Microsoft® Outlook® 2010: étape par étape 9782100551149, 9782100556946, 2100551140

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Microsoft®

®

Joan Lambert et Joyce Cox Adapté de l’américain par : Hervé Soulard

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Les programmes figurant dans ce livre sont fournis gracieusement sous forme de code source, à titre d’illustration. Ils sont fournis en l’état sans garantie aucune quant à leur fonctionnement une fois compilés, assemblés ou interprétés dans le cadre d’une utilisation professionnelle ou commerciale. Ils peuvent nécessiter des adaptations et modifications dépendant de la configuration utilisée. Microsoft Press ne pourra en aucun cas être tenu responsable des préjudices ou dommages de quelque nature que ce soit pouvant résulter de l’utilisation de ces programmes. Tous les efforts ont été faits pour fournir dans ce livre une information complète et exacte à la date de la parution. Néanmoins, Microsoft® Press n’assume de responsabilités ni pour son utilisation, ni pour les contrefaçons de brevets ou atteintes aux droits de tierces personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Microsoft, Microsoft Press, Access, ActiveX, Excel, Internet Explorer, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SkyDrive, SmartArt, SQL Server, Windows, Windows Live et Windows Vista sont soit des marques déposées, soit des marques de Microsoft® Corporation aux États-Unis ou/et d’autres pays. © 2010, Dunod Authorized translation of the English edition of Microsoft® Outlook® 2010 Step by Step, First Edition © 2010 Joyce Cox and Joan Lambert. This translation is published and sold by permission of O'Reilly Media, Inc., which owns or controls all rights to publish and sell the same.

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Édition et diffusion de la version française : Dunod Distribution : Hachette Livre Distribution Couverture : Mateo Adapté de l’américain par : Hervé Soulard Mise en page : Arclemax ISBN : 978-2-10-055694-6

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Sommaire Introduction à Microsoft Outlook 2010 . . . . . i Pour commencer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii Modifier l’affichage du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii Éléments dynamiques du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii Modifier la largeur du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iv Adapter les étapes des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .vi Conventions utilisées dans ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Utiliser les fichiers d’exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ix Obtenir de l’aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi Obtenir de l’aide sur ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi Obtenir de l’aide avec Outlook 2010 x . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i Plus d’information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xiv Partie 1

Les fondamentaux

1

Débuter avec Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . 3 Connexion aux comptes de messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Résoudre les problèmes de connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Connexion à des comptes Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Connexion à des comptes de messagerie Internet . . . . . . . . . . 18 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2

La fenêtre d’Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 La fenêtre d’Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 La fenêtre de programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Modules Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Le ruban et le mode Backstage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Le mode Backstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Les onglets de modules et d’éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

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Sommaire

Le module Courrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Contenu du volet de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Affichages du module Courrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Fenêtre de message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Le module Calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Contenu du module Calendrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Fenêtre d’élément de calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Le module Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Contenu du module Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Fenêtre d’enregistrement de contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

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Le module Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Contenu du module Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Fenêtre de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

3

Envoyer et recevoir des messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Créer et envoyer des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Adresser des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Résoudre les problèmes d’adressage d’un message . . . . . . . . . . 83 Saisir du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Enregistrer et envoyer des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Joindre des fichiers aux messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Afficher les messages et leurs pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Configurer le volet de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Visualiser le contenu du volet de lecture. . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Marquer les messages comme lus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Lecture par touche unique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Afficher les informations relatives aux destinataires d’un message . 113 Icônes de présence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Cartes de contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Le volet Personnes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Répondre aux messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

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Sommaire

4

Gérer les contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127 Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts . . . . 128 Créer des enregistrements de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Carnets d’adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Communiquer avec des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Initier une communication à partir des enregistrements de contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Sélectionner les destinataires d’un message à partir des carnets d’adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Les différents affichages des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

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En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

5

Gérer les emplois du temps. . . . . . . . . . . . . .149 Planifier et modifier des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Planifier et modifier des événements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Les différents affichages d’un calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Le navigateur de dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

6

Gérer les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169 Créer des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Créer des tâches à partir de rien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Options d’une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Créer des tâches à partir d’éléments Outlook. . . . . . . . . . . . . . 172 Actualiser des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Supprimer des tâches et des éléments de la liste des tâches. . . . . . . 184 Les différents affichages des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

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Sommaire

Partie 2

Gestion du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

7

Gérer la Boîte de réception . . . . . . . . . . . . . 193 Utiliser l’affichage Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Conversations scindées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Afficher des conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Paramètres de l’affichage Conversation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Gérer les conversations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Organiser les messages de différentes manières . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs . . 206 Organiser les messages dans des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Gérer les messages avec les actions rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

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Localiser rapidement des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Supprimer des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Créer des règles de traitement des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Bloquer le courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Gérer les messages non sollicités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Configurer les options du courrier indésirable . . . . . . . . . . . . 245 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

8

Gérer la liste de contacts . . . . . . . . . . . . . . . 251 Créer d’autres carnets d’adresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Importer et exporter des enregistrements de contacts. . . . . . . . . . . . 258 Créer des groupes de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Localiser rapidement des informations relatives aux contacts. . . . . . 276 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

9

Messages avec du contenu élaboré. . . . . . . 285 Personnaliser l’aspect du texte d’un message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Mettre en forme le texte d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Signer automatiquement les messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Inclure et modifier des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Insérer des images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Insérer des images clipart et des formes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Capturer des images de l’écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

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Sommaire

Modifier des images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Modifier les paramètres de message et les options de remise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 En résumé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323

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Introduction à Microsoft Outlook 2010 Le rêve de Bill Gates, « un ordinateur sur chaque bureau », est en passe de se réaliser : aujourd’hui, de nombreuses personnes travaillent (et jouent) quotidiennement sur un ordinateur, que ce soit à leur bureau ou à leur domicile. Mais les ordinateurs de bureau tendent à devenir des choses du passé. Les ordinateurs portables, les netbooks et les nouveaux appareils portables, comme les périphériques Windows Mobile, les smartphones, les téléphones Windows, les BlackBerries et autres iPhones, sont aujourd’hui des plateformes de communication standard. Grâce à l’échange électronique de messages, que ce soit par courrier électronique, messagerie instantanée ou SMS, nous restons en contact avec nos collègues, nos clients, nos amis et les membres de notre famille. Pour ceux dont les communications se fondent sur les messages électroniques, Microsoft Outlook 2010 constitue une solution idéale. Non seulement cette application apporte une fonction de gestion du courrier électronique, mais elle s’intègre également aux logiciels de messagerie instantanée et aux systèmes d’envoi de SMS. Outlook offre une agréable interface à l’envoi des messages et à la gestion des informations – carnets d’adresses, calendriers, listes de tâches, notes et bien d’autres éléments – et, plus important encore, permet d’y accéder au moment où vous en avez besoin, là où vous en avez besoin. À partir d’une même application, vous pouvez enregistrer, organiser, gérer et retrouver rapidement des informations de différents types. Voici diverses utilisations d’Outlook : l envoyer, recevoir, organiser et archiver des messages électroniques ; l ajouter des graphiques professionnels attrayants dans les communications,

y inclure des images externes et les modifier ; l envoyer des documents, des feuilles de calcul, des images et d’autres fichiers

sous forme de pièces jointes et afficher un aperçu des pièces jointes reçues ; l planifier des événements, des rendez-vous et des réunions, inviter des par-

ticipants et réserver des salles, des projecteurs et d’autres ressources ; l afficher les rendez-vous et les tâches à venir et en être averti par des

rappels ; l enregistrer des informations de contact dans un format portable et facile-

ment accessible ; l effectuer le suivi de vos tâches et celles d’autres personnes, et prévoir

l’échéance de leur achèvement ;

i

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ii

Introduction

l enregistrer des informations quelconques sous forme de notes ; l partager des emplois du temps avec d’autres personnes, au sein de votre

entreprise ou en dehors ; l effectuer le suivi de vos interactions avec d’autres personnes ; l organiser et rechercher des informations dans les messages, les pièces join-

tes, les calendriers, les contacts et les tâches ; l écarter les messages indésirables ; l recevoir directement les informations issues de vos sites web favoris.

Dans un environnement d’entreprise, Outlook 2010 interagit avec les produits serveurs de Microsoft pour offrir des services de communication unifiés, avec des informations d’état et de présence en temps réel, des fonctions spécifiques à la messagerie interne, un accès aux télécopies et aux boîtes vocales, un accès hors connexion au contenu des sites SharePoint, etc. Par rapport aux versions précédentes d’Outlook, des changements importants sont intervenus. Si vous effectuez une mise à niveau à partir d’Outlook 2007 ou d’Outlook 2003, il vous faudra sans doute un peu de temps pour vous habituer à certaines évolutions, en particulier l’intégration des éléments d’interface d’Office 2010, comme le ruban et la barre d’outils Accès rapide, ainsi que le nouveau mode Backstage. Tous ces éléments ont été conçus avec soin de manière à offrir un accès intuitif aux outils et aux commandes. Dans Outlook 2010, vous avez la maîtrise du contenu affiché dans les onglets du ruban et vous pouvez personnaliser votre environnement de travail de manière beaucoup plus élaborée que dans les versions précédentes.

Pour commencer En termes simples, Outlook 2010 est un excellent système complet de gestion de l’information, qui simplifie plus que jamais la gestion des messages, des agendas et des informations. Après une courte utilisation de cette application, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer jusqu’alors. Accompagneznous dans la présentation détaillée des caractéristiques et des fonctionnalités d’Outlook 2010.

Modifier l’affichage du ruban L’objectif de l’environnement de travail Microsoft Office 2010 est de vous faire travailler avec tous les documents Office (documents Word, classeurs Excel, présentations PowerPoint, messages électroniques Outlook et bases de données Access) de façon aussi intuitive que possible. Vous travaillez avec un document Office et

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Introduction

iii

son contenu à l’aide des commandes du programme dans lequel le document est ouvert. Tous les programmes Office 2010 organisent les commandes sur une barre horizontale nommée ruban, présente en haut de chaque fenêtre de programme qu’un document soit actif ou non. Onglets du ruban

Groupes du ruban

Le ruban type d’une fenêtre de programme.

Les commandes sont organisées sur des onglets spécifiques aux tâches, au sein de groupes spécifiques à une fonctionnalité, en général sous forme de boutons ou de listes. Certaines apparaissent dans des galeries, d’autres possèdent des boîtes de dialogue ou des volets de tâches apparentés renfermant des commandes complémentaires. Tout au long de ce livre, nous présenterons les commandes et éléments du ruban associés à la fonctionnalité étudiée. Cette section s’intéresse à l’aspect général du ruban, à ce qui affecte son apparence et au moyen d’identifier des commandes non visibles sur des vues compactes du ruban. Voir aussi Pour de plus amples informations sur le ruban de Microsoft Outlook, consultez la section « La fenêtre d’Outlook » au chapitre 2, « La fenêtre d’Outlook ». Astuce Certaines anciennes commandes ont disparu du ruban, mais restent accessibles dans le programme. Pour ce faire, ajoutez-les à la barre d’outil Accès rapide.

Éléments dynamiques du ruban Le ruban est dynamique : son apparence se modifie en fonction de sa largeur. Une commande peut se présenter comme un gros bouton, un petit bouton, un bouton libellé ou une liste. En fonction de la largeur du ruban, les forme, taille et même présence des boutons s’adaptent à l’espace disponible. Par exemple, lorsque la largeur est suffisante, les boutons de l’onglet Accueil du programme Outlook sont bien développés et vous voyez plus des commandes de chaque groupe. Listes déroulantes

Grand bouton

Galerie

Petit bouton libellé

L’onglet Accueil de la fenêtre de programme d’Outlook, pour une largeur de 1 024 pixels.

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iv

Introduction

Si vous diminuez la largeur du ruban, les petits boutons libellés disparaissent et des groupes de boutons se retrouvent rassemblés sous un seul bouton. Cliquez sur ce bouton pour afficher la liste des commandes disponibles. Petit bouton non libellé

Bouton de groupement

L’onglet Accueil de la fenêtre de programme d’Outlook, pour une largeur de 675 pixels. Lorsque la fenêtre devient trop étroite pour afficher tous les groupes, une petite flèche apparaît à sa droite : cliquez dessus pour afficher les groupes masqués. Liste de galerie

Flèche de défilement

L’onglet Accueil de la fenêtre de programme d’Outlook, pour une largeur de 340 pixels.

Modifier la largeur du ruban La largeur du ruban dépend de la place disponible horizontalement, liée à trois facteurs : l La largeur de la fenêtre du programme Agrandir au maximum la fenêtre

du programme accorde le plus d’espace aux éléments du ruban. Vous pouvez redimensionner cette fenêtre en cliquant sur le bouton Agrandir situé dans son angle supérieur droit ou en faisant glisser la bordure d’une fenêtre non agrandie. Astuce Avec Windows 7, vous pouvez agrandir une fenêtre en faisant glisser sa barre de titre vers le haut de l’écran.

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Introduction

v

l La résolution de votre écran Elle est exprimée en largeur en

pixels × hauteur en pixels. Plus elle est élevée et plus l’écran peut contenir d’informations. Les possibilités dépendent de votre écran. De nos jours, les résolutions vont de 800 × 600 à 2 048 × 1 152. Pour le ruban, plus le premier chiffre (la largeur) est élevée et plus nombreux seront les boutons affichés en grande taille. Avec Windows 7, vous ajustez la résolution depuis la fenêtre Résolution d’écran du Panneau de configuration, en déplaçant le curseur.

Le curseur permet d’ajuster la résolution de l’écran. l La densité de votre affichage Vous ne le savez peut-être pas, mais il est

possible de modifier le facteur d’agrandissement de tout ce qui apparaît à l’écran en modifiant le rapport d’agrandissement de Windows. Fixer celui-ci à 125 % rend plus lisibles texte et éléments de l’interface utilisateur en les agrandissant, mais au détriment du nombre d’éléments pouvant être affichés simultanément. Avec Windows 7, vous modifiez le rapport d’agrandissement depuis la fenêtre Affichage du Panneau de configuration. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les paramètres d’affichage, consultez les ouvrages Windows 7 Étape par Étape (Microsoft Press, 2009), Windows Vista Étape par Étape (Microsoft Press, 2006) ou Windows XP Step by Step (Microsoft Press, 2002) de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox.

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Introduction

Il est possible de choisir parmi les options d’agrandissement proposées ou de définir une taille de texte personnelle. Le rapport d’agrandissement est directement lié à la densité des éléments texte à l’écran, exprimée en pixels ou points par pouce (PPP) ; en anglais DPI (dots per inch) ou PPI (points per inch). Plus le nombre PPP est élevé et plus texte et éléments d’interface utilisateur sont grands à l’écran. Par défaut, Windows emploie 96 ppp. Choisir le réglage Moyenne – 125 % fait passer ce chiffre à 120 ppp. Dans la boîte de dialogue Paramètre PPP personnalisé, vous pouvez augmenter l’agrandissement jusqu’à 500 %, soit 480 ppp.

La liste autorise un agrandissement allant jusqu’à 200 %, mais il est possible de sélectionner une valeur supérieure à l’aide du curseur.

Adapter les étapes des exercices Les copies d’écran montrées dans ce livre ont été réalisées avec une résolution d’écran de 1 024 × 768, un agrandissement de 100 % et la taille par défaut

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Introduction

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(96 ppp). Si un quelconque de vos paramètres diffère, le ruban affiché sur votre écran peut différer de celui montré. Par exemple, vous pourriez voir plus ou moins de boutons dans chaque groupe, les boutons représentés par des icônes plus ou moins grandes ou le groupe représenté par un bouton sur lequel vous devez cliquer pour afficher ses commandes. Lorsque, dans un exercice, nous vous demandons d’actionner une commande du ruban, nous l’exprimons de la manière suivante : l Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Gra-

phique. Si la commande figure dans une liste, l’instruction prend la forme suivante : l Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nou-

veaux éléments puis, dans la liste, choisissez Tâche. La première fois que nous vous demandons de cliquer sur un bouton spécifique, nous présentons une image du bouton dans la marge gauche de la page, en regard de l’étape concernée. Si un bouton apparaît différemment à l’écran et dans le livre, en raison de paramètres d’affichages différents, il est facile d’adapter les étapes pour localiser la commande. Cliquez sur l’onglet mentionné, puis repérez le groupe concerné. Si celui-ci a été réduit en une liste ou un bouton de regroupement, cliquez dessus pour afficher les commandes du groupe. Enfin, recherchez un bouton affichant une icône similaire, mais de taille supérieure ou inférieure à celle du livre. Si nécessaire, survolez les boutons pour afficher leur nom dans une info-bulle. Si vous préférez ne pas avoir à adapter les étapes, configurez votre écran comme le nôtre.

Conventions utilisées dans ce livre Ce livre a été conçu pour vous guider étape par étape à travers toutes les tâches que vous souhaiterez probablement exécuter avec Microsoft Outlook 2010. En partant du début et en effectuant tous les exercices, vous gagnerez assez d’expérience pour pouvoir gérer vos informations avec Outlook et pour créer et travailler avec les messages électroniques, les éléments de calendrier et les enregistrements de contacts. Chaque rubrique est toutefois autonome. Si vous avez déjà employé une version précédente d’Outlook ou avez effectué tous les exercices et souhaitez ultérieurement revenir sur une procédure, les dispositifs suivants de ce livre peuvent vous aider à localiser des informations spécifiques : l Table des matières détaillée, présentant les rubriques et encadrés de chaque

chapitre.

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viii

Introduction

l Onglets de chapitres, pour repérer rapidement le début de chaque chapitre. l En-têtes spécifiques aux rubriques, permettant de localiser dans chaque

chapitre la rubrique qui vous intéresse. l Index détaillé, pour rechercher une tâche ou une fonctionnalité spécifique.

Avant de vous lancer dans la lecture de ce livre, vous gagnerez du temps en comprenant le fonctionnement de la collection Étape par Étape. Elle met en valeur les instructions spéciales, les touches à enfoncer, les boutons à cliquer, et ainsi de suite. Le tableau suivant recense les conventions suivies par cet ouvrage. Convention

Signification

1., 2…

Les étapes numérotées vous guident tout au long de la prise en main des fonctions décrites.

Configuration

Ce paragraphe, précédant un exercice étape par étape, indique les fichiers d’exercices que vous allez utiliser pour réaliser les différentes étapes. Il précise toute exigence préalable ou action à effectuer avant de débuter l’exercice.

Nettoyage

Ce paragraphe suit un exercice étape par étape et donne les instructions pour enregistrer et fermer les fichiers ou programmes ouverts avant de passer à la rubrique suivante. Il décrit également les méthodes qui permettent d’annuler les modifications apportées à votre environnement au cours de l’exercice.

Astuce

Cette rubrique vous donne un indice précieux ou un raccourci pour réaliser une tâche plus rapidement.

Important

Cette rubrique souligne les choses à savoir absolument pour pouvoir mener une tâche à bien.

Dépannage

Cette rubrique explique comment résoudre les problèmes les plus courants susceptibles de vous empêcher de poursuivre l’exercice.

Voir aussi

Cette rubrique vous renvoie à un chapitre contenant des informations complémentaires au sujet abordé.

Raccourci clavier

Signale l’existence d’un raccourci clavier pour la tâche étudiée Une image de bouton apparaît dans la marge lors de son premier emploi dans un exercice.

Ctrl+B

Le signe plus (+) entre deux noms de touches signifie que vous devez appuyer simultanément sur les deux touches. Par exemple, l’instruction « Appuyez sur Ctrl+B » signifie que vous devez maintenir enfoncée la touche Ctrl, puis appuyer sur la touche B de votre clavier.

Saisie utilisateur

Le texte que vous êtes censé saisir pour effectuer les exercices apparaît en caractères gras.

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Introduction

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Utiliser les fichiers d’exercices Pour effectuer les exercices de ce livre, vous devez télécharger les fichiers exemple et les installer sur votre ordinateur. Important Le programme Microsoft Outlook 2010 n’est pas disponible sur ce site web. Vous devez l’acquérir ou télécharger une version d’évaluation et l’installer avant d’effectuer les exercices de ce livre.

Suivez ces étapes pour télécharger les fichiers d’exercices et les enregistrer sur le disque dur de votre ordinateur :

1. Sur le site dunod.com, localisez la page consacrée à cet ouvrage et dans la rubrique Compléments en ligne, cliquez sur le lien documents téléchargeables.

2. Patientez pendant que le téléchargement s’effectue sur votre ordinateur. 3. Pour stocker vos fichiers d’exercices, dans le dossier Documents (Mes documents sous Windows XP), créez un dossier nommé EPE_Outlook2010, dans lequel vous copierez les fichiers d’exercices. Astuce Vos fichiers d’exercices doivent se trouver dans le dossier Documents\EPE_Outlook2010\Numéro du chapitre. Le nom du dossier à ouvrir vous sera indiqué chaque fois que vous aurez à utiliser un fichier d’exercices.

Le tableau suivant dresse la liste des fichiers d’exercices employés dans ce livre. Chapitre

Fichiers et éléments utilisés

Fichiers et éléments créés

Chapitre 1 : Débuter avec Outlook 2010

Aucun

Aucun

Chapitre 2 : La fenêtre d’Outlook

Aucun

Aucun

Chapitre 3 : Envoyer et recevoir des messages électroniques

Chapitre03\Brochure.docx

Message EPE - Premier brouillon

Chapitre03\Stratégie.pptx

Message RE: EPE - Premier brouillon Message TR: EPE - Premier brouillon Message EPE - Planning de la foire commerciale

Chapitre 4 : Gérer les contacts

Aucun

Enregistrements de contacts pour Nancy Anderson, Andrew Davis, Sara Davis, Andrea Dunker et Idan Rubin.

Chapitre 5 : Gérer les emplois du temps

Aucun

Rendez-vous EPE - Déjeuner avec Jane Rendez-vous EPE - Réunion du personnel Événement EPE - Jour de paie

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x

Introduction

Chapitre

Fichiers et éléments utilisés

Fichiers et éléments créés

Chapitre 6 : Gérer les tâches

Message EPE - Premier brouillon

Message marqué EPE - Premier brouillon

Message EPE - Planning de la foire commerciale

Message marqué EPE - Planning de la foire commerciale Tâche EPE - Commander les dépliants Tâche EPE - Réservation du dîner Tâche EPE - Envoyer les invitations pour le dîner

Chapitre 7 : Gérer la Boîte de réception

Message EPE - Premier brouillon

Dossier EPE - Messages

Message RE: EPE - Premier brouillon Message TR: EPE - Premier brouillon Message EPE - Planning de la foire commerciale Message EPE - Test d’alerte 1 Règle EPE Chapitre 8 : Gérer la liste de contacts

Chapitre08\EPEContacts.txt

Carnet d’adresses EPE - Contacts

Chapitre08\JoanLambert.jpg

Carnet d’adresses EPE - Litware

Enregistrements de contacts pour Nancy Anderson, Andrew Davis, Sara Davis, Andrea Dunker et Idan Rubin.

Enregistrements de contacts pour Joel Lachance, Joan Lambert, Chris Mayo, Heidi Steen, Max Stevens et Amy Strande. Groupe de contacts Clients. Enregistrements de contacts pour Eli Bowen, Liberty Munson et Tjeerd Veninga.

Chapitre 9 : Messages avec du contenu élaboré

Chapitre09\Phare.jpg

Signature électronique Informelle Message EPE - Outils d’image et image modifiée embarquée.

Le chapitre 9 « Messages avec du contenu élaboré » est téléchargeable sur le site des éditions Dunod sous la forme d’un fichier PDF.

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Introduction

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Obtenir de l’aide Nous avons fait tout notre possible pour garantir l’exactitude de cet ouvrage. Si vous rencontrez des problèmes, veuillez contacter les sources indiquées dans les sections suivantes.

Obtenir de l’aide sur ce livre Si votre question ou votre problème concerne le contenu de cet ouvrage ou ses fichiers d’exercices, consultez tout d’abord la page d’errata qui lui est consacrée : go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=192151 Vous y trouverez des informations sur les erreurs découvertes et les corrections préconisées. Si cette page ne vous apporte pas de réponse satisfaisante, soumettez votre question ou commentaire au support technique de Microsoft Press à l’adresse suivante : [email protected]

Obtenir de l’aide avec Outlook 2010 Pour toute question concernant Microsoft Outlook 2010, non le contenu de cet ouvrage, votre premier réflexe doit être de consulter l’aide Outlook. Il s’agit une combinaison d’outils et de fichiers stockés sur votre ordinateur au moment de l’installation d’Outlook et, si votre ordinateur est connecté à Internet, d’informations disponibles depuis Office.com. Voici comment trouver des informations d’aide spécifiques ou générales : l Pour en apprendre plus sur un élément présent à l’écran, vous pouvez affi-

cher une info-bulle. Par exemple, pour afficher l’info-bulle associée à un bouton, survolez celui-ci sans cliquer dessus. L’info-bulle précise le nom du bouton, le raccourci clavier associé, s’il existe, et, sauf indication contraire, une description de l’opération réalisée lors d’un clic sur le bouton. l Dans la fenêtre d’Outlook, cliquez sur le bouton d’aide (le point d’interroga-

tion dans un cercle bleu) situé à l’extrême droite du ruban pour afficher la fenêtre d’aide d’Outlook. l Après avoir ouvert une boîte de dialogue, cliquez sur le bouton d’aide (tou-

jours un point d’interrogation) situé à l’extrême droite de la barre de titre de la boîte de dialogue pour afficher la fenêtre d’aide d’Outlook. Parfois, les rubriques associées aux fonctions de cette boîte de dialogue seront déjà identifiées dans cette fenêtre.

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Introduction

Pour vous entraîner à employer l’aide, effectuez l’exercice suivant. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Démarrez simplement Outlook, puis suivez les étapes indiquées.

1. À l’extrémité droite du ruban, cliquez sur le bouton d’aide de Microsoft Outlook. La fenêtre de l’aide Outlook apparaît.

Le contenu de la fenêtre d’aide peut varier car le site web Office.com est constamment actualisé. Astuce Pour agrandir la fenêtre ou ajuster sa taille, faites glisser la poignée située à l’angle inférieur droit. Vous pouvez modifier la taille de la police en cliquant sur le bouton Modifier la taille de la police dans la barre d’outils.

2. Sous la liste Parcourir le support technique Outlook 2010, cliquez sur Tout afficher. La fenêtre change de manière à afficher une liste des catégories d’aide.

3. Dans la liste des catégories, cliquez sur Activation d’Outlook. L’aide Outlook affiche la liste des rubriques relatives à l’activation des programmes Microsoft Office. Vous pouvez cliquer sur n’importe quelle rubrique pour afficher les informations correspondantes.

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Introduction

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4. Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Afficher la table des matières et faites défiler le volet de gauche vers le bas. À l’instar de celle d’un livre, la table des matières de l’aide est organisée en sections. Si vous êtes connecté à Internet, Outlook affiche les catégories, rubriques et tutoriaux disponibles sur le site web Office Online en même temps que ceux stockés sur votre ordinateur.

Un clic sur une catégorie (représentée par une icône de livre) affiche les rubriques de cette catégorie (représentées par des icônes d’aide).

5. Dans le volet Table des matières, cliquez sur quelques catégories et rubriques. Cliquez ensuite sur les boutons Précédent et Suivant pour vous déplacer parmi les rubriques que vous avez déjà vues.

6. À l’extrémité droite de la barre de titre Table des matières, cliquez sur le bouton Fermer.

7. Dans le champ placé en haut de la fenêtre de l’aide Outlook, saisissez enregistrer, puis appuyez sur Entrée. La fenêtre d’aide Outlook affiche les rubriques apparentées au mot saisi.

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xiv

Introduction

Les boutons Précédent et Suivant apparaissent pour faciliter la recherche de la rubrique idoine. Astuce Si vous saisissez un terme dans le champ Rechercher et si vous cliquez sur la flèche Rechercher placée à droite, vous pouvez préciser le type d’aide qui vous intéresse ou les emplacements de recherche.

8. Dans la liste des résultats, cliquez sur la rubrique Enregistrer sous.

La rubrique sélectionnée s’affiche dans la fenêtre de l’aide Outlook.

9. Au début de la rubrique, dans la marge droite, cliquez sur Afficher tout. Outlook affiche toutes les informations auxiliaires initialement masquées de cette rubrique et remplace le bouton Afficher tout par le bouton Masquer tout. Vous pouvez sauter vers les liens hypertextes identifiés par le texte bleu. Astuce Cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d’outils pour imprimer une rubrique. Seules les informations affichées sont imprimées.

NETTOYAGE Cliquez sur le bouton Fermer situé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de l’aide Outlook.

Plus d’information Si votre question concerne Outlook 2010 ou un autre logiciel Microsoft et que vous ne trouvez pas de réponse dans le système d’aide du produit, consultez le centre de solution approprié ou la base de connaissances Microsoft à l’adresse support.microsoft.com. Vous trouverez également un portail plus générique à l’adresse support.microsoft.com/gp/selfoverview/.

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Partie 1

Les fondamentaux 1. Débuter avec Outlook 2010......................................................................................... 3 2. La fenêtre d’Outlook.............................................................................................. 23 3. Envoyer et recevoir des messages électroniques .......................................... 79 4. Gérer les contacts ................................................................................................. 127 5. Gérer les emplois du temps............................................................................... 149 6. Gérer les tâches ..................................................................................................... 169

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Coup d’œil sur le chapitre

Se connecter aux comptes de messagerie, page 4

Résoudre les problèmes de connexion, page 16

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Débuter avec Outlook 2010 Au sommaire de ce chapitre : 4 Se connecter aux comptes de messagerie. 4 Résoudre les problèmes de connexion.

Bienvenue dans le monde merveilleux de Microsoft Outlook 2010 ! Grâce à ce logiciel, vous pouvez facilement gérer un ou plusieurs comptes de messagerie. Si un compte de messagerie inclut des informations complémentaires, comme des éléments de calendrier et des enregistrements de contacts, Outlook vous aidera également à les gérer. Avant de commencer à utiliser Outlook, vous devez le configurer pour qu’il puisse se connecter à votre compte de messagerie. La gestion des informations enregistrées avec ce compte sera ensuite facilitée par les nombreuses fonctions spécialisées d’Outlook. Il est possible de configurer Outlook pour qu’il accède à différents types de comptes, qu’ils soient professionnels ou personnels. Si votre entreprise utilise Microsoft Exchange Server, vous pouvez vous servir d’Outlook pour profiter des fonctionnalités de votre compte Exchange, y compris le courrier électronique, la prise de rendez-vous, le suivi de contact, la gestion des tâches et la prise de notes. Si votre entreprise utilise également les fonctionnalités de Microsoft Office Communications Server, comme Microsoft Office Communicator et Microsoft Office Live Meeting, vous pouvez passer des appels téléphoniques, démarrer des sessions de messagerie instantanée, mener des réunions en ligne et autres à partir d’Outlook 2010. Dans ce chapitre, vous allez configurer Outlook pour qu’il se connecte à un ou plusieurs comptes de messagerie. Fichiers d’exercices Pour réaliser les exercices de ce chapitre, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Pour de plus amples informations concernant l’utilisation des fichiers d’exercices, consultez la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

Connexion aux comptes de messagerie Avec une installation par défaut, voici les types de comptes de courrier électronique pris en charge par Outlook 2010 : l Exchange. Vous pouvez configurer Outlook 2010 pour qu’il accède à un

compte Exchange hébergé par Microsoft Exchange Server, dans ses versions 2010, 2007 ou 2003. Si votre entreprise emploie l’une de ces versions d’Exchange Server, vous avez la possibilité d’envoyer des messages au sein de son réseau ou en dehors. Les messages sont enregistrés de manière centrale sur le serveur Exchange, ainsi que dans un fichier de données local à votre ordinateur. Lorsque vous êtes connecté au serveur, que ce soit au travers du réseau de l’entreprise ou d’Internet, Outlook effectue une synchronisation entre ces deux copies. Cela vous permet de travailler avec les éléments existants et de créer de nouveaux éléments alors que vous n’êtes pas connecté. Si votre ordinateur est directement relié au réseau de l’entreprise, Outlook se charge de la connexion à votre compte Exchange. Dans le cas contraire, par exemple si vous configurez votre ordinateur personnel ou votre ordinateur portable pour accéder à votre compte professionnel Exchange, voici deux manières de vous connecter à ce compte : m Créez une connexion par réseau privé virtuel (VPN, Virtual Private

Network) depuis votre ordinateur au réseau de l’entreprise et configurez ensuite Outlook pour qu’il accède au serveur Exchange via cette connexion.

m Configurez Outlook pour qu’il se connecte au serveur Exchange au

travers d’Internet à l’aide d’Outlook Anywhere (un nom plus convivial pour un service sinon appelé HTTP over RPC). Le serveur Exchange doit être configuré de manière particulière pour que ce type de connexion soit autorisé.

Astuce Certaines fonctions d’Outlook dépendent de la version du serveur qui héberge votre compte de messagerie. Les fonctionnalités décrites dans cet ouvrage sont propres aux comptes Exchange Server 2010. Des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles lorsque Microsoft Office Communications Server (OCS) est installé dans l’environnement d’entreprise. l POP (Post Office Protocol). Dans le cas d’un compte POP, Outlook télé-

charge (copie) les messages depuis le serveur de messagerie vers votre ordinateur, puis, après une durée fixée, supprime les messages d’origine sur le serveur. Vous lisez et gérez vos messages sur votre ordinateur (localement) et Outlook se synchronise avec le serveur lors des connexions. l IMAP (Internet Message Access Protocol). Lorsqu’il est connecté à un

compte IMAP, Outlook enregistre une copie des messages sur votre ordina-

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Connexion aux comptes de messagerie

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teur mais conserve les originaux sur le serveur de messagerie. Vous lisez et gérez vos messages localement et Outlook se synchronise avec le serveur lors des connexions. Astuce Outlook 2010 prend également en charge les comptes Windows Live Hotmail. Pour de plus amples informations, consultez l’encadré « Connexion à des comptes Hotmail » plus loin dans ce chapitre.

Avant de pouvoir utiliser Outlook, vous devez le configurer pour qu’il se connecte à vos comptes de messagerie. Au premier démarrage du programme, l’assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 vous guide tout au long d’une procédure de configuration automatisée. Il s’agit d’une amélioration majeure par rapport à la procédure manuelle proposée dans Outlook 2003 et les versions antérieures, qui vous obligeait à fournir un grand nombre d’informations. Pour la plupart des comptes, trois éléments d’informations suffisent à présent : votre nom, votre adresse de courrier électronique et le mot de passe du compte. L’assistant se charge ensuite des étapes restantes de la procédure de connexion. S’il ne parvient pas à configurer Outlook pour la connexion à votre compte, vous pouvez fournir des informations complémentaires de manière à terminer manuellement la procédure. La configuration d’Outlook crée un profil qui enregistre des informations sur vos comptes de messagerie. Il est accessible depuis Outlook ou depuis l’élément Courrier du Panneau de configuration de Windows. Un profil comprend des informations sur le compte de messagerie, comme le nom d’utilisateur, le nom complet, le nom du serveur, le mot de passe, ainsi que l’emplacement d’enregistrement des données d’Outlook. Vous pouvez définir un ensemble de comptes de messagerie dans chaque profil afin de gérer toutes vos communications depuis Outlook. Vous pouvez également créer plusieurs profils associés à différents comptes de messagerie individuels ou à des ensembles de comptes. Plusieurs comptes de messagerie de n’importe quel type peuvent être ajoutés à un profil Outlook, que ce soit au cours de la configuration ou par la suite. Dans l’exercice suivant, vous allez configurer Outlook pour qu’il se connecte automatiquement à un compte de messagerie et vous allez configurer manuellement les paramètres d’un compte Exchange. Même si nous prenons comme exemple la connexion à un compte Exchange, cette procédure de base permet d’établir la connexion à un autre type de serveur de courrier électronique. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du nom d’utilisateur et du mot de passe de votre compte de messagerie. Si la connexion concerne un compte POP, un compte IMAP ou un compte Exchange hébergé chez un fournisseur de services externe, vous devrez également con-

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

naître les noms et les contraintes d’authentification de vos serveurs entrant et sortant. Pour cela, consultez votre fournisseur.

1. Dans le menu Démarrer, choisissez Tous les programmes > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2010. Astuce Si le lien de courrier électronique placé en tête du menu Démarrer indique Microsoft Outlook comme programme de messagerie par défaut, vous pouvez également cliquer dessus.

2. L’étape suivante varie selon qu’Outlook est déjà configuré pour se connecter à un compte de messagerie.

a. Si vous n’avez pas encore configuré un compte de messagerie dans Outlook, l’assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 se lance.

L’assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010. Sur la page d’accueil de l’assistant, puis sur la page Comptes de messagerie, cliquez sur Suivant.

b. Si un ou plusieurs comptes de messagerie sont déjà configurés dans

Outlook, l’application se lance et affiche la Boîte de réception d’un compte existant. Vous devez alors initier manuellement la procédure de configuration d’un compte. Cliquez sur l’onglet Fichier, qui se trouve en partie gauche du ruban, pour passer en mode Backstage. Puis, sur la page Informations, sous les informations du compte courant, cliquez sur Ajouter un compte.

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Connexion aux comptes de messagerie

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Un compte peut être ajouté depuis le mode Backstage de la fenêtre d’Outlook. Astuce La configuration des paramètres d’Outlook et des comptes de messagerie se fait depuis le mode Backstage.

Que vous soyez passé par l’étape 2a ou l’étape 2b, la page Configuration de compte automatique de l’assistant Ajouter un nouveau compte s’affiche à présent.

L’assistant Ajouter un nouveau compte, qui peut être ouvert à partir de l’assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 ou depuis la page Informations du mode Backstage.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

3. Dans les champs de cette page, saisissez votre nom, votre adresse de messagerie et le mot de passe de votre compte de messagerie. Notez que le mot de passe doit être indiqué à deux reprises.

Les caractères des mots de passe sont masqués. Il est préférable de vérifier que la touche Verr. maj n’est pas active pendant la saisie du mot de passe.

4. Cliquez sur Suivant.

Openmirrors.com

L’assistant Ajouter un nouveau compte recherche le domaine indiqué sur les réseaux disponibles et sur Internet.

L’assistant recherche le domaine qui héberge le compte et tente d’ouvrir une session en utilisant les informations d’identification fournies à l’étape 3. Si l’assistant trouve un compte qui correspond à l’adresse de messagerie indiquée, il tente d’ouvrir une session en utilisant le mot de passe précisé. En cas de succès, la création du compte est confirmée et vous avez accès à

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Connexion aux comptes de messagerie

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d’autres options de configuration du compte. Cliquez sur Terminer de la dernière page de l’assistant pour commencer à utiliser votre compte ou configurez des paramètres supplémentaires.

Lorsque la configuration d’une connexion à un compte de messagerie est réussie, il est possible de modifier les paramètres serveur du compte, d’ajouter un autre compte ou de cliquer sur Terminer pour commencer à utiliser le compte. Astuce S’il s’agit du premier lancement d’un programme de Microsoft Office 2010, vous êtes invité à saisir votre nom complet et vos initiales. Ces informations sont utilisées par les programmes de la suite Office 2010 pour le suivi des modifications, la réponse aux messages, etc. Ensuite, il vous est demandé de choisir le type d’informations que vous souhaitez partager sur Internet et, enfin, vous avez la possibilité de vous inscrire aux mises à jour automatiques apportées par le service Microsoft Update.

5. Si l’assistant parvient à se connecter à votre compte, cochez la case Configurer manuellement les paramètres du serveur, cliquez sur Suivant et passez à l’étape 12 pour vous exercer à la configuration des paramètres supplémentaires. Si les informations d’identification fournies ne permettent pas à l’assistant de se connecter à votre compte, un message d’explication apparaît.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

Le message d’erreur affiché peut être différent de celui présenté ici.

6. Si l’assistant ne parvient pas à se connecter à votre compte, cliquez sur Précédent pour revenir à la page Configuration de compte automatique (illustrée à l’étape 3 de cet exercice). Cliquez ensuite sur Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs supplémentaires, puis sur Suivant. La page Choisir un service s’affiche.

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Selon les informations indiquées sur la page Configuration de compte automatique, l’option Autre peut être proposée sur la page Choisir un service.

7. Sur cette page, cochez l’option Microsoft Exchange, puis cliquez sur Suivant. Attention L’écran qui s’affiche ensuite varie selon le type de compte sélectionné. Dans le cadre de cet exercice, nous allons nous connecter à un compte Exchange.

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Connexion aux comptes de messagerie

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Astuce Si vous vous connectez à un compte de messagerie Internet à la place d’un compte Exchange, il est fort probable que vous deviez procéder à une configuration manuelle. Pour de plus amples informations sur la configuration manuelle d’une connexion à un compte de messagerie Internet, consultez la section « Résoudre les problèmes de connexion » plus loin dans ce chapitre.

8. Dans les champs de la page Paramètres du serveur, saisissez le nom ou

l’adresse de votre serveur Exchange (renseignez-vous auprès de l’administrateur de votre serveur Exchange) et votre nom d’utilisateur (normalement votre adresse de messagerie), puis cliquez sur Vérification du nom. Si vous n’aviez pas indiqué votre mot de passe sur la page Configuration de compte automatique, Outlook vous demande de le saisir à présent.

9. Si la boîte de dialogue Connexion à s’affiche, saisissez vos informations d’ouverture de session, puis cliquez sur OK. L’assistant contacte le serveur indiqué. Si le nom d’utilisateur et le mot de passe saisis correspondent aux informations enregistrées sur le serveur, l’assistant remplace le nom d’utilisateur par le nom d’affichage (précisé dans la Liste d’adresses globale de votre entreprise) et le souligne. Cette opération correspond à la résolution de l’adresse. Si l’assistant ne réussit pas à valider les informations, une boîte de dialogue Microsoft Exchange apparaît. Cela peut se produire si vous vous connectez à un serveur Exchange d’entreprise au travers d’Internet et si Outlook a besoin d’informations complémentaires pour établir la connexion.

Possibles résultats de la validation des informations d’identification du compte Exchange.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

10. Si la boîte de dialogue Microsoft Exchange s’ouvre, cliquez sur Annuler et attendez que l’assistant revienne à la page Paramètres du serveur.

11. Si l’assistant réussit à résoudre vos noms de serveur et d’utilisateur, cliquez sur Suivant puis sur Terminer pour commencer à utiliser votre compte. Vous pouvez également configurer manuellement des paramètres supplémentaires pour le compte. Dans le cadre de cet exercice, nous allons examiner les options de configuration manuelle.

12. Sur la page Paramètres du serveur, cliquez sur le bouton Paramètres supplémentaires. La boîte de dialogue Microsoft Exchange s’ouvre sur l’onglet Général. Vous pouvez y préciser le nom qui identifie le compte dans Outlook (par exemple, sur la barre de titre de la fenêtre de l’application et dans le Volet de navigation). Cette modification n’affecte pas le nom présenté aux destinataires des messages.

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L’onglet Général de la boîte de dialogue Microsoft Exchange des paramètres du compte.

13. Affichez chaque onglet de la boîte de dialogue pour examiner les paramètres disponibles. Dans l’onglet Avancé, vous pouvez indiquer des boîtes aux lettres supplémentaires hébergées sur le même serveur Exchange et que vous souhaitez ouvrir dans Outlook. Par exemple, si vous êtes en charge de la boîte aux lettres d’un service de votre entreprise, indiquez-la dans cet onglet.

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L’onglet Avancé de la boîte de dialogue Microsoft Exchange des paramètres du compte. Dans l’onglet Sécurité, vous pouvez décider de sécuriser les données du compte enregistrées localement en obligeant la saisie des informations d’ouverture de session à chaque démarrage d’Outlook.

L’onglet Avancé de la boîte de dialogue Microsoft Exchange des paramètres du compte. Astuce En cliquant sur le bouton Paramètres du fichier de données Outlook dans l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Microsoft Exchange, vous affichez le chemin et le nom du fichier de données local dans lequel est enregistrée une copie des informations de votre compte de messagerie.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

À partir de la boîte de dialogue Paramètres du fichier de données Outlook, vous pouvez réduire la taille du fichier de données en compressant son contenu et désactiver l’utilisation hors ligne du fichier de données local afin que les informations soient disponibles uniquement lorsque Outlook est connecté au serveur Exchange.

Dans l’onglet Connexion, vous pouvez sélectionner la manière dont Outlook se connecte au serveur Exchange. L’option par défaut, Se connecter à l’aide de mon réseau local, est adaptée aux connexions réseau à haut débit par câble ou sans fil.

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L’onglet Connexion de la boîte de dialogue Microsoft Exchange des paramètres du compte. Si votre connexion au réseau se fait au travers d’un modem analogique qui nécessite la composition d’un numéro téléphonique, vous devez sélectionner l’une des autres options et indiquer les informations d’accès réseau à distance nécessaires. Astuce Vous pouvez créer des connexions au réseau à partir de Windows. Pour de plus amples informations concernant la création d’une connexion réseau sur votre version de Windows, consultez les ouvrages Windows 7 Étape par Étape (Microsoft Press, 2009), Windows Vista Étape par Étape (Microsoft Press, 2007) ou Windows XP Step by Step (Microsoft Press, 2004) de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox.

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Connexion aux comptes de messagerie

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14. Dans la boîte de dialogue Microsoft Exchange, saisissez les informations de connexion supplémentaires fournies par l’administrateur du serveur Exchange, puis cliquez sur OK.

15. Sur la page Paramètres du serveur, cliquez sur Suivant. Sur la dernière page de l’assistant, cliquez sur Terminer. La page Comptes de messagerie de la boîte de dialogue Paramètres du compte peut apparaître et afficher le nouveau compte de messagerie.

Le nouveau compte est prêt à être utilisé.

16. Si la boîte de dialogue Paramètre du compte s’ouvre, fermez-la pour afficher la Boîte de réception de votre nouveau compte. Un message de test envoyé par Outlook apparaît dans la Boîte de réception, vos autres messages électroniques étant affichés après ce message de test. NETTOYAGE À présent, vous êtes prêt à utiliser votre compte de messagerie !

Connexion à des comptes Hotmail Les comptes Windows Live Hotmail sont de type HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Les messages envoyés au travers d’un compte HTTP prennent la forme de pages web que le programme de messagerie obtient à partir d’un serveur de messagerie HTTP et affiche dans la fenêtre de message.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

Le complément gratuit Microsoft Outlook Hotmail Connector permet de configurer Outlook pour qu’il se connecte à des comptes Windows Live Hotmail, à Windows Live Calendrier et à Windows Live Contacts. Vous pouvez l’obtenir à partir du Centre de téléchargement de Microsoft (http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/), mais vous pouvez également l’installer directement à partir d’Outlook. Pour cela, saisissez votre adresse de messagerie Hotmail sur la Page Configuration de compte automatique de l’assistant Ajouter un nouveau compte, puis cliquez sur Suivant. Outlook vous invite à installer Outlook Hotmail Connector et présente un lien vers le fichier d’installation. Après avoir installé Outlook Hotmail Connector, redémarrez Outlook. Vous avez alors l’opportunité de configurer Outlook pour qu’il se connecte à un compte Hotmail. Seules les informations de base du compte sont requises, mais vous pouvez également préciser un nom convivial qui identifie le compte dans Outlook et une adresse de réponse alternative, comme dans le cas d’un compte de messagerie Internet.

Openmirrors.com

La connexion à un compte Hotmail exige l’installation préalable d’Outlook Hotmail Connector. Après avoir terminé la procédure mise en place par Outlook Hotmail Connector, vous pouvez utiliser votre compte Hotmail depuis Outlook comme n’importe quel autre type de compte.

Résoudre les problèmes de connexion La fonctionnalité de configuration automatique d’un compte est très commode, mais il arrive qu’elle ne fonctionne pas. En général, elle parvient sans mal à configurer un compte Exchange d’entreprise lorsque la connexion se fait au travers du

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Résoudre les problèmes de connexion

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réseau d’entreprise. En revanche, lors d’une connexion à un serveur Exchange distant ou à un compte Exchange fourni par un hébergeur tiers ou lors d’une connexion à un compte POP ou IMAP, une résolution manuelle des problèmes sera sans doute obligatoire.

Connexion à des comptes Exchange Voici quelques messages d’erreurs et problèmes courants que vous risquez de rencontrer lors de la connexion à un compte Exchange, ainsi que la manière de les résoudre : l Le serveur de certificat ne correspond pas au site. Si Outlook rencontre

des problèmes de sécurité liés au fichier électronique (certificat numérique) qui valide l’identité du serveur de messagerie, par exemple si le certificat ne correspond pas au nom de votre domaine, il vous informe de ce problème et vous laisse le choix de poursuivre ou non. Si une boîte d’alerte de sécurité apparaît, cliquez sur le bouton Afficher le certificat pour voir le certificat numérique du serveur de messagerie et vérifier que vous connaissez et approuvez la société qui l’a émis. Si vous le souhaitez, installez le certificat sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton Installer le certificat et en suivant les instructions de l’assistant Importation de certificat. l Une connexion chiffrée n’est pas disponible. Outlook tente d’abord

d’établir une connexion chiffrée avec le serveur. Si cette tentative échoue, il vous en informe et vous demande si vous souhaitez établir une connexion non chiffrée. Si vous choisissez cette option, il est possible qu’Outlook configure votre compte Exchange en tant que compte IMAP ou POP3 au lieu d’un compte Exchange. Cette configuration résultera en une perte de fonctionnalités, par exemple la barre des tâches n’affichera pas les informations de calendrier et des tâches. Si vous rencontrez l’une ou l’autre de ces erreurs lors de la connexion à votre compte Exchange, vérifiez que votre ordinateur est connecté au domaine du réseau (localement, via une connexion VPN ou en utilisant l’option HTTP) et que vous utilisez la méthode d’adressage interne correcte. Par exemple, si votre adresse de messagerie est [email protected], l’adresse de votre serveur de messagerie sera mail.adatum.com ou une adresse interne comme ADATUMExchange.adatum.local. Pour réussir à résoudre les problèmes de connexion, vous devrez configurer manuellement les paramètres du serveur. Pour cela, consultez l’administrateur du

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

serveur afin qu’il vous indique les informations complémentaires sur votre compte de messagerie, notamment les noms des serveurs entrant et sortant, ainsi que la méthode d’authentification qu’ils utilisent.

Connexion à des comptes de messagerie Internet Si l’assistant Ajouter un nouveau compte ne parvient pas à configurer automatiquement la connexion d’Outlook à votre compte POP ou IMAP, procédez manuellement.

Openmirrors.com

Les informations de base requises pour la connexion à un compte POP ou IMAP. Voici les informations que vous devez indiquer et que vous pouvez obtenir auprès de votre fournisseur de service de messagerie : l nom ; l adresse de messagerie ; l type de compte ; l serveur de courrier entrant ; l serveur de courrier sortant ; l nom d’utilisateur du compte ; l mot de passe du compte ; l données d’authentification pour l’ouverture de session.

Vous pouvez fournir des informations supplémentaires, comme le nom d’identification du compte, l’adresse de messagerie indiquée lorsque vous répondez à un

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Résoudre les problèmes de connexion

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message et des données d’authentification complémentaires pour le serveur sortant.

Des informations supplémentaires pour l’authentification du serveur peuvent être requises. Lors d’une connexion à un compte POP, il est très important de configurer la conservation des messages sur le serveur de messagerie. Par défaut, les messages téléchargés sur votre ordinateur depuis un serveur POP sont supprimés de ce serveur au bout de quatorze jours. Toutefois, vous pouvez décider de les laisser de manière permanente sur le serveur, de les y conserver pendant une durée fixée ou jusqu’à ce qu’ils soient supprimés dans Outlook. Si vous accédez à votre compte de messagerie depuis plusieurs ordinateurs, vous voudrez probablement laisser les messages sur le serveur afin qu’ils soient disponibles depuis tous ces ordinateurs.

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Chapitre 1 Débuter avec Outlook 2010

Configuration de la conservation des messages sur le serveur de messagerie à partir de l’onglet Options avancées de la boîte de dialogue Paramètres de messagerie Internet. Après avoir précisé les informations de connexion au compte de messagerie Internet, cliquez sur le bouton Tester les paramètres du compte sur la page Paramètres de messagerie Internet de l’assistant Ajouter un nouveau compte pour Openmirrors.com vérifier qu’Outlook parvient à se connecter à vos serveurs entrant et sortant.

Validation de la configuration d’un compte de messagerie Internet.

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En résumé

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En résumé l Vous pouvez configurer Outlook pour qu’il se connecte automatiquement à

des comptes Exchange, POP et IMAP. Vous pouvez également utiliser des comptes Windows Live Hotmail en installant Outlook Hotmail Connector. l Plusieurs comptes de messagerie peuvent être configurés dans un même

profil Outlook. l L’assistant Ajouter un nouveau compte est capable de se connecter automa-

tiquement à la plupart des comptes de messagerie. Vous devez simplement fournir votre adresse de messagerie et le mot de passe du compte.

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Coup d’œil sur le chapitre

Le ruban et le mode Backstage, page 28

Le module Contacts, page 60

Openmirrors.com

Le module Tâches, page 71

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La fenêtre d’Outlook Au sommaire de ce chapitre : 4 La fenêtre d’Outlook. 4 Le ruban et le mode Backstage. 4 Le module Courrier. 4 Le module Calendrier. 4 Le module Contacts. 4 Le module Tâches.

L’interface utilisateur de Microsoft Outlook 2010 propose de nombreuses fonctionnalités et outils dont l’organisation facilite l’enregistrement, la recherche et l’affichage des informations. À l’instar des autres programmes de la suite Microsoft Office 2010, les commandes d’Outlook sont disponibles sur le ruban placé en partie supérieure de la fenêtre de programme. Par ailleurs, chaque fenêtre de message, de rendez-vous, de contact et d’autre type d’élément propose son propre ruban. Pour chaque module d’Outlook, le ruban présente des commandes adaptées à la manipulation des éléments créés et enregistrés dans ce module. De manière comparable, la fenêtre de chaque type d’élément Outlook ajoute un onglet unique au ruban, dans lequel se trouvent les commandes spécifiques à la création de ce type d’élément. Dans ce chapitre, vous allez tout d’abord découvrir les fonctionnalités et les outils disponibles dans la fenêtre d’Outlook. Vous apprendrez à utiliser les commandes du ruban et de la barre d’outil Accès rapide. Enfin, vous explorez les fonctionnalités des fenêtres des messages, des contacts, du calendrier et des tâches.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

La fenêtre d’Outlook Contrairement aux autres programmes de la suite Office 2010, Outlook ne sert pas une seule fonction ni ne crée un seul type de fichier. Vous utilisez ce logiciel pour créer, organiser et suivre plusieurs types d’informations essentielles au bon déroulement de votre travail quotidien. Pour minimiser la charge liée à la gestion d’éléments d’information aussi variés, comme les messages électroniques, les contacts, les rendez-vous, les tâches et les notes, Outlook propose un module adapté à chacun d’eux. Grâce à une interface de module comparable, la manipulation de ces différents éléments d’information se fait de manière cohérente.

La fenêtre de programme La fenêtre de programme d’Outlook est constituée de huit zones qui vous permettent d’utiliser Outlook et de manipuler ses éléments. Barre d’outils Accès rapide (emplacement par défaut)

Barre de titre

Ruban

Openmirrors.com

Volet de navigation Volet de contenu Barre d’état Volet de lecture

La fenêtre d’Outlook.

Barre des tâches

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La fenêtre d’Outlook

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Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage. l Barre de titre. La barre de titre affiche le nom du compte actif. À son extré-

mité gauche, vous trouvez l’icône d’Outlook. Elle donne accès à un menu de commandes qui permettent de déplacer, de redimensionner et de fermer la fenêtre de programme. Les trois boutons placés à l’extrémité droite de la barre de titre assurent les mêmes fonctions que dans tout programme Windows : masquer temporairement la fenêtre du programme en cliquant sur le bouton Réduire, ajuster la taille la fenêtre en cliquant sur le bouton Agrandir/Restaurer et fermer le document actif ou quitter Outlook en cliquant sur le bouton Fermer. Astuce Windows 7 a introduit de nombreuses nouvelles techniques de gestion des fenêtres. Pour de plus amples informations sur la manière de manipuler la fenêtre d’Outlook sur un ordinateur Windows 7, consultez l’ouvrage Windows 7 Étape par Étape de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009). l Barre d’outils Accès rapide. Par défaut, la barre d’outils Accès rapide est

placée à droite de l’icône, sur le bord gauche de la barre de titre. Elle comprend les boutons Envoyer/Recevoir tous les dossiers et Annuler/Rétablir. Vous pouvez modifier son emplacement et la personnaliser de manière à y inclure les commandes auxquelles vous souhaitez accéder en un seul clic. La fenêtre de programme et les fenêtres de manipulation des éléments Outlook disposent chacune de leur propre barre d’outils Accès rapide configurable. Vous pouvez ainsi, par exemple, afficher des commandes spécifiques à la création et à la mise en forme du contenu des messages uniquement dans la fenêtre de message et celles de création et de gestion des tâches uniquement dans la fenêtre des éléments de ce type. Astuce Si vous créez et manipulez des éléments Outlook complexes, facilitezvous la vie en ajoutant toutes les commandes les plus employées à la barre d’outils Accès rapide et en affichant celle-ci sous le ruban, au-dessus de l’espace de travail. l Ruban. Sous la barre de titre, vous trouvez le ruban. Pour une utilisation plus

efficace du logiciel, toutes les commandes de manipulation des éléments Outlook et de leur contenu sont disponibles à partir de cet emplacement central. La fenêtre d’Outlook et les fenêtres de chaque type d’élément Outlook possèdent leur propre ruban configurable. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les éléments du ruban, consultez la section « Le ruban et le mode Backstage » plus loin dans ce chapitre.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

l Volet de navigation. Ce volet réductible se trouve sur le côté gauche de la

fenêtre d’Outlook. Son contenu change en fonction du module affiché : il peut présenter des liens vers des dossiers, des liens vers des contenus externes ou des rubriques d’aide, des options d’affichage, etc. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les modules Outlook disponibles, consultez la section « Modules Outlook » plus loin dans ce chapitre. l Volet de contenu. Ce volet se trouve au centre de la fenêtre et présente le

contenu du module sélectionné : messages, calendrier, contacts et ainsi de suite. l Volet de lecture. Lorsqu’il est affiché, il présente un aperçu de l’élément

sélectionné ou d’une pièce jointe (y compris les documents Microsoft Word, les feuilles de calcul Microsoft Excel et les présentations Microsoft PowerPoint intégralement mis en forme). Le volet de lecture peut être affiché dans n’importe quel module Outlook, mais il n’apparaît par défaut que dans les modules Courrier et Tâches. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’utilisation du volet de lecture, consultez la section « Afficher les messages et leurs pièces jointes » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ». l Barre des tâches. Sur le côté droit de la fenêtre Outlook, ce volet réductible

présente un calendrier mensuel, les rendez-vous à venir et la liste des tâches. La barre des tâches peut être affichée dans n’importe quel module Outlook, Openmirrors.com mais elle n’apparaît par défaut que dans les modules Courrier, Contacts, Tâches et Notes. Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F2 pour afficher ou masquer la barre des tâches. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’exploitation des tâches depuis la barre des tâches, consultez la section « Les différents affichages des tâches » au chapitre 6, « Gérer les tâches ». l Barre d’état. Dans la partie inférieure de la fenêtre de programme, la barre

d’état affiche des informations sur le document actuel et donne accès à certaines fonctionnalités d’Outlook. Cliquez du bouton droit sur la barre d’état de manière à afficher le menu Personnaliser la barre d’état et sélectionnez les éléments qu’elle doit afficher.

