè (Cells).  ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Ôîðìàò ÿ÷ååê (Format Cells). Îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ôîðìàò ÿ÷ååê

Çàíÿòèå 11

509

(Format Cells). Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ãðàíèöà (Border) è â ñïèñêå Òèï ëèíèè (Style) âûáåðèòå ëèíèþ ïîäõîäÿùåé òîëùèíû. Ùåëêíèòå íà êíîïêå ïðàâîé ãðàíèöû, ÷òîáû çàäàòü âåðòèêàëüíóþ ãðàíèöó. Êàê èçìåíèòü ôîí ÿ÷ååê? ×òîáû çàäàòü ôîíîâóþ çàëèâêó äëÿ ÿ÷ååê, ùåëêíèòå íà êíîïêå Çàëèâêà (Fill), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Øðèôò (Font), è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå íóæíûé öâåò. Êàê ïîñ÷èòàòü ÷èñëî äíåé ìåñÿöà? Ùåëêíèòå ñíà÷àëà â ÿ÷åéêå D11, çàòåì — íà êíîïêå Âñòàâèòü ôóíêöèþ (Insert Function), ðàñïîëîæåííîé ñïðàâà îò ñòðîêè ôîðìóëû.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Êàòåãîðèÿ (Or select a category) âûáåðèòå ïóíêò Ñòàòèñòè÷åñêèå (Statistical), à â ñïèñêå Âûáåðèòå ôóíêöèþ (Select a function) — ïóíêò Ñ×ÅÒ (COUNT). Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK, â ïîëå Çíà÷åíèå1 ââåäèòå äèàïàçîí B3:F9. Íàæìèòå êëàâèøó Enter.

Çàíÿòèå 10 Ñ ïîìîùüþ êàêîé ôóíêöèè âûäåëÿåòñÿ öåëàÿ ÷àñòü ÷èñëà? ×òîáû ïîëó÷èòü öåëóþ ÷àñòü ÷èñëà, ââåäèòå â ÿ÷åéêó H3 ôîðìóëó =ÖÅËÎÅ(G3) èëè =INT(G3). Êàê ïðîäóáëèðîâàòü ôîðìóëû äâóõ ÿ÷ååê â íåñêîëüêèõ ñòðîêàõ? Ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå G3, íàæìèòå êëàâèøó Shift è ùåëêíèòå â ÿ÷åéêå H3. Ïåðåòàùèòå ìàðêåð ïðàâîãî íèæíåãî óãëà ðàìêè âûäåëåíèÿ âíèç íà 6 ÿ÷ååê, ÷òîáû ðàìêà îõâàòèëà äèàïàçîí G3:H9. Êàê çàäàòü â êà÷åñòâå àðãóìåíòà ôóíêöèè äâå ñòðîêè ëèñòà? Ââåäèòå ôîðìóëó =ÑÓÌÌ(3:4) èëè =SUM(3:4). Ñóììó êàêèõ ÿ÷ååê ïîäñ÷èòûâàåò âñòàâëåííàÿ ôîðìóëà? Ìåõàíèçì îòíîñèòåëüíîé àäðåñàöèè ïðèâåäåò ê èçìåíåíèþ ññûëîê â ôîðìóëå ÿ÷åéêè F13 â ñòîðîíó óâåëè÷åíèÿ íà äâå ñòðîêè.  ðåçóëüòàòå â ýòîé ÿ÷åéêå ïîÿâèòñÿ ôîðìóëà =ÑÓÌÌ(5:6) (=SUM(5:6)), ïîäñ÷èòûâàþùàÿ ñóììó ÷èñåë ïÿòîé è øåñòîé ñòðîê ëèñòà.

Çàíÿòèå 11 Êàê çàäàòü ïîäïèñè ðÿäîâ äàííûõ?  äèàëîãîâîì îêíå Âûáîð èñòî÷íèêà äàííûõ (Select Data Source) ñ ïîìîùüþ êíîïîê, ðàñïîëîæåííûõ íàä ñïèñêîì Ýëåìåíòû ëåãåíäû (ðÿäû) (Legend Entries (Series)), äîáàâüòå èëè èçìåíèòå ïîäïèñè ðÿäîâ äàííûõ. Êàê èçìåíèòü ðàçìåðû äèàãðàììû? ×òîáû óâåëè÷èòü èëè óìåíüøèòü îáúåêò äèàãðàììû, âûäåëèòå åãî è ïåðåòàùèòå îäèí èç óãëîâûõ èëè áîêîâûõ ìàðêåðîâ ãàáàðèòíîãî êîíòåéíåðà. Äëÿ èçìåíåíèÿ

510

Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé

ðàçìåðîâ ðèñóíêà äèàãðàììû âíóòðè îáëàñòè ïîñòðîåíèÿ ùåëêíèòå â ïðåäåëàõ ðÿäîâ äàííûõ, âûäåëèâ ýëåìåíò Îáëàñòü ïîñòðîåíèÿ (Plot Area), è ïåðåòàùèòå óãëîâîé ìàðêåð ïîÿâèâøåéñÿ ðàìêè. Êàê ñîõðàíèòü äèàãðàììó â êà÷åñòâå øàáëîíà äèàãðàììû? Âûäåëèòå äèàãðàììó, ùåëêíóâ íà íåé ìûøüþ. Íà âêëàäêå Êîíñòðóêòîð (Design) â ãðóïïå Òèï (Type) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü êàê øàáëîí (Save As Template), â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ñîõðàíåíèå øàáëîíà äèàãðàììû (Save Chart Template) çàäàéòå èìÿ ñîõðàíÿåìîãî øàáëîíà äèàãðàììû è ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîõðàíèòü (Save). Ïîñëå ýòîãî âû ìîæåòå âûáðàòü ñâîþ äèàãðàììó â ðàçäåëå Øàáëîíû (Templates) îêíà Èçìåíåíèå òèïà äèàãðàììû (Change Chart Type).

