Руководство ERP 2.4.1. 1С:Предприятие 8. Конфигурация «ERP Управление предприятием 2». Редакция 2.4

Citation preview

1С:Предприятие 8. Конфигурация «ERP Управление предприятием 2». Редакция 2.4 Введение Нормативно-справочная информация Планирование Продажи Обеспечение потребностей Склад Закупки Казначейство Производство Давальческая схема производства Управленческий учет затрат и финансовый результат Отчеты и мониторинг Бюджетирование Международный финансовый учет Внеоборотные активы Регламентированный учет Ввод начальных остатков Сервисные возможности Кадровый учет и расчет заработной платы Подсистема «Зарплата и управление персоналом»

Введение Управление современным предприятием должно быть гибким и эффективным. Достижение высоких экономических результатов с оптимальными затратами – одна из главных задач, решение которой способно повысить конкурентоспособность предприятия. Прикладное решение позволяет обеспечить комплексное планирование, построить современную систему учета с высокой степенью детализации затрат, определить показатели управления и системы ответственности в рамках единого информационного пространства. Реализованы следующие функции: ■ Постановка целей – определение собственно целей и критериев, по которым можно оценить их достижение; ■ Планирование – представление целей предприятия в прогнозах и планах: ○ уточнение показателей, условий, требований и ограничений для планирования; ○ оперативное планирование; ○ тактическое и стратегическое бюджетирование; ■ Оперативный учет: ○ решение задач управления и взаимодействия с внешним окружением; ○ казначейство; ○ автоматизация продаж, закупок, складской деятельности; ○ управление обеспечением потребностей; ○ управление производством; ○ отражение фактов хозяйственной деятельности; ■ Мониторинг финансово-хозяйственной деятельности – контроль и анализ показателей деятельности предприятия; ■ Анализ – исследование отклонений фактических результатов деятельности от запланированных или типичных значений; ■ Кадровый учет и расчет зарплаты – управление персоналом и его мотивация; ■ Регламентированный учет – формирование отчетности для внешних пользователей; ■ Международный финансовый учет – составление отчетности по международным стандартам. Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу как подразделений внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты). В книга предназначена для следующих категорий читателей: ■ специалисты в области внедрения прикладных решений;

■ сотрудники компаний, в которых внедряется автоматизированная система: ○ руководители подразделений, ○ сотрудники IT-подразделений, ○ ключевые пользователи. В описании не акцентируется внимание на интуитивно понятных операциях и возможностях интерфейса, не связанных со спецификой функциональности. Например, таких как способы открытия карточки элемента справочника, работа со списком документов и его настройка, создание нового документа и т. п. Предполагается как наличие общего навыка работы с компьютерными программами, так и знание предметной области. Помимо данного руководства также рекомендуется изучить: ■ функциональную модель продукта в формате IDEF0, поставляемую в рамках конфигурации «Система проектирования прикладных решений»; ■ встроенную справку программы, раскрывающую назначение объектов системы и описывающую использование элементов управления; ■ документацию по платформе «1С:Предприятие 8»; ■ руководство пользователя по интерфейсу «Такси» https://its.1c.ru/db/v83doc#browse:13:-1:4; ■ книгу «1С:Предприятие 8. Управление торговыми операциями в вопросах и ответах» и ее электронную версию в ИТС http://its.1c.ru/db/utovio; ■ ответы на типовые вопросы http://its.1c.ru/db/answers1c; ■ презентации и доклады разработчиков http://v8.1c.ru/erp/info/; ■ очные курсы учебного центра http://1c.ru/rus/partners/training/uc1/; ■ дистанционные видео курсы http://edu.1c.ru/. Процесс построения информационной системы предприятия – это комплексное решение методологических, технических и организационных задач. Он требует наличия знаний как в области методологий и практик управления современным предприятием, так и методологий и практик, заложенных в прикладном решении. Проект создания информационной системы на предприятии успешен, если он сочетает потребности в автоматизации бизнеса заказчика с методологией и практиками, заложенными в прикладном решении, и технологическими особенностями платформы «1С:Предприятие 8», а также использует методики проектного управления участниками процесса автоматизации. Фирмой «1С» разработаны технологии управления для эффективной организации проектов внедрения информационных систем на базе платформы «1С:Предприятие 8». Индустриальные подходы к управлению проектами позволяют сэкономить время и ресурсы в проектах внедрения за счет типовых базовых элементов жизненного цикла проекта: выходной продукции по проекту, описания выполнения ключевых процессов, шаблонов проектной документации и т. д. Предлагаются три технологии: ■ 1С:Технология стандартного внедрения («1С:ТСВ») – технология, ориентированная на небольшие объемы проектных работ и содержащая некоторые базовые элементы управления проектом. ■ 1С:Технология быстрого результата («1С:ТБР») – базовая технология, основанная на agile-подходе, подходит для проектов внедрения типовых и отраслевых решений на платформе «1С:Предприятие 8». ■ 1С:Технология корпоративного внедрения («1С:ТКВ») – «классическая» проектная технология, ориентированная на проекты разработки и масштабные проекты внедрения решений на платформе «1С:Предприятие 8».

Технологии управления проектами фирмы «1С» подробно описаны на сайте https://consulting.1c.ru/technologies/ и позволяют организовать эффективный и результативный процесс запуска информационной системы в зависимости от масштабов проекта, размера объекта автоматизации, внедряемого программного продукта, количества заинтересованных сторон, объемов доработок типового или отраслевого решения и ряда других факторов. Необходимыми условиями успеха проекта автоматизации являются знакомство всех участников проектной команды со стороны будущих пользователей прикладного решения и специалистов команды внедрения с технологиями управления проектов, выбор подходящей технологии и ее неукоснительное соблюдение. Информация о внедрениях, которыми занимаются фирмы-франчайзи, публикуется в справочнике внедренных решений http://www.vnedr.1c.ru и на сайте http://v8.1c.ru/. Более подробная информация о внедрениях приведена в пресс-релизах, которые опубликованы на сайте фирмы «1С» http://v8.1c.ru/info/press/. Эта информация предоставляется партнерами добровольно и только с разрешения клиента, так что здесь представлена лишь малая часть реальных внедрений. Мы надеемся, что после успешного внедрения прикладного решения в вашей организации оно тоже попадет в справочник внедренных решений. Прикладное решение состоит из множества разделов, доступ к которым настраивается функциональными опциями в разделе НСИ и администрирование и зависит от прав пользователя. В каждой главе книги приводятся необходимые настройки опций для работы с той или иной функциональностью по разделам системы: ■ Главное – часто используемые справочники, документы и отчеты из разных разделов, описываются в разных главах; ■ Бюджетирование и планирование – описывается в главах «Планирование» и «Бюджетирование»; ■ CRM и маркетинг – описывается в главах «Нормативно-справочная информация» и «Продажи»; ■ Продажи – главы «Продажи» и «Давальческая схема производства»; ■ Закупки – глава «Закупки»; ■ Склад и доставка – главы «Склад» и «Обеспечение потребностей»; ■ Производство – главы «Производство» и «Давальческая схема производства»; ■ Кадры – глава «Кадровый учет и расчет заработной платы»; ■ Зарплата – глава «Кадровый учет и расчет заработной платы»; ■ Казначейство – глава «Казначейство»; ■ Финансовый результат и контроллинг – главы «Управленческий учет затрат и финансовый результат» и «Отчеты и мониторинг»; ■ Внеоборотные активы – глава «Внеоборотные активы»; ■ Регламентированный учет – глава «Регламентированный учет»; ■ Международный финансовый учет – глава «Международный финансовый учет»; ■ НСИ и администрирование – главы «Нормативно-справочная информация», «Сервисные возможности» и «Ввод начальных остатков».

Описание изменений в новых версиях Программа динамично развивается – как в связи с изменениями законодательства, так и в связи с добавлением новых и совершенствованием существующих возможностей по пожеланиям пользователей.

Более подробное иллюстрированное описание изменений в новых версиях доступно на сайте ИТС в разделе Технологическая поддержка прикладных решений – Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие http://its.1c.ru/db/updinfo и в дистрибутиве в файле «Изменения и дополнения к документации.pdf». Детальное описание изменений в метаданных конфигурации между версиями, полезное для специалистов, занимающихся внедрением и поддержкой системы, приведено в дистрибутиве в папке «Отчет об изменениях метаданных» в файлах формата mxl: ■ без группировки; ■ по метаданным; ■ по техническим проектам. Данные отчеты содержат описания изменений в метаданных, произошедших в процессе разработки и развития функциональности, относительно предыдущей редакции. Наличие этой информации позволяет лучше понять природу изменений метаданных при обновлении и объединении конфигураций, содержащих проектные модификации.

Нормативно-справочная информация Предприятие Номенклатура (товары, услуги, работы, тара) Серии товаров Деловые партнеры Сегменты номенклатуры и клиентов

Предприятие Валюты учета В прикладном решении используются две валюты, которые должны быть определены до момента ввода начальных данных и оформления операций: ■ Валюта регламентированного учета – это национальная валюта, курс которой всегда равен 1 (для России – рубли); ■ Валюта управленческого учета – валюта, используемая для оценки данных в управленческом учете. Это может быть национальная или любая другая валюта, зарегистрированная в списке Валюты. Валюты управленческого и регламентированного учета задаются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Валюты. Использование мультивалютного учета включается функциональной опцией Несколько валют. Если мультивалютный учет не используется, то для ведения учета может быть использована только одна валюта – рубли. Независимо от того, какие валюты указаны в качестве валют управленческого и регламентированного учета, взаиморасчеты с деловыми партнерами предприятия можно вести в любой валюте, которая зарегистрирована в списке Валюты.

Организации В состав предприятия могут входить несколько организаций. Работает ли предприятие от имени одной организации или в состав предприятия входит несколько организаций, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Несколько организаций. Перед началом оформления документов необходимо ввести информацию обо всех организациях, входящих в состав предприятия. Эти организации могут быть как юридическими, так и физическими лицами (индивидуальные предприниматели, ПБОЮЛ). Для каждой организации следует определить систему налогообложения, которая будет в ней применяться (общая, упрощенная, ЕНВД в части розничной торговли). Для каждой организации необходимо определить список счетов, открытых в банках, в которых хранятся безналичные средства каждой организации, входящей в состав предприятия. Наличные денежные средства хранятся в кассах предприятия, которые также разделены по организациям. Необходимо ввести список касс, в которых хранятся наличные денежные средства предприятия. Предприятие может иметь несколько подразделений (отделов). Подразделения (отделы) не разделяются по организациям. Это управленческие подразделения, которые принадлежат в целом предприятию. Кроме управленческих подразделений (отделов) в составе каждой организации предприятия могут быть зарегистрированы обособленные подразделения, выделенные или не выделенные на отдельный баланс. Сотрудники предприятия регистрируются на предприятии и не подразделяются по организациям. Информация об организациях регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Организации. В списке вводится информация обо всех организациях, входящих в состав предприятия, а также об обособленных подразделениях (филиалах, представительствах и т. д.), выделенных на отдельный баланс. В список организаций введена предопределенная организация Управленческая организация. Информация об этой организации включена в список для оформления тех операций, которые должны отражаться по-разному в управленческом и регламентированном учете. Управленческая организация будет

доступна в списке организаций в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Раздельные операции закупок и продаж для упр. и регл. учета. Если учет на предприятии ведется от имени нескольких организаций, то для каждой следует задать внутренний уникальный Префикс номеров документов. Внутри одной информационной базы все документы одной организации будут нумероваться последовательно, отличаясь от документов других организаций префиксом номера. При печати документов префикс не выводится. На закладке Общая информация в карточке организации вводится информация о классификационных кодах организации. Для индивидуальных предпринимателей вводится дополнительная информация о номере и дате свидетельства о постановке на учет. В прикладном решении предусмотрена возможность вести список всех ответственных лиц организации, которые имеют право подписывать документы. Сведения об ответственных лицах с правом подписи регистрируются в списке НСИ и администрирование – НСИ – Лица с правом подписи. При оформлении документов можно выбрать любое из тех ответственных лиц, которые на текущий момент имеют право подписывать документы. При этом поддерживается автоматическая подстановка ответственных лиц. На закладке Адреса, телефоны вводится контактная информация организации: юридический и фактический адрес организации, телефон, факс, адрес электронной почты. В карточку организации можно добавить дополнительные виды контактной информации (адрес доставки, дополнительный мобильный телефон или адрес электронной почты). Организации, входящие в состав предприятия, могут применять общую или упрощенную систему налогообложения. При использовании общей системы налогообложения для организации дополнительно определяется метод оценки стоимости товаров: Средняя за месяц, ФИФО (взвешенная оценка), ФИФО (скользящая оценка). Частично деятельность организации может облагаться ЕНВД – например, при осуществлении розничной торговли, оказании бытовых или ремонтных услуг. Если предприятие осуществляет розничную торговлю, то для каждой организации можно определить склады (розничные магазины), продажа с которых будет облагаться единым налогом на вмененный доход (ЕНВД). Учет по системе ЕНВД будет действовать только при оформлении розничных продаж с указанного склада от имени указанной организации с помощью документов Чек ККМ и Отчет о розничных продажах. При оформлении розничных продаж с использованием документа Реализация товаров и услуг будет применяться система налогообложения в соответствии с настройкой, указанной в соглашении. В соглашении с розничными клиентами может быть указана система налогообложения ЕНВД. Применяемая система налогообложения и учетная политика на закладке Учетная политика и налоги. Подробнее см. раздел Учетная политика для целей налогового учета

Физические лица Для хранения подробной информации обо всех тех лицах, с которыми работает предприятие, предусмотрен список Физические лица. Это могут быть сотрудники, подотчетные лица, торговые агенты и т. д. Список используется для уточнения данных о физическом лице (паспортные данные, дата рождения, список расчетных счетов и т. д.). В карточке физического лица указываются: фамилия, имя, отчество (ФИО); гражданство; паспортные данные; ИНН; СНИЛС; сведения о трудовой деятельности, образовании, семье, воинском учете; взаимосвязи с другими физическими лицами и т. д. Для физических лиц может быть определен список документов, удостоверяющих их личность. Для физического лица можно посмотреть всю информацию о взаимодействиях с ним (телефонные звонки, электронные письма и т. д.) и непосредственно из карточки физического лица ввести новые взаимодействия.

Подразделения Управленческие подразделения отражают реальную структуру предприятия (список отделов, распределение пользователей по отделам и т. д.). Управленческие подразделения предприятия регистрируются в списке НСИ и администрирование – НСИ – Структура предприятия. Управленческая структура состоит из подразделений предприятия без учета тех организаций, которые входят в его состав.

Использование подразделений определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Подразделения. Отключение использования подразделений блокируется, если используется производственный учет или обособленный учет по подразделениям (или менеджерам одного подразделения). Можно создать иерархическую структуру управленческих подразделений предприятия – для нескольких подразделений указать вышестоящее подразделение. Для каждого пользователя в его карточке можно указать информацию о том подразделении, в котором он работает. Распределение пользователей по подразделениям используется при оформлении документов. При вводе документов от имени конкретного пользователя будет автоматически заполнена информация о подразделении, в котором он работает.

Управленческое подразделение может быть производственным, тогда для него дополнительно указываются график работы, склад материалов, интервал планирования и расписание рабочих центров. В разрезе управленческих подразделений можно анализировать расходы и доходы предприятия. При оформлении расчетных документов указывается, на какое подразделение надо отнести доходы/расходы. Предусмотрена возможность ведения обособленного учета в рамках подразделения или конкретного менеджера подразделения. Ведение обособленного учета позволяет оценить прибыль по конкретному подразделению или менеджеру. Возможность ведения обособленного учета определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Обособленный учет себестоимости – По подразделениям или менеджерам.

Обособленные подразделения организации В прикладном решении можно вести расчеты с обособленными подразделениями организации. Предусмотрено ведение учета для обособленных подразделений двух видов: выделенных на отдельный баланс (филиалов, представительств) и тех подразделений, которые не выделены на отдельный баланс (торговые точки, магазины и т. д.). Учет операций по межхозяйственным расчетам обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Обособленные подразделения на отдельном балансе. Обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, регистрируется в списке Организации как отдельная организация с видом Обособленное подразделение и указанием головной организации.

ИНН обособленного подразделения соответствует ИНН головной организации. Для обособленного подразделения устанавливается отдельный КПП, а также цифровой код обособленного подразделения для счетов-фактур. Взаиморасчеты обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, с клиентами и поставщиками можно вести отдельно или через головную организацию (на закладке Учетная политика и налоги в карточке организации). Обособленные подразделения, которые не выделяются на отдельный баланс, регистрируются в форме той организации, от имени которой они будут работать. Для обособленных подразделений указывается, в каком налоговом органе они зарегистрированы. Взаиморасчеты с обособленными подразделениями, не выделенными на отдельный баланс, ведутся через головную организацию.

Информация о КПП и цифровом коде счета-фактуры используется при формировании печатных форм документов: ■ Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, то при печати счета-фактуры используются данные о филиале, который выбран в качестве организации в документе. ■ Если обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то при печати счета-фактуры используются данные об управленческом подразделении, указанном в карточке склада, по которому оформляется документ.

Производственные календари В прикладном решении можно вести несколько производственных календарей, содержащих сведения о рабочих, выходных и праздничных датах и о переносах праздников. Настройка календарей осуществляется в НСИ и администрирование – Предприятие – Производственные календари. Предусмотрен производственный календарь, заполненный в соответствии с законодательством Российской Федерации: ■ по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, ■ с учетом установленных ТК РФ нерабочих праздничных дней и соответствующих им предпраздничных дней, ■ с учетом переносов выходных дней, установленных на каждый конкретный год.

Номенклатура (товары, услуги, работы, тара) Информация обо всех товарах, услугах, работах и таре, включаемых в оформляемые на предприятии документы, вводится в списке НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура. Каждая номенклатурная позиция имеет краткое и полное наименование. Краткое наименование (Рабочее наименование) будет использоваться для быстрого поиска позиции номенклатуры в списке. Полное наименование (Наименование для печати) используется при печати документов. Наименования могут генерироваться автоматически по шаблону (задается для вида номенклатуры). Прикладное решение позволяет хранить неограниченный объем позиций номенклатуры. Удобство работы с большим объемом номенклатурных позиций достигается дополнительной классификацией в целях решения различных учетных задач: ■ Виды номенклатуры – классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Номенклатура одного вида описывается одним и тем же набором свойств. Использование классификации по видам номенклатуры позволяет быстро отобрать нужные позиции номенклатуры по различным параметрам объектов (дополнительным реквизитам, свойствам, характеристикам и т. д.). Возможности учета конкретной позиции во многом определяются тем, к какому виду номенклатуры она отнесена. Использование классификации по видам номенклатуры позволяет создавать для товаров одного вида обобщенный список характеристик, набор дополнительных свойств, определять политику учета серий товаров. ■ Единица хранения – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по данной номенклатурной позиции. ■ Качество – градация качества номенклатурной позиции (Новый, Ограничено годен, Не годен). ■ Ценовая группа – назначение цен и скидок в разрезе различных групп товаров (см. раздел Ценообразование). ■ Сегмент – произвольное разделение товаров на группы в соответствии с определенными правилами. ■ Сезонная группа, Рейтинг продаж – планирование продаж и закупок товаров с учетом сезонности и рейтинга продаж (см. раздел Планирование продаж). ■ Схема обеспечения – обеспечение номенклатурной позиции в соответствии со способом обеспечения потребностей, определенным для склада (см. раздел Обеспечение потребностей). ■ Товарная категория, Марка (бренд) – управление ассортиментом, укрупненное ассортиментное планирование (см. раздел Ассортиментное планирование). ■ Группа доступа – распределение работы по вводу и редактированию номенклатурных позиций между пользователями. ■ Группа аналитического учета – экономический классификатор номенклатуры по однородным группам. Группа аналитического учета может использоваться для объединения номенклатуры, имеющей одинаковые экономические характеристики (покупные товары, материалы, тара и т.д.). ■ Группа финансового учета – классификатор номенклатуры по правилам отражения в регламентированном учете. Позволяет объединить номенклатуру, имеющую одинаковые счета бухгалтерского учета. ■ Складская группа – группировка товаров в соответствии с различными условиями хранения на складах с адресным хранением товаров в ячейках (см. раздел Топология склада). При создании новой позиции номенклатуры необходимо прежде всего выбрать Вид номенклатуры. После указания вида будет показан список основных реквизитов, которые должны быть заполнены для данного вида номенклатуры.

Для исключения дублирования позиция номенклатуры предусмотрен контроль уникальности, который включается установкой соответствующих функциональных опций в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки создания. При установке варианта контроля уникальности номенклатуры и характеристик по значениям реквизитов уникальность проверяется по совокупности реквизитов, для которых установлен флажок Контроль уникальности на закладке Настройки создания в виде номенклатуры. При контроле уникальности также контролируется уникальность штрихкода, если он был введен в карточку номенклатуры. При записи номенклатуры с неуникальными параметрами будет показано, какой из вариантов контроля уникальности не выполняется (уникальность штрихкода, реквизитов или наименования). Будут установлены флажки в соответствующих колонках. Пользователю будет предложено выбрать один из трех вариантов действий: ■ Выбрать существующую – новая позиция номенклатуры не будет создана; ■ Продолжить заполнение – вернуться в карточку номенклатуры и изменить значения реквизитов; ■ Продолжить запись – будет создана новая позиция номенклатуры с такими же реквизитами. Наличие данной кнопки зависит от соответствующих прав. Создание новой позиции номенклатуры, которая не проходит контроль уникальности, будет доступно только в том случае, если прошел контроль уникальности по наименованию номенклатуры и характеристик, и только тем пользователям, для которых установлено право (роль) Ввод информации по номенклатуре без контроля. Во всех остальных случаях кнопка Продолжить запись показана не будет. После записи основных реквизитов номенклатуры для продолжения ввода дополнительных данных будет автоматически установлен режим отображения всех реквизитов Показать все. Для ввода дополнительных данных удобно использовать режим с показом только названий групп реквизитов (Свернуть все группы), последовательно открывая группы реквизитов и заполняя в них

данные. Основным профилем для работы со справочником Номенклатура, является Ответственный за ведение номенклатуры.

Характеристика номенклатуры Каждая номенклатурная позиция может быть представлена в нескольких вариантах исполнения. В этом случае учет ведется по каждому такому варианту - Характеристики. Использование характеристик задается в Виде номенклатуры, а перечень возможных значений может быть общим для всего вида номенклатуры, или индивидуальным для номенклатурной единицы. В том случае, если для вида номенклатуры ведется учет в разрезе характеристик, после ввода нового товара с использованием помощника и указания вида номенклатуры будет определена информация о характеристиках товара. Информация о характеристиках номенклатуры задается в группе реквизитов Основные параметры учета. В поле Характеристики будет заполнен вариант использования характеристики в соответствии с порядком, указанным в виде номенклатуры: ■ если для вида номенклатуры используются общие характеристики, то после записи позиции номенклатуры можно посмотреть список этих характеристик. Для этого используется гиперссылка Список; ■ если для вида номенклатуры используются индивидуальные характеристики, то после записи позиции номенклатуры необходимо ввести список индивидуальных характеристик. В карточке номенклатуры будет указан вариант использования Индивидуальные для номенклатуры. Добавление новых характеристик происходит в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Список. Порядок ввода информации о новой характеристике аналогичен порядку, применявшемуся при вводе новой характеристики для вида номенклатуры.

Виды номенклатуры Виды номенклатуры – классификатор, предназначенный для объединения номенклатуры по общим параметрам учета (одинаковый набор свойств, которыми описывается номенклатура). Фактически виды номенклатуры – это ассортиментные группы продаваемых товаров. Например, товары «Х-9000 Атлант Холодильный комбинат», «Х-980 Атлант Холодильный комбинат», относящиеся к виду номенклатуры «Холодильники», описываются одинаковым набором свойств, таких как Цвет холодильника («Бежевый», «Белый», «Красный», «Черный»), Производитель («Холодильный комбинат»), Комплектация холодильника («Двухкамерный, авторазморозка», «Однокамерный, авторазморозка»).

Информация обо всех видах номенклатуры, используемых на предприятии, заполняется в списке Виды номенклатуры НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Виды номенклатуры. Использование нескольких произвольных видов номенклатуры возможно при установке функциональной опции Множество видов номенклатуры в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета. Регистрация нового вида номенклатуры состоит из ряда шагов: ■ ввод основной информации о настройках учета (тип номенклатуры, группа доступа, использование характеристик, серий); ■ определение состава дополнительных реквизитов для описания потребительских свойств; ■ настройка генерации наименований по значениям дополнительных реквизитов; ■ настройка фильтров по потребительским свойствам; ■ настройка контроля обязательного заполнения, отображения (по умолчанию) и контроля уникальности реквизитов при создании новой номенклатурной позиции; ■ настройка заполнения значениями по умолчанию при создании новой позиции; ■ определение состава дополнительных сведений.

Тип номенклатуры В прикладном решении можно регистрировать следующие типы номенклатуры (форма Выберите тип номенклатуры, гиперссылка изменить в карточке вида номенклатуры): ■ Товар – к этому типу относится вся «материальная» номенклатура, которая закупается, производится, реализуется предприятием и учитывается на складах. Возможны контроль остатков на складах, учет себестоимости, обеспечение потребностей и др.: ■ Тара – номенклатура этого типа используется для учета многооборотной тары, которая может возвращаться поставщику товаров или передаваться на условиях возврата клиенту, покупающему товар в данной таре. ■ Работа – к этому типу относятся работы и услуги, которые могут закупаться у поставщиков и продаваться клиентам. Ключевым признаком номенклатуры данного типа является учет закупленных работ по количеству и себестоимости. При продаже клиентам работ, произведенных сторонними поставщиками, стоимость их закупки будет учитываться как себестоимость продажи. Работы учитываются аналогично товарам, но они не хранятся на складе, а числятся за подразделением, которое их произвело или закупило. ■ Услуга – номенклатура этого типа также может производиться, закупаться и продаваться. Ключевым отличием услуг от работ является отсутствие учета себестоимости. При закупках услуги сразу списываются на затраты. При продаже услуг себестоимость их оказания не рассчитывается. ■ Набор – комплекты, которые не хранятся на складе, а собираются в процессе отгрузки. Порядок работы с наборами описан в разделе «Динамические наборы». Для типа номенклатуры Товар дополнительно уточняются особенности учета, отчетности и отражения оборота товаров в государственных информационных системах (если включена хотя бы одна из указанных функциональных опций): ○ Без особенностей учета; ○ Алкогольная (спиртосодержащая) продукция – формируются декларации по алкогольной продукции и осуществляется обмен с ЕГАИС информацией по обороту (доступна при включенной функциональной опции Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Алкогольная продукция – Алкогольная (спиртосодержащая) продукция в рознице. Подробнее в разделе Организация продаж алкогольной продукции); ○ Содержит драгоценные металлы или камни – статистическая отчетность по содержанию драгоценных материалов (доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Драгоценные металлы и камни. Подробнее в разделе Регистрация объектов эксплуатации для целей имущественного налогообложения); ○ Продукция, маркируемая для ГИСМ – продукция маркируется специальными контрольными (идентификационными) знаками (КиЗ), осуществляется обмен с Государственной информационной системой маркировки товаров (доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Администрирование – 1С:Маркировка – Маркировка товаров контрольными (идентификационными) знаками. Подробнее в разделе Обмен с Государственной информационной системой маркировки товаров (ГИСМ)); ○ Контрольный (идентификационный) знак (КиЗ) ГИСМ – контрольные (идентификационные) знаки, которыми маркируется продукция, учитываемая в ГИСМ (доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Администрирование – 1С:Маркировка – Маркировка товаров контрольными (идентификационными) знаками). Если включено использование агентских услуг (включена функциональная опция Продажа агентских услуг в разделе НСИ и администрирование - Продажи - Оптовые продажи - Использование заказов), то для номенклатуры с типом услуга необходимо указать вариант оказания услуг: ■ Выполняется организацией-продавцом - оказывает услуги и оформляет их продажу одна и та же собственная организация. ■ Выполняется организацией по агентской схеме - оказывает услуги одна собственная организация, а оформляет продажу услуг другая (собственная или сторонняя) организация. ■ Выполняется партнером - оказывает услуги сторонняя организация (партнер), а оформляет продажу услуг собственная организация. При регистрации вида номенклатуры необходимо выбрать вариант оформления продажи. Вариант оформления продажи выбирается как для товара, так и для услуг и работ: ■ если при продаже товара (например, программного продукта) необходимо оформлять документ Акт на передачу прав, то этот вариант нужно выбрать в виде номенклатуры. Использование данной возможности определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Акт на передачу прав; ■ если оказание услуг (выполнение работ) необходимо оформлять отдельным документом (Акт выполненных работ), то в качестве варианта оформления продажи следует выбрать Акт выполненных работ. Если используется печать транспортных накладных (см. Печать транспортной и товарно-транспортной накладной), то для вида номенклатуры выбирается вариант печати наименования груза в транспортной накладной: ■ наименование из настроек программы, ■ инидивидуальное наименование для товаров данного вида номенклатуры.

Вариант использования характеристик Характеристики используются для учета вариантов исполнения одного и того же товара (услуги). Все учетные значения задаются для номенклатуры в целом (тип номенклатуры, единица хранения и т. п.). Использование характеристик позволяет вести количественный учет номенклатуры по дополнительным параметрам (свойствам). Возможность указания характеристик определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Характеристики номенклатуры. Вариант использования характеристик для вида номенклатуры указывается в поле Характеристики. Случаи, при которых рекомендуется использовать характеристики: ■ общие для вида номенклатуры характеристики (например, линейка размеров задается для всей обуви в целом); ■ разделение одной и той же услуги принципалам; ■ автоподбор характеристик материалов по свойствам продукции в ресурсных спецификациях. Предусмотрены следующие варианты использования характеристик: ■ Индивидуальные для номенклатуры. Для каждой позиции номенклатуры назначается индивидуальный список характеристик. Список характеристик определяется в карточке номенклатурной позиции. ■ Общие для этого вида номенклатуры. Назначается общий список характеристик, который используется всеми позициями номенклатуры, принадлежащих данному виду. Список характеристик вводится в виде номенклатуры (гиперссылка Список). Например, товары вида «Обувь» характеризуются размером и цветом модели. В список характеристик добавляются все возможные сочетания цвета и размера обуви: «Размер 45, Цвет белый»; «Размер 37, Цвет белый»; «Размер 37, Цвет черный» и т. д. ■ Общие с другими видами номенклатуры. Назначаются общие характеристики для нескольких видов номенклатуры. В новом виде номенклатуры указывается тот вид номенклатуры, характеристики которого будут использоваться. Рекомендуется использовать характеристики, общие для вида номенклатуры или нескольких видов. Тогда, например, можно задать единую линейку размеров для всей номенклатуры этого вида. Использование индивидуальных характеристик не дает преимуществ по сравнению с использованием отдельных карточек номенклатуры. Для разных групп (видов) номенклатуры может применяться различный набор видов свойств характеристик (цвет, размер – для обуви; производитель, материал отделки – для мебели). Описание характеристики может быть введено в текстовом виде или с указанием дополнительных реквизитов для характеристик (размер, цвет, полнота и т. д.). Список дополнительных реквизитов, которые будут использованы при описании характеристики, задается на отдельной странице карточки вида номенклатуры Доп. реквизиты. Для ввода новой характеристики требуется указать значения ее параметров, которые выведены в карточке характеристики в виде дополнительных реквизитов. Наименование характеристики будет сформировано автоматически в соответствии с тем шаблоном наименования, который был задан для характеристики номенклатуры.

Серии товаров Серии используются только для товаров. Для тары можно использовать справочный учет серий. Серии рекомендуется использовать в том случае, если необходимо учитывать товары по дополнительным разрезам складского учета: по срокам годности, серийным номерам, производственным партиям и т. д. Для настройки учета по сериям необходимо указать, что именно серии идентифицируют (флажок Серии в карточке вида номенклатуры). Если для вида номенклатуры предусмотрено указание серий, то по умолчанию в карточке вида номенклатуры показывается поле Политика учета серий (на закладке Основное). Наличие этого поля позволяет задать политику учета серий для вида номенклатуры без необходимости разблокировки обязательных реквизитов. Серии можно настраивать для вида номенклатуры либо использовать единые для нескольких видов номенклатуры настройки. Если предполагается перемещать товар, по которому ведется серийный учет, на другие склады, то для этих складов должна быть определена политика учета серий, аналогичная той, которая задана для исходного склада. Иначе при передаче товаров информация о сериях будет утеряна. Подробнее см. в разделе «Использование серий товаров».

Определение состава дополнительных реквизитов для описания потребительских свойств Состав дополнительных реквизитов настраивается на закладке Дополнительные реквизиты. При настройке дополнительных реквизитов рекомендуется использовать одну из возможностей:

■ реквизиты, общие для всей номенклатуры (например, «Мин. поставка»); ■ реквизиты, общие для нескольких видов номенклатуры («Цвет» для телевизоров и холодильников); ■ реквизиты с общим списком значений (например, два дополнительных реквизита с общим списком значений: «Цвет сумки» и «Цвет карманов»); ■ реквизиты, специфичные только для одного вида номенклатуры. Использование дополнительных реквизитов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения. Если включено использование характеристик, серий, то на закладке Дополнительные реквизиты присутствуют три списка: для задания дополнительных реквизитов позиций номенклатуры, дополнительных реквизитов характеристик и дополнительных реквизитов серий. Предусмотрены следующие варианты добавления дополнительных реквизитов: ■ Новый для вида – дополнительный реквизит будет показываться для всех номенклатурных позиций конкретного вида номенклатуры. Например, товары вида номенклатуры «Обувь» характеризуются различными типами кожи. В список дополнительных реквизитов характеристик добавляется «Тип кожи» обуви с различными значениями: «Искусственная кожа», «Натуральная кожа» и т. п. ■ Из другого набора – реквизит может быть добавлен из списка дополнительных реквизитов (дополнительных сведений), определенных для другого вида номенклатуры. Например, в набор «Обувь» из набора «Холодильники» добавим дополнительный реквизит «Цвет» с различными значениями: «Бежевый», «Белый», «Красный». ■ Общий для всей номенклатуры – дополнительный реквизит будет показываться для всех номенклатурных позиций всех видов номенклатуры. Например, необходимо для вида номенклатуры создать дополнительный реквизит «Экспедитор» и соответствующие ему значения. Дополнительный реквизит будет доступен для всех номенклатурных позиций информационной базы. Использование 2-го и 3-го вариантов возможно только в том случае, если в настройках создания дополнительных реквизитов установлены функциональные опции Реквизиты и сведения с общим списком значений и Общие реквизиты и сведения. Если функциональные опции отключены, то для каждого вида номенклатуры будут создаваться свои реквизиты (1-й вариант) без возможности их копирования для других видов номенклатуры. При создании дополнительных реквизитов на основании уже введенных ранее реквизитов для другого вида номенклатуры (Из другого набора) необходимо выбрать способ создания дополнительного реквизита.

Возможны следующие варианты создания нового реквизита: ■ Сделать копию реквизита. Будет скопирован реквизит из другого набора (вида номенклатуры), а также список всех его значений. После копирования список значений ведется отдельно для каждого набора реквизитов для каждого вида номенклатуры. ■ Сделать копию реквизита по образцу (с общим списком значений). Будет скопирован дополнительный реквизит из другого набора со списком значений. Список значений будет общим для обоих наборов. При таком варианте копирования предусмотрено выполнение централизованной настройки списка значений сразу для нескольких однотипных реквизитов.

Предусмотрена возможность отредактировать наименование и ряд других свойств реквизита. Изменение настроек дополнительного реквизита осуществляется по гиперссылке Список значений общий с реквизитом на форме дополнительного реквизита. ■ Сделать реквизит общим и добавить в набор (рекомендуется). Этот вариант используется в том случае, если дополнительный реквизит должен быть общим для нескольких видов номенклатуры. Например, дополнительный реквизит «Размер» может быть общим для различных видов обуви: женская обувь, спортивная обувь и т. д. По этому реквизиту можно будет отбирать данные по разным видам номенклатуры в списках и отчетах. Введенные дополнительные реквизиты автоматически отображаются на закладке Реквизиты, раздел Дополнительные реквизиты в карточке номенклатуры. В карточку номенклатуры можно добавить любое количество дополнительных реквизитов, причем для каждого вида номенклатуры, характеристик и серий может быть определен свой набор дополнительных реквизитов. В разрезе дополнительных реквизитов номенклатуры не ведется количественный учет товаров: они используются для быстрого поиска позиций номенклатуры, для формирования шаблонов наименований, получения дополнительного разреза аналитики в отчетах и т. д.

Настройка генерации наименований по значениям дополнительных реквизитов Рекомендуется произвести настройку шаблонов наименований, по которым автоматически будут формироваться Рабочее наименование и Наименование для печати номенклатуры. Если ведется учет номенклатуры в разрезе характеристик, серий, то настроить шаблоны наименований можно и для характеристик и серий номенклатуры. Рабочее наименование должно быть уникально – в целях удобства работы с номенклатурными позициями. Шаблоны наименований формируются для каждого вида номенклатуры на закладке Шаблоны наименований в карточке вида номенклатуры.

Шаблоны наименований позволяют создать правило, по которому наименование номенклатуры будет формироваться автоматически с учетом ее реквизитов. Задать шаблоны можно с помощью формы Редактирование формулы (кнопка Изменить). По шаблону может быть перезаполнено наименование ранее созданной номенклатуры. При необходимости можно запретить отклонение наименования номенклатуры от заданного шаблона. Также в наименовании может быть произвольный текст, который следует писать в кавычках (""). Для соединения составных частей наименования используется знак «+». Пример Для учета кабелей следует формировать их наименования по производителю и техническим параметрам, указанным в дополнительных реквизитах. Следует задать следующий шаблон наименования: «Кабель NYM (« + [Производитель] + »)» + [Число жил] + «x» + [Сечение (кв. мм)]». По этому шаблону будут формироваться названия кабелей наподобие следующего: «Кабель NYM (Севкабель) 3x1,5». Формируемый текст шаблона отображается в нижнем поле формы. Проверка сформированного текста шаблона на корректность выполняется по кнопке Проверить формулу. Шаблоны наименований задаются отдельно для наименования номенклатуры, характеристики и для вариантов наименования, используемых при печати документов. Для каждого шаблона можно настроить обязательность его использования с помощью флажков Запретить редактирование рабочего наименования и Запретить редактирование наименования для печати в карточке номенклатуры на закладке Шаблоны наименований. Установка флажков влияет на возможности заполнения и редактирования того или иного наименования: ■ если флажок установлен, то наименование в карточке номенклатуры или характеристики становится недоступным для редактирования и переформировывается по шаблону каждый раз при записи номенклатуры или характеристики;

■ если флажок не установлен, то заполнить наименование по шаблону можно в карточке номенклатуры или характеристики с помощью команды Заполнить. Доступно произвольное редактирование наименования. При этом если наименование не заполнено, то при записи оно будет автоматически сформировано на основе шаблона.

Настройка фильтров по потребительским свойствам Для быстрого нахождения необходимого товара в общем списке номенклатуры предусмотрены возможности применения различных вариантов отбора и поиска позиций. Эти варианты могут быть применены как в списке номенклатуры, так и при подборе товаров в документы. Информация о параметрах, которые будут применяться для отбора позиций, определяется на закладке Фильтр по свойствам. Рекомендации по настройке фильтров: ■ настроить список свойств, который будет отображаться в формах со списками номенклатуры, в т. ч. в подборе товаров в документы в режиме фильтра «По видам и свойствам»; ■ указать свойства, по которым можно быстро установить отбор. Если у свойства много значений, то поиск необходимого значения будет занимать много времени и легче будет найти сразу саму номенклатуру; ■ управлять порядком следования свойств – это влияет на отображение в формах со списками номенклатуры. В качестве полей для отбора могут быть назначены дополнительные реквизиты, которые были определены пользователем для вида номенклатуры.

Для отбора по видам и свойствам номенклатуры в списке номенклатуры надо установить вариант навигации Навигация по видам и свойствам. В списке Номенклатура при установке варианта навигации по видам и свойствам будет показан список параметров отбора по свойствам, а также значения этих отобранных свойств. При этом в списке будут показываться только те значения отобранных свойств, по которым есть введенные элементы номенклатуры (значения используются в карточках номенклатуры).

Например, для вида номенклатуры «Кабели силовые NYM» в качестве параметров быстрого отбора установлены такие значения дополнительных реквизитов, как «Число жил» («1», «2», «3»), «Сечение (кв_мм)» («1,5», «4»). Поскольку в информационной базе отсутствуют кабели силовые с числом жил «2» и сечением «4», в списке Номенклатура не будут показываться значения дополнительных реквизитов «2» и «4». При использовании механизма подбора в документах можно одновременно использовать быстрый отбор по тем полям, которые назначены для быстрого отбора, как для номенклатуры, так и для характеристик.

Обеспечивается отбор товаров с аналогичными свойствами. Эту возможность можно использовать в любом варианте отображения списка, в том числе в списке по иерархии и в общем списке номенклатуры (при снятом флажке установки варианта навигации). Для этих целей используется команда Номенклатура с аналогичными свойствами, в результате выполнения которой автоматически устанавливается фильтр и отбираются товары, обладающие теми же свойствами, что и отмеченный в списке товар.

При поиске позиций номенклатуры можно использовать полнотекстовый поиск данных. Использование полнотекстового поиска включается в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции. В разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройка поиска и подбора определяется, какой режим поиска будет использоваться в списках товаров: Стандартный или Расширенный. В этом же разделе указывается, будет ли использоваться полнотекстовый поиск при подборе товаров (флажок Использовать полнотекстовый поиск при подборе товаров). Следует учитывать, что при включении этой возможности некоторые символы, введенные в строку поиска, будут трактоваться как служебные символы языка запросов полнотекстового поиска в данных. Дополнительно в списке номенклатурных позиций можно установить фильтр по сегментам номенклатуры – то есть ограничить список позиций теми условиями, которые применяются при формировании сегмента номенклатуры.

Настройка контроля обязательного заполнения реквизитов при создании новой номенклатуры Прикладное решение позволяет контролировать уникальность и обязательность заполнения реквизитов при вводе новой позиции номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры рекомендуется настроить свой список реквизитов, которые должны быть уникальны и обязательны для заполнения. Настройка контроля обязательного заполнения реквизитов выполняется на закладке Настройки создания. Рекомендации по настройке создания реквизитов номенклатуры: ■ контролировать уникальность создаваемой номенклатуры по сочетанию значений реквизитов (например, исключить регистрацию двух номенклатур одного производителя с одинаковым артикулом). При создании нового элемента программа будет проверять наличие в списке элемента с таким же сочетанием значений этих реквизитов; ■ при создании контролировать заполнение полей, которые входят в шаблон наименований или включены в панель быстрого отбора по свойствам (например, при записи номенклатуры контролируется заполнение реквизита «Производитель»). Рекомендуется включить проверку обязательности заполнения. Для установки такой настройки предусмотрена гиперссылка Установить контроль заполнения реквизитов по умолчанию;

■ при создании отображать реквизиты, которые обязательны для заполнения или по которым настроен контроль уникальности (по умолчанию). Это позволяет ускорить регистрацию новой номенклатуры. Рекомендуется отключить отображение тех реквизитов, значения которых не вводятся сразу, а чаще всего заполняются позже. Можно настроить отображение и других реквизитов. Для реквизитов, которые должны обязательно заполняться при создании номенклатуры данного вида, должны быть установлены флажки в поле Отображать при создании. В качестве реквизитов, по которым будет контролироваться уникальность при вводе нового товара, можно использовать и любые дополнительные реквизиты, которые были определены для вида номенклатуры. Контроль на создание номенклатуры и характеристик с одинаковыми значениями реквизитов, дополнительных реквизитов включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки создания – Контроль уникальности номенклатуры и характеристик по сочетанию значений реквизитов. Контроль уникальности по реквизитам носит рекомендательный характер. Прикладное решение предупредит о том, что товар с такими реквизитами имеется в информационной базе, но если пользователь имеет соответствующие права, то он сможет записать неуникальную позицию. Контроль уникальности выполняется среди видов номенклатуры с одинаковыми настройками уникальности. Например, если для видов номенклатуры «Холодильники» и «Кондиционеры» установлен контроль уникальности реквизитов «Артикул» и «Производитель», то при создании номенклатуры данных видов контроль уникальности будет производиться по артикулу и производителю. Если контроль уникальности должен осуществляться только в рамках вида номенклатуры, то необходимо включить вид номенклатуры в список реквизитов для контроля уникальности. Запрет на создание номенклатуры, характеристик с одинаковыми наименованиями определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки создания – Контроль уникальности рабочего наименования номенклатуры и характеристик. Контроль уникальности по рабочему наименованию является жестким. Если установлен данный вариант контроля, то будет запрещено записать позицию номенклатуры, если уже есть позиция с таким рабочим наименованием товара или наименованием характеристики.

Настройка заполнения значениями по умолчанию при создании новой позиции Прикладное решение позволяет заполнить значения реквизитов, которые будут подставляться по умолчанию при создании номенклатуры данного вида. Такие значения реквизитов заполняются на закладке Значения по умолчанию. Настройку рекомендуется выполнять для реквизитов, которые для большинства номенклатуры данного вида имеют одно и то же значение. Можно указать такие значения, как единица измерения, складская группа, группа финансового учета. А также можно определить шаблоны ценников и этикеток, которые будут использоваться для данного вида номенклатуры.

Определение дополнительных сведений Для хранения свойств, внешних по отношению к объекту (например, идентификатор объекта в другой информационной системе и т. п.) предназначены дополнительные сведения. Рекомендуется использовать дополнительные сведения в исключительных случаях. Например, когда необходимо ограничить права на изменение свойств (либо, наоборот, обеспечить права на изменение свойств пользователям, у которых отсутствуют права на изменение самого объекта). Состав дополнительных сведений для номенклатуры данного вида определяется на закладке Дополнительные сведения. На этой закладке необходимо задать последовательность дополнительных сведений – это определяет порядок их отображения в форме дополнительных сведений. Процесс добавления дополнительных сведений аналогичен процессу добавления дополнительных реквизитов. Использование дополнительных сведений позволяет вводить произвольную информацию о номенклатуре тем пользователям, которые не имеют прав на добавление и редактирование номенклатуры. Для них должно быть установлено разрешающее действие (роль) Изменение дополнительных сведений. В процессе работы допускается изменение вида номенклатуры для номенклатурной позиции. Изменение вида номенклатуры можно производить в списке Номенклатура путем перетаскивания карточки номенклатуры в нужный вид номенклатуры. Для выполнения этой операции должен быть установлен режим навигации Виды и свойства. Также можно воспользоваться групповой обработкой в справочнике Номенклатура (команда Изменить выделенные). При изменении вида номенклатуры выполняются проверки соответствия настроек текущего и нового видов номенклатуры. Проверки выполняются: ■ на совпадение типов номенклатуры; ■ сохранение признаков ведения алкогольной и спиртосодержащей продукции и учета драгоценных металлов; ■ сохранение принципов ведения характеристик, серий и товарных категорий. То есть у текущего и нового видов номенклатуры должны быть одинаковые («совместимые») настройки по использованию характеристик, учету серий и совпадающие значения товарных категорий.

При записи номенклатуры с новым видом будет выдано соответствующее предупреждение о несовместимости настроек. Например, для вида номенклатуры «Кабели силовые NYM» ведется учет партий товаров с одинаковыми номерами серий, а для вида номенклатуры «Электротовары» ведется учет партий товаров с одинаковыми сроками годности. В этом случае изменить вид номенклатуры для номенклатурной позиции будет невозможно по причине несовместимости настроек по ведению учета серий нового вида номенклатуры и текущего вида. В случае несовместимости настроек текущего и нового видов номенклатуры изменить вид номенклатуры для номенклатурной позиции может только пользователь с правом изменения заблокированных реквизитов.

Подходы к организации списка «Номенклатура» Для организации работы со списком Номенклатура предусмотрено два альтернативных варианта: ■ по иерархии; ■ видам и свойствам.

Вариант навигации по иерархии – упрощенный вариант разделения всех позиций по группам номенклатуры. Такой вариант удобен при небольшом объеме однородных номенклатурных позиций, которые хорошо разделяются на группы. Если на предприятии большой объем номенклатурных позиций, имеющих различные потребительские свойства, то удобно использовать навигацию по видам номенклатуры. При организации по иерархии на первом уровне выделяются крупные разрезы номенклатуры по физическим свойствам (например, «Бытовая техника»). Затем детализируется каждый из разрезов первого уровня («Вентиляторы, пылесосы», «Холодильники, морозильные камеры»). В структуру списка Номенклатура закладываются важные значения свойств номенклатуры. Определяется не только то, какими свойствами описывается номенклатура, но и в каком порядке их необходимо выбирать. При этом для каждого вида номенклатуры можно назначить свои параметры, по которым будет выполняться поиск. Например, для обуви – размер, цвет, а для холодильников – комплектация, марка, производитель. Недостатки упрощенного варианта: ■ невозможность использования различных подходов к выбору данных в целях решения разноплановых задач (негибкость схемы); ■ отсутствие контроля корректности ведения информации; ■ сложность контроля на наличие «дублей». Виды номенклатуры – классификатор номенклатуры по ее физическим свойствам. Признак для объединения номенклатуры в один вид – одинаковый набор свойств, которыми описывается номенклатурная позиция. При такой организации работы также выделяются крупные разрезы номенклатуры по физическим свойствам (например, «Бытовая техника»). После деления по физическим свойствам номенклатура внутри одного вида описывается значениями реквизитов, дополнительных реквизитов и дополнительных свойств.

Использование навигации по видам номенклатуры позволяет быстро отобрать нужные позиции номенклатуры по различным параметрам (дополнительным реквизитам, свойствам, характеристикам и т. д.). Например, отбираем в списке номенклатуру по виду номенклатуры «Холодильники» и свойству (тип холодильника – «Встраиваемый»). В списке Номенклатура будут показываться только те значения, которые используются в карточках номенклатуры. Если в списке номенклатуры используется вариант навигации по видам и свойствам, то при создании нового элемента номенклатуры вид номенклатуры будет определен автоматически.

Группы номенклатуры Ввод информации о группах номенклатуры производится в том случае, если в списке Номенклатура выбран вариант навигации Навигация по иерархии. Список групп показывается в правой части списка Номенклатура. Там же производится добавление новой группы. В левой части списка отображаются те позиции, которые относятся к данной группе. Используя стандартные возможности «1С:Предприятия», можно перераспределить товары между группами: отметить несколько товаров в одной группе и переместить их в другую. Дополнительная классификация номенклатуры может быть произведена с использованием сегментов, упрощающих работу с большим списком номенклатуры.

Единицы измерения, наборы упаковок Для хранения номенклатуры на складах предприятия необходимо определить единицу измерения и условия хранения.

Информация обо всех единицах измерения, которые могут использоваться на предприятии, регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Единицы измерения. Для добавления новой единицы измерения можно использовать данные Общероссийского классификатора единиц измерения (кнопка Подобрать из классификатора). Для каждого товара указывается Единица хранения, а для работы (услуги) – Единица измерения. Единица хранения – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по определенной номенклатурной позиции. В качестве единицы хранения рекомендуется указывать ту единицу (шт., м, кг и т. п.), которой кладовщик оперирует при работе с товарами. Например, для пересчета товаров указывается штучная единица хранения («шт.»), для взвешивания – мерная единица («кг»).

Дополнительно для товаров можно задать вес, объем, длину, площадь. Базовые единицы, которые будут использоваться в качестве значений по умолчанию для измерения веса, объема, площади и длины, задаются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения. Для единиц измерения с мерными типами измеряемых величин (вес, объем, площадь, длина) можно указать кратность относительно базовой единицы измерения (кг, м3, м2, м). Это позволяет указывать в документах количество в м, м2, м3, кг и связанных с ними кратных единицах измерения.

Например, в качестве текущей единицы измерения указана тонна, а в качестве базовой единицы измерения – кг. Получается, 1 т = 1 000 кг – результат соотношения между мерной единицей хранения и базовой единицей измерения.

Единицы измерения веса, длины, площади, объема могут быть изменены при помощи соответствующих гиперссылок в карточке номенклатуры. Данные гиперссылки обеспечивают доступ к форме Выберите единицу измерения, которая позволяет выбрать необходимую единицу измерения. Например, можно изменить весовую единицу измерения с «кг» на «т», и т. д.

Соотношения между единицами измерения можно указывать как справочно, так и для использования в документах (включает в себя режим справочного указания). На выбор предлагаются следующие режимы: ■ Указан справочно – мерная единица измерения номенклатуры не будет доступна для выбора в документах; ■ Можно указывать количество (в кг, м3, м, м2) в документах – мерная единица измерения будет доступна для выбора в документах. Например, если для номенклатуры задано соотношение между весовой единицей измерения и единицей хранения и установлен режим Можно указывать количество в кг в документах, то в документах для номенклатуры можно выбрать единицу измерения весового типа. Также для товара можно задать набор упаковок. Упаковка – инструмент для удобного ввода количества. Если для товара используются упаковки, то необходимо установить флажок Упаковки. В поле Общий набор нужно указать используемый для данной позиции номенклатуры набор упаковок. В поле Единица хранения будет автоматически заполнена информация об единице хранения, заданной в наборе упаковок. Используя гиперссылку Список, можно посмотреть и отредактировать набор упаковок. Если для товара используется индивидуальный набор упаковок, то необходимо выбрать вариант Индивидуальный набор, ввести информацию о базовой единице измерения (Единица хранения). Информация об индивидуальных упаковках заполняется в отдельном диалоговом окне, которое открывается с помощью гиперссылки Список. Если упаковка – важное потребительское свойство, то в разрезе упаковок необходимо:

■ принимать заказы клиентов: ■ вести ценообразование; ■ вести учет товаров на складе; ■ обеспечивать закупками; ■ обеспечивать производством; ■ оценивать рентабельность сделки. Поэтому если упаковка является важным потребительским свойством, то необходимо вести учет упаковок с использованием разных карточек номенклатуры. Использование упаковок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Упаковки номенклатуры. Общий перечень упаковок для нескольких позиций номенклатуры регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Наборы упаковок. В список наборов упаковок вводится информация обо всех наборах упаковок, которые используются на предприятии. Упаковки группируются в наборы. Пример Единицей измерения товаров группы «Обувь» является пара обуви. Обувь может приниматься в различных упаковках: в отдельных коробках (1 пара обуви), в упаковках по 10 пар обуви и в паллетах по 40 пар обуви. Для номенклатуры могут быть указаны наборы упаковок: ■ Индивидуальный набор – используются только для конкретной номенклатуры. Индивидуальный список упаковок определяется в карточке номенклатуры. ■ Общий набор – одинаковый набор упаковок для разной номенклатуры. Доступен из общего перечня упаковок Набор упаковок. В рамках одного набора упаковок можно задать несколько линеек упаковок.

Для каждого набора упаковок определяется список упаковок, который будет использоваться при приеме и отгрузке товаров данного вида. Название упаковки (Единица по классификатору) заполняется из списка Единицы измерения. Список Единицы измерения может быть заполнен в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ). Для каждой упаковки определяется, является ли она конечной или может состоять из других упаковок. Пример Обувь на складе хранится в коробках (пара обуви), а также в упаковках по 10 коробок (пар обуви). Упаковки (10 пар) помещаются на палеты, при этом на одной паллете могут помещаться 4 упаковки (40 коробок с обувью). Информация о «вложенности» упаковок в дальнейшем используется на адресном складе для определения возможных вариантов разупаковки товаров и хранения их на складе в тех упаковках, которые наиболее востребованы для отгрузки.

Для каждой упаковки может быть определена та многооборотная тара, в которой поставляется и отгружается товар. Для каждой упаковки может быть введена информация о ее размерах, объеме и весе. Эта информация учитывается при размещении товаров в складские ячейки, используемые для хранения остатков номенклатуры.

Упаковки товарных мест Одна единица товара может быть поставляться и храниться на складе в нескольких упаковках. В целях учета на ордерном складе товаров, которые поставляются несколькими товарными местами, предусмотрено использование типа упаковки «товарное место». В целях поступления на ордерный склад, учета на ордерном складе и отгрузки с ордерного склада эти упаковки учитываются как отдельные единицы, в то время как в финансовых документах единицей является товар. Упаковки с типом «товарное место» могут использоваться только при оформлении складских ордеров (см. раздел Использование ордерной схемы документооборота). В карточке номенклатуры устанавливается флажок Упаковки и создается новый набор упаковок. В наборе упаковок каждое товарное место является упаковкой. Регистрируются товарные места в списке упаковок (форма Упаковка, поле Входит в состав шт. в количестве). Пример Товар «Шкаф с зеркалом» поставляется несколькими товарными местами: «Корпус шкафа» – 1 упаковка, «Фасад шкафа» – 1 упаковка, «Фурнитура шкафа» – 2 упаковки. Товарное место является упаковкой. Регистрируются товарные места в списке упаковок номенклатуры (форма Упаковка, поле Входит в состав шт. в количестве).

Из упаковок товарных мест получается целое количество штук товара. Товарное место является частью единичной упаковки (единицы измерения) и не может быть составной частью других упаковок. Для упаковок товарных мест в отдельности можно настраивать правила размещения товаров. Подробное описание операций поступления и отгрузки товаров, состоящих из товарных мест, приводится в разделах Приемка товаров, состоящих из товарных мест и Отгрузка товаров, состоящих из товарных мест.

Указание количества в различных единицах измерения В документах прикладного решения количество номенклатуры можно указывать как в штучных единицах измерения, так и в мерных единицах (м, м2, м3, кг и т. д.). Выбор единиц измерения и упаковок в документах осуществляется при помощи формы Выберите единицу измерения, доступ к которой осуществляется по кнопке заполнения реквизита Ед. изм. в табличной части документов. Пересчет количества товаров из мерных единиц измерения (кг, м и т. д.) в целые штуки осуществляется в соответствии с установленным значением НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Допустимое отклонение при автоматическом округлении. По умолчанию параметр принимает значение 3 %. При необходимости данное значение может быть изменено. Особенности округления количества штучных товаров в документах: ■ Если товар штучный и процент отклонения от ближайшей целой величины не больше допустимого отклонения, то отклонение считается незначительным, округление осуществляется автоматически и документ проводится без предупреждения. Например, допустимое отклонение 1 %; продается цемент, учет которого ведется в мешках (каждый по 45 кг), а отгружается он по весу. Отгружается 312,23 кг. Количество товара по учету рассчитывается по формуле: Количество отгружаемого товара (по документу) / Количество товара, отгрузка которого осуществляется по весу, то есть 312,23 / 45 = 6,94 мешка. Ближайшее целое количество составляет 7 мешков. Отклонение составляет 0,06 мешка. Максимально допустимое отклонение рассчитывается по формуле: Количество отгружаемого товара * Допустимый процент отклонения, то есть 7 * 0,01 = 0,07 мешка. 0,06 (отклонение) < 0,07 (максимально допустимое отклонение), то есть отклонение не превышает максимально допустимого, поэтому документ проводится без предупреждения. При этом количество в базовых единицах будет округлено до 7, количество в кг в документе не меняется. Пример расчета, при котором отклонение не превышает максимально допустимого, представлен на схеме.

■ Если процент отклонения от ближайшей целой величины больше допустимой величины, то отклонение считается значительным и документ не проводится. Например, допустимый процент отклонения 1 %; продается цемент, учет которого ведется в мешках (каждый по 45 кг), а отгружается он по весу. Отгружается 512,23 кг (11,38 мешка). Ближайшее целое количество составляет 11 мешков. Отклонение составляет 0,38 мешка. Максимально допустимое отклонение составляет 11 * 0,01 = 0,11 мешка. 0,11 (максимально допустимое отклонение) < 0,38 (отклонение), то есть отклонение превышает максимально допустимое, поэтому документ не проводится и пользователю будет выдано предупреждение о невозможности проведения документа. Пример расчета, при котором отклонение превышает максимально допустимое, представлен на схеме.

Допустимое отклонение при отгрузке и приемке мерных товаров Фактическое количество принимаемых/отгружаемых товаров не всегда может совпадать с количеством товаров, заявленных по распоряжениям (заказам). Для таких случаев системой допускается отклонение при отгрузке и приемке мерных товаров относительно распоряжений (заказов). Превышение распоряжений на отгрузку и приемку доступно только для мерных товаров, единица хранения которых имеет тип измеряемой величины Вес, Объем, Длина, Площадь. Размер допустимого отклонения определяется в соответствии с заданным значением НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Допустимое отклонение отгрузки и приемки мерных товаров. В этом случае будет разрешено проведение расходного/приходного ордеров на товары, если фактическое количество отгружаемого/принимаемого товара превышает количество по распоряжению (заказу), но в пределах допустимого отклонения. Обеспечивается корректировка распоряжений (заказов) на допустимые отклонения. Пример сценария работы при превышении распоряжения: ■ Формируется распоряжение на отгрузку товара, учитываемого в мерных единицах (в количестве 40 кг). ■ Формируется накладная на товар (в количестве 42 кг). Фактическое количество номенклатурной позиции превышает количество по распоряжению. В этом случае разрешается отгрузка большего количества товара, но в пределах допустимого отклонения.

■ В целях корректировки распоряжения запускается помощник закрытия заказов (из накладной или распоряжения (заказа)). С использованием помощника автоматически корректируется количество товара в распоряжении (заказе) до 42 кг в соответствии с накладной. Функциональность по превышению распоряжений на приемку и отгрузку мерных товаров действует в отношении заказов (Заказ клиента, Заказ поставщику, Заказ на перемещение и др.), накладных (Реализация товаров и услуг, Приобретение товаров и услуг, Возврат товаров от клиента и др.), складских документов (Приходный ордер на товары, Расходный ордер на товары). Подробнее см. Реализация товаров и услуг и Закупки.

Группы доступа номенклатуры Для деления номенклатуры на группы, по которым можно ограничивать права пользователей (или группы пользователей) на добавление и изменение конкретных позиций номенклатуры, предусмотрен классификатор НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Группы доступа номенклатуры. Права на чтение и просмотр номенклатуры данным классификатором не разграничиваются. Установка ограничения по группам доступа номенклатуры регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа – Группы доступа номенклатуры.

В профиль группы доступа пользователей должны быть добавлены вид доступа Группы номенклатуры и значения этого вида доступа (на закладке Ограничения доступа в форме элемента Профиль групп доступа).

Качество товаров Прикладное решение позволяет отражать номенклатуру разного качества и работать с такими товарами на различных этапах товарооборота, при обнаружении бракованного товара отражать в документах изменение качества товара. При этом бракованному товару сопоставляется один или несколько некачественных товаров. Например, хранить информацию о бракованных товарах можно с целью возврата товаров поставщику, продажи таких товаров клиенту, потребления для внутренних нужд и др. Отражение выявленного брака и последующая работа с номенклатурой различного качества определяются функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Качество товаров. Учет нескольких некачественных товаров с помощью одной карточки номенклатуры определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Обобщенный учет некачественных товаров. Такая возможность позволит с одним качественным товаром сопоставить много некачественных товаров. Например, для товаров «Молоко 0,3 л», «Молоко 0,5 л», «Молоко 1 л» можно ввести одну карточку испорченного товара – «Молоко прокисшее». Рекомендуется использовать данную возможность, когда требуется учитывать брак, возникающий не периодически, а также если требуется детализировать характер брака (например, царапины на бытовой технике). Если ведется необобщенный учет некачественных товаров, то одному некачественному товару будет соответствовать строго один качественный товар. Следует использовать, когда необходимо учитывать брак, возникающий периодически (например, для учета испорченной молочной продукции). В прикладном решении поддерживаются три градации качества товара: ■ Новый – устанавливается по умолчанию при вводе новой номенклатурной позиции; ■ Ограниченно годен – товары, которые утратили свои потребительские свойства лишь частично и могут быть использованы по назначению. На такие товары можно устанавливать цены, поскольку такие товары также могут быть проданы; ■ Не годен – товары полностью утратили свои потребительские свойства и не могут быть использованы по прямому назначению. Как правило, такие товары списываются или возвращаются поставщику. Указанные градации качества указываются в карточке номенклатуры в поле Качество.

Для каждой степени порчи товара необходимо регистрировать новый элемент списка Номенклатура. Для каждой степени порчи товаров и ведения более детальной классификации порчи товаров необходимо создавать разные карточки номенклатуры, т. е. несколько с признаком качества Ограниченно годен и несколько – с признаком Не годен. Для учета разной степени порчи товара исходного качества одному качественному товару могут соответствовать несколько некачественных. Для товаров, порча которых может происходить периодически, рекомендуется на этапе ввода данных номенклатуры определить порядок учета некачественных товаров и возможные градации качества. Например, для молочных продуктов можно определить, что у них две градации качества: Новый и Не годен. Для товара молоко «Домик в деревне 3,2 %» с качеством Новый создаем товар другого качества «Прокисшее молоко (Домик в деревне 3,2 %)» с качеством Не годен. Для сопоставления товаров разного качества предусмотрена гиперссылка Товары другого качества в карточке номенклатуры. Товары другого качества – это другая номенклатурная позиция, по которой ведется свой учет остатков на складе, устанавливаются соответствующие цены и др.

При этом запоминается связь между такими товарами разного качества (сопоставляется товар исходного и другого качества). Такая связь позволяет осуществлять быстрый подбор бракованного товара в документах. Для товаров, порча которых носит непериодический характер, зарегистрировать заранее карточки испорченной номенклатуры нельзя, поскольку необходимо описывать в каждом случае характеристики повреждений. Поэтому такие испорченные товары необходимо вводить в информационную базу по мере выявления порчи/брака, в процессе оперативной работы: ■ Если брак обнаружен в процессе приемки товара на склад, то изменить качество товара можно в документах Приобретение товаров и услуг или Приходный ордер на товары (в случае использования ордерной схемы документооборота на складе). Подробнее см. в разделах Закупки и Приемка товаров на склад соответственно. ■ Если бракованный товар обнаружен в момент отгрузки с ордерного склада, то в процессе контроля количества отгружаемого товара (форма Проверка количества товаров в документе) можно изменить качество товара и не отгружать бракованный товар. Подробнее см. в разделе Приемка товаров на склад. ■ Если бракованный товар обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт можно зафиксировать с помощью документа Ордер на отражение порчи товаров с дальнейшим оформлением финансового документа Порча товаров. Если бракованный товар обнаружен на неордерном складе, то документ Порча товаров регистрируется без предварительного оформления ордера на отражение порчи товаров. Подробнее см. в разделе Инвентаризация товаров. ■ Если бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на ордерном складе, то изменение качества товара можно отразить в документе Пересчет товаров с дальнейшим оформлением документов Ордер на отражение порчи товаров и Порча товаров. Если бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на неордерном складе, то документ Порча товаров регистрируется без оформления ордера на отражение порчи товаров. Подробнее см. в разделе Инвентаризация товаров. ■ При возврате бракованного товара клиентом изменение качества товара можно зафиксировать в документах Заявка на возврат товаров от клиента и Возврат товаров от клиента. Подробнее см. в разделе Возврат товаров от клиента. Если в процессе оформления какого-либо документа товар с одним качеством трансформируется в товар другого качества, то в прикладном решении создается новая номенклатурная позиция с качеством, отличным от качества исходного товара. При этом системой запоминается связь между товарами разного качества (сопоставляется товар исходного и другого качества).

Штрихкодирование товаров Штрихкод – уникальный идентификатор, представляющий собой набор символов, расположенных по определенному стандарту. Штрихкоды используются для идентификации различных объектов, таких как штучные и весовые товары, дисконтные карты покупателей. Преимущество использования штрихкода состоит в том, что его обработка занимает меньше времени, чем ручная обработка информации о товаре. Существует большое количество различных стандартов штрихкодов, каждый из которых имеет свои ограничения и преимущества. Разные стандарты штрихкодов используются для разных целей. В прикладном решении для кодирования идентификатора товара предусмотрен стандарт цифрового внутреннего штрихкода EAN13, который хранит только цифровое значение. Настройка префиксов внутренних штрихкодов EAN13 доступна по гиперссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки создания – Настройка префиксов внутренних штрихкодов EAN13.

Тип EAN13 имеет стабильный размер ширины штрихкода и может считываться в обоих горизонтальных направлениях.

Ввод информации о штрихкодах Информацию о штрихкодах можно ввести из карточки номенклатуры по гиперссылке Штрихкоды. Для одной позиции номенклатуры можно ввести неограниченное количество штрихкодов. При считывании любого из штрихкодов система будет находить данную номенклатуру. Создание нового штрихкода выполняется по кнопке Создать. В форме создания штрихкода номенклатура заполняется автоматически. Предусмотрена автоматическая генерация значения штрихкода (кнопка Новый штрихкод). Новый штрихкод формируется в соответствии с предусмотренным шаблоном EAN13.

Если для номенклатуры ведется учет по характеристикам, то при создании штрихкода обязательно указывается характеристика. В этом случае штрихкод будет строго идентифицировать сочетание «Номенклатура + Характеристика». Обеспечивается контроль уникальности создаваемых штрихкодов товаров. При создании нового штрихкода система проверяет наличие элемента с таким же значением штрихкода.

Работа со штрихкодами Штрихкоды используются для быстрого ввода информации о товарах в документ – с использованием сканера штрихкодов или терминала сбора данных. Например, в документ Заказ клиента можно добавить товары путем ручного ввода штрихкода (кнопка

).

После ввода штрихкода система находит номенклатуру и добавляет ее в форму документа. Считывание и обработка штрихкода могут быть выполнены в рамках рабочего места кассира. В рабочем месте кассира добавление товара путем ввода штрихкода выполняется по кнопке Ввести штрихкод. Если ввести или считать штрихкод, который не зарегистрирован в прикладном решении, то будет предложено указать номенклатуру, соответствующую новому штрихкоду, или отложить товар с новым штрихкодом как неотсканированный.

Сертификаты Для ведения реестра сертификатов, хранения и печати присоединенных изображений предусмотрен список Сертификаты. Если товар сертифицирован, то для работы с сертификатами в карточке номенклатуры необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Сертификаты номенклатуры. Список Сертификаты номенклатуры (Закупки и Склад и доставка – См. также) является иерархическим: документы можно объединять в группы для визуального разделения, например по поставщикам. Для каждого сертификата настраивается область действия. Документ может быть присвоен: ■ конкретному товару, ■ виду номенклатуры, ■ списку товаров. Сертификат может быть бессрочным или действовать в течение определенного периода. Эта информация указывается в карточке документа, так же как и статус документа, который присваивается вручную: ■ действующий, ■ недействующий. Данные реквизиты являются обязательными для заполнения и используются для контроля просроченных документов в отчете Товары с истекающими сертификатами. К созданному документу можно присоединять неограниченное количество отсканированных изображений (поддерживаются форматы bmp, gif, jpeg и т. д.). Печать присоединенных изображений осуществляется: ■ из документов Реализация товаров и услуг, Корректировка реализации, Перемещение товаров, Задание на перевозку; ■ списка Сертификаты; ■ рабочего места клиента, который работает в режиме внешнего доступа.

Дополнительная информация о товаре (услуге) В карточку товара можно добавить изображение товара. Добавление выполняется по кнопке Добавить изображение. Файл с картинкой добавляется в список присоединенных файлов.

В карточку товара можно добавить любые дополнительные реквизиты или дополнительные сведения, которые в дальнейшем можно использовать для анализа данных в отчетах. В карточке номенклатурной позиции также регистрируется дополнительная информация, необходимая для ведения учета: ценовая группа, складская группа номенклатуры, параметры обеспечения потребностей, цены номенклатурной позиции (Прайс-лист), цены поставщиков (Прайс-лист поставщика) и т. д. Вся эта информация регистрируется в процессе работы, подробно она описана в соответствующих главах документации. После ввода всех необходимых реквизитов и записи номенклатурной позиции всю необходимую информацию о позиции номенклатуры можно посмотреть на закладке Карточка. Переход к редактированию реквизитов выполняется по двойному клику по соответствующему реквизиту в карточке номенклатуры.

Учет тары Тара – вид запасов, предназначенный для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей. Ведение учета тары определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Многооборотная тара.

Можно также настроить такой режим работы, при котором будет автоматически формироваться напоминание пользователю о необходимости заполнения информации о таре – если для товара определено, что он поставляется в многооборотной таре. Для обеспечения такого режима работы необходимо установить флажок Предлагать дополнить документы многооборотной тарой. Прикладное решение позволяет оформлять и контролировать следующие операции по учету возвратной тары: ■ рассчитывать необходимое количество и автоматически заполнять информацию о таре при оформлении операций продажи, закупки и др.; ■ передавать клиентам и принимать от поставщиков тару на условиях возврата с указанием ее залоговой стоимости и сроков возврата (см. в разделе Поступление возвратной тары); ■ оформлять операции выкупа тары, вовремя не возвращенной клиентами, и выкупа тары, вовремя не возвращенной поставщикам (см. в разделе Учет тары); ■ контролировать остатки тары и соблюдение сроков возврата многооборотной тары, переданной клиентам и принятой от поставщиков. Для тары используется отдельный вид номенклатуры с типом Тара. Так же как для обычного товара, для тары предусмотрено ведение учета в разрезе характеристик и серий. В список Номенклатура необходимо добавить информацию обо всех видах тары (коробки, ящики, поддоны и т. д.), которые будут использоваться для упаковки товаров на предприятии.

Если для номенклатуры используются упаковки, то для каждой упаковки можно указать ссылку на тару, в которой поставляется эта упаковка. Например, для упаковки «Палета» тарой будет «Поддон». Если упаковки для номенклатуры не используются, то можно в карточке номенклатуры указать тару, в которой поставляется одна единица товара. Информация о таре, в которой поступает товар, вводится в табличную часть документа аналогично вводу информации о товаре. Предусмотрена возможность автоматического заполнения информации о таре, в которой может поставляться товар. Для использования этой возможности необходимо определить, в какой таре будет поставляться товар. Рассмотрим несколько примеров. Пример 1. Товар «Вода минеральная» всегда поставляется в бутылях по 19 литров. Бутыли подлежат возврату. В этом случае для товара упаковки не используются, а информация о том, в какой таре будет поставляться товар, задается в форме номенклатуры. При подборе в документ 10 бутылок товара «Вода минеральная» будет предложено добавить тару «Бутылка» в количестве 10 штук. Следует отметить, что если товар в таре хранится на адресном складе, то для тары должна быть введена упаковка «Бутылка» и определены ее габариты для правильного размещения товара в таре на адресном складе. Пример 2. Бутылки газированной воды емкостью 0,5 литра поставляются в пластмассовых ящиках. В каждом ящике размещается 20 бутылок. Ящики располагаются на металлических поддонах. На одном поддоне размещается 50 ящиков. Возврату подлежит вся тара: металлические поддоны, пластмассовые ящики и стеклянные бутылки.

В этом случае регистрируются три вида тары: «Бутылка стеклянная», «Ящик пластмассовый» и «Поддон металлический». Для газированной воды в бутылках по 0,5 литра создается набор упаковок «Упаковки для воды» с иерархией и с указанием вложенности упаковок. Для каждой упаковки определяется та тара, которой она соответствует. Кроме этого в карточке упаковки задается информация о том, как должна будет использоваться многооборотная тара, если количество размещаемой тары меньше указанного минимального. Например, в нашем случае указывается, что для транспортировки необходим металлический поддон, если поступает (отгружается) двадцать или более ящиков с бутылками, и необходимы ящики, если поступает (отгружается) пять и более бутылок. Для газированной воды, которая может быть поставлена/отгружена в соответствующих упаковках, указывается соответствующий набор упаковок «Упаковки для воды». Товар может приниматься и отгружаться в любых упаковках. Независимо от того, в каких упаковках будет приниматься (отгружаться) товар, при заполнении информации о таре будет заполнена информация обо всех видах многооборотной тары. В таблице показаны примеры заполнения информации о таре в документе при различных вариантах выбора упаковок. Таблица 1.1 Товар

Количество Предлагаемая тара

«Лимонад» 1 210 бут.

«Байкал»

Бутылка стеклянная – 1 730 шт.

Комментарий По расчетам получается 86,5 ящика. Поскольку установлен предел наполняемости 5 шт., то будет добавлен еще один ящик. Аналогичная ситуация с поддонами

Ящик пластмассовый – 87 шт.

520 бут.

Поддон металлический – 2 шт. «Лимонад» 1 палета, 50 ящиков

Бутылка стеклянная – 1 200 шт.

В данном случае упаковки «палета» и «ящик» заданы явным образом, и тара для них подобралась в соответствии с указанной в упаковке. Рассчиталось количество бутылок, поскольку упаковка «бутылка» является вложенной по отношению к «палете» и «ящику»

Ящик пластмассовый – 60 шт. «Байкал»

10 ящиков

Поддон металлический – 1 шт.

Пример 3. Тара для товара однозначно не задается. Тара подбирается в момент закупки (отгрузки) товаров в зависимости от количества или веса отгружаемого товара. В этом случае для товара определяются все возможные упаковки, и для каждой упаковки определяется необходимая тара. Например, для фруктов (яблоки, груши и т. д.) определяется набор упаковок (с соответствующей иерархией), и для каждой упаковки определяется соответствующая тара. Таблица 1.2 Упаковка

Тара

кг

Без тары

Коробка (10 кг)

Коробка картонная

Ящик (20 кг)

Ящик деревянный

Палета (10 ящиков)

Поддон металлический

Палета (20 коробок) Поддон металлический При отгрузке 200 кг яблок программа предложит следующие варианты заполнения тары:

■ «Ящик деревянный» – 10 штук, «Поддон металлический» – 1 штука; ■ «Коробка картонная» – 20 штук, «Поддон металлический» – 1 штука. Пользователь может выбрать любой из предложенных вариантов и заполнить информацию о таре в документе. Процессы работы с тарой описаны в разделах Поступление возвратной тары и Учет тары.

Динамические наборы Использование наборов позволяет ускорить процесс продажи тех изделий, которые содержат в своем составе комплектующие. В отличие от операции сборки использование наборов позволяет формировать новый комплект со списком комплектующих в процессе продажи, без его предварительной сборки. Использование наборов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Наборы номенклатуры при продаже. Предусмотрено ведение наборов различных типов, которые отличаются вариантами формирования и назначения цен. Приведем примеры вариантов наборов: ■ «Пакет техобслуживания». Включает перечень расходных материалов для обслуживания автомобиля (масло, воздушный фильтр, тормозные колодки) и перечень работ (съем-установка защиты картера, замена фильтров). ■ «Корпусная мебель». Включает перечень комплектующих (полки, дверцы, фурнитура). Варианты формирования наборов регистрируются в справочнике Виды номенклатуры. Для наборов создается новый вид номенклатуры, в котором указан тип Набор.

Для набора определяются следующие параметры:

■ способ вывода на печать (только комплект, комплект и комплектующие, только комплектующие); ■ способ установки цены. Цена может складываться из цены комплектующих или назначаться в целом за набор. Если цена назначается в целом за набор, то необходимо задать способ распределения, в соответствии с которым будут определяться цены списания комплектующих. Цены списания комплектующих могут быть рассчитаны в соответствии с определенными для комплектующих долями стоимости или пропорционально зарегистрированным ценам на комплектующие. Настройки способа задания печати и цен набора, которые заданы в справочнике Виды номенклатуры, будут использоваться в качестве значений по умолчанию при создании нового набора данного вида.

Список комплектующих задается в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Состав набора. Если цена задается в целом за набор, то редактировать состав комплектующих набора в процессе оформления продажи запрещено. Цены на набор регистрируются с помощью документа Установка цен номенклатуры. Регистрация цен зависит от установленного варианта расчета цен для набора: ■ если цена набора определяется как суммарная цена комплектующих, то необходимо назначить цену для каждой из комплектующих;

■ если цена определяется для набора в целом, а цены списания комплектующих рассчитываются пропорционально долям стоимости, то достаточно определить только цену набора; ■ если цена определяется для набора в целом, а цены списания комплектующих рассчитываются пропорционально назначенным ценам комплектующих, то необходимо назначить цены на набор и цены на комплектующие. Наборы могут использоваться при оформлении следующих операций: ■ оптовая продажа, ■ розничная продажа, ■ передача на комиссию, ■ возврат от клиента, ■ возврат от комиссионера. Наборы добавляются в документы наравне с товарами из справочника Номенклатура, но при этом в табличную часть документа попадает не сам набор, а входящие в него комплектующие.

Информация о том, что номенклатура оформлена в составе набора, хранится в отдельной колонке и отображается специальной пиктограммой. Одинаковая номенклатура может присутствовать в документе как самостоятельно, так и в составе набора и иметь разную цену. В рамках рабочего места по подбору товаров для наборов используется дополнительная форма Состав набора, позволяющая оценить наличие и доступность по складам не только полных наборов, но и их отдельных комплектующих. Изменение количества, состава и цены набора при оформлении документов выполняется в отдельной форме Редактирование набора. Если цена назначается на набор, то при продаже и возврате нельзя изменять его состав. Скидки и наценки редактируются исходя из способа установки цены: на набор в целом или для каждой комплектующей. Способ отражения набора в печатных формах фиксируется в настройках этого набора и не может быть изменен при оформлении первичных документов. При оформлении операции передачи товаров на комиссию список комплектующих набора обязательно указывается в печатной форме документа, независимо от установленных настроек печати. Основным профилем для создания и настройки наборов, как и прочих элементов справочника Номенклатура, является Ответственный за ведение номенклатуры. Установка цен на наборы, а также оформление продаж наборов и их возвратов от клиентов выполняются по общим правилам под соответствующими профилями.

Товары, продаваемые совместно

В прикладном решении при оформлении продаж предусмотрена возможность подбора товаров-дополнителей. Например, при продаже цифрового фотоаппарата можно предложить включить в заказ карту памяти, комплект для ухода за оптикой и сумку для фотоаппарата. Список товаров-дополнителей может формироваться автоматически с использованием механизма поиска ассоциаций или задаваться вручную, если еще не накоплена статистика продаж в достаточном объеме.. Использование данной возможности определяется установкой функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Номенклатура, продаваемая совместно. Настройка механизма поиска ассоциаций производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Настройка поиска ассоциаций.

При настройке поиска ассоциаций указывается период, за который будут анализироваться продажи, а также параметры, по которым будет определяться товар, продаваемый совместно. Например, если на предприятии необходимо показывать только те товары, которые всегда продаются совместно, то нужно увеличить показатель минимальной достоверности. В то же время если продаж таких товаров достаточно мало по отношению к периоду продаж (в течение года объем продаж таких товаров не превышает 10 % от общего количества продаж), то следует указать соответствующие минимальный процент случаев и процент минимальной значимости. Поиск ассоциаций может производиться автоматически по заданному в настройках расписанию. Для обновления списка номенклатуры, продаваемой совместно, используется регламентное задание Обновление номенклатуры, продаваемой совместно. Сформированный список номенклатуры, продаваемой совместно, можно посмотреть в списке Номенклатура, продаваемая совместно (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники).

По кнопке Выполнить поиск ассоциаций можно выполнить поиск ассоциаций в соответствии с указанными настройками непосредственно из этого списка. Если в качестве варианта анализа выбран Оптовая или розничная торговля, то будут показаны результаты поиска отдельно для оптовой и розничной торговли. В этот список можно добавить новые записи вручную, то есть указать те товары, которые в соответствии с маркетинговой политикой предприятия должны продаваться совместно. Информация о тех товарах, которые могут продаваться совместно с указанным, используется в диалоге подбора при добавлении товаров в документ (корзину в помощнике продаж). Если для товара существует хотя бы один товар, который может продаваться совместно с ним, то после подбора товара появляется гиперссылка С подобранной номенклатурой совместно продается. При этом учитывается, по какому варианту анализа зарегистрирован совместно продаваемый товар. Например, если совместно продаваемый товар зарегистрирован для варианта Оптовая торговля, то он не будет показан при оформлении розничных продаж (при оформлении документов Чек ККМ и Отчет о розничных продажах), а будет показан только при оформлении оптовых продаж (при оформлении документов Заказ клиента, Реализация товаров и услуг).

При нажатии на гиперссылку С подобранной номенклатурой совместно продается открывается список товаров, которые продаются совместно с данным товаром. Из этого списка можно подобрать нужный товар в корзину клиента. Для возврата в исходный список подбираемых позиций нужно изменить установленный фильтр. Например, установить фильтр по иерархии или по видам и свойствам.

Работа с сервисом 1С:Номенклатура Сервис 1С:Номенклаутра – это единый каталог описаний товаров и услуг. В нем задается название, сведения о производителе, штрихкоды, коды товаров по государственным классификаторам, единицы измерения, ставки НДС, описание и другие сведения о товарах и услугах. Сервис позволяет предприятиям применять стандартизированные названия и описания товаров и услуг, за счет чего решить следующие проблемы:

■ упорядочить ведения справочника номенклатуры на предприятии, ■ снять проблему сопоставления собственных наименований номенклатуры с наименованиями контрагентов, в том числе при электронном документообороте с контрагентами и взаимодействии с государственными информационными системами, ■ облегчить поиск товаров при массовых закупках . Основные возможности сервиса 1С:Номенклатура: ■ Загрузка, создание и сопоставление видов номенклатуры из сервиса, ■ Создание дополнительных реквизитов и заполнение их значениями из сервиса, ■ Загрузка, создание и сопоставление номенклатуры из сервиса, ■ Поиск в сервисе товаров по штрихкоду. Пользователи, которые желают включить свои описания товаров или услуг в единый каталог товаров и услуг 1С:Номенклатура, могут бесплатно получить специальную обработку для выгрузки своей номенклатуры в необходимом формате. Для включения в каталог необходимо, чтобы описания товаров имели идентифицирующие признаки такие, как наличие штрихкода или указание производителя и артикула производителя. Чтобы получить обработку и согласовать процедуру передачи своих описаний товаров и услуг нужно обратиться по электронной почте: [email protected].

Настройки подключения к сервису 1С:Номенклатура Интеграция с сервисом 1С:Номенклатура доступна при включении функциональной опции НСИ и администрирование – 1С:Номенклатура – Сервис 1С:Номенклатуры. В этой же форме можно настроить автоматическое обновление категорий (видов номенклатуры) и номенклатуры по расписанию. Кроме того в форме размещена гиперссылка на личный кабинет на портале 1С:ИТС. Также для работы сервиса в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура - Настройки создания должна быть выбрана группа доступа, которая будет устанавливаться по умолчанию для загружаемых из сервиса видов номенклатуры.

Категории 1С:Номенклатуры Каждый товар или услуга в каталоге 1С:Номенклатура относятся к определенной категории. Категории иерархически объединяются в укрупненные группы. Для категории задается название, ставка НДС, а также могут задаваться перечень дополнительных реквизитов, которые будут использоваться как характеристики товаров данной категории. Для работы с сервисом 1С:Номенклатура необходимо сопоставить товарной категориям сервиса элементы справочника Виды номенклатуры (доступен из формы НСИ и администрирование – НСИ - Классификаторы номенклатуры, а также из справочника Номенклатура в режиме отображения по видам и свойствам). Новые виды номенклатуры можно добавить из сервиса и автоматически сопоставить их с товарными категориями сервиса по кнопке Добавить виды номенклатуры из сервиса 1С:Номенклатура. При этом открывается форма Загрузка категорий 1С:Номенклатуры. В форме категории отображаются в виде дерева, в котором необходимо отметить флажками нужные категории и нажать кнопку Загрузить категории. Виды номенклатуры создаются без иерархии товарных категорий.

Также возможно сопоставление товарной категории сервиса 1С:Номенклатуры для уже существующего вида номенклатуры. Для этого следует выбрать товарную категорию в реквизите Категория 1С:Номенклатуры на форме вида номенклатуры. При создании видов номенклатур и их сопоставлении с категориями 1С:Номенклатуры, автоматически создаются дополнительные реквизиты, предусмотренные для этой категории.

Создание номенклатуры Новые карточки номенклатуры в информационной базе можно автоматически создать на основе данных сервиса 1С:Номенклатура по кнопке Добавить номенклатуру из сервиса 1С:Номенклатура в форме списка номенклатуры ( НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура). При этом открывается форма Добавление номенклатуры из сервиса 1С:Номенклатуры. В верхней части формы отображается путь к выбранной товарная категория, а переход к детальным (вложенным) категориям осуществляется по соответствующим гиперссылкам под этой строкой. В таблице отображаются товары, внесенные в сервис 1С:Номенклатура по данной категории. По каждой позиции можно просмотреть дополнительную информацию (кнопка Открыть карточку) или создать новую позицию справочника Номенклатуры (кнопка Создать номенклатуру). При создании новой номенклатуры открывается карточка, автоматически заполненная данными из сервиса.

Автоматическое создание номенклатуры возможно только по предварительно сопоставленным видам номенклатуры и товарным категориям сервиса. Также возможно сопоставление номенклатуры сервиса 1С:Номенклатура с уже существующей карточкой номенклатуры в информационной базе. Для этого следует выбрать необходимую позицию из сервиса в реквизите 1С:Номенклатура в карточке номенклатуры.

Поиск номенклатуры по штрихкоду Если при оформлении документов ввести или считать незарегистрированный в прикладном решении штрихкод, то откроется форма, в которой можно зарегистрировать новые штрихкоды. Для этого необходимо выбрать элемент справочника номенклатуры, соответствующую новому штрихкоду. В случае использования сервиса 1С:Номенклатура по кнопке Поиск по штрихкоду в сервисе можно открыть зарегистрированную в сервисе номенклатуры с данным штрихкодом, из которой в можно создать новую карточку номенклатуры прикладного решения, автоматически заполнив её данными из сервиса.

После сопоставления можно Перенести в документ указанные позиции номенклатуры. Несопоставленные позиции считаются отложенными без сканирования.

Серии товаров Серия – это дополнительная складская аналитика учета номенклатуры, использование которой определяется политикой учета. Серии являются разрезом (аналитикой) складского учета. Серии могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями могут участвовать во внутреннем товарообороте организации. Работа с сериями номенклатуры предполагает три этапа: ■ настройка ведения учета серий. Этап выполняет сотрудник, ответственный за ведение номенклатуры; ■ работа с сериями в документах. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения; ■ анализ данных по сериям в различных отчетах. Использование серий определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Серии товаров.

Принцип регистрации серий товаров Учет серий основан на том, что на упаковке товара есть номер и/или дата срока годности, по которым можно отличить одну серию от другой. Эту информацию необходимо вводить в прикладное решение. Если на упаковке нет идентификационного номера, то можно сгенерировать номер серии в момент регистрации поступления (кнопка Сгенерировать номер в форме регистрации серий товаров) и распечатать этикетку с указанием серии и штрихкодом серии. Настройка шаблона этикеток выполняется в карточке номенклатуры (Печать ценников и этикеток). Возможность использовать серии различных видов товаров на складах регулируется флажком Серии в карточке вида номенклатуры. Флажок доступен, если в поле Тип номенклатуры установлено значение Товар или Тара. Серии можно настраивать для вида номенклатуры (Настроены для этого вида номенклатуры) либо использовать единые для нескольких видов номенклатуры – для этого необходимо настроить использование серий для одного вида номенклатуры, а в другом виде (других видах) указать значение Используются так же, как в других видах и ссылку на первый вид номенклатуры. Для настройки учета по сериям необходимо уточнить, чем будет являться серия. Доступны следующие значения (гиперссылка изменить в карточке вида номенклатуры реквизита Серия идентифицирует): ■ Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер (используется реквизит Номер серии и/или Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой уникальный серийный номер конкретного товара (например, серийный номер конкретного мобильного телефона или другой единицы бытовой техники); ■ Партия товаров (Номер) (используется реквизит Номер серии) – при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев. Как правило, разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Также при этой настройке серия может принадлежать товару, который продается на отрез из рулонов и т. д. Например, серия – это рулон линолеума, бухта кабеля и т. д.; ■ Партия товаров (Срок годности с точностью до) (используется реквизит Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой срок годности партии товара, например партии молока; ■ Партия товаров (Номер, Срок годности с точностью до) (используются реквизиты Номер серии и Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет как характеризовать срок годности партии, так и отражать незначительные различия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски. Как правило, разные партии краски различаются оттенком цвета, и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности. Срок годности для партий товаров можно указать с точностью до дней или часов.

