Skills + Tools: Selbstmanagement mit PC und Office [1. Aufl.] 9783658320034, 9783658320041

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Harald Nahrstedt

Skills + Tools Selbstmanagement mit PC und Office

Skills + Tools

Harald Nahrstedt

Skills + Tools Selbstmanagement mit PC und Office

Harald Nahrstedt Möhnesee, Deutschland

ISBN 978-3-658-32003-4 ISBN 978-3-658-32004-1  (eBook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1 Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detail­ lierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. © Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von allgemein beschreibenden Bezeichnungen, Marken, Unternehmensnamen etc. in diesem Werk bedeutet nicht, dass diese frei durch jedermann benutzt werden dürfen. Die Berechtigung zur Benutzung unterliegt, auch ohne gesonderten Hinweis hierzu, den Regeln des Markenrechts. Die Rechte des jeweiligen Zeicheninhabers sind zu beachten. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral. Lektorat: Eric Blaschke Springer Vieweg ist ein Imprint der eingetragenen Gesellschaft Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH und ist ein Teil von Springer Nature. Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany

VORWORT

Skills + Tools

Warum dieses Buch Personal Coaching und Change-Management sind die Schlagwörter unserer Zeit. Personal Trainer und Trainerinnen wachsen wie Pilze aus dem Boden. Inzwischen gibt es quasi einen Coach für alle Fälle. Dabei ist es so einfach, erst einmal selbst anzufangen. Die Philosophin Hannah Arendt hat es einmal so ausgedrückt: Das Besondere am Menschen ist seine Fähigkeit, zu jedem Zeitpunkt etwas völlig Neues zu beginnen. Dieses Buch ist als Lehrbuch gedacht für diejenigen, die für ihre Organisation einen PC verwenden, wie Studierende aller Fachrichtungen an Hochschulen, Fachhochschulen und privaten Akademien. Für Teilnehmer an Bildungseinrichtungen, Organisatoren in Unternehmen, Menschen im Home-Office, Freiberufler und alle, die autodidaktisch ihren Erfolg planen. Autodidaktisches Lernen ist – meiner Erfahrung nach – viel nachhaltiger als formalisiertes oder institutionalisiertes Lernen, setzt aber sehr viel Disziplin voraus. In den OfficeAnwendungen von Microsoft steckt ein enormes Effizienzpotenzial. Doch trotz des täglichen Umgangs wissen nur die wenigsten Anwender die programmeigenen Möglichkeiten für eine einfachere, schnellere und effizientere Arbeitsorganisation zu nutzen. Die wenigsten kennen die Möglichkeiten, die Office durch eine objektorientierte Entwicklungsumgebung liefert. Sie bleiben in diesem Buch ungenannt, denn es würde den vorgegebenen Rahmen sprengen. Daher verweise ich auf meine Bücher im Literaturverzeichnis, die mit dem Hinweis auf VBA eine autodidaktische Möglichkeit zum Einstieg in diese Materie bieten und durch ihre Anwendungsgebiete den Nutzen in anschaulichen Beispielen gleich mitliefern. Als ich dieses Buch im Herbst 2019 begann, war der Begriff Corona nur wenigen bekannt. Niemand ahnte damals, dass es bald traurige Berühmtheit erlangen sollte und eine Selbstorganisation im Home-Office uns neue Wege und Ziele vorgab. Einige davon werden unseren Berufsalltag nachhaltig verändern und unsere Kommunikationstechnik noch stärker beeinflussen. Es ist für viele kein Problem mehr, per Videokonferenz Meinungen und Daten auszutauschen. Das Arbeiten im Team setzt neue Grenzen aber auch Freiräume.

V

Wir haben wieder gelernt, oder besser mussten lernen, unsere Komfortzone zu verlassen. Doch darin liegt auch eine Chance weg von der langweiligen täglichen Routine. Bei aller Planung sind wir aufgefordert, neue Erkenntnisse und Einsichten umzusetzen, um damit neue Motivation zu erhalten, auch wenn wir dabei manchmal scheitern. Die in diesem Buch beschriebenen Techniken sollen den Leser in seiner Entwicklung unterstützen, anwenden muss er sie selbst.

Version Diese Auflage wurde mit der Office-Version 2016 auf dem Betriebssystem Windows 10 erstellt, aber auch auf der Version 2019 getestet. Vieles lässt sich auch in älteren Versionen umsetzen, notfalls mit den erforderlichen Anpassungen.

Zum Aufbau Die in diesem Buch beschriebenen Möglichkeiten der unterschiedlichen Office-Anwendungen sind nicht vollständig. Ich habe mich vielmehr auf die häufig benutzten Aktionen beschränkt und die dazu erforderlichen Kenntnisse beschrieben. Jedes Kapitel hat ein Unterkapitel Einführung, in der diese zunächst aufgeführt sind, bevor sie in den nachfolgenden Unterkapiteln angewendet werden. Der Blick richtet sich also zuerst auf die Anwendungsbereiche und leitet daraus die erforderlichen Kenntnisse ab. Die vorgegebenen Lösungen zu Aufgaben bilden nur eine Basis für eigene Entwicklungen und Anpassungen. Jeder Anwender hat eine eigene Sicht der Dinge und wird seinen PC und die vorhandenen Programme möglicherweise anders nutzen wollen, auch mit hier nicht genannten Tools, wie z. B. die Besitzer eines PCs mit Apple oder UNIX Betriebssystem. Für diesen Leserkreis sind meine Organisationsbeschreibungen ebenfalls hilfreich, beruhen sie doch auf Erfahrung, auch im Umgang mit solchen Systemen.

Danksagung Ich danke all denen im Hause Springer-Vieweg, die stets im Hintergrund wirkend, zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Ein besonderer Dank gilt dem Lektorat und ihrem Cheflektor Thomas Zipsner, der mir geduldig mit vielen wichtigen und richtigen Ratschlägen stets half, den für den Leser richtigen Weg einzuschlagen. Gemeinsam haben wir in zwei Jahrzehnten einiges bewegt. Mein Dank gilt außerdem Eric Blaschke, der meine Manuskripte geduldig und sorgfältig lektoriert hat.

An den Leser Auf meiner Homepage www.harald-nahrstedt.de befinden sich die Downloads, die im Buch mit dem Symbol  angegeben sind. Dort finden Sie auch meine weiteren Bücher und deren Ergänzungen.

Möhnesee, August 2020

VI

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VORWORT

Harald Nahrstedt

INHALT

Skills + Tools

1 Datenverarbeitung 1.1 Einführung ..........................................................................................................1 1.2 Grundlagen .........................................................................................................1 1.3 Hardware und Software ......................................................................................3 1.4 Betriebssystem Windows ...................................................................................4 1.5 Objekte ...............................................................................................................9 1.6 Office-Anwendungen .......................................................................................10 1.7 Menüband .........................................................................................................13 1.8 Symbolleiste für den Schnellzugriff .................................................................16 1.9 Kontextmenü ....................................................................................................17 1.10 Dateien und Ordner ........................................................................................17 1.10.1 Explorer .........................................................................................18 1.10.2 Total Commander ..........................................................................23 1.10.3 Backups .........................................................................................24 1.10.4 Windows 10 wiederherstellen .......................................................26 1.10.5 OneDrive .......................................................................................26 1.11 Objekte handhaben .........................................................................................26 1.11.1 Mehrere Objekte markieren ...........................................................27 1.11.2 Objekte gruppieren ........................................................................28 1.11.3 Kopieren und Einfügen mit der Zwischenablage ..........................29 1.11.4 Drag and Drop ...............................................................................29 1.11.5 Objekte anordnen ..........................................................................30

2 Persönliche Ressourcen 2.1 Einführung ........................................................................................................31 2.1.1 Excel-Optionen................................................................................31 2.1.2 Zellen und Zellbereiche ...................................................................32 2.1.3 Formeln ...........................................................................................33 2.1.4 Zellformate ......................................................................................34 2.1.5 Absolute und relative Zellbezüge ....................................................37

VII

2.1.6 Bereichsnamen ................................................................................39 2.1.7 Bedingte Formatierung ....................................................................40 2.1.8 Einfache Funktionen........................................................................42 2.1.9 Ein einfaches Liniendiagramm ........................................................44 2.2 Tagesleistungskurve .........................................................................................45 2.3 Kreative Zeiten .................................................................................................48 2.4 Eat the Frog ......................................................................................................50 2.5 Die Kurve des Vergessens ................................................................................50 2.6 Wiederholen .....................................................................................................52 2.7 Spacing-Effekt ..................................................................................................53 2.8 Biorhythmus .....................................................................................................54 2.9 Lösungskompetenz ...........................................................................................56

3 Kreativtechniken 3.1 Einführung ........................................................................................................59 3.1.1 Word-Optionen................................................................................59 3.1.2 Word starten und schließen .............................................................60 3.1.3 Zeichen- und Absatzformate ...........................................................63 3.1.4 Sonderzeichen in Word ...................................................................65 3.1.5 Texte bearbeiten ..............................................................................67 3.1.6 Formeln ...........................................................................................71 3.1.7 Word-Tabellen ................................................................................73 3.1.8 FreeMind .........................................................................................76 3.1.9 Mit FreeMind arbeiten.....................................................................77 3.1.10 OneNote ........................................................................................77 3.2 To-Do-Liste ......................................................................................................79 3.2.1 Liste mit FreeMind ..........................................................................79 3.2.2 Liste mit Word ................................................................................80 3.2.3 Liste mit Excel ................................................................................81 3.2.4 Liste mit OneNote ...........................................................................83 3.3 Umkehrmethode ...............................................................................................85 3.4 Prognosen .........................................................................................................86 3.4.1 Szenario-Manager ...........................................................................86 3.4.2 Zielwertsuche ..................................................................................87 3.4.3 Datentabelle .....................................................................................88 3.4.4 Prognoseblatt ...................................................................................88 3.5 Morphologische Matrix ....................................................................................90 3.6 Visual Thinking ................................................................................................91 3.7 Alte Lösungen ..................................................................................................91 3.8 Heuristik ...........................................................................................................92

4 Ziele bestimmen 4.1 Einführung ........................................................................................................93 4.1.1 Daten in Excel transponieren ...........................................................95 4.1.2 Benutzerdefinierte Listen in Excel ..................................................95 4.1.3 Word-Layout ...................................................................................96 4.1.4 Abbildungen im Text.....................................................................101 4.1.5 Druckausgabe in Word ..................................................................105

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INHALT

4.1.6 Seriendrucke ..................................................................................107 4.1.7 Word optimieren............................................................................111 4.2 SMART-Methode ...........................................................................................116 4.3 Zielkreuz.........................................................................................................118 4.4 Trendanalyse ..................................................................................................119 4.4.1 Methode der kleinsten Fehlerquadrate ..........................................119 4.4.2 TREND-Funktion ..........................................................................121 4.5 Machbarkeitsstudie .........................................................................................122 4.6 Zielgewichtung ...............................................................................................123 4.7 Pareto-Prinzip .................................................................................................125

5 Kommunikation 5.1 Einführung ......................................................................................................127 5.1.1 Word-Vorlagen..............................................................................129 5.1.2 Word-Dokumentvorlagen ..............................................................130 5.1.3 Outlook-Module ............................................................................138 5.1.4 PowerPoint-Optionen ....................................................................140 5.1.5 PowerPoint-Vorlagen ....................................................................140 5.1.6 Texteditoren Notepad und Notepad++ ..........................................141 5.1.7 Microsoft Whiteboard ...................................................................142 5.2 Korrespondenz führen ....................................................................................142 5.2.1 Grundlagen ....................................................................................142 5.2.2 Anfrage ..........................................................................................143 5.2.3 Angebot .........................................................................................145 5.2.4 Auftrag / Bestellung ......................................................................145 5.2.5 Auftragsbestätigung / Bestellannahme ..........................................146 5.2.6 Rechnung .......................................................................................146 5.2.7 Mahnung........................................................................................146 5.2.8 Tastschreiben .................................................................................146 5.3 Normbrief nach DIN 5008..............................................................................149 5.3.1 Briefkopf .......................................................................................149 5.3.2 Anschriftenfeld ..............................................................................149 5.3.3 Anschriftenfeld Ausland ................................................................149 5.3.4 Betreffzeile ....................................................................................150 5.3.5 Bezeichnungszeile .........................................................................150 5.3.6 Grußformel ....................................................................................151 5.3.7 Unterschrift....................................................................................151 5.3.8 Anlagen .........................................................................................151 5.3.9 Datum ............................................................................................151 5.3.10 Telefonnummer ...........................................................................151 5.3.11 Hervorhebungen ..........................................................................152 5.3.12 Seitenstruktur ..............................................................................152 5.3.13 Beispiel für Vorgaben in einem Unternehmen ............................152 5.4 Kontakte pflegen ............................................................................................153 5.4.1 Kontakt eingeben...........................................................................153 5.4.2 Kontaktlisten .................................................................................153 5.4.3 Visitenkarten .................................................................................154 5.5 Im Team arbeiten............................................................................................155

5 Kommunikation

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5.5.1 Kommentare ..................................................................................155 5.5.2 Nachverfolgen ...............................................................................156 5.5.3 Zusammenführung ........................................................................157 5.5.4 Vergleichen ...................................................................................159 5.5.5 Einschränkungen ...........................................................................159 5.6 E-Mails nutzen ...............................................................................................160 5.6.1 Konto erstellen ..............................................................................161 5.6.2 E-Mail-Verarbeitung .....................................................................162 5.6.3 E-Mail in ein anderes Modul übertragen .......................................162 5.6.4 E-Mail schreiben ...........................................................................163 5.6.5 E-Mail-Vorlagen ...........................................................................164 5.6.6 Anhang und Signatur .....................................................................164 5.6.7 Regeln ...........................................................................................165 5.7 Vortrag halten .................................................................................................167 5.7.1 Planung ..........................................................................................167 5.7.2 Takahashi-Methode .......................................................................169 5.7.3 Folien.............................................................................................170 5.7.4 Folien-Übergänge ..........................................................................171 5.7.5 Master-Folien ................................................................................172 5.7.6 Animationen ..................................................................................173 5.7.7 Aktionsschaltflächen .....................................................................175 5.7.8 Regeln ...........................................................................................176 5.8 Verhandlungen führen ....................................................................................177 5.8.1 Konkurrenz-Strategie ....................................................................177 5.8.2 Vermeidungs-Strategie ..................................................................178 5.8.3 Anpassungs-Strategie ....................................................................178 5.8.4 Kooperations-Strategie ..................................................................178 5.8.5 Kompromiss-Strategie ...................................................................178 5.9 Konferenz planen ...........................................................................................178 5.10 Das Internet ..................................................................................................180 5.10.1 Internet-Protokoll ........................................................................180 5.10.2 IP-Adresse und Domäne ..............................................................180 5.10.3 Das World-Wide-Web .................................................................182 5.10.4 Nachrichten und Sicherheit .........................................................182 5.10.5 Deep Packet Inspection ...............................................................183 5.10.6 Malware .......................................................................................184 5.10.7 Verhaltensbasierte Werbung .......................................................185 5.10.8 Suchmaschinen ............................................................................185 5.10.9 Cloud Computing ........................................................................187 5.10.10 Social Media ..............................................................................187

6 Zeitplanung 6.1 Einführung ......................................................................................................189 6.1.1 Outlook-Optionen..........................................................................189 6.1.2 Outlook und OneNote ...................................................................189 6.1.3 Vorteile des Zeitmanagements ......................................................190 6.1.4 Die 60-40-Regel ............................................................................191 6.1.5 Zeitfresser und Zeitfallen ..............................................................191

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INHALT

6.2 Termine ..........................................................................................................192 6.2.1 Wochenplan ...................................................................................193 6.2.2 Tagesplan ......................................................................................200 6.2.3 Termine mit Regeln übersichtlich darstellen .................................201 6.2.4 Ressourcen-Kalender.....................................................................201 6.3 Methoden zur Zeitplanung .............................................................................202 6.3.1 Pareto-Prinzip ................................................................................202 6.3.2 ALPEN-Methode...........................................................................202 6.3.3. Eisenhower-Matrix .......................................................................203 6.3.4 ABC-Analyse ................................................................................204 6.3.5 Salami-Taktik ................................................................................205 6.3.6 Pomodoro-Technik ........................................................................206 6.3.7 Time-Boxing .................................................................................208 6.3.8 Erfolgskontrolle .............................................................................208

7 Aufgabenplanung 7.1 Einführung ......................................................................................................209 7.1.1 Outlook-Optionen..........................................................................209 7.2 Aufgaben in Outlook sammeln .......................................................................210 7.2.1 Aufgaben erstellen .........................................................................210 7.2.2 Aufgabendetails in OneNote sammeln ..........................................211 7.2.3 Eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen .......................................212 7.2.4 Eine Aufgabe aus einem Kontakt erstellen ....................................212 7.2.5 Eine Aufgabe aus einem Termin erstellen .....................................213 7.2.6 Aufgaben delegieren......................................................................214 7.2.7 Eine Aufgabe zugewiesen bekommen ...........................................215 7.3 Aufgaben in Outlook verwalten .....................................................................215 7.3.1 Die Aufgabenliste ..........................................................................215 7.3.2 Mit den Aufgabenlisten arbeiten ...................................................218 7.3.3 Aufgabenliste im Kalender einblenden .........................................224 7.3.4 Aufgabenliste im Nachrichtenfenster einblenden ..........................225 7.4 Vorlagen zur Aufgabenliste ............................................................................226 7.4.1 Einfache Vorlage in Excel .............................................................226 7.4.2 Excel-Vorlage für mehrere Projekte ..............................................227 7.4.3 Einfache Vorlage in OneNote .......................................................227 7.4.4 OneNote-Vorlage mit Prioritäten ..................................................228 7.5 Methoden zur Aufgabenplanung ....................................................................228 7.5.1 Die 60-40-Regel ............................................................................228 7.5.2 Die Ivy-Methode ...........................................................................229 7.5.3 Die ABC-Methode ........................................................................229 7.5.4 Die Top-Down-Methode ...............................................................230

8 Projektorganisation 8.1 Einführung ......................................................................................................233 8.1.1 Vertikales Liniendiagramm in Excel .............................................233 8.1.2 Project ...........................................................................................236 8.1.3 Visio ..............................................................................................237 8.2 Projektinitialisierung ......................................................................................238

7 Aufgabenplanung

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8.2.1 Die Projektidee ..............................................................................238 8.2.2 Marktanalysen ...............................................................................241 8.2.3 Projektziele ....................................................................................243 8.2.4 Bewertungsanalysen ......................................................................246 8.2.5 Risiko-Analyse ..............................................................................247 8.3 Projektplanung................................................................................................248 8.3.1 Projekt-Strukturplan ......................................................................248 8.3.2 Arbeitspakete .................................................................................250 8.3.3 Projekt-Ablaufplan ........................................................................251 8.3.4 Kapazitätsplan ...............................................................................257 8.3.5 Kostenplan .....................................................................................259 8.4 Projektdurchführung .......................................................................................261 8.4.1 Projektphasen und Meilensteine ....................................................261 8.4.2 Agile Methoden .............................................................................262 8.4.3 Projekt-Tracking............................................................................264 8.4.4 Projekt-Kommunikation ................................................................265 8.5 Projektsteuerung .............................................................................................267 8.5.1 Leistungskontrolle .........................................................................267 8.5.2 Termin- und Kostenkontrolle ........................................................269 8.5.3 Reviews .........................................................................................271 8.6 Entscheidungen treffen ...................................................................................272 8.6.1 Die Pro-und-Kontra-Liste..............................................................272 8.6.2 Die Methode des Benjamin Franklin .............................................272 8.6.3 Entscheidung unter Sicherheit .......................................................273 8.6.4 Entscheidung unter Unsicherheit ...................................................274 8.6.5 Entscheidung unter Risiko .............................................................274 8.6.6 Entscheidung bei Ungewissheit .....................................................275 8.6.7 Prinzip des unzureichenden Grundes ............................................277 8.6.8 Die Weisheit der Masse nutzen .....................................................278

9 Datenauswertung 9.1 Einführung ......................................................................................................279 9.1.1 Excel-Optionen..............................................................................279 9.1.2 Excel-Arbeitsblatt-Register ...........................................................279 9.2 Datenaufbereitung ..........................................................................................280 9.2.1 Daten zusammenfassen .................................................................280 9.2.2 Daten konsolidieren .......................................................................281 9.2.3 Daten sortieren ..............................................................................283 9.2.4 Daten filtern...................................................................................284 9.2.5 Summenfunktionen .......................................................................285 9.2.6 Teilergebnisse................................................................................287 9.2.7 Tabellenobjekte .............................................................................289 9.2.8 Datenschnitte .................................................................................290 9.3 Pivot-Tabellen ................................................................................................291 9.3.1 Pivot-Schema ................................................................................291 9.3.2 Erste Pivot-Tabelle ........................................................................292 9.3.3 Auswertungsfunktionen .................................................................293 9.3.4 Zeilenfeld mehrfach nutzen ...........................................................294