Çàíÿòèå 12 Êàê óñòàíîâèòü âûñîòó âåðõíåãî êîëîíòèòóëà 2 ñì, à íèæíåãî — 3 ñì? Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ïîëÿ (Margins).  ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå êîìàíäó Íàñòðàèâàåìûå ïîëÿ (Custom Margins), íà âêëàäêå Ïîëÿ (Margins) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ââåäèòå â ñ÷åò÷èê âåðõíåãî êîëîíòèòóëà ÷èñëî 2, à â ñ÷åò÷èê íèæíåãî êîëîíòèòóëà — ÷èñëî 3. Ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Ãäå óñòàíàâëèâàåòñÿ íîìåð ïåðâîé ñòðàíèöû? Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) è â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé â ïðàâîì íèæíåì óãëó ýêðàíà.  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ñòðàíèöà (Page), ââåäèòå â ïîëå Íîìåð ïåðâîé ñòðàíèöû (First page number) ÷èñëî 20 è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. Êàê ðàñïå÷àòàòü ëèñò áåç ñòîëáöîâ E è F, íå ñêðûâàÿ èõ? Âûäåëèòå ñòîëáöû A–D, íàæìèòå êëàâèøó Ctrl è ïåðåòàùèòå ìûøü ïî êíîïêàì ñòîëáöîâ G–J, äîáàâèâ èõ ê âûäåëåíèþ. Íà âêëàäêå Ðàçìåòêà ñòðàíèöû (Page Layout) â ãðóïïå Ïàðàìåòðû ñòðàíèöû (Page Setup) ùåëêíèòå íà êíîïêå Îáëàñòü ïå÷àòè (Print Area) è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Çàäàòü (Set Print Area).

Çàíÿòèå 13 Êàê óäàëèòü ñëàéä â îáû÷íîì ðåæèìå ñ àêòèâíîé âêëàäêîé Ñëàéäû (Slides)? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Óäàëèòü (Delete Slide), ðàñïîëîæåííîé íà âêëàäêå Ãëàâíàÿ (Home) â ãðóïïå Ñëàéäû (Slides). Êàê ïðåâðàòèòü ìàðêèðîâàííûé ñïèñîê â îòäåëüíûé ñëàéä? Ïîìåñòèòå òåêñòîâûé êóðñîð â íà÷àëî ïåðâîãî ïóíêòà âòîðîãî ìàðêèðîâàííîãî ñïèñêà ñëàéäà â ðåæèìå ñòðóêòóðû. Íàæìèòå êëàâèøó Enter. Íàæìèòå êëàâèøó ­. Íàæìèòå êëàâèøè Shift+Tab, ÷òîáû ïîâûñèòü óðîâåíü íîâîãî ïóíêòà äî ñòàòóñà ñëàéäà. Ââåäèòå çàãîëîâîê íîâîãî ñëàéäà.

Çàíÿòèå 16

511

Çàíÿòèå 14 Êàêàÿ ãèïåðññûëêà îáåñïå÷èâàåò ïåðåõîä íà ïåðâûé ñëàéä?  äèàëîãîâîì îêíå íàñòðîéêè ãèïåðññûëîê ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìåñòîì â äîêóìåíòå (Place in This Document) è âûáåðèòå â ñïèñêå ïóíêò Ïåðâûé ñëàéä (First Slide). Êàê íàñòðàèâàåòñÿ ôîðìàò äàòû? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Êîëîíòèòóëû (Header & Footer) â ãðóïïå Òåêñò (Text) âêëàäêè Âñòàâêà (Insert).  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå óñòàíîâèòå ôëàæîê Äàòà è âðåìÿ (Date and Time) è ïåðåêëþ÷àòåëü Àâòîîáíîâëåíèå (Update automatically), à çàòåì âûáåðèòå ôîðìàò îòîáðàæåíèÿ äàòû è âðåìåíè â ðàñïîëîæåííîì ðÿäîì ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå. Êàê èçìåíèòü ñïîñîá ðàçìåùåíèÿ áëîêîâ? Âûäåëèòå áëîê íà÷àëüíèêà, ùåëêíóâ íà íåì.  ïîÿâèâøèõñÿ êîíòåêñòíûõ èíñòðóìåíòàõ äëÿ ðàáîòû ñ ðèñóíêàìè SmartArt ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Êîíñòðóêòîð (Design).  ãðóïïå Ñîçäàòü ðèñóíîê (Create Graphic) ùåëêíèòå íà êíîïêå Ìàêåò (Layout) è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå âàðèàíò ðàçìåùåíèÿ áëîêîâ äðóã íàä äðóãîì: Ëåâîñòîðîííèé (Left Handing), Ïðàâîñòîðîííèé (Right Handing), Ñòàíäàðòíûé (Standard) èëè Âñå (Both).

Çàíÿòèå 15 Êàê ïðèñîåäèíèòü ïðåçåíòàöèþ ê ýëåêòðîííîìó ñîîáùåíèþ? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáåðèòå êîìàíäó Îòïðàâèòü4 Ýëåêòðîííàÿ ïî÷òà (Send4E-mail).  ïîëå Êîìó (To) îòêðûâøåãîñÿ îêíà ñîîáùåíèÿ ââåäèòå àäðåñ íàçíà÷åíèÿ è ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send). Êàê èçìåíèòü êà÷åñòâî çàïèñè? Ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ïîêàç ñëàéäîâ (Slide Show) è â ãðóïïå Íàñòðîéêà (Set Up) ùåëêíèòå ñíà÷àëà íà êíîïêå Çâóêîçàïèñü (Record narration), çàòåì — íà êíîïêå Èçìåíèòü êà÷åñòâî (Change Quality).  ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Íàçâàíèå âûáåðèòå ïóíêò Ðàäèîòðàíñëÿöèÿ è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK. ×òîáû íà÷àòü çàïèñü, ùåëêíèòå íà êíîïêå OK åùå ðàç. Êàêèå ðåæèìû ñëåäóåò âûáðàòü â îêíå ïàðàìåòðîâ ñëàéä-øîó? Íà âêëàäêå Ïîêàç ñëàéäîâ (Slide Show) â ãðóïïå Íàñòðîéêà (Set Up) ùåëêíèòå íà êíîïêå Íàñòðîéêà äåìîíñòðàöèè (Set Up Slide Show).  ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Óïðàâëÿåìûé ïîëüçîâàòåëåì (îêíî) (Browsed by an individual (window)), à òàêæå ôëàæêè Íåïðåðûâíûé öèêë äî íàæàòèÿ 'Esc' (Loop continuously until ‘Esc’) è Áåç àíèìàöèè (Show without animation). Ñáðîñüòå ôëàæîê C ïîëîñîé ïðîêðóòêè (Show scrollbar) è ùåëêíèòå íà êíîïêå OK.

Çàíÿòèå 16 Êàêîé ïàðàìåòð îïðåäåëÿåò äëèíó ïîëÿ? ×òîáû óìåíüøèòü äëèíó ïîëÿ Èìÿ, âûäåëèòå åãî â ñïèñêå êîíñòðóêòîðà è íà âêëàäêå Îáùèå (General) èçìåíèòå çíà÷åíèå â ïîëå Ðàçìåð ïîëÿ (Field Size).