Политика учета серий Для формирования различных правил ведения учета серий и сроков годности номенклатуры предусмотрена Политика учета серий. Правила должны быть сформированы для всех видов номенклатуры, по которым необходимо вести учет серий или сроков годности. Информация о том, какая политика учета серий применяется для вида номенклатуры, задается в поле Политика учета серий в карточке вида номенклатуры. Каким образом система будет учитывать товары, определяется типом политики учета серий (поле Тип политики в форме Политика учета серий): будет ли вестись полноценный учет остатков товаров в разрезе серий или информация о сериях товаров будет фиксироваться в документах справочно. Предусмотрены следующие типы политики: ■ Справочное указание серий – не ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но в документах товарооборота фиксируется информацию по сериям или срокам годности.

■ Авторасчет по FEFO остатков серий –при приемке товара, а также при внутреннем товарообороте фиксируется информацию по сериям или срокам годности. При реализации серия и срок годности не указывается. В отчетах остатки по сериям и срокам годности рассчитываются по принципу FEFO (first expire first out). ■ Управление остатками серий – ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности. ■ Управление по FEFO остатками серий - ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности. В отличии от предыдущего варианта в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out). ■ Учет себестоимости по сериям - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести сквозной учет себестоимости в разрезе серий. В политике учета серий указывается, при выполнении операций складских операций при приемке и отгрузке. Для отгрузки дополнительно указывается, а также, на каком этапе (в каком документе) необходимо вводить данные о сериях товаров: ■ при планировании отгрузки - серии указываются в момент оформления заказа (заказ клиента, заказ на внутреннее потребление и т.д.) или накладной. ■ При планировании отбора - серии указываются в расходном ордере в статусе К отбору. На неордерном складе серии указываются в накладной. ■ по факту отбора - серии указываются после исполнения задания на отбор. На адресном складе серии указываются в документе Задание на отбор (размещение) товаров в статусах Выполнено без ошибок, Выполнено с ошибками. В расходном ордере и ордере на перемещение серии указываются, начиная со статуса К проверке. Указание серий в производственных документах подробно описано в разделах Версия 2.1. Использование серий в производстве и Версия 2.2. Использование серий в производстве.

В зависимости от того, что идентифицирует серия, к сериям могут применяться разные типы политики учета серий Тип политики учета серий

Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер Партия товаров без указания срока годности с указанием срока годности

Справочное указание серий

ü

ü

Авторасчет по FEFO остатков серий Управление остатками серий

ü ü

Управление по FEFO остатками серий Учет себестоимости по сериям

ü

ü ü

ü

ü

В зависимости от выбранного типа политики учета серий могут автоматически проставляться и быть недоступными для изменения флажки операций для которых указываются серии, а также выбор этапа указаний серий при отгрузке. Политика учета серий, заданная для вида номенклатуры, будет использована как общая для всех складов и производственных подразделений и по умолчанию будет устанавливаться для новых складов и производственных подразделений. Политика учета серий, заданная для вида номенклатуры, показывается в карточке складов/производственных подразделений по гиперссылке Настройки учета серий. Для каждого склада или каждого производственного подразделения (доступно при управлении производством версии 2.1) можно уточнить политику учета серий (флажок Есть индивидуальные настройки политики учета серий в карточке вида номенклатуры). Если требуется для каждого склада и подразделения задать свою политику учета серий, то в этом случае по умолчанию в качестве политики учета серий для вида номенклатуры рекомендуется установить предопределенное значение Серии не используются.

Указание серий выполняется при оформлении операций, которые предусмотрены политикой учета серий. Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть колонка Серии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонке Серии показывается надпись Серии не указываются. По одной позиции в табличной части товаров может быть указано несколько серий. Для заполнения серий можно использовать кнопку Указать серии. После заполнения серии указываются в табличной части (поле Серия). Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий). Форма Регистрация серий товаров позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрихкодов (в тех случаях, когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрихкода). При этом можно настроить, в какой очередности будут сканироваться штрихкоды товаров и штрихкоды серий. Настройка осуществляется в форме Регистрация серий товаров по кнопке Доступны следующие настройки:

.

■ Штрихкод товара – Все штрихкоды серий этого товара – Штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрихкода товара и подбора его в табличную часть документа будет открыта форма регистрации серий, в которой можно сканировать штрихкоды серий, сколько необходимо. ■ Штрихкод товара – Штрихкод серий этого товара – Штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрихкода товара и подбора его в табличную часть будет открыта форма регистрации серий, которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрихкод будет интерпретирован как штрихкод серии. ■ Печать этикеток сразу на принтер. Политики учета серий, предусматривающие указание серий при отражении излишков, недостач и порчи товаров, могут использоваться только на складах с ордерной схемой документооборота (в карточке склада установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). На остальных складах можно применять только справочное указание серий. При этом на отражение операций приемки и отгрузки могут применяться неордерные склады. Для контроля состояния указания серий в документах предусмотрены соответствующие пиктограммы:

■

– серии можно указывать, но не обязательно;

■

– необходимо указать серии или есть ошибка в указании серии: указано больше или меньше, чем количество по товарам;

■

– серии указаны корректно: количество по сериям совпадает с количеством по товарам.

Если политика учета серий не предусматривает указания серий на определенном складе, для конкретной номенклатуры или при оформлении какой-либо операции (например, при приемке от поставщика серии указываются, а при перемещении не указываются), то в этом случае серии не указываются (отсутствует соответствующая пиктограмма). Сценарии использования серий: ■ Справочное использование серий без количественного учета (учет рекламаций). ■ Дополнительный разрез складского учета остатков. ■ Дополнительный разрез складского и финансового учета остатков.

Справочное указание серий Если не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но необходимо использовать серии как справочную информацию, то рекомендуется использовать тип политики Справочное указание серий. Предпосылки к использованию справочного использования серий: ■ не ведется учет остатков товаров на складах в разрезе серий; ■ серии используются только в качестве справочной информации. Примеры использования справочного указания серий: ■ Приобретена одна и та же техника у разных поставщиков. При возврате брака от клиентов необходимо понимать, кому из поставщиков предъявлять претензии. ■ При обращении клиента с претензией по проданному товару нужно убедиться, что именно этот экземпляр товара был ему продан. ■ Заказчик требует, чтобы ему предоставили серийные номера деталей, которые были использованы при производстве конечного изделия. ■ Обнаружен брак в партии деталей, и необходимо отозвать все изделия, где эта партия была использована. Для учета экземпляров товаров (Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер) могут быть назначены только политики учета серий с типом Справочное указание серий. Использование такого типа политики позволит фиксировать информацию по сериям или срокам годности в документах товарооборота. При таком варианте политики есть возможность отслеживать серийные номера товаров.

При таком типе политики учета доступен выбор операций (приемки/отгрузки), при оформлении которых требуется справочное указание серий (форма Политика учета серий). Выбор операций зависит от сценария использования серий. Например, если необходимо контролировать, какой именно серийный номер товара был отгружен клиенту, можно установить только флажок при отгрузке клиенту. Так как учет остатков не ведется при таком типе политики учета, то серии при пересчете товаров не указываются. При такой политике учета серии указываются по результату фактического отбора товаров на складе; по умолчанию устанавливается значение По факту отбора. При приемке товаров на склад серии необходимо указывать: ■ на неордерном складе – в накладных; ■ на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары.

При отгрузке товаров серии указываются в статусе документа, соответствующего фактическому отбору товаров на складе (то есть указываются те серии, которые были изъяты с полки). При отгрузке товаров серии указываются: ■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары в статусе К отгрузке; ■ на неордерном складе – в накладных с самым высоким статусом (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано).

Для анализа движений серий товаров используется отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по сериям номенклатуры. С помощью этого отчета можно получить информацию о том, какие серии товаров были приняты/отгружены и какие документы были при этом оформлены.

Дополнительный разрез складского учета Предусмотрены следующие сценарии дополнительного разреза складского учета: ■ учет остатков по срокам годности; ■ индивидуальный учет остатков по серийным номерам (рулоны, бухты, бобины, отрезки, куски и т. п.); ■ учет по производственным партиям с одинаковыми свойствами (например, партия обоев с одинаковым оттенком). Особенности дополнительного складского учета: ■ ведется учет остатков товаров на складах в разрезе серий, поэтому серии необходимо указывать во всех операциях (приемка, отгрузка, инвентаризация); ■ при приемке товаров на неордерном складе серии указываются в накладных, на ордерном – в документе Приходный ордер на товары; ■ при отгрузке товаров серии указываются в заказах, накладных и складских ордерах, момент указания серий определяется настройками политик учета серий (зависит от сценария использования). На отражение излишков, недостач и порчи товаров склад должен быть ордерным, а на отражение приемки и отгрузки может быть неордерным.

Учет остатков по срокам годности

Учет остатков по срокам годности позволяет отгрузить/списать быстро портящиеся товары, что исключает проблемы с залеживанием товаров. При таком учете используется стратегия FEFO: «первый истекает – первый выходит». В качестве типа политики учета серий могут быть использованы только те политики, которые управляют сроками годности. При этом возможно применение двух сценариев: ■ если необходимо оценивать остатки по срокам годности при формировании отчета, то применяется политика учета серий с типом Авторасчет по FEFO остатков серий. Правило с таким типом политики рекомендуется использовать в случаях, когда для товаров не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но при приемке товара и внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности; ■ если сроки годности необходимо корректировать/выбирать вручную (то есть вручную выбираются товары, которые необходимо списать по сроку годности), то применяется политика учета серий с типом Управление по FEFO остатками серий. Правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При приемке и отгрузке товаров обязательно указывается информация по сериям или срокам годности. Это возможно на складах распределительного центра. Для учета сроков годности товаров необходимо в качестве значения Серия идентифицирует установить Партия товаров с обязательным использованием реквизита Срок годности с точностью до. Указанные политики учета серий могут быть назначены только для серий, которые используются для идентификации партий товаров, имеющих одинаковый срок годности, и партий товаров, имеющих одинаковый номер серии и срок годности. Авторасчет по FEFO остатков серий При типе политики Авторасчет по FEFO остатков серий система автоматически устанавливает флажки указания серий, и изменить их нельзя. Серии указываются во всех операциях поступления и не указываются в операциях отгрузки.

При инвентаризации товаров серии не указываются.

Примером использования авторасчета по FEFO остатков серий может служить продажа товаров с различными сроками годности в розницу. При этом типе политики при отражении излишков необходимо указывать серии, поэтому склад на этот тип операции должен быть ордерным (в карточке склада должен быть установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). При приемке товаров обязательным является указание информации о сериях (сроках годности) во всех документах поставки. В качестве серии при приеме партии товаров будет указываться срок годности: ■ на ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары; ■ на неордерном складе – в накладных. Информация о сроках годности задается в целом для номенклатурной позиции (срок годности конкретной партии товаров указывается при оформлении документов поставки товаров). При оформлении операции отгрузки сроки годности товаров не указываются. Для оценки остатков по срокам годности используется отчет Остатки товаров по срокам годности (см. ниже). Управление по FEFO остатками серий Правило с типом политики Управление по FEFO остатками серий аналогично предыдущему. Отличие заключается в том, что в документах отгрузки система будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out – «первый истекает – первый выходит»). При этом типе политики система автоматически устанавливает флажки указания серий при приемке и отгрузке, и изменить их нельзя. При таком типе политики учета серии указываются в документах отгрузки при планировании отбора, то есть на этапе выдачи заданий на отбор (по умолчанию установлено значение при планировании отбора в форме политики учета серий). То есть система будет заполнять серии по методу FEFO всегда на этапе подготовки распоряжений на отбор товаров.

При отражении излишков и недостач, пересчете товаров необходимо указывать серии, поэтому склад на этот тип операции должен быть ордерным (в карточке склада должен быть установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). На операции приемки и отгрузки склад может быть неордерным. Серии указываются во всех операциях поступления и отгрузки товаров. Для контроля состояния указания серий по FEFO в документах отгрузки предусмотрены специальные пиктограммы, указывающие, что серии могут быть заполнены автоматически по данным остатков по FEFO:

■

– необходимо указать серии или есть ошибка в указании серий по FEFO: указано больше или меньше, чем количество по товарам;

■

– серии указаны корректно по данным остатков FEFO: количество по сериям совпадает с количеством по товарам.

При приемке товаров серии указываются: ■ на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары; ■ на неордерном складе – в накладных.

При отгрузке товаров информация о сериях (сроке годности) указывается: ■ на ордерном складе – в документе Расходный ордер на товары в статусе К отбору; ■ на неордерном складе – в накладной самого низкого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе К предоплате).

Серии (сроки годности) можно заполнить автоматически по данным остатков FEFO (кнопка Заполнить – Серии по FEFO в расходном ордере на товары или в накладной). Рекомендуется использовать в случаях перезаполнения серий (например, расходного ордера на товары по накладной). Также серии автоматически заполняются при создании документов на основании других документов (например, в расходном ордере на товары в рамках рабочего места Отгрузка товаров со склада или в документе Реализация товаров и услуг, созданном на основании документа Заказ клиента). Для контроля остатков товаров по срокам годности предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Остатки товаров по срокам годности. При формировании данного отчета остаток рассчитывается следующим образом: ■ берется остаток на дату отчета (он хранится без серий); ■ вычисляется, с какими сроками годности поступали товары; ■ остаток распределяется по срокам годности по FEFO.

Учет остатков по серийным номерам (рулоны, бобины, отрезки) Если необходимо вести индивидуальный учет остатков в разрезе серий (например, учет серий рулонов, бобин, отрезков, бухт, кусков), то рекомендуется использовать правило с типом политики учета Управление остатками серий. Такой тип политики учета может быть назначен для серий, которые используются для идентификации: партий товаров, имеющих одинаковый срок годности; партии товаров, имеющих одинаковый номер серии и срок годности; партий товаров, имеющих одинаковый номер серии. При таком типе политики учета серии указываются во всех документах поступления, отгрузки и внутреннего товародвижения. При отражении излишков, недостач и порчи указываются серии, поэтому склад на эти типы операций должен быть ордерным (в карточке склада должен быт установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). При приемке товаров серии указываются: ■ на неордерном складе – в накладных; ■ ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары.

При планировании отгрузки товаров серии указываются в зависимости от уровня принятия решения. В какой момент необходимо указывать серии при отгрузке товаров, определяется настройками типа политики учета Управление остатками серий.

Если решение об указании серий принимается на уровне менеджера (например, дорогой кабель, обои, кафель и т. п.), то устанавливается значение при планировании отгрузки. Это позволяет указывать серии в момент оформления заказа (заказа клиента, заказа на внутреннее потребление и т. п.) или накладной, если она оформляется не по заказу или не указана в заказе. Такая возможность позволяет зарезервировать на складе товар конкретной серии.

В накладной, оформленной по заказу, серии заполняются автоматически из заказа. Серия, указанная менеджером, – часть распоряжения на отгрузку товаров в рамках рабочего места кладовщика Отгрузка товаров со склада. При формировании расходных ордеров на товары серия заполняется автоматически. Если решение об указании серий принимается на уровне кладовщика (например, дешевый кабель), то следует установить значение при планировании отбора. Позволяет указывать серии в момент выдачи задания работнику склада. То есть серии указываются в тот момент, когда с помощью системы можно выбрать, какую серию отгружать, и в соответствии с этой информацией отбирать товар: ■ на неордерном складе серии указываются в накладных на отгрузку в самом низком статусе; ■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары в статусе К отбору.

Если данные системы не используются для принятия решения об отгрузке серии, то есть ни менеджер, ни кладовщик не принимают решение о том, какой серии товар необходимо отгружать (например, партии запчастей, серии лекарств), то необходимо установить значение по факту отбора. Это позволяет указывать серии после исполнения задания на отбор, то есть по результату фактического отбора товаров (аналогично справочному указанию серий): ■ на неордерном складе – в накладной самого высокого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано); ■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары начиная со статуса К проверке и выше.

Учет себестоимости по сериям Примеры использования дополнительного разреза складского и финансового учета: ■ Подбор ГТД с учетом серий. Серии влияют на заполнение ГТД в накладной. ■ Повышение детализации финансового учета, выделение указываемых вручную складских партий товаров (детализация финансового учета по складским партиям товаров). Позволяет физически отличить товары разных партий друг от друга. Если необходимо вести количественный и сквозной учет себестоимости в разрезе серий товаров, то рекомендуется использовать тип политики учета Учет себестоимости по сериям.

Применение политики учета серий Учет себестоимости по сериям позволяет использовать серии в качестве разреза финансового учета. Это позволяет рассчитать уникальную себестоимость товаров для каждой партии товаров, имеющих различные номера серий. Для учета товаров в пути по сериям и неотфактурованных поставок товаров по сериям предусмотрены соответствующие настройки: Учет товаров в пути от поставщика по сериям и Учет серий в неотфактурованных поставках товаров (форма Политика учета серий с типом политики Учет себестоимости по сериям). Рекомендации по установке политики учета серий для вида номенклатуры:

■ Если для вида номенклатуры задана политика учета серий с типом Учет себестоимости по сериям, то на отдельных складах и производственных подразделениях необходимо указать политику учета серий с типом Серии не используются. В этом случае ведется учет серий по виду номенклатуры.

■ Если требуется для каждого склада и производственного подразделения задать свою политику учета серий, то в этом случае по умолчанию в качестве политики учета серий для вида номенклатуры рекомендуется установить значение Серии не используются. Для уточнения настроек политики учета серий по отдельным складам и подразделениям необходимо установить флажок Есть индивидуальные настройки политики учета серий в карточке вида номенклатуры. При политике учета Учет себестоимости по сериям серии указываются при оформлении операций приемки, отгрузки и внутреннего товарооборота.

Выбор серии влияет на финансовый результат, в частности на оценку рентабельности сделки, поэтому выбор серии выполняется при планировании отгрузки (в форме политики учета серий по умолчанию устанавливается значение при планировании отгрузки). Такой тип политики учета может быть назначен для серий, которые используются для идентификации: партий товаров, имеющих одинаковый срок годности; партий товаров, имеющих одинаковый номер серии и срок годности; партий товаров, имеющих одинаковый номер серии. При приемке товаров серии указываются в накладной как на неордерном, так и на ордерном складе, поскольку серии влияют на финансовый учет. Если к моменту ввода накладной уже введен приходный ордер на товары, то серии в накладной можно заполнить по данным приемки (кнопка Указать серии – закладка К оформлению поступления). Указание серий, учитываемых по финансовому учету, в приходном ордере на товары аналогично указанию серий при других типах политики учета. Если к моменту ввода приходного ордера уже введена накладная, то серии в приходном ордере на товары можно подобрать из накладной (кнопка Указать серии – форма Регистрация серий товаров на закладке Выбор – К оформлению поступления). На этой закладке показываются серии, указанные в накладной.

При планировании отгрузки на неордерных и ордерных складах серии указываются в заказе или накладной, оформленной без заказа. В момент оформления заказа резерв на складе можно детализировать до серии. В накладную автоматически будут подставляться серии из заказа.

Если серии в заказе не указаны или заказы не используются, то серии обязательно указываются в накладной. Для анализа информации о количественном движении и остатках товаров в разрезе серий на складах предприятия предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по товарам на складах.

Указание серий на адресном складе Особенности учета серий на адресном складе: ■ в заданиях на отбор и размещение товаров в ячейки указываются только те серии, по которым учитываются остатки. Серии, используемые для справочного учета, в заданиях на отбор и размещение не указываются; ■ момент указания серий в заданиях на отбор товаров из ячеек определяется настройками политики учета серий. Если политика предусматривает указание серий при планировании отбора, то серии указываются в расходном ордере на товары в статусе К отбору и заполняются в задании на отбор из расходного ордера; при планировании отгрузки – в задании на отбор. Если политика предусматривает указание серий по факту отбора, то серии указываются в задании на отбор в статусах Выполнено с ошибками/Выполнено без ошибок; ■ в заданиях на размещение товаров серии заполняются по умолчанию из приходного ордера на товары; ■ при работе алгоритма размещения учитывается стратегия FEFO, если она используется для товара на этом складе.

Учет серий при обособлении товаров При использовании обособления товаров при приемке будут фиксироваться серии товаров, которые пришли под конкретное назначение. При оформлении приемки под конкретное назначение в документе Приходный ордер на товары указываются серии, которые поступили под это назначение.

При оформлении отгрузки товаров под конкретное назначение в форме Подбор серий по остаткам на складе, вызываемой из документа Расходный ордер на товары, будут показаны только те серии, которые поступили под это назначение. При проведении инвентаризации также учитывается обособление товаров под конкретные назначения. Назначение указывается в табличных частях документов Пересчет товаров, Оприходование излишков товаров, Списание недостач товаров, Пересортица товаров, Порча товаров. При заполнении табличных частей этих документов с помощью сканирования используется тот же алгоритм, что и при заполнении документа Приходный ордер на товары. Информация об обособлении товаров учитывается также при оформлении складских операций (перемещение товаров, сборка (разборка) товаров, внутреннее потребление товаров и т. д.).

Указание серий при подборе количества товаров При подборе количества номенклатуры есть возможность указания серий, если они используются. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки поиска и подбора – Использовать расширенную форму подбора количества и вариантов обеспечения. Будет доступна дополнительная форма Выбор действий, упрощающая подбор количества в соответствии с выбранным вариантом обеспечения, и доступно указание серий в распоряжениях на отгрузку (заказах). Форма доступна при выборе/редактировании действия или указании/редактировании серий в табличной части распоряжений на отгрузку (поле Действия). В форме можно установить фильтр по вариантам обеспечения (Отгрузить или Резервировать/Обеспечивать).

Редактирование количества выполняется вводом количества вручную или по кнопке

(поле Подобрано). Будет подобрано доступное для варианта обеспечения количество.

Переход к указанию серий выполняется по кнопке К указанию серий или соответствующей пиктограмме.

В форме выбора действий показываются свободные остатки по номенклатурной позиции в разрезе различных серий. Распределение подобранного остатка по выбранной серии выполняется по кнопке Распределить. Вручную можно распределить остаток одной и той же номенклатурной позиции по разным сериям.

Результат работы по подбору количества номенклатуры и указанию серий переносится в табличную часть распоряжений на отгрузку. Если количество распределено не полностью или подобраны разные серии одной и той же номенклатурной позиции, то в заказе происходит разбиение строки номенклатурной позиции. Если в шапке заказа указана группа складов, то в форме выбора действий показываются остатки по всем складам указанной группы. Если количество подобрано на разных складах, то в заказе выполняется разбиение строки номенклатурной позиции.

Деловые партнеры Информация о деловых партнерах предприятия регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Партнеры. Список Партнеры объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием (клиенты, поставщики, конкуренты, перевозчики, прочие отношения). Список партнеров может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Это удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами. Холдинговая компания (холдинг) – это система коммерческих организаций, которая включает в себя управляющую компанию, владеющую контрольными пакетами акций и/или паями дочерних компаний, и дочерние компании. Для каждого партнера можно указать тот бизнес-регион, к которому он относится. В дальнейшем можно производить анализ продаж и прибыли в разрезе бизнесрегионов. Информация, которая фиксируется в списке Партнеры, имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в списке Контрагенты. Записи о контрагентах – это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков, информацию о которых нужно иметь, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами. Существует возможность разделять взаимодействия с партнерами с точки зрения управленческого и регламентированного учета. Такая возможность востребована в том случае, если партнер является корпорацией, которая состоит из нескольких юридических лиц. Ведение такого учета определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Независимо вести партнеров и контрагентов. При ведении такого учета во всех документах, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов. При работе с документами наименования полей (партнер, контрагент) могут меняться в зависимости от контекста оформляемой торговой или финансовой операции. Например, при оформлении документов продажи будет указан клиент (партнер) и контрагент, а при оформлении платежного документа – плательщик (контрагент) и клиент (партнер). Например, холдинг «Мебель» имеет в своем составе несколько филиалов (мебельных магазинов). Каждый магазин может работать от имени собственного юридического лица (контрагента) или оформлять документы от имени тех юридических лиц, которые зарегистрированы непосредственно для холдинга. В этом случае холдинг регистрируется как группа партнеров, магазины – как подчиненные ему партнеры. Регистрируется информация о юридических лицах (контрагентах) как самого холдинга, так и магазинов. В то же время можно вести упрощенный учет взаимодействий с партнерами и юридическими лицами (контрагентами). При ведении такого учета функциональная опция Независимо вести партнеров и контрагентов должна быть отключена. В этом случае для одного партнера однозначно определено его юридическое лицо (контрагент). В документах необходимо будет указывать только один из параметров: партнера или контрагента – в зависимости от вида документа. Для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и предприятием, то есть является он поставщиком, клиентом, конкурентом или имеет прочие отношения с предприятием. С точки зрения взаимодействия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом. Правила работы с партнерами определяются теми условиями, которые зарегистрированы в соглашениях об условиях продаж или в соглашениях об условиях закупок. Взаиморасчеты с юридическими лицами партнеров (контрагентами) могут вестись в рамках заключенных с ними договоров.

Регистрация нового делового партнера Для ввода нового партнера предусмотрен Помощник регистрации нового партнера, доступный по кнопке Создать в списке НСИ и администрирование – НСИ – Партнеры. В помощнике указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически проверяется введенная в базу ранее информация и контролируется появление дублей партнеров в информационной

базе. Помощник ввода партнера может быть использован при вводе нового клиента или поставщика из соответствующих списков Клиенты и Поставщики в процессе оперативной работы менеджеров с клиентами и поставщиками. При вводе информации о партнере из списков Клиенты и Поставщики для партнера будет автоматически устанавливаться соответствующий флажок отношений с партнером: клиент или поставщик. В информационную базу можно вводить информацию о партнере без контроля дублей. Правом ввода такой информации обладают только те пользователи, для которых установлены полные права или роль (разрешенное действие) Ввод информации о партнере без контроля. В этом случае для ввода информации о партнере будет доступна кнопка Еще – Создать нового в списке партнеров. Информация вводится сразу в карточку партнера, без использования помощника ввода и без контроля дублирующей информации. При таком способе ввода можно вводить информацию о партнере без указания ИНН. Помощник регистрации нового партнера создан в виде мастера. Пользователь последовательно заполняет известную ему информацию о партнере на каждом шаге. С помощью помощника можно зарегистрировать информацию не только о самом партнере, но и о юридическом лице партнера (контрагента), контактном лице партнера.

Ввод информации о компании, которая состоит из нескольких юридических лиц Приведем пример ввода информации о партнере, если компания партнера – это холдинг, с которым работают на определенных условиях. В холдинг входит несколько организаций. Документы холдинга могут быть оформлены от имени любой из входящих в него организаций. В этом случае в список Партнеры вводится информация о партнере-холдинге, а в качестве контрагентов этого партнера регистрируются все те организации (юридические и физические лица), которые входят в состав холдинга.

Ввод информации о сети магазинов (множество партнеров, одно юридическое лицо) Далее описывается, как ввести информацию о компании, которая объединяет несколько партнеров, работающих от имени одного юридического лица, на примере сети магазинов. Пример

Предприятие работает с партнером «Мир продуктов». «Мир продуктов» – это сеть магазинов. Она объединяет два магазина: «Мир продуктов (Пражская)» и «Мир продуктов (ТК "Звездочка")», которые работают от имени одного юридического лица «Мир продуктов». В списках Партнеры необходимо ввести информацию о трех партнерах: «Мир продуктов – сеть магазинов», «Мир продуктов (Пражская)» и «Мир продуктов (ТК "Звездочка")».

Для партнера «Мир продуктов – сеть магазинов» требуется ввести информацию о юридическом лице (контрагенте), от имени которого будут работать все магазины сети «Мир продуктов». Информация о контрагенте может быть введена в момент регистрации партнера с помощью помощника ввода или гиперссылки Контрагенты на панели навигации формы партнера. Магазины, которые входят в сеть «Мир продуктов», необходимо зарегистрировать в списке партнеров и указать для них в качестве головного предприятия «Мир продуктов – сеть магазинов».

При работе с магазинами можно вести отдельные отношения с каждым магазином (контролировать запасы товаров в каждом магазине, работать с каждым по своим ценам, условиям оплаты и т. д.), но при этом оформлять все документы от имени одного юридического лица (контрагента) – ООО «Мир продуктов».

Регистрация контактных лиц партнеров При регистрации нового партнера с помощью помощника ввода заполняются данные о контактных лицах партнера. Информацию о контактных лицах можно посмотреть в карточке партнера по гиперссылке Контактные лица. В список можно добавить любое количество контактных лиц партнера. Для каждого контактного лица может быть определена своя роль (менеджер по продажам, директор и т. д.) и введена необходимая контактная информация (адреса, телефоны) для связи с ним.

Поддержка хранения истории изменений реквизитов контрагента Обеспечивается хранение истории изменений реквизитов контрагента в хронологическом порядке (КПП, Сокращенное юридическое наименование, Адрес). Ввод первоначальных значений реквизитов контрагента выполняется на форме элемента списка Контрагенты. Если КПП и сокращенное юридическое наименование не имеют истории изменений, то для этих реквизитов показывается надпись в виде гиперссылки установлено изначально. Если реквизиты контрагента имеют историю изменений, то для них показывается надпись в виде гиперссылки установлено с «Дата» (на форме элемента списка Контрагенты). Ввод нового значения реквизита, действующего с определенной даты, и редактирование текущего значения выполняются в соответствующих формах ввода истории изменений реквизитов КПП и сокращенного юридического наименования, доступных по гиперссылкам установлено изначально (или установлено с «Дата») в форме элемента списка Контрагенты.

При добавлении нового значения реквизита контрагента указывается период, с которого действует данное значение (поле Действует с в форме ввода истории изменений). В истории изменений реквизитов хранится не только текущее значение, но и предыдущие значения, действующие с определенной даты. Актуальные значения реквизитов контрагента показываются на форме элемента списка Контрагенты. Возможность хранения истории изменений адреса определяется установкой флажка Редактирование только в диалоге – Хранить историю изменений в карточке вида контактной информации с типом Адрес. При такой настройке обеспечивается хранение истории изменений юридического, почтового, фактического адресов организаций, контрагентов, партнеров, пользователей, складов, физических лиц. Редактирование текущего и ввод нового значения адреса, действующего с определенной даты, выполняются в отдельном диалоговом окне, доступном по гиперссылке История изменений в карточке адреса (фактического, почтового, юридического и т. п.).

При добавлении нового значения адреса указывается период, с которого действует это значение (поле Действует с в форме ввода истории изменений адреса). В истории изменений хранятся текущее значение и предыдущие значения, действующие с определенной даты. Хранение истории изменений КПП, сокращенного юридического наименования контрагента, контактной информации поддерживается: ■ для формирования печатных форм документов; ■ для отчетности по контролируемым сделкам; ■ для учета НДС; ■ в обмене с мобильным приложением «1С:Заказы»; ■ в обмене с мобильным приложением «Монитор ERP»; ■ в алгоритмах идентификации при использовании «Интеграции прикладных решений через формат EnterpriseDate».

Получение сводной информации по партнеру Всю необходимую информацию о партнере можно получить в списке партнеров. Для каждого партнера в правой части списка дополнительно показываются краткие сведения о нем: адрес, телефоны, электронный адрес и т. д.

Используя гиперссылки (Контрагенты и Контактные лица), можно быстро посмотреть данные о юридическом лице партнера, а также информацию о контактных лицах, зарегистрированных для партнера. В списке можно установить фильтры, которые ограничат список партнеров: ■ Фильтр по бизнес-региону – в списке будут показаны только те партнеры, в карточках которых указан выбранный бизнес-регион; ■ Только мои – в списке будут показаны только те партнеры, для которых основным менеджером является текущий пользователь; ■ Только значимые – в списке отбора показываются только те регионы, к которым относится хотя бы один из партнеров. Указание сегмента партнеров позволяет дополнительно ограничивать список партнеров по их принадлежности к определенному сегменту. Например, если указать фильтр по бизнес-региону Москва и сегмент Оптовые клиенты, то в списке будут показаны только те оптовые клиенты, которые работают в московском регионе. Сводные данные по партнеру можно получить в отчете Досье партнера. Для вывода сведений, необходимых для контактов с клиентами, можно использовать отчеты о контактной информации. Предусмотрено два отчета по контактной информации: контактная информация партнера и контактная информация контактных лиц партнера. Отчеты доступны при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Роли контактных лиц. В отчете Контактная информация партнера показывается информация о наименовании, адресе, телефоне и т. д. фирмы партнера, а также дополнительная сводная информация о контактных лицах партнера. Информация о контактных лицах сгруппирована по тем ролям, которые определены для контактных лиц. Можно произвести дополнительный отбор списка партнеров, а также добавить в список отображаемых данных дополнительную контактную информацию (кнопка Показать настройки). Вариант отчета Контактные лица партнеров позволяет сформировать список контактных лиц со всеми необходимыми для контактов с ними данными, сгруппированный по партнерам.

Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов В прикладном решении обеспечивается автоматическое заполнение реквизитов контрагента сведениями, содержащимися в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Автоматическое заполнение реквизитов возможно только для юридических лиц. Поиск по данным индивидуальных предпринимателей, физических лиц и обособленных подразделений не поддерживается. Для доступа к сервису автоматического заполнения реквизитов контрагентов необходимо подключить интернет-поддержку по ссылке НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Настройки Интернет-поддержки. Заполнение по ИНН выполняется в форме элемента списка Контрагенты. По ИНН заполняются следующие реквизиты: ■ КПП; ■ краткое и полное наименование; ■ юридический адрес; ■ телефон. Если списки партнеров и контрагентов ведутся независимо, то заполнение по ИНН может быть выполнено при создании нового партнера. В этом случае необходимо установить флажок Указать идентификационные данные партнера (будет создан контрагент) в форме помощника регистрации нового партнера и указать ИНН. Элемент списка контрагентов можно также заполнить независимо от связанного с ним партнера в связанном списке контрагентов. Автоматическое заполнение реквизитов контрагента доступно и при указанном значении сокращенного юридического наименования контрагента (кнопка Заполнить по наименованию).

Особенности заполнения реквизитов контрагента: ■ открывается форма, в которой выполняется поиск в данных государственных реестров; ■ заполняется список найденных контрагентов; ■ пользователь выбирает нужного контрагента в списке; ■ реквизиты выбранного контрагента сравниваются с их текущими значениями, указанными в списке Контрагенты.

Если данные, полученные с сервиса, отличаются от текущих данных, то выполняются следующие действия: ■ Если данные отличаются только в части незаполненных реквизитов контрагента, то выполняется дозаполнение. ■ Если данные отличаются в части заполненных реквизитов, то пользователю задается вопрос о перезаполнении данных. Заполняются следующие реквизиты: ■ наименование; ■ сокращенное юридическое наименование; ■ КПП; ■ телефон; ■ юридический адрес. Сервис автоматического заполнения реквизитов контрагентов доступен в следующих формах: ■ помощник регистрации нового партнера (на странице регистрации первичной информации и на странице регистрации данных головного контрагента); ■ карточка контрагента; ■ карточка партнера, если не ведется раздельный учет партнеров и контрагентов.

Проверка контрагентов ФНС Для проверки контрагентов через «Интернет» предусмотрен специализированный веб-сервис ФНС, работающий в тестовом режиме. Проверка реквизитов контрагента позволяет в онлайн-режиме проверять существование контрагента по его ключевым реквизитам – ИНН и КПП. Сервис проверки контрагентов предназначен для целей заблаговременного выявления: ■ ошибок в данных, сдаваемых в налоговые органы (отчеты с некорректно введенными контрагентами не будут приняты ФНС); ■ «недобросовестных» контрагентов. Автоматическая проверка контрагентов по ЕГРН включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Проверка контрагентов – Автоматически проверять контрагентов по ЕГРН. Проверка подключения к сервису выполняется по кнопке НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Проверка контрагентов – Проверить доступ к веб-сервису. Проверка возможна для юридических лиц, их обособленных подразделений и индивидуальных предпринимателей. Проверка документов выполняется в фоновом режиме при интерактивной работе. Проверяется информация обо всех контрагентах, данные которых используются при оформлении счета-фактуры. Проверка выполняется при вводе нового контрагента и изменении реквизитов существующего. Проверка осуществляется по ЕГРН (Единому государственному реестру налогоплательщиков). Результатом проверки может являться один из статусов: ■ Контрагент есть в базе ФНС; ■ Не подлежит проверке по данным ФНС;

■ По данным ФНС, контрагент не действует. Возможно, был изменен КПП; ■ Проверка контрагента по данным ФНC не осуществлялась. Не заполнены ИНН и/или КПП; ■ Проверка по данным ФНС завершилась неудачей. Контрагент содержит ошибки в данных ИНН и/или КПП; ■ Контрагент отсутствует в базе ФНС; ■ КПП не соответствует данным базы ФНС. Статус проверки выводится в карточке контрагента в явном виде.

В случае отрицательного результата проверки отображаются предупреждающие знаки: ■

– контрагент прекратил деятельность;

■

– проверка завершена неудачно;

■

– у контрагента не заполнены ИНН или КПП: ○ в карточке контрагента; ○ формах документов счетов-фактур; ○ формах документов, на основании которых создаются счета-фактуры;

○ формах списка контрагентов; ○ формах списка счетов-фактур; ○ формах списка документов, на основании которых создаются счета-фактуры; ○ отчетах, предназначенных для сдачи отчетности по НДС.

Проверка контрагентов в документах выполняется в режиме реального времени на дату документа. Проверка выполняется при открытии документа, изменении контрагента, даты или при вводе счета-фактуры. Для анализа «в одном месте» выявленных в результате проверок проблем предусмотрен отчет Проблемы проверки контрагентов. Предусмотрена также проверка данных контрагентов при помощи отчетов Книга покупок, Книга продаж. В отчетах проверка контрагентов выполняется в режиме реального времени, результат проверки выводится на специальной панели. Если в отчетах есть строки с документами от контрагентов, данные которых не соответствуют ЕГРН (на дату документа плюс-минус шесть дней), то такие строки в отчете выделяются красным фоном, а на панели проверки появляется кнопка для отбора таких строк.

Обособленные подразделения контрагентов Для регистрации обособленных подразделений в списке Контрагенты предусмотрен дополнительный вид контрагента Обособленное подразделение юр. лица. Для обособленного подразделения контрагента указывается головная организация (Головной контрагент) и регистрируется информация об ИНН и КПП. ИНН обособленных подразделений соответствует ИНН головной организации. КПП заполняется отдельно для каждого обособленного подразделения. Для обособленного подразделения можно также зафиксировать его адресные данные и телефоны. Информация об обособленных подразделениях используется при печати документов Счет-фактура, Универсальный передаточный документ (УПД) и ТОРГ-12. При наличии у головного контрагента нескольких обособленных подразделений в документе Счет-фактура предусмотрена возможность выбора КПП из списка зарегистрированных КПП для обособленных подразделений.

Регистрация обособленных подразделений в списке Контрагенты не является обязательной для регистрации КПП в документах. Информацию о КПП можно ввести в счет-фактуру вручную. Эта информация запоминается и используется при последующих регистрациях счета-фактуры для обособленного подразделения головного контрагента.

Сегменты номенклатуры и клиентов Сегментацию номенклатуры и клиентов следует проводить на подготовительном этапе, так как эта информация будет использована при создании правил продаж. Для различных сегментов номенклатуры и клиентов могут быть созданы различные правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Возможность объединения клиентов в отдельные сегменты определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Сегменты клиентов. Возможность объединения номенклатуры в отдельные сегменты включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Сегменты – Сегменты номенклатуры. Сегмент – это набор элементов, удовлетворяющих определенным для сегмента правилам. Он предоставляет информацию по элементам этого набора в виде, соответствующем цели создания сегмента. Например, сегментом можно считать набор партнеров, у которых установлен бизнес-регион «Дальний Восток». Сегменты допускают пересечения (один элемент может входить в несколько сегментов). Правила формирования и формы представления сегментов могут использовать произвольную информацию, хранящуюся в информационной базе и связанную с элементами, входящими в сегмент. Механизм сегментирования применяется для проведения маркетингового анализа, управления ассортиментом и базой партнеров, правилами продаж, задания фильтров аналитических отчетов. Наиболее востребован данный механизм в работе маркетолога. С целью формирования сегментов маркетолог может воспользоваться имеющимися данными или создать собственный набор аналитических признаков на базе дополнительных свойств (реквизитов и сведений). Основной формой представления информации по сегменту является Состав сегмента. В зависимости от цели создания она может предоставлять информацию о значениях свойств элементов или показывать группировку по этим значениям, может содержать вычисляемую информацию. Процесс создания сегментов состоит из следующих этапов: ■ определение способа формирования сегмента, ■ настройка правил формирования сегмента, ■ просмотр результатов формирования сегмента.

Определение способа формирования сегмента Сегменты клиентов регистрируются в списке CRM и маркетинг – НСИ продаж – Сегменты клиентов. Сегменты номенклатуры регистрируются в списке CRM и маркетинг – См. также – Сегменты номенклатуры.

При создании нового сегмента номенклатуры и клиентов необходимо определить, какой способ формирования будет использоваться для получения данных по сегменту в соответствии с настроенными для него правилами формирования. Поддерживаются три способа формирования сегментов: ■ Формировать динамически – набор элементов не хранится в таблицах базы данных, хранятся только правила его формирования. Состав динамического сегмента формируется в момент обращения к сегменту и не хранится в информационной базе. Такие сегменты рекомендуется использовать для получения и просмотра дополнительной аналитической информации по партнерам. Эти сегменты нельзя использовать при решении прикладных задач (определение правил продаж, предоставления скидок, маркетинговых мероприятий и т. д.). ■ Периодически обновлять – набор элементов хранится в таблицах базы данных и переформируется по расписанию, которое указано в регламентном задании. Для автоматического формирования состава сегментов в соответствии с правилами формирования используется регламентное задание. При записи для каждого сегмента формируется свое регламентное задание с заданным расписанием. ■ Формировать вручную – пользователь может добавить или удалить элементы набора сегмента (предоставляется возможность предварительно сформировать набор элементов по правилам, определенным для сегмента). Для сегментов, формируемых вручную, поддерживается автоматическая очистка после даты, определенной пользователем. Для плановой очистки сегментов, формируемых вручную, используется регламентное задание Очистка сегментов.

Настройка правил формирования сегментов Настройка правил формирования сегмента выполняется в форме Настройка сегмента, доступной по кнопке Редактировать в карточке сегмента номенклатуры.

При настройке используется система компоновки данных. Для настроек правил формирования сегмента пользователю предоставляется упрощенная схема настройки. С помощью упрощенной схемы настройки есть возможность: ■ производить отбор данных в соответствии с параметрами, которые определены схемой компоновки сегмента (закладка Отбор); ■ задавать значение параметров, если это предусмотрено схемой компоновки сегмента (закладка Параметры).

При формировании нового сегмента клиентов или номенклатуры загружается основная схема компоновки данных для формирования состава сегмента. В поставку входят дополнительные упрощенные схемы настройки в виде шаблонов. Для загрузки схемы компоновки данных в соответствии с шаблоном используется кнопка выбора в поле Схема компоновки данных диалогового окна настройки шаблона.

При выборе шаблона изменяется состав доступных полей, которые могут быть использованы в схеме компоновки данных. В примере, показанном на рисунке, в список доступных полей при выборе шаблона По продажам при настройке сегмента клиентов добавилась информация о выручке, валовой прибыли, себестоимости и сумме дополнительных расходов. Предусмотрены следующие варианты шаблонов для настройки правил формирования сегментов: ■ Основная схема. Загружается автоматически при создании нового сегмента номенклатуры. В качестве параметров отбора могут быть использованы любые реквизиты номенклатуры, в том числе характеристики номенклатуры, а также дополнительные сведения и дополнительные реквизиты. ■ Продажи. В качестве параметров отбора кроме реквизитов номенклатуры может быть использована информация о продажах. В качестве дополнительных добавляются такие параметры отбора, как Валовая прибыль, Себестоимость Оборот, Сумма выручки Оборот, Сумма доп. расходов, Количество Оборот. Используя этот вариант настройки, можно, например, отобрать те позиции номенклатуры, у которых сумма выручки за прошлый период меньше определенного значения. Также в этой схеме предусмотрена возможность отбора по типу запасов (собственный товар, комиссионный товар), по конкретному складу или по продажам конкретному партнеру. Варианты шаблонов для настройки сегмента клиентов: ■ Основная схема. Загружается автоматически при создании нового сегмента партнеров. В качестве параметров отбора могут быть использованы любые реквизиты партнера, в том числе и дополнительные реквизиты и сведения. ■ По взаимодействиям. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о взаимодействиях с партнером: Количество взаимодействий и Дата последнего взаимодействия.

■ Продажи. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о продажах партнеров. В качестве дополнительных добавляются такие параметры отбора, как Валовая прибыль, Себестоимость, Выручка, Сумма дополнительных расходов. Используя этот вариант настройки, можно, например, отобрать тех партнеров, у которых сумма выручки за прошлый период меньше определенного значения. Также в этой схеме предусмотрена возможность отбора по типу запасов (собственный товар, комиссионный товар), по конкретной организации или по юридическому лицу партнера (контрагенту). ■ Расчеты. В качестве параметров отбора кроме реквизитов партнера может быть использована информация о расчетах с партнером. Например, можно отобрать всех партнеров, которые имеют задолженность на определенную сумму. В качестве дополнительных параметров отбора добавляются такие параметры, как Долг партнера и Наш долг. Предусмотрена возможность редактирования схемы компоновки данных. Можно отредактировать загруженную с помощью шаблона схему компоновки данных или создать новую. Для редактирования используется кнопка Редактировать схему компоновки данных в диалоговом окне настройки правил формирования сегмента. Схема компоновки данных может быть отредактирована только в режиме толстого клиента. Редактирование должен производить специалист, который имеет опыт работы с системой компоновки данных и хорошо представляет структуру метаданных конфигурации. После настройки схемы компоновки данных нужно нажать кнопку Завершить редактирование. Произведенные настройки схемы компоновки данных будут сохранены. Данная схема будет отображена в списке как произвольная схема. Предусмотрена также возможность выгрузки/загрузки схемы компоновки данных из внешнего файла. Специалист может создать произвольные правила формирования сегмента, а затем загрузить их в информационную базу, не изменяя конфигурации прикладного решения. Состав сегмента, в котором установлен способ формирования Периодически обновлять, может формироваться автоматически регламентным заданием. Динамические сегменты формируются автоматически при просмотре состава сегмента.

Просмотр результатов формирования сегмента Просмотр результатов формирования сегмента в соответствии с настроенными правилами выполняется по кнопке Сформировать в карточке сегмента клиентов/ номенклатуры. Список клиентов (номенклатуры), сформированный в соответствии с настроенными правилами, можно посмотреть при помощи отчета Состав сегмента на панели навигации формы сегмента. В список клиентов (номенклатуры) будут выведены поля, которые были указаны в настройке формирования сегмента. Список этих полей может быть настроен произвольным образом с учетом допустимых полей, которые предусмотрены схемой компоновки данных. При формировании списка полей, которые будут показаны в составе сегмента, необходимо ориентироваться на те цели и задачи, которые должны быть выполнены при анализе данных по сегменту. В том случае, если для сегмента использован способ формирования вручную, состав сегмента может быть изменен произвольным образом: клиенты (позиции номенклатуры) могут быть добавлены в список или удалены из списка. В карточке позиции номенклатуры или в карточке партнера (клиента) можно посмотреть, к какому сегменту относится данная номенклатурная позиция или клиент, используя команду Сегменты на панели навигации формы соответствующего объекта.

Список сегментов, доступ к которому выполняется по кнопке Еще – Сегменты в карточке партнера/номенклатуры, разделен на две закладки: ■ Формируемые вручную. Показан список всех сегментов, которые формируются вручную. Используя команды Включить в сегмент/Исключить из сегмента, можно отметить сегменты, в которые должна быть включена (или из которых исключена) конкретная позиция номенклатуры или клиент. ■ Формируемые автоматически. Показывается список сегментов, данные в которых формируются автоматически в соответствии с заданными правилами (динамические или периодически обновляемые). В списке отмечены сегменты, в которые входит данный партнер или позиция номенклатуры. Для сегментов партнеров поддерживается возможность указания сегмента при вводе нового партнера: ■ В помощнике ввода нового партнера можно указать сегмент, к которому должен относиться партнер. В списке возможных сегментов показываются сегменты, для которых определен способ формирования Формировать вручную. ■ В сегментах со способом формирования Периодически обновлять можно установить флажок Проверять на вхождение при создании нового клиента. При записи нового клиента будет производиться проверка на возможность вхождения нового клиента в тот или иной сегмент в соответствии с правилами, которые заданы при формировании сегмента. При формировании сегментов клиентов предусмотрена возможность формировать предопределенные сегменты с правилами запрета отгрузки при невыполнении клиентами определенных условий.

Дополнительно для сегментов клиентов поддерживается возможность просмотра истории и динамики продаж, состояния взаиморасчетов.

Планирование Позиционирование товарного планирования Настройки формирования планов Сезонные коэффициенты для сезонных групп номенклатуры Способы планирования Принципы заполнения документов планирования Планирование продаж Планирование производства Планирование сборки и разборки Планирование закупок Планирование по источникам обособленной потребности Управление ассортиментом Ассортиментное планирование Формирование заказов поставщикам по планам Формирование заказов на производство по планам Примеры планирования

Позиционирование товарного планирования Планирование в подсистемах «Планирование» и «Бюджетирование» Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия. Планирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период времени, определении путей реализации поставленных целей, ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей предприятия. В процессе планирования составляется совокупность планов, которые охватывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Кроме того, планирование – это средство координации деятельности подразделений предприятия. Инструменты планирования представлены в таблице 2.1. Таблица 2.1 № Уровень планирования

Характеристика

1

Стратегия предприятия

● Разрабатывается вне системы

2

Стратегическое планирование

● Подсистема «Бюджетирование» (сводные бюджеты без детализации до всех аналитик)

3

Среднесрочное

● Подсистема «Бюджетирование» (сводные бюджеты без детализации до всех аналитик)

4

Краткосрочное

● Подсистема «Бюджетирование». ● Мониторинг целевых показателей

5

6

Оперативное (объемнокалендарное)

● Мониторинг целевых показателей.

Операционное

● Документы заказов на отгрузку (Заказ клиента, Заказ на производство, Заказ поставщику, Заказ на перемещение, Заказ на ремонт)

● Документы планов (План продаж по категориям, План продаж по номенклатуре, План закупок, План производства, План сборки (разборки))

Использование инструментов подсистемы «Планирование» позволяет спрогнозировать объем продаж, закупок, производства, сборки/разборки, оперируя товаром и его количеством. Товарные планы содержат номенклатуру, характеристику и количество, что является основным их отличием от планирования в подсистеме «Бюджетирование», в которой планы могут быть более абстрактными. То есть в подсистеме «Бюджетирование» определяются целевые показатели планирования. Бюджет фиксируется на определенный период планирования. В подсистеме «Бюджетирование» предусмотрен контроль процессов товарного планирования, который может быть применен в связке с планированием закупок/ продаж/производства как единый процесс на предприятии. Например, в подсистеме «Бюджетирование» можно составить годовой план на декабрь 2016 г. и проконтролировать его исполнение в декабре 2017 г. Уровни планирования представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 № Уровень планирования

Характеристика

1

● Определение целей в долгосрочной перспективе на основании внешних возможностей и угроз, внутренних сильных и слабых сторон.

Стратегия предприятия

● Горизонт планирования 5–10 лет 2

Стратегическое планирование

● Выражение стратегических решений и инициатив в финансовых и нефинансовых показателях деятельности. ● Планирование сводное, без детализации. ● Горизонт планирования 5–10 лет

3

Среднесрочное

● Горизонт планирования 1–3 года. ● Планирование сводное, без детализации. ● Планы скользящие, с ежегодной актуализацией

4

Краткосрочное

● Горизонт планирования квартал – год. ● Поддержка ликвидности предприятия. ● Планы принимаются как «указание к выполнению»

5

Оперативное (объемнокалендарное)

● Укрупненное планирование по товарным категориям. ● Детализация до товара. ● Горизонт планирования неделя – квартал, реже до года

6

Операционное

● Совокупность конкретных заданий исполнителям. ● Определены конкретные даты выполнения операций

Взаимосвязь подсистем «Планирование» и «Бюджетирование» представлена на схеме.

В качестве входной информации выступают: ■ статистика товарооборота – управленческие регистры, отражающие движения номенклатуры; ■ оперативные планы – любые уже созданные планы могут быть источниками, на основе которых можно планировать;

■ операционные планы – заказы на отгрузку (заказы клиентов, поставщикам, на перемещение и др.). Из этих планов также складывается статистика товарооборота; ■ обороты бюджетов; ■ внешние данные – внесистемные источники: ○ загруженные файлы из Excel; ○ любые табличные данные о товаре и количестве. На выходе есть следующие возможности: ■ создание операционных планов (заказов) на основе оперативных планов; ■ создание других оперативных планов; ■ контроль исполнения планов – позволяет принимать управленческие решения; ■ формирование оборотов бюджетов – в зависимости от того как выполняется планирование: ○ если «сверху вниз», то данные бюджетирования являются источником планирования; ○ если «снизу вверх», то данные планирования являются источниками бюджетирования.

Определение точки входа исходных данных для планирования Товарное планирование предназначено для отражения материальных потоков в количественном и денежном выражении. Товарное планирование является частью бюджетного процесса на предприятии. Данные товарного планирования (производственные планы, планы продаж, закупок, сборки (разборки)) могут выступать источником для формирования бюджета. В зависимости от того, где «исходная точка» генерации данных планирования – в подсистеме «Бюджетирование» или в подсистеме «Планирование», предусмотрены следующие сценарии формирования бюджета: ■ Планирование «сверху вниз» – осуществляется путем формирования стратегического плана в денежном выражении (плановые доходы компании по рынкам сбыта без учета ассортимента). То есть компания начинает деятельность с абстрактных планов (в целом план по компании составляется на определенную сумму денежных средств). Если исходной информацией являются «абстрактные данные», то точкой ввода данных планирования является подсистема «Бюджетирование». На основе стратегического плана формируются планы в подсистеме «Планирование», распределяя абстрактную целевую цифру на товар и количество в оперативном плане. ■ Планирование «снизу вверх» – собирается статистика по товарообороту (номенклатура и количество), на основании которой формируются документы планирования в подсистеме «Планирование» и в будущем контролируется выполнение этих планов. На основе данных планирования формируются заказы. Конечной целью планирования является «генерация заказов по планам». При этом нормой является схема, когда детальные данные планирования (номенклатура и количество) собираются и подстраиваются под суммовое планирование в подсистеме «Бюджетирование». Сценарии формирования бюджета при товарном планировании представлены на схеме.

Эффективность «Планирования» и «Обеспечения потребностей» Потребности в товарах можно условно разделить на следующие группы: ■ Планируемый объем закупок, продаж, сборки (разборки), производства. Используя данные товарного планирования, можно формировать заказы на удовлетворение потребностей по этим планам (заказы поставщикам, заказы на сборку (разборку), заказы на производство, заказы материалов), если это предусмотрено в сценарии планирования. Например, обеспечение потребностей по планам закупок осуществляется путем формирования заказов поставщикам. ■ Потребности по заказам на отгрузку (обеспечение потребностей «Заказ под заказ»). Потребности, которые возникают при планировании отгрузки товаров: по заказам клиентов, заказам на перемещение, заказам на сборку, заказам на внутреннее потребление. В этом случае обеспечивается то количество товара, которое требуется по заказу, за вычетом ожидаемых поступлений. ■ Неснижаемый остаток. Поддержание на складе остатка товаров для обеспечения бесперебойной работы отдела продаж. Поддержание неснижаемого остатка товаров обеспечивается за счет инструментов подсистемы «Обеспечение потребностей». Особенности подсистем «Планирование» и «Обеспечение потребностей» представлены на схеме.

Может возникать вопрос, в каких случаях применяются инструменты подсистемы «Планирование», а в каких – подсистемы «Обеспечение потребностей». Предпосылки использования подсистемы «Планирование»: ■ большая часть обеспечения потребностей – это не «Заказ под заказ», а прогнозный расчет или экспертная оценка; ■ длительный цикл поставки товаров/материалов; ■ неизвестны точные сроки поставки; ■ неизвестны поставщики товаров; ■ детализация до товара и количества – т. е. не абстрактные показатели; ■ вычисление по формуле количества товаров, которое планируется закупить/продать/произвести; ■ укрупненное (по периоду) планирование производства (оценка исполнимости плана производства). Т. е. планирование производства на период «Неделя» и больше ; ■ прогнозирование с учетом статистики товарооборота прошлых лет; ■ быстро меняющийся однотипный ассортимент (управление ассортиментом, ассортиментное планирование), например fashion-продукция. Предпосылки использования подсистемы «Обеспечение потребностей»: ■ большая часть обеспечения потребностей – это «Заказ под заказ» (например, в большинстве случаев источником продаж являются заказы на отгрузку). Будет обеспечиваться то количество товаров, которое требуется непосредственно по заказам на отгрузку, за вычетом ожидаемых поступлений;

■ поддержание неснижаемого остатка на складе в соответствии со статистикой потребления и/или нормой потребления товаров и/или желаемым минимальным запасом; ■ короткие циклы поставки товаров/материалов (например, можно планировать поставку на следующий день, неделю, месяц и др.); ■ автоматический расчет количества товаров, рекомендуемых системой к заказу (в целях обеспечения потребностей по заказам на отгрузку, поддержания неснижаемого остатка); ■ известны поставщики товаров, сроки поставки (сроки покупки, перемещения, сборки/разборки, производства), и эти сроки стабильны; ■ известны даты заказов (поставщикам, на перемещение и др.), даты ближайших поставок и отгрузок. При принятии решения об обеспечении потребностей используются не только фактические остатки на складе, но и данные об ожидаемых поступлениях и отгрузках (слой планируемых остатков). Обеспечение потребностей позволяет более точно спрогнозировать сроки поставки товаров. Если необходимо планировать на следующий день, неделю, то рекомендуется использовать инструменты подсистемы «Обеспечение потребностей».

Принцип построения планов Прикладное решение позволяет планировать следующие процессы на предприятии: ■ продажи; ■ производство; ■ закупки; ■ сборка и разборка товаров; ■ прогнозирование остатков. Возможность составления различных планов определяется соответствующими функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование. Здесь и далее при упоминании интерфейсных пунктов речь идет о разделе Бюджетирование и планирование. Процесс планирования можно представить в виде следующей схемы.

Перед началом планирования в системе необходимо настроить Сценарии планирования и Виды планов. В них хранятся основные параметры планирования, такие как периодичность планирования, горизонт планирования, правила формирования планов. Правила формирования планов можно указать в Виде плана или уже при создании документа плана. После того как заданы настройки, можно переходить к созданию документов планирования. Для планирования предусмотрены следующие документы: ■ План продаж по номенклатуре; ■ План продаж по категориям; ■ План производства; ■ План сборки (разборки); ■ План закупок; ■ План остатков. Когда планы созданы, можно проанализировать их на «сходимость». Для этого в системе есть отчет Сбалансированность планов. Он покажет, выполнимы ли наши планы потребностей за счет планов обеспечения. Например, если мы запланировали продать больше, чем закупить, то это можно увидеть в отчете. Процесс утверждения планов можно организовать в системе при помощи статусов. Для планов предусмотрены статусы: ■ В подготовке. ■ На утверждении. ■ Утвержден. ■ Отменен. В процессе выполнения планов можно анализировать ход их выполнения с помощью отчетов Исполнение планов продаж / производства / закупок по подразделениям. В начале планирования важно определить: ■ что имеется на входе в товарное планирование; ■ кто принимает решение или какой план «первичный» (исходный) – продажи, закупки или производство: ○ продажи, производство – обеспечивающая схема; ○ закупки – распределительная схема; ■ каким способом обеспечиваются/распределяются товары; ■ какая детализация необходима при планировании (например, план продаж можно детализировать по подразделению, складу и др.). Пример обеспечивающей схемы представлен на рисунке.

В представленном выше рисунке план продаж является «первичным» (исходным документом), то есть решение принимается в отделе продаж. На основе плана продаж формируются все обеспечивающие планы. Можно определить, какой товар необходимо покупать, а какой товар можно произвести. На основе плана продукции и полуфабрикатов (плана производства) можно получить план материалов, данные по которому добавляются в планы закупок. Пример обеспечивающей схемы с обратной связью для «суммирующего» планирования представлен на рисунке.

Товарные планы работают как в «плюс», так и в «минус», позволяя создавать обратную связь для других планов. Работа планов в «минус» обеспечивается за счет ввода отрицательного количества номенклатурных позиций в документы планирования – тем самым корректируются общие планы. Такая возможность доступна только при «суммирующем» планировании. Для планирования товаров/материалов предусмотрены следующие возможности: ■ прогнозирование от лица предприятия в целом (без учета организаций); ■ прогнозирование в натуральной и суммовой оценке в выбранной валюте планирования; ■ вариативность плановых оценок по сценариям планирования; ■ выбор произвольного горизонта планирования, который может быть детализирован по временным периодам;

■ формирование планов на основании существующих данных; ■ обеспечение контроля и защиты плановых данных; ■ возможность анализа сходимости плановых данных потребления и обеспечения потребностей планов между собой; ■ возможность план-фактного анализа по результатам деятельности предприятия. В процессе планирования может составляться несколько вариантов одних и тех же планов, для которых роль разделителей играют сценарии. Сценарий применяется для обеспечения возможности хранения в информационной базе нескольких независимых версий данных, описывающих одинаковый временной промежуток деятельности предприятия. Сценарии дают вариативность данных и версионирование планов (ведение отдельных версий этих сценариев). Один и тот же сценарий может использоваться при создании различных планов: планов продаж по номенклатуре, планов продаж по категориям, планов производства, планов закупок, планов сборки (разборки). Разные сценарии могут соответствовать разным стратегиям и разным вариантам развития предприятия. В рамках каждого сценария может составляться собственный комплект планов предприятия. Например, в конце 2017 года мы получили большой заказ от нового зарубежного клиента. С этой страной мы никогда не работали, это новый для нас рынок. Мы формируем планы на 2018 год и хотим смоделировать три ситуации: ■ В лучшем случае мы выполним заказ и выйдем на новый рынок. Получим новых клиентов и увеличим продажи. ■ В реалистичном сценарии мы просто выполним заказ, но не увеличим свой рынок сбыта. ■ В пессимистичном - заказ сорвется. В системе на 2018 год мы формируем три комплекта планов: "оптимистичный сценарий", "реалистичный" и "пессимистичный". Внутри каждого сценария формируем свои планы продаж, производства и закупок. При составлении оптимистичного плана продаж мы заложим рост продаж и учтем заказ клиента. Данные о заказе клиента уже хранятся в базе и их можно использовать при заполнении плана. Затем рассчитаем связанные планы производства и закупок. Аналогично для реалистичного и пессимистичного сценария. Но в пессимистичном плане продаж мы не заложим рост и не будем учитывать заказ. В реалистичном - учтем только заказ клиента. В рамках выбранного сценария можно создавать планы различных видов. Видом плана определяются правила его формирования: ■ вариант заполнения (по формуле или по источникам); ■ степень детализации (подразделение, склад, партнер и соглашение); ■ способ планирования (суммирующий или замещающий). Процедура согласования и утверждения планов основана на управлении статусами документов планирования. Для согласования планов предусмотрены роли Утверждение планов закупок, Утверждение планов продаж, Утверждение планов производства, Утверждение планов сборки (разборки). В зависимости от роли пользователи могут утверждать соответствующие документы планирования.

Настройки формирования планов Сценарии планирования Для определения периодичности планирования и хранения настроек планирования предусмотрены сценарии планирования. Сценарии различаются степенью проработки деталей. Один сценарий может предназначаться для составления укрупненных планов, другой сценарий – для составления уточненных планов. Кроме того, сценарии играют роль связующих звеньев между планами продаж, производства, закупок и бюджетами. Один и тот же сценарий может использоваться при создании различных планов: планов продаж по номенклатуре, планов продаж по категориям, планов производства, планов закупок, планов сборки (разборки). Список сценариев планирования регистрируется в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Планирование запасов – Сценарии планирования. Список Сценарии планирования выступает обязательным аналитическим разрезом при формировании и анализе исполнения всех типов планов. На закладке Основное определяется периодичность планирования, режим отображения периода (диапазон дат или номер периода – в пределах года); определяется, как будут вводиться планы закупок/продаж: с ценами и суммами или только количественные. Указывается сценарий, по которому планы будут отражаться в бюджетировании. Периодичность планирования определяет, в каких интервалах будут вводиться данные планов, создаваться заказы по планам и будет анализироваться планфакт. Например, периодичность Месяц означает, что для целей планирования не имеет значения, 1-е или 31-е число месяца указано в факте (в исполнении плана). Периодичность планирования, определяемая по сценарию: ■ день; ■ неделя; ■ декада; ■ месяц; ■ квартал; ■ полугодие; ■ год. Планирование закупок и продаж Только по количеству позволяет вводить только количественные планы закупок/продаж. Планирование закупок и продаж По количеству и сумме позволяет вводить планы закупок/продаж с ценами и суммами. Если валюта сценария отличается от управленческой валюты, то в отчетах по исполнению планов фактические данные будут пересчитаны в валюту, которая указана в сценарии.

При формировании новых планов можно использовать данные из других планов, находящихся в любых статусах. Такая возможность обеспечивается за счет поля Получить данные из других планов в статусе в сценарии торгового планирования. В данном поле можно указать статус Утвержден или список статусов, действующих в порядке иерархии (например, Отменен – В подготовке – На утверждении – Утвержден). При планировании будут получены данные других планов, находящихся в статусах, установленных по сценарию, в рамках которого выполняется планирование. Для использования данных из составленных планов в бюджетировании предусмотрен параметр Отражать планы в бюджетировании. При отражении планов в бюджетировании необходимо указать значение поля По сценарию в карточке сценария товарного планирования. В данном поле указывается сценарий, который является дополнительным разделителем данных, позволяющим хранить несколько версий плана финансового состояния предприятия, составленных на один интервал времени. Если необходимо планировать в разрезе источников обособленной потребности, то детализация планов по назначениям определяется флажком Планирование по назначениям в карточке сценария. На закладке Настройки создания определяется, какие планы (например, план продаж и т. п.) и заказы на исполнение этих планов (например, заказы поставщикам и т. п.) формировать по данному сценарию. Например, если в рамках сценария будут создаваться планы закупок, то в этом случае при установленном флажке Создавать по сценарию – Планы закупок будет доступна настройка вида плана для планирования закупок. В рамках сценария поддерживаются редактирование ранее созданных видов планов, просмотр всех видов планов, заданных для использования конкретного документа планирования (гиперссылка Видов планов), просмотр всех видов планов в рамках определенного сценария (гиперссылка Все виды планов). В рамках сценария планирования определяется переход от «Плана» к «Заказу». Использование элемента Сценарий товарного планирования позволяет задавать сценарий, по которому будет выполняться планирование и осуществляться исполнение этих планов путем формирования определенных заказов. Сценарии товарного планирования (Создавать по сценарию): ■ Планирование потребностей предприятия в товарах на плановый период (определяется флажком Планы закупок): ○ Фактическое исполнение потребностей по планам закупок обеспечивается путем формирования заказов поставщику – флажок Заказы поставщику. ■ Прогнозирование продаж в разрезе товарных категорий «По объему» (определяется флажком Планы продаж по категориям): ○ Если требуется прогнозирование продаж в разрезе товарных категорий «По скорости продаж», то необходимо установить флажок Расчет по скорости продаж. В последнем случае будет возможно распределение плана товарных категорий до номенклатуры с учетом рейтинга и скорости продаж номенклатуры. ■ Прогнозирование показателей продаж в фиксированном периоде (определяется флажком План продаж по номенклатуре, который позволит формировать планы продаж по номенклатуре). ■ Планирование количества номенклатурных позиций к сборке (разборке) (определяется флажком Планы сборки (разборки)): ○ Фактическое исполнение потребностей по планам сборки (разборки) обеспечивается путем формирования заказов на сборку (разборку) – флажок Заказы на сборку (разборку). ■ Регистрация прогнозных показателей по производству продукции (полуфабрикатов) в фиксированном периоде (определяется флажком Планы производства): ○ Фактическое исполнение потребностей по планам производства обеспечивается путем формирования заказов на производство – флажок Заказы на производство. Учитываются параметры номенклатуры Настройка передачи материалов в подразделении. ○ При планировании продукции можно запланировать полуфабрикаты, автоматически рассчитать потребности в материалах, видах рабочих центров и трудовых ресурсах (в разрезе подразделений). Для такой возможности необходимо установить флажок Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах. Расчет дат потребностей продукции и полуфабрикатов, а также сроков потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах, выполняется в соответствии с графиком работы предприятия. Задать индивидуальный календарь предприятия, в соответствии с которым будут

выполняться расчеты, можно в поле Календарь. Если календарь не задан в сценарии планирования, то для расчета дат потребностей будет использоваться основной календарь предприятия. ○ Если имеется необходимость в заказе материалов в целях обеспечения потребностей для производства продукции по плану, то необходимо установить флажок Заказы материалов. Если флажок Заказ на производство снят и установлен флажок Заказы материалов, то в помощнике Формирование заказов на передачу в производство будут показываться все материалы без учета настроек передачи материалов в производство. Это позволит обеспечить потребности для внутренних нужд предприятия.

Виды планов Для хранения настроек, в соответствии с которыми осуществляется заполнение планов, предназначены виды планов. Виды планов регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Планирование запасов – Виды планов. Использование видов планов позволяет: ■ задать вариант заполнения планов (по источникам или по формуле); ■ задать способ планирования; ■ задать детализацию данных в планах (детализировать план/не детализировать); ■ настроить правила заполнения планов (источник заполнения количества, правило расчета количества и т. д.); ■ установить запрет на редактирование правил заполнения планов. Виды планов используются при формировании следующих документов (поле Использовать для): ■ План продаж; ■ План продаж по категориям; ■ План производства; ■ План сборки (разборки); ■ Планы остатков; ■ План закупок. Данное поле определяет, какой план (продаж, закупок, сборки, производства, остатков) можно создавать по этой настройке.

Можно создавать различные виды планов с разными разрезами контроля по одному сценарию планирования. Например, могут быть созданы обобщенные планы по планируемому объему продаж в целом по компании, или планы с детализацией объема продаж по каждому подразделению, или с детализацией объема продаж по соглашению с клиентом. Это позволит запланировать продажи «Розница» в разрезе магазинов, «Оптовые продажи» по подразделениям и менеджерам, «Оптовые продажи» по ключевым клиентам в целом для предприятия. В свою очередь, использование видов планов с различными разрезами контроля может привести к возникновению проблем при анализе таких неоднородных данных. Поэтому рекомендуется создавать виды планов с одинаковыми разрезами контроля. Виды планов можно создавать из списка видов планов или по соответствующим гиперссылкам в карточке сценария планирования.

Определение варианта заполнения плана Простой вариант заполнения (по формуле) – предусмотрен для заполнения состава и количества номенклатурных позиций в планах из всех операндов (источников), указанных в формуле. Позволяет в дополнительной форме установить произвольные отборы. Преимущества использования варианта заполнения по формуле: ■ составление произвольных формул с использованием различных встроенных операндов (Свободный остаток, План продаж, Факт закупок и др.), операторов и функций. При необходимости набор операндов можно расширить при внедрении. В формулах расчета поддерживается встроенный язык

программирования «1С»; ■ автоматизированный механизм, обеспечивающий точное и правильное заполнение данных плана; ■ для каждой строки номенклатурной позиции можно настроить определенную формулу; ■ использование накопленных данных за предыдущий период; аналогичный период предыдущего года; период, смещенный на… При этом варианте заполнения для плана можно задать «простую» детализацию данных. Варианты детализации планов Детализировать план по определяются типом плана. Для документов планирования предусмотрена детализация по следующим параметрам: ■ План закупок: ○ Подразделение; ○ Поставщик; ○ Соглашение; ○ Склад; ○ С указанием плана оплат. ■ План продаж: ○ Подразделение; ○ Клиент; ○ Соглашение; ○ Менеджер; ○ Склад; ○ Формат магазина; ○ С указанием плана оплат. ■ План остатков: ○ Назначение; ○ Склад; ■ План сборки (разборки): ○ Склад. ■ План производства: ○ Подразделение-диспетчер.

■ План продаж по категориям: ○ Подразделение; ○ Формат магазина; ○ Склад. Расширенный вариант заполнения (по источникам) – для заполнения планов (как состава, так и количества номенклатурных позиций) доступно использование любых данных из информационной базы (источников данных), в том числе собственных источников данных. Позволяет настраивать отборы, получать данные с различной детализацией. Возможно совместное применение нескольких источников по определенному правилу. Указанное в виде плана правило можно запретить изменять. Например, правила заполнения плана разрабатываются руководителем отдела, а все остальные сотрудники заполняют план в соответствии с этими правилами. Преимущества использования расширенного варианта заполнения (по источникам): ■ широкий выбор готовых шаблонов (схем компоновки данных); ■ любой произвольный запрос в информационной базе (главное, чтобы документы планирования «понимали» результат данного запроса); ■ использование любых данных информационной базы (Продажи, Свободные остатки, Заказы поставщикам, Заказы клиентов и многое др.); ■ единовременное использование нескольких источников данных (схем компоновки); ■ группировка различных источников данных (например, Заказы на внутреннее потребление, Свободные остатки, Закупки и др.); ■ различные отборы в целях уточнения данных по источникам планирования. При этом варианте заполнения для плана можно задать как «простую» детализацию данных, аналогичную простому варианту заполнения (по формуле), так и «расширенную» детализацию (например, объединенный план по клиентам/поставщикам, складам и т. д.). При расширенном варианте заполнения для планов закупок, планов продаж и планов сборки (разборки) можно задать варианты детализации Детализировать план по с последующим формированием объединенных планов. Объединенный план по каждой детализации позволяет в одном документе указывать множество различных значений. Например, составить один план с указанием всех или нескольких складов. В этом случае будет сформирован план, в каждой строке которого будет указан определенный склад для номенклатурной позиции. Предусмотрено формирование объединенных планов продаж по клиентам (флажок Клиенту – Объединенный план по клиентам), соглашениям с клиентами (флажок Соглашению – Объединенный план по соглашениям). Если требуется формирование объединенного плана закупок по поставщикам, то устанавливается флажок Клиенту – Объединенный план по клиентам; по соглашениям с поставщиками – флажок Соглашению – Объединенный план по соглашениям; по складам – флажок Складу – Объединенный план по складам. Планирование сборки (разборки) номенклатурных позиций в разрезе нескольких складов обеспечивается за счет установки флажка Складу – Объединенный план по складам. Формирование единого документа планирования (продаж, закупок, сборки (разборки), производства) по нескольким источникам обособленной потребности определяется установкой флажка Объединенный план по назначениям. Использование такой детализации позволяет указывать назначение в каждой строке документов планов. Предварительно детализация по назначению определяется в сценарии планирования.

Если имеется необходимость вводить планируемые поступления или списания денежных средств по планам продаж и планам закупок, то для этого необходимо установить флажок С указанием плана оплат. Это позволяет указывать в планах продаж и планах закупок этапы графика оплаты. Данный параметр доступен в виде плана, если в сценарии, в рамках которого формируется план, включено планирование продаж/закупок По количеству и сумме. План оплат может быть составлен только в том случае, если план составляется без детализации по партнерам или отдельно по каждому партнеру.

Определение способа планирования Способ планирования зависит от установки следующих параметров: ■ Замещающий – возможно использовать для «скользящего» планирования, при котором новые планы заменяют предыдущие планы. ■ Суммирующий – возможно использовать для «суммирующего» планирования, при котором новые планы суммируются со всеми предыдущими планами. Подробнее о способах планирования см. в разделе «Способы планирования».

Количество периодов планирования Количество периодов можно предварительно установить в поле Количество периодов по умолчанию в виде плана, в рамках которого будет выполняться планирование. Документ планирования будет создан на то количество периодов, которое задано в виде плана. Периоды могут быть изменены пользователем в самом документе планирования.

Настройка правил заполнения плана Предусмотрена возможность настроить правило заполнения данных в рамках конкретного вида плана – при помощи гиперссылки Правило заполнения по умолчанию. По этой гиперссылке осуществляется доступ к форме Заполнение плана, в которой определяется и выбирается источник данных планирования (поле Источник заполнения количества). Правило заполнения, определенное для вида плана, по умолчанию будет использоваться при формировании тех планов, которые оформляются в рамках данного вида плана. Настройка правила заполнения доступна при выборе варианта заполнения Расширенный вариант заполнения (по источникам) в виде плана. Для запрета редактирования правил заполнения (источников данных для заполнения и настроек) необходимо установить флажок Запретить редактирование правила. В этом случае при формировании плана в рамках такого вида плана у пользователя отсутствует возможность произвести настройки правил заполнения.

Источники данных планирования Для заполнения планов предусмотрены источники данных планирования. Заполнить состав номенклатуры и ее количество на основании источников данных планирования можно только в том случае, если планирование выполняется в рамках вида плана, в котором установлен расширенный вариант заполнения (по источникам). Варианты источников данных планирования описываются в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Планирование запасов – Источники данных планирования. За счет использования источников данных планирования обеспечиваются следующие возможности: ■ широкий выбор готовых шаблонов; ■ произвольный запрос в информационной базе.

В качестве источников могут быть использованы любые данные, хранящиеся в информационной базе (продажи и закупки товаров за предыдущие периоды, данные о текущих заказах клиентов, предполагаемых поставках товаров, свободные остатки и т. д.). В качестве источника данных также можно использовать данные предыдущих планов, информацию о минимальном и максимальном остатках. Для заполнения суммовых показателей плана можно использовать данные о ценах продажи и ценах поставщиков. Источники данных планирования формируются в соответствии со схемой компоновки данных (поле Схема компоновки данных в форме Источник данных планирования). Прикладное решение предоставляет несколько готовых шаблонов схемы компоновки данных, с помощью которых можно быстро создавать новые источники данных планирования. Для настройки правил формирования данных источника необходимо нажать команду Редактировать в форме Источник данных планирования. Будет открыта форма Настройки источника данных планирования.

При настройке правил формирования источника данных предусмотрены следующие возможности: ■ выбор одного из предопределенных шаблонов (поле Схема компоновки данных), который будет выступать источником данных планирования (например, Заказы клиентов, Свободные остатки и т. д.); ■ создание нового шаблона – позволяет создавать собственные источники данных планирования. На выбор предусмотрены следующие предопределенные шаблоны схемы компоновки данных: ■ Продажи – выбирает обороты документов продаж по регистру накопления «Выручка и себестоимость продаж» по товарам, которые проданы со склада. ■ Закупки – выбирает обороты документов продаж по регистру накопления «Закупки». ■ Сборка (разборка) – выбирает обороты документов Сборка (разборка) по регистру накопления «Партии товаров организаций» по товарам, которые поступили на склад. ■ Свободные остатки – выбирает свободные остатки по регистру накопления «Свободные остатки» с учетом зарезервированных товаров. ■ Заказы клиентов – выбирает из документов Заказ клиента товары, которые запланированы к отгрузке со склада. Например, при составлении плана можно учитывать все планируемые отгрузки товаров клиентам в следующем месяце. ■ Заказы поставщикам – выбирает из документов Заказ поставщику товары, которые запланированы к поступлению на склад. ■ Заказы на внутреннее потребление – выбирает из документов Заказ на внутреннее потребление товары, которые запланированы к отгрузке со склада. ■ Заказы на перемещение (отгрузка) – выбирает из документов Заказ на перемещение товары, которые запланированы к отгрузке со склада. ■ Заказы на перемещение (поступление) – выбирает из документов Заказ на перемещение товары, которые запланированы к поступлению на склад. ■ Заказы на сборку (отгрузка) – выбирает из документов Заказ на сборку товары, которые запланированы к отгрузке со склада. ■ Заказы на сборку (поступление) – выбирает из документов Заказ на сборку товары, которые запланированы к поступлению на склад.

■ Планы продаж – выбирает обороты документов План продаж по регистру накопления «Планы продаж». ■ Планы продаж по категориям – выбирает обороты документов План продаж по категориям по регистру накопления «Планы продаж по категориям». ■ Планы продаж (комплектующие) – выбирает обороты документов План продаж по регистру накопления «Планы продаж». ■ Планы сборки (комплектующие) – выбирает обороты документов План сборки (разборки) по регистру накопления «Планы потребления комплектующих». ■ Планы сборки, разборки (комплекты) – выбирает обороты документов План продаж по регистру накопления «Планы продаж». ■ Планы закупок – выбирает обороты документов План закупок по регистру накопления «Планы закупок». ■ Обеспечение заказов производства (материалы к заказу) – выбирает обороты документов Заказ на производство по регистру накопления «Обеспечение заказов». ■ Планы производства (материалы) – выбирает обороты документов План производства по регистру накопления «Планы потребления материалов». ■ Планы производства (продукция) – выбирает обороты документов План производства по регистру накопления «Планы производства». ■ Производство (продукция) – выбирает обороты документов Выпуск продукции и выполнение работ по регистрам накопления «Распоряжение на выпуск продукции» и «Распоряжение на списание по нормативам». ■ Обороты бюджетов – выбирает обороты документов Экземпляр бюджета по регистру накопления «Обороты бюджетов». ■ Товарные ограничения – выбирает указанные значения товарных ограничений по регистру сведений «Товарные ограничения». В параметрах необходимо указать тип запаса: Страховой запас, Минимальный запас, Максимальный запас, Среднедневное потребление. Для заполнения цен в документах планирования продаж и закупок предусмотрены соответствующие готовые шаблоны (поле Схема компоновки данных): ■ Минимальная цена поставщика – выбирает минимальное значение цены для номенклатуры на дату из регистра сведений Цены номенклатуры поставщиков; ■ Цены номенклатуры поставщиков – выбирает цены на дату из регистра сведений Цены номенклатуры поставщиков; ■ Цены номенклатуры – выбирает цены на дату из регистра сведений Цены номенклатуры. В случае формирования планов продаж и закупок в разрезе цен можно выбрать источник данных планирования, который позволит заполнить все поля документов планирования. Создание собственного источника данных планирования (новой схемы компоновки данных) возможно следующими способами: ■ На основе произвольного шаблона схемы компоновки данных. В этом случае необходимо установить значение Произвольная в поле Схема компоновки данных и произвести все необходимые настройки схемы по команде Редактировать – Редактировать схему компоновки (создать новый текст запроса). Такой схеме будет соответствовать наименование Произвольная (при необходимости наименование может быть изменено).

■ На основе любого из предопределенных шаблонов схемы компоновки данных (Продажи, Свободные остатки и т. д.). В этом случае необходимо выбрать любой предопределенный шаблон (поле Схема компоновки данных), близкий по настройкам, и задать правила формирования данных источника по команде Редактировать – Редактировать схему компоновки. В процессе редактирования схемы компоновки данных в текст запроса либо в другие настройки необходимо внести соответствующие изменения. Такой схеме присваивается наименование Произвольная (при необходимости наименование может быть изменено). Использование произвольной схемы компоновки данных позволяет получить любые данные из информационной базы. Схема компоновки данных может быть отредактирована только в режиме запуска толстого клиента. Заполнить документы планирования можно и на основании источников планирования, данные по которым отбираются по соответствующим статусам ранее созданных документов планирования. Для такой возможности в источниках данных планирования указывается конкретный статус документа планирования (например, Утвержден) или список статусов для отбора (например, Утвержден, На утверждении, Отменен) (поле Статус).

Данная возможность актуальна для таких источников данных, как План закупок, План продаж (комплектующие), План продаж по категориям, План продаж, План сборки, Планы производства. Предопределенным шаблонам схемы компоновки данных соответствуют следующие параметры (на закладке Параметры в форме Настройка источника данных планирования): ■ Изменить на сезонный коэффициент – позволяет скорректировать выбираемые данные на сезонный коэффициент. Коэффициент, на который умножается результат источника, рассчитывается как отношение сезонного коэффициента за период планирования (период документа плана) к сезонному коэффициенту за период выборки данных источника; ■ Параметры обеспечения – позволяет отфильтровать результат выборки источника по параметрам обеспечения или по основному способу обеспечения потребностей; ■ Ассортимент – позволяет отфильтровать результат выборки данных источника по настройкам ассортимента: товар, разрешенный к закупкам или продаже, роль ассортимента, формат магазина и т. д. В правиле заполнения документа в настройках источника необходимо в параметре Ассортимент на дату указать дату, на которую определяются настройки ассортимента и настройки форматов магазинов для складов; ■ Выборка со смещением периода – позволяет указать количество периодов смещения относительно периода планирования в документе; ■ Отбор ABCXYZ – позволяет отобрать товар по классификации ABC и XYZ. Предусмотрена возможность загрузки схемы компоновки данных из внешнего файла по кнопке Загрузить схему из файла. В соответствии с типом источника необходимо определить, как будут отбираться данные по этому источнику (режим выбора данных), в форме Источник данных планирования: ■ за период – при заполнении плана для источника указывается тот период, за который будут выбираться данные источника. Например, объем продаж товаров за прошлый месяц или количество товаров, планируемых к поступлению в течение следующего месяца; ■ на дату – при заполнении плана для источника указывается дата, на которую формируются данные источника. Например, остатки товаров на начало месяца планирования; ■ без ограничения – при заполнении плана для источника не предусмотрено никаких ограничений по датам, будут заполнены все хранящиеся в информационной базе данные. Такую возможность следует использовать для тех источников данных, которые не имеют периодичности (например, информация о минимальном остатке товаров); ■ со смещением периода – при заполнении плана данные будут указываться в соответствии с заданным значением смещения периода по отношению к «текущему» периоду, указанному в документах плана. Например, план продаж на следующий (относительно текущего) месяц составляется на основе максимального объема продаж за три предыдущих месяца. В этом случае выбирается вариант со смещением периода и для каждого источника указывается значение смещения: «-1», «-2» и «-3». Будут выбраны данные текущего месяца, прошлого и позапрошлого.

После того как введены основные источники данных планирования, нужно зарегистрировать правила заполнения плана на основании источников. Эти правила могут быть заданы непосредственно в плане или заранее указаны в виде плана в качестве правила заполнения по умолчанию. Для уточнения данных по источникам планирования предусмотрены различные отборы – подробнее см. в разделе «Расширенный вариант заполнения плана (по источникам)».

Сезонные коэффициенты для сезонных групп номенклатуры Для управления сезонными коэффициентами групп номенклатуры предусмотрены следующие возможности: ■ распределение номенклатуры по сезонным группам; ■ регистрация сезонных групп бизнес-регионов; ■ регистрация сезонных колебаний каждой группы по месяцам или по неделям; ■ регистрация сезонных коэффициентов (как вручную, так и автоматически) в разрезе различных сезонных групп бизнес-регионов. Сезонные коэффициенты могут использоваться как коэффициенты распределения в формулах, используемых при преобразовании планов, и в настройках источников данных планирования. Сезонные коэффициенты используются для регистрации сезонных колебаний спроса по группам товаров и учитываются при планировании.

Порядок работы с сезонными коэффициентами При заполнении планов по формуле в списке операндов доступно значение Сезонный коэффициент. Для корректировки планов, заполняемых по источникам, в настройках источника данных планирования Источники данных планирования доступен параметр Изменить на сезонный коэффициент. Порядок работы с сезонными коэффициентами следующий: ■ включить функциональную опцию Сезонные коэффициенты и выбрать периодичность указания сезонных коэффициентов; ■ заполнить список Сезонные группы и одноименный реквизит в карточке Номенклатура; ■ в рабочем месте Сезонные коэффициенты заполнить значения по всем периодам для каждой группы; ■ в документах планирования с вариантом заполнения По формуле включить в формулу операнд Сезонный коэффициент; ■ в списке Источники данных планирования добавить использование параметра Изменить на сезонный коэффициент.

Настройка и расчет сезонных коэффициентов Настройка и расчет сезонных коэффициентов для сезонных групп номенклатуры осуществляются в рамках рабочего места Настройки и справочники – Планирование запасов – Сезонные коэффициенты. Также перейти к рабочему месту можно из формы заполнения плана на основании источника данных, поддерживающего сезонные коэффициенты. Например, для заполнения плана используется источник данных планирования Продажи, поддерживающий сезонные коэффициенты.

Доступность рабочего места по работе с сезонными коэффициентами определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Сезонные коэффициенты. Использование рабочего места Сезонные коэффициенты позволяет: ■ зарегистрировать сезонные группы номенклатуры; ■ зарегистрировать сезонные группы номенклатуры в разрезе различных групп бизнес-регионов; ■ задать значения сезонных коэффициентов вручную; ■ рассчитать значения сезонных коэффициентов по данным статистики продаж в соответствии с установленным периодом. Для расчета предусмотрена кнопка Рассчитать по статистике продаж на форме рабочего места; ■ ввести сезонные коэффициенты по месяцам и неделям; ■ обновить данные сезонных коэффициентов по кнопке Обновить; ■ произвести отбор данных по сезонным группам номенклатуры (поле Группы номенклатуры в шапке рабочего места); ■ проанализировать сезонные колебания спроса по группам товаров при помощи соответствующих диаграмм. Рабочее место Сезонные коэффициенты реализовано в виде помощника, в котором каждый этап работы с сезонными коэффициентами представлен на отдельной закладке: ■ Коэффициенты – ввод новых сезонных групп номенклатуры в целях расчета значений сезонных коэффициентов; ■ График – анализ сезонных колебаний по сезонным группам номенклатуры. На закладке Коэффициенты предусмотрены следующие возможности: ■ регистрация новых сезонных групп номенклатуры (кнопка Создать). Наименование сезонной группы вводится в произвольной форме;

■ ввод или автоматический расчет значений сезонных коэффициентов для каждой сезонной группы номенклатуры. Значения сезонных коэффициентов вводятся или рассчитываются в соответствии с заданной периодичностью указания сезонных коэффициентов (месяц, неделя) в поле НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Периодичность указания сезонных коэффициентов и показывают величину относительного отклонения по периодам. Для автоматического расчета значений сезонных коэффициентов предусмотрена кнопка Рассчитать по статистике продаж, обеспечивающая доступ к форме Выбор периода, которая позволяет задать параметры, в соответствии с которыми будет выполнятся расчет сезонных коэффициентов: ■ период. Выбираемый период будет рассчитан кратно 365 дням; ■ по количеству продаж или сумме продаж; ■ при необходимости можно установить произвольные отборы (гиперссылка Произвольный отбор), например по номенклатуре. В этом случае при расчете сезонных коэффициентов будет учитываться статистика продаж той номенклатуры, по которой установлен отбор. Для автоматического расчета сезонных коэффициентов в карточках номенклатурных позиций должны быть указаны сезонные группы (поле Сезонная группа). Одна номенклатурная позиция включается только в одну сезонную группу. В карточке элемента списка Виды номенклатуры можно указать значение сезонной группы по умолчанию.

