Office XP - Kompendium . Anwendungen integriert einsetzen [1. Aufl.] 3-8272-6046-9

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Birgit Sennewald Manfred Kratzl Andrea Frentz

Office XP Anwendung dungen integriert einsetzen Paralax Elements

Markt+Technik Verlag

Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 05 04 03 02 01

ISBN 3-8272-6046-9 © 2001 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Grafikdesign Heinz H. Rauner, Gmund Lektorat: Rainer Fuchs, [email protected] Herstellung: Elisabeth Egger, [email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld (www.reemers.de) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

Office XP Kompendium Inhaltsübersicht Vorwort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Die Begleit-CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

Teil 1

Arbeiten mit Office XP Professional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

Kapitel 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

Kapitel 2

Office XP im Netz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

Teil 2

Office XP im Verbund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

89

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Teil 3

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Kapitel 11

Dokumente formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Kapitel 12

Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Kapitel 13

Layoutfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Kapitel 16

Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Office XP Kompendium

5

Inhaltsübersicht Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Teil 4

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Kapitel 24

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Kapitel 27

Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

Kapitel 29

Drucken mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

Kapitel 30

Grafiken und Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

Kapitel 32

Excel und Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Teil 5

Access 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Kapitel 33

Einführung in Datenbanken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

Kapitel 34

Assistenten in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

Kapitel 35

Einfache Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

Kapitel 36

Relationale Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

Kapitel 37

Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709

Kapitel 38

Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

Kapitel 39

Erstellen und Testen von Modulen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

Teil 6

Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

Kapitel 40

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

Kapitel 41

Termine und Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

6

Office XP Kompendium

Inhaltsübersicht Kapitel 42

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

Kapitel 43

E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833

Kapitel 44

Weitere Outlook-Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847

Teil 7

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 871

Kapitel 45

Einführung in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873

Kapitel 46

Objekte in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889

Kapitel 47

Text in PowerPoint 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913

Kapitel 48

PowerPoint 2002 in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921

Teil 8

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933

Kapitel 49

Layouten mit Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935

Kapitel 50

Mit Publisher zum fertigen Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941

Teil 9

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 969

Kapitel 51

Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

Kapitel 52

Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

Teil 10

FrontPage 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1005

Kapitel 53

Grundlagen des Web Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1007

Kapitel 54

Mit FrontPage zur eigenen Internetseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

Teil 11

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1051

Kapitel 55

VBA in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053

Kapitel 56

Grundlagen von VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

Kapitel 57

Funktionen, Prozeduren, Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097

Teil 12

Praxisführer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105

Kapitel 58

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

Kapitel 59

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

Kapitel 60

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

Office XP Kompendium

7

Inhaltsübersicht Kapitel 61

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

Kapitel 62

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1143

8

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

Vorwort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Die Begleit-CD-ROM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

Hinweise zu den verwendeten Symbolen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

TEIL 1

ARBEITEN MIT OFFICE XP PROFESSIONAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

Kapitel 1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

1.1

Lösungen mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

1.2

Die Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

PowerPoint 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

Access 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

FrontPage 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

1.3

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

Kapitel 2

Office XP im Netz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

2.1

SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

74

SharePoint Team Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Die SharePoint-Technologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

2.2

Team-Arbeit im Netz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79

Dokumentverwaltung in Team-Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

80

Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

83

Webdiskussionen und Abonnements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

84

Skalierbare Suchfunktionen in Team-Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

85

Office XP und Exchange 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86

Office XP Kompendium

9

Inhaltsverzeichnis TEIL 2

OFFICE XP IM VERBUND . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

89

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

3.1

3.2

Funktion der Shortcut-Leiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

91

Entfernen der Shortcut-Leiste aus dem Autostart-Ordner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

92

Shortcut-Leiste verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

93

Shortcut-Leiste anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

94

Symbole verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

95

Symbole anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

95

Programme oder Dateien in eine Symbolleiste integrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

96

Bearbeiten der Symbole einer Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

97

Neue Symbolleiste erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

99

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.1

Die Bedeutung von IntelliSense. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.2

Assistent öffnen und schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Assistent auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Assistent mit Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

4.3

Soforthilfe nach dem Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

4.4

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Suchen mit dem Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Assistenten-Tipps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

4.5

Optionen und Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5.1

Office erleichtert die Dateiverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5.2

Die Datei-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Die Registerkarte Inhalt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Die Registerkarte Statistik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Die Registerkarte Anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Datei-Informationen für alle Dateien festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

6.1

Einbetten und Verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

6.2

Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6.3

Eine Verknüpfung bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

6.4

Ein Objekt als Symbol einbetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

10

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

6.5

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Das Einbetten eines Objekts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Ein Objekt als Verknüpfung einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

6.6

In-Place-Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

7.1

Installation der Add-Ins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

7.2

Allgemeine Office-Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Die Shortcut-Leiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Der Office-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Die Office-Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 MS Graph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Der Formel-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Der Photo-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

7.3

Die ClipArt-Gallery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

8.1

Definition Hyperlink. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

8.2

Hypertext ohne Hyperlink in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

8.3

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Hyperlinks auf Excel-Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Hyperlink zu einer anderen Anwendung erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

8.4

Hyperlink mit Drag&Drop erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

8.5

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

9.1

HTML als Basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

9.2

Web-Technologien in Office XP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Web-Symbolleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Integration in den Webbrowser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 HTML als Speicherformat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Office-Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

9.3

Word und das Internet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Word als Webbrowser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Word oder FrontPage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Online-Layout-Ansicht für Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Office XP Kompendium

11

Inhaltsverzeichnis

Start- und Suchseite ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Word-Dokument im HTML-Format speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 HTML-Dokument in Word-Dokument umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Die HTML-Vorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Formatierung mit dem HTML-Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Webseiten in Word gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 9.4

Excel und Internet/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Hyperlinks in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Die Hyperlinks-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 HTML-Daten mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 ClipArts aus dem Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Direkte Web-Abfragen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 FTP-Seiten mit Excel erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

9.5

Access und das Internet/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Hyperlinks in der Access-Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Statische und dynamische HTML-Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Access-Datenbanken auf Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

TEIL 3

WORD 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Teil 3

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

10.1

Grundlagen in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Die Benutzeroberfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Umgang mit Dateien und Fenstern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Anzeigemodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Texte eingeben und korrigieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Blättern im Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Texte löschen, kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Textbereiche schnell ansteuern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Textmarken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

10.2

Eingabe- und Bearbeitungshilfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Befehle automatisch wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Aktionen zurücknehmen und wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

12

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

10.3

Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

10.4

Automatische Textbausteine (AutoText) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoText-Eintrag definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoText in ein Dokument einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Office-Zwischenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.5

Weitere Tipps und Hilfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Groß- und Kleinschreibung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Sonderzeichen und Symbole einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Kapitel 11

Dokumente formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

11.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

11.2

Zeichenformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

11.3

Absatzformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Textrahmen und Schattierungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aufzählungen und Nummerierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allgemeine Seiteneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kopf- und Fußzeilen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kapitel 12

Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

12.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

12.2

Eigene Tabellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

12.3

Tabellen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

12.4

Grundfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Innerhalb der Tabelle editieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12.5

Tabelle formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

12.6

Weitere nützliche Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Kapitel 13

Layoutfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

13.1

Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

13.2

Grafik einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 ClipArt einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Grafik aus Datei einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

13.3

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Office XP Kompendium

211 211 212 212

221 222 222 223 225

229 229 229 230

13

Inhaltsverzeichnis

13.4

Eine neue Zeichnung einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoFormen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . WordArt einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diagramm einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13.5

Eigenschaften der Grafik festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

13.6

Dokumente mit Grafiken weitergeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

13.7

Textfelder (Positionsrahmen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.2

AutoKorrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

14.3

Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

14.4

Thesaurus (Synonymwörterbuch) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 Synonym anfordern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.2

Wissenswertes über Formatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

15.3

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

15.4

Wissenswertes über Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Mit Dokumentvorlagen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Kapitel 16

Felder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

16.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

16.2

Felder einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Aktualisierung von Feldern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

17.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

17.2

Der Seriendruck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

17.3

Anwendungsbeispiel Serienbrief. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Tipps für Profis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

18.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

18.2

Der Einsatz von Textfeldern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

14

236 237 237 237

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

18.3

Professionelles Arbeiten mit Grafiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

18.4

Text um eine Grafik fließen lassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

18.5

Zeichnen mit Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

18.6

Festlegen von Indexeinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Indizes erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Das Indexverzeichnis erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Indexeinträge automatisch erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284

18.7

Formelgestaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

18.8

Gestaltung eines Rechnungsformulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

18.9

Beschriftungen und Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Beschriftungen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Verzeichnisse anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

19.1

Faxformulare erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

19.2

Fax-Formular gestalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Makros ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Formularfeld und Dokument schützen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

19.3

Versenden einer E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

20.1

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten. . . . . . . . . . . . 314

20.2

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

20.3

Suchen nach Journaleinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

21.1

Internet – Der Zugang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

21.2

Die Web-Symbolleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

21.3

Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

21.4

Dokumente in HTML konvertieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

21.5

Ein kurzer Blick auf HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

21.6

Der Webseiten-Assistent und die persönliche Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Office XP Kompendium

15

Inhaltsverzeichnis Kapitel 22

Effektives Teamwork mit Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

22.1

Dokumente überarbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

22.2

Mit verschiedenen Dokument-Versionen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

22.3

Mit Kommentaren arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Kapitel 23

Zugriff auf Daten anderer Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

23.1

Der statische Datenaustausch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

23.2

Die Anwendung von OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

23.3

Verknüpfungen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

23.4

Bearbeiten von Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

23.5

Probleme mit verknüpften und eingebetteten Objekten beheben. . . . . . . . . . . . . . . . 366

23.6

Einfügen eines Excel-Tabellenblatts oder -Diagramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

23.7

Access-Adressen in Word nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

TEIL 4

EXCEL 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Kapitel 24

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

24.1

Die Anwendungsgebiete von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

24.2

Die Eigenschaften von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Kapitel 25

Arbeitsgrundlagen von Excel 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

25.1

Starten von Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

25.2

Standard-Ordner für Excel-Tabellen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

25.3

Der Excel-Bildschirm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 Das Arbeitsblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 Aufbau und Organisation von Arbeitsmappen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 Bereiche auf dem Arbeitsplatz markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Markieren von Blättern in einer Arbeitsmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391 Markieren von sichtbaren Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Zell- und Blattmarkierungen aufheben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Markierung bei Änderungen beibehalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Markieren von bestimmten Zellbereichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Effektiv mit Drag&Drop arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Zellinhalte innerhalb einer Tabelle verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Daten in andere Blätter/Arbeitsmappen bewegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

25.4

16

Der Umgang mit den Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

25.5

Die Benutzung der Symbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Symbolleiste ein- und ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Symbolleisten verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Symbolleiste löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Symbolleiste einer Arbeitsmappe zuordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Benutzerdefinierte Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Standardeinstellung der Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Anzeige der Symbolleiste verändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399 Schaltflächenanzeige organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

25.6

Der Einsatz der Tastatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

25.7

Der Einsatz der Hilfefunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

25.8

Das Speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Die Arbeitsbereichsdatei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Das Schließen von Fenstern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Excel 2002 beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Kapitel 26

Mit Tabellen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

26.1

Bereiche angeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Bezug auf Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Bezug auf ein Arbeitsblatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Bezug auf Arbeitsmappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Dreidimensionaler Bezug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Bezug auf einen Schnittmengenbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Bezug auf Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

26.2

Eingaben in einer Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Text eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Zahlen eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423 Erläuterungen durch Kommentare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Eingabe von Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

26.3

Eingabe prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

26.4

Zellinhalte automatisch erzeugen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Reihen, die ausgefüllt werden können. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Benutzerdefinierte Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Gleiche Daten zugleich eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 Funktion AutoVervollständigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

26.5

Eingaben suchen und ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435

Office XP Kompendium

17

Inhaltsverzeichnis

26.6

Daten verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

26.7

Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spalten einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsblätter einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten beim Einfügen neu anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

438 438 439 439 439

26.8

Daten löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellinhalte löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Markierte Zellen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten ökonomisch anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitsblätter löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

440 441 441 442 442

26.9

Namen für Bezüge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Regeln für die Namenswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellen einen Namen geben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilen- oder Spaltentitel für Namen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zellen mit Namen verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Namenszuordnungen prüfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liste aller Namen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

444 444 444 445 445 446 446

Kapitel 27

Rechnen mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

27.1

Rechnen mit Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Komplexe Formeln durch den Einsatz von Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum- und Zeiteingaben/-berechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27.2

Kopieren von Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 Relative Adressierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464 Die absolute Adressierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

27.3

Tabellen formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numerische Formate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formate für Datum und Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Schriftarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spaltenbreite einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeilenhöhe einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kommentare einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rahmen, Muster und Farben einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . AutoFormat anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

450 450 452 457 460

471 472 475 476 478 479 480 481 483

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Inhaltsverzeichnis

27.4

Arbeitsblätter konsolidieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484 Daten nach Positionen konsolidieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484 Regeln für die Konsolidierung nach Positionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Konsolidieren nach Datenrubriken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Verknüpfungen mit Quellbereichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488

Kapitel 28

Szenarien und Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489

28.1

Szenarien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Ein Szenario anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Szenario anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490 Eingabewerte eines Szenarios ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 Eingabewerte editieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 Zielwertsuche (Break-Even-Analyse) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

28.2

Der Solver in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

28.3

Pivot-Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494 Tabelle in Pivot-Tabelle umwandeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494 Mit Pivot-Tabelle konsolidieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496 Pivot-Tabelle aus externen Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 Pivot-Tabelle bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 Pivot-Tabelle aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Felder einer Pivot-Tabelle ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Felder ein-/ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Pivot-Tabelle formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Pivot-Tabelle löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Berechnungen in einer Pivot-Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500 Sortieren in einer Pivot-Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500

Kapitel 29

Drucken mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

29.1

Seite formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Seitenwechsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Seitenformat einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502

29.2

Gitternetzlinien und Seitenränder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 Einrichten von Seitenrändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504 Einrichten von Kopf- und Fußzeilen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504

29.3

Druck vorbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Druckerauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Objekte und verknüpfte Grafiken drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507

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19

Inhaltsverzeichnis

Druckbereich einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507 Druckausgabe anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Felder vom Druck ausschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 Titel auf jeder Druckseite wiederholen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 Gleichzeitiges Drucken mehrerer Kopien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510 Kapitel 30

Grafiken und Objekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511

30.1

Erstellen von Geschäftsdiagrammen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 Daten in Diagramme umsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511 Diagrammtypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512 Diagramm anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 Diagramm durch neue Daten erweitern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520 Wertänderungen eines Diagramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521 Diagrammtyp ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522 Zoom anwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 Skalierung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 Sekundäre Größenachse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524 Achsen ein- oder ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525 Tiefe und Breite im 3D-Diagramm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526 Höhe und Perspektive in einem 3D-Diagramm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526 Diagramm formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 Diagrammachsen formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529 Diagrammtitel und Achsenbeschriftungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530

30.2

Landkarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532

30.3

Grafiken anordnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Verbindung Objekt und Zelle lösen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Grafik und die darunter liegenden Zellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534 Objekte verschieben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Objekte am Gitternetz ausrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Grafik anordnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Größe einer Grafik ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

30.4

Grafiken als Objekte verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536 Excel-Daten in eine Grafik verwandeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536 Verknüpfte Grafik einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

30.5

20

Grafik importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis Kapitel 31

Datenbankfunktionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

31.1

Datenbanken in Excel definieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

31.2

Daten in Excel bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543 Daten in der Datenmaske bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543 Bestimmte Datensätze suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Datensätze filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Die AutoFilter-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545

31.3

Die Datenbankfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

31.4

Datensätze sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550

Kapitel 32

Excel und Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

32.1

Daten und das World Wide Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558

32.2

Der Datenabruf mit WebQueries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560

32.3

Excel-Daten aus dem Internet öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

32.4

Excel-Daten im World Wide Web veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564

32.5

Diagramm in Webseite verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567

32.6

Mit Hyperlinks und URLs arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 Einen Hyperlink anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569 URLs in eigenen Formeln verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571

32.7

Beispiele zur Automatisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573

32.8

Internet-Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576 Ein Treffen mit NetMeeting organisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577 Verbindung im Meeting herstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578 Kontrolle der Arbeitsmappe im Online-Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579 Im Online-Meeting das Whiteboard benutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580 Diskussionen in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581 Einsatz eines Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582

TEIL 5

ACCESS 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Kapitel 33

Einführung in Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

33.1

Was ist eine Datenbank?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

33.2

Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590

33.3

Datenbank-Anwendungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591

33.4

Beziehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591

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21

Inhaltsverzeichnis Kapitel 34

Assistenten in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

34.1

Der Datenbank-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

34.2

Der Tabellen-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597

34.3

Der Abfrage-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 Der Auswahlabfrage-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 Duplikatssuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 INKONSISTENZSUCHE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601

34.4

Formular-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 Autoformular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 Der Formular-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 Pivot-Tabellen-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605

34.5

Der Berichts-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 Autobericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 Der Berichts-Assistent im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 Etiketten-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 Diagramm-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610

34.6

Der Seiten-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Autoseite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 Start des Seiten-Assistenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611

34.7

Weitere Access-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Kapitel 35

Einfache Datenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613

35.1

Die Access-Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Die MDB-Datei. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Zugriffsberechtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Erstellen einer Datenbank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 Das Datenbankfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 Komprimieren und Reparieren von Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

35.2

Die Tabelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 Entwurf im Datenblatt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 Daten eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620 Die Entwurfsansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623 Feldeigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624 Standardwert. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627 Gültigkeitsüberprüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628

22

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Inhaltsverzeichnis

Indizes und Primärschlüssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629 Nachschlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630 Tabelleneigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630 Tabellen importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631 35.3

Die Abfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633 Datensätze suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633 FILTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634 Auswahlabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636 Aktionsabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639

35.4

Das Formular. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Datenanzeige und -eingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643 Verändern des Formular-Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644 Textfelder hinzufügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649

35.5

Der Bericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649 Erstellen eines Berichts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650 Verändern des Berichtslayouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653

35.6

Die Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654 Aufbau von Access-Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654 Erstellen eines Hauptformulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655

Kapitel 36

Relationale Datenbanken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659

36.1

Entwicklung der Datenbankstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659 Speicherung von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659 Verknüpfen von Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661 Beseitigung von inneren Abhängigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662 n-zu-m-Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663 Referenzielle Integrität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664

36.2

Datenbankstrukturen in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665 Der Tabellenanalyse-Assistent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665 Nachschlagefelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666 Beziehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 669

36.3

Abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671 Filter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676

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23

Inhaltsverzeichnis

Erstellen von Auswahlabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678 Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688 Gruppierung von Datensätzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692 Aktionsabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698 Weitere Abfragetypen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702 Kapitel 37

Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709

37.1

Aufbau von Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709 Formular-Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709 Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Datenquellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Endlosformulare und Formular-bereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714 Ereignisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715

37.2

Entwurf von Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715 Erstellen eines neuen Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715 Steuerelemente plazieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718 Bearbeiten von Steuerelementen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722 Die Steuerelement-Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723 Formatieren von Steuerelementen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727 Standardeinstellungen und AutoFormat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730

37.3

Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732 Allgemeine Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732 Bezeichnungsfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734 Textfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734 Kontrollkästchen, Optionsfeld und Umschaltfläche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735 Kombinations- und Listenfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736 Optionsgruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740 Unterformulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742 Befehlsschaltflächen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748 Gebundene Objektfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 750 Objektfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 751 Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752 ActiveX-Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753 Linien und Rechtecke. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 754

24

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Inhaltsverzeichnis

37.4

Formular- und Bereichseigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755 Formateinstellungen des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755 Formateinstellungen der Bereiche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757 Dateneigenschaften des Formulars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 758 Andere Einstellungen des Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759 Andere Einstellungen des Bereichs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 760

Kapitel 38

Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

38.1

Erstellen von Berichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761

38.2

Auswertung mit anderen Office-Anwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Arbeiten mit Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766 Serienbriefe und Präsentationen in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767

38.3

Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768 Eigenschaften von Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768 Arbeiten mit Datenzugriffsseiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 770

Kapitel 39

Erstellen und Testen von Modulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

39.1

Struktur von Visual-Basic-Programmen in Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

39.2

Arbeiten mit Modulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776

39.3

Programmieren mit Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777 Makros entwerfen und ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778 Erweiterte Makrofunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 779 Konvertieren von Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781

39.4

Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781 Erstellen von Menüs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781 Aktivieren von Menüs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781

39.5

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783 Grundlagen der Programmierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783 Überblick über VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783

TEIL 6

OUTLOOK 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 785

Kapitel 40

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

40.1

Die wichtigsten Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787

40.2

Outlook Heute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789

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25

Inhaltsverzeichnis Kapitel 41

Termine und Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.1

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.2

Einen neuen Kontakt erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793

41.3

Kontakte verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795

41.4

Adressbücher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Das Kontaktadressbuch (CAB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Das Adressbuch eines Internetverzeichnisdienstes (LDAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kontakte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

797 798 799 802

41.5

Termine, Ereignisse und Besprechungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ereignisse festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Termine verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Besprechungen planen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

803 804 806 815

Kapitel 42

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

42.1

Aufgaben verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 822 Erinnerungen für Aufgaben einsetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 825 Aufgaben formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826

42.2

Aufgabenselektion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 830

Kapitel 43

E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833

43.1

Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 834

43.2

Neuheiten und Verbesserungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835 HTTP-Maililsserver-Unterstützung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835 E-Mail-Konten und automatische Adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 835

43.3

MSN Messenger Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837

43.4

E-Mail schreiben und senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 838 Die Verwendung von Wordmail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841 Das Local Web Storage System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 844

Kapitel 44

Weitere Outlook-Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847

44.1

Protokolle erstellen und verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 847 Das Journal verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 848 Notizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 851

44.2

Offline arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 853

44.3

Hilfreiche Funktionen in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855 Seitenansicht und Druck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855 Export und Import von Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 856

26

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

44.4

Datensicherung, Wiederherstellung und Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859 Virenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859 Funktionsweise einer digitalen ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 864 Signaturen bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865 Wiederherstellung von Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 865 Setup und Konfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867 Benutzerdefinierte Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867 Unicode-Unterstützung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868

44.5

Kodieren von Nachrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868

TEIL 7

POWERPOINT 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 871

Kapitel 45

Einführung in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873

45.1

Strukturiertes Arbeiten mit PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873 Ergebnisse planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873 Folien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874 Notizblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874 Handzettel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875

45.2

Starten von PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876

45.3

Bildschirmaufbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876 Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 876 Verschiedene Ansichtenmodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 877 AutoInhalt-Assistent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878 AutoLayout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878 Entwurfsvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879 Folienmaster verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 881 Farbschemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 882 Smarttags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 882 Hilfefunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883

45.4

Arbeiten im Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883 Senden zur Überarbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883 Überarbeitungsfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885

45.5

Präsentationen übermitteln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885

45.6

Ausgabe über Drucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886

Office XP Kompendium

27

Inhaltsverzeichnis Kapitel 46

Objekte in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889

46.1

Mit Objekten umgehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889 Objekte und ihre Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 889 Linien und Raster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891 Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891

46.2

Objekte zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 894 Standardformen zeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 894 Freihandformen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895 Bogen zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895 Linien oder Verbindungslinien zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 896

46.3

Objekte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 897 Objekte über die Zwischenablage einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 897 Objekte als ClipArt importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 898 Film und Klang einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 899 Hyperlink einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 900 Objekte verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 903 Objekte einbetten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 903

46.4

Objekte bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 905 Objekte stapeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 906 Objekte mit Schatten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 906 Objekte verschieben und drehen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 907

46.5

Organigramme und Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 907 Organigramme und Flussdiagramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 908 Diagramme erstellen in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 909 Diagramme aus Excel importieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 910

46.6

Tabellen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 910

Kapitel 47

Text in PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913

47.1

Text in AutoFormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913 Objekte direkt beschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913 Objekte nachträglich beschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 914

47.2

Beschriftungen über das Textfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 915

47.3

Texte in einem Platzhalter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 916 Texte als Titel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 916 Titel eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 917 Titelformat festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 917

28

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

47.4

WordArt-Zeichnungsobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 918

47.5

Text bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 918

47.6

Aufzählungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 919

Kapitel 48

PowerPoint 2002 in der Praxis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921

48.1

Bildschirmpräsentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 921 Folienübergänge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 922 Effekte für Objekte und Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 922 Bildschirmpräsentation fertig stellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 924

48.2

Präsentationen im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 925 Symbolleiste Web benutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 926 Präsentationen im HTML-Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 927

48.3

Ein Fotoalbum erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 929

TEIL 8

PUBLISHER 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933

Kapitel 49

Layouten mit Publisher 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 935

49.1

Grundlagen in Desktop Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 936

49.2

Tipps und Tricks beim Layouten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 936

49.3

Farben und sonstige Layout-Eigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 938

Kapitel 50

Mit Publisher zum fertigen Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941

50.1

Ein neues Layout erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 941 Ein Dokument mit dem Assistenten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 942 Professionell erstellen und versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 945

50.2

Bearbeiten von Text- und Bildrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947 Textrahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947 Grafikrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 949 Tabellenrahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 950

50.3

Eigene Rahmen und Layouts anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 951 Erstellen von Rahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 953 Rahmen gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 956 Anordnen von Rahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 958

50.4

Veröffentlichen von Dokumenten im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 960

Office XP Kompendium

29

Inhaltsverzeichnis TEIL 9

PHOTODRAW 2000 VERSION 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 969

Kapitel 51

Grundlagen zur Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

51.1

Die verschiedenen Farbmodelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971

51.2

Dateiformate für Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 976

51.3

Verschiedene Bildtypen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 984

51.4

Die Auflösung eines Bildes bestimmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 985

Kapitel 52

Professionelle Bildbearbeitung mit PhotoDraw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

52.1

Einführung in PhotoDraw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 987

52.2

Fotos manipulieren und retuschieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 993 Retuschieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 994

52.3

Gestalten mit Linien und Pinseln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 997

52.4

Gestalten mit Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1000 Erstellen von Texteffekten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1001 Automatische Effektfilter zur Bearbeitung von Objekten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1004

TEIL 10

FRONTPAGE 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1005

Kapitel 53

Grundlagen des Web Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1007

53.1

Der Seitenaufbau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1008 Die Seitengröße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010 Ladezeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011 Eingebettete Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011 Verwendung von Farben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012 Schriftarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1013

53.2

Weitere nützliche Seitenelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1014

Kapitel 54

Mit FrontPage zur eigenen Internetseite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

54.1

Der erste Start von FrontPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015

54.2

Die Vorlagen von FrontPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1019 Eigene Vorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1021 Teamseiten-Vorlagen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1023

54.3

Die Bearbeitung der Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1024

54.4

Weitere Elemente hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1038 Grafiken hinzufügen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1038

30

Office XP Kompendium

Inhaltsverzeichnis

Videoclip einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1041 Weitere Möglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1042 54.5

Site veröffentlichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1044

TEIL 11

VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1051

Kapitel 55

VBA in Office XP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053

55.1

Makros aufzeichnen und ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1054

55.2

Makros bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1057

Kapitel 56

Grundlagen von VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

56.1

Die Prozedur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1061

56.2

Datentypen und Variablen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1062

56.3

Eingabe und Ausgabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064

56.4

Operatoren, Verzweigungen und Verknüpfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064 Mathematische Operatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1064 Vergleichsoperatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1071 Verkettungs-Verknüpfungsoperatoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074 Verzweigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1083 Variablenprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1088

Kapitel 57

Funktionen, Prozeduren, Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097

57.1

Funktionen, die Visual Basic bereits enthält . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097 Stringfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1097 Die mathematischen Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098 Funktionen Datum und Uhrzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098 Format-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1099 Formatumwandlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100

57.2

Eigene Prozeduren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100 Aufruf von Prozeduren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1100 Dateizugriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1101

57.3

Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1102

57.4

Dialoge und Userforms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1103

Office XP Kompendium

31

Inhaltsverzeichnis TEIL 12

PRAXISFÜHRER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1105

Kapitel 58

Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

58.1

Der Serienbrief in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1107

58.2

Erstellen einer Homepage in Word 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1111

Kapitel 59

Excel 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

59.1

Erstellen einer Tabelle und Darstellung in einem Diagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1117

Kapitel 60

PowerPoint 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

60.1

Erstellen einer Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1123

Kapitel 61

PhotoDraw 2000 Version 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

61.1

Arbeiten mit Bildern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1135

Kapitel 62

Publisher 2002. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139

62.1

Das Gestalten einer Einladungskarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1139 Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1143

32

Office XP Kompendium

Vorwort

Mit der Büro-Kommunikationssoftware Office XP ist Microsoft den Wünschen seiner Anwender nach Mobilität wieder ein Stück näher gekommen. Office XP ist mit Anwendungen wie Word 2002, Excel 2002, PowerPoint 2002, Outlook 2002 und Access 2002 eine der ersten EDV-Anwendungen, die es Ihnen ermöglicht, unabhängig vom Standort zu agieren und zu reagieren.

Smarter arbeiten mit Office XP

Mit diesem Anwendungspaket haben Sie jederzeit die Möglichkeit, über das Telefonnetz und das Internet mit Ihrem Home-Office zu kommunizieren sowie Informationen brandaktuell und live auszutauschen. Die Sicherheit spielt bei diesen »Datenautobahnen« als Medium für den Transfer von Informationen eine wesentliche Rolle. Beispielsweise werden E-Mails vor dem Empfang geprüft.

Verbesserte Teamarbeit

Große Unternehmen sind mit Office XP in der Lage, die unternehmensinterne Teamarbeit und Kommunikation zu steigern. Tagesabläufe, die früher lange Wege durch Büroflure und endlose Telefonate bedurften, werden heute mit Office XP über das Intranet einfach und fast selbstverständlich erledigt. Mit wesentlichen Verbesserungen und Neuerungen gibt Microsoft sowohl großen Unternehmen als auch Privatnutzern ein Werkzeug an die Hand. Mit dem Share Point Portal Service, einer interaktiven Arbeits-Plattform, besteht die Möglichkeit, auch über große Distanzen im Team zu arbeiten. Office XP, das vielseitig genutzt werden kann, hat in der Bedienerfreundlichkeit hinzugewonnen. Mit ganz spezifischen Assistenten, die Ihnen bei allen Aufgabenstellungen mit Rat und Tat zur Seite stehen, ist dieses Programmpaket für jeden Aufgabenbereich leicht zu verstehen und einfach zu bedienen. Nicht umsonst sucht der langjährige Mitarbeiter von Microsoft »Karl Klammer« nun weltweit nach einem neuen Arbeitsplatz. Viele Vorgänge wurden in den Einzelanwendungen vereinfacht, übersichtlicher dargestellt, und so ist auch ungeübten Anwendern ein verständlicher Umgang mit Office XP zugänglich geworden.

Office XP Kompendium

Neue Assistenten erleichtern tägliche Arbeiten

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Vorwort Weiterhin schützt Office XP effektiver vor Datenverlusten. Mit neuen Funktionen erlaubt Office XP die Wiederherstellung Ihrer Dokumente und Datenbanken bei Programm- und Systemabstürzen. In diesem Kompendium, das sich als ausführliche Arbeitsanweisung und verständliches Nachschlagewerk versteht, werden Arbeitsschritte übersichtlich erläutert. Anwendungsbeispiele der täglich auftauchenden Mit dem Kompendium Schritt-fürSchritt zum Ziel

Inhalte des Kompendiums Office XP

Themenstellung im Büroalltag werden in Schritt-für-Schritt-Anleitungen aufgezeigt und sind verständlich nachzuvollziehen. Aber auch tiefgreifende Arbeitsschritte, die nicht alltäglich sind, werden deutlich erklärt. Zu guter Letzt kommen in diesem Praxisführer auch die Neuerungen des Office-XPPaketes nicht zu kurz. Innovationen, die wesentlich für die Kompatibilität, weltweite Kommunikation sowie die Anwenderfreundlichkeit des Office XP stehen, werden aufgezeigt und ausführlich beschrieben. Mit diesem Kompendium halten Sie ein Werk in den Händen, das Sie bei Ihrer täglicher Arbeit mit Office XP unterstützt und hilfreich begleitet. In Teil 1 dieses Arbeitsbuches erfahren Sie Wissenswertes über die neuen Funktionen von Office XP. Teil 2 befasst sich mit dem Zusammenspiel der Einzelanwendungen in Office XP Professional Special Edition. Neben dem OLE-Datenaustausch erfahren Sie in diesem Teil unter anderem Lehrreiches über die Dateiverwaltung in Office XP, Add-Ins und die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Makros und VBA. Die Teile 3 bis 10 widmen sich den Funktionen und verweisen auf das Zusammenspiel der einzelnen Module in Office XP Professional Special Edition. Dieses Paket beinhaltet die Anwendungen Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, Publisher, PhotoDraw und FrontPage. Die Grundlagen der Programmiersprache VBA (Visual Basic für Applikationen) werden Ihnen in Teil 11 näher gebracht. Anwendungsbeispiele im Anhang des Kompendiums führen Sie über Querverweise in den entsprechenden Anwendungen schnell in praxisnahes Arbeiten ein. Dieses Kompendium bietet einen gezielten Zugang zu Informationen und verschafft Ihnen gleichzeitig einen kompletten Überblick über Office XP. Die beigefügte CD-ROM enthält weitere wichtige Informationen sowie die genannten Anwendungsbeispiele. Wir wünschen Ihnen guten Erfolg bei der Arbeit mit diesem Buch! Das Autorenteam

34

Office XP Kompendium

Die Begleit-CD-ROM

In diesem Nachschlagewerk finden Sie eine inhaltlich umfangreiche CDROM. Diese ZUGABE unseres Verlagshauses Markt+Technik bietet Ihnen eine Menge interessanter und nützlicher Features, die Sie bei der Arbeit mit diesem Kompendium sinnvoll unterstützen. Die Verwendung dieser CD-ROM setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner ein gängiger Internet-Browser der 5. Generation, wie beispielweise Microsoft Internet Explorer 5.0 oder Netscape Navigator 5.0, installiert ist. Öffnen Sie das Startmenü der CD-ROM über den Windows Explorer per Doppelklick auf die Datei INDEX.HTM. Auf dieser Buch-CD finden Sie folgende Inhalte: Buchdaten: Hier stehen aktualisierte Office-Dateien, mit denen Sie Ihr Office-Paket auf den neuesten Stand bringen. Interaktive Demo: Diese Tour führt Sie in die Welt von Office XP ein. Anwendungen: Wählen Sie sich unter diesen kleinen Applikationen diejenigen aus, die Ihnen den meisten Nutzen oder auch Spaß bieten. Dienste: Hier finden Sie die aktuellen Versionen der verbreitetsten Internetbrowser. Software/Softunity: Bitte rufen Sie die Datei START.HTM auf, um zu einer Übersicht zahlreicher kleiner Programme zu gelangen, die Ihr Office noch attraktiver machen. Wir über uns: Das Verlagshaus Markt+Technik stellt sich vor. Produktkatalog: Informieren Sie sich über das umfangreiche Angebot an aktuellen interessanten Nachschlagewerken und Software-Programmen von Markt+Technik. Kontakt: Klicken Sie auf unsere E-Mail-Adresse, um direkt und automatisch Kontakt mit uns aufzunehmen. Teilen Sie uns per E-Mail Ihre Wünsche, Anmerkungen oder Kritik mit, denn Ihre Meinung ist uns wichtig!

Office XP Kompendium

35

Die Begleit-CD-ROM Wenn Sie einen der aufgeführten Menüpunkte auf der Startseite anklicken, gelangen Sie über einen Link direkt zu den dahinter liegenden Informationen. Auch auf diesen Seiten sind wiederum Links hinterlegt, die Sie zu weiterführenden Informationen, zum Teil auch direkt ins Internet, führen. Die beigefügten Shareware-Programme installieren Sie am besten über das Microsoft-Windows-Menü START/EINSTELLUNGEN, direkt im Ordner SYSTEMSTEUERUNG/SOFTWARE über die Dialogbox EIGENSCHAFTEN VON SOFTWARE. Aktivieren Sie die Registerkarte INSTALLIEREN/DEINSTALLIEREN und starten Sie den Installationsprozess über den Button INSTALLIEREN. So ist gewährleistet, dass Sie das Programm bei Nichtgefallen oder nach Ablauf der TryOut-Time (begrenzte Zeit, ein Programm zu testen) rückstandslos von Ihrem System entfernen können. In der Regel funktioniert die rückstandslose Deinstallation einer Software nur dann, wenn dieses Programm eine integrierte Deinstallation mitliefert, was aber leider nicht immer der Fall ist. Wichtig ist die komplette Deinstallation, weil jedes Programm bei der Installation in Windows unter Umständen einen Eintrag im Windows-Registrierungsverzeichnis, der SYSTEM.INI, vornimmt. Diese Eigenschaft tritt insbesondere bei Shareware-Versionen von Programmen auf. Die Eintragungen in der Windows SYSTEM.INI lösen beim Start von Windows die Anmeldung der Shareware in Windows aus. Sollten Sie ein Programm ohne den SYSTEM.INI -Eintrag gelöscht haben, so führt das unter Umständen zu Systemkonflikten und im schlimmsten Fall wird Ihre Windows-Sitzung instabil oder unvorhergesehen geschlossen. Die Deinstallation einer, wie oben beschrieben installierten Software erfolgt ebenfalls direkt in der SYSTEMSTEUERUNG/SOFTWARE. Wählen Sie hier einfach das Programm, das Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf den Button HINZUFÜGEN/ENTFERNEN.

36

Office XP Kompendium

Die Begleit-CD-ROM

Hinweise zu den verwendeten Symbolen Mit Hilfe des neben diesem Absatz abgebildeten Symbols weisen wir auf Informationen hin, die Ihnen helfen können, Microsoft Office XP leichter zu bedienen. tDieses Hinweissymbol verwenden wir, um Sie auf besonders wichtige Text-

stellen aufmerksam zu machen, die helfen, typische Fehler zu vermeiden.

a

Neben diesem Symbol finden Sie wissenswerte Informationen.

h Dieses Symbol befindet sich neben Absätzen, die auf Textstellen mit weiter-

führenden Informationen hinweisen.

ref

Solche Texte beziehen sich auf Inhalte der Begleit-CD.

Hier finden Sie Arbeitsschrittabläufe, die Sie in dieser Reihenfolge nachvollziehen können.

Das Symbol markiert Funktionen, die in Office XP und seinen Anwendungen neu sind.

Office XP Kompendium

37

Teil 1 Arbeiten mit Office XP Professional Kapitel 1:

Einführung

41

Kapitel 2:

Office XP im Netz

73

Teil 1 Office XP, die Bürokommunikations-Software

Arbeiten mit Office XP Professional Mit Office XP setzt Microsoft neue Akzente im Bereich der Bürokommunikationssoftware. Die neue Version von MS Office wurde in vielerlei Hinsicht auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt und verbessert. Office XP vereinfacht nicht nur alltägliche Arbeiten, sondern nutzt auch die neuen intensiv und bietet eine große Auswahl an neuen Funktionen für Privatanwender, Teams und Unternehmen jeder Größe. Mit Office XP sparen Sie Zeit und finden neue Lösungswege über Smarttags und Aufgabenbereiche. Sollten trotz der Neuerungen und Verbesserungen in Office XP Probleme auftauchen, so sorgen aufwendige Analyse-, Wiederherstellungs- und Protokollierungswerkzeuge für eine schnelle Wiederaufnahme Ihrer Arbeit. Der folgende Teil informiert Sie über: Lösungen mit Office XP Professional Special Edition Neuerungen und Verbesserungen in den Einzelanwendungen Anwendungsübergreifende Veränderungen Office XP im Internet, Intranet und Extranet Das Zusammenspiel der Module Durch die Inhalte dieses Kapitels profitieren Sie in folgenden Punkten: Wertvolle Festplattenkapazitäten sowie Arbeitsspeicher werden durch eine benutzerorientierte Installation von Office XP sinnvoll genutzt Zielsichere Nutzung der neuen Funktionen in Office XP Optimierung der Teamarbeit mit Microsoft Office im Netz Systematisches Navigieren zwischen den einzelnen Anwendungen

40

Office XP Kompendium

1

Einführung

Office XP setzt neue Standards im Bereich der Bürosoftware. Die neue Office-Version wurde in vielerlei Hinsicht auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender abgestimmt. So vereinfacht Office XP nicht nur alltägliche Arbeiten, sondern nutzt auch intensiv die neuen Microsoft-Internet-Services und bietet eine große Auswahl neuer Funktionen für Einzelanwender, Teams und Unternehmen jeder Größe. Eines der Hauptziele bei der Entwicklung von Office XP war die Reduzierung des Zeitaufwands, den der Anwender zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt.

1.1

Ziele von Office XP

Lösungen mit Office XP

Das Paket Office XP Professional Special Edition besteht aus den Einzelanwendungen WORD 2002, EXCEL 2002, ACCESS 2002, POWERPOINT 2002, FRONTPAGE 2002, PUBLISHER 2002 und OUTLOOK 2002. Neben den aufgeführten Anwendungen bietet Office XP zusätzliche Programme, die nach der Installation von Office XP automatisch auf Ihrem Rechner zur Verfügung stehen.

Office XP »Professional Special Edition«

So sorgen nicht nur innovative Lösungen, wie die leicht zu bedienenden Smarttags und der übersichtliche Aufgabenbereich, für ein wesentlich effektiveres Arbeiten mit den Einzelanwendungen in Office XP. Vereinfachen täglicher Arbeiten Mit den Neuerungen und Verbesserungen in Office XP erledigen Sie Ihre Arbeiten wesentlich effizienter. So wurden häufig benutzte Funktionen verbessert und mithilfe von Assistenten stark vereinfacht. Mit Office XP erledigen Sie viele Schritte in weniger Arbeitsgängen als zuvor und auch ungeübte Office-Anwender kommen schnell zum gewünschten Ziel.

Mit Office XP gelangen Sie effizienter zum Ziel

Einfacher Zugriff auf Kontakte, Ressourcen und Informationen Innerhalb der Einzelanwendungen von Office XP können Sie heute noch leichter auf benötigte Informationen zugreifen, und das, egal, wo Sie sich gerade befinden. Die verstärkte Integration des Internets erlaubt die schnelle und einfache Kontaktaufnahme mit Teams und Kunden auf der ganzen Welt. Mit der direkten Anbindung an den Office XP Kompendium

Die verstärkte Integration des Internets in Office XP

41

Kapitel 1

Einführung Share Point Portal Server und anderen Kommunikationsmöglichkeiten, z.B. aus Outlook heraus, verschafft Office XP neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Koordination von Arbeitsgruppen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Zuverlässigkeit und Sicherheit

Sicheres Arbeiten mit Office XP

Dank neuer Optionen zur Wiederherstellung von Daten können Sie selbst nach Programm- oder Systemabstürzen problemlos weiterarbeiten. Die Anwendungen in Office XP sind in der Lage, sich nach einem Fehler selbstständig zu reparieren und Fehlermeldungen nach Ihren Wünschen zur Analyse und Korrektur direkt an Microsoft zu übermitteln. Diese Datenübermittlung per Internetzugang unterliegt allerdings, im Gegensatz zur oft bemängelten Zwangsregistrierung, keinem Zwang und ist selbstverständlich Ihrer Entscheidung überlassen. Wie gewohnt, wählen Sie auch bei der Installation von Office XP zwischen der AUTOMATISCHEN oder BENUTZERDEFINIERTEN INSTALLATION. Eine benutzerdefinierte Installation sollten Sie allerdings nur durchführen, wenn Sie weitreichende Erfahrungen in dieser Installationsweise haben. Sie haben die Möglichkeit, alle Anwendungen in Office XP als Einzelanwendung zu installieren. Weiterhin können Sie sich für die Anwendungen entscheiden, die Sie tatsächlich benötigen, oder das vollständige Paket als Komplettlösung auf Ihrem System installieren. Alle Einzelanwendungen in Office XP sind so ausgelegt, dass Sie die anwendungsspezifischen Daten auf verschiedenen Verbindungswegen in jede beliebige Office-XP-Anwendung einbinden können. Unabhängig davon, für welche Installationsweise Sie sich entscheiden, sollten Sie vor der Installation der Office-XP-Anwendungen auch bedenken, wie viel Speicherplatz Ihnen auf Ihrem Rechner zur Verfügung steht. Eine vollständige Installation der Office XP Professional Special Edition benötigt immerhin ca. 630 Megabyte Ihrer Festplatte. Wollen Sie sich bei der primären Installation Ihres Office XP nicht festlegen, so haben Sie auch nachträglich die Möglichkeit, benötigte Anwendungen oder Features in Office XP zu installieren. Bei der Auswahl eines Features, das bei der Primärinstallation nicht berücksichtig wurde, fordert der Office-Assistent Sie automatisch zur Nachinstallation aus, und der INSTALLATIONSASSISTENT führt Sie durch das Prozedere der nachträglichen Installation. Office XP für Anwender Mit Office XP arbeiten Anwender wesentlich effizienter, d.h., sie bekommen die Werkzeuge in die Hand, die sie zum Arbeiten brauchen. Die Anwender haben die Kontrolle über ihre Arbeit und die Sicherheit, dass sie keine Daten verlieren.

42

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Office XP für Teams Office XP ermöglicht ein effizienteres Teamwork durch eine Web-Lösung namens Share Point Team Services. In einer Arbeitsgruppe werden Projekte und Prozesse einfacher abgewickelt. Neue Überarbeitungs- und Anmerkungstechniken machen Editier- und Freigabeprozesse wesentlich komfortabler und einfacher. Office XP für Organisationen Office XP ist eine Informationszentrale, die Daten aus verschiedenen Quellen verwertbarer macht. Mit einer verbesserten Web-Report-Technologie und umfangreichen datengebundenen Lösungen für das Web stehen den Mitarbeitern stets die Informationen zur Verfügung, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

1.2

Die Anwendungen

Mit Office XP erhalten Sie eine Entwicklungsumgebung für übergreifende Aufgaben im Büroalltag. Das Arbeiten mit Office erlaubt Ihnen rein theoretisch, in allen Anwendungen gleichzeitig zu arbeiten. Dafür benötigen Sie allerdings einen Rechner, der über ausreichend Arbeitsspeicher verfügt. So erstellen Sie beispielweise Dokumente, ergänzen diese mit Tabellen, die Sie in Excel gefertigt haben, und können das Dokument zur gleichen Zeit für eine PowerPoint-Präsentation verwenden.

Anwendungsübergreifendes Arbeiten mit Office XP

Die Möglichkeiten, die Ihnen für die tägliche Arbeit mit Office zur Verfügung stehen, sind sehr weit reichend und anwendungsübergreifend. Der folgende Abschnitt liefert Ihnen einen Überblick der im Paket Office XP Professional Special Edition enthaltenen Anwendungen.

1.2.1

Word 2002

Word 2002 bietet Ihnen wieder wesentlich mehr als ein reines Textverarbeitungsprogramm. Mit verbesserten und neuen Werkzeugen verfassen, formatieren und gestalten Sie professionelle Dokumente. Die überarbeitete Benutzeroberfläche und die innovativen neuen Features in Word 2002 sorgen für weitaus kürzere Bearbeitungszeiten.

Textverarbeitung mit Word 2002

Word 2002 beeindruckt weiterhin durch verbesserte Stabilität, umfangreiche Sicherheitsmerkmale und verstärkte Funktionen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten im Team.


Office XP Kompendium

43

Kapitel 1

Einführung In Word ergänzen Sie Ihre erstellten Dokumente z.B. mit Grafiken, drucken Sie an Ihrem Desktop-Drucker aus, versenden diese direkt aus der Anwendung als E-Mail oder veröffentlichen sie direkt im Internet.

Abbildung 1.1: Die Benutzeroberfläche von Word 2002

Word erlaubt, Text einzugeben und am Bildschirm vor dem Ausdruck zu korrigieren. Somit kommen Sie schneller zu einem fehlerfreien Dokument und sparen viel Zeit und Papier. Word unterstützt Sie zudem auf Wunsch bereits bei der Eingabe mit einer Rechtschreibkontrolle, so dass Schreibfehler weitgehend vermieden werden. Mit Word 2002 zum Textlayout

Die besondere Stärke moderner Textverarbeitungen wie Word liegt aber im Layouten von Text. Mit Word 2002 erstellen Sie professionelle Layouts, die noch vor wenigen Jahren nur mit teuren Satzmaschinen möglich waren. Für umfangreiche Texte, wie z.B. wissenschaftliche Arbeiten, stehen Funktionen zur Erstellung von Inhalts-, Sachwort- und Abbildungsverzeichnissen sowie eine Fußnotenverwaltung zur Verfügung. Abgerundet wird der Leistungsumfang von Word 2002 durch Zusatzanwendungen, mit denen Formeln und Diagramme in den Text integriert werden können. Neben vielen bekannten Funktionen, die zum Teil optimiert wurden, weist Word 2002 folgende grundsätzliche Neuerungen auf:

44

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Mit Word 2002 erhalten Sie mehr Kontrolle bei Auto-Funktionen. Ob Auto-Nummerierung, Auto-Format oder Auto-Korrektur: Nicht immer macht die Automatik genau das, was Sie auch wollen. In Word 2002 bietet ein Smarttag bei vielen Auto-Funktionen Eingriffs- und Korrektur-Möglichkeiten


Verbesserte Auto-

Bei der Eingabe von Namen versucht Word 2002 nun, diese auf Wunsch im Outlook-Adressbuch zu finden. So können Sie direkt dieser Person mit einem Klick das Dokument senden, deren Adresse ermitteln oder diese in Outlook eingeben. Bei einem Datumswert führt das Smarttag auf Wunsch direkt in den Outlook-Kalender.

Die Verbindung zu

Word 2002 verfügt nun über umfangreiche multilinguale Übersetzungsfunktionen, die über einen direkten Kontakt aus Word 2002 zu Microsoft optional ausgeweitet werden können. Wie bisher übersetzen Sie in Word einzelne Wörter, je nachdem, welche Sprachen Sie bei der Installation Ihres Office-Paketes berücksichtigt haben. Einen neuen Service bietet Microsoft in Kooperation mit einem automatischen Textübersetzer im Internet. Aus Word 2002 heraus entscheiden Sie über den AUFGABENBEREICH ÜBERSETZEN, ob Sie direkt mit dem Übersetzungsservice von Microsoft oder einem anderen Übersetzungsdienst im Internet verbunden werden möchten. Zur Nutzung eines automatischen Textübersetzers sollten Sie allerdings über Grundkenntnisse der Sprache verfügen, in die Sie übersetzen lassen. Unterschiedliche grammatikalische Voraussetzungen sowie »doppeldeutige Wörter« machen ein Überarbeiten der automatisch übersetzten Texte zwingend notwendig.

Texte übersetzen

Word 2002 besitzt jetzt eine Symbolleiste, die das Zählen von Wörtern, Absätzen etc. deutlich vereinfacht. Diese Funktion unterstützt nicht nur Autoren bei der Arbeit. Sie haben die Möglichkeit, die genaue Wort-, Zeichen-, Absatz- und Zeilenanzahl auf einen Mausklick zu ermitteln. Des Weiteren können Sie die genaue Zeichenanzahl entweder mit oder ohne Leerzeichen anzeigen lassen.

Die Zählfunktion

In der Seitenlayoutansicht sparen Sie durch Ein- und Ausblenden von Leerräumen wertvollen Platz für das Editieren von Dokumenten. Diese Funktion unterstützt Sie zum Beispiel bei der Arbeit an einem Laptop, der in der Regel einen wesentlich kleineren Bildschirm als ein Standardrechner hat.

Die neue Seitenlayoutfunktion

Die neue Wasserzeichenfunktion erlaubt Ihnen, eine Grafik oder einen Textzug als Wasserzeichen zu markieren und einzubinden. Neben dem rein optischen Aspekt bieten Wasserzeichen, die »unsichtbar« in ein Dokument eingebunden werden, auch einen gewissen Schutz vor ungewollter Vervielfältigung eines Dokumentes.

Die Wasserzei-

Verschiedene Aufgabenbereiche, auch Task Panes genannt, sind Fenster, die Sie wahlweise auf der rechten Bildschirmseite öffnen können. Mithilfe dieser Aufgabenbereiche erhalten Sie anwendungsspezifische

Die Aufgaben-

Office XP Kompendium

funktionen

Outlook Adressen

in Word 2002

chenfunktion in Office XP

bereiche

45

Kapitel 1

Einführung Formatierungsmöglichkeiten für Ihr Dokument. Der Aufgabenbereich ist nicht statisch im Anwendungsbereich verankert und kann mit gehaltener Maustaste Ihren Wünschen entsprechend verschoben werden.

Tabellen-Styles in Word 2002

Neue ZeichnenFunktionen

Mehrfachmarkierung verschiedener Dokumentabschnitte

Automatische Erkennung der Word-Version

Wer viel mit ähnlichen Tabellen arbeitet, kann diese als eigenen Style abspeichern, was das Formatieren von Tabellen erheblich erleichtert. Die Style-Funktion in Word erspart Ihnen somit viel Zeit, da Sie auf diesen gespeicherten Tabellen-Style jederzeit wieder zugreifen können, wenn Sie ähnliche Tabellen wieder verwenden möchten. IN Word 2002 können Sie Zeichnungen absolut positionieren. Außerdem bleiben Teilgrafiken durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Die Anordnung und Größenänderungen Ihrer erstellten Objekte werden ebenfalls erleichtert. Wollen Sie mehrere Wörter oder unterschiedliche Absätze gleichzeitig markieren und umformatieren, war das auch in früheren Word-Versionen möglich. In Word 2002 können Sie erstmals auch Zeichen und Absätze mit gehaltener (Strg)-Taste markieren, die nicht direkt aufeinander folgen. Neben der Variante über die gehaltene (Strg)-Taste erreichen Sie eine Mehrfachmarkierung innerhalb Ihres Dokumentes auch über die Suchfunktion. Word 2002 erkennt ab sofort automatisch, in welcher Word-Version ein von Ihnen geöffnetes Dokument primär erstellt wurde. Beim erneuten Speichern sichert Word 2002 das Dokument nun automatisch im *.DOCFormat der Urheberversion. Diese automatische Funktion gewährleistet, dass auch der ursprüngliche Verfasser das Dokument wieder in seiner Word-Version öffnen kann, z.B. nach Ihrer Überarbeitung/Korrektur des Dokumentes.

1.2.2

Excel 2002

Excel, die bewährte Anwendung für Tabellenkalkulation, stellt Ihnen so genannte Arbeitsmappen zur Verfügung, die aus mehreren Tabellen bestehen. Formeln und komplexe Kalkulationen

Neben der einfachen Erstellung von Diagrammen können Sie durch die Eingabe von Formeln selbst komplizierte Rechnungen mit einem Mausklick auswerten. Durch die Bereitstellung von vordefinierten mathematischen und finanzmathematischen Funktionen lassen sich auch komplexe Kalkulationen relativ einfach programmieren. Der Solver (Gleichungslöser) und ein Szenario-Manager helfen Ihnen bei komplexen Analysen. Ein weiterer Funktionsbereich VON Excel betrachtet die Tabelle als Datenbank. Die Datenverwaltung wird durch Sortier- und Abfragefunktionen unterstützt.

46

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1 Abbildung 1.2: Die Arbeitsmappe in Excel 2002

Excel 2002 beinhaltet neben den anwendungsübergreifenden Änderungen folgende Innovationen: Mit Excel 2002 erhalten Sie die Möglichkeit, Web-Abfragen einfacher zu ermitteln, zu übertragen und/oder zu aktualisieren. Mit Excel 2002 behalten Sie auch Werte in langen Tabellen stets im Auge. Der neue Beobachtungs-Dialog in Excel 2002 nimmt einfach die relevanten Zellen auf und zeigt in einem Fenster ständig deren aktuellen Stand an.

Neuer Beobachtungs-Dialog

Bei der Fehlerprüfung in Formeln bietet ein neuer Smarttag die Option, alle relevanten Zellen einzubeziehen.

Smarttag

Über die automatische Formatierung optimiert Excel 2002 mit einem Klick die Darstellung Ihrer Tabelle in Breite und Höhe. So können Sie auch unpassende Zeilenhöhen und Spaltenbreiten einfach beseitigen


Tabellen-

Überprüfen Sie mit Excel 2002 die Zusammenhänge von Berechnungen in Formeln, um bei komplexen Formeln nicht den Überblick zu verlieren. Wenn Sie eine Zelle markieren, können Sie auf Wunsch verfolgen, in welchem Zusammenhang die Berechnung mit dieser Zelle steht.

Zusammenhänge

Mit dem STIFT-WERKZEUG können Sie in Excel 2002 nun Rahmen um bestimmte Zellen zeichnen und sie damit formatieren.

Stiftwerkzeug

Office XP Kompendium

formatierung

prüfen

47

Kapitel 1

Einführung Farbige

Gestaltung

Kennwortschutz

Die Benennung eines Arbeitsblattes lassen sich ab sofort auch farbig darstellen. So können Sie zum Beispiel in einer komplexen Aufstellung alle Untertabellen einer mehrseitigen Tabelle in verschiedenen Farben darstellen und erhalten so eine bessere visuelle Übersicht. Über den erweiterten Kennwort-Schutz in Excel 2002 können Sie bestimmte Bereiche einer Arbeitsmappe, Werte oder Formatierungen einer genau definierten Benutzergruppe zugänglich machen und somit Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen und Änderungen schützen. Das Arbeitsblatt von Excel hat eine festgelegte Maximalgröße. Für die meisten Anwendungen ausreichend, wird hierdurch die Erstellung umfangreicher Datenbanken ausgeschlossen.

VBA in Excel

Dessen ungeachtet ist Excel mit seiner VBA-Unterstützung eine der beliebtesten Anwendungen des Office-Paketes. Neben der tabellenorientierten Textverarbeitung, bietet Excel die Möglichkeit zur Erstellung komplexer kaufmännischer und wissenschaftlicher Analysen.

1.2.3

PowerPoint 2002

Abbildung 1.3: PowerPoint 2002 wartet mit zahlreichen Präsentationsvorlagen auf

PowerPoint 2002 erhält mit seiner ergänzten und verbesserten Anwendungsvielfalt einen wesentlich höheren Stellenwert in der Erstellung von Präsentationen, auch für das Internet.

48

Office XP Kompendium

Die Anwendungen Die Ausgabe Ihrer Präsentation ist auf einem Drucker, einem Dia-Belichter, Projektor/Beamer und Bildschirm, aber auch in HTML optimiert im Browser möglich.

Kapitel 1 HTML Präsentation

Nachstehend werden die wesentlichen Abweichungen in PowerPoint 2002 zur Vorgängerversion aufgeführt: Mit PowerPoint 2002 haben Sie nun auch die Möglichkeit, Ihre Präsentation mit professionellen Pfad-Animationen zu versehen. Texte und Objekte können Sie zu diesem Zweck mit Animationspfaden versehen, die mit der Maus skizziert werden. Eine Zeitleiste hilft beim genauen Planen der zeitlichen Abfolge der Ereignisse.

Die Pfad-Animation

Mit PowerPoint 2002 sind Sie in der Lage, eine Vorschau während des laufenden Vortrags anzusehen. So können Sie zu jedem Zeitpunkt genau beurteilen, welche Animation oder welcher Textblock beim nächsten Klick auf die (Leertaste) erscheinen wird.

Neue Vorschau-

Diagramme können Sie nun direkt in PowerPoint 2002 in Ihre Präsentation einfügen. Mit dieser Funktion erstellen Sie Ihre eingefügten Diagramme ab sofort direkt in PowerPoint über die Auswahl einer Diagrammvorlage oder fügen ein Diagramm direkt aus Excel oder einer anderen Office-Anwendung ein. Weiterhin sind Sie in der Lage, direkt in PowerPoint die Werte Ihres Diagramms zu aktualisieren.

Diagramme in

Auf Wunsch speichert PowerPoint 2002 alle in Ihrer Präsentation verwendeten TrueType-Schriftarten. Diese Funktion ist besonders wertvoll für die Weitergabe Ihrer Präsentation an Dritte. So war bisher die korrekte Darstellung der in der Präsentation eingebetteten Textabschnitte nur möglich, wenn der Betrachter Ihrer Präsentation die notwendigen Schriftarten auf seinem Rechner installiert hatte. Diese Notwendigkeit erübrigt sich heute, da Ihr Präsentationspaket die benötigten Schriftarten mitliefert. Wichtig wird dieser Aspekt auch für die Veröffentlichung Ihrer Präsentation im Internet, da auch der Browser nur die Schriftarten interpretieren kann, die der Betrachter installiert hat.

Eingebettete

Sie haben die Möglichkeit, mehrere Layoutvorlagen innerhalb einer Präsentation einzubinden, und sind so nicht mehr daran gebunden, mit einer Masterfolienvorlage die gesamte Präsentation zu gestalten. Somit können Sie in einer Präsentation zum Beispiel mit verschiedenartigen Hintergründen, eingebetteten Standardobjekten und so weiter arbeiten.

Masterfolien-

Im Druckermenü können Sie mit PowerPoint 2002 zwischen vier Ausdruckmöglichkeiten wählen. Somit können Sie nachträglich über das Druckermenü entscheiden, ob Sie die gesamte Präsentation oder einzelne Folien ausdrucken wollen. Des Weiteren sind Sie jetzt in der Lage,

Das Druckermenü

Office XP Kompendium

optionen

PowerPoint erstellen

Schriften

vorlage

in PowerPoint

49

Kapitel 1

Einführung über das Druckermenü auszuwählen, ob Sie eine hoch wertige Präsentationsvorlage, Notizzettel oder zum Beispiel die Vorschau Ihrer Präsentation erhalten möchten.

Bilddatenkomprimierung

PowerPoint ermöglicht Ihnen die Komprimierung der eingefügten Bilddaten innerhalb der Anwendung, was die Datenmenge Ihrer Präsentation erheblich reduziert. Die Datenkomprimierung erreichen Sie wie bei Word 2002 auf zwei Wegen. So können Sie entscheiden, ob Sie alle in der Präsentation eingebetteten Bilddaten auf einmal oder nur bestimmte Bilder komprimieren möchten.

1.2.4 Erstellen von Datenbanken

Access 2002

Seit seiner Einführung ist Access eine der vielfältigsten Anwendungen in Microsoft Office. Dank vielseitiger Anwendungsassistenten ist Access 2002 nun ein Datenbankanwendung, die nicht nur die Ansprüche erfahrener Anwender befriedigt, sondern auch Einsteigern die Datenbankverwaltung ermöglicht.

Abbildung 1.4: Das Datenblatt in Access 2002

Access ist eine Entwicklungsumgebung für Datenbankanwendungen, die auf der Verhältnisgleichung basiert. Access bietet wie bisher alle notwendigen Funktionen zur Verarbeitung großer Datenbestände. In Access erfassen Sie Daten, erstellen benutzerdefinierte Abfragen und sind in der Lage, diese anschließend auszuwerten. Access 2002 bietet des Weiteren einen Formular-

50

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

generator und einen Berichtgenerator. Ergänzt werden die umfassenden Funktionen von Access 2002 durch den Visual Basic Editor, mit dem Sie komplexe Anwendungen erstellen können. Gegenüber seiner Vorgängerversion weist Access 2002 folgende Änderungen auf: Access 2002 führt die Pivot-Tabellen- und Pivot-Diagrammansichten ein. Sie erstellen jetzt Datenanalysen und führen umfangreiche benutzerdefinierte Abfragen schneller durch als je zuvor. Diese Pivot-Tabellen- und Pivot-Diagrammansichten können Sie als Datenzugriffsseiten in Ihr Netzwerk und damit Teammitgliedern zur Verfügung stellen.

Pivot-Tabellen-

In der ENTWURFSANSICHT sind Sie nun in der Lage, mehrere Aktionen in allen Objekten der Access-Datenbanken, so wie in Ansichten, gespeicherten Prozeduren und Funktionen innerhalb von Access-Projekten rückgängig zu machen und zu wiederholen

Rückgängig-

und PivotDiagrammansichten

Funktionen

Access 2002 erlaubt Ihnen nun auch den Import und Export von XML (Extensible Markup Language). Die Zusammenarbeit zwischen Access und dem Microsoft SQL Server wurde durch die Integration erweiterter SQL-Datenbankeigenschaften deutlich verbessert.

SQL-Server

Sobald beim Konvertieren von Access 95 und höheren Versionen Probleme auftreten, generiert Access 2002 eine Tabelle. Diese Tabelle enthält Informationen zu den aufgetretenen Fehlern und erleichtert Ihnen auf diese Weise das Erkennen und Lösen von Problemen.

Konvertierungsfehler

Der TABELLENVERKNÜPFUNGSASSISTENT führt Sie nun direkt von Ihren Access-Projekten durch den komplexen Prozess des Verknüpfens einer Tabelle mit einer SQL-Server-Datenbank.

Verknüpfungsassistent

Access 2002 erlaubt Ihnen die direkte Erstellung von Unterformularen oder Unterberichten. Sie sind in der Lage, diese in einem eigenen Entwurfsansichtsfenster zu öffnen. Ferner wurde der Bildlauf verbessert, um das Arbeiten mit Unterformularen und Unterberichten in der Entwurfsansicht weiterhin zu erleichtern.

Entwurfs-

Das Anmeldungskennwort, das in einem mit einer Datenbank der Microsoft-SQL-Server-Version 6.5 oder höher verknüpften Access-Projekt angegeben ist, kann nun vom Benutzer direkt aus dem Access2002-Menü geändert werden.

Anmeldungs-

Datenzugriffsseiten in Access-Projekten können offline geschaltet und anschließend auf einem anderen Rechner bearbeitet werden. Sobald wieder eine Verbindung zum SQL-Server hergestellt wird, lassen sich die veränderten Daten automatisch synchronisieren. Änderungen an

Datenzugriffsseiten bearbeiten

Office XP Kompendium

ansichtsfenster

kennwort

51

Kapitel 1

Einführung den Offline-Seiten werden dabei an einem Access-Projekt vorgenommen, das mit einer lokalen Microsoft-SQL-Server-2000-DesktopEngine (früher MSDE) verknüpft ist.

Stapelaufruf

Entwickler können in Access-2002-Projekten alle Dateneingaben zu einem Batch (Stapelaufruf) zusammenfassen und an den Server senden lassen, sobald der Benutzer einen Datensatz verlässt, ein Formular schließt oder einen bestimmten Befehl auswählt. Außerdem kann man in Formularen eine Schaltfläche erstellen, die alle Datensätze speichert oder aber alle Änderungen an Datensätzen wieder rückgängig macht.

1.2.5 Outlook 2002, mehr als ein Terminplaner

Outlook 2002

Mit Outlook 2002 verwalten Sie Ihre Adressen, koordinieren Termine und Aufgaben. Zusätzlich enthält Outlook einen Dateimanager und ist in der Lage, E-Mails zu senden und zu empfangen. Mit Outlook 2002 erhalten Sie des Weiteren neue Funktionen für eine effiziente Teamarbeit im Netz. Aus Outlook heraus erstellen Sie Office-Dokumente, die Sie dann per EMail verschicken, online diskutieren können und zur Überarbeitung an Teamkollegen versenden.

Abbildung 1.5: Die Termin-Erinnerung in Outlook 2002

52

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Wie alle Anwendungen in Office XP weist auch Outlook 2002 umfassende Innovationen auf: E-Mails und Sicherheit in Outlook 2002 Ganz groß schreibt Microsoft in Outlook 2002 das Thema Sicherheit. So blockt Outlook automatisch gefährliche E-Mail-Anhänge ab. Außerdem wird nun das Adressbuch geschützt. Somit sind externe Programme nicht mehr in der Lage, auf Ihre Adresslisten zuzugreifen und Ihre Adressdaten für die Versendung von Viren zu verwenden. Erhalten Sie eine E-Mail mit einem unerwartet großen Anhang, so werden Sie wie bei einem Firewall darauf aufmerksam gemacht und können den Eingang der E-Mail mit Anhang akzeptieren oder ablehnen.

Sicherheit für

Auch wenn Ihr Exchange-Server temporär nicht in Betrieb ist, können Sie jetzt mit Outlook 2002 offline und ohne lange Wartezeiten weiterarbeiten.

Offline Modus

Alternativ zum PST-Dateiformat bietet Outlook 2002 seinen Anwendern jetzt das neue LIS-Format (Local Information Store). LIS unterstützt Unicode und bietet erweiterte Such- und Indizierungsfunktionen. PST-Dateien werden aber weiterhin unterstützt. Ein kleiner, aber nicht unwichtiger Nachteil dieses neuen Dateiformates ist allerdings der Dateiumfang der *.LIS-Dateien, die nun mehr als das Doppelte der Dateien im *.PST-Format umfassen.

Das LIS-Daten-

Outlook 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails komfortabel zu verwalten. Die Adresseingabe einer E-Mail erfolgt automatisch, wenn Sie den Namen des Empfängers eingeben, soweit diese in Ihrer Datenbank vorhanden ist. Über die SMARTTAG-Funktion erkennt Outlook im Mail-Editor auch Namen und verlinkt diese mit der E-MailAdresse. Letzteres funktioniert aber nur, wenn Word 2002 als Editor für die E-Mails eingestellt ist (Wordmail).

Automatische

Erreicht die Mailbox eine bestimmte Größe, können Sie mit dem Mailbox-Cleanup in Outlook 2002 bestimmte Einträge automatisch löschen lassen. Aktivieren Sie gewünschte Löschoptionen in Ihrem Mailbox-Cleanup, sparen Sie eine Menge Zeit und müssen nicht nachträglich alle E-Mails, die Sie löschen wollen, auf ihren Inhalt überprüfen.

Mailbox-Cleanup

Lästige Umbrüche, Leerzeilen und andere Formatierungen, die beim Drucken und Lesen der E-Mail stören, entfernen Sie über das neue Outlook-2002-Feature Text-Cleanup, das alle Formatierungen aus einem Text entfernt. Diese Funktion ermöglicht ein leichteres Lesen der E-Mail, unabhängig davon, mit welchem E-Mail-Editor die E-Mail ursprünglich verfasst wurde.

Text-Cleanup

Office XP Kompendium

E-Mail-Kontakte

format

Eingaben

53

Kapitel 1

Einführung

Hyperlinks

In Outlook 2002 finden Sie Auto-Hyperlinks nun auch im Adressfeld Ihrer E-Mails.

E-Mail-Accounts

Auch an die Integration des MSN-Messengers und die Einbindung von Hotmail-Accounts wurde In Outlook 2002 gedacht. Mit diesen Funktionen sind Sie in der Lage, Ihre E-Mails über Internetdienste direkt aus Outlook heraus abzurufen und zu versenden. Auch direkte Verbindungen zu Geschäftspartnern oder Teammitgliedern sind mit der Integration des MSN-Messengers möglich. Neue Kalender- und Gruppenfunktionen in Outlook 2002

Kalender- und Gruppenfunktionen

Ein kleines Dialogfenster in Outlook 2002 zeigt Ihnen alle fälligen oder gerade laufenden Termine und Tasks an. Sie sind nun in der Lage, alle fälligen Erinnerungen gleichzeitig aufzuschieben oder zu schließen. Bislang mussten Sie sich die Erinnerungen aus allen Bereichen wie Kalender oder Aufgaben erst mühsam zusammensuchen. Wenn Sie eine Terminanfrage aus Zeitgründen ablehnen müssen, können Sie in Outlook 2002 gleich einen alternativen Terminvorschlag mitsenden. Auf Wunsch können Sie einen Mondkalender in Ihren persönlichen Outlook-Kalender integrieren. Zur besseren Übersicht bietet Ihnen Outlook 2002 die Möglichkeit, Ihre Terminansichten für unterschiedliche Kontakte oder je nach Art des Termins farbig zu markieren.

