Poradnik Gazety Prawnej: 100 pytan o wynagrodzenia w 2015 r. 9788374403467

Citation preview

PRAWO PRACY I ZUS NR 2

INDEKS 403547

ISBN 978-83-7440-340-5

CENA 29,90 ZŁ (W TYM 5% VAT)

UKAZUJE SIĘ OD 1995 ROKU

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA W 2015 R. Wypłata minimalnego wynagrodzenia po zmianach Dofinansowanie kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych po zmianach Ustalanie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy Rekompensata za pracę nadliczbową Rozliczanie podróży służbowych

ISBN 978-83-7440-346-7 Partner merytoryczny

9 788374 403405

Rewolucyjne zmiany w Kodeksie pracy na 2016 rok!

Publikacja omawia m.in.: • zmiany w zawieraniu terminowych umów o pracę •n  owe zasady rozwiązywania umów na czas określony • zmiany w udzielaniu urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i wychowawczych • badania lekarskie na nowych zasadach

okładka miękka, 490 stron, format B5

Zamów już dziś w promocyjnej cenie 129 zł zamiast 149 zł! www.sklep.infor.pl

801 626 666, 22 212 07 30

[email protected]

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA W 2015 R. Wypłata minimalnego wynagrodzenia po zmianach Dofinansowanie kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych po zmianach Ustalanie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy Rekompensata za pracę nadliczbową Rozliczanie podróży służbowych

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Spis treści I.

Wynagrodzenia za pracę – jak prawidłowo ustalać ich wysokość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Czy w związku z podwyższeniem minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2015 r. trzeba pracownikom zmienić umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Czy od 1 stycznia 2015 r. opiekunowie starszych osób i kierowcy wykonujący pracę w Niemczech mają prawo do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym kraju 3. Kiedy pracownik może wystąpić do sądu z roszczeniem o wypłatę premii . . . . . . . . . . . . . 4. Jak obliczyć wynagrodzenie za przestój, jeżeli oprócz wynagrodzenia zasadniczego określonego w stawce godzinowej pracownik otrzymuje premię regulaminową i dodatek funkcyjny . . . . . . . . . 5. Czy w umowie o pracę można przyznać prawo do prowizji po jej wypłacie . . . . . . . . . . . . . 6. Czy prowizja może zostać wypłacona w innym terminie niż wynagrodzenie zasadnicze . . . . 7. Z jakich składników wynagrodzenia można odliczyć nadpłaconą pensję . . . . . . . . . . . . . . . 8. Czy pracownikom przejętego zakładu należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie roczne, jeżeli nowy pracodawca go nie wypłaca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Kiedy należy wypłacić wyrównanie do płacy minimalnej w akordowym systemie wynagradzania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10. Jak rozliczyć zwrot wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych przez pracownika uprawnionego do posiłków profilaktycznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11. Jaka pensja przysługuje pracownikowi za miesiąc, w którym pracodawca stracił prawo do wynagradzania go kwotą 80% minimalnego wynagrodzenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12. Jak obliczyć wynagrodzenie za czas odsunięcia od pracy z powodu przeciwwskazań do jej wykonywania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13. Jak pobrać podatek od świadczeń w naturze, jeżeli pracownik nie uzyskuje przychodów pieniężnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14. Od czego zależy uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych od 1 stycznia 2015 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15. O zwrot jakich kosztów zatrudnienia osób wspomagających niepełnosprawnych może ubiegać się pracodawca od 1 stycznia 2015 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16. O dofinansowanie jakich kosztów związanych z przystosowaniem pomieszczeń dla pracowników niepełnosprawnych może wystąpić pracodawca od 1 stycznia 2015 r. . . . .

II. Świadczenia za urlop wypoczynkowy – jak za nie zapłacić. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17. Czy wynagrodzenie za urlop może być niższe od minimalnej płacy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18. Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy na przełomie roku . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19. Czy należy przeliczać podstawę wynagrodzenia urlopowego, jeżeli pracownikowi przyznano podwyżkę wynagrodzenia w trakcie urlopu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20. Czy do wynagrodzenia urlopowego pracownika należy wliczać premie . . . . . . . . . . . . . . . . 21. Jak ustalić wysokość wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy po zmianie systemu wynagradzania z czasowego na prowizyjny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22. Jak obliczyć wynagrodzenie za wypoczynek w przypadku nieobecności w pracy w okresie, z którego jest ustalana podstawa urlopowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23. Czy składniki zmienne wliczane do wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez wymiar czasu pracy, jaki obowiązuje pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24. Jak wliczać do podstawy urlopowej składniki wynagrodzenia wypracowane przez zespół pracowników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25. Czy pracownicy przysługuje urlop wypoczynkowy u kolejnego pracodawcy, jeżeli otrzymała ekwiwalent za urlop, przechodząc na emeryturę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26. Czy w podstawie wynagrodzenia za urlop należy uwzględnić niesłusznie wypłacony składnik wynagrodzenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27. Jak zaprzestanie wypłaty ryczałtu za nadgodziny wpływa na wysokość wynagrodzenia urlopowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28. Czy w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można nie uwzględniać rekompensaty za godziny nadliczbowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29. Kiedy pracownik może żądać od pracodawcy zwrotu kosztów wycieczki zaplanowanej na czas urlopu, z którego nie skorzystał . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

WWW.INFOR.PL

6 6 7 8 9 10 11 12 13 14 16 17 18 19 20 21 22 23 23 24 25 26 28 29 30 31 32 33 34 35 36 3

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

III. Godziny nadliczbowe – jak je zrekompensować . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30. Jak podwyżka pensji wpływa na ryczałt za nadgodziny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31. Jak wynagradzać pracownika za nadgodziny wypracowane w Polsce i za granicą . . . . . . . . . . 32. Kiedy należy płacić za nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej . . . 33. Czy w normalnym wynagrodzeniu za nadgodziny należy uwzględnić premie . . . . . . . . . . . 34. Czy przy zlecaniu dodatkowej pracy w systemie zadaniowym trzeba zapłacić za nadgodziny . . . . . 35. Czy praca w poniedziałek może być traktowana jako praca w niedzielę . . . . . . . . . . . . . . . 36. Czy odbiór godzin nadliczbowych wpływa na wynagrodzenie za pracę . . . . . . . . . . . . . . . . 37. Od jakiej podstawy obliczyć dodatek za nadgodziny, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie niższe niż minimalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38. Jak zrekompensować pracownikowi pracę nadliczbową, jeżeli czas wolny został oddany tylko za część godzin nadliczbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39. Czy księgowy ma prawo do wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych pomimo wypłaty premii za ten czas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40. Czy do regulaminu wynagradzania jednostki samorządowej można wprowadzić inne zasady rekompensowania nadgodzin niż ogólnie obowiązujące . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41. Jak wynagradzać za pracę nadliczbową w dniu harmonogramowo wolnym od pracy . . . . 42. Jak wynagradzać pracowników za pracę w okresie rozliczeniowym przedłużonym do 12 miesięcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38 38 39 40 41 42 43 44

IV. Odszkodowania i inne rekompensaty – kiedy wypłacać i jak obliczać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43. Czy można dokonać potrącenia komorniczego z odszkodowania wypłacanego z tytułu umowy o zakazie konkurencji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44. Czy od odszkodowania za wydatki poniesione w związku z przesunięciem udzielonego wcześniej urlopu należy opłacić podatek i składki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45. Czy z powodu dużej różnicy w podwyżce wynagrodzenia pracownik może dochodzić odszkodowania za nierówne traktowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46. Czy opłacić składki od odszkodowania za zakaz konkurencji, jeśli pracownik został przywrócony do pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47. Jak ustalić wysokość odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia . . . . . . . . . . . . . 48. Czy rekompensaty wypłacone z tytułu zlikwidowanych nagród jubileuszowych należy wyłączyć z podstawy wymiaru składek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49. Jakie skutki powoduje umorzenie pracownikowi odszkodowania za wyrządzoną szkodę . . . 50. Czy pracodawca musi naprawić szkodę wyrządzoną przez pracownika innemu pracownikowi . . . 51. Czy pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia, przysługuje odszkodowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52. Jakie wynagrodzenie za wykonanie zlecenia może przyznać sąd od pozwanego zleceniodawcy, jeżeli w ugodzie nie określono, czy wypłata przysługuje w wysokości brutto, czy netto . . . . . . . . 53. Czy odszkodowania wypłacone w wyniku ugody należy opodatkować i oskładkować . . .

53

V. Zfśs – jak przyznawać i wypłacać świadczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54. Czy sfinansowane z zfśs bilety do kina muszą być przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55. Jak ustalić dochód pracownika przy przyznawaniu świadczeń z zfśs . . . . . . . . . . . . . . . . . 56. Czy dofinansowanie z zfśs dla pracownika zatrudnionego na część etatu przyznawać w wysokości proporcjonalnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57. Kiedy rozwiedziony pracownik może ubiegać się o świadczenia z zfśs na dziecko . . . . . . 58. Czy pracownik ma prawo do świadczeń z zfśs w podwójnej wysokości, jeżeli zawarł dwie umowy o pracę z jednym pracodawcą . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59. Jaki limit zwolnienia z podatku stosować do świadczeń wypłaconych z zfśs i z funduszu związku zawodowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60. Czy zabieg medyczny pracownika można sfinansować z zfśs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61. Czy dofinansowanie z zfśs do zimowiska dziecka, które kończy 18 lat, może korzystać ze zwolnienia z podatku od osób fizycznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62. Czy spłata pożyczki z zfśs może być zawieszona lub przesunięta na wniosek pracownika 63. Jak rozliczać podatek od wypłat z zfśs pracownika zatrudnionego również w innym zakładzie pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64. Czy były pracownik-emeryt, który nie był emerytem w dniu rozwiązania umowy o pracę, ma prawo do świadczeń z zfśs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65. Czy w związku z trudną sytuacją finansową pracodawca może zrezygnować z zfśs w trakcie roku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66. Czy dopłaty do wypoczynku z zfśs mają charakter roszczeniowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

45 47 48 49 50 51

53 54 55 56 57 59 60 61 63 64 65 67 67 68 70 70 72 73 75 76 77 78 79 80 82

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

VI. Podróże służbowe – jak je prawidłowo rozliczać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67. Czy podróżą służbową są przejazdy po miejscowości rozpoczęcia delegacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68. Czy można określić inne miejsce rozpoczęcia podróży służbowej niż faktyczne . . . . . . . 69. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi skorzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70. Czy pracownik może swobodnie zmieniać środek transportu w delegacji . . . . . . . . . . . . . 71. Jak rozliczyć wydatek poniesiony przez pracownika w delegacji bez dokumentów potwierdzających ten koszt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72. Czy za brak noclegu w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na dojazdy . . . . . . . . . . 73. Czy za nocleg u rodziny pracownikowi przysługuje ryczałt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74. Czy ryczałty na jazdy lokalne przysługują za dni wolne od pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75. Czy nieskasowany bilet jest potwierdzeniem poniesienia wydatku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76. Jak rozliczyć obiadokolację w ramach podróży służbowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77. Czy dietę obniża posiłek spożyty przez pracownika przed podróżą służbową . . . . . . . . . 78. Czy pracownik ma prawo do zwrotu kosztów biletu powrotnego z podróży służbowej, którą połączył z urlopem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79. Czy pracownik, który w podróży służbowej korzystał z innego środka transportu niż wskazany przez pracodawcę, ma prawo do ryczałtu na dojazdy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80. Czy w regulaminie podróży służbowych pracodawca może ustalić własne zasady rozliczeń delegacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81. Kiedy pracownik oddelegowany do pracy za granicę ma prawo do świadczeń za podróż służbową . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII. Umowy cywilnoprawne – jak za nie wynagradzać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82. Czy wynagrodzenie po zmarłym zleceniobiorcy można wypłacić jego małżonce . . . . . . . 83. Kiedy zleceniobiorcy można obniżyć wynagrodzenie z powodu choroby . . . . . . . . . . . . . . 84. Czy zleceniobiorcy można ustalić wynagrodzenie w formie rzeczowej . . . . . . . . . . . . . . . . 85. Czy można uniknąć opłacania podatku ryczałtowego od wynagrodzenia z umowy zlecenia nieprzekraczającej 200 zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86. W jaki sposób można ustalić terminy wypłaty wynagrodzenia przy umowie zlecenia . . . . 87. Czy wykonawca umowy o dzieło może otrzymywać wynagrodzenie co miesiąc . . . . . . . . 88. Czy dokumentacja płacowa zleceniobiorcy powinna bezwzględnie zawierać rachunek do umowy zlecenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89. Jakie wynagrodzenie w umowie zlecenia zapewnić osobie, która nie ukończyła 18 lat . . . . . 90. Jak przy umowach zlecenia lub o dzieło należy rozumieć pojęcie „wynagrodzenie”, aby ustalić, czy działalność gospodarcza jest wykonywana samodzielnie . . . . . . . . . . . . . 91. Komu należy wypłacić wynagrodzenie za wykonanie zlecenia, gdy z kim innym zawarto umowę, a kto inny ją zrealizował . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92. Kiedy można domagać się wyższego wynagrodzenia po wykonaniu umowy o dzieło . . . . 93. Czy wypłacane co miesiąc wynagrodzenie zleceniobiorcy jest chronione przed egzekucją . . . . .

83 83 84 84 85 86 87 88 88 89 90 91 92 93 94 97 99 99 100 101 103 104 105 107 107 110 110 111 112

VIII. Świadczenia pozapłacowe – jak je udzielać i rozliczać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94. Jak zrezygnować ze świadczeń pozapłacowych zagwarantowanych w regulaminie wynagradzania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95. Czy pracownik, któremu pracodawca udzielił rabatu na towar, uzyska przychód . . . . . . . 96. Czy dofinansowanie do okularów może stanowić przychód pracownika, jeżeli został skierowany na badania na własne żądanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97. Czy sfinansowane pracownikom szczepienia i leki przeciwko chorobom tropikalnym są ich przychodem ze stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98. Czy koszt nauki jazdy konnej w czasie wyjazdu integracyjnego jest przychodem pracownika 99. Czy od 1 stycznia 2015 r. dowóz pracowników i zleceniobiorców do pracy jest opodatkowany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100. Czy od 1 stycznia 2015 r. pracodawcy muszą zmienić przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące udostępniania do celów prywatnych służbowych samochodów . . . . . . . . . . . .

120

IX. Wzory dokumentów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Wzór regulaminu zfśs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Wzór regulaminu delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych . . . . . . . . . . . . . 3. Wzór umowy powierzenia samochodu służbowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

122 122 126 127

WWW.INFOR.PL

113 113 114 115 116 118 119

5

I. Wynagrodzenia – jak prawidłowo ustalać ich wysokość 1. Czy w związku z podwyższeniem minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2015 r. trzeba pracownikom zmienić umowy o pracę Niektórzy z naszych pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy mają wpisaną w umowach o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w 2014 r. Czy wystarczy, że ustnie poinformujemy pracowników o wysokości minimalnej płacy w 2015 r.?

Nie. W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia w 2015 r. do kwoty 1750 zł brutto pracownicy, którzy w umowach o pracę mają określone wynagrodzenie w wysokości 1680 zł, powinni mieć zmienione umowy o pracę. Za niewystarczające należy uznać samo ustne poinformowanie pracowników o nowej kwocie minimalnego wynagrodzenia. Zmiana kwoty minimalnego wynagrodzenia pociąga za sobą określone skutki, a na pracodawców nakłada pewne obowiązki. Dotyczą one szczególnie sytuacji, gdy w przepisach wewnątrzzakładowych (regulaminie wynagradzania lub pracy) minimalne wynagrodzenie zostało określone kwotowo. Należy wtedy dokonać stosownych zmian w zapisach. Podobnie jest z umowami o pracę. Jeśli w zawartej z pracownikiem umowie figuruje kwota minimalnego wynagrodzenia w wysokości 1680 zł, wówczas, chociażby z uwagi na obowiązki informacyjne oraz kontrole przeprowadzane przez Państwową Inspekcję Pracy, trzeba zmienić warunki płacowe sporządzając odpowiedni aneks (porozumienie stron) do umowy o pracę. Jeżeli pracownik nie zgodzi się na zmianę minimalnego wynagrodzenia za porozumieniem stron, to wtedy trzeba mu wręczyć wypowiedzenie zmieniające w tym zakresie. PRZYKŁAD Pracodawca na koniec grudnia 2014 r. wręczył pracownikom pełnoetatowym, zarabiającym miesięcznie 1680 zł brutto, aneksy do umów o pracę następującej treści: „W związku z podniesieniem kwoty minimalnego wynagrodzenia, ustalonego na podstawie ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz. 1314), Pani/Pana wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2015 r. wyniesie 1750 zł brutto”. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Nie ma konieczności zmiany umowy o pracę w zakresie minimalnego wynagrodzenia tym pracownikom, którzy w umowie o pracę mają określone, że otrzymują minimalne wynagrodzenie, bez wskazania kwoty tego wynagrodzenia. W takim przypadku wystarczy poinformować pracownika, że jego wynagrodzenie od 1 stycznia 2015 r. będzie wynosiło 1750 zł w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia. Nawet jeżeli zaniechano sporządzenia i wręczenia pracownikom otrzymującym minimalne wynagrodzenie porozumień zmieniających treść umowy o pracę, to od 1 stycznia 2015 r. będzie im przysługiwać kwota 1750 zł. Stanie się tak zgodnie z regułą, iż postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są automatycznie zastępowane przez odpowiednie przepisy tego prawa (art. 18 Kodeksu pracy). Warto zaznaczyć, że minimalne wynagrodzenie za pracę obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także wszystkie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny (m.in. premie, dodatki stażowe, nagrody regulaminowe i uznaniowe). Wynagrodzenie pracowników rozpoczynających pracę zawodową w okresie ich pierwszego roku pracy może być obniżone do 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli od 1 stycznia 2015 r. do kwoty 1400 zł. Do okresu zatrudnienia wlicza się tu wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenia społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia

6

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Takim pracownikom również trzeba zmienić umowy o pracę od 1 stycznia 2015 r., jeżeli mają w nich zawarte dotychczasowe kwoty 80% minimalnego wynagrodzenia, tj. 1344 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 r. – Dz.U. z 2014 r., poz. 1220

●

rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r. – Dz.U. z 2013 r., poz. 1074

●

art. 13, art. 18 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. z 2014 r., poz. 1662

2. Czy od 1 stycznia 2015 r. opiekunowie starszych osób i kierowcy wykonujący pracę w Niemczech mają prawo do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym kraju Zatrudniamy opiekunów starszych osób, których oddelegowujemy do pracy w Niemczech. Poza tym niewielką część naszej działalności stanowi transport, który również odbywa się po terytorium Niemiec. Od 1 stycznia 2015 r. po raz pierwszy wprowadzono w tym kraju minimalne wynagrodzenie. Czy musimy zapewnić go naszym opiekunom i kierowcom?

Tak. Powinni Państwo zapewnić pracownikom minimalną stawkę za godzinę w wysokości 8,5 euro. Jednak minimum płacowe nie dotyczy wszystkich zatrudnionych. Takiego obowiązku nie ma w stosunku m.in. do praktykantów i osób długotrwale bezrobotnych – przez okres 6 miesięcy oraz pracowników, których wynagrodzenie ustalają układy zbiorowe pracy – do 31 grudnia 2016 r. Od 1 stycznia 2017 r. minimalne wynagrodzenie obejmie wszystkie grupy zatrudnionych, bez żadnych ograniczeń. Pierwszeństwo przed stosowaniem ustawy o niemieckim minimalnym wynagrodzeniu mają przepisy ustawy o delegowaniu pracowników, ustawy o wynajmie pracowników tymczasowych i przyjęte na ich podstawie rozporządzenia oraz powszechnie obowiązujące układy zbiorowe pracy, jeżeli wysokość minimalnych stawek branżowych wynikających z tych przepisów jest ustalona na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia. Prawo do minimalnej stawki mają niemieccy pracownicy i osoby oddelegowane do pracy w Niemczech, np. Polacy zatrudnieni na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz wykonujący umowy zlecenia lub o dzieło. Minimalne wynagrodzenie nie dotyczy osób realizujących zadania służbowe na terenie Niemiec w ramach delegacji. Minimalna płaca nie dotyczy też praktykantów. Zgodnie z ustawą o niemieckim minimalnym wynagrodzeniu za pracę, za praktykanta uważa się osobę, która wykonuje faktycznie, według określonych wytycznych przez ograniczony czas, określone działania w celu nabycia praktycznej wiedzy i doświadczenia, aby przygotować się do zawodu. Nie dotyczy to kształcenia zawodowego w rozumieniu ustawy o kształceniu zawodowym albo porównywalnego z nim wykształcenia praktycznego. Za pracowników nie są uznawani m.in. praktykanci odbywający: ■ obowiązkową praktykę na podstawie prawa oświatowego, regulaminu kształcenia, prawa o szkolnictwie wyższym albo w ramach kształcenia w wyższej szkole zawodowej, ■ praktykę poniżej 3 miesięcy w celu ukierunkowania się w danym zawodzie albo w celu przyjęcia na wybrane studia, ■ praktykę poniżej 3 miesięcy podczas trwania edukacji zawodowej lub studiów, jeśli praktykant nie odbywał wcześniej praktyki. Prawa do minimalnej stawki przez pierwszych 6 miesięcy od ponownego zatrudnienia nie nabędą również pracownicy, którzy bezpośrednio przed zatrudnieniem byli długotrwale bezrobotni. Według § 18 ust. 1 III księgi niemieckiego Kodeksu prawa socjalnego, za długotrwale bezrobotnych uważa się osoby pozostające bez pracy co najmniej rok. Okresu bezrobocia nie przerywa aktywizacja osób bezrobotnych w formie np. udziału w szkoleniach, a także czas choroby lub innej bierności zawodowej trwającej do 6 tygodni.

WWW.INFOR.PL

7

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PRZYKŁAD Załóżmy, że Maria C. od pierwszego dnia zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia, tj. od 1 lutego 2015 r., została oddelegowana do pracy w Niemczech. Zleceniobiorczyni będzie wynagradzana stawką godzinową. Bezpośrednio przed podjęciem zatrudnienia przez ponad 2 lata była osobą bezrobotną, zarejestrowaną w pup w Polsce. W tej sytuacji zleceniodawca Marii C. może ustalić w jej umowie stawkę za godzinę w niższej wysokości niż ustawowe minimum. Takie ustalenie będzie wiążące najpóźniej do 31 lipca 2015 r. W okresie przejściowym, tj. do 31 grudnia 2016 r., pierwszeństwo w zakresie ustalania płacy minimalnej będą miały zbiorowe układy pracy reprezentatywnych stron układów zbiorowych, jeśli są wiążące dla wszystkich pracodawców wchodzących w zakres umowy zbiorowej, mających siedzibę w kraju lub za granicą, a także ich pracowników. Od 1 stycznia 2017 r. uregulowania odbiegające w tym zakresie muszą przewidywać wynagrodzenie za pracę w wysokości przynajmniej 8,50 euro brutto za godzinę. Dotyczy to odpowiednio pracowników delegowanych i tymczasowych. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 1–3, § 13, § 17, § 20–22, § 24 niemieckiej ustawy o płacy minimalnej – FDU z 2014 r., cz. I, Nr 39

●

§ 18 ust. 1 III księgi niemieckiego Kodeksu prawa socjalnego – FDU z 1997 r. cz. I, Nr 20

●

§ 614 niemieckiego Kodeksu cywilnego – FDU z 8 stycznia 2002 r., cz. I, Nr 2

3. Kiedy pracownik może wystąpić do sądu z roszczeniem o wypłatę premii W obowiązującym w naszym zakładzie regulaminie zapisaliśmy, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku przedstawiciela handlowego może być wypłacona premia uznaniowa. Decyzję o jej przyznaniu, w wysokości nie większej niż 20% wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z umowy o pracę, podejmuje bezpośredni przełożony pracownika po przeanalizowaniu osiągniętego przez niego poziomu sprzedaży naszych artykułów. Co do zasady, wysokość premii jest ustalana procentowo w zależności od liczby umów sprzedażowych zawartych przez pracowników z naszymi klientami. Ostatnio jeden z pracowników zażądał wypłaty premii uznaniowej, której nie przyznał mu przełożony ze względu na nieobecność pracownika w pracy przez znaczną część miesiąca z powodu choroby i w związku z tym niższą sprzedaż. Czy w razie niewypłacenia premii pracownik będzie mógł wystąpić do sądu z roszczeniem o jej wypłatę?

Należy przyjąć, że Państwa pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wypłatę premii. Tak precyzyjne określenie warunków przyznawania pracownikom premii uznaniowej wskazuje na to, że jest to premia regulaminowa. Jeżeli bowiem przesłanki nabycia premii uznaniowej są sformułowane ściśle i konkretnie, a pracownik je spełni, świadczenie to nabiera charakteru roszczeniowego i jego wypłata staje się obowiązkiem pracodawcy. Przyznanie premii uznaniowej, jej wysokość oraz częstotliwość wypłaty powinny zawsze zależeć od swobodnej decyzji pracodawcy, której wyznacznikiem jest ocena pracy pracownika. Natomiast uzależnienie przyznawania premii od spełnienia przez pracownika konkretnych zadań bądź warunków (np. od ilości sprzedanego asortymentu), wbrew nazwie świadczenia spowoduje, że nabierze ona charakteru roszczeniowego, tak jak w przedstawionej sytuacji. Roszczenie o wypłatę premii uznaniowej powstaje zatem w sytuacji, gdy przesłanki jej nabycia były sformułowane na tyle ściśle i obiektywnie, że pracownik je spełnił, nawet jeśli formalnie premia jest uznaniowa. Ponadto muszą Państwo pamiętać, że pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z roszczeniem o wypłatę premii uznaniowej w jeszcze jednym przypadku. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca podejmie decyzję o przyznaniu premii uznaniowej, ale nie wypłaci jej z różnych przyczyn (np. z powodu braku środków finansowych). PRZYKŁAD W umowie jednego z pracowników zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży pracodawca określił, że osobie tej przysługuje premia uznaniowa. Przysługuje ona w wysokości uzależnionej od wartości brutto sprzedanych usług i wynosi: ■ 200 zł za sprzedaż usług o wartości brutto do 2500 zł,

8

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

500 zł za sprzedaż usług o wartości brutto od 2500 zł do 6000 zł, 1000 zł za sprzedaż usług o wartości brutto od 6000 zł do 10 000 zł. W grudniu 2014 r. pracownik sprzedał usługę za 5000 zł brutto, a więc nabył prawo do premii uznaniowej w wysokości 500 zł. Pracodawca wypłacił pracownikowi 300 zł i jako powód podał, że jeden z klientów, który nabył usługę sprzedaną przez tego pracownika, spóźnia się z zapłatą za fakturę. W tej sytuacji pracownik ma roszczenie do pracodawcy o wypłatę premii, która ze względu na możliwość kontroli jej przyznawania utraciła swój uznaniowy charakter. Jeżeli pracodawca nie wypłaci premii w pełnej należnej wysokości, pracownik może wystąpić z roszczeniem do sądu pracy.

■ ■

Zasadnicze różnice między premią uznaniową a premią regulaminową Premia regulaminowa

Premia uznaniowa

przysługuje po spełnieniu określonych warunków może przysługiwać po spełnieniu określonych wawskazanych w przepisach wewnątrzzakładowych lub runków wskazanych w przepisach wewnątrzzakładow umowie o pracę wych lub w umowie o pracę warunki jej przyznania albo nieprzyznania powinny warunki jej przyznania lub nieprzyznania nie są precybyć precyzyjnie określone zyjnie określone i sprawdzalne prawo do premii przysługuje bez względu na wolę prawo do premii jest uzależnione od woli pracodawcy pracodawcy i tego prawa pracownik może dochodzić i nie jest składnikiem roszczeniowym przed sądem pracy PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 78 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

4. Jak obliczyć wynagrodzenie za przestój, jeżeli oprócz wynagrodzenia zasadniczego określonego w stawce godzinowej pracownik otrzymuje premię regulaminową i dodatek funkcyjny Nasza firma zajmuje się produkcją mebli. Materiały do produkcji sprowadzamy z Włoch. W styczniu (od 1 do 20) za późno złożyliśmy zamówienie do dostawcy i musieliśmy czekać na dostarczenie surowców niezbędnych do produkcji. W związku z tym mieliśmy 3-tygodniowy przestój. Wszyscy pracownicy są wynagradzani stawką godzinową. Część z nich otrzymuje stawkę 14 zł, miesięczną premię regulaminową oraz premie kwartalne (uzależnione od zysku firmy). Natomiast pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych otrzymują stawkę godzinową 18 zł i stały dodatek funkcyjny w wysokości 380 zł miesięcznie. Czy musimy wypłacić pracownikom pełne wynagrodzenie za cały okres przestoju? Jeżeli tak, to jak obliczyć wynagrodzenie przysługujące im za okres styczniowego przestoju (14 dni roboczych)?

Za czas nieprzepracowany spowodowany przestojem Państwa pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie wynikające z ich stawki godzinowej. W przypadku wynagrodzenia godzinowego wyliczenie wynagrodzenia przestojowego polega na pomnożeniu stawki godzinowej przez liczbę godzin niewykonywania pracy z powodu przestoju. Ponadto za czas przestoju powinni Państwo wypłacić dodatek funkcyjny pracownikom, którym ten dodatek przysługuje, bez pomniejszania go o czas nieprzepracowany w związku z przestojem. Za czas przestoju nie powinni Państwo wypłacać pracownikom premii regulaminowej zarówno miesięcznej, jak i kwartalnej. Premię tę należy odpowiednio pomniejszyć w związku z przestojem. Ponadto powinni Państwo pamiętać, że wynagrodzenie za czas przestoju nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 81 Kodeksu pracy ). Jeśli obliczone wynagrodzenie pracownika w skali miesiąca byłoby niższe niż wynagrodzenie minimalne, to pracownikowi należy się wyrównanie. Do wynagrodzenia za przestój przewidzianego w art. 81 § 1 Kodeksu pracy nie mają zastosowania zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop i wobec tego w wynagrodzeniu tym nie

WWW.INFOR.PL

9

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

mogą być uwzględnione inne składniki niż te, które wynikają z zaszeregowania pracownika i są określone stawką godzinową lub miesięczną (wyrok Sądu Najwyższego z 16 listopada 2000 r., I PKN 455/00, OSNP 2002/11/268). Zatem, mimo iż na wynagrodzenie Państwa pracowników składa się kilka składników, tj. stawka godzinowa, premie miesięczne i kwartalne, to podstawą wynagrodzenia przestojowego będzie tylko wynagrodzenie godzinowe. Wyjątek od powyższej zasady stanowi dodatek funkcyjny przysługujący pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowniczym. Na zasadność uwzględniania przedmiotowego dodatku w wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania wskazują wyroki Sądu Najwyższego – z 25 kwietnia 1985 r. (I PRN 28/85, OSNC 1986/1/19) oraz z 30 grudnia 1986 r. (III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106), w których sąd wskazał, że wynagrodzenie pracownika, wynikające z jego osobistego zaszeregowania, obejmuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego również dodatek funkcyjny. W związku z powyższym, obliczając wynagrodzenie przestojowe dla pracowników zatrudnionych w Państwa firmie na stanowiskach kierowniczych, należy uwzględnić oprócz wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania także dodatkowy składnik wynagrodzenia, jakim jest dodatek funkcyjny. PRZYKŁAD Pracownik, zatrudniony w charakterze brygadzisty, wynagradzany stawką godzinową 18 zł/godz., w styczniu 2015 r. przez 13 dni (104 godz.) nie świadczył pracy z powodu niezawinionego przez siebie przestoju. Z obowiązujących do przepracowania 160 godz. przepracował 56 godz. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego określonego stawką godzinową pracownik ma prawo do dodatku funkcyjnego w kwocie 380 zł miesięcznie z tytułu pełnienia funkcji brygadzisty. Dodatek funkcyjny należy się pracownikowi w pełnej wysokości (bez pomniejszania za czas przestoju). Wynagrodzenie za styczeń wynosi zatem 3404 zł, co wynika z wyliczenia: ■ wynagrodzenie za czas przepracowany: 18 zł x 56 godz. = 1008 zł, ■ wynagrodzenie za przestój wynikające ze stawki godzinowej: 18 zł x 104 godz. = 1872 zł, ■ dodatek funkcyjny: 380 zł. Wynagrodzenie za cały miesiąc: 1008 zł + 1872 zł + 380 zł = 3260 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 80 i art. 81 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

5. Czy w umowie o pracę można przyznać prawo do prowizji po jej wypłacie Niektórzy z naszych pracowników, obok wynagrodzenia stałego, od 1 października 2014 r. otrzymują prowizję. Prowizja nie jest jednak wpisana do umowy o pracę. Czy jej wypłata jest zatem zasadna? Czy powinniśmy wprowadzić aneks do umowy przyznający prowizję? Czy możemy zrobić to wstecz?

Wypłacana pracownikom od 1 października 2014 r. prowizja stanowi od tego dnia składnik ich wynagrodzenia. Jeżeli pracownicy spełnili warunki do jej przyznawania, taka wypłata jest zasadna. Nie ma przeszkód do zawarcia aneksu do umowy o pracę wprowadzającego prowizję ze wskazaniem, że taki składnik wynagrodzenia przysługuje od powyższej daty. Ponieważ ani zapisy umowy o pracę, ani przepisy zakładowego prawa pracy nie przewidują w Państwa firmie składnika wynagrodzenia, jakim jest prowizja, oznacza to, że decyzję o wypłacie prowizji musiała podjąć osoba odpowiedzialna za wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę w formie zarządzenia pracodawcy. Taka wypłata jest zatem zasadna, skoro ma swoje źródło w zarządzeniu podmiotu uprawnionego do przyznania pracownikom dodatkowych świadczeń. W wyroku z 5 maja 2007 r. (III PK 17/07) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że: zarządzenie pracodawcy nie jest źródłem prawa pracy (art. 9), lecz oświadczeniem woli. Może ono przyznawać pracownikom dodatkowe uprawnienia i po choćby domniemanej zgodzie pracownika wchodzi do treści stosunku pracy (art. 29 § 1 k.p.). Jeżeli na jego podstawie pracownik nabywa prawo do dodatkowych świadczeń, to nie narusza to przepisu art. 18 k.p.

SN

10

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

W omawianym przypadku nic nie wskazuje na to, aby uprawnienie pracowników do wynagrodzenia prowizyjnego zostało przyznane na ściśle określony czas. Należy zatem przyjąć, że uzyskali oni prawo do tego wynagrodzenia bezterminowo. Formalne uregulowanie uprawnień pracowników do prowizji leży zatem w interesie obu stron stosunku pracy. Aneks do umowy o pracę zapobiegnie wszelkim ewentualnym sporom, które mogłyby pojawić się nie tylko w zakresie prawa pracowników do wynagrodzenia prowizyjnego, ale przede wszystkim w zakresie jego wysokości. Skoro ten składnik wynagrodzenia jest wypłacany od kilku miesięcy, to należy przyjąć, że nie ma przeszkód, aby aneks został opatrzony aktualną datą (z dnia jego podpisania) i wskazywał, że uprawnienie do wynagrodzenia prowizyjnego w określonej wysokości przysługuje pracownikowi od 1 października 2014 r. Aneks nie nakłada bowiem na pracownika jakichkolwiek obowiązków i wprowadza do umowy korzystne dla niego postanowienia. Trzeba nadmienić, że jeśli taka będzie wola stron, nie ma przeciwwskazań, aby w aneksie określić końcowy termin, do którego pracownikowi będzie przysługiwał ten dodatkowy składnik wynagrodzenia. PRZYKŁAD Oddziałowi spółki działającej w branży ubezpieczeniowej groziła likwidacja, przy czym decyzja w tym zakresie miała zależeć od wyników osiągniętych przez oddział w I kwartale 2015 r. Dyrektor oddziału wydał zarządzenie, na mocy którego wszystkim pracownikom przysługuje dodatkowa prowizja od umów zawartych w okresie między 1 stycznia a 31 marca 2015 r. Ponieważ pracodawca precyzyjnie określił okres, za jaki należy się wynagrodzenie prowizyjne, nie ma podstaw do uznania, że stosunki pracy w zakresie tego wynagrodzenia zostały zmodyfikowane na stałe. Po upływie okresu, na jaki została przyznana prowizja, bezcelowe byłoby wprowadzanie aneksów do umów o pracę, jeżeli nie zostały one podpisane wcześniej. Takie postępowanie jest zasadne. Brak uregulowania powyższych kwestii w sposób formalny, czyli w drodze aneksu do umowy o pracę, nie przysporzy pracodawcy jakichkolwiek potencjalnych korzyści. W szczególności pracodawca i tak nie będzie miał możliwości jednostronnego wycofania się ze zobowiązania wobec pracowników w zakresie przyznania prawa do prowizji. Jeżeli pracodawca zdecydował się jednostronnie przyznać wynagrodzenie prowizyjne i zrobił to bezterminowo, to nawet jeśli nie było to jego do końca świadomą intencją, to aby pozbawić pracownika prawa do tego składnika, musi wypowiedzieć mu warunki pracy i płacy w zakresie wynagrodzenia. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 9, art. 18, art. 29 § 1, art. 42, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

6. Czy prowizja może zostać wypłacona w innym terminie niż wynagrodzenie zasadnicze W naszej firmie pracownicy są wynagradzani stałą stawką miesięczną. Dodatkowo otrzymują prowizję od sprzedaży, ale jej wysokość możemy określić dopiero po zakończeniu miesiąca. Z tego powodu w regulaminie wynagradzania ustaliliśmy termin wypłaty na 10. dzień następnego miesiąca. Czy postępujemy prawidłowo?

Tak, Państwa postępowanie jest prawidłowe. Termin wypłaty wynagrodzenia za pracę zawierającego składniki, których wysokość można ustalić dopiero po zakończonym miesiącu, może przypadać 10. dnia następnego miesiąca. Obowiązujące przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy przesunięcie terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę, przy czym wypłata nie może nastąpić później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 Kodeksu pracy). Wypłata wynagrodzenia w kolejnym miesiącu może nastąpić wówczas, gdy ustalenie pełnej wysokości takiego wynagrodzenia jest możliwe dopiero po zakończeniu miesiąca pracy, np. w przypadku pracowników otrzymujących część wynagrodzenia w formie prowizyjnej lub akordowej. W takiej sytuacji dopiero po zakończeniu miesiąca można ustalić wartość wykonanych prac akordowych lub obliczyć prowizję należną pracownikowi. Gdy jednak jego wynagrodzenie

WWW.INFOR.PL

11

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

jest ustalone w stałej miesięcznej wysokości, która jest znana pracodawcy już na początku miesiąca, przenoszenie terminu wypłaty na kolejny miesiąc jest nieuzasadnione. Wtedy wypłata powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu danego miesiąca. Należy przy tym pamiętać, że pracodawca w aktach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę powinien precyzyjnie wskazać termin wypłaty wynagrodzenia. Nieprawidłowe jest posługiwanie się zwrotami „do końca miesiąca”, „do 10. dnia następnego miesiąca”, gdyż nie wskazują one konkretnego dnia wypłaty pensji. PRZYKŁAD Pracownik otrzymuje wyłącznie stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1800 zł. Pracodawca ustalił w regulaminie termin wypłaty wynagrodzeń na 10. dzień kolejnego miesiąca kalendarzowego. Takie postanowienia regulaminu mogą zostać uznane za mniej korzystne od obowiązujących przepisów prawa pracy. Ponieważ pełna wysokość wynagrodzenia jest znana pracodawcy już na początku miesiąca, wynagrodzenie powinien wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca. W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika stanowią zarówno składniki o charakterze stałym (wynagrodzenie zasadnicze), jak i składniki zmienne (prowizja, akord), termin wypłaty pełnego wynagrodzenia może być przeniesiony na następny miesiąc. Zatem pracodawca najpóźniej 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego będzie musiał wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za poprzedni miesiąc, obejmujące zarówno składniki stałe, jak i zmienne. PRZYKŁAD Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 1000 zł oraz prowizją od sprzedanych towarów w wysokości 20% zysku. Pracodawca ustalił termin wypłaty wynagrodzenia za pracę na 8. dzień kolejnego miesiąca kalendarzowego. Prowizja za styczeń br. wyniosła 1200 zł. Pracodawca wypłacił pracownikowi 6 lutego br. łączne wynagrodzenie w kwocie 2200 zł. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe i nie narusza przepisów o terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby w przypadku pracowników, których pełne wynagrodzenie stanowią składniki stałe i zmienne, pracodawca podjął swobodną decyzję i wyznaczył dwa terminy płatności wynagrodzenia – do końca miesiąca stałe składniki i np. do 8. dnia następnego miesiąca składniki zmienne. Jeżeli natomiast pracodawca zatrudnia osoby wynagradzane wyłącznie stałą stawką i osoby otrzymujące tylko zmienne składniki wynagrodzenia, to powinien w przepisach wewnątrzzakładowych ustalić odrębne terminy wypłaty wynagrodzenia dla tych grup pracowników. UWAGA! Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby wynagradzane wyłącznie stałą stawką i osoby otrzymujące tylko zmienne składniki wynagrodzenia, to powinien w przepisach wewnątrzzakładowych ustalić odrębne terminy wypłaty wynagrodzenia dla tych grup pracowników. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 85 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

7. Z jakich składników wynagrodzenia można odliczyć nadpłaconą pensję Wynagrodzenia zasadnicze i premie wypłacamy ostatniego dnia miesiąca, a za godziny nocne i ewentualne nadliczbowe (z uwagi na trudność w ich ustaleniu na koniec miesiąca) 10. dnia następnego miesiąca (zgodnie z ustaleniami naszego regulaminu pracy). Jednemu z naszych pracowników musimy odliczyć nadpłacone 31 grudnia br. wynagrodzenie. Czy aby prawidłowo dokonać tego odliczenia, powinniśmy zrobić to 9 stycznia (w dniu wypłaty dodatków za godziny nocne w grudniu 2014 r.), czy 30 stycznia br. (w dniu wypłaty wynagrodzenia zasadniczego i premii za styczeń 2015 r.)?

12

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Za najbliższy, tj. następny termin płatności wynagrodzenia, z którego mogą Państwo odliczyć nadpłacone wynagrodzenie na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, należy uznać 9 stycznia br. Odliczenia można bowiem dokonać z dodatków nocnych i nadliczbowych wypłacanych w tym dniu za poprzedni miesiąc. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). Jest to uproszczony tryb odzyskania przez pracodawcę nadpłaconego wynagrodzenia, niewymagający zgody pracownika dotyczącej stosowania kwoty wolnej od potrąceń ani granicy potrącenia. Pracodawca może skorzystać z takiego rozwiązania, ale pod pewnymi warunkami, tj.: ■ można odliczyć tylko nadwyżkę pensji powstałą wskutek niewykonywania pracy przez pracownika (m.in. z powodu dostarczenia przez niego zwolnienia lekarskiego po otrzymaniu pełnego wynagrodzenia), ■ odliczenie nadwyżki pensji nie może wynikać z błędu osoby naliczającej płace, ■ odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia może nastąpić tylko w następnym terminie płatności, który oznacza najbliższą, kolejną wypłatę konkretnemu pracownikowi (wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., I PRN 32/96). W tym przypadku chodzi o kolejną, bezpośrednio przypadającą datę wypłaty na rzecz pracownika nie tylko ścisłego wynagrodzenia, ale również innych należności ze stosunku pracy, które podlegają ochronie, np. dodatków za pracę w nocy, za pracę nadliczbową, premii itp., ■ bez zgody pracownika nie można dokonać odliczenia nadwyżki pensji z wypłacanych mu zasiłków z ubezpieczenia społecznego. PRZYKŁAD U pracodawcy obowiązuje jeden termin wypłaty wynagrodzeń, tj. 28. dzień miesiąca. Magdalena G., będąca w ciąży, 28 listopada 2014 r. pobrała pełne wynagrodzenie za listopad, po czym 29 listopada urodziła dziecko. Za okres od 29 listopada 2014 r. przysługuje jej zasiłek macierzyński. Ze względu na to, że pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków nadpłacił wynagrodzenie za 2 dni. Pracownica wykorzystuje urlop macierzyński, następnie będzie korzystać z dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego. Do pracy wróci 27 listopada 2015 r. Pensje pracowników za listopad 2015 r. zostaną wypłacone 30 listopada 2015 r., dlatego w tym terminie pracodawca rozliczy też wynagrodzenie pracownicy należne za 2 dni listopada 2015 r. Dla Magdaleny G. będzie to pierwsza pensja za ten czas po przerwie urlopowej, podczas której otrzymywała tylko zasiłek macierzyński. Zatem tylko ten termin płatności będzie właściwy do odliczenia nadpłaty za listopad 2014 r. PRZYKŁAD W spółce „Omega” ustalono dwa terminy wypłat: ostatni dzień miesiąca dla wynagrodzenia zasadniczego za dany miesiąc oraz 10. dzień następnego miesiąca dla premii regulaminowej i dodatków za pracę w nocy należnych za miesiąc poprzedni. W grudniu 2014 r. Marcinowi B. wypłacono pełne wynagrodzenie 29. dnia tego miesiąca. Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie od 30 grudnia 2014 r. Zatem za grudzień otrzymał on wynagrodzenie zawyżone o dwie dniówki. 9 stycznia br. Marcinowi B. wypłacono premię za grudzień 2014 r. i z tej wypłaty pracodawca może odliczyć nadpłatę wynagrodzenia za dwie dniówki. Pracodawca nie może czekać do 30 stycznia br., aby dokonać odliczenia z kolejnego wynagrodzenia. Wówczas mógłby odzyskać pieniądze, lecz przed dokonaniem potrącenia musiałby uzyskać na nie pisemną zgodę pracownika. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 87 § 7, art. 180 § 1, art. 1821 § 1–2, art. 1821a § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz.1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

8. Czy pracownikom przejętego zakładu należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie roczne, jeżeli nowy pracodawca go nie wypłaca W dniu 1 stycznia 2015 r. przejęliśmy część innego zakładu pracy na podstawie art. 231 Kodeksu pracy. Obowiązujący w przejmowanym zakładzie regulamin wynagradzania przewiduje wypłatę

WWW.INFOR.PL

13

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

dodatkowego wynagrodzenia rocznego na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników sfery budżetowej. Wypłata takiego wynagrodzenia w przejętej firmie następowała do końca lutego każdego roku. Pracownicy przejętej firmy, którzy do tej pory otrzymywali takie świadczenie, zwrócili się do nas z żądaniem wypłaty trzynastek. W naszej firmie nie wypłacamy pracownikom tego świadczenia. Z przejmowanym zakładem pracy nie zawarliśmy żadnego porozumienia o przejęciu. Czy mamy obowiązek uwzględnić wnioski pracowników?

W przypadku gdy pracownicy, którzy zwrócili się o wypłatę trzynastek, spełniają wszystkie warunki uprawniające do ich otrzymania zawarte w regulaminie wynagradzania przejętego pracodawcy, mają Państwo obowiązek uwzględnić wnioski tych pracowników i wypłacić im trzynastki. Ponieważ nie zawarli Państwo z przejętym pracodawcą porozumienia o przejęciu zakładu pracy, to mogą Państwo żądać od poprzedniego pracodawcy zwrotu połowy kwot trzynastek wypłaconych przejętym pracownikom. Przejęcie przez pracodawcę innego zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 231 Kodeksu pracy powoduje istotne skutki dla przejętych pracowników oraz nowego pracodawcy. Nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną stosunków pracy, które do chwili przejęcia łączyły pracowników z dotychczasowym pracodawcą. Zatem od chwili przejęcia pracowników nowy pracodawca przejmuje wszystkie prawa i obowiązki zarówno majątkowe, jak i niemajątkowe wynikające z istniejących umów o pracę. Ponadto nowy pracodawca staje się odpowiedzialny za zobowiązania wynikające ze stosunków pracy, a powstałe przed przejęciem. Odpowiedzialność tę w świetle przepisów Kodeksu pracy dzieli solidarnie z dotychczasowym pracodawcą (art. 231 § 2 Kodeksu pracy). Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 21 września 1995 r. (I PRN 60/95, OSNP 1996/7/100), odpowiedzialność ta obejmuje m.in. wypłatę wynagrodzenia, a także innych świadczeń, których obowiązek realizacji wynika z obowiązujących w przejmowanym zakładzie układów zbiorowych pracy oraz regulaminów, gdyż te akty prawne, obok przepisów Kodeksu pracy i innych ustaw oraz postanowień umowy o pracę, stanowią również o treści stosunku pracy. W przedstawionej przez Państwa sytuacji poprzedni pracodawca zapewnił swoim pracownikom w regulaminie wynagradzania prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Prawo pracowników do wynagrodzenia rocznego (a tym samym zobowiązanie pracodawcy z tego tytułu) powstało 31 grudnia 2014 r. Ponieważ w tym dniu pracownicy świadczyli pracę na rzecz poprzedniego pracodawcy, zobowiązanie powstało przed przejęciem zakładu pracy. W związku z tym odpowiadają Państwo razem z dotychczasowym pracodawcą solidarnie za jego realizację. Solidarna odpowiedzialność pracodawców umożliwia uprawnionym pracownikom dochodzenie wykonania zobowiązania od każdego z nich albo od obu (dotychczasowego i obecnego pracodawcy) w całości lub w części. Pracownikom przejętego zakładu przysługuje zatem prawo wyboru, który spośród pracodawców będzie zobowiązany spełnić jego świadczenie. Pracownicy przejętego zakładu zwrócili się do Państwa w kwestii wypłaty trzynastek, dlatego muszą Państwo im to świadczenie wypłacić – nie ma znaczenia fakt, że w Państwa firmie przepisy wewnętrzne nie przewidują wypłaty wskazanego świadczenia. Trzynastki powinny być wypłacone przez Państwa na podstawie dotychczasowych przepisów o wynagradzaniu pracowników obowiązujących u poprzedniego pracodawcy, z zachowaniem okresu, w którym do tej pory były wypłacane, tj. do końca lutego. Niewypłacenie tych świadczeń może dla Państwa skutkować tym, że pracownicy będą dochodzić swoich praw na drodze sądowej. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 231, art. 772, art. 2411 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 376 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

9. Kiedy należy wypłacić wyrównanie do płacy minimalnej w akordowym systemie wynagradzania Jeden z naszych pracowników (w drugim roku zatrudnienia) wykonujący pracę w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, wynagradzany w systemie

14

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

akordowym, w grudniu 2014 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 10 dni kalendarzowych (8 dni roboczych). Za ten czas miał prawo do wynagrodzenia chorobowego. Pracownik wypracował w grudniu akord w wysokości 1046,88 zł brutto, natomiast wynagrodzenie chorobowe wyniosło 443,10 zł brutto (łącznie 1489,98 zł). Czy powinniśmy wyrównać wynagrodzenie akordowe do kwoty minimalnego wynagrodzenia?