512

Ïðèëîæåíèå. Îòâåòû íà âîïðîñû êîíòðîëüíûõ óïðàæíåíèé

Êàê çàïðåòèòü äîáàâëåíèå ïóñòîãî ïîëÿ? Âûáåðèòå â ñïèñêå êîíñòðóêòîðà ïîëå Ôàìèëèÿ. Íà âêëàäêå Îáùèå (General) â ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå Îáÿçàòåëüíîå ïîëå (Required) âûáåðèòå ïóíêò Äà (Yes). Êàê ñäåëàòü òàê, ÷òîáû â ñïèñîê ïîäñòàíîâêè ïîìèìî íàçâàíèÿ ìåòîäà âûâîäèëñÿ åãî êîäîâûé íîìåð?  ÷åòâåðòîì îêíå ìàñòåðà ïîäñòàíîâêè ñáðîñüòå ôëàæîê Ñêðûòü êëþ÷åâîé ñòîëáåö (Hide Key Column). Êàêèå îïåðàöèè çàêðûâàþò áàçó äàííûõ? ×òîáû çàêðûòü áàçó äàííûõ, äîñòàòî÷íî çàêðûòü ïðèëîæåíèå Access èëè ùåëêíóòü íà êíîïêå Office è â ïîÿâèâøåìñÿ ìåíþ âûáðàòü êîìàíäó Çàêðûòü áàçó äàííûõ (Close Database).

Çàíÿòèå 17 Êàê ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà ñîçäàòü èòîãîâûé çàïðîñ? Âî âòîðîì îêíå ìàñòåðà, êîòîðîå ïîÿâëÿåòñÿ òîëüêî â òîì ñëó÷àå, êîãäà ïåðâûì ïîëåì çàïðîñà ÿâëÿåòñÿ ïîëå ãëàâíîé èç äâóõ ñâÿçàííûõ òàáëèö, óñòàíîâèòå ïåðåêëþ÷àòåëü Èòîãîâûé (Summary). Çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå Èòîãè (Summary Options) è óñòàíîâèòå â îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå ôëàæîê Ïîäñ÷åò ÷èñëà çàïèñåé (Count records). Êàêîå óñëîâèå îòáîðà íåîáõîäèìî äîáàâèòü?  ÿ÷åéêó Èëè (Or) ïåðâîãî ñòîëáöà áëàíêà ôèëüòðà ââåäèòå òåêñò "Ïåòðîâ". Êàê âêëþ÷èòü ðåæèì ïðîñìîòðà SQL? Ðåæèì ïðîñìîòðà SQL ïîçâîëÿåò âûâåñòè â òåêñòîâîå îêíî ýêâèâàëåíò çàïðîñà, íàïèñàííûé íà ÿçûêå ñòðóêòóðèðîâàííûõ çàïðîñîâ (SQL). ×òîáû âêëþ÷èòü ýòîò ðåæèì, ùåëêíèòå íà êíîïêå Ãëàâíàÿ4Âèä4Ðåæèì (Home4View4View) è â ïîÿâèâøåéñÿ êîëëåêöèè âûáåðèòå âàðèàíò Ðåæèì SQL (SQL View).

Çàíÿòèå 18 Êàê ñ ïîìîùüþ ìàñòåðà îò÷åòîâ ñãðóïïèðîâàòü çàïèñè ïî äàòå?  ñïèñêå âòîðîãî îêíà ìàñòåðà îò÷åòîâ âûáåðèòå ïîëå Äàòà è ùåëêíèòå íà êíîïêå >. Êàê íàçíà÷èòü îáðàòíóþ àëôàâèòíîìó ïîðÿäêó ñîðòèðîâêó ïî äâóì ïîëÿì?  âåðõíåì ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå òðåòüåãî îêíà ìàñòåðà âûáåðèòå ïóíêò Ôàìèëèÿ. Ùåëêíèòå íà êíîïêå ñïðàâà îò ýòîãî ñïèñêà, ÷òîáû âêëþ÷èòü ñîðòèðîâêó ïî óáûâàíèþ. Âî âòîðîì ðàñêðûâàþùåìñÿ ñïèñêå âûáåðèòå ïóíêò Èìÿ, çàòåì ùåëêíèòå íà êíîïêå, ðàñïîëîæåííîé ñïðàâà îò âòîðîãî ñïèñêà. Êàê áûñòðî óáðàòü ðàìêó âñåõ ýëåìåíòîâ óïðàâëåíèÿ? Íàæàòèåì êëàâèø Ctrl+A âûäåëèòå âñå ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ, çàòåì ïåðåéäèòå íà âêëàäêó Ôîðìàò (Format), â ãðóïïå Ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ (Controls) ùåëêíèòå íà ïðàâîé ÷àñòè êíîïêè (ñ òðåóãîëüíèêîì, íàïðàâëåííûì âåðøèíîé âíèç) Öâåò ëèíèè (Line Color) è âûáåðèòå â ïîÿâèâøåéñÿ ïàëèòðå ïóíêò Ïðîçðà÷íûé (Transparent).

Çàíÿòèå 21

513

Çàíÿòèå 19 Êàê èçìåíèòü ðåæèì ñïèñêà çàäà÷ â êàëåíäàðå? Ùåëêíèòå â îáëàñòè ñïèñêà çàäà÷ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè è âûáåðèòå îäèí èç ïóíêòîâ ïîäìåíþ Óïîðÿäî÷èòü ïî (Arrange By) êîíòåêñòíîãî ìåíþ. Êàê áûñòðî ïåðåéòè ê îòîáðàæåíèþ òåêóùåãî äíÿ? Ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñåãîäíÿ (Today) ñòàíäàðòíîé ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ êàëåíäàðÿ.

Çàíÿòèå 20 Êàê äîáàâèòü çàäà÷ó, ñâÿçàííóþ ñ îïðåäåëåííûì êîíòàêòîì? Âûäåëèòå êîíòàêò è ïåðåòàùèòå åãî â îáëàñòü ïåðåõîäîâ íà êíîïêó Çàäà÷è (Tasks).  îòêðûâøåìñÿ îêíå ââåäèòå ïàðàìåòðû çàäà÷è è ùåëêíèòå íà êíîïêå Îòïðàâèòü (Send), ÷òîáû îòîñëàòü îïèñàíèå çàäà÷è ñâîåìó êîëëåãå.

