Текстовой редактор Microsoft Office Word 2007

Citation preview

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ»

ЛИПЕЦКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) БУПК

Электронное учебное пособие «Текстовой редактор Microsoft Office Word 2007»

Автор: доцент, кандидат военных наук Гасан В. Н

Липецк 2011

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ВВЕДЕНИЕ Элементы издательского дела Для того чтобы уверенно работать с текстовыми редакторами и настольными издательскими системами, необходимо освоить и уяснить некоторые сведения издательского дела. Особую значимость при подготовке и формирований текста для издания имеют шрифты. Шрифты - основное изобразительное средство издательских систем, с помощью которого можно добиться большой художественной выразительности текста. Шрифты различают по гарнитуре (рисунку), начертанию, размеру и назначению. Гарнитурой называется совокупность шрифтов одного рисунка во всех начертаниях и кеглях. Кегль - размер шрифта, определяемый размером литеры по вертикали исчисляемый в пунктах (1 пункт равен 0,367 мм). Полный комплект гарнитуры содержит шрифты всех начертаний и кеглей, а в каждом кегле - русский и латинский (и, если нужно, другие) алфавиты прописных и строчных букв, а также относящиеся к ним знаки. Различия между буквами разных шрифтов объясняется их различным построением. Среди элементов, из которых строятся буквы выделяют: • основные штрихи (задают структуру буквы); • дополнительные штрихи (играют вспомогательную и соединительную роль) • засечки; • верхние и нижние выносные элементы; • овалы и полуовалы (с наплывами или без них); • концевые элементы. Буквы располагаются по базовой линии. Расстояние между строками называется интерлиньяжем. Отношение толщины основных и дополнительных элементов определяет контрастность шрифта. Различают неконтрастные, малоконтрастные, контрастные и очень контрастные шрифты. Форму букв шрифта определяют цветность и ритм (соотношение черного и белого, просветы, наплывы и пр.). Отношение высоты буквы к ее ширине называют шириной шрифта. Шрифты бывают сверхузкие, узкие, нормальные, широкие и сверхширокие. Насыщенность шрифта определяется светлотой. Бывают сверхсветлые, светлые, нормальные, полужирные, жирные и сверхжирные шрифты. Шрифты могут быть прямыми и наклонными. Наклонный вариант шрифтов часто называют курсивом. Шрифты одного типа, но отличающиеся по ширине, насыщенности и наклону являются различными начертаниями одного и того шрифта. Начертания одного шрифта составляют гарнитуру. Шрифт на компьютере - это файл или группа файлов, обеспечивающих вывод текста на печать со стилевыми особенностями шрифта. Существуют программы, позволяющие создавать собственные варианты шрифтов. Как правило, такие программы входят в состав текстовых редакторов и издательских систем. Однако существует довольно большой спектр стандартных (в компьютерном смысле)

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

шрифтов, разработанных полиграфистами. Приведем некоторые из них: Arial Аа Бб Вв Гг Дд 1 2 3 4 5 6 7 8 9 О Arial Narrow Аа Бб Вв Гг Дд 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Calibri Аа Бб Вв Гг Дд 1 2 3 4 5 6 7 8 9 О Courier New Аа Бб Вв Гг Дд 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Times New Roman Аа Бб Вв Гг Дд 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 и др. Наиболее часто используются следующие гарнитуры: 1.Литературная – применяется для набора всех видов изданий, кроме букварей, энциклопедий, а также малоформатных, нормативных, периодических и литературно-художественных изданий; 2.Обыкновенная новая - применяется для набора всех видов книжножурнальных изданий, кроме учебников для школы, карманных и нормативных изданий; 3.Банниковская и Академическая - применяется для набора литературнохудожественных, научных, учебных и научно-популярных изданий по гуманитарным областям знаний; 4.Школьная - применяется для набора учебников начальной и средней школы, изданий для детей, художественной и научно-популярной литературы, нормативных изданий и массовых иллюстрированных журналов; 5.Балтика и Таймс - применяется для набора художественной и научнопопулярной литературы, вузовских учебников. Каждый текст, подготовленный к изданию в качестве брошюры или книги, должен пройти техническое редактирование, которое предполагает подготовку оригинал-макета готового издания. Издательским текстовым оригинал-макетом является набранный, сверстанный на компьютере и отпечатанный на лазерном (или струйном) принтере текстовой оригинал, представляющей собой точный прообраз будущего издания (по числу страниц, абзацев, рисунку шрифта), предназначенный для изготовления печатной формы. Исходным материалом для подготовки оригиналмакета является отредактированный, вычитанный автором и литературным редактором размеченный текстовый оригинал. Техническое редактирование - процесс достаточно сложный, особенно если в тексте есть таблицы, схемы, формулы и иллюстрации. Текстовые редакторы Программы - текстовые редакторы предназначены для подготовки текстовых материалов на компьютере.

Поскольку текстовые материалы бывают различной сложности по набору и верстке, существуют и развиваются различные программы обработки текстов. Их можно классифицировать по уровням требований к обработке текстов. Перечислим наиболее популярные из них. А. Программы для набора и обработки простых текстов: Lexicon Refis Norton Editor MuitiEdit Word 4.0 и 5.0 и др. Б. Программы для набора сложных текстов: Chi Writer

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Tec Word Word 5.5, 6.0 и 7.0 Word for Windows 1.1 и 2.2 WordPerfect TeX, LaTeХ и др. Каждый текстовый редактор имеет свои технические требования к составу и конфигурации компьютерной техники. Для набора простого текста достаточно иметь:  персональный компьютер IBM PC/XT, AT (или совместимые с ними) с емкостью оперативной памяти 640 кбайт; • дисплей монохромный CGA, EGA или Hercules 14. Для набора сложных текстов, содержащих формулы, таблицы, схемы необходимо иметь: • персональный компьютер IBM PC/AT 286 (или совместимые с ним), с емкостью оперативной памяти 1 Мбайт; • дисплей монохромный CGA, EGA или Hercules 14; • накопитель на жестком магнитном диске (30 - 40 Мбайт); • матричный 9- или 24-игольчатый принтер, струйный или лазерный принтер; • мышь. Для подготовки черно-белых иллюстраций, логотипов, обложек, титулов, разработки шрифтов необходимо иметь: • персональный компьютер IBM PC/AT 386/486 (или совместимые с ним) с емкостью оперативной памяти 4 Мбайт;  дисплей цветной VGA, SVGA 14/15; • накопитель на жестком магнитном диске (более 80 Мбайт); • лазерный принтер; • сканер; • мышь. Разумеется, подходят не только компьютеры IBM-совместимые, но и другие (например, Macintosh); разные модели IBM указаны лишь, поскольку они наиболее распространены для ориентации по уровню требований. Разработчики программ текстовых редакторов стараются предусмотреть в них предоставление пользователю всех необходимых операций и сервисных возможностей для эффективной обработки текстов. Выделим главные из них: • набор текста в интерактивном режиме; • редактирование текста; • работа с фрагментами текста (копирование, перемещение, удаление и т.п.); • форматирование текста (установка абзаца, перенос, выравнивание границ строки и т. п.); • работа с несколькими текстами одновременно посредством многооконного принципа; • файловая организация работы с текстами и взаимодействие с операционной системой; • импорт/экспорт текстов из одного формата в другой, в другие прикладные системы; • работа с разными шрифтами; • работа со спецсимволами (математические знаки, индексы и т. п.); • работа с иллюстративным материалом (таблицы, схемы, формулы и пр.);

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

• проверка правописания; • поиск и замена фрагментов текста.

Издательские системы Общая характеристика Настольные компьютерные издательские системы приобрели широкую популярность в различных сферах производства, бизнеса, науки, культуры и образования. Издательское дело становится актуальным практически для любой организации. Выпуск информационных бюллетеней, рекламных проспектов, собственных малотиражных газет и даже книг теперь становится необходимым атрибутом информационного обеспечения современных учреждений. Пожалуй, из всех новых информационных технологий, компьютерное издательство является наиболее массовой и практически легко внедряемой. Настольные издательские системы (desktop publishing) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов. Минимальные аппаратно-технические требования для развертывания издательских систем таковы: • персональный компьютер: IBM PC/AT 486 или другой того же класса, с емкостью оперативной памяти 8 Мбайт; • дисплей: цветной VGA, SVGA 15/17; • накопитель на жестком магнитном диске (более 160 Мбайт); • цветной лазерный принтер; • цветной струйный принтер; • цветной сканер; • мышь. Существуют различные программные системы, среди них наиболее распространены следующие: Word for Windows, Express Publisher, Illustrator for Windows, Ventura Publisher, PageMarker, TeX. Перечисленные программные системы предназначены для компьютерной верстки. Среди программ подготовки иллюстраций можно выделить следующие: CorelDraw, CorelSystem, Designer, DrawPerfect, GalleryEffect, PC Paintbrush, PhotoStyler, Adobe Photoshop и др.

WORD Настольная издательская система WORD В последнее время все большую популярность среди широкого круга пользователей завоевывает текстовый процессор Word для Windows, прежде всего, из-за высококачественных издательских свойств этого продукта фирмы «Microsoft». Несмотря на то, что большинство людей, работающих с WinWord, используют далеко не все его возможности, они могут создавать красиво оформленные, хорошего качества документы, разрабатывать фирменные бланки, визитки, создавать элементы фирменного стиля, рекламные документы.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Возможность вставлять таблицы, рисунки, графики, формулы в тексты, создаваемые в Word, также способствует завоеванию абсолютного первенства этого программного продукта. Word - это многофункциональная программа обработки текстов, настольная издательская система. Возможности Word Как уже говорилось, Word - это не просто текстовый редактор. Обычный текстовый редактор - это WordPad, который входит в стандартный комплект операционной системы Windows ХР (собственно, эту программу и изучать-то незачем, потому что она довольно примитивна, хотя и позволяет создавать и форматировать тексты). Microsoft Word — это целый программный комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации. Итак, что же можно делать с помощью Word (перечислим только наиболее значимые, на взгляд автора, возможности):  создавать, обрабатывать и распечатывать документы различной степени сложности;  редактировать текст, используя многоуровневый буфер обмена;  представлять документ в различных форматах: обычный, разметка, структура, Web-документ, режим чтения;  добавлять в документ специальные поля: колонтитулы, колонцифры, сноски и примечания;  отслеживать в документе все изменения, внесенные различными пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;  использовать при редактировании различные средства автозаполнения полей;  добавлять рисунки, изображения и фотографии;  добавлять в текст специальные значки и символы;  использовать мощные средства настроек шрифтов и абзацев;  создавать и применять стили, позволяющие почти мгновенно изменять внешний вид целой группы абзацев текста;  использовать автоматическое форматирование по заданным параметрам текста при вводе;  в удобной форме проверять правильность написания слов на различных языках;  использовать статистику;  создавать документ совместно несколькими пользователями;  пользоваться мощной системой макросов для автоматизации многих процессов, необходимых при создании документов;  автоматически создавать оглавления и указатели;  работать с таблицами различных видов, в том числе производить в этих таблицах сортировку данных по различным критериям;  получать подробные сведения и справки по всем возникающим вопросам.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Это перечень далеко не всех возможностей Word. Впрочем, хватит просто перечислять их, лучше сразу перейдем к изучению. В данном учебном пособии вы не найдете полноценного и всеобъемлющего руководства по работе в Word (оно может занимать отдельный толстенный учебник), однако постараемся показать, каким образом начать работать в этой программе и быстро достичь результатов. Кроме того, в плане дальнейшего продвижения в сторону уровня «продвинутый пользователь» мы рассмотрим различные тонкости работы с данным редактором. Первый запуск

Для запуска текстового процессора дважды «щелкните» левой клавишей мыши на значке запускаемой программы. Возможны следующие варианты запуска программы:  Кнопка «Пуск» - «Все программы» - Microsoft Office - Microsoft Office Word 2007;  Кнопка «Пуск» - в раскрывшемся меню часто запускаемых программ Microsoft Office Word 2007;  Двойной щелчок по ярлыку Microsoft Office Word 2007 на рабочем столе. Кратко охарактеризуем возникшее интерфейсное окно (Рис. 1).

Значок «Офис» Закладки Функциональные блоки Пиктограммы вызова функций

Панель быстрого доступа

Рис. 1. Интерфейсное окно после запуска текстового процессора Microsoft Office Word 2007.  Значок «Офис» - Предназначен для управления Файлами и редактором (Рис. 2);

Рис. 2 Меню при нажатии кнопки «Офис».

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

 Панель быстрого доступа – позволяет выполнить ряд функций немедленно без входа в функциональные блоки (настраивается пользователем);  Закладки: Главная; Вставка; Разметка страниц; Ссылки; Рассылки; Рецензирование; Вид (при работе с таблицами: Конструктор; Макет; при работе с рисунками: Формат) – предназначены для входа в меня функциональных блоков (Рис. 3); Рис. 3. Закладки главного меню для смены режима работы процессора.  Функциональные блоки – позволяют управлять функциями редактора.  Координатная линейка располагается над и слева окна документа. С помощью координатной линейки можно изменять абзацные отступы, длину строки набора и ширину колонок, высоту текста на странице и колонок.  Строка состояния находится на нижней кромке окна Word. В процессе ввода данных в этой строке высвечивается информация о позиции курсора ввода и др. (Рис. 4) Рис. 4 Строка состояния.  Линейки прокрутки - расположены вдоль правого края рабочего окна. Перемещая мышкой бегунок вы можете быстро передвигаться по тексту. Приведенные выше панели используются не только в программе Word; они типичны и для других программ семейства MS Office. Для выхода из текстового процессора можно воспользоваться кнопкой «Офис» Выход из Word, закрыть окно Word стандартным для Windows образом нажав на пиктограмму закрытия окна, вызвав контекстное меню на значке программы Word строки задач или нажать комбинацию клавиш Alt + F4. Загрузка документа осуществляется следующими способами: 1) нажатием кнопки «Офис» и выбором команды «Открыть» с изображением раскрытой папки на панели пиктографического меню; 2) использованием команды меню Открыть при выборе файла и использовании стандартного контекстного меню Windows. 3) Двойным щелчком мыши по уже существующему файлу Word. Для удобства дальнейшего запуска рекомендую иконку этой программы поместить на панель быстрого запуска или хотя бы на рабочий стол. Быстрая настройка Word

Прежде чем мы перейдем к работе с документами, давайте сначала произведем необходимую настройку программы. Word — редактор очень мощный и гибкий, однако некоторые его настройки, сделанные по умолчанию не очень удобны, поэтому давайте мы сначала его слегка подстроим, а потом уже погрузимся в чарующий мир набора и редактирования текста. Итак... Первым делом нужно вызвать пункт меню Параметры Word по нажатию кнопки Офис.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 5 Панель настройки параметров Word. В меню на закладке «Основные» по умолчанию не установлено «Показывать режим «Разработчик»». Этот режим целесообразно включить установив соответствующий флажок. Особо он понадобится при работе со всевозможными вставками в документ. Другие настройки осуществляются в соответствии с приоритетами пользователя. Среди них на закладке «Настройка» осуществляется настройка панели быстрого доступа. Целесообразность команд помещенных на эту панель определяет пользователь, но они необходимы для ускорения работы и простоты использования по мере освоения Word. Еще одна полезная настройка о которой многие пользователи не знают и не используют тaкую возможность Word. На закладке «Дополнительно» в разделе «Печать» отметьте настройку «В обратном порядке». Это очень полезно при печати многостраничных документов, потому что в таком режиме после печати вам не придется перекладывать страницы от последней к первой — документ выйдет из принтера с нужным порядком страниц. Однако следует иметь в виду, что данная настройка актуальна для тех принтеров, у которых листы выходят отпечатанной стороной вверх (матричные, струйные, сублимационные и некоторые виды лазерных). Потому что есть лазерные принтеры, у которых лист выходит в лоток отпечатанной стороной вниз, и вот для них эту настройку включать не нужно. Опцию «Использовать Черновое качество» желательно включать тогда, когда вы делаете промежуточную печать текста — например, чтобы просто посмотреть, как текст и иллюстрации выглядят на бумаге. При использовании этого режима документ будет напечатан быстрее, а принтер потратит меньше чернил или порошка. На закладке «Сохранение» обязательно отметьте пункт Автосохранение каждые: (автоматическое периодическое сохранение редактируемого текста) и лучше поставьте там 1 мин, а не 120. Впрочем, если у вас медленный компьютер, тогда можно поставить 5 мин. Но обычно ставят 1 мин - это позволяет надеяться, что даже в случае всяких сбоев электропитания пользователь потеряет не более одной минуты работы, потому что Word автоматически сохраняет текст каждую минуту, причем делает он это достаточно умно: сохраняется не весь текст (потому

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

что иначе при работе с большими объемами это занимало бы продолжительное время), а только внесенные изменения (если включена соответствующая опция) — рис. 6. На закладке «Сохранение» целесообразно установить флажок для команды «Внедрять шрифты в файл». Данную опцию весьма желательно включать перед сохранением документа, который вам потом нужно будет открывать на другом компьютере. Потому что если на другом компьютере не окажется шрифта (шрифтов), который вы использовали в своем документе, вместо текста вы можете получить набор нечитаемых символов. Ну или читаемых, но совсем других. Сохранять файлы в следующем формате:. Выбор специального формата для сохранения документов Word (например, HTML или RTF) обычно не используется. Стандартно пользователи выбирают «Документ Word (*.docx)».