Nie. Wynagrodzenie uzyskane przez Państwa pracownika przeliczone na godzinę pracy jest wyższe od stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. Nie należy zatem wypłacać mu wyrównania do wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wyrównanie należałoby wypłacić w sytuacji, gdyby stawka godzinowa wynikająca z faktycznie uzyskanego wynagrodzenia okazała się niższa niż wynikająca z wynagrodzenia minimalnego. Państwa pracownik przepracował w grudniu 104 godziny (do przepracowania miał 168 godzin, 64 godziny przypadały na czas choroby), za które powinien otrzymać wynagrodzenie wynoszące co najmniej 1040 zł. Kwota ta wynika z podzielenia obowiązującego w 2014 r. minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w grudniu, a następnie pomnożenia tak ustalonej stawki za godzinę przez liczbę godzin przypadających do przepracowania po ich pomniejszeniu o godziny przypadające na czas choroby (1680 zł: 168 godz. = 10 zł; 104 godz. x 10 zł = 1040 zł). Ponieważ Państwa pracownik uzyskał wynagrodzenie akordowe w kwocie 1046,88 zł, tj. wyższe od kwoty 1040 zł, nie powinni Państwo wypłacać mu wyrównania. W praktyce wynagrodzenie ustalone w umowie o pracę może być niższe niż kwota obowiązującego wynagrodzenia minimalnego. Jeżeli jednak po zsumowaniu wszystkich składników wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymał w danym miesiącu, podlegających uwzględnieniu przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia, okaże się ono niższe niż 1750 zł lub 1400 zł (w 2015 r.), to pracodawca ma obowiązek wypłaty wyrównania do kwoty minimalnego wynagrodzenia. Dopłata do minimalnego wynagrodzenia nie przysługuje za okres zwolnienia lekarskiego. Za ten czas pracownik ma bowiem prawo do wynagrodzenia chorobowego, co do zasady, w wysokości 80%. Świadczenia uwzględniane przy ustalaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia Składniki wynagrodzenia podlegające zsumowaniu przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia miesięcznego Wynagrodzenie zasadnicze określone: stałą płacą miesięczną, ■ godzinowo, ■ akordowo, ■ prowizyjnie ■

Wynagrodzenie za urlop: wypoczynkowy, ■ okolicznościowy ■

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy wypłacane przez pracodawcę z powodu np.: zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, ■ krwiodawstwa, ■ przestoju ■

Dodatki, np.: funkcyjny, ■ stażowy, ■ za szczególne warunki pracy, ■ za pracę w porze nocnej, ■ za posiadane kwalifikacje ■

Premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe

PRZYKŁAD W styczniu 2015 r. Kamil O., wynagradzany w systemie akordowym, przez 2 dni (16 godzin) przebywał na urlopie wypoczynkowym, natomiast przez 6 dni (4 dni robocze) był niezdolny do pracy wskutek choroby i za ten okres uzyskał prawo do wynagrodzenia chorobowego. W styczniu pracownik powinien przepracować 160 godzin, a przepracował 112 godzin. Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie urlopowe w wysokości 259,20 zł (według stawki godzinowej 16,20 zł) i wynagrodzenie chorobowe w kwocie 255 zł (według stawki 42,50 zł za 1 dzień). Za 14 dni przepracowanych (20 dni – 2 dni urlopu – 4 dni choroby)

WWW.INFOR.PL

15

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Kamil O. otrzymał wynagrodzenie akordowe w wysokości 621,42 zł. Ustalając, czy pracownik otrzymał gwarantowane wynagrodzenie minimalne, sumę wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia urlopowego, czyli kwotę 880,62 zł (259,20 zł + 621,42 zł) należy porównać z kwotą minimalnego wynagrodzenia ustalonego proporcjonalnie do liczby dni pracy: ■ stawka godzinowa obliczona z minimalnego wynagrodzenia za pracę: 1750 zł: 160 godz. = 10,94 zł, ■ stawka godzinowa obliczona z uzyskanego wynagrodzenia: 880,62 zł: 112 godz. = 7,86 zł, ■ różnica między stawkami: 10,94 zł – 7,86 zł = 3,08 zł, ■ kwota wyrównania: 3,08 zł x 112 godz. = 344,96 zł. Pracownikowi należy wypłacić wyrównanie w wysokości 344,96 zł. PODSTAWA PRAWNA: art. 6 i art. 7 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz. 1314

●

10. Jak rozliczyć zwrot wydatków na zakup artykułów spożywczych poniesionych przez pracownika uprawnionego do posiłków profilaktycznych Pracownik uprawniony do posiłków profilaktycznych samodzielnie kupuje artykuły żywnościowe, z których sporządza te posiłki. Nasza spółka jako pracodawca nie jest w stanie zapewnić mu takich posiłków. Następnie na koniec miesiąca pracownik otrzymuje zwrot poniesionych wydatków. Czy zwrot ten jest jego przychodem? A może pracownik mógłby skorzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b updof?

Otrzymany przez pracownika Państwa spółki zwrot wydatków poniesionych na zakup artykułów spożywczych, z których przygotowuje sobie posiłki profilaktyczne, nie może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof. Zwrot ten będzie mógł być zwolniony na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof, pod warunkiem że faktura potwierdzająca zakup tych artykułów będzie wystawiona na Państwa spółkę. W takim przypadku nie będą Państwo mieli obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy. W przedstawionej przez Państwa sytuacji problemem jest, czy do otrzymywanego przez pracownika zwrotu poniesionych wydatków na zakup artykułów spożywczych można zastosować zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof. Po pierwsze, aby zastosować zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof, pracodawca musi być zobowiązany do zapewniania posiłków i napojów pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Z pytania wynika, że na Państwa spółce ciąży taki obowiązek. A zatem warunek ten jest spełniony. Po drugie, z przywołanego przepisu wynika, że zwolniona z podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Z pytania wynika jednak, że Państwa pracownik nie otrzymuje bonu (talonu, kuponu) uprawniającego go do odbioru posiłku w firmie zewnętrznej, np. barze. A zatem drugi z warunków nie jest spełniony. Oznacza to, że otrzymywany przez Państwa pracownika zwrot wydatków nie będzie mógł skorzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o pdof. Nie oznacza to jednak, że zwrot ten będzie opodatkowany. Zdaniem organów podatkowych w takim przypadku pracownicy mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 sierpnia 2009 r. (sygn. IBPBII/1/415–497/09/AŻ): (...) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że wnioskodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych. Wnioskodawca przyjął rozwiązanie, zgodnie z którym pracownicy przyrządzają posiłki we własnym zakresie. Pracownicy zostali upoważnieni do zakupu produktów spożywczych – działają jako intendenci, nabywając produkty w imieniu i na rzecz Spółki. Reasumując, należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym znajdzie zastosowanie zwolnienie opisane w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Okoliczność, że pracownicy dokonujący zakupów działają w imieniu

IS

16

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

i na rzecz wnioskodawcy, co potwierdzać mają faktury VAT wystawione bezpośrednio na wnioskodawcę, stanowi, że w istocie dochodzi do wydania pracownikom produktów zakupionych przez wnioskodawcę. Obowiązki intendenta w zakresie zakupu produktów spożywczych może bowiem spełniać każda osoba umocowana przez wnioskodawcę, w tym także uprawniony do posiłków pracownik. Zatem skoro ww. rozporządzenie dopuszcza możliwość samodzielnego przygotowania posiłku profilaktycznego przez pracownika, bez znaczenia powinno być to, kto faktycznie dokonał zakupu artykułów spożywczych – pracownik na koszt wnioskodawcy czy bezpośrednio wnioskodawca. Wspomniane rozporządzenie zabrania wyłącznie wypłacania pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za posiłki i napoje. W opisanym stanie faktycznym wnioskodawca zwraca każdemu pracownikowi kwotę wynikającą z faktury wystawionej na pracodawcę, której wartość odpowiada wydatkom faktycznie poniesionym na nabycie artykułów spożywczych, z których został przygotowany posiłek (...).

■

■

Jeżeli zatem Państwa pracownik kupuje artykuły spożywcze, z których przygotuje posiłki profilaktyczne: we własnym imieniu i na własny rachunek (faktura za ich zakup wystawiana jest na pracownika) – otrzymany zwrot wydatków nie korzysta ze zwolnienia z pdof i Państwa spółka powinna od tego świadczenia pobrać zaliczkę na podatek, w imieniu i na rachunek pracodawcy (faktura za ich zakup wystawiana jest na Państwa spółkę) – otrzymany zwrot wydatków korzysta ze zwolnienia z pdof i Państwa spółka nie pobiera od niego zaliczki na podatek.

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 i pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

11. Jaka pensja przysługuje pracownikowi za miesiąc, w którym pracodawca stracił prawo do wynagradzania go kwotą 80% minimalnego wynagrodzenia Jak mam wyliczyć grudniowe wynagrodzenie pracownika, którego dotychczas wynagradzałam kwotą 1344 zł (80% minimalnego wynagrodzenia za pracę – stała stawka miesięczna), a któremu 20 grudnia 2014 r. zaczął się drugi rok pracy?

Powinna Pani oddzielnie policzyć wynagrodzenie pracownika należne za część grudnia, gdy obowiązywała go niższa stawka wynagrodzenia, i oddzielnie za część grudnia, gdy będzie miał już prawo do wyższej stawki. Suma tych wynagrodzeń będzie stanowiła grudniową pensję pracownika. Cząstkowe wynagrodzenia należy obliczyć na zasadach przyjętych dla wyliczania wynagrodzenia pracownika pozostającego w stosunku pracy przez część miesiąca. Możliwość wynagradzania stawką 80% wynagrodzenia minimalnego dotyczy tylko pracowników w pierwszym roku pracy. Po przepracowaniu roku pracownik musi z mocy prawa otrzymać podwyżkę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (które w 2015 r. wynosi 1750 zł), chyba że pracodawca przyzna mu wyższą pensję. Podwyżka następuje z dniem ukończenia przez pracownika rocznego stażu pracy, za który opłacone zostały składki na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że z naliczaniem wyższego wynagrodzenia nie wolno czekać do następnego miesiąca, lecz naliczać je już od 20 grudnia 2014 r. Należy pamiętać, że do rocznego okresu pracy, od którego jest uzależniona możliwość wynagradzania pracownika stawką 80% wynagrodzenia minimalnego, trzeba doliczać wszystkie okresy, za które za pracownika były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne. Jedynym wyjątkiem jest praca na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 6 ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Tego okresu nie należy wliczać do rocznego okresu pracy, od którego zależy możliwość wynagradzania pracownika stawką 80% wynagrodzenia minimalnego. PRZYKŁAD Marta P. odbyła półroczny staż absolwencki w firmie „Juta” na podstawie skierowania starosty. Następnie pracowała przez 3 miesiące w tej samej firmie na podstawie umowy zlecenia, po czym urodziła dziecko

WWW.INFOR.PL

17

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

i przez 18 tygodni przebywała na zasiłku macierzyńskim. W tej sytuacji, gdy Marta P. podejmie swoją pierwszą w życiu pracę na podstawie umowy o pracę pracodawca nie może wynagradzać jej stawką 80% minimalnego wynagrodzenia. Marta P. będzie miała bowiem ponad rok okresów, za które były opłacane za nią składki na ubezpieczenia społeczne (za wszystkie wymienione okresy opłacane są składki ZUS). W sytuacji przedstawionej w pytaniu, obliczając wypłatę pracownika za grudzień 2014 r., należy ten miesiąc podzielić na 2 części: ■ pierwszą – od 1 do 19 grudnia, kiedy pracownik był wynagradzany kwotą 1344 zł, ■ drugą – od 20 do 31 grudnia, kiedy pracownik był wynagradzany kwotą 1680 zł. Aby wyliczyć grudniową pensję pracownika, trzeba wykonać kolejno następujące kroki: Krok 1. Wynagrodzenie za pełny miesiąc przysługujące odpowiednio przed i po podwyżce podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w grudniu 2014 r. W ten sposób otrzymamy 2 stawki godzinowe (przed i po podwyżce). Wyliczenie stawki godzinowej dla wynagrodzenia: 1344 zł (80% wynagrodzenia minimalnego) 1680 zł (minimalne wynagrodzenie w 2014 r.)

Kwota stawki godzinowej 1344 zł : 168 (godzin do przepracowania) = 8 zł 1680 zł : 168 (godzin do przepracowania) = 10 zł

Krok 2. Pomnożyć stawkę godzinową obowiązującą przed podwyżką przez liczbę godzin do przepracowania od 1 do 19 grudnia oraz pomnożyć stawkę godzinową po podwyżce przez liczbę godzin do przepracowania w okresie od 20 do 31 grudnia: ■ wynagrodzenie za okres od 1 do 19 grudnia 2014 r.: 8 zł x 120 godz. = 960 zł, ■ wynagrodzenie za okres od 20 do 31 grudnia 2014 r.: 10 zł x 48 godz. = 480 zł. Krok 3. Ustalić należne wynagrodzenie za grudzień: 960 zł + 480 zł = 1440 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

●

art. 6 ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 157, poz. 1314

12. Jak obliczyć wynagrodzenie za czas odsunięcia od pracy z powodu przeciwwskazań do jej wykonywania Pracownik przedstawił nam 5 września 2014 r. decyzję z ZUS o przyznaniu renty. W tym samym dniu złożyliśmy mu 3-miesięczne wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony. Pracownik w tym czasie nie będzie świadczył pracy, ponieważ nie jest zdolny do jej wykonywania na ostatnio zajmowanym stanowisku, a nie mamy możliwości przeniesienia go na inne. Jakie wynagrodzenie w okresie wypowiedzenia powinniśmy wypłacać temu pracownikowi?

Jeżeli nie mają Państwo możliwości przeniesienia pracownika na inne stanowisko, w okresie wypowiedzenia należy zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy. Za ten czas Państwa pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie obliczone w zależności od Państwa uznania, tj. jak za przestój lub jak za urlop wypoczynkowy albo jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. W przypadku Państwa pracownika nabycie prawa do renty oznacza istnienie przeciwwskazań do świadczenia pracy na dotychczas zajmowanym stanowisku, a zatem nie można go dopuścić do wykonywania dotychczasowej pracy. W przedstawionych okolicznościach przyznanie pracownikowi renty, a tym samym stwierdzenie przeciwwskazań lekarskich do wypełniania obowiązków służbowych, stanowi przyczynę uzasadniającą

18

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (np. wyrok SN z 16 grudnia 1999 r., I PKN 469/99, OSNP 2001/10/346). Jeśli nie ma możliwości powierzenia takiej osobie innej pracy, pracodawca powinien do czasu rozwiązania umowy zwolnić ją ze świadczenia pracy. Za czas odsunięcia od pracy z powodu stanu zdrowia pracownik ma prawo do dotychczasowego wynagrodzenia. W kwestii obliczania płacy należnej za czas zwolnienia ze świadczenia pracy prezentowane są 3 stanowiska. Obliczanie wynagrodzenia za czas zwolnienia ze świadczenia pracy według prezentowanych stanowisk Stanowisko 1

Zatrudnionemu za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej świadczenia, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania (wyłącznie płaca zasadnicza – uzasadnienie uchwały SN z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07, OSNP 2007/21–22/307) określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia (art. 81 Kodeksu pracy). Jednak w żadnym przypadku takie wynagrodzenie (w odniesieniu do pełnego etatu) nie może być niższe od płacy minimalnej (w 2015 r. – 1750 zł). Takie stanowisko zajął również SN w wyroku z 16 czerwca 2005 r. (I PK 260/04, OSNP 2006/9–10/145), w którym stwierdził, że pracownik zwolniony przez pracodawcę z obowiązku świadczenia pracy doznaje przeszkód w jej wykonywaniu z przyczyn dotyczących pracodawcy (art. 81 § 1 Kodeksu pracy) i z tego tytułu przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości określonej w tym przepisie.

Stanowisko 2

Wynagrodzenie za czas zwolnienia ze świadczenia pracy należy obliczać jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Stanowisko 3

Kalkulując wysokość wynagrodzenia za dni zwolnienia ze świadczenia pracy należy stosować zasady przyjęte do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Porównując wskazane wyżej możliwości obliczania wynagrodzenia za okres zwolnienia ze świadczenia pracy należy stwierdzić, że najbardziej korzystne dla pracownika jest stosowanie zasad obowiązujących przy ekwiwalencie za urlop. W pojęciu wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną mieści się bowiem wyłącznie stawka wynagrodzenia zasadniczego, wynikająca z umowy o pracę, określona godzinowo lub miesięcznie. Ponadto zasady obliczania ekwiwalentu za urlop stosowane są w przypadku ustalania innych należności ze stosunku pracy, których charakter jest bardzo zbliżony do wynagrodzenia należnego w okresie zwolnienia ze świadczenia pracy, jak np. wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące pracownikowi przywróconemu do pracy. Dla pracodawcy najbezpieczniejsze będzie przyjęcie takiego sposobu obliczania wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdyż tylko wtedy nie narazi się na roszczenia pracownika. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 81 § 1, art. 231, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r., Nr.174, poz. 1353

●

§ 1, § 4, § 4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

13. Jak pobrać podatek od świadczeń w naturze, jeżeli pracownik nie uzyskuje przychodów pieniężnych Pracownica naszej spółki przebywa na zasiłku chorobowym. Zasiłek z tego tytułu będzie jej wypłacał ZUS. Pracownica jest uprawniona do otrzymywania świadczeń w naturze, które są opodatkowane. W tej sytuacji nie będziemy mogli potrącić z jej wynagrodzenia zaliczki na podatek. Czy możemy opłacić podatek z własnych środków, a potem dochodzić jego zwrotu od pracownika?

Nie powinni Państwo tak postępować. Płatnik, który nie ma faktycznych możliwości pobrania zaliczki, ponieważ w danym miesiącu podatnik nie uzyskał dochodu w formie pieniężnej, nie jest zobowiązany do

WWW.INFOR.PL

19

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

zapłaty zaliczki z własnych środków, a następnie dochodzenia jej zwrotu od pracownika. Państwa pracownica powinna wykazać wartość świadczenia w naturze w rozliczeniu rocznym składanym do urzędu skarbowego, a od sumy dochodów uzyskanych w danym roku obliczyć i opłacić podatek. Odpowiedzialność za niepobranie zaliczki na podatek lub jej niewpłacenie w terminie, co do zasady, ponosi płatnik, a tylko wyjątkowo podatnik (taka sytuacja ma miejsce, gdy odrębne przepisy stanowią inaczej albo podatek nie został pobrany z winy podatnika). Przekazanie zaliczki na podatek dochodowy jest zatem obowiązkiem pracodawcy. Wykazanie w informacji PIT-11 wyłącznie wartości otrzymanego świadczenia (bez pobranej zaliczki na podatek) będzie skutkowało tym, że spółka, jako pracodawca, wywiąże się z roli płatnika w ten sposób, że przychód zostanie opodatkowany przez pracownika w rozliczeniu rocznym. Stanowisko organów podatkowych w tej kwestii nie jest jednak jednoznaczne. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 12 lipca 2011 r. (sygn. IPTPB2/415–120/11–3/AKr) uznał, że w sytuacji, gdy płatnik nie ma możliwości pobrania zaliczki ze środków podatnika, powinien opłacić ją z własnych środków. Inaczej postanowił Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 8 czerwca 2012 r. (sygn. DD3/033/140/IMD/10/PK-424), w której wskazał, że: (...) jak stanowi art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o których mowa w art. 31 i 33–35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, iż płatnik jest obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki. Nie wynika natomiast, aby płatnik, który nie ma faktycznych możliwości pobrania tej zaliczki, gdyż w danym miesiącu podatnik nie uzyskał dochodu w formie pieniężnej, był obowiązany zapłacić zaliczkę z własnych środków, a następnie dochodzić jej zwrotu od pracownika. Takie zobowiązanie nie wynika także z innych przepisów ustawy (...).

MF

W tej sytuacji należałoby przychylić się do drugiego z prezentowanych stanowisk i wykazać w PIT-11 wyłącznie przychód z tytułu świadczeń w naturze, od których w zeznaniu rocznym pracownik będzie zobowiązany obliczyć i zapłacić podatek. PRZYKŁAD Maria P. od 1 do 31 grudnia 2014 r. przebywała na zasiłku chorobowym. Płatnikiem zasiłku jest ZUS. Pracodawca opłaca za pracownicę dodatkowe ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, również w okresie pobierania świadczeń chorobowych. Wysokość składki wynosi miesięcznie 110 zł. Ponieważ pracodawca nie ma możliwości pobrania i wpłaty zaliczki na podatek od opłacanej za pracownicę składki, powinien ją wykazać w PIT-11 za 2014 r. W zeznaniu podatkowym za 2014 r. Maria P. powinna obliczyć i opłacić podatek dochodowy od sumy dochodów uzyskanych w tym roku (w tym od składki NNW). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12 ust. 1, art. 31, art. 41–42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz.1863

14. Od czego zależy uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych od 1 stycznia 2015 r. Zamierzamy zatrudnić osoby niepełnosprawne, przystosowując jednocześnie pomieszczenia, w których będą pracować, do ich potrzeb. Czy od 1 stycznia 2015 r. możemy ubiegać się o dodatkowe wsparcie z tego tytułu? Czy uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń tych osób nadal zależy m.in. od wzrostu netto zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych?

20

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Pracodawca, który przez okres co najmniej 36 miesięcy zobowiąże się zatrudniać osoby niepełnosprawne, może otrzymać ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zwrot dodatkowych kosztów związanych z ich zatrudnieniem (są to m.in. koszty adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy, zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych). Od 1 stycznia 2015 r. otrzymanie miesięcznego dofinansowania na nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego zależy wyłącznie od wzrostu zatrudnienia ogółem (w stosunku do przeciętnego zatrudnienia ogółem w okresie poprzedzających 12 miesięcy). Zrezygnowano zatem z warunku wykazywania wzrostu netto zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych. Do 31 grudnia 2014 r. zwrot kosztów dotyczył osób niepełnosprawnych bezrobotnych lub poszukujących pracy i niepozostających w zatrudnieniu, skierowanych do pracy przez powiatowy urząd pracy oraz pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, jeżeli niepełnosprawność tych osób powstała w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy. Prawo do takiego zwrotu nie przysługiwało, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności było zawinione przez pracodawcę lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy. Od 1 stycznia 2015 r. obowiązują zmiany w tym zakresie, polegające na: ■ rezygnacji z wymogu skierowania do pracy przez powiatowy urząd pracy, osób niepełnosprawnych – bezrobotnych lub poszukujących pracy niepozostających w zatrudnieniu, ■ rozszerzeniu grupy osób niepełnosprawnych, których zatrudnienie umożliwi pracodawcy ubieganie się o zwrot dodatkowych kosztów, o wszystkie osoby niepełnosprawne pozostające w zatrudnieniu u pracodawcy występującego o zwrot kosztów, a nie jak dotychczas jedynie pracowników, których niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy. Do 31 grudnia 2014 r. warunkiem uzyskania przez pracodawcę dofinansowania do wynagrodzenia nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego w danym miesiącu, jeżeli jego zatrudnienie nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem (chyba że umowa o pracę uległa rozwiązaniu z innych przyczyn wskazanych w ustawie o rehabilitacji), było wykazanie wzrostu netto zatrudnienia ogółem i wzrostu netto zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych. Wzrost netto zatrudnienia ogółem oraz wzrost netto zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych ustalało się w stosunku do odpowiednio przeciętnego zatrudnienia ogółem i przeciętnego zatrudnienia osób niepełnosprawnych w okresie poprzedzających 12 miesięcy. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 26, art. 26b, art. 26d, art. 32, art. 41 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1457

●

art. 1–2 ustawy z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. z 2014 r., poz. 1873

●

art. 31–34 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu – Dz.U. UE L Nr 187, str. 1

15. O zwrot jakich kosztów zatrudnienia osób wspomagających niepełnosprawnych może ubiegać się pracodawca od 1 stycznia 2015 r. Na jakich zasadach pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów szkolenia pracowników wspomagających niepełnosprawne osoby i pracowników niepełnosprawnych?

Do 31 grudnia 2014 r. pracodawca, który zatrudniał pracownika niepełnosprawnego, mógł otrzymać ze środków PFRON zwrot miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

WWW.INFOR.PL

21

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Od 1 stycznia 2015 r. wprowadzono w tym zakresie zmiany, polegające na: umożliwieniu uzyskania zwrotu kosztów nie tylko zatrudnienia, ale i szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy, ustaleniu wysokości refundacji kosztów szkolenia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy, która obejmie 100% kosztów szkolenia, nie więcej jednak niż równowartość kwoty najniższego wynagrodzenia.

■

■

Do 31 grudnia 2014 r. poniesione przez pracodawcę koszty szkolenia zatrudnionych osób niepełnosprawnych mogły być zrefundowane ze środków PFRON do wysokości 80% kosztów, nie więcej jednak niż do wysokości 2-krotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę. Od 1 stycznia 2015 r. wysokość refundacji kosztów z tego tytułu jest niższa i wynosi maksymalnie 70% poniesionych kosztów, z ograniczeniem do 2-krotności przeciętnego wynagrodzenia. UWAGA! Od 1 stycznia 2015 r. pracodawca może wnioskować o refundację kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych do wysokości 70% poniesionych kosztów, nie więcej niż 2-krotność przeciętnego wynagrodzenia. PODSTAWA PRAWNA: ● ● ●

art. 26, art. 26b, art. 26d, art. 32, art. 41 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1873 art. 1–2 ustawy z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. z 2014 r., poz. 1873 art. 31–34 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu – Dz.U. UE L Nr 187, str. 1

16. O dofinansowanie jakich kosztów związanych z przystosowaniem pomieszczeń dla pracowników niepełnosprawnych może wystąpić pracodawca od 1 stycznia 2015 r. Jesteśmy zakładem pracy chronionej. Słyszeliśmy, że od 1 stycznia 2015 r. zmienił się katalog kosztów związanych z budową i rozbudową pomieszczeń zakładu pracy. Na czym polegają te zmiany?

Od 1 stycznia 2015 r. koszty budowy lub rozbudowy obiektów i pomieszczeń zakładu rozszerzono o koszty budowy lub przebudowy związanej z modernizacją obiektów i pomieszczeń zakładu. Ponieważ sformułowanie „przebudowa związana z modernizacją” nie zostało zdefiniowane w ustawie o rehabilitacji, należy posiłkować się przepisami prawa budowlanego. Do 31 grudnia 2014 r. pracodawcy mogli uzyskać zwrot kosztów: transportowych, administracyjnych oraz budowy lub rozbudowy obiektów i pomieszczeń zakładu. Zwrot tych kosztów dotyczy wyłącznie dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz może być przyznany jedynie pracodawcy prowadzącemu zakład pracy chronionej, u którego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 50%. PODSTAWA PRAWNA: ● ● ●

art. 26, art. 26b, art. 26d, art. 32, art. 41 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1873 art. 1–2 ustawy z 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. z 2014 r., poz. 1873 art. 31–34 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu – Dz.U. UE L Nr 187, str. 1

22

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

II. Świadczenia za urlop wypoczynkowy – jak za nie zapłacić 17. Czy wynagrodzenie za urlop może być niższe od minimalnej płacy Kilku naszych pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy wypracowuje w niektórych miesiącach wynagrodzenie niższe niż minimalne (pracownicy są wynagradzani stawką akordową). W związku z tym wypłacamy im wyrównanie do kwoty minimalnej płacy. Czy kwotę wyrównania powinniśmy wliczyć do podstawy wynagrodzenia urlopowego? Czy możliwa jest sytuacja, że pracownicy otrzymają wynagrodzenie za urlop obliczone od wynagrodzenia niższego niż minimalne?

Kwota wyrównania do wynagrodzenia minimalnej płacy nie wchodzi do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Z tego względu wynagrodzenie za urlop może być obliczane od niższej podstawy niż minimalna płaca. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w miesiącu, w którym jego nieobecność w pracy była spowodowana wyłącznie urlopem wypoczynkowym, musi jednak otrzymać wynagrodzenie co najmniej w wysokości 1750 zł (w 2015 r.). Pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracownik nie może stracić finansowo z powodu korzystania z płatnego wypoczynku. Wyznaczając podstawę wynagrodzenia urlopowego należy uwzględniać zarówno stałe, jak i zmienne składniki pensji, jednak z pewnymi wyjątkami. Obliczając należność za urlop wypoczynkowy pomija się m.in. kwoty wyrównania do ustawowej płacy minimalnej (§ 6 pkt 7a rozporządzenia urlopowego). Resort pracy w stanowisku z 19 listopada 2009 r. stwierdził, że: (...) kwoty wyrównania do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę nie są wynagrodzeniem za świadczoną pracę, ale mają typowo gwarancyjny charakter, i to było powodem wyłączenia ich przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu pieniężnego za urlop (...).

MPiPS

Wynagrodzenie za urlop jest jednym ze świadczeń, które należy brać pod uwagę przy ustalaniu, czy pracownik otrzymuje gwarantowaną przepisami minimalną płacę. W tej wysokości trzeba uwzględniać składniki pensji i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone do wynagrodzeń osobowych przez GUS (art. 6 ust. 4 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), o których mowa w załączniku do objaśnień do formularzy Z-06 i Z-03. Ta lista obejmuje nie tylko płacę zasadniczą, ale także m.in. premie regulaminowe, nagrody pieniężne i wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. PRZYKŁAD Grzegorz R., zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje wynagrodzenie akordowe. W niektórych miesiącach, po przeliczeniu wypracowanego akordu, okazywało się, że nie osiągnął on wymaganego wynagrodzenia minimalnego. Z tego powodu otrzymywał wyrównanie do minimalnej płacy. W styczniu 2015 r. Grzegorz R. skorzystał z 3 dni (24 godzin) urlopu wypoczynkowego. W październiku 2014 r. przepracował 184 godziny i nabył prawo do wynagrodzenia akordowego w kwocie 1380 zł oraz dopłaty do minimalnej płacy w wysokości 300 zł. W listopadzie 2014 r. przepracował 144 godziny uzyskując 1690 zł wynagrodzenia akordowego, a w grudniu przepracował 168 godzin, za które uzyskał 1531 zł płacy akordowej oraz dopłatę do wynagrodzenie minimalnego w wysokości 149 zł. W przedstawionych okolicznościach wynagrodzenie za urlop w styczniu 2015 r. należy obliczyć w następujący sposób: ■ (1380 zł + 1690 zł + 1531 zł) : 496 godz. przepracowanych od października do grudnia 2014 r. = 9,28 zł, ■ 9,28 zł x 24 godz. urlopu = 222,72 zł.

WWW.INFOR.PL

23

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Za styczeń 2015 r. Grzegorz R. otrzyma wynagrodzenie akordowe w kwocie 1620 zł, co oznacza, że jego łączne wynagrodzenie za cały miesiąc wyniesie 1842,72 zł (1620 zł + 222,72 zł), czyli więcej niż obowiązująca płaca minimalna. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 6–12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 6 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 15, poz. 1314

18. Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy na przełomie roku Pracownik jest w okresie wypowiedzenia. Umowa rozwiąże się z końcem stycznia 2015 r. Najprawdopodobniej pracownik nabędzie wtedy prawo do ekwiwalentu pieniężnego za 2 dni urlopu wypoczynkowego za 2014 r. i 3 dni za 2015 r. Czy obliczając ekwiwalent za 2014 r., należy posłużyć się współczynnikiem obowiązującym w 2014 r., czyli 20,83, a za 2015 r. współczynnikiem w wysokości 21?

Współczynnik ekwiwalentowy należy zastosować z dnia nabycia prawa do ekwiwalentu (dnia rozwiązania umowy o pracę), bez względu na to, czy jest to urlop zaległy (za poprzedni rok), czy bieżący. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w dniu rozwiązania stosunku pracy. Nie ma przy tym znaczenia, że ma prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy za poprzedni 2014 r. Ważny jest rok nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i właśnie z tego roku należy zastosować współczynnik ekwiwalentowy. Zatem ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2015 r., należy przyjąć współczynnik obowiązujący w 2015 r., tj. 21. PRZYKŁAD Pracownik zakończył pracę 31 grudnia 2014 r. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10. dnia każdego następnego miesiąca. Ustalając podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop należy przyjąć stałe składniki wynagrodzenia przysługujące w grudniu 2014 r. Współczynnik do obliczania ekwiwalentu należy zaś przyjąć z tego roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za urlop. W tym przypadku pracownik nabędzie prawo do ekwiwalentu za urlop 31 grudnia 2014 r., czyli w dniu rozwiązania umowy o pracę. A zatem do naliczania ekwiwalentu trzeba przyjąć współczynnik obowiązujący w 2014 r., tj. 20,83, choćby ekwiwalent był wypłacany także za niewykorzystany urlop z lat poprzednich, np. za 2012 r. Obliczenie ekwiwalentu za urlop Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy obliczamy w następujący sposób: Krok 1. Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu Do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop niezbędne jest ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu. W podstawie tej należy uwzględnić przeciętne wynagrodzenie pracownika: ■ określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze), ■ przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wyłączając stałe wynagrodzenie), ■ przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Wynagrodzenie stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze) należy uwzględnić z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia regulaminowa, prowizja), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, trzeba uwzględnić w średniej wysokości.

24

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

W sytuacji gdyby pracownik pracował krócej niż 3 miesiące, to wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał w krótszym okresie, należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a następnie pomnożyć przez liczbę dni, jakie powinien pracownik przepracować (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy). Natomiast składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. trzynastka, nagroda kwartalna), trzeba uwzględnić w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Krok 2. Obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu W celu obliczenia ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu należy podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu przez współczynnik ekwiwalentowy, a otrzymany wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy danego pracownika. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop pracowników zatrudnionych na część etatu współczynnik ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu. Krok 3. Obliczenie ekwiwalentu za urlop Obliczony ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. PRZYKŁAD Pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu za 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego (2 dni za 2014 r. i 3 dni za 2015 r.). Pracownik był zatrudniony na pełny etat z wynagrodzeniem w wysokości 2800 zł brutto. Wyliczenie ekwiwalentu wygląda następująco: ■ 2800 zł : 21 (współczynnik ekwiwalentowy w 2015 r.) = 133,33 zł, ■ 133,33 zł : 8 godz. = 16,67 zł (stawka godzinowa ekwiwalentu), ■ 16,67 zł x 40 godz. = 666,80 zł. (kwota ekwiwalentu). Pracownikowi za 5 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 666,80 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 15–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

19. Czy należy przeliczać podstawę wynagrodzenia urlopowego, jeżeli pracownikowi przyznano podwyżkę wynagrodzenia w trakcie urlopu Jeden z naszych pracowników zatrudniony w dziale sprzedaży przebywa na urlopie w okresie od 23 grudnia do 5 stycznia 2015 r. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Jest wynagradzany stawką godzinową 14,50 zł – stawka ta obowiązywała do 31 grudnia. 1 stycznia 2015 r. pracownik otrzymał podwyżkę i teraz jego stawka godzinowa wynosi 17,90 zł. Dodatkowo od początku zatrudnienia otrzymuje premię miesięczną w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Czy w takiej sytuacji w styczniu będziemy musieli ponownie obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego? Czy należy przeliczać podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego za grudzień? Wynagrodzenie urlopowe za grudzień wypłaciliśmy pracownikowi 22 grudnia 2014 r., zgodnie z ustalonym w naszej firmie terminem wypłaty wynagrodzeń.

Z uwagi na zmianę od 1 stycznia 2015 r. stawki wynagrodzenia pracownika podstawę wynagrodzenia urlopowego ze stycznia powinni Państwo ustalić ponownie, z uwzględnieniem tych zmian. Nie należy natomiast przeliczać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego za grudzień 2014 r. Państwa pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym korzysta z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli urlop przypada na przełomie dwóch miesięcy, to wynagrodzenie za czas wypoczynku powinni Państwo wypłacić mu osobno za każdy miesiąc (w tym przypadku za grudzień, styczeń) wraz z normalnym wynagrodzeniem za każdy z tych miesięcy.

WWW.INFOR.PL

25

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego za grudzień 2014 r. i styczeń 2015 r. w przypadku Państwa pracownika powinno wyglądać następująco: Wynagrodzenie urlopowe za grudzień 2014 r. Krok 1. Obliczenie podstawy wymiaru. Podstawę wymiaru stanowi suma wynagrodzeń ze zmiennych składników wynagrodzenia za: wrzesień, październik i listopad 2014 r. W podstawie należy uwzględnić wynagrodzenie określone stawką godzinową oraz premię jako wartość procentową od tego wynagrodzenia: ■ stawka godzinowa: 14,50 zł, ■ premia uznaniowa: 10% wynagrodzenia zasadniczego. Zakładamy, że pracownik nie chorował w okresie, z którego obliczana jest podstawa wynagrodzenia urlopowego, i suma wynagrodzenia pracownika z ww. składników za okres od września do listopada wyniosła 8038,80 zł, co wynika z wyliczenia: ■ 14,50 zł x 504 godz. (łączny czas pracy we wrześniu – 176 godz., październiku – 184 godz. i listopadzie – 144 godz.) = 7308 zł, ■ 7308 zł x 10% = 730,80 zł, ■ 7308 zł + 730,80 zł = 8038,80 zł. Krok 2. Podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa: 8038,80 zł : 504 godz. = 15,95 zł. Krok 3. Pomnożenie tak ustalonego wynagrodzenia za jedną godzinę pracy (stawkę godzinową) przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu wypoczynkowego: 15,95 zł x 5 dni x 8 godz. = 638 zł. Wynagrodzenie urlopowe za styczeń 2015 r. Krok 1. Obliczenie podstawy wymiaru – podstawę wymiaru należy przeliczyć za okres po zmianie stawki. W podstawie należy uwzględnić wynagrodzenie określone stawką godzinową oraz premię jako wartość procentową od tego wynagrodzenia: ■ nowa stawka godzinowa: 17,90 zł, ■ premia uznaniowa: 10% wynagrodzenia zasadniczego. Suma wynagrodzeń za okres od września do listopada 2014 r., po przeliczeniu według nowej stawki (17,90 zł), wyniosła 9923,76 zł, co wynika z wyliczenia: ■ 17,90 zł x 504 godz. = 9021,60 zł, ■ 9021,60 zł x 10% = 902,16 zł, ■ 9021,60 zł + 902,16 zł = 9923,76 zł. Krok 2. Obliczenie stawki godzinowej: 9923,76 zł : 504 godz. = 19,69 zł. Krok 3. Obliczenie wynagrodzenia za urlop w styczniu: 19,69 zł x 2 dni x 8 godz. = 315,04 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6–11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

20. Czy do wynagrodzenia urlopowego pracownika należy wliczać premie Pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się z pensji zasadniczej w wysokości 1700 zł, premii zależnej od wyników pracy w wysokości 10–30% wynagrodzenia zasadniczego i premii kwartalnej

26

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

w wysokości 600 zł. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Z urlopu korzystał od 20 do 27 czerwca 2014 r. (6 dni). W maju otrzymał premię w wysokości 30%, w kwietniu 20% i w marcu 20% wynagrodzenia. Czy do wynagrodzenia urlopowego wliczyć premie pracownika?

To, czy premia zostanie wliczona do podstawy wynagrodzenia urlopowego, zależy przede wszystkim od jej charakteru. Premia może występować jako dodatkowy składnik wynagrodzenia o charakterze stałym. Może być również świadczeniem niestałym – kiedy uzyskanie premii zależy od spełnienia w danym okresie warunków określonych w regulaminie premiowania. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem składników wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy niebędących wynagrodzeniem. Składniki uwzględniane i nieuwzględniane w wynagrodzeniu za urlop Składniki uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatek za staż pracy, dodatek za szkodliwe i niebezpieczne warunki pracy, dodatek za języki obce, premie i nagrody periodyczne, dodatek funkcyjny.

Składniki nieuwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

■ ■

jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności, ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne, wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ustalając, czy premia powinna być wliczana do wynagrodzenia urlopowego pracownika, analizujemy przede wszystkim, czy ma charakter składnika wynagrodzenia oraz czy ma charakter periodyczny. Świadczenia o charakterze nieperiodycznym nie są brane pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Jeśli otrzymane przez pracownika premie miały charakter uznaniowy – czyli były przyznawane przez pracodawcę na podstawie indywidualnych decyzji – nie będą uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym. Jeśli natomiast premie mają charakter regulaminowy (choćby były wypłacane w nierównomiernych okresach) – należy uwzględnić je w wynagrodzeniu urlopowym, ponieważ są świadczeniami periodycznymi. Premie wypłacane pracownikom co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości są świadczeniami periodycznymi, do których nie stosuje się wyłączeń dotyczących jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Premie regulaminowe wypłacane pracownikom za okresy krótsze niż 1 miesiąc jako składnik wynagrodzenia i świadczenie periodyczne powinny być zaliczane do wynagrodzenia urlopowego pracownika. Inaczej jest z premią kwartalną. Mimo że premia kwartalna jest składnikiem wynagrodzenia i jest świadczeniem periodycznym, nie będzie uwzględniana w wynagrodzeniu urlopowym pracownika. Jest to bowiem świadczenie, które przysługuje za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, a tym samym powinno być wypłacane w ściśle określonych terminach. Nawet jeśli termin wypłaty, np. premii kwartalnej, przypadnie w miesiącu wykorzystania urlopu przez pracownika, nie zmieni to faktu, że premia zostanie wypłacona pracownikowi niezależnie od wynagrodzenia urlopowego.

WWW.INFOR.PL

27

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 6–8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

21. Jak ustalić wysokość wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy po zmianie systemu wynagradzania z czasowego na prowizyjny W połowie grudnia 2014 r. dokonaliśmy zmiany systemu wynagradzania pracowników zatrudnionych w dziale sprzedaży ze stawki stałej na prowizyjną. W jaki sposób należy ustalić wysokość wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy? Pracownicy są zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy.

Ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy powinni Państwo zastosować do obliczeń nową podstawę wynagrodzenia urlopowego, którą po zmianie stanowią zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (w tym przypadku wynagrodzenie prowizyjne), wypłacone pracownikom za okres od dnia zmiany systemu wynagradzania. Jeśli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymywał wynagrodzenie prowizyjne przez okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, to podstawę wymiaru będzie stanowić wynagrodzenie wypłacone mu za okres faktycznie przepracowany. Wynagrodzenie urlopowe w takim przypadku powinno zostać obliczone w następujący sposób: ■ podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie ■ tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Gdyby pracownik rozpoczął swój urlop w tym samym miesiącu, w którym Państwo dokonali zmiany systemu wynagradzania, to wartość wynagrodzenia prowizyjnego należy uwzględnić tylko z tego miesiąca. Następnie trzeba ustalić wartość stawki godzinowej, dzieląc wartość składnika zmiennego (prowizji) przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w danym miesiącu. Obliczona w ten sposób stawka godzinowa będzie stanowić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Zdarza się też – tak jak w sytuacji przedstawionej przez Państwa – że zmiana systemu wynagradzania nie jest wprowadzana z pierwszym dniem miesiąca, lecz w jego trakcie. W takim przypadku niezbędne będzie ustalenie podstawy wynagrodzenia urlopowego od dnia wprowadzenia nowych zasad. PRZYKŁAD Od 15 grudnia 2014 r. pracownik zamiast wynagrodzenia stałego otrzymuje prowizję od osiągniętej w danym miesiącu wysokości sprzedaży. W terminie od 18 do 22 grudnia 2014 r. był na urlopie wypoczynkowym. Ponieważ zmiana systemu wynagradzania nastąpiła w połowie miesiąca – prawidłowym rozwiązaniem będzie przyjęcie do podstawy wynagrodzenia urlopowego prowizji, która w grudniu wyniosła 1300 zł, a także liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa wynagrodzenia urlopowego. Od 15 maja br. pracownik przepracował 24 godz. Na podstawie tych danych można ustalić kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę: 1300 zł : 24 godz. = 54,17 zł/godz. Obliczoną w ten sposób stawkę godzinową należy przyjąć do ustalenia wysokości wynagrodzenia urlopowego. W tym celu stawkę za 1 godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin urlopu: 54,17 zł/godz. x 24 godz. = 1300,08 zł. Pracownik powinien w grudniu otrzymać wynagrodzenie urlopowe w kwocie 1300,08 zł.

28

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Stosując przedstawiony sposób obliczania otrzymają Państwo wynagrodzenie urlopowe uwzględniające zmieniony już system wynagradzania, zgodnie z zasadą, że pracownikowi przysługuje takie samo wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie świadczył pracę. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz.1662

●

§ 8–10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

22. Jak obliczyć wynagrodzenie za wypoczynek w przypadku nieobecności w pracy w okresie, z którego jest ustalana podstawa urlopowa Zatrudniamy pracownika wynagradzanego wyłącznie zmiennymi składnikami. Przez ostatnie 4 miesiące osoba ta chorowała. W styczniu 2015 r. złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy. Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe dla tego pracownika?

Jeżeli pracownik nie uzyskiwał zmiennego wynagrodzenia przez pełne 4 miesiące, to w podstawie urlopowej powinni Państwo uwzględnić najbliższe 12 miesięcy, za które przysługiwało mu takie wynagrodzenie. Tak ustaloną podstawę należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w tym okresie. Państwa pracownik chorował przez 4 miesiące w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli były to pełne 4 miesiące niezdolności do pracy, to podstawę urlopową należy obliczyć z 12 miesięcy, wyłączając pełne miesiące nieobecności w pracy i uwzględniając miesiące wcześniejsze, bezpośrednio następujące po sobie, za które pracownik nabył prawo do zmiennej pensji (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). PRZYKŁAD Michał T. przebywał na urlopie wypoczynkowym od 5 do 15 stycznia 2015 r. (56 godzin). Jest wynagradzany prowizyjnie. Ze względu na dużą zmienność w wysokości wynagrodzenia pracodawca ustalił podstawę wynagrodzenia urlopowego z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wypoczynku, czyli w tym przypadku z okresu od stycznia 2014 r. do grudnia 2014 r. W okresie od lipca do października 2014 r. pracownik przebywał na zwolnieniach lekarskich i nie otrzymywał prowizji. Dlatego do obliczeń należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone w okresie od września 2013 r. do czerwca 2014 r. oraz w listopadzie i grudniu 2014 r. Wynagrodzenie prowizyjne wypłacone w tych 12 miesiącach wyniosło łącznie 86 528 zł, a liczba przepracowanych w tym okresie godzin – 2032. Wynagrodzenie urlopowe za styczeń wyniosło: ■ 86 528 zł : 2032 godz. = 42,58 zł – wynagrodzenie za 1 godz., ■ 42,58 zł x 56 godz. urlopu = 2384,48 zł – wynagrodzenie za urlop. Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego oblicza się ze składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Przyjmuje się je w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1–2 rozporządzenia urlopowego). Jeśli pracodawca uzna wynagrodzenie pracownika za zbyt zróżnicowane co do wysokości, to może wydłużyć okres, z którego jest uwzględniana podstawa urlopowa, z 3 do 4, 6 lub 9 miesięcy (maksymalnie do 12 miesięcy). Przy zarobkach o charakterze zmiennym dłuższy okres pozwala na obliczenie bardziej realnego wynagrodzenia. Jeżeli pracownik nie uzyskał przez pełne kalendarzowe miesiące danego okresu, z którego jest ustalana podstawa urlopowa, np. zmiennych miesięcznych premii regulaminowych, to należy cofnąć się do najbliższych miesięcy, w których osiągnął takie wynagrodzenie (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

WWW.INFOR.PL

29

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Nie należy skracać 3- lub 12-miesięcznego okresu o miesiące, w których pracownik nie uzyskał wynagrodzenia zmiennego. Należy przyjąć, że nie chodzi w tym przypadku o sytuację, kiedy pracownik pracował, a mimo to nie otrzymał w ogóle np. premii czy prowizji, bo jej nie wypracował. Według dominującej opinii brak wynagrodzenia powinien wynikać z całomiesięcznej absencji, np. chorobowej czy spowodowanej urlopem. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6, § 8–9, § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

23. Czy składniki zmienne wliczane do wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez wymiar czasu pracy, jaki obowiązuje pracownika Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz dodatek za pracę w porze nocnej. W jaki sposób wyliczyć wynagrodzenie urlopowe, a dokładniej, przez jaką liczbę godzin należy podzielić sumę składnika zmiennego z ostatnich 3 miesięcy – przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych (tj. jeśli przebywał na urlopie/zwolnieniu lekarskim, to automatycznie ten czas będzie pomniejszany), czy przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu, jaki obowiązuje pracownika?

Sumę składników zmiennych powinni Państwo podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika. Pracownikowi za czas urlopu przysługuje bowiem wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Ustalając wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników, należy sumę zmiennych składników wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, a nie przez liczbę godzin przypadających do przepracowania. Aby prawidłowo naliczyć wynagrodzenie urlopowe, trzeba ustalić, z jakich składników składa się wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika. Rozporządzenie urlopowe rozróżnia 3 rodzaje składników: ■ składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, ■ składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, ■ składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Grupę stałych składników, do których należą m.in.: miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki (stażowy, funkcyjny), stała miesięczna premia regulaminowa – uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Do drugiej grupy zalicza się składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Będą to takie składniki jak: wynagrodzenie określone prowizyjnie lub stawką godzinową czy akordową, a także wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, premie naliczane jako wartość procentowa od tego wynagrodzenia. Składniki te uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć w następujący sposób: ■ podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie ■ tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

30

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 8–9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

24. Jak wliczać do podstawy urlopowej składniki wynagrodzenia wypracowane przez zespół pracowników Przyznajemy kierownikom komórek organizacyjnych miesięczną premię obliczaną od zysku wypracowanego przez podległy im zespół. Na wysokość premii nie wpływają nieobecności kierowników w pracy. Czy składnik ten powinien być uwzględniany w wynagrodzeniu urlopowym i ekwiwalencie za urlop kierownika?

Nie. Do wynagrodzenia za urlop nie powinni Państwo wliczać premii, ale należy ją uwzględnić w wysokości ekwiwalentu urlopowego. Ponieważ premia zależy od zysku wypracowanego przez wszystkich pracowników podległych kierownikowi, należy uznać, że nie jest pomniejszana za czas jego urlopu wypoczynkowego. Kierownik otrzymuje ją zatem w pełnej wysokości również w miesiącu, w którym korzysta z urlopu. Z tego względu nie należy jej uwzględniać przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, gdyż Państwa pracownik otrzymałby ją dwa razy – w wynagrodzeniu za pracę i w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy. Premię należy jednak wliczyć do podstawy przysługującego kierownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Zasady uwzględniania składników wynagrodzenia w wynagrodzeniu za urlop i ekwiwalencie urlopowym Rodzaj składnika

Sposób uwzględniania w podstawie wynagrodzenia urlopowego

Sposób uwzględniania w podstawie ekwiwalentu urlopowego

Składniki wynagrodzenia określo- w wysokości należnej w miesiącu w wysokości należnej w miesiącu ne w stawce miesięcznej, w stałej korzystania z urlopu wypoczynko- nabycia prawa do ekwiwalentu wego wysokości Składniki zmienne za okresy nie w łącznej wysokości wypłaconej dłuższe niż 1 miesiąc (np. mie- pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających sięczne premie regulaminowe) miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy występują znaczne wahania między ich wysokością w poszczególnych miesiącach – z 12 miesięcy

w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – po uprzednim uzupełnieniu

Składniki wynagrodzenia za okre- nie uwzględnia się sy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne)

w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – po uprzednim uzupełnieniu

Na wysokość wynagrodzenia urlopowego nie powinny wpływać składniki przysługujące za okresy urlopu wypoczynkowego. Wynika to z tego, że za czas płatnego wypoczynku pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Wliczanie do podstawy urlopowej elementów pensji wypłacanych w całości również za okres trwania urlopu powodowałoby bowiem, że pracownik otrzymałby dany składnik dwa razy – raz w wynagrodzeniu za pracę, a drugi raz w wynagrodzeniu urlopowym. Takie działania prowadziłyby do nieuzasadnionego zawyżania przez pracodawcę należności ze stosunku pracy. Pracodawca może jednak ustalać wynagrodzenie urlopowe korzystniej niż przewidują to obowiązujące przepisy.

WWW.INFOR.PL

31

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PRZYKŁAD Wojciech D. jest kierownikiem działu handlowego. Oprócz stałego wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje co miesiąc premię od zysku wypracowanego przez podległy zespół pracowników. Bez względu na to, czy Wojciech D. jest w pracy, czy nie (bo np. choruje lub korzysta z urlopu), ma prawo do premii w pełnej wysokości naliczanej według tych samych zasad. W styczniu 2015 r. Wojciech D. przebywał przez 10 dni na urlopie wypoczynkowym. Mimo to pracodawca wypłacił mu za styczeń premię w pełnej wysokości, tj. 3000 zł brutto (obliczoną od zysku osiągniętego przez podległych pracowników). W tych okolicznościach, poza premią, Wojciech D. powinien otrzymać za styczeń stałą płacę zasadniczą, bez wynagrodzenia urlopowego obliczanego ze składników zmiennych. Premię, o której mowa w pytaniu, należy uwzględnić w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Taka premia nie jest bowiem wymieniona w przepisach jako składnik, którego nie należy uwzględniać w ekwiwalencie urlopowym. Wyznaczając podstawę ekwiwalentu urlopowego ze składników zmiennych należy pamiętać o jej uzupełnieniu, które polega na podzieleniu faktycznie uzyskanych przez pracownika składników przez liczbę dni pracy, za które przysługiwały, a następnie pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 6–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

25. Czy pracownicy przysługuje urlop wypoczynkowy u kolejnego pracodawcy, jeżeli otrzymała ekwiwalent za urlop, przechodząc na emeryturę Pracownica rozwiązała umowę o pracę z końcem kwietnia 2014 r. w związku z przejściem na emeryturę. Otrzymała wówczas od swojego pracodawcy ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy za wszystkie 26 dni, jakie jej się należały. Takie uprawnienie przysługiwało jej na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u tego pracodawcy. Od 4 listopada 2014 r. zatrudniliśmy tę osobę w naszym zakładzie. Czy przysługuje jej u nas urlop wypoczynkowy, skoro w tym roku nie wykorzystała w naturze żadnego dnia urlopu wypoczynkowego?