Çàíÿòèå 21 Êàêèìè äâóìÿ ñïîñîáàìè ìîæíî óêàçàòü íà ïîíèæåííóþ âàæíîñòü ñîîáùåíèÿ?  îêíå ñîîáùåíèÿ ùåëêíèòå íà êíîïêå Ñîîáùåíèå4Ïàðàìåòðû4Âûñîêàÿ âàæíîñòü (Message4Options4High Importance) èëè â ïàïêå Èñõîäÿùèå (Outbox) ùåëêíèòå íà ñòðîêå äàííîãî ñîîáùåíèÿ ïðàâîé êíîïêîé ìûøè, âûáåðèòå êîìàíäó Ïàðàìåòðû ñîîáùåíèÿ (Message Options), à çàòåì â ñïèñêå Âàæíîñòü (Importance) îòêðûâøåãîñÿ äèàëîãîâîãî îêíà âûáåðèòå ïóíêò Íèçêàÿ (Low). Êàê óïîðÿäî÷èòü ñîîáùåíèÿ ïî íåêîòîðîìó ïðèçíàêó? ×òîáû óïîðÿäî÷èòü ñîîáùåíèå ïî ñòåïåíè âàæíîñòè, ùåëêíèòå â ñïèñêå ïèñåì íà çàãîëîâêå ñòîëáöà ôëàãà âàæíîñòè, îòîáðàæàåìîãî â âèäå âîñêëèöàòåëüíîãî çíàêà. Ùåë÷êîì íà çàãîëîâêå äðóãîãî ñòîëáöà ìîæíî óïîðÿäî÷èòü ñîîáùåíèÿ ïî ëþáîìó èç äîñòóïíûõ ïðèçíàêîâ.

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü A

E

Access, 374 àâòîôîðìàò, 419 áàçà äàííûõ, 375, 438 âûâîä ðåçóëüòàòîâ, 436 ãðóïïèðîâêà çàïèñåé, 434 çàïðîñû, 397 êëþ÷åâîå ïîëå, 377 îòêðûòèå îêíà îáúåêòà, 40 îò÷åòû, 427 ïàðîëü, 438 ïåðåñûëêà äàííûõ â Excel, 439 ñâÿçü òàáëèö äàííûõ, 374 ñæàòèå áàçû äàííûõ, 438 ñîîáùåíèÿ îá îøèáêàõ, 390 ñîðòèðîâêà, 433, 434 ñïèñîê ïîäñòàíîâêè, 382 òàáëèöû, 377, 380, 387 òèïû äàííûõ, 387 óïîðÿäî÷èâàíèå äàííûõ â îò÷åòå, 428 ôîðìû, 415, 417, 424 ýëåìåíòû óïðàâëåíèÿ, 420 Ask, ïîëå Word, 210

Excel âñòàâêà â Word, 27 äèàãðàììû, 257 ëèñòû, 218 îïåðàöèè ñðàâíåíèÿ, 254 ïå÷àòü, 239, 281 ðàáî÷èå êíèãè, 218 ñòèëè, 228 ôîðìóëû, 218, 237 ôóíêöèè, 239

F Favorites, ïàïêà, 21

I If Then Else, ïîëå Word, 211

K KOI8-R, êîäèðîâêà, 496

M

ClipArt, áèáëèîòåêà, 173 Count, ôóíêöèÿ, 406

Max, ôóíêöèÿ, 406 Merge Record, ïîëå Word, 211, 212 Merge Sequence, ïîëå Word, 211 Microsoft Outlook RTF, ôîðìàò, 496 Min, ôóíêöèÿ, 406 My Documents, ïàïêà, 21, 69

D

N

DateValue, ôóíêöèÿ, 390, 402 Date, ôóíêöèÿ, 389 Desktop, ïàïêà, 21

Next Record If, ïîëå Word, 211 Next Record, ïîëå Word, 211 Null, âåëè÷èíà, 411

C

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü

515

O

R

Office XP áóôåð îáìåíà, 66, 109 çíà÷êè ïðèëîæåíèé, 17 íà÷àëî ðàáîòû, 17 Outlook àâòîçàãðóçêà, 454 àäðåñíàÿ êíèãà, 457 áåçîïàñíîñòü, 495 ãðóïïû ÿðëûêîâ, 444 äíåâíèê, 447, 480 êàëåíäàðü, 451, 458 êàòåãîðèè, 465 êîíòàêòû, 469, 473 íàâèãàöèÿ, 442 íîìåðà òåëåôîíîâ, 471 îáëàñòü ïåðåõîäîâ, 443 îðãàíèçàòîð, 447 ïàïêè, 449, 502 ïîèñê, 450 ïîëó÷åíèå ïî÷òû, 489 ñåðòèôèêàòû áåçîïàñíîñòè, 470 ñîáûòèÿ, 452, 454, 456 ñîâåùàíèÿ, 457, 478 ñîîáùåíèÿ, 490, 495, 498, 501 ñïèñîê ðàññûëêè, 476 òåëåôîí, 481 óâåäîìëåíèÿ, 452, 495

RTF, ôîðìàò, 31

P PowerPoint àíèìàöèÿ, 363 ãðàôè÷åñêèå îáúåêòû, 343 äèàãðàììû, 346 çàìåòêè äîêëàä÷èêà, 310 èìïîðò ñòðóêòóðû, 321 ïå÷àòü, 355, 356 ïðåçåíòàöèè, 302 ðåæèìû ïðîñìîòðà, 307, 309 ðèñóíêè, 345 ñëàéä-øîó, 362 ñëàéäû, 303 ñîðòèðîâùèê ñëàéäîâ, 322 ñïèñêè, 330 ñòðóêòóðà, 315 òåêñòîâûå îáúåêòû, 334

S Set Bookmark, ïîëå Word, 211 Skip Record If, ïîëå Word, 211

W Windows áóôåð îáìåíà, 110 ñòèëü ïîâåäåíèÿ, 67 Word âåá-ñòðàíèöû, 142 âñòàâêà òàáëèöû Excel, 27, 29 ãðàôèêè, 190 äèàãðàììû, 190 íàâèãàöèÿ ïî äîêóìåíòó, 102 îêíî ïðèëîæåíèÿ, 42 ïðîâåðêà ïðàâîïèñàíèÿ, 200 ðåæèìû ïðîñìîòðà, 131 ñëèÿíèå, 204 ñòðîêà ñîñòîÿíèÿ, 132 ñòðóêòóðà äîêóìåíòà, 43 òàáëèöû, 178, 179 øàáëîíû, 124 WordArt, êîëëåêöèÿ, 169

À àáçàö äîáàâëåíèå, 153 îêíî ôîðìàòèðîâàíèÿ, 167 ðåæèì âûðàâíèâàíèÿ, 154 ñëàéäà, 330 õàðàêòåðèñòèêè, 153 àáçàöíûé ñòèëü, 159 àâòîçàãðóçêà, 454 àâòîçàìåíà, 202 àâòîçàïîëíåíèå, 222 àâòîêîððåêöèÿ ôîðìóë, 252 àâòîñóììà, 251 àâòîôèãóðà, 170, 172 àâòîôèëüòð, 291 àäðåñíàÿ êíèãà, 457 àíèìàöèîííûå ýôôåêòû, 162 àíèìàöèÿ, 50, 363 àðãóìåíò ôóíêöèè, 243 àðèôìåòè÷åñêîå âûðàæåíèå, 239