1.2.6 Die DTPAnwendung Publisher 2002

Mit Publisher 2002 gelangen Sie schnell zu professionellen Ergebnissen

54

Publisher 2002

Publisher 2002 ist die in Office XP Professional Special Edition integrierte Anwendung für Desktop Publishing (DTP). Als unternehmensorientierter Anwender gestalten Sie mit Publisher 2002 Ihre Geschäftsberichte, Broschüren oder andere Marketing-Unterlagen eigenständig. Publisher ist eine Office-Anwendung, mit der Sie trotz kurzer Einarbeitungszeiten und einfacher Werkzeuge professionelle Ergebnisse erzielen. Auch Publisher 2002 stellt Ihnen, wie alle anderen Office-XP-Anwendungen, eine erweiterte Anzahl an Vorlagen zur Verfügung. Mit den neuartigen Assistenten können Sie diese vordefinierten Layoutvorlagen mit eigenen Inhalten füllen, Layout-Eigenschaften festlegen und zwischen verschiedenen Formatierungen und Schriftarten wählen.

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1 Abbildung 1.6: Die Bildschirmansicht von Publisher 2002

Die Bedienelemente von Publisher 2002 wurden in der neuen Version verstärkt an die Bedienelemente der übrigen Office-Anwendungen angepasst. Trotz allem sind die Neuerungen in Publisher 2002 nicht ganz so umfangreich wie in den anderen Office-Anwendungen. Mit dem neuen Assistenten für Word-Dokumente können Sie WordDokumente in kurzer Zeit in hochwertige Publisher-Layouts verwandeln. Dabei werden auf Wunsch auch sämtliche Grafiken, Bilder und die meisten Formatierungen des Word-Dokuments übernommen.

Der Assistent für

Publisher 2002 teilt sich die Funktion zum Erzeugen von Massendrucksachen nun mit Word 2002. Daten und Texte von Word, Outlook, Excel, Works und anderen häufig genutzten Anwendungen lassen sich in Publisher 2002 für Massendrucksachen verwenden.

Massendruck-

In Publisher 2002 greifen Sie jetzt bequem und schnell auf die wichtigsten Formatierungswerkzeuge über die neue Dialogbox FORMAT zu. In der FORMAT-Dialogbox sind die wichtigsten Gestaltungswerkzeuge wie Farben und Linien, Größenänderung, Layout, Bilder und Grafiken, Textfelder und Internetfunktionen vereint.

Die Menüleiste

Auch Publisher 2002 bietet nun SMARTTAGS. Diese innovativen Kontrollelemente unterstützen Sie beim Einfügen von Objekten und bei der Auto-Korrektur von Texten. Auch verschiedene Einfüge-Optionen für Texte und Bilder sowie unterschiedliche Korrekturfunktionen stehen Ihnen nun über Smarttags zur Verfügung.

Smarttag-

Die neuen AUFGABENBEREICHE in Publisher 2002 ermöglichen ein bequemes und sicheres Arbeiten.

Aufgaben-

Office XP Kompendium

Word-Dokumente

sachen in Office XP

Formatierung

Technologie

bereiche

55

Kapitel 1

Einführung

1.2.7

FrontPage 2002

Mit der Office-Anwendung FrontPage sind sowohl Webeinsteiger, fortgeschrittene Internetdesigner als auch HTML-Profis in der Lage, professionelle Internetseiten zu erstellen. FrontPage 2002 bietet alle Werkzeuge und Funktionen, um ein professionelles Webangebot auf die Beine zu stellen, und die Verwaltung sowie die Aktualisierung bereits vorhandener Websites zu vereinfachen. Abbildung 1.7: Webseitengestaltung in FrontPage 2002

Mithilfe vielseitiger Assistenten ist FrontPage 2002 sehr einfach zu erlernen. Ferner können Sie FrontPage 2002 dank seiner Neuerungen und Verbesserungen komfortabel bedienen und umfangreich konfigurieren: Sprachunterstützung

Durch die Unterstützung von 26 Sprachen ist es Ihnen ab sofort möglich, mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten und hierbei die jeweilige Landessprache zu verwenden.

Sicherheits-

Fein abgestufte Berechtigungen ermöglichen es, ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell zu verwenden, um den Zugriff von Benutzern und Gruppen genau zu steuern. In Microsoft FrontPage 2002 stehen nun eine größere Anzahl von Rollen zur Verfügung, so dass Sie die Zugriffe auf die Inhalte Ihrer Site besser verwalten können.

modell

Der Webmaster

56

Der Webmaster ist mit informativen Verwendungsanalyseberichten in der Lage, zu untersuchen, wer die Site nutzt. So lässt sich mithilfe von

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Tages-, Wochen- oder Monatsberichten schnell ermitteln, auf welche Seiten am häufigsten zugegriffen wird und wie die Kunden auf die Site aufmerksam geworden sind. Sie können diese Berichte im HTML-Format speichern oder nach Microsoft Excel exportieren. Mithilfe umfangreicher Filterfunktionen ist es Ihnen möglich, in den Berichten nur die gewünschten Informationen anzuzeigen. Microsoft-NBC-Schlagzeilen aus den Bereichen Nachrichten, Unternehmen, Technologie und Sport sowie der Wetterbericht für bestimmte Regionen können automatisch zu einer Webseite hinzugefügt werden. Sämtliche Informationen werden dabei selbstständig aktualisiert. Es ist auch möglich, eine Microsoft-Network-Suchkomponente oder eine Aktienkurssuche einzubinden und Hyperlinks zu einer Microsoft-Expedia-Karte einzufügen, die den Besucher direkt zu den entsprechenden Streckenbeschreibungen führt.

MSNBC-Schlagzeilen

Microsoft FrontPage 2002 beherrscht eine Reihe weiterführender Tabellenformatierungen, mit deren Hilfe sich das Layout einer Seite noch professioneller gestalten lässt. Die Funktion AUTOFORMAT bietet ein schnelles und einfaches Verfahren, um anspruchsvolle Tabellen zur Website hinzuzufügen. Die Befehle RECHTS AUSFÜLLEN und UNTEN AUSFÜLLEN ermöglichen es, den Inhalt einer Tabellenzelle schnell in mehrere andere Zellen zu kopieren. Eine Dropdown-Schaltfläche für Rahmen erlaubt den problemlosen Zugriff auf unterschiedliche Optionen für die Darstellung von Zellenrahmen und Tabellen. Die Funktionsweise ist mit der in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel identisch.

Tabellen-

In FrontPage 2002 ist es Ihnen nun möglich, mehrere Seiten zur Bearbeitung zu öffnen. Die Navigation erfolgt dabei mithilfe der übersichtlichen Registerkarten.

Registerkarten

Dank der verbesserten Zeichentools, wie beispielsweise Verbindungen, AutoFormen, Schattierungen, WordArt und Textfelder, können ausgefallene Effekte für Webseiten erstellt werden. Die Verwendung dieser Effekte ist in Microsoft FrontPage 2002 genauso einfach wie in Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint. Außerdem ist es möglich, beliebige Formen, die in anderen Office-Programmen erstellt wurden, direkt zu den FrontPage-Komponenten hinzuzufügen.

Verbesserte

Mithilfe von SharePoint können Sie ohne großen Aufwand eine Teamwebsite für Intranet- oder Internetbenutzer erstellen. Mitglieder Ihres Teams können gemeinsam auf diese Site zugreifen, um Informationen, Dokumente und Webseiten zu speichern, zu suchen und den Content kollektiv zu nutzen.

Teamwebsites

Mithilfe von Microsoft FrontPage 2002 können SHAREPOINT-basierte Webseiten angepasst, benutzerdefinierte Designs erstellt und zugewiesen werden. Ferner können Sie Grafiken, Hyperlinkleisten und automatische Live-Inhalte einfügen. Darüber hinaus ist es auch möglich, Listen

Websites anpassen

Office XP Kompendium

formatierungen

Zeichentools

57

Kapitel 1

Einführung mit Ankündigungen, Ereignissen, Kontakten, Umfragen und Hyperlinks einzufügen, so dass sie allen Benutzern der Website zugänglich sind.

Websites bearbeiten

Eingefügte Inhalte formatieren

Es besteht weiterhin die Möglichkeit, SharePoint-Inhalte direkt im Browser zu bearbeiten, Dokumente upzuloaden und an Diskussionen mit verzweigten Threads teilzunehmen (Diskussionsrunde mit vielen verschiedenen Teilnehmern im WWW). Alle Benutzer können Veränderungen an der Website vornehmen, das Angebot interaktiv nutzen und hierfür die von ihnen bevorzugten Tools verwenden. Falls gewünscht, werden Sie durch eine automatische Benachrichtigung darauf aufmerksam gemacht, dass Seiten oder Diskussionen geändert bzw. aktualisiert wurden. Beim Einfügen von Inhalten aus anderen Programmen können Sie die Formatierung des kopierten Dokuments beibehalten, die Formatierung basierend auf dem Design der Seite automatisch anpassen oder sämtliche Formatierungen löschen.

Hyperlink

Sie können nun während der Erstellung einer Website selbst entscheiden, ob ein Hyperlink durch Unterstreichung optisch hervorgehoben werden soll.

Zwischenablage

Inhalte aus der ZWISCHENABLAGE können nun in Microsoft FrontPage 2002 eingefügt werden. Die Zwischenablage speichert diese Dokumente in einem übersichtlichen ARBEITSBEREICH, der bis zu 24 unterschiedliche Dokumente aus unterschiedlichen Programmen aufnehmen kann.

Veröffentlichung

In FrontPage 2002 können Sie ab sofort Einzelseiten Ihrer Website publizieren. Dazu klicken Sie in der Ordneransicht mit der rechten Maustaste auf eine Datei, um diese dann direkt auf dem Webserver zu veröffentlichen.

Dokumenten-

Durch das Hinzufügen von Dokumentbibliotheken können Sie beliebige Office-Dokumente unter einer einzigen Adresse speichern, so dass alle oder bestimmte Personen darauf zugreifen können.

bibliotheken

Fotosammlungen

Ohne großen Aufwand lassen sich benutzerdefinierte Fotosammlungen anlegen, in denen persönlich oder geschäftlich genutzte Fotos, Grafiken und Bilder angezeigt werden. In diesen Fotosammlungen stehen vier unterschiedliche, an die Benutzerwünsche anpassbare Layouts zur Verfügung. Weiterhin lassen sich hier abgelegte Bilder auf vielfältige Art und Weise bearbeiten.

Unicode-

Durch die neue Unicode-Unterstützung ist es möglich, Webseiten in allen Sprachen zu erstellen und zu bearbeiten, die im WindowsBetriebssystem des Computers installiert sind. Auf diese Weise kann der Anwender, ohne eine spezielle Sprachversion von FrontPage zu erwerben, Inhalte in nahezu jeder anderen Sprache verfassen.

Unterstützung

58

Office XP Kompendium

Die Anwendungen

Kapitel 1

Es können Hyperlinks zu Seiten hergestellt werden, die sich innerhalb oder außerhalb der Website befinden. Dazu lassen sich entweder siteumfassende Hyperlinkleisten in der Navigationsansicht erstellen oder ad hoc Hyperlinkleisten zusammenstellen, die jeder beliebigen Seite innerhalb der Site zugewiesen werden können.

Benutzer-

Direkte Hyperlinks führen Sie zu den Top-10-Seiten einer Website. Als Kriterium können hierbei die Anzahl der besuchten Seiten, die verweisenden Domains, die verlinkten URLs, Suchbegriffe, Besucher und vieles mehr verwendet werden. Solche Listen werden automatisch aktualisiert, sobald ein Benutzer die entsprechende Seite aufruft. Diese enorm aussagekräftigen Top-10-Listen können sowohl in Internet- als auch Intranetsites verwendet werden.

Top 10-Listen

1.2.8

definierte Hyperlinkleisten

PhotoDraw 2000 Version 2

PhotoDraw 2000 Version 2.0 ist eine Anwendung für einfache Bildbearbeitung. Mit PhotoDraw können Sie zum Beispiel Bilder retuschieren, mit einfachen Filtereffekten versehen und Ihr Bild auf eine genau definierte Größe und Auflösung einstellen sowie den Farbmodus verändern. PhotoDraw ist einfach zu bedienen und überhäuft den ungeübten Anwender nicht mit Profi-Werkzeugen.

Mit PhotoDraw zur einfachen Bildbearbeitung in Office XP

PhotoDraw 2000 ist die einzige Office-Anwendung, die im Zuge der Einführung des Office XP nicht mit der XP-Technologie zur Verfügung steht. Da PhotoDraw in keinem der Office-XP-Pakete eingebunden ist, erschien die Einführung der XP-Technologie für Microsoft wohl nicht sinnvoll. Inzwischen, während der Arbeit an diesem Manuskript, hat Microsoft diese Software aus dem Programm genommen. Wir beschreiben sie trotzdem, weil viele Office-Anwender sie noch einsetzen. Da sich die mit PhotoDraw 2000 Version 2.0 erstellten Objekte und Bilder nun problemlos in alle Office-XP-Anwendungen einbinden lassen, sprechen wir auch diese Anwendung im Kompendium Office XP an.

Office-XPKompatibilität

Mit der Namensergänzung »Version 2.0« wurden folgende Neuerungen und Verbesserungen in PhotoDraw eingeführt: Neben besserer Anwendungsstabilität lassen sich jetzt alle Funktionen von PhotoDraw 2000 Version 2.0 mühelos in alle Office-Anwendungen einbinden. PhotoDraw 2000 Version 2.0 arbeitet Hand in Hand mit FrontPage 2002 und bietet viele neue Funktionen, die Sie bei der Erstellung von Grafiken und Bildern für das Internet unterstützen. So können Sie nun problemlos animierte Banner, Buttons oder klickbare Bilder erstellen.

Office XP Kompendium

PhotoDraw als ideale Ergänzung zu Office XP

59

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.8: Das Startmenü von PhotoDraw 2000 Version 2

PhotoDraw 2000 Version 2.0 eignet sich alles in allem als ideale Ergänzung für die Office-XP-Anwendungen zur Erstellung von Präsentationsunterlagen, Webauftritten bis hin zu professionellen Drucksachen.

1.3

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Mit den Neuerungen und den Verbesserungen in den Einzelanwendungen, auf die wir detailliert in den einzelnen Kapiteln dieses Kompendiums eingehen werden, bietet Ihnen Office XP auch nützliche und anwendungsübergreifende Änderungen, die Ihnen den Umgang mit Office erleichtern und Ihnen dabei helfen, viel Zeit einzusparen. Die neuen Hilfefunktionen Dank der neuen Hilfefunktionen in allen Office-Anwendungen werden Sie Ihren Office-Assistenten in Zukunft immer weniger benötigen. In fast allen Bereichen stellt Ihnen Office XP jetzt Assistenten zur Seite, mit denen Sie auch ohne Vorkenntnisse schnell und einfach zu Ihrem gewünschten Ziel gelangen. Des Weiteren können Sie Ihre Frage nun direkt in dem neuen Menüfeld FRAGE HIER EINGEBEN formulieren und müssen nicht wie bisher Ihren Office-Assistenten aktivieren.

60

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.9: Das neue Hilfefeld in der Menüleiste (hier Word 2002) erlaubt Ihnen die direkte Eingabe Ihrer Frage.

Diese Funktion ist besonders wichtig bei der Bearbeitung umfangreicher Datenmengen, da der »alte« Hilfeassistent Ihren Arbeitsspeicher zusätzlich belastet. Microsoft entschloss sich im Zuge der Einführung des Office XP am deutschen Markt, den allseits beliebten Office-Assistenten Karl Klammer aus seinen Diensten zu entlassen. Bei der Erstellung der Screenshots für dieses Kompendium war dieser Aspekt noch nicht bekannt. Somit werden Sie ICON: Note »Karl Klammer« noch in vielen Abbildungen dieses Nachschlagewerkes sehen können. Datenwiederherstellung

Datensicherheit in Office XP

Bei System- oder Office-Abstürzen werden die noch geöffneten Dokumente über den neuen WIEDERHERSTELLUNGS-ASSISTENTEN als Kopien gesichert. Bei einem einfachen Datenkonflikt innerhalb der Anwendung erhalten Sie eine Fehlermeldung und den Hinweis, Ihre Fehlermeldung an Microsoft weiterzuleiten. Abbildung 1.10: Die Fehlermeldung in Office XP ermöglicht Ihnen den direkten Kontakt zu Microsoft.

Sollten Sie sich für eine Weiterleitung an Microsoft entscheiden, so wird der erstellte Problembericht per Internet direkt an Microsoft weitergeleitet. Sie haben auch die Möglichkeit, sich diesen Bericht vorher anzeigen zu lassen. Unabhängig davon, ob Sie sich für oder gegen das Problemprotokoll an Microsoft entscheiden, wird die betreffende Anwendung vorübergehend geschlossen und anschließend die vermeintlich zerstörte Datei automatisch wieder geöffnet.

Office XP Kompendium

Fehlerbehebung mit Online-Hilfe von Microsoft

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Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.11: Die automatische Dokumentwiederherstellung in Word 2002 Die Datenwiederherstellung

Beim selbstständigen Programm-Neustart stehen die automatisch gesicherten Daten wieder im Hauptfenster neben dem Original-Dokument im Fenster Dokumentwiederherstellung und Sie können entscheiden, welche DateiVersion Sie als aktuelle Version regulär speichern möchten.

Abbildung 1.12: Das Auswahlfenster mit den zur Verfügung stehenden Versionen Ihres Dokuments

Die Wiederherstellung einer Anwendung

Manchmal passiert es auch, dass die gesamte Anwendung nicht mehr reagiert, in diesem Fall ist es das Beste, die Anwendung mit der Tastenkombination (Strg)+(Alt)+(Entf) zu beenden. Sie bekommen die Meldung, dass die Anwendung nicht mehr reagiert und beenden diese über die Option TASK BEENDEN. Nun können Sie das Programm über Ihren Desktop reaktivieren. Wählen Sie hierfür START/PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE TOOLS und wählen Sie dann MICROSOFT OFFICE PROBLEM-MANAGER. Es öffnet sich sofort ein kleines Fenster auf dem Desktop, das die OfficeAnwendung aufweist, die unvorhersehbar beendet wurde. Mit einem Klick auf die Programmbezeichnung wird die Anwendung wiederhergestellt und Sie befinden sich in dem bereits oben erwähnten Wiederherstellungsmodus der Anwendung.

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Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.13: Diese MicrosoftOffice-Tools werden automatisch bei der Installation von Office XP auf Ihrem Rechner installiert.

Abbildung 1.14: Die Dialogbox Microsoft OfficeAnwendung wiederherstellen

Smarttags Mit den neuen Smarttags gibt es in allen Anwendungen neue Kontextmenüs, in denen Office XP schlaue Funktionen automatisch zur Verfügung stellt. Über diese »cleveren Verknüpfungen« können Sie per Mausklick auf viele anwendungsspezifische Funktionen zugreifen. Geben Sie z.B. ein falsches Wort in Ihr Word-Dokument ein, so stellt Ihnen Word 2002 automatisch über ein Smarttag die korrekte Schreibweise zur Verfügung.

Smarttags und ihre Bedeutung in Office XP

Abbildung 1.15: Ab sofort können Sie Ihre Rechtschreibfehler bequem über die Smarttags korrigieren.

Automatische Smarttags bieten Ihnen immer den passenden Vorschlag, genau abgestimmt auf die aktuelle Aktion, die Sie gerade in der Anwendung ausführen. So haben Sie neben der Arbeitserleichterung auch mehr Kontrolle über Ihre Arbeit. Je nach Bedarf können Sie die Smarttags aktivieren oder deaktivieren. Wählen Sie hierfür die Menüoption EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN und dann die Registerkarte SMART TAGS. Deaktivieren oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen ... MIT SMART TAGS VERSEHEN.

SmarttagOptionen

Sie haben in dieser Dialogbox auch die Möglichkeit, Smarttags nur für bestimmte Bereiche zu aktivieren oder zu deaktivieren. Office XP Kompendium

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Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.16: Die Dialogbox AutoKorrektur Registerkarte Smart Tags in Word 2002

Die Schaltflächen für Smarttag-Aktionen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor über Smarttags ziehen. Sie können diese Schaltflächen unter der Menüoption EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN in der Registerkarte SMART TAGS unter SMART TAG-AKTIONSSCHALTFLÄCHEN ANZEIGEN einoder ausschalten. Dokumentüberarbeitung und Smarttags

Eigene Smarttags erstellen

Der Aufgaben-

Die Funktion der Smarttags nimmt bei der Überarbeitung von Dokumenten eine wesentliche Funktion ein. Versenden Sie Ihr Dokument beispielsweise zur Überarbeitung an einen Teamkollegen, so werden automatisch alle Änderungen mit Smarttags versehen, und Sie können bei der Annahme der überarbeiteten Version Ihres Dokumentes genau nachvollziehen, wo Änderungen vorgenommen wurden, diese Änderungen annehmen oder verwerfen. Neben den Smarttags, die bereits in den Anwendungen integriert sind, stellt Ihnen Microsoft das SMART TAG DEVELOPMENT KIT zur Verfügung, das Sie sich bequem über das Internet herunterladen können. Mit diesem Tool sind Sie in der Lage, ähnlich der Erstellung eigener Makros, eigene Smarttags zu programmieren. Sollten Sie keine Programmier-Erfahrung haben, stellt Ihnen Microsoft weitere Smarttags auf seiner Internetseite zur Verfügung. Der Aufgabenbereich

bereich in Office XP

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Rechts neben die Arbeitsfläche stellt Office XP in einem Fenster den so genannten AUFGABENBEREICH. Der AUFGABENBEREICH stellt Ihnen den bequemen Zugriff auf die gerade zur Verfügung stehenden Funktionen der Anwendung bereit. Mit gehaltener Maustaste ziehen Sie den AUFGABENBE-

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Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1

REICH an die Stelle Ihres Bildschirms, an dem er Sie am wenigsten bei der Arbeit im Dokument stört oder Ihnen am sinnvollsten erscheint. Die AUFGABENBEREICHE der verschiedenen Office-XP-Anwendungen unterscheiden sich selbstverständlich in den Funktionsangeboten und sind spezifisch auf jede Anwendung zugeschnitten. Abbildung 1.17: Der Aufgabenbereich in Word 2002

In der Abbildung 1.17 sehen Sie den AUFGABENBEREICH einer Word-2002Anwendung. Beim Neuanlegen eines Dokuments haben Sie hier den direkten Zugriff auf Vorlagen oder bereits vorhandene Dokumente. Formatieren Sie gerade einen Text, zeigt der AUFGABENBEREICH die Schriftarten oder Stilvorlagen an. Im AUFGABENBEREICH haben Sie z.B. auch Zugriff auf die ERWEITERTE SUCHE oder die neue ÜBERSETZUNGSFUNKTION.

Die Vorgehens-

Die vielfältigen Funktionen eines Aufgabenbereichs innerhalb der Anwendung wählen Sie in der oberen Leiste des Aufgabenbereichs. Dafür klicken Sie im rechten Bereich der Aufgabenbereichsleiste auf den nach unten zeigenden Pfeil, der die Beschriftung WEITERE AUFGABENBEREICHE aufweist. Es öffnet sich eine Drop-Down-Liste über die Sie den gewünschten Aufgabenbereich auswählen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Aufgabenbereich über die im rechten Bereich der Leiste befindlichen Pfeile zu wechseln.

Wählen Sie aus den vielfältigen

weise im Aufgabenbereich

Funktionen des Aufgabenbereichs

Sie können den Aufgabenbereich auch schließen und jederzeit über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH erneut aufrufen.

Office XP Kompendium

65

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.18: In diesem Feld des Aufgabenbereichs wechseln Sie in andere Aufgabenbereiche oder schließen diesen.

Erweiterte Suchfunktion Neue Suchfunktionen in Office XP

Mit der erweiterten Suchfunktion in allen Anwendungen haben Sie nun die Möglichkeit, neben der Textsuche innerhalb Ihres Dokuments auch in anderen Dateien oder Ordnern zu suchen.

Abbildung 1.19: Die Erweiterte Suchfunktion in Office XP

Die erweiterte Suchfunktion im Aufgabenbereich

66

Sie erreichen die erweiterte Suchfunktion, indem Sie den AUFGABENBEREICH EINFACHE SUCHE aktivieren. Geben Sie hier Ihren Text ein und geben Sie gegebenenfalls unter WEITERE SUCHOPTIONEN/SUCHEN IN: an, in welchem Ordner Ihrer Festplatte oder des Servers Sie die zu suchende Textstelle vermuten. Soweit Ihnen bekannt, können Sie die Suche noch weiter einschränken, indem Sie unter WEITERE SUCHOPTIONEN/ERGEBNISSE ENTSPRECHEN: den zu suchenden Dateityp eingrenzen. Bei dieser Suchoption ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, so dass Sie den gewünschten Text auch in allen Office-Anwendungen, im Internet oder Dateiverknüpfungen suchen können.

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Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1 Abbildung 1.20: Die weiteren an Bedingungen geknüpften Suchoptionen

Unter dem Punkt SIEHE AUCH/WEITERE SUCHOPTIONEN erlaubt der Aufgabenbereich auch die Suche nach Textstellen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind. Erweiterte Zwischenablage

Die neue Zwischenablage

Statt wie bisher 12 Einträge können Sie in Office XP nun 24 Einträge in der Office-Zwischenablage ablegen. Über den AUFGABENBEREICH/ZWISCHENABLAGE fügen Sie den gewünschten Eintrag per Mausklick in Ihr Dokument ein. Vorlagen direkt aus dem Web

Vorlagen aus dem Internet

Office XP installiert auf Ihren Wunsch automatisch eine ergänzte Reihe an Vorlagen. Darüber hinaus bietet Ihnen Microsoft ab sofort die Möglichkeit, auf weitere Vorlagen aus allen Bereichen direkt aus der Anwendung heraus im Internet zuzugreifen. Auch diese Funktion aktivieren Sie per Mausklick im Aufgabenbereich. Sie werden dann sofort automatisch über Ihren Internetbrowser mit der entsprechenden Microsoftseite verbunden, wo Sie sich die gewünschte Vorlage direkt in Ihre Anwendung hinein herunterladen können. Allerdings werden Sie bei diesem Service standardmäßig mit der Seite Microsoft.com verbunden und müssen selber zur deutschen Seite wechseln, um Ihre Vorlage in deutscher Sprache zu erhalten.

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67

Kapitel 1

Einführung

Abbildung 1.21: Der Aufgabenbereich Zwischenablage in Word 2002

Texterkennung (OCR) Die Bedeutung von OCR in der Textverarbeitung

Office XP liefert Ihnen viele nützliche Tools, so auch die neue Funktion Texterkennung mit OCR. Vielleicht ist Ihnen OCR schon aus Ihrer Scanneroder Bildbearbeitungs-Software bekannt. OCR (Optical Character Recognition) ist die optische Zeichenerkennung. Textbilder, wie zum Beispiel gescannte Dokumente, werden in tatsächliche Textzeichen umgewandelt. OCR ermöglicht das Bearbeiten und Wiederverwenden von Text, der normalerweise in gescannten Bildern gesperrt ist. OCR funktioniert mithilfe einer Form künstlicher Intelligenz, die als Mustererkennung bezeichnet wird. Einzelne Textzeichen auf einer gescannten Seite werden inklusiv aller Satzzeichen, Leerzeichen und Zeilenumbrüche identifiziert und in ein reines Textformat umgewandelt. Mit dieser Funktion sparen Sie, richtig angewendet, eine Menge Zeit, wenn Sie zum Beispiel an das Abschreiben von Textvorlagen denken.

Abbildung 1.22: Die Zusatzanwendung MS Document Scanning im Menü Start/ Programme

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Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP Grundvoraussetzung für die Verwendung dieses Tools ist, dass Sie einen Scanner an Ihrem Rechner installiert haben. Sie scannen Texte über das mitgelieferte MICROSOFT OFFICE TOOL/MICROSOFT OFFICE DOCUMENT SCANNING ein. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie den verwendeten Scanner über den Button SCANNER... aktivieren. Über den Button SCANNEN starten Sie den eigentlichen Scanvorgang. Aktivieren Sie per Mausklick die Funktion DATEI NACH DEM SCANNEN ANZEIGEN, um alle automatischen Funktionen der automatischen Texterkennung zu erhalten.

Kapitel 1 Die Vorgehensweise bei der OCR-Texterkennung

Abbildung 1.23: Die Dialogbox unter MS Office Document Scanning

Nach dem Scannen öffnet sich die Dialogbox des MS-Office-Tools Office Dokument Imaging, in der Sie eine Voransicht des gescannten Dokumentes sehen können. Über den Button TEXT AN WORD SENDEN leiten Sie die Umwandlung des gescannten Dokuments in reinen Text ein.

Umwandlung in Text

Abbildung 1.24: Die in OCR gescannte Textvorlage

Office XP Kompendium

69

Kapitel 1

Einführung Word 2002 wird automatisch geöffnet und interpretiert das gescannte Dokument nun automatisch als Textdokument. Allerdings kann die OCRFunktion keine Tabellen erkennen. Nach der Verwendung von OCR sollten Sie in jedem Fall Ihr Textdokument Korrektur lesen und können es dann wie gewohnt in Word 2002 weiterformatieren. Bilder komprimieren

Kleinere Dateien durch Bildkomprimierung

Ab sofort können Sie die großen Datenmengen der im Dokument eingebetteten Bilder automatisch verkleinern lassen. Über die Option BILDER KOMPRIMIEREN können Sie somit die Gesamtdatenmenge der Datei erheblich verringern. Hier haben Sie die Wahl der Komprimierung eines einzelnen Bildes oder die Möglichkeit, alle im Dokument eingebetteten Bilder gleichzeitig komprimieren zu lassen. Durch die hierbei verwendete WAVELETT-KOMPRESSION werden Ihre Bilddaten weit gehend verlustfrei komprimiert und etwaige Bildstörungen, wie Sie sie vielleicht schon bei einer starken JPEG-Kompression bemerkten, treten nicht auf.

Abbildung 1.25: In der Dialogbox Bilder komprimieren erhalten Sie die Möglichkeit, ausgewählte oder alle Bilddaten zu komprimieren.

Für die Komprimierung eines bestimmten Bildes wählen Sie die Funktion BILDER KOMPRIMIEREN ausschließlich über die Menüleiste GRAFIK. Die zweite Möglichkeit der Bilddaten-Komprimierung stellt Ihnen Office XP über die Speicheroption EXTRAS/BILD KOMPRIMIEREN zur Verfügung. Allerdings haben Sie in diesem Fall nur noch die Möglichkeit, alle im Dokument eingebetteten Bilddaten zu komprimieren. Bitte beachten Sie auch das im Anschluss folgende Kapitel 2 »Office XP im Netz«.

70

Office XP Kompendium

Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP

Kapitel 1

Import und Export von XML Excel und Access unterstützen nun den direkten Import und Export von Daten in die Programmiersprache XML. XML wurde zur Erstellung komplexer Projekte aus HTML abgeleitet, ist aber keinesfalls als Nachfolger von HTML zu verstehen. XML ist somit eine Programmier-Sprache für den speziellen Bedarf und zusammenhängende umfangreiche Projekte.

Die Interpretation von XML in Office XP

Während HTML auch weiterhin die Standardsprache für einfache Hypertext-Projekte und unabhängige Dokumente darstellt, eignet sich XML tatsächlich ausschließlich für den professionellen Bereich, wie zum Beispiel für die Programmierung großer Dokumentationsprojekte, Datenbankprojekte oder Lexikonprojekte. Somit wird leicht verständlich, dass sich Microsoft bei der Einbindung der XML-Interpretation ausschließlich auf Excel und Access beschränkt hat. Übergreifendes Teamwork Mit Office XP können Sie Ihre Dokumente per E-Mail direkt zum Überarbeiten versenden sowie später die Korrekturen einfach und verständlich nachvollziehen und in Ihr Dokument einbinden. Über die Menüoption DATEI/SENDEN AN/E-MAIL EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) verschicken Sie Ihr Dokument per Outlook an den Empfänger zur Überarbeitung. Öffnet dieser das Dokument, ist automatisch das Verfolgen aller Korrekturen und Ergänzungen eingeschaltet. Sendet der Empfänger das Dokument überarbeitet zurück, können Sie komfortabel alle Änderungen anzeigen lassen und gegebenenfalls übernehmen.

Per E-Mail lassen sich Dokumente zum Überarbeiten versenden

SharePoint Team Services Office XP Professional Special Edition gibt großen und kleinen Unternehmen nun ein Werkzeug an die Hand, um Intranet-Lösungen für die Gewährleistung effizienterer Teamarbeit zu erstellen.

Mit SharePoint zu effizienter Teamarbeit

Mit dem Tool SHAREPOINT TEAM SERVICES, das ausschließlich im Zusammenspiel mit einem Server funktioniert, haben Sie die Möglichkeit, Webseiten für Arbeitsgruppen zu erstellen. Diese Webseiten sind unter anderem in der Lage, Termine zu verwalten und Adresslisten oder Aufgaben aufzunehmen. Excel-Listen oder Outlook-Termine werden direkt aus der Anwendung mit einem Klick nach SharePoint exportiert und lassen sich von dort aus wieder in die entsprechende Anwendung exportieren. SharePoint fungiert auch als gemeinsame Datenablage für Office-Dokumente. Das Speichern von Daten nach SharePoint ist direkt aus allen Anwendungen in Office XP möglich. Das Umfrage-Werkzeug, mit dem Sie ohne Programmierkenntnisse eine Frage und eine grafische Auswertung zusammenstellen können, stellt ebenfalls eine weitere wichtige Funktion unter SharePoint dar.

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71

2

Office XP im Netz

Im 21. Jahrhundert ist die Nutzung des Internets als Informations- und Kommunikationsplattform kaum noch wegzudenken. Anfängliche Skepsis und Zurückhaltung gegenüber diesem Medium schlagen heute genau ins Gegenteil um. Zahlreiche Internetfirmen haben mit der Nutzung des Internets eine neue Plattform zur Vermarktung ihrer Produkte geschaffen, und mittlerweile ist dieser Markt auch aus den Köpfen der Verbraucher nicht mehr wegzudenken.

Die Bedeutung des Internets im 21. Jahrhundert

Aus anfänglich zaghaften Annäherungen an das Internet resultieren heute unter anderem gezielte Einkäufe, Informationsbasen sowie Kommunikationsbörsen. Mit der heutigen Internettechnologie wurde es für viele kleine Unternehmen möglich, auf die Anmietung kostspieliger Büroräume zu verzichten, und auch neue Arbeitsplätze wurden geschaffen. So ist der Mitarbeiter eines Unternehmens heutzutage durchaus in der Lage, von zu Hause aus zu arbeiten. Im Zuge steigender Anforderung an die Computertechnologie erhöht sich in kleinen und großen Unternehmen auch der Anspruch an die betriebsinterne Kommunikation, um kosteneffizienteres und teamorientierteres Arbeiten zu ermöglichen.

Ansprüche an das Intranet

Eine solche Basis wurde schon mit der Einführung des Netzwerkes, dem so genannten Intranet, geschaffen. Auch hier wurde im Laufe der vergangenen Jahre viel an der Technologie gefeilt und sowohl Hardware als auch die für Netzwerke notwendige Software wurden ausgeweitet und wesentlich verbessert. Mit Office XP stellt Microsoft zur Diskussion, eine Software-Lösung entwickelt zu haben, die den heutigen Anforderungen seiner Benutzer sowohl an die Arbeit im Intra- als auch im Internet gerecht wird. Auch die Sicherheitsaspekte, die sich beispielsweise in verstärkter Anwendungsstabilität und größerer Sicherheit vor Viren äußern, wurden, laut Microsoft, bei der Entwicklung von Office XP groß geschrieben und umgesetzt.

Office XP Kompendium

Office XP – die Lösung für Teamarbeit im Netz?

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Kapitel 2

Office XP im Netz So bietet Office XP tatsächlich umfangreiche Neuerungen, die Ihnen das Arbeiten im Netz wesentlich erleichtern, wie zum Beispiel: SharePoint liefert effiziente und einfache Intra- und Internet-Lösungen für Teamarbeit Überarbeitung Ihrer Dokumente direkt aus der Anwendung per E-Mail Einfache Web-Abfragen aus allen Anwendungen Verstärkter Viren-Schutz

2.1

SharePoint

Nur wenn Sie im entscheidenden Moment über qualitativ hoch wertige Informationen verfügen, können Sie mit der erforderlichen Geschwindigkeit auf Marktveränderungen und Kundenwünsche reagieren. Optimale Informationsflüsse, die relevantes Wissen zeitnah und situationsgerecht zur Verfügung stellen, werden daher zu einem zunehmend wichtigen Faktor im Wettbewerb. Angesichts explodierender Datenmengen stehen Unternehmen zudem vor der Herausforderung, die Kosten für das Informationsmanagement nachhaltig zu senken. Auf diese Anforderungen antwortet Microsoft mit seinen SharePoint-Technologien, die Ihren Mitarbeitern schnell und einfach einen personalisierten Zugang zu jeweils relevantem Unternehmenswissen bieten. Die SharePointTechnologie von Microsoft

Die SharePoint-Technologien von Microsoft geben Arbeitsgruppen in großen und kleinen Unternehmen die Fähigkeit effizienter Zusammenarbeit, ohne Rücksichtnahme auf Entfernungen. Über Ihr Intranet, Extranet oder das Internet planen Sie mit SharePoint Ereignisse und Projekte, leiten schnell Informationen weiter und arbeiten in Teams an Dokumenten. SharePoint heißt frei übersetzt »Ort des Teilens« und diese Bezeichnung trifft auch tatsächlich zu. SharePoint bietet umfangreiche Funktionen, wie zum Beispiel Web-basierte interaktive Verbindungsplattformen oder Dokument-Management in Arbeitsgruppen. Des Weiteren können Sie sich im SharePoint Benachrichtigungen per E-Mail anzeigen lassen oder Web-Diskussionen einleiten. Gegenwärtig stehen zwei verschiedene SharePoint-Technologien zur Verfügung:

Die SharePoint Team Services

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SharePoint Team Services Für Teams, die unregelmäßig und kurzfristig zu einer Zusammenarbeit zusammenkommen, um zum Beispiel ein Projekt zu planen, stellt Microsoft die Anwendung SharePoint Team Services bereit. SharePoint

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SharePoint

Kapitel 2

Team Services stellt Ihnen eine vorgefertigte Team-Internetseite zur Verfügung, die über die allgemeinen Internet-Informationsdienste (z.B. T-Online usw.) und einen SQL-Server (SQL = Structured Query Language) zu erreichen ist. Die Anwendung SharePoint Team Services ist im Office-Paket Professional Special Edition enthalten und bietet Ihnen eine ansprechende, aber in den Funktionen eingeschränkte Lösung für Online-Teamwork. SharePoint Portal Server Um eine dauerhafte und strukturierte Arbeitsumgebung für Unternehmen im Netz zu schaffen, stellt Microsoft das Programm SharePoint Portal Server zur Verfügung. SharePoint Portal Server basiert auf der gleichen Technologie wie SharePoint Team Services, ist aber sehr viel umfangreicher in den Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten. Dieses Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, eine umfangreiche und beständige Plattform für Ihre Unternehmens-Projekte bereitzustellen. SharePoint Portal Server ist nicht im Umfang des Office-XP-Paketes enthalten, aber für Unternehmen durchaus eine sinnvolle Ergänzung zu Office XP. Mit SharePoint Portal Server können Sie somit ein dauerhaftes Web-Lagerungs-System ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Hier sind Sie in der Lage, Ihre Projekte in ein digitales Grundgerüst einzubetten, das allen Teammitgliedern/Projektmitgliedern ständig zur Verfügung steht, ergänzt und aktualisiert werden kann. Der SharePoint Portal Server stellt also eine dauerhafte und in der Funktionalität sehr umfangreiche Lösung für Online-Teamwork dar.

2.1.1

SharePoint Team Services

Share Point Team Services ist eine Zusatz-Anwendung in Office XP Professional Special Edition, die Sie auf Wunsch auf Ihrem Netz installieren können. Zur Installation dieser Anwendung rufen Sie das SHAREPOINT-SETUP nach der Installation Ihres Office-Paketes gesondert auf. Die Installation von SharePoint Team Services setzt voraus, dass Sie Microsoft Windows 2000 oder Microsoft NT ab Version 4.0 als Betriebssystem installiert haben. Sollten Sie die Anschaffung eines dieser Betriebssysteme erwägen, so sollten Sie allerdings beachten, dass Sie unter Umständen einige neue Treiber für Ihre Hardware benötigen. Diese können Sie aber bei vielen Herstellern direkt über das Internet abrufen. SharePoint Team Services ist eine in Office XP integrierte Netz-basierte Anwendung. Mit diesem Programm schaffen Sie einen Arbeitsbereich, den so genannten SharePoint für Teams innerhalb Ihres Intranets, Extranets oder im Internet. In diesem Arbeitsbereich koordinieren Sie Teamaktivitäten

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Mit SharePoint Team Services erstellen Sie ein virtuelles Büro

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Kapitel 2

Office XP im Netz und setzten Ihre Ideen und Ziele gemeinsam im Team um. Die Arbeitsplattform, die erstellt wird, können Sie sich also wie ein »virtuelles Besprechungszimmer« vorstellen.

Abbildung 2.1: Mithilfe der SharePoint-Technologie schaffen Sie eine Arbeits- und Informationsplattform innerhalb eines Netzes.

Nach der Installation der Anwendung erstellen Sie in SharePoint Team Services eine Team-Site, Ihren »SharePoint«. Diese Team-Site können Sie, auch unabhängig von ihrem Netz oder Webbrowser, bearbeiten und konfigurieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Site Ihren Unternehmensbedürfnissen anzupassen. Die Benutzeroberfläche Ihrer Team-Site ist ein automatisch erstelltes digitales Dashboard. Diese funktionelle Schaltzentrale stellt viele Werkzeuge für eine reibungslose Teamarbeit zur Verfügung. Abbildung 2.2: Der Speicherort einer Team-Site innerhalb eines Intranets

SharePoint Team Services im Netz

Um Ihrem Team die SharePoint-Site mit allen Verwaltungsaufgaben zur Verfügung zu stellen, stellen Sie die Site über Ihren Browser ins Internet oder über Ihr Netzwerk ins Intranet beziehungsweise Extranet. Sie können für jedes Teammitglied ein eigenes Benutzer-Konto, mit einem benutzerdefinierten Zugangscode anlegen. SharePoint Team Services ist nach der Installation in alle Office-XPAnwendungen integriert. Somit können Sie Informationen innerhalb des

76

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SharePoint

Kapitel 2

Teams direkt aus den Einzelanwendungen im SharePoint austauschen und gemeinsam verwenden. Innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site haben Sie vielseitige Konfigurationsund Kommunikationsmöglichkeiten: Fordern Sie über Ihre SharePoint-Team-Site Dokumente an und überarbeiten diese online im Team. Gestalten Sie Ihre SharePoint-Team-Site Ihren Wünschen entsprechend online mit Ihrem Team, fügen Sie Merkmale, wie zum Beispiel Aufgaben-Listen oder Umfragen, ein oder entfernen Sie ungewollte Merkmale.

Weitere Vorteile von SharePoint Team Services

Schicken Sie einem neuen Teammitglied eine Einladung und eine Autorisierung für Ihren SharePoint, so dass sich der neue Benutzer automatisch einloggen kann. Legen Sie auf Ihrem SharePoint ein Verzeichnis der Dokumente an, die Sie in Ihren SharePoint gestellt haben. So verschaffen Sie Ihrem Team eine schnelle Einsicht in gewünschte oder zur Überarbeitung abgelegte Dokumente. Excel-Listen oder Outlook-Termine können Sie direkt aus der Anwendung heraus mit einem Klick nach SharePoint exportieren und sie lassen sich von dort aus wieder zurück in die ursprüngliche Office-Anwendung exportieren.

2.1.2

Die SharePoint-Technologie

SharePoint Team Services und SharePoint Portal Server basieren auf der gleichen Technologie. Für die Arbeit mit den SharePoint-Anwendungen sollten Sie über einige Grundkenntnisse der SharePoint-Technologie verfügen. Diese Grundkenntnisse dienen auch dazu, Ihnen weitere Inspirationen für die umfangreichen Möglichkeiten der SharePoint-Technologie zu vermitteln.

Die SharePointTechnologie

Die Arbeit mit SharePoint eignet sich für den Einsatz in mehreren Netzen. Selbstverständlich können Sie Ihre Team-Site auch gleichzeitig in mehreren Netzen nutzen. Das Intranet ist ein internes Netzwerk, das den Datenaustausch innerhalb einer Organisation ermöglicht. Verschiedene Benutzer, deren Rechner innerhalb eines Gebäudes an einem Netzwerk angeschlossen sind, können so miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Für die Kommunikation über das Intranet benötigen Sie keine Telefonleitung, sondern im Rechner installierte Netzwerkkarten, die über einen internen Server miteinander verbunden sind.

Office XP Kompendium

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Kapitel 2

Office XP im Netz Unter dem Extranet versteht man ein externes Netzwerk, das die Benutzer mehrerer räumlich voneinander getrennter Organisationen zum Datentransfer oder zur Kommunikation nutzen können. Je nachdem, wie weit die räumliche Entfernung der Organisationen ist, werden für das Extranet auch Telefonleitungen benötigt. Auch hier werden organisationseigene Server für den Datenaustausch eingesetzt, zu dem nur die Mitarbeiter der Organisationen Zugriff haben. Das Internet dient dem weltweiten Datenaustausch und der Kommunikation vieler, voneinander unabhängiger Benutzer. Für die Kommunikation in diesem weltweiten Netzwerk benötigen Sie einen Telefonanschluss, der in der Regel über ein Modem oder eine ISDNKarte mit Ihrem Rechner verbunden wird. Über einen Server wird Ihr Zugriff auf das Internet weitergeleitet. Auf welchen Server Sie von Ihrem Rechner aus zugreifen, ist abhängig von Ihrem Internet- ServiceAnbieter. Die SharePoint-Anwendungen basieren auf der Script-Sprache CGI oder dem Internet Server Application Programming Interface ISAPI. Die SharePoint-Anwendungen arbeiten ausschließlich mit den Microsoft-InternetInformationsdiensten (IIS) auf einer Windows-Plattform (Windows 2000 oder Windows NT ab Version 4.0).

Das Client-HostPrinzip der SharePoint-Technologie in Office XP

Für die einzelnen Dienste innerhalb eines Netzes muss auf einem Hauptrechner, dem so genannten Hostrechner, eine entsprechende Server-Software installiert sein. Um eine Anfrage abwickeln zu können, muss der HostRechner ständig online sein. Server sind Programme, die permanent darauf warten, dass eine Anfrage eintrifft, die ihren Dienst betreffen. So wartet zum Beispiel ein Internet-Server darauf, dass Anfragen eintreffen, die bestimmte Internetseiten auf dem Server-Rechner abrufen wollen. Die Clients sind Software-Programme, die Daten von Servern anfordern. Ihr Internet-Browser ist beispielsweise ein Client. Wenn Sie auf einen Verweis in einer Internetseite klicken, der zu einer HTTP-Adresse (URL) führt, startet der Browser, also der Internet-Client eine Anfrage an den entsprechenden Server auf einem entfernten Hostrechner. Der Server wertet die Anfrage aus und sendet die gewünschten Daten. Um die Kommunikation zwischen Clients und Servern zu koordinieren, gibt es entsprechende Protokolle. Die Client-Server-Kommunikation im Internet regelt das offene HTML-Protokoll. Auch SharePoint verwendet dieses offene HTML-Protokoll für die Kommunikation zwischen Ihrem Netzwerk-Client und dem Netzwerk-Server. Wenn Sie Ihre SharePoint-Site im Internet veröffentlichen wollen, sollten Sie einen Browser verwenden, der mindestens dem Standard eines Browsers der 4.0-Generation entspricht (zum Beispiel Microsoft Internet Explorer 4.0 oder Netscape Navigator 4.0). Somit stellen Sie sicher, dass Sie alle Verwaltungsfunktionen der SharePoint-Technologie nutzen können.

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Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Unabhängig von einem externen Client-Programm können Sie auch ausschließlich auf die Client-Funktionen von Office XP zurückgreifen, um Ihre SharePoint-Site in Ihrem internen Netzwerk oder im Internet zu veröffentlichen.

2.1.3

Team-Arbeit im Netz

Die SharePoint-Anwendungen bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um die Effektivität von gruppendynamischem Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Die Verwaltung von Dokumenten wird wesentlich vereinfacht und der Austausch von Informationen auf einen neuen Standard gehoben.

Die Verwendung der SharePointTechnolgie im Netz

Gerade kompakte Datenspeicher wie Netzlaufwerke werden in ihrer Handhabung immer komplexer. Dies macht die Organisation von großen Datenmengen nicht unbedingt einfach. Einzelne Daten oder auch ganze Dokumente können verloren gehen und manche Daten sind trotz Speicherung in einem bestimmten Ordner nicht mehr auffindbar. Vor allem, wenn viele Personen Zugang zu bestimmten Ordnern haben, kann es passieren, dass Dateien eines Teamkollegen überschrieben werden. Je nach Server-Infrastruktur sind auch Textsuchläufe nur in beschränktem Maße möglich. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn unterschiedliche Laufwerke berücksichtigt werden müssen. Sicheres Teamwork innerhalb einer SharePoint-Team-Site sowie das gemeinsame Verwenden von Inhalten wird unter anderem durch folgende Komponenten ermöglicht:

Die SharePointTechnologie ermöglicht sicheres Team-

Die SharePoint-Team-Site beinhaltet ein benutzerdefiniertes Sicherheitskonzept, das vor einem unbefugten Zugriff schützt.

work im Netz

Mehrere Autoren können sich interaktiv an der Erstellung der SharePoint-Team-Site beteiligen und somit die Effizienz der Site erhöhen. Jedes Teammitglied muss sich beim einem Zugriff auf die SharePointTeam-Site einloggen und beim Verlassen der Site wieder ausloggen. So behalten Sie den Überblick, welches Team-Mitglied sich gerade auf der Site bewegt, zu welchem Zeitpunkt auf die Site zugegriffen wurde und wann sie wieder verlassen wurde. Für den Zugriff auf bestimmte Daten innerhalb der SharePoint-TeamSite können Sie so genannte Genehmigungsabläufe erzwingen, die es zum Beispiel ermöglichen, nur bestimmten Teammitgliedern die Autorisierung für einen Datenzugriff zu erteilen.

Office XP Kompendium

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Kapitel 2

Office XP im Netz Innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site können Sie Suchfunktionen einbetten, die es ermöglichen, auf interne und externe Datenquellen zuzugreifen. Alle Teammitglieder legen ihre Dokumente auf der SharePoint-Team-Site in einem gemeinsamen Speicher, dem Arbeitsbereich, ab. Der Arbeitsbereich ist eine Art Bibliothek mit vielen Ordnern und Verwaltungswerkzeugen. Je nach Bedarf können Sie auch mehrere Arbeitsbereiche einrichten.

Externe Zugriffe auf eine Team-Site

Der Zugriff auf einen Arbeitsbereich Ihrer SharePoint-Team-Site kann von Teammitgliedern erfolgen über: Microsoft Windows Explorer Microsoft Office-XP-Anwendungen Clients über das Server-Portal

2.1.4 Arbeiten mit Dokumenten in Team-Sites

Dokumentverwaltung in Team-Sites

Innerhalb eines Teams arbeiten viele Mitarbeiter an der Erstellung eines Dokuments. Jedoch beherrscht nicht jedes Team-Mitglied die zur Verfügung stehende Technik, um dieses Dokument innerhalb eines Teams effizient zu überarbeiten und an Kollegen weiterzuleiten. Der mit der DokumentErstellung beginnende und bis zur Veröffentlichung reichende Arbeitsprozess besteht aus einer Reihe voneinander unabhängiger Prozesse, die den Team-Mitgliedern ein Know-how in allen Entwicklungsstadien abverlangt.

Abbildung 2.3: Die Verwaltung von Dokumenten in einer SharePointTeam-Site

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Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Bei der Teamarbeit an Dokumenten innerhalb Ihrer SharePoint-Team-Site haben Sie ausgesprochen vielfältige Möglichkeiten, wie das Sperren von Dokumenten, das Erstellen von Dokument-Versionen oder das sofortige Veröffentlichen. Durch leicht verständliche, zum Teil automatisierte Vorgänge wird die Teamarbeit innerhalb der Team-Site wesentlich effizienter. Desgleichen werden dadurch diese Features auch lediglich durchschnittlich versierten Team-Mitgliedern zugänglich. Das Server-Portal, das eine Eingangspforte zu Ihrer SharePoint-Team-Site darstellt, erstellen Sie individuell zusammen mit dem dazugehörigen Arbeitsbereich. Das Server-Portal ermöglicht allen autorisierten Teammitgliedern, über einen Client auf die Dokumente Ihrer Team-Site zuzugreifen.

Benutzerdefinierte Portallösung

Ein Portal sollte einfach einzurichten sein. Darüber hinaus muss es auf die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens abgestimmt sein, wenn alle Möglichkeiten des Portals tatsächlich genutzt werden sollen. Dank der SharePoint-Technologie können Sie umgehend eine komplette und sofort anwendbare Portallösung bereitstellen, die das Suchen, Erstellen und Freigeben aller unternehmenskritischer Daten von einer browserbasierten Benutzeroberfläche vereinfacht. Abbildung 2.4: Nach der Autorisierung hat ein TeamMitglied Zugriff auf die Arbeitsbereiche der SharePointTeam-Site.

Für externe Zugriffe auf die Dokumente und den Arbeitsbereich Ihrer Team-Site verwendet die SharePoint-Technologie verschiedene rollenbasierte Sicherheitskonzepte. Dazu gehören unter anderem: Microsoft Windows Authentisierungsverfahren Traditionelle Datenzugriffsberechtigungen Ein- und Ausloggen Wenn verschiedene Teammitglieder ähnliche Zugangsberechtigungen haben, so können Sie diesen bestimmte Rollen innerhalb des Teams zuordnen. Für diese Rollen definieren Sie spezifische Zugangsberechtigungen auf Dokument-, Ordner- und Arbeitsbereichs-Ebenen. Jeder andere Zugriff wird dann verweigert.

Office XP Kompendium

Die Zugangsberechtigung zu einer Team-Site

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Kapitel 2

Office XP im Netz Das SharePoint-Server-Portal hat für diesen Zweck drei vordefinierte Rollen zu vergeben: Koordinator Der Koordinator einer Team-Site hat eine allen anderen Rollen übergeordnete Funktion. Er vergibt jegliche Zugangsberechtigungen an Teammitglieder und ordnet diesen Zugangs-Rollen zu.

Abbildung 2.5: Die Benennung des Koordinators

Autor Der Autor erhält vom Koordinator eine Primärberechtigung, bestimmte Dokumente zu ordern und zu überarbeiten. Abbildung 2.6: Der Autor ist berechtigt, Dokumente zu ordern und zu überarbeiten.

Leser Der Leser kann zwar Dokumente ordern, darf diese aber nicht verändern oder für eigene Zwecke verwerten. Die Vergabe einer Rolle ist nicht statisch und kann jederzeit auf Anfrage vom Koordinator geändert werden.

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Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2 Abbildung 2.7: Die Rollenvergabe innerhalb der Team-Site

2.1.5

Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten

Neben der überarbeiteten Version eines Dokuments werden in Ihrem Arbeitsbereich auch frühere Versionen Ihrer Dokumente archiviert. Somit ist gewährleistet, dass Sie auch ältere Versionen Ihrer Dokumente jederzeit wieder aufrufen können.

Die Bereitstellung von Dokumenten auf Ihrer TeamSite

Mit so genannten Genehmigungsabläufen bestimmen Sie, wann und welche Dokumente ein bestimmter Leser über das Server-Portal einsehen kann. Abbildung 2.8: Der Genehmigungszyklus innerhalb einer SharePointTeam-Site

Während der Erstellung eines Dokuments innerhalb Ihrer Team-Site haben verschiedene Autoren die Möglichkeit, an der laufenden Bearbeitung des Dokuments mitzuwirken. Das zwingende Ein- und Ausloggen innerhalb der

Office XP Kompendium

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Kapitel 2

Office XP im Netz Team-Site gewährleistet, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein Team-Mitglied Änderungen an einem Dokument vornehmen kann. Die Autoren haben hier die Möglichkeit, an der Erstellung mitzuwirken und die Überarbeitung als neue Dokumentversion in der Team-Site abzuspeichern. Überarbeitete Versionen des Dokuments werden bei diesem Vorgang automatisch mit einer neuen Versionsnummer versehen.

Abbildung 2.9: Die chronologische Ablage überarbeiteter Dokumente erleichtert allen Teammitgliedern die spätere Suche nach einem Dokument.

Die Genehmigung zur Veröffentlichung von Daten aus der Team-Site

Der Koordinator kann von Autoren ein Genehmigungs-Prozedere für die Veröffentlichung von Dokumenten eines bestimmten Ordners fordern. Sämtliche Dokumente innerhalb eines solchen Ordners bedürfen somit erst der Autorisierung durch den Koordinator, bevor sie für die Öffentlichkeit sichtbar gemacht werden. Sobald ein Autor beim Einloggen im Profilformular die Option VERÖFFENTwählt, beginnt der Genehmigungsablauf.

LICHEN

Weist der Koordinator die Veröffentlichungsgenehmigung für ein Dokument ab, endet der Genehmigungsablauf. Das Dokument kehrt dann in den Arbeitsbereich mit dem Status EINGECHECKT zurück.

2.1.6 Mit Office XP eine Webdiskussion einleiten

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Webdiskussionen und Abonnements

Mit dem Feature Webdiskussionen können Teammitglieder innerhalb einer Office-XP-Anwendung Kommentare an ihr Dokument anfügen und diese direkt mit dem Dokument in den Arbeitsbereich der Team-Site exportieren. Eine Webdiskussion erlaubt es mehreren Autoren, gleichzeitig im Arbeitsbereich an einem Dokument zu arbeiten und so eventuelle Änderungen gemeinsam auszuführen.

Office XP Kompendium

SharePoint

Kapitel 2

Haben Autoren die erforderliche Berechtigung vom Koordinator erhalten, so sind sie autorisiert, während einer Webdiskussion Anmerkungen, Änderungsvorschläge und so weiter in ein Dokument einfügen. Abbildung 2.10: Jedes Teammitglied hat mit der Bearbeitung eines Dokuments die Möglichkeit, Kommentare an das Dokument anzufügen und eine Diskussion einzuleiten.

Abonnements stellen eine SharePoint-Funktion dar, die autorisierte Autoren und Leser unverzüglich über Änderungen in bestimmten Dokumenten der Arbeitsbereiche informieren. Sie können Abonnements für Ordner, Dokumente, Kategorien und Suchergebnisse anlegen. Der Antrag für ein Abonnement in einer Team-Site erfolgt direkt über das Server-Portal oder über die Symbolleiste für WEBDISKUSSIONEN in den Office-XP-Anwendungen.

Abonnements in Team-Sites

Die Informations-Eingänge eines Team-Site-Abonnements können Sie über eine Internetseite, die Abonnementseite des Server-Portals oder per E-Mail abrufen.

2.1.7

Skalierbare Suchfunktionen in Team-Sites

Das Suchen und Finden von Informationen in einer Organisation kann bisweilen eine Herausforderung darstellen. Dazu kommt noch die Auseinandersetzung mit verschiedenen, je nach Information unterschiedlichen Formularen, Dateiformaten und Speicherorten.

Suchfunktionen in der SharePointTeam-Site

Das Gesuchte zur rechten Zeit zu finden, kann unter Umständen zu einem Problem werden. Ihre Mitarbeiter benötigen also einen konsistenten Platz, an dem sie strukturiert und sinnvoll auf die benötigten Informationen zugreifen können. Intranetportale sind mittlerweile zu dem Ort geworden, an dem solche Informationen gesammelt, organisiert und zum Suchen freigegeben werden.

Office XP Kompendium

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Kapitel 2

Office XP im Netz Die SharePoint-Technologie bietet Ihnen strukturierte Suchfunktionen, mit denen Sie leicht auf die Inhalte unternehmensweiter Informationen zugreifen können.

Abbildung 2.11: Die Suchdienstfunktion innerhalb der SharePointTeam-Site

Bei der Schlüsselwortsuche checkt das Server-Portal alle Dokumente, inklusive der Dokument-Eigenschaften. Mit der Option BESTE SUCHERGEBNISSE werden die Dokumente überprüft, die vom Koordinator als besonders wichtig erachtet wurden. Bei der Kategoriensuche werden alle themenbezogenen Inhalte durchsucht.

2.2

Office XP und Exchange 2000

Alternativ zu der SharePoint-Technologie, die auf den SharePoint Portal Server oder SQL-Server zugreift, steht Ihnen für die Teamarbeit mit Office XP im Netzwerk auch der Microsoft Exchange Server zur Verfügung. Der Server für weltweite Kommunikation in großen Unternehmen

Die Technologie des Microsoft Exchange Server ist allerdings, im Gegensatz zur SharePoint-Technologie, speziell auf die Bedürfnisse sehr großer landesoder weltweit agierender Konzerne ausgerichtet. Exchange 2000 ist komplett in das aktive Verzeichnis von Microsoft Windows 2000 eingebettet und bietet in Verbindung mit Outlook 2002 als Client-Software eine sehr zuverlässige und einfach zu verwaltende Server-Plattform für Kommunikation und Informationsaustausch. Exchange 2000 unterstützt zahlreiche Aktivitäten im Bereich der Zusammenarbeit, wie Zeitplanungsfunktionen für Teams, Diskussionsgruppen und Teamordner. Mit integrierten Funktionen zum Indizieren von und Suchen nach Inhalten können Sie problemlos und schnell auf Daten zugreifen und im Team nutzen.

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Office XP Kompendium

Office XP und Exchange 2000 Die Teamfunktionen von Exchange 2000 sind allerdings nur dann nützlich, wenn alle beteiligten Mitarbeiter ihre Zeit mithilfe von Outlook planen.

Kapitel 2 Teamfunktionen mit ExchangeServer

Ähnlich wie bei der SharePoint-Technologie können Sie auf dem ExchangeServer innerhalb des Exchange-Ordners, so genannte »Öffentliche Ordner« anlegen. Dies setzt jedoch voraus, dass Sie über die nötige Zugangsberechtigung verfügen. Mithilfe der Client-Komponente von Exchange, die das Windows-Betriebssystem mitliefert, können Sie auch Faxnachrichten versenden. Die Funktionen des Exchange-Clients werden auch in Office XP mit den Funktionen des Outlook-Clients erweitert.

Exchange als Client

Seit der Einführung von Office XP mit der Anwendung Outlook 2002 können Sie auf Ihrem Computer Outlook als Client als direkten Ersatz für Microsoft Exchange-Client verwenden. Genauso wie im Exchange-Client können Sie mit E-Mail-Nachrichten weiterhin im Outlook-Client arbeiten. Die einzigen Unterschiede beider Clients bestehen in neuen Funktionen und in Änderungen der Benutzeroberfläche innerhalb der Anwendungen.

Outlook-Client als Ersatz für Exchange-Client

Auch mit Outlook-Client können Sie weiterhin E-Mail-Nachrichten an Personen versenden beziehungsweise empfangen, die immer noch den Exchange-Client verwenden. Einige der Funktionen des Exchange-Clients werden in Outlook 2002 als so genannte Add-Ins, also standardisierte Erweiterungen, zur Verfügung gestellt. Diese Add-Ins werden bei ihrer Installation automatisch in Outlook-Client eingebunden und stehen Ihnen dann bei Bedarf zur Verfügung. Die meisten Add-Ins von Exchange-Client funktionieren auch in Outlook 2002 weiterhin ohne Abweichungen.

Office XP Kompendium

87

Teil 2 Office XP im Verbund Kapitel 3:

Die Shortcut-Leiste in Office XP

91

Kapitel 4:

Office-Assistenten in Office XP

101

Kapitel 5:

Die Dateiverwaltung in Office XP

111

Kapitel 6:

Datenaustausch mit OLE

117

Kapitel 7:

Add-Ins in Office XP

127

Kapitel 8:

Dokumente per Hyperlink vernetzen

135

Kapitel 9:

Internet und Intranet mit Office XP

145

Teil 2 Das Zusammenspiel der Module

Office XP im Verbund Office XP ist ein integriertes Paket mit einzelnen Modulen, die erst im Zusammenspiel ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten. Damit ist aber nicht nur die Kombination von Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook und FrontPage gemeint, sondern Office XP verfügt auch über zusätzliche Funktionen, die von den einzelnen Modulen gemeinsam genutzt werden können. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Office-Funktionen, die der besseren Kombination der einzelnen Anwendungen dienen. Office verfügt dafür über folgende Werkzeuge: Shortcut-Leiste Office-Assistenten Dateiverwaltung OLE-Funktionalität Add-Ins Internetfunktionen

90

Office XP Kompendium

3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Die Office-Shortcut-Leiste dient dem schnellen Start von Programmen oder Dateien. Die Programme werden dabei durch Symbole dargestellt und können durch Anklicken gestartet bzw. geöffnet werden. Sie können auf der Office-Shortcut-Leiste die von Ihnen gewünschten Dateien und Programme einbinden, die Symbole auf der Leiste verschieben und löschen bzw. die Office-Shortcut-Leiste selbst ein- oder ausblenden. Zusätzlich können Sie sich auch eigene Office-Shortcut-Leisten definieren und mit Programmen und/oder Dateien ausstatten.

3.1

Schnellstart für Programme

Funktion der Shortcut-Leiste

Die Office-Shortcut-Leiste erleichtert Ihnen die Arbeit mit den Office-Programmen. So lassen sich beispielsweise die von Ihnen verwendeten Programme wie etwa Word, Excel oder PowerPoint in die Office-ShortcutLeiste einbinden und dann bequem von dort aus starten. Sie können jedoch nicht nur Programme in die Office-Shortcut-Leiste einbinden, sondern auch Ordner und Dokumente. Dies erlaubt dann einen schnellen Zugriff auf den Ordner bzw. die Datei.

Ordner und Dokumente in der Shortcut-Leiste

Die Programme, Ordner oder Dateien selbst werden nicht in die entsprechende Symbolleiste eingebunden, sondern es wird nur eine Verknüpfung zu diesen Programmen, Ordnern oder Dateien erstellt. Deshalb können Sie diese Symbole problemlos wieder löschen. Die jeweiligen Originale bleiben davon unberührt. Bei der Installation von Office wird die Office-Shortcut-Leiste in die Programm-Gruppe OFFICE-TOOLS eingebunden und kann somit bei Bedarf eingeblendet werden.

ProgrammGruppe OFFICETOOLS

Viele Anwender haben die Office-Shortcut-Leiste sogar im Autostart-Ordner. Das verzögert aber nicht nur den Startvorgang, sondern kostet auch wertvolle Ressourcen. Hat Microsoft in früheren Versionen automatisch einen Eintrag in den Autostart-Ordner vorgenommen, so wird in der Version XP eine eigene Programmgruppe angelegt.

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91

Kapitel 3 Shortcut-Leiste nicht unbedingt notwendig

Die Shortcut-Leiste in Office XP Etliche Anwender benötigen die Shortcut-Leiste überhaupt nicht. Wenn Sie die Office-Shortcut-Leiste nicht unbedingt benötigen, sollten Sie diese aus dem Autostart-Ordner entfernen:

3.1.1

Entfernen der Shortcut-Leiste aus dem Autostart-Ordner

So geht’s: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche START und wählen den Menüpunkt EXPLORER. Sie befinden sich dann sofort im Ordner STARTMENÜ.

2.

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner PROGRAMME und dann den Ordner AUTOSTART an.

3.

Klicken Sie das Symbol für die Office-Shortcut-Leiste an und betätigen Sie die Taste (Entf).

Haben Sie die Office-Shortcut-Leiste über die OFFICE-TOOLS geladen und möchten diese jetzt beenden, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche für das Systemmenü. Diese befindet sich ganz links außen. Abbildung 3.1: So schließen Sie die Shortcut-Leiste von Office XP.

Schließen mit (Alt)+(F4)

Wenn sich der Cursor bzw. Mauszeiger auf der Shortcut-Leiste befindet, können Sie diese sofort mit der Tastenkombination (Alt)+(F4) beenden. Sollten Sie die Office-Shortcut-Leiste über die Autostart-Gruppe von Windows gestartet haben, so werden Sie vor dem Beenden vorsichtshalber gefragt, ob Sie die Shortcut-Leiste weiterhin automatisch starten möchten.

92

Office XP Kompendium

Funktion der Shortcut-Leiste

Kapitel 3

Je nach Bedarf markieren Sie hier die entsprechende Option und die Shortcut-Leiste erscheint beim nächsten Start automatisch oder eben nicht mehr. Da in Windows-Programmen die Arbeitsfläche auf dem Bildschirm durch viele zusätzliche Leisten (Menüleiste, Symbolleisten, Lineale etc.) bereits sehr klein wird, können Sie die Office-Shortcut-Leiste vorübergehend ausblenden. 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste.

2.

Wählen Sie den Menüpunkt AUTOMATISCH IM HINTERGRUND.

3.

Verschieben Sie die Maus auf den Desktop oder in Ihr Dokument.

Die Office-Shortcut-Leiste wird ausgeblendet. Wenn Sie nun die Maus an den entsprechenden Bildschirmrand bewegen, an dem die Office-ShortcutLeiste verankert war, wird diese auch wieder eingeblendet.

Shortcut-Leiste in den Hintergrund

Shortcut-Leiste einblenden

Abbildung 3.2: Das Kontextmenü zur Office-ShortcutLeiste

3.1.2

Shortcut-Leiste verschieben

Standardmäßig wird die Office-Shortcut-Leiste am rechten Bildschirmrand verankert. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie die Leiste mit wenigen Mausklicks verschieben. 1.

Klicken Sie dazu die Office-Shortcut-Leiste an einer freien Stelle mit der linken Maustaste an.

2.

Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen nun die Office-ShortcutLeiste an die gewünschte neue Position.

3.

Damit Sie sehen, wo die neue Leiste eingefügt wird, erscheint ein so genannter Hilfsrahmen, der Ihnen die neue Position anzeigt.

Mit Maus verschieben

Falls Sie die Maustaste zu früh loslassen und die Office-Shortcut-Leiste noch nicht am Bildschirmrand verankert ist, klicken Sie doppelt in die Titelleiste und die Shortcut-Leiste wird wieder an der alten Position verankert. Wiederholen Sie nun den Vorgang des Verschiebens.

Office XP Kompendium

93

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

3.2 Anzeige mit Quick-Info

Shortcut-Leiste anpassen

Gestalt und Form der Office-Shortcut-Leiste können Sie selbstverständlich auch verändern. So wird beispielsweise standardmäßig beim Zeigen auf ein Symbol die Quick-Info angezeigt. Möchten Sie die Quick-Info ausblenden, so gehen Sie in folgenden Schritten vor: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle in der OfficeShortcut-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

In der Dialogbox ANPASSEN deaktivieren Sie auf der Registerkarte ANSICHT im Feld OPTIONEN die Option QUICKINFO ANZEIGEN.

Abbildung 3.3: Mit den Einstellungen in der Dialogbox Anpassen können Sie die Ansicht ändern.

Eigene ShortcutLeisten erstellen

In der Sprachregelung von Microsoft wird immer von der Office-ShortcutLeiste geredet. Das ist so nicht ganz richtig, denn Sie können auch eigene Shortcut-Leisten erstellen. Wenn Sie mit mehreren Office-Shortcut-Leisten arbeiten, ist es sehr hilfreich, für jede Symbolleiste einen anderen Hintergrund zu wählen. Zur Auswahl des passenden Hintergrundes gehen Sie wie folgt vor:

94

1.

Blenden Sie die Office-Shortcut-Leiste ein, deren Farbe Sie verändern wollen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Auf der Registerkarte ANSICHT wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

4.

Falls Sie weitere Optionen ändern wollen, klicken Sie diese jetzt an.

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen 5.