Учет сезонных коэффициентов в разрезе групп бизнес-регионов При планировании продаж с учетом сезонных колебаний предусмотрено использование сезонных групп номенклатуры в разрезе различных сезонных групп бизнес-регионов. Использование сезонных групп бизнес-регионов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Бюджетирование и планирование – Планирование – Сезонные коэффициенты. Сезонные группы бизнес-регионов используются при планировании продаж и предназначены для объединения бизнес-регионов по сезонным колебаниям спроса. Сезонные группы бизнес-регионов регистрируются в списке Сезонные группы бизнес-регионов. Список пополнен предопределенным значением Прочие, которое используется для учета прочих сезонных колебаний спроса в разрезе сезонных групп номенклатуры. Также позволяет объединить бизнес-регионы по прочим сезонным колебаниям спроса.

Бизнес-регионы используются для проведения дополнительного анализа по складам и партнерам предприятия. Информация о том, к какой сезонной группе бизнес-региона принадлежит бизнес-регион, указывается в карточке Бизнес-регион – поле Сезонная группа. Пример объединения бизнес-регионов по сезонным колебаниям спроса приведен на схеме.

Сезонные коэффициенты групп номенклатуры можно формировать в разрезе сезонных групп бизнес-регионов (колонка Группа бизнес-региона).

Если поле Группы бизнес-регионов в шапке рабочего места не заполнено, то сезонные коэффициенты групп номенклатуры будут формироваться в разрезе всех сезонных групп бизнес-регионов, зарегистрированных в информационной базе в списке Сезонные группы бизнес-регионов.

Анализ сезонных колебаний по сезонным группам товаров В рамках рабочего места Сезонные коэффициенты на закладке График отражаются в виде диаграммы сезонные колебания по сезонным группам товаров. Сезонные колебания могут быть представлены в виде диаграмм различных типов (гистограмма, график, круговая и т. д.). Такая возможность обеспечивается за счет поля Тип диаграммы. Графически значения сезонных коэффициентов можно представить в следующих режимах: ■ Введенные значения – график показывает абсолютные значения сезонных коэффициентов в соответствии со значениями, введенными в таблице на закладке Коэффициенты. Абсолютные значения можно вводить в различных единицах (например, в сумме продаж, количестве продаж и др.). Рассчитанное значение будет приведено к единице.

■ Нормированные значения – график показывает относительные значения сезонных коэффициентов. Относительные значения определяются сопоставлением введенных значений абсолютного показателя со значением базового показателя. Нормированные значения используются для приведения анализируемых данных к сопоставимому виду.

Распределение больших периодов планирования на меньшие Использование сезонных коэффициентов групп номенклатуры при планировании продаж позволяет разбить данные годичного плана (например, на месяцы, недели). Такая возможность позволяет создавать один документ на несколько периодов или один документ на один период. Например, сформирован годовой план продаж по номенклатуре в разрезе вида плана без учета сезонности.

Формируем новый документ плана продаж в разрезе нового сценария планирования и вида плана с учетом сезонности (помесячно). В виде плана установлен расширенный вариант заполнения плана (по источникам). Для планирования продаж с учетом сезонных коэффициентов групп номенклатуры необходимо: ■ в табличной части плана продаж воспользоваться кнопкой Заполнить товары – Настроить правило и заполнить; ■ выбрать источник данных планирования, поддерживающий сезонные коэффициенты; ■ в настройках источника данных планирования установить параметр Изменить на сезонный коэффициент, позволяющий учитывать сезонные коэффициенты групп номенклатуры при планировании продаж.

В процессе планирования продаж можно производить настройки сезонных коэффициентов в рамках рабочего места Сезонные коэффициенты, доступ к которому осуществляется по гиперссылке Открыть и настроить сезонные коэффициенты в форме настроек источника данных планирования.

Подбор/заполнение номенклатуры в документ планирования продаж с учетом сезонных коэффициентов осуществляется при соблюдении следующих условий: ■ Номенклатура входит в состав определенной сезонной группы номенклатуры. ■ Контрагент либо склад, указанные в плане продаж, принадлежат определенному бизнес-региону. В свою очередь, бизнес-регион принадлежит определенной сезонной группе бизнес-регионов (поле Сезонная группа в форме бизнес-региона). ■ Если планирование продаж осуществляется без детализации по контрагентам и складам или за контрагентом/складом не закреплен бизнес-регион, то учитываются сезонные коэффициенты, общие для сезонной группы номенклатуры. Пример разбиения годового плана продаж по месяцам с учетом сезонных коэффициентов представлен на рисунке.

Обеспечивается изменение количества данных документов планирования продаж на основе трендов прошлых периодов с учетом сезонных коэффициентов. Пример планирования продаж будущего периода с учетом трендов прошлых периодов представлен на схеме.

Например, можно сформировать план продаж будущих периодов с учетом тренда продаж прошлых периодов и сезонности. В документе План продаж по номенклатуре указывается вид плана с установленным вариантом заполнения (по источникам). Документ формируется на период «Апрель 2016 г.». В качестве источников данных планирования указываем: ■ продажи со смещением периода на «-2» месяца с учетом сезонных коэффициентов – продажи за предыдущий период «Март»; ■ продажи со смещением периода на «-3» месяца с учетом сезонных коэффициентов – продажи за предыдущий период «Февраль»; ■ продажи со смещением периода на «-4» месяца с учетом сезонных коэффициентов – продажи за предыдущий период «Январь». Группируем указанные источники данных планирования и устанавливаем для них правило совместного применения «Среднее». Будут получены усредненные значения продаж за предыдущие месяцы «Март 2016 г.», «Февраль 2016 г.», «Январь 2016 г.» с учетом сезонных коэффициентов на период документа планирования «Апрель 2016 г.».

Способы планирования «Скользящее» планирование «Скользящее» планирование – способ планирования, при котором предусмотрено замещение пересекаемых планов в одном периоде. При «скользящем» планировании поддерживается возможность редактирования значений предыдущих планов и поддержки планов в актуальном состоянии на определенные периоды времени. При этом предыдущие планы становятся неактуальными. «Скользящее» планирование обеспечивается в рамках вида плана, по которому установлен параметр Замещающий. В рамках одного сценария планирования можно использовать неограниченное количество замещающих видов планов. Замещающие планы вытесняют/замещают значения предыдущих планов соответствующего периода. При использовании «скользящего» планирования рекомендуется установить запрет изменения данных предыдущих документов планирования (прошлых периодов) (настройка Даты запрета изменения). При «скользящем» планировании замещение данных происходит для всех строк плана, поэтому в актуальном плане должна быть указана вся номенклатура предыдущего плана, а не только корректировочная. Такое планирование исключает потерю данных предыдущего плана. Для корректировки количества актуального плана можно воспользоваться кнопкой Изменить количество – Изменить на процент над табличной частью документа плана. Это позволяет изменить количество на определенный процент для одного или нескольких периодов плана. Один из примеров «скользящего» планирования представлен на схеме.

В примере сформирован документ «План 1» на периоды Июль, Август. Планируемые данные заполнены некоторыми значениями для «Товара 1» и «Товара 2». Необходимо актуализировать данные «Товара 1» на периоды Июль, Август и запланировать новый период Сентябрь. Запланированное количество «Товара 2» на периоды Июль, Август остается неизменным. Формируем новый «План 2» на периоды Июль, Август, Сентябрь, в котором: ■ Заполняем запланированные ранее данные для «Товара 1» и «Товара 2» на периоды Июль, Август (данные по «Плану 1»). Замещение данных новым планом выполняется для всех строк предыдущего плана, поэтому в плане указываются все ранее запланированные товары. ■ Корректируем значение количества для «Товара 1» на периоды Июль, Август, изменяя количество на фиксированный процент (кнопка Изменить количество – Изменить на процент в табличной части плана). Значения предыдущего «Плана 1» становятся неактуальными для всех строк номенклатурных позиций «Товара 1» и «Товара 2».

■ Новый запланированный период Сентябрь для «Товара 1» и «Товара 2» заполняем значением предыдущего периода Август. Заполнение выполняем по формуле, заданной для периода Сентябрь (кнопка Изменить количество – Задать произвольную формулу). Для заполнения используем формулу: ЗначениеКолонки(НомерТекущейКолонки() - 1). По заданной формуле период Сентябрь будет заполнен значением предыдущей колонки периода Август.

При «скользящем» планировании обеспечивается «четкое» замещение планов соответствующих периодов с последующим сохранением информации о замещенных и замещающих планах. Алгоритм замещения планов соответствующих периодов: ■ замещение планов выполняется с учетом статусов и дат документов планирования; ■ документ планирования с более высоким статусом и/или большей датой замещает предыдущие документы планирования соответствующих периодов с меньшим статусом и/или более ранней датой; ■ замещение выполняется по совпадающим реквизитам детализации плана (реквизитам шапки плана). Пример замещения планов при «скользящем» планировании представлен на схеме.

Согласно схеме планы с более высоким статусом и/или большей датой замещают планы с меньшим статусом и/или более ранней датой: ■ «План 2» с большей датой и большим статусом замещает «План 1» с более ранней датой и меньшим статусом; ■ «План 3» с большей датой и большим статусом замещает «План 1» и «План 2» с более ранними датами и меньшими статусами; ■ «План 4» с большей датой замещает «План 1» с более ранней датой и меньшим статусом и «План 2» с более ранней датой и таким же статусом как у «Плана 4»; ■ «План 3» является актуальным. При записи и проведении нового плана системой автоматически выполняются: ■ поиск ранее сформированных планов соответствующих периодов, которые замещаются новым актуальным планом (замещенные планы); ■ поиск ранее сформированных планов, которые замещают текущий план соответствующего периода планирования (замещающие планы). Информация о наличии замещенных и замещающих планов показывается в шапке плана в виде гиперссылок Замещенные «Количество планов», Замещающие «Количество планов» по результатам записи и проведения документа. При нажатии на соответствующую гиперссылку открывается форма Замещение планов, в которой хранится информация о замещении планов: ■ на закладке Замещающие планы – список документов плана, которые будут замещать предыдущие планы соответствующего периода планирования;

■ на закладке Замещенные планы – список документов плана, которые будут замещены новым планом соответствующего периода планирования. В табличной части замещенных документов планирования для каждого периода планирования номенклатурной позиции устанавливается пометка о замещении (замещен). Замещенное количество номенклатурной позиции выделяется прозрачным цветом и является неактуальным. В зависимости от установленного варианта отображения периода (кнопка Еще – Периоды) пометка о замещении (замещен) представлена в табличной части документа планирования следующим образом: ■ Периоды в колонках – каждому периоду планирования присваивается пометка о замещении (замещен);

■ Периоды в строках – доступен выбор замещенного периода (в поле Дата отгрузки). По результату выбора в колонке Замещен устанавливается значок количества номенклатурной позиции новым планом соответствующего периода.

, свидетельствующий о замещении

При планировании продаж и закупок обеспечивается замещение данных о планируемых этапах графика оплаты. При замещении товаров в плане также замещаются и этапы оплат (на закладке Оплата). Взаимосвязь между данными товаров и данными по графикам оплат обеспечивается за счет поля Дата отгрузки (на закладках Товары и Оплата). Также поддерживается замещение планов производства. При замещении продукции выполняется и замещение полуфабрикатов, которые были запланированы вместе с продукцией в замещаемых периодах. Планы производства замещаются по периодам планирования продукции. Период планирования полуфабрикатов не учитывается, поскольку полуфабрикаты не замещают продукцию в других планах. Для корректного замещения полуфабрикатов, запланированных вручную, требуется повторно их пересчитать. При редактировании разрезов учета плана, периода планирования или статуса документа замещенные планы пересчитываются и обновляются автоматически. Если для документа отсутствуют замещенные и замещающие планы, то в шапке такого документа показывается надпись Без замещения.

«Суммирующее» планирование Возникают ситуации, когда на определенный период уже запланированы продажи (закупки, производство) и необходимо спрогнозировать новые продажи (закупки, производство) на последующие периоды, при этом учитывая значения предыдущих планов. Такая возможность обеспечивается за счет вида плана, в котором установлен параметр Суммирующий. За счет этого параметра обеспечивается «суммирующее» планирование, при котором суммируются значения всех предыдущих планов на этот период. Один из примеров «суммирующего» планирования представлен на схеме.

В примере формирование суммирующего плана производится следующим образом. Например, сформированы документы «План продаж 1» (Январь – 100 ед. товара, Февраль – 200 ед. товара, Март – 300 ед. товара) и «План продаж 2» на Февраль, Март, Апрель (200 ед. товара на каждый месяц). Формируем «План продаж 3» на следующие три месяца (Март, Апрель, Май) и заполняем его на основании предыдущих документов планов продаж: «Плана продаж 1» и «Плана продаж 2». В новом документе «Плане продаж 3» на Март будет запланировано 500 единиц товара – суммарное количество товара за Март по документам «План продаж 1» (300 ед.) и «План продаж 2» (200 ед.).

Суммирующие значения документов «План продаж 1», «План продаж 2», «План продаж 3» показываются в отчетах контроля исполнения планов (в данном примере – в отчете Исполнение плана продаж по подразделениям: Февраль (400 ед. товара), Март (1000 ед. товара), Апрель (400 ед. товара)).

Принципы заполнения документов планирования Принципы заполнения документов планирования одинаковы для всех типов документов планов. Рассмотрим принципы заполнения на примере документа План продаж. В зависимости от указанного в виде плана варианта детализации планируемый объем продаж может быть зафиксирован для конкретного подразделения (склада, партнера, соглашения), для нескольких складов (партнеров, соглашений) или в целом по предприятию без детализации. Применяется следующая методика: ■ если в виде плана флажки детализации не установлены, то составляется план в целом по предприятию; ■ если в виде плана установлена детализация по подразделению, то по каждому подразделению предприятия составляется отдельный план; ■ если в виде плана указывается детализация по складу (партнеру, соглашению), то для каждого сочетания «склад – партнер – соглашение» оформляется отдельный план; ■ если в виде плана указана возможность составления объединенного плана по складу (партнеру, соглашению), то создается обобщенный план по нескольким складам (партнерам, соглашениям). В этом случае информация о складе (партнере, соглашении) указывается в табличной части документа. Различные варианты планирования в зависимости от вида плана (с детализацией/без детализации) представлены на схеме.

Планы фиксируются на определенный период с заданной периодичностью. Период, на который формируется план, задается в самом документе, а периодичность плана – в сценарии планирования. Предусмотрена возможность создавать обобщенные планы с детализацией данных по каждому периоду. Например, можно создать план на месяц, а показатели определить отдельно по каждой неделе месяца. В этом случае в поле Период указывается месяц (несколько недель), а в сценарии планирования указывается периодичность Неделя. При использовании данного варианта отображения периода в табличной части документа появится количество колонок, равное количеству недель. В каждой колонке можно указать планируемое количество; все они будут автоматически просуммированы, а сумма будет отражена в обобщенной графе Количество. Документ планирования может быть заполнен вручную или автоматически. Возможны два варианта автоматического заполнения в зависимости от того, какой порядок заполнения выбран в виде плана: простой (по формуле) или расширенный вариант (по источникам). Документ может быть также заполнен в соответствии с внешними данными, рассчитанными в таблицах Excel. При проведении документов планирования срабатывает контроль полностью пустых строк. Для удаления пустых строк предусмотрена кнопка Еще – Удалить пустые строки на форме документа планирования.

При планировании предоставляются дополнительные возможности: ■ зафиксировать разницу между расчетным количеством номенклатурной позиции (по формуле) и отредактированным вручную (поле Отклонение от формулы – разница рассчитывается автоматически); ■ если отсутствует необходимость в планировании номенклатурных позиций, то можно отменить значения в строках табличной части документа планирования (устанавливается реквизит Отменено в табличной части документа планирования). Также отменить выделенные строки документа можно с помощью кнопки Отменить строки плана/Снять пометку. Количество отмененной номенклатурной позиции выделяется прозрачным цветом; ■ добавить комментарий для каждой строки номенклатурной позиции (поле Комментарий) – например, указать причину, по которой номенклатурная позиция отменена или изменена. Комментарий вводится в произвольной форме. Для лучшей визуализации нескольких периодов пользователь может выбрать формат их представления в табличной части документа планирования. Для документов планирования предусмотрено два варианта отображения периода (кнопка Еще – Периоды): ■ Периоды в колонках. Если установлен режим отображения Периоды в колонках, то по каждой номенклатурной позиции (товарной категории) указываются планируемые количество и сумма в колонках с указанием периода. ■ Периоды в строках. Если установлен режим Периоды в строках, то тогда в табличной части необходимо дублировать позиции номенклатуры (товарной категории) и в каждой строке указывать планируемое количество и сумму на дату начала периода. В режиме Периоды в строках имеется дополнительная возможность установки для каждой строки плана даты отгрузки (колонка Дата отгрузки) в рамках заданного периода (например, если период в плане установлен на месяц, то для каждой строки может быть задана произвольная дата внутри данного периода).

Простой вариант заполнения плана (по формуле)

Простой вариант (по формуле) обеспечивает формирование плана в два этапа независимо друг от друга: ■ заполнение состава номенклатурных позиций; ■ расчет и заполнение количества номенклатурных позиций по формуле. Предусмотрены различные способы заполнения состава номенклатуры (выбор способа производится в форме Заполнение плана, вызываемой из формы документа планирования). Рассмотрим способы заполнения состава номенклатуры на примере планирования продаж. Состав номенклатуры в документе План продаж можно заполнить: ■ списком товаров, приобретенных всеми клиентами за все время ведения информационной базы (Товарам, приобретенным всеми клиентами); ■ списком номенклатуры по ассортименту, разрешенному к продажам (Ассортименту); ■ списком товаров по произвольным отборам, установленным в документе (Отбору); ■ списком товаров, которые будут получены из операндов (источников), указанных в формуле (Формуле).

Количество номенклатурных позиций можно заполнить вручную или по формуле, заданной в форме Заполнение плана (Заполнять количество по формуле). В целях заполнения количества номенклатуры для создания новой формулы или ее редактирования также можно перейти: ■ по гиперссылке Задать формулу на закладке Товары (реквизит Формула в нижней части формы документа планирования). Гиперссылка показывается на форме документа планирования при выборе колонки с количеством; ■ гиперссылке на ранее введенную формулу на закладке Товары (реквизит Формула в нижней части формы документа планирования).

Для расчета количества номенклатурных позиций есть следующие возможности (в форме Редактирование формулы): ■ использование в формуле набора операндов (можно расширить при внедрении) – раздел Операнды; ■ составление произвольных формул при помощи инструментов, доступных в конструкторе формул Операторы и функции; ■ поддержка встроенного языка в формулах расчета. Можно задать формулу для каждой строки документа планирования.

При варианте заполнения «по формуле» в список товаров попадает любая номенклатурная позиция, которая есть в данных каждого операнда формулы, по которой рассчитывается количество. Например, если указана формула Свободный остаток * 15 %, то в список документа планирования попадет вся номенклатура, которая есть в остатках, а расчет количества будет выполнен по указанной формуле. Для пересчета количества товаров внутри документа планирования можно использовать функции (раздел Операторы и функции – Функции): ■ Значение колонки (); ■ Номер текущей колонки. Использование данных функций позволяет создать новую формулу: [ЗначениеКолонки(НомерТекущейКолонки() - 1)] – такая функция будет возвращать значение предыдущей колонки. Рекомендуется использовать при «скользящем» планировании, поскольку это позволяет реализовать горизонтальные пересчеты значений ячеек (периодов). Пример Сформирован новый документ «План продаж» в рамках замещающего вида плана на период 3 месяца (Февраль, Март, Апрель). В документе периоды Февраль, Март заполнены значениями предыдущего плана соответствующего периода, а запланированный новый месяц (Апрель) заполнен значениями месяца Март путем расчета количества товаров по формуле ЗначениеКолонки(НомерТекущейКолонки() - 1).

Последние введенные формулы запоминаются, и их можно использовать для заполнения других планов (раздел Операторы и функции – Последние используемые формулы в форме Редактирование формулы). Для расчета количества номенклатуры используются фактические данные информационной базы в соответствии с установленным периодом Использовать накопленные данные из базы за (например, предыдущий период, аналогичный период предыдущего года, период, смещенный на…). Если в сценарии плана предусмотрено указание суммовых показателей, то при простом варианте заполнения необходимо заполнить тот вид цены, в соответствии с которым будут заполняться суммовые показатели в документе планирования. Для установки вида цен, в соответствии с которым будут заполняться цены на товары, предусмотрена кнопка Изменить цены. После заполнения есть возможность откорректировать данные в плане – например, задать произвольную формулу для расчета выделенных позиций, изменить количество на процент и округлить его. Для этих целей предусмотрены соответствующие инструменты, вызываемые по кнопке Изменить количество в форме документа планирования: ■ Задать произвольную формулу – позволяет задать формулу, используя операторы и функции; ■ Округлить количество – позволяет округлить планируемое количество номенклатуры. Для округления данных планирования до целого числа необходимо выбрать точность округления «1». Точность округления может быть любая; ■ Изменить на процент – позволяет изменить количество планируемой номенклатуры. Данная команда обеспечивает доступ к форме, где задается процент, на который требуется изменить количество номенклатуры.

Расширенный вариант заполнения плана (по источникам)

При расширенном варианте заполнения обеспечивается более гибкая настройка правил заполнения плана: использование нескольких источников данных планирования, группировка данных и т. д. Расширенный вариант (по источникам) позволяет: ■ заполнить состав номенклатурных позиций; ■ заполнить количество планируемых номенклатурных позиций. Список полей, выбираемых различными источниками данных планирования, должен совпадать с полями, которые загружаются в табличную часть документа планирования. Список полей, которые можно загрузить в табличную часть документа планирования: ■ Период – если поле присутствует в выборке данных источника, то его значение должно попадать в интервал планирования. Если поле не выбирается в источнике, то количество будет равномерно распределено между периодами планирования для периода в колонках; ■ Номенклатура – поле должно всегда присутствовать в выборке источника данных планирования; ■ Характеристика – используется, если включена соответствующая функциональная опция; ■ Склад – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по складам; ■ Клиент – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по клиентам; ■ Соглашение – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по соглашениям; ■ Количество – поле должно всегда присутствовать в выборе источника данных планирования; ■ Цена – если в сценарии планирования установлена настройка Планирование продаж по количеству и сумме; ■ Сумма – если в сценарии планирования установлена настройка Планирование продаж по количеству и сумме. Настройка правила, по которому будет выполняться заполнение плана, производится в форме Заполнение плана, вызываемой по кнопке Заполнить товары – Настроить правило и заполнить в форме документа планирования. Поддерживаются различные режимы настройки правил: ■ Использовать упрощенные возможности. В данном режиме есть возможность: ○ добавить один источник заполнения количества, в соответствии с которым будет обновлен или дополнен состав плана (поле Источник заполнения количества); ○ произвести отбор данных по указанному источнику. ■ Использовать полные возможности. При работе в данном режиме есть возможность: ○ добавить/указать несколько источников заполнения количества, в соответствии с которыми будет обновлен или дополнен состав плана (кнопка Добавить новый источник); ○ сгруппировать заданные источники заполнения количества и установить для них правила совместного применения (кнопка Сгруппировать источники); ○ установить результирующие отборы после всех преобразований источников заполнения количества (раздел Отборы). Согласно отборам данные будут отбираться в планы, которые будут составлены в соответствии со сценарием и видом каждого конкретного плана.

Для объединения источников в группы необходимо выполнить следующие действия (в форме Заполнение плана): ■ в списке источников отметить те источники, которые нужно объединить в группу; ■ нажать кнопку Сгруппировать источники. В результате будет создана новая группа. Для группы по умолчанию будет определено правило Сложение. Можно установить другой порядок взаимодействия источников: Максимум, Среднее или Минимум. Например, при составлении плана продаж необходимо выбрать максимальный объем продаж за месяц в течение первого квартала (январь, февраль, март). В этом случае в список источников добавляются три одинаковых источника данных – объем продаж за месяц (Продажи). Для каждого из источников указывается разный период отбора данных. Эти источники группируются, и для них указывается правило Максимум.

При определении правил совместного действия можно создавать любое количество групп источников и затем для каждой из групп определять правило совместного использования. Например, можно определить максимальный объем продаж за месяц в течение квартала, среднее количество заказываемых товаров в течение квартала и выбрать максимальное значение из этих двух показателей. Полученные в результате расчета показатели планирования можно увеличить или уменьшить на определенный процент. Для этих целей предусмотрен инструмент в разделе Правило расчета количества формы Заполнение плана: ■ если требуется увеличить показатели планирования, то необходимо задать положительное значение показателя в поле Изменить результат на (%); ■ если требуется уменьшить показатели планирования, то необходимо задать отрицательное значение показателя в поле Изменить результат на (%). Для округления данных планирования до целого числа необходимо установить в поле округлить для периода до значение «1». Точность округления может быть выбрана любая. Для уточнения данных по источникам планирования предусмотрены различные отборы. Отборы по источникам данных планирования представлены на схеме.

Рассмотрим пример. Имеется необходимость спрогнозировать продажи со склада «Торговый зал» на период «Февраль 2017» на основе заказов клиентов с количеством товаров > 100, часть которых можно обеспечить остатками, и при этом запланировать разницу между этими остатками и заказами. Реализуем заполнение плана продаж согласно представленной ниже схеме.

Отборы в источниках данных планирования Для формирования плана продаж будем использовать источники данных планирования Заказы клиентов и Свободные остатки. Планируется спрогнозировать продажи по конкретному складу, поэтому отбираем данные по заказам клиентов и свободным остаткам по складу «Торговый зал». Для уточнения данных непосредственно по источникам планирования отборы устанавливаются на закладке Отбор в форме Настройки источника данных планирования, доступной по кнопке Редактировать.

Отборы в правиле заполнения по источникам данных планирования В правиле заполнения плана продаж указываются источники заполнения количества: Заказы клиентов и Свободные остатки. Для указанных источников ранее установлен отбор по складу. Согласно примеру требуется отобрать данные по заказам клиентов с количеством (к отгрузке) больше 100 ед., часть которых можно будет обеспечить свободными остатками, которые имеются на складе в количестве 410 ед. В правиле заполнения уточняем данные по выбранным источникам планирования (форма Заполнение плана, раздел Правило заполнения, кнопка планирования, сохраняются.

). При этом отборы, заданные непосредственно в источнике данных

В правиле заполнения для источника Заказы клиентов устанавливается отбор по полю Количество (к отгрузке) в значении больше 100 с увеличением данных по заказам клиентов на 10 % (поле Изменить результат на (%»)).

Для источника Свободные остатки устанавливается отбор по полю Количество (свободный остаток) в значении, равном 410. Выбранные источники заполнения количества объединяем в группу и устанавливаем для них правило совместного применения Сложение. Для заказов клиентов должен быть установлен знак «-», а для свободных остатков – знак «+». Это означает, что при составлении плана из свободных остатков будут вычтены данные о заказах клиентов.

Результирующие отборы в правиле заполнения по источникам данных планирования Для сгруппированных источников планирования можно дополнительно установить результирующие отборы (форма Заполнение плана, раздел Отборы). Например, отобрать данные по заказам клиентов и свободные остатки по конкретной номенклатуре «Кондиционер FIRMSTAR 12М» (форма Заполнение плана, раздел Отборы, поле Номенклатура).

В соответствии с настроенным правилом и заданными отборами документ План продаж будет заполнен номенклатурой «Кондиционер FIRMSTAR 12М» в количестве, равном 289 ед. товара.

Заполнение данных на основании информации из внешних источников В подсистеме планирования предусмотрены дополнительные возможности автоматического заполнения табличной части планов вне зависимости от варианта заполнения плана:

■ с помощью загрузки данных из внешнего файла произвольного формата – по кнопке характеристику, упаковку, дату отгрузки из внешнего файла (Excel, Word); ■ с помощью кнопки Excel – Загрузить из Excel. По этой кнопке обеспечиваются:

Загрузить из внешнего файла. Использование загрузки данных из внешнего файла позволяет добавить в обработку номенклатуру,

○ выгрузка предзаполненного плана; ○ загрузка с распознаванием номенклатуры. Предварительно необходимо прикрепить к документу файл любого формата (сформированный в другой информационной системе) и использовать загрузку данных из файлов в формате электронной таблицы (*.xls, *.mxl и т. д.). Если в документ MS Excel были добавлены новые строки номенклатуры, то они будут распознаны автоматически. Для несопоставленных значений необходимо указать соответствующие элементы вручную. Соответствующие данные регистрируются в нормативно-справочной информации. Загрузка из внешнего источника позволяет заполнить список товаров и другие реквизиты из любого табличного документа, вставив данные с помощью буфера обмена. Можно выгрузить сформированный предзаполненный план в документ MS Excel через присоединенный файл (кнопка Выгрузить в Excel), при необходимости изменить данные и загрузить в табличную часть документа планирования. Предусмотрена возможность использования любых внешних обработок с целью заполнения документов планирования. Использование внешних обработок обеспечивает: ■ произвольный алгоритм заполнения и расчета количества номенклатурных позиций; ■ произвольные формы для ввода внесистемных данных. Правила создания и подключения к конфигурации дополнительных внешних обработок определяют стандартные механизмы БСП (Библиотека стандартных подсистем).

Планирование этапов оплаты по планам продаж и закупок При планировании закупок и продаж предусмотрена возможность заполнения информации о планируемых этапах графика оплаты. Указание плана оплат по графику в документе планирования продаж и закупок определяется следующими настройками: ■ в сценарии планирования включены планирование продаж/закупок по количеству и сумме: ○ Планирование продаж: По количеству и сумме; ○ Планирование закупок: По количеству и сумме; ■ в виде плана установлена детализация – С указанием плана оплат. При этом в документах планирования продаж и закупок появляется дополнительная закладка Оплата, на которой необходимо заполнить информацию о графике оплаты и планируемых этапах оплаты. План оплат содержит даты (поле Дата платежа) и суммы (поле Сумма платежа) планируемых платежей по плану продаж.

Если указан график оплаты (поле График оплаты), то заполнение плана оплат выполняется по правилам, указанным в этом графике. Предусмотрены следующие варианты заполнения графика оплаты: ■ если план продаж (закупок) создается для конкретного клиента (поставщика) с указанием соглашения, то информация о графике оплаты автоматически заполняется из соглашения с клиентом (поставщиком) (поле График оплат). Заполнение табличной части документа в соответствии с графиком оплат осуществляется по команде Заполнить этапы графика оплаты. По результатам выполнения этой команды заполняется информация о суммах и датах оплаты по каждому этапу;

■ если план продаж (закупок) оформляется без детализации по клиентам/соглашениям, то информация о графике оплат заполняется вручную. Заполнение этапов графика оплаты также производится по команде Заполнить этапы графика оплаты. Если планирование выполняется в рамках соглашения и в этом соглашении установлено ведение по договорам, то в договорах можно установить контроль задолженности. После фактической оплаты клиентом (поставщикам) можно проверить, как соблюдается график оплат по запланированным продажам (поставкам товаров). Для анализа исполнения плана продаж и закупок по оплате предусмотрены соответствующие отчеты (Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов): ■ Исполнение плана продаж по подразделениям (вариант отчета Исполнение плана оплат и отгрузок по клиентам); ■ Исполнение плана закупок по подразделениям (вариант отчета Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам).

Отражение планов в бюджетировании Данные товарного планирования могут выступать источником данных для формирования бюджетов. Возможность отражения данных в бюджетировании по товарному планированию определяется флажком Отражать планы в бюджетировании в сценарии планирования. Сценарий, по которому планы будут отражаться в бюджетировании, указывается в поле По сценарию. Сценарий планирования – инструмент, разделяющий несколько вариантов финансовых планов в системе.

Данные товарного планирования могут формировать бюджет по определенным статьям. Для такой возможности необходимо установить соответствующие флажки в группе настроек Отражать по статьям бюджетирования и указать статьи бюджета, по которым отражается данный вид плана (в карточке вида плана). Например, для возможности отражения данных планов продаж по статьям бюджетирования предусмотрена группа настроек в виде плана, который используется для плана продаж: ■ Продажи; ■ Оплаты. Доступность группы настроек Отражать по статьям бюджетирования – Оплаты определяется предварительной установкой параметра С указанием плана оплат в виде плана (данный параметр доступен, если в сценарии включено планирование по количеству и сумме).

При настройке отражения оплат по данным планирования может быть определено как соответствие между всеми оплатами в рамках общей статьи бюджетов, так и установлена индивидуальная статья для каждой из планируемых оплат. Заполнение группы Отражать по статьям бюджетирования в форме элемента Вид плана в дальнейшем позволяет осуществлять оперативное отражение планов оплат на основании документов планирования по указанным в виде плана статьям бюджетов. Указанная статья бюджетирования показывается в шапке документа планирования (Отражать по статьям бюджетирования на закладке Основное).

Планирование продаж Планирование продаж – часто является отправной точкой системы планирования предприятия в целом. На основании планов продаж строятся планы для всех остальных направлений деятельности. Цели составления планов продаж: ■ оценить количество единиц номенклатурных позиций, которое организация может реализовать партнеру/клиенту; ■ обеспечить наиболее полное удовлетворение потребностей покупателя; ■ увязать объем продаж и производства продукции с ресурсами и возможностями предприятия. Прикладное решение позволяет составлять отдельные планы по различным категориям покупателей, ориентируясь, например, на принадлежность тому или иному региону, вид деятельности и т. п. Поддерживается возможность разрабатывать как укрупненные стратегические планы, так и детальные рабочие планы на перекрывающиеся периоды времени. Например, в начале года можно составить укрупненный годовой план, и затем в соответствии с ним составлять детальные помесячные планы. Для таких целей предоставляются удобные средства для автоматизации процесса составления детального плана на основе имеющегося укрупненного плана. Распределение показателей укрупненного плана на короткие периоды времени выполняется равномерно или в соответствии со значениями сезонных коэффициентов (см. раздел «Распределение больших периодов планирования на меньшие»). Предусмотрено планирование продаж как по всему предприятию в целом, так и по подразделениям. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по компании. В целях регистрации прогнозируемых показателей продаж в фиксированном периоде предоставляются следующие возможности: ■ планирование продаж и оплат от клиентов с детализацией до подразделения, склада, партнера и соглашения; ■ хранение параметров формирования и автоматического заполнения планов продаж; ■ автоматическое заполнение планов продаж по формулам, по источникам данных планирования (данным системы) или путем загрузки из файлов в формате электронных таблиц; ■ анализ исполнения планов продаж и оплат от клиентов; ■ сопоставление планов продаж с прочими планами потребностей и обеспечения. Для планирования потребностей по продажам используются соответствующие документы. Предусмотрено два вида планирования продаж: ■ планирование продаж по категориям; ■ планирование продаж по номенклатуре.

Планирование продаж по категориям Для ведения планов продаж, укрупненных по категориям товаров (без номенклатуры), по периодам с возможностью заполнения по статистике продаж предусмотрен документ План продаж по категориям. Целью использования планов продаж по категориям является получение планов продаж по номенклатуре. При этом количество продаж товарных категорий распределяется на количество продаж по товарам. Для удобства распределения общего количества продаж товарных категорий предусматриваются нормативы распределения. Возможность работы с документом определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы продаж по категориям. Планы продаж по категориям регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы продаж по категориям. Классификация номенклатурных позиций по товарным категориям определяется функциональной опцией Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Товарные категории. В целях прогнозирования продаж в разрезе товарных категорий предоставляются следующие возможности: ■ планирование продаж по категориям с детализацией до подразделений; ■ планирование продаж в разрезе товарных категорий по конкретному складу или формату магазина;

■ формирование обобщенного плана продаж по товарным категориям (без детализации по подразделениям, складам, форматам магазинов); ■ планирование продаж в разрезе товарных категорий «По объему»; ■ планирование продаж в разрезе товарных категорий «По скорости» с учетом рейтингов продажи. Товарная категория – минимальная группа товаров, которой удобно управлять. Чем больше специализация магазинов, тем детальнее определяются товарные категории, которыми они управляют. При планировании продаж по товарным категориям может возникнуть вопрос, в каких случаях планировать продажи товарных категорий «По объему», а в каких «По скорости». Если объем продаж не зависит от количества номенклатурных позиций в составе одной товарной категории, то рекомендуется планировать продажи по товарным категориям «По объему». Например, в составе товарной категории молочной продукции представлено 3 вида молока, при этом будет продано 1 000 л в месяц. А если в товарной категории будет уже 10 видов молока и при этом будут проданы те же 1 000 л в месяц, то необходимо планировать продажи по товарным категориям «По объему». Если объем продаж зависит от количества номенклатурных позиций в составе одной товарной категории, то рекомендуется планировать продажи по товарным категориям «По скорости». Например, в составе товарной категории представлено 10 моделей телефонов, при этом будет продано 1 000 шт. в месяц. А если в товарной категории уже 15 моделей и при этом будет продано 1 500 шт. или какое-то другое количество, то рекомендуется планировать продажи по товарным категориям «По скорости».

Планирование продаж «По объему» Планирование продаж по товарным категориям «По объему» позволяет спрогнозировать общее количество номенклатурных позиций в составе одной товарной категории (общий объем продаж по товарной категории). Особенности планирования продаж по товарным категориям «По объему»: ■ в рамках товарной категории объем продаж неизменен (или прогнозируем); ■ объем продаж напрямую не зависит от количества позиций товаров в одной товарной категории; ■ прогнозируемый объем необходимо распределить на новую номенклатуру по правилам (нормативам). При этом: ○ учитывается соотношение различных свойств товаров, чтобы сопоставить пропорции; ○ по каждому свойству для номенклатуры определяется весовой коэффициент; ○ итоговый коэффициент распределения для товара определяется как декартово произведение коэффициентов всех свойств.

Основные параметры документа планирования продаж «По объему»:

■ Сценарий – определяет общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.); ■ Вид плана – определяет детализацию данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Товарная категория – группа товаров (группа номенклатурных позиций), воспринимаемых покупателями как взаимосвязанные или взаимозаменяемые. Например, бренды «Атлант Холодильный комбинат», «BOSCH Завод бытовой техники», «Самсунг-Х Холодильный комбинат» объединяются в товарную категорию «Холодильники»; ■ Количество – общее количество номенклатурных позиций в составе одной товарной категории. Вид плана и сценарий планирования определяют параметры формирования и автоматического заполнения документа План продаж по категориям (по формуле/по источникам). Заполнение плана по формуле выполняется по кнопке Заполнить категории, обеспечивающей доступ к форме Заполнение плана. Заполнить состав товарных категорий можно: ■ по всем товарным категориям, которые участвовали в продажах (статистика по товарным категориям); ■ формуле – товарные категории будут получены из операндов (источников), указанных в формуле; ■ отбору – позволяет заполнить товарные категории по произвольным отборам, установленным в документе. Количество товарных категорий заполняется по формуле, созданной при помощи операторов и функций (Заполнять количество по формуле в форме Заполнение плана).

Для заполнения товарных категорий можно использовать накопленные данные из базы (за предыдущий период и т. п.). При расширенном варианте (по источникам) есть возможность заполнить план: ■ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (номенклатуре, складу, цене, формату магазина и т. д.) – кнопка Заполнить категории – По отбору; ■ по правилу – кнопка Заполнить категории – По правилу. Для настройки правил заполнения товаров предназначена кнопка Заполнить категории – Настроить правило и заполнить, обеспечивающая доступ к форме Заполнение плана, в которой определяется и задается источник данных планирования (свободные остатки, продажи со склада, планы продаж и т. д.). Контролировать процесс планирования продаж в разрезе товарных категорий «По объему» можно при помощи статусов: ■ В подготовке – осуществляется заполнение документа; ■ На утверждении – ожидается утверждение плана ответственным лицом; ■ Утвержден – документ утвержден ответственным лицом по согласованию плана. Такие планы являются источниками для планирования продаж по номенклатуре; ■ Отменен – план не утвержден ответственным лицом.

Планирование продаж «По скорости» с учетом рейтингов

Предусмотрена возможность спрогнозировать скорость продаж товаров в разрезе рейтингов и товарных категорий. Особенности планирования продаж по товарным категориям «По скорости»: ■ в рамках товарной категории скорость продажи одной номенклатурной позиции (модели) является неизменной (или прогнозируемой); ■ итоговый объем продаж пропорционально зависит от скорости продажи и количества номенклатурных позиций (моделей) в товарной категории. Перед началом планирования в разрезе товарных категорий с учетом рейтинга необходимо для всех позиций номенклатуры, для которых будет применяться такой вариант планирования, указать товарные категории и рейтинги продаж.

Классифицирование товаров по рейтингам продаж, планирование продаж по скорости в разрезе рейтингов и товарных категорий определяются функциональной опцией Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Рейтинги продаж номенклатуры. Предварительно рейтинги продаж регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Рейтинги продаж номенклатуры. Позволяют сгруппировать/объединить номенклатурные позиции по товарной категории в зависимости от их скорости продажи. Рейтинг продаж – список всех позиций товаров в составе одной товарной категории. В качестве рейтингов продаж можно использовать как произвольные текстовые значения (например, «низкий», «средний», «высокий»), так и более детализированные описания с указанием различных дополнительных реквизитов. Можно указывать рейтинг в процентном соотношении от средних продаж всех товаров по товарной категории. Необходимо решить для себя, какая система будет использоваться для определения рейтинга (к примеру, 10-балльная система, 5-балльная или 100-процентная). Например, в составе одной товарной категории – 30 различных моделей телевизоров. Для удобства классифицируем список этих моделей по рейтингу продаж. Первым 50 % моделей (15 номенклатурных позиций в составе товарной категории) из списка присваиваем рейтинг «Высокий», вторым 50 % – рейтинг «Средний». Для номенклатурных позиций назначить товарные категории и рейтинг продаж можно с помощью групповой обработки, используя кнопку Изменить выделенные в списке Номенклатура. Параметры документа планирования продаж «По скорости»:

■ Сценарий – определяет общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.). Планирование продаж по скорости возможно в рамках сценария, в котором установлен флажок Расчет по скорости продаж. При этом в плане продаж по категориям появляется возможность указать рейтинг продаж и скорость продаж товарной категории; ■ Вид плана – определяет детализацию данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Рейтинг продаж – показатель популярности (потребности) номенклатурных позиций по одной товарной категории. Рейтинг продаж номенклатурных позиций в документе плана может быть заполнен: ○ из карточки позиции номенклатуры; ○ по данным документа Изменение ассортимента, если используется управление ассортиментом (значения по этому документу являются более приоритетными, поскольку несут уточняющий характер по сравнению с рейтингом продаж, указанным в карточке номенклатуры). Например, в карточке номенклатурной позиции «Телевизор LG 32 LH 590» установлено значение рейтинга продаж «Средний». В рамках документа Изменение ассортимента этой же номенклатуре присвоено значение рейтинга продаж «Высокий». При планировании продаж по скорости будет использоваться рейтинг продаж, указанный в документе изменения ассортимента; ■ Скорость продажи – количество продаж каждой номенклатурной позиции указанной товарной категории с заданным рейтингом продажи.

Заполнение скорости продажи может выполняться как автоматически, так и вручную. При автоматическом заполнении плана скорость продажи будет рассчитана для каждого рейтинга продаж товарной категории. Расчет скорости продажи товарной категории выполняется в соответствии с формулами: Скорость продажи = Объем продаж по товарной категории (данные регистра накопления «Выручка и себестоимость продаж») / Количество позиций в одной товарной категории; Объем продаж по товарной категории = Скорость продажи (из документа планирования) * Количество позиций в одной товарной категории. Пример расчета скорости продажи товарной категории представлен на схеме.

В разрезе рейтингов продаж могут быть разные скорости продажи по одной товарной категории. При планировании по скорости с учетом рейтинга необходимо в виде плана уточнить параметры детализации данных и вариант заполнения данных. Для заполнения данных плана продаж по категориям можно использовать как простой вариант (по формуле), так и расширенный вариант (по источникам). Информацию в плане продаж по категориям также можно заполнить, используя более сложные формулы и любые данные из информационной базы. Для этого в виде плана необходимо указать расширенный вариант заполнения и сформировать правила заполнения с использованием СКД. Информацию в плане продаж по категориям можно заполнить и вручную, используя различные статистические данные, рассчитанные вне рамок прикладного решения. Для изменения количества товарных категорий предусмотрены соответствующие инструменты, доступ к которым осуществляется по кнопке Изменить количество: ■ Задать произвольную формулу; ■ Округлить количество; ■ Изменить на процент.

Определение нормативов распределения в рамках товарных категорий Распределять укрупненные планы продаж по товарным категориям до планов по номенклатуре в пропорциях можно при помощи нормативов распределения планов продаж по товарным категориям. Для работы с нормативами распределения используется отдельное рабочее место Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Планирование запасов – Нормативы распределения плана продаж по категориям. В рабочем месте Нормативы распределения плана продаж по категориям отображается список товарных категорий/реквизитов, зарегистрированных в информационной базе.

Использование данного рабочего места позволяет: ■ проанализировать существующие нормативы распределения; ■ отредактировать нормативы распределения, доступ к которым осуществляется по команде Открыть нормативы. Результатом ее выполнения является открытие документа Норматив распределения планов продаж по категориям; ■ создать новые нормативы распределения по команде Создать. Результатом выполнения этой команды является создание нового документа Норматив распределения планов продаж по категориям. Документ создается в разрезе товарной категории и реквизита; ■ произвести отбор по товарным категориям и соответствующим реквизитам товарных категорий. Для этих целей предусмотрены отборы Товарная категория и Реквизит. Основным инструментом, при помощи которого осуществляются создание нового норматива распределения товарных категорий и редактирование уже существующего, является документ Норматив распределения планов продаж по категориям. Документ Норматив распределения планов продаж по категориям предназначен для хранения параметров распределения по значениям реквизитов (свойств) номенклатуры (характеристик номенклатуры), которые используются при создании детализированного плана продаж на основании плана продаж по категориям.

Данный документ позволяет: ■ определить дату начала действия норматива (поле Дата начала действия). Рекомендуется синхронизировать ее с датами планирования; ■ заполнить и определить товарную категорию – в разрезе товарных категорий действуют нормативы; ■ определить реквизит номенклатуры (или характеристики номенклатуры). В качестве значения может быть выбран любой реквизит номенклатуры/характеристики, включая дополнительные реквизиты; ■ заполнить нормативы, в отношении которых будет произведено распределение планов продаж по категориям до планов по номенклатуре. В качестве нормативов выступают: ○ значения реквизита – можно заполнить значения, строго соответствующие реквизиту номенклатуры (характеристике номенклатуры); ○ доли распределения – для каждой товарной категории определяется свой весовой коэффициент в рамках выбранного реквизита. Если значение не заполнено, то доля, учитываемая при распределении, считается равной 0. Документ может быть заполнен вручную или автоматически. Автоматическое заполнение нормативов выполняется в соответствии со следующими алгоритмами (кнопка Заполнить): ■ По статистике продаж – позволяет получить значения только той номенклатуры (характеристики номенклатуры), которая была продана в указанный период, и рассчитать доли распределения по количеству продаж; ■ По использованным в номенклатуре – все значения, которые были указаны в списках Номенклатура или Характеристики номенклатуры; ■ Все значения – по всем значениям, введенным в список. Например, если в качестве реквизита установлен Производитель, то в качестве значений этого реквизита будут заполнены все значения, зарегистрированные в списке Производители.

Также предусмотрено заполнение нормативов распределения путем их загрузки из файла (кнопка Загрузить из файла). Предусмотрено два варианта загрузки: ■ путем заполнения таблицы – необходимо скопировать данные в таблицу из внешнего файла через буфер обмена; ■ из внешнего файла – необходимо заполнить таблицу, сохранив бланк в файл, а затем загрузить заполненную таблицу в одном из форматов (Excel, mxl). Поддерживается возможность совместного применения нескольких нормативов распределения для одной товарной категории.

Планирование продаж по номенклатуре Для ведения планов продаж по номенклатуре с учетом сезонных коэффициентов, остатков и других статистических данных за выбранный период предусмотрен документ План продаж по номенклатуре. Возможность работы с документом определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы продаж. Документ используется для формирования детализированного плана по номенклатуре. Планы продаж по номенклатуре регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы продаж по номенклатуре. Решаются следующие задачи: ■ планирование продаж с детализацией до подразделений; ■ планирование продаж по нескольким складам предприятия, нескольким клиентам (поставщикам), соглашениям с поставщиками; ■ планирование обобщенных продаж по номенклатуре без детализации по складам, клиентам (поставщикам); ■ планирование продаж на основании источников данных планирования, учитывающих сезонные коэффициенты групп номенклатуры; ■ анализ продаж по номенклатуре за определенный период. Параметры документа План продаж по номенклатуре: ■ Сценарий – определяет общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.); ■ Вид плана – определяет детализацию данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Товары – номенклатура, по которой требуется спрогнозировать планируемые продажи. Вид плана и сценарий планирования определяют параметры формирования и автоматического заполнения документа План продаж по номенклатуре. План продаж фиксируется на определенный период с заданной периодичностью плана (неделя, декада, месяц и т. д.). Например, если указанный период составляет один год, а периодичность – месяц, то в каждой строке плана продаж необходимо будет ввести 12 помесячных планов.

Заполнение документа План продаж по номенклатуре может осуществляться как по формуле (простой вариант заполнения), так и по источникам (расширенный вариант) в зависимости от варианта заполнения, определенного в виде плана. Предусмотрены следующие сценарии автоматического заполнения документа План продаж: ■ При простом варианте заполнения плана (по формуле) – с помощью команды Заполнить товары, обеспечивающей доступ к форме Заполнение плана. Данная форма позволяет заполнить состав номенклатуры: ○ по товарам, приобретенным всеми клиентами (статистика продаж); ○ ассортименту. Позволяет заполнить номенклатуру по ассортименту, разрешенному к продаже в указанном формате/складе; ○ отбору. Позволяет заполнить номенклатуру по произвольным отборам, установленным в документе; ○ формуле. Номенклатура будет получена из операндов (источников), указанных в формуле. При заполнении плана продаж по формуле можно использовать накопленные данные из базы за предыдущий период, за период, смещенный на 1 месяц, и т. д. ■ При расширенном варианте заполнения (по источникам) заполнить планы можно: ○ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (номенклатуре, складу, цене, формату магазина и т. д.) – команда Заполнить товары – По отбору; ○ по правилу – при помощи команды Заполнить товары – По правилу. Для настройки правил заполнения товаров предназначена команда Заполнить товары – Настроить правило и заполнить, обеспечивающая доступ к форме Заполнение плана, в которой определяется и задается источник данных планирования (планы продаж, свободные остатки, планы продаж по категориям и т. д.). В качестве источника данных планирования продаж по номенклатуре могут выступать данные документа плана продаж по категориям. Использование плана продаж по категориям позволяет создавать детализированные планы продаж по номенклатуре с учетом нормативов распределения. В этом случае при планировании продаж по номенклатуре достаточно указать операнд План продаж по категориям (при заполнении по формуле) или источник План продаж по категориям (при заполнении по источникам). Схема распределения планов продаж по товарным категориям до планов по номенклатуре представлена на рисунке.

В источнике План продаж по категориям может быть установлен отбор по тем позициям, которые включены в ассортимент и по которым разрешены закупки (и/или) продажи. В плане продаж по номенклатуре будут автоматически заполнены данные о количестве номенклатурных позиций: общее количество по товарной категории будет распределено по номенклатурным позициям в соответствии с заданными нормами распределения. При этом в распределении будут участвовать те товары, которые включены в ассортимент (например, включены в новую коллекцию). Если нормативы распределения не заданы, то будет произведено равномерное распределение между всеми номенклатурными позициями, входящими в товарную категорию и удовлетворяющими установленным параметрам отбора. В документе План продаж есть возможность зарегистрировать планируемые поступления оплаты товаров от клиентов. Эта возможность определяется видом плана, в рамках которого оформляется план продаж. При необходимости по каждой позиции плана можно уточнить склад/формат магазина (склада), клиента и соглашение с клиентом. Планы продаж суммируются по совпадающим разрезам планирования (номенклатура, клиент и т. д.). Планы продаж могут быть уточнены до подразделений. Планы продаж без указания подразделения являются общими планами по предприятию и в отчетах показываются отдельно от планов по подразделениям. План продаж можно детализировать по менеджеру (ответственному). Для этого необходимо включить соответствующий параметр в виде плана, в разрезе которого формируется план продаж. Предусмотрена возможность отмены позиций планируемой номенклатуры с помощью команды Отменить строки плана/Снять пометку на панели инструментов табличной части документа. Контроль процесса планирования продаж по номенклатуре возможен при помощи статусов документа: ■ В подготовке – осуществляется заполнение документа;

■ На утверждении – ожидается согласование ответственным лицом; ■ Утвержден – утвержден ответственным лицом по согласованию плана; ■ Отменен – не утвержден ответственным лицом по согласованию плана.

Анализ планирования продаж Получить сводные данные по плану продаж и периоду отгрузок можно в виде печатной формы План продаж, доступ к которой осуществляется по кнопке План продаж на форме документа План продаж. Фактическое исполнение плана продаж по товарам и оплате в разрезе подразделений можно проконтролировать при помощи отчета Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана продаж по подразделениям. Предусмотрены следующие варианты отчета: ■ Исполнение плана продаж по клиентам; ■ Исполнение плана продаж по менеджерам; ■ Исполнение плана продаж по складам; ■ Исполнение плана оплат и отгрузок по клиентам – позволяет проверить исполнение плана оплат по фактическому приходу денежных средств, сравнить с суммой плана и факта отгрузок клиенту за период. Для проверки корректности и сбалансированности составленных планов предусмотрен отчет Сбалансированность планов. При помощи этого отчета можно оценить, выполнимы ли планы потребностей за счет планов обеспечения. Отчет формируется по периоду планирования, сценарию и номенклатуре из документа План продаж. Пример Если Отклонение = 0 %, значит, планы потребностей и планы обеспечения равны. Если Отклонение = -20 %, то для обеспечения планов потребностей не хватает 20 %; если Отклонение = 15 %, то планы обеспечения превышают потребности на 15 %. Отклонение – абсолютное значение отклонения планов обеспечения от планов потребностей. Пример Если Отклонение = 0, значит, планы потребностей и планы обеспечения равны. Если Отклонение = -5, то для обеспечения планов потребностей не хватает 5 единиц; если Отклонение = 10, то планы обеспечения превышают потребности на 10 единиц.

Планирование производства Прямым источником планов производства являются данные планирования продаж. Формировать планы производства можно на основе данных о фактических продажах – в этом случае формировать план продаж нет необходимости, что исключает дублирование данных в формируемых документах. Для ведения планов производства по периодам и создания заказов по планам предусмотрен документ План производства. Использование планирования производства определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы производства. Документ План производства – инструмент, при помощи которого есть возможность: ■ запланировать объем выпуска продукции по временным интервалам, определенным сценарием планирования; ■ запланировать полуфабрикаты по всей продукции производства; ■ автоматически рассчитать потребность в полуфабрикатах, видах рабочих центров, трудовых ресурсах и материалах. Для регистрации прогнозных показателей по производству продукции (полуфабрикатов) в фиксированном периоде предусмотрены следующие возможности: ■ планирование производства с детализацией по подразделению-диспетчеру; ■ автоматическое заполнение планов производства по формулам, по источникам (данным системы) или путем загрузки из файлов в формате электронных таблиц; ■ хранение параметров формирования и автоматического заполнения планов производства; ■ оценка потребностей в материалах, трудовых ресурсах и рабочих центрах; ■ контроль исполнения планов производства. Планы производства регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы производства. Основным профилем для работы с планированием производства является Главный диспетчер. Параметры документа План производства: ■ Сценарий – определяет общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.); ■ Вид плана – определяет детализацию данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Номенклатура – состав номенклатурных позиций, по которым требуется запланировать производство. В качестве номенклатурных позиций можно указать: ○ планируемые выходные изделия (выпускаемая продукция); ○ планируемые полуфабрикаты. Вид плана и сценарий, в разрезе которого формируется план производства, определяют параметры его формирования и автоматического заполнения. Предусмотрены следующие сценарии автоматического заполнения документа План производства: ■ При расширенном варианте заполнения (по источникам): ○ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (номенклатуре, складу, цене, формату магазина и т. д.) – команда Заполнить продукцию – По отбору;

○ по правилу – при помощи команды Заполнить продукцию – По правилу. Для настройки правил заполнения товаров предназначена команда Заполнить продукцию – Настроить правило и заполнить, обеспечивающая доступ к форме Заполнение плана, в которой задается источник заполнения количества. В качестве этого источника может быть указан Источник данных планирования, или может быть сформирован произвольный запрос к базе данных. ■ При простом варианте заполнения плана (по формуле) – с помощью команды Заполнить продукцию, обеспечивающей доступ к форме Заполнение плана. Данная форма позволяет заполнить состав номенклатуры: ○ по производимой продукции (статистика выпуска продукции); ○ признаку наличия спецификации (номенклатура, которая содержит хотя бы одну спецификацию); ○ формуле и отбору; ○ заполнить количество номенклатуры по формуле. Для этих целей необходимо задать формулу при помощи операторов и функций. При заполнении плана (по формуле) можно использовать накопленные данные из базы за предыдущий период, аналогичный период предыдущего года и т. д. При планировании производства на выбор доступны следующие способы автоматического заполнения спецификации: ■ На дату начала планирования – для одной строки продукции и для всех периодов будет заполнена та спецификация, которая действует на начало первого периода планирования; ■ На каждый период – на каждый период планирования будет заполнена только та спецификация, которая действует в этом периоде. Способ заполнения спецификации устанавливается в виде плана, в рамках которого планируется производство. Для автоматического заполнения спецификации следует планировать производство с детализацией по подразделению-диспетчеру (флажок Подразделению-диспетчеру в виде плана). В режиме отображения данных плана Периоды в строках для продукции показываются дата запуска и дата выпуска. Если установлен режим отображения данных плана производства Периоды в колонках, то дата запуска и дата выпуска не показываются в табличной части продукции, а датой выпуска считается дата начала периода, в котором запланирован выпуск продукции. Дата запуска – дата, на которую запланировано начало производства продукции в целях ее обеспечения к дате выпуска. Дату запуска можно редактировать, например, перенести запуск продукции на более ранний срок. Дата запуска продукции и полуфабрикатов определяется расчетным путем на основании нормативной длительности изготовления изделий (полуфабрикатов, продукции). Для плана производства предусмотрены различные статусы: ■ В подготовке – осуществляется заполнение документа. ■ На утверждении – ожидается согласование ответственным лицом. ■ Утвержден – утвержден ответственным лицом по согласованию плана. Такие планы являются: ○ основаниями для формирования документов Заказ на производство – возможность создания заказов на производство определяется настройкой в карточке сценария планирования. Непосредственное формирование заказов по планам оформляется в рамках рабочего места Формирование заказов на производство по плану. Вызывается рабочее место по команде Производство – Межцеховое управление – Заказы на производство – Создать – По плану или Бюджетирование и планирование – Сервис – Формирование заказов на производство по плану; ○ основаниями для формирования документов Заказы материалов – формирование заказов материалов по планам оформляется в рамках рабочего места Формирование заказов на передачу в производство по планам. Вызывается рабочее место по гиперссылке Производство – Материальный учет – Заказы материалов в производство – Создать – По плану или Бюджетирование и планирование – Сервис – Формирование заказов на передачу в производство по планам. ○ источниками данных планирования.

■ Отменен – не утвержден ответственным лицом по согласованию плана.

Планирование полуфабрикатов В рамках плана производства планирование полуфабрикатов предусмотрено следующими способами: ■ Вручную – полуфабрикаты, не производимые в процессе, могут быть добавлены в план отдельными строками; ■ Автоматически – полуфабрикаты, не производимые в процессе, автоматически разузловываются до покупных материалов. Это позволяет сформировать общую потребность плана производства в материалах – с учетом потребностей всех полуфабрикатов, использующихся в производстве продукции. При этом сохраняется связь каждого полуфабриката с продукцией, в изготовлении которой он задействован. Потребности в полуфабрикатах объединяются по периодам плана производства, но сохраняется их обособление, если они предназначены для продукции с разными назначениями. Автоматическое планирование полуфабрикатов актуально для производства со сложной структурой изделий. Способ планирования полуфабрикатов включается настройкой Планировать полуфабрикаты в карточке вида плана, которая определяет характер планирования выпуска полуфабрикатов, не производимых в процессе. Запланировать полуфабрикаты в рамках документа План производства возможно при соблюдении следующих требований: ■ план производства формируется в рамках сценария, по которому установлен флажок Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах; ■ в строках табличной части документа для продукции указана спецификация; ■ для подразделения – исполнителя этапов потребления (переработки) полуфабрикатов, производимых независимо, указан склад обеспечения материалов. Склад обеспечения задается в параметрах производственного подразделения – поле Склад материалов. Доступ к параметрам производственного подразделения осуществляется по гиперссылке Изменить в карточке подразделения-диспетчера, указанного в документе План производства; ■ складу материалов, с которого полуфабрикаты должны передаваться в производство, соответствует способ обеспечения потребностей Производство. То есть склад обеспечивается/пополняется полуфабрикатами путем производства. Способ обеспечения можно присвоить складу с использованием схемы обеспечения; ■ подразделению-диспетчеру, в рамках которого планируется производство, присвоен склад материалов, которому соответствует способ обеспечения потребностей Производство.

Ручное планирование полуфабрикатов Полуфабрикаты, планируемые вручную, заполняются вместе с продукцией в табличной части Продукция плана производства. Дополнение списка продукции полуфабрикатами выполняется по кнопке Запланировать полуфабрикаты в плане производства. Заполнение полуфабрикатов осуществляется пропорционально количеству всей указанной в документе продукции.

Полуфабрикаты, запланированные для производства, выделяются в табличной части документа План производства коричневым цветом. Также предусмотрено редактирование полуфабрикатов (например, можно вручную провести укрупнение партий запуска по отдельным полуфабрикатам, разместив их в предпочтительные для изготовления временные интервалы). Одинаковые полуфабрикаты, требующиеся для разной продукции, суммируются и добавляются одной строкой документа плана. При этом объем производства распределяется по временным периодам (дискретность временного периода задается сценарием, выбранным в документе планирования) на основании параметров обеспечения потребности в полуфабрикатах. Опережающее производство полуфабрикатов относительно продукции может потребовать расширения временного интервала, для которого в документе выполняется планирование, в сторону более ранних дат начала планирования. Рассчитанное расширение временных рамок периода планирования в ряде случаев может быть признано неприемлемым. В таких случаях необходимо вернуться к исходным параметрам планирования и пересмотреть желаемые объем и состав продукции, распределение выпусков по временным интервалам, планируемые к использованию варианты спецификаций изготовления. Если количество продукции будет отредактировано после заполнения полуфабрикатов, то в документе появится уведомление о необходимости перепланировать полуфабрикаты (в виде надписи При изменении продукции необходимо перепланировать полуфабрикаты). Удаление полуфабрикатов выполняется по кнопке Еще – Удалить полуфабрикаты.

Автоматическое планирование полуфабрикатов Для автоматически планируемых полуфабрикатов в документе плана производства предусмотрена дополнительная закладка Полуфабрикаты, которая заполняется автоматически данными планируемых к производству полуфабрикатов. Данная закладка доступна, если план производства сформирован в рамках вида плана, по которому установлена настройка Планировать полуфабрикаты – Автоматически. На закладке Полуфабрикаты показываются спецификация, количество, дата запуска, дата выпуска, дата потребности, которые можно откорректировать вручную. Дата запуска – дата, на которую запланировано начало производства полуфабриката в целях его обеспечения к дате потребности для дальнейшего использования в производстве продукции. Дата выпуска – дата, к которой необходимо произвести полуфабрикат.

Дата потребности – дата, к которой должна быть обеспечена потребность в полуфабрикате. При изменении спецификации, количества и даты выпуска полуфабрикатов в момент записи плана производства выполняется автоматический пересчет потребностей в полуфабрикатах нижних уровней.

Для полуфабриката, данные которого были откорректированы, показывается значок

(на закладке Полуфабрикаты в строках табличной части полуфабрикатов).

Ручные корректировки, введенные пользователем, не учитываются при автоматическом пересчете плана производства. В момент автоматического расчета полуфабрикатов системой выполняется отмена ручных корректировок. Система уведомляет пользователя о наличии отмененных ручных корректировок в виде надписи Имеются отмененные ручные корректировки (на закладке Полуфабрикаты в плане производства). Для повышения гибкости планирования полуфабрикатов поддерживается хранение истории изменений по данным ручных корректировок пользователей. Отмененные ручные корректировки сохраняются в истории изменений, которую можно просмотреть по гиперссылке подробнее, находящейся рядом с уведомлением о наличии отмененных ручных корректировок.

При планировании производства можно получить детальную информацию о полуфабрикатах, потребляющих текущий полуфабрикат, запланированный к производству (кнопка Показать вхождения на закладке Полуфабрикаты). Вхождения показываются для выделенной строки полуфабриката в плане производства. При установленном отборе по вхождениям показываются полуфабрикаты верхнего уровня.

Для снятия отбора по вхождениям полуфабриката используется гиперссылка отключить на закладке Полуфабрикаты.

Расчет потребностей в материалах, видах рабочих центров и трудовых ресурсах При планировании производства системой автоматически выполняется расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсов. Расчет выполняется при соблюдении следующих условий: ■ план производства формируется в рамках сценария, по которому установлен флажок Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах; ■ в строках табличной части документа плана для продукции указана спецификация. Расчет потребностей выполняется на основании данных спецификации планируемой продукции. При изменении количества продукции в плане производства пересчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах выполняется на единицу продукции. Для планов производства, использующих сценарии планирования с установленным флажком Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсах, расчет необходимых материалов выполняется фоновым заданием. Фоновое задание запускается при проведении документа План производства. Рассчитанные данные по плану будут появляться с некоторой задержкой, что необходимо учитывать в последующих действиях с использованием данных плана. Это сокращает время последующей обработки данных о потребности материалов по планам производства, так как в системе хранятся уже рассчитанные и автоматически актуализируемые при каждом изменении планов данные. Разузлование до исходных материалов выполняется для всех полуфабрикатов, производимых в процессе. Выпуск полуфабрикатов, описанных в спецификациях продукции как «не производимые в процессе», планируется независимо и выполняется отдельно для каждого уровня вложенности (передела вхождения). Для анализа потребностей в материалах, рабочих центрах, трудовых ресурсах и полуфабрикатах предусмотрены как контекстные, так и неконтекстные отчеты.

Анализ данных планирования производства Для оценки и анализа потребностей в рамках планирования производства предусмотрены как контекстные, так и неконтекстные отчеты.

Контекстные отчеты позволяют проконтролировать потребности по одному конкретному документу плана производства. Доступ к контекстным отчетам выполняется из формы документа План производства: ■ Потребность в видах РЦ – предназначен для анализа плана производства по видам рабочих центров (необходимым для его исполнения). Отчет отражает потребность в видах рабочих центров, необходимых для исполнения плана производства (в каком количестве и в каком периоде). ■ Потребность в материалах – предназначен для анализа плана производства по материалам (необходимым для его исполнения). Отчет отражает потребность в материалах, необходимых для исполнения плана производства (в каком количестве и в каком периоде). ■ Потребность в полуфабрикатах – позволяет оценить состав полуфабрикатов для исполнения конкретного плана производства и календарный график их изготовления. Показатели отчета: ○ Потребление – расчетное количество полуфабрикатов по продукции; ○ Излишек/дефицит – количественная разница между потреблением и запланированным выпуском полуфабрикатов; ○ Выпуск – количество полуфабрикатов, запланированное к выпуску в документе; ○ % излишек/дефицит – % расхождений; ○ Потребление (итог) – нарастающий итог количества потребления по предыдущим периодам документа; ○ Выпуск (итог) – нарастающий итог выпуска полуфабрикатов по предыдущим периодам документа; ○ Остаток (итог) – нарастающий итог Выпуск – Потребление по предыдущим периодам. ■ Потребность в трудовых ресурсах – предназначен для анализа плана производства по трудозатратам (необходимым для его исполнения). Отчет отражает потребность в трудозатратах, необходимых для исполнения плана производства (в каком количестве и в каком периоде). ■ Сбалансированность планов – позволяет проконтролировать согласованность планов на выпуск и объемов потребности в полуфабрикатах, производимых независимо. ■ План производства продукции и полуфабрикатов – предусмотрен для анализа количества запланированной продукции и полуфабрикатов к производству в разрезе дат выпуска и дат запуска с заданной периодичностью. Формировать отчет можно: ○ по запуску – показывается информация о датах запуска, на которые планируется запуск в производство полуфабрикатов/продукции; ○ выпуску – показывается информация о датах выпуска, к которым планируется произвести полуфабрикаты/продукцию. Неконтекстные отчеты доступны по ссылке Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов и Планирование запасов (продолжение). Примеры неконтекстных отчетов представлены ниже. Для оценки потребности в видах РЦ для исполнения планов производства и сопоставления с доступностью в целях определения дефицита предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Плановая потребность в видах РЦ. Дополнительная расшифровка отчета позволяет оценить потребность в разрезе продукции. Для оценки потребностей в трудовых ресурсах в целях исполнения планов производства используется отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Плановая потребность в трудовых ресурсах. Позволяет оценить потребность в разрезе продукции. Для контроля выполнения плана производства продукции, оценки фактического состояния производства продукции по плану в разрезе подразделений предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана производства по подразделениям.

Доступ к контекстному отчету Сбалансированность планов, позволяющему проконтролировать, выполнимы ли планы потребностей за счет планов обеспечения, выполняется по гиперссылке Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов.

Планирование сборки и разборки Для отражения планов сборки (разборки) комплектов предусмотрен документ План сборки (разборки). Использование планирования сборки и разборки определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы сборки (разборки). В рамках планирования сборки (разборки) предусмотрены следующие возможности: ■ планирование сборки и разборки с детализацией по складу; ■ планирование подсборки комплектов; ■ хранение параметров формирования и автоматического заполнения планов сборки; ■ автоматическое заполнение планов по формулам, по источникам (данным системы) или путем загрузки из файлов в формате электронных таблиц; ■ сопоставление планов сборки с прочими планами потребностей и обеспечения; ■ контроль исполнения планов сборки (разборки). Планы сборки (разборки) регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы сборки (разборки). Основные параметры документов Планы сборки (разборки): ■ Сценарий – общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.); ■ Вид плана – детализация данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Комплекты – номенклатура, по которой требуется спланировать сборку и разборку, а при необходимости запланировать подсборку. Вид плана и сценарий, в разрезе которого формируется план сборки (разборки), определяют параметры его формирования и автоматического заполнения. В документе указывается список комплектов, которые необходимо собрать или разобрать на комплектующие. При помощи документа План сборки (разборки) можно зарегистрировать следующие виды операций: ■ Сборка из комплектующих – позволяет спланировать сборку из комплектующих; ■ Разборка на комплектующие – позволяет спланировать разборку комплектов на комплектующие. При работе с документом План сборки (разборки) можно запланировать подсборку товаров (комплектующих) (кнопка Запланировать подсборки). Результатом планирования подсборки является пополнение списка комплектов комплектующими (варианты комплектации), входящими в состав комплекта (на закладке Комплекты). Комплектующие, подсборка которых запланирована, выделяются в табличной части документа План сборки (разборки) коричневым цветом, и им присваивается состояние планирования подсборки Запланировать (колонка Планирование подсборки).

Товарам, по которым запланирована подсборка комплектующих, присваивается состояние Выполнено (колонка Планирование подсборки). Планирование подсборки возможно, если в состав комплекта входит товар (комплект), для которого также указан список комплектующих. В таком случае будет автоматически запланирована не только сборка основного комплекта, но и сборка подкомплекта, входящего в состав основного комплекта. Запланировать подсборку в рамках документа План сборки (разборки) можно при соблюдении следующих требований: ■ планирование сборки (разборки) осуществляется с детализацией по складу; ■ складу, на котором осуществляется сборка комплектующих, соответствует способ обеспечения потребностей Сборка/Разборка. Предусмотрены следующие сценарии автоматического заполнения документа План сборки (разборки): ■ При расширенном варианте заполнения (по источникам): ○ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (номенклатуре, складу, цене, формату магазина и т. д.) – команда Заполнить – По отбору; ○ по правилу – при помощи команды Заполнить – По правилу. Для настройки правил заполнения товаров предназначена команда Заполнить – Настроить правило и заполнить, обеспечивающая доступ к форме Заполнение плана, в которой можно задать источник данных для заполнения количества. В качестве источников для заполнения количества выступают источники данных планирования. ■ При простом варианте заполнения плана (по формуле) – с помощью команды Заполнить товары, обеспечивающей доступ к форме Заполнение плана. Форма Заполнение плана позволяет: ■ заполнить состав номенклатуры: ○ по собираемым комплектам, в качестве которых выступает номенклатура, для которой создан хотя бы один вариант комплектации; ○ признаку использования в сборке – позволяет заполнить номенклатуру, которая когда-либо собиралась; ○ формуле – номенклатура будет получена из источников данных планирования; ○ отбору – позволяет заполнить номенклатуру по произвольным отборам, установленным в документе;

■ заполнить количество комплектов по формуле. Для документа План сборки (разборки) предусмотрены следующие статусы: ■ В подготовке – осуществляется заполнение документа. ■ На утверждении – документ ожидает согласования ответственным лицом. ■ Утвержден – документ утвержден ответственным лицом по согласованию плана. Такие планы являются: ○ основаниями для формирования документов Заказ на сборку (разборку). Возможность создания документов Заказ на сборку (разборку) по данным утвержденных планов сборки (разборки) определяется настройкой в карточке сценария планирования. Непосредственное формирование заказов по планам оформляется в рабочем месте Формирование заказов на сборку (разборку) по плану; ○ источниками данных планирования. ■ Отменен – документ не утвержден ответственным лицом по согласованию плана.

Анализ данных плана сборки (разборки) Для анализа фактического состояния сборки и разборки товаров по планам предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана сборки (разборки). Для проверки соответствия и обеспеченности планов сборки (разборки) другими типами планов предусмотрен отчет Сбалансированность планов, доступ к которому осуществляется по команде Отчеты – Сбалансированность плана на форме документа План сборки (разборки).

Планирование закупок Для ведения планов закупок по товарам предусмотрен документ План закупок. Использование планирования закупок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Планирование – Планы закупок. В рамках планирования закупок предусмотрены следующие возможности: ■ планирование закупок с детализацией по складу, подразделению, партнеру и соглашению; ■ хранение параметров формирования и автоматического заполнения планов закупок; ■ автоматическое заполнение планов по формулам, по источникам (данным системы) или путем загрузки из файлов в формате электронных таблиц; ■ сопоставление планов закупок с прочими планами потребностей и обеспечения; ■ контроль исполнения планов закупок и оплат поставщикам. Планы закупок регистрируются в списке Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы закупок. Основные параметры документов План закупок: ■ Сценарий – общие правила планирования (периодичность планирования, отображение периода и т. д.); ■ Вид плана – детализация данных планирования и правила заполнения плановых данных; ■ Период – формируется в соответствии с периодичностью сценария планирования; ■ Товары – номенклатура, по которой требуется запланировать будущие закупки товаров у поставщика. Вид плана и сценарий, в разрезе которого формируется план закупок, определяют параметры его формирования и автоматического заполнения. Предусмотрены следующие сценарии автоматического заполнения документа План закупок: ■ при расширенном варианте заполнения (по источникам): ○ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (номенклатуре, складу, цене, формату магазина и т. д.) – команда Заполнить товары – По отбору; ○ по правилу – при помощи команды Заполнить товары – По правилу. Для настройки правил заполнения товаров предназначена команда Заполнить товары – Настроить правило и заполнить, обеспечивающая доступ к форме Заполнение плана, в которой определяется и задается источник данных планирования; ■ при простом варианте заполнения плана (по формуле) – с помощью команды Заполнить товары, обеспечивающей доступ к форме Заполнение плана. Форма Заполнение плана позволяет: ■ заполнить состав номенклатуры: ○ по всей номенклатуре поставщиков – при этом возможно заполнение только по зарегистрированной номенклатуре всех поставщиков;

○ товарами, приобретенными у поставщиков (статистика закупок у поставщиков); ○ по формуле – номенклатура будет получена из источников, на основе которых задана формула; ○ по ассортименту – номенклатура заполняется по ассортименту, разрешенному к закупкам; ○ по отбору – номенклатура заполняется по произвольным отборам, установленным в документе; ■ заполнить количество номенклатуры по формуле. При заполнении плана по формуле можно использовать накопленные данные из базы за определенный период (предыдущий период и т. д.). В документе План закупок можно зарегистрировать планируемые оплаты поставщикам. Использование планов оплат определяется в списке Виды планов. Плану закупок соответствуют различные статусы: ■ В подготовке – осуществляется заполнение документа. ■ На утверждении – документ ожидает согласования ответственным лицом. ■ Утвержден – документ утвержден ответственным лицом по согласованию плана. Такие планы закупок являются: ○ основаниями для закупки товаров у поставщика – возможность создания документов Заказ поставщику по данным утвержденных планов закупок определяется настройкой формы списка Сценарии планирования. Непосредственное формирование заказов по планам оформляется в рабочем месте Формирование заказов поставщику по плану. Вызывается рабочее место по команде Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану; ○ источником данных планирования. ■ Отменен – документ не утвержден ответственным лицом по согласованию плана.

Анализ данных плана закупок Фактическое исполнение плана закупок по товарам и оплате в разрезе подразделений можно проконтролировать при помощи отчета Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов – Исполнение плана закупок по подразделениям. Предусмотрены следующие варианты отчета: ■ Исполнение плана закупок по поставщикам; ■ Исполнение плана закупок по складам; ■ Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам. Отчет по исполнению плана закупок предназначен для план-фактного анализа номенклатуры закупок по поставщикам, подразделениям и складам. Отчет Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам позволяет оценить планируемую и фактическую оплату поставщикам за период. Для проверки обеспеченности планом закупок прочих типов планов предусмотрен отчет Сбалансированность планов.

Планирование по источникам обособленной потребности Планировать продажи, производство, закупки, сборки (разборки) можно в разрезе источников обособленной потребности. Источник обособленной потребности обеспечивает взаимосвязь планов и заказов на исполнение этих планов и позволяет контролировать исполнение определенных заказов. Формирование планов в разрезе источников обособленной потребности возможно только в рамках сценария, по которому включено планирование по назначениям. В документах планирования можно указывать любые объекты обособления (заказы/направления деятельности) в виде значения назначения. Способ указания назначений «в целом на документ» или «построчно» определяется в карточке вида плана, в рамках которого формируется документ планирования. Предварительно детализация по назначению определяется в сценарии. Формирование единого документа планирования по нескольким источникам обособленной потребности выполняется в рамках вида плана, по которому установлена детализация Объединенный план по назначениям. Использование такой детализации позволяет указывать назначение в каждой строке документов планов. Объекты обособления в документах планирования можно заполнить следующими способами: ■ по формуле (с отбором по назначению из шапки документа планирования); ■ источникам. Для отбора данных по источнику обособленной потребности, указанному в документе планирования, доступны операнды, помеченные * (форма Редактирование формулы, раздел Операнды).

Планировать полуфабрикаты и материалы также можно в разрезе обособленной продукции. Источник обособления продукции наследуется документами планирования, если в спецификации для полуфабриката указан способ получения материала Обеспечивать обособленно или в карточке номенклатуры установлен флажок Обособленная закупка/продажа. Планирование по обособленным потребностям позволяет создавать заказы в целях обеспечения обособленных потребностей.

Анализ планирования запасов по назначениям Оценивать и анализировать запасы по обособленным объектам можно при помощи отчетов по планированию, формируемых в разрезе сценария, по которому включено использование планирования по назначению (Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов). В этом случае в отчетах по планированию запасов будет доступна дополнительная аналитика Назначение.

Если планы формируются в разрезе объектов обособления, то в контекстные отчеты планов производства Потребность в полуфабрикатах и Потребность в материалах также выводятся источники обособленной потребности в полуфабрикатах/материалах. Из отчетов по плановой потребности в материалах и полуфабрикатах есть возможность расшифровки обособленной продукции.

Управление ассортиментом Взаимосвязь ассортимента и планов Взаимосвязь планов и ассортимента представлена на схеме.

На сегодняшний момент производство, торговля находятся в постоянном развитии – выпускаются новые товары, происходит усовершенствование товаров в целях удовлетворения постоянно возрастающих запросов клиентов. В связи с этим требуется коррекция ассортимента, поскольку он подвергается постоянным изменениям. Ассортимент – набор различных товаров (номенклатурных позиций), формируемый по определенным признакам и удовлетворяющий разнообразные индивидуальные потребности покупателей. Управление ассортиментом – процесс, при котором добавляются новые товары, изымаются товары, морально устаревшие и экономически неэффективные. В роли инструмента для управления ассортиментом выступает документ Изменение ассортимента. Планирование напрямую зависит от ассортимента. Используя данные ассортимента, можно планировать продажи и закупки (документы План закупок и План продаж).

Управление товарными категориями, коллекциями (сезонами) и квотами ассортимента Управление товарными категориями Номенклатурные позиции можно классифицировать по товарным категориям. В разрезе товарных категорий есть возможность: ■ устанавливать квоты ассортимента; ■ планировать продажи. Использование товарных категорий определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Товарные категории. Товарные категории регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Товарные категории.

Управление коллекциями товаров Товары можно сгруппировать по сезонам действия (коллекциям) и управлять полным циклом этапов ввода и вывода из ассортимента. Коллекции товаров – объединение товаров по определенным признакам, например по сезонам действия («Осень 2016»). В разрезе коллекций (сезонов) есть возможность: ■ устанавливать квоты ассортимента; ■ планировать продажи. Возможность распределения товаров по коллекциям определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Управление коллекциями товаров. Список коллекций (сезонов) товаров задается в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Коллекции (сезоны).

В карточке каждого товара указываются товарная категория и коллекция, к которым он относится. Для отнесения группы товаров к категории или коллекции можно воспользоваться групповой обработкой списка Номенклатура.

Квоты ассортимента Для отражения планового рекомендуемого количества ассортиментных позиций и установки квот ассортимента в разрезе формата магазина предусмотрен документ Установка квот ассортимента. Квота – это количество различных позиций товаров в рамках одной товарной категории. Использование документа Установка квот ассортимента позволяет: ■ спланировать состав товарных категорий в разрезе формата магазинов; ■ рационально распределить пространство торгового зала (при условии, что торговля ведется со склада, а не по образцам); ■ спланировать состав товарных категорий в разрезе коллекций (сезонов) товаров; ■ спланировать состав товарных категорий для неколлекционных товаров. В этом случае в документе установки квот ассортимента не указывается коллекция (сезон). Квоты, установленные для коллекции (сезона) и неколлекционного товара, не суммируются; ■ получить рекомендации по количеству квот ассортиментных позиций. Рекомендации показываются в подвале документа Установка квот ассортимента и выдаются системой на основе размерности формата магазина, в рамках которого формируется документ по установке квот ассортимента;

■ контролировать соответствие введенного количества квот и рекомендуемого количества квот для данного формата магазинов. Документы Установка квот ассортимента регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Квоты ассортимента. Данным документом производится установка квот ассортимента в разрезе формата магазина не чаще одного раза в месяц. Параметры документа Установка квот ассортимента: ■ Дата начала действия – дата, с которой начинают действовать квоты, установленные для ассортимента; ■ Формат магазинов – определяет состав магазинов, для товарных категорий которых задаются квоты; ■ Коллекции (сезоны) – свидетельствует о том, что квота установлена для коллекционного товара. Отсутствие информации о квоте свидетельствует о том, что квота установлена для неколлекционного товара; ■ Вид/Категория/Марка – состав товарных категорий, в отношении которых осуществляется установка квот ассортимента. В процессе установки квот можно добавить дополнительную детализацию товарных категорий по марке (бренду). Для этих целей предусмотрена кнопка Добавить марку, обеспечивающая доступ к списку Марки (бренды). Предварительно марки (бренды) регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Марки (бренды). Данный список предусмотрен для хранения товарных знаков. Значение квоты вводится вручную для каждой марки (бренда) товарной категории, которая присутствует в ассортименте магазина. Пример В торговом зале магазина необходимо иметь в ассортименте 20 штук телевизоров: 5 штук торговой марки «Рубин», 5 штук «Sharp», 10 штук торговой марки «JVC». В этом случае для товарной категории «Телевизоры» будет установлена квота – 20 позиций товаров, с детализацией по соответствующим брендам.

Если учет по маркам не ведется, то по умолчанию товарной категории присваивается значение марки Прочие марки. В этом случае квота вводится для значения Прочие марки. Значение квоты товарной категории складывается из значений квот ассортимента, заданных для марок товарных категорий. Если учет по маркам не ведется, то указывается значение квоты в целом для товарной категории. Заполнить табличную часть Вид/Категория/Марка можно следующими способами (кнопка Заполнить): ■ Заполнить по данным форматов – для выбора доступны форматы магазинов. Позволяет заполнить документ значениями квот и отклонений, назначенных для другого формата. Это удобно при первоначальном формировании ассортимента нового формата; ■ Дополнить всеми доступными категориями, зарегистрированными в информационной базе. Табличная часть дополняется оставшимися товарными категориями. Также табличную часть можно заполнить с помощью загрузки данных из файла по кнопке Загрузить из файла. Данная кнопка позволяет заполнить список нормативов (товарная категория, марка, квота, % отклонения) из любого табличного документа, вставив данные с помощью буфера обмена. Можно загрузить сформированный шаблон в формате документа MS Excel, сохранить его на компьютер и локально заполнить. При загрузке в табличную часть документа все строки будут распознаны автоматически. Предусмотрена возможность указать в процентах допустимое отклонение от выделенной квоты по кнопке Заполнить – Установить процент отклонения всем строкам. Процент отклонения устанавливается с учетом среднего уровня сервиса (исполнительности) поставщиков данной категории. Чем выше уровень сервиса поставщика, тем точнее маркетолог и менеджер по заказу товаров могут выдерживать целевые показатели квот. При низкой исполнительности поставщика и высокой обновляемости ассортимента в товарной категории можно устанавливать достаточно широкий диапазон допустимых колебаний ассортимента, чтобы система сигнализировала только о действительно критичных ситуациях неисполнения ассортиментной политики. Процент отклонения для категории вычисляется как среднее арифметическое для всех марок, представленных в категории.

В зоне итогов выводится информация об общем количестве заданных квот: ■ в поле Рекомендуется – рекомендуемое количество ассортиментных позиций. Выводится в соответствии с количеством ассортиментных позиций, заданным для формата магазина (поле Количество ассортиментных позиций в карточке формата магазина); ■ в поле Квота всего – количество квот в данном документе. Данные этого поля позволяют контролировать соответствие количества заведенных квот и количества рекомендуемых квот в магазине данного формата.

Управление форматами магазинов Возможность классифицировать/распределять склады (магазины) по форматам, планировать продажи в разрезе форматов магазинов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Форматы магазинов. Информация о форматах магазинов регистрируется в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Форматы магазинов. Для каждого склада (магазина) определяется тот формат, к которому он относится.

Использование форматов магазинов позволяет группировать магазины по сходным маркетинговым признакам: ■ местоположению; ■ площади; ■ потоку и виду покупателей. В разрезе форматов магазинов есть возможность: ■ планировать продажи товаров по категориям; ■ планировать продажи по номенклатуре; ■ устанавливать квоты ассортимента; ■ управлять ассортиментом.

Рейтинги продаж в разрезе форматов Товары можно сгруппировать по рейтингам продаж. Рейтинг продаж номенклатуры указывается в процентном соотношении от средних продаж всех товаров по товарной категории. Можно использовать как произвольные текстовые значения (например, «низкий», «средний», «высокий»), так и более детализированное описание. Рейтинги продаж используются при расчете скорости продаж в планах продаж по категориям. Для каждого формата магазина можно установить свои рейтинги продаж, отличные от рейтингов, указанных в карточке позиции номенклатуры. Рейтинги продаж регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Рейтинги продаж номенклатуры.

Подробнее см. в разделе «Планирование продаж "По скорости" с учетом рейтингов».

Управление коллекционным товаром Для формирования категорий товаров, представленных в магазине и определяющих формат магазина, управления ассортиментом (коллекционным товаром) предусмотрен документ CRM и маркетинг – Ассортимент – Изменение ассортимента.

При управлении коллекционным товаром есть возможность: ■ исключать из ассортимента товаров старые коллекции (номенклатурные позиции); ■ вводить в ассортимент товаров новые коллекции (номенклатурные позиции); ■ контролировать продажи и закупки; ■ изменять состояние ассортимента товаров; ■ переносить в архив коллекционные товары, выведенные из ассортимента; ■ устанавливать ограничения по товарообращению. Возможность работы с документом определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Управление ассортиментом. Управление ассортиментом осуществляется в разрезе формата магазинов и товарных категорий. Использование документа Изменение ассортимента позволяет оформить следующие операции: ■ Изменение в ассортименте – позволяет управлять жизненным циклом товаров в ассортименте магазина. Жизненный цикл товара в ассортименте магазина – период времени, в течение которого товар выставляется на продажу, начиная с его поступления и заканчивая полным выводом из ассортимента магазина. ■ Управление коллекцией – позволяет управлять полным жизненным циклом ввода и вывода коллекционного товара путем установки периодов, в которые разрешены закупки и продажи. Используя данный тип операции, можно избавиться от старой коллекции (вывести из ассортимента, запретить продажи и закупки) и закупить новую коллекцию (ввести в ассортимент, разрешить закупки и продажи). Следует отметить, что для товаров новой коллекции необходимо сохранить информацию о товарной категории, к которой принадлежала старая коллекция. Это позволит при планировании продаж товаров новой коллекции использовать статистику продаж по товарам старой коллекции. Параметры документа Изменение ассортимента: ■ Операция – определяет режим управления товарами: ○ по коллекциям (сезонам) – предусмотрен тип операции Управление коллекцией; ○ по неколлекционным товарам – предусмотрен тип операции Изменение в ассортименте. ■ Формат магазина – совокупность характеристик, присущих определенному магазину (площадь торгового зала, технология размещения товаров и обслуживания покупателей, местоположение). ■ Список товарных позиций, которые должны быть представлены в ассортименте магазина – номенклатура, которую необходимо ввести или вывести из ассортимента магазина. Список товаров заполняется в соответствии с квотами товарных категорий. Список товарных позиций может быть заполнен следующими способами: ○ путем подбора товаров по товарным категориям с помощью кнопки Заполнить товары – Подобрать товары по категориям. Позволяет просматривать информацию о номенклатурных позициях в разрезе заданных товарных категорий и установленных квот. В правой части окна выводится список категорий товаров с указанием общего числа номенклатурных позиций в данной категории, их текущей наполненности для данного формата и квот товаров (Всего – число номенклатурных наименований в базе; Наполненность – число номенклатурных наименований, которые есть в ассортименте магазина данного формата; Наполненность + подобрано – число номенклатурных наименований, еще не включенных в заполняемый документ Изменение ассортимента, но включенных в ассортимент магазина данного формата);

○ путем подбора товаров с помощью кнопки Заполнить товары – Подобрать товары; ○ с помощью отборов по кнопке Заполнить товары – Добавить товары по отбору; ○ путем подбора товаров по ассортименту формата магазинов по кнопке Заполнить товары – Заполнить по ассортименту товара – позволяет заполнить список теми товарами, которые уже были добавлены в ассортимент магазинов данного формата в ранее проведенных документах Изменение ассортимента; ○ по складским остаткам и оборотам при помощи кнопки Заполнить товары – Заполнить по складским остаткам и товарам – позволяет заполнить список товарами, имеющими положительный текущий остаток, по которым существовало движение за указанный период; ○ путем загрузки данных из внешнего файла. Для этих целей предусмотрена кнопка Загрузить из файла. ■ Вид цены – вид цены розничной продажи в данном формате магазина (по умолчанию определяется по правилу ценообразования для данного формата магазина и может быть уточнен для каждого конкретного товара). Для заполнения вида цены предусмотрена кнопка Заполнить товары – Заполнить вид цены для всех товаров, позволяющая назначить одинаковый вид цены для всех товаров в текущем документе. С момента введения в действие данных изменений ассортимента цена товара в документах продажи и в формате магазина будет определяться по указанному в документе Изменение ассортимента виду цены. ■ Роль ассортимента – позволяет провести сравнительный анализ ассортимента, сделать определенные выводы о смещении спроса и изменить состояние ассортимента. Роль товарной позиции в ассортименте не накладывает никаких ограничений на товародвижение.