Choix des éléments affichés dans la barre d’état.

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Modules Outlook

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À l’extrémité droite de la barre d’état, vous trouvez la barre d’outils Afficher les raccourcis, le bouton Zoom et le Curseur de zoom. Ces outils permettent d’adapter facilement l’affichage des informations dans le volet de contenu, le volet de lecture, les fenêtres d’éléments, etc. Barre d’outils Afficher les raccourcis Bouton Zoom Curseur de zoom

Les boutons de la barre d’outils Afficher les raccourcis changent selon les affichages disponibles dans le module actif. Voir aussi Les affichages propres à chaque module sont examinés au chapitre 4, « Gérer les contacts », au chapitre 5, « Gérer les emplois du temps », au chapitre 6 « Gérer les tâches » et au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Astuce Si vous trouvez que l’organisation par défaut de la fenêtre Outlook ne correspond pas à votre manière de travailler ou si vous souhaitez tester une organisation différente, sachez qu’il est possible de personnaliser l’apparence et le fonctionnement d’Outlook.

Modules Outlook Les fonctionnalités d’Outlook sont réparties dans plusieurs modules adaptés au type de contenu qu’ils permettent de manipuler. Il s’agit notamment des modules Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches et Notes. Un seul module est actif à la fois dans la fenêtre de programme et, pour chaque module, les éléments de cette fenêtre donnent accès aux fonctionnalités spécifiques au contenu correspondant. Astuce Lors du premier démarrage d’Outlook, le module Courrier s’affiche dans la fenêtre du programme.

Pour activer l’un des modules principaux – Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches et Notes –, cliquez sur le bouton correspondant situé dans la partie inférieure du volet de navigation. Vous pouvez également maintenir enfoncée la touche Ctrl et appuyez sur la touche qui représente le module souhaité. Module

Raccourci clavier

Courrier

Ctrl+1

Calendrier

Ctrl+2

Contacts

Ctrl+3

Tâches

Ctrl+4

Notes

Ctrl+5

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Selon la taille et l’organisation du volet de navigation, les boutons des modules peuvent être de grande, moyenne ou petite taille. Une icône représente le type de contenu que le module en question permet de manipuler. Icônes des modules Barre de redimensionnement Grand bouton de module

Petit bouton de module Commandes du contenu du volet de navigation

Les boutons des modules en partie inférieure du volet de navigation. Le contenu du volet de navigation varie en fonction du module actif. Nous reviendrons sur le volet de navigation associé à chaque module lorsque nous les examinerons individuellement plus loin dans ce chapitre.

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Le ruban et le mode Backstage Le ruban, introduit initialement dans certains logiciels de la suite Office 2007, est commun à tous les programmes d’Office 2010. Il occupe la partie supérieure de la fenêtre de programme, directement sous la barre de titre, et propose un ensemble d’onglets qui varient en fonction du module ou de l’élément actif, ainsi que du contenu affiché. En cliquant sur le nom d’un onglet, vous accédez aux commandes associées.

Les onglets du module Courrier ; l’onglet actif est affiché en blanc.

Le mode Backstage L’onglet situé à l’extrême gauche du ruban, libellé Fichier et identifié dans Outlook par une couleur orange (sa couleur correspond à celle de l’icône d’Outlook), n’est pas réellement un onglet. Lorsque vous cliquez dessus, vous entrez dans le

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Le ruban et le mode Backstage

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mode Backstage, une nouvelle fonctionnalité commune à tous les programmes d’Office 2010.

Le mode Backstage de la fenêtre d’Outlook 2010. Astuce Lorsqu’il est ouvert depuis la fenêtre du programme, le mode Backstage propose le même contenu quel que soit le module actif.

L’accès aux commandes du mode Backstage se fait depuis le volet situé à gauche. Les commandes de gestion des fichiers, qui interagissent avec le système d’exploitation Windows, se trouvent en haut de ce volet. Elles varient selon le module ou l’élément actif, mais comprennent Enregistrer, Enregistrer sous, Enregistrer les pièces jointes et Fermer. Les commandes relatives à la gestion d’Outlook et des comptes (non les éléments ou leur contenu) sont réparties dans différentes pages accessibles en cliquant sur l’onglet correspondant dans le volet de gauche. Voici les pages proposées par le mode Backstage d’Outlook 2010. l Depuis la page Informations, vous gérez les paramètres des comptes, les

réponses automatiques, la taille de la boîte aux lettres, les règles et les alertes. l La page Ouvrir permet d’ouvrir dans Outlook des éléments externes, comme

un fichier de calendrier, un fichier de données Outlook ou un dossier d’un

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

autre utilisateur. Vous pouvez également importer des fichiers, des paramètres et des flux RSS. l Dans la page Imprimer, vous choisissez une imprimante, fixez les options

d’impression, obtenez un aperçu du résultat des options activées et imprimez l’élément sélectionné. l La page Aide affiche des informations relatives à votre installation d’Outlook

ou d’Office, vous permet d’activer le produit, de gérer les clés et d’accéder aux ressources du support, aux options du programme et aux mises à jour. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la gestion d’Outlook et des comptes depuis le mode Backstage, consultez la section « Se connecter aux comptes de messagerie » au chapitre 1, « Débuter avec Outlook 2010 ».

Les onglets de modules et d’éléments Les commandes relatives à la manipulation du contenu des éléments Outlook sont réunies dans différents groupes thématiques au sein des onglets du ruban propres à une fonctionnalité. l Pour chaque module, le ruban comprend quatre onglets standard : Accueil,

Envoyer/Recevoir, Dossier et Affichage. L’onglet Accueil change de manière à proposer les commandes de gestion des éléments du module actif. l Dans chaque nouvelle fenêtre d’élément Outlook, le ruban inclut un onglet Openmirrors.com

spécifique à cet élément, comme Message, Rendez-vous, Contact ou Tâche, ainsi que les onglets Insertion, Format du texte et Révision. Le ruban peut également proposer des onglets supplémentaires spécifiques à un type d’élément, à un programme installé sur votre ordinateur ou aux personnalisations effectuées depuis la boîte de dialogue Options Outlook.

l Lorsque du contenu d’un certain type, comme des tableaux, des graphiques

ou des images, est actif (sélectionné), des onglets contextuels supplémentaires apparaissent sur le côté droit du ruban. Ils sont signalés par un en-tête et une bordure inférieure colorés, et proposent des commandes adaptées à la manipulation du contenu sélectionné. Par exemple, lorsque le point d’insertion se trouve dans un tableau, deux onglets contextuels – Création et Disposition – apparaissent sous Outils de tableau à droite de l’onglet Révision. De même, lorsqu’un graphique ou un élément de graphique est sélectionné, trois onglets contextuels – Création, Disposition et Mise en forme – apparaissent sous Outils de graphique à droite de l’onglet Révision. Chaque groupe d’onglets contextuels est affiché dans sa propre couleur afin de les différencier facilement.

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Le ruban et le mode Backstage

Mode Backstage Onglets standard

Onglets contextuels

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Réduire le ruban

Groupes

Onglets et groupes du ruban. Astuce Ne vous inquiétez pas si votre ruban comprend des onglets non représentés dans l’exemple. Office 2010 accepte que d’autres programmes ajoutent leurs propres onglets au ruban. l À droite des onglets du ruban, sous les boutons Réduire/Agrandir/Fermer,

vous trouvez le bouton Réduire le ruban. Il permet de masquer les commandes tout en gardant visibles les noms des onglets. En cliquant sur le nom d’un onglet, vous affichez temporairement ses commandes. En cliquant en dehors du ruban, vous masquez à nouveau les commandes. Lorsque l’intégralité du ruban est temporairement affichée, cliquez sur le bouton placé à son extrémité droite, celui en forme de punaise, pour rendre permanent son affichage. Lorsque l’intégralité du ruban est masquée, cliquez sur le bouton Développer le ruban pour l’afficher de nouveau. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+F1 pour réduire ou développer le ruban. l Cliquez sur le bouton Aide sur Microsoft Outlook placé sur le bord droit du

ruban pour afficher la fenêtre d’aide d’Outlook. Servez-vous ensuite des techniques standard pour rechercher des informations. Raccourci clavier Appuyez sur F1 pour afficher la fenêtre d’aide d’Outlook. Voir aussi Pour de plus amples informations sur le système d’aide d’Outlook, consultez la section « Obtenir de l’aide » au début de cet ouvrage.

Sur chaque onglet, les boutons qui représentent les commandes sont organisés en groupes thématiques. Les groupes disponibles dans chaque onglet, ainsi que les boutons contenus dans chaque groupe, varient selon le module ou l’élément actif. l En fonction de la résolution de votre écran et de la taille de la fenêtre du

programme, les commandes d’un groupe peuvent se présenter sous forme de boutons libellés, d’icônes non libellées ou d’un ou plusieurs grands boutons qui donnent accès à ces commandes. Si le libellé d’un bouton n’est pas visible, vous pouvez afficher la commande, une description de sa fonction et son raccourci clavier (s’il existe) dans une info-bulle en positionnant le pointeur de la souris au-dessus du bouton.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Les info-bulles apportent des informations utiles sur les boutons non libellés. Astuce Depuis la rubrique Options de l’interface utilisateur de la page Général de la boîte de dialogue Options Outlook, vous pouvez configurer l’affichage et le contenu des info-bulles. Pour modifier la langue de leur contenu, rendez-vous sur la page Langue. l Les commandes connexes mais moins employées ne sont pas représentées

par des boutons dans un groupe. À la place, elles sont proposées dans une boîte de dialogue ou un volet de tâches, que vous affichez en cliquant sur le bouton placé dans l’angle inférieur droit du groupe. l Sur certains boutons, une flèche est intégrée ou séparée. Pour savoir si le

bouton et la flèche ne font qu’un, positionnez le pointeur de la souris audessus du bouton ou de la flèche afin que la bordure apparaisse. Si elle englobe le bouton et la flèche, un clic sur le bouton aff iche une liste d’actions ou d’options. Lorsque le bouton et la flèche ont des bordures séparées, un clic sur le bouton exécute l’action par défaut indiquée par son icône Openmirrors.com actuelle. Pour modifier l’action par défaut associée au bouton, cliquez sur la flèche et choisissez l’action souhaitée.

La flèche et le bouton Thèmes sont intégrés, tandis que le bouton Couleur de police et sa flèche sont séparés.

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Le module Courrier

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Le ruban a pour objectif de faciliter la manipulation des éléments Outlook et de leur contenu et de la rendre aussi intuitive que possible. Les commandes qui correspondent aux tâches les plus fréquentes sont directement accessibles, tandis que celles des opérations moins employées sont faciles à trouver. Par exemple, lorsqu’une option de mise en forme propose plusieurs choix, ils sont généralement affichés dans une galerie de vignettes. Vous avez ainsi une vue d’ensemble des choix existants. Si vous positionnez le pointeur de la souris au-dessus d’une vignette, l’aperçu instantané montre les effets de votre choix s’il était appliqué au document.

L’aperçu instantané permet de visualiser le résultat de l’action pointée sur l’élément sélectionné. Astuce Vous constaterez peut-être que certaines commandes obscures que vous utilisiez dans les versions précédentes d’Outlook ne sont plus disponibles depuis le ruban. Ne vous inquiétez pas, elles existent toujours et vous pouvez les rendre de nouveau accessibles en les ajoutant à la barre d’outils Accès rapide.

Le module Courrier Lors du démarrage d’Outlook ou lorsque vous cliquez sur Courrier dans le volet de navigation, le module Courrier s’affiche.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Boutons Affichage

L’affichage Normal du module Courrier dans la fenêtre de programme d’Outlook. Openmirrors.com

Contenu du volet de navigation Dans le module Courrier, le volet de navigation affiche la liste Favoris et la structure des dossiers de votre ou vos boîtes aux lettres, selon le nombre de comptes de messagerie configurés. Quel que soit le compte de messagerie auquel vous vous connectez, les quatre dossiers suivants sont présents : l Boîte de réception. Outlook livre les nouveaux messages dans ce dossier. l Éléments envoyés. Lorsque vous envoyez un message, Outlook en stocke

une copie dans ce dossier. l Éléments supprimés. Ce dossier conserve les éléments Outlook que vous

avez supprimés des autres dossiers. Ils ne sont supprimés définitivement que lorsque vous videz ce dossier. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la suppression et la restauration d’éléments, consultez la section « Supprimer des messages » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». l Courrier indésirable. Outlook place dans ce dossier les messages intercep-

tés par le filtre anti-spam.

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Le module Courrier

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Astuce Ajoutez des dossiers de messagerie à la liste Favoris en cliquant du bouton droit sur le dossier concerné et en sélectionnant Afficher dans les Favoris. Si vous utilisez plusieurs comptes dans Outlook, vous constaterez qu’il peut être plus pratique et plus efficace d’ajouter tous les dossiers Boîte de réception aux favoris afin d’y accéder depuis un seul endroit.

Dans les boîtes aux lettres de comptes Exchange, les quatre dossiers suivants sont également visibles : l Brouillons. Dans ce dossier, Outlook stocke les copies temporaires des mes-

sages en cours de composition. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la création et l’exploitation des brouillons, consultez la section « Créer et envoyer des messages » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ». l Boîte d’envoi. Ce dossier contient les messages sortants pendant qu’Out-

look établit une connexion avec le serveur de messagerie. l Flux RSS. Les flux d’informations émanant des sites web auxquels vous êtes

abonnés se trouvent dans ce dossier. Lorsque vous démarrez Outlook pour la première fois, ce dossier contient les flux d’informations recommandés par Microsoft. l Dossiers de recherche. Ces dossiers suivent les messages qui correspon-

dent à un critère de recherche spécifique. Quel que soit le module actif, la partie inférieure du volet de navigation affiche les boutons des modules et les commandes de gestion de ce volet. Pour changer la taille des boutons présents dans cette zone, faites glisser la barre de redimensionnement qui se trouve au-dessus du bouton Courrier. Lorsque vous cliquez sur le bouton Liste des dossiers, qui se trouve dans la partie inférieure du volet de navigation, les sept dossiers suivants apparaissent dans les boîtes aux lettres Exchange : l Calendrier. Affiche le module Calendrier d’Outlook. l Contacts. Affiche le module Contacts d’Outlook. l Journal. Affiche le module Journal d’Outlook. l Notes. Affiche le module Notes d’Outlook. l Contacts suggérés. Affiche une liste des dernières adresses de messagerie

avec lesquelles vous avez correspondu et qui ne se trouvent pas dans votre carnet d’adresses principal. l Problèmes de synchronisation. Suit les conflits et les erreurs de communi-

cation du serveur de messagerie ou de la boîte aux lettres. l Tâches. Affiche le module Tâches d’Outlook.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+6 pour afficher la liste développée des dossiers dans le volet de navigation.

Affichages du module Courrier Le volet central, dans lequel est présenté le contenu du module Courrier, est appelé volet Courrier. Il affiche les messages de la Boîte de réception et de tout autre dossier de messagerie sélectionné, ainsi que le volet de lecture, qui affiche le contenu du message sélectionné. Il existe deux affichages standard du module Courrier : l Normal. Dans cet affichage, le volet de navigation et la barre des tâches ont

une taille maximale. l Lecture. Dans cet affichage, le volet de navigation, la barre des tâches et le

ruban sont réduits. Pour basculer d’un affichage à l’autre, cliquez, dans la barre d’état, sur le bouton Affichage souhaité.

Le ruban Dans le module Courrier, le ruban comprend l’onglet Fichier et quatre autres onglets que vous retrouvezOpenmirrors.com dans tous les modules : l Accueil. Cet onglet offre les commandes qui permettent de créer et de

gérer les messages électroniques (non leur contenu).

L’onglet Accueil du ruban du module Courrier. l Envoyer/recevoir. Cet onglet comprend les commandes de synchronisa-

tion des données d’Outlook avec celles du serveur de messagerie. Il est possible de contrôler l’envoi et la réception des messages, de préciser si Outlook télécharge automatiquement l’intégralité des messages ou uniquement leur en-tête, et de déclencher un téléchargement manuel. Vous pouvez également décider de couper la connexion active d’Outlook pour travailler en mode hors connexion ; par exemple, pour arrêter la réception et l’envoi de messages pendant une certaine durée.

L’onglet Envoyer/recevoir du ruban du module Courrier.

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Le module Courrier

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l Dossier. Dans cet onglet, vous trouvez les commandes qui permettent de

créer et de gérer les dossiers dans lesquels sont stockés les messages, les éléments de calendrier, les enregistrements de contacts, les notes, les tâches et les autres éléments Outlook, ainsi que les dossiers de recherche qui contiennent la liste actualisée des messages correspondant à un critère précis. Vous avez la possibilité de gérer le contenu du dossier et de récupérer les éléments supprimés par mégarde, d’ajouter un dossier à la liste Favoris et de contrôler les paramètres d’archivage du dossier, ses autorisations d’accès et ses propriétés.

L’onglet Dossier du ruban du module Courrier. l Affichage. Les commandes de cet onglet modifient la manière dont les élé-

ments sont affichés dans le volet de contenu, configurent l’affichage, le masquage et l’emplacement des volets de la fenêtre de programme et règlent l’ouverture et la fermeture des fenêtres de programmes secondaires.

L’onglet Affichage du ruban du module Courrier.

Fenêtre de message Dans le module Courrier, Outlook affiche les messages électroniques, ainsi que les demandes de réunion et les affectations de tâches soumises par d’autres utilisateurs à Outlook. Au démarrage, Outlook présente dans le module Courrier la Boîte de réception du compte de messagerie par défaut. Lorsque vous créez un nouveau message ou ouvrez un message existant, il affiche une fenêtre de message. Elle possède son propre ruban et sa propre barre d’outils Accès rapide, différents de ceux de la fenêtre de programme. Les commandes disponibles dans ce ruban permettent de créer, insérer et mettre en forme le contenu d’un message, de modifier les paramètres des messages électroniques sortants et d’entreprendre des actions sur les messages reçus. Toutes les fenêtres de messages sont organisées de manière comparable. Cependant, selon que la fenêtre sert à la composition ou à la lecture d’un message, son contenu et les commandes de son ruban diffèrent.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Fenêtre de composition d’un message Lorsque vous composez un message original ou répondez à un message, vous travaillez dans la fenêtre de composition d’un message. Ruban

Barre d’outils Accès rapide

Volet Personnes

En-tête du message

Corps du message

Une fenêtre de composition d’un message. Voici les éléments d’interface de la fenêtre de composition d’un message :

Openmirrors.com

l Barre d’outils Accès rapide. Cette barre d’outils donne accès au menu de

gestion de la fenêtre (via l’icône de nouveau message), ainsi qu’aux boutons Enregistrer, Annuler, Rétablir/Répéter, Élément précédent et Élément suivant. La commande Enregistrer existe également dans le mode Backstage, mais les autres commandes sont uniquement disponibles depuis la barre d’outils Accès rapide, non dans le ruban ou le mode Backstage. Élément précédent Élément suivant

Dans une fenêtre de composition d’un message, les boutons Élément précédent et Élément suivant de la barre d’outils Accès rapide sont inactifs ; ils sont actifs dans une fenêtre de lecture d’un message. Astuce Pour que des commandes soient disponibles quel que soit l’onglet actif dans la fenêtre de composition d’un message, ajoutez-les à la barre d’outils Accès rapide. Les commandes ajoutées à cette barre d’outils dans une fenêtre de composition d’un message ne se retrouvent pas dans la barre d’outils Accès rapide des autres fenêtres d’éléments Outlook (y compris la fenêtre de lecture d’un message) ou des fenêtres de programme d’un autre logiciel Microsoft Office 2010.

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Le module Courrier

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l Ruban. Dans le ruban, vous trouvez l’onglet Fichier (le lien vers le mode

Backstage), ainsi que les onglets Message, Insertion, Options, Format du texte et Révision. l En-tête du message. Il comprend les champs d’adresses À et Cc, ainsi le

champ Objet. Vous pouvez également afficher les champs De (si vous gérez plusieurs comptes au sein d’une même installation Outlook) et Cci. Voir aussi Pour de plus amples informations sur le champ De, consultez l’encadré « Gérer plusieurs comptes » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ». Pour de plus amples informations sur le champ Cci, consultez la section « Créer et envoyer des messages » dans ce même chapitre. Astuce Pour enregistrer des informations dans un champ, saisissez-les dans la zone de texte correspondante. Outlook enregistre les informations saisies sous forme de données associées aux messages et les utilise de différentes manières. Pour certains champs, des règles spéciales définissent l’aspect des données saisies. Par exemple, dans un enregistrement de contact, les champs qui correspondent à des numéros de téléphone mettent automatiquement en forme les numéros saisis selon le format standard (12) 34 56 78 90. l Corps du message. C’est dans cette zone que vous créez le contenu du

message. Il peut contenir du texte, des images, des tableaux, des graphiques, des images clipart, des liens hypertextes et autres. Dans un message électronique composé depuis Outlook 2010, vous pouvez virtuellement insérer les mêmes éléments que dans un document électronique standard, comme un document Microsoft Word. l Volet Personnes. Ce volet présente des informations à propos des destina-

taires du message. En cliquant sur l’icône d’une personne, vous développez le volet et obtenez des informations sur les communications précédentes avec cette personne. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’en-tête du message, le corps du message et le volet Personnes, consultez la section « Créer et envoyer des messages » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ».

Le mode Backstage d’une fenêtre de composition d’un message fournit des commandes relatives aux tâches de gestion d’un message, comme son enregistrement ou celui de ses pièces jointes, sa fermeture, la restriction de ses autorisations, son déplacement, son renvoi, son rappel ou son impression.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Le mode Backstage d’une fenêtre de composition d’un message. Les commandes disponibles depuis le ruban d’une fenêtre de composition d’un Openmirrors.com message sont réparties dans cinq onglets : l Message. Les commandes de cet onglet font partie des plus utilisées lors de

la création d’un nouveau message, certaines étant également disponibles dans d’autres onglets du ruban. Vous y trouvez les commandes qui permettent d’insérer et de valider les adresses de messagerie, de marquer un message sortant en vue de son suivi, d’indiquer l’importance d’un message sortant à son destinataire et d’agrandir le contenu du message.

L’onglet Message du ruban de la fenêtre de composition d’un message. l Insertion. Cet onglet comprend les commandes standard à toutes les fenê-

tres de création d’un élément, que ce soit pour joindre des éléments au message, comme des fichiers ou des cartes de contact, ou pour insérer du contenu spécialisé, comme des signatures, des tableaux, des images, des liens ou du texte décoratif dans le corps du message. Outre les commandes standard, vous trouvez également dans le groupe Inclure de cet onglet la commande d’insertion d’un calendrier .

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Le module Courrier

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L’onglet Insertion de message du ruban de la fenêtre de composition d’un message. l Options. Les commandes spécifiques à une fenêtre de composition d’un

message ont été regroupées dans cet onglet. Elles permettent d’appliquer une mise en forme thématique au contenu du message, d’afficher les champs d’adresse moins utilisés dans l’en-tête du message et de définir ses options de remise.

L’onglet Options du ruban de la fenêtre de composition d’un message. l Format du texte. Cet onglet comprend les commandes standard à toutes

les fenêtres de création d’un élément, que ce soit pour manipuler et mettre en forme des caractères et des paragraphes, pour appliquer et travailler avec les Styles rapides et les jeux styles, et pour rechercher, remplacer et sélectionner du texte et des objets dans un champ de texte. Outre les commandes standard, vous trouvez également dans le groupe Format de cet onglet les commandes de modification du format de message.

L’onglet Format du texte du ruban de la fenêtre de composition d’un message. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’insertion de diverses illustrations, consultez le chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ». Pour de plus amples informations sur la définition d’autorisations, le suivi des messages et d’autres options, consultez la section « Modifier les paramètres de message et les options de remise » dans ce même chapitre. Pour de plus amples informations sur la mise en forme de la police et l’utilisation des styles, consultez la section « Personnaliser l’aspect du texte d’un message », également dans ce chapitre. l Révision. Cet onglet comprend les commandes standard à toutes les fenê-

tres de création d’un élément et en lien avec la langue du corps du message, comme effectuer une vérification de l’orthographe et de la grammaire, la recherche de mots, le suivi des statistiques sur le contenu (nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes), ainsi que la traduction du contenu directement ou via un service en ligne.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

L’onglet Révision du ruban de la fenêtre de composition d’un message. Astuce Selon les applications installées sur votre ordinateur, le ruban peut également proposer d’autres onglets et groupes.

Fenêtre de lecture d’un message Lorsque vous manipulez un message envoyé ou reçu, vous utilisez la fenêtre de lecture d’un message. En-tête du message

Corps du message

Volet Personnes

Openmirrors.com

La fenêtre de lecture d’un message. Voici les éléments d’interface de la fenêtre de lecture d’un message : l Barre d’outils Accès rapide. Cette barre d’outils donne accès au menu de

gestion de la fenêtre (via l’icône de message reçu), ainsi qu’aux commandes proposées par la fenêtre de composition d’un message. Les boutons Élément précédent et Élément suivant sont actifs. l Ruban. Dans le ruban, vous trouvez l’onglet Fichier et l’onglet Message,

dont les commandes diffèrent de celles proposées par ce même onglet dans la fenêtre de composition d’un message.

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Le module Courrier

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l En-tête du message. Il affiche le nom et l’état de connexion (si disponible)

de l’émetteur du message, les destinataires du message (indiqués dans les champs À et Cc), l’objet du message, ainsi que les notifications, les catégories et les indicateurs du message. l Corps du message. C’est dans cette zone que se trouve le contenu du mes-

sage. Vous n’avez pas la possibilité de modifier le contenu du message dans la fenêtre de lecture, mais vous pouvez, par exemple, le copier pour le coller dans un autre document Office. l Volet Personnes. Ce volet présente des informations à propos de l’émet-

teur et des destinataires du message, y compris vous-même. Le mode Backstage d’une fenêtre de lecture d’un message donne accès aux commandes Définir les autorisations, Déplacer vers un dossier et Propriétés que vous trouvez également dans le mode Backstage de la fenêtre de composition d’un message. Il apporte en plus des commandes relatives à la consultation des rapports de remise et au rappel et renvoi du message.

Le mode Backstage d’une fenêtre de lecture d’un message. Voir aussi Pour de plus amples informations sur le déplacement des éléments Outlook, consultez la section « Organiser les messages dans des dossiers » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Pour de plus amples informations sur les options avancées et les propriétés d’un message, consultez la section « Modifier les paramètres de message et les options de remise » au chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ».

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Les commandes disponibles depuis le ruban d’une fenêtre de lecture d’un message sont regroupées dans le seul onglet Message. Elles permettent d’intervenir sur le message actif, notamment de le supprimer, d’y répondre, de le déplacer, de le marquer, de le modifier et de le visualiser. L’onglet comprend également la galerie Actions rapides qui propose des combinaisons de commandes afin d’accomplir plusieurs tâches en un seul clic.

L’onglet Message du ruban de la fenêtre de lecture d’un message. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les actions rapides, consultez la section « Gérer les messages avec des actions rapides » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Pour de plus amples informations sur les éléments du ruban dans les différentes fenêtres d’éléments Outlook, consultez les sections « Le module Calendrier », « Le module Contacts » et « Le module Tâches » plus loin dans ce chapitre.

Dans l’exercice suivant, vous allez avoir un aperçu des outils de gestion de la fenêtre et du contenu proposés par la fenêtre de composition d’un message. Vous apprendrez à employer les commandes du ruban de la barre d’outils Accès rapide et du mode Backstage. Openmirrors.com CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Maj+M pour créer un message.

Une fenêtre de message sans titre apparaît. Le point d’insertion se trouve dans le champ À.

Les commandes disponibles dans l’onglet Message permettent de composer et d’envoyer un message électronique standard.

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Le module Courrier

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Astuce Sont actifs uniquement les boutons des commandes qui peuvent être appliquées au message actuellement sélectionné.

2. Cliquez dans le corps du message pour y placer le point d’insertion. D’autres commandes du ruban deviennent actives.

3. Examinez les commandes disponibles dans l’onglet Message. Les commandes sont réparties dans six groupes : Presse-papiers, Texte simple, Noms, Inclure, Indicateurs et Zoom.

4. Dans l’angle inférieur droit du groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton d’ouverture de la boîte de dialogue. Le volet Presse-papiers Office affiche le contenu qui a été coupé ou copié.

Le volet Presse-papiers Office affiche le contenu qui a été coupé ou copié depuis une application Office. Le presse-papiers est partagé par toutes les applications Office 2010 installées sur l’ordinateur. Il peut afficher du contenu coupé ou copié depuis Outlook ou d’autres programmes, comme Word, Excel ou PowerPoint. La source du contenu est représentée par l’icône de programme placée en regard de l’entrée dans le presse-papiers. Astuce Pour définir l’affichage des éléments du presse-papiers, ouvrez la liste à partir du bouton Options placé en partie inférieure du volet et sélectionnez le comportement souhaité.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

5. Si vous n’avez pas besoin des éléments du presse-papiers, cliquez sur le bouton Effacer tout. Cette commande permet de retirer tous les éléments contenus dans le presse-papiers.

6. Dans le corps du message, saisissez Veuillez me répondre aussi rapidement que possible par courrier électronique, téléphone ou télécopie. Sélectionnez le texte que vous venez de saisir puis, dans le groupe Pressepapiers de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Couper. Le texte quitte le corps du message pour arriver dans le presse-papiers et vous pouvez à présent le coller dans un champ de texte de n’importe quel élément Outlook ou dans tout autre type de document Office.

7. Positionnez le pointeur de la souris sur l’élément du presse-papiers qui correspond au texte, puis cliquez sur la flèche qui apparaît. Un court menu s’affiche et présente les actions que vous pouvez entreprendre sur l’élément sélectionné.

Openmirrors.com

Tous les éléments du presse-papiers peuvent être insérés ou effacés en cliquant sur Coller tout ou Effacer tout. Pour coller ou supprimer des éléments individuels, il suffit de pointer l’élément, de cliquer sur la flèche et de choisir la commande correspondante dans la liste.

8. Dans le menu, cliquez sur Coller. Le texte apparaît de nouveau dans le corps du message mais reste disponible dans le presse-papiers pour une réutilisation ultérieure. Astuce Lorsque vous collez du texte dans un message, le bouton Options de collage apparaît dans l’angle inférieur droit du texte collé. En cliquant dessus, vous affichez le menu Options de collage, dont les commandes vous permettent de conserver la mise en forme d’origine du texte collé, d’appliquer la mise en forme du texte dans lequel vous avez effectué le collage et de fixer d’autres options de collage.

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Le module Courrier

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9. Dans l’angle supérieur droit du volet Presse-papiers, cliquez sur le bouton Fermer.

10. Dans le corps du message, sélectionnez le texte inséré. 11. Dans le groupe Texte simple de l’onglet Message, cliquez sur la flèche Police et, dans la liste, sélectionnez Arial Rounded MT Bold. La police de caractères du texte change.

12. Dans le groupe Texte simple, cliquez sur le bouton Agrandir la police, puis sur le bouton Centrer. La taille de police passe de 11 à 12 points et le paragraphe qui contient la phrase se place horizontalement au centre du volet de contenu du message.

13. Positionnez le pointeur de la souris au-dessus des autres boutons du groupe Texte simple et examinez leur fonctionnalité décrite dans l’info-bulle qui apparaît. Cliquez ensuite sur le bouton d’ouverture de la boîte de dialogue Texte simple. La boîte de dialogue Police s’ouvre sur l’onglet Police, style et attributs. Il donne accès à de nombreuses commandes de mise en forme supplémentaires.

La boîte de dialogue Police présente des paramètres qui ne sont pas disponibles dans le groupe Texte simple de l’onglet Message.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Astuce Il est impossible de mettre en forme le contenu des champs de l’entête du message.

14. Dans la boîte de dialogue Police, activez l’onglet Paramètres avancés.

Le second onglet permet de contrôler l’espacement des caractères et les caractéristiques de la police.

Openmirrors.com

La zone d’aperçu illustre l’effet des options de mise en forme sélectionnées.

15. Dans l’angle inférieur gauche de la boîte de dialogue Police, cliquez sur le bouton Effets de texte. La boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte s’ouvre.

16. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte, cliquez sur Ombre. La page Ombre de la boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte comprend de nombreuses options pour ajouter aux caractères des ombres prédéfinies ou personnalisées.

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Le module Courrier

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Les paramètres des effets de texte comprennent de nombreuses options avancées pour une présentation plus sophistiquée des caractères.

17. Cliquez sur le bouton Présélections et, dans la galerie qui s’affiche, sélectionnez la première configuration d’ombre de la section Externe (Décalage diagonal vers le bas à droite).

18. Cliquez sur le bouton Couleur et, dans la section Couleurs standard, choisissez Rouge. Puis, dans la boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte, cliquez sur Fermer. La zone Aperçu affiche les effets sur le texte sélectionné des options choisies dans la boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte.

19. Activez l’onglet Police, style et attributs de la boîte de dialogue Police et, dans la rubrique Effets, cochez la case Petites majuscules. Cliquez ensuite sur OK. Le texte du message est modifié conformément aux options de mise en forme du texte que vous avez définies.

20. Le texte nouvellement mis en forme étant toujours sélectionné, cliquez sur le bouton Copier du groupe Presse-papiers de l’onglet Message. Ensuite, cliquez sur le bouton d’ouverture de la boîte de dialogue Presse-papiers. Le volet Presse-papiers Office s’ouvre. Il contient à présent le texte d’origine sans mise en forme et sa nouvelle version formatée.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Rien n’empêche de placer dans le presse-papiers plusieurs versions du même texte.

21. Fermez le volet Presse-papiers Office, puis examinez les autres commandes de l’onglet Message, ainsi que des onglets Insertion, Format du texte et Révision. Bon nombre des commandes disponibles dans ces onglets se trouvent également dans l’onglet Message. Vous les emploierez plus loin dans ce chapitre, ainsi que tout au long de cet ouvrage.

22. À l’extrémité droite du ruban, cliquez sur le bouton Réduire le ruban. Le ruban est réduit de manière à n’afficher que les noms des onglets.

Openmirrors.com 23. Dans la barre d’outils Accès rapide, cliquez sur le bouton Annuler.

La mise en forme définie à l’aide de la boîte de dialogue Effets de mise en forme d’un texte est annulée.

24. Cliquez une fois sur l’onglet Format du texte, puis, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Effacer la mise en forme. Le texte reprend sa police et sa taille d’origine, tandis que l’onglet Format du texte revient dans l’état réduit. Astuce Lorsque le ruban est réduit, un clic sur un onglet développe temporairement celui-ci afin que vous puissiez effectuer une seule commande. Pour réduire le ruban sans exécuter une commande, cliquez ailleurs ou appuyez sur la touche Échap. Pour que le ruban revienne de manière permanente dans son état développé, double-cliquez sur un onglet ou servez-vous du bouton Développer le ruban.

25. Le ruban étant réduit, cliquez sur l’onglet Fichier.

Vous entrez dans le mode Backstage, sur la page Informations. Elle affiche des informations sur le message en cours, notamment son emplacement (le dossier Brouillons) et sa taille.

26. Dans le volet de gauche, cliquez sur Fermer.

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Le module Calendrier

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Outlook vous demande si vous souhaitez enregistrer ou annuler le brouillon du message. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les brouillons des messages, consultez la section « Créer et envoyer des messages » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ».

27. Dans la boîte d’avertissement Microsoft Outlook, cliquez sur Non. La boîte d’avertissement se ferme.

NETTOYAGE Avant de passer à l’exercice suivant, ouvrez une nouvelle fenêtre de message, cliquez sur le bouton Développer le ruban, puis fermez la fenêtre de message afin de replacer le ruban dans son état par défaut.

Le module Calendrier Le module Calendrier est affiché lorsque vous cliquez sur Calendrier dans le volet de navigation.

Contenu du module Calendrier Dans le module Calendrier, le volet de navigation affiche le navigateur de dates et la liste des calendriers que vous pouvez utiliser. Cette liste peut inclure uniquement le calendrier Outlook par défaut, mais également des calendriers personnels que vous créez, des calendriers que vous partagez avec d’autres utilisateurs Outlook et des calendriers Internet ou SharePoint auxquels vous vous connectez. Astuce Lorsque seul le calendrier Outlook standard est disponible, la case à cocher qui apparaît normalement à côté des calendriers dans le volet de navigation est remplacée par l’icône de calendrier. De cette manière, au moins un calendrier est toujours sélectionné dans le module.

Le volet central, dans lequel est présenté le contenu du module Calendrier, est appelé volet Calendrier. Il affiche votre calendrier sur la période de temps choisie. La période par défaut correspond à une journée, mais vous pourriez trouver plus commode d’avoir un aperçu d’une période de temps plus longue, comme la semaine ou le mois. Il existe quatre affichages standard du module Calendrier : l Normal. Dans cet affichage, le volet de navigation a sa taille maximale, la

barre des tâches est désactivée et la liste des tâches quotidiennes est affichée sous le calendrier. l Calendrier et tâches. Dans cet affichage, le volet de navigation est réduit,

la barre des tâches est désactivée et la liste des tâches quotidiennes est affichée sous le calendrier.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

l Calendrier uniquement. Dans cet affichage, le volet de navigation est

réduit, tandis que la barre des tâches et la liste des tâches quotidiennes sont désactivées. l Classique. Dans cet affichage, le volet de navigation et la barre des tâches

ont une taille maximale, tandis que la liste des tâches quotidiennes est désactivée. Dans le module Calendrier, le ruban comprend l’onglet Fichier et les quatre onglets standard : l Accueil. Cet onglet offre les commandes qui permettent de créer des élé-

ments de calendrier, d’afficher le calendrier selon différentes organisations, de gérer d’autres calendriers et groupes de calendriers, et de partager le calendrier avec d’autres personnes.

L’onglet Accueil du ruban du module Calendrier. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les affichages du calendrier, consultez la section « Les différents affichages d’un calendrier » au chapitre 5, « Gérer les emplois duOpenmirrors.com temps ».

l Envoyer/recevoir. Cet onglet comprend les commandes de synchronisa-

tion d’Outlook avec vos comptes de messagerie ; vous les retrouvez dans l’onglet Envoyer/recevoir de tous les modules.

L’onglet Envoyer/recevoir du ruban du module Calendrier. l Dossier. Dans cet onglet, vous trouvez les commandes qui permettent de

créer et de manipuler les calendriers. Vous pouvez les utiliser pour créer un nouveau calendrier, manipuler un calendrier existant, partager un calendrier avec d’autres utilisateurs et préciser les opérations que chacun est en droit d’effectuer sur ce calendrier partagé, ouvrir un calendrier auquel vous n’êtes pas connecté actuellement et contrôler le comportement d’un calendrier.

L’onglet Dossier du ruban du module Calendrier.

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Le module Calendrier

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l Affichage. Les commandes de cet onglet changent l’affichage et l’organisa-

tion des éléments de calendrier, modifient la disposition et l’aspect du module Calendrier, affichent les rappels manqués, ouvrent plusieurs calendriers dans des fenêtres séparées et ferment toutes les fenêtres de calendrier ouvertes.

L’onglet Affichage du ruban du module Calendrier.

Fenêtre d’élément de calendrier Nous désignons la fenêtre dans laquelle vous créez ou répondez à un rendezvous par le terme fenêtre de rendez-vous, à une réunion par fenêtre de réunion et à un événement par fenêtre d’événement. Collectivement, ces fenêtres sont appelées fenêtres d’éléments de calendrier. À l’instar des fenêtres de messages, les fenêtres d’éléments de calendrier contiennent leurs propres commandes, organisées sur le ruban. L’interface de la fenêtre d’élément de calendrier est constituée de la barre d’outils Accès rapide, du ruban et de la zone de contenu, qui affiche les informations de rendez-vous, de message ou d’événement. Le mode Backstage d’une fenêtre d’élément de calendrier fournit des commandes relatives aux tâches de gestion, comme celles d’enregistrement et de fermeture, de déplacement et d’impression. Astuce Les commandes disponibles dans le mode Backstage d’une fenêtre d’élément de calendrier sont identiques à celles offertes par une fenêtre d’enregistrement de contact. Pour de plus amples informations, consultez la section « Le module Contacts » plus loin dans ce chapitre.

Les commandes disponibles depuis le ruban d’une fenêtre d’élément de calendrier sont réparties dans quatre onglets : un onglet principal spécifique à chaque type d’élément de calendrier et les onglets Insertion, Format du texte et Révision. Ces trois derniers sont identiques quel que soit le type de l’élément de calendrier en cours de manipulation. Les commandes utilisées pour créer et gérer des rendez-vous se trouvent dans l’onglet principal. Le nom de cet onglet change pour refléter le type d’élément créé et l’invitation d’autres personnes à participer. Quel que soit ce nom, les commandes se trouvent dans six groupes de l’onglet principal : Actions, Afficher, Participants, Options, Indicateurs et Zoom. Pour créer un élément de calendrier, les commandes de cet onglet suffisent.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Dans l’exercice suivant, vous allez faire un tour d’horizon des fenêtres d’éléments de calendrier qui diffèrent des fenêtres de messages traitées précédemment dans ce chapitre. Vous ferez également connaissance avec les différents types d’éléments de calendrier. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Suivez simplement les étapes indiquées.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Calendrier. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+2 pour afficher le module Calendrier.

Le module Calendrier s’ouvre et le volet Calendrier affiche le calendrier associé à votre compte de messagerie par défaut. Navigateur de dates

Échelle de temps de 30 minutes

Openmirrors.com

Calendriers disponibles

Liste des tâches quotidiennes

L’affichage Normal du module Calendrier dans la fenêtre de programme d’Outlook.

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Le module Calendrier

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2. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau rendez-vous. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+N pour créer un rendez-vous à partir du module Calendrier. Appuyez sur Ctrl+Maj+A pour créer un rendez-vous à partir de n’importe quel module Outlook.

Une fenêtre de rendez-vous sans titre s’ouvre. L’onglet Rendez-vous est actif. Pages de contenu

La page Rendez-vous d’une fenêtre de rendez-vous.

3. Dans le groupe Participants de l’onglet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Inviter des participants. La fenêtre de rendez-vous se transforme en fenêtre de réunion et l’onglet Rendez-vous est remplacé par l’onglet Réunion.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

La page Rendez-vous d’une fenêtre de réunion. Astuce Les onglets Insertion, Format du texte et Révision des fenêtres d’éléments de calendrier proposent les mêmes commandes que les autres types de Openmirrors.com fenêtres d’éléments.

Outre les champs Objet et Emplacement présents dans les fenêtres de rendez-vous et d’événements, l’en-tête d’une demande de réunion comprend un champ À. Vous pouvez inviter les participants à la réunion en les indiquant dans ce champ (cliquez sur le bouton À et sélectionnez-les dans une liste d’adresses) ou en les saisissant dans la liste Tous les participants de l’assistant Planification.

4. Saisissez un ou plusieurs noms de contacts ou leurs adresses de messagerie dans le champ À. Puis, dans le groupe Afficher de l’onglet Réunion, cliquez sur le bouton Assistant Planification. La fenêtre de réunion affiche des informations sur la disponibilité des participants qui vont être invités à la réunion.

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Le module Calendrier

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La page Assistant Planification d’une fenêtre de réunion.

5. Familiarisez-vous avec les informations disponibles dans l’assistant Planification, puis fermer la fenêtre de réunion.

6. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil du module Calendrier, cliquez sur Nouveaux éléments, puis choisissez Journée entière. Une fenêtre d’événement sans titre s’ouvre. L’onglet Événement est actif.

La page Rendez-vous d’une fenêtre d’événement.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Astuce Vous pouvez également ouvrir une fenêtre d’événement en cochant la case Journée entière dans l’en-tête d’une fenêtre de rendez-vous.

Le contenu de l’onglet Événement est quasiment identique à celui de l’onglet Rendez-vous. Les seuls changements se trouvent dans le groupe Options : par défaut, vous êtes affiché comme Disponible à la place de Occupé(e) et le rappel est fixé à 18 heures avant l’événement à la place de 15 minutes. Astuce À l’instar des réunions, vous pouvez inviter les personnes à un événement. Pour cela, cliquez sur le bouton Inviter des participants depuis la fenêtre d’événement.

7. Dans le champ Début, décochez la case Journée entière pour que l’événement devienne un rendez-vous.

8. Dans le groupe Options de l’onglet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Fuseaux horaires. Un nouveau champ affichant le fuseau horaire des heures de début et de fin apparaît. Grâce à cette fonctionnalité très pratique d’Outlook 2010, vous pouvez planifier un rendez-vous qui couvre plusieurs fuseaux horaires différents, par exemple un vol de Paris à New York.

9. Passez en mode Backstage, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre et affiche la page Calendrier.

Openmirrors.com

La moitié supérieure de la page Calendrier de la boîte de dialogue Options Outlook.

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Le module Calendrier

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10. Examinez les paramétrages que vous pouvez effectuer dans les rubriques Temps de travail et Options du calendrier. Ensuite, allez en bas de la page. Les autres fonctionnalités personnalisables du module Calendrier sont affichées.

La moitié inférieure de la page Calendrier de la boîte de dialogue Options Outlook.

11. Examinez les paramétrages que vous pouvez effectuer dans les rubriques Options d’affichage, Fuseaux horaires, Assistant Planification et Planification des ressources. Ensuite, cliquez sur Annuler pour revenir à la fenêtre de rendez-vous. NETTOYAGE Si vous ne souhaitez pas utiliser les fuseaux horaires, cliquez sur le bouton Fuseaux horaires pour masquer les paramètres associés. Ensuite, fermez la fenêtre de rendez-vous sans enregistrer vos modifications.

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60

Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Le module Contacts Le module Contacts est affiché lorsque vous cliquez sur Contacts dans le volet de navigation.

Contenu du module Contacts Dans le module Contacts, le volet de navigation affiche les carnets d’adresses disponibles. Les carnets d’adresses Contacts et Contacts suggérés sont présents par défaut, ainsi que tout carnet d’adresses personnel et ceux que vous partagez avec vos collègues. Le volet central, dans lequel est présenté le contenu du module Contacts, est appelé volet Contacts. Il affiche les enregistrements de contacts définis dans le carnet d’adresses sélectionné. Par défaut, ces enregistrements se présentent sous forme de cartes de visite, mais vous avez le choix entre plusieurs affichages standard, y compris des cartes contenant uniquement du texte et diverses listes. Il existe trois affichages standard du module Contacts : l Normal. Dans cet affichage, le volet de navigation et la barre des tâches ont

leur taille maximale. l Cartes uniquement. Dans cet affichage, le volet de navigation et la barre

Openmirrors.com des tâches sont réduits.

l Aucune barre des tâches. Dans cet affichage, le volet de navigation a sa

taille maximale et la barre des tâches est réduite. Dans le module Contacts, le ruban comprend l’onglet Fichier et les quatre onglets standard : l Accueil. Cet onglet offre les commandes qui permettent de créer, de gérer

et de visualiser des enregistrements de contacts, et d’initier une communication avec un contact. Vous pouvez sélectionner des contacts pour un publipostage, envoyer des informations de contact à Microsoft OneNote, partager des contacts avec d’autres utilisateurs Outlook et marquer des enregistrements de contacts de manière à les retrouver ou à les gérer plus facilement.

L’onglet Accueil du ruban du module Contacts.

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Le module Contacts

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l Envoyer/recevoir. Cet onglet est identique à l’onglet éponyme des modu-

les Calendrier et Tâches.

L’onglet Envoyer/recevoir du ruban du module Contacts. l Dossier. Cet onglet offre les mêmes fonctionnalités que dans les modules

Calendrier et Tâches, mais il est spécifique aux enregistrements de contacts.

L’onglet Dossier du ruban du module Contacts. l Affichage. Cet onglet offre les mêmes fonctionnalités que dans les modules

Courrier et Tâches. La galerie Réorganisation est toutefois spécifique aux enregistrements de contacts.

L’onglet Affichage du ruban du module Contacts. Astuce Les commandes de réorganisation sont actives uniquement lorsque les contacts sont affichés sous forme de liste.

Fenêtre d’enregistrement de contact Lorsque vous créez un enregistrement de contact ou affichez celui d’une personne ou d’un groupe de personnes, une fenêtre d’enregistrement de contact s’ouvre. Elle possède ses propres ruban et barre d’outils Accès rapide, distincts de ceux de la fenêtre de programme d’Outlook et des autres fenêtres d’éléments. À l’aide des commandes de ce ruban, vous pouvez insérer, mettre en forme et manipuler les informations d’un enregistrement de contact ou d’un enregistrement de groupe de contacts.

LivreSansTitre1.book Page 62 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

62

Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Pages de contenu

Openmirrors.com

Listes de catégories

Aperçu de la carte de visite

Notes (texte enrichi)

La fenêtre d’un nouvel enregistrement de contact. L’interface de la fenêtre d’enregistrement de contact est constituée de la barre d’outils Accès rapide, du ruban, du volet Personnes et de la zone de contenu, qui affiche les informations de l’enregistrement de contact. Astuce Dans cet ouvrage, nous faisons souvent référence à des personnes dont les informations de contact ont été enregistrées dans Outlook sous forme de contacts.

Le mode Backstage d’une fenêtre d’enregistrement de contact fournit des commandes relatives aux tâches de gestion des enregistrements de contacts, comme les enregistrer, ainsi que les pièces jointes, les fermer, les déplacer et les imprimer.

LivreSansTitre1.book Page 63 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Le module Contacts

Commandes de gestion propres aux enregistrements

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Pages du mode Backstage propres aux enregistrements

Le mode Backstage d’une fenêtre d’enregistrement de contact. Les commandes disponibles depuis le ruban d’une fenêtre d’enregistrement de contact sont réparties dans quatre onglets : l Contact. Les commandes de cet onglet sont réservées à la gestion et à la

manipulation des enregistrements de contacts. Elles permettent de gérer l’enregistrement de contact, de basculer entre les différentes pages d’enregistrement de contact, de communiquer avec le contact, d’accéder aux informations de contact enregistrées et de les vérifier, et de personnaliser la carte de visite électronique d’un contact. L’onglet comprend également des commandes pour affecter une catégorie ou un indicateur de suivi à un enregistrement de contact, pour empêcher d’autres utilisateurs Outlook de visualiser l’enregistrement de contact lorsqu’ils sont connectés à votre compte et pour modifier le niveau de grossissement du volet Notes (non la fenêtre d’enregistrement de contact).

L’onglet Contact du ruban de la fenêtre d’enregistrement de contact.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Astuce Les commandes de gestion d’un enregistrement de contact sont disponibles uniquement depuis l’onglet Contact. l Insertion. Dans cet onglet, vous trouvez les mêmes commandes que dans

l’onglet Insertion du ruban d’une fenêtre de composition d’un message. Hormis les commandes du groupe Inclure, elles concernent uniquement le contenu du volet Notes.

L’onglet Insertion du ruban de la fenêtre d’enregistrement de contact. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’insertion des éléments graphiques, consultez le chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ». l Format du texte. Dans cet onglet, vous trouvez les mêmes commandes que

dans l’onglet Format du texte du ruban d’une fenêtre de composition d’un message. Hormis les commandes de collage et la commande Sélectionner, elles concernent uniquement le contenu du volet Notes.

Openmirrors.com L’onglet Format du texte du ruban de la fenêtre d’enregistrement de contact. l Révision. Dans cet onglet, vous trouvez les mêmes commandes que dans

l’onglet Révision du ruban d’une fenêtre de composition d’un message. Hormis les commandes Recherche et Dictionnaire de synonymes, elles concernent uniquement le contenu du volet Notes.

L’onglet Révision du ruban de la fenêtre d’enregistrement de contact. Dans l’exercice suivant, vous allez vous familiariser avec les types d’informations que vous pouvez placer dans les enregistrements de contacts et avec la personnalisation de leur gestion par Outlook. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Suivez simplement les étapes indiquées.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Contacts.

LivreSansTitre1.book Page 65 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Le module Contacts

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Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+3 pour afficher le module Contacts. Astuce Pour travailler simultanément dans deux modules, ouvrez un module dans une seconde instance d’Outlook. Pour cela, cliquez du bouton droit sur le bouton du module dans le volet de navigation et, dans le menu contextuel, sélectionnez Ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Le module Contacts s’ouvre et le volet de contenu, qui, dans ce module, est appelé volet Contacts, affiche le carnet d’adresses principal, avec les enregistrements de contacts présentés sous forme de cartes de visite.

Barre alphabétique Alphabets internationaux

L’affichage Normal du module Contacts dans la fenêtre de programme d’Outlook. Dépannage Si, dans votre module Contacts, les enregistrements de contacts ne sont pas présentés comme illustré ici, choisissez Carte de visite dans la galerie Affichage actuel de l’onglet Accueil. Astuce Cliquez sur une lettre simple ou double de la barre alphabétique du volet Contacts pour afficher les enregistrements de contacts qui commencent par cette lettre. Pour ajouter une seconde barre pour un autre alphabet (Arabe, Cyrillique, Grec, Thaï et Vietnamien), cliquez sur le bouton Contacts internationaux, puis choisissez la langue souhaitée.

2. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau contact.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+N pour créer un enregistrement de contact à partir du module Contacts. Appuyez sur Ctrl+Maj+C pour créer un enregistrement de contact à partir de n’importe quel module Outlook.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

Une fenêtre d’enregistrement de contact vierge s’ouvre. La page Général de l’enregistrement de contact est affichée. Le point d’insertion est placé automatiquement dans le champ Nom complet. Vous pouvez donc saisir immédiatement les informations de contact.

Openmirrors.com La page Général d’une fenêtre d’enregistrement de contact. Astuce Lorsqu’une flèche apparaît à droite du nom d’un champ, cela signifie que le champ affiché fait partie d’un groupe de champs connexes que vous pouvez afficher un à la fois à cet emplacement. Par exemple, la flèche placée à côté du nom Adresse de messagerie indique qu’il existe plusieurs champs d’adresse électronique ; cliquez sur la flèche pour en afficher la liste. Le choix d’un champ dans la liste remplace le champ du groupe précédemment affiché.

L’onglet Contact est actif par défaut. Les boutons d’accès aux commandes relatives à la création et à la manipulation des enregistrements de contact sont organisés en sept groupes : Actions, Afficher, Communiquer, Noms, Options, Indicateurs et Zoom. Nous emploierons la plupart de ces commandes dans les exercices du chapitre 4, « Gérer les contacts ».

3. Dans le groupe Afficher de l’onglet Contact, cliquez sur Détails. La page Détails apparaît dans le volet de contenu de la fenêtre d’enregistrement de contact.

LivreSansTitre1.book Page 67 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Le module Contacts

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La page Détails d’une fenêtre d’enregistrement de contact.

4. Dans le groupe Afficher, cliquez sur Activités. Ensuite, dans la page Activités, cliquez sur la flèche Afficher. Outlook affiche les types d’activités qu’il suit pour chaque contact.

La page Activités d’une fenêtre d’enregistrement de contact.

5. Dans le groupe Afficher, cliquez sur Certificats. La page Certificats apparaît. Elle présente les identifiants numériques installés sur votre ordinateur, ainsi que les commandes pour les gérer.

La page Certificats d’une fenêtre d’enregistrement de contact.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

6. Dans le groupe Afficher, cliquez sur Champs. La page Champs d’une fenêtre d’enregistrement de contact apparaît. L’affichage par défaut présente les champs que vous avez définis vous-même, aucun d’eux n’étant présents dans la fenêtre d’enregistrement de contact par défaut.

7. Cliquez sur la flèche Sélectionner dans et faites défiler la liste pour connaître les nombreuses catégories qui peuvent être utilisées comme filtre sur les informations affichées par la page Champs. Ensuite, dans la liste, choisissez Champs Numéro de téléphone. La page Champs est filtrée de manière à présenter tous les numéros de téléphone que vous pouvez inclure dans cet enregistrement de contact.

Openmirrors.com

La page Champs d’un nouvel enregistrement de contact, avec tous les champs qui peuvent contenir des numéros de téléphone. Vous pouvez saisir directement des informations dans les champs de cette page en cliquant sur la cellule Valeur du champ.

8. Dans le groupe Afficher, cliquez sur Général pour revenir à la page principale de la fenêtre d’enregistrement de contact.

LivreSansTitre1.book Page 69 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Le module Contacts

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9. Dans le groupe Communiquer, cliquez sur Autres. La liste Autres présente les types de communication que vous pouvez initier avec un contact à partir de son enregistrement.

À partir d’un enregistrement de contact, des communications électroniques de différents types peuvent être initiées. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+F pour créer un message avec pour objet le contact sélectionné. Appuyez sur Ctrl+Maj+X pour envoyer une télécopie au contact sélectionné. Astuce La plupart de ces options de communication sont disponibles depuis la carte de contact qui apparaît lorsque vous positionnez le pointeur de la souris au-dessus d’un contact dans la liste des destinataires d’un message ou dans le menu contextuel qui s’affiche lorsque vous cliquez du bouton droit sur un enregistrement de contact dans un carnet d’adresses.