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit (Enter) oder OK.

6.

Verfahren Sie für die anderen Symbolleisten ebenso.

Kapitel 3

Die Einstellung der Farbe bezieht sich nur auf die aktive Symbolleiste, die anderen Einstellungen gelten für alle Symbolleisten.

3.2.1

Symbole verschieben

Die Symbole auf der Shortcut-Leiste werden automatisch angeordnet. In der Praxis werden Sie feststellen, dass manche Programme häufiger benötigt werden als andere, so dass eine entsprechende Anordnung der Symbole in der Shortcut-Leiste erforderlich wird.

Automatische Anordnung der Symbole

Wenn Sie ein Symbol auf der Symbolleiste verschieben möchten, drücken Sie die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol und ziehen es an die neue Position. Möchten Sie das Symbol auf eine andere Symbolleiste verschieben, drücken Sie ebenfalls die Taste (Alt), greifen mit der Maus das Symbol und ziehen es auf die andere Symbolleiste. Das Symbol wird am Ende der bereits vorhandenen Symbole angefügt. Gegebenenfalls können Sie hier dann nochmals das Symbol (wie soeben beschrieben) verschieben.

Verschieben mit (Alt)

Selbstverständlich können Sie auch über das Menü die Position eines Symbols verändern:

1.

Klicken Sie an einer freien Stelle mit der rechten Maustaste und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

3.

Markieren Sie das Symbol und klicken Sie über die Pfeile das Symbol an die gewünschte Position.

4.

Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit (Enter) oder OK.

Wenn Sie zwischen den Symbolgruppen kleine Zwischenräume einfügen wollen, weil Ihnen die Ansicht zu klein vorkommt, können Sie dies ebenfalls über die ANPASSEN-Funktion durchführen. Markieren Sie das Symbol, neben dem links oder oben ein Zwischenraum eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche ZWISCHENRAUM HINZUFÜGEN.

3.2.2

Verschieben über das Menü

Zwischenräume einfügen

Symbole anpassen

Haben Sie ein Programm, das über die Office-Shortcut-Leiste aufgerufen wird, im Zuge von Aufräumarbeiten in einen anderen Ordner verschoben, können Sie dieses auch wieder zurücksetzen. Office XP Kompendium

95

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Abbildung 3.4: Hier können Sie die Symbole anordnen.

Ansonsten ist der Bezug zur Shortcut-Leiste verloren gegangen und das Programm lässt sich nicht mehr über das Symbol starten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.

Um die Verknüpfung eines Symbols in der Office-Shortcut-Leiste anzupassen, klicken Sie das betreffende Symbol mit der rechten Maustaste an.

2.

Wählen Sie als Nächstes den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN. In der sich öffnenden Dialogbox holen Sie die Registerkarte VERKNÜPFUNG nach vorne und tragen dort die erforderlichen Angaben ein.

Verknüpfung anpassen Abbildung 3.5: Kontextmenü durch Klick auf das Symbol mit der rechten Maustaste

Hier können Sie übrigens auch festlegen, ob das betreffende Programm minimiert, als Fenster oder im Vollbild ausgeführt werden soll.

3.2.3

Programme oder Dateien in eine Symbolleiste integrieren

Da die einzige Aufgabe der Office-Shortcut-Leiste darin besteht, Ihnen einen schnellen Zugriff auf Programme und Dateien zu ermöglichen, sollten Sie diejenigen Programme, mit denen Sie häufig arbeiten, in eine Office-Shortcut-Leiste integrieren. Auch Dateien, die Sie immer wieder benötigen, sollten auf einer Office-Shortcut-Leiste eingebunden werden.

96

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen Zum Einbinden eines Programms oder eines Dokuments in eine Symbolleiste stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Kapitel 3 Einbinden von Programmen

zum einen über das Menü und zum anderen durch Verschieben von einer anderen Symbolleiste. Um über das Menü ein neues Programm oder einen Ordner auf der Symbolleiste zu verankern, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Zuerst öffnen Sie das Kontextmenü (mit einem Klick auf eine freie Stelle mit der rechten Maustaste).

2.

Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Holen Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

4.

Klicken Sie die Schaltfläche ORDNER HINZUFÜGEN bzw. DATEI HINZUFÜGEN an.

5.

Der ÖFFNEN-Dialog wird gestartet. Wählen Sie nun die gewünschte Datei bzw. den Ordner aus.

Programm auswählen Abbildung 3.6: So legen Sie einen neuen Ordner/Datei in der Symbolleiste an.

Wenn Sie mehrere Ordner/Dateien hinzufügen möchten, wiederholen Sie die soeben vorgestellten Schritte. Möchten Sie die Position des neu eingebundenen Symbols ändern, verfahren Sie ebenfalls nach dieser Methode. Selbstverständlich können Sie hier auch wieder Zwischenräume zwischen den Symbolgruppen einfügen.

3.2.4

Position ändern

Bearbeiten der Symbole einer Symbolleiste

Wenn Sie ein Symbol in einer Office-Shortcut-Leiste ausblenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt SCHALTFLÄCHE AUSBLENDEN.

Office XP Kompendium

Symbol ausblenden

97

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP

Wenn Sie allerdings das Symbol wieder einblenden möchten, müssen Sie den etwas längeren Weg über das Menü wählen: 1.

Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick auf eine freie Stelle innerhalb der Office-Shortcut-Leiste.

2.

Wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN.

3.

Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

4.

Wählen Sie im Feld SYMBOLLEISTE die Symbolleiste aus, auf der sich das Symbol befindet.

5.

Aktivieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELdurch Anklicken der entsprechenden Datei oder des Ordners. Die Aktivierung wird durch ein Häkchen angezeigt. LEN

6.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit (Enter) oder OK.

Abbildung 3.7: So deaktivieren Sie Eintragungen in der Shortcut-Leiste.

Soll das Symbol nicht nur ausgeblendet, sondern von der Symbolleiste gelöscht werden, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Symbol löschen

1.

Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Klicken Sie die Registerkarte SCHALTFLÄCHEN nach vorne.

3.

Markieren Sie im Feld DIESE DATEIEN ALS SCHALTFLÄCHEN DARSTELdie entsprechende Datei/Ordner.

LEN

4.

98

Klicken Sie auf LÖSCHEN und bestätigen Ihre Eingaben mit (Enter) oder OK.

Office XP Kompendium

Shortcut-Leiste anpassen

3.2.5

Kapitel 3

Neue Symbolleiste erstellen

Sie können bei Bedarf auch eigene Symbolleisten erstellen. Die ShortcutLeiste wird dabei zuerst als leere Symbolleiste erstellt. Danach binden Sie die gewünschten Dateien und Ordner, die Sie mithilfe dieser Symbolleiste öffnen möchten, nachträglich in die Symbolleiste ein.

Leer Symbolleiste auffüllen

Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1.

Klicken Sie an eine freie Stelle in einer Office-Shortcut-Leiste und wählen den Menüpunkt ANPASSEN.

2.

Aktivieren Sie die Registerkarte SYMBOLLEISTEN und klicken Sie die Schaltfläche SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN an.

3.

Geben Sie in der nächsten Dialogbox (SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN) einen Namen für die neue Symbolleiste ein. Abbildung 3.8: Hier werden neue Symbolleisten hinzugefügt.

Möchten Sie für einen bestehenden Ordner eine Symbolleiste definieren, dann wählen Sie in der Dialogbox SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN die Option SYMBOLLEISTE FÜR DIESEN ORDNER ERSTELLEN. Wenn Sie den Pfad des Ordners nicht wissen oder der Pfad sehr lang ist, können Sie über die Schaltfläche DURCHSUCHEN den Ordner durch Anklicken aussuchen. Mit HINZUFÜGEN wird die neue Symbolleiste erstellt. Alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden, werden automatisch als Symbole in die Symbolleiste integriert.

Office XP Kompendium

Symbolleiste für bestehenden Ordner definieren

99

Kapitel 3

Die Shortcut-Leiste in Office XP Wechsel zwischen Symbolleisten Haben Sie bereits mehrere Symbolleisten im Einsatz, so stellt sich zwangsläufig die Frage, wie man am besten zwischen den einzelnen Symbolleisten hin- und herschalten kann. Dazu haben Sie wieder zwei Möglichkeiten: Sie klicken das Symbol für die gewünschte Symbolleiste in der aktuellen Office-Shortcut-Leiste an. Diese befindet sich immer am Anfang und/ oder Ende der jeweiligen Office-Shortcut-Leiste. Sie klicken an eine freie Stelle der Office-Shortcut-Leiste mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü die entsprechende Symbolleiste durch Anklicken aus.

100

Office XP Kompendium

4

Office-Assistenten in Office XP

Die Office-Pakete von Microsoft bieten mit jeder neuen Version eine Vielzahl neuer Funktionen, Programme und Module. Trotz der einfachen Bedienung haben viele Anwender Schwierigkeiten, wenn Sie eine bestimmte Aktion ausführen wollen, z.B. einen Serienbrief drucken. Zur Unterstützung bei den unzähligen Befehlen, Menüs und Funktionen hat Microsoft ab der Version 97 die Assistenten geschaffen, die auch in Office XP mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Unterstützung mit Hilfefunktion

Der Assistent ergänzt dabei die verfügbaren Hilfetexte zu allen Programmen, bietet Tipps und Tricks an und ist im Unterschied zur normalen Hilfefunktion auch zur Stelle, ohne aufgerufen zu werden. Microsoft bezeichnet diese Technologie als IntelliSense.

4.1

Die Bedeutung von IntelliSense

Computer-Programme wachsen beständig, immer mehr Funktionen stehen in Menüs und Symbolleisten bereit, und wachsende Funktionalität und Komplexität erfordert natürlich auch entsprechende Dokumentation und Hilfestellung. Im Gegensatz zum wachsenden Funktionsumfang der OfficePakete wurde die mitgelieferte Dokumentation immer spärlicher. Nur die Online-Hilfe wurde dagegen kontinuierlich ausgebaut und in den abrufbaren Hilfetexten findet sich alles, was über die einzelnen Programmfunktionen zu erfahren ist. Die Arbeit mit und das Suchen in Hilfetextdateien, um Erklärungen zu jeder einzelnen Programmfunktion zu erhalten, ist nicht jedermanns Sache. Viele Anwender probieren deshalb erst einmal herum, darauf hoffend, dass sich das Thema auch so ergründen lässt. Im Bedarfsfall suchen unerfahrene Anwender dann Rat bei Computer-Profis. Dies hat Microsoft zum Anlass genommen, eine neue Art der elektronischen Hilfe zu kreieren: eine Hilfe, die ständig verfügbar und abrufbar ist und sich automatisch der Situation am Bildschirm anpasst. Außerdem soll die Hilfe

Office XP Kompendium

Kontextsensitive Hilfe

101

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP sofort auf den Punkt kommen, weiterführendes Wissen zwar anbieten, aber nicht aufdrängen, und Querverweise zu anderen, verwandten Funktionen enthalten.

Unterstützung durch Assistenten

So entstanden die Assistenten, die ständig bereit sind, immer den passenden Ratschlag parat haben und sofort helfen, wenn es nicht mehr weitergeht. Da der normale Anwender auch nicht mit den vielen EDV-Fachausdrücken vertraut ist, muss er die Anfragen des Anwenders zum einen richtig interpretieren und zum anderen Hilfe in klar verständlicher Sprache ohne Fachausdrücke anbieten. Haben Sie bereits schon länger mit Office-Programmen gearbeitet, so benötigen Sie den Assistenten kaum oder gar nicht mehr. In diesem Fall stört der Assistent mehr und belastet das System nur unnötig. Für Einsteiger sind die Assistenten aber genau richtig. Sie helfen, wenn sie gebraucht werden, sie sprechen kein EDV-Fachdeutsch und sie verstehen auch umgangssprachliche Eingaben in das Suchsystem.

Ideal für Einsteiger

Für das Office-Paket wurde mit den Assistenten ein zusätzliches Hilfesystem integriert, das besonders den unerfahrenen Einsteigern von Nutzen ist: der Assistent, der in einem eigenen Fenster auf dem Bildschirm eingeblendet wird und ständig in Bewegung ist. Nach dem Start von Office erscheint der Assistenten dann auch sofort in seinem Fenster und wartet auf Ihre Eingaben. Diese Animationen sind bewusst so gewählt, um den Anfängern die Angst vor der Technik zu nehmen und ihnen mit Spaß die Arbeit zu erleichtern.

Abbildung 4.1: Der Office-Assistent in Aktion

4.2 Arbeiten mit dem Assistenten

Assistent öffnen und schließen

Wenn der Assistent mit dem Start von Office bzw. mit dem Programmstart einer Office-Anwendung aktiv wird, bietet er gleich zu Beginn seine Dienste an. Klicken Sie auf SCHLIESSEN, setzt er sich rechts unten in die Ecke und wartet still darauf, bis Sie ihn wieder aktivieren. Ein Klick auf das Kästchen rechts oben am Assistenten-Fenster blendet ihn ganz aus und das Fenster wird geschlossen. Um den Assistenten wieder auf den Bildschirm zu holen, klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Standardleiste des Programms. Es zeigt ein Fragezeichen in einer Sprechblase an.

102

Office XP Kompendium

Assistent öffnen und schließen Mit der rechten Maustaste öffnen Sie auf dem Assistentenfenster ein Kontextmenü. In diesem wird als erste Option ASSISTENT AUSBLENDEN angeboten. Die Option entspricht dem Klick auf das Kreuz-Symbol rechts oben.

4.2.1

Kapitel 4 Assistent ausblenden

Assistent auswählen

Sie können zwischen mehreren Assistententypen wählen. Microsoft hat eine Auswahl hervorragend gestalteter Animationen zusammengestellt, so dass bestimmt auch Sie auf Anhieb einen Assistenten finden werden. Abbildung 4.2: Hier können Sie sich einen Assistenten aussuchen.

Und so wechseln Sie zu einem anderen Assistenten: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten.

2.

Wählen Sie ASSISTENT AUSWÄHLEN.

3.

Der Katalog wird eingeblendet. Sehen Sie sich die Beschreibung zum aktuellen Assistenten an. Mit WEITER schalten Sie zum nächsten Animationstyp um. ZURÜCK bringt wieder den vorher angezeigten Assistenten auf den Bildschirm.

4.

Auswahl aus Katalog

Die Wahl wird Ihnen sicher schwer fallen, und sicher werden Sie auch im Laufe der Zeit immer wieder mal den Assistenten wechseln. Inhaltlich sind alle Assistenten gleich.

4.2.2

Assistent mit Animation

Diese Programmfunktion ist zur Entspannung und Ablenkung gedacht, denn der Assistent führt Ihnen kleine Kunststücke vor.

Rechter Mausklick und Animation wählen

Office XP Kompendium

103

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP

Welche Animationen in jedem der Assistenten stecken, können Sie leicht feststellen: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Assistentenfenster.

2.

Wählen Sie im Kontextmenü ANIMIEREN.

Jetzt werden Sie je nach Assistententyp eine kleine oder größere Animation sehen. Rufen Sie die Funktion immer wieder auf, Sie erhalten jedes Mal eine andere Tricksequenz.

4.3

Soforthilfe nach dem Start

Wenn Sie Office XP zum ersten Mal aktivieren, erscheint der Assistent gleich nach dem Start auf dem Desktop und bietet seine Hilfe an. Das Gleiche gilt für alle Office-Anwendungen. Starten Sie Word, Excel, Access, PowerPoint oder Outlook, meldet sich zunächst der Assistent, und Sie können sich vor den ersten Tastatur-, Maus- oder Cursoraktionen erst einmal in Ruhe über die neue Anwendung informieren. Fehlermeldungen und System-

Wenn der Assistent aktiv ist, übernimmt er die Systemmeldungen des Programms.

meldungen

Testen Sie diesen Umstand einmal mit Excel, Word oder einem anderen Office-Programm:

ÜberschreibenFehlermeldung in Word

1.

Starten Sie die Anwendung mit einem Dokument, einer Mappe etc.

2.

Wählen Sie DATEI und SPEICHERN UNTER.

3.

Geben Sie einen Dateinamen für die aktive Anwendung an und bestätigen Sie mit OK.

4.

Schließen Sie die Anwendung und starten Sie diese erneut.

5.

Wählen Sie wieder DATEI/SPEICHERN UNTER und bestätigen Sie den vorgeschlagenen alten Dateinamen mit OK. Wenn der Assistent sichtbar ist, wird er jetzt die Aufgabe übernehmen, Sie vor dem Überschreiben der Datei zu warnen.

Hatten Sie den Assistenten aber zuvor ausgeschaltet, wird die normale Hilfefunktion des Programms die Meldung bringen (siehe Abbildung 4.3). Assistentenhilfe bei Programmfunktionen und Dialogen

Hilfe durch Assistenten

104

Dialogboxen sind für Einsteiger oft besonders heikel: Viele Schaltflächen, Felder und Listen stehen zur Auswahl. Auch hier steht der Assistent sofort mit Rat und Tat zur Verfügung, auch nach Aktivierung einer unbekannten Programmfunktion erhalten Sie Hilfe. Hier einige Beispiele:

Office XP Kompendium

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe

Kapitel 4

Starten Sie in Word die Funktion TABELLE ZEICHNEN, wird der Mauszeiger nur die Form eines Bleistiftes annehmen. Der freundliche Assistent sagt Ihnen aber gleich, was Sie mit diesem tun müssen, nämlich erst einmal ein Rechteck zeichnen. Öffnen Sie in Word den Brief-Assistenten, führt Sie der Office-Assistent Schritt für Schritt bis zum fertigen Brief. Um mit Excel eine Pivot-Tabelle zu erstellen, aktivieren Sie den gleichnamigen Assistenten aus dem Datenmenü. Mit dem ersten Dialog meldet sich auch der Office-Assistent und bietet seine Hilfe an. Nehmen Sie das Angebot an, erhalten Sie zu jedem der vier Schritte eine ausführliche Anleitung.

Pivot-Assistent

Abbildung 4.3: Meldung über die Hilfefunktion

Mehr Unterstützung mit der Assistenten-Hilfe

4.4

Ihr elektronischer Helfer lässt sich zu jeder Zeit als Informationslieferant nutzen. Klicken Sie ihn einfach an und er wird sich mit einer Sprechblase melden, in die Sie einen beliebigen Text eingeben können:

4.4.1

Suchen mit dem Assistenten

Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein und klicken Sie auf SUCHEN oder drücken Sie einfach die (Enter)-Taste. Der Assistent wird den Text interpretieren und eine Auswahl von Fundstellen anbieten.

Frage einfach eintippen

Sie können sich für eine angebotene Option entscheiden und diese einfach anklicken oder eine neue Suchanfrage formulieren. Die Hilfe, die Sie nach dem Aufruf einer der Optionen erhalten, kann unterschiedlich ausfallen. Schritt-für-Schritt-Hilfe: Das Hilfefenster bietet gleich eine Anleitung für die gewünschte Aktion an, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können. Oft wird auch ein Symbol angeboten, das Sie direkt auf die Oberfläche des Programms befördert. Konzepthilfe: Das Hilfefenster enthält eine ausführliche Anleitung zum Hilfethema und meist auch einen Querverweis auf die Schritt-fürSchritt-Hilfe.

Office XP Kompendium

Schritt-fürSchritt-Hilfe

Konzepthilfe

105

Kapitel 4 Problemhilfe

Office-Assistenten in Office XP Problemhilfe: Hier wird eine Reihe von Fragen angeboten, die zur Lösung eines Problems führen. Die Fragen sind strukturartig aufgebaut und zur Beantwortung stehen meist Symbole zum Anklicken bereit.

Abbildung 4.4: Der Assistent schaltet in die normale Hilfe um.

Hilfefunktion im Assistenten

In allen Fällen schaltet der Assistent aber in die normale Hilfefunktion des Programms um und präsentiert weitere Unterstützung im Hilfefenster. Wenn Sie mit diesem vertraut sind, können Sie darin navigieren, die Hilfethemen aufrufen oder über die drei Registerkarten weitersuchen. Die Registerkarte INHALT bietet die Hilfetexte nach Themengebieten geordnet, auf der Karte INDEX können Sie einen Suchbegriff eingeben und erhalten eine alphabetische Liste der Fundstellen, und mit der dritten Karte starten Sie eine Volltextrecherche, die alle Hilfetexte liefert, in denen der Suchbegriff vorkommt. Letztere müssen Sie erst installieren und im Speicher eine Suchdatenbank dafür aufbauen.

4.4.2 Tipps aus- und einschalten

106

Assistenten-Tipps

Klicken Sie diese Option aus der Sprechblase an, erhalten Sie einen Tipp aus der Sammlung des Assistenten. Wenn die Schaltfläche ZURÜCK aktivierbar ist, dann ist das nicht der erste Tipp, den der Assistent in dieser Sitzung bereit hatte, und Sie können damit einen weiteren Tipp anzeigen lassen. Mit WEITER schalten Sie in der Tippfolge auf den nächsten Tipp, und wenn Sie alle Tipps gelesen haben, beenden Sie die Anzeige der Sprechblase wieder mit ZURÜCK. Office XP Kompendium

Optionen und Einstellungen

Kapitel 4

Mit den OPTIONEN, die Sie mit einem rechten Mausklick direkt auf Ihren Assistenten erhalten, schalten Sie auf die Einstellungen des Assistenten um, über die alle Aktionen des Helfers gesteuert werden und die Ihnen die Möglichkeit geben, den Assistenten zu wechseln. Viele Hilfefunktionen frustrieren den Anwender in der Praxis auch dadurch, dass sie zu technisch in der Wortwahl sind. Der Anwender spricht nicht die Sprache des Technikers und Programmierers und wird deshalb auch nicht nach Fachwörtern suchen, die er gar nicht kennt. Der Assistent aber versteht und interpretiert Eingaben in natürlicher Sprache ohne Fachterminologie und bietet die passenden Hilfstexte an. Ein Beispiel: 1. 2.

Starten Sie in Excel den Assistenten und klicken Sie ihn an, um die Suchfunktion zu aktivieren. Geben Sie folgendes ein:

Eingaben formulieren

Ich möchte ein Wort fett drucken

Der Assistent wird Ihnen als erstes Suchergebnis das Formatieren von Text mit Fett- oder Kursivdruck anbieten.

Suchergebnis anzeigen

Leider beschränkt sich die Verwendung dieser Sprache auf die Interpretation der Suchanfragen. Die Hilfetexte selbst sind wie gewohnt meist in nüchternem Technokraten-Deutsch, und allzu oft merkt man, dass die Erklärungen nicht von Praktikern, sondern von Programmierern erstellt wurden.

4.5

Optionen und Einstellungen

Der Office-Assistent lässt sich mit zahlreichen Optionen auf die Oberfläche und die Systemumgebung anpassen.

Individuelle Anpassungen

So machen Sie es: 1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Assistentenfenster.

2.

Wählen Sie OPTIONEN.

Eine Registerkarte mit Optionen wird eingeblendet. Kreuzen Sie die passenden Optionen an oder nehmen Sie die Markierung per Klick weg, wenn Sie die Option nicht setzen wollen.

Office XP Kompendium

107

Kapitel 4

Office-Assistenten in Office XP

Abbildung 4.5: Die AssistentOptionen

Die Hilfetaste (F1)

Auf (F1)-Taste reagieren: Diese Option aktiviert den Assistenten, sobald die Funktionstaste (F1) gedrückt wird (sonst erscheint das Hilfefenster). HILFE ZU ASSISTENTEN: Damit bietet der Assistent auch Hilfe zur Benutzung der Hilfe an. Sie erhalten Beispiele und Erklärungen, wie Sie die Hilfefunktionen effektiv anwenden können. WARNMELDUNGEN ANZEIGEN: Diese Option sorgt dafür, dass Systemmeldungen wie SOLLEN ÄNDERUNGEN GESPEICHERT WERDEN vom Assistenten in einer Sprechblase angezeigt werden. Schalten Sie diese Option aus, erhalten Sie die bisher gebräuchlichen Windows-Meldungsdialogfenster. SOWOHL PRODUKT- ALS AUCH PROGRAMMIERHILFE WÄHREND DER PROGRAMMIERUNG DURCHSUCHEN: Diese Option gilt nur für Makroprogrammierer: Sie zeigt nicht nur die VBA-Hilfe, sondern auch die allgemeine Hilfe an. VERSCHIEBEN, WENN IM WEG: Das Assistentenfenster verschiebt sich automatisch, wenn es ein Dialogfenster oder einen wichtigen Bildschirmteil verdeckt. Außerdem schrumpft es auf die Hälfte der ursprünglichen Größe, wenn es fünf Minuten lang nicht benutzt wird. HILFETHEMEN ERRATEN: Der Assistent versucht, das Hilfethema abhängig von Ihrer letzten Aktion zu erraten. SOUNDS AKTIVIEREN: Der Assistent produziert Klickgeräusche und andere Sounds. LEISTUNGSMERKMALE EFFEKTIVER NUTZEN: Damit zeigt der Assistent Programmfunktionen an, die Sie vielleicht nicht kennen, und bietet Ratschläge an, damit Sie die bekannten Funktionen besser nutzen. MAUS EFFEKTIVER NUTZEN: Zeigt in den Tipps auch solche an, die darauf hinweisen, wie die Maus besser zum Einsatz kommt.

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Office XP Kompendium

Optionen und Einstellungen

Kapitel 4

TASTENKOMBINATIONEN: Damit wird zu den Hilfetexten auch die Tastenkombination, soweit verfügbar, angezeigt. NUR TIPPS MIT HOHER PRIORITÄT ANZEIGEN: Diese Option zeigt nur die wichtigsten Tipps an. Sie ist für fortgeschrittene Anwender. Einsteiger sollten sie nicht ankreuzen, damit alle Tipps angeboten werden. TIPPS UND TRICKS BEIM START ANZEIGEN: Mit dem Start von Word wird vom Assistenten der Tipp des Tages präsentiert. Kreuzen Sie die Option an. MEINE TIPPS ZURÜCKSETZEN: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die bereits gezeigten Tipps zurückgesetzt, und der Assistent beginnt von vorne mit seinen Tipps. Damit erhalten Sie natürlich auch Tipps angezeigt, die schon einmal präsentiert wurden.

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5

Die Dateiverwaltung in Office XP

Die von Ihnen erfassten Texte, Berichte, Berechnungen usw. werden in Dateien gespeichert. Wenn Sie später auf die eine oder andere Datei noch einmal zugreifen möchten, müssen Sie den Namen der Datei und den Ordner, in dem sie gespeichert wurde, wissen. Da es aber bei mehreren tausend Dateien nicht immer ganz leicht ist, sich an den Namen zu erinnern, können Sie nach diesen Dateien suchen lassen. Wenn Sie die so genannten DateiEigenschaften umfangreich dokumentiert haben, dürfte der erfolgreichen Suche nichts im Wege stehen. Doch Sie werden nicht nur Dateien suchen, sondern auch nicht mehr benötigte Dateien löschen wollen. Auch diese Möglichkeiten lernen Sie in diesem Kapitel kennen. Die oben beschriebenen Tätigkeiten können über den ÖFFNEN-Dialog gesteuert werden.

5.1

Organisation von Texten, Berichten, Berechnungen usw.

Office erleichtert die Dateiverwaltung

Wenn Sie mit großen Datenbeständen umgehen müssen, wissen Sie, dass die Verwaltung der Dokumente eine wichtige Aufgabe ist. In den einzelnen Office-Programmen stehen Ihnen für diese Tätigkeiten umfangreiche Funktionen zur Verfügung. Zu den wichtigsten Verwaltungsfunktionen zählen

Wichtige Verwaltungsfunktionen

die Archivierung von Dateien, das Suchen von Dateien, das Löschen von Dateien/Ordnern, das Anlegen und Pflegen von Ordnern oder das Anlegen von Sicherungskopien. Auch das Speichern von zusätzlichen Informationen zur Datei wie die DATEIINFO mit Angaben zum Text, dem Autor, bestimmten Stichwörtern etc., sowie etwa statistische Angaben über das Erstellungs- und Speicherdatum zählen dazu. Für einen schnellen Dateizugriff kommt auch dem Ablegen von Dateien auf dem Desktop eine große Bedeutung zu.

Zusatzinformationen zu Dateien

Die meisten der oben genannten Verwaltungsaufgaben führen Sie beispielsweise in Word oder Excel im ÖFFNEN-Dialog (DATEI/ÖFFNEN) durch. Wenn Office XP Kompendium

111

Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP Sie in Word die automatische Erstellung eines Index nutzen, werden Sie feststellen, dass die Suche nach einem Dokument mit einer bestimmten Textstelle eine Sache von Sekunden ist.

5.2

Die Datei-Eigenschaften

In den Office-Programmen können Sie, wie bereits erwähnt, so genannte Eigenschaften definieren. Darunter versteht man, neben den Informationen über Speicherdatum oder Datum des letzten Zugriffs, ausführliche Informationen zu der Datei, die für eine detaillierte Dateisuche sehr hilfreich sein können. Diese werden auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG definiert. Sie können neben einem aussagefähigen Titel ein Thema, eine oder mehrere Kategorien, Stichwörter und Kommentare zu dem Text hinterlegen. Standardmäßig wird die erste Zeile des Textes als Titel übernommen. Sie können jedoch auch einen eigenen Titel definieren. Abbildung 5.1: Die Registerkarte Zusammenfassung führt ausführliche Informationen zu der Datei.

Autor

Der Autor sowie die Firma werden ebenfalls automatisch übernommen (aus EXTRAS/OPTIONEN/BENUTZER-INFO).

Vorschau

Wenn Sie im Öffnen-Dialog die Schaltfläche VORSCHAU aktiviert haben, sehen Sie den Anfang der im linken Ausschnitt markierten Datei. Dies ist sicher eine sehr hilfreiche Funktion bei der Suche nach einer Datei. Wurde die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN aktiviert, so können Sie sich im Öffnen-Dialog jeweils die erste Seite eines Dokuments anzeigen lassen, ohne die Datei öffnen zu müssen.

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Die Datei-Eigenschaften Auf der Registerkarte ALLGEMEIN sehen Sie Angaben, die das System automatisch jeder Datei zuordnet: den Namen der Datei, den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist, wann sie erstellt, geändert und geöffnet wurde und welches Attribut die Datei hat, z.B. ob sie schreibgeschützt ist, ob sie noch archiviert werden muss, oder ob es sich um eine System- oder eine versteckte Datei handelt.

Kapitel 5 Allgemein

Abbildung 5.2: Die Registerkarte Allgemein

5.2.1

Die Registerkarte Inhalt

Wenn Sie für diesen Text einmal die Registerkarte INHALT der Eigenschaften anschauen, sehen Sie dort etwas lapidar den Titel des Dokuments, den Sie selbst auf der Registerkarte Datei-Info vergeben haben. Diese Anzeige wird Ihnen jedoch wahrscheinlich wenig Nutzen bringen. Anders wird das, wenn Sie die Option VORSCHAUGRAFIK SPEICHERN auf der Registerkarte DATEI-INFO aktivieren und die Dialogbox mit OK beenden. Wenn Sie sich danach die Eigenschaften anschauen, werden Sie auf der Registerkarte INHALT eine nützliche Übersicht über die Struktur Ihres Dokuments sehen.

Überschriften setzen ist Voraussetzung

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie die Überschriften Ihres WordDokuments mit den Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 formatiert haben.

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Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP

5.2.2 Statistische Daten zur Datei

Die Registerkarte Statistik

Hier finden Sie ebenfalls statistische Daten zur Datei, wie beispielsweise das Erstellungsdatum, wer die Datei zuletzt gespeichert hat, die wievielte Version der Datei dies ist, und wie lange an der Datei gearbeitet wurde. Ferner erfahren Sie, wie viele Seiten, Absätze, Zeilen, Wörter und Zeichen Ihr Dokument hat. Auch die Anzahl der Speichervorgänge (Version) oder der Name des Anwenders, der die Datei zum letzten Mal gespeichert hat, der also die letzte Änderung vorgenommen hat, werden hier festgehalten. Und noch etwas wird Ihnen auf dieser Registerkarte auffallen: Sie sehen unter GEÖFFNET AM den Zeitpunkt, wann das letzte Mal auf diese Datei zugegriffen wurde (was Sie übrigens auch im Explorer von Windows sehen können).

5.2.3 Datei-Eigenschaften zusam-

Die Registerkarte Anpassen

Besonders interessant ist die Registerkarte ANPASSEN, mit der Sie eigene Datei-Eigenschaften zusammenstellen können:

menstellen Abbildung 5.3: Eigene Eigenschaften erstellen

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Die Datei-Eigenschaften

Kapitel 5

Und so verfahren Sie, um eigene Datei-Eigenschaften zu definieren: 1.

Geben Sie den Namen der Eigenschaft ein oder suchen sich aus dem Listenfeld NAME eine Bezeichnung aus. Sie können auch Namen verwenden, die dort in der Liste nicht aufgeführt sind.

2.

Als Nächstes definieren Sie den TYP der neuen Eigenschaft, also TEXT, DATUM, ZAHLEN oder logisches Ja oder Nein.

3.

Geben Sie einen Wert ein, der dieser Eigenschaft zugeordnet werden soll, z.B. den Namen des Bearbeiters, das Datum der Ablage oder den Namen der Abteilung.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Datei-Eigenschaften definieren

Dies sind die grundlegenden Eigenschaften, die Sie mit diesem Register erstellen können. Sie können die Eigenschaften aber noch viel variabler festlegen:

Grundlegende

Wenn Sie im Dokument selbst für bestimmte Textstellen Textmarken eingerichtet haben (diese müssen also zu diesem Zeitpunkt bereits existieren) und neben WERT die Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aktivieren, ändert sich das Eingabefeld WERT sofort in QUELLE. Jetzt können Sie sich eine der Textmarken aussuchen und als Eigenschaft übernehmen.

VERKNÜPFUNG ZUM

Eigenschaften

INHALT aktivieren

Der Inhalt der Textmarke wird dann als Eigenschaft hier eingespiegelt. Dadurch erreichen Sie, dass die betreffende Eigenschaft immer dem Inhalt der betreffenden Textstelle entspricht. In der Liste sehen Sie diese Eigenschaft später mit einem Kettensymbol als Zeichen dafür, dass diese Eigenschaft mit einer Textmarke verknüpft ist.

5.2.4

Datei-Informationen für alle Dateien festlegen

Wenn Sie das nächste Mal ein Dokument abspeichern und diese DateiInformationen ausfüllen wollen, werden Sie feststellen, dass Ihre neue, selbst definierte Kategorie dort anscheinend nicht mehr vorhanden ist. Word hat diese Änderung schlicht nicht gespeichert.

Selbst definierte Kategorien

Falls Sie diese Kategorie für alle Dokumente einrichten wollen, müssen Sie die Änderung nicht in einem Dokument, sondern in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT sichern, auf der alle Texte beruhen. Dafür öffnen Sie im Vorlagenverzeichnis die Datei NORMAL.DOT, definieren die eigenen Kategorien nochmals und speichern diese wieder ab. Nun haben alle Dokumente auf der Basis dieser Vorlage diese Kategorie.

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Kapitel 5

Die Dateiverwaltung in Office XP In Excel ist die Handhabung dieser Funktion nahezu identisch. Einziger Unterschied: Anstelle einer Textmarke vergeben Sie für die betreffende Zelle oder den Zellbereich über EINFÜGEN und NAMEN einen Namen, den Sie dann nach Aktivieren der Option VERKNÜPFUNG ZUM INHALT aus der Liste auswählen können.

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6

Datenaustausch mit OLE

Mit der OLE-Technik können Sie Daten zwischen unterschiedlichen Programmen auszutauschen. OLE steht für Object Linking and Embedding. Das bedeutet zu Deutsch: Objekte verknüpfen und einbetten. Mit dieser Technik wird eine unsichtbare Verbindung zwischen der Quell- und Zieldatei erstellt, über die Daten ausgetauscht werden können. Dabei gibt es zwei Wege:

Object Linking and Embedding

Zum einen können die Daten in der Zielanwendung eingebettet werde. Sie sind dann fest damit verbunden und können nicht mehr daraus isoliert werden. Zum anderen können die Daten mit dem Zieldokument verknüpft werden. Dies hat den Vorteil, dass diese Daten automatisch aktualisiert werden, wenn sich in der Quellanwendung die Daten ändern. Welche Art der Verbindung die richtige ist, hängt von der Situation ab: Sollen die Daten an Dritte weitergegeben werden, empfiehlt sich möglicherweise das Einbetten (allerdings werden die Dateien mit eingebetteten Objekten sehr groß). Wurden die Daten nur verknüpft, müssen bei Weitergabe an Dritte auch die Quelldateien kopiert werden.

Wahl des Verfahrens ist situationsbedingt

Wenn Sie beim Austausch von Daten die Funktionen von OLE benutzen, so ist der Vorgang genauso einfach und problemlos wie über die Zwischenablage. Die Daten werden jedoch nicht einfach statisch in das Dokument eingefügt, sondern die eingefügten Daten werden mit zusätzlichen Features versehen: Wenn Sie die Daten (um die Transparenz der Aktionen für den Anwender anzudeuten, spricht man bei der Anwendung der OLE-Funktionen von Objekten) in das Dokument der anderen Anwendung als OLEObjekt einbetten (das entspricht dem Embedding), so wird das Objekt in das Zieldokument eingefügt und dort angezeigt. Es besteht jedoch zwischen dem Objekt und der Quellanwendung eine interne Verbindung, die sich schnell als sehr hilfreich herausstellt: Wenn Sie das Fremdobjekt ändern möchten, können Sie es mit einem Doppelklick auf das Objekt öffnen.

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OLE-Funktionen von Objekten

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Kapitel 6 Verknüpfungen

Datenaustausch mit OLE Bei einer Verknüpfung wird das Fremdobjekt ebenfalls im Dokument angezeigt, aber es wird dort nicht gespeichert. Das hat zwar Nachteile, aber die Verknüpfung hat einen entscheidenden Vorteil: Die Daten werden in der Zielanwendung automatisch aktualisiert, wenn sich die verknüpften Daten in irgendeiner Form ändern sollten. In der dritten Variante können Sie die Daten originär einbetten oder verknüpfen. Dies hat folgende Bedeutung: Sie sehen in der Zielanwendung die verknüpften Daten. Diese wird aber nur bei Bedarf angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in einem Word-Dokument, das Sie als E-Mail Ihrem Kollegen zur Begutachtung schicken, eine Tabelle aus Excel einbringen wollen, die der Kollege sich jedoch nur bei Bedarf ansehen soll, so werden Sie die Tabelle als Symbol einbetten oder verknüpfen. Im Word-Dokument ist nur das Symbol der Excel-Tabelle sichtbar. Die Tabelle selbst wird erst auf einen Doppelklick hin geöffnet. So gibt es viele Möglichkeiten, Daten (sprich Objekte) mit den OLE-Funktionen zwischen den Anwendungen auszutauschen. Für diese Technik spricht die variable Anwendung, denn dies kann entweder auf Stand-aloneRechnern passieren oder aber mit Daten, die in einem Netzwerk bereitgestellt werden:

Einsatz von OLE

Grafiken aus allen OLE-fähigen Mal-, Präsentations- und Illustrationsprogrammen, d.h. die Abbildung in einer Datenbank kann in Zukunft an mehreren Stellen genutzt werden, obwohl das Logo nur ein einziges Mal vorhanden ist. Texte: Eine Texteinbindung aus der Textverarbeitung in ein DTP-Programm mit OLE nutzt die besseren Fähigkeiten der Textverarbeitung beim Einlesen von Mengentext aus. Diagramme aus der Tabellenkalkulation oder Spezialprogrammen für die Erstellung professioneller grafischer Umsetzung von Zahlen; sie müssen nur zentral erstellt, bearbeitet und gepflegt werden. Tabellen aus der Tabellenkalkulation, wobei sogar verschiedene Programme (etwa Excel und Lotus 1-2-3) benutzt werden können. Klangsequenzen von Soundprogrammen: Das können komplette Musikstücke sein oder gesprochene Notizen, Mitschnitte vom Anrufbeantworter oder diktierte Briefe auf Diskette. Bildsequenzen oder Standbilder, die von Video-Grabbern aus Videooder Fernsehbildern mitgeschnitten wurden. Daten aus Datenbankprogrammen, wobei die Daten zentral verwaltet werden und allen Anwendern in aktueller Form zur Verfügung gestellt werden.

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Einbetten und Verknüpfen

6.1

Kapitel 6

Einbetten und Verknüpfen

Nehmen Sie als Beispiel die Erstellung eines Jahresabschlussberichts. Für einen Jahresabschlussbericht werden in mehreren Abteilungen eines Unternehmens Daten und Zahlenmaterial aufbereitet, die dann zum Schluss in dem Bericht zusammengefasst werden; die Werbeabteilung steuert Grafiken und das Titelbild bei, die Buchhaltung verfügt über das konsolidierte Zahlenmaterial der Abteilungen, ein anderer Mitarbeiter kennt sich mit Word gut aus und erstellt den Bericht.

Praxisbeispiel

Ohne die OLE-Funktionen müsste ein Mitarbeiter alle Daten mühsam zusammentragen und auf Aktualität überprüfen. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Tabellen werden zusammen mit Text fotokopiert, Grafiken werden ausgeschnitten und hineinkopiert und das Ganze muss zum Abschluss in Form gebracht werden. Mit den OLE-Verknüpfungen funktioniert das wesentlich einfacher: Jeder Mitarbeiter erstellt seinen Beitrag und legt die Daten in einem lokalen Verzeichnis ab. Der für den Bericht verantwortliche Mitarbeiter fügt nun alle Teile mit dem begleitenden Text des Berichts in einem Dokument zusammen, wobei er die Objekte nicht einbettet, sondern die Objekte als OLELink in sein Hauptdokument einfügt.

OLE-Verknüpfungen

Die Objekte (Diagramme, Grafiken, Bilder, Textobjekte, Tabellen) erscheinen in seinem Dokument in ihrer echten Größe, doch da er sie nicht physisch eingebettet, sondern nur verknüpft hat, kann der Bearbeiter des Dokuments ruhig den möglichen Änderungen entgegensehen: Sobald eines der Objekte durch einen Kollegen geändert wird, erscheint diese Änderung beim Aufruf des Dokuments in der geänderten Fassung. Das sorgsam gestaltete Layout verändert sich dabei nicht oder kann mit wenigen Handgriffen angepasst werden. Die Seitennummern stimmen und die Verweise sind richtig bzw. aktualisiert. So einfach können Arbeiten im Team mit Office XP durch OLE erledigt werden. Das hier vorgestellte Praxisbeispiel beschreibt, wie Sie Daten aus einer anderen Anwendung in das Zieldokument einbetten und wie Sie eine Verknüpfung erstellen. Dazu soll eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument eingebunden werden.

Daten zwischen Excel und Word tauschen

Der erste und wichtigste Unterschied beim Einbetten und beim Verknüpfen ist folgender: Da sich die Verknüpfung immer nur auf eine bereits gespeicherte Datei beziehen kann, muss die Excel-Tabelle, aus der Sie das Objekt entnehmen möchten, vorher mindestens einmal gespeichert worden sein.

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Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE

Und so gehen Sie nach dem Abspeichern weiter vor:

Excel-Bereich

1.

Markieren Sie in Excel den Bereich, den Sie übernehmen wollen. Dabei kann es sich um eine Zelle oder um einen Bereich handeln.

2.

Öffnen Sie das Menü BEARBEITEN und wählen den Menüpunkt KOPIEDie kopierten Zellen werden durch die laufende Umrandung gekennzeichnet. REN.

markieren

3.

Wechseln Sie nach Word (oder starten es) und positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen wollen.

4.

Nun öffnen Sie das Menü BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN.

Abbildung 6.1: Die Dialogbox für das Einfügen oder Verknüpfen eines Objektes

Einfügen oder Verknüpfen

Am linken Rand können Sie wählen, ob Sie das Objekt einbetten möchten oder es als Verknüpfung einfügen wollen. Wenn die Option VERKNÜPFUNG EINFÜGEN nicht anwählbar ist, haben Sie das Quelldokument (in unserem Beispiel die Excel-Tabelle) wahrscheinlich nicht gespeichert.

6.2

Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen

Wenn Sie eine automatische Aktualisierung beim Öffnen eines Dokuments mit Verknüpfungen benötigen, so müssen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN die Option VERKNÜPFUNGEN BEIM ÖFFNEN AKTUALISIEREN aktivieren. Verknüpfung beim Öffnen eines Dokuments

In Excel steht Ihnen diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Hier können Sie festlegen, dass die Aktualisierung der Verknüpfung beim Öffnen eines Dokuments bestätigt werden muss. Diese Funktion ist in Excel wichtig, denn wenn Sie Verknüpfungen auf andere Tabellen eingerichtet haben, so werden diese beim Aktualisieren möglicherweise zu anderen Ergebnissen führen. Sie können also entscheiden, ob Sie eine Aktualisierung der verknüpften Tabellen wünschen oder nicht.

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Verknüpfungen automatisch aktualisieren lassen

Kapitel 6 Abbildung 6.2: Automatische Aktualisierung einstellen

Abbildung 6.3: Aktualisierung in Excel

Wenn Sie dies verneinen, können Sie die Aktualisierung später jederzeit manuell nachholen. In der Dialogbox BEARBEITEN und VERKNÜPFUNGEN führen Sie über die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN die Aktualisierung nachträglich durch.

Manuelle Aktualisierung der Verknüpfung

Die Aktualisierung von Tabellenverknüpfungen kann auch für den Ausdruck angewendet werden.

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Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE Sollen die Verknüpfungen, die Sie eingerichtet haben, vor jedem Ausdruck noch einmal aktualisiert werden, so können Sie in Word im Menü EXTRAS/ OPTIONEN auf der Registerkarte DRUCKEN die Option VERKNÜPFUNGEN AKTUALISIEREN aktivieren.

6.3

Eine Verknüpfung bearbeiten

Eine Verknüpfung ist keine statische Angelegenheit, denn ohne einen Befehl zur Aktualisierung werden Daten über für Sie unsichtbare Leitungen auf dem neuesten Stand gehalten. Natürlich ist es auch möglich, eine solche Verknüpfung zu bearbeiten, also ihre Parameter nachträglich zu ändern. Um eine Verknüpfung zu bearbeiten, ist die Vorgehensweise in nahezu allen OLE-fähigen Programmen gleich: Sie markieren das Objekt durch Anklicken mit der Maus und öffnen das Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN.

6.4

Ein Objekt als Symbol einbetten

Wenn Sie das Objekt in Ihrem Dokument aus Platz- oder Übersichtsgründen ausblenden wollen, so wählen Sie die Option MICROSOFT EXCEL ARBEITSBLATT-OBJEKT und aktivieren die Option ALS SYMBOL. Anstelle der Tabelle wird ein Symbol eingefügt, das die Tabelle erst nach einem Doppelklick anzeigt. Word ändert sofort das Aussehen der Dialogbox. Abbildung 6.4: Verknüpfung als Symbol wählen

Auswahl des Symbols

122

Es öffnet sich eine weitere Dialogbox, in der Sie sowohl das Symbol selbst als auch die Beschriftung ändern können. Suchen Sie sich also aus der Liste ein anderes Symbol aus oder geben im Eingabefeld BESCHRIFTUNG einen anderen Text für die Symbolunterschrift ein. Office XP Kompendium

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede

6.5

Kapitel 6

Einbetten und Verknüpfen – die wichtigsten Unterschiede

Beide Funktionen, Einbetten und Verknüpfen, sind sich auf den ersten Blick sehr ähnlich, doch nur auf den ersten Blick. Wenn Sie beide Funktionen einmal näher betrachten, sehen Sie sofort die Unterschiede.

6.5.1

Das Einbetten eines Objekts

Beim Einbetten werden die Daten in der Zieldatei gespeichert und damit wird die Datei größer. Dies ist bei einer Excel-Tabelle noch nicht so gravierend, aber bei Grafiken, Klangdateien etc. kann die Datei dann schnell mehrere Megabyte groß werden. Wenn Sie dagegen eine Verknüpfung erstellen, bleiben die Daten extern gespeichert und werden in der Client-Anwendung nur angezeigt.

Speichern in der

Die Funktion EINBETTEN werden Sie immer dann wählen, wenn Sie die Datei weitergeben möchten. Sie haben beispielsweise die Firmenzeitung erstellt. Die Datei enthält neben dem Text einige Grafiken und eingescannte Fotos. Wenn Sie nun die Datei zum Drucken in die Druckerei geben, benötigt die Druckerei selbstverständlich auch sämtliche Grafiken. Sind diese im Dokument eingebettet, müssen Sie nur diese eine Datei an die Druckerei senden. Sie müssen also nicht wissen, wo die eingebetteten Objekte auf Ihrem Rechner gespeichert sind.

Vorteil: Eingebet-

Zieldatei

tete Daten sind in der Zieldatei enthalten

Die eingebetteten Daten können mit Doppelklick in der Quellanwendung geöffnet und bearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass auf dem Rechner Ihrer Druckerei auch die Quellanwendung installiert ist. Ein Nachteil des Einbettens: Ein eingebettetes Objekt kann in den meisten Fällen nicht mehr aus dem Dokument isoliert werden, d.h. für Sie: wenn Sie das Objekt mehrmals verwenden möchten, sollten Sie es sicherheitshalber nur verknüpfen.

6.5.2

Ein Objekt als Verknüpfung einfügen

Der entscheidende Vorteil des Verknüpfens: Wenn sich die Daten in der Quellanwendung ändern, werden diese automatisch in der Zieldatei aktualisiert. Sie haben also immer die korrekten Daten in Ihrem Zieldokument.

Vorteil: automatische Aktualisierung

Dafür ist jedoch Voraussetzung, dass die Daten nicht physisch im Dokument gespeichert, sondern extern auf der Festplatte verbleiben. Die Daten werden also nicht in das Objekt eingefügt, sondern dort lediglich angezeigt. Es werden nur die Daten in das Dokument eingefügt, die notwendig sind,

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Kapitel 6

Datenaustausch mit OLE damit Sie das Objekt im Dokument sehen und ausdrucken können. Die Zieldatei wird nur geringfügig größer. Das bedeutet aber auch, dass Daten für eine Verknüpfung in der ServerAnwendung immer abgespeichert werden müssen.

Nachteil: In der Zieldatei werden die verknüpften Daten nicht gespeichert

Daraus entsteht jedoch der erste Nachteil: Wenn Sie die Datei weitergeben möchten, müssen Sie zusätzlich die Dateien kopieren, die mit dem Dokument verknüpft sind. Ein weiterer Nachteil: Die verknüpften Quelldateien dürfen nicht verschoben werden. Bei der Verknüpfung wird der Speicherort mit dem Pfad der verknüpften Objekte gespeichert. Wenn Sie nun die Datei in einen anderen Ordner verschieben, kann Word Ihnen das Objekt nicht mehr im WordDokument anzeigen, da sich zwischenzeitlich die Pfadangabe zu der Datei geändert hat.

6.6

In-Place-Editing

Mit einer guten Rechnerausstattung steht Ihnen eine weitere bestechende OLE-Funktion zur Verfügung: das sog. In-Place-Editing. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine interessante Technik. Wenn Sie in einem Dokument ein OLE-Objekt eingebettet oder eine Verknüpfung eingerichtet haben und dieses Objekt doppelt anklicken, passiert Folgendes: ContainerAnwendung

Integrierte Programmfunktionen

Die Container-Anwendung verbleibt am Bildschirm, übernimmt jedoch die typischen Elemente der Server-Anwendung. Wenn Sie also eine eingebettete Excel-Tabelle bearbeiten möchten, verwandelt sich Word funktionell in Excel. Dabei müssen nur die wichtigsten Module geladen werden, was die Ladezeit deutlich beschleunigt. In der folgenden Abbildung haben wir auf die integrierte Tabelle doppelt geklickt, und binnen Bruchteilen von Sekunden verwandelte sich Word in Excel. In der Titelzeile des Fensters ist aber nach wie vor zu lesen, dass es sich um ein Word-Fenster handelt. Alle Bildschirmelemente, wie Menü und Symbolleiste, werden in die bekannten Excel-Bedienelemente geändert und das Objekt bekommt einen schraffierten Rahmen. Nun können Sie in der Tabelle arbeiten, wie Sie es in Excel gewohnt sind, also Formeln ändern und hinzufügen, Werte in der Tabelle verändern etc. Wenn Ihnen das Fenster zu klein ist, vergrößern Sie dies einfach und schon sind mehr Spalten und Zeilen verfügbar als vorher im Dokument.

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In-Place-Editing

Kapitel 6 Abbildung 6.5: Aus Word wurde Excel.

Haben Sie die Arbeit in Excel beendet, klicken Sie neben den schraffierten Rahmen und schon verwandelt sich das Fenster wieder in das gewohnte Word-Fenster. Der Vorteil: Statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herschalten zu müssen, kann sich der Anwender auf sein Dokument konzentrieren. Er arbeitet mit einem einzigen Fenster, in dem ein einziges Dokument auf einer einzigen Oberfläche bearbeitet wird, die nur ab und zu die Oberfläche, und damit die Anwendung, verändert.

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7

Add-Ins in Office XP

Der Begriff drückt bereits aus, welchen Zweck diese Gattung der OfficeProgramme erfüllt: Als Add-In (engl.: Zusatz) bezeichnet man ein Programm, das zusätzlich zu den Programmen im Lieferumfang des OfficePaketes enthalten ist. Dabei handelt es sich aber nicht um eine eigenständige Applikation. Add-Ins lassen sich in der Regel aus allen Office-Programmen heraus aktivieren. Sie benutzen die OLE-Schnittstelle, um Daten mit dem Office-Programm auszutauschen. OLE ist die Abkürzung für Object linking and embedding und bezeichnet die Methode, über die Daten aus einem Programm in ein anderes eingebunden werden.

7.1

Zusatzprogramme für Office

Installation der Add-Ins

Mit der Standard-Installation des Office-Paketes werden nicht alle Add-Ins von der CD auf die Festplatte kopiert. Sie können jedes einzelne Add-In mithilfe der SYSTEMSTEUERUNG nachinstallieren.

Prüfen der Zusatzprogramme

Sehen Sie nach, ob alle Zusatzprogramme eingerichtet sind, und holen Sie die Installation einzelner Add-Ins gegebenenfalls nach: 1.

Aktivieren Sie aus dem Startmenü des Betriebssystems unter EINSTELdie SYSTEMSTEUERUNG.

LUNGEN

2.

Ein Doppelklick auf das Symbol SOFTWARE aktiviert das Installationsprogramm, mit dem externe Software installiert oder auch wieder entfernt wird.

3.

Suchen Sie den Eintrag MICROSOFT OFFICE bzw. MICROSOFT OFFICE PROFESSIONAL EDITION oder ähnlich. Markieren Sie diesen und klicken Sie auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN.

4.

Sie werden aufgefordert, die Original-CD einzulegen, denn von dieser muss das Installationsprogramm die fehlenden Dateien kopieren. Anschließend erhalten Sie die Eingangsmeldung der Wartungsinstallation. Klicken Sie hier auf HINZUFÜGEN/ENTFERNEN. Wenn Office bereits installiert ist, wird immer die Wartungsinstallation aktiv, auch bei einem erneuten Start des Setup-Installationsprogramms.

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127

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP

Abbildung 7.1: Software installieren über die Systemsteuerung

Add-Ins

5.

Die Add-Ins finden Sie unter der Bezeichnung OFFICE-TOOLS. Das Kästchen links von dieser Option gibt schon Auskunft darüber, ob alle Zusatzprogramme installiert sind. Ist das Kästchen nämlich grau gerastert, heißt das, dass nicht alle Optionen eingerichtet wurden. Nur wenn ein Haken im weißen Kästchen zu sehen ist, sind alle Zusatzprogramme korrekt eingerichtet.

6.

Ein Klick auf die OFFICE TOOLS gibt den Blick auf die Liste der Zusatzprogramme frei. Falls nicht alle Zusatzprogramme installiert waren, sehen Sie hier auch, welche Add-Ins fehlen.

7.

Sie können jetzt die Einträge ankreuzen, die noch fehlen, und die Dialogbox mit OK bestätigen. Verwenden Sie dazu das Symbol VON FESTPLATTE STARTEN. Die zu den Add-Ins gehörenden Dateien werden dann auf die Festplatte kopiert und das Installationsprogramm stellt die Verbindungen zu den einzelnen Programmen her. Beenden Sie dann die Wartungsinstallation wieder und aktivieren Sie einzelne Office-Anwendungen, um die Add-Ins zu testen.

auswählen

Abbildung 7.2: Hier sind alle OfficeTools installiert

Zusatzprogramme nachinstallieren

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Office XP Kompendium

Allgemeine Office-Add-Ins

7.2

Kapitel 7

Allgemeine Office-Add-Ins

Sehen Sie sich zunächst die Zusatzprogramme an, die nicht an bestimmte Applikationen gebunden sind, sondern dem Office-Anwender generell zur Verfügung stehen.

7.2.1

Die Shortcut-Leiste

Die Leiste, die nach der Installation (und dem ersten Neustart) rechts am Rand des Desktops zur Verfügung steht und eine Auswahl von Symbolen anbietet, kann parallel zum Startmenü für den Aufruf von Office-Applikationen benutzt werden. Sie können die Belegung der Leiste ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf der angezeigten Leiste ein Kontextmenü öffnen und eine andere Leiste auswählen. Mit der Option ANPASSEN lässt sich die Belegung der aktuellen Leiste ändern; neue Symbole lassen sich auswählen, angezeigte Symbole ausblenden usw..

7.2.2

Der Office-Assistent

Auch der kleine Assistent, der Sie von Anfang an mit Office begleitet, ist technisch gesehen ein Add-In.

7.2.3

Die Office-Rechtschreibprüfung

Ein besonderes Merkmal der Office-Programme ist eine einheitliche Rechtschreibprüfung. Auf der Basis von Lexikon-Dateien werden in allen OfficeProgrammen die textlichen Inhalte überprüft, auf Wunsch sogar automatisch: In Word starten Sie die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü. Parallel dazu können Sie über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK bestimmen, dass alle Texte automatisch auf korrekte Rechtschreibung getestet werden. Falsche oder nicht erkannte Textstellen werden mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Excel und PowerPoint bieten ebenfalls die Rechtschreibprüfung über das EXTRAS-Menü an. In Excel wird die gesamte aktive Tabelle geprüft. PowerPoint durchsucht immer alle Textbeiträge in der gesamten Präsentation. Der Kommunikations-Manager Outlook prüft bei Bedarf die Rechtschreibung in dem Fenster, in dem neue Nachrichten (E-Mails) erfasst werden.

Office XP Kompendium

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Kapitel 7

Add-Ins in Office XP Die Rechtschreibprüfung befindet sich im Ordner PROGRAMME/ GEMEINSAME DATEIEN/MICROSOFT SHARED. Hier sind alle Wörterbücher gespeichert. Dateien mit der Endung LEX sind als Lexika zu erkennen, die letzten Buchstaben des Dateinamens weisen auf die Landesversion hin (GE = German). Word bietet über EXTRAS/OPTIONEN mit SPEICHERORT FÜR DATEIEN auch die Möglichkeit, den Zugriff auf die Wörterbücher auf einen anderen Pfad zu lenken, z.B. im Netzwerk.

7.2.4

MS Graph

Ein Vertreter der Gattung Zusatzprogramme ist Office-Anwendern schon länger bekannt: MS Graph, ein Programm für Geschäftsgrafiken, war in früheren Office-Versionen schon vertreten und leistete besonders als Zusatz zu PowerPoint, dem Präsentationsprogramm, wertvolle Dienste. Mittlerweile ist das Diagrammprogramm dem entsprechenden Teil von Excel sehr ähnlich geworden. MS Graph bietet fast jede Diagrammfunktion des großen Kalkulationsprogramms. Nur in Bezug auf die Kalkulation kann Graph nicht mithalten. Die im Add-In enthaltene Tabelle wird nur zur Datenerfassung benutzt und kann weder dynamisch rechnen noch mit Formeln und Funktionen glänzen. Das Add-In kann nicht direkt, sondern nur aus einer Applikation heraus aufgerufen werden. Diagramm-Objekt erstellen In PowerPoint aktivieren Sie die Folie, die ein Diagramm erhalten soll. Wenn Sie eine neue Folie einfügen, sollte diese gleich das Folienlayout TEXT UND DIAGRAMM erhalten, das bereits ein passendes Objekt vorsieht. Gehen Sie so vor:

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1.

Aktivieren Sie dieses Objekt per Doppelklick und das Add-In GRAPH schaltet sich ein. Wollen Sie zuvor ein Objekt erstellen, wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM.

2.

Ändern Sie nun in der Tabelle die Zahlen ab und überprüfen Sie das Ergebnis im Diagrammfenster, das immer automatisch aktualisiert wird. Sie können die Zahlen für die Tabelle auch importieren und nach Belieben formatieren. Auch das Diagramm kann in vielen Variationen angezeigt werden.

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Allgemeine Office-Add-Ins 3.

Die Tabelle, die Graph für die Zahlen zur Verfügung stellt, besteht aus maximal 4.000 Zeilen und 256 Spalten. Importieren Sie Tabellen über BEARBEITEN und DATEI IMPORTIEREN in die Graph-Tabelle, um beispielsweise Auswertungen aus Excel grafisch aufzubereiten.

4.

Markieren Sie das Diagrammfenster und modifizieren Sie das Erscheinungsbild des Diagramms über das DIAGRAMM-Menü. Achten Sie darauf, dass die Fenstergröße gleichzeitig auch Diagrammgröße ist. Ziehen Sie den Fensterrahmen mit der Maus in die gewünschte Breite und Höhe.

5.

Unter DIAGRAMM und DIAGRAMMTYP stehen zahlreiche verschiedene Diagrammtypen zur Auswahl. Neben den herkömmlichen 2D-Arten können auch dreidimensionale Schaubilder eingesetzt werden.

6.

Wenn das Diagramm fertig und mit allen nötigen Formatierungen versehen ist, klicken Sie einfach im Hintergrund auf die Folienfläche, um die Bearbeitung abzuschließen. Das eingebettete Diagramm kann nun jederzeit wieder mit Doppelklick zur Bearbeitung an MS Graph (den OLE-Server) übergeben werden.

7.2.5

Kapitel 7

Der Formel-Editor

Mit dem Formel-Editor bietet Office ein weiteres Zusatzprogramm an, das die Erstellung und Einbindung OLE-fähiger Objekte ermöglicht. Diese Objekte sind mit dem Text verbunden und können jederzeit mit Doppelklick an das Erzeugerprogramm übergeben werden, das damit automatisch aktiviert wird. So setzen Sie ihn ein: 1.

Öffnen Sie ein Word-Dokument, in das Sie Formeln aufnehmen wollen. Sie können den Formel-Editor auch für eine PowerPoint-Folie aktivieren.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT/MICROSOFT FORMEL-EDITOR. Der Formel-Editor wird in einem eigenen Fenster gestartet und bietet ein kleines, umrandetes Objekt an, in dem eine Schreibmarke blinkt. Der Menüleisten- und Symbolbereich wird komplett vom Formel-Editor übernommen. In der neuen Symbolleiste stehen einzelne Formelgruppen, so genannte Paletten, zur Auswahl.

3.

Jede Palette zeigt drei der in ihr verborgenen Symbole (obere Reihe) bzw. zwei Vorlagen (untere Reihe) an. Zeigen Sie auf die Palette, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Zeiger auf das gewünschte Symbol oder die gewünschte Vorlage, um diese an der Cursorposition einzufügen.

Office XP Kompendium

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Kapitel 7

Add-Ins in Office XP Paletten enthalten Symbole und Vorlagen. Symbole sind mathematische Zeichen, Mengenlehre-Symbole und griechische Buchstaben. Vorlagen sind vorbereitete Felder, die mit Symbolen aufgefüllt werden und oft schon Zeichen enthalten. Die obere Palettenreihe enthält nur Symbole, die untere nur Vorlagen.

Abbildung 7.3: Der Formel-Editor

Für die Formeln stehen acht verschiedene Formatvorlagen bereit (sechs werden angezeigt, für griechische Buchstaben gibt es eine für Groß- und eine für Kleinbuchstaben). In diesen ist die Schriftart und Auszeichnung vordefiniert.

7.2.6

Der Photo-Editor

Alternativ zu diesem Aufruf wird der Photo-Editor auch direkt als Applikation über das Startmenü aktiviert. Als einziger Vertreter der Gattung AddIns steht für dieses Programm ein Symbol in der Programme-Gruppe bereit. Der Photo-Editor kann nicht zum Zeichnen von Bildern benutzt werden. Das Programm stellt keine Zeichenwerkzeuge zur Verfügung. Sie können nur Bilder vergrößern, verkleinern, drehen, zuschneiden und mit Spezialeffekten verfremden. So lässt sich beispielsweise eine Bitmap-Grafik in eine Kreide- oder Kohlezeichnung umwandeln. Das Foto wird durch die Weichzeichnerlinse betrachtet oder Plakat- und Wasserfarbeneffekt machen aus dem schlichten Screenshot ein Kunstwerk.

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Die ClipArt-Gallery

7.3

Kapitel 7

Die ClipArt-Gallery

Unter der Bezeichnung ARTGALRY bietet der Add-In-Ordner MICROSOFT SHARED ein besonders nützliches Zusatzprogramm an: Die ClipArtGallery ist zum einen eine Sammlung von Computergrafiken, Fotos, Videound Sounddateien, gleichzeitig aber auch ein Programm zur Verwaltung dieser Multimedia-Objekte. ClipArts können mit diesem Programm vorab betrachtet und mithilfe von Kategorie- und Schlüsselwortzuweisungen verwaltet werden. Die ClipArts in dieser Gallery müssen nicht von Office stammen, Sie können jederzeit Zeichnungen, Grafiken und andere Objekte aus den unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Corel Draw) in die Gallery einbinden. Unterstützt werden alle gängigen Grafikformate für Vektor- und BitmapGrafiken, die Soundformate WAV und MID und das Videoformat AVI. Achten Sie darauf, dass nicht alle ClipArts von der Festplatte stammen. Selbst wenn Sie die benutzerdefinierte Installation gewählt und alle Optionen angeklickt hatten, wurden nicht alle Bilder von der CD auf die Platte kopiert. Befindet sich die CD zum Zeitpunkt des Aufrufs dieses Add-Ins nicht im Laufwerk, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, dass noch weitere Objekte verfügbar wären. Wenn Sie die CD aber vorher einlegen, werden automatisch alle ClipArts vollständig angeboten. ClipArt-Gallery öffnen Die Objekte aus dieser Sammlung werden in Word-Dokumente, in ExcelTabellen, PowerPoint-Folien oder auf Access-Datenbankobjekte bzw. in Datensätze eingebunden. In allen Office-Programmen steht die ClipArt-Gallery als OLE-Server zur Verfügung. Markieren Sie die Zelle in der Tabelle, auf die eine externe Grafik kopiert werden soll oder setzen Sie den Cursor im Textobjekt an die richtige Position. In PowerPoint-Folien wird die Grafik stets in der Mitte abgesetzt. Öffnen Sie die Gallery: 1.

Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.

2.

Der Aufgabenbereich Clip Art einfügen öffnet sich. Wählen Sie unter der Überschrift ANDERE SUCHOPTIONEN/SUCHEN IN eine Kategorie aus dem Listenfeld Office Sammlungen. Die ClipArt-Gallery wird geöffnet. Markieren Sie die gewünschte Grafik oder wechseln Sie in eine andere Kategorie. Mit EINFÜGEN wird die Grafik in das aktuelle Tabellenoder Diagrammblatt geholt.

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Textmarke setzen

133

Kapitel 7

Add-Ins in Office XP 3.

Neben dem eingefügten Bild wird sofort die Symbolleiste GRAFIK sichtbar. Aus dieser können Sie verschiedene Werkzeuge zur Bildbearbeitung wählen. So lässt sich beispielsweise die Helligkeit und der Kontrast eines Bildes verändern, das Bild kann zugeschnitten und in Größe und Farbgebung verändert werden. Wer die Farbbilder auf Schwarzweiß-Druckern ausgibt, schaltet auf Schwarzweiß-Darstellung oder Graustufenansicht um. Ein interessanter Effekt ist das Wasserzeichen. Das Bild wird damit transparent gestellt.

Neben den ClipArts bietet die Box unter EINFÜGEN/GRAFIK auch noch FOTOS/FILME/SOUND an. Mit diesen Objekten bringen Sie Leben in Ihre Excel-Tabellen, PowerPointPräsentationen und Word-Dokumente. Mit Sound- und Video-Objekten bestückt, lassen sich schöne Effekte zaubern, die die Aufmerksamkeit des Betrachters erhöhen. Haben Sie ein Sound-Objekt eingefügt, sehen Sie ein kleines Lautsprechersymbol. Ein Doppelklick darauf und der Sound wird abgespielt. Das Symbol bleibt so lange gerastert, bis der Sound zu Ende gespielt ist. Auf diese Art können Sie auch Video-Dateien in Ihre Tabellen oder Diagramme holen und einbinden.

134

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8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

In Office XP wurde die Internet-Funktionalität nochmals ausgeweitet. Mit jedem Modul in Office XP können Sie nun Informationen für das Internet bereitstellen bzw. abrufen. Dabei spielt ein Dateiformat eine wichtige Rolle. HTML, die HyperText MarkUp Language-Sprache für das Internet, steht in jedem Dokument zur Verfügung. Die HTML-Seiten werden untereinander mit sog. Hyperlinks verknüpft.

HTML als Verbindung

Neu in Office XP ist jetzt die Unterstützung des XML-Formats. Dokumente in XML-Format können somit schnell und einfach verarbeitet werden. Da XML ein »offenes« Format darstellt, können im Internet auch andere auf diese Informationen zugreifen und Daten eingeben bzw. ändern.

Unterstützung

Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung auf eine andere Stelle im selben Dokument oder in einem anderen Dokument bzw. auf eine Webseite im Internet. Wenn Sie auf ein anderes Dokument verweisen, muss dieses nicht im gleichen Anwendungsprogramm erstellt worden sein.

Hyperlinks

Wenn Sie mit dem Cursor auf einen Hyperlink klicken, wird sofort zu der verknüpften Stelle gesprungen. Ein Hyperlink wird standardmäßig blau angezeigt. Nachdem Sie einen Hyperlink ausgeführt haben (ihn also angeklickt haben), wird er in lila Farbe dargestellt. Hyperlink erlaubt Ihnen, übersichtliche Dokumente zu erstellen, denen es jedoch nicht an umfassender Information fehlt. Durch die Hyperlinks ist die Verbindung zu den ausführlichen Informationen jederzeit gewährleistet.

So funktionieren Hyperlinks

8.1

von XML

Definition Hyperlink

Wenn Sie in der Windows-Hilfe nach Informationen suchen, so wird Ihnen aufgefallen sein, wie praktisch es ist, dass Sie mit den grünen Verweisen zu anderen Hilfeseiten oder zu verwandten Themen springen können. Auch beim Surfen im Internet können Sie über sog. Links von einer Webseite zur anderen springen. Diese Hypertext genannte Technik wird auch von den Office-Programmen unterstützt. Dabei wird die Verknüpfung zu einem anderen Office-Dokument oder einer anderen Stelle im selben Dokument HYPERLINK genannt. Office XP Kompendium

Einsatz von Hyperlinks

135

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen Wenn Sie beispielsweise einen Jahresbericht für die Geschäftsleitung erstellen, in dem Sie über Umsatzzahlen, Auswertungen der Werbemaßnahmen, Rücklaufquote von Direct Mails, Ergebnisse einer Marktforschung, Gesamtkosten, Personalkosten etc. berichten, kann die Hyperlink-Technik von großem Nutzen sein. Um den eigentlichen Bericht nicht mit Informationen zu überfrachten, werden dort nur die entsprechenden Gesamtzahlen genannt und mit einem Hyperlink kann bei Bedarf auf die entsprechenden detaillierten Excel-Tabellen zugegriffen werden.