Операция «Изменение в ассортименте» Жизненный цикл товара в ассортименте состоит из следующих этапов: ■ ввод в ассортимент; ■ начало продаж; ■ изменение состояния ассортимента; ■ вывод из ассортимента; ■ запрет продаж. Смена этапа жизненного цикла товарных позиций в ассортименте формата магазина фиксируется в документе Изменение ассортимента с типом операции Изменение в ассортименте в поле Этап. На основе выбранного этапа автоматически заполняется Стадия жизненного цикла товаров в ассортименте, определяющая ограничения процессов товарообращения на данной стадии: ■ разрешены только закупки – соответствует этап Ввод в ассортимент с отсрочкой начала продаж; ■ разрешены закупки и продажи – соответствуют этапы Ввод в ассортимент и Изменение состояния ассортимента; ■ разрешены только продажи – соответствует этап Вывод из ассортимента; ■ запрещены закупки и продажи – соответствует этап Перенос в архив/отзыв. Перемещения товаров между магазинами и складами магазина доступны на любой стадии жизненного цикла товаров. На каждом этапе жизненного цикла товаров для реализации определенных целей есть возможность решить ряд задач.

Ввод в ассортимент. Начало продаж Если ввод в ассортимент и начало продаж совпадают по времени (дата начала продаж совпадает с датой ввода товаров в ассортимент), то для таких случаев предусмотрен этап Ввод в ассортимент (разрешены закупки и продажи). На этапе Ввод в ассортимент (разрешены закупки и продажи) есть возможность: ■ осуществить закупки и продажи товаров. В этом случае документ Изменение ассортимента является основанием – источником данных для ввода следующих документов: ○ Заказ на внутреннее потребление товаров; ○ Заказ на перемещение – заказать с другого склада «пробные» товары; ○ Заказ поставщику – заказать у поставщика «пробные» товары; ■ определить параметры обеспечения потребностей (метод и способ обеспечения потребностей) для всех магазинов (складов) формата, указанного в документе Изменение ассортимента. Основанием для ввода параметров обеспечения потребностей выступает документ Изменение ассортимента. При этом параметры устанавливаются отдельно для каждого склада (магазина); ■ определить товары, которые необходимо ввести в ассортимент и в отношении которых можно осуществлять закупки и продажи; ■ заполнить виды цен для всех товаров в разрезе одного формата магазина; ■ заполнить виды цен для конкретной номенклатуры; ■ при необходимости заполнить рейтинг продаж номенклатуры; ■ при необходимости заполнить роли для всех товаров. Ввод в ассортимент с отсрочкой начала продаж Если ввод в ассортимент и начало продаж разнесены во времени (дата начала продаж не совпадает с датой ввода товара в ассортимент, то есть продажи начинаются позже), то для таких случаев предусмотрен этап Ввод в ассортимент с отсрочкой начала продаж (разрешены только закупки). На этом этапе накладываются ограничения на продажу товаров. На этапе Ввод в ассортимент с отсрочкой начала продаж (разрешены только закупки) есть возможность: ■ осуществить закупку товаров. При этом позиции, указанные в документе, можно заказывать, оформлять поступления и перемещения, устанавливать цены, но нельзя оформить продажу этих товаров. В этом случае документ Изменение ассортимента является источником для ввода заказов поставщикам, заказов на перемещение, параметров обеспечения потребностей и т. д. После того как наступает дата начала продаж, можно создать новый документ Изменение ассортимента с этапом Ввод в ассортимент (разрешены закупки и продажи); ■ определить товары, которые необходимо ввести в ассортимент; ■ заполнить виды цен для всех товаров в разрезе одного формата магазина; ■ заполнить виды цен для конкретной номенклатуры; ■ заполнить рейтинг продаж номенклатуры; ■ заполнить роли для всех товаров.

Изменение состояния ассортимента (разрешены закупки и продажи) Если необходимо изменить состояние ассортимента товаров, то для таких случаев предусмотрен этап Изменение состояния ассортимента (разрешены закупки и продажи). На этапе Изменение состояния ассортимента (разрешены закупки и продажи) есть возможность: ■ изменить роли для товарных позиций (как для всех позиций в целом, так и для одной конкретной). Введенная в ассортимент новая позиция может расцениваться как пробная до тех пор, пока пользователь не сможет определить по статистике продаж, насколько успешно она продается. Пользующийся повышенным спросом товар может быть отнесен к постоянному, основному ассортименту магазина; не слишком успешный товар, но необходимый для создания имиджа – к дополнительному. Быстрое заполнение ролей товаров можно произвести по кнопке Заполнить товары – Заполнить роль для всех товаров: ○ Постоянный ассортимент – товары основного ассортимента (контролируются с повышенным вниманием); ○ Дополнительный ассортимент – назначается товарам по умолчанию, такие товары необходимы для поддержания имиджа магазина; ○ Пробный ассортимент – новые товары, включенные в ассортимент магазина «на пробу», не имеющие аналогов в ассортименте, с неизвестными перспективами продаж.

■ заполнить виды цен для всех товаров в разрезе одного формата магазина; ■ заполнить виды цен для конкретной номенклатуры; ■ заполнить/изменить рейтинг продаж номенклатуры. Вывод из ассортимента (разрешены только продажи) Если необходимо вывести товар из ассортимента, то для таких случаев предусмотрен этап Вывод из ассортимента (разрешены только продажи).

На этом этапе накладываются ограничения на поставку данных товаров. Такие товары невозможно закупить у поставщика. При попытке добавить данную товарную позицию в документы Заказ поставщику система предупредит пользователя о том, что товар выведен из ассортимента и его включение в документ не рекомендуется. Аналогичное предупреждение будет выводиться и при попытке добавления выведенного из ассортимента товара в документ Приобретение товаров и услуг. В последнем случае предупреждение будет выведено только в том случае, если позиция отсутствует в заказе поставщику, на основании которого создается поступление, или поступление товаров оформляется без указания заказа. Документ Изменение ассортимента с таким этапом является основанием для ввода документа Заказ на перемещение. Данная возможность предусмотрена для отражения операции возврата товаров на тот склад, с которого они перемещались в магазины. При этом система автоматически формирует заказы на перемещение по всем тем магазинам (складам), для которых определен формат магазина, указанный в документе Изменение ассортимента. Перенос в архив/отзыв (запрещены закупки и продажи) Если необходимо запретить закупки и продажи ассортиментных товаров, то для таких случаев предусмотрен этап Перенос в архив/отзыв (запрещены закупки и продажи). При оформлении документа Изменение ассортимента с таким этапом все операции с товарами прекращаются. На этапе Перенос в архив/отзыв можно решить следующие задачи: ■ списать остатки товаров, если они есть. В этом случае документ Изменение ассортимента с таким этапом является основанием для ввода документа Заказ на внутреннее потребление товаров с видом операции Списание на расходы. При этом автоматически формируются заказы на внутреннее потребление товаров по всем магазинам (складам) данного формата; ■ отозвать из магазина некачественный ассортимент товаров (например, те товары, потребление которых угрожает здоровью): ○ в документе Изменение ассортимента указываются те товары, которые требуется отозвать из магазинов определенного формата, и этап Перенос в архив/отзыв; ○ на основании документа Изменение ассортимента оформляется документ Заказ на перемещение; ○ в появившейся обработке Помощник формирования складских документов по выводу из ассортимента будет заполнена информация обо всех магазинах (складах) данного формата, в которых есть в наличии указанный товар; ○ в обработке указывается склад-получатель, на который необходимо оформить возврат товаров из магазинов; ○ оформляются документы Заказ на перемещение по каждому магазину (складу); ○ после того как данные товары появятся на складе-получателе, оформляется списание этих товаров. Также документ Изменение ассортимента с заполненным видом цен (вне зависимости от этапа) является основанием для формирования документа Установка цен номенклатуры.

Операция «Управление коллекцией» Для управления коллекционным ассортиментом товаров предусмотрен документ Изменение ассортимента с типом операции Управление коллекцией. Документ с таким типом операции формируется в разрезе коллекций (сезонов) и форматов магазинов. Для коллекционного товара в одном документе фиксируется полный жизненный цикл ввода и вывода из ассортимента. При управлении коллекцией необходимо вручную задать периоды, в которые можно осуществлять закупки и продажи коллекционных товаров. Для этих целей предусмотрены поля:

■ Закупки разрешены с – период снимает ограничения на закупки коллекционного товара; ■ Продажи разрешены с – период снимает ограничения на продажу коллекционного товара. Табличную часть документа Изменение ассортимента с типом операции Управление коллекцией можно заполнить товарами по коллекциям (кнопка Заполнить товары – Заполнить товары по коллекции) – позволяет заполнить теми товарами, которые относятся к коллекции (сезону), в рамках которой формируется документ изменения ассортимента.

Документ Изменение ассортимента с типом операции Управление коллекцией является источником данных для ввода документов: ■ Заказ поставщику; ■ Установка цен номенклатуры; ■ Заказ на перемещение; ■ Заказ на внутреннее потребление товаров. Информация, зафиксированная документом Изменение ассортимента (рейтинг продаж, список товаров, которые должны быть представлены в ассортименте магазина), используется при планировании продаж по товарным категориям.

Ассортиментное планирование Описание концепции Ассортиментное планирование – это укрупненное планирование продаж в разрезе товарных категорий в соответствии с форматами магазинов. На основе укрупненных планов составляются детализированные планы продаж номенклатурных позиций в соответствии с заданными нормативами распределения. Планирование выполняется на основе данных ассортимента. Предпосылки к использованию ассортиментного планирования: ■ Смена товаров на рынке («устаревание моделей») (продажи по старым товарам еще ведутся, но при этом закупаются новые товары) – старые товары постепенно выводятся из ассортимента, а новые товары вводятся в ассортимент. При этом сохраняются продажи по товарным категориям. Укрупненные продажи по товарным категориям распределяются до планов по номенклатуре с использованием нормативов распределения. Например, в составе ассортимента 25 позиций товаров, при этом 1 позиция товара выведена из ассортимента (снята с производства) и в состав ассортимента введена новая позиция товара. Таким образом выполняется постоянное обновление ассортимента (модельного ряда). ■ Быстро меняющийся ассортимент – коллекции товаров никогда не повторяются (например, произвели определенную коллекцию платьев на осень 2015 г., в следующем году, на осень 2016-го, будет уже новая коллекция платьев). При планировании можно использовать статистику продаж по коллекции предыдущего периода и распределить ее на коллекцию будущего периода. Ассортиментное планирование позволяет решать следующие задачи: ■ сохранение статистики продаж по товарным категориям и коллекциям товаров при смене ассортимента; ■ прогнозирование новых продаж по товарной категории (группе товаров); ■ прогнозирование продаж товаров, по которым еще нет статистики или нет самих товаров; ■ получение детализированных планов продаж по новым номенклатурным позициям при смене ассортимента (новый модельный ряд, новый цвет и т. д.) в соответствии со статистикой продаж предыдущих коллекций. Получить план продаж по номенклатуре можно из плана продаж по товарной категории. Методика ассортиментного планирования: ■ Распределение товаров по коллекциям (сезонам), поскольку в одной товарной категории могут присутствовать товары разных коллекций. ■ Получение достоверной статистики продаж по товарным категориям. Необходимо в случаях: ○ закрытия магазина на ремонт; ○ проблем с товаром; ○ прочих (например, погодные условия). ■ Получение прогноза продаж на основе статистики по товарным категориям. ■ Управление ассортиментом в разрезе коллекций (сезонов) товаров (см. в разделе «Управление ассортиментом»): ○ избавление от старой коллекции (вывод из ассортимента); ○ закупка новой коллекции (ввод в ассортимент). ■ Определение методики расчета (см. в разделе «Планирование продаж по категориям»): ○ «По объему» продаж; ○ «По скорости» продаж. ■ Распределение прогнозных продаж по товарной категории на новую коллекцию товаров: ○ учет соотношения разных свойств товаров по пропорциям (нормативам распределения).

Настройки ассортиментного планирования Процедура ассортиментного планирования представлена на схеме.

Для возможности ассортиментного планирования необходимо произвести следующие настройки: ■ распределение товаров по товарным категориям и коллекциям товаров (см. раздел «Управление товарными категориями, коллекциями (сезонами) и квотами ассортимента»); ■ распределение складов (магазинов) по форматам (см. раздел «Управление товарными категориями, коллекциями (сезонами) и квотами ассортимента»); ■ планирование количества ассортиментных позиций и установка квот ассортимента (см. раздел «Управление товарными категориями, коллекциями (сезонами) и квотами ассортимента»); ■ исключение из ассортимента товаров старой коллекции и ввод в ассортимент товаров новой коллекции (см. раздел «Управление коллекциями товаров»); ■ формирование обобщенных планов продаж по товарным категориям; ■ определение нормативов распределения в рамках товарных категорий (см. раздел «Определение нормативов распределения в рамках товарных категорий»); ■ формирование детализированных планов продаж по номенклатуре с точки зрения ассортимента.

Перенос статистики продаж между коллекциями Пример одного из сценариев ассортиментного планирования с учетом обновления модельного ряда (ввод в ассортимент новых товаров) представлен на схеме ниже (на ней представлено планирование продаж по товарным категориям «По объему»). Допустим, имеется план продаж по товарным категориям за предыдущий период «Сентябрь 2015 г.» и необходимо спланировать продажи на новый период «Сентябрь 2016 г.» с учетом статистики продаж предыдущих периодов. Информацию по количеству продаж товаров, сгруппированных по товарным категориям, за предыдущий период можно использовать в качестве источника заполнения количества для новых коллекций товаров. При этом сгруппированное количество проданных товаров в разрезе товарных категорий за предыдущий период можно обработать/изменить (например, увеличить на какой-то определенный процент роста продаж, на сезонные коэффициенты) и эти обработанные данные применить в плане нового периода. В новом периоде отсутствует статистика продаж по новым товарам. Инструменты прикладного решения позволяют получить статистику планируемых продаж новых товаров. Для такой возможности предусмотрен перенос статистики продаж товаров, сгруппированных по товарным категориям, за предыдущий период на новую товарную группу с учетом нормативов распределения.

Обобщенные планы продаж по товарным категориям создаются в разделе Бюджетирование и планирование – Планирование запасов – Планы продаж по категориям. Планируемые потребности могут фиксироваться по конкретному складу или формату магазина (склада). В одном документе могут быть зафиксированы потребности по нескольким складам предприятия. План продаж по товарным категориям фиксируется на определенный период с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т. д. Документ План продаж по категориям заполняется статистикой продаж прошлых периодов в разрезе товарных категорий, а не конкретными позициями товаров. В этом и заключается перенос статистики с одного товара на другой в рамках одной товарной категории. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с источниками данных или по упрощенной формуле. Информация о том, как должен быть заполнен план, определяется в виде плана. При заполнении можно учитывать объем продаж товаров, относящихся к одной товарной категории, за прошедшие периоды (подробно см. раздел «Планирование продаж по категориям»). Для распределения укрупненных планов продаж по товарным категориям до планов по номенклатуре необходимо ввести нормативы распределения «в долях» (в разрезе бренда/товарной категории). Из этих данных формируется ассортимент, показывающий количество номенклатурных позиций в планируемой коллекции. Для разработки коллекции, изменения ассортимента (ввод новых товаров в ассортимент, вывод старых товаров из ассортимента) используется документ Изменение ассортимента. Далее формируется ассортиментный план, рассчитываемый от ассортимента, то есть «снизу вверх». Ассортиментный план определяет потребность в объемах каждой разработанной коллекции за счет учета индивидуальных особенностей ассортиментных групп. В качестве ассортиментного плана выступает документ План продаж по номенклатуре. При заполнении плана продаж в качестве источника данных по количеству следует использовать формулу [План продаж по категориям] или источник План продаж по категориям. Заполнение состава плана выполняется по «Ассортименту» (данным документа Изменение ассортимента).

В плане продаж по номенклатуре автоматически заполняются данные о количестве номенклатурных позиций – общее количество по товарной категории будет распределено по номенклатурным позициям в соответствии с заданными нормами распределения. При этом в распределении будут участвовать те товары, которые включены в ассортимент (например, включены в новую коллекцию). Если нормы распределения не заданы, то будет произведено равномерное распределение между всеми номенклатурными позициями, входящими в товарную категорию и удовлетворяющими установленным параметрам отбора. Результатами ассортиментного плана являются: ■ итоговые объемы продажи в единице измерения номенклатурной позиции; ■ план по коллекции на будущий период. По итогам ассортиментного планирования формируется план закупок. План закупки рассчитывается только от ассортиментного плана.

На основе плана закупки формируются заказы поставщикам. На этом планирование коллекции завершается.

Формирование заказов поставщикам по планам При наличии особых требований к срокам обеспечения (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Заказы на обеспечение потребностей формируются на основании предварительно сформированных и утвержденных планов закупок в рамках рабочего места Бюджетирование и планирование – Сервис – Формирование заказов поставщику по плану. При формировании заказов поставщикам по планам можно выполнить следующие задачи: ■ произвести отбор планов закупок, по которым требуется сформировать заказы поставщикам; ■ проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое к заказу у поставщиков; ■ определить состав и объем заказов поставщикам; ■ определить поставщиков, условия работы с ними (соглашение с поставщиком) и склад, который требуется обеспечить; ■ обеспечить потребности по планам закупок; ■ сформировать заказы поставщикам по датам заказа, датам поступления и складу; ■ проанализировать и при необходимости уточнить информацию по сформированным заказам поставщикам. Заказы поставщикам в соответствии с ранее разработанными и утвержденными планами формируются на основании данных в планах закупок. Источниками данных для формирования заказов поставщикам по планам выступают документы План закупок. План закупок формируется на период, в рамках которого планируемое к закупке количество детализируется до указанной периодичности плана: неделя, декада, месяц, квартал, год. Например, если период плана закупок – один год, а периодичность – месяц, то в каждой строке плана закупок нужно будет ввести 12 помесячных планов. Допускается создание нескольких планов одинаковой периодичности на один период времени. К закупке предлагается суммарное количество по всем документам План закупок с указанной периодичностью плана. Заказы поставщикам будут формироваться только по планам закупок в статусе Утвержден. Основным инструментом, при помощи которого осуществляется формирование заказов поставщикам по планам, является рабочее место Формирование заказов поставщику по плану. Рабочее место для формирования заказов поставщикам по плану вызывается по команде Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По плану. Процесс формирования заказов поставщикам по планам закупок представлен на схеме.

Рабочее место Формирование заказов поставщику по плану реализовано в виде помощника, работа в котором представлена в виде трех последовательных шагов. Для перехода от одного этапа к другому предусмотрена кнопка Далее. Формирование заказов осуществляется по кнопке Создать заказы.

Первый шаг работы с помощником предусматривает отбор по планам, для которых будут формироваться заказы поставщикам. Отбор устанавливается по следующим параметрам: ■ Сценарий – указывается сценарий, по которому созданы и утверждены планы закупок. В выбранном сценарии должен быть установлен флажок Создавать по сценарию – Планы закупок – Заказы поставщику; ■ Период заказа; ■ Подразделение. Если подразделение не указано, будут выбраны планы без детализации по подразделениям (общие планы по предприятию). Предусмотрена возможность установки отбора по дополнительным параметрам, таким как Поставщик, Соглашение, Период поступления, Склад и т. д. Второй шаг работы с помощником предусматривает определение состава и объема заказа. На втором шаге в верхней таблице показываются данные планов, соответствующие указанным отборам. Данные планов разбиваются на строки согласно указанным параметрам: ■ периодичности плана (например, если установлена периодичность Неделя, то в каждой строке будет указан план на отдельную неделю); ■ складу – планы закупок на каждый склад выводятся в отдельной строке; ■ поставщику и соглашению с поставщиком. Данные планов закупок с одинаковой периодичностью, складом и поставщиком суммируются. В столбцах таблицы с данными планов выводится следующая информация: ■ склад, на который будет производиться закупка, поставщик, соглашение с поставщиком и условие цены. Все эти данные можно уточнить непосредственно в таблице. Для этого предусмотрена кнопка Заполнить; ■ для позиций, в которых цену поставщика можно определить по соглашению, она определяется автоматически. Для заполнения цены по определенному условию цены поставщика предусмотрена команда Заполнить – Цены по условиям закупок (с условием цен); ■ в графе К заказу указывается количество товаров, которое необходимо заказать согласно планам закупок; ■ в графе В планах выводится общая сумма планов по каждой строке. Возможна детализация до документов, являющихся источниками плановых данных; ■ в графе В заказах выводится общая сумма ранее сформированных заказов, соответствующих данным планов закупок, выведенных в эту строку обработки. На шаге определения состава и объема заказа есть возможность: ■ Выбрать поставщика. Для выбора поставщика предусмотрена форма Выбор поставщика для позиции, вызываемая по команде реквизита Поставщик. Для выбора доступны все поставщики, зарегистрированные в информационной базе (на закладке Все поставщики), или поставщики с зарегистрированными ценами – позволяет выбрать поставщика по наиболее оптимальным ценам поставки (на закладке Поставщики с зарегистрированными ценами). При выборе поставщиков с зарегистрированными ценами есть возможность проанализировать статистику поставок по поставщикам: ○ когда поставщиком была произведена последняя поставка (поле Последняя поставка); ○ сколько всего поставок было произведено поставщиком (поле Всего поставок).

■ Выбрать соглашение, в рамках которого будет производиться работа с поставщиком. ■ Заполнить цены по виду цены поставщика. Если в плане закупок зафиксированы цены, но зарегистрированных цен поставщиков нет, то в сформированном документе Заказ поставщику цены будут заполнены из документа План закупок. ■ Указать склад, который требуется обеспечить товарами в соответствии с планами закупок. ■ Задать параметры создания заказа. ■ Установить даты поступления для большого количества номенклатурных позиций (команда Еще – Установить дату поступления). ■ Спланировать графики поступления от поставщиков и распределить объем поставок на соответствующие периоды поступления в рамках каждого периода планирования. Для планирования графиков поступления и распределения количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления используется форма Перенести или распределить строки (доступ к форме – по команде

Перенести или распределить в рабочем месте по формированию заказов поставщикам).

Также команды автоматической установки, переноса дат поступления и распределения количества доступны в контекстном меню по строкам в рамках рабочего места по формированию заказов поставщику по плану. Использование формы Перенести или распределить строки позволяет решить следующие задачи: ■ перенести или изменить даты поступления для большого количества позиций продукции к заказу у поставщика в рамках каждого периода поступления; ■ разбить длительные графики поступления на более мелкие (например, поставки с периодичностью в «Месяц» распределить на четыре недели); ■ разбить/распределить большой объем поставок на более мелкий объем поставок на соответствующие периоды поступления. Такая возможность позволяет формировать планы на более долгосрочные периоды поступления, которые в момент формирования заказов поставщикам по планам можно распределить на краткосрочные периоды поступления.

Возможности, предоставляемые в рамках формы переноса или распределения строк, позволяют оперативно планировать, варьировать и управлять графиками поступления продукции от поставщиков, объемом поставок – параметрами, в соответствии с которыми будут формироваться заказы поставщикам в рамках рабочего места по формированию заказов. В рамках формы переноса или распределения строк для переноса дат поступления для большого количества номенклатурных позиций предусмотрены различные способы (например, на закладке Перенести дату поступления перенос дат выполняется по команде Перенести). Способы переноса дат поступления зависят от периодичности планов закупок. Рассмотрим способы переноса дат поступления при периодичности планов закупок «Месяц» (в форме Перенести или распределить строки): ■ На число месяца – дата поступления номенклатурной позиции будет перенесена на дату, которая приходится на указанное число месяца. Например, если необходимо перенести дату поступления товара с 01.05.2016 на 03.05.2016 – то указывается число месяца «3». ■ На первый день – дата поступления зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на первый день недели месяца. Например, если поступления производятся по четвергам и необходимо дату поступления 01.04.2015 перенести на дату, которая приходится на первый четверг месяца (установлено значение «Четверг»), – то дата поступления 01.04.2015 будет перенесена на 07.05.2015 (первый четверг месяца).

■ На последний день – дата поступления зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на последний день недели месяца. Также в рамках формы Перенести или распределить строки доступны различные способы распределения дат поступления и количества номенклатурной позиции (например, на закладке Распределить количество распределение дат поступления и количества выполняется по команде Распределить). Пример распределения даты поступления и количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления представлен на схеме.

Порядок распределения даты поступления и количества следующий: ■ распределение даты поступления в соответствии с количеством периодов поступления (распределение действует в отношении даты, установленной в колонке Дата поступления в рабочем месте формирования заказов); ■ распределение количества номенклатурной позиции на соответствующие периоды поступления (распределение количества действует в отношении количества номенклатурной позиции, установленного в колонке К заказу в рабочем месте по формированию заказов). Количество периодов поступления зависит от периодичности планов закупок. Рассмотрим распределение даты поступления на примере периодичности планов закупок «Месяц». Количество периодов определяется следующими параметрами: ■ По декадам – дата поступления будет распределена на количество периодов в месяце, каждый из которых имеет длительность 10 дней. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поступление 01.04.2016 распределено на 3 декады. В этом случае даты поступления будут установлены на 1, 11 и 21-е числа месяца. ■ По неделям – дата поступления будет распределена на количество периодов в месяце. Количество периодов в каждом месяце может быть различным в зависимости от установленного дня недели. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поставка товара осуществляется в «Пятницу». Тогда поступление 01.04.2016 будет распределено на 5 периодов в зависимости от конкретного месяца (1, 8, 15, 22, 29-е числа месяца). ■ По количеству периодов – распределение по дням будет пропорционально указанному количеству периодов. Например, периодичность плана закупок «Месяц», поступление 01.04.2016 распределено на 3 периода. Даты поступления будут установлены на первый день каждого периода (1, 11 и 21-е числа месяца). Способы распределения количества номенклатурных позиций на соответствующие периоды поступления (выбираются в форме переноса и распределения строк): ■ Пропорционально – количество единиц номенклатурной позиции распределяется в равных пропорциях (долях) на соответствующие периоды поступления. Например, по плану с периодичностью в «Месяц» 01.08.2016 запланирована закупка номенклатурной позиции у поставщика в количестве 240 единиц. В соответствии с планом закупок к заказу у поставщика требуется 240 единиц товара. Известно, что поставка номенклатурной позиции осуществляется по вторникам в равных пропорциях. В соответствии с обозначенными условиями поставки устанавливаем способ распределения даты поступления По неделям – Поступление в – «Вторник». По результатам распределения дата поступления 01.08.2016 будет распределена на 5 периодов поступления товаров (2, 9, 16, 23, 30-е числа месяца). На каждый период поступления будет распределено по 48 единиц товара от общего запланированного количества к заказу у поставщика.

■ По долям – количество единиц номенклатурной позиции распределяется по заданным долям на соответствующие периоды поступления. Такой способ позволяет планировать различные объемы поставок в зависимости от периода поступления товаров от поставщика и управлять ими. Переход к установке долей (в поле Доля) выполняется по команде Далее в форме переноса и распределения строк. В момент распределения товаров обеспечивается возможность округлять количество до установленного значения (поле Округлить до в форме переноса и распределения строк). Для отметки номенклатурных позиций, которые требуется заказать у поставщика, необходимо установить признак Отметить к заказу выделенные строки в форме переноса и распределения строк. По результатам распределения в рабочем месте по формированию заказов по плану номенклатурная позиция будет отмечена к заказу у поставщика (установлен флажок в колонке К заказу). Если в документе План закупок был указан один поставщик, а заказ был сформирован другому поставщику, то такой заказ не выполняет план закупок и в графе В заказах сумма этого заказа учтена не будет. Но если план был сформирован без указания конкретного поставщика, исполнением этого плана будет считаться любой заказ поставщику. По одному плану закупок может быть сформировано несколько заказов поставщикам.

Если заказ поставщику нецелесообразен, то можно отменить товар к заказу у поставщика. Для этих целей предусмотрена кнопка Снять отметку к заказу. Предусмотрена возможность разбиения заказов к оформлению – по складам, датам поступления и датам заказа – при помощи команд, вызываемых по кнопке Параметры создания заказа. В зависимости от параметра создания заказа заказы поставщикам будут группироваться по одинаковым датам поступления, датам заказов, складам. При разбиении по складам заказы формируются в соответствии со значением склада, при разбиении заказов по датам поступления – в соответствии с датами поступления. Примеры формирования заказов поставщикам в зависимости от параметра создания заказа Разбивать заказы по датам поступления представлены на схеме.

При объединении заказов по складам заказы поставщикам формируются следующим образом: ■ если группа складов не разрешена для выбора в документах заказов, то документы Заказ поставщику будут разбиты по складам. Для каждого склада будет сформирован свой заказ поставщику; ■ если группа складов разрешена для выбора в документах заказов, то заказы поставщику будут объединены по складам. Будет сформирован один документ Заказ поставщику на поставку товаров для группы складов. В нижней части таблицы показываются подготовленные заказы, у которых в верхней части установлены флажки в поле К заказу. При переходе к следующему шагу происходит формирование заказов поставщикам. По умолчанию заказы формируются непроведенными, в статусе К поступлению. На этом шаге заказы могут быть уточнены и проведены.

Формирование заказов на производство по планам Заказы на обеспечение потребностей формируются на основании предварительно сформированных и утвержденных планов производства. В целях формирования заказов на производство продукции в количестве, зафиксированном планами производства, предусмотрено специализированное рабочее место Бюджетирование и планирование – Сервис – Формирование заказов на производство по плану. Особенности рабочего места по формированию заказов на основании планов производства: ■ доступно как для варианта «Управление производством (версия 2.1)», так и для варианта «Управление производством (версия 2.2)»; ■ организация работы в виде трех последовательных шагов (отбор планов, формирование заказов, редактирование заказов). Переход от одного шага к другому выполняется по кнопке Далее; ■ формирование отдельных заказов на производство на каждый склад потребности и/или источник обособленной потребности; ■ уточнение дат выпуска в рамках планируемого периода для номенклатурных позиций, запланированных к производству. На первом шаге определяется состав продукции для создания заказов на производство. Выбор осуществляется путем отбора продукции по параметрам документов планов: ■ Сценарий; ■ Подразделение-диспетчер – если отбор не установлен, то данные планов показываются в разрезе подразделения-диспетчера; ■ Назначение – отбор по назначению доступен, если выбранный сценарий допускает обособленное планирование. Если значение для данного отбора не установлено, то данные планов будут выводиться по объектам обособления. Для формирования заказов на производство можно использовать два подхода: ■ по дате запуска изделий (продукция, полуфабрикаты) в производство; ■ по дате выпуска продукции и полуфабрикатов. Дата выпуска продукции и дата запуска в производство определяются планами производства, но имеют разный характер задания. Дата выпуска продукции явно указывается в планах производства периодом плана, в котором задано количество к выпуску. Если на первом шаге обработки указать значения в полях Период выпуска, то для формирования заказов на производство будет доступна вся продукция, выпуск которой согласно дате выпуска попадает в указанный период. Данный подход удобен при создании заказов для продукции с близкими по значению и относительно короткими сроками производства. Дата запуска продукции и полуфабрикатов для ее изготовления определяется в планах производства расчетным путем на основании нормативной длительности изготовления изделий в ходе разузлования заявленной к выпуску продукции. Значения в полях Период запуска определяют период, в котором нужно начать производство изделий для обеспечения выпуска продукции, указанной во всех планах производства, находящихся в статусе Утвержден. Например, данный подход обеспечивает поддержку опережающего производства полуфабрикатов. Чтобы минимизировать риск пропуска изделий, рекомендуется задавать только последнюю дату периода – в этом случае для формирования заказов на производство будут доступны все изделия, которые необходимо запустить в производство до указанной даты. Подход удобен при создании заказов для выпуска продукции, имеющей большой разброс длительности изготовления и продолжительные сроки изготовления. В момент установки отборов можно указать организацию, от имени которой будут формироваться заказы на производство. Указанная организация будет заполняться в сформированных заказах на производство. Для уточнения данных по планам предусмотрена установка произвольных отборов по таким параметрам, как Номенклатура, Сегмент номенклатуры и др. (гиперссылка Произвольный отбор). На втором шаге определяются состав и объем заказа. В верхней табличной части рабочего места показывается список изделий, отобранных на первом шаге для создания заказов на производство. Для них отражаются следующие данные: ■ Подразделение-диспетчер – доступно, если отбор по нему не установлен на первом шаге; ■ Склад – при варианте «Управление производством (версия 2.1)» заполняется вручную. При варианте «Управление производством (версия 2.2)» заполняется из схемы обеспечения производством, заданной для подразделения; ■ К заказу – количество продукции, которое требуется заказать согласно планам производства; ■ Дата выпуска – дата, к которой необходимо произвести продукцию;

■ Срок исполнения заказа – нормативный срок, за который может быть исполнен заказ на производство; ■ Дата заказа – желательная дата начала исполнения заказа на производство. Рассчитывается системой автоматически, исходя из нормативного срока исполнения заказа; ■ Период поступления – период внутри плана, на который запланирован выпуск продукции; ■ В планах – количество продукции, запланированное по плану производства; ■ В заказах – количество продукции, на которое уже оформлены заказы на производство. В планах производства по умолчанию датой выпуска продукции признается последний день периода, в рамках которого продукция была запланирована к выпуску. При создании заказов на производство в рамках периода выпуска можно уточнить даты выпуска для отдельных партий изделий, что позволяет формировать более равномерную загрузку производства. Для этого предусмотрены инструменты формы Перенести или распределить строки, которая вызывается по кнопке формированию заказов на производство.

Перенести или распределить на форме второго шага рабочего места по

Использование формы Перенести или распределить строки позволяет: ■ задать выпуск продукции на определенное число месяца, на первый или на последний день недели внутри периода плана (на закладке Перенести дату выпуска). Предусмотрены различные способы переноса дат выпуска, они зависят от периодичности планов производства. Рассмотрим варианты распределения дат выпуска при периодичности планов производства «Месяц»: ○ На число месяца – дата выпуска позиции продукции будет перенесена на дату, которая приходится на указанное число месяца. Например, если дату выпуска 30.04.2017 необходимо перенести на 03.04.2017, то указывается число дня месяца – «3»; ○ На первый день – дата выпуска зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на первый день недели месяца. Например, если отгрузка продукции осуществляется по четвергам и поэтому необходимо дату выпуска 30.04.2017 перенести на дату, которая приходится на первый четверг месяца, то устанавливается значение «Четверг». Дата выпуска 30.04.2017 будет перенесена на 06.04.2017 (первый четверг месяца).

○ На последний день – дата выпуска зависит от установленного дня недели и будет перенесена на ту дату, которая приходится на последний день недели месяца;

■ распределить выпуск равномерно на выбранные в периоде планирования интервалы – корректируется значение в поле Дата выпуска; ■ задать для каждого интервала, выбранного в периоде планирования, уникальную долю от общего количества продукции, выпускаемой в периоде, – изменяется значение количества в поле К заказу. Пример распределения даты выпуска и количества позиции продукции на периоды поступления представлен на схеме (с периодичностью планов производства «Месяц»).

Поддерживаются следующие варианты уточнения даты выпуска: ■ По декадам – позволяет распределить выпуск продукции по интервалам, каждый из которых имеет длительность 10 дней, то есть продукция выпускается каждые 10 дней. Будут установлены даты выпуска на 11, 21 и 30-е числа месяца внутри планируемого периода; ■ По неделям – позволяет распределить выпуск продукции по недельным интервалам. В рамках разных календарных месяцев количество недельных интервалов может быть различным в зависимости от выбранного дня недели. Например, выпуск позиции продукции осуществляется каждую пятницу – это значит, что выпуск с 30.04.2017 будет распределен на 7, 14, 21, 28-е числа месяца; ■ По количеству периодов – позволяет распределить выпуск продукции на указанное число интервалов. Например, выпуск с 30.04.2017 необходимо распределить на пять интервалов. Даты выпуска будут установлены на первый день каждого интервала: 7, 13, 19, 25, 30-е числа месяца.

Поддерживаются следующие варианты определения количества для отдельных партий выпуска (форма Перенести или распределить строки на закладке Распределить количество): ■ Пропорционально – количество продукции распределяется в равных пропорциях (долях) на выделенные в периоде планирования интервалы. Например, по плану с периодичностью в «Месяц» запланировано производство позиции продукции в количестве 120 единиц на период поступления с 01.04.2017 по 30.04.2017. Известно, что выпуск продукции производится по вторникам в равных пропорциях. Для уточнения сроков выпуска устанавливается вариант распределения даты поступления По неделям – Поступление в – «Вторник»: выпуск с 30.04.2017 будет распределен на 4, 11, 18, 25-е числа месяца. В указанные даты требуется выпустить одинаковое количество продукции – по 30 единиц.

■ По долям – количество продукции распределяется по заданным долям на выбранное количество равных интервалов, на которые разбивается планируемый период. Переход к установке долей (в поле Доля) выполняется по кнопке Далее в форме переноса и распределения строк. Для создания заказов на производство для продукции требуется установить признак Отметить к заказу выделенные строки в форме Перенести или распределить строки. В рабочем месте для строки продукции будет установлен флажок К заказу. Отдельные документы Заказ на производство можно создать для удовлетворения потребностей в продукции, сформированных на различных складах и/или под разные объекты обособления (кнопка Параметры создания заказа). Например, если в рамках рабочего места установлен флажок Параметры создания заказа – Разбивать заказы по складам, то в один заказ на производство попадают строки продукции, обеспечивающие потребность одного склада. В нижней табличной части показывается информация о заказах на производство, подготовленных к оформлению. Нижняя табличная часть может быть заполнена путем переноса левой кнопкой мыши строк из верхней табличной части. Формирование заказов на производство выполняется по кнопке Создать заказы. На третьем шаге обработки по созданию заказов показываются сформированные заказы на производство. По умолчанию документы Заказ на производство формируются непроведенными, в статусе К производству. Если обязательные поля заполнены, то документ создается проведенным. На этом шаге параметры исполнения заказов могут быть уточнены.

При использовании варианта «Управление производством (версия 2.1)» формируется единый документ Заказ на производство на разные даты потребности в продукции. При использовании варианта «Управление производством (версия 2.2)» на каждую дату потребности в продукции формируется отдельный документ Заказ на производство. Перейти к общему списку сформированных заказов на производство можно по гиперссылке Перейти в общий список заказов.

Примеры планирования Актуализация планов закупки Рассмотрим пример. Необходимо актуализировать плановые закупки номенклатуры «Кондиционер FIRMSTAR 12M» на периоды «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017» в рамках утвержденного годового плана закупок и с учетом свободных остатков на складе. Исходные данные: ■ Годовой план закупок на период с 01.01.2017 г. по 31.12.2017 г. в рамках сценария «Планирование закупок бытовой техники» с периодичностью «Месяц» и вида плана с детализацией по подразделению и складу. ■ На складе на дату 28.12.2016 г. имеются свободные остатки товара «Кондиционер FIRMSTAR 12M» в количестве 18 ед. Поддерживаются следующие варианты актуализации плановых закупок: ■ замещение значений предыдущего плана соответствующих периодов в рамках «скользящего» планирования; ■ суммирование значений нового плана со значениями предыдущего плана соответствующих периодов в рамках «суммирующего» планирования.

Вариант 1. Актуализация плановых закупок в рамках «скользящего» планирования Пример актуализации плана закупок в рамках «скользящего» планирования представлен на схеме.

Формируем документ План закупок на период с 01.01.17 г. по 31.03.17 г. в рамках сценария годового плана закупок и вида плана с детализацией по Подразделению и Складу. В виде плана устанавливается вариант заполнения Расширенный вариант заполнения (по источникам) и способ планирования Замещающий. В правиле заполнения плана указываются источники данных планирования:

■ Планы закупок со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0. Для уточнения данных по указанному источнику устанавливается отбор по сценарию планирования, в рамках которого сформирован годовой план закупок. Из годового плана закупок будут отобраны данные за периоды планирования «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017». ■ Свободные остатки со знаком «-» и режимом выборки данных «на дату». Указывается дата начала месяца планирования. Для уточнения данных по указанному источнику в правиле заполнения устанавливается отбор по складу «Бытовая техника» и номенклатуре «Кондиционер FIRMSTAR 12M». В соответствии с настроенным правилом формируется «новый» корректировочный план закупок на периоды планирования «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017». Новый план закупок замещает значения предыдущего плана соответствующего периода планирования. При этом предыдущий план становится неактуальным.

Корректировочное значение планового показателя закупок на каждый период планирования рассчитывается как: План закупок за 1 период планирования - Свободные остатки / Количество периодов планирования корректировочного плана Например, корректировочное значение плановых закупок на период «Январь 2017» = 7 ед. - 18 ед. / 3 = 1 ед. При создании заказов поставщику будет предложено количество товаров по корректировочному плану закупок. Результаты расчета корректировочного значения плановых закупок, учитывающего свободные остатки в рамках «скользящего» планирования, представлены в таблице 2.3. Таблица 2.3 Периоды планирования

«Январь 2017» «Февраль 2017» «Март 2017»

План закупок, шт.

7

Свободные остатки на начало планирования, шт.

18

8

8

Корректировочное значение плановых закупок, шт. 1

2

2

К заказу у поставщика по планам, шт.

2

2

1

Вариант 2. Актуализация плановых закупок в рамках «суммирующего» планирования Пример актуализации плановых закупок в рамках «суммирующего» планирования представлен на схеме.

Формируем документ План закупок на период с 01.01.17 г. по 31.01.17 г. в рамках сценария годового плана закупок «Планирование закупок бытовой техники» и вида плана с детализацией По подразделению и Складу. В виде плана установлен вариант заполнения плана Расширенный вариант заполнения (по источникам) и способ планирования Суммирующий. В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Свободные остатки со знаком «-» и режимом выборки данных «на дату». Свободные остатки будут отбираться на дату начала планирования закупок. Для уточнения данных по источнику устанавливается отбор по складу «Бытовая техника» и номенклатуре «Кондиционер FIRMSTAR 12M».

В соответствии с заданным правилом формируется корректирующий план закупок, вычитающий свободные остатки, на периоды «Январь 2017», «Февраль 2071», «Март 2017».

Корректирующее значение плановых закупок на каждый период планирования рассчитывается как: Свободные остатки/Количество периодов планирования Например, корректирующее значение плановых закупок на период «Январь 2017» = -18 ед./3 = -6 ед. Количество товаров к заказу у поставщика по планам будет рассчитываться как: План закупок + Корректирующий план закупок Результаты расчета вносимых изменений в план закупок на периоды планирования «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017» в рамках «суммирующего» планирования представлены в таблице 2.4. Таблица 2.4 Периоды планирования

«Январь 2017» «Февраль 2017» «Март 2017»

План закупок, шт.

7

8

8

Свободные остатки на дату начала планирования, шт. 18 Корректирующее значение плановых закупок, шт.

-6

-6

-6

К заказу у поставщика по планам, шт.

1

2

2

При создании заказов поставщику по плану будет учитываться сумма всех планов, а к заказу будет предложено только положительное количество номенклатуры.

Планирование закупок под план производства с учетом страхового запаса и свободных остатков материалов Рассмотрим пример. Необходимо спланировать закупки с учетом потребностей в материалах (для производства продукции), страхового запаса и свободных остатков материалов на складе. Исходные данные: ■ Заказ клиента, которым отражена потребность в номенклатуре «Стеллаж (угловой)» в количестве 10 шт. на дату отгрузки 30.04.2017 г. ■ Ресурсная спецификация на номенклатуру «Стеллаж (угловой)» в количестве 10 шт., которая, в свою очередь, состоит из материалов: ○ «Доска сосновая» – 20 куб. м; ○ «Лак древесный» – 2 л. ■ Уровень страхового запаса (в рамках рабочего места Настройка поддержания запасов): ○ «Доска сосновая» – 50 куб. м; ○ «Лак древесный» – 12 л. ■ На складе на дату 01.04.17 г. имеются свободные остатки материалов: ○ «Доска сосновая» – 20 куб. м; ○ «Лак древесный» – 10 л. Пример планирования потребностей в материалах (для производства) на основе плана продажи представлен на схеме.

Формируем документ План продаж на период «Апрель 2017» в рамках сценария «План продаж изделий из дерева» с периодичностью «Месяц» и вида плана с вариантом заполнения плана (по источникам). В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Заказы клиентов со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0. Для уточнения данных по заказам клиентов устанавливается отбор по складу. По данным заказов клиентов получаем план продаж номенклатуры «Стеллаж (угловой)» в количестве 10 шт.

Далее на основе плана продаж планируем производство продукции и материалов. Формируем документ План производства на период «Март 2017» в рамках сценария, по которому установлен флажок Планы производства – Расчет потребностей в материалах, видах РЦ и трудовых ресурсов, и вида плана с детализацией Подразделение-диспетчер и вариантом заполнения (по источникам). В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Планы продаж со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 1. План производства будет заполнен данными плана продаж, сформированного на период «Апрель 2017». Плановая потребность в материалах для производства продукции «Стеллаж (угловой)» в количестве 10 шт. будет рассчитана на период «Февраль 2017» исходя из данных ресурсной спецификации.

Планируем закупки материалов на период «Февраль 2017» с учетом уровня страхового запаса и свободных остатков на складе. Пример планирования закупок на основе потребностей в материалах с учетом страхового запаса и свободных остатков представлен на схеме.

План закупок формируем в рамках сценария вида плана, по которому установлен расширенный вариант заполнения (по источникам). В правиле заполнения плана указываются источники данных планирования: ■ Товарные ограничения со знаком «+», установленным параметром Тип запаса = «Страховой запас» и режимом выборки данных «без ограничения».

■ Свободные остатки со знаком «-» на дату начала планирования. ■ Планы производства (материалы) со знаком «+». Для корректного заполнения плана необходимо привести в соответствие поля выбранных источников данных планирования путем редактирования полей группировки источника данных Планы производства. В соответствии с настроенным правилом плановый показатель закупок рассчитывается как: Уровень страхового запаса + Планы производства (материалы) - Свободные остатки ■ Плановый показатель закупок для материала «Доска сосновая» = 50 куб. м + 20 куб. м - 20 куб. м = 50 куб. м. ■ Плановый показатель закупок для материала «Лак древесный» = 12 л + 2 л - 10 л = 4 л.

Синхронизация планов закупки и заказов Рассмотрим пример. Подразделение «Складское хозяйство» заявило потребность в следующей номенклатуре: ■ «Кабель NYM (Севкабель) 1х6» – 100 ед. на дату отгрузки 21.02.17 г. ■ «Кабель NYM (Севкабель) 1х4» – 80 ед. на дату отгрузки 22.03.17 г. Потребность в приобретении номенклатуры отражена документом Заказ на внутреннее потребление товаров. На основании имеющейся потребности в номенклатуре сформирован документ План закупок на период с 01.02.17 г. по 31.03.17 г. Позднее по заявленной потребности произведена корректировка количества материалов – как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Необходимо получить актуальную версию плана закупок с учетом корректировок, произведенных по заказам на внутреннее потребление товаров.

Получить актуальную версию плана закупок можно следующими способами: ■ замещение значений предыдущего плана соответствующего периода в рамках «скользящего» планирования; ■ суммирование значений нового плана со значениями предыдущего плана соответствующих периодов в рамках «суммирующего» планирования.

Синхронизация заказов и планов закупки в рамках «скользящего» планирования Пример синхронизации заказов и планов закупки в рамках «скользящего» планирования представлен на схеме.

Для корректировки плановых закупок формируем новый документ План закупок на период с 01.02.17 г. по 31.03.17 г. в рамках вида плана с вариантом заполнения плана (по источникам) и способом планирования Замещающий. В правиле заполнения плана указываем источник данных Заказы на внутреннее потребление товаров, которым отражена сводная потребность. «Новый» корректировочный план замещает значения предыдущего плана соответствующих периодов. Предыдущий план закупок становится неактуальным.

При создании заказов поставщику по планам будет предложено количество товаров, которое отражено корректировочным планом закупок.

Синхронизация заказов и планов закупки в рамках «суммирующего» планирования Пример синхронизации заказов и планов закупки в рамках «суммирующего» планирования представлен на схеме.

Для корректировки плановых закупок по сводной потребности формируем документ План закупок в рамках вида плана, по которому установлен вариант заполнения плана (по источникам) и способ планирования Суммирующий. В правиле заполнения плана указываются источники данных планирования: ■ Заказы на внутреннее потребление товаров со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0. ■ Планы закупок со знаком «-» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0. В соответствии с настроенным правилом формируется корректирующий план закупок, учитывающий изменения по заказам на внутреннее потребление товаров.

При создании заказов поставщику будет предложено количество товаров, полученное по результатам суммирования всех планов (план закупок + корректирующий план закупок).

Планирование продаж с детализацией по клиентам и соглашениям на основании заказов и продаж прошлых периодов Рассмотрим пример. Необходимо сформировать ежемесячный план продаж на 2017 г. с детализацией по клиентам и соглашениям, пропорционально фактическим продажам прошлых периодов 2016 г. и с учетом заказов клиентов. Планируется, что объем продаж за 2017 г. должен будет превысить на 71,43 % объемы продаж, которые были зарегистрированы в течение прошлых периодов 2016 г. Исходные данные: ■ Годовой план продаж на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках сценария «Годовой план продаж бытовой техники» с периодичностью «Год». Запланирована номенклатура «Вентилятор ОРБИТА» в количестве 300 ед. ■ Продажи номенклатуры «Вентилятор ОРБИТА» в количестве 175 ед. за период с 01.01.16 г. по 31.12.16 г. ■ Заказы клиентов, которыми отражена потребность в номенклатуре «Вентилятор ОРБИТА» на периоды «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017». Пример распределения годового плана продаж на ежемесячный план продаж на период «Январь 2017» представлен на схеме.

Формируем документ План продаж в рамках сценария планирования «План продаж бытовой техники» с периодичностью «Месяц» и вида плана с детализацией по Клиенту – Объединенный план по клиентам и Соглашению – Объединенный план по соглашениям. В виде плана установлен вариант заполнения плана (по источникам). В правиле заполнения плана указываются источники данных планирования: ■ Продажи со знаком «+», режимом выборки данных «со смещением периода», равным -12, и установленным отбором по складу и номенклатуре в правиле заполнения источника данных планирования. Из установленного источника будут получены данные по продажам прошлого 2016 г. ■ Заказы клиентов со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0, и установленным отбором по складу и номенклатуре.

Выбранные источники заполнения количества объединяем в группу и устанавливаем для них правило Сложение. Для корректного заполнения документа План продаж выбранные источники данных планирования необходимо привести к одинаковому составу полей заполнения путем редактирования группировки источника данных Заказы клиентов (см. в разделе «Приведение в соответствие полей заполнения источников данных планирования»). Поскольку планируется увеличение объема продаж за 2017 г. на 71,43 %, задаем значение этого показателя в поле Изменить результат на (%) с округлением для каждого периода до «1». В соответствии с настроенным правилом заполнения годовой план продаж распределяется на ежемесячный план продаж с автоматическим заполнением соглашений и клиентов из заказов.

Стандартное распределение годового плана продаж на ежемесячный план продаж Рассмотрим пример. Необходимо сформировать ежемесячный план продаж на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках утвержденного годового плана продаж. Годовой план продаж сформирован на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках сценария «Годовой план продаж вентиляторов» с периодичностью «Год» и вида плана с вариантом заполнения (по источникам). Запланированы продажи номенклатуры «Мужские сапоги с мехом» в количестве 200 ед. Стандартное распределение годового плана продаж по периодам ежемесячного плана представлено на схеме.

Формируем документ План продаж на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках сценария с периодичностью «Месяц» и вида плана с вариантом заполнения (по источникам). В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Планы продаж со знаком «+» и режимом выборки данных «со смещением периода», равным 0. Также необходимо установить отбор по сценарию, в рамках которого сформирован годовой план продаж. Плановый показатель продаж на каждый период планирования ежемесячного плана рассчитывается как: Объем годового плана продаж / Суммарное количество периодов планирования продаж 200 ед. / 12 = 16,67 = 17 ед. товара.

Пример стандартного распределения годового плана продаж на каждый период планирования ежемесячного плана продаж представлен в таблице 2.5. Таблица 2.5

Периоды планирования

1 Месяц 2 Месяц 3 Месяц 4 Месяц 5 Месяц 6 Месяц 7 Месяц 8 Месяц 9 Месяц 10 Месяц 11 Месяц 12 Месяц

Объем годового плана продаж за 2017 г., шт. 200 Планируемый показатель продаж на 2017 г.

17

17

17

17

17

17

17

17

17

17

17

13

Распределение годового плана продаж на ежемесячный план продаж с учетом сезонных коэффициентов Рассмотрим пример. Необходимо спланировать ежемесячные продажи на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках утвержденного годового плана продаж и с учетом сезонных коэффициентов. Исходные данные: ■ Годовой план продаж на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г., сформированный в рамках сценария «Годовой план продаж вентиляторов» с периодичностью «Год» и вида плана с вариантом заполнения (по источникам). Запланированы продажи номенклатуры «Мужские сапоги с мехом» в количестве 200 ед. товара. ■ Для сезонной группы номенклатуры «Мужские сапоги с мехом», к которой принадлежит номенклатура «Мужские сапоги с натуральным мехом», заданы Сезонные коэффициенты. Пример распределения годового плана продаж на ежемесячный план продаж с использованием сезонных коэффициентов представлен на схеме.

Формируем документ План продаж на период с 01.01.17 г. по 31.12.17 г. в рамках сценария с периодичностью «Месяц» и вида плана с вариантом заполнения (по источникам). В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Планы продаж с режимом выборки «со смещением периода», равным 0, и устанавливается отбор по сценарию, в рамках которого сформирован годовой план продаж «Годовой план продаж вентиляторов». Изменяем данные каждого периода планирования продаж на сезонные коэффициенты, установив флажок Изменить на сезонный коэффициент в форме настройки источника данных планирования Планы продаж. В указанном источнике данных отсутствует поле Период, поэтому данные из источника будут заполнены на все периоды документа плана. Годовой план продаж распределяется на каждый месяц с учетом сезонных коэффициентов.

Плановые показатели продажи на каждый период планирования с учетом сезонных коэффициентов рассчитываются как: (Объем годового плана продаж / 1 Месяц) * Сезонный коэффициент; Сезонный коэффициент = Сезонный коэффициент за 1 Месяц/Сумма всех сезонных коэффициентов за год. Сезонный коэффициент – множитель, который изменяет значение одного месяца на прогнозируемое значение другого месяца с учетом сезонности этих месяцев. Например, плановый показатель продаж на период «Январь 2017» = (200 ед. / 1 Месяц) * (2,2/15,6) = 28,2 = 28 ед. Результаты расчета плановых показателей продаж на период планирования с 01.01.17 по 31.12.17 с учетом сезонных коэффициентов и округлением для каждого периода до «1» представлены в таблице 2.6. Таблица 2.6 Месяц

1 Месяц 2 Месяц 3 Месяц 4 Месяц 5 Месяц 6 Месяц 7 Месяц 8 Месяц 9 Месяц 10 Месяц 11 Месяц 12 Месяц Итого

Сезонные коэффициенты

2,2

Годовой план продаж на 2017 г., шт.

200

Ежемесячный план продаж на 2017 г. с учетом сезонности, шт. 28

2

1

0,5

0,5

0,5

0,5

0,8

1,2

2

2,3

2,1

15,6

26

13

6

6

6

6

10

15

26

29

27

198

Планирование продаж на будущие периоды на основании продаж предыдущих периодов и с учетом сезонных коэффициентов Рассмотрим пример 1. Необходимо спланировать продажи на период «Февраль 2017» на основе фактических продаж номенклатуры «Сапоги женские» в количестве 100 ед. за предыдущий период «Январь 2017» и с учетом сезонных коэффициентов. Для сезонной группы номенклатуры «Женские сапоги», к которой относится номенклатура «Сапоги женские», заданы сезонные коэффициенты: 1 Месяц – 2; 2 Месяц – 2,8. Пример планирования продаж на период «Февраль 2017» на основе продаж прошлого периода «Январь 2017» и с учетом сезонных коэффициентов представлен на схеме.

Формируем документ План продаж на период «Февраль 2017» в рамках сценария с периодичностью «Месяц» и вида плана с вариантом заполнения плана (по источникам). В правиле заполнения плана указывается источник данных планирования Продажи с режимом выборки данных «со смещением периода», равным -1. Для изменения данных по продажам за период «Январь 2017» на сезонные коэффициенты устанавливается флажок Изменить на сезонный коэффициент в форме настройки источника данных планирования. Результат планирования продаж на период «Февраль 2017» на основе продаж за прошлый период «Январь 2017» с учетом сезонности представлен на рисунке.

Плановый показатель продаж на будущий период рассчитывается как: Факт продаж за 1 Месяц * Сезонный коэффициент 1 Месяц / Сезонный коэффициент 2 Месяц Плановый показатель продаж на период «Февраль 2017» = Продажи за период «Январь 2017» * Сезонный коэффициент 2 Месяц / Сезонный коэффициент 1 Месяц = 100 ед. * 2,8 / 2 = 140 ед. товара. Получается, что продажи за период «Февраль 2017» планируется увеличить в 1,4 раза. Рассмотрим пример 2. Необходимо спрогнозировать продажи на период «Апрель 2017» с учетом фактических продаж номенклатуры «Сапоги женские высокие» за прошлые периоды «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017» и с учетом сезонных коэффициентов. Исходные данные:

■ Продажи за периоды: ○ «Январь 2017» – 100 ед.; ○ «Февраль 2017» – 25 ед.; ○ «Март 2017» – 15 ед. ■ Для сезонной группы номенклатуры «Женская обувь», к которой относится номенклатура «Сапоги женские высокие», заданы сезонные коэффициенты: ○ 1 Месяц – 2; ○ 2 Месяц – 2,8; ○ 3 Месяц – 2,5; ○ 4 Месяц – 3. Пример планирования продаж на «Апрель 2017» на основе продаж прошлых периодов «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017» и с учетом сезонных коэффициентов представлен на схеме.

Формируем документ План продаж на период «Апрель 2017» в рамках сценария с периодичностью «Месяц» и вида плана с вариантом заполнения (по источникам). В правиле заполнения указываются источники данных планирования: ■ Продажи за «Январь 2017» со знаком «+» и смещением периода, равным -3; ■ Продажи за период «Февраль 2017» со знаком «+» и смещением периода, равным -2; ■ Продажи за период «Март 2017» со знаком «+» и смещением периода, равным -1. Данные по продажам за каждый период изменяем на сезонные коэффициенты, установив флажок Изменить на сезонные коэффициенты в форме настройки источника заполнения плана.

Группируем указанные источники данных планирования, установив для них правило совместного применения Среднее. В соответствии с настроенным правилом на период «Апрель 2017» будет получено усредненное значение продаж за периоды «Январь 2017», «Февраль 2017», «Март 2017».

Плановый показатель продаж на будущий период с учетом продаж прошлых периодов и сезонных коэффициентов рассчитывается как: (Факт продаж за 1 Месяц * Сезонный коэффициент 4 Месяц / Сезонный коэффициент 1 Месяц) + (Факт продаж за 2 Месяц * Сезонный коэффициент 4 Месяц / Сезонный коэффициент 2 Месяц) + (Факт продаж за 3 Месяц * Сезонный коэффициент 4 Месяц / Сезонный коэффициент 3 Месяц); Усредненное значение продаж за предыдущие периоды = (Продажи за 1 Месяц с учетом сезонности + Продажи 2 Месяц с учетом сезонности + Продажи 3 Месяц с учетом сезонности) / 3. Плановый показатель продаж на период «Апрель 2017» с округлением для периода планирования до «1» = ((100 ед. * 3 / 2) + (25 ед. * 3 / 2,8) + (15 ед. * 3 / 2,5)) / 3 = 64,92 = 65 ед. товара. Результаты расчета планового показателя продаж на период «Апрель 2017» с учетом фактических продаж за прошлые периоды и сезонных коэффициентов представлены в таблице 2.7. Таблица 2.7 Месяц

1 Месяц 2 Месяц 3 Месяц 4 Месяц

Сезонные коэффициенты

2,2

2,8

2,5

Продажи, шт.

100

25

15

Продажи с учетом сезонных коэффициентов, шт.

150

27

18

3

Усредненное значение продаж с учетом сезонности, шт. 65 Плановый показатель продаж, шт.

65

Планирование продаж по номенклатуре на основании плана продаж по категориям Планирование продаж по номенклатуре на основании плана продаж по категориям «По скорости продажи»

Рассмотрим пример. Необходимо сформировать план продаж по номенклатуре на периоды «Апрель 2017», «Май 2017» на основе плана продаж по товарной категории «Холодильники». При планировании необходимо учесть продажи прошлых периодов «Апрель 2016», «Май 2016» по товарной категории «Холодильники». В рассматриваемом примере в состав товарной категории «Холодильники» входит номенклатура, для которой не ведется учет по характеристикам: ■ «SH-10 Bosh завод бытовой техники»; ■ «C-90 Самсунг холодильный комбинат»; ■ «Х-890 Сименс завод бытовой техники»; ■ «Х-67890 Стинол завод бытовой техники». Для удобства номенклатура в товарной категории классифицирована по рейтингам продаж. Первым двум моделям из списка товарной категории присвоен рейтинг «Высокий», вторым двум моделям – рейтинг «Средний». Пример распределения планов продаж по категориям «По скорости продажи» до планов продаж по номенклатуре представлен на схеме.

Объем продаж зависит от количества номенклатурных позиций в составе одной товарной категории, поэтому будем планировать продажи по товарным категориям «По скорости продажи». Формируем документ План продаж по категориям «По скорости продажи» на период с 01.04.17 г. по 31.05.17 г. в рамках сценария, по которому установлен флажок Планы продаж по категориям – Расчет по скорости продаж, и вида плана с вариантом заполнения плана (по формуле) и с детализацией по формату магазина. При установленном флажке в плане продаж по категориям можно указать рейтинг продаж и скорость продажи номенклатуры. Распределение плана продаж по категориям до номенклатуры будет выполняться с учетом рейтинга и скорости продажи. План продаж по товарной категории заполняем данными продаж за прошлый предыдущий период «Январь 2017». Планируется, что объемы продаж за периоды «Апрель 2017», «Май 2017» будут превышать продажи за прошлые периоды «Апрель 2016», «Май 2016» в 2 раза. Для заполнения плана продаж по категориям «по скорости продажи» указывается формула [Факт продаж по категориям] *2. Данные по продажам будем использовать за Аналогичный период предыдущего года («Апрель 2016» – «Май 2016»). При заполнении плана для каждого рейтинга продаж указанной товарной категории автоматически рассчитывается скорость продажи.

Расчет скорости продажи товарной категории выполняется по формуле: Объем продаж по товарной категории (данные регистра накопления «Выручка и себестоимость продаж») / Количество позиций в одной товарной категории с заданным рейтингом продажи. На основе укрупненного плана продажи по товарной категории «По скорости продажи» составляется детализированный план продаж по номенклатуре. План продаж по номенклатуре заполняем по формуле [Планы продаж по категориям по скорости продаж]. При распределении плана продажи по товарной категории до плана продажи по номенклатуре каждой позиции номенклатуры будет присвоена скорость продажи. Скорость продажи – количество номенклатуры указанной товарной категории с заданным рейтингом в текущем периоде.

Объем продаж будет рассчитан как: Количество позиций в одной товарной категории с заданным рейтингом * Скорость продажи по товарной категории с заданным рейтингом продажи. Например, объем продаж по товарной категории «Холодильники» с рейтингом «Высокий» = 2 * 108 ед. = 216 ед. Пример расчета плановых показателей продаж по номенклатуре на период «Апрель 2017» на основе скорости продажи по товарной категории представлен в таблице 2.8. Таблица 2.8 Товарная категория

«Холодильники» «SH-10 Bosh завод бытовой техники»

«C-90 Самсунг холодильный комбинат»

«Х-890 Сименс завод бытовой техники»

«Х-67890 Стинол завод бытовой техники»

Объем продаж за «Апрель 2016», шт.

110

106

72

80

Рейтинг продаж

Высокий

Скорость продажи, шт.

108

Плановый показатель продаж на «Апрель 2017», шт.

108

Средний 76 108

76

76

Планирование продаж по номенклатуре на основании плана продаж по категориям «По объему продажи» с использованием нормативов Рассмотрим пример. Необходимо сформировать план продаж по номенклатуре на основе укрупненного плана продажи по товарной категории «Женская обувь "Tamaris"» с использованием нескольких нормативов распределения по дополнительным реквизитам характеристик. При планировании необходимо учесть продажи по товарной категории «Женская обувь "Tamaris"» в количестве 188 ед. за прошлые периоды «Апрель 2016», «Май 2016». В рассматриваемом примере в состав товарной категории «Женская обувь "Tamaris"» входит номенклатура с различными характеристиками: ■ Босоножки, Tamaris, 37, черный; ■ Босоножки, Tamaris, 38, черный; ■ Босоножки, Tamaris, 37, белый; ■ Босоножки, Tamaris, 38, белый. Пример планирования продаж на основе плана продажи по товарной категории с использованием нескольких нормативов распределения планов представлен на схеме.

Объем продаж не зависит от количества номенклатурных позиций в составе одной товарной категории, поэтому будем планировать продажи по товарным категориям «По объему продажи». Формируем документ План продаж по товарной категории на период с 01.04.17 г по 31.05.17 г., в рамках сценария с периодичностью «Месяц» и вида плана с заполнением плана (по формуле) и детализацией по складу. В плане продаж по товарным категориям состав и количество заполняем фактическими продажами за прошлые периоды с увеличением на 20 ед., используя формулу [Факт продаж по категориям] + 20.

Для распределения укрупненного плана продажи по категории до плана по номенклатуре в пропорциях задаем нормативы распределения плана. Объем продаж по товарной категории «Женская обувь "Tamaris"» необходимо распределить до номенклатуры в разрезе характеристики по размеру и цвету обуви, поэтому вводим по товарной категории нормативы распределения по дополнительным реквизитам характеристики «Размер (Обувь) (Для характеристик)» и «Цвет (Обувь) (Для характеристик)».

Несколько заданных нормативов распределения создают многомерную матрицу, по которой вычисляется доля распределения. В этом случае нормативы распределения используются как декартово произведение всех нормативов по товарной категории. Нормативами распределения плана продажи по товарной категории «Женская обувь "Tamaris"» представлены в таблице 2.9. Таблица 2.9 Значение реквизита

Цвет «Черный» Цвет «Белый» Размер «37» Размер «38»

Доли распределения по реквизиту характеристики «Размер (Обувь)» Доли распределения по реквизиту характеристики «Цвет (Обувь)»

7

Коэффициент распределения плана по категории до плана по номенклатуре 7/10 = 0,7

5

3

5/8 = 0,625

3/8 = 0,375

3 3/10 = 0,3

На основе плана продаж по товарной категории и в соответствии с заданными нормативами распределения формируем документ План продаж по номенклатуре. Документ заполняем по формуле [Планы продаж по категориям с отбором]. В плане продаж по номенклатуре общее количество по товарной категории будет распределено по номенклатурным позициям в соответствии с заданными нормативами распределения. При распределении плана продажи по товарной категории до номенклатурных позиций в разрезе характеристик (сочетание «Номенклатура + Характеристика») с использованием нормативов распределения каждой позиции будет присвоен объем продажи, измененный на коэффициент распределения планов.

Плановый показатель продажи по номенклатуре рассчитывается как:

Объем продаж по товарной категории * Коэффициент распределения планов. Коэффициент распределения планов при использовании нескольких нормативов рассчитывается как: (Текущая доля указанного значения характеристики 1 / Сумма всех долей по значениям реквизита характеристики 1)* (Текущая доля указанного значения характеристики 2 / Сумма всех долей по значениям реквизита характеристики 2). Например, плановый показатель номенклатуры «Босоножки, Tamaris, 37, черный» на «Апрель 2017» = (7 / 10 * 5 / 8) * 188 = 82,25 = 82 ед. Результаты расчета планового показателя продаж номенклатуры на «Апрель 2017» на основе плана продажи по товарной категории и с использованием нескольких нормативов распределения представлены в таблице 2.10. Таблица 2.10 Товарная категория

«Женская обувь "Tamaris"» Босоножки, Tamaris, 37, черный

Босоножки, Tamaris, 38, черный

Босоножки, Tamaris, 37, белый

Босоножки, Tamaris, 38, белый

Продажи за «Апрель 2016», шт.

45

48

40

35

Объем продаж по товарной категории на «Апрель 2017», шт.

188

Плановый показатель продаж по номенклатуре на «Апрель 2017» с округлением для периода до «1», шт.

82

49

35

21

Ассортиментное планирование продаж по номенклатуре на основании плана продаж по категориям Рассмотрим пример. Необходимо спланировать продажи нового товара «Кондиционер ELEKTA» на периоды «Апрель 2017», «Май 2017» для формата магазина «Оптовый склад» на основе плана продаж по товарной категории «Кондиционеры с характеристиками». При планировании необходимо использовать статистику продаж «устаревшего» товара «Кондиционер FIRMSTAR 12M» за прошлые периоды «Апрель 2016», «Май 2016». При этом планируется рост объема продаж на 20 % за «Апрель 2017», «Май 2017» относительно продаж за прошлые периоды «Апрель 2016», «Май 2016». Последовательность ассортиментного планирования состоит из следующих шагов: ■ Распределение номенклатуры по товарным категориям и рейтингам продажи. ■ Распределение складов по форматам магазина. ■ Изменение состояния ассортимента. ■ Формирование укрупненного план продажи по товарной категории. ■ Определение нормативов распределения планов. ■ Формирование детализированного плана продажи по номенклатуре с учетом товарной категории. Пример реализации ассортиментного планирования представлен на схеме.

Распределение номенклатуры по товарной категории и рейтингу продажи Для номенклатуры «Кондиционер ELEKTA» задаем товарную категорию «Кондиционеры с характеристиками» и рейтинг продажи «Средний». Товарная категория и рейтинг продажи устанавливаются в карточке номенклатуры. В рассматриваемом примере в состав товарной категории «Кондиционеры с характеристиками» входит номенклатура, для которой ведется учет по характеристикам: ■ «Кондиционер ELEKTA "Без управления"»; ■ «Кондиционер ELEKTA "С дистанционным управлением"»; ■ «Кондиционер ELEKTA "С ручным управлением"».

Распределение складов по форматам магазина Для складов, по которым необходимо учесть продажи, определяем формат магазина «Оптовый склад», к которому они относятся. Формат магазина устанавливается в карточке склада по гиперссылке Установить новые настройки формата магазина.

Изменение ассортимента По товарной категории «Кондиционеры с характеристиками» изменен состав ассортимента. Из ассортимента выведен «устаревший» товар «Кондиционер FIRMSTAR 12M» и введен новый товар «Кондиционер ELEKTA».

Для изменения ассортимента (ввода нового товара в ассортимент и вывода старого товара из ассортимента) формируется документ Изменение ассортимента с типом операции Изменение ассортимента и этапом Изменение ассортимента (разрешены закупки и продажи). Изменение состава ассортимента выполняется в разрезе формата магазина «Оптовый склад».

Пример планирования продаж на «Апрель 2017» на основе статистики продаж прошлого периода «Апрель 2016» и с использованием нормативов распределения планов представлен на схеме.

Формирование укрупненного плана продажи по категории «По скорости продажи» Объем продаж зависит от количества номенклатуры в составе одной товарной категории, поэтому формируем план продаж по товарной категории «По скорости продажи». План продаж по товарной категории формируем на период с 01.04.17 г. по 31.05.17 г. в рамках сценария, по которому используется расчет по скорости продажи, и вида плана с вариантом заполнения (по формуле) и детализацией по формату магазина «Оптовый склад». В качестве источника заполнения количества нового товара «Кондиционер ELEKTA» по товарной категории «Кондиционеры с характеристиками» будем использовать объем продаж «устаревшего» товара «FIRMSTAR 12M» по той же товарной категории за прошлые периоды «Апрель 2016», «Май 2016». Таким образом будет выполнен перенос статистики продаж товара «Кондиционер FIRMSTAR 12M» по товарной категории «Кондиционеры с характеристиками» за предыдущий период на новый товар «Кондиционер ELEKTA» в составе этой же товарной категории.

Также учитываем рост объема продаж за периоды «Апрель 2017», «Май 2017» на 20 % относительно продаж прошлых периодов «Апрель 2016», «Май 2016». Для применения обозначенных выше условий заполняем план продаж по формуле [Факт продаж по категориям] * 1,2. Данные выбираем за период, смещенный на 12 месяцев назад («Апрель 2016» – «Май 2016»).

Скорость продажи товарной категории рассчитывается как: Объем продаж по товарной категории (данные регистра накопления «Выручка и себестоимость продаж») / Количество позиций в одной товарной категории с заданным рейтингом продажи. 216 ед./1 = 216 ед.

Определение нормативов распределения планов продаж по категориям Для распределения плана продажи по товарной категории «По скорости продажи» до плана по номенклатуре в разрезе характеристик будем использовать нормативы распределения. Для товарной категории «Кондиционеры с характеристиками» вводим нормативы распределения по дополнительному реквизиту характеристики «Тип управления (Кондиционеры) (Для характеристик)». Для указанных значений реквизита указываются доли распределения. Если значение не указано, то доля считается равной 0.

Коэффициент распределения плана продажи по товарной категории до плана по номенклатуре рассчитывается как: Отношение текущей доли для указанного в номенклатуре значения реквизита / Cумма всех долей распределения указанных значений реквизита.

Формирование ассортиментного плана продажи по номенклатуре На основе укрупненного плана продажи по товарной категории «По скорости продажи» составляется детализированный план продаж по номенклатуре в соответствии с заданными нормативами распределения. Формируем документ План продаж по номенклатуре на период с 01.04.17 г. по 31.05.17 г. в рамках сценария плана продажи по товарной категории и вида плана с вариантом заполнения плана (по формуле) и детализацией по формату магазина. В плане продаж состав номенклатуры заполняем по Ассортименту, а количество по формуле [Планы продаж по категориям по скорости продаж с отбором]. Данные отбираем за период, смещенный на 0 месяцев («Апрель 2017 – Май 2017»). В полученном плане продаж количество по номенклатуре распределено до характеристик в соответствии с заданными нормативами распределения. Каждой позиции присваивается скорость продажи, измененная на коэффициент распределения планов. При этом в распределении участвует только товар, который включен в ассортимент.

Плановый показатель продажи по номенклатуре рассчитывается как: Скорость продажи товарной категории с заданным рейтингом продажи * Текущая доля указанного значения реквизита характеристики / Сумма всех долей по значениям реквизита характеристики. Например, плановый показатель продажи номенклатуры «Кондиционер ELEKTA» с характеристикой «Без управления» = 216 ед. * 1 / (1+2+3) = 36 ед. Пример расчета плановых показателей продажи нового товара в разрезе характеристик на «Апрель 2017» с учетом статистики продаж «устаревшего» товара за период «Апрель 2016» представлен в таблице 2.11. Таблица 2.11 Период планирования

«Апрель 2016»

Товарная категория

«Кондиционеры с характеристиками»

Номенклатура

Кондиционер FIRMSTAR 12M» «Кондиционер ELEKTA»

Характеристики номенклатуры

«Апрель 2017»

«Без управления» «С ручным управлением» «С дистанционным управлением»

Продажи, шт.

216

Рейтинг продажи

Средний

Скорость продажи

216

Нормативы распределения планов по реквизиту «Тип управления (Для характеристики)»

1

2

3

Коэффициент распределения плана

0,167

0,333

0,5

Плановый показатель продаж, шт.

36

72

108

Приведение в соответствие полей заполнения источников данных планирования Рассмотрим пример. Необходимо сформировать план продаж с учетом продаж прошлых периодов и заказов клиентов с автоматическим заполнением плана по соглашениям и клиентам. План продаж заполняем по источникам данных планирования Продажи и Заказы клиентов. При расширенном варианте заполнения плана (по источникам) список полей, выбранных источников данных в правиле заполнения, должен совпадать с полями, которые загружаются в табличную часть документа планирования. У выбранных источников данных поля заполнения не совпадают.

Для корректного формирования плана необходимо привести в соответствие поля заполнения выбранных источников данных Заказы клиентов и Продажи, как представлено на схеме.

Для приведения в соответствие полей в группировку источника данных Заказы клиентов необходимо добавить поля Партнер и Соглашение. Поскольку типовой источник Заказы клиентов не содержит аналитику Соглашение и Партнер, требуется редактировать схему компоновки данных источника в режиме толстого клиента (кнопка Редактировать схему компоновки данных в форме настройки источника данных планирования). Пример добавления в текст запроса произвольного источника параметров Соглашение и Партнер, заполняемых по реквизитам документа, представлен на схеме.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Наборы необходимо добавить текст запроса: ■ Заказы.Ссылка.Партнер КАК Партнер; ■ Заказы.Ссылка. Соглашение КАК Соглашение.

На закладке Настройки в конструкторе схемы компоновки данных добавляем новые поля группировки Соглашение и Партнер. Для схемы компоновки данных в форме настройки источника данных планирования Произвольная будут показаны новые поля Клиент и Соглашение. В форме редактирования полей группировки для произвольного источника данных на выбор будут доступны поля Клиент и Соглашение.

В тексте запроса произвольного источника данных также можно использовать параметры, заполняемые и по другим реквизитам документа плана (Подразделение, Формат магазина, Сценарий, Статус, Соглашение, Партнер, Склад, Периодичность, Валюта, Начало периода, Окончание периода, Ответственный, Менеджер, Вид плана).

Определение источника заполнения цены при планировании Рассмотрим пример. Необходимо спланировать продажи с автоматическим заполнением цены и суммы в плане продаж по заказам клиентов. Планирование продаж в разрезе суммы выполняется в рамках сценария, по которому установлен параметр Планирование продаж – По количеству и сумме, и вида плана с детализацией по соглашению и клиенту и с вариантом заполнения плана (по источникам). В правиле заполнения плана продаж указан источник данных планирования Заказы клиентов.

Для автозаполнения суммы и цены продажи по заказам клиентов необходимо для источника данных Заказы клиентов добавить группировку по полю Цена. Поскольку типовой источник Заказы клиентов не содержит аналитику Цена, необходимо отредактировать схему компоновки данных источника в режиме толстого клиента, как представлено на схеме.

В конструкторе схемы компоновки данных в текст произвольного источника необходимо добавить запрос Заказы.Цена КАК Цена.

На закладке Ресурсы в конструкторе схемы компоновки данных добавляется поле Цена.

На закладке Настройки в конструкторе схемы компоновки данных указывается поле Цена.

Для произвольного источника данных планирования на выбор будет доступна группировка по полю Цена.

Результат автозаполнения цены и суммы номенклатуры в плане продаж по данным заказов клиентов представлен на рисунке.

Для заполнения цены и суммы номенклатуры в документе плана можно использовать предопределенный источник данных планирования Цены номенклатуры с режимом выборки «без ограничения».

Продажи Подготовка продаж Оптовая торговля Розничные продажи Обмен с Государственной информационной системой маркировки товаров (ГИСМ) Контрольно-кассовая техника и торговое оборудование Организация розничных продаж алкогольной продукции Интеграция с системой ветеринарного контроля Описание отдельных учетных задач

Подготовка продаж Правила продаж Правила продаж включают в себя ценовые условия (цены, скидки), финансовые условия (кредит, предоплата, налогообложение и т. д.), условия отгрузки (склад, с которого отгружается товар, срок поставки и т. д.). В правила продаж также включаются условия выполнения обязательств по своевременной оплате товаров клиентами с возможностью запрета отгрузки тем клиентам, которые не выполнили свои обязательства. Процесс регистрации правил продаж можно представить в виде следующей схемы.

В соглашениях с клиентами регистрируются основные правила продаж: цены, по которым товар будет отгружаться клиенту; условия оплаты (предоплата, кредит); скидки, которые могут быть предоставлены, и т. д. Для каждой группы (сегмента) клиентов могут быть настроены свои правила продаж. Такие правила продаж называются типовыми соглашениями об условиях продаж. Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж: ■ для изменения правил продаж конкретному партнеру достаточно переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически согласно заданным правилам; ■ для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента достаточно один раз изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента. Для особо важных клиентов могут быть использованы индивидуальные правила продаж (индивидуальные соглашения). Контроль лимита и срока задолженности ведется в разрезе договоров с клиентами. Необходимость использования договоров при оформлении первичных документов указывается в соглашении как одно из ключевых правил продаж. Между конкретными договорами и соглашениями нет прямой взаимосвязи, т. е. в рамках одного договора можно оформлять документы по различным соглашениям, и наоборот. Использование соглашений можно отключить и вести учет только в разрезе договоров. Предусмотрена также возможность настройки запрета отгрузки с использованием «стоп-листов». «Стоп-лист» – это сегмент клиентов, в который включаются те клиенты, отгрузка которым запрещена. Включение клиента в «стоп-лист» может производиться вручную или автоматически при выполнении условий, которые могут индивидуально настраиваться на каждом предприятии. Например, в «стоп-лист» автоматически включаются те клиенты, которые имеют просроченную задолженность. Дополнительно в «стоп-лист» могут быть вручную добавлены «ненадежные» клиенты, которые утратили доверие руководства предприятия. Рассмотрим подробнее процесс регистрации правил продаж.

Соглашения об условиях продаж Прежде чем приступить к регистрации правил продаж, необходимо выбрать схему правил продаж, которая будет применяться на предприятии. Схема выбирается в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование соглашений с клиентами. ■ Типовые и индивидуальные соглашения. Продажа в основном ведется по типовым правилам, которые могут быть различными для различных групп клиентов (оптовые клиенты, дилеры, дистрибьюторы, сетевые магазины и т. д.). Предусмотрена возможность регистрировать индивидуальные правила продаж для наиболее важных клиентов. ■ Только типовые соглашения. Продажа ведется в соответствии с разработанными типовыми правилами продаж для различных групп клиентов. ■ Только индивидуальные соглашения. С каждым клиентом должно быть заключено отдельное индивидуальное соглашение, в соответствии с условиями которого будут осуществляться продажи. ■ Не использовать. Соглашения не используются. При отключении соглашений цены и порядок оплаты определяются непосредственно в документе продажи. Соглашения обязательно используются при ведении комиссионных продаж. Поэтому, если установлена функциональная опция использования комиссионных продаж, отключение использования соглашений невозможно. Список применяемых на предприятии типовых правил продаж (фактически список типовых схем продажи, которые применяются на предприятии) регистрируется в списке Типовые соглашения (раздел CRM и маркетинг). Если для различных категорий клиентов (оптовые клиенты, дистрибьюторы и т. д.) применяются различные типовые условия продаж, то в типовом соглашении в поле Сегмент клиентов указывается та группа (сегмент клиентов), для которой будут действовать условия, определенные в соглашении.

Также можно создать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры). В этом случае в поле Сегмент номенклатуры указывается нужная группа (сегмент номенклатуры), и по условиям, зарегистрированным в данном соглашении, можно будет продавать только те товары, которые относятся к указанному сегменту. Если на предприятии ведутся продажи товаров через торговых представителей, то можно явно указать, какие соглашения будут доступны для торговых представителей. В этих соглашениях на закладке Прочие условия устанавливается флажок Используется в работе торговых представителей. Основная задача фиксации условий продаж в соглашении – это автоматический контроль их соблюдения при продаже товара. Соблюдение условий продаж контролируется в момент проведения документов продажи, оформленных с указанием соответствующего соглашения. Предварительно пользователь может проконтролировать отклонения от условий продаж с помощью отчета Отклонения от условий продаж, который вызывается в панели навигации документа продажи (команда Отчеты). Провести документы с отклонением от условий продаж смогут только те пользователи, которым дано на это право. В профиль таких пользователей должно быть включено право отклонения от условий продаж. Процесс создания и утверждения типовых соглашений реализован через использование статусов: ■ статус Не согласовано присваивается соглашению в момент создания и подготовки. Такое соглашение не может использоваться при оформлении продаж; ■ статус Действует устанавливается после ввода всех необходимых данных по условиям продаж. При установке этого статуса контролируется соблюдение ценовых условий (указанные в типовом соглашении цены должны находиться в диапазоне допустимых для продажи значений цен); ■ статус Закрыто устанавливается у тех типовых соглашений, условия по которым перестали быть актуальными (например, правила продаж на предприятии были изменены). Для сохранения истории правил продаж рекомендуется закрыть предыдущее типовое соглашение и создать новое с новыми правилами продаж. Фиксируемые в соглашении правила продаж можно разделить на следующие группы: ■ Ценовые условия (цены и скидки). ■ Финансовые условия (валюта, график и форма оплаты, порядок расчетов). ■ Логистические условия (склад отгрузки и сроки поставки). ■ Прочие (организация, налогообложение и т. д.). Ценовые условия Ценовые условия для продаваемой в рамках соглашения номенклатуры могут задаваться с различной детализацией. При установке цены действует приоритет частного над общим – в следующем порядке: ■ Цена номенклатуры (закладка Уточнение цен по товарам) – наибольший приоритет. ■ Вид цены номенклатуры (закладка Уточнение цен по товарам). ■ Вид цены по ценовой группе (закладка Уточнение цен по ценовым группам). ■ Вид цены (закладка Условия продаж) – наименьший приоритет. В общем случае будет действовать вид цены, указанный в целом по соглашению на закладке Условия продаж. Здесь же определяется та валюта, в которой будут регистрироваться цены (Валюта цен). Если для отдельных ценовых групп необходимо установить особый вид цены, это можно сделать на соответствующей закладке. Аналогичная закладка есть и для конкретных позиций номенклатуры, где можно задать не только вид цены, но и ее числовое значение. Цены можно явно не фиксировать в соглашении. Тогда продажа товаров может осуществляться по любым ценам, которые будут задаваться непосредственно при оформлении документов продажи: Заказ клиента, Реализация товаров и услуг. Использование такого варианта доступно только для тех пользователей, для которых определены права по отклонению от условий продаж. Во всех остальных случаях оформление документов с произвольными ценами должно быть

согласовано с помощью бизнес-процесса Согласование документов продажи. Перечень автоматических скидок, которые будут применяться при оформлении продаж по соглашению, указывается на закладке Скидки (наценки) по этому соглашению. Скидки будут действовать в соответствии с определенными для них условиями и правилами совместного применения в списке Скидки (наценки). Условия по скидкам позволяют установить максимальный диапазон ручных скидок и наценок как по соглашению в целом, так и для конкретных ценовых групп. Ограничения по скидкам (наценкам) в соглашении можно установить, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Ограничения ручных скидок в продажах по соглашениям.

В приведенном на рисунке примере менеджер не может предоставить ручную скидку более чем 10 % и сделать наценку более чем 5 %. Если менеджеру запрещено предоставлять ручные скидки (наценки) по документам, оформленным в рамках соглашения, то в соглашении устанавливаются нулевые значения ручных скидок (наценок). Также предусмотрена возможность ограничения предоставления ручных скидок конкретным пользователям независимо от условий, определенных в соглашениях. Подробнее об этом см. в разделе «Ручные скидки (наценки)». Финансовые условия (валюта, график и форма оплаты) В соглашении определяется порядок ведения расчетов с клиентами: ■ если при расчетах с клиентами используются договоры (установлен флажок Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре), то порядок расчетов (по договорам, по заказам, по накладным), валюта взаиморасчетов и порядок оплаты определяются в договоре с каждым клиентом. Указание договоров при оформлении документов по такому соглашению будет являться обязательным; ■ если договоры при расчетах с клиентами не используются, то в соглашении устанавливаются общие правила расчетов для всех клиентов, для которых оформляются документы в рамках соглашения.

Расчеты с клиентами могут вестись: ■ по договорам, ■ заказам, ■ накладным. Учет расчетов по договорам рекомендуется использовать в случае, когда достаточно обобщенной информации о состоянии расчетов в рамках конкретного договора. При ведении расчетов по заказам объектами расчетов будут являться заказы клиентов. В обоих случаях платежи автоматически распределяются по накладным в рамках объекта расчетов по методу ФИФО. Для распределения оплат используется регламентное задание Выполнение отложенных движений по расчетам с партнерами, которое автоматически выполняется при вызове отчетов по контролю задолженности. При использовании расчетов по накладным необходимо в качестве объекта расчетов при оформлении платежей указывать конкретную накладную. При оформлении авансовых платежей объект расчета можно не указывать, распределение оплат по конкретным документам в этом случае должно производиться вручную с использованием механизма зачета оплаты. Предусмотрена возможность изменять порядок расчетов непосредственно в документе расчета. Такая потребность может возникнуть в том случае, если при ведении обобщенных расчетов по договору или по заказам необходимо зафиксировать оплату конкретной накладной. Изменение порядка оплаты производится в отдельном диалоговом окне Правила оплаты.

Установка порядка оплаты (Оплата) влияет на выбор группы финансового учета по расчетам с партнерами (рублевые расчеты, валютные расчеты и т. д.). Информацию о группах финансового учета в дальнейшем можно использовать в качестве дополнительной аналитики в отчетах по расчетам с партнерами (Ведомость расчетов с клиентами, Задолженность клиентов, Сводная ведомость расчетов и т. д.). В соглашении определяется, как должна происходить оплата при продаже товаров по соглашению (предоплата, кредит и т. д.). То есть в соглашении определяются те этапы оплаты, которые будут контролироваться при оформлении продажи. Например: «30 % предоплата, 70 % кредит в течение 5 дней», «Полная предоплата в течение 3 дней» или «Кредит в два этапа по 50 % в течение месяца». Конкретные даты оплаты для каждого этапа рассчитываются непосредственно в заказах клиентов. Если документ реализации (накладная) оформляется без указания заказа (например, отгрузка в кредит), то дата оплаты указывается в накладной. В прикладном решении предусмотрена настройка, позволяющая определить, какие варианты планирования оплаты могут использоваться в соглашениях. Используемый вариант настройки условий и порядка оплаты устанавливается в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи. Предусмотрены следующие варианты оплаты: ■ Предоплата и/или кредит. Упрощенный вариант планирования оплаты, который предполагает использование только двух этапов: предоплата (до отгрузки) и/или кредит (после отгрузки); ■ Произвольное количество этапов оплаты. В список этапов оплаты добавляется этап Аванс до обеспечения. Информация об этапах оплаты фиксируется в соглашениях или документах планирования оплаты; ■ Шаблоны графиков оплаты. Список возможных этапов оплаты регистрируется в списке Графики оплаты. При заполнении этапов оплаты в соглашениях и документах можно использовать ранее определенные графики оплаты или добавлять новые. Например: предоплата, кредит, частичная предоплата и т. д.

