Самоучитель по Office 2007

Citation preview

Азбука Microsoft Office 2007 1. Общие настройки 1.1. Microsoft Clip Organizer 1.2. Microsoft Оffice 2007 Language Setting 1.3. Microsoft Оffice Diagnostics 1.4. Microsoft Оffice Document Imagine 1.5. Microsoft Оffice Document Scanning 1.6. Microsoft Оffice Picture Manager 2. Microsoft Оffice Access 2007 2.1. Краткая аннотация 2.2. Особенности интерфейса 2.2.1. Меню Файл 2.2.2. Стандартная панель инструментов 2.2.3.Настройки стандартной панели инструментов 2.2.4.Использование справки 2.2.5.Шаблоны организации данных 2.3. Начало работы с данными 2.3.1. Готовые решения для баз данных 2.3.2.Импорт данных 2.3.3.Фильтрация данных 2.3.4.Форматирование данных 2.4. Совместное использование данных 2.4.1. Создание электронных писем 2.4.2.Совместная работа с данными через Internet

2.4.3.Использование форматов PDF и XPS 2.5. Создание и адаптация отчетов 2.5.1. Создание отчета по шаблону 2.5.2. Работа с отчетом 2.6. Сохранение документа 3. Microsoft Оffice Excel 2007 3.1. Краткая аннотация 3.2. Особенности интерфейса 3.2.1. Меню Файл 3.2.2. Стандартная панель инструментов 3.2.3. Настройки стандартной панели инструментов 3.2.4. Главное меню 3.2.5. Применение справки 3.3. Работа с электронными таблицами 3.3.1. Создание новой таблицы 3.3.2. Внесение данных в таблицу 3.3.3. Форматирование данных 3.3.4. Схемы визуализации 3.3.5. Иморт данных 3.4. Работа с формулами 3.4.1. Составление формул вручную 3.4.2. Применение формулы автосумирования 3.4.3. Функции автозаполнения формул 3.5. Применение графических объектов, графиков и диаграмм 3.5.1. Работа с графическими объектами 3.5.2. Создание дополнительных таблиц

3.5.3. Использование диаграмм 3.6. Сохранение документа 4. Microsoft Оffice InfoPath 2007 4.1. Краткая аннотация 4.2. Особенности интерфейса 4.2.1. Управляющее меню документа 4.2.2. Стандартная панель инструментов 4.3. Создание эффективных деловых форм 4.3.1. Начало работы 4.3.2. Управление формами 4.4. Работа с данными 4.4.1. Внесение данных в документ 4.4.2. Форматирование данных 4.5. Сохранение документа 5. Microsoft Оffice Outlook 2007 5.1. Краткая аннотация 5.2. Особенности интерфейса 5.2.1. Управляющее меню документа 5.2.2. Стандартная панель инструментов 5.3. Управление временем и информацией 5.3.1. Календарь 5.3.2. Составление плана на день 5.4. Управление почтой 5.4.1. Написание письма 5.4.2. Список контактов 5.4.3. Управление почтой

6. Microsoft Оffice PowerPoint 2007 6.1. Краткая аннотация 6.2. Особенности интерфейса 6.2.1. Меню Файл 6.2.2. Стандартная панель инструментов 6.2.3. Настройки стандартной панели инструментов 6.2.4. Главное меню 6.2.5. Строка состояния 6.2.6. Применение справки 6.3. Работа со слайдами 6.3.1. Создание слайда 6.3.2. Перемещение слайдов 6.3.3. Просмотр слайдов 6.4. Формирование содержания слайдов 6.4.1. Внесение текста 6.4.2. Форматирование текста 6.5. Применение графических объектов 6.5.1. Использование рисунков и иллюстраций 6.5.2. Использование графиков и диаграмм 6.5.3. Создание фотоальбома 6.5.4. Применение анимационных эффектов 6.6. Сохранение документа 7. Microsoft Оffice Publisher 2007 7.1. Краткая аннотация 7.2. Особенности интерфейса 7.2.1. Главное меню

7.2.2. Применение справки 7.3. Cсоздание публикаций 7.3.1. Использование шаблонов 7.3.2. Изменение формата публикации 7.3.3. Предварительный просмотр публикации 7.4. Формирование содержания публикации 7.4.1. Внесение текста 7.4.2. Форматирование текста 7.4.3. Импорт данных 7.4.4. Использование графических объектов 7.5. Печать и публикация материалов 7.5.1. Печать материалов 7.5.2. Использование форматов PDF и XPS 7.5.3. Рассылка материалов по почте 7.5.4. Публикация в Интернете 7.6. Сохранение документа 8. Microsoft Оffice Word 2007 8.1. Краткая аннотация 8.2. Особенности интерфейса 8.2.1. Меню Файл 8.2.2. Стандартная панель инструментов 8.2.3. Настройки стандартной панели инструментов 8.2.4. Главное меню 8.2.5. Строка состояния 8.2.6. Применение справки 8.3. Работа с текстом

8.3.1. Внесение текста в документ 8.3.2. Выравнивание текста и формирование абзацев 8.3.3. Форматирование текста 8.4. Использование графических объектов 8.4.1. Применение рисунков 8.4.2. Построение графиков и диаграмм 8.4.3. Использование таблиц 8.4.4. Применение объектов Word Art 8.5. Проектирование страницы 8.5.1. Формирование документа с помощью шаблонов 8.5.2. Нумерация станиц 8.6. Печать документа 8.6.1. Предварительный просмотр 8.6.2. Подготовка к печати 8.7. Сохранение документа

1. Общие настройки 1.1. Microsoft Clip Organizer Для того, чтобы получить доступ к общим настройкам программы Microsoft Оffice 2007 необходимо зайти в меню команды Пуск на рабочем столе, выбрать раздел Мои документы, а затем навести курсор мыши на название программы. Справа откроется вкладка со всеми программами, включенными в Microsoft Оffice 2007. Наведите курсор мыши на первую строку вкладки - Microsoft Оffice Tools. Рядом откроется окно с настройками, которые можно изменить. Щелкните на команде Create Digital Certificate, чтобы программе был присвоен сертификат, который осуществляет поддержку имени, под которым Вы работаете. В поле Your Certificate's name введите свое имя и нажмите OK. Откроется окно SelfCert Success. Здесь также нажмите OK. Под командой Create Digital Certificate расположена команда Microsoft Clip Organizer, включающая в себя папки с картинками, фото и видео файлами, которые можно использовать в документах Microsoft Оffice. При щелчке на нее открывается окно, в левой части которого находится List Collection. Он включает три папки

My Collection, Оffice Collection, Web Collection. Щелкните на папке Оffice Collection, под ней откроются папки с тематическими названиями, содержащие картинки. Чтобы просмотреть содержание отдельной папки, щелкните на ее названии. Найти нужную картинку можно, выбрав команду Search. В графе Search for следует ввести название рисунка, в строке Search in его месторасположение, а в строке Results should be формат необходимого клипа. Заполнив графы, щелкните левой кнопкой мыши на команде Go. С помощью команды Copy можно копировать нужный рисунок, а с помощью команды Paste вставить его в нужную папку.

1.2. Microsoft Оffice 2007 Language Setting Чтобы поменять язык программы Microsoft Оffice 2007, щелкните один раз левой кнопкой мыши на Microsoft Оffice 2007 Language Setting. При этом откроется новое окно. В графе Available editing language расположены языки, имеющиеся в наличие. Чтобы сделать один из языков доступным, необходимо выбрать его щелчком левой кнопки мыши, а затем нажать команду Add. Выбранный язык добавляется в графу Enable editing language. Далее в этой же строке одним щелчком левой кнопки мыши следует выбрать необходимый язык и нажать OK.

1.3. Microsoft Оffice Diagnostics Если в работе с программой Microsoft Office 2007 возникают проблемы следует выбрать команду Microsoft Office Diagnostics, которая поможет определить характер возникшей проблемы и исправить ее. В открывшемся окне нажмите команду Continue. В окне Start Diagnostics одним щелчком левой кнопки мыши следует выбрать категорию, которую необходимо проверить в первую очередь. Нажмите команду Start Diagnostics. Под каждой категорией появятся описание проблемы или указание на ее отсутствие.

1.4. Microsoft Оffice Document Imagine Чтобы преобразовать любой текст в образец документа, используемого программойMicrosoft Office следует выбрать команду Microsoft Оffice Document Imagine. Чтобы импортировать сюда текст, над которым вы собираетесь работать, выберете команду меню File -> Import. В открывшемся диалоговом окне в столбце Look in укажите месторасположение файла. Затем в правом поле найдите нужный документ. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри данной программы. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду Import. В левой части экрана расположены все страницы документа. В правой – одна страница. Причем, саму страницу можно выбирать с помощью стрелок, расположенных рядом с графой Page. Масштаб страницы можно задать, используя команду Zoom. Команду Pan можно использовать вместо вертикальной полосы прокрутки. Изменять расположение страницы на экране следует, применяя команды Rotate Left и Rotate Right. Цветные линии к документу можно добавлять с помощью команд Pen и Highlighter. Рисунок можно вставить, используя команду Insert Picture.

