Excel 2013. 101 porad i sztuczek które oszczędzą Twój czas 9788324681655, 9788324681624, 8324681620, 8324681655

Citation preview

Tytuł oryginału: 101 Excel 2013 Tips, Tricks and Timesavers Tłumaczenie: Adam Bąk z wykorzystaniem fragmentów książki „Excel 2010 PL. Najlepsze sztuczki i chwyty. Vademecum Walkenbacha” w tłumaczeniu Piotra Pilcha ISBN: 978-83-246-8165-5 Copyright © 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey Published by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey Translation copyright © 2014 by Helion S.A. All Rights Reserved. This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise without the prior written permission of the Publisher. Wiley and the Wiley logo are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates in the United States and other countries, and may not be used without written permission. Excel is a registered trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. John Wiley & Sons, Inc., is not associated with any product or vendor mentioned in this book. Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli. Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie bierze jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Wydawnictwo HELION nie ponosi również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce. Wydawnictwo HELION ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63 e-mail: [email protected] WWW: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek) Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex231p.zip Drogi Czytelniku! Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres http://helion.pl/user/opinie/ex231p_ebook Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

 Poleć książkę na Facebook.com

 Księgarnia internetowa

 Kup w wersji papierowej

 Lubię to! » Nasza społeczność

 Oceń książkę

Spis treści O autorze ......................................................................................... 9 Wstęp ............................................................................................ 11 Część I

Skoroszyty i pliki ............................................................................ 15 Spis sposobów ................................................................................................................ 16 Sposób 1. Zmiana wyglądu Excela ................................................................................. 17 Kosmetyka ............................................................................................................ 17 Ukrywanie Wstążki ............................................................................................... 18 Opcje dostępne na karcie Widok ........................................................................... 18 Ukrywanie innych elementów ............................................................................... 19 Ukrywanie paska stanu .......................................................................................... 19 Sposób 2. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp ............................................ 20 Pasek narzędzi Szybki dostęp ................................................................................ 20 Dodawanie nowych poleceń do paska narzędzi Szybki dostęp ............................. 20 Wykonywanie innych operacji związanych z paskiem narzędzi Szybki dostęp .... 23 Sposób 3. Dostosowywanie Wstążki .............................................................................. 24 Metody dostosowywania Wstążki ......................................................................... 24 Sposób 4. Widok chroniony ........................................................................................... 26 Przyczyny stosowania Widoku chronionego ......................................................... 27 Drukowanie i kopiowanie ..................................................................................... 28 Jak wymusić otwarcie w normalnym widoku ....................................................... 28 Sposób 5. Funkcja Autoodzyskiwanie ............................................................................ 28 Odzyskiwanie wersji aktualnie używanego skoroszytu ......................................... 29 Odzyskiwanie niezapisanych efektów pracy ......................................................... 30 Sposób 6. Wyświetlanie skoroszytu w przeglądarce internetowej .................................. 30 Sposób 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu ....................................................... 32 Wysyłanie wydrukowanej kopii ............................................................................ 32 Wysyłanie pliku PDF ............................................................................................ 33 Wysyłanie plików MHTML .................................................................................. 33 Sposób 8. Pobieranie listy nazw plików ......................................................................... 34 Sposób 9. Pobieranie listy nazw arkuszy ........................................................................ 37 Sposób 10. Zastosowanie motywów dokumentów ......................................................... 39 Zastosowanie motywu ........................................................................................... 40 Dostosowywanie motywu ..................................................................................... 41

4

Spis treści Sposób 11. Zgodność plików dla różnych wersji pakietu Office .................................... 43 Formaty plików w Excelu 2013 ............................................................................ 43 Pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office .................................. 44 Sprawdzanie zgodności ......................................................................................... 44 Sposób 12. Jak zmienić ustawienia wydruku .................................................................. 45

Część II

Formatowanie ................................................................................ 49 Spis sposobów ................................................................................................................ 50 Sposób 13. Scalanie komórek ......................................................................................... 51 Pozostałe działania związane ze scalaniem ........................................................... 51 Potencjalne problemy ze scalonymi komórkami ................................................... 52 Odnajdowanie wszystkich scalonych komórek ..................................................... 53 Rozdzielanie wszystkich scalonych komórek ....................................................... 53 Scalanie komórek — inne rozwiązania ................................................................. 54 Sposób 14. Wcięcie tekstu w komórkach ....................................................................... 55 Sposób 15. Używanie stylów nazwanych ....................................................................... 56 Zastosowanie galerii stylów .................................................................................. 58 Modyfikowanie istniejącego stylu ......................................................................... 58 Tworzenie nowych stylów ..................................................................................... 59 Scalanie stylów z innych skoroszytów .................................................................. 60 Sposób 16. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych ................................... 61 Części ciągu definiującego format liczbowy ......................................................... 62 Kody niestandardowych formatowań liczbowych ................................................. 63 Sposób 17. Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości ..... 65 Sposób 18. Tworzenie list punktowanych ...................................................................... 67 Używanie punktorów ............................................................................................ 67 Wykorzystanie grafiki SmartArt ........................................................................... 68 Sposób 19. Naprzemienne cieniowanie wierszy za pomocą formatowania warunkowego .................................................................. 69 Naprzemienne cieniowanie wierszy ...................................................................... 69 Cieniowanie w układzie szachownicy ................................................................... 70 Cieniowanie grup wierszy ..................................................................................... 70 Sposób 20. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza ....................... 71 Sposób 21. Wykorzystanie Malarza formatów ............................................................... 72 Malarz formatów — podstawy .............................................................................. 72 Wariacje na temat Malarza formatów ................................................................... 73 Sposób 22. Wstawianie znaku wodnego ......................................................................... 74 Sposób 23. Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce ................. 76 Używanie konkatenacji ......................................................................................... 76 Używanie funkcji TEKST ..................................................................................... 76 Używanie niestandardowego formatowania liczbowego ....................................... 77 Sposób 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek małych rozmiarów ............................ 77 Sposób 25. Aktualizowanie starych czcionek ................................................................. 79

Część III

Podstawowe formuły i funkcje ........................................................ 83 Spis sposobów ................................................................................................................ 84 Sposób 26. Zmiana rozmiaru paska formuły .................................................................. 85 Sposób 27. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejsca arkusza kalkulacyjnego ......................................................................................... 86 Okno czujki — podstawowe informacje ............................................................... 86 Dostosowywanie Okna czujki ............................................................................... 87 Nawigowanie z wykorzystaniem Okna czujki ...................................................... 87 Sposób 28. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie ....................................................... 88

Spis treści

5 Sposób 29. Kiedy używać odwołań bezwzględnych, a kiedy mieszanych ..................... 90 Stosowanie odwołań bezwzględnych .................................................................... 90 Stosowanie odwołań mieszanych .......................................................................... 91 Sposób 30. Jak uniknąć wyświetlania błędów w formułach ........................................... 92 Stosowanie funkcji JEŻELI.BŁĄD ....................................................................... 93 Sposób 31. Tworzenie nazw na poziomie arkusza .......................................................... 94 Sposób 32. Używanie nazwanych stałych ...................................................................... 96 Sposób 33. Wysyłanie spersonalizowanej poczty elektronicznej z Excela ..................... 97 O funkcji HIPERŁĄCZE ...................................................................................... 97 Praktyczne przykłady użycia funkcji HIPERŁĄCZE ............................................ 98 Sposób 34. Wyszukiwanie dokładnej wartości ............................................................... 99 Sposób 35. Wyszukiwanie dwuwymiarowe ................................................................. 102 Użycie formuły .................................................................................................... 102 Użycie bezpośredniego przecięcia ...................................................................... 103 Sposób 36. Wyszukiwanie w dwóch kolumnach .......................................................... 104 Sposób 37. Wyznaczanie dat dni świątecznych ............................................................ 106 Nowy Rok ........................................................................................................... 107 Dzień Martina Luthera Kinga .............................................................................. 107 Dzień Prezydenta ................................................................................................ 107 Wielkanoc ........................................................................................................... 107 Święto Konstytucji 3 Maja .................................................................................. 107 Dzień Pamięci ..................................................................................................... 108 Święto Pracy ....................................................................................................... 108 Dzień Krzysztofa Kolumba ................................................................................. 108 Święto Niepodległości ......................................................................................... 108 Święto Dziękczynienia ........................................................................................ 108 Boże Narodzenie ................................................................................................. 109 Sposób 38. Obliczanie wieku osób ............................................................................... 109 Metoda 1 ............................................................................................................. 109 Metoda 2 ............................................................................................................. 109 Metoda 3 ............................................................................................................. 109 Sposób 39. Obsługa dat sprzed roku 1900 .................................................................... 110 Zastosowanie trzech kolumn ............................................................................... 111 Wykorzystanie opcji niestandardowych .............................................................. 111 Inne rozwiązania ................................................................................................. 112 Sposób 40. Wyświetlanie kalendarza w zakresie komórek arkusza .............................. 113 Sposób 41. Pobieranie zawartości ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu .... 114 Metoda zliczania komórek .................................................................................. 115 Metoda wykorzystująca formułę tablicową ......................................................... 115 Metoda wykorzystująca standardową formułę .................................................... 116 Sposób 42. Różne metody zaokrąglania liczb .............................................................. 116 Zaokrąglanie do najbliższej wielokrotności określonej liczby ............................ 117 Zaokrąglanie wartości walutowych ..................................................................... 117 Używanie funkcji ZAOKR.DO.CAŁK i LICZBA.CAŁK .................................. 118 Zaokrąglanie do n cyfr znaczących ..................................................................... 119 Sposób 43. Przeliczanie wartości między różnymi systemami jednostek ..................... 119 Sposób 44. Obliczanie liczby unikatowych wpisów w zakresie ................................... 120 Sposób 45. Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ .................................................... 122 Sposób 46. Tworzenie dokładnej kopii zakresu komórek przechowujących formuły .. 125 Sposób 47. Funkcja sprawdzania błędów w tle ............................................................ 126 Sposób 48. Dodatek Inquire ......................................................................................... 128 Analizowanie skoroszytu .................................................................................... 129 Narzędzie do przygotowywania diagramów ....................................................... 129

6

Spis treści Porównywanie plików ......................................................................................... 130 Pozostałe opcje .................................................................................................... 130 Sposób 49. Ukrywanie i blokowanie formuł ................................................................ 131 Ukrywanie i blokowanie komórek z formułami .................................................. 131 Odblokowywanie komórek niezawierających formuł ......................................... 132 Ochrona arkusza .................................................................................................. 133 Sposób 50. Używanie funkcji ADR.POŚR ................................................................... 134 Określanie wierszy za pomocą funkcji ADR.POŚR ............................................ 134 Określanie nazw arkuszy za pomocą funkcji ADR.POŚR .................................. 135 Nadawanie niezmienności odwołaniu do komórki .............................................. 135 Sposób 51. Edytowanie formuł w oknach dialogowych ............................................... 136 Sposób 52. Konwertowanie zakresu pionowego na tabelę ........................................... 137

Cześć IV

Praca z danymi ............................................................................ 139 Spis sposobów .............................................................................................................. 140 Sposób 53. Wydajne zaznaczanie komórek .................................................................. 141 Zaznaczanie zakresu za pomocą klawisza Shift i klawiszy strzałek .................... 141 Zaznaczanie bieżącego regionu ........................................................................... 141 Zaznaczanie zakresu z wykorzystaniem klawisza Shift i myszki ........................ 142 Zaznaczanie nieciągłych zakresów komórek ....................................................... 142 Zaznaczanie całych wierszy ................................................................................ 143 Zaznaczanie całych kolumn ................................................................................ 143 Zaznaczanie obszarów nienależących do tego samego arkusza .......................... 143 Sposób 54. Automatyczne wypełnianie zakresu komórek arkusza z wykorzystaniem serii ........................................................................................ 145 Sposób 55. Usuwanie końcowego znaku minusa ......................................................... 148 Sposób 56. Ograniczanie możliwości przemieszczania kursora jedynie do komórek wprowadzania danych ......................................................................................... 149 Sposób 57. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem formuł i bez ich wykorzystania ....................................................................................... 150 Przetwarzanie danych bez wykorzystania formuł ............................................... 150 Przetwarzanie danych za pomocą tymczasowych formuł .................................... 152 Sposób 58. Tworzenie listy rozwijanej w komórce arkusza ......................................... 153 Sposób 59. Porównywanie dwóch zakresów za pomocą formatowania warunkowego ..... 155 Sposób 60. Odnajdowanie powtórzeń przy użyciu formatowania warunkowego ......... 158 Sposób 61. Obsługa numerów kart kredytowych ......................................................... 160 Wprowadzanie numerów kart kredytowych ........................................................ 160 Importowanie numerów kart kredytowych .......................................................... 160 Sposób 62. Wyszukiwanie nadmiarowych spacji ......................................................... 161 Sposób 63. Przekształcanie zakresów ........................................................................... 163 Wykorzystanie funkcji Wklej specjalnie ............................................................. 163 Stosowanie funkcji TRANSPONUJ .................................................................... 164 Sposób 64. Stosowanie funkcji Wypełnianie błyskawiczne do wyodrębniania danych ..... 165 Zmiana wielkości liter ......................................................................................... 166 Wyodrębnianie nazwisk ...................................................................................... 166 Wyodrębnianie imion .......................................................................................... 166 Wyodrębnianie drugiego imienia ........................................................................ 167 Wyodrębnianie domen z adresów URL ............................................................... 167 Potencjalne problemy .......................................................................................... 168 Sposób 65. Stosowanie funkcji Wypełnianie błyskawiczne do łączenia danych .......... 168 Sposób 66. Pobieranie informacji o notowaniach giełdowych ..................................... 170 Ukrywanie niepotrzebnych wierszy i kolumn ..................................................... 171 Za kulisami .......................................................................................................... 171

Spis treści

7 Sposób 67. Pobieranie danych ze strony WWW .......................................................... 172 Wklejanie statycznej kopii informacji ................................................................. 173 Wklejanie dynamicznej kopii informacji ............................................................ 173 Bezpośrednie otwieranie strony internetowej ...................................................... 176 Sposób 68. Importowanie pliku tekstowego do zakresu komórek arkusza ................... 176 Sposób 69. Stosowanie funkcji Szybka analiza ............................................................ 177 Sposób 70. Wypełnianie pustych miejsc w raporcie ..................................................... 180 Sposób 71. Przeprowadzanie niedokładnych wyszukiwań ........................................... 181 Sposób 72. Odczytywanie danych za pomocą narzędzia Czytaj komórki .................... 184 Dodawanie poleceń czytania do Wstążki ............................................................ 184 Użycie poleceń czytania ...................................................................................... 185 Sposób 73. Pobieranie danych z plików PDF ............................................................... 186 Wykorzystanie metody kopiuj-wklej ................................................................... 186 Wykorzystanie jako pośrednika programu Word 2013 ....................................... 187

Część V

Tabele i tabele przestawne ........................................................... 189 Spis sposobów .............................................................................................................. 190 Sposób 74. Tabele — informacje podstawowe ............................................................. 191 Czym jest tabela? ................................................................................................ 191 Porównanie zakresu z tabelą ............................................................................... 191 Ograniczenia związane z używaniem tabel ......................................................... 193 Sposób 75. Używanie formuł w przypadku tabeli ........................................................ 193 Używanie wiersza sumy ...................................................................................... 193 Zastosowanie formuł w obrębie tabeli ................................................................. 195 Odwoływanie się do danych w tabeli .................................................................. 196 Sposób 76. Automatyczne numerowanie wierszy tabeli ............................................... 197 Sposób 77. Określanie, które dane są odpowiednie do tabeli przestawnej ................... 199 Sposób 78. Używanie tabeli przestawnej zamiast formuł ............................................. 202 Wstawianie sum częściowych ............................................................................. 202 Zastosowanie formuł ........................................................................................... 203 Zastosowanie tabeli przestawnej ......................................................................... 204 Sposób 79. Nadzorowanie odwołań do komórek w tabeli przestawnej ........................ 206 Sposób 80. Szybkie tworzenie tabeli liczby wystąpień ................................................. 207 Sposób 81. Grupowanie elementów w tabeli przestawnej według dat .......................... 209 Sposób 82. Tworzenie tabel przestawnych z wielokrotnym grupowaniem .................. 213 Sposób 83. Stosowanie fragmentatorów i osi czasu w tabelach przestawnych ............. 214 Stosowanie fragmentatorów ................................................................................ 215 Stosowanie osi czasu ........................................................................................... 217

Część VI

Wykresy i elementy grafiki ........................................................... 219 Spis sposobów .............................................................................................................. 220 Sposób 84. Funkcja Polecane wykresy ......................................................................... 221 Sposób 85. Dostosowywanie wykresów ....................................................................... 222 Dodawanie i usuwanie elementów wykresu ........................................................ 222 Zmiana stylu lub koloru wykresu ........................................................................ 223 Filtrowanie danych na wykresie .......................................................................... 224 Sposób 86. Ustalanie identycznych rozmiarów wykresów ........................................... 224 Sposób 87. Tworzenie szablonu wykresów .................................................................. 226 Tworzenie szablonu ............................................................................................. 226 Stosowanie szablonu ........................................................................................... 227 Sposób 88. Tworzenie wykresów złożonych ................................................................ 228 Wstawianie wstępnie skonfigurowanych wykresów złożonych .......................... 229 Dostosowywanie wykresu złożonego .................................................................. 230 Sposób 89. Obsługa brakujących danych na wykresie ................................................. 230

8

Spis treści Sposób 90. Użycie na wykresie linii maksimum-minimum .......................................... 232 Sposób 91. Stosowanie wielopoziomowych etykiet kategorii ...................................... 233 Sposób 92. Łączenie tekstu wykresu z komórkami ...................................................... 235 Sposób 93. „Zamrażanie” wykresu ............................................................................... 237 Zmiana wykresu na obraz graficzny .................................................................... 237 Zmiana zakresu komórek przechowujących dane wykresu na tablicę ................. 238 Sposób 94. Tworzenie wykresów bezpośrednio w zakresie ......................................... 239 Wykorzystywanie formatowania warunkowego za pomocą pasków danych ...... 240 Używanie formuł do wyświetlania powtarzających się znaków .......................... 241 Sposób 95. Tworzenie minimalistycznych wykresów .................................................. 243 Prosty wykres kolumnowy .................................................................................. 243 Prosty wykres kołowy ......................................................................................... 244 Proste wykresy liniowe ....................................................................................... 244 Wykres wskaźnikowy ......................................................................................... 245 Sposób 96. Pobieranie etykiet danych z określonego zakresu ...................................... 247 Sposób 97. Grupowanie wykresów i innych obiektów ................................................. 248 Grupowanie wykresów ........................................................................................ 248 Grupowanie innych obiektów ............................................................................. 249 Sposób 98. Tworzenie obrazów zakresów .................................................................... 251 Tworzenie statycznego obrazu zakresu ............................................................... 251 Generowanie dynamicznego obrazu zakresu ....................................................... 252 Zapisywanie zakresu jako pliku graficznego ....................................................... 253 Sposób 99. Zmiana wyglądu komentarzy w komórkach .............................................. 254 Konfigurowanie paska narzędzi Szybki dostęp ................................................... 254 Formatowanie komentarzy .................................................................................. 255 Zmiana kształtu komentarzy ............................................................................... 255 Dodawanie obrazów do komentarzy ................................................................... 256 Sposób 100. Rozszerzanie obrazów .............................................................................. 256 Sposób 101. Zapisywanie kształtów, wykresów i zakresów jako obrazów .................. 258

Skorowidz ..................................................................................... 261

O autorze John Walkenbach to jeden z autorów najważniejszych prac o arkuszach kalkulacyjnych. Jest także szefem jednoosobowej firmy J-Walk and Associates Inc., działającej na południu Arizony. Napisał ponad 50 książek o arkuszach kalkulacyjnych i przeszło 300 artykułów oraz recenzji, które publikowano m.in. w pismach „PC World”, „Windows” i „PC/Computing”. Zarządza popularną stroną internetową (The Spreadsheet Page, http://spreadsheetpage.com), jako programista jest autorem kilkunastu narzędzi dla Excela, łącznie z nagrodzonym wieloma wyróżnieniami Power Utility Pak. John Walkenbach ukończył studia na University of Missouri, tytuł magistra oraz doktora uzyskał na University of Montana.

Podziękowania wydawcy oryginału Jesteśmy dumni z tej książki. Prześlijcie nam swoje przemyślenia na jej temat za pośrednictwem formularza rejestracyjnego znajdującego się na stronie http://dummies.custhelp.com. Wśród osób, które pomogły nam sprawić, aby niniejsza książka trafiła na rynek, znajdują się: Acquisitions, Editorial, and Media Development

Composition Services

Senior Project Editor: Mark Enochs Acquisitions Editor: Katie Mohr Copy Editor: Melba Hopper

Project Coordinator: Katherine Crocker Layout and Graphics: Melanee Habig Proofreader: Melissa Cossell Indexer: BIM Indexing & Proofreading Services

Technical Editor: Mike Talley Editorial Manager: Leah Michael Vertical Websites Project Manager: Laura Moss-Hollister Supervising Producer: Rich Graves Vertical Websites Associate Producers: Josh Frank, Marilyn Hummel, Douglas Kuhn, Shawn Patrick Editorial Assistant: Annie Sullivan Sr. Editorial Assistant: Cherie Case

Publishing and Editorial for Technology Dummies Richard Swadley, Vice President and Executive Group Publisher Andy Cummings, Vice President and Publisher Mary Bednarek, Executive Acquisitions Director Mary C. Corder, Editorial Director

Publishing for Consumer Dummies Diane Graves Steele, Vice President and Publisher

Composition Services Debbie Stailey, Director of Composition Services

Wstęp Excel jest bardzo popularnym programem. Miliony ludzi na całym świecie używają tej aplikacji regularnie, jednak idę o zakład, że ogromna większość z nich nie odkryła dotąd niektórych niesamowitych możliwości tego narzędzia. Jeśli wykonałem swoje zadanie należycie, znajdziesz w tej książce tak dużo przydatnych informacji, że pozwoli Ci to podnieść swoje umiejętności korzystania z Excela na zupełnie nowy poziom.

Co powinieneś wiedzieć Książka ta nie stanowi przewodnika dla początkujących użytkowników Excela. Jest to raczej pozycja dla osób posługujących się programem już od pewnego czasu, lecz zdających sobie sprawę, że istnieje jeszcze wiele rzeczy, jakich powinny się nauczyć. Zamieściłem w niej 101 sztuczek i sposobów, które poznawałem przez długie lata, i jestem w 99 procentach przekonany, że wszyscy użytkownicy Excela znajdą w niej coś nowego i przydatnego w ich codziennej praktyce. Jeśli nie masz absolutnie żadnego doświadczenia w korzystaniu z Excela, może się okazać, że nie jest to najlepsza książka dla Ciebie. Aby zyskać dzięki jej lekturze jak najwięcej, powinieneś znać podstawy używania aplikacji. Zakładam zatem, że potrafisz poradzić sobie w szczególności z takimi zadaniami, jak:  tworzenie skoroszytów, wstawianie do nich arkuszy, zapisywanie plików

i inne podstawowe czynności tego typu,  poruszanie się po skoroszycie,  używanie Wstążki Excela i okien dialogowych,  korzystanie z podstawowych cech systemu Windows, takich jak sposoby

zarządzania plikami i technika kopiuj-wklej.