XII

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INHALT

9.3.5 Zeilen- und Spaltenfeld kombinieren ............................................295 9.3.6 Spaltenfeld mehrfach nutzen .........................................................296 9.3.7 Seitenfeld .......................................................................................296 9.3.8 Geografische Gruppierung ............................................................297 9.3.9 Zeitliche Gruppierung ...................................................................298 9.3.10 Numerische Gruppierung ............................................................299 9.3.11 Benutzerdefinierte Gruppierung ..................................................300 9.3.12 Weitere Berechnungen ................................................................302 9.3.13 Daten für Pivot-Tabellen konsolidieren ......................................303 9.3.14 Pivot-Diagramme ........................................................................304 9.4 Daten-Szenarien .............................................................................................305 9.4.1 Excel-Szenarien .............................................................................305 9.4.2 Zielwertsuche ................................................................................306 9.4.3 Datentabelle mit einer Variablen ...................................................307 9.4.4 Datentabelle mit zwei Variablen ...................................................308 9.4.5 Datentabelle mit mehr als zwei Variablen .....................................309 9.4.6 Lösung linearer Gleichungssysteme ..............................................312 9.4.7 Extremwerte finden .......................................................................313 9.5 Formulare .......................................................................................................314 9.5.1 Gültigkeitsprüfung.........................................................................315 9.5.2 Listenvorgaben ..............................................................................318 9.5.3 Bearbeitungsbereiche ....................................................................319 9.5.4 Blattschutz .....................................................................................320

10 Datenbeziehungen 10.1 Einführung ....................................................................................................321 10.1.1 Normalformen .............................................................................322 10.1.2 Relationen....................................................................................323 10.1.3 Entity Relationship Model...........................................................324 10.1.4 Beziehungen in Datenbanken ......................................................326 10.1.5 Kardinalität ..................................................................................326 10.1.6 Rollen ..........................................................................................327 10.1.7 Excel-Optionen............................................................................328 10.1.8 Access-Optionen .........................................................................328 10.2 Datenmodelle in Excel .................................................................................328 10.2.1 SVERWEIS-Funktion .................................................................329 10.2.2 Beziehungen ................................................................................329 10.2.3 MS-Query ....................................................................................333 10.2.4 Power Query ................................................................................336 10.3 Datenmodelle in Access ...............................................................................341 10.3.1 Tabellen .......................................................................................341 10.3.2 Schlüssel ......................................................................................344 10.3.3 Beziehungen ................................................................................345 10.3.4 Auswahlabfragen .........................................................................347 10.3.5 Aktionsabfragen ..........................................................................352 10.3.6 Formulare ....................................................................................355 10.3.7 Berichte .......................................................................................357 10.3.8 Navigationsformular ....................................................................358

10 Datenbeziehungen

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XIII

LEKTIONEN

Skills + Tools

Skills EDV-Grundlagen Begriff Informatik ....................................................................................................1 Von Neumann-Prinzip ..............................................................................................1 Speichereinheiten .....................................................................................................1 Aufbau eines Computers ..........................................................................................1 Hardware und Software ............................................................................................3 Firmware ..................................................................................................................3 Betriebssystem Windows .........................................................................................4 Taskmanager ............................................................................................................4

Objekte und Modelle Objekte in der realen Welt ........................................................................................9 Objektstrukturen .......................................................................................................9 Modellierung ............................................................................................................9 Objekte handhaben .................................................................................................26

Persönliche Ressourcen Tagesleistungskurve ...............................................................................................45 Kreative Zeiten .......................................................................................................48 Eat the frog .............................................................................................................50 Die Kurve des Vergessens ......................................................................................50 Wiederholen ...........................................................................................................52 Spacing-Effekt ........................................................................................................53 Biorhythmus ...........................................................................................................54 Lösungskompetenz .................................................................................................56

Kreativtechniken To-Do-Liste ............................................................................................................79 Umkehrmethode .....................................................................................................85 Prognosen ...............................................................................................................86 Morphologische Matrix ..........................................................................................90

XV

Visual Thinking ......................................................................................................91

Ziele bestimmen SMART-Methode .................................................................................................116 Zielkreuz...............................................................................................................118 Trendanalyse ........................................................................................................119 Machbarkeitsstudie ...............................................................................................122 Zielgewichtung .....................................................................................................123 Pareto-Prinzip .......................................................................................................125

Verhandlungen führen Konkurrenz-Strategie ...........................................................................................177 Vermeidungs-Strategie .........................................................................................178 Anpassungs-Strategie ...........................................................................................178 Kooperations-Strategie .........................................................................................178 Kompromiss-Strategie ..........................................................................................178

Korrespondenz führen Korrespondenzkette ..............................................................................................142 Anfrage ................................................................................................................143 Angebot ................................................................................................................145 Auftrag / Bestellung .............................................................................................145 Auftragsbestätigung / Bestellannahme .................................................................146 Rechnung..............................................................................................................146 Mahnung...............................................................................................................146 Normbrief DIN 5008 ............................................................................................149

Internet kennen Internet-Protokoll .................................................................................................180 IP-Adresse und Domäne .......................................................................................180 Das World-Wide-Web ..........................................................................................182 Nachrichten und Sicherheit ..................................................................................182 Deep Packet Inspection ........................................................................................183 Malware................................................................................................................184 Verhaltensbasierte Werbung ................................................................................185 Suchmaschinen .....................................................................................................185 Cloud Computing .................................................................................................187 Social Media .........................................................................................................187

Zeit managen Termine ................................................................................................................189 Wochenplan ..........................................................................................................193 Tagesplan .............................................................................................................200 Ressourcen-Kalender............................................................................................201 Pareto-Prinzip .......................................................................................................202 ALPEN-Methode .................................................................................................202 Eisenhower-Matrix ...............................................................................................203 ABC-Analyse .......................................................................................................204 Salami-Taktik .......................................................................................................205 Pomodoro-Technik ...............................................................................................206 Time-Boxing ........................................................................................................208 Erfolgskontrolle ....................................................................................................208

XVI

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LEKTIONEN

Aufgaben managen Vorlagen in Excel .................................................................................................226 Vorlagen in OneNote............................................................................................227 Die 60-40-Regel ...................................................................................................228 Die Ivy-Methode ..................................................................................................229 Die ABC-Methode ...............................................................................................229 Top-Down-Design ................................................................................................230

Projekte managen Initialisierung .......................................................................................................239 Planung ................................................................................................................248 Durchführung .......................................................................................................261 Steuerung..............................................................................................................267 Entscheidungen treffen .........................................................................................272

Daten sammeln Daten zusammenfassen ........................................................................................280 Daten konsolidieren ..............................................................................................281 Daten sortieren .....................................................................................................283 Daten filtern..........................................................................................................284 Teilergebnisse.......................................................................................................287 Tabellenobjekte ....................................................................................................289 Datenschnitte ........................................................................................................290 Datenbank-Daten ..................................................................................................328

Daten analysieren Pivot-Tabellen ......................................................................................................291 Pivot-Diagramme .................................................................................................291 Excel-Szenarien ....................................................................................................305 Zielwertsuche .......................................................................................................306 Datentabellen mit Variablen .................................................................................307 SVERWEIS-Funktion ..........................................................................................329 Beziehungen .........................................................................................................329 MS-Query .............................................................................................................333 Power Query .........................................................................................................336 Datenbank-Auswertung ........................................................................................341

Daten verbinden Normalformen ......................................................................................................322 Relationen.............................................................................................................323 Entity Relationship Model....................................................................................324 Beziehungen in Datenbanken ...............................................................................326 Kardinalität ...........................................................................................................326 Rollen ................................................................................................................327

Skills |

XVII

Tools Hilfsprogramme FreeMind ................................................................................................................76 OneNote .................................................................................................................77 Texteditoren Notepad und Notepad++ .................................................................141 Microsoft Whiteboard ..........................................................................................142 Tipp10 Tastschreiben ...........................................................................................146 Explorer ..................................................................................................................18 Total Commander ...................................................................................................23 OneDrive ................................................................................................................26

Office Startfenster .............................................................................................................10 Optionen .................................................................................................................10 Menüband ...............................................................................................................13 Symbolleiste ...........................................................................................................16 Das Kontextmenü ...................................................................................................17 Dateien und Ordner ................................................................................................17 Backups ..................................................................................................................24

Word Optionen .................................................................................................................59 Maßeinheiten ..........................................................................................................60 Zeichen- und Absatzformate ..................................................................................63 Sonderzeichen ........................................................................................................65 Blindtext .................................................................................................................67 Textobjekte markieren ............................................................................................67 Tabulatoren.............................................................................................................67 Seitenlayout ............................................................................................................67 Tabellen ..................................................................................................................73 Dokumentvorlagen ...............................................................................................130 Abbildungen .........................................................................................................101 Drucken ................................................................................................................105 Optimieren ............................................................................................................111

Excel Optionen .............................................................................................. 31 / 279 / 328 Grundlagen .............................................................................................................31 Datentypen .............................................................................................................31 Schriftarten .............................................................................................................31 Farben ..................................................................................................................31 Fortlaufende Nummerierung ..................................................................................31 Gleiche Eingabe in verschiedenen Zellen ..............................................................31 Formeln und Funktionen ........................................................................................33 Formeln tabellenübergreifend ................................................................................33 Zellformate ............................................................................................................34 Bedingte Formatierung ...........................................................................................40 Formatvorlagen ......................................................................................................34 Diagramme .............................................................................................................44

XVIII

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LEKTIONEN

Verbundene Zellen .................................................................................................32 Textumbruch ..........................................................................................................32 Benutzerdefinierte Listen .......................................................................................95 Rahmen ..................................................................................................................34 Daten zusammenfassen ........................................................................................280 Daten konsolidieren ..............................................................................................281 Daten sortieren .....................................................................................................283 Daten filtern..........................................................................................................284 Spezialfilter ..........................................................................................................284 Teilergebnisse.......................................................................................................287 Tabellenobjekte ....................................................................................................289 Datenschnitte ........................................................................................................290 Pivot-Tabellen ......................................................................................................291 Pivot-Diagramme .................................................................................................291 Excel-Szenarien ....................................................................................................305 Zielwertsuche .......................................................................................................306 Solver ................................................................................................................306 Datentabellen mit Variablen .................................................................................307 Matrizenrechnung.................................................................................................312 Gültigkeitsprüfung................................................................................................315 Kommentare .........................................................................................................315 Listenvorgaben .....................................................................................................318 Bearbeitungsbereiche ...........................................................................................319 Blattschutz ............................................................................................................320

PowerPoint Optionen ...............................................................................................................140 Planung ................................................................................................................167 Folien 170 ................................................................................................................ Regeln ................................................................................................................176 Master ................................................................................................................172 Animation .............................................................................................................173

Outlook Optionen ......................................................................................................189 / 209 Nachrichten ..........................................................................................................160 Termine ................................................................................................................192 Kalender ...............................................................................................................200 Aufgaben ..............................................................................................................210 Kontakte ...............................................................................................................153

Access Optionen ...............................................................................................................328 Tabellen 341 ................................................................................................................ Schlüssel ...............................................................................................................344 Beziehungen .........................................................................................................345 Auswahlabfragen ..................................................................................................347 Aktionsabfragen ...................................................................................................352 Formulare .............................................................................................................355 Berichte ................................................................................................................357 Navigationsformular .............................................................................................358

Tools |

XIX

KAPITEL 1

Datenverarbeitung

1.1 Einführung In diesem Buch geht es darum, den eigenen PC (heute meistens ein Laptop oder Notebook) so einzusetzen, wie wir es mit Notizblock, Kugelschreiber und Taschenrechner gewohnt sind, ohne lange darüber nachzudenken, welche Entwicklungsprozesse dazu erforderlich waren. Zu Beginn meiner Vorlesungen zeige ich gerne eine Abhandlung, erschienen 1985 in Readers Digest, über die Einführung eines Büroartikels, in dem ich wichtige Stellen geschwärzt habe. Auf meine Frage, um welchen Artikel es sich handeln könnte, ist die Antwort immer eindeutig, nämlich um den Computer. Umso erstaunter sind die Studenten und Studentinnen, wenn sie erfahren, dass es sich dabei um die Einführung des Bleistifts handelt. Die Geschichte lehrt, dass sich alles wiederholt und so hat Jahrzehnte später die Einführung des Computers ebenfalls für viel Aufregung gesorgt, mit ähnlichen Argumenten. Inzwischen machen wir uns mehr Gedanken um die Anwendung und so wird es in Jahrzehnten bestimmt wieder neue Erfindungen geben. Bis dahin werden PC und universelle Programme, wie Word und Excel unter Office, zum täglichen Alltag gehören. Dazu soll dieses Buch einen kleinen Beitrag leisten.

1.2 Grundlagen Dieses Kapitel vermittelt einige Grundlagen und Begriffe. Der Wissensbereich Informatik, dessen Name aus den Begriffen Information und Automatik entstanden ist, beschäftigt sich mit den Gesetzmäßigkeiten und Prinzipien der Verarbeitung, Speicherung und Übertragung von Daten. Die Arbeitsweise der ersten Computer hat noch heute ihre Gültigkeit und basiert auf einem von John von Neumann um 1945 entwickelten Prinzip (Bild 1-1). Dieses basiert wiederum auf Arbeiten von Konrad Zuse, der bereits 1941 mit Z3 den ersten funktionsfähigen Digitalrechner baute, der das EVA-Prinzip der Datenverarbeitung, Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe, verwirklichte. Dabei wurden für alle Signale nur zwei Zustände verwendet, die symbolisch mit den Ziffern 0 und 1 dargestellt werden. Solche Systeme bezeichnet man als Binärsysteme und die kleinste Informationseinheit als ein Bit (binary digit). Daten und Steuerbefehle werden in Speichern verwaltet und ihre wichtigste Größenangabe ist die Speicherkapazität, gemessen in Byte (Tabelle 1-1).

© Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 H. Nahrstedt, Skills + Tools, https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1_1

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Bild 1-1. Fundamentalprinzip digitaler Rechner nach John von Neumann

Informationen (aus Zeichen) zum Zweck der Verarbeitung werden als Daten und die zum Zweck der Übertragung werden als Nachrichten definiert. Ein nach einer Reihenfolge geordneter Zeichenvorrat wird als Alphabet bezeichnet. Tabelle 1-1. Speichereinheiten Bezeichnung

Größe

1 Bit

0 oder 1, kleinste Informationseinheit

1 Byte

1 Byte = 8 Bit, damit lässt sich ein Zeichen aus einem Zeichensatz (Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen) darstellen.

1 Kilobyte

1 KB = 210 Byte (1 024 Byte)

1 Megabyte

1 MB = 220 Byte (1 048 576 Byte)

1 Gigabyte

1 GB = 230 Byte (1 073 741 824 Byte)

1 Terabyte

1 TB = 240 Byte (1 099 511 627 776 Byte)

1 Petabyte

1 PB = 250 Byte

1 Exabyte

1 EB = 260 Byte

1 Zettabyte

1 ZB = 270 Byte

1 Yottabyte

1 YB = 280 Byte

Das erste allgemein verwendete, herstellerunabhängige Alphabet ist der ASCII-Code (american standard code for information interchange). Mit der weltweiten Verbreitung wurden ISO-Zeichensätze definiert, in denen Zeichen unterschiedlicher Kulturen aufgenommen wurden. In heutigen Computersystemen (Bild 1-2) ist das Herzstück der Prozessor (central processing unit / kurz CPU), von denen auch mehrere miteinander, nebeneinander oder in einer hierarchischen Struktur arbeiten, so wie wir Menschen im täglichen Leben. Gespeichert werden die Daten in zwei unterschiedlichen Speichersystemen. Im ROM-Speicher (read only memory), auch Nur-Lese-Speicher oder Festwertspeicher genannt, bleiben die Daten erhalten, auch wenn der Computer ausgeschaltet wird. Folglich enthält er die Basissoftware, die zum Start eines Computers erforderlich ist. Im RAM-Speicher (random access memory), auch Arbeitsspeicher oder Hauptspeicher genannt, befinden sich die gerade auszuführenden Programme und die dabei benötigten Daten. Die Speicherzellen verfügen über Adressen, sodass auf ihre Daten direkt (random access)

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

zugegriffen werden kann. Folglich bestimmen Zugriffszeit, Datenübertragungsrate und Speicherkapazität die Qualität eines Speichers.

Bild 1-2. Aufbau eines Computers

Die Fülle der Daten erfordert eine Speicherung auf internen und/oder externen Festplatten, CDs und DVDs, USB-Sticks, Magnetbändern etc., die dann bei Bedarf in den Arbeitsspeicher geladen werden. Deren Kommunikation wird von Controllern organisiert.

1.3 Hardware und Software Hardware ist der Oberbegriff für alle mechanischen, elektrischen und elektronischen Komponenten, Baugruppen und Ausrüstungen eines Systems (DIN 44300). Grob unterteilt sich die Hardware in eine Zentraleinheit und periphere Einheiten. Waren es mit Beginn der elektronischen Datenverarbeitung große Computersysteme, die einen eigenen Klimaraum benötigten und in großen Unternehmen standen, so wurden es mit der Zeit immer kleinere Einheiten, die nach dem Baukastenprinzip zusammengesetzt wurden. Sie wurden immer mehr an Arbeitsplätzen eingesetzt und waren schon bald als Jobkiller verrufen. Mit dem Aufkommen des Personal Computers fanden die Computer ihren Weg in die Wohnzimmer und sind aus ihnen heute nicht mehr wegzudenken. Auch änderten sich ihre Anwendungsgebiete vom reinen Kalkulationssystem zum Informationssystem bis hin zum Unterhaltungsmedium. Doch die Miniaturisierung schreitet fort und aus den anfänglichen PCKisten sind inzwischen Notebooks, Laptops und Tablets geworden. Es ist aber nicht das Ende, denn inzwischen sind unsere tragbaren Telefone wahre Wundersysteme und sie erobern mit allen nur denkbaren Apps unseren Alltag. Telefonieren ist zur Nebensache geworden und sogar Staatsmänner verteilen ihr Pseudowissen per Social Media, denn eins galt von Anfang an, Computern wird eine hohe Glaubwürdigkeit eingeräumt, ja sogar künstliche Intelligenz. Software ist die Gesamtheit von Informationen, die eine Hardware benötigt, damit sie für ein definiertes Aufgabenspektrum genutzt werden kann. Durch das softwaregesteuerte Arbeitsprinzip kann eine Hardware individuell arbeiten. Unter Software werden Firmware, Betriebssystem, Treiber (Controller) und Anwendersoftware verstanden.

1.3 Hardware und Software

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Die Firmware (auch BIOS genannt, für basic input output system) ist das Programm, das nach dem Einschalten den Computer aktiviert und die Systemsoftware (Betriebssystem) lädt. Firmware deshalb, weil Hardware und BIOS unzertrennlich sind und zusammen von einem Hersteller geliefert werden. Die Firmware schirmt die Hardware vor fremden SoftwareZugriffen (Bild 1-3) ab. Bei strikter Schichtenarchitektur dürfen Schichten nicht übersprungen werden.

Bild 1-3. Schichtenmodell zur Software

Ein Betriebssystem (operation system, kurz OS) liefert die Service-Routinen für die Ressourcen eines Computers und ist die Verbindungsschicht zwischen HardwareKomponenten und Anwendersoftware. Es besteht aus einem Kern (kernel), der die Hardware verwaltet und Routinen für z. B. das Laden von Treiber-Software (controller) besitzt. Es verwaltet Speicherplatz und Zugriffsrechte, verteilt Prozessorzeiten und Aufgaben, organisiert Programmabläufe und Datentransfers u. v. a. Für verschiedene Computersysteme gibt es auch verschiedene Betriebssysteme. Im PC-Bereich sind dies neben Windows noch Mac OS X für Apple-Computer und GNU/Linux, bekannt durch seine Open Source Politik. Eine Anwendersoftware, auch Anwendungsprogramm oder Applikation (modern App) genannt, dient zur Lösung spezieller Aufgaben, wie Textverarbeitung, Kalkulationen, Bildund Fotobearbeitung, E-Mail-Verwaltung, Webbrowser und Computerspiele. In diesem Buch stehen die Anwendungsprogramme von Microsoft Office 2016 im Vordergrund. Inzwischen gibt es bereits die Version 2019, die sich für den normalen Anwender kaum von seinem Vorgänger unterscheidet und so dürften alle Anwendungen, die von der Autorenseite heruntergeladen werden können, auch dort einsetzbar sein. Ergänzend werden weitere Hilfsprogramme besprochen, immer im Hinblick auf eine möglichst kostenfreie Anwendung. Diese Hilfsprogramme wurden von mir ausreichend getestet und werden noch heute eingesetzt. Auch konnte ich erleben, dass einige sinnvolle und effiziente Programme irgendwann Teil eines größeren Systems wurden.

1.4 Betriebssystem Windows In diesem Buch befassen wir uns ausschließlich mit dem Betriebssystem Windows 10 von Microsoft. Anders als seine Vorgänger bietet es eine einheitliche Plattform für unterschiedliche Geräte, vom PC über Notebook und Tablet bis hin zum Smartphone und zur XBox. Durch eine sogenannte Kontinuum-Technik passt sich das Betriebssystem an die jeweiligen Geräte an, erkennt deren Umgang mit dem PC-Nutzer und wechselt in den dafür

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

vorgesehenen Modus. Nach dem Start bietet Windows eine grafische Benutzeroberfläche (Desktop) und eine Anwendungsleiste (Taskleiste) (Bild 1-4), auf der sich Anwendungsprogramme als Symbole (Icon) befinden, sodass sie per Mausklick (Taskleiste) oder doppelten Mausklick (Desktop) aufgerufen werden können. Auch das Startmenü früherer Systeme ist zurück und bietet den Zugriff auf wichtige Elemente.