1.5. Microsoft Оffice Document Scanning Если вам необходимо изменить настройки сканирования документа, выберите

команду Microsoft Office Document Scanning. В открывшемся окне, в строке Select a preset for scanning задайте необходимые параметры и нажмите кнопку Scan.Чтобы изменить настройки самого сканера нажмите кнопку Scanner. Здесь вы можете выбрать либо автоматические настройки, либо просмотреть диалоговое окно сканера перед началом сканирования.

1.6. Microsoft Оffice Picture Manager Для того чтобы организовать и редактировать файлы, содержащие рисунки для дальнейшей работы с ними в программе Microsoft Office выберете команду Microsoft Office Picture Manager. Перед вами откроется новое окно. В графе Picture Shortcuts выберите нужную папку, чтобы вынести ее содержание на рабочую область. Вы так же можете использовать команду Add Picture Shortcut. В открывшемся окне выберите местонахождение необходимой вам папки, а затем и саму папку. Щелкните левой кнопкой мыши на команде Add. С помощью команды Zoom, вы можете изменять масштаб просматриваемых картинок. Для этого наведите курсор мыши на движок и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в нужном направлении. Чтобы видеть все рисунки одновременно щелкните на команде Thumbnail View. Если вы хотите видеть один из рисунков в более укрупненном виде, воспользуйтесь командой Filmstrip View. Если же вам необходимо видеть не только один рисунок выберите команду Single Picture View. Перемещаться к предыдущему рисунку можно с помощью кнопки Previous. Чтобы перейти к следующему рисунку, щелкните левой кнопкой мыши на команде Next. В меню Getting Started расположены основные команды. Если вы хотите определить месторасположение рисунков, содержащихся в вашем компьютере и добавить их в список Picture Shortcuts, воспользуетесь командой Locate Pictures подменю Browse в правой части экрана. В открывшемся окне, в графе Look in следует указать диск, на котором будет производиться поиск. Далее нажмите кнопку OK. Команда Edit Pictures подменю Edit позволяет автоматически или вручную корректировать яркость, цветовую насыщенность и контрастность конкретного рисунка, а также изменять его размер. Чтобы переименовать файл, воспользуйтесь командой Rename Pictures. Чтобы переслать рисунок по почте, следует выбрать команду E-mail Pictures.Чтобы переместить рисунок в какую-либо другую программу, входящую в комплект Microsoft Office используйте команду Send Pictures to Microsoft Office. В открывшемся окне следует указать необходимую программу. Чтобы перенести файл в другое место выберите команду Export Pictures. В открывшемся окне укажите место, куда бы вы хотели экспортировать рисунок.

2. Microsoft Оffice Access 2007 2.1. Краткая аннотация Последняя версия программы Microsoft Office Access позволяет эффективно работать с данными, отслеживать информацию и готовить отчеты. Одним из усовершенствований программы является наличие библиотеки готовых решений, которые позволяют быстро приступить к работе с данными. Шаблоны можно адаптировать в зависимости от изменения бизнес потребностей. Данные можно получать через электронную почту или импортировать их из внешних приложений. Даже пользователь, не имеющий богатого опыта работы с данной программой, сможет создавать и редактировать подробные отчеты. Списки Windows SharePoint

Services позволяют контролировать историю изменений, восстанавливать удаленную информацию, выполнять архивацию. Новый интерфейс программы позволит начинающему пользователю быстро сориентироваться в данной программе.

2.2. Особенности интерфейса 2.2.1. Меню Файл Чтобы получить доступ к командам меню Файл, один раз щелкните левой кнопкой мыши на значке File, расположенном в левом верхнем углу. Данное меню включает следующие команды: New – создать новый файл Open – открыть уже существующий файл Save сохранить Save as – сохранить как Manage – эта команда, позволяет видоизменять базу данных Email – с помощью этой команды можно отправлять отчеты по электронной почте Print – печать документа Close Database – закрыть базу данных. 2.2.2. Стандартная панель инструментов В верхней части окна программы расположена панель заголовка светло голубого цвета, в которой указано имя текущего документа. В левом верхнем углу находится стандартная панель инструментов, включающая в себя наиболее часто применяемые команды: Save Undo Print – печать.

отмена

сохранение операций

с

файла. объектами.

Чтобы воспользоваться одной из перечисленных команд, один раз щелкните на ней левой кнопкой мыши. 2.2.3. Настройки стандартной панели инструментов Добавление команд производиться для ускорения доступа к ним. Для того чтобы произвести данную операцию, щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободном пространстве основного меню. В обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Choose commands from следует выбрать раздел меню, из которого будут заимствованы необходимые команды. Далее в разделе Separator одним щелчком левой кнопки мыши нужно выбрать саму команду и нажать расположенную справа клавишу Add. Кнопкой Remove можно удалить ненужную команду. Чтобы поменять команды местами необходимо одним щелчком левой кнопки выбрать перемещаемую команду, в правой части экрана, а затем передвинуть ее с помощью кнопок-стрелок. Кнопка

Reset отменяет все совершенные действия. В правом верхнем углу находятся кнопки, используя которых можно свернуть (Minimize), закрыть (Close) или уменьшить размер рабочего окна (Restore Down). 2.2.4. Использование справки В правом верхнем углу экрана находится справка (Microsoft Office Access Help).Чтобы получить доступ к справке необходимо один раз щелкнуть на этой команде левой кнопкой мыши. В правой части открывшегося окна расположено оглавление, в котором можно найти ответы на вопросы, связанные с программой Access. Чтобы ускорить поиск, введите в строке Search нужное слово или фразу и нажмите одноименную команду. 2.2.5. Шаблоны организации данных Графа Templates Categories включает в себя шаблоны организации данных. Вы можете воспользоваться библиотекой шаблонами, включенными в пакет программы: Featuring Business Sample - образцы.

– –

особенные шаблоны

бизнес

формы форм

Так же можно найти шаблоны через Интернет в графе From Microsoft Office Online. Чтобы открыть новую базу данных, находящуюся на вашем компьютере воспользуйтесь командой More, расположенной в графе Open new database.

2.3. Начало работы с данными 2.3.1. Готовые решения для баз данных Для того, чтобы начать работу с данными следует воспользоваться одним из предлагаемых решений для базы данных. Для этого графе Templates Categories выберете нужную вам категорию. При щелчке на ней на экране отобразятся шаблоны, щелкните левой кнопкой мыши на том, который наиболее соответствует вашим требованиям. В правой части экрана появится описание вобранного вами проекта. Далее нажмите команду Create. На экране вы видите пустой документ заданного образца и новый интерфейс, соответствующей поставленной задаче. Чтобы внести данные в таблицу, щелкните левой кнопкой мыши в свободной ячейке. Теперь можно ввести данные, а программа автоматически определит их тип. 2.3.2. Импорт данных Если вам необходимо импортировать данные из программы Microsoft Office Outlook 2007 воспользуйтесь командой Add From Outlook. Так же в новом документе вы можете использовать данные из уже созданных документов Access или программы Excel. Для этого примените команду Access или Excel подменю External Data. 2.3.3. Фильтрация данных

Если вы хотите отфильтровать данные, следует воспользоваться одной из команд подменю Sort and filter. Наиболее часто используются следующие команды: Ascending – расположение данных Descending – расположение данных по убывающей.

во

возрастающей.

Чтобы отменить все действия по фильтрации данных, воспользуйтесь командой Clear all Sorts. 2.3.4. Форматирование данных Чтобы отформатировать текст, включенный в таблицу, используйте команды подменю Font меню Home. Чтобы отформатировать текст, его нужно сначала выделить. В указанном меню можно задать шрифт и его размер, а также изменить следующие настройки: Bold – жирный Italic – Underline – подчеркнутый Fill color – изменение Text Highlight Color – выделение, имитирующее подчеркивание маркером.

текст; курсив; текст цвета

Если вам необходимо прочертить линии сетки, в которые вписан текст, используйте команду Gridlines. Если же вы хотите контрастно выделить цветом строки, заполненные текстом, используйте команду Alternate Fill. В Access есть четыре возможности быстрого выравнивания текста внутри ячеек. Для того, чтобы выровнять определенную часть документа, необходимо ее выделить, а затем применить одну из трех команд: Align Left – выравнивание Center – выравнивание Align Right – выравнивание по правому краю.

по

левому по

краю. центру.

2.4. Совместное использование данных 2.4.1. Создание электронных писем В текст сообщения электронной почты можно автоматически вставлять формы для сбора данных в формате HTML или Microsoft Office InfoPath 2007. Для этого зайдите в меню External Data и выберите команду Create E-mail подменю Collect Data. Так же в меню File вы можете воспользоваться командой Email. В открывшейся выкладке выберите команду Package as CAB and sign. В открывшемся окне выберите нужный сертификат. 2.4.2. Совместная работа с данными через Internet Для того чтобы сделать свои документы доступными не только для вас, вам следует импортировать сой документ. В подменю Export меню External Data выберите команду Share Point List. Так же к стандартной панели инструментов вы можете добавить команду Publish to a Web Server. Для этого воспользуйтесь настройками программы Customize the Toolbar. В строке Separator выберите команду Publish to

a Web Server. Справа щелкните на клавише Add. На стандартной панели инструментов появится выбранная команда. 2.4.3. Использование форматов PDF и XPS Office Access 2007 позволяет сохранять отчеты в форматах PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) для последующей печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте. Чтобы выполнить эту команду, щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободном пространстве основного меню. В обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Separator выберите команду Publish as PDF и XPS. Отчет в формате PDF или XPS сохраняет все форматирование, а для его просмотра или печати не требуется программа Office Access 2007. Справа щелкните на клавише Add. На стандартной панели инструментов появится выбранная команда. Или же в подменю Export меню External Data выберите команду PDF or XPS.

