Office Mac 2008 2300014904, 9782300014901

Citation preview

Copyright

© 2008 Micro Application 20-22, rue des Petits-Hôtels 75010 Paris 1ère Édition - Août 2008

Auteurs

Jean-Sébastien CHÉREL Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de MICRO APPLICATION est illicite (article L122-4 du code de la propriété intellectuelle). Cette représentation ou reproduction illicite, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L335-2 et suivants du code de la propriété intellectuelle. Le code de la propriété intellectuelle n’autorise aux termes de l’article L122-5 que les reproductions strictement destinées à l’usage privé et non destinées à l’utilisation collective d’une part, et d’autre part, que les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration.

Avertissement aux utilisateurs

Les informations contenues dans cet ouvrage sont données à titre indicatif et n’ont aucun caractère exhaustif voire certain. A titre d’exemple non limitatif, cet ouvrage peut vous proposer une ou plusieurs adresses de sites Web qui ne seront plus d’actualité ou dont le contenu aura changé au moment où vous en prendrez connaissance. Aussi, ces informations ne sauraient engager la responsabilité de l’Editeur. La société MICRO APPLICATION ne pourra être tenue responsable de toute omission, erreur ou lacune qui aurait pu se glisser dans ce produit ainsi que des conséquences, quelles qu’elles soient, qui résulteraient des informations et indications fournies ainsi que de leur utilisation. Tous les produits cités dans cet ouvrage sont protégés, et les marques déposées par leurs titulaires de droits respectifs. Cet ouvrage n’est ni édité, ni produit par le(s) propriétaire(s) de(s) programme(s) sur le(s)quel(s) il porte et les marques ne sont utilisées qu’à seule fin de désignation des produits en tant que noms de ces derniers.

ISBN : 978-2-300-014901

MICRO APPLICATION 20-22, rue des Petits-Hôtels 75010 PARIS Tél. : 01 53 34 20 20 Fax : 01 53 34 20 00 http://www.microapp.com

Support technique : Également disponible sur www.microapp.com

Retrouvez des informations sur cet ouvrage ! Rendez-vous sur le site Internet de Micro Application www.microapp.com. Dans le module de recherche, sur la page d’accueil du site, entrez la référence à 4 chiffres indiquée sur le présent livre. Vous accédez directement à sa fiche produit.

1490

Avant-propos Destinée aussi bien aux débutants qu’aux utilisateurs initiés, la collection Guide Complet repose sur une méthode essentiellement pratique. Les explications, données dans un langage clair et précis, s’appuient sur de courts exemples. En fin de chaque chapitre, découvrez, en fonction du sujet, des exercices, une check-list ou une série de FAQ pour répondre à vos questions. Vous trouverez dans cette collection les principaux thèmes de l’univers informatique : matériel, bureautique, programmation, nouvelles technologies...

Conventions typographiques Afin de faciliter la compréhension des techniques décrites, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes : j gras

: menu, commande, boîte de dialogue, bouton, onglet.

j italique

: zone de texte, liste déroulante, case à cocher, bouton

radio. j

Police bâton : Instruction, listing, adresse internet, texte à

saisir. j

✂ : indique un retour à la ligne volontaire dû aux contraintes de la mise en page. Il s’agit d’informations supplémentaires relatives au sujet traité.

Met l’accent sur un point important, souvent d’ordre technique qu’il ne faut négliger à aucun prix.

Propose conseils et trucs pratiques.

Donne en quelques lignes la définition d’un terme technique ou d’une abréviation.

Sommaire

Chapitre 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8.

Chapitre 2

2.1. 2.2.

2.3. 2.4. 2.5.

4 LE GUIDE COMPLET

Première installation d’Office 2008

17

Installation du logiciel ............................................. 18 La Bibliothèque de projets ....................................... 20 Word 2008 ........................................................... 22 Excel 2008 ........................................................... 25 PowerPoint 2008 ................................................... 26 Entourage 2008 ..................................................... 27 Messenger 8.0 ...................................................... 30 Conclusion .......................................................... 30

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

31

Ouvrir un logiciel de la suite Office .............................. 32 La Bibliothèque de projets ....................................... 32 Documents vierges ................................................. 34 Mes modèles ........................................................ 34 Brochures ............................................................ 35 Bulletins .............................................................. 35 Calendriers ........................................................... 35 Curriculum vitae ..................................................... 36 Étiquettes ............................................................ 36 Étiquettes de CD .................................................... 36 Événements .......................................................... 36 Formes coordonnées ............................................... 37 Grands livres ......................................................... 37 Les indispensables ................................................. 38 Marketing ............................................................. 38 Papier à en-tête ..................................................... 39 Présentations ........................................................ 40 Programmes ........................................................ 40 Prospectus ........................................................... 40 Thèmes Office ....................................................... 41 La manipulation des documents ................................ 41 Le widget My Day .................................................. 45 Conclusion .......................................................... 47

Sommaire

Chapitre 3 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

Chapitre 4 4.1.

4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

4.6.

4.7.

4.8.

L’aide d’Office

49

L’aide de Word ...................................................... 52 L’aide d’Excel ....................................................... 55 L’aide de PowerPoint .............................................. 56 L’aide d’Entourage ................................................. 57 L’aide de Messenger .............................................. 57 Conclusion .......................................................... 58

Word 2008 : Premier contact

59

Le menu Fichier de Word 2008 .................................. 60 Les projets ........................................................... 60 Les documents ...................................................... 61 L’enregistrement .................................................... 61 La mise en page et l’impression ................................. 63 Envoyer vers ........................................................ 66 Les modes d’affichage d’un document Word ................ 67 La navigation dans un document Word ........................ 69 Le zoom dans un document Word .............................. 70 Le menu Édition de Word 2008 .................................. 71 L’annulation et la répétition ........................................ 71 Le copier-coller ...................................................... 71 La sélection et l’effacement ....................................... 74 La recherche et le remplacement ................................. 74 Les barres d’outils de Word ...................................... 75 La barre d’outils Standard ........................................ 75 La Palette de formatage de la boîte à outils de Word ......... 77 Le menu Affichage de Word 2008 ............................... 80 L’affichage ........................................................... 80 La boîte à outils ...................................................... 80 La Palette des objets ............................................... 80 La Palette des citations ............................................ 82 Les outils de référence ............................................. 82 Le rapport de compatibilité ........................................ 83 La Palette de projets ................................................ 84 Les préférences de la boîte à outils .............................. 84 La Bibliothèque et la barre d’outils ............................... 85 Les règles, notes, en-tête et pied de page ...................... 94 Conclusion .......................................................... 96

LE GUIDE COMPLET 5

Sommaire

Chapitre 5 5.1. 5.2. 5.3.

5.4.

Chapitre 6 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

6 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en forme

97

La frappe au kilomètre ............................................ 98 Les marges, les règles et les retraits ........................... 99 Insérer un élément dans votre document .................... 103 Le saut de page .................................................... 104 Le saut de colonne ................................................ 104 Le saut de section ................................................. 106 Les numéros de page ............................................. 107 Date et heure ....................................................... 108 Insertion automatique ............................................ 109 Champ .............................................................. 111 Caractères spéciaux .............................................. 111 Commentaire ....................................................... 112 Éléments de document ........................................... 114 Tableaux rapides .................................................. 117 Graphiques et Graphiques SmartArt ........................... 118 WordArt ............................................................. 118 Note ................................................................. 119 Légende ............................................................. 120 Renvoi ............................................................... 120 Table et index ...................................................... 121 Filigrane ............................................................. 123 Image ................................................................ 123 Objet HTML ........................................................ 125 Zone de texte ...................................................... 125 Film .................................................................. 127 Fichier ............................................................... 127 Objet ................................................................. 128 Signet ............................................................... 129 Lien hypertexte .................................................... 130 Conclusion ......................................................... 131

Word 2008 : Les outils

133

Les outils de vérification ........................................ 134 Les outils statistiques ............................................ 135 Les outils de révision ............................................. 136 Les Assistants spécifiques ..................................... 137 Le Gestionnaire de publipostage ............................... 137 Enveloppes ........................................................ 142

Sommaire 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11.

6.12. 6.13.

Chapitre 7 7.1.

7.2. 7.3. 7.4.

7.5. 7.6.

Étiquettes .......................................................... 143 L’Assistant Courrier .............................................. 143 Modifier vos informations personnelles ...................... 147 Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel ........................................................... 148 Le Carnet d’adresses ............................................ 150 Les compléments ................................................. 150 Les macros ......................................................... 150 Les modèles et compléments ................................... 152 La personnalisation du clavier ................................... 153 Gérer vos fenêtres ................................................ 153 Conclusion ......................................................... 154

Excel 2008 : Premier contact

155

Le menu Fichier d’Excel 2008 .................................. 157 Les projets .......................................................... 158 Les documents .................................................... 159 L’enregistrement ................................................... 159 La mise en page et l’impression ................................ 160 Importer et Envoyer vers ........................................ 162 Propriétés .......................................................... 163 Les modes d’affichage d’un classeur Excel ................. 163 Le menu Édition d’Excel 2008 .................................. 164 Lier des informations pour une mise à jour automatique ... 167 Incorporer des informations pour une mise à jour manuelle . 168 Lier ou incorporer une fraction d’un classeur ................. 168 Recherche et remplacement .................................... 169 Les barres d’outils d’Excel ...................................... 169 Le menu Affichage d’Excel 2008 ............................... 170 L’affichage .......................................................... 171 La boîte à outils .................................................... 171 La Bibliothèque et la barre d’outils ............................. 171 La barre d’outils de dessin de bordures ....................... 172 La barre d’outils Tableaux graphiques ......................... 172 La barre d’outils Base de données ............................. 174 La barre d’outils Formulaires .................................... 174 La barre d’outils Révision des formules ........................ 174 La barre d’outils Listes ............................................ 174 L’Assistant Tableaux croisés dynamiques ..................... 175 La barre d’outils Commentaires ................................. 175

LE GUIDE COMPLET 7

Sommaire 7.7. 7.8. 7.9.

Chapitre 8 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5.

8.6.

8.7. 8.8.

Chapitre 9 9.1. 9.2. 9.3.

8 LE GUIDE COMPLET

La barre de formules ............................................. 176 Les Commentaires ............................................... 176 Conclusion ......................................................... 176

Excel 2008 : Les formules

177

Première formule : une soustraction .......................... 178 Deuxième formule : une somme automatique .............. 179 Troisième formule : la fonction logique « Si » ................ 181 Les opérateurs de calcul ........................................ 182 Les opérateurs arithmétiques .................................. 182 Opérateurs de comparaison ..................................... 183 Opérateurs de référence ......................................... 184 Ordre des opérations dans les formules ....................... 184 Conversion des valeurs dans les formules par Excel ........ 185 Modification d’une formule ...................................... 186 Déplacement ou copie d’une formule .......................... 186 Copie d’une formule .............................................. 187 Remplacement d’une formule par son résultat ............... 188 Les erreurs de formules .......................................... 189 Le menu Insérer d’Excel 2008 .................................. 192 Insertion d’un élément ............................................ 192 Insertion d’une liste ............................................... 193 Insertion d’une feuille ............................................. 193 Insertion d’un saut de page ...................................... 193 Insérer une fonction ............................................... 193 Insertion d’un nom ................................................ 194 Insertion d’un commentaire ..................................... 195 Insertion d’une Image ............................................. 195 Le menu Format d’Excel 2008 .................................. 196 Conclusion ......................................................... 199

Excel 2008 : Les outils

201

Les outils de vérification orthographique et grammaticale ................................................... 202 Les outils de partage ............................................. 202 Les Assistants spécifiques ..................................... 203 Correction d’une référence circulaire .......................... 206

Sommaire 9.4.

9.5.

Chapitre 10 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6.

Chapitre 11

Le menu Données d’Excel 2008 ............................... 209 Une zone de tri ..................................................... 209 Une zone de conversion et de mise en forme de données . 213 Table ................................................................. 213 Convertir ............................................................ 214 Consolider .......................................................... 214 Grouper et créer un plan ......................................... 215 Rapport de tableau croisé dynamique ......................... 216 Données externes ................................................. 219 Conclusion ......................................................... 220

PowerPoint 2008 : Premier contact

221

Le menu Fichier de PowerPoint 2008 ......................... 225 Le menu Édition de PowerPoint 2008 ........................ 229 Le menu Affichage de PowerPoint 2008 ..................... 230 Le menu Insertion de PowerPoint 2008 ...................... 233 Le menu Format de PowerPoint 2008 ........................ 238 Conclusion ......................................................... 241

PowerPoint 2008 : Faire une présentation

243

11.1. Le menu Outils de PowerPoint 2008 .......................... 244 11.2. Le menu Diaporama de PowerPoint 2008 ................... 245 Insérer un bouton de navigation dans chaque diapositive .. 248 Insérer un bouton de navigation sur une seule diapositive . 249 11.3. Suppression ou ajout de marques sur une diapositive pendant une présentation ...................................... 251 Ajout de marques sur une diapositive .......................... 252 11.4. Création d’un modèle ............................................ 252 Étape 1 : Création et application d’une couleur de thème .. 252 Étape 2 : Ajout d’un logo ......................................... 253 Étape 3 : Création d’une présentation personnalisée ....... 253 Étape 4 : Enregistrement de votre modèle .................... 253 Étape 5 : création d’une présentation à l’aide de votre modèle .............................................................. 254 11.5. Télécommande Apple ........................................... 254 11.6. Exemple type ...................................................... 255 11.7. Conclusion ......................................................... 256

LE GUIDE COMPLET 9

Sommaire

Chapitre 12

Entourage 2008 : Premier contact

257

12.1. Les fonctions d’Entourage ...................................... 258 Messagerie électronique ......................................... 259 Créer un compte ................................................... 260 Modifier ou supprimer un compte .............................. 262 Importation dans Entourage ..................................... 263 Exportation depuis Entourage .................................. 265 Synchronisation avec un iPhone ou un iPod Touch .......... 266 12.2. La fenêtre principale de messages d’Entourage 2008 .... 267 La rédaction d’un message dans Entourage .................. 270 La lecture d’un message dans Entourage ..................... 272 Prendre des précautions élémentaires ......................... 274 La recherche d’un message ..................................... 276 La création des règles ............................................ 279 L’allocation d’une tâche à un message ........................ 282 12.3. My Day .............................................................. 282 12.4. Le Carnet d’adresses dans Entourage ....................... 283 12.5. Le calendrier de vos événements ............................. 285 Créer un événement .............................................. 286 Catégoriser un événement ....................................... 287 Supprimer un événement ........................................ 287 Se déplacer dans le calendrier .................................. 288 12.6. La gestion des notes ............................................. 288 12.7. La gestion des tâches ........................................... 290 12.8. S’abonner à un groupe de news ............................... 292 12.9. Conclusion ......................................................... 293

Chapitre 13

Messenger 2008 : Premier contact

295

13.1. Le lancement de Messenger et le réglage de ses préférences ............................................... 296 13.2. La création d’un compte Messenger ......................... 297 13.3. La barre d’outils de Messenger ................................ 301 13.4. La gestion des contacts dans Messenger ................... 303 13.5. Conclusion ......................................................... 304

10 LE GUIDE COMPLET

Sommaire

Chapitre 14 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. 14.5. 14.6.

Chapitre 15

Partage et productivité sous Office 2008 et au-delà

305

Un exemple de gestion de tâche dans Office ............... 307 Détectez vos besoins de "ménage" ........................... 309 Quelques solutions génériques ................................ 311 Sauvegarde en ligne ............................................. 312 La suite iWork 08 .................................................. 315 Conclusion ......................................................... 315

Annexes

317

15.1. Formats de fichiers ............................................... 318 Formats graphiques compatibles .............................. 318 Formats Word ...................................................... 320 Formats Excel ...................................................... 323 Formats PowerPoint .............................................. 326 Format Entourage ................................................. 329 15.2. Les raccourcis clavier ........................................... 329 Les raccourcis clavier communs à Office ..................... 329 Les principaux raccourcis clavier de Word .................... 331 Les principaux raccourcis clavier d’Excel ..................... 337 Aperçu et impression ............................................. 340 Entrée de données dans une feuille de calcul ................ 340 Les principaux raccourcis clavier de PowerPoint ............ 351 Les principaux raccourcis clavier d’Entourage ............... 357 Messages groupés ................................................ 362 Les principaux raccourcis clavier de Messenger ............. 369 15.3. Liens Internet ...................................................... 370 Sites de tutoriels ................................................... 370 VTC .................................................................. 370 Lynda ................................................................ 371 Mises à jour d’Office .............................................. 371 15.4. Conversions de fichiers XML ................................... 372 Exemples téléchargeables ....................................... 372 Les logiciels libres ................................................. 372 15.5. Google .............................................................. 373

Chapitre 16

Index

375

LE GUIDE COMPLET 11

Office 2008, une suite optimisée pour le Mac Créée en 2001 pour Mac alors que la société Apple vivait des années difficiles, la suite Microsoft Office s’est imposée rapidement auprès des utilisateurs désireux de disposer d’une suite bureautique professionnelle. Utilisée par des centaines de millions d’usagers, PC et Mac confondus, la suite Microsoft Office offre des centaines de raccourcis dont l’usage reste inconnu de la majorité, bien qu’ils améliorent votre productivité. Dépassant à l’époque l’Apple Works par ses fonctionnalités, notamment celles de PowerPoint et d’Entourage qui étaient sans équivalent sur la plateforme Macintosh, la suite Microsoft Office comprenait déjà : j j j j

Word, un traitement de texte ; Excel, un tableur ; PowerPoint, un logiciel de présentation de diapositives ; Entourage, un logiciel de messagerie électronique.

Figure 1 : La suite Office

Les parts de marché d’Apple restant faibles, l’équipe chargée de développer la suite Office sur Mac a pris son temps pour livrer sa nouvelle version. La suite Office 2004 reprenait les quatre logiciels fondamentaux précédents tout en ajoutant un logiciel de chat, Messenger, rapidement devenu un must chez les adolescents pour la réactivité des messages proches de la syntaxe des SMS et la multiplicité des interlocuteurs. La suite Office 2008 est dans la continuité des précédentes versions. Les parts de marché d’Apple ont augmenté sensiblement ces trois dernières années. Mais la concurrence est aussi plus rude pour la firme de Redmond. Les logiciels libres tels NeoOffice, l’équivalent sur Mac d’OpenOffice rendent des services appréciables. LE GUIDE COMPLET 13

Introduction

Figure 2 : La suite NeoOffice

L’apparition depuis deux ans dans iWork, la suite bureautique d’Apple, d’une application Numbers concurrençant Excel ne facilite pas les relations entre Microsoft et Mac, relations qui remontent à l’époque lointaine où Bill Gates, jeune et méconnu, faisait un stage chez Apple à Cupertino en Californie et découvrait l’interface graphique des Mac, révolutionnaire pour l’époque… Malgré ces luttes, la suite Office reste incontournable comme tous les standards qui s’imposèrent avec l’apparition des micro-ordinateurs. On imagine mal les documents .doc du logiciel de traitement de texte Word ou les .xls du tableur Excel être détrônés à brève échéance… Revenons brièvement sur les concurrents de la suite Office.

Figure 3 : La suite iWork

14 LE GUIDE COMPLET

Introduction

iWork comprend Pages, Keynote et Numbers. Pages est le descendant du vénérable AppleWorks qui était lui-même largement inspiré de Microsoft Works aujourd’hui tombé en désuétude. Keynote est le concurrent de PowerPoint. Numbers, déjà cité, se rapproche d’Excel sans atteindre de loin toutes ses fonctionnalités. Livrés avec le système d’exploitation, Mail, Carnet d’adresses et iCal gèrent respectivement votre messagerie électronique, vos adresses et vos rendez-vous, ce qu’Entourage peut faire dans une seule application intégrée. Certains logiciels tiers que nous citerons vous permettront toutefois d’ouvrir des passerelles si vous souhaitez par exemple vous servir d’Entourage pour vos emails et garder iCal et Carnet d’adresses. La suite bureautique NeoOffice, gratuite et régulièrement mise à jour par les programmeurs de logiciel libre est nettement plus préoccupante pour Office 2008. En effet, ses fonctionnalités sont nombreuses et la critique qu’on peut lui adresser est davantage esthétique, aucun effort n’étant fait pour enjoliver l’interface de NeoOffice… Elle présente par ailleurs l’inconvénient d’enregistrer par défaut vos documents en .odt, le format open document type que Word ne peut comprendre, vous obligeant à enregistrer sous le format Word votre document NeoOffice si vous voulez le rendre lisible pour des utilisateurs d’Office. Il est temps maintenant d’installer votre suite Microsoft Office.

LE GUIDE COMPLET 15

Première installation d’Office 2008 Installation du logiciel .......................................................................................................... 18 La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 20 Word 2008 .............................................................................................................................. 22 Excel 2008 .............................................................................................................................. 25 PowerPoint 2008 .................................................................................................................. 26 Entourage 2008 .................................................................................................................... 27 Messenger 8.0 ....................................................................................................................... 30 Conclusion ............................................................................................................................. 30

Chapitre 1

Première installation d’Office 2008

1.1. Installation du logiciel Pour installer le logiciel :

1 Glissez le CD d’installation de Microsoft Office dans le lecteur optique de votre Mac. Le CD monte sur votre Bureau, ouvrant une première fenêtre.

Figure 1.1 : Le CD d’installation de Microsoft Office 2008

2 En double-cliquant sur l’icône Installation de Microsoft Office, vous allez être guidé pas à pas dans l’installation de la suite de logiciels. 3 Préparez si ce n’est déjà fait votre numéro de licence figurant dans le boîtier ainsi que votre mot de passe administrateur, nécessaire puisque l’installateur ajoutera des polices de caractères dans votre système. 4 Acceptez la licence qui vous rappelle, au passage, que Microsoft n’est pas responsable des pertes de données. Il se peut en effet qu’en cas de panne, Office perde une partie de votre travail bien qu’un outil automatique de récupération des données soit intégré. Vous verrez dans ce cas le mot "récupéré" ajouté à l’en-tête de votre document. 5 Après avoir rentré votre numéro de licence, laissez la destination d’Office dans son réglage par défaut. Mac OS X fonctionne mieux en conservant vos applications dans le dossier Applications. Installez Office dans le dossier Applications du disque dur afin qu’il soit visible de chaque utilisateur. 6 En cliquant sur Installation personnalisée, vous pourrez installer une partie des logiciels de la suite, quitte à les installer plus tard. Si vous ne souhaitez pas par exemple que Messenger, le logiciel de chat d’Office, soit installé, décochez l’élément correspondant.

18 LE GUIDE COMPLET

Installation du logiciel

Chapitre 1

Figure 1.2 : Personnaliser l’installation de Microsoft Office 2008

Une fois l’installation terminée, un résumé vous l’emplacement et l’espace occupés par la suite Office.

indiquera

7 Éjectez et rangez votre disque d’installation. Effectuer une copie de sauvegarde du disque d’installation d’Office

Si vous craignez que votre disque d’installation d’Office s’abîme ou s’égare, vous pouvez en réaliser une image disque en vous rendant dans l’utilitaire de disque : Le raccourci [Pomme]+[Maj]+[U] vous ouvre la fenêtre des utilitaires sous le Finder. Lancez en double-cliquant l’application Utilitaire de Disque qui s’y trouve. Sélectionnez l’onglet Restaurer dans la partie droite de la fenêtre. Glissez l’image du disque Office située dans la colonne de gauche en dessous de vos disques durs vers le champ Source. Glissez un disque de destination sur le champ Destination en évitant de cocher l’option Effacer la destination. Idéalement, vous aurez choisi votre disque de sauvegarde. Cliquez sur Restaurer. L’utilitaire disque fabrique une image disque de votre disque original

Rendez-vous maintenant dans le Dock situé par défaut en bas de votre écran. Vous retrouvez l’ensemble des icônes qui viennent d’être installées : ; Excel ;

j Word j

j PowerPoint

;

; Messenger.

j Entourage j

LE GUIDE COMPLET 19

Chapitre 1

Première installation d’Office 2008

Si vous cliquez sur l’icône de l’une de ces applications, un menu contextuel apparaît :

Figure 1.3 : Le menu contextuel de l’icône Word dans le Dock

Outre les items habituels qui vous permettent de : j Supprimer du Dock/Conserver dans le Dock j Ouvrir à l’ouverture de session j Afficher dans le Finder j Afficher/Masquer

;

;

;

;

j Ouvrir/Quitter.

Office vous propose d’accéder directement à vos documents les plus récents par le sous-menu Ouvrir récent. Avant d’aller plus loin, demandez à l’icône du Dock d’Afficher dans le Finder sa source. Vous retrouvez le dossier Microsoft Office dans le dossier Applications de votre disque dur. Évitez de déplacer les éléments qui s’y trouvent ou de modifier le contenu du dossier Office. Si vous désirez supprimer Office sans passer par le disque d’installation, un utilitaire est à votre disposition dans le dossier Outils Supplémentaires.

1.2. La Bibliothèque de projets Puisque vous êtes dans le dossier Microsoft Office 2008, ouvrez directement Word par exemple en double-cliquant sur son icône. Dans le Dock, il aurait fallu cliquer une fois ; nous le retiendrons pour la prochaine fois. Votre premier document vierge s’ouvre.

20 LE GUIDE COMPLET

La Bibliothèque de projets

Chapitre 1

Nous le commenterons en détail au chapitre 4, Word 2008 : Premier contact. Vous pouvez cliquer sur les bords de page pour découvrir les multiples fonctionnalités… Tout en conservant les menus habituels, les développeurs ont pensé à rendre les fonctions les plus fréquentes directement accessibles sur la page du document : j

j

L’en-tête et le pied de page sont affichés quand vous cliquez dans la zone correspondante. Vos marges sont modifiables d’un clic en appelant leur fenêtre de modification.