Рис. 6 Панель настройки параметров Сохранения. На закладке «Дополнительно» в разделе «Сохранение» целесообразно установить флажок для команды «Всегда создавать резервную копию». Понятно, что резервная копия предназначена для страховки на случай, если вы по каким-то причинам уничтожили основной документ. Если включить эту опцию, то Word при каждом сохранении (ручном или автоматическом) будет создавать резервную копию, которая будет иметь имя следующего вида: «Копия название файла» и другое расширение — а именно *.wbk. Можно создать только одну резервную копию, поэтому каждая новая резервная копия будет заменять предыдущую. Делать ли резервные копии? Для надежности — да, желательно. Однако многих не удовлетворяет большое количество файлов резервных копий, лежащих в папках с документами и занимающих дорогое место на диске. Но считаю, что лучше немного пожертвовать местом на большом диске и за это в критической ситуации иметь хоть какую-то страховку на случай внезапной пропажи крайне нужного документа. Кроме того, не так уж и сложно одной командой периодически перемещать все резервные копии в какую-нибудь другую папку, чтобы они не мозолили глаза. В этом же разделе целесообразно установить флажок для команды Разрешить фоновое сохранение. Фоновое сохранение подразумевает, что Word сохраняет большой документ, позволяя при этом продолжить работу над ним. Закладка Правописание В Орфографии ничего трогать не нужно, там все уже настроено для того, чтобы редактор автоматически проверял при вводе правильность написания слов — это очень и очень удобно, особенно для тех, кто в школе на уроках русского

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

языка изучал литературу, то есть похождения Шерлока Холмса или вообще ловил ворон (рис. 7).

Рис. 6 Панель настройки параметров Правописания. Опции Пропускать слова из прописных букв, Пропускать слова с цифрами и Пропускать адреса Интернета и имена файлов так же рекомендуется включить, чтобы орфографический контроль не срабатывал впустую, например на аббревиатурах. На закладка «Дополнительно» в разделе «Параметры совместимости для файла» на самом деле чисто теоретически ничего менять не нужно. Однако если вы собираетесь обмениваться своими документами с пользователями, которые работают на старых версиях Office (ХР, 2000, 1997 или даже 1995), тогда, может быть, имеет смысл предусмотреть совместимость документов, подготовленных на вашем компьютере, со старыми версиями Office. Для этого достаточно просто выбрать версию, с которой необходима совместимость (но таким образом одновременно вы можете лишить себя некоторых возможностей новой версии этого редактора). Эта закладка очень похожа на опцию, которую мы уже рассматривали в разделе Сохранение. Отличие состоит лишь в том, что здесь в подробностях можно настроить все специальные параметры, относящиеся к совместимости различных версий документов Word. На этом первичное ознакомление с настройками Word можно считать законченным. На самом деле там присутствует еще много всевозможных настроек, однако пользователи обращаются к ним крайне редко. Мы же рассмотрели те, которые меняют довольно часто. Разумеется, в любой момент вы всегда сможете вернуться к всевозможным настройкам Word, вызвав «Параметры Word», и настроить его работу под свои предпочтения. Создание документа Собственно, новый (пустой) документ создается сразу же, как только вы запускаете Word. Почти тo же самое (создание нового документа) произойдет, если в загруженном редакторе щелкнуть по кнопке «Офис» и выбрать функцию «Создать » или использовать сочетание клавиш Ctrl+N. При запуске Word перед нами появится чистый лист бумаги, на котором можно начать набирать текст (рис. 7).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 7. Созданный новый документ при запуске Word. Несколько иначе происходит создание документа при использовании кнопки «Офис» по команде «Создать». На экране возникает меню по созданию документа.

Рис. 8. Меню «Создание нового документа». В нем пользователю предоставляется возможность создать «Новый документ», «Новую запись блога» либо создать документ на основе использования шаблонов (об этом процессе поговорим ниже). Теперь, чтобы было уж совсем удобно работать, поменяйте масштаб отображения документа, выбрав пункт «По ширине страницы», Две страницы, Одна страница либо необходимый масштаб отображения документа на экране используя соответствующие пиктограммы на закладке «Вид» в блоке «Масштаб». (рис. 9, 10).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 9. Блок «Масштаб» на закладке «Вид».

Рис. 10. Меню настройки масштаба отображения документа. Наиболее удобен режим «По ширине страницы» еще и тем, что автоматически подстраивается под любые разрешения экрана. Далее просто вводим текст. Какой угодно: стихи, прозу, заявление, договор, письмо, факс. Нам главное — не что там будет написано, а то, как мы это потом будем обрабатывать. Однако, раз уж мы заговорили о факсах и заявлениях, прежде чем рассмотреть непосредственно работу с текстом, давайте разберемся с так называемыми шаблонами, благодаря которым создание нового документа можно в известной степени автоматизировать. Шаблоны документов Если при создании документа выбрать пункт меню (по нажатии кнопки «Офис») Создать, то перед вами появится дополнительная панель задач, где среди прочих есть интересная функция Шаблоны (Установленные, Мои шаблоны и из существующего документа) и Microsoft Office Online (рис 11).

Рис. 11. Система выбора шаблонов документов.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Давайте щелкнем по ссылке «Установленные шаблоны» (Рис. 12).

Рис. 12. Меню выбора шаблона из коллекции установленной на данном компьютере. Перед нами возникнет окно, в котором предоставляется возможность выбора шаблона из коллекции, установленной на данном компьютере. Это так называемые шаблоны документов. Ведь далеко не всегда нужно создавать документ на чистом листе бумаги. Если необходимо подготовить, например, факс, то у него должна быть шапка с названием предприятия или именем отправителя, дата создания, телефон для связи и другие сведения. Зачем каждый раз вручную набирать эти данные? Не проще ли воспользоваться созданной один раз заготовкой, чем постоянно делать это заново? Поэтому в Word предусмотрена система шаблонов, с помощью которой этот процесс можно значительно автоматизировать. Так вот, когда вы щелкаете по ссылке «Установленные шаблоны», перед вами возникает окно с целым комплектом различных шаблонов и так называемых Мастеров шаблонов. Просто шаблон - это заранее подготовленная структура определенного документа, в который нужно вписать текст. Мастер шаблонов - это программа, которая в интерактивном режиме позволяет вводить необходимые данные и заполнит документ по шаблону. Давайте посмотрим, что, например, представляет собой шаблон Изысканный факс. Вызываем этот шаблон. Перед нами появляется документ, изображенный на рис. 13.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 13 • Шаблон изысканного факса. Вот она, заготовка титульного листа факса, где вам предлагается заполнить заранее подготовленные стандартные поля. Обратите внимание на то, что вы можете один раз заполнить те поля, которые всегда будут одинаковыми (например, название организации и номер телефона), сохранить это все как другой шаблон (о сохранении документов мы поговорим чуть позже), после чего вызывать уже свой шаблон, где останется заполнить минимум полей. Все то же самое можно сделать с любым другим документом. Везде, где есть какие-то повторяющиеся элементы - логотип, название и т.п. имеет смысл создать шаблон и затем набирать текст именно в него. Весьма важный момент при работе с документом - задание правильных параметров страницы (отступы, колонтитулы и т.д.). Давайте рассмотрим, как это делается. Разметка страниц Предположим, у вас открыт документ и вы хотите выставить нужные вам параметры страницы. Это делается на закладке «Разметка страниц» (рис 14).

Рис. 14 • Окно для настройки разметки страницы. Как видите, здесь, можно задать всевозможные параметры разметки страницы:  Темы;  Параметры страницы: поля, ориентацию, размер, организацию текста в несколько столбцов (колонок), разрывы, нумерацию строк, расстановку переносов;  Фон страницы;

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

 Параметры абзаца;  Положение и форму рисунков. По умолчанию Word предлагает вам достаточно стандартную разметку: слева отступается три сантиметра, чтобы было удобно читать подшитый документ (как известно, документ сшивается слева, а значит, там нужно оставить широкое поле), справа оставляется стандартное поле - полтора сантиметра, а сверху и снизу - по два сантиметра (для нумерации страниц, сносок и колонтитулов). Все указанные параметры могут изменяться пользователем именно на закладке «Разметка страницы». Если у вас нет к документу каких-то специфических требований, то эти поля так по умолчанию и можно оставить. Любителям уменьшать поля до минимума, чтобы, так сказать, «экономить бумагу», ответственно скажем, что сэкономите вы таким образом немного, а вот читать документ с маленькими отступами будет весьма затруднительно. В блоке «Темы» имеется возможность выбора темы страницы из имеющегося набора встроенных тем (рис. 15), выбора цвета, шрифта и эффекта темы из имеющегося набора и создания новых либо поиск и применение шаблонов.

Рис. 15 Меню выбора темы страницы. На закладке «Разметка страниц» блоки «Параметры страницы» и «Абзац» являются раскрывающимися (по нажатии на стрелочку в правом нижнем углу появляются дополнительные меню». В меню «Параметры страницы» дополнительно могут быть настроены:  Поля (рис. 16);  Размер бумаги;  Источник бумаги.

Рис. 16 • Окно для настройки параметров страницы.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Пункты Переплет и Положение переплета используются для документов, которые потом необходимо переплетать. В этом случае вы можете задать положение и размер переплетного отступа. Также обратите внимание на пункт Ориентация. Там можно выбрать альбомную (горизонтальную) или книжную (вертикальную) ориентацию страницы. Альбомная ориентация, как правило, используется для таблиц с большим количеством столбцов. На закладке «Размер бумаги» имеется возможность выбора размера по его общепринятому обозначению, установке конкретного размера листа при необходимости и определению подачи первой и последующих страниц при печати (рис. 17).

Рис. 17 • Окно для настройки размера страницы. На закладке «Источник бумаги» имеется возможность определения начала раздела, различения колонтитулов (верхнего, нижнего, четных и нечетных страниц, первой страницы), определения вертикального выравнивания текста на странице и выбора варианта применения данных параметров к определенным частям документа (рис. 18).

Рис. 18 • Окно для настройки источника бумаги. В блоке «Абзац» имеется возможность следующих настроек:  Отступов и интервалов (рис. 19);  Положения на странице (рис. 20).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

При настройке на закладке «Отступы и интервалы» настраиваются следующие параметры текста:  Выравнивание (по ширине, центру, левому или правому краю страницы);  Уровень (позволяет настроить основной, первый, второй и т.д. уровни текста);  Отступы (слева, справа, первой строки, зеркальные отступы (этот вариант нужно выбирать, когда вы собираетесь печатать текст на двух сторонах листа и эти листы, потом брошюровать в книжку));  Межстрочный интервал (с возможностью учета дополнительного отступа между абзацами).

Рис. 19 • Окно для настройки отступов и интервалов. При настройке на закладке «Положение на странице» настраиваются следующие параметры текста:  Разбивку на странице (запрет висячих строк, не отрывать от следующего текста, не разрывать абзац, начинать с новой страницы);  Исключения форматирования (запретить нумерацию строк, запретить перенос слов на новую строку);  Параметры надписей (обтекание по контуру).

Рис. 20 • Окно для настройки положения на странице. Блок «Фон страницы» предполагает возможность настройки: подложки на странице, как по образцу, так и самостоятельно выбранной;

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

настройку цвета страницы и способа ее заливки; установление различных границ страницы. Блок «Упорядочить» предполагает работу с объектами по их положению, размещению на переднем или заднем плане, возможность помещения объекта в определенном месте текста, выравнивание границ нескольких выделенных объектов, группировку объектов с возможностью дальнейшей работы с ними как с одним объектом, повороты объекта и его отображение. Если вы поработали с этим настройками так, что теперь никак не можете вспомнить их первоначальное состояние, воспользуйтесь кнопкой По умолчанию — она как раз и восстановит первоначальные настройки этой закладки. Справа снизу показан образец страницы, на котором схематично демонстрируется отображение текста при выбранных настройках. Ввод текста Теперь, когда мы разобрались с первоначальными настройками, давайте посмотрим, каким образом производится ввод текста... В общем, ничего сложного в этом процессе нет. Более того, ничего сложного нет не только в общем, но и в частностях. Вы просто начинаете нажимать на клавиши, а на экранном листе бумаги в том месте, где стоит мигающий курсор, появляются буквы, слова, предложения, абзацы, страницы, тома... При вводе символа курсор сдвигается на позицию вправо. Что интересно, в конце строки Enter нажимать не только не обязательно, но и нежелательно. Потому что строку Word переводит сам. Enter следует нажимать только тогда, когда вы закончили один абзац и хотите начать следующий. Почему нельзя строку заканчивать принудительным нажатием клавиши Enter? Во-первых, потому что Word тогда не сможет ровно отформатировать абзац в соответствии с вашими же установками (выровнять текст по левому или правому краю, по ширине, по центру страницы). Во-вторых, потому что если вы вдруг потом измените шрифт, его размер или расстояние между буквами, весь текст «поплывет». Если шрифт будет уменьшен, строки станут слишком короткими, а если увеличен окончания строк переползут на следующую строку, и текст будет выглядеть просто некрасиво. Пустые строки между абзацами также вбивать не нужно — даже в том случае, если вам хочется отделить абзацы друг от друга (расстояние между абзацами устанавливается совсем другим способом). Если какой-то символ (символы) вы набрали ошибочно, тогда его (их) можно удалить при помощи клавиши Backspace (она расположена клавиатуре там же, где и клавиша «Забой» на пишущей машинке и зачастую на ней изображена стрелка направленная влево). Backspace удаляет символы, находящиеся слева от курсора. Символы справа от курсора удаляются клавишей Delete (при этом весь текст справа на строчке сдвигается на позицию влево). Ctrl+Delete — удаление символов до конца слова справа от курсора, a Ctrl+Backspace --удаление символов до конца слова слева от курсора. Для перемещения по набранным строчкам и символам пользуйтесь клавишами управления курсором (стрелки вверх, вниз, влево и вправо), а также навигационными клавишами: Ноmе (в начало строки), End (в конец строки), PageUp (на страницу вверх), PageDown (на страницу вниз). Также есть еще очень удобные навигационные комбинации клавиш: Ctrl+ — перемещение по

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

целым словам; Ctrl+End - перемещение в конец текста; Ctrl+Home — перемещение в начало текста. Если вы что-то сделали ошибочно, нажмите Ctrl+Z для отмены последнего действия (или продолжайте нажимать эту комбинацию для отмены последних действий). Если вы ошибочно отменили действие, нажмите Ctrl+Y для его возврата. Иными словами: Ctrl+Z - вернуться на действие назад (это относится ко многим действиям в Word, а не только ко вводу текста), Ctrl+Y — вернуть отмененное действие. Выделение фрагментов текста При работе с текстом одно из самых важных действий, связанных с оформлением документа, — это выделение фрагментов. Это можно делать с помощью клавиатуры, а можно — используя мышь. Обычно для подобной операции выбирают второй способ, однако и клавиатурный метод также весьма может пригодиться. Вы спросите, зачем вообще выделять фрагменты текста? Да для разных целей. Например, для того чтобы этот фрагмент перенести в другое место, скопировать или удалить. А может быть, для изменения его оформления: гарнитуры (шрифта), кегля (размера), начертания, расстояния между строками и символами. В любом случае в процессе работы с текстом выделять какие-то его фрагменты вам придется постоянно, а это означает, что с данную процедуру нужно знать и уметь ее использовать. Выделение фрагментов текста с помощью клавиатуры Если вы освоили приводимые в раннее навигационные комбинации клавиш (Ctrl вместе с остальными навигационными клавишами: Home, End и клавиши управления курсором), то вам не составит труда научиться с их же помощью выделять нужные блоки текста. Для этого к уже изученным комбинациям нужно добавить нажатую клавишу Shift (регистр). С помощью нажатой Shift и комбинации Ctrl с навигационными клавишами (ну или просто Shift с клавишами управления курсором) вы с легкостью сможете выделять нужные вам фрагменты текста. Клавиши и перемещают курсор по символам. Если вы нажмете Shift и, не отпуская, начнете перемещать курсор, например, вправо, то увидите, что символы, по которым пробегает курсор, начнут выделяться (рис. 21).