Для каждого графика оплаты определяется список этапов оплаты и тот вариант расчета (по календарным или рабочим дням), в соответствии с которым будет рассчитываться дата оплаты или дата погашения задолженности клиента. Графики оплаты в дальнейшем можно использовать для быстрого заполнения этапов оплаты в соглашениях и заказах клиентов. Логистические условия (склад отгрузки, сроки поставки, минимальная сумма заказа) В качестве склада отгрузки указывается склад, с которого клиенты, работающие в рамках данного соглашения, смогут забирать проданный им товар. Указанный склад будет заполняться по умолчанию во всех документах отгрузки, оформленных по данному соглашению. Указание склада не является обязательным. Если склад не указан, то отгрузка клиенту по данному соглашению может производиться с любого склада. Если склад указан, то при проведении документа отгрузки контролируется соответствие склада в документе отгрузки и в соглашении. Отгрузить товар с другого склада можно будет только после дополнительного согласования с ответственным сотрудником предприятия. В соглашении в поле Склад может быть указана группа складов, с которых предусмотрена отгрузка товаров в рамках соглашения. Указание группы складов доступно только в том случае, если соглашение не используется при работе с торговыми представителями. Если в соответствии с условиями продаж по данному соглашению товары будут закупаться под конкретные заказы клиента, то следует установить флажок Обеспечивать заказы обособленно. В заказах, оформленных по соглашению, будет автоматически устанавливаться вариант обеспечения Обеспечивать обособленно. При необходимости этот вариант можно будет изменить в конкретном заказе. Более подробно об обособленном обеспечении заказов см. в главе Обособленное обеспечение потребностей. Максимальный срок отсрочки отгрузки товаров или оказания услуг по заказу, оформленному в рамках соглашения, указывается в поле Срок поставки (закладка Условия продаж). Срок поставки задается в днях. На основании этого показателя и даты документа, указанной в заказе клиента, рассчитывается желаемая дата отгрузки товаров или выполнения услуг по заказу. Срок поставки может быть уточнен для ценовой группы товаров или для конкретного товара. Уточнение срока поставки для товаров, принадлежащих к одной ценовой группе, производится на странице Уточнение цен по ценовым группам. Уточнение срока поставки по конкретным товарам производится на странице Уточнение цен по товарам.

Приведем пример. Основной срок поставки товара – 30 дней. Поставка товаров производится по оптовым ценам. Информация о сроке поставки в этом случае указывается на странице Условия продаж. Клиент хочет получить товар в течение недели и согласен заплатить более высокую цену. В этом случае информация о данном товаре (или ценовой группе) указывается на соответствующих закладках Уточнение цен по товарам (Уточнение цен по ценовым группам). Для конкретного товара (ценовой группы) указываются срок поставки и та цена, по которой предлагается купить данный товар при указанном сроке поставки.

При оформлении отгрузки с ордерного склада определяется порядок оформления отгрузки товаров с ордерного склада: отгрузка может оформляться по каждому документу (заказу, накладной) или группироваться по клиентам и заданиям на доставку товаров. В соглашении с клиентом предусмотрено указание минимальной суммы заказа, согласованной с клиентом (реквизит Минимальная сумма заказа на закладке Условия продаж). При оформлении продаж в рамках соглашения, по которому установлена минимальная сумма заказа, выполняется контроль суммы заказа в рамках механизма отклонений от условий продажи. Если клиенту оформлен заказ на сумму меньше минимальной суммы по соглашению, то системой будет запрещено проведение заказа клиента. Для проведения заказа необходимо отправить документ на согласование. Указание организации и системы налогообложения При определении правил продаж возможно использование нескольких вариантов указания организации и системы налогообложения. Применение того или иного варианта зависит от условий продаж, которые используются на конкретном предприятии.

Если для каждой организации, входящей в состав предприятия, определяются отдельные правила продаж (цены, скидки, оплаты и т. д.), то в соглашении указывается организация. При указании организации в поле Режим налогообложения определяется указанным значением автоматически заполняется информация о том варианте налогообложения, который применяется в организации (продажа облагается или не облагается НДС). При оформлении документов в рамках таких соглашений будет заполнена организация, а также указанный в соглашении вариант налогообложения. Если для всех организаций, которые входят в состав предприятия, определены общие правила продаж, то в соглашении организация не указывается. Организация будет заполняться в момент оформления документов продажи. В соглашении в поле Режим налогообложения определяется переключатель устанавливается в положение в соответствии с режимом налогообложения организации, указанной в документе. Вариант налогообложения Продажи на экспорт (ставка 0 %) устанавливается в том случае, если необходимо оформлять экспортные операции. В документах, оформленных в рамках такого соглашения, будет автоматически устанавливаться нулевая ставка НДС по товарам. Вариант налогообложения Продажа облагается ЕНВД используется в том случае, если необходимо оформить розничные продажи конкретному клиенту по системе ЕНВД. Можно выделить из списка продаж конкретным клиентам (партнерам) те операции по розничным продажам, для которых должен вестись учет по системе ЕНВД. При этом розничные продажи могут быть оформлены с любого склада. Важным будет являться то, что они оформлены по соглашению, в котором установлен вариант налогообложения Продажа облагается ЕНВД. Данный вариант налогообложения не используется при комиссионной торговле (при установленной в соглашении операции Прием на комиссию). При оформлении документов продажи будет по умолчанию заполнен тот вариант налогообложения, который указан в соглашении, или тот, который указан в организации, в зависимости от установленных настроек. Изменить систему налогообложения менеджер сможет только после согласования с вышестоящим руководством (например, начальником отдела), для которого установлено право отклонения от условий продаж. Пример На предприятии разработаны типовые условия продаж для клиентов, относящихся к сегменту «Дилеры (Бытовая техника)». Соглашение действует с 01.01.2017 без ограничения срока. В рамках соглашения требуется заключение договора с каждым клиентом. Порядок расчетов указывается в договоре. По всем продажам в рамках соглашения требуется частичная (30 %) предоплата. При продаже в рамках соглашения для товаров ценовой группы «Бытовая техника» применяется вид цен «Дилерская», для товаров ценовой группы «Эксклюзив» – вид цен «Специальная», для остальных товаров – вид цен «Оптовая». Цены указываются в рублях и включают НДС. Автоматически устанавливаются следующие скидки: ■ 5 % номенклатуры из сегмента «Бытовая техника» при первой продаже партнеру; ■ 3000 рублей на документ, если количество проданных товара сегмента «Бытовая техника» по партнеру за прошлый месяц не более 50 ед.;

■ 3 % за ассортимент. Ручные скидки по соглашению ограничены до 7 %, наценки – до 5 %.

Условия регулярных продаж Регулярным является соглашение, заданные условия в котором выполняются с определенной периодичностью. В соглашении устанавливается флажок Соглашение является регулярным и определяются следующие параметры: ■ Сумма – сумма, на которую клиент должен закупить в течение указанного периода; ■ Период – периодичность выполнения регулярных условий; ■ Количество периодов – срок, в течение которого клиент должен выполнять регулярные закупки товаров. Например, по условиям соглашения партнер в течение года (12 месяцев) каждый месяц должен закупать у предприятия товаров на сумму 500 000 руб. В соглашении для этого нужно зафиксировать период, количество периодов и месячный объем закупок товаров. После указания количества периодов автоматически изменяется период действия соглашения. Исходя из приведенного примера дата начала будет установлена в соответствии с датой начала месяца, а дата окончания – с датой окончания периода действия регулярного соглашения.

Индивидуальные правила продаж Индивидуальные правила продаж регистрируются с помощью индивидуального соглашения для конкретного клиента. В зависимости от используемой на предприятии схемы правил продаж индивидуальные соглашения могут оформляться: ■ отдельно (схема Только индивидуальные соглашения); ■ на основании данных, зарегистрированных в типовом соглашении (схема Типовые и индивидуальные соглашения). В первом случае индивидуальные соглашения создаются аналогично типовым соглашениям. Разница в том, что индивидуальное соглашение оформляется по каждому конкретному клиенту – в отличие от типового соглашения, в котором указывается сегмент (группа) партнеров. Во втором случае основой для создания индивидуального соглашения всегда является типовое соглашение. В нем определены те типовые условия продаж, которые должны обязательно действовать для клиента в соответствии с сегментом партнеров, к которому принадлежит клиент. В индивидуальном соглашении могут быть уточнены условия, которые не определены в типовом соглашении. Например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продаж. В индивидуальном соглашении нельзя изменить типовые условия продаж, если пользователь не имеет права на отклонение от условий продаж. Необходимо предварительно согласовывать эти изменения. Например, нельзя изменить без дополнительного согласования цены и скидки, если они определены в типовых условиях продаж.

Согласование и корректировка соглашений (правил продаж) Согласование соглашений выполняется с помощью бизнес-процесса Согласование соглашений с клиентами. Использование данного бизнес-процесса определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование – Согласование соглашений с клиентами. Отдельно согласовываются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия продаж. Соответственно, в списке ролей исполнителей задач зарегистрированы четыре роли, на которые необходимо назначить исполнителей задач бизнес-процессов:

■ Ответственный за согласование логистических условий – согласовывает информацию о складах отгрузки и сроках поставки товаров; ■ Ответственный за согласование ценовых условий – согласовывает цены, скидки; ■ Ответственный за согласование финансовых условий – согласовывает порядок оплаты, график оплаты; ■ Ответственный за согласование коммерческих условий – анализирует результаты согласования и принимает окончательное решение об утверждении соглашения. Список ответственных за согласование по каждому виду условий задается в НСИ и администрирование – Продажи по соответствующим гиперссылкам. Пример На предприятии утверждены следующие ответственные за согласование условий: ■ логистические условия – Волков А.И., ■ ценовые условия – Соловьева Л.Б., ■ финансовые условия – Лопырев К.В., ■ коммерческие условия – Соколов М.В. Ответственные внесены в соответствующие списки в разделе НСИ и администрирование – Продажи. Бизнес-процесс согласования соглашений может быть выполнен как в момент регистрации типового соглашения, так и в момент регистрации индивидуального соглашения. Запуск процесса согласования производится путем ввода на основании соглашения или из отдельного диалогового окна (команда Согласование на панели навигации формы).

При запуске процесса согласования автоматически определяется, какие именно виды условий необходимо согласовывать. Задачи согласования условий отображаются у ответственных в списке Мои задачи.

Если происходит согласование типового соглашения или индивидуального соглашения, оформленного без указания типового, то задача будет отправлена ответственному за согласование коммерческих условий. То есть ответственный сотрудник (руководитель) должен принять решение о вводе в действие типовых (индивидуальных) условий продаж. Задача на согласование ценовых условий может быть предварительно направлена ответственному за их согласование только в том случае, если указанные в соглашении цены не входят в допустимый диапазон цен продажи (см. раздел «Настройка диапазонов допустимых цен продажи и закупки»).

Если происходит согласование индивидуального соглашения, которое создано на основе типовых условий продажи (указано типовое соглашение), то тогда анализируются все отклонения (логистические, финансовые, ценовые). При наличии отклонений задачи направляются на согласование соответствующим участникам согласования. Например, если в индивидуальном соглашении указали цены, отличные от зафиксированных в типовом соглашении, то задача на согласование будет направлена пользователю, который согласовывает ценовые условия продаж. После получения результатов согласования от всех участников (независимо от того, положительные они или отрицательные) направляется задача согласующему коммерческие условия, и он принимает окончательное решение о согласовании соглашения. Согласующий условия продаж может проанализировать весь список отклонений от типовых условий продаж, используя отчет Отклонения от условий продаж. Если ответственный за согласование коммерческих условий принимает положительное решение, то в соглашении автоматически устанавливается статус Действует. В процессе согласования документ не блокируется и может подвергаться правке – например, по требованию кого-то из согласующих. Для отслеживания правок документа в процессе его согласования должен быть включен механизм версионирования для соглашений в форме НСИ и настройки – Продажи – Включить версионирование под блоком Согласование соглашений с клиентами. В этом случае при изменении соглашения после согласования условий в форме задачи подведения итогов согласования выводится предупреждение. Пример Индивидуальное соглашение с клиентом «Протон» на 2017 год было направлено на согласование 04.12.2016 (1-я версия документа). По требованию Соловьевой Л.Б. были внесены изменения в соглашение (2-я версия), после чего ценовые условия были согласованы 06.12.2016. Перед согласованием логистических условий в документ вновь были внесены изменения, и 07.12.2016 была согласована 3-я версия документа. После этого в документ вновь были внесены изменения (4-я версия). При подведении итогов согласования ответственный должен учесть все эти изменения и убедиться, что они не противоречат согласованным ранее условиям.

Корректировка действующего соглашения допустима только в том случае, если в рамках этого соглашения не были оформлены документы. Изменение основных параметров соглашения после оформления документов не рекомендуется, это может привести к некорректной работе. Корректировку соглашения имеет смысл разрешить только ответственным сотрудникам (например, руководителям подразделений). Изменить условия отгрузки по типовому или индивидуальному соглашению можно и без корректировки соглашения. Для этого у пользователя должны быть либо полные права, либо право отклонения от условий продаж. Предусмотрена также возможность согласования нетиповых условий продаж для менеджеров, которые не имеют права на отклонение от условий продаж. Этот бизнес-процесс запускается на этапе оформления заказа клиента.

Проверка правил продаж Список условий, которые зарегистрированы в типовых соглашениях (типовые правила продаж), можно посмотреть в отчете Типовые условия продаж (раздел Продажи – Отчеты по продажам). В отчете есть возможность посмотреть и сравнить информацию об общих параметрах типовых соглашений (график оплаты, вид цен и т. д.). Можно посмотреть и сравнить значения текущих цен на дату формирования отчета, зарегистрированные в разных типовых соглашениях (вариант отчета Цены в условиях продаж).

Договоры клиентов

Ключевое отличие договора от соглашения состоит в том, что соглашение описывает общие правила работы с клиентами, а договор отражает данные конкретного существующего юридического документа. Возможность использования договоров определяется установленной функциональной опцией Договоры с клиентами в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи. Учет по договорам можно вести в любом случае, независимо от того, используются или нет соглашения для регистрации правил продаж на предприятии. Если соглашения используются, то в соглашении должна быть дополнительно определена информация о том, будут ли вестись договоры с клиентами, работающими в соответствии с условиями, которые определены в соглашении. Эта информация регистрируется на закладке Условия продаж (Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре). Если в соглашении определена информация о том, что необходимо вести взаиморасчеты с клиентом в разрезе договоров, то указание договора в документах является обязательным. Договор с клиентом можно оформить из списка договоров в разделе Продажи. Договор может быть также оформлен на основании соглашения с клиентом.

В новом договоре указывается информация о сторонах, которые заключили договор: об организации, от имени которой оформляется договор, и контрагенте (юридическом или физическом лице сторонней организации). В договоре также указывается информация о покупателе (партнере). Если предполагается работа с сетью магазинов, работающих от имени одного юридического лица, с которым и заключается договор, то в качестве покупателя (партнера) может быть указана группа партнеров (например, группа сетевых магазинов). В договоре указывается порядок детализации расчетов (по договорам, по заказам или по накладным).

Одним из условий договора может являться указание фиксированной суммы, на которую клиент должен приобрести товар. При этом можно задать график выполнения условий по оплате и отгрузке. ■ Если расчеты ведутся По договорам, то график выполнения условий может определяться в самом договоре или в соответствии с теми параметрами, которые указаны в заказе или накладной. ■ Если расчеты ведутся По заказам/По накладным, то график оплаты товаров соответствует тем этапам оплаты, которые зарегистрированы в заказе/накладной. Планируемой датой отгрузки при ведении расчетов по заказам будет являться Желаемая дата отгрузки в заказе. При ведении расчетов по накладным планируемая дата отгрузки совпадает с фактической датой (датой оформления накладной). В рамках договора можно контролировать допустимую сумму и срок задолженности. При превышении суммы или срока задолженности запрещается отгрузка клиенту по данному договору. Сумма указывается в той валюте, которая определена в договоре. Контроль суммы и срока задолженности производится только по договорам клиентов (в договоре определен тип С покупателем/заказчиком). Допустимая сумма задолженности контролируется по договору при любом ведении взаиморасчетов (по договору в целом или по заказам, накладным): ■ при ведении взаиморасчетов по заказам сумма дебиторской задолженности клиента складывается из сумм задолженности по всем заказам или накладным (если они оформлены без заказа), в которых указан данный договор; ■ при ведении взаиморасчетов по накладным сумма задолженности складывается из сумм задолженности по каждой накладной, оформленной по договору. Информация об остатке допустимого кредита выводится в карточке договора. Используя гиперссылку, можно посмотреть подробный отчет о взаиморасчетах с покупателем/заказчиком.

Если установлен вариант ведения взаиморасчетов По договорам, указаны фиксированная сумма договора и график выполнения оплат и отгрузок, то дополнительно в договоре выводится информация о состоянии оплаты и отгрузки по договору. По гиперссылке можно открыть отчет Состояние выполнения, чтобы сравнить планируемые даты и суммы отгрузки (оплаты) и фактические суммы отгрузки (оплаты). Информация об остатке допустимого кредита дополнительно выводится в документах, которые влияют на задолженность: заказах клиентов, документах реализации, актах выполненных работ. При проведении документов продажи контролируются сумма и срок допустимой задолженности. Документ не проводится, если превышена сумма допустимой задолженности. Пользователь, который имеет право на отклонение от условий продаж, например руководитель подразделения, может изменить допустимую сумму задолженности в договоре клиента и предоставить возможность проведения документа. Для договора предусмотрены следующие статусы: ■ Не согласован, ■ Действует, ■ Закрыт. При вводе договора в действие следует указать период его действия. Оформление документов возможно только по действующим договорам. В рамках договора можно хранить печатную форму подписанного договора (Присоединенные файлы). Предусмотрена возможность выдачи, регистрации и просмотра выполненных задач в рамках договора.

Запрет отгрузки по произвольным условиям («стоп-листы»)

В прикладном решении предусмотрена возможность запрещать отгрузки клиентам, которые входят в определенный сегмент партнеров («стоп-лист»). Для того чтобы эта возможность была доступна, в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг должна быть установлена функциональная опция Сегменты клиентов, а в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи должна быть установлена функциональная опция Запрет отгрузки. При установке этих функциональных опций появляется возможность создавать сегменты клиентов с признаком Сегмент используется для запрета отгрузки. Информация о сегментах запрета отгрузки отображается на отдельной закладке списка Сегменты клиентов (раздел CRM и маркетинг).

В сегментах запрета отгрузки можно использовать два способа формирования: Формировать вручную или Периодически обновлять. При этом можно использовать все те типовые схемы компоновки данных, которые применяются в сегментах клиентов: по продажам, по расчетам, по взаимодействиям. После включения клиента в сегмент запрета отгрузки в карточке клиента отображается информация о том, что ему запрещена отгрузка.

Непосредственно из карточки клиента можно включить клиента в сегмент запрета отгрузки (запретить отгрузку) или исключить его из сегмента запрета отгрузки (разрешить отгрузку). Правом включения и исключения клиента из сегмента запрета отгрузки обладают пользователи, которым доступна работа с сегментами. Клиент может входить в несколько сегментов запрета отгрузки. Например, можно запретить продажи, если клиент нарушил какие-либо обязательства или если он не выполнил условия по объему продаж за прошлый месяц. При вхождении клиента в несколько сегментов запрета отгрузки применяется следующее правило: ■ клиенту запрещена отгрузка, если он включен хотя бы в один сегмент запрета отгрузки; ■ клиенту разрешена отгрузка, только если он не включен ни в один из сегментов запрета отгрузки. Информация о том, что клиенту запрещена отгрузка, будет отображаться в коммерческих предложениях, заказах клиентов и документах реализации. С клиентом, которому запрещена отгрузка, нельзя будет оформить сделку.

Контроль производится при оформлении заказа клиента в статусе К выполнению, при оформлении документа реализации в статусе Реализовано и при записи сделки с клиентом. Право отгрузить товар клиенту, которому запрещена отгрузка, имеют те пользователи, для которых указана дополнительная роль Реализация партнерам, входящим в сегменты запрета отгрузки. Список клиентов, которым запрещена отгрузка, можно посмотреть в отчете Клиенты, которым отгрузка запрещена (раздел Продажи – Отчеты по продажам).

Ценообразование В данном разделе рассматриваются вопросы, связанные с ценовой политикой, применяемой на предприятии. В понятие ценовой политики входит назначение оптимальных отпускных цен, установка гибких скидок и наценок. Для каждой позиции номенклатуры может быть установлено несколько цен, предназначенных для использования в разных ситуациях. В прикладном решении отдельно ведутся цены поставщиков (конкурентов) и отпускные цены предприятия. При расчете отпускных цен можно использовать данные о зарегистрированных ценах поставщиков и конкурентов. О том, как регистрировать цены поставщиков и конкурентов, рассказывается в главе «Закупки». Независимо от того, о каких ценах идет речь – ценах закупки, продажи, ценах конкурентов, – понятие цены связывается с объектом номенклатуры и характеристикой номенклатуры без детализации по сериям. Считается, что объекты одной номенклатуры с разными сериями стоят одинаково. При определении цены указание характеристики является обязательным, если для товара ведется учет в разрезе характеристик. Предусмотрена возможность группового указания одинаковой цены для одного товара с различными характеристиками. Цены предприятия регистрируются документом Установка цен номенклатуры. Предусмотрена возможность автоматического создания документа Установка цен номенклатуры в рабочем месте Цены (прайс-лист). Предварительно все возможные варианты цены предприятия вводятся в классификатор Виды цен. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и т. д. При оформлении документов продажи для каждого клиента автоматически заполняются те цены, которые определены для него в условиях продаж (типовом или индивидуальном соглашении). В соглашении можно задать как виды цен, которые ранее уже зарегистрированы документом Установка цен номенклатуры, так и произвольные индивидуальные значения цен для конкретных товаров. При составлении условий продаж можно назначать различные виды цен для различных ценовых групп товаров. При оформлении продаж клиентам (как оптом, так и в розницу) цены используются как начальные значения. Менеджер, оформляющий продажу оптом, или кассир, который оформляет продажи в розницу, может назначать различные скидки – как автоматические (в том числе и по карте лояльности), так и ручные. При оформлении продажи контролируется диапазон допустимых цен (минимальные и максимальные цены продажи), а также допустимый процент предоставления ручных скидок. Процесс формирования отпускных цен можно представить в виде следующей схемы.

Все номенклатурные позиции разделяются по ценовым группам. К одной ценовой группе следует отнести товары, которые используют одинаковые правила назначения цен. Например, на предприятии, которое занимается производством и торговлей мебелью, такими группами могут быть: мебель собственного производства, зарубежная мебель, эксклюзивная зарубежная мебель и т. п. Правила формирования, расчета и использования той или иной цены хранятся в иерархическом классификаторе Виды цен. В классификаторе Виды цен регистрируются все типы цен – как цены продажи (колонки прайс-листа), так и вспомогательные цены (внутренние цены перепродажи между организациями предприятия, вспомогательные цены для расчета отпускных цен и т. д.). При задании правил расчета цен можно использовать данные, зарегистрированные в информационной базе. Например, использовать для расчета данные о ценах поставщиков, конкурентов или назначать цены только на те товары, которые включены в ассортимент магазина определенного формата. Во избежание задания цен выше или ниже определенных значений в форме Виды цен настраивается диапазон допустимых цен по кнопке Настроить диапазон допустимых цен. Для использования в документах доступны только действующие цены (статус Действует/Не действует в карточке Виды цен). В форме Виды цен список может быть настроен по статусу (Все/Действует/Не действует). Назначение и согласование новых цен, а также актуализация текущих цен всегда подтверждаются документально. Для этих целей используется документ Установка цен номенклатуры. Документ создается автоматически в рабочем месте Цены (прайс-лист). Расчет значений цен производится в соответствии с теми правилами, которые заданы для вида цен. При формировании цен можно фиксировать одновременно значения нескольких видов цен и применять правила по расчету одной цены на основании другой. В соответствии с зарегистрированными ценами формируется печатная форма прайс-листа. Зарегистрированные цены используются при оформлении продаж клиентам.

Настройка ценовых групп

Список ценовых групп заполняется в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники. Использование ценовых групп определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Ценовые группы. Связь позиции номенклатуры с ценовой группой устанавливается в карточке номенклатуры. Одна номенклатурная позиция может быть отнесена только к одной ценовой группе. Предусмотрена возможность назначения ценовой группы нескольким товарам с помощью групповой обработки в списке Номенклатура (команда контекстного меню Изменить выделенные).

Настройка видов цен (задание правил расчета) Использование нескольких видов цен определяется установкой функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Несколько видов цен. Если эта функциональная опция отключена, то используется один вид цен – Прайс-лист (см. раздел «Упрощенные правила расчета цены»). Классификатор Виды цен заполняется в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники. В классификатор Виды цен включаются правила расчета цен продажи, закупки и других цен, используемых на предприятии. Для отметки видов цен, используемых при продаже, в карточке вида цены устанавливается признак При продаже клиентам. Эти цены фактически являются колонками прайс-листа предприятия. Примерами таких цен могут быть дилерская, оптовая, розничная цены. Установка флажка При вводе на основании документов поставки позволяет рассчитывать розничные цены на основании цен, зарегистрированных в документах поставки, и указанной наценки на цену поступления. В классификаторе вида цен можно также выделить цены, которые используются при передаче товаров между организациями торгового предприятия. Для таких цен устанавливается флажок При передаче между организациями. При отражении операций по производственным процессам и по работе с давальцами можно отдельно выделить плановые цены при выпуске продукции по фиксированной стоимости и цены, которые будут использоваться при передаче продукции давальцу. Возможность отражения этих операций определяется включением функциональных опций Производство (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство) и Производство из давальческого сырья (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи). Остальные виды цен являются техническими, используемыми в качестве вспомогательных для расчета цен продажи. Примерами таких видов цен могут быть: себестоимость, минимальная и максимальная цены конкурентов, минимальная и максимальная цены поставщиков и т. п. Каждый вид цен в обязательном порядке включает валюту, в которой хранятся цены, и признак включения НДС в цену. В карточке вида цены указываются дополнительные реквизиты, их состав выбирается по кнопке Еще – Изменить состав дополнительных реквизитов. При работе с видами цен можно использовать полные или упрощенные возможности. Использование упрощенных возможностей позволяет вводить правила расчета цен в упрощенном режиме: без детализации наценок по ценовым группам, использования произвольных правил расчета, механизма округления и т. д. Правила расчета цен Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ задания цены).

Предусмотрены следующие способы задания цены: ■ Ручное назначение – такие цены должны назначаться пользователем по мере необходимости в момент актуализации цен (ввода документа Установка цен номенклатуры); ■ Наценка на цену поступления – цена рассчитывается в соответствии с указанной наценкой на цену поступления. Если необходимо, чтобы цены продажи можно было регистрировать при вводе документа поставки, то следует установить флажок При вводе на основании документов поставки. При вводе документа Установка цен номенклатуры на основании документов поставки (Приобретение товаров и услуг и Заказ поставщику) такие виды цен будут выбраны автоматически (в таблице устанавливаемых цен такие цены будут автоматически отмечены флажками). В соответствии с указанными наценками будет произведен расчет цен продажи; ■ Наценка на другой вид цен – цена рассчитывается в соответствии с наценкой по отношению к базовой цене. Перечисленные способы задания цены доступны в режиме использования упрощенных возможностей. В режиме использования полных возможностей дополнительно можно использовать следующие варианты расчета: ■ Произвольная формула от других видов цен – цена рассчитывается автоматически на основании других видов цен по некоторой заданной формуле. Например: Дилерская = Мин (Средняя цена рынка, Оптовая). Алгоритм расчета может быть задан для вида цен в целом и при необходимости уточнен для каждой ценовой группы. Формулы расчета могут быть написаны вручную или с использованием специального конструктора формул. При написании формул используются те же правила, что и при задании формул в системе «1С:Предприятие». Наименование цены в формуле должно указываться в соответствии с идентификатором, который указан в карточке вида цены.

В приведенном на рисунке примере максимальная цена продажи цена будет рассчитываться по формуле: Максимальная цена продажи = Розничная * 1,05. То есть в качестве максимальной цены продажи будет использоваться розничная цена, увеличенная на 5 %. Если для различных ценовых групп товаров используются различные формулы расчета, то их можно ввести в таблице Уточнение по ценовым группам. ■ Произвольный запрос к данным ИБ – цена рассчитывается по некоторому алгоритму, опираясь на данные информационной базы. Это могут быть цены конкурентов и поставщиков, себестоимость, другие произвольные данные. Агрегирование рыночных цен (определение минимальной, максимальной или средней из цен нескольких конкурентов или поставщиков) рассматривается как частный случай расчета такой цены. Для таких видов цен можно с помощью стандартных средств системы компоновки данных описать произвольные правила их извлечения из информационной базы. Если в качестве способа расчета указать Произвольный запрос к данным ИБ, то в форме будет доступно поле Схема компоновки данных.

Поле Схема компоновки данных можно заполнить предопределенным значением схемы компоновки данных (СКД). Установленная СКД будет применяться для вида цены при расчете цен (при заполнении) документа Установка цен номенклатуры. Доступны следующие предопределенные значения СКД: ■ Цена поступления – для номенклатуры будет отобрана последняя цена закупки. Если в документе поставки присутствует несколько значений цены для одного товара, то выбор значения (среднее, минимальное или максимальное) определяется выбранным параметром в схеме СКД; ■ Себестоимость без дополнительных расходов – в качестве цены будет использоваться рассчитанная на дату установки цены себестоимость товара; ■ Себестоимость с дополнительными расходами – в качестве цены будет использоваться рассчитанная на дату установки цены себестоимость товара с учетом дополнительных расходов; ■ Максимальные цены поставщиков – будет отобрана максимальная цена на товар (зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика или автоматически зарегистрированная при поставке товара) среди всех поставщиков на дату установки цены. В качестве поставщиков будут использоваться партнеры с установленным флажком Поставщик; ■ Средние цены поставщиков – в документ будет отобрана средняя цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика или автоматически зарегистрированная при поставке товара, среди всех поставщиков; ■ Минимальные цены поставщиков – в документ будет отобрана минимальная цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика или автоматически зарегистрированная при поставке товара, среди всех поставщиков; ■ Минимальные цены конкурентов – будет отобрана минимальная цена на товар (зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика) среди всех конкурентов на дату установки цены. В качестве конкурентов будут использоваться партнеры с установленным флажком Конкурент; ■ Средние цены конкурентов – в документ будет отобрана средняя цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди всех конкурентов; ■ Максимальные цены конкурентов – в документ будет отобрана максимальная цена на товар, зафиксированная в документе Регистрация цен поставщика, среди всех конкурентов; ■ Себестоимость + процент от прибыли (интеркампани) – в качестве цены будет использоваться рассчитанная на дату установки цены себестоимость перепродажи товаров между организациями. Себестоимость будет увеличена на сумму, которая рассчитывается на основании данных о прибыли, полученной при перепродаже между организациями, и указанного в параметрах схемы процента. Данную схему следует использовать при расчете цен для перепродажи товаров между организациями. Расчет себестоимости будет производиться только в том случае, если настроена схема «Интеркампани» и были оформлены продажи от имени другой организации; ■ Себестоимость + процент (интеркампани) – аналогично предыдущему варианту. Себестоимость, рассчитанная при перепродаже товаров между организациями, увеличивается на процент, который задается в параметрах схемы СКД; ■ Произвольный – если выбрано это значение, то для вида цены необходимо создать собственную СКД для расчета цен. В СКД для расчета цены могут применяться параметры и отборы. По команде Редактировать можно перейти к форме настройки СКД, где можно установить отбор и задать значения параметров для текущего вида цены.

Если для СКД установлены параметры, то их заполнение является обязательным и проверяется в документе Установка цен номенклатуры. По команде Редактировать схему компоновки можно изменить любую СКД, при этом изменения текущей СКД будут сохранены в качестве СКД Произвольная. Предусмотрена также возможность выгрузить СКД во внешний файл и загрузить потом измененную схему из внешнего файла. Более подробно об использовании схем компоновки данных см. документацию «1С:Предприятие 8.3. Руководство разработчика». Установка отбора для вида цены Предусмотрена возможность установки предопределенного отбора позиций номенклатуры для видов цен. Установка отбора предусмотрена для тех видов цен, для которых определен способ задания цены Ручное назначение, Наценка на другой вид цен или Произвольная формула от других видов цен.

Для установки отбора предлагается стандартная схема отбора (Типовой). Используя эту схему, можно установить отбор по виду, группе, типу и другим реквизитам номенклатуры. Данную схему можно изменить (Редактировать схему компоновки) и затем сохранить в виде схемы произвольного отбора. При выборе в документе Установка цен номенклатуры вида цен с установленным отбором будут загружены только те товары, которые удовлетворяют установленным параметрам отбора. Для загрузки таких товаров используется команда Изменить строки – Добавить товары по отбору видов цен. При установке отборов по нескольким видам цен будет показан список товаров, которые будут удовлетворять отборам по всем видам цен. Пример Для товаров групп «Холодильники» и «Вентиляторы» используются разные правила расчета цен, которые зарегистрированы в соответствующих видах цен «Цены на холодильники» и «Цены на вентиляторы». В этих видах цен установлены отборы по соответствующим группам номенклатуры. При назначении цен для этих товаров с помощью команды Добавить товары по отбору видов цен можно заполнить табличную часть документа только теми товарами, для которых предусмотрены правила расчета, указанные в виде цены. Правила округления цены Для различных видов цен могут быть использованы различные правила округления. Для каждого ценового диапазона можно установить свои правила округления цены, используя при этом правила округления. Для проверки настройки округления цены можно использовать Конструктор округления.

В приведенном на рисунке примере цена товаров ниже 10 рублей будет округляться до копеек, цена товаров от 100 до 10 000 рублей будет округляться до целых рублей, цена товаров свыше 10 000 рублей будет округляться в соответствии с правилами: сумма округляется до 10 рублей и из полученного результата вычитается 8 рублей. Например, если для товара будет рассчитана или задана вручную цена, равная 10 500 рублей 11 копеек, то она будет округлена – 10 492 рубля. Установка порога срабатывания Для каждого вида цены может быть указан порог срабатывания, при котором должны регистрироваться новые цены. Порог срабатывания можно уточнить по каждой ценовой группе товаров. Установка порога срабатывания означает, что при регистрации новых цен будет контролироваться процент отклонения от старой цены. Например, если для товаров ценовой группы «Вентиляторы» новая цена превышает старую цену меньше чем на три процента, то новые цены регистрироваться не будут, будут оставлены старые цены. Упрощенные правила расчета цены Продажи товаров на предприятии могут вестись только по одному виду цен, который зафиксирован в прайс-листе предприятия. В этом случае в настройках параметров (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг) флажок Несколько видов цен не устанавливается. Настройка прайс-листа производится в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Параметры прайс-листа.

В параметрах прайс-листа указывается, в какой валюте и как регистрируются цены. Цены в прайс-листе могут быть заданы вручную или рассчитаны автоматически на основании документов поступления в соответствии с заданной торговой наценкой. Порядок задания цен аналогичен порядку при работе с несколькими видами цен. Наценки могут быть одинаковы для всех товаров или назначены отдельно для каждой ценовой группы. Если наценки едины для всех товаров, то использование ценовых групп можно отключить. Если в дальнейшем на предприятии возникнет необходимость вести несколько видов цен, то ранее введенные параметры прайс-листа сохранятся в списке видов цен.

Настройка диапазонов допустимых цен продажи и закупки При продаже товаров можно назначить диапазон цен, в рамках которого будет осуществляться продажа товаров – назначить максимальную и минимальную цену продажи товаров. Также можно зафиксировать ту максимальную цену, выше которой нельзя закупать товар. Диапазон цен продажи и максимальная цена закупки устанавливаются для предприятия в целом. Отклонения от диапазона допустимых цен продажи контролируются в момент регистрации соглашений и в момент регистрации документов продажи. Отклонения от максимальных цен закупки контролируются в момент оформления соглашений с поставщиками и документов закупки. Проверяется цена с учетом всех скидок и наценок. Контроль допустимых цен не производится, если пользователь обладает полными правами или для него установлено право Отклонение от условий продаж (Отклонение от условий закупок). Указать, какой вид цен будет считаться видом минимально допустимых цен продажи, максимально допустимых цен продажи, а какой – видом максимально допустимых цен закупки, можно в форме списка классификатора Виды цен (команда Настроить диапазоны допустимых цен).

В приведенном на рисунке примере в качестве максимальных и минимальных цен продажи и закупки выбраны специально введенные для этих целей виды цен, которые рассчитываются на основании других цен. Минимальная цена продажи рассчитывается по формуле «Себестоимость + 5 %», а максимальная цена продажи рассчитывается по формуле «Розничная + 5 %».

Назначение и установка цен номенклатуры Создание новых и актуализация использующихся цен выполняются в рабочем месте CRM и маркетинг – Цены и скидки – Цены (прайс-лист).

Для заполнения списка товаров, по которым нужно назначить цены, используется кнопка Сформировать. В появившейся форме Настройка параметров прайс-листа на закладке Отбор номенклатуры необходимо установить параметры отбора номенклатуры. Если параметры не установлены, то будет заполнен весь список номенклатуры. Используя вариант настройки Расширенный вид, можно устанавливать более сложные варианты отбора с группировкой условий («и», «или», «максимум», «минимум»), возможностью отбора по любым реквизитам номенклатуры и т. д. Установленные настройки отбора сохраняются на следующий сеанс работы. На закладке Колонки прайс-листа настраивается список видов цен, которые нужно назначить.

На закладке Сортировка в рабочем месте Цены (прайс-лист) задаются порядок сортировки списка цен и отбор номенклатуры. В списке показаны зависимые и влияющие цены. Влияющие цены информируют о зависимости от них текущей цены, а зависимые должны пересчитываться после ее изменения. После выбора нужного вида цены можно отметить список цен, которые оказывают влияние на расчет данной цены и которые должны быть пересчитаны после задания новых цен данного вида. Для этих целей используются кнопки Выбрать все влияющие и Выбрать все зависимые. Если для вида цены в качестве способа расчета установлен Произвольный запрос по данным ИБ или Наценка на цену поступления, то в колонке Параметры может потребоваться задать параметры СКД. Если параметры не заданы, то перейти в форму настройки СКД для указания параметров можно с помощью команды табличной части Редактировать настройки. При этом цены, которые зависимы от данной цены, будут автоматически пересчитаны. После пересчета зависимые цены автоматически округляются в соответствии с правилами округления, которые заданы для вида цены. При формировании прайс-листа для позиции номенклатуры заполняется значение текущей зарегистрированной цены и происходит автоматический пересчет всех цен, которые рассчитываются на основании исходных цен в соответствии с заданными правилами расчета. Для каждой позиции номенклатуры в сформированном списке можно задать цены вручную. При этом будут автоматически пересчитаны все зависимые цены. Цены указываются в валюте, заданной для вида цен. Цена может быть назначена в разрезе упаковок товаров. Однако имеется ограничение: один вид цены может быть задан только для одного вида упаковки. Например, розничная цена фиксируется для штуки, а оптовая – для коробки. Информация об упаковках, для которых задана цена, запоминается, и при последующей установке цен автоматически предлагается установить цену за эту же упаковку. При оформлении документов цена пересчитывается в соответствии с коэффициентом, заданным для упаковки товара. Если для товара ведется учет по характеристикам, то при задании цены на товар автоматически будут сформированы цены для всех характеристик. При необходимости значение цены в табличной части формы Цены (прайс-лист) можно изменить. Сравнение измененной цены с ценой, действующей на определенную дату, отображается в табличной части формы и в информационной строке в нижней части формы. В информационной строке отражаются основные параметры формирования цены. По гиперссылке Настроить в нижней части формы Цены (прайс-лист) настраивается отображение в списке колонок с ценами, действовавшими на определенную дату, а также сравнение их с измененными ценами.

Для регистрации новых цен следует выполнить команду Применить измененные цены. При выполнении этой команды будет автоматически создан документ Установка цен номенклатуры, в котором будет указан список зарегистрированных цен. По гиперссылке История изменения цен можно посмотреть список ранее зарегистрированных документов Установка цен номенклатуры. Из этого списка можно также создать новый документ Установка цен номенклатуры. В течение дня можно устанавливать различные цены. Однако при оформлении документов всегда будет использоваться последняя назначенная цена – независимо от того, в какое время суток оформлен документ. По гиперссылке Прайс-лист можно сформировать прайс-лист по отобранным в списке позициям. Предусмотрена также возможность регистрации цен для конкретного товара из справочника Номенклатура. При вводе нового товара можно сразу назначить для него цены. Для этих целей используется гиперссылка Прайс-лист компании в разделе Цены карточки номенклатуры. Будет открыто рабочее место по установке цен с отбором по данной позиции номенклатуры. Работа по формированию новых цен производится аналогично предыдущему варианту. По кнопке Применить измененные цены будут автоматически зарегистрированы цены на новый товар. Правом регистрации цен обладает только сотрудник (маркетолог), который отвечает за ценовую политику предприятия. Для этого пользователя должно быть установлено разрешенное действие (право) Установка цен номенклатуры без согласования. Новый документ для этого пользователя создается со статусом Согласован. Для всех остальных пользователей документ создается в статусе Не согласован. Для ввода цен в действие необходимо запустить бизнес-процесс согласования цен. При создании документа Установка цен номенклатуры из рабочего места Цены (прайс-лист) после записи документа бизнес-процесс согласования будет запущен автоматически.

Изменение действующих цен Предусмотрена возможность изменять значения действующих цен. По кнопке Изменить цены – Загрузить действующие цены (задаваемые вручную)… проводится изменение по ценам, установленным ранее вручную. Необходимо задать параметры расчета текущих цен: дату действия, процент изменения, вид цены, ограничения действия изменения по строкам и ячейкам табличной формы, округление. По кнопке Изменить цены – Загрузить из документов установки цен… текущие цены устанавливаются по документам, по которым цены были установлены ранее. Необходимо из предложенного списка выбрать документы установки цен.

По кнопке Изменить цены – Рассчитать вычисляемые по данным ИБ и формулам… производится расчет текущих цен, в которых установлены виды цен с вариантом задания цены Произвольный запрос к данным ИБ, Наценка на цену поступления, Наценка на другой вид, Произвольная формула от других видов цен. По кнопке Изменить цены – Округлить цены (задаваемые вручную)… производится округление цен, назначаемых вручную. Необходимо выбрать из списка виды цен, по которым в качестве способа задания цены установлен Ручное назначение. Округление осуществляется по правилам, которые указаны для вида цены. По кнопке Изменить цены – Изменить на процент… можно увеличивать или уменьшать цены на фиксированный процент. Для каждого вида цены можно указать свой процент, на который следует изменить действующие цены. Рассчитанные измененные цены можно округлить. Округление происходит в соответствии с теми правилами округления, которые указаны для вида цены.

По кнопке Изменить цены – Изменить цены можно назначить новые цены только для выбранных видов цен по выделенным строкам списка. Действующие цены можно изменить вручную в ячейке. Если в форме Цены (прайс-лист) установлен флажок Рассчитывать цены автоматически (пункт меню Параметры), то в соответствии с изменениями цен будут автоматически пересчитаны все зависимые цены. В том случае, если на предприятии используются сложные формулы расчета, для изменения цен можно использовать таблицы Excel. Предусмотрена возможность выгружать данные в таблицы и загружать измененные данные в обработку Цены (прайс-лист) или документ Установка цен номенклатуры. Для выгрузки данных в таблицу Excel используется команда Excel – Выгрузить в Excel. Информация об измененных ценах, которые будут загружены, регистрируется в таблицах Excel в поле Цена. Для загрузки измененных цен используется команда Excel – Загрузить из Excel. Информация об измененных ценах будет загружена в колонку Цена.

Расчет цен продажи в соответствии с ценами поставки Расчет цен продажи может производиться в соответствии с ценами поставки и заданными наценками. При этом возможны следующие варианты расчета цен: ■ расчет цен продажи на основании конкретного документа поставки; ■ расчет цен продажи на основании обобщенных данных о последних поставках товаров от разных поставщиков; ■ расчет цен продажи при оформлении внутренних документов (порча товаров, сборка товаров и т. д.). При вводе документа Установка цен номенклатуры на основании документа поставки автоматически рассчитываются отпускные цены на основании той цены, которая зарегистрирована в документе поставки. При регистрации цен учитываются значения флажков Цены включают НДС в виде цены и в документе: ■ если значения флажков совпадают, то значение цены фиксируется так, как оно указано в документе; ■ если в виде цен указано Цены включают НДС, а в документе поставки цены указываются без учета НДС, то значение цены поставки увеличивается на сумму НДС. В список цен добавляются все те виды цен, у которых установлен флажок При вводе на основании документов поставки.

На основании цены поставки автоматически рассчитываются все те цены, для которых указан способ задания цены Наценка на цену поступления, а также те цены, в формулах расчета которых указана цена поступления (рассчитываемая по данным информационной базы на основании предопределенной СКД). При этом автоматически пересчитываются все цены, которые являются зависимыми от рассчитанных цен. Например, если розничная цена рассчитывается на основании цены поступления, а дистрибьюторская цена рассчитывается на основании розничной цены, то при регистрации цены поступления будут пересчитаны отпускные цены: розничная и дистрибьюторская. В документе Установка цен номенклатуры дополнительно показываются отклонения вновь регистрируемых цен (Цена) от ранее зарегистрированных (Цена на дату) и процент отклонения новой цены от старой (%). Если новая цена уменьшается по отношению к старой, то процент отклонения показывается с минусом и помечается красным цветом. Предусмотрена также возможность настройки порога срабатывания для каждого вида цены. Можно указать, при каком именно проценте отклонения новой цены по отношению к старой должны изменяться цены. Информация о порогах срабатывания может быть детализирована для каждой ценовой группы товаров. Например, если для цены поступления установить порог срабатывания для товаров ценовой группы «Вентиляторы» равным 3 %, то это означает, что новые цены на товары этой ценовой группы будут изменены только в том случае, если они отличаются от старых не менее чем на 3 %. Если процент изменения меньше 3 %, то при формировании документа Установка цен номенклатуры значения новых цен будут установлены равными значениям старых. Строки с товарами, по которым цены не изменились, можно удалить из документа, используя команду Изменить строки – Удалить строки без изменения. При проведении документа Установка цен номенклатуры будут зарегистрированы все цены, указанные в документе. Аналогичным образом можно рассчитать цены на основании тех цен, которые зарегистрированы в документе Заказ поставщику. Предусмотрена возможность расчета цен на основании данных о последней цене поставки различных поставщиков. В этом случае в новом документе или в обработке Цены (прайс-лист) фиксируется список позиций, по которым нужно зарегистрировать цену поставки и рассчитать отпускные цены. В список видов цен следует добавить вид цен Цена поступления. Для товаров автоматически заполняются цены, по которым была зарегистрирована последняя поставка. Заполняются цены, которые зарегистрированы в последнем проведенном документе Приобретение товаров и услуг. Автоматически пересчитываются все остальные зависимые цены в соответствии с заданными формулами расчета. Документ Установка цен номенклатуры может быть введен на основании следующих внутренних документов товародвижения: ■ Порча товаров – для расчета цен продажи некачественных товаров. Данные о цене (себестоимости) испорченных товаров регистрируются в качестве цены поступления; ■ Сборка (разборка) товаров – для расчета цены комплекта (или комплектующих) на основании данных о себестоимости комплекта (комплектующих); ■ Прочее оприходование товаров – для расчета цен продажи товаров, зарегистрированных при прочих поступлениях (без указания поставщика).

Согласование новых и измененных цен Процесс согласования цен рекомендуется использовать в том случае, если на предприятии предварительный расчет цен делают маркетологи, а окончательное утверждение производится руководящим составом предприятия (финансовым директором, руководителем предприятия). Использование процесса согласования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Согласование цен. Если процесс согласования не используется, то цены, зафиксированные в документе Установка цен номенклатуры, начинают действовать сразу после проведения документа. Для документа автоматически устанавливается статус Согласован (информация о статусе в документе не отображается). Если процесс согласования используется, то документ может быть проведен в двух статусах: Не согласован или Согласован. При проведении документа отображается информация о его текущем состоянии: Ожидается согласование или Действует. Для согласования новых и измененных цен используется бизнес-процесс Согласование цен. При назначении цен с помощью обработки Цены (прайс-лист) бизнес-процесс согласования цен запускается автоматически. Если для установки цен используется документ Установка цен номенклатуры, то бизнес-процесс согласования запускается путем ввода на основании (Создать на основании – Согласование цен). Информация о том, кто будет принимать решение об утверждении цен, вводится в список Исполнители роли «Согласующий установки цен номенклатуры» (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Ответственные за согласование цен).

Анализ установленных цен В документе Установка цен номенклатуры и в рабочем месте Цены (прайс-лист) можно сформировать отчеты для анализа установленных цен. Для того чтобы сформировать нужный отчет, необходимо в табличной части документа или обработки выделить строки с номенклатурой, по которой нужно сформировать отчет, и далее воспользоваться соответствующей командой контекстного меню.

■ Отчет по динамике цен в наглядном виде демонстрирует изменение цен номенклатуры во времени. Для каждого вида цен выводится своя диаграмма. ■ Отчет История изменения цен показывает график изменения цен: даты изменения и новые значения цен. Используя команду Товары со схожими свойствами, можно отобрать в списке аналоги товара, выделить их в списке и проанализировать цены по всем аналогичным товарам. Список параметров, которые используются для отбора аналогов (товаров со схожими свойствами), определяется для каждого вида номенклатуры на закладке Фильтр по свойствам.

Печать списка цен, ценников и этикеток Предусмотрена печать подготовленного перечня цен из обработки Цены (прайс-лист) и из документа Установка цен номенклатуры. Предусмотрены две печатные формы документа: Установка цен и Переоценка в рознице. Также из документа можно вызвать помощник печати этикеток и ценников. Печатные формы документов могут быть сформированы до момента окончательного согласования документа (в статусе Не согласован). Перед выводом на печать можно уточнить список цен для печати и состав отображаемых в печатной форме колонок. Предусмотрена также возможность печати только измененных цен. Печатная форма Переоценка в рознице используется для печати акта переоценки в розничной торговле. Более подробно о печати акта переоценки, ценников и этикеток – в разделе «Розничные продажи».

Формирование прайс-листа Прайс-лист формируется в виде специального отчета. Отчет можно сформировать из раздела CRM и маркетинг (Отчеты по CRM и маркетингу). Отчет также может быть сформирован из обработки Цены (прайс-лист). По умолчанию прайс-лист формируется только по тем видам цен, для которых установлен флажок При продаже клиентам. В качестве даты формирования прайс-листа указывается текущая дата. При необходимости можно сформировать прайс-лист на любую дату и по всем видам цен. При формировании прайс-листа можно установить различные варианты отбора данных: по ценовым группам и по видам цен продажи, по группе номенклатуры. Товары и услуги, для которых цены не установлены ни по одному виду цен из выбранных для формирования прайс-листа, не включаются в прайс-лист. Предусмотрена возможность формировать прайс-лист с указанием свободного остатка товаров на складах. Для использования этой возможности нужно установить флажок Показывать остатки товаров на складах в настройках прайс-листа. Можно вывести остатки по всем складам или отобрать нужные склады, используя параметры отбора. Свободный остаток рассчитывается с учетом количества зарезервированного товара. Кроме количественных характеристик в прайс-листе выводится качественная оценка наличия товаров на складах. Оценка производится на основании установленного метода обеспечения и параметров обеспечения потребности (минимальный, максимальный, страховой запас): ■ Под заказ – для товара установлен метод обеспечения запасами Заказ под заказ; ■ Уточняйте наличие – остаток товара меньше установленного минимального количества запаса; ■ Мало – остаток товара меньше установленного минимального количества запаса плюс страховой запас товара, но больше минимального запаса; ■ Достаточно – остаток товара меньше максимального количества запаса, но больше, чем минимальный запас плюс страховой;

■ Много – остаток товара больше или равен максимальному запасу; ■ если оценка не может быть произведена, то пишется Неизвестно.

Скидки и наценки Все скидки и наценки клиентам делятся по способу предоставления на две группы: ручные и автоматические. Использование автоматических и ручных скидок определяется соответствующими функциональными опциями в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг. Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или при оформлении продаж конкретным клиентам (в соглашениях об условиях продаж). Возможность ограничения скидок также устанавливается функциональной опцией. Если автоматические скидки назначаются по дисконтной карте (карте лояльности), то эта функциональная опция также должна быть установлена. Предусмотрена также возможность в качестве автоматической скидки начислять бонусные баллы в рамках бонусной программы лояльности. Бонусные программы лояльности используются только при продаже товаров в розницу. Автоматические скидки могут назначаться при продаже товаров с конкретного склада (например, при продаже в розничном магазине). Информация о тех скидках (наценках), которые могут применяться на предприятии, вводится в классификатор скидок (наценок). Каждая скидка (наценка) назначается при соблюдении одного или нескольких условий. Возможный список условий, по которым может быть предоставлена скидка, определяется в отдельном списке Условия предоставления скидок (наценок). Скидки (наценки), действующие совместно, объединяются в одну группу, для которой определяется правило их совместного использования (максимум, минимум, умножение, сложение, вытеснение). Совместное использование скидок (наценок) для групп с правилами совместного применения умножения и вытеснения также определяется порядком их расположения в группе (приоритет скидки). Предусмотрено также совместное применение нескольких групп скидок (наценок) в соответствии с правилами их использования. Зарегистрированные в классификаторе Скидки (наценки) автоматические скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле. Предусмотрены следующие варианты использования скидок (наценок). Скидка может быть назначена: ■ конкретному клиенту или группе клиентов в соответствии с зарегистрированными условиями продаж (Соглашение с клиентом); ■ по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом (Виды карт лояльности); ■ при оформлении продаж с конкретного склада.

Классификатор скидок (наценок) Для регистрации скидок (наценок) используется классификатор Скидки (наценки), раздел CRM и маркетинг. В этом классификаторе регистрируются те скидки (наценки), которые будут рассчитываться автоматически при соблюдении условий, указанных в скидке (наценке).

Применение автоматической скидки может контролироваться пользователем, оформляющим документы продажи. Если для скидки установлен признак Назначается вручную, прикладное решение только сообщает о соблюдении условий, а пользователь сам принимает решение о ее назначении. В списке скидок (наценок) регистрируются все автоматические скидки (наценки), которые могут быть применены на предприятии при продаже товаров (как оптом, так и в розницу). Непосредственно в списке скидок (наценок) можно произвести назначение скидок (наценок) для использования их в картах лояльности, соглашениях, при продажах со склада (в розничном магазине). Скидки (наценки) могут быть сгруппированы, для каждой группы скидок (наценок) определяется условие совместного применения. Например, скидки могут быть сгруппированы по условиям их применения для различных категорий клиентов (скидки оптовым клиентам, скидки дилерам, скидки розничным покупателям и т. д.). Новая скидка (наценка) добавляется в соответствующую группу совместного применения.

При оформлении новой скидки маркетолог выполняет следующую последовательность действий: ■ Указывает параметры скидки. Определяет тип скидки (процентная, суммовая, подарок и т. д.), размер скидки, способ ее назначения (автоматически, вручную, начисление бонусов) и т. д. Установка флажка С учетом примененных скидок означает, что скидка будет рассчитываться от той конечной суммы, которая получилась в результате расчета всех ранее примененных скидок в соответствии с правилами совместного применения. Размер скидки может быть детализирован для ценовых групп товаров. Данные о детализации до уровня ценовых групп вводятся в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке Уточнить (или Есть уточнения, если данные по ценовым группам зарегистрированы). ■ Указывает, при каких условиях предоставляется скидка. Информация об условиях предоставления скидки заполняется на отдельной закладке Условия предоставления. ■ Уточняет список товаров, по которым будет предоставлена скидка (Предоставляется на). ■ Определяет, кто является получателем скидки. Информация заполняется на закладке Основное в поле Получатель по гиперссылке Изменить. Информация о получателях (назначение скидки) может быть заполнена и позже – после регистрации всех скидок, которые могут быть предоставлены. Параметры предоставляемых скидок (наценок) Предусмотрено назначение как процентных, так и суммовых скидок (наценок), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством). Выбор варианта назначения скидки определяется в поле Тип скидки.

Прикладное решение предоставляет пользователям возможность добавлять новые типы скидок, используя механизм дополнительных внешних форм и обработок (см. раздел «Регистрация произвольных условий назначения скидки и алгоритмов ее расчета»). Значение скидки может быть со знаком плюс или минус: ■ если вводится информация о скидке, то значение указывается со знаком «+»; ■ если вводится информация о наценке, то значение указывается со знаком «-». Предусмотрена возможность назначать различные проценты (суммы) для различных ценовых групп товаров. Назначение различных процентов (сумм) скидки (наценки) для разных ценовых групп производится в отдельном диалоговом окне, которое открывается по команде Уточнить.

При расчете скидки (наценки) будет действовать следующее правило. Если товар принадлежит к ценовой группе, для которой уточнена информация о значении скидки (наценки), то будет применяться это значение. Для всех остальных товаров, которые удовлетворяют условиям предоставления скидки (наценки), значение скидки (наценки) рассчитывается в соответствии с тем значением, которое указано в целом для скидки (наценки). При назначении суммовой скидки предусмотрены два варианта (типа) суммовой скидки: Скидка (наценка) суммой на документ и Скидка (наценка) суммой для каждой строки. В первом случае указанная сумма будет распространяться на те строки документа, которые удовлетворяют указанному условию, а во втором случае сумма будет предоставляться по каждой строке документа. При этом применяется дополнительно такой параметр, как кратность выполнения условий. То есть скидка в документе может предоставляться многократно – столько раз, сколько раз выполнены условия в документе. Пример В случае если клиент приобретает не менее 10 товаров из сегмента «Кофеварки», ему предоставляется скидка 100 рублей. Если флажок Кратно выполнению условий не установлен, то клиенту будет предоставлена скидка 100 рублей независимо от того, сколько кофеварок он приобрел: 10 или 30. Если флажок установлен, то при покупке 30 кофеварок будет предоставлена скидка 300 рублей (100 рублей на каждые 10 кофеварок). В том случае, если применяется вариант скидки Скидка (наценка) суммой для каждой строки, сумма скидки будет предоставлена по каждой строке, по которой выполнились условия. При этом если установлен флажок Кратно выполнению условий, то сумма предоставленной скидки будет увеличена также по каждой строке. Пример Клиенту предоставляется скидка 100 рублей на каждые три холодильника одной марки. В этом случае применяется скидка Скидка (наценка) суммой для каждой строки. Используется условие с областью предоставления В строке и указанием количества холодильников не меньше 3. Тогда по каждому типу холодильников, указанных в отдельных строках, будет предоставлена скидка 100 рублей. Если мы хотим, чтобы при покупке девяти холодильников одного типа была предоставлена скидка 300 рублей, то тогда необходимо установить флажок Кратно выполнению условий. В прикладном решении предусмотрена возможность предоставления бонусных скидок. Бонусные скидки разделяются на два типа: скидки количеством и подарки. Скидка количеством применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) предоставляется такой же товар. Например, при покупке четырех кофеварок одна кофеварка бесплатно. Подарок применяется в том случае, если при покупке определенного количества товаров из какого-то сегмента необходимо предоставить в подарок другой товар. Например, при покупке двух холодильников в подарок клиенту дается кофеварка. При предоставлении этого типа скидки можно также использовать понятие кратности. То есть если мы хотим, чтобы при покупке четырех холодильников одному клиенту (в одном документе) в качестве подарка было выдано две кофеварки, то тогда в скидке должен быть установлен флажок Кратно выполнению условий. Для того чтобы напомнить менеджеру, что при выполнении определенных условий клиенту предоставляется подарок, можно использовать тип скидки Выдача сообщения. Также менеджеру можно напомнить о том, что клиенту нужно выдать карту лояльности (Выдача карты лояльности). Вид скидки Округление суммы документа следует применять для округления суммы в документе после применения всех скидок. В дереве скидок данный тип скидки следует размещать в основной группе и использовать для такой скидки вариант совместного применения Сложение. В качестве скидки (наценки) может быть зарегистрировано начисление бонусных баллов в соответствии с выполненными условиями в рамках применяемой на предприятии бонусной системы лояльности. Этот вид скидки (наценки) используется только в розничной торговле (см. раздел «Розничные продажи»). Условия предоставления скидки

Условия предоставления скидки заполняются на отдельной закладке Условия предоставления. Все возможные условия предоставления скидок (наценок) регистрируются в списке Условия предоставления скидок (наценок). Информация в этом списке заполняется в момент регистрации скидки (наценки). Реализовано несколько типовых схем условий предоставления скидок (вариантов условий). При добавлении в список Условия предоставления скидок новой записи потребуется выбрать один из вариантов, а потом дозаполнить параметры в зависимости от выбранного варианта. Несколько однотипных вариантов условий можно объединить в группы. Варианты типовых условий представлены в таблице 3.1. Таблица 3.1 Типовое условие

Условия предоставления

Использование Пример использования

За время продажи

Продажа товара в определенный момент времени. Интервалы времени, когда действует скидка, задаются пользователем (день недели, время)

Оптовая и розничная торговля

Для повышения продаж в утренние часы применяется скидка, которая будет действовать с понедельника по пятницу с 9:00 до 11:00

За форму оплаты

Указание формы оплаты (наличная, безналичная, платежная карта, сертификат) в документах продажи (Заказ клиента, Реализация товаров и услуг)

Оптовая торговля

При оформлении оплаты переводом денежных средств на расчетный счет предусмотрена наценка в размере 5 %

За соблюдение графика оплаты

Указание графика оплаты в заказах клиентов

Оптовая торговля

Если клиенту отгружается товар на условиях кредита, то сумма заказа будет увеличена на 5 %

За разовый объем продаж

Действует разово в момент оформления документа продажи. Параметрами Оптовая и настройки являются количество или сумма. Эти параметры можно розничная относить как к документу в целом, так и к строке документа торговля

Скидка предоставляется, если сумма документа больше 50 000 рублей или количество товаров больше 10 единиц. Список товаров, которые будут анализироваться при предоставлении скидки, можно ограничить сегментом номенклатуры

За накопленный объем продаж

Предоставление скидки при покупке товаров на определенную сумму за определенный период

Оптовая и розничная торговля

Используется для задания схем накопительных скидок. Можно установить ограничение по сегменту номенклатуры и учитывать только объем продаж номенклатуры определенной группы (сегмента)

За день рождения клиента

Скидка предоставляется клиенту – физическому лицу в соответствии с указанной в карточке клиента (партнера) датой дня рождения

Оптовая и розничная торговля

Скидка может быть предоставлена заранее (за несколько дней до дня рождения клиента) и действовать в течение нескольких дней после дня рождения клиента

Карта лояльности Применяется в качестве условия при формировании сообщения клиентам не о выдаче карты лояльности зарегистрирована

Оптовая и розничная торговля

Сообщение о выдаче карты лояльности формируется только тем клиентам, которым она еще не выдана

За наличие карты Владельцам дисконтных карт (карт лояльности) предоставляется лояльности дополнительная скидка

Оптовая и розничная торговля

При проведении маркетинговой акции по распродаже бытовой техники предоставляется дополнительная скидка владельцам «золотых» дисконтных карт

Ограничение по группе пользователей

Ограничение списка пользователей, которые могут предоставить скидку. Анализируется пользователь, указанный в качестве ответственного в документе, по которому предоставляется скидка

Оптовая торговля

Применяется совместно с другими условиями предоставления скидок. Например, дополнительную скидку важным клиентам (входящим в определенный сегмент) может предоставить только руководитель отдела продаж

Вхождение партнера в сегмент

Скидка предоставляется только клиентам, входящим в определенную группу (сегмент)

Оптовая торговля

Позволяет детализировать уровень предоставляемых скидок по различным сегментам партнеров (дилеры, дистрибьюторы и т. д.). Например, при проведении маркетинговых акций дилерам обуви будут предоставлены дополнительные скидки при продаже женской обуви, а дистрибьюторам бытовой техники – дополнительные скидки при продаже холодильников

В условиях предоставления скидки За накопленный объем продаж и За разовый объем продаж предусмотрена возможность отбора позиций номенклатуры, которые будут анализироваться при проверке условий предоставления скидки. Отбор можно производить: ■ в соответствии с позициями, указанными в сегменте; ■ по произвольному списку позиций номенклатуры; ■ по любому параметру номенклатурной позиции, в том числе по характеристике или свойству номенклатуры.

При использовании условия За накопленный объем продаж предусмотрена возможность опционального учета текущей продажи в накопленном объеме продаж. Для одной скидки (наценки) можно указать несколько условий. Скидка (наценка) будет предоставлена только в том случае, если будут выполнены все условия, представленные в списке.

Список условий в списке можно упорядочить, используя стрелки. При расчете скидки (наценки) в документе условия проверяются в порядке их расположения в списке. Если одно из условий предоставления скидки (наценки) не выполнено, то все остальные условия в списке не проверяются. Ограничение действия скидки Предусмотрена возможность ограничивать действие скидки: назначать скидку (наценку) на определенные позиции номенклатуры. Список позиций, по которым будет предоставлена скидка, указывается в поле Предоставляется на.

Возможны следующие варианты ограничения предоставления скидки на номенклатурные позиции: ■ Любую номенклатуру. Ограничений по предоставлению скидок на номенклатурные позиции не предусмотрено; ■ Список номенклатуры. Скидка предоставляется только на номенклатурные позиции, которые указаны в списке. Для каждой номенклатурной позиции, представленной в списке, можно указать свой период действия скидки или отменить действие скидки в любой момент времени; ■ Сегмент номенклатуры. Скидка предоставляется только на номенклатурные позиции, которые входят в указанный сегмент номенклатуры; ■ Номенклатуру по отбору. Скидка предоставляется на номенклатурные позиции, которые удовлетворяют параметрам отбора. В качестве параметров отбора могут быть указаны любые параметры: свойства, характеристики, серии и т. д. Например, можно назначить скидку на продукты, у которых через три дня истекает срок годности, или на кабель сечением 1,5 кв. мм. Для каждого из этих вариантов предоставления скидки (наценки) могут быть применены дополнительные условия. Для указания дополнительных условий используется гиперссылка Уточнить. После задания условий формируется строка с перечнем условий по назначению скидки на конкретные позиции номенклатуры.

Предусмотрены следующие варианты дополнительного отбора тех позиций, по которым будут назначены скидки (наценки): ■ Вид цены. Скидка будет назначена только по тем товарам, для которых указан выбранный вид цены. Например, скидка предоставляется, если товар продается по розничным ценам; ■ Доступность товара для клиента. Скидка предоставляется по товарам, по которым есть излишки (много) или которые надо срочно распродать (мало). Доступность товара для клиента определяется по тому же алгоритму, как при формировании прайс-листа с показом доступных остатков товаров; ■ Задана произвольная цена. Скидка не предоставляется по товарам, по которым уже изменены цены (задана произвольная цена); ■ Клиент покупает товар в первый раз. Скидка предоставляется только по тем товарам, по которым еще не зарегистрировано продаж клиенту; ■ Количество одинаковых (Количество одинаковых (с учетом характеристик)). Скидка будет предоставляться только по тем товарам, количество которых больше указанного в параметрах; ■ Сумма по одинаковым (Сумма (с учетом характеристики)). Скидка будет предоставляться только по тем товарам, сумма по которым больше указанной в параметрах суммы; ■ Цена совпадает с уточненной ценой соглашения. Скидка не должна предоставляться по тем товарам, для которых указаны индивидуальные цены в соглашении (на закладке Уточнение цен по товарам). Для этого случая должно быть применено условие: Цена совпадает с уточненной ценой соглашения равно Нет. Возможность проверки количества одинаковых наименований в условиях за разовый и накопленный объем продаж позволяет контролировать выполнение условий по количеству одинаковых товаров после разбивки строк в документе (например, по сериям товаров). Правила совместного применения скидок Правила совместного применения определяются в классификаторе скидок (наценок). Скидки (наценки) объединяются в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок (наценок) внутри группы. Группы скидок могут иметь иерархическую структуру. На верхнем уровне для всех скидок используется вариант совместного применения Сложение. При определении правила совместного применения анализируется порядок расположения скидок (наценок) в группе (приоритет).

Возможен выбор из следующих вариантов стратегий: ■ Минимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением; ■ Максимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением; ■ Сложение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок (сумме процентов или суммарной скидке (наценке), если скидка (наценка) суммовая); ■ Умножение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно. Сначала будет рассчитан процент по скидке (наценке) с наивысшим приоритетом. Следующая скидка (наценка) будет применена уже к сумме с учетом предоставленной скидки (наценки). Для правильного совместного применения скидок процентом по стратегии умножения, в карточке скидки необходимо проставить галочку С учетом суммы примененных скидок. Суммовые скидки (наценки) в этом варианте действуют по принципу сложения, то есть суммовые скидки (наценки) прибавляются к рассчитанной сумме; ■ Вытеснение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе. Приоритет действия скидок (наценок) настраивается в каждой группе. Наивысшим приоритетом будет обладать та скидка (наценка), которая расположена вверху списка. При выборе максимального (минимального) значения скидки могут сравниваться скидки по каждой строке (По строке) или по документу в целом (По документу). Правило совместного применения можно указать не только для скидок (наценок), относящихся к одной группе, но и для нескольких групп скидок (наценок). Для групп также можно назначить приоритет и вариант совместного использования. Таким образом можно построить многоуровневую систему совместного действия скидок. Пример При работе с сетевыми магазинами может быть предоставлено несколько различных скидок: 5 % при разовой закупке товаров на сумму 100 000 рублей, 5 % при покупке одновременно 100 пар любой обуви или 4 % при покупке 10 кофеварок любой модели. При соблюдении одновременно нескольких условий может быть предоставлена только одна из этих скидок, при этом предоставляется максимальная скидка. Эти скидки объединяются в одну группу, для которой устанавливаются правило совместного применения Максимум, вариант сравнения По документу.

Назначение автоматических скидок (наценок) Скидка может быть назначена: ■ группе клиентов в соответствии с условиями продаж (Типовые соглашения); ■ конкретному клиенту в соответствии с зарегистрированными условиями продаж (Индивидуальные соглашения); ■ по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом (Виды карт лояльности); ■ при оформлении продаж с конкретного склада (магазина) (Склады). Предусмотрена возможность использования общих скидок, которые действуют при выполнении определенных условий для всех объектов. Такие скидки не требуют дополнительного назначения в вышеперечисленных объектах. Примером такой скидки может быть Округление по сумме документа. Информацию о статусе и назначении скидки можно указать в карточке Скидки (наценки) в поле Получатели или назначить скидки (наценки) непосредственно в классификаторе скидок (наценок). Для каждой скидки указывается ее общий статус и порядок назначения (на складах, в видах карт лояльности, в типовых и индивидуальных соглашениях). Если скидка действует всегда, то для нее определяется общий статус Действует. Если скидка действует с ограничениями, то для нее определяется область назначения. Для указания назначения в правой части таблицы выбирается закладка с вариантом назначения. Переключатель устанавливается в положение Все, и выполняется команда Установить статус для одного или нескольких объектов.

Дополнительно предусмотрена возможность назначения скидок в карточке конкретного объекта (Виды карт лояльности, Соглашение, Склад). Процесс назначения скидок для конкретного объекта аналогичен описанному выше.

В списке всех скидок необходимо выделить скидки, которые должны действовать для конкретного объекта, и установить для них статус Действует. При изменении статуса нужно указать срок действия скидки. Назначение автоматических скидок (наценок) по условиям продаж (соглашениям) Предусмотрены два варианта назначения скидок по условиям продаж. Это назначение скидок (наценок) группе партнеров и назначение скидок (наценок) конкретному партнеру: ■ при назначении скидок (наценок) группе партнеров список скидок (наценок) регистрируется в типовом соглашении. В типовом соглашении указывается группа партнеров (сегмент партнеров), которым предоставляется скидка. Для каждого сегмента партнеров (дилеры, дистрибьюторы, оптовые покупатели и т. д.) можно назначить свои скидки (наценки) по определенным для них типовым соглашениям; ■ при назначении скидок (наценок) конкретному партнеру список скидок (наценок) регистрируется в индивидуальном соглашении с клиентом. Скидки, указанные в соглашении, действуют в соответствии с теми правилами совместного применения, которые определены для них в классификаторе скидок (наценок). Назначение автоматических скидок (наценок) при продаже товаров в магазинах При проведении различных акций (распродажа сезонных товаров, скидки для привлечения новых клиентов и т. д.) список скидок и наценок регистрируется для конкретного склада (розничного магазина). Для одного склада можно указать любое количество различных скидок с различными условиями. При продаже товаров в розницу скидки будут действовать при оформлении продаж по документу Чек ККМ и при оформлении продаж с розничного склада (склада типа Розничный магазин) с использованием документов Заказ клиента и Реализация товаров и услуг. Назначение автоматических скидок по картам лояльности (дисконтным картам) Использование карт лояльности определяется включением функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Карты лояльности. Установка функциональной опции Карты лояльности доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Автоматические скидки в продажах. Карты лояльности могут быть нескольких видов в зависимости от параметров их применения (штриховая или магнитная, порядок активации и т. д.) и списка предоставляемых скидок («золотая», «серебряная» и т. д.). Карты лояльности могут быть персонализированными или обезличенными (социальная карта). Данные по каждому виду карт регистрируются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Виды карт лояльности.

Для каждого вида карт лояльности определяется список скидок, которые могут быть предоставлены по картам лояльности данного вида. По карте лояльности могут быть предоставлены разовые или накопительные скидки. Карты лояльности могут применяться как в оптовой, так и в розничной торговле. Они могут быть зарегистрированы следующими способами: ■ созданием новой карты лояльности из списка карт лояльности; ■ вводом карты лояльности из карточки партнера; ■ вводом карты лояльности на основании другой карты лояльности (потеря карты, замена карты); ■ регистрацией карты лояльности в момент оформления продажи клиенту при соблюдении условий, при которых должна быть выдана карта. Во всех этих случаях для регистрации карт лояльности используется Помощник регистрации карт лояльности. Для оповещения пользователя о возможности выдачи карты лояльности клиенту при продаже товаров необходимо создать в классификаторе скидок (наценок) новую скидку (наценку) с типом Выдача карты лояльности.

В скидке следует указать вид карты, о выдаче которой должно быть направлено сообщение, и зарегистрировать список условий, при которых пользователю должно направляться сообщение о выдаче карты клиенту. Для того чтобы избежать повторной выдачи карты клиенту, в список условий следует добавить условие Карта лояльности не зарегистрирована. Скидка с типом Выдача карты лояльности должна быть зарегистрирована в условиях продаж (соглашении) или на складе (розничном магазине), если карта лояльности используется при продаже в розницу. Информация о необходимости выдачи карты лояльности появляется после расчета скидок в документе при выполнении условий, которые зарегистрированы для данного типа скидки (наценки). Пользователь может сразу зарегистрировать карту лояльности для клиента, используя помощник регистрации карты лояльности (команда Выдать карту), или отработать это сообщение позже.

Зарегистрированные карты лояльности хранятся в списке Карты лояльности (раздел Продажи – См. также). Карты лояльности могут применяться как в оптовой, так и в розничной торговле. Если при розничной продаже используются накопительные карты лояльности, то они должны быть персонифицированными и для них необходимо обязательно указать владельца карты (партнера). В момент оформления продажи пользователь регистрирует карту лояльности клиента (команда Считать карту лояльности). Информация о считанной карте сохраняется в документе на странице Дополнительно. Предусмотрена возможность замены карты одного вида на карту другого (например, «серебряной» на «золотую»). Например, при покупке товаров клиент предъявил «серебряную» карту. Эта карта была считана в документе. После заполнения информации о купленных товарах и расчете скидок (наценок) оказалось, что в соответствии с суммой накопления клиенту можно заменить «серебряную» карту на «золотую». После расчета скидок будет выдано соответствующее сообщение о замене карты. Пользователь может зарегистрировать новую карту аналогично тому, как это происходит при первичной выдаче карты лояльности. После проведения замены у предыдущей карты автоматически устанавливается признак Аннулирована. При оформлении розничных продаж предусмотрена возможность начисления бонусов на карту лояльности и оплаты бонусами при предъявлении карты (см. раздел «Бонусные программы»).

Расчет автоматических скидок (наценок)

Расчет скидок (наценок) происходит при проведении документа или выполнении команды Цены и скидки – Рассчитать скидки (наценки). При оформлении продажи могут применяться скидки, которые определены в соглашении с клиентом, скидки, назначенные на конкретном складе, и скидки по картам лояльности. Все назначенные скидки действуют в соответствии с правилами совместного применения, которые для них указаны в дереве классификатора скидок. В списке скидок могут присутствовать скидки, которые назначаются пользователем вручную. Для назначения такого типа скидок используется команда Цены и скидки – Назначить автоматические скидки (наценки). Список тех скидок, которые были применены в документе, можно посмотреть в отчете Примененные скидки, который вызывается одноименной командой в группе команд Отчеты панели навигации формы. В отчете Примененные скидки предоставлена подробная информация о том, какие скидки могли быть применены и почему не предоставлены те или иные скидки. Дополнительно можно посмотреть подробную информацию о предоставленной скидке по конкретной строке документа. Отчет вызывается командой Цены и скидки – Открыть информацию о скидках (наценках) для текущей строки.

Регистрация произвольных условий назначения скидки и алгоритмов ее расчета Реализована возможность подключения внешних обработок для расширения типов скидок (наценок) и условий предоставления. Внешние обработки подключаются в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Дополнительные отчеты и обработки.

В качестве примеров в демонстрационную базу добавлены две внешние обработки: ■ Процент за способ доставки – новый тип скидки для предоставления скидки в зависимости от выбранного способа доставки (самовывоз, доставка до клиента и т. д.); ■ За ассортимент – новое условие для предоставления скидки только по товарам указанного ассортимента. Подключенная внешняя обработка добавляет в форме элемента скидки или в форме условий предоставления скидки новый тип скидки (новый тип условия).

В форме новой скидки указывается, что она создана внешней обработкой. Разработчик внешней обработки полностью реализует интерфейс и определяет список настроек, необходимых для расчета скидки.

Настройки хранятся в реквизите Скидки (наценки) или Условия предоставления как Хранилище значения. Для описания настроек разработчик может использовать любые ссылочные и примитивные типы, в том числе Таблицы значений.

Ручные скидки (наценки) Возможность назначения ручных скидок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Ручные скидки в продажах. Величина ручных скидок может ограничиваться как по конкретным пользователям (группе пользователей), так и в рамках оформленных соглашений с клиентами. Для применения ограничений по пользователям и соглашениям необходимо установить соответствующие функциональные опции: Ограничения ручных скидок в продажах по пользователям и Ограничение ручных скидок в продажах по соглашениям. Ограничения скидок (наценок) по группам или конкретным пользователям вводятся в карточке группы пользователей или конкретного пользователя по команде Правила продаж.

Ограничения скидок (наценок) могут быть детализированы до уровня ценовых групп товаров (Уточнить по ценовым группам). Аналогичным образом из карточки пользователя можно ввести ограничение скидки (наценки) для конкретного пользователя. Общий список ограничений по скидкам (наценкам) для пользователей можно посмотреть в списке Настройки продавцов (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи). Ограничения ручных скидок (наценок) можно также указать в соглашении с клиентом (типовом или индивидуальном). Ограничение скидок по соглашению можно также детализировать до ценовых групп. Назначать ограничения ручных скидок могут руководитель отдела продаж и маркетолог. Для этих целей используется роль Добавление изменение настроек продаж для пользователей. При совместном указании ограничения ручных скидок (наценок) для пользователя (группы пользователей) и соглашения применяется следующий алгоритм: ■ если пользователь принадлежит к нескольким группам, по которым введено ограничение ручной скидки (наценки), то для него будет использоваться максимальное значение из всех возможных ограничений; ■ если для пользователя назначено индивидуальное значение ограничения, то будет действовать именно оно – независимо от того, какие ограничения назначены для группы пользователей; ■ если ограничение скидки указано по соглашению и по пользователю (группе пользователей), то выбирается минимальное значение. Например, если в соответствии с соглашением менеджеры по продажам могут назначить ручную скидку 5 %, но для конкретного менеджера Соколова указано, что он не может назначить ручную скидку (процент максимальной ручной скидки не указан, равен 0), то такой менеджер при продаже товаров по данному соглашению не сможет назначить ручную скидку. Ручные скидки в документе продажи могут быть указаны по каждой строке документа или в целом по документу с помощью команды Цены и скидки – Назначить ручную скидку (наценку). Контроль назначения ручных скидок производится при оформлении документов продажи: Чек ККМ, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Акт выполненных работ, Коммерческое предложение клиенту, Заявка на возврат товаров от клиента. Ограничения скидок по пользователям контролируются по всем пользователям, кроме обладающих полными правами. То есть контроль ограничений скидок, установленных для пользователей, производится и для тех пользователей, у которых установлено право отклонения от условий продаж.

Взаимодействия Основной целью обработки и хранения информации о взаимодействии с партнерами является возможность налаживать устойчивые внешние связи, не зависящие от внутренних проблем компании. Настройка функциональных опций и параметров взаимодействий выполняется в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер. Список взаимодействий доступен в рабочем месте Главное – Почта, задачи – Взаимодействия и может выводиться на рабочий стол пользователя.

Взаимодействия могут быть следующих типов: ■ встреча, ■ запланированное взаимодействие, ■ телефонный звонок, ■ сообщение SMS, ■ электронное письмо. Каждое взаимодействие содержит в себе следующую ключевую информацию: ■ ответственный (субъект) – инициатор взаимодействия; ■ контакт (объект) – с кем выполняется взаимодействие; ■ предмет – бизнес-процесс, для которого выполняется взаимодействие.

Предмет – основной реквизит взаимодействия, позволяющий связать в единую цепочку несколько объектов системы. Это может быть претензия клиента, сделка или маркетинговое мероприятие. Если в информационной базе еще нет предмета взаимодействия (например, если сделка еще не создана), можно использовать цепочку взаимодействий. Цепочка может состоять из взаимодействий разных типов (например, позвонил клиент и попросил каталог, отправили электронное письмо с каталогом, после чего провели встречу и т. п.). При создании сделки на основании цепочки взаимодействий в качестве предмета во всех ранее зарегистрированных взаимодействиях цепочки автоматически проставляется созданная сделка; состав участников сделки копируется из состава участников взаимодействия. Для участника взаимодействия может быть определена текстовая информация (представление, контактные данные: телефон, e-mail и т. п.) и ссылка на контакт, хранимый в прикладном решении. Контактами в прикладном решении являются партнеры, контактные лица партнеров и физические лица, пользователи. Контакты могут быть доопределены (проставлены ссылки в строках участников, содержащих только текстовую информацию) в произвольный момент работы с взаимодействием. Предоставляется возможность создать контакт на основании участника взаимодействия. Для удобства работы со списком взаимодействий в форме можно устанавливать различные фильтры и выбирать способы группировки, в т. ч. по ключевым параметрам. В качестве параметра группировки можно использовать любой дополнительный реквизит, который добавляется в документы взаимодействия в пользовательском режиме. Использование статусов документов взаимодействия позволяет управлять актуальностью данных, отсекая отложенные или отработанные взаимодействия. Для контроля и учета результатов работы по взаимодействиям с клиентами можно использовать отчет Календарь событий (раздел Главное – Почта, задачи). С помощью отчета Календарь событий можно посмотреть список неотработанных взаимодействий с клиентами, проанализировать текущие события, связанные с продажами (оплата заказа, отгрузка и т. д.). Получить сведения о контактах партнеров и их контактных лицах можно из отчетов Контактная информация партнеров и Контактная информация по контактным лицам. Эти отчеты можно сформировать из списка партнеров (клиентов, поставщиков) по группе выделенных клиентов (поставщиков). Для формирования отчетов необходимо, чтобы была установлена функциональная опция Роли контактных лиц (раздел НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM).

Рассылки и оповещения

Прикладное решение позволяет автоматически формировать рассылки и оповещения различным группам клиентов в соответствии с заданными пользователем шаблонами сообщений. Список адресатов может быть сформирован автоматически в соответствии с определенными условиями или сформирован пользователем вручную. Рассылка – это предварительно подготовленное сообщение (e-mail или SMS), предназначенное для индивидуальной отправки широкой группе адресатов. Оно может содержать, например, информацию о проводимых маркетинговых мероприятиях (сезонных скидках, распродажах и т. д.) или изменениях в графике работы склада (магазина). Оповещение – это сообщение (e-mail или SMS), автоматически сформированное и отправленное при наступлении определенного события. Например, при изменении состояния заказа, образовании просроченной задолженности, начислении бонусных баллов и т. д. Процесс создания и отправки рассылок и оповещений можно представить в виде следующей схемы.

Однотипные рассылки и оповещения объединяются в группы рассылок и оповещений. Рассылка производится тем клиентам, которые подписаны на получение информации по данной группе рассылок. Клиент может подписаться на получение рассылки самостоятельно, используя систему самообслуживания. Оповещения клиентам группируются в соответствии с видами оповещений. Вид оповещения предназначен для автоматического формирования оповещения при наступлении определенного события (изменение статуса заказа, наличие просроченной задолженности и т. д.). При этом возможны два варианта автоматического формирования оповещений: ■ при изменении данных в информационной базе (например, изменился статус заказа); ■ при периодическом анализе данных в информационной базе (например, ежедневный контроль просроченной задолженности клиентов). Оповещения могут отправляться клиентам в соответствии с указанными для них подписками или принудительно при наступлении конкретного события (например, информирование о задержке оплаты или просроченной задолженности). Оповещения формируются в соответствии с заданными для вида оповещения шаблонами сообщений. Процесс регистрации и отправки сообщений клиентам при массовой рассылке и массовых оповещениях состоит из следующих этапов: ■ Создание шаблонов сообщений. ■ Регистрация групп рассылок и оповещений. ■ Формирование списка адресатов для рассылок и оповещений (оформление подписки). ■ Регистрация видов оповещений по различным событиям (изменение статуса, просроченная задолженность и т. д.). ■ Регистрация рассылок по маркетинговым акциям (реклама, оповещение о проводимых маркетинговых акциях и т. д.). ■ Отправка и контроль состояния сообщений в соответствии со сформированными рассылками и оповещениями.

Создание шаблонов сообщений Шаблоны сообщений предназначены для описания правил, на основании которых можно быстро и в соответствии с принятыми на предприятии стандартами деловой переписки создавать и отправлять электронные письма и сообщения SMS. Довольно значительную часть переписки и информирования клиентов составляют стандартные сообщения, в которых меняется только небольшой набор данных. Например, необходимо проинформировать клиента об изменении статуса его заказа. В этом случае клиентам отправляются электронные письма и/или сообщения SMS, которые содержат одинаковый текст, и меняются только адресат сообщения, наименование клиента, номер заказа и текущий статус. Важной является не только скорость работы менеджеров, но и точность передаваемой адресатам информации. Это достигается тем, что данные при формировании сообщения получаются непосредственно из информационной базы, что снижает риск ошибки при написании сообщения. Не менее важным является соблюдение стандартов деловой переписки, принятых на предприятии. Это достигается благодаря тому, что текст шаблонов сообщения составляется опытными сотрудниками, утверждается руководством и един для всех участников взаимодействий с партнерами.

Для того чтобы использовать шаблоны сообщений при отправке электронных писем и SMS, необходимо установить соответствующие функциональные опции в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер: ■ создание шаблонов электронных писем доступно, если включено использование почтового клиента; ■ создание шаблонов сообщений SMS доступно, если включено использование звонков, SMS, встреч, запланированных взаимодействий. Новый шаблон сообщений создается в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений. Новый шаблон сообщений может быть сформирован для отправки электронных писем или сообщений SMS.

При создании текста сообщения можно использовать различные параметры объектов прикладного решения. Прикладное решение определяет список доступных параметров при указании того объекта, который является основанием для формирования сообщения. При использовании внешних обработок можно применять более сложные алгоритмы формирования сообщений. К сообщению можно приложить любые печатные формы документов, отчетов и т. д.

Регистрация групп рассылок и оповещений Группы рассылок и оповещений создаются в одноименном списке в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники.

Использование групп рассылок и оповещений позволяет: ■ объединить оповещения и рассылки клиентам, посвященные одной теме;

■ использовать при формировании сообщений общие настройки определения адресатов (по подписке или принудительно); ■ использовать общий способ отправки (e-mail или SMS); ■ использовать общий срок хранения исходящих сообщений (Удалять созданные сообщения через…).

Формирование списка адресатов для рассылок и оповещений (оформление подписки) Список адресатов для рассылок и оповещений можно сформировать из формы Группы рассылок и оповещений по команде панели навигации Подписчики и адресаты.

В список можно добавить одного или нескольких подписчиков из списка Клиенты (Добавить – подписчика). Можно отобрать подписчиков по произвольным критериям отбора (Добавить – подписчиков по отбору). Например, можно отобрать в качестве подписчиков клиентов, которые относятся к определенному сегменту (например, оптовые клиенты) и указанным бизнес-регионам (например: Москва, Тверь). Подписку можно также оформить из справочника Клиенты. Если клиенту доступна работа в режиме самообслуживания, то он может сам подписаться на нужные ему рассылки. Для каждого клиента в карточке подписки можно уточнить список контактных лиц, которым будут приходить сообщения.

Регистрация видов оповещений по различным событиям (изменение статуса, просроченная задолженность и т. д.) Виды оповещений регистрируются в одноименном списке (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники). В виде оповещения обязательно регистрируется та группа рассылок и оповещений, в соответствии с которой будет формироваться оповещение. Предусмотрена возможность регистрации вида оповещения непосредственно из формы группы рассылок и оповещений. Основная задача вида оповещения – это указать, при наступлении какого события должны формироваться оповещения. Список этих событий предопределен. Для каждого вида оповещения должно быть указано конкретное событие.

Предусмотрен следующий список событий, по которым можно сформировать оповещение: ■ Поступление оплаты от клиента. Формируется в момент регистрации получения оплаты от клиента – оформления и проведения платежного документа; ■ Выявление просроченной задолженности. Просроченная задолженность фиксируется в соответствии с указанной датой оплаты (в заказах клиентов или в накладной при отгрузке в кредит); ■ Приближение плановой оплаты. Анализируются данные об этапах оплаты в заказе или в накладной, если она оформлена сверх заказа. Сообщение для отсылки клиенту подготавливается за день до планируемой даты оплаты; ■ Приближение плановой отгрузки. Анализируются данные о датах предполагаемой отгрузки в заказе клиента в статусе К отгрузке. Сообщение для отсылки подготавливается за день до планируемой даты отгрузки; ■ Изменение состояния заказа. Сообщение для отсылки клиенту подготавливается при изменении состояния в документе Заказ клиента; ■ Начисление бонусов. Сообщение для отсылки подготавливается при автоматическом начислении клиенту бонусных баллов (например, в день рождения в соответствии с бонусной программой лояльности); ■ Списание бонусов. Сообщение для отсылки клиенту подготавливается при автоматическом списании бонусных баллов (например, при истечении срока действия бонусной программы лояльности); ■ День рождения контактного лица. Анализируются данные о днях рождениях всех зарегистрированных контактных лиц. Сообщение подготавливается за день до дня рождения и отсылается клиенту в день его рождения; ■ Выписка счета. Сообщение для отсылки подготавливается после записи документа Счет на оплату; ■ Изменение счета. Сообщение подготавливается, если в уже отправленном клиенту счете были изменены данные и он был перезаписан; ■ Аннулирование счета. Сообщение подготавливается, если ранее отправленный клиенту счет был аннулирован; ■ Напоминание об окончании опроса. Используется в подсистеме Анкетирование. Сообщение подготавливается, если заканчивается срок регистрации результатов опроса клиентов в соответствии с высланными им анкетами. Для того чтобы сообщения для клиентов подготавливались своевременно, рекомендуется периодически запускать регламентные задания. Для вида оповещения, по которому происходит событие, можно настроить расписание опроса данных в информационной базе. После записи вида оповещения будет автоматически создано регламентное задание для данного вида оповещения. При создании вида оповещения можно использовать дополнительные условия для отправки. Например, если нужно исключить ситуации, когда клиенту будет отправляться лишнее сообщение (например, статус изменили, а потом вернули предыдущий статус), то в этом случае при отправке сообщений можно установить дополнительное условие по изменению состояния. Например, в виде следующей формулы: [ПредыдущееСообщение.Состояние] [ТекущееСообщение.Состояние]. Условия можно задавать любые. При написании условий используется конструктор формул «1С:Предприятия». Текст сообщения, который будет отправлен клиенту, формируется в соответствии с шаблоном сообщений. Шаблон сообщений можно задать непосредственно из формы вида сообщения.