Dans la barre d’outils principale : vous permet de visualiser l’ensemble de vos pages en colonne de gauche. Bibliothèque fait surgir une barre d’outils d’un nouveau genre où une partie des modèles seront applicables d’un seul clic.

j Navigation

j

Répondant à l’appel par le menu Fichier/Bibliothèque de projets ou par le raccourci [Maj]+[Pomme]+[P], la Bibliothèque de projets commune à Word, Excel et PowerPoint vous donne un accès plus complet aux nombreux modèles de mise en forme d’Office ou à ceux que vous avez créés.

Figure 1.4 :

La Bibliothèque de projets

Vous pouvez, toujours en vous rendant dans le quatrième onglet vers la droite, Préférences, demander à afficher cette fenêtre au démarrage. LE GUIDE COMPLET 21

Chapitre 1

Première installation d’Office 2008

Passons maintenant en revue les différents logiciels de la suite Office avant d’entrer dans les détails pour chacun d’eux. Ce survol a pour objet de vous rappeler les fonctions de base des logiciels. Pour entrer dans les détails, reportez-vous aux chapitres qui suivent.

1.3. Word 2008 Traitement de texte adopté par la majorité des utilisateurs, Word se présente sous la forme d’une feuille sur laquelle le texte que vous frappez au clavier s’inscrit en temps réel. La montée en puissance des ordinateurs a permis depuis les vingt dernières années d’ajouter à cette fonctionnalité de base des aides syntaxiques et orthographiques ainsi que des outils de mise en page.

Figure 1.5 : Un document vierge dans Word

Quittant le langage Visual Basic avec lequel les macros étaient écrites pour automatiser des tâches répétitives, l’équipe Microsoft pour le Mac a sauté le pas en réécrivant ces commandes en langage de 22 LE GUIDE COMPLET

Word 2008

Chapitre 1

programmation Apple Script, langage utilisé par Automator. Cette nouveauté qui pourra paraître désagréable aux utilisateurs habitués à Visual Basic offre une intégration poussée de Microsoft Office 2008 avec le système Mac OS X. Elle devrait les réconcilier avec Excel lorsqu’ils prendront connaissance des fonctions dorénavant accessibles via Automator… De haut en bas, nous trouvons à l’ouverture d’un document Word : j j j j j

treize menus déroulants donnant accès à la totalité des fonctions ; une barre d’outils par défaut personnalisable ; des éléments préformatés issus de la Bibliothèque ; une barre de navigation latérale donnant accès à vos pages ; des marges, des en-têtes et des pieds de pages configurables.

Tout est conçu pour que vous puissiez accéder aux fonctions principales d’écriture et de publication d’un texte le plus simplement possible. Commencez par vous familiariser avec ces quatre commandes : j Création d’un nouveau document

:

par Nouveau de la barre d’outils ; par Fichier/Nouveau document ; par le raccourci [Pomme]+[N]. : par Ouvrir de la barre d’outils ; par Fichier/Ouvrir ; par le raccourci [Pomme]+[O].

j Ouverture d’un document

j Enregistrement d’un document

:

par Enregistrer de la barre d’outils ; par Fichier/Enregistrer ; par le raccourci [Pomme]+[S]. j Impression d’un document

:

par Imprimer de la barre d’outils ; par Fichier/Imprimer ; par le raccourci [Pomme]+[P].

LE GUIDE COMPLET 23

Première installation d’Office 2008

Chapitre 1

Commun à tous les logiciels sur Mac, le raccourci [Pomme]+[Z] vous permet de revenir en arrière jusqu’au début de votre session sur Word, en vous évitant la sensation désagréable d’être dans une impasse sans pouvoir reculer… Pensez aussi à mémoriser les raccourcis d’édition, également communs à tous les logiciels : j j j

[Pomme]+[C] pour copier ; [Pomme]+[X] pour couper ; [Pomme]+[V] pour coller.

Figure 1.6 : La palette de formatage de la boîte à outils de Word

Pour aller plus loin, repérez la boîte à outils à laquelle nous aurons souvent recours et qui vous donne accès dans le détail aux fonctions suivantes : j Mise en forme de votre texte j Insertion d’objets

;

j Insertion de citations j Album

;

j Références

;

j Compatibilité j Projets.

24 LE GUIDE COMPLET

;

;

;

Excel 2008

Chapitre 1

Apple a sorti dans sa suite iWork un logiciel concurrent, Pages. Destiné à un usage grand public, il n’a pas les nombreuses fonctionnalités de Word.

1.4. Excel 2008 Tableur destiné à faciliter vos calculs et à traiter des données par des opérations algébriques telles que l’addition, la soustraction, la multiplication et logiques telles que vrai, faux, est plus grand que, est plus petit que…, Excel se présente sous la forme d’une feuille de cellules.

Figure 1.7 : Un document vierge dans Excel

Vous pouvez entrer dans chaque cellule des données et traiter par exemple une colonne de cellules pour en faire l’addition. À la différence de Word qui vous faisait passer à la ligne, le retour chariot validera les données que vous avez entrées dans une cellule donnée en activant la cellule située en dessous. Prenez donc l’habitude, dès le début, de vous déplacer dans Excel : j j

avec la souris ; avec les flèches du pavé numérique, le passage d’une cellule à l’autre validant automatiquement la précédente.

À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture, d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sont actives sous Excel. LE GUIDE COMPLET 25

Chapitre 1

Première installation d’Office 2008

Comparez ensuite durant quelques minutes les boîtes à outil de Word et d’Excel. Vous identifierez plus facilement par la suite les fonctions communes de sélection d’une police de caractères par exemple, tout en notant les particularités d’Excel. C’est le seul logiciel d’Office à disposer notamment d’une palette de formules.

Figure 1.8 : La palette des formules de la boîte à outils d’Excel

Apple a sorti depuis deux ans un logiciel concurrent dans sa suite iWork ; il s’agit de Numbers. Mais la majorité des utilisateurs préfèrent Excel également présent sur PC.

1.5. PowerPoint 2008 Destiné à la conception de diapositives et à leur présentation en plein écran trouvant son sens en connectant par exemple un ordinateur portable à un vidéoprojecteur, PowerPoint vous permet d’insérer des formes prédéfinies, de les modifier, d’ajouter des images, du son, de la vidéo et des animations entre vos diapositives pour que vos présentations soient convaincantes et attrayantes.

Figure 1.9 : Un document vierge dans PowerPoint

26 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008

Chapitre 1

En raison de son usage graphique, sa barre d’outils prédéfinie comprend davantage de boutons d’insertion suivant la nature des éléments que vous importez. Remarquez sur votre gauche la présence d’une colonne contenant les diapositives de votre présentation et mémorisez le raccourci [Maj]+[Pomme]+[N] qui vous permet de créer nouvelle diapositive venant se caler en dessous de celle sur laquelle vous avez travaillé. À titre d’exercice, vérifiez que les fonctions de création, d’ouverture, d’enregistrement, d’impression et d’édition abordées sous Word sont actives sous PowerPoint. Comparez de nouveau les boîtes à outils de PowerPoint, Word et Excel. Notez dans la boîte à outils de PowerPoint la présence d’un onglet Personnalisation de l’animation, le troisième en partant de la gauche, qui vous sera utile par la suite.

Figure 1.10 : L’onglet Images de la boîte à outils de PowerPoint

Apple a sorti depuis plusieurs années un logiciel concurrent, Keynote, mais l’usage de ce dernier reste marginal pour les mêmes raisons que Numbers.

1.6. Entourage 2008 Créé à l’origine pour gérer votre messagerie électronique à l’instar d’Outlook Express sur PC, Entourage peut être comparé à un secrétaire virtuel : j

envoi et réception de messages électroniques ; LE GUIDE COMPLET 27

Chapitre 1 j

j j j

j

Première installation d’Office 2008

classement de ces messages par des règles automatiques facilement éditables ; gestion de plusieurs comptes d’email , synchronisation avec des téléphones et/ou des PDA ; prise de rendez-vous et rappel de ceux-ci à l’aide, chose nouvelle dans Entourage 2008, de l’Assistant MyDay se lançant au démarrage de votre ordinateur ; abonnement à des projets en liaison avec les autres logiciels de la suite Office.

Figure 1.11 : La fenêtre type d’Entourage

Vous pouvez également vérifier que les fonctions de création, d’ouverture et d’enregistrement, d’impression et d’édition se retrouvent dans Entourage aux mêmes endroits. Toutefois, vous ne voyez pas la boîte à outils car elle n’est pas réglée par défaut. Appelez-la via Outils/Boîte à Outils ou cliquez du bouton droit sur la barre d’outils et choisissez dans le menu contextuel l’élément Boîte à Outils pour pouvoir l’appeler plus facilement par la suite. 28 LE GUIDE COMPLET

Entourage 2008

Chapitre 1

Figure 1.12 : La personnalisation de la barre d’outils d’Entourage

Comparez maintenant la boîte à outils d’Entourage à celles des autres logiciels de la suite Office.

Figure 1.13 : La palette des dictionnaires de la boîte à outils d’Entourage

LE GUIDE COMPLET 29

Chapitre 1

Première installation d’Office 2008

Analogue à Mail, le logiciel de courrier électronique d’Apple, mais en intégrant les fonctions d’agenda d’iCal ainsi que son propre carnet d’adresses, Entourage a prouvé sa fiabilité au fil des années.

1.7. Messenger 8.0 Microsoft Messenger est un logiciel de messagerie instantanée, plus connu sous le terme anglais de "chat", synonyme de conversation informelle. Il nécessite la création gratuite d’un compte de messagerie électronique Windows live pour être fonctionnel.

Figure 1.14 : La fenêtre principale de Messenger lorsqu’elle est configurée

Plus simple que les autres logiciels de la suite Office, ses fonctionnalités de création et d’édition sont davantage réduites. Il reste malgré tout le standard du genre pour la messagerie instantanée sur Mac et sur PC.

1.8. Conclusion Durant ce bref tour d’horizon, vous vous êtes familiarisé avec la suite Office. Les raccourcis ne sont probablement pas les mêmes si vous venez de l’univers des PC. Et les fonctions supplémentaires d’Office 2008 peuvent ne pas vous paraître évidentes si vous étiez un utilisateur d’Office 2001 ou 2004. Dans les chapitres qui suivent, nous verrons en détail comment tirer le meilleur parti de votre nouvelle suite Office.

30 LE GUIDE COMPLET

Les fonctions communes aux logiciels d’Office Ouvrir un logiciel de la suite Office .................................................................................. 32 La Bibliothèque de projets ................................................................................................. 32 La manipulation des documents ...................................................................................... 41 Le widget My Day ................................................................................................................. 45 Conclusion ............................................................................................................................. 47

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

2.1. Ouvrir un logiciel de la suite Office Rendez-vous dans le Dock et cliquez une fois sur l’application de la suite Office que vous désirez lancer parmi Word, Excel, PowerPoint ou Entourage. Messenger, dont le fonctionnement est différent, sera détaillé au chapitre 13 Messenger 2008 : Premier contact.

2.2. La Bibliothèque de projets Contenant des dizaines de modèles que vous appelez à plusieurs reprises sans perdre la mise en page initiale (c’est le principe même des modèles de la suite Office), la Bibliothèque de projets vous aide à améliorer vos présentations. Dans la colonne de gauche se trouvent successivement : j Documents vierges

;

j Mes modèles j Brochures j Bulletins

;

;

;

j Calendriers

;

j Curriculum vitae j Étiquettes

;

;

j Étiquettes de CD j Événements

;

;

j Formes coordonnées

;

j Grands livres

j Les indispensables j Marketing

;

j Papier à en-tête j Présentations j Programmes j Prospectus

;

;

;

j Thèmes Office.

32 LE GUIDE COMPLET

;

;

;

La Bibliothèque de projets

Chapitre 2

Pour appeler la Bibliothèque, pensez au raccourci [Pomme]+[Maj]+[P] ou passez par le menu Fichier/Bibliothèque de Projets

Figure 2.1 : La Bibliothèque de projets ouverte sur les bulletins

Pour ouvrir un modèle :

1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets. 2 Dans l’onglet Nouveau, cliquez sur la catégorie souhaitée, par exemple Bulletins, puis choisissez un des modèles. 3 Le modèle s’ouvre sous le titre Document1 si c’est le premier document à être ouvert depuis le lancement de l’application. Dans le cas contraire, le chiffre est incrémenté d’autant. 4 Cliquez dans les champs prédéfinis pour les remplir avec vos données personnelles. Modèles

Pour afficher uniquement les modèles de l’application sur laquelle vous vous trouvez, déployez le menu déroulant Afficher et lâchez votre souris sur l’application souhaitée.

Figure 2.2 : La première page d’un modèle de Bulletin

Revenons maintenant aux modèles dans le détail. LE GUIDE COMPLET 33

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Documents vierges Identifiés par l’icône de l’application et un code couleur, les documents vierges vous permettent de repérer la destination principale des logiciels : j Assistant Listes

vous aide à importer une liste dans une feuille

Excel. ouvre une feuille Excel vierge. Document Word ouvre un document Word vierge. Mode Bloc-notes Word ouvre un Bloc-notes sur lequel vous pourrez consigner des notes partageables avec Entourage par exemple. Mode Publication Word vous aide à gérer la publication de documents plus élaborés comme un bulletin, par exemple. Notez le fond simili bois qui s’affiche par défaut et vous permet de différencier ce mode des autres. Événement du calendrier ouvre un nouvel événement à insérer dans votre agenda intégré dans Entourage. Message électronique crée un nouvel email dans Entourage. Présentation PowerPoint crée une première diapositive PowerPoint pour démarrer une présentation.

j Classeur Excel j j

j

j

j j

Figure 2.3 : Documents vierges

Mes modèles Les fichiers qui se trouvent ici portent l’extension .dotx. Ce sont des modèles de lettre ou de facture que vous pourrez créer avec l’en-tête de votre entreprise à partir d’un document Word ou Excel puis enregistrer en tant que modèles. À leur ouverture, ils perdront leur nom, prenant celui d’un document générique. Après avoir rempli les champs nécessaires, vous aurez alors la possibilité de les enregistrer en simples documents. 34 LE GUIDE COMPLET

La Bibliothèque de projets

Chapitre 2

Brochures Les Brochures sont des modèles prédéfinis qui s’ouvrent dans le mode Publication de Word. Ils vous permettent de communiquer proprement sur vos produits en modifiant des zones de texte et d’image mises en valeur par des masques.

Figure 2.4 :

Brochures

Bulletins Les Bulletins s’ouvrent également dans le mode Publication de Word. Destinés à des clubs sportifs, des associations, une école, ils sont représentatifs d’une ou de plusieurs activités.

Calendriers Les Calendriers vous permettent de mettre en forme des événements à venir tout en y incrustant des photos de votre choix.

Figure 2.5 :

Les Calendriers

LE GUIDE COMPLET 35

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Curriculum vitae Vous retrouvez ici cinq modèles de curriculum vitae. Ils sont assez basiques mais vous pouvez en créer vous-même et les enregistrer dans Mes Modèles.

Étiquettes L’Assistant Création d’étiquettes vous permet de centrer vos adresses correctement suivant le format de l’enveloppe.

Étiquettes de CD Vous pouvez imprimer des étiquettes de CD ou DVD ainsi que des jaquettes. Le fond n’est pas modifiable.

Figure 2.6 : Les étiquettes de CD

Événements Cliquez sur le triangle à gauche de Événements pour découvrir les différents types d’événements inclus dans Word puis cliquez sur l’événement désiré : j Affiches

;

j Cartes postales j Invitations j Prix.

36 LE GUIDE COMPLET

;

;

La Bibliothèque de projets

Chapitre 2

Figure 2.7 : Les Affiches

Formes coordonnées Faites de même pour déployer les Formes coordonnées et sélectionnez dans la liste celle que vous souhaitez ouvrir : j Cartes de visite

;

j Factures j Mémos

;

;

j Ordre du jour j Rapport

;

;

j Télécopies.

Remarquez en allant d’un élément à l’autre d’où vient le terme "coordonnées". L’habillage est décliné par familles (Avantage, Capital, Plaza, Révolution, Spectrum).

Grands livres Ces modèles Excel vont vous permettre de créer des listes et de tenir vos comptes : j Budget

;

; Factures ; Listes ;

j Comptes j j

j Portefeuilles

;

j Rapports.

LE GUIDE COMPLET 37

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Chapitre 2

Figure 2.8 : Les comptes dans les Grands livres

Ils contiennent des formules prédéfinies : sommes, pourcentages… ainsi qu’un habillage.

Les indispensables Vous trouverez ici plusieurs feuilles Excel qui facilitent la gestion domestique quotidienne : j Collecte de fonds

;

; Outils financiers ; Papier quadrillé ; Planning.

j Outils de voyage j j j

Figure 2.9 : Les outils financiers dans les indispensables

Marketing Revenons vers Word et son mode Publication pour des outils Marketing : j Catalogues j Menus

;

38 LE GUIDE COMPLET

;

La Bibliothèque de projets j Propositions

Chapitre 2

;

j Signes.

Figure 2.10 : Les propositions dans Marketing

Papier à en-tête Le papier à en-tête permet d’uniformiser votre communication. Vous y trouvez, outre les modèles déjà rencontrés dans les formes coordonnées, le modèle Ondulations, un Assistant Courrier et un Assistant Enveloppes.

Figure 2.11 : Le Papier à en-tête

Lancer l’Assistant Courrier

Si vous êtes novice dans Word et souhaitez obtenir un résultat propre et rapide, pensez à lancer cet Assistant Courrier pour mettre en page vos premières lettres. Vous pouvez aussi y accéder via Outils/Assistant Courrier....

LE GUIDE COMPLET 39

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Présentations Dédiées à PowerPoint, ces Présentations professionnel à vos diapositives : j Album Photo classique

un

aspect

;

j Album Photo contemporain j Présentation

donnent

;

;

j Présentation pour écran large

;

j Présentation de PowerPoint 2008

;

j Questionnaire.

Figure 2.12 : Les Présentations

Pour prendre connaissance rapidement des nouveautés de PowerPoint, lancez la Présentation de PowerPoint 2008. Nous reviendrons sur ce sujet au chapitre 10, PowerPoint 2008 : Premier contact.

Programmes Ils vous permettent de définir les Programmes d’un spectacle ou d’une fête scolaire et s’ouvrent dans le mode Publication de Word.

Prospectus Utiles lorsque vous souhaitez passez une annonce, ces Prospectus s’ouvrent aussi dans le mode Publication de Word.

40 LE GUIDE COMPLET

La manipulation des documents

Chapitre 2

Figure 2.13 : Les Prospectus

Thèmes Office Vous trouverez enfin tous les thèmes prédéfinis pour PowerPoint dans cet espace. Modifiables à volonté, ils vous feront gagner du temps dans vos présentations.

2.3. La manipulation des documents Après ce tour d’horizon de la Bibliothèque des projets sur laquelle nous reviendrons à travers des exemples dans les chapitres d’approfondissement, prenons le temps de rappeler les règles de base de manipulation d’un document dans la suite Office. Le raccourci [Pomme]+[N] fait surgir pour chaque logiciel un nouveau document. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau à gauche de votre barre d’outils ou sur le petit triangle pointant vers le bas situé à sa droite qui développera un menu déroulant d’accès aux modes Page, Blocnotes ou Publication.

Figure 2.14 : Créer un nouveau document dans Word

LE GUIDE COMPLET 41

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Chapitre 2

Même vide, commencez par enregistrer ce nouveau document sur votre disque dur.

Figure 2.15 : Enregistrer un document

Des dossiers créés au préalable vous donnent un aperçu d’une organisation possible de votre travail : j A classer

;

j A envoyer

;

j Comptabilité j Courrier

;

;

j En attente

;

j Présentations.

Ce n’est qu’une des nombreuses manières de procéder. Suivant vos activités, vous pourrez certainement en inventer d’autres : j Visites

;

j Prospects

;

j Commandes,

etc.

Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, votre Bureau sera vite encombré. Il pourra être utile de ranger ces dossiers dans un dossier portant le nom de chaque projet puis de les ranger dans Documents. À terme, vous serez amené à classer ces projets par catégories en suivant une chronologie : j Projets passés

;

j Projets en cours j Projets futurs.

42 LE GUIDE COMPLET

;

La manipulation des documents

Chapitre 2

Cette méthode peut s’avérer limitée dans le cadre de projets compliqués et collaboratifs. Office 2008 vous aidera à gérer vos documents via son Centre de projets :

1 Cliquez sur Affichage/Palette de projets puis sur Atteindre le Centre de projets. 2 Office lance Entourage et son Assistant Nouveau projet.

Figure 2.16 : L’Assistant Nouveau projet

3 Nommez par exemple ce premier projet Mon projet puis cliquez en bas à droite pour accéder à l’étape suivante.

Figure 2.17 : Le dossier Espions de projets

4 Laissez pour l’instant les réglages par défaut et finalisez le processus. Le Centre de projets s’ouvre.

LE GUIDE COMPLET 43

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Figure 2.18 : Le Centre de projets ouvert sur Mon projet

Nous verrons en détail ce Centre de projets au chapitre 15, Annexes. Vous pouvez déjà vous exercer à créer des événements et vous déplacer dans les onglets : j Vue d’ensemble j Planification

;

;

; Fichiers ;

j Courrier j

j Contacts j Extraits

;

;

j Notes.

Quittez Entourage soit via Entourage/Quitter Entourage, soit par le raccourci [Pomme]+[Q]. Si vous avez créé des tâches dans le passé, vous aurez sans doute remarqué qu’une fenêtre violette s’est affichée en bas à droite de votre écran.

44 LE GUIDE COMPLET

Le widget My Day

Chapitre 2

Figure 2.19 : La fenêtre Rappels Office

Communiquant avec Entourage, Rappels Office liste les tâches en retard. Vous pouvez vous déplacer avec la souris ou les flèches du pavé numérique d’une tâche à l’autre et à l’aide de Répéter et Faire disparaître

Un clic sur le triangle pointant vers le bas à droite de Répéter développe un sous-menu vous permettant de déplacer d’un seul clic l’horaire de la tâche considérée.

Figure 2.20 : Les options de Répéter

2.4. Le widget My Day Le lancement d’Entourage, même sans configurer un compte email, a activé automatiquement My Day. Cette application widget nouvelle dans Office 2008 affiche les événements et la liste des tâches du jour sur votre Bureau. Elle vous permet de consulter votre planification, vérifier les tâches effectuées et en créer de nouvelles. Double-cliquez sur la tâche ou l’événement concerné pour le modifier dans Entourage. Activez la case à cocher à gauche d’une tâche pour marquer une tâche comme effectuée. L’élément disparaît des tâches de My Day. Il reste marqué comme effectué dans la liste des tâches d’Entourage.

LE GUIDE COMPLET 45

Chapitre 2

Les fonctions communes aux logiciels d’Office

Figure 2.21 :

My Day

Cliquez sur le + en bas à gauche pour ajouter une tâche, tapez son nom dans la zone qui s’affiche puis appuyez sur [Ä]. Pour vous déplacer dans les jours de la semaine, appuyez sur le triangle gauche ou droite dans l’angle supérieur de My Day. Le point séparant ces deux triangles vous ramène à la journée d’aujourd’hui. Pour vous déplacer dans une même journée, utilisez les triangles aux extrémités de la bande horaire qui surmonte les événements. Pour accéder aux préférences de My Day, cliquez sur l’icône en bas à droite de My Day.

Figure 2.22 : Les préférences de My Day

Dans ces préférences, vous pouvez demander d’afficher My Day : j j

dans le Dock ; sur la barre de menus de Mac OS.

Préférez cette dernière option pour visualiser votre planning car la version actuelle d’Office ne met pas à jour My Day dans le Dock. Les clics maintenus sur l’icône My Day dans le Dock ne sont pas davantage renseignés… Il est également curieux que My Day ne permette pas d’ajouter ou supprimer des événements. Le double-clic sur un événement renvoie à

46 LE GUIDE COMPLET

Conclusion

Chapitre 2

l’application Entourage où il devient possible de créer un autre événement, réduisant l’intérêt de ce widget. Si son usage ne vous convainc pas pour l’instant, vous pouvez désactiver son démarrage d’une session en décochant l’option correspondante dans ses préférences. Les préférences des logiciels d’Office

Très bien renseignées par un champ mis à jour durant le survol de la souris, les Préférences des logiciels d’Office, communément appelées via le raccourci [Pomme]+[,] ne nécessitent pas d’explication détaillée. Lorsque leur configuration doit être modifiée, elle sera traitée dans le chapitre correspondant.

2.5. Conclusion Nous avons vu dans ce deuxième chapitre la Bibliothèque de projets, la manipulation des documents, la création d’un projet et l’activation de My Day et de Rappels Office qui contiennent des fonctions communes aux logiciels de la suite Office. Un aperçu du Centre de projets nous a montré l’intérêt de disposer d’une suite bureautique intégrée. Ni iWork ni NeoOffice ne sont allés aussi loin dans cette synergie. Bien utilisée, cette fonction facilitera la conduite de vos projets notamment en équipe. Nous allons maintenant nous pencher sur l’aide d’Office.

LE GUIDE COMPLET 47

L’aide d’Office

L’aide de Word ...................................................................................................................... L’aide d’Excel ........................................................................................................................ L’aide de PowerPoint .......................................................................................................... L’aide d’Entourage ............................................................................................................... L’aide de Messenger ........................................................................................................... Conclusion .............................................................................................................................

52 55 56 57 57 58

Chapitre 3

L’aide d’Office

Accessible via le menu Aide, l’aide d’Office nécessite, pour être pleinement efficace, un accès Internet.

Figure 3.1 : L’aide de Word

Vous pouvez chercher : j

j

en saisissant un ou plusieurs mots-clés dans le champ en haut à droite ; en déployant le tiroir des rubriques puis en sélectionnant la rubrique appropriée.