2.5. Создание и адаптация отчетов 2.5.1. Создание отчета по шаблону Чтобы создать отчет, графе Templates Categories выберете категорию Business, а затем щелкните мышью на шаблоне Issues. В правой части экрана появится описание вобранного вами проекта, далее нажмите команду Create. 2.5.2. Работа с отчетом В открывшемся окне непосредственно над самим отчетом находятся основные команды: New Issue – создать Collect data via E-mail – собрать данные, E-mail List – просмотреть отчет Print List – просмотреть отчет перед печатью

новый отчет полученные через E-mail в виде письма

Графа Reports позволяет просмотреть вкладки со следующей информацией: Closed Issues – закрытые отчеты; Contact Address Book – адресная книга; Contact Phone Book – телефонная книга; Issue Details – детали отчета; Open Issues – открытые отчеты; Open Issues by Assigned To – группировка данных по назначению; Open Issues by Category – группировка данных по категории; Open Issues by Status – группировка по состоянию. Уже во время работы над отчетом вы можете видеть, как он будет выглядеть в дальнейшем. Чтобы искать данные, копировать их или редактировать, сначала выделите необходимый фрагмент, а затем щелкните один раз левой кнопкой мыши.

В открывшемся меню выберите нужную команду.

2.6. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.

3. Microsoft Оffice Excel 2007 3.1. Краткая аннотация Новая версия программы Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Программа содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс Office Excel 2007. В комплект программы включены представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, а также улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных, что значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц. Службы Excel Services и сервер Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивают совместное использование и управление электронными таблицами, содержащими важную деловую информацию. Интерфейс Excel 2007 был оптимизирован и подвергся переработке с целью упрощения поиска и использования функций. Новые технологии дают возможность «просматривать, выделять и выбирать», вместо того, чтобы задавать параметры в сложных диалоговых окнах. Богатый набор функций нового пользовательского интерфейса приложения позволяет быстрее добиваться желаемых результатов.

3.2. Особенности интерфейса 3.2.1. Меню Файл Чтобы получить доступ к командам меню Файл, один раз щелкните левой кнопкой мыши на значке File, расположенном в левом верхнем углу. Данное меню включает следующие команды: New создать новый файл Open открыть уже существующий файл Save сохранить Save as сохранить как Print печать документа Finish – завершить работу Sent – отправить документ через электронную почту Publish – разместить документ на Excel Services, что делает его доступным для всех членов рабочей группы Close – закрыть документ.

3.2.2. Стандартная панель инструментов В верхней части окна программы расположена панель заголовка светло голубого цвета, в которой указано имя текущего документа. В левом верхнем углу находится стандартная панель инструментов, включающая в себя наиболее часто применяемые команды: Save Undo Redo – Print – печать.

отмена повторение

сохранение операций операций

с с

файла. объектами. объектами.

3.2.3. Настройки стандартной панели инструментов Customize the Toolbar – в этом пункте меню содержаться средства управления пользовательской системой координат. Добавление команд производиться для ускорения доступа к ним. Для того чтобы произвести данную операцию щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободном пространстве основного меню. А обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Choose commands from следует выбрать раздел меню, из которого будут заимствованы необходимые команды. Далее в разделе Separator одним щелчком левой кнопки мыши нужно выбрать саму команду и нажать расположенную справа клавишу Add. Кнопкой Remоve можно удалить ненужную команду. Чтобы поменять команды местами необходимо одним щелчком левой кнопки выбрать перемещаемую команду, в правой части экрана, а затем передвинуть ее с помощью кнопок-стрелок. Кнопка Reset отменяет все совершенные действия. В правом верхнем углу находятся кнопки, используя которых можно свернуть, закрыть или уменьшить размер рабочего окна (Minimize; Close; Restore Down). Справа и внизу документа расположены полоса прокрутки. Чтобы пролистать файл вверх/вниз или вправо/влево необходимо навести курсор мыши на движок и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его в нужное место. 3.2.4. Главное меню Home - в этом пункте меню собранны команды для работы с файлами, которые позволяют работать с абзацами текста: вырезать, копировать и перемещать их в другое место, форматировать документ, изменять стили, находить нужное место в документе. Insert - команды этого меню позволяют осуществлять вставку различных графических элементов, как то: различные формы, таблицы, рисунки, символы, красочные заголовки. Page Layout - в этом пункте меню находятся средства изменения формата текущей страницы. Formulas – позволяет работать с различными видами формул.

Data - команды этого меню помогают осуществлять работу с данными, заимствовать их из других документов, а также производить их сортировку и фильтрацию. Review - из данного пункта осуществляется доступ к командам проверки грамотности написания текста, добавления примечаний и исправлений, а так же установка или снятие защиты текущего документа. View - здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей области, панорамирования, установки точки зрения, динамический просмотр и изменять панели инструментов. 3.2.5. Применение справки В правом верхнем углу экрана находится справка (Microsoft Office Access Help).Чтобы получить доступ к справке необходимо один раз щелкнуть на этой команде левой кнопкой мыши. В правой части открывшегося окна расположено оглавление, в котором можно найти ответы на вопросы, связанные с программой Excel. Чтобы ускорить поиск, введите в строке Search нужное слово или фразу и нажмите одноименную команду.

3.3. Работа с электронными таблицами 3.3.1. Создание новой таблицы Чтобы начать работать с новой таблицей Excel, достаточно запустить программу. Основную часть экрана и будет занимать электронная таблица. Чтобы внутри программы открыть новый файл, выберите пункт меню File-> New. Чтобы открыть в программе Excel уже существующий документ, выберите пункт меню File-> Open. Затем определите месторасположение необходимого фала. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем он откроется внутри программы. Или введите его имя в графу File Name. 3.3.2. Внесение данных в таблицу Буквами английского алфавита обозначены названия столбцов. Цифрами названия строк. Таблицы Office Excel 2007 могут содержать до миллиона строк и до 16 тысяч столбцов. Вне зависимости от того, в какой части документа вы находитесь, заголовки таблицы всегда остаются видны во время прокрутки. Чтобы внести данные в таблицу. Щелкните один раз левой кнопкой мыши на нужной ячейке. Теперь вы можете ввести в нее текст или данные. 3.3.3. Форматирование данных Чтобы отформатировать данные, сделайте ячейку, которая их содержит, активной. Для этого достаточно одного щелчка левой кнопки мыши на ней. Если вам необходимо выделить целую строку или целый столбец, наведите курсор мыши на название строки или столбца, дождитесь появления черной стрелки и щелкните один раз левой кнопкой мыши. При этом выделится весь необходимый вам фрагмент. Теперь выберите пункт меню Home -> Font. В указанном меню можно задать шрифт и его размер, а также изменить следующие настройки: Bold

–

жирный

текст;

Italic – Underline – подчеркнутый Bottom border – границы выделенных Fill color – изменение цвета заднего Font color – изменение цвета Increase Font size – увеличение размера Decrease Font size – уменьшение размера ячейки.

курсив; текст ячеек фона текста ячейки

Чтобы изменить месторасположение текста в ячейке выберите пункт меню Home -> Alignment. Данный пункт меню включает следующие команды: Top Align – расположение данных вверху ячейки Middle Align – расположение данных по середине ячейки Bottom Align – расположение данных внизу ячейки Orientation – расположение по диагонали, под наклоном, по вертикали. Align Left – выравнивание по левому краю. Center – выравнивание по центру. Align Right – выравнивание по правому краю. Decrease Indent – уменьшение отступа Increase Indent – увеличение отступа Wrap Text – расположение слов или данных друг под другом Marge and Centre – выравнивание данных по центру ячейки. 3.3.4.Схемы визуализации Для того, чтобы обнаружить закономерности и выделять тенденции данных внутри таблицы выберите пункт меню Home -> Styles -> Conditional Formatting. С помощью данного меню вы можете использовать следующие настройки: Highlight Cells rules – задает определенные правила выделения ячеек. Top/Bottom rules – выделение цветом градиентов Data bars – цветовое выделение данных Color scales – c помощью этой команды ячейки, содержащие различные данные, можно отделить друг от друга по средством градации цвета. Icon sets – здесь можно найти различные символы, которые можно использовать в качестве значков показателей эффективности. Так же в данном пункте меню можно выполнить следующие операции: New rule – создать новое правило Clear rules – отменить примененные к таблице схемы Manage rules – настройки схем визуализации.

выделения визуализации

3.3.5.Иморт данных Чтобы импортировать данные из какой-либо другой программы, выберите пункт меню Data -> Get External Data. С помощью данного меню вы можете произвести следующие действия: From From

Access Web

– –

импорт данных из импорт данных

программы Access из Интернета

From Text – импорт данных из текстового файла. Чтобы импортировать данные из другого источника, воспользуйтесь командой From Other Sources. Чтобы установить связь с общим источником данных, примените команду Existing Connections.