Регистрация рассылок по маркетинговым акциям (реклама, оповещение о проводимых маркетинговых акциях и т. д.) Рассылки регистрируются документом Рассылка. Документ может быть введен на основании маркетингового мероприятия или из списка Группы рассылок и оповещений.

В документе обязательно указывается группа рассылок и оповещений. На основании данных из группы рассылок и оповещений определяются список адресатов, форма рассылки (e-mail и/или SMS) и правила применения (принудительно или в соответствии с подпиской). В документе рассылки можно уточнить список адресатов, установив дополнительный фильтр на список подписчиков или добавив новых подписчиков. При формировании текста письма можно использовать динамические параметры «представление адресата» и «текущая дата». Рассылка по e-mail оформляется в формате простого текста или HTML и поддерживает вложенные файлы. Рассылка SMS позволяет использовать преобразование кириллических символов в латинские. Порядок работы с документом Рассылка клиентам определяется его текущим статусом. Пользователь может установить два статуса: Черновик и К отправке. В первом статусе выполняется подготовка рассылки, во втором рассылка поступает в обработку. Статус Обрабатывается устанавливается в момент формирования регламентным заданием документов взаимодействий (электронных сообщений или сообщений SMS). Статус Выполнена будет автоматически установлен после отправки сформированных сообщений всем адресатам или по окончании периода рассылки.

Отправка и контроль состояния сообщений в соответствии со сформированными рассылками и оповещениями Документы взаимодействия (электронные сообщения или сообщения SMS) формируются по подготовленным ранее видам оповещений и документам Рассылка клиентам с помощью регламентных заданий Формирование сообщений по оповещениям клиентов и Формирование сообщений по рассылкам клиентам. Рекомендуется настроить расписание выполнения данных регламентных заданий, чтобы эти сообщения формировались автоматически с заданной периодичностью. Созданные в соответствии с рассылками и оповещениями документы отображаются в журнале Взаимодействия и автоматически отправляются в соответствии с правилами отправки сообщений электронной почты. По каждой рассылке или виду оповещения можно проконтролировать состояние сообщения (команда Взаимодействия на панели навигации форм документа). Созданные сообщения по рассылкам и оповещениям можно периодически удалять. Срок хранения сообщений определяется для каждой группы рассылок и оповещений в одноименном списке (Удалять созданные сообщения через … дней). Для удаления отработанных взаимодействий используется регламентное задание Удаление взаимодействий по рассылкам и оповещениям.

Анкетирование Возможность использования анкетирования клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Анкетирование. Список вопросов, которые предполагается включать в анкеты, регистрируется в справочнике Вопросы анкетирования (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники). Вопросы могут быть сгруппированы по разделам в соответствии с рассылаемыми анкетами.

Анкеты, которые рассылаются клиентам, формируются по определенным шаблонам. Эти шаблоны регистрируются в справочнике Шаблоны анкет (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники).

В шаблоне анкеты заполняются текстовые описания (вступление и заключение). На закладке Вопросы заполняется список вопросов из соответствующего справочника. С помощью команды Форма заполнения можно посмотреть и проверить сформированную по шаблону анкету. После проверки шаблон анкеты закрывается для редактирования с помощью команды Записать и закрыть. Право подготовки шаблонов анкет и проведения опросов доступно для пользователей, включенных в группы доступа, использующие поставляемый профиль Маркетолог. Анкеты заполняются респондентами в режиме внешнего доступа, поэтому для всех респондентов (партнеров) необходимо установить возможность работы в режиме внешнего доступа. Предварительно должна быть включена функциональная опция Разрешить доступ внешним пользователям в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Внешние пользователи. Партнеры, которые будут участвовать в опросе, должны быть включены в группу доступа с профилем Респондент, участвующий в опросах.

Назначить проведение опросов можно в разделе CRM и маркетинг (подраздел Анкетирование). Для этих целей используется документ Проведение опросов. В документе указываются дата начала проведения опроса, дата его окончания, шаблон анкеты и список респондентов, которым будет направлена анкета. Если опрос предназначается всем респондентам, то в документе устанавливается флажок Свободный опрос.

Предварительно можно оповестить респондентов о начале проведения опроса. На основании документа Проведение опросов можно ввести документ Рассылки и оповещения, в котором указать группу рассылок и оповещений. В группе рассылок и оповещений фиксируется список респондентов, которым будет направлено это сообщение. При подготовке сообщения можно использовать параметры для указания даты начала и окончания опроса.

Заполнение анкеты респондент производит в режиме самообслуживания (внешнего доступа).

Респондент последовательно отвечает на вопросы анкеты. После завершения опроса (команда Завершить и закрыть) результаты опроса будут показаны в списке Анкеты.

За два дня до окончания опроса всем респондентам, которые еще не прислали анкеты, можно послать напоминание о завершении проведения опроса. Для этих целей создается группа рассылок и оповещений, в которой указывается вид оповещения с событием Напоминание об окончании опроса. Результаты опроса можно посмотреть в отчете Анализ опроса (раздел CRM и маркетинг – Отчеты по CRM и маркетингу). Проанализировать результаты опроса в различных разрезах аналитики можно с помощью отчета Аналитический отчет по анкетированию. Для анализа данных можно использовать различные варианты отчета: Количество ответов на простые вопросы, Просмотр ответов на табличные вопросы и т. д.

Претензии Прикладное решение позволяет регистрировать претензии клиентов, а также конфликтные ситуации, возникающие при работе с клиентами. При этом регистрируется причина возникновения претензии или конфликтной ситуации, составляется план действий по отработке претензии клиента. Предусмотрена возможность проведения статистического анализа возникновения и отработки претензий в разрезе сотрудников, подразделений, причин возникновения. Процесс работы с претензиями можно представить в виде следующей схемы.

Работу с претензиями можно разбить на следующие этапы: ■ Настройка отработки претензий. ■ Регистрация претензий. ■ Отработка претензий. ■ Фиксация результатов. ■ Анализ претензий.

Настройка отработки претензий Возможность использования претензий определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Фиксировать претензии клиентов. Перед началом регистрации претензий клиентов необходимо ввести информацию о причинах возникновения претензий, которые используются на предприятии. Список причин регистрируется в списке Причины возникновения претензий в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники.

Пользователь может добавить любое количество причин возникновения претензий или конфликтных ситуаций. В дальнейшем в соответствии с указанными причинами можно будет классифицировать и анализировать претензии клиентов.

Регистрация претензии Новая претензия клиента может быть создана следующими способами: ■ из списка претензий, ■ из формы партнера,

■ из списка партнеров, ■ на основании документа Акт о расхождениях после реализации, ■ на основании взаимодействия с клиентом. Предусмотрена также возможность регистрации претензии самим клиентом, работающим в режиме самообслуживания. В новой форме претензии необходимо заполнить информацию о клиенте, который предъявил претензию, текстовое описание сути претензии и указать причину ее возникновения. Основным режимом работы является регистрация менеджерами претензий, предъявляемых клиентами. Однако в прикладном решении не предусмотрено жесткого ограничения по формированию претензий: претензия может быть зарегистрирована не только для клиента, но и для любого другого партнера (поставщика, конкурента и т. д.), информация о котором зарегистрирована в списке Партнеры. Если клиент прислал претензию по факсу или суть претензии была изложена в отдельном файле, то для хранения дополнительной информации о претензии можно использовать присоединенные файлы. Информация о причине возникновения претензии заполняется из одноименного списка. В процессе регистрации претензии пользователь может добавить новую причину в список, если он имеет право на добавление новой причины возникновения претензии. Информация о подразделении или сотруднике, виновном в возникновении претензии, может быть введена в момент регистрации претензии или позже, после расследования претензии. Ответственный за отработку претензии клиента сотрудник определяется в момент регистрации претензии. Ответственный сотрудник должен составить план проекта работ по претензии и следить за ходом отработки претензии. В списке претензий можно будет установить отбор по ответственному сотруднику и проанализировать список претензий, который находится на контроле у ответственного за претензию сотрудника. Дополнительно в претензии клиента могут быть зарегистрированы сторонние лица, которые могут иметь отношение к данной претензии, – например, поставщики, которые поставили некачественный товар. В списке участников может быть зарегистрировано контактное лицо, которое отвечает за работу по претензии со стороны клиента. Для новой претензии устанавливается статус Зарегистрирована.

Отработка претензии Отработка претензии предполагает составление плана работ, в котором регистрируется, когда и какие мероприятия должны быть проведены в процессе работы над претензией. Данная возможность определяется установкой функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Проекты. Информация о мероприятиях, которые должны быть проведены в рамках отработки претензии, заполняется в виде задач плана проекта.

В каждой задаче плана проекта обязательно должны быть указаны наименование задачи и описание ее сути. Информация о претензии заполняется автоматически при создании задачи (поле Проект). Куратором и исполнителем задачи по умолчанию является текущий пользователь, создавший задачу. Информация об отработке заданий по плану проекта регистрируется в списке заданий по плану проекта. Задания, зарегистрированные в плане проекта, не передаются исполнителям автоматически. Это те плановые долгосрочные задания, исполнение которых должно фиксироваться непосредственно в плане проекта. После составления плана работ для претензии устанавливается статус Обрабатывается. В процессе работы сотрудник, ответственный за работу по претензиям, может формировать текущие задания исполнителям, которые участвуют в работе над претензией. Для этих целей используется бизнес-процесс Задание. Посмотреть список выданных задач и проконтролировать их исполнение можно в списке, который открывается при вызове команды Задачи на панели навигации формы претензии. В процессе работы над претензией можно регистрировать все взаимодействия с клиентом или любыми другими лицами, участвующими в процессе отработки претензий. При регистрации взаимодействия на основании претензии в качестве предмета взаимодействия будет установлена соответствующая претензия.

Фиксация результатов В зависимости от результата отработки претензии необходимо установить в форме претензии один из статусов: Удовлетворена или Не удовлетворена – и провести документ. Если претензия удовлетворена, то следует зарегистрировать всю известную информацию о претензии: причину возникновения, виновного в возникновении претензии, результаты отработки и т. д. К претензии можно прикреплять любое количество внешних файлов. При необходимости в форму претензии можно добавлять дополнительные реквизиты и сведения.

Анализ претензий Для анализа объема претензий, причин их возникновения, определения виновных и решения прочих связанных с претензиями задач предназначены следующие варианты отчетов: ■ Динамика регистрации претензий клиентов, ■ Статистика удовлетворения претензий клиентов, ■ Структура возникновения претензий клиентов. Все отчеты можно посмотреть в разделе Продажи – Отчеты по продажам. С помощью варианта отчета Динамика регистрации претензий клиентов можно получить сравнительный анализ количества зарегистрированных, отработанных и неотработанных претензий, узнать, в каком месяце было зарегистрировано наибольшее количество претензий, сравнить динамику возникновения претензий в разрезе подразделений, по вине которых возникли претензии у клиентов. При помощи варианта отчета Статистика удовлетворения претензий клиентов осуществляется анализ процента удовлетворения претензий, отработка которых завершилась в выбранный период, в зависимости от причин их возникновения. При помощи варианта отчета Структура возникновения претензий клиентов осуществляется анализ возникновения претензий, зарегистрированных в выбранный период.

Сделки Управление сделками позволяет решать задачи, связанные с повышением качества оперативной работы отдела продаж. Использование сделок с клиентами определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM – Сделки с клиентами. Использование сделок позволяет отслеживать весь процесс работы с клиентом, начиная с момента его первого обращения до момента завершения работы с ним. Процесс работы по сделке можно регламентировать некоторым набором правил (если это принято на предприятии), а можно лишь фиксировать саму сделку и итоговый результат по ней. По этому признаку сделки подразделяются на процессные и непроцессные. Чтобы обеспечить возможность вести процессную сделку, дополнительно устанавливается функциональная опция Управление сделками. Процесс ведения сделок может быть представлен в виде следующей схемы.

Настройки ведения сделок Перед началом оформления сделок необходимо заполнить классификаторы, которые используются при оформлении сделок. К таким классификаторам относятся: ■ этапы процессов продаж, ■ виды сделок, ■ роли партнеров в сделках и проектах, ■ роли контактных лиц в сделках и проектах, ■ причины неудовлетворения первичного спроса, ■ причины проигрыша сделки. Все эти классификаторы заполняются в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники. Этапы управления сделками отражаются в списке Этапы процессов продаж. В нем уже присутствует предопределенный набор этапов, используемый бизнес-процессом Типовая продажа. Для использования данной возможности необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи. В основе методики учета сделок лежит подход к организации продаж под названием «воронка продаж». Процесс перевода потребителя из разряда потенциальных в разряд реальных покупателей делится на несколько этапов, причем каждый из них может стать для сделки последним. В результате анализируется, сколько клиентов было потеряно на каждом этапе. Примерами таких этапов могут быть:

■ регистрация первичного контакта, ■ подготовка коммерческого предложения, ■ проведение демонстрации, ■ согласование условий продаж, ■ оформление заказа, ■ выполнение обязательств, ■ фиксация результатов. При необходимости получить более детальную «воронку продаж» список этапов можно расширить. В прикладном решении реализовано хранение разных наборов правил работы со сделками, которые описываются в списке Виды сделок с клиентами. Каждый вид сделки должен относиться к одному из следующих типов: ■ прочие непроцессные сделки, ■ сделки с ручным переходом по этапам, ■ сделки, управление которыми описано бизнес-процессом (типовая продажа). Прочие непроцессные сделки. По сделкам такого вида можно фиксировать лишь факт начала и окончания работы. Процессом продаж с помощью такой сделки управлять нельзя.

В сделке такого вида можно фиксировать всю основную информацию при работе с клиентами: первичный спрос клиента, вероятность выигрыша сделки, потенциальную сумму продаж. Сделки с ручным переходом по этапам продаж. Для таких сделок нужно вручную определить перечень этапов из общего классификатора Этапы процессов продаж. Для каждого вида сделки с ручным переходом по этапам можно зафиксировать свой список этапов процесса продаж.

Переход от одного этапа к другому пользователь будет выполнять вручную, при этом возможен пропуск некоторых этапов, возврат на предыдущие этапы.

Сделки, управление которыми описано бизнес-процессом. В текущей версии конфигурации для примера приведен вариант управления сделкой с помощью бизнес-процесса Типовая продажа. Для ведения сделок, которые управляются бизнес-процессом, необходимо добавить вид сделки Типовая продажа с установленным типом сделки Типовая продажа.

Основное отличие такого способа управления от предыдущего в том, что последовательность перехода от одного этапа процесса управления к другому жестко регламентирована и описана картой маршрута бизнес-процесса. Пропустить какойто этап нельзя. При работе с такой сделкой автоматически контролируется процесс выполнения каждого этапа сделки. Например, первая задача по бизнес-процессу Типовая продажа будет называться Первичный контакт и иметь следующее содержание: «запланируйте и проведите первичный контакт; выясните товарные категории и номенклатуру, которые могут заинтересовать клиента; выясните данные контактных лиц, потенциально заинтересованных в покупке предлагаемой номенклатуры».

Задача появится в момент записи новой сделки по продажам. Нужно будет выполнить предписанные действия и отметить выполнение задачи. В данном случае следует зарегистрировать хотя бы одно взаимодействие с клиентом – только тогда можно отметить, что задача является выполненной. Задача будет автоматически закрыта, и система сформирует следующую задачу согласно бизнес-процессу. Список задач по сделке можно увидеть из формы самой сделки.

Можно также перейти в список всех имеющихся незакрытых задач по всем процессам продажи (список Мои задачи, раздел Главное), далее из этого списка последовательно выполнять задачи и отмечать результат их выполнения, не обращаясь к форме конкретной сделки. Список задач, которые выдаются на каждом этапе (точки маршрута бизнес-процесса), и перечень необходимых действий, которые надо выполнить для перехода на следующий этап, представлены в таблице 3.2. Таблица 3.2 Задача

Действия

Комментарий

Отразить первичный контакт

Зарегистрировать взаимодействие с клиентом (телефонный звонок, электронное письмо, встреча и т. д.)

Дополнительно можно зарегистрировать информацию о товарах, которые планирует закупить клиент (первичный спрос) и источник обращения

Квалифицировать клиента

Ввести информацию о соглашении (правилах продаж), в соответствии с которым будет работать клиент

Дополнительно можно зарегистрировать всю дополнительную информацию о клиенте (контактные лица, бизнес-регион и т. д.). Также можно зарегистрировать информацию о связях с другими партнерами для анализа окружения сделки

Подготовить предложение

Оформить коммерческое предложение

Дополнительно можно проанализировать реакцию покупателя на коммерческое предложение, договориться о месте встречи для проведения презентации или консультаций с клиентом, если это необходимо

Провести презентацию Согласовать условия

На данном этапе нет обязательных действий. Планируется на этом этапе подготовить и провести презентацию для клиента, провести анализ возможных связей клиента, его контактных лиц, а также выяснить информацию о конкурентах Окончательное согласование коммерческого предложения. Проведение коммерческого

продаж

предложения в статусе Действует

Сформировать заказ по сделке

Оформить заказы клиентов в рамках сделки

Обязательным является оформление хотя бы одного заказа клиента

Подтвердить обязательства

Регистрация поступления авансового платежа (при работе по предоплате) или оформление отгрузки (при работе в кредит)

Дополнительно можно оформить заказ клиента, сформировать счета на оплату, запланировать обеспечение товаров

Проконтролировать выполнение обязательств

Оформление всех документов в рамках сделки. Все документы оплаты и отгрузки должны быть оформлены, все заказы должны быть закрыты с отменой неотгруженных позиций

Зафиксировать Необходимо проконтролировать обязательства по сделке. Сделка будет закрыта, только результаты выигранной если выполнены все обязательства сделки На любом этапе управление сделкой можно перевести на ручное управление по этапам процесса.

Это выполняется нажатием соответствующей кнопки в форме сделки. После перевода на ручное управление вернуться к управлению бизнес-процессом уже нельзя. Список планируемых этапов процесса будет содержать все этапы, используемые бизнес-процессом, с которого переведено управление сделкой. Пример Взаимодействие с потенциальным покупателем ведется в рамках сделки. Ведение сделки предполагается по схеме «Типовая продажа». Сделка последовательно проходит этапы от первичного контакта до выполнения обязательств, которые представляются в виде задач ответственным. Первичный контакт происходит 09.03.2017 по средствам телефонного звонка. В прикладном решении регистрируется Взаимодействие. На его основании создается сделка в статусе В работе. В рамках сделки 10.03.2017 подготовлено коммерческое предложение, которое направлено электронным письмом (зарегистрировано взаимодействие). Клиент согласился с условиями поставки 01.04.2017 – для сделки установлен статус Выиграна и зарегистрирован Заказа клиента. После исполнения обязательств (товар поставлен, оплата получена) 25.04.2017 для сделки устанавливается статус Закрыта. Для каждого вида сделки можно установить пользователя, ответственного за соблюдение регламентов работы по сделкам данного вида. Чем больше информации соберет менеджер о потенциальном клиенте, с которым работает по сделке, о его компании, людях, влияющих на решение, тем больше возможности у менеджера эффективно провести переговоры, учесть все нюансы и заключить сделку. CRM-функциональность в прикладном решении дает возможность вести базу с информацией обо всех клиентах, поставщиках, конкурентах, их контактных лицах; указывать, какие роли они играют в своих компаниях и какие – в переговорах по данной конкретной сделке. Весь перечень клиентов, партнеров, поставщиков, конкурентов объединен в прикладном решении в один список Партнеры. Для каждого партнера можно вести список контактных лиц и их ролей. Виды возможных связей между партнерами регистрируются в списке Виды связей партнеров в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники.

Работая по сделке, менеджер задает список участников сделки.

Для каждого партнера или контактного лица можно указать роль, которую он играет именно в этой сделке. Роли выбираются из классификаторов Роли партнеров в сделках и проектах и Роли контактных лиц в сделках и проектах. Такими ролями могут быть, например, «влиятель» – лицо, которое может изменить вероятность заключения сделки (может не являться сотрудником компании-клиента); «заказчик проекта» – основное заинтересованное лицо со стороны клиента; «решатель» – контактное лицо клиента, принимающее решение о заключении сделки, и т. д. Для каждого партнера регистрируется информация о взаимосвязях между партнерами, если они существуют. На основании данных об участниках сделки можно посмотреть окружение сделки, проанализировать взаимосвязи и узнать, с кем следует контактировать, чтобы успешно завершить сделку.

Окружение сделки представляет собой иерархический список, включающий в себя следующую информацию из базы данных: ■ данные о партнерах и контактных лицах, которые уже записаны в сделку; ■ данные о других контактных лицах партнеров и их ролях в компании; ■ данные о связях партнеров. Окружение сделки строится по следующему алгоритму. На верхнем уровне иерархии выводятся ссылки на партнеров – участников сделки. Далее по каждому партнеру выводятся данные о его связях с контактными лицами и другими партнерами. Процедура рекурсивно повторяется для каждого партнера и контактного лица. Перед началом ведения сделок в списках Причины неудовлетворения первичного спроса и Причины проигрыша сделки регистрируются те причины, в соответствии с которыми в дальнейшем можно будет анализировать, почему не был удовлетворен первичный спрос клиента и почему клиент отказался от сделки. Эти списки следует заполнить до начала ведения сделок.

Регистрация сделки Новая сделка может быть зарегистрирована следующими способами:

■ на основании ранее оформленных взаимодействий с клиентом (телефонного звонка, электронного письма, встречи и т. д.). При регистрации сделки таким способом вся оформленная ранее цепочка взаимодействий будет зарегистрирована по сделке; ■ на основании записи о клиенте; ■ из списка сделок с клиентами (раздел CRM и маркетинг). В новой сделке необходимо выбрать тот вид сделки, к которому она относится, зарегистрировать первичный спрос клиента, указать источник, откуда клиент узнал о нашем предприятии, оценить потенциал и вероятность выигрыша сделки. Для новой сделки устанавливается статус В работе. Возможность регистрации первичного спроса определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Фиксировать первичный спрос. Для регистрации первичного спроса могут быть использованы только те виды сделок, в которых установлен флажок Фиксировать первичный спрос. При оформлении сделки на странице Первичный спрос вводится текстовое описание того, какой товар хочет купить клиент и на какую сумму он планирует купить товар.

После оформления фактической продажи менеджер анализирует успешность работы с клиентом и регистрирует информацию о проценте удовлетворения первичного спроса клиента. И если спрос клиента не удовлетворен полностью, то вводится информация о причине, по которой не удалось полностью обеспечить потребности клиента. Анализ удовлетворения первичного спроса клиентов можно произвести в отчете Первичный спрос (раздел CRM и маркетинг). Информация в отчете будет показана только после того, как сделка полностью завершена (в сделке установлен флажок Закрыта). Для сделки можно указать потенциальную сумму продажи в валюте управленческого учета. В отчетах по анализу эффективности сделок такая информация наглядным образом показывает, какую сумму предприятие потенциально сможет получить при успешном завершении сделки, а также вероятность получения данной суммы. Изначально потенциал указывается менеджером вручную. В процессе работы со сделкой потенциальная сумма продажи может уточняться. Потенциал сделки можно рассчитать автоматически, опираясь либо на данные первичного спроса, которые указываются в сделке, либо на связанные со сделкой документы: коммерческие предложения, заказы. По сделке можно оценить вероятность выигрыша. Изначально менеджер указывает свою экспертную оценку вероятности выигрыша сделки. Помимо этого можно выполнить автоматический расчет вероятности выигрыша по статистическим данным.

Рассчитываются следующие вероятности: ■ Общая с этапа – доля выигранных сделок относительно общего числа сделок, у которых указан исход (выигрыш или проигрыш), причем исход связан с тем же этапом, на котором в текущий момент находится сделка. Сделка считается выигранной на определенном этапе, если этот этап успешно пройден, независимо от окончательного исхода сделки; ■ По менеджеру – доля выигранных менеджером сделок относительно общего числа его сделок, у которых указан исход; ■ По партнеру – доля выигранных сделок по текущему партнеру относительно общего числа сделок с этим партнером, у которых указан исход; ■ По виду сделки – доля выигранных сделок данного вида относительно общего числа сделок этого вида, у которых указан исход; ■ Средняя – среднее значение между оценкой менеджера, оценками Общая с этапа, По менеджеру, По партнеру, По виду сделки; ■ Расчетная – если сделка проиграна, то значение расчетной вероятности равно нулю; если сделка выиграна, то 100 %; если в работе, то равно «средней». В сделке с клиентом можно зафиксировать источник рекламного воздействия, посредством которого клиент узнал о вашем предприятии. Возможность использования информации о каналах рекламного воздействия определяется функциональной опцией Фиксировать первичный интерес в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг. Данные о каналах рекламного воздействия заполняются в классификаторе Каналы рекламных воздействий в разделе CRM и маркетинг – Настройки и справочники. Каждая запись в классификаторе определяет название канала и тип значения, которое будет выбираться уже непосредственно в самой сделке. Например, если нужно учитывать такой распространенный канал рекламного воздействия, как «совет знакомого», то необходимо в классификаторе сделать запись с именем «совет знакомого», а типом значений назначить те списки, из которых необходимо будет выбирать конкретные значения – то есть фамилии знакомых, рекомендовавших клиенту обратиться на предприятие. Таким списком может быть список партнеров, контактных лиц партнеров, пользователей, физических лиц. В самой сделке, выбирая в качестве канала воздействия «совет знакомого», требуется подставить конкретное значение источника – например, выбрать запись «Смирнов В. А.» из списка контактных лиц. Для анализа эффективности каналов рекламного воздействия можно использовать отчет Первичный интерес (раздел CRM и маркетинг – Отчеты по CRM и маркетингу).

Планирование работ по сделке Планирование работ по сделке подразумевает составление, выполнение и контроль плана действий по сделке (План проекта).

Такой вариант управления может применяться для всех сделок, однако наиболее востребован он для оформления сделок в рамках долгосрочных проектов. В программе для каждой сделки можно составить план проекта, где расписать весь необходимый перечень задач. Эти задачи могут быть направлены не только менеджеру по продажам, но и другим участникам сделки со стороны исполнителя. Например, для проведения демонстрации предлагаемой номенклатуры могут понадобиться демонстрационное оборудование, технические специалисты, денежные средства и т. п., обеспечение которых производят соответствующие службы (склад, отдел технической поддержки, финансовый отдел и т. п.). Такие работы могут включаться в план работы по сделке. Список задач, которые фиксируются в плане – проекте по сделке, не отправляется пользователям автоматически. Это план работ, которые нужно выполнить по сделке. Задачи детализируются и формируются отдельно с использованием стандартного механизма работы с задачами.

Обособленный учет товаров по сделке Ведение обособленного учета товаров по сделке следует применять в том случае, если по каждой сделке необходимо анализировать полученную прибыль с учетом расходов, которые возникли при проведении сделки. Для этих целей используется соответствующий вариант обособленного учета запасов – по сделке. Возможность использования обособления определяется функциональной опцией Обособленный учет себестоимости товаров по видам запасов – По сделкам в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров. Факт ведения обособленного учета товаров по конкретной сделке определяется установкой флажка Обособленный учет товаров по сделке в форме сделки. Флажок можно установить в виде сделки, тогда в новых сделках данного вида флажок обособленного учета будет устанавливаться автоматически.

При использовании обособленного учета по сделке сделка указывается во всех документах, связанных с движением товара, а также с расходами, отнесенными на конкретную сделку. Товар, закупленный под определенную сделку, нельзя продать по другой сделке. Анализ прибыльности по сделке можно получить в отчете Валовая прибыль по сделкам. Отчет вызывается как вариант отчета Валовая прибыль предприятия (раздел Продажи – Отчеты по продажам).

Ведение сделок В рамках сделки оформляются все документы, связанные с процессом работы по ней. К сделке можно «прикрепить» любое число произвольных файлов: рекламные материалы, технические описания, тексты договоров, другие документы, передаваемые клиентам в рамках сделки. В любой момент можно посмотреть печатные формы документов, связанных со сделкой. Достаточно из формы сделки выбрать команду Присоединенные файлы. Помимо файлов, со сделкой можно связывать любые записи о выполненных взаимодействиях по сделке: фиксировать телефонные звонки, планировать встречи, электронные письма. Даже саму регистрацию новой сделки можно выполнять из карточки партнера, из формы записей о взаимодействиях и т. д. Если, например, сделка создается на основании записи о встрече, то все участники встречи будут перенесены в список участников сделки. А если предметом встречи была целая цепочка взаимодействий, то для всех взаимодействий цепочки в качестве предмета проставляется созданная сделка. Обязательным условием в документообороте продаж является указание соглашения. Связывая типовое или индивидуальное соглашение со сделкой, мы тем самым фиксируем те условия продаж, в рамках которых будут осуществляться продажи по сделке. Далее это соглашение может использоваться во всех документах продажи по этой сделке. Документы по сделке могут создаваться на основании сделки. В созданном на основании сделки документе информация о сделке автоматически записывается в документ (страница Дополнительно).

В некоторых случаях сделка может указываться в табличной части документа (например, если документ отгрузки оформляется по нескольким заказам клиента, принадлежащим к разным сделкам). Список всех оформленных по сделке документов можно посмотреть, используя команду панели навигации Документы по сделке. Из формы сделки можно выйти на все учетные документы по сделке: коммерческие предложения, заказы клиентов, накладные и счета-фактуры, поступления платежей и т. п. Создание тех или иных документов продажи может быть явным образом связано с этапами процесса работы по сделке. Например, результатом выполнения задачи по этапу Подготовить предложение по сделке является создание коммерческого предложения в рамках сделки. Такая связь через сделку всех документов продажи позволяет сравнивать данные в коммерческих предложениях, заказах, реализациях, оформленных в рамках сделки. Для этого в прикладном решении через форму сделки можно сформировать отчет Состав продажи.

Отчет строится с детализацией по номенклатуре, характеристике, в количественных показателях.

Закрытие сделок Сделка может быть завершена на любом этапе работы: клиента не устроили условия продажи, нужного товара нет на складе и т. д. Сделка может быть закрыта с одним из результатов: выиграна или проиграна.

Если сделка проиграна, то указывается причина проигрыша. В дальнейшем статистика по проигранным сделкам анализируется с помощью отчета Причины проигрыша сделок. Отчет может быть выведен в различных вариантах: например, с детализацией по партнерам, которым проиграна сделка, или по ответственным за сделки. Закрытие выполняется установкой флажка Закрыта в форме сделки. Для непроцессных сделок выигрыш или проигрыш явно указывается менеджером в самой сделке установкой статуса Выиграна или Проиграна. Если сделка проиграна, то дополнительно устанавливается причина проигрыша из классификатора. При регистрации проигрыша конкуренту предлагается выбрать конкурента из списка партнеров с установленным отбором по виду партнера Конкурент. После выбора конкурента запись о нем будет автоматически добавлена в список партнеров, участвующих в сделке, и для этого партнера будет установлен флажок Выиграл сделку. Для сделок с ручным переходом по этапам итог может быть установлен на любом этапе работы. Так же как и для непроцессных сделок, факт выигрыша или проигрыша указывается установкой статуса в сделке. Если менеджеру необходимо зафиксировать проигрыш сделки, управляемой бизнес-процессом, на каком-либо этапе, то в форме сделки менеджер должен установить статус Проиграна и указать причину проигрыша. Управление процессом по сделке автоматически переводится на отдельную ветку карты маршрута бизнес-процесса и далее по этой ветке переходит к этапу фиксации результата проигранной сделки. На этом этапе фиксируется задача ответственному исполнителю по контролю результатов проигранной сделки. После отработки менеджером задачи по фиксации результатов проигрыша сделка будет автоматически закрыта (у сделки будет установлен флажок Закрыта).

Такое правило установки итога работы по сделке и закрытия самой сделки было спроектировано именно для этого бизнес-процесса – Типовая продажа. Можно создать свои бизнес-процессы управления сделками и спроектировать правила закрытия сделки по-своему. Новые бизнес-процессы управления сделками создаются в режиме конфигурирования теми ответственными сотрудниками (администраторами), которые хорошо знакомы с правилами создания новых бизнеспроцессов.

Анализ работы по сделкам Информация о статистике прохождения сделок по этапам процесса продажи, данные о количестве выигранных и проигранных сделок дают богатый материал для анализа эффективности работы менеджеров по продажам. В основу методики такого анализа положен принцип «воронки продаж». «Воронка продаж» – это один из инструментов работы с клиентами, позволяющий оценивать эффективность работы на каждой стадии продажи как менеджера, так и всего отдела. «Воронку продаж» можно построить в системе за разные периоды времени и с разной степенью детализации. Вот лишь некоторые примеры результатов анализа «воронки продаж», которые можно получить: ■ если общее количество потенциальных покупателей недостаточно велико, то нужно искать другие способы привлечения клиентов либо другую нишу на рынке; ■ если после первого контакта отсеивается значительная часть потенциальных покупателей, то имеет смысл пересмотреть способ подачи предложения о товарах и услугах; ■ если до этапа обсуждения цен и условий продаж не доходит половина потенциальных покупателей, то, возможно, либо рынок перенасыщен, либо предлагаемый продукт или услуга не удовлетворяет потребностей клиента; ■ если число клиентов, с которыми подписываются договоры, сильно ниже числа клиентов, с которыми велись переговоры по ценам и условиям продаж, то, возможно, цена на продукт определена неадекватно и сильно превышает среднюю рыночную цену. Помимо «воронки продаж» в системе есть и другие возможности выполнить анализ данных по сделкам. Отчет Эффективность сделок позволяет анализировать эффективность процессов ведения сделок с клиентами. Выводится информация о количестве выигранных, проигранных и находящихся в работе сделок и потенциальной сумме продаж. В отчете Вероятностный прогноз выводится информация о том, какова вероятность выигрыша сделок на каждом этапе процесса продаж согласно данным статистики. Информация выводится по сделкам, которые имеют статус В работе. В отчете указываются те этапы процесса, на которых в данный момент находятся сделки разных видов (схем продаж). Вероятность рассчитывается на основе анализа данных о выполнении конкретного этапа процесса по ранее завершенным сделкам. Если во всех завершенных сделках данного вида этап процесса был пройден успешно, то выводится вероятность 100 %; если половина сделок на указанном этапе была проиграна, то выводится вероятность 50 %. Анализировать данные можно с отбором по партнеру, с которым заключаются сделки, по менеджеру продаж, схеме продаж (виду сделок).

Оптовая торговля Прикладное решение позволяет отследить все этапы работы менеджера с клиентами: начиная с момента регистрации нового клиента и его первичного интереса до момента отгрузки ему товаров. Менеджер постоянно отслеживает текущее состояние отношений с клиентами, проводит классификацию клиентов по степени их привлекательности и стабильности сотрудничества с ними. В предыдущем разделе были рассмотрены вопросы регламентации процесса продаж с использованием сделок с клиентом. В данном разделе будут рассмотрены вопросы, связанные с документооборотом продаж. Все документы, о которых будет рассказано в этой главе, могут быть оформлены в рамках сделок с клиентом или без указания сделок. Документооборот продаж при оформлении операций оптовой торговли можно представить в виде следующей схемы.

Прикладное решение позволяет организовать различные варианты документооборота продаж в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Одним из типичных примеров вариативности документооборота продаж является использование функциональности коммерческих предложений. Так, например, если потребности клиента выявляются постепенно с предложением ему различных вариантов и в рамках процесса продажи ведутся активные длительные торги, может быть задействована функциональность коммерческих предложений. По окончании торгов, основываясь на данных коммерческого предложения, оформляется заказ клиента. Если же клиенты ориентируются в прайс-листе и самостоятельно формируют потребность, например с учетом свободного складского остатка, коммерческие предложения можно не использовать, достаточно функциональности заказов. Функциональность заказов также не является обязательной, документы продажи могут быть оформлены без предварительных заказов (например, отгрузка в кредит по долгосрочным договорам). Сформированные документы продажи хранятся в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все).

В рамках рабочего места обеспечивается переход к оформлению накладных и счетов-фактур на основании выданных распоряжений (гиперссылки Накладные и Счета-фактуры).

Коммерческие предложения Документ Коммерческое предложение отражает формальное предложение клиенту заключить сделку с указанием всех необходимых для этого условий. Его использование позволяет регистрировать процесс предварительного взаимодействия с покупателем и оценивать его результативность. Использование коммерческих предложений определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Коммерческие предложения. В коммерческом предложении в произвольном текстовом формате менеджер заполняет информацию о тех товарах, которые он может предложить клиенту. При вводе коммерческого соглашения на основании сделки информация о спросе клиента (текстовое описание) заполняется в соответствии с тем первичным спросом, который был зарегистрирован в сделке. В соответствии с первичным спросом менеджер подбирает товары, которые он может предложить клиенту.

Цены, условия оплаты и условия поставки коммерческого предложения регламентированы типовым или индивидуальным соглашением, в рамках которого формируется коммерческое предложение клиенту (закладка Основное). Доступность типовых соглашений для оформления по ним коммерческих предложений определяется принадлежностью клиента к тем сегментам (дилеры, крупные оптовики, разовые клиенты и т. п.), для которых действует типовое соглашение. Порядок работы с коммерческим предложением позволяет использовать несколько итераций при взаимодействии с клиентом. Если потенциального покупателя не устроил представленный вариант, на основании него вводится новый, скорректированный документ. При возникновении необходимости изучить все этапы работы с клиентом можно использовать структуру подчиненности. На каждом из этапов торгов может быть осуществлен сравнительный анализ коммерческого предложения с ранее зарегистрированными в прикладном решении предложениями конкурентов. Это позволяет обосновать привлекательность коммерческого предложения клиенту. Если имеется информация об отношениях клиента с конкурентами предприятия, внимание может быть акцентировано на ценах и условиях продаж именно этих конкурентов. На определенном этапе торгов клиент принимает решение, какие из предложенных товаров он действительно желает приобрести. В этом случае те товары, которым клиент отдает предпочтение, отмечаются в коммерческом предложении как активные (флажками). Для анализа цен конкурентов и сравнения с ценами поставщиков можно использовать отчет Анализ цен (команда Отчеты на панели навигации документа). Предварительно цены конкурентов и поставщиков должны быть введены в базу с помощью документа Регистрация цен поставщиков. В процессе согласования коммерческого предложения можно пойти на уступки клиенту (например, предоставить дополнительную скидку или снизить цену). При этом нужно постоянно контролировать рентабельность оформленной продажи. Для этих целей используется отчет Оценка рентабельности продаж. Когда коммерческое предложение окончательно согласовано с клиентом, для него устанавливается статус Действует. При переводе коммерческого предложения в действующий статус выполняется контроль соблюдения условий соглашения. При наличии отклонений от зафиксированных в соглашении условий продаж необходимо либо назначить пользователям специальные права Отклонения от условий продаж, либо использовать механизм согласования. Использование механизма согласования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Согласование коммерческих предложений. Процесс согласования запускается автором коммерческого предложения. После его успешного завершения документ перейдет в статус Действует. На основании действующего коммерческого предложения может быть оформлен документ Заказ клиента. В заказ переносятся только те товары коммерческого предложения, которые отмечены как активные. Коммерческое предложение, от которого отказался клиент, помечается как отмененное (устанавливается статус Отменено).

Заказы клиентов Документ Заказ клиента предназначен для регистрации договоренности с клиентом о поставке определенного перечня номенклатуры, определяет порядок и сроки оплаты. Использование заказов клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов. В этом разделе также определяется вариант ведения заказов клиентов. Предусмотрены следующие варианты: ■ Заказ как счет. Заказы используются только для печати счетов на оплату. Товар не резервируется, контроль исполнения заказа не производится; ■ Заказ со склада. Заказ можно оформить только на товар, который есть в наличии на складе. Товар резервируется на складе с учетом свободных остатков. Контролируется состояние оплаты при оформлении отгрузки по предоплате. Можно контролировать исполнение заказа клиента (не закрывать заказ при неполной отгрузке и/или оплате клиента);

■ Заказ со склада и под заказ. В отличие от предыдущего варианта, можно оформить заказ на недостающий на складе товар. Управление процессом выполнения заказа реализуется через механизм статусов и состояний. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу. В заказе предусмотрены следующие состояния: ■ Ожидается согласование. Требуется согласование заказа; ■ Ожидается аванс (до обеспечения). В соответствии с условиями, определенными в соглашении, необходимо получить предоплату (аванс), для того чтобы начать процесс обеспечения. В строках заказа устанавливается действие Не обеспечивать; ■ Готов к обеспечению. Аванс до обеспечения получен или по условиям соглашения не требуется. Вариант Не обеспечивать можно изменить на последующие варианты (К обеспечению, Резервировать и т. д.); ■ Ожидается обеспечение. Товар, который необходимо отгрузить, заказан, но еще не поступил. Состояние обеспечения проверяется для тех товаров, которые обеспечиваются обособленно, и для тех, которые распределены по заказам (установлено действие Резервировать к дате); ■ Ожидается предоплата (до отгрузки). В соответствии с условиями соглашения необходимо оплатить товар до момента его отгрузки; ■ Готов к отгрузке. Предоплата до отгрузки получена, заказ ждет выставления действия Отгрузить/Отгрузить обособленно во всех строках; ■ В процессе отгрузки. Предоплата получена, во всех строках установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно, однако ордер либо накладная оформлены не на весь заказ; ■ Готов к закрытию. Все товары отгружены, заказ может быть закрыт; ■ Закрыт. Заказ полностью отработан, и для него установлен статус Закрыт. Используя эту информацию, менеджер заполняет данные о действиях, которые надо произвести, давая сигнал для выполнения следующих операций по заказу (обеспечение, резервирование, отгрузка и т. д.). Для анализа состояния расчетов по заказу используются контекстные отчеты Карточка расчетов с клиентом и Задолженность клиента. Состояние выполнения текущего заказа можно узнать из одноименного контекстного отчета. Процесс работы с заказом будет рассмотрен при установленном варианте работы Заказ со склада и под заказ. При рассмотрении этапов работы по заказу следует обращать внимание на особенности использования заказов при упрощенных вариантах работы. Процесс работы с заказом можно условно разделить на следующие этапы: ■ Подготовка заказа. ■ Согласование заказа. ■ Выставление счетов клиентам. ■ Резервирование и обеспечение товаров по заказу. ■ Контроль состояния обеспечения. ■ Подготовка к отгрузке товаров. ■ Закрытие заказа.

Подготовка заказа Если заказу клиента предшествовало согласование коммерческого предложения, то заказ можно создать на основании этого коммерческого предложения. Тогда большая часть информации, требуемой для оформления заказа, будет уже в него перенесена. Заказ также можно создать на основании сделки или на основании задания торговому представителю. Предусмотрена и возможность оформления заказов клиентами в режиме самообслуживания. Если заказ формируется вручную, то требуется соблюдать следующий порядок заполнения. В документе заполняется информация о клиенте и о том юридическом лице (контрагенте), от имени которого работает клиент. Обычно такое заполнение необходимо, если клиент – это компания, которая может работать от имени нескольких юридических лиц. Если в прикладном решении не ведется независимый учет партнеров и контрагентов, то в документе необходимо заполнить только информацию о клиенте. Информация о контрагенте, который однозначно соответствует клиенту, будет заполнена автоматически и не будет доступна пользователю. Правила продаж будут автоматически заполнены в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), которое действует для выбранного клиента. Если установлен вариант использования соглашений Не использовать, то соглашение заполнять не нужно. Ведение учета в разрезе договоров доступно в заказе в том случае, если установлена функциональная опция использования договоров. Если вместе с договорами предусмотрено использование соглашений, то договор будет показан в документе только в том случае, когда по условиям соглашения, по которому оформляется документ, требуется указание договора. При заполнении правил продаж следует обращать внимание на порядок расчетов (По договорам, По заказам, По накладным), который будет использоваться при оформлении заказа. Следует помнить, что если необходимо отслеживать оплату конкретного заказа, выставлять счета на оплату по этапам оплаты и т. д., то следует устанавливать вариант взаиморасчетов По заказам. При ведении расчетов По договорам фиксируется общая сумма задолженности по договору, а при ведении расчетов По накладным – по каждой накладной, оформленной по заказу. Валюта заказа определяется валютой взаиморасчетов, указанной в выбранном соглашении (договоре). В той валюте, которая указана в заказе, будут вестись взаиморасчеты по заказу. Документы отгрузки по заказу можно будет оформить в любой валюте, в том числе и в валюте, которая отличается от валюты взаиморасчетов.

Информация о применяемой системе налогообложения заполняется в соответствии с правилами, которые указаны в соглашении (в соответствии с параметрами соглашения или в соответствии с налогообложением организации, указанной в документе). Информация о применяемой системе налогообложения заполняется на закладке Дополнительно. Данные о складе (складском помещении), с которого будет выполняться отгрузка, можно указать непосредственно в заказе, если ранее это не было сделано в соглашении. Предусмотрена возможность указывать в заказе группы складов, на которых товар будет резервироваться и с которых он будет отгружаться клиенту. Склады можно объединять в группы по территориальному признаку. Для каждой группы складов определяется порядок оформления отгрузки товаров с нескольких складов. Например, если установлен вариант Разрешить в заказах и накладных, то информацию о складах можно указать в табличной части заказа и документа реализации. Более подробно об оформлении отгрузки товаров с нескольких складов можно прочитать в разделе «Реализация товаров и услуг» (подраздел «Отгрузка товаров с нескольких складов»). Можно указать адрес доставки, выбрав его из списка уже введенных адресов либо записав данные вручную. Информация об адресе доставки вводится в отдельном диалоговом окне, которое открывается при нажатии на гиперссылку Реквизиты печати. В прикладном решении предусмотрена возможность автоматизации процесса доставки: автоматическое формирование заданий на доставку по зонам доставки с учетом грузоподъемности транспортных средств. Если включено использование подсистемы Управление доставкой (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка), то адреса доставки задаются в соответствии с зонами доставки (см. раздел «Доставка товаров»). При оформлении нового заказа менеджер может указать желаемую дату отгрузки, к которой клиент хочет получить товар. Желаемая дата отгрузки будет заполнена автоматически, если в соглашении с клиентом указан срок поставки товаров. Для каждого товара можно указать индивидуальный срок поставки (например, поставка в кратчайшие сроки по более высокой цене). Информация об этом сроке поставки задается в соглашении с клиентом. Информация об индивидуальном сроке поставки фиксируется в табличной части заказа.

В дальнейшем информация о сроке поставки и желаемой дате отгрузки будет учитываться при расчете реальной даты отгрузки, к которой предприятие может обеспечить отгрузку товаров клиенту. В заказе можно указать желание клиента получить весь заказ целиком к одной дате. Для этого устанавливается флажок Отгружать одной датой и указывается дата отгрузки, когда клиент хочет получить весь товар по заказу. Эта дата может быть рассчитана автоматически на основании данных об обеспечении товаров по заказу. Перечень товаров, услуг, работ и тары фиксируется менеджером в табличной части документа на закладке Товары. При заполнении нужно точно указывать данные о товаре и его характеристиках. Для подбора товаров в табличную часть документа используется механизм подбора товаров (команда Заполнить – Подобрать товары). При использовании подбора товаров можно применять различные варианты отбора. Удобно применять подбор товаров с использованием дополнительных реквизитов и свойств, назначенных товарам. Список свойств, по которым будет производиться отбор, определяется в карточке вида номенклатуры (Фильтр по свойствам). Для каждого товара показывается информация о доступном его остатке на складе (или группе складов), а также информация о планируемых остатках на складах.

При подборе товаров в документ можно выбрать строку с указанием планируемой даты поставки товаров. При переносе такой позиции в документ будет автоматически установлена дата отгрузки, равная дате планируемого поступления, и установлен вариант обеспечения Резервировать к дате. Если для товара ведется учет по характеристикам, то информация по остаткам и ценам показывается в разрезе конкретных характеристик товара. Товары, по которым ведется учет по характеристикам, отмечаются в списке пиктограммой . В диалоговом окне подбора можно установить дополнительный отбор по произвольным словам поиска. Предусмотрена также возможность поиска товаров по точному соответствию указанным реквизитам. Например, в общем списке товаров можно найти нужный товар по указанному артикулу. При работе в режиме подбора можно также подобрать те товары, которые обычно продаются совместно с данным товаром. Данные о ценах подставляются автоматически в соответствии с указанными в соглашении условиями по ценам. Информация о ставке НДС заполняется в соответствии с той системой налогообложения, по которой оформляются продажи в заказе клиента. Условия оплаты в заказе автоматически заполняются в соответствии с графиком оплаты (или этапами оплат, если графики оплаты не используются), который указан в соглашении. Информация об этапах оплаты заполняется в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по гиперссылке К оплате.

Если используются соглашения, то в правилах оплаты можно автоматически заполнить информацию об этапах оплаты – Заполнить по графику (или Заполнить по соглашению, если графики оплаты не используются). Каждый этап оплаты может быть отнесен к одному из трех типов: Аванс (до обеспечения), Предоплата (до отгрузки), Кредит (после отгрузки). Значения этапов можно трактовать следующим образом: ■ Аванс (до обеспечения). Указание этого этапа означает, что до тех пор, пока от клиента не поступит сумма по этому этапу, предприятие не берет обязательств по обеспечению заказа. То есть такой заказ для службы снабжения не виден. Служба снабжения сможет обеспечивать потребность по такому заказу только после поступления оплаты от клиента. Другими словами, заказ до получения суммы от клиента не будет являться распоряжением на обеспечение; ■ Предоплата (до отгрузки). Этот этап тоже является этапом получения от клиента суммы предоплаты. Но, в отличие от этапа Аванс (до обеспечения), заказ является распоряжением на обеспечение, и служба снабжения должна учитывать этот заказ в своей работе. Запрещена только его отгрузка: заказ нельзя отгружать, пока не будет получена сумма предоплаты по этому этапу от клиента; ■ Кредит (после отгрузки). Этот этап означает, что дата оплаты от клиента будет после даты отгрузки товара. Клиент может оплатить заказ в части этого этапа после получения товара. При указании условий оплаты по заказу можно комбинировать эти виды этапов. Например, могут быть указаны все три этапа: ■ Аванс (до обеспечения) = 10 %, 10.06; ■ Предоплата (до отгрузки) = 40 %, 20.06; ■ Кредит (после отгрузки) = 50 %, 30.06. Это означает, что клиент должен до 10 июня оплатить 10 % заказа, чтобы подтвердить серьезность намерений по приобретению товаров. Если оплата поступает в этом размере, то служба логистики может начинать обеспечение такого заказа (для строк заказа можно будет установить действие К обеспечению). Однако отгрузку заказа еще нельзя будет выполнить, даже если заказ будет обеспечен заранее. Ее можно будет выполнить только после получения от клиента дополнительной суммы в размере 40 % от суммы заказа. Только после получения этой дополнительной оплаты в строках заказа можно будет установить действие Отгрузить. После отгрузки клиент должен оплатить оставшиеся 50 % заказа. Если данные по этапам оплаты не заполнены менеджером и график оплаты не указан, то при проведении документа будет заполнена информация об этапе Кредит (после отгрузки). Дополнительно в условиях оплаты можно указать вариант оплаты: любая, наличная, безналичная, платежная карта. Указание предполагаемого вида оплаты, а также расчетного счета и кассы необходимо для планирования поступления денежных средств по заказам клиентов. Фактическая оплата заказа может быть произведена в любой форме, независимо от планируемого вида поступления денежных средств. Указание дат платежа для каждого этапа позволяет контролировать наличие просроченной задолженности по оплате клиентом, глубину просроченной задолженности. Эти данные используются для анализа в платежном календаре планируемых поступлений от клиентов. Контроль задолженности производится автоматически в соответствии с параметрами, которые заданы в договоре, и в соответствии с правилами, указанными в «стоп-листах» запрета отгрузки. Система приоритетов необходима для удобства обработки заказов менеджерами и может индивидуально трактоваться и использоваться на каждом предприятии. Заказы с высоким и низким приоритетом выделяются в списке. Также заказы в списке могут быть отсортированы или отобраны в соответствии с указанным приоритетом. Расчет автоматических скидок в документе производится после заполнения информации о заказываемых товарах и графиках (этапах оплаты), поскольку скидка может быть назначена в соответствии с общей суммой документа или в соответствии с используемым графиком оплаты. Список автоматических скидок (наценок) формируется в соответствии с соглашением, которое указано в заказе клиента. Также учитываются скидки (наценки), которые предусмотрены при отгрузке товаров с конкретного склада.

Список автоматических скидок (наценок), которые могут быть назначены пользователем вручную, показывается в отдельном диалоговом окне при выполнении команды Цены и скидки – Назначить автоматические скидки (наценки). В заказе клиента можно назначить и ручные скидки. Ручные скидки можно указать непосредственно в документе для конкретной номенклатурной позиции (процент или сумму). Для назначения ручных скидок в целом по документу используется команда Цены и скидки – Назначить ручные скидки. Клиенту можно также предоставить скидку по карте лояльности. Для этого используется команда Считать карту лояльности. Карту лояльности можно выдать и в процессе оформления документа. Общая информация о предоставленных скидках выводится в отчете Примененные скидки, который открывается из панели навигации формы заказа. Используя этот отчет, менеджер может проанализировать, какие еще скидки могут быть применены, и предложить клиенту выполнить те условия, при которых может быть предоставлена скидка. Следует отметить, что при проведении документа с учетом применения скидок цены автоматически контролируются с учетом скидки. Документ не может быть проведен, если результирующие цены не будут находиться в диапазоне максимальных и минимальных цен продажи. Контроль производится только в том случае, если для пользователя, оформляющего документ, не установлено право отклонения от условий продаж. Если пользователь имеет право на отклонение от условий продаж, то никакого контроля производиться не будет. В процессе оформления заказа менеджер может произвести предварительную оценку рентабельности продаж, используя отчет Оценка рентабельности продажи. Анализ рентабельности продаж может производиться на основании рассчитанной себестоимости или в соответствии с указанным в настройках нормативным видом цен. Настройки расчета рентабельности устанавливаются в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи. Используя этот отчет, менеджер может получить ответы на следующие вопросы: ■ какова рентабельность продажи, ■ каков коэффициент наценки на продажу, ■ какова маржинальная прибыль («маржа») продажи, ■ какие товары наименее/наиболее рентабельны в продаже, ■ как изменится рентабельность продаж менеджера за текущий месяц с учетом текущей продажи. На основании информации отчета могут быть приняты решения об изменении объема предоставляемых автоматических и ручных скидок, об изменении состава и количества товаров в документе продажи. То есть менеджер осуществляет торг с клиентом на основании скидок и прошлых взаимодействий для продажи большего количества наиболее рентабельных товаров. Используя настройку в группе показателей Анализ «Что если», менеджер может моделировать различные ситуации и оценивать рентабельность заказа при изменении цены продажи, предоставлении скидки или изменении стоимости товаров (закупки по более низкой/высокой цене). После окончательной корректировки заказа необходимо принять решение о том, будет ли заказ дополнительно согласовываться с руководством. Для анализа этой ситуации можно воспользоваться отчетом Отклонение от условий продаж. Если есть отклонения от условий продаж и требуется дополнительное согласование, то заказ проводится в статусе На согласовании. Заказ в таком статусе не отражается в системе взаиморасчетов. В списке заказов для такого заказа будет показываться состояние выполнения Ожидается согласование. Статус На согласовании означает, что предприятие не берет обязательств перед клиентом по обеспечению и отгрузке заказа, а клиент не берет обязательств по оплате заказа. Если согласования не требуется, то заказ проводится в статусе К выполнению. Пример Заказ клиента от 16.04.2017 составлен по типовому соглашению «Оптовые продажи (предоплата)». Однако покупатель согласился покупать товар лишь на условиях 50 % аванса и скидки 5 %. Заказ находится в статусе На согласовании. После согласования отклонений ценовых и логистических условий ответственными и подведения итогов согласующим коммерческие условия заказ переводится в статус К выполнению.

Выставление счетов клиентам Для работы со счетами, выставленными клиенту для оплаты, можно использовать упрощенный механизм работы, при котором счет – это печатная форма заказа клиента, а можно вести учет выписанных счетов, сохраняя данные таких счетов. На выбор режима работы со счетами влияет установка функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Счета на оплату:

■ если функциональная опция не установлена, то счет будет представлять собой печатную форму бланка, которую можно сформировать из формы заказа по команде Печать – Счет на оплату. Такой счет печатается с детализацией до номенклатуры, указанной в заказе. Счет печатается на всю сумму заказа без учета этапов оплаты; ■ если функциональная опция Счета на оплату установлена, то для регистрации выставленных клиентам счетов используется отдельный документ Счет на оплату. При этом возможность печати счета непосредственно из заказа клиента сохраняется. Использование документа Счет на оплату для выписки счетов на оплату по заказам клиентов позволяет: ■ автоматически вести хронологию номеров выписанных счетов; ■ видеть, какие счета выписаны по заказам; ■ формировать счета по каждому этапу оплаты по заказу; ■ вести учет аннулированных счетов. Аннулировать счет можно, например, если он остался не оплаченным клиентом в течение какого-то срока. Документ Счет на оплату можно создать вводом на основании заказа клиента. Счета на оплату могут быть созданы только по заказам, у которых установлен статус К выполнению. При создании счетов на оплату используется Помощник создания счетов на оплату. Если счет выставляется на всю сумму заказа, то в документе печатается список товаров; если счет выставляется на часть суммы заказа, то в документе печатается предопределенная строка, например: «Оплата по заказу клиента № 264». Текст строки можно отредактировать в счете на оплату в поле Назначение платежа. Сумма НДС при этом автоматически пересчитывается в соответствии с суммой этапа оплаты. Если в заказе указаны разные ставки НДС для товаров, то суммы НДС по каждой ставке будут указаны отдельно. При регистрации оплаты по счету указывается тот заказ, по которому был выписан счет. При оплате счета регистрируется информация об оплате заказа. При рублевых расчетах предусмотрена печать образца платежного поручения. Если счет организации/контрагента открыт за рубежом или счет валютный, то в печатные формы документа Счет на оплату вместо образца платежного поручения выводятся банковские реквизиты. В списке заказов можно отобрать заказы, которые должны быть оплачены в соответствии с этапами оплаты, но оплата по ним еще не поступила (Все, ожидающие оплаты). Информацию о состоянии оплаты по заказу можно посмотреть как с помощью отчетов по состоянию взаиморасчетов с клиентами, так и непосредственно в форме заказа клиента.

Резервирование и обеспечение товаров После согласования заказа и регистрации оплаты необходимо определиться с тем, как будет происходить обеспечение тех товаров, которые заказал клиент. Для каждого товара может быть выбран свой вариант обеспечения. Предусмотрено автоматическое заполнение варианта обеспечения в зависимости от наличия свободного остатка товаров на складе и планируемых поступлений товаров. В данном разделе рассмотрены следующие вопросы: ■ Возможные варианты обеспечения товаров. ■ Автоматическое заполнение вариантов обеспечения. ■ Ручной выбор варианта обеспечения. ■ Обособленное обеспечение заказов. ■ Контроль состояния обеспечения. Возможные варианты обеспечения Все варианты обеспечения могут применяться при установке в заказе статуса К выполнению. Предусмотрены следующие варианты обеспечения. Резервировать на складе. Товар резервируется из свободного остатка на складе. Свободный остаток рассчитывается на текущую дату. При расчете учитываются все ранее зарезервированные товары по другим заказам клиентов. Пример Регистрируется Заказ клиента от 01.04.2017 на товары, которые имеются на складе. Графиком оплаты не предусмотрен Аванс (до обеспечения). Предполагается только Предоплата (до отгрузки). Таким образом, на момент регистрации заказа клиента можно заполнить вариант обеспечения Резервировать на складе, а после получения оплаты – Отгрузить. Отгрузка производится со склада с ордерной схемой документооборота (Склад – Отгрузка). Резервировать по мере поступления (Резервировать к дате). Товар распределяется в ранее оформленных заказах поставщикам. При распределении используются те заказы поставщикам, в которых установлен статус Подтвержден или К поступлению и определена дата поставки по заказу. Распределение производится в соответствии с графиком движения товаров. Товары распределяются в соответствии с желаемыми датами отгрузки и датами поставки. Жесткого закрепления нет. Пример Имеется Заказ клиента от 01.06.2017 с желаемой датой отгрузки 10 июня на 100 штук товара и Заказ поставщику от 06.06.2017 в состоянии Подтвержден, по которому планируется получить 180 штук товара 9 июня. На 06.06.2017 выполнены необходимые условия для резервирования товаров (получен аванс) по заказу клиента, и возможно заполнить вариант обеспечения Резервировать по мере поступления.

Для следующих заказов клиентов с желаемой датой отгрузки 10 июня и позднее будет предложен остаток нераспределенного товара 80 штук.

Если товар пришел полностью, то при поступлении от поставщика он будет автоматически распределен по всем заказам клиентов. После фактического поступления соответствующие строки заказа клиента можно перевести в состояние Отгрузить. Если товар пришел не полностью, то все эти заказы становятся «проблемными» и менеджеру необходимо будет решать, товар по какому заказу нужно резервировать сейчас, а по какому – позже. Не обеспечивать. Товар не резервируется и не планируется к обеспечению. Например, резервирование и обеспечение будут происходить только после предоплаты клиента. К обеспечению. Товара нет на складе, и поставка еще не запланирована. Необходимо оформить заказ на поставку товаров. Информация обо всех требуемых товарах попадает к логисту. Логист, используя обработку Формирование заказов по потребностям, оформляет нужный заказ в соответствии с потребностями (Заказ поставщику, Заказ на перемещение, Заказ на сборку (разборку)). После того как заказы будут сформированы и подтверждены, в заказах клиента вариант обеспечения автоматически изменится на Резервировать к дате отгрузки. Далее обеспечение товаров будет происходить так же, как в предыдущем варианте. Обеспечивать обособленно. Данный вариант обеспечения можно использовать, только если установлена функциональная опция Обособленное обеспечение заказов (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей). Товар заказывается поставщику под конкретный заказ клиента. Заказ клиента указывается в заказе поставщику (поле Назначение) и при поставке товаров (в документе Приобретение товаров и услуг). Поступивший товар можно будет отгрузить только по тому заказу клиента, для которого он предназначен. Пример По заказу клиента от 15.04.2017 предполагается обособленное обеспечение потребностей (в таблице товаров установлено обеспечение Обеспечивать обособлено). Для исполнения данного заказа клиента 20.04.2017 регистрируется заказ поставщику с указанием назначения использования: заказ клиента от 15.04.2017. После поступления товаров от поставщика в заказе клиента устанавливается обеспечение Отгрузить обособлено. Автоматическое заполнение вариантов обеспечения Для автоматического заполнения вариантов обеспечения (Действие) используется команда Обеспечение – Заполнить обеспечение. Команда выполняется для отмеченных строк табличной части документа. При вызове команды предлагается выбрать стратегию резервирования (обеспечения) товаров и отгрузки.

Варианты обеспечения заполняются в графе Действие. Заполнение вариантов обеспечения в соответствии с выбранной стратегией производится следующим образом: ■ вариант обеспечения Резервировать на складе заполняется для тех товаров, по которым есть свободный остаток (с учетом зарезервированных товаров) на складе, указанном в документе. Если указана группа складов, то информация о складах, с которых можно отгрузить товар, будет заполнена в табличной части документа. Дата отгрузки будет установлена равной желаемой дате – или текущей дате, если информация о желаемой дате отгрузки не заполнена; ■ вариант обеспечения Резервировать по мере поступления (Резервировать к дате) заполняется для тех товаров, которые можно разместить в оформленных ранее заказах поставщикам. Дата отгрузки устанавливается равной дате поставки, указанной в заказе поставщику. Подбираются те заказы, у которых дата поставки ближе всего к желаемой дате отгрузки. Если желаемая дата отгрузки не указана, то подбираются заказы, дата поставки у которых ближе всего к текущей дате; ■ вариант обеспечения К обеспечению или Обеспечивать обособленно заполняется для тех товаров, которых нет в наличии на складе. Их необходимо заказывать у поставщика, перемещать с другого склада, собирать и т. д. В качестве даты отгрузки заполняется дата ближайшей планируемой поставки данного товара на склад. Эта информация определяется в состоянии обеспечения. Подробнее о том, как определить дату ближайшей поставки, можно прочитать в главе «Обеспечение потребностей». Если дата ближайшей поставки меньше, чем желаемая дата отгрузки, то будет заполнена желаемая дата отгрузки. Расчет даты отгрузки зависит от того, какой вариант обеспечения используется:

■ если используется упрощенный вариант обеспечения, то срок поставки определяется в соглашении с клиентом; ■ если используется расширенный вариант, то срок поставки определяется в способах обеспечения по поставке товара на склад (сроки доставки, дата ближайшей поставки). При использовании расширенного варианта обеспечения можно задать различные схемы обеспечения товаров на складах. Например, на центральный склад товар закупается у поставщика, средний срок доставки – 10 дней, а в торговый зал товар поставляется с центрального склада в течение двух дней. Если схема обеспечения не задана, то считается, что товар может быть закуплен у поставщика или перемещен в течение текущего дня. При заполнении варианта обеспечения (графа Действия) автоматически разбиваются строки документа в соответствии с наличием на складе и возможностью обеспечения. Для каждой строки документа заполняется вариант обеспечения и дата отгрузки. Автоматическое заполнение варианта обеспечения применяется по выделенным строкам. Таким образом, для различных товаров можно применять различные стратегии заполнения варианта обеспечения. Если товары по заказу клиента планируется отгружать полностью, то в документе устанавливается флажок Отгружать одной датой. Дата отгрузки в этом случае будет устанавливаться равной той максимальной дате, когда можно отгрузить весь товар. Ручной выбор варианта обеспечения Для каждой строки табличной части документа есть возможность проанализировать, какой вариант действия по обеспечению можно выбрать. В целях контроля сроков обеспечения потребностей по заказам в форме Выбор действия выводится информация о плановой дате обеспечения для вариантов действия К обеспечению и Обеспечивать обособленно.

Вариант действия можно также заполнить при подборе товаров в документ. Для товара показывается информация о его наличии на складе и о дате ближайшей поставки. При выборе той или иной строки будет заполнена информация о варианте действия: Резервировать со склада или Резервировать к дате. Если заказ клиента оформляется по группе складов, то будет заполнена информация о складе и дате отгрузки.

Корректировка назначения товаров Документ Корректировка назначения товаров используется для изменения схемы резервирования по товарам, которые обеспечиваются и резервируются обособленно под конкретный заказ (заказ клиента, заказ на перемещение, заказ на сборку (разборку), заказ на производство, заказ давальца).

С помощью документа можно выполнять следующие операции: ■ резервировать (обособленно) товар под заказ из свободных остатков склада; ■ резервировать (обособленно) товар под заказ из других заказов (снимая с них резерв); ■ снимать излишек обособленного резерва одного или нескольких заказов; ■ полностью снимать обособленный резерв одного или нескольких заказов. Для выполнения этих операций в форме документа Корректировка назначения товаров предусмотрена возможность выбора текущего действия. Документ Корректировка назначения товаров может быть оформлен на основании заказа или из списка документов Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Корректировка назначения товаров. Резервирование товара (обособленно) из свободного остатка Для резервирования товара под конкретное назначение из свободного остатка товаров на складе необходимо выполнить команду Обеспечение – Зарезервировать под назначение.

При выборе команды будет открыт помощник создания документа Корректировка назначения товаров с установленным видом операции Зарезервировать под назначение.

Список в табличной части помощника заполняется товарами заказа, имеющими вид обеспечения Обеспечивать обособленно, которые есть в наличии (свободном остатке) на указанном в документе складе отгрузки. Если установить переключатель Резервировать на в положение Всех складах, то в таблицу товаров заполнится информация о всех складах, на которых есть доступный остаток товаров. В поле Резерв отображается информация о том, сколько товара уже зарезервировано по выбранному заказу. В графе К резервированию указывается то количество товара, которое необходимо зарезервировать из свободных остатков на складе. В нижней части формы показывается итоговая информация по заказу, которая станет актуальна после создания документа корректировки. Изменяя значение поля К резервированию, можно видеть, как изменятся итоги по выделенному товару и по документу целом. Итоги документа: ■ Состояние – показывает, полностью ли будет обеспечен заказ после создания документа; ■ В наличии на складе отгрузки – показывает, весь ли требуемый товар будет находиться на складе, указанном в заказе (либо в конкретной строке заказа), после создания документа. Итоги выделенной строки: ■ Потребность – сколько товара после создания документа останется зарезервировать на складе отгрузки; ■ В наличии – сколько товара после создания документа будет зарезервировано и физически находится на складе отгрузки; ■ Обеспечен на всех складах – сколько зарезервированного товара после создания документа будет физически находиться на всех складах, а также сколько товара ожидается к прибытию от поставщика. По команде Создать документ будет создан документ Корректировка назначения товаров с видом действия Резервирование. Новый документ может быть создан и из списка документов Корректировка назначения товаров. При создании нового документа следует выбрать операцию Резервировать на складах. В новом документе Корректировка назначения товаров можно выбрать нужный заказ клиента (команда Изменить) и произвести заполнение всеми товарами, которые обеспечиваются обособленно и есть в свободном остатке на складе отгрузки (Заполнить остатками на складах). Далее открывается тот же помощник создания нового документа корректировки, как и в заказе. Перенос обособленного резерва с другого заказа Для переноса обособленного резерва с другого заказа используется тот же помощник оформления документа Корректировка назначения товаров, что и в предыдущем варианте. Для снятия резерва с ранее зарезервированных на складе товаров следует установить флажок Использовать резервы других обособленных заказов. При установке флажка в списке товаров будут показаны те товары заказа, по которым есть обособленный резерв по другим заказам. Установка флажка доступна только тому пользователю, для которого установлена роль Добавление изменение корректировок назначения товаров, или имеющему полные права. Перенос резерва с другого заказа может производиться одновременно с операцией обособленного резервирования товаров на складах. По результатам выполнения данной операции будет создан документ Корректировка назначения товаров с вариантом действия Резервирование и корректировка. Так же как и в предыдущем варианте, новый документ Корректировка назначения товаров может быть создан из списка документов Корректировки назначения товаров. Снятие обособленного резерва по товарам одного заказа Для снятия резерва по заказу необходимо в форме документа выполнить команду Обеспечение – Снять резерв по назначению. Откроется форма помощника создания документа Корректировка назначения товаров с вариантом действия Снятие резерва.

Таблица товаров заполняется списком товаров, по которым имеется текущий (обособленный) резерв по заказу. Предусмотрено две возможности по снятию резерва: ■ Снять все резервы. При выполнении этой команды будет полностью отменено резервирование по товарам, зарезервированным с указанием назначения. В колонке К снятию резерва будет проставлено общее количество товаров, которое зарезервировано, но еще не отгружено по заказу. При этом будут автоматически отменены обособленные резервирования товаров под назначение, даже если они были зарегистрированы для склада, отличного от склада отгрузки товаров клиенту. Пример Включена функциональная опция Не контролировать превышение обособленного обеспечения (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей). Товар клиенту должен быть отгружен со склада А. Оформлены заказ поставщику и поступление товара на склад Б с указанием назначения – Заказ клиента. Товар под заказ зарезервирован на складе Б. При оформлении снятия резерва по заказу, оформленному на склад А, будет показано, что товар под заказ зарезервирован на складе Б. При оформлении операции Снятие резерва резерв под конкретный заказ на складе Б будет снят, и товар поступит в свободную продажу. ■ Снять резервы сверх потребностей. Данная команда доступна только в том случае, если включена функциональная опция Не контролировать превышение обособленного обеспечения. Возможна ситуация, когда товара под назначение пришло больше, чем было реально заказано (например, товар пришел в больших упаковках, изменили заказ клиента и т. д.). Для корректировки в таких ситуациях используется данная команда. Поле К снятию резерва будет заполнено излишками товара, то есть тем его количеством, которое излишне зарезервировано под конкретное назначение. По результатам выполнения этих операций будет создан документ Корректировка назначения товаров с установленным вариантом действия Снятие резерва. При проведении документа Корректировка назначения товаров резерв товара, в том числе и неправильно распределенный резерв под назначение, будет снят. Снятие резерва по товарам из нескольких заказов Для оформления снятия резерва по товарам из нескольких заказов используется документ Корректировка назначения товаров с установленным вариантом действия Снятие резерва по многим назначениям. Для заполнения списка товаров по заказам, по которым надо снять резерв, используется команда Заполнить по заказам. Список будет заполнен всеми теми позициями заказов, по которым есть резерв под назначение.

В списке будут отмечены те позиции, по которым есть излишки резервирования (резервы сверх того назначения, которое указано в заказе). Для отметки резервов по всем позициям используется команда Снять все резервы. Для отбора документов по конкретному складу, номенклатуре и т. д. используются стандартные возможности «1С:Предприятия» по отбору данных в списках.

Контроль состояния обеспечения Контроль состояния обеспечения можно провести при оформлении заказа клиенту. Состояние обеспечения можно посмотреть как в момент открытия документа (документ может быть еще не записан и не проведен), так и в проведенном документе при изменении состояния обеспечения (поступил товар по заказу, собрали комплект и т. д.). В документе должен быть заполнен список товаров, по которым необходимо посмотреть состояние обеспечения, и указан склад в шапке документа или склады в табличной части, по которым необходимо посмотреть информацию о состоянии обеспечения товаров. Для просмотра состояния обеспечения следует выполнить команду Обеспечение – Состояние обеспечения на командной панели табличной части документа.

В обработке Состояние обеспечения показывается текущее состояние обеспечения по заказу клиента и даются рекомендации по изменению даты отгрузки. Предусмотрена возможность визуального отображения состояния обеспечения заказа: ■ зеленый – полностью обеспечен; ■ желтый – частично обеспечен; ■ серый – не обеспечен. Для каждого товара показывается рекомендация по выбору оптимального варианта обеспечения (Действие) в соответствии с текущим состоянием обеспечения. При нажатии на гиперссылку с рекомендацией будут выполнены действия по изменению варианта обеспечения, сдвигу дат отгрузки и т. д. Гиперссылка Действия по заказу позволяет применить рекомендации ко всем строкам документа. Возможны следующие варианты: ■ Обеспечить (стрелка влево). Появилась возможность обеспечить потребность для товаров, для которых установлен вариант действия К обеспечению. Товар поступил на склад (есть в свободном остатке), или был сделан заказ поставщику (заказ на сборку, заказ на перемещение), товар по которому еще не распределен в других заказах клиентов; ■ Резервировать раньше (стрелка влево). Товар размещен в заказе поставщику (заказе на перемещение, заказе на сборку), установлен вариант Резервировать к дате. Появилась возможность зарезервировать товар на складе (есть свободные остатки) или разместить в заказах с более ранней датой поступления. Выполнение рекомендации уменьшает дату отгрузки по товару, приближая ее к желаемой дате отгрузки; ■ Резервировать позже (стрелка вправо). Товар можно зарезервировать позже в соответствии с желаемой датой отгрузки. Установленный вариант действия Резервировать на складе или Резервировать к дате резервирует товар раньше желаемой даты отгрузки. Выполнение команды позволяет увеличить дату отгрузки по заказу, освободив товар в ранние даты для резервирования и отгрузки по другим заказам; ■ Исправить обеспечение (стрелка вправо с восклицательным знаком). Товар был зарезервирован на складе (вариант действия Резервировать на складе) или был размещен в заказе поставщику (Резервировать к дате отгрузки). Однако график поставки товаров сорван (товар вовремя не поступил, на складе нет достаточного количества). При выполнении данной рекомендации будет изменен вариант обеспечения и изменена дата отгрузки в соответствии с текущим состоянием обеспечения товара. То есть фактически произойдет автоматическое перезаполнение варианта действия и даты отгрузки. В обработке Состояние обеспечения также предусмотрены следующие дополнительные сервисные возможности: ■ просмотр и корректировка заказов, по которым уже зарезервирован товар (команда Другие заказы выделенной позиции); ■ дополнительная настройка отбора с использованием схемы компоновки данных (Настроить список). При установке для строк заказа варианта действия К обеспечению (Обеспечивать обособленно) контролируются условия оплаты по заказу. Если в условиях оплаты по заказу присутствовали этапы с типом Аванс (до обеспечения), то к текущему моменту суммы по этим этапам должны быть оплачены клиентом. При проведении заказа формируется распоряжение службе логистики (снабжения) по тем позициям, для которых установлен вариант действия К обеспечению (Обеспечивать обособленно). Служба логистики видит общую картину по всем позициям, у которых установлен вариант действия К обеспечению (Обеспечивать обособленно), и контролирует возможность обеспечения товаров по заказам. Для контроля дефицита товаров

службой логистики используются обработка Формирование заказов по потребностям и отчет Товарный календарь. После проведения заказа в статусе К обеспечению ему будет установлено состояние Ожидается отгрузка. Менеджер может проконтролировать состояние обеспечения по своим заказам с помощью обработки Состояние обеспечения заказов (раздел Продажи, группа команд Сервис). В этой обработке показываются состояние обеспечения и рекомендации по всем заказам. Непосредственно из обработки можно выполнить рекомендации и при необходимости актуализировать даты отгрузки по заказам. В обработке предусмотрена настройка дополнительной фильтрации: по партнерам, по статусам заказов и т. д. Настройка дополнительной фильтрации производится в отдельном диалоговом окне – команда Настроить список. В качестве дополнительного параметра может выступать любой реквизит заказа, в том числе и дополнительный реквизит.

Подготовка к отгрузке товаров Подготовка заказа к отгрузке зависит от установленного варианта использования заказа. Вариант использования определяется в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи: ■ Заказ как счет. Оформление документа отгрузки возможно в любом случае. Контроль оплаты и наличия товаров на складе не производится. В накладную копируется весь список товаров из заказа; ■ Заказ со склада. Документ отгрузки может быть оформлен только после проведения заказа в статусе К отгрузке. При проведении документа контролируются наличие предоплаты и наличие товара на складе. Список товаров в накладной будет заполнен с учетом ранее отгруженных по заказу клиента товаров; ■ Заказ со склада и под заказ. Документ отгрузки может быть оформлен только в том случае, если установлен статус К выполнению и в списке товаров есть хотя бы один товар, для которого установлено действие Отгрузить. При проведении документа контролируется наличие необходимой оплаты, а также остатки товаров на складе для позиций, у которых установлено действие Отгрузить. Список товаров в накладной заполняется товарами, у которых установлено действие Отгрузить, с учетом ранее отгруженных товаров по заказу клиента. Установку для товаров действия Отгрузить выполняет менеджер в тот момент, когда с точки зрения графика оплат по заказу все обязательства клиента по предоплате выполнены. То есть по графику оплачены этапы с типом Аванс (до обеспечения) и Предоплата (до отгрузки). Информация о заказах, по которым можно отгружать товар, отображается на закладке Распоряжения на оформление в списке Документы продажи.

Реализация товаров и услуг Операции продажи товаров и сопутствующих услуг оформляются документом Реализация товаров и услуг. Он отражает момент возникновения задолженности клиента, переход прав собственности на товар, начисление НДС и т. д. Кроме того, по документу формируются соответствующие печатные формы: ТОРГ-12, М-15, 1-Т, Счет-фактура и т. д. При оформлении реализации работ (услуг) можно использовать документы Реализация товаров и услуг или Акт выполненных работ. Ключевым отличием между ними является формирование сопутствующих печатных форм и электронных документов. В первом случае это Товарная накладная (ТОРГ-12), а во втором – Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг). Вариант оформления продажи услуг определяется в параметрах вида номенклатуры. Сформировать документ реализации можно в одном из следующих режимов: ■ по заказу клиента; ■ по нескольким заказам клиента; ■ независимо (без привязки к заказу).

Оформление реализации товаров и услуг Документ Реализация товаров и услуг может быть оформлен в рамках рабочего места Продажи – Оптовые продажи – Накладные к оформлению – Документы продажи (к оформлению): ■ По заказам (кнопка Оформить по заказам) – заполняется информация в документе продажи номенклатурными позициями заказа, по которым не были выписаны накладные.

■ По данным фактической отгрузки (кнопка Оформить по отгрузке) – порядок оформления накладной в соответствии с отгруженными ранее товарами зависит от настройки НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Порядок оформления накладных и расходных ордеров: ○ если установлен вариант отгрузки Сначала заказы, затем ордера и накладные, то информация в накладной будет заполнена теми товарами, которые собраны или уже отгружены по заказу (в документе Расходный ордер на товары установлен статус К отгрузке или Отгружено); ○ если установлен вариант отгрузки Сначала заказы и накладные, затем ордера, то выполнение этой команды возможно только в том случае, если по заказу уже создана накладная. С помощью данной команды происходит перезаполнение накладной в соответствии с отгруженными (собранными) товарами. Команда будет выполнена только в том случае, если обнаружены расхождения между оформленными накладными и количеством собранного (отгруженного) товара. Аналогичным образом команда может быть применена к накладной, оформленной без заказа. При выявлении расхождений по результатам оформления реализации по отгрузке будет показано дополнительное диалоговое окно, в котором будут показаны расхождения между количеством товаров, которое указано в накладных, и фактически собранным (отгруженным) товаром. Используя эту форму, можно устранить расхождения, перезаполнив существующую накладную или оформив новую. Оформлять допускается один документ (накладная/акт) и пакет документов (накладные, акты, счета-фактуры) по выделенному списку в рабочем месте. Программа автоматически разобьет создаваемые документы по партнерам, складам, организациям; определит тип создаваемого документа (Акт выполненных работ, Реализация товаров и услуг, Акт на передачу прав).

Параметры оформления документов задаются в форме Параметры оформления, которая вызывается по кнопке Еще – Настройки… (

) рабочего места Накладные к оформлению.

Настраиваются следующие параметры: ■ автоматическое проведение сформированных документов; ■ открытие экранных форм созданных документов; ■ регистрация счетов-фактур к документам с установленным налогообложением Продажа облагается НДС; ■ вывод на печать созданных документов в соответствии с настройками печати. Состояние оформления накладных и состояние оформления отгрузки со склада можно контролировать, используя пиктограммы в списке. Состояние оформления документов продажи:

■

– все оформлено;

■

– создать;

■

– дооформить.

Состояние оформления расходных ордеров:

■

– не оформлены;

■

– соответствуют накладным;

■

– не соответствуют накладным.

Предусмотрена возможность отбора документов продажи по состояниям. Например, можно отобрать все заказы, по которым еще не оформлены финансовые документы (накладные), а отгрузка со склада уже произведена. Для этих целей используются отборы Оформление накладной и Расходные ордера. Возможность оформления документа реализации по нескольким заказам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Реализация по нескольким заказам. Реализация без привязки к заказу Реализация без привязки к заказу клиента может быть сформирована на основании индивидуального соглашения, приобретения товаров и услуг, возврата от клиента в рамках рабочего места Документы продажи (все). В этом случае необходимо распределить сумму документа по этапам оплаты: предоплата или кредит. Если предусмотрен кредитный этап, заполняется дата ожидаемого платежа, что необходимо для формирования платежного календаря и контроля просроченной дебиторской задолженности. Для управления оформлением отгрузки товаров можно использовать механизм статусов и состояний реализации. Как и в случае с заказами, статус устанавливается пользователем вручную, а состояние рассчитывается автоматически. Изменение статуса служит основанием для выполнения определенных действий (распоряжение на склад и т. д.), а состояние отражает текущее положение дел по документу отгрузки. Использование статусов реализации не является обязательным и включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Статусы реализаций товаров и услуг. При оформлении документов реализации используются следующие статусы:

■ К предоплате, ■ Реализовано. При использовании отгрузки с отложенным переходом права собственности добавляется еще один статус – В пути (см. далее). Статус К предоплате используется в том случае, когда продажа оформляется без заказа клиента, но необходимо контролировать оплату до отгрузки. В документе устанавливается вариант оплаты «100 % предоплата». После получения предоплаты документ можно будет провести в статусе Реализовано. Отгрузка товаров с нескольких складов Возможность оформления отгрузки товаров одним документом реализации с нескольких складов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Реализация товаров с нескольких складов. Предварительно склады необходимо сгруппировать и для каждой группы определить возможность указания складов в табличной части документа.

Предусмотрены следующие варианты настройки указания складов в табличной части документов: ■ Запретить. Склады, которые относятся к данной группе, нельзя будет указывать в табличной части документов. Заказы и накладные можно будет оформить только на конкретный склад, который будет указан в шапке документа; ■ Разрешить в заказах. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать в табличных частях заказов. Накладные должны быть оформлены отдельно для каждого склада; ■ Разрешить в заказах и накладных. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать как в табличных частях заказов, так и в табличных частях накладных. Для указания складов в табличной части документа Заказ клиента необходимо в шапке документа указать группу складов. Список складов, которые можно будет указать в табличной части, ограничивается как принадлежностью к данной группе, так и теми ограничениями по группе доступности складов, которые указаны для пользователя. Информацию о наличии товаров на складах можно получить как при построчном вводе, так и при подборе товаров: ■ при построчном вводе информацию о наличии товаров можно посмотреть в отдельном диалоговом окне в графе Склад; ■ при подборе товаров для показа остатков в разрезе складов необходимо включить режим отображения остатков (Подробная информация об остатках (показать/скрыть)). Порядок оформления реализации по заказу клиента, оформленному с указанием складов в табличной части, зависит от того, если ли возможность указывать склады в табличной части документа реализации: ■ Если в заказе клиента выбрана группа складов и в ней установлен флажок, позволяющий указывать склады в табличной части документа реализации (Разрешить в заказах и накладных), то на основании документа Заказ клиента будет оформлен один документ Реализация товаров и услуг, в табличной части которого будет заполнена информация о складах. ■ Если в заказе клиента выбрана группа складов и в ней установлен флажок, запрещающий указывать склады в табличной части документа реализации (Разрешить в заказах), то на основании документа Заказ клиента необходимо оформить отдельные документы реализации по каждому складу. Документ реализации с указанием складов в табличной части может быть оформлен и без указания заказа. В этом случае в документе реализации выбирается группа складов, для которой возможен выбор группы в накладных (Разрешить в заказах и накладных). Информация о складах указывается в табличной части документа. Отгрузка товаров с отложенным переходом права собственности Для отгрузки товара с отложенным переходом права собственности используется вид операции Реализация (товары в пути). Оформление данной операции возможно, только если установлены функциональные опции Отгрузка без перехода права собственности и Статусы реализаций товаров и услуг (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи). Вид операции Реализация (товары в пути) доступен только в том случае, если документ оформляется по соглашению, в котором определена возможность оформления отгрузки без перехода права собственности (установлен флажок Возможна отгрузка без перехода права собственности).

Процесс оформления операции с отложенным переходом права собственности состоит из двух этапов, которые определяются статусами документа реализации: ■ В пути, ■ Реализовано. В списке документов продажи можно проконтролировать те поставки, по которым товар еще не доставлен клиенту, установив соответствующий отбор с помощью фильтров. Также предусмотрена возможность группового изменения статусов документов отгрузки. Вместе с товарами по данной схеме можно вести учет услуг и выполненных работ. Выручка по услугам и работам отражается датой перехода права собственности, указанной в документе реализации. Оформление отдельного акта оказания услуг при оформлении таких операций не предусмотрено: для работ и услуг должен быть установлен вариант оформления продажи Реализация товаров и услуг. При оформлении отгрузки с отложенным переходом права собственности вместе с товаром можно оформить отгрузку возвратной тары. Тара списывается со склада при проведении документа в статусе В пути. Срок возврата тары рассчитывается в соответствии с указанной датой передачи прав собственности. Выручка по таре считается так же, как для товаров, при проведении документа в статусе Реализовано. Задолженность клиента возникает в момент регистрации перехода права собственности (проведение документа в статусе Реализовано). Контроль допустимой суммы и срока задолженности производится в момент отгрузки товаров (при проведении документа в статусе В пути). В этот же момент контролируется возможность отгрузки товара клиенту в соответствии с установленными для него правилами запрета отгрузки (включения в сегмент запрета отгрузки). Проконтролировать задолженность клиента с учетом суммы отгруженного, но еще не доставленного товара можно в отчетах Задолженность клиентов и Карточка расчетов с клиентами. Реализация товаров только по регламентированному или управленческому учету Необходимость реализации товаров только по регламентированному учету возникает в том случае, когда требуется отразить различные данные в управленческом и регламентированном учете. Использование данной возможности определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Раздельные операции закупок и продаж для упр. и регл. учета. Для отражения такой операции в документе реализации следует установить вид операции Реализация по регл. учету. Если необходимо отразить реализацию только по управленческому учету, то такая операция оформляется от имени предопределенной организации Управленческая организация. В документе отгрузки при этом указывается тот же вид операции, что и при оформлении обычной реализации, – Реализация клиенту.

Отклонения при отгрузке мерных товаров Фактическое количество отгружаемых товаров может не всегда совпадать с количеством товаров, заявленных по заказам клиентов. Для таких случаев допускается оформление документа Реализация товаров и услуг на количество мерных товаров, превышающее распоряжение на отгрузку (документ Заказ клиента), но в пределах допустимого отклонения.

Превышение распоряжений на отгрузку доступно только для мерных товаров, единица хранения которых имеет тип измеряемой величины Вес, Объем, Длина, Площадь. Размер допустимого отклонения определяется в соответствии с заданным значением НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Допустимое отклонение отгрузки и приемки мерных товаров. В этом случае будет разрешено отгрузить товар, если его фактическое количество превышает количество по распоряжению, но находится в пределах допустимого отклонения. Также распоряжение будет считаться исполненным, если фактическое количество отгруженного товара меньше, чем в распоряжении, но в пределах допустимого отклонения. При проведении накладной выполняются следующие проверки: ■ контроль превышения количества товара по распоряжениям (заказам). Если количество, указанное в накладной, превышает распоряжение в пределах допустимого отклонения, то документ проводится; ■ контроль предоплаты при превышении распоряжений в пределах разрешенного отклонения. Если по расходным ордерам отгружено больше, чем в заказе, то в накладную добавляются строки «сверх» заказа. Если по расходным ордерам отгружено меньше, чем в заказе, но в пределах допустимого отклонения, то в накладную добавляются строки с признаком отмены строк заказа.

Выполнение работ и предоставление услуг при отгрузке товаров В прикладном решении предусмотрена возможность регистрации факта выполнения работ или предоставления дополнительных услуг при оформлении отгрузки товаров. Например, отгрузка товаров службой доставки предприятия, ремонт изделия и т. д. Выполнение работ (предоставление услуг) может производиться как с оформлением предварительного заказа клиента, так и без его оформления. Предусмотрена также возможность регистрации факта выполнения работ (предоставления услуг) по нескольким заказам. Для регистрации выполняемой работы (услуги) используется определенный вид номенклатуры. В виде номенклатуры указывается тип номенклатуры Услуга или Работа и вариант оформления Акт выполненных работ. Факт выполнения работ регистрируется в документе Акт выполненных работ. Документ может быть оформлен по одному или нескольким заказам клиентов. В прикладном решении предусмотрена возможность оформления предварительных заказов на обеспечение выполнения работ. Данная возможность доступна только для тех позиций, которые относятся к типу номенклатуры Работа. Информация о том, какие работы планируется выполнить, заполняется в документе Заказ клиента. Работы могут быть выполнены сторонним предприятием. Процесс планирования работ аналогичен процессу планирования обеспечения товаров. Планируемые работы будут показаны в обработке Формирование заказов по потребностям вместе с товарами, которые необходимо обеспечить. Пример В заказ клиента от 29.04.2017 включена доставка товара. Отгрузка товаров произведена 30.04.2017 и оформлена документом Реализация товаров и услуг, одновременно с этим оформлен документ Акт выполненных работ на доставку.