Рис. 21 • Выделение блока текста посимвольно с помощью клавиатуры. Комбинация Shift+ или будет выделять строки (причем если мигающий курсор стоит не в начале строки, то первая строка будет выделена от курсора и до конца строки — при использовании клавиши — или от курсора и до начала строки — в сочетании с клавишей ). При использовании комбинации Ctrl+Shift (нажать и не отпускать) с клавишами и выделение пойдет по словам. Shift+End выделяет часть строки справа от курсора, a Shift+Home - часть строки слева от курсора. Выделить блок от курсора и до конца текста можно при помощи сочетания Ctrl+Shift+End, а текст от курсора и до начала текста — при помощи Ctrl+Shift+Home.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Вот так просто. Остается только запомнить еще одну волшебную комбинацию — Ctrl+A. Она выделяет сразу весь текст (и не только в Word, кстати, но и во многих других программах). Выделение фрагментов текста с помощью мыши Это еще более простой способ. Ставите курсор мыши в начало того куска текста, который нужно выделить. Нажимаете левую кнопку мыши и, не отпуская ее, ведете курсор в сторону конца нужного блока. Текст при этом будет выделяться. Когда весь блок будет выделен, отпустите левую кнопку — выделение останется. Если мышиный курсор передвигается горизонтально — выделяется кусок строки. Если вертикально — выделяются строки, по которым он движется. Но тут есть одно отличие от методики выделения при помощи клавиатуры. С помощью мыши можно по отдельности выделить несколько разных блоков, тогда как при использовании клавиатуры выделяется только один блок. Для этого нужно при выделении блока мышью держать нажатой клавишу Ctrl и не отпускать ее после того, как блок будет отмечен. Далее просто отмечаете другой блок, продолжая удерживать Ctrl При этом первый блок также останется выделенным. Таким образом, вы можете отметить сколько угодно фрагментов текста (рис. 22).

Рис. 22 • Выделение различных блоков текста с помощью мыши и нажатой клавиши Ctrl. При выделении кусков текста мышью есть еще одна интересная возможность о которой знают далеко не все пользователи, хотя она очень удобна в работе. Если поставить курсор в любое место какого-нибудь слова и два раза щелкнуть по левой кнопке — слово выделится целиком. Если три раза быстро щелкнуть по левой кнопке - будет отмечен весь абзац. Настройка шрифтов и абзацев Вводить текст и выделять его куски мы уже научились. Переходим непосредственно к работе с готовым текстом: оформлению абзацев, шрифтов и других элементов. Потому что просто набрать текст можно вообще в любом редакторе, хоть в самом элементарном. А вот оформление этого текста, а главное — возможность автоматизированного оформления - это прерогатива продвинутых редакторов, к которым, безусловно, относится Word. Мы не будем исследовать все его разнообразные возможности по работе с текстом, однако поговорим о самых основных и полезных. Настройка шрифтов и абзацев может производиться с помощью меню и пиктограмм панели инструментов, а также с помощью раскрывающихся меню блоков «Шрифт» и «Абзац» на закладке «Главная». Шрифты Предположим, набрали мы текст, и теперь необходимо его каким-то образом оформить. Ну, или задать оформление шрифта для того, чтобы начать набор текста именно данным шрифтом.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Итак, у нас есть текст, у которого нужно изменить сам шрифт (гарнитуру) и различные элементы оформления. Это делается или с помощью панели инструментов на ленте прокрутки на закладке «Главная», или через меню вызываемое по нажатию стрелки в правом нижнем углу блока «Шрифт», либо через контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши (ее указатель должен стоять на выделенном блоке текста) — в общем, все равно. Через меню можно сразу задать целый комплекс параметров, а блок с пиктограммами проще использовать в случаях, когда требуется изменить что-то одно (рис. 23).

Рис. 23 • Блок с пиктограммами для изменения гарнитуры, размера и начертания шрифта Давайте изменим шрифт, а также его размер и начертание... Сам шрифт меняется с помощью выпадающего меню на ленте прокрутки. Чтобы поменять вид шрифта у отдельного фрагмента текста, сначала необходимо его выделить. Выделяем наш текст мышью и щелкаем по стрелке выпадающего меню типа шрифта на ленте прокрутки. Перед нами появится набор шрифтов, представленный на рис. 24. Названия гарнитур Word выводит соответствующими шрифтами, так что вы сразу можете понять, как именно тот или иной шрифт будет выглядеть на экране. Однако имейте в виду, что не все шрифты содержат кириллицу (например, есть особые шрифты, которые используют только специальные символы).

Рис. 24 • Просмотр гарнитур шрифтов Давайте выберем шрифт Monotype Corsiva — это шрифт, благодаря которому текст выглядит, как рукописный. Чтобы применить данный вид шрифта к тексту,

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ничего дополнительно нажимать не нужно, достаточно просто выбрать его из списка (рис. 25).

Рис. 25 • Наш текст, выведенный «рукописной» гарнитурой. А что делать, если хочется часть текста оформить другим шрифтом? Никаких проблем! Просто выделяете нужный кусочек мышью и применяете к нему другой шрифт. То же самое относится к размеру шрифта (в полиграфии это называется кеглем), а также к его начертанию: обычный, полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый. Схема действий всегда одинаковая: выделяете нужный фрагмент, а далее меняете в нем все что хотите. Начертания можно комбинировать друг с другом в любых вариантах, то есть шрифт может быть одновременно полужирным, наклонным и подчеркнутым. На рис. 26 вы видите пример изменения гарнитуры, кегля и начертания шрифта в одном фрагменте...

Рис. 26 • Различные виды гарнитур и начертаний в одном многострадальном абзаце. На самом деле в Word у шрифта можно также настраивать множество других параметров. На панели задач меняются только самые основные виды настроек. Однако если зайти в меню Шрифт, вы увидите, какие еще параметры можно задать в настройках шрифтов (рис. 27).

Рис. 27 • Окно настройки шрифта.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

На первой закладке меню «Шрифт» имеется возможность выбора наименования шрифта, его начертания и размера, выбора цвета шрифта, наличия и формы линии подчеркивания, цвета линии подчеркивания. Кроме того имеется возможность Видоизменения. Возможна установка зачеркнутого шрифта, двойного зачеркивания, надстрочного или подстрочного шрифта, шрифта с тенью, контурного, приподнятого и утопленного, написанного малыми прописными или всеми прописными буквами и даже скрытого. Перейдем к закладке Интервал в настройке шрифтов (рис. 28). Не нужно путать данные интервалы с интервалами между строк, которые относятся к абзацам. Здесь настраивается размер самих букв (символов) и расстояние между ними. Масштаб — это масштаб изображения символов по ширине. Если его увеличить, символы будут растягиваться. Если уменьшить - сжиматься. Интервал — это расстояние между символами. Если его сделать широким (можно задавать разные значения), то интервал между символами увеличится. Если сделать узким, то буквы начнут как бы «налезать» друг на друга. Смещение — здесь можно задать смещение символов относительно середины строки. Кернинг — это специальный процесс регулировки межбуквенного расстояния в зависимости от размера символов. Для обычных документов данный параметр используется крайне редко, однако если речь идет о подготовке макета для типографии, тогда кернинг может применяться для улучшения вида набранного текста.

Рис. 28 • Окно настройки интервала. Вот, к примеру, абзац с текстом, шрифт которого подчеркнут тонкой пунктирной линией, а начертание - Утопленный (рис. 29).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 29 • Легкие изменения в шрифте. Ну и, как обычно, при выборе тех или иных вариантов Word вам сразу покажет на образце в прямоугольнике снизу, как это будет выглядеть в документе. Нужны ли эти настройки. Вполне возможно, что они никогда и не понадобятся. Но может случиться так, что вам придется весьма серьезно поработать с настройкой данных параметров, чтобы, например, вместить в определенный размер листа текст, который иначе туда никак не помещается, создать в тексте различные формулы, какие-то специальные обозначения и т.д. Абзацы Основные настройки абзацев, как и шрифтов, можно задавать с помощью соответствующих пиктограмм на ленте прокрутки (рис. 30).

Рис. 30 • Блок с пиктограммами для настойки параметров абзаца. Обратите внимание на то, что при настройке абзаца нельзя задавать отдельные параметры для разных частей текста одного абзаца. То есть, например, если вы выберете выравнивание по центру для выделенного фрагмента, то оно распространится на все абзацы, в которые входит данный текст. Первые три пиктограммы верхнего ряда позволяют создавать маркированные, нумерованные и многоуровневые списки. С их помощью создаются различного вида списки или перечисления. Каждая из пиктограмм имеет раскрывающееся меню выбора формы и начертания маркеров или номеров. При создании маркированных списков имеется возможность выбора маркера из библиотеки маркеров и маркеров уже примененных в данном документе.

Рис. 31 • Раскрывающееся меню выбора маркера.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Кроме того возможно определение нового маркера различных символов, рисунков и шрифтов, а так же установлению порядка выравнивания данного маркированного списка (по левому, правому краю или центру страницы) (рис. 32).

Рис. 32 Меню определения нового маркера. Таким образом, в качестве маркера маркированного списка или перечисления может быть вами назначена даже фотография себя любимого. При создании нумерованных списков имеется возможность выбора формата нумерации из библиотеки нумерации (рис. 33) и определения нового формата номера.

Рис. 33 • Раскрывающееся меню выбора формата нумерации списка. При определение нового формата нумерации имеется возможность выбора шрифта нумерации, задания формата номера вручную и выравнивания нумерованного списка (по левому, правому краю или центру страницы) (рис. 34).

Рис. 34 • Меню определения нового формата номера.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

При создании многоуровневого списка имеется возможность выбора формата нумерации и маркеров из текущего списка и библиотеки списков (рис. 35) и определения нового формата номера.

Рис. 35 • Раскрывающееся меню выбора формата многоуровневого списка. Кроме того пользователю предоставлена возможность определения нового многоуровневого списка (рис. 36) и нового стиля списка. При определении нового многоуровневого списка имеется возможность выбора уровня для изменения, определения в данном уровне нового формата и шрифта, нумерации в данном уровне, определения начального значения для уровня, смены цифр с римских на арабские, связывания уровня со стилем, выбора уровня из коллекции, определения положения уровня на странице (выравнивания) и отступа текста от номера.

Рис. 36 • Меню определения нового многоуровневого списка. При определении нового стиля списка имеется возможность выбора свойств стиля, формата уровня (с определением начального значения для данного уровня, наименования и размера шрифта, изменения его начертания и цвета, размера отступа от номера, замены номера на маркер, символ или рисунок, увеличения или уменьшения общего отступа) (рис. 37).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 37 • Меню определения нового стиля списка. Вторые две пиктограммы верхнего ряда позволяют изменять (уменьшать и увеличивать) уровень отступа абзаца (выделенного либо в котором находится курсор). Шестая пиктограмма верхнего ряда позволяет осуществлять сортировку выделенного текста или числовых данных и дат по трем уровням с настройкой параметров сортировки (рис. 38).

Рис. 38 • Меню настройки сортировки. Следующая пиктограмма верхнего ряда блока «Абзац» выводит на отображение непечатаемые символы. Не в смысле — ругательные, то есть непечатные, а непечатаемые, то есть специальные. Вот это «{ ХЕ «Пиктограмма» }» демонстрирует наличие и название элемента предметного указателя. Остальные странные знаки — это пробелы и символ окончания абзаца. Чтобы их убрать, нужно просто щелкнуть по пиктограмме, ее подсветка отключится и знаки будут сняты с отображения (рис 39).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 39 • Пиктограмма «Отобразить все знаки». (вывод и снятие с отображения непечатаемых символов). Первые четыре пиктограммы нижнего ряда блока задают режим выравнивания текста в абзаце: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (по левой и правой границе одновременно). Следующая пиктограмма с выпадающим меню - настройка междустрочного интервала. Следующая пиктограмма с выпадающим меню – «Заливка» позволяет изменить цвет фона для выделенного текста или абзаца. Последняя пиктограмма блока с выпадающим меню – «Границы» позволяет установить различные границы ячеек или текста. Более детально об установлении границ опишем ниже. Но это только самые основные настройки. Если мы вызовем пункт меню «Абзац» щелкнув левой кнопкой мыши по стрелочке в правом нижнем углу блока, то там обнаружится множество других весьма полезных настроек (рис. 40).

Рис. 40 • Меню «Абзац». Закладка данного меню «Отступ и интервалы». Как видно на рис. 40, здесь можно задать:  Параметры выравнивания текста (по левому или правому краю, центру или ширине страницы) и его уровень;  Отступ всего абзаца влево или вправо (указав конкретные значения в пунктах). Также можно указать параметр отступа красной строки: если текст идет без отступа абзацев друг от друга, принято каждый следую-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

щий абзац начинать с небольшого отступа (он называется «красная строка» — этот термин, по идее, должен быть знаком вам еще со школы). Это делается для того, чтобы текст легче читался и абзацы визуально были отделены один от другого;  В поле «Интервал» можно настраивать величину отступа перед и после абзаца, а также интервал между строками в абзаце. Кстати, многие пользователи редко используют данный вариант настроек отступов, предпочитая устанавливать это расстояние путем добавления пустых строк, между тем делают они это совершенно напрасно. Автоматизированные отступы до и после абзаца, во-первых, позволяют более гибко настраивать общий вид текста, во-вторых, при их использовании вам не нужно вставлять лишние пустые строчки, а втретьих, в любой момент времени вы сможете поменять расстояние между абзацами сразу во всем тексте. Проще говоря: «Если вам нужно делать отступы между абзацами, то намного проще и корректнее выставить эти параметры в настройках абзаца, нежели просто вбивать пустые строки». Кстати, если вы отбиваете абзацы друг от друга, например, 6 пунктами, то начинать каждый абзац с красной строки уже необязательно, потому что абзацы и так визуально уже хорошо разделены. Зачем в абзацах устанавливать отступы влево или вправо? А просто чтобы таким образом их выделять визуально. При настройке этих параметров обращайте также внимание на образец, расположенный внизу окна, - по нему хорошо видно, как документ будет выглядеть с данными настройками. Теперь перейдем к закладке Положение на странице (рис. 41).