10. Placez le point d’insertion dans le champ Notes de l’enregistrement de contact, puis cliquez sur les onglets Insertion, Format du texte et Révision pour découvrir les commandes disponibles. Astuce De nombreuses commandes des onglets Insertion, Format du texte et Révision de la fenêtre d’enregistrement de contact sont indisponibles lorsque le point d’insertion ne se trouve pas dans le volet Notes.

Les commandes proposées dans ces onglets sont identiques à celles de la fenêtre de message.

11. Passez en mode Backstage, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre et affiche la page Contacts.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

La page Contacts de la boîte de dialogue Options Outlook.

12. Examinez les modifications que vous pouvez apporter au fonctionnement du module Contacts.Openmirrors.com Ensuite, cliquez sur Annuler.

La boîte de dialogue se ferme et Outlook revient à la fenêtre d’enregistrement de contact.

13. Passez en mode Backstage, puis cliquez sur Fermer. Dans la boîte d’avertissement Microsoft Outlook qui vous invite à enregistrer vos modifications, cliquez sur Non. En cliquant sur le bouton Fermer dans le mode Backstage ou dans le menu Outlook qui s’affiche lorsque vous cliquez sur l’icône Outlook placée à l’extrémité gauche de la barre de titre, ou en cliquant sur le bouton Fermer placé à l’extrémité droite de la barre de titre, vous avez la possibilité de ne pas enregistrer les modifications apportées à l’enregistrement de contact. En cliquant sur le bouton Enregistrer & Fermer du groupe Actions de l’onglet Contact, vous sauvegardez l’enregistrement de contact sans autre avertissement. NETTOYAGE Si vous avez créé un enregistrement de contact au cours de cet exercice et si vous ne souhaitez pas le conserver, cliquez du bouton droit sur cet enregistrement dans le volet Contacts, puis choisissez Supprimer.

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Le module Tâches

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Le module Tâches Le module Tâches est affiché lorsque vous cliquez sur Tâches dans le volet de navigation.

Contenu du module Tâches Dans le module Tâches, le volet de navigation présente les différentes listes de tâches que vous pouvez afficher dans le volet de contenu, notamment les dossiers Liste des tâches et Tâches créés par Outlook, ainsi que tout dossier personnel que vous avez défini comme contenant des tâches. Le volet central, dans lequel est présenté le contenu du module Tâches, est appelé volet Tâches. Il affiche le contenu du dossier Liste des tâches ou Tâches. l Le contenu de Liste des tâches est affiché par défaut. Il est organisé dans des

groupes qui correspondent aux dates d’échéance. Dans ce cas, le volet de lecture est également affiché. l Le contenu de Tâches se présente sur plusieurs colonnes, chaque tâche étant

précédée d’une case à cocher qui vous permet d’indiquer qu’elle est terminée. Lorsque ce contenu est affiché, le volet de lecture est masqué. Il existe deux affichages standard du module Tâches : l Normal. Dans cet affichage, le volet de navigation et la barre des tâches ont

leur taille maximale. l Lecture. Dans cet affichage, le volet de navigation, la barre des tâches et le

ruban sont réduits. Dans le module Tâches, le ruban comprend l’onglet Fichier et les quatre onglets standard : l Accueil. Cet onglet offre les commandes qui permettent de créer, de gérer

et de visualiser des tâches, et d’initier une communication avec un contact. Vous pouvez affecter des tâches à des collègues et manipuler celles qui vous ont été affectées, envoyer des informations de tâche à Microsoft OneNote et marquer des tâches de manière à les retrouver ou à les gérer plus facilement.

LivreSansTitre1.book Page 72 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

L’onglet Accueil du ruban du module Tâches. l Envoyer/recevoir. Cet onglet est identique à l’onglet éponyme des modu-

les Calendrier et Contacts.

L’onglet Envoyer/recevoir du ruban du module Tâches. l Dossier. Cet onglet offre les mêmes fonctionnalités que dans les modules

Calendrier et Contacts, mais il est spécifique aux tâches.

L’onglet Dossier du ruban du module Tâches. Astuce Les commandes du groupe Actions sont disponibles uniquement lorsOpenmirrors.com que vous sélectionnez un dossier personnel (un dossier que vous avez créé, autre que les dossiers Liste des tâches et Tâches prédéfinis par Outlook). l Affichage. Cet onglet offre les mêmes fonctionnalités que dans les modules

Courrier et Contacts. La galerie Réorganisation est toutefois spécifique aux tâches.

L’onglet Affichage du ruban du module Tâches.

Fenêtre de tâche La fenêtre à partir de laquelle vous créez et gérez les tâches est appelée fenêtre de tâche. À l’instar des fenêtres d’enregistrement de contact, de message et d’élément de calendrier, elle dispose de la barre d’outils Accès rapide, d’un ensemble de commandes uniques organisées sur le ruban et d’une zone de contenu qui affiche les informations de tâche.

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Le module Tâches

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Pages de contenu

La fenêtre d’une nouvelle tâche. Le mode Backstage d’une fenêtre de tâche fournit des commandes relatives aux tâches de gestion des tâches, comme les enregistrer, ainsi que les pièces jointes, les fermer, les déplacer et les imprimer. Astuce Le mode Backstage d’une fenêtre de tâche propose des commandes identiques à celles du mode Backstage d’une fenêtre d’enregistrement de contact. Pour de plus amples informations, consultez la section « Le module Contacts » précédemment dans ce chapitre.

Les commandes disponibles depuis le ruban d’une fenêtre de tâche sont réparties dans quatre onglets : Tâche, Insertion, Format du texte et Révision. Ces trois derniers sont identiques à ceux des autres fenêtres d’éléments. Les commandes employées pour créer et gérer la plupart des tâches se trouvent dans l’onglet Tâches. Elles permettent de gérer les tâches, de les envoyer dans des notes OneNote, de basculer entre les différentes pages de tâche et de gérer leur affectation et périodicité. L’onglet comprend également des commandes pour affecter une catégorie ou un indicateur de suivi à une tâche, pour empêcher d’autres utilisateurs Outlook de visualiser les détails de la tâche lorsqu’ils sont connectés à votre compte et pour modifier le niveau de grossissement du volet Notes (non la fenêtre de tâche). Dans l’exercice suivant, vous allez faire un tour d’horizon du module Tâches et découvrir les fonctionnalités de la fenêtre de tâche qui diffèrent de celles des fenêtres de messages, d’enregistrements de contacts et d’éléments de calendrier.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Suivez simplement les étapes indiquées.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Tâches. Le module Tâches s’ouvre et affiche la liste des tâches selon l’affichage Liste des tâches. Liste des tâches de la barre des tâches

Openmirrors.com

L’affichage Normal du module Tâches dans la fenêtre de programme d’Outlook. Si la barre des tâches est développée, le contenu de la liste des tâches est affiché à la fois dans la liste des tâches de la barre des tâches et dans le volet Tâches. Si elle est réduite, elle indique le nombre de tâches actives dont la date d’échéance est le jour même.

2. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouvelle tâche. Une fenêtre de tâche sans titre s’ouvre.

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Le module Tâches

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Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+N pour créer une tâche à partir du module Tâches. Appuyez sur Ctrl+Maj+K pour créer une tâche à partir de n’importe quel module Outlook.

3. Familiarisez-vous avec les champs de la fenêtre de tâche.

Pour créer une tâche, vous devez au moins saisir du texte dans le champ Objet. Si vous précisez une date d’échéance, Outlook ajoute la tâche à la catégorie d’échéance appropriée (Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine ou la catégorie personnelle qui correspond à la date). Si vous laissez le champ Échéance à Aucune, la tâche est affectée à la catégorie Aucune date. Astuce Pour changer rapidement la catégorie d’échéance d’une tâche, sélectionnez celle-ci dans la liste des tâches ou dans la barre des tâches, puis choisissez la période de temps appropriée dans le groupe Suivi de l’onglet Accueil du module Tâches.

4. Dans le groupe Afficher de l’onglet Tâches, cliquez sur le bouton Détails. La page Détails apparaît dans le volet de contenu de la fenêtre de tâche.

La page Détails d’une fenêtre de tâche. Notez les informations que vous pouvez suivre depuis la page Détails. Elles pourront vous être utiles lorsque vous devrez facturer des tâches à vos clients.

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Chapitre 2 La fenêtre d’Outlook

5. Passez en mode Backstage, puis cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre et affiche la page Tâches.

La page Tâches de la Openmirrors.com boîte de dialogue Options Outlook.

6. Étudiez les modifications que vous pouvez apporter au fonctionnement du module Tâches. Ensuite, cliquez sur Annuler pour revenir à la fenêtre de tâche. NETTOYAGE Fermez la fenêtre de tâche.

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En résumé

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En résumé l La fenêtre de programme d’Outlook est constituée de huit zones qui vous

permettent d’utiliser Outlook et de manipuler ses éléments : la barre de titre, la barre d’outils Accès rapide, le ruban, le volet de navigation, le volet de contenu, le volet de lecture, la barre des tâches et la barre d’état. l Les commandes sont exécutées depuis le ruban et la barre d’outils Accès

rapide. l La fenêtre de programme et chaque fenêtre d’élément disposent de leur

propre ruban et barre d’outils Accès rapide configurables. Les commandes dont vous avez besoin peuvent donc être disponibles là où vous le souhaitez. l Les différentes fenêtres d’éléments partagent certains onglets communs

mais ont chacune un onglet principal qui offre les commandes nécessaires à la création et à la manipulation de l’élément Outlook de base correspondant.

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Coup d’œil sur le chapitre

Créer et envoyer des messages, page 80 Joindre des fichiers aux messages, page 97

Openmirrors.com

Visualiser les messages et les pièces jointes, page 100

Visualiser les informations d’un destinataire d’un message, page 113

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Envoyer et recevoir des messages électroniques Au sommaire de ce chapitre : 4 Créer et envoyer des messages. 4 Joindre des fichiers aux messages. 4 Visualiser les messages et les pièces jointes. 4 Configurer le volet de lecture. 4 Visualiser les informations d’un destinataire d’un message. 4 Répondre aux messages.

Bien que Microsoft Office Outlook 2010 facilite la gestion du calendrier, des contacts, des tâches et des notes, il est principalement exploité pour envoyer et recevoir des messages électroniques. Au cours des dix dernières années, les messages électroniques (ou courriels, e-mails, etc.) sont devenus une forme acceptée, voire requise, de communication professionnelle. De surcroît, nombre d’utilisateurs se servent du courrier électronique pour rester en contact avec leur famille et leurs amis, depuis leur bureau ou leur domicile. Outlook simplifie la connexion à plusieurs comptes de messagerie, sur un réseau professionnel ou via Internet, et fournit tous les outils nécessaires pour envoyer, répondre à, organiser, filtrer, trier, rechercher et gérer les courriels. Astuce Dans ce chapitre et sur l’ensemble de ce livre, nous ferons parfois référence aux messages électroniques par le simple terme messages, cela pour des questions de concision. Lorsque nous ferons référence à d’autres types de messages, nous emploierons une désignation complète, comme messages instantanés ou messages textuels.

Lorsque vous envoyez des messages à partir d’Outlook, vous pouvez mettre en forme leur contenu pour l’adapter à vos préférences et inclure des pièces jointes comme des documents, des classeurs ou des images. Vous avez également la possibilité de personnaliser votre message de différentes manières :

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

l incorporer des images, des graphiques professionnels et des signatures

automatiques ; l définir les options des messages, comme des boutons de vote, une impor-

tance, une sensibilité et des rappels ; l demander un accusé de réception électronique qui indique qu’un message

a été remis ou qu’il a été ouvert. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la personnalisation des messages et la définition de leurs options, consultez le chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ».

Outlook 2010 propose plusieurs nouvelles fonctionnalités qui facilitent l’affichage et le suivi des informations relatives aux personnes avec lesquelles vous correspondez. Il s’agit notamment des icônes de présence qui indiquent si une personne est actuellement en ligne, des cartes de contact qui apparaissent lorsque vous pointez un nom dans un message électronique et le volet Personnes situé en partie inférieure de la fenêtre de message. Dans ce chapitre, vous allez créer, envoyer et visualiser des messages, avec et sans pièces jointes. Vous consulterez les informations relatives aux destinataires d’un message, puis vous répondrez et transférerez des messages. Important Les messages créés dans ce chapitre seront utilisés dans les exercices des chapitres ultérieurs de cet ouvrage. Openmirrors.com

Créer et envoyer des messages La création d’un message électronique est relativement simple. L’adresse électronique du destinataire est la seule information réellement indispensable. Toutefois, vous fournirez généralement les informations suivantes : l Dans le champ À, saisissez l’adresse électronique du ou des principaux des-

tinataires du message. Il s’agit du seul champ absolument nécessaire pour envoyer un message. l Dans le champ Objet, donnez une courte description du contenu du mes-

sage ou sa raison d’être. L’objet n’est pas requis, mais il est important de remplir ce champ pour que l’expéditeur et le destinataire puissent identifier le message et qu’il ne soit pas considéré comme du courrier non sollicité par le client de messagerie du destinataire. Outlook affiche un avertissement si vous tentez d’envoyer un message dont l’objet est vide.

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Créer et envoyer des messages

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l Dans le corps du message, une grande zone de texte, saisissez le message

que vous souhaitez envoyer au destinataire. Vous pouvez inclure différents types d’informations, notamment du texte mis en forme, des liens hypertexte et des images.

Adresser des messages L’adressage d’un message se résume à saisir l’adresse de messagerie du destinataire dans le champ À de l’en-tête du message dans la fenêtre de composition. Vous pouvez indiquer les destinataires dans les trois champs d’adresse suivants : l Le champ À est réservé aux principaux destinataires du message. Il s’agit

habituellement des personnes qui devront répondre à votre message. Chaque message doit comprendre au moins une adresse dans ce champ. l Le champ Cc précise les destinataires qui recevront une « copie de

courtoisie ». Il s’agit généralement des personnes que vous souhaitez informer de l’objet du message mais qui ne sont pas censées y répondre. l Le champ Cci indique les destinataires d’une « copie de courtoisie

invisible ». Il s’agit des personnes que vous souhaitez informer sans que les autres destinataires du message le sachent. Ces destinataires invisibles ne sont pas connus des autres destinataires du message et ne seront donc pas inclus dans les réponses au message, excepté s’ils sont ajoutés explicitement dans l’un des champs d’adresse du message de réponse. Astuce Par défaut, le champ d’adresse Cci n’est pas visible. Pour l’afficher dans l’en-tête du message, cliquez sur le bouton Cci qui se trouve dans le groupe Afficher les champs de l’onglet Options de la fenêtre de composition du message.

Voici les différentes manières de saisir une adresse de messagerie dans les champs d’adresse : l Saisir l’adresse complète. l Taper le début d’une adresse déjà utilisée et sélectionner l’adresse voulue

dans la liste qui s’affiche. l Cliquer sur le libellé du champ d’adresse pour afficher un carnet d’adresses,

à partir duquel il reste à choisir une ou plusieurs adresses. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les carnets d’adresses, consultez la section « Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts » au chapitre 4, « Gérer les contacts ».

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Astuce Lorsque vous répondez à un message, un ou plusieurs champs d’adresse sont automatiquement remplis dans la fenêtre de composition du message de réponse. Pour de plus amples informations, consultez la section « Répondre aux messages » plus loin dans ce chapitre.

Si votre compte de messagerie fait partie d’un réseau Exchange, vous pouvez envoyer des messages à une autre personne du même réseau en indiquant uniquement son alias de messagerie, par exemple joan (le symbole @ et le nom de domaine ne sont pas obligatoires). Si vous saisissez uniquement le nom d’une personne dont l’adresse de messagerie se trouve dans votre carnet d’adresses, Outlook, après une procédure de vérification, associe le nom à cette adresse avant d’envoyer le message. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+K pour obliger Outlook à vérifier des adresses.

Si le carnet d’adresses ne contient aucune entrée pour le nom saisi, au moment d’envoyer le message Outlook vous invite à choisir une entrée du carnet d’adresses ou à fournir une adresse de messagerie complète. En fonction de la manière dont vous indiquez le nom ou l’adresse électronique d’un destinataire dans l’un des champs d’adresse, Outlook vérifie immédiatement cette information (si l’adresse ou le nom est choisi dans une liste des noms connus) ou le vérifie au moment de l’envoi du message. La procédure de vérification, également appelée résolution, de chaque nom ou adresse peut mener à l’un des deux résultats suivants : Openmirrors.com l Si Outlook parvient à résoudre le nom ou l’adresse, il souligne le contenu du

champ. Si l’adresse ou le nom est présent dans un carnet d’adresses, Outlook remplace cette information par le contenu du champ Afficher comme de l’enregistrement de contact et le souligne. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les champs d’un enregistrement de contact, consultez la section « Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts » au chapitre 4, « Gérer les contacts ». l Si Outlook n’est pas en mesure de résoudre le nom ou l’adresse, la boîte de

dialogue Vérification des noms apparaît afin que vous apportiez des informations complémentaires.

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Créer et envoyer des messages

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La boîte de dialogue Vérification des noms peut afficher Aucune suggestion, des noms qui correspondent à l’entrée ou des options de contact enregistrées dans l’enregistrement de contact pour le nom indiqué. Dans la boîte de dialogue Vérification des noms, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : m choisir parmi les noms proposés ; m cliquer sur Propriétés pour obtenir des détails sur le nom sélectionné ; m cliquer sur Afficher plus de noms pour ouvrir votre carnet d’adresses ; m cliquer sur Nouveau contact pour créer, directement depuis la boîte de

dialogue, un nouvel enregistrement de contact dans votre carnet d’adresses par défaut.

Résoudre les problèmes d’adressage d’un message Outlook 2010 propose plusieurs fonctionnalités pour faciliter l’adressage des messages à des destinataires. Comme pour n’importe quel outil, leur utilisation peut parfois se révéler plus difficile qu’imaginé. Dans cette section, nous présentons des astuces pour résoudre quelques problèmes courants.

Saisie semi-automatique des adresses Lorsque vous saisissez un nom ou une adresse de messagerie dans les champs À, Cc ou Cci, Outlook affiche sous le champ une liste des adresses correspondantes. Pour insérer dans le champ d’adresse une adresse ou un nom présent sur cette liste, cliquez sur la ligne correspondant ou utilisez les touches fléchées de manière à sélectionner le nom souhaité et appuyez ensuite sur la touche Tab ou Entrée. Il pourra arriver que la liste contienne des adresses de messagerie invalides, par exemple si vous avez précédemment envoyé un message à une mauvaise adresse ou si un destinataire en a changé. Si vous ne retirez pas cette adresse de la liste, il

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

est facile d’accepter par mégarde une suggestion d’Outlook et d’envoyer un message à une adresse erronée. Voici comment nettoyer la liste de saisie semi-automatique :

1. Dans la liste, sélectionnez le nom ou l’adresse que vous souhaitez retirer. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer (le X) affiché à droite du nom ou de l’adresse.

Destinataires multiples Par défaut, Outlook vous oblige à séparer les adresses de messagerie multiples par des points-virgules. Si vous utilisez un autre caractère de séparation, comme une espace ou une virgule, ou si vous appuyez sur la touche Entrée, Outlook considère que les adresses en forment une seule et affiche un message d’erreur au moment de l’envoi du message. Vous pouvez demander à Outlook d’accepter la virgule, en plus des points-virgules, comme séparateur d’adresses. Pour cela, procédez de la manière suivante :

1. Depuis la fenêtre d’Outlook ou de n’importe quelle fenêtre d’élément, passez en mode Backstage et cliquez sur Options.

2. Dans le volet de gauche de la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez Openmirrors.com sur Courrier. 3. Faites défiler la page Courrier jusqu’à la rubrique Envoi des messages. 4. Cochez la case Des virgules peuvent être utilisées pour séparer plusieurs destinataires, puis cliquez sur OK.

Carnet d’adresses Par défaut, Outlook commence par rechercher dans la liste d’adresses globale (l’annuaire d’entreprise fourni avec un compte Exchange, si vous en utilisez un), puis dans les enregistrements de contacts du module Contacts de votre compte par défaut et enfin dans la liste Contacts suggérés. Si une adresse de messagerie n’est pas trouvée dans l’un de ces emplacements, Outlook peut poursuivre la recherche dans d’autres carnets d’adresses, comme ceux des comptes de messagerie secondaires ou dans les carnets d’adresses personnels que vous avez créés. Si vous disposez de plusieurs carnets d’adresses, notamment s’ils sont associés à plusieurs comptes, Outlook ne recherche pas, par défaut, dans tous ces carnets d’adresses et risque donc de ne pas trouver l’adresse de messagerie que vous avez enregistrée.

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Pour modifier l’ordre dans lequel Outlook examine les carnets d’adresses ou pour ajouter des carnets d’adresses à la recherche, procédez de la manière suivante :

1. Dans le groupe Recherche de l’onglet Accueil de la fenêtre d’Outlook, cliquez sur Carnet d’adresses.

2. Dans le menu Outils de la fenêtre Carnet d’adresses, sélectionnez Options. La boîte de dialogue Adressage s’ouvre alors.

La boîte de dialogue Adressage offre la possibilité d’indiquer l’ordre de recherche des contacts dans les carnets d’adresses existants.

3. Dans cette boîte de dialogue, activez Personnalisé, puis apportez l’une des modifications suivantes : m Pour étendre la recherche à des carnets d’adresses supplémentaires,

cliquez sur Ajouter. Ensuite, dans la boîte de dialogue Ajouter une liste d’adresses, choisissez la liste d’adresses appropriée, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

m Pour modifier l’ordre des carnets d’adresses dans la liste de recherche,

sélectionnez un carnet d’adresses, puis cliquez sur les boutons Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas.

m Si vous n’êtes pas certain du carnet d’adresses représenté par une

entrée de la liste, sélectionnez ce carnet d’adresses et cliquez sur Propriétés pour en afficher les noms de compte et de dossier.

4. Dans la boîte de dialogue Adressage, cliquez sur OK, puis fermez la fenêtre Carnet d’adresses.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Saisir du contenu Quel que soit le type de compte de messagerie dont vous disposez, et tant que vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez envoyer des messages aux personnes de votre entreprise et dans le monde. Outlook est capable d’envoyer et de recevoir des messages électroniques dans trois formats : l HTML (Hypertext Markup Language) prend en charge les styles de paragra-

phe (y compris les listes numérotées et à puces), les styles de caractère (comme les polices, leurs tailles, leurs couleurs et leur graisse) et les arrièreplans (comme les couleurs et les images). La majorité, mais pas l’intégralité, des programmes de messagerie acceptent le format HTML. Dans le cas contraire, ils affichent les messages HTML en texte brut. l RTF (Rich Text Format) reconnaît un plus grand nombre d’options de forma-

tage des paragraphes que le format HTML, dont les bordures et les ombres, mais il est uniquement compatible avec Outlook et Microsoft Exchange Server. Outlook convertit les messages au format RTF en HTML lorsqu’il les envoie en dehors du réseau Exchange. l Le format texte brut ne prend pas en charge les fonctionnalités de mise en

forme disponibles pour les messages RTF ou HTML, mais il est reconnu par tous les programmes de messagerie. Le contenu d’un message Openmirrors.com électronique ne se limite pas à du texte simple. Vous pouvez créer pratiquement n’importe quel type de contenu, à la manière d’un document Word. Puisque Outlook 2010 et Word 2010 disposent de commandes semblables, vous êtes probablement déjà familier des procédures de création du contenu, comme les listes et les tableaux. En utilisant un style de police et des couleurs, ainsi qu’en insérant vos informations de contact sous la forme d’une signature ou d’une carte de visite, vous personnalisez vos messages. Il est également possible d’appliquer d’autres mises en forme, comme des thèmes et des arrière-plans, mais elles ne seront pas toujours prises en charge par le programme de messagerie des destinataires et vos communications risquent de perdre leur caractère professionnel. Pour faciliter la lecture du texte d’un message, ajoutez des en-têtes, des listes ou des tableaux. Les informations peuvent également être représentées de manière plus visuelle avec des graphiques, des images, des images clipart et d’autres éléments graphiques. Joignez des fichiers à votre message et liez d’autres informations, comme des fichiers ou des pages web. Dans le cadre de cet ouvrage, nous supposons que vous savez comment saisir, modifier et mettre en forme du contenu à l’aide des techniques standard de

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Microsoft Word et nous ne les aborderons donc pas. Puisque nous en illustrerons certaines au cours des exercices, faites attention à toute nouvelle fonctionnalité que vous ne maîtrisez pas encore. Voir aussi Pour des informations détaillées sur la saisie et la modification du contenu, ainsi que sur sa mise en forme avec les styles de caractère et de paragraphe, les styles rapides et les thèmes, consultez l’ouvrage Microsoft Word 2010 Étape par Étape de Joyce Cox et Joan Lambert (Microsoft Press, 2010). Astuce Vous pouvez également personnaliser un message en laissant Outlook ajouter une signature de messagerie prédéfinie. Il est possible de définir des signatures différentes pour les nouveaux messages, pour les réponses et pour les messages transférés. Par exemple, ajoutez votre nom complet et vos informations de contact dans la signature associée aux nouveaux messages, mais uniquement votre prénom dans la signature associée aux réponses et aux messages transférés. Pour de plus amples informations concernant les signatures, consultez la section « Personnaliser l’aspect du texte d’un message » au chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ».

Enregistrer et envoyer des messages À intervalles réguliers, pendant que vous rédigez un message, Outlook en enregistre une copie dans le dossier Brouillons. Le but est de vous éviter la perte d’un message en cours de saisie.

Si la fenêtre de composition d’un message est fermée avant qu’il ne soit envoyé, Outlook propose d’enregistrer un brouillon, ou de conserver ou d’annuler le brouillon existant. Il est à tout moment possible d’enregistrer le brouillon d’un message en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Accès rapide de la fenêtre de message. Pour reprendre votre travail à partir d’un brouillon de message, dans le volet de navigation du module Courrier, cliquez sur le dossier Brouillons et double-cliquez sur le message à modifier. Après avoir rédigé votre message, envoyez-le en cliquant sur le bouton Envoyer placé dans l’en-tête du message ou en appuyant sur Ctrl+Entrée. La première fois que vous utilisez cette combinaison de touches, Outlook vous demande de con-

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

firmer qu’il s’agit bien du raccourci clavier que vous souhaitez affecter à l’envoi des messages. Lorsque vous envoyez le message, Outlook supprime le brouillon, s’il existe, et enregistre une copie du message envoyé dans le dossier Élément envoyés. Astuce Chaque compte utilisé avec Outlook possède ses propres dossiers Brouillons et Éléments envoyés. Outlook enregistre automatiquement le brouillon du message et la copie du message envoyé dans les dossiers affiliés au compte de messagerie depuis lequel vous rédigez ou envoyez le message. Pour changer l’emplacement où Outlook enregistre les brouillons et les messages envoyés, allez dans les options de messagerie avancées.

Dans l’exercice suivant, vous allez rédiger un message électronique, enregistrer un brouillon d’une version intermédiaire du message, puis envoyer le message terminé. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique. Une nouvelle fenêtre de message s’ouvre.

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Astuce En cliquant sur le bouton Nouveaux éléments, vous pouvez créer, sans quitter le module dans lequel vous travaillez, n’importe quel type d’élément Outlook, comme un rendez-vous, un contact, une télécopie, un message, une note ou une tâche, ainsi qu’un élément organisationnel, comme un groupe de contacts ou un fichier de données.

2. Dans le champ À, saisissez votre propre adresse de messagerie. 3. Dans le champ Objet, saisissez EPE - Planning de la foire commerciale.

Important L’objet de ce message commence par EPE (Étape par Étape) pour vous permettre de le différencier des autres messages présents dans vos dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés, et pour le supprimer ultérieurement.

4. Cliquez sur le bouton Fermer situé à droite de la barre de titre de la fenêtre de message. Outlook vous invite à enregistrer un brouillon du message.

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Un message en cours de rédaction peut être enregistré de manière à le reprendre ultérieurement. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

5. Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook, cliquez sur Oui.

La fenêtre de message se ferme. Dans le volet de navigation, le compteur de messages non lus, situé à droite du dossier Brouillons, augmente.

6. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier Brouillons. Votre message et son contenu actuel se trouvent dans ce dossier.

Un nom de dossier affiché en gras signale un dossier qui contient des messages non lus ; le nombre de ces messages apparaît entre crochets à droite du nom du dossier.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

7. Dans le volet Courrier, double-cliquez sur le message de manière à l’ouvrir et à le modifier.

8. Dans le volet de contenu saisissez Les personnes suivantes travailleront sur la foire commerciale : et appuyez deux fois sur Entrée. Saisissez ensuite les prénoms Amanda, Barry, Cory et Doyle, en appuyant sur Entrée après chacun des trois premiers noms et deux fois après le dernier. Pour le moment la liste des noms n’est pas mise en forme.

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Le texte d’un message est saisi de la même manière que dans un document.

9. Sélectionnez la liste de noms. Ensuite, dans le groupe Texte simple de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Puces (et non pas sur sa flèche). Astuce Le bouton Puces, comme d’autres commandes de mise en forme des paragraphes, se trouve également dans le groupe Paragraphe de l’onglet Format du texte.

Outlook convertit la liste de noms en liste à puces simple. Astuce Dans ce livre, lorsque nous donnons des instructions pour mettre en œuvre une commande, nous vous indiquons l’onglet et le groupe où se trouvent les boutons. Lorsque nous vous indiquons d’utiliser plusieurs boutons de commande du même onglet, nous omettons le nom de l’onglet pour éviter des répétitions inutiles.

10. La liste à puces étant toujours sélectionnée, dans le groupe Texte simple, cliquez sur la flèche Puces. La galerie des puces disponibles s’ouvre.

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La galerie des puces. Remarquez les types de puces disponibles dans la bibliothèque des puces. Il est possible de modifier la liste pour exploiter n’importe quel type de puce.

11. Dans la galerie des puces, pointez sur Modifier le niveau de liste. Un menu qui illustre l’emploi des puces dans une liste multiniveau s’ouvre.

Le menu illustre l’aspect d’une liste à puces multiniveau fondée sur les paramètres courants. Vous pouvez augmenter (ou diminuer) le niveau d’un élément de liste et ce jusqu’à neuf niveaux, différenciés par une puce et un niveau de retrait.

12. Appuyez deux fois sur Échap pour fermer la galerie sans apporter de modification.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

13. Appuyez sur Ctrl+Fin pour placer le point d’insertion à la fin du message. Saisissez Voici les heures de démonstration : et appuyez deux fois sur Entrée.

14. Dans le groupe Tableaux de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau. La galerie des tableaux s’ouvre.

15. Dans la galerie des tableaux, pointez sur la troisième cellule de la deuxième ligne. Un aperçu d’un tableau de trois colonnes et de deux lignes apparaît dans le formulaire de message, à l’emplacement du point d’insertion.

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Outlook affiche un aperçu de l’insertion d’un tableau fondé sur les paramètres courants.

16. Cliquez sur la cellule sélectionnée pour insérer le tableau de trois colonnes et deux lignes dans le message. Les onglets contextuels Outils de tableau, Création et Disposition, apparaissent sur le ruban.

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Créer et envoyer des messages

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17. Saisissez les informations suivantes dans le tableau : 9:00 – 11:00

12:00 – 14:00

15:00 – 17:00

Tapis de souris

T-shirts

Stylos

Pour le moment, le tableau et son contenu ne sont pas mis en forme. Onglets contextuels

Le contenu actuel du message.

18. Le point d’insertion étant toujours placé dans la cellule inférieure droite du tableau, dans l’onglet contextuel Création, cliquez sur le bouton Autre de la galerie Styles de tableau. La galerie des styles de tableau s’ouvre. La vignette de la section Tableaux simples est entourée pour indiquer qu’il s’agit de la mise en forme du tableau actif.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Openmirrors.com La galerie des styles de tableaux.

19. Dans la section Prédéfini de la galerie des styles de tableau, cliquez sur la troisième vignette de la deuxième ligne (le tableau avec la ligne d’en-tête rouge et libellé Liste claire – Accent 2). Lorsque vous pointez la vignette, Outlook affiche un aperçu, puis applique le style de tableau sélectionné.

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Créer et envoyer des messages

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Appliquer un style de tableau prédéfini. Notez que ce style par défaut place la première colonne du tableau en gras.

20. Dans le groupe Options de style de tableau de l’onglet Création, décochez la case Première colonne. Le contenu de la première ligne du tableau est à présent en gras, contrairement à celui de la seconde.

21. Dans l’en-tête du message, cliquez sur le bouton Envoyer. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Entrée pour envoyer un message.

Outlook ferme la fenêtre de message et envoie le message. Le brouillon du message disparaît du dossier Brouillons.

22. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier Boîte de réception. Le message reçu se trouve dans ce dossier.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Le contenu mis en forme du message est affiché dans le volet de lecture. Astuce Lorsque la barre des tâches est fermée, vous disposez d’un plus grand espace pour consulter le contenu des messages. Pour fermer cette barre Openmirrors.com depuis la fenêtre d’Outlook, cliquez sur le bouton Réduire la barre des tâches placé dans son angle supérieur gauche.

23. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier Éléments envoyés. Le message envoyé se trouve dans ce dossier.

NETTOYAGE Affichez votre Boîte de réception. Conservez le message EPE Planning de la foire commerciale dans les dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés pour l’utiliser dans les exercices ultérieurs.

Gérer des comptes multiples Si vous avez configuré Outlook pour qu’il se connecte à plusieurs comptes de messagerie, vous devez faire attention à envoyer le message à partir du compte approprié. Par défaut, Outlook suppose que vous souhaitez envoyer le message à partir du compte en cours d’utilisation. Si vous commencez la rédaction d’un message alors que la boîte de réception du compte Professionnel, par exemple, est affichée, Outlook choisit ce compte pour l’envoi du message. Si vous répondez à un message reçu par votre compte Personnel, Outlook sélectionne ce compte pour l’envoi de la réponse.

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Joindre des fichiers aux messages

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Il est très facile de modifier le compte d’envoi du message. Lorsque Outlook est configuré avec plusieurs comptes, un bouton De apparaît dans l’en-tête du message. Astuce Si Outlook est configuré avec un seul compte, vous pouvez afficher le bouton De en cliquant sur De dans le groupe Afficher les champs de l’onglet Options de la fenêtre de composition d’un message.

Lorsque vous cliquez sur le bouton De, une liste des comptes actifs s’affiche et vous permet de choisir le compte approprié. Si le compte souhaité est absent de cette liste, vous pouvez indiquer un autre compte ; toutefois, vous devez disposer des autorisations nécessaires pour envoyer des messages depuis ce compte.

Joindre des fichiers aux messages Pour envoyer un fichier (document Microsoft Word, classeur Excel ou présentation PowerPoint) à d’autres personnes, il peut être intéressant de le joindre à un message. Les destinataires peuvent ensuite enregistrer le fichier sur leur disque dur, l’ouvrir à partir du volet de lecture ou de la fenêtre de message, le transférer à d’autres personnes ou l’enregistrer sur leur ordinateur. Astuce Vous pouvez également envoyer par courrier électronique des fichiers Microsoft Office depuis l’application Office dans laquelle vous travaillez. Pour cela, utilisez les commandes du mode Backstage.

Par exemple, pour envoyer un document Word, ouvrez ce document, activez le mode Backstage, ouvrez l’onglet Enregistrer et envoyer, puis cliquez sur Envoyer à l’aide de la messagerie. Vous pouvez envoyer sous forme de pièce jointe un document Word, un fichier PDF ou un fichier XPS (Word commencer par convertir le fichier), envoyer un lien vers le document (il est enregistré dans un emplacement partagé) ou l’envoyer vers un télécopieur.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Dans cet exercice, vous allez envoyer un document Word et une présentation PowerPoint en tant que pièces jointes d’un message. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du document Brochure et de la présentation Stratégie qui se trouvent dans le dossier Chapitre03 des exemples. Affichez votre Boîte de réception et suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique.

2. Dans le champ À de la fenêtre du nouveau message, saisissez votre propre adresse de messagerie. Astuce Si vous avez effectué l’exercice précédent , Outlook affiche votre adresse de messagerie dans une liste dès que vous commencez la saisie. Pour insérer l’adresse, appuyez sur la touche Flèche bas de manière à la sélectionner (si nécessaire) et appuyez sur Entrée.

3. Dans le champ Objet, saisissez EPE - Premier brouillon. 4. Dans le volet de contenu, saisissez Voici quelques informations pour la relecture. Appuyez sur Entrée pour passer à la ligne suivante.

5. Dans le groupe Inclure de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Joindre un fichier. Astuce Le bouton Joindre un fichier est également présent dans le groupe Openmirrors.com Inclure de l’onglet Insertion.

La boîte de dialogue Insérer un fichier s’affiche et présente le contenu de votre bibliothèque Documents.

La bibliothèque Documents affiche les dossiers et les fichiers de premier niveau contenus dans les dossiers Documents et Documents publics.

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Joindre des fichiers aux messages

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Astuce Votre boîte de dialogue Insérer un fichier reflétera le contenu de votre propre bibliothèque Documents.

6. Allez dans le dossier Documents\EPE_Outlook2010\Chapitre03, cliquez sur le document Brochure, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur la présentation Stratégie. Cliquez sur le bouton Insérer. Les fichiers apparaissent dans le champ Attaché de l’en-tête du message.

L’expéditeur et le destinataire peuvent consulter les informations relatives aux pièces jointes.

7. Dans l’en-tête du message, cliquez sur le bouton Envoyer. Outlook ferme la fenêtre de message et envoie le message. NETTOYAGE Lorsque vous recevez le message dans votre Boîte de réception, conservez-le pour l’utiliser dans les prochains exercices. Astuce Si vous souhaitez envoyer des copies personnalisées du même message à plusieurs personnes, servez-vous de la fonction de fusion et de publipostage de Word 2010. Pour de plus amples informations, consultez l’ouvrage Microsoft Word 2010 Étape par Étape de Joyce Cox et Joan Lambert (Microsoft Press, 2010).

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Problèmes de types de fichiers et d’extensions Par défaut, Windows n’affiche pas les extensions de fichiers dans les fenêtres de l’Explorateur ou les boîtes de dialogue comme Insérer un fichier. On différencie généralement les types de fichiers en se fondant sur leur icône. Par exemple, l’icône de Word précède le nom du document Brochure et celle de PowerPoint, la présentation Stratégie. Vous pouvez afficher le type du fichier dans un champ de certaines vues ou dans les noms eux-mêmes. l Dans une boîte de dialogue ou une fenêtre de l’explorateur, affichez le

type du fichier en cliquant sur la flèche du bouton Changer l’affichage et en activant l’affichage Détails ou Mosaïques ; ces affichages incluent un champ Type. l Pour afficher les extensions dans les noms des fichiers, cliquez sur le bou-

ton Organiser de la barre d’outils de la fenêtre de l’explorateur, puis choisissez Options des dossiers et de recherche. Dans l’onglet Affichage de la boîte de dialogue Options des dossiers, décochez la case Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu, puis cliquez sur Appliquer ou sur OK.

Openmirrors.com Astuce Les fichiers d’images sont souvent volumineux et leur envoi requiert une bande passante élevée, tandis que leur réception demande un espace de stockage important. Au lieu d’ouvrir un message et de joindre un fichier d’image en taille réelle, vous pouvez envoyer et redimensionner simultanément l’image en cliquant du bouton droit sur le fichier correspondant dans l’Explorateur Windows, en cliquant sur Envoyer vers et en choisissant Destinataire. Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers qui apparaît, faites votre choix parmi les cinq tailles proposées ; la taille totale du fichier est indiquée lorsque vous sélectionnez un format d’image. Cliquez ensuite sur le bouton Joindre pour ouvrir une fenêtre de message dans votre programme de messagerie par défaut.

Afficher les messages et leurs pièces jointes Chaque fois que vous démarrez Outlook et que vous vous connectez au serveur de messagerie, les nouveaux messages reçus depuis votre dernière connexion apparaissent dans la Boîte de réception. En fonction de sa configuration, Outlook télécharge l’intégralité du message sur l’ordinateur ou uniquement son en-tête, qui fournit des informations de base sur le message : l le type d’élément (message, demande de réunion, affectation de tâches,

etc.) ;

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Afficher les messages et leurs pièces jointes

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l l’expéditeur ; l la date de réception ; l l’objet.

Les icônes affichées dans l’en-tête du message apportent des informations complémentaires : l la dernière action de réponse effectuée ; l la présence de pièces jointes ; l la signature numérique ou le chiffrement du message ; l une indication de l’importance (faible ou haute) donnée par l’expéditeur. Non lu

Lu

Existence de pièces jointes

Réponse à un message

L’en-tête du message et les icônes donnent des informations sur le message. Il existe trois affichages standard pour la liste des messages : l L’affichage par défaut, Compacter, affiche deux lignes de propriétés du mes-

sage, notamment l’état de lecture, l’objet, l’expéditeur, l’heure de réception, la présence de pièces jointes et les catégories de couleurs ou les indicateurs de suivi associés au message.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

l L’affichage Unique présente sur une seule ligne l’importance, le rappel, le

type d’élément ou l’état de lecture, la présence de pièces jointes, l’expéditeur, l’objet, la date de réception, la taille, la catégorie et les indicateurs de suivi. Dans ce mode, le volet de lecture est ouvert par défaut. l L’affichage Aperçu présente une à quatre lignes d’informations pour chaque

message. Pour chaque message, il affiche les mêmes informations que le mode Unique. Pour chaque message non lu, il affiche également une partie du contenu du message, plus précisément les 255 premiers caractères (espaces comprises). Si un message contient moins de 255 caractères, le mot apparaît dans le texte d’aperçu. Dans ce mode, le volet de lecture est fermé par défaut. L’accès à ces trois affichages standard se fait depuis la galerie Changer l’affichage de l’onglet Affichage. Les messages que vous n’avez pas encore lus sont signalés par des icônes d’enveloppe fermée, avec des intitulés en gras. Lorsque vous ouvrez un message, Outlook indique sa lecture en remplaçant l’enveloppe fermée par une icône d’enveloppe ouverte et en affichant l’intitulé dans une police normale. Voir aussi Pour de plus amples informations, consultez l’encadré « Marquer les messages comme lus ou non lus » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ».

Il existe plusieurs manièresOpenmirrors.com de consulter le texte d’un message : l Ouvrir le message dans sa propre fenêtre en double-cliquant sur son en-tête

dans la liste des messages. l Cliquer une fois sur l’en-tête du message dans la liste de manière à afficher

son contenu dans le volet de lecture. l Afficher les trois premières lignes de chaque message non lu sous son inti-

tulé en utilisant la fonction Aperçu. La lecture des trois premières lignes d’un message permet souvent d’obtenir suffisamment d’informations pour décider de sa gestion. Toutefois, dans le mode Aperçu, chaque message non lu occupe cinq lignes à la place des deux lignes de l’affichage par défaut. La liste des messages présentée à l’écran comprend donc un nombre de messages moindre. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’activation des fonctionnalités d’affichage particulier, consultez la section « Organiser les messages de différentes manières » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ».

Pour consulter les pièces jointes d’un message, vous avez plusieurs solutions : l Il est possible d’obtenir un aperçu de certains types de pièces jointes (feuilles

de calcul Excel, présentations PowerPoint, documents Word et fichiers PDF)

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Afficher les messages et leurs pièces jointes

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directement dans le volet de lecture en cliquant sur la pièce jointe dans l’entête du message Suite à cette action, le texte du message est remplacé par un aperçu du contenu de la pièce jointe et l’onglet contextuel Pièces jointes est ajouté au ruban.

Pièce jointe sélectionnée

À partir de l’onglet Pièces jointes, il est possible de manipuler la pièce jointe ou de basculer entre le contenu du message et l’aperçu du contenu de la pièce jointe. Astuce Pour désactiver la fonction d’affichage de l’aperçu de la pièce jointe, allez sur la page Gestion des pièces jointes dans le Centre de gestion de la confidentialité, accessible depuis la boîte de dialogue Options Outlook. l Depuis le volet de lecture ou une fenêtre de message ouverte, dans l’en-tête

du message, double-cliquez sur la pièce jointe de manière à l’ouvrir. l Enregistrez la pièce jointe sur votre disque et ouvrez-la à partir de cet

emplacement. Cette méthode est conseillée si vous pensez qu’une pièce jointe peut contenir un virus car vous pouvez alors analyser le fichier avant de l’ouvrir (à condition d’avoir installé un logiciel antivirus). Voir aussi Pour de plus amples informations sur la protection d’un ordinateur contre les virus, consultez les ouvrages Windows 7 Étape par Étape (Microsoft Press, 2009) ou Windows Vista Étape par Étape (Microsoft Press, 2007), de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox.

Si vous recevez un enregistrement de contact ou une carte de visite sous forme de pièce jointe, vous pouvez l’ajouter à votre carnet d’adresses principal en faisant glisser la pièce jointe depuis le message vers le bouton Contacts du volet de navigation. Pour ajouter l’enregistrement de contact à un carnet d’adresses secondaire, développez la hiérarchie de dossiers dans le volet de navigation et faites glisser la pièce jointe vers le dossier approprié.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Si vous souhaitez vous concentrer sur la lecture des messages sans être distrait par les autres informations affichées dans la fenêtre d’Outlook, vous avez la possibilité de modifier rapidement la présentation de cette fenêtre de manière à l’optimiser pour la lecture d’un message. Pour cela, dans la barre d’état, cliquez sur le bouton Lecture situé à gauche du curseur de zoom. Ruban réduit

Barre des tâches réduite

Openmirrors.com

Volet de navigation réduit

Affichage Lecture

Dans l’affichage Lecture, le volet de navigation, la barre des tâches et le ruban sont masqués de manière à maximiser la taille du volet de lecture. Dans l’exercice suivant, vous allez afficher l’aperçu d’un message, ouvrir celui-ci, ainsi que deux types de pièces jointes. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du message EPE - Premier brouillon créé précédemment dans ce chapitre. Si vous n’avez pas envoyé ce message, faites-le à présent ou remplacez-le par un autre message accompagné d’une pièce jointe et présent dans votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Affichage actuel de l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Changer l’affichage, puis sur Aperçu.

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Afficher les messages et leurs pièces jointes

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Dépannage Si l’icône Aperçu du menu Changer l’affichage est grisée, cela signifie que la fonctionnalité correspondante est déjà active.

Le volet de lecture se ferme et les 255 premiers caractères de chaque message non lu apparaissent sous leur en-tête.

Le mode Aperçu affiche les 255 premiers caractères de chaque message non lu.

2. Dans la liste Changer l’affichage de l’onglet Affichage, cliquez sur Unique. Le texte d’aperçu disparaît et le volet de lecture est de nouveau affiché.

3. S’il n’est pas déjà sélectionné, cliquez sur le message EPE - Premier brouillon dans la Boîte de réception. Outlook affiche le message dans le volet de lecture. Sous la zone d’en-tête du message, vous trouvez le bouton Message, qui ressemble plus au mot Message qu’à un bouton, ainsi que les noms des fichiers joints (Brochure.docx et Stratégie.pptx).

4. Dans le volet de lecture, positionnez le pointeur de la souris sur le bouton Message. Dépannage Si vous faites cet exercice avec un message qui ne comprend aucune pièce jointe, le bouton Message n’est pas présent dans l’en-tête.

Une info-bulle apparaît et affiche le nombre total de pièces jointes.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Bouton Message

Lorsque le pointeur est positionné sur le bouton Message, une info-bulle affiche des informations relatives aux fichiers joints. Astuce Si le nombre de fichiers joints ne permet pas de les présenter tous dans l’en-tête du message, servez-vous de la barre de défilement située à droite du champ Pièces jointe pour les parcourir.

5. Positionnez le pointeur sur la pièce jointe Brochure.docx. Une info-bulle affiche le nom, le type et la taille du fichier joint.

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Lorsque le pointeur est positionné sur une pièce jointe, une info-bulle affiche des informations relatives à ce fichier joint.

6. Cliquez sur la pièce jointe Brochure.docx. L’onglet contextuel Pièces jointes apparaît sur le ruban et le document Word 2010 parfaitement mis en forme s’affiche dans le volet de lecture.

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Afficher les messages et leurs pièces jointes

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L’en-tête du message affiche les propriétés du fichier joint sélectionné. Depuis ce volet, vous pouvez parcourir l’intégralité du document sans lancer Word. Astuce En cliquant sur certains types de pièces jointes, le volet de lecture affiche un message d’avertissement au lieu de présenter immédiatement le contenu du fichier joint. Après avoir lu ce message, vous pouvez cliquer sur Afficher l’aperçu du fichier pour obtenir l’aperçu habituel d’un fichier.

En décochant la case Toujours m’avertir avant d’afficher l’aperçu de ce type de fichiers avant de cliquer sur le bouton Afficher l’aperçu du fichier, vous autorisez Outlook à afficher les aperçus des fichiers de ce type.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

7. Cliquez sur la pièce jointe Stratégie.pptx. Outlook démarre le générateur d’aperçu PowerPoint et affiche la première diapositive de la présentation dans le volet de lecture. Vous pouvez parcourir les diapositives de la présentation en cliquant sur les boutons Diapositive précédente et Diapositive suivante placés dans l’angle inférieur droit du volet.

8. Dans le dans le coin inférieur droit du volet de lecture, cliquez sur le bouton Diapositive suivante. La présentation passe à la deuxième diapositive en respectant l’animation de transition, exactement comme si le diaporama était affiché dans PowerPoint. Pour le moment, la diapositive affiche uniquement un titre.

9. Dans la partie inférieure de la barre de défilement verticale, cliquez une fois sur le bouton Suivant. Une animation apparaît sur la diapositive. Elle se déroule dans le volet de lecture de la même manière que dans la fenêtre de programme de PowerPoint.

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Dans l’aperçu d’une présentation PowerPoint, il est possible de parcourir les diapositives à l’aide de la barre de défilement et des contrôles situés dans l’angle inférieur droit du volet de lecture ou en utilisant la molette de la souris.

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Afficher les messages et leurs pièces jointes

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10. Dans le volet de lecture, cliquez sur le bouton Message (ou, dans le groupe Message de l’onglet Pièces jointes, cliquez sur Afficher le message). Le texte du message apparaît de nouveau dans le volet de lecture.

11. Dans le volet de lecture, double-cliquez sur la pièce jointe Stratégie.pptx (ou, dans le groupe Actions de l’onglet Pièces jointes, cliquez sur Ouvrir). Cette action déclenche le démarrage de PowerPoint 2010, qui ouvre la présentation intitulée Plan directeur. Voir aussi Pour une introduction à PowerPoint 2010, consultez l’ouvrage Microsoft PowerPoint 2010 Étape par Étape de Joyce Cox et Joan Lambert (Microsoft Press, 2010).

12. Fermez la présentation pour revenir à votre Boîte de réception. 13. Dans la liste des messages, double-cliquez sur le message EPE - Premier bouillon.

Le message s’ouvre dans sa propre fenêtre. Le bouton Message et les pièces jointes se trouvent à présent sous l’en-tête du message dans la fenêtre de message, exactement comme dans le volet de lecture.

14. Dans la zone des pièces jointes qui se trouve sous l’en-tête du message, cliquez une fois sur le fichier joint Brochure.docx. L’onglet contextuel Pièces jointes apparaît dans le ruban et un aperçu du document s’affiche dans le volet de contenu du message, exactement comme c’était le cas dans le volet de lecture.

Les techniques d’aperçu et d’ouverture des pièces jointes depuis le volet de lecture sont également disponibles dans la fenêtre de message.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

NETTOYAGE Fermez la fenêtre du message EPE - Premier brouillon et conservez-le dans votre Boîte de réception pour les prochains exercices. Replacez la fenêtre de programme dans son affichage par défaut en cliquant sur le bouton Compacter dans la galerie Changer l’affichage.

Afficher des conversations L’affichage en mode conversation a été ajouté pour la première fois dans Outlook 2007 de manière à présenter une suite de messages affiliés à un même message initial. Cette fonctionnalité facilite la localisation des différentes réponses à un message et identifie des branches distinctes d’une conversation (appelées fils ou threads de message). Dans Outlook 2010, l’affichage Conversation a été amélioré pour proposer une méthode de suivi des threads de message encore plus claire et pour prendre en compte non seulement les messages reçus mais également les messages envoyés. Cet affichage représente un outil d’organisation tellement pratique qu’il est activé par défaut pour la Boîte de réception et d’autres dossiers de messages. Hormis pour la présentation des autres affichages des messages, les copies d’écran de cet ouvrage montrent les messages dans le mode Conversation. Une conversation comprenant plusieurs messages est signalée par une flèche placée à gauche de l’en-tête de message.

Openmirrors.com Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’affichage Conversation, consultez la section « Utiliser l’affichage Conversation » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ».

Configurer le volet de lecture Le volet de lecture est très utilisé pour lire et manipuler des messages, ainsi que d’autres éléments Outlook. Il peut être affiché à droite ou en dessous du volet de contenu du module.

Visualiser le contenu du volet de lecture Il vous sera peut-être difficile de lire le texte du volet de lecture dans sa taille de police par défaut, notamment si la résolution de votre écran est élevée, comme c’est de plus en plus souvent le cas. Pour modifier la taille du contenu affiché dans le volet de lecture, vous pouvez vous servir des contrôles situés à l’extrémité droite de la barre d’état de la fenêtre de programme. Ils changent le facteur de zoom du volet.

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Configurer le volet de lecture

Facteur de zoom

Curseur Zoom

Zoom arrière

Zoom avant

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Dans la fenêtre du programme, les contrôles Zoom modifient la taille du contenu affiché dans le volet de lecture. Voici comment changer le grossissement du contenu du volet de lecture : l Pour fixer un niveau de grossissement précis, cliquez sur le bouton Facteur

de zoom de manière à ouvrir la boîte de dialogue Zoom.

Il est possible de choisir l’un des trois facteurs de zoom prédéfinis ou de saisir un niveau de grossissement précis dans le champ Pourcentage. l Pour modifier le facteur de zoom par pas de 10 %, cliquez sur les boutons

Zoom arrière ou Zoom avant. l Pour fixer rapidement le facteur de zoom à n’importe quelle valeur située

entre 10 et 500 %, déplacez le curseur Zoom vers la gauche ou la droite.

Marquer les messages comme lus Par défaut, Outlook ne modifie pas l’état de lecture d’un message lorsque vous en affichez l’aperçu dans le volet de lecture. Si vous lisez généralement vos messages depuis ce volet au lieu de les ouvrir dans des fenêtres de message, vous pouvez suivre plus facilement les messages lus et non lus en modifiant la configuration par défaut.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Voici comment indiquer à Outlook de marquer un message comme lu après qu’il a été affiché dans le volet de lecture :

1. Passez en mode Backstage et cliquez sur Options. 2. Dans la section Volets Outlook de la page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Volet de lecture. La boîte de dialogue Volet de lecture apparaît.

Configuration de la gestion par Outlook des messages affichés dans le volet de lecture.

3. Dans la boîte de dialogue Volet de lecture, cochez la case qui correspond à la manière dont Outlook doit gérer les messages que vous affichez dans le volet de lecture.

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m Marquer les éléments comme lus quand ils ont été affichés dans

le volet de lecture. Outlook marque l’élément comme lu après qu’il a été affiché dans le volet de lecture pendant 5 secondes ou la durée précisée ( jusqu’à 999 secondes).

m Marquer l’élément comme lu lors du changement de sélection.

Outlook marque l’élément comme lu lorsque vous sélectionnez un autre élément.

4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Volet de lecture, puis dans la boîte de dialogue Options Outlook.

Lecture par touche unique Pour parcourir un long message dans le volet de lecture, vous pouvez procéder de différentes manières : l Utilisez la barre de défilement vertical située sur le côté droit du volet de

lecture pour parcourir le message à votre propre rythme. l Déplacez le message vers le haut ou vers le bas d’une ligne à la fois en cli-

quant sur les flèches de défilement. l Déplacez le message vers le haut ou vers le bas d’une page à la fois en cli-

quant au-dessus ou en dessous du curseur de défilement.

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Afficher les informations relatives aux destinataires d’un message

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l Déplacez le message vers le haut ou vers le bas d’une page à la fois

appuyant sur la barre d’espace ; cette fonctionnalité se nomme lecture par touche unique. Lorsque vous atteignez la fin d’un message, la première page du message suivant s’affiche. Cette option est particulièrement intéressante si vous lisez plusieurs messages consécutifs dans le volet de lecture ou si vous trouvez plus simple d’appuyer sur la barre d’espace que de parcourir le volet de lecture avec la souris. Astuce Par défaut, la lecture par touche unique est active. Si cette fonctionnalité vous perturbe, désactivez-la en décochant la case Lire en appuyant sur la barre d’espace dans la boîte de dialogue Volet de lecture.

Afficher les informations relatives aux destinataires d’un message Après avoir reçu un message ou après qu’Outlook a vérifié le nom du destinataire d’un message que vous êtes en train d’envoyer, vous pouvez aisément afficher des informations de contact et un historique des échanges avec cette personne.

Icônes de présence Lorsque des informations de présence sont disponibles, une icône carrée apparaît à gauche des noms des destinataires d’un message. Cette icône de présence utilise un code de couleurs pour indiquer la disponibilité ou l’état de connexion du destinataire du message : l Vert : le destinataire du message est disponible. l Rouge : le destinataire du message est occupé. l Orange : le destinataire du message est absent. l Blanc : le destinataire du message est déconnecté. Astuce Ce jeu d’icônes de présence est utilisé dans Outlook, Windows Live Messenger et Microsoft Office Communicator pour offrir à l’utilisateur une expérience cohérente.

En fonction de l’environnement, Outlook utilise les informations de présence fournies par Office Communications Server ou Windows Live Messenger.

Cartes de contact En plaçant le pointeur de la souris sur une icône de présence, vous affichez une carte de contact interactive qui propose de contacter la personne par messagerie

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

électronique, messagerie instantanée ou téléphone, de planifier une réunion et de manipuler son enregistrement de contact . Options de communication Punaiser la carte de contact

Icônes de présence

Développer la carte de contact

Pour conserver la carte de contact ouverte, même après que le message a été envoyé ou fermé, il suffit de la punaiser. Le bouton Développer la carte de contact donne accès à un plus grand nombre d’informations et d’options d’interaction. Appeler par téléphone

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Envoyer un message électronique

La carte de contact développée donne accès à la fonction de la personne dans l’entreprise et aux listes de diffusion auxquelles elle appartient.