3.4. Работа с формулами 3.4.1. Составление формул вручную Щелчком левой кнопки мыши выберите ячейку, в которую вам нужно внести формулу. Поставьте вначале ячейки знак равно. Для ввода аргументов необходимо щелкать на тех ячейках, которые вам необходимы. Первоочередные действия отделяются от остальных скобками. Например, если вам нужно сложит значение двух ячеек А1 и А2. Введите в любую нужную ячейку знак равно. Затем щелкните на ячейке А1, поставьте знак «+», а после на ячейке А2. Нажмите клавишу Enter, чтобы узнать результат. 3.4.2. Применение формулы автосумирования Чтобы произвести автосуммирование, выделите ячейки, содержащие необходимые данные и выберите команду меню Formulas -> Function Library -> Auto Sum. Команда Auto Sum также включает в себя следующие команды: Sum Average – Count Numbers Max – Min – More Functions – другие функции.

-

суммирование среднее арифметическое – количество чисел максимальное значение минимальное значение

3.4.3.Функции автозаполнения формул Меню Function Library включает в себя формулы, разделенные по группам: Recently Used – формулы, которые были недавно применены в документе Financial финансовые Logical логические Text – функции, которые можно применить к тексту Date and Time – дата и время Lookup and Reference – функции поиска и создания ссылок Math and Trig – математические и тригонометрические More Functions – другие функции.

3.5. Применение графических объектов, графиков и диаграмм 3.5.1. Работа с графическими объектами Чтобы дополнить документ красочными графическими объектами, выберите команду меню Insert -> Illustrations. Чтобы вставить в таблицу рисунок воспользуйтесь

командой Picture. В открывшемся диалоговом окне выберите местонахождение нужного вам рисунка, а затем сам рисунок. Если вы хотите дополнить документ видео фрагментами, картинками или звуками, используйте команду Clip Art. В открывшемся диалоговом окне выберите местонахождение нужного вам объекта, а затем сам объект. Для того, чтобы отобразить информацию в виде яркого графика, иллюстрирующего процесс, выберите команду Smart Art. В окне Choose Smart Art Graphic определите подходящий вам график и нажмите кнопку OK. 3.5.2. Создание дополнительных таблиц Чтобы добавить таблицу c использованием данных, уже внесенных в документ Excel, выберите команду меню Insert -> Tables -> Table. Чтобы задать параметры таблицы, следует ее выделить. Так же в открывшемся окне можно ввести название необходимой ячейки. Созданную таблицу можно увеличить с помощью курсора мыши. Наведите его на угол колонки, дождитесь когда курсор примет вид черного крестика. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, растяните таблицу. 3.5.3. Использование диаграмм Чтобы построит диаграмму, выберите пункт меню Insert -> Charts. Сюда включены следующие виды диаграмм: Column Line Pie Bar Area – диаграмма X Y (Scatter) – точечная Other Chart – другие диаграммы.

с с

осями

гистограмма график круговая -линейчатая областями координат

Изменять дизайн диаграмм можно с помощью команды Chart Styles.

3.6. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.

4. Microsoft Оffice InfoPath 2007 4.1. Краткая аннотация Программа Office InfoPath 2007 объединяет привычный интерфейс системы Microsoft Office с возможностями служб Microsoft Office InfoPath Forms Services и предлагает эффективное решение для работы с различными деловыми формами. Программа Office InfoPath 2007 помогает организациям эффективно структурировать и управлять бизнес-процессами, в которых используются формы.

4.2. Особенности интерфейса 4.2.1. Управляющее меню документа В верхней части окна программы расположена панель заголовка темно-синего цвета, в которой указано имя текущего документа. Под ним находится управляющее меню документа, которое включает в себя следующие подменю: File – данное меню включает в себя все команды, которые можно производить с файлом. Edit – в этом пункте меню расположены команды, которые позволяют, удалять копировать, перемещать нужные фрагменты документа View – здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей области, панорамирования, установки точки зрения, динамический просмотр и изменять панели инструментов. Insert – команды этого меню позволяют осуществлять вставку различных графических элементов, как то: различные формы, таблицы, рисунки, символы, красочные заголовки. Format – с помощью данного пункта меню можно форматировать документ. Tools – здесь можно менять настройки программы Table – этот пункт меню позволяет производить различные операции с таблицами Help – окно справки. 4.2.2. Стандартная панель инструментов В левом верхнем углу находится стандартная панель инструментов, включающая в себя наиболее часто применяемые команды: Fill out a Form – создание документа по форме Open – открыть документ Save – сохранить документ Print – печать Print Preview – просмотр перед печатью Spelling – проверка орфографии и пунктуации Cut вырезать Copy копировать Paste вставить Format Painter – формат по образцу Undo – отмена действия Redo – повторение действия Insert Hyperlink – вставка гиперссылки Insert Table – вставка таблицы Insert Picture – вставка рисунка Design This Form – изменение дизайна заданной формы Digital Signatures – создание пароля Help – окно справки.

4.3. Создание эффективных деловых форм

4.3.1. Начало работы При запуске программы на экране появляется окно Getting Started, где вы можете выбрать форму, по которой и будет создан новый документ. Изначально пункты меню Form Categories не заполнены, поэтому к ним не стоит обращаться. Вы можете открыть новую форму, которая уже содержится в вашем компьютере, с помощью команды Open a form -> On my computer. Затем определите местонахождение необходимой формы, а после и саму форму. Чтобы выбрать дизайн шаблона формы, выберите пункт меню Design a form -> Design a form Template. В открывшемся меню в графе Based on выберите необходимый вам тип формы. Чтобы импортировать форму, воспользуйтесь командой Import a Form. Чтобы задать необходимый вам шаблон, выберите пункт меню Customize a Sample. В поле справа можно выбрать нужный шаблон. При двойном щелчке мыши на нем, выбранная форма открывается на рабочем столе. 4.3.2.Управление формами В правой части рабочего стола находятся задания, которые можно выполнить в рамках заданной формы. Окно Design Tasks включает в себя следующие команды по изменению дизайна: Layout – эта команда позволяет приводить в порядок. Группировать данные внутри существующего шаблона Controls- данная команда добавляет средства управления, которые позволяют вводить данные в форму. Data Source – позволяет вывести источник информации Views – видоизменяет уже существующий шаблон Design Checker – корректирует дизайн существующего шаблона Publish From Template – позволяет сделать созданную форму доступной для других пользователей.

4.4. Работа с данными 4.4.1. Внесение данных в документ Для введения данных в документ, щелкните на нужной графе. На пустом поле появится курсор. Набираемый текст будет располагаться справа от его исходной позиции. Можно перемещать курсор, щелкая мышью в различных частях экрана. Через буфер обмена можно скопировать информацию из активного документа, другого документа, другой программы, браузера. Для того, чтобы произвести эту операцию, необходимо выделит нужную часть текста, удерживая нажатой левую кнопку мыши и перемещая ее слева направо. Далее на выделенном поле один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду Copy. В нужном месте нужного документа один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду Paste. Или же в основном меню в разделе Home нажмите команду Paste. 4.4.2. Форматирование данных Чтобы отформатировать данные, сначала выделите нужный вам фрагмент. Затем вы

можете использовать следующие команды: Bold – Italic Underline – Font color – изменение цвета.

жирный

текст; курсив; текст

– подчеркнутый

Для того, чтобы выровнять определенную часть документа, необходимо ее выделить, а затем применить одну из трех команд: Align Left – выравнивание Center – выравнивание Align Right – выравнивание по правому краю.

по

левому по

краю. центру.

4.5. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.

5. Microsoft Оffice Outlook 2007 5.1. Краткая аннотация Office Outlook 2007 – это интегрированное решение для управления временем и информацией, установления связи без границ и обеспечения контроля за поступающей информацией. Инновационные возможности Office Outlook 2007 позволяют быстро находить сообщения, организовывать работу и улучшить обмен информацией с другими пользователями – и все это в одной программе.

5.2. Особенности интерфейса 5.2.1. Управляющее меню документа В верхней части окна программы расположена панель заголовка темно-синего цвета, в которой указано имя текущего документа. Под ним находится управляющее меню документа, которое включает в себя следующие подменю: File - данное меню включает в себя все команды, которые можно производить с файлом. Edit - в этом пункте меню расположены команды, которые позволяют, удалять, копировать, перемещать нужные фрагменты документа View – здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей области, панорамирования, установки точки зрения, динамический просмотр и изменять панели инструментов. Go – позволяет просмотреть почту, календарь, список контактов. Tools здесь можно менять настройки программы Actions это меню включает в себя основные команды

Help - окно справки. 5.2.2. Стандартная панель инструментов Стандартная панель инструментов включает в себя следующие команды: New Print Move to Folder Delete Replay Replay To All Forward перейти Categories Follow up Send/Receive – отправить/ получить.