Dans le second cas, votre recherche se fait par contenu et laisse apparaître trois types d’informations :

Figure 3.2 : L’aide par Rubriques j

Des informations sur les fonctions du logiciel regroupées par familles reconnaissables par l’icône d’un document. Lorsque vous cliquez par exemple sur Désactivation des modifications

50 LE GUIDE COMPLET

Chapitre 3 automatiques, la fenêtre de droite vous indique toutes les

désactivations possibles. Ici les triangles ont été développés afin de vous donner un aperçu du détail des procédures.

Figure 3.3 :

La désactivation des modifications automatiques j

Des informations sur les préférences du logiciel où des captures d’écran vous renseignent pas à pas. Vous les reconnaîtrez par leur icône verte portant les chiffres 123.

Figure 3.4 :

Modification de l’apparence de la barre d’outils

LE GUIDE COMPLET 51

Chapitre 3 j

L’aide d’Office

Des cours de base sur les fonctions principales du logiciel identifiables par une icône représentant double livre.

Figure 3.5 : Le mode d’emploi des fonctions principales de Word

En cliquant sur Ouvrir, vous accédez à une page Internet de Microsoft ; un support de cours assorti d’un document Word à télécharger vous accompagnent dans vos premiers pas. Toujours dans ces rubriques, l’onglet Rechercher se trouve à la droite de l’onglet Contenu. Il aurait pu être supprimé sans dommages. En effet, si vous cherchez à cliquer dans la zone en dessous, l’Aide vous renvoie au champ de recherche à droite de la barre d’outils dans la fenêtre principale de l’Aide. Explorons dans le détail les rubriques disponibles pour chaque application de la suite Office :

3.1. L’aide de Word Voici la liste des rubriques de l’aide de Word : j Configuration et paramètres

;

; Accessibilité ;

j Boîte à outils j

; Gestion de fichiers ;

j Raccourcis clavier j

j Récupération de documents corrompus

52 LE GUIDE COMPLET

;

L’aide de Word j Meilleures pratiques de Windows j Modèles

Chapitre 3

;

;

j Affichage et accès aux documents j Affichage en mode Bloc-notes j Accès aux documents

;

; ;

j Mise en page de documents j En-têtes et pieds de page

;

j Numéros de page et de ligne j Colonnes

;

;

;

j Conteneurs de texte

;

j Sauts de page, sauts de section et pagination j Configuration de la page et du document

;

;

j Mise en page d’un bulletin en mode Publication

;

j Conception de documents bien présentés à l’aide de thèmes j Le contenu disparaît lorsque je passe en mode Publication j Insertion de texte par un clic et une frappe j Modification et mise en forme du texte j Mise en forme du texte

j Corrections automatiques j Rechercher et remplacer

;

;

;

;

j Contrôle des coupures de mots

;

;

j Insertion d’une équation

;

j Modification d’une équation j Synthèse d’un texte

;

;

j Outils orthographique et de référence

j Insertion d’un symbole

;

;

j Je ne peux pas taper les caractères d’une langue donnée j Création de documents Office élégants j Graphiques

;

;

;

;

;

; Objets ;

j Images j

j Diagrammes

;

j Mise en forme et effets

; LE GUIDE COMPLET 53

Chapitre 3

L’aide d’Office

j Types de fichiers graphiques pouvant être insérés et enregistrés

;

j Enregistrement de texte et de graphiques pour une utilisation future j Utilisation d’un logo dans des applications Office

;

j Fichiers Office 2008 incorporés dans des versions antérieures d’Office j Office pour Windows ne parvient pas à lire ma vidéo QuickTime j Apparition partielle d’une image j Tableaux et listes

j Notes et références

;

;

;

j Notes de bas de page ou de fin j Renvois, légendes et signets

;

;

j Index, tables des matières et autres tables

;

;

j Création d’une source de données pour un publipostage j Automatisation de tâches j Impression

;

;

;

j Listes numérotées et à puces

j Publipostages

;

;

;

;

j Impression de documents

;

j Impression d’enveloppes et d’étiquettes j Sécurité et confidentialité j Partage des données

;

;

;

j Corrections de documents

;

j À propos de l’enregistrement d’un document Word en tant que page web j Comparaison de deux versions d’un document j Partage de données entre applications

;

;

;

j Partage de documents avec d’autres versions d’Office

;

j Je ne peux pas ouvrir un document Office à accès restreint

;

j Mes caractères s’affichent différemment dans les versions antérieures

d’Office ; j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 4 à 6.

54 LE GUIDE COMPLET

L’aide d’Excel

Chapitre 3

3.2. L’aide d’Excel Voici la liste des rubriques d’aide d’Excel :

Figure 3.6 : L’aide d’Excel j Configuration et paramètres j Accessibilité

;

j Personnalisation d’Excel j Compatibilité

;

;

j Classeurs et feuilles

;

j Formules et fonctions j Référence de fonction j Données

;

; ;

;

j Graphiques

;

j Feuilles de livre

;

j Images et formes

;

j Rapports de tableau croisé dynamique j Impression

;

;

j Sécurité et confidentialité j Partage d’informations

;

;

j Résolution des problèmes.

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 7 à 9.

LE GUIDE COMPLET 55

Chapitre 3

L’aide d’Office

3.3. L’aide de PowerPoint Voici la liste des rubriques d’aide de PowerPoint :

Figure 3.7 : L’aide de PowerPoint j Configuration et paramètres j Accessibilité

;

j Gestion de fichiers

;

j Création d’une présentation j Mise en forme du texte

j Ajout d’objets

;

;

j Ajout d’une action j Collaboration

;

;

j Création de diapositives

j Présentation

;

;

;

;

j Impression et documents

;

j Partage avec d’autres applications

;

; Résolution des problèmes.

j Sécurité et confidentialité j

Vous retrouverez ces points abordés aux chapitres 10 et 11.

56 LE GUIDE COMPLET

L’aide de Messenger

Chapitre 3

3.4. L’aide d’Entourage Voici la liste des rubriques d’aide d’Entourage :

Figure 3.8 : L’aide d’Entourage j Configuration et paramètres j Accessibilité

;

j Organisation et recherche j Courrier

;

;

j Carnet d’adresses j Calendrier j Notes

;

;

;

:

j Tâches j Projets

; ;

; Résolution des problèmes.

j Sécurité et confidentialité j

Vous retrouverez ces points abordés au chapitres 12, Entourage 2008 : Premier contact.

3.5. L’aide de Messenger Voici la liste des rubriques d’aide de Messenger : j Mise en route

;

j Connexion et ouverture d’une session j Ajout et gestion de contacts

;

;

j Envoi et réception de messages

; LE GUIDE COMPLET 57

Chapitre 3

L’aide d’Office

j Voir les autres et être vu

;

j Personnalisation de Messenger

;

j Dépannage.

Vous retrouverez ces points abordés au chapitre 13, Messenger 2008 : Premier contact.

3.6. Conclusion En comparant les listes d’aide, prenez le temps de vous familiariser avec les fonctions de chaque logiciel. Rappelons encore une fois les éléments suivants : j

j

j

j

j

Word capte votre frappe au clavier et vous aide à mettre en forme le texte. Excel vous assiste dans vos calculs d’une simple addition à des feuilles comptables plus complexes. PowerPoint facilite la conception de vos projets par la création de diapositives où vous pouvez insérer des plans, du texte, de l’image et du son. Entourage gère vos messages électroniques, vos adresses, votre agenda et votre Centre de projets. Vous recevez des rappels en cas d’oubli. Un agenda quotidien My Day s’affiche à chaque ouverture de session pour vous rappeler vos rendez-vous. Messenger vous accompagne dans votre "chat" – les conversations instantanées – en s’appuyant sur votre carnet d’adresses d’Entourage.

L’aide de Word est nettement plus renseignée que les autres logiciels d’Office. Ce n’est pas étonnant car la majorité des utilisateurs emploient ce traitement de texte pour leur travail et les versions successives l’ont fait davantage évoluer. Par ailleurs, les rubriques d’aide ont été conçues par Microsoft à partir des statistiques des groupes de discussion afin de rendre compte des sujets les plus fréquemment abordés. Vous pouvez également contacter Microsoft ou la communauté des utilisateurs si la réponse à votre question ne figure pas dans ces rubriques. 58 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Premier contact Le menu Fichier de Word 2008 ......................................................................................... 60 Les modes d’affichage d’un document Word ............................................................... 67 La navigation dans un document Word .......................................................................... 69 Le zoom dans un document Word ................................................................................... 70 Le menu Édition de Word 2008 ........................................................................................ 71 Les barres d’outils de Word ............................................................................................... 75 Le menu Affichage de Word 2008 .................................................................................... 80 Conclusion ............................................................................................................................. 96

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Lancez Word 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un document vierge s’ouvre, intitulé Document1. Vous reconnaissez la barre d’outils de Word surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Ma barre d’outils ne me suffit pas

Cliquez du bouton droit dans la zone grise de la barre d’outils puis appelez une barre d’outils prédéfinie ou personnalisez la vôtre.

4.1. Le menu Fichier de Word 2008

Figure 4.1 : Le menu Fichier de Word

Étudions le contenu du menu Fichier. Points de suspension dans les menus

Certains menus présentent des points de suspension. Ils vous mènent à des sous-menus offrant plusieurs options, contrairement aux autres. Faites le test.

Ce menu est séparé en six zones.

Les projets Le menu Les projets ouvre la Bibliothèque de projets, également disponible via [Maj]+[Pomme]+[P]. Vous ouvrez ainsi les modèles de Word déjà étudiés au chapitre 2, Les fonctions communes aux logiciels d’Office.

60 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier de Word 2008

Chapitre 4

Les documents Pour créer ou ouvrir un document : (raccourci : [Pomme]+[N]) ; Ouvrir… un document existant (raccourci [Pomme]+[O]) ; Ouvrir récent, déroulant un sous-menu contenant vos documents récemment ouverts.

j Nouveau document j j

L’enregistrement Pour fermer et sauvegarder un document : (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre document. Vous pouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en haut à gauche de la fenêtre du document. Enregistrer un document existant (raccourci : [Pomme]+[S]). Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur.

j Fermer

j j

Figure 4.2 : La fenêtre d’enregistrement d’un document

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats de fichiers du chapitre 15, Annexes. crée une version de votre document affichable par un navigateur Internet.

j Enregistrer en tant que page web…

Toutefois, les résultats de la conversion seront décevants si vous avez effectué des mises en forme et/ou des animations de texte. Lorsque vous enregistrez un document en tant que page web, Word le convertit au plus proche des standards HTML. La page web peut être très différente du document original : LE GUIDE COMPLET 61

Chapitre 4 j

j

Word 2008 : Premier contact

Les mises en forme de paragraphe telles les arrière-plans avec motifs ou texte ombré ou les styles de bordure décorative, ainsi que la mise en forme de tableau, ne seront pas respectées. La mise en page et les éléments de page comme les en-têtes et pieds de page, les numéros de page et les bordures peuvent être déplacés ou supprimés. Prévisualisation

Prévisualisez votre document dans un navigateur web pour être certain du résultat et servez-vous fréquemment de l’Aperçu de la page web.

La fenêtre Enregistrer sous… vous propose de renommer votre document si vous ne souhaitez pas conserver le nom pris par défaut qui est constitué de la première ligne de votre document Word. Dans la deuxième zone de la boîte de dialogue, déplacez-vous à l’intérieur de votre disque dur afin de trouver le dossier où vous désirez enregistrer ce document. Si ce dossier n’existe pas encore, créez-le à l’aide de Nouveau dossier lorsque vous êtes à l’endroit désiré. Raccourci Pomme+D

Vous êtes perdu dans l’arborescence de votre disque dur. Utilisez le raccourci [Pomme]+[D] pour revenir sur le Bureau et repartez à la recherche de votre dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document.

Dans la troisième zone de la boîte de dialogue, prenez-le temps de définir le format de fichier approprié. Word 2008 exploite le format de document XML qui permet des échanges normalisés entre applications. Il est reconnaissable à son extension .docx. Pensez aux utilisateurs des versions précédentes

Pensez aux nombreux utilisateurs qui ne disposent pas encore de la dernière version d’Office. Pour faciliter vos échanges avec vos interlocuteurs, développez ce menu déroulant et préférez un enregistrement en .doc compatible avec les utilisateurs de Word 97 à 2004 tant que vous ne serez pas assuré de leur migration vers Office 2008.

62 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier de Word 2008

Chapitre 4

Figure 4.3 : Les formats d’enregistrement

Si vous rencontrez toujours des difficultés dans vos échanges, choisissez le format .rtf, abréviation de rich text format, qui conserve la plupart de vos enrichissements tout en restant compatible avec tout traitement de texte. Enfin, pensez à enregistrer en PDF toujours par via menu si vous souhaitez envoyez un texte non modifiable.

La mise en page et l’impression Plusieurs commandes sont disponibles : appelle la fenêtre des attributs de mise en page où vous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs au modèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelle d’impression où les réglages de Microsoft Word qui concernent les marges.

j Mise en page…

Figure 4.4 : La fenêtre Mise en page j Aperçu avant impression

vous donne l’aperçu de votre document.

Mémorisation du raccourci de l’Aperçu

Mémorisez le raccourci d’Aperçu avant impression qui n’est pas renseigné dans le menu Fichier : [Alt]+[Pomme]+[I].

LE GUIDE COMPLET 63

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

dont le raccourci classique est [Pomme]+[P], vous renvoie vers la fenêtre du même nom où figurent les derniers réglages avant la création physique de votre document par [Ä] où son impression sous la forme d’un fichier PDF en cliquant sur PDF en bas à gauche.

j Imprimer…,

Figure 4.5 : La fenêtre Imprimer

Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Word 2008 : j Enregistrer en format PDF…

pour partager votre document avec

d’autres utilisateurs. j Enregistrer en format PostScript…. j

j

j

j

Les fichiers PS sont réclamés par certaines imprimantes. Faxer le document PDF… activera un port série pour l’émission et la réception de fax – sous réserve que votre fournisseur de télécommunications accepte ce protocole – et enverra le document vers un numéro de fax. Envoyer le document PDF par courrier électronique créera un email sans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant les préférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurez définies dans Mail/Préférences… puis dans Générales. Enregistrer en PDF-X garantit que le document sera imprimé tel que vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003 par Adobe. Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors un album contenant les pages de votre document. Si vous souhaitez les emmener sur votre iPod ou votre iPhone, synchronisez cet album dans iTunes.

64 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier de Word 2008

Chapitre 4

pour enregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et les imprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’une imprimante. Enregistrer PDF vers Papers pour exploiter votre document dans Papers de la suite iWork d’Apple. Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.

j Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web

j

j

Choisissez l’option correspondante dans le menu local PDF. Réaliser des pièces jointes en PDF

Il est préférable de réaliser des pièces jointes en PDF parce qu’un PDF ne peut pas transporter de virus, contrairement à un document Office. Les utilisateurs PC ont donc pris l’habitude de supprimer les pièces jointes en .doc, .xls ou .ppt après avoir subi des mésaventures. Pensez systématiquement à fabriquer un PDF, à moins que l’édition du document soit indispensable à votre destinataire.

Figure 4.6 : Le sous-menu PDF

Si votre ordinateur dispose d’un modem, vous pouvez faxer un document depuis Imprimer. Choisissez Faxer PDF dans le menu PDF. Cette fenêtre vous donne également la main à droite de l’Aperçu sur l’ensemble des options disponibles pour l’imprimante ou pour Word en déroulant Copies et pages :

Figure 4.7 :

Le menu Copies et pages

Si vous basculez sur l’option Microsoft Word, votre fenêtre Imprimer prend l’allure suivante :

LE GUIDE COMPLET 65

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Figure 4.8 :

Les options Microsoft Word de la fenêtre Imprimer

Si vous cliquez sur Document, vous pouvez choisir d’imprimer ou d’obtenir un aperçu d’informations utiles telles que les Propriétés du document comprenant notamment des statistiques, également accessibles de trois autres manières : j j

Cliquez en bas du document sur Nombre de mots. Sélectionnez Outils/Statistiques….

Figure 4.9 :

La fenêtre Statistiques j

Passez par Fichier/Propriétés.

Dans ce dernier cas, vous retrouvez dans des onglets la totalité des informations précédemment citées.

Envoyer vers… Le menu Envoyer vers… vous permet de communiquer avec les autres applications de la suite Office. Commande Fichier/Envoyer vers…

Vous prenez des notes en réunion et devez faire une présentation en fin d’après-midi. Vous apprécierez la commande Ficher/Envoyer vers… PowerPoint qui lancera PowerPoint et vous créera une diapositive par note en facilitant d’autant votre travail.

66 LE GUIDE COMPLET

Les modes d’affichage d’un document Word

Chapitre 4

4.2. Les modes d’affichage d’un document Word Passons en revue les modes d’affichage sous Word. En bas et à gauche de votre document, se trouvent cinq icônes. Nous sommes par défaut dans le quatrième mode, le mode Page. En déplaçant de gauche à droite votre souris au-dessus de ces boutons, la zone à droite de la dernière icône affiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vous basculez dans le mode correspondant. Vous pouvez également le faire via Affichage. Passons en revue ces différents modes : j

j

Brouillon ne charge pas l’application en calculs d’affichage et s’avère le mode par excellence pour entrer votre texte si vous le faites au clavier. Plan vous permet de définir la structure de votre ouvrage. Vous l’emploierez uniquement pour des rapports, des études ou des livres dont l’importance nécessite une structuration préalable.

Figure 4.10 : La barre d’outils du mode Plan j

Publicationvous permet d’appeler des modèles de PAO donnant immédiatement un aspect fini et professionnel. Vous pouvez créer des bulletins d’informations, des prospectus, des brochures… que nous avons déjà rencontrés dans la Bibliothèque de projets (raccourci [Maj]+[Pomme]+[P]). Une partie de ces modèles est également accessible en cliquant sur Modèles de publications puis en double-cliquant sur le modèle de votre choix.

Figure 4.11 : Le mode Publication j

Page est le mode que vous pouvez choisir pour des documents de petite taille ; il a l’avantage de vous présenter la page telle qu’elle apparaîtra à la sortie de l’imprimante. LE GUIDE COMPLET 67

Chapitre 4 j

Word 2008 : Premier contact

Bloc-notes peut paraître secondaire puisque vous connaissez sans doute déjà sur Mac la petite application Notes intégrée à Mail. Mais si vous vous servez d’Entourage, vous préférerez probablement rester dans Office avec Bloc-notes…

Notez la présence sur la droite d’onglets pouvant être ajoutés via le symbole +. Ils sont modifiables par un menu contextuel.

Figure 4.12 : Le menu contextuel des onglets

La dénomination des onglets peut changer en cliquant dans leur champ textuel. Vous pouvez modifier leurs couleurs et les positionner dans un autre ordre. L’intérêt de ce Bloc-notes – outre l’envoi des notes vers PowerPoint – est : j

j

La possibilité d’enregistrement audio associé à une note. Appuyez sur Audio puis suivez les instructions classiques d’enregistrement et d’écoute dans la barre d’outils qui surgit en haut de votre Bloc-notes. La prise de dessins si vous disposez d’une palette graphique. Activez le bouton Gribouille et choisissez, via le petit triangle noir à droite de ce bouton, l’épaisseur de votre trait et sa couleur.

Figure 4.13 : Le mode Bloc-notes

68 LE GUIDE COMPLET

La navigation dans un document Word

Chapitre 4

Revenons à la barre d’outils principale dans un document texte classique que vous aviez peut-être gardé ouvert sur votre Bureau. Autrement, retrouvez-le dans votre arborescence et ouvrez-le. Dossiers glissés dans la colonne de gauche

Mac OS X permet depuis Panther 10.3 de glisser des dossiers dans la colonne de gauche de la fenêtre du Finder pour accéder directement à leur contenu. Pour ne pas perdre de temps à chercher vos documents, préférez ce mode de rangement au dépôt des dossiers sur votre Bureau.

4.3. La navigation dans un document Word Nous allons maintenant nous intéresser à une nouveauté de Word 2008. En appuyant dans votre barre d’outils principale sur Navigation, vous faites en effet apparaître une colonne sur votre gauche.

Figure 4.14 : La navigation

Cette colonne vous donne un aperçu des pages de votre document. Si vous étiez un habitué de PowerPoint, elle vous sera vite familière :

1 Amenez votre souris sur cette colonne ; le pointeur se transforme en doigt. 2 Cliquez sur une page au choix. 3 La partie droite de la fenêtre de votre document affiche la page correspondante.

LE GUIDE COMPLET 69

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

4.4. Le zoom dans un document Word Laissez la Navigation activée et restez en mode Page. À droite de votre boîte à outils se trouve le zoom. Cliquez sur le triangle à droite du pourcentage de zoom et choisissez par exemple un affichage à 75 %. Votre affichage se réduit. Suivant la taille de votre écran, vous pouvez désormais voir plusieurs pages à la fois et les éditer.

Figure 4.15 : Afficher plusieurs pages en mode Page

Saisissez maintenant votre fenêtre en bas à droite et réduisez-la. Le zoom diminue et s’affiche en temps réel dans la barre d’outils. À l’inverse, si vous tapez un chiffre dans le champ Zoom, votre affichage diminue ou s’agrandit mais la fenêtre ne se modifie pas en conséquence. Le zoom n’est pas une action

Ne tentez pas d’annuler ou de rétablir un réglage du Zoom. Il n’est pas mémorisé dans la suite d’actions modifiant le texte puisqu’il agit uniquement sur votre confort visuel.

70 LE GUIDE COMPLET

Le zoom dans un document Word

Chapitre 4

4.5. Le menu Édition de Word 2008

Figure 4.16 : Le menu Édition de Word 2008

L’annulation et la répétition Cette zone change suivant votre dernière action pour vous permettre de l’annuler ou de la répéter. Mémorisez : j j

le raccourci d’annulation : [Pomme]+[Z] ; le raccourci de répétition qui mémorise votre dernière action et vous permet de la répéter : [Pomme]+[Y].

Le copier-coller Il offre les fonctions traditionnelles : (raccourci [Pomme]+[X]) ; Copier (raccourci [Pomme]+[C]) ; Coller (raccourci [Pomme]+[V]).

j Couper j j

Utilisez la touche Alt pour copier une portion de texte

En appuyant sur la touche [Alt] tout en sélectionnant une portion de texte, vous copiez cette dernière à l’endroit où vous lâchez le clic de votre souris. Si vous n’appuyez pas sur la touche [Alt], le texte se déplace à l’endroit désiré. La touche [Alt] transforme un couper en un coller.

Remarquez aussi la présence de fonctions supplémentaires : (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]) ; Coller la sélection de l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[V]).

j Copier vers l’album j

LE GUIDE COMPLET 71

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Elles seront activées après un premier passage par la boîte à outils dans l’Album. Vous aurez sélectionné un premier élément à copier dans votre texte puis appuyé sur Ajouter.

Figure 4.17 : L’Album dans la boîte à outils

Notez la présence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sousmenu se développe si vous cliquez dessus ; vous pouvez : j Ajouter la sélection j Ajouter un fichier

;

;

j Ajouter à partir du Presse-papiers

;

j Toujours ajouter une copie.

Évitez d’activer cette dernière fonction. Un message d’alerte vous prévient des ralentissements possibles du logiciel :

Figure 4.18 : Les conséquences de l’ajout automatique d’une copie

Si vous constatez des ralentissements malgré tout, il peut être utile de supprimer une partie des éléments de l’Album. Suppression des éléments de l’Album

Vous supprimez des éléments si ces derniers font référence à des copier-coller dans votre document de travail. Ce n’est pas le cas s’il s’agit de fichier texte ou image importés ; Word ne crée alors qu’un alias dans l’Album.

72 LE GUIDE COMPLET

Le zoom dans un document Word

Chapitre 4

Lorsque vous avez besoin d’un des éléments stockés de votre Album :

1 Positionnez votre pointeur dans votre document. 2 Sélectionnez l’élément désiré dans l’Album. 3 Cliquez sur Coller. Notez enfin la présence dans cet Album d’outils d’affichage et de classement. L’icône des vignettes en haut à droite vous offre trois options d’affichage : j Liste

;

j Détail

;

j Aperçu de grande taille.

Si vous développez le menu Toutes, vous pourrez déterminer des critères de recherche : classe les éléments créés aujourd’hui, une semaine ou un mois avant. Le projet est fait surgir un menu liant la recherche à un projet donné. La catégorie est fait surgir un menu la liant à une catégorie prédéfinie. Créé dans identifie l’application d’Office avec laquelle cet élément a été créé. Éléments trop grands liste les éléments impossible à insérer tels quels dans votre document. Le titre contient affiche les éléments contenant le mot que vous définissez. Le mot clé contient fonctionnera si vous avez renseigné les mots clés dans le champ tout en bas.

j Date de création

j

j

j

j

j

j

Le Collage spécial, le Collage avec lien hypertexte, les éléments Liaison… et Objet qui y sont liés seront étudiés au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.

LE GUIDE COMPLET 73

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

La sélection et l’effacement Vous

pouvez

sélectionner

l’ensemble

de

votre

texte

via

Édition/Sélectionner tout (raccourci [Pomme]+[A]). Utilisez cette fonction

lorsque vous désirez fusionner deux textes en copiant le premier dans le second ou lorsque des problèmes se posent sur un document Word. Dans ce cas, la sélection du contenu et la création d’un nouveau document dans lequel vous enregistrez votre frappe peuvent résoudre des problèmes d’instabilité de fichier. Ces problèmes sont heureusement de plus en plus rares.

