Management und Controlling von IV-Projekten [Reprint 2014 ed.] 9783486803884, 9783486254044

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Management und Controlling von IV-Projekten Von Universitätsprofessor

Dr. Herbert Kargl

R.Oldenbourg Verlag München Wien

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Kargl, Herbert: Management und Controlling von IV-Projekten / von Herbert Kargl. München ; Wien : Oldenbourg, 2000 ISBN 3-486-25404-9

© 2000 Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH Rosenheimer Straße 145, D-81671 München Telefon: (089) 45051-0, Internet: http://www.oldenbourg.de Das Werk einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf säure- und chlorfreiem Papier Druck: Grafik + Druck, München Bindung: R. Oldenbourg Graphische Betriebe Binderei GmbH ISBN 3-486-25404-9

Vorwort

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Vorwort Das Arbeiten im Umfeld der Informationsverarbeitung (IV) erfolgt häufig in Form von Projekten, die z. B. die Konzeption und die Entwicklung von Anwendungssystemen, deren Modifizierung und Anpassung oder die Auswahl und Einführung von Standard-Anwendungssoftware zum Gegenstand haben. Projekte dieser Art sind u. a. dadurch gekennzeichnet, daß das Vorhaben nicht selten komplex und innovativ ist, daß Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens daran beteiligt sind, daß sich Vorgaben und Rahmenbedingungen während der Laufzeit des Projektes ändern, und daß die Projektarbeit nicht selten unter einem hohen Zeitund Erfolgsdruck steht - Sachverhalte, die ein stringentes Management und Controlling erfordern, damit IV-Projekte „nicht aus dem Ruder laufen". Projekte der genannten Art sind weiter dadurch gekennzeichnet, daß sie weit über die „Programmentwicklung" hinausgehen, denn sie basieren auf betriebswirtschaftlichen Problem- bzw. Aufgabenstellungen. Dies hat zur Folge, daß der fachlichen Konzeption eines IV-Projektes ein besonders hoher Stellenwert zukommt. Projektarbeit bedarf zunächst einer „organisatorischen Verfassung"; deshalb werden im Kapitel „A. Grundlagen des Managements von IV-Projekten" zunächst die Organisationsformen für Projekte, das Rollenverständnis für die Mitarbeit, die Regelung der Zusammenarbeit sowie die Koordinierung von Projekten kurz dargestellt. Die zur Durchführung von Projekten allgemein erforderlichen Schritte werden in den Abschnitten Projektplanung und Projektsteuerung beschrieben. IV-Projekte stellen jedoch hinsichtlich der Planung und Durchführung spezifische Anforderungen; deshalb werden in Kapitel „B. Projektplanung für Anwendungssysteme" die typischen Modalitäten zur Planung von Projekten zur Softwareentwicklung (Abschnitt 1) sowie zur Planung von Projekten für Standard-Anwendungssoftware (Abschnitt 2) skizziert. Aufgaben und Ziele des Projektcontrolling, das „betriebswirtschaftlichen Service" für das Projektmanagement erbringen soll, werden in Kapitel C. dargestellt. Der Anhang (Kapitel D.) enthält einen kurzgefassten Leitfaden zur Erarbeitung des Fachentwurfs von Anwendungssystemen sowie durchgängige Beispiele zum Fachentwurf, erarbeitet auf Basis des funktions- und datenorientierten Entwerfens sowie des objektorientierten Entwerfens von Softwaresystemen.

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Vorwort

Die Adressaten dieses Buches sind Studierende der Facinrichtung „Wirtschaftsinformatik", Anwender aus den Fachabteilungen von Unternehmen, die in IV-Projele

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Abb. 29: Projekt-Darstellungen

(Quelle: SCITOR-Project Scheduler 7)

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Grundlagen

der verursachten Personalkosten. Diese ergeben sich dadurch, daß die Zeitdauer entweder mit einem einheitlichen Verrechnungssatz für die Personalstunde [DM/h] bewertet wird, oder daß unterschiedliche Verrechnungssätze, z. B. differenziert nach internen und externen Mitarbeitern oder nach Mitarbeitern unterschiedlicher Gehaltsstufen, in Ansatz gebracht werden. Die Hochrechnung der Gesamtkosten eines Projektes aus den Kosten einzelner Arbeitspakete oder Aktivitäten erfolgt zweckmäßigerweise über die Netzplantechnik.