Рис. 41 • Настройка положения абзаца на странице На эти настройки пользователи редко обращают внимание, потому что данные параметры все больше относятся к макетам, подготовленным для печати, нежели к обычным документам. Однако, мы с вами выясним, что это такое,

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

потому что визуальное улучшение размещения текста в документе (данные настройки именно для этого и предусмотрены) никогда и никому не мешало. «Запрет висячих строк» - висячей в полиграфии называют, например, последнюю строку абзаца, находящуюся в начале страницы, или первую строку абзаца, находящуюся в конце страницы. Выглядят такие строки плохо, поэтому их и называют висячими и стараются избегать. Вы спросите, куда эти висячие строки деваются, если включить данную опцию? Да просто переносятся на следующую страницу, только и всего. «Не отрывать от следующего» — это означает, что данный абзац будет перенесен на следующую страницу, если следующий за ним абзац целиком на страницу не вмещается. Довольно специфический параметр, который, как правило, используется для заголовков. «Не разрывать абзац» - запрет разрывания абзаца между страницами. То есть, например, если последняя строка какого-то абзаца не помещается на данной странице, абзац целиком будет перенесен на следующую страницу. В общем, не обязательно включать эту настройку для обычных абзацев. Запрета висячих строк вполне достаточно. Однако для заголовков данная опция почти обязательна, иначе длинный заголовок может быть разорван между двумя страницами, что недопустимо. «С новой страницы» — каждый абзац будет начинаться с новой страницы. Используется практически только в ручном режиме для довольно специфических задач. «Запретить нумерацию строк» — данный параметр нужен в режиме с включенной нумерацией строк, чтобы как раз исключить из нумерации какие-то абзацы. «Запретить автоматический перенос слов» — выключение для данного абзаца автоматического переноса слов по слогам (если он включен). Для чего это может понадобиться? Иногда перенос по слогам выглядит достаточно не красиво. В этом случае лучше просто запретить его для данного абзаца, чтобы не править текст руками. Кроме того, автоматический перенос слов должен обязательно запрещаться у заголовков. Копирование формата по образцу Для быстрой установки нужных настроек какому-то абзацу в Word есть такая интересная возможность, как копирование формата по образцу. Как это делается? Предположим, у вас есть два абзаца. Один полностью настроен так, как вам нужно (гарнитура, размер, параметры абзаца), а второй представляет собой что-то совершенно невообразимое. Конечно, можно пойти прямолинейным, а главное — очень непродуктивным путем: выделить второй абзац и поочередно настроить в нем все нужные параметры. А можно выбрать намного более простой способ — просто скопировать формат оформления из одного абзаца в другой. Это делается или комбинацией клавиш Ctrl+Shift+C (если у вас переключение на кириллицу выполняется с помощью комбинации Alt+Shift, а не Ctrl+Shift), или с помощью команды «Копировать формат» (пиктограмма в виде кисти), расположенной в блоке «Буфер обмена» на закладке «Главная». Порядок действий прост: ставим курсор на первый абзац, нажимаем комбинацию клавиш (или щелкаете по пиктограмме Копировать формат), после чего переводим курсор (указатель мыши) на тот абзац, который нужно настроить по образцу, и щелкаете левой кнопкой мыши. И все — второй абзац примет точно такие же настройки, как и первый.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Использование стилей Стиль - это вариант оформления текста, включающий различные сочетания настроек шрифта и абзаца и сохраненный под каким-то именем. В чем смысл использования стилей? Их создают для того, чтобы хранить под одним именем комплект настроек шрифта и абзаца? С другой стороны - у стилей есть еще одно интересное свойство. Если создать несколько стилей и применять их к соответствующим элементам при вводе текста (например, к заголовкам применяется один стиль, а к обычному тексту - другой), то потом, если вам вдруг понадобится поменять шрифт, например, во всех заголовках, достаточно будет просто изменить шрифт в настройке соответствующего стиля, и заголовки автоматически изменятся по всему документу. Другой пример. Предположим, вы создаете какой-то документ, в котором 5555 заголовка. При этом заголовки должны быть выровнены по центру и написаны кеглем в 16 пунктов. Предположим, вы не знаете, что такое стиль, поэтому, вводя каждый заголовок, аккуратно отмечаете его, увеличиваете кегль, а затем выравниваете абзац по центру. При 5555 заголовках эта работа займет у вас значительное время и потребует очень большого напряжения внимания. Но дело даже не в этом. После того как вы закончили редактировать наконец этот документ, вас вызывает начальник и говорит что поступили новые указания: теперь все заголовки в подобных документах должны быть двадцатым кеглем, и выравнивать их нужно не по центру, а по левой границе. Вам предстоит проделать такой же труд с той же кропотливостью. Однако, если бы вы, просто сначала создали стиль под названием «Заголовок» (название особого значения не имеет, однако стили лучше все-таки называть так, чтобы вы потом догадались, для чего они созданы) и при вводе заголовков применяли именно его, то и ввод текста у вас пошел бы значительно быстрее (всегда проще щелкнуть одну кнопку со стилем, чем ручками выставлять кегль, выравнивание и другие параметры), да и после требования начальника изменить оформление всех заголовков вы просто исправили бы кегль и выравнивание в стиле «Заголовок», после чего щелкнули бы по кнопке ОК и... И во всем документе все 5555 заголовка мгновенно бы поменялись. Это называется «грамотное использование возможностей текстового редактора». Вы уже поняли, что стилями обязательно нужно пользоваться - просто чтобы сэкономить себе массу времени, - поэтому давайте рассмотрим, как это делается... Задаются, изменяются и разрабатываются стили на закладке «Главная» в блоке «Стили». При этом перед вами открывается дополнительная панель настроек, с помощью которой весьма удобно управлять стилями (рис. 42).

Рис. 42 Панель выбора стиля. Здесь вы можете изменить настройки стандартных стилей (на рис. 42 показаны стили, которые в Word используются по умолчанию). Возможно, создать свои собственные стили. Стиль «Обычный» Word по умолчанию применяет ко всему вводимому тексту.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Чтобы отредактировать стиль из списка нужно выделить необходимый фрагмент документа, подвести курсор мыши к правому нижнему треугольнику раскрывающего меню, нажать левую кнопку мыши и выбрать необходимый стиль. Второй способ: щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке в правом нижнем углу блока «Стили». В правой части экрана появится меню Стили, из которого нажатием левой кнопки мыши выбрать необходимый Стиль (рис. 43).

Рис. 43 Панель настройки стиля В этом меню имеется возможность вызова панели управления стилями, использования инспектора стилей и создания собственного стиля. На панели «Управления стилями» имеются возможности по Изменению, Редактированию, Ограничению и установке стиля по умолчанию (рис. 44).

Рис 44 Панель управления стилями с закладками. Инспектор стилей позволяет изменять и отменять форматирование абзацев и текста, демонстрировать форматирование, создавать новые стили и очищать прежние стили (Рис. 45).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 45 Панель инспектора стилей. Изменить настройки стандартных стилей (на рис. 41 показаны стили, которые в Word появляются по умолчанию) можно используя раскрывающееся меню вызванное из «Панели настройки стиля». Давайте сначала попробуем отредактировать стиль «Обычный», который Word по умолчанию применяет ко всему вводимому тексту. Чтобы отредактировать стиль из списка панели, нужно сделать этот стиль активным и вызвать ниспадающее меню как это показано на рис. 46. Использование данного меню позволяет:  Обновить данный стиль в соответствии с выделенным фрагментом (вы можете выделить какой-то текст, произвести в нем настройки шрифта и абзаца, после чего эти настройки применить к выбранному стилю);  Изменить данный стиль (настроить стиль);  Выделить все вхождения данного стиля (эта команда позволяет выделить в документе все абзацы с данным стилем);  Удалить форматирование всех вхождений данного стиля;  Удалить данный стиль (стандартный стиль «Обычный» удалить нельзя, поэтому в данном примере этот пункт меню недоступен);  Удалить данный стиль из коллекции экспресс-стилей.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 46 Меню работы со стилями. Изменение стиля Щелкаем «Изменить», и перед нами появляется окно, изображенное на рис. 47.

Рис. 47 • Окно настроек стиля Как видите, здесь можно легко и быстро настроить все основные параметры шрифта и абзаца для данного стиля. Для более тонкой настройки можно щелкнуть по кнопке Формат — через нее осуществляется доступ к полным комплектам настроек шрифта, абзаца, языка, рамок и табуляции. Но и в данном окне мы можем настроить довольно большое количество всяких параметров. Обратите

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

также внимание на то, что пишется под образцом после слова «Шрифт». Там перечислены все параметры данного стиля. Дело в том, что в стиле вовсе не обязательно настраивать сразу все параметры текста. Вы можете задать, например, только выравнивание по правому краю. Если его применить к какому-то абзацу, то в нем сохранятся все имеющиеся параметры настроек, за исключением выравнивания, которое в соответствии со стилем будет сделано по правому краю. То есть когда вы применяете стиль к абзацу, в нем меняются только те параметры, которые явно указаны в стиле. А что там указано явно, перечислено после слова «Шрифт» под образцом. Давайте установим выравнивание по ширине и сделать красную строку — просто чтобы наш текст было удобно читать. Выравнивание по ширине включаем с помощью соответствующей пиктограммы в этом окне, а красную строку можно выставить только через меню Формат + Абзац Отступы и интервалы Первая строка Отступ. Далее нажимаем OK и с удовлетворением наблюдаем, как сразу изменился текст по всему документу. Обратите внимание на то, что в Word по умолчанию уже содержится набор определенных стилей: для обычного текста, заголовков и т.д. Как правило, вполне имеет смысл использовать именно эти стили и редактировать именно их, если какие-то отдельные параметры вас не устраивают. Создание нового стиля. Для создания нового стиля в нижней части меню «Стили» необходимо нажать на пиктограмму «Создать стиль». На экране появится окно для создания новых стилей (рис. 48) с предоставлением возможностей по заданию:  имени стиля;  фрагмента, к которому стиль будет применяться (абзац, знак, абзац и знак, таблица, список);  на основе какого стиля разрабатывается данный стиль;  какой стиль будет применен после данного стиля;  элементы форматирования в данном стиле (шрифтовые и абзацные).

Рис. 48 Панель создания нового стиля. Имеется возможность задания параметров форматирования для шрифта и для абзаца. Для точной настройки имеется возможность выбора команды «Формат» в нижней части окна создания стиля. Через нее осуществляется доступ к полному комплекту настроек шрифта, абзаца, табуляции, границ, языка, рамок, нумерации и сочетанию клавиш. В нижней части меню создания стиля присутствуют два

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

важных пункта: «Добавить в список экспресс-стилей» и «Обновлять автоматически». Первый пункт предполагает добавление данного стиля в список или обновление настроек текущего шаблона, если мы изменяем уже имеющийся в списке шаблон. Вторая настройка означает, что если вы вручную сделаете какие либо изменения в абзаце, к которому применен данный стиль, эти изменения автоматически будут включены в стиль, что, соответственно, повлияет на все остальные абзацы этого стиля. Эту настройку следует применять с осторожностью. Для наиболее часто используемых стилей имеет смысл назначить их быстрый вызов по какой-нибудь комбинации клавиш. При этом необходимо в окне создания стиля выбрать (из ниспадающего меню команды «Формат») пункт «Сочетание клавиш». В появившемся меню «Настройка клавиатуры» (рис. 49) ввести соответствующую новую комбинацию клавиш которой вы хотите назначать данный стиль (Ctrl+O). Если сочетание допустимо, то оно будет помещено в «Текущее сочетание», после чего необходимо нажать пиктограмму «Назначить».

Рис. 49 Окно настройки сочетания клавиш для вызова данного стиля. В дальнейшем вам для применения данного стиля достаточно поместить курсор в любое место нужного абзаца и нажать заданное сочетание клавиш. К выбранному абзацу будет применен назначенный стиль. Стиль в рамке Нередко бывает нужно выделить какие-то абзацы рамкой. С одной стороны, рамку абзацу можно задать, выделив его и применив соответствующие границы. С другой, если у вас такой абзац будет не один, то это лучше сделать в «Настройках стиля». Создайте на базе соответствующего стиля новый назвав его, например, «Заголовок 1 в рамке». При создании стиля воспользуйтесь пиктограммой «Формат» выбрав пункт «Граница». В появившемся окне настройки границ и заливки (рис. 50) предоставляется возможность выбора различных вариантов рамок: тип линии, цвет, ширина, вид рамки (обычная, с тенью, объемная, другая). При этом на образце справа вы видите, как будет выглядеть абзац с заданными настройками. Вы можете назначить или отменить назначение рамок с определенной стороны абзаца. На закладке «Заливка» имеется возможность выбора варианта фона абзаца.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 50 Настройка границ абзаца.

Рис. 51 • Два разных стиля оформления абзаца: простая рамка с тенью и объемная рамка с фигурным голубым фоном. Пример применения различных стилей с рамками и заливкой. Автоматическая генерация оглавления В Word предусмотрена возможность автоматической генерация оглавления. Вы создаете какой-то документ, а затем Word по этому тексту может составить оглавление. Делается это мгновенно, а выглядит изумительно, тем более что вид этого оглавления вы можете настроить под свои задачи. В данном случае нужно четко понимать, что оглавления строятся по стилям. Впрочем, это еще одна иллюстрация к нехитрому постулату, гласящему, что в Word не нужно ничего форматировать вручную! В Word нужно использовать стили. Теперь вернемся к оглавлению. Итак, как автоматически создать оглавление? При вводе текста назначайте всем заголовкам определенные стили. Причем аккуратно следите за вложенностью и стилей, и заголовков: основной заголовок - какой-нибудь «Заголовок», вложенный первого уровня - «Заголовок 1», вложенный второго уровня - «Заголовок 2» и т.д. Причем, если какой-то из полууровней в оглавление включать не нужно — ничего страшного, это можно будет задать при генерации оглавления. К основным заголовкам применен стандартный стиль «Заголовок 1», к вложенным — стандартный стиль «Заголовок 2». Теперь совершаем следующие действия. Ставим курсор в самое начало текста (если оглавление нужно сделать в начале; если нет — помещаем курсор в конец текста). Переходим на закладку «Ссылка». Выбираем из раскрывающегося меню форму оглавления щелчком мыши, как показано на рис. 52 (при щелчке по пиктограмме «Оглавление»).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 52 Автоматическое создание оглавления Выбрав пункт «Оглавление» из раскрывшегося меню мы имеем возможность настроить параметры оглавления по нашему усмотрению (рис. 53).

Рис. 53 Меню настройки параметров оглавления. Если отметить настройку «Гиперссылки вместо номеров страниц», то строчки оглавления будут активными: по щелчку мыши программа будет переводить вас на соответствующий раздел документа (гиперссылки рекомендуется использовать, если с документом будут работать в электронном виде; если же он предназначен для печати, то гиперссылки обязательно нужно выключить). Очень важный параметр — «Уровни». В нем как раз определяется степень вложенности заголовков, которые требуется включить в оглавление. То есть, например, если отметить первый уровень, в оглавление будут включены только заголовки первого уровня. Если второй — заголовки первого и второго уровня вложенности и т.д. В разделе «Форматы» можно выбрать стиль оформления оглавления. При выборе каждого варианта в образце сверху вам будет демонстрироваться, как именно выглядит подобный шаблон оглавления. Убираем настройку «Гиперссылки вместо номеров страниц» и щелкаем ОК. Получаем готовое оглавление (рис. 54).

Рис. 54 Автоматически созданное оглавление

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Соответствующим строчкам оглавления Word автоматически присваивает стили «Оглавление 1», «Оглавление 2». Теперь, чтобы оформить оглавление по своему вкусу, вам достаточно просто выставить соответствующие параметры в этих стилях. Word еще много чего умеет генерировать автоматически: алфавитные (предметные) указатели, названия иллюстраций, ссылки... Создание алфавитного указателя Алфавитный (предметный) указатель вы, наверняка, неоднократно встречали в различных учебниках, справочниках, научных работах и т.д. Он может быть весьма полезным для быстрого поиска материала, относящегося к неким терминам или темам. С помощью Word алфавитный указатель готовится следующим образом... Предположим, вы набираете какой-то текст (учебник, реферат, доклад, научную работу или что-то в этом роде), в котором нужно сделать алфавитный указатель. Конечно, по окончании работы над текстом, этот алфавитный указатель вы можете сделать вручную. Однако это займет достаточно много времени, а кроме того, если вдруг текст придется редактировать и, например, изъять из него несколько страниц, тогда весь ваш алфавитный указатель потеряет свою адекватность, потому что изменятся номера страниц, и в указателе это все придется выставлять заново. Всех этих проблем можно избежать, если алфавитный указатель сгенерировать автоматически с помощью соответствующего механизма Word. Правда, для этого в любом случае нужно будет провести определенную подготовительную работу, но в ней нет ничего сложного. Сделать нужно следующее... Вы читаете текст работы от начала и до конца, и везде, где встречаются какие-то определения, которые нужно включить в указатель, отмечаете соответствующее слово или фразу, после чего нажимаете комбинацию клавиш Shift+Alt+X. Давайте попробуем создать предметный алфавитный указатель для небольшого текста, состоящего из нескольких страниц, в котором присутствуют различные определения. Например, на первой странице объясняется, что такое параллелограмм. Выделяем слово «параллелограмм» и нажимаем Shit+Alt+X. Перед нами появляется окно, представленное на рис 55.

Рис. 55 Ввод нового указателя.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Основной элемент указателя - это тот текст, который будет в него включен. По умолчанию отмечена опция Текущая страница - это означает, что в указатель будет внесен основной элемент и ссылка на страницу, где этот указатель установлен. Word позволяет делать расширенные указатели — второго и третьего уровня вложенности. Второй уровень вписывается в строку Дополнительный, третий — также в строку Дополнительный, только через двоеточие. (Например, основной указатель называется «Стиль для рисунков», а дополнительный при нем: «Клипы», «Фотографии», «Фигуры SmartArt».) Также вы можете вводить в указатель перекрестные ссылки, например «Фотографии. См. Вставка рисунка». Но давайте вернемся к нашему примеру. В качестве элемента указателя вписали слово «Стили», оставили все настройки без изменения и щелкнули по кнопке Пометить. Окно ввода элементов указателя при этом не исчезнет (потому что, возможно, вы захотите ввести и другие указатели для данной страницы), и его можно закрыть с помощью соответствующей кнопки. Как только вы щелкнете по кнопке Закрыть, текст документа странным образом изменится, и в нем появятся новые знаки (рис. 56).

Рис. 56 В тексте появились дополнительные символы. Это так называемые непечатаемые символы. Непечатаемые, то есть специальные. Вот это «{ ХЕ «Стиль»}» как раз и демонстрирует наличие и название элемента предметного указателя. Остальные странные знаки — это пробелы и символ окончания абзаца. Чтобы их убрать, нужно просто щелкнуть по пиктограмме с изображением символа абзаца, расположенной слева от меню выбора масштаба отображения листа (рис. 57).