новое

письмо печать переместить в папку удалить переделать переделать все к следующему создать категории создать памятки

5.3. Управление временем и информацией 5.3.1. Календарь Чтобы просмотреть календарь, выберите команду Calendar. Чтобы просмотреть календарь через Интернет, воспользуйтесь командой Browse Calendar Online. Чтобы отправить календарь в письме, выберите команду Send Calendar via E-mail. Чтобы сделать календарь доступным для других пользователей, воспользуйтесь командой Publish My Calendar. 5.3.2. Составление плана на день Чтобы программа напомнила вам о запланированном деле, воспользуйтесь командой Tasks. В появившейся графе видите текст памятки и нажмите Enter. Если вы планируете какое-либо событие заранее, воспользуйтесь командой Tasks, расположенной справа. Откроется окно, в котором нужно указать дату. Теперь перед вами появиться расписание дня, своеобразный ежедневник, в который вы можете списать запланированные дела.

5.4. Управление почтой 5.4.1. Написание письма Для того, чтобы написать письмо выберете команду меню Actions -> New mail Message. В открывшемся окне, в графе To напишите адрес. В графе Subject укажите тему письма. В свободное поле введите текст самого послания. Далее выберите команду Send. К письму вы можете прикрепить данные, воспользовавшись командой Insert. С помощью пункта Illustrations вы можете добавить к письму графические объекты, фотографии и картинки, а с помощью пункта Text различные текстовые файлы. 5.4.2. Список контактов

Чтобы открыть телефонную книгу, выберите команду Contacts и с помощью алфавитного указателя найдите нужное вам имя. В меню Current View задать различные параметры просмотра контактного листа. Чтобы добавить новый контакт, один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду New Contact и заполните открывшуюся анкету. Чтобы добавить к анкете фотографию, воспользуетесь командой Add Contact Picture. В открывшемся окне в столбце Look in укажите месторасположение картинки. Затем в правом поле найдите нужный рисунок. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените кнопку ОК. 5.4.3. Управление почтой Данная программа включает в себя следующие папки с письмами: Входящие – папка содержит все входящие Unread mail – папка содержит непрочитанные Отправленные – здесь находятся отправленные Удаленные – это корзина для Черновики здесь хранятся Исходящие – в этой папке лежат неотправленные исходящие письма.

письма послания письма писем черновики

6. Microsoft Оffice PowerPoint 2007 6.1. Краткая аннотация Программа Office PowerPoint 2007 дает возможность пользователям быстро создавать эффектные динамические презентации, обеспечивает интеграцию процесса документооборота и удобного совместного использования этой информации. Усовершенствованный интерфейс пользователя с новыми графическими средствами и средствами форматирования Office PowerPoint 2007 позволяет вам полностью контролировать процесс создания профессионально оформленных презентаций.

6.2. Особенности интерфейса 6.2.1. Меню Файл Чтобы получить доступ к командам меню Файл, один раз щелкните левой кнопкой мыши на значке File, расположенном в левом верхнем углу. Данное меню включает следующие команды: New создать новый файл Open открыть уже существующий файл Save сохранить Save as сохранить как Print печать документа Finish завершить работу Sent отправить документ через электронную почту Publish - разместить документ на Excel Services, что делает его доступным для всех

членов Close – закрыть документ.

рабочей

группы

6.2.2. Стандартная панель инструментов В верхней части окна программы расположена панель заголовка светло голубого цвета, в которой указано имя текущего документа. В левом верхнем углу находится стандартная панель инструментов, включающая в себя наиболее часто применяемые команды: Save Undo Redo – Print – печать.

отмена повторение

сохранение операций операций

с с

файла. объектами. объектами.

6.2.3. Настройки стандартной панели инструментов Добавление команд производиться для ускорения доступа к ним. Для того чтобы произвести данную операцию щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободной пространстве основного меню. А обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Choose commands from следует выбрать раздел меню, из которого будут заимствованы необходимые команды. Далее в разделе Separator одним щелчком левой кнопки мыши нужно выбрать саму команду и нажать расположенную справа клавишу Add. Кнопкой Remоve можно удалить ненужную команду. Чтобы поменять команды местами, необходимо одним щелчком левой кнопки мыши выбрать перемещаемую команду, в правой части экрана, а затем передвинуть ее с помощью кнопок-стрелок. Кнопка Reset отменяет все совершенные действия. В правом верхнем углу находятся кнопки, используя которых можно свернуть, закрыть или уменьшить размер рабочего окна (Minimize; Close; Restore Down). Справа и внизу документа расположены полосы прокрутки. Чтобы пролистать файл вверх/вниз или вправо/влево необходимо навести курсор мыши на движок и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его в нужное место. 6.2.4. Главное меню Home - в этом пункте меню собранны команды для работы с файлами, которые позволяют работать с абзацами текста: вырезать, копировать и перемещать их в другое место, форматировать документ, изменять стили, находить нужное место в документе. Insert - команды этого меню позволяют осуществлять вставку различных графических элементов, как то: различные формы, таблицы, рисунки, символы, красочные заголовки. Design - в этом пункте меню находятся средства изменения дизайна слайда Animations – этот пункт меню позволяет добавлять к презентации различные виды переходов между слайдами и спецэффекты. Slide Show - команды этого меню помогают настраивать параметры просмотра

презентации. Review - из данного пункта осуществляется доступ к командам проверки грамотности написания текста, добавления примечаний и исправлений, а так же установка или снятие защиты текущего документа. View - здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей области, панорамирования, установки точки зрения, динамического просмотра и изменять панели инструментов. 6.2.5. Строка состояния Самую нижнюю часть рабочей области программы занимает строка состояния, которая содержит в своём составе информацию о текущем слайде и кнопки переключения режимов просмотра: Slide Number – номер слайда Theme name – название темы Language – язык Normal обычный режим просмотра слайдов Slide Sorter – режим сортировки слайдов Slide Show – режим просмотра презентации. Zoom – позволяет изменять масштаб просмотра текущего документа. Наведите на движок курсор мыши и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите его в нужном направление. 6.2.6. Применение справки В правом верхнем углу экрана находится справка (Microsoft Office PowerPoint Help).Чтобы получить доступ к справке необходимо один раз щелкнуть на этой команде левой кнопкой мыши. В правой части открывшегося окна расположено оглавление, в котором можно найти ответы на вопросы, связанные с программой PowerPoint. Чтобы ускорить поиск, введите в строке Search нужное слово или фразу и нажмите одноименную команду.

6.3. Работа со слайдами 6.3.1. Создание слайда Чтобы создать новый слайд, выберите команду меню Home -> Add Slide. Под командой разворачивается диалоговое меню, в котором можно выбрать необходимую форму слайда: Title Slide – титульный слайд Title and Content титульный лист с содержанием Section Header название главы или части Two Content два столбца Comparison сравнение двух блоков данных Title only только заголовок Blank – пустой бланк Content and Caption заголовок и содержание Picture and Caption – рисунок с подписью.

6.3.2. Перемещение слайдов Чтобы переместить слайд в нужное место выберите команду Slide Sorter в строке состояния. Вы также можете воспользоваться этой командой в меню View. Перед вами откроется окно сортировки сладов. Выберите нужный вам слайд щелчком левой кнопки мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите слайд на новое место. Теперь слайду будет присвоен новый порядковый номер. 6.3.3. Просмотр слайдов Чтобы увидеть, как слайды будут выглядеть во время проведения презентации, выберите команду Slide Show в строке состояния. Или вы можете воспользоваться этой командой в меню View. В режиме просмотра вы можете переходить от одного слайда к другому, используя клавишу Enter или один щелчок левой кнопки мыши. Внизу страницы просмотра находятся кнопки управления презентацией. Чтобы перейти к предыдущему слайду нажмите на стрелку, указывающую влево. Чтобы во время проведения презентации выделить важную информацию, выберите кнопку с изображением маркера. Чтобы выбирать кадры в нужной вам последовательности или закончить презентацию, нажмите на кнопку с изображением слайда. Чтобы перейти к следующему слайду, нажмите на стрелку, указывающую вправо.

6.4. Формирование содержания слайдов 6.4.1. Внесение текста Для того, чтобы внести информацию в уже существующий шаблон слайда, щелкните левой кнопкой мыши в нужном месте. Теперь на месте появления курсора вы можете печатать текст. Через буфер обмена можно скопировать информацию из активного документа, другого документа, другой программы, браузера. Для того, чтобы произвести эту операцию, необходимо выделить нужную часть текста, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перемещая ее слева направо. Далее на выделенном поле один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду меню Home -> Clipboard -> Copy. Чтобы вырезать нужный фрагмент, выберите команду меню Home -> Cut. В нужном месте документа один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду меню Home -> Paste. 6.4.2. Форматирование текста Чтобы отформатировать данные, сначала выделите нужный вам фрагмент. Теперь выберите пункт меню Home -> Font. В указанном меню можно задать шрифт и его размер, а также изменить следующие настройки: Bold – жирный текст; Italic – курсив; Underline – подчеркнутый текст Shadow – текст с тенью Strikethrough – перечеркнутый текст Character Spacing – распределение текста в пространстве. Change Case – изменение использования заглавных букв Font color – изменение цвета текста

Clear All Formatting – отмена Increase Font Size – увеличение Decrease Font Size – уменьшение размера текста.

всех размера

изменений текста

Чтобы изменить расположение абзаца текста, сначала выделите его, а затем воспользуйтесь одной из команд меню Home -> Paragraph: Align Left – выравнивание Center – выравнивание Align Right – выравнивание Justify – выравнивание по Columns – формирование колонок.

по

левому по

по

правому ширине

краю. центру. краю строки.