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü

516

Á áàçà äàííûõ, 51, 374 âîññòàíîâëåíèå, 438 çàùèòà ïàðîëåì, 438 êîïèðîâàíèå, 394 ñæàòèå, 438 áèáëèîòåêà êîíòàêòîâ, 469 ðèñóíêîâ, 173 ñëàéäîâ, 358 ôóíêöèé, 240 áëàíê çàíÿòîñòè, 478 êîíòàêòà, 470 áëîê äàííûõ, 104 áëîêíîò, 24, 190 áóôåð îáìåíà Office XP, 66, 108 Windows, 64 î÷èñòêà, 112

 ââîä äàííûõ, 222 ôîðìóë, 218, 238 ôóíêöèé, 239 âåá-äîêóìåíò, 141 âíåäðåííûé îáúåêò, 29 âîññòàíîâëåíèå ôàéëà, 22 âðåìåííûé ôàéë, 31 âñòàâêà, 108 âõîäÿùåå ñîîáùåíèå, 498 âûäåëåíèå íåñêîëüêèõ ëèñòîâ Excel, 299 ïðèåìû, 104 ôðàãìåíòà, 103 ÿ÷ååê òàáëèö, 104 âûðåçàíèå, 106

à ãèáêèé äèñê çàïèñü äîêóìåíòà, 78 óäàëåíèå ôàéëîâ, 81 ãèïåðññûëêà, 176, 360 ãëàâíîå ìåíþ, 17 ÃÎÄ, ôóíêöèÿ, 254

ãðàíèöà ôèãóðû, 170 ãðóïïîâàÿ îïåðàöèÿ, 404

Ä äàííûå ââîä, 222 âîññòàíîâëåíèå ïîñëå ñáîÿ, 31 âñòàâêà èç áóôåðà, 111 äîáàâëåíèå â äèàãðàììó, 270 èñòî÷íèê, 206 îáåñïå÷åíèå öåëîñòíîñòè, 386 ñîðòèðîâêà, 289 äàòà îáíîâëåíèÿ, 342 ïå÷àòè, 287 ñîçäàíèÿ, 288 ôîðìàò, 232 ÄÅÍÜ, ôóíêöèÿ, 254 äèàãðàììà, 46, 257 äîáàâëåíèå â Word, 193, 508 ëåãåíäà, 194 ëèíèè ñåòêè, 196 ìåíþ ýëåìåíòà, 266 íà îòäåëüíîì ëèñòå, 261 îáúåìíàÿ, 273 îðãàíèçàöèîííàÿ, 346 ïàðàìåòðû, 195, 260 ïå÷àòü, 298 ïîäïèñè îñåé, 195, 278 ñ äàííûìè íåñêîëüêèõ ëèñòîâ, 270 ñåêòîðíàÿ, 267 ñîçäàíèå, 190, 258 òèï, 261, 263 òðåòüå èçìåðåíèå, 272 ôîðìàòèðîâàíèå, 194 öèëèíäðè÷åñêàÿ, 272 äíåâíèê, 447 äîáàâëåíèå çàïèñè, 480 êîíòåêñòíîå ìåíþ, 481 äîêóìåíò áûñòðûé äîñòóï, 22 âðåìÿ îáíîâëåíèÿ, 141 çàïèñü íà ãèáêèé äèñê, 78 êîïèðîâàíèå, 78 îòêðûòèå, 19, 22, 32, 65 îôîðìëåíèå, 26, 173 ïå÷àòü, 33

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü äîêóìåíò (ïðîäîëæåíèå) ïðîêðóòêà, 101 ñîçäàíèå, 23, 73, 74 ñîõðàíåíèå, 30 ñõåìà, 133

Å

517 èíòåðâàë, 156 èñòî÷íèê äàííûõ ââîä èíôîðìàöèè, 208 äèàãðàììû, 258 ôîðìóëà, 260 ïîäñòàíîâêè, 383

ÅÑËÈ, ôîðìóëà, 254

Ê

Ç

êàëåíäàðü, 451 êàñêàäíîå îáíîâëåíèå, 386 êàñêàäíîå óäàëåíèå, 386 êåðíèíã, 162 êëþ÷åâîå ïîëå, 377, 379, 381 êíèãà àäðåñíàÿ, 457 ðàáî÷àÿ, 45 êîäèðîâêà êèðèëëèöû, 496 ñîîáùåíèÿ, 495, 496 òåêñòà, 130, 361 êîëîíòèòóë, 286 âûñîòà, 288 íàñòðîéêà, 287 êîìàíäà ìåíþ, 117 êîíñòðóêòîð îêíî, 380 îò÷åòîâ, 430 òàáëèö, 380, 387 ôîðì, 417 êîíòàêò, 469 áëàíê, 470 â òîé æå îðãàíèçàöèè, 472 äîáàâëåíèå, 469 èçìåíåíèå, 473 îêíî, 58 ïîíÿòèå, 469 óïîðÿäî÷èâàíèå, 473 êîíòåêñòíîå ìåíþ, 63, 499 êîïèðîâàíèå, 108 ãðóïïû ôàéëîâ, 80 ëèñòà, 221 ðåçåðâíîå, 32 ñëàéäà, 324 ôîðìóë, 248 êîðçèíà, 66 äèàëîãîâîå îêíî, 66 îáúåì, 67 êóðñîð, 44

çàãîëîâêè ïîâòîðåíèå, 296 ñòðîê è ñòîëáöîâ, 296 çàêðåïëåíèå ÿ÷ååê, 234 çàìåíà àâòîìàòè÷åñêàÿ, 104 çàïèñü, 52, 374 äîáàâëåíèå, 384 ñîðòèðîâêà, 391 çàïðîñ, 210, 374, 396 äåéñòâèÿ, 407 äîáàâëåíèå ïîëÿ, 398 çàïóñê, 397 èòîãîâûé, 404 íà îáíîâëåíèå, 407 ïðåîáðàçîâàíèå â ôèëüòð, 412 ñêðûòèå ïîëÿ, 403 ñîçäàíèå, 213 çàïóñê ïðèëîæåíèé, 16 çâóêîâàÿ äîðîæêà ïðåçåíòàöèè, 367 çâóêîçàïèñü, 368 çíà÷åíèå ïî óìîë÷àíèþ, 389 çíà÷îê äîêóìåíòà, 64 ïåðåõîäà ñëàéäà, 366