Рис 57 Кнопка включения\выключения отображения всех знаков Аналогичным образом вводятся все остальные элементы предметного указателя. После этого мы отправляемся на закладку «Ссылки» в блок «Предметный указатель» и выбираем команду «Вставка предметного указателя в документ» (рис. 58).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 58 Автоматическое создание указателя. Как видите, здесь - так же, как и в случае оглавления — можно выбрать различные виды предметного указателя (указывать номера страниц не через запятую, а по правому краю или сгенерировать указатель по заранее заданному шаблону). Вот, например, что получается, если создать указатель, используя классический шаблон (рис. 59).

Рис. 59 Созданный предметный указатель В чем основная прелесть? В том, что указатель генерируется практически автоматически. Вам нужно только отметить элементы, которые будут в него входить, а это несложно. Если вы уберете какие-то страницы, вместе с ними исчезнут соответствующие элементы, которые будут исключены из указателя, а изменившиеся номера страниц других элементов Word проставит автоматически. Вам просто нужно будет заново создать предметный указатель или обновить поля. Работа с буфером обмена Под буфером обмена понимается специальная программная область, куда можно временно помещать куски текста для последующей обработки. Полноценная работа с текстом невозможна без использования буфера обмена, потому что очень часто необходимо какие-то куски текста вырезать из одного места документа и вставить в другое, перенести фрагмент текста из одного документа в другой и т.д. Работа с буфером обмена Word производится точно так же, как с буфером обмена Windows ХР — все то же самое: выделяете блок текста, копируете или перемещаете его в буфер (Ctrl+C или Ctrl+Ins для копирования, Ctrl+X или

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Shift+Del - для перемещения), затем устанавливаете курсор в нужное место и вставляете текст из буфера (Ctrl+V или Shift+Ins). При этом следует иметь в виду, что при переносе текста через буфер Word сохраняет все его параметры: форматирование, стили и другие элементы оформления. Однако если обычный системный буфер — одноуровневый, то есть вы не можете поместить в него сразу несколько кусков текста (изображений и любых других элементов, потому что в буфер можно помещать, вообще говоря, все что угодно), то в Office сделан многоуровневый буфер (на 24 позиции), который хранит все, что вам было угодно туда поместить. Попробуйте скопировать в буфер один кусок текста, а затем другой, открыв «Буфер обмена» на закладке «Главная» щелкнув мышью по стрелке в правом нижнем углу блока. В левой части окна тут же появится соответствующая панель, с помощью которой можно будет выбрать и вставить в документ любой из скопированных в буфер фрагментов (рис. 60).

Рис. 60 В буфер занесены три фрагмента текста и рисунок - слева открыто окно буфера обмена Обращаю ваше внимание на то, что этот продвинутый буфер обмена работает для всех приложений Office (Word, Excel, Outlook, Power Point), позволяя переносить между ними различные объекты (например, текст, таблицы, изображения, музыку). Однако имейте в виду, что при закрытии буфера обмена все данные, которые вы в него поместили, пропадут. Он предназначен не для длительного хранения информации, а для оперативного обмена данными между приложениями Office. Кроме того, буфер обмена вовсе не бездонен. Он может хранить не более 24 объектов: если в буфер помещается, например, 25-й объект, то самый старый из внесенных туда объектов удаляется. Если речь идет об одном блоке, то тут все просто: выделили блок, скопировали его (или вырезали) в буфер обмена, поставили курсор туда, куда блок нужно вставить, вставили. Если нужно обработать сразу несколько блоков, используйте панель с буфером обмена, чтобы выбирать, какой именно блок обрабатывать в данный момент.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Отслеживание исправлений или рецензирование Это вообще гениальная штука! Она позволяет при необходимости хранить в документе всю историю его разработки: изменения, исправления, удаления, форматирование и пр. По умолчанию данная функция выключена, потому что далеко не всегда требуется отслеживать все изменения в тексте, а кроме того, сохранение изменений очень здорово увеличивают размер документа. Однако представьте себе, например, следующую ситуацию. Вы делаете некий документ. Наконец доделали. Отдаете начальнику все страницы. Начальник неделю держит документ у себя и что-то там исправляет. Потом отдает вам с приказом найти все его исправления, сверить их с тем, что требуется, и при необходимости отредактировать. Причем заметьте, речь идет не о примечаниях, которые найти довольно легко! Речь идет просто об исправлениях. Ну и что делать? Просматривать все страницы одновременно в двух документах - старом и новом? Да это же просто умопомрачительная работа. И вот тут на помощь приходит режим отслеживания изменений. Точнее, его нужно было включить перед тем, как отдавать документ начальнику. Потому что в этом случае, получив документ обратно, вы мгновенно найдете все те места вашего многострадального документа, которые были изменены. Как это делается. На закладке «Рецензирование» блок «Отслеживание» включить «Исправления» (или просто сочетание клавиш Shift+Ctrl+Е) (рис. 61).

Рис. 61 Блок с инструментами «Отслеживание». Пиктограмма - режим включения/выключения изменений подсвечена при его включении. Когда он включен, все изменения в документе записываются и отображаются на экране примерно так, как показано на рис. 62.

Рис. 62 Текст с показанными отслеживаемыми изменениями Как видите, все исправления отмечаются, во-первых, другим цветом шрифта (его можно задать), во-вторых, подчеркиванием или зачеркиванием в зависимости от типа исправления. Параметры отображения исправлений настраиваются в меню «Параметры исправлений» вызванное из раскрывающегося списки команды «Исправления» (рис. 63).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 63 Меню «Параметры исправлений». Причем Word можно настроить так, чтобы заметки разных рецензентов были выделены различными цветами — чтобы вы еще и сразу видели, кто именно какие изменения внес. Следующий блок на закладке «Рецензирование» с именем «Изменения» позволяет принять те или иные изменения и перемещаться по внесенным изменениям. Первая в этом блоке пиктограмма, с помощью которой можно принять исправление (исправления) — это означает, что исправление станет частью документа и уже не будет выделяться, а после этой пиктограммы следует пиктограмма отказа от принятия исправления (исправлений), с помощью которой можно вернуть документ (его часть) к состоянию до исправления, убрав часть или все поправки. Если вам приходится работать с чужими текстами или другие люди работают с вашими текстами, обратите особое внимание на режим отслеживания исправлений. Это позволяет почти мгновенно, причем до мелочей, отслеживать внесенные в текст изменения, а также переписываться с рецензентом или автором файла (в зависимости от того, в какой роли вы выступаете) прямо в тексте документа, что весьма удобно (особенно учитывая тот факт, что примечания разных рецензентов Word выделяет различными цветами). Следует иметь в виду, что при необходимости (если в документе включена подобная опция) Word будет хранить полностью всю историю всех изменений. То есть вы сможете посмотреть, как именно документ выглядел до и после работы с ним. Единственная проблема заключается в том, что хранение всех изменений в документе может серьезно увеличивать его объем. Также обратите внимание на тот факт, что история исправлений в окончательном документе должна быть убрана - особенно если документ передается каким-то третьим лицам. Ведь посторонним совершенно ни к чему видеть, каким образом шла работа над документом.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Расстановка страниц

Страницы большого документа, разумеется, желательно пронумеровать, чтобы им было удобнее пользоваться. Номера страниц расставляются очень просто: на закладке «Вставка» в блоке «Колонтитулы» команда «Номера страниц». В раскрывающемся меню выбираете расположение нумерации. Щелкаете по выбранному варианту - страницы документа пронумерованы. А вот убрать номера страниц можно только через пункт меню «Колонтитулы» (номера страниц представляют собой содержимое колонтитулов). Вставка разрыва страницы Вроде, это делается достаточно просто, однако у пользователей данная операция почему-то нередко вызывает некоторые проблемы. Чтобы их не возникало, нужно просто понять, что разрыв страницы (как, кстати, и конец абзаца) — это специальный символ, который вставляется в то место текста, где установлен курсор. Разрыв вводится для того, чтобы принудительно перейти к следующей странице. Именно этим способом желательно пользоваться во всех случаях, когда нужно начать новую страницу, а не вводить несколько пустых строк, как это делается не опытными пользователями. Вставить разрыв страницы можно с помощью команды «Разрыв страницы» на закладке «Вставка» или команды «Разрыв» на закладке «Разметка страниц» выбрав из ниспадающего меню «Страница» (так же комбинацией клавиш Ctrl+Enter). Если вам нужно, грубо говоря, перейти к следующей странице, курсор должен стоять в конце текста. Если же вам нужно вставить пустую страницу перед текстом, поставьте курсор перед первым символом текста. Закладки Если вам приходится работать с объемным документом, то без использования механизма закладок не обойтись. Закладки в Word — это примерно то-же самое, что и обычные книжные закладки: они позволяют быстро переместиться в нужный фрагмент текста. Вызывается окно закладок через верхнее меню Вставка Закладка (или комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F5). В появившемся окне вам нужно дать название закладке и щелкнуть по кнопке Добавить. После этого в любой момент вызываете это окно (удобнее использовать комбинацию клавиш, а не вызов через меню) и щелкаете мышь по нужной закладке - вас тут же переместят на соответствующее место в документе. Имена закладкам лучше давать такие, по которым будет понятно, в какой раздел документа они вас приведут. Только следует иметь в виду, что имя закладки обязательно должно начинаться с буквы и в нем нельзя использовать пробелы (вместо них можно ставить, например, символ нижнего подчеркивания, если хочется дать имя закладке из двух и более слов). Например, если речь идет о большом письме, имена закладок могут быть примерно такие, как на рис. 64.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 64 • Установка закладок. Обратите внимание на то, что это окно служит как для ввода новых закладок, так и для навигации по созданным. Закладки можно сортировать по именам и положению внутри документа (сначала идут те из них, которые расположены ближе к началу текста). Проверка орфографии При рассмотрении настроек Word нам встретился пункт, посвященный проверке орфографии и грамматики. Мы оговорили, что автоматическую проверку орфографии в документе мы включаем, потому что дело это нужное и полезное, а вот автоматическую проверку грамматики — выключаем, потому что она зачастую мешает пользователю. Давайте посмотрим, как в Word работает автоматическая проверка орфографии. Например, мы вводим следующий текст (рис. 65).

Рис. 65 • Специально допущенные ошибки в написании текста Как видно из рисунка, слова «правильности» и «написание» написаны с ошибками. Обратите внимание на то, что оно подчеркнуто волнистой линией. Таким образом Word дает понять, что слово не прошло проверку по словарю. Можно исправить ошибку вручную, если знаете, как именно. А если не знаете? Тогда просто поставьте курсор мыши на это слово и щелкните по правой кнопке. Перед вами появится контекстное меню, представленное на рис. 66.

Рис. 66 • Предложенная Word замена неправильно написанного слова.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Как видите, Word предлагает нам свой вариант замены ошибочного слова. Если у него никаких вариантов нет, то так и будет написано: (нет вариантов). Если вы совершенно точно знаете, что слово правильное, a Word его не знает, тогда просто выберите пункт меню «Добавить в словарь», и впредь Word на этом слове предупреждать об ошибке не будет. Однако следует иметь в виду, что занесена будет только данная слово-форма, то есть если вы напишете слово в другом падеже, Word на него снова обратит внимание, и этот вариант также нужно будет занести в словарь. Допускает ли ошибки эта проверка орфографии? Да, бывает. Некоторые ошибки этого словаря постоянно встречаются в Интернете. Кроме того, нужно следить за тем, к какому языку Word относит подчеркнутое слово. Если по каким-то причинам программа считает русское слово английским, то она будет его подчеркивать в любом случае, потому что сверяет с английским словарем. (В этом случае вам просто нужно выделить абзац с данным словом и задать язык на закладке «Рецензирование» (рис. 67)).

Рис. 67 Меню выбора языка для проверки. Тем не менее, автоматическая проверка орфографии в Word весьма полезна, потому что, по крайней мере, позволяет выявить большинство банальных опечаток и ошибок. Вставка изображений Документы без картинок встречаются. Однако даже в домашних условиях нередко бывает нужно украсить текст каким-нибудь изображением - картинкой, фотографией, - так чего уж говорить об офисах, где практически в каждый документ нужно поставить логотип фирмы, изображение внешнего вида предлагаемого товара и множество других картинок. Поэтому нам обязательно нужно научиться вставлять изображения в тексты Word, тем более что в этом деле есть несколько интересных моментов. Итак, для начала давайте представим, что нам нужно снабдить поздравительный текст письма какой-то веселой картинкой — ну, чтобы получателю просто было приятно. Пишем текст (рис. 68).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 68 Трогательное поздравительное письмо. Теперь нам нужно в этот текст вставить какую-нибудь картинку, чтобы Игорю Георгиевичу было совсем приятно. Сначала давайте посмотрим, какие клипарты (от англ. clipart — графический фрагмент) нам может предложить Word. Для этого на закладке «Вставка» выбираем «Клип». При первом вызове этого пункта Word предложит систематизировать все изображения, которые он обнаружит на вашем диске (для этого нужно будет щелкнуть по ссылке «Упорядочить клипы», которая расположена справа снизу) (рис. 69).

Рис. 69 • Выбор клипа из коллекции. После этого справа появится панель «Коллекция клипов» (рис. 69), в которой вы можете поискать картинки (клипы) по ключевым словам либо же просто выбрать готовую коллекцию. Чтобы начать поиск, нужно задать ключевые слова в окне «Искать». В выпадающем меню «Просматривать» перед вами появляется список: Мои коллекции (они пока пустые, потому что вы еще не создавали никаких коллекций картинок), Коллекции Microsoft Office (именно ее и нужно отметить для поиска) и Веб-коллекции (коллекции клипов в Интернете). В меню «Искать объекты» вы можете указать, что именно требуется найти: только картинки или еще фотографии, фильмы, звуки. Давайте отметим только картинки, ведь звуки и фильмы с фотографиями нам явно не нужны.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

После этого щелкаем по кнопке «Начать», и далее в окошке ниже вам выдадут большое количество всевозможных картинок. Слишком большое количество, в котором сложно разобраться. Поэтому лучше вернемся в меню «Просматривать» и там выберем пункт «Коллекции Microsoft Office», щелкнув по плюсику. Перед нами появится список разделов каталога. Какой из них отметить для поиска? Тут все зависит от того, какую картинку вы хотите получить. Я предлагаю открыть папку «Бизнес» и начать поиск... Нашли! К примеру «Администраторы». Именно эту картинку Владимир должен вставить в свое трогательное письмо, чтобы показать, Игорь Георгиевичу, каким образом он оценивает его новое положение. Как вставить картинку? Сначала поставить курсор в то место текста, куда ее нужно поместить, после чего два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по картинке из списка справа. Но есть и другой способ, более удобный. Вы просто ставите курсор мыши на любую часть картинки, нажимаете левую кнопку и, не отпуская ее, тащите картинку в нужном направлении. Серый курсор будет показывать потенциальное место «приземления» изображения. Когда курсор окажется на нужном месте, просто отпустите кнопку. Третий способ вставить картинку: вызвать на картинке контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать команду «Вставить». Однако после перемещения работа с картиной еще не завершена. Посмотрите, как это все выглядит (рис. 70).

Рис. 70 Помещенная в текст картинка Текст не обтекает картинку, поэтому она смотрится довольно плохо. Для того чтобы картинка разместилась именно так, как нужно, вам необходимо задать вариант ее обтекания. Делается это через закладку «Формат» (не забудьте щелкнуть по рисунку, иначе этот пункт меню не появится). Там выбираем команду «Положение», в ней отмечаем вариант «С обтекание текстом» (чтобы картинка обтекалась текстом вокруг своей рамки), а также желаемое выравнивание картинки (рис. 71).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 71 Настройка положения рисунка в тексте. Для более точного расположения рисунка воспользуемся командой «Обтекание текстом» вызванной из блока «Упорядочить» закладки «Формат» или контекстного меню при активном рисунке (рис. 72).

Рис. 72 • Текст с отлично смотрящейся картинкой. Результат получен. Возможно, картинку, нужно будет еще слегка сдвинуть, чтобы слева от нее не было никакого текста. Ну и в результате вы получите отлично выглядящее письмо (рис. 72). При необходимости, положение рисунка на странице можно настроить и по команде «Дополнительные параметры разметки» на закладке «Формат» в блоке «Упорядочить» выбрав ее из «Обтекание текстом» или «Положение» (рис. 73).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 73 Настройка положения рисунка в тексте. При настройке этих параметров пользователь имеет возможность установить:  На первой закладке «Положение рисунка» расположение рисунка по вертикали, горизонтали и параметры рисунка по привязке его к тексту;  На второй закладке «Обтекание текстом» порядок обтекания, место положения текста относительно рисунка и расстояние рисунка от текста. Если вам понадобится вставить, например, фотографию, то все делается точно так же, только на закладке «Вставка» выбирается «Рисунок», при этом открывается меню вставки файлов. Дальнейшая схема действий ничем не будет отличается от уже рассмотренной. Размер любого изображения (картинки, фотографии) можно изменить. Если щелкнуть по картинке, то по ее краям возникнут девять опорных точек: восемь из них – для растягивания и сжатия изображения, девятая, находящаяся в самом верху, - для поворота. Благодаря четырем опорным точкам, расположенным в углах картинки, можно изменить масштаб изображения, сохранив при этом пропорции. Точки посередине позволяют растянуть или сжать изображение по вертикали и горизонтали (однако меняются его пропорции, то есть изображение искажается) (рис. 74).