Tak. Pracownica będzie miała u Państwa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia. Przepisy wewnątrzzakładowe przewidujące wypłatę ekwiwalentu za tę część urlopu wypoczynkowego, która nie przysługiwała pracownikowi na podstawie Kodeksu pracy, są dla pracownika korzystniejsze niż ogólnie obowiązujące przepisy jedynie w przypadku, gdy w danym roku kalendarzowym (np. w tym, w którym przechodzi na emeryturę) nie podejmie zatrudnienia u kolejnego pracodawcy. W przeciwnym razie przepisy te są dla pracownika mniej korzystne. Wypłata ekwiwalentu za cały przysługujący w danym roku i niewykorzystany urlop jest bowiem równoznaczna z „rozliczeniem się” z pracownikiem z całego przysługującego mu w tym roku urlopu. A zatem w praktyce oznaczałoby to, że pracownik, który podejmie pracę u kolejnego pracodawcy, w tym samym roku kalendarzowym nie będzie miał u niego prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia. W takim przypadku przepis wewnątrzzakładowy powinien być oceniany jako mniej korzystny dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, zgodnie z którymi pracownik będzie miał prawo do urlopu proporcjonalnego w nowym zakładzie pracy. Uznanie, że wypłacenie ekwiwalentu za cały urlop pozbawia pracownicę prawa do urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy, pozbawiałoby pracownicę prawa do wykorzystania urlopu w naturze.

32

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Zatem w takim przypadku w miejsce wewnątrzzakładowych regulacji powinny zostać zastosowane przepisy Kodeksu pracy. Postanowienia przepisów wewnątrzzakładowych nie mogą być bowiem mniej korzystne niż przepisy ustawowe (art. 9 § 2 Kodeksu pracy). Pracownicy przechodzący na emeryturę lub rentę nie podlegają w tym zakresie odrębnym regulacjom w kwestii przysługującego urlopu wypoczynkowego. Nie ma bowiem odrębnego uregulowania dotyczącego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego osobom przechodzącym na emeryturę lub rentę oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Oznacza to, że pracownikom przechodzącym na emeryturę lub rentę w dniu zakończenia stosunku pracy w związku z przejściem na świadczenia z ZUS urlop wypoczynkowy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym. Za ten urlop powinni oni otrzymać ekwiwalent pieniężny, jeśli nie wykorzystają przysługującego im urlopu. Jeśli natomiast przed przejściem na emeryturę lub rentę pracownik wykorzysta więcej urlopu niż proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, wówczas w ogóle nie otrzyma ekwiwalentu pieniężnego za ten urlop. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 9 § 2, art. 14, art. 152, art. 1551, art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

26. Czy w podstawie wynagrodzenia za urlop należy uwzględnić niesłusznie wypłacony składnik wynagrodzenia Jednemu z pracowników naszej firmy doliczyliśmy do wynagrodzenia za listopad 2014 r. zawyżoną kwotę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca zwrócił się do pracownika o dobrowolny zwrot nadpłaconego składnika. Pracownik wyraził pisemną zgodę na potrącenie różnicy z wynagrodzenia za grudzień 2014 r., które zostanie wypłacone w styczniu 2015 r. Jaką wysokość dodatku za godziny nadliczbowe trzeba przyjąć do podstawy wynagrodzenia urlopowego, jeśli pracownik w grudniu 2014 r. korzystał z urlopu?

Do podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy przyjąć prawidłowo naliczony dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych bezpośrednio poprzedzających grudzień 2014 r. Jednym z obowiązków pracodawcy jest terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia (art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy). Prawidłowość oznacza również naliczanie składników wynagrodzenia w wysokości określonej przepisami. W przypadku powstania błędu w naliczeniu pracodawca ma obowiązek skorygować go i wykazać prawidłowe wartości na liście płac, od nich bowiem zależy poprawność w naliczaniu kolejnych składników wynagrodzenia, m.in. wynagrodzenia za urlop. W podstawie wynagrodzenia urlopowego należy ująć: ■ składniki stałe należne pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu oraz ■ składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc wypłacone w łącznej wysokości w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu lub 12 miesięcy – w przypadku znacznego wahania tych składników. W omawianej sytuacji pracodawca zawyżył dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. W związku z tym wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia zostałoby naliczone w nieprawidłowej wysokości. Po otrzymaniu od pracownika pisemnej zgody na potrącenie nadpłaconego składnika w wysokości różnicy brutto, jaka powstała między naliczeniami (poprawnym a błędnym), dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych należy wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego w wysokości należnej pracownikowi. W przypadku jednak, gdy pracownik nie zgadza się na potrącenie nadpłaty z wynagrodzenia lub zgadza się, ale składa pracodawcy jedynie ustne oświadczenie w tym zakresie, pracodawcy nie wolno samowolnie

WWW.INFOR.PL

33

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

dokonywać potrąceń. Takie stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 1 lipca 2009 r. (nr GPP110–4560–43/09/PE/RP). Gdy nie ma pisemnej zgody pracownika na potrącenie, przepisy prawa nie regulują kwestii dotyczącej wysokości składnika, jaką należy uwzględnić w podstawie wynagrodzenia za urlop – przeliczonego poprawnie czy nadpłaconego. Należy jednak przyjąć, że w przypadku gdy pracodawca nie występuje z roszczeniem do sądu o zwrot przez pracownika nadpłaconego wynagrodzenia, a tym samym nie będzie posiadał orzeczenia sądu w tej sprawie, do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop należy wliczyć składnik w wysokości faktycznie wypłaconej. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 94 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

27. Jak zaprzestanie wypłaty ryczałtu za nadgodziny wpływa na wysokość wynagrodzenia urlopowego Dotychczas niektórym pracownikom wypłacaliśmy ryczałt za nadgodziny. Od 1 stycznia 2015 r. zrezygnowaliśmy z wypłaty tego ryczałtu. Czy rezygnacja z tej wypłaty wpływa na ustalanie wynagrodzenia za urlop dla tych osób?

Tak. W tej sytuacji powinni Państwo przeliczyć wynagrodzenie za urlop z uwzględnieniem tej zmiany. Pozbawienie pracownika składnika wynagrodzenia, który podlega wliczeniu do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, skutkuje koniecznością ponownego ustalenia wysokości tej podstawy, z uwzględnieniem nowych warunków płacowych (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Zasada ta ma na celu zbliżenie wysokości wynagrodzenia za czas urlopu do wysokości wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. W stosunku do pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy, których kontrola czasu pracy jest przez to utrudniona lub niemożliwa, pracodawca może podjąć decyzję o wypłacie ryczałtu za nadgodziny (art. 1511 § 4 Kodeksu pracy). Ryczałt za godziny nadliczbowe jest wypłacany za czas przepracowany, co oznacza, że jego wysokość w pewnych okolicznościach może ulec obniżeniu proporcjonalnie do dni nieświadczenia pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawnego GIP z 29 maja 2009 r. (nr GPP-110–4560–14/09/ PE/RP), mimo ustalenia miesięcznej kwoty ryczałtu, pracownik, który nie przepracuje pełnego miesiąca, nie zachowa do niego prawa w pełnej wysokości. W zależności od rodzaju nieobecności kwotę ryczałtu należy obliczać proporcjonalnie do liczby przepracowanych dni, z zastosowaniem zasad określonych w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Sposób ustalania wysokości ryczałtu w przypadku nieobecności pracownika w pracy Rodzaj nieobecności

Sposób ustalania wysokości ryczałtu za czas przepracowany

Nieobecność z powodu choroby (w tym Miesięczną kwotę ryczałtu należy podzielić przez 30, a wynik z powodu wypadku) lub macierzyństwa pomnożyć przez liczbę dni nieobecności. Otrzymaną kwotę należy odjąć od ryczałtu należnego za cały przepracowany miesiąc. Nieobecność z innych przyczyn niż choro- Miesięczną kwotę ryczałtu należy podzielić przez liczbę godzin do ba (w tym z powodu wypadku) lub macie- przepracowania w danym miesiącu, a otrzymany wynik pomnożyć rzyństwo przez liczbę godzin nieobecności. Otrzymaną kwotę należy odjąć od ryczałtu należnego za cały przepracowany miesiąc.

34

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Ustalając wysokość wynagrodzenia urlopowego, w podstawie jego wymiaru należy uwzględnić ryczałt jako element zmienny, jeśli jest on pomniejszany za czas nieobecności w pracy. Jeżeli ryczał za nadgodziny byłby wypłacany co miesiąc w tej samej wysokości, bez względu na obecność pracownika, wówczas nie ma podstaw do uwzględniania go w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, gdyż pracownik otrzymałby go dwa razy, tj. w pełnej wysokości jako odrębny składnik wynagrodzenia i w wynagrodzeniu urlopowym. Ryczałt za nadgodziny zmniejszany za czas nieobecności w pracy należy wliczać do podstawy urlopowej jak wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1511, art. 15111, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6–10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

●

§ 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

28. Czy w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy można nie uwzględniać rekompensaty za godziny nadliczbowe Jeden z naszych pracowników otrzymuje stałą miesięczną pensję, premie miesięczne (wypłacane w następnym miesiącu) i premie kwartalne. Osobie tej zdarza się pracować w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, za co otrzymuje rekompensatę finansową. Czy możemy nie przyjmować do podstawy urlopowej wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny? Przecież nie można planować pracy nadliczbowej, a zatem nie można przyjąć, że taka praca wystąpiłaby, gdyby pracownik pracował w godzinach nadliczbowych lub w nocy, zamiast korzystać z urlopu.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego nie mogą Państwo pominąć wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych oraz dodatków za pracę w nocy, jeżeli należności te przysługują za okres nie dłuższy niż miesiąc. Nie ma wątpliwości, że praca w godzinach nadliczbowych nie powinna być planowana, a zatem nie można zakładać, że byłaby wykonywana przez pracownika w okresie korzystania z urlopu. Jednak na tej podstawie nie można uznać, że przy ustalaniu należności za urlop należy pomijać wynagrodzenie (wraz z dodatkiem) za nadgodziny. W ten sam sposób można byłoby wyłączyć np. prowizje od sprzedaży. Nie można bowiem z całą pewnością stwierdzić, czy w trakcie urlopu pracownik cokolwiek sprzedałby, a więc czy wypracowałby jakiekolwiek wynagrodzenie. Rekompensatę za nadgodziny oraz np. dodatki za pracę w nocy wypłacane w okresach miesięcznych należy zatem uwzględnić w podstawie wynagrodzenia urlopowego według zasad właściwych dla zmiennych składników wynagrodzenia. Dotyczy to jednak tylko nadgodzin dobowych oraz średniotygodniowych rozliczanych w okresie nie dłuższym niż 1 miesiąc. Jeżeli wystąpiły nadgodziny w związku z przekroczeniem przeciętnie 40 godzin pracy na tydzień w dłuższym okresie rozliczeniowym czasu pracy niż miesięczny (które nie zostały zakwalifikowane od razu jako nadgodziny dobowe), to rekompensata finansowa pracy nadliczbowej jest uważana za składnik wynagrodzenia przysługujący za okresy dłuższe niż miesięczne. Takie składniki wynagrodzenia nie wchodzą do podstawy obliczeń wynagrodzenia za urlop. Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie, jakie osiągnąłby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy). Zasada ta odnosi się bezpośrednio do stałych składników wynagrodzenia (pensji miesięcznej, stałych dodatków, np. stażowego, funkcyjnego). Takie

WWW.INFOR.PL

35

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

składniki uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Zatem w typowej sytuacji stały składnik wynagrodzenia pracownik zachowuje za miesiąc, w którym korzystał z urlopu w pełnej, niezmienionej wysokości. Nie należy w tym przypadku obliczać średnich zarobków z danego okresu, ale trzeba odnieść się do stałego składnika za dany miesiąc (co będzie istotne w związku z ewentualnymi zmianami wynagrodzenia). Natomiast składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesięczne należy uwzględnić w podstawie urlopowej po ustaleniu ich łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 lub 12 miesięcy (jeżeli wystąpiły znaczne wahania wysokości tych składników) poprzedzających urlop (§ 8 ust. 1–2 rozporządzenia urlopowego). Przyjęcie 12-miesięcznego okresu przy ustalaniu podstawy urlopowej, co do zasady, następuje na podstawie zapisów wewnątrzzakładowych. Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego (i ekwiwalentu za urlop) należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia, które: ■ nie zostały wskazane w § 6 rozporządzenia urlopowego jako wyłączone, np.: – dodatki do wynagrodzenia (np. za warunki pracy, motywacyjne), – premie regulaminowe, – dodatki za pracę w nocy, – wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, – wynagrodzenie za czas dyżuru, – wynagrodzenie za przerwy w pracy w przerywanym systemie czasu pracy, ■ przysługują za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. PRZYKŁAD Zbigniew R., zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w styczniu 2015 r. korzystał z 10 dni urlopu wypoczynkowego (80 godzin). Pracownik otrzymuje stałą płacę zasadniczą (4300 zł) w ostatnim dniu miesiąca, a zmienne składniki wynagrodzenia 10. dnia następnego miesiąca. W miesiącach poprzedzających urlop (w okresie od października do grudnia 2014 r.) pracownik otrzymał rekompensatę za godziny nadliczbowe w łącznej wysokości 1654,32 zł, a liczba przepracowanych w tym okresie godzin wyniosła 496. Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wyniesie 3,34 zł, tj. 1654,32 zł : 496 godz., a wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników 267,20 zł, tj. 80 godz. x 3,34 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6–9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

29. Kiedy pracownik może żądać od pracodawcy zwrotu kosztów wycieczki zaplanowanej na czas urlopu, z którego nie skorzystał Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy w terminie od 22 grudnia do 2 stycznia br. Jednak z powodu zwiększonej liczby zamówień od klientów w grudniu 2014 r. odmówiliśmy mu udzielenia urlopu w tym terminie. Pracownik żąda od nas zwrotu kosztów zarezerwowanej i opłaconej wcześniej wycieczki, z której nie będzie mógł skorzystać. Czy żądanie pracownika jest uzasadnione?

Jeżeli termin urlopu wskazany przez pracownika został ujęty w planie urlopów lub był uzgodniony z pracodawcą, wówczas mają Państwo obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na zakup wycieczki. Pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy, z wyjątkiem urlopu na żądanie. Z płatnego wypoczynku pracownicy powinni w zasadzie korzystać zgodnie z planem urlopów.

36

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Tego planu nie trzeba sporządzać, gdy w danym zakładzie pracy nie działa żaden związek zawodowy lub gdy organizacja związkowa wyrazi zgodę na jego nieustalanie (art. 163 § 11 Kodeksu pracy). W razie braku planu urlopowego pracodawca ustala termin udzielenia urlopu w porozumieniu z pracownikiem, przy uwzględnieniu jego sugestii oraz konieczności zapewnienia niezakłóconej pracy w zakładzie. Jeżeli Państwa pracownik opłacił wycieczkę przypadającą w terminie urlopu przewidzianym w planie urlopowym i zaakceptowanym przez pracodawcę (w przypadku braku planu – we wniosku urlopowym), muszą Państwo zwrócić mu poniesione wydatki na planowany wyjazd. Wówczas zastosowanie znajduje przez analogię art. 167 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy: ■ pojawi się szczególna potrzeba zakładu uzasadniająca przesunięcie terminu wypoczynku oraz ■ nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy firmy. Należy zatem przyjąć, że przyczyna, z powodu której odmówili Państwo pracownikowi urlopu, jest właściwa. Otrzymana przez pracownika rekompensata pieniężna wydatków bezpośrednio dotyczących zaplanowanego wypoczynku, np. zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania czy pobytu w ośrodku wczasowym niezwracanych przez organizatora wycieczki, nie jest opodatkowana i nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415–704/09/10-S/WM), wydanej w efekcie wyroku WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10). Organ podatkowy stwierdził, że: (...) pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (§ 2 ww. art. 167 Kodeksu pracy). Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Mając na uwadze wyżej przedstawione rozważania, wskazać należy, że zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma (...) charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, natomiast przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. (...) Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

IS

W przypadku gdy pracownik zaplanował wyjazd z rodziną, zwrot kosztów wycieczki może obejmować także wydatki poniesione na małoletnie dzieci, które nie mogą pozostać bez opieki podczas takiego wyjazdu. Rekompensata kosztów pośrednio związanych z urlopem, np. wydatków przeznaczonych na zakup sprzętu sportowego, żywności czy odzieży nie jest zwolniona z podatku i składek ZUS. To samo dotyczy tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć, gdyby nie doszło do przesunięcia terminu wypoczynku, np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 163 § 11, art. 164, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

III. Godziny nadliczbowe – jak je zrekompensować 30. Jak podwyżka pensji wpływa na ryczałt za nadgodziny Nasi pracownicy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe, ustalony na podstawie wysokości wynagrodzenia obowiązującego w chwili wprowadzania ryczałtu. Od 1 stycznia 2015 r. pracownikom wzrośnie płaca zasadnicza. Czy w tej sytuacji powinniśmy przeliczyć przyznany ryczałt za nadgodziny?

Tak. Po podwyżce płacy zasadniczej powinni Państwo przeliczyć wysokość wypłacanego ryczałtu za godziny nadliczbowe, biorąc pod uwagę nową stawkę płacy zasadniczej. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy świadczonej przez pracowników w godzinach ponadnormatywnych. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 1 grudnia 1998 r. (I PKN 464/98, OSNP 2000/2/50), w którym stwierdził, że: (...) jeżeli pracodawca może spełnić świadczenie pieniężne w formie ryczałtu, to ryczałt ten powinien odpowiadać choćby w przybliżeniu świadczeniu, które przysługuje pracownikowi na zasadach ogólnych (...).

SN

Żaden przepis nie wskazuje na sposób kalkulowania ryczałtu za nadgodziny. Bezsporne jest jednak, że taki składnik powinien rekompensować pracownikowi zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatki za godziny nadliczbowe. Aby obliczyć kwotę ryczałtu, należy: ■ ustalić, za jaką liczbę nadgodzin będzie wypłacany ryczałt, przy czym miesięcznie liczba ta nie może przekroczyć 1/12 rocznego limitu godzin nadliczbowych, czyli może wynieść maksymalnie (zgodnie ze stanowiskiem MPiPS – pismo nr DPR-III-079–612/TW/08): – 12,5 godz. przy limicie 150 nadgodzin, – 32 godz. przy limicie nadgodzin zwiększonym do 384 godzin (limit ten dotyczy pracowników, którzy mają prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego), – 31,33 godz. przy limicie nadgodzin zwiększonym do 376 godzin (limit ten dotyczy pracowników, którzy mają prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego); ■ przy obliczaniu podstawy wymiaru ryczałtu zastosować zasady dotyczące ustalania normalnego wynagrodzenia oraz dodatków za pracę ponadnormatywną. Warunkiem zwiększenia rocznej liczby godzin nadliczbowych, a tym samym liczby godzin w miesiącu, za które pracownik mógłby otrzymać ryczałt, jest, aby zapis o zwiększeniu limitu godzin nadliczbowych ponad 150 godzin w roku (tyle dopuszczają przepisy Kodeksu pracy) znalazł się w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, a w razie ich braku w umowie o pracę. Przez pojęcie „normalne wynagrodzenie” należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyrok SN z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140). Takimi dodatkowymi składnikami mogą być m.in. premie regulaminowe lub dodatki: funkcyjny, stażowy, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia itp. Przy kalkulowaniu wysokości ryczałtu za nadgodziny należy uwzględniać tylko te składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy uznać, że podwyżka płacy zasadniczej, a więc stałego składnika, będzie powodować konieczność przeliczenia przyznanego wcześniej ryczałtu za nadgodziny. Należy przy tym pamiętać, że zryczałtowana forma rekompensowania nadgodzin nie pozbawia pracownika roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nieobjętych ryczałtem.

38

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PRZYKŁAD Witold K., zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku serwisanta w spółce z o.o. produkującej drzwi i okna z PCV, ze względu na charakter wykonywanych obowiązków otrzymuje miesięczny ryczałt za pracę ponadnormatywną za 12 godzin. W wysokości ryczałtu, oprócz normalnego wynagrodzenia za nadgodziny, mieści się 100% dodatek za każdą godzinę objętą ryczałtem. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu spółka stosuje współczynnik ekwiwalentowy. Do końca 2014 r. Witold K. otrzymywał co miesiąc pensję zasadniczą w kwocie 3000 zł brutto. Od stycznia 2015 r. pracownikowi przyznano podwyżkę i obecnie otrzymuje 4000 zł brutto. Zmiana wysokości płacy zasadniczej spowodowała konieczność przeliczenia przyznanego wcześniej ryczałtu, czyli: ■ 4000 zł : 168 godz. = 23,81 zł, ■ 12 godz. x 23,81 zł = 285,72 zł (normalne wynagrodzenie), ■ 12 godz. x 23,81 zł = 285,72 zł (100% dodatek), ■ 285,72 zł + 285,72 zł = 571,44 zł (ryczałt za nadgodziny). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 151 § 3–4, art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

31. Jak wynagradzać pracownika za nadgodziny wypracowane w Polsce i za granicą Od 1 grudnia 2014 r. zatrudniamy na pełny etat (w podstawowym systemie czasu pracy) pracownika na stanowisku specjalisty ds. jakości. Ponieważ pracownik świadczy pracę na terytorium kraju oraz we Francji, zapisaliśmy mu w umowie dwie różne stawki wynagrodzenia w zależności od miejsca wykonywania pracy. Za realizowanie zadań służbowych na terenie kraju pracownikowi przysługuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5782 zł brutto oraz stały dodatek funkcyjny 450 zł brutto, zaś za pracę świadczoną na terytorium Francji – wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 1723 euro brutto. Wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest 7. dnia następnego miesiąca. Pracownik, wykonując w grudniu zadania służbowe we Francji, wypracował 7 nadgodzin dobowych. Po powrocie do Polski przepracował jeszcze 4 godziny nadliczbowe dobowe. Jak obliczyć wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za pracę w nadgodzinach?

Ponieważ ustalili Państwo w umowie o pracę dwie odrębne stawki płacy – w Polsce i za granicą, to pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie naliczone według stawek zależnych od tego, gdzie praca jest świadczona. W grudniu 2014 r. pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, pracujący od poniedziałku do piątku po 8 godzin, powinien przepracować 168 godzin. W przedstawionej sytuacji pracownik wykonywał obowiązki przez 179 godzin. Przepracował zatem 11 godzin nadliczbowych (7 godzin we Francji i 4 godziny w Polsce). Do poszczególnych nadgodzin powinno się zastosować stawkę wynagrodzenia właściwą dla miejsca, w którym była świadczona praca ponadwymiarowa (wyrok SN z 9 lutego 2010 r., I PK 157/09, M.P.Pr. 2010/03/114). Przypomnijmy, że w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca powinien w pierwszej kolejności udzielić pracownikowi czasu wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli udzielenie czasu wolnego nie jest możliwe, wówczas za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości: ■ 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, ■ 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt powyżej (art. 1511 § 1 Kodeksu pracy).

WWW.INFOR.PL

39

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Jeżeli zatem pracownik nie odebrał czasu wolnego za wypracowane nadgodziny dobowe, to oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje mu dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia. PRZYKŁAD Przyjmując stan faktyczny przedstawiony w pytaniu, normalne wynagrodzenie oraz dodatek za 7 godzin wypracowanych we Francji pracodawca powinien obliczyć biorąc za podstawę wynagrodzenie w wysokości 1723 euro. Następnie obliczone w euro wynagrodzenie za godziny nadliczbowe pracodawca powinien przeliczyć na polskie złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Ponieważ w zakładzie pracy wynagrodzenie zostanie wypłacone 7 stycznia br., pracodawca powinien przeliczyć wynagrodzenie pracownika według kursu średniego ogłaszanego przez NBP w dniu poprzedzającym wypłatę, czyli z 6 stycznia br. Z kolei normalne wynagrodzenie za 4 nadgodziny wypracowane w Polsce pracodawca powinien ustalić z wynagrodzenia zasadniczego 5782 zł wraz z dodatkiem funkcyjnym 450 zł. Natomiast dodatek za te godziny należy obliczyć, biorąc za podstawę wyłącznie wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej, tj. 5782 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 129 § 1, art. 130, art. 151, art. 1511, art. 1512 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 4, § 4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

32. Kiedy należy płacić za nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej W naszym zakładzie obowiązuje 4-miesięczny okres rozliczeniowy. Wynagrodzenie wypłacamy pracownikom z końcem miesiąca, którego ono dotyczy. Czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej możemy wypłacać po zakończeniu okresu rozliczeniowego?

Nie. Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe pracownik musi otrzymywać wraz z pensją za miesiąc, w którym zostały one wypracowane. Natomiast dodatki za nadgodziny powstałe wskutek przekroczenia normy średniotygodniowej wypłaca się w ostatnim miesiącu przyjętego w firmie okresu rozliczeniowego wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc. Nadgodziny średniotygodniowe stanowią dodatkową pracę, która powoduje przekroczenie tygodniowej normy czasu pracy (wynoszącej zwykle 40 godzin przeciętnie na tydzień). Wspomniane przekroczenia generuje m.in. praca w dniu wolnym od pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu roboczym nieskompensowana innym dniem wolnym od pracy. W razie tzw. przekroczeń średniotygodniowych wyliczenie nadgodzin wynikających z tego tytułu jest możliwe dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. Z tego powodu dodatki za tego rodzaju pracę ponadnormatywną wypłaca się dopiero w ostatnim miesiącu wspomnianego okresu, przy czym normalne wynagrodzenie przysługujące za taką pracę powinno trafiać do pracownika razem z pensją za miesiąc, w którym była ona świadczona. Czasem można spotkać się z praktyką, zgodnie z którą dodatki za nadgodziny średniotygodniowe są wypłacane dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Jest to dopuszczalne w sytuacji, gdy pensja za dany miesiąc jest wypłacana w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca następnego. Wypłatę dodatków za przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej po zakończeniu okresu rozliczeniowego w innych okolicznościach należy uznać za niedozwoloną. Powodowałoby to nieuzasadnione opóźnienie w wypłacie należności ze stosunku pracy, co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym.

40

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PRZYKŁAD Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wynagrodzenie za dany miesiąc otrzymuje 10. dnia miesiąca następnego. W 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym miesiące od października 2014 r. do stycznia 2015 r. wypracował on 8 nadgodzin stanowiących przekroczenie normy średniotygodniowej. Ponieważ nie zostały one zrekompensowane czasem wolnym, w terminie wypłaty wynagrodzenia za styczeń 2015 r. pracodawca był zobowiązany wypłacić pracownikowi dodatki w wysokości 100%. W opisanym przypadku wspomniana wypłata powinna zostać dokonana 10 lutego 2015 r. i będzie to dopuszczalne. Gdyby założyć, że ww. nadgodziny średniotygodniowe zostały wypracowane w październiku, to pracownik normalne wynagrodzenie za nie powinien otrzymać razem z pensją za ten miesiąc. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1511 i 1512 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 4 i § 4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

33. Czy w normalnym wynagrodzeniu za nadgodziny należy uwzględnić premie Czy do podstawy normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych powinniśmy wliczyć wypłacaną co miesiąc premię regulaminową, której wysokość jest uzależniona m.in. od nienagannego zachowania pracownika i przestrzegania przez niego przepisów bhp? Czy w tej podstawie trzeba uwzględnić dodatki za niepalenie, za obecność w pracy, za pracę w nocy i 100% dodatek za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy w ruchu ciągłym?

W podstawie normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe nie powinni Państwo uwzględniać dodatku za pracę w nocy i 100% rekompensaty za godziny nadliczbowe. Pozostałe dodatki należy wliczyć do normalnego wynagrodzenia. Przepisy prawa pracy nie definiują normalnego wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Definicja ta została jednak wykształcona przez orzecznictwo sądowe. Przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących u pracodawcy przepisów płacowych pracownik ma do nich prawo (wyroki Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., I PRN 40/86, OSNC 1987/9/140 oraz z 22 czerwca 2011 r., II PK 3/11, OSNP 2012/15–16/191). Elementy uwzględniane przy obliczaniu normalnego wynagrodzenia za nadgodziny Rodzaj składnika wynagrodzenia

Definicja

płaca zasadnicza

wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką miesięczną lub godzinową

dodatki do wynagrodzenia

składniki o stałym charakterze zagwarantowane pracownikowi przez zakładowe przepisy płacowe lub w umowie o pracę, np. funkcyjny, stażowy, za pracę szkodliwą dla zdrowia, za niepalenie i dyspozycyjność

premie

składniki o stałym charakterze i niezależne od osiągnięcia konkretnych wyników w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych, np. premia regulaminowa

WWW.INFOR.PL

41

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

W normalnym wynagrodzeniu za godziny nadliczbowe nie należy uwzględniać nagród i zmiennych składników pensji zależnych od konkretnych efektów pracy (np. premii prowizyjnych i zadaniowych). Dotyczy to również dodatków za pracę w nocy oraz 100% dodatku za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy w ruchu ciągłym. Dodatki te przysługują tylko w ściśle określonych sytuacjach i nie można uznać, że mają stały charakter (pracownik nie zawsze je otrzyma, gdyż nie w każdym miesiącu będzie pracował dłużej albo w porze nocnej). Do normalnego wynagrodzenia należy zaliczyć stale i systematycznie wypłacaną premię regulaminową, do uzyskania której nie trzeba spełnić jakichkolwiek przesłanek lub której nabycie zależy od tego, czy nie pojawią się określone negatywne przesłanki jej pomniejszenia czy pozbawienia, np. nieobecność w pracy, nałożenie na pracownika kary nagany lub upomnienia. PRZYKŁAD Robert S., zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, otrzymuje co miesiąc wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł brutto, a także premię regulaminową pomniejszaną w przypadku nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bhp albo otrzymania kary upomnienia lub nagany. Oprócz pensji zasadniczej otrzymuje dodatek za niepalenie i za całomiesięczną obecność w pracy. W tej sytuacji wszystkie składniki wynagrodzenia są wypłacane stale i systematycznie, dlatego należy je brać pod uwagę przy wyliczaniu normalnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Inne zasady obowiązują przy ustalaniu podstawy dodatku za godziny nadliczbowe. Do tej podstawy należy zaliczyć wynagrodzenie pracownika wynikające wyłącznie z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a więc jedynie wynagrodzenie zasadnicze (uchwała Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2007 r., II PZP 4/07, OSNP 2007/21–22/307). Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – podstawę stanowi 60% wynagrodzenia (art. 1511 § 3 Kodeksu pracy). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

34. Czy przy zlecaniu dodatkowej pracy w systemie zadaniowym trzeba zapłacić za nadgodziny Zatrudniamy kilku pracowników na stanowiskach przedstawicieli handlowych w systemie zadaniowym. Jeden z pracowników będzie przez pewien czas nieobecny i jego zadania trzeba podzielić na pozostałych handlowców. Czy możemy okresowo zwiększyć tym osobom zakres pracy bez zwiększania wynagrodzenia?

Tak. Takie rozwiązanie jest możliwe pod warunkiem, że zwiększenie czynności nie spowoduje przekroczenia norm czasu pracy pracowników. W przeciwnej sytuacji powstaną nadgodziny, które należy zrekompensować czasem wolnym lub dodatkami do wynagrodzenia. Praca w systemie zadaniowym charakteryzuje się tym, że pracownicy, co do zasady, są rozliczani nie tyle z czasu pracy, co z realizacji powierzonych im zadań. Zatem bezpośrednim miernikiem wykonywanej pracy jest w tym przypadku wykonanie polecenia, a nie przepracowanie określonego czasu. Normy czasu pracy z art. 129 Kodeksu pracy służą jednak jako wyznacznik zakresu zadań ustalanych dla pracownika. Pracodawca przy ustalaniu czasu na wykonanie zadania powinien uwzględnić wymiar czasu pracy wynikający ze wskazanych norm, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Takie ustalenia są dokonywane w porozumieniu z pracownikiem. Tak również uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lutego 2008 r. (II PK 148/07, OSNP 2009/7–8/93), który dodatkowo podkreślił, że brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu powoduje po stronie pracodawcy obowiązek wykazania,

42

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 Kodeksu pracy. Zatem dodatkowe zadania nałożone na Państwa pracowników mogą doprowadzić do pracy w godzinach nadliczbowych. Taka praca nie występuje w zadaniowym czasie pracy tylko wtedy, gdy zadania zostały określone prawidłowo, tj. w taki sposób, aby były możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy z art. 129 Kodeksu pracy. Polecenia dodatkowe, których wykonanie spowoduje przekroczenie tych norm, stanowią pracę nadliczbową. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 181/99, OSNP 2000/22/810), nazwanie czasu pracy „zadaniowym” nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych. Zwiększenie zakresu zadań musi więc zostać zrekompensowane w taki sposób, jak rekompensuje się – w tym przypadku powstałą w konsekwencji takiego zwiększenia – pracę w godzinach nadliczbowych. Zatem pracownik powinien otrzymać za taką pracę wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Z inną sytuacją będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy dodatkowe zadania nie będą stanowiły zwiększenia dotychczasowych zadań do wykonania przez pracowników, lecz zakres ich czynności zostanie zmodyfikowany. Może to nastąpić przez zmniejszenie rozpiętości poszczególnych zadań. PRZYKŁAD Paweł K. jest zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego. Jednym z jego obowiązków jest dbanie o ekspozycję towaru w sklepach znajdujących się w województwie łódzkim, z którymi współpracuje pracodawca Pawła K. Pracownik od kwietnia 2014 r. przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. W czasie jego nieobecności czynności te zostały przydzielone trzem innym handlowcom obsługującym sklepy w województwach: kujawsko-pomorskim, warmińsko-mazurskim i podlaskim. Jednocześnie, w związku z zatrudnieniem nowego przedstawiciela handlowego, zakres zadań tych trzech pracowników został zmniejszony o przygotowywanie próbek towarów dla klientów. W tym przypadku doszło do modyfikacji zakresu zadań przydzielonych pracownikom. Jeżeli po zmianie wykonanie tych czynności jest możliwe w ramach norm czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, nie spowoduje to pracy nadliczbowej. Pracodawca może zlecać pracownikowi wykonywanie dodatkowej pracy i niekoniecznie musi to prowadzić do nabycia przez niego prawa do wyższego wynagrodzenia. Wskazał na to Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 18 lutego 1991 r. (III APr 18/90, OSA 1991/2/7), stwierdzając, że: (...) obowiązek wykonywania przez pracownika pracy wymagającej zwiększonego wysiłku w okresie zastępowania osoby przebywającej na urlopie, wynika z zasady dbałości pracownika o dobro zakładu pracy. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu nie przysługuje pracownikowi, gdyż żaden przepis tego prawa nie wprowadza (...).

IS

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 129 § 1, art. 140 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

35. Czy praca w poniedziałek może być traktowana jako praca w niedzielę W naszej firmie funkcjonuje równoważny system czasu pracy, przewidujący wydłużenie dobowego wymiaru pracy do 16 godzin. Granice czasowe pracy w niedzielę przypadają u nas pomiędzy godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 następnego dnia. Jeżeli pracownik po wolnym weekendzie rozpocznie pracę o godzinie 5.30 w poniedziałek, to czy pierwsze 30 minut wykonywania obowiązków służbowych należy rozliczyć jako pracę w niedzielę? Jeśli tak, to jaka rekompensata mu przysługuje?

Tak. W opisanych okolicznościach pierwsze 30 minut wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych należy rozliczyć jako pracę w niedzielę. Pracownikowi za 30 minut pracy w niedzielę

WWW.INFOR.PL

43

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

przysługuje dzień wolny przypadający na 6 dni przed lub po niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli rekompensata dniem wolnym nie nastąpi, wówczas pracownik powinien otrzymać dodatek w wysokości 100%. Granice czasowe pracy w niedzielę zostały ustalone jako czas kolejnych 24 godzin przypadających pomiędzy godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 następnego dnia, chyba że u danego pracodawcy wskazano inne godziny (art. 1519 § 2 Kodeksu pracy). Niedziela trwa więc zasadniczo od godziny 6.00 w niedzielę kalendarzową do 6.00 w poniedziałek. W przypadku niedzieli „kodeksowo określonej” pracę od godziny 5.30 rano w poniedziałek (tak jak ma to miejsce w sytuacji przedstawionej w pytaniu) należy uznać za pracę w niedzielę ze wszystkimi konsekwencjami z tego wynikającymi. Pracownik, który realizował zadania służbowe w niedzielę (nawet przez krótki czas), w zamian powinien w pierwszej kolejności mieć udzielony dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Gdy nie ma możliwości zrekompensowania niedzielnej pracy dniem wolnym w podanych wyżej terminach, pracodawca ma obowiązek wypłaty zatrudnionemu 100% dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę. Dodatek jest jednak ekwiwalentem, który stosuje się tylko w razie realnego braku możliwości udzielenia dnia wolnego. Sąd Najwyższy w uchwale z 15 lutego 2006 r. (II PZP 11/05, OSNP 2006/11–12/170) wskazał, że zatrudnionemu za pracę niedzielną nieskompensowaną czasem wolnym przysługuje tylko jeden 100-procentowy dodatek. Mimo takiego rozstrzygnięcia w praktyce nadal można spotkać się z poglądem, zgodnie z którym pracownikowi przysługują 2 niezależne dodatki w wysokości: ■ 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę oraz ■ 100% wynagrodzenia z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Planując pracę muszą Państwo pamiętać o art. 15110 Kodeksu pracy. Zawiera on katalog okoliczności, w których dozwolona jest praca w niedzielę. Rodzaj zastosowanego systemu czasu pracy (z wyjątkiem systemu weekendowego), dopiero w połączeniu z odpowiednią organizacją pracy (np. pracą zmianową), branżą, w której działa pracodawca (np. gastronomią) albo rodzajem wykonywanych przez pracowników obowiązków (np. pilnowaniem mienia), pozwala na planowanie pracy w niedzielę. PRZYKŁAD Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy po wolnym weekendzie stawił się do pracy w poniedziałek na godz. 5.30 rano. Ponieważ jego pracodawca nie zmieniał kodeksowych godzin granicznych wyznaczających niedzielę, w opisanych okolicznościach pracownik wykonywał obowiązki służbowe przez 30 minut w niedzielę. W związku z tym w zamian przysługuje mu cały dzień wolny, który powinien być udzielony w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po wspomnianej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero w sytuacji braku możliwości skorzystania przez pracownika z wolnego, trzeba mu wypłacić dodatek w wysokości 100%. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1519 § 2, art. 15110 i art. 15111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

36. Czy odbiór godzin nadliczbowych wpływa na wynagrodzenie za pracę Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy (w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym) jest wynagradzany stawką godzinową. W listopadzie 2014 r. wypracował on 25 nadgodzin wynikających z przekroczenia dobowego. Jeśli w związku z tym złoży wniosek o ich odebranie w grudniu, to czy grudniowa pensja powinna być odpowiednio mniejsza?

44

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Tak, z tym że wniosek pracownika o odbiór nadgodzin powinien zostać złożony przed wypłatą wynagrodzenia za listopad 2014 r. Po spełnieniu tego warunku pensja za grudzień powinna zostać naliczona za faktyczną liczbę przepracowanych w tym miesiącu godzin (czyli po uwzględnieniu faktu, że praca była świadczona o 25 godzin krócej). W przeciwnym razie powinni Państwo za pracę ponadnormatywną wypłacić wraz z pensją listopadową odpowiednie dodatki, wskutek czego pracownik nie będzie miał już prawa do czasu wolnego w grudniu. Z tytułu pracy ponadnormatywnej pracownik w zamian zyskuje prawo do: ■ czasu wolnego (na swój wniosek lub z inicjatywy pracodawcy) albo ■ stosownego dodatku. Na wniosek zatrudnionej osoby pracodawca może udzielić jej czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym czasowi przepracowanemu w godzinach nadliczbowych (stosunek 1:1). Gdy wnioskodawcą jest pracownik, do skorzystania przez niego z czasu wolnego może dojść także po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego. Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za dobowe godziny nadliczbowe powinien zostać złożony przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu pracy ponadnormatywnej. W przeciwnym razie pracodawca jest zobligowany do wypłacenia odpowiedniego dodatku, nawet jeżeli okres rozliczeniowy nie uległ jeszcze zakończeniu (stanowisko GIP z 21 kwietnia 2009 r., nr pisma GPP-306–4560–32/09/PE/RP). Odbiór godzin nadliczbowych pozbawia pracownika prawa do dodatków przewidzianych w Kodeksie pracy. Niezależnie od sposobu zrekompensowania pracownikowi pracy ponadnormatywnej, powinien on otrzymać normalne wynagrodzenie za każdą godzinę nadliczbową. Wypłacać je należy wraz z pensją za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia norm czasu pracy. Korzystanie przez pracownika, na jego wniosek, z czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w innym miesiącu niż w tym, w którym praca ta wystąpiła, powoduje, że pracodawca powinien: ■ wypłacić odpowiednio wyższą pensję za miesiąc, w którym przekroczono normy czasu pracy (naliczając normalne wynagrodzenie za każdą nadgodzinę), ■ wyliczyć odpowiednio niższą płacę za miesiąc, w którym odebrano nadgodziny. Przedstawione stanowisko potwierdził w 2005 r. GIP w piśmie nr GNP-367–4560/05/PE. PRZYKŁAD Pracownik zatrudniony na pełny etat w normach podstawowych (praca od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie) jest wynagradzany stawką godzinową wynoszącą 20 zł. W listopadzie 2014 r. wypracował on 25 nadgodzin wynikających z przekroczenia dobowego. W tym samym miesiącu złożył wniosek o ich odebranie w grudniu. W opisanej sytuacji pracodawca powinien: Krok 1. Wypłacić wyższe wynagrodzenie za listopad: (144 godz. czasu nominalnego + 25 nadgodzin) x 20 zł = 169 godz. x 20 zł = 3380 zł. Krok 2. Wypłacić niższe wynagrodzenie za grudzień: (168 godz. czasu nominalnego – 25 godz. czasu wolnego) x 20 zł = 143 godz. x 20 zł = 2860 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 80, art. 1511 i art. 1512 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

37. Od jakiej podstawy obliczyć dodatek za nadgodziny, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie niższe niż minimalne Zatrudniamy pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy od poniedziałku do piątku. Zgodnie z umowami o pracę, otrzymują oni pensję w wysokości 9 zł za godzinę. Czy ustalając tym pracownikom dodatek za godziny nadliczbowe powinniśmy brać pod uwagę stawkę godzinową wynikającą

WWW.INFOR.PL

45

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

z umowy o pracę, czy obowiązujące minimalne wynagrodzenie? Pracownicy nie otrzymują bowiem minimalnego wynagrodzenia i wypłacamy im wyrównanie do minimalnej kwoty wynagrodzenia.

Dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych powinni Państwo obliczyć od wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę. Wynagrodzenie Państwa pracowników zostało określone w stawce godzinowej. Oznacza to, że dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych powinien być obliczony na podstawie tego wynagrodzenia. Gdyby bowiem intencją ustawodawcy było zapewnienie pracownikowi dodatku za nadgodziny ustalanego od minimalnej płacy, uregulowałby tę kwestię w przepisach Kodeksu pracy, tak jak np. wynagrodzenie za niezawiniony przez pracownika przestój. Wynagrodzenie za przestój również jest obliczane ze stawki osobistego zaszeregowania – miesięcznego lub godzinowego, ale w każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). O ile w tym przypadku mamy do czynienia z wynagrodzeniem i jest to uzasadnione, aby pracownik nie stracił na pensji, skoro nie pracował z przyczyn dotyczących pracodawcy, o tyle przy nadgodzinach chodzi o dodatek, a nie o wynagrodzenie. Normalne wynagrodzenie jest natomiast należne za pracę w godzinach nadliczbowych i nie może być ono niższe niż minimalna płaca. Pracownikom wynagradzanym na podstawie stawek godzinowych wyrównanie wynagrodzenia do minimalnego wypłaca się za każdą godzinę pracy. Wyrównanie stanowi różnicę między wysokością wynagrodzenia godzinowego, wynikającą z podzielenia wysokości minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy, a wysokością wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu, przeliczoną na godzinę pracy. Należy je wypłacać w terminie płatności wynagrodzenia za dany miesiąc. UWAGA! Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia należy wypłacać w przyjętym terminie płatności wynagrodzenia za dany miesiąc. Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia (art. 1511 § 3 Kodeksu pracy). Wynagrodzenie wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania obejmuje tylko i wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, ewentualnie z dodatkiem funkcyjnym (uchwała Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106). PRZYKŁAD W listopadzie 2014 r. Wojciech G. wypracował 10 godzin nadliczbowych dobowych. Ponieważ pracownik nie odebrał czasu wolnego z tego tytułu, przysługuje mu rekompensata pieniężna z 50% dodatkiem. Wojciech G. jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 9 zł. W listopadzie 2014 r. powinien przepracować 144 godziny. Za godziny nadliczbowe pracownikowi przysługują: ■ wynagrodzenie: 9 zł x 10 godzin = 90 zł, należy sprawdzić, czy pracownikowi przysługuje wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia, tj.: 1680 zł : 144 godziny = 11,67 zł (stawka godzinowa wynikająca z minimalnego wynagrodzenia), stawka pracownika jest niższa, należy więc wypłacić wyrównanie, tj.: 11,67 zł – 9 zł = 2,67 zł; 2,67 zł x 10 godz. = 26,70 zł; ■ dodatek: 9 zł x 50% = 4,50 zł; 4,50 zł x 10 godz. = 45 zł. Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje łącznie 161,70 zł (90 zł + 26,70 zł + 45 zł). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 81 § 1, art. 1511 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 6–7 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. Nr 200, poz. 1679; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 57, poz. 1314

46

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

38. Jak zrekompensować pracownikowi pracę nadliczbową, jeżeli czas wolny został oddany tylko za część godzin nadliczbowych Nasz pracownik wykonywał w okresie rozliczeniowym przez 10 godzin pracę w godzinach nadliczbowych. Zdecydowaliśmy się na oddanie mu w zamian czasu wolnego w proporcji 1 do 1,5, gdyż pracownik nie złożył wniosku o odbiór tych nadgodzin w formie czasu wolnego. Do końca okresu rozliczeniowego zdążyliśmy jednak oddać pracownikowi jedynie czas wolny w proporcji 1 do 1. Co z pozostałą częścią nieoddanego czasu wolnego? Czy możemy go udzielić w kolejnym okresie rozliczeniowym, czy musimy zapłacić pracownikowi za godziny nadliczbowe, a jeśli tak, to w jakiej wysokości?

Oddając pracownikowi 10 godzin wolnego w okresie rozliczeniowym zrekompensowali Państwo w pełnym zakresie dodatek jedynie za 6 godzin pracy nadliczbowej (6 x 1,5 = 9). Zatem za pozostałe godziny nadliczbowe muszą Państwo wypłacić pracownikowi 50% lub 100% dodatku do wynagrodzenia, w zależności od tego, które godziny nadliczbowe pozostały do zrekompensowania. Pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca jest zobowiązany zrekompensować pracownikowi czasem wolnym lub odpowiednim wynagrodzeniem. Udzielenie czasu wolnego zwalnia pracodawcę jedynie z obowiązku wypłaty pracownikowi 50% lub 100% dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 3 Kodeksu pracy). Normalne wynagrodzenie z tytułu tej pracy nadal jest pracownikowi należne. Udzielenie czasu wolnego może nastąpić na wniosek pracownika lub bez takiego wniosku. W przypadku gdy pracownik występuje z wnioskiem o wolne za pracę nadliczbową pracodawca może mu (nie ma obowiązku) go udzielić w tym samym wymiarze godzin, co przepracowane przez pracownika godziny nadliczbowe (art. 1512 § 1 Kodeksu pracy). W zależności od woli pracodawcy i pracownika wolne z tego tytułu może być pracownikowi udzielone albo w tym samym, albo w innym okresie rozliczeniowym. Sytuacja zmienia się, gdy pracodawca sam (bez wniosku pracownika) decyduje o udzieleniu mu czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Wówczas pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (za 1 godzinę nadliczbową 1,5 godziny wolnego), a ponadto musi to uczynić do końca tego samego okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe (art. 1512 § 2 Kodeksu pracy). W przypadku gdy pracodawca nie zdąży z udzieleniem pracownikowi czasu wolnego za pracę nadliczbową, za pozostałe niezrekompensowane godziny musi wypłacić pracownikowi stosowny dodatek. Może tego uniknąć, jeżeli pracownik złoży wniosek przed zakończeniem okresu rozliczeniowego o udzielenie mu za pozostałe godziny nadliczbowe czasu wolnego w kolejnym okresie rozliczeniowym. Wniosek pracownika o udzielnie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych powoduje konieczność rekompensaty wyłącznie w proporcji 1 do 1, mimo że za część godzin nadliczbowych udzielono wolnego w proporcji 1 do 1,5. Nie ma natomiast podstaw do przyjmowania, że pracodawca z własnej inicjatywy zrekompensuje pracownikowi pracę nadliczbową wyłącznie w proporcji 1 do 1, a za pozostałe należne pracownikowi 0,5 godziny wolnego wypłaci wynagrodzenie lub udzieli wolnego w późniejszym terminie. W przedstawionej sytuacji, udzielając 10 godzin czasu wolnego zrekompensowali Państwo pracownikowi 6 godzin nadliczbowych i częściowo siódmą godzinę (6 x 1,5 godz. = 9 godz.). Jeżeli pracownik nie złoży wniosku o udzielenie czasu wolnego w kolejnym okresie rozliczeniowym, należy mu zapłacić dodatek za pozostałe 4 godziny nadliczbowe. Nie ma w tej sytuacji znaczenia, że 7. godzina nadliczbowa została pracownikowi częściowo zrekompensowana czasem wolnym w proporcji 1 do 1. Jeżeli natomiast pracownik złoży wniosek o udzielenie czasu wolnego za godziny nadliczbowe w kolejnym okresie rozliczeniowym, to wówczas należy mu zrekompensować tylko 3 godziny nadliczbowe, zaliczając 4. godzinę do już rozliczonej oddaniem czasu wolnego. W przypadku bowiem wniosku pracownika należy mu oddać za 1 godzinę nadliczbową 1 godzinę czasu wolnego. Nierozliczenie w pełni przez pracodawcę godzin nadliczbowych z danego okresu rozliczeniowego w kolejnych okresach, gdy pracownik nie złoży wniosku o udzielenie czasu wolnego, powoduje naruszenie

WWW.INFOR.PL

47

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

przepisów Kodeksu pracy, co jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1511, art. 1512, art. 281 pkt 5, art. 282 § 1 pkt 1 i pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

39. Czy księgowy ma prawo do wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych pomimo wypłaty premii za ten czas W spółce pracownicy księgowości co roku otrzymują w czerwcu premię za sporządzanie sprawozdania finansowego za I półrocze. Czy mimo rekompensaty tą premią dodatkowych godzin spędzonych w pracy mamy także prawo do wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny.

Niezależnie od premii przysługuje Państwu rekompensata za przepracowane godziny nadliczbowe. Rekompensata ta może nastąpić zarówno przez oddanie czasu wolnego, jak i przez wypłatę dodatku. Premia, którą otrzymują pracownicy działu księgowości, niezależnie od tego, czy okoliczności jej wypłaty zostały uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych, czy też jej przyznanie co roku następuje na podstawie doraźnej decyzji pracodawcy, nie może zrekompensować pracy w godzinach nadliczbowych. Pracę nadliczbową rekompensuje się tylko w sposób wskazany w przepisach, a więc czasem wolnym lub stosownym dodatkiem. Pracodawca nie może zastąpić wypłaty dodatku lub oddania czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych premią lub nagrodą. Ewentualny zapis regulaminu wynagradzania wyłączający prawo pracowników, którzy otrzymali premię, do należności z tytułu przepracowanych godzin nadliczbowych jest nieważny. Za pracę w godzinach nadliczbowych zawsze przysługuje tzw. normalne wynagrodzenie. Nie jest ono rekompensatą, lecz należnością za dodatkowe godziny pracy, jaką jest praca w godzinach nadliczbowych. Za normalne wynagrodzenie należy uznać takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Będzie nim zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i inne składniki wynagrodzenia stale wypłacane pracownikowi, np. dodatek stażowy. Za każdą godzinę pracy ponad normę mają Państwo prawo do godzinowej stawki normalnego wynagrodzenia. Stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia oblicza się, dzieląc stałe pobory pracownika (w sektorze prywatnym będzie to najczęściej jego pensja) przez nominalną liczbę godzin przypadającą do przepracowania w danym miesiącu. PRZYKŁAD W styczniu 2015 r. pracownik zatrudniony na pełny etat powinien przepracować 160 godzin. Stawka godzinowa normalnego wynagrodzenia dla pracownika zarabiającego 3000 zł miesięcznie w styczniu br. wyniesie: 3000 zł : 160 godz. = 18,75 zł. Za pracę ponad normę przysługuje dodatek za godziny nadliczbowe lub czas wolny. Rekompensata dodatkiem uzależniona jest m.in. od tego, w jakim dniu była świadczona praca (np. po godzinach w zwykłym dniu pracy, w sobotę, w niedzielę). Rekompensata czasem wolnym pozbawia pracownika prawa do dodatku. Otrzyma on jedynie normalne wynagrodzenie za czas przepracowany w nadgodzinach. Jeżeli z wnioskiem o czas wolny występuje pracownik, to pracodawca udziela mu go tyle samo, ile pracownik przepracował w godzinach nadliczbowych. Termin udzielenia tego czasu wolnego nie jest ograniczony do końca okresu rozliczeniowego, w którym praca nadliczbowa miała miejsce. Natomiast jeżeli pracodawca jest inicjatorem udzielenia pracownikowi czasu wolnego, to musi go udzielić w wymiarze o połowę wyższym, niż zajęły nadgodziny, np. za 3 godziny nadliczbowe z inicjatywy pracodawcy pracownik dostanie 4,5 godziny wolnego. W tym przypadku rekompensata czasem wolnym musi nastąpić do końca okresu rozliczeniowego.