È èçîìåòðèÿ, 274 èìïîðò ASCII-ôàéëà, 130 òàáëèöû, 191 èìÿ ïî÷òîâîãî ñåðâåðà, 486 èíäåêñ, 381 âåðõíèé, 161 íèæíèé, 160 ïî÷òîâûé, 210 ïðîñòîé, 393 ñëîæíûé, 393

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü

518

Ë

Í

ËÅÂÑÈÌÂ, ôóíêöèÿ, 253 ëåãåíäà äèàãðàììû, 194 ëèíåéêà ìàðêåðû, 153, 183 íàñòðîéêà ïîëåé, 138 ëèíèÿ â äîêóìåíòå Word, 26 òèï, 188 òîëùèíà, 188 ëèñò, 218 äåëåíèå íà ñòðàíèöû, 294 ìàñøòàá, 282

íàäïèñü, 172

Ì ÌÀÊÑ, ôóíêöèÿ, 244 ìàðêåð ãðàôè÷åñêèé, 333 îòñòóïà, 153 ðÿäà äàííûõ, 276 ñïèñêà, 332 óïðàâëÿþùèé, 171 ìàðêèðîâàííûé ñïèñîê, 309 ìàñòåð àâòîñîäåðæàíèÿ, 320 çàïðîñîâ, 397 îò÷åòîâ, 427 ïîäñòàíîâîê, 382 ôîðì, 415 ìàñøòàáèðîâàíèå îáëàñòåé ïðîñìîòðà, 309 îêíà, 39 òåêñòà, 43 ìåíþ áûñòðûé äîñòóï, 118 êíîïîê ïàíåëåé èíñòðóìåíòîâ, 120 ïðèëîæåíèÿ, 116 ñèñòåìíîå, 39 ñòðóêòóðà, 117 ôëàæîê, 117 ÿðëûêà, 63 ìåñòîçàïîëíèòåëü, 309, 390 ïîíÿòèå, 48 ôîðìàòèðîâàíèå, 334 ÌÅÑßÖ, ôóíêöèÿ, 254 ÌÈÍÓÒÛ, ôóíêöèÿ, 254

Î îáðàçåö ñëàéäà, 339 îáúåäèíåíèå òàáëèö áàçû äàííûõ, 400 òåêñòîâûõ ñòðîê, 254 ÿ÷ååê òàáëèöû, 186 îáúåêò âíåäðåííûé, 169 ãðàôè÷åñêèé, 343 ïîðÿäîê ðàñïîëîæåíèÿ, 172 òåêñòîâûé, 334 îáúåìíîå îôîðìëåíèå, 170 îêíî áàçû äàííûõ, 375 äåëåíèå íà ÷àñòè, 39 äîêóìåíòà, 39 çàãîëîâîê, 38 çàìåíû, 104 èíäåêñîâ òàáëèöû, 392 êîíñòðóêòîðà, 398 ìàñøòàáèðîâàíèå, 39 îáúåêòà, 40 îáû÷íîãî ðåæèìà ïðîñìîòðà, 309 ïåðåõîäà ê îáúåêòó, 135 ïðèëîæåíèÿ, 42, 132 ðàçìåòêè ñòðàíèöû, 136 ôîðìû, 416 îðãàíèçàòîð, 447 îðãàíèçàöèîííàÿ äèàãðàììà, 346 äîáàâëåíèå áëîêà, 349 ìàñøòàáèðîâàíèå, 352 ðàìêè áëîêîâ, 352 òèïû áëîêîâ, 348 óäàëåíèå áëîêà, 349 ôîðìàòèðîâàíèå, 350 îðôîãðàôèÿ, 203 îòâåò íà ñîîáùåíèå, 500 îòñòóï àáçàöà, 153 ñòîëáöîâ, 159 òåêñòà ÿ÷åéêè òàáëèöû, 183 îò÷åò, 375 âûáîð ïîëåé, 428 ãðóïïà, 431 ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð, 55 ñõåìà, 430

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü îøèáêà â ôîðìóëå, 251 ãðàììàòè÷åñêàÿ, 203 èñïðàâëåíèå, 203, 204 îðôîãðàôè÷åñêàÿ, 201 ñëèÿíèÿ, 214

Ï ïàíåëü èíñòðóìåíòîâ, 119, 120 ýëåìåíòîâ, 417 ïàïêà Outlook, 57 ãëàâíîãî ìåíþ, 75 ïåðåõîä â ðîäèòåëüñêóþ, 20 ðàáî÷åãî ñòîëà, 68 ïàðàìåòðû ñòðàíèöû, 283, 355 ïàðîëü ââîä, 210, 439 çàäàíèå, 438 óäàëåíèå, 439 ïåðåòàñêèâàíèå ðèñóíêà, 173 ñòðîêè ìåíþ, 118 ôðàãìåíòà, 65 ïåðåõîä ê ñëàéäó, 315, 371 ìåæäó ñëàéäàìè, 362 ïî äîêóìåíòó, 135 ïåðèîäè÷åñêîå ñîáûòèå, 452, 454 ïåðñïåêòèâà, 274 ïå÷àòü áàçû äàííûõ, 55 â ôàéë, 35 äèàïàçîíà ÿ÷ååê, 297 îò÷åòà, 55 ïàðàìåòðû, 281, 357 ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð, 33 ïðåçåíòàöèè, 356 ðàáî÷åãî ëèñòà, 293, 298 ïîäìåíþ, 117 ïîèñê ãèïåðññûëêè, 176 äîêóìåíòà, 20 îáúåêòà, 101 ôóíêöèè, 240

519 ïîëå Word, 210 èíäåêñèðîâàííîå, 381 êëþ÷åâîå, 377 ïàðàìåòðû, 389 ñëèÿíèÿ, 205, 210 ñîðòèðîâêè, 434 ñòðàíèöû, 138, 285 ïîñòðîèòåëü âûðàæåíèé, 389, 401 ïðåçåíòàöèÿ, 47 âñòàâêà â äîêóìåíò Word, 358 äàòà îáíîâëåíèÿ, 342 çàìåòêè äîêëàä÷èêà, 310 èìïîðò, 322 ìîäèôèêàöèÿ, 327 ïåðåêëþ÷åíèå ñëàéäîâ, 315 ïå÷àòü, 356 ïóáëèêàöèÿ, 354 ðàññûëêà, 357 ðåïåòèöèÿ ðå÷è, 367 ñîäåðæàíèå, 315 ñîçäàíèå, 302, 320 òåìà, 325 ïðèëîæåíèå çàâåðøåíèå ðàáîòû, 33 çàïóñê, 18, 62, 74 îêíî, 18 ïðèíòåð âûáîð, 299 íàñòðîéêà, 35, 81 ÿðëûê, 82 ïðîâîäíèê, 80 ïóáëèêàöèÿ ïðåçåíòàöèè, 354