Рис. 74 Уменьшение изображения с помощью опорных точек. Также следует помнить о том, что с изображением можно проделывать все те же действия, что и с блоком текста: удалять в буфер обмена, заново вставлять, перемещать (с помощью мыши) и дублировать (скопировать в буфер и вставить). Рассматривая вопросы вставки клипов и рисунков необходимо отметить и другие возможности Word по вставке различных объектов. Работа с таблицами

Нельзя сказать, что с таблицами в Word до умопомрачения удобно работать (продвинутые пользователи создают их, все-таки, в Excel, а затем просто переносят в Word), однако не очень сложные таблицы в нем создавать вполне можно. Например, вам нужно создать обычную таблицу с оценками по результатам состязаний между двумя партнерами. Слева будет список участников, сверху — вид соревнований, а в самой таблице — оценки. В самом низу.— строка «Итого».

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Видов соревнований возьмем, для примера, три, не больше. Таким образом, нам нужна таблица с четырьмя строками (заголовок, два участника, «Итого») и четырьмя столбцами (участники и три вида соревнований). Таблица создается следующим образом: на закладке «Вставка» выбирается команда «Таблица». Раскрывающееся меню «Вставка таблицы» позволяет сразу задать количество столбцов и строк создаваемой таблицы (рис. 75).

Рис. 75 Раскрывающееся меню «Вставка таблицы». При выборе команды «Вставить таблицу» из этого меню в появившемся окне задаете число строк и столбцов (рис 76). Щелкаете ОК, и перед вами появляется табличка, в которую нужно вбить необходимые данные. Например, так, как показано на рис. 77.

Рис. 76 Меню «Вставка таблицы». Наименование Участник 1 Участник 2 Итого (балов)

Бег (оценка) 4 5 9

Подтягивание 10 9 19

Отжимание от пола 25 19 44

Рис. 77 Созданная простая таблица. Перемещаться от ячейки к ячейке можно с помощью курсора мыши или клавиши Tab. Когда вы заполните всю таблицу, можно приступать к ее раскрашиванию, потому что в таком виде она смотрится бедновато. Есть несколько вариантов оформления таблицы. Самый простой и трудоемкий - выделять мышью нужные ячейки и выбирать в них параметры отображения текста: шрифт, начертание, размер и выравнивание. Таким образом, вы приведете таблицу к вполне удобоваримому виду, однако потратите на это уйму времени. Есть намного более быстрые способы — это использование специальных «Экспрес-таблиц» (рис. 78) и использование стилей (рис. 79). Для таблиц также разработаны свои стили. Вы можете выбрать понравившийся вам, после чего таблица заиграет всеми красками.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 78 Меню «Экспрес-таблиц».

Рис. 79 Раскрывающееся меню стилей таблиц на закладке «Конструктор». Закладка «Конструктор» блок «Стили» позволяют выбирать стиль, ориентируясь на окошко примера. В результате можете мгновенно получить, например, вот такую красоту (рис. 80).

Рис. 80 Таблица, обработанная стилем.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Конечно, продвинутый пользователь, таким образом, и руками исходную табличку раскрасит минут за десять, однако для этого, во-первых, нужно быть продвинутым пользователем, а во-вторых, зачем делать вручную то, что можно поручить программе? Давайте все-таки посмотрим, каким образом вы можете вручную настраивать различные элементы таблицы. Возвращаемся к нашей таблице с рис. 77 — простой, безо всяких изысков. Нам нужно ее раскрасить вручную: выделить жирным заголовки столбцов, выровнять данные, изменить начертание шрифта в некоторых колонках. Для того чтобы выполнить какие-то действия с ячейками таблицы, их сначала нужно отметить с помощью мыши - точно так же, как вы отмечаете фрагменты текста, чтобы изменить какие-то параметры шрифта. Отмечаются ячейки очень просто: ставите курсор мыши в начало ячейки (при этом указатель превратится в наклонную черную стрелку) и просто щелкаете один раз по левой кнопке - ячейка отметится. Если щелкнуть второй раз — отметится вся строка. Третий — вся таблица. Если же вам нужно отметить какой-то прямоугольный блок ячеек — действуйте точно так же, как при выделении блока текста: ставите курсор в любую угловую ячейку, нажимаете левую кнопку мыши и тащите курсор в противоположный угол блока - он будет выделяться. Также можно отметить всю строку, просто поставив курсор мыши слева от первой ячейки и один раз щелкнув по левой кнопке. После этого с выделенным текстом ячеек работаете так же, как с выделенным текстом: меняете шрифт, начертание, выравнивание. В нашем примере я выделил верхнюю строчку, сделал текст в ней полужирным и выровнял его по центру. Также выделил полужирным первый столбец. Осталось только выровнять по правому краю данные таблицы - и все, таблица уже приняла совсем другой вид (рис. 81). Наименование Участник 1 Участник 2 Итого (балов)

Бег (оценка)

Подтягивание 4 5 9

10 9 19

Отжимание от пола 25 19 44

Рис. 81 Таблица, облагороженная вручную. «Ой, ой. Что случилось с последним столбцом?» — спросите вы. И действительно, заголовок четвертого столбца вдруг неожиданно разъехался на две строчки. Почему? Да потому что я сделал шрифт заголовков полужирным, а это немного увеличивает размер букв — вот третье слово и перестало помещаться на строчке. Смотрится это не очень красиво. Что будем делать? Да просто немного раздвинем столбец, чтобы заголовок снова уместился в одну строку. Делается это просто: подведите курсор мыши к левой или правой границе ячейки заголовка, и когда курсор изменится на вертикальную полоску со стрелками влево-вправо (знак того, что теперь можно изменить ширину столбца), нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, расширьте (или сузьте) столбец. Когда граница встанет в нужное положение, просто отпустите кнопку мыши. При создании таблицы Word подбирает размер ячеек автоматически - в зависимости от данных, которые в них содержатся. Если вам необходимо задать размер строк и столбцов вручную, это можно сделать в свойствах таблицы при ее создании или вызвав их, выделив таблицу, из контекстного меню. Примерно таким же образом производятся различные действия над всей таблицей целиком. Если подвести к ней курсор мыши, то в левом верхнем и

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

правом нижнем углах появятся специальные значки: с помощью левого верхнего таблицу можно перетащить (нажав на левую кнопку мыши) в другое место текста, а с помощью правого нижнего можно масштабировать всю таблицу целиком. Иногда нужно отсортировать значения в таблице - например, по алфавиту или по возрастанию/убыванию чисел. Это делается на закладке «Макет» с помощью блока «Данные» команды «Сортировать». Предположим, вы создали длинную таблицу со списком фамилий и различными данными, относящимися к этим фамилиям. Но фамилии вносились в разнобой, и теперь вам нужно отсортировать строки таблицы по алфавиту. Выделяете столбец с фамилиями мышью, вызываете пункт меню «Сортировка» и в появившемся меню задаете параметры сортировки (рис. 82).

Рис. 82 Меню сортировки таблицы. Вам остается только щелкнуть ОК — таблица немедленно будет отсортирована по алфавиту. Причем, разумеется, соответствие данных определенным фамилиям полностью сохранится. Если же вам нужно отсортировать таблицу не по фамилиям, а, например, по данным третьего столбца, просто выделите этот столбец и снова вызовите меню Сортировка. Кстати, если внимательно посмотреть на окно настройки сортировки, то можно увидеть, что Word предоставляет возможность упорядочивать данные сразу по нескольким столбцам: то есть, например, если в одном столбце данные одинаковые, то включается сортировка по следующему заданному столбцу и т.д. Также у Word есть еще одна интересная возможность по созданию таблиц — рисование таблицы вручную. Это можно сделать, вызвав пункт меню «Нарисовать таблицу». Перед вами появится карандаш, с помощью которого можно рисовать ячейки таблиц — любые, какие угодно. Таким способом создаются самые причудливые конфигурации таблиц, которые только может породить воображение. Списки

В Word существуют самые разнообразные списки: нумерованные, маркированные, вложенные. Итак, нам нужно составить документ со списком фамилий. С одной стороны, ничто не мешает набрать «1. Иванов», затем нажать Enter, аккуратно набрать «2. Петров», нажать Enter и так двести двадцать два раза. Или пять миллионов раз. А потом, где-нибудь на 3876-й строчке вы обнаружите, что вместо 5 у вас сразу идет цифра 6, поэтому все цифры списка нужно исправить руками. Так вот, подобных случаев можно избежать, если воспользоваться автоматическими списками Word (рис. 83).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 83 Простой нумерованный сисок. Собственно, для ввода таких списков там уже все приготовлено: как только вы введете цифру 1 с точкой, после пробела напишете что-нибудь и нажмете Enter, Word сам переключится в режим автоматической нумерации строк списка, и далее цифры руками вписывать уже не придется. Более того, если в каком-то месте списка потребуется что-то убрать или вставить, Word сам автоматически поменяет всю нумерацию. Также при вводе каждой строки Word сам будет аккуратно выравнивать этот список таким образом, чтобы он смотрелся максимально красиво. Обратите внимание на то, что после цифры с точкой обязательно нужно ставить пробел - иначе Word не посчитает это нумерованным списком! Если вам в этом списке понадобится сделать вложенный список — например, расписать, что именно каждый из этих людей должен сделать перед экзаменом, — после фамилии нужно просто нажать Enter, а затем Tab — Word начнет вложенный список. Выглядеть это будет так, как показано на рис. 84.

Рис. 84 Вложенные списки. Причем заметьте, что таких вложенных списков может быть достаточно много. Все они делаются по той же технологии: Enter в конце предыдущего элемента списка, а затем Tab. Если какой-то элемент из верхнего уровня ушел во вложенный список, чтобы его вернуть обратно, достаточно поставить курсор перед первой буквой элемента и нажать Backspace. Нумерованный список - это список, где строки нумеруются цифрами по возрастанию. Маркированный - список, в котором строки отмечаются каким-то значком (для каждого уровня вложенности используется свой значок, чтобы эти уровни визуально отличались друг от друга). В любой момент времени список из нумерованного можно преобразовать в маркированный. Делается это на закладке «Главная» в блоке «Абзац» выбором команды «Маркированный список» (только сначала выделите текст списка). Там вы просто выбираете нужный вам вид маркировки, щелкаете по нему мышью и получаете нужный вариант (рис. 85).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 85 Маркированный список. Возможность настройки различных уровней и форм Ну и если вы хотите выяснить, какие еще варианты списков можно сотворить с этим немудреным текстом, выделите весь текст (Ctrl+A — волшебная комбинация клавиш), после чего вызовите выпадающие меню различных вариантов нумерованы, маркированных и многоуровневых списков на закладке «Главная» в блоке «Абзац» (смотри рис. 30-36). Что делать, если вам по каким-то причинам нужно прервать список при вводе, а потом его продолжить? У начинающих это не всегда получается. Они нажимают Enter, а этот Word услужливо продолжает вести список, хотя нам это вовсе не нужно... Выход на самом деле простой. Просто нажмите два раза Enter список прервется. Но - если дальше, после ввода какого-то текста, вам нужно продолжить список, тогда просто введите следующую по списку цифру с точкой и пробелом, напишите строку списка и нажмите Enter — список продолжится, причем, несмотря на то, что он прерывался, это все равно будет единый список, и если в начале него убрать какую-то строчку, это приведет к перенумерации всего списка (рис. 86).

Рис. 86 Прерванный список. Если же после прерывания списка вам нужно начать новый — первой введите цифру 1, и это будет новый независимый список. Что делать, если вы вдруг решили, что вам не нужен уже созданный нумерованный (или маркированный) список, а хочется просто оставить в тексте данные - не в виде списка? То есть вам нужно убрать нумерацию, оставив сами данные. Выделите список и щелкните по пиктограмме нумерованного списка (или маркированного, если речь идет о маркированном списке). Теперь рассмотрим обратный процесс: как избежать автоматического составления списка. У многих пользователей возникают проблемы с этими

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

автоматическими списками. Так что же делать в случае, когда вам никакие автоматизации не нужны? А вот это мы рассмотрим в следующем небольшом разделе, посвященном еще одной интересной возможности Word - автозамене. Автозамена и автоформат. Как расшифровывается слово «автозамена», догадаться несложно: автоматическая замена. Замена чего? Да много чего. В основном, параметры автозамены касаются различных специальных символов — как типографских, так и всяких других. Далеко не все пользователи знают, что в полиграфии есть определенные требования к некоторым специальным символам - отточию, тире и др. A Word об этом знает и старается корректировать их в соответствии с полиграфическими требованиями — такой текст будет лучше смотреться. Например, пользователи знак «-» используют и как дефис, и как тире. Между тем дефис и тире должны различаться по размеру: дефис — короткий, тире длинное. Word различает дефис и тире, поэтому, когда знак «—» используется в качестве тире, Word его автоматически удлиняет. То же и с отточием (многоточием). В качестве отточия пользователи просто ставят три точки — «...», между тем как по типографским требованиям отточие — это один знак, а не три. Word также заменяет три точки на отточие. Кроме того, замене подвергаются и другие символы - знак копирайта, торговой марки. Согласитесь, что первый гораздо лучше выглядит как ©, нежели как (с). Также Word умеет запоминать некоторые часто использующиеся конкретным пользователем слова и фразы, после чего в дальнейшем предлагает так называемое автозавершение слов и фраз, экономя пользователю время. Таким образом, автозамена — штука весьма полезная, потому что, во-первых, делает текст хорошо читаемым, а кроме того, облегчает работу пользователю. Тем не менее, многих раздражают некоторые из видов автозамены, а также автоматическое создание списков, потому что таким образом Word, по мнению этих пользователей, «слишком много себе позволяет». Поэтому давайте рассмотрим, где и как это все настраивается, чтобы вы могли отменять или разрешать те или иные виды автозамены. Итак, параметры автозамены настраиваются в параметрах Word на закладке «Правописание» меню Параметры автозамены (рис. 87).

Рис. 87 Настройка параметров автозамены. Показать кнопки возможностей автозамены — довольно полезная настройка. Когда она включена, при автозамене Word вам показывает специальную кнопку, с помощью которой нежелательную замену можно отменить.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Исправлять раскладку клавиатуры — также интересная настройка. Она позволяет Word автоматически переключать раскладку в случае, когда, например, вы вводите русский текст в английской раскладке (это стандартная и часто встречающаяся ошибка пользователей, которые просто забывают вовремя переключить раскладку). Тем не менее, этой настройкой нужно пользоваться с большой осторожностью, потому что она иногда может подбрасывать весьма неприятные сюрпризы при вводе смешанного (английского и русского) текста. Заменять при вводе - это как раз разрешение Word при вводе текста заменять различные сочетания символов одним. Что и как он будет заменять, перечислено чуть ниже (кстати, этот список вы можете отредактировать). Автоматически исправлять орфографические ошибки - если включить данную настройку, то Word, вместо того чтобы подчеркивать ошибочно (по его мнению) написанные слова, будет их сразу заменять правильными. Остальные настройки касаются исправления стандартных ошибок при вводе текста, и мы их отдельно рассматривать не будем — там должно быть все понятно. Закладка Автоформат при вводе. Здесь, в общем, все тоже должно быть понятно. Данные настройки можно оставить по умолчанию (рис. 88).