Bild 1-4. Die angepasste Oberfläche von Windows 10

Am Anfang ist nur das Windows-Logo als Symbol (links), auch als Start-Symbol bezeichnet, und Datum mit Uhrzeit (rechts) auf der Taskleiste (unten, schwarz) enthalten. Mit der Installation von Anwendersoftware oder durch Ziehen von Symbolen aus dem Desktop in die Taskleiste erhält sie weitere Symbole der Anwendungen. Befindet sich der Mauszeiger auf einem Anwendungs-Symbol, dann erscheint eine Beschreibung. Ein Klick mit der linken Maustaste auf das Windows-Logo öffnet eine Übersicht (Bild 1-5) vorhandener Anwendungen. In einer Liste (links) werden alle Anwendungen alphabetisch aufgelistet, unter zuletzt hinzugefügte und meistverwendete Anwendungen. Außerdem sind die Anwendungen als Kacheln dargestellt, deren Größe und Inhalt eingestellt werden kann. Sie lassen sich in Gruppen zusammenfassen.

Bild 1-5. Übersicht vorhandener Anwendungen in Windows 10

1.4 Betriebssystem Windows

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Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Windows-Logo öffnet eine Navigationsleiste zu den Verwaltungsbereichen und Hilfsprogrammen von Windows (Bild 1-6). Die Navigationsleiste kann auch mit der Tastenkombination Windows-Logo + X aufgerufen werden.

Bild 1-6. Navigationsleiste zum Windows-Logo (getrennt dargestellt)

Eine weitere wichtige Tastenkombination ist Windows-Logo + I (Bild 1-7), mit der alle Windows-Einstellungen angezeigt werden können. Dazu muss eine entsprechende Gruppe ausgewählt werden.

Bild 1-7. Dialogfenster zu Windows-Einstellungen

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Unter Personalisierung kann das Aussehen der Windows-Oberfläche dem eigenen Geschmack angepasst werden. Unter Apps (Kurzform für Applications) werden alle installierten Anwendungen angezeigt. Mit einem Klick auf eine Anwendung lässt sich diese auch wieder deinstallieren. Besonders wichtig sind die Positionen unter System (Bild 1-8). Dort sollten die Einstellungen zu Netzbetrieb und Energiesparen unbedingt Beachtung finden.

Bild 1-8. Einstellungen zu Netzbetrieb und Energiesparen

In zeitlichen Abständen sollte man unter Speicher die Nutzung des lokalen Speichers kontrollieren. Hier lassen sich temporär abgelegte Dateien löschen, die von den Anwendungen nicht genutzt werden. So wird der Speicher optimiert und die Zugriffszeiten werden verkürzt. Sind weitere Speichermedien vorhanden, sollte man auch deren Auslastung kontrollieren. Der Akku ist ein lebenswichtiges Element für das Arbeiten unterwegs. Er verdient besondere Beachtung im Hinblick auf eine sparsame Nutzung. Da auf dem System auch immer wieder neue Apps installiert werden, ist die Überprüfung, welche Apps sich auf die Akkulaufzeit auswirken, eine große Hilfe. Die Einstellungen zum Datenschutz bedürfen einer besonders kritischen Betrachtung. Den Zugriff auf die Kamera des PCs zu erlauben, will gut überlegt sein. Unter Update und Sicherheit ist nachzulesen, wann das letzte Update für Windows 10 durchgeführt wurde und ob verfügbare Updates anstehen. Die Startseite zu diesen Einstellungen zeigt die Sicherheit auf einen Blick. Ebenso sind Kinder- und Jugendschutz hier ein Thema. Die Einstellungen zu Netzwerk und Internet werden im Kapitel Internet unter Kommunikation besprochen. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste (an einer freien Stelle) öffnet eine Liste mit Auswahlelementen (Bild 1-9).

1.4 Betriebssystem Windows

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Bild 1-9. Auswahlelemente zur Taskleiste (getrennt dargestellt)

Darin ist der Taskmanager besonders interessant, denn hier kann die Auslastung des Systems überprüft werden. Am schnellsten wird der Task-Manager mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + ESC aufgerufen. Er zeigt die aktuell laufenden Anwendungen und die damit verbundene Auslastung der CPU, des Arbeitsspeichers, des Datenträgers etc. mit Prozentangaben in der Kopfzeile. Wer es lieber grafisch mag, kann unter Leistung den zeitlichen Verlauf dieser Einheiten betrachten (Bild 1-10).

Bild 1-10. Zeitliche Auslastung der Systemelemente

Der Aufruf des Ressourcenmonitors bröselt die Leistung noch weiter auf und zeigt sogar die Wirkweise der Systemelemente. Interessant ist ebenfalls die Liste der Anwendungen unter dem Register Autostart. Aktivierte Anwendungen belegen beim Systemstart bereits Speicherplatz im Arbeitsspeicher und können so den PC langsam werden lassen. Sind mehrere Benutzer im System angemeldet, dann werden hier die Benutzerkonten angezeigt und mit einem Klick auf ein Konto auch, wie viel Ressourcen es verwendet. Details ist eine ProzesseÜbersicht aus der Zeit des Windows-Vorgängers. Dienste zeigt eine Auflistung aller Dienste, die zur Organisation des Systems verwendet werden.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

1.5 Objekte Objekte in der realen Welt sind allgemein ein Gegenstand des Interesses, insbesondere einer Beobachtung, Untersuchung oder Messung. Diese Betrachtungsweise macht sich die Informatik zunutze, um mit Hilfe einer objektorientierten Modellierung (OOM) und der darauf basierenden objektorientierten Programmierung (OOP) Anwendersoftware zu erstellen. Dies gilt auch für die Office-Anwendungen und darauf basiert auch die Art, wie die Programme zu handhaben sind. Ein Objekt (in der realen Welt z. B. ein Auto, ein Haus, ein Baum etc.) besitzt einen bestimmten Zustand und reagiert mit einem definierten Verhalten auf seine Umgebung. Außerdem besitzt jedes Objekt eine Identität, die es von allen anderen Objekten unterscheidet. Für die Beispiele Auto – Fahrzeugnummer, Haus – Adresse, Baum – Standort etc. Der Zustand (state) eines Objekts wird durch seine Attribute (Eigenschaftswerte) bestimmt. Das Verhalten (behavior) wird durch die Menge an Methoden (operations) festgelegt (Bild 1-11).

Bild 1-11. Objekt-Merkmale

Objekte besitzen in der Regel auch Unterobjekte, die selbst wieder über Unterobjekte verfügen können. Da man Objekte in der realen Welt mit all ihren Eigenschaften kaum in einem Computer abbilden kann, Beispiel Wetter, kommt das Modell ins Spiel. Die Erstellung eines Computermodells wird als Modellierung bezeichnet und dabei werden nur die Attribute und Methoden des realen Objekts berücksichtigt, die für die Anwendung von Bedeutung sind. Ein Modell ist also nur ein Teil der realen Welt. Interessieren wir uns zur Modellierung nur für die Einträge auf den Karteikarten (Bild 1-12), so erhalten wir Attribute wie Name, Adresse, Telefonnummer, etc. und es entsteht eine Tabelle, die als Datei gespeichert wird.

Bild 1-12. Modellierung am Beispiel einer Datenkartei

Interessieren wir uns zur Modellierung nur für die Methoden, wie mit den Karteikarten umgegangen wird, so erhalten wir eine Anwendung, die in der Tabelle Daten einfügt, entfernt, sucht und verschiebt.

1.5 Objekte

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Fassen wir beide Modelle zusammen, so erhalten wir ein EDV-Modell, das Tabellen als Dateien erstellen, speichern und löschen kann, und mit dem eine Verwaltung der Einträge möglich ist. Ein solches Modell existiert bereits mit den Office-Anwendungen Word, Excel, Access etc., die noch vieles mehr können und in denen eine Tabelle nur ein Objekt von vielen ist. Sie alle sind Spezialisten für besondere Objekte, Word für Texte und Grafiken, Excel für Tabellen und Diagramme, Access für Tabellen und ihre Beziehungen, PowerPoint für Präsentationen, Visio für Zeichnungen, Project für Projekte, Publisher für professionelle Drucke, OneNote für Datensammlungen usw.

1.6 Office-Anwendungen Office ist im Laufe von Jahrzehnten immer weiterentwickelt und umgestaltet worden. Die Entwicklerteams haben die objektorientierte Sichtweise verfeinert und die unterschiedlichen Anwendungen einander angepasst. Office vereint inzwischen die wichtigsten Anwendungen für den privaten und professionellen Gebrauch. Die sogenannten Office-Anwendungen sind in den meisten Unternehmen kaum noch wegzudenken. Mit dem Start einer Office-Anwendung erscheint im Anwendungsfenster (Bild 1-13) die zugehörige Startseite.

Bild 1-13. Startseite zur Word-Anwendung

Unter Datei im Menüband einer Anwendung kann die Startseite ebenfalls aufgerufen werden. Die Startseite besitzt links ein schmales Farbband (Farbe je nach Anwendung, Blau für Word, Grün für Excel) in dem sich einige Auswahlelemente befinden. Daher wird der Bereich auch als Navigationsspalte bezeichnet. Rechts davon, im oberen Bereich befinden sich Vorlagen, von einfachen (leeres Dokument in Word, leere Arbeitsmappe in Excel) bis hin zu strukturierten Elementen. Ihnen können eigene Vorlagen hinzugefügt werden. Im unteren Bereich werden die zuletzt benutzten Dateien aufgeführt. Sehr hilfreich ist die Vorschau zum Inhalt der Dokumente. Mit der Auswahl Neu (Bild 1-14) werden neben einem leeren Dokument nur noch die Vorlagen dargestellt.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Bild 1-14. Vorlagen für ein neues Word-Dokument

Mit der Auswahl Öffnen (Bild 1-15) wird nach der Datei gefragt, die bearbeitet werden soll. Im linken Teil können zuletzt verwendete Dateien oder Dateien in bestimmten Ordnern auf dem PC ausgewählt werden. Im rechten Teil werden Dateien zur Auswahl angeboten.

Bild 1-15. Vorgaben zur Auswahl von Dateien

Bestimmte Vorlagen oder Dateien werden ständig benutzt. Werden sie ausgewählt, dann erscheint ein Stecknadelsymbol (Bild 1-16). Mit einem Mausklick auf das Symbol wird das Element angeheftet und erscheint in der Vorschau mit an erster Stelle.

Bild 1-16. Ausgewählte Datei mit Stecknadelsymbol

1.6 Office-Anwendungen

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Ein angeheftetes Element kann mit erneutem Klick auf das Stecknadelsymbol wieder entfernt werden. Diese Methode sollte nur sparsam eingesetzt werden, damit der Bereich übersichtlich bleibt. Im unteren Bereich des Farbbandes gibt es noch die Auswahl Optionen, mit der sich ein umfangreiches Fenster öffnet (Bild 1-17).

Bild 1-17. Optionen zur Anpassung einer Anwendung

Hier können die Office-Anwendungen an die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden. Die Optionen sind in logische Gruppen unterteilt, die im linken Feld zur Auswahl stehen. Im Laufe dieses Buches werden wir immer wieder Optionen der unterschiedlichen OfficeAnwendungen ändern. Zuerst einmal sollten wir unsere verschiedenen Office-Anwendungen personalisieren und unseren Benutzernamen zusammen mit unseren Initialen eintragen. Sie werden auch in den Eigenschaften der erstellten Dateien gespeichert, die unter der Methode Informationen im mittleren Teil der Navigationsspalte aufgerufen werden können. Dort befinden sich noch weitere Methoden zur Bearbeitung einer Datei (Bild 1-18).

Bild 1-18. Methoden zum Umgang mit Dateien (getrennt dargestellt)

Neben der Speicherung der aktuellen Datei unter ihrem oder einem anderen Namen in einem ausgewählten Ordner, kann hier eine Druckausgabe, der Export in einen anderen Dateityp und die Freigabe der Datei für andere Netzteilnehmer ausgeführt werden. Letztlich ist auch ein Schließen ohne Speicherung möglich. Auch nicht gespeicherte Dateien können noch eine Zeit lang wiederhergestellt werden. Ein Link auf der Startseite zeigt eine Übersicht.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

1.7 Menüband Seit einigen Versionen verfügen Office-Anwendungen über ein Menüband (Bild 1-19), das Attribute und Methoden für die zu bearbeitenden Objekte in logischen Gruppen zusammenfasst.

Bild 1-19. Menüband der Word-Anwendung

Das Menüband passt sich der Fenstergröße an und einzelne Gruppen können bei starker Verkleinerung zu einem Symbol schrumpfen. Um den Inhalt einer Gruppe im Menüband wieder deutlich darzustellen, müssen wir ein Fenster öffnen, das wieder alle Elemente deutlich darstellt. Dies ist aber nur möglich, wenn die Gruppe in der rechten unteren Ecke eine kleine Schaltfläche  besitzt, mit der das Gruppenfenster, wie es nachfolgend genannt werden soll, geöffnet wird. Im Buch werde ich die Kurzform Datei / Optionen / Menüband anpassen für die ausführliche Schreibweise im Register Datei, in der Gruppe Optionen die Methode Menüband anpassen verwenden, die ein Dialogfenster mit Word-Optionen öffnet (Bild 1-20), in dem das Menüband den eigenen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden kann.

Bild 1-20. Dialogfenster zum Anpassen des Menübandes

1.7 Menüband

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Darin befinden sich zwei Listen, wobei die linke alle Möglichkeiten vorhandener Attribute und Methoden anbietet, während die rechte Liste den Aufbau des Menübandes darstellt. Ein Klick auf das Pluszeichen öffnet die Unterebene, ein Klick auf das Minuszeichen schließt sie. Das Umschalten wird durch einen Mausklick erzielt. Am Ende dieser Baumstruktur stehen dann die Attribute und Methoden (Bild 1-21).

Bild 1-21. Ausschnitt aus dem Menüband und der dazugehörigen Baumstruktur

Die Auswahl aus dem Menüband wird in den meisten Fällen durch Anklicken eines Eintrags ausgeführt. Es geht aber auch durch reinen Einsatz der Tastatur. Wenn wir die ALT-Taste drücken, dann wird zu jedem Eintrag eine Taste eingeblendet und Word geht in den Tastenmodus. Mit der angezeigten Taste wird die zugehörige Methode aufgerufen. Mitunter müssen mehrere Tasten hintereinander gedrückt werden. Ein erneutes Drücken der ALT-Taste hebt den Tastenmodus wieder auf. Über jeder Liste im Dialogfenster gibt es ein Auswahlfeld, in dem der Umfang der Darstellung in den darunterliegenden Listen bestimmt wird (Bild 1-22).

Bild 1-22. Auswahl zum Umfang der darzustellenden Elemente

Mit der Auswahl Alle Befehle, werden alle möglichen Einträge für das Menüband in der linken Liste dargestellt. Zum Menüband können neben den Hauptregisterkarten auch die Registerkarten für Tools angezeigt werden. Sollen Einträge aus der linken Liste ins Menüband übernommen werden, dann muss in der Struktur des Menübandes eine neue Registerkarte oder

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

eine neue Gruppe erstellt werden. Um dies zu tun, wird eine vorhandene Registerkarte ausgewählt und die Schaltfläche Gruppe angeklickt (Bild 1-23). Um eine neue Registerkarte zu erstellen, wird die vorhandene Registerkarte ausgewählt, unter der die neue stehen soll und die Schaltfläche Neue Registerkarte angeklickt. Doch mit Hilfe der Pfeiltasten kann ein markierter Eintrag nachträglich in der Menüstruktur noch nach oben oder unten verschoben werden.

Bild 1-23. Benutzerdefinierte neue Gruppe bzw. neue Registerkarte

Natürlich müssen die neue Gruppe bzw. die neue Registerkarte einen benutzerdefinierten Namen erhalten. Dazu wird der Eintrag Neue Gruppe markiert und die Schaltfläche Umbenennen gewählt. In einem Dialogfenster (Bild 1-24) kann dann die neue Bezeichnung eingetragen werden. Auch die Auswahl eines Symbols (Icon) für eine Kurzdarstellung ist möglich. Ebenso funktioniert es mit der neuen Registerkarte, nur ohne ein Symbol.

Bild 1-24. Einträge im Menüband umbenennen

Die neue Gruppe kann Einträge aus der linken Liste erhalten, die alphabetisch sortiert angezeigt werden. Zu der markierten Gruppe werden die passenden Einträge in der linken Spalte markiert und mit der Schaltfläche Hinzufügen hinzugefügt (Bild 1-25).

1.7 Menüband

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Bild 1-25. Hinzufügen von Einträgen zur Menüstruktur

Mit der Schaltfläche Entfernen können Einträge in der Menüstruktur auch wieder gelöscht werden. Nach dem Hinzufügen besitzt das personalisierte Menüband eine neue Registerkarte mit einer Gruppe und Methoden (Bild 1-26).

Bild 1-26. Benutzerdefiniertes Register Darstellung mit der Gruppe 3D Ansichten

1.8 Symbolleiste für den Schnellzugriff Häufig benutzte Attribute und Methoden, die nicht unbedingt auch im Menüband stehen müssen, können in der Symbolleiste (für den Schnellzugriff) installiert werden (Bild 1-27).

Bild 1-27. Beispiel einer Symbolleiste mit Einträgen

Die Symbolleiste kann wahlweise über oder unter dem Menüband angeordnet werden. Ich bevorzuge die Darstellung unterhalb des Menübandes. Die Einträge werden mit ihrem, dem Gruppennamen zugeordneten Symbol dargestellt. Erst mit der Position des Mauszeigers auf dem Symbol erscheint der Gruppenname. Zur Übersichtlichkeit sollte die Symbolleiste möglichst wenige Elemente besitzen. In den nachfolgenden Kapiteln werden wir die Symbolleiste nach Bedarf anpassen. Das rechte Symbol in der Symbolleiste ist eine Schaltfläche, die eine Auswahlliste vorgegebener Elemente zeigt. Sie können für die Darstellung mit einem Mausklick an- und abgewählt werden. Mit der Auswahl Weitere Befehle öffnet sich das Dialogfenster aus Optionen, das bereits vom Menüband bekannt ist. Einträge im Menüband können über ihr Kontextmenü (rechte Maustaste) mit der Auswahl Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen in die Symbolleiste eingefügt werden.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Einträge in der Symbolleiste lassen sich direkt mit ihrem Kontextmenü und der Auswahl Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen wieder entfernen. Da das Kontextmenü eine wichtige Rolle in der objektorientierten Anwendung spielt, bekommt es nachfolgend ein eigenes Unterkapitel.

1.9 Kontextmenü Objekte in Office-Anwendungen verfügen über einen besonderen Service. Werden sie auf der grafischen Oberfläche von Windows markiert, dann kann mit der rechten Maustaste das sogenannte Kontextmenü (Bild 1-28) aufgerufen werden.

Bild 1-28. Beispiel eines Kontextmenüs zu einem Textobjekt in Word

1.10 Dateien und Ordner Betrachten wir für eine weitere Modellierung ein Ordnerregal (Bild 1-29). Die Unterlagen in den Ordnern lassen sich modellieren zu Attributen wie Dateiname, Dateityp, Ordner, Größe in Byte, Änderungsdatum etc. und Methoden wie Speichern, Löschen, Kopieren, Umbenennen, Drucken etc.

Bild 1-29. Modellierung am Beispiel Ordnerregal

1.9 Kontextmenü

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Die Struktur des EDV-Modells ähnelt einer Baumstruktur, das Laufwerk ist die Wurzel (root), die Ordner sind die Äste und die Dateien ihre Blätter. Ordner werden auch als Verzeichnis bezeichnet. Ich verwende in meinem Buch den Begriff Ordner, weil der Begriff Verzeichnis auch in einem anderen Zusammenhang verwendet wird. Eine Baumstruktur kann für jedes Laufwerk eines Computers erstellt werden. Eine Datei ist eindeutig durch ihren Pfad gekennzeichnet, der ihre Position in der Baumstruktur von der Wurzel (root) bis zum letzten Ast angibt. Zum Beispiel C:/Ordner1/Ordner4/Ordner5/Datei3. Für die Verwaltung der EDVModelle aller Laufwerke eines Computers gibt es spezielle Software verschiedener Entwickler.

1.10.1 Explorer Das Betriebssystem Windows bietet den Datei-Explorer (lat. explorator = Erkunder) an. Der Explorer kann auf verschiedene Weise in Windows gestartet werden. Eine davon geht über das Kontextmenü des Windows-Logos (Bild 1-30).

Bild 1-30. Navigation mit dem Windows-Logo in der Taskleiste (getrennt dargestellt)

Ein Vorteil des Explorers ist auch, dass er die gleiche Funktionalität wie die OfficeAnwendungen besitzt. Daher verfügen Objekte im Explorer ebenfalls über ein Kontextmenü. Das Arbeitsfenster des Explorers (Bild 1-31) ist dreigeteilt.

Bild 1-31. Das Startfenster des Datei-Explorers

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Im oberen Teil befindet sich das Menüband, die Symbolleiste und ein Feld mit aktueller Pfadangabe (Bild 1-32), die mittels Kontextmenü als Text kopiert werden kann. Sehr hilfreich, um den Pfad in anderen Anwendungen einzusetzen. Daneben existiert ein Textfeld für Suchaufgaben. Der eingegebene Text wird im Dateibereich in der gesamten Baumstruktur gesucht.

Bild 1-32. Das Kontextmenü der Pfadangabe

Der untere Bereich des Explorers ist aufgeteilt in einen Navigationsbereich (links) und einen Dateibereich (rechts). Der Navigationsbereich im Explorer dient zur Auswahl von Laufwerken oder Ordnern. Wird dort ein Laufwerk oder Ordner ausgewählt, dann erscheint im Dateibereich dessen Inhalt von Unterordnern und Dateien. Im Navigationsbereich können auch Unterordner ausgewählt werden, sodass im Dateibereich deren Inhalte angezeigt werden, ebenso durch einen Doppelklick auf einen Ordner im Dateibereich. Das Kontextmenü des Navigationsbereichs (Bild 1-33) verfügt über eine Vielzahl von Methoden.