Ð ðàáî÷àÿ êíèãà, 218 ðàáî÷èé ñòîë, 61 ðàçäåë âûäåëåíèå, 146 äîêóìåíòà, 142 èçìåíåíèå óðîâíÿ, 144 ðàçðûâ ñòðàíèöû, 294 ðàñøèðåíèå, 18 ðåãèñòð ñèìâîëîâ, 23 ðåæèì âåá-äîêóìåíòà, 141 äåìîíñòðàöèè ñëàéä-ôèëüìà, 369

520 ðåæèì (ïðîäîëæåíèå) îáû÷íûé, 132, 305 îòêðûòèÿ äîêóìåíòà, 32 ïåðåêëþ÷åíèå, 325 ðàçìåòêè ñòðàíèöû, 135 ðåäàêòèðîâàíèÿ òåêñòà, 338 ñîðòèðîâùèêà, 322, 325 ñòðóêòóðû, 143, 315 ðåçåðâíîå êîïèðîâàíèå äàííûõ, 438 ðåñóðñ óäàëåííûé, 73 ðèñóíîê äîáàâëåíèå, 173 ïðèâÿçêà, 174 ðÿä äàííûõ ïîäïèñè, 266 ôîðìàòèðîâàíèå, 275

Ñ ñâîéñòâà ïàïêè, 67 ïîëÿ, 380 ïðèíòåðà, 35 òàáëèöû, 184 ôàéëà, 22 ôîðìû, 424 ýêðàíà, 67 ñâÿçü òàáëèö äàííûõ, 385 ÑÅÊÓÍÄÛ, ôóíêöèÿ, 254 ñåðòèôèêàò áåçîïàñíîñòè, 470 ñæàòèå ôàéëîâ, 498 ñèìâîë íåïå÷àòàåìûé, 43 óäàëåíèå, 23 ôîðìàòèðîâàíèå, 160 ñêðûòèå ÿ÷ååê, 295 ñëàéä, 303 àíèìàöèÿ, 363 âûäåëåíèå, 324 äîáàâëåíèå, 309, 325 çíà÷îê, 315 êîïèðîâàíèå, 323—325 îáðàçåö, 339 îçâó÷èâàíèå ïåðåõîäà, 363 ïåðåìåùåíèå, 316, 318, 323, 325 ïåðåõîä, 362 ñ ìàðêèðîâàííûì ñïèñêîì, 309 ñâîðà÷èâàíèå ñîäåðæèìîãî, 319

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü ñëàéä (ïðîäîëæåíèå) ñêðûòèå, 365 ñìåíà ðàçìåòêè, 313 óäàëåíèå, 325 ôîí, 339 ôîðìàòèðîâàíèå, 319, 330 ñëàéä-ôèëüì, 49 âîñïðîèçâåäåíèå, 362 êîíòåêñòíîå ìåíþ, 371 ðåæèìû äåìîíñòðàöèè, 369 ñëèÿíèå äîáàâëåíèå çàïèñåé, 208 èçìåíåíèå èñòî÷íèêà äàííûõ, 209 îòáîð äàííûõ, 210 ïîäãîòîâêà èñòî÷íèêà äàííûõ, 206, 207 ïîëÿ äàííûõ, 209 ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð, 215 ïðîâåðêà, 214 ïðîïóñê çàïèñåé, 212 ñîçäàíèå ãëàâíîãî äîêóìåíòà, 205, 210 ñëóæáà ýëåêòðîííîé ïî÷òû, 487 ñìåùåíèå ñèìâîëîâ, 162 ñîáûòèå âàæíîñòü, 456 íà öåëûé äåíü, 458 ïåðèîäè÷åñêîå, 454 ïîíÿòèå, 452 ñîçäàíèå áàçû äàííûõ, 375 äèàãðàììû, 258 ïðåçåíòàöèè, 302, 320 ñîîáùåíèÿ, 490 òàáëèöû, 375 ôîðìû, 415 ñîîáùåíèå àäðåñíàÿ ÷àñòü, 491 âàæíîñòü, 492 âõîäÿùåå, 498 êîäèðîâêà, 495 íåïðî÷òåííîå, 499 îòâåò, 500 ïàðàìåòðû, 494 ïåðåìåùåíèå, 503 ïåðåñûëêà, 501 ïðèñîåäèíåíèå ôàéëà, 497 ñîçäàíèå, 490 óäàëåííîå, 502

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü ñîîáùåíèå (ïðîäîëæåíèå) ôîðìàòà HTML, 495 RTF, 495 îáû÷íîãî òåêñòà, 495 ÷òåíèå, 498 ñîðòèðîâêà, 289, 400 ïî äâóì ïðèçíàêàì, 290 ïî íåñêîëüêèì ïîëÿì, 392 ñîðòèðîâùèê, 49, 366 ñïèñîê ââîä ïóíêòîâ, 317 èçìåíåíèå óðîâíÿ, 317 ìàðêèðîâàííûé, 309 íóìåðîâàííûé, 158 ïàïîê, 449 ðàññûëêè, 476 ÑÐÇÍÀ×, ôóíêöèÿ, 251 ññûëêà àáñîëþòíàÿ, 250 èìåíîâàííàÿ, 246 íà ãðóïïó ÿ÷ååê, 246 íà çàïèñü, 381 íà ïîëå, 409 îòíîñèòåëüíàÿ, 239 ñòèëü àáçàöíûé, 144, 159 çàãîëîâî÷íûé, 144 íàçíà÷åíèå, 228 îáû÷íûé, 166 ñîçäàíèå, 166 ñòîëáåö âûäåëåíèå, 181 çàãîëîâîê, 282 íàñòðîéêà øèðèíû, 185 îòîáðàæåíèå, 295 ñòðàíèöà âñòàâêà ðàçðûâà, 141 íàñòðîéêà ìàñøòàáà, 284 íóìåðàöèÿ, 139 îðèåíòàöèÿ, 282 ïàðàìåòðû, 355 ïîëÿ, 285 ðàçäåëåíèå, 293 ðàçìåð, 355 ñòðóêòóðà èçìåíåíèå óðîâíÿ, 318 èìïîðò èç Word, 321