48

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (w większości firm jest to sobota) przysługuje inny dzień wolny. Nie ma tu znaczenia, jak długo praca była wykonywana. PRZYKŁAD Księgowy został wezwany do pracy na 2 godziny w sobotę. Przysługuje mu w zamian cały dzień wolny, a jego miesięczne wynagrodzenie nie może ulec obniżeniu. Normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nie będzie przysługiwało pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Osoby te nie mają także prawa do dodatku z tytułu pracy nadliczbowej. Przysługuje im za to w zamian za tę pracę czas wolny. Mają także zagwarantowane w okresie rozliczeniowym zrównoważenie niezapewnienia im odpoczynku dobowego (art. 132 § 3 Kodeksu pracy). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 128 § 2 pkt 2, art. 132 § 2 pkt 1, § 3, art. 1511 § 1–3, art. 1512–1514 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz.1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

40. Czy do regulaminu wynagradzania jednostki samorządowej można wprowadzić inne zasady rekompensowania nadgodzin niż ogólnie obowiązujące Jesteśmy jednostką samorządową. Chcemy wprowadzić zarządzenie, zgodnie z którym za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikom będzie przysługiwał wyłącznie czas wolny w tym samym wymiarze, wykorzystywany do końca okresu rozliczeniowego. Jako uzasadnienie naszej decyzji chcemy powołać możliwość kształtowania, w regulacjach wewnętrznych, sytuacji finansowej pracowników w zakresie przysługujących im składników wynagrodzenia. Czy nasze postępowanie będzie prawidłowe?

Nie. Pracodawca samorządowy nie może ograniczyć pracownikom swobody wyboru sposobu rekompensaty pracy nadliczbowej. Zarządzenie, w którym zostałaby wyłączona możliwość dokonania przez pracownika wyboru formy rekompensaty pracy w nadgodzinach, należy uznać za niezgodne z prawem. Pogarsza ono sytuację pracownika w stosunku do tego, co wynika z przepisów ustawy o pracownikach samorządowych. Taka wewnętrzna regulacja byłaby zatem nieważna. Nie można przyjąć, że możliwe byłoby zastosowanie takiego rozwiązania na podstawie art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, wskazującego na uprawnienie pracodawcy samorządowego do ustalania w regulaminie wynagradzania warunków wynagradzania zatrudnianych pracowników. Przy kształtowaniu zasad wynagradzania nie można bowiem wyłączać podstawowych zasad prawa pracy, czyli m.in. odpłatności za wykonaną pracę. Do regulaminu wynagradzania pracodawca mógłby natomiast wprowadzić regulacje korzystniejsze niż obowiązujące przepisy, np. przyznając prawo do dodatków za pracę nadliczbową w określonej wysokości. Ustawa o pracownikach samorządowych zawiera odrębną od przepisów Kodeksu pracy regulację dotyczącą rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownikowi samorządowemu za wykonywanie takiej pracy przysługuje, według jego wyboru, wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Czas wolny – na wniosek pracownika – może być udzielony w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu (art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych). Zatem za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracownikom samorządowym przysługuje tylko wynagrodzenie, bez dodatku. Potwierdził to m.in. Departament Prawny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w piśmie z 29 maja 2009 r.:

WWW.INFOR.PL

49

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

(...) Pracownikowi samorządowemu wykonującemu pracę w godzinach nadliczbowych na polecenie przełożonego co do zasady przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny. Obowiązujące regulacje nie przewidują dodatków ani 50%, ani 100% za godziny nadliczbowe. A zatem pracownikowi samorządowemu za pracę w godzinach nadliczbowych należy się wynagrodzenie, a nie dodatek (...).

RM

Natomiast czas wolny za nadgodziny jest udzielany w takim samym wymiarze (czyli 1 godzina wolna za 1 godzinę nadliczbową). PRZYKŁAD Krzysztof T. jest młodszym księgowym w urzędzie gminy, zatrudnionym na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 1700 zł. W grudniu 2014 r. pracownik przez 10 godzin pracował w godzinach nadliczbowych. Krzysztof T. jako formę rekompensaty wybrał wynagrodzenie. Takie postępowanie pracownika jest prawidłowe. Ponieważ prawo wyboru sposobu rekompensaty przepisy ustawy o pracownikach samorządowych przyznają pracownikowi, to – inaczej niż na podstawie Kodeksu pracy – pracodawca nie może ani nakazać odebrania nadgodzin, gdy nie chce za nie płacić, ani odrzucić wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego, gdyby wolał on rozliczyć się w ten sposób. Wynika to wprost z użycia określenia „według jego wyboru”, odnoszącego się do uprawnienia przypisanego pracownikowi. Pracodawca jest więc związany decyzją pracownika w tym zakresie, ale ma wpływ na wybór terminu odbioru czasu wolnego. Z ustawy o pracownikach samorządowych nie wynika, że pracownik ma możliwość narzucenia terminu wykorzystania czasu wolnego za pracę nadliczbową. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 129, art. 151–1514, art. 178 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz.1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1111; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1199

●

art. 29, art. 30 ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 269; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1199

●

art. 39, art. 42 ust. 2–4, art. 43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1202

41. Jak wynagradzać za pracę nadliczbową w dniu harmonogramowo wolnym od pracy Kilku naszych pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy świadczy pracę w równoważnym systemie czasu pracy (po 12 godzin) w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, który odpowiada poszczególnym miesiącom kalendarzowym. Jeden z nich 28 grudnia 2014 r., który był dla niego dniem wolnym od pracy wynikającym z harmonogramu, został wezwany do pracy i pracował przez 12 godzin, przy czym nie był to dzień wolny wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy. Jakie wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za ten czas?

Za wszystkie godziny przepracowane w wynikającym z harmonogramu dniu wolnym Państwa pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie. Ponadto za pierwszych 8 godzin przysługuje mu 100% dodatek, a za każdą następną godzinę 50% dodatek (pod warunkiem że te godziny nie przypadały w porze nocnej, bo wówczas należałoby wypłacić 100% dodatek do wynagrodzenia). W równoważnym systemie czasu pracy praca może być wydłużona do 12, 16, a nawet do 24 godzin. Aby zrównoważyć wykonywanie zadań służbowych w wymiarze dobowym przekraczającym 8 godzin, pracodawcy są często zobowiązani do wyznaczania w harmonogramach dodatkowych dni wolnych. Dni te powinny być wyraźnie zaznaczane w grafikach pracy. Nie należy ich bowiem utożsamiać z dniami wolnymi udzielanymi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

50

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Praca w dzień harmonogramowo wolny powinna być rekompensowana na ogólnych zasadach, co oznacza, że w zamian za taką pracę pracownik powinien: ■ mieć udzielony czas wolny na swój wniosek – w wymiarze odpowiadającym liczbie przepracowanych nadgodzin lub z inicjatywy pracodawcy – w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych albo ■ otrzymać oprócz wynagrodzenia dodatek w odpowiedniej wysokości, jeżeli pracy w dniu wolnym harmonogramowo nie można zrekompensować czasem wolnym. Za pracę wykonaną w nadgodzinach niezrekompensowanych czasem wolnym, poza normalnym wynagrodzeniem pracownik ma prawo do dodatków w wysokości: ■ 100% wynagrodzenia, jeżeli godziny nadliczbowe przypadają w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, lub wynikają z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy ponad normę dobową zrekompensowaną dodatkiem lub czasem wolnym, ■ 50% wynagrodzenia, jeżeli godziny nadliczbowe przypadają w innych przypadkach niż wymienione wyżej (art. 1511 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Praca przez pierwszych 8 godzin w dniu harmonogramowo wolnym od pracy stanowi przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie ze 100% dodatkiem płatnym na koniec okresu rozliczeniowego. Za kolejne przepracowane godziny (powyżej 8 godzin), które stanowią przekroczenie normy dobowej, należy wypłacić normalne wynagrodzenie powiększone o 50% lub 100% dodatek. PRZYKŁAD Michał W. pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy po 12 godzin w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Z powodu choroby zmiennika pracodawca nakazał pracownikowi przyjście do pracy 28 grudnia 2014 r. na 12 godzin (od 7.00 do 19.00) w dniu harmonogramowo wolnym. Uwzględniając fakt, że Michał W. otrzymuje miesięcznie stałą pensję zasadniczą 3000 zł brutto, wyliczenie należnej płacy za pracę w dniu harmonogramowo wolnym powinno wyglądać następująco: ■ stawka godzinowa: 3000 zł : 168 godz. (nominalny czas pracy w grudniu) = 17,86 zł, ■ normalne wynagrodzenie za 12 godzin pracy: 17,86 zł x 12 godz. = 214,32 zł, ■ dodatek za pierwszych 8 godzin pracy (od 7.00 do 15.00): 17,86 zł x 8 godz. = 142,88 zł, ■ dodatek za 4 kolejne godziny pracy (od 15.00 do 19.00): 17,86 zł x 4 godz. x 50% = 35,72 zł. Za pracę 28 grudnia 2014 r. pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie, tj. 214,32 zł i dodatek w wysokości 178,60 zł (142,88 zł + 35,72 zł). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 135 § 1, art. 1511–1513 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

42. Jak wynagradzać pracowników za pracę w okresie rozliczeniowym przedłużonym do 12 miesięcy Zamierzamy wprowadzić dłuższy okres rozliczeniowy. Czy wprowadzenie takiego okresu będzie dla nas korzystniejsze?

Wprowadzenie dłuższego okresu rozliczeniowego może być dla Państwa korzystniejsze pod względem finansowym oraz organizacyjnym. W wydłużonym okresie rozliczeniowym można łatwiej zaplanować pracę, nie trzeba więc zatrudniać nowych pracowników w okresie wzmożonego zapotrzebowania na pracę (co wiąże się z kosztami

WWW.INFOR.PL

51

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

rekrutacji, kosztami badań wstępnych i szkoleń) ani zwalniać pracowników w sytuacji, gdy pracy jest mniej. W takim okresie rozliczeniowym w trakcie np. 3 miesięcy wzmożonego zapotrzebowania na pracę można pracownikom zaplanować 6-dniowe tygodnie pracy (trzeba pamiętać o zapewnieniu odpoczynku tygodniowego), a w miesiącach mniejszego zapotrzebowania na pracę 3- lub 4-dniowe tygodnie pracy. Zastosowanie wydłużonego okresu rozliczeniowego powoduje, że pracownikom nie trzeba wypłacać dodatku za nadgodziny. Ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych dopuszcza (weszła w życie 23 sierpnia 2013 r.) wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Musi jednak być to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy jest możliwe w każdym systemie czasu pracy. Natomiast jeżeli w Państwa firmie znajdzie zastosowanie ruchomy czas pracy, to skutkiem jego elastyczności może być także zmniejszenie liczby nadgodzin dobowych (a tym samym zmniejszenie kosztów ich rekompensaty). Jeżeli w przedłużonym do 12 miesięcy okresie rozliczeniowym trafi się taki miesiąc, w którym pracownicy będą mieli zaplanowane same dni wolne (co jest możliwe w systemie równoważnego czasu pracy), to: ■ pracownikom wynagradzanym w stałej stawce miesięcznej trzeba będzie i tak wypłacić wynagrodzenie wynikające z ich umowy o pracę, ■ pracownikom wynagradzanym w stawce godzinowej trzeba będzie wypłacić wynagrodzenie minimalne, na podstawie nowego art. 129 § 5 Kodeksu pracy. Natomiast gdyby w którymś miesiącu w wydłużonym 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym pracownicy wynagradzani stawką godzinową przepracowali np. tylko kilka godzin – wyrównania wynagrodzenia do poziomu stawki minimalnej należy dokonać na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu. Takie stanowisko prezentuje Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (nr PP-III-4102–789/04): (...) w razie stosowania dłuższego niż miesiąc okresu rozliczeniowego oraz nierównomiernego rozłożenia liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach, pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną otrzymywać powinien stawkę wynikającą z umowy w każdym z miesięcy (o ile nie wystąpią godziny nadliczbowe). Natomiast pracownik wynagradzany stawką godzinową powinien otrzymać wynagrodzenie za faktycznie przepracowane w danym miesiącu godziny pracy, przy czym wynagrodzenie to nie powinno być niższe niż wynagrodzenie minimalne (...).

MPiPS

PRZYKŁAD Na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą pracownicy browaru wykonują pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy przedłużonym do 12 godzin dziennie w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym, od 1 października 2014 r. do 30 września 2015 r. W takim okresie rozliczeniowym pracodawca zaplanował pracownikom mniej godzin pracy w okresie od listopada do lutego i więcej godzin pracy w okresie od maja do września. W grudniu 2014 r. zamiast 168 godzin pracy pracodawca zaplanował tylko 80 godzin pracy. Pracownikowi wynagradzanemu w stałej stawce miesięcznej 3500 zł – pracodawca powinien wypłacić to wynagrodzenie także w przypadku, gdy w grudniu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, pracownik przepracuje tylko 80 godzin. Natomiast pracownikowi wynagradzanemu w stawce godzinowej 18 zł za godzinę pracodawca nie może zapłacić za grudzień 2014 r. 1440 zł. Musi mu wypłacić 1680 zł, czyli minimalne wynagrodzenie za pracę. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 129–130, art. 133, art. 135–137, art. 147, art. 15112 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

52

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

IV. Odszkodowania i inne rekompensaty – kiedy wypłacać i jak obliczać 43. Czy można dokonać potrącenia komorniczego z odszkodowania wypłacanego z tytułu umowy o zakazie konkurencji Z jednym z naszych pracowników rozwiązaliśmy umowę 31 grudnia 2014 r. Ponieważ miał on dostęp do istotnych i poufnych danych dotyczących finansów i sprzedaży produktów naszej firmy, zdecydowaliśmy się zawrzeć z nim umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia. W związku z tym wypłacamy pracownikowi odszkodowanie z umowy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Czas trwania tej umowy został określony na 12 miesięcy. Kilka dni po rozwiązaniu umowy o pracę otrzymaliśmy zawiadomienie od komornika o niespłaconym kredycie na mieszkanie przez tego pracownika. Komornik żąda podania danych dotyczących zatrudnienia byłego pracownika. Czy musimy odpowiadać na pismo komornika, skoro pracownik nie jest już u nas zatrudniony? Tytuł egzekucyjny dotyczy wyłącznie wynagrodzenia za pracę. Czy w takim przypadku odszkodowanie z umowy o zakazie konkurencji podlega zajęciu? Czy całość odszkodowania może być potrącona na poczet zajęcia komorniczego?

Powinni Państwo niezwłocznie powiadomić komornika sądowego o ustaniu zatrudnienia pracownika, a także o wypłacie odszkodowania z tytułu zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej. Ponieważ jednak tytuł egzekucyjny dotyczy zajęcia wynagrodzenia za pracę, to nie mogą Państwo obecnie potrącić należności na rzecz niespłaconego kredytu z odszkodowania. Dopiero po otrzymaniu informacji od Państwa komornik będzie mógł wystawić nowe zajęcie obejmujące oprócz wynagrodzenia również inne wierzytelności. Wówczas będą Państwo mogli potrącić odpowiednią kwotę lub całość odszkodowania na poczet spłaty zadłużenia. Pracodawca ma wobec komornika sądowego jako organu egzekucyjnego określone obowiązki informacyjne. Jednym z nich jest przedstawienie komornikowi pisemnego oświadczenia zawierającego informację o tym, że z pracownikiem (dłużnikiem) został rozwiązany stosunek pracy, wraz z podaniem daty tego zdarzenia. Ponadto należy powiadomić komornika, że z byłym pracownikiem została zawarta umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, na podstawie art. 1012 Kodeksu pracy, oraz że jest wypłacane z tego tytułu odszkodowanie. Na podstawie uzyskanych od pracodawcy informacji komornik będzie mógł wystawić nowe zajęcie, obejmujące poza wynagrodzeniem również inne wierzytelności wypłacane byłemu pracownikowi-dłużnikowi. Odszkodowanie wypłacane byłemu pracownikowi z tytułu trwania umowy lojalnościowej nie jest bowiem wynagrodzeniem ze stosunku pracy. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 29 czerwca 2005 r. (II PK 345/04): (…) klauzula konkurencyjna (art. 1012 k.p.) nie stanowi części umowy o pracę, zaś odszkodowanie wynikające z umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy nie jest wynagrodzeniem za pracę (art. 78 k.p.) i nie podlega ochronie przewidzianej dla tego wynagrodzenia (...).

SN

W związku z powyższym, do czasu gdy dysponują Państwo wyłącznie zajęciem wynagrodzenia za pracę, nie można dokonać potrącenia odszkodowania na rzecz wierzyciela i należy przekazywać odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji byłemu pracownikowi. Dopiero gdy otrzymają Państwo od komornika nowe zajęcie, obejmujące poza wynagrodzeniem za pracę również inne wierzytelności, będą mieli Państwo podstawę do przekazywania odszkodowania na poczet spłaty zaległego kredytu byłego pracownika. Odszkodowanie takie nie podlega bowiem ochronie przed potrąceniami wynikającej z Kodeksu pracy. Nie jest też wyłączone spod egzekucji na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

WWW.INFOR.PL

53

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia jest zwolnione ze składek ZUS. Nie jest natomiast zwolnione z podatku. Stanowi ono bowiem przychód ze stosunku pracy i mimo ustania stosunku pracy Państwo jako pracodawca nadal wykonują obowiązki płatnika polegające na pobraniu i odprowadzeniu zaliczki na podatek od dokonywanych wypłat. Po obliczeniu i pobraniu kwoty zaliczki na podatek dochodowy należnej od sumy odszkodowania będą Państwo musieli przekazać odszkodowanie komornikowi na poczet spłaty zadłużenia byłego pracownika. PRZYKŁAD Umowa lojalnościowa obowiązuje przez 12 miesięcy od ustania zatrudnienia. W okresie ostatnich 12 miesięcy pracy wynagrodzenie pracownika wyniosło łącznie 93 600 zł (płaca miesięczna 7800 zł). Odszkodowanie dla byłego pracownika wynosi 23 400 zł, co stanowi 25% łącznego wynagrodzenia. Strony umówiły się, że odszkodowanie będzie wypłacane miesięcznie po 1950 zł. Były pracodawca otrzymał zajęcie komornicze innych wierzytelności. Miesięczna zaliczka na podatek wynosi: ■ 1950 zł – 111,25 zł = 1838,75 zł, po zaokrągleniu 1839 zł – podstawa opodatkowania, ■ 1839 zł x 18% = 331,02 zł, po zaokrągleniu 331 zł – zaliczka należna do urzędu skarbowego. Do wypłaty: 1950 zł – 331 zł = 1619 zł. Cała ta kwota, tj. 1619 zł, podlega zajęciu komorniczemu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1012 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. d, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 881, art. 882, art. 884 i art. 886 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 101; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

§ 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

44. Czy od odszkodowania za wydatki poniesione w związku z przesunięciem udzielonego wcześniej urlopu należy opłacić podatek i składki Na początku roku nasza spółka udzieliła jednemu z członków zarządu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę zgody na urlop w styczniu br. Niestety, niedługo przed urlopem okazało się, że pracownik musi być w tym okresie obecny w pracy, w związku z czym rada nadzorcza cofnęła zgodę na urlop. Pracownik miał już wykupioną kosztowną wycieczkę dla siebie i rodziny w jednym z biur podróży. Jako nieformalne odszkodowanie (biuro podróży zwróciło jedynie 10% ceny wyjazdu) pokryliśmy koszty poniesione w związku z wykupem wycieczki przez pracownika, a także połowę kosztów poniesionych z tego tytułu za żonę i dzieci. Czy kwota odszkodowania podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Zwrot kosztów związanych z przesunięciem urlopu w kwotach faktycznie poniesionych i udokumentowanych nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Natomiast zwrot kosztów poniesionych na wyjazd żony i dzieci Państwa pracownika w sytuacji, gdy mieli oni możliwość wykorzystać wycieczkę w pierwotnym terminie, stanowi przychód ze stosunku pracy i musi zostać opodatkowany i oskładkowany. Zwrot kosztów w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika w związku z planowanym urlopem, który został przesunięty przez pracodawcę lub z którego pracownik został odwołany, nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy. Przychód podatkowy polega bowiem na zwiększeniu wartości aktywów albo zmniejszeniu wartości zobowiązań. W Państwa przypadku zwrot kosztów wycieczki nie będzie stanowił żadnego przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, ponieważ jedynie wyrówna stratę, jaką pracownik

54

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

poniósł w związku z przesunięciem terminu urlopu. Strata polega na tym, że pracownik, mimo poniesienia określonych wydatków, nie mógł skorzystać z wykupionych świadczeń (zakup wycieczki). W omawianym przypadku nie mamy więc do czynienia ze sfinansowaniem przez pracodawcę świadczeń (przysporzeniem po stronie pracownika), ponieważ pracownik z tych świadczeń nie skorzystał (nie mógł skorzystać). Stanowisko to potwierdza m.in. wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu interpretacja podatkowa z 22 października 2010 r. (sygn. ILPB2/415–704/09/10-S/WM) oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r. (SA/Go 56/10), zgodnie z którym: pokrycie wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, z tytułu przesunięcia pracownikowi terminu urlopu ma charakter odszkodowawczy, a w konsekwencji przedmiotowe środki nie mieszczą się w otwartym katalogu przychodów określonych w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

WSA

Kwoty wypłacone pracownikowi, które nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, nie podlegają również oskładkowaniu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi bowiem przychód uzyskany ze stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Inaczej będzie w przypadku nieformalnego odszkodowania, które ma być wypłacone z tytułu odwołania wyjazdu rodziny Państwa pracownika. Jako pracodawca nie mają Państwo obowiązku pokrywania kosztów poniesionych na wyjazd osób, które mogły się udać w zaplanowanym terminie na wykupioną wycieczkę – nawet jeżeli są członkami najbliższej rodziny pracownika. Zwrot połowy kosztów związanych z odwołaniem ich wyjazdu nie stanowi odszkodowania z tytułu kosztów bezpośrednio związanych z przesunięciem urlopu, ponieważ obecność pracownika w pracy nie oznaczała konieczności rezygnacji z podróży przez jego żonę i dzieci. Inaczej byłoby w sytuacji, gdyby pracownik planował urlop np. wyłącznie z dziećmi, które nie mogłyby same i bez nadzoru wyjechać na wycieczkę. Zwrot kosztów z tytułu niewykorzystanej wycieczki przez żonę i dzieci pracownika stanowi zatem jego przychód ze stosunku pracy i należy od niego obliczyć i opłacić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 117 § 2, art. 164, art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

45. Czy z powodu dużej różnicy w podwyżce wynagrodzenia pracownik może dochodzić odszkodowania za nierówne traktowanie W związku ze zmianami organizacyjnymi w naszej firmie dokonaliśmy modyfikacji stanowisk zatrudnionych specjalistów, powierzając im większy zakres obowiązków i odpowiedzialności, a także zupełnie nowe funkcje, do wykonywania których nie posiadają odpowiednich kwalifikacji. Mimo że wynagrodzenia tych osób znacznie wzrosły, to w przypadku jednego z takich stanowisk podwyżka była symboliczna. Pracownik zatrudniony na tym stanowisku, w porównaniu do pozostałych osób ma bardzo wysokie kwalifikacje i wieloletnie doświadczenie zawodowe. Czy z powodu dużej różnicy w podwyżce wynagrodzenia pracownik ten może dochodzić od nas odszkodowania za nierówne traktowanie w zatrudnieniu?

Tak. Pracownik ma prawo poczuwać się dyskryminowany z powodu nierównych podwyżek. Nieuwzględnienie przez Państwa zasady równego traktowania w zakresie wynagrodzenia powoduje, że pracownik może dochodzić swoich racji w sądzie.

WWW.INFOR.PL

55

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Ustalając wynagrodzenie pracowników pracodawca powinien brać pod uwagę różne czynniki, które wpływają na jego wysokość, m.in. wykształcenie, dotychczasowe doświadczenie zawodowe i zakres odpowiedzialności na danym stanowisku. Natomiast awans pracownika zazwyczaj wiąże się m.in. ze zwiększonym zakresem obowiązków i wymagań m.in. w zakresie posiadania odpowiednich kwalifikacji. Niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo niesłuszne pominięcie pracownika przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracodawcy. W tej sytuacji pracownikowi należy wyrównać wynagrodzenie do wysokości przysługującej innym osobom zatrudnionym w firmie na tych samych lub podobnych stanowiskach albo o podobnej odpowiedzialności. Jeżeli pracodawca tego nie zrobi, wówczas dochodzenie przez pracownika wyrównania wynagrodzenia może być zasadne. UWAGA! Niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo niesłuszne pominięcie pracownika przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracodawcy. O dyskryminacji w wynagradzaniu możemy mówić dopiero wówczas, gdy wynagrodzenie pracownika dostrzegalnie odbiega od wynagrodzenia innych pracowników wykonujących pracę jednakową lub o jednakowej wartości (wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2011 r., I PK 232/10, OSNP 2012/11–12/133). Taka sytuacja miała miejsce w Państwa przypadku. Pracodawca, który nie chce narazić się na zarzut dyskryminacji pracownika, powinien stosować jedynie obiektywne kryteria zróżnicowania. Za dopuszczalne uznaje się w szczególności staż pracy oraz kwalifikacje zawodowe pracownika. Jeżeli pracownik, który wnioskuje o wyrównanie wynagrodzenia, takiego wyrównania nie otrzyma i wniesie w tym zakresie powództwo przeciwko pracodawcy, to pracodawca będzie musiał udowodnić przed sądem pracy, że nie doszło do dyskryminacji. W praktyce pracodawca będzie musiał udowodnić, że zróżnicowana sytuacja płacowa pracowników była podyktowana obiektywnymi kryteriami. Natomiast pracownik musi wskazać przyczyny dyskryminacji oraz okoliczności potwierdzające nierówne traktowanie z tego powodu (wyrok Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2007 r., II PK 180/06). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 113, art. 183a–183d ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

46. Czy opłacić składki od odszkodowania za zakaz konkurencji, jeśli pracownik został przywrócony do pracy Nasz pracownik, który był zatrudniony na kierowniczym stanowisku, otrzymywał po ustaniu zatrudnienia odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji – oczywiście nieoskładkowane. Wniósł pozew do sądu i został przywrócony do pracy. Czy w związku z tym od wypłaconego mu odszkodowania musimy teraz naliczyć składki?

Od odszkodowania wypłaconego pracownikowi za okres do dnia jego powrotu do pracy nie należy opłacać składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Odszkodowanie to należy potraktować jak odszkodowanie za zakaz konkurencji obowiązujący po ustaniu zatrudnienia. Pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym w okresie od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. Rozwiązanie umowy o pracę, chociaż z naruszeniem przepisów Kodeksu pracy, wywiera skutki w zakresie podlegania przez pracownika ubezpieczeniom społecznym. Po rozwiązaniu umowy o pracę i ustaniu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w terminie 7 dni od dnia zwolnienia (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przypadku gdy pracownik zgłosi się do pracy w terminie 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia i nastąpi reaktywacja stosunku pracy, ZUS uznaje, że cały okres pozostawania bez pracy jest okresem ubezpieczenia.

56

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Jeśli następuje reaktywacja stosunku pracy na podstawie wyroku o przywróceniu pracownika do pracy, ZUS uznaje, że nie wystąpiła przerwa w ubezpieczeniach pracownika. Taka interpretacja nie wynika wprost z obowiązujących przepisów, ale jest korzystna dla ubezpieczonego i oznacza, że osoba przywrócona do pracy podlegała ubezpieczeniom społecznym jako pracownik przez cały ten czas – w tym także w okresie od dnia ustania stosunku pracy wskutek wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę do dnia przywrócenia do pracy. Tym samym pracodawca powinien zgłosić przywróconego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA z kodem 01 10 xx od następnego dnia po rozwiązaniu umowy wskutek wadliwego jej wypowiedzenia. Powinien również złożyć deklaracje rozliczeniowe korygujące wraz z zerowymi imiennymi raportami miesięcznymi z podaną zerową podstawą wymiaru składek oraz z zerową kwotą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli w poszczególnych miesiącach pracownik nie otrzymał żadnego przychodu. Natomiast składki od wynagrodzenia należnego za okres pozostawania bez pracy powinny zostać rozliczone w raporcie ZUS RCA składanym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata tego wynagrodzenia. Z pracownikami, którzy w trakcie zatrudnienia mają dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, pracodawcy mają możliwość zawarcia umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 1012 Kodeksu pracy. Odszkodowania wypłacane byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy na podstawie takiej umowy są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, a także na ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Wypłacane pracownikowi odszkodowanie jest swego rodzaju ekwiwalentem za to, że pracownik powstrzymuje się w tym okresie od wykonywania pracy konkurencyjnej na rzecz innych podmiotów niż były pracodawca. Charakter tej wypłaty nie ulega zmianie, gdy pracownik równocześnie występuje na drogę sądową, podnosząc naruszenie przepisów Kodeksu pracy przy rozwiązywaniu z nim umowy o pracę i żądając przywrócenia go do pracy. Mimo wyroku o przywróceniu pracownika do pracy, pracownik zachowuje prawo do odszkodowania za zakaz konkurencji. Odszkodowanie nie przysługuje pracownikowi od dnia jego powrotu do pracy. Jeżeli za okres po powrocie do pracy płatnik nadal wypłacałby takie odszkodowanie, to przychód ten nie byłby już zwolniony ze składek. Jeżeli odszkodowanie obejmowało np. okres 1 roku i zostało wypłacone jednorazowo za cały okres, a po 9 miesiącach pracownik został przywrócony do pracy, to część odszkodowania za okres 3 miesięcy jest nienależna i w pierwszej kolejności powinna zostać przez pracownika zwrócona jako świadczenie nienależne. Gdyby pracodawca „zrezygnował” z dochodzenia zwrotu tej części odszkodowania, to należy uznać, że pracownik uzyska przychód ze stosunku pracy, od którego powinny być naliczone składki. Przychód powstałby w miesiącu, w którym pracodawca zrezygnował z dochodzenia zwrotu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

§ 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – j.t. Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

47. Jak ustalić wysokość odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia Zwolniliśmy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na czas nieokreślony. Pracownik ma prawo do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, który upłynąłby 31 grudnia 2014 r. Jednak skróciliśmy

WWW.INFOR.PL

57

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

okres wypowiedzenia do 1 miesiąca w związku z upadłością firmy. Pracownik był wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 3000 zł. Jak obliczyć wynagrodzenie za skrócony okres wypowiedzenia? Czy będzie to odszkodowanie?

Za skrócony okres wypowiedzenia pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Jego wysokość powinni Państwo ustalić według zasad stosowanych przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę następuje z upływem okresu wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia zależy natomiast od stażu pracy u danego pracodawcy. Przepisy prawa pracy pozwalają pracodawcy na jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. O takiej możliwości decyduje jednoczesne spełnienie trzech przesłanek: ■ umowa o pracę musi być zawarta na czas nieokreślony, ■ okres wypowiedzenia umowy o pracę musi wynosić 3 miesiące w chwili jej wypowiadania, ■ przyczyną wypowiedzenia jest upadłość lub likwidacja pracodawcy albo inne przyczyny niedotyczące pracownika. Za pozostałą (skróconą) część okresu wypowiedzenia pracodawca ma obowiązek zapłacić pracownikowi odszkodowanie (art. 361 Kodeksu pracy). Przy jego obliczaniu należy stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. A zatem do podstawy wymiaru odszkodowania należy przyjąć: ■ stałe miesięczne składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odszkodowania, ■ składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odszkodowania, w średniej wysokości z tego okresu, ■ składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odszkodowania, w średniej wysokości z tego okresu. W podstawie wymiaru odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia nie należy ujmować składników wyłączonych z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. W omawianym przypadku pracownik jest wynagradzany stałą miesięczną stawką w wysokości 3000 zł. Za 1 miesiąc skróconego okresu wypowiedzenia otrzyma 3000 zł, a za pozostałą część tego okresu, tj. za 2 miesiące, odszkodowanie w wysokości 6000 zł. Zarówno wynagrodzenie za 1 miesiąc wypowiedzenia, jak i odszkodowanie za jego pozostałą część należy wypłacić pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy. Odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ale od jego wartości należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Wynagrodzenie za skrócony okres wypowiedzenia i odszkodowanie z tytułu jego skrócenia pracodawca powinien wypłacić w dniu rozwiązania stosunku pracy. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 36, art. 361 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 14–17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353

●

§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

58

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

48. Czy rekompensaty wypłacone z tytułu zlikwidowanych nagród jubileuszowych należy wyłączyć z podstawy wymiaru składek Od 1 listopada 2014 r., w wyniku zmiany przepisów płacowych i upływu dokonanych indywidualnych wypowiedzeń zmieniających, zaprzestaliśmy w naszej firmie wypłacania nagród jubileuszowych, które przysługiwały pracownikom nie częściej niż raz na 5 lat. Nagrody te nie były wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Na skutek interwencji strony związkowej rozważamy wypłatę rekompensat za utracone (zlikwidowane) nagrody jubileuszowe. Rekompensaty miałyby zostać wypłacone na podstawie zarządzenia zarządu spółki. Czy rekompensaty te będą stanowiły podstawę wymiaru składek, czy będą zwolnione ze składek ZUS?

Wypłata rekompensaty w związku z likwidacją nagrody jubileuszowej jest zwolniona z oskładkowania, ponieważ wcześniej przepisy płacowe obowiązujące w Państwa zakładzie pracy przyznawały do niej prawo nie częściej niż co 5 lat. Nie będzie miało przy tym znaczenia, czy od daty nabycia prawa do poprzedniej nagrody jubileuszowej minęło 5 lat. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) pracowników stanowią przychody uzyskiwane z tytułu umowy o pracę, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Składek na ubezpieczenia społeczne nie opłaca się m.in. od przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wśród przychodów zwolnionych ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wymienione zostały m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego). Wskazane wyłączenie dotyczy nagród jubileuszowych związanych z jubileuszem pracownika, nie dotyczy natomiast nagród jubileuszowych związanych np. z jubileuszem zakładu pracy. Przepis rozporządzenia składkowego ma również zastosowanie w sytuacji, gdy pracodawca, likwidując w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania dla zatrudnionych u niego pracowników prawo do nagród jubileuszowych, przewiduje możliwość wypłaty świadczeń pieniężnych mających charakter rekompensaty za rezygnację z przyznawania nagród jubileuszowych. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek można zastosować również do kwot rekompensat za zlikwidowane nagrody jubileuszowe, jeżeli nagrody te przed likwidacją przysługiwały pracownikom nie częściej niż co 5 lat. Bez znaczenia pozostaje natomiast data wypłacenia takiej rekompensaty pracownikowi. Tym samym wypłata tego rodzaju świadczenia może nastąpić w okresie krótszym niż 5 lat od daty uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej. PRZYKŁAD Spółka z o.o. od 2015 r. zaprzestała wypłacania nagród jubileuszowych, które przed tą datą, zgodnie z zasadami ich przyznawania wynikającymi z ówczesnych przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy, przysługiwały pracownikom nie częściej niż co 5 lat. Tym samym nie stanowiły podstawy wymiaru składek ZUS. Zarząd spółki podjął jednak decyzję o wypłacie jednorazowych rekompensat za zlikwidowane nagrody. Rekompensaty te są wyliczane w następujący sposób: pracownik, który otrzymał ostatnią nagrodę np. w lutym 2013 r., otrzymuje rekompensatę za okres od marca 2013 r. do 31 grudnia 2014 r., czyli za 22 miesiące, przypadające na okres od wypłaty ostatniej nagrody do grudnia 2014 r.,

WWW.INFOR.PL

59

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

tj. do ostatniego miesiąca, w którym nagrody funkcjonowały. Podstawą rekompensaty wypłaconej temu pracownikowi jest kwota nagrody jubileuszowej, jaką pracownik uzyskałby po upływie kolejnych 5 lat od uzyskania poprzedniej nagrody, podzielona przez 60 miesięcy, a następnie pomnożona przez 22 miesiące. Rekompensaty ustalone na takich warunkach spełniają warunki wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

art. 81 ust. 1 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860

49. Jakie skutki powoduje umorzenie pracownikowi odszkodowania za wyrządzoną szkodę Chcemy umorzyć pracownikowi część należności z tytułu wyrządzonej szkody. Czy wartość umorzenia będzie przychodem dla pracownika?

Tak. Po stronie pracownika powstanie przychód, od którego powinni Państwo naliczyć podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Przepisy nie wykluczają możliwości umorzenia pracownikowi w całości lub w części odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Wiąże się to jednak z powstaniem po stronie pracownika przychodu z tytułu umorzenia, który trzeba opodatkować podatkiem dochodowym. Takie stanowisko zajmują także organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej z 24 stycznia 2006 r. (sygn. A1-D-415–403/2005) stwierdził, że: (...) skoro zatem pracodawca zwolni pracownika z obowiązku zapłaty za niedobór, wówczas niedobór obciąża pracodawcę, pracodawca ponosi zatem świadczenie pieniężne za pracownika. Powyższe świadczenie z tytułu umorzenia zobowiązania, zdaniem organu II instancji, stanowi przysporzenie po stronie pracownika. Stanowi to przychód pracownika, od którego płatnik zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od łącznego przychodu (wynagrodzenia za pracę i umorzonego zobowiązania) (...).

IS

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy należy bowiem uważać wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Zasadniczo wszelkie świadczenia na rzecz pracownika podlegają opodatkowaniu, w tym także wartość umorzonego pracownikowi odszkodowania z tytułu odpowiedzialności materialnej. Takie nieodpłatne świadczenie będzie ponadto stanowiło podstawę obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika. PRZYKŁAD W sierpniu 2014 r. pracodawca wymieniał dach nad pomieszczeniem magazynowym i zobowiązał magazyniera do zabezpieczenia palet z mąką przed ewentualnym deszczem. Pracownik zapomniał o poleceniu pracodawcy i udał się do domu. Następnego dnia okazało się, że wskutek opadów deszczu zostały zalane 2 palety mąki. Pracodawca wycenił szkodę na 2000 zł, co stanowiło 1-miesięczne wynagrodzenie magazyniera. Strony sporządziły ugodę, w której pracownik zobowiązał się do zapłaty odszkodowania w 4 równych ratach po 500 zł miesięcznie, począwszy od września. W grudniu 2014 r. pracodawca oświadczył pracownikowi, że umarza mu ostatnią ratę odszkodowania. Na tę okoliczność pracownik

60

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

i pracodawca sporządzili aneks do ugody. Umorzona kwota odszkodowania w wysokości 500 zł stanowi dla pracownika przychód, który pracodawca powinien opodatkować i od którego powinien odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zakładając, że pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2, lista płac za grudzień 2014 r. powinna wyglądać następująco: 1.

Wynagrodzenie z umowy o pracę

2000,00 zł

2.

Wartość umorzenia

3.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

2500,00 zł

4.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

2500,00 zł

5.

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik 9,76%

6.

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik 1,5%

37,50 zł

7.

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik 2,45%

61,25 zł

8.

Razem ZUS – pracownik

342,75 zł

9.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

111,25 zł

10.

Ulga podatkowa

11.

Przychód

2500,00 zł

12.

Podstawa opodatkowania

2046,00 zł

13.

Podatek dochodowy (18%)

368,28 zł

14.

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

15.

Składka zdrowotna 7,75% – do odliczenia z podatku

167,19 zł

16.

Składka zdrowotna 9% – do przekazania do ZUS

194,15 zł

17.

Zaliczka na podatek do US

201,00 zł

18.

Do wypłaty (poz. 1 – poz. 8 – poz. 16 – poz. 17)

500,00 zł

244,00 zł

46,33 zł

2157,25 zł

1262,10 zł

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 119 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662,

●

art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

50. Czy pracodawca musi naprawić szkodę wyrządzoną przez pracownika innemu pracownikowi Jeden z naszych pracowników uległ wypadkowi przy pracy, którego sprawcą był inny pracownik. W wyniku wypadku został zniszczony prywatny laptop poszkodowanego pracownika, którego używał w pracy do celów służbowych. Kto w takiej sytuacji powinien wypłacić odszkodowanie za wyrządzoną szkodę – my, jako pracodawca, czy pracownik, który spowodował wypadek?

Do wypłaty poszkodowanemu pracownikowi odszkodowania za wyrządzoną mu szkodę zobowiązany jest pracodawca. Mogą jednak Państwo dochodzić od sprawcy wypadku zwrotu wypłaconej rekompensaty. Pracownikowi, który uległ wypadkowi przy pracy i w związku z tym utracił lub zostały mu uszkodzone należące do niego przedmioty osobistego użytku oraz przedmioty niezbędne do wykonywania pracy,

WWW.INFOR.PL

61

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

z wyłączeniem pojazdów samochodowych i wartości pieniężnych, przysługuje od pracodawcy odszkodowanie (art. 2371 § 2 Kodeksu pracy). Przedmiotami osobistego użytku są rzeczy związane z osobą pracownika i nieudostępniane innym osobom. Natomiast przedmioty niezbędne do wykonywania pracy to takie, bez których pracownik nie mógłby starannie wykonywać powierzonych mu obowiązków. Wynika z tego, że pracodawca nie odpowiada za inne rzeczy, które pracownik przyniósł ze sobą do pracy i nie miały one związku ze świadczoną pracą, np. telewizor czy radio. Pracownik, który spowodował wypadek, w wyniku którego zniszczeniu uległ sprzęt innego pracownika, nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pokrzywdzonego pracownika. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 12 czerwca 1976 r. (III CZP 5/76, OSNC 1977/4/61): (...) art. 120 § 1 Kodeksu pracy, wyłącza „dodatkową” odpowiedzialność pracownika obok zakładu pracy i ubezpieczyciela społecznego wobec drugiego pracownika poszkodowanego na skutek wypadku przy pracy, przy założeniu, że szkoda została wyrządzona z winy nieumyślnej przy wykonywaniu przez sprawcę obowiązków pracowniczych (...).

SN

W razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca (art. 120 Kodeksu pracy). Osobą trzecią jest osoba fizyczna lub prawna niebędąca pracodawcą tego pracownika. Zatem za taką osobę należy uważać także innego pracownika zatrudnionego w tej samej firmie. Jeżeli szkodę wyrządzi pracownik, za jej skutki odpowiada pracodawca, wypłacając odszkodowanie osobie pokrzywdzonej (pracownikowi). Pokrzywdzony pracownik może bowiem żądać odszkodowania od pracodawcy wówczas, gdy inny pracownik wyrządził mu szkodę z winy nieumyślnej, a zatem wtedy, gdy, co prawda, nie chciał wyrządzić szkody, ale zrobił to wskutek niedbalstwa czy lekkomyślności. Poza tym, warunkiem odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy wobec osoby trzeciej jest wyrządzenie przez pracownika szkody przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych. Zatem szkoda musi pozostawać w normalnym, wewnętrzno-organizacyjnym i funkcjonalnym związku przyczynowym z powierzonymi mu czynnościami, które podjął na podstawie stosunku pracy w ramach wykonywania zadań związanych z przedmiotem działalności tego zakładu (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 1976 r., III PR 21/76, PiZS 1977/10/68). Oznacza to, że pracodawca mógłby uniknąć odpowiedzialności odszkodowawczej, gdyby jego pracownik wyrządził szkodę jedynie obok czy przy sposobności wykonywania obowiązków pracowniczych. Nie dotyczy to jednak sytuacji, która wydarzyła się w Państwa firmie. Ponieważ zniszczenie mienia pracownika miało miejsce w trakcie wypadku przy pracy, tj. w czasie wykonywania pracy przez pracownika, pracownik-sprawca nie poniesie odpowiedzialności wobec poszkodowanego pracownika. Mogą jednak Państwo dochodzić od sprawcy wypadku zwrotu wypłaconego odszkodowania do wysokości nieprzekraczającej 3-miesięcznego wynagrodzenia tej osoby (art. 120 § 2 Kodeksu pracy). PRZYKŁAD Pracownik uległ wypadkowi przy pracy, podczas którego zostały całkowicie zniszczone jego okulary. Ustalono, że wartość okularów, biorąc pod uwagę ich dotychczasowe zużycie, wyniosła 350 zł i w tej wysokości pracodawca wypłacił pracownikowi odszkodowanie. Takie postępowanie było prawidłowe. Odszkodowanie uzyskane przez pracownika od pracodawcy jest zwolnione ze składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia składkowego) i od podatku (art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 119–122, art. 2371 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

●

art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

62

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

51. Czy pracownikowi, który rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia, przysługuje odszkodowanie Wypowiedzieliśmy pracownikowi umowę o pracę z powodu likwidacji stanowiska. Trzymiesięczny okres wypowiedzenia, który obowiązuje pracownika, skróciliśmy do 1 miesiąca. Po kilku dniach od doręczenia pracownikowi pisma o wypowiedzeniu umowy złożył on pismo o wypowiedzeniu umowy w trybie natychmiastowym z winy pracodawcy z powodu niewypłacenia mu nagrody jubileuszowej w terminie. Czy w tej sytuacji pracownika nadal obowiązuje nasze wypowiedzenie, a tym samym czy jesteśmy zobowiązani do wypłaty odszkodowania za 2 miesiące wypowiedzenia?

Do zakończenia stosunku pracy z pracownikiem doszło w wyniku rozwiązania przez niego umowy o pracę bez wypowiedzenia, a nie na skutek wypowiedzenia dokonanego przez Państwa. Zatem nie ma podstaw do wypłaty odszkodowania za 2 miesiące skróconego okresu wypowiedzenia. Pracownik może jednak domagać się od Państwa przed sądem odszkodowania w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy. Umowa o pracę tego pracownika rozwiąże się nie w wyniku wypowiedzenia przez pracodawcę, lecz w trybie bez wypowiedzenia z winy pracodawcy na podstawie art. 55 § 11 Kodeksu pracy i taką podstawę ustania stosunku pracy powinni Państwo podać w świadectwie pracy. Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków musi być poprzedzone winą umyślną lub co najmniej rażącym niedbalstwem pracodawcy. Dodatkowo takie zachowanie zatrudniającego powinno naruszać istotne interesy pracownika. W wyroku z 4 kwietnia 2000 r. (I PKN 516/99, OSNP 2001/16/516) Sąd Najwyższy stwierdził, że: pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi w terminie całości wynagrodzenia, ciężko narusza swój podstawowy obowiązek z winy umyślnej, choćby z przyczyn niezawinionych nie uzyskał środków finansowych na wynagrodzenia.

SN

Należy przy tym wziąć pod uwagę, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika jest skuteczne, bez względu na to, czy wskazane przez niego przyczyny rzeczywiście występują. Natomiast odszkodowanie z tego tytułu przysługuje pracownikowi tylko w sytuacji uzasadnionego rozwiązania przez niego umowy o pracę. Oznacza to, że jeżeli pracodawca wykaże przed sądem, że nie było podstaw do zakończenia stosunku pracy w trybie natychmiastowym z winy zakładu pracy, to pracownik nie będzie miał prawa do odszkodowania. W takim przypadku pracodawca nie może żądać przywrócenia pracownika do pracy, ale może przed sądem wystąpić o odszkodowanie od pracownika. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 29 kwietnia 2005 r. (III PK 2/05, OSNP 2005/23/372): nieuzasadnione rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 k.p. usprawiedliwia żądanie od pracownika odszkodowania (art. 611 k.p.), niezależnie od tego, czy pracodawca poniósł szkodę.

SN

PRZYKŁAD Pracownik działu technicznego rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia w związku z tym, że jego przełożony – dyrektor ds. technicznych – odmówił mu skierowania na roczny kurs języka niemieckiego. Dyrektor uzasadnił swoją decyzję tym, że znajomość tego języka nie jest niezbędna przy wykonywaniu pracy przez tego pracownika. Po ustaniu stosunku pracy okazało się, że pracownik wyjechał do Niemiec do pracy. Przełożony wykazał, że nie doszło do naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, który rozstał się w sposób natychmiastowy z pracodawcą w celu wyjazdu do pracy za granicę. Wobec tego wystąpił z pozwem do sądu pracy o odszkodowanie od pracownika na podstawie art. 611 Kodeksu pracy i wygrał proces. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 361 § 1, art. 55 § 11 i § 2, art. 611 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

WWW.INFOR.PL

63

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

●

§ 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

52. Jakie wynagrodzenie za wykonanie zlecenia może przyznać sąd od pozwanego zleceniodawcy, jeżeli w ugodzie nie określono, czy wypłata przysługuje w wysokości brutto, czy netto Były zleceniobiorca wystąpił do nas z powództwem o zapłatę wynagrodzenia. W pozwie nie było informacji, o jaką wysokość wynagrodzenia chodzi, brutto czy netto. W wyniku negocjacji postanowiliśmy zawrzeć ze zleceniobiorcą ugodę pozasądową. W ugodzie zobowiązaliśmy się do zapłaty zaległego wynagrodzenia w wysokości zgodnej z żądaniem pozwu. Podaną w nim kwotę rozumiemy jako brutto i wypłaciliśmy tej osobie wynagrodzenie po potrąceniach z tytułu składek i podatku. Jednak zleceniobiorca nie zgadza się z naszym stanowiskiem i żąda pełnej kwoty z ugody. Czy nasze postępowanie było prawidłowe? Czy gdyby sąd zasądził na rzecz zleceniobiorcy sporną kwotę, byłaby to kwota netto czy brutto?

Państwa postępowanie było prawidłowe. Gdyby kwotę wynagrodzenia na rzecz zleceniobiorcy zasądził sąd, to Państwo wykonując wyrok musieliby potrącić z zasądzonej kwoty należności publicznoprawne, tj. składki ZUS i podatek. Państwa były zleceniobiorca domagał się w pozwie wynagrodzenia z umowy zlecenia nie określając jego wysokości jako brutto lub netto. Żądane świadczenie nie było zwolnione z obowiązku opłacenia zaliczki na podatek dochodowy (jak w przypadku odszkodowań czy rent należnych na podstawie Kodeksu cywilnego) oraz składek ZUS. Chodzi zatem o wynagrodzenie w kwocie brutto, od którego należy odprowadzić ewentualne zobowiązania z tytułu składek i podatku. Zawarta przez Państwa ugoda pozasądowa odnosiła się do roszczenia określonego w pozwie. Trzeba zatem przyjąć, że negocjacje stron co do wysokości należnej kwoty również odnosiły się do wyraźnie sprecyzowanego w pozwie roszczenia w kwocie brutto. W takiej sytuacji nie można mieć wątpliwości, że zobowiązanie do wypłaty dotyczyło również kwoty brutto. Jedynie wyraźne i precyzyjne sformułowanie w treści ugody, że chodzi o kwotę netto, umożliwiałoby przyjęcie innej interpretacji treści ugody (art. 65 § 2 Kodeksu cywilnego). Określenie obowiązku wypłaty w kwocie netto w ugodzie sądowej czy pozasądowej nie jest zatem z góry wykluczone, ale każdorazowo powinno wynikać w sposób niebudzący wątpliwości z ugody, tym bardziej że w każdym tego rodzaju porozumieniu strony określają wzajemne obowiązki zazwyczaj w całkowicie dowolny sposób. PRZYKŁAD Strony sporu o zaległe wynagrodzenie doszły do porozumienia, że na całkowite zaspokojenie roszczeń powoda pozwany zapłaci mu kwotę netto 10 000 zł i zawarły w tym celu ugodę. Powód, aby otrzymać pełną wynegocjowaną kwotę, powinien dopilnować, by w ugodzie znalazło się sformułowanie, że pozwany zapłaci mu kwotę 10 000 zł netto. Obowiązek zapłaty zaliczki na podatek i składek na ubezpieczenia społeczne od tak ustalonej kwoty, nawet jeśli nie zostanie wyraźnie sformułowany w ugodzie, będzie obciążał pozwanego. W uchwale z 7 sierpnia 2001 r. (III ZP 13/01 OSNP 2002/2/35) Sąd Najwyższy uznał, że sąd pracy, zasądzając wynagrodzenie za pracę, nie odlicza od tego wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne. W powołanej uchwale z 7 sierpnia 2011 r. Sąd Najwyższy, odwołując się nie tylko do prawa pracy, ale i prawa podatkowego, szeroko umotywował swoje stanowisko dotyczące powinności zasądzania wynagrodzenia w kwocie brutto także wtedy, gdy pozew nie precyzuje, czy powód domaga się kwoty netto czy brutto. Ma ono również zastosowanie w przypadku domagania się wynagrodzenia z umowy zlecenia. Wynagrodzenie z tej umowy jest obłożone należnościami

64

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

publicznoprawnymi na podobnych zasadach. Jeśli powód nie określił w pozwie w sposób wyraźny, że domaga się wynagrodzenia netto, należy uznać, że jego żądaniem było zasądzenie wynagrodzenia brutto. Również w późniejszych wyrokach, np. z 6 stycznia 2009 r. (II PK 117/08), Sąd Najwyższy nie miał wątpliwości, że sąd pracy zasądza wszystkie świadczenia będące pochodną wynagrodzenia za pracę w kwotach brutto, czyli mając na uwadze, że podstawa przyjęta do tych wyliczeń (wynagrodzenie za wykonaną pracę) uwzględnia konieczność odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 65, art. 917 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

53. Czy odszkodowania wypłacone w wyniku ugody należy opodatkować i oskładkować Nasza spółka zobowiązała się w drodze ugody sądowej do zapłaty odszkodowania byłemu pracownikowi za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę. Kwota odszkodowania nie przekracza 3-miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Obowiązujący u nas regulamin wynagradzania przewiduje, że jeżeli umowa o pracę zostaje rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę, pracownikom przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za 2 tygodnie. Czy jako były pracodawca powinniśmy od odszkodowania pobrać zaliczkę na podatek oraz składki ZUS?