Bild 1-33. Das Kontextmenü des Navigationsbereichs im Explorer

1.10 Dateien und Ordner

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Zu den wichtigsten Einträgen gehören •

• •

• • •

das Formatieren vorhandener Laufwerke, damit sie für den Aufbau einer neuen Ordnerstruktur bereitstehen. Aber Achtung, befinden sich bereits Ordner und Dateien auf dem Laufwerk, dann sind diese verloren. Eine entsprechende Warnung erscheint vor dem Start. die Methoden Kopieren und Einfügen, damit lassen sich Ordner auf andere Laufwerke kopieren, dazu werden meist die gleichen Methoden im Dateibereich des Explorers benutzt. die Methode Umbenennen, damit können Laufwerke und Ordner im Navigationsbereich einen anderen Namen erhalten. Die Laufwerkskennung (z. B. C: oder D:) bleibt in Klammern erhalten, die beim Start eines Computers vergeben wird, beginnend bei C:. Früher waren A: und B: für Diskettenlaufwerke reserviert und dabei ist es bis heute auch geblieben, auch wenn Diskettensysteme längst veraltet sind und durch USB-Sticks verdrängt wurden. die Methode Neu, mit der für ein Laufwerk oder einen Ordner ein neuer Unterordner angelegt werden kann. die Methode Löschen entfernt Einträge. die Auswahl Eigenschaften zeigt ein Dialogfenster (Bild 1-34), in dem neben der Anzeige von Speicherkapazität und belegtem Speicherplatz noch Tools zur Fehlerprüfung und Optimierung angeboten werden.

Bild 1-34. Dialogfenster zu den Eigenschaften von Laufwerken

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Unter dem Register Hardware wird eine Liste aller Laufwerke dargestellt, deren Eigenschaften zusätzlich aufgerufen werden können. Zum Thema Sicherheit und Freigabe für andere Teilnehmer im Netzwerk gibt es zwei weitere Register. Objekte mit umfangreichen Methoden und Attributen erhalten bei ihrer Auswahl sogar ein eigenes oder auch mehrere Register im Menüband, so z. B. bei der Auswahl eines Laufwerks im Navigationsbereich (Bild 1-35). Die dort angezeigten Methoden führen zu den gleichen Dialogfenstern und Funktionen, wie sie auch aus dem Kontextmenü aufgerufen werden können.

Bild 1-35. Zusätzliches Register für Laufwerke im Menüband

Das Kontextmenü im Dateibereich (Bild 1-36) weist ähnliche Methoden wie das Kontextmenü im Navigationsbereich auf. Doch es ist mehr auf die Eigenschaften von Dateien ausgerichtet. Zu den wichtigsten Einträgen gehören • • • •

das Öffnen, damit wird eine markierte Datei mit der ihr zugeordneten Anwendung geöffnet. das Öffnen mit, dabei können auch andere Anwendungen ausgewählt werden. die Methode Bearbeiten, sie öffnet eine ausgewählte Datei zusammen mit der zugeordneten Anwendung für die Bearbeitung. die Methode Drucken, die einen Druck der Datei erzeugt, ohne sie mit einer Anwendung zu öffnen.

Bild 1-36. Das Kontextmenü des Dateibereichs im Explorer (getrennt dargestellt)

In allen Kontextmenüs findet man auch Einträge, die bei der Installation von Fremdsoftware eingefügt werden, hier im Bild 1-36 das Antivirenprogramm Avira. Diese können auf komplizierte Weise aus der Registry entfernt werden. Die Windows-Registrierungsdatenbank, auch kurz Registry genannt, ist die Konfigurationsdatenbank des Betriebssystems Windows. Ein Eingriff erfordert sehr viel Sachkenntnis und ich habe das Thema daher ausgelassen.

1.10 Dateien und Ordner

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Auch für spezielle Dateitypen im Dateibereich werden zusätzliche Register angeboten, wie für Bilddateien (Bild 1-37). Zu den Bildtools gehört auch eine Diashow, bei der die Bilder eines Ordners nacheinander als Vollbilder angezeigt werden.

Bild 1-37. Zusätzliches Register für Bilddateien

In der untersten Zeile des Explorers werden die Anzahl der Elemente im Dateibereich und die Anzahl der ausgewählten Elemente (mit Speichergröße) angezeigt. Rechts befinden sich zwei Schaltflächen zur Darstellungsart der Elemente im Dateibereich, einmal als Detailansicht und zum anderen als große Symbole. Das Kontextmenü zur Kopfzeile im Dateibereich regelt die Darstellung der Elemente in Spalten. Über den Eintrag Weitere… öffnet sich ein Dialogfenster (Bild 1-38). Darin wird eine Vielzahl von Details (Attributen) angeboten, von denen aber nur eine geringe Anzahl sinnvoll ist. In der Regel sind dies Name, Änderungsdatum, Typ und Größe.

Bild 1-38. Auswahl von Dateiattributen zur Anzeige im Dateibereich

Ein Mausklick auf ein Kopfelement sortiert die Einträge auf- bzw. absteigend zu diesem Element. Ein eingeblendetes Pfeilsymbol zeigt dazu die aktuelle Richtung. Ein Pfeil zum jeweiligen Kopfelement erlaubt die Auswahl in Gruppen. Zum Beispiel unter Datum die Auswahl in einem Kalenderelement, unter Typ nach bestimmten Dateitypen usw. Das Menüband des Explorers besitzt 4 Standardregister. Im Register Datei gibt es die Auswahl Optionen, ähnlich wie in den Office-Anwendungen, hier mit Ordner und Suchoptionen ändern betitelt. Es öffnet sich das Dialogfenster Ordneroptionen (Bild 1-39) und gestattet Einstellungen für ein Suchen und Markieren im Explorer.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Bild 1-39. Dialogfenster zu Ordneroptionen

Wer beim Start von Explorer nicht im Dateibereich den Inhalt von Schnellzugriff sehen möchte, kann unter Datei-Explorer öffnen für auf Dieser PC wechseln. Im Register Ansicht der Ordneroptionen können erweiterte Einstellungen zur Darstellung der Elemente im Dateibereich und im Navigationsbereich vorgenommen werden. Möchte man z. B. den Dateityp in der Darstellung erkennen können, dann muss die Option Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden abgewählt werden. Im Register Suchen können Einstellungen zum Suchen im Explorer vorgenommen werden. Im Register Ansicht lassen sich die Ansichten von Navigationsbereich und Dateibereich den eigenen Vorstellungen entsprechend anpassen. Wer bestimmte Methoden im Menüband des Explorers ständig nutzt, kann in ihrem Kontextmenü die Methode Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen finden. Selbst ein ganzer Katalog, wie die verschiedenen Ansichten unter Ansicht, kann so in die Symbolleiste gelangen.

1.10.2 Total Commander Alternativ zum Explorer benutze ich gerne den Total Commander (Bild 1-40). Dabei handelt es sich um Shareware, die einen Monat kostenlos getestet werden kann und danach für eine geringe Gebühr registriert werden muss. Die Gebühr lohnt sich in jedem Fall, denn dieser, dem ehemaligen Norton Commander ähnliche Dateimanager stellt auf seiner Oberfläche gleich zwei Verzeichnisse dar, die ich sonst nur mit zwei gleichzeitig geöffneten ExplorerAnwendungen erreiche.

1.10 Dateien und Ordner

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Bild 1-40. Das Arbeitsfenster des Total Commanders

So wird ein Kopieren oder Verschieben zwischen Verzeichnissen besonders einfach. Eine Druckfunktion zur dargestellten Dateiliste und das Aufsplitten großer Dateien sind ebenfalls eine große Hilfe, genauso wie ein Multimedia-Viewer, ein Editor und eine Volltextsuche. Für Profis kommt noch ein FTP-Client hinzu, der im Kapitel Internet besprochen wird. Die Handhabung ist einfach und ähnlich der des Explorers, so dass ich nicht weiter darauf eingehe. Eine gute Beschreibung bietet das deutsche Total Commander Wiki im Internet. Der Total Commander ist ein langjährig erprobter Dateimanager auch für die professionelle Anwendung. Er enthält wichtige Funktionen und ist nicht überladen mit unnützen Methoden. Ich verwende ihn hauptsächlich zur Datensicherung, mit seinen Methoden zum Packen und Entpacken von Dateien und ganz besonders zum Synchronisieren von Verzeichnissen.

1.10.3 Backups Eine Datensicherung (Backup) hat die Aufgabe, Daten auf einen anderen Datenträger zu kopieren, damit im Falle eines Datenverlustes die Daten zurückkopiert oder wiederhergestellt werden können, denn kein Speicher hält ewig. Zur Sicherheit wird die Kopie auf einer externen Festplatte, auf einem USB-Stick oder auch online erstellt. Bei einem Backup erfolgt eine Momentaufnahme ausgewählter Ordner und Dateien. Diese wird anschließend an einer anderen Stelle gesichert, wo sich meist schon Sicherungen aus verschiedenen Zeiten befinden. Das Gegenteil des Backups ist ein Restore. Es kommt zum Einsatz, wenn Quelldateien verloren gegangen sind, die sich aus dem Backup wiederherstellen lassen. Ich empfehle das Arbeiten am eigenen PC mit mindestens drei externen Festplatten, seit es die USB-3.0-Schnittstelle gibt, die mit ihren 900 mA eine externe Stromversorgung für 2,5-ZollFestplatten überflüssig macht. Die USB-3.0-Schnittstelle ist mit 4,8 Gbit/s zehnmal schneller als die alte USB-2.0-Schnittstelle. Die Speicherkapazitäten der externen Festplatten liegen im Terra-Byte-Bereich. Eine interne Festplatte mit bis zu 1 TB Speicherplatz dient zur Installation der verwendeten Programme einschließlich Betriebssystem (Bild 1-41).

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Bild 1-41. Prinzip der Datensicherung

Eine externe Festplatte für die eigenen Daten kommt in der Regel mit 1 bis 2 TB aus. Zwei weitere externe Festplatten zur Datensicherung sollten 2 bis 4 TB Kapazität haben. Diese Angaben sind nur Empfehlungen und können je nach Datenmenge auch abweichen. Backups von eigenen Daten sollten in regelmäßigen Intervallen durchgeführt werden, z. B. einmal in der Woche. Dazu sollte man abwechselnd eine andere externe Festplatte auswählen. Kommt es während der Datensicherung zu einem Defekt an beiden Platten, was allerdings sehr unwahrscheinlich ist, so bleibt immer noch eine Datensicherung. Außerdem ist es manchmal auch hilfreich, wenn auf ältere Versionen zurückgegriffen werden kann. Die Datensicherungs-Festplatten bieten außerdem noch die Möglichkeit, Ordner von der internen Festplatte zu sichern, die wichtige Programme beinhalten. Es muss nicht immer die komplette Arbeitsplatte gesichert werden, wenn lediglich Dateien in einigen Ordnern neu erstellt oder geändert wurden. Dann genügt eine Synchronisation, die sich mit dem Total Commander einfach und schnell erledigen lässt (Bild 1-42). Die Methode wird unter dem Register Befehle und Verzeichnisse synchronisieren aufgerufen. In der Symbolleiste existiert dazu ebenfalls ein Button.

Bild 1-42. Synchronisationsfenster

1.10 Dateien und Ordner

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Die Synchronisierung läuft wie folgt ab: •

•

• •

Zuerst wird das Quell-Verzeichnis in oder oberen Zeile links ausgewählt, in dem sich die neueren Dateien befinden. Dann wird das Ziel-Verzeichnis in der oberen Zeile rechts ausgewählt, das sich auf der Festplatte zur Datensicherung befindet. Es hat in der Regel den gleichen Namen. Im Bereich Vergleiche wird angegeben, wie die Dateien in den beiden Verzeichnissen miteinander verglichen werden sollen. Dazu gehören auch die Unterverzeichnisse, falls vorhanden. Mit dem Button Pfeil nach rechts wird die Aktualisierungsrichtung ausgewählt. Mit dem Button Vergleichen wird der Vergleich gestartet und alle Dateien neueren Datums im Quell-Verzeichnis werden in einer Kopierliste angezeigt. Das Gesamtergebnis zeigt die Statusleiste. Sind die Einträge in der Kopierliste richtig, dann kann die Synchronisierung mit dem Button Synchronisieren gestartet werden.

Der Total Commander erledigt diesen Job mit erstaunlicher Geschwindigkeit.

1.10.4 Windows 10 wiederherstellen Zur Installation wird Windows 10 kaum noch auf einer Installations-CD geliefert und daher lässt es sich auch ohne Datenträger wiederherstellen. Dazu sind folgende Schritte erforderlich: • • • • •

Auf das Windows-Logo in der Taskleiste (links) mit der rechten Maustaste klicken und in der Navigationsleiste Einstellungen wählen. Die Einstellungen können auch mit der Windowstaste + I aufgerufen werden. Unter Einstellungen Update und Sicherheit wählen. In der Navigationsleiste Wiederherstellung wählen und mit dem Button Los geht’s starten. Es kann noch festgelegt werden, ob Windows neu installiert und alle persönlichen Einstellungen und Daten beibehalten oder alle Daten komplett entfernt werden sollen. Unter Update und Sicherheit lässt sich statt Wiederherstellen auch Diesen PC zurücksetzen wählen, sodass alle Dateien weiter existieren.

Bei schwerwiegenden Fehlern sollte Windows 10 komplett neu installiert werden. Dabei wird der Computer auf seine Werkseinstellung zurückgesetzt.

1.10.5 OneDrive Mit der Installation von Windows 10 existiert auch OneDrive, eine Cloud vom DienstAnbieter Microsoft. Mit einer Internetanbindung kann von überall darauf zugegriffen werden. Zur kostenlosen Nutzung ist ein Konto erforderlich, das bei der Registrierung angelegt wird. Mit der Registrierung bekommt der Anwender 15 GB Speicherplatz. Zusätzlicher Speicher ist allerdings kostenpflichtig. OneDrive kann über den Explorer angewählt werden und auch die Office-Anwendungen sind damit verknüpft.

1.11 Objekte handhaben Für den Explorer und für alle Office-Anwendungen gibt es Regeln im Umgang mit mehreren gleichartigen Objekten, insbesondere bei der Auswahl.

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

1.11.1 Mehrere Objekte markieren Zusammenhängende gleichartige Objekte lassen sich wie folgt markieren: • • •

Das erste Objekt mit der linken Maustaste anklicken. Die SHIFT-Taste gedrückt halten. Das letzte Objekt mit der linken Maustaste anklicken.

Danach sind alle zusammenhängenden Objekte markiert (Bild 1-43). Ein Klick auf ein markiertes Objekt ohne gedrückte Umschalttaste hebt die Markierung wieder auf. Nicht zusammenhängende gleichartige Objekte lassen sich wie folgt markieren: • • •

Erstes Objekt mit der linken Maustaste anklicken. Die STRG-Taste gedrückt halten. Jedes weitere Objekt mit der linken Maustaste anklicken.

Danach sind alle so ausgewählten Objekte markiert (Bild 1-44).

Bild 1-43. Zusammenhängend markierte Dateieinträge im Explorer

Bild 1-44. Nicht zusammenhängend markierte Dateieinträge im Explorer

1.11 Objekte handhaben

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Zur Auswahl von Objekten, die ausgeblendet oder gestapelt sind, wie z. B. Objekte hinter Text, kann eine Markierung (Bild 1-45) wie folgt geschehen: • • • •

Unter Start in der Gruppe Bearbeiten die Auswahl Markieren aufrufen. Die Methode Objekte auswählen starten. Mit der linken Maustaste ein Rechteck um die Objekte ziehen (graue Fläche). Danach sind alle Objekte im Rechteck markiert.

Markierte Objekte lassen sich mit den Pfeiltasten oft genauer platzieren als mit der Maus. Wird dabei gleichzeitig die SHIFT-Taste gedrückt, so ändern sich nur die Abmessungen der Objekte.

Bild 1-45. Objekte über das Menüband auswählen

1.11.2 Objekte gruppieren Ist mehr als ein Objekt markiert, können diese zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Im Kontextmenü der markierten Objekte befindet sich die Methode Gruppieren (Bild 1-46).

Bild 1-46. Mehrere Objekte gruppieren

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

Eine Gruppe wird wie ein einzelnes Objekt behandelt und lässt sich über ihr Kontextmenü auch wieder auflösen. Nachdem eine Gruppe erstellt wurde, kann aber auch weiterhin mit den einzelnen Elementen gearbeitet werden. Gestapelte Objekte lassen sich in ihrer Position über das Kontextmenü mit den Methoden In den Vordergrund oder In den Hintergrund im Stapel verschieben.

1.11.3 Kopieren und Einfügen mit der Zwischenablage Die angezeigten Methoden im Kontextmenü der Markierung gelten für alle ausgewählten Objekte (Bild 1-47). Mit den Methoden Ausschneiden oder Kopieren gelangen sie in die Zwischenablage von Windows und können an anderer Stelle mit der Methode Einfügen am Zielort abgelegt werden. Dabei werden bei der Methode Ausschneiden die Objekte am ursprünglichen Ort entfernt.

Bild 1-47. Markierte Objekte im Explorer mit Hilfe des Kontextmenüs kopieren und einfügen

1.11.4 Drag and Drop Eine andere Methode zur Übertragung von markierten Objekten nennt sich Drag and Drop (Ziehen und Fallenlassen). Dabei werden die markierten Objekte mittels linker Maustaste zum neuen Zielort gezogen und dort losgelassen (Bild 1-48). Wird dabei die STRG-Taste gedrückt, dann ist es ein Kopiervorgang. Bei gedrückter Umschalttaste werden die Objekte verschoben. Inzwischen geht D&D über das Kopieren und Verschieben hinaus und umfasst auch das Bewerfen von Anwendungen mit Dateien. Bei dieser Methode muss sich der Nutzer nicht um die Formalitäten kümmern, denn der Effekt hängt vom Objekttyp ab. Wird zum Beispiel in Outlook ein Maileintrag auf das Kontaktsymbol geworfen, werden die Daten aus der E-Mail zur Erstellung eines neuen Kontaktes genutzt.

Bild 1-48. Übertragung markierter Objekte mittels Drag and Drop

1.11 Objekte handhaben

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1.11.5 Objekte anordnen Objekte in Anwendungen (Bilder, Formen, Textfelder, SmartArt-Grafiken, WortArt-Elemente etc.) besitzen eine eigene Registerkarte Format, die in der Gruppe Anordnen unter dem Begriff Ausrichten mehrere Methoden (Bild 1-49) anbietet. Die Markierung erfolgt wie zuvor beschrieben.

Bild 1-49. Markierte Objekte ausrichten

Unter Rastereinstellungen öffnet sich ein weiteres Dialogfenster Gitternetz und Führungsrichtlinien (Bild 1-50).

Bild 1-50. Definition von Gitternetz- und Führungslinien

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KAPITEL 1 Datenverarbeitung

KAPITEL 2

Persönliche Ressourcen

2.1 Einführung Unter Persönliche Ressourcen versteht man die Kenntnisse, Fertigkeiten und Begabungen, die eine Person besitzt. Beeinflusst werden diese Persönlichkeitsmerkmale durch Beziehungen, Netzwerke und Informationsquellen. Zur Erreichung gesetzter Ziele gehört auch das Wissen über die Möglichkeiten, die persönlichen Ressourcen optimal einzusetzen. Die Themen dieses Kapitels sollen uns unsere Skills verdeutlichen. Die vorgestellten Tools müssen nun aber nicht täglich eingesetzt werden. Dadurch würden wir unsere Zeit für wichtige Aufgaben verlieren. Setzen Sie diese Tools nur so lange ein, bis Sie glauben, sich selbst zu kennen und nutzen Sie diese Erfahrung für die wirklich wichtigen Aufgaben.

2.1.1 Excel-Optionen Die Auswertungen in diesem Kapitel erledigen wir mit dem Spezialisten für Formeln und Diagramme, der Excel-Anwendung. Im ersten Schritt werden die wichtigsten Einstellungen unter Optionen (Kapitel 1.4) geprüft, bzw. ausgewählt. Tabelle 2-1. Wichtige Excel-Eigenschaften unter Optionen Navigation

Bereich

Eigenschaft

Allgemein

Microsoft Office-Kopie personalisieren

Benutzername: Hier den eigenen Namen eintragen

Formeln

Berechnungsoptionen

Automatisch

Erweitert

Bearbeitungsoptionen

Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben Richtung: Unten

Erweitert

Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen

So viele Arbeitsblätter einfügen: 1

Symbolleiste

2 Befehle hinzufügen

Format übertragen (Symbol Pinsel) Seitenansicht und Drucken

© Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 H. Nahrstedt, Skills + Tools, https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1_2

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In Excel-Tabellen müssen ständig Zellformate vergeben und übertragen werden. Dazu eignet sich die Methode Format übertragen (Symbol Pinsel) besonders gut: • • • •

Die Zelle mit dem entsprechenden Format auswählen. Auf das Symbol Format übertragen in der Symbolleiste mit der linken Maus klicken. Dann die Zelle oder den Zellbereich auswählen, die oder der das Format erhalten soll. Danach ist wieder der normale Mauszeiger sichtbar.

Mit dem Eintrag in die Symbolleiste steht die Methode jederzeit zur Verfügung. Soll das Format auf mehrere nicht zusammenhängenden Zellen oder Zellbereiche übertragen werden, dann wird auf das Symbol Format übertragen ein Doppelklick ausgeführt. Danach lassen sich die Zellen bzw. Zellbereiche für die Übertragung auswählen. Erst mit der ESC-Taste endet dieser Übertragungsmodus. Die Methode Seitenansicht und Drucken zeigt vor dem Druck das Tabellenblatt in einer Vorschau auf dem Bildschirm, die der Druckausgabe entspricht. Es können dann noch Änderungen durchgeführt oder der Druck sogar abgebrochen werden, das erspart einiges an Druckpapier.