6.5. Применение графических объектов 6.5.1. Использование рисунков и иллюстраций Для того, чтобы дополнить слайд графическими объектами, воспользуйтесь пунктом основного меню Insert -> Illustrations. Здесь вы можете выбрать необходимую вам команду. Чтобы добавить рисунок, примените команду Picture. В открывшемся диалоговом окне в столбце Look in укажите месторасположение картинки. Затем в правом поле найдите нужный рисунок. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду Insert. Чтобы добавить к слайду фотографию, видео фрагмент или звук из коллекции Microsoft, примените команду Clip Art. В правой части экрана откроется диалоговое окно. В графе Search For введите название нужного файла. Для осуществления поиска, нажмите на кнопку Go. Если вы не помните название нужного файла, задайте параметры, указанные в нижних графах и нажмите на кнопку Go. В графе Search in выберете название необходимой папки. В графе Results must be задайте нужный вам формат. После применения команды Go в нижнем поле появятся файлы, соответствующие выбранным параметрам. Один раз щелкните левой кнопкой мыши на нужном файле. 6.5.2. Использование графиков и диаграмм Для того, чтобы отобразить информацию в виде яркого графика, иллюстрирующего процесс, выберите команду Smart Art. В окне Choose Smart Art Graphic определите подходящий вам график и нажмите кнопку OK. Чтобы построить диаграмму или график, выделите данные, которые будут лежать а его основе и воспользуйтесь командой Chart. В открывшемся окне Create Chart, задайте необходимый вид диаграммы. Если данные предварительно не были выделены, программа автоматически отсылает вас к программе Excel и стрит диаграмму, используя ее данные. 6.5.3. Создание фотоальбома Чтобы создать фотоальбом воспользуетесь командой меню Insert -> Illustrations>Photo Album. Выберите команду New Photo Album. В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку File Disk в графе Insert From. В открывшемся диалоговом окне в столбце Look in укажите месторасположение картинки. Затем в правом поле найдите нужный рисунок. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он

откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду Insert. Чтобы добавить выбранные фотографии в фотоальбом, примените команду Create. Чтобы между фотографиями вставить текст, воспользуйтесь командой New Text Box в графе Insert Text. Теперь внутри фотоальбома у вас будет свободный слайд, который можно заполнить текстом. Поверх любой фотографии также можно вводить текст. Для этого щелкните на ней левой кнопкой мыши и в месте появления курсора напечатайте текст. 6.5.4. Применение анимационных эффектов Чтобы дополнить презентацию анимационными переходами между слайдами, воспользуйтесь пунктом меню Animations -> Transition to the slide. Здесь вы можете выбрать различные виды переходов между слайдами. Чтобы просмотреть все возможные переходы нажмите на стрелку перемотки в данном пункте меню, указывающую вниз. Если вы не хотите использовать переход, выберите команду No Transition. Чтобы применить эффект наплыва, выберите соответствующий переход в группе Fades and Dissolves. Чтобы использовать эффект перехода одного слайда в другой в виде различных геометрических фигур, выберите нужный переход в группе Wipes. Для того, чтобы один кадр сдвигал другой, используйте эффекты из группы Push and Cover. Переход между слайдами можно дополнить звуком. Для этого в графе Transition sound выберите необходимый звук. Чтобы изменить скорость перехода в графе Transition Speed выберите одну из трех скоростей: Fast Medium Slow - медленный переход

средняя

быстрый скорость

переход перехода

Переход между слайдами может осуществляться автоматически. Для этого в графе Automatically after введите время, спустя которое будет запускаться эффект перехода. Так же переход может происходить по щелчку мыши. Для этого поставьте галочку перед графой On Mouse Click. Чтобы дополнить слайд анимацией, выберете команду Custom Animation подменю Animations. В правой части экрана откроется диалоговое окно. Выделите на слайде элемент, к которому нужно добавит эффект. Затем воспользуйтесь командой Add Effect. Чтобы выбрать эффект появления, вылета элемента, выберите его в группе Entrance. Чтобы добавить эффект увеличения или поворота объекта, выберите нужный эффект в группе Emphasis. Чтобы применить эффект исчезновения объекта, вам понадобится группа Exit. Эффекты смещения объекта находятся в группе Motion Paths. Начало эффекта может происходить по щелчку мыши. Для этого в графе Start выберите команду On Click. Чтобы эффект запускался вместе с предыдущим

эффектом, воспользуйтесь командой With Previous. Также можно запустить эффект после предыдущего эффекта. Для этого примените команду After Previous. Для того, чтобы изменялся размер текста, воспользуетесь одной из четырех команд в графе Font Size: Tine – Smaller – Larger – Huge - увеличение до 400%.

уменьшение уменьшение увеличение

до до

25% 50%

до

150%

Чтобы изменить скорость эффекта, в графе Transition Speed выберите одну из пяти скоростей: Very Slow очень медленный Slow медленный Medium средняя скорость Fast быстрая скорость Very Fast – очень быстрая скорость эффект.

эффект эффект эффекта эффекта

6.6. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.

7. Microsoft Оffice Publisher 2007 7.1. Краткая аннотация Программа Office InfoPath 2007 объединяет привычный интерфейс системы Microsoft Office с возможностями служб Microsoft Office InfoPath Forms Services и предлагает эффективное решение для работы с различными деловыми формами. Программа Office InfoPath 2007 помогает организациям эффективно структурировать и управлять бизнес-процессами, в которых используются формы.

7.2. Особенности интерфейса 7.2.1. Главное меню В верхней части окна программы расположена строка заголовка синего цвета. Под строкой заголовка находится строка главного меню, предоставляющая доступ ко всем функциям и командам программы: File – данное меню включает в себя все команды, которые можно производить с файлом. Edit - в этом пункте меню расположены команды, которые позволяют, удалять копировать, перемещать нужные фрагменты документа View – здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей

области, панорамирования, установки точки зрения, динамический просмотр и изменять панели инструментов. Insert - команды этого меню позволяют осуществлять вставку различных графических элементов, как то: различные формы, таблицы, рисунки, символы Format – здесь расположены команды изменения формата публикации Tools здесь можно менять настройки программы Arrange - с помощью команд данного меню вы можете упорядочить, сформировать по своему усмотрению рабочую область. Window - применяя команды данного меню, вы можете изменять настройки рабочего окна. Help - окно справки. Когда вы впервые открываете программу, под строкой главного меню располагается перечень шаблонов публикаций, которые вы можете использовать. Справа от списка находится окно, в котором отображаются все шаблоны, выбранной вами группы. Слева расположено окно настройки выбранного шаблона. Когда вы начинает работу с публикацией по выбранному шаблону, под строкой основного меню появляется стандартная панель инструментов (Standard). Она располагает полным набором команд среды Windows. Все панели при желании можно переместить в любое место экрана, а также изменить их форму и размер. Для того, чтобы переместить панель в новое положение, нажмите левую кнопку на части панели с линией, состоящей из точек. Курсор примет вид четырехконечной черной стрелки. Теперь, удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите панель инструментов в нужное место. Для того, чтобы изменить форму панели, нужно подвести курсор к изменяемой границе панели, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, передвинуть границу до нужного размера. В левой части экрана находится меню изменения формата публикации Format Publication. В крайней левой части рабочей области программа расположены панели различных дополнительных инструментов для рисования и управления объектами в программе. 7.2.2. Применение справки В правом верхнем углу экрана находится справка (Microsoft Publisher Help). Чтобы получить доступ к справке необходимо один раз щелкнуть на этой команде левой кнопкой мыши. В правой части открывшегося окна расположено оглавление, в котором можно найти ответы на вопросы, связанные с программой Microsoft Publisher. Чтобы ускорить поиск, введите в строке Search нужное слово или фразу и нажмите одноименную команду.

7.3. Cсоздание публикаций 7.3.1. Использование шаблонов Программа Microsoft Publisher 2007 предоставляет большой выбор шаблонов. С помощью которых вы можете создавать собственные публикации. В графе

Publication types находятся следующие типы публикаций: Advertisements – объявления Award certificates – сертификат о награждении Banners – баннеры Brochures – брошюры Business Cards – визитки Business forms – бизнес формы Calendars – календари Catalogs – каталоги E-mail – электронные письма Envelopes – конверты Flyers – флаеры Gift Certificates – подарочные сертификаты Greeting Cards поздравительные открытки Import Word Documents – документы Word Invitation Cards – пригласительные открытки Labels – ярлыки, этикетки Letterhead – заглавные листы письма Menus меню Newsletter – информационные бюллетени, рекламные проспекты Paper Folding Project – схемы складывания бумаги, оригами Postcards – открытки Programs – программки Quick Publication – быстрые публикации Resumes – резюме Signs – знаки, таблички Web sites – Интернет странички With Compliments Cards – открытки с комплиментами. Чтобы просмотреть шаблоны, входящие в выбранную вами группу, один раз щелкните левой кнопкой мыши на названии нужной группы. В окне справа появятся все шаблоны данного вида. Для того чтобы выбрать нужный размер будущей публикации, воспользуетесь группой шаблонов размеров - Blank Page sizes. В окне с шаблонами выберите подходящий вам шаблон и один раз щелкните на нем левой кнопкой мыши. В левой части экрана появится окно Customize, позволяющее заранее скорректировать некоторые параметры публикации. С помощью графы Color scheme вы можете изменить цветовую гамму. С помощью настроек Font scheme вы можете изменить начертание текста. Когда все параметры заданы верно, используйте команду Create, расположенную в правом нижнем углу. Шаблон откроется в новом окне, где вы можете приступить к детальной доработке своей публикации. 7.3.2. Изменение формата публикации Вы можете изменить формат публикации с помощью настроек меню Format Publication. С помощью пункта Page Option вы можете изменить опции страницы, добавить нужную информацию. В графе Color scheme вы можете изменить цветовую гамму. С помощью настроек Font scheme вы можете изменить начертание текста. Пункт Program Options позволяет выбрать другой шаблон, а так же изменить размер публикации.