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Afficher les informations relatives aux destinataires d’un message

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Astuce Une liste de distribution correspond à un groupe de membres créé avec Exchange et disponible à partir de la liste d’adresses globale de l’entreprise. Vous ne pouvez pas créer des listes de distribution, mais vous pouvez créer des groupes de contacts, qui sont des groupes de membres enregistrés dans le module Contacts d’Outlook. Pour de plus amples informations, consultez la section « Créer des groupes de contacts » au chapitre 8, « Gérer la liste de contacts ».

Les liens bleus permettent d’initier une communication avec la personne par l’intermédiaire du numéro de téléphone ou de l’adresse de messagerie, d’initier une demande de réunion ou, si la personne se trouve dans votre carnet d’adresses, d’ouvrir son enregistrement de contact. Lorsqu’il est présent, l’onglet Société affiche des informations relatives au responsable du contact et de ses rapports directs. L’onglet Membre de présente des informations sur les listes de distribution auxquelles le contact appartient. Ces informations ne sont disponibles que pour les comptes Exchange.

Le volet Personnes Le volet Personnes placé en partie inférieure de la fenêtre de message affiche des informations détaillées sur les précédents échanges avec chaque destinataire du message. En mode réduit, le volet Personnes affiche de petites vignettes qui représentent chaque destinataire du message. Si une photo a été ajoutée à l’enregistrement de contact d’une personne, elle est affichée dans le volet Personnes. Dans le cas contraire, une illustration d’une personne représente un seul destinataire du message, tandis qu’une illustration de trois personnes représente une liste de distribution . Barre de redimensionnement

Groupe de distribution

Contact sans photo associée

La version réduite du volet Personnes. Pour développer le volet Personnes, cliquez sur le bouton situé à l’extrémité droite du volet ou faites glisser la barre horizontale qui se trouve dans sa partie supérieure. Puisque le volet Personnes ne peut occuper qu’une certaine portion de la fenêtre de message, l’ajustement manuel de sa hauteur est limité par celle de la fenêtre de message. En mode développé, le volet Personnes affiche de grandes vignettes ou une liste à onglets des échanges avec chaque destinataire du message.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Bouton Basculer

Faire défiler pour voir les autres destinataires

La version simple du volet Personnes développé. Pour passer de l’affichage simple à l’affichage détaillé, cliquez sur le bouton Basculer qui se trouve à côté du bord droite de l’en-tête du volet Personnes développé.

Openmirrors.com La version détaillée du volet Personnes développé pour un compte Exchange. Le bouton Ajouter permet d’établir une connexion entre Outlook et un réseau social. L’onglet Tous les éléments affiche toutes les communications récentes avec la personne sélectionnée. Si vous recherchez un élément précis, comme une demande de réunion ou un document joint à un message, vous pouvez filtrer la liste en activant l’un des onglets situés à gauche. Astuce Le volet Personnes détaillé est disponible pour tous les types de comptes de messagerie. Les figures de cet ouvrage correspondent au volet Personnes pour un compte Exchange. Pour un compte POP3, ce volet est identique, mais les onglets sont accompagnés d’icônes uniquement à la place des icônes et des libellés.

Résoudre les problèmes liés au volet Personnes Lorsque vous utilisez un compte Exchange, le volet Personnes ne pourra être affiché en mode détaillé que si le mode Exchange mis en cache est activé. Si le bouton Basculer n’est pas visible dans le volet Personnes alors que vous consultez un message d’un compte Exchange, il est fort probable que le mode Exchange mis en cache soit désactivé.

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Répondre aux messages

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La procédure suivante permet d’activer le mode Exchange mis en cache :

1. Dans le mode Backstage de la fenêtre de programme d’Outlook, cli-

quez sur Paramètres du compte et, dans la liste qui apparaît, cliquez sur Paramètres du compte.

2. Dans l’onglet Messagerie de la boîte de dialogue Paramètres du compte, sélectionnez votre compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.

3. Sur la page Paramètres du serveur de l’assistant Changer de

compte, cochez la case Utiliser le mode Exchange mis en cache, cliquez sur Suivant, puis, sur la dernière page, cliquez sur Terminer.

L’en-tête du volet Personnes développé doit désormais proposer le bouton Basculer.

Répondre aux messages Pour répondre aux messages que vous recevez, cliquez sur l’un des boutons de réponse à partir de la fenêtre de message ou du groupe Répondre de l’onglet Message. La réponse standard à un message passe par le bouton Réponse. Dans tous les cas, Outlook complète les champs d’adresses à votre place : l Le bouton Réponse crée un message électronique qui contient le texte du

message d’origine et adressé uniquement à son expéditeur. l Le bouton Répondre à tous crée un message électronique qui contient le

texte du message d’origine et adressé à son expéditeur ainsi qu’à tous les destinataires présents dans les champs À et Cc. La réponse n’est pas adressée aux destinataires des copies de courtoisie invisibles indiqués dans le champ Cci. l Le bouton Réunion crée une invitation de réunion adressée à tous les desti-

nataires du message d’origine. Le texte de ce message est ajouté au volet de contenu de la fenêtre de réunion. Outlook propose que la réunion commence le jour même, pour une durée d’une demi-heure à partir de l’heure courante.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Invitation à une réunion créée à partir d’un message. Les réponses à un message reprennent l’en-tête et le texte du message d’origine, précédés d’un espace dans lequel vous saisissez votre réponse.

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Avant d’envoyer la réponse, cous pouvez ajouter, modifier et supprimer des destinataires. Il est également possible de transférer un message reçu à n’importe quelle adresse de messagerie (que le destinataire utilise ou non Outlook), à condition que le message n’ait pas été envoyé avec des autorisations restreintes. Voici les possibilités de transfert d’un message offertes par Outlook : l Le bouton Transférer crée un nouveau message qui contient le texte du

message d’origine et conserve ses pièces jointes. l Le bouton Transférer en tant que pièce jointe crée un message vide qui ne

contient aucun texte mais auquel le message d’origine est ajouté en tant que pièce jointe. Le destinataire peut examiner le texte du message d’origine et ses pièces jointes en ouvrant la pièce jointe du nouveau message. l Le bouton Transférer en tant que message texte SMS crée un message tex-

tuel qui sera envoyé par l’intermédiaire d’un compte de messagerie SMS vers un dispositif mobile, comme un téléphone mobile ou un Windows Phone.

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Répondre aux messages

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Dépannage La méthode de transfert en tant que message texte SMS sera opérationnelle uniquement si vous disposez d’un compte SMS.

Les messages transférés comprennent l’en-tête et le texte du message d’origine, précédés d’un espace dans lequel vous pouvez ajouter des informations. Les pièces jointes du message d’origine sont également présentes. Lorsque vous transférez un message, Outlook ne complète pas les champs des destinataires à votre place. Il suppose que vous transférez le message à une personne qui ne fait pas partie des destinataires du message d’origine. Si vous répondez ou transférez un message reçu à partir de la fenêtre de message, le message d’origine reste ouvert après l’envoi de votre réponse. Pour demander à Outlook de le fermer une fois que vous y avez répondu (vous en avez probablement terminé avec ce message à ce stade), affichez la page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook et, dans la section Réponses et transferts, cochez la case Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou du transfert, puis cliquez sur OK. Astuce Lorsque vous répondez à un message, n’oubliez pas les règles de bonne conduite. Par exemple, si votre réponse n’est pas pertinente pour tous les destinataires du message d’origine, ne répondez pas à toute la liste des destinataires, en particulier si le message était adressé à une liste de diffusion qui comprend plusieurs centaines de membres. Pour empêcher les autres personnes de répondre automatiquement à tous les destinataires d’un message que vous envoyez, créez un message adressé à vous-même et indiquez les autres destinataires dans le champ Cci. Ainsi, la liste des destinataires sera totalement invisible.

Pour les messages non standard, voici d’autres options de réponse : l Une invitation à une réunion comprend des options pour répondre à cette

demande particulière.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Réponse à une demande de réunion à partir du volet de lecture. l Une affectation de tâches comprend des options pour que le destinataire

puisse l’accepter ou la refuser.

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Réponse à une affectation de tâche à partir du volet de lecture. l Si un message contient des boutons de vote, vous pouvez répondre en

ouvrant le message, en cliquant sur le bouton Vote du groupe Répondre de l’onglet Message, puis en cliquant sur votre réponse. Dans le volet de lecture, vous pouvez également cliquer sur la barre d’informations libellée Cliquez ici pour voter et choisir la réponse souhaitée.

Voter à partir du volet de lecture.

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Répondre aux messages

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Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’interrogation des autres utilisateurs Outlook dans votre entreprise, consultez la section « Modifier les paramètres de message et les options de remise » au chapitre 9, « Messages avec du contenu élaboré ».

Dans l’exercice suivant, vous allez répondre à et transférer un message accompagné d’une pièce jointe. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du message EPE - Premier brouillon créé précédemment dans ce chapitre. Si vous n’avez pas envoyé ce message, faites-le à présent ou remplacez-le par un autre message accompagné d’une pièce jointe et présent dans votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Ouvrez le message EPE - Premier brouillon dans une fenêtre de message. Il contient deux pièces jointes. Le ruban de la fenêtre de message présente uniquement l’onglet Message, qui comprend toutes les commandes que vous pouvez employer avec un message reçu.

2. Dans le groupe Répondre de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Répondre. Outlook crée un message de réponse, qui vous est déjà adressé (l’expéditeur d’origine). Si le message avait été envoyé à d’autres personnes, elles n’auraient pas été incluses dans la réponse.

Répondre à un message génère un nouveau message adressé à l’expéditeur d’origine.

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

Le préfixe RE: apparaît au début de l’objet du message pour indiquer qu’il s’agit d’une réponse à un message antérieur. Notez que la réponse ne contient pas les pièces jointes d’origine (et, de fait, rien n’indique qu’il y en ait eues dans le message d’origine). Le message d’origine, y compris les informations d’en-tête, apparaît dans le volet de contenu, séparé du nouveau contenu par une ligne horizontale.

3. Le point d’insertion étant placé dans la partie supérieure du volet de contenu, saisissez la phrase suivante : Il nous faut l’approbation de l’équipe Marketing avant de poursuivre.

4. Dans l’en-tête du message de réponse, cliquez sur le bouton Envoyer. Outlook envoie la réponse, qui apparaît dans votre Boîte de réception en tant que message actif dans la conversation EPE - Premier brouillon. Le message d’origine reste ouvert à l’écran.

5. Dans le groupe Répondre de l’onglet Message du message d’origine, cliquez sur le bouton Transférer. Dépannage Si le message d’origine est fermé, sélectionnez-le dans votre Boîte de réception et, dans le groupe Répondre de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Transférer.

Outlook crée une nouvelle version du message adressée à aucun destinataire. Le préfixe TR: au début de l’objet du message indique qu’il s’agit d’un Openmirrors.com message transféré. Les fichiers qui étaient joints au message d’origine apparaissent dans le champ Attaché. Pour le reste, ce message est identique à celui de la réponse précédente.

LivreSansTitre1.book Page 123 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Répondre aux messages

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La ligne d’information située au-dessus de l’en-tête du message signale qu’un autre message (votre réponse) a été ajouté à la conversation et que le message que vous transférez n’est donc pas, techniquement, le plus récent. Adressez et envoyez le message transféré comme n’importe quel autre message.

6. Dans le champ À, saisissez votre adresse de messagerie. 7. Positionnez le point d’insertion dans la partie supérieure du volet de contenu, puis saisissez la phrase suivante : N’oubliez pas de relire ces documents !

8. Envoyez le message et fermez la fenêtre du message d’origine. 9. Lorsque le deuxième message apparaît dans votre Boîte de réception, comparez les deux messages afin de noter les similitudes et les différences. Par exemple, les préfixes de l’objet diffèrent et le message transféré inclut les pièces jointes du message d’origine. NETTOYAGE Fermez toutes les fenêtres de message encore ouvertes. Conservez la conversation EPE - Premier brouillon pour les exercices ultérieurs.

LivreSansTitre1.book Page 124 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

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Chapitre 3 Envoyer et recevoir des messages électroniques

En résumé l Il est très facile de créer des messages électroniques accompagnés de pièces

jointes. l Par défaut, les messages reçus apparaissent dans la Boîte de réception. l Vous pouvez visualiser les premières lignes de chaque message dans l’affi-

chage Aperçu, ouvrir un message dans sa propre fenêtre ou prévisualiser les messages dans le volet de lecture. Celui-ci permet de prévisualiser les pièces jointes des messages. l Il est possible de répondre uniquement à l’expéditeur du message ou à

l’expéditeur et à tous les destinataires. Vous pouvez également transférer un message et ses pièces jointes à d’autres personnes.

Renvoyer et rappeler des messages Pour envoyer une nouvelle version d’un message que vous avez déjà envoyé, par exemple un rapport d’état hebdomadaire, il est possible de renvoyer le message. Cette action crée une nouvelle version du message sans les informations supplémentaires ajoutées lors du transfert d’un message. Pour renvoyer un message, procédez de la manière suivante :

1. À partir du dossier Éléments envoyés, ouvrez le message à renvoyer (ou Openmirrors.com depuis votre Boîte de réception si vous faites partie des destinataires de votre message).

2. Dans le groupe Déplacer de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Actions et, dans la liste, choisissez Renvoyer ce message. Outlook crée un nouveau formulaire de message identique à l’original. Vous pouvez en modifier les destinataires, l’objet, les pièces jointes ou le contenu avant de l’envoyer à nouveau. Si, après avoir envoyé un message, vous réalisez que vous n’auriez pas dû l’envoyer (par exemple si le message contient une erreur ou s’il a été envoyé à la mauvaise personne), vous pouvez le rappeler en demandant à Outlook de supprimer ou de remplacer toute copie non lue du message. Pour rappeler un message, procédez de la manière suivante :

1. À partir du dossier Éléments envoyés, ouvrez le message à rappeler. 2. Dans le groupe Déplacer de l’onglet Message, cliquez sur le bouton Actions et, dans la liste, choisissez Rappeler ce message.

3. Dans la boîte de dialogue Rappeler ce message, sélectionnez l’option Supprimer les copies non lues de ce message ou l’option Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message. Cliquez sur OK.

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En résumé

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Le rappel de message est uniquement disponible pour les comptes Exchange Server. Dépannage Avant de l’utiliser pour un cas important, tester tout d’abord la fonction de rappel d’un message au sein de votre entreprise. Très souvent, elle peut conduire à la réception d’un message marqué comme Rappelé mais conservé dans la Boîte de réception du destinataire.

LivreSansTitre1.book Page 126 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Coup d’œil sur le chapitre

Enregistrer et actualiser des informations relatives aux contacts, page 128

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Les différents affichages des contacts, page 144

LivreSansTitre1.book Page 127 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

4

Gérer les contacts Au sommaire de ce chapitre : 4 Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts. 4 Communiquer avec des contacts. 4 Les différents affichages des contacts.

Pour une communication opportune et efficace, il est important de disposer d’un accès immédiat à des informations à jour et précises concernant les personnes avec lesquelles vous interagissez, que ce soit par courrier électronique, téléphone, courrier postal ou autre. Il est très facile de créer et de maintenir une liste de contacts détaillée, ou carnet d’adresses, à l’aide du module Contacts de Microsoft Outlook 2010. À partir du carnet d’adresses, vous recherchez des informations, créez des messages et partagez des informations avec d’autres personnes. Vous suivez également vos interactions avec une personne dont les informations sont enregistrées dans Outlook. Si vous devez emmener avec vous, sous une forme non électronique, les informations relatives à vos contacts, vous pouvez imprimer, dans différents formats, un carnet d’adresses ou des enregistrements de contact choisis. Dans ce chapitre, vous allez créer et modifier des enregistrements de contacts, puis vous les afficherez de différentes manières.

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LivreSansTitre1.book Page 128 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

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Chapitre 4 Gérer les contacts

Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts Les informations relatives à des personnes ou à des sociétés peuvent être conservées en créant des enregistrements de contacts dans un carnet d’adresses.

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Exemple d’enregistrement type pour un contact professionnel. Astuce Vous pouvez créer une carte de visite électronique personnalisée pour vous ou pour l’un de vos contacts.

Voici les types d’informations que vous pouvez enregistrer pour chaque contact : l nom, nom de la société et fonction dans l’entreprise ; l adresses professionnelle, personnelle ou autres ; l numéros de téléphone professionnel, personnel, mobile, de radiomessage-

rie ou autres ; l numéros de télécopie professionnelle, personnelle ou autres ; l adresse de page web (URL), adresse de messagerie instantanée et jusqu’à

trois adresses de messagerie ; l photographie ou autre image d’identification ;

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Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts

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l notes générales, qui peuvent inclure du texte et des illustrations comme des

photos, des images clipart, des diagrammes SmartArt, des graphiques et des formes. Pour chaque contact, vous pouvez également ajouter des détails personnels ou spécifiques à l’entreprise : l informations professionnelles, y compris le service, l’emplacement du

bureau, la profession, le nom du supérieure et de l’assistant ; l informations personnelles, y compris le surnom, le nom du conjoint, la date

de naissance et le titre (comme Mlle, Mme ou M.) et le suffixe (comme Jr. ou Sr.) à employer dans la correspondance.

Créer des enregistrements de contacts La création d’un enregistrement de contact se fait normalement en affichant le module Contacts et en cliquant sur le bouton Nouveau contact dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous saisissez les informations relatives au contact. Après avoir enregistré ces informations, elles sont affichées dans le volet Contacts. Vous pouvez créer un enregistrement qui contient uniquement un élément d’information (par exemple, un nom ou une société) ou autant d’informations que nécessaires. Pour créer rapidement les enregistrements de plusieurs personnes qui travaillent dans la même entreprise, dupliquez les informations relatives à l’entreprise entre un enregistrement existant et un nouvel enregistrement. Libre à vous, bien sûr, d’ajouter ou de modifier à tout moment les informations stockées dans un enregistrement de contact. Dans le volet Contacts, Outlook affiche les enregistrements en fonction du paramètre Classer sous. Par défaut, il les classe selon le nom (ordre nom, prénom). Si vous préférez, optez pour un des ordres de classement des nouveaux contacts suivants : l prénom, nom ; l société ; l nom, prénom (société) ; l société (nom, prénom).

Pour définir l’ordre de classement de tous vos contacts, passez en mode Backstage, choisissez Options et, dans la page Contacts de la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur la flèche de la liste Ordre de classement par défaut afin de sélectionner l’ordre de votre choix. Vous pouvez modifier l’ordre de classement

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Chapitre 4 Gérer les contacts

d’un contact individuel en sélectionnant cet ordre dans la liste Classer sous dans l’enregistrement correspondant. Astuce Outre les enregistrements de contacts individuels, vous pouvez également créer des groupes de contacts afin d’envoyer des courriers électroniques à plusieurs personnes au travers d’une seule adresse de messagerie. Pour de plus amples informations, consultez la section « Créer des groupes de contacts » au chapitre 8, « Gérer la liste de contacts ».

Carnets d’adresses Outlook conserve les informations de contacts provenant de différentes sources dans des carnets d’adresses distincts. Certains sont créés par Outlook, d’autres, par l’administrateur du serveur de messagerie, et d’autres encore, par vous-même.

Carnets d’adresses Contacts et Contacts suggérés Outlook crée automatiquement les carnets d’adresses Contacts et Contacts suggérés pour chaque compte auquel vous vous connectez. Ils sont disponibles dans la liste Mes contacts du volet de navigation du module Contacts.

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Le volet de navigation par défaut du module Contacts. Le carnet d’adresses Contacts de votre compte de messagerie par défaut correspond à votre carnet d’adresses principal affiché initialement par le module Contacts. Il est vide jusqu’à ce que vous y ajoutiez des enregistrements de contacts.

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Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts

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Si vous communiquez avec une personne qui ne se trouve pas dans votre carnet d’adresses Contacts, Outlook ajoute automatiquement cette personne dans le carnet d’adresses Contacts suggérés. Vous pouvez utiliser les informations de contact enregistrées dans ce carnet d’adresses ou les déplacer dans un carnet d’adresses différent afin d’y créer un enregistrement de contact officiel pour cette personne. Astuce Si vous possédez un compte Service Outlook Mobile, Outlook crée automatiquement un carnet d’adresses de téléphone mobile qui comprend tous les contacts de votre carnet d’adresses principal pour lesquels vous disposez du numéro de téléphone mobile. Pour de plus amples informations, consultez l’ouvrage Microsoft Outlook 2010 and Office Communications Server Inside Out de Jim Boyce (Microsoft Press, 2010).

Carnets d’adresses personnels Vous pouvez créer des carnets d’adresses supplémentaires, par exemple pour conserver les informations relatives aux membres de votre famille ou vos amis dans un carnet d’adresses distinct de celui de vos clients ou pour gérer un carnet d’adresses réservé aux membres d’une équipe qui travaille sur un projet particulier. Pour définir ce nouveau carnet d’adresses, créez un dossier et précisez qu’il va contenir des éléments Contact.

Un carnet d’adresses est un dossier destiné à contenir des enregistrements de contacts et des groupes de contacts.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

Lorsque vous ouvrez la liste des dossiers dans le volet de navigation, vos carnets d’adresses personnels s’affichent au côté des autres dossiers créés et vous pouvez les organiser de la même manière, par exemple au même niveau que la Boîte de réception, comme sous-dossier du carnet d’adresses Contacts ou dans le dossier d’un projet. Tous les carnets d’adresses sont disponibles depuis la liste Mes contacts dans le volet de navigation du module Contacts. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la création des carnets d’adresses, consultez la section « Organiser les messages dans des dossiers » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Astuce Si votre entreprise conserve les informations relatives aux contacts dans une liste SharePoint, vous pouvez importer le contenu de cette liste depuis SharePoint vers un carnet d’adresses Outlook.

Liste d’adresses globale Si vous disposez d’un compte Exchange, vous avez également accès à un carnet d’adresses officiel appelé Liste d’adresses globale (GAL, Global Address List). La GAL est sous la responsabilité de l’administrateur Exchange de l’entreprise et peut contenir des informations sur le personnel de l’entreprise, les listes de distribution et les ressources (comme les salles de conférence et le matériel vidéo) que vous pouvez réserver lors de la planif ication des réunions. Elle peut également accueillir des informations organisationnelles (le nom du supérieur et des suborOpenmirrors.com donnés directs de chaque personne) et d’appartenance à des groupes (listes de distribution auxquelles est inscrite chaque personne). La GAL ne s’affiche pas dans la liste Mes contacts du volet de navigation du module Contacts. Pour la consulter, cliquez sur le bouton Carnet d’adresses du groupe Rechercher de l’onglet Accueil du module Contacts ou sur le bouton Carnet d’adresses du groupe Noms de l’onglet Message dans une fenêtre de composition d’un message. Les utilisateurs peuvent consulter la GAL mais ne peuvent pas en modifier le contenu.

Règles de numérotation La première fois que vous saisissez un numéro de téléphone dans un enregistrement de contact, la boîte de dialogue Information concernant votre emplacement s’ouvre et vous invite à préciser votre pays, votre indicatif régional et les autres informations de numérotation requises, comme le code d’opérateur.

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Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts

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Les boîtes de dialogue Information concernant votre emplacement et Téléphone et modem collectent les informations nécessaires aux logiciels de téléphonie et de télécopie.

Outlook fixe les règles de numérotation en fonction des informations indiquées. Vous devez saisir au moins votre pays, puis cliquez sur OK. Vous ne pouvez pas fermer la boîte de dialogue sans que les informations requises ne soient précisées. Dans l’exercice suivant, vous allez créer et modifier un enregistrement de contact dans votre carnet d’adresses principal. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Ouvrez le module Contacts, puis suivez les étapes indiquées.

1. le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau contact. Une nouvelle fenêtre de création d’un enregistrement de contact s’ouvre alors. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les caractéristiques et les fonctions de la fenêtre d’enregistrement de contact, consultez la section « Utiliser le module Contacts » au chapitre 2, « La fenêtre d’Outlook ».

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Chapitre 4 Gérer les contacts

2. Dans le champ Nom complet, saisissez Sara Davis, puis appuyez sur la touche Tab pour passer au champ Société. Outlook transfère le nom vers le champ Classer sous et le présente selon l’ordre de classement par défaut (nom, prénom). Le nom apparaît également dans la barre de titre de la fenêtre et dans l’aperçu de la carte de visite.

La saisie du nom du contact dans le champ Nom complet déclenche son ajout en plusieurs endroits de l’enregistrement de contact. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

3. Dans le champ Société, saisissez Wingtip Toys. Openmirrors.com 4. Dans le champ Fonction, saisissez Responsable de la chaîne de montage. 5. Dans le champ Adresse de messagerie de la rubrique Internet, saisissez [email protected], puis appuyez sur la touche Tab.

Outlook présente automatiquement l’adresse de messagerie sous forme d’un lien hypertexte et ajoute dans le champ Afficher comme le nom du contact suivi de l’adresse de messagerie entre parenthèses. Ce champ représente la forme que prendra le contact dans les en-têtes des messages échangés avec lui.

6. Dans le champ Afficher comme, sélectionnez l’adresse de messagerie qui se trouve entre les parenthèses et saisissez Bureau.

7. Cliquez sur la flèche, non le bouton, Adresse de messagerie. Une liste affiche les champs d’adresse de messagerie disponibles dans l’enregistrement de contact.

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Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts

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Les groupes de champs d’informations connexes sont indiqués par un bouton en forme de flèche placé à droite du nom du champ.

8. Dans la liste, sélectionnez Adresse de messagerie 2. Le champ Adresse de messagerie 2 remplace le champ Adresse de messagerie. L’adresse saisie dans le champ Adresse de messagerie et le texte associé présent dans le champ Afficher comme disparaissent.

9. Dans le champ Adresse de messagerie 2, saisissez [email protected], puis appuyez sur la touche Tab. Outlook ajoute le nom d’origine et la seconde adresse de messagerie dans le champ Afficher comme. Bien que le nom de ce champ n’ait pas changé, cette information est spécifique au champ Adresse de messagerie 2.

10. Dans le champ Afficher comme, sélectionnez l’adresse de messagerie qui se trouve entre les parenthèses et saisissez Personnelle. L’aperçu de la carte de visite présente les deux adresses de messagerie.

11. Dans le champ Page Web, saisissez www.wingtiptoys.com. Outlook formate automatiquement le texte en tant que lien hypertexte.

12. Dans le champ Bureau de la rubrique Numéros de téléphone, saisissez 0185858585 et appuyez sur la touche Entrée. Si la boîte de dialogue Information concernant votre emplacement apparaît, indiquez au moins votre pays et cliquez sur OK. Ensuite, dans la boîte de dialogue Téléphone et modem, l’emplacement de votre région étant sélectionné, cliquez sur OK. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la boîte de dialogue Information concernant votre emplacement, consultez l’encadré « Règles de numérotation ».

Outlook formate la série de chiffres comme un numéro de téléphone, en se fondant sur les paramètres régionaux définis par Windows.

13. Cliquez dans la zone de texte située à droite du champ Bureau de la rubrique Adresses et saisissez 78, avenue du Champ de Mars, appuyez sur la touche Entrée et saisissez 75007 Paris.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

Astuce Dans un nouvel enregistrement de contact, si la case située à gauche du champ d’adresse Bureau est cochée, elle indique qu’il s’agit de l’adresse postale par défaut du contact.

14. Cliquez sur la flèche du champ Bureau pour afficher la liste des adresses et sélectionnez Domicile. Le libellé du bouton change pour indiquer qu’il s’agit de l’adresse personnelle de Sara.

15. Dans la zone de texte, saisissez 11, allée des Peupliers, appuyez sur Entrée et saisissez 78260 Mont Fleuri. L’enregistrement de contact comprend à présent des informations professionnelle et personnelle. Astuce Si vous enregistrez plusieurs adresses pour un même contact et souhaitez indiquer celle employée par défaut dans les listes de distribution, affichez cette adresse et cochez la case Adresse postale.

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Le formulaire de contact rempli.

16. Dans le groupe Actions de l’onglet Contact, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. La fenêtre de contact se ferme. Le volet Contacts accueille à présent le nouvel enregistrement de Sara Davis.

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Une carte de visite pour le nouveau contact est affichée dans le volet Contacts.

17. Dans le volet Contacts, double-cliquez sur l’enregistrement de Sara Davis. 18. Dans le groupe Afficher (ou dans la liste Afficher si le groupe est réduit) de l’onglet Contact, cliquez sur le bouton Détails. Outlook affiche la page Détails de l’enregistrement. Astuce Il est possible d’assigner des indicateurs aux contacts et de lier les entrées des contacts à des messages, des rendez-vous, des tâches ou d’autres éléments Outlook. Pour de plus amples informations, consultez la section « Créer des tâches à partir d’éléments Outlook » au chapitre 6, « Gérer les tâches ». Pour afficher tous les éléments liés à un contact, ouvrez la page Activités.

19. Dans le champ Conjoint(e), saisissez Andrew. 20. Cliquez sur la flèche du champ Anniversaire, faites défiler le calendrier jusqu’au mois de juillet et cliquez sur 31. Le champ Anniversaire affiche les informations de date qui correspondent au 31 juillet de l’année en cours.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

La page Détails de l’enregistrement de contact permet d’ajouter des informations professionnelles et personnelles. Astuce La date de naissance ou d’anniversaire sélectionnée dans le calendrier correspond par défaut à l’année calendaire en cours. Vous pouvez modifier l’année en la sélectionnant dans le champ et en saisissant celle que vous souhaitez.

21. Dans le groupe Actions, cliquez sur la flèche, non le bouton, Enregistrer &

Nouveau et, dans la liste, choisissez Nouveau contact dans la même société.

Openmirrors.com Dépannage Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer & Nouveau à la place de la flèche Enregistrer & Nouveau, un nouvel enregistrement de contact vierge s’ouvre. Si cela se produit, fermer la fenêtre du nouveau contact pour revenir à l’enregistrement de Sara Davis et recommencez l’étape 21. Outlook crée un nouvel enregistrement qui contient déjà le nom de la société, son adresse de page web, son numéro de téléphone et son adresse obtenus depuis l’enregistrement de Sara Davis.

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Enregistrer et actualiser les informations relatives aux contacts

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Sans aucune modification, le nouvel enregistrement de contact peut être enregistré comme un contact pour la société à la place d’une personne précise. Puisque aucun nom de personne n’a été précisé, le champ Classer sous contient le nom de la société

22. Dans le champ Nom complet, saisissez Andrea Dunker et dans le champ Fonction, saisissez Directrice des ventes.

23. Dans le champ Adresse de messagerie, saisissez [email protected]. Conservez le texte par défaut dans le champ Afficher comme.

24. Enregistrez et fermez les enregistrements ouverts. 25. Servez-vous des techniques décrites dans cet exercice pour créer des enregistrements de contacts pour les personnes suivantes : Nom complet

Société

Fonction

Andrew Davis

Trey Research

Directeur de clientèle [email protected]

Idan Rubin

Trey Research

Associé de recherche [email protected]

Nancy Anderson Trey Research

Adresse de messagerie

Associé de recherche [email protected]

Le volet Contacts affiche à présent les cinq enregistrements que vous venez de créer.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

Les cinq enregistrements de contacts dans le volet Contacts. NETTOYAGE EnregistrezOpenmirrors.com et fermez tout enregistrement de contact ouvert pour revenir au volet Contacts. Conservez les enregistrements de Nancy Anderson, Andrew Davis, Sara Davis, Andrea Dunker et Idan Rubin pour les exercices ultérieurs. Astuce Vous pouvez créer un enregistrement de contact pour l’expéditeur d’un message que vous avez reçu. Pour cela, cliquez du bouton droit sur le nom de l’expéditeur dans l’en-tête du message, que ce soit dans le volet de lecture ou dans l’élément de message ouvert, puis cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook. Le nom et l’adresse de messagerie sont automatiquement ajoutés au nouvel enregistrement de contact. À vous de le compléter par les informations que vous souhaitez conserver, puis enregistrez le contact.

Utiliser des adresses standard Lorsque vous avez terminé la saisie des informations dans la rubrique Adresses, Outlook vérifie que l’adresse est conforme à un modèle standard. Si Outlook détecte des irrégularités dans l’adresse saisie, la boîte de dialogue Vérifier l’adresse s’affiche et vous demande de saisir la rue, la ville, le département ou la région, le code postal et le pays dans des champs séparés qu’il rassemble pour créer l’adresse.

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Communiquer avec des contacts

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La boîte de dialogue Vérifier l’adresse compare l’adresse à des modèles standard.

L’objet de cette fonctionnalité est de vérifier que vous avez saisi les informations nécessaires à l’envoi de courrier postal au contact. Si vous estimez que les informations saisies dans la boîte de dialogue Vérifier l’adresse sont correctes, cliquez sur Annuler pour la fermer sans effectuer de changement.

Communiquer avec des contacts L’ajout d’informations de contact dans un carnet d’adresses physique ou électronique permet de les centraliser et de ne plus avoir à les mémoriser ni à se rappeler où elles ont été mises. Par ailleurs, leur enregistrement dans un carnet d’adresses Outlook rend la procédure de communication avec les contacts beaucoup plus efficace.

Initier une communication à partir des enregistrements de contacts L’intérêt des enregistrements de contacts ne se limite pas à la conservation d’informations ; vous pouvez également initier différentes actions propres au contact sélectionné. Les commandes qui permettent de démarrer une communication sont disponibles dans le groupe Communiquer de l’onglet Contact de la fenêtre d’un enregistrement.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

Les commandes disponibles dans le groupe Communiquer varient selon la configuration d’Outlook. Depuis un enregistrement de contact, vous pouvez effectuer de nombreuses opérations à partir des commandes du groupe Communiquer de l’onglet Contact : l Créer un message électronique adressé au contact en cliquant sur le bouton

Message électronique. l Créer une demande de réunion qui inclut le contact en cliquant sur le bou-

ton Réunion. l Démarrer une session de chat avec le contact en cliquant sur le bouton

Répondre par un message instantané (Office Communicator est requis). l Appeler le contact en cliquant sur la flèche de l’article Appel et, dans la liste

présentée, en cliquant sur le numéro de téléphone qu’Outlook doit compoOpenmirrors.com ser (des fonctionnalités de téléphonie Internet sont requises). l Afficher le site web du contact en cliquant sur le bouton Page Web. l Créer une tâche attribuée au contact en cliquant sur le bouton Affecter une

tâche. l Créer une entrée du journal attribuée au contact en cliquant sur le bouton

Entrée du journal. l Afficher l’adresse du contact sur une carte en cliquant sur le bouton Carte

du groupe ou sur le bouton Mapper dans la rubrique Adresses. Si Microsoft OneNote 2010 est installé sur l’ordinateur, vous pouvez créer une entrée OneNote liée à l’enregistrement de contact en cliquant sur le bouton OneNote dans le groupe Actions de l’onglet Contact.

Sélectionner les destinataires d’un message à partir des carnets d’adresses Si vous souhaitez envoyer un courrier électronique à une personne dont les informations de contact sont enregistrées dans l’un de vos carnets d’adresses, saisissez simplement son nom tel qu’il apparaît dans le carnet d’adresses et laissez Outlook

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Communiquer avec des contacts

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retrouver l’adresse de la personne à laquelle le message est destiné. Si vous ne connaissez pas l’orthographe exacte du nom, procédez de la manière suivante :

1. Dans la fenêtre de composition du message, cliquez sur le bouton Carnet d’adresses qui se trouve dans le groupe Noms de l’onglet Message. La boîte de dialogue Choisir des noms s’ouvre alors.

Pour insérer des noms enregistrés dans un carnet d’adresses, celui-ci doit tout d’abord être ouvert à partir de la fenêtre de composition d’un message.

2. Dans la liste Carnet d’adresses, choisissez le carnet d’adresses qui convient. 3. Examinez la liste des noms afin de trouver celui du destinataire recherché. Astuce Vous pouvez taper les premières lettres du nom de la personne afin d’aller aux entrées qui commencent par ces lettres.

4. Pour ajouter la personne au champ À qui correspond au destinataire principal du message, double-cliquez sur le nom ou sélectionnez-le et appuyez sur la touche Entrée. Pour ajouter la personne en tant que destinataire secondaire ou privé, cliquez dans le champ Cc ou Cci situé en partie inférieure de la boîte de dialogue, puis double-cliquez sur le nom ou sélectionnez-le et appuyez sur la touche Entrée. Astuce Si vous placez le curseur dans le champ À, Cc ou Cci de l’en-tête du message avant de cliquer sur le bouton Carnet d’adresses, double-cliquez sur le nom pour ajouter la personne au champ correspondant. Vous pouvez également activer le champ Cc ou Cci et cliquer ensuite sur le bouton en regard pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir des noms et garder ce champ actif.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

5. Après avoir sélectionné tous les destinataires du message depuis le carnet d’adresses, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Choisir des noms et revenir à la fenêtre de composition du message. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la création des messages électroniques, consultez la section « Créer et envoyer des messages » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ».

Les différents affichages des contacts L’ensemble des carnets d’adresses peut être affiché dans le module Contacts. Voici également deux manières d’afficher la liste des contacts présents dans un carnet d’adresses : l Cliquez sur le bouton Carnet d’adresses qui se trouve dans le groupe Recher-

cher de l’onglet Accueil de tous les modules d’Outlook. l Cliquez sur le bouton Carnet d’adresses qui se trouve dans le groupe Noms

de l’onglet Contact de la fenêtre d’un contact de manière à ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un nom. Dans les deux cas, développez la liste Carnet d’adresses et cliquez sur le nom du carnet d’adresses que vous souhaitez afficher.

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Depuis la boîte de dialogue Sélectionner un nom, il est possible de consulter tous les carnets d’adresses existants.

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Les différents affichages des contacts

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Un carnet d’adresses peut être affiché dans différents formats. La galerie Affichage actuel de l’onglet Accueil du module Contacts propose différentes présentations standard.

La galerie Affichage actuel du module Contacts. Chaque affichage présente les informations relatives aux contacts sous forme de cartes ou d’une liste : l L’affichage Carte de visite présente la carte de visite associée à chaque enre-

gistrement de contact, soit la carte par défaut créée par Outlook, soit une carte personnalisée. Les cartes de visite s’affichent par ordre alphabétique du prénom ou du nom, selon l’option choisie dans la liste Classer sous. l L’affichage Carte présente les données des contacts sous forme de cartes

réduites qui ne comprennent que certaines informations, comme la fonction et le nom de la société. l L’affichage Téléphone présente une liste en colonnes qui contient le nom du

contact, sa société et ses numéros de téléphone. l L’affichage Liste présente une liste en colonnes des contacts organisés dans

des groupes. Vous pouvez choisir la méthode de regroupement dans la galerie Réorganisation de l’onglet Affichage.

Les boutons de la galerie Réorganisation du module Contacts sont disponibles uniquement lorsque les enregistrements de contacts sont présentés sous forme d’une liste. Dans les affichages en liste, il est possible de développer ou de réduire les groupes, de sélectionner et d’entreprendre une action sur un groupe de contacts. Vous pouvez également saisir des informations directement dans les champs affichés au début de la liste.

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Chapitre 4 Gérer les contacts

La fonctionnalité de recherche instantanée vous permet de rechercher et de filtrer les enregistrements depuis n’importe quel mode d’affichage. Pour trier les enregistrements en fonction d’une colonne présente dans un affichage en liste, cliquez sur son en-tête. Vous pouvez aussi changer les champs inclus dans chaque affichage, la manière dont les enregistrements sont regroupés, triés et filtrés, la police d’affichage, la taille des cartes de visite, ainsi que d’autres paramètres, selon vos préférences. La personnalisation d’un affichage se fait depuis la boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancés, accessible en cliquant sur Paramètres d’affichage dans le groupe Affichage actuel de l’onglet Affichage.

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Les options disponibles dans la boîte de dialogue Paramètres d’affichage avancés dépendent de l’affichage actuel.

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En résumé

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En résumé l Vous pouvez créer et accéder à différents types de carnets d’adresses, y com-

pris la liste d’adresses globale fournie par le serveur Exchange, votre carnet d’adresses principal et les carnets d’adresses personnalisés que vous aurez créés. l Les enregistrements de contacts contiennent les noms, adresses de messa-

gerie et de messagerie instantanée, numéros de téléphone, adresses postales, dates d’anniversaire, etc. l Vous pouvez présenter les enregistrements de contacts selon différents

modes d’affichage. Dans les affichages sous forme de cartes, parcourez les enregistrements en cliquant sur la barre alphabétique. Dans les affichages sous forme de listes, triez les enregistrements en fonction de n’importe quel champ.

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Coup d’œil sur le chapitre

Planifier et modifier des rendez-vous, page 150

Planifier et modifier des événements, page 160

Les différents affichages d’un calendrier, page 162

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Gérer les emplois du temps Au sommaire de ce chapitre : 4 Planifier et modifier des rendez-vous. 4 Planifier et modifier des événements. 4 Les différents affichages d’un calendrier.

Le calendrier de Microsoft Outlook 2010 vous permet d’organiser vos activités quotidiennes et de ne pas oublier des tâches et des événements importants. Si vous êtes une personne occupée et si vous utilisez le calendrier d’Outlook à son plein potentiel, vous pourriez, à certains moments, penser qu’il régente votre vie, mais ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose ! En effet, son utilisation vous permet de rester organisé et d’effectuer votre travail dans les délais impartis. Vous pouvez planifier et suivre vos rendez-vous, réunions et événements, et réserver du temps pour vous occuper des tâches prévues. Si vous disposez d’un compte Microsoft Exchange Server, un calendrier Outlook a déjà été créé pour vous. Si Outlook est configuré pour se connecter à un autre type de compte, vous pouvez créer manuellement un calendrier pour ce compte. Rien n’est plus facile que de définir des rendez-vous, des événements et des réunions dans un calendrier Outlook. Dans ce chapitre, vous allez planifier un rendez-vous et un événement dans votre calendrier et utiliser les options des rendez-vous, comme la périodicité, les rappels et les disponibilités. Ensuite, vous verrez différentes présentations du calendrier de manière à trouver l’affichage adapté à votre style de travail. Fichiers d’exercices Pour réaliser les exercices de ce chapitre, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Pour de plus amples informations concernant l’utilisation des fichiers d’exercices, consultez la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage. Important Les exercices de ce chapitre supposent que vous disposez d’un compte Exchange. Certaines fonctionnalités ne seront pas disponibles si votre calendrier est associé à un autre type de compte.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

Planifier et modifier des rendez-vous Les rendez-vous sont des périodes de temps que vous réservez pour vous-même (par opposition aux réunions, auxquelles vous invitez d’autres personnes). Un rendez-vous a une heure de début et une heure de fin bien définies (par opposition à un événement, qui se passe sur une ou plusieurs périodes de vingt-quatre heures). Pour planifier un rendez-vous, vous indiquez au moins un objet et un horaire. La fenêtre de rendez-vous comprend également un champ qui précise l’emplacement du rendez-vous et une zone libre de prise de notes dans laquelle vous indiquez des informations générales, y compris du texte mis en forme, des liens vers des sites web et même des fichiers joints afin qu’ils soient facilement disponibles à l’heure du rendez-vous. Lorsque vous créez un rendez-vous, vous indiquez votre disponibilité dans le calendrier : Disponible, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e) du bureau. Sur le calendrier, les horaires de rendez-vous sont affichés avec un code de couleurs afin d’indiquer votre disponibilité. Elle est accessible aux autres utilisateurs Outlook de votre réseau et lorsque vous partagez votre calendrier ou que vous envoyez des informations d’emploi du temps à d’autres personnes. Astuce Lorsque vous affichez votre calendrier selon les modes Jour, Semaine de traOpenmirrors.com vail ou Semaine, les éléments de la liste des tâches Outlook apparaissent dans la zone Tâches sous leur date d’échéance. Vous pouvez planifier la date de fin d’une tâche en la faisant glisser depuis la zone Tâches de votre calendrier. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’ajout du contenu d’un message reçu à votre calendrier, consultez l’encadré « Créer un rendez-vous à partir d’un message ». Pour de plus amples informations sur l’affectation d’une catégorie à un rendez-vous, consultez la section « Organiser les éléments d’Outlook avec des catégories de couleurs » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ».

Par défaut, Outlook affiche un message de rappel 15 minutes avant le début d’un rendez-vous. Vous êtes libre de modifier ce délai, jusqu’à deux semaines à l’avance, ou de désactiver le rappel. Si vous synchronisez votre installation d’Outlook avec un périphérique mobile, vous pouvez également recevoir les rappels sur cet appareil. Cette fonctionnalité sera pratique si vous êtes loin de votre ordinateur. Lorsqu’un rendez-vous doit se reproduire à intervalle régulier, comme un rendezvous bimensuel chez le coiffeur ou un cours d’aérobic hebdomadaire, configurezle dans le calendrier Outlook comme un rendez-vous périodique. Ces rendezvous peuvent avoir lieu à n’importe quel intervalle, comme tous les mardis et jeudis, toutes les deux semaines ou le dernier jour de chaque mois. Plusieurs occurrences du rendez-vous sont créées dans le calendrier à l’intervalle précisé. Les

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Planifier et modifier des rendez-vous

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différentes occurrences des rendez-vous périodiques sont liées : si vous modifiez l’une d’elles, vous avez la possibilité de les actualiser toutes. Les fuseaux horaires dans lesquels un rendez-vous débute et se termine peuvent également être indiqué. Par exemple, si le « rendez-vous » correspond à un voyage en avion avec des heures de départ et d’arrivée dans des fuseaux horaires différents, vous pouvez afficher les horaires locaux. Dans cet exercice, vous allez planifier un rendez-vous et un rendez-vous périodique. Ensuite, vous modifierez les rendez-vous en utilisant les commandes de la fenêtre de rendez-vous. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Ouvrez le module Calendrier dans le mode d’affichage Jour, réduisez la barre des tâches, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le navigateur de dates situé en haut du volet de navigation, cliquez sur la date de demain. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’affichage par défaut du module Calendrier et sur le navigateur de dates, consultez la section « Les différents affichages d’un calendrier » plus loin dans ce chapitre.

Outlook affiche l’emploi du temps de demain.

2. Dans le volet Calendrier, pointez sur le créneau horaire de 12 heures (ou, si vous avez déjà un rendez-vous à cette heure-là, choisissez un autre horaire avec 30 minutes libres). Les mots Cliquez pour ajouter un rendez-vous apparaissent dans le créneau horaire.

3. Cliquez une fois pour activer le créneau horaire. Dans ce mode par défaut, vous pouvez saisir les informations de base relatives aux rendez-vous directement dans le volet Calendrier.

4. Saisissez EPE - Déjeuner avec Jane et appuyez sur Entrée. Important L’objet de chaque rendez-vous, réunion ou événement que vous créerez au cours des exercices de ce livre commence par EPE pour différencier les éléments des exercices des autres éléments de votre calendrier.

Outlook crée un rendez-vous d’une demi-heure commençant à 12:00.

5. Faites glisser le rendez-vous du créneau horaire de 12:00 vers celui de 13:00 (ou, si vous avez déjà un rendez-vous prévu à cette heure-là, choisissez un autre horaire avec 30 minutes libres). Outlook modifie l’heure de début du rendez-vous.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

6. Positionnez le pointeur de la souris sur le bord inférieur du rendez-vous et, lorsqu’il prend la forme d’une flèche double, cliquez et faites glisser vers le bas d’un créneau horaire pour que la fin du rendez-vous soit fixée à 14:00. Lorsqu’un rendez-vous est sélectionné dans le calendrier, l’onglet contextuel Rendez-vous est affiché.

Openmirrors.com Navigateur de dates

Rendez-vous actif

Les paramètres généraux d’un rendez-vous sont disponibles dans l’onglet contextuel Rendez-vous. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

Pour ajouter d’autres détails au rendez-vous et modifier les paramètres par défaut, servez-vous de la fenêtre de rendez-vous.

7. Double-cliquez sur le rendez-vous EPE - Déjeuner avec Jane. La fenêtre de rendez-vous s’ouvre. L’objet, l’heure de début et l’heure de fin sont définis en fonction des informations saisies dans le volet Calendrier.

8. Dans la zone Emplacement, saisissez Le troquet. 9. Dans le groupe Options de l’onglet Rendez-vous, cliquez sur la flèche Afficher comme et, dans la liste, choisissez Absent(e) du bureau.

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Planifier et modifier des rendez-vous

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10. Dans le groupe Options, cliquez sur la flèche Rappel et, dans la liste, sélectionnez 1 heure.

11. Dans le groupe Indicateurs, cliquez sur le bouton Privé. En marquant un rendez-vous, un événement ou une réunion comme Privé, vous en masquez les détails aux personnes avec lesquelles vous partager votre calendrier.

Tous ces paramètres, hormis l’emplacement, sont disponibles depuis l’onglet contextuel Rendez-vous dans le module Calendrier.

12. Dans le groupe Actions, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. Après avoir fermé la fenêtre de rendez-vous, Outlook affiche dans le calendrier les modifications apportées au rendez-vous. Votre disponibilité est indiquée par la barre colorée présente sur le côté gauche du rendez-vous.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

Disponibilité Emplacement

Rendez-vous privé

Outlook affiche des messages concernant le rendez-vous en fonction des autres informations du calendrier. Les paramètres de l’onglet contextuel Rendez-vous reflètent également les Openmirrors.com modifications apportées au rendez-vous.

13. Double-cliquez sur le créneau horaire 14:00. Outlook ouvre une fenêtre de rendez-vous dont l’heure de début est fixée à 14:00 et l’heure de fin 30 minutes plus tard. Puisque ce nouveau rendezvous vient juste après le rendez-vous du déjeuner créé précédemment, la barre d’information située dans la partie supérieure de la fenêtre de rendezvous indique qu’il est adjacent à un autre rendez-vous du calendrier

14. Dans le champ Objet, saisissez EPE - Réunion du personnel. Dans le champ Emplacement, saisissez Salle de conférence. Dans les notes, saisissez Apporter les rapports d’état.

15. Dans le groupe Options de l’onglet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Périodicité. La boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous s’affiche.

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Planifier et modifier des rendez-vous

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Lors de la configuration d’un rendez-vous périodique hebdomadaire, il est possible de modifier l’heure, le jour, la fréquence et la durée depuis la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous. La périodicité par défaut d’un rendez-vous est hebdomadaire, à partir du jour de la semaine actuellement sélectionné. Le rendez-vous peut être rendu périodique jusqu’à notification du contraire ou être arrêté après un nombre d’occurrences ou à une date donnée.

16. Dans la liste Fin, choisissez 16:00 (2 heures). Dans la rubrique Plage de périodicité, activez l’option Fin après et, dans le champ de texte, remplacez 10 par 2.

17. Pour créer un rendez-vous d’une durée de deux heures, commençant à 14:00 le jour de la semaine sélectionné, uniquement cette semaine et la semaine suivante, cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous. Dans la fenêtre de rendez-vous, les champs Début et Heure de fin disparaissent et sont remplacés par les détails de la périodicité.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

Options liées à la périodicité

Détails de la périodicité

Plusieurs éléments de la fenêtre de rendez-vous changent pour refléter le fait qu’il s’agit d’un rendez-vous périodique.

18. Dans le groupe Actions de l’onglet Série de rendez-vous, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. Le nouveau rendez-vous apparaît dans le calendrier.

19. Si nécessaire, faites défiler le volet Calendrier pour afficher l’intégralité du rendez-vous. L’icône des flèches en cercle, à l’extrémité droite du créneau horaire, signale Openmirrors.com un rendez-vous périodique.

Rendez-vous périodique

Les deux rendez-vous définis.

20. Dans le navigateur de dates, cliquez sur le jour du rendez-vous dans chacune des deux semaines à venir pour vérifier que le rendez-vous périodique apparaît dans votre calendrier la semaine suivante, mais pas la semaine d’après. NETTOYAGE Conservez les deux rendez-vous que vous venez d’ajouter à votre calendrier pour les utiliser dans les prochains exercices.

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Planifier et modifier des rendez-vous

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Ajouter les jours fériés nationaux au calendrier Il est très facile d’ajouter au calendrier d’Outlook les congés nationaux définis pour quatre-vingts pays. Pour cela, procédez de la manière suivante :

1. Ouvrez la boîte de dialogue Options Outlook. 2. Dans cette boîte de dialogue, activez la page Calendrier et, dans la rubrique Options du calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter les jours fériés. La boîte de dialogue Ajouter des jours fériés dans le calendrier s’ouvre alors.

La boîte de dialogue Ajouter des jours fériés dans le calendrier propose plus de quatre-vingts pays.

3. Cochez les cases qui correspondent aux pays dont vous souhaitez ajouter les congés au calendrier, puis cliquez sur OK. Astuce Si vous avez déjà ajouté au calendrier les jours fériés du pays sélectionné, Outlook vous invite à confirmer que vous souhaitez faire figurer une seconde instance de ces congés. Dans la négative, cliquez sur Non.

4. Après que Outlook a ajouté les jours fériés du pays sélectionné, cliquez sur

OK dans la boîte de confirmation, puis dans la boîte de dialogue Options Outlook. Outlook 2010 affecte la catégorie de couleur Congé à tous les jours fériés ajoutés au calendrier. Pour les afficher tous sur le calendrier, saisissez catégories:congé dans le champ Rechercher. Notez qu’Outlook ajoute chaque jour de congé pour les vingt prochaines années et que la liste intégrale des résultats peut ne pas s’afficher immédiatement (seuls les 200 premiers résultats le sont). Si la recherche renvoie plus de 200 résultats, ajoutez un critère de manière à réduire leur nombre (par exemple début:2012 pour voir tous les jours de congé de l’année 2012) ou cliquez sur la barre d’information située au début des résultats de la recherche pour afficher l’intégralité de la liste. Pour limiter les résultats de la recherche, utilisez le nom de l’un des en-têtes

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

de colonnes affichées suivi du caractère deux-points (:) et du critère de recherche.

Une recherche de base retourne les 200 premiers résultats ; cliquez sur la barre Openmirrors.com d’information pour en afficher l’intégralité. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les catégories, consultez la section « Organiser les éléments d’Outlook avec des catégories de couleurs » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Pour de plus amples informations sur la fonction de recherche d’Outlook, consultez la section « Localiser rapidement des messages » de ce même chapitre.

Voici la procédure qui permet de retirer les jours fériés de votre calendrier :

1. À l’aide de la fonction de recherche, localisez les congés à supprimer. 2. Sélectionnez chaque jour férié que vous souhaitez supprimer ou cliquez sur n’importe quel jour de congé dans la liste pour activer celle-ci, puis appuyez sur Ctrl-A pour sélectionner l’intégralité des congés dans les résultats de la recherche.

3. Appuyez sur la touche Suppr.

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Planifier et modifier des rendez-vous

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Créer un rendez-vous à partir d’un message Les messages électroniques reçus font souvent suite à un échange en vue de la planification d’un rendez-vous fondé sur des informations contenues dans les messages. Par exemple, un ami ou un collègue peut vous envoyer un message qui contient les détails de l’inauguration d’une galerie d’art et vous souhaitez ajouter ce rendez-vous à votre calendrier. Outlook propose une méthode pratique pour créer un élément de calendrier (rendez-vous, événement ou demande de réunion) à partir d’un message électronique : il suffit de faire glisser le message sur le bouton Calendrier dans le volet de navigation. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, une fenêtre de rendez-vous s’affiche et ses champs sont déjà remplis. L’objet du message est placé dans l’objet du rendez-vous, le texte du message est inséré dans le volet de contenu et les pièces jointes au message sont associées au rendez-vous. Les heures de début et de fin sont fixées à la prochaine demi-heure. Vous pouvez convertir le rendez-vous en événement ou en réunion en suivant la procédure de création d’un événement ou d’une réunion à partir du module Calendrier. Vous pouvez conserver tout ou partie des informations du message dans l’élément Calendrier de sorte que vous (et les autres participants à une réunion) disposiez des informations nécessaires. Après avoir créé l’élément de calendrier, vous pouvez supprimer le message de la Boîte de réception. Voici comment créer un rendez-vous à partir d’un message électronique :

1. Faites glisser le message depuis le volet Courrier vers le bouton Calendrier dans le volet de navigation, mais ne relâchez pas le bouton de la souris. Pendant l’opération, le volet de navigation change pour présenter les informations du module Calendrier à la place de celles du module Courrier.

2. Après que le contenu du volet de navigation a changé, relâchez le bouton pour créer un rendez-vous fondé sur le message. En cochant la case Journée entière, vous pouvez convertir le rendez-vous en événement ou en réunion, et inviter d’autres participants. Modifiez les informations du volet de contenu à votre guise : vous n’affecterez pas le contenu du message d’origine. Vous êtes libre de supprimer ou de déplacer le message d’origine sans que cela affecte le rendez-vous.

3. Dans la fenêtre de rendez-vous, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer pour enregistrer le rendez-vous dans votre calendrier. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’ajout du contenu d’un message à la liste des tâches, consultez la section « Créer des tâches » au chapitre 6, « Gérer les tâches ».

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

Planifier et modifier des événements Les événements sont des durées d’une journée que vous planifiez dans votre calendrier Outlook, par exemple un anniversaire, la date du jour de paie ou tout autre événement se produisant un jour particulier, non à une heure précise. À tous autres égards, la création d’un événement est identique à celle d’un rendez-vous, en cela que vous indiquez un emplacement, une périodicité et une disponibilité, et que vous associez des informations supplémentaires à l’élément d’événement. La création d’un événement peut se faire directement sur le Calendrier lorsqu’il est affiché en mode Jour, Semaine de travail, Semaine ou Mois. Dans cet exercice, vous allez planifier un événement et le convertir en événement périodique en utilisant les commandes du module Calendrier. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Ouvrez le module Calendrier dans le mode d’affichage Jour, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le navigateur de dates situé en haut du volet de navigation, cliquez sur le premier jour du mois suivant (peu importe le jour de la semaine correspondant). Le navigateur de dates passe alors au mois suivant.

Openmirrors.com pointez sur l’espace vide qui se trouve sous l’en-tête 2. Dans le volet Calendrier, du jour et au-dessus des créneaux horaires. Les mots Cliquez pour ajouter un événement apparaissent dans cet espace.