La recherche et le remplacement Très utile sur les documents importants, l’outil Rechercher… (raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins Remplacer… et Atteindre… par des onglets :

Figure 4.19 : L’onglet Rechercher… de Word

Une recherche ou un remplacement (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[H]) auraient pu être effectués également par attributs en cliquant sur le sous-menu Format :

Figure 4.20 : Le sous-menu Format de Rechercher…

74 LE GUIDE COMPLET

Les barres d’outils de Word

Chapitre 4

Pour vérifier, par exemple, que vous n’avez pas utilisé sans le savoir plusieurs polices de caractères…

4.6. Les barres d’outils de Word Word dispose de nombreuses barres d’outils ; leurs boutons affichent des renseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide du pointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barres d’outils : j

j

via Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barre désirée ; par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard en sélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis la barre désirée.

Les barres d’outil actives s’ajoutent sous votre barre d’outils Standard. Elles figurent désormais comme cochées dans les menus correspondants. Pour en savoir plus sur ces barres d’outils supplémentaires et leurs personnalisations, rendez-vous dans la description du menu Affichage.

La barre d’outils Standard Elle est destinée à manipuler vos documents.

Figure 4.21 : La barre d’outils Standard de Word

Cette barre offre de gauche à droite les boutons suivants : j Nouveau,

j

j

dédié à la création d’un nouveau document Word. Le petit triangle sur la droite vous propose alternativement de créer un nouveau document en mode Bloc-notes vide ou un nouveau document en mode Publication vide. Ouvrir dont l’action déclenche l’ouverture d’une fenêtre de recherche du document à ouvrir. Enregistrer pour enregistrer le document en cours. LE GUIDE COMPLET 75

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

pour imprimer le document en cours. Annuler et Rétablir dont le petit triangle vous permet de remonter jusqu’à votre première opération – ou toute autre opération intermédiaire – depuis que vous avez ouvert ce document. Utilisez les triangles haut et bas pour vous déplacer au niveau d’annulation requis puis cliquez sur celui-ci. Si vous préférez les raccourcis clavier, souvenez-vous de [Pomme]+[Z] pour annuler et [Maj]+[Pomme]+[Z] pour rétablir.

j Imprimer j

Figure 4.22 : Le sous-menu du bouton Rétablir

Vous pouvez aussi passer par le menu Édition de Word pour Annuler ou Répéter. Revenons dans la barre d’outils Standard de Word et poursuivons nos explorations : reproduit la mise en forme d’un emplacement pour l’appliquer à un autre. Si, par exemple, vous avez mis un mot en gras (raccourci : [Pomme]+[B]) en sélectionnant ce mot puis en cliquant sur Format, votre pointeur se transforme en un point d’insertion assorti d’un +. Vous pouvez copier la mise en forme gras sur un autre mot. Tableaux insère un tableau dans votre document. En cliquant sur ce bouton, vous générez un mini tableau de quatre rangées de cinq cellules où vous pouvez sélectionner le nombre de cellules souhaitées. Concrètement, préoccupez-vous de sélectionner le nombre de cellules de la première rangée. Une fois le tableau créé, appuyer sur [Ä] à la fin de la cette première rangée en créera automatiquement une seconde, etc. Colonnes scinde votre texte en deux à quatre colonnes maximum et fonctionne sur le même principe que Tableaux.

j Format

j

j

J’ai choisi le mode Colonnes et mon texte disparaît…

Appuyez plusieurs fois sur [Ä] jusqu’à ce que votre texte apparaisse dans la seconde colonne. Peut-être auriez-vous mieux fait de définir un tableau ?

montre les caractères non imprimables tels que les retours à la ligne, l’espace entre les mots et avant un point

j Afficher

76 LE GUIDE COMPLET

Les barres d’outils de Word

j

j j

Chapitre 4

d’exclamation, par exemple. Ces espaces suivent les règles typographiques d’usage. Navigation affiche le volet latéral vous permettant de vous déplacer de page en page. Bibliothèque affiche où masque la Bibliothèque d’éléments. Boîte à outils déploie à droite de votre document la boîte à outils d’Office où une partie du formatage disponible, à savoir les éléments les plus fréquents, sont réunis dans une palette de formatage. Pour avoir accès aux réglages complets, passez par le menu Format.

Figure 4.23 : La Palette de formatage de la boîte à outils

La Palette de formatage de la boîte à outils de Word Si ses sous-menus ne sont pas déployés, vous pouvez cliquer sur les triangles à gauche de : j Police,

où vous définissez la police de caractères de votre document en cliquant sur le triangle à droite du champ Nom pour LE GUIDE COMPLET 77

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

régler par la suite sa Taille en points et de gauche à droite les enrichissements de texte désormais classiques : Gras, Italique, Souligné, Barré. Suivent la couleur de police et le Surlignage. Enfin, il peut être utile de placer certains caractères en exposant ou en indice, ou encore de passer un mot ou un groupe de mots en Petites majuscules ou Tout en majuscule. Survolez vos boutons et lisez leurs commentaires

Pour mémoriser vos fonctions, survolez vos boutons dans la barre d’outils et dans la boîte à outils en prenant le temps de lire le commentaire qui s’affiche sur un fond jaune. Par exemple, si vous survolez un des boutons [Couleur] ou [Surlignage], un sous-menu des couleurs se déploie dans lequel vous pouvez rentrer et sélectionner la couleur de votre choix. Si vous sortez de cette zone, repassez par la porte d’entrée du bouton.

est destiné à enrichir votre présentation par des styles prédéfinis ou que vous créerez vous-même. Pour appliquer un style à une portion de votre document, sélectionnez-le puis cliquez sur le style à appliquer dans la fenêtre des styles.

j Styles

Figure 4.24 : Création d’un Nouveau style

vous permet de mettre en page votre texte de manière harmonieuse. Les trois premiers groupes vous permettent de justifier votre texte horizontalement, verticalement par son interligne et de changer l’orientation du texte. Dans Espaces entre paragraphes, vous pouvez saisir une valeur, l’augmenter ou la réduire via le double triangle.

j Alignement et espacement

j

78 LE GUIDE COMPLET

Les barres d’outils de Word

Chapitre 4

vous permet de définir un retrait supplémentaire aux marges de votre document, toujours pour des questions de lisibilité.

j Retrait

Mises en page trop serrées

Évitez des mises en page trop serrées pour ne pas fatiguer vos lecteurs. L’espace entre paragraphes vous permet d’espacer vos paragraphes sans ajouter de retours chariot, erreur fréquente lorsque l’on débute dans Word. Pensez aussi à vous servir du Retrait et à vérifier vos Marges de document. Une fois imprimé, un texte trop près des bords de page serait par exemple caché par vos pouces durant la lecture…

crée une liste à puces ou à numéros. Vous pouvez en modifier le retrait lorsque vous avez à créer des sous-listes. Bordure et trame enrichit votre texte en ajoutant des encadrements dont le Style, la Couleur et l’Épaisseur sont paramétrables. Vous pouvez également ajouter une trame de fond, à 5 % en gris par exemple, pour attirer l’attention sur un titre important.

j Puces et numéros

j

Figure 4.25 : Types de bordures j Marges de document,

comme son nom l’indique, vous permet de modifier l’ensemble de votre document à l’aide des champs de bordure qui sont au nombre de six (quatre pour chaque côté de la page, Gauche, Droite, Haut et Bas, deux pour les En-tête et Pied de page.

Cette boîte à outils ne se limite pas au formatage de votre document. Elle contient également, dans les onglets accessibles, en haut de sa fenêtre : j j j j j j j

une palette d’objets ; des citations ; un Album ; des outils de références ; le rapport de compatibilités ; la Palette des projets ; des préférences.

LE GUIDE COMPLET 79

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

4.7. Le menu Affichage de Word 2008 Avant de découvrir les onglets qui composent le reste de notre boîte à outils, faisons un détour par le menu Affichage. Vous pouvez également accéder à ces onglets dans la seconde zone de ce menu, celle de la boîte à outils.

Figure 4.26 : Le menu Affichage de Word 2008

Partagé en quatre zones, le menu Affichage est un menu important de Word.

L’affichage Cette zone vous permet de basculer d’un mode à un autre si l’usage des boutons en bas et à gauche de votre document vous paraît moins intuitif.

La boîte à outils Cette zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans la boîte à outils. Mémorisez le raccourci ([Alt]+[Pomme]+[R]) appelant vos dictionnaires.

La Palette des objets Elle réunit les objets à insérer dans vos documents.

80 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

Figure 4.27 : La Palette d’objets de la boîte à outils

Cette palette peut être agrandie en saisissant les qui se trouvent en bas de la fenêtre. Elle devient plus facile à aborder en utilisant le champ de recherche en bas de la fenêtre. Si vous tapez par exemple le mot triangle, les formes triangulaires sont les seules à apparaître. Vous pouvez aussi développer le sous-menu Toutes les formes pour faire apparaître uniquement la famille qui vous intéresse : j Formes de base j Lignes

;

;

; Organigramme ;

j Flèches pleines j

j Étoiles et bannières

;

j Bulles et légendes.

Enfin, la présence de quatre onglets vous permet d’accéder de gauche à droite aux : j Formes

;

j Images de Word 2008 j Symboles

;

;

j Photos d’iPhoto.

On ne peut qu’apprécier l’intégration de Word 2008 avec iPhoto.

LE GUIDE COMPLET 81

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

La Palette des citations

Figure 4.28 : Les citations de la boîte à outils

Cette palette vous permet de recenser des œuvres et leurs auteurs afin de faciliter le référencement des citations que vous ferez par la suite dans vos documents. En cliquant sur le + en bas à gauche de cette fenêtre, vous pouvez renseigner les champs de votre citation.

Figure 4.29 : La création d’une citation

Les outils de référence Réunis dans une seule palette, le dictionnaire de Word, celui des synonymes, le dictionnaire bilingue, les outils de traduction et de recherche sur le Web vous donnent une assistance étendue à l’écriture de vos documents. L’usage d’Internet s’étant généralisé, l’utilité du Dictionnaire des synonymes, du Dictionnaire, disponible en français, anglais, allemand, japonais et espagnol et du Dictionnaire bilingue comprenant de surcroît l’italien, le chinois et le coréen vous rendront suffisamment de services sans que vous ayez à utiliser la Traduction et la Recherche web aux résultats plus incertains… 82 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

Figure 4.30 : Les outils de référence

Vérifier mon orthographe et ma grammaire

Appelez ces outils par Outils/Grammaire & Orthographe… ou via le raccourci [Alt]+[Pomme]+[L].

Le rapport de compatibilité Si votre destinataire détient une version plus ancienne d’Office, vous avez intérêt à vérifier ici la compatibilité de votre document.

Figure 4.31 : Le Rapport de compatibilité

LE GUIDE COMPLET 83

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Cliquez sur les problèmes de compatibilité un à un pour lire les explications associées. Si Word peut corriger votre document, l’icône de la clé à molette Corriger sera active.

La Palette de projets Créé dans Entourage, le logiciel de courriers électroniques d’Office, les projets se retrouvent sous une forme résumée dans cette Palette. En règle générale, ils ne sont pas éditables depuis cet endroit. Si vous cherchez à créer un rendez-vous ou une tâche en cliquant sur l’étoile bleue, Office vous enverra sur Entourage.

Figure 4.32 : La Palette de projets

Nous reviendrons au chapitre 12, Entourage 2008 : Premier contact, sur le Centre de projets et ses éléments associés.

Les préférences de la boîte à outils Pour accéder à ces préférences, cliquez sur la flèche retour qui figure en haut à droite de la boîte à outils. À la manière des widgets de Mac OS X, la fenêtre tourne et affiche les préférences de la boîte à outils.

Figure 4.33 : Les préférences de la boîte à outils

84 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

En cochant Quand inactivité pendant, vous pourrez réduire l’espace pris par cette palette lorsqu’elle reste inutilisée durant la frappe d’un texte, une chose utile sur un portable dont l’écran est plus réduit qu’au Bureau. La seconde partie de la fenêtre vous propose de masquer une partie des items inutilisés. Passez par le sous-menu Palette de mise en forme pour afficher les écrans correspondants et décochez ceux-ci. Dictionnaire de synonymes

Il est impossible de masquer le dictionnaire des synonymes.

La Bibliothèque et la barre d’outils Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèque d’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afin de vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque de projets…. Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. Pour votre commodité, les programmeurs de Word ont défini des barres d’outil dédiées aux travaux les plus fréquents. Activer les barres d’outils d’un clic droit

Vous pouvez activer les barres d’outils de votre choix par un clic droit dans le vide au-dessus de n’importe quelle barre d’outils.

La barre d’outils de formatage Figure 4.34 : La barre d’outils de formatage

Vous retrouvez dans cette barre les outils de formatage déjà abordés dans la boîte à outils.

La barre d’outils de contact Figure 4.35 : La barre d’outils de Contact

LE GUIDE COMPLET 85

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Cette barre vous permet de créer, modifier ou insérer un contact figurant dans le carnet d’adresses d’Entourage : j

j j

Sélectionnez un contact dans le champ Nom du contact. Lorsqu’un contact est sélectionné dans ce champ, vous avez le choix d’inclure l’adresse, le téléphone ou l’email via les trois boutons sur la droite. Ils resteront grisés tant que vous n’avez pas sélectionné un contact. Ajouter crée un nouveau contact dans ce carnet d’adresses. Les boutons suivants seront activés si vous avez sélectionné un contact dans votre document : Remplacer un contact ouvre une fenêtre vous proposant de

changer de contact. Mettre à jour un contact met à jour le contact sélectionné dans

votre document.

La barre d’outils de révision Figure 4.36 : La barre d’outils de Révision

Cette barre d’outils est utile si vous écrivez un texte à plusieurs. De gauche à droite, vous pouvez : j j

Afficher le texte final ou original, avec ou sans marques. Afficher tout ou partie des outils de révision qui sont les Commentaires que vous ajoutez par Nouveau commentaire, les Insertions et suppressions, la Mise en forme, le choix des Relecteurs, Le Volet vérifications également disponible via le dernier bouton à droite de la barre de révision et les Préférences de Word relatives aux révisions.

Figure 4.37 : Les préférences de révision de Word

86 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008 j

j

j

j

Chapitre 4

Une série de cinq boutons de déplacement, validation ou refus des commentaires. Un suivi des modifications vous donne le détail des modifications à l’endroit du texte. Vous pouvez envoyer votre texte révisé en pièce jointe avec Entourage. Ou contacter votre interlocuteur par messagerie instantanée avec Messenger.

La barre d’outils de tableaux et bordures Figure 4.38 : La barre d’outils de Tableaux et bordures

Suivant le même principe, cette barre d’outils rassemble les boutons nécessaires à la mise en forme de tableaux et de bordures. Pour en savoir davantage, rendez-vous au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.

La barre d’outils d’insertion automatique de texte Pratique pour insérer des formules de politesse, cette barre se déploie par l’intermédiaire de son petit triangle.

Figure 4.39 : La barre d’outils d’insertion automatique de texte

Le bouton de gauche vous renvoie vers les préférences de Correction automatique de Word que vous laisserez dans son réglage par défaut.

La barre d’outils d’arrière-plan Elle vous propose de modifier la couleur de fond de votre document et d’appeler la fenêtre Motifs et textures… pour modifier vos arrière-plans. LE GUIDE COMPLET 87

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

Figure 4.40 : La fenêtre Motifs et textures…

La barre d’outils de bases de données Utile pour fusionner par exemple un ensemble d’adresses avec une lettre type afin d’imprimer un publipostage. Cette barre est d’un abord plus complexe ; elle sera traitée à travers un exemple au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme.

La barre d’outils de dessin Elle vous sera utile dès que vous voudrez manipuler des images dans Word, les insérer dans un texte, leur adjoindre des cadres, des formes en 2D et en 3D. De haut en bas, nous retrouvons :

pour déplacer vos dessins ou images ; Options de la grille, afin de gérer la disposition des éléments dans votre document, que vous laisserez dans son réglage par défaut ;

j Sélection des objets j

Figure 4.41 : La barre d’outils de dessin

Figure 4.42 : Les options de la grille

88 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008 j Rotation libre

Chapitre 4

des éléments pour amener de la fantaisie dans vos

documents ; j Insérer une image,

qui appelle une fenêtre du Finder pour définir l’image à insérer puis la dépose au dernier endroit où se trouvait votre pointeur.

Remarquez la transformation de votre Palette de formatage dans votre boîte à outils après l’insertion d’une image.

Figure 4.43 : Les menus Image, Taille et Habillage de la Palette de formatage

De nombreuses options s’offrent à vous pour retravailler les images insérées dans vos documents : vous fait passer de la couleur aux nuances de gris, en noir et en blanc ou en filigrane. Rognage rogne une image trop grande. Forme modifie la forme si elle est éditable. Couleur transparente permet de rendre l’arrière-plan d’une image invisible pour qu’il prenne la couleur d’arrière-plan du document ou pour que du texte soit visible au travers. Images de la bibliothèque appelle la Clip Gallery de Word.

j Recolorier

j j j

j

LE GUIDE COMPLET 89

Word 2008 : Premier contact

Chapitre 4

Figure 4.44 : La Clip Gallery de Word

Également disponible via Insertion/Image/Images de la bibliothèque…, Clip Gallery est une bibliothèque d’images clipart pouvant être insérés dans des documents Office. Vous pouvez : j

j

j

Ajouter des images à des documents Word et des feuilles Excel ou des films et des sons aux présentations PowerPoint. Obtenir un aperçu et télécharger gratuitement des clips supplémentaires en cliquant sur En ligne. importer des images, des films et des sons à partir du disque dur de votre Mac, d’un CD-ROM ou d’un réseau local. Clip Gallery importe des clips vers la catégorie Favoris sauf si vous sélectionnez une autre catégorie lors de l’importation.

Dans Clip Gallery, les clips sont organisés par catégories pour les retrouver rapidement. Vous pouvez également attribuer des propriétés aux clips afin d’effectuer une recherche par mot-clé ou description. Revenons à la barre d’outils Dessins : modifie votre pointeur et vous permet de dessiner une zone rectangulaire dans laquelle votre texte sera contraint.

j Zone de texte

Enfin, les trois derniers boutons insèrent des formes utiles à vos présentations : j Forme automatique j Ligne

;

j 3D.

90 LE GUIDE COMPLET

;

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

Une forme peut contenir du texte

Comme une zone de texte, une forme peut être un conteneur de texte. Mais avant d’entrer du texte dans une forme, vous devez commencer par la préparer afin qu’elle accepte le texte. 1 Cliquez sur une forme pour la sélectionner.

2 3 4 5

Maintenez la touche [Ctrl] appuyée. Cliquez sur la forme. Cliquez sur Ajouter du texte. Tapez ou collez du texte dans la forme.

La barre d’outils de formes Cette barre d’outils vous servira à créer des formulaires de champs que vous pourrez par exemple enregistrer sous la forme d’une page web ou envoyer en pièce jointe à des adhérents, si vous gérez une association. Figure 4.45 : La barre d’outils de formes

De gauche à droite, nous avons : j Champ texte

;

j Champ case à cocher

;

; Options pour les champs de formulaire, qui ouvre une fenêtre où vous définissez vos champs ;

j Liste déroulante de champ de formulaire j

Figure 4.46 : Options pour les champs de formulaire j Dessiner un tableau

;

j Insérer ou dessiner un tableau dans ce document

; LE GUIDE COMPLET 91

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

j Insérer un cadre j Trame de fond

;

;

j Protection du formulaire.

La barre d’outils de films Cette barre permet d’insérer un film depuis votre disque dur, de lancer sa lecture, de contrôler l’aspect de la fenêtre et son format. Elle sera surtout utile dans PowerPoint.

La barre d’outils de Speech Word utilise la technologie Synthèse vocale d’Apple pour lire le texte des documents à voix haute. Procédez ainsi :

1 2 3 4

Rendez-vous dans Affichage/Barres d’outils/Speech. Sélectionnez le texte que Word doit lire à voix haute. Dans la barre d’outils Speech, cliquez sur Sélection Speak . Pour que Word arrête de lire le texte, cliquez sur Arrêter de parler.

Figure 4.47 : La barre d’outils de Speech

Cet outil reste malheureusement un gadget en français car la voix utilisée est celle d’Apple qui ne "sait pas lire" le français. Écrivez une phrase en anglais ; vous constaterez immédiatement la différence…

La personnalisation des barres d’outils… Vous y accédez de deux manières possibles : j j

Par Affichage/Personnaliser les barres d’outils…. Par un clic droit sur une zone vide des barres d’outils développant le sous-menu suivant :

Figure 4.48 : Le menu contextuel des barres d’outils

92 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

Dans les deux cas, la fenêtre Personnaliser les barres d’outils et menus s’ouvre :

Figure 4.49 : Personnaliser les barres d’outils et menus

1 Activez la case à cocher Afficher correspondant à la barre d’outils à modifier. 2 Sélectionnez l’onglet Commandes. 3 Dans Catégories, choisissez une catégorie. 4 Dans Commandes, faites glisser la commande à partir de la liste des commandes vers l’emplacement souhaité dans la barre d’outils ou la barre de menus. Les boutons s’écartent et votre nouvelle commande figure désormais dans la barre d’outils. Il est utile, par exemple, d’ajouter à votre barre d’outils Standard les boutons Dessin et Grammaire & Orthographe. Exercez-vous à les trouver et à la glisser au bon endroit. Pour supprimer une commande, faites-la glisser à l’extérieur de la barre d’outils. Vous pouvez également Réinitialiser la barre d’outils… via le menu contextuel obtenu par un clic droit sur la barre d’outils considérée. Enfin, vous pouvez modifier les propriétés d’un bouton dans une barre d’outils lorsqu’elle n’est pas ancrée et qu’il n’appartient pas à la barre d’outils Standard. Modifions par exemple le bouton Insérer une zone de texte de la barre d’outils Dessin en lui ajoutant un raccourci :

1 Affichez la barre d’outils Dessin via Affichage/Barres d’outils/Drawing ou en cliquant dans la barre d’outils Standard sur le bouton Dessin que vous avez ajouté.

LE GUIDE COMPLET 93

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

2 Par un clic droit sur le bouton Insérer une zone de texte de la barre d’outils Dessin, demandez à voir les Propriétés.

Figure 4.50 : Les propriétés d’un bouton

3 Cliquez sur Clavier. 4 Dans la fenêtre Personnaliser le clavier qui s’ouvre, tapez au clavier une combinaison de touches, par exemple [Alt]+[Pomme]+[0]. Cette combinaison de touches n’est pas déjà attribuée. Dans le cas contraire, mieux vaut en définir une autre.

Figure 4.51 : Personnaliser le clavier

5 Fermez les deux fenêtres précédentes et vérifiez que votre raccourci est actif.

Les règles, notes, en-tête et pied de page… Employés dès que vous écrivez plusieurs pages, que vous devez citer vos sources et surveiller vos marges, ces outils sont d’un usage quotidien. fait apparaître ou disparaître une règle horizontale et une règle verticale autour de votre document.

j Règle

94 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage de Word 2008

Chapitre 4

fait apparaître ces éléments en bas et en haut de votre document. Depuis Word 2008, vous pouvez directement les faire apparaître en cliquant en haut ou en bas dans votre document. Notes vous renvoie à vos notes dès la première création d’une note par Insertion/Note…. Marque de révision vous dévoile les marques de révision d’un document lorsque ce mode est activé. L’activation du Suivi des modifications active automatiquement ce mode.

j En-tête et pied de page

j

j

Figure 4.52 : Les marques de révision d’un document

la mise en forme vous indique dans une fenêtre accompagnant votre pointeur le formatage du texte survolé.

j Révéler

Figure 4.53 : Révéler la mise en forme j Plein écran

affiche votre document en Plein écran.

Boutons disparus

Je ne vois plus mes boutons de passage d’un mode à un autre en bas de mon document… Vérifiez que vous n’êtes pas en mode Plein écran dans Affichage.

affiche une fenêtre flottante reprenant les contrôles du zoom de la barre d’outils Standard.

j Zoom…

LE GUIDE COMPLET 95

Chapitre 4

Word 2008 : Premier contact

4.8. Conclusion Nous avons vu les trois premiers menus de Word 2008 – Fichier, Édition et Affichage – ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils. Vous disposez d’une bonne base pour écrire, mettre en page et imprimer vos documents. Le chapitre suivant sera consacré, à travers des exemples, à mettre en forme des documents types tels que des lettres, des bulletins, des étiquettes et à insérer des éléments.

96 LE GUIDE COMPLET

Word 2008 : Mise en forme La frappe au kilomètre ........................................................................................................ 98 Les marges, les règles et les retraits ............................................................................... 99 Insérer un élément dans votre document .................................................................... 103 Conclusion ........................................................................................................................... 131

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Vous avez écrit vos premiers documents. Mais leur aspect ne vous satisfait pas encore… L’aspect d’un document compte autant que son contenu, suivant l’adage "c’est la première}impression qui compte" : les marges, l’espacement des lignes et des caractères, le positionnement de la ponctuation, d’un indice ou d’un exposant répondent à une harmonie établie de longue date. Word tient compte de toutes ces règles. Grâce aux fonctionnalités de Word, nous verrons comment appeler des modèles variés et les modifier selon vos goûts. Trace des trois derniers emplacements

Word conserve la trace des trois derniers emplacements où vous avez saisi ou modifié du texte. Sous réserve de ne pas fermer puis rouvrir un document, pour revenir à un emplacement d’édition précédent, appuyez sur [Maj]+[F5] jusqu’à atteindre l’emplacement souhaité.

5.1. La frappe au kilomètre Peut-être est-ce l’une des premières fois que vous tapez un texte dans un traitement de texte ? Pour vous familiariser avec le clavier, adoptez d’abord quelques règles simples : j

j

j

j

Posez vos paumes et vos coudes sur la table en réservant suffisamment de place pour ce faire sur votre bureau. Gardez votre dos droit et si possible, procurez-vous un siège ergonomique qui prendra soin de vos lombaires. Il existe des sièges inversés qui sont parfaits pour cela mais ne conviennent pas à tout le monde. Essayez-les dans un magasin… Cherchez l’endroit où placer vos paumes pour que votre clavier soit à portée de vos doigts. En gardant le contact en permanence avec la table, vous donnez ainsi une référence à votre cerveau qui mémorise la position des touches sans avoir à baisser les yeux vers le clavier. Ce faisant, vous vous consacrez à ce que vous voyez sur votre écran. Au besoin, regardez vos doigts bien sûr mais amusez-vous à rendre ce temps le plus court possible afin de vous affranchir peu à peu de cette vérification.