Sprünge mit Hyperlinks

Auch Sprünge innerhalb eines Dokuments können Sie mit Hyperlinks ausführen. Auf diese Weise können Sie im Text unbekannte Begriffe mit einem Glossar erläutern oder Verknüpfungen zwischen verwandten Themen schaffen, die dem Leser das Studieren Ihrer Texte erleichtern können.

8.2

Hypertext ohne Hyperlink in Word

Bereits in früheren Word-Versionen hatten Sie in etwas engeren Grenzen die Möglichkeit, mit Links zu arbeiten. Index einfügen

Denn schon immer gab es die weithin unbekannte Möglichkeit, ein von Word über EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE eingefügtes Inhaltsverzeichnis zum Springen innerhalb des Textes zu benutzen: Wenn Sie im Inhaltsverzeichnis einen Doppelklick auf eine der Zahlen ausführen, springt Word automatisch zu der Seite, auf der sich die betreffende Überschrift befindet.

Verzeichnis von Textobjekte

Natürlich funktioniert das auch mit einem Verzeichnis von Textobjekten, das Sie mit der Registerkarte ABBILDUNGSVERZEICHNIS der erwähnten Dialogbox eingefügt haben (ein Verzeichnis der Abbildungen, Tabellen etc.). Auch hier reicht ein Doppelklick auf die Seitenzahl für einen Sprung zu der Beschriftung des betreffenden Objekts. Einzige Voraussetzung: Das Inhaltsverzeichnis und das Verzeichnis der Abbildungen müssen korrekt eingefügt werden.

ICON: Info

Für das Inhaltsverzeichnis müssen Sie die Formatvorlagen ÜBER1 bis ÜBERSCHRIFT 9 verwenden, um die Überschriften für das Inhaltsverzeichnis zu kennzeichnen.

SCHRIFT

Für die anderen Verzeichnisse ist es zwingend erforderlich, dass Sie die Funktion EINFÜGEN und BESCHRIFTUNG oder die automatische Beschriftung (Schaltfläche AUTOBESCHRIFTUNG) verwenden.

136

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Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Kapitel 8 Abbildung 8.1: Wahl der automatischen oder manuellen Beschriftung

8.3

Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Auch wenn Sie echte Hyperlinks in einem Dokument verwenden können, soll als Beispiel die Verknüpfung mit einem Glossar dargestellt werden. Nehmen wir an, Sie haben einen längeren Text mit einem Glossar erstellt und möchten an einer Stelle auf diesen Begriff im Glossar verweisen. Vor der Erstellung eines Hyperlinks müssen Sie das Dokument erst abspeichern. Nehmen Sie diesen Hinweis des Programms ernst, denn dadurch wird dringend benötigter Speicher freigemacht und Sie haben die notwendige Sicherheit, dass bei einem Absturz keine zusätzliche Arbeit entsteht.

Dokument vorher speichern

Richten Sie ein Hyperlink ein: 1.

2.

Als Erstes vergeben Sie im Glossar für die Textstelle, an die gesprungen werden soll, eine Textmarke über die Dialogbox EINFÜGEN/TEXTMARKE, nachdem Sie die Textstelle markiert haben. Diese Textmarke darf außer einem Unterstrich keine weiteren Sonderzeichen (auch keine Leertaste) enthalten und darf nicht mit einer Zahl beginnen.

Textmarke setzen

Markieren Sie nun im Text die Stelle, von der aus zu dieser Stelle gesprungen werden soll.

Nun öffnen Sie die Dialogbox HYPERLINK EINFÜGEN oder Sie wählen die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, betätigen Sie die Tastenkombination (Strg)+(K).

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137

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Abbildung 8.2: Die Dialogbox zum Erstellen eines Hyperlinks

3.

Verweis auf eine Textmarke

Hyperlink in blau

In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN im unteren Bereich der Dialogbox. Der obere Bereich ist für den Verweis auf ein anderes Dokument zuständig, der untere Bereich für einen Sprung im selben Dokument.

In der Dialogbox TEXTMARKE klicken Sie die Textmarke an, auf die Sie verweisen wollen. Wenn Sie denselben oder einen sehr ähnlichen Namen wie in der Markierung verwendet haben, wird diese Ihnen bereits vorgeschlagen. Sie sehen sofort im Text die Änderung: Die Textstelle wird mit einer anderen Farbe eingefärbt. Standardmäßig ist es die Farbe Blau und wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das blau eingefärbte Wort fahren, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand

Abbildung 8.3: Der Hyperlink

QuickInfo-Fenster

Zusätzlich wird in einem QuickInfo-Fenster angezeigt, zu welchem Begriff eine Verknüpfung besteht. Wenn Sie nun mit der Maus dort anklicken, springen Sie sofort zu dem Glossarbegriff, egal, wo sich das Glossar im Dokument befindet. Doch dies ist noch nicht alles, zu was diese Funktion fähig ist. Denn diese Verknüpfung wäre mit dem Feld GEHE ZU, das es in allen Word-Versionen gibt, auch möglich gewesen. Was dort (ohne weiteres) nicht möglich gewesen wäre, ist der Rücksprung zur aufrufenden Textstelle.

Symbolleiste WEB

138

Wenn Sie sich die Oberfläche genau anschauen, hat Word nach der Erstellung des Hyperlinks eine neue Symbolleiste namens WEB eingeblendet. Diese kennen Sie möglicherweise bereits, denn der Internet-Explorer von Microsoft, mit dem Sie durch das Internet surfen, sieht fast genauso aus.

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Erstellen eines Hyperlinks innerhalb Word

Kapitel 8 Abbildung 8.4: Die neue Symbolleiste

Dort sind, wenn Sie sich nicht im Internet befinden, sondern mit Hyperlinks arbeiten, nur ein paar Schaltflächen interessant: Mit den beiden Pfeilen am linken Rand springen Sie vor- oder rückwärts. Mit der Schaltfläche NUR WEB-SYMBOLLEISTE ANZEIGEN blenden Sie die anderen Symbolleisten von Word aus, die zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich nicht benötigt werden.

Wichtige Schaltflächen

Wenn Sie sich den Glossarbegriff angesehen haben, klicken Sie also auf die Schaltfläche ZURÜCK und befinden sich sofort wieder an der Ausgangsposition. Und dort sehen Sie, dass sich die Farbe des Hyperlinks von Blau in Lila geändert hat. Dies ist ein Zeichen dafür, dass Sie diesen Link benutzt haben, eine Quittung sozusagen.

8.3.1

Hyperlinks auf Excel-Tabellen

Die Verwendung von Hyperlinks in einer Excel-Tabelle funktioniert ähnlich, nur dass es in Excel keine Textmarken gibt. Dort geschieht der Zugriff über den festgelegten Namen einer Zelle.

Hyperlinks ohne Textmarken

Wenn Sie auf eine Zelle der Tabelle oder der Mappe eine Verknüpfung erstellen wollen, so verfahren Sie wie folgt: 1.

Aktivieren Sie die Zielzelle, die Zelle also, zu der gesprungen werden soll.

2.

Vergeben Sie über EINFÜGEN/NAMEN FESTLEGEN einen eindeutigen Namen für die Zelle. Abbildung 8.5: Namen festlegen

3.

Öffnen Sie die Dialogbox EINFÜGEN/HYPERLINK oder betätigen Sie, wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, die Tastenkombination (Strg)+(K).

Office XP Kompendium

139

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen 4.

In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN.

5.

In der Dialogbox EXCEL ARBEITSMAPPE DURCHSUCHEN aktivieren Sie die Option FESTGELEGTER NAME.

6.

Klicken Sie den gewünschten Zellnamen an und bestätigen mit OK.

Abbildung 8.6: So finden Sie den Namen für den Hyperlink.

8.3.2

Hyperlink zu einer anderen Anwendung erstellen

Das Verfahren ähnelt den in den vorigen Kapiteln besprochenen Beispielen. Verfahren Sie also wie folgt: 1.

Bevor Sie einen Hyperlink erstellen, vergeben Sie für eine Textstelle in einem Word-Dokument oder auf einer Webseite, zu der gesprungen werden soll, eine Textmarke. Um einen bestimmten Zellbereich in einer Excel-Tabelle anzuspringen, vergeben Sie im Excel-Arbeitsblatt einen Namen.

2.

Platzieren Sie in Ihrem Dokument den Cursor an der Stelle, an der der Hyperlink eingefügt werden soll, und klicken anschließend auf das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN. Alternativ wählen Sie den Menüpunkt im Menü EINFÜGEN.

3.

Im Feld ADRESSE geben Sie den Pfad der Datei an, auf die der Hyperlink springen soll. Wenn Sie den Pfad nicht kennen, klicken Sie auf DURCHSUCHEN und wählen die Zieldatei aus. Dabei können Sie nach einer Datei oder einer Webseite suchen.

4.

Im Feld TEXTMARKE geben Sie den Namen für den Tabellenbereich in einer Excel-Tabelle, die Textmarke in einem Word-Dokument oder auf einer Webseite oder die Foliennummer aus einer PowerPoint-Datei an.

Namen einfügen

Hyperlink einfügen

Adresse angeben

140

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Hyperlink mit Drag&Drop erstellen

Kapitel 8 Abbildung 8.7: Bezug auf eine Tabelle herstellen

5.

6.

Wenn Sie zu dem Dokument wechseln möchten, auf das der Hyperlink zeigt, klicken Sie auf den blauen Text oder das Zeichen. Es wird die WEB-Symbolleiste eingeblendet und in das Zieldokument gewechselt.

Wechsel zum Dokument

Nachdem Sie den Hyperlink gelesen/gesehen haben, können Sie über WECHSELN ZU (oder über den Pfeil in der WEB-Symbolleiste) zurück in das Ausgangsdokument wechseln. Der Hyperlink-Eintrag hat sich verändert, er wird in Lila mit schwarzer Unterstreichung dargestellt.

Der Grund für diesen Farbwechsel: Sie erfahren dadurch, ob Sie diesen Verweis bereits durchgeführt haben. Damit wissen Sie, dass Sie die Information bzw. die auf diese Art hinterlegte Nachricht bereits gelesen haben. Wenn Sie den Hyperlink in einem noch nicht gespeicherten Dokument erstellen, funktioniert der Rücksprung nicht. Um in das Dokument zurückzukehren, müssen Sie es vorher speichern.

8.4

Dokument vorher speichern

Hyperlink mit Drag&Drop erstellen

Wenn Ihnen das Erstellen einer Textmarke oder die Festlegung eines Namens in Excel zu kompliziert erscheint, können Sie auch schnell mit der Funktion Drag & Drop einen Hyperlink erzeugen. Diese Methode zur Erstellung eines Hyperlinks ist nur innerhalb von OfficeAnwendungen geeignet.

Nur in OfficeAnwendungen

In Word oder Excel öffnen Sie zusätzlich das Zieldokument und wählen im Menü den Menüpunkt FENSTER/ALLE ANORDNEN.

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141

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Wenn es sich um unterschiedliche Anwendungen handelt, verfahren Sie wie folgt: 1.

Minimieren oder schließen Sie alle für den Vorgang nicht benötigten Anwendungen.

2.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der TaskLeiste.

3.

Wählen Sie den Menüpunkt UNTEREINANDER.

4.

Die beiden Anwendungen werden nun korrekt untereinander am Bildschirm gezeigt.

5.

Markieren Sie nun im Zieldokument den Text, den Sie als Hyperlink definieren möchten. Greifen Sie die Markierung mit der rechten Maustaste und ziehen den Text an die gewünschte Stelle im Basisdokument. Es öffnet sich das Kontextmenü und Sie wählen den Menüpunkt HYPERLINK HIER ERSTELLEN aus.

Abbildung 8.8: Automatische Anordnung der Anwendungen

Zieldokument bearbeiten

Abbildung 8.9: Das Kontextmenü nach dem Ziehen des Objektes

142

Office XP Kompendium

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern 6.

8.5

Um den Hyperlink-Text zu ändern, bewegen Sie sich mit den Richtungstasten zu der entsprechenden Stelle und führen Ihre Änderungen durch. Sie können nicht an die Stelle klicken, denn dadurch würde der Hyperlink ausgeführt und Sie können keine Textänderung durchführen.

Kapitel 8 Hyperlink-Text ändern

Aussehen des Hyperlink-Textes ändern

Gefällt Ihnen die standardmäßig verwendete Farbe Blau in den Hyperlinks nicht, können Sie diese auch anpassen. Doch falls Sie versuchen, den Text zu markieren, so ist dies nicht ohne weiteres möglich. Denn wenn Sie den Text oder die Zelle anklicken, um diese anschließend zu formatieren, so wird der Sprung sofort ausgeführt.

Farbe ändern

Die Lösung liegt in Word und Excel in der indirekten Formatierung durch eine Formatvorlage namens HYPERLINK. 1.

Öffnen Sie in Word oder Excel den Menüpunkt FORMAT/ FORMATVORLAGE.

2.

Markieren Sie in Word die Formatvorlage HYPERLINK.

Formatvorlage anpassen Abbildung 8.10: Die Formatvorlage mit Hypertext in Word

3.

In Excel wählen Sie in der Liste NAME DER FORMATVORLAGE diese Formatvorlage aus.

Office XP Kompendium

143

Kapitel 8

Dokumente per Hyperlink vernetzen

Abbildung 8.11: Die Formatvorlage mit Hypertext in Excel

Zeichenformat in Word ändern

Änderung der Formatvorlage

4.

Über die Schaltfläche BEARBEITEN bzw. ÄNDERN weisen Sie die neuen Formate (Farbe, Schriftart etc.) zu.

5.

In Word müssen Sie nach dem Klick auf BEARBEITEN noch über die Schaltfläche FORMAT angeben, dass Sie ein Zeichenformat ändern wollen.

In der sich öffnenden Dialogbox legen Sie daraufhin die verschiedenen Zeichenformate für das Aussehen des Hyperlinks fest: die Schriftart, die Schriftgröße, die Schriftfarbe, eine der Auszeichnungen (fett und kursiv) sowie weitere Stilmerkmale. Um einen Hyperlink noch mehr hervorzuheben, können Sie über den Menüpunkt RAHMEN einen Rahmen um das Wort zu ziehen oder es mit einer Hintergrundschattierung versehen.

Der Besuchte Hyperlink

Neben der Formatvorlage HYPERLINK gibt es eine weitere Formatvorlage, die Sie nun möglicherweise auch verwenden möchten: der BESUCHTE HYPERLINK. Wie der Name es sagt, werden diese Formate automatisch für alle Hyperlinks verwendet, die Sie schon einmal benutzt, also angeklickt haben. Wenn Sie möchten, können Sie diese auch mit einer anderen Farbe formatieren. Sie können jedoch auch andere Stilmittel benutzen, um zu zeigen, welche Hyperlinks schon mal angeklickt wurden und welche nicht. In Excel dagegen wählen Sie nach dem Klick auf ÄNDERN die entsprechende Registerkarte aus. Auch dort können Sie die Formatvorlagen HYPERLINK und BESUCHTER HYPERLINK mit Formaten versehen.

144

Office XP Kompendium

9

Internet und Intranet mit Office XP

Das Internet hat sich innerhalb weniger Jahre zum wichtigsten Kommunikationswerkzeug entwickelt. Internet-Seiten können Informationen in Form von Text, Bildern, Klang und Video darstellen. Unternehmen nutzen diese Internet-Technologie für eigene Netze, so genannte Intranets. Office XP unterstützt die Anwender bei der Kommunikation im World Wide Web durch das Setzen von Hyperlinks, das Bearbeiten von HTML-Seiten oder das Verteilen von Dateien im Internet vorzüglich.

Das Internet und Office XP

Office XP bietet Werkzeuge zur Erstellung von Internet/Intranet-Inhalten an. So lässt sich beispielsweise eine komplette Webseite (Web = Abkürzung von World Wide Web) mit Word erstellen und in einem für Internet/Intranet-Anwendungen brauchbaren Format abspeichern. Zur Herstellung von Tabellen auf diesen Seiten eignet sich Excel 2002 bestens, und Access 2002 ist die ideale Basis für Datenbankanwendungen, aus denen sich die Benutzer von Internet/Intranet-Seiten die gewünschten Daten abholen.

9.1

HTML als Basis

Alles, was im Internet/Intranet publiziert wird, hat eine gemeinsame Basis. Diese nennt sich HTML (HyperText MarkUp Language). HTML ist eine relativ einfache Beschreibungssprache für Textdokumente, die zur Formatierung die alte Technik der Tags verwendet. In HTML wird beispielsweise die Formatierung Fettdruck mit dem Tag (für Bold) eingeleitet und mit wieder ausgeschaltet.

HyperText MarkUp Language

Diese Zeile ist fett

Diese simple Technik ist Voraussetzung dafür, dass HTML-Seiten auf der ganzen Welt einheitlich erstellt und vor allem von den unterschiedlichsten Programmen und Betriebssystemen von DOS bis LINUX aufbereitet werden können. Wer diese Tags kennt, kann sich jetzt ein komplettes HTML-Dokument mit jedem beliebigen Textprogramm schreiben, aber das ist kompliziert und Sie müssten zuerst alle Befehle lernen.

Office XP Kompendium

Betriebssystemunabhängiger Standard

Einfache Sprache

145

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Abbildung 9.1: Ein HTML-Dokument im Quelltext

Mit dem Internet kamen auch zahlreiche HTML-Editoren auf den Markt, die dem Anwender diese umständliche Prozedur abnehmen. Zu den wichtigsten zählen FrontPage von Microsoft und natürlich Word 2002, das im Vergleich zur Vorgängerversion wesentlich mehr Internet-Funktionen enthält. Automatischer Transfer nach HTML

Die Office-XP-Programme können ihre spezifischen Daten ausnahmslos in HTML übersetzen und somit für Internet/Intranet-Anwendungen zur Verfügung stellen. In HTML zu programmieren wird deshalb in den wenigsten Fällen nötig sein. Die Inhalte der Webseiten werden einfach im normalen Office-Format aufbereitet und mit entsprechenden Programmfunktionen übersetzt. Die vielen Spezialfunktionen wie in Word oder Excel sind ideale Ergänzungen dazu, denn sie bieten Funktionen, die einfache HTML-Editoren nicht leisten können:

Teamwork

Teamwork: Office-Textdokumente, Tabellen, Datenbanken und Präsentationsunterlagen können von vielen Anwendern gleichzeitig genutzt werden. Die Freigabe von Dateien für andere Mitarbeiter ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung, Überarbeitungsfunktionen, Versionskontrolle und Nachverfolgung von Änderungen sind zu jeder Zeit möglich.

Suchfunktionen

Suchfunktionen: Die Office-Programme bieten mehr Suchmöglichkeiten als nur einfache Texteingaben. Die Suche nach Änderungsdatum, Sonderzeichen, Satzzeichen etc. erhöht den Bearbeitungskomfort erheblich.

146

Office XP Kompendium

Web-Technologien in Office XP

Kapitel 9

Analyse: Ob mit Pivot-Tabellen-Assistent oder Diagrammfunktion in Excel, mit Serienbrief und Etiketten in Word oder mit den zahlreichen Assistenten von Access – die Analysefunktionen der Office-Programme lassen keine Wünsche offen, wenn es um die Aufbereitung von Daten geht.

Analyse

Automatisierung: Alle Office-Programme bieten eine mittlerweile einheitliche Makroprogrammiersprache zur Automatisierung von Anwendungen. Damit lässt sich die Datenverarbeitung vereinfachen, komplexe Arbeiten können zusammengefasst werden und komplizierte Abläufe lassen sich mit Dialogen vereinfachen.

Automatisierung

9.2

Web-Technologien in Office XP

Office XP wurde auf den Internet/Intranet-Anwender zugeschnitten und verwendet Techniken, die auch in Clients für das weltweite Netz zur Anwendung kommen.

9.2.1

Hyperlinks

Die schnellste und einfachste Form der Verknüpfung zwischen zwei Dokumenten ist der Hyperlink. Dabei handelt es sich um eine Text- oder Bildinformation, die mit der Maus angeklickt wird und automatisch die damit verknüpften Daten aktiviert. Hyperlinks sind die Verbindungsglieder zwischen den Webseiten. Sie führen den Leser einer Seite zu weiteren Dokumenten des gleichen Anbieters oder zu völlig anderen Webseiten, auf die ihn der Anbieter hinlenken will.

Verknüpfung über Hyperlink

Alle Office-XP-Programme sind in der Lage, Hyperlinks in ihre Anwendungen einzubinden. In Word können Hyperlinks sowohl auf Textstellen innerhalb eines Dokuments als auch auf weitere Textdokumente verweisen. Excel bietet Hyperlinks in Textform oder als Excel-Funktion an, und das Datenbankprogramm Access erlaubt Hyperlinks sowohl als Feldtyp als auch in der Formulargestaltung. Jedes Office-Programm kann Hyperlinks auf andere Programme anbieten und in diesen Details anzeigen. So können Sie beispielsweise einen ganz bestimmten Tabellenbereich aus der ExcelTabelle oder eine Textmarke aus dem Word-Text ansteuern.

Hyperlinks in

Hyperlinks in Office-Dokumenten verweisen bei Bedarf aber auch auf beliebige andere Inhalte im Internet/Intranet, wie z.B. direkt auf Adressen, sog. URLs (http://xxx), auf FTP-Server oder auch auf Fotos, Grafiken, Videos und Sounddateien.

Verweis auf

Office XP Kompendium

OfficeProgrammen

Adressen

147

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.2.2

Web-Symbolleiste

Die weitgehend einheitlichen Symbolleisten der Office-Anwendungen wurden mit der Web-Leiste erweitert, die einige sehr nützliche Navigationssymbole für Web-Surfer enthält. So lässt sich zum Beispiel der installierte Standard-Browser aufrufen, die Startseite im Internet/Intranet ansteuern oder eine bereits besuchte Web-Adresse aus einer Liste reaktivieren. Die WEBSymbolleiste ist in Word, Excel, Access und PowerPoint identisch. FindFast-Suchabfrage Volltextsuche in HTML- oder Office-Dokumenten

Ein Symbol aus der Web-Leiste verweist auf die Suchseite, und diese ermöglicht eine Volltextsuche in HTML- oder Office-Dokumenten. Das Suchergebnis ist eine HTML-Seite mit Hyperlinks, die den Anwender sofort auf die gewünschten Informationen leiten.

9.2.3

Integration in den Webbrowser

Was früher nur per OLE-Einbindung von Office- zu Office-Anwendung möglich war, bezieht jetzt auch den Webbrowser mit ein: Über die ActiveDocument-Technologie kann der Browser zum Öffnen eines beliebigen Office-Dokuments, z.B. eines Word-Textes oder einer Excel-Tabelle, benutzt werden. Damit die Daten auch bearbeitet werden können, blenden sich gleichzeitig die Elemente der Zielanwendung ein, die dazu benötigt werden, z.B. die Zeilen/Spaltenköpfe und die Bearbeitungsleiste von Excel oder die Rollleisten des Word-Bildschirms. Abbildung 9.2: Integration von Browser und Office (eine Excel-Mappe im InternetExplorer)

9.2.4 Zusatz HTM im Dateinamen

148

HTML als Speicherformat

Die Office-Anwendungen behalten ihre spezifischen Dateiformate. WordTexte werden weiterhin als Dateien mit der Endung DOC gespeichert, Excel-Tabellen mit XLS, Access-Datenbanken als MDB-Dateien und

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

PowerPoint-Präsentationen mit dem Zusatz PPT. Parallel dazu lässt sich aber mit jedem Programm eine HTML-Version der Daten erstellen, die dann mit dem Zusatz HTM gespeichert wird und von jedem Internet/Intranet-Client (Browser) eingelesen werden kann. Die HTML-Assistenten bieten auch die Möglichkeit, Teilbereiche wie z.B. benannte Tabellenbereiche aus Excel, im HTML-Format abzulegen. Mit Access lassen sich Datenbanken aus dem Intranet sogar mit dynamischen Abfragen bearbeiten, und über den Internet-Information-Server kann der Webmaster die Intranet-Datenbank zur Eingabe und Bearbeitung von Daten für alle Teilnehmer freischalten.

9.2.5

Access und dynamische Abfragen

Office-Viewer

Sollte ein angeschlossener Internet/Intranet-User nicht im Besitz des OfficePaketes sein, so bieten so genannte Viewer die Möglichkeit, die Originaldaten trotzdem anzusehen und sogar zu drucken. Diese Office-Datei-Viewer gibt es für Word, Excel und PowerPoint. Sie können kostenlos per Download über die Webseite von Microsoft bezogen werden.

Download aus dem Internet

Word und das Internet

9.3

Word selbst verschafft Ihnen normalerweise keinen Zugang zum Internet, genauer gesagt zum World Wide Web (Web). Diese Aufgabe übernimmt der Browser (z.B. Microsofts Internet-Explorer, NetScape-Navigator). Word kann allerdings Texte so aufbereiten, dass sie von einem Browser gelesen werden können.

9.3.1

Word als Webbrowser

Ihr Programm Word ist in der Version 2002 sowohl ein Textverarbeitungsprogramm als auch ein HTML-Editor:

Word-Funktionen als HTML-Editor

Erstellen Sie Texte im Word-Format und speichern Sie diese im HTMLFormat ab. Öffnen Sie HTML-Dokumente, bearbeiten Sie diese und speichern Sie die Daten im HTML-Format wieder zurück. Öffnen Sie HTML-Dateien und speichern Sie diese als normale WordTexte mit der Endung DOC zurück.

Office XP Kompendium

149

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.3.2 Eingeschränkte Funktionen

Word oder FrontPage

Word kennt zwar HTML, ist aber in der Funktionalität nicht vergleichbar mit einem echten HTML-Editor wie beispielsweise FrontPage. Es gibt etliche Einschränkungen: Animationen: Grafiken, die im GIF-Format oder einem anderen animierten Format abgespeichert wurden, kann nur der Browser ablaufen lassen. Word stellt von diesen Grafiken nur ein einzelnes Bild dar (zur Erstellung der Grafiken müssen Sie ein entsprechendes Grafikprogramm (z.B. PaintShop Pro) verwenden). Web-Strukturen: FrontPage erstellt nicht nur HTML-Texte, sondern generiert und verwaltet über den Explorer gleichzeitig die Struktur Ihres Webs. Das Programm stellt außerdem alle erforderlichen Verknüpfungen (Hyperlinks) zwischen den einzelnen Seiten her und regeneriert diese auf Wunsch. Im Vergleich zur Vorgängerversion hat Word 2002 einige zusätzliche WebFunktionen erhalten, z.B. die Möglichkeit, Seiten in verschiedene Frames zu unterteilen. Wenn Sie vor der Frage stehen, ob Sie Word oder FrontPage den Vorzug als HTML-Editor geben, hier ein Hinweis:

Word: schnell und einfach

Mit Word erstellen Sie schnell und ohne viel Aufwand gute HTML-Seiten. FrontPage ist ein aufwendiges, komplexes Programm, das einige Übung benötigt. Word eignet sich hervorragend für die Konvertierung von Dokumenten in HTML-Code. Wenn Sie Textdokumente gleich welcher Art vorliegen haben, speichern Sie diese mit Word im HTML-Format ab und bearbeiten Sie diese mit FrontPage oder einem anderen professionellen System weiter.

Für Profis

FrontPage wird bereits mit fertigen Web-Layouts und Vorlagen ausgeliefert, mit denen Sie schnell Ihre Internetpräsenz verwirklichen können. Auch sind darin Hilfsprogramme für die Übertragung an den Webserver enthalten.

9.3.3 Prüfen der späteren WebAnsicht

150

Online-Layout-Ansicht für Webseiten

Um in Word eine Webseite anzusehen, empfiehlt es sich, in die Ansicht WEBLAYOUT zu wechseln. Nur diese Ansicht stellt sicher, dass alle Elemente der Seite so angezeigt werden, wie sie im Internet interpretiert werden.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

So wechseln Sie in diese Ansicht: 1.

Wählen Sie im Menü ANSICHT/WEBLAYOUT.

2.

Schalten Sie unter ANSICHT die Dokumentstruktur weg, wenn Sie die Seite auf voller Bildschirmbreite sehen wollen. Abbildung 9.3: Weblayout-Ansicht in Word

Die Symbolleiste Web Diese Symbolleiste verbindet Word direkt mit dem Internet. Sie können diese über EXTRAS/ANPASSEN oder mit ANSICHT/SYMBOLLEISTEN einblenden: Symbole und Bedeutung Symbol

Bedeutung Mit diesem Symbol blättern Sie eine bereits aufgerufene Webseite zurück

Tabelle 9.1: Die Symbolleiste Web

Dieses Symbol bringt Sie eine Seite nach vorne, d. h. zu der Seite, von der Sie zurückgeblättert hatten Stoppen Sie damit die Übertragung einer Seite, wenn diese zu lange dauert oder keine Aussicht mehr auf Erfolg hat Dieses Symbol baut die Seite neu auf. Das ist ab und zu notwendig, wenn Inhalte übertragen wurden, während Sie die Seite bearbeitet haben

Office XP Kompendium

151

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Tabelle 9.1: Die Symbolleiste Web (Forts.)

Symbol

Bedeutung Hier wechseln Sie auf die Startseite. Das ist die Seite, die der Browser automatisch ansteuert, wenn er online geht (im Normalfall die Homepage des Providers) Hiermit starten Sie die Suche im Web, genauer gesagt eine Suchmaschine. Das ist ein Programm, das Ihnen die Möglichkeit bietet, das Internet nach einem Suchbegriff zu durchforsten. Welche Suchmaschine das ist, wird ebenfalls im Browser festgelegt Die Favoritenliste enthält wichtige Web-Adressen. Sie kann jederzeit durch neue Adressen erweitert werden Hier finden Sie die Funktionen der Symbole noch einmal als Menü-Einträge. Außerdem sind hier die Optionen untergebracht, um die Suchund Startseite zu ändern Damit blenden Sie alle anderen Symbolleisten aus, nur die WEB-Symbolleiste bleibt stehen Unter diesem Symbol verbirgt sich die Liste aller Webseiten, die Sie bisher (ab Programmstart) angesteuert haben. Sie können damit direkt auf eine bestimmte Seite schalten oder eine andere Office-Anwendung aufrufen

9.3.4 Suchmaschine in Word

152

Start- und Suchseite ändern

Die für Word festgelegte Suchmaschine ist ALLINONE.HTM auf der Homepage des MSN (Microsoft Network). Als Homepage ist vorläufig die Microsoft-Seite www.microsoft.com/germany festgelegt.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

Sie können die Start- und Suchseite natürlich ändern und beispielsweise die Homepage eintragen, die Sie direkt in das unternehmenseigene Intranet oder auf das Firmenangebot im World Wide Web führt: 1.

Klicken Sie auf das Symbol WECHSELN ZU.

2.

Wählen Sie STARTSEITE BESTIMMEN, um die aktuelle Seite zur Startseite zu machen.

3.

Mit SUCHSEITE BESTIMMEN erklären Sie die aktuelle Seite zur Suchseite. Stellen Sie vorher einen passenden Suchdienst ein.

9.3.5

Word-Dokument im HTML-Format speichern

Um aus einem Word-Text ein HTML-Dokument zu machen, speichern Sie diesen einfach im entsprechenden Fremdformat. Dazu wird in der Speicherbox der Dateityp umgestellt.

Befehl: SPEICHERN UNTER

Formatieren Sie ein Dokument mit allen Formatierfunktionen, die Word zur Verfügung stellt. Verwenden Sie Zeichen- und Absatzformate und weisen Sie die Überschriften über die Formatvorlagen aus. 1.

Wählen Sie DATEI und ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Geben Sie einen passenden Dateinamen ein.

Achten Sie darauf, dass eventuell nicht alle Anwender, die Ihre HTMLDokumente lesen, mit Ihrem Dateinamen etwas anfangen können. Wer noch mit der Vorgängerversion von Windows oder mit UNIX-basierendem System zugreift, wird weder mit langen Dateinamen (mehr als acht BuchstaICON: Info mit Umlauten, Sonderzeichen und Leerzeichen in diesem Bereich ben) noch zurechtkommen. Bleiben Sie lieber bei kurzen, maximal acht Buchstaben langen Dateibezeichnungen. Konvertierungsverluste Mit der Speicherung eines Word-Textes im HTML-Format gehen einige Formatierungen verloren; eine Meldung weist vor dem Speichern auch darauf hin.

Verschwundene Formatierungen

Das hat nichts mit mangelnder Qualität des HTML-Editors zu tun, zu dem Word automatisch wird, wenn ein HTML-Text vorliegt. HTML als TextProgrammiersprache unterliegt einer weltweiten Norm, und unter einer bestimmten Versionsnummer sind eben nur bestimmte Formatierungen im Quellcode möglich. Damit können auch die Browser auf einen Standard zugeschnitten werden.

Office XP Kompendium

153

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP Was in HTML nicht programmierbar ist, wird bei der Konvertierung also ignoriert: Animationen, die über FORMAT/ZEICHEN eingebracht wurden, kennt HTML nicht. Textfluss, Kontursatz und Rahmenpunkte um die Grafiken werden ignoriert, ebenso die Spezialgrafikformate wie Wasserzeichen, Schwarz/ Weiß etc. Formatvorlagen werden nicht akzeptiert und die Auszeichnungen der Überschriftenformate werden nicht 1:1 übernommen. Grafiken aller Art wandelt die Konvertierung in das GIF-Format um. Das gilt auch für Formeln, Zeichenobjekte und Diagramme.

9.3.6 Aus HTML wird DOC

HTML-Dokument in Word-Dokument umwandeln

Sie können auch ein HTML-Dokument in einen normalen Word-Text verwandeln. Das passiert so: 1.

Öffnen Sie das HTML-Dokument in Word.

2.

Wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER und wählen Sie als Dateityp WORD-DOKUMENT.

3.

Einmal weggelassene Textformatierungen und Grafikformate erscheinen mit der Speicherung im Original-Format nicht wieder. Sie müssen diese wieder in den Text einfügen.

9.3.7 Unterstützung durch Assistenten

Die HTML-Vorlage

Word als HTML-Editor zu benutzen bringt nur dann Vorteile, wenn Sie ganz einfache Gestaltungen vorhaben. Aufwendiges Web-Design können Sie mit Word nur bedingt schaffen. Dazu sollte FrontPage oder ein äquivalenter HTML-Editor zum Einsatz kommen. Wenn Sie die Absicht haben, mit Word ein HTML-Dokument zu erstellen, hilft Ihnen die Vorlage mit dem Web-Assistenten weiter: 1. 2.

Wählen Sie DATEI/NEU. Klicken Sie im Arbeitsbereich von MIT VORLAGE BEGINNEN auf ALLVORLAGEN und holen das Register WEBSEITEN vor.

GEMEINE

3.

154

Verwenden Sie die Vorlage WEBPAGE-ASSISTENT auf der Registerkarte WEBSEITEN.

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9 Abbildung 9.4: Der WebseitenAssistent

4.

Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten, um die Webseite zu erstellen, und speichern Sie diese anschließend als HTML-Dokument ab.

Schneller Weg zur Webseite

Das Ergebnis ist eine fertige HTML-Seite, die sich jetzt textlich umgestalten lässt und mit Formatierungen versehen werden kann. Achten Sie darauf, dass die Webseite andere Formatvorlagen benutzt und auch für die Gestaltung der anderen Elemente (z.B. Hyperlinks) Formatvorlagen anbietet. Unter DATEI/NEU finden Sie weitere Angebote für ein leeres Web-Dokument.

9.3.8

Formatierung mit dem HTML-Editor

Für die Webseitengestaltung im Word-HTML-Editor stehen Ihnen einige spezifische Formatvorlagen zur Verfügung: Absatzformate H1 bis H6

Die Überschriftenformate

Standard

Vorlage für normalen Text

Address

Für die Adresse des Web-Autors, kursiv ohne Einzug

Blockquote

Für Zitate, mit Einzug und Abstand vor und nach dem Absatz

Definition Term

Für Oberbegriffe in Definitionslisten, ohne Einzug

Definition List

Für Erläuterungen in Definitionslisten, mit Einzug

Preformated

Für Texte in nicht proportionaler Courier-Schrift, mit Tabstopps alle 8 Zeichen

Office XP Kompendium

Spezielle Formatvorlagen in Word Tabelle 9.2: Absatz- und Zeichenformate

155

Kapitel 9 Tabelle 9.2: Absatz- und Zeichenformate (Forts.)

Internet und Intranet mit Office XP

Absatzformate Zeichenformate CITE

Kursiver Text für Zitate

CODE

Courier-Schrift für Programmanweisungen

Definition

Kursiv-Schrift (nur Internet-Explorer)

Keyboard

Courier-Schrift fett, kleinerer Schriftgrad

Sample

Courier-Schrift, größerer Schriftgrad

Typewriter

Courier-Schrift, kleinerer Schriftgrad

Variable

Kursiv gedruckte Zeichen

Emphasis

Kursiv gedruckte Zeichen

Strong

Fett gedruckte Zeichen

Comment

Kommentartexte, wird im Browser Internet-Explorer nicht angezeigt

HTML Markup

Verborgen formatierter Text

9.3.9

Webseiten in Word gestalten

Mit Word lassen sich durchaus anspruchsvolle Webseiten gestalten, wenn auch nicht mit allen Funktionen. Für Einsteiger in die Materie bietet Word eine gute Startbasis für die ständige Beschäftigung mit dieser Technik. Start mit leerem HTML-Dokument

Nehmen Sie als Basis für die Gestaltung entweder ein leeres HTML-Dokument oder ein mit dem Web-Assistenten gestaltetes Dokument. Verwenden Sie auf keinen Fall aber einen Word-Text, denn mit diesem haben Sie nicht alle Menüoptionen zur Verfügung, die Sie für die Webseite brauchen. Titel Der Titel, der in der blauen Kopfleiste des Browsers oder des Word-Fensters angezeigt wird, hat nichts mit dem Text auf der Seite zu tun. Er wird an ganz anderer Stelle produziert:

156

1.

Wählen Sie DATEI/EIGENSCHAFTEN.

2.

Geben Sie im Feld TITEL den Text als Titel ein, den Sie oben in der Titelzeile sehen wollen.

3.

Das Feld mit der HYPERLINK-BASIS können Sie beschriften, wenn Sie Ihre Links im Dokument auf eine bestimmte Quelle im Internet oder

Office XP Kompendium

Word und das Internet

Kapitel 9

Intranet beziehen möchten. Befinden sich beispielsweise alle Dokumente, auf die Sie per Hyperlink verweisen, im Verzeichnis X://INTRANET, geben Sie diesen Pfad hier ein. Die Hyperlinks können damit relativ, d.h. ohne Pfadangabe, eingegeben werden. Abbildung 9.5: Titel erfassen

Die übrigen Einstellungen betreffen die Sprachversionen und müssen nicht verändert werden. Tabellen Sie können Tabellen einfügen, wie Sie das von Word gewohnt sind. Dabei werden Tabellen mit dem Stift gezeichnet und mit dem Radiergummi wieder gelöscht. Auch werden Tabellen über die Zwischenablage importiert. Beachten Sie diese Unterschiede zu den Word-Tabellenoptionen.

Funktion wie in Word

In den Tabelleneigenschaften gelten die Hintergrundfarbe, die Spaltenabstände und der Textumbruch für die gesamte Tabelle. Textumfluss sollten Sie nicht verwenden, da die meisten Browser das nicht akzeptieren. Die Zelleneigenschaften halten die Hintergrundfarben, Zellenbreiten und -höhen einzelner Zellen fest.

Zelleneigenschaften

Wenig zu bieten im Vergleich zu Word hat die Option RAHMENLINIEN. Sie können nur einheitliche Rahmen für die gesamte Tabelle zuweisen. Grafiken und Multimedia Die Frage nach dem passenden Grafikformat für Webseiten lässt sich schnell beantworten: Sie sollten nur Grafiken vom Typ JPEG (*.jpg) oder

Office XP Kompendium

JPEG oder GIF

157

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP GIF (*.gif) nehmen. Diese beiden Formate werden von allen Browsern unterstützt. Auf einer mit Word erstellten Seite dürfen Sie aber alles unterbringen, was die Grafikformatliste hergibt, denn beim Speichern der Seite werden alle Formate, die nicht JPEG oder GIF heißen, automatisch und einheitlich in das GIF-Format umgewandelt. Gehen Sie so vor: 1.

Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK.

2.

Holen Sie die Grafik aus der ClipArt-Bibliothek oder aus einer Datei. Achten Sie darauf, dass beim Verknüpfen der Grafik immer die Originalgrafik verfügbar sein muss.

3.

Unter EINFÜGEN/OBJEKT finden Sie alle Objekttypen, die von Word unterstützt werden. Darunter natürlich auch die Videoformate AVI und MPEG. Videos können Sie auch direkt unter EINFÜGEN und VIDEO auf die Seite importieren. Geben Sie in den Eigenschaften des Objekts die Quelle (die Videodatei) an und tragen Sie unter BILD WECHSELN und TEXT WECHSELN das ein, was gezeigt werden soll, wenn das Video nicht verfügbar ist. Geben Sie auch an, wann das Video starten soll (am besten MOUSE-OVER, wenn der Mauszeiger auf das Bild fährt). Die Office-CD enthält einige Beispielvideos.

4.

Sounds werden ebenfalls per EINFÜGEN-Menü auf die Seite geholt und über die Eigenschaften bearbeitet.

5.

Unter EINFÜGEN/GRAFIK mit CLIPART wird ebenfalls eine Karte mit Videos und Sounds angeboten.

Grafiken einfügen

Animierte GIFs Bewegte Grafiken

Das GIF-Format birgt eine Besonderheit: Grafiken lassen sich in diesem Format Bild für Bild übereinander speichern. Wenn bei der Anzeige des Bildes diese einzelnen Bilder dargestellt werden, läuft vor Ihren Augen ein kleiner Film ab. Word bietet Ihnen zur Gestaltung der Webseiten einige animierte GIFs. Die Animation lässt sich aber nur mit einem Browser ausführen; Word kann GIF-Grafiken nicht animieren. Auf der Office-CD finden Sie im Ordner CDZUGABE den Unterordner ANIMGIFS. Suchen Sie in diesem nach GIF-Dateien, die Sie auf der Webseite einbinden können. Hintergrund

Word-Hintergrundgrafiken

158

Ein schöner Hintergrund wertet die Webseite besonders auf. Suchen Sie sich aus den zahlreichen Angeboten von Word-Hintergrundgrafiken einen passenden für Ihre Seite aus.

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Word und das Internet

Kapitel 9

So machen Sie es: 1.

Wählen Sie FORMAT/HINTERGRUND.

2.

Unter FÜLLEFFEKTE finden Sie eine Reihe vorgefertigter Strukturen.

3.

Mit der Schaltfläche WEITERE STRUKTUREN erhalten Sie die Dateiliste des aktuellen Ordners. Suchen Sie sich eine Grafikdatei als Hintergrund für die Seite aus.

Design Mehr als ein schöner Hintergrund kann ein perfektes Design überzeugen. Word hat hier neue Designs integriert.

Vorlagen in Word

Wählen Sie das passende aus: 1.

Wählen Sie FORMAT/DESIGN.

2.

Unter DESIGN AUSWÄHLEN finden Sie eine Reihe fertiger Designs.

3.

Im Vorschaufenster können Sie das fertige Ergebnis mit dem markierten Design sofort begutachten. Gefällt Ihnen das Design, so übernehmen Sie es einfach mit OK (siehe Abbildung 9.6). Vorlage auswählen

Abbildung 9.6: Mit fertigen DesignVorlagen kommen Sie schnell zum fertigen Dokument.

Office XP Kompendium

159

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

9.3.10 Daten an Benutzer weitergeben

Formulare

Eine Webseite mit Formularen zu bestücken, ist nicht besonders schwer. Das Problem liegt darin, die Daten zu erhalten, die der Benutzer des Formulars in dieses einträgt. Diese Funktion ist Sache des Webservers. Sie müssen per Script oder auf einem anderen Weg dafür sorgen, dass die Formulare eingelesen werden. Der Web-Assistent bietet drei Formulartypen an: das Feedback-Formular, das Online-Registrierungsfomular und das Umfrageformular. Erstellen Sie ein Formular mit dem Assistenten, holen Sie dann die Symbolleiste FORMULAR auf den Bildschirm und bearbeiten Sie die Seite im FORMULARDESIGN-MODUS. Die Funktionen unterscheiden sich kaum von denen, die Sie auch bei der Formulargestaltung von Word kennen gelernt hatten. Die einzelnen Elemente werden allerdings anders gesteuert als in einem Word-Formular. So geht es: 1.

Markieren Sie ein Element und klicken Sie auf das Symbol EIGENSCHAFTEN.

2.

Tragen Sie unter HTML-NAME den internen Namen des Elements ein.

3.

Unter VALUES wird der Rückgabewert des Elements eingetragen.

4.

Drop-Down-Dialogfelder und Listenfelder erhalten unter DISPLAYVAdie Einträge, die in der Liste oder im Drop-Down angezeigt werden. LUES

5.

9.4 Dynamische Tabellen

160

In einfachen Formularen können Sie die Daten auch ohne Script-Unterstützung übermitteln lassen: Geben Sie dem Senden-Element unter der Eigenschaft ACTION Ihre Mailadresse (z.B. mailto:Fuchs@MundTde).

Excel und Internet/Intranet

Excel ist als Tabellenprogramm natürlich für die Herstellung von Tabellen aller Art auf Webseiten prädestiniert. Excel-Tabellen sind dynamisch und enthalten Verknüpfungen und Verweise auf andere Daten. Sie bilden die Grundlage für Diagramme und enthalten auf Wunsch auch Auszüge aus externen Datenbanken.

Office XP Kompendium

Excel und Internet/Intranet Im Intranet wird Excel zur direkten Bearbeitung von Tabellendaten verwendet, die sich auf HTTP- oder FTP-Servern befinden. Selbst HTML-Dateien lassen sich direkt mit Excel öffnen. Dies ist aber in den wenigsten Fällen sinnvoll, da die importierten Dokumente in Tabellenform umgewandelt werden.

9.4.1

Kapitel 9 Direkte Bearbeitung von Tabellendaten

Hyperlinks in Tabellen

Die Technik der Hyperlinks lässt sich besonders nutzbringend auch in Excel-Arbeitsmappen anwenden. Sie haben die Wahl zwischen Hyperlinks, die als Texteintrag in Tabellenzellen stehen und Hyperlinks, die aus der Excel-Funktion =HYPERLINK() gebildet werden.

Die Excel-Funktion =HYPERLINK()

So erstellen Sie beispielsweise eine Text-Verknüpfung: 1.

Setzen Sie den Zellzeiger in die gewünschte Zelle.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK.

3.

Geben Sie im ersten Feld der Dialogbox den Pfad zum URL an.

4.

Im zweiten Feld können Sie einen Bereich aus derselben oder einer anderen Arbeitsmappe bestimmen. Verweist der Hyperlink auf ein Dokument aus einer anderen Anwendung, können Sie z.B. eine Textmarke oder einen Bereich aus diesem Datenmaterial angeben.

5.

Der Hyperlink wird eingefügt. Solange er nicht benutzt wird, bleibt er blau. Nach dem ersten Klick wird er rot gefärbt. Wenn Sie lieber eine Grafik anstelle eines Textes als Hyperlink einfügen wollen, holen Sie diese aus der ClipArt- oder Grafikdateisammlung in die Seite, markieren diese und starten wieder mit EINFÜGEN/HYPERLINK.

6.

Geben Sie der markierten Grafik auch den Hyperlink durch Angabe der Datei und der Textmarke.

7.

Damit ist auch die Grafik verknüpft. Um sie wieder zu bearbeiten, klicken Sie diese mit gedrückter (Strg)-Taste an. Text-Hyperlinks lassen sich am besten mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeiten.

9.4.2

Die Hyperlinks-Funktion

Mit der Funktion =HYPERLINK() erstellen Sie ebenfalls Hyperlinks auf andere Tabellenbereiche oder Dokumente. Im Unterschied zur einfachen Textverknüpfung können Sie gleich einen Alias-Namen für die Verknüpfung mit angeben.

Office XP Kompendium

Verweis auf andere Tabellenbereiche

161

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Erstellen Sie ein Hyperlink:

Hyperlink-Adresse angeben

1.

Wählen Sie EINFÜGEN/FUNKTION.

2.

Markieren Sie den Eintrag HYPERLINK aus der Liste der zuletzt verwendeten Funktionen.

3.

Bestätigen Sie mit OK.

4.

Tragen Sie in der Formelpalette im ersten Feld die komplette Hyperlink-Adresse in Anführungszeichen ein. Achten Sie darauf, dass auch der Pfad zur Datei mit angegeben werden muss.

5.

Geben Sie im zweiten Eingabefeld eine Bezeichnung ein, die Sie in der Zelle als Formelergebnis sehen wollen, und bestätigen Sie mit OK.

6.

Die Hyperlink-Funktion wird in die Zelle eingefügt. Ein Klick mit der Maus aktiviert sofort den angegebenen URL bzw. den Bereich, auf den der Hyperlink verweist. Um die Zelle bearbeiten zu können, setzen Sie den Zellzeiger mit den Cursortasten in die Zelle und drücken die Taste (F2).

9.4.3

HTML-Daten mit Excel

Um eine Tabelle für den Zugriff von Webseiten aus zu präparieren, muss diese im HTML-Format (Hypertext MarkUp Language) gespeichert werden. Sie finden die Option im DATEI-Menü:

Kontrolle mit dem Internet Explorer

1.

Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Das Programm übernimmt automatisch die Konvertierung. Der Datenbereich wird markiert und vorgeschlagen.

3.

Entscheiden Sie sich, ob Sie eine eigenständige HTML-Datei erstellen wollen oder nur eine Tabelle im HTML-Format, die in eine Seite eingebunden wird (siehe Abbildung 9.7).

4.

Zum Abschluss geben Sie noch den Dateinamen der neuen HTMLDatei an und die Datei wird gespeichert.

Das Ergebnis, die HTML-Seite aus einer Excel-Tabelle, können Sie sich mit dem Internet-Explorer oder mit jedem anderen HTML-Editor ansehen. Mit der Umsetzung in das HTML-Format wird die Excel-Tabelle verändert, denn HTML kann nicht alles umsetzen, was Excel zur Formatierung von Tabellen anbietet. Beachten Sie folgende Punkte:

162

Office XP Kompendium

Excel und Internet/Intranet

Kapitel 9 Abbildung 9.7: Tabellen im HTMLFormat speichern

Alle Zellen der Tabelle erhalten automatisch einen Rahmen. Die Spaltenbreite orientiert sich an der Länge des längsten Text- oder Zahleneintrags. Die in Excel eingestellten Spaltenbreiten gehen verloren. Fehlerwerte bei zu geringer Spaltenbreite (dargestellt durch ###) werden auch in HTML übernommen. Enthält eine Zelle Leerzeichen, wird diese in HTML dargestellt. Leere Zellen werden nicht umgesetzt. Formeln und Bezüge werden umgewandelt, HTML kennt nur die Zahlenwerte aus dem Formelergebnis. Grafiken und Schattierungen lassen sich nicht übersetzen.

9.4.4

ClipArts aus dem Web

ClipArts werden die Grafiken genannt, die auf dem Computer erstellt und in einem Grafikdateiformat abgespeichert sind. Die gängigsten ClipArt-Formate sind WMF (Windows Metafile), BMP und TIF (Scannerdateien im Pixelformat). Im Internet werden vorrangig die Formate GIF (von CompuServe eingeführtes Grafikformat für bewegte Bilder) und das Platz sparende JPEG-Format für Bilddateien verwendet.

Office XP Kompendium

163

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP

Neben der ClipArt-Sammlung unter EINFÜGEN/GRAFIK bietet Excel auch den Zugriff auf eine Internet-Seite von Microsoft an, auf der sich weitere ClipArts befinden. ClipArts einfügen

ClipArt-Organizer

1.

Aktivieren Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.

2.

In der rechten unteren Ecke finden Sie ein Symbol, das Sie direkt ins Internet bringt.

3.

Bestätigen Sie die Meldung, nachdem Sie die Verbindung überprüft und ggf. das Modem bereitgestellt haben.

4.

Der Standard-Browser (z.B. Internet-Explorer) wird gestartet, und Sie werden automatisch mit der Microsoft-Seite verbunden. Bestätigen Sie den Lizenzvertrag.

5.

Im rechten Frame werden jetzt Kategorien angeboten. Suchen Sie sich eine aus und wechseln Sie zu dieser.

6.

Haben Sie ein passendes Bild gefunden, klicken Sie den Link darunter an, um es auf die Festplatte zu kopieren.

7.

Schließen Sie Ihren Browser wieder.

Die ClipArts werden automatisch in die ClipArt-Organizer integriert und stehen in einer eigenen Kategorie zur Auswahl bereit. Sie können sie wie die anderen Bilder aus dieser Sammlung verwenden. Wenn Sie neue Bilder brauchen, linken Sie sich einfach wieder in die ClipArt-Organizer von Microsoft ein.

9.4.5

Direkte Web-Abfragen mit Excel

Mit Web-Abfragen können Sie Daten aus dem Internet/Intranet direkt in Excel-Tabellenblätter holen. Diese Daten stehen zum Beispiel als Link auf einer HTTP-Seite bereit oder sind auf so genannten FTP- oder Gopher-Servern archiviert. Legen Sie los:

164

1.

Starten Sie Ihre erste Abfrage in einem leeren Tabellenblatt. Setzen Sie den Zellzeiger in die Zelle Al und wählen Sie DATEN/EXTERNE DATEN/ WEB-ABFRAGE AUSFÜHREN.

2.

In der nächsten Dialogbox wird die Datei angefordert, die diese Abfrage enthält. Web-Abfragen sind in Dateien mit der Endung .IGY gespeichert.

3.

Entscheiden Sie sich zum Beispiel für die Abfrage WEITERE WEBABFRAGEN von Microsoft. Markieren Sie die Abfrage und bestätigen Sie diese mit OK.

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet 4.

Geben Sie als Zielort für das Abfrageergebnis die aktive Zelle A1 an.

5.

Jetzt wählt sich Excel über Ihre Internet-Verbindung ein, sucht nach dem Anbieter der Abfrage im Web und präsentiert das Abfrageergebnis. Falls die Abfrage Parameter anfordert, wie zum Beispiel bei Aktienkursabfragen die Tickersymbole, geben Sie diese mit Leerzeichen getrennt ein.

Kapitel 9

Achten Sie auf die Statuszeile: Das Globus-Symbol zeigt an, dass die Verbindung derzeit aktiv ist. Die Abfrage bleibt in der Tabelle als Verknüpfung und kann hier jederzeit wieder gestartet werden. Wenn Sie die aktuellen Inhalte der Webseite einholen wollen, wählen Sie DATEN/DATEN AKTUALISIEREN.

9.4.6

FTP-Seiten mit Excel erstellen

Wenn Sie im Internet/Intranet-Zugang zu einem FTP-Server haben, können Sie Excel-Daten direkt auf diesem Server abspeichern und damit für andere Teilnehmer im Originalformat bereitstellen. Voraussetzung ist, dass Sie einen freien Zugang zu diesem Server haben. Wie Sie diesen Zugang erhalten, ist im Office Ressource Kit beschrieben, den Sie u.a. aus dem WebAngebot von Microsoft abrufen können.

Internet/IntranetZugang zu einem FTP-Server

Erstellen Sie eine FTP-Seite: 1. 2.

Mit DATEI/ÖFFNEN wird der Speichervorgang für FTP-Server gestartet. Öffnen Sie die Liste unter SUCHEN IN und markieren Sie FTP-SPEICHERORT HINZUFÜGEN/ÄNDERN.

3.

Geben Sie den Namen der Seite auf dem FTP-Server ein. Beispiel: ftp:/ftp.IhreFirma.de

4.

5.

Schalten Sie unter ANMELDEN ALS auf BENUTZER und tragen Sie Ihren Benutzernamen ein. Das Kennwort geben Sie nur an, wenn Sie nicht beim Öffnen der FTP-Site danach gefragt werden wollen.

Anmelden an FTP-Server

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um die FTP-Site in die Liste einzufügen.

Damit ist der Aufnahmeort fixiert. Um eine Arbeitsmappe auf dem FTP-Server abzulegen, wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER. Geben Sie als Speicherort INTERNET-SPEICHERORT (FTP) an und wählen die passende Seite.

9.5

Access und das Internet/Intranet

Access ist die Datenzentrale von Office XP. Alle größeren Datenmengen, Bewegungs- und Basisdaten werden mit Access zentral gespeichert. Die anderen Office-Module bedienen sich für Auswertungen aus diesen Daten-

Office XP Kompendium

Datenbank im Internet

165

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP banken. Word-Serienbriefe oder Etiketten holen sich die Adressen aus Access, mit Excel werden die Umsatz- und Verkaufszahlen importiert und in verdichtete Pivot-Tabellen umgewandelt. Im Internet/Intranet kann Access ebenfalls die Rolle der Datenzentrale übernehmen. Der besondere Vorteil besteht darin, dass alle Teilnehmer automatisch Zugriff haben (im Unterschied zu bisherigen Strukturen über Benutzerkonten etc). Natürlich lassen sich weiterhin Zugriffsbestimmungen und Administrationsrechte festlegen.

9.5.1 Hyperlinks auf Objekte und Daten

Hyperlinks in der Access-Datenbank

In Access verweisen Hyperlinks auf Objekte und Daten in derselben Datenbank oder in anderen MDB-Dateien. Hyperlinks können aber auch auf Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen verweisen. Hier lassen sich Hyperlinks einfügen: In Formulare und Datenblätter als Text- oder Grafik-Hyperlinks. Als Teil einer Tabellenstruktur mit dem Feldtyp "Hyperlink", In Berichten; Hyperlinks funktionieren nicht bei der Berichtsausgabe, sondern nur in Berichten, die zu Word- oder Excel-Format konvertiert werden.

Abbildung 9.8: Hyperlink-Feld im Tabellenentwurf

166

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet

Kapitel 9

So erstellen Sie ein Tabellenfeld, das Hyperlinks speichert: 1.

Öffnen Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht oder legen Sie eine neue Tabelle an. Sie können auch in eine bestehende Tabelle mit EINFÜGEN/ HYPERLINKSPALTE eine spezielle Spalte einfügen.

2.

Geben Sie einen Feldnamen ein und wählen Sie als Felddatentyp HYPERLINK.

3.

Speichern Sie den Tabellenentwurf und geben Sie Daten in die Tabelle ein. Zur Erfassung eines Hyperlinks beginnen Sie den Eintrag mit einem gültigen Protokoll (z.B. HTTP oder FTP).

Hyperlinks als Sprungadressen auf andere Teile der Datenbank, auf OfficeDokumente aus Word oder Excel, HTML-Dateien oder für Verzweigungen zu Internet-URLs sollten in Formulare oder Datenblätter eingebaut werden. Ein Klick auf den Eintrag genügt dann bei der Verwendung des Formulars, um zu diesem Link umzuschalten.

Feldtyp HYPERLINK

Automatischer Wechsel zum Link

Wechseln Sie zum Link: 1.

Öffnen Sie ein Formular im Formularentwurf.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK.

3.

Geben Sie im ersten Feld den Pfad und den Dateinamen der Datei an, auf die der Hyperlink verweist. Wenn sich der Link in der gleichen Datenbank befindet, können Sie dieses Feld leer lassen.

4.

Im zweiten Feld tragen Sie den Bereich ein, auf den sich der Link bezieht. Klicken Sie auf DURCHSUCHEN und wählen Sie die Tabelle, Abfrage, das Formular oder den Bericht, den dieser Hyperlink aktivieren soll.

5.

Bestätigen Sie mit OK, um den Hyperlink in den Formularentwurf einzufügen. Auf die gleiche Art erstellen Sie Hyperlinks auch im Berichtsentwurf.

Unter DATEI/DATENBANKEIGENSCHAFTEN können Sie auf der Registerkarte ZUSAMMENFASSUNG einen Pfad zu einer Datei angeben, auf die sich alle Hyperlinks beziehen. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Hyperlinks mit der Option RELATIVEN PFAD FÜR HYPERLINK VERWENDEN anzulegen und einheitlich auf eine Datei verweisen zu lassen.

9.5.2

Datenpfad festlegen

Statische und dynamische HTML-Dateien

Im Unterschied zu den übrigen Office-Programmen bietet Access die Möglichkeit, Datenbankinhalte in verschiedenen HTML-Formaten abzuspeichern. Speichern Sie Access-Objekte im statischen Format, enthält das Ausgabeergebnis die Daten, die zum Zeitpunkt der Speicherung im Objekt

Office XP Kompendium

Datenbankinhalte in verschiedenen HTML-Formaten abspeichern

167

Kapitel 9

Internet und Intranet mit Office XP (Formular, Datenblatt, Tabelle, Bericht) enthalten waren. Geben Sie die Daten aber dynamisch aus, wird eine IDC-Datei erzeugt (IDC = Internet Database Connector), in der sich eine SQL-Abfrage auf die Datenbank befindet. Die Verbindung zwischen dieser IDC-Datei und der HTML-Ausgabe stellt eine weitere Datei mit der Endung HTX her, in der die Formatierungen und Platzhalter für die angeforderten Daten hinterlegt sind. Fordert ein Browser die Daten aus der dynamischen Datenbank an, wird die Abfrage aus der IDC-Datei gestartet, und die HTX-Datei wandelt das Ergebnis in echtes HTML-Format um. Berichte werden im statischen, nicht veränderbaren HTML-Format erstellt. Datenblätter und Formulare lassen sich wahlweise statisch oder dynamisch anlegen. Für jede Seite des Berichts, Formulars oder Datenblattes wird eine eigene Webseite produziert. HTML-Vorlagendateien bieten die Möglichkeit, das Erscheinungsbild aller Web-Veröffentlichungen zu vereinheitlichen und die Navigation zwischen Webseiten zu erweitern.

ICON: Info

9.5.3

Access-Datenbanken auf Webseiten

Mit dem Zusatzwerkzeug Microsoft Access Publish to the Web binden Sie Datenbankinformationen aus Access direkt in Webseiten ein. Webseiten enthalten damit jederzeit aktuelle Informationen, die von den Anwendern, die auf die Seite zugreifen, verändert werden können. Dies setzt natürlich die entsprechenden Zugriffsrechte voraus. Die Eingabe neuer Daten ist damit auch möglich. Alle Veränderungen an der Hauptdatenbank werden dynamisch an alle Benutzer weitergegeben. Gehen Sie so vor:

168

1.

Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN.

2.

Wählen Sie die Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte, die Sie umwandeln wollen.

3.

Geben Sie im nächsten Schritt eine Vorlage an, falls Sie eine solche für Ihre Web-Veröffentlichungen erstellt haben. Mit DURCHSUCHEN erhalten Sie eine Liste mit HTML-Dateien, aus der Sie eine Vorlage wählen können.

4.

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob die Daten statisch oder dynamisch produziert werden. Geben Sie das Format an und entscheiden Sie im nächsten Blatt, in welchem Ordner die HTML-Dateien abgelegt werden.

Office XP Kompendium

Access und das Internet/Intranet 5.

Die Abfrage nach einer Homepage beantworten Sie nur dann mit JA, wenn Sie eine solche erstellen wollen. Das Veröffentlichungsprofil registriert alle Ihre Angaben, so dass Sie diese für eine weitere Umwandlung einfach abrufen können.

6.

Schließen Sie die Umwandlung ab, und die HTML-Dateien werden erstellt. Sie finden diese anschließend im Zielordner.

Office XP Kompendium

Kapitel 9

169

Teil 3 Word 2002

Kapitel 10: Effektives Arbeiten mit Word

173

Kapitel 11: Dokumente formatieren

219

Kapitel 12: Tabellen

227

Kapitel 13: Layoutfunktionen

233

Kapitel 14: Korrekturfunktionen und AutoText

243

Kapitel 15: Format- und Dokumentvorlagen

247

Kapitel 16: Felder

255

Kapitel 17: Adressen und Serienbriefe

259

Kapitel 18: DTP-Praxis mit Word

271

Kapitel 19: E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

303

Kapitel 20: Word 2002 und Outlook 2002

313

Kapitel 21: Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

321

Kapitel 22: Effektives Teamwork mit Word

345

Kapitel 23: Zugriff auf Daten anderer Anwendungen

355

Teil 3

Word 2002 In einer Zeit wachsender Ansprüche an komfortables Arbeiten ist ein multifunktionelles Textverarbeitungsprogramm wie Word sowohl bei Privatpersonen als auch in Unternehmen kaum noch wegzudenken. Mit Word 2002 halten Sie ein Werkzeug für moderne Textverarbeitung in der Hand, das nicht nur in seiner Funktionalität, sondern auch in der Bedienerfreundlichkeit erheblich hinzugewonnen hat. Im folgenden Kapitel erhalten Sie als Erstes einen groben Überblick über die Grundlagen im Umgang mit Word 2002. Machen Sie sich mit den vielfältigen, neuen und verbesserten Features vertraut und erlernen Sie den Umgang mit Word 2002 Schritt für Schritt durch die im Anhang vorhandenen Anwendungsbeispiele. Aber auch versierte Anwender finden in diesem Kapitel viele Informationen, die das Wissen im Umgang mit Word 2002 vertiefen und ergänzen.

Einführung Die moderne Textverarbeitung mit Word 2002

Word ist immer noch eines der erfolgreichsten Textverarbeitungsprogramme in der großen Anzahl der Bürokommunikations-Anwendungen. Am Markt hat Microsoft seit Word 1.0 für DOS bis hin zu Word 2000 mit über 20 Millionen verkauften Exemplaren seit langer Zeit die Führung übernommen und wird nicht zuletzt dank Word 2002 auch schwerlich von dieser Position wegzudenken sein. Mit Word 2002 gibt Microsoft Ihnen ein Werkzeug an die Hand, mit dem Sie die vielseitigen Funktionen der Anwendung effizienter ausnutzen können und setzt die qualitativ hochwertige Tradition dieser Anwendung fort.

172

Office XP Kompendium

10

Effektives Arbeiten mit Word

Auch bei geübteren Anwendern von Microsoft Word passiert es hin und wieder, dass sich die Dokument-Erstellung mit Word aufwendiger gestaltet, als es eigentlich sein müsste. Oftmals liegt es daran, dass nicht die nötige Zeit besteht, sich mit den vielfältigen Funktionsweisen der Anwendung selbst vertraut zu machen. Plötzlich kommt man rein zufällig darauf, dass man eine bestimmte Aufgabe in Word schon lange Zeit wesentlich komfortabler hätte lösen können. In den nächsten Abschnitten werden zunächst die Grundlagen, wichtiges Know-how, aber auch so manche Tricks für den Umgang mit Word 2002 erläutert. Weiter geht es mit gezielten Anwendungen, wie zum Beispiel der Serienbrieferstellung, der Erstellung einer Rechnung und der DTP-Praxis. Schließlich erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Faxe mithilfe von Word 2002 versenden und Outlook 2002 für die Dokumentenverwaltung verwenden können. Das Internet und die Gestaltung von Internetseiten ist genauso Thema wie die Vorstellung von effektivem Teamwork in Word 2002.

10.1

Grundlagen in Word 2002

In Word 2002 sorgen neue Features für eine einfache und schnelle Handhabung der Anwendung. Dabei ist es egal, ob Sie komplexe Formatierungen vornehmen oder eine perfekte Plattform für Ihre Teamarbeit schaffen möchten. In diesem Abschnitt erhalten Sie grundlegendes Wissen für den Umgang mit Word 2002. Weiterführend informieren wir Sie zum Beispiel über die Erstellung von Texten, Textformatierung, Einfügen von Tabellen und so weiter. Die Benutzeroberfläche von Word 2002 hat sich zur Vorgängerversion nicht wesentlich geändert. Wenn Sie Word 2002 zum ersten Mal aufrufen, öffnet sich Word mit den von Microsoft vordefinierten Grundeinstellungen. Hier finden Sie jetzt in der rechten Bildschirmhälfte neben der Arbeitsfläche den so genannten Aufgabenbereich.

Office XP Kompendium

Word 2002 zum ersten Mal aufrufen

173

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.1: Die verschiedenen Bestandteile der Benutzeroberfläche in Word 2002

In der Grundeinstellung des Aufgabenbereichs NEUES DOKUMENT entscheiden Sie über die Menüoptionen, ob Sie ein neues Dokument, eine Vorlage oder ein bereits vorhandenes Dokument öffnen wollen.

ICON: Tipp

Den Aufgabenbereich können Sie auf Wunsch innerhalb der Gesamtansicht verschieben. Zeigen Sie mit dem Cursor auf den Aufgabenbereich und schieben Sie ihn mit gehaltener Maustaste an die gewünschte Position innerhalb der Gesamtansicht. Der Aufgabenbereich kann auch geschlossen werden, was aber aufgrund seiner umfangreichen Funktionen wenig sinnvoll erscheint. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, den Aufgabenbereich über die Menüoption ANSICHT/AUFGABENBEREICH erneut aufzurufen. Neben der Dokumentauswahl hat der Aufgabenbereich in Word 2002 weitere nützliche Funktionen. Die weiteren Funktionen des Aufgabenbereichs wählen Sie in der oberen Leiste anhand der Pfeile oder direkt aus dem DropDown-Menü. Über das Drop-Down-Menü im Aufgabenbereich greifen Sie auf die verschiedenen Funktionen des Aufgabenbereichs zu.

Die Aufgabenbereiche in Word 2002

Der Aufgabenbereich in Word 2002 bietet Ihnen folgende Aufgabenmenüs: NEUES DOKUMENT: Dieser Aufgabenbereich bietet Ihnen wie oben erwähnt die Auswahl des zu öffnenden Dokuments.

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.2: Die Funktionen des Aufgabenbereichs in Word 2002

ZWISCHENABLAGE Aus dem Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE können Sie die in der Word-Zwischenablage befindlichen Inhalte bequem mit gehaltener Maustaste an der gewünschten Textstelle einfügen. SUCHEN In dem Kontextmenü des Aufgabenbereiches SUCHEN erhalten Sie vielseitige Suchfunktionen, die Ihnen die Suche nach Textstellen nicht nur im geöffneten Dokument ermöglichen. CLIPART EINFÜGEN Mithilfe des Aufgabenbereiches CLIPART fügen Sie, ebenfalls per gehaltener Mautaste, Grafiken und Bilder aus Microsoft-Bibliotheken oder eigenen Datenbeständen ein. FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNGEN Der Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNGEN gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument anhand vorgefertigter oder selbst erstellter Formatvorlagen zu gestalten. FORMATIERUNG ANZEIGEN Über das Kontextmenü des Aufgabenbereichs FORMATIERUNG ANZEIkönnen Sie die innerhalb Ihres Dokuments verwendeten Formatierungen übersichtlich nachvollziehen und verändern. GEN

SERIENDRUCK Über den Aufgabenbereich SERIENDRUCK erhalten Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die Word 2002 für die Erstellung der verschiedenen Seriendrucksachen, wie zum Beispiel den Serienbrief, zur Verfügung stellt. ÜBERSETZEN Anhand des Aufgabenbereichs ÜBERSETZEN nutzen Sie die vielseitigen Möglichkeiten für die neue Übersetzungsfunktion in Word 2002.

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Die hier aufgeführten Erläuterungen zu den Aufgabenbereichen in Word 2002 geben Ihnen nur einen groben Überblick über die Funktionen der Aufgabenbereiche. Innerhalb des Teils Word 2002 werden wir Sie immer wieder auf diese Aufgabenbereiche aufmerksam machen und Sie erfahren hier die detaillierte, aufgabenbezogene Funktionsweise der entsprechenden Aufgabenbereiche.

10.1.1

Die Benutzeroberfläche

In der Benutzeroberfläche von Word 2002 (siehe Abbildung 10.1) finden Sie weitere Bestandteile, deren Bedeutung wir im Folgenden kurz erläutern. Menüleiste

Die MENÜLEISTE in Word 2002 enthält unter den einzelnen Menüpunkten alle Funktionen, die Ihnen Word 2002 zur Verfügung stellt.