Рис. 88 Параметры автоформата при вводе. Это параметры автозамены и автоформата, которые будут применяться в момент ввода текста. Замену прямых кавычек парными (елочкой) лучше не выключать. Потому что стандартные парные кавычки, которые пользователи используют при наборе текста, кавычками, строго говоря, не являются. В русском языке кавычки должны ставиться «елочкой» (так, как они, собственно, поставлены в слове «елочка»). В английском языке используются вот такие кавычки — "Austin Powers". Word, если ему разрешить, услужливо меняет неправильный вариант на правильный, так стоит ли ему запрещать это делать? Замену двойных дефисов (берущих начало из глубины компьютерных веков) на обычное длинное тире также желательно разрешить, как и замену текстовых аналогов полужирного и наклонного начертания на их типографские стандарты. Замена интернетовских адресов гиперссылками. Например, в процессе ввода текста вы пишете адрес интернетовской странички — www.lki-lipetsk.ru Если не включать опцию автоматической замены адреса гиперссылкой, он останется

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

обычным текстом. Но если включить эту опцию, то Word, встретив интернетовский адрес, тут же сделает его гиперссылкой — по адресу можно будет щелкнуть мышкой, удерживая при этом клавишу Ctrl, и Word тут же загрузит данную Web-страницу (если она доступна). В тексте такая гиперссылка будет выглядеть следующим образом — www.lki-lipetsk.ru. Стили маркированных списков, Стили нумерованных списков и Повторять форматирование начала элемента списка - это как раз параметры автоматического создания нумерованных и маркированных списков. Если вас раздражает, что Word сам пытается определить, создается ли список, и если создается, то начинает его автоматически форматировать, — отключите эти настройки, тем более что при необходимости вы всегда сможете отформатировать и пронумеровать список. Многократное использование и распространение частей документа. Стандартные блоки — это предназначенные для многократного использования элементы содержимого и другие части документа, которые хранятся в виде коллекций. К стандартным блокам можно в любое время обращаться и использовать. Стандартные блоки можно также хранить и распространять с помощью шаблонов. Например, одним из типов стандартных блоков является автотекст. Его можно применять для хранения часто используемого текста и графических объектов, таких как стандартные фразы из контрактов или длинный список рассылки. Каждый выбор текстового или графического объекта сохраняется в организаторе стандартных блоков как элемент автотекста, которому присваивается уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое. Создание содержимого.

стандартного

блока

для

многократного

использования

1. Выберите текст или графический объект, который хотите сохранить как стандартный блок многократного использования. Чтобы сохранить с элементом форматирование абзаца, в том числе отступы, выравнивание, межстрочные интервалы и нумерацию страниц, — включите в выбор знак абзаца ( ) (на закладке «Главная» в блоке «Абзац» нажмите пиктограмму «Отобразить все знаки»). На закладке «Вставка» в блоке «Текст» выберите «Экспресблоки», а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков». (или нажмите сочетание клавиш ALT+F3) (рис. 89).

Рис. 89 Выпадающее меню «Экспрес-блоки». В появившемся меню «Создание нового стандартного блока» (рис. 90) введите необходимые данные:

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

     

Рис. 90 Меню создания нового стандартного блока. Имя - Введите уникальное название для стандартного блока. Коллекция - Выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Категория - Выберите категорию, например, Общие или Встроенный, либо создайте новую категорию. Описание - Введите описание стандартного блока. Сохранить в - В раскрывающемся списке выберите название шаблона. Параметры - Выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

Нахождение и использование стандартного блока 1. Щелкните в месте вставки стандартного блока в документ. 2. На закладке «Вставка» в блоке «Текст» выберите «Экспрес-блоки», а затем щелкните Организатор конструктивных блоков (рис. 91).

Рис. 91 Меню организатора стандартных блоков. Если известно имя стандартного блока, щелкните Имя, чтобы отсортировать блоки по именам. 3. Нажмите кнопку Вставить.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Изменение содержимого стандартного блока. Стандартный блок можно изменить, заменив его. Вставьте стандартный блок, внесите необходимые изменения и затем сохраните стандартный блок с тем же именем. 1. Щелкните в месте вставки стандартного блока, например, элемента автотекста. 2. На закладке «Вставка» в блоке «Текст» выберите «Экспрес-блоки», а затем щелкните Организатор конструктивных блоков. Если известно имя стандартного блока, щелкните Имя, чтобы отсортировать блоки по именам. 3. Нажмите кнопку Вставить. 4. Внесите в стандартный блок необходимые изменения. 5. Выделите измененный текст. Чтобы сохранить с элементом форматирование абзаца, в том числе отступы, выравнивание, межстрочные интервалы и нумерацию страниц, — включите в выбор знак абзаца ( ). 6. На закладке «Вставка» в блоке «Текст» выберите «Экспрес-блоки», а затем щелкните Сохранить выбранное в галерею вставок. 7. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите имя, категорию и коллекцию для стандартного блока и нажмите кнопку ОК. Чтобы заменить стандартный блок в коллекции, его имя, категория и коллекция должны совпадать с оригинальным. Стандартный блок можно добавить к любому числу коллекций. 8. В ответ на вопрос Переопределить стандартный блок? нажмите кнопку Да. 1. 2. 3. 4.

Переименование стандартного блока. На вкладке Вставка в группе Текст выберите в раскрывающемся меню Экспрес-блоки Организатор стандартных блоков. Щелкните название стандартного блока, который нужно переименовать, и нажмите кнопку Изменить свойства. В диалоговом окне Изменение стандартного блока введите новое имя для элемента и нажмите кнопку ОК. В ответ на вопрос Переопределить стандартный блок? нажмите кнопку Да.

Хранение и распространение стандартных блоков с помощью шаблонов. Стандартные блоки в любое время доступны для многократного использования. Стандартные блоки можно также распространять с помощью шаблонов. Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона. 1. Создайте шаблон, в который будут добавлены стандартные блоки, из которого пользователи будут их выбирать. 2. Сохраните и закройте шаблон. 3. Откройте шаблон. Шаблон, к которому требуется добавить параметры стандартных блоков должен быть открыт. 4. Создайте стандартные блоки, которые нужно предоставить пользователям шаблона.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

При вводе сведений в диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Сохранить в выберите имя шаблона. Для всех предоставляемых пользователям выборов определенного стандартного блока целесообразно использовать одно имя категории. 5. Щелкните в шаблоне в месте добавления коллекции выборов для пользователей. 6. В группе Элементы управления выберите Режим конструктора и нажмите кнопку Свойства. 7. В поле Название введите заголовок, который будет отображаться в элементе управления содержимым. Например, можно ввести пояснительный текст для пользователей, такой как «Имя». 8. В разделе Свойства стандартных блоков документа выберите коллекцию и категорию, из которых пользователи будут выбирать стандартные блоки. 9. Сохраните шаблон и закройте его. 10. Распространите шаблон. При отправке шаблона или предоставлении доступа к нему другим способом стандартные блоки, сохраненные с шаблоном, будут доступны в заданных коллекциях. Автоматическая проверка правописания и вставка текста и символов при помощи слов из списка. Для исправления опечаток и слов с ошибками, а также для вставки символов и других частей текста можно использовать функцию автозамены. По умолчанию она устанавливается со списком типичных ошибок и символов, но этот список можно изменить. Автозамена может также исправить слово с ошибкой, если оно похоже на слово из главного словаря проверки орфографии. Понятие о списке автозамены. Функция автозамены позволяет: 1. Автоматически обнаруживать и исправлять опечатки и слова с ошибками. Например, при вводе «весь» и пробела функция автозамены исправит введенное на «все». Аналогично «Это основнйо документ» будет исправлено на «Это основной документ». 2. Быстро вставлять символы. Например, для вставки символа © следует ввести (c). Если список встроенных записей автозамены не содержит необходимых символов, их можно добавить. 3. Быстро вставлять длинный фрагмент текста. Например, если нужно многократно вводить одну и ту же фразу, такую как «коэффициент корреляции», можно настроить программу на автоматическую вставку этой фразы при вводе сочетания «кк». Все эти примеры использования автозамены поддерживаются двумя параллельными списками слов. Первое слово — это слово, которое вводится пользователем, а второе слово или фраза — это то, чем программа заменяет введенное слово.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис 92 Список автозамены. Список автозамены является общим для всех приложений Office, поддерживающих эту возможность. Это означает, что добавление или удаление слова из списка в одном приложении Office отражается также и на всех остальных приложениях. Добавление записи в список автозамены. Если нужно добавить форматированную запись, откройте документ, который содержит текст, отформатированный соответствующим образом, и выделите этот текст. Нажмите кнопку Office, а затем выберите элемент «Параметры Word». Выберите пункт «Правописание». Нажмите кнопку «Параметры автозамены». На вкладке «Автозамена» установите флажок «Заменять при вводе». В поле заменить введите слово или фразу, которые часто неправильно набираются или вводятся с ошибками – например, «коперация». В поле на введите правильный вариант написания слова – например, «кооперация». Нажмите кнопку Добавить (рис. 93).

Рис. 93 Вкладка «Автозамена». Изменение содержимого записи в списке автозамены. Нажмите кнопку Office, а затем выберите элемент «Параметры Word». Выберите категорию «Правописание». Нажмите кнопку «Параметры автозамены». На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

В списке под полем «заменить» выберите нужный элемент. Введите новый элемент списка в поле «на». Нажмите кнопку Заменить (рис. 94).

Рис. 94 Изменение содержимого записи в списке автозамены. Переименование записи в списке автозамены. Нажмите кнопку Office, а затем выберите элемент «Параметры Word». Выберите категорию «Правописание». Нажмите кнопку «Параметры автозамены». На вкладке «Автозамена» установите флажок «Заменять при вводе». Выделите нужную запись в поле «Заменить». Нажмите кнопку Удалить. Введите новое имя в поле «Заменить». Нажмите кнопку Добавить. Макропоследовательности.

Это очень удобная и мощная вещь, которая позволяет Вам как бы запрограммировать вызов определенной последовательности действий по нажатию одной клавиши (или при вызове данного макроса из меню). Макрос - это последовательность команд и инструкций, которые выполняются как одна команда. Макросы часто используются в следующих целях:  ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;  объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с определенными размерами и границами, определенным числом строк и столбцов;  автоматизации обработки сложных последовательных действий. Пример. Вы вводите длиннющий текст, в котором постоянно употребляется фраза «Инвестирование в кооперацию», причем слово «Инвестирование» должно быть выделено полужирным шрифтом и курсивом. Каждый раз вбивать это сочетание, да еще выделять слово, делать, его полужирным, а затем наклонным — большого труда стоит. Так вот, чтобы сохранить свой мощный

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

умственный потенциал, достаточно просто записать макрос, который всю эту процедуру будет делать по нажатию одного лишь сочетания клавиш. Как создать такой макрос? Автоматическая запись макроса. Использование средства для записи макроса. 1. На вкладке «Разработчик» в блоке «Код» выберите команду «Запись макроса» (Рис. 95).

Рис. 95 Закладка «Разработчик». 2. В появившемся меню записи макроса ведите имя макроса в поле Имя макроса (Рис. 96).

Рис. 96 Меню создания макроса. Если новому макросу дается то же самое имя, что и макросу, встроенному в приложение Word, действия нового будут выполняться взамен действий встроенного. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Макрос в группе Код на вкладке Разработчик. В списке Макросы из выберите пункт Команды Word. 3. В списке Макрос доступен для щелкните Всех документов или документ, в котором нужно сохранить макрос. 4. В поле Описание введите описание этого макроса (Рис. 95). 5. Выполните одно из следующих действий.  Чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на панели быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку OК.  Чтобы связать макрос с панелью быстрого доступа, выполните следующие действия: 1. Нажмите кнопку «кнопке». 2. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа. 3. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить (рис. 97).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 97 Настройка панели быстрого доступа. 4. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку OК. 6. Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, выполните следующие действия:  Нажмите кнопку «Клавишам».  В списке Команды выберите макрос, который требуется записать.  В поле Новое сочетание клавиш введите любую последовательность клавиш и нажмите кнопку Назначить (Рис. 98).

Рис. 98 Назначение клавиш для выполнения макроса.  Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку Закрыть. 7. Выполните действия, которые следует включить в макрос. При записи макроса можно использовать мышь для выбора команд и параметров, но не для выделения текста. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру. 8. Чтобы остановить запись действий, выберите команду Остановить запись в группе Код. Использование Visual Basic для приложений. На вкладке Разработка в группе Код выберите пункт Макросы. 1. Введите имя макроса в поле «Имя макроса».

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Если новому макросу дается то же самое имя, что и макросу, встроенному в приложение Office Word 2007, действия нового будут выполняться взамен действий встроенного. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из. 2. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос (рис. 99).

Рис. 99 Меню макросов. 3. Чтобы открыть редактор Visual Basic, нажмите кнопку Создать (рис. 100).

Рис 100 Открытие Visual Basic. Редактирование макроса. Редактирование своего макроса осуществляется в программе Visual Basic. После создания макроса, при возникновении необходимости его редактирования производится запуск программы Visual Basic (удобнее всего это делать с закладки «Разработчик» с поля «Код» (рис. 101))

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 101 Закладка «Разработчик», блок «Код»

В содержание макроса вносятся необходимые изменения и он сохраняется (рис. 102, 103, 104).

Рис. 102 Открытие соответствующего макроса для внесения изменений.

Рис. 103 Внесение изменений в содержание макроса8.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 104 Сохранение изменений в содержании макроса8. Использование макроса. Удаление единичного макроса 1. На вкладке Разработка в группе Код выберите пункт Макросы. 2. В списке Имя макроса выберите имя макроса, который нужно удалить. Если в этом списке макрос отсутствует, выберите другой документ или шаблон в списке Макросы из. 3. Нажмите кнопку Удалить. Удаление проектов макросов Проект макросов представляет собой набор компонент, включающий в себя макросы, формы, программный код и модули класса. 1. На вкладке Разработка в группе Код выберите пункт Макросы. 2. Нажмите кнопку Организатор. 3. На вкладке Макросы выберите проект макросов, который нужно удалить из списка, а затем нажмите кнопку Удалить. В списке, расположенном слева, приложение Word отображает проекты макросов, используемые в активном документе. В списке, расположенном справа, приложение Word отображает проекты макросов, находящиеся в шаблоне Normal. Как только вам понадобится добавить в текст этот элемент, записанный в макросе, просто нажмите заданную вами комбинацию клавиш или кнопку на панели быстрого доступа (в зависимости от того, как он создан) — и текст тут же появится в том месте документа, где у вас находится курсор. Удобно? Особенно если иметь в виду, что в один макрос можно записать, вообще говоря, любое количество слов плюс различные действия над ними. Продвинутые пользователи активно используют макросы для самых разнообразных применений. Потому что зачем напрягаться, когда можно не напрягаться? Пускай Word напрягается, мы за это деньги и платили. Мы с вами детально рассмотрели только один способ создания макросов — запись последовательности действий. Word же позволяет использовать еще один способ - с помощью программирования на Visual Basic. То есть макрос может представлять собой целую программу, а это означает, что у вас руки вообще

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

полностью развязаны, ведь с помощью программирования можно такое делать, что по нажатию одной клавиши Word будет дормировать практически готовые документы. Запомните одно: везде, где встречаются часто повторяющиеся последовательности каких-то действий, имеет смысл записывать для них макрос и назначать ему определенную комбинацию клавиш — это значительно ускорит процесс создания документов. Режим чтения Интересный режим, который появился только в версии Word 2003. Вызывается он на закладке «Вид» из блока «Режимы просмотра документа» командой «Режим чтения». При использовании этого режима документ Word представляет собой как бы раскрытую книгу с оптимизированным под чтение шрифтом, что позволяет читать текст материала со всеми удобствами (рис. 105). Следует иметь в виду, что в режиме чтения Word может изменять шрифты документа для более удобного просмотра, поэтому по данному режиму нельзя судить, как именно документ будет выглядеть на печати. Чтобы выйти из режима чтения, нужно на панели инструментов щелкнуть по кнопке Закрыть.

Рис. 105 • Текст этого учебного пособия в режиме чтения Также в режиме чтения рекомендуется обратить внимание на появившуюся панель «Параметры просмотра». Использование этой панели позволяет настроить желаемый вид просмотра документа в режиме чтения и даже позволить пользователю вносить изменения в документ в этом режиме (рис. 106).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 106 Меню настройки параметров просмотра документа в режиме чтения. Печать документа Здесь, в общем – то всё просто. Вызываете пункт меню Файл Печать. Там выставляете необходимые параметры - печать всех страниц, определенный диапазон или конкретные страницы (их нужно перечислить через запятую), после чего щелкаете ОК, и запускается процесс печати (при наличии принтера). Word — редактор, в котором реализован принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получаешь). Значит, документ при печати будет практически таким же, каким вы его видите на экране (если только у вас не включен специальный режим Чтение). Поиск и замена В процессе работы с текстом нередко приходится осуществлять поиск какихто его фрагментов, а также менять одни блоки текста на другие. Предположим, вам нужно найти какой-то фрагмент текста. Для включения системы поиска нажмите Ctrl+F (или выберите на закладке «Главная» в блоке «Редактирование» команду «Найти». Перед вами появится окно поиска (рис. 107).