2.1.2 Zellen und Zellbereiche Mit dem Öffnen einer neuen Arbeitsmappe steht auch ein leeres Arbeitsblatt zur Verfügung. Jede darin enthaltene Zelle ist eindeutig durch ihre Adresse gekennzeichnet, die sich aus dem Buchstaben der Spalte und der Zeilennummer zusammensetzt. So bedeutet z. B. die Zelladresse B3, dass sich die Zelle in der zweiten Spalte und dritten Zeile befindet. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Zelle wird sie markiert und durch einen Rahmen gekennzeichnet. Ein Zellbereich besteht aus mehreren Zeilen und Spalten und wird durch Adressangaben seiner obersten linken und untersten rechten Zelle gekennzeichnet. Beide Zelladressen werden durch einen Doppelpunkt getrennt. Die Bereichsangabe A2:C7 kennzeichnet den Datenbereich in unserer Darstellung (Bild 2-1). Markiert wird ein Zellbereich durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die linke obere Eckzelle und einem anschließenden Klick auf die rechte untere Eckzelle bei gedrückter SHIFT-Taste.

Bild 2-1. Markierte Zelle und markierter Zellbereich auf einem Excel-Arbeitsblatt

Neben der Eigenschaft Adresse des Objekts Zelle, ist eine weitere Eigenschaft der Inhalt. Ist eine Zelle markiert, kann ihr Inhalt über die Tastatur hinzugefügt werden. Beendet wird die Eingabe mit der Eingabe-Taste oder per Pfeiltasten. Danach wird die Zelle darunter markiert, entsprechend unserer Option in Tabelle 2-1 dritte Spalte. Excel erkennt bei der Eingabe, ob es

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KAPITEL 2 Persönliche Ressourcen

sich um Text oder einen Wert handelt und stellt die Eingabe linksbündig bzw. rechtsbündig in die Zelle.

2.1.3 Formeln Werte in Zellen können in Formeln verwendet werden. Eine Formel ist eine weitere Eigenschaft einer Zelle und wird mit der Eingabe gespeichert. Der Aufbau einer Formel ist denkbar einfach. Sie beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen. Die Grundrechenarten werden durch Operatoren (Tabelle 2-2) vorgegeben. Als Operanden dienen Zelladressen, die für die Werte in diesen Zellen stehen. Das Ergebnis wird dem Inhalt der Zelle hinzugefügt, die auch die Formel besitzt. Tabelle 2-2. Operatoren in Formeln Operation

Beispiel

Beschreibung

Addition

= A1 + B2

Die Werte der Zellen A1 und B2 werden addiert

Subtraktion

= A2 – C3

Von dem Wert der Zelle A2 wird der Wert in Zelle C3 subtrahiert

Multiplikation

= D5 * E3

Die Werte in den Zellen D5 und E3 werden multipliziert

Division

= B4 / A2

Der Wert in Zelle B4 wird durch den Wert in Zelle A2 dividiert

Potenzieren

= C2 ^ E1

Der Wert in Zelle C2 wird mit dem Wert in Zelle E1 potenziert

Die Syntax einer Formel hat den Aufbau: = {Zelladresse1} {Operator1} {Zelladresse2} [ {Operator2} {Zelladresse3} … ] Entsprechend den algebraischen Regeln gilt auch in einer Excel-Formel „Punktrechnung geht vor Strichrechnung“. Eine Excel-Formel darf auch Klammern nach den algebraischen Regeln enthalten, sodass die Anzahl öffnender Klammern mit der Anzahl schließender Klammern übereinstimmen muss. Ein Beispiel: = A1*(B3–(C2*(A4–B6))). Besitzt die Zelle D4 diese Formel, dann erscheint nach der Eingabe das Ergebnis als Inhalt (Bild 2-2 linke Tabelle).

Bild 2-2. Eine Excel-Formel in einem Excel-Arbeitsblatt

Über der Tabelle (links) befindet sich links das Namenfeld mit der aktuellen Zelladresse und rechts das Funktionsfeld mit der Formel. Mit einem Doppelklick auf die aktuelle Zelle werden die Formel und ihre aktuellen Zellbezüge farbig dargestellt (Tabelle rechts). Neben den algebraischen Operatoren verfügt Excel noch über Vergleichsoperatoren (Tabelle 2-3).

2.1 Einführung

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33

Tabelle 2-3. Vergleichsoperatoren Operator

Beispiel

Ergebnis ist WAHR, wenn …, sonst FALSCH

=

= A4 = B5

Zellinhalte sind gleich

>

= B6 > A3

Inhalt B6 ist größer als Inhalt A3


=

= F4 >= F3

Inhalt F4 ist größer oder gleich Inhalt F3

1 unterscheidbaren und sich gegenseitig ausschließenden Ereignissen ist die Eintrittswahrscheinlichkeit ohne Vorlage weiterer Informationen mit 1 / n anzunehmen. Man spricht von Laplace-Wahrscheinlichkeit und meint eine diskrete Gleichverteilung. Ein einfaches Beispiel für dieses Prinzip ist das Ziehen von Kugeln mit zwei Farben, die sich in einer Lostrommel befinden. Bei völlig gleichmäßig verteilten Kugeln gibt es keinen Grund, dass eine Farbe eher als die andere gezogen wird. Somit ist das Ziehen der einen Farbe gleich wahrscheinlich wie das der anderen Farbe. Da stellt sich natürlich die Frage, wie man trotzdem zu einer Entscheidung kommt. Das Prinzip kann hilfreich sein, um durch Zufallsexperimente an Informationen zu gelangen. Ein bekanntes Beispiel lautet: Es soll die Anzahl der Karpfen in einem Teich bestimmt werden. Dazu wird eine Anzahl n gefangen, markiert und wieder ausgesetzt. Zu einem späteren Zeitpunkt wird erneut die gleiche Anzahl n gefangen und daraus die Anzahl m der markierten Karpfen bestimmt. Unter der Voraussetzung, dass die Laplace-Annahme stimmt, kann man so auf die Gesamtanzahl schließen. Das Prinzip erinnert stark an die Monte-Carlo-Methode, bei der von einer Gleichverteilung ausgehend auf ein Gesamtverhältnis geschlossen wird, allerdings bei einer hinreichenden Menge von Ereignissen. In Excel lassen sich dazu Pseudozufallszahlen verwenden, die ebenfalls dem Gleichverteilungsprinzip unterliegen. In einer Simulation wird eine hinreichende Menge von Ereignissen erzeugt, die einem Vergleich unterliegen. Von der Verteilung lässt sich auf das Gesamtverhältnis schließen [37]. Eine der ersten Anwendungen der probabilistischen Simulation fand sich bei der Auslegung von Kernreaktoren. Es stellte sich die Frage, wie viele Neutronen die Bleihülle des Reaktors durchdringen. Mit der Antwort lag zwar immer noch keine Entscheidung über den sicheren Einsatz des Reaktors vor, aber es ergaben sich immerhin Vergleichszahlen.

8.6 Entscheidungen treffen

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8.6.8 Die Weisheit der Masse nutzen Auch wenn man nicht immer gleich eine Entscheidung von einer Gruppe von Personen einfordern muss, sollte man bei wirklich wichtigen Entscheidungen auch die kollektive Intelligenz einer Gruppe einsetzen. Unter kollektiver Intelligenz wird die Intelligenzleistung einer Gruppe bezeichnet, die größer ist als die Leistung des besten Einzelnen in ihrer Mitte. Forscher die sich mit dem Thema befassen, bestätigen, wenn die Weisheit der Vielen wirkt, scheint die Gruppe zu einem selbstständigen Organismus zu werden, der eigene Ideen und Denkprozesse entwickelt. Dabei müssen für so einen kollektiven Prozess nicht einmal Massen zusammenkommen. Kollektive Intelligenz kann in einem kleinen Team ebenso entstehen wie in einer großen, anonymen Masse. Dass die Masse in vielen Fällen so clever und treffsicher ist, liegt auch am Setting. Es erfüllt hervorragend die Voraussetzungen, unter denen eine Gruppe intelligent sein kann: • • •

Unabhängigkeit der Meinung Gleichbehandlung aller Gruppenmitglieder Heterogenität der Gruppe.

Voraussetzungen, die auch in einem kleinen agilen Scrum-Team erwartet werden. Was passiert, wenn man ein potentiell intelligentes System komplett allein vor sich hinarbeiten lässt, erleben wir im Internet. Den freien Zugang zu Informationen, und da sind wir wieder bei unserer Entscheidungsfindung, sollten wir nutzen. Wir finden dort zwar nicht immer die richtige Entscheidung, aber viele gute Ideen. Meinen Vortrag, den ich einmal zum Thema Weisheit der Masse gehalten habe, beendete ich mit folgender Betrachtung: Wenn mir jemand ein Bonbon schenkt und ich schenke ihm auch eins, dann hat jeder von uns eins, wenn mir jemand eine Idee schenkt und ich schenke ihm auch eine Idee, dann haben wir beide zwei.

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KAPITEL 8 Projektorganisation

KAPITEL 9

Datenauswertung

9.1 Einführung 9.1.1 Excel-Optionen In diesem Kapitel ist das Thema Pivot-Tabelle ein Schwerpunkt und zur Vereinfachung installieren wir in der Symbolleiste den Aufruf zur Erstellung einer Pivot-Tabelle. Tabelle 9-1. Wichtige Excel-Eigenschaften unter Optionen Navigation

Bereich

Eigenschaft

Symbolleiste

PivotTable

Öffnet das Dialogfenster zur Erstellung einer neuen PivotTabelle.

Symbolleiste

PivotTable- und PivotChart-Assistent

Schrittweise Erstellung einer Pivot-Tabelle oder eines Pivot-Diagramms.

9.1.2 Excel-Arbeitsblatt-Register Gerade bei der Erstellung von vielen Arbeitsblättern in einer Excel-Arbeitsmappe, würde es mit der Anwahl einzelner Arbeitsblätter in der unteren Zeile sehr schwierig, wenn das zur Auswahl mit Pfeilen ausgestattete Element (ganz links) nicht ein Objekt wäre und damit nicht auch über ein Kontextmenü verfügen würde (Bild 9-1).

Bild 9-1. Auswahl eines Arbeitsblattes über das Auswahlobjekt

© Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 H. Nahrstedt, Skills + Tools, https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1_9

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9.2 Datenaufbereitung Wenn es um Datenauswertung geht, dann ist Excel das Tool überhaupt, denn mit seinen Funktionen, Methoden und Anbindungen an andere Anwendungen ist es der Profi im Umgang mit Daten. Doch vor der Auswertung kommt die Aufbereitung, denn nicht immer liegen die Daten schon wohlgeordnet vor.

9.2.1 Daten zusammenfassen Der einfachste Fall einer Aufbereitung liegt dann vor, wenn ähnliche Tabellen auf mehreren Arbeitsblättern liegen. Dann gibt man den Datenbereichen unterschiedliche Namen und fasst sie mit einer Funktion zusammen.

 09-02-01_UmsatzListen.xlsx Als Beispiel betrachten wir die Umsatzlisten zweier Werke (Bild 9-2).

Bild 9-2. Umsatzlisten zweier Metallwerke

Besonders wichtig in unserem ersten Fall ist, dass beide Listen die gleichen Artikelnamen in der gleichen Reihenfolge besitzen. So können in beiden Listen für den Bereich B2:D20 Bereichsnamen vergeben werden, nämlich in diesem Beispiel Werk1 und Werk2. Dann wird ein neues Arbeitsblatt eingefügt mit dem Namen Gesamt. In dieses Arbeitsblatt werden die Spalte A und die erste Zeile aus einem der beiden Umsatzlisten kopiert. Im nächsten Schritt wird auch der leere Bereich B2:D20 markiert und in der Befehlszeile die Formel =Werk1+Werk2 eingetragen. Beendet wird die Eingabe mit der Tastenkombination STRG + ENTER. Dadurch gelangt die Formel in alle Zellen des markierten Bereichs und es stehen dort die Summen der beiden Umsatzlisten (Bild 9-3).

Bild 9-3. Ergebnis der Zusammenfassung

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Eine Zusammenfassung kann auch mit mehr als nur zwei Listen durchgeführt werden. Die Formel wird dann um die Addition eines Bereichsnamens erweitert.

 09-02-02_Werk1.xlsx  09-02-03_Werk2.xlsx  09-02-04_Gesamt.xlsx Befinden sich die gleichen Umsatzlisten in unterschiedlichen Excel-Mappen, dann wird die Formel zur Zusammenfassung etwas komplizierter (Bild 9-4).

Bild 9-4. Zusammenfassung aus unterschiedlichen Excel-Mappen

Dem Bereichsnamen muss der Excel-Mappen-Name (in Hochkomma) vorangestellt werden. Außerdem wird zwischen Excel-Mappen-Name und Bereichsname ein Ausrufungszeichen gesetzt. Sind die Arbeitsmappen nicht im gleichen Ordner, dann wird dem Mappen-Namen noch die Pfadangabe vorangestellt.

9.2.2 Daten konsolidieren Doch was ist, wenn die Umsatzlisten gleiche und auch verschiedene Artikel aufweisen? Für diesen Fall bietet Excel eine Methode mit dem Namen Konsolidieren an.

 09-02-05_Konsolidieren.xlsx Als Beispiel betrachten wir wieder die Umsatzlisten zweier Metallwerke (Bild 9-5).

Bild 9-5. Umsatzlisten zweier Metallwerke mit unterschiedlichen Artikeln

Die Bereichsnamen umfassen diesmal auch die Artikelspalte und die Überschriftenzeile. Es wird wieder ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen Gesamt erstellt und diesmal bleibt es leer, nur die Zelle A1, als oberste linke Position der Auswertung, wird markiert und unter Daten / Datentools die Methode Konsolidieren aufgerufen. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster Konsolidieren (Bild 9-6). Hier müssen nun die Verweise zu den vorhandenen Bereichsnamen (Daten) im ersten Schritt eingetragen werden.

9.2 Datenaufbereitung

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281

Bild 9-6. Eingaben zur Methode Konsolidieren

Die Bereichsnamen werden ins Verweis-Feld eingetragen und mit der Schaltfläche Hinzufügen in die Liste Vorhandene Verweise übertragen. Sind beide Werke eingetragen, dann müssen noch die beiden Optionen Oberster Zeile und Linker Spalte unter Beschriftung aus ausgewählt werden. Wird die Option Verknüpfungen mit Quelldaten ebenfalls ausgewählt, so werden Änderungen in den Umsatzlisten mit jedem Neustart berücksichtigt. Zum Abschluss wird die Auswertung (Bild 9-7) mit OK gestartet.

Bild 9-7. Konsolidierte Daten

Das Dialogfeld Konsolidieren bietet noch weitere Möglichkeiten. Im Eingabefeld Funktion wird standardmäßig Summe vorgegeben, doch es gibt noch weitere Funktionen wie Minimum, Maximum, Mittelwert, Anzahl und einige Statistikfunktionen. Wollen wir zum Beispiel den Mittelwert aller Monate für jeden Artikel bestimmen, so gehen wir auf einem neuen Blatt mit dem Namen Mittelwert genau wie vorher vor, nur dass als Funktion diesmal der Mittelwert gewählt wird (Bild 9-8). Wenn wir alle Mittelwerte, daneben zusätzlich eine leere Spalte und darunter eine leere Zeile markieren, dann kann unter Start / Bearbeiten in der Auswahl Autosumme ebenfalls die Funktion Mittelwert gewählt werden. Dadurch werden auch die quartalsmäßigen Mittelwerte für jeden Artikel und die monatlichen Mittelwerte bestimmt. Die Einstellungen zur Konsolidierung werden jedem Arbeitsblatt zugeordnet, sodass bei erneutem Aufruf die Einträge wieder zu sehen sind und bei Bedarf auch abgeändert werden können. Bei vielen Tabellen, können auch nur bestimmte Inhalte gruppiert werden. Sind alle Tabellen in ihren Beschriftungen gleich, so können sie ebenso wie unter Daten zusammenfassen ohne ihre Beschriftungen konsolidiert werden.

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-8. Mittelwerte aus den Umsatzlisten

9.2.3 Daten sortieren Nicht immer enthält eine Liste die Einträge in alphabetisch oder numerisch geordneter Reihenfolge (Bild 9-9).

 09-02-06_Sortieren.xlsx Besitzt die Liste eine Überschriftenzeile, dann kann sehr schnell eine Sortierung dadurch erfolgen, dass eine beliebige Zelle in der zu sortierenden Spalte markiert wird und unter dem Register Daten, in der Gruppe Sortieren und Filtern der Eintrag AZ  oder ZA  angeklickt wird. Dadurch werden die Daten nach der vorgegebenen Spalte auf- oder absteigend sortiert.

Bild 9-9. Nach größtem Umsatz im März sortierte Liste

Komplexere Sortieraufgaben lassen sich unter Sortieren und Filtern / Sortieren festlegen. In dem sich öffnenden Dialogfenster Sortieren (Bild 9-10) können mehrere Sortierregeln in einer Reihenfolge bestimmt werden. Nachdem zuerst die Spalte durch ihre Überschrift bestimmt ist, erfolgt die Festlegung, wonach sortiert werden soll. Dies kann der Zellinhalt, die Zellfarbe, die Schriftfarbe oder ein Symbol für bedingte Formatierung sein. Zum Schluss wird eine absteigende, eine aufsteigende oder eine benutzerdefinierte Sortierung festgelegt.

9.2 Datenaufbereitung

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Bild 9-10. Sortieraufgaben

9.2.4 Daten filtern Mit dem Filter lassen sich Excel-Listen nach vorgegebenen Kriterien auswerten. Unter Daten / Sortieren und Filtern genügt ein Klick auf das Filtersymbol und die zuvor markierte Liste erhält für jede Spalte Auswahlfelder. Je nach Inhalt der Spalte (alphanumerisch oder numerisch) sind die Auswahlfelder unterschiedlich aufgebaut. Am Anfang stehen auch hier Sortiermöglichkeiten. Vorhandene Elemente in der Spalte werden mit einer Auswahlmöglichkeit angezeigt und nur die ausgewählten sind in der Liste sichtbar.

 09-02-07_Filtern.xlsx Das Eingabefeld erlaubt eine spezielle Auswahl, wenn das Platzhaltersymbol * verwendet wird. So erzielt die Eingabe *scheiben unter Artikel die Auswahl aller Einträge, die mit scheiben enden (Bild 9-11), hier also Spannscheiben, Unterlegscheiben, Federscheiben und Fächerscheiben.

Bild 9-11. Ergebnis mit der Filtervorgabe *scheiben (Zeilen ausgeblendet)

Spalten mit numerischen Werten haben einen Zahlenfilter, der in ähnlicher Weise funktioniert. Mehrere Filter können auch gleichzeitig verwendet werden und für komplexere Filteraufgaben verfügt Excel über einen erweiterten Filter. Als Beispiel sind alle Schraubenumsätze über 5 TEuro im Januar und alle Mutternumsätze über 10 TEuro im März gesucht. Im ersten Schritt bekommt die gesamte Tabelle mit den Daten den Bereichsnamen Liste. Dann wird ein Kriterienbereich auf einem neuen Arbeitsblatt mit den Überschriften der Umsatzliste und den beschriebenen Kriterien darunter eingetragen (Bild 9-12). Die Überschriften aus der Liste sollten kopiert werden, damit mögliche Schreibfehler vermieden werden.

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-12. Ergebnis durch die Anwendung eines erweiterten Filters

Der Aufruf des erweiterten Filters erfolgt unter Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert. Im Dialogfenster für den erweiterten Filter sollten folgende Einträge stehen: • • • • •

Aktion: An eine andere Stelle kopieren Listenbereich: Auf den Bereichswähler klicken und dann im Arbeitsblatt mit den Daten alle markieren Kriterienbereich: Alle Zellen zum Kriterienbereich markieren Kopieren nach: Zwei Leerzeilen unter dem Kriterienbereich die Zelle in Spalte A Mit Schaltfläche OK bestätigen.

9.2.5 Summenfunktionen Informationen aus Datenlisten lassen sich auch mit Summenfunktionen gewinnen. Bleiben wir bei der gleichen Anwendungsliste. Wir erstellen neben der Liste drei weitere Spalten, quasi wie beim Kriterienbereich des Spezialfilters. Danach erhalten die Spalten Kunde, Produktkategorie, ProduktSuche und KundenSuche für ihre Daten den Bereichsnamen aus der Überschrift mit der Methode Aus Auswahl erstellen, wie schon mehrfach praktiziert. In den Kriterienbereich werden die Suchwerte eingetragen (Bild 9-13).

Bild 9-13. Datensätze mit gleichen Merkmalen zählen

Die Funktion ZÄHLENWENNS (im Kommentarfeld) sucht in der Liste Datensätze mit Übereinstimmungen in den Spalten Produktkategorie / ProduktSuche und den Spalten Kunde / KundenSuche. In den Suchkriterien sind auch Platzhalter erlaubt. Es existiert noch eine Funktion ZÄHLENWENN, die nur einen Vergleich zulässt.

9.2 Datenaufbereitung

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285

Parallel dazu gibt es die Funktionen SUMMEWENNS und SUMMEWENN, die bei Übereinstimmung von Kriterien den Wert in einer definierten Spalte des Datensatzes summieren (Bild 9-14).