Die Standard-

In der Grundeinstellung von Word 2002 werden unterhalb der Menüleiste zwei weitere Leisten, die so genannten Standard-Symbolleisten angezeigt. Hier erhalten Sie per Mausklick die wichtigsten Grundfunktionen für die Bearbeitung von Word-Dokumenten.

Symbolleisten

Über die Werkzeuge der in erster Ebene angelegten STANDARD-Symbolleiste können Sie unter anderem Ihr Dokument »schnellspeichern« oder Tabellen einfügen. Mithilfe der Werkzeuge in der darunter platzierten FORMAT-Symbolleiste formatieren Sie Ihre Dokumenten zum Teil bequem per Mausklick. Hier ändern Sie zum Beispiel die aktuelle Schriftart, die Schriftgröße und die Textausrichtung eines markierten Textes. Office Assistent

Der Office-Assistent überwacht die von Ihnen durchgeführten Aktionen und gibt Ihnen gegebenenfalls Tipps, um bestimmte Aktionen effektiver durchzuführen. Sie können die Funktionsweise oder das Aussehen des OfficeAssistenten verändern und ihn ein- oder ausblenden. Wählen Sie hierfür in der Menüleiste ? und die entsprechende Option oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Office-Assistenten und wählen Sie aus dem Kontextmenü die entsprechende Option.

Lineal

Mithilfe des Lineals sind Sie in der Lage, unter anderem die Seitenränder und Absatzeinzüge zu verändern sowie manuelle Tabulatorstopps einzufügen. Das Lineal kann über den Menüpunkt ANSICHT/LINEAL ein- oder ausgeblendet werden. Die Maßeinheit des Lineals ist in Word 2002 für gewöhnlich Zentimeter. Um die standardmäßige Maßeinheit zu ändern, wählen Sie die Option MASSEINHEIT im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN.

Bildlaufleisten

Anhand der Position des Scroll-Buttons auf den Bildlaufleisten sehen Sie, an welcher Stelle Sie sich gerade im Dokument bewegen. Wenn Sie mit der

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Maus auf einen beliebigen Punkt der Bildlaufleiste klicken, erscheint automatisch die ausgewählte Position des Dokuments. Mit gehaltener Maustaste wählen Sie entweder mithilfe der Pfeilfunktionen oder über den gehaltenen Scroll-Button eine gewünschte Position im Dokument. Mithilfe der Symbole in der linken unteren Ecke der Word-Oberfläche können Sie in verschiedene Ansichten des Dokuments wechseln. Hier können Sie wählen zwischen NORMALANSICHT, WEBLAYOUTANSICHT, SEITENLAYOUTANSICHT und GLIEDERUNGSANSICHT.

Dokumenten-

Die Statusleiste gibt Ihnen in den ersten zwei Feldern vor, wo sich die Einfügemarke innerhalb des Dokuments befindet, und wie umfangreich das Dokument ist. Von links nach rechts betrachtet erhalten Sie im ersten Feld die Seitennummer im aktuellen Abschnitt, die Nummer des aktiven Abschnitts , die Seitennummer bezogen auf das komplette Dokument und die Gesamtseitenanzahl.

Statusleiste

ansicht

Im zweiten Bereich der Statusleiste werden die vertikale Position von der oberen Papierkante, die Zeilennummer und die Spaltennummer ausgegeben. Im dritten Bereich finden Sie Informationen zu derzeit aktiven Betriebsmodi. Zum Beispiel wird bei aktivem Überschreibemodus der Text ÜB nicht mehr grau (deaktiviert), sondern schwarz, also aktiv, dargestellt. Über das Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT und die Option STAkönnen Sie die Statusleiste ein- oder ausblenden.

TUSLEISTE

Der Cursor, oftmals auch als Einfügemarke bezeichnet, gibt die aktuelle Position im Dokument an. Ein Druck auf eine Taste wirkt sich an der Stelle im Dokument aus, an der sich der Cursor befindet.

Einfügemarke, Cursor

Wird der Mauszeiger über den Text bewegt, nimmt er eine Form an, die an ein großes »I« erinnert. Diese Mauszeigerform signalisiert, dass durch einen Klick an eine Stelle im Dokument der Cursor dorthin gesetzt wird und daraufhin Text eingegeben oder gelöscht werden kann. Am Ende eines Dokuments platziert Word automatisch die Endemarke. Die Endemarke wird nur in der Normalansicht angezeigt. Werden am Dokument-Ende weitere Zeichen eingegeben, wird die Endemarke entsprechend weiter nach unten und beim Löschen von Texten entsprechend nach oben verschoben.

Absatzmarke

Die nichtdruckbaren Zeichen können ein- und ausgeblendet werden, indem Sie auf das Symbol ¶ klicken oder die Option NICHTDRUCKBARE ZEICHEN/ ALLE im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT ein- bzw. ausschalten. In diesem Register können Sie die Anzeige bestimmter nichtdruckbarer Zeichen ein- und ausblenden. Sie können beispielsweise einstellen, dass Absatz-

Nichtdruckbare

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Zeichen

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word marken angezeigt werden, Leerzeichen dagegen nicht. Das Einschalten sämtlicher nichtdruckbaren Zeichen erfolgt über die Aktivierung der Option ALLE.

Zeilenumbruch

Nach Ende der Zeile führt Word automatisch den Zeilenumbruch und den Seitenumbruch in Ihrem Dokument aus. Bei der Eingabe eines neuen Dokuments oder beim Einfügen von Textstellen in ein bestehendes Dokument wird der Text laufend neu umbrochen. Der Seitenumbruch wird in der Normalansicht in Word durch eine gepunktete, lange Linie symbolisiert. Diese Linie kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. In der Layoutansicht erkennen Sie den Seitenumbruch an den Seitenrändern. Sollte in der Normalansicht kein automatischer Seitenumbruch erfolgen, so ist die Option SEITENUMBRUCH über das Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ALLGEMEIN deaktiviert. In der Layoutansicht findet grundsätzlich der automatische Seitenumbruch statt.

10.1.2 Ein Dokument in Word öffnen

Umgang mit Dateien und Fenstern

Unter Umständen steht Ihnen beim Öffnen von Word schon ein leeres Dokument zur Verfügung. Beim Neuanlegen eines Dokuments über den Menüpunkt DATEI/NEU öffnet Word automatisch ein leeres Dokument. Wollen Sie allerdings lieber auf eine Vorlage oder ein bereits vorhandenes Dokument zugreifen, so wählen Sie direkt im Aufgabenbereich die entsprechende Option. Hier stellt Word 2002 Ihnen die benötigten Register zur Verfügung. Haben Sie sich für ein bereits erstelltes Dokument entschieden, so öffnet sich die Dialogbox ÖFFNEN und Sie wählen Ihr Dokument aus dem entsprechenden Ordner. Entscheiden Sie sich für ALLGEMEINE VORLAGEN unter der Aufgabenbereichsoption MIT VORLAGE BEGINNEN, so öffnet sich die klassische Dialogbox VORLAGE mit Registern für verschiedene Gruppen von Formatvorlagen. In den verschiedenen Registern finden Sie ein erweitertes Angebot an Vorlagen und Assistenten in Form von bezeichneten Symbolen. Die Vorlage eines Dokuments repräsentiert eine Schablone für ein spezifisches Dokument und legt die grundsätzliche Formatierung des in dieser Vorlage erstellten Dokuments fest. Bei den Assistenten handelt es sich dagegen um interaktive Hilfen, die Sie Schritt für Schritt bei der Anfertigung professioneller Dokumente begleiten. Das Symbol LEBENSLAUF-ASSISTENT im Register SONSTIGE DOKUMENTE erstellt beispielsweise einen Lebenslauf, wobei Ihnen zunächst einige Fragen betreffend der Gestaltungsmerkmale und persönlicher Angaben gestellt werden. Nachdem Sie diese beantwortet haben, erstellt Word automatisch die Dokumentvorlage »Lebenslauf«, die Sie anschließend mit Ihren weiteren persönlichen Angaben ergänzen.

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Kapitel 10 Abbildung 10.3: Der Aufgabenbereich Neues Dokument in Word 2002

Die Dokumentvorlage LEERES DOKUMENT unter der Überschrift NEU ist die in der Praxis am häufigsten benötigte Vorlage. Die Vorlage erzeugt ein Dokument, das mit der standardmäßigen Dokumentvorlage NORMAL.DOT verknüpft ist. Zum Anlegen eines Dokuments klicken Sie doppelt auf das gewünschte Symbol. Um ein Dokument anzulegen, das mit der Dokumentvorlage NORMAL.DOT verknüpft ist, können Sie auch die Tastenkombination (Strg)+(N) wählen oder auf das Symbol NEUES LEERES DOKUMENT in der Standardmenüleiste zugreifen. Befinden sich mehrere Dokumente in Bearbeitung, wäre es sehr zeitaufwendig, alle Dokumente einzeln zu speichern. Mehr Komfort erlaubt der Menüpunkt DATEI/ALLE SPEICHERN. Dabei werden alle in Bearbeitung befindlichen Dateien (Dokumente und Dokumentvorlagen) gleichzeitig gespeichert. Wählen Sie diese Funktion bei gehaltener (ª)-Taste über die Menüoption DATEI/ALLE SPEICHERN.

Alle Dokumente

Mit der neuen Office-XP-Funktion Crash-Recovery versucht der neue WIEDERHERSTELLUNGS-ASSISTENT bei System- oder Office-Abstürzen, die noch geöffneten Dokumente als Kopien zu sichern. Beim nächsten Programmstart stehen diese neben dem Original-Dokument zum Öffnen zur Auswahl.

Automatische

speichern

Speicherung

Um die neue Funktion der Datenwiederherstellung in Word 2002 voll auszunutzen, sollten Sie vor Arbeitsbeginn am Dokument unbedingt die Optionen der automatischen Speicherung auf Ihre Vorgaben abstimmen.

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.4: Die Optionen der automatischen Dateisicherung in Word 2002

Die automatische Speicherung bietet Ihnen Schutz vor Datenverlust bei Abstürzen oder Stromausfällen. Bei aktiviertem AUTOWIEDERHERSTELLENINFO SPEICHERN ALLE ... MINUTEN speichert Word in den unter der Option angegebenen zeitlichen Intervallen automatisch alle Änderungen an Ihrem Dokument. Nach einem Absturz können Sie somit Ihr Dokument bis zur letzten Sicherung wiederherstellen. Um die automatische Speicherung einzuschalten, rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wechseln auf das Register SPEICHERN. Anschließend schalten Sie die Option AUTOWIEDERHERSTELLENS-INFO SPEICHERN ALLE ... MINUTEN ein und geben das gewünschte zeitliche Intervall im daneben befindlichen Eingabefeld ein. Möglich sind Eingaben von 1 bis 120 Minuten. Je kürzer Sie die zeitlichen Abstände der automatischen Datensicherung wählen, desto geringer sind die Einbußen im Falle einer Fehlfunktion. Empfehlenswert sind in der Praxis Werte zwischen 1 und 10 Minuten. Wenn Sie beispielsweise ein Speicherintervall von einer Minute eingeben, gehen maximal die Änderungen verloren, die in der letzten Minute vor dem Auftreten eines Absturzes durchgeführt wurden. Bei der automatischen Speicherung werden Dateien verwendet, in denen nur die Änderungen im aktiven Dokument aufgezeichnet werden. Diese Dateien werden automatisch von Word verwaltet und zur Wiederherstellung eines Dokuments nach einem Absturz verwendet. Trotz automatischer Speicherung sollte das Dokument beim Verlassen von Word über DATEI/SPEICHERN gespeichert werden.

180

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Eine neue Option der automatischen Datensicherung ist das Einbetten der Smarttags. Sie haben hier auch die Möglichkeit, Ihre Smarttags in einem HTML-Dokument als XML-Datei einzubetten. Diese Funktion ist zum Beispiel bei der Weiterleitung eines Dokuments zur Überarbeitung wichtig oder bei der Vergabe von Anmerkungen zum Dokument.

Smarttags

Um mehrere Dokumente einfach und bequem zu einem Dokument zusammenzuführen, bewegen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Rufen Sie dann den Menüpunkt EINFÜGEN/DATEI auf und wählen Sie das gewünschte Dokument, das eingefügt werden soll. Das ausgewählte Dokument wird nun automatisch an der richtigen Stelle im aktiven Dokument eingefügt.

Dokumente

Wollen Sie zwei verschiedene Bereiche eines Dokuments gleichzeitig darstellen, so haben Sie in Word die Möglichkeit, die Arbeitsfläche in der Bildschirmansicht zu teilen. Das Teilen der Arbeitsfläche bietet sich zum Beispiel an, wenn eine Stelle im Dokument überarbeitet werden soll und Sie hierfür Angaben benötigen, die sich an einer anderen Stelle im gleichen Dokument befinden. Sie haben dann diese Stelle immer im Blick und müssen nicht laufend im Dokument blättern.

Fenster teilen

einbetten

zusammenführen

Zum Teilen der Arbeitsfläche ziehen Sie das schmale Rechteck, das sich in der vertikalen Bildlaufleiste ganz oben über dem Pfeil befindet, an die gewünschte Position. Alternativ wählen Sie den Menüpunkt FENSTER/TEILEN. Der Cursor nimmt nun die Form einer Trennlinie an, die Sie entweder über das Bewegen der Maus verschieben oder mit den Cursortasten an die gewünschte Position des Arbeitsfensters bewegen. Bestätigen Sie abschließend mit einem Druck auf die Maustaste oder einem Druck auf (¢), erhalten Sie eine geteilte Arbeitsfläche, und der Cursor nimmt wieder seine Normalform an. Zur Auswahl des aktiven Arbeitsbereichs wechseln Sie, indem Sie entweder in den entsprechenden Bereich klicken oder die Taste (F6) betätigen. Um die Teilung der Arbeitsfläche aufzuheben, ziehen Sie die Teillinie bis an den oberen Fensterrand oder wählen Sie den Menüpunkt FENSTER/TEILUNG AUFHEBEN. Die Ordner, in denen Word standardmäßig nach bestimmten Dateien sucht, wenn kein anderer Ordner angegeben wird, können Sie über das Register SPEICHERORT FÜR DATEIEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN festlegen. Um den Ordner zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Dateiart, danach auf ÄNDERN und wählen den gewünschten Ordner.

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Die Standardordner für Datenspeicher festlegen

181

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.1.3 Die Bedeutung der Ansichtenmodi in Word

Anzeigemodi

Mit den verschiedenen Anzeigemodi bietet Ihnen Word 2002 vielfältige Möglichkeiten, Ihr Dokument im aktiven Fenster optimal zu bearbeiten und zu beurteilen. Die verschiedenen Anzeigemodi aktivieren Sie, indem Sie den Menüpunkt ANSICHT mit der gewünschten Option auswählen. Die vier Haupt-Anzeigemodi NORMALANSICHT, WEBLAYOUTANSICHT, SEITENLAYOUTANSICHT und GLIEDERUNGSANSICHT können Sie, wie bereits eingangs erwähnt, über einen Mausklick in der Statusleiste aktivieren. Um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Bedeutung der Ansichtenmodus für Ihre Arbeit am Dokument hat, erläutern wir folgend die verschiedenen Optionen der Ansichtenmodi. Normalansicht

Einfaches Bearbeiten von Texten in der Normalansicht

Zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Texten arbeiten Sie in der Normalansicht. Das Layout einer Seite wird hier vereinfacht dargestellt und somit haben Sie die Möglichkeit der schnellen Texteingabe und Textbearbeitung. In der Normalansicht werden allerdings Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Hintergründe, Zeichnungsobjekte und Bilder, die ohne die Umbruchart MIT TEXT IN ZEILE formatiert sind, nicht angezeigt. Weblayoutansicht

Mit der Weblayoutansicht übersichtlich Webseiten erstellen

Mit der Weblayoutansicht lassen sich eingegebene Texte und Grafiken so betrachten, wie sie später im Webbrowser dargestellt werden. In der Weblayoutansicht werden Hintergründe angezeigt und der Text wird an die Fensterbreite angepasst. Alle Grafiken werden so angeordnet, wie sie später im Webbrowser zu sehen sind. Diese Ansicht eignet sich also besonders gut dazu, um Dokumente vor der Veröffentlichung im WWW zu gestalten und zu beurteilen. Seitenlayoutansicht

Die Seitenlayoutansicht als Layoutkontrolle

182

In der Seitenlayoutansicht wird der Text weitgehend so angezeigt, wie er ausgedruckt wird. Im Unterschied zum Ausdruck werden die nicht druckbaren Zeichen auf Wunsch weiterhin angezeigt. Die Seitenlayoutansicht eignet sich vor allem, wenn Sie Kopf- und Fußzeilen bearbeiten, Seitenränder anpassen oder mit Spalten und Zeichnungsobjekten arbeiten. Wenn Sie in dieser Ansicht Text eingeben und bearbeiten, können Sie Platz auf dem Bildschirm sparen, indem Sie den Leerraum entweder am oberen und unteren Seitenrand ausblenden. Bewegen Sie hierfür den Cursor an den oberen oder unteren Seitenrand. Nun verändert der Cursor seine Form und mit einem Mausklick verschwinden die Leerräume zwischen den einzelnen Dokumentenseiten. Diesen Vorgang können Sie auf die gleiche Art und Weise wieder rückgängig machen.

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Kapitel 10 Abbildung 10.5: Mit der Funktion Leeräume ausblenden sparen Sie Platz im Modus Seitenlayoutansicht.

Gliederungsansicht In der Gliederungsansicht wird die Struktur des Dokuments angezeigt. In dieser Ansicht können Sie Text durch Ziehen von Überschriften verschieben, kopieren und neu anordnen. In der Gliederungsansicht können Sie ein Dokument in der Ansicht reduzieren, so dass nur die Hauptüberschriften angezeigt werden. So haben Sie hier auch die Möglichkeit, Ihr Dokument zu erweitern und sämtliche Überschriften und Texte einzublenden.

Strukturiertes Arbeiten in der Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht erleichtert unter anderem auch die Arbeit mit Masterdokumenten. Mithilfe eines Masterdokumentes können Sie sehr lange Berichte oder Bücher leichter strukturieren und verwalten. In der Gliederungsansicht werden Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen sowie Grafiken und Hintergründe nicht angezeigt. Wählen Sie in der Menüleiste die Option ANSICHT/DOKUMENTSTRUKTUR aus, so öffnet sich ein separater Fensterausschnitt auf der linken Seite des Arbeitsbereiches, der eine Liste der im Dokument enthaltenen Überschriften anzeigt. Die Ansicht Dokumentstruktur verwenden Sie zum Beispiel, um auf schnelle Weise im Dokument zu navigieren und Ihre Position im Dokument zu verfolgen. Um das Fenster DOKUMENTSTRUKTUR wieder zu schließen, deaktivieren Sie die Ansicht über die Menüoption ANSICHT/DOKUMENTSTRUKTUR.

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Schnellüberblick mit Dokumentstruktur

183

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Wenn Sie die Menüoption ANSICHT/GANZER BILDSCHIRM aktivieren, sehen Sie den größtmöglichen Ausschnitt Ihres Dokuments auf Ihrem Bildschirm. In dieser Ansicht werden alle Word-Elemente, wie zum Beispiel Symbolleisten und Bildlaufleisten entfernt.

Abbildung 10.6: Auch in der Bildschirmansicht können Sie auf die Menübefehle zugreifen.

Wollen Sie in dieser Ansicht auf Menübefehle zugreifen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand des Bildschirms und die Menüleiste wird automatisch eingeblendet. Diese Ansicht schließen Sie entweder über die Taste (ESC) oder die Option GANZER BILDSCHIRM SCHLIESSEN. Im Drop-Down-Feld des Menüpunkts ANSICHT erhalten Sie mit MARKUP und ZOOM zwei weitere Ansicht-Optionen. In der Dialogbox ZOOM, die Sie über die Menüoption ANSICHT/ZOOM öffnen, stellen Sie ein, wie groß Ihr Dokument am Bildschirm dargestellt wird. Wählen Sie in dieser Dialogbox einen der vordefinierten Werte oder tippen Sie den gewünschten Vergrößerungsfaktor ein. Weitere Auswahlmöglichkeiten, wie zum Beispiel SEITENBREITE etc., erlauben, den Vergrößerungsfaktor der Seitenlayoutansicht entsprechend zu definieren. Unter der Option MEHRERE SEITEN können Sie sich im Kontextmenü für die Ansicht von 1 bis 24 Seiten entscheiden.

184

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.7: Die Dialogbox Zoom

Eine weitere Möglichkeit, die Ansicht Ihres Dokuments zu vergrößern beziehungsweise zu verkleinern, erhalten Sie über das ZOOM-Eingabefeld, das sich standardmäßig in der oberen Symbolleiste befindet. Geben Sie hier eine beliebige Zahl von 10 bis 200 ein. Darüber hinaus können Sie auch hier einen der vorgegebenen Werte auswählen, indem Sie die Liste durch einen Klick auf den Pfeil öffnen. Neben verschiedenen vorgegebenen Prozentangaben befinden sich in diesem Listenfeld auch die Optionen SEITENBREITE, TEXTBREITE, GANZE SEITE und ZWEI SEITEN.

Die vergrößerte Ansicht Ihres Dokuments

Um die Ansicht von Kommentaren zu einem überarbeiteten Dokument zu erhalten, wählen Sie aus der Menüleiste ANSICHT die Option MARKUP, früher Kommentar genannt. In dieser Ansicht sehen Sie alle an das Dokument angefügten Kommentare. Über Verbindungslinien sehen Sie, an welche Textstelle der Kommentar hinzugefügt wurde.

Kommentaransicht

Mithilfe der Seitenansicht sind Sie in der Lage, den Text so zu betrachten, wie er ausgedruckt wird. In der Seitenansicht wählen Sie zwischen der Ansicht einer oder mehrerer Druckseiten. Werden mehrere Seiten angezeigt, ist der Text abhängig von der Größe Ihres Monitors, jedoch meist nicht mehr lesbar. Verschaffen Sie sich in der Seitenansicht eine grobe Übersicht über das Aussehen Ihres Dokuments und die Textanordnung auf den einzelnen Seiten.

Layoutkontrolle in der Seitenansicht

Obwohl die Seitenansicht eigentlich dafür ausgerichtet ist, die Formatierung des Dokuments vor dem Druck zu kontrollieren, lassen sich auch in diesem Modus Texte eingeben, löschen und formatieren. Allerdings wird das Überarbeiten erschwert, da nichtdruckbare Zeichen nicht dargestellt werden und Ihnen zudem die meisten Funktionen zur Dokumentformatierung sowie wichtige Werkzeuge nicht zur Verfügung stehen. Das bedeutet allerdings nicht, dass die entsprechenden Funktionen nicht vorhanden sind. Die Symbole sind nur ausgeblendet, weil die entsprechenden Funktionen erfahrungsgemäß nur selten eingesetzt werden. Viele Word-spezifische Funktionen sind aber weiterhin über Menüs und Shortcuts erreichbar. Office XP Kompendium

185

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.8: Die aktive Seitenansicht in Word 2002

Der Lupenmodus in der Seitenansicht

Standardmäßig ist in der Seitenansicht ein spezieller Lupenmodus aktiviert. Der Mauszeiger wird dabei in Form einer Lupe angezeigt. Durch einen Klick an eine beliebige Stelle im Dokument wird diese vergrößert angezeigt. Ein weiterer Klick schaltet wieder zur ursprünglichen Darstellungsgröße zurück. Im Lupenmodus können Sie zwar Texte eingeben und löschen, es wird allerdings kein Cursor angezeigt, so dass sich nicht abschätzen lässt, auf welche Stelle im Dokument sich die Eingaben beziehen. Um den Cursor sichtbar zu machen, klicken Sie auf das Symbol LUPE. Der Lupenmodus ist jetzt deaktiviert. Ein weiterer Klick schaltet den Lupenmodus wieder ein. Zur Festlegung der Darstellungsgröße steht auch in der Seitenansicht die Zoom-Liste zur Verfügung. Auch der Menüpunkt ANSICHT/ZOOM wird angeboten. Außerdem sind noch zwei weitere nützliche Symbole verfügbar: Ein Klick auf das Symbol EINE SEITE ändert die Darstellungsgröße so, dass exakt eine Druckseite angezeigt wird (entspricht dem Eintrag GANZE SEITE aus der ZOOM-Liste). Das Symbol MEHRERE SEITEN ermöglicht es, eine bestimmte Anzahl von Druckseiten anzuzeigen. Klicken Sie hierfür auf das Symbol und halten Sie die Maustaste gedrückt. Daraufhin werden mehrere stilisierte Seiten angezeigt, die Sie durch Bewegen des Mauszeigers beliebig aufziehen können. Die horizontale und vertikale Seitenanzahl wird laufend angezeigt. Ist die gewünschte Seitenanzahl eingestellt, lassen Sie die Maustaste los. Wollen Sie

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Kapitel 10

die Anzeige doch nicht ändern, bewegen Sie den Mauszeiger aus der stilisierten Ansicht heraus und lassen die Maustaste los. Um die Seitenansicht zu verlassen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der Symbolleiste. Sie befinden sich danach wieder in der Ansicht, aus der Sie zu der Seitenansicht gewechselt haben.

10.1.4

Texte eingeben und korrigieren

Nachdem Sie Ihr Dokument angelegt haben, können Sie sofort mit der Texteingabe beginnen. Geben Sie den Text fortlaufend ein, ohne dabei auf die (¢)-Taste zu drücken. Schreiben Sie einfach über das Zeilenende hinaus. Wenn ein Wort nicht mehr in die aktuelle Zeile passt, wird dieses Wort automatisch in die nächste Zeile geschoben. Vermeiden Sie also das Betätigen der (¢)-Taste am Satzende und betätigen Sie die (¢)-Taste nur, wenn Sie mit einem neuen Absatz beginnen wollen.

Korrekte Verwendung der ReturnTaste

Wenn Sie die Taste (¢) am Ende einer Zeile betätigen, kann Word nach Korrekturen am Text, wie zum Beispiel nach dem Löschen einiger Zeichen oder Wörter beziehungsweise der Eingabe zusätzlicher Textzeichen, den Text nur dann neu umbrechen, falls es sich um einen Absatz handelt. Schließen Sie jede Zeile durch (¢) ab, behandelt Word jede Zeile wie einen eigenen Absatz. Nachträgliche Änderungen am Text führen dann dazu, dass alle Zeilen unterschiedlich lang sind. Am Ende eines Absatzes ist es dagegen wichtig, dass Sie die (¢)-Taste genau einmal betätigen. Die auf diese Weise entstandenen leeren Absätze werden beim automatischen Seitenumbruch berücksichtigt. Möchten Sie unterhalb eines Absatzes einen Abstand erzeugen, sollten Sie es vermeiden, mehrmals die (¢)-Taste zu drücken. Denn durch jedes Drücken von (¢) wird ein neuer Absatz erzeugt. Word behandelt die leeren Absätze dabei wie Leerzeilen und verschiebt diese gegebenenfalls auf eine neue Seite, falls auf der aktuellen Seite kein Platz mehr ist. Dies kann dazu führen, dass eine neue Seite mit mehreren Leerabsätzen beginnt und der Text mitten in der neuen Seite anfängt. Wenn Sie einen größeren Abstand zwischen Absätzen bevorzugen, so verwenden Sie die entsprechenden Funktionen zum Erzeugen von Absatzanfangs- und -endeabständen. Diese befinden sich im Menü FORMAT/ABSATZ oder im entsprechenden AUFGABENBEREICH/ FORMATIERUNG ANZEIGEN unter der Überschrift FORMATIERUNG DES AUSGEWÄHLTEN TEXTES/ ABSCHNITT. Möchten Sie einen Absatz in zwei Absätze aufteilen, drücken Sie an der gewünschten Position (¢). Um zwei Absätze zu einem Absatz zu verbinOffice XP Kompendium

187

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word den, löschen Sie die Absatzmarke (¶) des ersten Absatzes. Bewegen Sie den Cursor unmittelbar vor die Absatzmarke und drücken Sie (Entf).

Der manuelle Zeilenwechsel in Word

Tabulator

Mit Druck auf (ª)+(¢) können Sie eine Zeile vorzeitig beenden. Der nachfolgende Text wird dann in die nächste Zeile gesetzt. Der Zeilenwechsel wird durch eine Zeilenmarke gekennzeichnet. Der Zeilenwechsel wird nur selten benötigt, zum Beispiel beim Eingeben von Adressen. Der Unterschied zum Betätigen der Taste (¢) besteht darin, dass kein neuer Absatz erzeugt wird. Da es sich weiterhin um denselben Absatz handelt, können Sie den Text daher einfacher formatieren und verschieben. Der Tabulator ist ein Trennzeichen, das zur horizontalen Positionierung von Texten innerhalb eines Dokuments dient. Einen Tabulator fügen Sie durch Druck auf (ÿ__) ein. Sofern Sie die Option TEXTZEICHEN EINBLENDEN/AUSBLENDEN aktiviert haben, wird der Tabulator durch einen Pfeil nach rechts dargestellt. Genau wie bei den Tasten (¢)+(____) gilt auch für die Taste (ÿ__), dass sie nicht mehrmals hintereinander betätigt werden sollte. Auch in diesem Fall wären dann korrekte nachträgliche Änderungen am Text kaum noch möglich. Um größere Abstände zwischen einzelnen Zeichen zu erzeugen, richten Sie stattdessen die Tabulatoren mithilfe der Menüoption FORMAT/ABSATZ im Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH unter der Buttonoption TABSTOPPS ein.

Abbildung 10.9: Richten Sie in der Dialogbox Tabstopps die Eigenschaften der Tabulatoren ein.

Die Bedeutung geschützter Leerzeichen

188

Neben dem gewöhnlichen Leerzeichen, das mit Druck auf (Leertaste) eingefügt wird, stellt Word auch das Geschützte Leerzeichen zur Verfügung. An der Position eines geschützten Leerzeichens wird grundsätzlich kein Zeilenumbruch durchgeführt. Auf diese Weise lassen sich zusammengehörige Textbestandteile zusammenhalten. Verhindern Sie so zum Beispiel von vornherein, dass beim Text »Hauptstr. 1« die Straße am Zeilenende und die Hausnummer am Anfang der nächsten Zeile steht. Wenn Sie die Straße und Office XP Kompendium

Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Hausnummer anhand eines geschützten Leerzeichens trennen, stellen Sie sicher, dass die zusammengehörigen Textbestandteile in einer Zeile erscheinen. Das geschützte Leerzeichen erzeugen Sie mit Betätigung der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(____). Das Zeichen wird im Text durch das Symbol »°« dargestellt. Um einen Text in der Horizontalen zu verschieben, sollten Sie weder Leerzeichen noch geschützte Leerzeichen verwenden, da das Ergebnis meist unbefriedigend ausfällt und nachträgliche Änderungen am Text auch hier wesentlich erschwert werden. Verwenden Sie an dieser Stelle stattdessen Tabulatoren. Ein vorzeitiges Seitenende können Sie mit Druck auf (Strg)+(¢) herbeiführen. Dabei wird ein manueller Seitenwechsel eingefügt, der zum Beispiel in der Normalansicht durch eine gepunktete horizontale Linie mit dem zentrierten Vermerk SEITENUMBRUCH gekennzeichnet ist.

Manueller Seitenwechsel

Mit dem manuellen Seitenwechsel sollte sehr sparsam umgegangen werden. Eine Verwendung ist nur ratsam, wenn an der Stelle auf jeden Fall eine neue Seite beginnt, wie zum Beispiel bei dem Beginn eines neuen Kapitels. Innerhalb eines Textdokumentes können Sie beliebig viele Zeichen und Wörter zusätzlich einfügen. Bewegen Sie hierfür den Cursor mithilfe der Cursortasten oder Ihrer Maus an die gewünschte Position und geben Sie die Zeichen ein. Der Text wird gegebenenfalls automatisch neu umbrochen. Zu viel eingegebene Zeichen lassen sich mit den Tasten (Entf) und (æ___) löschen. Dabei löscht (æ___) das Zeichen, das sich links vom Cursor befindet, und (Entf) das Zeichen, das rechts vom Cursor steht. Einzelne Textbestandteile können Sie, ohne diese zu markieren, mit der Tastenkombination (Strg)+(Entf) und (Strg)+(____) löschen: (Strg)+(Entf) löscht die Wörter von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortende. Entsprechend dazu löscht (Strg)+(Backspace) die Textbestandteile von der aktuellen Cursorposition bis zum Wortanfang. Befindet sich der Cursor zwischen zwei Wörtern, wird das links beziehungsweise rechts befindliche Wort gelöscht.

Löschen, ohne

Beim Eingeben und Überarbeiten von Texten werden zwei verschiedene Modi angeboten: Beim Einfügemodus, der gewöhnlichen Betriebsart, werden bei der Eingabe von Textzeichen etwaige rechts von dem Cursor befindliche Zeichen durch die hinzugefügten Zeichen nach rechts verschoben. Auf diese Weise lassen sich zusätzliche Zeichen einfügen, ohne dass dafür zunächst Platz geschaffen werden muss. Beim Überschreibemodus werden dagegen rechts befindliche Zeichen überschrieben.

Einfüge- und Überschreib-

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zu markieren

modus

189

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Im Allgemeinen sollten Sie im Einfügemodus arbeiten. Lediglich in Texten mit einem festen Format, zum Beispiel Zahlenkolonnen, ist der Einsatz des Überschreibemodus empfehlenswert. Um den Überschreibemodus einzuschalten, drücken Sie (Einfg) oder klicken doppelt auf den Text ÜB in der Statusleiste. Als Bestätigung, dass der Modus aktiv ist, wird der Text ÜB nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt. Ein weiterer Druck auf (Einfg) oder Doppelklick auf den Text ÜB schaltet wieder zurück in den Einfügemodus.

10.1.5

Blättern im Text

Um nahe gelegene Textstellen zu erreichen, stehen Ihnen neben der Maus die vier Cursortasten zur Verfügung. Erfahrene Anwender verwenden Tastenkombinationen, die Sie sich über die Hilfefunktion in Word 2002 ausdrucken können. Wenn Sie zu ganz bestimmten Stellen im Dokument springen möchten, wählen Sie am besten die erweiterte Suchfunktion, die Sie entweder über das Drop-Down-Menü im AUFGABENBEREICH oder über die Menü-Option BEARBEITEN/SUCHEN aktivieren. Weil die Cursortasten sich jedoch nicht eignen, größere Entfernungen im Dokument zurückzulegen, werden in Word eine Reihe weiterer Tasten angeboten: Mit der Maus lassen sich ebenfalls bestimmte Textbereiche sehr schnell ansteuern. Ist dabei die entsprechende Textstelle im Dokumentfenster sichtbar, so klicken Sie an die gewünschte Stelle. In der folgenden Tabelle erhalten Sie einige Tastenkombinationen, die es Ihnen ebenfalls ermöglichen, zu verschiedenen Textstellen zu springen. Tabelle 10.1: Die Shortcuts zum Navigieren innerhalb des Dokuments

190

Taste

Wirkung

(Strg)+[æ]

Bewegt den Cursor ein Wort zurück.

(Strg)+[Æ]

Bewegt den Cursor ein Wort weiter.

(Strg)+[½]

Bewegt den Cursor einen Absatz zurück.

(Strg)+[¼]

Bewegt den Cursor einen Absatz weiter.

(Pos1)

Setzt den Cursor an den Zeilenanfang.

(Ende)

Setzt den Cursor an das Zeilenende.

(Bild½)

Blättert eine Bildschirmseite zurück.

(Bild¼)

Blättert eine Bildschirmseite weiter.

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Taste

Wirkung

(Strg)+(Bild½)

Bewegt den Cursor an den Anfang der ersten im Fenster sichtbaren Zeile.

(Strg)+(Bild¼)

Bewegt den Cursor an das Ende der letzten im Fenster sichtbaren Zeile.

(Strg)+(Alt)+(Bild½)

Bewegt den Cursor an den Anfang der vorigen Druckseite.

(Strg)+(Alt)+(Bild¼)

Bewegt den Cursor an den Anfang der nächsten Druckseite.

(Strg)+(Pos1)

Bewegt den Cursor an den Anfang des Dokuments.

(Strg)+(Ende)

Bewegt den Cursor an das Ende des Dokuments.

Befindet sich dagegen die anzusteuernde Position außerhalb des sichtbaren Bereichs, verwenden Sie vorzugsweise die horizontale und vertikale Bildlaufleiste am rechten und unteren Fensterrand (Abbildung 1.10). Sind die Bildlaufleisten nicht sichtbar oder ist nur eine der beiden Leisten zu sehen, schalten Sie die entsprechenden Optionen im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, ein. Die Optionen sind mit VERTIKALE BILDLAUFLEISTE und HORIZONTALE BILDLAUFLEISTE benannt.

Tabelle 10.1: Die Shortcuts zum Navigieren innerhalb des Dokuments (Forts.)

Die Funktion der Bildlaufleisten in Word

Abbildung 10.10: Die Bildlaufleisten in Word

Office XP Kompendium

191

Kapitel 10 Mithilfe der Bildlaufleisten gelangen Sie zu Textstellen im Dokument

Effektives Arbeiten mit Word Das Rechteck in der rechten Bildlaufleiste zeigt die vertikale Position im Verhältnis zum gesamten Dokument an. Entsprechend dazu gibt das Rechteck in der unteren Bildlaufleiste die horizontale Position an. In der Normalansicht werden keine Rechtecke angezeigt, sondern Quadrate, die allerdings die gleiche Funktion übernehmen. Durch Klick auf einen der vier Pfeile blättern Sie zeilenweise beziehungsweise seitenweise durch das Dokument. Ein Klick in die grauen Bereiche zwischen einem der Pfeile und einem der Rechtecke blättert in größeren Schritten. Es spielt dabei keine Rolle, an welche Position Sie klicken: Unabhängig davon, ob Sie zum Beispiel näher am Pfeil oder näher am Rechteck klicken, es wird immer in einheitlichen Schritten geblättert. Allerdings können Sie auch auf andere Weise in größeren Schritten blättern. Hierfür ziehen Sie das entsprechende Rechteck in der Bildlaufleiste an die gewünschte Position. Ziehen Sie zum Beispiel das in der vertikalen Bildlaufleiste befindliche Rechteck ganz nach unten, um an das Ende des Dokuments zu blättern. Sie könnten genauso in die Mitte des Dokuments blättern, indem Sie das rechte Rechteck etwa in die Mitte der Bildlaufleiste ziehen. Welche Seite beim vertikalen Blättern angesteuert wird, wird durch eine eingerahmte Seitennummer angezeigt, die beim Ziehen des Rechtecks laufend aktualisiert wird. Eine mithilfe der Bildlaufleisten neu angewählte Position muss durch einen Klick an eine beliebige Position im Dokument bestätigt werden. Andernfalls wird beim nächsten Tastendruck wieder die ursprüngliche Position im Dokument angesteuert. Durch einen Druck auf (ª)+(F5) lässt sich die jeweils letzte Textstelle ansteuern. Diese Funktion erhalten Sie im Übrigen auch nach dem Öffnen eines bereits vorhandenen Dokuments. Wählen Sie unmittelbar nach dem Öffnen des Dokuments die Tastenkombination (ª)+(F5), wird der Cursor an die Stelle gesetzt, an der er sich befand, als das Dokument geschlossen beziehungsweise Word beendet wurde.

10.1.6

Markieren

Eine Markierung ist eine spezielle Kennzeichnung im Text, die bei einem bestimmten Zeichen beginnt und bei einem anderen Zeichen endet. Ein markierter Text wird weiß auf schwarzem Hintergrund, in der so genannten Negativschrift dargestellt, um die markierten Textstellen deutlich vom übrigen Text abzuheben.

192

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Ein Großteil aller Word-Funktionen wirkt sich auf die derzeit markierte Textstelle aus. Möchten Sie zum Beispiel einen Text löschen, so muss der gewünschte Bereich zunächst markiert werden. Um hintereinander liegende Textstellen mithilfe der Tastatur zu markieren, bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Daraufhin halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und bewegen den Cursor anhand der vier Cursortasten in die gewünschte Richtung. Für die Markierung von Textstellen mit größerem Umfang können auch weitere Steuerungstasten verwendet werden. Um die Markierung seitenweise zu vergrößern beziehungsweise zu verkleinern, verwenden Sie (Bild½) und (Bild¼). Außerdem können Sie sich hier auch der verschiedenen Tastenkombinationen bedienen, die zum schnellen Blättern im Text dienen. So vergrößern Sie eine Markierung wortweise durch wiederholte Ausführung der Tastenkombination (ª)+(Strg)+[Æ].

Eine Markierung mithilfe der Tastatur setzen

Um eine Markierung zu entfernen, drücken Sie eine beliebige Cursortaste oder Steuertaste. Die (ª)-Taste darf dabei nicht mehr gedrückt sein. Um einen Text mit der Maus zu markieren, klicken Sie zunächst an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger in die Richtung des zu markierenden Textes. Die Markierung wird dabei automatisch so erweitert, dass jeweils ganze Wörter markiert werden. Dies ermöglicht es auf einfache Weise, mehrere Wörter, Nebensätze und ganze Sätze zu markieren. Sie müssen dabei nicht genau darauf achten, dass Sie wirklich an den Anfang oder das Ende eines Wortes klicken.

Textstellen mit der Maus markieren

Des Weiteren stehen Ihnen folgende Markierungsmöglichkeiten mit der Maustaste zur Verfügung: Zum Markieren eines Wortes klicken Sie doppelt auf das gewünschte Wort. Um einen Satz zu markieren, klicken Sie bei gedrückt gehaltener (Strg)-Taste in den gewünschten Satz. Um eine Zeile zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen der gewünschten Zeile. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei von einem I-Symbol in einen nach rechts oben zeigenden Pfeil. Abschließend drücken Sie die Maustaste. Um einen Absatz zu markieren, klicken Sie kurz dreifach in den gewünschten Absatz. Alternativ bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen einer beliebigen Zeile des entsprechenden Absatzes, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle doppelt an.

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193

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Um das gesamte Dokument zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen einer beliebigen Zeile, so dass der Mauszeiger nach rechts oben zeigt. Abschließend klicken Sie die Stelle dreifach an. Alternativ lässt sich das komplette Dokument markieren, indem der Menüpunkt BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN angewählt oder (Strg)+(A) gedrückt wird. In Word 2002 können Sie erstmals auch nicht hintereinander liegende Zeichen und Absätze markieren. Hierfür bewegen Sie sich zu den gewünschten Textstellen im Dokument und markieren die gewünschten Textstellen und Objekte in gewohnter Weise, allerdings mit gehaltener (Strg)-Taste.

Erweiterungsmodus

Der Erweiterungsmodus ist als eine bequeme Ergänzung der Markierungsfunktion in Word anzusehen. Er funktioniert ähnlich wie das Markieren mit der (ª)-Taste, ist jedoch wesentlich bequemer zu handhaben, da Sie im Erweiterungsmodus keine Taste dauerhaft gedrückt halten müssen. Außerdem können Sie bestimmte Textkomponenten, wie zum Beispiel Absätze, besonders einfach markieren. Bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle im Dokument, an der die Markierung beginnen oder enden soll. Um den Erweiterungsmodus einzuschalten, drücken Sie die Taste (F8) oder klicken doppelt auf das grau hinterlegte Textfeld ERW in der Statusleiste. Als Bestätigung, dass der Erweiterungsmodus aktiv ist, wird der Text ERW in der Statusleiste nun nicht mehr grau, sondern schwarz dargestellt. Die Markierung lässt sich jetzt beliebig mit den Cursortasten und anderen Steuertasten wie (Bild½) und (Bild¼) erweitern oder verringern. Auch die schon erwähnten Tastenkombinationen zum Markieren bestimmter Textelemente, wie zum Beispiel (Strg)+[Æ] und (Strg)+[æ] zum wortweisen Markieren können Sie im Erweiterungsmodus verwenden. Wenn Sie die gewünschten Textstellen markiert haben, deaktivieren Sie den Erweiterungsmodus mit Druck auf (Esc) oder einem Doppelklick auf das Textfeld ERW in der Statusleiste. Wie innerhalb des einfachen Markierungsmodus gibt es auch im Erweiterungsmodus eine Reihe komfortabler Zusatzfunktionen: Durch Druck auf eine bestimmte Buchstaben- oder Zifferntaste wird die Markierung bis zum entsprechenden Zeichen vergrößert. Drücken Sie zum Beispiel auf die Taste (B), um die Markierung bis zum nächsten »b« innerhalb des Textdokuments zu erweitern. Mithilfe der Suchfunktion kann die Markierung bis zu einem bestimmten Wort oder Textbestandteil innerhalb des Dokuments erweitert werden.

194

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Durch mehrfachen Druck auf die Erweiterungstaste (F8) lassen sich bestimmte Textbestandteile auswählen: Tastendruck (F8)

Ergebnis im erweiterten Markierungsmodus

1-mal

Schaltet den Erweiterungsmodus ein

2-mal

Markiert das aktuelle Wort

3-mal

Markiert den aktuellen Satz

4-mal

Markiert den aktuellen Absatz

5-mal

Markiert den aktuellen Abschnitt

6-mal

Markiert das gesamte Dokument

Tabelle 10.2: Die Markierungsfunktion im Erweiterungsmodus über die Hilfetaste (F8)

Haben Sie die Hilfetaste (F8) versehentlich zu oft gedrückt, so können Sie die Markierung durch mehrfachen Druck auf (ª)+(F8) wieder schrittweise zurücknehmen. Die bisher aufgeführten Markierungsoptionen betrafen immer Zeilen. Hier beginnt eine Markierung bei einem bestimmten Zeichen innerhalb einer Zeile und endet bei einem bestimmten Zeichen innerhalb einer anderen Zeile. Alle dazwischen befindlichen Zeilen werden komplett mit markiert. Mithilfe des Spaltenmarkierungsmodus können Sie Textstellen aber auch spaltenweise markieren. In Anbetracht dessen, dass man ein Textdokument selten spaltenweise erstellt, wird der Spaltenmarkierungsmodus in der Praxis relativ selten benötigt. Verwenden Sie den Spaltenmarkierungsmodus zum Beispiel, um einzelne untereinander befindliche Zahlenwerte zu markieren, um diese anschließend einheitlich zu formatieren oder zu löschen.

Der Spaltenmarkierungsmodus

Setzen Sie den Cursor zunächst an die Textstelle, die eine der Ecken der Spaltenmarkierung bilden soll. Schalten Sie anschließend den Spaltenmarkierungsmodus mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(F8) ein. Als Bestätigung, dass der Spaltenmarkierungsmodus aktiv ist, wird der Text SP in der Statusleiste angezeigt. Daraufhin lässt sich die Markierung mithilfe der Cursortasten und anderer Steuertasten ausweiten oder verringern. Haben Sie Ihre Spaltenmarkierung durchgeführt, führen Sie unmittelbar danach die gewünschte Funktion durch. Vermeiden Sie hierbei unbedingt die vorherige Deaktivierung des Spaltenmarkierungsmodus, da sonst die Markierung entfernt wird.

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Kapitel 10 Spaltenweise mit der Maus markieren

Effektives Arbeiten mit Word Um spaltenweise mit der Maus zu markieren, klicken Sie mit gehaltener (Alt)-Taste an die gewünschte Textposition und ziehen die Markierung auf den gewünschten Textumfang. Der Spaltenmarkierungsmodus eignet sich übrigens nicht zur Markierung von Spalten innerhalb von Tabellen, die Sie in Word erstellt haben oder aus anderen Anwendungen in Ihrem Dokument eingebettet haben. Um einzelne Spalten innerhalb einer Tabelle zu markieren, verwenden Sie hier den gewöhnlichen Markierungsmodus.

10.1.7

Texte löschen, kopieren und verschieben

Um Text zu löschen, zu kopieren oder zu verschieben, markieren Sie zunächst die Textstellen, wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben. Löschen Sie den markierten Textbereich durch Betätigen der Taste (Entf). Sollten Sie einen Text versehentlich gelöscht haben, so machen Sie die Lösch-Aktion mithilfe der Tastenkombination (Strg)+(Z) wieder rückgängig. Der Einsatz der Zwischenablage

Um Texte zu kopieren, markieren Sie zuerst den Text und kopieren ihn mithilfe der Tastenkombination (Strg)+(Einfg) oder (Strg)+(C) in die Zwischenablage. Alternativ können Sie auch das Symbol KOPIEREN aus der Symbolleiste auswählen. Setzen Sie den Cursor nun genau an die Stelle des aktiven oder eines beliebigen anderen Dokuments, an der Sie die kopierten Daten einfügen möchten. Fügen Sie nun den Inhalt der Zwischenablage mit der Tastenkombination (ª)+(Einfg) oder (Strg)+(V) ein. Wahlweise können Sie auch auf das Symbol EINFÜGEN in der Symbolleiste klicken. Der Inhalt der Zwischenablage bleibt bei diesem Vorgang erhalten, so dass sich nach Belieben an anderen Textstellen weitere Kopien einfügen lassen. Word 2002 bietet Ihnen über den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE eine neue Möglichkeiten, ein Element, das Sie in die Zwischenablage kopiert haben, in das gleiche oder ein anderes Dokument einzufügen. Der Container der Zwischenablage von Word 2002 kann jetzt anstatt 12 gleich 24 Elemente aufnehmen. Wechseln Sie in Word 2002 innerhalb des Aufgabenbereichs in den AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE, sofern dieser noch nicht geöffnet ist. Hier finden Sie alle Elemente, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben. Setzen Sie den Cursor an die Stelle des Dokuments, an der Sie ein Element aus der Zwischenablage einfügen wollen. Klicken Sie nun auf das einzufügende Element im AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE und das Element wird automatisch in Ihr Dokument eingefügt.

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10 Abbildung 10.11: Die erweitere Zwischenablage in Word 2002

Über die zusätzlichen Funktionen in der erweiterten Zwischenablage können Sie alle Elemente der Zwischenablage gleichzeitig einfügen oder aus der Zwischenablage löschen. Alle Elemente aus der Zwischenablage zu löschen, wäre zum Beispiel sinnvoll, um Ihren Arbeitsspeicher zu entlasten. Um einen Text zu verschieben, bringen Sie zunächst den markierten Text in die Zwischenablage. Dieser Vorgang wird auch als Ausschneiden bezeichnet. Verwenden Sie hierfür die Tastenkombination (ª)+(Entf) oder (Strg)+(X). Alternativ können Sie auch auf das Scheren-Symbol in der Symbolleiste klicken. Im Anschluss daran bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten, und fügen den Inhalt der Zwischenablage durch die Tastenkombinationen (ª)+(Einfg) oder (Strg)+(V) ein. Nach Wunsch können Sie auch auf das Symbol EINFÜGEN in der Symbolleiste klicken oder fügen Sie das Element über den AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE ein. Mit der Maus lässt sich ein markiertes Element besonders einfach verschieben, indem Sie es mit gehaltener Maustaste einfach an die gewünschte Stelle im Dokument ziehen. Diese Technik wird als Drag&Drop (zu Deutsch: Ziehen&Ablegen) bezeichnet.

Drag&Drop

Gehen Sie zum Drag&Drop folgendermaßen vor: Klicken Sie auf die Markierung, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger. Der Mauszeiger wird dabei durch einen Pfeil mit einem Rechteck dargestellt. An der gewünschten, neuen Position lassen Sie die Maustaste los. Falls sich die Stelle außerhalb des sichtbaren Bereichs im Dokument befindet, bewegen Sie den Mauszeiger in einem kurzen Abstand vor die obere

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word oder untere Fensterbegrenzung. Der Text wird dann seitenweise nach oben bzw. unten geblättert. Beim Kopieren und Verschieben mittels Drag&Drop wird der Inhalt der Zwischenablage nicht verändert.

Per Drag&Drop von Dokument zu Dokument

Auch das Verschieben von einem Dokumentfenster direkt an die gewünschte Stelle innerhalb eines anderen Dokuments funktioniert. Öffnen Sie hierfür zusätzlich zu dem aktiven Dokument auch das Dokument, in das Sie ein Element per Drag&Drop einfügen möchten. Verkleinern Sie die Ansicht beider Anwendungsfenster und stellen Sie die Dokumentfenster auf dem Desktop nebeneinander. Führen Sie Drag&Drop nun mit diesen beiden Dokumentfenstern durch wie oben beschrieben. Standardmäßig ist Word so konfiguriert, dass ein markierter Text gelöscht wird, wenn eine Buchstaben-, Ziffern- oder Satzzeichentaste gedrückt wird. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass die Verwendung dieses Modus nicht vorteilhaft ist. Denn die Gefahr, dass ein Text versehentlich gelöscht wird, erhöht sich. Daher empfiehlt es sich, den Modus abzuschalten. Deaktivieren Sie hierfür die Option EINGABE ERSETZT AUSWAHL im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register BEARBEITEN. Beim Kopieren und Verschieben von Texten in Dokumenten ergibt sich manchmal das Problem, dass nach diesem Vorgang Leerzeichen fehlen oder sich mehrere Leerzeichen nebeneinander befinden. Angenommen, Sie verschieben ein Wort und markieren dabei das Wort versehentlich ohne das abschließende Leerzeichen. Wird das Wort verschoben, würde dies dazu führen, dass an der ehemaligen Position zwei Leerzeichen zurückbleiben und dass das eingefügte Wort ohne Zwischenraum zum darauf folgenden Wort an der neuen Textstelle eingefügt wird. Sie müssten dann nachträglich ein Leerzeichen einfügen und das überzählige Leerzeichen löschen. Word korrigiert derartige Fälle automatisch. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung. Auf Wunsch kann der Leerzeichenausgleich aber auch abgeschaltet werden. Deaktivieren Sie hierfür die Option AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN MIT LEERZEICHENAUSGLEICH im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register BEARBEITEN.

10.1.8

Textbereiche schnell ansteuern

Mit der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN stellt Word 2002 ein komfortables Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie in der Lage sind, bestimmte Textbereiche gezielt anzusteuern. Zum Ansteuern von Textbereichen, zum Beispiel einer bestimmten Seite, dient die Dialogbox GEHE ZU (Abbildung 10.12). Um diese aufzurufen, wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/GEHE ZU oder drücken (Strg)+(G). Außerdem lässt sich die Dialogbox aufrufen, indem der linke Bereich der 198

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

Statusleiste doppelt angeklickt wird. Klicken Sie in den Bereich zwischen dem Anfang der Statusleiste und dem Textfeld MAK. Funktionen der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN Suchen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokuments nach bestimmten Wörtern suchen und diese wahlweise markieren. In der Erweiterung der Suchfunktion sind Sie in der Lage, Ihre Suche durch weitere Angaben zu spezifizieren. Word 2002 beginnt mit der Suche im Dokument hinter der Cursormarkierung, fragt aber am Ende des Dokuments angekommen, ob die Suche auf den Text vor der Cursorstellung ausgeweitet werden soll. Sie können die Suche jederzeit abbrechen und zu Ihrem Dokument zurückkehren. Ersetzen Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb eines Dokuments nach bestimmten Wörtern suchen und diese ersetzen. Auch in diesem Dialogfeld stehen Ihnen erweiterte Such- und Ersetzenfunktionen zur Verfügung. Gehe zu GEHE ZU führt Sie an eine von Ihnen gewünschte Stelle innerhalb Ihres Dokuments. Markieren Sie hierfür in GEHE ZU ELEMENT: die gewünschte Option und erweiterten Sie Ihre Suchfunktion durch eine individuelle Eingabe in das nebenstehende Textfeld. Abbildung 10.12: Ansteuern von Bereichen über die Dialogbox Suchen und Ersetzen im Register Gehe zu

Rufen Sie zunächst die Dialogbox GEHE ZU auf, klicken Sie im Listenfeld auf SEITE, geben Sie die gewünschte Seitennummer ein und bestätigen Sie mit Klick auf GEHE ZU oder einem Druck auf (¢).

Eine spezielle Seite ansteuern

Ist das Eingabefeld für die Seitenzahl leer, lässt sich mit Klick auf die Schaltfläche WEITER (nach Eingabe einer Seitenzahl ändert sich die Schaltfläche WEITER in die Schaltfläche GEHE ZU) seitenweise nach unten und mit Klick auf die Schaltfläche ZURÜCK seitenweise nach oben blättern.

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Mithilfe der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN, Register GEHE ZU, können Sie von der aktuellen Seite aus auch eine bestimmte Anzahl von Seiten rückwärts oder vorwärts springen. Schreiben Sie hierfür zunächst ein Pluszeichen (zum Blättern nach unten) oder ein Minuszeichen (zum Blättern nach oben) in das Eingabefeld SEITENZAHL EINGEBEN. Geben Sie dahinter die gewünschte Seitenzahl ein und bestätigen Sie mit Klick auf OK. Die Eingabe von +3 führt zum Beispiel dazu, dass innerhalb des Dokuments um drei Seiten vorwärts geblättert wird. Analog dazu wird mit der Eingabe -5 um fünf Seiten zurückgeblättert.

10.1.9

Textmarken

Textmarken sind Positionen im Text, die mit einem Namen versehen sind. Diese Textstellen lassen sich besonders schnell und bequem ansteuern. Es lohnt sich daher, häufig angesteuerte Textstellen mit Textmarken zu benennen. Das Ansteuern dauert selbst in sehr langen Dokumenten meist nur Sekundenbruchteile. Das Ansteuern erfolgt damit deutlich schneller als mithilfe der Suchfunktion. Abbildung 10.13: In der Dialogbox Textmarke legen Sie Namen für Textmarken fest.

Einfügen von Textmarken

200

Zum Einfügen einer Textmarke bewegen Sie den Cursor zunächst an die gewünschte Stelle im Dokument. Soll ein Textbereich mit einer Textmarke versehen werden, markieren Sie den gewünschten Bereich. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTMARKE auf oder drücken (Strg)+(ª)+(F5). Im Feld TEXTMARKENNAME legen Sie den Namen der Textmarke fest und entscheiden mit der Aktivierung des Kontrollkästchen AUSGEBLENDETE TEXTMARKEN, ob Sie die vergebenen Textmarken im Dokument ein- oder ausblenden wollen. Der Name kann aus bis zu 40 Zeichen bestehen und darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten. Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein. Leerzeichen und die meisten anderen Sonderzeichen sind im Textmarken nicht erlaubt. Als Ersatz für das Leerzeichen können Sie den Unterstrich (_) verwenden. Vergeben Sie für die Textmarken

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Grundlagen in Word 2002

Kapitel 10

eindeutige Namen, um später etwaige Verwechslungen zu vermeiden. Durch einen Klick auf den Button HINZUFÜGEN fügen Sie die Textmarke in das Listenfeld ein. Um eine Textmarke anzusteuern, rufen Sie das Menü BEARBEITEN/GEHE ZU auf und klicken im aufgezeigten Listenfeld auf die Option TEXTMARKE. Im Anschluss daran geben Sie den gewünschten Namen im Feld TEXTMARKENNAMEN EINGEBEN ein. Suchen Sie eine bestimmte Textmarke, so können Sie sie auch bequem aus der Drop-Down-Liste verfügbarer Textmarken wählen. Die Liste klappen Sie herunter, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken.

Textmarken ansteuern

Abschließend klicken Sie auf GEHE ZU oder drücken (¢). Daraufhin wird der Cursor an die entsprechende Position im Dokument gesetzt. Der Bereich, der mit der Textmarke versehen wurde, wird durch eine Markierung hervorgehoben. Zum Entfernen einer Textmarke klicken Sie die Textmarke im Listenfeld an und wählen den Button LÖSCHEN. Die Liste der Textmarken können Sie wahlweise alphabetisch (Option NAME) oder nach ihrer Reihenfolge im Dokument (Option ORT) ordnen. Wenn Sie innerhalb des Dokuments den mit einer Textmarke versehenen Text löschen, so wird die Textmarke auch automatisch aus der Textmarkenliste entfernt. Beim Verschieben eines mit Marke versehenen Textbereichs werden etwaige enthaltene Textmarken mit verschoben. Werden Textteile über die Zwischenablage kopiert oder über Drag&Drop verschoben, enthält die Kopie beziehungsweise der verschobene Text grundsätzlich keine Textmarken. Textmarken dienen nicht nur dazu, Textstellen schnell anzusteuern. Weitere Anwendungsgebiete sind unter anderem das Erzeugen von Querverweisen und das Kennzeichnen von Bereichen, um diese in eine Rechenoperation einzubeziehen. Textmarken sind gewöhnlich unsichtbar. Gesetzt den Fall, Sie haben die Textmarkenanzeige bei der Vergabe der Textmarke nicht deaktiviert, können Sie Ihre Textmarken im Dokument anzeigen lassen. Aktivieren Sie hierfür die Option ANZEIGEN/TEXTMARKEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT. Textmarken werden daraufhin durch graue eckige Klammern dargestellt. Bei Textmarken, die keinen Bereich bilden, sondern eine Zeichenposition, werden die beiden Klammern genau nebeneinander angezeigt, so dass sich ein Zeichen ergibt, das wie ein kleines Rechteck aussieht.

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Textmarken einblenden

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.1.10

Drucken

Zum Ausdrucken des Dokuments rufen Sie zunächst den Menüpunkt DATEI/DRUCKEN auf oder drücken die Tastenkombination (Strg)+(P). Daraufhin wird die Dialogbox DRUCKEN angezeigt. Die einzelnen Optionen der Dialogbox DRUCKEN sind standardmäßig so eingestellt, dass ein Exemplar des gesamten Dokuments gedruckt wird. Dies ist die Einstellung, die in der Praxis am häufigsten benötigt wird. Möchten Sie mit dieser Einstellung drucken, bestätigen Sie mit Klick auf OK. Abbildung 10.14: Die Dialogbox Drucken in Word 2002

Alternativ zum Menüpunkt DATEI/DRUCKEN lässt sich das gesamte Dokument durch einen Klick auf das Symbol DRUCKEN in der Symbolleiste drucken. Bestimmte Seiten drucken

Sollen nur bestimmte Seiten gedruckt werden, schalten Sie in der Dialogbox DRUCKEN die Option SEITEN ein und tragen die gewünschten Seitennummern im daneben befindlichen Eingabefeld ein. Wollen Sie einzelne Seiten des Dokuments ausdrucken, so trennen Sie hierbei die einzelnen Seiten durch ein Semikolon. Komplette Seitenbereiche werden durch einen Bindestrich angegeben, wie etwa 1;8;13-25;31. Wenn Sie von einer bestimmten Seite bis zum Ende Ihres Dokuments drucken wollen, so geben Sie die Seitennummer an, ab der gedruckt werden soll, und setzen einen Bindestrich dahinter, wie beispielsweise »50-«. Diese Eingabe druckt einschl. Seite 50 bis zum Ende Ihres Dokuments.

ICON: Tipp

Möchten Sie nur die aktuelle Seite Ihres Dokuments drucken, so aktivieren Sie die Option AKTUELLE SEITE in der Dialogbox DRUCKEN.

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Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Kapitel 10

Um einen bestimmten Bereich auszudrucken, markieren Sie diesen Bereich zuerst, rufen dann die Dialogbox DRUCKEN auf und schalten die Option MARKIERUNG ein. Wollen Sie mehr als ein Exemplar Ihres Dokuments drucken, geben Sie die gewünschte Anzahl der Exemplare im Eingabefeld ANZAHL ein. Standardmäßig werden die einzelnen Dokumente hintereinander gedruckt, also zunächst alle Seiten des ersten Exemplars, dann alle Seiten des zweiten Exemplars und so weiter. Es wird also nach dem Schema 1, 2, 3 ..., 1, 2, 3 ..., 1, 2, 3 ... gedruckt. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie zu einem Dialogfenster wechseln, in dem Sie die druckerspezifischen Optionen einrichten können. Hier legen Sie weitere Druckeigenschaften, wie beispielsweise das Format und die Qualität Ihres Ausdrucks fest. Das Aussehen Ihrer eigenen Dialogbox DRUCKER sowie die unterschiedlichen Register sind abhängig von Ihrem Drucker.

Druckereigenschaften

Abbildung 10.15: In der Dialogbox des Druckers legen Sie die gewünschten Eigenschaften Ihres Druckes fest.

10.2

Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Word 2002 enthält nun mehr denn je vielfältige Funktionen, mit denen sich die Eingabe und Bearbeitung von Dokumenten erheblich vereinfachen lässt. So stehen Ihnen in Word 2002 zum Beispiel vielseitige Assistenten zur Verfügung, die Ihnen die Formatierung Ihres Dokuments erleichtern und teilweise vollständig automatisieren.

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Effizienteres Arbeiten mit Word 2002

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Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Beim Auffinden von Textstellen leistet die neue Suchfunktion wertvolle Dienste. Ebenfalls hilfreich ist die Suchen-und-Ersetzen-Funktion, mit der Sie beispielsweise ein im gesamten Dokument falsch geschriebenes Wort durchgehend gegen die korrekte Schreibweise automatisch austauschen können. Das Einfügen langer Wörter oder größerer Textpassagen lässt sich über das Feature AutoText-Funktion wesentlich vereinfachen.

10.2.1 Befehle wiederholen

Befehle automatisch wiederholen

Oft müssen bei der Erstellung eines Dokuments bestimmte Arbeitsschritte laufend wiederholt werden. Bei nachträglichen Textformatierungen, wie zum Beispiel verschiedene Textpassagen innerhalb eines Dokuments farbig abzuheben, lohnt es sich durchaus mit der WIEDERHOLEN-Funktion zu arbeiten. Aber auch mehrere, hintereinander folgende Arbeitsschritte lassen sich wiederholen. Um die letzte Aktion zu wiederholen, rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/WIEDERHOLEN auf. Alternativ hierzu können Sie die WIEDERHOLENFunktion auch über die Taste (F4) ausführen. Durch mehrfaches Aufrufen der WIEDERHOLEN-Funktion kann ein und dieselbe Aktion beliebig oft wiederholt werden. Beachten Sie bitte, dass nur in sich geschlossene Aktionen wiederholt werden. Haben Sie zum Beispiel eine beliebige Dialogbox aufgerufen und dort einige Formatierungen einer Textstelle durchgeführt sowie die Dialogbox wieder geschlossen, wird die Dialogbox beim Wiederholen erneut aufgerufen. Es werden dann für die nächste markierte Textstelle die gleichen Änderungen vorgenommen und die Dialogbox wird wieder verlassen. Die Wiederholung der Aktion läuft völlig automatisch ab.

Wiederholung vieler Einzelaktionen

Die Funktion des Wiederholens erweist sich vor allem dann als praktisch, wenn eine Aktion wiederholt wird, die aus umfangreichen Änderungen mithilfe einer Dialogbox besteht, wie es beispielsweise beim Formatieren der Fall ist. Um die WIEDERHOLEN-Funktion zu testen, markieren Sie einen beliebigen Textbereich in Ihrem Dokument. Rufen Sie dann das Menü FORMAT/ZEICHEN auf, führen Sie dort eine Reihe von Änderungen der Zeichenformatierung durch und schließen Sie anschließend die Dialogbox ZEICHEN wieder. Markieren Sie einen anderen Textbereich und drücken Sie (F4). Der Textbereich wird nun automatisch mit denselben Formatierungsmerkmalen versehen. Auch die Eingabe eines Textes lässt sich auf diese Art und Weise wiederholen. Angenommen, Sie haben einige Zeichen oder auch einen längeren Text eingegeben und möchten diesen an einer anderen Textstelle ebenfalls einfü-

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Eingabe- und Bearbeitungshilfen

Kapitel 10

gen. Der gängige Weg würde darin bestehen, den Text zu markieren, in die Zwischenablage zu kopieren und an den entsprechenden Stellen wieder einzufügen. Mit der WIEDERHOLEN-Funktion ist eine einfachere Vorgehensweise möglich. Bewegen Sie hierfür den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll, und drücken Sie (F4). Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Eine bestimmte Aktion lässt sich nur dann wiederholen, wenn zwischenzeitlich keine weitere Aktion durchgeführt wurde. Haben Sie zum Beispiel in der Dialogbox ZEICHEN diverse Formatierungen am Text vorgenommen und danach weitere Zeichen in das Dokument eingegeben, lässt sich die Zeichenformatierung nicht mehr wiederholen.

10.2.2

Aktionen zurücknehmen und wiederherstellen

Haben Sie eine Formatierung im Dokument durchgeführt, deren Ergebnis nicht Ihren Wünschen entspricht, können Sie diese Aktionen nach Belieben zurücknehmen. Word kann im Übrigen nicht nur die letzte Aktion rückgängig machen, sondern bis zu 100 zurückliegende Aktionen. Einschränkungen gibt es dabei kaum. Selbst wenn Sie versehentlich viele Seiten Text in Ihrem Dokument gelöscht haben, umfangreiche Änderungen über Dialogboxen durchgeführt haben oder zahlreiche Textstellen formatiert haben, kann Word die letzten 100 Aktionen zuverlässig zurücknehmen. Auch wenn die veränderte Form eines Dokuments bereits gespeichert wurde, ist die Rücknahme von Aktionen problemlos möglich. Lediglich wenn das Dokument bereits geschlossen wurde, können Änderungen nicht mehr zurückgenommen werden. Um die letzte Aktion zurückzunehmen, wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG oder wählen das Symbol RÜCKGÄNGIG aus der Symbolleiste. Eine weitere Variante besteht im Drücken von (Strg)+(Z) oder (Alt)+(æ___). Führen Sie die RÜCKGÄNGIG-Funktion mehrfach aus, um weiter zurückliegende Aktionen zurückzunehmen.

Die letzte Aktion rückgängig machen

Die WIEDERHERSTELLEN-Funktion ist das Gegenstück zur RÜCKGÄNGIGFunktion. Sie hebt eine zurückgenommene Aktion wieder auf. Auch diese Funktion kann wiederholt ausgeführt wurden. Wurden zum Beispiel die drei letzten Aktionen zurückgenommen, hebt ein dreifaches Wiederherstellen die zurückgenommenen Aktionen wieder auf. Das Dokument befindet sich dann in dem Zustand vor dem ersten Aufruf der Rückgängig-Funktion. Zum Wiederherstellen der letzten Aktion rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/WIEDERHERSTELLEN auf. Eine weitere Variante der Funktion Wiederherstellen sind die Tastenkombinationen (Strg)+(Y) oder (Alt)+(ª)+(æ___).

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Die letzte Aktion wiederherstellen

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Kapitel 10 Aktionslisten

Effektives Arbeiten mit Word In der Symbolleiste befindet sich an den Symbolen RÜCKGÄNGIG sowie am Symbol WIEDERHERSTELLEN je eine Drop-Down-Liste. Mithilfe dieser Drop-Down-Listen können Sie auch nach längerer Zeit der Arbeit noch nachvollziehen, welche Änderungen Sie an Ihrem Dokument vorgenommen haben. Durch Aufrollen der Listen per Mausklick können Sie sich genau über die einzelnen Bearbeitungsschritte informieren. Mithilfe der Listen können Sie auch mehrere Bearbeitungsschritte auf einmal ausführen, zum Beispiel die letzten 10 oder die nächsten 8 Schritte. Sie ersparen sich damit die mehrfache Betätigung der Tastenkombination von (Strg)+(Z) bzw. (Strg)+(Y). Fahren Sie hierfür mit der Maus auf den gewünschten Eintrag und wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Alle darüber liegenden Listeneinträge werden automatisch ausgewählt und ebenso in die RÜCKGÄNGIG- beziehungsweise WIEDERHERSTELLEN-Aktion einbezogen.