3. Cliquez une fois pour activer le créneau d’événement. La couleur de fond de l’espace vide s’affiche devient alors plus foncée et un emplacement d’événement devient actif. Dans ce mode, vous pouvez saisir les informations de base relatives à l’événement directement dans le volet Calendrier.

4. Saisissez EPE - Jour de paie et appuyez sur Entrée. 5. Dans le groupe Options de l’onglet contextuel Rendez-vous, cliquez sur le bouton Périodicité. La boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous s’ouvre. La périodicité par défaut des événements est la même que pour les rendez-vous : sur une base hebdomadaire, à partir du jour de la semaine actuellement sélectionné. Notez que les heures Début et Fin sont fixées à 00:00 et Durée, à 1 jour. Cette configuration représente un événement d’une journée complète.

6. Dans la rubrique Périodicité, sélectionnez l’option Mensuelle.

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Planifier et modifier des événements

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Astuce Si vous disposez d’un compte Exchange et d’un périphérique mobile qui prend en charge les connexions à ce type de compte (comme un téléphone Windows 7, BlackBerry ou iPhone), vous pouvez facilement conserver votre calendrier et vos rappels sous la main en configurant votre appareil pour qu’il se connecte à ce compte.

Vous pouvez planifier un événement mensuel pour qu’il se répète à une date précise ou à un jour du mois (premier, deuxième, troisième, quatrième ou dernier). Les événements mensuels peuvent se reproduire chaque mois ou moins souvent, par exemple tous les trois mois.

Lors de la configuration d’un événement périodique mensuel, la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous permet de modifier le jour ou la date du mois, la fréquence et la durée.

7. Pour créer un événement le premier jour de chaque mois, sans date de fin précise, cliquez sur OK. L’onglet contextuel Rendez-vous change pour refléter le fait qu’il s’agit d’un événement périodique et l’icône de périodicité s’affiche sur le côté droit de l’objet de l’événement.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

Dans l’affichage Jour, les événements sont affichés avant l’emploi du temps de la journée. NETTOYAGE Conservez l’événement que vous venez d’ajouter à votre calendrier pour l’utiliser Openmirrors.com ultérieurement.

Les différents affichages d’un calendrier Vous avez la possibilité de choisir un affichage et une organisation de votre calendrier. L’affichage par défaut est Calendrier et l’organisation, Jour. La plupart des exercices de ce chapitre montrent le calendrier dans son affichage et son organisation par défaut, ce que nous appelons plus simplement affichage Jour. Astuce Puisque Outlook 2010 relie les tâches planifiées à votre calendrier, vous pouvez le consulter en mode Jour ou Semaine pour connaître les tâches à réaliser ce jour ou cette semaine-là. Vous pouvez également suivre votre avancement dans votre travail en marquant les tâches lorsqu’elles sont terminées.

Affichages Le module Calendrier propose quatre affichages différents du contenu, tous disponibles depuis la liste Changer l’affichage du groupe Affichage actuel de l’onglet Affichage : l L’affichage Calendrier correspond au mode standard dans lequel vous con-

sultez votre calendrier Outlook. Avec les organisations Jour, Semaine de tra-

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Les différents affichages d’un calendrier

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vail ou Semaine, ce mode affiche l’objet, l’emplacement et, si l’espace disponible le permet, l’organisateur de chaque rendez-vous, réunion ou événement, ainsi que la barre de disponibilité et les icônes spéciales, comme Privé ou Périodicité. l Le mode Aperçu, avec les organisations Jour, Semaine de travail ou Semaine,

affiche des informations complémentaires, notamment, si l’espace disponible le permet, les notes saisies dans la fenêtre de rendez-vous. l Le mode Liste affiche tous les rendez-vous, réunions et événements définis

dans votre calendrier. l Le mode Actives affiche uniquement les rendez-vous, réunions et événe-

ments futurs. Lorsque vous utilisez un affichage sous forme de liste, vous pouvez regrouper les éléments du calendrier en sélectionnant un champ dans la galerie Réorganisation de l’onglet Affichage. Important Dans cet ouvrage, nous supposons que vous utilisez l’affichage Calendrier et faisons référence aux organisations standard de cet affichage sous les noms affichage Jour, affichage Semaine de travail, affichage Semaine et affichage Planification. Pour de plus amples informations concernant la modification et la réinitialisation des affichages, consultez la section « Les différents affichages des contacts » au chapitre 4, « Gérer les contacts ».

Organisations Par défaut, Outlook présente le Calendrier en mode Jour. Cependant, cette organisation affiche votre emploi du temps uniquement pour le jour courant et ne vous permet pas de connaître les rendez-vous à venir dans la semaine ou le mois. Pour faciliter la gestion de votre emploi du temps, vous pouvez afficher votre calendrier selon différentes organisations : l L’organisation Jour affiche une seule journée à la fois avec des incréments

d’une demi-heure. l L’organisation Semaine de travail présente uniquement les jours ouvrés. Par

défaut, il s’agit du lundi au vendredi, de 8:00 à 17:00. Les créneaux horaires qui correspondent à cette définition de la semaine de travail sont affichés en blanc ; les autres sont affichés en couleur. l L’organisation Semaine présente une semaine (du lundi au dimanche) à la

fois. l L’organisation Mois présente un mois à la fois, ainsi que les semaines précé-

dente et suivante (pour un total de six semaines, comme dans le navigateur

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

de dates). Dans l’affichage Mois, vous avez le choix entre trois niveaux de détail : m Le niveau Détails bas correspond à un calendrier vide à l’exception des

événements.

m Le niveau Détails moyens affiche les événements et des barres ombrés

sans libellé pour indiquer les rendez-vous et les réunions.

m Le niveau Détails élevés présentent les événements et des barres libel-

lées pour indiquer les rendez-vous et les réunions.

l L’organisation Planification affiche une vue horizontale du calendrier pour

la période de temps sélectionnée. Nouvelle dans Outlook 2010, elle est particulièrement utile pour comparer plusieurs calendriers, comme ceux des membres d’un groupe de calendriers. Pour basculer entre ces différentes organisations, cliquez sur les boutons qui se trouvent dans le groupe Réorganisation de l’onglet Affichage du ruban du module Calendrier. Astuce Si vous avez modifié d’une manière ou d’une autre l’un des affichages (comme l’ordre dans lequel les informations s’affichent) et souhaitez revenir aux paramètres par défaut, dans le groupe Affichage actuel de l’onglet Affichage, cliquez sur Réinitialiser l’affichage. Si ce bouton n’est pas disponible, cela signifie que l’affichage se trouve déjà dans sa configuration par défaut.

Openmirrors.com Les techniques suivantes permettent d’afficher un jour, une semaine ou un mois précis dans le volet Calendrier : l Dans l’affichage Mois, cliquez sur l’onglet d’une semaine situé dans la marge

gauche du volet pour n’afficher que la semaine correspondante. l Dans les affichages Mois, Semaine ou Semaine de travail, cliquez sur l’en-

tête d’une journée pour afficher celle-ci en mode Jour. l Pour afficher la période précédente ou suivante, cliquez sur le bouton Pré-

cédent ou Suivant qui se trouve à côté de la date ou de la période. l Pour afficher le jour courant, cliquez sur le bouton Aujourd’hui dans le

groupe Atteindre de l’onglet Accueil.

Le navigateur de dates Le navigateur de dates sert à changer le jour ou la période affiché dans le calendrier.

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Les différents affichages d’un calendrier

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Mois suivant

Date courante Rendez-vous planifié Dates du mois suivant

Le navigateur de dates par défaut. Par défaut, le navigateur de dates affiche six semaines à la fois. La date courante est signalée par une bordure rouge. Les jours du mois sélectionné sont affichés en noir. Ceux du mois précédent et du mois suivant sont en gris, mais cela n’empêche pas de les sélectionner. Lorsque des rendez-vous, des réunions ou des événements sont planifiés, les dates correspondantes sont en gras. Pour afficher un jour, une semaine ou un mois précis dans le volet Calendrier, sélectionnez-le dans le navigateur de dates. Voici différentes techniques que vous pouvez employer : l Pour afficher un jour, cliquez sur celui-ci.

Si le calendrier se trouve dans l’affichage Jour, Semaine de travail ou Semaine, la journée apparaît et est mise en exergue dans l’affichage actuel. S’il se trouve dans le mode Mois, il passe en affichage Jour. l Pour afficher une semaine, cliquez dans la marge à gauche de cette semaine

ou, si les numéros de semaines sont affichés dans le navigateur de dates et le Calendrier, cliquez sur le numéro pour afficher la semaine correspondante. Dans n’importe quel mode d’affichage, la sélection d’une semaine dans le navigateur de dates active l’affichage Semaine. Astuce Dans certains pays, les semaines sont référencées par des numéros de manière à simplifier la désignation des dates. Par exemple, vous pouvez indiquer que vous serez absent du bureau la « semaine 24 » au lieu de dire « du 7 au 11 juin ». La semaine 1 correspond à la semaine du calendrier dans laquelle se trouve le 1er janvier, la semaine 2 est la suivante, et ainsi de suite jusqu’à la fin de l’année. En raison de cette manière de numéroter les semaines, une année peut compter jusqu’à 53 semaines.

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Chapitre 5 Gérer les emplois du temps

l Pour afficher un mois, cliquez sur le bouton Précédent ou Suivant afin de

passer au mois précédent ou suivant, cliquez sur le nom du mois en cours, maintenez enfoncé le bouton de la souris pour afficher une liste de mois et choisissez le mois à afficher. Pour aller au-delà de la plage des sept mois présentée par défaut, pointez sur le haut ou le bas de la liste des mois. Dans l’affichage Mois, le passage à un autre mois affiche l’intégralité du mois. Dans l’affichage Jour, la même date du mois est sélectionnée. Dans l’affichage Semaine de travail ou Semaine, la même semaine du mois sélectionné est activée. Dans tous les modules d’Outlook, le navigateur de dates se trouve dans la partie supérieure de la barre des tâches. Dans le module Calendrier, si la barre des tâches est fermée, il est positionné en partie haute du volet de navigation. Quel que soit son emplacement, vous pouvez afficher des mois supplémentaires en augmentant la largeur ou la hauteur de la zone qui lui est affectée. Vous pouvez réserver jusqu’à 50 % de la fenêtre du programme au volet de navigation ou à la barre des tâches. Cliquer pour réduire

Cliquer pour développer

Openmirrors.com

Faire glisser pour redimensionner

Faire glisser pour redimensionner

Développer le navigateur de dates dans le volet de navigation. Lorsque le navigateur de dates affiche plusieurs mois, chacun d’eux présente cinq ou six semaines ; cela dépend du nombre de semaines nécessaires à montrer l’ensemble des jours du mois sélectionné, dans un format allant du lundi au dimanche et correspondant à la hauteur des autres mois affichés. Seuls les premier et dernier mois incluent des jours des mois précédent et suivant (en gris).

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En résumé

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En résumé l Dans votre calendrier, vous pouvez créer et gérer des rendez-vous, ainsi que

des événements d’une journée. l Grâce aux rendez-vous, événements et réunions planifiés dans votre calen-

drier, vos collègues peuvent savoir si vous êtes disponible, occupé ou absent du bureau. l Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage de vos heures de travail

et d’indiquer que certains rendez-vous sont privés afin d’en masquer les détails aux autres personnes. l Il existe de nombreux affichages différents du calendrier. Vous pouvez

modifier les dates et les périodes affichées dans le volet Calendrier en utilisant le navigateur de dates, les boutons de navigation disponibles dans le volet Calendrier ou les commandes du ruban.

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Coup d’œil sur le chapitre Créer des tâches, page 170

Mettre à jour des tâches, page 181

Openmirrors.com Supprimer des tâches et des éléments de la liste des tâches, page 184 Les différents affichages des tâches, page 185

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Gérer les tâches Au sommaire de ce chapitre : 4 Créer des tâches. 4 Mettre à jour des tâches. 4 Supprimer des tâches et des éléments de la liste des tâches. 4 Les différents affichages des tâches.

De nombreuses personnes conservent en permanence des listes de tâches en cours, de choses à faire, de choses à acheter, de personnes à appeler, etc. Certains barrent les tâches accomplies, déplacent les tâches inachevées sur d’autres listes, créent plusieurs listes pour des rubriques différentes ou suivent un système particulier conçu par un expert en efficacité. Vous écrivez sans doute vos listes sur des morceaux de papier, même si les inconvénients de cet antique système vous sont connus. Les papiers se froissent, se déchirent et terminent souvent dans le filtre à peluches du sèche-linge (pourtant, vous étiez certain d’avoir vérifié toutes les poches avant de mettre le pantalon dans la machine à laver). Si vous utilisez quotidiennement Microsoft Office Outlook, il vous sera sans doute plus simple d’employer la liste des tâches intégrée. Vous y ajoutez des tâches, leur affectez des dates d’échéance, définissez des rappels et les marquez comme achevées. Il est même possible d’affecter des tâches à d’autres personnes et, si ces personnes emploient Outlook, de suivre leur progression et les étapes importantes sur les tâches affectées. La liste des tâches associée à votre compte de messagerie par défaut est visible en plusieurs endroits dans Outlook, notamment dans le module Tâches, la barre des tâches, la liste des tâches quotidiennes, qui apparaît avec certains affichages du calendrier, et la page Aujourd’hui. D’autres listes des tâches sont consultables depuis le module Tâches. Dans ce chapitre, vous allez créer des tâches à partir de rien. Vous verrez également différentes manières de présenter, d’organiser et de localiser des tâches. Vous retirerez des tâches de votre liste en les marquant comme achevées ou en les supprimant.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Fichiers d’exercices Les exercices de ce chapitre se fondent sur des éléments Outlook créés dans les chapitres précédents. Si un exercice requiert un élément absent, terminez l’exercice correspondant avant de poursuivre ou remplacez-le par un élément comparable de votre cru. La liste complète des fichiers d’exercices est donnée à la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la barre des tâches et la liste des tâches de la barre des tâches, consultez la section « Les différents affichages des tâches » plus loin dans ce chapitre.

Créer des tâches Si vous utilisez assidûment la liste des tâches d’Outlook, vous y ajouterez souvent des éléments. Il existe plusieurs manières de créer des tâches pour une occasion unique ou des tâches récurrentes à partir de rien, mais il est également possible d’ajouter un élément Outlook existant (comme un message) à la liste des tâches. Quelle que soit la manière employée pour créer une tâche, elle sera présente dans le module Tâches et dans la liste des tâches de la barre des tâches. Seules les tâches individuelles sont disponibles dans la liste des tâches. Astuce Une autre manière d’ajouter une tâche est d’accepter une tâche qui vous est affectée.

Vous avez la possibilité de joindre des fichiers aux tâches et d’y inclure du texte, Openmirrors.com des tableaux, des graphiques, des illustrations, des liens hypertexte et d’autres contenus, en faisant appel aux mêmes commandes que celles des autres fenêtres d’Outlook et programmes de la suite Microsoft Office 2010, comme Microsoft Word. Vous pouvez également définir les options standard des éléments Outlook, comme la périodicité, les catégories de couleurs, les rappels et le caractère privé. Astuce Pour gérer plusieurs listes de tâches, créez des dossiers qui contiendront des éléments de tâches. Pour de plus amples informations sur la création de dossiers de tâches, consultez l’encadré « Localiser et organiser les tâches » plus loin dans ce chapitre.

Créer des tâches à partir de rien Il existe plusieurs méthodes pour créer une tâche à partir de rien. Dans le module Tâches, voici les solutions qui s’offrent à vous : l Cliquez sur le bouton Nouvelle tâche de l’onglet Accueil, saisissez les détails

de la tâche dans la fenêtre qui s’affiche, puis enregistrez et fermez la tâche. l Lorsque votre liste des tâches est affichée, saisissez la description de la tâche

dans le champ Entrez une nouvelle tâche située au début de la liste, puis

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Créer des tâches

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appuyez sur la touche Entrée pour créer une tâche avec les paramètres par défaut. l Lorsque votre liste des tâches est affichée en mode Liste, saisissez la descrip-

tion de la tâche dans le champ Cliquer ici pour ajouter un nouvel élément Tâche, appuyez sur la touche Tab pour passer aux champs suivants, saisissez les informations souhaitées, puis appuyez sur Entrée. Astuce Les champs disponibles dans la liste des tâches varient selon le mode d’affichage en listes choisi. Pour de plus amples informations sur les affichages disponibles, consultez la section « Les différents affichages des tâches » plus loin dans ce chapitre.

Depuis n’importe quel autre module, vous pouvez procéder conformément aux procédures suivantes : l Cliquez sur le bouton Nouveaux éléments de l’onglet Accueil et dans la liste,

sélectionnez Tâche. l Dans la barre des tâches, saisissez la description de la tâche dans le champ

Entrez une nouvelle tâche qui se trouve au début de la liste des tâches. À partir de n’importe quel affichage de la liste des tâches, vous pouvez affecter une catégorie à la tâche, changer sa date d’échéance, définir un rappel, marquer la tâche comme achevée ou supprimer totalement la tâche. Pour accéder à ces commandes, cliquez du bouton droit sur le nom, la catégorie ou l’indicateur de la tâche, puis choisissez l’option appropriée. Astuce Par défaut, Outlook ne définit pas de rappel pour les tâches, contrairement aux éléments du calendrier. Toutefois, l’activation de ces rappels peut être configurée dans la boîte de dialogue Options Outlook.

Options d’une tâche Lorsque vous créez une tâche, la seule information obligatoire est son objet. Néanmoins, comme pour la plupart des autres types d’éléments Outlook, vous pouvez définir plusieurs autres données qui faciliteront l’organisation et l’identification des tâches : l Les dates de début et d’échéance peuvent servir de critère de tri lors de

l’affichage des différentes listes des tâches d’Outlook. La couleur de l’indicateur représente la date d’échéance. l L’état d’une tâche permet de suivre l’avancement de votre travail. Les

options d’état disponibles sont Non commencées, En cours de réalisation, Terminée, Attente de quelqu’un d’autre et Différée. Vous avez également la possibilité d’indiquer le pourcentage d’achèvement de la tâche. Les valeurs

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Chapitre 6 Gérer les tâches

25 %, 50 % et 75 % placent la tâche dans l’état En cours de réalisation, la valeur 100 %, dans l’état Terminée. l Sauf indication contraire, le niveau de priorité Normale est affecté à une

tâche au moment de sa création. Vous pouvez modifier la priorité de manière à ajouter un indicateur visuel de l’importance de la tâche. La priorité Faible affiche une flèche bleue pointant vers le bas, tandis que la priorité Haute affiche un point d’exclamation rouge. Les tâches peuvent être triées et filtrées en fonction de leur priorité. l La périodicité définit une tâche qui se reproduit à intervalles réguliers. Par

exemple, vous pouvez créer une tâche Fiche de paie qui a lieu tous les mois. Seule l’instance courante de la tâche périodique apparaît dans la liste des tâches. Lorsque vous marquez la tâche courante comme terminée, Outlook crée l’instance suivante. l Les tâches utilisent la même liste de catégories que les autres éléments Out-

look. Vous pouvez affecter une tâche à une catégorie afin de l’associer à des éléments connexes, comme des messages et des rendez-vous. l Les rappels des tâches se définissent de la même manière que pour les ren-

dez-vous. Un rappel est affiché jusqu’à ce que vous le retiriez ou marquiez la tâche comme terminée. l Lorsqu’une tâche est privée, vous êtes certain que les autres utilisateurs

Openmirrors.com

d’Outlook auxquels vous déléguez un accès au compte ne voient pas les détails de la tâche. Aucune de ces options n’est obligatoire, mais elles seront utiles au tri, au filtrage et à la hiérarchisation des tâches.

Créer des tâches à partir d’éléments Outlook Il arrive souvent que l’on doive entreprendre une action en fonction d’informations reçues dans Outlook, par exemple dans un message ou une demande de réunion. Ainsi, vous pourriez souhaiter ajouter dans votre liste des tâches des informations issues d’un autre élément Outlook de manière à vous assurer que le travail de suivi requis est terminé. Selon la méthode employée, il est possible de créer une nouvelle tâche à partir d’un élément existant ou simplement de transférer cet élément dans votre liste des tâches en le marquant. Pour créer une nouvelle tâche à partir d’un message, d’un contact ou d’une note, procédez de la manière suivante :

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Créer des tâches

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l Faites glisser le message sur le bouton Tâches situé en partie inférieure du

volet de navigation, attendez que le contenu du module Tâches s’affiche, puis relâchez le bouton de la souris. Cette méthode ouvre une fenêtre de tâche déjà remplie à partir des informations provenant de l’élément d’origine. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres, ajouter des informations et des pièces jointes, affecter la tâche à une autre personne, etc. La méthode suivante permet de transférer un courrier électronique existant dans la liste de tâches sans créer une tâche individuelle : l Dans le volet Courrier, cliquez sur l’icône de drapeau placée à droite du mes-

sage. Cette méthode, qui consiste à marquer un message en vue de son suivi, ajoute le message à la liste des tâches avec la date d’échéance par défaut indiquée dans le paramètre Clic rapide et ajoute une barre d’information au message. Toutefois, puisqu’elle ne crée aucun élément de tâche séparé, vous devez conserver le message pour garder la tâche ; vous pouvez déplacer le message entre les différents dossiers de messagerie, mais sa suppression élimine également la tâche. l Dans le volet Courrier, cliquez du bouton droit sur l’icône de drapeau placée

à droite du message et préciser une date d’échéance : Aujourd’hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine, Aucune date ou Personnalisé (choix qui permet d’indiquer les dates de début et d’échéance). Astuce Les messages marqués apparaissent dans la liste des tâches, sous l’entête par défaut de la date d’échéance. Pour modifier la date d’échéance par défaut, fixez l’indicateur Clic rapide dans la boîte de dialogue Options Outlook ou cliquez du bouton droit sur le drapeau et choisissez Définir le clic rapide. Dans la boîte de dialogue Clic rapide, sélectionnez la date d’échéance par défaut et cliquez sur OK. l Faites glisser le message dans la liste des tâches de la barre des tâches et

déposez-le sous l’en-tête de la date d’échéance appropriée. Si aucun en-tête n’existe pour cette date dans la liste des tâches de la barre des tâches, déposez le message sous un autre en-tête et déf inissez ensuite la date d’échéance adéquate. Cette méthode ajoute le message à la liste des tâches sans créer un élément de tâche distinct. Pour marquer un enregistrement de contact en vue de son suivi, cliquez sur cet enregistrement dans le volet Contacts, puis cliquez sur le bouton Assurer un suivi du groupe Indicateurs de l’onglet Accueil. Si vous créez souvent des tâches à partir d’un message et en utilisant la même configuration, comme une tâche à laquelle le message d’origine est associé, avec

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Chapitre 6 Gérer les tâches

des paramètres de suivi ou des catégories spécifiques et avec des affectations précises, créez une action rapide qui accomplira toutes ces étapes en un seul clic. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’utilisation des actions rapides, consultez la section « Gérer les messages avec des actions rapides » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ».

Dans l’exercice suivant, vous allez marquer un message en vue de son suivi et créer des tâches à partir de la liste des tâches de la barre des tâches et du volet Tâches. CONFIGURATION Cet exercice se fonde sur les messages EPE - Planning de la foire commerciale et EPE - Premier brouillon créés au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ». Si vous n’avez pas envoyé ces messages, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres messages de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception et développez la barre des tâches si elle est réduite. Sélectionnez les messages EPE - Planning de la foire commerciale, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans la liste des messages, à droite du message EPE - Planning de la foire commerciale, cliquez sur l’indicateur Clic rapide. L’indicateur Clic rapide précédemment transparent devient rouge et une tâche nommée EPE - Planning de la foire commerciale apparaît dans la catégorie Aujourd’hui de la liste des tâches de la barre des tâches. Astuce Dans le cadreOpenmirrors.com de cet exercice, nous supposons que vous n’avez pas encore créé d’autres tâches et que le seul en-tête de date d’échéance dans la liste des tâches de la barre des tâches est Aujourd’hui.

2. Dans la liste des tâches de la barre des tâches, positionnez le pointeur de la souris au-dessus de la tâche EPE - Planning de la foire commerciale. Une info-bulle apparaît et affiche la date de début, l’heure du rappel, la date d’échéance, le dossier du message et les catégories affectées au message.

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Créer des tâches

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Le message marqué apparaît dans la liste des tâches de la barre des tâches. En plaçant le pointeur de la souris au-dessus du message, des informations complémentaires s’affichent. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

3. Dans la liste des tâches, double-cliquez sur EPE - Planning de la foire commerciale. Le message marqué s’ouvre dans une fenêtre de message. L’en-tête signale que vous devez assurer son suivi. Les dates de début et d’échéance correspondent à la date du jour.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Informations de suivi

Le ruban du message marqué comprend uniquement les commandes relatives aux messages. Les commandes et les onglets associés aux tâches sont absents.

Openmirrors.com

4. Fermez la fenêtre de message. 5. Dans la liste des messages, sélectionnez EPE - Premier brouillon, faites-le glisser vers la liste des tâches de la barre des tâches et déposez-le sous l’intitulé Aujourd’hui. Dans la liste des messages, l’indicateur Clic rapide placé à droite du message EPE - Premier brouillon passe de transparent à rouge. Astuce Si vous ne voyez pas toutes les tâches, agrandissez la liste des tâches de la barre des tâches en faisant glisser vers le haut le séparateur horizontal qui se trouve entre les informations du calendrier et celles des tâches.

6. Dans la liste des tâches de la barre des tâches, cliquez du bouton droit sur le drapeau rouge placé à droite du message EPE - Premier brouillon.

Dépannage Si vous cliquez sur un indicateur actif, l’élément est marqué comme terminé dans la Boîte de réception et il est retiré de la liste des tâches de la barre des tâches. Pour de plus amples informations, consultez la section « Supprimer des tâches et des éléments de la liste des tâches » plus loin dans ce chapitre.

Une liste des choix de date d’échéance apparaît et, puisqu’une tâche a été activée, l’onglet contextuel Liste des tâches est ajouté au ruban.

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Créer des tâches

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La liste des tâches de la barre des tâches permet de modifier facilement la date d’échéance d’une tâche ou la date de suivi pour un message marqué.

7. Dans la liste, cliquez sur Semaine prochaine. Astuce Lorsque vous marquez une tâche pour une échéance Cette semaine ou Semaine prochaine, Outlook définit la date de début au premier jour ouvré de la semaine en cours et la date d’échéance au dernier jour ouvré de la semaine. La semaine de travail par défaut va du lundi au vendredi, mais les dates de début et d’échéance reflètent votre configuration de la semaine de travail.

Un nouvel intitulé Semaine prochaine apparaît dans la liste des tâches de la barre des tâches, sous lequel est déplacé le message. Dans la liste des messages et dans la liste des tâches, l’indicateur Clic rapide placé à droite du message EPE - Premier brouillon n’est plus rouge mais rose. Dépannage Si l’intitulé Semaine prochaine n’apparaît pas automatiquement, cliquez sur Aujourd’hui pour actualiser la liste.

8. Dans la partie supérieure de la liste des tâches de la barre des tâches, cliquez dans le champ Entrez une nouvelle tâche. Saisissez EPE - Commander les dépliants, puis appuyez sur Entrée. Astuce Les tâches que vous créerez au cours des exercices de ce livre commencent par EPE pour les différencier de vos autres tâches réelles.

La nouvelle tâche apparaît dans la section Aujourd’hui de la liste des tâches de la barre des tâches.

9. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Tâches.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Le module Tâches s’ouvre et affiche les tâches actives dans la liste des tâches. L’icône placée avant chaque élément de la liste indique s’il s’agit d’une tâche standard, d’un message marqué, etc. Les icônes des messages correspondent à celles utilisées dans la Boîte de réception pour indiquer si un message est lu ou non lu, si une réponse a été envoyée ou s’il a été transféré.

10. Dans la liste des tâches, cliquez sur le message EPE - Planning de la foire commerciale. Le volet de lecture affiche le contenu du message marqué. Informations de suivi

La liste des tâches et le volet de lecture du module Tâches affichant un message marqué.

Openmirrors.com cliquez sur EPE - Commander les dépliants 11. Dans la liste des tâches, Le volet de lecture affiche le contenu de l’élément Tâche. Vous ne pouvez pas modifier directement les paramètres de la tâche depuis ce volet. Informations d’en-tête de l’élément Tâche

La liste des tâches et le volet de lecture affichant une tâche.

12. En partie supérieure de la liste des tâches, cliquez dans le champ Entrez une nouvelle tâche et saisissez EPE - Réservation du dîner. Appuyez sur Entrée. La tâche apparaît dans la section Aujourd’hui de la barre des tâches et de la liste des tâches.

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Créer des tâches

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13. Dans la liste des tâches, cliquez sur la nouvelle tâche. Dans le groupe Suivi de l’onglet Accueil, cliquez sur Semaine prochaine. Dans les deux listes des tâches, la tâche passe sous l’intitulé Semaine prochaine. Dans le volet de lecture, la date d’échéance passe au vendredi de la semaine suivante.

En fixant la date d’échéance à Semaine prochaine, la tâche est déplacée sous l’intitulé Semaine prochaine et le dernier jour ouvré de la semaine correspondante est affecté à la date d’échéance.

14. Double-cliquez sur la tâche EPE - Réservation du dîner pour l’ouvrir dans une fenêtre de tâche.

15. Dans le volet des notes, saisissez la phrase suivante : Confirmer que le restaurant dispose d’une salle à manger privée pour le Conseil d’administration. Comme pour les autres éléments Outlook, vous pouvez ajouter différents types de contenu au volet des notes et mettre en forme le texte.

Le volet des notes peut contenir des notes, des liens et des pièces jointes.

16. Dans le groupe Actions de l’onglet Tâches, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. La fenêtre de tâche se ferme.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

17. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouvelle tâche. Une fenêtre de tâche sans titre s’ouvre.

18. Dans le champ Objet, saisissez EPE - Envoyer les invitations pour le dîner. 19. Cliquez sur la flèche Échéance. Un calendrier apparaît.

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Sur le calendrier, un contour rouge désigne la date du jour.

20. Dans le calendrier, cliquez sur le mardi de la semaine suivante (non de la semaine en cours). Astuce Il est impossible d’affecter une date d’échéance passée à une tâche.

21. Cochez la case Rappel. Cliquez sur la flèche Rappel et, dans le calendrier, cliquez sur le lundi de la semaine suivante.

22. Dans le volet des notes, saisissez Inviter tous les membres du Conseil d’administration et leur conjoint.

23. Dans le groupe Actions, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. Outlook ajoute la tâche à la liste des tâches et elle apparaît dans le groupe Semaine prochaine de la barre des tâches et de la liste des tâches.

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Actualiser des tâches

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La cloche qui apparaît à côté du nom d’une tâche signale qu’un rappel a été défini pour cette tâche. NETTOYAGE Conservez les tâches EPE - Commander les dépliants, EPE Réservation du dîner et EPE - Envoyer les invitations pour le dîner, ainsi que les messages marqués EPE - Planning de la foire commerciale et EPE Premier brouillon, en vue des exercices ultérieurs.

Actualiser des tâches La liste des tâches présentées par Outlook est généralement triée par ordre de date de début ou d’échéance. Vous pouvez modifier les détails ou les dates d’une tâche, ainsi que suivre son état d’avancement. Voici la procédure pour actualiser l’état d’une tâche :

1. Ouvrez la fenêtre de tâche. 2. Dans le champ % réalisé, saisissez ou sélectionnez (en cliquant sur les flèches) le degré d’avancement du projet. Outlook modifie l’état conformément à votre choix. Les tâches terminées à 0 % sont dans l’état Non commencée, celles réalisées entre 1 et 99 %, dans l’état En cours de réalisation et celles achevées à 100 %, dans l’état Terminée.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

3. Pour modifier manuellement l’état d’une tâche, par exemple pour la passer à Attente de quelqu’un d’autre ou Différée, sélectionnez l’option correspondante dans la liste État.

4. Enregistrez et fermez la tâche. Outlook actualise la tâche dans votre liste des tâches et dans celle de son créateur. Il est impossible d’effectuer le suivi d’un message marqué. Dans l’exercice suivant, vous allez actualiser l’état et la date d’échéance d’une tâche présente dans votre liste des tâches. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin de la tâche EPE - Réservation du dîner créée précédemment dans ce chapitre. Si vous ne l’avez pas créée, faites-le à présent ou remplacez-la par une autre tâche de votre liste des tâches par défaut. Dans le module Tâches, affichez votre liste des tâches, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le volet Tâches, double-cliquez sur la tâche EPE - Réservation du dîner. Pour cet exercice, nous supposons que vous attendez que le responsable du banquet vous confirme la disponibilité d’une salle à manger privée. Vous voulez actualiser la tâche pour qu’elle reflète votre progression, modifier la date d’échéance et rappeler le responsable si vous n’avez pas de nouvelles Openmirrors.com avant la fin de la journée.

2. Cliquez sur la flèche Date de début et, dans le calendrier, cliquez sur Ce jour. 3. Cliquez sur la flèche État et, dans la liste, choisissez Attente de quelqu’un d’autre.

4. Dans le champ % réalisé, saisissez ou sélectionnez (avec les flèches) 25 %. 5. Dans le volet des notes, sur une nouvelle ligne, saisissez la phrase suivante : Message laissé au responsable du banquet. Je le rappelle demain.

6. Cliquez sur la flèche Échéance et, dans le calendrier, cliquez sur le jour suivant. La barre d’information située au-dessus de l’en-tête de la tâche est modifiée de manière à tenir compte de la nouvelle date d’échéance.

7. Cochez la case Rappel. Cliquez sur la première flèche du rappel et, dans le calendrier, cliquez sur la date d’échéance.

8. Cliquez sur la deuxième flèche du rappel et, dans la liste, choisissez 15:00. Outlook est configuré pour afficher un rappel au cours de l’après-midi de la nouvelle date d’échéance.

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Actualiser des tâches

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Il est facile d’actualiser une tâche de manière à indiquer son état d’avancement.

9. Dans le groupe Actions de l’onglet Tâche, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. La tâche EPE - Réservation du dîner est déplacée sous l’intitulé Demain de la liste des tâches.

Les modifications effectuées dans la fenêtre de tâche sont visibles dans le volet de lecture. NETTOYAGE Conservez la tâche EPE - Réservation du dîner en vue des exercices ultérieurs.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Supprimer des tâches et des éléments de la liste des tâches Lorsque vous avez terminé une tâche ou le suivi d’un message, trois solutions s’offrent à vous pour gérer sa présence dans votre liste des tâches : marquer la tâche ou le message comme terminé, enlever l’indicateur du message marqué ou supprimer totalement la tâche ou le message marqué. En marquant une tâche ou un élément comme terminé, un enregistrement de l’élément est conservé dans la liste des tâches. Les tâches achevées sont visibles uniquement depuis certains affichages de la liste des tâches. Voici comment marquer une tâche comme terminée : Dans le module Tâches, sélectionnez la tâche puis, dans le groupe Gérer la tâche de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Marquer comme terminée(s). Dans les affichages qui placent une case à cocher avant l’objet de la tâche (la plupart des affichages en listes), cochez cette case pour supprimer la tâche. Dans les affichages qui comprennent un drapeau de couleur, cliquez une fois sur cet indicateur. Dans n’importe quel affichage, cliquez du bouton droit sur la tâche et, dans le Openmirrors.com menu qui apparaît, choisissez Marquer comme terminée(s). Dans la fenêtre de la tâche, fixez le champ État à Terminée ou le champ % réalisé à 100 % Quelle que soit la méthode employée, dans la liste des tâches, la tâche achevée est barrée, la case Terminée est cochée et le drapeau est remplacé par une coche. Dans la fenêtre de la tâche terminée, le champ État est fixé à Terminée et le champ % réalisé est fixé à 100 %. Autrement dit, la mise en œuvre d’une des méthodes précédentes déclenche toutes les autres.

Les tâches terminées apparaissent dans certains affichages de la liste des tâches, non dans la liste des tâches.

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Les différents affichages des tâches

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Après avoir marqué une occurrence de tâche périodique comme achevée, Outlook génère une nouvelle instance de la tâche à l’intervalle que vous avez précisé lors de la création de la tâche. Si vous enlevez l’indicateur d’un élément marqué, comme un message ou un enregistrement de contact, cet élément est conservé dans son emplacement d’origine mais il est retiré de votre liste des tâches. Voici comment enlever l’indicateur d’un élément : l Ouvrez le module Tâches, sélectionnez l’élément marqué et, dans le groupe

Gérer la tâche de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer de la liste. l Dans la liste des tâches de la barre des tâches, cliquez sur l’élément marqué

et, dans le groupe Gérer la tâche de l’onglet contextuel Liste des tâches, cliquez sur le bouton Supprimer de la liste. l Cliquez du bouton droit sur l’élément marqué, allez dans Assurer un suivi et

cliquez sur Supprimer l’indicateur. Lorsqu’une tâche ou un élément marqué est supprimé, la tâche ou l’élément d’origine est déplacé dans le dossier Éléments supprimés et sera définitivement supprimé une fois ce dossier vidé. Aucun enregistrement n’est conservé dans votre liste des tâches ou dans l’emplacement d’origine (comme votre Boîte de réception). Pour supprimer une tâche ou un élément marqué, procédez de la manière suivante : l Dans le module Tâches, sélectionnez la tâche et, dans le groupe Supprimer

de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer. l Dans n’importe quel affichage, cliquez du bouton droit sur la tâche et choi-

sissez Supprimer.

Les différents affichages des tâches Avec Outlook 2010, il est très facile de garder sa liste des tâches à portée de main. Vous pouvez l’afficher depuis plusieurs endroits, notamment les suivants : l Dans le module Tâches, vous pouvez afficher la liste des tâches, qui com-

prend les tâches et les messages marqués, ou uniquement les tâches. De nombreuses options d’affichage et d’organisation de ces listes sont disponibles.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

l Dans n’importe quel module, la barre des tâches développée présente la

liste des tâches, regroupées et triées sous des intitulés de date d’échéance. Vous pouvez également trier cette liste par catégorie, date de début, dossier, type ou importance, ou définir une organisation personnelle. Faites défiler la liste pour consulter toutes les tâches ou réduisez les groupes que vous ne souhaitez pas examiner. Pour accroître l’espace réservé à la liste des tâches, fermez le navigateur de dates ou affichez moins de rendez-vous, voire aucun. La barre des tâches réduite affiche uniquement le prochain rendez-vous (si vous avez décidé d’afficher les rendez-vous) et le nombre de tâches non terminées à la date d’échéance d’aujourd’hui (si vous avez choisi d’afficher les tâches). Pour basculer entre les affichages de la barre des tâches, cliquez sur le bouton Réduire/Développer la barre des tâches, qui se trouve dans son en-tête. l Dans le module Calendrier, pour les affichages Jour, Semaine de travail ou

Semaine, la liste des tâches quotidiennes apparaît en partie inférieure du volet Calendrier. Lorsqu’elle est développée, la liste des tâches quotidiennes affiche les échéances, avec la catégorie et le type de tâche, pour la période de temps active. Par ailleurs, dans l’affichage Jour, la date de début, la date d’échéance et le temps restant sont également indiqués.

Astuce Si vous ne voyez pas la liste des tâches quotidiennes dans les affichaOpenmirrors.com ges Jour, Semaine de travail ou Semaine, cliquez sur le bouton Liste des tâches quotidiennes du groupe Disposition de l’onglet Affichage et choisissez Normal.

À l’instar du volet de navigation et de la barre des tâches, la liste des tâches quotidiennes peut être réduite de manière à vous laisser plus de place pour travailler. Dans ce mode, elle affiche uniquement le nombre de tâches actives et le nombre de tâches terminées. Pour basculer entre les affichages de la liste des tâches quotidiennes, cliquez sur le bouton Réduire ou Développer placé dans l’angle supérieur droit de son en-tête. Pour préciser le temps accordé à la réalisation d’une tâche, faites-la glisser depuis la liste des tâches quotidiennes vers le calendrier. Lorsque la tâche est marquée terminée, Outlook la retire du calendrier. l Sur la page Outlook Aujourd’hui, la rubrique Tâches recense les tâches à ter-

miner dans la journée. Cette page correspond à l’ancienne « page d’accueil » d’Outlook. Pour l’afficher, cliquez sur le compte de premier niveau dans le volet de navigation.

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Les différents affichages des tâches

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La page Outlook Aujourd’hui résume les activités de la journée. Jusqu’à présent, nous avons travaillé avec la liste des tâches, qui correspond à l’affichage par défaut du module Tâches et qui affiche à la fois les tâches et les messages marqués. Pour obtenir des informations plus détaillées sur les tâches de la liste, dans la rubrique Mes tâches du volet de navigation du module Tâches, cliquez sur Tâches. À l’instar du calendrier, il existe plusieurs affichages de la liste des tâches et, pour chacun d’eux, différentes organisations. Pour changer d’affichage, ouvrez la galerie Changer l’affichage depuis le groupe Affichage actuel de l’onglet Accueil ou Affichage. Voici les affichages disponibles pour la liste des tâches : l Détaillées l Liste simple l Liste des tâches l Prioritaires l Actives l Terminées l Aujourd’hui l 7 prochains jours l En retard l Tâches du serveur l Assignées

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Par défaut, la liste Tâches utilise l’affichage Liste simple, avec les tâches triées par date d’échéance. Vous ne serez pas surpris d’apprendre que l’affichage par défaut de la liste des tâches est Liste des tâches. La galerie Organiser par du groupe Réorganisation de l’onglet Affichage vous propose de choisir parmi différentes organisations standard des éléments, en fonction de l’affichage Tâche ou Liste des tâches : l Affectation l Catégories l Échéance l Dossier (disponible uniquement pour l’affichage Liste des tâches ; les tâches

et les messages marqués enregistrés dans les différents dossiers sont séparés) Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’organisation des tâches dans des dossiers, consultez l’encadré « Localiser et organiser les tâches » plus loin dans ce chapitre. l Importance l Date de modification l Date de début l Type

Openmirrors.com

Pour réordonner les tâches de n’importe quel affichage en liste, cliquez sur l’entête du champ à trier. Pour ajouter ou retirer des champs dans un affichage en listes, utilisez le Sélecteur de champs à la manière des affichages en listes des enregistrements de contacts. Pour cela, cliquez du bouton droit sur les en-têtes de colonnes et, dans le menu qui s’affiche, choisissez Sélecteur de champs. Les tâches terminées sont conservées dans la liste des tâches jusqu’à ce que vous les supprimiez. Vous pouvez donc les y trouver si vous souhaitez les consulter. Astuce Par défaut, dans l’affichage Tâches, le volet de lecture n’est pas affiché. Si vous le souhaitez, vous pouvez le faire apparaître dans la partie inférieure du volet des tâches afin de ne pas empiéter sur l’espace horizontal disponible et masquer les détails des tâches. Pour cela, dans le groupe Disposition de l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Volet de lecture et choisissez En bas.

Localiser et organiser les tâches Servez-vous de la fonctionnalité de recherche d’Outlook 2010 pour localiser rapidement des tâches en effectuant une recherche sur le texte qu’elles contiennent ou qui se trouve dans les fichiers joints. Saisissez un mot ou d’autres informations dans le champ Rechercher de l’en-tête du volet Tâches, quel que

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Les différents affichages des tâches

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soit l’affichage actif. Outlook filtre les tâches à mesure que vous saisissez, affichant uniquement celles qui répondent aux critères saisis et surlignant le critère de recherche correspondant dans les tâches.

La recherche peut être paramétrée à l’aide des outils proposés par onglet contextuel Recherche. Pour vous aider à organiser vos tâches, affectez-les à des catégories de couleurs, comme tout autre élément Outlook. Voir aussi Pour de plus amples informations sur la recherche instantanée, consultez la section « Localiser rapidement des messages » au chapitre 7, « Gérer la Boîte de réception ». Pour de plus amples informations sur les catégories de couleurs, consultez la section « Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs » de ce même chapitre.

Si votre liste des tâches devient trop volumineuse ou si vous voulez créer des listes de tâches séparées pour différents objectifs, organisez les tâches dans des dossiers distincts. Pour créer un dossier qui contient des tâches, procédez de la manière suivante :

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier.

2. Dans la boîte de dialogue Créer un dossier, saisissez le nom et sélectionnez l’emplacement du dossier.

3. Dans la liste Contenu du dossier, choisissez Éléments Tâche et cliquez sur OK.

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Chapitre 6 Gérer les tâches

Vous pouvez ensuite déplacer des tâches existantes dans le nouveau dossier. Astuce Si vous tentez de déplacer une tâche vers un dossier d’éléments Courrier, Calendrier, Contact ou Note, une fenêtre de message, de réunion, de contact ou de note s’ouvre avec l’objet de la tâche placé dans le champ Objet et les détails des tâches ajoutés dans le corps du message ou le volet de notes.

En résumé l Outlook affiche les tâches dans le volet Tâches, dans la liste des tâches quo-

tidiennes du volet Calendrier et dans la barre des tâches, accessible depuis n’importe quel volet Outlook. l Vous pouvez réorganiser les tâches en les groupant dans des dossiers Tâches

ou en les affectant à des catégories. l Une tâche peut être dans l’état Non commencée, Différée, En attente, Ter-

minée ou définie à un pourcentage d’achèvement. l Vous pouvez créer des tâches uniques ou périodiques. Outlook crée une

nouvelle occurrence d’une tâche périodique chaque fois que vous terminez l’occurrence en cours. l Pour afficher un message à une heure donnée avant l’échéance de la tâche,

définissez un rappel. Openmirrors.com

l Lorsque vous achevez une tâche, marquez-la comme terminée, retirez-la de

la liste des tâches ou supprimez-la.

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Partie 2

Gestion du contenu 7. Gérer la Boîte de réception.................................................................................193 8. Gérer la liste des contacts ...................................................................................251

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Coup d’œil sur le chapitre Utiliser l’affichage Conversation, page 194

Organiser les messages de différentes manières, page 199

Organiser les éléments d’Outlook avec des catégories de couleurs, page 206

Openmirrors.com

Organiser les messages dans des dossiers, page 216 Localiser rapidement des messages, page 224

Gérer les messages avec les actions rapides, page 220

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Gérer la Boîte de réception Au sommaire de ce chapitre : 4 Utiliser l’affichage Conversation. 4 Organiser les messages de différentes manières. 4 Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs. 4 Organiser les messages dans des dossiers. 4 Gérer les messages avec les actions rapides. 4 Localiser rapidement des messages. 4 Supprimer des messages. 4 Créer des règles de traitement des messages. 4 Bloquer le courrier indésirable.

Microsoft Outlook 2010 est capable de gérer plusieurs comptes de messagerie, y compris des comptes Microsoft Exchange Server avec leurs contacts, calendriers et autres informations associées. Même si Outlook vous sert uniquement à envoyer et à recevoir des messages électroniques, le grand nombre de messages potentiels peut rendre difficile la localisation des informations. C’est pourquoi Outlook est conçu comme un système complet de gestion des informations, avec des fonctionnalités simples, quoique très utiles, pour organiser les messages et les autres éléments, et pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Outlook 2010 prend automatiquement en charge l’organisation de certains types d’informations. Ainsi, dans votre Boîte de réception, l’affichage Conversation facilite le suivi des messages connexes (threads de messages). La fonction de recherche localise quasi instantanément les éléments qui contiennent le contenu indiqué et permet d’enregistrer ses résultats sous forme de dossiers de recherche dans lesquels vous pouvez à tout moment consultez les résultats actualisés. Des éléments Outlook connexes peuvent être regroupés dans des dossiers et peuvent être affectés à des catégories de couleurs. Dans ce chapitre, vous allez utiliser l’affichage Conversation pour présenter les différents niveaux de messages ayant le même objet. Vous afficherez les messages

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

de la Boîte de réception selon différentes dispositions, les organiserez en les affectant à des catégories de couleurs et les déplacerez vers des dossiers de la Boîte de réception. Vous filtrerez et rechercherez des messages en utilisant la fonctionnalité de recherche et créerez des dossiers de recherche. Vous emploierez les actions rapides intégrées. Enfin, vous verrez comment afficher un aperçu des messages et les supprimer. Fichiers d’exercices Les exercices de ce chapitre se fondent sur des éléments Outlook créés dans les chapitres précédents. Si un exercice requiert un élément absent, terminez l’exercice correspondant avant de poursuivre ou remplacez-le par un élément comparable de votre cru. La liste complète des fichiers d’exercices est donnée à la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage.

Utiliser l’affichage Conversation L’affichage Conversation regroupe les messages en fonction de leur objet. Tous ceux qui possèdent le même objet apparaissent ensemble dans la Boîte de réception (ou dans une autre liste de messages) sous un en-tête de conversation. En-tête de conversation réduit

Openmirrors.com Messages non lus Expéditeurs des messages

Lorsque l’en-tête de conversation est réduit, l’intégralité de la conversation occupe dans la Boîte de réception le même espace qu’un seul message. L’en-tête de conversation apporte des informations relatives aux messages présents dans la conversation, notamment le nombre de messages non lus, et indique si un ou plusieurs messages comprennent des pièces jointes, sont associés à des catégories ou sont marqués pour leur suivi. Lorsque vous recevez un message qui fait partie d’une conversation, l’intégralité de la conversation se déplace au début de la Boîte de réception et un clic sur l’entête de conversation affiche le nouveau message. Lorsque certains messages d’une conversation n’ont pas été lus, l’en-tête est affiché en gras et le nombre de

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Utiliser l’affichage Conversation

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ces messages est indiqué entre parenthèses après l’objet. Les expéditeurs des messages non lus sont recensés sous l’objet.

Conversations scindées Lorsque plus de deux personnes participent à une conversation, il arrive souvent que plusieurs répondent au même message et que d’autres réagissent à chacune de ces réponses. Autrement dit, plusieurs conversations émergent de la conversation principale, à la manière des branches d’un arbre – chacune peut se diviser en branches supplémentaires, qui sont de plus en plus éloignées du tronc (le message d’origine). Une conversation constituée de plusieurs branches est appelée conversation scindée. Dans une telle conversation, les branches individuelles sont signalées par des points orange et des points gris. Le gros point orange représente le dernier message de chaque branche. Les petits points orange indiquent des messages plus anciens. Les petits points gris signalent des messages qui peuvent être redondants. Dans chaque branche d’une conversation, les messages sont reliés par des lignes orange et des lignes grises (appelées threads visuels). Astuce L’affichage Conversation n’est pas une nouveauté d’Outlook 2010. Il existait déjà dans Outlook 2007, mais il a été grandement amélioré et il s’agit à présent de l’affichage par défaut pour la Boîte de réception et les autres dossiers de messages.

Afficher des conversations Voici comment afficher les différents niveaux des messages d’une conversation : l Cliquez une fois sur l’en-tête de conversation ou sur le bouton Développer

la conversation placé à gauche de l’en-tête pour afficher le dernier message dans le volet de lecture et le dernier message de chaque branche d’une conversation scindée dans la liste des messages. Ces messages sont signalés par des points orange.

Un premier clic sur l’en-tête de conversation affiche uniquement les messages les plus récents.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

l Cliquez à nouveau sur l’en-tête de conversation pour développer la conver-

sation et afficher tous ses messages. Conversation développée

Message envoyé

Message courant de la conversation scindée

Un deuxième clic sur l’en-tête de conversation affiche tous les messages. l Cliquez sur le dernier message d’une conversation scindée pour afficher le

thread visuel de cette branche de messages.

Openmirrors.com

La sélection d’un message affiche son thread visuel.

Paramètres de l’affichage Conversation Par défaut, l’affichage Conversation présente tous les messages connexes enregistrés dans n’importe quel dossier, y compris ceux du dossier Éléments envoyés (dans les conversations développées, les messages envoyés sont en italique). Si vous préférez afficher uniquement les messages du dossier en cours, décochez l’option Afficher les messages des autres dossiers dans le menu Paramètres de conversation accessible depuis le groupe Conversations de l’onglet Affichage.

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Utiliser l’affichage Conversation

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Voici les autres options de configuration que vous pouvez activer : l Afficher les expéditeurs au-dessus de l’objet. Ce paramètre inverse

l’ordre des informations dans l’en-tête de conversation. Les noms des participants à une conversation sont affichés au-dessus de son objet. Dans certains cas, par exemple lorsque Outlook affiche un message sur la deuxième ligne, l’objet peut ne pas être visible.

Effet du paramètre Afficher les expéditeurs au-dessus de l’objet dans une conversation scindée. l Toujours développer les conversations. Lorsque cette option est active, il

suffit d’un clic, non plus deux, sur l’en-tête de conversation pour qu’Outlook affiche tous les messages d’une conversation. l Utiliser l’affichage mis en retrait classique. Ce paramètre conduit Out-

look à indenter les anciens messages à l’intérieur de chaque thread de manière à représenter le déroulement de la conversation. Il n’est pas activé par défaut pour les conversations scindées car un message peut constituer la racine de plusieurs branches mais n’apparaître qu’une seule fois dans la liste des messages.

Effet du paramètre Utiliser l’affichage mis en retrait classique.

Gérer les conversations Si le rôle le plus évident de l’affichage Conversation reste le regroupement de messages connexes, il s’avère un outil de gestion des messages particulièrement

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

utile. Les utilisateurs Outlook qui travaillent dans de grandes entreprises où les listes de distribution servent à diffuser des informations à un grand nombre de personnes le trouveront très pratique. En effet, lorsque des centaines de destinataires d’un message utilisent la fonction Répondre à tous, la Boîte de réception peut rapidement devenir très encombrée.

Résoudre les problèmes de l’affichage Conversation Comme c’est souvent le cas pour bon nombre de fonctionnalités « nouvelles et améliorées », l’affichage Conversation a ses fans et ses détracteurs. Certains utilisateurs d’Outlook apprécient l’efficacité du regroupement automatique des messages, qui leur évite un déplacement laborieux dans les nombreux messages de leurs boîtes de réception. D’autres regrettent le fait que cette nouvelle fonctionnalité puisse provoquer la disparition apparente de certains messages dans les boîtes de réception avant qu’ils aient eu l’opportunité de les lire. L’affichage Conversation peut constituer un moyen très efficace de présenter les messages d’une conversation à plusieurs threads ; il a néanmoins quelques inconvénients. Puisqu’il affiche uniquement certains messages d’une conversation, celui que vous recherchez peut ne pas être visible. Dans ce cas, désactivez l’affichage Conversation (en décochant la case Afficher en tant que conversation à partir du Openmirrors.com groupe Conversations de l’onglet Affichage) et mettez en œuvre l’une des méthodes suivantes pour rechercher votre message : l Triez les messages en fonction de leur objet et saisissez les premières let-

tres de l’objet de la conversation pour que les messages correspondants soient affichés au début du volet des messages. l Saisissez l’objet dans le champ Rechercher du volet des messages et préci-

sez les autres critères du message recherché, comme un expéditeur ou une date, afin d’affiner les résultats. Après avoir appliqué l’une de ces méthodes et obtenu un jeu de messages, parcourez-le visuellement de manière à trouver le message recherché. L’affichage Conversation permet de gérer tous les messages d’une conversation en tant que groupe. Pour cela, cliquez sur l’en-tête de conversation de manière à sélectionner tous les messages pertinents, puis effectuez l’action souhaitée ; les messages ne sont pas sélectionnés, mais toute action appliquée à l’en-tête d’une conversation s’applique à chacun de ses messages. Vous pouvez également utiliser les nouveaux outils de gestion d’une conversation : l La commande Ignorer déplace la conversation sélectionnée et tous les mes-

sages connexes reçus ultérieurement vers le dossier Éléments supprimés.

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Organiser les messages de différentes manières

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Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Del pour ignorer la conversation active. Astuce Soyez prudent avec la commande Ignorer. Outlook identifie les « conversations » en se fondant sur l’objet des messages. Si des personnes vous envoient des messages sans rapport avec une conversation que vous avez choisi d’ignorer, mais si leur objet est identique à celui de cette conversation, vous ne recevrez pas leurs messages. l La commande Nettoyer la conversation supprime d’une conversation les

messages redondants, c’est-à-dire ceux dont le texte est intégralement contenu dans le dernier message. Par défaut, Outlook ne nettoie pas les messages avec catégories, marqués ou signés numériquement. Pour changer les paramètres de nettoyage des conversations, rendez-vous sur la page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook.

Organiser les messages de différentes manières À mesure que le nombre de messages de votre Boîte de réception augmente, il devient difficile de les suivre. Il est possible d’organiser, de trier et de grouper les messages pour déterminer rapidement leur ordre d’importance, de choisir ceux susceptibles d’être supprimés et de localiser ceux qui exigent une réponse immédiate. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les affichages proposés pour les dossiers de messages, consultez la section « Afficher les messages et leurs pièces jointes » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ».

Les affichages disponibles pour une liste de messages sont Compacter, Unique et Aperçu. Quel que soit l’affichage choisi, vous pouvez réorganiser les messages et les conversations dans la liste des messages en sélectionnant une organisation standard à partir de la galerie Organiser par de l’onglet Affichage.

La galerie Organiser par.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Vous pouvez également cliquer sur la barre Réorganiser par placée en partie supérieure de la liste des messages et sélectionner une option dans la liste qui s’affiche. En-tête de la liste de messages Ordre de tri

La liste Réorganiser par. Les affichages en tant que conversations et dans des groupes affectent la manière Openmirrors.com dont les messages apparaissent. Il s’agit de deux options organisationnelles activées par défaut, mais que vous pouvez désactiver. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les conversations, consultez la section « Utiliser l’affichage Conversation » précédemment dans ce chapitre.