Bild 9-14. Umsatz der Datensätze mit gleichen Kriterien summieren

Ein direkter Vergleich von Spaltenwerten liefert den Booleschen Wert Falsch oder Wahr oder in Binärwerten ausgedrückt 0 oder 1. Definieren wir ein Suchfeld Suche1 und vergleichen den Inhalt mit den Werten einer Spalte, dann liefert dieser Vergleich bei Übereinstimmung den Wert 1 und eine Multiplikation mit dem Wert in Spalte Umsatz natürlich den Umsatz (Bild 915).

Bild 9-15. Bestimmung der Umsätze durch Vergleich

Nun wollen wir nicht die einzelnen Anteile sehen, sondern die Ergebnissumme der Suche. Dazu setzen wir die Formel als Parameter in die Funktion SUMME ein (Bild 9-16) und, da sich die Summe auf einen ganzen Bereich bezieht, müssen wir sie als Matrix-Formel (SHIFT + STRG + ENTER) eingeben.

Bild 9-16. Bestimmung der Umsatzsumme durch Matrix-Formel

Auf diese Weise lassen sich mehrere Vergleiche verbinden, sodass der Umsatz nur kumuliert wird, wenn alle Vergleiche wahr sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die Vergleiche unabhängig voneinander sind, denn ein Produkt Zugfeder kann nicht auch gleichzeitig Druckfeder sein. Im nachfolgenden Beispiel suchen wir die Umsatzsumme für das erste Quartal des Jahres 2019 (Monat < 4), die für Zugfedern (Suche1) von der Firma Freimann KG (Suche2) getätigt wurde (Bild 9-17). Dabei wird deutlich, dass auch Funktionen zum Vergleich dienen können.

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-17. Umsatzsumme durch mehrere Vergleiche

Genau diese Parameter verwendet auch die Funktion SUMMENPRODUKT, allerdings nicht als Matrix-Formeln (Bild 9-18).

Bild 9-18. Umsatzsumme mit der Funktion SUMMENPRODUKT

9.2.6 Teilergebnisse Verfügt eine Liste über Zeilen mit mehreren gleichen Einträgen, z. B. gleicher Artikel, so besitzt das Ergebnis nach der Filterung ebenfalls mehrere Zeilen.

 09-02-08_Teilergebnisse.xlsx Als Beispiel betrachten wir eine Auftragsliste, in der es Zeilen mit gleichen Regionen, Verkäufern, Kunden und Produktkategorien gibt (Bild 9-19).

Bild 9-19. Beispiel Auftragsliste

Um Mehrfacheinträge mit einer Funktion zusammenzufassen, verfügt Excel über die Methode Teilergebnis. Bei dieser Methode sollte die Quellliste nicht verändert werden und daher erstellen wir für jede Auswertung eine Kopie. Werten wir die Daten zuerst nach Regionen aus: • • • •

Dazu wird eine Kopie der Auftragsliste erstellt und in Regionen umbenannt. Dann wird eine beliebige Zelle in der Spalte Region markiert. Unter Daten / Sortieren und Filtern wird die Schnellsortierung aufsteigend gewählt. Unter Daten / Gliederung wird die Methode Teilergebnis gewählt (Bild 9-20).

9.2 Datenaufbereitung

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Bild 9-20. Einstellungen für die Auswertung der Umsätze nach Regionen

Im Dialogfenster Teilergebnisse werden die gewünschten Einträge vorgenommen und mit OK das Ergebnis aufgerufen (Bild 9-21). Die Spalten ohne Inhalt werden ausgeblendet.

Bild 9-21. Beispiel Umsatzsummen nach Regionen

Werten wir die Daten nach Produktkategorien aus, so erfolgt dies auf dem gleichen Wege, nur dass das neue Arbeitsblatt Kategorien heißt und eine Zelle in der Spalte Produktkategorie markiert wird (Bild 9-22).

Bild 9-22. Beispiel Umsatzsummen nach Produktkategorien

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KAPITEL 9 Datenauswertung

9.2.7 Tabellenobjekte 

09-02-09_Tabelle.xlsx Bisher haben wir mit einfachen Excel-Listen gearbeitet. In den neueren Versionen von Excel wurde die Tabelle als Objekt eingeführt, mit eigenen Methoden und Attributen. Ein zusammenhängender Bereich, in dem eine beliebige Zelle markiert ist, kann unter Einfügen / Tabellen mit der Methode Tabelle aufgerufen werden (Bild 9-23).

Bild 9-23. Aus einer Liste eine Tabelle erstellen

Durch die markierte Zelle erkennt Excel den zusammenhängenden Datenbereich und schlägt ihn für die Tabelle im Dialogfenster Tabelle erstellen vor. Mit der Bestätigung durch OK wird die Tabelle erstellt, die eine Formatierung und den Autofilter besitzt. Als Objekt verfügt sie über ein eigenes Register Entwurf mit fünf Gruppen. In der Gruppe Eigenschaft kann ein aussagefähiger Tabellenname eingetragen werden. In der Gruppe Tools kann mit der Methode In Bereich konvertieren die Tabelle wieder in einen Zellbereich umgewandelt werden.

 09-02-10_TabellenStruktur.vsdx In der Gruppe Externe Tabellendaten unter der Auswahl Exportieren gibt es die Methode Tabelle in Visio-Pivotdiagramm exportieren.

Bild 9-24. Auswertung und Darstellung der Umsätze in Visio

In dem Diagramm können durch Auswahl der Kategorien und Ergebnisse Anpassungen vorgenommen werden. In der Gruppe Tools gibt es auch die Methode Datenschnitt einfügen, die uns gleich zum nächsten Thema führt.

9.2 Datenaufbereitung

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9.2.8 Datenschnitte 

09-02-11_Datenschnitte.xlsx Tabellen als Objekte besitzen eine komfortable Methode als Alternative zur Filterung. Wie bereits beschrieben kann unter Einfügen / Filter die Methode Datenschnitt für eine markierte Tabelle aufgerufen werden. Im Dialogfenster Datenschnitt auswählen sind alle Spalten als Optionen vorgegeben (Bild 9-25).

Bild 9-25. Auswahl der Datenschnitte

Die Auswahl stellt dann Fenster mit Filterschaltflächen zur Verfügung (Bild 9-26). Eine farbig markierte Filterschaltfläche zeigt ihre Wirkung an, die anderen sind nicht einbezogen. Über ein Schaltsymbol (oben rechts) kann der Filter ausgeschaltet werden. Die Fenster verfügen über Ziehpunkte und können in Position und Größe verändert werden. Über ein weiteres Symbol ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Bild 9-26. Filterung mit Datenschnitten

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KAPITEL 9 Datenauswertung

9.3 Pivot-Tabellen Der Name Pivot kommt aus dem Französischen und bedeutet so viel wie Dreh- oder Angelpunkt. Pivot-Tabellen in Excel bieten viele Möglichkeiten, Daten in verschiedener Art darzustellen und auszuwerten.

 09-03-01_PivotTabellen.xlsx

9.3.1 Pivot-Schema Zur Erstellung von Auswertungen in einer Pivot-Tabelle, bietet Excel einen Pivot-Assistenten an. Doch dieser setzt voraus, dass die Form des Ergebnisses bekannt ist. Dabei genügt es, eine beliebige Auswertung zu erstellen, die später meistens sowieso umgestellt wird. Diese Umstellungen lassen sich im Pivot-Schema sehr leicht durchführen, also warum nicht direkt mit dem Pivot-Schema starten? Wenn eine Tabelle vorliegt, dann kann durch Markieren einer beliebigen Zelle unter Einfügen / Tabellen / PivotTable eine Pivot-Tabelle erstellt werden. Es öffnet sich das Dialogfenster PivotTable erstellen (Bild 9-27). Excel erkennt auch hier durch die markierte Zelle den Umfang der Tabelle und zeigt deren Namen an. Mit der Erstellung einer Pivot-Tabelle sollte in der Regel immer auch ein neues Arbeitsblatt verwendet werden (Option), damit vorhandene Strukturen in der Tabelle nicht verloren gehen. Die neu entstandene Pivot-Tabelle unterteilt sich in zwei Aufgabenbereiche (Bild 9-28). Der linke Teil ist das Arbeitsfeld und der rechte Teil zeigt die Feldelemente, die einer PivotTabelle hinzugefügt werden können. Unterhalb der Feldelemente gibt es verschiedene Bereiche, die zur Erstellung der Pivot-Tabelle dienen und mit dem Ziehen von Feldelementen belegt werden. Diese benutze ich so gut wie gar nicht, da mir das klassische Pivot-Schema lieber ist. Dort kann ich auch durch Ziehen der Feldelemente eine Belegung vornehmen, aus der sofort ersichtlich ist, wie die Pivot-Tabelle danach aussehen wird.

Bild 9-27. Dialogfenster PivotTable erstellen

9.3 Pivot-Tabellen

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Bild 9-28. Beispiel einer neuen Pivot-Tabelle

Die neue Pivot-Tabelle verfügt über zwei Registerkarten. Unter Analysieren / Pivot-Table gibt es in der Auswahl Optionen eine Registerkarte Anzeige, in der die Option Klassisches PivotTable-Layout gewählt wird. Nun besitzt die Pivot-Tabelle dieses Schema (Bild 9-29).

Bild 9-29. Neue Pivot-Tabelle mit klassischem Schema

9.3.2 Erste Pivot-Tabelle Feldelemente können nun mit der Maus auf eines der Felder im Schema gezogen werden. Feldelemente wie im Beispiel Region, Verkäufer, Kunde oder Produktkategorie können in den Bereich Zeilenfelder, Spaltenfelder oder Berichtsfilterfelder (eine bessere Bezeichnung wäre Seitenfelder) gezogen werden. Dort werden sie dann zu einem Eintrag je Merkmal eingefügt. Feldelemente wie im Beispiel Umsatz, von denen man zu jedem Merkmal z. B. die Summe haben möchte, werden in den Bereich Wertfelder gezogen, der standardmäßig bereits für eine Summenbildung vorgesehen ist (Bild 9-30).

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-30. Beispiel Produktkategorie (im Zeilenfeld) mit Umsatzsummen (im Wertfeld)

Mit einem Doppelklick auf eine Summe in der Pivot-Tabelle erstellt Excel eine Übersicht über alle Einträge in der Auftrags-Tabelle, die zu der Summenbildung beigetragen haben (Bild 9-31).

Bild 9-31. Beispiel Summenanteile am Gesamtumsatz von Kupplungen

Überschriften in der Pivot-Tabelle können durch Markieren in der Befehlszeile geändert werden, aber Achtung, hier keine Feldnamen verwenden.

9.3.3 Auswertungsfunktionen Ziehen wir ein zweites Mal das Umsatzfeld aus der Feldliste ins Wertfeld, dann befinden sich zwei Spalten mit den Umsatzsummen nebeneinander (Bild 9-32). Nun markieren wir eine beliebige Zelle in der neuen Spalte und rufen über das Kontextmenü die Methode Wertfeldeinstellungen auf. Unter Werte zusammenfassen nach wählen wir statt Summe die Funktion Anzahl. Nach richtiger Formatierung der zweiten Spalte als ganze Zahlen stehen dort die Mengen der Einträge, aus denen sich der jeweilige Summenwert zusammensetzt. Die Überschriften ändern wir in Umsatzsumme (1. Spalte) und Umsatzmenge (2. Spalte).

9.3 Pivot-Tabellen

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Bild 9-32. Mehrfachbelegung des Wertfeldes mit einem Feldelement

Wir ziehen ein drittes Mal das Umsatzfeld ins Wertfeld, markieren wieder eine beliebige Zelle und rufen erneut über das Kontextmenü die Methode Wertfeldeinstellungen auf. Nur diesmal wählen wir im Register Werte anzeigen als aus der Auswahlliste den Eintrag % des Gesamtergebnisses. Die neue Spalte erhält die Überschrift Umsatzanteil (Bild 9-33).

Bild 9-33. Beispiel zur Auswertung des Umsatzes mit verschiedenen Funktionen

Den größten Anteil in dieser Spalte hat der Artikel Gelenkbolzen. Wir möchten nun gerne wissen, welchen Anteil die anderen Artikel im Verhältnis zu den Gelenkbolzen haben. Noch einmal erstellen wir eine neue Spalte mit dem Umsatz und wählen unter Werte anzeigen als den Eintrag % von und müssen dazu als Basisfeld Produktkategorie und als Basiselement Gelenkbolzen wählen. Die neue Spalte erhält die Überschrift Umsatzanteil GB. Die so erstellte Pivot-Tabelle ließe sich beliebig um weitere Spalten ergänzen.

9.3.4 Zeilenfeld mehrfach nutzen Wie mit dem Wertfeld zuvor, kann auch das Zeilenfeld mehrfach belegt werden. Das muss nicht zwangsläufig durch das gleiche Feldelement geschehen. In der Regel erstellt man hier eine mehrfache Aufteilung. Als Beispiel betrachten wir die Aktionen der Verkäufer in den

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Regionen und nehmen als Vergleichswert noch einmal den Umsatz. Mit der Reihenfolge Verkäufer und dann Region wird die Pivot-Tabelle sehr unübersichtlich. Erst wenn wir durch Ziehen der Kopfzelle Region vor die Spalte Verkäufer die Struktur ändern, wird es übersichtlicher (Bild 9-34).

Bild 9-34. Beispiel einer Mehrfachbelegung des Zeilenfeldes

Excel zeigt mit der Auswertung auch Teilergebnisse, die über das Kontextmenü des Zeilenfeldes aus- und eingeblendet werden können.

9.3.5 Zeilen- und Spaltenfeld kombinieren Wenn wir in der vorherigen Pivot-Tabelle die Kopfzelle Region mit der Maus in das Spaltenfeld ziehen (siehe veränderter Mauszeiger), ergibt sich eine andere Darstellung mit den gleichen Werten (Bild 9-35). Teilergebnisse sind nicht mehr erforderlich, da sie als Summenzeile in der Tabelle stehen. Die Pivot-Tabelle wirkt in dieser Struktur kompakter. Das Ziehen von Kopfelementen in die unterschiedlichen Felder macht ein Experimentieren mit Darstellungsformen denkbar einfach. Selbst wenn wir uns dabei mal in eine „Sackgasse“ begeben, können wir die Aktion mit einem Klick auch wieder rückgängig machen. Wenn alle Stricke reißen, ziehen wir die Kopfzelle eines Zeilen- oder Spaltenfeldes aus dem Pivot-Schema. Dann wird das Feldelement entfernt und wir können noch einmal beginnen. Bei der Kombination ist auch zu beachten, dass sich in Zeilen mehr Elemente unterbringen lassen als in Spalten. Kommt es trotzdem einmal zu einer überbreiten Tabelle, dann hilft möglicherweise ein Transponieren der Daten. Dazu wird die Tabelle mit STRG + SHIFT + * markiert, mit STRG + C in die Zwischenablage eingefügt, mit STRG + V in ein neues Arbeitsblatt kopiert, mit 2 x STRG das benötigte Kontextmenü aufgerufen und mit der Taste T transponiert.

9.3 Pivot-Tabellen

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Bild 9-35. Beispiel einer gleichzeitigen Zeilen- und Spaltenbelegung

9.3.6 Spaltenfeld mehrfach nutzen Wie schon beim Zeilenfeld, kann auch im Spaltenfeld eine Mehrfachnutzung zusätzliche Informationen liefern. Das Problem bei dieser Darstellungsform ist, dass waagerecht sehr viel Platzbedarf entsteht und daher nur Feldelemente mit wenigen Merkmalen eingesetzt werden können oder dass die Darstellung durch den Filter beschränkt wird (Bild 9-36).

Bild 9-36. Beispiel einer Mehrfachbelegung des Spaltenfeldes

Unter Seitenlayout / Seite einrichten / Ausrichtung kann ein Tabellenblatt ins Querformat umgewandelt werden. Doch nicht immer ist das Format ausreichend. Unter Seitenlayout / An Format anpassen kann mit der Breite 1 Seite und der Höhe Automatisch eine Anpassung für die Druckausgabe erfolgen, die dann möglicherweise über mehr als eine Seite geht.

9.3.7 Seitenfeld Berichtsfilterfelder, oder Seitenfelder, wie ich sie nenne, eignen sich gut für Feldelemente mit vielen Merkmalen, die sich weder im Zeilen- noch im Spaltenfeld übersichtlich darstellen lassen. Im Seitenfeld kann mit Hilfe des Filters für jedes Merkmal eine Auswertung erstellt werden, wie die Seiten eines Buches (Bild 9-37). Dabei lassen sich auch mehrere Merkmale für den Filter bestimmen. Entsprechend muss die Option zum Merkmal ausgewählt werden.

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-37. Beispiel für die Belegung aller Felder

9.3.8 Geografische Gruppierung Gruppierungen von Feldelementen sind bei Pivot-Tabellen sehr beliebt, so wie im nachfolgenden Beispiel die Betrachtung, welche Produkte in welchen Regionen sich wie oft verkauft haben (Bild 9-38).

Bild 9-38. Beispiel einer sachlichen Aufteilung nach Verkaufsmengen

Bei einer solchen Struktur wird sofort deutlich, in welcher Region und bei welchen Produkten es Absatzprobleme gibt. Solche Tabellen lassen sich durch eine bedingte Formatierung, wie z. B. Zellen ohne Werte einen roten Hintergrund zu geben oder einen grünen Hintergrund für Werte, die über dem Mittelwert liegen, in der Lesbarkeit verbessern.

9.3 Pivot-Tabellen

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9.3.9 Zeitliche Gruppierung Befinden sich in der Tabelle zeitliche Elemente, so wie im Beispiel der Auftragseingang, dann können die Umsätze auch zeitlich gruppiert werden. Wird das Eingangsdatum ins Zeilenfeld gezogen, so bekommt jedes Datum eine Zeile (Bild 9-39). Um dies zu ändern, wird ein beliebiges Datum markiert und im Kontextmenü die Methode Gruppierung aufgerufen.

Bild 9-39. Datumswerte gruppieren

Im Dialogfeld werden Einträge durch Anklicken gewählt und durch erneutes Anklicken wieder abgewählt. In unserem Fall wählen wir Tage ab und dafür Jahre aus. Auch eine Mehrfachauswahl ist hier möglich. Wenn wir nun den Eingang ins Spaltenfeld ziehen, entsteht eine brauchbare Darstellung (Bild 9-40).

Bild 9-40. Beispiel einer zeitlichen Gruppierung

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Leider sagt die Darstellung wenig aus über die Verteilung von minimalen und maximalen Werten. Eine Hilfe leistet die bedingte Formatierung. Der Bereich der Einzelwerte wird markiert, dann Bedingte Formatierung / Start / Formatvorlagen aufgerufen und darin die Methode Regeln verwalten gewählt. Im Dialogfeld zur Regelverwaltung wird eine neue Regel hinzugefügt, die aus dem Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden besteht. Um nun alle Werte zu kennzeichnen, die größer als der Mittelwert aller Werte sind, wird im Eingabefeld für die Regelbeschreibung folgende Formel eingetragen: = B5 > Mittelwert($B$5:$D$19)

(9.1)

Mit Formatieren bekommen die Zellen, die der Regel entsprechen, einen gelben Hintergrund (Bild 9-41).

Bild 9-41. Beispiel markierter Werte über dem Mittelwert aller Werte

9.3.10 Numerische Gruppierung Mit der Einführung einer weiteren Spalte in der Auftragsliste, in der die Priorität des Kunden von 1 = niedrig bis 9 = hoch festgehalten wird, lässt sich auch eine numerische Gruppierung zeigen (Bild 9-42). Bei einer numerischen Gruppierung wird der numerische Bereich (hier 1 bis 9) nach einer Vorgabe der Klassenanzahl (hier 3) in Teilbereiche (hier 1-3, 4-6, 7-9) unterteilt. Gruppenmerkmale können auch über Excel-Funktionen wie INDEX, VERGLEICH, SVERWEIS oder WAHL erstellt werden. Ebenso können sie sich aus einem Datenmodell durch eine logische Beziehung ergeben. Stehen Textteile in der Datenbasis immer an der gleichen Position, sind auch Gruppenmerkmale aus Textfunktionen denkbar. Selbst aus logischen Funktionen wie WENN, UND, ODER, NICHT und XODER lassen sich numerische Merkmale erzeugen.

9.3 Pivot-Tabellen

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Bild 9-42. Beispiel einer numerischen Gruppierung

9.3.11 Benutzerdefinierte Gruppierung Mitunter helfen alle standardmäßigen Gruppierungs-Methoden nicht weiter und es muss eine eigene Gruppierung definiert werden. Dazu starten wir wieder einmal mit der Produktkategorie und den Umsätzen. In der Produktkategorie markieren wir mit STRG und Mausklick alle Elemente, die den Textteil räder im Namen haben (Bild 9-43). Über das Kontextmenü wählen wir wieder die Methode Gruppieren. Excel fasst die markierten Elemente zu einer Gruppe 1 in einer neuen Spalte im Zeilenfeld zusammen.

Bild 9-43. Neue Gruppierung mit Gruppe 1 für alle Räderformen

Die Bezeichnung Gruppe 1 ändern wir in Räder ab. Die Bezeichnung der neuen Gruppe mit Produktkategorie2 ändern wir in Produktgruppe ab. Für die nächste Gruppierung markieren wir in der Spalte Produktkategorie alle Federtypen. Ein erneuter Aufruf der Methode Gruppieren erstellt die Gruppe2, die den Namen Federn bekommt (Bild 9-44).