10.3

Suchen und Ersetzen

Neben der neuen anwendungsübergreifenden »Erweiterten Suchfunktion« über den Aufgabenbereich stellt Ihnen Word unter der Menüoption BEARBEITEN die Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN zur Verfügung. Siehe Kapitel 1.3, »Anwendungsübergreifende Neuerungen in Office XP«. Diese Dialogbox enthält insgesamt drei Register, wobei für die folgenden Abschnitte lediglich das Register SUCHEN sowie das Register SUCHEN UND ERSETZEN relevant sind. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich Textstellen im Dokument schnell ansteuern: Eine große Hilfe bedeutet diese Funktion, wenn Sie zum Bespiel innerhalb der Textbearbeitung einen Fehler in einem bestimmten Wort entdecken und kontrollieren möchten, ob sich die Fehlerquelle durch das ganze Dokument hinweg wiederholt. Neben einzelnen Wörtern oder ganzen Textstellen können Sie Word unter anderem auch nach Formatierungen, Grafiken und einer Vielzahl weiterer Textkomponenten suchen lassen. Des Weiteren erlaubt die Anwendung auch einen so genannten Mustervergleich, über den sich auch ähnlich geschriebene Wörter innerhalb eines Dokuments finden lassen. Die Funktion SUCHEN UND ERSETZEN erlaubt es, Texte und weitere Textbestandteile gegen neue Texteingaben auszutauschen. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel ein beliebiges Wort, das Sie im gesamten Dokument verwendet haben, sehr schnell über das gesamte Dokument hinweg austauschen.

206

Office XP Kompendium

Suchen und Ersetzen

10.3.1

Kapitel 10

Suchen

Das Register SUCHEN innerhalb der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN rufen Sie über den Menüpunkt BEARBEITEN/SUCHEN oder die Tastenkombination (Strg)+(F) auf. Um ausschließlich einen bestimmten Bereich des Dokuments durchsuchen zu lassen, müssen Sie diesen Bereich vor Aufruf der Suchfunktion markieren. Abbildung 10.16: Die Suchfunktion der Dialogbox Suchen und Ersetzen

Tippen Sie den Suchbegriff in das Feld SUCHEN NACH ein. Der zu suchende Text darf bis zu 255 Zeichen enthalten. Der Suchvorgang wird durch Klick auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN oder mit der Taste (¢) ausgelöst.

Suchbegriff bis 255 Zeichen

Sollten Sie einen längeren Begriff oder Text suchen, der Ihnen als Muster an der aktuellen Cursorposition vorliegt, vermeiden Sie eine Falscheingabe des Textes in das Feld SUCHEN NACH:, indem Sie den Text nicht neu in das Feld eingeben, sondern über die Zwischenablage aus dem vorhandenen MusterICON: text in Tipp die Dialogbox kopieren. Hat Word die erste gesuchte Textstelle im Dokument gefunden, wird dieser Text im Dokument automatisch markiert. Die Dialogbox bleibt allerdings weiterhin eingeblendet. Somit können Sie, sollten Sie noch nicht die gewünschte Textstelle gefunden haben, innerhalb des Dokuments an anderer Stelle weitersuchen. Setzen Sie in diesem Fall den Suchvorgang mit Klick auf WEITERSUCHEN oder durch Betätigung der Taste (¢) fort. Haben Sie die richtige Stelle im Dokument gefunden, schließen Sie die Dialogbox mit einem Druck auf die Taste (Esc) oder über das in der rechten oberen Ecke befindliche Schließensymbol (X). Der Suchvorgang kann jederzeit über die (Esc)-Taste oder den Button ABBRECHEN gestoppt werden, zum Beispiel, wenn der Suchvorgang in umfangreichen Dokumenten zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Office XP Kompendium

207

Kapitel 10 Schnelle Wiederholung der Suche

ICON: Tipp

Effektives Arbeiten mit Word Mithilfe der Tastenkombination (ª)+(F4) können Sie einen bereits durchgeführten Suchvorgang beliebig oft wiederholen. Da Sie die zu suchende Textstelle schon eingegeben haben läuft der Suchvorgang allerdings automatisch im Hintergrund, ohne dass die Dialogbox erneut geöffnet wird. Mithilfe der Richtungsschaltflächen in Form eines Doppelpfeils, in der vertikalen Bildlaufleiste am unteren rechten Bildschirmrand zu finden, steht Ihnen eine weitere Methode zur Verfügung, einen Suchvorgang fortzusetzen. Mit dem Doppelpfeil nach unten, der dem Symbol SUCHE/GEHE ZU NÄCHSTEM entspricht, setzen Sie die Suche nach der nächsten Übereinstimmung fort. Der Doppelpfeil nach oben stellt entsprechend dazu das Symbol SUCHE/GEHE ZU VORHERIGEM dar und bringt Sie zur letzten Fundstelle zurück. Da Word die letzten Suchbegriffe speichert, lässt sich ein Suchvorgang auch dann wiederholen, wenn Sie bereits nach einem weiteren Begriff gesucht haben. Öffnen Sie hierfür in der Dialogbox SUCHEN UND ERSETZEN, Register SUCHEN, die Liste des Feldes SUCHEN NACH, indem Sie auf den Pfeil klicken oder die Tastenkombination (ª)+[Pfeil] (O) wählen. Klicken Sie auf einen der angebotenen Suchbegriffe, um den Begriff in das Feld zu kopieren. Hat Word die entsprechende Textstelle gefunden und soll der Cursor wieder an die ursprüngliche Stelle gesetzt werden, betätigen Sie die Tastenkombination (ª)+(F5). Dies funktioniert allerdings nur, wenn der Cursor nicht zwischenzeitlich bewegt wurde.

Weitere Suchoptionen

Weitere Suchoptionen verbergen sich im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN, Register SUCHEN hinter der Schaltfläche ERWEITERN. Über die Funktion ERWEITERN legen Sie fest, nach welchen Kriterien Word die Suche im Dokument durchführt.

Festlegen der

Die Richtung, in der gesucht wird, legen Sie über das erste Listenfeld fest. In der Praxis wird man meistens nach unten suchen. Falls allerdings bekannt ist, dass sich der Begriff oberhalb des Cursors befindet, lässt sich vor allem in längeren Dokumenten Zeit sparen, wenn die Suchrichtung entsprechend gewechselt wird. Zur Auswahl werden angeboten:

Suchrichtung

ABWÄRTS: sucht den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Ende des Dokuments ab. Wurde die Suche nicht am Dokumentanfang begonnen, werden Sie bei Erreichen des Endes im Dokument gefragt, ob der verbleibende Teil des Dokuments ebenfalls durchsucht werden soll. GESAMT: sucht wie ABWÄRTS, allerdings automatisch im gesamten Dokument.

208

Office XP Kompendium

Suchen und Ersetzen

Kapitel 10

AUFWÄRTS: sucht den Text von der aktuellen Cursorposition bis zum Dokumentanfang. Wurde die Suche in der Mitte des Dokuments begonnen, werden Sie bei Erreichen des Anfangs gefragt, ob der verbleibende Rest des Dokuments ebenfalls durchsucht werden soll. Bei aktivierter Option GROSS-/KLEINSCHREIBUNG werden nur die Begriffe gefunden, die hinsichtlich der Groß- und Kleinschreibung exakt dem Suchbegriff entsprechen. Wird zum Beispiel nach PC gesucht, wird der Begriff »Anzeigelämpchen« nicht mehr gefunden.

Weitere Suchoptionen

Das Einschalten der Option NUR GANZES WORT SUCHEN führt dazu, dass nur Begriffe berücksichtigt werden, die als separate Wörter im Dokument enthalten sind. Lautet der Suchbegriff zum Beispiel »dar«, werden Bezeichnungen »darin« und »Standard« nicht mehr gefunden. Ein im Suchbegriff enthaltenes Jokerzeichen ^? signalisiert, dass das Zeichen an der entsprechenden Position wahlfrei ist; es werden also beliebige Zeichen berücksichtigt. Der Suchvorgang kann hierdurch flexibler gestaltet werden. Eine Verwendungsmöglichkeit für Jokerzeichen besteht in der Suche nach Begriffen, die ähnlich geschrieben werden. Mithilfe des Suchbegriffs »Video^?assette« werden beispielsweise beide gängigen Schreibweisen – »Videokassette« und »Videocassette« – gefunden. Sie können auch mehrere Jokerzeichen hintereinander schreiben: »M^?^?er« findet Namen wie »Meier«, »Meyer« und »Maier«.

10.3.2

Suchen und Ersetzen

Zum Aufruf der Funktion SUCHEN UND ERSETZEN wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN/ERSETZEN oder betätigen die Tastenkombination (Strg)+(H). Wollen Sie nur in einem Teilbereich des Dokuments ersetzen, markieren Sie den gewünschten Bereich vor Aufruf der SUCHEN UND ERSETZEN-Funktion. Abbildung 10.17: Die Dialogbox Suchen und Ersetzen

Geben Sie den gewünschten Suchbegriff im Feld SUCHEN NACH: ein. Den Ersatzbegriff, also den Begriff, gegen den der Suchbegriff ausgetauscht werden soll, tragen Sie im darunter liegenden Feld ERSETZEN DURCH: ein.

Office XP Kompendium

209

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word Wird kein Ersatzbegriff eingegeben, werden alle gefundenen Begriffe aus dem Text gelöscht. Beim Ersetzen mit Abfrage muss jeder Austauschvorgang bestätigt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wirklich nur die Begriffe ersetzt werden, deren Austausch erwünscht ist. Starten Sie den Vorgang des Ersetzens mit Klick auf die Schaltfläche ERSETZEN. Sobald eine Stelle im Dokument gefunden wird, die den Suchkriterien entspricht, wird der Vorgang angehalten und es werden folgende Varianten angeboten: Ein Klick auf ERSETZEN tauscht den Begriff aus. Daraufhin wird die Suche fortgesetzt. Mit einem Klick auf WEITERSUCHEN wird der Begriff nicht ausgetauscht und die Suche fortgesetzt. Durch einen Klick auf SCHLIESSEN oder einen Druck auf (Esc) wird der Begriff ebenfalls nicht ersetzt und der Vorgang des Ersetzens wird beendet.

Alle Begriffe automatisch ersetzen

Möchten Sie alle gefundenen Begriffe ohne Nachfrage ersetzen, klicken Sie auf ALLE ERSETZEN. Bedenken Sie jedoch, dass meistens mehr Begriffe gefunden werden, als sich abschätzen lässt. Es werden daher in der Praxis häufig auch Begriffe ausgetauscht, die gar nicht ersetzt werden sollen. Im schlimmsten Fall können durch einen unachtsam durchgeführten Suchenund-Ersetzen-Vorgang sogar Teile eines Dokuments beschädigt werden. Ersetzen Sie daher nur dann ohne Nachfrage, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass die Eingaben auch stimmig sind und kontrollieren Sie hinterher das Ergebnis. Falls dennoch einmal zu viel ersetzt wurde, lässt sich der Vorgang in der Regel zurücknehmen und damit das Dokument wiederherstellen. Lösen Sie zu diesem Zweck die Funktion RÜCKGÄNGIG aus. Rufen Sie diese Funktion gegebenenfalls mehrmals auf, falls der Vorgang bereits eine Weile zurückliegt und Sie inzwischen noch weitere Aktionen am Dokument durchgeführt haben. Wie auch beim SUCHEN stehen Ihnen nach einem Klick auf die Schaltfläche ERWEITERN die Optionen SUCHRICHTUNG, GROSS-/KLEINSCHREIBUNG und NUR GANZES WORT SUCHEN und so weiter zur Verfügung. Analog zur Suchfunktion werden die letzten Such- und Ersatzbegriffe in der zum Eingabefeld zugehörigen Liste gespeichert. Auf diese Weise lässt sich einer der letzten Suchen-und-Ersetzen-Vorgänge sehr einfach wiederholen, ohne dass Sie die Begriffe neu eingeben müssen.

210

Office XP Kompendium

Automatische Textbausteine (AutoText)

Kapitel 10

Das Jokerzeichen ^? darf nur als Suchbegriff, nicht jedoch als Ersatzbegriff verwendet werden.

10.4

Automatische Textbausteine (AutoText)

Textbausteine, die so genannten AutoText-Einträge, automatisieren die mehrfache Verwendung von Wörtern, ganzen Sätzen oder auch längeren Texten. Mithilfe von Textbausteinen sparen Sie viel Zeit, da die einzelnen Texte nicht mehr über die Tastatur eingegeben oder umständlich aus anderen Dokumenten kopiert werden müssen. Die Textbaustein-Funktion wird in Word als AutoText bezeichnet.

10.4.1

AutoText-Eintrag definieren

In Word sind bereits viele AutoText-Einträge vordefiniert. So finden Sie unter dem Menüpunkt EINFÜGEN/AUTOTEXT zum Beispiel vordefinierte Grußformeln sowie automatisierte Versandanweisungen. Unter dieser Menüoption gelangen Sie auch in die Dialogbox AUTOTEXT, in der alle bereits angelegten AutoText-Einträge aufgeführt werden. Vordefiniert finden Sie hier beispielsweise verschiedene Anredeformen wie »Sehr geehrte Damen und Herren« oder Grußformeln wie »Herzliche Grüße«. Um einen eigenen AutoText-Eintrag hinzuzufügen, markieren Sie zuerst den gewünschten Text. Dann wählen Sie die Menüoption EINFÜGEN/AUTOTEXT/NEU oder wählen die Tastenkombination (Alt)+(F3). Daraufhin erscheint ein kleines Dialogfenster, in das Sie den Namen für den AutoTextEintrag eingeben. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag ein. Der Name darf aus bis zu 32 Zeichen bestehen. Leerzeichen und Satzzeichen sind ohne Einschränkung erlaubt. Für den AutoText-Eintrag verwenden Sie am besten den Namen, der kurz und einprägsam ist.

AutoText hinzufügen

Für den Namen des AutoText-Eintrags schlägt Word automatisch die ersten zwei Wörter des Textes vor. Bei Texten mit weniger als zwei Wörtern wird der AutoText selbst vorgeschlagen. Es wäre natürlich in diesem Fall sinnlos, den vorgeschlagenen Namen zu übernehmen, da sich dadurch beim Einfügen keinerlei Zeitersparnis ergeben würde. Der Vorschlag soll mehr eine Hilfe sein, den Namen abzukürzen. Sie können zum Beispiel die ersten fünf oder sechs Zeichen stehen lassen und den Rest des Vorschlags löschen. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird Ihr AutoText-Eintrag abgespeichert und steht Ihnen ab sofort zur Verfügung.

Office XP Kompendium

211

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.18: In der Dialogbox AutoKorrektur, Register AutoText, erhalten Sie Einblick in vorhandene Textbausteine.

10.4.2 AutoComplete

AutoText in ein Dokument einfügen

Um einen AutoText-Eintrag in Ihr Dokument einzufügen, schreiben Sie den Namen, unter dem der Eintrag definiert wurde, direkt in Ihr Dokument. Word zeigt Ihnen mithilfe der AutoComplete-Funktion den kompletten AutoText-Eintrag an, bereits nachdem Sie die ersten Buchstaben eingegeben haben. Dies funktioniert zum Beispiel mit Wochentagen, Monatsnamen und dem aktuellen Tagesdatum. Wenn Sie beispielsweise »Die« eingeben, schlägt Word »Dienstag« in Form eines Tipps oberhalb Ihrer Eingabe vor. Wenn Sie mit der automatischen Textergänzung von »Die« auf »Dienstag« einverstanden sind, drücken Sie die Taste (¢) oder (F3). Wenn Sie keine automatische Ergänzung wünschen, schreiben Sie einfach weiter. Sollte Sie die AutoComplete-Funktion stören, schalten Sie diese ab, indem Sie die Menüoption EINFÜGEN/AUTOTEXT/AUTOTEXT aufrufen und das Kontrollkästchen AUTOAUSFÜLLEN-VORSCHLÄGE ANZEIGEN deaktivieren.

10.4.3

Office-Zwischenablage

Wie bereits in Kapitel 1 des Kompendiums erwähnt, verfügt das gesamte Office-Paket nun über eine erweiterte Zwischenablage. In der Praxis tritt häufig der Fall ein, dass nach der Fertigstellung eines Dokuments eine Reihe von Bestandteilen umsortiert oder in ein anderes Dokument übernommen werden sollen. Dazu müssen Sie die entsprechen212

Office XP Kompendium

Automatische Textbausteine (AutoText)

Kapitel 10

den Stellen markieren, in die Zwischenablage kopieren und aus dieser an der gewünschten Stelle wieder einfügen. Beim Kopieren von Textstellen, Grafiken oder Tabellen und dem Wiedereinfügen dieser Objekte steht seit der Einführung von Office XP eine eigene Office-Zwischenablage zur Verfügung. Diese Zwischenablage konnte bis heute lediglich bis zu zwölf Elemente zwischenspeichern, die dann in Word, Excel, PowerPoint oder Access eingefügt werden konnten.

Erweiterte Zwischenablage mit 24 Elementen

Mit Word 2002 wurde die Aufnahmefähigkeit des Zwischenablage-Containers auf 24 Elemente erweitert. Weiterhin erreichen Sie nun die Zwischenablage über den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE, der Ihnen das Einfügen in den Text wesentlich erleichtert. Ein weiterer Vorteil des Aufgabenbereichs ZWISCHENABLAGE ist die Tatsache, dass Sie alle Elemente der Zwischenablage, wie zum Beispiel Text, aber auch Grafiken, Tabellen und Bilder, auf einen Blick einsehen können. Abbildung 10.19: Die erweiterte Zwischenablage

Haben Sie zum Beispiel zwei unterschiedliche Bilder in Ihrer Zwischenablage, können Sie jetzt im Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE, allein anhand der grafischen Darstellung vorhandener Elemente, schnell beurteilen, welches Bild-Element Sie in das Dokument einfügen wollen. Auch diese erweiterte Zwischenablage steht Ihnen wie gewohnt anwendungsübergreifend zur Verfügung.

Office XP Kompendium

213

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

10.5

Weitere Tipps und Hilfen

Neben den bereits aufgeführten Anwendungshilfen, die gewissermaßen zu den Grundlagen im Umgang mit Word gehören, folgen in den nächsten Abschnitten nützliche Hilfen und Tipps, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit mit Word 2002 weiter unterstützen und gegebenenfalls zur Optimierung der Arbeit beitragen können.

10.5.1

Groß- und Kleinschreibung

Ohne dass Sie den Text noch einmal eingeben müssen, können Sie die Großund Kleinschreibung eines Wortes leicht ändern. Positionieren Sie hierfür den Cursor auf dem Wort, dessen Schreibweise geändert werden soll, und betätigen Sie so oft die Tastenkombination (ª)+(F3), bis das Wort die gewünschte Schreibweise aufzeigt. Die Schreibweise wird hierbei in folgender Reihenfolge geändert: wort Wort WORT wort ... Wollen Sie nur die Schreibweise eines oder mehrerer Zeichen eines Wortes oder aber die Schreibweise mehrerer Wörter ändern, so markieren Sie den gewünschten Text vor dem Druck auf die Tastenkombination (ª)+(F3). Die Groß- und Kleinschreibung können Sie auch mithilfe des Menüpunktes FORMAT/ GROSS-/KLEINSCHREIBUNG ändern. Es öffnet sich die Dialogbox GROSS-/KLEINSCHREIBUNG, in der Ihnen insgesamt fünf verschiedene Varianten für Groß- und Kleinschreibung zur Verfügung stehen: ERSTEN BUCHSTABEN IM SATZ GROSS SCHREIBEN: ändert den ersten Buchstaben des aktuellen Satzes (bzw. aller markierten Sätze) in einen Großbuchstaben. KLEINBUCHSTABEN: ändert alle markieren Zeichen automatisch in Kleinbuchstaben. GROSSBUCHSTABEN: ändert den markierten Text automatisch in Großbuchstaben. ERSTEN BUCHSTABEN IM WORT GROSS SCHREIBEN: versieht jedes Wort im markierten Bereich mit einem großen Anfangsbuchstaben. GROSS-/KLEINSCHREIBUNG UMKEHREN: tauscht alle Kleinbuchstaben des Wortes bzw. der Markierung gegen Großbuchstaben aus und umgekehrt.

Bei Verwendung von (ª)+(F3) und des Menüpunktes FORMAT/GROSS-/ KLEINSCHREIBUNG werden die Zeichen tatsächlich ausgetauscht, so als hät-

214

Office XP Kompendium

Weitere Tipps und Hilfen

Kapitel 10

ten Sie diese über die Tastatur eingegeben. Im Gegensatz dazu bleibt der Text bei Verwendung der Option GROSSBUCHSTABEN im Menü FORMAT/ ZEICHEN in seiner ursprünglichen Form erhalten und wird nur in veränderter Groß- und Kleinschreibung angezeigt und ausgedruckt.

10.5.2

Sonderzeichen und Symbole einfügen

Unter Sonderzeichen oder Symbolen versteht Word Zeichen, die standardmäßig nicht auf einer Computer-Tastatur vorhanden sind. Viele Zeichensätze enthalten diese Sonderzeichen dennoch, und Sie können fast alle Sonderzeichen und Symbole auch mithilfe des allgemein gültigen so genannten ANSI-Codes in Ihr Dokument einfügen. Hierfür stehen Ihnen diverse Zahlenkombinationen zur Verfügung, die alle in der Kombination mit der (Alt)-Taste auszuführen sind. Weiterhin dürfen die Zahlenkombinationen ausschließlich auf dem rechts befindlichen Zahlen-Tastenfeld der Tastatur, dem so genannten Nummern-Block, eingefügt werden. Die Erstellung eines Sonderzeichens/Symbols auf diese Art und Weise ist also sehr mühsam und Sie verfügen auch nach Eingabe des ANSI-Codes nur über das Sonderzeichen oder Symbol, sofern Sie einen Zeichensatz aktiviert haben, der dieses Sonderzeichen enthält.

Sonderzeichen

Nicht allein aus der Tatsache heraus, dass nicht jedem Word-Anwender die nötigen Informationen zu den ANSI-Codes geläufig sind, stellt Word hier die wesentlich bequemere Variante zum Einfügen von Sonderzeichen im Dokument zur Verfügung.

Sonderzeichen und Symbole

und ANSI-Codes

in Word

Zum Einfügen von Sonderzeichen und speziellen Word-spezifischen Zeichen dient der Menüpunkt EINFÜGEN/SYMBOL. Das Menü besteht aus zwei Registern: Das Register SYMBOL enthält den kompletten Zeichensatz einer bestimmten Schrift. Das Register SONDERZEICHEN dagegen bietet spezifische Zeichen für Word, wie zum Beispiel das geschützte Leerzeichen an, aber auch häufig verwendete Sonderzeichen von Zeichensätzen, wie beispielsweise ® für die Kennzeichnung eines geschützten Markennamens (Registrade Mark). Um ein Symbol aus dem Register SYMBOL einzufügen, wählen Sie zunächst das gewünschte Zeichen. Durch Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN oder einen Doppelklick auf das gewünschte Symbol wird das Zeichen an der Stelle im Dokument eingefügt, an der sich der Cursor befindet. Die Dialogbox bleibt eingeblendet, so dass Sie weitere Zeichen einfügen können. Sollen keine weiteren Zeichen mehr eingefügt werden, verlassen Sie die Dialogbox mit (Esc) oder Klick auf Schließen (X).

Office XP Kompendium

215

Kapitel 10

Effektives Arbeiten mit Word

Abbildung 10.20: Die Dialogbox Symbol enthält im Register Sonderzeichen eine Reihe von Word-spezifischen Zeichen.

Sollte das gewünschte Symbol nicht im aktiven Zeichensatz zur Verfügung stehen, so wählen Sie zunächst einen Zeichensatz, der über das Symbol verfügt. Hierfür stehen Ihnen im Register SYMBOLE zwei Varianten zur Verfügung. In dem Feld SCHRIFTART wählen Sie einen Zeichensatz, der das Symbol enthält und im Feld SUBSET entscheiden Sie über eventuelle Besonderheiten des gesuchten Symbols. So ordnet Word zum Beispiel dem Euro € das Subset Währungssymbole zu. Zum Einfügen von Zeichen aus dem Register SONDERZEICHEN klicken Sie auf das gewünschte Zeichen und dann auf EINFÜGEN. Alternativ klicken Sie doppelt auf das Zeichen. Sonderzeichen und Shortcuts

Auch in der Dialogbox SYMBOL finden Sie zu den Sonderzeichen und Symbolen eine Reihe von Tastenkombinationen, den so genannten Shortcuts, mit deren Hilfe Sie Zeichen aus beiden Registern in Ihr Dokument einfügen können. Um den einem Symbol zugeordneten Shortcut zu erfahren, klicken Sie auf das Symbol. Der Shortcut wird dann in der Dialogbox rechts unten angezeigt. Achten Sie beim Einfügen über den Nummernblock darauf, dass dieser aktiv ist. Drücken Sie gegebenenfalls die Taste (Numº), um den Nummernblock einzuschalten. Bei häufig benötigten Sonderzeichen, die nicht über einen Shortcut verfügen, bietet es sich an, diesen nachträglich zu definieren. Hierfür dient die Schaltfläche TASTENKOMBINATION.

216

Office XP Kompendium

Weitere Tipps und Hilfen

Kapitel 10

Um zum Beispiel dem Promille-Zeichen einen Shortcut zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Rufen Sie zunächst den Menüpunkt EINFÜGEN/SYMBOL auf und klicken Sie auf das Promille-Zeichen.

2.

Betätigen Sie nun die Schaltfläche TASTENKOMBINATION.

3.

Wählen Sie Ihre gewünschte Tastenkombination, indem Sie die Tasten auch hier schon tatsächlich gemeinsam drücken. Bedenken Sie dabei aber, dass die meisten der möglichen Tastenkombinationen bereits vergeben sind. Beim Druck auf eine bereits belegte Tastenkombination weist Word Sie darauf hin, mit welcher Funktion die Tastenkombination versehen ist. Sie können zwar die alte Tastenkombination überschreiben, müssen allerdings in Kauf nehmen, dass die vorhergehende Funktion der Tastenkombination dann nur noch über Menüs oder Symbole aufgerufen werden kann. Es empfiehlt sich daher, nur freie Tastenkombinationen zu verwenden.

4.

Bestätigen Sie den Shortcut mit Klick auf ZUORDNEN und verlassen Sie die Dialogbox mit Klick auf SCHLIESSEN.

Werden Sonderzeichen über das Menü EINFÜGEN/SYMBOL oder mithilfe eines Shortcuts eingefügt, schützt Word die Sonderzeichen. Gesetzt den Fall, Sie verwenden einige Symbole aus der Symbolschrift Wingdings, Ihr Fließtext ist dagegen in der Schriftart Times New Roman gehalten. Entscheiden Sie sich dafür, eine andere Schriftart – zum Beispiel Arial – für den Fließtext zu verwenden und markieren den Text, um diesem die neue Schriftart zuzuweisen. Da auch die Sonderzeichen markiert sind, würde auch diesen die Schriftart Arial zugewiesen. Sie müssten dann anschließend die einzelnen Sonderzeichen mühsam neu formatieren. Um dies zu verhindern, lässt Word keine Änderungen der Schriftart bei Sonderzeichen zu. Andere Gestaltungsmerkmale – wie der Schriftgrad – können dagegen beliebig geändert werden. Soll doch einmal die Schriftart eines Sonderzeichens geändert werden, so löschen Sie dieses und fügen es in der gewünschten Schriftart neu ein. Zum Löschen eines geschützten Sonderzeichens markieren Sie es und drücken (Entf). Es genügt also nicht wie bei anderen Zeichen, den Cursor auf das Zeichen zu bewegen und (Entf) zu drücken. Sonderzeichen, die mit der SCHRIFTART: NORMALER TEXT eingefügt wurden, werden nicht geschützt. Des Weiteren werden Sonderzeichen, die direkt formatiert wurden (zum Beispiel über das Menü FORMAT/ZEICHEN), ebenfalls nicht geschützt.

Office XP Kompendium

217

11

Dokumente formatieren

Trotz der vielfältigen Formatvorlagen, die Word zur Verfügung stellt, benötigt man bei der täglichen Büroarbeit, aber auch im Privatbereich, ganz eigene, auf bestimmte Bedürfnisse angepasste Dokumente. Das Formatieren eines Dokuments dient dazu, das Erscheinungsbild des Dokuments festzulegen.

Dokumente formatieren

Word 2002 unterscheidet dabei zwischen drei verschiedenen Formatierungsarten: Zeichenformatierung Dazu gehören zum Beispiel die Schriftart, der Schriftgrad sowie Schriftattribute.

Zeichen

Absatzformatierungen Diese umschließen unter anderem den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge.

Absatz

Seitenspezifische Formatierungen Diese beeinflussen zum Beispiel die Breite des Seitenrands, das Papierformat und die Anzahl der Textspalten.

Seiten formatieren

In diesem Kapitel werden alle Grundformatierungen beschrieben. Sie erhalten Informationen zu spezielleren Formatierungsvarianten, die vor allem für komplexe Layouts, wie zum Beispiel für Zeitungen benötigt werden. Weiterhin erfahren Sie unter anderem, wie mehrspaltige Layouts erstellt werden, wie man Grafiken einfügt und formatiert und wie Sie Texte und Grafiken mithilfe von Positionsrahmen frei auf der Seite anordnen können. Ein weiteres Kapitel widmet sich dem Thema, Formatierungen mithilfe von Formatvorlagen und Dokumentvorlagen effizienter zu gestalten.

11.1

Einführung

Das Formatieren eines Textes oder der Seite kann fast immer auf folgende Arten erfolgen:

Office XP Kompendium

219

Kapitel 11

Dokumente formatieren über die Menüleiste über die Menüpunkte des Menüs FORMAT und DATEI mithilfe von Tastenkombinationen Anhand des folgenden Beispiels sehen Sie, dass drei Möglichkeiten bestehen, einen Text fett zu formatieren: Klicken Sie auf das FETT-Symbol in der Symbolleiste. Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT/ZEICHEN auf und wählen Sie den Eintrag FETT im Listenfeld SCHRIFTSCHNITT. Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(F).

Formatierungsvarianten

Eine ganze Reihe der Formatierungsvarianten sind allerdings nur über Menüpunkte oder nur über Tastenkombination verfügbar. Mit der Markierung des gewünschten Textbestandteils legen Sie fest, welche Textstellen von der neuen Formatierung betroffen sind. Möchten Sie zum Beispiel ein Wort kursiv schreiben, markieren Sie das Wort, bevor Sie die Formatierung Kursivschrift auswählen. Besteht keine Markierung, wirkt sich die neue Formatierung nur auf die Position aus, an der sich der Cursor befindet. Stellen Sie zum Beispiel eine neue Schriftart ein, gilt diese Schriftart für den Text, der an der Cursorposition eingegeben wird. Der bestehende Text bleibt unverändert. Welche Formatierungen der derzeit markierte Text enthält, wird in der Symbolleiste und in den einzelnen Dialogboxen, die über das Menü FORMAT und ZEICHEN aufrufbar sind, angezeigt. Besitzt der Text zum Beispiel Fettschrift, ist das FETT-Symbol in der Symbolleiste gedrückt und im Menü FORMAT/SCHRIFTART ist der Eintrag FETT ausgewählt. Enthält der markierte Text jedoch verschiedene Formatierungen, können die Formatierungen nicht mehr vollständig angezeigt werden, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist. Als Hinweis darauf bleiben dann die entsprechenden Eingabefelder leer. Optionsfelder sind angekreuzt, jedoch grau unterlegt.

11.2

Zeichenformatierung

Beim Öffnen eines leeren Dokuments legt Word 2002 eine standardmäßige Zeichenformatierung fest.

220

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11

Um die Zeichenformatierung zu verändern, müssen Sie grundsätzlich den zu formatierenden Text markieren. Ohne Markierung wirkt sich eine neue Formatierung nur auf das Wort aus, über dem sich der Cursor befindet. Welche Formatierungen der derzeit markierte Text enthält, wird in der Symbolleiste und im Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN angezeigt. Enthält der markierte Text jedoch verschiedene Zeichenformate, können die Formatierungen nicht korrekt angezeigt werden, da keine eindeutige Zuordnung möglich ist. Die Zeichenformatierung lässt sich über den Menüpunkt FORMAT/ZEICHEN, über die Symbolleiste und mithilfe von Shortcuts vornehmen. Um das Menü FORMAT/ZEICHEN aufzurufen, kann auch (Strg)+(D) gedrückt werden. Bearbeiten Sie dann über die Dialogbox ZEICHEN alle von Ihnen gewünschten Änderungen an der Schriftart, den Zeichenabständen oder fügen Sie Texteffekte hinzu. In allen drei Registern wird in einem Vorschaufenster angezeigt, wie sich die geänderten Einstellungen auf den markierten Text auswirken.

Zeichen formatieren

Abbildung 11.1: Die Dialogbox Zeichen

11.3

Absatzformatierung

Die Absatzformatierung umschließt unter anderem die Ausrichtung, den Zeilenabstand, den Abstand am Anfang und Ende des Absatzes sowie den Einzug vom Seitenrand. Zur Formatierung von Absätzen stehen drei Varianten zur Verfügung: der Menüpunkt FORMAT/ABSATZ, die Symbolleiste sowie Shortcuts.

Office XP Kompendium

221

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.2: Die Dialogbox Absatz

Absatzformatierung

Das Menü FORMAT/ABSATZ setzt sich aus zwei Registern zusammen: Im Register EINZÜGE UND ABSTÄNDE sind die wesentlichen Formatierungsvarianten zu finden. Das Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH erklärt sich von selbst.

11.3.1

Textrahmen und Schattierungen

In der Dialogbox RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN, die Sie ebenfalls über die Menüleiste FORMAT erreichen, legen Sie weitere Formateigenschaften des Textes und der Seite fest.

11.3.2 Listen in Word

Aufzählungen und Nummerierungen

Neben den vielfältigen Möglichkeiten, Texte und Überschriften zu nummerieren sowie mit Aufzählungszeichen zu versehen, bietet Word 2002 nun eine große Auswahl an Listenformatvorlagen, die Ihnen das Arbeiten mit Listen vereinfachen. Markieren Sie die gewünschten Absätze, rufen Sie den Menüpunkt FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN auf, klicken Sie auf eines der Standardformate, das Ihren Wünschen am ehesten entspricht, und dann auf ANPASSEN bzw. im Register LISTENFORMATVORLAGEN auf HINZUFÜGEN. Daraufhin werden eine Reihe von Einstellungsvarianten angeboten, die Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen können.

222

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11 Abbildung 11.3: Die Dialogbox Rahmen und Schattierungen

Abbildung 11.4: Die Dialogbox Nummerierung und Aufzählungszeichen

11.3.3

Allgemeine Seiteneinstellungen

Rufen Sie über den Menüpunkt DATEI/SEITE EINRICHTEN die Dialogbox SEITE EINRICHTEN auf, um die Seitenränder, die Papiergröße, das Seitenlayout und Druckoptionen zu verändern.

Seiteneinstellungen

Der manuelle Umbruch In der Dialogbox MANUELLER UMBRUCH entscheiden Sie über den Wechsel der Seite, der Spalte oder den Textflussumbruch sowie verschiedene Abschnittswechsel-Möglichkeiten. Durch Aufteilung eines Dokuments in mehrere Abschnitte lassen sich innerhalb eines Dokuments verschiedene Abschnitts- und seitenspezifische Formatierungen verwenden. Office XP Kompendium

223

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.5: Die Dialogbox Seite einrichten

Abbildung 11.6: Die Dialogbox Manueller Umbruch

Zu den seitenspezifischen Formatierungen gehören vor allem die Seitenränder, die vertikale Ausrichtung, die Anzahl der Textspalten, Kopf- und Fußzeilen. Manuellen Umbruch einfügen

Ein weiteres Anwendungsgebiet für Abschnitte ist die Variierung der Spaltenanzahl. Üblicherweise werden die einzelnen Kapitel eines Dokuments durch Abschnittswechsel voneinander getrennt. Zum Einfügen von Abschnittswechseln dient der Menüpunkt EINFÜGEN/ MANUELLER UMBRUCH. UNGERADE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf einer ungeraden Seite. Ist die nächste Seite eine gerade Seite, bleibt diese unbedruckt.

224

Office XP Kompendium

Absatzformatierung

Kapitel 11

GERADE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf einer geraden Seite. Ist die nächste Seite eine ungerade Seite, bleibt diese unbedruckt. FORTLAUFEND: Der Text wird nahtlos fortgesetzt. NÄCHSTE SEITE: Der neue Abschnitt beginnt auf der folgenden Seite. Der Abschnittswechsel wird im Text durch eine doppelte gepunktete Linie dargestellt, die mit dem Hinweis »Abschnittswechsel« gekennzeichnet ist. Im Layoutmodus sind Abschnittswechsel unsichtbar. Um in einem Abschnitt abweichende seitenspezifische Formatierungen zu verwenden, bewegen Sie zunächst den Cursor auf ein beliebiges Zeichen des gewünschten Abschnitts. Sollen die Formatierungen mehrerer Abschnitte geändert werden, markieren Sie die gewünschten Abschnitte. Daraufhin nehmen Sie die gewünschten Formatierungen vor. Bei Formatierungen, die im Menü DATEI/SEITE EINRICHTEN oder FORMAT/ SPALTEN (zur Variierung der Spaltenanzahl) vorgenommen werden, lässt sich im Listenfeld ÜBERNEHMEN FÜR festlegen, welche Abschnitte von den neuen Formatierungen betroffen sein sollen.

11.3.4

Kopf- und Fußzeilen

Kopfzeilen sind Texte, die im gesamten Dokument oder in einem bestimmten Bereich des Dokuments am oberen Seitenrand gedruckt werden. Das Gegenstück sind Fußzeilen, die auf dem unteren Seitenrand gedruckt werden. Typische Anwendungsgebiete für Kopf- und Fußzeilen sind das Drucken von Seitennummern und Kapitelnamen. Kopf- und Fußzeilen dürfen neben gewöhnlichen Texten beliebige andere Elemente enthalten, wie sie auch im gewöhnlichen Dokument erlaubt sind, z.B. Grafiken, Felder und Objekte. Bearbeiten in der Seitenlayoutansicht Zum Anbringen einer Kopf- oder Fußzeile wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE. Gleichgültig in welcher Ansicht Sie sich befinden, springt Word 2002 automatisch in die Seitenlayoutansicht und die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE öffnet sich.

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Kopf- und Fußzeile

225

Kapitel 11

Dokumente formatieren

Abbildung 11.7: Die Symbolleiste Kopf- und Fusszeile

Geben Sie den gewünschten Text für die Kopfzeile ein und/oder wählen Sie aus den in der Symbolleiste angeboten automatischen Einträgen. Der Text darf aus mehreren Absätzen bestehen. Nach beendeter Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der Symbolleiste und Sie gelangen wieder in Ihren vorherigen Ansichtsmodus. In der Seitenlayoutansicht sind Kopf- und Fußzeilen weiterhin sichtbar, werden allerdings in grauer Farbe angezeigt, um sie vom gewöhnlichen Text zu unterscheiden. In den anderen Ansichtenmodi sind die Kopf- und Fußzeilen unsichtbar. Zur Überarbeitung der Kopf- und Fußzeilen rufen Sie erneut den Menüpunkt ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE auf. Das Einfügen der Seitennummerierung oder von Uhrzeit/Datum kann auch mithilfe des Menüpunktes EINFÜGEN/SEITENZAHLEN BZW. DATUM UND UHRZEIT erledigt werden. Word erstellt dann selbstständig eine Kopf- bzw. Fußzeile und Sie entscheiden durch die Positionierung des Cursors, ob Sie den Eintrag in der Kopf- oder in der Fußzeile wünschen. Um Kopf- und Fußzeilen zu entfernen, löschen Sie den Text in den einzelnen Eingabebereichen für Kopf- und Fußzeilen.

226

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12

Tabellen

Auch Word 2002 gibt Ihnen die Möglichkeit, Tabellen in Ihr Dokument einzufügen. Tabellen können Ihnen z.B. für die übersichtliche Gliederung von Vergleichen und Bilanzen dienen. Ohne auf die Office-XP-Anwendung Excel 2002 zugreifen zu müssen, formatieren Sie auch in Word 2002 auf einfache und komfortable Weise komplexe Tabellen. Abbildung 12.1: Die Menüoption Tabelle in Word 2002

12.1

Einführung

Mithilfe der Tabellenfunktion in Word 2002 lassen sich auf einfache Weise die verschiedensten Arten von Tabellen erzeugen. Die Menüoption AUTOFORMAT FÜR TABELLEN stellt eine Vielzahl fertiger Tabellenlayouts zur Verfügung. Die Tabellenüberschrift kann auf Wunsch auf Folgeseiten wiederholt werden. Ein weiteres Leistungsmerkmal ist, dass Überschriften auch über mehrere Tabellenspalten reichen können. Die Funktion OPTIMALE

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Tabellenfunktion in Word 2002

227

Kapitel 12

Tabellen BREITE: INHALT BZW. OPTIMALE BREITE: FENSTER in der Dialogbox TABELLE EINFÜGEN stellt die Breite automatisch ein. Eine Tabelle besteht aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten, die in einzelne Zellen unterteilt werden. Sie haben die Möglichkeit, jede einzelne Zelle eigenständig zu formatieren. In Zellen ist sowohl das Einfügen von Text als auch das Einfügen von Grafiken und Objekten möglich. Wenn Sie Tabellen ohne Rahmenlinien erzeugen, werden hellgraue Linien, die so genannten Gitternetzlinien, angezeigt. Das Arbeiten innerhalb der Tabelle wird auf diese Weise erleichtert, da Sie immer wissen, in welcher Zelle Sie sich gerade befinden. Die Gitternetzlinien werden grundsätzlich nicht mitgedruckt. Die Anzeige der Gitternetzlinien deaktivieren Sie in der Menüoption TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN.

12.2

Eigene Tabellen formatieren

Eigene Tabellen

Bewegen Sie den Cursor zunächst an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. Daraufhin rufen Sie den Menüpunkt TABELLE/EINFÜGEN auf. Es wird eine Dialogbox angezeigt, in der Sie die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl sowie die Spaltenbreite eingeben. Die Angaben lassen sich jederzeit nachträglich ändern. Als Spaltenbreite ist der Eintrag AUTO vorgegeben. Das bedeutet, dass die Spaltenbreite so errechnet wird, dass die Tabelle exakt vom linken bis zum rechten Seitenrand reicht. Alle Spalten weisen vorerst die gleiche Spaltenbreite auf. Sie können unter SPALTENBREITE auch einen Wert eingeben oder die Spaltenbreite nachträglich anpassen, indem Sie mit gehaltener Maustaste auf den rechen Zellenrand klicken und diesen in die gewünschte Breite ziehen. Um die Tabelle einzufügen, klicken Sie auf OK.

Tabelle einfügen

Zum Einfügen einer leeren Tabelle mit der Maus klicken Sie auf das TABELLEN-Symbol und halten die Maustaste fest. Daraufhin wird eine stilisierte Tabelle angezeigt. Die Spalten- und Zeilenanzahl wird laufend angezeigt. Ist die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl eingestellt, lassen Sie die Maustaste los. Ein Text, der ohne Tabellenfunktion eingegeben wurde oder aus einem anderen Programm stammt, kann einfach in eine Tabelle umgewandelt werden. Der Text muss folgende Voraussetzungen erfüllen: Die Zeilen müssen mit Absatzmarken ¶ oder Zeilenmarken getrennt sein. Die Spalten müssen mit einem eindeutigen Trennzeichen (z.B. (ÿ__) oder Semikolon ;) getrennt sein.

228

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Tabellen zeichnen

Kapitel 12

Zur Umwandlung markieren Sie zunächst den Text und rufen anschließend den Menüpunkt TABELLE/UMWANDELN/TEXT IN TABELLE auf. Der umgekehrte Vorgang ermöglicht Ihnen, eine vorhandene Tabelle in Text umzuwandeln: Rufen Sie den Menüpunkt TABELLE/UMWANDLEN/ TABELLE IN TEXT auf.

12.3

Tabellen zeichnen

Nachdem Sie die Funktion TABELLE/TABELLE ZEICHNEN ausgewählt haben, wird die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN eingeblendet. Nachdem die Symbolleiste aufgerufen wurde, ist automatisch die Funktion TABELLE ZEICHNEN aktiviert. Sie können nun beliebige Zellen zeichnen, Linientypen und Linienstärken auswählen. Außerdem lassen sich mit der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auch die Linienfarben und die Schattierungen der Tabelle festlegen. Die Textausrichtung in den Tabellenzellen steuern Sie über die Symbole OBEN AUSRICHTEN, VERTIKAL ZENTRIEREN und UNTEN AUSRICHTEN. Abbildung 12.2: Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen

12.4

Grundfunktionen

12.4.1

Innerhalb der Tabelle editieren

Gegenüber dem gewöhnlichen Text gibt es beim Eingeben von Texten und beim Bewegen des Cursors innerhalb der Tabelle einige Unterschiede zu beachten. Jede Zelle erlaubt es, mehrere Absätze aufzunehmen. Sie können also mit Druck auf (¢) einen neuen Absatz erzeugen und den einzelnen Absätzen unterschiedliche Formatierungen (z.B. Ausrichtungen wie linksbündig und Absatzabstände) zuweisen. Das Bewegen innerhalb der Tabelle kann wie gewohnt mit den vier Cursortasten erfolgen oder mit der Maus.

12.4.2

Markieren

Das Markieren in der Tabelle funktioniert ähnlich wie im gewöhnlichen Text.

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Tabelle markieren

229

Kapitel 12

Tabellen Mit der Taste (F8) können Sie innerhalb einer Tabelle folgende Ereignisse auslösen:

Tabelle 12.1: (F8) und ihre Wirkungen

Anzahl

Wirkung

1-mal

Schaltet den Erweiterungsmodus ein.

2-mal

Markiert das aktuelle Wort.

3-mal

Markiert den aktuellen Satz.

4-mal

Markiert die aktuelle Zelle.

5-mal

Markiert das gesamte Dokument.

6-mal

Markiert den aktuellen Abschnitt.

Zum Markieren einer Zelle bewegen Sie den Mauszeiger zunächst unmittelbar rechts neben eine senkrechte Gitternetzlinie. Der Mauszeiger zeigt jetzt nach rechts oben. Abschließend drücken Sie die linke Maustaste. Eine komplette Spalte kann sehr einfach mit der Maus markiert werden, indem der Mauszeiger zunächst an die obere Begrenzung der Tabelle bewegt wird. Durch einen Klick wird die aktuelle Spalte markiert. Durch Ziehen lassen sich auch benachbarte Spalten mitmarkieren. Außerdem können Sie einzelne Zellen, Zeilen, Spalten oder die ganze Tabelle im Menüpunkt TABELLE/MARKIEREN auswählen.

12.4.3

Kopieren, Löschen und Verschieben in Tabellen

Haben Sie Bereiche innerhalb einer Zelle oder ganze Zellen markiert, wird nur der Inhalt der Zellen kopiert, nicht jedoch die Zellen selbst. Anders verhält es sich, wenn komplette Zeilen und Spalten markiert wurden. Beim Einfügen aus der Zwischenablage werden dann zusätzliche Zeilen oder Spalten erzeugt. Beim Markieren von Zeilen sollten Sie unbedingt beachten, dass auch die abschließende Zeilenendemarke mit markiert wird, sonst wird nur der Inhalt der Zeile eingefügt.

12.5 Tabelleneigenschaften bearbeiten

230

Tabelle formatieren

Zum Ändern der Tabellen markieren Sie mit dem Cursor zunächst die gesamte Tabelle, die Spalte/n, die Zeile/n oder die Zelle/n. Wählen Sie dann die Menüoption TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN und formatieren Sie

Office XP Kompendium

Weitere nützliche Funktionen

Kapitel 12

Ihre Tabelle in der aufgerufenen Dialogbox TABELLENEIGENSCHAFTEN Ihren Anforderungen entsprechend. Abbildung 12.3: Die Dialogbox Tabelleneigenschaften

AutoFormat Für Tabellen stehen eine Reihe vordefinierter Formatvorlagen zur Verfügung. Um eines der Formate auszuwählen, rufen Sie zunächst den Menüpunkt TABELLE/TABELLE AUTOFORMAT auf. Wählen Sie eines der gewünschten Formate in der Dialogbox TABELLE AUTOFORMAT links oben. Auch die hier befindlichen Formatvorlagen können Sie über die verschiedenen Optionen in der Dialogbox TABELLE AUTOFORMAT Ihren Bedürfnissen anpassen.

12.6

Weitere nützliche Funktionen

Die Sortierfunktion erlaubt es, Daten innerhalb der Tabelle, aber auch normalen Fließtext außerhalb einer Tabelle zu sortieren. Die Dialogbox SORTIEREN wird über den Menüpunkt TABELLE/SORTIEREN aufgerufen. Zum Sortieren können bis zu drei SORTIERSCHLÜSSEL vergeben werden. Dadurch kann z.B. erreicht werden, dass eine Adresstabelle nach den Nachnamen sortiert wird (1. SORTIERSCHLÜSSEL). Einträge mit gleichem Nachnamen werden nach Vornamen sortiert (2. SORTIERSCHLÜSSEL). Ist auch der Vorname identisch, wird nach dem Ort sortiert (3. SORTIERSCHLÜSSEL). Stellen Sie die gewünschten Sortierkriterien ein. Handelt es sich beim jeweiligen Schlüssel um alphanumerische Daten, wählen Sie unter TYP den Eintrag TEXT. Bei numerischen Daten selektieren Sie dagegen den Listeneintrag ZAHL und bei Datumswerten den Eintrag DATUM. Die Optionen AUFSTEI-

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Sortierkriterien

231

Kapitel 12

Tabellen GEND bzw. ABSTEIGEND entscheiden, ob Sie alphabetisch von A nach Z oder Z nach A sortieren. Für numerische Sortierung gilt die gleiche Option.

Mit der Option LISTE ENTHÄLT geben Sie an, ob die Liste eine Überschrift enthält. Diese Einstellung ist wichtig, damit eine etwaige Überschrift nicht in die Sortierung mit einbezogen wird. Abschließend starten Sie den Sortiervorgang mit Klick auf OK. Abbildung 12.4: Die Dialogbox Sortieren

232

Office XP Kompendium

13

Layoutfunktionen

13.1

Einführung

In diesem Kapitel werden Funktionen besprochen, die für grafisch orientierte Layouts benötigt werden. Word 2002 besitzt neue leistungsfähige Funktionen zum Einfügen von Grafiken und zu deren optimalen Einbindung in das Dokument. Dabei werden eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt, so dass sich fast alle gängigen Grafiken importieren lassen. Bei der benutzerdefinierten Installation von Office XP können Sie selber beeinflussen, welche Grafikformate Sie zulassen wollen. Die Grafik lässt sich wie ein Text kopieren, verschieben und auf der Seite positionieren.

13.2

Grafiken einbinden

Grafik einfügen

Bewegen Sie zunächst den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Grafik eingefügt werden soll. Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK an. Über das geöffnete Untermenü bietet Ihnen Word 2002 acht Möglichkeiten an, um Grafiken in Ihr Dokument einzufügen. ClipArt Im Lieferumfang von Word 2002 sind vorgefertigte Grafiken enthalten. Mit diesen grafischen Elementen können Sie Ihre Texte einfach und schnell aufwerten. Aus Datei Mit dieser Funktion lassen sich beliebige Grafiken, die auf Ihrer Festplatte abgelegt sind, in Word-2002-Texte einfügen. Von Scanner oder Kamera (NEU) Ermöglicht Ihnen das direkte Einfügen von Grafiken über eine an Ihrem Rechner angeschlossene Digitalkamera oder einen Scanner. Organigramm Fügt ein vorformatiertes Organigramm in Ihr Dokument ein, das Sie über die Dialogbox ORGANIGRAMM an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Office XP Kompendium

233

Kapitel 13

Layoutfunktionen

Abbildung 13.1: Über die Menüoption Grafik fügen Sie beliebige Grafiken in Ihr Dokument ein.

AutoFormen Mit AutoFormen lassen sich Symbole wie Pfeile, Rechtecke, Sternchen, Sprechblasen etc. in beliebiger Größe in Ihren Text übernehmen. Neue Zeichnung (NEU) Fügt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument ein. Fertigen Sie über die aktivierten Zeichenwerkzeuge eine eigene Zeichnung an oder laden Sie in dieses Feld eine Grafik von der Festplatte. WordArt Stellt Ihnen über die Dialogbox WORDART-KATALOG eine große Auswahl an grafischen Möglichkeiten zur Verfügung, um einzelne Wörter oder ganze Sätze aufzuwerten. Diagramm Wandelt Ihre Tabellendaten in Diagramme um.

13.2.1

ClipArt einfügen

Der Aufgabenbereich CLIPART EINFÜGEN ermöglicht Ihnen die gezielte Auswahl eines Cliparts. Über die Option SUCHEN NACH/TEXT SUCHEN: suchen Sie das Clipart über den Dateinamen. In der erweiterten Suche ANDERE SUCHOPTIONEN entscheiden Sie, wo Word 2002 nach dem Clipart suchen soll und welcher Dateityp aufzulisten ist. 234

Office XP Kompendium

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen Von Microsoft zur Verfügung gestellte Cliparts können Sie in der Dialogbox MICROSOFT CLIP ORGANIZER über das Drop-Down-Feld weiterbearbeiten. Wählen Sie den Punkt CLIP ÖFFNEN IN und Word 2002 startet automatisch die Anwendung MICROSOFT PICTURE IT, in der das Clipart automatisch geladen wird und editiert werden kann. Wenn Sie diese Anwendung schließen, gelangen Sie zu Word 2002 zurück.

13.2.2

Kapitel 13 Neu in Office XP

Grafik aus Datei einfügen

Wenn Sie eine Grafik aus einer Datei einfügen, öffnet Word 2002 die Dialogbox GRAFIK EINFÜGEN. Über diese Dialogbox fügen Sie die Grafik direkt aus dem von Ihnen angewählten Ordner, dem VERLAUF, den EIGENEN DATEIEN, den FAVORITEN oder aus einem WEBORDNER ein. Über das Auswahlfeld DATEITYP gibt Word 2002 die Importfilter vor und im DropDown-Feld EINFÜGEN entscheiden Sie, ob Sie die Grafik einfügen und/oder lediglich mit dem Dokument verknüpfen wollen. Die Verwendung von Grafiken mit transparenten Hintergründen sowie die grafische Darstellung von Bildern wurde in Word 2002 durch das so genannte Anitalias deutlich verbessert. Die Grafiken erscheinen in der Ansicht und im Druck deutlicher ohne »ausgefranste« Ränder. Haben Sie Bilder mit großen Datenmengen importiert, bietet Word 2002 nun die Option, die Bilddaten zu komprimieren. Wählen Sie in der Symbolleiste GRAFIK die Option und entscheiden Sie die Form der Bilddaten-Komprimierung.

Neu in Word 2002

Abbildung 13.2: Die Bildkomprimierung in Word 2002

13.3

Grafik von Scanner oder Kamera einfügen

Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn die entsprechende Hardware an Ihrem Rechner vorhanden ist und ein Treiber zur Verfügung steht. Bei diesem Grafikimport starten Sie direkt aus Word 2002 das zur Hardware gehörige Programm. Sie arbeiten in diesem Programm wie gewohnt und Word 2002 fügt das Bild automatisch in Ihr Dokument ein. Office XP Kompendium

235

Kapitel 13

Layoutfunktionen Organigramm einfügen

Organigramm einfügen

Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/ORGANIGRAMM, so erstellt Word 2002 ein vorformatiertes Organigramm in einem Zeichnungsbereich und öffnet die Dialogbox ORGANIGRAMM, in dem Sie die Form und das Aussehen des Organigramms ändern können. Die Beschriftung des Organigramms erfolgt über einen Klick in das entsprechende Feld.

Abbildung 13.3: Das Organigramm in Word 2002

13.4

Eine neue Zeichnung einfügen

Um eine neue Zeichnung in Word 2002 einzufügen, muss die Symbolleiste ZEICHNEN über die Menüoption ANSICHT/SYMBOLLEISTE/ZEICHNEN aktiviert werden. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK/NEUE ZEICHNUNG. Word 2002 stellt einen Zeichnungsbereich in Ihr Dokument und öffnet die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH. In der Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH ändern Sie die Größe des Zeichnungsbereiches, skalieren die Zeichnung und entscheiden den Textfluss der Zeichnung. Abbildung 13.4: Die Symbolleiste Zeichnen

Mit den Zeichenwerkzeugen erstellen Sie auf einfache und zum Teil automatisierte Weise anspruchsvolle Grafiken in Word 2002. Im Drop-Down236

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Eine neue Zeichnung einfügen

Kapitel 13

Menü ZEICHNEN können Sie die gesamte Zeichnung oder einzelne Bestandteile der Zeichnung formatieren, editieren, gruppieren oder den Textfluss einstellen. Im Drop-Down-Feld AUTOFORMEN stellt Word 2002 eine Auswahl an Formen zur Verfügung.

13.4.1

AutoFormen einfügen

Der Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK/AUTOFORMEN öffnet die Dialogbox AUTOFORMEN. In dieser Dialogbox finden Sie eine Auswahl an AutoFormen. Klicken Sie auf die gewünschte AutoForm, öffnet sich das entsprechende Untermenü und Sie können aus den bereitgestellten AutoFormen auswählen. Word 2002 öffnet dann einen ZEICHNUNGSBEREICH und stellt die Dialogbox ZEICHNUNGSBEREICH auf den Desktop. Zeichnen Sie nun mit gehaltener Maustaste Ihre AutoForm in den Zeichnungsbereich.

13.4.2

WordArt einfügen

Bei der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/GRAFIK/WORDART öffnet sich die Dialogbox WORDART-KATALOG. Entscheiden Sie sich für ein Layout und klicken Sie auf das gewünschte Layout. Jetzt öffnet sich die Dialogbox WORDART – TEXT BEARBEITEN, in der Sie Ihren Text eingeben und die Schrift formatieren können. Auf diese Weise können Sie auch bereits erstellten Text verändern. Markieren Sie den gewünschten Text mit dem Cursor und führen Sie die o.g. Schritte durch.

13.4.3

AutoForm in Word

WordArt

Diagramm einfügen

Datenreihen aus Tabellen lassen sich mit der Funktion EINFÜGEN/DIAin ein ansprechendes Diagramm, z.B. in Form von Säulen, Balken, Linien, Kreis etc. umwandeln. Sobald Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/GRAFIK/DIAGRAMM auswählen, ändert sich die Menüleiste in Word 2002. Sie sehen nun im Menü die Menüleiste DIAGRAMM eingeblendet und Word 2002 fügt ein beliebiges zur Verfügung stehendes Diagramm in einem PopUp-Fenster ein. Ebenfalls wird das dazugehörige Diagramm in einem Zeichnungsfeld im Dokument dargestellt. Über die Menüleiste BEARBEITEN/DATEI IMPORTIEREN können Sie sich die gewünschte Tabelle für Ihr Dokument aufrufen, und mit den weiterführenden Befehlen im Dateimenü DIAGRAMM formatieren. Sie beenden das Dateimenü DIAGRAMM, indem Sie das PopUp-Fenster der Tabelle schließen und den Cursor wieder im Text platzieren. Sie können das Pop-Up-Fenster der Tabelle jederzeit wieder öffnen und somit die Menüleiste DIAGRAMM öffnen, indem Sie doppelt auf das Diagramm klicken. Somit können Sie die Werte in der Tabelle und das Diagramm ständig aktualisieren, ohne die Anwendung zu wechseln. GRAMM

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Tabellen in Diagramme umwandeln

237

Kapitel 13

Layoutfunktionen

Neu in Word 2002

Eine weitere Möglichkeit, in Word 2002 Grafiken einzufügen, finden Sie in der Menüoption EINFÜGEN unter dem Punkt SCHEMATISCHE DARSTELLUNG. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich die Dialogbox DIAGRAMMSAMMLUNG und Sie können hier zwischen verschiedenen schematischen Darstellungen wählen. Auch diese Schemata werden in einem Zeichnungsbereich geladen und können per Mausklick individuell angepasst werden.

Platzhalter für

Durch Aktivieren der Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, lässt sich die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich erhöhen, insbesondere, wenn die Grafiken beim Importieren nur mit der Dokumentdatei verknüpft werden und nicht im Dokument gespeichert werden. Dabei wird vor allem die Geschwindigkeit beim Blättern im Dokument beschleunigt. Anstelle der Grafiken werden nur leere Rahmen angezeigt. Die Grafiken werden natürlich weiterhin mitgedruckt. Auf dem Bildschirm werden Grafiken nur noch in der Seitenansicht angezeigt. Betroffen sind neben Grafiken, die mit dem Menü EINFÜGEN/GRAFIK importiert wurden, auch Objekte, die mit dem Menü EINFÜGEN/OBJEKT eingefügt wurden, wie zum Beispiel Formeln.

Grafiken

Nach dem Einfügen einer neuen Grafik wird die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN wieder ausgeschaltet, damit Sie kontrollieren können, ob die Grafik korrekt übernommen wurde. Sollen wieder Rahmen anstelle der Grafiken dargestellt werden, müssen Sie die Option PLATZHALTER FÜR GRAFIKEN erneut aktivieren.

13.5

Eigenschaften der Grafik festlegen

Nach dem Einfügen einer Grafik sind in der Regel noch Korrekturen notwendig. Meist erscheint die Grafik zu klein oder zu groß, so dass eine Größenanpassung erforderlich ist. Gelegentlich müssen Grafiken auch noch zugeschnitten werden. Grafik formatieren

Die Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN aktivieren Sie, indem Sie entweder per Doppelklick auf die Grafik klicken oder die Option FORMAT/GRAFIK über die Menüleiste aufrufen. Eine weitere Möglichkeit, die Dialogbox aufzurufen, besteht über den direkten Aufruf in der Symbolleiste GRAFIK. In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN können Sie nun alle gewünschten Änderungen an der Grafik vornehmen. Die Größe eines Bildes können Sie auch ohne die Dialogbox GRAFIK FORändern. Klicken Sie hierfür auf die Grafik und ziehen Sie die Grafik mit gehaltener Maustaste auf die gewünschte Größe. MATIEREN

238

Office XP Kompendium

Eigenschaften der Grafik festlegen

Kapitel 13 Abbildung 13.5: Die Dialogbox Grafik formatieren

Beim Zuschneiden einer Grafik werden einzelne Ränder des Bildes abgeschnitten. Das Zuschneiden ist vor allem bei gescannten Grafiken sinnvoll, die über unregelmäßige Ränder oder überstehende Bereiche verfügen. Für das Zuschneiden einer Grafik markieren Sie das Bild und verwenden dafür am einfachsten das entsprechende Werkzeug in der Symbolleiste GRAFIK. Der Mauszeiger verändert seine Form zum ZUSCHNEIDEWERKZEUG. Gehen Sie auf einen Haltepunkt an der Grafik und schneiden Sie diese auf die gewünschte Größe. Das Zuschneiden einer Grafik können Sie ebenfalls über den Menüpunkt FORMAT/GRAFIK Register BILD ausführen. Geben Sie die gewünschten Abstände unter dem Punkt ZUSCHNEIDEN bei LINKS, RECHTS, OBEN und UNTEN ein. Die Ursprungsdatei wird beim Zuschneiden übrigens nicht verändert, somit lässt sich das Zuschneiden jederzeit rückgängig machen. Setzen Sie hierfür alle Bildwerte im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/ BILD FORMATIEREN unter dem Punkt ZUSCHNEIDEN auf null.

Grafiken zuschneiden

Durch Eingabe von negativen Werten (z.B. -1 cm) wird an die Grafik ein zusätzlicher (weißer) Rand hinzugefügt. Auf diese Weise lässt sich z.B. das Erscheinungsbild einer Grafik verbessern, die unterschiedlich breite Ränder aufweist. Vergrößern Sie hierfür die zu schmalen Ränder entsprechend. Das Kopieren, Verschieben und Löschen funktioniert wie bei gewöhnlichen Texten. Daher wird an dieser Stelle nur kurz darauf eingegangen:

Kopieren, Verschieben und Löschen

Über die Symbolleiste GRAFIK sowie im Menüpunkt FORMAT/GRAFIK/BILD sind Sie auch in der Lage, mit dem entsprechenden Werkzeug die Bildhelligkeit, den Bildkontrast einzustellen. Die Bildfarbe kann mit vier automatisierten Vorgängen beeinflusst werden.

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239

Kapitel 13

Layoutfunktionen

13.6 Dokumente weitergeben

Dokumente mit Grafiken weitergeben

Wollen Sie ein Dokument, das Grafiken enthält, an andere Anwender weitergeben, so hängt die korrekte Vorgehensweise davon ab, wie Sie die Grafiken eingefügt haben. Sind die Grafiken im Dokument gespeichert, müssen Sie nur das Dokument, also die *.DOC-Datei, weitergeben. Sind die Grafiken dagegen mit externen Grafikdateien verknüpft, müssen die entsprechenden Grafikdateien mitgeliefert werden. Eine Liste der Dateien können Sie mit dem Menü BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN einsehen. Beim Weitergeben stellt sich das Problem, dass auf anderen Computern meist eine andere Ordnerstruktur existiert, so dass es nicht so ohne Weiteres möglich ist, die Grafiken im selben Ordner zu speichern. Zwar können die Dateien auch in einem anderen Ordner gespeichert werden, jedoch muss Word diese Ordneränderung mitgeteilt werden, sonst kann die korrekte Verknüpfung nicht vom Programm nachvollzogen werden. Anstelle der Grafiken wird dann an der entsprechenden Stelle der Text FEHLER! KEIN GÜLTIGER DATEINAME angezeigt.

13.7

Textfelder (Positionsrahmen)

Mithilfe von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei auf der Seite platzieren. Ein Textfeld kann man sich als Behälter vorstellen, der die Ausmaße und die Position des darin befindlichen Inhalts definiert. Textfelder für komplexe Layouts

Textfelder werden vor allem für komplexe Layouts benötigt. Es lassen sich z.B. Grafiken erzeugen, die in einem dreispaltigen Layout über zwei Spalten reichen. Auf Wunsch wird der Inhalt des Textfeldes vom umliegenden Text umflossen. Bei der Positionierung stehen auch die Seitenränder zur Verfügung, so dass sich z.B. Bildunterschriften auf den Seitenrand setzen lassen (Marginalsatz). Textfelder erzeugen Um einen bestehenden Text mit einem Textfeld zu umgeben, markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen eines Absatzes markieren, einen ganzen Absatz oder mehrere Absätze. Da Word Grafiken sowie Objekte (z.B. Formeln) wie gewöhnliche Textzeichen behandelt, gibt es beim Markieren von Grafiken und Objekten nichts Besonderes zu beachten. Falls eine Grafik oder ein Objekt einen eigenen Absatz darstellt – was häufig der Fall ist –, sollten Sie nur die Grafik oder das Objekt markieren. Die abschließende Absatzmarke (¶) bleibt dann stehen und kann später mit (Entf) gelöscht werden. Sollten in Ihrem Dokument keine Absatzmarken sichtbar sein, so aktivieren Sie die Option FORMATIERUNGSZEICHEN/ ALLE, die Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register ANSICHT, finden.

240

Office XP Kompendium

Textfelder (Positionsrahmen)

Kapitel 13

Daraufhin wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Falls Sie sich nicht im Layoutmodus befinden, schaltet Word automatisch in diesen Modus. Ein Textfeld wird durch eine diagonal schraffierte Umrandung gekennzeichnet. In der Normalansicht sind Textfelder generell unsichtbar. Soll ein leeres Textfeld erzeugt werden, so achten Sie darauf, dass Sie im Dokument keine Markierung vorgenommen haben. Nach der Anwahl des Menüpunktes EINFÜGEN/TEXTFELD verwandelt sich der Mauszeiger in ein Kreuz.

Ein leeres Textfeld erzeugen

Bewegen Sie den Mauszeiger an die Position im Dokument, an der sich die linke obere Ecke (oder die rechte untere) des Textfeldes befinden soll. Klicken Sie die Stelle an und ziehen Sie das Textfeld auf die gewünschte Größe. In einem Textfeld enthaltene Texte lassen sich wie gewohnt formatieren. Die Position, die Größe sowie weitere Eigenschaften des Textfeldes werden über das Menü FORMAT/TEXTFELD eingestellt. Es öffnet sich die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN und die Symbolleiste TEXTFELD.

Eigenschaften eines Textfeldes

Abbildung 13.6: Dialogbox Textfeld formatieren

Die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN kann auch aufgerufen werden, indem mit der rechten Maustaste auf die Umrandung des Textfeldes (diagonale Schraffierung) geklickt wird und aus dem dann angezeigten Kontextmenü der Menüpunkt TEXTFELD FORMATIEREN ausgewählt wird. Formatieren Sie das Textfeld nach Ihren Wünschen und schließen Sie die Dialogbox. Um das Textfeld zu beschriften oder dem Textfeld Rahmen und Schattierung zuzuordnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt in das Textfeld und wählen Sie die entsprechende Option.

Office XP Kompendium

241

14

Korrekturfunktionen und AutoText

14.1

Einführung

Word bietet eine Vielzahl praktischer Korrekturhilfen. Mithilfe der AutoKorrektur werden typische Tippfehler automatisch korrigiert. Mit AutoText wird das Einfügen von Symbolen, Wörtern und längeren Sätzen vereinfacht. Die Rechtschreib-/Grammatikprüfung stellt eine hervorragende Ergänzung zum manuellen

Korrekturhilfen

Korrekturlesen dar, zumal sie mittlerweile wesentlich verbessert wurde. Auch mit der automatischen Silbentrennfunktion, die den Text bereits während der Eingabe trennt, erreichen Sie eine hohe Trefferquote. Der Thesaurus hilft beim Suchen nach passenden Synonymen und fügt die Synonyme nach Ihrer Auswahl selbstständig in den Text ein.

Thesaurus

14.2

in Word

AutoKorrektur

Die AutoKorrektur-Funktion dient primär dazu, Tippfehler automatisch zu korrigieren. Wenn Sie z.B. versehentlich »dei« anstatt »die« schreiben, ersetzt Word das falsche Wort, während Sie schreiben. In Word 2002 sind bereits eine Vielzahl typischer Tippfehler vordefiniert. Alle für die AutoKorrektur relevanten Funktionen befinden sich in der Dialogbox, die nach Anwahl des Menüpunktes EXTRAS/AUTOKORREKTUROPTIONEN angezeigt wird. Zur Neuaufnahme eines Begriffs geben Sie in der Dialogbox AUTOKORREKTUR unter ERSETZEN die Schreibweise ein, die ersetzt werden soll. Die neue Schreibweise darf bis zu 255 Zeichen umfassen. Bestätigen Sie mit Klick auf HINZUFÜGEN. Nach HINZUFÜGEN oder LÖSCHEN sind neue Einträge in Word 2002 aktiv.

AutoKorrekturOptionen

Falls die Schreibweisen nicht ersetzt werden, ist die AutoKorrektur-Funktion abgeschaltet. Aktivieren Sie in diesem Fall die Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN. Ein weiterer typischer Tippfehler besteht darin, dass auch das zweite Zeichen im Wort als Großbuchstabe eingegeben wird. Die AutoKorrekturFunktion behebt auch diesen Fehler selbstständig. Office XP Kompendium

243

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText

Abbildung 14.1: Die Dialogbox AutoKorrektur

Vorraussetzung dafür ist, dass die Option ZWEI GROSSBUCHSTABEN AM WORTANFANG KORRIGIEREN eingeschaltet ist. AutoKorrektur – Ausnahmen definieren

Während der Eingabe ersetzen

Es gibt allerdings einige wenige Ausdrücke, die mit zwei Großbuchstaben beginnen, zum Beispiel ein Produktname wie PCwelt. Damit solche Ausdrücke nicht verändert werden, können hierfür Ausnahmen definiert werden. Klicken Sie in der Dialogbox AUTOKORREKTUR auf AUSNAHMEN und wählen Sie das Register WORTANFANG GROSS an. Das Aufnehmen und Löschen von Einträgen funktioniert wie bei den Einträgen für die allgemeine AutoKorrektur. Wie bereits weiter oben kurz angemerkt, kann die AutoKorrektur-Funktion mithilfe der Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN ein- und ausgeschaltet werden. Das Deaktivieren ist nicht nur dann relevant, wenn mit der AutoKorrektur-Funktion überhaupt nicht gearbeitet werden soll. In der Praxis kann auch ein vorübergehendes Ausschalten sinnvoll sein, wenn bestimmte Textteile bearbeitet werden, in denen es zu unerwünschten Austauschvorgängen kommt, z.B. in Tabellen, die viele Abkürzungen enthalten.