12

Wstęp

Co powinieneś mieć Aby najlepiej wykorzystać informacje zawarte w tej książce, powinieneś mieć, oczywiście, program Microsoft Excel 2013 dla systemu Windows. Jeśli używasz starszej wersji aplikacji, niektóre ze sposobów nie będą działać. W celu zastosowania zaprezentowanych w książce metod nie musisz korzystać z najnowocześniejszego sprzętu komputerowego, choć, oczywiście, im jest on szybszy, tym lepiej dla Ciebie, a im więcej pamięci zainstalujesz w swoim systemie, tym będzie on wydajniejszy.

Konwencje zapisu stosowane w tej książce Poświęć chwilę na przejrzenie tego punktu i zapoznaj się z konwencjami typograficznymi użytymi do zapisu różnego rodzaju informacji na kartkach tej książki.

Zapis formuł Wywołania formuł pojawiają się zwykle w osobnych liniach i korzystają z odpowiedniego stylu. Przykładem może być następująca formuła: =WYSZUKAJ.PIONOWO(NumerMagazynowy;ListaCen;2;FAŁSZ)

Excel umożliwia wprowadzanie szczególnego rodzaju formuł, znanych pod nazwą formuł tablicowych. Ich wpisanie wymaga użycia kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast zwykłego naciśnięcia klawisza Enter. Formuły takie ujęte są w nawiasy klamrowe w celu przypomnienia Ci, że masz do czynienia z formułą tablicową. Wprowadzając formułę tablicową, nie powinieneś wpisywać nawiasów klamrowych, gdyż Excel wstawi je automatycznie.

Nazwy klawiszy Nazwy pojedynczych klawiszy na klawiaturze są prezentowane w następujący sposób: Alt, Home, PgDn czy Ctrl. Gdy należy jednocześnie wcisnąć dwa lub więcej klawiszy, ich nazwy są łączone za pomocą znaku +. Oto przykład: w celu otwarcia okna dialogowego Przechodzenie do użyj kombinacji klawiszy Ctrl+G.

Wstążka Excel 2013 oferuje interfejs użytkownika Wstążka, który wprowadzono w Excelu 2007.

Wstęp

13

Gdy musisz wywołać polecenie z poziomu Wstążki, opisuję je za pomocą nazwy karty, nazwy grupy i nazwy polecenia (np.: „Wykonaj polecenie Narzędzia główne/ Wyrównanie/Zawijaj tekst.”). Zdanie to oznacza: „Uaktywnij kartę Narzędzia główne, zlokalizuj grupę Wyrównanie i kliknij przycisk Zawijaj tekst”. Niektóre polecenia wymagają użycia rozwijanej kontrolki Wstążki (np. polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła). W tym przypadku musisz kliknąć strzałkę skierowaną w dół w obrębie kontrolki Formatowanie warunkowe, żeby uzyskać dostęp do przycisku Nowa reguła. Wiele poleceń zaczyna się w książce od słowa Plik. Kliknięcie karty Plik spowoduje wyświetlenie nowego widoku Backstage.

Funkcje, procedury i zakresy nazwane Nazwy funkcji arkusza kalkulacyjnego Excela wyróżniane są w tekście wielkimi literami oraz zastosowaniem odpowiedniego rodzaju czcionki. Oto przykład: użyj funkcji SUMA, aby zsumować wartości w kolumnie A. Jeśli nie używasz tekstu ujętego w znaki cudzysłowu, Excel nie rozróżnia wielkości liter. Inaczej mówiąc, obie następujące formuły zwrócą taki sam wynik: =SUMA(A1:A50) =suma(a1:a50)

Program zmieni jednak litery zawarte w drugiej formule na wielkie.

Konwencje zapisu działań wykonywanych za pomocą myszki W książce tej korzystam ze znanych ogólnie nazw działań, które można przeprowadzić za pomocą myszki komputerowej. Pojawiają się tu zatem kliknięcia, podwójne lub dwukrotne kliknięcia, kliknięcia prawym przyciskiem myszki oraz przeciąganie elementów w arkuszu. Myślę, że niczego więcej tłumaczyć Ci tu nie muszę.

Znaczenie ikonek W książce tej z pewnością zauważysz ikonki wskazujące fragmenty tekstu, na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę. Z ikonki takiej korzystam w sytuacji, gdy podana informacja jest z jakiegoś powodu istotna. Może to być np. pewien pomysł, który znacznie ułatwi Ci wykonanie określonego zadania, lub jakieś bardzo ważne dla zrozumienia danej kwestii zdanie.

14

Wstęp

Ikonka taka znajduje zastosowanie, gdy niezbyt uważne wykonanie opisywanej operacji może spowodować jakieś problemy.

Z ikonki tego typu korzystam w celu poinformowania Cię, że w książce tej znajdują się także inne sposoby, w których podano więcej szczegółowych informacji na określony temat.

Ikona identyfikuje funkcję, będącą nowością w Excelu 2013.

Jaki układ ma ta książka Aby wprowadzić pewne pozory porządku, podzieliłem wszystkie sposoby i sztuczki na 6 różnych kategorii, z których każdą umieściłem w osobnej części:  część I: Skoroszyty i pliki,  część II: Formatowanie,  część III: Podstawowe formuły i funkcje,  część IV: Praca z danymi,  część V: Tabele i tabele przestawne,  część VI: Wykresy i elementy grafiki.

Jak korzystać z tej książki Książka ta nie została napisana z myślą o czytaniu jej od deski do deski w taki sposób, jak czyta się np. powieść przygodową, choć jestem pewien, że niektórzy ludzie właśnie tak ją potraktują. Prawdziwym przeznaczeniem tej pozycji jest używanie jej jako poradnika i sięganie do niej w sytuacjach, gdy zachodzi taka konieczność. Jeśli staniesz twarzą w twarz z jakimś trudnym zadaniem, dobrym pomysłem będzie przejrzenie spisu treści w poszukiwaniu ewentualnego rozwiązania Twojego problemu. Kolejność rozdziałów i sposobów jest dość przypadkowa, a większość użytkowników będzie prawdopodobnie przeskakiwać poszczególne strony książki, wybierając jedynie interesujące fragmenty. Aby móc korzystać z Power Utility Pak w edycji 7, potrzebujesz Excela 2007 w wersji dla Windowsa.

Część I

Skoroszyty i pliki W tej części zamieszczono sposoby i triki dotyczące podstawowych aspektów działania i funkcji Excela, takich jak Widok chroniony czy Autoodzyskiwanie, ale też korzystania z paska narzędzi Szybki dostęp czy zmiany schematu kolorów Excela.

Część I  Skoroszyty i pliki

16

Spis sposobów Sposób 1.

Zmiana wyglądu Excela

17

Sposób 2.

Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp

20

Sposób 3.

Dostosowywanie Wstążki

24

Sposób 4.

Widok chroniony

26

Sposób 5.

Funkcja Autoodzyskiwanie

28

Sposób 6.

Wyświetlanie skoroszytu w przeglądarce internetowej

30

Sposób 7.

Zapisywanie w plikach tylko do odczytu

32

Sposób 8.

Pobieranie listy nazw plików

34

Sposób 9.

Pobieranie listy nazw arkuszy

37

Sposób 10. Zastosowanie motywów dokumentów

39

Sposób 11. Zgodność plików dla różnych wersji pakietu Office

43

Sposób 12. Jak zmienić ustawienia wydruku

45

Sposób 1. Zmiana wyglądu Excela

17

Sposób 1. Zmiana wyglądu Excela W Excelu 2013 nie jesteś skazany na domyślne ustawienia wyglądu. Poniżej opisano kilka sposobów umożliwiających wprowadzanie zmian w tym zakresie. Niektóre z nich dotyczą tylko wyglądu, inne z kolei pozwalają ukryć pewne elementy Excela, dzięki czemu uzyskujesz więcej przestrzeni do prezentacji danych czy też bardziej przejrzysty układ.

Kosmetyka Kiedy pojawiła się wersja testowa pakietu Microsoft Office 2013, dało się słyszeć pomruk niezadowolenia dotyczący jego wyglądu. W porównaniu z wcześniejszymi edycjami aplikacje wydawały się „płaskie”, a wiele osób narzekało na wszechobecny biały kolor. Gdy ukazała się wersja ostateczna, Microsoft dodał do pakietu Office dwa dodatkowe motywy: Jasnoszary i Ciemnoszary. Aby zmienić używany motyw, wybierz Plik/Opcje; zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe Opcje programu Excel. Następne kroki to kliknięcie karty Ogólne i wybranie odpowiedniej pozycji z listy Motyw pakietu Office (rysunek 1.1). Zmiana motywu będzie widoczna na pasku tytułu, w nagłówkach kolumn i wierszy, okienku zadań, na pasku zadań i kilku innych elementach. Wybrany temat zostanie zastosowany do wszystkich aplikacji pakietu Office 2013.

Rysunek 1.1. Zmiana motywu pakietu Office

Część I  Skoroszyty i pliki

18

Na rysunku 1.1 widoczna jest jeszcze inna funkcja: Tło pakietu Office. Gdy rozwiniesz listę, ukażą się tła, które można wyświetlić na pasku tytułu. Na szczęście dostępna jest też opcja Bez tła.

Ukrywanie Wstążki Aby ukryć Wstążkę, kliknij widoczny na pasku tytułu Excela przycisk Opcje wyświetlania Wstążki. Zostaną wyświetlone dostępne możliwości (rysunek 1.2). Rysunek 1.2. Tryby korzystania z Wstążki

Opcje dostępne na karcie Widok Na karcie Widok (rysunek 1.3) znajdują się trzy grupy poleceń dotyczące wyświetlania elementów na ekranie:  Widoki skoroszytu. Dostępne tu opcje dotyczą wyświetlania skoroszytu. Przez

większość czasu użytkownicy korzystają z widoku o nazwie Normalny. Podgląd podziału stron również wyświetla podział stron, ale w dużo mniej przyjemny sposób. Układ strony bywa przydatny, gdy potrzebna jest pełna kontrola nad ustawieniami strony. Na pasku stanu znajdują się ikony odpowiadające każdemu z tych trzech widoków. Widoki niestandardowe to narzędzie umożliwiające stworzenie i zapisanie pod własnymi nazwami sposobów wyświetlania (np. takich, w których określone kolumny czy wiersze są ukryte).  Pokazywanie. Cztery dostępne tu pola wyboru pozwalają zdecydować

o wyświetlaniu lub ukryciu elementów takich jak Linijka (tylko w widoku Układ strony), Pasek formuły, Linie siatki i Nagłówki (kolumn i wierszy).  Powiększenie. Polecenia z tej grupy umożliwiają powiększanie i pomniejszanie

widoku arkusza. Innym sposobem zmiany stopnia powiększenia jest użycie suwaka Powiększenie, który znajduje się na pasku stanu.

Rysunek 1.3. Formanty na karcie Widok

Sposób 1. Zmiana wyglądu Excela

19

Ukrywanie innych elementów Aby ukryć inne elementy, konieczna będzie wycieczka na kartę Zaawansowane, dostępną w oknie dialogowym Opcje programu Excel (aby ją wyświetlić, wybierz kolejno Plik/Opcje). Na rysunku 1.4 widoczne są opcje wyświetlania skoroszytu i arkusza. Opisy funkcji jednoznacznie je wyjaśniają.

Rysunek 1.4. Opcje wyświetlania dostępne na karcie Zaawansowane w oknie dialogowym Opcje programu Excel

Ukrywanie paska stanu Możesz również ukryć pasek stanu, który jest wyświetlany w dolnej części okna programu Excel. Wprowadzenie takiej zmiany wymaga jednak użycia kodu VBA. 1. Aby wyświetlić edytor Visual Basic, użyj kombinacji klawiszy Alt+F11. 2. Wywołaj za pomocą skrótu Ctrl+G okno Immediate. 3. Wpisz poniższą instrukcję i wciśnij Enter. Application.DisplayStatusBar = False

Pasek stanu zostanie usunięty ze wszystkich otwartych okien skoroszytów. Aby go przywrócić, ponownie wykonaj powyższą procedurę, zmieniając tylko w instrukcji wartość False na True.

Część I  Skoroszyty i pliki

20

Sposób 2. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp Jeśli stwierdzisz, że ciągle musisz przełączać się między kartami Wstążki, ponieważ często używane polecenia nie są dostępne w akurat wyświetlonej karcie, ten sposób jest dla Ciebie. Pasek narzędzi Szybki dostęp jest zawsze widoczny, niezależnie od tego, jaką kartę Wstążki uaktywniono. Po dostosowaniu tego paska często wykorzystywane polecenia zawsze będą na wyciągnięcie ręki. Jedyna sytuacja, w której pasek narzędzi Szybki dostęp nie jest widoczny, ma miejsce w przypadku użycia trybu pełnoekranowego. Aby go uaktywnić, użyj polecenia Widok/ Widoki skoroszytu/Przełącz widok pełnoekranowy. W celu wyłączenia trybu prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną komórkę i z menu wybierz pozycję Zamknij pełny ekran bądź wciśnij klawisz Esc.

Pasek narzędzi Szybki dostęp Domyślnie pasek narzędzi Szybki dostęp zlokalizowany jest po lewej stronie paska tytułu okna Excela i zawiera następujące trzy narzędzia:  Zapisz — zapisuje aktywny skoroszyt.  Cofnij — cofa efekt ostatniej operacji.  Wykonaj ponownie — cofa efekt ostatniego wywołania polecenia Cofnij.

Polecenia paska Szybki dostęp zawsze są prezentowane jako niewielkie ikony pozbawione tekstu. Gdy kursor myszy umieścisz na ikonie, pojawi się nazwa polecenia i jego krótki opis. O ile mi wiadomo, nie istnieje limit liczby poleceń, które można dodać do paska narzędzi Szybki dostęp. Jednak niezależnie od liczby ikon pasek ten zawsze wyświetla je w jednym wierszu. Jeżeli liczba ikon spowoduje, że szerokość okna Excela nie będzie wystarczająca do zaprezentowania ich wszystkich, na końcu paska aplikacja wyświetli dodatkową ikonę o nazwie Więcej formantów. Kliknięcie tej ikony sprawi, że w otwartym okienku pojawią się ukryte dotąd ikony paska narzędzi Szybki dostęp.

Dodawanie nowych poleceń do paska narzędzi Szybki dostęp Nowe polecenie możesz dodać do paska narzędzi Szybki dostęp na trzy następujące sposoby:  Kliknij kontrolkę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp w menu rozwijanym,

która znajduje się po prawej stronie paska Szybki dostęp (rysunek 2.1). Lista zawiera kilka często stosowanych poleceń. Po wybraniu polecenia z listy Excel doda je do paska narzędzi Szybki dostęp.

Sposób 2. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp

21

Rysunek 2.1. Użycie menu rozwijanego kontrolki Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp to jedna z metod dodawania nowego polecenia do paska narzędzi Szybki dostęp

 Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną kontrolkę Wstążki i z menu wybierz

pozycję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp. W efekcie kontrolka zostanie umieszczona za ostatnią kontrolką paska Szybki dostęp.  Skorzystaj z karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje

programu Excel. Szybkim sposobem otwarcia tego okna jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy dowolnej kontrolki paska narzędzi Szybki dostęp lub Wstążki i wybranie z menu polecenia Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp. Rysunek 2.2 przedstawia kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel. Z lewej strony okna jest widoczna lista poleceń Excela, a z prawej znajdują się polecenia, które aktualnie wchodzą w skład paska narzędzi Szybki dostęp. Powyżej listy poleceń widnieje pole listy rozwijanej, które umożliwia filtrowanie listy poleceń. Po wybraniu pozycji listy rozwijanej lista poleceń będzie prezentować jedynie polecenia powiązane z określoną pozycją. Oto opis niektórych pozycji pola listy rozwijanej:  Popularne polecenia — wyświetla polecenia często stosowane

przez użytkowników Excela.  Polecenia, których nie ma na Wstążce — prezentuje listę poleceń,

które nie są dostępne z poziomu Wstążki.  Wszystkie polecenia — wyświetla pełną listę poleceń Excela.  Makra — wyświetla listę wszystkich dostępnych makr.  Karta Plik — prezentuje polecenia dostępne w oknie widoku Backstage.  Karta Narzędzia główne — wyświetla wszystkie polecenia dostępne

po uaktywnieniu karty Narzędzia główne. Ponadto lista rozwijana zawiera pozycję dla każdej innej karty.

22

Część I  Skoroszyty i pliki

Rysunek 2.2. Zastosowanie karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel do dostosowania paska narzędzi Szybki dostęp

Aby znaleźć określone polecenie, czasami musisz trochę zgadywać. Jeśli np. chcesz dodać polecenie wyświetlające okno dialogowe Opcje programu Excel, na liście będzie ono miało nazwę Opcje, a nie Opcje programu Excel. Niektóre polecenia są po prostu niedostępne. Na przykład chciałbym, aby na pasku narzędzi Szybki dostęp znajdowało się polecenie, które umożliwia wyświetlanie i ukrywanie w obrębie arkusza linii kreskowej podziału strony. Jedynym sposobem wykonania tego polecenia jest wyświetlenie karty Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Excel, a następnie przewinięcie jej w dół do momentu znalezienia opcji wyboru Pokaż podziały stron. Nie istnieje polecenie, które można by dodać do paska narzędzi Szybki dostęp.

Aby umieścić w tym pasku jakąś pozycję, zaznacz ją na liście widocznej z lewej strony i kliknij przycisk Dodaj. Jeśli dodasz do paska narzędzi Szybki dostęp makro, będziesz mógł kliknąć przycisk Modyfikuj w celu zmiany tekstu i wybrania dla niego innej ikony. Zwróć uwagę na kontrolkę listy rozwijanej powyżej listy po prawej stronie. Umożliwia ona utworzenie paska narzędzi Szybki dostęp specyficznego dla określonego skoroszytu. Jest to najbardziej przydatne w przypadku dodawania do paska narzędzi Szybki dostęp poleceń makr. Przeważnie będziesz jednak korzystał z ustawienia o nazwie Dla wszystkich dokumentów (domyślnie).

Sposób 2. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp

23

Jedyna sytuacja, w której w ogóle trzeba użyć karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel, ma miejsce wtedy, gdy zamierza się dodać polecenie niewchodzące w skład Wstążki lub polecenie wywołujące makro. W pozostałych przypadkach znacznie łatwiejsze będzie zlokalizowanie polecenia na Wstążce, kliknięcie go prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu pozycji Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp. Trzeba jedynie zdecydować, które polecenia pojawią się na pasku Szybki dostęp. Jeśli uznasz, że często korzystasz z określonego polecenia, prawdopodobnie powinno ono wchodzić w skład tego paska

Wykonywanie innych operacji związanych z paskiem narzędzi Szybki dostęp Oto kilka innych rzeczy, które możesz zrobić w przypadku własnego paska narzędzi Szybki dostęp:  Przestawianie ikon paska. Jeśli chcesz zmienić kolejność ikon paska narzędzi

Szybki dostęp, umożliwi to karta Dostosowywanie Wstążki okna dialogowego Opcje programu Excel. Wybierz polecenie, a następnie w celu przemieszczenia jego ikony posłuż się widocznymi z prawej strony przyciskami strzałek skierowanych w górę i w dół.  Wyświetlanie paska Szybki dostęp poniżej Wstążki. Aby zmienić położenie

paska Szybki dostęp, kliknij strzałkę i rozwiń listę, a następnie wybierz z niej opcję Pokaż poniżej Wstążki.  Usuwanie ikon paska. Najprostszym sposobem usunięcia ikony z paska narzędzi

Szybki dostęp jest kliknięcie ikony prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu pozycji Usuń z paska narzędzi Szybki dostęp. Możesz również posłużyć się kartą Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel. Wystarczy, że wybierzesz polecenie z listy znajdującej się po prawej stronie i klikniesz przycisk Usuń.  Współużytkowanie paska. Przy użyciu przycisku Importuj/Eksportuj zapisz

plik, który zawiera efekty dostosowywania paska narzędzi Szybki dostęp. Plik ten możesz następnie współużytkować z innymi osobami. Niestety zawiera on również wszelkie zmiany dokonane podczas dostosowywania Wstążki (więcej informacji zawiera sposób 3.). Inaczej mówiąc, bez jednoczesnego współużytkowania modyfikacji Wstążki nie możesz współużytkować paska narzędzi Szybki dostęp.  Resetowanie paska. Jeżeli zamierzasz przywrócić pasek narzędzi Szybki dostęp

do domyślnego stanu, wyświetl kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel, kliknij przycisk Resetuj i wybierz pozycję Resetuj tylko pasek narzędzi Szybki dostęp. W rezultacie znikną wszelkie dokonane modyfikacje i pasek Szybki dostęp będzie zawierał trzy domyślne polecenia.

Część I  Skoroszyty i pliki

24

Sposób 3. Dostosowywanie Wstążki W sposobie 2. opisano, jak dostosować pasek Szybki dostęp poprzez dodanie do niego polecenia z Wstążki, jednak niektórzy użytkownicy mogą preferować dokonanie zmian w samej Wstążce. Wstążkę możesz dostosować, korzystając z następujących sposobów:  dodanie nowej karty,  dodanie do karty nowej grupy,  dodanie poleceń do grupy,  usunięcie grup z karty,  usunięcie poleceń z grup niestandardowych,  zmiana kolejności kart,  zmiana kolejności grup w obrębie karty,  zmiana nazwy karty,  zmiana nazwy grupy,  zresetowanie Wstążki w celu usunięcia wszystkich efektów dostosowywania.

Co prawda jest to dość obszerna lista opcji, nie możesz jednak przeprowadzić kilku następujących operacji:  usunąć kart wbudowanych (możliwe jest natomiast ukrycie ich);  dodać komentarzy do grup wbudowanych;  usunąć poleceń z grup wbudowanych;  zmienić kolejności poleceń w grupie wbudowanej. Niestety nie możesz dostosować Wstążki (ani paska narzędzi Szybki dostęp) za pomocą makr VBA. Projektanci mają jednak możliwość napisania kodu RibbonX i zapisania go w plikach skoroszytów. Po otwarciu pliku Wstążka jest modyfikowana w celu wyświetlenia nowych poleceń. Tworzenie kodu RibbonX jest stosunkowo złożone. Zagadnieniu temu poświęcono kilka oddzielnych książek.

Metody dostosowywania Wstążki Wstążkę dostosować można na karcie Dostosowywanie Wstążki okna dialogowego Opcje programu Excel (rysunek 3.1). Najszybszym sposobem otwarcia go jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu Wstążki i wybranie z menu opcji Dostosuj Wstążkę.