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-44. Neue Gruppe Federn

Genauso stellen wir eine Gruppe Antrieb zusammen und die letzte Gruppe Elemente beinhaltet den Rest. Durch Einblenden der Teilergebnisse über das Kontextmenü ist die Pivot-Tabelle komplett (Bild 9-45).

Bild 9-45. Beispiel einer benutzerdefinierten Gruppierung

Es bleibt noch darauf hinzuweisen, dass die so neu entstandene Produktgruppe auch ein Feldelement geworden ist und in der Liste der Feldelemente steht und damit folglich für weitere Pivot-Tabellen verwendet werden könnte, wenn die Entwickler diese Möglichkeit vorgesehen hätten. Doch leider bleibt dieser Wunsch offen und ein weiterer Punkt in Excel ungelöst.

9.3 Pivot-Tabellen

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9.3.12 Weitere Berechnungen Excel ist ein Rechenwerkzeug und natürlich möchte man über die Pivot-Tabelle hinaus weiterrechnen. Gehen wir von einer Pivot-Tabelle aus, in der die Produktkategorie im Zeilenfeld, die Jahre im Spaltenfeld und die Umsatzsummen im Wertfeld stehen. Nun sollen die Differenzen zwischen den Jahresumsätzen berechnet werden. Im Kontextmenü über Wertfeldeinstellungen / Werte anzeigen als gibt es die Auswahl Differenz von. Nehmen wir als Basis in unserem Beispiel das Jahr 2019, dann lassen sich die Differenzen zu den anderen Jahren bestimmen (Bild 9-46). Leider gehen dabei die Jahreswerte verloren.

Bild 9-46. Berechnete Umsatzdifferenzen

Im Register Analysieren einer Pivot-Tabelle, in der Gruppe Berechnungen, gibt es die Auswahl Felder, Elemente und Gruppen. Darunter kann ein neues Feld durch eine Formel definiert werden. Bevor wir uns jedoch mit dieser veralteten Methode befassen, betrachten wir lieber den Einsatz von Bereichsnamen und damit einer weitaus besseren Methode. Wir nutzen einen neuerlichen Ansatz mit dem gleichen Pivot-Tabellen-Aufbau, und markieren die einzelnen Umsatzsummen zusammen mit den Jahreszahlen in der Überschrift. Über Formeln / Definierte Namen wählen wir die Methode Aus Auswahl erstellen und bestätigen die Oberste Zeile (Bild 9-47).

Bild 9-47. Definition von Bereichsnamen

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Da die Überschriften nur Jahreszahlen sind, Bereichsnamen aber nicht mit einer Ziffer beginnen dürfen, löst Excel das Problem elegant dadurch, dass den Bereichsnamen ein Tiefstrich vorangestellt wird. Nun können wir unsere Pivot-Tabelle um neue Spalten erweitern (Bild 9-48).

Bild 9-48. Beispiel für erweiterte Berechnungen mit Bereichsnamen

9.3.13 Daten für Pivot-Tabellen konsolidieren  09-03-02_PivotKonsolidieren.xlsx Als Anwendungsbeispiel benutzen wir noch einmal die Umsatzlisten von Werk 1 und Werk 2. Mit dem Aufruf des Pivot-Assistenten aus der Symbolleiste startet eine Folge von Dialogfenstern, an deren Ende eine Pivot-Tabelle und ein Pivot-Diagramm stehen. Im ersten Dialogfenster Schritt 1 müssen die Optionen Mehrere Konsolidierungsbereiche und PivotChart-Bericht (mit Pivot-Table-Bericht) gewählt werden (Bild 9-49).

Bild 9-49. Erstes Dialogfenster des Pivot-Assistenten

Im zweiten Schritt geht es weiter mit der einfachen Seitenfelderstellung und dem Hinzufügen von Verweisen, wie wir es bereits beim Konsolidieren getan haben, sodass als vorhandene Bereiche wieder Werk1 und Werk2 ausgewiesen werden.

9.3 Pivot-Tabellen

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Im dritten Schritt wird ein neues Arbeitsblatt gefordert, in dem mit der Schaltfläche Fertig stellen eine Pivot-Tabelle zusammen mit einem Pivot-Diagramm vorliegen (Bild 9-50).

Bild 9-50. Konsolidierungs-Ergebnis mit dem Pivot-Assistenten

9.3.14 Pivot-Diagramme Der häufigere Weg zum Pivot-Diagramm ist zunächst eine Pivot-Tabelle zu erstellen, eine Zelle darin zu markieren und ein entsprechendes Diagramm einzufügen, so wie wir es bereits in vielen Fällen besprochen haben. Dabei entsteht ein dynamisches Diagramm, in dem wir mit Filtern Variationen erstellen können (Bild 9-51).

Bild 9-51. Beispieldiagramm aus der letzten Pivot-Tabelle mit Jahresumsätzen

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KAPITEL 9 Datenauswertung

9.4 Daten-Szenarien Unter Daten-Szenarien versteht man allgemein Auswertungen von vielen Daten, deren Ergebnisse von vielen Parametern derart beeinflusst werden, dass sie nicht direkt vorhersagbar sind. Dennoch versucht man durch Beeinflussung der Formeln zu Aussagen zu gelangen. Anders als bei Big Data, bei der die Datenmengen so groß sind, dass nicht einmal Formeln vorliegen und man nach anderen Mustern für Aussagen suchen muss.

9.4.1 Excel-Szenarien Excel bietet für derartige Betrachtungen verschiedene Methoden in der Gruppe Prognose an.

 09-04-01_Szenarien.xlsx Als Anwendungsbeispiel betrachten wir die Kalkulation zum Betriebsergebnis eines Eisenwarenherstellers (Bild 9-52).

Bild 9-52. Beispiel einer Kalkulation

Auf das Betriebsergebnis können nun verschiedene Ereignisse Einfluss nehmen. • • •

Szenario 1: Am Markt gehen die Umsatzmengen zurück und die Materialkosten steigen. Szenario 2: Nach einer Werbeaktion erhöhen sich die Umsatzmengen und am Markt werden die Rohstoffe günstiger. Szenario 3: Die Räderproduktion wird zur Überarbeitung stillgelegt und dafür die Kleinteileproduktion erhöht.

Mit der Zusammenführung ergeben sich die Möglichkeiten für einen Szenariobericht oder einen Pivot-Tabellen-Szenariobericht. Der Szenariobericht liefert auf einem neuen Arbeitsblatt eine gruppierte Tabelle, in der neben den aktuellen Werten auch die drei Szenarien aufgelistet sind (Bild 9-53). Der Pivot-Table-Szenariobericht liefert leider nur die Ergebniswerte. Gute Kriterien für Szenarien ergeben sich durch intensive Marktbetrachtung. Mit zunehmender Komplexität und Unsicherheit durch Globalisierung, Klimawandel, Rohstoffmärkte, politische und medizinische Risiken wird daraus immer mehr eine Wissenschaft.

9.4 Daten-Szenarien

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Bild 9-53. Beispiel eines Szenarioberichts

9.4.2 Zielwertsuche Eine weitere Methode, die Excel unter Prognose mit was-wäre-wenn anbietet, ist die Zielwertsuche. Im Gegensatz zu den üblichen Berechnungen, bei denen Excel mit verschiedenen Parameterwerten ein Ergebnis liefert, geht diese Methode rückwärts und fragt ausgehend vom Ergebnis nach den erforderlichen Parameterwerten.

 09-04-02_Zielwertsuche.xlsx Als Anwendungsbeispiel betrachten wir eine Kreditberechnung mit Ratentilgung (Bild 9-54).

Bild 9-54. Beispiel eines Kredits mit vorgegebener Tilgungsrate

Mit einem vorgesehenen Tilgungsbetrag von 12.000 € wird am Ende der Laufzeit nicht das optimale Ergebnis erreicht, nämlich dass der Kredit getilgt ist, da am Ende der Laufzeit noch ein Restbetrag von 8.000 € bleibt.

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Unter Daten / Prognose mit der Auswahl was-wäre-wenn rufen wir die Zielwertsuche auf. In dem sich öffnenden Dialogfenster Zielwertsuche geben wir als Zielzelle die letzte Zelle des Endkapitals im Tilgungsplan an (hier F13), als Zielwert den Wert null und als veränderbare Zelle den Tilgungsbetrag (hier C5) an. Die Zielwertsuche korrigiert danach den Tilgungsplan mit der erforderlichen Tilgungsrate (Bild 9-55).

Bild 9-55. Tilgungsplan mit optimaler Tilgungsrate

9.4.3 Datentabelle mit einer Variablen Die dritte Methode, die Excel unter Prognose mit was-wäre-wenn anbietet, ist die Datentabelle, nicht zu verwechseln mit dem Objekt Tabelle. Bei der Zielwertsuche haben wir gesehen, wie durch Änderung eines Berechnungsparameters das Ergebnis beeinflusst wird. Die Datentabelle erlaubt es, die Ergebnisse mehrerer unterschiedlicher Eingabewerte anzusehen.

 09-04-03_Datentabelle1.xlsx Als Anwendungsbeispiel betrachten wir einen Kredit mit gleichbleibenden Zahlungen (Annuitätentilgung) (Bild 9-56).

Bild 9-56. Beispieldaten für eine Annuitätentilgung Tabelle 9-2. Bereichsnamen und Formel zur Annuitätentilgung Bereich

Bereichsname

B1

Anzahlung

B2

Zinssatz

B3

Laufzeit

B4

Darlehen

E2

Formel

=RMZ(Zinssatz/12;Laufzeit;Anzahlung-Darlehen)

9.4 Daten-Szenarien

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Die Zahlung wurde auf dem Arbeitsblatt etwas abseits gestellt, weil wir im nächsten Schritt darum herum eine Datentabelle aufbauen werden, denn uns interessieren verschiedene Zinssätze und die sich daraus ergebenden Zahlungen. Die Zinssätze, die für uns in Frage kommen, führen wir in einer Spalte links neben der Spalte Zahlung auf. Nun markieren wir diesen Bereich und rufen unter Daten / Prognose / was-wäre-wenn die Datentabelle auf (Bild 9-57).

Bild 9-57. Eingabe zur Datentabelle

Im Dialogfenster unter Werte aus Spalte tragen wir den Bereichsnamen Zinssatz ein und bestätigen die Eingabe mit OK. Das Ergebnis weist nun zu jedem Zinssatz die erforderliche Zahlung aus (Bild 9-58).

Bild 9-58. Ergebnisse mit einer Variablen in der Datentabelle

9.4.4 Datentabelle mit zwei Variablen 

09-04-04_Datentabelle2.xlsx Im vorherigen Beispiel wurde der Zinssatz als einzige Variable definiert. Nun wollen wir als zweite Variable die Laufzeit mit dazunehmen. Natürlich berechnen wir wieder mit der Funktion RMZ die Zahlung, nur diesmal führen wir darunter die relevanten Zinssätze auf und waagerecht daneben die Laufzeit in Monaten (Bild 9-59). Wir markieren diesen Bereich und rufen unter Daten / Prognose / was-wäre-wenn die Datentabelle erneut auf. Im Dialogfenster unter Werte aus Zeile tragen wir Laufzeit und unter Werte aus Spalte tragen wir den Zinssatz ein. Nach der Eingabebestätigung mit OK werden die Ergebnisse angezeigt, die ebenfalls noch das Währungsformat erhalten (Bild 9-60).

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KAPITEL 9 Datenauswertung

Bild 9-59. Eingabe für zwei Variablen zur Datentabelle

Bild 9-60. Ergebnisse mit zwei Variablen in der Datentabelle

9.4.5 Datentabelle mit mehr als zwei Variablen Wer nun glaubt, eine dritte oder weitere Dimension gibt es nicht in Excel bzw. in der Datentabelle, der irrt. Obwohl Datentabellen für maximal zwei Variablen ausgelegt sind, können durch einen Trick auch mehr als zwei verwendet werden. Eine Formel benutzt über die Zelladresse deren Inhalt. Einige Funktionen akzeptieren als Parameter auch Text. In einem Text kann auch mehr als ein Wert stehen, vorausgesetzt, diese sind durch ein Trennzeichen geteilt. Dies kann ein Semikolon sein, ein Schrägstrich oder ein anderes Sonderzeichen. Alle im Text verwendbaren Zeichen sind in einer ASCII-Tabelle durch einen Wert von 0 bis 255 codiert. Die Funktion =ZEICHEN(Codezahl) erstellt aus einer ASCII-Codezahl das zugehörige Zeichen. In der ASCII-Tabelle befinden sich auch Steuerzeichen, die eine Funktionalität besitzen, aber nicht sichtbar sind. Von besonderem Charme ist die Nutzung des LineFeeds (Tasten ALT + ENTER) mit dem ASCII-Codewert 10. Als Beispiel haben wir zwei Werte 123,45 und 43,21 vorliegen. Soll eine Zahl als Text eingegeben werden, dann beginnen wir mit einem Hochkomma für Texteingabe, geben dann den Wert 123,45 ein und drücken ALT + ENTER, dann geben wir weiter den Wert 43,21 ein und drücken zum Abschluss ENTER. Beide Werte werden in einer Zelle untereinander dargestellt (Bild 9-61). Vorausgesetzt, die Zelle hat über ihr Kontextmenü unter Register Ausrichtung die Freigabe zum Textumbruch.

 09-04-05_Datentabelle3.xlsx

9.4 Daten-Szenarien

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309

Bild 9-61. Zwei Werte als Text in einer Zelle

Als Anwendungsbeispiel betrachten wir einen Investitionsplan, bei dem der Investitionswert über einen bestimmten Zeitraum durch Beträge zurückfließt. Das Besondere an dem Plan ist, dass sich Investition und Rückfluss eine Zelle teilen. Bei der Eingabe werden das TausenderTrennzeichen und das Währungssymbol mit eingegeben. Zur Bestimmung der Rückflüsse dient eine Liste (Bild 9-62).

Bild 9-62. Bestimmung der Rückflüsse Tabelle 9-3. Bereichsnamen und Formeln zur Investition Bereich

Name

Formel

B1

Werte

=″-125.000 €″ & ZEICHEN(10) & ″5.000 €″

B2

LZeit

A5:A17

Jahr

B5:B17

Rückfluss

B5

=LINKS(Werte;-1+FINDEN(ZEICHEN(10);Werte))*1

B6:B17

=WENN(Jahr10

Nur Werte, die größer als 10 sind

=8

Alle Werte, die Größer oder gleich 8 sind

Zwischen 10 und 20

Einschließlich aller Werte von 10 bis 20

Zwischen _ und _ Wie In Nulloperatoren

Wie ″A″ In (″A″, ″B″,″C″) =0 / Ist Null

Entspricht dem Textmuster In einer Liste enthaltene Werte = 0 sucht nach der 0 / Ist Null nach leerem Feld

Die nächste Abfrage sucht Bauteile, deren Personal- oder Maschinenkosten über 10.000 liegen (Bild 10-60).

Bild 10-60. Abfrage mit mehreren ODER-verknüpften Kriterien

Die Abfrage sucht nach Personal- oder nach Maschinenkosten, die über dem Wert 10.000 liegen.

10.3 Datenmodelle in Access

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349

Bild 10-61. Abfrage auf hohe Personal- oder Maschinenkosten

In Textkriterien muss nicht immer der komplette Text stehen, sondern Platzhalter sorgen für variablere Vergleiche (Tabelle 10-7). Tabelle 10-7. Platzhalter für Kriterien Platzhalter

Beispiel

Kriterium

*

Wie ″*er″

Findet Müller, Meier, Weber

?

Wie ″We?er″

Findet Weber, Weler, Weser

#

Wie ″1#3″

[]

Wie ″Ma[il]er″

Findet Maier, Mailer, nicht Mayer

!

Wie ″Ma[!il]er″

Findet Mayer aber nicht Maier, Mailer

-

Wie ″d[a-e]s″

Findet 103, 153, 193

Findet das, dbs, des

Die nächste Abfrage soll die Kosten der Maschinengruppe sortiert zusammenstellen, deren Bezeichnung eine Fünfziger-Nummer enthält, mit einem Platzhalter durch Maschine 5? definierbar (Bild 10-62).

Bild 10-62. Abfrage mit Platzhalter

Bild 10-63. Abfrage der Kosten

350

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KAPITEL 10 Datenbeziehungen

Für Berechnungen in Abfragen können auch Funktionen verwendet werden. Mit Entwurf / Einblenden/Ausblenden / Σ Summen erhält die Entwurfstabelle der Abfrage eine weitere Zeile Funktion (Bild 10-64).

Bild 10-64. Abfrage mit Funktionen

Die Funktion Gruppierung in der Spalte Produkt sorgt dafür, dass jedes Produkt nur in einer Zeile erscheint. Die Funktion Anzahl bestimmt die Anzahl der Bauteile je Produkt und die Kostenspalten erhalten die Funktion Summe (Bild 10-65).

Bild 10-65. Abfrage der Anzahl Bauteile und der Kostensummen aller Produkte

In der Abfrage Produktkosten haben wir als Kriterium das Produkt A vorgegeben. Um die gleiche Abfrage für das Produkt B zu erhalten, müssten wir das Kriterium abändern. Doch eine Parameter-Abfrage löst dieses Problem viel eleganter. Parameter können in eckigen Klammern in den Kriterien verwendet werden (Bild 10-66).

Bild 10-66. Abfrage mit Parameter

Mit jedem Start der Abfrage wird dann der Parameter abgefragt und verwendet (Bild 10-67).

Bild 10-67. Parameterabfrage beim Start

10.3 Datenmodelle in Access

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351

Mit der Eingabe des Produktnamens, wird dieser als Kriterium verwendet (Bild 10-68).

Bild 10-68. Produktkosten nach Produkt-Vorgabe

10.3.5 Aktionsabfragen Eine besondere Gruppe von Abfragen sind die sogenannten Aktionsabfragen. Entsprechend ihren Aufgaben unterscheidet man verschiedene Formen (Tabelle 10-8). Tabelle 10-8. Formen von Aktionsabfragen Bezeichnung

Aufgabe

Aktualisierungsabfrage

Verändert bestehende Daten

Anfügeabfragen

Fügt der bestehenden Tabelle Datensätze an, die von der Abfrage geliefert werden

Tabellenerstellungsabfrage

Speichert das Abfrageergebnis in eine neue Tabelle

Löschabfrage

Löscht unwiderruflich die Datensätze, die die Abfrage ermittelt

Mit einer Aktualisierungsabfrage können Datensätze erweitert, verändert oder gelöscht werden. Als einen Grundsatz sollten wir festhalten, dass Aktualisierungsabfragen niemals auf den Originaldaten ausprobiert werden. Die sicherste Methode vor fehlerhaften Veränderungen ist eine Kopie der Datenbank herzustellen. Als Anwendungsbeispiel sollen die Stundensätze der Maschinen um einen Prozentsatz erhöht werden, der vom aktuellen Stundensatz abhängig ist. Alle Stundensätze unter oder gleich dem Wert 40 sollen um 5% erhöht werden. Zuerst erstellen wir eine Kopie der Tabelle Maschinen und nennen sie MaschinenNeu. Im nächsten Schritt wird wieder eine Auswahlabfrage erstellt und die neue Tabelle aufgerufen. Dann wird das Feld mit einem Doppelklick oder durch Ziehen auf den Entwurfsbereich übertragen. Zur Ausführung wählen wir Entwurf / Abfragetyp / Aktualisieren. Der Entwurfsbereich bekommt eine Aktualisierungszeile und behält seine Kriterien-Zeilen. In der Aktualisierungszeile kann jeder gültige Ausdruck verwendet werden (Bild 10-69).

Bild 10-69. Aktualisierungsabfrage

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KAPITEL 10 Datenbeziehungen

Wir speichern die Abfrage unter Satzerhöhung und um sie zu überprüfen, rufen wir die Datenblattansicht auf (Bild 10-70). Sie zeigt uns, welche Datensätze von der Abfrage betroffen sind.

Bild 10-70. Testanzeige aller betreffenden Datensätze

Ist die Abfrage gespeichert, dann starten wir sie mit einem Doppelklick. Es erscheint eine Warnmeldung (Bild 10-71). Sie soll verhindern, dass die Abfrage aus Versehen gestartet wird und sollte daher auch nicht unterbunden werden. Wenn wir sicher sind, dass die Abfrage die Daten verändern soll, dann bestätigen wir die Ausführung mit Ja.

Bild 10-71. Warnmeldung zur Ausführung einer Aktualisierungsabfrage

Nach der Bestätigung wird noch einmal eine Information eingeblendet (Bild 10-72). Es ist quasi eine doppelte Absicherung gegen ungewollte Ausführung. Die Meldung zeigt auch die wichtige Information, wie viele Datensätze von der Aktion betroffen sind. So können wir vor der endgültigen Freigabe abschätzen, ob dies der richtige Umfang für Änderungen ist. Bei Unsicherheit sollte dann eher abgebrochen und neu geprüft werden.

Bild 10-72. Hinweis zur Ausführung einer Aktualisierungsabfrage

Mit erneuter Bestätigung wird dann die Aktualisierung ausgeführt (Bild 10-73).

10.3 Datenmodelle in Access

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353

Bild 10-73. Ergebnis der Aktualisierungsabfrage

Machen wir es noch etwas komplizierter mit der Preisgestaltung. Der Stundenlohn in der Tabelle Personal soll bei einem Wert unter 40 um 10% erhöht und über einem Wert von 60 um 5 % gesenkt werden (Bild 10-74).

Bild 10-74. Gestaltung der Abfrage als Flussdiagramm

Für die Berechnung lässt sich gut die WENN-Funktion einsetzen, wie wir sie schon von Excel kennen: Syntax: WENN (Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert). Um alle drei Möglichkeiten zu erfassen, verwenden wir eine geschachtelte WENN-Funktion: Formel: LohnNeu: WENN(Lohn60;Lohn*0,95;Lohn)). Zuerst erstellen wir eine neue Auswahl-Abfrage zur Tabelle Personal (Bild 10-75).