Avec cette technique et en écrivant une moyenne d’une page par jour, votre agilité se développera en quelques mois et vous pourrez frapper du texte au kilomètre. 98 LE GUIDE COMPLET

Les marges, les règles et les retraits

Chapitre 5

Déplacez des pavés de texte avec la souris

En saisissant un mot ou un groupe de mots, vous pouvez en maintenant le clic déplacer votre sélection à un autre endroit du texte. Cette astuce vous épargne un copier coller.

Une fois le texte saisi, il s’agit de mettre ce dernier en forme. Déplacez votre souris sur les bords de votre document.

5.2. Les marges, les règles et les retraits Lorsque vous êtes à la limite de la zone bleue à droite ou à gauche, le pointeur d’insertion prend l’aspect d’une double flèche horizontale. En maintenant le clic, vous augmentez ou réduisez la marge de votre document. À titre d’exercice, faites de même sur la règle verticale située à gauche de votre document. Appuyez sur Alt pour un contrôle plus précis de la marge

Pour spécifier des mesures de marge exactes, maintenez [Alt] appuyée lors du déplacement de la limite de marge. La règle affiche les mesures des marges.

Cette méthode visuelle étant peu précise, vous pouvez double-cliquer sur la règle horizontale ou la règle verticale pour appeler la boîte de dialogue Document, également disponible via Format/Document….

Figure 5.1 :

Les marges dans la boîte de dialogue Document

LE GUIDE COMPLET 99

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Vous pouvez définir au centième de millimètre près vos marges dans les champs qui s’affichent. Si vous réalisez une impression en recto verso, cochez la case Pages en vis-à-vis pour ajuster les marges des pages à gauche et à droite en même temps. Le second onglet de Document, Disposition, vous donne la possibilité de définir : j

j

j j

j

j

Le mode de changement de section que vous laisserez par défaut sur Nouvelle page. Le comportement des en-têtes et pieds de page. Il est utile de cocher si vous faites une impression recto verso Paires et impaires différentes et si vous insérez une page de garde Première page différente, afin de ne pas avoir de numéro de page sur votre première page. L’alignement vertical que vous laisserez par défaut. La Numérotation des lignes… qui est utile uniquement dans des cas particuliers comme l’étude d’un texte à l’école, par exemple. le choix des Bordures dans Bordure et trame, également accessible via Format/Bordure et trame…. La mise en page, accessible dans l’onglet Marges, l’est aussi via Fichier/Mise en page….

Mise en page Cliquez sur Gauche

Étend le texte vers la droite à partir du taquet de gauche. C’est le taquet réglé par défaut.

Cliquez sur Centré

Centre le texte autour de ce taquet.

Cliquez sur Droite

Étend le texte vers la gauche à partir du taquet de droite jusqu’à ce que la ligne soit pleine. Le texte continuera à s’étendre vers la droite.

Cliquez sur Décimale

Centre le texte sur le point décimal.

Cliquez sur Barre

Place une ligne verticale sur la position de votre choix. Cette barre n’affecte pas la position du texte.

100 LE GUIDE COMPLET

Les marges, les règles et les retraits

Chapitre 5

Figure 5.2 : La disposition dans la boîte de dialogue Document

Il est également utile de définir des taquets de tabulations pour que le début d’un paragraphe soit signalé par un retrait afin d’être davantage identifiable. Sélectionnez le texte dans lequel vous souhaitez définir un taquet de tabulation. Pour définir les taquets de tabulation d’un document entier, sélectionnez tout le texte avec le raccourci [Pomme]+[A]. Enfin, si vous voulez définir des mesures précises, appelez Tabulations… via Format/Tabulations… ou via le sous-menu des taquets

de tabulation.

Figure 5.3 : La boîte de dialogue Tabulations…

Étudions le menu Format de plus près.

Figure 5.4 : Le menu Format de Word

LE GUIDE COMPLET 101

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

De haut en bas, Format vous permet de : j

j

Choisir votre Police… de caractères, l’aspect de vos paragraphes et la mise en page de votre document. Personnaliser une liste à puces via Puces et numéros…. C’est ici, par exemple, dans l’onglet Numéros que vous pourrez poursuivre la numérotation d’une liste interrompue par un commentaire.

Figure 5.5 :

L’onglet Numéros de Puces et numéros… j

j

j

j

Changer vos Bordures et trames... dont la Palette de formatage ne propose qu’une partie des options. Définir des Colonnes… de proportions inégales contrairement au bouton Colonnes de la barre d’outils Standard. Ajouter ou supprimer des taquets de Tabulations… dans la règle surplombant votre document. Insérer une Lettrine… qui est un agrandissement de la première lettre d’un paragraphe.

Figure 5.6 : La boîte de dialogue Lettrine j

j

j

Changer l’Orientation du texte… dont vous pourrez vous servir, par exemple, dans un tableau. Changer la casse… de Minuscule vers Majuscule et inversement, également accessible par la Palette de Formatage. Faire une Mise en forme automatique… dont les résultats laissent toujours à désirer dans cette nouvelle version et que vous ne ferez qu’en cas d’urgence, Word interprétant parfois les styles présents de façon fantaisiste.

102 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document j

Chapitre 5

Appeler les Styles… fait surgir une boîte de dialogue qui vous permet de modifier les styles existants, d’en créer ou d’en supprimer.

Figure 5.7 : La boîte de dialogue Style

modifie la couleur de fond de votre page lorsque vous désirez distinguer certaines pages d’un document. Choisissez de préférence des couleurs pastel en conservant une couleur de police noire pour une meilleure lisibilité. Objet… vous aide à définir les options de disposition de l’objet sélectionné vis-à-vis du texte.

j Arrière-plan

j

Cet objet que vous avez sélectionné, vous vous êtes peut-être contenté de le glisser déposer dans votre document… Office est compatible avec la plupart des formats graphiques ; vous n’avez pas eu de message d’erreur. Si le glisser déposer n’est pas dans vos habitudes, vous pouvez également passer par Insertion.

5.3. Insérer un élément dans votre document

Figure 5.8 : Le menu Insertion de Word

LE GUIDE COMPLET 103

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Word insère automatiquement des sauts de page en fonction de la mise en forme que vous appliquez au document. Des sections et sauts de section déterminent des options de mise en page et de mise en forme spécifiques dans votre document. Vous créez une nouvelle section pour modifier des propriétés telles que la numérotation, le nombre de colonnes ou les en-têtes et pieds de page d’une partie de votre document. Par exemple, vous pouvez mettre en forme une section avec une seule colonne pour l’introduction du rapport, puis mettre en forme la section suivante avec deux colonnes pour le corps de texte. Word considère que le document est composé d’une seule section à laquelle il appliquera le même formatage jusqu’à l’insertion d’un saut de section.

Figure 5.9 : Le sous-menu Saut du menu Insertion de Word

Le saut de page Si vous voulez insérer un saut de page à un emplacement spécifique, vous pouvez le faire manuellement :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité de démarrage d’une nouvelle page. 2 Sélectionnez Insertion/Saut/Saut de page. Bien que la mise en forme soit automatique, vous pouvez décider de faire un saut de ligne manuel :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’un saut de ligne. 2 Appuyez sur [Maj]+[Retour].

Le saut de colonne Il est disponible via le raccourci [Pomme]+[Maj]+[Retour] et facilite la mise en page en colonnes. Vous pouvez en effet mettre en forme le texte dans plusieurs colonnes, parfois nommées "colonnes de journal" du temps où les articles étaient composés par colonnes. 104 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Prenez un de vos textes et cliquez sur Colonnes dans la barre d’outils principale ; une icône représentant quatre colonnes surgit au-dessous. Vous pouvez sélectionner deux à quatre colonnes. Word formatera votre texte en conséquence. Les colonnes supplémentaires n’apparaissent pas si votre texte est trop court.

Figure 5.10 : Un exemple de mise en page en colonnes

Le texte remplit les colonnes dans l’ordre de leur apparition, le saut de colonne intervenant une fois la colonne remplie. Si vous voulez contrôler l’emplacement du saut de colonne, vous pouvez insérer un saut de colonne à l’emplacement de votre choix :

1 Dans le document, cliquez à l’emplacement souhaité d’insertion d’un saut de colonne. 2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de colonne. Ou ajuster toutes les colonnes pour que leur longueur soit identique :

1 Cliquez à l’extrémité des colonnes à ajuster. 2 Cliquez sur Insertion/Saut/Saut de section (continu). Ma nouvelle page ne commence pas après les colonnes ajustées

Si vous voulez qu’une nouvelle page commence après les colonnes ajustées, cliquez après le saut de section continu, puis insérez un saut de page manuel via Insertion/Saut/Saut de page.

En cours de travail, vous pouvez aussi modifier le nombre de colonnes en utilisant de nouveau le bouton Colonnes de la barre d’outils principale. Enfin, ces colonnes sont modifiables en largeur en déplaçant les marqueurs bleus visibles sur la règle horizontale.

Figure 5.11 : Les marqueurs de colonne

LE GUIDE COMPLET 105

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Vous pouvez faciliter votre mise en page en affichant les limites des colonnes, des marges de page et d’objets par l’affichage des caractères non imprimables dont le bouton Afficher figure sur la barre d’outils principale.

Figure 5.12 : Un exemple de caractères non imprimables d’une colonne

Le saut de section Chaque saut de section contrôle la mise en page et la mise en forme de la section précédant le saut. Par exemple, si vous supprimez un saut de section, le texte précédent se raccroche à la section qui suit et épouse sa mise en forme. La dernière marque de paragraphe (¶) dans le document contrôle la mise en page et la mise en forme de la dernière section du document. Si le document ne contient pas de section, la dernière marque de paragraphe commande la mise en page et la mise en forme du document entier. Les sauts de section sont de quatre types : j Page suivante. j

j

j

Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page suivante. Continu. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la même page. Page impaire. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page impaire suivante. Page paire. Le saut insère un saut de section et une nouvelle section sur la page paire suivante.

Pour chaque section, vous pourrez modifier les options de mise en page et de format des éléments suivants : j j j

marges ; format ou orientation de la page ; alimentation papier de l’imprimante ;

106 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document j j j j j j j

Chapitre 5

bordures de page ; alignement vertical ; en-têtes et pieds de page ; colonnes ; numérotation de page ; numérotation de ligne ; notes de bas de page ou de fin.

Pour modifier un saut de section :

1 Cliquez dans la section à modifier. 2 Dans le menu Format, cliquez sur Document. 3 Dans le menu contextuel Début de la section, cliquez sur l’option qui décrit le type de saut de section souhaité. Pour supprimer un saut de section :

1 Cliquez sur le saut de section à supprimer. 2 Si vous êtes en mode Page ou en mode Plan et que vous ne voyiez pas le saut de section, dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Afficher les caractères non imprimables. 3 Appuyez sur Supprimer. Suppression d’un saut de section

Lorsque vous supprimez un saut de section, vous supprimez aussi la mise en forme de la section pour le texte dans la section précédant le saut. Ce texte devient partie intégrante de la section suivante et épouse la mise en forme de la section, y compris les marges. Pensez à faire un retour en arrière ([Pomme]+[Z]) si vous vous êtes trompé.

Les numéros de page Vous pouvez insérer des numéros de page dans votre document. Ils se placeront dans la zone de l’en-tête ou du pied de page que vous pouvez également activer depuis Office 2008 en cliquant en haut ou en bas de votre document ou via Affichage/En-tête et pied de page. Procédez ainsi :

1 Assurez-vous d’être en mode Page. LE GUIDE COMPLET 107

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

2 Cliquez sur Insertion/Numéros de page.

Figure 5.13 : Numéros de page

Notez la présence de l’option Commencer la numérotation à la première page que vous pourrez décocher si votre document contient une page de garde. Dans la partie droite de cette fenêtre, un aperçu montre le positionnement de votre numéro de page. En dessous de cette option, vous pouvez cliquer sur Format des numéros de page qui ouvre une nouvelle fenêtre

Figure 5.14 : La fenêtre Format des numéros de page de Word

Cette fenêtre vous permet de définir le type de format des numéros de page en chiffres arabes ou romains, par exemple, ainsi que leur démarrage depuis le début du document ou pour une section donnée.

Date et heure De la même manière que pour l’insertion d’un numéro de page, vous pouvez dater votre document via Date et heure…. Pour cela :

Figure 5.15 : La boîte de dialogue Date et heure

108 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

1 Dans Insertion/Date et heure…, faites surgir la fenêtre correspondante. 2 Cliquez sur la date de votre choix. 3 Demandez à mettre à jour automatiquement en cochant la case si vous souhaitez que votre document affiche toujours sa dernière utilisation.

Insertion automatique… Figure 5.16 : Le sous-menu Insertion automatique…

Vous pouvez enregistrer et insérer rapidement du texte, des graphiques et d’autres éléments dont vous vous servez souvent ; votre adresse, par exemple. Word insère automatiquement les éléments enregistrés dans le document lorsque vous saisissez les premiers caractères ou lorsque vous sélectionnez l’entrée d’un menu. Word est fourni avec des insertions automatiques intégrées mais nous allons voir comment créer les vôtres. Via Affichage/Insertion automatique…, vous appelez les préférences de Word en matière d’insertion automatique. Laissez les préférences par défaut et si vous devez faire régulièrement des insertions, utilisez Afficher barre d’outils pour bénéficier d’un accès plus direct.

Figure 5.17 : Création d’une insertion automatique

Pour créer une insertion automatique :

1 Sélectionnez un texte ou un graphique à enregistrer. 2 Pour stocker la mise en forme de paragraphe avec l’entrée, incluez la marque de paragraphe dans la sélection. LE GUIDE COMPLET 109

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

3 Rendez-vous dans Insertion/Insertion automatique/Nouveau. 4 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez un nom pour l’insertion automatique. Word enregistre l’insertion automatique pour une utilisation ultérieure dans NORMAL, la catégorie par défaut, disponible pour tous documents. Cliquez sur OK. Quatre caractères minimum

Pour une insertion automatique, assurez-vous que le nom contient au moins quatre caractères ; Word effectue une insertion seulement après la saisie de quatre caractères.

Vous pouvez vérifier la présence de votre nouvelle Insertion automatique en vous rendant dans Insertion/Insertion automatique/Normal suivi du nom de votre insertion. En lâchant la souris sur cette insertion, vérifiez qu’elle apparaît après votre pointeur dans votre document Word. Pour modifier une insertion automatique, procédez de même que pour sa création. Lors de l’apparition de Créer une insertion automatique, vous serez invité à la redéfinir si vous adoptez le même nom, Word identifiant la précédente. Il ne vous restera plus qu’à confirmer la modification. Pour supprimer une insertion automatique :

1 Retournez dans les préférences d’insertion automatique via Insertion/Insertion Automatique…. 2 Dans la liste Tapez les insertions automatiques ici, cliquez sur le nom de l’insertion automatique à supprimer. 3 Cliquez sur Supprimer.

Figure 5.18 : La boîte de dialogue Organiser de Modèles et Compléments

110 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Champ… Un champ est un texte d’espace réservé indiquant l’emplacement dans lequel apparaîtront les informations de votre source de données. Le code de champ inclut les caractères du champ { , le type du champ et des instructions. Pour insérer un champ dans un document, utilisez Insertion/Champ…. L’insertion de champ, incontournable en cas de fusion de documents, sera étudiée lors du publipostage au chapitre 6, Word 2008 : Les outils.

Caractères spéciaux… Les Caractères spéciaux sont associés à la boîte de dialogue Symboles accessible par l’onglet Symboles de la Palette d’objets.

Figure 5.19 : La boîte de dialogue Caractères spéciaux…

Outre les caractères typographiques non imprimables comme le tiret cadratin ou demi cadratin, trois caractères méritent votre attention pour leur utilité fréquente : j

j j

l’espace insécable, également accessible par le raccourci [Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace]. le symbole copyright (raccourci : [Alt]+[C]). le symbole marque déposée (raccourci : [Alt]+[R]).

LE GUIDE COMPLET 111

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Commentaire L’insertion d’un commentaire prend son sens dès que vous êtes en Suivi des modifications. En demandant à insérer un commentaire par Insertion/Commentaire, vous faites apparaître cette barre de révision. Vous pouvez également activer le Suivi des modifications en cliquant au milieu et en bas de votre document sur RÉV. Figure 5.20 : Une bulle de commentaire

Grâce au suivi des modifications, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur un même document. Les modifications apportées par chaque personne sont suivies et affichées dans une couleur distincte mais elles ne sont pas incluses dans le texte du document jusqu’à leur révision et leur acceptation. Si les marques de révision ne s’affichent pas dans le document : Figure 5.21 : Le sous-menu Accepter la modification de la barre de révision

1 Allez

dans

Outils/Suivi

des

modifications/Afficher

les

modifications.

2 Activez la case à cocher Afficher les modifications à l’écran. 3 Procédez de la manière suivante : But

Étape 1

Étape 2

Réviser la modification suivante

Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur Accepter la modification, Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.

Accepter toutes les modifications à la fois

Cliquez sur la flèche près de Accepter la modification.

Cliquez sur Accepter toutes les modifications dans le document.

Refuser toutes les modifications à la fois

Cliquez sur la flèche point vers le bas près de Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.

Cliquez sur Refuser toutes les modifications dans le document.

112 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

But

Étape 1

Étape 2

Supprimer tous les commentaires à la fois

Cliquez sur la flèche près de Refuser les modifications ou Supprimer les commentaires.

Cliquez sur Supprimer tous les commentaires du document.

Réviser les éléments créés par un relecteur spécifique

Cliquez sur Afficher.

Cliquez sur Relecteurs puis désactivez toutes les cases à cocher, à l’exception de celle du relecteur dont vous voulez réviser les modifications. Pour activer ou désactiver les cases à cocher pour tous les relecteurs, cliquez sur Tous les relecteurs.

Les infobulles vous guident

Pensez à laisser le pointeur de votre souris un moment sur une modification pour prendre connaissance de l’infobulle associée. Elle contient le nom de l’auteur, la date, l’heure et le type de la modification.

Si vous souhaitez modifier les couleurs de révision selon votre goût, pensez à appeler les préférences de révision : j

via Word/Préférences… modifications ;

puis en cliquant sur Suivi des

j

via le menu Afficher de la barre de révision en cliquant sur Préférences….

Figure 5.22 : Le sous-menu Afficher de la barre de révision

Ce suivi des modifications ne présenterait qu’un intérêt limité sans la possibilité d’envoyer par email via Entourage votre document assorti de ses modifications à un ou plusieurs lecteurs. Cliquez pour cela sur Destinataire du message ou sur Message instantané qui lancera Microsoft Messenger pour une session de "chat".

LE GUIDE COMPLET 113

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Éléments de document Les Éléments de documents permettent d’automatiser des tâches courantes mais parfois laborieuses, telles que la création d’une table des matières. Disponibles dans la Bibliothèque des éléments, ces composants de publication de conception professionnelle incluent des pages de couverture, des tables des matières, des en-têtes, des pieds de page et des bibliographies qui vous aident à assembler rapidement des documents complexes. Ces éléments sont activables en cliquant sur l’onglet au-dessus de la règle de votre document. Rangés selon l’ordre suivant : Pages de garde, Table des matières, En-tête, Pied de page et Bibliographies ; il suffit de cliquer sur l’un d’eux pour l’insérer dans votre document. Changez l’ordre des éléments

Par un clic droit maintenu de votre souris, vous pouvez changer l’ordre des éléments selon vos souhaits.

Revenons à la Bibliothèque de projets par le raccourci [Pomme]+[Maj]+[P] et appelons un document de publication, par exemple une Affiche de la sous-catégorie Événements. La barre d’outils principale se transforme immédiatement en privilégiant des outils qui permettent de manipuler des blocs de texte ou des images.

Figure 5.23 : Le modèle Affiche Événements

114 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Retournez dans Insertion de Word. Remarquez la modification de ce menu. La zone allant de Note… à Filigrane… a disparu. Vous avez la possibilité d’insérer depuis ce menu des Tableaux rapides, des Graphiques ordinaires et SmartArt ainsi que du WordArt. Conçus pour faciliter vos présentations, ces modèles sont utilisables dans Word, Excel et PowerPoint. S’ils ne sont pas accessibles dans l’application où vous vous trouvez, ils resteront en filigrane bleu et vous ne pourrez pas les insérer. Nous allons les passer en revue suivant chaque catégorie.

Figure 5.24 : Les onglets Éléments de document

Les éléments de document sont réunis en cinq sous-catégories auxquelles vous accédez par des onglets : j Pages de garde

;

j Table des matières j En-tête

;

;

j Pied de page

;

j Bibliographies.

Une page de garde est la première page d’un rapport ou d’un livre, en général d’un document de plusieurs pages. On y trouve usuellement le titre et le nom de l’auteur ainsi que ses coordonnées ou celles de la société pour laquelle l’auteur a rédigé ce rapport. Une table des matières permet d’embrasser d’un seul regard le contenu d’un ouvrage volumineux. Elle renvoie généralement à des chapitres et sous-chapitre sans entrer dans les détails. Word s’inspire des styles que vous avez définis dans votre document pour générer une table des matières. Word peut créer des styles selon vos souhaits :

1 Cliquez sur l’onglet Styles dans la Palette de formatage. 2 Cliquez sur Sélectionner tout si vous souhaitez définir un style entre deux sauts de paragraphe. Dans le cas contraire, le style s’appliquera à la ligne sur laquelle se trouve votre pointeur. LE GUIDE COMPLET 115

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

3 Cliquez sur Nouveau Style. Une boîte de dialogue apparaît. 4 Réglez les options choisies telles que le type, la police, ses enrichissements… 5 Nommez votre style et enregistrez-le. Il est désormais accessible dans Choisir un style à appliquer.

Figure 5.25 : La boîte de dialogue Nouveau style

En cliquant une fois sur un des éléments de ces sous-catégories, Word le positionne à l’endroit prédéfini, en première page pour une page de garde, par exemple. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur les espaces réservés identifiés par des crochets pour saisir votre propre texte. Une page de garde en remplace une autre

Si votre document contient déjà une page de garde insérée à l’aide de la Bibliothèque des éléments et que vous cliquiez sur une autre page de garde dans la Bibliothèque des éléments, Word remplace l’ancienne conception de page de garde par la nouvelle.

Pour supprimer une page de garde, vous pourrez soit la sélectionner et la supprimer via [Suppr], soit passer par le volet Navigation, sélectionner la page de garde puis appuyer sur [Suppr]. Les en-têtes et pieds de page vous proposent une série d’options prédéfinies offrant un intérêt graphique évident. Si vous voulez aller au plus simple, cliquez en haut ou en bas de votre document pour activer l’en-tête ou le pied de page correspondants puis refermez cet espace lorsque vous êtes satisfait de son édition.

116 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Figure 5.26 : Fermer l’en-tête depuis le document

Les Bibliographies et Travaux cités obéissent à des styles de citations connus dans le monde entier comme l’APA ou le Chicago, par exemple. Laissez-les réglés par défaut, sauf avis contraire. L’insertion d’une bibliographie nécessite la présence de sources bibliographiques correspondant aux définitions car Word "balaie" votre document à la recherche des citations existantes.

Tableaux rapides Les tableaux vous permettent de mettre en page de manière harmonieuse une suite d’instructions pour un mode d’emploi ou une feuille de notes, par exemple. Une fois insérés, vous aurez la possibilité de les modifier par un clic droit dans le tableau. Le menu contextuel qui apparaît, différent du menu associé au texte simple, constatez-le en faisant la même opération en dehors du tableau que vous venez d’insérer, vous permet d’accéder sans délai à la mise en forme de ce tableau.

Figure 5.27 : Le menu contextuel d’un tableau

Propriétés d’un tableau… renvoie à la boîte de dialogue du Tableau à laquelle vous accédez également par Tableau/Propriétés d’un tableau….

Exercez-vous pour : dans une cellule ; Supprimer les cellules… à l’unité, par ligne ou par colonne entière ;

j Insérer un tableau… j

LE GUIDE COMPLET 117

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

j Fractionner les cellules…

selon un nombre de lignes et de colonnes

modulables ; j Changer Bordure et trame…

;

j Changer l’orientation du texte… j Modifier l’alignement de cellules

; ;

j Ajuster au contenu, à la fenêtre, à une largeur de colonne fixe.

Si vous désirez aller plus loin dans ces ajustements, passez par Tableau qui réunit toutes ces commandes, en particulier la commande bien pratique Ajustement automatique et distribution.

Figure 5.28 : Le menu Tableau de Word

Il peut être utile, lorsque vous créez un tableau, de dégager un en-tête entre deux tableaux en convertissant un tableau en texte. Procédez de la manière suivante :

1 Placez votre point d’insertion au début d’une ligne où vous désirez fractionner un tableau. 2 Par un [Ctrl]+clic, sélectionnez dans le menu contextuel qui apparaît Insérer une ligne. 3 Exécutez Tableau/Convertir tableau en texte…. 4 Saisissez votre en-tête.

Graphiques… et Graphiques SmartArt… Vous trouverez des Graphiques insérables à la suite des Tableaux rapides.

WordArt… Destiné à apporter une touche de fantaisie à vos documents, WordArt crée des chemins prédéfinis au long desquels vous pouvez saisir un

118 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

texte. Son intérêt reste marginal pour un usage professionnel mais il pourra faire la joie de vos enfants ou donner de l’agrément à une invitation.