Sposób 3. Dostosowywanie Wstążki

25

Rysunek 3.1. Karta Dostosowywanie Wstążki okna dialogowego Opcje programu Excel

Dostosowywanie Wstążki w dużym stopniu przypomina proces dostosowywania paska narzędzi Szybki dostęp, który opisano w sposobie 11. Jedyną różnicą jest konieczność zdecydowania, gdzie w obrębie Wstążki zostanie umieszczone polecenie. Oto ogólna procedura: 1. Kliknij prawym klawiszem myszy dowolną część Wstążki i wybierz z menu

pozycję Dostosuj Wstążkę. Zobaczysz okno dialogowe Opcje programu Excel i kartę Dostosowywanie Wstążki. 2. Za pomocą listy rozwijanej znajdującej się po lewej stronie (o nazwie Wybierz

polecenia z) wyświetl różne grupy poleceń. 3. W polu listy po lewej stronie znajdź polecenie i zaznacz je. 4. Przy użyciu listy rozwijanej znajdującej się po prawej stronie (o nazwie Dostosuj

Wstążkę) wybierz grupę kart. Pozycja Karty główne dotyczy zawsze widocznych kart, z kolei pozycja Karty narzędzi odwołuje się do kart kontekstowych, które są wyświetlane po zaznaczeniu konkretnego obiektu. 5. W polu listy po prawej stronie wybierz kartę oraz grupę, w której ma zostać

umieszczone polecenie. W celu rozwinięcia list hierarchicznych konieczne będzie kliknięcie kontrolek znaku plus. Pamiętaj, że nie możesz dodać poleceń do grup wbudowanych. Z tego powodu do dodania karty lub grupy może być niezbędne użycie przycisku Nowa karta lub Nowa grupa.

Część I  Skoroszyty i pliki

26

6. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać polecenie wybrane w lewym polu do grupy

znajdującej się w polu prawym. Po wprowadzeniu wszystkich zmian zatwierdź je. W tym celu kliknij przycisk OK w oknie dialogowym Opcje programu Excel. Ponieważ nowym kartom i grupom są nadawane nazwy ogólne, prawdopodobnie zdecydujesz się na nazwanie ich w sposób bardziej opisowy. Aby zmienić nazwę wybranej karty lub grupy, użyj przycisku Zmień nazwę. Możesz tego dokonać również w przypadku kart i grup wbudowanych. Choć nie możesz usunąć karty wbudowanej, możliwe jest ukrycie jej przez usunięcie zaznaczenia pola wyboru znajdującego się obok jej nazwy. Na rysunku 3.2 przedstawiono część dostosowanej Wstążki. W tym przypadku dodałem do karty Widok jedną grupę: Tekst na mowę. Ma ona pięć nowych poleceń. Umieściłem ją między grupami Powiększenie i Okno. Rysunek 3.2. Karta Widok z dodaną nową grupą

Sposób 4. Widok chroniony Prawdopodobnie miałeś już do czynienia z Widokiem chronionym. Choć można odnieść wrażenie, że Excel próbuje zapobiec otwarciu własnych plików użytkownika, wspomniana funkcja ma jedynie za zadanie chronić go przed oprogramowaniem złośliwym. Oprogramowanie złośliwe oznacza coś, co może uszkodzić system. Hakerzy opracowali kilka sposobów modyfikacji plików programu Excel tak, aby byli w stanie wykonać szkodliwy kod. Widok chroniony w zasadzie uniemożliwia tego typu ataki przez otwarcie pliku w środowisku chronionym (czasami określanym mianem piaskownicy). Jeśli do wyświetlenia skoroszytu pobranego z serwisu WWW użyjesz Excela, nad paskiem formuły pojawi się kolorowy komunikat (rysunek 4.1). Ponadto na pasku tytułu programu zobaczysz tekst [Widok chroniony].

Rysunek 4.1. Komunikat informujący o otwarciu skoroszytu w widoku chronionym

Jeśli masz pewność, że plik jest bezpieczny, kliknij przycisk Włącz edytowanie. Jeżeli edytowanie nie zostanie włączone, możliwe będzie wyświetlenie zawartości skoroszytu, lecz bez możliwości wprowadzania w nim jakichkolwiek zmian.

Sposób 4. Widok chroniony

27

W przypadku gdy skoroszyt zawiera makra, po włączeniu edytowania zostanie wyświetlony kolejny komunikat: Ostrzeżenie o zabezpieczeniach. Makra zostały wyłączone. Jeśli masz pewność, że makra nie są szkodliwe, kliknij przycisk Włącz zawartość.

Przyczyny stosowania Widoku chronionego Widok chroniony jest stosowany w następujących przypadkach:  pliki pobrane z internetu;  załączniki otwierane z programu Outlook;  pliki otwierane z potencjalnie niebezpiecznych miejsc takich jak folder

Temporary Internet Files;  pliki zablokowane przez ustawienia blokowania plików (funkcję umożliwiającą

administratorom definiowanie plików potencjalnie niebezpiecznych);  pliki cyfrowo podpisane, których podpis utracił ważność.

Możesz w pewnym stopniu kontrolować działanie widoku chronionego. W celu zmiany ustawień wybierz pozycję Plik/Opcje i kliknij kartę Centrum zaufania. Kliknij przycisk Ustawienia Centrum zaufania, a następnie kartę Widok chroniony w oknie dialogowym Centrum zaufania. Na rysunku 4.2 przedstawiono opcje. Domyślnie są zaznaczone wszystkie trzy.

Rysunek 4.2. Zmiana ustawień widoku chronionego w oknie dialogowym Centrum zaufania

Część I  Skoroszyty i pliki

28

Aby jawnie otworzyć plik w widoku chronionym, wybierz polecenie Plik/Otwórz w celu wyświetlenia okna dialogowego Otwieranie. Wybierz plik, a następnie kliknij ikonę strzałki widoczną po prawej stronie przycisku Otwórz. Jedna z opcji widocznych na liście nosi nazwę Otwórz w widoku chronionym. Jeżeli umożliwisz edycję skoroszytu otwartego w widoku chronionym, a następnie go zapiszesz, wówczas przy kolejnych otwarciach tego pliku wspomniany tryb nie będzie już stosowany.

Drukowanie i kopiowanie W niektórych sytuacjach nie zależy Ci na pracy z dokumentem, ponieważ chcesz go jedynie wydrukować. Niestety, dopóki widok chroniony nie zostanie wyłączony, nawet to nie jest możliwe. Aby wydrukować dokument, wybierz Plik/Drukuj. Następnie kliknij przycisk Włącz drukowanie, który znajduje się w żółtej ramce. Warto zauważyć, że z dokumentu wyświetlonego w widoku chronionym można skopiować dane, a następnie wkleić je do innego skoroszytu. Formuły nie zostaną powielone, ale rezultaty ich działania — tak.

Jak wymusić otwarcie w normalnym widoku Jeżeli pobrałeś z internetu plik, co do którego masz absolutną pewność, że jest bezpieczny, możesz wymusić otwarcie go w normalnym widoku. W tym celu: 1. Kliknij plik prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybierz

Właściwości. Zostanie wyświetlone okno dialogowe. 2. Przejdź do karty Ogólne (rysunek 4.3). 3. Kliknij przycisk Odblokuj. 4. Zamknij okno dialogowe, klikając przycisk OK.

Po wykonaniu powyższych czynności skoroszyt zostanie otwarty w widoku zwykłym (niechronionym).

Sposób 5. Funkcja Autoodzyskiwanie Zapewne kiedyś utraciłeś efekty swojej pracy z komputerem. Być może zapomniałeś zapisać plik albo doszło do awarii zasilania. W efekcie wszystkie niezapisane dokumenty przepadły. Niewykluczone, że nie zapisałeś pliku, zakładając, że nie jest on ważny, a po jakimś czasie okazało się, że powinieneś był to zrobić. Funkcja Autoodzyskiwania może jednak sprawić, że okrzyki „o nie!” będą w takich sytuacjach dużo rzadsze.

Sposób 5. Funkcja Autoodzyskiwanie

29

Rysunek 4.3. Wymuszanie otwarcia w normalnym widoku

Podczas pracy z Excelem efekty pracy są automatycznie i regularnie zapisywane. Ponieważ odbywa się to w tle, możesz nie zauważyć omawianego procesu. Dzięki tej funkcji uzyskasz dostęp do zachowanych w taki sposób efektów swojej pracy, nawet jeżeli skoroszyt nie był wcale zapisany. Składa się ona z dwóch elementów:  Kolejne wersje skoroszytu są automatycznie zapisywane i masz do nich dostęp.  Skoroszyty zamknięte bez zapisywania program przechowuje jako wersje

robocze.

Odzyskiwanie wersji aktualnie używanego skoroszytu Aby sprawdzić, czy są dostępne poprzednie wersje aktualnie używanego skoroszytu, wybierz Plik/Informacje. W sekcji Wersje będzie się znajdować lista edycji (jeżeli takie są). Na rysunku 5.1 widać, że dostępne są dwie wersje uzyskane w wyniku działania funkcji autozapisywania. Rysunek 5.1. Dostępne są dwie wersje arkusza uzyskane w wyniku działania funkcji autozapisywania

Część I  Skoroszyty i pliki

30

Aby wyświetlić którąś z nich, kliknij jej nazwę. Pamiętaj o tym, że otwarcie automatycznie zapisanego skoroszytu nie spowoduje zastąpienia bieżącej wersji. Sam zdecydujesz, która z nich jest ważniejsza. Możesz też po prostu skopiować przypadkowo usunięte informacje i zapisać je w aktualnie używanym skoroszycie. Po zamknięciu pliku wersje zapisywane automatycznie zostaną skasowane.

Odzyskiwanie niezapisanych efektów pracy Podczas zamykania niezapisanego skoroszytu Excel wyświetli komunikat z pytaniem o to, czy zapisać zmiany. Jeżeli taki niezapisany skoroszyt ma wersje utworzone w wyniku działania funkcji Autozapisu, wówczas zostaniesz o tym poinformowany (rysunek 5.2). Rysunek 5.2. Jeżeli zamkniesz skoroszyt bez zapisywania, Excel wyświetli informację, czy będą dostępne wersje zapisane automatycznie

Aby odzyskać skoroszyt zamknięty bez zapisania, wybierz kolejno Plik/Informacje/ Zarządzaj wersjami, a następnie Odzyskaj niezapisane skoroszyty. Zostanie wówczas wyświetlona lista wszystkich niezapisanych wersji danego skoroszytu. Takie pliki możesz otwierać i odzyskiwać z nich (miejmy nadzieję) potrzebne informacje. Wersje robocze dostępne są też na liście plików. Aby ją wyświetlić, wybierz z menu Plik/Otwórz/ Ostatnio używane skoroszyty, a następnie wskaż łącze Odzyskaj niezapisane skoroszyty. Wersje robocze niezapisanych skoroszytów są usuwane po czterech dniach lub wówczas, gdy dany plik będzie edytowany. Opcje działania funkcji Autoodzyskiwania określisz na karcie Zapisywanie w oknie dialogowym Opcje programu Excel. Możesz tam zmienić częstotliwość zapisywania (domyślnie 10 minut), wyłączyć funkcję dla wybranego skoroszytu lub wszystkich skoroszytów.

Sposób 6. Wyświetlanie skoroszytu w przeglądarce internetowej Pakiet Microsoft Office Web Apps pozwala na tworzenie, przeglądanie i edycję skoroszytów bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Możliwości nie są identyczne jak w przypadku wersji instalowanej na komputerze, jednak bardzo podobne. Najważ-

Sposób 6. Wyświetlanie skoroszytu w przeglądarce internetowej

31

niejszą korzyścią takiego rozwiązania jest fakt, że dostęp do skoroszytów możesz uzyskać z dowolnej lokalizacji. Ponadto program Excel nie musi być zainstalowany na komputerze. W przypadku niniejszego sposobu założono, że posiadasz konto Microsoft SkyDrive (dostępne bezpłatnie) i jesteś na nim zalogowany. Możesz też wykorzystać SharePointa.

Po utworzeniu skoroszytu wybierz z menu Plik/Zapisz jako i wskaż jako lokalizację SkyDrive. Plik zostanie zapisany w chmurze, a dodatkowa kopia trafi do folderu SkyDrive przechowywanego na lokalnym dysku. Obie wersje są zsynchronizowane. Następnie uruchom przeglądarkę internetową, przejdź do witryny skydrive.com, odszukaj dany skoroszyt i kliknij jego ikonę. Plik zostanie otwarty za pomocą Excel Web App. Na rysunku 6.1 znajduje się skoroszyt wyświetlony w przeglądarce Google Chrome. Jak widać, jest on bardzo podobny do wersji dostępnej za pomocą zainstalowanej kopii programu Excel.

Rysunek 6.1. Przeglądanie skoroszytu za pomocą przeglądarki internetowej

W porównaniu z wersją zainstalowaną na komputerze Excel Web App pozbawiona jest kilku elementów. Oto lista funkcji nieobsługiwanych w edycji internetowej:  makra,  dodatki,

Część I  Skoroszyty i pliki

32  sprawdzanie poprawności danych,  komentarze,  wstawianie kształtów i innych obiektów.

Dostępne są funkcje zabezpieczające dostęp do arkusza, takie jak ochrona arkusza. Przetwarzanie w chmurze to doskonałe rozwiązanie, które zapewne stanie się w przyszłości znaczącą częścią technologii informatycznych. Ale może też być frustrujące, ponieważ pozostajesz na łasce dostawcy internetu oraz Microsoftu. Co w sytuacji, gdy musisz dokończyć pewną pracę, a potrzebny plik znajduje się gdzieś w chmurze? Komunikat widoczny na rysunku 6.2 może być denerwujący.

Rysunek 6.2. Minusy przechowywania plików w chmurze

Sposób 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu Jeżeli zaistnieje potrzeba udostępnienia informacji innym użytkownikom, a jednocześnie nie powinny one zostać zmienione, masz do wyboru kilka możliwości.

Wysyłanie wydrukowanej kopii Wydrukowanie skoroszytu na papierze to niezbyt zaawansowana metoda. Jeżeli w dodatku odbiorcy nie ma w pobliżu, konieczne może być zorganizowanie przesyłki.

Sposób 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu

33

Wysyłanie pliku PDF PDF (skrót od Portable Document Format) to powszechnie używany format. W dodatku niemal wszyscy mają oprogramowanie umożliwiające otwieranie utworzonych w ten sposób dokumentów. Aby zapisać plik w formacie PDF, wybierz z menu Plik/Eksportuj/Utwórz dokument PDF/XPS i kliknij przycisk Utwórz plik PDF/XPS. Zostanie wówczas otwarte okno dialogowe Publikowanie jako pliku XPS/PDF. Aby wyświetlić dodatkowe ustawienia, kliknij przycisk Opcje. Pojawią się następujące pozycje:  Zakres stron,  Co opublikować (Zaznaczenie, Aktywne arkusze, Cały skoroszyt, Tabela, Ignoruj

obszary wydruku),  Dołącz informacje niedrukowalne (Właściwości dokumentu, Tagi struktury

dokumentu dla ułatwień dostępu),  Opcje formatu PDF (zgodny ze standardem ISO 19005-1 PDF/A).

Aby osiągnąć najlepsze rezultaty, przed zapisaniem pliku sprawdź, jak dokładnie wygląda podział stron. W tym celu wybierz Widok/Widoki skoroszytu/Układ strony. Na rysunku 7.1 widać plik Excela zapisany w formacie PDF i wyświetlony w programie Adobe Reader. Excel oferuje również inną możliwość zapisu, czyli XPS (XML Paper Specification). To format Microsoftu. Taki plik ogranicza się do jednego arkusza i nie można używać w nim obrazków. Przeglądarka plików XPS jest domyślnie instalowana w systemach Windows. Format ten nie należy do powszechnie używanych.

Wysyłanie plików MHTML Wielu użytkowników nie wie nic na temat tego formatu. Pozwala on na zapisanie skoroszytu Excela w pojedynczym pliku, który może być otwierany w wielu przeglądarkach internetowych, m.in. Internet Explorerze, Operze i Mozilli Firefox. W tym ostatnim przypadku potrzebne jest odpowiednie rozszerzenie. Aby zapisać plik w formacie MHTML, wybierz Plik/Zapisz jako. Zostanie wówczas wyświetlony ekran Zapisz jako. Następnie wskaż lokalizację i z listy Zapisz jako typ wybierz Jednoplikowa strona sieci Web. Na rysunku 7.2 widoczny jest skoroszyt zapisany jako plik MHTML i wyświetlony w Internet Explorerze. Zwróć uwagę, że dostępne są wszystkie arkusze tego pliku. Jeżeli musisz wysłać plik, który ma być tylko do wglądu, bez możliwości wprowadzania zmian, użycie formatu MHTML będzie prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem (przy założeniu, że odbiorca dysponuje otwierającą go przeglądarką).

Część I  Skoroszyty i pliki

34

Rysunek 7.1. Plik w formacie PDF utworzony w Excelu i wyświetlony w programie Adobe Reader

Sposób 8. Pobieranie listy nazw plików W niniejszym sposobie opisano, jak pobrać listę plików przechowywanych w wybranym folderze, a następnie wyświetlić ją w arkuszu. Technika ta wykorzystuje mechanizm Excel 4 macro (w skrócie XLM). Jest ona o tyle użyteczna, że umożliwia pobranie do arkusza listy plików — w normalnych warunkach wykonanie takiej operacji wymagałoby napisania złożonego makra w VBA. Na początek otwórz nowy skoroszyt, a następnie zdefiniuj nazwę dla formuły: 1. Wybierz Formuły/Definiuj nazwę; zostanie wówczas wyświetlone okno

dialogowe Nowa nazwa. 2. W polu Nazwa wpisz: ListaPlików. 3. W polu Odwołuje się do wprowadź następującą formułę (rysunek 8.1): =PLIKI(Arkusz1!$A$1)

4. Zamknij okno dialogowe Nowa nazwa, klikając przycisk OK.

Sposób 8. Pobieranie listy nazw plików

35

Rysunek 7.2. Skoroszyt Excela zapisany jako plik MHTML i wyświetlony w przeglądarce internetowej Rysunek 8.1. Definiowanie nazwy formuły

Formuła ta, w której wykorzystano funkcję PLIKI, nie jest zwykłą funkcją arkusza. To raczej makro w starym, XML-owym stylu, przeznaczonym do używania w specjalnych arkuszach. Funkcja pobiera jeden argument (ścieżkę do katalogu i właściwości pliku), po czym zwraca tablicę zawierającą listę plików spełniających kryteria i znajdujących się w określonej lokalizacji. W zwykłej formule arkusza nie mógłbyś zastosować starej funkcji XML, jednak w przypadku tych o zdefiniowanych nazwach jest to możliwe.

Część I  Skoroszyty i pliki

36

Po wpisaniu nazwy formuły określ w komórce A1 ścieżkę do katalogu i specyfikację pliku. I tak np.: E:\KopiaZapasowa\Excel\*.xl*

Następnie w komórce A2 wprowadź formułę, która zwróci nazwę pierwszego pliku z określonej w komórce A1 lokalizacji: =INDEKS(ListaPlików; 1)

Jeżeli zmienisz drugi argument na 2, wówczas wyświetlona zostanie nazwa drugiego znalezionego pliku itd. Przykład takiego rozwiązania widoczny jest na rysunku 8.2. Ścieżka i specyfikacja pliku określone są w komórce A1. W komórce A2 znajduje się formuła, która została następnie skopiowana do następnych wierszy w kolumnie. =INDEKS(ListaPlików;WIERSZ()-1)

Rysunek 8.2. Dzięki zastosowaniu makra XLM w zdefiniowanej formule możesz utworzyć w arkuszu listę plików

Funkcja WIERSZ generuje serię liczb całkowitych: 1,2,3 itd. Zostaną one użyte jako drugi argument dla funkcji INDEKS. W komórce A21 wyświetlany jest komunikat błędu. Dzieje się tak dlatego, że w katalogu znajduje się tylko 19 plików, a formuła prezentuje informacje o nieistniejących plikach. Jeśli zmienisz ścieżkę lub specyfikację plików w komórce A1, formuła wyświetli ich nowe nazwy. Korzystając z tej techniki, pamiętaj o tym, by zapisać skoroszyt jako plik o rozszerzeniu *.xlsm lub *.xls, czyli umożliwiający obsługę makr.

Sposób 9. Pobieranie listy nazw arkuszy

37

Sposób 9. Pobieranie listy nazw arkuszy Co dziwne, Excel nie oferuje bezpośredniej możliwości utworzenia listy arkuszy znajdujących się w danym skoroszycie. Poniżej opisano, w jaki sposób przygotujesz taki spis. Podobnie jak w przypadku opisanego wcześniej sposobu („Pobieranie listy nazw plików”), wykorzystasz funkcję makr XLM do utworzenia i nazwania formuły. Potrzebujesz skoroszytu zawierającego dużo arkuszy. Aby utworzyć listę ich nazw, wykonaj poniższą procedurę. 1. Wstaw nowy arkusz, w którym przechowywana będzie lista nazw arkuszy. 2. Wybierz Formuły/Definiuj nazwę; zostanie wówczas wyświetlone okno

dialogowe Nowa nazwa. 3. W polu Nazwa wpisz: ListaArkuszy. 4. W polu Odwołuje się do wprowadź następującą formułę (rysunek 9.1): =ZASTĄP(O.SKOROSZYCIE(1);1;ZNAJDŹ("]";O.SKOROSZYCIE(1));"")

Rysunek 9.1. Definiowanie nazwy formuły

5. Zamknij okno dialogowe Nowa nazwa, klikając przycisk OK.

Formuła ta, w której wykorzystano funkcję O.SKOROSZYCIE, nie jest zwykłą funkcją arkusza. To raczej makro w starym, XML-owym stylu, przeznaczone do używania w specjalnych arkuszach. Zastosowanie argumentu 1 zwróci tablicę z listą nazw arkuszy. Każda poprzedzona jest nazwą skoroszytu. Nazwy skoroszytów są usuwane za pomocą funkcji ZASTĄP i ZNAJDŹ. Aby utworzyć listę nazw arkuszy, wprowadź poniższą formułę do komórki A1, a następnie skopiuj ją do pozostałych komórek w kolumnie: =INDEKS(ListaArkuszy;WIERSZ())

Na rysunku 9.2 widać formułę wprowadzoną do zakresu A1:A10. W skoroszycie znajduje się tylko siedem arkuszy, dlatego w trzech ostatnich komórkach zwracany jest komunikat błędu #ADR!. Aby wyeliminować ten błąd, zmodyfikuj formułę w następujący sposób: =JEŻELI.BŁĄD(INDEKS(ListaArkuszy;WIERSZ());"")

Część I  Skoroszyty i pliki

38 Rysunek 9.2. Wykorzystanie formuły do wyświetlania listy nazw

Po dodaniu, usunięciu lub zmianie nazwy arkusza lista będzie aktualizowana, choć nie stanie się to automatycznie. Aby wymusić aktualizację formuł, użyj kombinacji klawiszy Ctrl+Alt+F9. Jeżeli chcesz, aby nazwy arkuszy były automatycznie dostosowywane podczas przeliczania arkusza, musisz zmienić formułę w taki sposób, aby uczynić ją bardziej „tymczasową”. =ZASTĄP(O.SKOROSZYCIE(1);1;ZNAJDŹ("]";O.SKOROSZYCIE(1));"")&T(TERAZ())

Do czego może się przydać taka lista arkuszy? Na rysunku 9.3 widać spis treści utworzony z wykorzystaniem funkcji HIPERŁĄCZE. Formuła w komórce B1 jest następująca: =HIPERŁĄCZE("#"&A1&"!A1";"Przejdź do arkusza")

Rysunek 9.3. Tworzenie listy hiperłączy

Kliknięcie hiperłącza spowoduje wyświetlenie wskazanego arkusza i zaznaczenie komórki A1. Niestety, Excel nie obsługuje hiperłączy do arkuszy wykresów; w takim przypadku zwrócony zostanie komunikat błędu. Korzystając z tej techniki, pamiętaj o tym, by zapisać skoroszyt jako plik o rozszerzeniu *.xlsm lub *.xls, czyli umożliwiający obsługę makr.