7.3.3. Предварительный просмотр публикации Чтобы осуществить предварительный просмотр публикации перед печатью либо перед размещением в Интернете, выберите команду Print Preview. В открывшемся окне вы можете переходит от странице к странице с помощью команд Page up и Page down. Вывести на печать документ можно, воспользовавшись командой Print. Чтобы весь экран занимала одна страница, примените команду Whole Page. Чтобы одновременно просматривать несколько страниц, нажмите на кнопку Multiple Pages и задайте необходимое количество страниц. Масштаб просмотра страниц можно изменять с помощью команды Zoom. Настройку цветов можно осуществлять с помощью графы Color Separations. С помощью кнопки Close вы можете вернуться в нормальный режим просмотра.

7.4. Формирование содержания публикации 7.4.1. Внесение текста Для того, чтобы внести информацию в уже существующий шаблон публикации, примените команду меню Publisher Tasks -> Add Texts and Images. Затем щелкните левой кнопкой мыши в нужном месте. Теперь на месте появления курсора вы можете печатать текст. Через буфер обмена можно скопировать информацию из активного документа, другого документа, другой программы, браузера. Для того, чтобы произвести эту операцию, необходимо выделить нужную часть текста, удерживая нажатой левую кнопку мыши и перемещая ее слева направо. Далее на выделенном поле один раз щелкните правой кнопкой мыши и воспользуетесь командой Copy. Чтобы вырезать нужный фрагмент, выберите команду меню Cut. В нужном месте нужного документа один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду меню Paste. 7.4.2. Форматирование текста Чтобы отформатировать данные, сначала выделите нужный вам фрагмент. Теперь выберите пункт меню. В графе Style можно изменить стиль написания текста. В графе Font выберите необходимый шрифт. В графе Font Size задайте необходимый размер шрифта. Также вы можете изменить следующие настройки: Bold – Italic Underline – подчеркнутый текст.

жирный

текст; курсив;

–

Чтобы изменить расположение абзаца тексты, сначала выделите его, а затем воспользуйтесь одной из команд на стандартной панели инструментов: Align Left – выравнивание Center – выравнивание Align Right – выравнивание Justify – выравнивание по ширине строки.

по по

левому по правому

краю, центру, краю,

7.4.3. Импорт данных Чтобы импортировать документ Word воспользуйтесь командой Import Word Document в меню File. В открывшемся диалоговом окне в столбце Look in укажите месторасположение файла. Затем в правом поле найдите нужный документ. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду OK. 7.4.4. Использование графических объектов Если вы хотите заменить рисунок, уже включенный в шаблон, один раз щелкните на нем левой кнопкой мыши. На открывшейся панели инструментов Picture выберите команду Insert Picture. в столбце Look in укажите месторасположение картинки. Затем в правом поле найдите нужный рисунок. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду Insert. Для вставки других графических объектов воспользуйтесь командами меню Insert. Чтобы добавить к слайду фотографию, видео фрагмент или звук из коллекции Microsoft, примените команду Clip Art. В правой части экрана откроется диалоговое окно. В графе Search For введите название нужного файла. Для осуществления поиска, нажмите на кнопку Go. Если вы не помните название нужного файла, задайте параметры, указанные в нижних графах и нажмите на кнопку Go. В графе Search in выберете название необходимой папки. В графе Results must be задайте нужный вам формат. После применения команды Go в нижнем поле появятся файлы, соответствующие выбранным параметрам, один раз щелкните левой кнопкой мыши на нужном файле. Так же вы можете добавить в публикацию рисунок из файла. Для этого воспользуйтесь командой From File. Чтобы создать свободное место для добавления новой картинки Empty Picture Frame. На листе публикации появиться поле для введения новой картинки. Чтобы добавить рисунок с камеры или сканера примените команду From Scanner or Camera. Чтобы добавить рисунок из каталога, воспользуйтесь командой From Content Library. Для применения автофигур выберите команду AutoShapes и в открывшейся выкладке определите нужную вам форму. Чтобы дополнить публикацию красочной надписью, примените команду WordArt. В открывшемся окне выберите нужную надпись. После щелчка на ней левой кнопкой мыши в открывшемся окне введите необходимый текст и нажмите кнопку OK.

7.5. Печать и публикация материалов 7.5.1. Печать материалов Чтобы распечатать документ, воспользуйтесь командой Print меню File. В открывшемся окне вы можете выбрать размер бумаги в графе Paper -> Size. В разделе Page range вы можете задать распечатку всех страниц All pages, а так же текущей страницы – Current page или же страниц по выбору – Pages. Расположение

страниц можно изменить с помощью команд Portrait и Landscape. Количество копий можно задать в графе Copies. Когда все параметры заданы, примените команду Print. 7.5.2. Использование форматов PDF и XPS Microsoft Office Publisher 2007 позволяет сохранять публикации в форматах PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) для последующей печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте. Для этого примените команду Publish as PDF и XPS. Чтобы выполнить эту команду, щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободном пространстве основного меню. В обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Separator выберите команду Publish as PDF и XPS. Презентауия в формате PDF или XPS сохраняет все форматирование, а для его просмотра или печати не требуется сама программа. 7.5.3. Рассылка материалов по почте Для того, чтобы отправить публикацию по почте, воспользуйтесь командой Send Email меню File. Здесь вы можете использовать следующие команды: Send as Massage – отослать как сообщение Send Publication as Attachment отослать как вложение Send Publication as PDF Attachment – отослать в формате PDF Send Publication as XPS Attachment – отослать в формате XPS E-mail Preview – предварительный просмотр письма. 7.5.4. Публикация в Интернете Чтобы разместить свою публикацию в Интернете в меню Publish Tasks выберете команду Post to a Web site. Здесь вы можете воспользоваться одной из следующих команд: Convert to a Web Publication – эта команда позволяет переделать документ в Web публикацию Check Web Page quality проверка качества Web страницы Preview предварительный просмотр Find a Web hosting provider – поиск провайдера Publish to the Web – размещение публикации в Интернете.

7.6. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.

8. Microsoft Оffice Word 2007 8.1. Краткая аннотация Программа Office Word 2007, содержащая полный набор средств для работы с текстом и имеющая новый интерфейс пользователя, помогает создавать профессионально оформленные документы. Мощные функции рецензирования, вставки примечаний и сравнения версий позволяют быстро собирать и управлять отзывами, получаемыми от коллег. Расширенные возможности интеграции данных обеспечивают связь документов с важными источниками деловой информации.

8.2. Особенности интерфейса 8.2.1. Меню Файл В верхней части окна программы расположена панель заголовка светло голубого цвета, в которой указано имя текущего документа. Чтобы получить доступ к командам меню Файл, один раз щелкните левой кнопкой мыши на значке File, расположенном в левом верхнем углу. Данное меню включает следующие команды: New создать новый файл Open открыть уже существующий файл Save сохранить Save as сохранить как Print печать документа Finish завершить работу Sent отправить документ через электронную почту Publish - разместить документ на Excel Services, что делает его доступным для всех членов рабочей группы Close – закрыть документ. 8.2.2. Стандартная панель инструментов Стандартная панель инструментов позволяет облегчить и ускорить доступ к наиболее часто используемым командам при работе с программой Microsoft Оffice Word 2007. В ней содержаться следующие инструменты: Save сохранение файла. Undo отмена операций с объектами. Redo – повторение операций с объектами. Print – печать. Customize the Toolbar – в этом пункте меню содержаться средства управления системой. Здесь же настраивается работа с пользовательской системой координат. Microsoft Office Word Help – подсказка по всем командам и настройкам программы. Чтобы произвести то или иное действие необходимо один раз щелкнуть на нужной команде левой кнопкой мыши.