14.3 Auto-Markierung

244

Rechtschreibprüfung

Word 2002 überprüft den Text im Hintergrund und offensichtliche Fehler werden während der Eingabe rot unterstrichen. Auch die manuelle Rechtschreibprüfung steht Ihnen weiterhin zur Verfügung.

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Thesaurus (Synonymwörterbuch)

Kapitel 14

Die automatische Rechtschreib- und Grammatikprüfung Abbildung 14.2: Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik

Kontrollieren Sie zunächst, ob die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert ist. Rufen Sie hierfür den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN auf und wählen Sie das Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK an. Mithilfe der Option RECHTSCHREIBUNG WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN wird die Rechtschreibprüfung ein- und ausgeschaltet. Analog dazu können Sie die grammatikalische Prüfung mit der Option GRAMMATIK WÄHREND DER EINGABE ÜBERPRÜFEN aktivieren.

Die Rechtschreibprüfung aktivieren

Alternativ dazu können Sie die Prüfung auch durch Klick auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT ÜBERPRÜFEN (Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK) in Gang setzen. Um die Korrektur nicht immer über die Menüfunktion ausführen zu müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie aus dem Kontextmenü die korrekte Schreibweise. Falls das als falsch markierte Wort richtig geschrieben ist, sollten Sie es in das aktuelle Benutzerwörterbuch aufnehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken und im Kontextmenü die Option HINZUFÜGEN ZUM WÖRTERBUCH wählen. Wenn Sie im Kontextmenü auf ALLE IGNORIEREN klicken, wird das betreffende Wort nicht mehr als falsch angezeigt. Das gilt aber nur für die aktuelle Word-Sitzung in diesem und in folgenden Dokumenten. Für das Arbeiten mit Word 2002 bietet es sich an, mehrere Wörterbücher einzurichten.

14.4

Neue Wörter zum Wörterbuch hinzufügen

Thesaurus (Synonymwörterbuch)

Häufig stellt sich beim Verfassen eines Textes das Problem, dass in einer kurzen Textspanne mehrmals dasselbe Wort verwendet wurde.

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Synome finden

245

Kapitel 14

Korrekturfunktionen und AutoText Fällt Ihnen kein passendes Synonym ein, das Sie anstelle des wiederholten Wortes verwenden können, haben Sie die Möglichkeit, auf den Thesaurus zuzugreifen, der Ihnen eine Auswahl an Ersatzwörtern zur Verfügung stellt. Der Word-Thesaurus ersetzt das wiederholte Wort auf Mausklick gegen das Synonym.

14.4.1

Synonym anfordern

Um ein Synonym anzufordern, bewegen Sie den Cursor auf das wiederholte Wort. Rufen Sie daraufhin den Menüpunkt EXTRAS/SPRACHE/THESAURUS auf oder klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf das auszutauschende Wort. Bei Auswahl des Thesaurus über das Menü wird die Dialogbox THESAURUS angezeigt, in der einzelne Synonyme aufgelistet werden. Dabei sind die einzelnen Synonyme in verschiedene Bedeutungen unterteilt, da auch im Deutschen ein Wort mehrere sinngemäße Bedeutungen haben kann. Die einzelnen Bedeutungen werden im linken Teil der Dialogbox angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Bedeutung. Daraufhin werden rechts die zur Bedeutung vorrätigen Synonyme angezeigt. Um das ursprüngliche Wort gegen eines der Synonyme auszutauschen, klicken Sie auf das gewünschte Synonym und zur Bestätigung auf die Schaltfläche ERSETZEN. Bezeichnungsvarianten

Da auch die einzelnen Synonyme zum Teil verschiedene Bedeutungen haben, besteht die Möglichkeit, zu den Synonymen verschiedene Bedeutungsvarianten und die entsprechenden Synonyme anzuzeigen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf die Schaltfläche NACHSCHLAGEN oder klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Begriff. Durch mehrfachen Klick auf diese Schaltfläche blättern Sie schrittweise durch das Wörterbuch. Mithilfe der Schaltfläche ZURÜCK blättern Sie Schritt für Schritt zurück, bis Sie wieder am Ausgangsbegriff angelangt sind.

Abbildung 14.3: Die Dialogbox Thesaurus

246

Office XP Kompendium

15

Format- und Dokumentvorlagen

15.1

Einführung

Format- und Dokumentvorlagen sind nützliche Werkzeuge, die das Formatieren von Texten komfortabler gestalten und zum Teil auch automatisieren. Sie müssen nicht mehr die einzelnen Formatierungsbestandteile wie Schriftart, Ausrichtung usw. einstellen, sondern rufen lediglich die entsprechende Formatvorlage ab, welche die gewünschten Formatierungen enthält. Werden an der Formatierung Änderungen durchgeführt, können Sie alle Textbestandteile neu formatieren. Ändern Sie z.B. den Schriftgrad für eine Bildunterschrift, weisen alle Bildunterschriften sofort den neuen Schriftgrad auf.

Textbestandteile neu formatieren

Dokumentvorlagen erleichtern die Verwendung von Formatvorlagen in mehreren Dokumenten. Dokumentvorlagen erlauben es auch, Texte und Grafiken automatisch vorzugeben, wenn ein neues Dokument angelegt wird. Auf diese Weise kann z.B. erreicht werden, dass ein Brief automatisch mit einem Briefkopf versehen wird.

15.2

Wissenswertes über Formatvorlagen

Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie Text, Tabellen oder Listen im Dokument zuweisen können, um auf einfache Weise ihre Darstellung zu ändern. Wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen, übernehmen Sie in einem Schritt eine Gruppe von Formatierungen. Anstatt z.B. die Zeichenformate Ihres Titels in vielen Arbeitschritten zu ändern, können Sie das gleiche Ergebnis in einem Schritt erzielen, indem Sie die Formatvorlage TITEL zuweisen. Sie können folgende Arten von Formatvorlagen zuweisen: Absatzformatvorlage Die Absatzformatvorlage steuert alle Aspekte der Darstellung eines Absatzes, wie z.B. Textausrichtung, Tabulatoren, Zeilenabstand und Rahmen und Zeichenformatierungen.

Office XP Kompendium

247

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen Zeichenformatvorlage Die Zeichenformatvorlage wirkt sich in einem Absatz lediglich auf die Zeichenformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße aus. Tabellenformatvorlage Die Tabellenformatvorlage ermöglicht Ihnen eine einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtung und Schriftart innerhalb von Tabellen. Listenformatvorlage Eine Listenformatvorlage weist Listen gleiche Ausrichtung, Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen sowie eine einheitliche Schriftart zu.

Formatvorlage ändern

Aktivieren Sie ggf. über die Menüleiste den Aufgabenbereich und wählen Sie hier im Drop-Down-Menü FORMATVORLAGEN UND FORMAT. In diesem Aufgabenbereich können Sie vorgegebene Formatvorlagen aufrufen und erstellen eigene Formatierungen, die Sie dann für die aktuelle Word-2002Sitzung speichern, um später schneller darauf zuzugreifen. Unter dem Punkt ANZEIGEN im Aufgabenbereich legen Sie fest, welche Formatvorlagen und Formatierungen im Aufgabenbereich unter WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG angezeigt werden. Folgende Auswahl steht Ihnen hierbei zur Verfügung: Verfügbare Formatierung Zeigt alle Formatierungsmöglichkeiten an, die für die aktuelle Formatvorlage zur Verfügung stehen. Benutzte Formatierung Zeigt die Formatierungen (benutzerdefinierte und automatische) an, die gerade im aktuellen Dokument verwendet werden. Verfügbare Formatvorlage Zeigt die zur Verfügung stehenden Formatierungsmöglichkeiten aller Formatvorlagen an. Alle Formatvorlagen Zeigt alle benutzerdefinierten Formatvorlagen sowie alle automatischen Formatvorlagen an. Benutzerdefiniert Öffnet die Dialogbox FORMATIERUNGSEINSTELLUNGEN, in der Sie auswählen, welche Formateigenschaften im Aufgabenbereich WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG in allen o.a Einstellungen angezeigt werden sollen.

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Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Kapitel 15 Abbildung 15.1: Die Dialogbox Formatierungseinstellungen

15.3

Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Wenn Sie die Formatvorlage eines Textes ändern wollen, müssen Sie ihn zuvor markieren und wählen dann unter dem Punkt ANZEIGEN: aus dem Drop-Down-Feld im Aufgabenbereich eine Formatvorlage oder erstellen durch Klicken auf NEUE FORMATVORLAGE eine neue Formatierung. Es öffnet sich die Dialogbox NEUE FORMATVORLAGE, in der Sie Ihre Textformatierung aktualisieren können. Abbildung 15.2: Die Dialogbox Neue Formatvorlage

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249

Kapitel 15 Formatvorlage benennen

Absatzformatierung

Vorlage hinzufügen

Format- und Dokumentvorlagen In dem Feld NAME wählen Sie eine geeignete Bezeichnung für die neue Formatvorlage, damit Sie diese später sicher identifizieren können. Je nachdem, ob eine Absatz-, Zeichen- Tabellen- oder Listenformatvorlage definiert werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag im Listenfeld FORMATVORLAGEN-TYP. Im Listenfeld FORMATVORLAGE BASIERT AUF wählen Sie die Formatvorlage aus, auf deren Formatierungen die neue Formatvorlage basiert. Soll die Formatvorlage dagegen nicht auf einer anderen basieren, wählen Sie bei Absatzformatvorlagen den Eintrag (KEINE FORMATVORLAGE) und bei Zeichenformatvorlagen den Eintrag (ZUGRUNDELIEGENDE EIGENSCHAFT). Die Formatvorlage, die der nachfolgende Absatz erhält, wenn der aktuelle Absatz mit (¢) beendet wird, legen Sie im Listenfeld FORMATVORLAGE FÜR NÄCHSTEN ABSATZ fest. Damit hat es Folgendes auf sich: Gewöhnlich kopiert Word beim Erzeugen eines neuen Absatzes durch Druck auf (¢) die Absatzformatierungen des aktuellen Absatzes in den nächsten Absatz. Dies ist jedoch nicht immer sinnvoll: Eine Überschrift oder eine Bildunterschrift besteht in der Regel nur aus einem Absatz. Der nachfolgende Absatz soll dann eine andere absatzspezifische Formatierung erhalten, typischerweise die für Standardabsätze. Sie müssten dann bei der Eingabe des Textes dem neu erzeugten Absatz erst die neue Formatvorlage zuweisen. Es lässt sich Zeit sparen, wenn als Formatvorlage für den nachfolgenden Absatz die Formatvorlage gewählt wird, die in der Praxis am häufigsten benötigt wird. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus dem Listenfeld. Über die Auswahl ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN werden die Formatierungen in die Formatvorlage, auf der das aktuelle Dokument basiert, übernommen. Durch die Änderung der Formatvorlage werden alle damit verknüpften Textbestandteile automatisch angepasst. Möchten Sie andere Formatierungen als die an der Cursorposition vorhandenen verwenden oder haben Sie angegeben, dass die Formatvorlage auf einer anderen Formatvorlage basieren soll, stellen Sie die einzelnen Formatierungen ein. Wählen Sie hierfür unter dem Menüpunkt FORMAT die einzelnen Dialogboxen zur Formatierung von z.B. ZEICHEN, ABSATZ, NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN, RAHMEN UND SCHATTIERUNG, SPALTEN, TABSTOPP, INITIAL usw.

15.3.1

Formatvorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog

Mithilfe des Formatvorlagenkatalogs können Sie das gesamte Dokument in einer Vorschau betrachten. Wählen Sie aus dem Menü FORMAT/DESIGN. Es öffnet sich die Dialogbox DESIGN.

250

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Zuweisen einer Formatvorlage zu Text

Kapitel 15 Abbildung 15.3: Aus der Dialogbox Design gelangen Sie u.a.zum Formatvorlagenkatalog.

Schon hier können Sie Ihrem Dokument ein neues Design hinzufügen, allerdings ohne dass Sie Ihr eigenes Dokument im neuen Design in einer Vorschau betrachten können. Unter dem Punkt FORMATVORLAGENKATALOG gelangen Sie zu der Dialogbox FORMATVORLAGENKATALOG. Hier können Sie sich Ihr eigenes Dokument in der Vorschau ansehen, wenn der Punkt DOKUMENT aktiv ist. Wahlweise können Sie aber auch die Vorschau BEISPIEL und MUSTER aktivieren.

Die Vorschau des Formatvorlagenkatalogs

Abbildung 15.4: Die Dialogbox Formatvorlagenkatalog

Um eine Formatvorlage zu löschen, wählen Sie im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG/WÄHLEN SIE EINE FORMATIERUNG die entsprechenden Formatierung aus und klicken auf FORMATIERUNG Office XP Kompendium

Formatierung löschen

251

Kapitel 15

Format- und Dokumentvorlagen LÖSCHEN. Beachten Sie bitte, dass Sie das Löschen einer Formatierung nicht mehr bestätigen müssen. Sie können die Formatierung aber über den Menüpunkt BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG wiederherstellen.

15.4

Wissenswertes über Dokumentvorlagen

Alle Microsoft-Word-Dokumente basieren auf einer DOKUMENTVORLAGE. Eine DOKUMENTVORLAGE gibt die Grundstrukturen eines Dokuments vor. Die Dokumentvorlage enthält Einstellungen wie AUTOTEXT-Einträge, SCHRIFTARTEN, TASTENBELEGUNGEN, MAKROS, SEITENLAYOUT, spezielle FORMATIERUNGEN und FORMATVORLAGEN. DOT – Die Dokumentvorlage

Allgemeine Dokumentvorlagen, wie z.B. die DOKUMENTVORLAGE NORMAL aus Word 2002, enthalten Einstellungen, die für alle Dokumente zur Verfügung stehen. Spezielle DOKUMENTVORLAGEN, wie z.B. die MEMO- oder FAXVORLAGEN aus Word 2002, enthalten Vorlagen, die nur für Dokumente zur Verfügung stehen, die auf diesem Dokument basieren. Eine DOKUMENTVORLAGE wird in dem Dateiformat *.DOT gespeichert. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten, müssen aber nicht. Das Aufnehmen von Texten und Grafiken ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbestandteile und Grafiken verfügen sollen. Denkbar wäre zum Beispiel ein Layout für ein Briefpapier: Wird ein Dokument angelegt, das auf der entsprechenden Dokumentvorlage basiert, enthält dieses automatisch den Briefkopf (Anschrift und Firmenlogo) sowie sonstige Bestandteile, die in jedem Brief gleich sein sollen.

15.4.1 Dokumentvorlage laden

Mit Dokumentvorlagen arbeiten

Laden Sie zunächst das Dokument, dessen Formatvorlagen und dessen seitenspezifische Formatierung Sie auch in anderen Dokumenten nutzen möchten. Speichern Sie das Dokument als DOKUMENTVORLAGE (*.DOT). Dazu rufen Sie den Menüpunkt DATEI/SPEICHERN UNTER auf und wählen zunächst unter DATEITYP den Eintrag DOKUMENTVORLAGE. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dokumentvorlage gespeichert werden soll. Beim Erstellen eines neuen Dokuments über das Menü DATEI/NEU wird im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT eine Auflistung angezeigt, auf der die einzelnen Dokumentvorlagen angeboten werden. Wählen Sie im Aufgabenbereich aus MIT VORLAGE BEGINNEN die Option ALLGEMEINE VORLAGEN. Es öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN mit verschiedenen themenbezogenen Formatvorlagen, die Ihnen Word 2002 zur Verfügung stellt. Entschei-

252

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Wissenswertes über Dokumentvorlagen

Kapitel 15

den Sie sich für die gewünschte Dokumentvorlage mit einem Doppelklick. Das neue Dokument ist dann mit der ausgewählten Dokumentvorlage verknüpft. Abbildung 15.5: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlagen eine passende Vorlage für ihr Dokument.

Gehen Sie innerhalb des geöffneten Dokuments genau nach den entsprechenden Anweisungen vor und ersetzen Sie den vorgegebenen Text durch Ihren eigenen. Selbstverständlich können Sie die Dokumentvorlage auch als Worddatei (*.doc) speichern. Hierdurch gehen aber evtl. alle dokumentspezifischen Eigenschaften, wie z.B. Makros verloren.

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DOT als DOC speichern

253

16

Felder

16.1

Einführung

Felder werden in Word 2002 als Platzhalter verwendet. Felder eignen sich für z.B. Daten innerhalb eines Dokuments, die sich verändern, für Serienbriefe sowie Etiketten in Seriendokumenten. Bei Feldern handelt es sich um spezielle Objekte, die das Anzeigen von Informationen veranlassen, Aktionen bewirken oder Textstellen für spezielle Zwecke kennzeichnen. Bei einer Vielzahl von Funktionen bedient sich Word selbstständig diverser Felder.

16.2

Felder als Platzhalter

Felder einfügen

Word unterscheidet drei Arten von Feldern: Ergebnisfelder, Aktionsfelder und Markierungsfelder. Ergebnisfelder Ergebnisfelder führen eine Aktion aus, die immer automatisch zu einem, anhand der eingegebenen Formulierung, ermittelten Ergebnis führt (z.B. Datumsfelder). Aktionsfelder Derartige Felder führen eine Aktion aus, z.B. das Ansteuern einer bestimmten Seite. Markierungsfelder Markierungsfelder haben weder ein bestimmtes Ergebnis noch eine Aktion zur Folge. Sie kennzeichnen vielmehr einen bestimmten Textabschnitt, z.B. als Indexeintrag. Soll also ein bestimmtes Stichwort in den Index aufgenommen werden, muss an der Stelle im Dokument, auf die sich das Stichwort bezieht, ein entsprechendes Markierungsfeld eingefügt werden. Entscheiden Sie darüber, ob Sie die Feldfunktion oder den Text des Feldes im Dokument anzeigen lassen möchten, indem Sie die FELDFUNKTION über den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN aktivieren (zeigt die Feldfunktion) oder deaktivieren (zeigt den Text im Feld). Haben Sie sich dafür entschieden, die Feldfunktion zu deaktivieren, ist es empfehlenswert, die Felder durch SchatOffice XP Kompendium

Feldfunktionen anzeigen

255

Kapitel 16

Felder tierung im Text anzeigen zu lassen, damit man schneller auf sie zugreifen kann. Auf Wunsch lassen sich auch nur die Feldfunktionen bestimmter Felder anzeigen. Bewegen Sie dazu den Cursor auf ein Feld und drücken Sie (ª)+(F9). Es werden dann nur die Feldfunktionen dieses Feldes angezeigt, die anderen Felder sind nicht betroffen. Durch einen erneuten Druck auf (ª)+(F9) werden die Feldfunktionen des jeweiligen Feldes wieder ausgeschaltet.

Datumsfeld

Haben Sie die Feldfunktion aktiviert, stellen sich alle Felder nach dem gleichen Prinzip dar. Ein Datumsfeld könnte z.B. die FELDFUNKTION { DATE \@»dddd, d. MMMM yyyy« } aufweisen. Wie deutlich zu erkennen, ist eine FELDFUNKTION grundsätzlich in fett dargestellte, geschweifte Klammern gesetzt. Das genannte Beispiel würde, sobald die FELDFUNKTION im Menü unter EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT ausgeschaltet ist, folgendermaßen aussehen: Wochentag, Datum. Monat Jahr (z.B. Freitag, 8. März 2001). Im o.a. Beispiel wird folgende Bezeichnung »DATE« als Feldname bezeichnet. Der Feldname legt fest, welche Art von Informationen angezeigt, welche Aktionen ausgeführt oder welche Art von Informationen markiert werden sollen. Der Feldname »DATE« bewirkt z.B., dass das aktuelle Datum angezeigt wird. Nach dem Feldnamen folgen in der Feldfunktion häufig ein oder mehrere Angaben. Diese Angaben spezifizieren die Art der Berechnung, der Ausführung oder der Markierung genauer.

Felder einfügen

Felder lassen sich auf zwei Arten einfügen: über den entsprechenden Menüpunkt oder durch Eingabe über die Tastatur. Der wichtigste Menüpunkt ist dabei EINFÜGEN/FELD, über den sich alle Arten von Feldern einfügen lassen. Der Vorteil gegenüber der Eingabe über die Tastatur liegt darin, dass man die Feldnamen und die Schalter nicht auswendig lernen oder mühsam nachschlagen muss, sondern diese komfortabel aus der Dialogbox FELD auswählen kann.

Feldeigenschaften und

Je nachdem, welche KATEGORIE Sie in der Dialogbox FELD auswählen, werden im Fenster rechts andere FELDNAMEN angezeigt. Die FELDEIGENSCHAFTEN und FELDOPTIONEN ändern sich mit den ausgewählten FELDNAMEN.

Feldoptionen

Fügen Sie als Beispiel ein Datumsfeld ein. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt EINFÜGEN/FELD an und schalten Sie zunächst die Option FORMATIERUNG BEI AKTUALISIERUNG BEIBEHALTEN aus. Auf der linken Seite der Dialogbox FELD werden die einzelnen KATEGORIEN für FELDER aufgelistet.

256

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Felder einfügen

Kapitel 16 Abbildung 16.1: Die Dialogbox Feld erleichtert das Einfügen von Feldern erheblich.

Klicken Sie im Drop-Down-Feld die Kategorie DATUM UND UHRZEIT an. In den Feldnamen werden jetzt fünf Feldnamen angezeigt: »CreateDate«, »Date«, »PrintDate«, »SaveDate« und »Time«. Zu jedem Feldnamen wird unten in der Dialogbox FELD eine Beschreibung des FELDNAMEN angezeigt, der dessen Anwendung erklärt, und die Feldoptionen unterscheiden sich zum Teil auch. Wählen Sie für das Beispiel den Feldnamen » DATE «. Um der Datumsanzeige ein bestimmtes Aussehen zu verleihen, wählen Sie aus dem Auswahlfeld der FELDEIGENSCHAFTEN die von Ihnen gewünschte Darstellungsart. Abhängig vom gewählten Feldnamen werden nach einem Klick auf eine Feldeigenschaft diverse Buchstaben im dem Feld DATUMFORMATE angezeigt, die die tatsächliche Gestaltung der Datumsanzeige innerhalb der Feldfunktion generieren.

16.2.1

Datumsformat im Date-Feld

Aktualisierung von Feldern

Verwenden Sie in Ihrem Dokument FELDER, so sollten Sie beim Öffnen des Dokuments zu einem späteren Zeitpunkt daran denken, Ihre Felder ggf. zu aktualisieren. Zum Aktualisieren bewegen Sie den Cursor auf das Feld und drücken (F9). Um alle Felder innerhalb des Dokuments in einem Arbeitsschritt zu aktualisieren, markieren Sie das komplette Dokument mit der Tastenkombination (Strg)+(Alt) und drücken Sie anschließend (F9). Alle Felder enthalten jetzt aktualisierte Informationen.

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Alle Felder eines Dokuments aktualisieren

257

17

Adressen und Serienbriefe

17.1

Einführung

Mit Word 2002 gibt Microsoft seinen Anwendern ein neues ausgezeichnetes Werkzeug zur Erstellung von Seriendrucken an die Hand. Mit seinem neuen SERIENDRUCK-ASSISTENTEN erleichtert Word 2002 den Benutzern sowohl die Übernahme einzelner Adressen in einen Brief als auch die Erstellung von Seriendokumenten mit vielen Adressaten erheblich. Die Adressbücher von Outlook können direkt von Word aus angesteuert und Namen und Adressdaten können direkt in Dokumente übernommen werden. Mit Word 2002 können Sie Serienbriefe flexibel erstellen und gestalten. Serienbriefe können zum Beispiel Namen und Adressen sowie Produktoder Preisinformationen Ihrer Kunden enthalten. Aber auch im privaten Bereich wird diese Funktion gerne verwendet, da sich auf diese Weise zum Beispiel Einladungen schnell und einfach erstellen lassen. Mit Word ist nicht nur die Erstellung eines einheitlichen Briefes, sondern auch die Erstellung spezifischer Dokumente für jeden einzelnen Kunden möglich. Microsoft Word bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Adressbestände auf Etiketten zu drucken. Für diese Funktion können Sie aus einer Vielzahl von vordefinierten Etiketten der meisten Hersteller wählen. Natürlich können Sie auch eigene Etiketten erstellen und verwenden. Um eine bessere Übersicht zu erhalten, ist auch eine Sortierung, zum Beispiel nach Postleitzahl, möglich.

Etikettenausdruck

Sie können mit Microsoft Word nicht nur einfache Adressdaten in Serie drucken, sondern auch komplexe Aufgaben wie zum Beispiel Produktkataloge lassen sich realisieren. Mithilfe der Seriendruckfunktion ist es nicht nur möglich, Serienbriefe zu gestalten, sondern auch andere Informationen lassen sich in Serie ausdrucken. Einige Beispiele hierfür sind Diskettenaufkleber, Inventaretiketten oder Visitenkarten. Grundsätzlich können Sie alle Informationen, die Sie in Word- oder Excel-Tabellen oder verschiedenen anderen Datenbanken (Access, FoxPro) verarbeitet haben, in Word zum Ausdruck bringen.

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Diskettenaufkleber

259

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Die Übernahme von Adressdatenbanken aus Schedule+ 95 wird allerdings nach der Installation von Outlook 2002 nicht mehr unterstützt.

17.2

Der Seriendruck

Der Seriendruck

In der Menüleiste von Word 2002 finden sich unter der Option EXTRAS/ BRIEFE UND SENDUNGEN nun vier neue Features: der SERIENDRUCK-ASSISTENT, die SYMBOLLEISTE FÜR DEN SERIENDRUCK, UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN und der BRIEF-ASSISTENT.

Seriendruck-

Für den Seriendruck sollten Sie, unter EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/ SERIENDRUCK-SYMBOLLEISTE EINBLENDEN in jedem Fall die Symbolleiste für den Seriendruck aktivieren.

Symbolleiste

Abbildung 17.1: Die Symbolleiste Seriendruck SeriendruckAssistent

Rufen Sie über den Menüpunkt EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN den hilfreichen SERIENDRUCK-ASSITENTEN zur Erstellung von Serienbriefen, EMails, Umschlägen, Etiketten und Verzeichnissen auf. Der SERIENDRUCKASSISTENT von Word 2002 führt Sie in sechs Schritten vom einfachen Dokument zum fertigen Seriendruck. Sobald Sie den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN ausgewählt haben, erscheint in der rechten Bildschirmhälfte der Aufgabenbereich SERIENDRUCK.

Abbildung 17.2: Der Aufgabenbereich Seriendruck

260

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Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Im AUFGABENBEREICH SERIENDRUCK wird Ihnen bei jeder gewählten Dokumentart unter der 2. Überschrift erklärt, was Sie als Ergebnis Ihres ausgewählten Seriendrucks zu erwarten haben.

17.3

Anwendungsbeispiel Serienbrief

Um Ihnen die innovativen und unterstützenden Änderungen in Word 2002 zu verdeutlichen, erhalten Sie auf den nächsten Seiten eine detaillierte Beschreibung zur Erstellung eines Serienbriefes.

Anwendungsbeispiel

Klicken Sie unter WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTTYP die Option BRIEFE an und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Schritt 1 Dokumenttyp wählen

Entscheiden Sie im 2. Schritt, aus welchem Dokument Sie Ihren Serienbrief erstellen wollen. Sie können wählen zwischen dem AKTUELLEN DOKUMENT, einer VORLAGE oder einem bereits VORHANDENEM DOKUMENT aus Ihren persönlichen Daten.

Schritt 2

Mit der Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN wird das bereits geöffnete Dokument zur Erstellung Ihres Serienbriefes herangezogen. Wenn Sie MIT VORLAGE BEGINNEN wählen, erscheint im Aufgabenbereich das Icon VORLAGE WÄHLEN. Word 2002 öffnet die Dialogbox VORLAGE direkt in dem Register SERIENDRUCK. Entscheiden Sie sich mit einem Klick auf das entsprechende Icon und Word 2002 fügt die Formatvorlage direkt in Ihren Serienbrief ein.

Mit Vorlage starten

Abbildung 17.3: Wählen Sie aus der Dialogbox Vorlage auswählen eine Vorlage für Ihren Serienbrief.

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261

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Entscheiden Sie sich für die 3. Variante, das Startdokument MIT VORHANDENEM DOKUMENT BEGINNEN, so können Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK direkt über das Icon ÖFFNEN auf die Daten Ihrer Festplatte zugreifen. Über WEITER: EMPFÄNGER WÄHLEN kommen Sie zum 3. Schritt des Seriendruck-Assistenten.

Schritt 3 Empfänger

Liste wählen

Hier fügen Sie die Empfänger ein, indem Sie im Aufgabenbereich SERIENentscheiden, ob Sie Daten aus einer VORHANDENEN LISTE, den OUTLOOK-KONTAKTEN oder der Option NEUE LISTE EINGEBEN verwenden wollen.

DRUCK/EMPFÄNGER

Entscheiden Sie sich für NEUE LISTE EINGEBEN, klicken Sie auf ERSTELLEN und die Dialogbox NEUE ADRESSLISTE öffnet sich.

Abbildung 17.4: Geben Sie in der Dialogbox Neue Adressliste alle für den Serienbrief relevanten Daten ein.

Liste eingeben

In der Dialogbox NEUE ADRESSLISTE finden Sie unter den Feldern ADRESSfünf Buttons:

INFORMATIONEN EINGEBEN

NEUER EINTRAG fügt leere Adressinformationsfelder in die Dialogbox ein EINTRAG LÖSCHEN löscht den aktuellen Eintrag EINTRAG SUCHEN ermöglicht die gezielte Suche nach einem Adresslisteneintrag über einen selbst gewählten Suchbegriff FILTERN UND SORTIEREN ermöglicht über die Dialogbox FILTERN UND SORTIEREN die gezielte Selektion von Adressdaten über einen Vergleich im Register DATENSÄTZE FILTERN oder das AUF- oder ABSTEIGENDE Sortieren mithilfe von SORTIERSCHLÜSSELN

262

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Anwendungsbeispiel Serienbrief Ist bereits eine Adressliste in Word 2002 vorhanden, so wählen Sie aus dem Aufgabenbereich den Menüpunkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN und suchen Sie über ANDERE LISTE WÄHLEN die Liste aus dem Dateimanager, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden wollen. Die sofortige Anwahl des Punktes EMPFÄNGER BEARBEITEN ist nur dann empfehlenswert, wenn Ihnen definitiv nur eine Liste zur Verfügung steht. Word 2002 zeigt Ihnen unter dem Punkt VORHANDENE LISTE VERWENDEN immer an, aus welcher vorhandenen Liste Sie die derzeit verwendeten Empfänger Ihres Serienbriefes gewählt haben. Ist die zu verwendende Liste erstellt oder gewählt, öffnet sich die Dialogbox SERIENDRUCKEMPFÄNGER und Sie haben hier die Möglichkeit, die auszuwählenden Empfänger zu MARKIEREN, zu SUCHEN, zu LÖSCHEN, zu BEARBEITEN, zu AKTUALISIEREN oder die GÜLTIGKEIT zu bestimmen. Für die GÜLTIGKEITSPRÜFUNG Ihrer Adressdatenbank in Word 2002 benötigen Sie allerdings eine eigenständige Software, die das OfficeXP-Paket nicht mitliefert.

Kapitel 17 Vorhandene Liste verwenden

Abbildung 17.5: Markieren Sie die Empfänger des Serienbriefes in der Dialogbox Seriendruckempfänger mit einem Häkchen vor dem entsprechenden Eintrag oder über die Option Alle markieren.

Sie können Ihren Serienbrief auch mit Ihren Adressendaten aus OutlookKontakten erstellen. Word 2002 verwendet hierzu den in Office XP integrierten OLE-Server, der Ihnen den direkten Zugang zu anderen Anwendungen in und außerhalb von Office XP ermöglicht.

Daten aus Outlook verwenden

Wählen Sie hierzu in Schritt 3 des Serienbrief-Assistenten die Option EMPFÄNGER WÄHLEN/VON OUTLOOK-KONTAKTEN WÄHLEN. Führen Sie die Anweisung des Aufgabenbereichs WÄHLEN SIE AUS OUTLOOK-KONTAKTEN/ WÄHLEN SIE EINEN KONTAKT aus. Es öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN.

Office XP Kompendium

263

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe

Abbildung 17.6: Die Dialogbox Profil auswählen öffnet sich, sobald Sie einen Serienbrief mit einer Adressdatenbank aus Outlook erstellen wollen.

Eigenschaften von Profilen

Hinter den einzelnen Komponenten der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN verbergen sich folgende Eigenschaften: PROFILNAME: Ermöglicht die Auswahl des Benutzerprofils, das Sie verwenden möchten. Standardmäßig ist hier der Profilname Outlook eingegeben, da Outlook 2002 eine in Office XP integrierte Anwendung ist. NEU: Startet den Profil-Assistenten, damit Sie ein neues PROFIL erstellen können. Diese Option sollten Sie nur verwenden wenn Sie weitere Mail-Konten neben dem Mail-Konto von Outlook verwenden oder verwenden möchten. Sie können sich die Profile Ihrer Mail-Konten in Ihrer SYSTEMSTEUERUNG unter MAIL anzeigen lassen und neue hinzufügen. OPTIONEN: Ermöglicht die Angabe weiterer Optionen für die Anmeldung.

Outlookdaten übernehmen

Schritt 4 Brief erstellen

264

–

ALS STANDARDPROFIL FESTLEGEN: Legt das ausgewählte Profil als Standardprofil fest.

–

Legen Sie das Standardprofil nicht fest, zeigt Word 2002 das Anmeldedialogfeld für jeden Informationsdienst im ausgewählten Profil an.

Für die Übernahme der Adressdatenbank aus Outlook 2002 bestätigen Sie in der Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN den PROFILNAMEN: Outlook mit OK. Daraufhin öffnet sich die Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN. Je nachdem, wie viele KONTAKTLISTEN Sie in Outlook 2002 erstellt haben, werden ein oder mehrere Listen in der Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN eingeblendet sein. Wählen Sie die für Ihren Serienbrief zu verwendende Liste mit einem Doppelklick aus. Es öffnet sich die Dialogbox SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Zur Übernahme der Daten für Ihren Serienbrief markieren Sie die Empfänger mit einem Häkchen und klicken dann auf OK. Folgen Sie der Aufgabenbereichs-Anweisung WEITER: SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF. Sollten Sie Ihren Brief noch nicht geschrieben haben, klicken Sie mit der Maus in Ihr Dokument und schreiben Sie Ihren Text oder klicken Sie in

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Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Ihr fertiges Dokument und fügen Sie, über die im Aufgabenbereich SERIENDRUCK eingeblendeten Elemente, weitere Bestandteile in Ihren Serienbrief ein. Abbildung 17.7: Der Aufgabenbereich Seriendruck »Schritt 4«

Über das Element ADRESSBLOCK fügen Sie den Empfänger in Ihren Serienbrief ein. Die Dialogbox ADRESSBLOCK EINFÜGEN bietet Ihnen die Möglichkeit, das Adressfeld Ihren Bedürfnissen entsprechend zu formatieren.

Adressblock

Abbildung 17.8: Die Dialogbox Adressblock einfügen

Die Dialogbox ADRESSELEMENTE EINFÜGEN Unter dem Punkt ADRESSELEMENTE FESTLEGEN/EMPFÄNGERNAMEN IN DIEFELD EINFÜGEN: bestimmen Sie, ob der Empfänger namentlich im

SEM

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Adresselemente einfügen

265

Kapitel 17

Adressen und Serienbriefe Anschriftenfeld angesprochen werden soll. In dem darunter befindlichen AUSWAHLFELD entscheiden Sie über das Aussehen der namentlichen Anrede. In der VORSCHAU, die sich unten in der Dialogbox befindet, können Sie nachverfolgen, wie sich das Aussehen Ihres Anschriftenfeldes ändert, wenn Sie die Optionen verändern. Unter FIRMENNAMEN legen Sie fest, ob der Firmenname auch in das Anschriftenfeld übernommen werden soll, vorausgesetzt, es handelt sich bei dem Serienbrief-Empfänger um ein Unternehmen.

Postanschrift einfügen

Mit der Option POSTANSCHRIFT EINFÜGEN, bestimmen Sie, ob die Postanschrift und das LAND/REGION im Empfängerfeld eingefügt wird. Diese Option könnten Sie beispielsweise deaktivieren, wenn es sich um einen Serienbrief handelt, der im eigenen Unternehmen verteilt wird. Hinter der Option FELDER verbirgt sich eine weitere Dialogbox: ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN.

Abbildung 17.9: Die Dialogbox Übereinstimmende Felder festlegen

Verwenden Sie in der Dialogbox ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN die Drop-Down-Listen, um das Feld aus Ihrer Datenbank zu wählen, das mit der Adressinformation übereinstimmt, die der Seriendruck verwenden soll. Grußzeile einfügen Verwenden von Grußzeilen

266

Zum Einfügen einer Grußzeile in Ihren Serienbrief wählen Sie nun aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK das Element GRUSSZEILE. Es öffnet sich die Dialogbox GRUSSZEILE, die Ihnen eine Auswahl an automatisierten Grußzeilen zur Verfügung stellt. Die verwendeten Beispielnamen in den Dialogboxen entsprechen im Übrigen nur den Vorschaubeispielen von Word 2002

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Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

und nicht den tatsächlichen Empfänger-Listen, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden. Wählen Sie aus den Drop-Down-Listen das gewünschte Grußzeilenformat und schauen Sie sich das jeweilige Ergebnis in der Vorschau der Dialogbox an. Abbildung 17.10: Die Dialogbox Grusszeile

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen in der Dialogbox GRUSSZEILE mit OK und die Grußzeile wird in Ihr Dokument einfügt. Weitere Elemente in den Serienbrief einfügen Wollen Sie weitere Elemente, wie z.B. Telefonnummer etc., in Ihrem Serienbrief einfügen, so wählen Sie die Option WEITERE ELEMENTE aus dem Aufgabenbereich SERIENDRUCK und wählen Sie die einzufügenden Felder aus der nun geöffneten Dialogbox SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN.

Seriendruckfelder

Folgen Sie nun wieder der Anweisung des Aufgabenbereichs SERIENDRUCK/ WEITER: VORSCHAU AUF IHRE BRIEFE und schauen Sie sich in Schritt 5 des Seriendruck-Assistenten Ihren Serienbrief an. Der Aufgabenbereich SERIENDRUCK gibt Ihnen auch im Schritt 5 wieder genaue Informationen über den Status Ihres Serienbriefes.

Schritt 5

einfügen

Vorschau

Abbildung 17.11: Der Status des Aufgabenbereichs im 5. Schritt des Seriendruck-Assistenten bei der Erstellung Ihres Serienbriefes

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267

Kapitel 17 Empfänger suchen

Adressen und Serienbriefe Im oberen Bereich des Aufgabenbereichs können Sie über die Doppelpfeile die einzelnen Serienbriefe »durchblättern« oder über EMPFÄNGER SUCHEN auf einen genau definierten Empfänger Ihres Briefes zugreifen. Bei der Suche nach einem Empfänger öffnet sich die Dialogbox EINTRAG SUCHEN, in dem Sie Ihre Suchkriterien genauer definieren können.

Abbildung 17.12: Die Dialogbox Eintrag suchen

Änderungen vornehmen

Unter dem Punkt ÄNDERUNGEN VORNEHMEN im Aufgabenbereich SERIENkönnen Sie Ihre Empfängerliste nochmals überarbeiten und Empfänger Ihres Serienbriefes hinzufügen oder ausschließen.

Schritt 6 Seriendruck

Haben Sie in Schritt 5 Ihre Empfängerdaten übernommen oder überarbeitet, klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf WEITER: SERIENDRUCK BEENDEN und gelangen somit zum 6. und letzten Schritt der Erstellung Ihres Serienbriefes.

beenden

Serienbriefe drucken

DRUCK

Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK erscheint nun die erste Überschrift SERIENDRUCK BEENDEN. Wählen Sie den Punkt INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN, um einzelne Briefe an bestimmte Empfänger Ihres Serienbriefes zu personifizieren, oder drucken Sie die Serienbriefe über die Option DRUCKEN im Aufgabenbereich sofort aus. Die gleichen Funktionen, die Ihnen der Seriendruck-Assistent über den Aufgabenbereich in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung vorgibt, können Sie selbstverständlich auch manuell über die Symbolleiste SERIENBRIEF abwickeln. Diese Vorgehensweise wird allerdings nur versierten Benutzern von Microsoft Word empfohlen, da sie ein gewisses Know-how im Umgang mit Serienbriefen voraussetzt. Wir gehen davon aus, dass sowohl für den Anfänger als auch für den Profi in der Anwendung von Seriendrucken das Arbeiten mit dem Seriendruck-Assistenten bequemer erscheint und geben im folgenden Abschnitt nur noch einige Hinweise über den Umgang mit umfangreichen Datenbanken.

17.3.1

Tipps für Profis

Sollten Sie im Umgang mit Seriendrucken innerhalb Word 2002 auf umfangreichere Datenbanken zugreifen wollen, so kann diese Anforderung nun auch über den SERIENDRUCK-ASSISTENTEN abgewickelt werden.

268

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Anwendungsbeispiel Serienbrief

Kapitel 17

Gehen Sie hierfür auf den Schritt 3 im SERIENDRUCK-ASSISTENTEN zurück und klicken Sie im Aufgabenbereich SERIENDRUCK auf die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN/DURCHSUCHEN. In der Dialogbox DATENQUELLE AUSWÄHLEN, die dann standardmäßig geöffnet wird, sehen Sie unter anderem die Punkte +NEUE DATENQUELLE ERSTELLEN und +NEUE SQL SERVER DATENQUELLE. Wählen Sie die benötigte Option und die Dialogbox DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT wird geöffnet. Der DATENVERBINDUNGS-ASSISTENT hilft Ihnen, Verbindungen zu Daten in anderen Programmen, z.B. Datenbanken auf einem Netzserver, herzustellen. Folgen Sie hier den Anweisungen des Datenverbindungs-Assistenten, um eine Datenbankverbindung herzustellen.

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18

DTP-Praxis mit Word

18.1

Einführung

In diesem Abschnitt werden spezielle Layoutfunktionen von Word behandelt. Word 2002 zeigt sich in Positionierung und Textflusssteuerung wesentlich flexibler als vorhergehende Versionen von Word. Textfelder, die zum Teil die Aufgabe von Positionsrahmen übernehmen, ermöglichen Ihnen, Texte und Grafiken flexibel im Text anzuordnen. Besonders interessant sind die Möglichkeiten, die sich mit verknüpften Textfeldern bieten. Ein Artikel, der auf der ersten Seite eines Dokuments, z.B. einer Zeitung, begonnen wurde, kann viele Seiten später nahtlos fortgesetzt werden. Späteres Hinzufügen oder Löschen von Text wird dabei sofort im Dokument berücksichtigt. Professionelle, aussagekräftige und ansprechende Dokumente sind ohne den Einsatz von Grafiken nicht mehr vorstellbar. Word 2002 hilft Ihnen bei der Umsetzung Ihrer grafischen Ideen. Grafiken können mithilfe der mit Word 2002 gelieferten Zusatzprogramme, wie der Zeichenfunktion, aus externen Quellen, wie der ClipArt-Sammlung oder z.B. vom Scanner, verwendet werden. Im folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Sichtbarkeit von Grafiken steuern und wie Sie den Textfluss um grafische Elemente genau festlegen können. Damit sind professionelle Layouts möglich, auch ohne den Einsatz von speziellen DTP-Programmen. Der Einsatz von Grafiken, die mithilfe von Word erstellt wurden, ist unkompliziert. Grafiken dagegen, die aus einer Quelle außerhalb von Word stammen, sind oft nicht so einfach zu handhaben. In diesem Kapitel finden Sie deshalb eine Aufstellung der verwendeten Grafikformate in Word. Dazu gehören Grafikdateien, die ohne Grafikfilter problemlos in Word eingefügt werden können, und Grafiken, die nur eingelesen werden können, wenn zuvor der Grafikfilter von der Word-2002-CD installiert wurde. Neben den aufwendigen Grafiken sind es oft die kleinen grafischen Elemente wie Pfeile oder andere Symbole, die als Blickfang auf Ihrem Dokument dienen. Die Zeichenwerkzeuge von Word helfen Ihnen dabei, Organi-

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271

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word sationsdiagramme oder auffällige Zeichenelemente wie Ellipsen oder Sprechblasen schnell in Ihr Dokument einzufügen. Zu jedem umfangreicheren Dokument gehört fast selbstverständlich ein Index. Da das Erstellen aller Indexeinträge ein sehr mühsames Unterfangen darstellt, gibt es in Word 2002 die so genannten Konkordanz-Dateien, deren Erstellung und Funktionsweise ebenfalls in diesem Kapitel erläutert werden. Der Formel-Editor ist ein wichtiges Instrument für alle Anwender, die mit mathematischen Formeln arbeiten müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie auch komplexe Gleichungen in Word-Dokumenten darstellen können.

18.2

Der Einsatz von Textfeldern

Textfelder

In Word 2002 können Sie Grafiken mit Text umgeben, ohne sie zuvor in ein Textfeld einfügen zu müssen. An die Stelle der überflüssig gewordenen Positionsrahmen treten in Word 2002 die Textfelder. Die Textfelder in Word 2002 dienen zur einfachen Positionierung und zur Nutzung neuer Grafikeffekte. Durch den Einsatz von Textfeldern lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei in Größe und Position im Dokument platzieren.

Funktionen von

Textfelder beinhalten die Funktionalität von Zeichnungsfeldern, wurden jedoch zusätzlich mit folgenden Funktionen ausgestattet:

Textfeldern

Textfelder können mithilfe der Symbole auf der ZEICHNEN-Symbolleiste formatiert werden. Textfelder können miteinander verknüpft werden. Der Textfluss in Textfeldern kann nahezu beliebig gesteuert werden, d.h., Texte in Textfelder können sogar gedreht und gekippt werden. Um einen bereits vorhandenen Text mit einem Textfeld zu umgeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

272

1.

Markieren Sie zunächst den gewünschten Text. Sie können einzelne Zeichen, einen Satz, einen Absatz oder mehrere Absätze markieren.

2.

Dann wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD. Wenn Word nicht im Layoutmodus betrieben wird, schaltet Word automatisch in diesen Modus um. Im Layoutmodus werden alle Elemente Ihres Dokuments wie Texte, Grafiken und Objekte so angezeigt, wie sie auch ausgedruckt werden. Ein Textfeld erkennen Sie an der diagonal schraffierten Umrandung. Die Schraffur ist nur zu sehen, wenn das Textfeld gerade aktiv ist. Natürlich können Sie auch zuerst ein leeres Textfeld erzeugen, in das Sie erst später den Text oder die Grafik einfügen:

Office XP Kompendium

Der Einsatz von Textfeldern 3.

Entfernen Sie eine eventuell vorhandene Markierung des Textes vor dem Einfügen eines Textfeldes.

4.

Wählen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/TEXTFELD.

5.

Nachdem der Mauszeiger in Form eines Kreuzes dargestellt wird, bewegen Sie dieses an die gewünschte Position im Dokument und ziehen das Textfeld in der gewünschten Größe auf.

Kapitel 18

Um Textfelder zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Positionieren Sie den Cursor in das Textfeld.

2.

Rufen Sie die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN über den Menüpunkt FORMAT/TEXTFELD oder durch einen Klick mit der rechten Maustaste in den schraffierten Rand des Textfeldes auf.

In der Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN legen Sie die Größe, Position, Farbe, Linienstärke und den gewünschten Textfluss um das Textfeld fest.

Textfeld formatieren Abbildung 18.1: Kontextmenü eines Textfeldes

Abbildung 18.2: Dialogbox Textfeld formatieren

Office XP Kompendium

273

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Textfluss steuern

Auf dem Register LAYOUT bieten sich verschiedene Möglichkeiten, den Textfluss zu steuern. Sie können den Text beispielsweise links und rechts vom Textfeld anordnen oder nur unter und über diesem.

Textfelder löschen

Textfelder und deren Inhalt können einfach gelöscht werden, indem Sie zunächst in das Textfeld, dann auf die diagonal schraffierte Umrandung klicken und anschließend (Entf) drücken.

Textfelder verknüpfen

Verknüpfte Textfelder eignen sich für Text, der über verschiedene Seiten verteilt wird. Damit ein Text, der auf verschiedene Seiten verteilt ist, als ein Text in zusammenhängender Form erscheint, müssen Sie den Text in Textfelder eingeben und diese Textfelder miteinander verknüpfen. Das eigentlich Praktische an verknüpften Textstellen ist, dass der Textfluss automatisch angepasst wird, auch wenn Sie neuen Text hinzufügen oder einen Textbereich löschen. Bei der Verknüpfung von Textfeldern gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/TEXTFELD.

2.

Platzieren Sie das erste Textfeld im Dokument.

3.

Erstellen Sie weitere Textfelder überall dort im Dokument, wo der Text fortgesetzt werden soll.

4.

Klicken Sie auf das erste Textfeld.

5.

Klicken Sie auf der Symbolleiste TEXTFELD auf das Symbol TEXTFELD VERKNÜPFEN.

6.

Wählen Sie mit einem Mausklick das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll.

7.

Sie können nun weitere Verknüpfungen vornehmen, indem Sie die Schritte 5 und 6 wiederholen.

Um zu einem Textfeld eine Verknüpfung zu erstellen, darf dieses keine Texte enthalten und mit keinem anderen Textfeld verknüpft sein. Sie können Verknüpfungen zwischen Textfeldern natürlich wieder auflösen. Durch das Lösen einer Verknüpfung entstehen zwei voneinander unabhängige Textfelder. Um die Verknüpfung aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

274

Markieren Sie das Textfeld, dessen Verknüpfung aufgehoben werden soll. Wenn Sie den Mauszeiger über den Rahmen des Objekts bewegen, nimmt dieser die Form eines Vierfachpfeils an. Klicken Sie jetzt auf den Rahmen.

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Professionelles Arbeiten mit Grafiken

Kapitel 18 Abbildung 18.3: Texte verknüpfen

2.

In der nun erscheinenden TEXTFELD-Symbolleiste wählen Sie den Befehl TEXTFELDVERKNÜPFUNG AUFHEBEN.

18.3

Professionelles Arbeiten mit Grafiken

Eingefügte Grafiken werden standardmäßig auf die gleiche Ebene wie der Text gelegt. Word bietet Ihnen jedoch auch die Möglichkeit, Grafiken auf eine andere Ebene zu legen, so dass sie hinter dem Text oder hinter anderen Grafiken erscheinen. Sie können ein markiertes Objekt vor oder hinter einem anderen Objekt erscheinen lassen.

Mit Grafiken arbeiten

Um die Sichtbarkeit einer Grafik zu steuern, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Doppelklicken Sie auf die Grafik, um die Dialogbox GRAFIK FORMAaufzurufen.

TIEREN

2.

In der Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN klicken Sie dann auf die Registerkarte LAYOUT und wählen Sie die Umbruchart der Grafik aus. Folgende Umbrucharten stehen zur Verfügung:

Funktion

Bedeutung

In den Vordergrund

Legt die Grafik vor alle anderen Grafiken oder Objekte.

In den Hintergrund

Legt die Grafik hinter alle anderen Grafiken oder Objekte.

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Tabelle 18.1: Umbrucharten für Grafiken

275

Kapitel 18 Tabelle 18.1: Umbrucharten für Grafiken (Forts.)

Grafiken im Hintergrund markieren

Farbiger Hinter-

DTP-Praxis mit Word

Funktion

Bedeutung

Vor den Text

Legt die Grafik vor den Text.

Hinter den Text

Legt die Grafik hinter den Text.

Beachten Sie, dass Sie Grafiken, die sich hinter einem Text befinden, nicht einfach per Mausklick markieren können. Sie können derartige Grafiken nur markieren, indem Sie den Mauszeiger der Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren. Farbiger Hintergrund und Wasserzeichen (NEU)

grund und Wasserzeichen

Mit Word 2002 erhalten Sie zum ersten Mal die Möglichkeit, den Hintergrund Ihres Dokuments farbig zu gestalten oder mit einem Wasserzeichen zu versehen. Hintergründe werden nur in der Weblayoutansicht gezeigt und eignen sich nicht für den Ausdruck. Und Wasserzeichen im Dokument sind für den Ausdruck konzipiert! Entscheiden Sie also vor der Auswahl des Hintergrundes, für welche Veröffentlichung das Dokument verwendet werden soll.

Hintergründe einfügen

Wählen Sie für die Gestaltung Ihres Dokumenthintergrundes den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND. Wählen Sie in diesem Menüpunkt, welche farbliche Gestaltung Sie für den Hintergrund Ihres Dokuments wählen. Entscheiden Sie sich für die Auswahl einer der vorgegebenen Farben, wählen Sie über den Menüpunkt WEITERE FARBEN, wählen Sie FÜLLEFFEKTE oder GEDRUCKTES WASSERZEICHEN.

Abbildung 18.4: Der Menüpunkt Format/Hintergrund

Hintergründe bearbeiten

276

Um den Hintergrund eines Dokuments zu verändern, müssen Sie nur den Cursor auf der entsprechenden Seite des Dokuments platzieren. Wählen Sie dann den Menüpunkt FORMAT/HINTERGRUND, um eine andere Farbe bzw. Hintergrund oder Wasserzeichen zu erstellen. Office XP Kompendium

Text um eine Grafik fließen lassen Um den Hintergrund oder das Wasserzeichen zu löschen, setzen Sie den Cursor auf die entsprechende Seite, führen Sie die Menüoption FORMAT/ HINTERGRUND erneut aus und wählen Sie aus der Option HINTERGRUND bzw. GEDRUCKTES WASSERZEICHEN jeweils KEINE FÜLLUNG/KEIN WASSERZEICHEN.

Kapitel 18 Hintergrund löschen

Abbildung 18.5: Eine Grafik als Wasserzeichen

18.4

Text um eine Grafik fließen lassen

In Word 2002 können Sie Grafiken überall in Ihrem Dokument platzieren und den Text auf viele verschiedene Arten um die Grafik herum fließen lassen.

Fließtext einfügen

Um Text um eine Grafik fließen zu lassen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 1.

Markieren Sie die Grafik.

2.

Wählen Sie FORMAT/GRAFIK aus dem Menü oder klicken Sie doppelt auf die Grafik, um die Funktion GRAFIK FORMATIEREN aufzurufen.

3.

Aktivieren Sie das Register LAYOUT.

4.

Wählen Sie in der UMBRUCHART, wie der Text um die Grafik fließen soll.

Office XP Kompendium

277

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

18.5 Zeichnung einfügen

Zeichnen mit Word

Um in Word 2002 eigene Zeichnungen anzufertigen, müssen Sie in der Menüleiste ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste ZEICHNEN aktivieren.

Abbildung 18.6: Die Symbolleiste Zeichnen Grafik erstellen

Tabelle 18.2: Werkzeuge zur Erstellung von Grafiken

Um Zeichnungen in Word 2002 zu erstellen, können Sie sich bequem der in der Symbolleiste zur Verfügung stehenden Werkzeuge bedienen und durchaus anspruchsvolle Grafiken erstellen. Symbolname

Bedeutung

Menü ZEICHNEN

Das Menü ZEICHNEN stellt Funktionen zur Positionierung und Verwaltung von Zeichnungselementen zur Verfügung: Gruppierung, Gruppierung aufheben, Gruppierung wiederherstellen, Reihenfolge, Gitternetz, Am Raster ausrichten, Ausrichten oder verteilen, Drehen oder kippen, Punkte bearbeiten, AutoForm ändern, Als Vorgabe für AutoForm festlegen.

Objekte markieren Nachdem die Funktion aktiviert wurde, können Sie mithilfe der Maus ein Auswahlrechteck um ein Objekt oder mehrere Objekte erstellen und damit beliebige Objekte markieren.

278

Freies Drehen

Mithilfe dieser Funktion können Sie Objekte drehen. Dabei werden die Ziehpunkte der Zeichnungsobjekte zur Drehpunkten.

AutoFormen

Dieses Menü stellt Ihnen eine Bibliothek von Formen zur Verfügung, um z.B. Flussdiagramme zu zeichnen oder Legenden zu erstellen. Mehr Informationen dazu folgen weiter hinten.

Linie

Mit dieser Funktion können Sie beliebige Linien ziehen. Wenn Sie [ª] gedrückt halten, können Sie gezielt Linien mit einem Winkel von 0, 15, 30, 45, 60, 75 oder 90 Grad erstellen.

Pfeil

Funktioniert wie die Linie-Funktion. Nur werden hier Linien mit einem Pfeil am Ende erzeugt.

Rechteck

Diese Funktion erstellt Rechtecke. Wenn [ª] gedrückt gehalten wird, entstehen Quadrate.

Oval

Mit dieser Funktion zeichnen Sie Ellipsen. Mit [ª] entstehen Kreise.

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Zeichnen mit Word

Kapitel 18

Symbolname

Bedeutung

Textfeld

Erstellt ein Textfeld, in das Sie Text oder eine Grafik einfügen können.

WordArt

Mit dieser Funktion erstellen Sie Texte mit besonderen Effekten.

Füllfarbe

Hier können Sie einem oder mehreren Zeichnungselementen eine bestimmte Farbe zuweisen.

Linienfarbe

Hier können Sie einer markierten Linie eine Farbe zuweisen.

Schriftfarbe

Hier können Sie dem Text eines markierten Objekts eine Farbe zuweisen.

Linienart

Mit dieser Funktion können Sie die Breite einer Linie oder des Umrisses eines Zeichnungselements ändern.

Strichart

Mit dieser Funktion können Sie die Strichart einstellen.

Pfeilart

Mit dieser Funktion können Sie die Pfeilart einstellen.

Schatten

Mit dieser Funktion versehen Sie ein Objekt mit einem Schatten.

3D

Mit dieser Funktion fügen Sie dem markierten Objekt einen 3D-Effekt hinzu.

Tabelle 18.2: Werkzeuge zur Erstellung von Grafiken (Forts.)

Unter dem Roll-Up ZEICHNEN finden Sie noch viele Funktionen, die versierten Anwendern von Layoutprogrammen sehr bekannt sein dürften, aber auch Anfängern keine Probleme bereiten. Abbildung 18.7: Das Drop-DownMenü der Symbolleiste Zeichnen unter dem Werkzeug Zeichnen

Unter der Option AUTOFORMEN in der Symbolleiste ZEICHNEN stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zum Einfügen von automatisierten Formen in Word 2002 zur Verfügung. Zum Einfügen einer AUTOFORM klicken Sie

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AutoFormen

279

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word im Drop-Down-Feld doppelt auf die gewünschte AUTOFORM. Word 2002 erstellt einen Zeichnungsbereich, in den die AutoForm automatisch geladen wird.

Abbildung 18.8: Das Drop-DownMenü der AutoFormen

Abbildung 18.9: Diverse Autoformen

Zeichnungsbereich

280

Der ZEICHNUNGSBEREICH stellt ein neues Feature in Word 2002 dar. Er hilft Ihnen, Zeichnungen absolut zu positionieren. Teilgrafiken bleiben durch intelligente Verbindungen auch bei einem Seitenumbruch miteinander verbunden. Die Anordnung und Größenänderungen Ihrer erstellten Objekte werden erleichtert.

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Festlegen von Indexeinträgen

18.6

Festlegen von Indexeinträgen

Der Index ist neben dem Inhaltsverzeichnis ein sehr empfehlenswertes Instrument zur Orientierung in komplexen Dokumenten. Als Erleichterung anstatt der etwas mühsamen Erstellung der Indexeinträge von Hand bietet Word 2002 die Verwendung von Konkordanz-Dateien.

18.6.1

Kapitel 18

Indexeinträge

Indizes erstellen

Wenn Sie in Word Indizes erstellen möchten, müssen Sie folgendermaßen vorgehen: 1.

Zuerst müssen Sie die Einträge bestimmen, die in den Index aufgenommen werden sollen.

2.

Anschließend fassen Sie diese Einträge zu einem Indexverzeichnis zusammen.

Indizes erstellen

Um in einem Dokument einen Indexeintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Markieren Sie das Wort oder die Wörter, die im Index erscheinen sollen.

2.

Wählen Sie EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE. Word zeigt daraufhin die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE an. Abbildung 18.10: Die Dialogbox Index und Verzeichnisse

3.

Wählen Sie das Register INDEX.

4.

Klicken Sie auf die Schaltfläche EINTRAG FESTLEGEN. Die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN wird dann eingeblendet.

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281

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.11: Die Dialogbox Indexeintrag festlegen

5. Im Feld HAUPTEINTRAG sehen Sie das im Text markierte Wort. Sie haben nun die Möglichkeit, den Text des Haupteintrags zu verändern, und können auch einen Untereintrag einfügen. 6. Wenn Sie einen Querverweis erstellen wollen, markieren Sie die Option QUERVERWEIS. 7. Klicken Sie unter OPTIONEN auf das Kontrollkästchen AKTUELLE SEITE, wenn Sie wollen, dass sich der Indexeintrag nur auf die aktuelle Seite bezieht. 8. Wenn sich der Indexeintrag nicht nur auf eine Seite, sondern einen Bereich in Ihrem Dokument beziehen soll, wählen Sie SEITENBEREICH und dann den Namen einer Textmarke aus dem Listenfeld. 9. Um die Seitenzahlen zu formatieren, können Sie die Felder FETT und KURSIV aktivieren. Alle festlegen

10. Um den Eintrag in das Indexverzeichnis aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche FESTLEGEN. Wenn Sie auf ALLE FESTLEGEN klicken, wird das gesamte Dokument durchsucht und alle Indexeinträge, die dem Text im Feld entsprechen, werden in den Index aufgenommen. Die Schaltfläche ALLE FESTLEGEN ist nur verfügbar, wenn eine Textstelle im Dokument markiert und die Option AKTUELLE SEITE angeklickt ist. Um weitere Indexeinträge festlegen zu können, bleibt die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN am Bildschirm geöffnet, solange Sie auf FESTLEGEN oder auf ALLE FESTLEGEN klicken. Sie können trotz aktivierter Dialogbox durch das Dokument blättern und Einträge markieren. Um die Eingabe von Indizes zu beenden, klicken Sie abschließend auf SCHLIESSEN.

Untereinträge

282

Oftmals ist es nötig, neben den Index-Haupteinträgen auch mit UNTEREINTRÄGEN zu arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel das Thema Milchstraße behandeln, empfiehlt sich die Anlage folgender Indexeinträge: Office XP Kompendium

Festlegen von Indexeinträgen

Kapitel 18

Milchstraße Erde, 5 Mars, 7 Venus, 9 Im obigen Beispiel steht Milchstraße für den HAUPTEINTRAG und Erde, Mars und Venus für UNTEREINTRÄGE. Der Leser findet sich aufgrund der Unterteilung des Haupteintrags in Ihrem Buch schneller zurecht. Um einen Index mit Haupt- und Untereintrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo der Indexeintrag erscheinen soll bzw. markieren Sie den Text, der indiziert werden soll.

2.

Öffnen Sie erneut die Dialogbox INDEXEINTRAG FESTLEGEN.

3.

Im Feld HAUPTEINTRAG geben Sie den Namen für die Hauptkategorie ein oder bearbeiten den Text, der aus dem Dokument entnommen wurde.

4.

In das Feld UNTEREINTRAG geben Sie die Bezeichnung für die Unterkategorie ein.

5.

Durch einen Klick auf FESTLEGEN wird der Eintrag in das Indexverzeichnis übernommen.

18.6.2

Das Indexverzeichnis erstellen

Nachdem alle INDEXEINTRÄGE und UNTEREINTRÄGE erstellt wurden, können Sie das Indexverzeichnis in Ihr Dokument einfügen.

Indexverzeichnis

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. 2.

Platzieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, wo der INDEX erscheinen soll. Wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Dialogbox INDEX UND VERZEICHNISSE.

3.

Wählen Sie das Register INDEX.

4.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Indizes: EINGEZOGEN oder FORTLAUFEND. Wenn Sie EINGEZOGEN wählen, werden die Untereinträge unter den Haupteinträgen eingerückt. Wählen Sie FORTLAUFEND, werden die Untereinträge in derselben Zeile wie die Haupteinträge ausgegeben und durch Semikola voneinander getrennt.

Office XP Kompendium

283

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.12: Ein Indexverzeichnis

Indexformate wählen

Word bietet sieben Indexformate im Listenfeld FORMATE zur Auswahl. Im Feld SEITENANSICHT können Sie sich vorab ein Bild über das Layout der Formate machen. Wenn Ihnen keines der Indexformate zusagt, wählen Sie den Listeneintrag VON VORLAGE. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Word blendet daraufhin die Dialogbox FORMATVORLAGE ein. Jetzt können Sie das Format selbst festlegen.

Spalten erstellen

Wenn Sie Ihr Indexverzeichnis mit mehrere Spalten erstellen wollen, legen Sie im Auswahlfeld SPALTEN die Anzahl der Spalten fest

Seitenzahlen

Wenn Sie möchten, dass die Seitennummern rechtsbündig ausgerichtet werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen SEITENZAHLEN RECHTSBÜNDIG. Jetzt wird das Drop-Down-Feld FÜLLZEICHEN aktiviert. In diesem DropDown-Feld legen Sie fest, welche Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl verwendet werden sollen.

ausrichten

Erstellen Sie das fertige INDEXVERZEICHNIS durch Klicken auf OK. Word ermittelt nun die Seitenzahlen aller Indexeinträge und stellt es in Ihrem Dokument bereit.

18.6.3 Automatische Indexeinträge

284

Indexeinträge automatisch erstellen

Wenn Sie eine große Anzahl von Indexeinträgen erstellen müssen und nicht das ganze Dokument Seite für Seite nach Indexeinträgen durchsuchen wollen, können Sie Word dazu veranlassen, die Indexeinträge für Sie zu erstellen. Office XP Kompendium

Festlegen von Indexeinträgen

Kapitel 18

Um automatische Indexeinträge zu erstellen, müssen Sie zuerst eine KONKORDANZ-DATEI erstellen. Diese Datei enthält die Wörter oder Sätze, die indiziert werden sollen, und die zugehörigen Einträge und Untereinträge. Eine KONKORDANZ-DATEI ist ein einfaches Word-Dokument mit einer zweispaltigen Tabelle. Dabei enthält die erste Spalte der Tabelle die Wörter und Sätze, die indiziert werden sollen, und die zweite Spalte die jeweiligen Einträge und Untereinträge, die im Index erscheinen sollen. Um eine Konkordanz-Datei zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie DATEI/NEU, um ein neues Dokument zu erstellen.

2.

Wählen Sie TABELLE/EINFÜGEN/TABELLE, bestätigen Sie die Spaltenanzahl 2 und klicken Sie dann anschließend auf OK. Word fügt eine zweispaltige Tabelle in das Dokument ein.

3.

In die erste Spalte der Tabelle schreiben Sie das Wort, die Wörter oder den Satz, der indiziert werden soll.

4.

In die zweite Spalte der Tabelle schreiben Sie den Text, der im INDEX für den Eintrag erscheinen soll.

5.

Um einen Untereintrag zu erstellen, trennen Sie den HAUPTEINTRAG und den UNTEREINTRAG durch einen Doppelpunkt voneinander.

6.

Füllen Sie nacheinander alle Spalten mit den gewünschten Begriffen aus.

7.

Speichern und schließen Sie die Datei (siehe Abbildung 18.13).

Konkordanz-Datei erstellen

Zur leichteren Orientierung ist es ratsam, wenn Sie die Tabelle in der Reihenfolge der zu indizierenden Wörter sortieren. So stellen Sie schneller fest, ob ein Wort bereits in der Konkordanz-Datei enthalten ist. Indexeinträge mithilfe einer Konkordanz-Datei erstellen Gehen Sie wie folgt vor: 1.

Wählen Sie im Menü EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE.

2.

Aktivieren Sie das Register INDEX.

3.

Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOMARKIERUNG. Word zeigt die Dialogbox INDEX-AUTOFESTLEGUNGSDATEI ÖFFNEN an.

4.

Wählen Sie das Laufwerk und den Ordner, in dem sich die Konkordanz-Datei befindet.

5.

Wählen Sie die Datei an und klicken Sie auf ÖFFNEN (siehe Abbildung 18.14).

Office XP Kompendium

Einträge durch Konkordanz-Datei erstellen

285

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.13: Eine KonkordanzDatei

Abbildung 18.14: Konkordanz-Datei öffnen

Automatische Suche nach Indexbegriffen Word durchsucht danach Ihr Dokument nach den Indexbegriffen und fügt die Indexeinträge überall dort ein, wo Entsprechungen mit den Einträgen in der ersten Spalte gefunden werden. Nachdem alle Indexeinträge hinzugefügt wurden, können Sie, wie bereits besprochen, das Indexverzeichnis im Dokument einfügen lassen.

286

Office XP Kompendium

Formelgestaltung

18.7

Kapitel 18

Formelgestaltung

Im Lieferumfang von Word 2002 ist ein FORMEL-EDITOR enthalten. Dieser ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung komplexer mathematischer Formeln. Word behandelt Formeln genauso wie Grafiken oder Zeichnungen. So können Sie zum Beispiel eine Gleichung in einem Word-Dokument genauso wie eine Grafik verschieben und in der Größe verändern. Um die Gleichung bearbeiten zu können, ist der Aufruf des Formel-Editors nötig.

Formel-Editor

Der Formel-Editor Um eine FORMEL/GLEICHUNG einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo die FORMEL/GLEICHUNG eingefügt werden soll.

2.

Wählen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/OBJEKT. Aktivieren Sie das Register NEU ERSTELLEN.

3.

Wählen Sie MICROSOFT FORMEL-EDITOR 3.0 aus dem Listenfenster OBJEKT und klicken Sie auf OK.

Daraufhin wird der FORMEL-EDITOR gestartet und im Bildschirm erscheint die Symbolleiste FORMEL. Abbildung 18.15: Starten des FormelEditors

Der Cursor erscheint in einem FORMELFELD innerhalb eines Kästchens und die Symbolleiste FORMEL öffnet sich. Jedes Kästchen innerhalb des Formelfeldes steht stellvertretend für einen Bestandteil einer Gleichung. Wenn Sie zum Beispiel einen Bruch eingeben, wird ein Feld für den Zähler und ein anderes für den Nenner eingerichtet.

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Formeln erstellen

287

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.16: Der Formel-Editor in Word 2002

Abbildung 18.17: Die Symbolleiste Formel

Formeleingabe beenden

Wenn Sie die Formelbearbeitung beenden wollen, klicken Sie auf eine Position außerhalb des FORMELFELDES. Der FORMEL-EDITOR wird geschlossen, Sie kehren zurück in das Dokument und die STANDARD-Symbolleiste von Word 2002 wird wieder eingeblendet. Um den FORMEL-EDITOR erneut aufzurufen, doppelklicken Sie auf die Gleichung, die Sie bearbeiten möchten.

18.8

Gestaltung eines Rechnungsformulars

In diesem Kapitel gestalten Sie unter Verwendung verschiedener Funktionen, die Ihnen Word bietet, ein Layout für ein Rechnungsformular. Das vorgestellte Konzept lässt sich mit geringem Aufwand auch auf das Schreiben von Bestellungen oder für andere Abrechnungen anwenden. Zunächst legen Sie das Layout der Rechnung fest und lernen die wichtigsten Feldfunktionen kennen, die Word zu bieten hat. Im weiteren Verlauf erfahren Sie alles Nötige, um eine Tabelle zu erstellen, die die Rechnungspositionen aufnimmt. Schließlich lernen Sie, die Berechnungsmethoden von Word richtig anzuwenden. Der Einsatz von Textmarken und Textbausteinen wird ebenfalls besprochen.