Sposób 10. Zastosowanie motywów dokumentów

39

Sposób 10. Zastosowanie motywów dokumentów Przez lata widziałem setki skoroszytów Excela utworzonych przez inne osoby. Znacząca część tych skoroszytów cechowała jedna wspólna rzecz — nie były zbyt piękne! W celu ułatwienia użytkownikom tworzenia dokumentów wyglądających bardziej profesjonalnie projektanci z Microsoftu (począwszy od pakietu Office 2007) zastosowali nowe rozwiązanie, czyli motywy dokumentów. Korzystanie z motywów jest prostą (i prawie niezawodną) metodą określania dla dokumentu kolorów i czcionek, a także różnych efektów graficznych. Najlepsze jest to, że całkowita zmiana wyglądu dokumentu to nic trudnego. Wystarczy tylko kilka kliknięć, żeby zastosować inny motyw i zmienić wygląd skoroszytu. Godne uwagi jest, że motywy są też obecne w innych aplikacjach pakietu Office. A zatem firma może z łatwością zdefiniować standardowy wygląd dla wszystkich swoich dokumentów. Oto elementy w obrębie programu Excel, które są kontrolowane przez motywy:  komórki i zakresy używające kolorów motywu (zamiast standardowych kolorów),  tabele,  wykresy,  formatowanie warunkowe,  wykresy przebiegu w czasie,  tabele przestawne,  fragmentatory tabel przestawnych i osie czasu,  kształty,  obiekty SmartArt,  obiekty WordArt,  kolory zakładek arkuszy.

Rysunek 10.1 przedstawia arkusz z różnymi elementami programu Excel. Wszystkie one używają domyślnego motywu o nazwie Pakiet Office. Rysunek 10.2 prezentuje ten sam arkusz po zastosowaniu innego motywu dokumentu, który zmienia czcionki, kolory (mogą nie być widoczne na rysunku) i efekty graficzne dla diagramu SmartArt.

Część I  Skoroszyty i pliki

40

Rysunek 10.1. Elementy tego arkusza używają domyślnego formatowania

Rysunek 10.2. Arkusz po użyciu innego motywu

Zastosowanie motywu Rysunek 10.3 przedstawia różne motywy, które stają się widoczne po wybraniu pozycji Układ strony/Motywy/Motywy. W tym przypadku ma się do czynienia z podglądem na żywo. Gdy kursor umieścisz na wybranej ikonie motywu, aktywny arkusz uwzględni

Sposób 10. Zastosowanie motywów dokumentów

41

Rysunek 10.3. Wbudowane motywy programu Excel

ten motyw. Po znalezieniu motywu, który przypadnie Ci do gustu, kliknij go, żeby został zastosowany dla wszystkich arkuszy skoroszytu. Motyw obowiązuje dla całego skoroszytu. Nie możesz użyć różnych motywów dla poszczególnych arkuszy jednego skoroszytu. Gdy określisz konkretny motyw, zauważysz, że pozycje galerii dla różnych elementów odzwierciedlają zastosowanie nowego motywu. Przykładowo style wykresów dostępne do wyboru będą zmieniać się w zależności od tego, jaki uaktywniono motyw. Ponieważ motywy używają różnych czcionek i ich wielkości, inny motyw może wpłynąć na układ arkusza. Przykładowo po zastosowaniu nowego motywu arkusz wydrukowany wcześniej na jednej stronie może już wymagać drugiej strony. A zatem po określeniu nowego motywu mogą być konieczne drobne modyfikacje. W celu uzyskania najlepszych rezultatów decyzję dotyczącą motywu podejmij jeszcze przed wykonaniem w pliku sporej ilości pracy.

Dostosowywanie motywu Pakiet Office 2013 zawiera całkiem sporo motywów. Jeśli to za mało, możesz je modyfikować, a nawet tworzyć własne. Zauważ, że grupa Układ strony/Motywy dysponuje trzema innymi kontrolkami — Kolory, Czcionki i Efekty. Za pomocą tych kontrolek możesz zmodyfikować tylko jeden z trzech składników motywu. Jeśli na przykład spodobał Ci się motyw Miejski, lecz wolałbyś inne czcionki, użyj tego motywu, po czym posługując się kontrolką Układ strony/ Motywy/Czcionki, określ preferowany zestaw czcionek.

Część I  Skoroszyty i pliki

42

Każdy motyw używa dwóch czcionek (po jednej dla nagłówków i treści arkusza). W określonych sytuacjach te dwie czcionki są takie same. Jeżeli żaden z dostępnych motywów nie jest odpowiedni, wywołaj polecenie Układ strony/Motywy/Czcionki/Dostosuj czcionki, żeby ustawić dwie żądane czcionki (rysunek 10.4). Gdy zastosuje się kontrolkę Narzędzia główne/Czcionka/Czcionka, na początku listy rozwijanej pojawią się dwie czcionki bieżącego motywu. Rysunek 10.4. Za pomocą tego okna dialogowego możesz określić dwie czcionki motywu

Kontrolka Układ strony/Motywy/Kolory pozwala wybrać inny zestaw kolorów. Jeśli jesteś naprawdę zdesperowany, możesz nawet utworzyć własny zestaw kolorów. Umożliwia to polecenie Układ strony/Motywy/Kolory/Dostosuj kolory, które wyświetla okno dialogowe widoczne na rysunku 10.5. Zwróć uwagę na to, że każdy motyw składa się z 12 kolorów. Cztery z nich są przeznaczone dla tekstu i tła, sześć dla akcentów, a dwa dla hiperłączy. Pierwszych dziesięć barw jest wyświetlanych w kontrolkach służących do wyboru kolorów motywu. Określenie innych kolorów powoduje zaktualizowanie zawartości panelu Przykład w oknie dialogowym. Rysunek 10.5. W przypływie twórczej weny możesz zdefiniować dla motywu własny zestaw kolorów

Efekty motywów dotyczą elementów graficznych, takich jak obiekty SmartArt, kształty i wykresy. Nie jest możliwe dostosowywanie efektów motywu. Jeżeli motyw dostosujesz z wykorzystaniem innych czcionek lub kolorów, możesz go zapisać jako nowy motyw. Umożliwia to polecenie Układ strony/Motywy/Zapisz bieżący

Sposób 11. Zgodność plików dla różnych wersji pakietu Office

43

motyw. Dostosowane motywy pojawiają się na liście w kategorii Niestandardowy. Inne aplikacje pakietu Office, takie jak Word i PowerPoint mogą używać plików tych motywów.

Sposób 11. Zgodność plików dla różnych wersji pakietu Office Najnowsza znana wersja Excela to 2013, której kolejny numer to 15. Sposób numerowania używany przez Microsoft może być nieco mylący, ponieważ dotychczas wydano tylko 12 edycji wspomnianego programu przeznaczonego dla systemów Windows. Pierwszą wersją była ta oznaczona numerem 2. Pominięto też edycje nr 6 i 13. Oprócz Excela 2013 w powszechnym użyciu są jeszcze inne wersje tego programu: Excel 2003, Excel 2007 i Excel 2010. Jeśli przygotowujesz skoroszyty tylko dla użytkowników Excela 2013, możesz pominąć niniejszy sposób. Nie musisz bowiem zawracać sobie głowy zagadnieniami zgodności. Załóżmy jednak, że tworzysz skoroszyty, które będą otwierane również we wcześniejszych wersjach programu. W takiej sytuacji powinieneś zapoznać się z zagadnieniami dotyczącymi zgodności.

Formaty plików w Excelu 2013 W bieżącej wersji programu dostępne są następujące formaty plików (wszystkie zostały wprowadzone w Excelu 2007):  .xlsx — plik skoroszytu, który nie zawiera makr,  .xlsm — plik skoroszytu przechowujący makra,  .xltx — plik szablonu skoroszytu, który nie zawiera makr,  .xltm — plik szablonu skoroszytu przechowujący makra,  .xlsa — plik dodatku,  .xlsb — plik binarny podobny do starszego formatu XLS, lecz będący w stanie

obsłużyć nowe funkcje,  .xlsk — plik kopii zapasowej.

Z wyjątkiem formatu .xlsb są to otwarte formaty plików XML; oznacza to, że inne aplikacje mogą odczytywać i zapisywać tego typu pliki.

Część I  Skoroszyty i pliki

44

Pliki XML są właściwie plikami tekstowymi skompresowanymi za pomocą narzędzia ZIP. Jeśli zmienisz nazwę jednego z tych nich w taki sposób, że będzie miał rozszerzenie .zip, jego zawartość sprawdzisz przy użyciu dowolnego z kilku programów kompresujących dane (włącznie z tego typu narzędziem wbudowanym w system Windows). Rzut oka do wnętrza skoroszytu Excela może być interesującym ćwiczeniem dla umysłów żądnych wiedzy.

Pakiet zgodności formatu plików pakietu Microsoft Office W normalnej sytuacji osoby, które używają starszej niż 2007 wersji Excela, nie będą w stanie otworzyć skoroszytów zapisanych z wykorzystaniem nowych formatów plików Excela. Jednak na szczęście Microsoft udostępnił darmowe oprogramowanie Compatibility Pack dla pakietów Office 2003 i Office XP. Jeżeli użytkownicy pakietów Office 2003 lub XP zainstalują Pakiet zgodności, będą mogli otwierać pliki utworzone w MS Office 2007 i późniejszych, a także zapisywać pliki w nowych formatach. Dotyczy to takich aplikacji, jak Excel, Word i PowerPoint. Pakiet zgodności nie dodaje do starszych wersji Office’a żadnych nowych funkcji — umożliwia jedynie otwieranie i zapisywanie plików w nowszych formatach. W celu pobrania tego narzędzia w polu wyszukiwarki internetowej wprowadź słowa Pakiet zgodności Microsoft Office. Ważne jest, aby pamiętać o ograniczeniach związanych z używaniem różnych wersji oprogramowania. Nawet jeżeli Twój kolega z pracy jest w stanie otworzyć wysłany mu plik, to nie ma gwarancji, że wszystkie funkcje będą działać poprawnie czy też że zawartość pliku będzie wyglądać dokładnie tak samo.

Sprawdzanie zgodności Jeżeli zapiszesz skoroszyt w starszym formacie pliku (takim jak .xls dla wersji wcześniejszych od Excela 2007), arkusz kalkulacyjny automatycznie uruchomi Narzędzie sprawdzania zgodności. Identyfikuje ono elementy skoroszytu, które mogą stracić swoją funkcjonalność czy — w niewielkim zakresie — wierność. Na rysunku 11.1 widoczne jest okno dialogowe Program Microsoft Excel — sprawdzanie zgodności. Aby ograniczyć sprawdzanie zgodności do wybranej wersji Excela, kliknij przycisk Wybierz wersje do pokazania. W dolnej części okna widoczna jest lista potencjalnych problemów ze zgodnością plików. Aby wyświetlić ją w bardziej czytelnej formie, kliknij przycisk Kopiuj do nowego arkusza. Pamiętaj, że problemy ze zgodnością mogą wystąpić nawet w przypadku Excela 2007 czy Excela 2010, mimo że oba programy używają tego samego formatu plików, co

Sposób 12. Jak zmienić ustawienia wydruku

45

Rysunek 11.1. Narzędzie sprawdzania zgodności jest przydatne, gdy chcesz udostępniać pliki innym osobom

Excel 2013. Nie można oczekiwać, że funkcje wprowadzone w najnowszej edycji aplikacji będą działać we wcześniejszych wersjach. I tak jeżeli dodasz fragmentator do tabeli (funkcja wprowadzona w Excelu 2013) i udostępnisz taki plik kolegom używającym Excela 2010, fragmentator stanie się dla nich niewidoczny. W dodatku formuły wykorzystujące nowe funkcje arkusza będą zwracały komunikaty błędu. Narzędzie sprawdzania zgodności pomoże zidentyfikować takie potencjalne problemy.

Sposób 12. Jak zmienić ustawienia wydruku Aby wydrukować arkusz bez zbędnych zabiegów, należy po prostu użyć opcji szybkiego wydruku. Jednym ze sposobów jej uruchomienia jest wybranie kolejno Plik/Drukuj (zostanie wówczas wyświetlony panel Drukuj w widoku Backstage) i kliknięcie przycisku Drukuj. Jeżeli jednak domyślne ustawienia drukowania nie są odpowiednie, wówczas należy je dostosować. Drobne poprawki w ustawieniach drukowania często mogą znacząco poprawić wygląd drukowanych raportów. Niestety w Excelu nie ma jednej lokalizacji, w której można by ustawić wszystkie parametry drukowania. I tak opcje drukowania rozmieszczone są w trzech miejscach:

Część I  Skoroszyty i pliki

46

 Panel Ustawienia dostępny w widoku Backstage, który można wyświetlić

wybierając z menu Plik/Drukuj.  Karta Układ strony znajdująca się na Wstążce.  Okno dialogowe Ustawienia strony widoczne po rozwinięciu grupy Układ

strony/Ustawienia strony znajdującej się na Wstążce (aby ją rozwinąć, należy kliknąć w dolnym prawym rogu). Okno to można też wyświetlić z panelu Drukuj w widoku Backstage. W tabeli 12.1 znajduje się zestawienie opcji związanych z drukowaniem dostępnych w poszczególnych lokalizacjach programu Excel 2013. Tabela 12.1. Gdzie zmienić ustawienia drukowania Ustawienie

Panel Drukuj/Ustawienia

Liczba kopii

X

Wybór drukarki

X

Wybór elementów do drukowania

X

Zaznaczanie obszaru wydruku Druk 1- lub 2-stronny

Karta Układ strony na Wstążce

Okno dialogowe Ustawienia strony

X

X

X

Sortowanie

X

Orientacja

X

X

X

Rozmiar papieru

X

X

X

Ustawienia marginesów

X

Ręczny podział strony

X

X

X

X

X

X

Powtarzanie wierszy i/lub kolumn Powiększenie Ukrywanie linii siatki

X

X

Ukrywanie nagłówków wierszy i kolumn

X

X

Numerowanie pierwszej strony

X

Wyśrodkowywanie wydruku

X

Definiowanie nagłówków i stopek wraz z dodatkowymi opcjami

X

Sposób drukowania komentarzy

X

Kolejność wydruku stron

X

Tryb czarno-biały

X

Sposób 12. Jak zmienić ustawienia wydruku

47

Tabela 12.1. Gdzie zmienić ustawienia drukowania — ciąg dalszy Ustawienie

Panel Drukuj/Ustawienia

Drukowanie błędów w komórkach Wyświetlanie okna dialogowego dla właściwości drukarki

Karta Układ strony na Wstążce

Okno dialogowe Ustawienia strony X

X

X

Powyższa tabela może sprawiać wrażenie, że drukowanie w Excelu jest trudniejsze niż w rzeczywistości. Najważniejsze, aby pamiętać, że jeżeli nie możesz znaleźć jakiejś opcji drukowania, to zapewne będzie ona w oknie dialogowym Ustawienia strony.

48

Część I  Skoroszyty i pliki

Część II

Formatowanie Excel oferuje mnóstwo opcji dotyczących formatowania. Pozwalają one na atrakcyjne zaprezentowanie efektów Twojej pracy. W tym rozdziale znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci w odpowiednim sformatowaniu liczb, tekstów, wartości daty i czasu oraz w dostosowaniu wielu innych aspektów wyglądu arkusza Excela.

50

Część II  Formatowanie

Spis sposobów Sposób 13. Scalanie komórek

51

Sposób 14. Wcięcie tekstu w komórkach

55

Sposób 15. Używanie stylów nazwanych

56

Sposób 16. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych

61

Sposób 17. Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości

65

Sposób 18. Tworzenie list punktowanych

67

Sposób 19. Naprzemienne cieniowanie wierszy za pomocą formatowania warunkowego

69

Sposób 20. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza

71

Sposób 21. Wykorzystanie Malarza formatów

72

Sposób 22. Wstawianie znaku wodnego

74

Sposób 23. Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce

76

Sposób 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek małych rozmiarów

77

Sposób 25. Aktualizowanie starych czcionek

79

Sposób 13. Scalanie komórek

51

Sposób 13. Scalanie komórek Scalanie komórek to prosta koncepcja: dwie lub więcej komórek łączy się ze sobą, tworząc jedną większą. Aby scalić komórki, zaznacz je, a następnie wybierz ze Wstążki kolejno Narzędzia główne/Wyrównywanie/Scal i wyśrodkuj. Excel scali zaznaczone komórki i wyświetli zawartość górnej lewej komórki, umieszczając ją w środku nowo utworzonej. Funkcję tę stosuje się zwykle po to, aby poprawić wygląd arkusza. Na rysunku 13.1 widoczny jest przykładowy arkusz, w którym scalono cztery zestawy komórek: C2:I2, J2:P2, B4:B8 i B9:B13. Dodatkowo w scalonych komórkach w kolumnie B tekst został zorientowany pionowo. Rysunek 13.1. W arkuszu znajdują się cztery zestawy scalonych komórek

Pamiętaj, że scalone komórki mogą zawierać tylko jeden rodzaj informacji: wartości, tekst lub formułę. W przypadku scalania zakresu komórek, w którym jest więcej niż jedna niepusta komórka, Excel wyświetli ostrzeżenie, że zachowane zostaną dane tylko z górnej lewej komórki. Aby cofnąć operację scalania, zaznacz daną komórkę i kliknij przycisk Scal i wyśrodkuj.

Pozostałe działania związane ze scalaniem Przycisk Scal i wyśrodkuj możesz rozwinąć w menu. Gdy klikniesz strzałkę po prawej stronie, dodatkowo wyświetlone zostaną następujące opcje:  Scal wszystkie — pozwala wybrać zakres, a następnie utworzyć wiele scalonych

komórek — po jednej w każdym wierszu danego zakresu.  Scal komórki — działa tak jak przycisk Scal i wyśrodkuj, tyle że zawartość

komórki nie jest wyśrodkowywana. Pozostaje źródłowe, poziome wyrównanie.  Rozdziel komórki — rozdziela zaznaczone komórki.

Część II  Formatowanie

52

Prostą metodą na odpowiednie wyświetlanie tekstu w scalonych komórkach jest jego zawijanie. Aby zawinąć go w scalonej komórce, zaznacz ją, a następnie wybierz Narzędzia główne/Wyrównanie/Zawijaj tekst. Jeśli chcesz dostosować położenie tekstu w komórce, użyj kontrolek wyrównywania znajdujących się na karcie Narzędzia główne/Wyrównywanie. Na rysunku 13.2 widoczny jest arkusz, w którym scalono 171 komórek (w 19 wierszach i 9 kolumnach). Ich zawartość została sformatowana za pomocą opcji Zawijaj tekst.

Rysunek 13.2. Oto 171 komórek scalonych w jedną

Potencjalne problemy ze scalonymi komórkami Użytkownicy Excela nierzadko mają głęboko zakorzenioną niechęć do scalonych komórek. Nie stosują tej funkcji i namawiają innych, aby również jej unikali. Jeżeli jednak będziesz znać ograniczenia i potencjalne komplikacje, nie ma powodów, byś rezygnował ze scalania komórek. Oto kilka rzeczy, o których powinieneś pamiętać:  Nie możesz stosować scalonych komórek w tabelach (Wstawianie/Tabele/Tabela).

To zrozumiałe, ponieważ znajdujące się tam dane muszą uwzględniać układ kolumn i wierszy. Scalenie komórek w tabeli zniszczy jej spójność.  Zwykle aby dopasować szerokość wiersza czy kolumny do znajdującego

się tam tekstu, musisz tylko kliknąć dwukrotnie nagłówek. Jeżeli jednak umieszczono w nich scalone komórki, ta metoda się nie sprawdzi. Pozostaje Ci samodzielnie dostosować szerokość kolumn czy wysokość wierszy.

Sposób 13. Scalanie komórek

53

 Scalone komórki mogą również wpływać na wyniki sortowania i filtrowania.

Z tego powodu nie powinieneś używać ich w tabelach. Jeżeli więc masz zakres danych, który należy posortować czy przefiltrować, unikaj scalania komórek wewnątrz niego.  Wreszcie użycie tej funkcji może być przyczyną problemów przy stosowaniu

makr pisanych w VBA. I tak jeżeli scalisz cztery komórki (A1:D1), instrukcja VBA zamieszczona poniżej spowoduje zaznaczenie czterech kolumn, czyli zachowa się zupełnie niezgodnie z Twoimi intencjami: Columns("B:B").Select

Odnajdowanie wszystkich scalonych komórek Aby sprawdzić, czy w arkuszu znajdują się scalone komórki, wykonaj poniższą procedurę: 1. Wciśnij klawisze Ctrl+F; zostanie otwarte okno dialogowe Znajdowanie

i zamienianie. 2. Upewnij się, że pole Znajdź jest puste. 3. Wyświetl dodatkowe opcje. W tym celu kliknij przycisk Opcje. 4. Kliknij Format; zostanie wyświetlone okno dialogowe Format wyszukiwania.

Możesz w nim dokładnie określić, jakie parametry formatowania mają być wyszukiwane. 5. Przejdź na kartę Wyrównanie i zaznacz pole Scalaj komórki. 6. Zamknij okno dialogowe Format wyszukiwania. W tym celu użyj przycisku OK. 7. W oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie kliknij Znajdź wszystko.

Excel zaprezentuje listę wszystkich scalonych komórek w arkuszu (rysunek 13.3). Gdy klikniesz dany adres, scalone komórki zostaną podświetlone.

Rozdzielanie wszystkich scalonych komórek Oto prosty sposób na rozłączenie wszystkich scalonych komórek w arkuszu: 1. Zaznacz wszystkie komórki w arkuszu. Aby szybko to zrobić, kliknij ikonę

trójkąta znajdującą się na przecięciu nagłówków wierszy i kolumn. 2. Przejdź do karty Narzędzia główne. 3. Jeżeli polecenie Scal i wyśrodkuj jest podświetlone, kliknij je. Jeżeli w kroku 3. pozycja Scal i wyśrodkuj nie będzie podświetlona, oznacza to, że w arkuszu nie ma scalonych komórek. Jeśli klikniesz to polecenie przy zaznaczonym całym arkuszu, wszystkie 17 179 869 184 komórek zostanie scalonych.

Część II  Formatowanie

54 Rysunek 13.3. Wyszukiwanie wszystkich scalonych komórek w arkuszu

Scalanie komórek — inne rozwiązania W niektórych przypadkach jako alternatywę do scalania komórek możesz wykorzystać polecenie Wyrównaj zaznaczenie do środka. Jest ono przydatne, kiedy chcesz wyśrodkować treść w kilku kolumnach. 1. Wprowadź do komórki tekst, który chcesz wyśrodkować. 2. Zaznacz komórkę, a także dodatkowe komórki na prawo od niej. 3. Wciśnij klawisze Ctrl+1; zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie

komórek. 4. Przejdź na kartę Wyrównanie. 5. W sekcji Wyrównanie tekstu rozwiń listę Poziomo i wybierz Wyrównaj

zaznaczenie do środka. 6. Zamknij okno dialogowe Formatowanie komórek, klikając przycisk OK.