En regroupant les messages qui entrent dans certaines catégories sous des intitulés précis, vous pouvez les gérer comme un tout. Par exemple, lorsque l’organisation des messages se fonde sur la date, les groupes constitués correspondent aux jours de la semaine en cours, la semaine dernière, les deux dernières semaines, les trois dernières semaines, le mois dernier et plus ancien. Chaque groupe possède un en-tête. Vous pouvez développer ou réduire un groupe en cliquant sur la flèche placée à gauche de son nom dans l’en-tête. Pour réduire le groupe qui contient l’élément actuellement sélectionné, appuyez sur la touche Flèche gauche ou, pour le développer, sur la touche Flèche droite. Pour développer ou réduire tous les groupes, choisissez la commande adéquate dans la liste Développer/Réduire du groupe Réorganisation de l’onglet Affichage. Par défaut, Outlook présente les messages selon la date de leur réception, les plus récents arrivant avant les plus anciens. Vous avez également la possibilité de les organiser en fonction des attributs suivants :

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Organiser les messages de différentes manières

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l À (destinataire). Les messages sont groupés par ordre alphabétique selon

les destinataires principaux (les adresses ou les noms de la ligne À). Le nom du groupe reflète exactement l’ordre dans lequel les adresses apparaissent sur la ligne À. En conséquence, un message adressé à Bart Duncan ; Lukas Keller ne se trouvera pas dans le même groupe qu’un message adressé à Lukas Keller ; Bart Duncan. l Catégories. Les messages sont organisés en fonction de la catégorie à

laquelle ils ont été affectés. Les messages sans catégorie sont affichés les premiers. Les messages affectés à plusieurs catégories apparaissent dans chacun des groupes de catégorie. l Compte. Les messages sont groupés en fonction du compte de messagerie

auquel ils ont été envoyés. Cet affichage est intéressant si vous recevez des messages pour plusieurs comptes de messagerie dans votre Boîte de réception (par exemple, si vous recevez des messages envoyés à votre compte POP3 dans la boîte aux lettres Exchange Server). l Date de début ou Date de fin. Les messages non marqués et les messages

sans planification particulière apparaissent en premier. Ceux ajoutés à la liste des tâches avec des dates de début ou d’échéance spécifiques sont classés par date. l De (expéditeur). Les messages apparaissent par ordre alphabétique du

nom complet de l’expéditeur. Si vous recevez des messages d’une personne qui utilise deux comptes de messagerie différents ou envoie des messages à partir de deux clients de messagerie différents (par exemple à partir d’Outlook et de Windows Mail), les messages ne seront pas nécessairement groupés. l Importance. Les messages sont groupés par ordre de priorité : Haute (indi-

qué par un point d’exclamation rouge), Normal (par défaut) et Faible (indiqué par une flèche bleue vers le bas). l Objet. Les messages sont organisés par ordre alphabétique en fonction de

leur objet puis par date. Cela revient à les organiser par conversation, excepté que les messages ne suivent pas le thread de conversation. l Pièces jointes. Les messages sont groupés selon qu’ils contiennent ou non

des pièces jointes, puis par ordre de date de réception. l Taille. Les messages sont groupés en fonction de leur taille, pièces jointes

incluses. Voici les groupes : Gigantesque (> 5 Mo), Énorme (1 – 5 Mo), Très grande (500 Ko – 1 Mo), Grande (100 – 500 Ko), Moyenne (25 – 100 Ko), Petite (10 – 25 Ko) et Très petite (< 10 Ko). Cette fonctionnalité est intéressante dans une entreprise qui limite la taille de la Boîte de réception

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

puisqu’elle permet de localiser rapidement les messages volumineux et de les supprimer ou de les déplacer dans un dossier personnel. l Type. Les éléments de la Boîte de réception (ou d’un autre dossier) sont

groupés par type d’élément : messages, messages cryptés, accusés de réception, demandes de réunions et réponses aux demandes de réunion, tâches, formulaires Microsoft InfoPath et notifications du serveur. Lorsque les messages sont organisés dans la liste, vous pouvez modifier l’ordre de tri en cliquant sur l’indicateur d’ordre placé sur le bord droit de l’en-tête de la liste de messages. Quels que soient l’affichage et l’organisation choisis, vous pouvez trier les messages selon n’importe quel champ visible simplement en cliquant sur l’en-tête de sa colonne (et inverser l’ordre de tri en cliquant une deuxième fois sur cet en-tête de colonne ). Pour modifier les champs affichés, servez-vous de la boîte de dialogue Afficher les champs, que vous ouvrez en cliquant sur le bouton Ajouter des colonnes dans le groupe Réorganisation de l’onglet Affichage.

Openmirrors.com

La boîte de dialogue Afficher les colonnes. Outlook affiche les champs sélectionnés selon l’ordre indiqué dans la colonne de droite. Si vous ne disposez pas d’un suffisant pour afficher tous les champs, ils ne seront pas tous visibles. Si nécessaire, modifiez le nombre de lignes affichées pour visualiser plus de champs. Il est cependant probable que l’un des affichages par défaut vous conviendra.

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Organiser les messages de différentes manières

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Dans un affichage en listes, vous contrôlez l’organisation des messages, les triez, les groupez, choisissez les champs visibles et d’autres paramètres dans le menu contextuel qui s’affiche en cliquant du bouton droit sur l’un des en-têtes de colonne. Dans l’exercice suivant, vous allez modifier l’organisation, l’ordre de tri et le groupement des messages dans votre Boîte de réception. Vous filtrerez ensuite son contenu pour n’afficher que certains messages. Pour finir, vous restaurerez les paramètres par défaut CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier, simplement des messages de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception en mode Messages, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans la galerie Organiser par, choisissez De. Outlook réorganise et groupe les messages de votre Boîte de réception par ordre alphabétique de l’expéditeur.

L’indicateur d’ordre de tri change pour refléter l’organisation choisie.

2. Dans la tête de la liste des messages, cliquez sur Par ordre alphabétique.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Outlook inverse l’ordre des messages et remplace l’indicateur d’ordre de tri dans l’en-tête par Par ordre alphabétique inverse.

3. Dans l’en-tête de la liste des messages, cliquez sur Réorganiser par et choisissez Objet. Outlook réorganise et groupe les messages par objet, selon l’ordre alphabétique.

4. Dans le groupe Réorganisation, cliquez sur le bouton Développer/Réduire et, dans la liste qui s’affiche, choisissez Réduire tous les groupes. Seuls les intitulés des groupes sont visibles. Il existe un intitulé de groupe pour chaque message ou ensemble de messages de même objet.

Openmirrors.com La réduction des groupes de messages affiche uniquement les intitulés des groupes. Le nombre d’éléments non lus dans chaque groupe (s’il y en a) est indiqué entre parenthèses après l’objet de la conversation.

5. Dans le groupe Rechercher de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Filtre de courrier. La liste qui s’affiche propose les options disponibles dans l’onglet contextuel Recherche.

Dans la liste Filtre de courrier, il est possible de définir un ou plusieurs critères pour le filtrage de la liste des messages

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Organiser les messages de différentes manières

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6. Dans la liste Filtre de courrier, cliquez sur Non lu. Outlook place le filtre spécifié dans le champ Rechercher de la liste des messages et filtre votre Boîte de réception pour n’afficher que les messages non lus (si vous avez lu tous vos messages, votre Boîte de réception semble vide).

Le champ Rechercher et l’onglet contextuel Recherche indiquent le filtre appliqué. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

7. Dans le groupe Fermer de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Fermer la recherche. Outlook supprime le filtre et revient à l’organisation précédente.

8. Testez les différentes options d’organisation, de tri et de groupement disponibles.

9. Dans le groupe Affichage actuel de l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Réinitialiser l’affichage. Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook qui vous demande si vous souhaitez rétablir l’affichage, cliquez sur Oui. L’organisation par défaut de la liste des messages est rétabli : regroupés par date dans de conversations.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

NETTOYAGE Organisez le contenu de votre Boîte de réception comme il vous convient. Conservez les paramètres d’affichage par défaut avant de poursuivre si vous voulez qu’ils correspondent à ceux illustrés dans la suite de cet ouvrage.

Marquer les messages comme lus ou non lus Lorsqu’un nouveau message arrive dans votre Boîte de réception, son intitulé est affiché en gras et son icône d’enveloppe fermée indique qu’il n’a pas encore été ouvert – il est dans l’état non lu. Lorsque vous ouvrez un message dans une fenêtre de message ou lorsque vous laissez son aperçu affiché dans le volet de lecture pendant une durée suffisamment longue, son état passe à lu. L’intitulé du message n’est plus affiché en gras et son icône devient alors une enveloppe ouverte. Vous pourriez souhaiter passer un message de l’état lu à non lu, par exemple pour ne pas oublier de le consulter à nouveau, ou de l’état non lu à lu, par exemple si son objet vous permet de savoir que vous n’avez pas besoin de le lire. Dans ce cas, changez manuellement l’état du message à l’aide de l’une des méthodes suivantes : l Sélectionnez un ou plusieurs messages dans la liste des messages, puis,

dans le groupe Indicateurs de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Non lu/Lu.

Openmirrors.com

l Dans la liste des messages, cliquez du bouton droit sur un message ou un

groupe de messages sélectionnés, puis sélectionnez Marquer comme non lu(s) ou Marquer comme lu(s). Astuce Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un élément, le menu contextuel qui apparaît affiche uniquement l’option appropriée. l Dans le volet de navigation, cliquez du bouton droit sur un dossier et choi-

sissez Marquer tout comme lu. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Q pour marquer un message comme lu. Appuyez sur Ctrl+U pour marquer un message comme non lu.

Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs Pour localiser plus rapidement des éléments Outlook relatifs à un objet, un projet, une personne ou d’autres aspects, créez une catégorie propre à cet aspect et affectez-la aux éléments pertinents. Vous pouvez affecter une catégorie à n’importe quel type d’élément Outlook – un message, un rendez-vous, un enre-

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Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs

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gistrement de contact, une note, etc. Par exemple, vous pouvez affecter les enregistrements de contact de vos clients à la catégorie Clients. Outlook utilise des catégories de couleurs, qui combinent les catégories nommées avec des barres colorées fournissant des indices visuels immédiats sur les messages de la Boîte de réception, les rendez-vous de votre calendrier, etc. En fonction du mode d’affichage des éléments Outlook, la catégorie peut être indiquée par un simple bloc coloré ou une longue barre colorée. Blocs de catégorie

Barres de catégorie

Les barres de catégorie précisent également le nom de la catégorie. Astuce Les éléments Outlook peuvent être localisés, triés et filtrés en fonction des catégories. Pour de plus amples informations, consultez la section « Localiser rapidement des messages » plus loin dans ce chapitre.

Outlook 2010 propose six catégories de couleurs prédéfinies, auxquelles seuls des noms des couleurs sont associés. Vous pouvez les renommer et créer de nouvelles catégories. Chaque catégorie peut se voir attribuer les éléments suivants : l Nom. Le nom d’une catégorie peut être constitué d’un simple mot ou d’une

phrase descriptive. Seuls les trente-deux premiers caractères du nom de la catégorie sont visibles dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, mais le nom complet est indiqué dans l’info-bulle qui s’affiche lorsque vous positionnez le pointeur de la souris au-dessus du nom tronqué. l Touche de raccourci. Depuis la boîte de dialogue Catégories de couleurs, il

est possible d’affecter à une catégorie de couleur l’une des onze combinaisons de touches disponibles (de Ctrl+F2 à Ctrl+F12). En utilisant un raccourci clavier, l’affectation à une catégorie est beaucoup plus rapide.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

l Couleur. Pour chaque catégorie, Outlook vous propose de choisir parmi les

vingt-cinq couleurs disponibles, mais vous pouvez également décider de n’attribuer aucune couleur. Lorsque vous affectez un élément Outlook à une catégorie sans couleur, la barre ou le bloc de catégorie est affiché en blanc. Une même couleur peut être donnée à plusieurs catégories.

Vingt-cinq couleurs sont disponibles pour les catégories. L’une des catégories est définie comme étant la catégorie Clic rapide. Par défaut, Outlook affecte cette catégorie lorsque vous cliquez sur la case ou la colonne Catégorie d’un élément. Pour modifier la catégorie Clic rapide, choisissez l’option Définir le clic rapide dans les menus Classer et faites votre sélection dans la boîte de dialogue Clic rapide quiOpenmirrors.com s’affiche.

La catégorie Clic rapide est appliquée par défaut lors du clic sur une barre de catégorie. Astuce La catégorie Clic rapide peut également être définie à partir de la page Options avancées de la boîte de dialogue Options Outlook.

Il existe plusieurs manières d’affecter les catégories de couleurs à des éléments sélectionnés : l Dans n’importe quel dossier de messagerie ou de contacts, cliquez sur le

bouton Classer du groupe Indicateurs de l’onglet Accueil et choisissez une catégorie dans la liste qui apparaît.

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Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs

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l Dans n’importe quelle liste de messages, cliquez sur la case Catégories pour

affecter la catégorie Clic rapide. l Dans n’importe quel calendrier, cliquez sur le bouton Classer du groupe

Balises de l’onglet contextuel qui apparaît pour l’élément sélectionné (Rendez-vous, Réunions, etc.) et choisissez une catégorie dans la liste qui apparaît. l Dans n’importe quel dossier, cliquez du bouton droit sur un élément ou une

sélection de plusieurs éléments, pointez sur Classer et choisissez une catégorie. Pour afficher rapidement les messages appartenant à une catégorie, groupez-les par catégorie ou incluez la catégorie dans les critères de recherche. Dans un affichage en listes de n’importe quel module, vous pouvez appliquer un tri ou un filtre sur la catégorie. Dans la Barre des tâches, il est possible d’organiser par catégorie les messages marqués et les tâches. Astuce En créant une règle, Outlook est capable d’affecter automatiquement une catégorie à un message entrant qui satisfait à certains critères. Pour de plus amples informations, consultez la section « Créer des règles de traitement des messages » plus loin dans ce chapitre.

Dans cet exercice, vous allez modifier le nom et la couleur d’une catégorie existante, affecter une touche de raccourci à une catégorie et créer des catégories. Ensuite, vous classerez un message et expérimenterez l’organisation du contenu de votre Boîte de réception à l’aide des catégories. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin des messages EPE - Planning de la foire commerciale, EPE - Premier brouillon, RE: EPE - Premier brouillon et TR: EPE - Premier brouillon créés au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ». Si vous n’avez pas créé ces messages, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres messages de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans la liste des messages, sélectionnez EPE - Planning de la foire commerciale.

2. Dans le groupe Indicateurs de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Classer. La liste des catégories présente les catégories disponibles. Pour supprimer toutes les affectations de catégories d’un message, cliquez sur Effacer toutes les catégories.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Si les catégories n’ont pas encore été employées, la liste comprend uniquement les six catégories standard nommées d’après leur couleur.

3. Dans la liste des catégories, cliquez sur Toutes les catégories. La boîte de dialogue Catégories de couleurs s’ouvre et présente les catégories actuellement disponibles.

Openmirrors.com

Les catégories de couleurs standard peuvent être renommées et de nouvelles catégories peuvent être créées.

4. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur le nom Catégorie bleue (non sur la case à cocher) et cliquez sur Renommer. Dépannage Si vous avez déjà renommé les catégories standard, créez ou renommez une autre catégorie.

5. Le nom de la catégorie étant sélectionné, saisissez Direction et appuyez sur Entrée.

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Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs

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Dépannage Ne cliquez pas sur OK afin de ne pas fermer la boîte de dialogue.

Le nom de la catégorie change. L’ordre des catégories n’est pas actualisé immédiatement, mais elles seront présentées par ordre alphabétique lors de leur prochain affichage dans une liste ou une boîte de dialogue. Astuce Si vous n’avez pas encore renommé une catégorie de couleur, Outlook vous permet de le faire la première fois que vous l’utilisez.

6. La catégorie Direction étant sélectionnée, cliquez sur la flèche Couleur et, dans le coin inférieur droit de la palette, choisissez la nuance Marron foncé. La couleur associée à la catégorie Direction passe de bleu à marron foncé.

7. Répétez les étapes 4 et 5 pour la catégorie Orange et renommez-la Déplacement requis.

8. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur Nouveau. La boîte de dialogue Ajouter une nouvelle catégorie s’affiche.

9. Dans le champ Nom, saisissez Marketing. Cliquez sur la flèche Couleur et, dans la palette, choisissez la nuance Vert foncé. Cliquez ensuite sur la flèche Touche de raccourci. La liste affiche les raccourcis clavier disponibles pour les catégories de couleurs.

Pour gagner du temps, un raccourci clavier peut être associé à une catégorie fréquemment employée.

10. Dans la liste des touches de raccourci, choisissez CTRL+F2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une nouvelle catégorie, cliquez sur OK.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

La nouvelle catégorie apparaît à la fin de la liste des catégories de couleurs. Sa case est cochée, indiquant qu’elle a été affectée au message actuellement sélectionné.

11. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur le nom Catégorie verte (non sur la case à cocher) et cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook, cliquez sur Oui pour confirmer la suppression de la catégorie. Raccourci clavier Appuyez sur Alt+D pour supprimer la catégorie sélectionnée dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs.

La catégorie Couleur verte est retirée de liste.

12. Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, cliquez sur OK. Dans la liste des messages et dans la liste des tâches de la barre des tâches, la case de catégorie du message sélectionné devient vert foncé. Dans le volet de lecture, une barre vert foncé intitulée Marketing s’affiche dans la partie supérieure du message.

13. Dans l’en-tête du message EPE - Planning de la foire commerciale, cliquez du bouton droit sur la case Catégorie. Le menu contextuel affiche les catégories de couleurs disponibles par ordre alphabétique.

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Un clic du bouton droit sur la case Catégorie affiche le contenu de la liste Classer.

14. Dans le menu contextuel, choisissez Déplacement requis. La seconde case de catégorie apparaît dans l’en-tête du message et dans la liste des tâches de la barre des tâches. Astuce Vous pouvez affecter un message à un nombre illimité de catégories, mais seuls les trois dernières apparaissent dans son en-tête.

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Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs

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Le volet de lecture présente deux barres colorées. Une ligne peut accueillir jusqu’à trois catégories. Les catégories supplémentaires s’affichent sur les lignes suivantes.

Barres de catégories

Les affectations de catégories sont visibles dans la liste des messages, dans le volet de lecture et dans la barre des tâches.

15. Dans la liste des messages, développez deux fois la conversation EPE - Premier brouillon pour afficher tous ses messages. Sélectionnez n’importe quel message de la conversation et appuyez sur Ctrl+F2. La catégorie Marketing est affectée au message sélectionné et apparaît également dans l’en-tête de conversation.

16. Sélectionnez un autre message de la conversation EPE - Premier brouillon. Dans le groupe Indicateurs de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Classer et, dans la liste, choisissez Direction. La catégorie Direction est affectée au message sélectionné et apparaît également comme seconde catégorie dans l’en-tête de conversation.

17. Dans l’en-tête de la liste des messages, cliquez sur la barre Réorganiser par, puis, dans la liste, choisissez Catégories. Les messages sont organisés en fonction de leur catégorie, en commençant par ceux dépourvus de catégorie (néant), suivis des messages avec catégorie triés par ordre alphabétique des noms de catégories.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

18. Cliquez sur Par ordre alphabétique placé à droite de la barre Réorganiser par. L’ordre de tri des catégories est inversé. Les messages avec catégorie se trouvent au début de la liste, dans l’ordre alphabétique inverse des noms de catégories.

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Les messages avec catégorie sont faciles à localiser en modifiant l’organisation de la liste des messages. NETTOYAGE Avant de poursuivre avec le prochain exercice, réorganisez la liste des messages selon la date. Conservez les messages EPE - Planning de la foire commerciale, EPE - Premier brouillon, RE: EPE - Premier brouillon, TR: EPE - Premier brouillon pour les exercices ultérieurs.

Enregistrer des informations avec les notes Les notes électroniques permettent d’enregistrer des informations variées, comme des mémos, des mots de passe, des numéros de comptes et des procédures. Dès lors que vous avez accès à Outlook, ces notes sont disponibles et constituent donc un moyen très pratique de conserver les informations dont vous pourriez avoir besoin ultérieurement. Vous avez moins de risque de supprimer une note par accident qu’un message. Leur utilisation est donc plus

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Organiser les éléments Outlook avec des catégories de couleurs

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fiable que l’envoi des informations à soi-même dans un message électronique. Bien que les notes soient un type d’élément Outlook, elles ne se présentent pas dans des fenêtres semblables à celles des messages, rendez-vous, contacts et tâches. À la place, elles se présentent sous la forme de « notes adhésives » ressemblant aux fameux Post-It de la marque 3M. Vous affichez, triez et organisez les notes de la même manière que les autres éléments Outlook. Voici les affichages standard : l Icônes ; l Liste de notes ; l 7 derniers jours.

Pour basculer entre les affichages, faites votre choix dans la liste Affichage actuel de l’onglet Accueil. Si vous recherchez une information précise dans une note, localisez-la rapidement en tapant le mot ou la phrase à rechercher dans le champ Rechercher Notes placé au-dessus du volet de contenu. Par défaut, le volet de lecture est masqué dans le volet Notes, mais si vous préférez, vous pouvez l’afficher et visualiser le contenu des notes sans les ouvrir. Pour cela, dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Volet de lecture et choisissez À droite ou En bas. Les notes ne peuvent contenir que du texte non formaté. Si vous collez du texte mis en forme dans une note, il est converti dans la police de caractères par défaut. Astuce Les liens hypertextes sont reconnus dans les notes ; si vous saisissez l’adresse d’un site web et appuyez sur Entrée, l’adresse est convertie en un texte bleu souligné pour indiquer qu’il s’agit d’un lien hypertexte. Pour ouvrir le site ou la page web dans votre navigateur par défaut, cliquez simplement sur le lien hypertexte.

Par défaut, les icônes et les représentations des notes sont de couleur jaune pâle, à la manière des notes adhésives répandues. Lorsque vous affectez une catégorie à une note, elle prend la couleur de la catégorie. Vous pouvez modifier les attributs de couleur (vous avez le choix entre blanc et une teinte pastel de bleu, vert, rose ou jaune), de taille (petite, moyenne et grande) et de police (tout police installée sur l’ordinateur) par défaut des notes. Cela se passe sur la page Notes et journal de la boîte de dialogue Options Outlook. Voici comment enregistrer des informations dans une note :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Notes. Outlook affiche le module Notes.

2. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouvelle note.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Outlook affiche une nouvelle note. La date et l’heure actuelles s’affichent dans la partie inférieure.

3. Saisissez l’objet ou l’intitulé de la note, appuyez sur Entrée, puis saisissez les informations que vous souhaitez enregistrer. La première ligne de la note devient son objet ou son titre.

4. Pour enregistrer et fermer la note, cliquez sur le bouton Fermer placé dans l’angle supérieur droit. La note apparaît dans le volet Notes : seul l’objet est visible. Pour accéder aux informations de la note, ouvrez-la ou affichez le volet de lecture.

Organiser les messages dans des dossiers Après avoir lu des messages et y avoir répondu, il peut être intéressant d’en conserver certains pour une utilisation ultérieure. Rien ne vous empêche, bien entendu, de les conserver tous dans votre Boîte de réception, mais à mesure que leur nombre augmente, jusqu’à atteindre plusieurs milliers, la tâche devient rapidement insurmontable. Pour réduire au minimum le contenu de la Boîte de réception et éviter l’accumulation des messages sans rapport, organisez-les en Openmirrors.com dossiers. Par exemple, vous pouvez conserver dans votre Boîte de réception les messages qui exigent une action de votre part et déplacer dans d’autres dossiers ceux que vous souhaitez conserver pour une utilisation ultérieure. Astuce Puisque la fonction de recherche d’Outlook offre la possibilité d’examiner tous les dossiers qui contiennent des éléments d’un certain type, vous pouvez facilement localiser un message qui a été déplacé dans un dossier sans pour autant avoir besoin de connaître ce dossier. Pour de plus amples informations, consultez la section « Localiser rapidement des messages » plus loin dans ce chapitre.

Les spécialistes de l’organisation préconisent diverses structures de dossiers (tant pour les dossiers papier que pour les dossiers de messagerie), indispensables dans un système organisationnel. Il est possible d’appliquer leurs idées à Outlook ou de créer la structure qui vous convient. Vous pouvez, par exemple, créer un dossier par projet sur lequel vous travaillez et stocker les messages relatifs à un projet spécifique dans son dossier ou créer un dossier pour stocker tous les messages d’une personne particulière, comme votre supérieur, quel qu’en soit l’objet.

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Organiser les messages dans des dossiers

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Lors de la création d’un dossier, vous précisez son emplacement dans la structure des dossiers Outlook existante, ainsi que le type des éléments qu’il contiendra. Voici les différents types d’éléments reconnus : l Calendrier ; l Contact ; l Courrier ; l Formulaire InfoPath ; l Journal ; l Note ; l Tâche.

Le type d’élément choisi détermine l’icône affichée avant le nom du dossier dans la liste, l’organisation de la fenêtre du dossier, les onglets du ruban et les commandes disponibles, ainsi que le contenu du volet de navigation pour le dossier. Les messages sont déplacés dans les dossiers manuellement ou automatiquement par Outlook si votre entreprise met en œuvre Exchange. En créant une règle, vous pouvez déplacer automatiquement des messages d’un dossier vers un autre. Il est, par exemple, possible de demander à Outlook de placer automatiquement tous les messages reçus de votre supérieur dans un dossier à part. Vous pouvez également définir des règles qui prennent effet lorsque vous êtes absent. Voir aussi Pour de plus amples informations sur le déplacement automatique des messages, consultez la section « Créer des règles de traitement des messages » plus loin dans ce chapitre.

Dans l’exercice suivant, vous allez créer un dossier et y déplacer des messages par différentes méthodes. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin des messages EPE - Premier brouillon, RE: EPE - Premier brouillon et TR: EPE Premier brouillon avec lesquels vous avez travaillé dans l’exercice précédent. Si vous n’avez pas créé ces messages, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres messages de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Maj+E pour créer un nouveau dossier.

La boîte de dialogue Créer un dossier s’affiche.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Les paramètres par défaut de la boîte de dialogue Créer un dossier correspondent au module qui était actif au moment de la création du dossier. Dépannage Si votre fichier de données par défaut (le fichier dans lequel sont stockés les messages) est un dossier personnel sur votre disque dur, le premier élément de la liste Sélectionner l’emplacement de ce dossier s’intitule Dossiers personnels.

2. Dans le champ Nom,Openmirrors.com saisissez EPE - Messages. Dans la zone Sélectionner l’emplacement de ce dossier, choisissez Boîte de réception. Ensuite, vérifiez que Éléments Courrier est sélectionné dans la liste Contenu du dossier, puis cliquez sur OK. Astuce Le nom de ce dossier commence par EPE pour vous permettre de le différencier des autres dossiers de votre boîte aux lettres.

Dans la mesure où vous avez créé ce dossier à partir de la Boîte de réception, Outlook le place comme sous-dossier de la Boîte de réception et en fait un dossier qui contient des éléments Courrier.

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Organiser les messages dans des dossiers

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Le ruban comprendra les onglets du module Courrier lors de l’affichage du nouveau dossier, car il a été créé pour contenir des éléments Courrier.

3. Dans la liste des messages, localisez EPE - Premier brouillon, RE: EPE Premier brouillon et TR: EPE - Premier brouillon.

4. Faites glisser le message EPE - Premier brouillon vers le dossier EPE Messages dans le volet de navigation. Le message est déplacé depuis la Boîte de réception vers le dossier EPE Messages.

5. Sélectionnez le message RE: EPE - Premier brouillon. Dans le groupe Déplacer de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Déplacer. La liste Déplacer s’affiche et présente une liste de dossiers et d’autres options de déplacement.

La liste Déplacer comprend automatiquement les dossiers qui ont été créés.

6. Dans la liste Déplacer, sélectionnez EPE - Messages. Le message sélectionné est déplacé depuis la Boîte de réception vers le dossier EPE - Messages.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

7. Cliquez du bouton droit sur le message TR: EPE - Premier brouillon, choisissez Déplacer, puis cliquez sur EPE - Messages. La conversation disparaît de la Boîte de réception. Astuce Lorsque vous déplacez le dernier message d’une conversation depuis la Boîte de réception, les messages connexes enregistrés dans les autres dossiers disparaissent.

8. Dans le volet de navigation, sous le dossier Boîte de réception, cliquez sur le dossier EPE - Messages. Les messages sont visibles dans le nouveau dossier, en tant que conversation.

9. Développez une fois l’en-tête de conversation. Tous les messages de la conversation sont visibles dans la liste. Les messages qui appartiennent à la conversation, mais qui n’ont pas été déplacés dans le nouveau dossier, sont affichés en gris.

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Après avoir développé l’en-tête de conversation, les messages de la conversation apparaissent dans la liste. NETTOYAGE Conservez le dossier EPE - Messages et son contenu pour les prochains exercices.

Gérer les messages avec les actions rapides Au travers des actions rapides, Outlook 2010 propose une nouvelle fonctionnalité très pratique, puisqu’en cliquant sur un seul bouton elles permettent d’effectuer

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Gérer les messages avec les actions rapides

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plusieurs tâches sur les messages. Vous les trouverez dans la galerie Actions rapides de l’onglet Accueil de n’importe quel dossier de messagerie.

La galerie Actions rapides par défaut. Vous pouvez utiliser les actions rapides prédéfinies ou créer les vôtres pour accomplir jusqu’à douze opérations à la fois. Voici les cinq actions rapides définies par l’installation par défaut d’Outlook : l Déplacer vers. Le message sélectionné est déplacé vers le dossier indiqué

lors de la première utilisation de l’action rapide et il est marqué comme lu. Après avoir précisé le dossier, le nom de l’action rapide est modifié de manière à inclure le nom du dossier. l Au responsable. Le message sélectionné est transféré aux personnes indi-

quées lors de la première utilisation de l’action rapide. Vous pouvez modifier l’action rapide de manière à inclure des destinataires Cc et Cci, un objet de message, un indicateur de suivi, un niveau d’importance et un texte de message. Vous avez également la possibilité d’activer l’envoi automatique du message une minute après avoir cliqué sur la commande d’action rapide. l Message d’équipe. Un message est créé et adressé aux personnes indi-

quées lors de la première utilisation de l’action rapide. Vous pouvez modifier l’action rapide de manière à inclure des destinataires Cc et Cci, un objet de message, un indicateur de suivi, un niveau d’importance et un texte de message. Vous avez également la possibilité d’activer l’envoi automatique du message une minute après avoir cliqué sur la commande d’action rapide. l Terminé. Le message sélectionné est déplacé vers le dossier indiqué lors de

la première utilisation de l’action rapide, il est marqué comme lu et marqué comme terminé afin qu’une coche soit affiché dans la case de l’indicateur de suivi. l Répondre et supprimer. Une réponse à l’expéditeur d’origine du message

est créée et le message d’origine est immédiatement supprimé. Dépannage L’action rapide Répondre et supprimer supprime le message d’origine avant que la réponse ne soit envoyée. Si vous fermez la fenêtre de composition du message de réponse sans l’envoyer, vous ne trouverez plus le message d’origine dans votre Boîte de réception. Pour répondre ensuite au message d’origine, vous devrez commencer par le récupérer depuis le dossier Éléments supprimés.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Vous pouvez changer les noms des actions rapides, modifier, ajouter et supprimer des actions, et préciser le texte de l’info-bulle affichée lorsque le pointeur de souris se trouve au-dessus d’une action rapide dans la galerie. Des raccourcis clavier (Ctrl+Maj+1 à Ctrl+Maj+9) peuvent être attribués à neuf actions rapides. Astuce Créez de nouvelles actions rapides pour simplifier l’exécution de nombreuses opérations de gestion des messages.

Dans l’exercice suivant, vous allez configurer et utiliser une action rapide prédéfinie. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, utilisez le message EPE Planning de la foire commerciale avec lequel vous avez travaillé précédemment dans ce chapitre, ainsi que le dossier EPE - Messages de l’exercice précédent. Si vous n’avez pas créé ces éléments d’exercices, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres messages et dossiers de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception, localisez le message EPE - Planning de la foire commerciale, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans la galerie est Actions rapides de l’onglet Accueil, cliquez sur Déplacer vers : ?. La boîte de dialogue Première installation pour la commande sélectionnée s’ouvre alors.

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Les actions rapides génériques demandent des informations complémentaires lors de leur première utilisation.

2. Cliquez sur la flèche Déplacer vers un dossier et, dans la liste, sélectionnez EPE - Messages. Le contenu Déplacer vers : ? du champ Nom est alors remplacé par EPE Messages.

3. Dans la boîte de dialogue Première installation, cliquez sur Options.

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Gérer les messages avec les actions rapides

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La boîte de dialogue Modifier l’étape rapide s’ouvre.

La commande Déplacer vers propose peu d’options standard. Notez que vous pouvez modifier les actions existantes (Déplacer vers un dossier et Marquer comme lu), ainsi qu’ajouter des actions à l’étape rapide standard.

4. Dans la zone Texte d’info-bulle, sélectionnez le contenu existant et saisissez Déplacer et marquer comme lu.

5. Dans la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide, cliquez sur Enregistrer. Dans la galerie Actions rapides, le nom de l’action est à présent EPE - Messages.

6. Dans la liste des messages, sélectionnez EPE - Planning de la foire commerciale.

7. Dans la galerie Actions rapides, positionnez le pointeur au-dessus de EPE Messages. L’info-bulle que vous avez modifiée s’affiche sous le ruban.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Le texte d’info-bulle d’une action rapide est modifiable.

8. Dans la galerie Actions rapides, cliquez sur EPE - Messages. Le message sélectionné disparaît de la liste des messages.

9. Dans le volet de navigation, sous le dossier Boîte de réception, cliquez sur le dossier EPE - Messages. Le message a été déplacé vers le dossier indiqué.

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Les catégories et l’indicateur de suivi du message déplacé sont conservés. NETTOYAGE Conservez le dossier EPE - Messages et son contenu pour les prochains exercices.

Localiser rapidement des messages La fonction de recherche d’Outlook se fonde sur la technologie Windows Search intégrée à Windows 7 et à Windows Vista Service Pack 2. Cette technologie permet de rechercher sur votre ordinateur n’importe quel fichier qui contient un terme précis, que ce soit dans le nom d’un fichier ou d’un dossier, dans le contenu d’un document, dans un message électronique Outlook, dans les pièces jointes d’un message, dans un fichier image, audio ou vidéo, etc. Si vous le souhaitez,

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Localiser rapidement des messages

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vous pouvez même effectuer vos recherches Outlook depuis le menu Démarrer de Windows. La fonction de recherche permet de rechercher des termes précis dans n’importe quel élément Outlook. Bien qu’elle puisse être employée dans les modules Calendrier, Contacts, Tâches et Notes, vous l’exploiterez essentiellement pour localiser des messages dans votre Boîte de réception et les autres dossiers de messages. À mesure que vous définissez le critère de recherche dans le champ Rechercher placé au-dessus du volet de contenu des modules, Outlook filtre tous les éléments de manière à montrer uniquement ceux qui contiennent le terme recherché et surligne ce terme dans la liste des résultats. Si le terme recherché conduit à un grand nombre de résultats, seuls les deux cents premiers sont affichés et une barre d’information apparaît dans le volet des résultats de la recherche.

Excepté sur demande explicite, seuls les 200 premiers résultats sont affichés. Vous pouvez afficher tous les résultats du terme recherché en cliquant sur la barre de message ou affiner les résultats en développant le terme recherché ou en spécifiant un autre critère de recherche, comme l’expéditeur, le destinataire (que le message vous ait été adressé ou qu’il s’agisse d’une copie), la catégorie affectée à l’élément, la présence de pièces jointes, etc. Outlook 2010 propose le nouvel onglet contextuel Recherche. Il apparaît lorsque vous activez le champ Rechercher de n’importe quel module Outlook. Saisissez des termes dans ce champ, puis affinez votre recherche à l’aide des commandes de l’onglet contextuel Recherche.

L’onglet Recherche apparaît lorsque le champ Rechercher est activé ou lorsque le contenu d’un dossier de messages est filtré. Les commandes de l’onglet Recherche permettent de fixer l’étendue de la recherche et d’en définir plus précisément les contraintes. Vous pouvez également revenir aux résultats des recherches précédentes.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Voir aussi Pour de plus amples informations sur les caractéristiques de la recherche sous Windows 7, consultez l’ouvrage Windows 7 Étape par Étape de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009).

Les boutons disponibles dans les groupes Étendue et Affiner varient selon le type de dossier dans lequel s’effectue la recherche. Le groupe Étendue propose toujours les options Dossier actuel, Tous les sous-dossiers, Tous les éléments Outlook et Tous les éléments du type courant. Celles du groupe Affiner changent pour refléter les propriétés communes du type d’éléments enregistrés dans le dossier actuel. Les propriétés les plus courantes sont affichées sous forme de boutons, tandis que les propriétés complémentaires sont accessibles depuis la liste Plus.

Openmirrors.com La recherche d’un élément peut se fonder sur n’importe quelle propriété. Lorsque vous cliquez sur un bouton du groupe Affiner ou sur une propriété de la liste Plus, la propriété correspondante apparaît dans le champ Rechercher et un paramètre vous permet de préciser la valeur que vous recherchez. À mesure que vous définissez le critère de recherche, Outlook retire tous les messages qui ne correspondent pas, simplifiant la localisation de l’élément recherché. De surcroît, Outlook n’effectue pas uniquement la recherche dans le contenu de l’en-tête et du message, mais également dans les pièces jointes. Ainsi, si le terme recherché se trouve dans un document Word joint à un message, ce dernier sera inclus dans les résultats de recherche. Astuce Si votre entreprise utilise les dossiers publics (une fonctionnalité d’Exchange), vous pouvez vous servir des mêmes outils pour y effectuer des recherches, mais leur contenu ne sera pas filtré instantanément. Vous devez appuyer sur la touche Entrée ou cliquer sur le bouton Rechercher pour obtenir les résultats.

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Localiser rapidement des messages

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Utiliser les dossiers de recherche Un dossier de recherche affiche tous les messages de la boîte aux lettres qui correspondent à un ensemble spécifique de critères, quel que soit le dossier dans lequel se trouvent les messages. Lorsque vous créez un dossier de recherche, il s’intègre à votre boîte aux lettres et demeure à jour. Le module Dossiers de recherche se trouve dans le panneau de navigation, sous votre boîte aux lettres de premier niveau, au même niveau que la Boîte de réception. Outlook 2010 ne comprend aucun dossier de recherche standard. Pour accéder rapidement aux messages qui correspondent à un ensemble précis de critères, créez votre propre dossier de recherche de la manière suivante :

1. Affichez un dossier de messagerie. 2. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Dossier, cliquez sur Nouveau dossier de recherche. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Maj+Z pour créer un dossier de recherche.

La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche s’ouvre.

Les dossiers de recherche sont de type Lecture du courrier en cours, Courrier électronique de Personnes et listes, Organisation du courrier et Personnalisé.

3. Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche, choisissez le type de dossier de recherche souhaité et cliquez sur OK.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Vous pouvez choisir l’une des options standard proposées ou cliquer sur Créer un dossier de recherche personnalisé pour définir d’autres options de recherche. Pour modifier le contenu d’un dossier de recherche existant, cliquez du bouton droit sur ce dossier et choisissez Personnaliser ce dossier de recherche. Outlook se charge automatiquement de garder à jour le contenu d’un dossier de recherche. Les noms des dossiers contenant des éléments non lus sont en gras, suivi du nombre d’éléments non lus entre parenthèses. Les noms des dossiers contenant des éléments marqués en vue de leur suivi sont en gras, avec le nombre d’éléments marqués indiqué entre crochets. Les noms des dossiers dont le contenu n’est pas actualisé sont en italique. Pour actualiser un dossier de recherche, cliquez sur son nom. Chaque message de la boîte aux lettres est stocké dans un seul dossier (comme la Boîte de réception), mais peut apparaître dans plusieurs dossiers de recherche. La modification ou la suppression d’un message dans un dossier de recherche modifie ou supprime le message du dossier dans lequel il était stocké. Dans l’exercice suivant, vous allez utiliser la fonctionnalité de recherche pour localiser un message précis dans votre Boîte de réception.

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CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, utilisez les messages EPE - Premier brouillon, RE: EPE - Premier brouillon, TR: EPE - Premier brouillon et EPE - Planning de la foire commerciale avec lesquels vous avez travaillé précédemment dans ce chapitre, ainsi que le dossier EPE - Messages. Si vous n’avez pas créé ces éléments d’exercices, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres messages et dossiers de votre Boîte de réception. Affichez votre Boîte de réception et le volet de lecture, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le champ Rechercher placé au début de la liste des messages, saisissezle. Raccourci clavier Appuyez sur F3 ou Ctrl+E pour placer le curseur dans le champ Rechercher.

Dès le début de la saisie, l’onglet contextuel Recherche est ajouté au ruban et des options pour affiner votre recherche s’affichent sous le champ Rechercher

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Localiser rapidement des messages

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Le choix d’une option autre que Mot clé insère le critère de recherche alternatif (et le terme) dans le champ Rechercher. Outlook filtre les messages de la Boîte de réception pour ne retenir que ceux qui contiennent le mot « le » et surligne toutes les occurrences de ce terme dans la liste des messages et le message actif.

Les résultats de la recherche initiale comprennent uniquement les messages du dossier Boîte de réception, non ceux qui se trouvent dans ses sous-dossiers ou dans les autres dossiers de messagerie. Dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre de programme, la barre d’état indique le nombre de messages présents dans les résultats de la recherche.

2. Dans le groupe Affiner de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Objet. Outlook ajoute le critère objet dans le champ Rechercher et vous invite à préciser les mots clés que doit contenir le champ objet de tous les résultats de la recherche.

Le paramètre modifiable est à remplacer par les mots qui doivent se trouver dans le champ objet.

3. Alors que « mots clés » est surligné, saisissez EPE. Outlook actualise instantanément les résultats de la recherche pour afficher uniquement les messages de la Boîte de réception qui contiennent le mot « le » et dont le champ objet contient « EPE ».

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Avec les messages des exercices de cet ouvrage, il est probable que la recherche actuelle ne retourne aucun résultat.

4. Dans le groupe Étendue de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Tous les sous-dossiers. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Alt+Z pour étendre la recherche à tous les sous-dossiers. Appuyez sur Ctrl+Alt+A pour l’étendre à tous les éléments du type actuel.

La conversation EPE - Premier brouillon et le message EPE - Planning de la foire commerciale, que vous avez déplacés dans le sous-dossier EPE - Messages au cours de l’exercice précédent, doivent apparaître dans les résultats de la recherche.

5. Dans l’en-tête de la liste des messages, cliquez sur la barre Organiser par, puis sur Dossier.

Openmirrors.com Les résultats de la recherche sont modifiés de manière à refléter la nouvelle organisation.

Le regroupement par dossier des résultats d’une recherche qui inclut tous les sous-dossiers peut faciliter la localisation des messages.

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Supprimer des messages

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6. Dans le groupe Options, cliquez sur le bouton Recherches récentes. Vos recherches récentes sont enregistrées afin que vous puissiez réutiliser une même recherche à un autre moment.

En sélectionnant un précédent ensemble de critères de recherche, cette recherche est à nouveau exécutée sur les éléments actuels.

7. Entraînez-vous à localiser des informations en spécifiant des critères. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer la recherche pour retirer le filtre et afficher de nouveau la liste des messages de la Boîte de réception. Raccourci clavier Appuyez sur Échap pour effacer les résultats de la recherche.

NETTOYAGE Conservez le dossier EPE - Messages et son contenu pour les prochains exercices.

Supprimer des messages Lorsque vous supprimez un message, un enregistrement de contact ou tout autre élément, Outlook le place temporairement dans le dossier Éléments supprimés de votre boîte aux lettres. Vous pouvez ouvrir ce dossier dans le volet de navigation, afficher les éléments supprimés non vidés et restaurer des éléments (annuler la suppression) en les déplaçant vers d’autres dossiers. Raccourci clavier Appuyez sur Maj+Suppr pour supprimer de manière permanente un message sans qu’il soit tout d’abord déplacé dans le dossier Éléments supprimés.

Par défaut, Outlook ne supprime pas de manière définitive les éléments, mais attend que vous vidiez le dossier Éléments supprimés. Vous pouvez purger ce dossier manuellement ou automatiquement, ou en supprimer de manière permanente des éléments individuels. Voici comment supprimer définitivement un élément :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier Éléments supprimés pour en afficher le contenu.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

2. Dans la liste des éléments supprimés, cliquez sur le ou les éléments à supprimer.

3. Dans le groupe Supprimer de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer (ou appuyez sur la touche Suppr).

4. Dans la boîte de message Microsoft Office Outlook qui vous demande de confirmer la suppression définitive des éléments sélectionnés, cliquez sur Oui. Pour vider manuellement le dossier Éléments supprimés, procédez de la manière suivante : l Dans le volet de navigation, cliquez du bouton droit sur le dossier Éléments

supprimés et choisissez Vider le dossier. Pour vider automatiquement le dossier Éléments supprimés chaque fois que vous quittez Outlook :

1. Passez en mode Backstage et choisissez Options. 2. Dans la rubrique Démarrage et fermeture d’Outlook de la page Options avancées de la boîte de dialogue Options Outlook, cochez la case Vider les dossiers Éléments supprimés à la fermeture d’Outlook. Cliquez sur OK.

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Créer des règles de traitement des messages Outlook est capable d’évaluer les messages entrants et sortants et de prendre des décisions quant à l’action à effectuer en fonction d’instructions appelées règles. Vous créez des règles fondées sur différents critères, comme l’expéditeur du message, ses destinataires, son contenu, ses pièces jointes et son importance. Outlook déplace, copie, supprime, transfère, redirige, répond à ou traite automatiquement d’une manière ou d’une autre les messages en fonction de ces critères. Il existe un large choix de règles standard, mais rien ne vous empêche de créer les vôtres. Si vous possédez un compte Exchange, vous pouvez configurer des règles qui s’appliquent aux messages dès leur réception ou leur traitement par le serveur Exchange et, en configurant une réponse automatique, définir des règles qui s’appliquent uniquement lorsque vous êtes indisponible. Que vous disposiez ou non d’un compte Exchange, vous pouvez créer des règles client qui s’appliquent aux messages stockés sur votre ordinateur. Astuce Il n’est pas possible d’utiliser les règles Outlook pour filtrer les messages envoyés à un compte de messagerie Internet.

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Créer des règles de traitement des messages

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Dans l’exercice suivant, vous allez créer une règle pour traiter les messages entrants qui répondent à un critère précis. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du dossier EPE - Messages. Si vous n’avez pas créé ce dossier, faites-le à présent ou utilisez des messages de votre boîte de réception en adaptant les critères. Affichez votre Boîte de réception Outlook, puis suivez les étapes indiquées.

1. Sur la page Informations du mode Backstage, cliquez sur le bouton Gérer les règles et les alertes. La boîte de dialogue Règles et alertes s’ouvre sur l’onglet Règles du courrier électronique.

L’entreprise peut avoir défini des règles serveur qui ne sont pas affichées dans cette boîte de dialogue.

2. Dans l’onglet Règles du courrier électronique, cliquez sur Nouvelle règle. L’assistant Gestion des messages démarre.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

L’assistant déroule la procédure de création d’une règle.

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La règle peut se fonder sur l’un des neuf modèles proposés par Outlook ou vous pouvez créer une règle vierge pour les messages entrants et sortants.

3. Dans la section Sélectionnez un modèle, cliquez sur chacun des modèles des listes Rester organisé et Rester à jour. Les actions et les critères associés à la règle sélectionnée apparaissent dans la section Modifiez la description de la règle. Astuce Le nom de la grande section commence par Étape 1, qui est conservé au début du nom alors que l’assistant avance dans les étapes de la procédure. Nous faisons donc référence à la section par le nom descriptif qui suit ce préfixe.

4. Dans la liste Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois. Cette information de base apparaît dans la section Étape 2.

5. Dans l’assistant Gestion des messages, cliquez sur Suivant. La section Étape 1 change pour afficher une liste des conditions que vous pouvez appliquer aux messages entrants.

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Créer des règles de traitement des messages

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6. Faites défiler la liste de la section Sélectionnez une ou des conditions pour connaître les conditions que vous pouvez appliquer. Cochez la case en regard de contenant des mots spécifiques dans l’objet. Outlook actualise la section Modifiez la description de la règle pour y inclure le critère sélectionné. Spécifiez autant de critères que nécessaire.

Outlook appliquera la règle terminée aux messages entrants qui satisfont les critères choisis.

7. Dans la section Modifiez la description de la règle, cliquez sur les termes soulignés des mots spécifiques. La boîte de dialogue Rechercher le texte s’affiche.

8. Dans le champ Spécifier un mot/une expression à rechercher dans l’objet, saisissez EPE, puis cliquez sur Ajouter. Le terme saisi est placé entre guillemets et placé dans le champ Rechercher la liste.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

La règle sera appliquée aux messages dont l’objet comprend les termes de recherche indiqués.

9. Dans la boîte de dialogue Rechercher le texte, cliquez sur OK. Dans l’assistant Gestion des messages, cliquez sur Suivant. La section Étape 1 affiche à présent la liste des actions que vous pouvez réaliser sur les messages entrants.

10. Faites défiler la liste Sélectionnez une ou des actions pour voir les actions qu’Outlook peut entreprendre sur les éléments entrants qui répondent aux critères définis. Cochez la case déplacer une copie dans le dossier spécifié et, dans la section Modifiez la description de la règle, cliquez sur le mot souligné spécifié.

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La boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche et présente les dossiers de votre boîte aux lettres.

La boîte de dialogue propose de choisir un dossier existant ou d’en créer un nouveau.

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Créer des règles de traitement des messages

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11. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Développer en regard de la Boîte de réception, sélectionnez le dossier EPE - Messages, puis cliquez sur OK. Dépannage Si le dossier EPE - Messages n’existe pas, créez-le à présent. Dans la liste Sélectionner un dossier, choisissez Boîte de réception, cliquez sur Nouveau, saisissez EPE - Messages dans le champ Nom de la boîte de dialogue Créer un dossier, puis cliquez sur OK.

12. Dans l’assistant Gestion des messages, cliquez sur Suivant. La section Étape 1 affiche la liste des exceptions qui feront qu’Outlook n’appliquera pas la règle aux messages qui répondent aux conditions définies.

Les exceptions spécifiées sur cette page sont prioritaires sur les conditions définies précédemment.

13. Dans l’assistant Gestion des messages, sans sélectionner une exception, cliquez sur Suivant. La dernière page de l’assistant récapitule les paramètres de la règle EPE.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Les actions et les critères définis peuvent être vérifiés une dernière fois.

Openmirrors.com 14. Cochez la case Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception » et cliquez sur Terminer. Outlook enregistre la règle dans la boîte de dialogue Règles et alertes et l’exécute sur le contenu de la Boîte de réception.

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Créer des règles de traitement des messages

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Toutes les règles créées apparaissent dans cette liste, qu’elles soient ou non actives. La case cochée à gauche du nom de la règle indique que cette règle est active et qu’Outlook l’appliquera à tous les messages entrants.

15. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur OK. 16. Activez l’onglet Accueil. Dans le groupe Nouveau, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique. Une nouvelle fenêtre de composition d’un message s’ouvre.

17. Dans le champ À, saisissez votre adresse de messagerie. Dans la zone Objet, saisissez EPE - Test d’alerte 1. Dans le corps du message, saisissez Ceci est un test. Cliquez sur le bouton Envoyer.

18. Lorsque le message arrive dans votre Boîte de réception, Outlook lui applique la règle EPE et le déplace automatiquement dans le dossier EPE - Messages.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Le message EPE - Test d’alerte 1 a été déplacé depuis la Boîte de réception vers le dossier précisé. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre duOpenmirrors.com programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

NETTOYAGE Conservez le dossier EPE - Messages et son contenu pour les exercices ultérieurs.

Bloquer le courrier indésirable Outlook propose plusieurs niveaux de protection contre les courriers indésirables (également appelés spam), autrement dit les publicités non sollicitées, parfois accompagnées de pièces jointes dangereuses qui peuvent inonder votre Boîte de réception si votre adresse de messagerie parvient aux mains de revendeurs de listes de diffusion peu scrupuleux. Lorsqu’il est activé, le filtre Courrier indésirable place les messages suspects dans un dossier spécial ou les supprime. Vous pouvez définir la liste des adresses ou des domaines de messagerie qu’Outlook doit considérer comme indésirables, ainsi qu’une liste qui ne doit jamais être considérée comme telle.

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Bloquer le courrier indésirable

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Outlook vous protège également contre l’hameçonnage (phishing), une escroquerie basée sur l’usurpation d’identité, largement répandue et dangereuse. Les messages d’hameçonnage contiennent des liens vers des sites d’hameçonnage qui prétendent représenter des entités connues et de confiance, comme des sites bancaires ou de e-commerce qui possèdent probablement vos informations personnelles dans un fichier. Les messages vous demandent « d’actualiser » vos informations personnelles via le lien fourni. Si vous le faites, vous fournissez en réalité ces informations (numéro de sécurité sociale, numéro de compte bancaire, mots de passe, numéro de carte de crédit et autres informations confidentielles) à des escrocs qui vendent ou exploitent ces informations pour leur profit personnel. Par le passé, vous n’étiez en danger que si vous soumettiez ces informations par l’entremise du site d’hameçonnage, mais ces sites sont de plus en plus élaborés et hébergent souvent des logiciels d’enregistrement des frappes de touches. Vous pouvez infecter votre ordinateur simplement en visitant le site : il est indispensable de se protéger contre ce type de menaces. Voir aussi Windows Internet Explorer 8 s’accompagne d’une protection contre les sites d’hameçonnage. Pour de plus amples informations, consultez l’ouvrage Windows 7 Étape par Étape de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009).

Gérer les messages non sollicités Par défaut, lorsque Outlook reçoit un message qu’il juge non sollicité ou d’hameçonnage, il le place non pas dans votre Boîte de réception mais dans le dossier Courrier indésirable associé à votre compte. Chaque compte auquel Outlook se connecte possède son propre dossier Courrier indésirable. Vous n’êtes pas averti lorsqu’un ou plusieurs messages ont été redirigés vers le dossier Courrier indésirable. Si vous ne semblez pas avoir reçu un message de l’un de vos correspondants, vérifiez dans le dossier Courrier indésirable. Il est fort possible qu’il s’y trouve. Pour afficher le contenu du dossier Courrier indésirable, cliquez dessus dans la liste des dossiers de votre compte présentée par le volet de navigation. Lorsque ce dossier contient un ou plusieurs messages, son nom est affiché en gras et leur nombre est placé entre parenthèses après le nom. Ce fonctionnement est comparable à celui de la Boîte de réception lorsqu’elle contient des messages non lus, mais, dans ce cas, l’affichage en gras n’est pas lié au statut de lecture du message.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Le gras indique que le dossier Courrier indésirable contient un ou plusieurs messages. Lorsque vous ouvrez un message du dossier Courrier indésirable, Outlook conOpenmirrors.com verti son contenu en texte brut et désactive tous liens ou contenus actifs présents dans le message. L’en-tête du message fournit des informations précises sur l’état du message. Les messages jugés indésirables ont une barre d’information orange, tandis que les messages suspectés d’hameçonnage ont une barre d’information rose.

Outlook désactive les fonctionnalités lorsqu’il estime qu’un message est indésirable.

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Bloquer le courrier indésirable

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Les images distantes (celles qui ne sont pas incorporées dans le message mais affichées à partir d’emplacements Internet – parfois appelées mouchards web) présentes dans le message sont converties en URL afin que vous puissiez connaître leur origine. Bien que les commandes de réponse soient actives dans le ruban, vous ne pouvez pas répondre à un message enregistré dans le dossier Courrier indésirable. Vous devez commencer par le déplacer dans la Boîte de réception ou un autre dossier. En revanche, vous pouvez transférer un message directement depuis le dossier Courrier indésirable, par exemple pour l’envoyer à une autre personne qui sera chargée de vérifier sa validité. Le message transféré sera sous forme de texte brut, non dans le format du message d’origine. Les messages du dossier Courrier indésirable peuvent être supprimés ou vous pouvez indiquer à Outlook comment le filtre de courrier indésirable doit se comporter pour prendre en charge les futurs messages du même acabit. Pour traiter un message depuis le volet Courrier du dossier Courrier indésirable, procédez de la manière suivante :

1. Dans le volet Courrier, sélectionnez le message à traiter. 2. Dans le groupe Supprimer de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. La liste Courrier indésirable qui s’affiche présente les possibilités de traitement du message.

Il est possible de configurer Outlook pour qu’il bloque ou autorise des expéditeurs précis.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

3. Cliquez sur l’une des quatre premières options pour bloquer l’expéditeur ou pour ajouter l’expéditeur, son domaine ou le groupe de destinataires à votre liste Expéditeurs approuvés ou Destinataires approuvés. Le choix d’une option ne retire pas le message du dossier Courrier indésirable.

4. Pour déplacer le message vers votre Boîte de réception, cliquez sur Ceci n’est pas indésirable. La boîte de dialogue Marquer comme légitime s’ouvre.

L’aspect de la boîte deOpenmirrors.com dialogue varie selon la configuration du compte de messagerie Outlook.

5. Si vous ne souhaitez pas déplacer le message vers la Boîte de réception, cliquez sur le bouton Fermer de la boîte de dialogue. Sinon, cochez une ou les deux cases d’approbation, puis cliquez sur OK. m Lorsque la case Toujours approuver le courrier en provenance de est

cochée, l’expéditeur du message est ajouté à votre liste Expéditeurs approuvés. m Lorsqu’une case de la liste Toujours approuver le courrier envoyé aux

adresses suivantes est cochée, le destinataire du message est ajouté à votre liste Destinataires approuvés. Pour traiter un message ouvert, dans le groupe Supprimer de l’onglet Message de la fenêtre de lecture du message, cliquez sur le bouton Courrier indésirable, puis choisissez l’option appropriée.

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Bloquer le courrier indésirable

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Configurer les options du courrier indésirable La boîte de dialogue Options du courrier indésirable permet de configurer les paramètres de traitement du courrier indésirable. Pour ouvrir cette boîte de dialogue, choisissez Options du courrier indésirable dans la liste du bouton Courrier indésirable. Chaque compte auquel Outlook se connecte possède ses propres paramètres de traitement. Le compte en cours de configuration est indiqué dans la barre de titre de la boîte de dialogue. La boîte de dialogue Options du courrier indésirable présente cinq onglets : l Le niveau de protection se définit depuis l’onglet Options. Si aucun autre fil-

tre n’est en place, comme ceux que votre entreprise pourrait fournir, choisissez la protection Élevée ; sinon, optez pour Faible.