Α. Grundlagen

5. 5.1

Projektsteuerung Aufgaben und Ziele

Der Projektsteuerung fällt die Aufgabe zu, die Realisierung des Projektes gemäß den dafür getroffen Zielsetzungen zu gewährleisten; das besondere Augenmerk gilt hierbei dem Projektablauf, der durch geeignete Maßnahmen so zu gestalten und zu flankieren ist, daß das Projekt nicht „aus dem Ruder läuft". Planungsdefizite als Ursache Steuern erfordert Im Gegensatz zum Kontrollieren i. d. R. kurskorrigierende Eingriffe, für IV-Projekte ist die Erfordernis hierzu nicht selten durch Defizite bei der Projektplanung begründet, so z. В.: • unklar formulierte Projektziele, • falsche Einschätzung des Ressourcenbedarfs, • unzureichende Strukturierung der Aufgabenstellung, • unzweckmäßige Organisation des Pojektteams, • unzweckmäßiges Vorgehensmodell, • unzureichender Projektstrukturplan, • unzureichend definierte Zwischenergebnisse. Indikatoren für Probleme Kurskorrigierende Eingriffe werden insbesondere dann erforderlich, wenn sich im Verlauf des Projektes Hinweise auf sich abzeichnende Probleme ergeben; solche sind z. В.: • Änderung der Projektziele und/oder der Rahmenbedingungen durch den Auftraggeber, • nachträgliche Ergänzungswünsche des Auftraggebers,

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Α.

Grundlagen

• Änderung der Projektpriorität, • fehlerhaft oder nicht anforderungsgerecht erarbeitete Zwischenergebnisse, • Zeit- und Kostenüberschreitungen nnit zunehmender Tendenz. Die Ziele für die Projektsteuerung resultieren unnnittelbar aus den Projektzielen: • vorgabengerechte Ergebnisse, • ternningerechte Ergebnisse, • Einhaltung des Projektbudgets. Um diese Ziele erreichen zu können, ist es zunächst erforderlich, daß das IV-Projekt nach einem Vorgehensmodell durchgeführt wird, daß ein Projektstrukturplan und ein Projektablaufplan vorliegt, daß eine Termin- und Kostenplanung sowie eine Qualitätsplanung erfolgt ist. Weiter sind erforderlich eine Projektfortschrittskontrolle, Maßnahmen zur Qualitätslenkung sowie Maßnahmen zur Handhabung von Änderungsanforderungen.

5.2

Projektfortschrittskontrolle

Das geeignete Instrument für eine Projektfortschrittskontrolle ist der Projektstatusbericht (s. Abb. 79). Dieser Bericht bildet die Grundlage für korrigierende Eingriffe in den Projektverlauf und für weitere Planfortschreibungen; er ist deshalb regelmäßig zu festen Terminen zu erstellen, die als „IVIanagement-Checkpoints" die Abfolge von Meilensteinen oder Arbeitspaketen nach Maßgabe eines Vorgehensmodells überlagern. Unabdingbare Voraussetzung für das Erstellen des Projektstatusberichtes sind Objekt-, personen- und

À. Grundlagen

tätigkeitsbezogene Zeitaufschreibungen, denn ohne diese wird jede Projektfortschrittskontrolle illusorisch. Weiter bieten sich zur Unterstützung der Projektfortschrittskontrolle Projektmanagementsysteme an, deren Funktionsspektrum in Kap.A.4.7. dargestellt wurde.

5.3.

Werkzeugunterstützung der Teamarbeit

Projektteams müssen nicht zwingend die geforderte Leistung zur gleichen Zeit und am gleichen Ort erbringen; diese Leistung kann von den Mitgliedern des Teams auch zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten erbracht werden. Daraus resultiert ein besonderer Bedarf an Unterstützung der Kommunikation und Kooperation im Projektteam, denn es muß letztlich die gemeinsame Arbeit am IV-Projekt ermöglicht werden durch • dezentralen Zugriff auf zentral vorgehaltene Ressourcen, • zeitlich und örtlich unbeschränkten Informationsaustausch, • gemeinsames Prüfen und Bewertung von Teilergebnissen, • das Kommunizieren von Handlungsbedarf und getroffenen Entscheidungen. Groupware-Systeme Das geeignete Instrumentarium hierzu liefern Groupware-Systeme (synonym: Computer Supported Cooperative Work - CSCW); deren Leistungsspektrum umfaßt Üblicherwelse

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Α. Grundlagen

• die Funktionen von Bürosystemen, • Zugang zu internet und Intranet, • Mögliclil