Figure 5.29 : Un exemple WordArt

Note… Présente dès les premières versions d’Office, l’insertion de note est un outil fondamental pour la plupart des documents. Word vous permet d’automatiser une opération qui serait fastidieuse manuellement puisque l’appel d’une note tient compte des précédentes en incrémentant de "1" le nombre ou le symbole que vous avez choisi. Ainsi la Note 1 sera suivie de la Note 2, la Note A de la Note B, etc.

Figure 5.30 : La boîte de dialogue d’insertion d’une note

Notez la présence d’un bouton Options qui vous permet de personnaliser l’appellation et la numérotation de vos notes en réinitialisant par exemple cette dernière à chaque saut de section. Notes ne peut être associé à un raccourci

Tous les éléments des menus de Word ne sont pas assortis de raccourcis. Certains sont paramétrables en vous rendant dans Outils/Personnaliser le clavier…. Malheureusement, ce n’est pas le cas de Notes.

LE GUIDE COMPLET 119

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Légende… Destiné à légender vos illustrations ou vos équations par exemple, cet outil est d’un emploi comparable à celui de Notes…

1 2 3 4

Dans Affichage, cliquez sur Page. Dans Insertion, cliquez sur Légende.... Cliquez sur Nouvel intitulé. Dans la zone Intitulé, tapez sur l’étiquette souhaitée puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Nouvel intitulé. 5 Dans la boîte de dialogue Légende…, cliquez sur Fermer. La nouvelle étiquette de légende sera disponible dans le menu contextuel Intitulé de la boîte de dialogue Légende dès le prochain ajout de légende.

Figure 5.31 : La boîte de dialogue d’insertion d’une légende

Notez la présence d’un automatisme qui vous permet d’activer le légendage si Word reconnaît des documents Office spécifiques.

Renvoi… Pour faire référence à un élément affiché à un autre emplacement du document, vous pouvez créer un renvoi, par exemple "Figure 1, page 3". Si vous ajoutez ou supprimez du contenu et entraînez le déplacement de l’élément référencé, Word mettra automatiquement le renvoi à jour.

1 Saisissez le texte à utiliser pour présenter le renvoi, puis positionnez le curseur sur l’emplacement souhaité d’affichage du renvoi. Par exemple, si vous tapez "Pour plus d’informations, voir", insérez une espace après le mot "voir" puis positionnez le curseur après cette espace. 2 Allez dans Insertion/Renvoi…. 3 Dans Catégorie, cliquez sur le type d’élément auquel renvoyer.

120 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

4 Dans Insérer un renvoi à, cliquez sur les informations à insérer dans le document. 5 Dans la zone, cliquez sur l’élément spécifique auquel renvoyer. Vous ne voulez pas de lien hypertexte

Si vous ne voulez pas que le renvoi soit un lien hypertexte cliquable, désactivez la case à cocher Insérer comme lien hypertexte. Cliquez sur Insérer.

Table et index…

Figure 5.32 : Table & Index

Notez le raccourci pratique [Pomme]+[Alt]+[Maj]+[X] pour appeler la boîte de dialogue du marquage des entrées d’index.

Figure 5.33 : Marquer les entrées d’index

Vous pouvez créer une entrée d’index pour un mot, une phrase, un symbole unique ou une rubrique qui s’étend sur plusieurs pages. Procédez ainsi :

1 Sélectionnez le texte que vous voulez utiliser comme entrée d’index. 2 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée.

LE GUIDE COMPLET 121

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Marquer des entrées d’index pour des symboles

Pour marquer les entrées d’index pour les symboles tels que @, dans le champ Entrée principale, directement à la suite du symbole, tapez ;# (point virgule suivi du signe dièse) puis cliquez sur Marquer. Lorsque vous créez l’index Word, placez les symboles au début.

Pour marquer des entrées d’index supplémentaires, sélectionnez le texte, qu’il s’agisse d’un mot ou d’une plage de textes, cliquez dans la boîte de dialogue Marquer entrée… puis répétez les deux dernières étapes.

1 Sélectionnez la plage de texte à laquelle l’index doit se référer. 2 Allez dans Insertion/Signet. 3 Dans le champ Nom du signet , tapez un nom puis cliquez sur Marquer. Ou :

1 Dans le document, cliquez sur le début de la plage de texte sélectionnée. 2 Allez dans Insertion/Tables et index. 3 Cliquez sur l’onglet Index puis sur Marquer entrée. 4 Dans le champ Entrée, tapez l’entrée d’index du texte marqué. 5 Dans Options, cliquez sur Plage de pages. 6 Dans le champ Signet, tapez ou sélectionnez le nom du signet de l’étape 3. 7 Cliquez sur Marquer. 8 Cliquez sur Fermer. Word insère chaque entrée d’index marquée en tant que champ d’entrée d’index (XE) dans un format de texte masqué. Si le champ XE n’apparaît pas, cliquez sur Afficher/Masquer dans la barre d’outils Standard. Une fois votre Index marqué, il vous reste à le créer car il n’apparaît nulle part, pour l’instant.

1 Cliquez dans votre document à l’endroit souhaité d’insertion de l’index complet. 2 Allez dans Insertion/Tables et index… puis cliquez sur Index. 3 Cliquez sur une conception dans Formats. 122 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

4 Sélectionnez les autres options d’index souhaitées. 5 Votre index est créé au point d’insertion.

Filigrane… Vous pouvez insérer une image ou du texte en filigrane. Cette technique appose une opacité réduite sur l’image afin qu’elle apparaisse en arrièreplan et soit à peine perceptible.

Figure 5.34 : La boîte de dialogue Filigrane…

Image… Nous entrons dans la dernière zone du menu Insertion de Word où les objets multimédias pouvant composer un document sont disponibles via une série de commandes. Et en premier lieu, l’insertion d’une image. Le choix d’une image de la bibliothèque d’images de Word ou d’une photo appropriée enrichit votre document. Vous pouvez insérer une image par Insertion/Image/Image à partir d’un fichier… ou par la Palette d’objets. Cette dernière facilite la prévisualisation des images, ainsi que la recherche de celles qui sont le plus adaptées. Ouvrons la Palette d’objets et examinons les images disponibles.

1 Cliquez sur Affichage/Palette d’objets. 2 Cliquez sur l’onglet Image de la bibliothèque. Vous pouvez insérer n’importe quelle image de la bibliothèque dans des documents, des modèles ou d’autres fichiers.

LE GUIDE COMPLET 123

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

3 Glissez déposez votre image sur votre document. 4 Cliquez sur l’image. Un cadre l’entoure. Revenez dans la Palette de formatage. Une section dédiée aux images est apparue. 5 Appliquez plusieurs types de mise en forme à cette image en vous imposant des objectifs simples tels que : réduire l’image, la déplacer, la supprimer, l’insérer en filigrane, la rogner…

Figure 5.35 : L’onglet Image dans la Palette de formatage

Pensez à retrouver ces commandes en cliquant du bouton droit sur l’image que vous avez déposée dans votre document.

Figure 5.36 : Le menu contextuel de Word sur une image

Le menu contextuel qui s’affiche vous donne accès à la boite de dialogue Format de l’image… que vous venez d’insérer dans Word.

Figure 5.37 : La boîte de dialogue Format de l’image

Malgré les améliorations apportées par Microsoft à cette nouvelle version d’Office, il reste regrettable que les modifications de réglage des 124 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

images ne soient toujours pas visibles en temps réel, vous forçant à des allers-retours entre la fenêtre Format de l’image… et le corps du texte. Pour cette raison, il sera plus judicieux d’utiliser un logiciel tiers pour mettre en forme vos images, comme Adobe Photoshop, très complet, ou iPhoto, disposant des ajustements de base pour vos photos.

Objet HTML Bien que Word ne soit pas un éditeur HTML, vous retrouvez ici quelques fonctions utiles lors de la création d’une page web : vous permet d’insérer un commentaire sonore dans votre page. Texte défilant… fait défiler un texte de droite à gauche. Case à cocher… crée un bouton lié à une variable booléenne (oui/non). Case d’option… crée un bouton dont l’activation exclue les autres options, également lié à une variable booléenne. Zone de liste… définit une liste fixe ou déroulante dont un élément peut être sélectionné et renvoyé. Zone de texte… crée un champ invitant à taper un texte pour définir le sujet d’un message électronique, par exemple. Envoyer… crée un bouton Envoyer récupérant les informations de l’utilisateur pour les envoyer à un destinataire. Réinitialiser… remet à zéro les champs remplis par l’utilisateur. Il est généralement placé à côté du bouton Envoyer. Masqué… crée un champ caché servant en général à un calcul intermédiaire.

j Fond sonore… j j

j

j

j

j

j

j

Zone de texte Les zones de texte et les cadres sont des conteneurs de texte pouvant être positionnés sur une page et redimensionnés. Les zones de texte présentent à peu près tous les avantages des cadres, auxquels s’ajoutent d’autres avantages, comme la possibilité d’effectuer un enchaînement du texte d’une zone de texte à une autre. Toutefois, vous devez utiliser un cadre à la place d’une zone de texte lorsque votre texte ou graphique contient des commentaires, marques de commentaire ou appels de note. LE GUIDE COMPLET 125

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Utilisez une zone de texte pour : j

j

j

j j j

Faire continuer un texte d’un bout à l’autre d’un document en liant les zones de texte. Créer un filigrane contenant le texte qui s’affiche sur les pages imprimées d’un document. Mettre en forme le conteneur de texte à l’aide des options de la barre d’outils Dessin. Vous pouvez appliquer divers effets, y compris des ombres, des styles et des couleurs de bordure, des remplissages et des fonds. Faire pivoter ou retourner le texte. Modifier l’orientation du texte. Regrouper les conteneurs de texte en les liant ensemble et modifier leur alignement ou leur distribution en tant que groupe.

Utilisez un cadre lorsque le texte ou les graphiques contiennent : j j

des commentaires, indiqués par des marques de commentaire ; des notes de bas de page ou de fin, indiquées par des marques de référence de note.

Dès que vous créez plus d’une zone de texte, vous avez la possibilité de les lier pour suivre le flux d’un article dans lequel des images ont été insérées. Pour lier deux zones de texte, positionnez le pointeur sur la poignée de liaison de la zone de texte dans l’angle inférieur gauche de la zone, cliquez sur le signe plus, puis dessinez une nouvelle zone de texte. Vous avez maintenant deux zones de texte liées.

Figure 5.38 : Un exemple de deux zones de texte liées

126 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Mes zones de texte liées ne sont pas visibles ?

Assurez-vous que vous êtes en mode Page ou en mode Publication.

Pour vous déplacer d’une zone à une autre :

1 Sélectionnez une zone de texte liée. 2 Dans la barre d’outils Zone de texte ou la barre d’outils Mode publication standard, cliquez sur Zone de texte suivante ou Zone de texte précédente. Pour supprimer une zone de texte sans supprimer le texte :

1 Sélectionnez une zone de texte faisant partie d’un article. 2 Maintenez le pointeur sur la bordure de la zone de texte jusqu’à ce que le pointeur devienne une main puis cliquez sur la bordure. La zone de texte est sélectionnée dès l’apparition des poignées de redimensionnement. 3 Appuyez sur [Suppr]. Le texte passe dans les zones de texte liées restantes. 4 Redimensionnez les zones restantes si besoin est.

Film… Vous pouvez insérer une vidéo dans un de vos documents. Peu usuelle dans le cas d’un fichier Word ou Excel, cette fonction vous rendra service dans PowerPoint où il arrive de présenter de courtes séquences dans des diapositives. Pour assurer une meilleure compatibilité avec Office pour Windows, utilisez un format de vidéo tel que le MPEG 2, MPEG 4 ou AVI sans l’extension .mov qu’un PC ne "comprendra pas" si Quicktime n’est pas installé sur la machine.

Fichier… Votre document Word accepte en son sein des documents Office, XML, des pages web, des fichiers RTF ou texte, des classeurs Excel. Si le fichier est trop volumineux, vous avez la possibilité de le lier à votre document. Avec des fichiers liés, bien qu’ils soient visibles dans le document, le fichier contient une référence pointant vers son LE GUIDE COMPLET 127

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

emplacement dans le disque dur de votre machine ou d’une machine distante sur un réseau intranet, par exemple. Procédez ainsi :

1 Positionnez votre pointeur à l’emplacement souhaité d’insertion de l’image ou du fichier. 2 Allez dans Insertion/Image/À partir d’un fichier… ou dans Insertion/Fichier…. 3 Cliquez sur l’image ou le fichier à insérer. 4 Activez la case à cocher Lier au fichier. 5 Cliquez sur Insérer. Mes fichiers liés n’apparaissent pas…

Si vous envoyez le document à quelqu’un, les fichiers liés n’y figureront pas s’il n’a pas à un accès physique à ces fichiers. De même, si vous déplacez ces fichiers dans votre ordinateur, Word ne les retrouvera pas de lui-même…

Objet… Utile lorsque vous voulez inclure des formulaires à remplir à l’intérieur même d’un document Word, qu’il s’agisse de fichiers Word ou Excel. Dans ce cas, passez par cette fonction en cochant la case Afficher sous forme d’icône.

Figure 5.39 : L’insertion d’un objet

En adjoignant un commentaire à cette icône, les utilisateurs auront le loisir de cliquer dessus pour ouvrir le formulaire et le remplir…

128 LE GUIDE COMPLET

Insérer un élément dans votre document

Chapitre 5

Signet… Les signets vous aident à atteindre rapidement un endroit donné dans un document ; c’est l’équivalent d’un marque-page dans un document électronique.

Figure 5.40 : L’insertion d’un signet

Pour ajouter un signet :

1 2 3 4

Cliquez à l’emplacement souhaité d’insertion d’un signet. Allez dans Insertion/Signet. Dans Nom du signet, tapez un nom. Cliquez sur Ajouter.

Les noms des signets doivent commencer par une lettre. Ils peuvent renfermer de 1 à 40 caractères et contiennent des lettres, des chiffres ou des traits de soulignement. Pour supprimer un signet :

1 Allez dans Insertion/Signet. 2 Cliquez sur le nom du signet que vous désirez supprimer puis sur Supprimer. Si vous avez souvent recours aux signets pour donner un cours par exemple et atteindre rapidement telle ou telle partie de la vidéo projetée, prenez l’habitude d’afficher vos signets pour les repérer plus facilement :

1 Allez dans Word/Préférences puis sur Affichage. 2 Cochez Signets.

LE GUIDE COMPLET 129

Chapitre 5

Word 2008 : Mise en forme

Figure 5.41 : Les préférences d’affichage de Word

Les signets affectés à un élément s’affichent entre crochets ([ ]) à l’écran. Les signets affectés à un emplacement s’affichent sous forme de pointeur en I. Ni les crochets ni le pointeur en I n’apparaissent à l’impression.

Lien hypertexte… Vous pouvez définir du texte ou un objet comme lien hypertexte ouvrant un document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint. Un lien hypertexte peut également ouvrir une page web, un fichier ou une adresse de messagerie. Pour créer un lien hypertexte dans un document Word, vous devez insérer un signet ou appliquer un style spécifique d’en-tête au texte vers lequel vous voulez créer le lien ; Word s’oriente par ce procédé au sein d’un document.

Figure 5.42 : Insérer un lien hypertexte

130 LE GUIDE COMPLET

Conclusion

Chapitre 5

Pour insérer un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le texte ou l’objet à convertir en lien hypertexte. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte.... 3 Cliquez sur l’onglet correspondant au type de lien hypertexte à insérer. 4 Suivez les instructions pour créer un lien vers une page web, un document ou une adresse de messagerie. 5 Pour associer une infobulle qui s’affiche lorsque le pointeur passe sur le lien hypertexte, cliquez sur Infobulle puis tapez le texte souhaité. Pour modifier un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le lien hypertexte à modifier. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte. 3 Apportez les modifications souhaitées. Pour supprimer un lien hypertexte :

1 Sélectionnez le texte ou l’objet représentant le lien hypertexte à supprimer. 2 Allez dans Insertion/Lien hypertexte puis cliquez sur Supprimer le lien.

5.4. Conclusion Vous savez maintenant insérer des objets de diverses natures dans un document texte, le mettre en forme et l’améliorer par plusieurs types d’insertions. Nous allons voir comment Word peut vous faire gagner du temps avec ses outils.

LE GUIDE COMPLET 131

Word 2008 : Les outils Les outils de vérification .................................................................................................. 134 Les outils statistiques ....................................................................................................... 135 Les outils de révision ........................................................................................................ 136 Les Assistants spécifiques .............................................................................................. 137 Enveloppes .......................................................................................................................... 142 Étiquettes ............................................................................................................................. 143 L’Assistant Courrier ........................................................................................................... 143 Modifier vos informations personnelles ....................................................................... 147 Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel ............................. 148 Le Carnet d’adresses ........................................................................................................ 150 Les compléments .............................................................................................................. 150 Gérer vos fenêtres ............................................................................................................. 153 Conclusion ........................................................................................................................... 154

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

Écrire son document en frappant du texte au kilomètre, le mettre en forme, utiliser des modèles de la Bibliothèque de projets vous ont permis d’améliorer vos CVs, vos lettres et vos rapports pour ne citer que les documents les plus fréquemment créés dans un traitement de texte. Notre attention va maintenant se porter sur le menu Outils. Ces outils vous seront en effet précieux si vous désirez affiner une première version d’un document.

Figure 6.1 : Le menu Outils de Word

Le menu Outils est découpé en cinq zones.

6.1. Les outils de vérification Dans cette première zone, vous allez vérifier la gramme et l’orthographe de votre document (raccourci : [Alt]+[Pomme]+[L]).

Figure 6.2 : La boîte de dialogue Grammaire et orthographe…

En utilisant les boutons de droite de la boîte de dialogue, vous ignorez, ajoutez une orthographe ou la remplacez par celle que Word vous suggère dans la liste située en bas à gauche. Évitez la Correction auto ; les résultats ne sont pas au point… La boîte de dialogue Synonymes…, qui s’ouvre dans la boîte à outils de l’onglet Outils de référence est utile lorsque vous souhaitez éviter des répétitions dans votre texte ou enrichir celui-ci par des mots plus appropriés, un synonyme n’étant jamais totalement semblable au mot auquel il fait référence. Elle est contiguë à celle du Dictionnaire… recensant l’orthographe et les définitions des mots. 134 LE GUIDE COMPLET

Les outils statistiques

Chapitre 6

La Coupure de mots, traditionnellement nommée césure, se règle dans cette boîte de dialogue. Laissez-la inactive par défaut. L’usage automatique des justifications dans les traitements de texte nous a rendus paresseux à l’égard de la césure. Il est devenu rare de la rencontrer dans des articles de journaux. Elle devient peu à peu obsolète…

Figure 6.3 :

La boîte de dialogue Langue

Langue… est une boîte de dialogue que vous ouvrirez assez souvent si

vous écrivez en plusieurs langues ou recevez des documents de l’étranger. En sélectionnant la langue de travail, vous activez les outils de vérification correspondants.

6.2. Les outils statistiques La deuxième zone d’outils réunit des outils statistiques : également accessible au pied de votre document en cliquant sur Nombre de mots : compte le nombre de caractères, un outil très utile si vous êtes journaliste. Synthèse automatique… est censé créer une synthèse de votre document. En réalité, l’analyse de Word reste fantaisiste et à moins d’avoir un usage détourné de cet outil, vous pourrez vous en passer sans dommages. En guise de clin d’œil, voici la synthèse d’une page de "La Bovary" de Flaubert :

j Statistiques…

j

Figure 6.4 : Un exemple de synthèse qui prête à sourire

LE GUIDE COMPLET 135

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

appelle les préférences de Word. Cet outil est nettement plus intéressant puisque Word dispose d’une base de données des erreurs les plus fréquentes dans les langues les plus connues. Par exemple, il remplacera "ficheirs" par "fichiers" en identifiant automatiquement la faute de frappe. Mais il vous laissera l’écrire selon vos souhaits si vous corrigez sa correction…

j Correction automatique…

Figure 6.5 : La boîte de dialogue Correction automatique…

6.3. Les outils de révision Le premier item de la troisième zone d’outils, Suivi des modifications…, a été traité au chapitre 5, Word 2008 : Mise en forme. j

j

j

La Fusion de documents… fusionne un document de votre choix avec le document ouvert. La Protection des documents… peut allouer un mot de passe aux commentaires que vous faites lors de la révision d’un document. L’Indicateur de message pour le suivi… vous rappelle la date et l’heure pour lesquelles vous avez à réviser un document donné.

136 LE GUIDE COMPLET

Les Assistants spécifiques

Chapitre 6

6.4. Les Assistants spécifiques La quatrième zone d’outils réunit des Assistants pour vos publipostages, étiquettes, courriers et adresses.

Le Gestionnaire de publipostage Le Gestionnaire de publipostage, anciennement appelé Gestionnaire de fusion de données, combine ou fusionne les informations d’une source de données avec les informations d’un document Word de manière à automatiser plusieurs versions du document. Vous avez décidé d’envoyer une lettre à tous vos contacts sur la nouvelle activité que vous développez. Pour ce faire, vous allez créer une lettre type dans laquelle des champs tels que le nom et l’adresse, le téléphone et l’email seront automatiquement changés par Word à partir d’une base de données qui peut être un document Word, une feuille Excel, un Carnet d’adresses Office ou une base de données FileMaker Pro.

Figure 6.6 : Le principe d’un publipostage

La fusion finale peut être un document Word ou des messages électroniques dans Entourage. Vous pouvez aussi les imprimer directement. Procédez ainsi :

1 Ouvrez ou créez le document d’origine, ici une lettre type.

Figure 6.7 :

Un document d’origine LE GUIDE COMPLET 137

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

2 Indiquez au Gestionnaire de publipostage le type de fusion et publipostage souhaité : une lettre type, des étiquettes de publipostage, des enveloppes ou un catalogue. 3 Dans 1. Sélectionner le type de document, cliquez sur le menu contextuel. 4 Dans Nouvel objet, sélectionnez Lettres types.

Figure 6.8 : Le Gestionnaire de publipostage

Votre document est désormais le document principal pour le type de fusion Lettres types et l’ajout ou la création de données de fusion est actif. Créons cette source de données et ajoutons-y des enregistrements.

5 Dans 2. Sélectionner la liste de destinataires, cliquez sur le menu contextuel Obtenir la liste puis sur Nouvelle source de données.... 6 Dans la boîte de dialogue Créer une source de données, cliquez sur OK.

Figure 6.9 : La boîte de dialogue Créer une source de données

7 Pour ajouter des champs supplémentaires, tapez l’intitulé dans le champ Liste d’espaces réservés puis cliquez sur Ajouter un espace réservé. Le nom des espaces réservés ne peut pas contenir d’espace ou de tiret, ni commencer par un nombre. 138 LE GUIDE COMPLET

Les Assistants spécifiques

Chapitre 6

8 Dans la boîte de dialogue Enregistrer une source de données, tapez un nom de fichier, sélectionnez un emplacement pour enregistrer le document source de données puis cliquez sur Enregistrer. 9 Dans la boîte de dialogue Saisie de données de fusion, tapez les données personnelles d’un contact. Pour ajouter des enregistrements, cliquez sur Nouveau, puis saisissez les données personnelles du contact. Recommencez autant de fois que nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

Figure 6.10 : La boîte de dialogue Saisie de données de fusion

Le nom de votre document source de données s’affiche dans le Gestionnaire de publipostage. Si vous voulez ajouter ou modifier des données, appuyez sur Modifier la source de données situé à droite de Obtenir la liste afin de rappeler Saisie de données de fusion. Je peux créer plusieurs sources de données

Lorsque vous effectuez un mailing, ce dernier peut varier selon des groupes de destinataires. Créez dans ce cas des sources de données supplémentaires en modifiant en conséquence les espaces réservés.

Vous pouvez réutiliser la source de données pour n’importe quel document de publipostage mais un document principal ne peut utiliser qu’une source de données à la fois. Il est temps maintenant de positionner ces espaces réservés dans le document que vous avez sélectionné en première étape. La procédure est celle du glisser déposer depuis l’onglet Contacts vers votre document principal.

10 Sous 3. Insérer des espaces réservés, cliquez sur Contacts. L’onglet Autres, réservé à un usage avancé, contient des opérateurs logiques. LE GUIDE COMPLET 139

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

11 Faites glisser un espace réservé (par exemple Prénom) vers l’endroit où il doit s’afficher dans le document principal. 12 Répétez l’étape 2 pour tous les espaces réservés à insérer dans le document. Pour supprimer un espace réservé du document, sélectionnez le champ dans le document principal puis appuyez sur [Suppr]. Tous vos espaces réservés apparaissent entre chevrons (par exemple ), de manière à les distinguer du texte normal. Les chevrons rendant la lecture plus difficile, assurez-vous que vous utilisez des espacements et une ponctuation corrects entre les espaces réservés. Lorsque vous êtes satisfait de la mise en page de vos espaces réservés, passez l’étape 4.Filtrer les destinataires. Le Gestionnaire de publipostage permet d’envoyer des lettres à un plus petit groupe de destinataires, tels ceux qui vivent dans une ville avec un code postal donné. Si nécessaire, le filtrage peut combiner jusqu’à six critères. Créons des lettres pour les destinataires vivant dans une ville donnée :

13 Sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options. 14 Dans la boîte de dialogue Options de requête, cliquez sur le menu contextuel Champ puis sur Ville. 15 Sous Filtrer les enregistrements, cliquez sur Champ puis sur Ville. 16 Dans le champ Comparer à, saisissez le nom d’une ville présente dans votre source de données puis cliquez sur OK.

Figure 6.11 : La boîte de dialogue Options de requête

140 LE GUIDE COMPLET

Les Assistants spécifiques

Chapitre 6

17 Pour supprimer les filtres de votre source de données, sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options puis sur Effacer tout. 18 Pour trier les enregistrements filtrés (par exemple par noms dans l’ordre alphabétique), sous 4. Filtrer les destinataires, cliquez sur Options puis sur l’onglet Trier les enregistrements. Lorsque vos critères de tri ont été établis, vous pouvez afficher un aperçu de vos lettres afin de vous assurer qu’elles correspondent à vos attentes.