288

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars Zunächst entwickeln Sie das Layout Ihres Rechnungsformulars mit Briefkopf, Absender, Rechnungsdatum und Bankverbindung. Als Grafik können Sie zum Beispiel Ihr Firmenlogo verwenden.

Kapitel 18 Rechnungsformular erstellen

Wenn Sie Ihr Firmenlogo bereits als Grafikdatei zur Verfügung haben, wählen Sie die Funktion EINFÜGEN/GRAFIK aus dem Menü. Selektieren Sie die gewünschte Grafik und platzieren Sie diese an der gewünschten Position. Sinnvollerweise verschickt man seine Korrespondenz heutzutage in Fensterkuverts. Damit der Absender im Fensterausschnitt erscheint, muss dieser ca. 5 cm vom oberen Blattrand und 2 cm vom linken Blattrand entfernt sein. Es empfiehlt sich, eine kleine Schriftart zu verwenden. Wenn Sie die Position des Absenders auf den Millimeter genau festlegen wollen, verwenden Sie ein Textfeld. Rechnungen sollten beim Ausdruck das Tagesdatum enthalten. Fügen Sie daher mit der Funktion EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT das Datum an der gewünschten Position im Dokument ein. Damit Word das jeweils aktuelle Datum verwendet, müssen Sie im Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT die Option AKTUALISIERBAR (ALS FELD EINFÜGEN) aktivieren. Abbildung 18.18: Daten platzieren

Bei einem Rechnungsformular darf natürlich die Bankverbindung nicht fehlen. Als möglicher Ort für das Anbringen der Bankverbindung und der Zahlungsmodalitäten empfiehlt sich die Fußzeile.

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289

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

So machen Sie’s: 1.

Starten Sie die Menüfunktion ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE.

2.

Word blendet nun die Layoutansicht und die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE ein. Um die Fußzeile zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN. Wählen Sie eine kleine Schriftart und schreiben Sie Ihre Bankverbindung, Zahlungsmodalitäten, Handelsregistereintrag und andere Informationen in die Fußzeile. Um die Informationen möglichst flexibel anordnen zu können, können Sie auch Textfelder zur Aufnahme der Texte verwenden.

Eine sehr praktische Einrichtung, nicht nur bei der Arbeit mit Rechnungen, ist die Ausgabe des Laufwerks, Ordners und Dateinamens auf dem Dokumentenausdruck. Wenn man ein Dokument zu einem späteren Zeitpunkt kontrollieren oder überarbeiten möchte, ist es oftmals schwierig, den Text auf seiner Festplatte wiederzufinden. Word bietet daher eine Funktion, die den Dokumentnamen und den Speicherort auf Ihrer Festplatte ausgibt. Abbildung 18.19: Dateinamen einfügen

Am sinnvollsten ist die Anbringung des Dokumentnamens in der Fußzeile. Nach einen Doppelklick auf den Fußzeilenbereich können Sie die benötigte Feldfunktion anbringen. 1.

Zur besseren Positionierung starten Sie die Funktion EINFÜGEN/TEXTund legen dann mithilfe der Maus einen Bereich in der Fußzeile fest, der den Dokumentnamen aufnehmen soll.

FELD

290

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars 2.

Wählen Sie die Menüfunktion EINFÜGEN/FELD. Klicken Sie im linken Listenfenster auf die Kategorie DOKUMENT-INFORMATION und wählen Sie anschließend im rechten Listenfenster das Feld DATEINAME an.

3.

Damit außer dem Dateinamen auch der Dateipfad mit ausgegeben wird, klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Im Dialogfenster OPTIONEN FÜR FELDER Register SPEZIFISCHE SCHALTER werden die Parameter, die Sie der Feldfunktion zuordnen können, aufgeführt.

Kapitel 18

Für die Feldfunktion DATEINAME steht nur ein einziger Schalter zur Verfügung. Wählen Sie den Eintrag \P, klicken Sie dann auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN und schließlich auf OK. Im Dialogfenster FELD wird daraufhin der vollständige Eintrag DATEINAME \P eingeblendet. Klicken Sie auf OK, damit die Feldfunktion in das Textfeld eingefügt wird. Abbildung 18.20: Fußzeile einfügen

Natürlich stellt Word nicht nur Feldfunktionen zum Ausdruck von Datum und Dateiname zur Verfügung. Die folgende Liste zeigt eine Auswahl wichtiger Felder mit einer kurzen Beschreibung ihrer Funktionalität.

Office XP Kompendium

291

Kapitel 18 Tabelle 18.3: Wichtige Felder und ihre Funktionen

DTP-Praxis mit Word

Feldfunktion

Beschreibung

Abschnitt

Nummer des aktuellen Abschnittes

AbschnittSeiten

Anzahl der Seiten des aktuellen Abschnittes

AktualDat

Aktuelles Datum

Angeben

Fügt den angegebenen Text ein.

AnzSeiten

Anzahl der Seiten des Dokuments

AnzWörter

Anzahl der Wörter des Dokuments

AnzZeichen

Anzahl der Zeichen des Dokuments

Autor

Name des Autors

AutoText

Fügt einen AutoText-Eintrag ein.

BenutzerAdr

Adresse des Benutzers

BenutzerInitialen

Initialen des Benutzers

BenutzerName

Name des Benutzers

Dateigröße

Anzahl der Bytes des Dokuments

Dateiname

Dateiname des Dokuments

DruckDat

Datum und Zeit, an dem das Dokument zum letzten Mal gedruckt wurde

ErstellDat

Datum, an dem das Dokument angelegt wurde

Seite

Aktuelle Seitennummer

SondZeichen

Fügt ein Sonderzeichen ein.

SpeicherDat

Datum, an dem das Dokument zum letzten Mal gespeichert wurde

Thema

Thema aus dem Datei-Info

Titel

Titel aus dem Datei-Info

Im nächsten Schritt entwickeln Sie eine Tabelle, die Ihre Rechnungspositionen enthält. Dabei lernen Sie die umfangreichen Berechnungsmöglichkeiten von Word und den Einsatz von Textmarken kennen. Fügen Sie eine Tabelle mit den Spalten Anzahl, Artikel, Einzelpreis und Gesamt ein. Die Tabelle soll in etwa wie in folgendem Bild aussehen:

292

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars

Kapitel 18 Abbildung 18.21: Eine Rechnungstabelle

Nachdem Sie die Tabelle entworfen haben, werden im nächsten Schritt die Berechnungen in die Tabelle eingefügt. Dabei soll der Gesamtpreis je Zeile, die Nettosumme, die Mehrwertsteuer und der Bruttorechnungsbetrag ermittelt werden. Word bietet eine Reihe einfacher mathematischer Funktionen, die es ermöglichen, ähnlich wie in einem Excel-Tabellenblatt Berechnungen auszuführen. So lassen sich zum Beispiel Zahlen in einer Spalte oder Zeile addieren, andere Grundrechenarten und viele zusätzliche Funktionen, wie Minimum und Maximum, auf die Werte einer Tabelle anwenden. Ähnlich wie in Excel müssen Sie auch in Word über Bezüge in der Art A1 oder B2 auf bestimmte Zellen in der Tabelle zugreifen. Jede Zelle einer Word-Tabelle hat ihre eigene Adresse. Die Zelle in der obersten, linken Ecke hat die Bezeichnung A1. Die Spalten sind von A bis Z mit Buchstaben benannt und die Zeilen werden beginnend mit 1 durchnummeriert. Zunächst soll zeilenweise der Gesamtpreis ermittelt werden. Dieser ergibt sich aus der Formel: Anzahl * Einzelpreis = Gesamt

Office XP Kompendium

293

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.22: Dialogfenster Formel

Geben Sie einige Zahlenwerte in die ersten Zeilen der Tabelle ein. Setzen Sie den Cursor in die Spalte Gesamt und wählen Sie aus dem Menü die Funktion TABELLE/FORMEL. Word ermittelt aufgrund der momentanen Position des Cursors in der Tabelle die folgende Formel: =SUMME(LINKS)

Word ermittelt mithilfe obiger Formel die Summe aller links von der aktuellen Position befindlichen Zahlen in der aktuellen Zeile. Da Sie nicht an der Summe, sondern am Produkt aus Anzahl und Einzelpreis interessiert sind, müssen Sie die Formel folgendermaßen abändern: =A2*C2

Die Formel ergibt sich aus der Position der Zahlenwerte in der Tabelle. So steht in der ersten Spalte (A) und zweiten Zeile (2) die Anzahl und in der dritten Spalte (C) und zweiten Zeile (2) der zugehörige Einzelpreis. Geben Sie die Formel =A2*C2 in die zweite Zeile der Spalte Gesamt ein. Word errechnet daraufhin sofort den Wert. Für die folgenden Spalten erstellen Sie analog die passenden Formeln. In der dritten Zeile lautet die Formel zum Beispiel. =A3*C3. Sie können Feldfunktionen auch mithilfe von (Strg)+(F9) einfügen und zwischen den geschweiften Klammern die jeweilige Formel eingeben. Nachdem Sie (Strg)+(F9) ausgeführt haben, fügt Word eine neue Feldfunktion in den Text ein und schaltet dabei auch die Darstellung der anderen Feldfunktionen ein. Keine automatische Aktualisierung

Wenn Sie die Zahlenwerte in den Spalten Anzahl und Einzelpreis verändern, fällt Ihnen sicher auf, dass Word nicht automatisch die Berechung in der Spalte Gesamt aktualisiert. Word reagiert in dieser Beziehung nicht wie Excel. Um Berechnungen und generell Feldfunktionen zu aktualisieren, setzen Sie den Cursor auf die Feldfunktion und drücken (F9). Wenn Sie nicht jede Feldfunktion einzeln aktualisieren wollen, wählen Sie aus dem Menü BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN oder drücken (Strg)+(A)

294

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars

Kapitel 18

und betätigen anschließend (F9). Word aktualisiert dann alle Feldfunktionen im aktiven Dokument auf einmal. Bevor Sie eine Rechnung drucken, sollte in jedem Fall das Rechnungsformular nochmals komplett durchgerechnet werden, es sollten also alle Feldfunktionen aktualisiert werden. Dazu wählen Sie aus dem Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN. Im Register DRUCKEN muss das Kontrollkästchen FELDER AKTUALISIEREN aktiviert sein. Erst dann aktualisiert Word alle Feldfunktionen vor einem Ausdruck. Unter Anwendung der bisherigen Formel gibt Word immer dann eine Fehlermeldung in der Spalte Gesamt aus, wenn in der Anzahl-Spalte nichts eingetragen wird. !Fehler bei A3

Um das Auftreten des Fehlers zu vermeiden, verwenden Sie die folgende abgewandelte Formel: =WENN(ANZAHL(A2)=0;0;A2*C2)

Die WENN-Funktion überprüft, ob in der Zelle A2 eine Zahl enthalten ist. Wird keine Zahl vorgefunden, gibt Word einfach die Zahl 0 aus, ansonsten wird das Produkt aus A2 und C2 gebildet. Leider wird nun in den leeren Zeilen des Rechnungsformulars in der Spalte Gesamt immer die Zahl 0 ausgegeben. Wenn Sie jedoch bei der Definition der Formel folgendes Zahlenformat angeben, wird die Ausgabe der 0 unterdrückt: #.##0,00;;x

Als Nächstes müssen die Feldfunktionen für Netto, Mehrwertsteuer und Brutto in die Tabelle eingegeben werden. Setzen Sie dazu den Cursor in die Zelle der Tabelle, in der der Nettobetrag der Rechnung erscheinen soll. Wählen Sie aus dem Menü die Funktion TABELLE/FORMEL. Word schlägt die Formel =SUMME(ÜBER) vor, die alle Zahlenwerte oberhalb der aktuellen Zelle addiert. Im Dialogfenster FORMEL sollten Sie zusätzlich unter ZAHLENFORMAT den Eintrag vornehmen: #.##0,00 DM;(#.##0,00 DM)

Damit wird der Rechnungsbetrag auf zwei Stellen gerundet und mit dem Text DM hinter dem Betrag ausgegeben. Negative Zahlen werden in diesem Fall in Klammern ausgegeben.

Office XP Kompendium

295

Kapitel 18 Berechnung der Mehrwertsteuer

DTP-Praxis mit Word Im nächsten Schritt soll die Mehrwertsteuer ermittelt werden. Als Berechnungsformel könnte man einfach folgende Formel verwenden: =D17*0,16

Diese Lösung hat allerdings einen gravierenden Nachteil. Wenn zum Beispiel eine komplette Zeile aus der Rechnungstabelle gelöscht wird, rutscht der Nettobetrag aus der Zelle D17 in die Zelle D16 und die Formel liefert ein falsches Ergebnis. Einsatz von Textmarken

Wesentlich besser ermitteln Sie die Mehrwertsteuer unter Verwendung von Textmarken. Textmarken dienen dazu, um markierte Textstellen, Grafiken oder Objekte zu kennzeichnen. Wenn Sie eine Stelle im Dokument mit einer Textmarke versehen, kann darauf von jeder Stelle im Dokument aus Bezug darauf genommen werden. So erstellen Sie eine Textmarke mit Bezug auf den Nettobetrag der Rechnung: 1.

Markieren Sie zuerst die Zelle, die den Netto-Rechnungsbetrag enthält.

2.

Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN/TEXTMARKE aus dem Menü.

3.

Das Dialogfenster TEXTMARKE erscheint. Geben Sie in das Feld NAME TEXTMARKE die Bezeichnung Netto ein.

DER

4.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Nachdem die Textmarke definiert ist, können Sie darauf Bezug nehmen. Die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer lautet jetzt: =Netto*0,16

Damit der Brutto-Rechnungsbetrag einfach ermittelt werden kann, weisen Sie auch der Zelle mit der Mehrwertsteuer eine Textmarke mit der Bezeichnung MwSt zu. Anschließend geben Sie folgende Formel in die Zelle für den Bruttobetrag ein: =Netto+MwSt

Nachdem Sie die Formel für den Brutto-Rechnungsbetrag eingetragen haben, legen Sie auch für diese Zelle eine Textmarke an. Bezeichnen Sie diese mit dem Namen Brutto. Gewähren Sie auf Ihre Rechnungen Skonto? Wenn ja, dann können Sie sich viel Arbeit sparen, wenn Sie in Zukunft Textbausteine zur Ausgabe des Skontotextes verwenden. Geben Sie zuerst den Skontotext unter der Tabelle der Rechnungspositionen ein. 296

Office XP Kompendium

Gestaltung eines Rechnungsformulars Der Rechnungsbetrag mit Berücksichtigung des Skonto-Satzes wird mithilfe der Funktion TABELLE/FORMEL in den Text eingefügt. Die Formel lautet bei einem Skonto-Satz von 2%:

Kapitel 18 Betrag mit Skonto

=Brutto*98%

In der Formel beziehen Sie sich auf die in der Tabelle definierte Textmarke Brutto, die den Brutto-Rechnungsbetrag enthält. Markieren Sie im Anschluss daran den Text und wählen Sie aus dem Menü die Funktion BEARBEITEN/AUTOTEXT. Als Name des Textbausteins können Sie zum Beispiel skonto2% vergeben. In jeder neuen Rechnung können Sie fortan den Textbaustein einfügen, indem Sie an die gewünschte Stelle skonto2% schreiben und (F3) drücken. Nach der Aktualisierung mit (F9) enthält der Skonto-Rechnungsbetrag den korrekten Wert. Nachdem Sie das Layout der Rechnung und die Berechnungsformeln eingetragen haben, löschen Sie alle Einträge aus den Spalten Anzahl, Artikel und Einzelpreis aus der Tabelle der Rechnungspositionen. Wählen Sie dann aus dem Menü DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER, stellen als Dateityp DOKUMENTVORLAGE ein, geben als Name zum Beispiel Rechform für Rechnungsformular ein und klicken dann auf OK.

Dokumentvorlage speichern

Abbildung 18.23: Die Rechnungstabelle

Office XP Kompendium

297

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word Nachdem Sie das Rechnungsformular als Dokumentvorlage abgespeichert haben, können Sie es jedes Mal, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen wollen, aus der Liste der Dokumentvorlagen aufrufen. In die leere Vorlage geben Sie die Adresse des Empfängers und die Rechnungspositionen ein und können im Anschluss daran die Rechnung ausdrucken. Um die Berechnungen und das Layout müssen Sie sich dann nicht mehr kümmern.

18.9

Beschriftungen und Querverweise

Beim Umgang mit umfangreichen Dokumenten stellt Word spezielle Funktionen bereit, die die automatische Nummerierung von Bildern und Tabellen ermöglichen. Auch bei der Vergabe und Verwaltung der Querverweise greift Ihnen Word unter die Arme und sorgt dafür, dass Querverweise wie "Siehe Kapitel Abfragen" nicht ins Leere gehen.

18.9.1 Beschriftungen

Beschriftungen einfügen

Neben der manuellen Beschriftungsart haben Sie in Word 2002 die Möglichkeit, Ihre Grafik mithilfe der automatisierten Funktion von Word 2002 zu beschriften. Das hat den Vorteil, dass Sie nachträglich Grafiken in Ihrem Dokument einfügen oder löschen können, ohne Rücksicht auf bestehende Nummerierungen zu nehmen. Die Nummerierung wird in diesem Fall zwar nicht sofort aktualisiert, aber nachdem Sie mit (Strg)+(A) alle Beschriftungen markiert haben und dann (F9) drücken, werden sämtliche Beschriftungen in einem Arbeitsgang aktualisiert.

Abbildung 18.24: Beschriftung definieren

298

Office XP Kompendium

Beschriftungen und Querverweise

Kapitel 18

Zum Beschriften Ihrer Grafik markieren Sie diese und rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN/REFERENZ/BESCHRIFTUNG auf. Unter OPTIONEN/BEZEICHNUNG können Sie in der Dialogbox BESCHRIFTUNG aus den Kategorien ABBILDUNG, TABELLE und FORMEL wählen. In der Option POSITION entscheiden Sie, ob die Beschriftung der Grafik unter oder über der Grafik erscheinen soll. Kommt keine der Bezeichnungen für Ihre Grafik in Frage, so erstellen Sie unter NEUE BEZEICHNUNG Ihre eigene Bezeichnung. Um BEZEICHNUNGEN wieder zu löschen, wählen Sie die zu löschende Bezeichnung in der Dialogbox und klicken auf die Schaltfläche BEZEICHNUNG LÖSCHEN. Die in Word 2002 vordefinierten Kategorien können nicht gelöscht werden.

Neue Bezeichnung erstellen

Über die Schaltfläche NUMMERIERUNG rufen Sie die Dialogbox NUMMERIEBESCHRIFTUNG auf. Hier können Sie verschiedene Ziffernformate für die Nummerierung Ihrer Grafik auswählen. In dieser Dialogbox können Sie auch bestimmen, ob eine Dokumentüberschrift in die Beschriftung Ihrer Grafik einfließen soll, und wie die Dokumentüberschrift von der Bezeichnung der Grafik optisch getrennt wird.

Nummerierung einfügen

RUNG DER

Abbildung 18.25: Nummerierung festlegen

Nachdem Sie die Dialogbox BESCHRIFTUNG mit OK geschlossen haben, fügt Word die entsprechende BESCHRIFTUNG Ihrer Grafik ein. Wenn Sie alle Grafiken Ihres Dokuments automatisch beschriften lassen wollen, so wählen Sie in der Dialogbox BESCHRIFTUNG die Funktion AUTOBESCHRIFTUNG. Es öffnet sich die Dialogbox AUTOBESCHRIFTUNG und Sie legen in der Auswahlliste unter BESCHRIFTUNG BEIM EINFÜGEN HINZUFÜGEN per Mausklick fest, welche Objekte eine Beschriftung erhalten sollen. Auch hier können Sie wieder Bedingungen für die BEZEICHNUNG, POSITION und die NUMMERIERUNG vergeben.

18.9.2

Automatische Beschriftung

Verzeichnisse anlegen

Wenn Sie in Ihrem Dokument alle Objekte mit der Funktion BESCHRIFTEN erfasst haben, können Sie ohne großen Aufwand VERZEICHNISSE für alle Objekte anlegen. Office XP Kompendium

299

Kapitel 18

DTP-Praxis mit Word

Abbildung 18.26: Automatische Beschriftung

Abbildungsverzeichnis

Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Verzeichnis erscheinen soll. Rufen Sie den Menübefehl EINFÜGEN/REFERENZ/INDEX UND VERZEICHNISSE auf und wechseln Sie in das Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS. Im Register ABBILDUNGSVERZEICHNIS erstellen Sie bequem und einfach das Abbildungsverzeichnis für Ihre Bilder im Dokument.

Abbildung 18.27: Abbildungsverzeichnis erstellen

18.9.3

Querverweise

Querverweise sind eine nützliche Einrichtung, wenn Sie in einem komplexen Dokument zum Beispiel auf andere Kapitel, Textstellen, Abbildungen oder Tabellen verweisen wollen. Querverweise vergeben

300

Um einen QUERVERWEIS auf ein bestimmtes Element zu vergeben, wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN/REFERENZ/QUERVERWEIS und geben über den VERWEISTYP und die Option VERWEISEN AUF: die Bezugsstelle innerhalb

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Beschriftungen und Querverweise

Kapitel 18

Ihres Dokuments an, auf die Sie verweisen wollen. Bei Überschriften können Sie z.B. auf den Text der Überschrift, die Kapitelnummer oder auf die Seite, auf der sich die Überschrift befindet, Bezug nehmen. Im Auswahlfenster FÜR WELCHE wird angegeben, für welches ELEMENT, ÜBERSCHRIFT, TEXTMARKE usw. der Verweis gelten soll

Bezug des Verweises

Wenn eine Überschrift durch Textergänzungen auf eine andere Seite rutscht, passt Word den Verweis nach Betätigen der Taste (F9) an. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, aktualisiert Word automatisch alle Verweise. Auch eine Änderung am Text der Überschrift stellt kein Problem dar. Wenn Sie jedoch ein Objekt, auf das Sie sich beziehen, löschen, geht der Verweis ins Leere und Word meldet in diesem Fall einen Fehler. Der Querverweis innerhalb eines Dokuments wird optional als HYPERLINK erstellt. Das heißt, der Querverweis wird dabei ähnlich wie im Webdokument farbig vom übrigen Text abgehoben und unterstrichen angezeigt. Klicken Sie auf den Querverweis, so springen Sie innerhalb des Dokuments direkt auf den bezogenen Querverweis im Dokument. In der Dialogbox QUERVERWEIS können Sie die Funktion ALS HYPERLINK EINFÜGEN auch deaktivieren.

Office XP Kompendium

301

19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

Die Anwendungen in Microsoft Office XP, allen voran Outlook 2002 und Word 2002, machen es leichter denn je, Faxe und E-Mails ansprechend zu gestalten und einfach zu versenden. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie unter anderem, wie Sie eigene Faxvorlagen gestalten und Faxe Kosten sparend und schnell aus Word heraus faxen können.

19.1

Faxformulare erstellen

Zur Erstellung eines Faxes stellt Ihnen Word 2002 einige Faxvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN, so öffnet sich die Dialogbox VORLAGEN. Wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und schauen Sie sich im VORSCHAUFENSTER das Layout der Vorlagen an.

Fax durch Vorlage

Abbildung 19.1: Fax- und E-Mailvorlagen

Die DOKUMENTVORLAGEN zum Versenden von Faxen enthalten Formulare, die mit Betreff, Faxnummer und andern Informationen vor dem Versenden ausgefüllt werden müssen. Neben den Vorlagen ermöglicht Word 2002, mithilfe des Fax-Assistenten, auch die Definition eigener Fax-Formulare. Durch folgende Eigenschaften lässt sich die Funktionsweise von FORMULAREN am besten beschreiben: Office XP Kompendium

Funktionsweise von Formularen

303

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Die benutzerfreundliche Dateneingabe wird durch Bedienungselemente, Kontrollkästchen, Textfelder und Drop-Down-Listenfelder ermöglicht, die Sie schon aus anderen Dialogboxen kennen.

Bereiche festlegen

In einem Formular können Bereiche festgelegt werden, die vom Benutzer bearbeitet werden dürfen. Andere Bereiche können gegen Veränderungen gesperrt werden. Ein vom Benutzer ausgefülltes FORMULAR kann inklusiv aller DIALOGELEMENTE oder wahlweise nur mit neu generierten Daten gespeichert werden. Beim DRUCKEN kann das gesamte FORMULAR oder nur die BENUTZERausgedruckt werden.

EINGABEN

Jedes Formular besteht aus vorgegebenen TEXTELEMENTEN, zum Beispiel die Absenderangaben, und aus variablen Informationen, zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Sie durch eigene Angaben ergänzen. Um ein eigenes Faxformular, basierend auf der Grundlage eines bereits bestehenden Formulars, zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT die Option ALLGEMEINE VORLAGEN. In der Dialogbox VORLAGEN wechseln Sie auf das Register BRIEFE & FAXE und wählen aus der Liste der Vorlagen das Formular, das Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Aktivieren Sie unter NEU ERSTELLEN die Option VORLAGE und öffnen Sie dann mit einem Doppelklick die gewählte VORLAGE. Zunächst schreiben Sie in die Vorlage Ihren Absender und fügen eine Grafik, zum Beispiel Ihr Firmenlogo, ein. Das Sendedatum Ihres Faxes wird über die SYSTEMZEITEINSTELLUNG automatisch eingetragen.

19.2 Formularfelder hinzufügen

Textfelder einfügen

304

Fax-Formular gestalten

Um eigene Formularfelder wie Kontrollkästchen oder Listenfelder zur Vorlage hinzuzufügen, blenden Sie zuerst über den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Symbolleiste FORMULAR ein. Um ein TEXTFELD wie zum Beispiel Betreff im Formular anzubringen, setzten Sie zuerst den Cursor an die Stelle im Fax ein, an der das TEXTFELD erscheinen soll. Klicken Sie in der Symbolleiste FORMULAR auf die Schaltfläche TEXTFORMULARFELD.

Office XP Kompendium

Fax-Formular gestalten

Kapitel 19 Abbildung 19.2: Beispiel für ein Faxformular

Abbildung 19.3: Die Symbolleiste Formular

Im Dokument erscheint daraufhin ein grau hinterlegtes TEXTFELD, in das Sie eine beliebige Beschreibung eingeben können. Mithilfe eines DROP-DOWN-FELDES ermöglichen Sie dem Benutzer die Auswahl eines bestimmten Eintrags aus einer Liste. Platzieren Sie wieder den Cursor im Formular, fügen Sie ein DROP-DOWN-FELD in Ihr Fax-Formular ein und klicken Sie doppelt auf die grau hinterlegte Fläche des DROPDOWN-FELDES.

Drop-Down-Feld einfügen

Word 2002 öffnet dann die Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER, in der Sie Ihr Drop-Down-Feld genauer definieren können. In der Dialogbox OPTIONEN FÜR DROPDOWN-FORMULARFELDER geben Sie die Textelemente ein, die später in der Liste eingeblendet werden. Schreiben Sie in das Feld DROPDOWNELEMENT einen Begriff und übernehmen Sie den Begriff über einen Klick auf HINZUFÜGEN in das Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE:. Zum Entfernen eines Elementes aus Ihrer DROPDOWNLISTE klicken Sie es in dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: an und klicken auf ENTFERNEN.

Elemente entfernen

Die Reihenfolge der Listeneinträge stellen Sie mithilfe der Pfeile neben dem Feld ELEMENTE IN DROPDOWNLISTE: um.

Office XP Kompendium

305

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten

Abbildung 19.4: Optionen für DropDown-Felder

Kontrollfelder einfügen

Wenn Sie dem Faxempfänger mehrere Auswahlmöglichkeiten durch einfaches Ankreuzen im Fax zur Verfügung stellen wollen, verwenden Sie KONTROLLFELDER. Durch das Markieren eines KONTROLLFELDES, zum Beispiel BITTE ERLEDIGEN oder ZUR ABLAGE, teilen Sie dem Empfänger mit, welche Aufgaben zu tätigen sind.

Abbildung 19.5: Die Dialogbox Optionen für KontrollkästchenFormularfelder

Nach einem Doppelklick auf ein eingefügtes KONTROLLKÄSTCHEN öffnet sich die Dialogbox OPTIONEN FÜR KONTROLLKÄSTCHEN-FORMULARFELDER, in dem Sie die Optionen für das Kontrollkästchen generieren. Kontrollkästchengröße

306

Unter der Überschrift KONTROLLKÄSTCHENGRÖSSE legen Sie die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS fest. Die Option AUTOMATISCH sorgt dafür, dass sich die Größe des KONTROLLKÄSTCHENS an die nebenstehende Textgröße anpasst. Wählen Sie den Standardwert des KONTROLLKÄSTCHENS beim Start des Formulars mit der Option DEAKTIVIERT oder AKTIVIERT. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf OK und schließen die Dialogbox.

Office XP Kompendium

Fax-Formular gestalten

Kapitel 19

Nicht nur DROPDOWN- und KONTROLL-FELDERN sind Optionen zugeordnet, sondern auch TEXTFORMULARFELDERN. Nach dem Einfügen eines TEXTFORMULARFELDES aktivieren Sie mithilfe eines Doppelklicks auf das Feld die Dialogbox OPTIONEN FÜR TEXTFORMULARFELDER.

Optionen für Textformularfelder

Abbildung 19.6: Die Dialogbox Optionen für Textformularfelder

Im Listenfeld TYP haben Sie die Auswahl zwischen einfachem Text, Zahlen, verschiedenen Datums- und Uhrzeitformaten sowie Berechnungen. Über die beiden Typen AKTUELLES DATUM und AKTUELLE UHRZEIT werden FELDER erzeugt, die beim Öffnen des Formulars automatisch aktualisiert werden.

Listenfeldformate

Generieren Sie das TEXTFORMAT durch die Eingabe eines STANDARDTEXeiner VORGABEZAHL, eines VORGABEDATUMS oder eines AUSDRUCKS und wählen Sie im darunter liegenden Feld das Format Ihrer Vorgaben.

TES,

Durch einen Klick auf die Schaltfläche HILFETEXT HINZUFÜGEN können Sie einen eigenen Hilfstext für die Statusleiste und für eine Dialogbox definieren, der erscheint, sobald der Benutzer (F1) drückt.

Hilfetext einfügen

Abbildung 19.7: Hilfe für Formularfelder

Office XP Kompendium

307

Kapitel 19

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Über das Register STATUSLEISTE oder HILFETASTE (F1) definieren Sie die gewünschte Hilfe. Wenn sich der Hilfetext nicht bereits in dem Listenfeld AUTOTEXT-EINTRAG befindet, können Sie unter der Option BENUTZERDEFINIERT Ihren eigenen AUTOTEXT-EINTRAG erstellen. AUTOTEXT-EINTRÄGE helfen Ihnen dabei, denselben Hilfetext schnell und einfach mehreren TEXTFORMULARFELDERN zuzuordnen.

19.2.1

Makros ausführen

Oftmals ist es nötig, beim Start eines MAKROS oder beim AKTIVIEREN EINES FORMULARFELDES bestimmte Voreinstellungen zu treffen. Daher können Sie beim Eintritt oder Verlassen aller Formularfelder ein bestimmtes Makro ausführen lassen. In den Dialogboxen der Formularfelder steht für diesen Zweck die Option MAKRO AUSFÜHREN BEI zur Verfügung.

19.2.2 Schützen eines Formulars

Formularfeld und Dokument schützen

Aktivieren Sie den Schutz des Formularfeldes in der Symbolleiste FORMULAR über einen Klick auf die Schaltfläche FORMULAR SCHÜTZEN (Schloss). In diesem geschützten Modus können Sie die Optionen von Formularfeldern weder verändern noch löschen, sehr wohl aber Eingaben im Formularfeld vornehmen.

Abbildung 19.8: Ein Dokument schützen

Mit der Menüfunktion EXTRAS/DOKUMENT SCHÜTZEN können Sie das Formular mit einem Kennwort schützen. In diesem Dialogfeld schützen Sie auch Ihre Änderungen und Ihre eingefügten Kommentare innerhalb des Dokuments. Als Vorlage speichern

Bevor Sie das Faxformular verwenden, müssen Sie es als DOKUMENTVOR(*.DOT) speichern.

LAGE

Zum Testen des Formulars öffnen Sie Ihr gespeichertes Fax erneut und setzen den Cursor auf das erste Textfeld. Zwischen den Eingabefeldern navigieren Sie mit (ÿ__) zum nächsten Feld.

308

Office XP Kompendium

Versenden einer E-Mail

Kapitel 19 Abbildung 19.9: Vorlage speichern

Wenn Sie das Formular nach dem Ausfüllen speichern, können Sie entweder das gesamte Formular oder nur die eingegebenen Daten abspeichern. Wählen Sie hierfür aus der Dialogbox SPEICHERN das Drop-Down-Feld EXTRAS/ SPEICHEROPTIONEN. Diese Möglichkeit steht Ihnen auch beim Drucken Ihres Formulars zur Verfügung. In der Dialogbox DRUCKEN/OPTIONEN, entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Dokument oder nur die Inhalte der Formularfelder ausdrucken.

Speicheroptionen

Versenden Sie Ihr Fax nun über die Menüoption DATEI/SENDEN AN/FAXEMPFÄNGER und der Fax-Assistent wird automatisch gestartet. Hier wählen Sie Ihr persönliches FAX-PROGRAMM und können direkt auf Ihr Adressbuch aus OUTLOOK 2002 oder anderen Adressbüchern zugreifen. Eine weitere Möglichkeit, um Ihr Fax zu versenden, besteht über die Menüoption DATEI/ SENDEN AN/EXCHANGE-ORDNER. Von hier aus können Sie Ihr Fax direkt aus OUTLOOK 2002-KONTAKTEN versenden.

Fax senden

19.3

Versenden einer E-Mail

Wenn Sie mit Word 2002 eine E-Mail verfassen, sollten Sie bedenken, dass der Empfänger nicht alle Text-Formatierungen von Word erkennen kann, wenn er einen anderen E-MAIL-EDITOR einsetzt. Schreiben Sie in Word 2002 den Text für Ihre E-Mail in einem leeren Dokument oder öffnen Sie über den Aufgabenbereich eine E-MAIL-VORLAGE um diese dann zu bearbeiten. Wählen Sie nach Abschluss die Menüoption DATEI/SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER oder .../EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE).

Office XP Kompendium

Text verfassen

309

Kapitel 19 E-Mail zur Überarbeitung

E-Mails und Faxe versenden und weiterleiten Für das Arbeiten im Team bietet Word 2002, unter dem Menüpunkt DATEI/ SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG), auch die Möglichkeit, die E-Mail zur Überarbeitung an ein Teammitglied zu verschicken. SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER Hier fügt Word 2002 Ihren zuvor geschriebenen Text direkt in das gewohnte E-MAIL-FORMULAR ein. Der Betreff wird über den Dateinamen automatisch in die Betreffzeile eingefügt. Sie geben lediglich den Empfänger ein und ggf. den Kopieempfänger unter CC. Weiterhin haben Sie nun die Möglichkeit, Ihrer E-Mail noch eine Einleitung hinzuzufügen. Des Weiteren haben Sie vor dem Versenden der E-Mail selbstverständlich auch noch die Möglichkeit, innerhalb des Textfeldes Änderungen im Text oder Änderungen an der Formatierung vorzunehmen. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN und ggf. CC direkt aus Ihren OUTLOOK-KONTAKTEN, ohne hierfür Outlook zu starten.

Abbildung 19.10: Das Versenden einer E-Mail mit Word 2002

DATEI/SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ZUR ÜBERARBEITUNG) Bei dieser Versandart Ihrer E-Mail fügt Word 2002 das zuvor erstellte Dokument als ANLAGE in Ihre E-Mail ein und ergänzt den üblichen Text im Menü mit einer Informationsleiste, die den Empfänger darauf hinweist, dass der Anhang der E-Mail ZUR DURCHSICHT geschickt wurde. 310

Office XP Kompendium

Versenden einer E-Mail

Kapitel 19

Des Weiteren fügt Word 2002 automatisch den Eintrag “Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument” in den Textbereich Ihrer E-Mail ein, den Sie Ihren Wünschen entsprechend ergänzen und formatieren können. Wählen Sie den Empfänger Ihrer E-Mail mit einem Klick auf AN und ggf. CC direkt aus Ihren OUTLOOK-KONTAKTEN, ohne hierfür Outlook 2002 starten zu müssen. DATEI/SENDEN AN/ EMAIL-EMPFÄNGER (ALS ANLAGE) Wählen Sie diese Option zum Versenden Ihrer E-Mail, öffnet sich die Dialogbox PROFIL AUSWÄHLEN und Sie können von hier auf die Adressdaten Ihrer ADRESSDATENBANK zum Beispiel aus Outlook 2002 zugreifen.

Profil wählen

Haben Sie sich für das Profil Ihrer ADRESSDATENBANK entschieden, öffnet sich wieder Ihr gewohntes E-Mail-Fenster. Ihr Dokument wurde von Word 2002 automatisch als Anlage zu Ihrer E-Mail hinzugefügt. Schreiben und formatieren Sie jetzt Ihren E-Mail-Text und versenden Sie die E-Mail nach Einfügen des Empfängers aus Ihrer Adressdatenbank oder einem konventionellen Eintrag.

Office XP Kompendium

311

20

Word 2002 und Outlook 2002

Wie aus Office 2000 schon bekannt, können Sie die Funktionen von Microsoft Outlook auf Ihre Word-Dokumente anwenden. Sie können weiterhin mit Microsoft Outlook Ihre Ressourcen, E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben verwalten. Outlook unterstützt Sie auch, wenn Sie mit dem Internet oder einem Intranet verbunden sind. Outlook kann als Organisationsinstrument betrachtet werden, das Ihnen hilft, verschiedenste Informationen zu verwalten. Abbildung 20.1: Microsoft Outlook

Auf den folgenden Seiten wird Outlook nicht ausführlich vorgestellt, sondern nur erklärt, wie Sie Outlook zusammen mit Word anwenden können.

Office XP Kompendium

313

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

20.1

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten

Mithilfe von Outlook können Sie Ihre Word-Dokumente ordnen. Sie können zum Beispiel Dateien nach Dateiname, Autor, Dateityp, Dateigröße, Datum der letzten Änderung sowie nach Stichwörtern anzeigen lassen. Und so geht es: 1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie in der Outlook-Leiste auf die Gruppe WEITERE.

3.

Klicken Sie auf das Symbol ARBEITSPLATZ in der Outlook-Leiste. Im rechten Fenster werden daraufhin alle Laufwerke Ihres PCs angezeigt. Doppelklicken Sie auf das Laufwerk mit den Dateien, die angezeigt werden sollen.

4.

Wählen Sie das Zielverzeichnis aus. Nun werden alle Dateien in einer Liste angezeigt.

5.

Um die Darstellung zu ändern, wählen Sie die Menüfunktion ANSICHT/ AKTUELLE ANSICHT. Im Untermenü können Sie zwischen sechs verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten wählen. Wenn Sie die Dateieigenschaften, wie Autor, Geändert am etc. einsehen wollen, wählen Sie die Ansicht DETAILS.

Abbildung 20.2: Dokumenteigenschaften

314

Office XP Kompendium

Word-Dateien und Dokumenteigenschaften anzeigen und bearbeiten

Kapitel 20

Um in der Tabelle eine Dateieigenschaft hinzuzufügen bzw. zu entfernen, klicken Sie im Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN und dann auf den Button FELDER. Im Dialogfenster FELDER ANZEIGEN können Sie festlegen, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Wenn Sie im Listenfeld VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS den Eintrag ALLE DATEIFELDER aktivieren, bieten sich viele Möglichkeiten, zusätzliche Dokumenteigenschaften einzusehen. So können Sie zum Beispiel durch Einblenden des Felds GESPEICHERT VON feststellen, wer das Dokument zuletzt gespeichert hat. Abbildung 20.3: Felder anzeigen

Dokument- oder Dateieigenschaften sind Informationen, die gemeinsam mit Ihrem Text im Word-Dokument gespeichert werden. Die Dokumenteigenschaften enthalten Daten wie den Namen des Autors, einen Titel und Stichwörter, die den Dokumentinhalt beschreiben. Außerdem werden Daten, wie die Anzahl der Seiten, das Datum, an dem das Dokument zuletzt gedruckt wurde, und viele weitere Informationen gespeichert. Abbildung 20.4: Dokumenteigenschaften

Office XP Kompendium

315

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002 Auf verschiedenen Registerkarten stellt Word alle Dokumenteigenschaften zur Verfügung. Die Dokumenteigenschaften können über den Befehl DATEI/EIGENSCHAFTEN eingesehen und verändert werden. Daraufhin erscheint das Dialogfenster EIGENSCHAFTEN, in dem Sie auf verschiedenen Registern die Eigenschaften lesen und anpassen können. Von besonderer Bedeutung ist die Ansicht DOKUMENTE IN ZEITSKALAANSICHT. Mithilfe dieser Ansicht werden die Dokumente im gerade aktiven Ordner entlang einer Zeitachse angeordnet. Dies hilft Ihnen dabei, ein Dokument schneller wiederzufinden, das Sie zum Beispiel letzte Woche oder letzen Monat geschrieben haben. Anhand verschiedener Symbole können Sie sich dabei die Dokumente eines Tages, einer Woche oder eines Monats anzeigen lassen. Durch einen Mausklick auf die Monatsanzeige oberhalb der Zeitachse bietet sich die Möglichkeit, einen anderen Tag oder einen anderen Monat einzustellen. Nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf ein angezeigtes Dokument wird ein Kontextmenü geöffnet, anhand dessen Sie das Dokument zum Beispiel öffnen oder ausdrucken können.

Abbildung 20.5: Dokumente entlang der Zeitachse

316

Office XP Kompendium

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

20.2

Kapitel 20

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

Eine häufig genutzte Möglichkeit, um Word-Daten zusammen mit Outlook zu nutzen, ist die Outlook-Aufgabenliste. Word-Dokumente, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, können dabei von Outlook aus aufgerufen und bearbeitet werden. Um ein Word-Dokument einer Aufgabenliste hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Starten Sie Outlook, aktivieren Sie das AUFGABEN-Fenster und geben Sie eine neue Aufgabe ein oder wählen Sie aus der Liste eine vorhandene aus.

2.

Doppelklicken Sie auf den Eintrag, um die Aufgabe zu öffnen.

3.

Klicken Sie in das Textfeld am unteren Rand des Fensters und wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT.

4.

Wählen Sie AUS DATEI ERSTELLEN.

5.

Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN.

6.

Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie auf das Laufwerk und den Ordner, der die gewünschte Datei enthält. Markieren Sie das Dokument und klicken Sie auf OK.

7.

Aktivieren Sie die Option ALS SYMBOL.

8.

Klicken Sie auf OK.

Im Textfeld erscheint daraufhin ein Symbol für die Datei. Durch einen Doppelklick auf das Symbol wird das Dokument in Word zur Bearbeitung geöffnet (siehe Abbildung 20.6). Protokollieren von Word-Dokumenten im Outlook-Journal: 1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf den Button JOURNALOPTIONEN.

3.

Aktivieren Sie im Feld AUCH DATEIEN EINTRAGEN das Kontrollkästchen MICROSOFT WORD.

Nachdem die Protokollierung gestartet wurde, werden alle Arbeiten an allen Word-Dokumenten protokolliert.

Office XP Kompendium

317

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

Abbildung 20.6: Ein Dokument in einer Aufgabe

Um einen Überblick über die Arbeit mit Word-Dokumenten zu gewinnen, genügt ein Blick auf das Journal von Outlook.

318

1.

Starten Sie Outlook.

2.

Klicken Sie auf das Symbol JOURNAL in der Outlook-Leiste.

3.

Wählen Sie im Journal-Fenster den Eintragstyp MICROSOFT WORD. Daraufhin werden im unteren Fensterbereich alle Bearbeitungen von Word-Dokumenten aufgelistet. Sie haben wiederum die Auswahl, tages-, wochen- oder monatsweise Informationen anzeigen zu lassen (siehe Abbildung 20.7).

4.

Nach einem Mausklick auf ein Dokument im Journal erfahren Sie, wann und wie lange Sie am Dokument gearbeitet haben. Da das entsprechende Dokument mit dem Journaleintrag verknüpft ist, kann es von hier aus per Doppelklick geöffnet werden (siehe Abbildung 20.8).

Office XP Kompendium

Ein Word-Dokument zu einer Aufgabenliste hinzufügen

Kapitel 20 Abbildung 20.7: Word-Dokumente im Journal protokolliert

Abbildung 20.8: Protokoll für ein Dokument

Office XP Kompendium

319

Kapitel 20

Word 2002 und Outlook 2002

20.3

Suchen nach Journaleinträgen

Wenn Sie nicht das gesamte Journal nach einem bestimmten Dokument durchsuchen wollen, verwenden Sie am besten die Suchfunktion von Outlook. Gehen Sie so vor: 1.

Klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche START, zeigen Sie auf SUCHEN und klicken Sie dann auf MIT MICROSOFT OUTLOOK.

2.

Das Dialogfenster SUCHEN NACH erscheint. Wählen Sie im Listenfeld SUCHEN NACH den Eintrag JOURNALEINTRÄGE.

3.

Im Register JOURNALEINTRÄGE geben Sie im Listenfeld SUCHEN NACH den Dokumentnamen ein, nach dem Sie suchen.

4.

Zusätzlich können Sie im Listenfeld ZEIT einen Zeitraum festlegen, der durchsucht werden soll.

5.

Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche STARTEN.

6.

Nach einiger Zeit listet die Suchfunktion alle Bearbeitungen der gesuchten Datei im angegebenen Zeitraum auf.

Abbildung 20.9: Nach Journaleinträgen suchen

320

Office XP Kompendium

21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Die Welt der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren mehr gewandelt als in den vorangegangenen Jahrzehnten. Der Grund ist die Entwicklung des Internets, des World Wide Webs und der Browser. Das World Wide Web verknüpft dabei im Internet vorhandene Dokumente. Neben der Entwicklung des weltweiten Internets nutzen viele Unternehmen ihre eigenen Intranets, um Angestellten und Geschäftspartnern Informationen zur Verfügung zu stellen. Microsoft reagierte mit der Entwicklung des Internet Explorers. So können Sie Webseiten mit Hyperlinks, Daten, Tabellen und Diagrammen in Excel erstellen. Word hilft Ihnen bei der Erstellung eindrucksvoller Webseiten mit Hintergründen, Grafiken, Hyperlinks und anderen HTML-Elementen.

21.1

Internet – Der Zugang

»Internet« ist neben »Information Highway«, »E-Mail« und »Online« eines der Trendwörter unserer Zeit. Kein Fernsehsender, der nicht darüber berichtet, und keine noch so unbedeutende Tageszeitung, die die Entwicklung des Internets ignorieren könnte. Kein Wunder, denn in diesem Netz sind mehr als 30 Millionen Benutzer regelmäßig unterwegs. Die Zahl der Internet-Provider schießt in die Höhe, ebenso die Anzahl der InformationsAnbieter und Dienstleister. Die Bedeutung des Internets spiegelt sich auch in Office XP wider, wie Sie in den folgenden Kapiteln noch erfahren werden.

Das Internet

Einfach ausgedrückt ist das Internet eine Sammlung von Informationen, die auf Computern in der ganzen Welt gespeichert sind. Viele Informationen im Internet sind in Seiten eingeteilt. Sie rufen eine Seite auf, lesen sie durch und können je nach Bedarf weitere Seiten dazu anzeigen. Das World Wide Web (WWW oder Web) ist ein Teil des Internets, das aus Client- und Server-Rechnern für die Verarbeitung von Multimedia-Dokumenten besteht. Die Client-Rechner verwenden Browser-Software (zum Beispiel den Microsoft Internet Explorer oder den Netscape Navigator), um Dokumente (Seiten) anzuzeigen. Die Server-Rechner der Seiten-Anbieter benutzen Server-Software zur Verwaltung von Dokumenten, auf die der Office XP Kompendium

Clients und Server

321

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Client zugreifen kann. Die Web-Dokumente werden von Autoren unter Verwendung einer Sprache namens HTML (HyperText Markup Language) erstellt. Diese Dokumente können Text, Grafiken und Audio- oder Filmclips enthalten.

Eigenschaften des Internets

Das Internet ist im Gegensatz zu T-Online kein kommerzieller OnlineDienst. Es lässt sich durch folgende Aussagen gut beschreiben: Eine übergeordnete Institution, wie zum Beispiel die Telekom bei TOnline, die den Service betreibt, existiert nicht, mit Ausnahme der Internet Society, die über die Vergabe von Serveradressen und Adressräumen entscheidet. Das Netz, die Server und deren Nutzer werden vollkommen dezentral verwaltet und organisiert. Es gibt Anwendungen mit den unterschiedlichsten Benutzeroberflächen, von der einfachen VT100-Terminal-Emulation bis hin zu einer multimedialen, fensterorientierten Oberfläche des World Wide Webs. Ein zentrales Netzmanagement mit Beobachtung und Sicherstellung von Qualitätsmerkmalen ist nicht vorhanden. Die Vertraulichkeit von Informationen kann in dem globalen Netzwerk nicht garantiert werden. Besondere Vorsicht ist bei der Übertragung Ihrer Kreditkartennummer zum Bezahlen von Shopping-Angeboten geboten. Die Navigation im gesamten Netz ist relativ schwierig, da das Angebot größtenteils unübersichtlich und unstrukturiert ist.

Text, Grafik und Multimedia

Die Idee hinter dem WWW war, neben dem Einsatz von reinen Textelementen auch Grafik und Multimedia im Internet zu realisieren. Anfangs war das Arbeiten mit dem Internet noch eine ziemlich trockene Angelegenheit und auf das Lesen von reinen Textinformationen beschränkt. Global gesehen ist das World Wide Web nur ein Dienst unter anderen im Internet, der neben den älteren Diensten wie FTP, Telnet etc. existiert. Dass der WWW-Dienst aber schnell bei den Benutzern Anklang fand, zeigte sich bereits kurz nach seiner Einführung. Nach der E-Mail-Funktion ist das WWW inzwischen der zweitbeliebteste Dienst mit stark steigender Tendenz. Das Internet und speziell das WWW sind nicht hierarchisch aufgebaut. Während Sie in einem Buch von Seite zu Seite und von Kapitel zu Kapitel blättern, muss man sich die Fortbewegung im WWW gänzlich anders vorstellen. Durch das Klicken auf »Hyperlinks« springen Sie von einem WWW-Angebot zu einem anderen. Auf der Suche nach Informationen zu einem Thema können Sie Seiten finden, die qualitativ guten Inhalt enthalten, das Thema vielleicht nur am Rand berühren oder dafür völlig ungeeignet sind.

322

Office XP Kompendium

Internet – Der Zugang

Kapitel 21

Danach können Sie blitzschnell durch simple Mausklicks über Hyperlinks, das sind hervorgehobene Sprungstellen, zu anderen WWW-Angeboten wechseln. Eben noch im Uni-Rechner von München, befinden Sie sich Sekunden später schon auf dem WWW-Server von Microsoft in den USA oder schicken dem amerikanischen Präsidenten eine E-Mail. Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung zwischen zwei Seiten verschiedener WWW-Angebote. Sie finden eine Verknüpfung, indem Sie im Anzeigebereich nach Wörtern Ausschau halten, die durch Farbe, Unterstreichung oder beides hervorgehoben sind. Grafiken und Symbole mit farbigen Rändern dienen auch als Verknüpfungen.

Hyperlinks

Wenn Sie mit dem Mauscursor auf eine Verknüpfung zeigen, erscheint die URL-Adresse der Verknüpfung im Statusfeld. Sie können eine verknüpfte Seite auf Ihrem Bildschirm anzeigen, indem Sie auf den Text, die Grafik oder das Symbol klicken, das den verknüpften URL enthält. Wenn Sie auf eine Verknüpfung klicken, wird der Inhalt einer Seite von einer Serveradresse auf Ihren Rechner übertragen.

URL

URL steht für Uniform Resource Locator (auf Deutsch etwa Einheitlicher Ressourcen-Sucher). Jede Seite im WWW hat einen eindeutigen URL, genau wie jede Person einen individuellen Fingerabdruck hat. Hier einige Beispiele für URLs: http://www.microsoft.de ftp://ftp.netscape.com/pub/ news:news.announce.newusers

Dies sind die Komponenten, die die Internet-Adresse [email protected] ausmachen: »Name« dient zur Identifizierung eines Benutzers. Das @-Symbol trennt den Benutzernamen von der Adresse des Servercomputers. »server.com« identifiziert die Adresse des Servercomputers. Für Adressen werden nur Kleinbuchstaben ohne Leerstellen verwendet. Der Name einer Adresse enthält mindestens eine Zeichenfolge und meist ein aus drei Buchstaben bestehendes Suffix, das durch einen Punkt getrennt wird. Das Suffix im Adressennamen erleichtert die Identifizierung der Organisation, die den Server betreibt.

Office XP Kompendium

323

Kapitel 21 Tabelle 21.1: Gebräuchliche Suffixe

Der Zugang und die Anbieter

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Suffix

Bedeutung

com

Commercial – Gewerbe

de

Länderkennzeichnung Deutschland

ch

Länderkennzeichnung Schweiz

at

Länderkennzeichnung Österreich

net

Networking – Netzwerk

org

Noncommercial – nichtgewerbliche Institutionen

Neben dem Internet-Zugang in T-Online stellen auch andere Anbieter von Online-Diensten, wie zum Beispiel CompuServe oder AOL, den Zugang zum Internet zur Verfügung. Die Nutzung des Internets ist bei den OnlineDiensten in der Regel sehr komfortabel gelöst. Über einen integrierten Browser gelangt man quasi per Mausklick ins Netz. Der Zugang zum Internet war nicht immer so problemlos, denn vor gar nicht allzu langer Zeit musste man sehr lange nach der geeigneten Software für die verschiedenen Internet-Dienste suchen. Wer Anschluss über einen Internet-Provider anstatt über einen Online-Dienst-Anbieter sucht, muss sich in der Regel auch heute noch selbst um die benötigte Zugangs-Software kümmern. Dazu finden Sie im Handel eine stattliche Auswahl an Komplettpaketen, die alle wichtigen Funktionen im Internet wie E-Mail, WWW, Telnet, FTP etc. übernehmen.

21.2 Die Web-Symbolleiste

Die Web-Symbolleiste

Der Webbrowser ist die wichtigste Software, um sich im WWW zu orientieren. Microsoft ermöglicht das Surfen im WWW auch mit Word. Dazu blenden Sie die Symbolleiste WEB ein. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/SYMBOLLEISTEN.

2.

Klicken Sie auf die Symbolleiste WEB, die daraufhin eingeblendet wird.

Abbildung 21.1: Die Web-Symbolleiste

Nachdem die Symbolleiste WEB eingeblendet ist, können Sie WWW-Seiten laden und betrachten. Wenn Sie eine Online-Adresse wie http://www.ibm.de eingeben, und noch keine Verbindung zum Internet besteht, startet Word automatisch die Zugangs-Software und stellt die Verbindung zum Internet

324

Office XP Kompendium

Die Web-Symbolleiste

Kapitel 21

her. Das Arbeiten mit Webseiten funktioniert nicht nur mit Online-Dokumenten aus dem Internet, sondern auch mit HTML-Dokumenten, wie Sie oftmals auf CD-ROMs zu finden sind. Um ein HTML-Dokument in Word zu laden und zu betrachten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. 2.

Wählen Sie den Befehl DATEI/ÖFFNEN aus dem Menü. Im Dialogfenster ÖFFNEN stellen Sie unter DATEITYP den Eintrag WEBWEBARCHIVE ein.

SEITEN UND

3.

Anschließend wählen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis, das Ihr HTML-Dokument enthält und klicken doppelt auf den Dateinamen.

4.

Word ruft anschließend das Dokument auf. Damit das Dokument wie in einem Browser dargestellt wird, wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT/WEBLAYOUT. Abbildung 21.2: Ein HTML-Dokument in Word

Word 2002 bietet weiterhin die bewährte Vorschau-Funktion mit der Bezeichnung WEBLAYOUT, die speziell zum Lesen von Dokumenten am Bildschirm ausgelegt ist:

Weblayout

Die WEBLAYOUT-Vorschau beschränkt die Spaltenbreite auf die optimale Zeilenbreite. Die Schriftgröße liegt auf 12 Punkt. Office XP Kompendium

325

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Die WEBLAYOUT-Vorschau legt die Seitengröße abhängig von der Fenstergröße des Dokuments fest. Mithilfe der Symbole in der Symbolleiste WEB aktivieren Sie die am häufigsten verwendeten Funktionen zum Navigieren in HTML-Dokumenten.

Tabelle 21.2: Navigationssymbole in HTMLDokumenten

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Symbole

Bedeutung

Zurück

Bringt Sie zur vorhergehenden Seite.

Vor

Ruft die nächste Seite auf.

Aktuellen Sprung abbrechen

Bricht alle laufenden Übertragungen von Seiteninformationen ab. Sie können eine Übertragung abbrechen, wenn sie Ihnen zu lange dauert. Dies kann vorkommen, wenn der Inhalt der Seite sehr groß ist oder wenn der Server langsam arbeitet. Manchmal ist die durch eine Verknüpfung angezeigte Seite aber auch einfach nicht verfügbar. Im Normalfall erscheint eine Meldung, wenn eine Verbindung nicht erstellt oder eine Seite nicht gefunden werden konnte. Überprüfen Sie das Statusfeld oder die Statusleiste auf Meldungen zum Status der Übertragung.

Aktuelle Seite aktualisieren

Zeigt die aktuelle Seite erneut an, wobei alle an der Originalseite vorgenommenen Änderungen widergespiegelt werden. Word überprüft den Server, um festzustellen, ob Änderungen an der Seite vorgenommen wurden. Falls nein, wird die Originalseite aus dem Cache abgerufen. Falls ja, wird die aktualisierte Seite vom Netzwerkserver abgerufen.

Startseite

Wenn Sie einen WWW-Browser starten, wird immer die Startseite als erste Seite im Browser angezeigt. In Word können Sie als Startseite eine beliebige Website oder ein Dokument auf Ihrem Rechner verwenden. Die Startseite kann durch einen einfachen Klick auf das Symbol immer wieder eingeblendet werden.

Im Web suchen

Die Suchseite stellt eine Methode zum Suchen und Wechseln zwischen Dokumenten im Internet oder Dokumenten auf Ihrem Rechner dar. Auf vielen Suchseiten besteht die Möglichkeit, nach Thema oder Stichwort zu suchen. Andere Seiten enthalten eine übersichtliche Liste mit Hyperlinks zu ausgewählten Internet-Sites oder Dokumenten in einem Intranet.

Favoriten

Über das Menü FAVORITEN können Sie Dokumente, die für Sie von Interesse sind, dem Ordner FAVORITEN hinzufügen. Auf diese Dokumente können Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell und unkompliziert wieder zugreifen.

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Hyperlinks

Kapitel 21

Symbole

Bedeutung

Wechseln zu

Über das Menü WECHSELN ZU können Sie Dokumente öffnen und durch die zuvor geöffneten Dokumente blättern. Über den Menüpunkt STARTSEITE BESTIMMEN können Sie die aktuelle Seite als Startseite festlegen.

Nur WebSymbolleiste anzeigen

Diese Funktion blendet alle anderen Symbolleisten außer der Leiste WEB aus.

Adresse

Sie können mit Word, wie bereits erwähnt, Dokumente auf Ihrem Rechner und aus dem Internet öffnen. Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie Dokumente auf Internet-Sites, zum Beispiel FTP- und HTTP-Servern, öffnen. Sie können mit Word auch im HTML-Format gespeicherte World-Wide-WebDokumente öffnen. Um eine Webseite oder ein Dokument zu öffnen, geben Sie die Adresse bzw. den Dateinamen einschließlich Pfad im Feld ADRESSE auf der WEB-Symbolleiste ein. Wenn Sie zum Beispiel http://www.microsoft.com eingeben, wählen Sie den WWW-Server von Microsoft an. Wenn Sie dagegen zum Beispiel c:\dateien\test.htm eingeben, wird eine HTML-Datei auf Ihrem Rechner geöffnet. Drücken Sie dann die Eingabetaste. Im Feld ADRESSE wird eine Liste zuvor geöffneter Dokumente und besuchter WWW-Seiten angezeigt. Um eines der Dokumente erneut zu öffnen bzw. eine der Sites nochmals zu besuchen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld ADRESSE, und klicken Sie dann auf den gewünschten Listeneintrag. Sie können auch den Befehl ÖFFNEN im Menü DATEI verwenden, um ein beliebiges Dokument oder eine Webseite zu öffnen.

21.3

Tabelle 21.2: Navigationssymbole in HTMLDokumenten (Forts.)

Hyperlinks

Mit Hyperlinks wird die Verknüpfung zum Internet möglich. Außerdem können Sie über einen Hyperlink auch Dateien wie Excel-Tabellenblätter öffnen. Hyperlinks erweitern die traditionellen Gestaltungsmöglichkeiten von Word-Dokumenten. Durch die Angabe von Hyperlinks in einem WordDokument erstellen Sie quasi eine Verknüpfung zu externen Ressourcen, wie zum Beispiel einer Web-Adresse, einer Multimedia- oder Access-Datei. Hyperlinks in Word werden standardmäßig durch einen Text, der blau und unterstrichen angezeigt wird, repräsentiert. Ein Hyperlink kann aber auch durch einen Klick auf eine Grafik im Dokument gestartet werden.

Office XP Kompendium

327

Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten

Abbildung 21.3: Beispiel für einen Hyperlink

Um einen Hyperlink zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

Hyperlink erstellen

1.

Markieren Sie den Text, über dem Sie einen Hyperlink erstellen möchten.

2.

Klicken Sie auf die Schaltfläche HYPERLINK oder wählen Sie aus dem Menü EINFÜGEN die Option HYPERLINK.

3.

Im Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN tragen Sie entweder in das Feld DATEITYP ODER WEBSEITE den Pfad zur Zieldatei ein oder Sie wählen nach einem Klick auf DURCHSUCHEN/DATEI eine Datei, z.B. eine ExcelDatei, auf Ihrer Festplatte aus.

Abbildung 21.4: Ziel wählen

328

Office XP Kompendium

Hyperlinks 4.

Kapitel 21

Klicken Sie auf OK.

Einen grafischen Hyperlink erzeugen Sie ganz einfach, indem Sie zunächst eine Grafik in Ihr Dokument einfügen, anschließend die Grafik markieren und dann auf das Symbol HYPERLINK EINFÜGEN klicken.Nachdem Sie einen oder mehrere Hyperlinks angelegt haben und den Mauscursor auf diese Stelle bewegen, erscheint ein Symbol in Form einer Hand. Dies symbolisiert, dass es sich bei dieser Textstelle um einen Hyperlink handelt. Außerdem blendet Word als zusätzliche Information die Verknüpfung ein. Einen Hyperlink können Sie selbstverständlich jederzeit überarbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion HYPERLINK BEARBEITEN.

Grafischer Hyperlink

Abbildung 21.5: Kontextmenü Hyperlink

Wenn Sie auf HYPERLINK BEARBEITEN klicken, erscheint das bereits bekannte Dialogfenster HYPERLINK EINFÜGEN. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung zu verändern. Word kann Hyperlinks auch automatisch erzeugen. Damit Word Internetund E-Mail-Adressen automatisch in Hyperlinks umwandelt, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Klicken Sie im Menü EXTRAS auf AUTOKORREKTUR-OPTIONEN und anschließend auf die Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER ANGABE.

2.

Aktivieren Sie unter WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN das Kontrollkästchen INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS.

Wenn Sie nun verschiedene WWW-Adressen oder E-Mail-Adressen eingeben, wandelt Word nach Betätigung der Eingabe- oder Leertaste den Text automatisch in einen Hyperlink um. Besonders praktisch sind Hyperlinks in Word-Veröffentlichungen, die Sie an Kunden oder Geschäftspartner weitergeben. Wenn Sie Internet- oder E-Mail-Adressen angeben und diese zu Hyperlinks umwandeln, kann der

Office XP Kompendium

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Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Leser Ihres Dokuments schnell und unkompliziert Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Nach einem Klick auf den E-Mail-Hyperlink wird das E-Mail-Programm gestartet und die Adresse sofort in das Adressfeld übernommen.

Abbildung 21.6: Kontaktaufnahme über E-MailHyperlinks

21.4

Dokumente in HTML konvertieren

Seit Microsoft Word 2002 kann der Benutzer zwischen zwei verschiedenen Dateiformaten wählen, wenn er eine Datei in ein HTML-Dokument konvertiert. Speichern als WEBSITE Der Anwender kann das schon in Microsoft Word 2000 verwendete “normale” HTML-Dateiformat wählen. Hierbei werden jedoch XMLTags verwendet, die es dem Benutzer ermöglichen, die Webseite in Microsoft Word einfach wieder zu editieren. Speichern als GEFILTERTE WEBSITE Beim Speichern als GEFILTERTE WEBSITE werden alle XML-Tags entfernt und es entsteht eine »reine« HTML-Datei. Diese Tags werden benötigt, um eine Website wieder in Microsoft Word importieren zu können. Der Vorteil einer gefilterten Website ist jedoch die kleinere Dateigröße, was das Downloaden beschleunigt und somit mehr Komfort für den Betrachter bietet.

330

Office XP Kompendium

Dokumente in HTML konvertieren

Kapitel 21

Um ein Dokument in eine Website zu konvertieren, gehen Sie wie folgt vor: 1.

Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie im WWW präsentieren wollen.

2.

Klicken Sie im Menü DATEI auf die Funktion ALS WEBSEITE SPEICHERN.

3.

Das Dialogfenster SPEICHERN UNTER erscheint. Geben Sie einen passenden Namen ein.

4.

Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (WEBSITE / WEBSITE, GEFILTERT).

5.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird das Dokument konvertiert.

Word konvertiert Texte, Nummerierungen, Aufzählungen, Tabellen und Bilder in das HTML-Format. Da jedoch einige Word-Funktionen von HTML nicht unterstützt werden, sollten Sie das Dokument zunächst immer im Word-Format speichern, bevor Sie es in HTML umwandeln. Word nimmt Ihnen bei der Konvertierung nach HTML sehr viel Arbeit ab. Es erkennt Überschriften, Listenelemente und viele weitere Elemente und setzt diese korrekt in HTML um. Bei in den Text eingebundenen Grafiken wandelt Word die Grafik automatisch in das in HTML gebräuchliche GIFFormat um und legt die Grafik als separate Datei, zum Beispiel unter dem Namen IMG00001.GIF, ab. Aus einem ganz »normalen« Textdokument wird dann ein korrekt formatiertes HTML-Dokument, das Sie sofort im WWW einsetzen können. Wenn Sie ein Word-Dokument als Webseite speichern, schließt Word das Dokument und öffnet es erneut im HTML-Format. Die Anzeige der Webseite in Word entspricht in etwa der Darstellung in einem Webbrowser wie dem Internet Explorer. Spezielle Formatierungen in Word gehen jedoch bei der Konvertierung in das HTML-Format verloren. Folgende Formatierungen von Word können nicht in HTML-Dokumente konvertiert werden: Die in Word-Dokumenten verwendeten Schriftgrade werden in die nächste verfügbare HTML-Größe umgewandelt. Textformatierungen wie Relief, Schattiert, Gravur, Großbuchstaben, Kapitälchen, Doppelt durchgestrichen und Umriss gehen bei der Konvertierung verloren. Da in HTML-Dokumenten nur die beiden Grafikformate GIF und JPEG zulässig sind, konvertiert Word automatisch alle Grafikdateien aus anderen Formaten in das GIF-Format. Zeichnungsobjekte wie Textfelder und Formen werden nicht konvertiert. Da in HTML nur horizontale Linienelemente vorgesehen sind, werden nur horizontale Linien umgewandelt. Vertikale und geneigte Linien werden nicht umgesetzt. Office XP Kompendium

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Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten Tabellen werden weitestgehend konvertiert. Jedoch können Formatierungsmerkmale wie farbige Rahmen und Rahmen variabler Stärke in HTML-Dokumenten nicht angezeigt werden. Die Seitennummerierung wird in HTML-Dokumenten entfernt, da ein Dokument unabhängig von seiner Länge als eine einzelne Webseite betrachtet wird. Kopf- und Fußzeilen werden in HTML-Dokumenten nicht dargestellt. Um zu erfahren, wie der Quelltext des Word-Dokuments nach seiner Konvertierung in HTML aussieht, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.

Öffnen Sie das HTML-Dokument.

2.

Klicken Sie im Menü ANSICHT auf die Funktion HTML-QUELLE.

Abbildung 21.7: Quelltext eines HTML-Dokuments in Word

21.5

Ein kurzer Blick auf HTML

HTML ist die Programmiersprache des WWW, sie ist im Gegensatz zu Programmiersprachen wie C aber einfacher zu erlernen. Mithilfe einfacher Kommandos erzeugen Sie Überschriften und Listen, binden Bilder ein oder definieren Links auf andere WWW-Seiten. Obwohl Word HTML-Dokumente erzeugen kann, ist es dennoch von Vorteil, wenn Sie zumindest ein bestimmtes Grundwissen zu HTML besitzen.

332

Office XP Kompendium

Ein kurzer Blick auf HTML

Kapitel 21

Das sorgt zum einen für ein besseres Verständnis für den Aufbau eines HTML-Dokuments und versetzt Sie zum anderen in die Lage, selbst Ihre WWW-Seiten zu verbessern. Die Bearbeitung von HTML-Seiten ist im Prinzip sehr einfach. Mit einem »Grundwortschatz« an HTML-Befehlen und einem einfachen ASCII-Editor, wie Sie ihn in Windows 95/98 vorfinden, können Sie bereits HTML-Seiten erstellen. HTML-Kommandos erkennen Sie an den spitzen Klammern, in denen der Befehl eingeschlossen ist. Durch eine Startmarkierung wird ein bestimmtes Kommando eingeschaltet und durch die Endmarke wieder abgeschaltet. So lautet beispielsweise der Startbefehl jedes HTML-Dokuments:

Er veranlasst den Browser dazu, alle folgenden Befehle in spitzen Klammern als HTML-Kommandos auszuwerten. HTML-Befehle werden auch als Tags bezeichnet. Am Ende des Dokuments steht jeweils die Endmarke:

Wie bei den meisten HTML-Befehlen besteht die Endmarkierung lediglich aus der Wiederholung des Startbefehls mit einem vorangestellten Schrägstrich. Alles, was sich zwischen den beiden Marken befindet, unterliegt den Regeln des entsprechenden Befehls. Sie können auch mehrere Befehlsebenen ineinander verschachteln, wobei jeder Befehl mit einer eigenen Endmarke abgeschlossen werden muss.

Start- und Endbefehl

Ein einfaches HTML-Dokument besteht aus zwei Teilen, nämlich Head (Kopf) und Body (Hauptteil), die ebenfalls von den entsprechenden Marken umrahmt werden.





Alles, was zwischen den Marken und steht, wird im Kopfteil des Dokuments erscheinen. Es handelt sich dabei meistens um Anweisungen, die das ganze Dokument betreffen, vor allem aber die Hauptüberschrift, die mit den Tags und umrahmt wird. Die Angaben im Head sind besonders wichtig, weil die meisten Suchmaschinen sie in ihre Indexdateien aufnehmen. Andere Websurfer können prüfen, ob das Doku-

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Kapitel 21

Das Internet und die Gestaltung von Webseiten ment für sie interessant ist oder nicht. Hilfreich sind deshalb neben dem Titel auch zusätzliche Inhaltsangaben, das Erstellungs- oder Aktualisierungsdatum und der Name des Verfassers. Der eigentliche Textteil steht zwischen den Marken und und wird vom Browser automatisch umbrochen, es sei denn, Sie erzwingen mit dem Befehl