Tekst w zaznaczonych komórkach zostanie wyśrodkowany. Jeszcze innym rozwiązaniem dotyczącym scalania komórek może być stosowanie pól tekstowych. Jest ono szczególnie przydatne w sytuacji, kiedy zawartość powinna zostać umieszczona pionowo. Na rysunku 13.4 widać przykładowe pole tekstowe. Jego zawartość jest wyświetlana pionowo. Aby wstawić pole tekstowe, wybierz kolejno Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe. Następnie narysuj prostokąt w arkuszu i wprowadź do niego tekst. Za pomocą narzędzi formatowania znajdujących się na karcie Narzędzia główne możesz dostosować szczegóły. Aby wprowadzić inne zmiany (np. ukryć tekst), użyj narzędzi z karty Narzędzia do rysowania/Formatowanie.

Sposób 14. Wcięcie tekstu w komórkach

55

Rysunek 13.4. Pole tekstowe jako alternatywa dla scalenia komórek

Sposób 14. Wcięcie tekstu w komórkach Jak pewnie wiesz, domyślnie Excel wyrównuje tekst do lewej strony, a liczby do prawej. W większości przypadków właśnie takie działanie jest pożądane. Ale jeżeli na prawo od kolumny z liczbami znajdzie się kolumna z tekstem, informacje mogą być trudne do odczytania. Przykład takiej sytuacji widoczny jest na rysunku 14.1. Wszystkie dane w tabeli zostały sformatowane w domyślny sposób. Stałaby się ona czytelniejsza, gdyby przerwa między liczbami a tekstem była większa. Wielu użytkowników nie wie o tym, że Excel umożliwia wstawianie wcięcia, i to zarówno z lewej, jak i prawej strony danych. Niestety, tego polecenia nie znajdziesz na Wstążce. Powinieneś zaznaczyć komórki, a następnie przejść do karty Wyrównanie w oknie dialogowym Formatowanie komórek (rysunek 14.2). To ostatnie łatwo wyświetlisz poprzez kliknięcie ikonki ze strzałką znajdującej się w dolnym prawym rogu grupy Narzędzia główne/Wyrównanie. W kontrolce Wcięcie określisz, jak bardzo dane mają zostać przesunięte. Zwykle wystarczy wartość 1, ale oczywiście możesz swobodnie eksperymentować. Następnie za pomocą listy rozwijanej Poziomo ustal położenie wcięcia: Lewa (Wcięcie) lub Prawa (Wcięcie). Gdy klikniesz OK, tekst zostanie przesunięty. Na rysunku 14.3 widoczna jest tabela po wprowadzeniu zmian. Stała się dużo czytelniejsza.

Część II  Formatowanie

56 Rysunek 14.1. Aby poprawić czytelność tabeli, zwiększ wcięcie tekstu

Rysunek 14.2. Karta Wyrównanie w oknie dialogowym Formatowanie komórek

Sposób 15. Używanie stylów nazwanych Od lat jedną z najbardziej niedocenianych funkcji Excela jest możliwość korzystania ze stylów nazwanych.

Sposób 15. Używanie stylów nazwanych

57

Rysunek 14.3. Zastosowanie wcięcia zdecydowanie ułatwia odczytywanie danych

Style nazwane bardzo ułatwiają stosowanie predefiniowanych opcji formatowania do komórek i ich zakresów. Poza sporą oszczędnością czasu ich używanie pomaga również zapewnić jednolity wygląd wszystkich Twoich arkuszy kalkulacyjnych. Styl może definiować ustawienia maksymalnie sześciu różnych atrybutów (odpowiadają one kartom okna dialogowego Formatowanie komórek):  format liczb,  wyrównanie (poziome i pionowe),  czcionka (typ, rozmiar i kolor),  obramowanie,  desenie,  ochrona (blokowanie i ukrywanie).

Prawdziwa potęga stylów ujawnia się, gdy zmienisz któryś ze składników używanego stylu nazwanego. W takim przypadku wszystkie przypisane do niego komórki automatycznie uwzględnią wprowadzone przez Ciebie modyfikacje. Wyobraź sobie, że stosujesz określony styl do kilkudziesięciu komórek rozrzuconych po Twoim arkuszu, a następnie zdajesz sobie sprawę z faktu, że komórki te powinny wyświetlać dane przy użyciu czcionki o rozmiarze 14 punktów zamiast stosowanej dotąd 12-punktowej. Zmienianie ustawień czcionki każdej komórki z osobna zdecydowanie nie będzie tu najlepszym rozwiązaniem. Zamiast tego lepiej dokonać odpowiednich modyfikacji w stylu wykorzystywanym przez wszystkie te pola. Spowoduje to automatyczne zastosowanie opcji formatowania do zawartości każdej z komórek.

Część II  Formatowanie

58

Zastosowanie galerii stylów Excel oferuje dziesiątki predefiniowanych stylów udostępnionych w galerii stylów (zlokalizowana w obrębie grupy Narzędzia główne/Style). Rysunek 15.1 prezentuje predefiniowane style galerii. W celu zastosowania stylu dla zaznaczonej komórki lub zakresu po prostu kliknij żądany styl. Zauważ, że galeria zapewnia podgląd. Gdy kursor myszy umieścisz na stylu, tymczasowo zostanie on użyty dla zaznaczonego obiektu. W ten sposób możesz zapoznać się z efektem zastosowania stylu. Aby efekt był trwały, wystarczy, że klikniesz styl. Rysunek 15.1. Użycie galerii stylów do pracy ze stylami nazwanymi

Po zdefiniowaniu stylu dla komórki możesz użyć dla niej dodatkowego formatowania, korzystając z dowolnej metody formatowania omówionej w tym rozdziale. Zmiany związane z formatowaniem dokonane w komórce nie będą dotyczyć innych komórek korzystających z tego samego stylu. Aby maksymalnie zwiększyć wartość stylów, najlepiej unikać dodatkowego formatowania. Zamiast tego rozważ utworzenie nowego stylu (objaśniono to w dalszej części niniejszego sposobu).

Modyfikowanie istniejącego stylu W celu zmiany istniejącego stylu uaktywnij galerię stylów, prawym przyciskiem myszy kliknij styl, który chcesz zmodyfikować, i z menu podręcznego wybierz polecenie Modyfikuj. Excel otworzy okno dialogowe Styl widoczne na rysunku 15.2. W przykładzie okno prezentuje ustawienia stylu Normalny (domyślny styl w przypadku wszystkich komórek). Definicje stylów zmieniają się w zależności od tego, jaki uaktywniono motyw dokumentu.

Sposób 15. Używanie stylów nazwanych

59

Rysunek 15.2. Zastosowanie okna dialogowego Style do zmodyfikowania stylów nazwanych

Domyślnie komórki używają stylu Normalny. Poniżej przedstawiono procedurę umożliwiającą szybką zmianę czcionki wykorzystywanej standardowo dla wszystkich arkuszy Twojego skoroszytu. Modyfikacja ta przeprowadzana jest, oczywiście, przy użyciu możliwości oferowanych przez style. 1. Kliknij kontrolkę Narzędzia główne/Style komórki/Style.

Excel wyświetli listę stylów dla aktywnego skoroszytu. 2. Na liście Style prawym przyciskiem myszy kliknij styl Normalny i z menu

wybierz polecenie Modyfikuj. Excel otworzy okno dialogowe Styl z bieżącymi ustawieniami stylu Normalny. 3. Kliknij przycisk Formatuj.

Excel wyświetli okno dialogowe Formatowanie komórek. 4. Kliknij zakładkę Czcionka i wybierz krój oraz rozmiar czcionki, którą chcesz

zastosować jako standardową. 5. Wybierz przycisk OK, aby powrócić do okna dialogowego Styl. 6. Wybierz przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Styl.

Po wykonaniu wymienionych instrukcji we wszystkich komórkach używających stylu Normalny czcionka zmieniona zostanie na określoną przez Ciebie w oknie formatowania. Możesz zmienić dowolne atrybuty formatowania dla każdego stylu.

Tworzenie nowych stylów Oprócz korzystania z wbudowanych stylów Excela masz możliwość tworzenia własnych. Taka elastyczność może być dość przydatna, ponieważ pozwala w bardzo szybki i spójny sposób zastosować ulubione opcje formatowania. Aby wygenerować nowy styl na podstawie sformatowanej komórki, wykonaj następujące kroki:

Część II  Formatowanie

60

1. Zaznacz komórkę i zastosuj dla niej wszystkie ustawienia formatowania, które

mają się znaleźć w Twoim nowym stylu. Możesz skorzystać z dowolnego formatowania dostępnego w oknie dialogowym Formatowanie komórek. 2. Po sformatowaniu komórki w sposób, który Ci odpowiada, uaktywnij galerię

stylów i kliknij przycisk Nowy styl komórki. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Styl (wraz z propozycją ogólnej nazwy stylu). Program Excel wyświetli obok etykiety słowa Styl zawiera (wg przykładu), aby zasygnalizować, że styl zostanie utworzony na podstawie ustawień bieżącej komórki arkusza. 3. W polu Nazwa stylu wprowadź nazwę nowego stylu.

Pola opcji pokazują atrybuty formatowania zastosowane aktualnie dla wybranej komórki. Standardowo wszystkie te pola są zaznaczone. 4. Jeśli nie chcesz, aby styl zawierał którąś z kategorii formatowania, możesz

zdjąć znak zaznaczenia z odpowiadającego jej pola opcji. 5. Kliknij przycisk OK w celu utworzenia stylu i zamknięcia okna dialogowego.

Po wykonaniu powyższych kroków nowy niestandardowy styl będzie dostępny w galerii stylów. Niestandardowe style pojawiają się tylko w przypadku skoroszytu, w którym zostały zdefiniowane. Aby skopiować tego typu style, zapoznaj się z poniższym punktem. Opcja Ochrona zawarta w oknie dialogowym Styl decyduje o tym, czy użytkownicy mogą modyfikować komórki dla wybranego stylu. Z opcji tej będziesz mógł skorzystać tylko wtedy, gdy uaktywnisz ochronę arkusza przez wykonanie polecenia Recenzja/ Zmiany/Chroń arkusz.

Scalanie stylów z innych skoroszytów Ważne jest zrozumienie tego, że niestandardowe style są przechowywane razem ze skoroszytem, w którym zostały utworzone. Jeżeli zdefiniowałeś kilka niestandardowych stylów, prawdopodobnie nie będziesz chciał wykonywać całej pracy mającej na celu utworzenie kopii tych stylów w każdym nowym skoroszycie Excela. Lepszym rozwiązaniem będzie scalenie stylów ze skoroszytu, w którym wcześniej je utworzono. Aby scalić style z innego skoroszytu, otwórz zarówno skoroszyt zawierający style do scalenia, jak i ten, w którym scalone style mają się pojawić. Z poziomu skoroszytu, w którym zamierzasz dokonać scalenia, uaktywnij galerię stylów i kliknij przycisk Scal style. Excel otworzy okno dialogowe Scalanie stylów, które prezentuje listę wszystkich otwartych skoroszytów. Zaznacz skoroszyt przechowujący style do scalenia i kliknij przycisk OK. Excel skopiuje style z wybranego skoroszytu do aktywnego skoroszytu. Możesz utworzyć główny skoroszyt, który zawiera wszystkie niestandardowe style. Dzięki temu zawsze będzie wiadomo, w jakim skoroszycie są scalane style.

Sposób 16. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych

61

Sposób 16. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych Mimo że Excel oferuje Ci do wyboru szereg predefiniowanych formatów liczbowych, może się okazać, że żaden z nich nie spełnia do końca Twoich oczekiwań. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie prawdopodobnie utworzenie własnego formatu. Dokonasz tego, korzystając z przedstawionej na rysunku 16.1 zakładki Liczby, znajdującej się w oknie dialogowym Formatowanie komórek. Najprostszym sposobem wyświetlenia tego okna jest użycie kombinacji klawiszy Ctrl+1. Ewentualnie w obrębie grupy Narzędzia główne/Liczba kliknij kontrolkę wywołującą okno dialogowe (jest to niewielka ikona zlokalizowana z prawej strony etykiety Liczba). Rysunek 16.1. Tworzenie niestandardowego formatu liczbowego przy użyciu zakładki Liczby okna dialogowego Formatowanie komórek

Wielu użytkowników Excela, i to nawet tych bardziej zaawansowanych, unika tworzenia własnych formatów liczbowych, ponieważ sądzą oni, że proces ten jest bardzo skomplikowany. Prawda jest jednak zupełnie inna, bowiem opracowywanie niestandardowych formatów wydaje się zdecydowanie trudniejsze, niż jest w rzeczywistości. Format liczbowy tworzy się poprzez podanie serii kodów definiujących ciąg formatów liczby. Aby określić niestandardowy format, powinieneś postępować według następujących instrukcji: 1. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1, żeby wyświetlić okno dialogowe

Formatowanie komórek. 2. Kliknij zakładkę Liczby i wybierz z listy kategorię Niestandardowe. 3. Wprowadź swój własny format liczbowy, korzystając z pola tekstowego Typ:.

62

Część II  Formatowanie

W tabelach 16.1 i 16.2 znajdziesz kilka przykładów kodów, których możesz użyć w celu opracowania niestandardowych formatów liczb. 4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Formatowanie komórek.

Części ciągu definiującego format liczbowy Ciąg niestandardowego formatu umożliwia Ci podanie różnych kodów dla następujących czterech kategorii wartości: liczb dodatnich, liczb ujemnych, wartości zerowych oraz tekstów. Podczas wprowadzania ciągu powinieneś oddzielić znakiem średnika (;) kody określające jego poszczególne elementy. Struktura definicji będzie zatem złożona z czterech elementów oddzielonych od siebie średnikami: Format wartości dodatniej; Format wartości ujemnej; Format wartości zerowej; Format wartości tekstowej

Aby określić, z ilu powyższych elementów powinien składać się ciąg definiujący format liczbowy, postępuj według następujących wskazówek:  Jeśli podasz tylko jeden element definicji, ten sam niestandardowy ciąg

formatujący będzie stosowany dla każdego typu wartości.  Jeżeli wprowadzisz dwie części definicji, pierwsza z nich będzie używana

w przypadku wartości dodatnich i zerowych, zaś druga zostanie zastosowana dla wartości ujemnych.  Jeśli podasz trzy części ciągu definiującego format, pierwsza zostanie

wykorzystana w przypadku wartości dodatnich, druga będzie używana dla wartości ujemnych, a trzecia w przypadku wartości zerowych.  Jeżeli zdecydujesz się na wprowadzenie wszystkich czterech elementów

definicji, ostatnia część ciągu będzie stosowana w przypadku danych tekstowych wprowadzonych do komórki. Poniżej przedstawiony został przykład ciągu opisującego niestandardowe formatowanie liczbowe. Ciąg ten określa sposób wyświetlania różnego rodzaju wartości za pomocą wszystkich czterech elementów definicji: [Zielony]Standardowy; [Czerwony]Standardowy; [Czarny]Standardowy; [Niebieski]Standardowy

W przykładzie tym wykorzystano fakt, że do zapisu informacji o kolorze czcionki używane są specjalne kody barw. Komórka, dla której zastosowano zdefiniowany w ten sposób rodzaj formatowania, będzie wyświetlała swoją zawartość za pomocą różnych kolorów — w zależności od typu przechowywanej wartości. I tak liczby dodatnie będą w niej wyświetlane w kolorze zielonym, liczby ujemne w kolorze czerwonym, zero będzie czarne, zaś teksty otrzymają barwę niebieską. Przy okazji trzeba wspomnieć, że użycie funkcji formatowania warunkowego Excela jest znacznie lepszą metodą określania koloru dla komórek na podstawie ich zawartości.

Sposób 16. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych

63

W górnej części zakładki Liczby znajdującej się w oknie dialogowym Formatowanie komórek widoczne jest pole Przykład zawierające przykładową daną, dla której zastosowano wybrane formatowanie. Podczas opracowywania niestandardowego formatu liczbowego radzę Ci jednak nie zwracać zbyt wielkiej uwagi na wyświetlaną w tym polu próbkę formatowania, ponieważ widoczna będzie w nim dana aktualnie przechowywana w wybranej przez Ciebie komórce. Dobrą praktyką będzie zaś sprawdzenie formatowania komórki dla różnego rodzaju informacji, a więc zarówno liczb dodatnich oraz ujemnych, jak i wartości zerowych oraz tekstów. Proces tworzenia własnego formatowania liczb wymaga zwykle kilku prób i wielokrotnego sprawdzania efektów działania poszczególnych kodów. Za każdym razem, gdy będziesz edytował ciąg określający formatowanie, zostanie on dodany do listy zdefiniowanych typów. Po ostatecznym zakończeniu tworzenia formatu otwórz więc jeszcze raz okno dialogowe Formatowanie komórek w celu usunięcia wszystkich zbędnych wpisów wprowadzonych w czasie wcześniejszych prób.

Kody niestandardowych formatowań liczbowych W tabeli 16.1 zostały zebrane kody formatowań dostępne przy tworzeniu niestandardowych formatów wraz z ich krótkimi opisami. W tabeli 16.2 opisano kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań wartości daty i czasu. Tabela 16.1. Kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań liczb Kod

Komentarz

Standardowy

Wyświetla liczby, korzystając ze standardowego formatowania liczbowego.

#

Określa, że wyświetlane mają być jedynie cyfry znaczące, zaś nieznaczące zera powinny być pomijane.

0 (zero)

Określa wyświetlanie nieznaczących zer w przypadku, gdy liczba składa się z mniejszej ilości cyfr niż podana w definicji formatowania liczba zer.

?

Powoduje dodanie spacji dla nieznaczących zer po obu stronach przecinka oddzielającego część całkowitą od ułamkowej w taki sposób, aby przecinki były względem siebie wyrównane w przypadku korzystania z czcionki o stałej szerokości; można go użyć również dla ułamków składających się z różnej liczby cyfr.

,

Znak przecinka dziesiętnego (oddzielającego część całkowitą od ułamkowej).

%

Znak procentu.

spacja

Znak separatora tysięcy.

E- E+ e- e+

Znaki używane w notacji naukowej.

$ - + / ( ) :

Powodują wyświetlenie odpowiednich znaków.

\

Pozwala na wyświetlenie znaku znajdującego się po nim w ciągu definiującym formatowanie.

*

Powoduje powtórzenie następującego po nim znaku w taki sposób, aby wypełniona została cała szerokość kolumny.

spacja

Część II  Formatowanie

64

Tabela 16.1. Kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań liczb — ciąg dalszy Kod

Komentarz

_ (podkreślenie)

Powoduje pozostawienie pustej przestrzeni o rozmiarze równym szerokości następnego znaku.

"tekst"

Wyświetla tekst umieszczony pomiędzy znakami cudzysłowu.

@

Znak wypełniający dla tekstu.

[kolor]

Umożliwia wyświetlanie znaków w określonym kolorze; dopuszczalne są tu następujące tekstowe kody kolorów (wielkość użytych znaków nie ma znaczenia): Czarny, Niebieski, Błękitny, Zielony, Amarantowy, Czerwony, Biały i Żółty.

[KOLOR n]

Wyświetla odpowiedni kolor z palety kolorów; n powinno tu być liczbą z zakresu od 0 do 56.

[wartość warunku]

Pozwala na zastosowanie Twoich własnych kryteriów dla każdego elementu formatowania liczbowego.

Tabela 16.2. Kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań wartości daty i czasu Kod

Komentarz

m

Wyświetla miesiąc w postaci liczby bez wiodącego zera (1 – 12).

mm

Wyświetla miesiąc w postaci liczby wraz z wiodącym zerem (01 – 12).

mmm

Wyświetla miesiąc w postaci skrótu jego nazwy (Sty – Gru).

mmmm

Wyświetla miesiąc w postaci jego pełnej nazwy (Styczeń – Grudzień).

mmmmm

Wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca (S – G).

d

Wyświetla dzień w postaci liczby bez wiodącego zera (1 – 31).

dd

Wyświetla dzień w postaci liczby wraz z wiodącym zerem (01 – 31).

ddd

Wyświetla dzień w postaci skrótu jego nazwy (Pn, Wt, Śr, Cz, Pt, So, N).

dddd

Wyświetla pełną nazwę dnia (Poniedziałek – Niedziela).

yy lub yyyy

Wyświetla rok w postaci liczby dwucyfrowej (00 – 99) lub w postaci pełnej czterocyfrowej liczby (1900 – 9999).

h lub hh

Wyświetla godzinę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 23) lub wraz z nim (00 – 23).

m lub mm

Wyświetla minutę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 59) lub wraz z nim (00 – 59).

s lub ss

Wyświetla sekundę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 59) lub wraz z nim (00 – 59).

[]

Wyświetla wartości godziny większe niż 24 lub minut bądź też sekund większe niż 60.

AM/PM

Wyświetla godziny, korzystając z czasu 12-godzinnego; brak wskaźnik AM lub PM przy wartości godziny oznacza, że używany jest zegar 24-godzinny.

Sposób 17. Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości

65

Sposób 17. Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości Jeśli masz do czynienia z bardzo dużymi liczbami, możesz chcieć, aby wartości te wyświetlane były w postaci przeskalowanej do tysięcy lub milionów, zamiast w oryginalnej formie. Jeśli będziesz chciał np. przedstawić liczbę 132 432 145 w milionach, otrzymasz wartość 132,4. Wyświetlanie liczb w postaci przeskalowanej jest możliwe dzięki zastosowaniu niestandardowych formatowań liczb. Powoduje to jednocześnie, że we wszelkich obliczeniach wykorzystujących zawartość komórki używana będzie zawsze oryginalna wartość liczby, gdyż formatowanie ma wpływ jedynie na sposób jej prezentowania, nie zaś na dokładność zapisu. Aby zdefiniować niestandardowy format liczbowy, zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1. Wyświetli się okno dialogowe Formatowanie komórek. Kliknij w nim zakładkę Liczby i z widocznej tam listy Kategoria: wybierz pozycję Niestandardowe. Ciąg określający sposób formatowania będziesz mógł wprowadzić w polu tekstowym Typ:. Tabela 17.1 przedstawia przykłady niestandardowych formatowań liczb, które wyświetlają wartości w milionach. Tabela 17.2 zawiera przykłady niestandardowych formatowań liczb, które przedstawiają wartości w tysiącach. W tabeli 17.3 zebrano przykłady niestandardowych formatowań liczb, które przedstawiają wartości w setkach. Tabela 17.1. Przykłady formatów skalujących wartości w milionach Wartość

Format liczby

Wartość wyświetlana

123456789

#(spacja)###(spacja)(spacja)

123

1,23457E+11

#(spacja)###(spacja)(spacja)

123 457

1000000

#(spacja)###(spacja)(spacja)

1

5000000

#(spacja)###(spacja)(spacja)

5

-5000000

#(spacja)###(spacja)(spacja)

-5

0

#(spacja)###(spacja)(spacja)

(pusta komórka)

123456789

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

123,46

1,23457E+11

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

123 457,00

1000000

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

1,00

5000000

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

5,00

-5000000

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

-5,00

Część II  Formatowanie

66

Tabela 17.1. Przykłady formatów skalujących wartości w milionach — ciąg dalszy Wartość

Format liczby

0

Wartość wyświetlana

#(spacja)###,00(spacja)(spacja)

,00

123456789

#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"

123M

1,23457E+11

#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"

123 457M

1000000

#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"

1M

-5000000

#(spacja)###(spacja)(spacja)"M"

-5M

123456789

#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja) (spacja)"M");0,0"M"_)

123,5M

1000000

#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja) (spacja)"M");0,0"M"_)

1,0M

-5000000

#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja) (spacja)"M");0,0"M"_)

(5,0M)

0

#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja) (spacja)"M");0,0"M"_)

0,0M

Tabela 17.2. Przykłady formatów skalujących wartości w tysiącach Wartość

Format liczby

Wartość wyświetlana

123456

#(spacja)###(spacja)

123

1234565

#(spacja)###(spacja)

1 235

-323434

#(spacja)###(spacja)

-323

123123,123

#(spacja)###(spacja)

123

499

#(spacja)###(spacja)

(pusta komórka)

500

#(spacja)###(spacja)

1

500

#(spacja)###,00(spacja)

,50

Tabela 17.3. Przykłady formatów skalujących wartości w setkach Wartość

Format liczby

Wartość wyświetlana

546

0","00

5,46

100

0","00

1,00

9890

0","00

98,90

500

0","00

5,00

-500

0","00

-5,00

0

0","00

0,00

Sposób 18. Tworzenie list punktowanych

67

Sposób 18. Tworzenie list punktowanych W edytorach tekstu, takich jak Microsoft Word, tworzenie list punktowanych jest bardzo proste. Excel nie został wyposażony w funkcję tworzenia takich list, ale można łatwo ją imitować.