19 Sous 5. Visionner les résultats, cliquez sur Mode publipostage. Les données personnelles du premier enregistrement remplacent les espaces réservés dans le document principal. À l’aide des triangles rouges ou du champ indiquant un numéro dans lequel vous pouvez taper le numéro de votre choix, vous vous déplacez d’un document à l’autre. Pour terminer le publipostage, sélectionnez un format pour le document fusionné. Suivant la nature de ce publipostage, trois options de format sont disponibles : j j j

une impression ; un nouveau document Word ; des messages électroniques Entourage.

En effet, en l’absence d’email par exemple, le publipostage vers Entourage restera en grisé. En demandant la fusion dans un nouveau document Word, ce qui est plus prudent que de procéder à une impression directe, le document qui s’affiche contient l’ensemble des lettres types séparées par un saut de page. Il ne vous reste plus qu’à imprimer et/ou enregistrer ce document dans votre ordinateur.

20 Pour achever le publipostage par des messages électroniques Entourage, cliquez dans 6. Achever la fusion sur Générez des messages électroniques. Pour utiliser cette option, Entourage doit être votre application de messagerie par défaut. 21 Pour achever la fusion pour une plage de contacts spécifique (par exemple du 1er au 5e), dans le menu contextuel Fusionner une plage de données, cliquez sur Personnalisé. Les champs en bas à droite s’activeront pour que vous précisiez un numéro de départ et de fin. LE GUIDE COMPLET 141

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

6.5. Enveloppes…

Figure 6.12 : La boîte de dialogue Enveloppes…

Dotée de deux champs, cette boîte de dialogue vous invite à définir un destinataire et un expéditeur. Si vous désirez désigner un autre expéditeur, cliquez sur l’icône du Carnet d’adresses ou tapez directement l’adresse. Pour créer une enveloppe unique :

1 Dans Outils, cliquez sur Enveloppes... 2 Dans Adresse du destinataire, tapez ou modifiez l’adresse postale. 3 Dans Adresse de l’expéditeur, saisissez ou modifiez l’adresse de l’expéditeur. Si vous ne pouvez pas taper dans la zone Adresse de l’expéditeur, désactivez Utiliser mon adresse. 4 Insérez une enveloppe dans l’imprimante. 5 Dans la boîte de dialogue Enveloppe, cliquez sur Imprimer. Word crée le document associé et vous laisse la possibilité de l’enregistrer pour un usage ultérieur si vous annulez l’impression à ce stade. 6 Pour imprimer directement, cliquez sur Imprimer ou rendez-vous dans Fichier/Imprimer…. 7 Pour créer les enveloppes associées à un publipostage, cliquez sur Fusion puis reportez-vous au Gestionnaire de publipostage.

Figure 6.13 : Une enveloppe en cours de fusion dans un publipostage

142 LE GUIDE COMPLET

L’Assistant Courrier…

Chapitre 6

6.6. Étiquettes… Vous pouvez imprimer des étiquettes par feuilles, identiques ou toutes différentes si vous passez par une fusion avec une source de données.

Figure 6.14 : La boîte de dialogue Étiquettes

Pour imprimer une étiquette unique :

1 Dans Outils, cliquez sur Étiquettes. 2 Dans Adresse, tapez ou modifiez l’adresse postale. 3 Dans Étiquettes, cliquez sur Options, sélectionnez les paramètres pour le type d’étiquette utilisé puis cliquez sur OK. 4 Dans Nombre d’étiquettes, cliquez sur Étiquette unique. 5 Dans Ligne et Étiquette, sélectionnez les numéros correspondant à l’étiquette sur la feuille d’étiquettes à imprimer ; une partie de vos étiquettes pouvant déjà être utilisées… 6 Insérez une feuille d’étiquettes dans l’imprimante. 7 Dans Étiquettes, cliquez sur Imprimer. 8 Dans la boîte de dialogue Imprimer qui s’affiche, cliquez sur Imprimer. 9 Pour imprimer une série d’étiquettes, cliquez sur Fusion puis reportez-vous au Gestionnaire de publipostage.

6.7. L’Assistant Courrier… Créons une lettre en utilisant l’Assistant Courrier. Vous pouvez y accéder via Outils/Assistant courrier… ou procédez ainsi :

1 Cliquez sur Fichier/Bibliothèque de projets. LE GUIDE COMPLET 143

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

2 Sous l’onglet Nouveau, sélectionnez Papier à en-tête. 3 Sélectionnez Assistant Courrier. 4 Une fenêtre s’ouvre afin de vous assister en quatre étapes.

Figure 6.15 : La première étape de l’Assistant Courrier

Dans cette première fenêtre de l’Assistant Courrier, vous pouvez inclure de haut en bas : j j j j j

j

la ville de l’expéditeur ; le format de date ; un en-tête et un pied de page ; un modèle prédéfini ; une indentation de vos paragraphes suivant une tabulation prédéfinie selon les usages ; un espace à préserver si vous utilisez un papier à en-tête préimprimé.

Lorsque vous avez fait vos choix, cliquez sur Suivant.

Figure 6.16 : La deuxième étape de l’Assistant Courrier

144 LE GUIDE COMPLET

L’Assistant Courrier…

Chapitre 6

La deuxième étape est consacrée au destinataire de votre courrier. Vous pouvez remplir les champs Nom du destinataire et Adresse du destinataire ou cliquer sur l’icône Carnet d’adresses pour faire surgir une fenêtre de celui-ci où vous sélectionnerez votre adresse :

Figure 6.17 : Le Carnet d’adresses via l’Assistant Courrier

Dans ce cas, Office ne lance pas Entourage afin de ne pas alourdir les tâches et vous laisse modifier une adresse au sein du carnet de la même manière. Pour vous en assurer, cliquez sur une adresse et modifiez-la. Lorsque vous avez terminé et choisi éventuellement d’insérer une formule de politesse, passez à la troisième étape en cliquant sur Suivant.

Figure 6.18 : La troisième étape de l’Assistant Courrier

Activez les différentes options qui s’offrent à vous : j Référence

;

j Critères de diffusion

;

LE GUIDE COMPLET 145

Word 2008 : Les outils

Chapitre 6

j À l’attention de j Objet

;

;

j Copie(Cc).

Découvrez au passage les codes en vigueur dans les administrations et les entreprises. La Référence peut concerner un courrier précédent ou un numéro de dossier, les Critères de diffusion précisent à votre destinataire la nature de votre courrier. Est-il confidentiel ? À usage restreint dans un cercle donné ou au contraire à diffuser largement ? Les trois dernières options vous rappellent les champs en vigueur dans un email et dont le courrier électronique a hérité.

Figure 6.19 : La quatrième étape de l’Assistant Courrier

Passons à la dernière étape de l’Assistant Courrier ; il vous faut définir l’expéditeur et les informations du Bloc de fin où se retrouvent vos coordonnées ou celles de la société pour laquelle vous rédigez ce courrier. Cliquez sur Terminer pour confier à l’Assistant Courrier la mise en page de votre lettre. Il ne vous reste plus qu’à frapper le texte dont la mise en forme vient d’être définie. À titre d’exercice, tentez de reproduire le résultat de l’Assistant Courrier à partir d’un document vierge en réglant vos marges et vos taquets de tabulation manuellement.

146 LE GUIDE COMPLET

Modifier vos informations personnelles

Chapitre 6

6.8. Modifier vos informations personnelles Vous avez peut-être remarqué la présence d’informations personnelles en utilisant cet Assistant. Si vous souhaitez les modifier :

1 Cliquez sur Word/Préférences…. 2 Dans Paramètres personnels, cliquez sur Utilisateur.

Figure 6.20 : L’onglet Paramètres personnels des Préférences de Word

Vous retrouvez vos informations personnelles telles que le prénom, le nom, l’adresse, le téléphone et l’email dont Word se sert pour renseigner vos modèles. Mais il peut être nécessaire d’écrire des courriers personnels. Cliquez sur Plus. La fenêtre qui apparaît vous donne accès à la base de données d’Entourage où sont stockés vos contacts dans un carnet d’adresses qui sera traité plus en détail au chapitre 12, Entourage 2008 : Premier contact.

Figure 6.21 : La fenêtre de raccourci vers le carnet d’adresses d’Office

LE GUIDE COMPLET 147

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

Il ne vous reste plus qu’à modifier ces informations en vous rendant dans les onglets à droite de Résumé.

6.9. Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel Si vous appréciez la mise en page d’un modèle mais souhaitez utiliser d’autres couleurs et polices, vous pouvez personnaliser ces éléments selon vos besoins.

1 Ouvrez la Bibliothèque via Fichier/Bibliothèque de projets… ou via son raccourci [Pomme]+[Maj]+[P]. 2 Prenez le modèle Lettre Avantage dans la rubrique Papier à en-tête.

Figure 6.22 : L’en-tête du modèle de Lettre Avantage

3 Choisissez par exemple de modifier les couleurs de l’en-tête dans la section Bordure et Trame. Double-clic

Un double-clic permet de fermer ou d’ouvrir une section de la palette.

Figure 6.23 : La couleur de remplissage

148 LE GUIDE COMPLET

Modifier un modèle et l’enregistrer comme modèle personnel

Chapitre 6

4 Sélectionnez les couleurs à utiliser en cliquant à chaque fois sur la zone considérée. 5 Sélectionnez l’ensemble de la lettre via le raccourci [Pomme]+[A]. Rendez-vous dans la section Police. Changez la police prédéfinie par une police de votre choix. 6 Lorsque vous avez terminé la personnalisation de votre lettre, cliquez sur Fichier/Enregistrer sous.

Figure 6.24 : La fenêtre Enregistrer sous de Word

7 Dans Format, sélectionnez Modèle Word (.dotx). Word sélectionne automatiquement le dossier où sont réunis vos modèles personnalisés. 8 Dans Enregistrer sous, renommez votre modèle car Word se sert par défaut des premiers mots du documents et ce n’est pas toujours pertinent. 9 Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez vérifier, en rappelant via Fichier/Bibliothèque de projets puis en cliquant sur Mes Modèles, que celui-ci s’y trouve bien. En le sélectionnant, Word ouvre un document sans titre respectant la mise en page et les textes prédéfinis dans ce modèle. Mes amis n’arrivent pas à utiliser mon modèle

Pensez à l’enregistrer au format plus ancien .dot ; ils n’ont peut-être pas la dernière version d’Office.

LE GUIDE COMPLET 149

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

Si vous vous servez souvent de modèles, vous aurez intérêt à en rendre l’accès plus direct. Les modèles sont situés sur votre disque dur ; empruntez le chemin suivant : Utilisateurs/nom d’utilisateur/Bibliothèque/Application Microsoft/Office/Modèles utilisateur/Mes modèles

Support/

Cet accès n’étant pas des plus pratiques, pensez à glisser le dossier Mes modèles dans la colonne de gauche de la fenêtre du Finder pour créer un alias et bénéficier d’un accès immédiat où rendez-vous dans Word/Préférences… et cliquez sur Dossier par défaut pour modifier cet emplacement.

6.10. Le Carnet d’adresses Word ouvre une boîte de dialogue sur le Carnet d’adresses d’Entourage sans avoir à ouvrir ce dernier. À partir de cette boîte de dialogue dont les éléments sont modifiables uniquement dans Entourage, vous pouvez insérer une adresse dans votre document.

6.11. Les compléments La cinquième et dernière zone d’outils réunit des macros, modèles et compléments ainsi qu’une personnalisation du clavier.

Les macros Office 2008 pour Mac ne peut pas exécuter des macros Visual Basic ni charger des compléments qui contiennent des macros Visual Basic. Vous pouvez conserver une macro si vous ou d’autres utilisateurs doivent pouvoir l’exécuter dans d’autres versions d’Office. Les modifications que vous apportez à un fichier dans Office 2008 n’affectent pas les macros, pour autant que vous enregistriez le fichier sous son format d’origine ou un autre format de fichier compatible avec ces macros : j j

Document Word 97 2004 (.doc) ; Modèle Word 97 2004 (.dot) ;

150 LE GUIDE COMPLET

Les compléments j j

Chapitre 6

Document Word prenant en charge les macros (.docm) ; Modèle Word prenant en charge les macros (.dotm).

Vous ne pourrez pas afficher, exécuter ni modifier les macros dans Office 2008.

Figure 6.25 : L’alerte des macros Visual Basic

Pour conserver les macros :

1 Dans l’alerte Le fichier contient des macros Visual Basic qui s’affiche dans Office 2008 lors de l’ouverture d’un fichier contenant une macro Visual Basic, cliquez sur Ouvrir. 2 Apportez au document les modifications de votre choix. 3 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans la boîte de dialogue qui s’affiche à la fermeture. Pour vous débarrasser des macros :

1 Cliquez sur Ouvrir en supprimant les macros. 2 Apportez au document les modifications de votre choix. 3 Enregistrez sous un nouveau nom de fichier depuis la boîte de dialogue qui s’affiche à la fermeture. Si vous êtes un utilisateur de Visual Basic, Microsoft conseille d’employer AppleScript, le langage inclus dans Mac OS X, plus performant. Voici quelques exemples montrant l’intérêt de ce langage de programmation dans le menu Script situé à droite de l’aide : j j j j

j

ajouter la protection par mot de passe et un filigrane ; convertir le format de fichiers Word spe’cifie’s ; convertir le texte en audio et envoyer vers un iPod ; enregistrer en tant que fichier PDF tout en pre’servant l’orientation de page ; enregistrer le fichier actuel au format Word 97-2004 format ;

LE GUIDE COMPLET 151

Chapitre 6 j j j

Word 2008 : Les outils

envoyer le texte se’lectionne’ dans un message Entourage ; envoyer une version HTML dans un message Entourage ; envoyer une version PDF dans un message Entourage.

On ne peut que déplorer une fois encore, concernant la conversion de texte en audio, l’absence de voix française, rendant le script inutilisable. Outils/Macros… ouvre une boîte de dialogue contenant des commandes

dont l’intérêt n’est pas flagrant ; vous pourrez les exécuter uniquement depuis cette fenêtre…

Figure 6.26 : La boîte de dialogue des Macros

Les modèles et compléments Lorsque votre travail réclame des mises en forme particulières, Modèles et compléments… attache des modèles à votre document. Les compléments, fournis par des applications tierces, sont réunis dans le champ du dessous et peuvent être chargés dans l’ordre de vos souhaits par Organiser.

Figure 6.27 : La boîte de dialogue Modèles et compléments

152 LE GUIDE COMPLET

Gérer vos fenêtres

Chapitre 6

La personnalisation du clavier Il peut être intéressant, pour faciliter votre travail, d’attribuer de nouvelles commandes clavier à Word ou de les modifier si elles entrent en conflit avec d’autres applications.

Figure 6.28 : La boîte de dialogue Personnaliser le clavier

Pour ce faire :

1 Sélectionnez une commande dans la liste de gauche puis dans celle qui s’affiche à droite. 2 Placez votre pointeur sur Appuyer sur un nouveau raccourci clavier. 3 Frappez le raccourci en vérifiant qu’il n’est pas déjà attribué à moins que vous ne désiriez écraser le précédent. 4 Cliquez sur OK.

6.12. Gérer vos fenêtres Enfin, les deux derniers menus de Word, Fenêtre et Travail, vous aident respectivement à gérer vos fenêtres et afficher des signets menant à vos documents en cours.

Figure 6.29 : Le menu Fenêtre de Word

mémorise deux positions de fenêtres en récupérant l’information du bouton radio vert de la fenêtre du document ouvert.

j Agrandissement

LE GUIDE COMPLET 153

Chapitre 6

Word 2008 : Les outils

envoie la fenêtre active dans le Dock. Tout ramener au premier plan ramène la ou les fenêtres déposées dans le Dock. Cette fonction ne fonctionne pas sur toutes les installations d’Office 2008. Vous devrez dans ce cas ramener vos fenêtres depuis le Dock avec la souris. Réorganiser répartit également les fenêtres ouvertes selon votre écran. Fractionner vous permet de conserver les en-têtes d’un tableau tout en le remplissant plus bas. Une fois fractionnée, une fenêtre peut être ramenée à son état d’origine via Fenêtre/Annuler le fractionnement où en saisissant en haut à droite de votre document l’icône de fractionnement et en la ramenant tout en haut.

j Réduire la fenêtre j

j

j

Figure 6.30 : Le menu Travail de Word

L’intérêt de Travail par rapport à Fichier/Ouvrir récent réside dans la stabilité du premier surtout lorsque vous travaillez avec un grand nombre de documents.

6.13. Conclusion Word vous paraît peut-être moins inaccessible à l’issue de ce tour d’horizon, même si certaines de ses fonctionnalités qui nécessiteraient un guide plus indigeste n’ont pas été développées ici. Dans la suite de ce livre consacré à Office, nous nous intéresserons au tableur de Microsoft, Excel, tout en comparant par moment son ergonomie à celle de Word. Lors de ces comparaisons, vous aurez l’occasion de vous remémorer les fonctions du traitement de texte d’Office.

154 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Premier contact Le menu Fichier d’Excel 2008 ........................................................................................ 157 Propriétés ............................................................................................................................. 163 Les modes d’affichage d’un classeur Excel ............................................................... 163 Le menu Édition d’Excel 2008 ........................................................................................ 164 Les barres d’outils d’Excel .............................................................................................. 169 Le menu Affichage d’Excel 2008 ................................................................................... 170 La barre de formules ......................................................................................................... 176 Les Commentaires ............................................................................................................. 176 Conclusion ........................................................................................................................... 176

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Lancez Excel 2008 en cliquant une fois dans le Dock ; un document vierge s’ouvre, intitulé Classeur1. Son aspect diffère totalement d’un document Word. Il se présente comme un tableau infini dont le quadrillage et les en-têtes sont fictifs et ne seront pas imprimés, à moins que vous ne le demandiez lors de l’impression. Par exemple, pour le quadrillage :

1 Cliquez sur la feuille à imprimer. 2 Rendez-vous dans Affichage/Palette de mise en forme. 3 Sous Format d’impression, en regard de Quadrillage, cochez Imprimer. 4 Dans Fichier, cliquez sur Imprimer. Livrez-vous à ces quelques exercices pour vous familiariser avec ce nouvel environnement : j j

j

j

j

j j

Cliquez sur une cellule. Elle s’encadre d’une bordure bleu pâle. Cliquez sur une autre cellule. La première cesse d’être sélectionnée. Déplacez votre souris d’un clic maintenu sur la feuille Excel. Au passage, les cellules sont sélectionnées par lignes et colonnes même si vous vous déplacez en diagonale. Pour sélectionner plusieurs cellules adjacentes, utilisez votre souris et [Maj]. Pour sélectionner plusieurs cellules non adjacentes, utilisez votre souris et [Pomme]. Cliquez sur une cellule au hasard et tapez du texte à l’intérieur. Insérez une ligne en cliquant du bouton droit sur une ligne.

Figure 7.1 :

Le menu contextuel dans une feuille de calcul j j

Insérez une colonne en cliquant du bouton droit sur une colonne. Supprimez une cellule d’une ligne ou d’une colonne. Observez les quatre réglages distincts de la boîte de dialogue Supprimer.

156 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier d’Excel 2008

Chapitre 7

Alors que Word est un traitement de texte, Excel est un tableur dont la destination est de lier des cellules par des calculs et/ou des opérations logiques afin de gérer des listes ou de mener à bien une comptabilité. La touche Retour me fait quitter la cellule…

Contrairement à Word, Excel interprète la touche [Retour] comme une validation et vous fait passer à la cellule du dessous.

7.1. Le menu Fichier d’Excel 2008 Prenez maintenant le temps de découvrir la barre d’outils d’Excel surplombant le document ainsi que les icônes l’entourant. Pour ce faire, ouvrez à la fois un document Word et un classeur Excel, mettez leurs barres d’outils côte à côte et comparez-les. Nous trouvons de gauche à droite : pour créer un classeur vide ; Ouvrir pour ouvrir un classeur ; Enregistrer pour enregistrer ce classeur sur votre ordinateur ; Imprimer pour imprimer un exemplaire de cette feuille ; Importer pour importer des données d’un fichier dans Excel. Suivez dans ce cas les instructions de l’Assistant Importation de données.

j Nouveau j j j j

Figure 7.2 : La boîte de dialogue Importer des données

Cet Assistant est également accessible via Fichier/Importer…. Faut-il insérer ou ajouter des données ?

Prenez l’habitude pour traiter vos données de les importer vers une nouvelle feuille afin de les traiter au calme. Vous les ajouterez dans un second temps, si besoin est, dans votre feuille initiale.

LE GUIDE COMPLET 157

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

j Copier, coller j j

j

j

j j

j

et formater par Format pour copier la mise en forme d’un endroit et l’appliquer à un autre. Annuler et Rétablir pour inverser la dernière commande ou la rétablir. Somme automatique pour ajouter les valeurs d’une colonne ou d’une ligne et les sommer dans une cellule. Tri croissant et Tri décroissant pour trier votre sélection afin que les valeurs les plus faibles soient en tête de colonne et inversement. Bibliothèque pour afficher la bibliothèque d’éléments spécifique à Excel. Boîte à outils pour utiliser la Palette de formatage de vos cellules. Zoom pour réduire ou agrandir la taille d’affichage de votre classeur. Aide pour utiliser l’Aide d’Excel.

À travers cette comparaison avec la barre d’outils standard de Word, nous retrouvons l’importance accordée aux calculs dans Excel. Penchons-nous maintenant sur le contenu du menu Fichier d’Excel.

Figure 7.3 : Le menu Fichier d’Excel

Ce menu est séparé en sept zones.

Les projets Ouvre la Bibliothèque [Maj]+[Pomme]+[P].

de

projets,

également

disponible

via

Cette commande ouvre les modèles d’Excel vus au chapitre 2, Les fonctions communes aux logiciels d’Office. Pour afficher uniquement les éléments Excel, pensez à filtrer l’application source dans Afficher en bas à droite de la Bibliothèque de projets. 158 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier d’Excel 2008

Chapitre 7

Les documents Pour créer ou ouvrir un classeur : (raccourci : [Pomme]+[N]) ; Ouvrir… un classeur existant (raccourci [Pomme]+[O]) ; Ouvrir récent pour dérouler un sous-menu contenant vos classeurs récemment ouverts.

j Nouveau classeur j j

Pourquoi des classeurs ?

Excel utilise le terme de classeur car tout en bas de la feuille de calcul près de Feuil1 se trouve un + qui permet de créer des feuilles supplémentaires et, bien entendu, de lier ces feuilles entre elles.

L’enregistrement Pour fermer et sauvegarder un classeur : (raccourci : [Pomme]+[W]) pour fermer votre classeur. Vous pouvez également cliquer sur le bouton radio rouge en haut à gauche de la fenêtre du classeur. Enregistrer un classeur existant (raccourci : [Pomme]+[S]). Enregistrer sous… ouvre une fenêtre sur votre disque dur à partir de laquelle vous pouvez enregistrer votre classeur sous une nouvelle destination.

j Fermer

j j

Figure 7.4 : Les formats d’enregistrement

LE GUIDE COMPLET 159

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Quel format choisir ?

Indépendamment des progrès de telle ou telle version, ce qui prime est la lisibilité pour votre destinataire. Si vos correspondants n’ont pas la dernière version, préférez un format .xls plus universellement lisible au tout dernier .xlsx incluant le XML.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’annexe Formats de Fichiers du chapitre 15. crée une version de votre classeur affichable via un navigateur Internet.

j Enregistrer en tant que page web…

Figure 7.5 :

La boîte de dialogue Enregistrer en tant que page web

Comme dans Word, les résultats de la conversion d’un classeur Excel en page web seront décevants. L’usage systématique de l’Aperçu de la page web vous permettra d’affiner votre mise en page. Il faut généralement éviter des intitulés trop longs et des enrichissements non convertibles en HTML. un environnement… enregistre l’emplacement, la taille de la fenêtre et la position de tous les classeurs ouverts sans enregistrer les modifications du contenu des classeurs ouverts.

j Enregistrer

Cette fonction est un peu différente de Affichage/Affichages personnalisés… qui vous permet de mémoriser des espaces de travail localement. Enregistrer un environnement… peut en effet être transmis à une autre personne pour qu’elle bénéficie du même fenêtrage et que les erreurs soient d’autant plus réduites.

La mise en page et l’impression Réunit plusieurs commandes : appelle la fenêtre des attributs de mise en page où vous sélectionnez les réglages pour les attributs de page relatifs au

j Mise en page…

160 LE GUIDE COMPLET

Le menu Fichier d’Excel 2008

Chapitre 7

modèle d’imprimante, au format portrait ou paysage et à l’échelle d’impression ainsi que les réglages de Microsoft Excel qui concernent les feuilles de calcul.

Figure 7.6 : La mise en page d’Excel

vous invite à délimiter une zone de votre classeur et à la Définir comme zone d’impression dans le sousmenu qui s’affiche, à l’Annuler où à l’Ajouter à la zone d’impression. Imprimer… (raccourci : [Pomme]+[P]) vous renvoie vers la fenêtre du même nom où figurent les derniers réglages avant l’impression physique de votre classeur par [Retour] ou l’impression sous la forme d’un fichier PDF en cliquant sur PDF en bas à gauche.

j Zone d’impression

j

Figure 7.7 : La fenêtre Imprimer

Vous pouvez via des processus Automator intégrés dans Excel 2008 : j Enregistrer en format PDF…

pour le partager avec d’autres

utilisateurs. j Enregistrer en format PostScript….

Les fichiers PS sont réclamés

par certaines imprimantes.