Zarówno odszkodowanie wynikające z ugody sądowej zawartej z pracownikiem, jak i odszkodowanie przyznane na podstawie postanowień zawartych w Państwa regulaminie wynagradzania jest zwolnione z podatku dochodowego oraz nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż jego wysokość oraz zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw (w tym przypadku Kodeksu pracy) lub zakładowych źródeł prawa pracy (regulaminów wynagradzania). Zwolnione z podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub z przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub jeżeli ich zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów. Wyjątek w tym zakresie stanowią (podlegają opodatkowaniu): ■ określone w prawie pracy odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, ■ odprawy pieniężne wypłacane na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, ■ odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym, ■ odszkodowania przyznane na podstawie przepisów o zakazie konkurencji, ■ odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ■ odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane według skali lub jak dochody z pozarolniczej działalności lub działów specjalnych produkcji rolnej, ■ odszkodowania wynikające z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe (art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o pdof). Wypłacone przez Państwa świadczenia (zarówno odszkodowanie z ugody sądowej, jak i odszkodowanie wynikające z regulaminu wynagradzania) są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składek na te ubezpieczenia nie należy bowiem opłacać m.in. od wszelkiego rodzaju świadczeń odszkodowawczych związanych z rozwiązaniem umowy o pracę, tj. odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych pracownikom z powodu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, tj. z tytułu: ■ rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy,

WWW.INFOR.PL

65

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę bądź rozwiązania jej bez wypowiedzenia, niezgodnego z prawem skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (§ 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad wymiaru składek).

■ ■ ■

Warunkiem niezbędnym do zastosowania zwolnienia składkowego jest wyłącznie faktyczne rozwiązanie umowy o pracę we wskazanym trybie i wypłacenie pracownikowi odszkodowania przysługującego w związku z takim rozwiązaniem. PRZYKŁAD Pracownik nabył prawo do odszkodowania gwarantowanego przez regulamin wynagradzania w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia w przypadku, gdy umowę wypowiada pracodawca. Odszkodowanie z przepisów zakładowych jest zwolnione z podatku i ze składek ZUS. Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną 3300 zł. Wypłata odszkodowania w wysokości 3300 zł nastąpiła razem z wypłatą ostatniego wynagrodzenia należnego pracownikowi za styczeń 2015 r. Pracownik złożył PIT-2 i ma prawo do podstawowych kup. Rozliczenie wynagrodzenia i odszkodowania powinno wyglądać następująco: Lista płac za styczeń 2015 r. 1.

Wynagrodzenie zasadnicze

3300,00 zł

2.

Odszkodowanie z regulaminu wynagradzania

3300,00 zł

3.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

3300,00 zł

4.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

3300,00 zł

5.

Składka na ubezpieczenie emerytalne – 9,76% (pracownik) (poz. 3 x 9,76%)

6.

Składka na ubezpieczenia rentowe – 1,5% (pracownik) (poz. 3 x 1,5%)

49,50 zł

7.

Składka na ubezpieczenie chorobowe – 2,45% (pracownik) (poz. 4 x 2,45%)

80,85 zł

8.

Razem ZUS – 13,71% (pracownik)

9.

Przychód (poz. 1 + poz. 2)

10.

Koszty uzyskania przychodu

11.

Ulga podatkowa

12.

Podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu) (poz. 1– poz. 8 – poz. 10)

2736,00 zł

13.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 3 – poz. 8)

2847,57 zł

14.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne – 7,75% (do odliczenia od podatku) (poz. 13 x 7,75%)

220,69 zł

15.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9% (do przekazania do ZUS) (poz. 13 x x 9%)

256,28 zł

16.

Podatek do US (po zaokrągleniu) (poz. 12 x 18% – poz. 11 – poz. 14)

225,00 zł

17.

Do wypłaty (poz. 1 + poz. 2 – poz. 8 – poz. 15 – poz. 16)

322,08 zł

452,43 zł 6600,00 zł 111,25 zł 46,33 zł

5666,29 zł

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

§ 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

●

art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1831

●

art. 45 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

66

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

V. Zfśs – jak przyznawać i wypłacać świadczenia 54. Czy sfinansowane z zfśs bilety do kina muszą być przyznawane z uwzględnieniem kryterium socjalnego Tworzymy zfśs. W ramach integracji chcemy wynająć salę kinową i zaprosić wszystkich pracowników na maraton filmowy. Czy ze środków funduszu możemy sfinansować bilety do kina dla wszystkich uprawnionych, bez stosowania kryterium socjalnego?

Tak. Mogą Państwo sfinansować z zfśs zakup biletów do kina bez stosowania kryterium socjalnego. Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs). Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Zatem pracodawca ma obowiązek weryfikowania sytuacji materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu w zakresie ustalania zasad przyznawania ulgowych usług i świadczeń. Dotychczas zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie przeważał pogląd, że przyznanie każdego świadczenia lub usługi finansowanej ze środków zfśs wymagało uprzedniego zbadania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Pogląd w tej sprawie został zmieniony wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (II PK 74/08). Z orzeczenia SN wynika, że prowadząc działalność socjalną należy rozróżniać dwa rodzaje świadczeń: ■ określone w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, które mają charakter ulgowy, ■ uregulowane wyłącznie w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs, tj. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Biorąc pod uwagę treść art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs (obowiązek stosowania kryterium socjalnego) oraz stanowisko SN w tym zakresie, stwierdzające, że:

SN

(...) powołany przepis nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług (...),

można przyjąć, że obowiązek uzależnienia przyznawanych świadczeń z zfśs od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej powstaje tylko w zakresie ulgowych usług i świadczeń. UWAGA! Zdaniem SN, obowiązek uzależnienia przyznawanych świadczeń z zfśs od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej powstaje tylko w zakresie ulgowych usług i świadczeń. Wobec tego należy rozróżnić dwa rodzaje świadczeń i usług socjalnych ze względu na ich adresatów: przyznawane indywidualnie, tzw. ulgowe, a także przyznawane grupowo, tzw. nieulgowe. Świadczenia lub usługi kierowane do konkretnej uprawnionej osoby, tzw. ulgowe, powinny być przyznawane ściśle według kryterium socjalnego. Nie mogą one stanowić formy dodatkowego wynagrodzenia dla wszystkich pracowników i nie powinny być przyznawane wszystkim uprawnionym według zasady

WWW.INFOR.PL

67

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

„każdemu po równo”. Dopuszczalne jest przeznaczenie środków funduszu na usługi i świadczenia o charakterze nieulgowym, jeżeli takie zapisy znajdą się w regulaminie zfśs. Jeśli zatem oprócz usług i świadczeń ulgowych Państwa regulamin przewiduje finansowanie z funduszu innych form działalności socjalnej, np. imprez firmowych, można w nim ustalić inne zasady korzystania z tego rodzaju świadczeń, bez stosowania kryterium socjalnego. Taką możliwość dopuścił również Sąd Najwyższy w powołanym wyżej wyroku i jako przykład wskazał organizację imprez integracyjnych na zasadzie powszechnej dostępności. Niektóre świadczenia lub usługi socjalne mogą być adresowane do większej liczby uprawnionych, jeżeli mają one charakter wypoczynkowy, kulturalno-oświatowy lub rekreacyjno-sportowy. Świadczeniem o charakterze nieulgowym będzie zatem np. spotkanie integracyjne, polegające na wspólnym oglądaniu seansu filmowego, które jest organizowane dla wszystkich pracowników i którego założeniem jest udział zatrudnionych na zasadzie równości. Do takich świadczeń można również zaliczyć m.in.: pikniki sportowo-rekreacyjne, ogniska, kulig czy spartakiady oraz imprezy kulturalno-oświatowe, np. przedstawienia teatralne. Z charakteru tych świadczeń wynika, że są one formą działalności socjalnej. Jednak z uwagi na założenie, że korzystanie z nich odbywa się na równych zasadach, zastosowanie kryterium socjalnego nie jest możliwe. Należy mieć na uwadze, że z funduszu nie można sfinansować imprez firmowych, które nie mają charakteru wypoczynkowego, rekreacyjnego lub kulturalnego. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

55. Jak ustalić dochód pracownika przy przyznawaniu świadczeń z zfśs Chcemy zmienić regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy możemy określić w nim, że świadczenia będą przyznawane na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika zawierającego określenie dochodów uzyskiwanych przez wszystkich jego domowników? Chodzi o to, że każdorazowo przed przyznaniem świadczenia z funduszu pracownik wypełniałby oświadczenie według przygotowanego wzoru i wpisywałby w nim, jaki jest dochód przypadający na członka jego rodziny. Czy takie określanie sytuacji materialnej, tj. z uwzględnieniem dochodów pozostałych członków rodziny pracownika, jest dopuszczalne? Dotychczas w regulaminie był zapis, że bierzemy pod uwagę jedynie wynagrodzenie pracownika.

Świadczenia z zfśs powinny być przyznawane z uwzględnieniem dochodów członków rodziny pracownika. W tym celu pracodawca ma prawo do informacji dotyczącej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika. Dlatego mogą Państwo określić podstawy przyznania świadczeń z funduszu w sposób wskazany w pytaniu. Wydatkowanie środków zfśs powinno następować na podstawie regulaminu tego funduszu (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Oznacza to, że ustalony w danej firmie regulamin tego funduszu powinien określać: ■ jakie świadczenia będą przysługiwały pracownikom danego zakładu pracy, ■ w jakiej sytuacji (tj. kiedy) pracownicy mogą otrzymać wymienione świadczenia, ■ jakie dokumenty są do tego potrzebne (tj. na jakiej podstawie świadczenia będą przyznawane). Regulamin zfśs powinien więc jasno ustalać zasady przyznawania świadczeń z funduszu, z uwzględnieniem kryterium socjalnego, czyli na podstawie obecnej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika ubiegającego się o dane świadczenie (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Dlatego pracodawca ma prawo do uzyskania wiedzy w tym zakresie o pracowniku. W konsekwencji ma prawo do wprowadzenia w regulaminie zfśs postanowień dotyczących konieczności składania oświadczeń, zaświadczeń czy innych dokumentów potwierdzających sytuację pracownika, obejmujących np. zarobki uzyskiwane u drugiego pracodawcy (w przypadku równoległego zatrudnienia w dwóch zakładach pracy) czy dochód pozostałych domowników pracownika. Takie informacje w pełni zobrazują sytuację socjalną pracownika, która może okazać się zupełnie inna przy uwzględnieniu wymienionych dochodów.

68

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PRZYKŁAD Pracownik otrzymuje miesięcznie 3000 zł wynagrodzenia. Na utrzymaniu ma niepracującą żonę i jedno małe dziecko. Jednak żona pracownika jest właścicielką dwóch mieszkań, z których jedno wynajmuje i otrzymuje z tego tytułu 1500 zł miesięcznie. Do tego posiada udziały w rodzinnej firmie i co roku otrzymuje pokaźne dywidendy. Przy ustalaniu dochodu pracownika na potrzeby zfśs należy uwzględnić również świadczenia, jakie otrzymuje żona pracownika, i ustalić dochód przypadający na jednego członka ich 3-osobowej rodziny. Skoro świadczenia z zfśs powinny być przyznawane na podstawie kryterium socjalnego, to nie może być obojętne, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich jego domowników. Sytuacja pracownika uprawnionego do korzystania z zfśs wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny (uzasadnienie wyroku SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99). W tym samym wyroku Sąd Najwyższy uznał również, że: (…) pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (…).

SN

Podobnie wypowiedział się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku opublikowanym na stronach GIODO uznał, że pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast uwzględnianie jedynie dochodów samego pracownika na potrzeby zfśs bez rozpatrywania jego sytuacji rodzinnej, materialnej i życiowej jest nieprawidłowe. Jest bowiem niezgodne z zasadami przyznawania świadczeń z zfśs. Dlatego obowiązujący u Państwa zapis w regulaminie zfśs, zgodnie z którym przy przyznawaniu świadczeń z zfśs należy uwzględniać tylko dochody pracownika, jest niewłaściwy i należy go zmienić. Treść regulaminu zfśs ustala pracodawca w uzgodnieniu z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (gdy w firmie nie działają żadne związki zawodowe). W przypadku gdy w firmie działa więcej niż jeden związek zawodowy, organizacje związkowe powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w sprawie treści regulaminu zfśs w terminie 30 dni. W przeciwnym razie decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Zatem aby mogli Państwo wprowadzić wymienione zmiany w regulaminie zfśs, muszą wyrazić na to zgodę działające w firmie związki zawodowe lub pracownik wybrany przez załogę, jeżeli w firmie nie działają żadne organizacje związkowe. W przypadku braku zgody związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników opisane w pytaniu zmiany, choć zgodne z prawem, nie mogą być wprowadzone do regulaminu, a w konsekwencji nie powinny być w firmie stosowane. Pracodawca może bowiem wymagać od pracowników jedynie podania takich danych lub dostarczenia takich dokumentów, które wyraźnie wskazuje regulamin zfśs. Gdy związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników nie zgodzą się na wprowadzenie proponowanych przez Państwa zmian, dobrze jest zachować korespondencję prowadzoną w tej sprawie z tymi organami. Będzie ona dowodem w razie kontroli PIP, że pracodawca chciał skorygować błędny regulamin zfśs, ale nie mógł tego zrobić ze względu na stanowisko związków zawodowych lub przedstawiciela pracowników. Posiadanie takiej dokumentacji może więc przyczynić się do uniknięcia przez pracodawcę nałożenia kary przez inspektora PIP. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost. zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

●

art. 27 ust. 1 i art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 167

WWW.INFOR.PL

69

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

56. Czy dofinansowanie z zfśs dla pracownika zatrudnionego na część etatu przyznawać w wysokości proporcjonalnej Czy pracownik, który jest zatrudniony na część etatu, powinien otrzymać dofinansowanie do wypoczynku proporcjonalnie do wymiaru etatu? Jak wartościować wysokość dofinansowania poszczególnym pracownikom?

Nie. Co do zasady, wysokość dofinansowania do wypoczynku uzależniona jest jedynie od sytuacji materialnej pracownika. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie (art. 8 ustawy o zfśs). W regulaminie funduszu, poza ogólnymi – socjalnymi warunkami przyznawania uprawnionym pomocy – można wprowadzić również dodatkowe kryteria. Pracodawca może stworzyć tzw. progi dochodowe pracowników, które uprawniają ich do pomocy socjalnej w określonej wysokości (np. dopłat do wypoczynku). Podstawowym kryterium, jakim należy się kierować przy przyznawaniu świadczeń z zfśs, jest zatem zawsze sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionych osób. Zdaniem Sądu Najwyższego, pracodawca administrujący środkami zfśs nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej komisji socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs (wyrok z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00). Przyznawanie świadczeń z zfśs musi być zawsze uzależnione od sytuacji materialnej uprawnionych osób. Oceniając sytuację życiową i materialną pracowników i ich rodzin, należy brać pod uwagę zarówno wysokość pobieranego w danym zakładzie pracy wynagrodzenia (np. według wprowadzonych w regulaminie progów), jak i dochód przypadający na jednego członka rodziny. Istotne jest, aby świadczenia z tego funduszu trafiały do osób faktycznie potrzebujących pomocy – czyli znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej. Bez wpływu na te kryteria pozostaje natomiast wymiar etatu, w jakim pracownik świadczy pracę. Podobnie jest z innymi elementami stosunku pracy pracowników – takimi jak np. rodzaj, godziny wykonywanej pracy, stanowisko czy miejsce świadczenia pracy. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2 ust. 1, art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

57. Kiedy rozwiedziony pracownik może ubiegać się o świadczenia z zfśs na dziecko Nasz pracownik jest po rozwodzie. Ma syna, na którego płaci alimenty. Pracownik nie mieszka z synem. Czy na dziecko tego pracownika przysługuje dofinansowanie z zfśs do kolonii, biletów do kina czy świadczenia w postaci wczasów pod gruszą? Dodam, że zgodnie z obowiązującym u nas regulaminem zfśs, dochód na członka rodziny jest ustalany na podstawie sytuacji materialnej pracowników i może być obniżany o kwotę płaconych alimentów.

Tak. Pracownik może ubiegać się o świadczenia z zfśs. Fakt, że po rozwodzie nie mieszka z synem, nie wyłącza pracownika z kręgu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych w postaci np. wczasów pod gruszą czy dopłat do kolonii jego dziecka. Ze względu na to, że pracownik płaci alimenty,

70

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

a zatem ponosi koszty utrzymania dziecka, może się ubiegać o wsparcie z zfśs na warunkach wskazanych w regulaminie funduszu. Ze środków zfśs pracodawca może sfinansować m.in. działalność: ■ kulturalno-oświatową (np. zakup biletów do kina, teatru) oraz sportowo-rekreacyjną (np. bilety na basen, na siłownię), ■ na rzecz różnych form wypoczynku, m.in.: – wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą), – kolonii, – obozów, zimowisk dla dzieci i młodzieży. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu socjalnego musi być uzależnione od tzw. kryterium socjalnego, czyli od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Przepisy nie określają definicji „sytuacja życiowa i rodzinna” ani nie wskazują sposobu ustalania sytuacji materialnej osób uprawnionych, dlatego szczegółowe regulacje w tym zakresie powinny znaleźć się w regulaminie zfśs. Przy dokonywaniu tego ustalenia powszechnie stosowana jest zasada obliczania przeciętnego dochodu przypadająca na osobę w gospodarstwie domowym. Regulamin zfśs może ponadto przewidywać możliwość odliczenia od dochodu alimentów płaconych przez pracowników, co powoduje obniżenie kwoty dochodu przypadającej na osobę. Przykładowy zapis regulaminu zfśs dotyczący ustalania dochodu osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu socjalnego (…) § 5. [Osoby uprawnione do świadczeń z zfśs] 1. Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są: 1) pracownicy, 2) byli pracownicy – emeryci i renciści, którzy rozwiązali umowę o pracę ze spółką w związku z przejściem na emeryturę lub rentę i nie podjęli zatrudnienia na umowę o pracę u innego pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy, 3) członkowie rodzin osób wymienionych w pkt 1 i 2, tj.: a) współmałżonkowie, b) pozostające na utrzymaniu osób wymienionych w pkt 1 i 2 dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonków – do ukończenia lat 18, a jeśli kształcą się – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 lat, a osoby niepełnosprawne bez względu na wiek. 2. Podstawę do przyznania ulgowych usług i świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowi dochód brutto przypadający na osobę w gospodarstwie domowym. 3. Dochodem w gospodarstwie domowym są wszelkiego rodzaju świadczenia pieniężne (zarówno opodatkowane, jak i nieopodatkowane), uzyskiwane przez osoby zamieszkujące we wspólnym gospodarstwie domowym. 4. Dochody poszczególnych osób zamieszkujących we wspólnym gospodarstwie pomniejsza się o kwoty alimentów ustalonych wyrokiem lub ugodą sądową płaconych na rzecz dzieci niepozostających z osobą uprawnioną we wspólnym gospodarstwie domowym (…). Wskazane jest, aby regulamin określał także górną granicę wieku dzieci, której przekroczenie powoduje utratę możliwości uzyskiwania na nie dofinansowania z zfśs. W tym kontekście w regulaminie gospodarowania środkami zfśs należy ponadto wskazać konieczność spełnienia wymogu pozostawania dziecka/ dzieci na utrzymaniu pracownika lub byłego pracownika emeryta/rencisty. W omawianym przypadku pracownik nie mieszka z synem, a zatem nie prowadzi z nim wspólnego gospodarstwa. Pracownik jest jednak zobowiązany do płacenia alimentów. W ten sposób partycypuje w kosztach wychowania dziecka. Z tego względu pracownik jest uprawniony do ubiegania się o świadczenia z zfśs na syna. Natomiast przyznanie pomocy jest uzależnione od spełnienia przez pracownika kryterium socjalnego ustalonego przez pracodawcę.

WWW.INFOR.PL

71

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

UWAGA! Pracownik ma prawo ubiegać się o świadczenia socjalne na dzieci, z którymi nie mieszka, ale które są na jego utrzymaniu.

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2 pkt 1 i pkt 5, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

58. Czy pracownik ma prawo do świadczeń z zfśs w podwójnej wysokości, jeżeli zawarł dwie umowy o pracę z jednym pracodawcą Jeden z naszych pracowników jest u nas zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę na 1/2 etatu. Ostatnio zwrócił się do nas o dofinansowanie do wypoczynku z zfśs z każdej z tych umów. Czy pracownik ma prawo do świadczeń w podwójnej wysokości?

Państwa pracownik może wystąpić o dofinansowanie do wypoczynku z każdej z zawartych umów o pracę. Nie oznacza to jednak, że będzie miał prawo do dofinansowania w podwójnej wysokości. Pozostawanie pracownika w dwóch stosunkach pracy nie ma żadnego znaczenia przy przyznawaniu wysokości świadczenia. Decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania dofinansowania tej osobie powinni Państwo podjąć na podstawie oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika oraz w odniesieniu do zapisów regulaminu zfśs. Osobami uprawnionymi do świadczeń z funduszu socjalnego są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca w regulaminie funduszu przyznał prawo do korzystania ze świadczeń z zfśs. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności określa pracodawca w regulaminie ustalonym ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku – z pracownikiem wybranym przez załogę. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, to przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu powinno być dokonywane również w uzgodnieniu ze związkami. Dowolne dysponowanie przez pracodawcę środkami funduszu, bez uzgodnienia z organizacjami związkowymi, uprawnia związki do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot. Pogląd taki wyraził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 19 listopada 1997 r. (I PKN 373/97, OSNP 1998/17/507). Środki funduszu są przeznaczone na finansowanie zakładowej działalności socjalnej, która obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Z funduszu mogą być zatem dofinansowane m.in.: ■ wczasy, pobyt w sanatorium na leczeniu lub rekonwalescencji połączony z wypoczynkiem (w kraju i za granicą), ■ kolonie, obozy, zimowiska dla dzieci i młodzieży, ■ wypoczynek zorganizowany przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą). Istotą działania funduszu jest łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza osoby o najniższych dochodach. Zatem pomoc powinna być kierowana do faktycznie potrzebujących. Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) uznając, że: (...) pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (...).

SN

72

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Oceniając sytuację materialną pracownika należy brać pod uwagę również jego dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny pozostających z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym. Jeżeli pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie dwóch umów o pracę, to taka osoba ma prawo do korzystania ze środków funduszu z każdego stosunku pracy. Odrębną kwestią pozostaje przyznanie takiemu pracownikowi świadczenia z funduszu, gdyż samo uprawnienie do korzystania ze świadczeń z zfśs nie oznacza obligatoryjnego przyznania danego świadczenia. W każdym przypadku przyznawanie świadczeń z zfśs powinno zależeć od sytuacji socjalnej pracownika i jest to podstawowe kryterium decydujące o przyznaniu wsparcia. Oznacza to zatem, że pozostawanie w dwóch stosunkach pracy z jednym pracodawcą nie uprawnia pracownika do podwójnego świadczenia socjalnego. UWAGA! Pozostawanie w kilku stosunkach pracy z tym samym pracodawcą nie uprawnia pracownika do podwójnego świadczenia z zfśs. Na wysokość świadczenia nie powinien mieć wpływu również wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniona jest osoba uprawniona do świadczeń z zfśs, a także to, czy nadal pozostaje w stosunku pracy (w przypadku uprawnionych do świadczeń z zfsś emerytów i rencistów). W każdej sytuacji o wysokości dofinansowania do wypoczynku powinny decydować wyłącznie kryteria socjalne. Mimo że nie ma prawnego wymogu, to w regulaminie funduszu socjalnego pracodawca może zamieścić zapis, z którego jasno będzie wynikać, że o wysokości świadczenia przyznanego ze środków funduszu zawsze decyduje sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika, bez względu na liczbę stosunków pracy, w których pracownik pozostaje z pracodawcą, czy wymiar czasu pracy. Przykładowa treść zapisu w regulaminie zfśs (…) Osoby pozostające z pracodawcą w dwóch lub więcej stosunkach pracy nie mają z tego tytułu prawa do świadczeń z funduszu w zwiększonej wysokości. Wysokość przyznanych świadczeń z zfśs nie jest uzależniona od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik. W każdym przypadku czynnikiem decydującym o przyznaniu i wysokości świadczeń z zfśs jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej (…). Jeżeli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców tworzących zfśs, nabywa prawo do świadczeń socjalnych u każdego z zatrudniających. Również w takiej sytuacji przyznawanie świadczeń i dopłat powinno odbywać się z uwzględnieniem warunków socjalnych. Zwykle pracodawcy nie wiedzą o wysokości świadczeń socjalnych uzyskanych przez pracowników z innego źródła (od innego pracodawcy), dlatego w praktyce może się okazać, że pozostawanie uprawnionego w dwóch stosunkach pracy z różnymi pracodawcami będzie dla niego bardziej korzystne w zakresie wysokości otrzymanych świadczeń z zfśs, niż pozostawanie w dwóch stosunkach pracy z jednym pracodawcą. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

59. Jaki limit zwolnienia z podatku stosować do świadczeń wypłaconych z zfśs i z funduszu związku zawodowego Chcemy sfinansować pracownikom koszty wypoczynku z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto niektórzy z pracowników, będący członkami związków zawodowych, postanowili sfinansować sobie dopłaty do wczasów także z funduszu związkowego. Czy świadczenia te będą

WWW.INFOR.PL

73

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

zwolnione z podatku, jeśli osoba uprawniona otrzyma świadczenia o wartości po 380 zł z każdego z tych funduszy?

Jeżeli przyznają Państwo osobie uprawnionej świadczenie z zfśs w wysokości 380 zł i osoba ta otrzyma również świadczenie o charakterze socjalnym w tej samej wysokości z funduszu związków zawodowych, to tylko jedno z przyznanych świadczeń może być zwolnione z podatku. Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof). A zatem powyższe zwolnienie będzie przysługiwać, jeżeli zostaną łącznie spełnione następujące warunki, tj. świadczenie: ■ zostało przyznane z uwzględnieniem kryteriów socjalnych, ■ ma charakter świadczenia rzeczowego bądź pieniężnego, ■ jest w całości sfinansowane ze środków zfśs lub funduszu związków zawodowych, ■ nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł. Z powyższego wynika, że limit zwolnienia w kwocie 380 zł jest jeden i dotyczy świadczeń o charakterze socjalnym wypłacanych w danym roku z funduszy socjalnych i funduszy związków zawodowych. Nie ma przy tym znaczenia, u ilu pracodawców dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z tych funduszy. Takie stanowisko wynika również z interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 11 lutego 2010 r. (sygn. ITPB2/415-944/09/TJ). Ustawodawca nie nałożył jednak na podmioty wypłacające świadczenia z zfśs i/lub z fzz obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym od innego świadczeniodawcy wsparcie finansowe w wysokości przekraczającej 380 zł. Nie ma również przepisu, który zobowiązywałby pracownika do złożenia pracodawcy oświadczenia, z którego wynikałoby, że wykorzystał już w danym roku kwotę limitowanego zwolnienia. Jeżeli jednak pracodawca lub związek mają taką wiedzę, wówczas w związku z tym, że wartość świadczeń przekroczyła w danym roku 380 zł, wypłacający podmiot, tj.: ■ pracodawca z zfśs – jest zobowiązany opodatkować powstałą nadwyżkę, ■ związek zawodowy z fzz – ma obowiązek wystawić informację PIT-8C, w której wykaże tylko powstałą nadwyżkę. Tak samo należy postąpić w przypadku, gdy podmiotom wypłacającym świadczenia jest znana kwota wsparcia z zfśs lub/i z fzz uzyskana od innych jednostek. W sytuacji opisanej w pytaniu, jeżeli są Państwo w posiadaniu informacji od pracownika o kwocie wypłaconego świadczenia z funduszu związków zawodowych, wówczas świadczenia przyznane tej osobie z zfśs ponad roczny limit (380 zł) powinni Państwo uznać za przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający tylko opodatkowaniu. W sytuacji odwrotnej, a więc jeżeli związki zawodowe byłyby w posiadaniu informacji o kwocie wypłaconego przez Państwa świadczenia z zfśs (objętego zwolnieniem na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof) i przyznały tej osobie dodatkowo świadczenia z fzz, kwotę przychodu przewyższającą ustawowy limit związki zawodowe powinny zaliczyć do przychodów z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o pdof). Ponadto związek zawodowy, jako podmiot odrębny od pracodawcy i samodzielny, ma obowiązek wystawić i przekazać takim pracownikom oraz właściwym im urzędom skarbowym informację PIT-8C do końca lutego następnego roku (lub do końca stycznia, jeżeli sporządza informacje podatkowe w formie pisemnej dla nie więcej niż 5 podatników). Jeżeli jednak organizacja związkowa nie uzyskała takich informacji, to nie ma również podstaw do wystawienia PIT-8C. W tej samej sytuacji jest pracodawca, który nie posiada informacji o świadczeniach z zfśs czy z fzz wypłaconych danej osobie przez inne podmioty. Wówczas takiego przychodu, jako zwolnionego z podatku, nie należy wykazywać w informacji PIT-11. W tej sytuacji na uprawnionym będzie spoczywał obowiązek wykazania powstałej nadwyżki w zeznaniu rocznym.

74

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 10 ust. 1 pkt 9, art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 31, art. 42a, art. 45ba ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1644

●

art. 1 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 167

●

art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

60. Czy zabieg medyczny pracownika można sfinansować z zfśs Pracownica, która pracuje w naszej firmie od 4 miesięcy, zwróciła się z prośbą o pomoc finansową z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w celu sfinansowania płatnej operacji, której wykonanie pomoże jej wrócić do zdrowia. Zabieg nie jest refundowany przez NFZ. Czy w zaistniałych okolicznościach możemy udzielić pracownicy pomocy finansowej z zfśs?

Z zfśs nie można udzielać pożyczek na wydatki o charakterze zdrowotnym. Mogą natomiast Państwo udzielić pracownicy pomocy finansowej w formie tzw. zapomogi w celu pokrycia kosztów operacji, jeżeli zapis regulaminu zfśs obowiązującego w Państwa firmie przewiduje taką możliwość oraz sytuacja życiowa, rodzinna i materialna tej pracownicy uzasadnia jej przyznanie. Środki z funduszu mogą być przyznane m.in. na pomoc materialną (rzeczową i finansową). Osobom uprawnionym do korzystania z zfśs, tj.: pracownikom i ich rodzinom, emerytom i rencistom – byłym pracownikom i ich rodzinom oraz innym osobom, którym pracodawca przyznał w regulaminie taką możliwość, może więc zostać udzielona pomoc finansowa z zfśs. Usługi w zakresie opieki zdrowotnej nie są działalnością socjalną pracodawcy w myśl ustawy o zfśs. W związku z tym z zfśs nie można udzielać pożyczek na sfinansowanie wydatków pracownika uzasadnionych jego sytuacją zdrowotną. Pracodawca może udzielić pracownikowi z zfśs tzw. zapomogi na wydatki o charakterze zdrowotnym, np. operacje, zabiegi medyczne. Pomoc finansowa przyznana w formie zapomogi ma charakter bezzwrotny i nie może być świadczeniem przyznawanym regularnie, w pewnych odstępach czasowych. Powinna być ona przyznawana wyłącznie uprawnionym osobom, spełniającym określone warunki związane ze zdarzeniem losowym, jakim jest m.in. choroba pracownika i konieczność przeprowadzenia operacji. Dopuszczalny jest zatem w regulaminie zfśs zapis umożliwiający udzielenie osobie uprawnionej do korzystania z funduszu pomocy finansowej w formie zapomogi na cele zdrowotne, np. na sfinansowanie zabiegu medycznego, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej tej osoby. UWAGA! Brak zapisu w regulaminie zfśs regulującego możliwość przyznania pomocy materialnej (finansowej i rzeczowej) uniemożliwia przyznanie takiej zapomogi. Jedynymi kryteriami, od których uzależnione jest przyznanie z zfśs pomocy finansowej oraz jej wysokość, są sytuacje: życiowa, rodzinna i materialna. Zatem pracodawca przy przyznawaniu pomocy materialnej z funduszu nie może stosować, jako kryterium uprawniającego do otrzymania zapomogi, okresu zatrudnienia pracownika w firmie. W związku z tym krótki staż pracy pracownicy (4 miesiące) w Państwa firmie nie ma wpływu na przyznanie jej pomocy finansowej z zfśs. Należy pamiętać, że świadczenia finansowe powinny być przyznawane osobie uprawnionej dopiero po zbadaniu jej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej. W każdym przypadku należy przeanalizować sytuację osoby wnioskującej o pomoc finansową pod kątem zasadności przyznania takiej zapomogi. Wszystkie świadczenia socjalne, w tym również pomoc finansowa w formie zapomogi, mają charakter uznaniowy. Oznacza to, że osoba uprawniona do korzystania z zfśs, pomimo przysługujących jej uprawnień wynikających z ustawy i regulaminu zfśs, może nie otrzymać świadczenia, o które się ubiega, lub otrzymać je w innej wysokości niż pozostałe osoby ubiegające się o taką pomoc.

WWW.INFOR.PL

75

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, ze względu na szczególne okoliczności ich przyznawania oraz ich przeznaczenie, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych do łącznej kwoty 2280 zł w roku podatkowym. Limit tego zwolnienia obejmuje zapomogi bez względu na źródło ich finansowania (również te udzielane z zfśs). Należy również pamiętać, że od zapomóg wypłaconych z zfśs, podobnie jak i od innych świadczeń finansowanych z tego funduszu, pod warunkiem że świadczenia te zostały przyznane w związku z prowadzoną działalnością socjalną w rozumieniu ustawy o zfśs, nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, bez względu na wartość tych zapomóg. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 1 ust. 1, art. 2 ust. 1, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

●

art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

61. Czy dofinansowanie z zfśs do zimowiska dziecka, które kończy 18 lat, może korzystać ze zwolnienia z podatku od osób fizycznych Firma dopłaca ze środków zfśs pracownikom do zimowisk, na których przebywają ich dzieci. W tym roku jedno z dzieci skończy właśnie w lutym 18 lat. Czy dopłata do wypoczynku takiego dziecka może korzystać ze zwolnienia z podatku?

Sposób rozliczenia podatku dochodowego z tytułu dokonanej przez Państwa dopłaty do ferii zależy od tego, czy dziecko pracownika ukończyło 18 lat przed rozpoczęciem wypoczynku, po jego zakończeniu, czy też w jego trakcie. Zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18: ■ z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości, ■ z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych dopłat do wypoczynku przysługuje na dzieci w wieku do 18 lat. We wskazanej regulacji posłużono się stwierdzeniem, że ze zwolnienia korzystają pochodzące m.in. ze środków zfśs dopłaty do wypoczynku „dzieci i młodzieży do lat 18”, nie wyjaśniając dokładnie, jak je rozumieć. W przypadku dzieci kończących 18 lat należy wyróżnić 3 sytuacje: ■ dziecko ukończyło 18 lat przed rozpoczęciem wypoczynku – w takiej sytuacji należy uznać, że całość dofinansowania będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dziecko takie ma w momencie dokonywania dofinansowania ponad 18 lat; ■ dziecko kończy 18 lat w czasie trwania wypoczynku – w takim przypadku doliczeniu do przychodów pracownika będzie podlegała część dopłaty w wysokości proporcjonalnej do okresu od ukończenia 18. roku życia do końca pobytu dziecka na wypoczynku; ■ dziecko ukończyło 18 lat po zakończeniu wypoczynku – w tej sytuacji całość dopłaty jest zwolniona z opodatkowania.

76

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 października 2011 r., ILPB2/415–752/11–4/AJ). PRZYKŁAD Zakład obuwniczy „Bucik” dokonał ze środków zfśs dofinansowania do ferii zimowych zorganizowanych dla dzieci pracowników. Wypoczynek odbywa się od 3 do 12 lutego 2015 r. Dziecko jednego z pracowników, który otrzymał dofinansowanie w wysokości 400 zł, 9 lutego kończy 18 lat. Okres od ukończenia przez to dziecko 18. roku życia do końca pobytu dziecka na wypoczynku wyniósł 4 dni (tj. od 9 do 12 lutego). Do przychodów pracownika należy doliczyć 160 zł. Jeżeli dziecko pracownika ukończyłoby 18 lat np. 2 stycznia – tj. przed rozpoczęciem wypoczynku – cała kwota dofinansowania podlegałaby opodatkowaniu. Jeżeli natomiast dziecko ukończyłoby 18 lat np. 1 marca, czyli po zakończeniu wypoczynku – cała kwota dofinansowania korzystałaby ze zwolnienia z pdof. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

●

art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

62. Czy spłata pożyczki z zfśs może być zawieszona lub przesunięta na wniosek pracownika Czy w regulaminie zfśs możemy umieścić zapis, że z powodu trudnej sytuacji życiowej osoba uprawniona może zwrócić się z prośbą do pracodawcy o przesunięcie terminu spłaty pożyczki na cele mieszkaniowe, np. o 1 miesiąc?

Tak. Mogą Państwo zamieścić taki zapis w regulaminie zfśs. Aby jednak pracownik nie miał wątpliwości, że taka możliwość istnieje, oprócz informacji w regulaminie powinni Państwo sporządzić aneks do umowy o pożyczkę, w którym należy szczegółowo określić warunki przesunięcia terminu jej spłaty. W ramach działalności socjalnej, ze środków funduszu socjalnego pracodawca może udzielać osobom uprawnionym wsparcia, m.in. w postaci zwrotnych lub bezzwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs). W regulaminie gospodarowania środkami funduszu, oprócz zasad i trybu ubiegania się o taką pożyczkę, należy określić przede wszystkim warunki, na jakich jest przyznawana, a w szczególności: ■ wysokość i oprocentowanie pożyczki, ■ dopuszczalne formy poręczeń jej spłaty, ■ zasady umarzania części lub całości udzielonej pożyczki, zawieszenia jej spłaty, ■ okoliczności powodujące natychmiastową wymagalność zwrotu lub spłaty udzielonej pożyczki lub pomocy bezzwrotnej. Trudna sytuacja życiowa czy jej pogorszenie w stosunku do tej, jaka występowała w chwili udzielania pożyczki (np. ciężka choroba dziecka, śmierć współmałżonka, pożar domu), może stanowić przesłankę do zawieszenia spłaty rat lub umorzenia pożyczki. Aby istniała taka możliwość, informację w tym zakresie należałoby zamieścić w regulaminie zfśs. Ponadto zaleca się, aby zmiany w warunkach zawieszenia spłaty pożyczki pracodawca wprowadził do umowy pożyczki za pomocą aneksu. UWAGA! Zmiany do umowy pożyczki należy wprowadzać aneksem. Taka forma wprowadzania zmian jest konieczna nawet wtedy, gdy umowa odsyła do regulaminu, w którym znajduje się zapis, że w sytuacjach w nim określonych może nastąpić zawieszenie lub całkowite umorzenie pożyczki. Odesłanie to wskazuje jedynie na samą możliwość zawieszenia lub umorzenia

WWW.INFOR.PL

77

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

należności, a faktyczne z niej skorzystanie i szczegółowe postanowienia w zakresie spłaty rat powinny zostać określone w odrębnym dokumencie. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

63. Jak rozliczać podatek od wypłat z zfśs pracownika zatrudnionego również w innym zakładzie pracy Pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę w dwóch zakładach. U nas zatrudnienie jest traktowane jako drugie. Pracownikowi przysługują wypłaty z zfśs. Czy zawsze powinnam pobierać zaliczkę na podatek dochodowy? Czy mam obowiązek zapytać pracownika, czy w drugiej firmie również pobiera takie świadczenia i ewentualnie w jakiej wysokości? Jak wykazać podatek w PIT-11?

Świadczenia wypłacane ze środków zfśs na rzecz Państwa pracownika są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 380 zł rocznie. Nie mają Państwo obowiązku uzyskiwania od pracownika informacji, czy w drugim zakładzie pracy pobiera on świadczenia z zfśs. W sporządzanej przez Państwa informacji PIT-11 za 2014 r. dochód zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof należy wykazać w poz. 29 tego formularza. Zwolniona z podatku od osób fizycznych jest wartość świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnienie to jest zwolnieniem limitowanym, tj. przysługuje łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof). Limit ten jest wspólny dla wszystkich świadczeń sfinansowanych ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, w tym dla świadczeń sfinansowanych ze środków zfśs od dwóch lub więcej pracodawców. Potwierdzają to organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 15 maja 2012 r. (syng. ITPB2/415-152/12/RS), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził, że: (...) przy zwolnieniu określonym w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy limit ustalony przez ustawodawcę w kwocie 380 zł jest jeden i dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z zakładowych funduszy świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, niezależnie od tego, w ilu zakładach dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z ww. funduszy.

IS

Nie oznacza to jednak, że pobierając zaliczki na podatek dochodowy poszczególni pracodawcy zobowiązani są uwzględniać świadczenia otrzymane ze środków zfśs od innych pracodawców danego pracownika. Przepisy nie nakładają na pracodawców takiego obowiązku. W konsekwencji przyjmuje się, że na etapie pobierania zaliczek na podatek każdy z pracodawców danego pracownika stosuje zwolnienie do kwoty 380 zł do świadczeń sfinansowanych z utworzonego przez siebie zfśs. Prawidłowość takiego postępowania potwierdzają organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach. Przykładem może być cytowana wcześniej interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 maja 2012 r. (sygn. ITPB2/415152/12/RS) oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 maja 2014 r. (sygn. IBPBII/1/415-181/14/BJ). W drugiej z tych interpretacji organ podatkowy stwierdził, że: (...) ustawodawca nie nałożył na podmiot wypłacający świadczenia z funduszy wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, spełniające warunki do zastosowania zwolnienia, obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym od innego świadczeniodawcy kwotę świadczenia w wysokości przekraczającej limit 380 zł. (...) Wnioskodawca wypłacający świadczenia pieniężne oraz rzeczowe w całości finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym

IS

78

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

od osób fizycznych, nie powinien kontrolować wszystkich wypłat świadczeń rzeczowych i pieniężnych, jakie pracownik otrzymał, a które finansowane są z funduszy związków zawodowych czy funduszy świadczeń socjalnych wypłaconych w innych zakładach pracy. Zatem Wnioskodawca jest zobowiązany, zgodnie z brzmieniem tego przepisu, opodatkować wypłacone świadczenia (nadwyżki ponad kwotę 380 zł) jedynie w sytuacji, gdy suma przekazanych przez zakład świadczeń przekroczy ten limit. A zatem, obliczając zaliczki na podatek od dochodów Państwa pracownika jako zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, mogą Państwo traktować świadczenia uzyskiwane przez niego ze środków zfśs do kwoty 380 zł. Nie mają Państwo obowiązku uzyskiwania od pracownika informacji, czy w drugim zakładzie pracy pobiera świadczenia ze środków zfśs, a jeżeli tak – to w jakiej wysokości. Po uzyskaniu informacji PIT-11 z obu zakładów pracy oraz po wypełnieniu zeznania rocznego to pracownik będzie musiał ewentualnie dopłacić podatek z tytułu otrzymanych świadczeń z zfśs. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 2 pkt 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

64. Czy były pracownik-emeryt, który nie był emerytem w dniu rozwiązania umowy o pracę, ma prawo do świadczeń z zfśs Jeden z naszych byłych pracowników złożył wniosek o wypłatę zapomogi z zfśs. Oświadczył nam, że jest emerytem i jako były pracownik ma prawo do świadczeń z funduszu. Czy możemy przyznać mu zapomogę z zfśs, jeśli nie był emerytem w dniu rozwiązania umowy o pracę z naszą firmą?

Państwa były pracownik będzie uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o wypłatę zapomogi z zfśs, jeżeli przed uzyskaniem prawa do emerytury byli Państwo jego ostatnim pracodawcą. Uprawnionymi do świadczeń z funduszu socjalnego są (art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs): ■ pracownicy (bez względu na wymiar czasu pracy i rodzaj umowy o pracę) oraz ich rodziny, ■ emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu oraz członkowie ich rodzin, ■ inne osoby, które pracodawca wskazał w regulaminie zfśs jako uprawnione do korzystania z funduszu. Ustawa o zfśs nie określa zasad ustalania statusu emeryta i rencisty na potrzeby socjalne. Należy zatem przyjąć, że zwrot „emeryt (rencista) – były pracownik zakładu” należy łączyć wyłącznie z tym pracodawcą, z którym stosunek pracy został rozwiązany bezpośrednio przed uzyskaniem statusu emeryta lub rencisty. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy w uchwale z 15 listopada 1991 r. (I PZP 56/91, OSNC 1992/4/63). Zdaniem Sądu Najwyższego, zakładem pracy sprawującym opiekę socjalną nad emerytem jest zawsze ten zakład, w którym emeryt był ostatni raz zatrudniony i to niezależnie od tego, czy przeszedł on z niego na emeryturę czy było to „ponowne” przejście. Z powyższego wynika, że intencją ustawodawcy było objęcie przez zakład pracy opieką socjalną tych byłych pracowników, którzy po zakończeniu zatrudnienia w firmie:

przeszli na emeryturę lub rentę (nawet jakiś czas po ustaniu stosunku pracy)

(+)

przed nabyciem statusu emeryta lub rencisty nie zawarli umowy o pracę z innym pracodawcą

Oznacza to, że prawo do świadczeń socjalnych przysługuje np. byłemu pracownikowi, który bezpośrednio po ustaniu zatrudnienia zachorował i po wykorzystaniu przysługujących świadczeń z tego tytułu uzyskał prawo do emerytury lub renty.

WWW.INFOR.PL

79

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Pracodawca, do celów przyznawania świadczeń z zfśs, może żądać od osób ubiegających się o pomoc socjalną dokumentów lub oświadczeń potwierdzających ich sytuację życiową, rodzinną i materialną, np. oświadczenia o liczbie osób pozostających na utrzymaniu pracownika oraz o sumie dochodów wszystkich członków rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe, deklaracji podatkowych za poprzednie lata, decyzji w sprawie przyznania emerytury lub renty, oświadczenia emeryta (rencisty) – byłego pracownika o niepodjęciu kolejnego zatrudnienia pracowniczego. Gromadzenie takich dokumentów przez pracodawcę musi wynikać z zapisów regulaminu gospodarowania środkami zfśs i jest dopuszczalne w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. Takie praktyki nie naruszają dóbr osobistych pracownika (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99). W odróżnieniu od pracowników, na byłych pracowników – emerytów i rencistów, nad którymi jest sprawowana opieka socjalna, pracodawca nie dokonuje odpisu na fundusz na te osoby. Administrator funduszu ma natomiast możliwość zwiększenia zfśs o 6,25% podstawy naliczenia odpisu na każdego emeryta lub rencistę, z którym pozostawał w stosunku pracy (w 2015 r. – 182,32 zł, tj. 2917,14 zł x 6,25%). Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że jak stwierdziło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 17 lutego 2011 r. (znak: SPS-023–20599/11): (...) ze względu na występujące w praktyce zróżnicowanie sytuacji materialnej poszczególnych osób uprawnionych, świadczenia socjalne nie powinny być przyznawane w oparciu o posiadany status pracownika lub emeryta, ale w największym rozmiarze powinny trafiać do osób znajdujących się w obiektywnie najtrudniejszej sytuacji materialnej (...).

MPiPS

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2 pkt 5, art. 5 ust. 5, art. 5a, art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

65. Czy w związku z trudną sytuacją finansową pracodawca może zrezygnować z zfśs w trakcie roku Jesteśmy pracodawcą z sektora prywatnego. Od kilku lat jesteśmy zobowiązani do tworzenia zfśs. Obecnie zatrudniamy 42 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną, w jakiej znalazła się nasza firma, oraz częściową utratę płynności finansowej, chcielibyśmy zrezygnować z funduszu socjalnego. W jaki sposób to zrobić? Czy możemy tego dokonać w trakcie roku, przed opłaceniem pierwszej części odpisów na zfśs?

Ponieważ zatrudniają Państwo więcej niż 20 pracowników, decyzję o rezygnacji z zfśs mogą Państwo podjąć w trakcie roku. Należy jednak pamiętać, że rezygnacja z funduszu powinna być poprzedzona uzgodnieniami z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one w firmie nie działają – z przedstawicielami załogi. Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie będą Państwo mogli wprowadzić postanowień o rezygnacji z zfśs. Rezygnując z zfśs, powinni Państwo zmienić funkcjonujące w firmie zapisy układu zbiorowego pracy bądź regulaminu wynagradzania. Pracodawcy spoza sfery budżetowej (bo tylko tacy mogą zrezygnować z zfśs), zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania lub ci, u których wprowadzono układ zbiorowy pracy, mają prawo zaniechać (czasowo bądź bezterminowo) finansowania działalności socjalnej w każdej części roku. Podmioty prywatne nieobjęte układem, dające zatrudnienie mniej niż 20 pracownikom (czyli niezobowiązane do wprowadzania w życie regulaminu wynagradzania), o nietworzeniu funduszu muszą informować swoich pracowników do 31 stycznia danego roku. W związku z trudną sytuacją finansową podjęli Państwo decyzję o rezygnacji z zfśs. Takiej zmiany nie można jednak wprowadzić w zakładzie z dnia na dzień. Aby skutecznie dokonać rezygnacji, muszą Państwo przeprowadzić odpowiednią procedurę, której poszczególne etapy zależą przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób oraz rodzaju funkcjonujących w firmie aktów prawa zakładowego. Etapy procedury przedstawia tabela na str. 81.