Używanie punktorów Aby utworzyć punktor, wciśnij klawisz Alt, a następnie wpisz 0149 na klawiaturze numerycznej. Być może klawiatura, której używasz, jest pozbawiona części numerycznej. W takiej sytuacji wciśnij klawisz Function i wprowadź te same cyfry za pomocą zwykłych klawiszy. Na rysunku 18.1 widoczna jest lista, w której każda z pozycji została poprzedzona punktorem i znakiem spacji. Wprowadzono dodatkowe formatowanie w postaci zawijania tekstu. Dla pozycji zajmujących więcej niż jedną linię wcięcie nie jest stosowane. W przypadku list punktowanych kolejne wiersze są zwykle wcięte, dzięki czemu zostają wyrównane do pierwszego wiersza. Rysunek 18.1. Przed każdym wierszem wstawiono znak punktora

Na rysunku 18.2 widoczny jest efekt zastosowania nieco innego podejścia. W tym przypadku potrzebne są dwie kolumny. W pierwszej z nich: A, znajdują się punktory sformatowane w taki sposób, aby znajdowały się u góry i po prawej stronie. Tekst został umieszczony w kolumnie B. Na rysunku 18.2 widoczne jest też inne rozwiązanie — lista numerowana. W komórkach zawierających liczby zastosowano następujące formatowanie (format wprowadzony za pomocą wybierania kolejno pozycji Formatowanie komórek/Liczby/Niestandardowe): # ##0.

Jako punktor można oczywiście zastosować dowolny znak. Aby wyświetlić listę znaków (a także wstawić je do arkusza), wybierz kolejno Wstawianie/Symbole/Symbol.

Część II  Formatowanie

68 Rysunek 18.2. Punktory (lub liczby) umieszczono w dodatkowej kolumnie

Wykorzystanie grafiki SmartArt Jeszcze innym sposobem tworzenia list punktowanych w Excelu jest wykorzystanie grafiki SmartArt. Aby wybrać styl diagramu do wstawienia w arkuszu, kliknij Wstawianie/Ilustracje/Wstaw grafikę SmartArt. Na rysunku 18.3 widoczny jest diagram Pionowa lista punktowana. Obiekt ten można umieścić w dowolnym miejscu arkusza oraz zmieniać jego rozmiar. W omawianym przykładzie zminimalizowano formatowanie. Możesz jednak kontrolować wiele aspektów wyglądu grafiki SmartArt.

Rysunek 18.3. Wykorzystanie grafiki SmartArt do tworzenia list punktowanych

Sposób 19. Naprzemienne cieniowanie wierszy za pomocą formatowania warunkowego

69

Sposób 19. Naprzemienne cieniowanie wierszy za pomocą formatowania warunkowego Kiedy tworzysz tabelę (Wstawianie/Tabele/Tabela), masz możliwość takiego sformatowania jej, aby co drugi wiersz był wycieniowany. Pozwala to ułatwić odczytywanie danych. W tym sposobie opisano, jak użyć formatowania warunkowego do sformatowania co drugiego wiersza w dowolnym zakresie danych. To dynamiczna technika. Dodanie lub usunięcie wierszy w formatowanym warunkowo zakresie spowoduje automatyczną aktualizację zaznaczenia.

Naprzemienne cieniowanie wierszy Przykład takiego rozwiązania widoczny jest na rysunku 19.1. Aby zastosować cieniowanie dla co drugiego wiersza: 1. Zaznacz zakres do formatowania. 2. Wybierz Narzędzia główne/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła. Zostanie

wyświetlone okno dialogowe Nowa reguła formatowania. 3. Jako typ reguły wybierz opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy

sformatować. 4. W polu o nazwie Formatuj wartości, dla których następująca formuła jest

prawdziwa wpisz następującą regułę: =MOD(WIERSZ();2)=0

5. Kliknij przycisk Formatuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie

komórek. 6. Przejdź na kartę Wypełnienie i wybierz kolor tła. 7. Zamknij okna dialogowe Formatowanie komórek i Nowa reguła formatowania,

klikając w nich przycisk OK. W regule formatowania warunkowego zastosowano dwie funkcje: WIERSZ (zwracającą numer wiersza) i MOD (zwracającą wynik dzielenia pierwszego argumentu przez drugi). Dla komórek parzystych MOD zwraca 0 i to one są formatowane. Aby zamiast wierszy wyróżnić kolumny, zastąp funkcję WIERSZ funkcją NR.KOLUMNY.

Część II  Formatowanie

70 Rysunek 19.1. Zastosowanie formatowania warunkowego do zaznaczania co drugiego wiersza

Cieniowanie w układzie szachownicy Poniższa formuła jest wariantem omówionej wcześniej. Umożliwia naprzemienne sformatowanie wierszy i kolumn, dzięki czemu osiągniesz efekt szachownicy. Na rysunku 19.2 widać rezultat zastosowania tej reguły. =MOD(WIERSZ();2)=MOD(NR.KOLUMNY();2)

Rysunek 19.2. Efekt szachownicy uzyskany dzięki zastosowaniu formatowania warunkowego

Cieniowanie grup wierszy Oto kolejna wersja cieniowania wierszy. Poniższa formuła pozwala oznaczyć w taki sposób wybrane grupy wierszy. Układ cieniowania będzie następujący: cztery wiersze cieniowane, cztery niecieniowane, a po nich kolejne cztery cieniowane itd. Efekt działania tej formuły widać na rysunku 19.3.

Sposób 20. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza

71

Rysunek 19.3. Zastosowanie formatowania warunkowego do zaznaczania grup wierszy

=MOD(ZAOKR.DO.CAŁK((WIERSZ()-1)/4)+1;2)

Aby oznaczyć inną liczbę wierszy, należy zmienić wartość 4 na wybraną. I tak poniższa formuła spowoduje zaznaczenie grup dwóch wierszy: =MOD(ZAOKR.DO.CAŁK((WIERSZ()-1)/2)+1;2)

Sposób 20. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza Oferowane przez program Excel możliwości formatowania nie ograniczają się jedynie do całych komórek arkusza, a w niektórych przypadkach może się też okazać przydatne formatowanie pojedynczych znaków. Opisana tu technika jest ograniczona tylko do komórek przechowujących dane tekstowe. Nie będziesz jej więc mógł zastosować w przypadku komórek zawierających wartości liczbowe lub formuły.

Aby zastosować formatowanie do poszczególnych znaków łańcucha tekstowego, powinieneś najpierw zaznaczyć te znaki. Możesz to zrobić, klikając i przeciągając kursor myszki w obszarze pola tekstowego widocznego na pasku formuły. Inną metodą będzie dwukrotne kliknięcie odpowiedniej komórki arkusza, kliknięcie wybranego miejsca w tekście i przeciągnięcie kursora we właściwym kierunku bezpośrednio w komórce.

Część II  Formatowanie

72

Bardziej efektywnym sposobem zaznaczania pojedynczych znaków będzie jednak naciśnięcie klawisza F2 i skorzystanie z klawiszy strzałek w celu przesunięcia kursora we właściwe miejsce, a następnie użycie klawisza Shift i strzałek do zaznaczenia wybranych liter. Po zaznaczeniu znaków możesz zmienić opcje ich formatowania, korzystając z kontrolek znajdujących się na paskach narzędzi. Możesz więc np. sprawić, aby litery były wyświetlane przy użyciu pogrubionych czy pochylonych czcionek, różnych kolorów czy nawet różnych krojów czcionek. Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy, pojawi się minipasek narzędzi, którego kontrolki umożliwią zmianę formatowania zaznaczonych znaków. Na rysunku 20.1 przedstawionych zostało kilka komórek zawierających przykładowe formatowania poszczególnych znaków. Rysunek 20.1. Przykłady możliwości formatowania poszczególnych znaków

Niestety, indeksy górny oraz dolny, czyli dwie przydatne opcje formatowania, nie są dostępne w obrębie Wstążki ani minipaska narzędzi. Jeśli zechcesz z nich skorzystać, będziesz zmuszony do otwarcia okna dialogowego Formatowanie komórek i wybrania w nim zakładki Czcionka. W tym celu zaznacz odpowiedni fragment tekstu do sformatowania i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+1.

Sposób 21. Wykorzystanie Malarza formatów Zapewne widziałeś małą ikonę pędzla (Malarz formatów), która znajduje się na karcie Narzędzia główne/Schowek. To prosty sposób na kopiowanie formatowania komórek — jest bardziej uniwersalny, niż mógłbyś przypuszczać. Użycie Malarza formatów powoduje skopiowanie każdego elementu formatowania wskazanego zakresu, takiego jak formatowanie liczb, obramowania, scalone komórki i formatowanie warunkowe.

Malarz formatów — podstawy Oto informacje na temat podstawowego korzystania z Malarza formatów:

Sposób 21. Wykorzystanie Malarza formatów

73

1. Wskaż komórkę z formatowaniem, które ma być skopiowane. 2. Wybierz Narzędzia główne/Schowek/Malarz formatów. Kursor myszy zmieni

się w pędzel, tak aby przypominać Ci, że włączony jest tryb Malarza formatów (rysunek 21.1). Rysunek 21.1. Kopiowanie formatowania komórek za pomocą Malarza formatów

3. Przesuń kursor myszy nad inny zakres. 4. Zwolnij przycisk myszy. Spowoduje to zastosowanie skopiowanego

formatowania. W kroku 2. kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z minipaska narzędzi ikonę Malarza formatów. Narzędzie to można obsługiwać tylko myszką. Nie da się kopiować i wklejać formatowania za pomocą klawiatury.

Wariacje na temat Malarza formatów W poprzednio omówionej procedurze po zaznaczeniu zakresu komórek mogłeś skopiować formatowanie do innego zakresu za pomocą kliknięcia jego pojedynczej komórki. Formatowanie było powielane do zakresu o kształcie identycznym z zakresem źródłowym. W kroku 2. po dwukrotnym kliknięciu ikony Malarza formatów Excel aktywuje tryb pracy tego narzędzia, który będzie działał, dopóki go nie wyłączysz. Ta metoda umożliwia kopiowanie formatowania do wielu zakresów komórek. Aby wyłączyć tryb Malarz formatów, wciśnij klawisz Esc lub ponownie kliknij przycisk aktywujący opisywane narzędzie.

Część II  Formatowanie

74

Malarz formatów możesz również wykorzystać do usunięcia wszelkiego formatowania z zakresu i przywrócenia komórkom ich podstawowego kształtu. W tym celu najpierw wybierz niesformatowaną komórkę. Następnie kliknij przycisk Malarz formatów i przeciągnij kursor nad zakresem komórek. Malarz formatów działa również z całymi wierszami i kolumnami. Jeśli zastosujesz narzędzie do całych wierszy, skopiujesz także ich wysokość. Tak samo Malarz formatów zadziała w przypadku kolumn i ich szerokości; wystarczy wybrać na początek jedną lub więcej. Mechanizm sprawdzi się nawet w przypadku całych arkuszy. I tak aby usunąć formatowanie z całego arkusza, zaznacz niesformatowaną komórkę, kliknij ikonę Malarza formatów, a następnie przycisk „zaznacz wszystko”, który znajduje się na przecięciu nagłówków wierszy u kolumn. Malarz formatów można też stosować do kształtów i innych obiektów, takich jak obrazy. Zaznacz daną pozycję. Następnie kliknij ikonę Malarza formatów i inny obiekt. Na rysunku 21.2 widoczny jest przykład kopiowania formatowania kształtu. Choć Malarz formatów jest bardzo uniwersalnym narzędziem, nie zadziała w przypadku wykresów. Rysunek 21.2. Kopiowanie formatowania kształtów za pomocą Malarza formatów

Malarz formatów jest przydatny, ale nie wykona czynności, które możesz zrobić za pomocą innych narzędzi. I tak przy użycia schowka (Narzędzia główne/Schowek/Wklej/ Formatowanie) skopiujesz tylko formatowanie.

Sposób 22. Wstawianie znaku wodnego Znak wodny jest obrazem (lub tekstem) pojawiającym się na każdej drukowanej stronie. Znak wodny może mieć postać ledwie widocznego logo lub słów, takich jak WERSJA ROBOCZA. Choć Excel nie oferuje oficjalnego polecenia drukującego znak wodny,

Sposób 22. Wstawianie znaku wodnego

75

możesz go dodać przez wstawienie obrazu w obrębie nagłówka lub stopki strony. Oto wymagane kroki: 1. Określ lokalizację na dysku twardym obrazu, który zostanie użyty jako znak

wodny. 2. W celu uaktywnienia widoku układu strony kliknij kontrolkę Widok/Widoki

skoroszytu/Układ strony. 3. Kliknij w środku nagłówka. 4. Wywołaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Elementy nagłówka

i stopki/Obraz, żeby wyświetlić okno dialogowe Wstawianie obrazu. 5. W oknie odnajdź i zaznacz obraz, który wybrałeś w kroku 1. Możesz też

skorzystać z lokalizacji sieciowych zaproponowanych przez program. Kliknij przycisk Wstaw, żeby dodać obraz. 6. Kliknij poza obrębem nagłówka, aby zobaczyć obraz. 7. W celu wyśrodkowania na stronie obrazu w pionie kliknij w środku nagłówka

i przed kodem &[Obraz] kilkakrotnie naciśnij klawisz Enter. Doświadczalnie określ liczbę dodatkowych wierszy, które trzeba wstawić. 8. Jeśli musisz dostosować obraz (np. rozjaśnić go), kliknij w środku nagłówka,

po czym wywołaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Elementy nagłówka i stopki/Formatuj obraz. Za pomocą kontrolek karty Obraz okna dialogowego Formatowanie obrazu zmodyfikuj odpowiednio obraz. Może być konieczne poeksperymentowanie z ustawieniami, żeby zapewnić czytelność tekstu w obrębie arkusza. Rysunek 22.1 przedstawia przykład obrazu nagłówka (grafika prezentująca ludzką sylwetkę z globem) użytego w charakterze znaku wodnego. Podobny efekt możesz uzyskać dla zwykłego tekstu nagłówka (np. dla napisu WERSJA ROBOCZA).

Rysunek 22.1. Wyświetlanie znaku wodnego na stronie

Część II  Formatowanie

76

Sposób 23. Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce Jeśli zajdzie potrzeba równoczesnego wyświetlenia w jednej komórce arkusza zarówno tekstu, jak i liczb, będziesz miał do dyspozycji trzy rozwiązania oferowane Ci przez program Excel. Są to:  konkatenacja,  funkcja TEKST,  niestandardowy format liczbowy.

Wyobraź sobie np., że w komórce A1 znajduje się liczba, zaś w jakiejś innej komórce arkusza chciałbyś wyświetlić słowo Suma: wraz z wartością z komórki A1. Wyglądałoby to mniej więcej w taki sposób: Suma: 594,34

Oczywiście słowo Suma możesz umieścić w komórce po lewej stronie. W poniższych punktach zostały opisane wszystkie trzy metody osiągnięcia tego celu.

Używanie konkatenacji Zamieszczona poniżej formuła łączy tekst Suma: z wartością przechowywaną w komórce A1: ="Suma: "&A1

Rozwiązanie to jest najprostsze z trzech proponowanych, ale związany jest z nim pewien potencjalny problem. Polega on na tym, że wynikiem działania formuły jest łańcuch znakowy, a więc zawartość komórki nie będzie mogła być wykorzystana w jakiejkolwiek kolejnej formule liczbowej. Poza tym dołączanej wartości nie można narzucić pożądanego formatu liczbowego. I tak po użyciu formuły otrzymasz następujący tekst: Suma: 1594,34320933

Używanie funkcji TEKST Inna metoda poradzenia sobie z zadaniem łączenia tekstu z wartościami liczbowymi polega na użyciu funkcji TEKST, która umożliwia wyświetlanie wartości przy wykorzystaniu określonego formatowania liczbowego. =TEKST(A1;"""Suma: ""0,00")

Wówczas otrzymasz coś takiego: Suma: 1594,34

Sposób 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek małych rozmiarów

77

Drugim argumentem funkcji TEKST jest ciąg definiujący formatowanie liczb; to dokładnie taki sam typ ciągu formatującego, jaki wykorzystywałeś przy opracowywaniu niestandardowych formatów liczbowych. Ponieważ zastosowano formatowanie, wydaje się to dobrym rozwiązaniem. Jednak mimo że ciąg ten jest dość nieporęczny, z uwagi na konieczność stosowania dodatkowych znaków cudzysłowu, z rozwiązaniem tym wiąże się problem wspomniany w poprzednim punkcie — umieszczony w komórce wynik działania formuły nie stanowi wartości liczbowej.

Używanie niestandardowego formatowania liczbowego Jeśli chcesz wyświetlić w jednej komórce tekst wraz z liczbą i nie stracić możliwości użycia przechowywanej w komórce wartości w formułach obliczeniowych, powinieneś skorzystać z niestandardowego formatowania liczbowego. Aby dodać tekst do wartości liczbowej, należy po prostu utworzyć zwykły ciąg definiujący formatowanie i umieścić w nim odpowiedni łańcuch tekstowy ujęty w znaki cudzysłowu. Zadanie to spełnia np. przedstawiony poniżej niestandardowy format liczbowy: "Suma: "0,00

Mimo że w komórce wyświetli się tekst, program Excel nadal będzie traktował jej zawartość jako wartość liczbową. Dzięki temu użyjesz tej komórki do obliczeń w innych formułach.

Sposób 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek małych rozmiarów Po ustawieniu wielkości czcionki poniżej 8 punktów możesz zauważyć, że liczby w kolumnie nie są już poprawnie formatowane. Dzieje się tak dlatego, że Excel do wyświetlania tekstów małych rozmiarów używa innych czcionek (nieproporcjonalnych). W normalnej sytuacji każda cyfra zużywa tyle samo miejsca w poziomie. Dlatego właśnie kolumny są tak ładnie wyrównane. Ale w przypadku czcionek proporcjonalnych cyfry mają różne rozmiary. I tak 1 jest węższe od 0. Na rysunku 24.1 widać arkusz z kolumnami cyfr o różnych rozmiarach. Problem nie występuje, dopóki nie używasz czcionki o rozmiarze mniejszym niż 8 punktów. W kolumnie E (7 punktów) cyfra 1 zajmuje mniej miejsca. W kolumnie F (6 punktów) cyfry 5 i 7 również zajmują mniej miejsca. Do podstawiania czcionek dochodzi również podczas zmiany rozmiaru arkusza za pomocą suwaka umieszczonego na pasku stanu. Pomniejszenie niekiedy powoduje wyświetlenie serii znaków #####. Moment zamiany czcionek może się różnić i zależy od oryginalnego rozmiaru czcionki. W przypadku znaków o wielkości 11 punktów nastąpi to wówczas, gdy pomniejszenie przekroczy granicę 75%.

Część II  Formatowanie

78 Rysunek 24.1. Różne rozmiary czcionek — zastępowanie czcionek jest włączone

Możesz zablokować mechanizm podstawiania czcionek w Excelu, ale wymaga to edycji rejestru systemowego Windowsa. Edytowanie rejestru może być niebezpieczne, dlatego zawsze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian powinieneś wykonać kopię zapasową. Jeżeli nie czujesz się zbyt pewnie w edycji rejestru, poszukaj kogoś, komu nie sprawi to problemu. Możesz też po prostu nie wdrażać tego sposobu. 1. Zamknij Excela. 2. Kliknij przycisk Start i uruchom program regedit.exe, czyli Edytor rejestru. 3. W wyświetlonym oknie przejdź do następującego klucza: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Excel\Options

4. Gdy jest zaznaczony, wybierz z menu Edycja/Nowy/Wartość DWORD

(32-bitowa). Zostanie utworzona pozycja o nazwie Nowa wartość #1. 5. Kliknij ją prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Zmień nazwę. Jako nową nazwę wpisz: FontSub. 6. Kliknij dwukrotnie FontSub. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Edytowanie

wartości DWORD (32-bitowej). 7. Jako Dane wartości wpisz 0, niezależnie od tego, czy będzie to w systemie

szesnastkowym, czy dziesiętnym (rysunek 24.2). 8. Zamknij okno dialogowe Edytowanie wartości DWORD (2-bitowej), klikając

przycisk OK. 9. Wybierz z menu Plik/Zakończ; edytor rejestru zostanie zamknięty.

Gdy ponownie uruchomisz Excela, zauważysz, że program nie stosuje już podstawiania czcionek. Po wyłączeniu tej funkcji teksty ze znakami niewielkich rozmiarów będą nieco mniej czytelne, za to liczby pozostaną odpowiednio wyrównywane; nie pojawią się też znaki ####. Na rysunku 24.3 widać arkusz z rysunku 24.1 po wyłączeniu podstawiania czcionek.

Sposób 25. Aktualizowanie starych czcionek

79

Rysunek 24.2. Dodawanie nowej wartości do rejestru Windows Rysunek 24.3. Różne rozmiary czcionek — zastępowanie czcionek jest wyłączone

Sposób 25. Aktualizowanie starych czcionek Podczas instalowania pakietu Microsoft Office do systemu jest dodawanych kilka nowych czcionek, które są wykorzystywane przy tworzeniu nowego skoroszytu. To, jakie dokładnie czcionki są domyślnie używane, zmienia się w zależności od wybranego motywu dokumentu. W treści sposobu 10. zamieszczono więcej informacji na temat stosowania motywów dokumentów.

Część II  Formatowanie

80

Jeżeli używasz domyślnego motywu pakietu Office, nowo utworzony skoroszyt Excela zastosuje dwie nowe czcionki — Cambria (dla nagłówków) i Calibri (dla zawartości arkuszy). Po otwarciu skoroszytu zapisanego w wersji Excela wcześniejszej niż 2007 stare czcionki (najprawdopodobniej będzie to Arial) nie będą aktualizowane. Różnica w wyglądzie arkuszy używających starych i nowych czcionek jest diametralna. Gdy porównasz arkusz Excela 2003 i arkusz Excela 2010, ten drugi będzie o wiele bardziej czytelny i przejrzysty. Na rysunku 25.1 widoczny jest skoroszyt utworzony w Excelu 2003.