LE GUIDE COMPLET 161

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

activera un port série pour l’émission et la réception de fax – sous réserve que votre fournisseur de télécommunications accepte ce protocole – et enverra le document vers un numéro de fax. Envoyer le document PDF par courrier électronique créera un email sans titre soit dans Entourage, soit dans Mail, suivant les préférences de logiciel de courriel par défaut que vous aurez définies dans Mail/Préférences… puis dans Générales. Enregistrer en PDF-X vous garantit que le document sera imprimé tel que vous l’avez conçu. C’est une forme ISO inventée en 2003 par Adobe. Enregistrer le document PDF vers iPhoto. Vous créerez alors un Album contenant les pages de votre document. Si vous souhaitez les emmener sur votre iPod ou votre iPhone, il ne vous restera plus qu’à synchroniser cet Album dans iTunes. Enregistrer le document PDF dans le dossier de reçus web pour enregistrer vos documents dans Documents/Web Receipts et les imprimer plus tard en une fois, lorsque vous serez à portée d’une imprimante. Enregistrer PDF vers Papers pour l’exploiter dans Papers de la suite iWork d’Apple. Modifier le menu… pour ajouter des routines Automator.

j Faxer le document PDF…

j

j

j

j

j

j

Choisissez l’option la plus adéquate dans le menu local PDF.

Importer et Envoyer vers… convoque l’Assistant Importation de données déjà traité au début de ce chapitre. Envoyer vers… vous permet d’envoyer directement votre classeur sous la forme d’une page HTML ou d’une pièce jointe en format natif Excel en créant un nouveau message dans votre logiciel de courriels.

j Importer… j

Excel lance Mail au lieu d’Entourage…

Il faut rentrer dans les préférences de Mail pour définir l’application de courriels par défaut. Si Entourage n’apparaît pas dans le menu déroulant, cherchez-le en appelant la boîte de dialogue Autre.

162 LE GUIDE COMPLET

Les modes d’affichage d’un classeur Excel

Chapitre 7

Figure 7.8 : Le logiciel de courriel par défaut dans les préférences de Mail

7.2. Propriétés… Vous renseignerez ici les champs correspondants afin de définir la "carte d’identité" de votre classeur Excel lorsque vous l’envoyez à votre correspondant. En règle générale, ces champs n’étant pas requis pour l’enregistrement, l’utilisateur oublie de les renseigner…

7.3. Les modes d’affichage d’un classeur Excel Passons en revue les deux modes d’affichage sous Excel. En bas et à gauche de votre document se trouvent deux icônes. Nous sommes par défaut dans le second mode, le mode Page.

Figure 7.9 : Les modes d’affichage d’Excel

Comme dans Word, en déplaçant de droite à gauche votre souris au-dessus de ces deux boutons, la zone à droite de la seconde icône affiche le nom du mode. En cliquant sur ces boutons, vous basculez dans le mode correspondant. Vous pouvez également le faire en passant par Affichage. Passons en revue ces deux modes : j

j

Page vous présente la page telle qu’elle apparaîtra à la sortie de l’imprimante en visualisant les marges de chaque feuille. Normal est le mode natif d’Excel affichant les limites de chaque page par un pointillé assez discret.

Si vous n’êtes pas astreint à l’impression A4, vous prendrez l’habitude de travailler dans ce dernier mode. LE GUIDE COMPLET 163

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Notez la présence sur la droite de Feuil1 du symbole + qui vous permet d’ajouter des feuilles à votre classeur ainsi que la présence d’un menu contextuel disponible par un clic droit.

Figure 7.10 : Le menu contextuel des feuilles

D’un comportement analogue aux Bloc-notes de Word, ce menu vous permet de : un nouveau document Excel en appelant la bibliothèque de projets d’Office sous le filtre documents Excel. Supprimer la feuille sur laquelle vous vous trouvez.

j Insérer… j

La suppression d’une feuille est définitive

Vous ne pourrez pas annuler cette opération. Ne la lancez qu’avec toute la précaution qui s’impose.

en rendant leur champ modifiable. Déplacer ou copier… en sélectionnant la feuille à faire apparaître en premier dans la boîte de dialogue du même nom. Sélectionner toutes les feuilles dans l’hypothèse par exemple de les copier dans un autre classeur.

j Renommer des feuilles j

j

7.4. Le menu Édition d’Excel 2008

Figure 7.11 : Le menu Édition d’Excel 2008

164 LE GUIDE COMPLET

Le menu Édition d’Excel 2008

Chapitre 7

Ce menu réunit de haut en bas : (raccourci [Pomme]+[Z]). Répéter qui mémorise votre dernière action et vous permet de la répéter (raccourci : [Pomme]+[Y]). Couper (raccourci : [Pomme]+[X]). Copier (raccourci : [Pomme]+[C]). Copier vers l’album (raccourci [Maj]+[Pomme]+[C]). Coller (raccourci : [Pomme]+[V]). Coller la sélection de l’album (raccourci : [Maj]+[Pomme]+[V]).

j Annuler j

j j j j j

Ces deux commandes seront activées après un premier passage par la boîte à outils dans l’Album où vous aurez sélectionné un premier élément à copier dans votre texte puis appuyé sur Ajouter. Notez la présence d’un petit triangle à droite de ce bouton. Un sous-menu se développe si vous cliquez dessus. Vous pouvez : ; Ajouter un fichier… ;

j Ajouter la sélection j

j Ajouter à partir du Presse-papiers

;

j Toujours ajouter une copie.

Comme pour Word, l’album reste présent dans le quatrième onglet de la Palette de formatage. Il vous permet de stocker des captures d’écran ou tout autre type de texte ou de graphique. Supprimer des éléments de l’Album, est-ce les supprimer tout court ?

Oui si les éléments font référence à des copier coller dans votre document de travail. Non s’il s’agit de fichier texte ou image importés. En effet, Excel ne crée en ce cas qu’un alias dans l’Album.

Excel dispose également d’une copie spécifique, extrêmement utile : la recopie incrémentée. Pour l’utiliser :

1 Saisissez une valeur telle qu’un jour de la semaine ou une date. 2 Saisissez le cadre de votre cellule en bas à droite et tirez-le vers le bas. 3 Cliquez dans le menu contextuel qui s’affiche en bas à droite pour choisir l’option désirée. LE GUIDE COMPLET 165

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Figure 7.12 : La copie incrémentée

Revenons dans le menu Édition. Collage spécial… appelle la boîte de dialogue du même nom

Figure 7.13 : La boîte de dialogue Collage spécial d’Excel

Cette boîte de dialogue mérite qu’on s’y arrête. Sous des dehors anodins, elle cache le moteur d’Excel qui ne se contente pas de coller ce que vous avez copié en bloc mais vous autorise à copier tout ou partie des informations que vous avez stockées dans le Presse-papiers en les exploitant finement. En effet une cellule contient à la fois : j

j j j

du texte, un graphique, un nombre qui sont regroupés sous le terme de Valeurs ; des Formules agissant sur ces données ; un formatage identifié par Format ; des Commentaires.

Cette boîte de dialogue vous permet de sélectionner le collage d’une partie de ces informations, seules ou combinées. Reportez-vous dans ce dernier cas aux boutons radio de la colonne de droite. Des opérations algébriques simples (addition, soustraction, multiplication, division) et un collage avec liaison tenant compte des modifications des données sources sont également possibles :

166 LE GUIDE COMPLET

Le menu Édition d’Excel 2008

Chapitre 7

identifie vos données comme une URL afin qu’Excel autorise la cellule à lancer votre navigateur si elle est activée. Liaison… et Objet sont actifs dès que vous liez deux documents entre eux.

j Coller comme lien hypertexte

j

Ces deux derniers items méritent quelques développements. Lorsque vous utilisez Office, vous pouvez partager des informations entre des applications de plusieurs façons. Il est précieux de partager des informations afin de faciliter leur mise à jour. Vous pouvez : j j

j

lier les informations afin de les mettre à jour automatiquement ; incorporer les informations afin qu’elles soient mises à jour uniquement lorsque vous les mettez à jour manuellement en ouvrant le document dans l’application dans laquelle il a été créé ; lier à ou incorporer une partie du document, par exemple, quelques cellules d’un classeur Excel à l’aide d’un objet lié ou incorporé ;

Lier des informations pour une mise à jour automatique Supposons que vous produisiez dans Word un bulletin scolaire trimestriel contenant des notes mises à jour dans un classeur Excel. Une manière de partager les données consiste à lier une feuille Excel au document Word afin que, lorsque vous mettez à jour la feuille Excel, les informations dans le document Word soient également mises à jour. Partons du principe que vous souhaitez lier les notes de vos élèves réunies sous Excel à un bulletin contenant vos commentaires, que vous avez rédigé dans Word. En établissant un lien avec les retours, le bulletin sera actualisé chaque fois que les notes seront mises à jour. Procédez ainsi :

1 Dans votre document Word, cliquez à l’endroit où vous désirez lier la feuille Excel. 2 Rendez-vous dans Insertion/Objet puis À partir du fichier. 3 Localisez et cliquez sur le classeur Excel contenant la feuille à lier au document. La feuille active dans le classeur lié s’affiche dans le document. LE GUIDE COMPLET 167

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

4 Pour qu’une icône cliquable permettant d’afficher les informations Excel soit disponible en lieu et place des données, activez la case à cocher Afficher sous forme d’icône. 5 Activez Lier au fichier. 6 Cliquez sur Insertion.

Figure 7.14 : La boîte de dialogue Collage spécial de Word

Incorporer des informations pour une mise à jour manuelle Pour conserver la connexion entre deux fichiers sans modifier le bulletin lorsque la feuille Excel est modifiée, vous pouvez incorporer des informations. Les informations étant regroupées dans un seul document Word, l’incorporation permet de distribuer une version en ligne du document aux personnes qui n’ont pas accès à la feuille Excel . En suivant la même procédure que précédemment :

1 Désactivez la case à cocher Lier au fichier. 2 Cliquez sur Insertion.

Lier ou incorporer une fraction d’un classeur Enfin, vous pouvez insérer juste une partie des notes contenues dans votre feuille Excel :

1 Sélectionnez la plage de cellules à coller. 2 Allez dans Édition/Copier ou faites [Pomme]+[C] 3 Dans le document Word, cliquez au point d’insertion où les informations doivent s’afficher. 4 Allez dans Edition/Collage spécial… puis sur Coller avec liaison. 168 LE GUIDE COMPLET

Les barres d’outils d’Excel

Chapitre 7

5 Dans le champ En tant que, cliquez sur Feuille de calcul Microsoft Excel Objet puis sur OK. Si vous devez modifier rapidement les informations du document Excel :

1 Allez dans Édition/Liaisons… Si Liaisons n’est pas disponible, cela signifie que le document ne contient pas d’informations liées. 2 Sous Fichier source, cliquez sur la feuille Excel incorporée ou liée puis sur Ouvrir la source. 3 Apportez les modifications souhaitées à la feuille. 4 Enregistrez vos modifications lorsque vous avez terminé et fermez le classeur Excel. 5 Vérifiez que le fichier Word a enregistré les modifications apportées. Exercez-vous à faire quelques allers-retours entre Word et Excel afin de saisir les avantages et inconvénients de ces trois types de réglages. Vous remarquerez vite qu’un document lié réclame la présence du document source. Vous réserverez probablement cette technique à des documents locaux en choisissant d’incorporer des données lorsque vous les expédiez par email.

Recherche et remplacement Très utile sur un classeur contenant un grand nombre de données, l’outil Rechercher… (raccourci : [Pomme]+[F]) est lié à ces voisins, Remplacer… et Atteindre…, par des onglets.

7.5. Les barres d’outils d’Excel Excel dispose de nombreuses barres d’outils dont les boutons affichent des renseignements sur leurs fonctions si vous les survolez à l’aide du pointeur de votre souris. Vous pouvez afficher ou masquer ces barres d’outils : j j

Par Affichage/Barres d’outils puis en sélectionnant la barre désirée Par un clic droit dans le vide sur la barre d’outils standard en sélectionnant Barres d’outils dans le menu qui s’affiche puis la barre désirée. LE GUIDE COMPLET 169

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

En cochant la case Afficher/Personnaliser les barres d’outils, les barres d’outil actives s’ajoutent en palette flottante autour de votre barre d’outils Standard. Elles figurent désormais comme cochées dans Affichage/Barres d’outils.

Figure 7.15 : Toutes les barres d’outils d’Excel

Nous allons découvrir une part des fonctions de ces nombreuses barres au cours de l’exploration du troisième menu d’Excel, Affichage.

7.6. Le menu Affichage d’Excel 2008

Figure 7.16 : Le menu Affichage d’Excel 2008

Partagé en cinq zones, le menu Affichage est un menu important dans Excel. 170 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage d’Excel 2008

Chapitre 7

L’affichage Cette première zone vous permet de basculer d’un mode à un autre si l’usage des boutons en bas à gauche de votre document vous paraît moins intuitif.

La boîte à outils Cette seconde zone vous fait basculer d’un onglet à un autre dans la boîte à outils tout en visualisant l’onglet affiché. Pour faciliter le recours à l’onglet Concepteur de formules qui ne dispose pas de raccourci, procédez comme suit :

1 Rendez-vous dans Outils/Personnaliser le clavier…. 2 Cliquez sur l’élément Affichage puis sur Concepteur de formule. 3 Attribuez par exemple le raccourci initialement libre [Alt]+[Pomme]+[F]. 4 Cliquez sur Attribuer. 5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser le clavier….

Figure 7.17 : La boîte de dialogue du Concepteur de formules

Vous disposez maintenant d’un raccourci pour afficher l’onglet de la boîte à outils où sont réunies les formules d’Excel. Dans la vie courante, vous vous servirez de quelques formules sur les centaines disponibles. La Palette des objets ne diffère pas, par ailleurs, de celle étudiée dans les chapitres concernant Word.

La Bibliothèque et la barre d’outils Dans cette troisième zone d’affichage, nous retrouvons la Bibliothèque d’éléments qui se déploie entre la barre d’outils et votre document afin de vous donner accès à une partie des modèles de la Bibliothèque de projets…. LE GUIDE COMPLET 171

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Juste en dessous se trouve la sélection des barres d’outils. La barre d’outils Standard ayant été vue au début et celles de formatage, de dessin et de films étant les mêmes que celles de Word, passons en revue celles qui restent.

La barre d’outils de dessin de bordures Figure 7.18 : La barre d’outils de dessin de bordures

Analogue à celle de la boîte à outils, cette barre vous permet de dessiner manuellement des bordures simples autour de vos cellules ou de les effacer si les séparations ne vous conviennent plus. Cette barre vous sera utile à l’issue d’une mise en forme automatique via Format/Mise en forme automatique…, lorsque vous souhaiterez procéder à des ajustements.

La barre d’outils Tableaux graphiques Figure 7.19 : La barre d’outils Tableaux graphiques

Affichable via ce menu, cette barre vous guide dans le dessin de tableaux graphiques lorsque vous désirez afficher une liste de résultats sous la forme d’un diagramme en barres ou en camembert. Pour montrer un exemple, nous allons commencer par la personnaliser :

1 Rendez-vous dans Affichage/Personnaliser les barres d’outils et les menus…. 2 Dans la liste de gauche Catégories, sélectionnez Graphiques. 3 Dans la liste Commandes, glissez déposez Secteur 3D sur la barre d’outils Graphiques. 4 Répétez l’opération avec d’autres commandes si besoin est. 5 Fermez la boîte de dialogue Personnaliser les barres d’outils et les menus….

172 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage d’Excel 2008

Chapitre 7

Figure 7.20 : La boîte de dialogue Personnaliser les barres d’outils et les menus

Observez les modifications apportées à votre barre d’outils Graphiques. Nous allons maintenant créer un diagramme en forme de camembert, utile lors d’une présentation PowerPoint par exemple :

1 Créez un classeur Excel vide. 2 Dans la première colonne, frappez cinq intitulés ou plus. 3 Dans la colonne adjacente, entrez une série de chiffres correspondants. 4 Sélectionnez l’ensemble de vos données par un clic maintenu en les survolant. 5 Dans la barre d’outils Graphiques, cliquez sur Secteur 3D. Excel crée en dessous de vos données un camembert en relief assorti d’une légende. En cliquant sur ce camembert, vous pouvez d’une manière simple et visuelle : j j

écarter les portions afin de mieux profiter de l’effet 3D ; modifier le fond, les couleurs, le relief, les légendes.

Figure 7.21 : Un exemple de graphique en camembert

LE GUIDE COMPLET 173

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

Amusez-vous à modifier la valeur de vos données ; vous constatez que le graphique reste lié… C’est tout l’intérêt de cette représentation graphique. Elle reste en lien dynamique avec vos données.

La barre d’outils Base de données Figure 7.22 : La barre d’outils Bases de données

À l’aide de cette barre qui n’a pas son équivalent dans la boîte à outils, vous lancez une requête sur une base de données et actualisez la source.

La barre d’outils Formulaires Très utile si vous utilisez Excel pour créer des formulaires, cette barre vous permet de placer des boutons dans une feuille de calcul qui guideront l’utilisateur à travers un questionnaire à remplir.

Figure 7.23 : La barre d’outils Formulaires

La barre d’outils Révision des formules Cette barre vous assiste dans la vérification de vos formules en identifiant les erreurs de syntaxe.

Figure 7.24 : Un exemple de liste avec une moyenne sans erreurs

La barre d’outils Listes Destiné à trier vos listes de données, l’Assistant Liste vous guide dans cette tâche fastidieuse et classe vos éléments suivant des critères simples que vous paramétrez.

174 LE GUIDE COMPLET

Le menu Affichage d’Excel 2008

Chapitre 7

Figure 7.25 : Un exemple de tri de liste

L’Assistant Tableaux croisés dynamiques Également disponible cet outil particulièrement lorsque de chiffres et que vous chaque chiffre.

dynamique,

via Données/Rapport de tableau croisé permet d’analyser des totaux associés, vous devez faire la somme d’une longue liste voulez comparer plusieurs faits à propos de

Figure 7.26 : L’Assistant Tableaux croisés dynamiques

Comme un rapport de tableau croisé dynamique est interactif, vous pouvez modifier l’affichage des données pour voir des détails supplémentaires ou calculer des synthèses, telles que des comptes ou des moyennes.

La barre d’outils Commentaires Semblable à la barre d’outils Vérification, cette barre permet d’associer des commentaires analogues à des "post-it" sur des cellules et d’envoyer le fichier Excel et les commentaires par email. Figure 7.27 : La barre d’outils de commentaires

LE GUIDE COMPLET 175

Chapitre 7

Excel 2008 : Premier contact

7.7. La barre de formules Présente dans les précédentes versions d’Excel, peut-être souhaiterezvous l’afficher en permanence. Faute de quoi, il vous faudra doublecliquer sur une cellule contenant une formule pour afficher son équation et les liens vers d’autres cellules, symbolisés par des couleurs différentes comme vous l’aurez peut-être remarqué juste avant dans l’exemple de liste avec une moyenne sans erreurs. Figure 7.28 : La barre d’outils des formules

Dans la quatrième zone du menu Afficher se trouvent les en-têtes et pieds de page dans Excel. Ils se comportent de la même manière que dans Word.

7.8. Les Commentaires Ils vous permettent d’associer un post-it à une cellule. Une fois posé, la présence d’un commentaire se traduit par un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule. En le survolant, vous faites apparaître le commentaire. Si vous préférez une méthode plus systématique, pensez à utiliser la barre d’outils Commentaires qui vous permet de naviguer d’un commentaire à un autre. La cinquième et dernière zone du menu Afficher ne présente pas de difficultés particulières. La boîte de dialogue Affichages personnalisés enregistre vos espaces de travail et vous permet de les rappeler à loisir. Le Plein écran étend votre classeur sur la totalité de votre écran. Le Zoom double la fonction déjà rencontrée dans la barre d’outils Standard.

7.9. Conclusion Nous avons vu les trois premiers menus d’Excel 2008, Fichier, Édition, Affichage ainsi que les barres d’outils et la boîte à outils. Le chapitre suivant sera consacré, à travers des exemples, à la manipulation des listes et des formules et à l’exploitation des résultats. 176 LE GUIDE COMPLET

Excel 2008 : Les formules Première formule : une soustraction ............................................................................. 178 Deuxième formule : une somme automatique ........................................................... 179 Troisième formule : la fonction logique « Si » .............................................................. 181 Les opérateurs de calcul .................................................................................................. 182 Les opérateurs arithmétiques ......................................................................................... 182 Le menu Insérer d’Excel 2008 ........................................................................................ 192 Le menu Format d’Excel 2008 ....................................................................................... 196 Conclusion ........................................................................................................................... 199

Chapitre 8

Excel 2008 : Les formules

Vous vous êtes familiarisé avec la manipulation des cellules. Il est temps de vous lancer dans la confection de vos premières formules.

8.1. Première formule : une soustraction Justement, à propos de confection, imaginons que vous ayez à compter pour un magasin de vêtements l’état d’un stock. Cet état comprend plusieurs types de données. Le stock d’arrivée vous est réclamé par exemple chaque semaine afin de procéder à des réassortissements. Vous disposez donc des informations suivantes : j j j j

un stock de départ ; des entrées ; des sorties ; un stock d’arrivée.

Pour répondre à cette demande :

1 Ouvrez une feuille Excel vierge. 2 Définissez vos en-têtes de ligne et de colonne. 3 Dans la première cellule de la colonne Stock d’arrivée, activez le mode Formule en saisissant =. 4 Cliquez sur la valeur du stock de départ. 5 Tapez −. 6 Cliquez sur la valeur des sorties. 7 Appuyez sur [Ä] pour sortir du mode Formule. Une erreur s’affiche…

Ressaisissez votre formule en veillant à ne pas laisser d’espace entre l’identifiant de cellule et l’opérateur logique et évitez les erreurs algébriques notoires, comme la division par zéro.

Votre résultat s’affiche pour la première ligne.

178 LE GUIDE COMPLET

Deuxième formule : une somme automatique

Chapitre 8

J’ai calculé séparément ma soustraction et ça ne fonctionne pas

Si vous entrez manuellement le résultat précédent sans passer par le mode Formule, Excel ne peut pas mettre à jour votre état de stock pour cette cellule et les suivantes. N’oubliez pas de saisir = dans la cellule où votre formule sera calculée…

Figure 8.1 : Un calcul de stock

Vous pouvez répéter ce calcul pour les lignes suivantes mais cela promet d’être fastidieux... Pour répéter la même opération sur les lignes suivantes :

1 Copiez le résultat du stock d’arrivée en utilisant [Pomme]+[C]. 2 Sélectionnez par un clic maintenu les cellules du dessous jusqu’à votre dernier article. 3 Collez en utilisant [Pomme]+[V]. Remarquez la présence d’une icône en bas à droite qui vous propose différentes options de collage :

Figure 8.2 : Les options de collage

Entraînez-vous à modifier ces options de collage en cliquant sur le bouton radio correspondant pour juger des résultats puis revenez au réglage par défaut.

8.2. Deuxième formule : une somme automatique On vous demande maintenant de donner l’état des ventes sur un mois article par article.

LE GUIDE COMPLET 179

Chapitre 8

Excel 2008 : Les formules

Si vous copiez via [Pomme]+[C] puis collez via [Pomme]+[V], vous copierez par défaut la valeur de la cellule et non l’ensemble des informations la contenant. Procédez comme suit :

1 2 3 4 5

Tapez =. Sélectionnez la cellule visée. Appuyez sur [Ä]. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire Sélectionnez la colonne d’un article en choisissant en dessous deux cellules vides. 6 Via la barre d’outils Standard, demandez une Somme automatique. 7 Le résultat doit s’afficher dans la dernière cellule. Votre première ligne de l’état des ventes sur un mois devrait être :

Figure 8.3 : L’état des ventes sur une semaine

En respectant cette manière de traiter vos données, en cas d’erreur sur un chiffre dans votre stock de départ, vous pourrez le modifier sans avoir à vérifier votre calcul de haut en bas. Une fois vos données entrées, votre état mensuel des ventes devrait ressembler à cela :

Figure 8.4 : L’état des ventes sur un mois

Un losange jaune avec un point d’exclamation s’affiche. En cliquant dessus, vous obtenez plusieurs options de recherche et de réparation des erreurs de formules. Excel, qui a horreur du vide, a en effet repéré qu’une cellule vide se trouve entre vos données et la somme automatique. Nous aurions pu éviter cet espace en sélectionnant la cellule immédiatement en dessous des données mais l’occasion vous est donnée de voir comment fonctionne la vérification des formules dans 180 LE GUIDE COMPLET

Troisième formule : la fonction logique « Si »

Chapitre 8

Excel. Explorez les différentes options qui s’offrent à vous pour supprimer cette cellule vide ou l’ignorer. Nous aurions pu également, toujours dans le mode Formule activé par [=] dans la cellule destinée à afficher notre somme, cliquer sur les cellules concernées par l’addition. Cette façon de faire sera à privilégier lorsque les cellules ne sont pas adjacentes et ne sont pas trop nombreuses.

8.3. Troisième formule : la fonction logique « Si » Outre les opérateurs algébriques classiques, Excel dispose d’opérateurs logiques conditionnels qui vous permettent d’automatiser vos feuilles. Imaginons que vous désirez fidéliser vos meilleurs clients en leur offrant une remise sur le volume de leurs achats. En deçà de 3 000 Q, ils auront 5 % de réduction, au-delà 10 % :

Figure 8.5 : Une réduction sous conditions

Pour appeler la fonction logique SI et rédiger votre formule :

1 Saisissez = dans la cellule désirée. 2 Tapez la première lettre de la fonction désirée ; un menu contextuel sur fond jaune s’affiche. Sélectionnez SI. 3 Sélectionnez la cellule à surveiller. 4 Tapez (signe supérieur à)

Supérieur à (A1>B1)

< (signe inférieur à)

Inférieur à (A1= (signe supérieur ou égal à)

Supérieur ou égal à (A1>=B1)

]

Diminuer la taille de police

[Pomme]+[Maj]+[