Акт на передачу прав Возможность оформления документа Акт на передачу прав определяется одноименной функциональной опцией в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи. Акт на передачу прав фактически является печатной формой документа Реализация товаров и услуг. В документе Реализация товаров и услуг предусмотрен вид операции Вариант оформления продажи. При оформлении акта на передачу прав для вида номенклатуры, по которому осуществляется передача прав, должен быть установлен вариант оформления продажи Акт на передачу прав.

При включении функциональной опции в списке Документы продажи (все) появится дополнительная закладка Акты на передачу прав. При создании нового документа будет автоматически установлен вариант оформления продажи Акт на передачу прав и изменен заголовок документа. Товары, по которым необходимо оформлять документ Акт на передачу прав, можно отнести к одному виду номенклатуры. В виде номенклатуры следует установить вариант оформления продажи Акт на передачу прав. Разделение товаров по видам номенклатуры позволит автоматически определять необходимость оформления акта на передачу прав при оформлении отгрузки по заказу. При оформлении продажи из рабочего места Документы продажи (страница К оформлению) будет автоматически создан нужный документ – в зависимости от того, к какому виду номенклатуры относятся товары или услуги, указанные в заказе.

Агентские услуги В прикладном решении предусмотрена возможность регистрации услуг, которые оформляются в соответствии с агентским договором (соглашением). Возможность оформления таких операций определяется установкой функциональной опции Продажа агентских услуг (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи). Схема продажи (оказания агентских услуг) аналогична схеме комиссионной торговли. По результатам продажи (оказания услуг) оформляется отчет комитенту (принципалу) о продажах и рассчитывается комиссионное вознаграждение. Схема продажи зависит от того, кто является поставщиком агентских услуг: агентские услуги может оказывать собственная организация, входящая в состав предприятия, или сторонняя организация. Информация о том, кто является поставщиком услуг, определяется в справочнике Виды номенклатуры.

Если агентские услуги оказываются сторонней организацией, то в карточке услуги регистрируется та организация, которая их оказывает (принципал). Если агентские услуги оказывает другая собственная организация, то информация о ней также вводится в карточку услуги. С организациями, которые поставляют агентские услуги, может быть заключено соглашение об условиях поставки агентских услуг. В соглашении указывается вид операции Оказание агентских услуг. Для услуг регистрируются цены продажи. Поддерживается создание соглашений об оказании агентских услуг с принципалом (поставщиком) непосредственно из карточки номенклатуры по гиперссылке Создать соглашение (раздел Сведения о производителе). Создание соглашений доступно для услуг, реализуемых по агентскому договору и зарегистрированных как элемент номенклатуры с типом Услуга в списке Номенклатура. Перейти к зарегистрированным соглашениям об оказании агентской услуги можно по гиперссылке вида Выбрано в 1 соглашении в карточке соглашения с поставщиком.

Оказание агентских услуг клиенту оформляется так же, как и любое другое оказание услуг, с помощью документа Реализация товаров и услуг. По результатам продажи в зависимости от поставщика услуг оформляется один из следующих документов: ■ Отчет о комиссии между организациями – если услуги были предоставлены собственной организацией; ■ Отчет комитенту (принципалу) о продажах – если услуги были предоставлены сторонней организацией. Информация о том, что необходимо отчитаться перед принципалом за оказание агентских услуг, отображается в соответствующих списках; ■ Отчеты по комиссии между организациями (закладка К оформлению); ■ Отчеты комитенту (принципалу) о продажах (закладка Распоряжения на оформление). Пример

Покупатель товара 18.04.2017 заказывает услугу доставки транспортной компанией. Услугу продает поставщик по агентскому договору. По факту оказания услуги 25.04.2017 оформляется Реализация товаров и услуг покупателю (печатная форма Акт об оказании услуг) и Отчет комитенту (принципалу) о продажах. Транспортной компании оплачивается стоимость услуг за вычетом комиссионного вознаграждения.

Оформление счета-фактуры Документ Счет-фактура выданный создается в форме документа Реализация товаров и услуг при нажатии соответствующей гиперссылки. Здесь же доступна выписка исправительного счета-фактуры (если стоимость и количество не меняются). Для операций, не требующих выписки счета-фактуры (например, передачи на комиссию), гиперссылка будет недоступна. Предусмотрена возможность оформления одного счета-фактуры по нескольким документам продажи. Счет-фактура является независимым документом, имеется возможность интерактивного ввода и заполнения в нем данных. Для контроля документов продажи, по которым не оформлены счета-фактуры, и оформления новых счетов-фактур предусмотрено рабочее место Счета-фактуры выданные. Рабочее место можно вызвать из разделов Продажи и Регламентированный учет. На закладке К оформлению можно проанализировать документы продажи, по которым не введены счета-фактуры. Просроченные документы продажи, по которым счета-фактуры не выставлены в течение пяти дней, отображаются красным цветом.

Используя команду Настройка группировки документов-оснований, можно сгруппировать документы по одинаковым реквизитам (контрагенту, дате, договору, менеджеру). Счет-фактура, оформленный по сгруппированной строке, будет содержать все входящие в нее документы-основания.

Список документов, по которым оформлен счет-фактура, можно посмотреть по гиперссылке Всего документов. Для подбора документов-оснований в новом счете-фактуре используется кнопка Подбор. В диалоговом окне отображаются документы продажи, по которым еще не был оформлен счет-фактура. Документы отбираются по ключевым полям (Организация, Контрагент), указанным в счете-фактуре. Те документы, которые уже подобраны в счет-фактуру, отображаются серым цветом. Корректировочный счет-фактура оформляется на основании документа Корректировка реализации с операцией Корректировка по согласованию сторон. Исправительный счет-фактура вводится на основании уже имеющегося счета-фактуры по документу продажи или документу Корректировка реализации с операцией Исправление ошибок. Корректировочный счет-фактура может быть введен к нескольким исходным счетам-фактурам. Счет-фактуру можно заполнить на основании уже выставленного счета-фактуры. Если ввести на основании счета-фактуры другой счет-фактуру, прикладное решение проанализирует введенные ранее документы Корректировки реализации и заполнит по этим данным новый счет-фактуру, приняв решение, является ли он корректировочным или исправительным. Если по документу продажи был введен документ Корректировка реализации, то в нем будет отображаться предупреждение о необходимости ввода счета-фактуры к корректировочному документу. Аналогичное предупреждение о необходимости корректировки будет показано в счете-фактуре. Для корректного отражения в книге покупок и книге продаж реализации по ставке НДС 0 % необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Продажи на экспорт. В этом случае в документах продаж будет доступен выбор налогообложения Продажа на экспорт (ставка НДС 0 %). Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах В соответствии с требованиями ФЗ от 03.04.2017 № 56-ФЗ поддерживается заполнение идентификатора государственного контракта в выставленных счетах-фактурах с 01.07.2017 г. при реализации товаров (работ, услуг). Для заполнения идентификатора госконтракта в формах документов Счет-фактура выданный, Счет-фактура выданный (аванс) (в том числе в формах документов корректировочных счетов-фактур) предусмотрен реквизит Идентификатор госконтракта. Значение идентификатора госконтракта в счетах-фактурах может быть заполнено автоматически или вручную. Алгоритм автоматического заполнения идентификатора контракта в счетах-фактурах: ■ Если поддерживаются платежи в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ в рамках государственного оборонного заказа (установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Поддержка платежей в соответствии с 275-ФЗ), то заполнение идентификатора выполняется из карточки элемента государственного контракта, указанного в договоре.

■ Если не поддерживаются платежи в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ, то значение идентификатора государственного контракта предварительно заполняется вручную в договорах с типом взаимоотношений С покупателем/ заказчиком (поле Идентификатор госконтракта на закладке Основное). Значение идентификатора госконтракта в счетах-фактурах будет заполняться из договора, в рамках которого оформляется реализация товаров и услуг.

Значение идентификатора госконтракта выводится в виде строки Идентификатор государственного контракта договора (соглашения), в следующих печатных формах выставленных счетов-фактур: ■ Счет-фактура; ■ Универсальный передаточный документ (УПД); ■ Универсальный корректировочный документ (УКД).

Печатные формы В документах продажи предусмотрена возможность печати универсального передаточного документа (УПД) со статусом «2». Форма УПД со статусом «2» определяет использование УПД только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни (отгрузка товаров, передача имущественных прав и т. д.). Номер документу присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов

(накладных, актов и т. д.). О порядке применения универсального передаточного документа см. письма ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984 и от 30.05.2014 № ГД-4-3/10380. На основании реализации товаров и услуг можно формировать печатные формы Транспортная накладная (ТН) и Товарно-транспортная накладная (ТТН). Возможность использования этих печатных форм определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Печатные формы, отчеты и обработки – Печатные формы – Товарно-транспортные накладные. Транспортная накладная может быть создана: ■ из табличной части документа Реализация товаров и услуг и формы списка; ■ из документа Задание на перевозку и формы списка; ■ из рабочего места Помощник продаж. Предусмотрена возможность объединения нескольких документов-оснований в одну ТН. Для этого необходимо в табличной части документа нажать кнопку Выбрать – в списке отобразятся ранее созданные ТН с совпадающими значениями реквизитов Организация, Грузоотправитель, Контрагент, Адрес доставки, а затем указать необходимый документ. Групповое создание ТН реализовано из форм списка. Для этого нужно выделить в списке документы и сформировать накладные по команде Печать – Товарно-транспортные накладные. Если в документах-основаниях указаны одинаковые значения реквизитов и настроек Организация, Грузоотправитель, Контрагент, Адрес доставки, то для таких документов автоматически сформируется одна общая ТН. Реквизиты ТТН заполняются на основании реквизитов транспортной накладной. Печатные формы ТН и ТТН доступны как из документов-оснований, так и из форм списка. Аналогичный функционал доступен для следующих документов: Перемещение товаров, Корректировка реализации, Возврат товаров поставщику, Возврат сырья давальцу. Создание ТН для документов Передача давальцу и Передача сырья переработчику осуществляется из задания на перевозку.

Реализация услуг и прочих активов Продажа услуг, не относящихся к основной деятельности предприятия, а также основных средств и нематериальных активов отражается документом Реализация услуг и прочих активов. В части учета расчетов поведение аналогично документу Реализация товаров и услуг. Для документа предусмотрены печатные формы: УПД, ТОРГ-12, Акт об оказании услуг, М-15, Счет-фактура.

Реализация услуг Реализация услуг, не включенных в справочник номенклатуры, отражается с использованием вида операции Реализация. Для каждой услуги указывается произвольное наименование для печати (графа Содержание на закладке Выручка (доходы)). Также для каждой услуги указываются Статья доходов и аналитика, предусмотренная для указанной статьи. Выручка от реализации услуги будет отражена в учете доходов и расходов в соответствии с выбранной статьей (см. главу «Управленческий учет затрат»). Если для продаваемых услуг рассчитана себестоимость, то она может быть отражена постатейно на закладке Себестоимость (Расходы). Для каждой строки себестоимости указываются: ■ статья расходов и соответствующая ей аналитика; ■ статья и аналитика активов и пассивов управленческого баланса; ■ счет регламентированного учета; ■ сумма затрат отдельно по управленческому и регламентированному учету, а также сумма постоянных и временных разниц в соответствии с ПБУ 18.

Реализация внеоборотных активов Продажа основных средств и нематериальных активов отражается с указанием вида операции Реализация внеоборотных активов и может вводиться на основании документов Подготовка к передаче ОС и Подготовка к передаче НМА. Для каждого продаваемого объекта основных средств или нематериальных активов на закладке Выручка (доходы) указывается произвольное наименование для печати (графа Содержание), а также Статья доходов и аналитика, предусмотренная для указанной статьи. Выручка от реализации будет отражена в учете доходов и расходов в соответствии с выбранной статьей (см. главу «Управленческий учет затрат»). На закладке Внеоборотные активы для каждого продаваемого объекта указываются статья и аналитика затрат, в соответствии с которыми будет отражено списание стоимости этого объекта в учете доходов и расходов.

Реализация с отложенным переходом прав собственности Продажа отдельных видов основных средств, подлежащих государственной регистрации, отражается операцией Реализация с отложенным переходом прав. Состояние перехода прав регулируется реквизитом Статус. Значение Передано соответствует состоянию, когда объект основных средств уже передан покупателю, но формальная регистрация перехода права еще не произошла. Статус Реализовано означает полный переход прав собственности. При установке этого статуса обязательна к заполнению дата перехода права. В остальном порядок отражения аналогичен операции Реализация внеоборотных активов.

Закрытие заказов Заказы, по которым закончена работа с клиентом, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если вся планируемая по нему отгрузка осуществлена и все суммы оплаты от клиента получены. В прикладном решении предусмотрена возможность жесткого контроля за состоянием оплаты и отгрузки: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены все обязательства по оплате и отгрузке. Эта возможность определяется установкой функциональных опций Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок и Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи. Все неотгруженные позиции должны быть отменены. Признак отмены может быть установлен автоматически у тех товаров, которые не были отгружены клиенту по заказу. Для этого используется команда Заполнить – Отменить непоставленные строки. При отмене непоставленных строк в заказе учитывается факт отгрузки товаров на ордерном складе. Закрытие заказа с контролем завершения отгрузки теперь возможно только после полного завершения отгрузки на ордерном складе. Если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Причины отмены заказов клиентов, то для каждой строки можно будет указать конкретную причину, по которой товар клиенту не был отгружен. Затем с помощью отчета Причины отмены заказов клиентов можно провести анализ причин отмены. Порядок закрытия заказа зависит от того, контролируется ли процесс выполнения заказа (установлены ли соответствующие опции закрытия заказа): ■ если процесс закрытия заказов не контролируется, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, отгрузки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе отсутствует; ■ если процесс закрытия заказов контролируется, то в документе присутствует дополнительный статус закрытия заказа. Заказы закрываются менеджером вручную. При закрытии контролируется наличие полной оплаты и/ или отгрузки (в зависимости от установленных функциональных опций). Если заказ был отменен клиентом, то для строк заказа устанавливается признак Отменено, указывается причина отмены и заказ также закрывается. Предусмотрена возможность группового закрытия заказов из списка (команда Установить статус). При этом можно автоматически закрыть полностью выполненные заказы, а также невыполненные заказы с отменой непоставленных строк. В целях закрытия заказов, корректировки распоряжений (заказов клиентов), устранения расхождений между заказом и накладной можно использовать Помощник закрытия заказов. Доступ к помощнику выполняется по гиперссылке Закрыть заказ на форме документов Заказ клиенту/Реализация товаров и услуг или из списка заказов клиентов по кнопке Действия – Закрыт. Помощник позволяет обрабатывать большое количество строк одновременно. В рамках помощника закрытия заказов есть возможность: ■ Скорректировать строки мерных товаров – позволяет откорректировать заказ клиента по допустимым отклонениям отгрузки мерных товаров: ○ отменяются строки, остатки по заказу которых входят в рамки допустимых отклонений; ○ увеличивается количество товара в строках, по которым отгрузка превысила заказ в рамках допустимых отклонений. ■ Отменить неотработанные строки по причине: ○ отменяются все строки, по которым не осуществлялась отгрузка и не оформлены накладные. В помощнике по строкам, отмененным в пределах отклонения, будет проставляться предопределенная причина, а по остальным строкам необходимо будет указать причину отмены вручную (одну на все строки). ■ Скорректировать цены: ○ цены по документу Заказ клиента будут приведены в соответствие ценам по документу Реализация товаров и услуг. ■ Установить статус «Закрыт». Поддерживается автоматическая корректировка строк заказа мерных товаров регламентным заданием. Автоматическая корректировка строк распоряжений с отклонениями отгрузки мерных товаров определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров. При установленной опции добавляется фоновое задание, которое корректирует строки заказов клиентов с отклонениями по мерным товарам. Особенности закрытия документов Заказ клиента: ■ при превышении отгрузки по заказам клиентов разрешается превышение условий предоплаты на сумму возможного отклонения мерных товаров; ■ по результату устранения расхождений с использованием помощника закрытия заказов или при автоматической корректировке регламентным заданием будет рассчитана сумма отклонения мерных товаров. Сумма отклонения будет распределена по этапам оплаты заказа. Суммы отклонений авансовых этапов оплаты будут исключены из проверки предоплаты. При любых ручных изменениях в заказе суммы отклонений будут обнулены; ■ при корректировке строк условия предоставления автоматических скидок не перепроверяются, при этом выполняется пересчет скидок в соответствии с измененным количеством.

Помощник продаж Рабочее место Продажи – Помощник продаж предназначено для быстрого оформления оптовых продаж, включая создание необходимых документов информационной базы и подготовку комплекта печатных форм для клиента. Оформление производится последовательно в несколько этапов.

В рамках рабочего места Продажи – Помощник продаж поддерживаются дополнительные возможности для помощи менеджеру в оформлении продажи, например: ■ вывод информации о клиенте (досье партнера); ■ формирование заказов клиентов, реализаций товаров и услуг; ■ создание заявок на возврат товаров от клиента; ■ создание счетов на оплату; ■ создание доверенностей; ■ заполнение товаров по сегменту номенклатуры; ■ прогнозирование рекомендуемого количества продаж клиенту; ■ контроль минимальной суммы заказа в рамках механизма отклонений от условий продажи.

Список документов, которые будут оформлены с помощью помощника продаж, настраивается в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по кнопке Настроить

.

В настройках выбирается вариант оформления документов (Оформить), а также список тех документов, которые могут быть оформлены и распечатаны. Документы будут печататься в соответствии с настроенными для них печатными формами и в том количестве, которое указано для печати комплекта документов. При показе списка возможных документов учитываются установленные функциональные опции. Например, если не используются счета на оплату, то в этом списке счета на оплату показываться не будут и, соответственно, не будут сформированы. Если счета на оплату отключены, то возможна печать счета на оплату из документа Заказ клиента. Если в комплект печатных форм заказа эта форма будет включена, то заказ клиента будет распечатан в виде счета на оплату. Сформированные документы будут показаны на закладке Документы. Список и сумму подобранных товаров можно просмотреть на закладке Корзина. Для оформления документов для нового клиента используется кнопка Новая продажа.

Досье партнера в помощнике продаж При выборе клиента в помощнике продаж выводится информация о клиенте в сокращенном виде: список заказов, сумма задолженности клиента, сумма просроченной задолженности, телефон, электронная почта (раздел Досье партнера, закладка Основное).

Из помощника продаж обеспечивается доступ к списку заказов, оформленных по клиенту (гиперссылка вида Список заказов «Количество заказов» на закладке Основное). В скобках показывается количество активных заказов на сегодня. Такая возможность позволяет изменить существующий заказ или создать новый. Более подробную информацию о клиенте можно получить, сформировав отчет Досье партнера (гиперссылка Подробнее на форме помощника продаж).

Режим заполнения по обеспечению товаров При оформлении Заказа (Заказ + Реализация) в табличной части помощника продаж можно указать один вариант обеспечения для всех строк заказа или для каждой строки заказа – свой вариант обеспечения. Такая возможность определяется настройкой Обеспечение, заданной в форме Настройка, доступной по кнопке

.

При выборе режима Обеспечение – Один вариант обеспечения указывается один вариант обеспечения, который по умолчанию будет заполнен для всех строк заказа в табличной части товаров помощника. Использование такого режима исключает необходимость указания вариантов обеспечения для каждого товара, что упрощает оформление заказов через помощник продаж. Если используется режим одного варианта обеспечения для всех товаров заказа, то в этом случае можно указать дату отгрузки на весь заказ в целом, без разделения строк на разные даты отгрузки (поле Дата отгрузки). При выборе режима Обеспечение – Расширенное для каждого товара будет доступно указание разных вариантов обеспечения и отгрузки. Указание вариантов обеспечения выполняется по кнопке Обеспечение – Заполнить обеспечение на форме помощника продаж. Если в указанном соглашении, в рамках которого оформляется заказ, установлено, что товары по заказу будут обеспечиваться обособленно (флажок Обеспечивать заказы обособленно на закладке Условия продаж в карточке соглашения), то в момент выбора соглашения в помощнике продаж система будет рекомендовать пользователю включить расширенный режим обеспечения товаров.

Формирование заявок на возврат товаров Совместно с формированием документов продажи (заказа клиента или заказа клиента и реализации товаров и услуг) можно создавать заявки на возврат товаров в рамках помощника продаж. Оформление заявок на возврат товаров возможно только при условии, что клиент заказывает новый товар. Формирование заявок на возврат товаров включается флажком Создавать заявку на возврат в форме Настройка помощника продаж. Настройка создания заявок на возврат доступна, если выбран один из вариантов оформления продажи: Заказ или Заказ + Реализация. Создавать заявки на возврат товаров можно в предварительно заданном статусе (На согласовании, К возврату, К выполнению, Выполнена, Отклонена). По умолчанию заявка будет создана в том статусе, который установлен в настройках. При включенной настройке создания заявок на возврат доступна дополнительная колонка Количество (возврат) в табличной части Товары. В колонке указывается количество товара, которое будет возвращено клиентом. Сценарий использования совместного оформления заказа и заявки на возврат товаров:

■ клиент заказывает новый товар, а также хочет возвратить ранее заказанный товар; ■ осуществляется доставка нового товара клиенту и забирается товар, возвращаемый клиентом. Для заявок на возврат товаров поддерживается печать комплекта документов. Настройка печати комплекта документов выполняется в форме Настройка.

Заполнение состава номенклатуры по сегменту номенклатуры Для составления списка разрешенной к продаже номенклатуры необходимо использовать сегменты номенклатуры. В рамках помощника продаж табличную часть Товары можно заполнить всей доступной для продажи клиенту номенклатурой по сегменту номенклатуры, указанному в соглашении с клиентом (поле Сегмент номенклатуры в карточке соглашения). Для заполнения списка товаров по сегменту номенклатуры необходимо установить флажок Предзаполнять список товаров в форме Настройка. Заполнение номенклатуры по сегменту выполняется автоматически при выборе соглашения, по которому указан сегмент номенклатуры. Заполнение состава товаров выполняется без расчета прогнозируемого количества товаров и при условии, что в сегменте номенклатуры не более 300 позиций товаров. Прогнозирование продаж клиенту В рамках помощника продаж поддерживается расчет прогнозируемого количества товаров, которое можно порекомендовать клиенту к заказу. Для расчета прогнозируемого количества товаров необходимо установить флажок Прогнозировать продажу клиенту, выбрать один из способов прогнозирования продаж (поле Способ прогнозирования) и указать период, за который будет собрана статистика продаж клиенту (в форме Настройка). По умолчанию в качестве периода сбора статистики установлено значение «30 дней». Заполнить прогнозируемое количество продаж можно следующими способами: ■ по плану продаж данному клиенту; ■ статистике предыдущих продаж клиенту. При включенной настройке прогнозирования продаж клиенту в табличной части товаров помощника продаж появляется дополнительная колонка Прогноз, заполняемая автоматически количеством продаж, которое можно порекомендовать клиенту к заказу. Для расчета и заполнения прогнозируемого количества обязательно должна быть указана дата следующей отгрузки (поле Дата следующей отгрузки на закладке Основное). Поддерживается автоматическое заполнение даты следующей отгрузки исходя из значения реквизита Частота заказа, заданного в соглашении с клиентом на закладке Условия продаж. В данном реквизите указывается количество дней, через которое будет следующий заказ. Например, если заказ клиента оформляется регулярно, раз в неделю, то достаточно в качестве значения реквизита указать «7 дней». Дата следующей отгрузки рассчитывается как: Частота заказа + Текущая дата. Опираясь на прогнозируемое количество продаж, рассчитанное системой, можно заполнить количество к продаже, необходимое клиенту. Обеспечиваются различные способы заполнения количества к продаже клиенту (колонка Количество) по прогнозируемому количеству. Для этого предусмотрены инструменты в колонке Прогноз:

■ – позволяет заполнить количество к продаже из предыдущего заказа (при способе заполнения по статистике продаж) либо из плана продаж (при способе заполнения по планам продаж). Такая возможность необходима, если клиент заказывает одинаковое количество товаров каждый раз.

■

– позволяет увеличить количество к продаже на количество предыдущего заказа (либо на количество плана продажи).

■ – позволяет заполнить количество товара к продаже по рассчитанному системой количеству. После первого клика в колонке Прогноз показывается количество товара из предыдущего заказа/планов продажи. При повторном клике это количество будет добавлено в колонку Количество, при третьем и последующем кликах количество увеличится на значение, указанное в колонке Прогноз. Также заполнить количество к продаже клиенту по прогнозируемому количеству можно по кнопке Заполнить – По прогнозу в табличной части помощника продаж. Алгоритм расчета прогнозируемого количества по плану продажи клиенту Пример расчета прогнозируемого количества по планам продаж представлен на схеме.

При заполнении прогнозируемого количества По планам продаж данные берутся по планам продаж, периоды которых попадают в период до даты следующей отгрузки, указанной в помощнике продаж. В прогнозировании участвуют планы продаж, сформированные с детализацией по клиенту, которому оформляется продажа. Отбор данных по планам продаж выполняется в соответствии с заданной датой следующей отгрузки и периодом сбора статистики. Алгоритм расчета прогнозируемого количества по статистике продаж Обеспечивается автоматический расчет количества товаров, которое можно порекомендовать клиенту к заказу, на основе данных о предыдущих продажах. Для анализа предыдущих продаж используются данные заказов клиентов. Продажи анализируются, если за указанный период было оформлено не менее двух заказов по данному клиенту. Статистика продаж рассчитывается по товарам, входящим в сегмент номенклатуры, указанный в соглашении с клиентом. Сбор статистики продаж выполняется за предыдущие периоды до текущей даты. На основании данных о продажах клиенту рассчитывается статистика по продажам конкретного товара, вычисляется примерная скорость продажи для каждой номенклатурной позиции клиентом, а также примерный остаток товаров у клиента на складе на текущую дату. Если дата следующей отгрузки не указана в помощнике продаж, то в качестве прогнозируемого количества заполняется количество из предыдущего заказа. Прогнозируемое количество на основе данных о предыдущих продажах рассчитывается как: Среднедневная продажа = Общий объем продаж по предыдущим заказам, попадающим в период сбора статистики / Кол-во дней от самой ранней даты отгрузки заказа, попадающего в период сбора статистики, до даты отгрузки нового заказа; Остаток товара у клиента = Объем продаж предыдущего заказа - Среднедневная продажа * Кол-во дней от даты отгрузки предыдущего заказа до следующей даты отгрузки по заказу; Прогнозируемое количество к заказу = Среднедневная продажа * Кол-во дней до следующей даты отгрузки - Остаток товара у клиента. Пример расчета прогнозируемого количества продажи по статистике продаж представлен на схеме.

Для каждой выделенной строки в табличной части товаров помощника продаж выводится информация о показателях расчета прогнозируемого количества продажи.

Учет тары Тара – это вид запасов, предназначенный для упаковки, транспортировки и хранения продукции, товаров и других материальных ценностей. Возможность учета тары определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка параметров системы – Номенклатура – Разрезы учета – Многооборотная тара. Можно также настроить такой режим работы, при котором будет автоматически формироваться напоминание пользователю о необходимости заполнения информации о таре – если для товара определено, что он поставляется в многооборотной таре. Для обеспечения такого режима работы необходимо установить флажок Предлагать дополнить документы многооборотной тарой. Прикладное решение позволяет оформлять и контролировать следующие операции по учету возвратной тары: ■ рассчитывать необходимое количество и автоматически заполнять информацию о таре при оформлении операций продажи, закупки и др.; ■ передавать клиентам и принимать от поставщиков тару на условиях возврата с указанием ее залоговой стоимости и сроков возврата; ■ оформлять операции выкупа тары, вовремя не возвращенной клиентами, и выкупа тары, вовремя не возвращенной поставщикам; ■ контролировать остатки тары и соблюдение сроков возврата многооборотной тары, переданной клиентам и принятой от поставщиков.

Указание необходимости возврата и определение срока возврата тары Тара может быть продана покупателю или передана на условиях возврата. Эти условия определяются в соглашении об условиях продаж. Если тара по условиям соглашения получена (передана) на условиях возврата, то определяется срок, в который тара должна быть возвращена. Также определяется, необходимо ли выплатить за тару ее залоговую стоимость. При оформлении документов информация о дате возврата тары автоматически рассчитывается и заполняется в документе отгрузки на странице Дополнительно.

Информацию о том, что тара должна быть возвращена и необходим залог за тару, можно уточнить или изменить непосредственно в документе. Если тара не должна быть возвращена, то флажок Вернуть многооборотную тару в документе не устанавливается. В этом случае расчеты по таре производятся аналогично расчетам по продаже товаров.

Оплата и возврат залога Если возвратная тара передается клиенту на условиях залога, то в документах продажи становится обязательным указание залоговых цен (цен за тару). По этим ценам рассчитывается общая сумма залога за тару и планируется к оплате в соответствии с графиком оплаты. Во взаиморасчетах с клиентом сумма залога за тару отдельно не выделяется. Внесение суммы залога за тару оформляется документами Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных ДС. Возврат клиенту залога за тару оформляется документами Расходный кассовый ордер или Списание безналичных ДС.

Заполнение информации о таре в документах Для заполнения информации о таре в документе используется команда Заполнить – Дополнить тарой.

В дополнительном диалоговом окне будет показан один или несколько вариантов подбора тары, оптимальный вариант будет отмечен. Если пользователь не выполнил операцию заполнения тары, то ему будет выдано напоминание об этом при проведении документа (если установлен флажок Предлагать дополнить документы многооборотной тарой в настройках). Общие принципы подстановки тары можно сформулировать следующим образом: ■ если для товара упаковки не используются, то тара определяется в форме номенклатуры. Эта тара и будет предлагаться при заполнении; ■ если в документе выбрана упаковка номенклатуры, то предлагается тара, которая соответствует всей иерархии упаковок. Вверх по иерархии возможна вариативность, поэтому выбирается тара из наиболее близких по вместимости упаковок. Алгоритм заполнения информации о таре в документе следующий: ■ выбираются все товары с указанными упаковками, подсчитывается необходимое количество тары, указанное в упаковках; ■ для товаров с пустой упаковкой по всему дереву упаковок подсчитывается количество тары; ■ для товаров с заполненной упаковкой по ветке дерева с выбранной упаковкой вверх и вниз подсчитывается количество тары; ■ общее количество одинаковой тары по всем товарам суммируется. При суммировании учитывается информация о складе, дате отгрузки и т. д.

Контроль срока возврата и оформление возврата или выкупа тары Для работы с переданной возвратной тарой предусмотрено рабочее место Переданная возвратная тара (раздел Продажи – Возврат и выкуп тары). В рабочем месте Переданная возвратная тара отображается список тары, которая была передана клиентам на условиях возврата, но еще не возвращена. Предусмотрены различные варианты отборов: по сроку возврата, клиенту, менеджеру.

В списке можно отметить те позиции тары, которые возвращаются клиентом, и оформить возврат тары. Если тара испорчена клиентом, то оформляется выкуп тары. Документ Выкуп тары фиксирует тот факт, что тара клиентом выкуплена. После того как будет зафиксирован выкуп, сама тара может быть списана обычным образом, как обычный товар. Информация обо всех оформленных документах возврата и выкупа тары отображается на соответствующих закладках. Предусмотрена также возможность оформления возврата тары при оформлении документа Возврат товаров от клиента. При подборе товаров в документ возврата по одному или нескольким документам реализации в нем появляется отдельная закладка Переданная возвратная тара, где отображается список той тары, которую должен вернуть клиент. Пример По заявке от 29.04.2017 предполагается отгрузка товара в возвратной таре. Стоимость товаров и залог за тару оплачены клиентом 29.04.2017. Тара возвращается клиентом в установленный срок 10.05.2017, после чего клиенту возвращается залоговая стоимость тары.

Анализ переданной возвратной тары Для анализа переданной возвратной тары используются следующие отчеты: ■ Переданная возвратная тара. Отчет показывает текущее состояние переданной возвратной тары и позволяет получить ответы на следующие вопросы: ○ сколько тары в количественном и суммовом выражении еще не возвращено клиентами; ○ когда и какую тару должен вернуть клиент. ■ Ведомость по переданной возвратной таре. Отчет показывает обороты возвратной тары за определенный период. Позволяет получить ответы на следующие вопросы: ○ сколько тары было передано клиентам в начале и в конце периода; ○ сколько тары было возвращено клиентами, а сколько выкуплено. ■ Карточка расчетов по переданной возвратной таре. Контекстный отчет, который позволяет отследить движение тары в конкретном документе: сколько тары и по какой залоговой стоимости передано, сколько тары было возвращено (выкуплено), какие документы по таре были оформлены. Следует отметить, что учет тары производится аналогично учету товаров. То есть точно так же, как для товаров, для тары можно посмотреть остатки на складах, ведомость по движению и т. д. Предусмотрена возможность резервирования тары, обеспечения потребностей в таре и т. д.

Корректировка реализации Прикладное решение позволяет оформить и отследить все этапы корректировки реализации. Предусмотрены следующие варианты корректировки реализации: ■ регистрация и согласование расхождений по результатам приемки товаров клиентом; ■ корректировка продажи с использованием документа Корректировка реализации. Возможность оформления документа Корректировка реализации и корректировочных счетов-фактур определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Корректировка реализаций.

Регистрация и согласование расхождений по результатам приемки товаров клиентом Для регистрации расхождений используется документ Акт о расхождениях после реализации. Возможность использования этого документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Акт о расхождениях после реализации.

В документе обязательно указывается документ Реализация товаров и услуг, в соответствии с которым оформлялась приемка товаров со стороны клиента. Предусмотрена возможность оформления одного акта приемки по нескольким документам реализации. В акте приемки указываются фактические данные по приемке товаров и услуг, фиксируются расхождения и указываются варианты отражения расхождений. На основании данных о расхождениях может быть скорректирован документ реализации или оформлен документ Корректировка реализации. По фактам расхождений на основании акта может быть зафиксирована претензия клиента. В соответствии с характером расхождений дополнительно могут быть оформлены документы Заявка на возврат товаров от клиента (или Возврат товаров от клиента, если заявки не используются) – при необходимости оформления возврата товаров – или документ Реализация товаров и услуг – при необходимости допоставки товаров. Новый акт приемки может быть создан следующими способами: ■ клиентом, работающим в режиме самообслуживания; ■ на основании документа Реализация товаров и услуг. При вводе на основании документа реализации в акте приемки указывается этот документ. Заполняются все основные реквизиты (клиент, соглашение, контрагент и т. д.). Все реквизиты становятся недоступными для корректировки. Табличная часть акта приемки заполняется списком товаров из документа реализации; ■ из списка документов. При вводе нового документа из списка актов приемки доступна возможность ввода одного акта приемки по нескольким документам реализации (кнопка Изменить).

Информация о расхождениях, выявленных при приемке товара клиентом, фиксируется после заполнения информации о документе реализации, которым была оформлена продажа товаров. По результатам отработки расхождений может возникнуть необходимость внести изменения в документ реализации. Эти изменения могут быть зафиксированы в исходном документе реализации Реализация товаров и услуг или в документе Корректировка реализации. Где именно необходимо вносить изменения, определяется настройкой в документе Акт о расхождениях после реализации на закладке Основное. Возможны следующие варианты: ■ Изменить реализацию. Будут внесены изменения в документ реализации. ■ Оформить корректировку реализации (исправление ошибок). Оформляется исправительный документ корректировки реализации, а также исправительный счет-фактура, который исправляет данные в том периоде, когда была оформлена продажа товаров.

■ Оформить корректировку реализации (реализация перепоставленного/возврат недопоставленного товара). Оформляются новые документы корректировки реализации и новый корректировочный счетфактура, которые корректируют данные в том периоде, когда был оформлен акт приемки товаров от клиента. Расхождения могут быть заполнены самим клиентом, работающим в режиме самообслуживания, или менеджером по данным, полученным от клиента.

Предусмотрен следующий порядок регистрации расхождений: ■ В графе Факт указывается количество фактически принятого товара (или объем оказанных услуг). Информация о фактическом количестве товаров может быть заполнена путем загрузки информации о принятых товарах из внешнего файла (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла). Если при расхождениях обнаружены излишки товаров, то информация о новом товаре добавляется в табличную часть Товары. Для добавления используются команды Подобрать товары и Добавить товары. ■ В графе Расхождения автоматически заполняется информация об излишках или недостачах принятого товара. ■ В графе Как отработать расхождения указывается способ отработки расхождений, если он известен клиенту. Клиент может выбрать один из вариантов в зависимости от характера расхождений: требуется ли допоставка товаров; покупается или возвращается перепоставленный товар. Заполнение этой информации не является обязательным, в дальнейшем она может быть уточнена менеджером при согласовании акта. Используя команду Только расхождения, можно оставить в табличной части документа только те строки, по которым есть расхождения. Используя команду Как отработать расхождения в командной строке табличной части, можно установить вариант отработки излишков и недостач для выделенных строк документа, в которых есть расхождения. Возможные варианты регистрации расхождений представлены в таблице 3.3. Таблица 3.3 Вид расхождения

Как отработать

Согласование с клиентом

Оформляемые документы

Клиент согласен принять излишек товара, мы согласны переоформить документы

Оформить

Да

Изменяется документ Реализация товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка реализации) на излишек товара

Клиент не согласен принять излишек товара.

Оформить и вернуть

Да

Изменяется документ Реализация товаров и услуг (или оформляется Корректировка реализации). В документе указывается количество излишне поставленного товара.

Излишки

Клиент возвращает нам излишек товара, документы переоформляются

Дополнительно оформляется документ Возврат товаров от клиента на количество излишне поставленного товара Клиент согласен передать излишек товаров без оформления документов

Вернуть без оформления

Да

Документы не переоформляются, клиент возвращает излишки товара

Мы не согласны с тем, что передали клиенту излишек товара

Не признавать

Нет

Документы не переоформляются, клиент не возвращает излишки товара

Мы признали недостачу и согласны переоформить документы. Дополнительной поставки товара не требуется

Оформить

Да

Изменяется документ Реализация товаров и услуг (или оформляется документ Корректировка реализации) на количество недостающего товара

Мы признали недостачу и согласны допоставить товар клиенту с переоформлением документов

Оформить и допоставить

Да

Изменяется документ Реализация товаров и услуг (или оформляется Корректировка реализации) на количество недопоставленного товара.

Недостачи

Дополнительно оформляется новый документ Реализация товаров и услуг на количество недопоставленного товара Мы признали недостачу и согласны допоставить товар без оформления документов

Допоставить без оформления

Да

Документы не оформляются. Недопоставленный товар отгружается клиенту без оформления дополнительных документов

Мы не признали факт недопоставки товара клиенту

Не признавать

Нет

Документы не переоформляются, товар дополнительно не поставляется

В графе Комментарий (клиента) можно ввести комментарий со стороны клиента. Документ Акт о расхождениях после реализации проводится в статусе Не согласован и передается на согласование менеджеру. Менеджер при согласовании акта приемки выполняет следующие действия: ■ Уточняет вариант оформления расхождений. Если с клиентом не согласован вариант расхождения, то менеджер может установить вариант расхождения Не признавать. ■ Уточняет информацию о добавленной позиции, которая не была зарегистрирована в документе продажи, переданном клиенту. Выбирается соответствующая позиция в списке номенклатуры, уточняются документ реализации, склад и заказ клиента (если реализация была оформлена на основании заказа). ■ Вводит комментарий в поле Комментарий (менеджера). Документ проводится в статусе Отрабатывается. Если по результатам отработки расхождений необходимо дополнительно заказывать недостающий товар, то документ проводится в статусе Обеспечивается. В соответствии с установленным вариантом отработки расхождений и указанным способом отражения будет сформирован список тех документов, которые необходимо оформить по факту расхождений. Список документов, которые должны быть зарегистрированы по результатам отработки расхождений, можно посмотреть и оформить по команде Оформить документы. Список оформляемых документов зависит от выбранного варианта отработки акта. После отработки акта (оформления всех необходимых документов) в документе устанавливается статус Отработано. Пример По заказу клиента от 20.04.2017 товар был отгружен с ордерного склада. В документах на отгрузку весь товар указан как отгруженный, однако фактически товар получен не был. Факт недопоставки регистрируется актом о расхождениях после отгрузки. По результатам инвентаризации на складе данный товар найден и повторно отгружен клиенту.

Пример По заказу клиента от 26.04.2017 в процессе доставки сторонней транспортной компанией товар частично был утрачен. По результатам приемки товара оформляется акт о расхождениях. Покупатель отказывается от допоставки, в связи с чем оформляется корректировка реализации. Утраченный товар списывается. Одновременно с этим отражается задолженность перевозчика.

Оформление документа «Корректировка реализации» Документ Корректировка реализации вводится на основании документа реализации и позволяет отразить следующие операции: ■ исправление ошибок – выставление исправительного счета-фактуры;

■ корректировку по согласованию сторон – выставление корректировочного счета-фактуры; ■ реализацию перепоставленного товара – выставление счета-фактуры на сумму перепоставки; ■ возврат недопоставленного товара – регистрация полученного счета-фактуры на сумму недопоставки. Выбор типа операции в новом документе определяется способом отражения корректировки в регламентированном учете. Зафиксированные расхождения можно отразить как корректировку выручки и складских остатков либо списать на доходы и расходы. Документ Корректировка реализации можно также сформировать из формы списка Продажи – Продажи и возвраты – Корректировки реализации или вводом на основании документов продажи. В документах Корректировка реализации предусмотрена возможность печати универсального корректировочного документа (УКД). Печатная форма УКД доступна в документе Корректировка реализации с видами операций Исправление ошибок, Корректировка по согласованию сторон. Поле Статус УКД принимает следующие значения: ■ «1» – только при наличии корректировочного счета-фактуры. Номер и дата УКД равны номеру и дате корректировочного счета-фактуры; ■ «2» – корректировочный счет-фактура отсутствует, УКД используется в качестве соглашения (уведомления). Номер и дата УКД равны номеру и дате документа корректировки реализации. Рекомендации ФНС России по применению универсального корректировочного документа приведены в письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Пример Клиенту «Протон» 10.06.2017 было отгружено 100 телевизоров по цене 14 000 руб. Однако 30.06.2017 стороны пришли к соглашению о пересмотре цен по данной поставке до 13 500 руб., в связи с чем 30.06.2017 оформляется документ Корректировка реализации и выставляется Счет-фактура корректировочный.

Оформление возврата товаров от клиента Возврат товаров от клиента оформляется с помощью документа Возврат товаров от клиента. Предусмотрены следующие варианты оформления: ■ Возврат от клиента – может быть оформлен с указанием или без указания документа продажи (Реализация товаров и услуг). Сумма возвращенных товаров может быть учтена во взаиморасчетах с клиентом в качестве оплаты других продаж клиенту – с указанием или без указания конкретного заказа клиента. ■ Возврат от комиссионера – может быть оформлен в любой момент времени: как до момента получения от комиссионера отчета о проданных товарах, так и после регистрации факта продажи товаров комиссионером. ■ Возврат от розничного покупателя – оформляется в том случае, если покупатель возвращает товар, проданный в розницу, после закрытия кассовой смены. В документе Возврат товаров от клиента предусмотрена возможность указать себестоимость возвращаемых товаров. Для заполнения данных о себестоимости возвращаемых товаров в табличной части документа Возврат товаров от клиента предусмотрена колонка Себестоимость.

При активизации этого поля открывается диалоговое окно Способ определения себестоимости, в котором можно выбрать один из способов задания себестоимости: ■ Равна стоимости в данной строке. Себестоимость возвращаемого товара считается равной стоимости, указанной в поле Цена текущей строки документа.

■ Определяется из документа продажи. При выборе этого варианта становится доступным поле, где необходимо выбрать документ реализации, которым была зафиксирована продажа возвращаемого товара. Значение себестоимости будет установлено равным тому значению, которое было зафиксировано при продаже товара.

■ Указывается вручную. Можно ввести произвольное значение или заполнить значение себестоимости в соответствии с указанным видом цен.

Себестоимость вводится в валюте управленческого учета, пересчет в валюту регламентированного учета производится автоматически. Все значения себестоимости (Упр. учет с НДС, Упр. учет без НДС, Регл. учет без НДС) могут быть изменены вручную. Для группового указания способа определения себестоимости для нескольких выделенных строк табличной части документа используется команда Заполнить – Заполнить себестоимость. Любой из перечисленных видов возврата (возврат от клиента, возврат от розничного покупателя, возврат от комиссионера) может быть оформлен по предварительно оформленной и согласованной заявке на возврат товаров. С помощью документа Заявка на возврат можно планировать поступление возвращенных товаров на склад, а также оформлять операции по замене возвращаемых товаров. Возможность использования заявки на возврат определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заявки на возврат.

Оформление заявки на возврат товаров Новая заявка на возврат оформляется в списке документов Заявки на возврат товаров от клиента (раздел Продажи). При создании новой заявки можно выбрать вид создаваемой заявки в зависимости от оформляемой операции: Заявка на возврат товаров от клиента, Заявка на возврат от комиссионера, Заявка на возврат от розничного покупателя. Для детализации работы с заявкой используются статусы заявок (На согласовании, К возврату, К выполнению, Выполнена, Отклонена). Перечень используемых статусов заявок на возврат зависит от установленного варианта использования заказов (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов). Если установлен вариант Заказ со склада и под заказ, то будет использоваться полный перечень статусов по заявкам на возврат (возможно резервирование товаров, а также заказ недостающего товара на замену). Если установлен вариант Заказ как счет, то статусы в заявках на возврат не используются (товары на замену не резервируются и не заказываются у поставщика). Если установлен вариант Заказ только со склада, то возможно только резервирование товаров на замену со склада, заказывать недостающие товары нельзя. При рассмотрении процесса работы с заявкой используется вариант работы Заказ со склада и под заказ. Процесс работы с заявкой на возврат можно разбить на несколько этапов: ■ Регистрация новой заявки на возврат. ■ Согласование заявки на возврат. ■ Оформление возврата товаров по заявке. ■ Оформление замены товаров по заявке. Регистрация новой заявки на возврат Новая заявка на возврат может быть оформлена на основании данных о продажах товаров конкретному клиенту. При этом предусмотрено несколько способов оформления заявки на возврат: ■ заявка на возврат может быть оформлена на основании документа реализации; ■ в заявке на возврат могут быть заполнены товары, возвращаемые клиентом, а затем автоматически заполнены документы, которыми оформлялась продажа товаров. Документ Заявка на возврат может быть оформлен и без указания документа реализации. В этом случае информация о клиенте, соглашении, складе и список возвращаемых товаров заполняются вручную в новой заявке. Предусмотрена также возможность заполнения информации о товарах из внешнего файла произвольного формата (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла). На закладке Дополнительно можно заполнить информацию о дате, к которой клиент предполагает вернуть товар (Желаемая дата поступления). При оформлении заявки следует выбрать вариант компенсации при оформлении возврата товаров. Возможны следующие варианты: ■ Вернуть денежные средства. Если выбран данный вариант компенсации, то после оформления возврата товаров оформляется документ Расходный кассовый ордер, с помощью которого фиксируется возврат денежных средств клиенту; ■ Оставить в качестве аванса. Денежные средства клиенту не возвращаются. После оформления возврата товаров денежные средства могут быть зачтены в качестве аванса по любой другой операции. Например, в качестве аванса по заказу клиента или в качестве оплаты накладной на отгрузку; ■ Заменить товары. Если необходимо оформить замену товаров, то дополнительно заполняется информация о товарах, которые будут отгружены покупателю в качестве замены возвращаемых товаров. Эта информация заполняется на закладке Заменяющие товары. Если в качестве замены должен быть отгружен точно такой же товар, то для заполнения списка товаров можно использовать кнопку Заполнить возвращаемыми товарами. На этой же закладке можно заполнить информацию о той дате, когда планируется отгрузить товар клиенту на замену (Желаемая дата отгрузки). Цена для возвращаемых и заменяемых товаров заполняется в соответствии с видами цен, определенными в соглашении, по которому оформляется заявка на возврат товаров. Если цены в соглашении не определены, то они могут быть заполнены по видам цен, определенным для продажи товаров. Если клиенту взамен возвращаемого товара отгружается другой товар, то необходимо зафиксировать информацию о том, как клиент будет производить оплату при замене товара. Эта информация фиксируется в отдельном диалоговом окне, которое открывается по гиперссылке К оплате. Информация об этапах оплаты заполняется автоматически в соответствии с условиями продаж (соглашением с клиентом) аналогично тому, как это реализовано в заказах клиентов. Возможны следующие варианты расчетов с клиентом: ■ Аванс или возврат (до обеспечения) – распоряжение службе логистики на обеспечение товаров, предназначенных для замены. Будет оформлено только после оформления приема возвращенного товара от клиента;

■ Предоплата или возврат (до отгрузки) – распоряжение службе логистики на обеспечение товаров может быть оформлено до момента возврата, однако отгрузка товаров на замену будет производиться только после того, как клиент вернет товар; ■ Кредит или возврат (после отгрузки) – все расчеты с клиентом будут производиться после того, как замененный товар будет ему отгружен. Товар на замену может быть отгружен клиенту до момента возврата им товара. Если сумма, которую клиент должен оплатить за товар, предложенный в качестве замены, превышает стоимость возвращаемого им товара, клиент должен обязательно оплатить разницу в стоимости в соответствии с указанными вариантами оплаты. Например, в качестве замены клиенту был предложен товар на 100 рублей дороже того, который он возвращает. Замена будет произведена только в том случае, если клиент вернет товар и произведет дополнительную оплату. В этом случае в качестве этапа оплаты должен быть установлен вариант Аванс или возврат (до обеспечения) со 100 % оплаты. Согласование заявки на возврат Заявка на возврат считается согласованной, если в ней установлен статус К возврату. Статус К возврату устанавливается в документе автоматически в момент его создания, вне зависимости от функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Согласование заявок на возврат. Если требуется согласование заявки ответственными лицами, то в документе заявки на возврат необходимо установить статус На согласовании и запустить бизнес-процесс согласования. Возможность использования бизнеспроцесса заявки на возврат определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Согласование заявок на возврат. Бизнес-процесс согласования заявки запускается путем ввода на основании заявки (Создать на основании – Согласование заявки на возврат). Перед запуском бизнес-процесса согласования заявки на возврат должны быть определены его участники. Если в заявке на возврат предусмотрена замена товаров и условия по заменяемым товарам отличаются от тех, которые определены в соглашении, то при запуске бизнес-процесса согласования «Заявки на возврат» задачи будут переданы на согласование исполнителям, ответственным за согласование ценовых, финансовых и логистических условий. Для анализа отклонений условий, указанных в заявке, от условий, указанных в соглашении, используется отчет Отклонения от условий продаж. После получения положительного решения о согласовании от всех исполнителей в заявке на возврат будет автоматически установлен статус К возврату. Если заявка не может быть согласована, то для нее устанавливается статус Отклонена. Оформление возврата товаров по заявке Возврат товаров можно оформлять после согласования заявки на возврат. Для оформления возврата товаров по согласованной заявке необходимо в заявке указать предполагаемые даты поступления возвращенных товаров на склад и установить статус К возврату. Дата поступления товаров может быть заполнена вручную или автоматически с помощью команды Еще – Заполнить дату поступления. В качестве даты поступления товаров пользователю предлагается предполагаемая дата их поставки (Желаемая дата поступления на странице Дополнительно). После проведения заявки на возврат со статусом К возврату информация о возвращаемых товарах будет учтена при планировании запасов. Информация о возвращаемых товарах будет учтена в графике движения товаров как планируемое поступление товаров от клиента в соответствии с указанными датами поступления. Информация о такой заявке появится в списке документов Возвраты товаров от клиентов – на странице Распоряжения на оформление. На основании заявки на возврат можно создать документ Возврат товаров от клиента (с помощью команды Оформить возврат товаров). При этом если заявка на возврат была оформлена на основании документа реализации, то информация о документе реализации будет перенесена в документ Возврат товаров от клиента. Сумма возврата в первую очередь уменьшает текущую задолженность клиента. Если заявкой на возврат предполагается замена товара, то в сумму задолженности включается стоимость заменяющих товаров. Задолженность к погашению указывается в списке Взаиморасчеты (открывается по гиперссылке Уменьшен долг клиента). Вариант расчетов в части превышения суммы возврата над погашаемой задолженностью указывается в поле Компенсация: ■ Вернуть денежные средства; ■ Оставить в качестве аванса. Оформление замены товаров по заявке Замену товаров можно оформлять после согласования заявки на возврат. Для оформления замены товаров по согласованной заявке на возврат необходимо в заявке на возврат указать предполагаемые даты отгрузки заменяемых товаров со склада и установить статус К выполнению. Если используется вариант работы с заказами Заказ со склада, то следует установить статус К отгрузке. Вариант обеспечения (Действие) и дата отгрузки могут быть рассчитаны автоматически, аналогично тому, как это происходит в заказе клиента, – с помощью команды Обеспечение – Заполнить обеспечение. При расчете учитывается желаемая дата отгрузки, которая установлена в документе Заявка на возврат товаров. Для товаров, которые нужно отгрузить в качестве замены товаров по заявке, должно быть установлено действие Отгрузить. В заявке на возврат можно не оформлять отгрузку товаров сразу, а сначала выдать распоряжение службе логистики на обеспечение наличия заменяемых товаров на складе (действие К обеспечению). В заявке на возврат можно проконтролировать состояние обеспечения заменяемых товаров аналогично тому, как это оформляется в заказе клиента. При проведении заявки на возврат товаров контролируется выполнение этапов расчета, указанных в заявке. Например, если установлен этап расчета Предоплата или возврат (до отгрузки), то для товаров нельзя будет установить действие Отгрузить до того момента, пока клиент не произведет полный расчет по заявке. Товар будет отгружен, только если клиент произведет расчеты по товарам, которые предлагается отгрузить в качестве замены:

■ вернет товары, которые предлагается заменить; ■ произведет дополнительную оплату, если товар, предложенный в качестве замены, стоит дороже; ■ выплатит полную стоимость заменяемых товаров. После установки статуса Отгрузить хотя бы по одному из товаров в списке на замену документ Заявка на возврат товаров автоматически появится в списке распоряжений, по которым можно производить отгрузку (Распоряжения на оформление в списке Документы продажи). На основании заявки на возврат оформляется документ отгрузки на замену товаров (Реализация товаров и услуг). Отражение ненадлежащего качества товара при возврате товаров от клиента Для оформления возврата бракованных товаров предусмотрен документ Заявка на возврат товаров от клиента (кнопка Возврат товара другого качества). По данной кнопке обеспечивается доступ к табличной части документа, в которой можно указать информацию о ранее отгруженном товаре и возвращаемом товаре другого качества. У строк с бракованным товаром необходимо в поле Номенклатура (в группе Возвращается товар другого качества) установить флажок и выбрать номенклатуру другого качества.

Оформление возврата бракованного товара в документе Возврат товаров от клиента происходит таким же образом, как и в документе Заявка на возврат товаров от клиента. Анализ состояния заявки на возврат Для анализа состояния выполнения заявки на возврат в части возвращенных товаров используется отчет Состояние выполнения. Для тех товаров, которые не удалось отгрузить клиенту в качестве замены, в документе Заявка на возврат товаров следует установить флажок Отменено и выбрать из списка причину, по которой не удалось отгрузить клиенту товар. После того как работы по заявке завершены, в ней устанавливается статус Выполнена. Пример По реализации от 21.04.2017 клиент решает вернуть 1 единицу товара, что отражается заявкой на возврат от 22.04.2017 в статусе На согласовании. Задолженность клиента отсутствует. Заявка проходит согласование (статус К возврату). Клиент возвращает товар на склад с ордерной схемой документооборота 25.04.2017 (оформлен Приходный ордер на товары, статус заявки на возврат – К выполнению). После этого на основании заявки на возврат оформляется документ Возврат товаров от клиента и расходный ордер на возврат денежных средств клиенту.

Оформление возврата товаров от клиента без заявки

Возврат товаров от клиента без указания заявки может быть оформлен как на основании одного или нескольких документов реализации, так и без указания документа реализации. При этом могут быть применены все те способы заполнения табличной части документа, которые были рассмотрены при описании оформления заявки на возврат. Информация о том, что клиент возвратил импортный товар (с определенным номером ГТД и страной происхождения) или товар, принятый на комиссию от комитента, регистрируется в момент проведения документа возврата. Если в документе возврата указан документ Реализация товаров и услуг, по которому была зафиксирована продажа возвращаемого товара, то информация о возвращаемых номерах ГТД заполняется автоматически. Информацию о том, какие товары возвратил клиент, можно посмотреть после проведения документа возврата, выбрав команду Все действия – Открыть виды запасов на командной панели табличной части документа. Если документ реализации неизвестен, то информацию о номерах ГТД, стране происхождения и виде запасов (собственный товар или комиссионный) нужно заполнить вручную, открыв диалоговое окно Виды запасов. При оформлении возврата можно зачесть сумму, которую возвращает клиент, в качестве оплаты других продаж клиенту (по заказу клиента или документу реализации). Для зачета суммы используется гиперссылка Уменьшен долг клиента.

Остаток суммы можно вернуть клиенту (Вернуть денежные средства) или оставить эту сумму в качестве аванса, чтобы зачесть ее при оформлении следующих операций с клиентом. Оплата возвращенных клиентом товаров может быть оформлена путем выдачи ему денежных средств или перечислением денежных средств на его расчетный счет. Платежные документы могут быть введены на основании документа Возврат товаров от клиента. Оформление фактического поступления возвращенных товаров на склад зависит от того, на какой склад возвращается товар: ■ если на складе, на который возвращается товар, используется ордерная схема при поступлении товара, то фактический прием на склад оформляется с помощью документа Приходный ордер на товары; ■ если на складе ордерная схема при поступлении товаров не используется, то фактический прием на склад будет оформлен при проведении документа Возврат товаров от клиента.

Регистрация расхождений при возврате товаров от клиента Возможность регистрации расхождений при возврате товаров от клиента определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Акты о расхождениях после возврата товаров от клиента. Список документов Акты о расхождениях после возврата товаров от клиентов открывается в разделе Продажи – Возвраты и корректировки. Документ Акт о расхождениях после возврата товаров от клиентов может быть оформлен на основании документа Возврат товаров от клиента или из списка документов Акты о расхождениях после возврата товаров от клиентов. Предусмотрена возможность оформления одного акта по нескольким документам Возврат товаров от клиента. В отличие от документа поставки для документа возврата товаров от клиента не предусмотрена возможность оформления документа корректировки. Поэтому все необходимые изменения регистрируются в самом документе Возврат товаров от клиента. Варианты отработки расхождений аналогичны вариантам их отработки в случае поставок товаров от поставщика.

Анализ данных при оформлении оптовых продаж Отчет Валовая прибыль предприятия позволяет оценить прибыльность продаж конкретным клиентам по каждой номенклатурной позиции, а также проверить факты продаж товаров ниже их себестоимости. Отчет Валовая прибыль по полностью оплаченным отгрузкам позволяет определить, какую прибыль с точки зрения оплат принесли менеджеры или подразделения предприятия. Отчет Валовая прибыль по поставщикам позволяет оценить, продажи товаров какого поставщика приносят большую прибыль. Отчет Карта продаж позволяет проанализировать продажи в различных географических регионах. Для формирования отчета требуется предварительно сопоставить информацию в справочнике Бизнес-регионы с географическими регионами. Каждый клиент должен быть отнесен к одному из бизнес-регионов. Отчет Сравнительный анализ показателей работы менеджеров используется для оценки работы сотрудников отдела продаж по различным показателям. Полученная информация может быть полезна для повышения мотивации персонала, поиска иных путей повышения его эффективности.

Отчет Динамика продаж направлен на осуществление укрупненного контроля продаж в рамках выбранной периодичности, что помогает принимать решения по интенсификации или прекращению продаж по отдельным направлениям. Отчеты Динамика просроченной задолженности клиентов и Платежная дисциплина клиентов позволяют оценить состояние и динамику исполнения клиентами своих финансовых обязательств. Это дает возможность выявить наименее надежных клиентов и предотвратить возможное увеличение просроченной дебиторской задолженности. Отчеты Рейтинг продаж двух периодов, Сравнение выручки двух периодов и Сравнение продаж аналогичных периодов отражают изменение различных показателей эффективности в сравнении с прошлыми периодами. Это позволяет определить наиболее перспективные или депрессивные направления деятельности и принять соответствующие решения.

Межфирменные продажи Для предприятий, представленных несколькими юридическими лицами, предлагается механизм, который обеспечивает доступность для продажи товаров, принадлежащих другой организации. Вот один из возможных примеров такой схемы продажи: ■ закупкой товаров на склады предприятия занимается одна фирма (организация) холдинга; ■ продажи товаров могут выполняться той фирмой (организацией) холдинга, которой разрешено продавать товары фирмы-закупщика; ■ в момент продажи конечному покупателю контролируется возможность продажи товаров другой организации в соответствии с настроенной схемой продаж между организациями; ■ документы продажи между фирмой-закупщиком и фирмой-продавцом оформляются по результатам продаж товаров конечному пользователю. Использование механизма межфирменных продаж определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Передача товаров между организациями. В рамках механизма межфирменных продаж обеспечиваются: ■ реализация товаров других организаций; ■ межфирменная передача товаров, в т. ч. по результатам продаж; ■ выбор вариантов и правил межфирменной передачи для случаев продажи и передачи на комиссию; ■ межфирменный возврат, в т. ч. по данным возвратов от клиентов; ■ контроль остатков товаров организаций с учетом правил межфирменных операций; ■ автоматическое заполнение документов межфирменных операций по данным продаж и возвратов; ■ оформление межфирменных продаж в рамках договоров между организациями; ■ выбор способа зачета оплаты (как на стороне комитента, так и на стороне комиссионера); ■ оформление межфирменных операций через посредника (непрямые расчеты).

Правила оформления межфирменных операций Правила оформления межфирменных операций определяют вариант передачи товаров (продажа или комиссия) и возможность использования межфирменных возвратов. Они регистрируются в рабочем месте Финансовый результат и контроллинг – См. также – Настройка передачи товаров между организациями. При настройке передач товаров между организациями можно указать договор между организациями и вид цены (поля Договор и Вид цены). Данные настройки по умолчанию будут использоваться при оформлении документов внутрифирменных продаж в рамках рабочих мест Оформление передач и возвратов и Оформление отчетов по комиссии. Рекомендуется установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Контролировать остатки товаров организаций. При оформлении продажи будут проверяться остатки не только организации-продавца, но и других организаций с возможностью межфирменных продаж. В случае, когда остаток есть только по организации с установленным для нее вариантом передачи товаров Не передается (межфирменные продажи товаров запрещены), проведение документа будет заблокировано. В остальных случаях реализация пройдет успешно, и позднее согласно выбранному варианту можно будет оформить документы Передача товаров между организациями.

Виды цен передачи В списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Цены и скидки – Виды цен для любого элемента можно установить признак использования При передаче между организациями. Этот вид цены будет доступен для выбора при оформлении документов межфирменных операций как цена передачи. Если признак установлен только для одного вида цен, он будет подставляться автоматически.

Договоры между организациями Внутрифирменные продажи можно оформлять в рамках договоров между организациями. Договоры между организациями регистрируются в списке Финансовый результат и контроллинг – Товародвижение между организациями – Договоры между организациями.

Использование договоров между организациями определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Договоры между организациями. Договоры между организациями могут быть двух типов (поле Тип): ■ Договор купли-продажи – в рамках такого договора можно отражать операцию продажи товаров в другую организацию. Договор заключается между организацией-поставщиком и организацией-покупателем. ■ Договор комиссии – в рамках такого договора можно отражать операцию передачи товаров на комиссию в другую организацию. Договор заключается между организацией-комитентом и организацией-комиссионером. Договоры между организациями можно использовать при оформлении следующих документов продажи между организациями (поле Договор): ■ Передача товаров; ■ Отчет по комиссии между организациями о продажах; ■ Отчет по комиссии между организациями о списании; ■ Возврат между организациями. Для расчетов между организациями договоры между организациями можно использовать в качестве объектов расчетов в платежных документах при оформлении следующих операций: ■ Оплата другой организации (документы Заявка на расходование ДС/Списание безналичных ДС, Расходный кассовый ордер). ■ Поступление от другой организации (документ Поступление безналичных ДС, Приходный кассовый ордер). ■ Погашение дебиторской и кредиторской задолженности (документ Взаимозачет задолженности). ■ Списание дебиторской и кредиторской задолженностей, возникших при оформлении хозяйственных операций между организациями предприятия (документ Списание задолженности).

Оформление документов между организациями Оформление продажи товаров от имени другой организации не отличается от реализации собственных товаров. Если у организации-продавца нет необходимого количества, система автоматически спишет недостающие товары с организации, для которой в настройках передачи разрешены межфирменные операции. Для оформления документов между организациями предусмотрено рабочее место Финансовый результат и контроллинг – Товародвижение между организациями – Документы между организациями (все). В рамках рабочего места можно оформлять документы с соответствующими типами хозяйственных операций: ■ документ Передача товаров между организациями (Реализация товаров в другую организацию, Передача на комиссию в другую организацию); ■ документ Отчет по комиссии между организациями (Отчет по комиссии между организациями); ■ документ Отчет по комиссии между организациями о списании (Отчет по комиссии между организациями о списании); ■ документ Возврат товаров между организациями (Возврат товаров между организациями, Возврат товаров по комиссии между организациями). В рамках рабочего места хранятся все оформленные документы (передачи товаров между организациями, отчеты по комиссии между организациями, возвраты товаров между организациями) и соответствующие им хозяйственные операции, отраженные этими документами. Новые документы между организациями создаются в общем журнале документов. Если в списке присутствует много видов документов, то они показываются в виде раскрывающегося меню: сначала вид документа, а затем хозяйственная операция. При создании нового документа в нем автоматически устанавливаются выбранный вид документа и выбранная хозяйственная операция. В журнале документов можно настроить список используемых документов (гиперссылка Настроить). Отобрать список используемых документов можно как по хозяйственным операциям (режим По хоз. операциям), так и по видам документов, которыми оформляются хозяйственные операции (режим По видам документов) – форма Выбор хозяйственных операций и документов.

В шапке рабочего места по результатам отбора используемых документов будет показываться надпись о количестве выбранных документов и хозяйственных операций (например, «Показаны 2 хоз. операции по 2 документам»). Если выбран только один вид документа, то при создании нового документа будет отображаться только список возможных хозяйственных операций этого документа. Из общего списка документов между организациями можно перейти к рабочим местам по оформлению документов между организациями на основании ранее выписанных распоряжений. Переход к рабочим местам выполняется по соответствующим гиперссылкам: ■ Передачи – обеспечивается переход к рабочему месту по оформлению документов Передача товаров между организациями; ■ Отчеты по комиссии – обеспечивается переход к рабочему месту по оформлению документов Отчеты по комиссии между организациями о продажах, Отчет по комиссии между организациями о списании. Возврат в общий журнал документов между организациями выполняется по гиперссылкам Документы между организациями (оформленные отчеты по комиссии) и Документы между организациями (оформленные передачи товаров). Передача товаров между организациями При создании документа Передача товаров между организациями необходимо выбрать одну из хозяйственных операций: Реализация товаров в другую организацию или Передача на комиссию в другую организацию. Это зависит от того, какой способ передачи нужно использовать при передаче товаров между организациями: продажу или передачу на комиссию. Будет создан новый документ Передача товаров между организациями, в котором будет установлен соответствующий вид операции в зависимости от выбранного вида создаваемого документа. В новом документе необходимо заполнить список товаров, которые нужно передать в другую организацию, и цены, по которым товар передается.

При заполнении списка товаров можно подобрать те товары, которые имеются в остатках организации-отправителя, и передать их в другую организацию. Предусмотрена также возможность заполнить список товаров отрицательными остатками, которые имеются у организации-получателя. Следует отметить, что отрицательные остатки у организации-получателя могут возникнуть только в том случае, если в торговом предприятии не используется схема «Интеркампани» и организациям позволено отгружать товар «в минус» (флажок Контролировать остатки организаций не установлен). При передаче товаров между организациями предусмотрена возможность сохранения информации о назначении товара. Пример Клиент заказывает товар у одной организации, этот товар заказывается у поставщика под конкретный заказ клиента. При передаче товаров в другую организацию информацию о заказе клиента можно сохранить, указав ее в поле Назначение. При выборе назначения открывается форма, в которой можно выбрать обособленный товар, зарезервированный под конкретное назначение.

Выбор назначения производится вручную из списка Все обособленные заказы. Выбор назначения возможен только при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Обеспечение потребностей – Не контролировать превышение обособленного обеспечения. Контроль указанного в документе назначения производится в момент проведения документа. На закладке Дополнительно можно заполнить всю необходимую информацию по доставке товаров в другую организацию (адрес доставки, доверенность) и указать информацию о дате платежа и виде оплаты. Оформленные документы передачи товаров можно распечатать для организации-продавца (форма ТОРГ-12) и для организации-получателя (форма М-15). Также по документу передачи можно зарегистрировать счет-фактуру. Помощник формирования передач и выкупов Помощник предназначен для автоматического пакетного формирования передач товаров между организациями и выкупов товаров с ответственного хранения по дням или по месяцам для покрытия потребностей ранее проданных товар по схеме межфирменных продаж или схеме приема на ответственное хранение с правом продажи. Помощник можно вызвать из следующих мест: ■ из раздела Финансовый результат и контроллинг – Сервис - Помощник формирования передач и выкупов; ■ из списка Финансовый результат и контроллинг – Товародвижение между организациями - Передачи товаров к оформлению; ■ из списка Закупки – Закупки – Выкупы к оформлению.

При формировании документов с разбивкой по месяцам обеспечивается общая потребность в товарах, проданных за месяц. Внутри месяца допустимы отрицательные остатки по товарам организации на конец дня, однако это не влияет на корректность расчета себестоимости и закрытия месяца. В случае формирования документов с разбивкой по дням обеспечивается потребность товаров за каждый день и отрицательных остатков по товарам организации на конец дня не будет. Помощник состоит из трех шагов: ■ На первом шаге помощника выполнятся анализ межфирменных продаж и продаж товаров, принятых на ответственное хранение, за указанный период. На этом шаге также выбирается режим разбивки документов (по месяцам или по дням) . Дополнительно можно установить отбор по номенклатуре. По результатам анализа формируется список организаций-получателей, по которым требуется сформировать документ с указанием вида запасов. Дальнейшие действия будут применяться к выбранной организации и виду запасов. ■ На втором шаге помощника определяется, какие документы будут формироваться (только Передачи между организациями, только Выкупы товаров на хранении или оба вида документов). При необходимости можно настроить приоритеты выбора организаций-отправителей. ■ На третьем шаге создаются документы передачи. В процессе формирования документов контролируются ошибки, которые могут препятствовать проведению документов, в частности отсутствие установленных цен для отдельных позиций номенклатуры. Такие позиции можно исключить из формирования документов или перейти к установке цен. После формирования документов производится проверка покрытия потребностей по результатам оформления документов. Если у организаций-отправителей недостаточно собственных товаров и требуется оформление передач или выкупов от других организаций, то эти организации также включаются в список и происходит переход к повторному формированию документов. Отчет по комиссии между организациями Документ Отчет по комиссии между организациями оформляется после продажи товара, полученного на комиссию от другой организации. Если настройка межфирменной передачи предусматривает комиссионную схему, продавец (организация-комиссионер) после реализации должен не только оформить передачу товаров на комиссию, но и отчитаться перед владельцем товара (организацией-комитентом). При формировании нового документа список проданных или возвращенных клиентом товаров и прочие реквизиты заполняются автоматически. Если организацией-комитентом предоставляется услуга по комиссионному вознаграждению, то при оформлении отчета по комиссии между организациями можно указать один из способов выплаты комиссионного вознаграждения (раздел Способ выплаты на закладке Комиссионное вознаграждение): ■ Отдельным платежом – фактическая оплата комиссионного вознаграждения комиссионеру отражается отдельными платежными документами и не удерживается из суммы выручки (продажи). При использовании данного способа предоставляются следующие возможности: ○ зачет платежей по комиссионному вознаграждению как на стороне комитента, так и на стороне комиссионера (команды Зачет оплаты); ○ оформление ряда платежных документов с целью отражения поступления и оплаты комиссионного вознаграждения комиссионеру (документы Заявка на расходование ДС, Поступление безналичных ДС, Списание безналичных ДС). ■ Удержать из суммы выручки – сумма комиссионного вознаграждения (поле Сумма вознаграждения) будет автоматически удержана из суммы, по которой организация-комиссионер реализовала товары комитента конечному клиенту (поле Сумма продажи). В этом случае не требуется вводить платежные документы на комиссионное вознаграждение. Движения по регистрам и заполнение печатных форм для организации-комитента выполняются аналогично документу Отчет комиссионера о продажах, для организации-комиссионера – аналогично документу Отчет комитенту о продажах. По данным документа организация-комитент может выставить счета-фактуры на проданные товары, которые для организации-комиссионера автоматически зарегистрируются как счета-фактуры полученные. Организациякомиссионер со своей стороны может выставить счет-фактуру на комиссионное вознаграждение, который зарегистрируется как полученный организацией-комитентом.

Расчеты через посредника Расчеты между организациями можно вести и через посредника. Ведение расчетов через посредника определяется установленным флажком Посредник в документах внутрифирменных продаж. При установленном флажке в документах внутрифирменных продаж появляется возможность указать договоры (поле Договор) с посредником (контрагентом). Договоры выбираются из списка Договоры с контрагентом. На выбор доступны только договоры с типами взаимоотношений С покупателем/заказчиком, С поставщиком/исполнителем, С комиссионером, С комитентом. Договоры с поставщиками/покупателями (комитентами/комиссионерами) в случае ведения расчетов через посредника доступны для выбора в тех же документах, что и договоры между организациями (документы передачи товаров, отчеты по комиссии, возвраты и т. п.). Договор с поставщиком/покупателем (комитентом/комиссионером) также можно указывать в качестве объекта расчетов при оформлении платежных документов аналогично договорам между организациями.

Оформление перемещения денежных средств между организациями В прикладном решении предусмотрена возможность оформления перемещения между кассами и расчетными счетами различных организаций. Документы перемещения денежных средств могут быть оформлены на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств или без оформления распоряжений. Документы перемещения денежных средств оформляются в момент возникновения необходимости в перемещении ДС между организациями. Также они могут оформляться в качестве документов расчетов за переданные в другую организацию товары. Оформленная заявка будет отражена в платежном календаре. Финансист после анализа возможности оформления данной операции согласовывает заявку и отправляет ее на утверждение руководителю предприятия. Информация о стадиях прохождения распоряжения отражается в поле Статус. Если на предприятии не используются процессы согласования и утверждения распоряжения, то можно сразу установить статус К оплате в оформляемом документе. Передача наличных денежных средств из одной организации в другую оформляется двумя документами:

■ Расходный кассовый ордер – с указанием вида операции Оплата другой организации; ■ Приходный кассовый ордер – с указанием вида операции Поступление от другой организации. Операция списания денежных средств с расчетного счета одной организации и зачисления ДС на расчетный счет другой организации оформляется также двумя документами: ■ Списание безналичных денежных средств – с указанием вида операции Оплата другой организации; ■ Поступление безналичных денежных средств – с видом операции Поступление от другой организации. Документ Списание безналичных денежных средств распечатывается в виде исходящего платежного поручения и передается в банк. В соответствии с данными, указанными в платежном поручении, производится списание безналичных денежных средств с расчетного счета плательщика (расчетный счет одной организации). В документе устанавливается признак Проведено банком. Зачисление денежных средств на расчетный счет получателя (другой организации) производится при указании признака Проведено банком в документе Поступление безналичных денежных средств. По результату проведения на формах входящего/исходящего платежей показывается гиперссылка на зеркальный платеж (документы Поступление безналичных денежных средств/Списание безналичных денежных средств) или информационная надпись «Поступление безналичных денежных средств не найдено»/«Списание безналичных денежных средств не найдено», если не найдено соответствие реквизитов документов поступления и списания денежных средств (реквизит Соответствует на форме документов списания и поступления).

Поиск зеркального платежа осуществляется по следующим реквизитам документов списания и поступления безналичных ДС: ■ Организация; ■ Договор; ■ Банковский счет; ■ Сумма документа; ■ Валюта; ■ Хозяйственная операция (Оплата другой организации и Поступление от другой организации); ■ Дата и Номер по банку. При ручном редактировании входящего или исходящего платежей система предлагает автоматически найти зеркальный платеж и привести его в соответствие, уведомляя об этом пользователя сообщением.

Помощник исправления остатков товаров организаций Помощник исправления остатков товаров организаций предназначен для диагностики и корректировки ошибок ведения учета в разрезе организаций. Данные проблемы могут возникать, в частности, при вводе и корректировке документов поступления и реализации задним числом. Следует отметить, что при стандартном перепроведении документов не происходит перезаполнения видов запасов (информации о поставщике, ГТД и т.

д.) при вводе новых документов поставки задним числом, то есть датой меньше текущей даты. При необходимости внесения изменений в распределение видов запасов после корректировки документов необходимо использовать Финансовый результат и контроллинг – Сервис – Помощник исправления остатков товаров организаций.

Работа помощника реализована пошагово. Для перехода к следующему шагу используется кнопка Далее. Для возврата к предыдущему шагу работы помощника используется кнопка Назад. Шаг 1. На первом шаге работы помощника диагностируется наличие отрицательных остатков товаров организаций и наличие «развернутого» сальдо в разрезе видов запасов и номеров ГТД товаров. Перед началом работы помощника следует указать период, за который нужно диагностировать и корректировать остатки организаций. Диагностика может производиться по всем организациям (организация в помощнике не указывается) или отдельно по каждой конкретной организации. Указанные в помощнике ссылки показывают, что существуют отрицательные остатки и имеется «развернутое» сальдо в разрезе видов запасов и номеров ГТД. Перейдя по соответствующим гиперссылкам, можно получить подробные отчеты, в которых показываются отрицательные остатки организаций и «развернутое» сальдо. Отрицательные остатки организаций контролируются по организациям на конец месяца (по всем месяцам выбранного периода), при этом начальный остаток на начало месяца не должен быть равен конечному остатку. Также проверяется наличие отрицательного остатка товаров без учета организаций на конец месяца (сумма остатков товаров по всем организациям). Для контроля «развернутого» сальдо проверяется одновременное наличие положительных и отрицательных остатков по видам запасов и номерам ГТД по товарам в разрезе организаций и складов. Шаг 2. Второй шаг работы помощника появляется в том случае, если диагностированы отрицательные остатки товаров организаций. По результатам диагностики отрицательных остатков программа предлагает следующие варианты решения: ■ если в результате диагностики выявлены отрицательные остатки, которые можно исправить путем оформления передачи товаров между организациями, то будет предложено оформить передачи товаров между организациями, не выходя из помощника. В отдельной табличной части показывается список организаций, между которыми нужно оформить передачу товаров. Для ввода нового документа передачи между организациями используется кнопка Оформить передачу; ■ если в результате диагностики выявлены отрицательные остатки товаров организаций, которые не могут быть исправлены передачами с других организаций, то предлагается оформить недостающие поступления товаров. Для устранения данной проблемы выводится список отрицательных остатков товаров в разрезе организаций, по которым нужно оформить документы поступления. Если на предприятии настроена схема «Интеркампани», то продажа товаров другой организации в рамках «Интеркампани» не будет фиксироваться как отрицательный остаток организации. Информация о таких продажах фиксируется отдельно, и на основании этих данных оформляются передачи товаров между организациями. Шаг 3. Третий шаг работы помощника появляется только при наличии «развернутого» сальдо по видам запасов и номерам ГТД. Пользователю предлагается выбрать один из двух вариантов перепроведения документов: ■ автоматическое перепроведение документов, по которым образовалось «развернутое» сальдо, с перезаполнением табличной части Виды запасов документов; ■ перепроведение всех документов с восстановлением правильной последовательности списания видов запасов (как если бы документы вводились заново в правильной последовательности). Перезаполнение табличной части Виды запасов документов производится в соответствии со следующей методикой: ■ если ведется обособленный учет, то в первую очередь перезаполняются документы с обособленным учетом видов запасов. Автоматически определяются документы, которыми могут быть списаны «обособленные» виды запасов (по сделке, по менеджеру или по подразделению);

■ документы сортируются по принципу «значимости количества». Определяются документы, которые привели к максимальному отрицательному остатку. Такие документы перезаполняются в первую очередь; ■ при перезаполнении в первую очередь подбираются виды запасов с номерами ГТД, указанными в документах реализации (для минимизации изменений в номерах ГТД); ■ при перезаполнении подбираются виды запасов с аналогичным типом запасов (для минимизации изменений в движении комиссионных товаров). Перепроведение документов выполняется после нажатия кнопки Далее на третьем шаге работы помощника и подтверждения пользователя. Шаг 4. На четвертом шаге работы помощника даются рекомендации после перепроведения документов. Прикладное решение информирует о тех документах, которые были перепроведены. Можно посмотреть этот список и проанализировать детальную информацию о том, в каких документах были перезаполнены виды запасов. Отдельно программа информирует о документах отгрузки, в которых были изменены номера ГТД. Если по документу реализации, в котором изменился номер ГТД, уже был сформирован счет-фактура, то программа предлагает пользователю выполнить дополнительные действия по корректировке данных: ■ сформировать печатную форму списка перепроведенных документов (будут напечатаны счета-фактуры для документов Реализация товаров и услуг и Корректировка реализации); ■ сформировать исправительные счета-фактуры; ■ напечатать измененные (исправительные) счета-фактуры; ■ сформировать задания для менеджеров по продажам – связаться с клиентами и передать им измененные счета-фактуры. Красным цветом гиперссылки в помощнике выделяется список документов, которые не удалось перепровести. Необходимо открыть этот список, посмотреть диагностику ошибок проведения и исправить эти ошибки. Для завершения работы помощника нужно нажать кнопку Готово. После завершения работы помощника по исправлению отрицательных остатков товаров организаций можно произвести дополнительный анализ межфирменных продаж с помощью отчетов.

Анализ межфирменных продаж Предусмотрены различные отчеты, которые позволяют контролировать остатки товаров различных организаций, входящих в состав торгового предприятия, а также внутренние перемещения между организациями; анализировать и контролировать внутрифирменные расчеты; контролировать своевременность оформления документов по межфирменным продажам. Для контроля и анализа остатков товаров организаций используются отчеты, которые находятся в разделе Финансовый результат и контроллинг: Ведомость по товарам организаций, Продажи между организациями, Расчеты между организациями, Товары на комиссии. Кроме того, предусмотрена возможность проконтролировать прибыль, полученную от перепродажи товаров другой организации, и провести анализ доходов и расходов межфирменных продаж. Для этой цели используются отчеты Валовая прибыль предприятия (раздел Продажи) и Доходы и расходы, финансовый результат (раздел Финансовый результат и контроллинг). С помощью этих отчетов можно получить ответы на различные вопросы по оформлению межфирменных продаж. Приведем несколько примеров. ■ Как посмотреть, на каких складах находятся товары, владельцем которых является конкретная организация: ○ использовать отчет Ведомость по товарам организаций; ○ в настройках отчета указать организацию, остатки которой нужно проконтролировать. Будет показан список складов с хранящимися остатками товаров, владельцем которых является указанная организация. Информация о текущем остатке будет показана в графе Конечный остаток. ■ Как посмотреть остаток товаров, доступный для продажи от имени конкретной организации, на складах предприятия: ○ использовать отчет Доступные для продажи товары организаций (вариант отчета Ведомость по товарам организаций); ○ в настройках отчета установить флажок в поле Организация и указать в поле выбора конкретную организацию, остатки которой нужно проконтролировать. В графе Доступно для продажи будет показано то количество товаров, которое доступно для продажи с различных складов от имени конкретной организации. При расчете количества товаров будут также учтены остатки товаров других организаций, которые может продать данная организация, с учетом схемы «Интеркампани». ■ Какое количество товаров может быть продано без НДС, от имени какой организации и с какого склада следует оформить такую продажу: ○ выбрать вариант отчета Доступные для продажи товары организаций; ○ в настройках отчета установить флажок в поле Налогообложение и указать в поле выбора значение Не облагается НДС. Будет показан список товаров, которые доступны для продажи без НДС. В графе отчета Доступно для продажи будет показано то количество товаров, которое доступно для продажи от имени конкретной фирмы с конкретного склада. Данные в отчете формируются на основе анализа учетной политики организации. Для каждой организации анализируется учетная политика – как в части системы налогообложения (общая или упрощенная), так и в части применения ЕНВД для розничных складов в розничной торговле. Расчет количества товаров, доступных для продажи, может производиться с учетом или без учета схемы «Интеркампани»: ○ если в настройках отчета в поле Учитывать передачи запасов других организаций установлено значение Да, то при расчете количества товаров, доступных для продажи, учитываются те товары другой организации, которые могут быть проданы от имени данной организации в рамках «Интеркампани»;

○ если в настройках отчета в поле Учитывать передачи запасов других организаций установлено значение Нет, то показываются только остатки конкретной организации, без учета схемы «Интеркампани». ■ Как проконтролировать правильность указания номеров ГТД при продаже импортных товаров: ○ использовать отчет Контроль номеров ГТД товаров; ○ в настройках отчета установить флажок в поле Организация и указать конкретную организацию, остатки ГТД которой нужно проконтролировать. В списке будут показаны только те товары, для которых ведется учет в разрезе ГТД (в карточке номенклатуры установлен флажок Вести учет по ГТД). С помощью этого отчета можно проконтролировать правильность списания номеров ГТД, то есть определить товары, у которых имеется отрицательный конечный остаток ГТД (количество отгруженных товаров по указанному номеру ГТД больше, чем количество поступивших номеров ГТД). С помощью этого варианта отчета можно также вывести список импортных товаров, для которых не указаны номера ГТД при поступлении и отгрузке: ○ в расширенных настройках отчета установить флажок в поле Номера ГТД; ○ в поле Равно выбрать значение Не заполнено; ○ будет показан список товаров, для которых предусмотрен учет по ГТД (в карточке товара установлен флажок Вести учет по ГТД), но номер ГТД для которых не указан ни при оформлении поступления, ни при оформлении отгрузки. С помощью этого варианта отчета можно также проконтролировать движение товаров по конкретному номеру ГТД или поставку товаров из конкретных стран происхождения. Для этого в настройках отчета следует установить отбор по конкретному номеру ГТД или конкретной стране происхождения. ■ Как посмотреть, какое количество товаров определенной группы поступило в организацию и от имени каких организаций этот товар был продан: ○ использовать вариант отчета Ведомость по товарам организаций; ○ в расширенных настройках отчета установить флажок в поле Номенклатура, указать вариант выбора В группе и в поле выбора указать конкретную группу номенклатуры. Будет показан список товаров выбранной группы. Для каждого поступления и расхода товаров будет указана та организация, на которую было оформлено поступление, и список тех организаций, от имени которых оформлялся расход товаров со склада. В быстрых настройках отчета можно установить дополнительный отбор по конкретному складу, чтобы проанализировать движение товаров в разрезе организаций на конкретном складе. ■ Как вывести список товаров, по которым необходимо оформить передачи товаров между организациями: использовать отчет Оформление передач товаров (вариант отчета Товары на комиссии). Будет показан список товаров, которые были проданы от имени другой организации в соответствии с настроенной схемой «Интеркампани»: ○ в поле Остаток к оформлению будет показано количество товаров, по которым не оформлены передачи между организациями на дату конца периода, указанного в отчете; ○ в поле Оформлено будет показано количество товаров, по которым уже оформлены передачи между организациями за период, указанный в отчете. ■ Как посмотреть список товаров, которые были переданы на комиссию другой организации, но за продажу которых организация еще не отчиталась: выбрать отчет Оформление отчетов на комиссию (вариант отчета Товары на комиссии). Информация в отчете будет представлена в виде «шахматки»: ○ по вертикали – список организаций, которые являются комитентами, то есть тех, которые передали товар на комиссию другим организациям. Для каждой организации-комитента будет показан список товаров, которые были переданы другой организации (комиссионеру) и были проданы организацией-комиссионером; ○ по горизонтали – список организаций, которые являются комиссионерами, то есть тех, которым были переданы товары на комиссию от имени других организаций. В графах «шахматки» для каждого товара показывается следующая информация: ○ Остаток к оформлению – информация о том, по каким товарам – переданным на комиссию и проданным – организация еще не оформила отчеты по комиссии. Остаток к оформлению формируется на дату конца периода, указанного в отчете. Показывается количество товаров, по которым нужно оформить отчеты, и сумма, за которую организация-комиссионер должна отчитаться перед организацией-комитентом. В качестве суммы выводится сумма продажи товаров организации-комитента организацией-комиссионером с учетом всех предоставленных скидок и наценок при продаже товаров клиентам; ○ Оформлены отчеты – информация о том, по каким товарам организация-комиссионер отчиталась перед организацией-комитентом за указанный в отчете период. Показывается количество товаров, за которые уже отчитались, а также сумма, за которую товар был продан и за которую отчитались перед организацией-комитентом. ■ Как посмотреть, сколько в организации осталось товаров, переданных ей на комиссию другими организациями: ○ выбрать отчет Товары на комиссии; ○ в поле Комиссионер выбрать ту организацию, остатки комиссионных товаров которой нужно посмотреть. В сформированном отчете будет показана следующая информация: ○ в колонке Комитент/Номенклатура будет показан список организаций-комитентов, товары которых имеются в выбранной организации, а также список комиссионных товаров для каждой организации-комитента; ○ для каждого товара будут показаны количество и сумма остатка в графе На комиссии; ○ в графе Продано будут показаны количество и сумма комиссионных товаров, полученных от организаций-комитентов и проданных за тот период, который указан в настройках отчета. ■ Как проанализировать доходы и расходы, полученные при перепродаже товаров между собственными организациями:

○ выбрать отчет Доходы и расходы; ○ в расширенных настройках отчета установить флажок в поле Показывать продажи и выбрать вариант Только продажи между организациями. В отчете будут показаны выручка и себестоимость продаж по результатам продаж между собственными организациями. ■ Как проанализировать внутренние перемещения денежных средств между организациями: выбрать отчет Контроль операций с денежными средствами. В отчете необходимо произвести отбор по типу контроля операций внутреннего перемещения между организациями. В отчете будет показана информация о перечислении наличных и безналичных средств между организациями торгового предприятия по внутренним распоряжениям на перемещение денежных средств. Те распоряжения, которые выполнены не полностью (расход с одной организации был, а приход на другую организацию не зафиксирован), будут отмечены желтым цветом. ■ Как проконтролировать текущее состояние задолженности между организациями: выбрать отчет Расчеты между организациями. Отчет представлен в виде «шахматки». На пересечении клеток таблицы показывается долг одной организации по отношению к другой. Если взаиморасчеты между организациями ведутся в различных валютах, то сумма долга по каждой валюте будет показана отдельно.