Rysunek 25.1. W tym skoroszycie domyślną czcionką jest Arial o wielkości 10 punktów

Aby uaktualnić czcionki skoroszytu utworzonego w poprzedniej wersji Excela, wykonaj następujące kroki: 1. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+N, żeby utworzyć nowy pusty skoroszyt. 2. Uaktywnij skoroszyt, którego czcionki zostaną uaktualnione. 3. Wybierz Narzędzia główne/Style/Scal style.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Scalanie stylów. 4. Zaznacz skoroszyt utworzony w kroku 1. i kliknij przycisk OK.

Excel zapyta, czy zamierzasz scalić style o takich samych nazwach. 5. W odpowiedzi kliknij przycisk Tak.

Procedura zadziała w przypadku wszystkich komórek z wyjątkiem tych, dla których określono dodatkowe formatowanie, takie jak inny rozmiar czcionki, pogrubienie, kur-

Sposób 25. Aktualizowanie starych czcionek

81

sywa, pokolorowany tekst lub cieniowane tło. W celu zmiany czcionki w tych komórkach wykonaj następujące kroki: 1. Zaznacz dowolną pojedynczą komórkę. 2. Wybierz Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Zamień, możesz

też użyć kombinacji klawiszy Ctrl+H. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie. 3. Upewnij się, że widoczne są dwa przyciski Format. Jeśli jest inaczej, kliknij

przycisk Opcje, aby rozszerzyć okno dialogowe. 4. W celu wyświetlenia okna dialogowego Format wyszukiwania kliknij górny

przycisk Format. 5. Uaktywnij kartę Czcionka. 6. Z listy pola Czcionka wybierz nazwę czcionki, która zostanie zastąpiona

(prawdopodobnie będzie to stara czcionka domyślna Arial), a następnie kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Format wyszukiwania. 7. Kliknij dolny przycisk Format, aby wyświetlić okno dialogowe Format

zastępowania. 8. Uaktywnij kartę Czcionka. 9. Z listy pola Czcionka wybierz nazwę czcionki, która zastąpi starą czcionkę

(prawdopodobnie Calibri), po czym kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Format zastępowania. 10. W oknie Znajdowanie i zamienianie kliknij przycisk Zamień wszystko, aby starą

czcionkę zastąpić nową. Na rysunku 25.2 widoczny jest ten sam skoroszyt po wprowadzeniu opisanych zmian.

Rysunek 25.2. W tym skoroszycie domyślną czcionką jest Calibri o wielkości 11 punktów

82

Część II  Formatowanie

Część III

Podstawowe formuły i funkcje Tym, co tak naprawdę jest konstytutywne dla arkusza kalkulacyjnego, jest możliwość tworzenia formuł. Podczas lektury niniejszej części poznasz szereg wskazówek związanych z formułami. Spowodują one, że Twoje skoroszyty staną się bardziej użyteczne niż kiedykolwiek dotychczas.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

84

Spis sposobów Sposób 26. Zmiana rozmiaru paska formuły

85

Sposób 27. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejsca arkusza

kalkulacyjnego

86

Sposób 28. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie

88

Sposób 29. Kiedy używać odwołań bezwzględnych, a kiedy mieszanych

90

Sposób 30. Jak uniknąć wyświetlania błędów w formułach

92

Sposób 31. Tworzenie nazw na poziomie arkusza

94

Sposób 32. Używanie nazwanych stałych

96

Sposób 33. Wysyłanie spersonalizowanej poczty elektronicznej z Excela

97

Sposób 34. Wyszukiwanie dokładnej wartości

99

Sposób 35. Wyszukiwanie dwuwymiarowe

102

Sposób 36. Wyszukiwanie w dwóch kolumnach

104

Sposób 37. Wyznaczanie dat dni świątecznych

106

Sposób 38. Obliczanie wieku osób

109

Sposób 39. Obsługa dat sprzed roku 1900

110

Sposób 40. Wyświetlanie kalendarza w zakresie komórek arkusza

113

Sposób 41. Pobieranie zawartości ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu

114

Sposób 42. Różne metody zaokrąglania liczb

116

Sposób 43. Przeliczanie wartości między różnymi systemami jednostek

119

Sposób 44. Obliczanie liczby unikatowych wpisów w zakresie

120

Sposób 45. Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ

122

Sposób 46. Tworzenie dokładnej kopii zakresu komórek przechowujących formuły

125

Sposób 47. Funkcja sprawdzania błędów w tle

126

Sposób 48. Dodatek Inquire

128

Sposób 49. Ukrywanie i blokowanie formuł

131

Sposób 50. Używanie funkcji ADR.POŚR

134

Sposób 51. Edytowanie formuł w oknach dialogowych

136

Sposób 52. Konwertowanie zakresu pionowego na tabelę

137

Sposób 26. Zmiana rozmiaru paska formuły

85

Sposób 26. Zmiana rozmiaru paska formuły We wcześniejszych wersjach Excela edytowanie komórek zawierających rozbudowane formuły czy duże ilości tekstu powodowało zasłonięcie zawartości arkusza. Na rysunku 26.1 widać efekt zaznaczenia komórki z obszerną treścią. Wiele komórek zostało zasłoniętych przez rozszerzony pasek formuły. Począwszy od Excela 2007, problem ten został rozwiązany.

Rysunek 26.1. W starszych wersjach Excela edytowanie komórek zawierających rozbudowane formuły czy duże ilości tekstu powodowało zasłonięcie zawartości arkusza

W pasku formuły w Excelu 2013 wyświetlana jest mała strzałka w prawym rogu. Gdy ją klikniesz, pasek zostanie powiększony. Możesz również przeciągnąć dolne obramowanie paska i w ten sposób zmienić jego rozmiar. Równie przydatna jest kombinacja klawiszy Ctrl+Shift+U. Umożliwia ona zarówno rozszerzenie paska formuły, jak i powrót do wyświetlania jednego wiersza. Jeżeli rozszerzony pasek nie jest wystarczający, aby zaprezentować cały znajdujący się w komórce tekst, po prawej stronie pojawi się pasek przewijania. Na rysunku 26.2 widać przykład paska formuły ze zmienionym rozmiarem. Rozszerzenie go nie spowodowało zasłonięcia informacji znajdujących się w arkuszu. Zamiast tego są one wyświetlane pod paskiem. Pasek formuły może mieć wielkość niemal równą oknu arkusza (przynajmniej jeden wiersz musi pozostać widoczny).

86

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

Rysunek 26.2. Zmiana wysokości paska formuły ułatwia edycję formuł i tekstu; jednocześnie komórki arkusza pozostają widoczne

Możesz również dostosować szerokość paska formuły. W tym celu kliknij i przeciągnij trzy kropki znajdujące się na prawo od Pola nazwy. Wraz z poszerzaniem Pola nazwy zwężany będzie pasek formuły.

Sposób 27. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejsca arkusza kalkulacyjnego Sposób 27. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejsca

Bardzo przydatna może się czasem okazać możliwość sprawdzania wartości kilku kluczowych komórek dużego arkusza w czasie dokonywania zmian w różnych jego komórkach wejściowych. Okno Okno czujki bardzo upraszcza tego typu działania. Korzystając z tego okna, możesz stale obserwować dowolną liczbę komórek, bez względu na to, który arkusz czy też skoroszyt jest w danej chwili aktywny. Stosowanie omawianej funkcji pozwala znacznie ograniczyć konieczność przewijania arkusza oraz przełączania się między arkuszami lub oknami skoroszytu.

Okno czujki — podstawowe informacje W celu wyświetlenia okna dialogowego Okno czujki wywołaj polecenie Formuły/ Inspekcja formuł/Okno czujki. Aby monitorować komórkę, kliknij przycisk Dodaj czujkę zawarty w oknie Okno czujki, a następnie w oknie dialogowym Dodawanie czujki

Sposób 27. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejsca

87

określ komórkę. Po otwarciu okna Dodawanie czujki możesz zaznaczyć zakres lub nacisnąć klawisz Ctrl i kliknąć poszczególne komórki. Dla każdej komórki uwzględnionej w Oknie czujki wyświetlane będą: nazwa (jeżeli została określona), położenie, bieżąca wartość i formuła (jeżeli istnieje). Excel zapamiętuje komórki dodane do tego okna — nawet pomiędzy sesjami. Po zamknięciu skoroszytu ze śledzonymi komórkami znikną one z Okna czujki, ale gdy po raz kolejny otworzysz skoroszyt, pojawią się na nowo. Na rysunku 27.1 przedstawiono Okno czujki wyświetlające zawartość kilku obserwowanych komórek. Rysunek 27.1. Korzystanie z narzędzia Okno czujki w celu kontrolowania zawartości komórek przechowujących formuły

Dostosowywanie Okna czujki Okno czujki to okienko zadań, którego sposób wyświetlania możesz dostosować, korzystając z następujących technik:  Kliknij i przeciągnij obramowanie okna, aby zmienić jego rozmiar.  Przeciągnij okienko do krawędzi okna programu Excel w celu zakotwiczenia

go (okno przestanie być swobodne).  Kliknij i przeciągnij znaki obramowania pól nagłówka w celu zmiany szerokości

kolumn widocznych w oknie. Przeciągając obramowanie w lewo, możesz całkowicie ukryć kolumnę.  Kliknij jeden z nagłówków w celu posortowania zawartości tabeli zgodnie

z danymi umieszczonymi w odpowiadającej mu kolumnie.

Nawigowanie z wykorzystaniem Okna czujki Okno czujki możesz też wykorzystać jako narzędzie ułatwiające nawigowanie. Jeżeli musisz często przełączać się między różnymi arkuszami, dodaj do tego okna komórkę z każdego arkusza. Aby aktywować komórkę znajdującą się w Oknie czujki, kliknij ją dwukrotnie. Niestety, w Excelu 2013 technika ta działa tylko w odniesieniu do aktywnych arkuszy. Oznacza to, że dwukrotne kliknięcie komórki znajdującej się w innym arkuszu nie przyniesie spodziewanego efektu. Nie wiem, czy to błąd programu, czy też zamierzone działanie.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

88

Sposób 28. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie Prawie wszyscy użytkownicy Excela wiedzą z pewnością o istnieniu przycisku Autosumowanie. Polecenie to zlokalizowano w dwóch miejscach Wstążki — w grupach Narzędzia główne/Edytowanie i Formuły/Biblioteka funkcji. Gdy uaktywnisz komórkę i klikniesz ten przycisk, program Excel przeprowadzi szybką analizę danych umieszczonych w komórkach otaczających komórkę aktywną i zaproponuje Ci utworzenie odpowiedniej formuły wykorzystującej funkcję SUMA. Jeśli zasugerowany zakres jest poprawny, ponownie kliknij przycisk Autosumowanie lub naciśnij klawisz Enter. Spowoduje to wstawienie tej formuły do bieżącej komórki arkusza, zaś wybranie klawisza Esc będzie oznaczać rezygnację z tego działania. Należy zachować ostrożność, gdy w zaznaczonym zakresie znajdują się puste komórki. Jeżeli program Excel niewłaściwie określi zakres komórek, z których dane mają zostać zsumowane, możesz go w prosty sposób skorygować, a następnie nacisnąć klawisz Enter. Dostęp do polecenia Autosumowanie możesz również uzyskać za pomocą klawiatury. Naciśnięcie kombinacji klawiszy lewy Alt+= odniesie dokładnie taki sam skutek jak kliknięcie przycisku Autosumowanie. Przycisk Autosumowanie umożliwi Ci wstawienie również innego rodzaju formuł. Widzisz tę małą strzałkę znajdującą się z prawej strony przycisku? Gdy ją klikniesz, będziesz miał do wyboru cztery dodatkowe funkcje — ŚREDNIA, LICZNIK, MAKSIMUM i MINIMUM (rysunek 28.1). Wybierz jedną z odpowiadających im pozycji menu, a zaproponowana zostanie właściwa funkcja. W menu tym widoczna jest jeszcze jedna pozycja, a mianowicie Więcej funkcji. Kliknięcie jej spowoduje otwarcie okna dialogowego Wstawianie funkcji — tego samego, które możesz wywołać, wybierając polecenie Formuły/Biblioteka funkcji/Wstaw funkcję lub klikając widoczny w lewej części paska formuły przycisk fx. Rysunek 28.1. Użycie przycisku Autosumowanie do wstawiania innych funkcji

Sposób 28. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie

89

W niektórych sytuacjach (opisanych poniżej) funkcja Autosumowanie automatycznie tworzy formuły, nie umożliwiając użytkownikom sprawdzenia zakresu sumowanych komórek. Dlatego nie powinieneś zakładać, że Excel poprawnie go określi.

Poniżej znajduje się opis kilku dodatkowych sztuczek, na które pozwala Ci przycisk Autosumowanie:  Jeżeli masz zamiar wprowadzić do zakresu komórek podobne formuły wykorzystujące funkcję SUMA, po prostu zaznacz cały zakres przed wybraniem

przycisku Autosumowanie. Program Excel wstawi do każdej z wybranych komórek formuły zawierające odpowiednie funkcje bez dodatkowego pytania Cię o zgodę.  Aby zsumować zarówno wiersze, jak i kolumny danych tabeli, powinieneś

zaznaczyć odpowiedni zakres komórek oraz dodatkową kolumnę znajdującą się z prawej strony tego obszaru i dodatkowy wiersz znajdujący się pod nim, a następnie wybrać przycisk Autosumowanie. Excel umieści w nich formuły obliczające sumy wartości pochodzących z odpowiednich wierszy i kolumn tabeli danych. Ponieważ na rysunku 28.2 zakres, który zostanie zsumowany, to D4:G15, zaznaczyłem dodatkowy wiersz i kolumnę, żeby uzyskać zakres D4:H16. Kliknięcie przycisku Autosumowanie powoduje umieszczenie formuł w wierszu 16. i kolumnie H. Rysunek 28.2. Zastosowanie przycisku Autosumowanie do wstawienia dla wierszy i kolumn formuł używających funkcji SUMA

 Jeżeli pracujesz z tabelą (utworzoną za pomocą kontrolki Wstawianie/Tabele/

Tabela), kliknięcie przycisku Autosumowanie po zaznaczeniu wiersza poniżej tabeli spowoduje wstawienie dla niej wiersza sumy i utworzenie formuł, które zamiast funkcji SUMA stosują funkcję SUMY.CZĘŚCIOWE. Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE dodaje jedynie widoczne komórki tabeli. Przydaje się to w przypadku filtrowania danych.  Dopóki nie zastosujesz innego formatowania dla komórki przechowującej formułę SUMA, polecenie Autosumowanie będzie korzystało z tego samego

formatowania, które zastosowane było dla pierwszej komórki należącej do podsumowywanego zakresu.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

90

 Aby utworzyć formułę SUMA obliczającą sumę tylko pewnych wartości

przechowywanych w kolumnie, zaznacz komórki, które mają być zsumowane (musi to być obszar ciągły), a następnie kliknij przycisk Autosumowanie. Program Excel wstawi formułę SUMA do pierwszej pustej komórki znajdującej się pod zaznaczonym zakresem. Zakres ten musi być ciągłą grupą komórek — operacja wielokrotnego zaznaczenia nie jest dozwolona.

Sposób 29. Kiedy używać odwołań bezwzględnych, a kiedy mieszanych Kiedy tworzysz formułę zawierającą odwołanie do innej komórki czy zakresu, zwykle jest to odwołanie względne. Gdy zaś kopiujesz ją do nowej pozycji, odwołania względne są aktualizowane. Przyjmijmy, że poniższa formuła (zawierająca odwołanie względne) znajduje się w komórce A13: =SUMA(A1:A12)

Gdy skopiujesz ją do komórki B13, będzie wyglądać następująco: =SUMA(B1:B12)

W większości wypadków takie aktualizowanie odwołań do komórki jest działaniem pożądanym. Z tego powodu najczęściej używamy odwołań względnych. Jednak w pewnych sytuacjach konieczne jest zastosowanie albo odwołań bezwzględnych, albo względnych.

Stosowanie odwołań bezwzględnych Aby utworzyć odwołanie bezwzględne, umieść w nim dwa symbole dolara (jeden przed oznaczeniem kolumny i jeden przed oznaczeniem wiersza). Oto przykłady takich formuł: =$A$1 =SUMA($A$1:$F$24)

Odwołanie bezwzględne w formule nie zmieni się, nawet jeśli skopiujesz ją gdzie indziej. Przyjmijmy, że poniższy ciąg znaków znajduje się w komórce B13: =SUMA($B$1:$B$12)

Po skopiowaniu tej formuły do innych komórek odwołanie nie zostanie zmienione. Skopiowana reguła będzie wskazywać te same komórki, co oryginał; w efekcie wynik działania obu okaże się taki sam. Kiedy używać odwołań bezwzględnych? Odpowiedź jest prosta: stosowanie ich powinieneś rozważać tylko wówczas, gdy planujesz kopiowanie formuł, które mają odwoływać się do tego samego zakresu, co oryginał.

Sposób 29. Kiedy używać odwołań bezwzględnych, a kiedy mieszanych

91

Tę zasadę najlepiej zilustruje przykład. Na rysunku 29.1 widoczny jest prosty arkusz. W komórce D2 znajduje się następująca formuła: =(B2*C2)*$B$7

Rysunek 29.1. W formule obliczającej podatek odwołanie powinno być bezwzględne

Zastosowano w niej odwołanie względne (B2*C2) i bezwzględne do stawki podatku ($B$7). Taką formułę można skopiować do komórek znajdujących się poniżej, a wszystkie odwołania pozostaną poprawne. I tak po powieleniu jej z komórki D2 do komórki D3 będzie wyglądała następująco: =(B3*C3)*$B$7

Odwołania do komórek w kolumnach B i C zostały zaktualizowane, ale odwołanie do komórki B7 już nie — właśnie taka była moja intencja.

Stosowanie odwołań mieszanych W mieszanych odwołaniach do komórki odwołaniem bezwzględnym jest wskazanie wiersza albo komórki (nie zmienia się ono po skopiowaniu formuły w inne miejsce). Takie odwołania nie są często wykorzystywane, ale jak się zaraz okaże, stosowanie ich może znacząco ułatwić pracę. Oto dwa przykłady odwołań mieszanych: =$A1 =A$1

W pierwszym odwołanie bezwzględne dotyczy kolumny (A); odwołanie do wiersza (1) jest względne. W drugim przykładzie odwołanie do kolumny jest względne, a odwołanie do wiersza — bezwzględne. Na rysunku 29.2 widać arkusz, w przypadku którego zastosowanie mieszanych odwołań będzie najlepszym rozwiązaniem.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

92 Rysunek 29.2. Stosowanie mieszanych odwołań do komórek

Formuły w tabeli obliczają powierzchnię w sytuacji, gdy zmienia się jeden parametr. W komórce C3 znajduje się następujący ciąg znaków: =$B3*C$2

Oba odwołania są mieszane. W odwołaniu do komórki B3 odwołanie do kolumny jest bezwzględne, a do wiersza względne; w odwołaniu do komórki C2 mamy do czynienia z odwrotną sytuacją. Dzięki temu formułę można kopiować w każdym kierunku, a wynik obliczeń będzie poprawny. I tak w komórce F7 znajduje się następujący ciąg znaków: =$B7*F$2

Gdyby w komórce C3 zastosowano tylko odwołanie względne lub bezwzględne, wówczas po skopiowaniu wynik obliczeń nie byłby poprawny.

Sposób 30. Jak uniknąć wyświetlania błędów w formułach Czasem zdarza się, że formuły zwracają symbole błędów, takie #ADR! czy #DZIEL/0! Zwykle chcesz wiedzieć, gdzie pojawiła się usterka, ponieważ dzięki temu możesz ją naprawić. Jednak w niektórych przypadkach pożądane może być ukrycie błędów. Przykład takiej sytuacji widoczny jest na rysunku 30.1. Rysunek 30.1. Jeżeli brakuje danych, wówczas w kolumnie D wyświetlane są symbole błędów

Sposób 30. Jak uniknąć wyświetlania błędów w formułach

93

W kolumnie D znajdują się formuły obliczające średnie wartości sprzedaży. I tak w komórce D2 znajduje się następujący ciąg znaków: =B2/C2

Stosowanie funkcji JEŻELI.BŁĄD Jak widać na rysunku, kiedy komórki użyte do obliczeń są puste, wyświetlany jest symbol błędu. Możesz ukryć te komunikaty za pomocą funkcji JEŻELI.BŁĄD. Wykorzystuje ona dwa argumenty: pierwszym jest wyrażenie sprawdzające, czy wystąpił błąd, a drugim wartość, która zastępuje symbol błędu. Przedstawiona wcześniej formuła mogłaby być zapisana następująco: =JEŻELI.BŁĄD(B2/C2,"")

Jak widać na rysunku 30.2, efekt osiągnięty po skopiowaniu nowej wersji formuły jest nieco przyjemniejszy dla oka. Rysunek 30.2. Wykorzystanie funkcji JEŻELI.BŁĄD do ukrywania symboli błędów

Przy okazji powinieneś wiedzieć, że jako drugiego argumentu funkcji JEŻELI.BŁĄD wolno użyć dowolnego elementu. Nie musi to być ciąg tekstowy. Równie dobrze możesz zdecydować się na odwołanie. Funkcja JEŻELI.BŁĄD została wprowadzona w Excelu 2007. Z tego powodu nie zadziała we wcześniejszych wersjach programu. Dlatego jeśli planujesz udostępniać swoje skoroszyty osobom korzystającym z Excela 2003, musisz użyć opisanej poniżej funkcji CZY.BŁĄD.

Stosowanie funkcji CZY.BŁĄD Funkcja CZY.BŁĄD jest używana z funkcją JEŻELI. We wcześniejszym przykładzie mógłbyś ją zastosować w komórce D1 w następujący sposób: =JEŻELI(CZY.BŁĄD(B2/C2);"";B2/C2)

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

94

Funkcja CZY.BŁĄD zwróci wartość PRAWDA, jeżeli znaleziony zostanie błąd. W takim przypadku funkcja JEŻELI wywoła pusty ciąg znaków. W przeciwnym razie zwrócona zostanie obliczona wartość. Ta metoda unikania wyświetlania symboli błędów jest nieco bardziej skomplikowana i mniej efektywna, a to dlatego, że gdy zwracany jest błąd, formuła oblicza dwukrotnie. Dlatego właśnie tej funkcji powinieneś używać tylko wówczas, kiedy trzeba zachować zgodność z Excelem 2003; w pozostałych przypadkach stosuj JEŻELI.BŁĄD.