L’onglet Options de la boîte de dialogue Options du courrier indésirable. Si vous souhaitez qu’Outlook supprime automatiquement les messages suspects, cochez la case Supprimer définitivement le courrier soupçonné d’être indésirable au lieu de le transférer vers le dossier Courrier indésirable. Si

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

vous avez fixé le niveau de protection à Élevée ou à Listes approuvées uniquement, ne cochez pas cette case. En effet, avec ces niveaux, il est probable que le filtre de courrier indésirable intercepte des messages valides que vous ne voulez pas supprimer. Notez que la case Désactiver les liens et les autres fonctionnalités dans les messages frauduleux de type phishing est cochée par défaut. À moins que vous n’ayez une grande confiance dans un autre système de protection en place, laissez-la cochée. l Dans l’onglet Expéditeurs approuvés, vous avez la possibilité d’ajouter des

adresses de messagerie à votre liste des expéditeurs de confiance (par exemple [email protected]) ou d’ajouter uniquement un domaine (par exemple @contoso.com) pour indiquer que les messages envoyés par quiconque depuis ce domaine sont approuvés.

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L’onglet Expéditeurs approuvés de la boîte de dialogue Options du courrier indésirable.

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Bloquer le courrier indésirable

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Si vous voulez être certain que les messages provenant de vos contacts ne soient pas automatiquement déplacés vers le dossier Courrier indésirable, cochez les cases Approuver également le courrier en provenance de mes Contacts et Ajouter automatiquement les personnes auxquelles j’envoie un courrier électronique à la liste des expéditeurs approuvés. l Dans l’onglet Destinataires approuvés, ajoutez les listes de distribution ou de

diffusion auxquelles vous êtes abonné pour que les messages qui vous sont envoyés au travers de ces listes ne soient jamais considérés comme indésirables.

L’onglet Destinataires approuvés de la boîte de dialogue Options du courrier indésirable. l Dans l’onglet Expéditeurs bloqués, vous pouvez ajouter manuellement des

adresses de messagerie et des noms de domaines à la liste des expéditeurs bloqués. Outlook les ajoutera à votre place lorsque vous indiquerez qu’un message reçu est indésirable.

L’onglet Expéditeurs bloqués de la boîte de dialogue Options du courrier indésirable.

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Chapitre 7 Gérer la Boîte de réception

Astuce Pour ajouter l’expéditeur ou le destinataire d’un message à l’une des listes de gestion du courrier indésirable, cliquez du bouton droit sur le message dans la Boîte de réception ou dans un autre dossier de messagerie, choisissez Courrier indésirable, puis cliquez sur Bloquer l’expéditeur, Ne jamais bloquer l’expéditeur, Ne jamais bloquer le domaine de l’expéditeur ou Ceci n’est pas indésirable. l L’onglet International permet de bloquer tous les messages qui proviennent

d’un certain pays, d’un domaine de niveau supérieur ou qui contiennent du texte codé dans une certaine langue.

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L’onglet International de la boîte de dialogue Options du courrier indésirable. l Cliquez sur le bouton Liste des domaines de niveau supérieur bloqués pour

connaître les domaines que vous pouvez bloquer. Cliquez sur le bouton Liste des codages bloqués pour consulter la liste des langues que vous pouvez bloquer.

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En résumé

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Il est possible de bloquer les messages provenant de certains pays ou rédigés dans certaines langues.

En résumé l Servez-vous de la fonction de recherche pour filtrer et localiser les messages

de votre boîte aux lettres. l Groupez et triez les messages par expéditeur, heure, objet, taille, catégorie

ou tout autre champ. l Affectez des catégories de couleurs aux messages, puis groupez-les et triez-

les par catégorie de couleur. Servez-vous des catégories par défaut d’Outlook ou créez vos propres catégories en fonction de vos besoins. l Enregistrez diverses informations sous forme de notes électroniques. Vous

pouvez ensuite les classer, effectuer des recherches, afficher, trier et envoyer des notes à d’autres personnes. l Créez des dossiers pour organiser votre courrier et déplacez les éléments

entre dossiers manuellement ou automatiquement. l Lorsqu’un message ou un autre élément Outlook est supprimé, il est en réa-

lité déplacé dans le dossier Éléments supprimés et n’est supprimé définitivement qu’au moment où vous videz ce dossier. l Vous pouvez configurer des règles afin qu’Outlook évalue et traite les mes-

sages conformément aux critères définis. l Les filtres intégrés bloquent les messages indésirables ou malveillants qui se

conforment à des schémas de spam ou qui hébergent du contenu actif.

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Coup d’œil sur le chapitre Localiser rapidement des informations relatives aux contacts, page 276

Créer d’autres carnets d’adresse page 252

Importer et exporter des enregistrements de contacts, page 258

Openmirrors.com

Créer des groupes de contacts, page 269

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Gérer la liste de contacts Au sommaire de ce chapitre : 4 Créer d’autres carnets d’adresses. 4 Importer et exporter des enregistrements de contacts. 4 Créer des groupes de contacts. 4 Localiser rapidement des informations relatives aux contacts.

Si vous enregistrez régulièrement des informations relatives à vos contacts professionnels et personnels dans Microsoft Outlook, vous allez rapidement accumuler un grand nombre d’enregistrements de contacts. Pour des communications efficaces, il est important de les organiser et de pouvoir localiser rapidement les informations relatives à un contact précis. Plus le nombre de personnes avec lesquelles vous interagissez quotidiennement est élevé, plus il est important que votre liste de contacts reste organisée. Pour simplifier les échanges avec un ensemble de contacts, créez des groupes de contacts, auxquels vous pouvez envoyer des messages comme s’ils étaient des contacts individuels. Vous pouvez également créer des carnets d’adresses spécifiques et les utiliser pour enregistrer certains contacts, qui seront ainsi plus faciles à retrouver ensuite. Pour ajouter des enregistrements de contacts à un carnet d’adresses personnel, déplacez des enregistrements déjà présents dans Outlook ou importez des enregistrements à partir d’un autre programme ou fichier. La fonction de recherche d’Outlook 2010 simplifie la localisation d’un enregistrement de contact précis, que ce soit à partir de son contenu ou de ses attributs, comme la catégorie à laquelle il est affecté. Pour chaque enregistrement de contact, vous pouvez faire en sorte que les informations les plus importantes soient facilement visibles en les affichant sur la carte de visite de l’enregistrement. Vous pouvez également y afficher des images, comme des photographies ou des logos d’entreprise, de manière à disposer d’informations complémentaires lors de la consultation des contacts dans l’affichage par défaut Carte de visite. Dans ce chapitre, vous allez commencer par placer dans un carnet d’adresses séparé les enregistrements de contacts relatifs à cet ouvrage. Vous importerez des

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

enregistrements de contacts dans ce carnet d’adresses personnel, puis vous en exporterez un sous-ensemble. Vous créerez un groupe de contacts et apprendrez à envoyer un message à un sous-ensemble de ce groupe. Vous localiserez des enregistrements de contacts en employant la fonction de recherche et les commandes disponibles dans le nouvel onglet contextuel Recherche. Fichiers d’exercices Pour réaliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier sur votre ordinateur les fichiers fournis avec l’ouvrage et présents dans le dossier Chapitre08. Les exercices de ce chapitre se fondent également sur les éléments Outlook créés dans les chapitres précédents. Si un exercice requiert un élément absent, terminez l’exercice correspondant avant de poursuivre ou remplacez-le par un élément comparable de votre cru. La liste complète des fichiers d’exercices est donnée à la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage.

Créer d’autres carnets d’adresses Bien qu’il soit possible de suivre tous vos contacts, professionnels et personnels, à partir du carnet d’adresses de votre compte de messagerie par défaut, il sera sans doute plus utile de créer un carnet d’adresses distinct pour un groupe de personnes spécifique. Vous pouvez, par exemple, créer un carnet d’adresses pour vos clients, vos connaissances, les membres d’un club, vos voisins, les parents et les enseignants de l’école de vos enfants, vos partenaires sportifs, etc.

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Pour créer un carnet d’adresses supplémentaire, vous créez un dossier défini comme contenant des éléments contacts (un dossier de contacts). Vous pouvez déplacer et copier des enregistrements de contacts entre les différents carnets d’adresses de votre configuration Outlook. À l’instar des autres dossiers, un dossier de contacts peut être partagé avec les autres utilisateurs Outlook de votre réseau ou exporté pour distribution à d’autres personnes. Contrairement au module Calendrier, qui permet de consulter plusieurs calendriers, le module Contacts n’autorise l’affichage que d’un seul carnet d’adresses à la fois. Si vous disposez de plusieurs carnets d’adresses, passez de l’un à l’autre en faisant votre choix dans la liste affichée par le volet de navigation des modules Contacts ou Courrier Astuce Lors de la recherche d’un enregistrement de contacts précis, vous pouvez effectuer cette recherche dans un seul carnet d’adresses ou dans tous les carnets d’adresses définis dans Outlook, y compris la liste d’adresses globale de votre entreprise, si elle existe. Pour de plus amples informations, consultez la section « Localiser rapidement des informations relatives aux contacts » plus loin dans ce chapitre.

Dans l’exercice suivant, vous allez créer un carnet d’adresses et y déplacer des enregistrements de contacts existants.

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Créer d’autres carnets d’adresses

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CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin des enregistrements de contacts Nancy Anderson, Andrew Davis, Sara Davis, Andrea Dunker et Idan Rubin que vous avez créés au chapitre 4, « Gérer les contacts ». Si vous n’avez pas défini ces contacts, faites-le à présent ou remplacez-les par d’autres contacts de votre carnet d’adresses. Ouvrez le module Contacts, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier. La boîte de dialogue Créer un dossier apparaît. Puisqu’elle a été ouverte à partir du module Contacts, elle est automatiquement configurée de manière à créer le nouveau dossier dans votre dossier Contacts par défaut et pour y enregistrer des éléments Contact.

Création d’un carnet d’adresses en tant que sous-dossier du dossier Contacts par défaut.

2. Dans le champ Nom, saisissez EPE - Contacts. Astuce Le nom de ce dossier commence par EPE pour vous permettre de le différencier des autres dossiers de votre boîte aux lettres.

3. Cliquez sur la flèche Contenu du dossier et notez les différents types de dossiers que vous pouvez créer. Puisque vous créez ce dossier dans le module Contacts, Éléments Contact est sélectionné par défaut. Vous pouvez cependant créer n’importe quel type de dossier à partir de tous les modules.

4. Dans la liste Contenu du dossier, choisissez Éléments Contact pour fermer la liste en conservant le type d’élément sélectionné.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

5. Dans la liste Sélectionner l’emplacement de ce dossier, cliquez sur votre nom de compte (ou boîte aux lettres, selon la configuration de votre compte). Le nouveau dossier se trouvera ainsi au même niveau que votre Boîte de réception dans la structure des dossiers.

Un dossier de contacts peut être créé à n’importe quel niveau de la structure de dossiers existante.

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6. Dans la boîte de dialogue Créer un dossier, cliquez sur OK. Le carnet d’adresses EPE - Contacts apparaît dans la liste Mes contacts, en partie supérieure du volet de navigation du module Contacts

Le volet de navigation du module Contacts recense tous les dossiers de contacts disponibles dans Outlook.

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Créer d’autres carnets d’adresses

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7. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Courrier pour afficher votre Boîte de réception. Le dossier EPE - Contacts n’est pas visible dans le volet de navigation, qui présente pour le moment la liste de tous les Éléments Courrier.

8. Dans la partie inférieure du volet de navigation, cliquez sur le bouton Liste des dossiers. Le contenu du volet de navigation est développé pour afficher tous les dossiers définis dans votre configuration Outlook et non pas uniquement ceux qui contiennent des éléments Courrier. Le dossier EPE - Contacts apparaît sous le dossier Dossiers de recherche.

Une icône de carte de contact placée en regard du nom du dossier indique qu’il s’agit d’un dossier de contacts.

9. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier EPE - Contacts. Le contenu du volet de navigation ne change pas, mais le carnet d’adresses EPE - Contacts actuellement vide apparaît dans le volet de lecture et le ruban affiche les onglets propres au module Contacts.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Les fonctionnalités disponibles avec le carnet d’adresses principal, comme la barre alphabétique, le sont également avec les carnets d’adresses personnels.

10. En bas du volet de navigation, cliquez sur le bouton Contacts. Le module Contacts s’ouvre, le carnet d’adresses EPE - Contacts étant toujours affiché. Le volet de navigation facilite l’accès à vos différents carnets d’adresses.

11. Dans la liste Mes contacts, cliquez sur Contacts de manière à afficher votre carnet d’adresses par défaut. Il contient les cinq enregistrements de contacts créés au chapitre 4, «Openmirrors.com Gérer les contacts ».

12. Dans le volet Contacts, sélectionnez l’enregistrement Nancy Anderson. 13. Faites glisser l’enregistrement de contact sélectionné depuis le volet Contacts vers le carnet d’adresses EPE - Contacts présent dans le volet de navigation. L’enregistrement de contacts sélectionné disparaît du volet Contacts. Astuce Pour copier un enregistrement de contact au lieu de le déplacer, cliquez du bouton droit sur l’enregistrement et faites-le glisser vers le carnet d’adresses souhaité. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, choisissez Copier dans le menu contextuel.

14. Dans le volet Contacts, sélectionnez l’enregistrement Andrew Davis. 15. Dans le groupe Actions de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Déplacer. La liste Déplacer affiche vos dossiers Outlook personnels et standard.

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Créer d’autres carnets d’adresses

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Il est possible de sélectionner et de manipuler plusieurs enregistrements de contacts à la fois.

16. Dans la liste Déplacer, cliquez sur EPE - Contacts. L’enregistrement de contact sélectionné disparaît du volet Contacts.

17. Dans le volet Contacts, sélectionnez l’enregistrement Sara Davis. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez ensuite sur les enregistrements de contacts Andrea Dunker et Idan Rubin. Tous les enregistrements de contacts créés lors des exercices de cet ouvrage et encore présents dans votre carnet d’adresses principal sont à présent sélectionnés.

18. Cliquez du bouton droit sur l’un des enregistrements sélectionnés, choisissez Déplacer, puis cliquez sur EPE - Contacts. Les enregistrements de contacts sélectionnés disparaissent du volet Contacts.

19. Dans la liste Mes contacts, cliquez sur EPE - Contacts. Le volet de contenu affiche le carnet d’adresses personnel, qui contient à présent les cinq enregistrements déplacés.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Les enregistrements de contacts créés dans les exercices de cet ouvrage se Openmirrors.com trouvent à présent dans le carnet d’adresses personnel. NETTOYAGE Conservez le dossier EPE - Contacts et son contenu pour les exercices ultérieurs.

Importer et exporter des enregistrements de contacts Outre la copie et le déplacement d’enregistrements de contacts entre vos carnets d’adresses, vous avez la possibilité d’en importer dans un carnet d’adresses existant à partir de fichiers et de programmes externes. Outlook accepte d’importer des données issues de fichiers non spécifiques à des applications, de fichiers créés à partir d’autres logiciels Microsoft et de fichiers créés avec des logiciels tiers. L’importation de données dans Outlook peut se faire à partir des types de fichiers suivants : l Fichiers de données de comptes créés dans Outlook (fichiers .pst), Outlook

Express version 4.x, Outlook Express version 5.x ou 6.x, ou Windows Mail.

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Importer et exporter des enregistrements de contacts

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Astuce Les fabricants de logiciels proposent souvent des versions intermédiaires de leurs applications. Un numéro de version qui se termine par .x représente toutes les versions secondaires de la version principale du logiciel. Par exemple, 1.x correspond à toutes les versions d’un produit logiciel, de la 1.0 à la 1.9. l Bases de données créées dans Microsoft Access 97, Access 2000, Access

2002 ou Access 2003 (fichiers .mdb). l Classeurs créés dans Microsoft Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 ou Excel

2003 (fichiers .xls). l Fichiers de texte brut qui contiennent des valeurs séparées par des virgules

(fichiers .csv) ou des tabulations (fichiers .txt). l Fichiers de données créées dans le logiciel ACT ! de gestion de contacts, ver-

sions 3.x, 4.x ou 2000 (fichiers .dbf). l Fichiers de données créés dans Lotus Organizer version 4.x ou 5.x (fichiers

.org). l Carnets d’adresses personnels créés dans un autre logiciel de gestion de

contacts. Astuce Pour importer dans un carnet d’adresses séparé un fichier qui contient des enregistrements de contacts, commencez par créer ce carnet d’adresses, puis importez les enregistrements de contacts.

De manière comparable, vous pouvez depuis Outlook exporter des enregistrements de contacts sous forme d’un carnet d’adresses que d’autres personnes pourront importer dans Outlook ou un autre logiciel. Dans l’exercice suivant, vous allez importer des enregistrements de contacts dans un carnet d’adresses existant à partir d’un fichier texte contenant des valeurs séparées par des tabulations. Ensuite, vous exporterez à partir de ce carnet d’adresses un ensemble choisi d’enregistrements vers un fichier que d’autres utilisateurs pourront importer. Vous vérifierez également que vous avez réussi à exporter uniquement les enregistrements souhaités. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin du carnet d’adresses EPE - Contacts créé dans l’exercice précédent, ainsi que du fichier texte EPEContacts qui se trouve dans le dossier Chapitre08 des exemples. Si vous n’avez pas créé ce carnet d’adresses, faites-le à présent ou remplacez-le par un autre carnet d’adresses existant. Affichez le carnet d’adresses EPE - Contacts, puis suivez les étapes indiquées.

1. Passez en mode Backstage et cliquez sur Ouvrir. La page Ouvrir de l’affichage Backstage propose des options pour ouvrir et importer du contenu externe.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

L’ouverture d’un fichier crée un lien depuis Outlook vers le fichier externe ; l’importation ajoute des données à des dossiers Outlook existants.

2. Dans la page Ouvrir, cliquez sur Importer. L’assistant d’Importation et d’Exportation démarre.

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Des données peuvent être exportées et importées à partir de nombreux types de fichiers différents.

3. L’option Importer à partir d’un autre programme ou fichier étant sélectionnée dans la liste Sélectionnez une action, cliquez sur OK.

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Importer et exporter des enregistrements de contacts

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La page Importer un fichier de l’assistant présente une liste des types de fichiers à partir desquels vous pouvez importer du contenu.

Outlook accepte d’ouvrir des données provenant de fichiers Microsoft Office ou enregistrées sous des formats tiers.

4. Faites défiler la liste Sélectionner le type de fichier à importer de manière à sélectionner Valeurs séparées par une tabulation (Windows), puis cliquez sur Suivant. L’assistant vous invite à indiquer le fichier à importer.

Les doublons peuvent être acceptés, refusés ou remplacés.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

5. Cliquez sur le bouton Parcourir placé à droite du champ Fichier à importer. La boîte de dialogue Parcourir s’ouvre.

6. Depuis la boîte de dialogue Parcourir, allez dans le dossier Chapitre08 des exemples, sélectionnez le fichier texte EPEContacts, puis cliquez sur OK. Le chemin du dossier et le fichier indiqués apparaissent dans le champ Fichier à importer.

7. Dans la rubrique Options, activez Remplacer les doublons par des éléments importés, puis cliquez sur Suivant. L’assistant vous demande de préciser le dossier dans lequel vous souhaitez importer le contenu du fichier. Puisqu’il a été démarré à partir du carnet d’adresses EPE - Contacts, ce dossier est déjà sélectionné.

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Du contenu peut être importé dans n’importe quel type de dossier.

8. Le dossier EPE - Contacts étant sélectionné dans la liste Sélectionner le dossier de destination, cliquez sur Suivant. L’assistant affiche l’opération d’importation qui sera réalisée et des boutons permettent d’accéder à des options complémentaires.

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Importer et exporter des enregistrements de contacts

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Les correspondances des champs personnalisés peuvent être configurées et la destination du contenu importé modifiée.

9. Sur la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton Champs personnalisés. La boîte de dialogue Mappage des champs personnalisés s’ouvre. Elle permet d’établir la correspondance entre les champs nommés du fichier importé et ceux d’Outlook. Cette possibilité se révélera utile lors de l’importation d’un contenu à partir d’un fichier qui n’a pas été créé à l’origine dans Outlook.

Si la structure des enregistrements importés diffère de celle d’un enregistrement de contact Outlook, la correspondance entre les champs de données entrants et les champs de données Outlook doit être effectuée avant d’importer le contenu.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

10. Faites défiler la liste De et examinez les champs présents dans le fichier source. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant qui se trouve dans la section De. La boîte de dialogue Mappage des champs personnalisés affiche le premier enregistrement du fichier source.

11. Dans la liste À, développez le champ Nom de manière à afficher tous ses champs secondaires. La colonne Mappe à partir de affiche les valeurs de l’enregistrement source courant qui correspondent aux différents champs d’Outlook.

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Le contenu source peut être examiné avant d’être importé dans Outlook.

12. Cliquez de nouveau sur le bouton Suivant pour examiner d’autres enregistrements. Faites défiler la liste De pour comprendre comment les enregistrements sources sont associés aux champs Outlook. Terminez en cliquant sur OK.

13. Sur la dernière page de l’assistant, cliquez sur Terminer. Outlook importe les enregistrements de contacts dans le carnet d’adresses EPE - Contacts, qui contient à présent onze éléments.

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Importer et exporter des enregistrements de contacts

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14. Dans la galerie Affichage actuel de l’onglet Accueil, cliquez sur Carte. Avec l’affichage Carte activé, vous pouvez constater que les cinq enregistrements de contacts créés précédemment contiennent à présent des informations supplémentaires. En réalité, de nouvelles versions de ces enregistrements de contacts ont été importées à partir du fichier EPEContacts. À l’étape 7, puisque vous avez choisi de remplacer les doublons, les nouveaux enregistrements, qui contiennent des informations de contacts professionnels supplémentaires pour les deux employés de Trey Research, ont remplacé ceux que vous aviez créés.

Les enregistrements de contacts importés ont remplacés les précédents. Vous allez à présent exporter à partir du carnet d’adresses actualisé des enregistrements choisis de manière à les distribuer à d’autres utilisateurs à Outlook.

15. Aller sur la page Ouvrir du mode Backstage et cliquez sur Importer. L’assistant d’Importation et d’Exportation démarre.

16. Dans la liste Sélectionnez une action à exécuter, choisissez Exporter des données vers un fichier. Cliquez sur Suivant. La page Exporter vers un fichier de l’assistant vous demande de préciser le type de fichier que vous souhaitez créer.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Le choix du type de fichier d’exportation se limite aux fichiers Office et aux fichiers textuels à séparateur.

17. Dans la liste Créer un fichier de type, sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst), puis cliquez sur Suivant. L’assistant vous demande de choisir le dossier et les enregistrements à exporter.

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Le dossier EPE - Contacts sélectionné en vue de son exportation.

18. Les dossiers EPE - Contacts étant sélectionné dans la liste Exporter le contenu du dossier sélectionné, cliquez sur Filtrer.

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Importer et exporter des enregistrements de contacts

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La boîte de dialogue Filtrer s’ouvre. Elle vous permet de filtrer le contenu du dossier sélectionné afin que seuls les éléments (dans ce cas des enregistrements de contacts) qui correspondent à certains critères soient exportés.

19. Dans le champ Rechercher de l’onglet Contacts de la boîte de dialogue Filtrer, saisissez Litware. Cliquez ensuite sur la flèche Dans. La liste Dans recense les champs qui peut servir à définir les critères de filtrage des enregistrements de contacts.

Les possibilités de filtrage des enregistrements de contacts.

20. Dans la liste Dans, sélectionnez champ Société uniquement. Dans la boîte de dialogue Filtrez, cliquez sur OK.

21. Dans l’assistant Exporter un fichier de données Outlook, cliquez sur Suivant. Outlook vous propose d’enregistrer le fichier exporté sous le nom backup.pst dans le dossier système Fichiers Outlook.

22. Cliquez sur le bouton Parcourir placé à droite du champ Enregistrer le fichier exporté sous. Dans la boîte de dialogue Ouvrir des fichiers de données Outlook, allez dans le dossier Chapitre08 des exemples. Dans le champ Nom de fichier, saisissez LitwareInc. Cliquez ensuite sur OK. Le chemin du dossier et le nom du fichier apparaissent dans le champ Enregistrer le fichier exporté sous.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

23. Sur la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton Terminer. L’assistant exporte les enregistrements sélectionnés, puis la boîte de dialogue Création d’un fichier de données Outlook s’ouvre.

Les éléments exportés vers un fichier de données Outlook peuvent être protégés par un mot de passe.

24. Dans la boîte de dialogue Création d’un fichier de données Outlook, cliquez sur OK de manière à créer le fichier sans lui affecter un mot de passe.

25. Pour vérifier le bon fonctionnement de l’exportation des enregistrements, servez-vous des techniques apprises dans ce chapitre pour créer un dossier de contacts nommé EPE - Litware. Affichez le carnet d’adresses EPE - Litware et suivez la procédure décrite précédemment dans cet exercice pour y importer le contenu du fichier de données LitwareInc.

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Au cours de l’importation, l’assistant Importer un fichier de données Outlook vous demande de choisir le dossier que vous souhaitez importer et la destination du contenu importé.

Les options d’importation d’un enregistrement de contact.

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Créer des groupes de contacts

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26. Dans la liste Sélectionner le dossier à importer à partir de, cliquez sur EPE Contacts (le dossier à partir duquel vous avez exporté le fichier de données). Cliquez sur Importer les éléments dans le dossier actif. Cliquez sur Terminer. L’assistant importe les enregistrements depuis le fichier de données Outlook LitwareInc vers le carnet d’adresses EPE - Litware.

Le carnet d’adresses résultant contient uniquement les six enregistrements de contacts des employés de Litware, Inc. NETTOYAGE Conservez le carnet d’adresses EPE - Litware pour les prochains exercices. Astuce Au cours de l’exercice précédent, vous avez importé et exporté des enregistrements de contacts, mais la même procédure peut servir à importer et exporter d’autres éléments Outlook.

Créer des groupes de contacts Si vous envoyez fréquemment des messages à des ensembles de personnes bien définis, comme les membres d’une équipe d’un projet, d’un club ou de votre famille, vous pouvez créer un groupe de contacts qui comprend les adresses de

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

messagerie de toutes ces personnes. Pour envoyer un message à tous les membres du groupe, il suffit de l’adresser au groupe. Un groupe de contacts équivaut à une liste de distribution personnelle. Une liste de distribution est à la disposition de tous les utilisateurs d’un réseau Microsoft Exchange Server, tandis qu’un groupe de contacts est accessible uniquement depuis le carnet d’adresses local dans lequel il est défini. Néanmoins, il est possible de distribuer un groupe de contacts à d’autres personnes pour leur propre utilisation.

Un groupe de contacts.

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Pour ajouter un membre à un groupe de contacts, sélectionnez un enregistrement de contact existant dans un carnet d’adresses ou saisissez les informations du contact dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre. En suivant cette dernière méthode, vous avez la possibilité de créer simultanément l’enregistrement de contact correspondant. Lorsque vous envoyez un message à un groupe de contacts, chaque membre de ce groupe en reçoit une copie. Si vous souhaitez envoyer un message à un sousensemble du groupe, développez le groupe de contacts dans le champ d’adresse afin d’obtenir la liste complète des membres et, avant d’envoyer le message, retirez les destinataires souhaités . Dans l’exercice suivant, vous allez créer un groupe de contacts et ajouter de nouveaux contacts à votre carnet d’adresses. Ensuite, vous enverrez un message à tous les membres du groupe sauf un.

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Créer des groupes de contacts

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CONFIGURATION Vous avez besoin des enregistrements de contacts importés dans le carnet d’adresses EPE - Contacts au cours de l’exercice précédent. Si vous ne les avez pas importés, faites-le à présent ou remplacez-les par vos propres enregistrements de contacts. Affichez le carnet d’adresses EPE - Contacts en mode Liste, puis suivez les étapes indiquées.

1. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau groupe de contacts. La fenêtre Groupe de contacts s’affiche.

2. Dans le champ Noms, saisissez Clients. Puis, dans le groupe Membres de l’onglet Groupe de contacts, cliquez sur le bouton Ajouter des membres. La liste qui apparaît recense les emplacements à partir desquels vous pouvez ajouter des contacts au groupe.

L’ajout des membres à un groupe peut se faire depuis des enregistrements existants ou par saisie des adresses de messagerie. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage.

3. Dans la liste Ajouter des membres, sélectionnez À partir des contacts Outlook. La boîte de dialogue Sélectionner les membres : Contacts s’ouvre et affiche la liste d’adresses globale de votre entreprise, votre carnet d’adresses Contacts par défaut ou tout carnet d’adresses auquel vous avez accédé récemment via cette méthode.

4. Dans la liste Carnet d’adresses, choisissez EPE - Contacts. La boîte de dialogue Sélectionner les membres affiche les enregistrements de contacts importés dans le carnet d’adresses EPE - Contacts au cours de l’exercice précédent.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Dans la boîte de dialogue Sélectionner les membres, les contacts peuvent être recherchés par nom ou tout autre critère.

5. Dans la liste des noms, sélectionnez Andrea Dunker, puis cliquez sur le bouton Membres. Andrea Dunker ([email protected]) apparaît dans le champ MemOpenmirrors.com bres en partie inférieure de la boîte de dialogue Sélectionner les membres. Il s’agit du nom d’affichage défini dans l’enregistrement de contact d’Andrea.

6. Dans la liste des noms, double-cliquez sur la première entrée de Sara Davis. Sara Davis (Bureau) apparaît dans le champ Membres. Astuce Pour ajouter rapidement plusieurs noms au champ Membres, doublecliquez sur chacun d’eux ou appuyez sur la touche Ctrl pendant que vous sélectionnez tous les noms.

7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les membres : EPE - Contacts, cliquez sur OK. Le groupe de contacts Clients comprend à présent les deux employés de Wingtip Toys.

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Créer des groupes de contacts

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Les membres ajoutés au groupe de contacts à partir d’un carnet d’adresses sont ordonnés selon le contenu du champ Afficher comme de l’enregistrement de contact correspondant.

8. Dans la liste Ajouter des membres, cliquez sur Nouveau contact de messagerie. La boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre s’ouvre.

9. Dans le champ Nom complet de la boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre, saisissez Tjeerd Veninga, puis [email protected], dans le champ Adresse de messagerie Puisque la case Ajouter aux contacts est cochée par défaut, Tjeerd sera ajouté au groupe de contacts ainsi qu’au carnet d’adresses par défaut.

Dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre, il est possible de préciser le format de messagerie des courriers destinés à un membre du groupe.

10. Dans la boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre, cliquez sur OK. Le groupe de contacts Clients comprend à présent Andrea, Sara et Tjeerd.

11. Répétez les étapes 8 à 10 pour ajouter les personnes suivantes au groupe de contact Clients et à votre carnet d’adresses par défaut : Nom complet

Adresse de messagerie

Eli Bowen

[email protected]

Liberty Munson

[email protected]

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Les membres du groupe de contacts sont affichés par ordre alphabétique.

Le dossier dans lequel le groupe de contacts est créé est affiché dans l’angle inférieur gauche de la boîte de dialogue.

12. Dans le groupe Actions de l’onglet Groupe de contacts, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer. Le groupe Clients apparaît dans le carnet d’adresses EPE - Contacts.

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Les noms des groupes de contacts sont affichés en gras afin qu’ils soient faciles à différencier des contacts individuels. Astuce Les trois membres du groupe de contacts que vous avez ajoutés manuellement n’apparaissent pas dans ce carnet d’adresses ; Outlook a créé

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Créer des groupes de contacts

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les enregistrements correspondants dans le carnet d’adresses Contacts par défaut.

13. Dans le volet Contacts, sélectionnez le groupe Clients. Puis, dans le groupe Communiquer de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Message électronique. Une fenêtre de composition d’un message s’ouvre. Le message est adressé au groupe de contacts Clients.

14. Dans le champ À, cliquez sur le bouton Développer placé à gauche de Clients. Outlook vous avertit que vous ne pourrez plus réduire la liste de distribution après l’avoir développée. Groupe de contacts

Dans l’en-tête d’un message, le nom du groupe de contacts est affiché en gras et un bouton Développer le précède.

15. Dans la boîte de dialogue Développer la liste de distribution, cliquez sur OK. Le groupe de contacts Clients est remplacé par la liste des noms complets de chacun des membres. Vous pouvez retirer un membre du groupe du champ d’adresse avant d’envoyer le message.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

MailTip

Membres du groupe de contact

Lorsqu’un groupe de contacts est développé, son nom est remplacé par la liste des membres et il n’est plus disponible. Les noms des destinataires individuels du message passent en vert et une ligne d’information (MailTip) apparaît au-dessus du champ À de l’en-tête du message pour vous signaler qu’il est adressé à des destinataires extérieurs à votre entreprise. Dépannage Les MailTip sont une fonctionnalité de Microsoft Office Communications Server et d’Exchange Server 2010. Ils affichent des informations dans les messages électroniques en fonction de données centralisées relatives à l’entreprise et ses employés. Si vous utilisez un compte de messagerie qui Openmirrors.com n’appartient pas à une architecture Exchange ou Office Communications, la couleur des noms des destinataires ne change pas et les MailTip n’apparaissent pas.

Vous ne pouvez pas envoyer réellement ce message car les adresses des destinataires sont fictives. NETTOYAGE Fermez la fenêtre de composition du message sans l’enregistrer ni l’envoyer. Conservez le groupe de contacts Clients et les enregistrements de contacts Eli Bowen, Liberty Munson et Tjeerd Veninga pour les exercices ultérieurs.

Localiser rapidement des informations relatives aux contacts La fonction de recherche permet, depuis n’importe quel module Outlook, de trouver immédiatement un élément spécifique dans le dossier actuel, un élément de même type dans n’importe quel dossier ou un élément de n’importe quel type dans n’importe quel dossier. Pour trouver un élément qui contient, par exemple, un mot précis, il suffit de saisir ce mot dans le champ Rechercher qui se trouve en partie supérieure du volet de contenu. Lorsque le point d’insertion se trouve dans

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Localiser rapidement des informations relatives aux contacts

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le champ Rechercher, l’onglet contextuel Recherche apparaît dans le ruban. Servez-vous des commandes de ce ruban pour affiner les critères de la recherche ou l’étendre à des emplacements supplémentaires. Dans cet exercice, vous allez localiser un enregistrement de contact précis et manipuler les enregistrements affichés par les résultats de la recherche. CONFIGURATION Vous avez besoin des enregistrements de contacts importés précédemment dans le carnet d’adresses EPE - Contacts, ainsi que des enregistrements Eli Bowen, Liberty Munson, et Tjeerd Veninga ajoutés au cours de l’exercice précédent. Si vous n’avez pas créé ces enregistrements, faites-le à présent ou remplacez-les par vos propres enregistrements de contacts. Affichez le carnet d’adresses EPE - Contacts en mode Carte, puis suivez les étapes indiquées.

1. Placez le point d’insertion dans le champ Rechercher qui se trouve en partie supérieure du volet Contacts. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+E pour placer le point d’insertion dans le champ Rechercher du module en cours.

L’onglet contextuel Recherche apparaît sur le ruban et devient actif.

Les commandes proposées par l’onglet Recherche du module Contacts.

2. Dans le champ Rechercher, saisissez and. À mesure que vous tapez les lettres, Outlook filtre la liste pour n’afficher que les enregistrements qui contiennent ces lettres et surligne les correspondances dans ces enregistrements. La mise en exergue est utilisée dans tous les affiches hormis Carte de visite. Dépannage Si Outlook ne filtre pas automatiquement les enregistrements de contacts pendant la frappe, appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton Rechercher après avoir saisi le terme de recherche.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Outlook surligne les lettres recherchées partout où elles apparaissent dans les informations de contacts visibles.

3. Dans le groupe Affiner de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Adresses, puis, dans la liste,Openmirrors.com sélectionnez À une adresse professionnelle.

Dans le champ Rechercher, NOT adresseprofessionnelle:= est ajouté après l’entrée initiale afin d’indiquer que vous souhaitez localiser uniquement les enregistrements de contacts dont le champ d’adresse professionnelle n’est pas vide. Puisque tous les résultats actuels de la recherche comprennent une adresse professionnelle, ils ne sont pas modifiés.

4. Dans le groupe Affiner, cliquez sur le bouton Plus et, dans la liste, sélectionnez Société. Un champ Société apparaît sous le volet de recherche.

5. Dans le champ Société, saisissez toys. Dans le champ Rechercher, entreprise:toys apparaît après les deux premiers critères. Outlook filtre la liste des résultats pour n’afficher que l’enregistrement de contact d’Andrea bunker, qui travaille chez Wingtip Toys.

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Localiser rapidement des informations relatives aux contacts

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Une recherche affinée.

6. Dans le groupe Fermer de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Fermer la recherche. Le volet de recherche orange se ferme, l’onglet contextuel Recherche disparaît et le volet Contacts affiche les douze enregistrements définis dans le carnet adresse EPE - Contacts. Astuce Pour annuler la recherche en cours, vous pouvez également cliquer sur le bouton Fermer la recherche (le X) qui remplace le bouton Rechercher à l’extrême droite du champ Rechercher.

7. Cliquez dans le champ Rechercher. Le volet de recherche orange s’ouvre à nouveau, avec le champ Société toujours visible. Si vous utilisez souvent des champs de recherche, ajoutez-les au volet de recherche afin qu’ils soient disponibles dès que vous en avez besoin.

8. Dans le champ Société, saisissez Wide World Importers. À mesure de la saisie, la syntaxe officielle du critère de recherche apparaît dans le champ Rechercher.

Lorsqu’un seul critère de recherche comprend plusieurs mots, Outlook les place entre parenthèses. La recherche ne produit aucun résultat, car, dans le dossier en cours, il n’existe aucun enregistrement de contact dont le champ Société contient Wide World Importers. En effet, les contacts de la société Wide World Importers ont été ajoutés au carnet d’adresses lors de la création du groupe de contacts Clients et ne comprennent donc qu’un prénom, un nom et une adresse de messagerie.

9. Cliquez sur le bouton Supprimer qui se trouve à droite du champ Société.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Le champ Société se ferme, le critère correspondant est retiré du champ Rechercher et le volet Contacts affiche de nouveau les douze enregistrements initiaux.

10. Dans le groupe Affiner, cliquez sur le bouton Plus et, dans la liste, choisissez Adr. de messagerie. Le champ Adr. de messagerie est ajouté au volet de recherche.

11. Dans le champ Adr. de messagerie, saisissez wideworldimporters. Le contenu du champ Rechercher est mis à jour, mais le volet Contacts n’affiche aucun enregistrement.

12. Dans le groupe Étendue de l’onglet Recherche, cliquez sur le bouton Tous les éléments Contacts. Les trois enregistrements de contacts créés au cours de l’exercice précédent apparaissent dans le volet Contacts.

13. Dans le groupe Étendue, cliquez sur le bouton Tous les éléments Outlook. Le volet Contacts change de manière à afficher les résultats de la recherche triés par dossier et le volet de lecture dans lequel vous pouvez consulter les informations relatives au contact sélectionné. Le texte correspondant au critère de recherche est surligné dans le volet de lecture.

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L’adresse de messagerie fait partie des critères sur lesquels peut se fonder la recherche. L’intitulé Contacts situé au-dessus des trois enregistrements de contacts signifie que ces enregistrements font partie du carnet d’adresses Contacts.

14. Dans le volet Contacts, cliquez sur Liberty Munson, puis appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner les trois enregistrements.

15. Faites glisser les enregistrements sélectionnés depuis le volet Contacts vers le dossier EPE - Contacts, dans le volet de navigation. Dans le volet Contacts, l’intitulé du groupe change de manière à indiquer le nouvel emplacement des enregistrements de contacts.

16. Dans le volet de navigation, cliquez sur le carnet d’adresses Contacts.

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Localiser rapidement des informations relatives aux contacts

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Les trois enregistrements de contacts ne s’y trouvent plus.

17. Dans le volet de navigation, cliquez sur le carnet d’adresses EPE - Contacts. Puis, dans la galerie Affichage actuel de l’onglet Accueil, choisissez Liste. Les enregistrements de contacts pour Eli Bowen, Liberty Munson et Tjeerd Veninga se trouvent à présent dans ce carnet d’adresses, avec les autres contacts et le groupe de contacts que vous avez créés tout au long des exercices de cet ouvrage.

Le contenu final du carnet d’adresses EPE - Contacts. NETTOYAGE Cliquez dans le champ Rechercher de manière à afficher le volet de recherche. Cliquez sur le bouton Supprimer placé à droite du champ Adr. de messagerie pour retirer ce champ du volet. Astuce Pour répéter rapidement les recherches précédentes, cliquez dans le champ Rechercher de manière à afficher l’onglet contextuel Recherche, puis, dans le groupe Options de cet onglet, cliquez sur le bouton Recherches récentes. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez les critères qui correspondent à la recherche que vous souhaitez effectuer à nouveau.

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Chapitre 8 Gérer la liste des contacts

Envoyer des cartes de visite Vous pouvez envoyer des enregistrements de contacts complets à d’autres utilisateurs Outlook pour qu’ils les ajoutent à leurs carnets d’adresses ou, si vous le souhaitez, vous pouvez partager uniquement les informations affichées sur la carte de visite en la leur envoyant. Pour envoyer une carte de visite Outlook, procédez de la manière suivante :

1. Dans le volet Contacts, sélectionnez la carte de visite à envoyer. 2. Dans le groupe Partager de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Transférer un contact et, dans la liste, sélectionnez Comme carte de visite. Une nouvelle fenêtre de message s’ouvre. La carte de visite est affichée dans la zone de contenu et est ajoutée en pièce jointe au message. Le nom du contact est inséré dans le champ Objet de l’en-tête du message.

3. Précisez le destinataire du message, puis cliquez sur Envoyer.

En résumé l Pour organiser les enregistrements de contacts de manière plus précise,

créez des carnets d’adresses séparés.

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l Il est possible d’importer des informations dans un carnet d’adresses Out-

look à partir de nombreuses sources externes et d’exporter des informations pour les partager avec d’autres personnes qui utilisent d’autres programmes. l La création et l’utilisation des groupes de contacts vous feront gagner du

temps si vous envoyez fréquemment des messages à un ensemble de personnes bien définis. l La fonction de recherche permet de localiser rapidement un contact ou un

élément d’information dans un enregistrement de contact.

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LivreSansTitre1.book Page 284 Mardi, 26. octobre 2010 5:34 17

Coup d’œil sur le chapitre Personnaliser l’aspect du texte d’un message, page 2

Inclure et modifier des images, page 16

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Messages avec du contenu élaboré Au sommaire de ce chapitre : 4 Personnaliser l’aspect du texte d’un message. 4 Inclure et modifier des images. 4 Modifier les paramètres de message et les options de remise.

Les messages composés et envoyés depuis Microsoft Outlook 2010 ne sont pas nécessairement constitués de texte brut. Ils peuvent contenir des diagrammes et des images, et être enrichis visuellement par une utilisation judicieuse des couleurs, des polices et des arrière-plans. Dans le cas de messages plus formels, vous pouvez leur ajouter une signature, qui comprend vos informations de contact et des images, comme une photographie ou un logo. Dans ce chapitre, vous commencerez par examiner les techniques de mise en forme, par fixer les polices par défaut des nouveaux messages et des réponses, et par créer une signature qui sera automatiquement ajoutée aux nouveaux messages. Ensuite, vous inclurez et modifierez des images, des images clipart et des formes, et utiliserez les nouveaux outils pour la capture du contenu affiché à l’écran. Enfin, vous découvrirez les paramètres de message et les options de remise qui s’appliquent aux messages sortants. Fichiers d’exercices Pour réaliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier sur votre ordinateur les fichiers fournis avec l’ouvrage et présents dans le dossier Chapitre09. La liste complète des fichiers d’exercices est donnée à la section « Utiliser les fichiers d’exercices » au début de cet ouvrage.

Personnaliser l’aspect du texte d’un message Par défaut, le contenu textuel d’un message Outlook apparaît en noir, police Calibri 11 points (une police choisie en raison de sa très bonne lisibilité), dans des paragraphes alignés à gauche sur un fond blanc. Pour modifier l’aspect du texte d’un message, vous appliquez une mise en forme locale (attributs et styles de caractère ou de paragraphe appliqués directement au texte) ou une mise en forme globale (thème ou style appliqué à l’intégralité du document). Cela se

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passe de manière comparable à la mise en forme du texte dans un document Microsoft Word ou une présentation Microsoft PowerPoint. Si vous souhaitez appliquer une police ou un thème favori aux messages que vous créez, enregistrez vos préférences et Outlook les appliquera automatiquement aux nouveaux messages et aux réponses à des messages.

Mettre en forme le texte d’un message Pour définir la police et le thème par défaut, utilisez la boîte de dialogue Signatures et thème, que vous ouvrez en cliquant sur le bouton Papier à lettres et polices sur la page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook. Vous avez la possibilité de préciser la police utilisée par défaut avec les nouveaux messages et une autre pour les réponses. Cela permet de différencier visuellement les messages originaux et leurs réponses. Par exemple, vous pouvez composer les messages originaux dans une police bleu foncé et rédiger les réponses aux messages dans une police bleu clair.

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La boîte de dialogue Signatures et thème. Vous pouvez également préciser le thème, c’est-à-dire un ensemble prédéfini de polices, de couleurs et de graphiques, qu’Outlook doit utiliser lors de la création des nouveaux messages. Par exemple, si votre entreprise emploie un thème précis pour ses communications, indiquez que ce thème doit être appliqué par défaut aux messages sortants ainsi qu’aux documents Word.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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Astuce Si, au sein de votre entreprise, vous créez différents types de documents Office, comme des documents Word, des présentations PowerPoint et des messages électroniques professionnels, vous pouvez leur donner un aspect cohérent en leur appliquant le même thème. Par exemple, choisissez un thème fondé sur les polices définies pour votre entreprise et les couleurs de son logo.

En appliquant manuellement une mise en forme à une partie du texte dans le volet de contenu, vous pouvez le différencier de celui fondé sur la police par défaut. Les options de mise en forme locale disponibles dans Outlook 2010 sont pour l’essentiel les mêmes que dans Word et les autres programmes d’Office 2010, auxquels vous êtes probablement déjà habitué. Voici un rapide tour d’horizon des types de mises en forme existants : l Police, taille et couleur. Plus de 220 polices dans une large plage de tailles

et un nombre quasiment illimité de couleurs. l Style de police. Normal, gras, italique ou gras italique. l Styles et couleurs de soulignement. Plein, multiple, en pointillés, en tirets,

ondulés ou de nombreuses combinaisons de ces styles dans toutes les couleurs possibles. l Effets. Barré, en exposant, en indice, ombre, contour, relief, empreinte, peti-

tes majuscules, majuscules ou masqué. l Espacement des caractères. Échelle, espacement, position et crénage. l Attributs de paragraphe. Alignement, retrait et espacement l Styles de caractères et de paragraphes. Titres, en-têtes et mise en forme

de police à usage particulier (par exemple pour les citations et les titres de livres). Dans une fenêtre de composition d’un message, les commandes de mise en forme locale sont regroupées dans les onglets Message et Format du texte. Elles sont accessibles uniquement lorsque le point d’insertion se trouve dans le volet de contenu. Lorsqu’un champ de l’en-tête du message est actif, comme À ou Objet, elles sont grisées. Les styles de caractères et de paragraphes s’appliquent depuis la galerie Styles rapides de l’onglet Format du texte ou depuis le volet Styles qui s’affiche par un clic sur le bouton d’ouverture de la boîte de dialogue Styles dans l’onglet Format du texte.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Galerie Styles rapides

Volet Styles

Il est possible de préciser lesOpenmirrors.com styles affichés par la galerie Styles rapides et par le volet Styles. Astuce Pour obtenir un aperçu de l’effet d’un style sur le texte actuellement sélectionné, positionnez le pointeur de la souris au-dessus de ce style dans la galerie Styles rapides.

Les options de mise en forme globale (thèmes et jeux de styles) sont des ensembles de mises en forme locales que vous appliquez en deux clics. Un thème applique une combinaison prédéfinie de couleurs, de polices et d’effets à l’intégralité du texte du message. Pour appliquer toutes les caractéristiques d’un thème au contenu du message, faites votre choix parmi les quarante thèmes proposés dans la galerie Thèmes, accessible depuis le groupe Thèmes de l’onglet Options.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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La galerie Thèmes. Le thème Office est le thème par défaut pour tous les messages électroniques, les documents Word, les présentations PowerPoint, les classeurs Excel et les autres documents Office 2010. Si vous n’appliquez pas un autre thème à votre message, ses couleurs, polices et effets sont ceux définis par le thème Office. Pour modifier le thème actuellement appliqué, sélectionnez un jeu de couleurs dans la galerie Couleurs, un jeu de polices dans la galerie Polices ou un effet dans la galerie Effets.

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Le jeu de couleurs, le jeu de polices et les jeux d’effets définis par défaut pour chaque thème ont des noms qui correspondent au thème. Openmirrors.com Un jeu de styles modifie les couleurs, polices et mises en forme des paragraphes de styles individuels. Pour modifier l’aspect de tous les styles d’un message, sélectionnez l’un des quatorze jeux de styles disponibles (ou créez-en un par vousmême). En sélectionnant un jeu de styles, vous modifiez l’aspect de tout le texte du document en cours, ainsi que celui des icônes de la galerie Styles rapides. Pour obtenir un aperçu d’un jeu de styles ou pour le sélectionner, cliquez sur le bouton Modifier les styles du groupe Style de l’onglet Format du texte, sélectionnez Jeu de styles, puis pointez ou cliquez sur un jeu de styles précis.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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Choisir un jeu de styles. Dépannage L’aspect des boutons et des groupes du ruban varie selon la largeur de la fenêtre du programme ou de la fenêtre de l’élément. Pour de plus amples informations sur la modification de l’aspect du ruban en fonction de l’écran, consultez la section « Modifier l’affichage du ruban » au début de cet ouvrage. Voir aussi Pour de plus amples informations sur les styles rapides, les jeux de styles, les modèles de couleurs et les jeux de polices, consultez l’ouvrage Microsoft Word 2010 Étape par Étape de Joyce Cox et Joan Lambert (Microsoft Press, 2010).

Signer automatiquement les messages Lorsque vous envoyez un message électronique, vous le terminez probablement en le « signant » de votre nom. Vous pouvez insérer automatiquement le texte de votre signature dans les messages sortants en créant une signature de messagerie et en l’affectant à votre compte. Cette signature peut comprendre des informations complémentaires qui seront systématiquement envoyées aux destinataires des messages.

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Modifier une signature. Libre à vous d’inclure n’importe quel texte ou graphisme dans la signature électronique. Elle contient généralement votre nom et des informations de contact, mais il peut également être intéressant d’ajouter le nom de votre société, votre Openmirrors.com fonction, une mention légale, un slogan d’entreprise ou personnel, une photographie, etc. Vous pouvez même y inclure votre carte de visite électronique. Il est possible de créer plusieurs signatures adaptées à différents types de messages ou propres à chaque compte de messagerie. Vous pouvez, par exemple, créer une signature professionnelle formelle pour la correspondance avec vos clients, une signature professionnelle informelle pour vos échanges internes et une signature personnelle pour les messages que vous envoyez à partir d’un deuxième compte. Une autre possibilité serait de créer une signature contenant davantage d’informations à joindre aux messages originaux et une signature moins élaborée pour les réponses aux messages. Vous formatez le texte de votre signature de la même manière que le texte d’un message. Les boutons de la partie supérieure du volet de contenu de la signature ne vous permettront peut-être pas d’élaborer la mise en forme que vous souhaitez. Dans ce cas, créez votre signature dans une fenêtre de composition d’un message ou dans un document Word, copiez cette signature depuis son emplacement d’origine et collez-la dans le volet de contenu de la signature. Grâce à cette technique, vous pouvez inclure du contenu graphique dans votre signature électronique, comme du texte artistique ou des images clipart.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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Astuce Puisque tous les programmes de la suite Office partagent le Presse-papiers Office, il est très facile de copier et de déplacer du contenu entre ces programmes. Vous n’avez pas besoin de travailler à partir du presse-papiers pour coller dans un autre emplacement le texte récemment coupé ou copié ; le contenu est placé dans le presse-papiers partagé et tous les programmes Office y ont donc accès.

Les signatures électroniques peuvent être associées à des comptes de messagerie afin qu’elles apparaissent automatiquement dans les nouveaux messages. Vous pouvez également les insérer manuellement dans n’importe quel message :

1. Placez le point d’insertion là où vous souhaitez insérer la signature électronique.

2. Dans le groupe Inclure de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Signature. 3. Dans la liste des signatures, cliquez sur le nom de celle à insérer. Astuce Si vous n’avez pas encore défini une signature, le bouton Signature ouvre la boîte de dialogue Signatures et thème à partir de laquelle vous pouvez créer votre signature.

Pour retirer une signature électronique d’un message, sélectionnez son contenu et supprimez-le comme vous le feriez pour n’importe quel autre texte. Dans l’exercice suivant, vous allez fixer les polices par défaut des nouveaux messages et des réponses. Vous créerez ensuite une signature et indiquerez à Outlook de l’insérer dans tous les nouveaux messages que vous composez. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous n’avez besoin d’aucun fichier particulier. Affichez votre Boîte de réception, puis suivez les étapes indiquées.

1. Passez en mode Backstage et, dans le volet de gauche, cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Outlook s’ouvre sur la page Général page.

2. Dans le volet de gauche de la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur Courrier. À partir de la page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook, vous pouvez ouvrir les autres boîtes de dialogue qui donnent accès aux paramètres de certaines fonctionnalités.

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La page Courrier de la boîte de dialogue Options Outlook.

3. Dans la rubrique Composition des messages, cliquez sur le bouton Papier à lettres et polices. La boîte de dialogue Signatures et thème s’ouvre sur l’onglet Thème personnel.

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L’onglet Thème personnel. Par défaut, les nouveaux messages sont affichés dans la version 11 points de la police du corps et dans la couleur définies par le thème (pour le thème Office par défaut, cela correspond à la police Calibri en 11 points et en noir), tandis que les réponses utilisent la même police, mais en bleu.

4. Cliquez sur le bouton Police de la rubrique Nouveau courrier électronique. La boîte de dialogue Police s’ouvre.

5. Faites défiler la liste Police, en notant les nombreuses polices proposées, et cliquez sur Garamond.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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Le texte d’exemple affiché dans la zone Aperçu change de manière à refléter votre choix.

Choisir une police. Astuce Cette boîte de dialogue Police ne présente pas un aperçu de la police dans la liste Police. Vous devez sélectionner la police pour voir à quoi elle ressemble dans la zone Aperçu. Pour prévisualiser les polices disponibles dans une fenêtre de composition d’un message, allez dans le groupe Texte simple de l’onglet Message ou dans le groupe Police de l’onglet Format du texte.

6. Faites défiler la liste Police et sélectionnez Lucida Sans. Le texte d’exemple change, ainsi que les options proposées par la liste Style de police. Les styles disponibles sont propres aux polices installées sur votre ordinateur. Astuce Les polices sont installées dans le dossier C:\Windows\Fonts de votre ordinateur. Vous avez accès à toutes les polices présentes dans ce dossier.

7. Dans la liste Style de police, choisissez Demi-gras et, dans la liste Taille, cliquez sur 9.

8. Cliquez sur la flèche du champ Couleur de police et, dans la palette, choisissez la deuxième vignette foncée de la colonne violet (l’info-bulle identifie la vignette par Violet, Accentuation4, plus sombre 25 %). La zone Aperçu reflète vos modifications.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Choisir une couleur.

9. Dans la boîte de dialogue Police, cliquez sur OK. La zone d’aperçu de la police pour Nouveau courrier électronique change et Openmirrors.com reflète vos choix.

10. Dans la rubrique Répondre ou transférer des messages, cliquez sur le bouton Police. Répétez les étapes 6 à 9 pour fixer la police par défaut des réponses à Lucida Sans, Demi-gras, 9 points, Violet. Avec cette configuration, les nouveaux messages et les réponses ne sont pas différenciés par la couleur de leur police. À la place, ils le seront par la présence d’une signature électronique uniquement dans les nouveaux messages.

Les nouveaux messages et les réponses utilisent la même police.

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Personnaliser l’aspect du texte d’un message

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11. Dans la boîte de dialogue Signatures et thème, activez l’onglet Signature électronique.

12. Cliquez sur le bouton Nouveau placé sous la rubrique Sélectionner la signature à modifier. Outlook vous invite à préciser le nom de la nouvelle signature.

Il est préférable de donner un nom qui permet de différencier facilement les signatures.

13. Dans le champ Tapez un nom pour cette signature, saisissez Informelle. Cliquez ensuite sur OK. Outlook crée la signature Informelle, pour le moment vierge.

14. Dans le champ Modifier la signature, saisissez Merci ! (avec le point d’exclamation), appuyez sur Entrée et indiquez votre nom.

15. Sélectionnez votre nom. Cliquez sur la flèche Police et, dans la liste, choisissez Lucida Handwriting (ou toute autre police de votre choix).

16. Cliquez sur la flèche Taille de police et, dans la liste, choisissez 14. 17. Cliquez sur la flèche Couleur de police et, sous Couleurs standard, choisissez la vignette Violet. Cliquez ensuite en dehors du nom pour constater le résultat de vos changements. Avec la mise en forme appliquée, votre nom ressemble à présent à une signature.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

La signature apparaîtra telle quelle dans les messages électroniques.

18. Appliquez toute autre mise en forme de votre choix. Par exemple, vous pouvez mettre en forme la ligne Merci ! pour lui donner la police par défaut des messages. Astuce Pour inclure votre carte de visite électronique dans la signature, cliquez sur le bouton Carte de visite puis, dans la boîte de dialogue Insérer la carte de visite, localisez et cliquez sur votre nom avant de cliquer sur OK.

Il est possible d’insérer manuellement une signature dans un message, mais il est plus pratique de demander à Outlook de le faire automatiquement.

19. Dans la rubrique Choisir une signature par défaut, vérifiez que votre compte Openmirrors.com de messagerie par défaut apparaît dans le champ Compte de messagerie. Ensuite, cliquez sur la flèche Nouveaux messages et, dans la liste, choisissez Informelle. Outlook insérera dorénavant votre signature dans tous les nouveaux messages que vous envoyez à partir de ce compte, mais pas dans les réponses ou les messages transférés. Astuce Si vous avez défini plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, demandez-lui d’insérer une signature différente dans les messages envoyés à partir de chaque compte. Pour cela, cliquez sur le compte dans la liste Compte de messagerie, choisissez la signature à employer avec ce compte dans la liste Nouveaux messages et/ou Réponses/transferts, puis cliquez sur OK.