521 ÑÓÌÌ, ôóíêöèÿ, 248 ñóììèðîâàíèå ÿ÷ååê, 250 ñõåìà äîêóìåíòà, 133 ÑÖÅÏÈÒÜ, ôóíêöèÿ, 254

Ò òàáëèöà áàçû äàííûõ, 52, 377 âûäåëåíèå, 180 âûðàâíèâàíèå òåêñòà, 187 äîáàâëåíèå, 178, 386 çàãîëîâêè ñòîëáöîâ äóáëèðîâàíèå, 187 çàìåíà, 378 ïàðàìåòðû, 184 ïåðåìåùåíèå ïî ÿ÷åéêàì, 180 ñâÿçü, 385 ñîðòèðîâêà, 391 ôèëüòðàöèÿ, 291 ýëåêòðîííàÿ, 218 òàáóëÿöèÿ, 162 äîáàâëåíèå, 162 òèï, 163 óäàëåíèå, 164 ÒÄÀÒÀ, ôóíêöèÿ, 254 òåêñò àâòîêîððåêöèÿ, 202 â íåñêîëüêî ñòîëáöîâ, 158 ââîä â äîêóìåíò, 23 â òàáëèöó, 180 âíóòðè ôèãóðû, 172 âûäåëåíèå, 157, 338 çàìåíà íà ñëàéäàõ, 48 çàìåòîê, 311 îðãàíèçàöèîííîé äèàãðàììû, 347 ïåðåìåùåíèå, 337 ïðåçåíòàöèè, 334 ïðåîáðàçîâàíèå ôîðìàòà, 131 ðàâåíñòâî ñòðîê, 254 ðåæèì âûðàâíèâàíèÿ, 154, 163 òàáóëèðîâàííûé, 162 ôîðìàòèðîâàíèå, 267 ÿçûê, 200 òåêñòîâûé êóðñîð, 44 òåêñòîâûé îáúåêò, 334

522 òåëåôîí íàáîð íîìåðà, 483 õðîíîìåòðàæ, 481 òåìà ïðåçåíòàöèè, 325 òèï ôàéëà, 18

Ó óâåäîìëåíèå î äîñòàâêå, 495 î ñîâåùàíèè, 452 óäàëåíèå äîêóìåíòà, 66 êàñêàäíîå, 386 ñèìâîëà, 23 ñëàéäà, 325 òåêñòîâîãî ôðàãìåíòà, 103 óñëîâèå íà çíà÷åíèå, 389 îòáîðà, 398, 401 ó÷åòíàÿ çàïèñü ýëåêòðîííîé ïî÷òû, 487

Ô ôàéë âîññòàíîâëåíèå, 22, 66 âûäåëåíèå, 80 çàêðûòèå, 32 ïåðåèìåíîâàíèå, 71 ïðèñîåäèíåííûé, 497 ïðîñìîòð ñïèñêà, 21 ïóòü, 68 ñîõðàíåíèå, 30 òåêñòîâûé, 191 óäàëåíèå, 73, 81 ôîðìàò, 31 ôèãóðà, 171 ôèëüòð îòìåíà, 410 ïðåîáðàçîâàíèå â çàïðîñ, 412 ñëîæíûé, 410 óñòàíîâêà, 409 ôèëüòðàöèÿ äèàëîãîâîå îêíî, 292 îòìåíà, 293 ïî íåñêîëüêèì ñòîëáöàì, 293 ôîí ãðàôèêà, 195 çàãîëîâêîâ ñòîëáöîâ, 227

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü ôîí (ïðîäîëæåíèå) ñëàéäà, 339 ñòðàíèöû, 85 òåêñòà, 161 ôîðìà, 374 âûäåëåíèå îáúåêòà, 418 ëåíòî÷íàÿ, 425 îôîðìëåíèå, 415 ðàçäåëû, 425 ñâîéñòâà, 424 ñîçäàíèå, 53 ôîðìàò HTML, 31 RTF, 31 XML, 22 XSL, 22 àáçàöà, 167 íîìåðà ñòðàíèöû, 139 îáúåêòà WordArt, 94 ôàéëà, 31 ÷èñåë, 232 ôîðìàòèðîâàíèå, 159 ëèñòîâ, 225 íîìåðîâ ñòðàíèö, 139 ñòîëáöîâ, 159 ôîðìóëà, 218 â äèàãðàììå, 260 ââîä, 238 âûðåçàíèå, 250 äîáàâëåíèå, 239 êîïèðîâàíèå, 248 ïðàâèëà îòîáðàæåíèÿ, 237 ôðàãìåíò äîêóìåíòà, 65 ïåðåòàñêèâàíèå, 65 ôóíêöèÿ áàç äàííûõ, 242 ââîä, 239 ëîãè÷åñêàÿ, 243 ìàòåìàòè÷åñêàÿ, 241 ïðîâåðêè ñâîéñòâ è çíà÷åíèé, 243 ññûëêè è ìàññèâû, 242 ñòàíäàðòíàÿ, 239 òåêñòîâàÿ, 242 òðèãîíîìåòðè÷åñêàÿ, 241 ôèíàíñîâàÿ, 240

Àëôàâèòíûé óêàçàòåëü

523

Ö

Ý

öâåò ôèãóðû, 170 öâåòîâàÿ ñõåìà, 325

ýëåêòðîííàÿ òàáëèöà, 218 ýëåêòðîííîå ñîîáùåíèå, 494 ýëåìåíò óïðàâëåíèÿ, 420

× ×ÀÑ, ôóíêöèÿ, 254

Ø øàáëîí, 41 Normal.dot, 127 ìîäèôèêàöèÿ ñòèëÿ, 168 ïðåçåíòàöèè, 325 ñîçäàíèå, 125 øèôðîâàíèå áàç äàííûõ, 438 äàííûõ, 438 ñîîáùåíèé, 495 øðèôò íà÷åðòàíèå, 160 ñëàéäà, 330 ñìåíà, 167 óâåëè÷åíèå, 333

ß ÿçûê, 342 ââîäà, 96 äîêóìåíòà, 200 ðàçìåòêè, 22 ÿðëûê, 62 â ãëàâíîì ìåíþ, 75 ïðèíòåðà, 82 óäàëåíèå, 63, 445 ÿ÷åéêà ãðàíèöû, 188 çàäàíèå äèàïàçîíà, 297 çàêðåïëåíèå, 234 îáúåäèíåíèå ñ ñîñåäíèìè, 186 ðàçäåëåíèå, 187 ðèñîâàíèå, 182 ñêðûòèå, 295 ñìåíà øðèôòà, 184 ññûëêà íà ãðóïïó, 246 óäàëåíèå ãðóïïû, 181