80

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Przepisy wskazujące metodę szacowania odpisów na działalność socjalną nie regulują sposobu postępowania w przypadku rezygnacji z zfśs w trakcie roku. Najwłaściwsze wydaje się tu ustalenie wartości odpisów zgodnie z zasadą proporcjonalności (chodzi o skalkulowanie odpisu w części odpowiadającej okresowi, przez jaki fundusz był utrzymywany). Takie rozwiązanie wynika pośrednio z rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs, wskazującego na sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, który stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy. Wynika z tego, że przepisy przewidują ustalanie odpisu niższego niż całoroczny, czyli na niepełny rok kalendarzowy. Procedura rezygnacji z zfśs przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty Krok 1. Uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one w firmie nie działają – z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Jeżeli związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników nie wyrażą zgody, nie można wprowadzić postanowień o rezygnacji z zfśs. Krok 2. Wprowadzenie odpowiedniego zapisu w układzie zbiorowym pracy (w drodze tzw. protokołów dodatkowych, które zaczynają obowiązywać w terminie w nich wskazanym, jednak nie wcześniej niż z dniem ich rejestracji przez okręgowego inspektora pracy), a jeżeli w firmie nie ma układu – aneksowanie regulaminu wynagradzania (aneks wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty). Zapis o rezygnacji z funduszu może przybrać formę krótkiej informacji, np.: Od 1 lutego 2015 r. Eric Sp. z o.o. nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (rezygnacja bezterminowa) lub: Od 1 lutego 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. Eric Sp. z o.o. nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (rezygnacja terminowa). UWAGA! Rezygnacja z finansowania działalności socjalnej w trakcie roku wymaga proporcjonalnych naliczeń odpisów. PRZYKŁAD Zakładamy, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, ma stabilną sytuację kadrową i zatrudniał 1 stycznia 2015 r. 48 osób (42 pełne etaty), w tym 36 osób na pełny etat, 8 pracowników na 1/2 etatu, 2 pracowników na 3/4 etatu, 2 pracowników na 1/4 etatu. Wszyscy pracownicy wykonują pracę w normalnych warunkach. Pracodawca zaplanował na początku 2015 r., że przeciętne zatrudnienie w firmie wyniesie: ■ w okresie od stycznia do czerwca: 42 pełne etaty, ■ w okresie od lipca do grudnia: 45 pełnych etatów. Wyznaczając miesięczne stany zatrudnienia w 2015 r., spółka wykorzystała metodę uproszczoną, polegającą na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu każdego miesiąca i podzieleniu ich przez 2. Na podstawie tych informacji ustalenie średniego stanu zatrudnienia (w etatach) powinno wyglądać następująco: ■ 42 etaty x 6 miesięcy + 45 etatów x 6 miesięcy = 522 etaty; ■ 522 etaty : 12 miesięcy = 43,50 etatu. Obliczenie wysokości odpisu za 2015 r. wymagało dokonania następujących obliczeń: 43,50 etatu x 1093,93 zł (wysokość odpisu obowiązującego w 2015 r. nie uległa zmianie w stosunku do 2014 r.) = 47 585,96 zł. Zakładamy, że w wyniku drastycznego pogorszenia się sytuacji ekonomicznej pracodawca w porozumieniu z przedstawicielem załogi postanowił zrezygnować z zfśs. W tym celu wprowadził stosowny aneks do regulaminu wynagradzania, który zaczął obowiązywać 9 kwietnia 2015 r. Wspomniana zmiana powoduje, że pracodawca musi skorygować odpis, uwzględniając krótszy okres funkcjonowania zfśs. W związku z tym pracodawca powinien ustalić odpis w wysokości proporcjonalnej, co

WWW.INFOR.PL

81

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

powoduje konieczność ponownego wyznaczenia przeciętnego zatrudnienia i kwoty odpisów w następujący sposób: 1) ustalenie średniego stanu zatrudnienia w kwietniu: [42 etaty (stan na 1 kwietnia) + 0 (w ostatnim dniu kwietnia fundusz nie będzie już funkcjonował, stąd liczba pracowników = 0)] : 2 = 21 etatów, 2) ponowne ustalenie przeciętnego zatrudnienia w ujęciu rocznym (uwzględniając fakt funkcjonowania zfśs do 9 kwietnia): (42 etaty x 3 miesiące + 21 etatów według średniego stanu z kwietnia) : 12 miesięcy = 12,25 etatu, 3) proporcjonalne ustalenie odpisu na zfśs (do 9 kwietnia): 12,25 etatu x 1093,93 zł = 13 400,64 zł. Do końca maja 2015 r. spółka musi przelać na wyodrębnione konto funduszu 75% ww. kwoty, czyli 10 050,48 zł. W razie rezygnacji z zfśs zgromadzone na nim niewykorzystane środki (aż do ich wyczerpania) muszą Państwo przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną, kierując się postanowieniami zawartymi w regulaminie gospodarowania zasobami finansowymi zfśs. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 3–5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1877

●

§ 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – Dz.U. Nr 43, poz. 349

66. Czy dopłaty do wypoczynku z zfśs mają charakter roszczeniowy Czy dopłaty do wypoczynku z zfśs mają charakter roszczeniowy? Czy pracownik może domagać się wypłaty dofinansowania do wypoczynku swojego i dziecka? Kiedy powinna nastąpić wypłata dofinansowania do wypoczynku?

Przepisy nie wskazują terminu na wypłatę takich dopłat. Sposób i termin wypłaty dopłat do wypoczynku pracowników i dzieci powininny zostać wskazane w regulaminie zfśs. Od decyzji pracodawcy zależy, czy świadczenia takie wypłacane będą uprawnionym przed urlopem, po jego zakończeniu czy też np. w dwóch częściach – przed rozpoczęciem i po zakończeniu wypoczynku. W praktyce najczęściej dopłaty wypłacane są po zakończeniu wypoczynku. Wynika to z praktycznych względów, związanych z udokumentowaniem poniesionych przez pracownika na ten cel wydatków i po potwierdzeniu faktycznej obecności w miejscu wypoczynku. Dopłata do wypoczynku będzie miała charakter roszczeniowy tylko wtedy, gdy zapadnie decyzja o jej przyznaniu pracownikowi, a faktycznie nie zostanie mu ona wypłacona. Dopłaty do wypoczynku mają charakter wyłącznie uznaniowy, ponieważ ich przyznanie zależy od kryterium socjalnego. Świadczenia socjalne z zfśs przyznawane są poszczególnym pracownikom po zbadaniu ich sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej. Pracownik, który nie spełnia kryterium socjalnego uprawniającego go do dopłaty do wypoczynku, nie ma roszczenia o przyznanie i wypłatę takiego świadczenia. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1198

●

art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

82

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

VI. Podróże służbowe – jak je prawidłowo rozliczać 67. Czy podróżą służbową są przejazdy po miejscowości rozpoczęcia delegacji W poleceniu wyjazdu służbowego jako środek lokomocji określiliśmy PKP, jednak odjazd pociągu następuje bardzo wcześnie rano (4.40). Po powrocie z delegacji pracownik dołączył do rozliczenia rachunek za przejazd taksówką z domu do dworca kolejowego, wskazując, że nie miał możliwości dojechania do dworca komunikacją miejską o tak wczesnej porze. Sprawdziliśmy to i z rozkładu jazdy autobusów miejskich wynika, że jest taka możliwość, tyle że pracownik byłby na dworcu 35 minut przed odjazdem pociągu, a spod domu musiałby wyjechać o godz. 3.45. Czy możemy uznać ten wydatek w kosztach delegacji i wypłacić pracownikowi zwrot kosztów przejazdu taksówką?

Nie. Wskazany w pytaniu koszt dojazdu na dworzec nie jest objęty pojęciem podróży służbowej, a zatem nie powinien być rozliczany w ramach świadczeń delegacyjnych. Delegacja polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako miejscowość początkowa. Dojazd na dworzec z mieszkania pracownika, które leży w obrębie tej miejscowości, nie jest jeszcze delegacją. Zwrot kosztów dojazdu na dworzec może nastąpić, ale nie będzie mógł być potraktowany jako koszty jazd lokalnych czy też „inne wydatki” ponoszone w ramach podróży służbowej. Faktem jest, że pracownik wyjechał w delegację w godzinach, w których przejazd komunikacją miejską jest znacząco utrudniony, a także mniej bezpieczny. Pracodawca może wziąć to pod uwagę i zgodzić się na pokrycie tego wydatku (ważne jednak, aby tego rodzaju kwestie były wcześniej uzgodnione z pracodawcą). Rozliczenie kosztów przejazdu taksówką na dworzec kolejowy w tym przypadku nie będzie korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof, takim zwolnieniem są objęte diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych) oraz naliczone według zasad wskazanych w tym rozporządzeniu. Natomiast zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie są objęte składkami na ubezpieczenia społeczne do wysokości ustalonej dla należności przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów dotyczących rozliczania delegacji. Skoro dojazd na dworzec nie jest jeszcze podróżą służbową, to koszt przejazdu taksówką nie może być rozliczony w kosztach delegacji oraz korzystać ze zwolnienia podatkowego i składkowego przypisanego wyraźnie do delegacji. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

§ 2–4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

●

§ 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

WWW.INFOR.PL

83

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

68. Czy można określić inne miejsce rozpoczęcia podróży służbowej niż faktyczne Nasza jednostka ma wydział w małej miejscowości, która jest bardzo słabo skomunikowana (autobusy do sąsiedniej – oddalonej o kilkanaście kilometrów – miejscowości odjeżdżają dwa razy dziennie). Przy wyjazdach w delegacje pracownicy muszą dotrzeć najpierw do większej miejscowości, aby następie pojechać dalej pociągiem lub autobusem do miejscowości docelowej. Czy dla osób zatrudnionych w tym wydziale (kilkoro z nich mieszka w małej miejscowości) możemy wskazywać jako miejsce rozpoczęcia delegacji większą miejscowość, z której wyjeżdżają pociągiem?

Nie. W tym przypadku nie można wskazać w poleceniu wyjazdu służbowego innej miejscowości, w oderwaniu zarówno od miejscowości pracy, jak i zamieszkania pracowników. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca jest przy tym związany zarówno samą definicją podróży służbowej, zawartą w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, jak i regulacją zawartą w § 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Może on – jako miejscowość rozpoczęcia delegacji – wyznaczyć miejscowość pracy lub pobytu stałego albo czasowego pracownika. Nadrzędną zasadą jest obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych na realizację polecenia dotyczącego wyjazdu służbowego. Nie jest możliwe wskazywanie innych miejscowości w celu ominięcia trudności transportowych, a w rzeczywistości zmniejszenia kosztów po stronie pracodawcy, i obciążenia nimi pracownika. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom możliwości dotarcia do sąsiedniej miejscowości. Przy braku możliwości skorzystania ze środków transportu zbiorowego (albo znacznych trudnościach prowadzących do nieracjonalności takiego określenia środka transportu) pozostaje zapewnienie przez pracodawcę samochodu służbowego, taksówki czy ewentualnie porozumienie z pracownikiem i uzgodnienie skorzystania (chociażby tylko na dojazd do sąsiedniej miejscowości) z pojazdu niebędącego własnością pracodawcy (samochód osobowy, motocykl, motorower). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

69. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi skorzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej Czterech pracowników ma pojechać wspólnie w podróż służbową do oddalonego o 150 km miasta. Ze względu na stopień skomplikowania przejazdu przy skorzystaniu ze środków transportu publicznego, najlepszym rozwiązaniem byłoby dla nas, aby pracownicy pojechali prywatnym samochodem któregoś z nich. Czy możemy ich do tego zobowiązać?

Nie. Nie mogą Państwo zobowiązać do tego pracowników. Co prawda pracodawca określa w poleceniu wyjazdu służbowego środek transportu właściwy dla odbycia podróży, ale w związku z tym, że nie ma on tytułu prawnego do dysponowania samochodami należącymi do zatrudnionych osób, nie może im nakazać wykorzystywania tych pojazdów w tym celu. Niczego nie zmienia fakt wystąpienia uciążliwości komunikacyjnych przejazdu. Przejazd w delegacji samochodem prywatnym odbywa się na wniosek pracownika lub za jego zgodą (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W obu przypadkach musi dojść do porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

84

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

W przedstawionej w pytaniu sytuacji pracodawca nie może nakazać wykorzystania samochodu prywatnego, może jednak starać się uzyskać na to zgodę pracownika. Zgoda nie musi być sformalizowana, wyrażona na piśmie. Ważne, aby nie dochodziło do sytuacji, w której pracownik nie zgadza się na skorzystanie ze swojego auta, a pracodawca mu to nakazuje pod groźbą (wyraźną lub dorozumianą) wyciągania konsekwencji dyscyplinarnych w razie odmowy. Niedopuszczalne jest także stwierdzenie, że w związku z brakiem możliwości zapewnienia transportu środkami publicznymi pracownik ma sam zorganizować sobie przejazd (w podtekście – swoim samochodem). Przy ustaleniu korzystania z pojazdu któregoś z pracowników należy wyraźnie zaznaczyć, że będzie to połączone z obowiązkiem przewiezienia pozostałych osób. Samo bowiem wskazanie pracownikowi w jego poleceniu wyjazdu służbowego przejazdu samochodem prywatnym należącym do tego pracownika nie oznacza, że musi on zawieźć pozostałe trzy osoby na miejsce docelowe. Rozliczenie przejazdu dokonywane będzie w tym przypadku tylko w stosunku do pracownika, który użytkował swój samochód. Pozostali trzej pracownicy nie ponoszą kosztów przejazdu, zatem nie przysługuje im ich zwrot (przejazd został w tej sytuacji zapewniony przez pracodawcę bez konieczności ponoszenia wydatków przez pracowników). Zwrot kosztów przejazdu w takich sytuacjach można ustalić w wysokości ryczałtu za każdy kilometr przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Stawkę zwrotu za jeden przejechany kilometr ustala pracodawca, będąc związany maksymalnymi stawkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu w zależności od rodzaju pojazdu wynoszą: ■ dla samochodu osobowego: – o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł, – o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł, ■ dla motocykla – 0,2302 zł, ■ dla motoroweru – 0,1382 zł – § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy). PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

●

art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1310

●

§ 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

70. Czy pracownik może swobodnie zmieniać środek transportu w delegacji Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu w podróż służbową z określeniem środka transportu – PKP TLK II kl. w obie strony. Po powrocie złożył pisemne oświadczenie, w którym wskazał, że nie może przedstawić w rozliczeniu biletów na przejazd, gdyż pojechał swoim prywatnym samochodem. Czy powinniśmy w tym przypadku dokonać rozliczenia według zasad przypisanych dla rozliczania przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy?

Zmiana środka transportu w czasie delegacji jest możliwa, ale wymaga zgody pracodawcy bądź wystąpienia szczególnych okoliczności, obiektywnie uzasadniających konieczność takiej zmiany. Dlatego należy uznać, że pracownikowi nie przysługuje w tym przypadku zwrot kosztów przejazdu, ponieważ: ■ nie poniósł wydatku na określony w poleceniu służbowym środek transportu, a więc nie może otrzymać zwrotu tego wydatku,

WWW.INFOR.PL

85

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

dokonał przejazdu innym środkiem transportu bez zgody pracodawcy; z pytania nie wynika, aby było to podyktowane szczególną sytuacją przy braku możliwości skontaktowania się z przełożonym (np. odwołanie pociągu z powodu oblodzenia sieci trakcyjnej), co uzasadniałoby skorzystanie z pojazdu prywatnego w celu zrealizowania zadania służbowego oraz rozliczenie kosztów takiego przejazdu.

■

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca w poleceniu wyjazdu służbowego (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Przepisy prawa pracy nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń w wyborze środka transportu w podróży służbowej dla pracodawcy. Może on wskazać transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy, przy czym w tym ostatnim przypadku nie ma możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania swojego prywatnego samochodu do celów służbowych, pracodawca może to ewentualnie uzgodnić z pracownikiem lub wyrazić zgodę – na wniosek pracownika – na odbycie podróży samochodem do niego nienależącym. Pracodawca w rzeczywistości narzuca pracownikowi pewien środek transportu i może to wynikać z wielu względów (np. finansowych, bezpieczeństwa pracownika w podróży, zapewnienia mu odpoczynku). W rozliczeniu delegacji pracownik otrzymuje zwrot kosztów przejazdu określonym przez pracodawcę środkiem transportu. W przypadku przejazdu środkami komunikacji publicznej rozliczenie obejmuje cenę biletu wraz z ewentualnymi opłatami dodatkowymi (np. miejscówka). Pracownik, o którym mowa w pytaniu, złożył pisemne oświadczenie, z którego wynika, że nie zrealizował prawidłowo polecenia wyjazdu. Przy braku zgody na zmianę środka komunikacji pracownik nie powinien otrzymać rozliczenia kosztów związanych z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych, wynikającego z kilometrówki, ponieważ w poleceniu wyjazdu wskazywano pociąg. Problemem jest jednak to, że nie można w tej sytuacji mówić również o zwrocie kosztów biletu, gdyż pracownik nie poniósł kosztów nabycia biletu. Należy zatem uznać, że pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów podróży, gdyż w podanej sytuacji wypłata jakichkolwiek środków nie miałaby podstaw. Pracodawca może jednak zaakceptować zmianę i rozliczyć koszty użytkowania pojazdu prywatnego, odnosząc je do liczby faktycznie przejechanych kilometrów przy ewentualnym odpowiednim obniżeniu stawki za kilometr przebiegu pojazdu (jeśli chce zachować planowany wcześniej poziom wydatków na przejazd w wysokości zbliżonej do ceny biletu). Stawki wynikające z rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy są stawkami maksymalnymi, pracodawca jednak może zastosować niższe. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

71. Jak rozliczyć wydatek poniesiony przez pracownika w delegacji bez dokumentów potwierdzających ten koszt Pracownik wyjeżdżający w zagraniczną podróż służbową miał opłacony przez pracodawcę przelot. Nie ponosił dodatkowych kosztów przejazdów lokalnych (strona zagraniczna zapewniała przejazdy na miejscu). Po powrocie pracownik nie przedstawił żadnych dokumentów potwierdzających wydatki, stwierdzając, że nie musi. W oświadczeniu nie wskazał także powodów, dla których tych dokumentów nie ma. Czy w takiej sytuacji powinniśmy wypłacić pracownikowi świadczenia związane z podróżą służbową?

Tak. Mimo że pracownik nie udokumentował kosztów podróży, należy wypłacić mu świadczenia delegacyjne w postaci diety, ryczałtów na jazdy lokalne i tzw. ryczałtu dojazdowego oraz ryczałtu noclegowego.

86

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Jeżeli pracownik nie przedstawił dokumentów potwierdzających wydatki ani nie złożył oświadczenia o poniesionych wydatkach i przyczynach braku możliwości ich udokumentowania na podstawie § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (np. z powodu zgubienia rachunku za nocleg), to świadczenia powinny zostać wypłacone w sposób ryczałtowy, określony w tym rozporządzeniu. Ryczałty nie muszą być dokumentowane, co oznacza, że pracownik nie jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesione koszty i ich wysokość. Na żądanie pracodawcy pracownik składa oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do ryczałtów (§ 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych), które obejmuje ewentualne informacje powodujące brak prawa do ryczałtowych świadczeń. Nie można jednak wymagać podania uzasadnienia dla niezłożenia dokumentów potwierdzających świadczenia określone ryczałtowo. Pobranie oświadczenia od pracownika umożliwia prawidłowe, dokonane na podstawie rzeczywistych sytuacji, rozliczenie: ■ diet (zapewnienie wyżywienia całodziennego lub częściowego, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, godzina przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej), ■ prawa do świadczeń noclegowych (np. zapewnienie bezpłatnego noclegu przez instytucję zagraniczną, do której pojechał pracownik), ■ ryczałtów na przejazdy lokalne (pracownik ponosił lub nie ponosił kosztów tych przejazdów, np. hotel zapewnił transfer z lotniska), ■ koszty przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów). Wiele świadczeń delegacyjnych wyrażonych jest ryczałtowo. Dotyczy to kosztów jazd i dojazdów lokalnych, kosztów noclegowych (gdy pracownik nie przedstawił dokumentów – rachunek, faktura – potwierdzających poniesiony na nocleg wydatek). Ryczałtowy charakter ma również dieta, gdyż jej wysokość jest wyrażona w kwocie określonej z góry. Zasadą jest, że pracownik otrzymuje świadczenia z tytułu podróży służbowych w postaci diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej (przy czym w delegacji krajowej jest to jeden ryczałt, w delegacji zagranicznej dwa ryczałty), noclegów. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których ryczałt ten jest przewidziany, jeżeli brak ponoszenia tych kosztów powiązany jest z pracodawcą (np. pracodawca wynajmuje w danej miejscowości mieszkanie, gdzie pracownicy mają zapewnione noclegi; strona zagraniczna zaprasza pracownika do skorzystania z pokoju noclegowego, którym dysponuje). Poszczególne ryczałty nie przysługują również w sytuacjach, które wskazują przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych odnoszące się do tych ryczałtów (§ 7 ust. 3–5, § 8 ust. 3–5, § 9 ust. 2–3, § 14, § 15, § 16 ust. 2–4, § 17 ust. 4 tego rozporządzenia). W art. 775 Kodeksu pracy i rozporządzeniu wykonawczym wydanym na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł (wyrok SN z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06). PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 5 ust. 2–3, § 7 ust. 3–5, § 8 ust. 3–5, § 9 ust. 2–3, § 14, § 15, § 16 ust. 2–4, § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

72. Czy za brak noclegu w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na dojazdy Nasz pracownik poleciał do Pragi na kilkugodzinne spotkanie. Tego samego dnia wracał do Polski, nie korzystał zatem w Pradze z noclegu. Czy przysługuje mu ryczałt na dojazd z lotniska i ponownie na lotnisko, skoro nie nocował w Pradze?

Tak. W przypadku miasta docelowego warunkiem wypłaty ryczałtu na dojazd nie jest korzystanie w nim z noclegu.

WWW.INFOR.PL

87

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

W delegacjach zagranicznych pracownicy mają prawo do dwóch ryczałtów odnoszących się do kosztów jazd lokalnych, tj. do: ■ tzw. ryczałtu dojazdowego w wysokości jednej diety, który przeznaczony jest na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych), ■ ryczałtu na przejazdy środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej (§ 17 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Korzystanie z noclegu jako warunek przysługiwania ryczałtu dojazdowego przypisany został tylko do miejscowości innej niż docelowa. Skoro zatem Praga była miejscowością docelową, świadczenie to powinno zostać wypłacone. Inaczej byłoby tylko wówczas, gdyby pracownik nie ponosił kosztów przejazdów lokalnych, np. strona zagraniczna zabrałaby go z lotniska oraz zapewniła przejazd na lotnisko po zakończonym spotkaniu (§ 17 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Dodatkowo temu pracownikowi będzie przysługiwał ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej, jeżeli poniósł dodatkowe koszty związane z przemieszczaniem się komunikacją lokalną poza samym dojazdem z lotniska (objętym pierwszym z ryczałtów). PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 17 ust. 1, ust. 3, ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r. poz. 167

73. Czy za nocleg u rodziny pracownikowi przysługuje ryczałt Pracownik dojechał do miejscowości docelowej o godz. 2.00, co wynika z przedstawionego w rozliczeniu biletu kolejowego. Nocował u swojej rodziny. Dopiero o godz. 9.00 podjął wykonywanie pracy. Czy przysługuje mu ryczałt noclegowy?

Nie. Państwa pracownikowi nie przysługuje ryczałt krajowy za nocleg. Na podstawie § 8 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, ryczałt taki przysługuje tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godz. 21.00 a 7.00. Nie ma znaczenia fakt przenocowania u rodziny, który sam w sobie nie pozbawia prawa do ryczałtu. Godzina rozpoczęcia świadczenia pracy również nie ma znaczenia – nie można przyjąć, że dla wypłaty ryczałtu za nocleg konieczne jest co najmniej 6 godzin „nocowania”, w oderwaniu od narzuconego rozporządzeniem przedziału godzinowego, w jakim te 6 godzin musi się zmieścić. W tej sytuacji wypłacenie pracownikowi ryczałtu oznaczałoby wypłacenie świadczenia nieprzewidzianego przez przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, czyli świadczenia niepodlegającego zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

74. Czy ryczałty na jazdy lokalne przysługują za dni wolne od pracy Pracownik był w prawie 2-tygodniowej delegacji – wyjazd w poniedziałek rano, powrót w kolejnym tygodniu w środę po południu. W tym czasie – w celu zapewnienia minimalnego odpoczynku

88

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

tygodniowego – niedziela była dla niego dniem wolnym od pracy. Czy w tej sytuacji ryczałt na jazdy lokalne powinniśmy wypłacić za każdy dzień trwania delegacji?

Nie. Pracownik, mając dzień wolny, nie świadczył pracy, dlatego nie przysługuje mu ryczałt na jazdy lokalne za ten jeden dzień. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości: ■ 20% kwoty diety (delegacja krajowa) lub ■ 10% diety (delegacja zagraniczna) za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt ten nie przysługuje jednak m.in. wówczas, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczony jest ryczałt (§ 9 ust. 2 i § 17 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Celem ryczałtów na jazdy (dojazdy) lokalne jest umożliwienie pracownikowi pokrycia kosztów jazd lokalnych podczas podróży służbowej, które to przejazdy są niezbędne w celu wykonania zadania służbowego. Obejmują zatem wszelką konieczność przemieszczania się pozostającą w związku z poleceniem pracodawcy (np. dojazd do siedziby instytucji zagranicznej, przemieszczanie się z hotelu na służbową kolację). Wyłączenie prawa do ryczałtu ze względu na nieponoszenie kosztów przejazdów lokalnych dotyczy wszystkich tych przypadków, w których realizacja zadania zleconego przez pracodawcę nie wymaga płatnego przemieszczania się środkami transportu miejscowego, m.in. korzystania podczas delegacji z dni wolnych od pracy. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 9 ust. 2 i § 17 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

75. Czy nieskasowany bilet jest potwierdzeniem poniesienia wydatku Pracownik otrzymał zgodę pracodawcy na zwrot faktycznie poniesionych wydatków na przejazdy komunikacją miejską podczas kilkudniowej delegacji. Po powrocie przedstawił w rozliczeniu podróży służbowej bilety, ale nie wszystkie były skasowane. Czy na tej podstawie mamy zwrócić koszty jazd lokalnych?

Nie. Nieskasowany bilet nie potwierdza faktycznego przemieszczania się komunikacją miejską. Pracodawca może wyrazić zgodę na poniesienie realnych kosztów użytkowania komunikacji publicznej przez pracownika, jednak pracownik koszty te powinien udokumentować (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Pracownik, o którym mowa w pytaniu, przedstawiając nieskasowane bilety komunikacji miejskiej, udokumentował jedynie fakt ich nabycia, a nie odbycia przejazdów. Przejazd komunikacją miejską wymaga skasowania biletu. Nieskasowanie biletu przez pracownika byłoby niewypełnieniem warunków umowy przewozu, a więc sytuacja ta tworzy uzasadniony wiosek, że w rzeczywistości nie przemieszczał się środkiem komunikacji lokalnej w miejscowości docelowej, a jedynie nabył bilety. Bilet nabyty, ale nieskasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztu przejazdu. Zwrot kosztów jego zakupu – zakwalifikowany jako wydatek delegacyjny, a konkretnie zwrot kosztów przejazdów lokalnych – może zostać zakwestionowany przez organ kontrolny. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

WWW.INFOR.PL

89

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

76. Jak rozliczyć obiadokolację w ramach podróży służbowej W jakiej wysokości należy pracownikowi będącemu w podróży służbowej ponad 8 godzin odliczyć z diety „zjedzoną” obiadokolację?

Jeżeli podróż trwała nie dłużej niż 12 godzin, dieta nie przysługuje, jeśli natomiast delegacja trwała powyżej 12 godzin, pracownik powinien otrzymać 15 zł. Dieta z tytułu delegacji na terenie kraju przeznaczona jest na pokrycie jedynie zwiększonych, a nie pełnych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu. Nie przypisano jej zatem do zapewnienia całkowitego wyżywienia. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w sposób wskazany w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. Od 1 marca 2013 r. dieta wynosi 30 zł. Należności z tytułu diet przysługują pracownikowi w następującej wysokości: ■ jeśli delegacja trwa nie dłużej niż dobę: – od 8 do 12 godzin – 1/2 diety (15 zł), – powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości (30 zł); ■ jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: – do 8 godzin – 1/2 diety (15 zł), – ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości (30 zł) – § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Kwotę diety za czas podróży służbowej na terenie kraju zmniejsza się o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: ■ śniadanie – 25% diety; ■ obiad – 50% diety; ■ kolacja – 25% diety. Kwoty zmniejszenia wyrażone w procentach należy odnieść do pełnej kwoty diety, a nie jej części uzależnionej od czasu spędzonego w podróży służbowej. Wskazuje na to § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, w którym określono, że „kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia”. W ust. 1 tego paragrafu określona jest zaś pełna kwota diety w wysokości 30 zł. Nie można więc odnosić procentowych pomniejszeń do należnych pracownikowi cząstek diety ze względu na czas przebywania w podróży służbowej. Obiadokolacja jest jednym posiłkiem, a zatem nie ma możliwości obniżenia diety w związku z tym o 75% (obiad + kolacja). Ważne jest jednak to, jak ten posiłek zakwalifikujemy – jako obiad (50% obniżenie diety) czy jako kolację (25% obniżenie diety). Obiadokolacją określa się „posiłek o charakterze obiadu spożywany w porze kolacji”, „obiad spożywany w porze kolacji”, „późny obiad”. Takie rozumienie tego określenia wskazywane słownikowo prowadzi do wniosku, że należy przyjąć do rozliczenia tego posiłku zapewnionego w trakcie delegacji obniżenie diety o 50%, a zatem o 15 zł. Przykładowo, jeżeli delegacja trwała 13 godzin, to przy zapewnieniu pracownikowi obiadokolacji powinno mu zostać wypłacone 15 zł (30 zł pomniejszone o 50% z 30 zł). Jeżeli zaś pracownik był w delegacji do 12 godzin (np. 9 godzin), to zapewnienie takiego posiłku powodowałoby brak prawa do diety (30 zł × 50% pomniejszone o 50% z 30 zł). PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

90

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

77. Czy dietę obniża posiłek spożyty przez pracownika przed podróżą służbową Jeden z naszych pracowników wrócił z krajowej podróży służbowej. W rozliczeniu kosztów delegacji wskazał, że bezpośrednio przed wyjazdem spożył w domu śniadanie. Czy wysokość diety powinniśmy obniżyć o ten posiłek?

Nie powinni Państwo obniżać diety o ten posiłek. Zmniejszenie diety o śniadanie dotyczy sytuacji, w których pracodawca zapewnił je pracownikowi (bezpośrednio lub pośrednio) podczas podróży służbowej. Tak jednak nie było w przypadku Państwa pracownika. Użyte w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych określenie „zapewnione bezpłatne wyżywienie” odnosi się jedynie do posiłków zagwarantowanych pracownikowi przez pracodawcę: ■ bezpośrednio (przez np. wykupienie posiłków, rozliczenie posiłków na podstawie przedstawionych rachunków) lub ■ pośrednio (przez np. zapewnienie posiłków w ramach opłaty za konferencję, zaproszenie pracownika na obiad przez kontrahenta pracodawcy). Diety nie należy zatem obniżać o posiłki, które pracownik sam sobie zapewnił (w tym przypadku nie można mówić o bezpłatnym wyżywieniu) lub skorzystał z nich np. u swojej rodziny w miejscowości, do której udał się w delegację. W obu tych przypadkach zapewnienie wyżywienia nie jest w jakikolwiek sposób powiązane z pracodawcą. Nadal więc istnieje w tych sytuacjach obowiązek pracodawcy do wypłaty diety przewidzianej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży. Od 1 marca 2013 r. kwotę diety za czas podróży służbowej na terenie kraju należy zmniejszać o koszt otrzymanego w podróży bezpłatnego wyżywienia (§ 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). UWAGA! Obniżenie diety o zapewnione posiłki dotyczy sytuacji, kiedy pracodawca zagwarantował je pracownikowi podczas podróży służbowej. Zasady obniżania diety o otrzymane posiłki należy stosować także w razie zapewnienia ich w cenie usługi hotelowej. Obniżenie diety należy obliczać od pełnej kwoty diety, tj. od 30 zł. Bez znaczenia pozostaje, że pracownik otrzymał posiłek w dobie, za którą przysługuje niepełna dieta (§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). PRZYKŁAD Maria P. była w podróży służbowej od 7 stycznia od godz. 7.00 do 9 stycznia do godz. 14.00. Pracownica miała zapewnione 3 śniadania w cenie usługi hotelowej. Do rozliczenia kosztów wyjazdów służbowych pracodawca stosuje przepisy rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Maria P. powinna otrzymać diety w łącznej wysokości 75 zł, tj. 2 pełne doby x 30 zł + 1/2 doby x 30 zł, obniżone o zapewnione śniadania, tj. o 7,50 zł za każdą dobę, w której miała zapewniony posiłek, czyli o 22,50 zł. Pracownica powinna otrzymać diety w wysokości 52,50 zł (75 zł – 22,50 zł). Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Wyjazd służbowy rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej w poleceniu wyjazdu jako miejscowość rozpoczęcia podróży. Dojazd, np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją, a zatem nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu w ramach świadczeń z tytułu podróży służbowej. Pracownik wysłany przez Państwa w delegację spożył posiłek w domu. W tym czasie nie był jeszcze w podróży służbowej. Ponieważ nie zapewnili Państwo pracownikowi śniadania, nie można w tej sytuacji mówić o obniżeniu diety, gdyż posiłek ten był spożywany poza czasem trwania delegacji. Jeżeli w tych okolicznościach zapewniliby Państwo pracownikowi śniadanie, to i tak nie wpłynęłoby to na kwotę

WWW.INFOR.PL

91

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

należnej mu diety. Obniżenie diety dotyczy bowiem posiłków zapewnionych pracownikowi przez pracodawcę (w tym w usłudze hotelowej) w trakcie podróży służbowej. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

78. Czy pracownik ma prawo do zwrotu kosztów biletu powrotnego z podróży służbowej, którą połączył z urlopem Jeden z naszych pracowników udaje się w podróż służbową do Portugalii. Bezpośrednio po załatwieniu spraw służbowych chce pozostać w tym kraju na urlopie. Czy w tej sytuacji przysługuje mu zwrot kosztów biletu powrotnego po zakończeniu urlopu?

Tak, ale pod warunkiem, że pracownik uzyska Państwa zgodę na przedłużenie pobytu poza granicami kraju. Za czas pobytu w celach prywatnych w kraju, w którym pracownik uprzednio przebywał w podróży służbowej, co do zasady, zatrudniony nie nabywa prawa do należności delegacyjnych i za taki pobyt ponosi pełną odpłatność. Jeżeli wyrażą Państwo zgodę na wydłużenie pobytu pracownika w kraju, do którego został wysłany w podróż służbową, z przyczyn dotyczących zatrudnionego, w tym przypadku z powodu zaplanowanego wypoczynku w tym kraju, to pracownik ma prawo do zwrotu kosztów biletu powrotnego. Taki wydatek będzie mógł być rozliczony w ramach delegacji służbowej i włączony do kosztów pracodawcy z tego tytułu. Do podobnej sytuacji odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 października 2009 r. (sygn. IPPB5/423–414/09–4/JC), w której uznał, że: (...) zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownik przedłuża pobyt dla realizacji celów prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracownika spółka pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego, w tym koszty biletu powrotnego pracownika. Natomiast koszt pobytu prywatnego ponosi w całości pracownik. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec powyższego, Spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki (...).

IS

Jeśli nie wyrażą Państwo zgody na wydłużenie podróży służbowej, pracownik, który pozostanie w kraju delegacji, będzie musiał opłacić z własnych środków koszt biletu powrotnego. Wydatek z tego tytułu nie będzie mógł być zaliczony do kosztów delegacji służbowej. Pracownik powinien wrócić z delegacji w terminie wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu. Jeżeli nie zaszły nieoczekiwanie okoliczności uniemożliwiające mu powrót w terminie (np. strajk obsługi naziemnej lotniska czy załamanie pogody), to rozliczenie biletu dotyczącego późniejszej daty powrotu niż planowana zawsze wymaga zgody pracodawcy. Pracownik nie może bowiem swobodnie decydować o pozostaniu w danym miejscu dłużej (na weekend czy urlop) i w rozliczeniu wyjazdu służbowego przedstawić dokumentów potwierdzających koszty przejazdu powrotnego w terminie odległym (niekiedy znacząco) od daty zakończenia realizacji zadania służbowego. PRZYKŁAD Janusz T. na polecenie pracodawcy pojechał w podróż służbową, z której miał wrócić w piątek po południu. W związku z tym, że pracownik miał wolny weekend, a następnie odbierał dni wolne za nadgodziny (w poniedziałek i wtorek) postanowił pozostać na miejscu kilka dni dłużej, o czym nie poinformował pracodawcy. W rozliczeniu kosztów podróży dostarczył bilet powrotny z wtorkowego popołudnia.

92

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Pracodawca może się nie zgodzić na rozliczenie biletu, ponieważ został on wystawiony kilka dni po planowanym zakończeniu podróży wskazanym w poleceniu wyjazdu. UWAGA! Brak zgody pracodawcy na wydłużenie podróży służbowej może pozbawić pracownika prawa do zwrotu wydatków poniesionych na bilet powrotny. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 2, § 3, § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

79. Czy pracownik, który w podróży służbowej korzystał z innego środka transportu niż wskazany przez pracodawcę, ma prawo do ryczałtu na dojazdy Jeden z naszych pracowników w dojazdach miejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej korzystał z komunikacji publicznej, mimo że w przepisach wewnętrznych istnieje zapis, że pracownicy w delegacjach krajowych powinni przemieszczać się wyłącznie taksówkami. Czy możemy odmówić pracownikowi wypłaty ryczałtu na dojazdy, jeżeli nie korzystał ze wskazanego przez nas środka transportu?

Jeżeli zmiana przez pracownika środka transportu była samowolna i nieuzasadniona obiektywnymi okolicznościami, mogą Państwo odmówić mu wypłaty ryczałtu. Jednak gdy pracownik obiektywnie nie mógł skorzystać z określonego przez Państwa środka transportu zastępując go innym i ponosząc z tego tytułu koszty, to, co do zasady, należy wypłacić mu ryczałt, jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów. Właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej środek transportu, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca (§ 3 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). Wskazania w tym zakresie mogą zawierać przepisy wewnątrzzakładowe, np. określając, kiedy pracownik powinien korzystać z danego środka komunikacji (czy tylko aby dojechać do docelowego miejsca, czy również przy przejazdach miejscowych). Wówczas na podstawie tych uregulowań pracownicy w ramach podróży krajowych powinni korzystać z określonego środka transportu, np. z taksówek. Jeżeli pracodawca w poleceniu wyjazdu wskaże inny środek transportu niż wynika to z przepisów wewnątrzzakładowych, to należy przyjąć, że właściwy do odbycia podróży służbowej jest środek transportu określony w poleceniu wyjazdu (polecenie wyjazdu jako regulacja szczególna uchyla stosowanie właściwego postanowienia prawa wewnątrzzakładowego w tym zakresie). Nie będzie błędem, jeżeli w poleceniu wyjazdu pracodawca nie określi takiego środka, a jest to uregulowane w prawie wewnątrzzakładowym. Wówczas w tym zakresie wiążące dla stron będą postanowienia wewnętrzne. Pracownik nie ma prawa zmieniać zasad, na podstawie których będzie odbywał podróż służbową. W przeciwnym razie, jeżeli nie doszedł do porozumienia z pracodawcą w tym zakresie lub nie otrzymał jego akceptacji i samowolnie zmienił zastrzeżony środek transportu (w tym wykorzystywany przy przejazdach miejscowych), naraża się na odmowę wypłaty ryczałtu (np. przejazdowego w wysokości 20% za każdą dobę, w której korzystał z dojazdów środkami komunikacji miejscowej) lub zwrotu kosztów przejazdu. PRZYKŁAD Spółka ABC ustaliła w przepisach wewnątrzzakładowych, że menedżerowie wysokiego szczebla korzystają w podróży krajowej (w tym w dojazdach miejscowych) wyłącznie z taksówek. Decyzja pracodawcy była podyktowana kwestiami wizerunkowymi firmy oraz faktem, że pracownicy w trakcie podróży służbowych

WWW.INFOR.PL

93

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

byli wyposażeni w nośniki szczególne ważnych danych, których utrata np. podczas podróży środkami komunikacji zbiorowej wiązałaby się z narażeniem pracodawcy na szkodę. Pracownik z własnej inicjatywy postanowił, że skorzysta z transportu publicznego (autobus komunikacji miejscowej). Postępowanie pracownika było nieprawidłowe. Pracodawca może mu odmówić wypłaty ryczałtu lub zwrotu kosztów przejazdu. Pracownik nie realizując polecenia wyjazdu zgodnie z wolą pracodawcy naraża się nie tylko na odmowę zwrotu kosztów przejazdu lub wypłaty ryczałtu, ale też na odpowiedzialność porządkową. Należy bowiem przyjąć, że zmiana środka transportu (w tym na dojazdy miejscowe) bez uzasadnienia lub bez porozumienia z pracodawcą stanowi naruszenie przyjętej u pracodawcy organizacji pracy, za które pracownik może być ukarany karą porządkową lub nagany. PRZYKŁAD Pracodawca ustalił, że pracownicy odbywający służbowe podróże krajowe będą poruszali się wyłącznie taksówkami. Taka informacja została zawarta zarówno w przepisach wewnątrzzakładowych, jak i umieszczana jest każdorazowo w poleceniach wyjazdu służbowego. W związku z akcją protestacyjną taksówkarzy związaną z deregulacją zawodów pracownik nie miał możliwości skorzystania z taksówki. Postanowił skorzystać z transportu zbiorowego, o czym uprzedził pracodawcę, który zaakceptował takie rozwiązanie. W takim przypadku pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ryczałt lub zwrócić mu koszty przejazdu. Aby uniknąć nieporozumień związanych z wysyłaniem pracowników w podróż służbową, zalecaną praktyką jest uregulowanie tych kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania czy w odrębnym regulaminie podróży służbowych. PODSTAWA PRAWNA: ●

§ 3, § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

●

art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

80. Czy w regulaminie podróży służbowych pracodawca może ustalić własne zasady rozliczeń delegacji Chcemy wprowadzić w naszej firmie regulamin podróży służbowych. Jakie zapisy powinien zawierać?

Wprowadzając regulamin podróży służbowych mogą Państwo ustalić własne zasady rozliczeń delegacji pracowników. W takim regulaminie warto wówczas precyzyjnie określić m.in. stawki diety zagranicznej, zasady odpłatności za użytkowanie w podróży prywatnych pojazdów pracowników, warunki wypłaty zaliczki oraz rodzaje dowodów potwierdzających określone wydatki i terminy ich złożenia pracodawcy. W regulaminie podróży służbowych pracodawca budżetowy nie może ustalić mniej korzystnych warunków wypłaty należności delegacyjnych niż przewidziane w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. U pracodawców zobowiązanych do opracowania regulaminu wynagradzania regulamin podróży służbowych stanowiłby rozszerzenie postanowień tego pierwszego. Wprowadzenie zatem regulaminu podróży służbowych jest zmianą regulaminu wynagradzania, która wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (art. 772 § 2 i 6 Kodeksu pracy).

Dieta zagraniczna i stawki za używanie pojazdu prywatnego Od uznania pracodawcy z sektora prywatnego zależy wysokość diety zagranicznej (która nie może być niższa niż dieta krajowa określona dla sfery budżetowej; w 2015 r. – 30 zł). Dotyczy to również stawek

94

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

użytkowania pojazdów prywatnych w delegacji. Jednak postanowienia w tym zakresie muszą znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu (art. 775 § 3–4 Kodeksu pracy). Przykładowy zapis regulaminu podróży służbowych dotyczący wysokości diety zagranicznej (...) § 4. [Dieta zagraniczna] 1. Za dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości diety krajowej określonej w § 7 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167. 2. Jeżeli dieta, o której mowa w pkt 1, nie pokryła kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w podróży zagranicznej, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między otrzymaną dietą a rzeczywistymi wydatkami poniesionymi z tego tytułu. W razie wątpliwości co do ich poniesienia pracownik, na żądanie pracodawcy, powinien złożyć na piśmie odpowiednie uzasadnienie (...).

Ustalając wysokość stawek diety zagranicznej i za używanie pojazdu prywatnego należy mieć na uwadze, aby: ■ nie były one rażąco niskie, ■ odpowiadały przynajmniej standardowym wydatkom, jakie w czasie podróży musi ponieść pracownik (lub osoba współpracująca z pracodawcą) – dotyczy to zarówno stawek za użytkowanie prywatnego pojazdu w czasie delegacji, jak i zagranicznej diety. Wyznaczając wysokość zarówno diety, jak i stawki użytkowania prywatnego pojazdu w delegacji proponowanym rozwiązaniem jest analiza niezbędnych wydatków, jakie może ponieść pracownik, na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów, którą powinien przygotować i przedstawić pracodawcy przed wysłaniem w podróż służbową. Można też dokonać uśredniania stawek za 1 kilometr przebiegu, np. nie różnicując wysokości stawki w zależności od pojemności silnika samochodu osobowego. Przykładowy zapis dotyczący stawek za używanie prywatnego pojazdu w delegacji (...) § 5. [Stawki za używanie prywatnego pojazdu] 1. Pracownikowi w delegacji służbowej przysługuje zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które wynoszą: 1) dla samochodu osobowego bez względu na pojemność skokową silnika – 0,65 zł, 2) dla motocykla – 0,20 zł, 3) dla motoroweru – 0,10 zł. 2. W przypadku gdy koszt używania samochodu osobowego lub motocykla ustalony według stawek, o których mowa w pkt 1, przewyższy rzeczywiste koszty paliwa zużytego na przejazd w delegację, pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami. 3. Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia (...).

Powierzenie karty płatniczej Powierzenie pracownikowi udającemu się w podróż służbową firmowej karty płatniczej wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie. Szczegółowe poinformowanie pracownika o zasadach korzystania ze służbowej karty w czasie delegacji pomoże uniknąć stronom wątpliwości co do zasadności użycia karty przez pracownika i jego odpowiedzialności za tak przekazane mienie.

WWW.INFOR.PL

95

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Przykładowe zapisy dotyczące przekazania pracownikowi służbowej karty płatniczej (...) § 6. [Powierzenie karty płatniczej] 1. Pracownikowi udającemu się w podróż służbową w uzasadnionych przypadkach powierza się kartę płatniczą. 2. Wniosek o powierzenie karty płatniczej na czas delegacji służbowej wraz z uzasadnieniem pracownik składa w Dziale Finansowym co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. 3. Kartą płatniczą pracownik może opłacić wyłącznie koszty związane z podróżą służbową wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu. 4. Opłacenie kartą płatniczą innych wydatków niż wymienione w załączniku nr 2 do regulaminu pracodawca rozpatruje pod względem niezbędności i zasadności ich poniesienia w podróży służbowej oraz konieczności użycia do tego celu karty płatniczej. 5. Wydatki poniesione przez pracownika w podróży służbowej uznane przez pracodawcę za zbędne i nieuzasadnione, opłacone zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką, pracownik pokrywa z własnych środków (...).

Wypłata zaliczki W regulaminie warto wskazać zasady przyznawania i wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu służbowego. Pracodawca może ustalić te same reguły wypłaty zaliczki zarówno dla pracownika odbywającego podróż krajową, jak też zagraniczną i w obu przypadkach uznać wypłatę zaliczki za obowiązkową, mimo że w przypadku podróży krajowej zaliczka jest wypłacana na wniosek pracownika. Przykładowe zapisy dotyczące wypłaty zaliczki (...) § 7. [Zaliczka] 1. Pracownik występuje o wypłatę zaliczki w przypadku odbywania zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej. 2. Zaliczka jest wypłacana w walucie polskiej lub obcej w przypadku podróży zagranicznej. 3. Przyznanie zaliczki następuje na podstawie wniosku pracownika zawierającego wstępną kalkulację kosztów podróży. 4. Wystąpienie z wnioskiem o przyznanie zaliczki na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów następuje na wniosek pracownika złożony w Dziale Finansowym najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5 do regulaminu. 5. Podstawową formą wypłaty zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych jest forma bezgotówkowa, tj. przelew na rachunek bankowy pracownika. 6. Pracownik, który występuje o wypłatę zaliczki w formie gotówkowej, składa w tej sprawie wniosek w Dziale Finansowym nie później na 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Wniosek o zaliczkę stanowi załącznik nr 5a do regulaminu. 7. O zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej nie występuje pracownik, któremu powierzono służbową kartę płatniczą (...). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 772 § 2 i § 6, art. 775 § 3–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 2–3, § 7, § 11, § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

●

§ 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308

96

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

81. Kiedy pracownik oddelegowany do pracy za granicę ma prawo do świadczeń za podróż służbową Oddelegowaliśmy do Rosji jednego z naszych pracowników. Jako miejsce wykonywania pracy wskazaliśmy mu Moskwę. Pracownikowi zdarza się podróżować służbowo do Petersburga samochodem służbowym, który jest w jego dyspozycji. Osoba ta wystąpiła do nas o wypłatę diet za odbycie podróży służbowej. Czy ma do nich prawo? Jeżeli tak, to na jakich zasadach i w jakiej wysokości powinniśmy mu je wypłacić?

Tak. Państwa pracownik ma prawo do diet. Przysługują one w wysokości przewidzianej w regulacjach wewnątrzzakładowych, a w przypadku ich braku w wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Miejscem pracy Państwa pracownika jest Moskwa, a zatem wyjazd w celach służbowych odbywany na polecenie pracodawcy poza Moskwę stanowi podróż służbową. Tak również na temat tego zagadnienia wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 11 lutego 1999 r. (II UKN 466/98, OSNP 2000/7/289), wskazując, że dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy podróżą służbową jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą, w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy. Naliczając przy tym świadczenia należne pracownikowi takich wyjazdów nie można uznać za podróże krajowe. Podziału na delegacje krajowe i zagraniczne nie odnosi się do miejsca pracy. Jak wynika z przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, podróże krajowe odbywają się na terenie Polski. Państwa pracownik ma zapewniony przejazd, a zatem należy rozliczyć koszty samochodu służbowego. Oprócz tego pracownikowi będą przysługiwać diety i zwrot kosztów noclegów (lub ryczałt w przypadku braku dowodu poniesienia tych kosztów). Rozliczenie powinno następować na zasadach wskazanych w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych albo w przepisach wewnętrznych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) obowiązujących u pracodawcy. PRZYKŁAD Marcin G. został oddelegowany do pracy w Moskwie. Pracownik wyjechał w podróż służbową z Moskwy do Petersburga służbowym samochodem 7 stycznia o godz. 7.00 i wrócił 11 stycznia o godz. 16.00. Pracownikowi w każdym dniu podróży zapewniono obiad. Pracodawca wypłaca diety i inne należności z tytułu podróży służbowej na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Marcin G. był w podróży 4 doby i 9 godzin. Na podstawie czasu trwania podróży przysługiwałaby mu kwota 216 euro. Jednak w każdym dniu miał zapewniony obiad, a zatem od kwoty 216 euro należy odliczyć 72 euro (48 euro × 30% × 5). Pracownikowi przysługują diety w wysokości 144 euro (216 euro – 72 euro = 144 euro). Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Pojęcie to jest bardzo istotne, gdyż staje się wyznacznikiem dla kwalifikowania wyjazdów jako podróże służbowe i tych, które za takie nie mogą być uznane. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134): (...) podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana: 1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, 2) na polecenie pracodawcy, 3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (...).

SN

WWW.INFOR.PL

97

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Zobiektywizowanym wyznacznikiem wyjazdu jako podróży służbowej jest to, że celem jest punkt (punkty, obszar) znajdujący się poza stałym miejscem pracy pracownika. Tym miejscem może być miejscowość, obszar albo takie miejsce może być określone nawet jako zmienne. Przy określaniu miejsca pracy ważne jest jednak, aby było ono wskazane: ■ konkretnie (w wyroku z 16 grudnia 2008 r., I PK 96/08, OSNP 2010/11-12/138 Sąd Najwyższy za niedopuszczalne uznał zawieranie w umowach zapisów, zgodnie z którymi pracownicy wyrażaliby bezwarunkową zgodę na czasową zmianę miejsca pracy w każdym przypadku uzasadnionym potrzebami pracodawcy, tj. bez określenia miejscowości, w której praca miałaby być świadczona, jak również okresu, którego te zmiany dotyczą), ■ w sposób rzeczywisty, przez co należy rozumieć bezpośrednie powiązanie z zakresem terytorialnym zwykłej, codziennej pracy pracownika. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

§ 12–14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r., poz. 167

VII. Umowy cywilnoprawne – jak za nie wynagradzać 82. Czy wynagrodzenie po zmarłym zleceniobiorcy można wypłacić jego małżonce W grudniu 2014 r. zmarł nasz zleceniobiorca. Po pozostałą część jego wynagrodzenia zgłosiła się małżonka. Czy należy jej wypłacić pieniądze i czy powinniśmy pobrać zaliczkę na podatek z praw majątkowych? Komu wystawić PIT-11?

Nie należy wypłacać wynagrodzenia małżonce zmarłego zleceniobiorcy ani pobierać zaliczki na podatek dochodowy. Wypłaty należy dokonać spadkobiercom, którzy sami będą zobowiązani do uregulowania podatku od spadków i darowizn. PIT-11 za 2014 r. należy wystawić do końca lutego 2015 r. (lub do końca stycznia 2015 r.) na nazwisko zmarłego i wykazać w nim tylko jego przychody uzyskane w tym roku, czyli z działalności wykonywanej osobiście. Zleceniobiorca nie podlega przepisom Kodeksu pracy, lecz Kodeksu cywilnego, który w zakresie, w jakim reguluje umowę zlecenia, nie przewiduje przejścia praw majątkowych ze zlecenia na małżonka i innych członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej. Taka uproszczona procedura dziedziczenia, z pominięciem prawa spadkowego, dotyczy tylko sytuacji, gdy dojdzie do wygaśnięcia umowy o pracę z powodu śmierci pracownika.

Wygaśnięcie umowy zlecenia w razie śmierci zleceniobiorcy Śmierć wykonawcy zlecenia powoduje wygaśnięcie umowy (chyba że postanowienia umowy stanowią inaczej), ale odmienne niż w przypadku pracowników jest postępowanie z niewypłaconymi należnościami z tego tytułu. Wypracowane wynagrodzenie z umowy cywilnej wchodzi do masy spadkowej (art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego). Zleceniodawca nie powinien więc wypłacać go małżonce i ewentualnie dzieciom czy rodzicom, lecz zatrzymać środki i wypłacić dopiero spadkobiercom na podstawie prawomocnego postanowienia sądu o nabyciu spadku. Wypłata powinna nastąpić w kwotach brutto, czyli bez potrącania podatku dochodowego od osób fizycznych i ewentualnych składek ZUS. Wynagrodzenie jako składnik masy spadkowej wraz z całym spadkiem podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn i to wyłącznie spadkobiercy są jego płatnikami. Są to prawa majątkowe podlegające dziedziczeniu, a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn.