Sposób 31. Tworzenie nazw na poziomie arkusza Standardowo, gdy określisz nazwę komórki lub zakresu komórek, będzie ona dostępna we wszystkich arkuszach należących do danego skoroszytu. Jeśli więc np. utworzysz nazwę SumaRegionu i przypiszesz ją do komórki M32 należącej do arkusza Arkusz1, z nazwy tej będziesz mógł skorzystać w dowolnej formule znajdującej się w każdym z arkuszy bieżącego skoroszytu. Nazwa taka określana jest mianem nazwy poziomu skoroszytu lub też nazwy globalnej. Standardowo wszystkie nazwy komórek i zakresów komórek tworzone są jako nazwy poziomu skoroszytu. Co jednak, jeśli w swoim skoroszycie będziesz miał kilka arkuszy kalkulacyjnych (po jednym dla każdego regionu) i zechcesz używać tej samej nazwy, np. wspomnianej SumaRegionu, w ramach każdego z nich z osobna? W takiej sytuacji powinieneś utworzyć nazwy poziomu arkusza, zwane też czasem nazwami lokalnymi. Aby zdefiniować lokalną nazwę SumaRegionu, powinieneś przejść do odpowiedniego arkusza, w którym ma ona być widoczna, a następnie wykonać polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Nowa nazwa. W polu Nazwa wprowadź nazwę, a następnie za pomocą listy rozwijanej Zakres wybierz arkusz, w którym nazwa obowiązuje. Rysunek 31.1 prezentuje proces tworzenia nazwy poziomu arkusza. Rysunek 31.1. Tworzenie nazwy poziomu arkusza

Nazwy poziomu arkusza możesz również tworzyć za pomocą pola Nazwa (zlokalizowane z lewej strony paska formuły). W tym celu zaznacz odpowiednią komórkę lub

Sposób 31. Tworzenie nazw na poziomie arkusza

95

ich zakres, kliknij pole nazwy i wpisz w nim wybraną nazwę. Pamiętaj o poprzedzeniu jej nazwą arkusza i znakiem wykrzyknika. Nazwa zostanie zdefiniowana, gdy tylko naciśniesz klawisz Enter. Oto przykład nazwy poziomu arkusza: Region3!SumaRegionu

Jeżeli nazwa arkusza zawiera choć jedną spację, powinieneś umieścić tę nazwę pomiędzy znakami apostrofu, jak przedstawiono w poniższym przykładzie: 'Region zachodni'!SumaRegionu

Tworząc w określonym arkuszu formułę, która wykorzystuje nazwy zdefiniowane na poziomie tego właśnie arkusza, nie musisz zawierać jego nazwy w nazwie zakresu. Nie będzie też ona widoczna w polu nazwy. Jeśli jednak zechcesz skorzystać z nazwy lokalnej w innym arkuszu kalkulacyjnym, będziesz zmuszony do używania całej nazwy, złożonej z nazwy arkusza, znaku wykrzyknika oraz nazwy zakresu. Podczas kopiowania arkusza zawierającego nazwy lokalne one również zostaną skopiowane. Okno dialogowe Menedżer nazw wyraźnie identyfikuje każdą nazwę przy użyciu jej zakresu (rysunek 31.2). Jeżeli zakresem nazwy nie jest skoroszyt, okno wyświetli arkusz, w którym zdefiniowano nazwę. Rysunek 31.2. Okno Menedżer nazw ułatwia odróżnianie nazw poziomu skoroszytu i poziomu arkusza

W polu nazwy widoczne są jedynie nazwy zdefiniowane na poziomie danego arkusza (i oczywiście na poziomie skoroszytu). Podobnie jest z listą znajdującą się w wyświetlanym po naciśnięciu klawisza F3 oknie dialogowym Wklejanie nazwy: — znajdą się tam wyłącznie nazwy określone dla bieżącego arkusza, nie będzie zaś nazw zdefiniowanych w pozostałych arkuszach należących do aktywnego skoroszytu.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

96

Sposób 32. Używanie nazwanych stałych Teraz opiszę zastosowanie bardzo przydatnej techniki pozwalającej usunąć z Twoich arkuszy sporo niepotrzebnego bałaganu. Mowa tu o nazwanych stałych. Wyobraź sobie arkusz kalkulacyjny używany do tworzenia faktur i obliczania podatków związanych z określonymi wartościami sprzedaży. Typowym rozwiązaniem przy opracowywaniu takiego arkusza będzie umieszczenie wartości stopy podatkowej w którejś z komórek, a następnie wykorzystanie odwołania do tej komórki w odpowiednich formułach obliczeniowych. Sposobem na pewne uproszczenie sobie tego zadania będzie nadanie komórce przechowującej wartość stopy podatkowej nazwy w rodzaju Stopa Opodatkowania. Możesz jednak również zapisać swoją stopę podatkową przy użyciu nazwy i uniknąć konieczności używania komórki. Na rysunku 32.1 przedstawiono efekt wykonania następujących kroków: 1. Wykonaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę, aby wywołać

okno dialogowe Nowa nazwa. 2. W polu tekstowym Nazwa wprowadź odpowiednią nazwę dla stałej; w tym przypadku będzie to StopaOpodatkowania. 3. Jako Zakres podaj Skoroszyt. Jeżeli nazwa ma odnosić się tylko do konkretnego

arkusza, wskaż go w polu Zakres okna dialogowego Nowa nazwa. 4. Kliknij pole Odwołuje się do:, usuń jego dotychczasową zawartość i zastąp ją prostą formułą w rodzaju =7,5%. 5. Wybierz przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe. Rysunek 32.1. Definiowanie nazwy odnoszącej się do stałej

Wymienione powyżej instrukcje pozwalają utworzyć nazwaną formułę, która nie wykorzystuje żadnego odwołania do komórki. Aby ją wypróbować, wpisz do dowolnej komórki arkusza następującą formułę: =StopaOpodatkowania

Ta prosta formuła zwraca jedynie wartość ,075, czyli rezultat działania nazwanej formuły StopaOpodatkowania. Ponieważ formuła ta zawsze będzie zwracać ten sam

Sposób 33. Wysyłanie spersonalizowanej poczty elektronicznej z Excela

97

wynik, możesz o niej myśleć jako o nazwanej stałej. Stałej tej możesz, oczywiście, używać w bardziej skomplikowanych formułach, takich jak podana niżej: =A1*StopaOpodatkowania

Nazwana stała może również zawierać tekst, dzięki czemu będziesz w stanie zdefiniować stałą określającą, powiedzmy, nazwę firmy. Będziesz więc np. mógł skorzystać z okna dialogowego Nowa nazwa do utworzenia następującej formuły o nazwie MSFT: ="Microsoft Corporation"

Następnie będziesz mógł utworzyć w dowolnej komórce arkusza formułę typu: ="Roczny raport: "&MSFT

Powyższa formuła zwraca tekst Roczny raport: Microsoft Corporation. Nazwy nieodnoszące się do zakresów nie są wyświetlane w widocznym na pasku formuły polu nazwy ani w oknie dialogowym Przechodzenie do, które możesz wywołać klawiszem skrótu F5. Ma to sens, ponieważ stałe nazwane nie są umieszczone w jakimkolwiek konkretnym miejscu. Widnieją natomiast w wyświetlanym po naciśnięciu klawisza F3 oknie dialogowym Wklejanie nazwy oraz na liście rozwijanej Intellisense, widocznej podczas wpisywania formuły. To również ma swoje uzasadnienie, bowiem możesz ich używać w dowolnych formułach.

Jak można się było spodziewać, zmiana wartości stałej jest możliwa w dowolnym momencie przy wykorzystaniu okna dialogowego Menedżer nazw (otwierane za pomocą polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Menedżer nazw). Wystarczy, że klikniesz przycisk Edytuj, a pojawi się okno dialogowe Edytowanie nazwy. Powinieneś w nim jedynie zmodyfikować odpowiednią wartość, używając pola Odwołuje się do:. Gdy klikniesz przycisk OK, program Excel ponownie przeliczy wszystkie formuły odwołujące się do zmienionej nazwy.

Sposób 33. Wysyłanie spersonalizowanej poczty elektronicznej z Excela W niniejszym sposobie opisano metodę tworzenia i wysyłania wiadomości pocztowych wprost z Excela za pomocą funkcji HIPERŁĄCZE.

O funkcji HIPERŁĄCZE HIPERŁĄCZE tworzy łącze do strony internetowej, która jest otwierana w domyślnej przeglądarce (po kliknięciu łącza). Funkcja ta ma dwa argumenty: pierwszy to adres URL, a drugi — tekst wyświetlany w komórce. Oto przykładowa formuła tworząca łącze do mojej strony internetowej:

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

98

=HIPERŁĄCZE("http://spreadsheetpage.com";"Strona Spreadsheet")

Adres URL może też zawierać adres poczty elektronicznej. Gdy klikniesz funkcję HIPERŁĄCZE, uruchomiony zostanie domyślny program pocztowy. Adres znajdzie się w polu Do. Oto przykład: =HIPERŁĄCZE("mailto:[email protected]";"Obsługa techniczna")

Jeżeli w systemie nie jest zdefiniowany domyślny klient poczty, a użytkownik wysyła i odbiera wiadomości za pośrednictwem serwisów takich jak Gmail czy Outlook.com, opisana technika nie przyniesie spodziewanych efektów.

Możesz również wprowadzić linię zawierającą temat wiadomości. Oto przykładowy pierwszy argument funkcji HIPERŁĄCZE z tematem wiadomości: "mailto:[email protected]?subject=Pomocy!"

Co więcej — możesz wprowadzić krótką wiadomość: "mailto:[email protected]?subject=Pomóż mi!&body=Nie rozumiem tego."

Sprawa nieco się komplikuje, jeśli chcesz umieścić treść wiadomości w osobnej linii. W takim przypadku musisz wprowadzić następujący symbol podziału wiersza: %0A. Oto przykład, w którym wstawiono dwa znaki podziału wiersza do treści wiadomości: "mailto:[email protected]?subject=Pomóż mi!&body=Nie rozumiem tego.%0A%0ATwój klient"

Z technicznego punktu widzenia wszystkie niealfanumeryczne znaki (łącznie ze spacjami) powinny być kodowane. Do zakodowania dowolnego ciągu tekstowego możesz użyć wprowadzonej w Excelu 2013 funkcji ENCODEURL.

Praktyczne przykłady użycia funkcji HIPERŁĄCZE Na rysunku 33.1 widoczny jest arkusz skonfigurowany w taki sposób, aby ułatwić wysyłanie spersonalizowanych wiadomości pocztowych wprost z Excela. Oto opis poszczególnych komórek:  B1 — imię adresata wiadomości.  B2 — adres poczty elektronicznej.  B3 — temat wiadomości.  B4 — temat zakodowany za pomocą następującej formuły: =ENCODEURL(B3)

 B5 — treść wiadomości. Tekst w komórce jest zawijany, a podział wiersza

wprowadzono za pomocą kombinacji Alt+Enter.

Sposób 34. Wyszukiwanie dokładnej wartości

99

Rysunek 33.1. Po kliknięciu funkcji HIPERŁĄCZE w komórce B8 uruchomiony zostanie domyślny program pocztowy z wiadomością gotową do wysłania

 B6 — treść wiadomości zakodowana za pomocą następującej formuły: =ENCODEURL(B5)

 B7 — pierwszy argument funkcji HIPERŁĄCZE utworzony przez połączenie

tekstu z komórek. Formuła jest następująca: ="mailto:"&B2&"?subject="&(B4)&"&body="&B6&""

 B8 — zawiera formułę wykorzystującą funkcję HIPERŁĄCZE. =HIPERŁĄCZE(B7;"Kliknij, by wysłać")

Tekst w komórce B7 (pierwszy argument funkcji HIPERŁĄCZE) nie może mieć więcej niż 255 znaków. Jeżeli będzie zbyt długi, w B8 zostanie wyświetlony błąd #ARG!.

Na rysunku 33.2 widać efekt działania, kiedy jako domyślny program ustawiony jest Windows Live Mail.

Sposób 34. Wyszukiwanie dokładnej wartości Funkcje Excela WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO są bardzo przydatne w sytuacjach, gdy musisz pobrać daną ze znajdującej się w zakresie komórek tabeli, wyszukując pewną inną wartość.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

100

Rysunek 33.2. Wiadomość została utworzona za pomocą funkcji HIPERŁĄCZE

Klasyczny przykład wykorzystania funkcji wyszukiwania, przedstawiony na rysunku 34.1, stanowi sprawdzanie stopy podatkowej stosowanej przy określonej kwocie dochodów. Tabela wysokości stóp podatkowych zawiera wartości, które odpowiadają pewnym przedziałom rocznych zarobków. Następująca formuła umieszczona w komórce B3 przedstawionego arkusza pozwala określić, jaką stopę należy zastosować dla wartości dochodu wpisanej do komórki B2: =WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D2:F7;3)

Rysunek 34.1. Korzystanie z funkcji WYSZUKAJ. PIONOWO w celu odnalezienia odpowiedniej stopy podatkowej

Sposób 34. Wyszukiwanie dokładnej wartości

101

Przytoczony tu przykład pokazuje, że funkcje WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO nie wymagają znalezienia dokładnej wartości wśród danych przeszukiwanego zbioru. Jeśli funkcje nie znajdą dokładnej wartości, zwrócą dane związane z największą wartością, ale mniejszą od poszukiwanej (dane w kolumnie D powinny być posortowane w porządku rosnącym). W niektórych przypadkach to Ty będziesz wymagał odnalezienia wartości spełniającej dokładnie zadane kryterium wyszukiwania. Będzie tak np. w sytuacji, gdy będziesz szukał określonego numeru pracownika. Aby odnaleźć dane dokładnie spełniające podane kryterium, skorzystaj z dodatkowego czwartego argumentu wywołania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.POZIOMO. Jest to argument opcjonalny i powinien mieć wówczas wartość FAŁSZ. Na rysunku 34.2 przedstawiony został arkusz zawierający tabelę, w której umieszczone są numery pracowników (w kolumnie D) i ich nazwiska (w kolumnie E). Formuła znajdująca się w komórce B, przeszukuje tabelę w celu znalezienia numeru pracownika podanego w komórce B2 i zwraca odpowiednie dla niego nazwisko. Ma ona postać: =WYSZKUAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ)

Rysunek 34.2. Wyszukiwanie w przedstawionej tabeli wymaga zastosowania dokładnych porównań danych

Z uwagi na to, że ostatni argument funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO ma logiczną wartość FAŁSZ, zwraca ona nazwisko pracownika tylko wtedy, gdy znajdzie jego numer w pełni odpowiadający wartości podanej jako kryterium. W innym przypadku formuła zwraca kod błędu #N/D!. Jest to, oczywiście, działanie jak najbardziej pożądane, ponieważ otrzymanie wyniku przybliżonego przy wyszukiwaniu określonego numeru pracownika zupełnie mija się z celem. Zwróć również uwagę na fakt, że numery pracowników znajdujące się w kolumnie D nie są ułożone w kolejności rosnącej. Jeżeli ostatni argument funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO ma wartość FAŁSZ, przeszukiwane wartości nie muszą być ułożone w porządku rosnącym. Jeśli w sytuacji, gdy nie zostanie znaleziony poszukiwany numer pracownika, w komórce wyniku wolisz oglądać coś innego niż kod błędu #N/D!, powinieneś skorzystać z funkcji JEŻELI.BŁĄD w celu sprawdzenia, czy rezultatem działania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO nie jest ten właśnie błąd, a następnie użyć funkcji CZY.BRAK do zastąpienia go jakimś innym tekstem. Zamieszczona poniżej formuła wykonuje to zadanie, zastępując kod błędu #N/D! informacją Nie znaleziono: =JEŻELI.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ);"Nie znaleziono")

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

102

Ponieważ funkcję JEŻELI.BŁĄD wprowadzono w Excelu 2007, użyj poniższej formuły, jeśli skoroszyt musi być zgodny z Excelem 2003 i wcześniejszymi wersjami. =JEŻELI(CZY.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ));"Nie znaleziono"; WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ))

Sposób 35. Wyszukiwanie dwuwymiarowe Wyszukiwanie dwuwymiarowe polega na odnajdowaniu wartości na przecięciu pewnej kolumny i wiersza. Tutaj opisano dwie metody przeprowadzania tego typu wyszukiwań.

Użycie formuły Na rysunku 35.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny, w którym znajduje się tabela zawierająca wartości sprzedaży osiągnięte w poszczególnych miesiącach dla różnych kategorii produktów. Aby poznać dane dotyczące sprzedaży określonego towaru w wybranym miesiącu, użytkownik powinien wpisać nazwę miesiąca do komórki B1, a nazwę produktu do komórki B2.

Rysunek 35.1. Tabela przedstawiająca zasadę działania wyszukiwania dwuwymiarowego

W celu uproszczenia działań w arkuszu wykorzystano następujące nazwy: Nazwa

Odnosi się do

Miesiąc

B1

Produkt

B2

Tabela

D1:H14

ListaMiesięcy

D1:D14

ListaProduktów

D1:H1

Sposób 35. Wyszukiwanie dwuwymiarowe

103

Podana niżej formuła (umieszczona w arkuszu w komórce B4) korzysta z funkcji PODAJ.POZYCJĘ do pobrania pozycji miesiąca w zakresie ListaMiesięcy. Jeśli więc np. szukanym miesiącem będzie Styczeń, formuła zwróci liczbę 2, gdyż Styczeń jest drugim elementem wchodzącym w skład zakresu ListaMiesięcy. Jego pierwszym elementem jest bowiem pusta komórka D1. =PODAJ.POZYCJĘ(Miesiąc;ListaMiesięcy;0)

Formuła znajdująca się w komórce B5 działa w podobny sposób, różnica polega tu tylko na tym, że przeszukuje ona zakres ListaProduktów w celu sprawdzenia pozycji określonej kategorii towaru. =PODAJ.POZYCJĘ(Produkt;ListaProduktów;0)

Ostateczna formuła umieszczona w komórce B6 zwraca odpowiednią wartość sprzedaży. Wykorzystuje w tym celu funkcję INDEKS, podając zawartość komórek B4 i B5 w charakterze jej argumentów. =INDEKS(Tabela;B4;B5)

Możesz, oczywiście, połączyć wszystkie trzy wymienione wyżej formuły w jedną, otrzymując następującą formułę, która zwróci, rzecz jasna, ten sam wynik: =INDEKS(Tabela;PODAJ.POZYCJĘ(Miesiąc;ListaMiesięcy;0);PODAJ.POZYCJĘ (Produkt;ListaProduktów;0))

Użycie bezpośredniego przecięcia Druga metoda przeprowadzania wyszukiwania dwuwymiarowego jest dużo prostsza, ale wymaga wcześniejszego utworzenia nazw dla każdego wiersza i dla każdej kolumny tabeli danych. Sposobem na szybkie nazwanie wszystkich wierszy i kolumn jest zaznaczenie całej tabeli i wykonanie polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Utwórz z zaznaczenia. W oknie dialogowym Tworzenie nazw z zaznaczenia określ, że nazwy mają znajdować się w górnym wierszu i lewej kolumnie (rysunek 35.2). Kliknij przycisk OK, aby Excel je utworzył. Po utworzeniu nazw powinieneś skorzystać z prostej formuły, która wykona dla Ciebie wyszukiwanie dwuwymiarowe i będzie miała następującą postać: =Przytulanki Lipiec

Formuła ta używa operatora przecięcia zakresów, którym jest spacja. Jej wpisanie spowoduje w tym przypadku zwrócenie osiągniętej w lipcu wartości sprzedaży artykułów należących do kategorii Przytulanki.

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

104 Rysunek 35.2. Automatyczne tworzenie zakresów nazw

Sposób 36. Wyszukiwanie w dwóch kolumnach Niektóre sytuacje wymagają wyszukiwania prowadzonego jednocześnie w dwóch kolumnach wartości. Na rysunku 36.1 przedstawiono przykład arkusza, w którym istnieje konieczność przeprowadzenia takiego właśnie wyszukiwania.

Rysunek 36.1. Formuła umieszczona w tym arkuszu prowadzi wyszukiwanie na podstawie wartości znajdujących się w dwóch kolumnach (D i E)

Widoczna w arkuszu tabela zawiera kolumny, z których jedna przechowuje informacje o producentach samochodów, druga o modelach pojazdów, w trzeciej zaś umieszczono odpowiednie dla nich kody. Opisana tu technika pozwoli Ci wyszukać wartości kodów zarówno na podstawie o marki, jaki i modelu samochodu.

Sposób 36. Wyszukiwanie w dwóch kolumnach

105

W arkuszu zdefiniowano następujące zakresy nazwane: Nazwa

Odnosi się do

Marka

B1

Model

B2

Kod

F2:F12

Zakres1

D2:D12

Zakres2

E2:E12

Znajdująca się poniżej formuła tablicowa pozwala na znalezienie kodu odpowiadającego podanej marce i modelowi samochodu: =INDEKS(Kod;PODAJ.POZYCJĘ(Marka&Model;Zakres1&Zakres2;0))

Pamiętaj, że aby wprowadzić formułę tablicową, powinieneś nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter.

Działanie tej formuły opiera się na połączeniu zawartości komórek Marka i Model i wyszukiwaniu otrzymanego w ten sposób tekstu w tablicy tekstów utworzonych z połączonych w podobny sposób danych pochodzących z zakresów Zakres1 i Zakres2. Alternatywnym rozwiązaniem jest utworzenie nowej 2-kolumnowej tabeli wyszukiwania, pokazanej na rysunku 36.2. Choć tabela zawiera te same informacje, co oryginalna tabela, w kolumnie H, powstałej w wyniku złączenia kolumn D i E, znajdują się dane pochodzące z tych dwóch kolumn. Rysunek 36.2. Uniknięcie wyszukiwania w dwóch kolumnach poprzez złączenie ich w jedną

Po utworzeniu tej nowej tabeli do przeprowadzenia operacji wyszukiwania możesz zastosować prostszą formułę. Oto ona: =WYSZUKAJ.PIONOWO(Marka&Model;H2:I12;2)

Część III  Podstawowe formuły i funkcje

106

Sposób 37. Wyznaczanie dat dni świątecznych Określenie dat niektórych świąt może być dość skomplikowane. Część z nich jest bardziej niż oczywista, ponieważ zawsze występują w tych samych dniach każdego roku, żeby wymienić tu chociażby Nowy Rok czy Święto Niepodległości. W przypadku tego typu świąt powinieneś po prostu skorzystać z funkcji DATA. Aby np. sprawdzić, jakim dniem tygodnia będzie Nowy Rok (który zawsze przypada 1 stycznia) roku określonego za pomocą danej znajdującej się w komórce A1, należy skorzystać z następującej formuły: =DATA(A1;1;1)

Inne święta są zdefiniowane jako określone wystąpienie pewnego dnia tygodnia w konkretnym miesiącu lub są wręcz uzależnione od faz księżyca. Przykładem może tu być większość obchodzonych w Polsce świąt kościelnych, takich jak Boże Ciało czy Wielkanoc, bądź też niektóre z państwowych świąt amerykańskich, takich jak Dzień Prezydenta czy też Święto Dziękczynienia. Przy tworzeniu wszystkich wymienionych poniżej formuł założono, że wartość określająca rok (np. 2013) znajduje się w komórce A1. Zwróć uwagę na fakt, że ponieważ Nowy Rok, Święto Wojska Polskiego, Święto Niepodległości czy Boże Narodzenie obchodzone są zawsze tego samego dnia roku, obliczenie ich dat sprowadza się do prostego wywołania funkcji DATA. Na rysunku 37.1 widoczny jest arkusz zawierający wszystkie omówione formuły.

Rysunek 37.1. Formuły obliczające daty świąt we wskazanym roku

Sposób 37. Wyznaczanie dat dni świątecznych

107

Nowy Rok Święto to zawsze przypada dnia 1 stycznia, więc odpowiednia dla niego formuła będzie miała postać: =DATA(A1;1;1)

Dzień Martina Luthera Kinga To amerykańskie święto wypada w trzeci poniedziałek stycznia. Przedstawiona poniżej formuła oblicza datę święta Martina Luthera Kinga w roku określonym zawartością komórki A1: =DATA(A1;1;1)+JEŻELI(2