Bild 10-75. Beispiel einer Tabellenerstellungsabfrage

Diese Abfrage speichern wir unter Lohnänderung. Im Entwurfsmodus der Lohnänderung wählen wir Entwurf / Abfragetyp / Tabelle erstellen und geben der neuen Tabelle den Namen PersonalNeu. Zur Ausführung wählen wir Entwurf / Ergebnisse / Aktualisieren. Es erscheint ein Warnhinweis und mit Bestätigung wird die neue Tabelle erstellt (Bild 10-76).

354

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KAPITEL 10 Datenbeziehungen

Bild 10-76. Beispiel einer durch eine Aktionsabfrage erstellten Tabelle

10.3.6 Formulare Bisher haben uns weder Formate noch Design von Tabellen und Abfragen interessiert, denn dies ist eher eine Hauptaufgabe von Formularen und Berichten. Formulare beziehen ihre Daten aus Tabellen und Abfragen und sie besitzen ebenfalls eine Entwurfsansicht zur Erstellung des Formulars. Die einfachste Art ein Formular zu erstellen ist eine Abfrage auszuwählen und unter Erstellen / Formulare / Weitere Formulare das Datenblatt zu wählen. Unsere Ursprungsidee war es, eine Kostenübersicht zu erstellen. Dies haben wir mit der Abfrage Kosten erreicht, aber in schlechtem Design. Daher markieren wir die Abfrage im Navigationsbereich und rufen die Methode Datenblatt auf (Bild 10-77).

Bild 10-77. Formular zur Kostenübersicht

Das neue Datenblatt besitzt ein Register Datenblatt, unter dem wir in der Gruppe Tools das Eigenschaftsblatt aufrufen. Wenn wir die Kostenspalten markieren, dann können wir im Eigenschaftsblatt unter der Eigenschaft Format das Format Währung wählen. Im gleichen Register erlaubt die Eigenschaft Textausrichtung die Einstellung Rechtsbündig. Damit hat unser Formular ein ansprechendes Design. Wer mag, kann auch noch Farbe ins Spiel bringen. Das neue Formular erhält den Namen Kostenübersicht und besitzt ebenfalls Filter zu jeder Spalte und eine Navigationszeile mit einem Suchfeld für die üblichen Filteraktionen. Doch

10.3 Datenmodelle in Access

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355

unser Formular soll mehr zeigen, z. B. die Summen der einzelnen Kostenspalten. Dazu schalten wir auf die Entwurfsansicht um (Bild 10-78).

Bild 10-78. Entwurfsansicht des Formulars

Die Entwurfsansicht verfügt über drei Register. Im Register Entwurf, in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile wählen wir die Methode Titel. Damit bekommt unser Formular einen Formularkopf mit einem Textfeld, in dem bereits der Formularname steht. Gleichzeitig entsteht ein Formularfuß, in dessen Bereich wir unsere Summen darstellen können. Dazu benötigen wir ein Textfeld, das die Summe enthält, zunächst einmal für die gesamten Herstellkosten. Im Register Entwurf, in der Gruppe Steuerelemente klicken wir in der Auswahl der Steuerelemente auf das Textfeld. Der Mauszeiger bekommt ein Fadenkreuz und wir können das Textfeld im Formularfuß an einer gewünschten Position aufziehen. Ähnlich, wie wir es im Detailbereich sehen, bekommen wir ein Beschriftungs- und ein Textfeld. Beide besitzen viele Ziehpunkte, sodass Größe und Position kein Problem sind (Bild 10-79).

Bild 10-79. Steuerelement im Formularfuß

Seine Funktionalität erhält das Textfeld über das Eigenschaftsblatt im Register Daten. Unter der Eigenschaft Steuerelementinhalt kann die Formel eingegeben werden. Mit der Schaltfläche … öffnet sich der Ausdruck-Generator, der bei der Auswahl der richtigen Funktionen und Ausdruckselemente hilft (Bild 10-80). Nachdem wir die Summenfelder für alle Kosten eingerichtet und durch Ziehen der Steuerelemente Position und Größe angepasst haben, ist das Formular einigermaßen ansprechend. Die Arbeit am Design eines Formulars kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Nach der Speicherung rufen wir die Layoutansicht auf (Bild 10-81).

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KAPITEL 10 Datenbeziehungen

Bild 10-80. Formel mit dem Ausdrucksgenerator erstellen

Bild 10-81. Das fertige Formular Kostenübersicht

10.3.7 Berichte Was Formulare zur Betrachtung am Bildschirm sind, das sind Berichte für die Druckausgabe. Die einfachste Art einen Bericht zu erstellen ist als Vorlage eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular zu verwenden und unter Erstellen / Berichte / Bericht einen Basisbericht zu erstellen (Bild 10-82). Ein Bericht besitzt neben dem Detailbereich und einem Seitenkopf und Seitenfuß noch zusätzlich einen Berichtskopf und Berichtsfuß. Letztere werden bei der Druckausgabe nur einmal am Anfang und am Ende des Drucks ausgegeben, während Seitenkopf und Seitenfuß auf jeder Seite stehen (Bild 10-83).

10.3 Datenmodelle in Access

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Bild 10-82. Entwurfsansicht eines Basisberichts

Bild 10-83. Kostenbericht

10.3.8 Navigationsformular In Access-Datenbanken ist es besonders hilfreich, wenn beim Öffnen automatisch immer das gleiche Formular erscheint. Access bietet dazu die Erstellung eines Navigationsformulars an. Unter Erstellen / Formulare / Navigation werden verschiedene Formularstrukturen angeboten. Wir wählen Horizontale Registerkarten und es erscheint ein Navigationsformular mit einer Kopfzeile und einer Fläche [Neues hinzufügen]. Durch Ablegen eines Formulars oder Berichts auf dieses Feld erstellt Access dafür eine Registerkarte. Abschließend kann das Design unter Entwurf / Designs und Entwurf / Designs / Farben den eigenen Designwünschen angepasst werden (Bild 10-84).

Bild 10-84. Beispiel eines Navigationsformulars

Wer mag, kann unter Datei / Optionen / Aktuelle Datenbank / Formular anzeigen das Navigationsformular eintragen. Dadurch wird mit jedem Neustart der Datenbank das Navigationsformular angezeigt.

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KAPITEL 10 Datenbeziehungen

LITERATURVERZEICHNIS

Skills + Tools

[1] Braun, F.; Rauber, C.: Arbeitsbuch EDV-Grundlagen. Bildungsverlag EINS, 2016 [2] Dworatscheck, S.: Grundlagen der Datenverarbeitung, Walter de Gruyter Verlag, 1977 [3] Balzer, H.: Lehrbuch der Objektmodellierung, Spektrum Verlag, 2011 [4] Nahrstedt, H.: Excel + VBA für Ingenieure, Springer Verlag, 2017 [5] Nahrstedt, H.: Die Welt der VBA-Objekte, Springer Verlag, 2016 [6] Bobikiewicz, L.: Virtual Meeting, Loop-2.net, 2014 [7] Sulzbacher, M.: Virtuelle Teams, Tectum Verlag, 2003 [8] Deubner-Böhme, M.; Deppe-Schmitz, U.: Coaching mit Ressourcenaktivierung, Hogrefe Verlag, 2018 [9] Rath, T.: Entwickle deine Stärken, Redline Verlag, 2014 [10] Kahneman, D.: Schnelles Denken, langsames Denken, Siedler Verlag, 2011 [11] Birkenbihl, V. F.: Birkenbihls Denkwerkzeuge, mgv Verlag, 2007 [12] Nöllke, M.: Kreativitätstechniken, Haufe-Lexware Verlag, 2015 [13] Nagel, K.: Kreativitätstechniken in Unternehmen, Oldenbourg Verlag, 2010 [14] Landsiedel, S.: Erfolgreich Ziele erreichen, Landsiedel Verlag, 2013 [15] Nickel, S.: Ziele erreichen, Haufe Verlag, 2019 [16] Tracy, B.: Ziele, Campus Verlag, 2004 [17] Nahrstedt, H.: Vorlesung Projektmanagement, FOM Münster, 2016 [18] Birkenbihl, V.F.: Kommunikationstraining, mvg Verlag, 2013 [19] Theisen, M. R.; Theisen, M.: Wissenschaftliches Arbeiten, Vahlen Verlag, 2020 [20] Franck, N.: So gelingt Kommunikation, Beltz Verlag, 2017 [21] Allhoff, D. W.; Allhoff, W.: Rhetorik & Kommunikation, Ernst Reinhardt Verlag, 2016 [22] Duden Ratgeber, Geschäftskorrespondenz, Duden Verlag, 2014 [23] Seitwert, L.: 30 Minuten Zeitmanagement, Gabal Verlag, 2012 [24] Püschel, E.: Selbstmanagement und Zeitplanung, UTB Verlag, 2017

© Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 H. Nahrstedt, Skills + Tools, https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1

359

[25] Krengel, M.: Golden Rules, Eazybookz Verlag, 2013 [26] Wöltja, H.: Zeitmanagement, linkedin.com, 2012 [27] Allen, D.: Wie ich Dinge geregelt kriege, Piper Verlag, 2016 [28] Ferriss, T.: Die 4-Stunden-Woche, Ullstein Verlag, 2015 [29] Fiedler, R.: Controlling von Projekten, Vieweg Verlag, 2010 [30] Aichele, C.; Schönberger, M.: IT-Projektmanagement, Springer Verlag, 2014 [31] Geirhos, M.: IT-Projektmanagement, Galileo Computing Verlag, 2011 [32] Nahrstedt, H.: Excel + VBA für Controller, Springer Verlag, 2019 [33] Witt, P.: Besser entscheiden in unsicheren Situationen, Erich Schmidt Verlag, 2018 [34] Nahrstedt, H.: Excel in Perfektion, Springer Verlag, 2017 [35] Nahrstedt, H.: Schulungsunterlagen Excel, seneos Akademie, 2015 [36] Nahrstedt, H.: Schulungsunterlagen EDV, Euro Akademie, 2018 [37] Nahrstedt, H.: Algorithmen für Ingenieure, Springer Verlag, 2017

360

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LITERATURVERZEICHNIS

INDEX

Skills + Tools

60-40-Regel [6] 191, [7] 228

A Abbildungen im Text [4] 101 ABC-Analyse [6] 204 ABC-Methode [7] 229 Absatzformate [3] 63 Access - Abfragen [10] 347 Access - Aktionsabfragen [10] 352 Access - Berichte [10] 357 Access - Beziehungen [10] 345 Access - Formulare [10] 355 Access - Navigationsformular [10] 358 Access - Schlüssel [10] 344 Access - Tabellen [10] 341 Agile Methoden [8] 262 Aktionsschaltflächen [5] 175 ALPEN-Methode [6] 202 Alte Lösungen [3] 91 Anfrage [5] 143 Angebot [5] 145 Animationen [5] 173 Anwendersoftware (app) [1] 4 Arbeitspakete [8] 250 ASCII-Code [1] 2 Aufbau eines Computers [1] 3 Aufgabe aus Kontakt erstellen [7] 212 Aufgabe aus Termin erstellen [7] 213

Aufgabe aus E-Mail erstellen [7] 212 Aufgaben delegieren [7] 214 Aufgaben in Outlook verwalten [7] 215 Aufgaben zugewiesen bekommen [7] 215 Aufgabenliste im Kalender [7] 224 Aufgabenliste in den Nachrichten [7] 225 Aufgabenlisten [7] 218 Aufgabenplanung [7] 209 Auftrag [5] 145 Auftragsbestätigung [5] 146 Autokorrektur [4] 115 Axiome des Paul Watzlawick [5] 129

B Backups [1] 24 Bearbeitungsbereiche [9] 319 Bedingte Formatierung [2] 40 Benjamin Franklin-Methode [8] 272 Benutzerdefinierte Listen in Excel [4] 95 Benutzerdefinierte Zellformate [2] 36 Bereichsnamen [2] 39 Bestellannahme [5] 146 Bestellung [5] 145 Betriebssystem (operation system) [1] 4 Beziehungen in Datenbanken [10] 326 Beziehungen in Excel [10] 329 Biorhythmus [2] 54 BIOS [1] 4

© Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 H. Nahrstedt, Skills + Tools, https://doi.org/10.1007/978-3-658-32004-1

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Blasendiagramm [4] 123 Blattschutz [9] 320 Blindtext [3] 67

C Cloud Computing [5] 187 CPU [1] 2 CSV-Datei importieren [6] 195

D Dateien [1] 17 Daten filtern [9] 284 Daten für Pivot-Tab. konsolidieren [9] 303 Daten konsolidieren [9] 281 Daten sortieren [9] 283 Daten zusammenfassen [9] 280 Datenbankidee [10] 322 Datenmodelle in Access [10] 341 Datenmodelle in Excel [10] 328 Datenschnitte [9] 290 Daten-Szenarien [9] 305 Datentabelle [3] 88 Datentabelle mit einer Variablen [9] 307 Datentabelle mit mehr als zwei Var. [9] 309 Datentabelle mit zwei Variablen [9] 308 Deep Packet Inspection [5] 183 Dokumentformate [3] 62 Dokumentvorlagen in Word [5] 130 Drag and Drop-Methode [1] 29 Druckausgaben in Word [4] 105

E Eat the Frog-Methode [2] 50 Einfügen aus der Zwischenablage [1] 29 Einschränkungen bei Dokumenten [5] 159 Eisenhower-Matrix [6] 203 E-Mails [5] 160 E-Mails in Module übertragen [5] 162 Entity Relationship Model [10] 324 Entscheidung bei Ungewissheit [8] 275 Entscheidung unter Risiko [8] 274 Entscheidung unter Sicherheit [8] 273 Entscheidung unter Unsicherheit [8] 274 Entscheidungen treffen [8] 272

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INDEX

Erfolgskontrolle [6] 208 Etikettendruck [4] 111 Excel - Formulare [9] 314 Explorer [1] 18 Extremwerte finden [9] 313

F Fertigstellungsgrad [8] 268 Firmware [1] 4 Folien [5] 170 Folien-Übergänge [5] 171 Formatvorlagen in Word [5] 134 Formeln [2] 33, [3] 71 FreeMind für Mindmaps [3] 76 Funktionen [2] 42

G Gantt-Diagramm [8] 252 Gestaltungsregeln [5] 176 Gliederung [4] 113 Grammatikprüfung [4] 114 Gruppierungen [3] 82 Gültikeitsprüfung [9] 315

H Hardware [1] 3 Heuristik [3] 92 Histogramm [2] 58

I Index in Word [4] 111 Informatik [1] 1 Inhaltsverzeichnis [4] 113 Internet [5] 180 Internet-Protokoll [5] 180 IP-Adresse und Domäne [5] 180 ISO-Zeichensätze [1] 2 Ivy-Methode [7] 229

K Kapazitätsplan [8] 257 Kardinalität [10] 326 Kommentare in Word [5] 155 Kommunikation [5] 127

Kontakte pflegen [5] 153 Kontaktlisten [5] 153 Kontextmenü [1] 17 Konto erstellen [5] 161 Kopfrechnen [2] 52 Kopieren mit der Zwischenablage [1] 29 Korrespondenz führen [5] 142 Kostenkontrolle [8] 270 Kostenplan [8] 259 Kreative Zeiten [2] 48 Kritischer Pfad [8] 256

L Liniendiagramm [2] 44 Listenvorgaben [9] 318 Lösung linearer Gleichungssysteme [9] 312 Lösungskompetenz [2] 56

M Machbarkeitsstudie [4] 122, [8] 246 Magisches Dreieck [4] 93, [8] 243 Mahnung [5] 146 Malware [5] 184 Marktanalysen [8] 241 Marktbefragung [8] 241 Maßeinheiten in Word [3] 67 Master-Folien [5] 172 Meilensteine [8] 261 Menüband [1] 13 Modellierung [1] 9, [1] 17 Morphologische Matrix [3] 90 MS-Query [10] 333

N Nachrichtensicherheit [5] 182 Nachverfolgung [5] 156 Netzplan [8] 254 Normalformen [10] 322 Normbrief nach DIN 5008 [5] 149 Nutzwert-Analyse [8] 246

O Objekte [1] 9 Objekte anordnen [1] 30

Objekte gruppieren [1] 28 Objekte handhaben [1] 26 Objekte markieren [1] 27 Office-Anwendungen [1] 10 OneDrive [1] 26 OneNote [3] 77 Operatoren [2] 33 Ordner [1] 17 Outlook-Module [5] 138

P Pareto-Diagramm [6] 192 Pareto-Prinzip [4] 125, [6] 202 PERT-Diagramm [8] 256 Pivot – Benutzerdef. Gruppierung [9] 300 Pivot - Berechnungen [9] 302 Pivot - Geographische Gruppierung [9] 297 Pivot - Numerische Gruppierung [9] 299 Pivot - Zeitliche Gruppierung [9] 298 Pivot-Auswertungsfunktionen [9] 293 Pivot-Diagramme [9] 304 Pivot-Schema [9] 291 Pivot-Seitenfeld [9] 296 Pivot-Spaltenfeld nutzen [9] 296 Pivot-Tabellen [9] 291 Pivot-Zeilen- und Spaltenfeld [9] 295 Pivot-Zeilenfeld nutzen [9] 294 Pomodoro-Technik [6] 206 Power Query [10] 336 Prinzip des unzureich. Grundes [8] 277 Prognoseblatt [3] 88 Prognosen [3] 86 Projekt-Ablaufplan [8] 251 Projektidee [8] 238 Projekt-Kommunikation [8] 265 Projekt-Kontrolle [8] 270 Projekt-Leistungskontrolle [8] 267 Projektphasen [8] 233, [8] 261 Projekt-Phasenmodelle [8] 262 Projektplanung [8] 248 Projektsteuerung [8] 267 Projekt-Strukturplan [8] 248 Projektstunden [8] 258 Projekt-Tracking [8] 264

INDEX

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363

Projektziele [8] 243 Pro-und-Kontra-Liste [8] 272

Q QuickSteps [6] 198

R RAM (random access memory) [1] 2 Rechnung [5] 146 Rechtschreibprüfung [4] 114 Relationen [10] 323 Relativ-Methode [8] 269 Ressourcenplan [8] 257 Ressourcenverteilung [8] 261 Reviews [8] 271 Risiko-Analyse [8] 247 Rollen [10] 327 ROM (read only memory) [1] 2

S Salami-Taktik [6] 205 Schichtmodell Software [1] 4 Scrum-Methode [8] 262 Sender-Empfänger-Modell [5] 127 Seriendrucke [4] 107 Serientermine [6] 198 SMART-Methode [4] 116, [8] 243 Social Media [5] 187 Software [1] 3 Solver [8] 258 Sonderzeichen in Word [3] 65 Spacing-Effect [2] 53 Speichereinheiten [1] 2 Start einer Office-Anwendung [1] 10 Statuszeile in Word [3] 68 Step-To-Step-Methode [8] 268 Suchmaschinen [5] 185 Summenfunktionen [9] 285 SVERWEIS-Funktion [10] 329 SWOT-Analyse [8] 239 Symbolleiste für den Schnellzugriff [1] 16 Szenario-Manager [3] 86

364

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INDEX

T Tabellemobjekte [9] 289 Tabellen in Word [3] 73 Tabulatoren [3] 70 Tagesleistung [2] 45 Tagesplan [6] 200 Takahashi-Methode [5] 169 Taskmanager [1] 8 Tastenbelegung [3] 67 Tastschreiben [5] 146 Teamarbeit [5] 155 Teilergebnisse [9] 287 Termine [6] 192 Termine mit Regeln darstellen [6] 201 Termineingabe [6] 198 Terminkontrolle [8] 270 Textbausteine [4] 115 Texteditoren Notepad, Notepad++ [5] 141 Time-Boxing [6] 208 To-Do-Listen [3] 79 Top-Down-Methode [7] 230 Total Commander [1] 23 Transponieren von Daten [4] 95 Trendanalyse [4] 119, [8] 241 TREND-Funktion [4] 121

U Umkehrmethode [3] 85

V Vergessen [2] 50 Vergleich von Texten [5] 159 Vergleichsoperatoren [2] 34 Verhaltensbasierte Werbung [5] 185 Verhandlungen führen [5] 177 Verschlüsselte Nachrichten [5] 183 Vertikales Liniendiagramm [8] 233 Visitenkarten [5] 154 Visual Thinking [3] 91 von Neumann-Prinzip [1] 1 Vorlagen [1] 11 Vorlagen in PowerPoint [5] 140 Vorlagen in Word [5] 129 Vortrag halten [5] 167

W Weisheit der Masse [8] 278 Whiteboard von Microsoft [5] 142 Wiederholen [2] 52 Windows 10 wiederherstellen [1] 26 Windows Betriebssystem [1] 4 Windows-Einstellungen [1] 6 Wochenplan [6] 193 Word Layout [4] 96 World-Wide-Web [5] 182

Y Yerkes-Dodson-Funktion [4] 126

Z Zeichenformate [3] 63 Zeitfallen [6] 191 Zeitfresser [6] 191 Zeitmanagement [6] 190 Zellbereiche [2] 32 Zellen [2] 32 Zellformate [2] 34 Zellformatvorlagen [2] 37 Zielgewichtung [4] 123, [8] 245 Zielkreuz-Methode [4] 118, [8] 244 Zielvorgaben [4] 94 Zielwertsuche [3] 87, [9] 306 Zusammenführung Dokumente [5] 157

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