20. Effectuez toutes les modifications que vous souhaitez et cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Signatures et thème, puis dans Options Outlook.

21. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique. Une fenêtre de composition d’un message s’ouvre. Votre signature électronique est déjà présente dans le volet de contenu.

22. Placez le point d’insertion dans la ligne vide au début du volet de contenu, puis saisissez J’adore ce livre !.

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Inclure et modifier des images

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Le texte du message est automatiquement mis en forme avec la police indiquée précédemment dans cet exercice.

La signature Informelle est ajoutée automatiquement. NETTOYAGE Fermez la fenêtre de message sans enregistrer vos modifications. Si vous ne souhaitez pas utiliser la signature Informelle créée lors de cet exercice, réinitialisez Nouveaux messages à (aucune).

Inclure et modifier des images Le courrier électronique permet d’envoyer des informations à d’autres personnes et, comme chacun sait, une image vaut un millier de mots. Avec Outlook 2010, il existe plusieurs manières de communiquer des informations visuelles : l Partager des photographies avec d’autres personnes en les joignant ou en

les insérant dans des messages. l Partager des informations à partir de sites web, de documents et d’autres

présentations visuelles en réalisant des copies d’écran à l’aide des nouveaux outils d’Office 2010, puis en insérant ces captures dans des messages. l Expliquer des procédures complexes et d’autres informations professionnel-

les en créant des graphiques SmartArt dans des messages ou en incluant ceux préparés dans d’autres programmes Office 2010.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

l Communiquer des informations statistiques en incluant des graphiques

dans des messages. l Enrichir le contenu des messages en insérant des images clipart.

Tous ces types d’images peuvent être insérés dans le volet de contenu d’un message électronique, d’un élément de calendrier ou d’une tâche, en utilisant les commandes du groupe Illustrations de l’onglet Insertion. Pour les enregistrements de contacts, les images sont ajoutées dans le volet Notes. En revanche, les notes ne peuvent pas contenir d’images.

Insérer des images Pour insérer une image dans un message ou un autre élément Outlook, il suffit de suivre une procédure très simple :

1. Placez le point d’insertion dans le volet de contenu ou le volet Notes, là où l’image doit apparaître.

2. Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Image. La boîte de dialogue Insérer une image s’ouvre et affiche le contenu de votre bibliothèque Images. Insérer une image, allez dans le dossier qui con3. Dans la boîte de dialogue Openmirrors.com tient l’image à insérer.

4. Sélectionnez l’image, puis cliquez sur le bouton Insérer. Astuce Pour insérer plusieurs images en même temps, sélectionnez la première, puis appuyez sur la touche Maj et cliquez sur la dernière image de la série ou appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur chaque image individuelle.

Après avoir inséré une image, vous pouvez la modifier et contrôler son habillage par le texte. Pour cela, servez-vous des commandes disponibles dans l’onglet contextuel Format qui apparaît lorsque l’image est sélectionnée.

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Inclure et modifier des images

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Les options de mise en forme d’une image au sein d’un message Outlook. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’application d’effets aux images, consultez la section « Modifier des images » plus loin dans ce chapitre.

Insérer des images clipart et des formes Les images clipart sont des fichiers multimédias (illustrations, photographies, vidéos et sons) que vous pouvez insérer dans les documents Office. La collection d’images clipart installée sur votre ordinateur est accessible que vous travailliez en mode connecté ou en mode hors connexion. D’autres images clipart sont disponibles depuis le site web de Microsoft Office à l’adresse http://Office.microsoft.com.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Après avoir inséré une image clipart, vous pouvez la modifier et contrôler son habillage par le texte.

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Voici la procédure pour trouver une image clipart :

1. Placez le point d’insertion dans le volet de contenu ou le volet Notes, là où l’image doit apparaître.

2. Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Image clipart. Le volet Images clipart s’ouvre sur le côté droit de la fenêtre d’élément Outlook.

3. Dans le champ Rechercher, saisissez les mots clés qui décrivent l’image que vous souhaitez trouver.

4. Dans la liste Les résultats devraient être, décochez les cases des types de fichiers multimédias qui ne vous intéressent pas.

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Inclure et modifier des images

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En retirant les types de fichiers multimédias non pertinents, il est plus facile d’examiner les résultats.

5. Cliquez sur OK. 6. Parcourez les résultats de la recherche jusqu’à trouver l’image qui vous convient. Astuce Si vous ne trouvez pas les images qui correspondent à vos besoins, cliquez sur le lien Plus d’informations sur Office.com pour afficher la page Images et bien plus encore du site web Microsoft Office. À partir de cette page, vous pouvez parcourir les catégories d’images et télécharger celles qui vous plaisent pour les ajouter à votre collection locale d’images clipart.

7. Positionnez le pointeur de la souris au-dessus d’une image pour faire apparaître une info-bulle qui contient des informations sur le fichier. Cliquez sur la barre verticale qui apparaît à droite de l’image pour afficher un menu de commandes. Le menu propose plusieurs options pour manipuler l’image sélectionnée.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

L’article Aperçu et propriétés du menu donne accès à des informations complémentaires sur l’image.

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8. Dans le menu, sélectionnez Insérer. Outre les images clipart, vous pouvez insérer de nombreux types de formes dans le volet de contenu des éléments Outlook. Pour cela, procédez de la manière suivante :

1. Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Formes.

2. Dans la galerie Formes, cliquez sur la forme souhaitée. 3. Dans le volet de contenu, faites glisser le pointeur pour donner à la forme la taille adéquate. Parmi les formes disponibles, vous trouvez des lignes et des flèches simples, des formes géométriques, des symboles, des flèches pleines, des opérateurs mathématiques, des symboles de diagrammes, des étoiles et bannières, etc. Après avoir inséré une forme, vous pouvez modifier ses couleurs de contour et de fond, ainsi que son aspect, en utilisant les commandes de l’onglet contextuel Outils de dessin - Format.

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Inclure et modifier des images

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Capturer des images de l’écran Les outils Capture et Capture d’écran font partie des nouvelles fonctionnalités d’Outlook 2010. Ils vous permettent d’effectuer facilement la capture d’une fenêtre ouverte sur votre écran ou de la zone de l’écran que vous indiquez. Voici comment capturer et insérer une image de l’écran :

1. Vérifiez que la fenêtre que vous souhaitez capturer n’est pas réduite ou que la portion de la fenêtre à capturer est visible sur l’écran.

2. Dans la fenêtre d’élément Outlook, placez le point d’insertion dans le volet de contenu ou le volet Notes, là où l’image doit apparaître.

3. Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Capture. La galerie Fenêtres disponibles affiche les fenêtres actuellement ouvertes (non réduites).

Pour capturer une fenêtre ouverte, il suffit de cliquer sur la vignette correspondante dans la galerie Fenêtres disponibles.

4. Pour insérer dans l’élément Outlook l’image d’une fenêtre ouverte, cliquez sur la vignette correspondante dans la galerie Fenêtres disponibles.

5. Pour capturer une partie du contenu visible sur l’écran, cliquez sur Capture d’écran. Lorsque vous cliquez sur Capture d’écran, l’élément Outlook actif est réduit dans la barre des tâches de Windows afin que le contenu qu’il masque devienne visible. Le Bureau est recouvert d’un ombrage blanc translucide et l’outil de capture d’écran (qui ressemble à un grand symbole plus) apparaît.

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Outil Capture d’écran

L’ombrage blanc translucide désigne la portion du bureau qui n’est pas capturée par l’outil Capture d’écran.

Openmirrors.com 6. Positionnez le pointeur dans le coin supérieur gauche de la partie que vous souhaitez capturer. Maintenez le bouton de la souris enfoncée, puis faites glisser pour délimiter la zone de capture. L’outil Capture d’écran crée une fenêtre dans l’ombrage translucide pour indiquer la partie qui sera capturée. Vous pouvez la redimensionner tant que vous ne relâchez pas le bouton de la souris. Astuce Il est inutile d’essayer de définir précisément la zone capturée car vous pourrez toujours retoucher l’image correspondante après l’avoir inséré dans l’élément Outlook.

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Inclure et modifier des images

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Portion d’écran capturée

La zone capturée est entourée et n’est plus sous l’ombrage blanc translucide.

7. Lorsque l’intégralité de la zone à capturer est entourée par le rectangle de capture d’écran, relâchez le bouton de la souris. L’élément Outlook est restauré depuis la barre des tâches de Windows et l’image capturée apparaît dans le volet de contenu.

À l’instar des images, les captures d’écran peuvent être mises en forme et modifiées.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Modifier des images Grâce aux nouvelles fonctionnalités d’Office 2010, vous pouvez modifier et améliorer des images directement depuis la fenêtre d’élément. Les onglets contextuels Outils Image qui apparaissent lorsqu’une image est sélectionnée permettent d’effectuer les opérations suivantes : l Rogner ou retirer les éléments d’arrière-plan d’une image. l Ajuster la netteté du contenu de l’image. l Modifier les couleurs de l’image et en ajuster la saturation et la nuance. l Appliquer des effets artistiques pour que l’image semble avoir été dessinée

au crayon, à la craie, au marqueur ou à la peinture, ou qu’un motif lui a été appliqué. l Ajouter des ombres, des reflets et des contours éclatants ou adoucis. l Appliquer des effets en trois dimensions.

Certains effets s’appliquent uniquement à certains types de fichiers. Par exemple, les effets artistiques sont disponibles pour une photographie enregistrée au format .jgp (un format courant pour les photos numériques) mais non pour une illustration enregistrée au format .wmf (un format courant pour les images clipart). Dans l’exercice suivant, vous allez insérer une photographie dans un message Openmirrors.com électronique et utiliser quelques commandes des outils d’image pour la modifier avant de l’envoyer. CONFIGURATION Pour mener à bien cet exercice, vous avez besoin de la photographie Phare qui se trouve dans le dossier Chapitre09 des exemples. Ouvrez une nouvelle fenêtre de composition d’un message, puis suivez les étapes indiquées.

1. Agrandissez la fenêtre de message. Astuce Les captures de la fenêtre de messages présentés dans cet exercice ont une largeur de 1 024 pixels.

2. Activez l’onglet Insertions du ruban. Lorsque le point d’insertion se trouve dans le champ À, seules les commandes du groupe Inclure sont disponibles.

3. Placez le point d’insertion dans le volet de contenu. Les commandes des groupes Tableaux, Illustrations, Liens, Texte et Symboles deviennent accessibles.

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Inclure et modifier des images

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Certaines commandes de l’onglet Insertion sont disponibles uniquement lorsque le point d’insertion se trouve dans une zone de texte, comme le volet de contenu ou le volet Notes, dans laquelle du contenu peut être ajouté. Voir aussi Pour de plus amples informations sur l’insertion et la mise en forme de tableaux, consultez la section « Créer et envoyer des messages » au chapitre 3, « Envoyer et recevoir des messages électroniques ».

4. Dans le groupe Illustrations de l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Image. La boîte de dialogue Insérer une image apparaît et affiche votre bibliothèque Images ou l’emplacement que vous avez ouvert au cours de la session Windows en cours.

5. Allez dans le dossier Chapitre09 des exemples, sélectionnez le fichier Phare et cliquez sur Insérer. La photo apparaît dans le volet de contenu du message électronique et l’onglet contextuel Outils Image - Format devient actif. Puisque l’image est grande, seule la partie supérieure gauche est visible dans le volet de contenu.

Les images externes sont insérées dans leur taille d’origine et les dimensions de l’image sélectionnée sont indiquées dans le groupe Taille de l’onglet Format.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Dépannage Si la résolution de votre écran est supérieure à 1 024 × 768, vous verrez une plus grande partie de la photographie dans la fenêtre de message. Modifiez la taille de votre fenêtre de message pour qu’elle corresponde à la nôtre ou suivez simplement les étapes de l’exercice en sachant que votre fenêtre de message aura un aspect différent de celle présentée dans les captures d’écran.

6. Dans le groupe Taille de l’onglet Format, cliquez sur la flèche vers le bas du champ Hauteur de la forme afin d’arriver à une hauteur de 10 cm. La largeur de la forme diminue proportionnellement à sa hauteur afin que la photographie conserve son format.

Openmirrors.com

La taille des graphiques peut être modifiée en saisissant des dimensions exactes ou en faisant glisser les poignées de redimensionnement.

7. Dans le groupe Ajuster, cliquez sur le bouton Supprimer l’arrière-plan. Un ombrage mauve recouvre l’intégralité de la photographie à l’exception des zones sélectionnées. Des poignées de redimensionnement entourent un sélecteur de zone au centre de la photo. L’onglet contextuel Outils Image Suppression de l’arrière-plan apparaît sur le ruban.

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Inclure et modifier des images

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Poignées de redimensionnement

L’outil Suppression de l’arrière-plan tente d’identifier les zones d’arrière-plan de la photographie. La sélection peut être ajustée.

8. Faites glisser la poignée de redimensionnement supérieure gauche vers le bord gauche de la photographie, en la laissant juste au-dessus du toit du phare. Ensuite, faites glisser la poignée de redimensionnement inférieure droite vers l’angle inférieur droit de la photographie. L’ombrage mauve recouvre à présent uniquement une partie du ciel.

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312

Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Le redimensionnement du sélecteur permet d’affiner la zone à supprimer.

9. Dans le groupe Affiner de l’onglet Suppression de l’arrière-plan, cliquez sur le bouton Marquer les zones à supprimer. Placez ensuite le pointeur sur la photographie. Le pointeur se transforme en crayon.

10. Cliquez sur la partie du ciel encore visible, sous la zone mauve. Openmirrors.com Après un court instant, un marqueur apparaît à l’emplacement où vous avez cliqué et l’ombrage mauve s’étend de manière à recouvrir la zone définie par le clic.

11. Cliquez autant de fois que nécessaire pour ombrager l’intégralité du ciel. Si un clic produit un effet inattendu, cliquez sur le bouton Annuler de la barre d’outils Accès rapide afin d’annuler l’opération, puis essayez de nouveau. Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+Z pour annuler la dernière opération. Appuyez sur Ctrl+Y pour répéter la dernière opération.

Chaque clic affecte la zone qui comprend l’emplacement du marqueur.

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Inclure et modifier des images

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Marqueurs de suppression

Les marqueurs de suppression sont signalés par un signe moins. Astuce Pour indiquer les zones de l’image à conserver, cliquez sur le bouton Marquer les zones à conserver du groupe Affiner de l’onglet Suppression de l’arrière-plan, puis cliquez sur l’image. Les marqueurs de conservation sont signalés par un signe plus.

12. Dans le groupe Fermer de l’onglet Suppression d’arrière-plan, cliquez sur le bouton Conserver les modifications. L’ombrage mauve est retiré de la photographie, ne laissant qu’un arrièreplan blanc. L’onglet contextuel Suppression de l’arrière-plan disparaît du ruban et l’onglet contextuel Format redevient actif.

13. Cliquez dans le volet de contenu, hors de la photographie, de manière à observer l’effet de la suppression de l’arrière-plan. Les détails du phare et du paysage sont clairement visibles, comme si la photographie avait été soigneusement découpée avec des ciseaux.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Un effet tridimensionnel peut être obtenu en supprimant l’arrière-plan d’une image.

14. Cliquez sur la photographie pour la sélectionner et activer l’onglet contextuel Format. Dans le groupe Taille de cet onglet, cliquez sur la flèche Rogner (non le bouton) et choisissez Rapport hauteur-largeur. Un menu proposant des rapports entre la hauteur et la largeur de l’image s’ouvre. Openmirrors.com

Une image peut être rognée de manière à obtenir un format précis.

15. Dans le menu, choisissez 1:1. Une zone de sélection apparaît sur la photographie.

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Inclure et modifier des images

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16. Faites glisser la photographie vers la droite à l’intérieur de la zone de sélection carrée afin que son bord gauche soit aligné sur celui du carré.

17. Maintenez enfoncée la touche Maj et faites glisser la poignée de rognage inférieure droite vers le haut et la gauche jusqu’à ce que la zone de sélection carrée englobe le phare, les arbres et une partie des rochers. Relâchez tout d’abord le bouton de la souris, puis la touche Maj. Astuce En maintenant la touche Maj enfoncée, le rapport largeur-hauteur de l’image est conservé pendant son rognage ou son redimensionnement.

La sélection résultante fait environ 7,5 × 7,5 cm. La zone de la photographie située en dehors de la sélection n’est plus affichée en couleurs mais en niveaux de gris. Poignées de rognage

Une image peut être rognée pour n’afficher que la zone appropriée.

18. Dans le groupe Taille, cliquez sur le bouton Rogner. La photo est découpée selon la zone de sélection carrée.

19. Dans la galerie Styles d’images, cliquez sur le bouton Autres. La galerie des styles d’images s’ouvre.

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316

Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Pour obtenir un résultat professionnel, il est possible d’appliquer aux images des jeux prédéfinis de mise en forme.

Openmirrors.com 20. Dans la galerie Styles d’images, placez le pointeur de la souris au-dessus de différentes vignettes pour connaître leur nom et constater l’effet produit par le style lorsqu’il est appliqué à la photographie sélectionnée. Choisissez ensuite le style Coin diagonal arrondi, blanc (quatrième colonne, troisième ligne). Une combinaison de formes et d’ombres est appliquée à la photographie.

21. La photographie étant toujours sélectionnée, cliquez sur le bouton Effets artistiques du groupe Ajuster. La galerie des effets artistiques s’ouvre.

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Inclure et modifier des images

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Il existe une grande diversité d’effets artistiques.

22. Dans la galerie Effets artistiques, placez le pointeur de la souris au-dessus de différentes vignettes pour connaître leur nom et constater l’effet produit par l’effet lorsqu’il est appliqué à la photographie sélectionnée. Choisissez ensuite l’effet Mosaïque - Bulles (quatrième colonne, troisième ligne).

23. Cliquez dans le volet de contenu, hors de la photographie, de manière à observer le résultat des mises en forme effectuées. Avec l’effet artistique choisi, l’image ressemble plus à une peinture qu’à une photographie.

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Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

Un effet artistique a été appliqué à la photographie.

24. Dans le champ À de l’en-tête du message, saisissez votre adresse de messagerie et, dans le champ Objet, saisissez EPE - Outils d’image. Envoyez le message.

25. Lorsque le message est arrivé dans votre Boîte de réception, sélectionnez-le. Depuis le volet de lecture ou la fenêtre de message, vous pouvez sélectionner et copier l’image incluse pour l’utiliser dans d’autres documents. NETTOYAGE Fermez les fenêtres de message ouvertes. Déplacez le message EPE - Outils d’imageOpenmirrors.com dans le dossier EPE - Messages. Astuce Lorsque vous répondez à un message qui contient une image embarquée, la sélection de l’image active l’onglet Outils Image - Format. Toutefois, les options de mise en forme disponibles sont alors moins nombreuses que celles proposées dans la fenêtre de composition d’un message d’origine.

Modifier les paramètres de message et les options de remise Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez inclure des indicateurs visuels de l’importance, de la sensibilité ou de la catégorie de l’objet du message ou de tout autre élément Outlook, empêcher les autres personnes de modifier ou de transférer le contenu du message, définir un mécanisme de retour d’informations sous la forme de boutons de vote et préciser les options de remise du message pour les adapter à vos besoins.

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Modifier les paramètres de message et les options de remise

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Paramètres de message et options de remise

Dans le message reçu, les indicateurs sont affichés sous forme de texte dans l’en-tête du message. Parmi les paramètres et les options de messages, citons : l Indicateurs et rappels. Vous pouvez placer un message sortant dans votre

liste des tâches, lui ajouter un rappel informatif ou définir un rappel qui sera affiché à une certaine date, pour vous-même ou les destinataires du message. l Importance. Il est possible d’indiquer l’importance d’un message en choi-

sissant une importance Haute ou Faible. Une bannière correspondante apparaît dans l’en-tête du message et, si le champ Importance est inclus dans l’affichage, une icône d’importance s’affiche dans la Boîte de réception ou tout autre dossier de messagerie. l Sensibilité. Il est possible de stipuler qu’un message doit demeurer privé en

choisissant un critère de diffusion (Confidentiel, Personnel ou Privé). Aucun indicateur n’apparaît dans le dossier du message, mais une bannière s’affiche dans l’en-tête du message pour indiquer une sensibilité autre que Normal. Vous pouvez choisir d’inclure la sensibilité en tant qu’attribut présent dans le volet de la Boîte de réception, mais ce faisant, il remplace l’objet du message, ce qui n’est guère pratique. l Sécurité. Si vous possédez un identifiant numérique, vous pouvez signer

numériquement le message ou en chiffrer le contenu. l Options de vote. Si vous ou les destinataires de votre message utilisez des

comptes Microsoft Exchange, vous pouvez ajouter des boutons de vote à vos messages pour permettre aux destinataires de sélectionner rapidement une réponse parmi plusieurs options. l Options de suivi. Les messages peuvent être suivis en demandant des

accusés de réception et de lecture. Ces accusés sont des messages automatiquement générés par le serveur de messagerie du destinataire lorsque le message lui est remis et qu’il le lit. l Options de remise. Vous pouvez faire en sorte que les messages de

réponse soient remis à une adresse de messagerie différente de la vôtre,

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320

Chapitre 9 Messages avec du contenu élaboré

préciser une date et une heure pour la livraison des messages et leur expiration, et définir des formats de pièces jointes et des options de codage. l Catégories. Affectez une catégorie de couleur à un message qui sera visible

du destinataire s’il affiche ses messages dans Outlook. Astuce Il est simple de trier et de grouper les messages en se fondant sur leurs paramètres : cliquez sur le paramètre de message dans la liste Réorganiser par.

Les options les plus employées sont accessibles à partir du groupe Indicateurs de l’onglet Message dans la fenêtre de message. Pour accéder aux autres options, servez-vous de la boîte de dialogue Propriétés que vous ouvrez en cliquant sur le bouton d’ouverture de la boîte de dialogue du groupe Indicateurs.

Openmirrors.com

La boîte de dialogue Propriétés. Pour limiter les actions que sont susceptibles d’entreprendre les destinataires de vos messages, limitez leurs autorisations. Par exemple, vous pouvez les empêcher de transférer ou d’imprimer le message, d’en copier le contenu ou de le modifier lorsqu’ils le transfèrent ou y répondent (les restrictions s’appliquent également aux pièces jointes). Dans la fenêtre de message, les options d’autorisations sont accessibles à partir de l’onglet Fichier et du groupe Autorisation de l’onglet Options.

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En résumé

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En résumé l Il est possible de mettre en forme le texte et l’arrière-plan des messages, en

choisissant des options et des styles individuels ou en appliquant un thème. l Pour insérer automatiquement des informations de contact dans les messa-

ges, servez-vous d’une signature électronique. Créez différentes signatures pour diverses occasions et demandez à Outlook d’insérer une signature spécifique en fonction du compte de messagerie et du type de message. l Dans un élément Outlook, vous pouvez insérer différents types d’images,

notamment des photographies, des captures d’écran et des images clipart. Les commandes de l’onglet contextuel Outils Image sont utilisées pour modifier l’aspect de ces images. l Pour que les messages sortants soient encore plus utiles, définissez leurs

propriétés de manière à communiquer certaines informations à leurs destinataires et fixez les options de remise afin d’être informé de leur réception et lecture.

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Index Symboles .pst, fichiers importer 268

A

À, champ 81 Accès rapide, barre doutils 25 commandes ajouter 38 anciennes, ajouter 33 fenêtre de composition dun message 38 personnaliser 25 Accueil, onglet module Calendrier 52 module Contacts 60 module Courrier 36 module Tâches 71 ACT! Contact Manager, importer des données depuis 259 actions rapides Au responsable 221 Déplacer vers 221 Message déquipe 221 modifier 223 Répondre et supprimer 221 Terminé 221 Actives, affichage (module Calendrier) 163 adressage de messages électroniques 81, 142 adresses de messagerie, saisir 81 adresses séparées par des virgules 84 dans un réseau Exchange Server 82 saisie semi-automatique 83, 98 adresses de messagerie dun contact, saisir 134 ordre de recherche dans le carnet dadresses 84 séparées par des virgules 84 valider 82 dun contact 136 postales dun contact 136 saisir dans des enregistrements de contacts 140 Affichage, onglet module Calendrier 53

module Contacts 61 module Courrier 37 module Tâches 72 affichages Conversation 194 différents de ceux du livre vii enregistrements de contacts Carte 145 Carte de visite 145 Liste 145 Téléphone 145 liste de messages 199 des tâches 187 module Calendrier 162 Actives 163 Aperçu 163 Calendrier 162 Calendrier et tâches 51 Calendrier uniquement 52 Classique 52 Jour 163 Liste 163 Mois 163, 166 Normal 51 Planification 164 Semaine 163, 165 Semaine de travail 163 module Contacts Aucune barre des tâches 60 Carte de visite 65 Cartes uniquement 60 Normal 60 module Courrier Lecture 36 Normal 36 module Tâches Lecture 71 Normal 71 personnaliser 146 Afficher comme bouton 152 champ (enregistrement de contact) 134 Afficher la table des matières, bouton xiii Afficher les champs, boîte de dialogue 202 Afficher les raccourcis, barre doutils 27 Agrandir la police, bouton 47

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324 Index

Agrandir/Restaurer, bouton 25 alphabétique 65 agrandissement, changer globalement v langue, ajouter 65 aide de titre 25 bouton xi, xii des tâches 26 raccourci clavier 31 affichages, basculer entre 186 sur une boîte de dialogue xi fermer 96 Aide sur Microsoft Outlook, bouton 31 liste des tâches 169 Aide, page (mode Backstage) 30 listes de tâches, personnaliser 186 Ajouter des colonnes, bouton 202 masquer 60 Ajouter des jours fériés dans le calendrier, messages, faire glisser dans 173 boîte de dialogue 157 raccourci clavier 26 Ajouter un nouveau membre, boîte de tâches, créer 171 dialogue 270, 273 détat 26 alias, adresser des messages électroniques 82 personnaliser 26 Annuler, bouton 312 doutils Annuler/Rétablir, bouton 25 Accès rapide 33, 38 aperçu Afficher les raccourcis 27 des éléments 26 Basculer, bouton 116 instantané 33 base de connaissances de Microsoft xiv jeux de styles 290 Boîte de réception 34 police de caractères 295 affichages styles 288 Aperçu 102 Aperçu, affichage Compacter 101 Boîte de réception 102 Unique 102 module Calendrier 163 icônes dans 102 Aperçu, volet 295 Boîte denvoi, dossier 35 Assistant Planification, bouton 56 boîtes aux lettres supplémentaires 12 Openmirrors.com assistants boîtes de dialogue Démarrage de Microsoft Outlook 2010 5, 6 Afficher les champs 202 Gestion des messages 233 aide sur xi Importation de certificat 17 Ajouter des jours fériés dans le calendrier Importation et Exportation 260 157 Importer un fichier de données Outlook Ajouter un nouveau membre 270, 273 268 bouton douverture 32 Attaché, champ 99 Catégories de couleurs 210 Au responsable, action rapide 221 Choisir des noms 143 Aucune barre des tâches, affichage (module Clic rapide 173 Contacts) 60 Création dun fichier de données Outlook authentification, méthodes 13 268 autorisations, limiter 320 Créer un dossier 217, 253 Effets de mise en forme 48 Filtrer 267 Information concernant votre Backstage, mode 28 emplacement 132 commandes disponibles 29 Insérer un fichier 98 fenêtres Insérer une image 300, 309 composition dun message 39 Mappage des champs personnalisés 263 élément de calendrier 53 Microsoft Exchange 11, 12 enregistrement de contact 62 Modifier létape rapide 223 tâche 73 Nouveau dossier 227 pages 29 Options du courrier indésirable 245 barres

B

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Index 325

Options Outlook 32, 58, 69, 76, 129, 293 Paramètre PPP personnalisé vi Paramètres du compte 15 Paramètres du fichier de données Outlook 14 Parcourir 262 Périodicité du rendez-vous 154, 160 Police 47, 48, 294 Première installation 222 Propriétés 320 Rechercher le texte 235 Règles et alertes 233, 236, 238 Sélectionner les membres 271 Sélectionner un nom 144 Signatures et thème 286, 294 Vérification des noms 82 Vérifier ladresse 140 Volet de lecture 112 Zoom 111 boutons actifs 45 Afficher comme 152 Afficher la table des matières xiii Agrandir la police 47 Agrandir/Restaurer 25 Aide xi, xii Aide sur Microsoft Outlook 31 Ajouter des colonnes 202 Annuler 312 Annuler/Rétablir 25 Assistant Planification 56 Basculer 116 Carnet dadresses 132, 144 Carte de visite 298 Centrer 47 Classer 208 Courrier indésirable 244 De 97 de vote 120, 319 Développer 275 Développer la carte de contact 114 Développer la conversation 195 Développer le ruban 31, 50 Enregistrer 87 Enregistrer & Fermer 274 Envoyer 87 Envoyer/Recevoir tous les dossiers 25 Facteur de zoom 111 Fermer xiii, 25 Fermer la recherche 279, 280 flèches sur 32

Formes 304 info-bulle, afficher 31 Inviter des participants 58 Joindre un fichier 98 Lecture 104 Liste des dossiers 35 Marquer comme terminée(s) 184 Marquer les zones à conserver 313 Modifier les styles 290 Non lu/Lu 206 Nouveaux éléments 88, 171 Nouvelle tâche 170 Options de collage 46 ouverture dune boîte de dialogue 32 Page Web 142 Police 47 Précédent (Aide) xiii Recherches récentes 281 Réduire 25 Réduire la barre des tâches 96 Réduire le ruban 31 Réunion 142 Signature 293 Suivant (Aide) xiii Transférer un contact 282 Zoom 27 brouillons emplacement denregistrement, changer 88 enregistrer 87 reprendre 87 suppression automatique 88 Brouillons, dossier 35, 88

C

Calendrier et tâches, affichage (module Calendrier) 51 Calendrier uniquement, affichage (module Calendrier) 52 Calendrier, affichage 162 Calendrier, module affichages 51, 162, 163 par défaut 51, 163 afficher 27, 51 aspect 51 fenêtre délément 53 jour/semaine/mois, afficher par 164 jours fériés, ajouter 157 organisations, basculer entre 164 ouverture 54 raccourci clavier 54 ruban 52

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326 Index Calendrier, volet 51 de couleurs 320 calendriers affecter 212 éléments, regrouper 163 affichage 212 fenêtre délément 53 Clic rapide 208, 209 gérer 52 couleur, affecter 208 captures décran raccourci clavier 212 réaliser 305 raccourcis clavier 207 caractères renommer 207 espacement, définir 48 vue densemble 207 mise en forme 47 des tâches, changer 75 styles 287 vue densemble 206 appliquer 287 Catégories de couleurs, boîte de dialogue 210 Carnet dadresses, bouton 132, 144 Cc, champ 81 carnets dadresses Cci, champ 81 affichages, choisir 145 centre de solution Microsoft xiv afficher 60, 144 Centrer, bouton 47 ajouter à la liste de recherche par défaut 85 certificats basculer entre 252 numériques Contacts 130 installer 17 Contacts suggérés 130 vérifier 17 contacts, ajouter 103 champs créer 131, 252 Afficher comme 134 données, importer depuis 259 Attaché 99 Liste dadresses globale 132 dadresse 81 ordre de recherche des adresses 84 flèches en regard 66 organiser 132 informations, enregistrer dans 39 personnels 131 liste des tâches 171 Openmirrors.com téléphone mobile 131 Changer laffichage, galerie 102, 187 vue densemble 130 chiffrement des données entre Outlook et Carte de visite, affichage Exchange 13 enregistrements de contacts 145 Choisir des noms, boîte de dialogue 143 module Contacts 65 Classer, bouton 208 Carte de visite, bouton 298 Classique, affichage (module Calendrier) 52 Carte, affichage (enregistrements de contacts) Clic rapide, boîte de dialogue 173 145 Clic rapide, catégorie 208 basculer vers 265 affecter 209 cartes clipart, images Voir images clipart de contact commandes anciennes 33 développer 114 Compacter, affichage (Boîte de réception) 101 vue densemble 113 composition dun message, fenêtre 38 de visite comptes de messagerie dans les signatures 298 ajouter à Outlook 7 envoyer aux contacts 282 configuration manuelle 18 sous forme de pièces jointes 103 différentes signatures 292, 298 Cartes uniquement, affichage (module Exchange 4 Contacts) 60 boîtes aux lettres supplémentaires 12 catégories configuration manuelle 12 affecter 208, 212 connexion 4, 14 affichage 212 renommer 12 Clic rapide 208 Hotmail, connexion 15 affecter 209 IMAP 4

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Index 327

informations didentification, imposer 13 multiples, configurer 96 paramètres de test 20 POP 4 renommer 12 Windows Live Hotmail, connexion 15 Confidentiel, sensibilité 319 configuration conservation des messages 19 Outlook 5 congés, ajouter au calendrier 157 connexions chiffrées indisponibles 17 Internet, déconnecter Outlook 36 par le réseau local 14 par modem 14 réseau privé virtuel 4 contacts adresses, mapper 142 ajouter à un groupe de contact 272, 274 automatiquement 131 comme destinataires 142 appeler 142 cartes de contact 113 de visite, envoyer 282 communications avec, afficher toutes 116 créer 88 définition 62 dossiers 252 partager 252 groupes 269 liste, afficher 144 messages électroniques, adresser à 142 parcourir 143 tâches, créer depuis 172 transférer comme cartes de visite 282 Contacts suggérés, carnet dadresses 130 contacts Voir aussi enregistrements de contacts Contacts, carnet dadresses 130 Contacts, module affichages 60 par défaut 60 afficher 27, 60 aspect 65 fenêtre denregistrement de contact 61 raccourci clavier 65 ruban 60 Contacts, volet 60, 65

barre alphabétique 65 ajouter une langue 65 contenu, volet 26, 36 affichage, personnaliser 37 conventions du livre vii Conversation, affichage désactiver 198 en retrait classique 197 en-tête 194 expéditeurs, afficher au-dessus de lobjet 197 messages, gérer 197 paramètres par défaut 196 vue densemble 194 conversations afficher en retrait classique 197 déplacer dans des dossiers 220 développer 195 ignorer 198 raccourci clavier 199 messages afficher tous 196 redondants, supprimer 199 sélectionner tous 198 nettoyer 199 niveaux, afficher 195 scindées 195 supprimer 198 threads visuels 195 copie contenu Office entre les programmes 293 enregistrements de contacts 256 messages électroniques, empêcher 320 couleurs catégories de 320 de police par défaut 294 courrier indésirable afficher 241 barre dinformation orange/rose 242 destinataires, bloquer 248 expéditeurs, bloquer 247, 248 expéditeurs/adresses considérés comme du 240 filtrer 240 gestion par défaut 241 niveau de protection, fixer 245 paramètres, modifier 245 pays/domaine, bloquer 248 répondre 243 supprimer 243

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328 Index automatiquement 245 transférer 243 Courrier indésirable, bouton 244 Courrier indésirable, dossier 34, 241 messages, supprimer 243 sécurité des messages dans 242 Courrier, module 27, 33 affichages 36 afficher 27 message affiché 36 ruban 36 Création dun fichier de données Outlook, boîte de dialogue 268 Créer un dossier, boîte de dialogue 217, 253 curseur de Zoom 27

dossiers ajouter à la liste Favoris 35 Brouillons 88 catégories, affecter 209 comptes Exchange 35 configurer 218 contenu, filtrer 267 conversations, déplacer dans 220 Courrier indésirable 241 créer raccourci clavier 217 de contacts 252 partager 252 de recherche 227 actualiser 228 créer 227 de tâches 189 Éléments envoyés 88 De, bouton 97 Éléments supprimés 231 défilement, volet de lecture 112 gérer 37 Démarrage de Microsoft Outlook 2010, messages assistant 5, 6 déplacer dans 221 Déplacer vers, action rapide 221 organiser dans 216 destinataires par défaut 34 adresses séparées par des virgules 84 publics, rechercher dans 226 contacts comme, ajouter 142 raccourci clavier 36 état de connexion 113 types 217 Openmirrors.com icônes de présence 113 Dossiers de recherche, dossier 35 message électronique envoyé via une action rapide 221 vignettes des 115 écran Destinataires approuvés, liste agrandissement, changer v ajouter à 244, 247 résolution v Développer la carte de contact, boutons 114 changer v Développer la conversation, bouton 195 effets artistiques, appliquer aux images 308 Développer le ruban, bouton 31, 50 Effets artistiques, galerie 316 Développer, bouton 275 Effets de mise en forme, boîte de dialogue 48 disponibilité, indiquer 150 éléments documents Word, envoyer par courrier aperçu 26 électronique 97 de calendrier domaines, bloquer les messages provenant de regrouper 163 248 insérer 40, 64 données listes à puces, augmenter/diminuer le chiffrer 13 niveau 91 importer 258, 260 marqués champs personnalisés, mapper 263 retirer de la liste des tâches 185 dans un carnet dadresses séparé 259 supprimer de la liste des tâches 185 Dossier, onglet Éléments envoyés, dossier 34, 88 module Calendrier 52 Éléments supprimés, dossier 34, 231 module Contacts 61 vider 232 module Courrier 37 enregistrements de contacts module Tâches 72

D

E

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Index 329

adresse de messagerie, saisir 134 par défaut 136 postale, par défaut 136 saisir 140 affichages 145 choisir 145 champs Afficher comme 134 copier 256 créer 133 à partir des expéditeurs de messages 140 demande de réunion, créer à partir de 142 détails, afficher 137 dupliquer 129 éléments insérer 64 lier à 137 fenêtre 61 filtrer 146, 267 gérer 63 importer 258, 260 dans un carnet dadresses séparé 259 indicateurs de suivi, affecter 137 messages électroniques, adresser à partir de 142 numéros de téléphone, saisir 132 ordre de classement 129 raccourci clavier 65 recherche 146, 251, 252, 276 annuler 279 raccourci clavier 277 répéter 281 réordonner 129 sous forme de pièces jointes 103 texte, mettre en forme 64 types dinformations dans 128 vue densemble 128 Enregistrer & Fermer, bouton 274 Enregistrer, bouton 87 en-têtes, message électronique 39, 43 champ Attaché 99 demande de réunion 56 icônes dans 101 informations dans 100 entrées du journal, attribuer à un contact 142 Envoyer, bouton 87 Envoyer/Recevoir tous les dossiers, bouton 25 Envoyer/recevoir, onglet module Calendrier 52

module Contacts 61 module Courrier 36 module Tâches 72 erreurs 17 état dune tâche, actualiser 181 événements créer 58 à partir dun message électronique 159 définition 160 participants, inviter 58 exceptions aux règles, définir 237 Exchange mis en cache (mode), activer 117 Exchange Server, règles 232 Exchange, comptes de messagerie 4 boîtes aux lettres supplémentaires 12 configuration manuelle 12 configuré en compte POP ou IMAP 17 connexion 4 par le réseau local 14 par modem 14 renommer 12 exercices, format vii expéditeurs bloquer 247 contacts, créer à partir des 140 Expéditeurs approuvés, liste ajouter à 244, 246 Expéditeurs bloquées, liste ajouter à 247 extensions de fichiers, afficher 100

F

Facteur de zoom, bouton 111 Favoris (liste), ajouter des dossiers à 35 fenêtres composition dun message 38 aspect 38 mode Backstage 39 ruban 40 volet Personnes 39 élément de calendrier 53 aspect 53 enregistrement de contact 61 affichage Carte de visite, activer 65 aspect 62 lecture dun message 42 aspect 42 Message, onglet 44 message aspect 37 boutons actifs 45

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330 Index ouvrir 44 Styles rapides 288 Outlook - Aide xii Thèmes 288 catégories, afficher xii Gestion des messages, assistant 233 imprimer xiv Global Address List (GAL) Voir Liste d'adresses naviguer dans xiii globale rechercher xiii groupes table des matières, afficher xiii de contacts 269 programme comparés aux listes de distribution 270 masquer 25 créer 88 redimensionner iv, 25 liste, développer 275 réduire 25 membres, ajouter 270, 272, 274 vue densemble 24 messages, envoyer à 270 rendez-vous 55, 150 modifier 270 tâche 72 messages électroniques 200, 203, 320 aspect 72 ruban 31 ouvrir 173 commandes affichées 31 Fermer la recherche, bouton 279, 280 Fermer, bouton xiii, 25 fichiers hameçonnage .pst liens, désactiver 246 importer 268 messages de données afficher 242 taille, réduire 14 barres dinformation roses 242 utilisation hors ligne, désactiver 14 vue densemble 241 de données Outlook Hotmail, comptes de messagerie 15 importer 268 HTML, format des messages 86 dexercices ix Openmirrors.com extensions, afficher 100 rechercher 224 icônes filtrage de présence 113 courrier indésirable 240 cartes de contact 113 enregistrements de contacts 146 environnement professionnel 113 Filtrer, boîte de dialogue 267 Outlook 25 flèches images sur les boutons 32 clipart Flux RSS, dossier 35 dans les signatures 292 Format du texte, onglet 64 télécharger 301, 303 Formes, bouton 304 vue densemble 301 formes, insérer 304 dans les réponses 318 fuseaux horaires, préciser pour un rendez-vous effets artistiques, appliquer 308 151 format conserver 315 habillage par le texte 300 GAL (Global Address List) Voir Liste d'adresses insérer 300, 309 globale plusieurs 300 galeries modifier 300, 308 Changer laffichage 102, 187 redimensionner Effets artistiques 316 lors de lenvoi 100 Puces 90 zones à conserver, marquer 313 Styles de tableau 93 Images clipart, volet 302 Styles dimages 315

H

I

G

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Index 331

IMAP, comptes de messagerie 4 compte Exchange configuré comme 17 configuration manuelle 18 importance, définir 319 Importation de certificat, assistant 17 importation de données 258 Importation et Exportation, assistant 260 Importer un fichier de données Outlook, assistant 268 impression des rubriques de laide xiv Imprimer, page (mode Backstage) 30 indicateurs de suivi, retirer 185 définir 319 info-bulles xi afficher 31 configurer 32 Information concernant votre emplacement, boîte de dialogue 132 informations didentification, imposer 13 enregistrer dans un champ 39 Informations, page (mode Backstage) 29, 50 Insérer un fichier, boîte de dialogue 98 Insérer une image, boîte de dialogue 300, 309 installation des certificats numériques 17 Inviter des participants, bouton 58

J

jeux de styles 290 aperçu 290 Joindre un fichier, bouton 98 Jour, affichage (module Calendrier) 163 jours fériés, ajouter au calendrier 157

L

langues, bloquer les messages rédigés dans 248 lecture dun message, fenêtre 42 par touche unique 112 volet 26, 102 afficher dans la liste des tâches 188 aperçu des pièces jointes 102 facteur de zoom, changer 110 faire défiler 112 fermer 105 lecture par touche unique 112 marquer les messages comme lus, paramètre 111

Lecture, affichage basculer 104 module Courrier 36 module Tâches 71 Lecture, bouton 104 Liste dadresses globale 132 Liste des dossiers, bouton 35 liste des tâches affichage par défaut 188 affichages 187 afficher 26, 169, 185 barre des tâches, personnaliser 186 champs 171 changer 187 éléments marqués retirer 185 supprimer 185 messages marqués 173 multiples 170 quotidiennes 186 redimensionner 176 tâches, créer 170 volet de lecture, afficher 188 vue densemble 169 Liste des tâches, affichage 71 Liste, affichage enregistrements de contacts 145 module Calendrier 163 listes à puces créer 90 galerie Puces 90 niveau dun élément, augmenter/ diminuer 91 de distribution, comparées groupes de contacts 270 de messages affichages 199 colonnes affichées, changer 202 ordre alphabétique, inverser 204 organiser 200 Expéditeurs bloquées 247 livre conventions vii fichiers dexercices ix Lotus Organizer, importer des données depuis 259

M

MailTip 276

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332 Index Mappage des champs personnalisés, boîte de groupes 200, 203 dialogue 263 développer/réduire 200 Marquer comme terminée(s), bouton 184 images, insérer 300 Marquer les zones à conserver, bouton 313 impression, empêcher 320 Message déquipe, action rapide 221 lecture 42 Message, onglet (fenêtre de lecture dun listes message ) 44 affichages 199 messages électronique colonnes affichées 202 raccourci clavier marquer envoyer 95 comme lus, paramètre 111 messages électroniques comme lus/non lus 206 adresse de messagerie, saisir 81 non lus 102 adresser 81 non sollicités Voir courrier indésirable à des alias 82 organiser 200, 203, 320 à des contacts 142 orthographe/grammaire, vérifier 41 adresses séparées par des virgules 84 ouvrir 102 saisie semi-automatique 83 personnaliser 86 annuler 124 police de caractères autorisations, limiter 320 changer 47 avec boutons de vote, répondre 120 options de mise en forme 47 barres dinformation roses/orange 242 publipostage 99 brouillons raccourci clavier 44 enregistrer 87 aller à la fin 92 reprendre 87 marquer comme lus/non lus 206 catégories, affecter 212 rappeler 124 champs recherche 198 dadresse 81 critères, préciser 225 Openmirrors.com composer 38 dans les dossiers publics 226 conservation, configurer 19 dans les pièces jointes 226 copie, empêcher 320 dossiers de recherche 227 corps 39 répéter 281 créer 44 résultats, afficher tous 225 raccourci clavier 69 règles de bonne conduite 119 éléments remplacer 124 de calendrier, créer à partir de 159 renvoyer 124 insérer 40 réponses 117 en-tête 39, 43, 100 contenant des images 318 envoyer invitation à une réunion 117 action rapide pour 221 messages instantanés 142 comptes de messagerie multiples 97 préfixe ajouté 122 raccourci clavier 87 signature, retirer 293 envoyés suivi 319 emplacement denregistrement, marquer pour le 173 changer 88 supprimer 231 faire défiler 112 définitivement, raccourci clavier 231 fenêtre de message, aspect 37 immédiatement après la réponse 221 formats tâches, créer depuis 172 HTML 86 texte RTF 86 consulter 102 texte brut 86 mettre en forme 41, 286, 287 gérer 197 transférer 118

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Index

depuis le dossier Courrier indésirable 243 empêcher 320 par SMS 118 préfixe ajouté 122 trier 200, 202, 203 messages instantanés, répondre à des messages électroniques 142 Microsoft base de connaissances xiv centre de solution xiv Microsoft Access, importer des données depuis 259 Microsoft Excel, importer des données depuis 259 Microsoft Exchange, boîte de dialogue 11, 12 Microsoft Office (site web), images clipart disponibles 301, 303 mise en forme globale 288 signatures 292 modes Backstage 28 Exchange mis en cache activer 117 modifications annuler raccourci clavier 312 répéter, raccourci clavier 312 Modifier les styles, bouton 290 Modifier létape rapide, boîte de dialogue 223 modules afficher 27 boutons 28 Calendrier, afficher 27, 51 Contacts, afficher 27, 60 Courrier 27, 33 afficher 27 fenêtre, nouvelle 65 Notes, afficher 27 Outlook, vue densemble 27 ouvrir plusieurs 65 Tâches, afficher 27, 71 Mois, affichage (module Calendrier) 163, 166

N

navigateur de dates composants 165 développer 166 parcourir 165 vue densemble 164

333

navigation, volet 26 noms dutilisateurs, résoudre 11 Non lu/Lu, bouton 206 non lus, messages 102 Normal, affichage module Calendrier 51 module Contacts 60 module Courrier 36 module Tâches 71 notes créer 88 tâches, créer depuis 172 Notes, module 27 Nouveau dossier, boîte de dialogue 227 Nouveaux éléments, bouton 88, 171 Nouvelle tâche, bouton 170 numéros de téléphone, saisir dans un enregistrement de contact 132 de version 259

O

onglets contextuels 30, 92 Outils Image 308 Pièces jointes 103 fenêtre denregistrement de contact Format du texte 64 Révision 64 Message (fenêtre de lecture dun message) 44 module Calendrier Accueil 52, 60 Affichage 53 Dossier 52 Envoyer/recevoir 52 module Contacts Affichage 61 Dossier 61 Envoyer/recevoir 61 module Courrier Accueil 36 Affichage 37 Dossier 37 Envoyer/recevoir 36 module Tâches Accueil 71 Affichage 72 Dossier 72 Envoyer/recevoir 72 standard 30

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334 Index Options de collage, bouton 46 affichage différent de celui du livre vii options de remise 319 ppp vi Options du courrier indésirable, boîte de Paramètres du compte, boîtes de dialogue 15 dialogue 245 Paramètres du fichier de données Outlook, Options Outlook, boîte de dialogue 32, 58, 69, boîte de dialogue 14 76, 129, 293 Parcourir, boîte de dialogue 262 ordre alphabétique, organiser les messages pays, bloquer les messages provenant de 248 par 204 Périodicité du rendez-vous, boîte de dialogue orthographe/grammaire, vérifier 41 154, 160 Outils Image, onglet contextuel 308 périodiques, rendez-vous 150 Outlook Personnel, sensibilité 319 bouton Aide xi, xii Personnes, volet 39, 115 comptes de messagerie, ajouter 7 basculer entres les affichages simple/ configuration 5 détaillé 116 déconnecter dInternet 36 développer 115 fenêtre de programme liste des éléments, filtrer 116 masquer 25 problèmes 116 redimensionner 25 pièces jointes réduire 25 aperçu vue densemble 24 dans le volet de lecture 102 fermer 25 désactiver 103 icône 25 avertissement avant laperçu 107 informations didentification, imposer 13 cartes de visite 103 modules, vue densemble 27 dans les réponses 122 profils documents Word 97 définir 5 enregistrements de contacts 103 vue densemble 5 enregistrer sur le disque dur 103 Openmirrors.com quitter 25 images, redimensionner lors de lenvoi 100 Outlook Anywhere 4 messages transférés sous forme de 118 Outlook Aujourdhui, page 186 nombre de, afficher 105 Outlook Express, importer des données depuis ouvrir 103 258 rechercher dans 226 Outlook Hotmail Connector 16 Pièces jointes, onglet 103 Outlook - Aide, fenêtre xii Planification, affichage (module Calendrier) catégories, afficher xii 164 imprimer xiv police de caractères naviguer dans xiii aperçu 295 rechercher xiii changer 47 table de matières, afficher xiii dossier dinstallation 295 Ouvrir, page (mode Backstage) 29 espacement des caractères changer 48 options 287 options de mise en forme 47 Page Web, bouton 142 par défaut 285, 286, 294 pages, vue densemble 29 pour les réponses, fixer 286 paragraphes style, options 287 attributs, options 287 Police, boîte de dialogue 47, 48, 294 styles 287 Police, bouton 47 appliquer 287 POP, comptes de messagerie 4 Paramètre PPP personnalisé, boîte de dialogue compte Exchange configuré comme 17 vi configuration manuelle 18 paramètres

P

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Index

conservation des messages, configurer 19 ppp, paramètres vi Précédent, bouton (Aide) xiii Première installation, boîte de dialogue 222 présence, icônes de 113 presse-papiers affichage 45 Office, accès partagé 293 vue densemble 45 Presse-papiers Office, volet 45 Privé, sensibilité 319 profils Outlook définir 5 vue densemble 5 programme, numéro de version 259 Propriétés, boîte de dialogue 320 publipostage de messages électroniques 99 Puces, galerie 90

R

raccourcis clavier adresses de messagerie, valider 82 aide dOutlook 31 aller à la fin dun message 92 barre des tâches 26 catégories de couleurs 207 supprimer 212 contacts, télécopier 69 conversations, ignorer 199 dossiers 36 créer 217 de recherche, créer 227 enregistrement de contacts 65 messages électroniques 44 créer 69 envoyer 87, 95 marquer comme lus/non lus 206 supprimer définitivement 231 modifications annuler 312 répéter 312 modules afficher 27 Calendrier 54 Contacts 65 recherche 228, 277 dans les sous-dossiers 230 rendez-vous 55 ruban 31 tâches, créer 75 rappels

335

définir 319 pour les tâches 171 rapport largeur-hauteur dune image Voir images, format recherche instantanée 146 critères préciser 225 filtrage automatique 226 répéter 281 résultats afficher tous 225 nombre maximal affiché 225 tâches 188 vue densemble 224, 251, 276 Rechercher le texte, boîte de dialogue 235 recherches dans laide xiii dossiers de 227 enregistrements de contacts 252 annuler 279 répéter 281 messages électroniques répéter 281 raccourci clavier 228 répéter 281 volet 279, 280 Recherches récentes, bouton 281 redimensionner le ruban iv Réduire la barre des tâches, bouton 96 Réduire le ruban, bouton 31 Réduire, bouton 25 règles créer 235 exceptions, définir 237 Exchange Server 232 règles de bonne conduite 119 Règles et alertes, boîte de dialogue 233, 236, 238 remise, options 319 rendez-vous créer 53, 88 à partir dun message électronique 159 définition 150 disponibilité, indiquer 150 fenêtres 55 fuseaux horaires préciser 151 périodiques 150 planifier 150 raccourci clavier 55 rappels 150

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336 Index Répondre et supprimer, action rapide 221 standard 30 réponses 117 raccourci clavier 31 courrier indésirable 243 redimensionner iv images dans 318 réduire 31 invitation à une réunion 117 vue densemble iii, 28 message dorigine, fermer 119 messages électroniques avec boutons de vote 120 saisie semi-automatique préfixe ajouté 122 adresses de messagerie 83 supprimer immédiatement après 221 messages électroniques 98 police de caractères, fixer 286 sécurité du compte 13 règles de bonne conduite 119 Sélectionner les membres, boîte de dialogue réseau privé virtuel, connexions 4 271 résolution Sélectionner un nom, boîte de dialogue 144 décran v Semaine de travail, affichage (module changer v Calendrier) 163 des adresses 11 Semaine, affichage (module Calendrier) 163, Réunion, bouton 142 165 réunions sensibilité, définir 319 créer 55 serveurs de messagerie, configurer la à partir dun message électronique 159 conservation des messages 19 en-tête 56 Service Outlook Mobile, compte 131 invitation Signature, bouton 293 réponse 119 signatures 87 réponse à un message électronique 117 cartes de visite dans 298 participants, inviter 56 créer 291 planifier 56 Openmirrors.com images clipart 292 Révision, onglet (fenêtre denregistrement de informations dans 292 contact) 64 insérer RTF, format des messages 86 manuellement 293 ruban 25 mettre en forme 292 bouton douverture dune boîte de dialogue numériques 319 32 pour différents comptes de messagerie 292, boutons, aspect iii 298 commandes iii retirer des messages 293 afficher toutes iv texte artistique dans 292 développer 31, 50 Signatures et thème, boîte de dialogue 286, fenêtre de composition dun message 39, 40 294 groupes 31 sous-dossiers, recherche dans commandes affichées 31 raccourci clavier 230 masqués, afficher iv styles largeur aperçu 288 modifier iv jeux de 290 réduite iv Styles de tableau, galerie 93 modules Styles dimages, galerie 315 Calendrier 52 Styles rapides, galerie 288 Contacts 60 Styles, volet 287 Tâches 71 Suivant, bouton nature dynamique iii Aide xiii onglets suivi des messages 319 contextuels 30, 92 marquer 173

S

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Index

suppression courrier indésirable 245 messages électroniques 231

T

table des matières de l'aide, afficher xiii tableaux disposition, sélectionner 92 style, changer 93 tâches affectation à un contact 142 réponse 120 afficher 185 barre 26 des tâches, personnaliser 186 catégorie 172 changer 75 couleurs, changer 189 créer 73, 88, 170 à partir des contacts 172 à partir des messages 172 à partir des notes 172 date d'échéance par défaut 173 date de début 171 changer 177 date déchéance 171 dossiers 189 dues ce jour, afficher 186 échéance, modifier 171 état 171 changer 181 fenêtre 72 filtrer 188 icônes 178 indicateur Clic rapide 173 informations dans 171 liste, afficher 26 marquer comme terminées 171 options 171 périodiques 172 terminées, marquer comme 185 priorité 172 privées 172 raccourci clavier 75 rappels 172 définir 171 recherche instantanée 188 réordonner 188 supprimer 171, 185

337

terminées, marquer comme 176, 184 Tâches, affichage 71 Tâches, module affichages 71 basculer entre 187 afficher 27, 71 aspect 74 ouvrir 178 ruban 71 tâches, créer 170 volet de contenu 71 Tâches, volet 71 téléchargement d'images clipart 301, 303 télécopies créer 88 raccourci clavier 69 Téléphone, affichage (enregistrements de contacts) 145 Terminé, action rapide 221 test des comptes de messagerie 20 texte artistique dans les signatures 292 aspect par défaut 285 attributs de paragraphe, options 287 brut, format des messages 86 coller options 46 effets options 287 espacement des caractères, options 287 habillage des images 300 mise en forme 41, 286, 287 soulignement, options 287 styles de police, options 287 syles de caractères 287 de paragraphes 287 thèmes appliquer 288 à tous les documents 287 modifier 289 Office 289 par défaut 286, 289 vue densemble 288 Thèmes, galerie 288 threads visuels 195 Transférer un contact, bouton 282 transferts 118 message dorigine, fermer 119 messages électroniques

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338 Index préfixe ajouté 122 tri des messages électroniques 200, 202, 203, 320

U

Unique, affichage (Boîte de réception) 102

V

validation des adresses de messagerie 82 ordre de recherche dans le carnet dadresses 84 problèmes 82 raccourci clavier 82 Vérification des noms, boîte de dialogue 82 Vérifier ladresse, boîte de dialogue 140 version, numéros 259 virgules, pour séparer les adresses de messagerie 84 Volet de lecture, boîte de dialogue 112 volets Aperçu 295 Calendrier 51 Contacts 60, 65 de contenu 26, 36

de lecture 26, 102 de navigation 26 de recherche, fermer 279, 280 Images clipart 302 Personnes 39, 115 Presse-papiers Office 45 Styles 287 Tâches 71 vote, boutons de 120, 319 VPN (Virtual Private Network) Voir réseau privé virtuel

W

Windows Live Hotmail, comptes de messagerie 15 Windows Mail, importer des données depuis 258 Word (documents), envoyer par courrier électronique 97

Z

Zoom, boîte de dialogue 111 Zoom, bouton 27 Zoom, curseur 27

Openmirrors.com