8.2.3. Настройки стандартной панели инструментов Для удобства работы с программой Microsoft Office Word 2007, часто приходиться изменять расположение и набор интерфейсных элементов, например, добавлять наиболее часто используемых команды на стандартную панель инструментов. Добавление команд производиться для ускорения доступа к ним. Для того чтобы произвести данную операцию щелкните один раз левой кнопкой мыши на крайнем правом значке, расположенном на стандартной панели инструментов. Или же можно щелкнуть один раз правой кнопкой мыши на свободной пространстве основного меню. В обоих случаях появится команда Customize the Toolbar. Необходимо открыть выкладку с помощью одного щелчка левой кнопкой мыши. В строке Choose commands from следует выбрать раздел меню, из которого будут заимствованы необходимые команды. Далее в разделе Separator одним щелчком левой кнопки мыши нужно выбрать саму команду и нажать расположенную справа клавишу Add. Кнопкой Remоve можно удалить ненужную команду. Чтобы поменять команды местами необходимо одним щелчком левой кнопки выбрать перемещаемую команду, в правой части экрана, а затем передвинуть ее с помощью кнопок-стрелок. Кнопка Reset отменяет все совершенные действия. 8.2.4. Главное меню Home - в этом пункте меню собранны команды для работы с файлами, которые позволяют работать с абзацами текста: вырезать, копировать и перемещать их в другое место, форматировать документ, изменять стили, находить нужное место в документе. Insert - команды этого меню позволяют осуществлять вставку различных графических элементов, как то: различные формы, таблицы, рисунки, символы, красочные заголовки. Page Layout - в этом пункте меню находятся средства изменения формата текущей страницы. Preferences - позволяет осуществить вставку сносок, ссылок, цитат, библиографии, сопроводительных заголовков, указателей. Mailings – команды этого меню помогают создавать письма. Review - из данного пункта осуществляется доступ к командам проверки грамотности написания текста, добавления примечаний и исправлений, а так же установка или снятие защиты текущего документа. View - здесь можно устанавливать различные параметры отображения рабочей области, панорамирования, установки точки зрения, динамический просмотр и изменять панели инструментов. 8.2.5. Строка состояния Самую нижнюю часть рабочей области программы занимает строка состояния, которая содержит в своём составе координаты курсора и кнопки переключения режимов черчения. Поясним значение каждой кнопки: Print Layout – дает возможность увидеть документ так, как он будет выглядеть после печати. Full Screen Reading – позволяет заполнить весь экран рабочей областью. При этом

документ принимает вид книжного разворота. Web Layout – при помощи этой команды можно представить документ в виде web страницы. Master Document Tool – дает возможность произвольно изменять внешний вид документа, Draft – эта команда дает возможность просмотреть черновой вариант документа, в котором разделение страниц обозначены линией точек. Zoom – позволяет изменять масштаб просмотра текущего документа. 8.2.6. Применение справки При наведении курсора мыши на любую команду под ним открывается окно с краткой информацией о возможностях этой команды. Для получения полноценной справки следует нажать клавишу Microsoft Office Word, которая расположена с правом верхнем углу экрана. В правой части открывшегося окна расположено оглавление, в котором можно найти ответы на вопросы, связанные с программой Word. Чтобы ускорить поиск, введите в строке Search нужное слово или фразу и нажмите одноименную команду.

8.3. Работа с текстом 8.3.1. Внесение текста в документ Существует несколько способов вставки данных в документ. 1-ый способ. Ввод текста. Щелкните на документе. На пустом поле появится курсор. Набираемый текст будет располагаться справа от его исходной позиции. Можно перемещать курсор, щелкая мышью в различных частях экрана. 2-ой способ. Через буфер обмена можно скопировать информацию из активного документа, другого документа Word, другой программы, браузера. Для того, чтобы произвести эту операцию. Необходимо выделит нужную часть текста, удерживая нажатой левую кнопку мыши и перемещая ее слева направо. Далее на выделенном поле один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду Copy. В нужном месте нужного документа один раз щелкните правой кнопкой мыши и выберете команду Paste. Или же в основном меню в разделе Home нажмите команду Paste. 8.3.2. Выравнивание текста и формирование абзацев В Word есть четыре возможности быстрого выравнивания абзацев и элементов. Для того, чтобы выровнять определенную часть документа, необходимо ее выделить, а затем применить одну из четырех команд меню Home -> Paragraph: Align Left – выравнивание Center – выравнивание Align Right – выравнивание Justify – выравнивание по ширине текста. 8.3.3. Форматирование текста

по

левому

по

по правому

краю. центру. краю.

Чтобы отформатировать данные, сначала выделите нужный вам фрагмент. Теперь выберите пункт меню Home -> Font. В указанном меню можно задать шрифт и его размер, а также изменить следующие настройки: Bold – жирный текст; Italic – курсив; Underline – подчеркнутый текст Strikethrough – перечеркнутый текст Subscript – уменьшение текста и расположение его под нижней линии строки Superscript – уменьшения текста и расположение его над верхней линией строки Text Highlight Color – выделение маркером Change Case – изменение использования заглавных букв Font color – изменение цвета текста Clear All Formatting – отмена всех изменений Increase Font Size – увеличение размера текста Decrease Font Size – уменьшение размера текста.

8.4. Использование графических объектов 8.4.1. Применение рисунков Для того, чтобы дополнить слайд графическими объектами, воспользуйтесь пунктом основного меню Insert -> Illustrations. Здесь вы можете выбрать необходимую вам команду. Чтобы добавить рисунок, примените команду Picture. В открывшемся диалоговом окне в столбце Look in укажите месторасположение картинки. Затем в правом поле найдите нужный рисунок. При двойном щелчке левой кнопки мыши на нем, он откроется внутри слайда. Так же вы можете указать имя нужного рисунка в графе File name. После этого примените команду Insert. Чтобы добавить к слайду фотографию, видео фрагмент или звук из коллекции Microsoft, примените команду Clip Art. В правой части экрана откроется диалоговое окно. В графе Search For введите название нужного файла. Для осуществления поиска, нажмите на кнопку Go. Если вы не помните название нужного файла, задайте параметры, указанные в нижних графах и нажмите на кнопку Go. В графе Search in выберете название необходимой папки. В графе Results must be задайте нужный вам формат. После применения команды Go в нижнем поле появятся файлы. соответствующие выбранным параметрам. Один раз щелкните левой кнопкой мыши на нужном файле. 8.4.2. Построение графиков и диаграмм Для того, чтобы отобразить информацию в виде яркого графика, иллюстрирующего процесс, выберите команду Smart Art. В окне Choose Smart Art Graphic определите подходящий вам график и нажмите кнопку OK. Чтобы построить диаграмму или график, выделите данные, которые будут лежать а его основе и воспользуйтесь командой Chart. В открывшемся окне Create Chart, задайте необходимый вид диаграммы. Если данные предварительно не были выделена, программа автоматически отсылает вас к программе Excel и строит диаграмму, используя ее данные. 8.4.3. Использование таблиц Чтобы построить таблицу, воспользуйтесь командой Insert-> Tables. Здесь вы

можете добавить в документ таблиц с помощью команды Insert Table или нарисовать таблицу с помощью команды Draw Table. Чтобы построить таблицу Excel, выберите команду Excel Spreadsheet. Чтобы построить таблицу по шаблону, воспользуйтесь командой Quick Table. 8.4.4. Применение объектов Word Art Для того, чтобы применить объект Word Art, выберите пункт меню Insert -> Text -> Word Art. В открывшейся выкладке определите нужную вам форму. Чтобы дополнить публикацию красочной надписью, примените команду WordArt. В открывшемся окне выберите нужную надпись. После щелчка на ней левой кнопкой мыши в открывшемся окне введите необходимый текст и нажмите кнопку OK.

8.5. Проектирование страницы 8.5.1. Формирование документа с помощью шаблонов Чаще всего, первое, что надо сделать, - создать в Word новый документ. Его можно создать с помощью шаблона. Сначала выберите команду Open. Нужный шаблон можно найти в Интернете с помощью графы Microsoft Office Online или же воспользоваться шаблонами из графы Featuring: Blank Document бланк документа New blog entry новая вступительная страница Blank Template шаблон My Templates – пака собственных шаблонов New from existing - новый из существующих. 8.5.2. Нумерация станиц Чтобы пронумеровать страницы документа, используйте команду Insert -> Page number Номер страницы можно расположить сверху (Top of Page), внизу страницы (Bottom of Page), по краю страницы (Margins of Page). Можно задать нужный формат нумерации с помощью команды Format Page number. И, наконец, отменить нумерацию страниц может команда Remove Page number.

8.6. Печать документа 8.6.1. Предварительный просмотр Чтобы осуществить предварительный просмотр публикации перед печатью либо перед размещением в Интернете, выберите команду Print Preview. Ее можно найти в настройках Customize the Toolbar .В открывшемся окне вы можете переходить от странице к странице с помощью команд Page up и Page down. Вывести на печать документ можно, воспользовавшись командой Print. Чтобы весь экран занимала одна страница, примените команду One Page, Чтобы одновременно просматривать две страницы, нажмите на кнопку Two Pages. Масштаб просмотра страниц можно изменять с помощью команды Zoom. С помощью кнопки Close Print Preview вы можете вернуться в нормальный режим просмотра.

8.6.2 Подготовка к печати Чтобы распечатать документ, воспользуйтесь командой Print меню File. В открывшемся окне вы можете выбрать размер бумаги в графе Paper -> Size. В разделе Page range вы можете задать распечатку всех страниц All pages, а так же текущей страницы – Current page или же страниц по выбору – Pages. Расположение страниц можно изменить с помощью команд Portrait и Landscape. Количество копий можно задать в графе Copies. Когда все параметры заданы, примените команду Print.

8.7. Сохранение документа Для того, чтобы сохранить напечатанный документ нажмите команду Save на стандартной панели инструментов или выберите команду меню File -> Save as. При щелчке левой кнопкой мыши на этой команде откроется диалоговое окно. Выберете нужное место сохранения файла, задайте его имя.