Sporządzenie informacji PIT-11 Zleceniodawca ma obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 za 2014 r. na nazwisko zmarłego. Informacja ta powinna być wystawiona do końca lutego 2015 r. (lub do końca stycznia 2015 r., jeżeli płatnik jest zobowiązany sporządzić informacje za dany rok za nie więcej niż 5 podatników) i zawierać wyłącznie dochód z działalności wykonywanej osobiście (osiągnięty przez zleceniobiorcę przed śmiercią) oraz pobraną przez płatnika zaliczkę na podatek od wynagrodzenia za okres od stycznia do listopada 2014 r., z założeniem, że jego wypłata na rzecz zleceniobiorcy nastąpiła w tych miesiącach. Nie należy w niej ujmować wynagrodzenia za grudzień, które weszło do spadku. W przypadku zgonu podatnika jeden egzemplarz PIT-11 zostaje w firmie, a drugi płatnik przekazuje do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Po egzemplarz PIT-11 za 2014 r. może zgłosić się małżonka zleceniobiorcy, która ma prawo do wspólnego rozliczenia

WWW.INFOR.PL

99

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

dochodów za 2014 r. Jeśli tak będzie, powinna go otrzymać, ponieważ przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszczają taką możliwość. Wniosek bowiem o łączne opodatkowanie dochodów małżonków, między którymi istniała w roku podatkowym wspólność majątkowa, może być także złożony przez podatnika, który zawarł związek małżeński przed rozpoczęciem roku podatkowego, a jego małżonek zmarł w trakcie roku podatkowego. Do końca stycznia 2015 r. zleceniobiorca powinien sporządzić i przekazać do urzędu skarbowego deklarację PIT-4R, w której wykaże również pobrane zaliczki od dochodu osiągniętego w 2014 r. przez zleceniobiorcę przed jego śmiercią. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 922 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

art. 2 ust. 1 pkt 3, art. 6a ust. 1, art. 42 ust. 1a i ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 97 § 1, art. 100 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1644

83. Kiedy zleceniobiorcy można obniżyć wynagrodzenie z powodu choroby Zawarliśmy z naszym pracownikiem umowę zlecenia z wynagrodzeniem określonym w stałej kwocie. Osoba ta zachorowała i wypowiedzieliśmy jej umowę. Czy w tej sytuacji możemy obniżyć wynagrodzenie za zlecenie?

Mogą Państwo obniżyć wynagrodzenie zleceniobiorcy z powodu choroby, jeżeli czynności wynikające z umowy nie zostały przez niego wykonane w umówionym zakresie. Wówczas wynagrodzenie należy obniżyć proporcjonalnie do wykonanych przez niego zadań. W przeciwnym przypadku wynagrodzenie przysługuje w umówionej wysokości. Jeżeli czynności wskazane w umowie zlecenia zostały przez zleceniobiorcę wykonane (mimo jego choroby), to nie mają Państwo podstaw do obniżenia mu wynagrodzenia. Wynagrodzenie należy się zleceniobiorcy za wykonaną pracę dopiero po wykonaniu zlecenia (art. 744 Kodeksu cywilnego). Strony mogą jednak inaczej uregulować zasady wypłaty wynagrodzenia, np. mogą ustalić, że wynagrodzenie będzie płatne z góry. Ze wskazanego przepisu wynika jednocześnie, że może być ono obniżone proporcjonalnie do zakresu czynności, jakie zostały wykonane przez zleceniobiorcę. PRZYKŁAD Andrzej P. zawarł umowę zlecenia, która przewiduje zawieranie przez zleceniobiorcę co najmniej 20 umów na usługi związane z montażem plastikowych okien. Za tę minimalną liczbę zawartych umów Andrzej P. miał otrzymać 3000 zł. Ze względu na chorobę udało mu się zawrzeć jedynie 10 umów. Zleceniodawca może zatem obniżyć jego wynagrodzenie do 1500 zł. W umowie strony mogą postanowić, że zleceniobiorcy zostanie zagwarantowana określona kwota wynagrodzenia w sytuacjach, gdy nie będzie on mógł wykonać zlecenia nie z własnej winy. W tym przypadku należy przyjąć, że taką szczególną sytuacją jest m.in. choroba zleceniobiorcy. Przykładowy zapis w umowie gwarantujący wynagrodzenie zleceniobiorcy (...) § 2 (...) 3. W razie niewykonania zlecenia z przyczyn, za które Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości co najmniej 20% wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, płatne w terminie 10 dni od daty zakończenia umowy zgodnie z § 1 umowy (...).

100

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Zleceniobiorca ma zasadniczo obowiązek osobistego wykonania umowy. W razie choroby może on powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej. Musi jednak niezwłocznie zawiadomić zleceniodawcę o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy. Zleceniobiorca odpowiada wówczas tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy, natomiast zastępca jest odpowiedzialny za wykonanie zlecenia także względem zleceniodawcy. PRZYKŁAD Tomasz C. zawarł umowę na przeprowadzanie ankiet. W umowie strony określiły, że minimalna liczba ankiet w miesiącu wynosi 50. W połowie stycznia Tomasz C. zachorował i nie był w stanie osobiście przeprowadzać ankiet z respondentami. Zleceniobiorca zawiadomił zleceniodawcę, że w okresie jego niedyspozycji zlecone czynności będzie wykonywała jego żona. W tym przypadku wykonanie zadań będących przedmiotem umowy przez żonę Tomasza C. nie upoważnia zleceniodawcy do obniżenia mu wynagrodzenia. Choroba zleceniobiorcy może być powodem wypowiedzenia umowy. W takiej sytuacji dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W razie odpłatnej umowy zobowiązany jest też uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę (art. 746 § 1–2 Kodeksu cywilnego). W przypadku wypowiedzenia umowy ze względu na chorobę zleceniobiorcy nie ma obowiązku wypłaty odszkodowania, ponieważ okoliczność ta jest ważnym powodem uzasadniającym wypowiedzenie umowy. Nie można bowiem zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów (art. 746 § 3 Kodeksu cywilnego). PRZYKŁAD Umowa zlecenia została zawarta na 2 miesiące. Przedmiotem umowy było przeprowadzenie kursów języka niemieckiego. W treści umowy przewidziano, że umowa może zostać rozwiązana wyłącznie w drodze porozumienia. Po 3 tygodniach przeprowadzania kursów zleceniobiorca zachorował. Jego absencja trwała 2 tygodnie. Dający zlecenie postanowił rozwiązać umowę, powołując się na ważny powód, którym była choroba zleceniobiorcy. W tej sytuacji zleceniodawca będzie musiał wypłacić część wynagrodzenia za wykonane czynności. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 738, art. 744, art. 746 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

84. Czy zleceniobiorcy można ustalić wynagrodzenie w formie rzeczowej Planujemy zatrudnić w dziale księgowości studenta ekonomii (24 lata) na podstawie umowy zlecenia na 1 miesiąc. Będzie to jego jedyne źródło dochodu. Przyszły zleceniobiorca ma wspomóc pracę działu. Chcielibyśmy zaproponować mu wynagrodzenie w formie rzeczowej, tj. sprzęt komputerowy, na co wyraził zgodę. Czy ustalenie takiej formy wynagrodzenia jest zgodne z prawem? Jeśli tak, to jak należy je rozliczyć?

Zaproponowana przez Państwa forma wynagrodzenia dla zleceniobiorcy jest zgodna z prawem. Aby rozliczyć świadczenie rzeczowe, w pierwszej kolejności powinni Państwo ustalić jego wartość pieniężną. Ponieważ Państwa zleceniobiorca jest studentem i nie ukończył 26. roku życia, od przychodu z tytułu zawartej umowy powinni Państwo naliczyć wyłącznie zaliczkę na podatek. Natomiast zleceniobiorca powinien wpłacić Państwu tę zaliczkę przed udostępnieniem świadczenia (sprzętu komputerowego). Kodeks cywilny nie przesądza o formie wynagrodzenia za wykonanie zlecenia, tj. nie stanowi, że musi mieć ono charakter wyłącznie pieniężny. Strony mogą zatem, w ramach zasady swobody umów, umówić się co

WWW.INFOR.PL

101

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

do rodzaju wynagrodzenia i ustalić go np. jako nieodpłatne przekazanie akcji, przeniesienie własności rzeczy ruchomej czy jako wykonanie określonej usługi wzajemnej, jeśli takie ustalenie nie sprzeciwia się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego (art. 353 Kodeksu cywilnego). Jednocześnie sposób ustalenia tego wynagrodzenia nie może nosić znamion tzw. wyzysku, tj. wynagrodzenie nie może być rażąco zaniżone w stosunku do nakładu pracy zleceniobiorcy (art. 388 Kodeksu cywilnego). W pierwszej kolejności należy ustalić wartość świadczenia stanowiącego rodzaj zapłaty za wykonanie umowy. Wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 ustawy o pdof). Najczęściej będzie to cena zakupu wynikająca z faktury lub paragonu. UWAGA! Wartość świadczeń pieniężnych w naturze najczęściej określa się na podstawie dowodu zakupu, tj. faktury, rachunku lub paragonu. Sposób opodatkowania świadczenia rzeczowego zależy od jego wartości. Jeżeli przychód z tego tytułu nie przewyższa kwoty 200 zł, wówczas należy pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18% przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów (art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof). W przeciwnym razie należy zastosować 20% koszty uzyskania przychodów i naliczyć podatek według skali podatkowej. Przed udostępnieniem (wydaniem) sprzętu komputerowego powinni Państwo pobrać od zleceniobiorcy podatek dochodowy (art. 41 ust. 7 ustawy o pdof). PRZYKŁAD Firma Y zawarła z Markiem J. umowę zlecenia, w której strony zgodziły się na wypłatę wynagrodzenia w formie rzeczowej, którą stanowi laptop. Wartość rynkowa komputera wynosiła 2500 zł (na podstawie faktury zakupu). Od przychodu w takiej wysokości należy naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek, tj.: ■ 2500 zł x 20% = 500 zł (koszty uzyskania przychodów), ■ 2500 zł – 500 zł = 2000 zł (podstawa opodatkowania), ■ 2000 zł x 18% = 360 zł (zaliczka na podatek). Zaliczkę na podatek w wysokości 360 zł Marek J. powinien wpłacić firmie Y przed wydaniem laptopa. Zatrudnianie może się odbywać na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, o dzieło, o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące umowy zlecenia, czy agencyjnej), które są regulowane przepisami Kodeksu cywilnego. Jeżeli pracodawca zatrudnia do wykonania tych samych (lub podobnych rodzajowo) czynności osoby zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej, a treść stosunku cywilnego odpowiada treści stosunku pracy (praca wykonywana pod kierownictwem przełożonego, wydawanie poleceń, wyznaczanie miejsca i czasu wykonania pracy, wypłata nadgodzin, udzielanie dni wolnych w liczbie odpowiadającej wymiarowi urlopu, rozliczanie czasu pracy, konieczność odpracowania nieobecności, konieczność osobistego świadczenia pracy itp.), istnieje ryzyko zakwestionowania przez zleceniobiorcę stosunku cywilnego i domagania się przez niego ustalenia istnienia stosunku pracy. PRZYKŁAD W dziale księgowym pracodawca zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników na stanowisku głównego księgowego, księgowego i specjalisty ds. rozliczeń. Jednocześnie zatrudnił na podstawie umowy cywilnoprawnej osobę, która będzie zajmować się wyłącznie rozliczaniem faktur. Osoba ta ma wspomóc pracę pracowników tego działu. Podlega ona bezpośrednio głównemu księgowemu, który codziennie wydaje jej polecenia wykonania określonych zadań. Zleceniobiorca ma obowiązek przebywać na terenie zakładu pracy przez 8 godzin dziennie w godz. od 9.00 do 17.00, potwierdzać swoją obecność pracy na liście obecności, a jeżeli jednego dnia pracuje krócej, ma obowiązek odpracować ten czas. Ponadto zleceniobiorca ma obowiązek uzgadniać wykorzystywanie dni wolnych z przełożonym oraz w razie nieobecności nie może wyznaczyć swego zastępcy. Takie zatrudnianie nosi znamiona stosunku pracy i może być zakwestionowane przez inspektora PIP ze wszystkimi tego konsekwencjami.

102

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 6 ust. 4, art. 9 ust. 1 i ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

●

art. 353, art. 388 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

art. 13 pkt 8, art. 27 ust. 1, art. 30 ust. 1 pkt 5a, art. 32 ust. 2, art. 38 ust. 1a, art. 41, art. 42 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

85. Czy można uniknąć opłacania podatku ryczałtowego od wynagrodzenia z umowy zlecenia nieprzekraczającej 200 zł Chcemy podpisać umowę zlecenia z 23-letnim studentem. Planujemy rozliczać się z nim cyklicznie, co miesiąc, przy czym kwoty miesięcznego wynagrodzenia nie przekroczą 200 zł. Czy jeśli w umowach określimy taką wysokość wynagrodzenia, a przychód zleceniobiorcy w 2015 r. nie przekroczy 3091 zł, to odzyska on podatek zapłacony w tym roku z zawartych umów?

Jeśli w każdej z zawartych umów ustalą Państwo wysokość wynagrodzenia na poziomie nieprzekraczającym 200 zł, zleceniobiorca nie odzyska podatku zapłaconego w 2015 r. Lepszym rozwiązaniem w tej sytuacji będzie podpisanie zlecenia, w którym nie zostanie wprost określona kwota należności, lecz jedynie sposób jej wyliczenia, np. jako iloczyn stawki godzinowej i godzin pracy. Wówczas tak określony przychód będzie opodatkowany według skali podatkowej, a zleceniobiorca będzie mógł odzyskać zapłacony podatek. Podatek zryczałtowany w wysokości 18% przychodu należy pobierać m.in. od należności nieprzekraczających 200 zł z tzw. małych umów zlecenia i o dzieło zawartych z osobą niebędącą pracownikiem płatnika (art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof). Ryczałt jest obliczany bezpośrednio od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów i ewentualne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym przypadku podatek jest rozliczany ostatecznie i podatnik-zleceniobiorca nie może uwzględnić go w zeznaniu rocznym. Tym samym taka osoba nie może odzyskać podatku również za rok, w którym jej dochód nie przekroczył kwoty wolnej od podatku (w 2015 r. – 3091 zł). Jeżeli natomiast w umowie zlecenia należność nie zostanie wprost określona, a strony postanowią jedynie o sposobie jej obliczenia, wówczas od tak ustalonego przychodu, bez względu na jego ostateczną wysokość, płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek według skali. W takim przypadku zleceniobiorca będzie mógł odzyskać zapłacony podatek. Innym rozwiązaniem może być wskazanie w umowie, jeżeli łącznie kwota należności przekracza 200 zł, wynagrodzenia za cały okres jej wykonywania i wypłacanie go w odstępach miesięcznych. UWAGA! Jeżeli w umowie zlecenia zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie jest wprost określona kwota należności, lecz wyłącznie sposób jej wyliczenia, od takiego przychodu (bez względu na jego ostateczną wysokość) płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek na zasadach ogólnych. PRZYKŁAD Firma XYZ podpisała ze studentem umowę zlecenia na wykonanie prac porządkowych na swoim terenie. Wariant 1. Za wykonaną pracę zleceniobiorca otrzyma 200 zł i taki zapis znalazł się w umowie. Jeżeli kwota należności została wprost określona w umowie, od przychodu należy pobrać 18% ryczałt, tj. 200 zł x 18% = 36 zł (do wpłaty do US). Wariant 2. Za wykonaną pracę zleceniobiorca otrzyma 20 zł za godzinę i taki zapis znalazł się w umowie. Zleceniobiorca porządkował teren przez 10 godzin. Jeżeli kwota należności nie została określona wprost w umowie, ale jest znana dopiero po zakończeniu zlecenia, od dochodu (przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania) należy pobrać zaliczkę na podatek, tj.:

WWW.INFOR.PL

103

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

■ ■ ■ ■

20 zł/godz. x 10 godzin = 200 zł, 200 zł x 20% = 40 zł, 200 zł – 40 zł = 160 zł, 160 zł x 18% = po zaokrągleniu 29 zł (do wpłaty do US).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu przyjęcie konstrukcji wynagrodzenia, z której nie będzie wynikać ostateczna należność albo będzie ona ustalona w łącznej kwocie przekraczającej 200 zł, która będzie wypłacana np. w miesięcznych ratach, pozwoli studentowi odzyskać zapłacony podatek w całości, jeśli jego dochód w 2015 r. nie przekroczy 3091 zł. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 30 ust. 1 pkt 5a, art. 41 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

86. W jaki sposób można ustalić terminy wypłaty wynagrodzenia przy umowie zlecenia Zawieramy umowę zlecenia na dłuższy okres (rok). Czy w takim przypadku musimy ustalać miesięczne terminy wypłaty wynagrodzenia? Jakie możliwe sposoby ustalenia terminów wypłaty wynagrodzenia przewidują w takim przypadku przepisy i jakie konsekwencje dla zleceniodawcy mogą z nich wynikać?

W opisanym przypadku nie muszą Państwo ustalać miesięcznych terminów wypłaty wynagrodzenia. Zapłata wynagrodzenia następuje, co do zasady, dopiero po wykonaniu zlecenia. Strony mogą jednak zmienić tę zasadę i dowolnie ustalić termin płatności wynagrodzenia. Będzie to jednak wpływać na obowiązki zleceniodawcy wynikające z roli płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wobec braku odmiennego postanowienia umowy zlecenia, wynagrodzenie za wykonanie zlecenia należy się po jego wykonaniu. Ta zasada znajduje zastosowanie tylko wówczas, gdy strony inaczej nie uregulowały tej kwestii w treści umowy. Nie ma przy tym ograniczeń. Nie ma konieczności stosowania zasady comiesięcznej wypłaty przy umowach zawieranych na dłuższe okresy (tak jak w pytaniu – okresy roczne). Można pozostać zarówno przy zasadzie rozliczenia po zakończeniu umowy (czyli w tym przypadku po upływie roku), jak i wprowadzić rozliczenia w krótszych okresach (miesięczne, dwumiesięczne, kwartalne, półroczne itp.). Przykładowe zapisy w umowie zlecenia dotyczące wypłaty wynagrodzenia (…) § 4 1. Z tytułu wykonywania czynności wskazanych w § 1 niniejszej umowy Zleceniobiorca będzie otrzymywać wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1500 zł brutto oraz 50 zł brutto za pozyskanie każdego nowego klienta dla Zleceniodawcy. 2. Jeżeli w wyniku działań Zleceniobiorcy Zleceniodawca uzyska w danym miesiącu zlecenia na kwotę ponad 1000 zł, Zleceniobiorca otrzyma, poza określonym w ust. 1 wynagrodzeniem, 2% od sumy wartości zleceń przekraczających tę kwotę. 3. Wynagrodzenie wskazane w ust. 1 i 2 będzie płatne na rachunek bankowy Zleceniobiorcy nr 034 693 795 215 4… w terminie 10 dni od zakończenia miesiąca, za który jest należne. 4. Strony oświadczają, że kwota obliczona według powyższych zasad stanowi całość przysługującego Zleceniobiorcy wynagrodzenia oraz obejmuje zwrot wszelkich ewentualnych kosztów poniesionych przez Zleceniobiorcę w celu wykonania zlecenia (…). Bardzo ważne jest również wskazanie konkretnego terminu płatności. Występuje tu dowolność wynikająca z cywilistycznej zasady swobody kształtowania umów. Strony mogą np. ustalić, że wynagrodzenie

104

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

zostanie wypłacone dopiero po upływie określonej liczby dni nie tylko po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, ale po rozliczeniu się zleceniobiorcy np. z posiadanych dokumentów. Istotne jest to zwłaszcza przy zakończeniu umowy, gdyż wymusza na zleceniobiorcy rozliczenie się z narzędzi, dokumentów itp. będących własnością zleceniodawcy, a tym samym ogranicza problemy związane z późniejszym ich odzyskiwaniem. Przykładowy zapis w umowie zlecenia (…) Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia zostanie wypłacone po zakończeniu umowy, w ciągu 10 dni od dnia, w którym zleceniobiorca rozliczy się ze zleceniodawcą z powierzonych mu na podstawie § 7 niniejszej umowy narzędzi używanych do wykonywania zlecenia (…). W odniesieniu do umowy zlecenia nie obowiązują ochronne przepisy prawa pracy dotyczące terminu wypłaty wynagrodzenia, częstotliwości wypłaty, jak również uniezależniające wypłatę stałego wynagrodzenia pracownika od przychodów pracodawcy (bez względu na sytuację finansową pracodawcy musi on w terminie wypłacić wynagrodzenie). W umowie zlecenia można zatem uzależnić termin wypłaty od pewnych zdarzeń przyszłych. Może to być istotne np. dla firm realizujących projekt współfinansowany ze środków unijnych, gdzie faktyczna płatność następuje niekiedy później niż pierwotnie przewidywano (np. z powodu błędów w dokumentacji rozliczeniowej). Przykładowy zapis w umowie zlecenia (…) Wynagrodzenie określone w pkt 5 umowy zostanie wypłacone w terminie 7 dni od otrzymania przez Zleceniodawcę płatności za realizację umowy zawartej z Przedsiębiorstwem ROL, przy realizacji której współpracować będzie Zleceniobiorca (…). Moment faktycznej płatności wynagrodzenia powoduje obowiązek odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne. Świadczenia te płatnik opłaca od przychodu zleceniobiorcy, a więc wówczas, gdy przychód powstanie. PRZYKŁAD Strony zawarły umowę zlecenia na okres 6 miesięcy, z płatnością po zakończeniu umowy. Zleceniodawca nie odprowadza w tym przypadku comiesięcznych zaliczek na podatek i składek na ubezpieczenia społeczne za zleceniobiorcę, gdyż po stronie zleceniobiorcy nie powstaje co miesiąc przychód. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 744 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

87. Czy wykonawca umowy o dzieło może otrzymywać wynagrodzenie co miesiąc Chcemy zawrzeć umowę o dzieło na 3 miesiące. W tym czasie wykonawca będzie opracowywał kampanię reklamową jednego z naszych produktów. Czy w treści umowy możemy postanowić, że wynagrodzenie będzie wypłacane co miesiąc?

Mogą Państwo wypłacać wynagrodzenie co miesiąc, jeśli tak umówią się Państwo z wykonawcą dzieła i takie postanowienie znajdzie się w treści zawartej umowy. Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie (wykonawca) zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 Kodeksu cywilnego). Zatem umowa o dzieło jest zawsze odpłatna, w przeciwieństwie do umowy zlecenia, którą można wykonać bez zapłaty,

WWW.INFOR.PL

105

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

jeśli tak wynika z treści tej umowy. Wykonawcy dzieła zawsze przysługuje wynagrodzenie za umówiony rezultat, a nie za pracę, jaką włożył w powstanie dzieła. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła można określić ryczałtowo (w sposób sztywny). Wówczas przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia tego wynagrodzenia, nawet gdy w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Gdyby jednak wykonawca był narażony na rażącą stratę, sąd może ten ryczałt podwyższyć lub rozwiązać umowę (art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego). UWAGA! Umowa o dzieło jest zawsze odpłatna. Zamiast konkretnego wynagrodzenia, w umowie o dzieło można wskazać podstawy do jego ustalenia. Jeżeli strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstawy do jego ustalenia, w razie wątpliwości należy uznać, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju. Gdy także w ten sposób nie da się ustalić wysokości wynagrodzenia, wykonawcy należy się wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła można również określić na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe) opartych na obowiązujących cenach czy stawkach. Wynagrodzenie kosztorysowe może ulec zmianie, jeśli w toku prac nad dziełem organ państwowy dokonał zmiany stawek lub cen (np. przez zmianę stawek podatku VAT), ujętych w kosztorysie albo w trakcie wykonywania dzieła okazało się, że wykonawca musi przeprowadzić dodatkowe prace, które nie były uwzględnione w specyfikacji. Podobnie jak przy umowie zlecenia, w razie braku odmiennych zapisów w umowie o dzieło przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła (wykonania zlecenia). Oznacza to, że co do zasady zamawiający płaci za gotowe dzieło dopiero po jego ukończeniu i oddaniu przez wykonawcę. Strony mogą jednak postanowić inaczej – według uznania i zasady swobody umów. Strony zawierające umowę mogą bowiem ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego (art. 3531 Kodeksu cywilnego). Nie można zatem postanowić o całkowitym braku wynagrodzenia za dzieło, gdyż byłoby to wbrew przepisom Kodeksu cywilnego. Strony mogą jednak swobodnie ukształtować treść umowy w zakresie rozliczenia wynagrodzenia. Umowa może przewidywać wypłatę wynagrodzenia w innym, ustalonym terminie lub rozłożenie wynagrodzenia na mniejsze raty ze wskazaniem częstotliwości rozliczeń i terminów wypłat poszczególnych części (rat). Tym samym można wybrać – jako okres rozliczeniowy – cykl miesięczny. Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych (art. 642 § 2 Kodeksu cywilnego). W przypadku gdy umowa o dzieło nie zawiera postanowień w zakresie terminu i zasad wypłaty wynagrodzenia, jest ono należne w chwili oddania pełnowartościowego dzieła (zgodnego z umową), które zamawiający jest zobowiązany odebrać i które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swoim zobowiązaniem. Przykładowy zapis w umowie o dzieło dotyczący wypłaty wynagrodzenia w odstępach miesięcznych (...) 1. Za wykonanie dzieła określonego w § 1 Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w łącznej wysokości 10 000 zł brutto (słownie: dziesięć tysięcy złotych). 2. Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy w 5 miesięcznych ratach po 2000 zł brutto, każda ostatniego dnia miesiąca, począwszy od września 2014 r., po dokonaniu pomniejszenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. 3. Wynagrodzenie zostanie przelane na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w terminie 7 dni na podstawie wystawionego rachunku (...). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 3531, art. 627, art. 628, art. 632, art. 642 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

106

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

88. Czy dokumentacja płacowa zleceniobiorcy powinna bezwzględnie zawierać rachunek do umowy zlecenia Zatrudniamy zleceniobiorców. Do tej pory do umów zawieranych z tymi osobami były wystawiane rachunki. Dodatkowo rozliczaliśmy wynagrodzenia tych osób na liście płac. Czy nasze postępowanie było zasadne? Czy zawsze musimy wystawiać rachunki do umów?

Państwa postępowanie nie jest błędem. Rachunek do umowy i listę wypłat z tytułu wykonanych umów cywilnoprawnych można stosować zamiennie. Jeżeli nie zażądają Państwo od zleceniobiorcy rachunku, nie musi on go Państwu wystawiać. Ponadto taki rachunek nie jest Państwu niezbędny. Wystarczy, że rozliczenie wynagrodzenia z umowy będzie na liście wypłat. Nie ma przeszkód, aby obok pisemnej odpłatnej umowy zlecenia, zleceniobiorca wystawił rachunek do tej umowy. Jeżeli bowiem odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi (art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej). Przez pojęcie „działalność gospodarcza” należy rozumieć każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub nie zaliczają osoby wykonującej taką działalność do przedsiębiorców (art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej). Wprawdzie możliwość wystawiania rachunku jest ograniczona do podatników prowadzących działalność gospodarczą, ale w Ordynacji podatkowej działalność gospodarcza jest rozumiana szeroko i obejmuje każdą działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub nie zaliczają osoby wykonującej taką działalność do przedsiębiorców. Dlatego rachunek dla zleceniodawcy zleceniobiorca może wystawić nawet wtedy, gdy nie osiąga przychodu ze źródła, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o pdof). Taki rachunek nie jest jednak konieczny ani do pobrania zaliczki na podatek dochodowy, ani do zaliczenia wynagrodzenia zleceniobiorcy w koszty zleceniodawcy. Wystarczającymi dokumentami będą: zawarta pisemna umowa zlecenia i dowód dokonania wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcy. Z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof (odpowiednio z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop) wynika bowiem, że koszty uzyskania przychodów stanowią tylko wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji należności z umów zlecenia lub o dzieło. Przepis ten dotyczy umów zawartych przez zleceniodawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, osobami prawnymi i jej jednostkami organizacyjnymi lub jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej. Do celów udokumentowania faktycznego poniesienia przez zleceniodawcę kosztu wynagrodzenia zleceniobiorcy, jak również pobrania zaliczki na podatek konieczny będzie zatem dowód dokonania wypłaty wynagrodzenia (w kwocie pomniejszonej o zaliczkę i ewentualnie składki ZUS), wynikającego z zawartej umowy zlecenia czy rozliczenie tego wynagrodzenia na liście płac, a nie rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 10 ust. 1 pkt 3, art. 23 ust. 1 pkt 55, art. 41 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 3 pkt 9, art. 87 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1644

89. Jakie wynagrodzenie w umowie zlecenia zapewnić osobie, która nie ukończyła 18 lat Prowadzimy biuro rachunkowo-księgowe. Na okres ferii chcielibyśmy zatrudnić dwójkę dzieci naszych pracowników do lekkich prac biurowych (wysyłanie korespondencji, segregowanie dokumentów itp.).

WWW.INFOR.PL

107

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Dzieci są w wieku 15 lat (uczeń gimnazjum) i 17 lat (uczeń liceum). Czy możemy zawrzeć z tymi dziećmi umowę zlecenia? Czy zatrudniając młodocianych na zlecenie, musimy zapewnić im wynagrodzenie w konkretnej wysokości? Czy do zawarcia takiej umowy wystarczy tylko zgoda młodocianych? Jak rozliczyć wynagrodzenie za zlecenia wypłacone młodocianemu?

Mogą Państwo zatrudnić na podstawie umowy zlecenia wyłącznie małoletniego w wieku 17 lat, pod warunkiem że jego rodzice wyrażą na to zatrudnienie zgodę. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia mogą Państwo ustalić w sposób dowolny – warto jednak wziąć pod uwagę nakład pracy, jaki małoletni będzie musiał włożyć w wykonanie zleconych czynności. Zawarcie umowy zlecenia z osobą małoletnią jest dopuszczalne. Istnieją jednak pewne ograniczenia dotyczące wieku i zakresu wykonywanej przez małoletniego pracy. Przepisy Kodeksu pracy określają szczególne warunki dotyczące wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dzieci, tj. przez osoby w wieku do 16 lat. Dotyczy to pracy świadczonej zarówno w ramach stosunku pracy, jak i w ramach umów cywilnoprawnych. Z pracy dzieci w wieku do lat 16 mogą korzystać tylko podmioty zajmujące się którąś z działalności wskazanych w tym przepisie, tj.: ■ kulturalną, ■ artystyczną, ■ sportową, ■ reklamową (art. 3045 § 1 Kodeksu pracy). Ponieważ nie prowadzą Państwo żadnej z wymienionych działalności, nie mogą Państwo zatrudnić dziecka w wieku 15 lat, nawet jeżeli zgodę na to zatrudnienie wyrażą rodzice dziecka i samo dziecko. Mogą Państwo natomiast zatrudnić małoletniego w wieku 17 lat. Jednak do osiągnięcia pełnoletności jest on osobą ograniczoną w zdolności do czynności prawnych (art. 15 Kodeksu cywilnego). W związku z tym do ważności umowy potrzebna jest zgoda jego przedstawiciela ustawowego (art. 17 Kodeksu cywilnego). Takie rozwiązanie ma na celu głównie ochronę osoby, która ze względu na wiek i częściowe ograniczenie w zdolności do czynności prawnych nie może w pełni przewidzieć i dokonać oceny skutków zawieranych przez siebie umów. Przedstawicielami ustawowymi osoby niepełnoletniej są rodzice lub opiekun prawny ustanowiony przez sąd. Należy zaznaczyć, że w przypadku gdy władzę rodzicielską nad niepełnoletnim sprawują oboje rodzice, to każde z nich może działać samodzielnie. UWAGA! Do zawarcia umowy zlecenia z małoletnim wystarczy zgoda jednego z rodziców. Potwierdzenie zawartej umowy cywilnoprawnej przez przedstawiciela ustawowego może być wyrażone przez jakiekolwiek zachowanie się ujawniające wolę tej osoby w sposób oczywisty, że umowa została zawarta i nie zgłoszono co do jej ważności żadnego sprzeciwu (art. 18 Kodeksu cywilnego). A zatem zgoda nie musi zostać wyrażona w formie pisemnej, jednak do celów dowodowych zalecane jest wyrażenie zgody przez przedstawiciela ustawowego w takiej formie. Zgoda powinna dotyczyć konkretnej umowy, z podaniem jej krótkiej charakterystyki, np.: „wyrażam zgodę na zawarcie przez mojego syna/córkę/podopiecznego .... umowy zlecenia/o dzieło z .... dotyczącej wykonania ...”. Zgoda może zostać wyrażona zarówno przed, jak i po zawarciu umowy zlecenia (art. 63 § 1 Kodeksu cywilnego). Zgoda wyrażona po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od jego daty. Oznacza to, że jeżeli w chwili zawarcia umowy zlecenia małoletni nie posiadał zgody rodzica, umowa ta zachowuje ważność, gdy zgodę taką uzyskał w terminie późniejszym. Wynagrodzenie młodocianego zleceniobiorcy mogą Państwo ustalić w dowolnej wysokości. Umowy zlecenia są bowiem umowami regulowanymi przez Kodeks cywilny, a nie przez przepisy Kodeksu pracy. Zatem do umów zlecenia nie mają zastosowania przepisy o minimalnym wynagrodzeniu oraz przepisy rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania. Ponieważ małoletni, którego chcą Państwo zatrudnić na podstawie umowy zlecenia, jest uczniem liceum, to z tytułu tej umowy nie będzie on podlegać ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Natomiast od przychodów uzyskanych przez małoletniego powinni Państwo:

108

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

■

■

naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy – jeżeli wysokość wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia przekroczy kwotę 200 zł (obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% obliczone od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę. Ponieważ w Państwa przypadku małoletni zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym, koszty uzyskania powinni Państwo obliczyć bezpośrednio od przychodu. Dopiero po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów należy naliczyć zaliczkę na podatek w wysokości 18% – art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o pdof), lub pobrać zryczałtowany podatek dochodowy – jeżeli wysokość wynagrodzenia z umowy zlecenia nie przekracza 200 zł (zryczałtowany 18% podatek dochodowy powinni Państwo pobrać bez pomniejszania przychodu o koszty jego uzyskania – art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof).

Jeżeli od przychodów uzyskiwanych przez osobę małoletnią pobiorą Państwo zaliczkę na podatek dochodowy, to po zakończeniu roku, w terminie do końca lutego lub stycznia roku następnego, będą Państwo mieli obowiązek przekazać tej osobie oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informację PIT-11. Ponieważ umowa zlecenia jest zawarta z osobą małoletnią, jego rodzic ma obowiązek wykazać te dochody w zeznaniu PIT-37 złożonym na dane personalne małoletniego dziecka, lecz podpisanym przez rodzica. Natomiast jeżeli pobrany został podatek zryczałtowany, to nie będą Państwo zobowiązani do wystawienia małoletniemu informacji PIT-11, a zleceniobiorca nie ma obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym. PRZYKŁAD Zakładamy, że pracodawca za zgodą rodziców zatrudnił 17-latka, o którym mowa w pytaniu, na podstawie umowy zlecenia na okres od 1 do 14 lutego 2015 r. Jego wynagrodzenie zostało określone w kwocie 800 zł brutto. Rozliczenie takiego wynagrodzenia powinno wyglądać następująco: Rozliczenie wynagrodzenia z umowy zlecenia 1. Wynagrodzenie brutto 2. Koszty uzyskania przychodu (poz. 1 x 20%) 3. Przychód (poz. 1 – poz. 2) 4. Podstawa opodatkowania (poz. 3) 5. Podatek dochodowy – 18% (poz. 3 x 18%) 6. Podatek do US 7. Do wypłaty

800,00 zł 160,00 zł 640,00 zł 640,00 zł 115,00 zł 115,00 zł 685,00 zł

W tym przypadku małoletni zleceniobiorca musi rozliczyć podatek w zeznaniu rocznym. Jeżeli natomiast pracodawca zatrudni 17-latka na podstawie umowy zlecenia z wynagrodzeniem 200 zł, to rozliczenia tej umowy powinien dokonać w następujący sposób: Rozliczenie wynagrodzenia z umowy zlecenia 1. Wynagrodzenie brutto 2. Przychód 3. Podstawa opodatkowania (poz. 3) 4. Podatek dochodowy –18% (poz. 3 x 18%) 5. Podatek do US 6. Do wypłaty

200,00 zł 200,00 zł 200,00 zł 36,00 zł 36,00 zł 164,00 zł

W tym przypadku małoletni nie ma obowiązku rozliczenia zryczałtowanego podatku w zeznaniu rocznym. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 10, art. 13, art. 15, art. 17, art. 18, art. 20–22 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

art. 3045 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9 pkt 4, art. 30 ust. 1 pkt 5a, art. 41 ust. 1 i ust. 1a, art. 45ba ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 6 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

WWW.INFOR.PL

109

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

90. Jak przy umowach zlecenia lub o dzieło należy rozumieć pojęcie „wynagrodzenie”, aby ustalić, czy działalność gospodarcza jest wykonywana samodzielnie Zgodnie z przepisami, po spełnieniu określonych warunków, zleceniobiorca wykonujący działalność wykonywaną osobiście na rzecz podmiotów gospodarczych może nie podlegać opodatkowaniu VAT. Jednym z tych warunków jest uregulowanie wynagrodzenia w umowie. Co należy rozumieć przez określenie „wynagrodzenie”, w szczególności w umowach zlecenia lub o dzieło zawartych na dłuższy czas, z rozliczeniem na podstawie rachunków w okresach miesięcznych, gdy nie ma możliwości przewidzenia liczby zleceń, a tym samym stałego wynagrodzenia? Czy oprócz podania wysokości wynagrodzenia w złotych, np. 1000 zł na miesiąc (co nie odpowiada ani zlecającemu, ani zleceniobiorcy z uwagi na duże różnice w liczbie otrzymywanych zleceń w poszczególnych miesiącach), występuje możliwość określenia wysokości wynagrodzenia na podstawie zapisania w umowie jedynie wysokości stawki godzinowej (liczba godzin byłaby w każdym miesiącu określana indywidualnie)? Na podstawie takiego zapisu wystawiane byłyby rachunki miesięczne w wysokości stanowiącej iloczyn godzin pracy w miesiącu, według comiesięcznego faktycznego czasu pracy i ustalonej w umowie stawki godzinowej. Czy tak określone w umowie zasady wynagradzania będą spełniać wymagania w zakresie wynagrodzenia w rozumieniu art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT?

Wszelkie stosowane w praktyce gospodarczej sposoby wynagradzania zleceniodawców są dopuszczalne w kontekście brzmienia art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Jednym z warunków nieuznania wykonywanych przez osoby fizyczne czynności za wykonaną samodzielnie działalność gospodarczą jest istnienie stosunku prawnego pomiędzy zlecającym wykonanie czynności i wykonującym zlecane czynności, określonego, między innymi, co do wynagrodzenia (art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Przepisy nie definiują pojęcia „wynagrodzenie” na użytek powyższego przepisu. Pojęcie to należy rozumieć zatem w sposób potoczny, a więc jako zapłatę za pracę, pensję. Nie ma przy tym żadnych przeszkód, aby wynagrodzenie to nie było wartością stałą, a jego wysokość była uzależniona od ilości pracy wykonanej w danym okresie rozliczeniowym (np. na podstawie stawki godzinowej) czy jako procent od wypracowanego dochodu (a więc aby wynagrodzenie miało charakter prowizyjny). Wszelkie stosowane w praktyce gospodarczej sposoby wynagradzania zleceniodawców są dopuszczalne w kontekście brzmienia art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

91. Komu należy wypłacić wynagrodzenie za wykonanie zlecenia, gdy z kim innym zawarto umowę, a kto inny ją zrealizował Zawarliśmy z naszym pracownikiem dodatkową umowę zlecenia na przygotowanie wysyłki gadżetów promocyjnych dla naszych kontrahentów. Pracownik po kilku dniach poprosił o skorzystanie z paragrafu umowy zlecenia umożliwiającego mu wskazanie innej osoby, która wykona zlecenie, jeśli zleceniodawca wyrazi na to zgodę. Nasz szef wyraził zgodę i zlecenie wykonuje obecnie znajomy pracownika. Zastanawiamy się, jak w tej sytuacji prawidłowo rozliczyć przychód tej osoby. Czy skoro umowa jest zawarta na pracownika, to od wykonywanego przez jego znajomego zlecenia należy potrącić składki (ma on je opłacane z tytułu zatrudnienia na 1/2 etatu w innej firmie)? Komu wypłacić wynagrodzenie z tytułu wykonywania tej umowy? Czy przychód z tytułu tej umowy doliczyć do PIT-11 pracownika, skoro wynagrodzenie nie jest dla niego przeznaczone?

Wynagrodzenie powinni Państwo wypłacić zleceniobiorcy-pracownikowi, gdyż to z nim została zawarta umowa. Jeżeli powierzył on wykonanie zlecenia znajomemu, to między nim a tym zastępcą powstał

110

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

odrębny stosunek umowny. Mają Państwo obowiązek rozliczyć podatek dochodowy i składki na ZUS tylko od zlecenia pracownika, a nie osoby trzeciej. Umowę zlecenia regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Zleceniobiorca, czyli osoba przyjmująca zlecenie, nie musi osobiście wykonywać czynności będących przedmiotem umowy. Ta cecha odróżnia umowę zlecenia od umowy o dzieło i od umowy o pracę. W przypadku jej zawarcia istnieje możliwość, aby zlecenie było realizowane przez osobę trzecią – zastępcę. Kodeks cywilny zezwala, aby zleceniobiorca powierzył wykonanie zlecenia innej osobie, ale tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności, np. w razie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. W takim przypadku jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić zleceniodawcę o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy i w razie zawiadomienia jest tylko odpowiedzialny za brak należytej staranności w wyborze zastępcy. Taka sytuacja miała miejsce w Państwa firmie. Pracownik, z którym zawarli Państwo dodatkową umowę zlecenia, zgodnie z zapisem w umowie, za Państwa zgodą, wskazał swego znajomego jako zastępcę, który zamiast niego przygotowywał wysyłkę materiałów promocyjnych do kontrahentów. W tej sytuacji osoba, która faktycznie wykonała zlecenie, jest podwykonawcą zlecenia. Skutki tej decyzji są takie, że to między zleceniobiorcą będącym stroną umowy zlecenia a jego znajomym – zastępcą powstał odrębny stosunek zobowiązaniowy. Oznacza to, że Państwo wypłacają całość umówionego wynagrodzenia zleceniobiorcy-pracownikowi, a on już samodzielnie powinien załatwić kwestię rozliczenia ze swoim zastępcą, gdyż to on zlecił mu wykonanie usługi. Zatem w zakresie podatku dochodowego oraz składek na ZUS nie będą Państwo pełnić roli płatnika w stosunku do zastępcy, lecz do zleceniobiorcy, z którym została zawarta umowa cywilnoprawna. Od wypłacanego pracownikowi-zleceniobiorcy wynagrodzenia trzeba więc będzie naliczyć podatek i składki ZUS. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 734, art. 738 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

●

art. 9 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

92. Kiedy można domagać się wyższego wynagrodzenia po wykonaniu umowy o dzieło Mam podpisać umowę o dzieło, w której moje wynagrodzenie ma zostać określone kosztorysowo. W jakich sytuacjach mogę się domagać podwyższenia wynagrodzenia?

Podwyższenie wynagrodzenia w stosunku do kosztorysu jest możliwe, jeżeli zajdzie konieczność przeprowadzenia dodatkowych prac i nie były one przewidziane w zestawieniu prac planowanych, będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego. Dodatkowo – zestawienie sporządził zamawiający. W Pana przypadku wynagrodzenie ma zostać określone w umowie jako tzw. wynagrodzenie kosztorysowe. Przypomnijmy, że jest to wynagrodzenie na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów. Przepisy przewidują możliwość zmiany kosztorysu, ale w wyjątkowych sytuacjach. Pierwszy wyjątek zachodzi, gdy w toku wykonywania dzieła zarządzenie właściwego organu państwowego zmieniło wysokość cen lub stawek obowiązujących dotychczas w obliczeniach kosztorysowych. Wtedy każda ze stron może żądać odpowiedniej zmiany umówionego wynagrodzenia. Nie dotyczy to jednak należności uiszczonej za materiały lub robociznę przed zmianą cen lub stawek. Jeżeli przy obliczaniu kosztorysu zastosowali Państwo ceny lub wartości zależne od decyzji organu państwowego, można skorzystać z prawa do skorygowania kosztorysu. Drugi wyjątek dotyczy sytuacji, gdy w toku wykonywania dzieła zajdzie konieczność przeprowadzenia dodatkowych prac. Jest to możliwe, jeżeli nie były one przewidziane w zestawieniu prac planowanych i będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego. Dodatkowo – gdy zestawienie sporządził zamawiający. Oznacza to, że zamawiający nie uwzględnił wszystkich możliwych prac. Dlatego przyjmujący zamówienie może żądać odpowiedniego podwyższenia umówionego wynagrodzenia. Jeżeli zestawienie planowanych prac sporządził przyjmujący zamówienie, może on żądać podwyższenia wynagrodzenia

WWW.INFOR.PL

111

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych. Ważne jest, że przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, jeżeli wykonał prace dodatkowe bez uzyskania zgody zamawiającego. Przepisy pozwalają na jeszcze jedną możliwość. Gdyby zaszła konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego, zamawiający może odstąpić od umowy. Powinien jednak uczynić to niezwłocznie i zapłacić przyjmującemu zamówienie odpowiednią część umówionego wynagrodzenia. Odmienne regulacje obowiązują w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego. Wtedy przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Do podwyższenia wynagrodzenia potrzebny jest wyrok sądu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 629–632 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

93. Czy wypłacane co miesiąc wynagrodzenie zleceniobiorcy jest chronione przed egzekucją Otrzymaliśmy pismo od komornika o zajęciu wynagrodzenia jednego z naszych zleceniobiorców. Odpowiadając na nie, zaznaczyliśmy, że wynagrodzenie ze zlecenia jest wypłacane co miesiąc i według oświadczenia zleceniobiorcy jest to jedyne źródło jego dochodów. Ostatecznie potrąciliśmy połowę wynagrodzenia netto przysługującego zleceniobiorcy i w takiej wysokości przekazaliśmy je komornikowi. Czy nasze postępowanie było prawidłowe?

Tak. Państwa postępowanie było prawidłowe. Jeżeli z oświadczenia zleceniobiorcy wynika, że jest to jego jedyne źródło utrzymania, to zajęciu podlega połowa przysługującego mu wynagrodzenia do wypłaty. Do świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania, należy stosować regulacje Kodeksu pracy w zakresie egzekucji z wynagrodzenia za pracę, w szczególności przepisy dotyczące granic potrącenia (art. 833 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego w zw. z art. 87 § 3 Kodeksu pracy). Świadczeniami powtarzającymi się są świadczenia wypłacane dłużnikowi okresowo w regularnych odstępach (np. regularna wypłata wynagrodzenia za wykonanie zlecenia). Bez znaczenia pozostaje częstotliwość tych wypłat. Mogą to być okresy miesięczne, kwartalne lub roczne. Aby dane świadczenie mogło służyć zapewnieniu utrzymania, musi być świadczeniem przynoszącym dłużnikowi określoną korzyść majątkową, pozwalającą na nabywanie dóbr i korzystanie z usług. Może to być świadczenie wypłacane w formie pieniężnej lub udzielone w formie rzeczowej. Świadczenia, które są wypłacane dłużnikowi okresowo w regularnych odstępach, są świadczeniami powtarzającymi się. Należy zatem uznać, że wynagrodzenie otrzymywane przez zleceniobiorcę w ramach umowy zlecenia jest świadczeniem powtarzającym się. Z przedstawionej sytuacji wynika, że jest ono wypłacane periodycznie (co miesiąc) i jest jedynym źródłem utrzymania dłużnika. Na rzecz innych świadczeń niż należności alimentacyjne potrącenie nie może w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia. Jeżeli wraz z tymi należnościami byłyby egzekwowane również alimenty, to potrącenia nie mogą w sumie przekroczyć 3/5 wynagrodzenia. PRZYKŁAD Janusz K. wykonuje umowę zlecenia, z której miesięcznie otrzymuje 4000 zł netto. Zleceniobiorca ma zaległości z tytułu niespłaconego kredytu na kwotę 20 000 zł oraz jest zobowiązany do płacenia alimentów na dzieci w wysokości 1500 zł miesięcznie. Obie wierzytelności są egzekwowane przez komornika. Na zaspokojenie należności z obu tytułów zleceniodawca będzie mógł potrącić 3/5 wynagrodzenia, tj. 2400 zł (4000 zł x 3/5). Z tej kwoty 1500 zł powinien przekazać na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, a 900 zł na spłatę kredytu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 87 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 833 § 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 101; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 4

112

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

VIII. Świadczenia pozapłacowe – jak je udzielać i rozliczać 94. Jak zrezygnować ze świadczeń pozapłacowych zagwarantowanych w regulaminie wynagradzania Podjęliśmy decyzję o zmianie regulaminu wynagradzania w części dotyczącej świadczeń pozapłacowych. Chcemy zrezygnować z firmowych telefonów komórkowych oraz z finansowania pracownikom karnetów na zajęcia sportowo-rekreacyjne. W naszej firmie nie ma organizacji związkowej. W jaki sposób powinniśmy wprowadzić zmiany do regulaminu i w jakim terminie zmiany wejdą w życie?

Każdą zmianę do regulaminu wynagradzania pracodawca powinien wprowadzać w formie aneksu. Jeżeli w zakładzie działa organizacja związkowa, wówczas zatrudniający ma obowiązek uzgodnienia treści planowanej zmiany ze związkiem. Jeżeli w zakładzie działa kilka organizacji związkowych i w terminie nie dłuższym niż 30 dni nie przedstawią one wspólnego stanowiska, pracodawca podejmuje decyzję we własnym zakresie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W przypadku braku takiej organizacji, pracodawca samodzielnie dokonuje zmian w regulaminie. Zmiana w regulaminie wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli wprowadzona zmiana jest dla pracowników korzystniejsza niż powszechnie obowiązujące przepisy, to, zgodnie z tzw. zasadą automatyzmu prawnego, korzystniejsze postanowienia zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki umów o pracę lub innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy. W takim przypadku zmiana zacznie obowiązywać w dniu wejścia w życie nowych postanowień regulaminu. Jeśli jednak zmiana pociąga za sobą pogorszenie warunków zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany do wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innych aktów, na podstawie których nawiązano stosunek pracy. PRZYKŁAD Pracodawca, u którego nie działają organizacje związkowe, chce zrezygnować z przyznawania pracownikom premii regulaminowych unormowanych w regulaminie wynagradzania. W tym celu dokonał zmian w treści regulaminu, podał je do wiadomości pracowników i wypowiedział im warunki płacy w trybie wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 Kodeksu pracy. Dopiero po upływie okresów wypowiedzenia pracodawca będzie mógł zaprzestać wypłacania pracownikom premii regulaminowych. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku, gdy pracodawca chce zrezygnować z przyznawania pracownikom świadczeń pozapłacowych zawartych w regulaminie wynagradzania. PRZYKŁAD Pracodawca prowadzący piekarnię zawarł w regulaminie wynagradzania zapis, zgodnie z którym każdy z pracowników zakładu otrzymuje w każdym dniu 1 bochenek dowolnego chleba. Pracodawca rezygnując z takich zapisów regulaminu wynagradzania będzie musiał przeprowadzić procedurę zmiany indywidualnych warunków wynagradzania pracowników. Pracodawca może zaproponować pracownikom indywidualne porozumienia zmieniające warunki umowy o pracę w kwestii, jakiej dotyczyła zmiana regulaminu wynagradzania, dopiero po wejściu w życie nowych postanowień regulaminu. W takim przypadku, w dniu wejścia w życie zmiany do regulaminu, będzie ona obowiązywała tych pracowników, którzy takie porozumienie podpiszą. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na zmianę umowy za porozumieniem stron, pracodawca będzie musiał przeprowadzić procedurę wypowiedzeń zmieniających

WWW.INFOR.PL

113

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

i nowe postanowienia regulaminu będą obowiązywały pracowników po upływie okresów wypowiedzeń, które w zależności od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i rodzaju umowy będą wynosiły najczęściej 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące. W takim przypadku nowe postanowienia regulaminu wynagradzania zaczną obowiązywać pracowników w różnym czasie, w zależności od upływu terminu wypowiedzenia warunków poszczególnych umów o pracę. UWAGA! Pracodawca może zaproponować pracownikom indywidualne porozumienia zmieniające warunki umowy o pracę w kwestii, jakiej dotyczyła zmiana regulaminu wynagradzania, dopiero po wejściu w życie nowych postanowień regulaminu. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 29 § 4, art. 42, art. 772, art. 24113 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

95. Czy pracownik, któremu pracodawca udzielił rabatu na towar, uzyska przychód Jesteśmy firmą zajmującą się sprzedażą detaliczną rowerów. Nasi pracownicy mają możliwość nabycia roweru w preferencyjnej cenie w porównaniu do klientów zewnętrznych. Czy w tej sytuacji pracownicy uzyskują dodatkowe przysporzenie? Jeżeli tak, to jak je ustalić?