Рис. 107 • Окно поиска.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Как видите, система здесь довольно простая: вводите строку для поиска, и Word отсылает вас к первому найденному совпадению. Следует иметь в виду, что по умолчанию Word ищет так называемые вхождения подстроки - то есть если вы задали строку «перемен», то Word последовательно будет останавливаться на словах «перемена», «переменный» и т.д, то есть на всех вхождениях этой подстроки. Если отметить опцию «Выделить все» (из раскрывающегося меню «Выделение при чтении») элементы, найденные в то можно указать, где именно производить поиск: в основном документе (всем тексте), выделенном фрагменте или в примечаниях. Но это самый элементарный поиск. Если вам нужно задать более сложные критерии, тогда щелкните по кнопке Больше, и панель поиска преобразится следующим образом (рис. 108).

Рис. 108 • Окно поиска с дополнительными параметрами. Давайте рассмотрим, что именно означают появившиеся параметры... 1. Направление. Здесь вы можете задать направление поиска по тексту: вперед, назад или везде (от начала текста до его конца). 2. Учитывать регистр. При поиске будет учитываться регистр. То есть если вы задаете строку «Учащиеся группы», а в тексте «учащиеся группы», Word ничего не найдет. 3. Только слово целиком. При включении этой опции программа будет искать не вхождение подстроки, а точное совпадение со строкой поиска. Таким образом, если ввести строку «перемен», то Word остановится только на точно таком же слове, но не на словах «перемена», «переменный» и т.д. 4. Подстановочные знаки. С помощью подстановочных знаков значительно расширяются возможности поиска. Что это такое? Это определенные знаки (маски), которые используются в строке поиска, чтобы сделать его более гибким. Вот список подобных знаков и примеры их применения:  Любой знак. Введите. Например, если ввести «г?д», то будут найдены слова «гад», «гид» и «год»;  Любая последовательность знаков. Введите *. Например, если ввести «г*д», то будут найдены слова «год» и «город»;  Начало слова. Введите », то будут найдены слова «ор» и «упор», а слово «оратория» найдено не будет;  Один из указанных знаков. Введите [ ]. Например, если ввести «кр[еа]н», то будут найдены слова «крен» и «кран»;  Любой знак из указанного диапазона. Введите [-]. Например, если ввести «[в-н]оль», то будут найдены слова «голь» и «ноль» (диапазон должен быть сформирован по возрастанию);  Любой знак, кроме знаков, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках. Введите [!x-z]. Например, если ввести «ко[!е-р]а», то будут найдены слова «кода» и «коса», а не слова «кожа» и «кора»;  Ровно раз повторенный предыдущий знак. Введите {п}. Например, если ввести «ранен{2}ый», то будет найдено слово «раненный», а не слово «раненый»;  Не менее раз повторенный предыдущий знак или выражение. Введите {п,}. Например, если ввести «ранен{1,}ый», то будут найдены слова «раненый» и «раненный»;  От п до т раз повторенный предыдущий знак или выражение. Введите {n,m}. Например, если ввести «10{1,3}», то будут найдены «10», «100» и «1000»;  Один или более раз повторенный предыдущий знак или выражение. Введите @. Например, если ввести «в@ерх», то будут найдены слова «верх» и «вверх». 5. Все словоформы. Здесь можно задать поиск не только конкретного слова, но и всех его словоформ: единственного и множественного числа существительных, всех словоформ прилагательных и всех времен основных глаголов. Правда, работает эта опция только для английского языка. 6. Кнопка Формат позволяет задать параметры искомой строки: шрифт, начертание, настройки абзаца и т.д. То есть, например, вы можете поискать слово, «окно», набранное 72 кеглем шрифта Times New Roman. 7. Кнопка Специальный разрешает использовать в строке поиска непечатаемые символы: разрыв строки, конец абзаца, разрыв страницы, длинное тире и т.д. Если щелкнуть по кнопке Заменить, перед вами кроме строки поиска появится еще и строка замены. Схема действий там точно такая же — задаете различные критерии поиска, однако помимо этого в отдельной строке вводите вариант, которым необходимо заменить найденные фрагменты. Причем в строке замены с помощью кнопки Формат вы также можете сразу задать вид заменяемой строки. Например, можно заменить все слова «обязательно», набранные шрифтом Times New Roman 12 кеглем, на слово «нежелательно», набранное полужирным Arial и 14 кеглем. Также поиск и замену нередко используют для приведения обычного текста к типографским стандартам: например, для замены обычных двойных кавычек «елочкой», дефиса, набранного вместо тире, на длинное тире и так далее. При замене двойных кавычек «елочкой» Word почти всегда может различить, где начало слова, а где конец - то есть «елочку» устанавливает совершенно правильно.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Статистика При наборе текста пользователям нередко бывает просто необходимо узнать различные параметры, относящиеся к этому тексту: количество знаков (с пробелами или без них), количество слов, абзацев или строк. Word вам это все подсчитает в один момент — достаточно вызвать на закладке «Рецензирование» в блоке «Правописание» команду «Статистика». После этого перед вами появится примерно такое окно с данными, как на рис. 109.

Рис. 109 • Подробная статистика по тексту. Опция «Учитывать все надписи и сноски» разрешает включать в статистику данные по всем надписям и сноскам текста. Если в тексте нет никаких выделений, выводится статистика по всему документу целиком. Если же вас интересует статистика отдельного блока, просто выделите его и вызовите статистику — данные будут касаться только этого участка текста. Как считать текст, например, в машинописных страницах? (Это устаревший, но до сих пор иногда встречающийся метод подсчета.) Очень просто! Одна машинописная страница — это 1800 знаков с пробелами. То есть если у вас в тексте, например, 137950 знаков, это составит примерно 77 машинописных страниц. Но обычно объем текста считают именно в знаках или строках. Сохранение документа Мало набрать документ — нужно его сохранить для себя, для начальства или для потомков. Разумеется, с сохранением документа нет ничего сложного. Все то же самое: выполните команду Файл Сохранить по нажатии кнопки «Офис» или просто щелкните по пиктограмме с изображением дискеты, которая расположена на панели быстрого доступа. Если документ еще ни разу не сохранялся, то вам предложат дать ему имя и, по желанию, выбрать папку для сохранения (рис. 110).

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Рис. 110 • Диалоговое окно сохранения документа. Как видите, если вдруг нужно будет выбрать другую папку для сохранения, в этом диалоговом окне вам представится масса возможностей осуществить свой выбор. Во-первых, слева расположена вертикальная линейка, на которой вы можете выбрать следующие пункты:  Надежные шаблоны. Это список шаблонов на вашем компьютере;  Недавние документы. Это список последних нескольких папок, в которых вы сохраняли свои документы;  Рабочий стол. После нажатия на эту иконку вы сможете сохранить данный документ прямо на рабочем столе Windows;  Мои документы. Данный пункт вызывает папку Мои документы. Очень удобная возможность сразу перейти к Моим документам, если в Word по умолчанию установлена какая-то другая папка;  Мой компьютер. Вызов стандартного окна Мой компьютер, в котором можно перемещаться по любым устройствам данного компьютера;  Сетевое окружение. С помощью этой иконки для сохранения файла можно выбрать папку на другом компьютере данной локальной сети. Во-вторых, справа сверху расположен набор пиктограмм, которые позволяют выполнить следующие действия:  перейти к предыдущей папке;  перейти на уровень вверх;  создать новую папку. После того как вы определитесь с папкой, в которую хотите сохранить документ, ему нужно будет дать имя... Хочу только обратить ваше внимание на тот факт, что чем понятнее вы назовете документ, тем проще вам потом будет его найти. Поэтому старайтесь не давать документам названия из серии: Документ 044 или Пр. ст. вн. Windows ХР позволяет давать название длиной до 255 символов - воспользуйтесь этой возможностью. Также не стесняйтесь использовать для сортировки документов папки различного уровня вложенности - это тоже весьма помогает при поиске. Например, для факсов лучше создать одну папку, для деловых писем - другую, для личных - третью, для своих литературных произведений - четвертую, причем в ней также хорошо бы сделать отдельные папки для стихов, прозы, пародий и т.п.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

После того как документ будет назван, в выпадающем меню снизу можно будет выбрать тип сохраняемого файла (рис. 111).

Рис. 111 • Выбор типа сохраняемого документа. Как видите, Word вам предлагает сохранить данный документ в большом (на выбор) количестве различных форматов. Давайте рассмотрим только наиболее распространенные форматы:  XML-документ. XML — это так называемый расширяемый язык разметки. Специальный формат, позволяющий более удобно обрабатывать данные в документах, а также делать многие другие вещи, которые раньше были недоступны. Сохранять документ в этом формате следует только в том случае, если вы хорошо представляете, для чего вам это нужно;  Веб-страница. Документ сохраняется в специальном формате, используемом для интернетовских страниц. Причем вам предлагается несколько вариантов: Web-страница в одном файле, просто Web-страница и Web-страница с фильтром. При выборе обычной Web-страницы документ Word преобразуется в интернетовскую страничку, причем иллюстрации, если они есть в тексте, сохраняются отдельно, а в самой Web-странице содержатся только ссылки на них. Web-страница с фильтром - то же самое, только при сохранении используется специальный фильтр, позволяющий уменьшить размер Web-страницы. При использовании же Web-страницы в одном файле картинки не сохраняются отдельно, а остаются в тексте Webстраницы. Правда, обычные программы для работы с интернетовскими ресурсами такую страницу нормально отобразить не смогут... Вы спросите: «Так что, я теперь могу сделать свою страничку, просто нарисовав ее в Word?» С одной стороны, действительно - велик соблазн сделать свою Webстраницу таким простым способом, однако я не рекомендую поддаваться этой провокации: полученная страничка будет, мягко говоря, несколько кривоватой. А грубо говоря, просто кошмарной. Для разработки интернетовских страниц используются специализированные редакторы (например, тот же FrontPage из Microsoft Office), a Word для этого применять не рекомендуется;  Шаблон документа. О шаблонах мы уже говорили. Вы можете создать в Word заготовку для документов одинакового типа, сохранить ее как шаблон,

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

после чего использовать для разработки новых документов, чтобы не выполнять одни и те же действия по сто раз;  Текст в формате RTF. А вот этот формат очень часто используется, в основном, для совместимости с другими редакторами. RTF (Rich Text Format — расширенный текстовый формат) является универсальным текстовым форматом, который понимают множество различных программ (не только текстовые редакторы). Поэтому если документ готовится не для последующего просмотра или редактирования в Word, то вполне имеет смысл сохранить его в RTF, чтобы не было проблем с его открытием/просмотром. Только следует иметь в виду, что в RTF можно сохранить не все элементы оформления, доступные в Word. Впрочем, при сохранении Word сам вам подробно расскажет, что именно и как он может сохранить в данном формате. Также этот формат можно использовать для совместимости со старыми версиями Word;  Обычный текст (*.txt). Обычный текст - это файл, в котором содержится только текст и нет никаких элементов оформления. Этот текст может быть прочитан практически где угодно. Только следует иметь в виду, что при сохранении кириллицы нужно выбрать правильную кодировку (Word вам сам предложит это сделать), которая зависит от того, в какой именно программе и операционной системе данный текст позже будут просматривать;  Различные версии редакторов. Здесь предложен целый список различных старых версий Word и других редакторов (практически не использующихся), также разбитых по версиям - WordPerfect, Works... Данный вид сохранения следует использовать только тогда, когда вы точно знаете, что этот документ будет в дальнейшем открываться или в какой-то старой версии Word, или в определенной версии перечисленных в списке редакторов - WordPerfect и Works. Еще следует иметь в виду, что если вы сохранили документ в формате, отличном от DOC, то в дальнейшем, при сохранении этого документа (например, по Ctrl+S) этот формат таким и останется. То есть документ RTF сохранить как DOC вы сможете, только выбрав пункт Сохранить как и указав там вариант DOC (получив таким образом два разных документа с расширениями *.rtf и *.doc). ЗАКЛЮЧЕНИЕ Полезные рекомендации по работе с Word Ну вот, мы с вами рассмотрели практически все основные возможности работы с этим замечательным редактором. Конечно, я рассказал далеко не обо всем. Но, как уже говорилось, по Word можно написать целeлую энциклопедию, поэтому нельзя рассмотреть все в рамках одного учебного пособия. В заключение описания, посвященного этой программе из пакета Microsoft Office 2007, позволю себе дать несколько обобщающих рекомендаций по работе с Word:  всегда используйте стили вместо ручного форматирования;  внимательно расставляйте стили заголовков - это облегчит автоматическое создание оглавления;  не делайте разрывов между абзацами с помощью вставки пустой строки — намного корректнее поставить в стиле отступ перед абзацем;

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

 активно используйте макросы для программирования быстрого вывода часто повторяющегося текста и его оформления;  нумерацию списков делайте в автоматическом, а не в ручном режиме;  используйте автозамену различных знаков и символов - такой текст будет лучше читаться;  включайте проверку орфографии и обращайте внимание на подчеркнутые слова;  если между абзацами вы не предполагаете делать отступ, обязательно поставьте в стиле этих абзацев использование красной строки;  при создании таблиц используйте специальные стили таблиц -сэкономите массу времени;  если вы считаете, что Word делает совсем не то, что вы от него требуете, просто почитайте руководство пользователя; это не Word бесчинствует, а вы не знаете, как с ним работать;  при работе с большим документом обязательно сохраняйте его под разными именами, чтобы у вас всегда было несколько копий; самый лучший вариант — каждый день, начиная работать с документом, сохраняйте его с именем, к которому прибавляется текущая дата, например «Разработка проекта 28-012011»;  копии документа обязательно храните в нескольких местах: на дискете, на другом компьютере, на flash-drive, на своем интернетовском сайте;  не забывайте выключать отслеживание исправлений, если они вам не нужны, потому что если этот режим включен, документ очень сильно увеличивается в размере.

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Оглавление ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................... 2 Элементы издательского дела ................................................................................. 2 Текстовые редакторы ........................................................................................... 3 Программы - текстовые редакторы предназначены для подготовки текстовых материалов на компьютере. ......................................................................................... 3 Издательские системы ......................................................................................... 5 Общая характеристика ......................................................................................... 5 WORD ........................................................................................................................ 5 Настольная издательская система WORD ......................................................... 5 Возможности Word .............................................................................................. 6 Первый запуск ...................................................................................................... 7 Быстрая настройка Word ..................................................................................... 8 Создание документа ........................................................................................... 11 Шаблоны документов .................................................................................... 13 Разметка страниц ............................................................................................ 15 Ввод текста.......................................................................................................... 19 Выделение фрагментов текста ...................................................................... 20 Выделение фрагментов текста с помощью клавиатуры ............................ 20 Выделение фрагментов текста с помощью мыши ...................................... 21 Настройка шрифтов и абзацев ...................................................................... 21 Абзацы ............................................................................................................. 25 Использование стилей ....................................................................................... 32 Изменение стиля ............................................................................................. 35 Создание нового стиля................................................................................... 36 Автоматическая генерация оглавления ........................................................... 38 Создание алфавитного указателя ................................................................. 40 Работа с буфером обмена .................................................................................. 42 Отслеживание исправлений или рецензирование .......................................... 44 Расстановка страниц .......................................................................................... 46 Вставка разрыва страницы ............................................................................ 46 Закладки .......................................................................................................... 46 Проверка орфографии ........................................................................................ 47 Вставка изображений ......................................................................................... 48 Работа с таблицами ............................................................................................ 52 Списки ................................................................................................................. 56 Возможность настройки различных уровней и форм ................................ 58 Автозамена и автоформат.................................................................................. 59

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Закладка Автоформат при вводе. ................................................................. 60 Многократное использование и распространение частей документа. ......... 61 Создание стандартного блока для многократного использования содержимого. .............................................................................................................. 61 Нахождение и использование стандартного блока ............................................ 62 Изменение содержимого стандартного блока. ............................................ 63 Переименование стандартного блока. ............................................................. 63 Хранение и распространение стандартных блоков с помощью шаблонов. . 63 Автоматическая проверка правописания и вставка текста и символов при помощи слов из списка. ............................................................................................. 64 Понятие о списке автозамены. ...................................................................... 64 Добавление записи в список автозамены. ................................................... 65 Изменение содержимого записи в списке автозамены. ............................. 65 Переименование записи в списке автозамены. ........................................... 66 Макропоследовательности. ............................................................................... 66 Автоматическая запись макроса. .................................................................. 67 Использование средства для записи макроса. ............................................. 67 Использование Visual Basic для приложений. ............................................ 68 Редактирование макроса. ............................................................................... 69 Использование макроса. ................................................................................ 71 Режим чтения ...................................................................................................... 72 Печать документа ............................................................................................... 73 Поиск и замена ................................................................................................... 73 Статистика........................................................................................................... 76 Сохранение документа....................................................................................... 76 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...................................................................................................... 79 Полезные рекомендации по работе с Word ......................................................... 79