Tak. Przychodem pracowników będzie różnica różnicą między ceną rynkową a ceną zapłaconą przez pracownika. Od powstałej różnicy powinni Państwo pobrać zaliczkę na podatek. Pracodawcy dość często sprzedają pracownikom po preferencyjnej cenie towary, których są producentem albo pośrednikiem w sprzedaży. Oznacza to powstanie po stronie zatrudnionych przychodu z tytułu świadczenia częściowo nieodpłatnego. Wysokość otrzymanego świadczenia jest różnicą między ceną rynkową a ceną zapłaconą przez pracownika. Od powstałej różnicy należy pobrać zaliczkę na podatek. Potwierdzają to również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 22 lutego 2013 r. (sygn. ILPB1/415–1139/12–2/AMN): (...) w sytuacji, gdy Wnioskodawca będzie udzielał rabatów cenowych na towary sprzedawane w sklepach Spółki w ramach akcji promocyjnej skierowanej do pracowników, a jednocześnie nie będzie udzielał rabatów cenowych w takiej samej wysokości na towary sprzedawane w sklepach Spółki potencjalnym kupującym, którzy nie będą jednocześnie pracownikami Spółki, wówczas przedmiotowy program nie będzie dotyczył szerokiego grona klientów Spółki, a jedynie ograniczonego kręgu osób uprawnionych do uczestnictwa w programie, tj. pracowników Spółki. Po stronie pracowników powstaje zatem przysporzenie majątkowe. W tej sytuacji nie budzi wątpliwości, iż w momencie dokonywania zakupów w sklepach Spółki pracownik występuje w podwójnej roli, tj. jako pracownik i jako klient (dokonując zakupów na podstawie cywilnoprawnej umowy sprzedaży). Zauważyć jednak należy, iż dokonując zakupów osoba taka cały czas pozostaje w stosunku służbowym z podmiotem, u którego ich dokonuje. W konsekwencji przysporzenie od takiego podmiotu nawet wynikające z realizacji umowy cywilnoprawnej przyznane jest z racji istniejącego stosunku pracy. Zatem udzielone pracownikom rabaty stanowią dla nich podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako świadczenia częściowo odpłatne. Przychód ten powstaje w momencie wykorzystania rabatów, tj. dokonania zakupów po cenach uwzględniających rabat (...).

IS

Jednak wykorzystanie rabatów, tj. dokonanie zakupów po cenach uwzględniających rabat, nie zawsze będzie stanowiło dla pracowników przychód podlegający opodatkowaniu. Nie stanie się tak w sytuacji, gdy krąg podmiotów uprawnionych do korzystania ze zniżki promocyjnej nie będzie ograniczony wyłącznie do pracowników firmy. Będzie tak, gdy pracodawca: ■ udzieli rabatów cenowych na towary sprzedawane w sklepach np. w ramach akcji promocyjnej skierowanej do pracowników oraz

114

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

■

będzie udzielał rabatów cenowych w takiej samej wysokości na towary sprzedawane w sklepach – w ramach akcji promocyjnej skierowanej do innego kręgu potencjalnych kupujących, którzy nie będą jednocześnie jego pracownikami.

Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 23 września 2013 r. (sygn. IPTB1/415–458/13–2/PS), w której stwierdził, że: (...) skutkiem uzyskania rabatu jest obniżenie ceny zakupu towarów. Ponadto, przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe nie ogranicza kręgu uprawnionych do korzystania z rabatu cenowego, a zatem krąg uprawnionych do zakupów z rabatem jest potencjalnie nieograniczony. Jeśli zatem grono beneficjentów – podmiotów korzystających z rabatów nie będzie ograniczone wyłącznie do pracowników, to przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u uczestników programu nie powstanie. Podkreślenia wymaga fakt, że o tym, czy świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy (i innych stosunków wymienionych w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik w rozumieniu ust. 4 tegoż artykułu, czy także inna osoba niezwiązana z pracodawcą. W konsekwencji, korzystanie na jednakowych warunkach z programu rabatowego przez pracowników Spółki wraz z innymi uprawnionymi, także tymi niezwiązanymi ze Spółką, jest neutralne podatkowo dla pracowników Spółki. Zatem po stronie pracowników Spółki nie powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, a Spółka nie będzie zobowiązana w stosunku do swoich pracowników do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (...).

IS

PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

96. Czy dofinansowanie do okularów może stanowić przychód pracownika, jeżeli został skierowany na badania na własne żądanie Podczas audytu wewnętrznego zarzucono nam, że nieprawidłowo zwolniliśmy z podatku wypłacony pracownikowi zwrot kosztów zakupu okularów przepisanych mu w wyniku badań, na które skierowaliśmy pracownika na jego żądanie. Czy nasze postępowanie rzeczywiście było nieprawidłowe?

Tak. Jeżeli refundacja zostanie przyznana w wyniku orzeczenia lekarskiego wydanego po przeprowadzonych badaniach nieobowiązkowych, po stronie pracowników może powstać przychód z tytułu zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wzrok (soczewek). Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2014 r. (sygn. IPTPB1/415–719/13–6/DS): (...) wnioskodawca zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, na podstawie zaleceń lekarza podczas badań w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zapewnia pracownikom okulary korygujące wzrok, dokonując refundacji poniesionych kosztów za ich zakup do wysokości określonej w zarządzeniu wewnętrznym. W przypadku pogorszenia wzroku, pracownik ma prawo wystąpić z wnioskiem o zlecenie przeprowadzenia badania pomiędzy badaniami okresowymi. (...) Z uwagi na fakt, że przeprowadzonych badań nie można uznać za badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (pracownicy posiadają ważne badania lekarskie i sami zwrócili się z wnioskiem do pracodawcy o przeprowadzenie badań w przypadku pogorszenia wzroku), poniesione przez Wnioskodawcę koszty tych badań, refundacja zakupu okularów korygujących wzrok, szkieł okulistycznych do posiadanych już okularów i szkieł kontaktowych będą stanowiły dodatkowe

IS

WWW.INFOR.PL

115

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

świadczenie na rzecz pracowników. Przychód ten podlega opodatkowaniu na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...) przychód ten nie podlega zwolnieniu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...). Obowiązkiem pracodawcy jest m.in. zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok (soczewek kontaktowych) zgodnych z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepis ten dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 8 ust. 2 w zw. z § 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów lub soczewek podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, uzyskany w ten sposób przez pracownika przychód w formie dofinansowania przez pracodawcę do poniesionych przez niego kosztów zakupu okularów lub soczewek jest nieopodatkowany. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów z 16 marca 2011 r. (DD3/033/30/CRS/11/95).Jednak zwolnienie z podatku kwoty zwrotu za okulary lub soczewki nie dotyczy np. zleceniobiorców. Zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są bowiem świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof). W przypadku osób wykonujących umowy cywilnoprawne takie uregulowania nie istnieją.

UWAGA! Dofinansowanie do okularów lub soczewek zakupionych przez zleceniobiorcę podlega opodatkowaniu w pełnej wysokości. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 23715 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

§ 2 pkt 4, § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973

97. Czy sfinansowane pracownikom szczepienia i leki przeciwko chorobom tropikalnym są ich przychodem ze stosunku pracy Niektórzy z naszych pracowników odbywają podróże służbowe do państw, w których występuje ryzyko zachorowalności na choroby tropikalne. Zdarza się, że ze względu na długie procedury uzyskiwania wiz dla tych osób i zmiany kontraktów w tym czasie, do takiej podróży przygotowywana jest większa liczba pracowników niż ta, która odbędzie taką podróż. Czy w tej sytuacji szczepienia i leki, które sfinansowaliśmy pracownikom w związku z wyjazdem do krajów tropikalnych, powinniśmy potraktować jak opodatkowany przychód ze stosunku pracy?

Sfinansowane przez Państwa świadczenia nie podlegają opodatkowaniu. Dotyczy to zarówno osób, które rzeczywiście odbyły podróż, jak i tych, które były do niej przygotowywane, ale nie wyjechały w delegację. Zatrudniając pracownika w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych pracodawca stosuje wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie, a jeżeli jest to niemożliwe – ograniczające stopień tego narażenia, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki (art. 2221 § 1 Kodeksu

116

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

pracy w zw. z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki). W celu zapobiegania szerzeniu się zakażeń i chorób zakaźnych wśród pracowników narażonych na działanie biologicznych czynników chorobotwórczych przeprowadza się zalecane szczepienia ochronne wymagane przy wykonywaniu czynności zawodowych (art. 20 ust. 1 i 3 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi). Koszty szczepionek i przeprowadzenia szczepień finansuje pracodawca (art. 229 § 6 Kodeksu pracy). UWAGA! Pracodawca pokrywa koszty szczepionek i szczepień niezbędnych ze względu na narażenie pracownika na zakażenia i choroby zakaźne. W przypadku pracowników mających odbyć podróż służbową do rejonów, w których występuje zwiększone ryzyko zakażenia chorobami tropikalnymi, zakup szczepionek i leków byłby zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof, dalej ustawy o pdof. Według tego przepisu, zwolnione z podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Organy podatkowe w tym przypadku zajmują korzystniejsze stanowisko dla podatników. Uważają bowiem, że takie świadczenia w ogóle nie stanowią przychodu pracowników. Tak wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 lutego 2012 r. (sygn. IBPBII/1/415-944/11/MK): (...) wydatki poniesione przez pracodawcę w związku z podróżą służbową pracownika, niestanowiące zwrotu wydatków, nie powodują powstania przychodu po stronie pracownika. Pracodawca finansując podróż służbową pracownika działa w swoim własnym interesie, a nie interesie pracownika. Dlatego też pokrycie przez pracodawcę wydatków związanych z podróżą służbową pracownika – nawet w sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych w efekcie do tej podróży nie dojdzie – co do zasady, powinno być dla pracownika neutralne pod względem podatkowym, niezależnie od sposobu sfinansowania kosztów związanych z tą podróżą przez pracodawcę, tj. bezpośrednio, czy pośrednio poprzez zwrot wydatków uprzednio poniesionych przez pracownika. W przypadku sfinansowania przez pracodawcę szczepień ochronnych i leków dla swoich pracowników, którzy mieli odbyć, ale z różnych przyczyn (np. zmiana kontraktu) nie odbyli zaplanowanej podróży służbowej, w celu zapobieżenia zachorowaniu na żółtą gorączkę, żółtą febrę, zapalenie wątroby typu A+B, błonicę, tężec, dur brzuszny, polio, cholerę, zakażenia meningokokowe A+C czy malarię, związanych bezpośrednio z podróżami służbowymi pracowników (do krajów o tropikalnym lub subtropikalnym klimacie, m.in. na kontynencie afrykańskim, azjatyckim i amerykańskim) bez konieczności uprzedniego ponoszenia wydatków przez pracowników – wartość tych świadczeń nie stanowi przychodu pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podsumowując, organ podatkowy uznał, że skoro omawiane świadczenia nie stanowią przychodu pracownika, to nie można zastosować do nich zwolnienia. Aby bowiem móc rozpatrywać dane świadczenie pod kątem zastosowania zwolnienia, to świadczenie to winno stanowić przychód podatkowy (...).

IS

Niezależnie jednak od tego, czy sfinansowane przez pracodawcę koszty szczepień i leków powodują powstanie przychodu zwolnionego z podatku, czy w ogóle nie dochodzi do powstania przychodu, wartości tych świadczeń nie należy zaliczać do opodatkowanych przychodów pracowników. Są to przychody zwolnione również ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 2221 § 1, art. 229 § 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 20 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 947; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1138

WWW.INFOR.PL

117

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

●

§ 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki – Dz.U. Nr 81, poz. 716; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 48, poz. 288

●

§ 1, § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

●

art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1831

98. Czy koszt nauki jazdy konnej w czasie wyjazdu integracyjnego jest przychodem pracownika Jeden z naszych pracowników w czasie wyjazdu integracyjnego skorzystał na nasz koszt z nauki jazdy konnej. Pokryliśmy indywidualnie i na życzenie pracownika koszt 5 godzin jazdy konnej z instruktorem, który wyniósł 600 zł. Czy powinniśmy pobrać podatek od zapewnionego nieodpłatnie świadczenia?

Podatek należy pobrać, jeżeli dysponują Państwo dokumentem ze zgodą pracownika na skorzystanie z tej atrakcji (np. pracodawca posiada taki dokument z uwagi na wyłączenie swojej odpowiedzialności w razie wypadku, np. gdyby pracownik spadł z konia). Najlepiej, aby zgoda pracownika była wyrażona wprost. Ten rodzaj zgody poprzedza skorzystanie ze świadczenia, a także często zakup usługi przez pracodawcę. Spotkania integracyjne, co do zasady, nie powodują powstania po stronie jego uczestników przychodu, od którego należy pobrać podatek – tak wynika z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13). Wyrok Trybunału Konstytucyjnego jest wyrokiem interpretacyjnym, który zawiera wskazówki, jak stosować przepisy ustawy o pdof w zakresie ustalania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Wytyczne Trybunału pozwalają precyzyjniej niż do tej pory odróżniać świadczenia opodatkowane od niepodlegających podatkowi. Jeżeli pracodawca ma pewność, że zgodnie z wykładnią TK nie ma możliwości rozpoznania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń i w związku z tym nie pobierze zaliczki na podatek od takiego świadczenia, to podczas ewentualnego sporu w tym zakresie przed WSA lub NSA powinien powołać się na ten wyrok i złożyć wniosek o zastosowanie sposobu interpretacji przepisów, który będzie zgodny z konstytucją. Dla wyroku Trybunału Konstytucyjnego w zakresie możliwości opodatkowania przychodów pracowniczych kluczowy jest art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem, za przychody m.in. ze stosunku pracy uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Katalog ten obejmuje m.in. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Nie ma znaczenia, że ich wysokość nie została z góry ustalona. Przychodem jest także świadczenie nieplanowane wcześniej, które pracodawca przekazał pracownikowi i pracownik takie świadczenie przyjął. Ze względu na to, że art. 12 ust. 1 ustawy o pdof obejmuje bardzo szeroki zakres zdarzeń powodujących przysporzenie majątkowe, często jest automatycznie stosowany przez organy podatkowe. Przyjmują one, że każde świadczenie pracodawcy na rzecz pracownika zarówno nieodpłatne, jak i fakultatywne jest opodatkowane. Trybunał nie zgodził się z tym stanowiskiem. Sędziowie uznali, że mimo bardzo szerokiego rozumienia przychodów ze stosunku pracy nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty podlega opodatkowaniu. Wyrok TK powinien spowodować zmianę sposobu przeprowadzania dowodów przez organy podatkowe. Istotne jest nie to, czy pracodawca zapewnił pracownikowi świadczenie nieodpłatne, ale czy pracownik faktycznie z niego skorzystał i stanowiło ono dla niego wymierną korzyść. W powołanym wyroku Trybunał Konstytucyjny dokonał wyraźnego podziału świadczeń otrzymywanych przez pracownika do celów ustalenia przychodu, na: ■ wypłatę pensji oraz ■ przekazanie nieodpłatnego świadczenia.

118

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Pracodawcy w sporach z organami podatkowymi powinni wskazywać na ten podział. W przypadku pensji bez znaczenia jest to, czy została ona odebrana, jeżeli pracownik miał taką możliwość. Wypłata wynagrodzenia nie musi mieć cech realnego świadczenia, aby pracodawca miał obowiązek pobrać od niej zaliczkę na podatek. Pracownik nie musi zatem odebrać pensji, aby z tego tytułu powstał po jego stronie przychód. Inaczej jest w przypadku świadczeń nieodpłatnych – aby były doliczone do przychodu i opodatkowane, pracownik musi je otrzymać. Kryterium, za pomocą którego można, według wskazówek TK, rozpoznać świadczenia nieodpłatne podlegające opodatkowaniu, jest obiektywna ocena, czy świadczenie zostało spełnione w interesie pracownika. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest widoczny w majątku pracownika. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 11 ust. 1, ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 26a, art. 30, art. 197 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1644

99. Czy od 1 stycznia 2015 r. dowóz pracowników i zleceniobiorców do pracy jest opodatkowany Jesteśmy firmą budowlaną wykonującą działalność w całej Polsce. Z tego powodu większości pracowników i zleceniobiorców zapewniamy nieodpłatny dowóz do miejsca pracy. Jakie zmiany w ustalaniu przychodu z tego tytułu obowiązują od 1 stycznia 2015 r.?

Od 1 stycznia 2015 r. obowiązuje nowe zwolnienie z podatku, które dotyczy wartości dojazdów do pracy organizowanych przez pracodawcę. Ze zwolnienia mogą jednak skorzystać tylko pracownicy. Za pracownika, według przepisów ustawy o pdof, uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o pdof). Oznacza to, że omawianej ulgi nie należy stosować do osób wykonujących pracę np. na podstawie umów cywilnoprawnych lub do stażystów. Zastosowanie zwolnienia nie będzie uprawnione także wtedy, gdy dowóz będzie odbywał się innym pojazdem niż autobus w rozumieniu ustawy – Prawo o ruchu drogowym. PRZYKŁAD Jan K. pracuje jako brygadzista i dysponuje służbowym samochodem osobowym przeznaczonym do przewozu wraz z kierowcą maksymalnie 5 osób. Miejscem parkowania samochodu służbowego jest prywatny garaż pracownika. Czterech pracowników brygady mieszka w pobliżu domu Jana K. Brygadzista podwozi służbowym samochodem te osoby do siedziby pracodawcy (i jednocześnie do miejsca, w którym wykonują one prace). W tym przypadku wartość tak zorganizowanego dowozu nie jest zwolniona z opodatkowania. Warunkiem skorzystania z omawianego zwolnienia podatkowego nie jest, aby dowóz do pracy obejmował ustawowo określoną minimalną liczbę pracowników. Ustawodawca dopuścił sytuację, kiedy autobusem do przewozu np. 60 osób podróżuje do pracy tylko kilku pracowników. Każdy z nich nabędzie wówczas prawo do zwolnienia podatkowego. PRZYKŁAD Pracodawca XYZ organizuje dowóz niepełnosprawnym pracownikom z ich miejsca zamieszkania do miejsca pracy. Dowóz odbywa się busem dostosowanym do przewozu osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich (do 10 osób). Niepełnosprawnych pracowników zainteresowanych dowozem jest 15. Pracodawca wyraził zgodę na dowóz także wtedy, gdy w danym dniu z różnych przyczyn z dowozu skorzysta tylko jeden pracownik niepełnosprawny. Przyczynami takiej sytuacji mogą być np. urlopy, zajęcia rehabilitacyjne, choroby pracowników niekorzystających tego dnia z dowozu.

WWW.INFOR.PL

119

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Nawet wówczas, gdy z dowozu busem skorzysta tylko jeden pracownik, pracodawca jest uprawniony do zastosowania zwolnienia z podatku takiego świadczenia. PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 2 pkt 41 ustawy z 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1137; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 822

100. Czy od 1 stycznia 2015 r. pracodawcy muszą zmienić przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące udostępniania do celów prywatnych służbowych samochodów Niektórzy z naszych pracowników wykorzystują przydzielone im służbowe samochody również do celów prywatnych na podstawie odrębnej umowy o takie korzystanie. Określając wartość przychodu pracowników z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodów do celów prywatnych dotychczas braliśmy pod uwagę wysokość raty leasingowej. Czy mamy obowiązek dostosować wysokość ustalonych indywidualnie stawek do przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2015 r.?

Pracodawcy nie zostali zobowiązani przez nowe przepisy podatkowe do dostosowania nowych rozwiązań do wewnętrznych regulaminów i umów dotyczących korzystania ze służbowych samochodów do celów prywatnych. Jednak znowelizowane przepisy ustawy o pdof mają pierwszeństwo przed przepisami wewnątrzzakładowymi, określającymi podatkowe skutki używania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych. W konsekwencji z początkiem 2015 r. powinni Państwo uchylić istniejące umowy lub dostosować ich treść do nowych przepisów, tj. do art. 12 ust. 12a, ust. 2c ustawy o pdof. Jeżeli tego Państwo nie zrobią w zakresie, w jakim przepisy wewnątrzzakładowe będą niezgodne ze wskazanymi przepisami, regulacje zakładowe przestaną obowiązywać (jako przepisy wynikające z aktu niższego rzędu i niezgodne z ogólnie obowiązującymi regulacjami). Od 1 stycznia 2015 r. sytuacja w zakresie ustalania przychodu z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych uległa zmianie. Zaczęły bowiem obowiązywać przepisy określające zryczałtowaną wysokość przychodów pracowników za takie użytkowanie (znowelizowany art. 12 ust. 2a i 2b ustawy o pdof). Ich wysokość jest uzależniona od pojemności pojazdu, co przedstawia schemat. W zależności od pojemności silnika, przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi:

W przypadku pojazdu o pojemności silnika do 1600 cm3: ■ 250 zł miesięcznie lub ■ 8,33 zł za każdy dzień wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych

W przypadku pojazdu o pojemności silnika powyżej 1600 cm3: ■ 400 zł miesięcznie lub ■ 13,33 zł za każdy dzień wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych

PRZYKŁAD Spółka X umożliwia pracownikowi używanie do celów prywatnych samochodu służbowego o pojemności silnika 1298 cm3. W tej sytuacji od 1 stycznia 2015 r. pracodawca powinien doliczać do przychodów pracownika miesięcznie kwotę 250 zł, jeżeli osoba ta będzie użytkowała pojazd przez cały miesiąc.

120

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

Nowe przepisy wprowadzają dwie kwoty za korzystanie w celach prywatnych ze służbowych samochodów, tj. miesięczną oraz dzienną. Kwoty dzienne będą mogły być uwzględniane, jeżeli samochody będą przez pracowników wykorzystywane do celów prywatnych tylko przez część miesiąca (np. ze względu na urlop pracownika lub fakt, że nie może on korzystać z samochodu do celów prywatnych w dni wolne od pracy). PRZYKŁAD Biorąc pod uwagę poprzedni przykład, załóżmy, że w styczniu 2015 r. pracownik uda się na tygodniowy urlop. Na urlop pracownik pojedzie samochodem prywatnym, czyli od 17 do 25 stycznia 2015 r. nie będzie korzystał z samochodu służbowego. W tej sytuacji do przychodów pracownika pracodawca może doliczyć tylko kwotę 183,26 zł (22 pozostałe dni stycznia x 8,33 zł) lub jeszcze mniejszą (jeżeli w styczniu 2015 r. wystąpią inne dni, w których pracownik nie wykorzystywał samochodu służbowego do celów prywatnych. Od 1 stycznia 2015 r. obowiązuje również przepis regulujący sytuację, w której samochód jest udostępniany pracownikowi do celów prywatnych częściowo odpłatnie. Wówczas przychodem pracownika będzie różnica między wyżej określoną wartością a odpłatnością ponoszoną przez podatnika (art. 12 ust. 2c ustawy o pdof). PRZYKŁAD Z tytułu udostępnienia Krzysztofowi P. do celów prywatnych samochodu służbowego o pojemności silnika 1889 cm3 pracodawca potrąca z pensji pracownika miesięcznie kwotę 240 zł. W takim przypadku od 1 stycznia 2015 r. u pracownika będzie powstawał miesięcznie przychód ze świadczeń częściowo odpłatnych w kwocie 160 zł (400 zł – 240 zł). Przepisy o ustalaniu wysokości przychodu z tytułu wykorzystywania służbowego samochodu do celów prywatnych przy częściowej odpłatności pracownika będą miały zastosowanie tylko w przypadkach, gdy taka odpłatność będzie niższa od ryczałtu obliczonego na podstawie tych przepisów. Jeżeli odpłatność za udostępnienie samochodu do celów prywatnych jest wyższa od takiego ryczałtu, pracownik ponosi jedynie koszt ryczałtu (przychód ze świadczeń częściowo odpłatnych w takim przypadku nie występuje). Omawiane przepisy będą mieć zastosowanie w każdym przypadku, gdy pracownikom są udostępniane samochody służbowe do celów prywatnych. Będzie to dotyczyć, przykładowo, również udostępniania im samochodów wynajętych przez pracodawcę czy udostępniania pracownikom samochodów przez pracodawców prowadzących działalność w zakresie wynajmu samochodów. Zwrócenie na to uwagi jest o tyle istotne, że w takich przypadkach do 31 grudnia 2014 r. obowiązywały szczególne zasady ustalania wysokości przychodów pracowników z tytułu udostępnienia im samochodów na cele prywatne (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 października 2014 r., sygn. ILPB1/415– 688/14–4/TW). PODSTAWA PRAWNA: ●

art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1863

●

art. 3 pkt 2 ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej – Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

●

art. 772 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662

Materiały zamieszczone w publikacji pochodzą z zasobów INFOR PL SA Publikacja została przygotowana we współpracy z redakcją MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń

WWW.INFOR.PL

121

IX. Wzory dokumentów 1. Wzór regulaminu zfśs Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Podstawy prawne wydania Regulaminu Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwany dalej Regulaminem, został wprowadzony na podstawie: ■ ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ■ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, ■ rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Postanowienia ogólne § 1. 1. Regulamin określa zasady przeznaczania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zwanego dalej Funduszem, na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. 2. Podstawę gospodarowania Funduszem stanowią przepisy prawne określone powyżej, zatwierdzony coroczny preliminarz wydatków (Roczny plan działalności socjalnej) oraz niniejszy Regulamin. 3. Zarządzanie środkami Funduszu należy do kompetencji pracodawcy. Za właściwą realizację postanowień regulaminu odpowiedzialny jest kierownik ds. pracowniczych (osoba lub organ uprawniony do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy). § 2. 1. Regulamin gospodarowania Funduszem, wszelkie zmiany oraz coroczny preliminarz i zmiany w preliminarzu wymagają uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy (lub z przedstawicielem pracowników). Preliminarz Funduszu na dany rok kalendarzowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu. 2. Organizacje związkowe mają 30 dni od daty dostarczenia im projektu Regulaminu lub zmian w nim na przedstawienie uzgodnionego stanowiska. Jeżeli termin ten nie zostanie dotrzymany, regulamin wchodzi w życie. 3. Prawo do zgłaszania zmian w regulaminie oraz w rocznym preliminarzu wydatków z Funduszu mają pracodawca i zakładowe organizacje związkowe. Zmiany te będą wprowadzane w formie aneksu do Regulaminu w trybie obowiązującym przy wprowadzaniu Regulaminu. 4. Prawo do interpretacji postanowień Regulaminu oraz rocznego preliminarza wydatków Funduszu ma pracodawca, który dokonuje tego po zapoznaniu się ze stanowiskiem Komisji Socjalnej. Nie ogranicza to ustawowych kompetencji zakładowych organizacji związkowych. 5. Decyzje dotyczące sposobu podziału środków Funduszu w ramach zatwierdzonego preliminarza rocznego oraz przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych poszczególnym uprawnionym podejmuje Komisja Socjalna, którą tworzą przedstawiciel pracodawcy i przedstawiciele zakładowych organizacji związkowych (przedstawiciele pracowników wybrani według zasad zawartych poniżej). § 3. 1. Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnione są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do tych świadczeń. 2. Wnioski w sprawie przyznawania określonych rodzajów świadczeń, na obowiązujących u pracodawcy drukach przewidzianych w Regulaminie, należy składać w komórce do spraw pracowniczych. Druki takich wniosków dostępne są w komórce do spraw pracowniczych i w zarządach zakładowych organizacji związkowych. 3. Fundusz jest funduszem zbiorowym i niekorzystanie z niego nie daje osobie uprawnionej podstaw do żądania jakiegokolwiek ekwiwalentu lub objęcia osoby uprawnionej działalnością socjalną finansowaną z Funduszu, chyba że naruszono postanowienia tego Regulaminu. 4. Treść Regulaminu jest dostępna dla wszystkich pracowników i innych osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń finansowanych z Funduszu. Realizowane jest to przez wywieszenie Regulaminu na tablicy ogłoszeń oraz udostępnienie Regulaminu przez komórkę do spraw pracowniczych na każde żądanie osoby zainteresowanej.

122

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

§ 4. W przypadku odmowy przyznania świadczenia, osobie zainteresowanej służy, w ciągu 7 dni od otrzymania pisemnej decyzji odmownej, prawo odwołania się do pracodawcy i wystąpienia z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy. Rozpatrzenie odwołania następuje w ciągu 7 dni od jego złożenia. Ponowna negatywna decyzja podjęta przez pracodawcę przy udziale zakładowych organizacji związkowych jest ostateczna. Tworzenie Funduszu § 5. 1. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w sposób określony obecnie obowiązującymi przepisami prawa do dnia 31 maja każdego roku kalendarzowego. 2. Pracodawca może w sposób dopuszczony obowiązującymi przepisami prawa zwiększyć wysokość odpisu podstawowego na Fundusz na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, oraz na każdego emeryta i rencistę. Decyzja w tej sprawie będzie podejmowana corocznie i będzie obowiązywała jedynie w danym roku kalendarzowym. 3. Środki Funduszu zwiększa się o: ■ wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, ■ darowizny oraz zapisy od osób fizycznych i prawnych, ■ wpływy z oprocentowanych pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe, ■ odsetki od środków Funduszu gromadzonych na rachunku bankowym i lokat terminowych prowadzonych w ramach takiego rachunku, ■ dochody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej Firmy, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych, ■ dochody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych, ■ inne środki określone w odrębnych przepisach. Przeznaczenie Funduszu § 6. Środki Funduszu przeznacza się na finansowanie lub dopłatę do: 1. Wypoczynku w formie: ■ dopłaty do skierowań na wypoczynek zorganizowany w formie wczasów, kolonii dla dzieci i obozów dla młodzieży (dopłata obejmuje różnicę między faktyczną ceną skierowania a odpłatnością pracownika ustalaną corocznie w tabeli odpłatności i będzie odnoszona do przeciętnej ceny skierowania na wczasy, obowiązującej u organizatorów wypoczynku z terenu danego województwa, ze względu na siedzibę firmy, na dany rok). ■ dopłaty do wypoczynku organizowanego przez pracowników Firmy i inne osoby uprawnione – we własnym zakresie za okres nie krótszy niż 7 i nie dłuższy niż 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. ■ dopłaty do leczenia sanatoryjnego i wczasów profilaktyczno-leczniczych osób uprawnionych do korzystania ze środków Funduszu, ■ dopłaty do wypoczynku sobotnio-niedzielnego, w tym sfinansowanie kosztów grzybobrania organizowanego i finansowanego przez pracodawcę. 2. Działalności kulturalno oświatowej, sportowej i turystycznej w formie: ■ dopłat do biletów wstępu do kin, teatrów, występów estradowych, koncertów, wystaw, imprez sportowych i rekreacyjnych, biletów wstępu na basen itp., ■ dopłat do wycieczek turystyczno-krajoznawczych, według zasad określonych dla odpłatności za wczasy zorganizowane. 3. Pomocy bezzwrotnej rzeczowej i pieniężnej (w formie zapomóg) dla osób uprawnionych dotkniętych wypadkami losowymi lub znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – przyznawanej jednorazowo lub okresowo (na okres 3, 6, 12 miesięcy) w zależności od potrzeb oraz możliwości finansowych Funduszu. Pomoc rzeczowa może być udzielona w formie zakupu: lekarstw, artykułów żywnościowych, niektórych niezbędnych sprzętów domowych, podręczników szkolnych dla dzieci, odzieży. 4. Pomocy zwrotnej pieniężnej dla osób uprawnionych dotkniętych wypadkami losowymi lub znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej – przyznawanej w formie nieoprocentowanej pożyczki. 5. Pomocy mieszkaniowej w formie pożyczek na cele: ■ remont i modernizację lokali i budynków mieszkalnych, ■ uzupełnienie własnego wkładu budowlanego na mieszkanie spółdzielcze przydzielane na warunkach lokatorskiego lub spółdzielczego prawa do lokalu, ■ uzupełnienie wkładu własnego na budowę domu jednorodzinnego bądź lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość, ■ nadbudowę lub rozbudowę budynku mieszkalnego, ■ przystosowanie mieszkań do potrzeb osób o ograniczonej sprawności fizycznej, ■ adaptacji lokali na cele mieszkaniowe, ■ uzupełnienie zaliczki na wkład budowlany w związku z przekształceniem spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, ■ kaucje wymagane przy uzyskaniu mieszkania.

WWW.INFOR.PL

123

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

6. Dopłaty do poszczególnych rodzajów działalności socjalnej uzależnione są od wielkości posiadanych przez Fundusz środków i określone są w Planie rocznym. Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu § 7. Ze środków Funduszu mogą korzystać: ■ pracownicy Firmy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub określony, na podstawie powołania, mianowania i wyboru, ■ pracownicy młodociani, z którymi Firma zawarła umowę w celu przygotowania zawodowego, ■ pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, ■ emeryci i renciści – byli pracownicy Firmy, ■ chałupnicy – osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonanie pracy nakładczej, ■ osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni. § 8. Ze świadczeń finansowanych z Funduszu mogą także korzystać: ■ członkowie rodzin pracowników, w tym współmałżonkowie oraz pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, współmałżonka, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej – do ukończenia 18 roku życia, a jeżeli kształcą się w szkole, do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 lat, ■ emeryci i renciści – osoby, które przeszły na zaopatrzenie emerytalne i rentowe bezpośrednio po zakończeniu pracy u pracodawcy i pracodawca podjął indywidualną decyzję o sprawowaniu nad nimi opieki socjalnej, ■ członkowie rodzin pracowników zmarłych w czasie zatrudnienia oraz zmarłych emerytów i rencistów, jeżeli osoby te były na utrzymaniu zmarłych, ■ inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń Funduszu. § 9. Pomoc ze środków Funduszu przysługuje w pierwszej kolejności osobom: ■ o niskim dochodzie na osobę w rodzinie, uprawniającym do otrzymania pomocy na podstawie przepisów ustawy o opiece społecznej, ■ rodzicom i opiekunom wychowującym samotnie dzieci i mającym niski dochód na osobę w rodzinie, ■ posiadającym rodziny wielodzietne, powyżej 4 osób, o niskim dochodzie na osobę w rodzinie, ■ mającym dzieci, które ze względu na stan zdrowia wymagają specjalnej, kosztownej opieki i leczenia oraz wychowującym dzieci częściowo lub całkowicie osierocone – o niskim dochodzie na osobę w rodzinie, ■ osobom niepełnosprawnym. Zasady przyznawania świadczeń z Funduszu § 10. 1. Dopłata do wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów lub przez osoby uprawnione we własnym zakresie przysługuje raz w danym roku kalendarzowym. 2. Z dofinansowania do letniego lub zimowego wypoczynku dla dzieci i młodzieży rodzice mogą korzystać corocznie. 3. Osoby ubiegające się o dopłatę składają wnioski do 31 marca danego roku kalendarzowego lub w innym terminie podanym do powszechnej wiadomości. Wnioski o dopłaty do skierowań na wczasy lub dofinansowanie do indywidualnie organizowanego wypoczynku przez uprawnione osoby powinny być zgodne z planem urlopów na dany rok kalendarzowy. 4. Odmowa przyznania świadczenia musi być uzasadniona na piśmie. Odwołanie od niej składa się do pracodawcy, który rozpatruje je w przewidzianym trybie. 5. Propozycje podziału skierowań na wczasy i kolonie podaje się do wiadomości pracowników poprzez wywieszenie wykazu osób uprawnionych na tablicy ogłoszeń dwa tygodnie przed jego zatwierdzeniem. Uwagi i zastrzeżenia będą rozpatrywane przez Komisję Socjalną w ciągu 7 dni od ich zgłoszenia. 6. Z wyjątkiem nagłych wypadków losowych, rezygnacja ze skierowania na wypoczynek powinna być zgłoszona na 30 dni przed rozpoczęciem wypoczynku. Niedotrzymanie tego terminu powoduje, że pracownik ponosi odpłatność za niewykorzystane skierowanie w wysokości połowy ceny skierowania. 7. Dopłata z Funduszu do skierowań na wczasy i kolonie lub innych świadczeń socjalnych zakupionych u innych organizatorów będzie rozpatrywana wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu takiego zamiaru z komórką do spraw pracowniczych. 8. Pomoc rzeczowa lub finansowa przyznawana jest na wniosek zainteresowanych osób uprawnionych. Z takim wnioskiem może też wystąpić z własnej inicjatywy pracodawca, grupa pracowników lub zakładowa organizacja związkowa. § 11. 1. Przyznanie oraz wysokość dopłat z Funduszu do usług i świadczeń socjalnych dla osób uprawnionych uzależnia się od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej – również od ich aktualnej sytuacji mieszkaniowej.

124

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

2. Podstawę do ustalenia świadczeń, z dopłatą z Funduszu, stanowi dochód przypadający na osobę w rodzinie, wykazany w: ■ oświadczeniu pracownika (faktyczna wysokość wszystkich dochodów uzyskiwanych przez wspólnie zamieszkujące i prowadzące gospodarstwo domowe osoby), ■ oświadczeniu o zarobkach współmałżonka pracownika. 3. W przypadku szczególnie trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnione mogą ubiegać się o świadczenia i usługi bezpłatne – w całości finansowane z Funduszu. 4. Tabele odpłatności za wczasy zorganizowane, kolonie i obozy dla dzieci i młodzieży, dofinansowania do wypoczynku indywidualnie organizowanego przez osoby uprawnione we własnym zakresie będą ustalane corocznie przez Komisję Socjalną. Stanowią one zmienny załącznik do niniejszego regulaminu. Pomoc na cele mieszkaniowe § 12. 1. Pożyczka na remont i modernizację mieszkania może być udzielona raz na 5 lat, pod warunkiem całkowitej spłaty uprzednio zaciągniętej pożyczki na ten cel. Okres pięcioletni nie jest jednak wymagany w sytuacjach losowych – zalanie mieszkania, pożar itp. 2. W przypadku zatrudnienia przez pracodawcę kilku osób z rodziny, zamieszkujących w tym samym lokalu i prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, pożyczka na remont i modernizację może być przyznana tylko jednej z nich. 3. Zasada określona w punkcie 2 będzie stosowana także w przypadku pożyczki na budowę domu jednorodzinnego. 4. Wysokość pożyczek oraz ich oprocentowanie ustalane są corocznie przez Komisję Socjalną, w zależności od środków Funduszu przeznaczonych w danym roku na ten cel. 5. Osoba ubiegająca się o pomoc na cele mieszkaniowe składa odpowiedni wniosek, uzupełniony o: ■ kopię dokumentu stwierdzającego tytuł prawny do zajmowanego lokalu lub domu w przypadku ubiegania się o pożyczkę na remont i modernizację, ■ kopię pozwolenia na budowę oraz kosztorysu w przypadku ubiegania się o pożyczkę na budowę domu, ■ zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przydziale lokalu w przypadku ubiegania się o pożyczkę na uzupełnienie wkładu mieszkaniowego lub wkładu budowlanego do spółdzielni. 6. Firma, przyznając osobie uprawnionej do korzystania z Funduszu pomoc na cele mieszkaniowe, zawiera z nią umowę, w której ustala: ■ formę pomocy i jej wysokość, ■ warunki spłaty – okres spłaty, oprocentowanie, zabezpieczenie spłaty, ■ zasady i warunki rozliczenia się pożyczkobiorcy z Firmą w przypadku rozwiązania stosunku pracy. 7. Zaciągnięcie pożyczki wymaga poręczenia co najmniej dwóch osób – pracowników tego samego pracodawcy, u którego zatrudniony jest pożyczkobiorca. § 13. 1. W przypadku pożyczki na remont i modernizację maksymalny okres spłaty ustala się na trzy lata. Krótszy okres spłaty będzie ustalany indywidualnie w umowach z poszczególnymi pożyczkobiorcami. Na pozostałe rodzaje pożyczek mieszkaniowych okres spłaty ustala się maksymalnie na cztery lata, z możliwością krótszego okresu spłaty, ustalanego indywidualnie z pożyczkobiorcą w umowie. 2. Ustalone w umowie wysokości rat pożyczki będą regulowane z bieżącego wynagrodzenia za pracę pożyczkobiorcy. 3. Spłata ustalonych rat pożyczki następuje po upływie dwóch miesięcy od miesiąca, w którym nastąpiło przekazanie pożyczki. 4. W razie rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika w trybie art. 52 Kodeksu pracy niespłacona część pożyczki podlega natychmiastowej spłacie. Warunki zawieszania i umarzania pożyczek § 14. 1. W przypadkach losowych, takich jak zalanie mieszkania, pożar, kradzież, pożyczkobiorca może ubiegać się o: ■ zawieszenie spłaty pożyczki na okres jednego roku, ■ umorzenie częściowe lub całkowite pożyczki. 2. Niespłacona pożyczka lub jej część może być umorzona także w przypadku śmierci pożyczkobiorcy. 3. Wniosek w sprawie zawieszenia lub umorzenia niespłaconej części pożyczki musi być uzupełniony o dokumenty potwierdzające zaistniały wypadek losowy (np.: zaświadczenie z policji, administracji osiedla itp.). 4. Decyzję o zawieszeniu lub umorzeniu pożyczki podejmuje Komisja, a zatwierdza pracodawca. Postanowienia końcowe Regulamin wchodzi w życie 14 dni po podpisaniu przez pracodawcę i zakładowe organizacje związkowe. Zatwierdzam: ......................................... (pracodawca)

.............................................................. (organizacje związkowe)

WWW.INFOR.PL

125

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

2. Wzór regulaminu delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych REGULAMIN delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników § 1. [Wysyłanie w podróż służbową] 1. Wysłanie pracownika w podróż służbową odbywa się wyłącznie na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wydanego przez przełożonego tego pracownika. 2. Wydanie polecenia wyjazdu służbowego oraz określenie miejsca, celu i warunków delegacji, a także późniejsza rejestracja kosztów i dokonanie rozliczenia podróży służbowej odbywa się z wykorzystaniem narzędzia informatycznego „Business Trips”, zamieszczonego na firmowym intranecie. 3. Przełożony wydając polecenie wyjazdu służbowego powinien w szczególności określić: ■ zadania służbowe do wykonania w delegacji, ■ miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, ■ datę rozpoczęcia i zakończenia podróży, ■ docelowy kraj i miejscowość delegacji, ■ warunki zakwaterowania, ■ środek transportu, ■ wysokość zaliczki na delegację, jeśli zaliczka ma być udzielona, ■ inne dodatkowe informacje dotyczące m.in. zgody na inne uzasadnione wydatki, potrzeby zaopatrzenia pracownika w firmową kartę kredytową. 4. Zgoda przełożonego na inne uzasadnione wydatki ponoszone w delegacji wymagana jest w szczególności, gdy chodzi o: ■ przejazdy taksówkami, ■ bilety PKP I klasy, ■ opłaty za internet, ■ opłaty za nadbagaż, ■ koszty leczenia w prywatnych klinikach i lekarstw. § 2. [Udzielanie zaliczek] 1. Zaliczka na poczet zarówno krajowej, jak i zagranicznej delegacji udzielana jest na pisemny wniosek przełożonego albo pracownika. 2. Zaliczka jest wypłacana w walucie właściwej dla docelowego kraju delegacji: ■ z kasy firmowej – jeśli okres delegacji nie przekracza 2 tygodni, ■ przelewem na konto delegowanego – w pozostałych przypadkach. 3. Niewykorzystana kwota zaliczki (nadwyżka zaliczki ponad kwotę stanowiącą faktyczny koszt delegacji) powinna zostać zwrócona w walucie pobrania do kasy firmowej lub na rachunek bankowy pracodawcy w terminie 14 dni od dnia powrotu z wyjazdu służbowego. § 3. [Diety i inne koszty] 1. Pracownikom odbywającym podróże służbowe na terenie Polski, z zastrzeżeniem ust. 2, przysługują świadczenia ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). 2. Dieta z tytułu podróży krajowej przysługuje w pełnej wysokości bez względu na czas trwania delegacji. 3. Pracownikom odbywającym podróże służbowe poza granicami Polski, z zastrzeżeniem ust. 4, przysługują świadczenia ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). 4. Dieta z tytułu delegacji zagranicznej przysługuje w pełnej wysokości bez względu na czas przebywania w delegacji w danym dniu i nie jest pomniejszana z tytułu zapewnionych pracownikowi posiłków. 5. Pracownikom odbywającym podróż samochodem niebędącym własnością pracodawcy przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie będącej iloczynem liczby kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

126

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

§ 4. [Dokumentowanie wydatków] 1. Wydatki poniesione w czasie krajowej i zagranicznej podróży służbowej, z zastrzeżeniem ust. 2, muszą być udokumentowane rachunkiem, fakturą VAT lub oświadczeniem pracownika. 2. Wydatki związane z delegacją udokumentowane w inny sposób niż określony w ust. 1, będą uznawane tylko w wyjątkowych sytuacjach, po uprzedniej konsultacji z Działem Księgowości. 3. Udokumentowania nie wymagają następujące należności wypłacane w formie zryczałtowanej: ■ diety, ■ ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ■ ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, ■ ryczałty za noclegi. § 5. [Rozliczenie podróży służbowej] 1. Dokonanie rozliczenia podróży służbowej z wykorzystaniem narzędzia informatycznego „Business Trips” musi nastąpić najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zakończenia delegacji. W tym samym terminie do Działu Księgowości należy dostarczyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, o których mowa w § 4. 2. W przypadku nieuzasadnionej zwłoki w dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, pracodawca ma prawo wręczyć pracownikowi upomnienie lub naganę. Dokumenty powiązane: Instrukcja korzystania z narzędzia informatycznego „Business Trips”.

3. Wzór umowy powierzenia samochodu służbowego Umowa powierzenia samochodu służbowego Zawarta w dniu .................................... r. w …………..................................…………… pomiędzy: .................................. ........................... z siedzibą w ................................ przy ul. ................................, reprezentowaną przez …………........ ................…..................................., dalej Spółka, Pracodawca oraz Panem/Panią ................................... zamieszkałym/ą w .........................., przy ul. ……..................……….., dalej Pracownik. § 1. [Przedmiot umowy i czas jej trwania] 1. Spółka powierza Pracownikowi z obowiązkiem zwrotu mienie w postaci samochodu marki ................., nr silnika ...................., nr nadwozia .........................., rok produkcji ............................ wraz z dowodem rejestracyjnym, seria …………, dowodem ubezpieczenia OC i AC oraz następującym wyposażeniem: ……………………………………. a także zawartością nabytą i przewożoną w czasie używania samochodu, dalej Samochód. 2. Powierzenie Pracownikowi Samochodu wynika z przydzielonych zadań, do wykonania których niezbędne jest korzystanie z samochodu służbowego. 3. Zakończenie okresu użytkowania Samochodu wyznacza zakończenie wykonywania zadania (zadań) przez Pracownika. § 2. [Prawa i obowiązki Pracownika] 1. Pracownik jest zobowiązany do używania samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem, instrukcją obsługi oraz przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u Pracodawcy. 2. Pracownik oświadcza, że będzie używać Samochodu zgodnie z przepisami o ruchu drogowym i zasadami bezpieczeństwa, które są mu znane. 3. Pracownik może przekazać Samochód do używania osobie trzeciej wyłącznie na podstawie pisemnej zgody Pracodawcy. 4. Pracownik zobowiązuje się do używania Samochodu wyłącznie w celu wykonywania obowiązków pracowniczych (do działalności gospodarczej Pracodawcy), co potwierdza w ewidencji przebiegu pojazdu. 5. Pracownik zobowiązuje się do rzetelnego dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu Samochodu dostarczonej przez Pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że naruszenie obowiązków, o których mowa w ust. 4–5, może skutkować m.in. nałożeniem kary finansowej na Pracodawcę, której zwrotu Pracodawca może dochodzić od Pracownika. 7. Pracownik oświadcza, że jest świadomy, że powierzony mu Samochód jest wyposażony w nadajnik GPS, umożliwiający bieżącą kontrolę przejechanych tras. 8. Pracownik zobowiązuje się należycie dbać o Samochód w zakresie m.in. jego zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub kradzieżą, a w szczególności: 1) zawsze zamykać Samochód i włączać alarm, 2) nie pozostawiać Samochodu w miejscach powszechnie uznanych za niebezpieczne, 3) nie pozostawiać w Samochodzie akcesoriów, sprzętów, urządzeń itp. dokumentów samochodu, a także innych dokumentów, których pozostawienie mogłyby sprzyjać narażeniu na uszkodzenie Samochodu w wyniku włamania lub próby włamania albo kradzieży i jednocześnie narazić na utratę ważnych i poufnych informacji (danych).

WWW.INFOR.PL

127

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

9. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie informować Pracodawcę o uszkodzeniu lub kradzieży Samochodu oraz w tym samym trybie zgłosić ten fakt policji i ubezpieczycielowi. 10. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić Pracodawcę o każdej zauważonej awarii lub usterce Samochodu. 11. Pracownik jest zobowiązany powstrzymać się od używania Samochodu, zawiadamiając o tym niezwłocznie Pracodawcę, jeżeli awaria lub usterka uniemożliwiają prawidłowe korzystanie z Samochodu. § 3. [Przekazanie i zwrot Samochodu] 1. Pracownik potwierdza przyjęcie Samochodu w posiadanie. 2. Pracownik oświadcza, że jest mu znany stan techniczny Samochodu, który w dniu jego przyjęcia określa się na ………………….. budzący zastrzeżenia w zakresie ………………………………………… /bez zastrzeżeń. 3. Pracownik zwróci Pracodawcy Samochód najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy, jak również niezwłocznie, na każde żądanie Pracodawcy. 4. Pracownik zobowiązuje się niezwłocznie zwrócić samochód Pracodawcy w przypadku niezdolności do pracy, urlopu wypoczynkowego, urlopów związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich (w tym z urlopu wychowawczego) i innych absencji w pracy, bez względu na czas ich trwania. 5. Pracownik zobowiązuje się zwrócić Samochód w stanie, w którym został mu powierzony, z zastrzeżeniem konsekwencji jego zużycia wynikających z prawidłowego korzystania z Samochodu. 6. Jeżeli w terminie wskazanym przez Pracodawcę Pracownik nie zwróci Samochodu, będzie to stanowiło ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych ze wszystkimi tego konsekwencjami. § 4. [Miejsce parkowania Samochodu] 1. Miejscem parkowania Samochodu jest parking znajdujący się na terenie siedziby Pracodawcy lub w miejscu prowadzenia przez niego działalności. 2. W przypadku gdy ustalona przez Pracodawcę godzina wyjazdu/powrotu Samochodem z podróży służbowej przypada przed godz. 6.00 lub po godz. 22.00 Pracownik może parkować Samochód na posesji lub w garażu znajdujących się w posiadaniu Pracownika. 3. W jazdach lokalnych i jazdach zamiejscowych bez noclegu Pracownik jest zobowiązany korzystać wyłącznie z miejsc wyznaczonych do parkowania. 4. W jazdach zamiejscowych z noclegiem Pracownik jest zobowiązany korzystać wyłącznie ze strzeżonych miejsc parkingowych. § 5. [Odpowiedzialność Pracownika] 1. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za Samochód powierzony mu przez Pracodawcę na zasadach odpowiedzialności za mienie powierzone określonych w rozdziale III Kodeksu pracy. 2. W razie niepokrycia przez ubezpieczyciela szkody powstałej z winy Pracownika lub pokrycia przez ubezpieczyciela jedynie części takiej szkody Pracownik będzie zobowiązany do zwrotu Pracodawcy kwoty stanowiącej równowartość kwoty niepokrytej przez ubezpieczyciela. W takim przypadku Pracownik jest zobowiązany do pokrycia szkody powstałej w wyniku utraty przez Pracodawcę posiadanych w dniu przyjęcia Samochodu przez Pracownika zniżek na składki OC/AC. Wysokość szkody ustala się w wysokości składki zwiększonej przez ubezpieczyciela należnej do czasu uzyskania przez Pracodawcę zniżek sprzed szkody spowodowanej przez Pracownika. § 6. [Rozwiązanie Umowy] 1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. 2. Pracodawca może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym w każdym czasie. Rozwiązanie umowy nie wyklucza dochodzenia przez Pracodawcę roszczeń z tytułu ewentualnej szkody powstałej w czasie jej obowiązywania. § 7. [Postanowienia końcowe] W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu pracy.

…………………………………. (pracodawca)

128

100 PYTAŃ O WYNAGRODZENIA

…………………………………. (pracownik)