Комиссионные продажи Возможность использования передачи товаров на комиссию определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Комиссионные продажи. При установке этой функциональной опции обеспечивается поддержка продажи по договору комиссии на стороне комитента. Комитент – сторона в договоре комиссии, поручающая другой стороне (комиссионеру) совершить за вознаграждение (комиссию) одну или несколько сделок с товарами. Автоматизация деятельности комитента охватывает следующие операции: ■ использование типовых и индивидуальных правил передачи товаров на комиссию; ■ управление полномочиями на отклонение от утвержденных правил при оформлении документов передачи на комиссию; ■ регистрация заключенных с комиссионерами договоров; ■ выставление комиссионеру коммерческого предложения; ■ регистрация и согласование в заказе комиссионера взаимных обязательств; ■ регистрация документов передачи товаров на комиссию в складском и финансовом учете; ■ регистрация отчета комиссионера о продажах и о списании переданных ему товаров; ■ выставление счетов на оплату на основании отчетов комиссионера; ■ согласование условий и возврат товаров от комиссионера; ■ ведение расчетов с комиссионером сводно по договору или детально по каждому отчету комиссионера; ■ анализ состояния расчетов, задолженности и сроков исполнения финансовых обязательств комиссионера.

Правила передачи товаров на комиссию Правила передачи товаров на комиссию фиксируются в списке Соглашения об условиях продаж с видом операции Передача на комиссию. Он позволяет не только устанавливать правила работы с комиссионером, но и контролировать их выполнение. Указание соглашения при оформлении комиссионных продаж является обязательным. В отличие от реализации клиенту, при передаче на комиссию ценовые условия в соглашении определяют залоговую цену передачи товаров, а не цену реализации. Продажу переданных товаров комиссионер может оформить по любой цене. По этой же причине здесь отсутствуют условия по скидкам. Кроме того, в список реквизитов соглашения добавлены параметры комиссионного вознаграждения. Порядок расчетов с комиссионером представлен двумя вариантами: ■ по договору (сводно), ■ по отчетам по комиссии (по документам). Если в правилах продаж (соглашении с комиссионером) определено, что при расчетах используются договоры, то указание договора будет обязательным при оформлении документов и вариант расчетов будет установлен в соответствии с договором. Если договоры не используются, то расчеты ведутся по документам (по отчетам по комиссии).

Договор с комиссионером

Данные о заключенных с комиссионерами договорах хранятся в списке Договоры (тип договора – С комиссионером). Общая функциональность договора не меняется, взаимосвязи договора и соглашения аналогичны общим правилам. Необходимость использования договора при оформлении первичных документов определяется в соглашении (типовых правилах передачи на комиссию).

Заказ комиссионера При использовании комиссионных продаж в документе Коммерческое предложение становится доступна операция Передача на комиссию. Окончательная договоренность с комиссионером на поставку ему определенного перечня номенклатуры оформляется документом Заказ клиенту с типом операции Передача на комиссию. Поскольку оплату комиссионер производит только после фактической реализации товаров, финансовых обязательств у сторон при оформлении заказа не возникает. Функциональность документа Заказ клиента с операцией Передача на комиссию в целом совпадает с операцией Реализация клиенту. Отличие состоит в том, что при смене статуса не проверяется выполнение условий по оплате. Использование статусов и состояний помогает управлять заказом комиссионера аналогично обычной продаже.

Передача и возврат товаров по комиссии Передача товаров на комиссию оформляется документом Реализация товаров и услуг с видом операции Передача на комиссию. Согласно правилам комиссионной торговли право собственности на товар остается у комитента, а цена передачи является залоговой ценой. Залоговая цена – это та цена, по которой комиссионер должен отчитаться за проданные товары. Для отражения возврата товаров от комиссионера можно использовать документы Заявка на возврат товаров от клиента и Возврат товаров от клиента с видом операции Возврат от комиссионера. Общие правила оформления документов незначительно отличаются от обычной продажи. Одним из отличий является отсутствие у комиссионера при получении товара обязательств по его оплате. Поэтому в документах передачи и возврата недоступны платежные реквизиты, а также нет возможности выписать или зарегистрировать полученный счет-фактуру.

Отчет комиссионера Информация о партнерах, получивших товар на комиссию, отражается в рабочем месте Продажи – Комиссионные продажи – Отчеты комиссионеров (агентов) о продажах. После получения от партнера данных о реализации и прочем списании переданных на комиссию товаров оформляются документы Отчет комиссионера о продажах или Отчет комиссионера о списании. Самостоятельное создание этих документов из формы списка не предусмотрено. Количество проданных комиссионером товаров фиксируется в документе Отчет комиссионера о продажах двумя способами: ■ По результатам инвентаризации – указываются фактические остатки товаров у комиссионера, количество проданных товаров рассчитывается автоматически; ■ По результатам продаж – непосредственно указывается количество проданных товаров. Цена продажи в документе Отчет комиссионера о продажах заполняется автоматически по залоговой цене передачи, но может быть отредактирована вручную. Документ фиксирует момент реализации переданных товаров и формирует задолженность комиссионера перед комитентом на величину выручки. Параметры комиссионного вознаграждения заполняются по данным соглашения и могут редактироваться вручную. На сумму вознаграждения можно сформировать документ Заявка на расходование денежных средств и зарегистрировать полученный счет-фактуру. При установке признака Удержать комиссионное вознаграждение задолженность комиссионера перед комитентом будет уменьшена на сумму вознаграждения. В документе Отчет комиссионера о продажах данные выставленных комиссионером счетов-фактур фиксируются по каждой строке табличной части. Формирование и редактирование счетов-фактур комитента на проданные товары выполняются в отдельной форме текущего документа. Если клиент вернул товар комиссионеру, а тот уже отчитался за него перед комитентом, этот возврат также отражается у комитента. В такой ситуации по списку возвращенных товаров оформляется сторнирующий документ Отчет комиссионера о продажах с отрицательными суммами. При списании комиссионером полученного товара на прочие цели оформляется документ Отчет комиссионера о списании. В нем отсутствуют данные о продаже и вознаграждении, а задолженность комиссионера формируется на сумму залоговой стоимости списанных товаров. Пример По заказу комиссионера от 30.04.2017 ему переданы товары на реализацию. По факту реализации комиссионером представлен отчет от 31.05.2017. Выручка от реализации комиссионных товаров за вычетом комиссионного вознаграждения подлежит перечислению 21.06.2017. На основании отчета комиссионеру перевыставлены счета-фактуры. В части нереализованных комиссионных товаров комиссионер 10.06.2017 подает заявку на возврат и возвращает товары на склад с ордерной схемой документооборота.

Аналитическая отчетность комиссионных продаж Отчет Остатки товаров, переданных на комиссию предназначен для определения комитентом остатков переданных на комиссию товаров и сроков их передачи. Отчет Товары, переданные на комиссию отражает объемы продаж, списаний и возвратов товаров по договорам комиссии. Отчет Состояние расчетов с комиссионерами используется для анализа расчетов по переданным на комиссию товарам. Он также доступен как контекстный отчет в документе Отчет по комиссионерам.

Самообслуживание клиентов В прикладном решении предусмотрена возможность предоставления постоянным клиентам ограниченного доступа к базе данных компании по выданным логину и паролю. Это позволяет клиенту самостоятельно решать следующие задачи:

■ редактирование собственной контактной информации, контактных лиц, контрагентов и банковских счетов; ■ оформление документа Заказ клиента и контроль состояния его выполнения; ■ просмотр печатных форм первичных документов, сформированных по собственным заказам (счета на оплату, документы продажи, счета-фактуры и т. д.); ■ оформление расхождений в документе Акт приемки товаров и контроль его состояния; ■ оформление возврата в документах Заявка на возврат товаров от клиента или Возврат товаров от клиента; ■ отражение данных о продаже полученных на комиссию товаров в документе Отчет комиссионера о продажах; ■ регистрация претензий и контроль их состояния; ■ формирование планов закупок (планов продаж поставщика); ■ просмотр задолженности по оплатам сделанных заказов и отгруженных товаров.

Настройка доступа Возможность использования самообслуживания клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Внешние пользователи – Разрешить доступ внешним пользователям. Доступ к подсистеме Самообслуживание клиентов можно назначить не только обезличенному представителю партнера, но и конкретным контактным лицам партнера. В списке Группы доступа необходимо создать новый элемент с типом участников Внешние пользователи или Внешние пользователи (контактные лица) и назначить ему профиль Клиент, имеющий доступ к подсистеме самообслуживания. В список участников можно подобрать тех клиентов (или контактных лиц), для которых определен внешний доступ к информационной базе. Управление доступом клиентов к информационной базе выполняется в списке Внешние пользователи. Здесь хранятся параметры подключения внешних пользователей (логин, пароль и т. д.) и признаки актуальности их учетных записей. Редактировать эти данные можно из списка Клиенты по команде Внешний доступ либо из формы списка НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Внешние пользователи. Для доступа к подсистеме самообслуживания необходимо включить внешнего пользователя в группу доступа с профилем Клиент, имеющий доступ к подсистеме самообслуживания.

Единая роль Партнер самообслуживания может быть разделена на несколько «атомарных» ролей. На основании поставляемого профиля Клиент, имеющий доступ в режиме самообслуживания возможно создавать любую настройку прав для представителей клиента, удаляя из профиля лишние роли. Новые профили с ограничением возможностей создаются путем копирования текущего профиля и удаления ненужных ролей. При использовании ограничения доступа на уровне записей в группу доступа можно добавить соответствующие ограничения. Например, в качестве вида доступа можно добавить список Склады и определить список доступных для самообслуживания складов. Если для различных внешних пользователей необходимо назначить различные ограничения по видам доступа, можно завести несколько групп доступа.

Правила продаж Правила продаж для самообслуживания хранятся в списке Соглашения об условиях продаж с установленным признаком Доступно внешним пользователям. Это могут быть как типовые соглашения для широкого круга клиентов, так и индивидуальные для каждого партнера. В соглашениях для самообслуживания указываются все реквизиты, которые необходимы для быстрого оформления заказа. При самостоятельном оформлении заказа внешние пользователи не указывают организацию, цену или график оплаты, поскольку эти данные переносятся в заказ из соглашения.

Если внешние пользователи заполняют планы своих закупок, в соглашении указываются соответствующий сценарий планирования и вид плана.

Обновление данных о текущих остатках товаров на складах При работе с системой самообслуживания внешнему пользователю доступна информация о текущих остатках товаров на складах. Информация об остатках на складах формируется на основании данных об установленном для товара методе обеспечения потребностей. Для того чтобы внешние пользователи получали актуальную информацию о текущих остатках на складах, необходимо, чтобы в системе регулярно выполнялось регламентное задание Обновление данных о доступности товаров для внешних пользователей.

Заказ клиента Для самостоятельного оформления документа Заказ клиента необходимо подключиться к информационной базе, указать зарегистрированное для внешнего доступа имя и войти в систему самообслуживания.

Для оформления заказа следует выбрать гиперссылку Товаров подобрано в корзину…

В диалоговом окне Корзина покупателя указываются соглашение, склад и выполняется подбор товаров (Заполнить – Подобрать товары). При подборе клиенту показываются остатки товаров на указанном складе. Используя команду Отчеты, клиент может проанализировать остатки на других доступных ему складах (отчет Доступность подобранных товаров по складам) или получить полную информацию не только о доступных остатках, но и о количестве зарезервированных и планируемых к поставке товаров (отчет Остатки и доступность товаров). Использование возможностей контроля остатков ограничивается установленными ролями для клиента самообслуживания. Для просмотра текущих остатков должна быть установлена роль Чтение остатков доступных товаров. Наличие этой роли необходимо в том случае, если клиент использует отчеты или обработки, в которых показываются остатки товаров. С помощью отчета Доступность подобранных товаров по складам клиент может получить информацию о доступности товаров на складах. В отчет выводится информация о наличии отобранных в корзину товаров на доступных складах (определенных в группе доступа для данного клиента). Информация о доступности товара на складах, которая отображается в отчете, формируется на основании данных о применяемом для товара методе обеспечения. Возможны следующие варианты: ■ Доступно под заказ – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Заказ под заказ; ■ В наличии – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса. Запрашиваемое покупателем количество должно быть меньше половины свободного остатка на складе; ■ Ожидается (на дату ближайшего ожидаемого поступления) – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса, если свободного остатка нет, но ожидается поступление и запрашиваемое покупателем количество меньше половины ожидаемого остатка; ■ Требует уточнения – указывается в обоих предыдущих случаях, если запрашивается больше половины остатка, а также если контроль обеспечения (остатков) на складе отключен; ■ Ожидается (на дату ближайшей поставки по способу обеспечения) – указывается для тех товаров, у которых установлен метод обеспечения Поддержание запаса, если нет ожидаемых поступлений и дата поставки не просрочена; ■ Нет на складе – указывается в случае, аналогичном предыдущему, но когда дата поставки не определена или просрочена. Если для внешнего клиента зарегистрировано несколько соглашений, по которым он может оформлять продажи, то можно воспользоваться отчетом Сравнение условий по доступным соглашениям. В корзине покупателя предусмотрена возможность загрузки данных из внешнего файла любого формата (команда Заполнить – Загрузить из внешнего файла). В оформленном заказе клиент может контролировать состояние обеспечения заказа (команда Состояние обеспечения). После подбора товаров в корзину по команде Оформить заказ открывается пошаговый помощник. Клиент может оформлять заказ поэтапно. Предусмотрена возможность сохранить созданный документ Заказ клиента как черновик, чтобы в дальнейшем иметь возможность продолжить его редактирование. Сохраненный как черновик документ Заказ клиента в дальнейшем можно отредактировать, установить в нем статус Не согласован и отправить на согласование менеджеру. При создании заказа клиент может установить приоритет заказа. Текущее состояние заказов доступно в отдельном списке Заказы. Если включена возможность версионирования заказа, то в режиме самообслуживания клиент может ознакомиться с историей работы с заказом с помощью команды История изменений. Команда размещена на командной панели формы документа. Клиенты могут редактировать свои заказы до момента их согласования. Подробно о состоянии заказа можно узнать в отчете Состояние выполнения. Печатные формы сформированных для клиента документов (Счет на оплату, Реализация товаров, Счет-фактура и т. д.) доступны как в отдельных списках, так и в списке заказов по команде Связанные документы.

Приемка и возврат товаров Результат приемки поступивших товаров, в том числе при наличии расхождений, клиент может оформить документом Акт приемки клиента. Если он намерен сразу вернуть товар, создается документ Заявка на возврат товаров от клиента. Оба документа формируются как на основании реализации, так и из собственной формы списка. Они доступны для редактирования внешним пользователям только в статусе Не согласован. После согласования можно сформировать печатную форму и просмотреть связанные документы.

Отчет комиссионера Клиент может самостоятельно оформить непроведенный документ Отчет комиссионера о продажах. Документ отражается в информационной базе и после проверки проводится менеджером. После проведения он становится недоступен для редактирования внешним пользователям. В соглашении о передаче товаров на комиссию должен быть установлен признак Доступно для внешних пользователей. Состав реализованной номенклатуры подбирается по остаткам переданных на комиссию товаров. После формирования комитентом выставленных счетов-фактур клиент может вывести их на печать.

Оформление претензий Внешний пользователь может зарегистрировать претензию на основании документов Заказ клиента и Акт приемки клиента либо из отдельной формы списка. Редактирование претензии доступно до тех пор, пока менеджер не переведет ее в статус Обрабатывается. После смены статуса клиент может проверить текущий статус претензии и ознакомиться с результатом ее рассмотрения.

Регистрация планов закупок

Для регистрации плана своих закупок клиент может использовать документ План продаж по номенклатуре. Предварительно в соглашении, доступном для внешних пользователей, определяются сценарий и вид плана, по которым будет составляться план закупок клиентом. Новый план формируется в статусе Создан и становится доступен для обработки менеджером. Клиент может изменять созданный им план до момента его перехода в статус На согласовании. В любой момент клиент может посмотреть свои планы и вывести их на печать.

Аналитическая отчетность На панели действий внешнему пользователю доступен отчет Состояние взаиморасчетов. Он предназначен для анализа как текущего, так и будущего состояния задолженности с учетом планируемых отгрузок и платежей. Расчет величины задолженности по этапам оплаты выполняется по графику оплат из соглашения об условиях продаж.

Работа с торговыми представителями В прикладном решении разработан специализированный функционал для организации работы с торговыми представителями (сотрудниками предприятия, которые сами выезжают к клиенту для оформления заказов), а также для решения тех задач, которые требуют личной встречи с клиентом. При работе с торговыми представителями можно использовать две схемы работы: ■ Торговые представители работают по предварительным заданиям, которые выдает им супервайзер. Супервайзер формирует задания торговым представителям в соответствии с условиями, которые заданы для обслуживания клиентов торговыми представителями. Супервайзер может выдавать как суммовые задания (необходимо оформить заказы клиенту на определенную сумму), так и детальные (необходимо уговорить клиента купить конкретные товары), в зависимости от используемой политики, которая задается при настройке параметров системы. Торговые представители отрабатывают задания: оформляют новые заказы клиентам, уточняют контактную информацию, фиксируют свои расходы и т. д. Супервайзер контролирует работу торговых представителей по выполнению заданий. ■ Торговые представители работают с большей степенью самостоятельности: посещают клиентов, оформляют новые заказы, уточняют контактную информацию и т. д. При такой схеме работы торговые представители сами расставляют приоритеты в работе с клиентами, планируют объемы продаж и т. д. В этом случае из информационной базы в мобильное устройство торгового представителя выгружается нормативно-справочная информация: список клиентов, список товаров, цены, по которым можно предлагать товар клиенту, условия оплаты и т. д. Торговый представитель, основываясь на этой информации, осуществляет прием заказов и ввод принятых заказов непосредственно на КПК. Возможность работы с торговыми представителями определяется функциональной опцией в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители – Ведется работа через торговых представителей. Необходимо выбрать одну из предлагаемых схем работы с торговыми представителями и установить соответствующие настройки параметров.

Ввод информации о торговых представителях Информация о торговых представителях и супервайзере, который будет планировать и контролировать их работу, вводится в список Пользователи. Так же как для других пользователей, для торговых представителей определяются соответствующие права доступа. Подробная информация о торговом представителе (паспортные данные, дата рождения, контактная информация и т. д.) вводится в список Физические лица.

Работа с торговыми представителями, использующими мобильные устройства При использовании в работе торговых представителей мобильных устройств прикладное решение позволяет выполнять обмен информацией между мобильным устройством и информационной системой. При этом торговый представитель получает на КПК данные, необходимые ему для работы, а данные, введенные торговым представителем на КПК (информация о принятых заказах, изменения в контактной информации клиентов и т. д.), загружаются в управляющую систему. В качестве мобильного устройства торгового представителя могут выступать КПК, ноутбук и другие устройства, удовлетворяющие требованиям, предъявляемым системой «1С:Предприятие 8. Расширение для карманных компьютеров». Обмен с мобильными устройствами настраивается в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители. Процесс настройки обмена между мобильным устройством и информационной базой состоит из следующих этапов: ■ определение списка версий мобильных приложений, используемых при работе мобильных устройств; ■ определение списка мобильных устройств, которые могут быть использованы торговыми представителями; ■ настройка правил обмена для каждого торгового представителя, работающего с конкретным мобильным устройством. Для просмотра списка версий мобильных приложений нужно использовать гиперссылку на список Мобильные приложения. Для каждого мобильного приложения показываются все его версии, которые были загружены (элементы группы). Загрузить версию мобильного приложения можно либо через макет, либо через файл. Макет для мобильного приложения есть в составе поставляемой конфигурации. Для его загрузки нужно открыть список предопределенных макетов через меню Выгрузка/загрузка приложений – Загрузить приложение из макета и выбрать один из макетов, например «Торговый представитель, версия 1.0.3.1». Для переноса версии мобильного приложения из одной информационной базы в другую нужно использовать выгрузку/загрузку приложения через файл. Список мобильных компьютеров, которые используют торговые представители, хранится в списке Мобильные компьютеры (КПК). В карточку мобильного компьютера вводится информация о серийном номере мобильного компьютера, выданного торговому представителю, а также его краткое описание. Для работы с приложением на мобильных устройствах необходимо использовать продукт «1С:Предприятие 8. Расширение для карманных компьютеров».

Правила обмена с каждым мобильным компьютером регистрируются в списке Настройки торговых представителей. При обмене данными идентификация настроек производится по имени пользователя (торгового представителя) и серийному номеру мобильного компьютера. При использовании в качестве мобильного устройства персонального компьютера для идентификации используется сетевое имя компьютера. Часто торговые представители работают не со всей клиентской базой, имеющейся у предприятия, а лишь с отдельными «закрепленными» за ними клиентами или занимаются продажей определенного набора товаров. В таких ситуациях для ограничения доступа к данным имеет смысл установить отборы на передаваемую при обмене информацию. Отборы можно установить на организации (от лица которых оформляются продажи), партнеров, номенклатуру, виды цен, склады, причины отмены заказов. Дополнительно можно разрешить/запретить обмен контактной информацией. Причем если обмен разрешен, то можно дать возможность торговым представителям не только видеть контактную информацию, но и редактировать ее, вводить новую. Это касается контактной информации для списков Партнеры и Контактные лица партнеров. Если в момент выгрузки контактной информации торговому представителю были зарегистрированы изменения в центральной базе, то изменения, введенные торговым представителем, будут игнорироваться при загрузке данных с мобильного приложения.

Работа торговых представителей без предварительной регистрации заданий супервайзером Работа торговых представителей может осуществляться самостоятельно, без предварительного планирования и составления заданий супервайзером. Для обеспечения работы торговых представителей по такой схеме в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители нужно установить значение параметра Задания торговым представителям в значение Не используются. В этом случае на мобильное устройство торгового представителя выгружается только нормативно-справочная информация. Далее торговый представитель самостоятельно на КПК создает заказы клиентов, вводит результаты по этим заказам. Эти заказы при обмене передаются в центральную базу. По умолчанию такие заказы имеют статус Не согласован. Ответственный за согласование открывает каждый заказ, анализирует полноту введенных данных, дополняет необходимую информацию, определяет итоговый статус заказа, проводит заказ. При необходимости торговый представитель может сам себе создавать задания и использовать их для планирования визитов к клиентам (по аналогии с составлением графика посещений). Эта возможность у него появляется, если в настройках Задания торговым представителям установлено значение Используются торговыми представителями для планирования. В этом случае на мобильном устройстве появляется возможность создавать задания, отрабатывать их, формировать на их основании заказы клиентов. При этом в центральной базе работа с заданиями по-прежнему будет недоступна. То есть формы заданий будут использоваться торговым представителем лишь для планирования собственной деятельности. При этом на работу с заданиями будет влиять еще настройка параметра Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре. Если детализация по номенклатуре включена, то торговый представитель может «поручить» управляющей системе формировать задания на основе данных информационной базы. Для этого в настройках обмена на КПК он может указать: ■ период, за который нужно выполнить анализ истории продаж для заполнения заданий; ■ признак заполнения заданий с детализацией по характеристикам; ■ необходимость получать информацию о расчетах с клиентами. Более подробная информация о работе торгового представителя с мобильным устройством содержится в файле «Руководство пользователя мобильного приложения. Торговый представитель.htm», который входит в поставку конфигурации.

Планирование работ торговых представителей супервайзером Для планирования работ торговых представителей супервайзер составляет задания и раздает их на выполнение торговым представителям. Для возможности работы с заданиями нужно в НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Торговые представители установить Задания торговым представителям в значение Используются для управления торговыми представителями. Информация о заданиях передается в мобильное устройство торгового представителя. Кроме заданий в мобильное устройство передается информация о действующих ценах на товары и текущих остатках товаров на складах. Торговый представитель, работая с клиентом, отрабатывает поставленные супервайзером задачи и вводит эту информацию в информационную базу на своем мобильном устройстве. Кроме того, он может ввести информацию о потребностях клиентов (информация о новых заказах как по ранее зарегистрированным клиентам, так и по вновь найденным). На мобильном устройстве также вводятся сведения о расходах торгового представителя (например, затраты на проезд к клиенту и т. д.). Вся информация, которую ввел торговый представитель, автоматически загружается в информационную базу при обмене данными и затем обрабатывается супервайзером. Для планирования заданий торговым представителям используется форма Подготовка заданий торговым представителям (раздел Продажи – Подготовка заданий). В этой форме выводится список партнеров и важные (с точки зрения планирования работ торговых представителей) данные о партнерах. Как правило, торговые представители работают не со всей базой партнеров. Чтобы ограничить список партнеров только теми, с которыми реально работают торговые представители, в карточках таких партнеров нужно установить флажок Обслуживается торговыми представителями. Тогда в список не будут попадать другие, «лишние», партнеры из классификатора (например, поставщики). Для работы с партнером можно зафиксировать перечень дополнительных условий обслуживания. Это можно сделать либо из карточки партнера, перейдя в раздел Обслуживание торговыми представителями, либо из формы подготовки заданий. В качестве условий могут быть заданы: ■ соглашение с клиентом, по которому должен работать торговый представитель; ■ график посещения торговым представителем клиента. В соглашениях, которые используются в работе торговых представителей, должен быть установлен признак Используется в работе торговых представителей.

График посещения имеет смысл только для постоянных клиентов. Этот график позволяет супервайзеру ориентироваться, когда нужно создать очередное задание для торгового представителя. В форме подготовки заданий для партнеров, у которых задан график посещения, будет показана дата ближайшего планового посещения для того периода, который установлен в форме. Пользователь может указать период планирования, для которого будут отображаться данные в списке. Это может быть удобно, например, при планировании с некоторым опережением, когда пользователь составляет план на следующую неделю, при этом данные по текущей неделе не должны отвлекать внимание. При создании конкретных заданий дата и время визита торгового представителя к клиенту могут быть скорректированы вручную. В прикладном решении предусмотрена возможность группового изменения условий обслуживания торговыми представителями. Условия обслуживания партнеров торговыми представителями можно посмотреть в общем списке, который вызывается из раздела Продажи.

В списке можно установить отбор по конкретному торговому представителю, по куратору или по бизнес-региону, к которому принадлежат те партнеры, которые обслуживаются торговыми представителями. В списке можно выделить партнеров и изменить для них условия обслуживания: назначить нового торгового представителя, куратора, изменить график посещения и т. д. Для этих целей используется команда Изменить выделенные условия. В список можно добавить новых партнеров и установить для них одинаковые условия обслуживания торговым представителем. Для этих целей используется команда Добавить условия. Партнеров в список можно добавить путем построчного ввода или с помощью обработки подбора (кнопка Подбор). Создать задание торговому представителю можно непосредственно из формы подготовки заданий (раздел Продажи – Задания торговым представителям). В задании автоматически заполняются все известные данные об условиях обслуживания торговым представителем. На основании указанного соглашения с клиентом заполняются данные об условиях, по которым торговый представитель может оформить заказ клиенту. Состав задания можно заполнить вручную либо скопировать из уже существующего задания или заказа клиента.

Предусмотрено оформление двух видов заданий торговым представителям: суммовое задание и детализированное задание. Какой именно вид задания используется при работе с торговыми представителями, определяется функциональной опцией Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре. Если указанная выше опция не задействована, то в суммовом задании можно указать плановую сумму, на которую торговый представитель должен уговорить клиента купить товары. Плановая сумма задания может быть рассчитана на основании среднего объема продаж клиента. В детализированном задании (установлен флажок Детализировать задание по номенклатуре в настройках) указываются конкретные товары, которые должен купить клиент, и их плановое количество. Детализированное задание также может быть создано на основании данных об истории продаж, то есть заполнено теми товарами, которые ранее уже покупал клиент. Условия продаж (цены, условия оплаты), на которых торговый представитель должен предложить товар клиенту, регистрируются в задании в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), действующим для клиента. При оформлении заказа по заданию, в котором условия продаж изменены (уточнены) по сравнению с соглашением, необходимо будет выполнить процесс их согласования, если супервайзер, который будет регистрировать заказ, полученный от торгового представителя, не имеет права на отклонение от условий продаж. На странице Условия заказа заполняется информация о графике оплаты, если он определен в соглашении с клиентом. Информация о конкретных этапах оплаты в соответствии с указанным графиком будет заполнена после того, как будет определена фактическая сумма задания (заполнена информация о товарах, которые решил закупить клиент). В задании можно зарегистрировать для торгового представителя конкретные задачи, которые он должен выполнить в рамках визита к клиенту. Также в задании уточняются плановая дата и время визита торгового представителя. После подготовки задания для него устанавливается статус К отработке.

После создания заданий супервайзер анализирует загруженность торговых представителей и при необходимости изменяет дату и время планового визита или назначает для поездки к клиенту другого представителя. Для этих целей используется отчет Календарь визитов торговых представителей (раздел Продажи – Отчеты по продажам). Подготовленные задания выгружаются в мобильные устройства. Для каждого торгового представителя можно установить свои настройки отбора информации, которая будет передаваться в его мобильное устройство. При загрузке данных в мобильное устройство торговый представитель может установить такой режим работы, при котором ему будет передаваться информация о доступных остатках товаров. Эта информация может быть необходима для оформления новых заказов клиентам. Информация о доступных остатках товаров, которая может быть получена внешними пользователями (в данном случае торговыми представителями), хранится в регистре сведений Доступность товаров для внешних пользователей. Данные в этом регистре обновляются при запуске регламентного задания Обновление данных о доступности товаров для внешних пользователей.

Обработка результатов работы торгового представителя в центральном офисе Торговый представитель загружает в мобильное устройство информацию о полученных заданиях, товарах, ценах, клиентах и т. д. Работая с клиентом, торговый представитель регистрирует результаты своей работы в мобильном устройстве. При этом могут быть зарегистрированы следующие данные: ■ отработка полученных заданий: ○ указание фактической даты визита; ○ указание количества товаров, которое реально заказал клиент; ○ указание причины, по которой клиент отказался от заказа товара; ○ описание результата выполнения задачи, которая была поставлена в задании; ■ выписка заказов: ○ оформление заказов уже зарегистрированным клиентам; ○ ввод информации о новом клиенте и регистрация заказа; ■ оформление документа о расходе денежных средств. Более подробно см. в файле «Руководство пользователя мобильного приложения. Торговый представитель.htm, который входит в поставку конфигурации». В центральном офисе данные с мобильного устройства торгового представителя загружаются в информационную базу. В информационной базе автоматически отрабатываются полученные данные – регистрируются результаты отработки задания торговым представителем. Для того чтобы при обмене данными автоматически создавались заказы клиентов, в форме настройки обмена (для торговых представителей) необходимо установить флажок Автоматически создавать заказы по заданию. Заказы клиента будут автоматически созданы по тем заданиям, у которых установлен статус Отработано. В заказе заполнятся те позиции номенклатуры, для которых заполнено поле Количество (заказ) в задании торговому представителю. Предусмотрена также возможность создания заказа клиента вручную на основании выполненных заданий (режим ввода на основании). Список заказов, которые оформлены по заданию, можно посмотреть непосредственно из формы задания (Заказы клиента по документу). Если торговому представителю было разрешено корректировать или добавлять новую контактную информацию, то она будет автоматически загружена в информационную базу при обмене. В мобильном устройстве торговый представитель регистрирует информацию о своих расходах (проезд, питание и т. п.). На основании этих данных при загрузке данных в информационную базу создается документ Авансовый отчет, в котором регистрируются расходы торгового представителя. Расчеты с торговым представителем по оплате расходов оформляются точно так же, как с любым другим подотчетным лицом.

Работа с торговыми представителями без использования мобильных устройств Супервайзер регистрирует задания для торгового представителя. Далее печатается бланк задания и выдается торговому представителю на руки. Для торгового представителя можно сформировать сводное задание по всем клиентам, которых он должен посетить, с указанием дат и времени посещений, и фактический график посещения клиентов торговым представителем. Для тех клиентов, которых торговый представитель должен посетить, можно распечатать бланки заданий. После визита к конкретному клиенту в бланке заданий он будет вручную регистрировать информацию об оформленных заказах. Торговый представитель привозит в центральный офис отчет о проделанной работе. В соответствии с этим отчетом вручную вводятся данные в информационную базу: регистрируются результаты отработки заданий, вводятся данные о заказах, новых клиентах, регистрируются авансовые отчеты. В том случае, если задания торговым представителям не используются, торговому представителю предоставляется печатная форма прайс-листа с указанием цен товаров (Прайс-лист для приема заказов). Отчет вызывается из раздела Продажи (Отчеты по продажам). В этой форме торговый представитель заполняет сведения о том, какие товары заказали у него клиенты, и передает информацию супервайзеру. В соответствии с этими данными в дальнейшем вручную регистрируются заказы клиентов.

Пример Торговому представителю 07.04.2017 выдается задание предложить новый товар (документ Задания торговым представителям в статусе К отработке). Одновременно выдается Доверенность на получение наличных денежных средств в качестве аванса (статус Выдана). Торговый представитель посетил клиента 10.04.2017, после чего представил отчет об успешном выполнении задания. На основании отчета отражается поступление наличных в качестве аванса и формируется заказ клиента для последующего исполнения. Статус задания меняется на Отработано, статус доверенности – Использована.

Анализ работы торговых представителей Для анализа работы торговых представителей предусмотрены различные отчеты. Отчеты вызываются из раздела Продажи (Отчеты по продажам). Отчет Анализ эффективности работы торговых представителей позволяет проанализировать, насколько успешно торговые представители справляются с поставленными задачами. Отчет сгруппирован по торговым представителям. Для каждого торгового представителя выводится информация о количестве и сумме отработанных и неотработанных заданий. Показываются процент и сумма выполнения плановых показателей по отношению к фактическим показателям. Данные в отчете Динамика показателей работы торговых представителей группируются по месяцам в соответствии с периодом, который указан в отчете. В отчет выводятся показатели отработанных и неотработанных заданий в динамике. Для сравнения плановых и фактических данных используется отчет Выполнение заданий (план-факт по номенклатуре/торговым представителям). Отчет позволяет сравнить работу различных торговых представителей, чтобы увидеть, например, у кого наибольшие отклонения от плана.

Розничные продажи Реализация в рознице Возможность использования функционала розничных продаж определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи. Автоматизация охватывает следующие задачи: ■ регистрация розничных торговых точек; ■ назначение цен и автоматических скидок в розничных торговых точках; ■ редактирование и печать по шаблонам ценников и этикеток; ■ продажи через автономную кассу ККМ; ■ продажи через ККМ в режиме фискального регистратора; ■ продажи через ККМ в режиме Offline; ■ использование нескольких касс ККМ в различных режимах; ■ использование весов с печатью этикеток в режиме Offline; ■ использование электронных весов в режиме Online; ■ оформление возвратов от розничного покупателя; ■ анализ результатов розничных продаж. В прикладном решении предусмотрена возможность фиксировать данные о розничных продажах, которые были оформлены до даты запуска информационной базы. Это позволяет использовать накопленную ранее информацию в управленческих целях. Информация фиксируется с помощью документов ввода начальных остатков (раздел НСИ и администрирование – Начальное заполнение). В табличной части документа информация заносится отдельными строками по каждой позиции операций продажи. При использовании карт лояльности можно указать дополнительные реквизиты: Штрихкод, Магнитный код, Вид карты лояльности, Карта лояльности.

Торговые точки Для торговой точки определяются склад торговой точки и касса ККМ, с которой работает торговая точка. В качестве склада торговой точки указывается склад, для которого определен тип Розничный магазин. Является ли торговая точка автоматизированной или неавтоматизированной, зависит от типа кассы ККМ, который определен для торговой точки (в списке Кассы ККМ в разделе НСИ и администрирование). Кассы ККМ относятся к одному из следующих типов: ■ фискальный регистратор – торговое оборудование работает в режиме Online, и используется рабочее место кассира (РМК); ■ ККМ Offline – торговое оборудование работает в режиме Offline и поддерживает обмен данными с системой. Возможность использования кассы ККМ в режиме Offline определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Обмен с подключаемым оборудованием Offline; ■ автономная касса – неавтоматизированная торговая точка.

Для каждой кассы ККМ выбираются розничный склад, валюта и организация. На одном розничном складе может использоваться несколько касс ККМ, но одна касса не может обслуживать несколько складов. Для автоматизированной торговой точки в настройках рабочего места кассира необходимо указать конкретное торговое оборудование (модель кассы ККМ), которое будет использоваться при оформлении розничных продаж. Используемое торговое оборудование предварительно настраивается с помощью обработки Подключение и настройка торгового оборудования. Для каждого рабочего места кассира указывается список используемого торгового оборудования (касса ККМ, сканер штрихкодов, эквайринговый терминал и т. д.).

Передача товаров в торговую точку Передача товаров в розничную точку (автоматизированную и неавтоматизированную) оформляется теми же документами, что и при оформлении поступления и передачи товаров на оптовые склады: ■ поступление товаров от поставщика в торговую точку – документом Приобретение товаров и услуг; ■ передача товаров в торговый зал (торговую точку, розничный магазин) с другого склада – документом Перемещение товаров. На розничные точки могут быть оформлены заказы на внутренние перемещения, а также заказы клиентов на продажу товаров в розницу. Эти заказы учитываются при планировании запасов наравне с аналогичными заказами при оптовой торговле. Поступление и перемещение товаров могут быть оформлены по ордерной схеме. При оформлении документов поставки и перемещения можно указать конкретные серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.).

Назначение цен и скидок при продаже товаров в розницу Продажа и оценка товаров в розничных точках (автоматизированных и неавтоматизированных) ведутся по тому виду розничных цен, который задается в карточке склада розничной точки. Для розничной точки (тип склада – Розничный магазин) определяются два вида цен: розничный и учетный. Розничный вид цены используется при продаже товаров в розницу. Цены, зафиксированные по данному виду цен, будут использоваться при оформлении продаж в торговой точке (при оформлении документов Чек ККМ и Отчет о розничных продажах). Учетный вид цены применяется, если будут учитываться внутренние перемещения и списания товаров. Цены по этому виду цен будут заполняться при печати документов списания и перемещения товаров в розничную точку. Если в качестве учетного вида цены задана розничная цена, то в печатных формах документов при перемещении товаров на розничный склад будут указаны розничные цены, а если в качестве учетной цены указать себестоимость товаров, то в печатных формах списания и перемещения товаров будет указана их себестоимость. Для торговых точек можно назначить разные розничные цены. Если розничные магазины (торговые точки) при продаже товаров применяют одну и ту же цену, то для них нужно указать одинаковый вид цены в карточке склада торговой точки. Значения цен, которые будут использоваться при оформлении розничных продаж, фиксируются документом Установка цен номенклатуры. Документ переоценки не используется. Назначение новых цен оформляется путем ввода нового документа Установка цен номенклатуры. Документ оформляется из рабочего места Цены (прайслист). Для печати акта переоценки товаров в рознице используется печатная форма Переоценка товаров в рознице. При выборе данной формы печати показывается отдельное диалоговое окно, в котором необходимо указать организацию и склад (розничный магазин), для которого должен быть распечатан документ переоценки. При нажатии кнопки Печать будет распечатана информация по розничным ценам, которые используются для данного склада (розничной торговой точки). В печатной форме Переоценка в рознице будут показаны старые розничные цены, новые розничные цены и процент их изменения по тем товарам, которые указаны в документе Установка цен номенклатуры.

Скидки, которые будут использоваться при продаже товаров в розницу, назначаются по розничному магазину. Скидки могут быть назначены из классификатора скидок или из формы склада (розничного магазина). Эти скидки будут действовать как при оформлении продажи с розничного склада обобщенному розничному покупателю (документ Чек ККМ), так и при продаже товаров конкретному клиенту из розничного магазина (документ Реализация товаров и услуг). Скидки будут действовать в соответствии с правилами совместного применения, которые указаны в дереве скидок. Кроме скидок, которые определены для склада, при оформлении продаж в розницу могут применяться скидки по картам лояльности (дисконтным картам). Предварительно в списке видов карт лояльности необходимо зарегистрировать условия, при которых будут выдаваться дисконтные карты клиентам.

Печать ценников и этикеток Ценники и этикетки создаются по шаблонам. Список шаблонов ценников и этикеток открывается по ссылке НСИ и администрирование – Склад и доставка – Склад – Шаблон этикетки упаковочного листа.

В прикладном решении предусмотрено несколько предопределенных шаблонов, которые можно использовать. Шаблоны предусмотрены как для печати ценников и этикеток для товаров, так и для печати этикеток для серий номенклатуры и складских ячеек. В шаблонах этикеток и ценников предусмотрена возможность вывода знака валюты. Механизм шаблонов поддерживает вывод знака для валют «рубль», «евро» и «доллар».

На основании предопределенных шаблонов можно создать собственные варианты шаблонов. Для каждого макета можно настроить свои параметры печати: принтер, размер бумаги, поля отступа и т. д. При редактировании шаблона используются стандартные правила работы с табличными документами в «1С:Предприятии». Можно добавлять поля с информацией о номенклатуре, которые доступны для выбора. Например, можно вывести в шаблон ценника данные о текущем пользователе, организации, текущем времени печати, названии упаковки, производителе и т. д.

Предусмотрена возможность хранения любого количества шаблонов и этикеток товаров. Например, для каждого вида номенклатуры можно задать свой шаблон. Печать ценников и этикеток можно выполнять как для всего списка номенклатуры, так и для части номенклатуры, отобранной по определенным критериям. Например, можно напечатать ценники для товаров, которые есть в наличии на складе Торговый зал и у которых назначена розничная цена. Перед печатью ценников и этикеток можно сформировать новые штрихкоды по тем товарам, по которым не сформированы штрихкоды, указать необходимое количество ценников и этикеток, назначить шаблоны ценников и этикеток. Все эти операции производятся по выделенным в списке товарам с помощью команды Установить для выделенных строк. Выполнить печать ценников можно с помощью специальной обработки (раздел Продажи – Сервис – Печать этикеток и ценников), из документов Приобретение товаров и услуг, Перемещение товаров, Установка цен номенклатуры, а также из рабочего места Цены (прайс-лист). При приемке товаров на ордерный склад предусмотрена возможность печати этикеток (по конкретным товарам и по каждой зарегистрированной серии) в документе Приходный ордер на товары. Печать этикеток для складских ячеек возможна из списка складских ячеек.

Оформление розничных продаж в рабочем месте кассира Рабочее место кассира (РМК) используется совместно с контрольно-кассовой техникой, работающей в режиме фискального регистратора. Для оформления продаж можно использовать другое торговое оборудование. Каждая розничная продажа оформляются в прикладном решении документом Чек ККМ. Процесс оформления продаж в торговом зале можно представить в виде следующей схемы.

Настройки РМК Перед началом оформления продаж необходимо настроить рабочее место кассира в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Настройки РМК для текущего рабочего места. Предварительно нужно ввести информацию о кассе ККМ, с помощью которой будут оформляться розничные продажи в торговом зале. В настройках РМК необходимо указать кассу ККМ и то оборудование (фискальный регистратор), которое подключено к кассе.

Для удобства работы кассира можно настроить список горячих клавиш, которые будут использоваться при оформлении продаж (Настройка горячих клавиш). Используя горячие клавиши, кассир сможет быстро подобрать товары в список («быстрые товары») и быстро выполнить команды, необходимые для выполнения продаж (открыть смену, осуществить поиск по штрихкоду, пробить чек, оплатить картой, оформить возврат, закрыть смену и т. д.). Возможность использовать авторизацию позволяет осуществлять настройку идентификации доступа пользователей к РМК по персональным картам сотрудников со штрихкодом/ магнитным кодом. В прикладном решении предусмотрена возможность учета личных продаж. Для этого в настройке РМК необходимо установить флажок в поле Менеджер торгового зала. При оформлении продажи можно будет указать конкретного менеджера торгового зала (сотрудника), ответственного за данную продажу. Продажи через фискальный регистратор оформляются документом Чек ККМ. Для работы с документами Чек ККМ используется рабочее место кассира (РМК) Продажи – Розничные продажи – Рабочее место кассира. Автоматический запуск РМК при начале работы пользователя можно назначить в контекстной форме Настройки открытия форм при начале работы с программой справочника Пользователи. При открытии рабочего места кассира можно проконтролировать список подключенного торгового оборудования. Если появятся проблемы с подключением торгового оборудования, то программа предупредит об этом. Используя эту форму, можно не только настроить торговое оборудование, но и изменить настройки РМК для текущего рабочего места.

Форма показывается при каждом открытии рабочего места кассира, но ее показ при открытии можно отключить. Проверить правильность подключения торгового оборудования и изменить настройки текущего рабочего места можно в любой момент времени с помощью команды Еще – Подключенное оборудование. Подробнее работа с торговым оборудованием описана в разделе Использование контрольно-кассовой техники и торгового оборудования. Выдача денежных средств в кассу ККМ Выдача денежных средств в кассу ККМ оформляется кассиром предприятия одним из двух способов: ■ Документом Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача в другую кассу с последующим отдельным отражением операции внесения денежных средств в кассу ККМ.

■ Документом Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача в кассу ККМ без отдельного отражения внесения денежных средств в кассу ККМ. Денежные средства учитываются в кассе ККМ непосредственно в момент выдачи. Оформление документа Расходный кассовый ордер рассматривается в разделе Выдача наличных денежных средств. В документе указываются касса предприятия, из которой выдаются денежные средства, касса ККМ, в которую денежные средства передаются, и сумма. Открытие кассовой смены. Внесение денежных средств в кассу ККМ Кассир открывает рабочее место кассира (Продажи – Рабочее место кассира). Если для данного кассира в настройках РМК определена одна касса, работающая в режиме фискального регистратора, то она определится автоматически. Будет открыта форма рабочего места кассира. Кассир открывает смену с помощью команды Операции с ККМ – Открыть смену. Для внесения денежных средств в кассу ККМ используется кнопка Внесение. Внесение денежных средств отражается в случае, если их выдача из кассы предприятия оформлена документом Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача в другую кассу. После этого можно начать регистрацию розничных продаж – оформление чеков ККМ. Кассовая смена может быть открыта и закрыта в любое время. Продолжительность кассовой смены не должна превышать 24 часов. В течение одного дня на одной кассе могут работать несколько кассиров. При передаче кассовой смены кассир закрывает смену, сдает выручку, выходит из программы. Новый кассир входит в программу под своим именем и открывает новую кассовую смену. Оформление продажи (чеки ККМ) В течение смены кассир заполняет документы Чек ККМ. Для заполнения списка товаров можно использовать сканер или терминал сбора данных. Также можно использовать диалоговое окно подбора товаров (команда Поиск). Цена продажи подставляется по заданному для склада розничному виду цен.

Автоматические скидки применяются при нажатии кнопки Рассчитать скидки. Ручные скидки пользователь назначает самостоятельно. При установке функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Назначить скидку по кнопке «Расчет» в чеке ККМ перечень доступных скидок будет выводиться автоматически. При оформлении продаж с использованием рабочего места кассира предусмотрена возможность отложить оформленный ранее чек с резервированием товаров или без возможности резервирования.

При закрытии недооформленного чека кассир должен выбрать нужное действие: чек можно удалить (закрыть без сохранения) или отложить (с резервированием или без резервирования). Возможность отложить чек с резервированием доступна только в том случае, если в карточке склада торгового зала установлен флажок Контролировать обеспечение. В любой момент времени кассир может вызвать для дальнейшей отработки отложенный ранее чек. Для этой цели используется команда Прочие операции – Продолжить чек. Поддержка операций с платежными картами включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Оплаты платежными картами. После настройки для кассы ККМ эквайринговых операций в документе Чек ККМ становится доступной команда Оплатить картой. При установке соответствующих функциональных опций возможно оформить оплату подарочным сертификатом или бонусными баллами. Используя команду Смешанная оплата, можно применять комбинированную оплату: часть чека оплатить наличными, а часть платежной картой. После регистрации оплаты оформляется операция Пробить чек. С помощью команды Новый чек можно оформить новую продажу, не выходя из рабочего места кассира.

Возврат товара в течение кассовой смены Возврат товара в течение кассовой смены оформляется из рабочего места кассира по команде Оформить возврат. При оформлении возврата день в день можно по номеру найти нужный чек, по которому производится возврат, и оформить документ Чек ККМ на возврат. Частичный возврат товаров по чеку можно регистрировать только в случае оплаты наличными. При оплате платежными картами товары по чеку, оформленному в течение кассовой смены, должны быть возвращены полностью. При пробитии чека на возврат отменяются все оплаты по чеку, в том числе и оплаты платежными картами. При этом активизируется работа с эквайринговым терминалом. Если оплату платежными картами не удалось отменить, то чек на возврат пробит не будет. Кассир может произвести отмену оплаты платежной картой вручную, нажав на странице Оплата платежными картами кнопку Отменить оплату по каждому виду оплаты платежной картой. Закрытие кассовой смены Информация обо всех оформленных чеках отображается в списке Чеки ККМ. Можно распечатать на фискальном регистраторе отчет без гашения (X-отчет), выбрав пункт Управление фискальным регистратором (раздел Продажи – Сервис). Там же можно сформировать Z-отчет на фискальном регистраторе без закрытия кассовой смены. Закрытие кассовой смены выполняется из рабочего места кассира нажатием кнопки Операции с ККМ – Закрыть смену. Будет сформирован и распечатан Z-отчет за кассовую смену по оформленным чекам, а также автоматически сформирован документ Отчет о розничных продажах. В отчете о розничных продажах показывается сводная информация обо всех товарах, которые пробиты по чекам ККМ в течение кассовой смены. В документе также фиксируется информация об оплате платежными картами, бонусными баллами и т. д. При закрытии кассовой смены может происходить удаление или архивирование чеков. Это зависит от установленного варианта выполнения операции при закрытии смены (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи): ■ Нет – при закрытии кассовой смены архивирование чеков не производится. Архивирование чеков может быть произведено позже с помощью регламентного задания Архивирование чеков ККМ; ■ Архивация чеков – чеки архивируются при закрытии кассовой смены. Информация о чеках сохраняется в информационной базе и может быть использована при оформлении возвратов после закрытия кассовой смены; ■ Удаление чеков – чеки удаляются из информационной базы после закрытия кассовой смены. Передача розничной выручки Передача розничной выручки в кассу предприятия может оформляться одним из двух способов: ■ с отражением операции выемки денежных средств из кассы ККМ; ■ без отдельного отражения выемки денежных средств из кассы ККМ. В первом случае передача денежных средств из кассы ККМ в кассу предприятия выполняется следующим образом. В форме рабочего места кассира нужно нажать кнопку Операции с ККМ – Выемка и указать сумму изымаемых денежных средств. Будет создан документ Выемка денежных средств. В том случае, если настройках РМК (НСИ и Администрирование – РМК и оборудование – Рабочие места кассира – Настройки РМК / Настройки РМК для текущего рабочего места) для кассы ККМ установлен флажок Автоматическая инкассация, документ Выемка денежных средств создается автоматически при выполнении операции закрытия кассовой смены. Информация об этой операции появится в списке Приходные кассовые ордера на странице Распоряжения на поступление. По кнопке Оформить поступление создается новый документ Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из другой кассы, который фиксирует прием розничной выручки в кассу предприятия.

Если розничная выручка передается без отражения выемки средств из кассы ККМ, то передача розничной выручки отражается документом Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ. Внесение денежных средств в кассу предприятия описывается в разделе Поступление наличных денежных средств. Возврат товаров после закрытия кассовой смены Возврат товаров покупателю после закрытия кассовой смены оформляется документом Возврат товаров от клиента с установленным видом операции Возврат от розничного покупателя. Возврат после закрытия кассовой смены может быть оформлен следующими способами. 1-й способ. Оформление документа возврата, если розничный покупатель предоставил чек. В этом случае возврат от розничного покупателя фиксируется на основании предоставленного чека о продажах и может быть введен из списка чеков ККМ на основании заархивированного чека за прошедшую кассовую смену. Если на предприятии предусмотрена система оформления предварительных заявок на возврат товаров, то на основании предъявленного покупателем чека может быть оформлена заявка на возврат товаров. При вводе на основании документа Чек ККМ автоматически подбирается тот документ Отчет о розничных продажах, в котором содержится информация о товарах данного чека. Эта информация указывается в шапке и табличной части документа. Все документы возврата от розничных покупателей фиксируются на предопределенного партнера Розничный покупатель. Конкретная информация о том, кто именно возвращает товар, регистрируется в поле Контрагент. Покупатель добавляется в справочник Контрагенты как физическое лицо. 2-й способ. Оформление возврата товаров, если розничный покупатель не предоставил чек. В этом случае в документе возврата заполняется список товаров, которые возвращает покупатель. При выполнении команды Заполнить – Заполнить документы продажи и цены будет автоматически заполнена информация о тех документах Отчет о розничных продажах, которыми был продан данный товар. Предусмотрена также возможность подбора товаров из списка товаров, проданных по чекам за определенный период (команда Заполнить – Добавить по документам продажи). На основании документа возврата оформляется документ Расходный кассовый ордер для выплаты покупателю денежных средств. При оформлении документа на возврат товаров розничному покупателю предусмотрена возможность оформления печатной формы Заявление на возврат. Данные для этой печатной формы заполняются в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по гиперссылке Реквизиты печати заявления на возврат на странице Дополнительно.

Сводное отражение розничных продаж за смену Итоги продаж в торговой точке за смену фиксируются документом Отчет о розничных продажах. Документ Отчет о розничных продажах отражает итоги продаж. Дополнительно должен быть отражен факт получения выручки из торговой точки в кассу предприятия (см. раздел Поступление наличных денежных средств).

Создание документа зависит от используемого в торговой точки типа ККМ: ■ Для ККМ, работающей в режиме фискального регистратора, документ создается автоматически при закрытии кассовой смены; ■ Для ККМ offline (POS-терминалом) документ создается при загрузке информации из ККМ; ■ Для автономной торговой точки документ создается вручную.

Порядок регистрации данных операций при работе с автономными торговыми точками может быть различным: ■ если торговая точка – это удаленный розничный магазин, то, вероятнее всего, он передает информацию о продажах и выручке ежедневно; ■ если это небольшой ларек, киоск, то выручку он сдает ежедневно (еженедельно), а факт продажи фиксирует по результатам инвентаризации в конце месяца. В документе указывается перечень проданных товаров, их количество. Цена продажи подставляется автоматически по тому виду цен, который определен для удаленной торговой точки в карточке склада. Цена заполняется в валюте, которая определена для автономной кассы, зарегистрированной для торговой точки. Если были предоставлены скидки, то они вводятся в поля для ручных скидок – процентом или суммой. Автоматические скидки при продаже товаров в удаленных торговых точках с автономной кассой не используются. Если торговая точка сообщает об остатках товаров после проведения инвентаризации, то в документе устанавливается флажок По результатам инвентаризации и фиксируется количество товаров по данным учета и фактическое количество. Разница между фактическим и учетным количеством будет зафиксирована как продажа товаров в торговой точке. Информация об оплате платежными картами регистрируется на странице Оплата платежными картами. Регистрируется сумма по каждой платежной карте, которой производилась оплата товаров, с указанием номера карты и суммы платежа. При этом предусмотрена возможность использования в удаленной торговой точке нескольких эквайринговых терминалов для регистрации оплаты платежными картами. При использовании подарочных сертификатов и бонусных баллов в отчете о розничных продажах вручную регистрируются информация об оплате подарочными сертификатами, сумма начисленных баллов и сумма оплаты бонусными баллами. Прием розничной выручки из удаленной торговой точки в центральную кассу предприятия выполняется документом Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ. Сумма полученной выручки вводится в валюте, определенной для кассы предприятия, в которую поступают денежные средства от торговой точки.

Аналитическая отчетность Отчет Валовая прибыль розницы по подразделениям позволяет оценить выручку, себестоимость и рентабельность розничных продаж по товарам и услугам в разрезе подразделений. Отчет Динамика розничных продаж предназначен для укрупненного анализа изменений объемов розничных продаж за выбранный период. Отчет Денежные средства в кассах ККМ используется для контроля денежных средств в кассах ККМ. Отчет Товарный отчет ТОРГ-29 является унифицированной формой и формируется с отбором по организации и складу.

Подарочные сертификаты Подарочный сертификат (подарочная карта) – письменный финансовый документ, свидетельство, удостоверяющее факт внесения определенной суммы денежных средств и предоставляющее его владельцу на этом основании определенные права. Использование подарочных сертификатов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Подарочные сертификаты. Подарочные сертификаты используются только в розничной торговле. Процесс работы с подарочными сертификатами можно представить в виде следующей схемы.

Регистрация подарочных сертификатов Подарочные сертификаты подразделяются по видам. Все виды подарочных сертификатов регистрируются в списке Продажи – Розничные продажи – Виды подарочных сертификатов. Здесь хранятся общие параметры сертификата: номинал, валюта, срок действия, тип карты, шаблон кодов и т. д. Шаблоны кодов позволяют по номеру сертификата автоматически находить существующий или создавать новый подарочный сертификат. Данные каждого сертификата хранятся в списке Подарочные сертификаты и доступны для редактирования в контекстном меню. Для управления актуальностью состояния конкретного сертификата предназначен реквизит Статус. Новые сертификаты со статусом Не активирован создаются вручную (в контексте списка Виды подарочных сертификатов) или автоматически в момент оформления продажи подарочного сертификата. Активация сертификата происходит в момент продажи сертификата клиенту.

Продажа подарочного сертификата Для оформления продажи клиенту подарочного сертификата предназначен документ Реализация подарочных сертификатов. Он создается автоматически из документа Чек ККМ рабочего места кассира по команде Продажа сертификата. Сформированные документы доступны в рабочем месте Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ. Заполнить в документе список реализуемых подарочных сертификатов можно как вручную, так и с помощью сканера штриховых или магнитных карт. Цена продажи заполняется по номиналу, указанному для вида сертификата. Подарочные сертификаты можно распечатать из документа по установленному шаблону. Реализованные подарочные сертификаты автоматически переходят в статус Активирован и становятся доступны для оплаты покупок. В финансовом учете и учете НДС реализация подарочного сертификата отражается как авансовый платеж, полученный от розничного покупателя, и является основанием для формирования документа Счет-фактура, выданный на аванс.

Оплата подарочным сертификатом Оплата покупок подарочным сертификатом выполняется документом Чек ККМ по команде Оплатить сертификатом. Список подарочных сертификатов можно заполнить вручную или с помощью сканера штриховых или магнитных карт. Если суммы подарочных сертификатов недостаточно, остаток можно доплатить наличными.

Использованный сертификат переходит в статус Частично погашен или Полностью погашен. Если вид подарочного сертификата позволяет оплату нескольких чеков, сертификат в статусе Частично погашен можно использовать повторно. После закрытия кассовой смены информация об оплатах подарочными сертификатами сохраняется в табличной части Оплата подарочными сертификатами документа Отчет о розничных продажах. В финансовом учете и учете НДС оплата подарочным сертификатом отражается как зачет аванса от розничного покупателя.

Возврат подарочного сертификата Возврат подарочного сертификата отражается документом Возврат подарочных сертификатов, который создается из документа Чек ККМ по команде Прочие операции – Подарочные сертификаты – Возврат. Подарочный сертификат, ранее использованный для оплаты товаров, не будет доступен для возврата. Повторная продажа возвращенного подарочного сертификата будет заблокирована. Сформированные документы доступны в рабочем месте Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ. Возвращенный сертификат переходит в статус Возвращен и блокируется для оплаты покупок. В финансовом учете и учете НДС возврат подарочного сертификата отражается как возврат аванса от розничного покупателя.

Аннулирование подарочного сертификата Для аннулирования подарочных сертификатов предназначен документ Аннулирование подарочных сертификатов. Он создается вручную из рабочего места Продажи – Розничные продажи – Аннулирование подарочных сертификатов или автоматически при выполнении регламентных процедур Закрытие месяца. Созданные вручную документы аннулируют любые подарочные сертификаты. Документы, созданные при выполнении регламентных процедур Закрытие месяца, аннулируют подарочные сертификаты с истекшим сроком действия. Аннулированный сертификат переходит в статус Аннулирован и становится недоступен для оплаты. В финансовом учете и учете НДС аннулирование подарочного сертификата отражается как списание задолженности розничному покупателю.

Бонусные программы Бонусные программы лояльности предполагают начисление на карту лояльности клиента бонусных баллов, которые можно использовать для оплаты покупок в рознице. Для использования бонусной системы в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг должны быть установлены функциональные опции Автоматические скидки в продажах, Карты лояльности и Бонусные программы. Установка функциональных опций Карты лояльности и Бонусные программы доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Автоматические скидки в продажах. Бонусные программы лояльности используются только в розничной торговле и включают следующую функциональность: ■ одновременное использование нескольких бонусных программ лояльности; ■ настройка правил начисления бонусных баллов; ■ автоматическое начисление бонусных баллов на карту лояльности при оформлении розничной продажи; ■ автоматическое начисление и списание бонусных баллов регламентным заданием при выполнении заданных условий; ■ полная и частичная оплата покупок бонусными баллами; ■ установка ограничений при оплате покупок бонусными баллами; ■ анализ остатков бонусных баллов.

Настройка бонусной программы

Бонусные программы хранятся в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Бонусные программы лояльности. Для каждой программы указываются параметры ее использования: курс конвертации бонусного балла в валюту расчетов, ограничение по сегменту продаваемой за бонусы номенклатуры, максимальный процент оплаты бонусами и т. д. Применение бонусной программы по картам лояльности реализовано аналогично автоматическим скидкам. В списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Виды карт лояльности указывается бонусная программа и добавляются скидки со способом применения Начисление бонусных баллов. Правила начисления бонусных баллов хранятся в списке Скидки (наценки). Здесь выбирается тип бонусного начисления, а также величина бонуса и условия его начисления. Зарегистрированные по картам лояльности скидки (начисления бонусов) будут действовать в соответствии с правилами их совместного применения в дереве скидок.

Начисление бонусных баллов Бонусные баллы начисляются на карту лояльности клиента в двух случаях: ■ при оплате покупок – в документе Чек ККМ, ■ документом Начисление и списание бонусных баллов. Начисление бонусных баллов в документе Чек ККМ выполняется при регистрации карты лояльности одновременно с расчетом автоматических скидок. Информация о количестве начисленных баллов отражается на форме в отдельном окне. После закрытия кассовой смены данные о начислении бонусных баллов сохраняются в табличной части Начисленные бонусные баллы документа Отчет о розничных продажах. Документ Начисление и списание бонусных баллов может формироваться либо вручную, либо автоматически регламентным заданием: ■ ручное заполнение предназначено для ввода остатков по бонусной программе и для прочих случаев единовременного начисления бонусов; ■ автоматическое создание документа Начисление и списание бонусных баллов регламентным заданием выполняется по данным списка Правила начисления и списания бонусных баллов. В нем хранится настройка правил заполнения документа, а также расписание регламентного задания. Правила описываются с помощью схемы компоновки данных, которая может быть как предопределенной, так и созданной пользователем самостоятельно. Список Правила начисления и списания бонусных баллов и документ Начисление и списание бонусных баллов доступны на контекстной панели списка Бонусные программы лояльности.

Оплата бонусными баллами Оплата бонусными баллами выполняется в документе Чек ККМ при регистрации карты лояльности, участвующей в бонусной программе. В момент оформления оплаты по команде Бонусными баллами будет показан остаток бонусов, а также сумма оплаты по курсу конвертации. Если суммы бонусных баллов недостаточно или бонусная программа лояльности имеет ограничение на процент оплаты, остаток можно доплатить наличными. После закрытия кассовой смены данные об использованных бонусных баллах сохраняются в табличной части Оплата бонусными баллами документа Отчет о розничных продажах. В финансовом учете оплата бонусами регистрируется как скидка, уменьшающая стоимость продажи.

Списание бонусных баллов Списание бонусных баллов выполняется документом Начисление и списание бонусных баллов. Он может формироваться вручную или автоматически регламентным заданием. Правила автоматического списания бонусных баллов регистрируются с помощью схемы компоновки данных и хранятся в списке Правила начисления и списания бонусных баллов.

Аналитическая отчетность Информация об остатках неиспользованных баллов по картам лояльности доступна в отчете Остатки бонусных баллов.

Обмен с Государственной информационной системой маркировки товаров (ГИСМ) Основные положения В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11.08.2016 № 787 «О реализации пилотного проекта по введению маркировки товаров контрольными (идентификационными) знаками по товарной позиции "Предметы одежды, принадлежности к одежде и прочие изделия, из натурального меха" и признании утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2016 г. № 235» на территории России реализуется пилотный проект по маркировке идентификационными знаками товаров «Предметы одежды, принадлежности к одежде и прочие изделия, из натурального меха» (код ТН ВЭД ЕАЭС 4303). В рамках пилотного проекта изделия группы «Предметы одежды, принадлежности к одежде и прочие изделия, из натурального меха» (код ТН ВЭД ЕАЭС 4303), находящиеся на территории РФ и ЕАЭС, должны иметь контрольные (идентификационные) знаки, а информация о них должна передаваться в национальный компонент единой информационной системы, храниться там и поддерживаться в актуальном состоянии. Для хранения информации о маркировке товаров контрольными (идентификационными) кодами и отслеживания движения маркированных товаров предназначена Государственная информационная система маркировки (ГИСМ). Фирмой «1С» реализован функционал, который позволяет решить задачи маркировки товаров и обмена данными с ГИСМ. При этом поддерживается обмен с ГИСМ обособленных подразделений организации (регистрационный номер GLN указывается в разрезе организации и обособленного подразделения). Маркировка меховых изделий производится контрольными (идентификационными) знаками. Обязательной маркировке подлежат следующие изделия: ■ 4303 10 901 0 предметы одежды из норки, ■ 4303 10 902 0 предметы одежды из нутрии, ■ 4303 10 903 0 предметы одежды из песца или лисицы, ■ 4303 10 904 0 предметы одежды из кролика или зайца, ■ 4303 10 905 0 предметы одежды из енота, ■ 4303 10 906 0 предметы одежды из овчины, ■ 4303 10 908 0 предметы одежды прочие. Хранение, использование, транспортировка и продажа на территории ЕАЭС юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями этих товаров без контрольных (идентификационных) знаков запрещена. Такой товар будет конфисковываться и уничтожаться. Контрольный (идентификационный) знак (КиЗ) – это этикетка, выполненная из специального гибкого материала, содержащая встроенную радиочастотную метку (RFID-чип) с передающей антенной, а также нанесенную на поверхность графическую информацию со средствами полиграфической защиты. Контрольный (идентификационный) знак является бланком строгой отчетности – необходимо вести учет количества и предоставлять полную информацию об использовании КиЗ. Хранение и перемещение КиЗ регламентированы соответствующей нормативной документацией. Маркировка товаров может производиться российскими компаниями-импортерами или отечественными производителями. Компании, которые могут осуществлять маркировку, должны являться членами российского филиала ассоциации GS1. GS1 – международная организация, которая занимается вопросами стандартизации учета и штрихового кодирования товаров. После регистрации компания получает уникальный номер GLN. Все товары, которые подлежат маркировке, должны быть описаны в реестре товаров. На каждый товар должен быть получен «Глобальный номер предметов торговли» (GTIN), который включается в электронный реестр товаров и услуг. Применяя полученные коды, компания производит непосредственное электронное кодирование каждой единицы товара. При отгрузке маркированных товаров оптовым покупателям необходимо сформировать уведомление об отгрузке, которое должно быть направлено и подтверждено в ГИСМ. Государственная информационная система маркировки производит проверку правильности маркировки и выдает подтверждение об отгрузке маркированной продукции. Подтверждение об отгрузке маркированной продукции отправляется оптовому покупателю в качестве уведомления о поступлении маркированных товаров. При фактической поставке товаров на склад и регистрации поставки маркированной продукции в ГИСМ передается подтверждение о поступлении маркированной продукции. Конечным этапом реализации маркированной продукции является продажа товаров розничному покупателю. В ГИСМ передаются данные отчета о розничных продажах, в котором зарегистрирована продажа маркированных товаров. Предусмотрены также такие операции, как оформление возврата маркированной продукции поставщику, оформление возврата маркированной продукции от клиента, списание испорченной маркированной продукции. Вся информация о маркированной продукции хранится в информационной базе Федеральной налоговой службы. Контролирующими органами являются Федеральная таможенная служба, Федеральная налоговая служба, Роспотребнадзор, МВД. Операции взаимодействия с ГИСМ объединены в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка, которое включает: ■ настройки интеграции с ГИСМ, справочники и классификаторы, используемые в рамках информационного обмена с ГИСМ; ■ все документы информационного обмена с ГИСМ;

■ информацию о действиях, которые необходимо выполнить пользователю при работе с документами (Оформите, Отработайте, Ожидайте).

Настройки Возможность обмена данными в программах «1С:Предприятия» с ГИСМ включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – 1С:Маркировка – Маркировка товаров контрольными (идентификационными) знаками. При установленной функциональной опции автоматически включается использование: ■ серий товаров; ■ видов номенклатуры; ■ классификаторов номенклатуры; ■ электронной подписи.

Перед началом работы с маркированными товарами необходимо выполнить следующие действия: ■ получить сертификат электронной подписи в удостоверяющем центре (например, http://ca.1c.ru/); ■ установить программы криптопровайдера; ■ зарегистрироваться в личном кабинете информационного ресурса маркировки http://markirovka.nalog.ru/; ■ настроить торговое оборудование; ■ описать товары, подлежащие маркировке, в системе «GS1 Russia» и получить для каждого товара кода GTIN. Полученный для организации уникальный идентификатор GLN необходимо указать в настройках НСИ и администрирование – Администрирование – 1С:Маркировка – Настроить организации для обмена. Идентификатор можно получить автоматически по указанным ИНН и КПП организации.

Можно настроить расписание для автоматического обмена данными с ГИСМ (флажок НСИ и администрирование – Администрирование – 1С:Маркировка - Автоматически обмениваться с ГИСМ). Если обмен будет производиться автоматически, то необходимо указать настроить сертификаты, которые будут использоваться регламентным заданием для обмена с ГИСМ (гиперссылка Настроить сертификаты организаций для автоматического обмена по расписанию) и указать пароль. При обмене в ручном режиме пароль следует указывать при каждом обмене.

Настройка торгового оборудования Для записи индивидуальных кодов в неперсонифицированные КиЗ и для считывания КиЗ используется оборудование Считыватели RFID. Подключение оборудования производится в пункте меню НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Подключаемое оборудование (при установленном флажке Использовать подключаемое оборудование).

Предварительно необходимо установить драйвер ERFID:Считыватель RFID (поле Драйвер оборудования).

Заполнение информации в классификаторах Для работы с товарами, требующими маркировки, необходимо в соответствующие списки ввести информацию обо всех используемых кодах (НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры): ■ ТН ВЭД (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности); ■ ОКП (Общероссийский классификатор продукции); ■ ОКВЭД (Общероссийский классификатор внешнеэкономической деятельности); ■ Виды меха ГИСМ.

Предусмотрена возможность группового занесения информации в вышеуказанные списки с помощью команды Подбор. Например, для ввода информации об используемых ТН ВЭД можно в списке произвести отбор по коду 4303 10 (команда Найти), выделить все позиции в списке (CTRL + A) и нажать на команду Выбрать.

Аналогичным образом заполняются все остальные классификаторы.

Определение политики учета серий Информация о политике учета серий, применяемой для товаров, требующих маркировки, регистрируется в списке Политики учета серий (раздел НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы). Регистрируется новая политика учета серий с типом Маркировка продукции для ГИСМ.

Регистрация видов номенклатуры для учета товаров, подлежащих маркировке Все товары, которые подлежат маркировке, должны быть отнесены к определенным видам номенклатуры. Для этих целей может быть введен один или несколько видов номенклатуры. Все зависит от параметров, которые характеризуют данные товары. Если, например, для одних товаров необходимо вести учет по характеристикам, а по другим нет, то необходимо ввести два вида номенклатуры. Для товаров, которые необходимо маркировать, предусмотрен отдельный тип номенклатуры Товар: Продукция, маркируемая для ГИСМ. Такая продукция маркируется контрольными (идентификационными) знаками (КиЗ), и осуществляется обмен с ГИСМ информацией по обороту. При вводе нового вида номенклатуры необходимо выбрать этот тип номенклатуры.

При указании номенклатуры такого типа автоматически в карточке вида номенклатуры устанавливается вариант идентификации серий Серия идентифицирует: Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер.

В состав реквизитов, которые используются для идентификации серии, должна обязательно входить информация о контрольном (идентификационном) знаке (его вид и номер). Дополнительно задается номер серии. При идентификации товаров, требующих маркировки, рекомендуется использовать RFID-метки. Для товаров, требующих маркировки, может быть использована только политика учета серий с типом Маркировка продукции для ГИСМ. Эта политика учета серий может быть указана для всех складов (подразделений) или указана отдельно для каждого склада (подразделения).

Все остальные параметры (дополнительные реквизиты, шаблоны наименований, фильтры по свойствам и т. д.) задаются обычным образом, как для любого другого вида номенклатуры. На закладке Значения по умолчанию можно указать коды классификаторов (ТН ВЭД, ОКП, ОКВЭД) для данного вида номенклатуры, которые будут автоматически подставляться при вводе нового товара данного вида.

Ввод информации о новом товаре, подлежащем маркировке При вводе информации о новом товаре (Продукция, маркируемая для ГИСМ) и выборе соответствующего вида номенклатуры будут автоматически заполнены все значения по умолчанию, в том числе и информация о классификаторе продукции. Для маркируемых товаров обязательно должен быть заполнен код ТН ВЭД.

Все товары, которые подлежат маркировке, необходимо описать в системе GS1 Russia. Результатом выполнения этой операции является получение для каждого товара кода GTIN. Полученный код GTIN регистрируется в качестве штрихкода для товара. Если для товара ведется учет по характеристикам, информация о GTIN (штрихкоде) регистрируется для каждой характеристики товара.

Контрольные (идентификационные) знаки Процесс заказа и получения КиЗ состоит из следующих этапов: ■ Ввод информации о КиЗ в информационную базу. ■ Оформление договора с эмитентом на изготовление КиЗ. ■ Оформление заказа эмитенту (поставщику) на изготовление КиЗ.

■ Оформление заявки на выпуск КиЗ. ■ Приобретение.

Ввод информации о КиЗ в информационную базу Информация о контрольных (идентификационных) знаках вводится в списке Номенклатура. Для регистрации КиЗ используется тип номенклатуры Товар: Контрольный (идентификационный) знак – контрольные (идентификационные) знаки, которыми маркируется продукция, учитываемая в ГИСМ. Возможны контроль остатков на складах, учет себестоимости, обеспечение потребностей и др. Для КиЗ, так же как для товаров, обязательно предусмотрено ведение учета по характеристикам и сериям. Рекомендуется создать несколько видов номенклатуры с соответствующими типами номенклатуры, в рамках которых будут регистрироваться различные КиЗ. Например, с характеристиками или без характеристик.

Для КиЗ используется политика учета серий Справочное указание серий. Для серий, которые используются для описания КиЗ, необходимо указание номера КиЗ, а также использование RFID-метки.

В рамках созданного вида номенклатуры регистрируется информация о КиЗ.

Для контрольных (идентификационных) знаков обязательно указание следующих реквизитов: ■ Вид. Разделение КиЗ по характеру крепления. КиЗ могут быть вшивные, клеевые и навесные, по конструкции похожие на пластиковую пломбу. Во всех случаях при отсоединении КиЗ от товара обязательно должна нарушаться физическая целостность знака – для исключения его повторного использования. ■ Способ выпуска в оборот. Определяет, в какой момент производится маркировка товаров: при производстве товаров на территории таможенного союза или при импорте товаров из стран, не входящих в ЕАЭС. Для маркировки товаров, которые произведены странами ЕАЭС, применяются КиЗ зеленого цвета, а товары импортных производителей маркируются КиЗ красного цвета. ■ Размер. Этикетка, на которую нанесен КиЗ, может иметь следующие размеры: 25 мм x 160 мм и 53 мм x 80 мм. Контрольный (идентификационный) знак может быть заказан для конкретной позиции номенклатуры (персонифицированный КиЗ). В этом случае в карточке КиЗ указывается номер GTIN для конкретного товара (поле GTIN, записываемый эмитентом). Предусмотрена возможность с помощью одной позиции КиЗ, зарегистрированной в списке Номенклатура, заказать КиЗ сразу для нескольких товаров. В этом случае для КиЗ должен быть включен учет в разрезе характеристик, а перечень товаров (номера GTIN), для которых надо заказать этикетки с КиЗ, регистрируется для каждой характеристики КиЗ.

Можно заказать неперсонифицированные этикетки КиЗ. В этом случае в карточке КиЗ информация о GTIN товара не указывается. Полученные неперсонифицированные КиЗ проходят дополнительную маркировку – в полученную этикетку с КиЗ добавляется информация о конкретном товаре.

Оформление договора с эмитентом на изготовление КиЗ Эмитентом, который производит контрольные (идентификационные) знаки, является Гознак. Информация об эмитенте регистрируется в списке Партнеры (Контрагенты). Эмитент регистрируется как поставщик. Для эмитента указывается информация об его идентификационном номере (GLN). С эмитентом регистрируется договор с поставщиком. Создание договора возможно, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Договоры с поставщиком. Для отслеживания предоплаты по каждому конкретному заказу в договоре следует установить порядок расчетов По заказам. Если ведение договоров отключено, то информацию о договоре можно указать непосредственно при оформлении заявки эмитенту на изготовление КиЗ.

Оформление заказа эмитенту (поставщику) на изготовление КиЗ Оформление заказа эмитенту (поставщику) не является обязательным. Однако использование этих документов позволит отследить оформление оплаты по заказам конкретных КиЗ. Необходимо оформлять отдельные заказы на персонифицированные и неперсонифицированные КиЗ.

В документе указывается количество этикеток (КиЗ), а также цена за одну этикетку. Порядок работы с документом подробно описан в разделе Заказ поставщику.

Оформление заявки на выпуск КиЗ Для заказа контрольных (идентификационных) знаков у эмитента предназначен документ Заявка на выпуск КиЗ для маркировки. Документ может быть оформлен из формы документа Заказ поставщику по гиперссылке Создать заявку на выпуск КиЗ или в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Заявки на выпуск КиЗ – Заявки на выпуск КиЗ для маркировки (на закладке К оформлению по кнопке Оформить заявку). На закладке К оформлению показываются все заказы поставщикам на изготовление КиЗ, по которым еще не были оформлены заявки на выпуск КиЗ.

В документе заявки на закладке Основное указывается информация об эмитенте (обязательным является заполнение информации о GLN эмитента). Регистрационный номер GLN может быть запрошен в системе маркировки по ИНН и КПП (кнопка

).

На закладке Заказанные КиЗ указывается список заказываемых контрольных (идентификационных) знаков, а также их количество. На закладке Дополнительно указывается информация о договоре, заключенном с эмитентом, способе получения КиЗ и адресе доставки. Если информационная база подключена к «Интернет-поддержке», то адрес доставки будет передаваться в формате ФИАС, если не подключена – в формате КЛАДР. Документ Заявка на выпуск КиЗ оформляется в статусе Черновик. Для передачи данных в ГИСМ необходимо нажать гиперссылку передайте данные на форме документа. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать сертификат электронной подписи и нажать кнопку Подписать. После подписи документа следует передать сведения по заявке на выпуск КиЗ в ГИСМ (кнопка Выполнить обмен на закладке Заявки на выпуск КиЗ в рабочем месте Заявки на выпуск КиЗ для маркировки). По каждой заявке можно просмотреть ее текущий статус (поле Статус) и дальнейшее действие (поле Дальнейшее действие). Статусы и действия, возникающие на каждом этапе оформления заявки, показываются в списке Заявки на выпуск КиЗ в рамках рабочего места. В процессе обмена данными заявка проходит несколько этапов, которые представлены в таблице 3.4.

Таблица 3.4 Этап

Статус

Действие

Подпись заявки на обмен с использованием сертификата

Черновик

Передать данные

Передача информации в ГИСМ

К передаче

Выполнить обмен

Контроль полученной информации в ГИСМ

Ожидайте получение квитанции о фиксации

Выполните обмен

Получение квитанции от ГИСМ о результатах приема

Отклонена ГИСМ или

Комментарий

Заявка ФНС должна быть рассмотрена в течение 3 дней

На утверждении в ФНС

Одобрение/отклонение Одобрено ФНС РФ заявки ФНС или Отклонено ФНС РФ Формирование файла заявления для эмитента

На рассмотрении у эмитента

Заявка находится на рассмотрении у эмитента

На рассмотрении у эмитента

Заявка отклонена эмитентом

На рассмотрении у эмитента

Заявка приостановлена эмитентом

При отклонении заявки ФНС она должна быть аннулирована

Аннулировать

Заявка аннулируется (помечается на удаление). Необходимо создать новую заявку для передачи данных в ГИСМ

Уточнение данных

Данные в заявке могут быть уточнены. Заказчиком уточняются данные о реквизитах эмитента и номере заключенного с ним договора

Заявка принята эмитентом

Обрабатывается эмитентом

Ожидайте формирования счета на оплату

Выставление эмитентом счета на оплату

Обрабатывается эмитентом

Получите счет на оплату

Счет на оплату передается заказчику по электронной почте. Заказчик подтверждает получение счета на оплату

Ожидание эмитентом оплаты

Обрабатывается эмитентом

Оплатите счет

В соответствии с полученными данными заказчик оформляет оплату эмитенту. Оплата оформляется путем перевода денежных средств на расчетный счет эмитента (документ Списание безналичных денежных средств). Документ может быть оформлен в рамках договора или по конкретному заказу поставщику (эмитенту)

Эмитент получил оплату по счету

Обрабатывается эмитентом

Ожидайте уведомление о выпуске КиЗ

Эмитент произвел КиЗ и отправил их заказчику

Отгружено заказчику

Ожидайте поступление товаров

Заказчик зарегистрировал поступление КиЗ на склад

Закройте заявку

Заявка закрывается

Предусмотрена возможность отбора заявок в соответствии с их статусами или в соответствии с теми действиями, которые необходимо выполнить по заявке.

Используя возможности фильтрации заявок, можно оставить в списке только те заявки, которые требуют определенных действий со стороны пользователя, выделить их в списке и выполнить групповые действия с заявкой (кнопка Действие). Предусмотрены следующие групповые действия с заявками на выпуск КиЗ (кнопка Действия в рабочем месте Заявки на выпуск КиЗ для маркировки): ■ Передать данные; ■ Подтвердить получение; ■ Аннулировать; ■ Закрыть заявку. Завершающим этапом оформления заявки на выпуск КиЗ является передача информации о номерах КиЗ. В заявке будет установлен статус Отгружено заказчику. Информация о выпущенных КиЗ будет заполнена на закладке Выпущенные КиЗ.

Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по кнопке Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения.

Поступление контрольных (идентификационных) знаков Поступление КиЗ от эмитента оформляется документом Приобретение товаров и услуг. Документ может быть оформлен в соответствии с ранее оформленным документом Заказ поставщику. Информация о полученных этикетках и номерах КиЗ регистрируется в качестве серии товаров. Для регистрации используется кнопка Указать серии. В сериях указываются полученные номера КиЗ. Номер КиЗ можно ввести вручную или считать с использованием RFID-считывателя. Считывание RFID-меток происходит последовательно. Для активации работы RFID-устройства необходимо использовать пиктограмму со знаком вопроса при считывании каждой этикетки. После регистрации серий необходимо провести документ. Будет зарегистрировано поступление на склад этикеток с номерами КиЗ для маркировки товаров. В документе приобретения товаров можно одновременно регистрировать поступление как персонифицированных, так и неперсонифицированных КиЗ – независимо от того, что они были оформлены по разным заказам поставщику и по разным заявкам на выпуск КиЗ. Можно оформлять и отдельные документы. Для персонифицированных КиЗ информация о сериях регистрируется для каждого товара, для которого эта этикетка предназначена. После того как этикетки с указанием номера КиЗ приняты на склад, необходимо подтвердить информацию об их поступлении и передать эту информацию в ГИСМ (см. далее).

Уведомление о поступлении маркированных товаров Поставщик при продаже маркированных товаров передает в ГИСМ уведомление об отгрузке маркированных товаров. Такие уведомления в процессе обмена с ГИСМ загружаются в документы покупателя Уведомление о поступлении маркированных товаров (Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о поступлении и возврате).

При загрузке уведомлений о поступлении из ГИСМ выполняется поиск контрагента-поставщика по ИНН и КПП. Если автоматически сопоставить поставщика не удалось, то можно воспользоваться помощником ввода нового контрагента. Из ГИСМ загружается только информация о контрольных (идентификационных) знаках (Номер КиЗ, RFID TID, SGTIN) в составе документа Уведомление о поступлении маркированных товаров.

Получение каждого контрольного (идентификационного) знака необходимо подтвердить после оформления документа поступления товаров и услуг. Подтвердить получение КиЗ можно из формы документов Заявка на выпуск КиЗ для маркировки (в списке необходимо выделить заявки в статусе Обрабатывается поступление и выполнить действие Подтвердить получение). При выполнении этого действия будет показан список номеров КиЗ, которые уже поступили на склад и для которых требуется подтверждение поставки в ГИСМ (поле Состояние подтверждения). Можно подтверждать последовательно каждую строку с номером КиЗ. Для этого предусмотрен сервис по групповому подтверждению выделенных строк (кнопка Отобрать строки – Подтвердить в обработке Подтверждение поступивших КиЗ). Данный сервис доступен по кнопке Действия – Подтвердить получение на закладке Заявки на выпуск КиЗ в рамках рабочего места Заявки на выпуск КиЗ для маркировки.

После получения подтверждения от ГИСМ документ Заявка на выпуск КиЗ для маркировки можно закрыть. Также подтвердить получение КиЗ можно из формы документа Уведомление о поступлении маркированных товаров (кнопка Подтвердить получение в обработке Подтверждение поступивших КиЗ).

Выпущенные эмитентом КиЗ в процессе обмена автоматически записываются в табличную часть Выпущенные КиЗ документа Заявка на выпуск КиЗ для маркировки. КиЗ числятся на балансе покупателя только после подтверждения их получения.

Уведомление об импорте маркированных товаров Уведомления об импорте ГИСМ можно оформлять по гиперссылке Создать уведомление об импорте ГИСМ на форме документа Приобретение товаров и услуг (с типом операции Импорт) или в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления об импорте – Уведомления об импорте маркированных товаров (на закладке К оформлению – по кнопке Оформить уведомление об импорте). Документ Уведомление об импорте маркированных товаров должен быть оформлен до подачи таможенной декларации.

Уведомление о ввозе из ЕАЭС Уведомление ГИСМ о ввозе из ЕАЭС можно оформить по гиперссылке Создать уведомление о ввозе из ЕАЭС ГИСМ на форме документа Приобретение товаров и услуг (с типом операции Ввоз из ЕАЭС) или в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о ввозе из ЕАЭС – Уведомления о ввозе маркированных товаров из ЕАЭС (на закладке К оформлению по кнопке Оформить уведомление о ввозе).

Маркировка товаров Контрольные (идентификационные) знаки могут быть нанесены на товары с использованием документа Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Маркировка товаров. Также доступ к списку документов маркировки товаров обеспечивается по гиперссылке Маркировка товаров в рамках рабочего места Закупки/Продажи/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка.

Процесс маркировки состоит в присвоении определенного номера КиЗ конкретному товару и физическом размещении этикетки КиЗ на конкретном товаре. На выбор предусмотрены различные варианты маркировки товаров (поле Операция маркировки). Если ранее товар уже был промаркирован, то используются операции с видом Идентификация, если маркировка товаров выполняется впервые – Маркировка. Перед выполнением маркировки необходимо указать, какие именно контрольные (идентификационные) знаки будут использоваться для маркировки. КиЗ, используемые для идентификации ранее маркированных товаров, не списываются. Маркировка персонифицированными или неперсонифицированными КиЗ производится отдельными документами. При маркировке персонифицированными КиЗ в документе устанавливается флажок С индивидуализацией на закладке Основное. Для склада, на котором производится маркировка товаров, обязательно должна быть указана соответствующая политика учета серий товаров.

При проведении операции маркировки можно выбрать тип КиЗ, которыми будет производиться маркировка меховых изделий. Это ограничит список тех КиЗ, которые будут доступны для выбора при маркировке товаров. Стоимость КиЗ, используемых для маркировки, списывается на указанную в документе статью расходов. На закладке Товары указываются позиция номенклатуры, ее GTIN (штрихкод) и КиЗ, которым будет промаркирован товар. С помощью команды Указать серии для каждой позиции считывается этикетка с указанным КиЗ и заполняется номер КиЗ – при помощи RFID-считывателя (кнопка

Считать RFID-метку) или сканера штрихкодов.

Номер серии для каждого КиЗ генерируется по специальному алгоритму, зависящему от производителя RFID-меток. Вручную номера серий не вводятся. Если для маркировки используются неперсонифицированные метки, то использование RFID-считывателя обязательно. При проведении документа Маркировка товаров со склада списываются полученные этикетки КиЗ. Список всех зарегистрированных документов маркировки представлен в списке Маркировки товаров. В списке можно произвести отбор маркировок по их статусу или по тем действиям, которые надо выполнить в процессе маркировки. Далее рассмотрены особенности проведения маркировки при различных вариантах производства и поставки маркированной меховой продукции.

Маркировка товаров, произведенных на территории РФ Предприятия, осуществляющие производство меховой одежды на территории РФ, самостоятельно маркируют каждую единицу товара контрольными знаками и инициализируют их. Маркировка товаров может производиться кладовщиком на складе после выпуска продукции или в процессе производства. Если маркировка производится кладовщиком на складе, то оформляется документ Маркировка товаров с установленным видом операции Маркировка произведенной продукции. Если маркировка выполняется в процессе производства, то операция выполняется следующим образом: ■ Оформляется документ Передача материалов в производство, в котором указываются те КиЗ, которые будут использоваться для маркировки готовой продукции. КиЗ списываются со склада. ■ Оформляется документ Маршрутный лист производства, если маркировка происходит на определенном этапе производства, или документ Выпуск продукции и выполнение работ, если производство выполняется без использования заказов либо маркировка производится на этапе выпуска готовой продукции. В документах Передача материалов в производство, Выпуск продукции и выполнение работ указывается информация о номерах КиЗ, которыми маркируется произведенная продукция.

■ Оформляется документ Маркировка товаров с видом операции Идентификация ранее маркированной на производстве продукции (гиперссылка Оформить маркировку товаров в документе выпуска продукции и выполнения работ). ■ Документ Маркировка товаров передается в ГИСМ для получения квитанции о регистрации маркированной продукции.

Маркировка товаров производится за пределами таможенной территории РФ Возможно два варианта оформления этой операции.

1-й вариант. Организация-импортер за счет своих средств отправляет зарубежному производителю необходимое количество меток, ранее заказанных и полученных в уполномоченном органе. Контрольные (идентификационные) знаки на фабрике производителя вшиваются либо навешиваются на изделия. При таможенном оформлении товара импортер в декларации указывает, что все изделия промаркированы контрольными знаками, с обозначением идентификационных номеров использованных КиЗ. На основании декларации на товар таможенный орган включает ввезенные КиЗ в специальный реестр, который передается в единую базу национального компонента. Данная операция оформляется следующим образом: ■ Оформляется документ Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все) – Внутреннее потребление товаров с типом операции Списание на расходы/ активы. В документе указывается список тех КиЗ, которые передаются зарубежному производителю. Расходы по производству КиЗ списываются на определенную статью расходов. ■ Производитель пришивает эти метки на фабрике и отправляет продукцию импортеру. В своем инвойсе производитель обязан отдельной строкой указать, что все поставляемые изделия снабжены контрольными метками в количестве, соответствующем количеству изделий. Кроме того, должно быть указано общее количество контрольных знаков и перечислены их идентификационные номера. ■ Товар с КиЗ поступает на таможенный склад. При таможенном оформлении товара импортер в декларации указывает, что все изделия промаркированы контрольными знаками, с обозначением идентификационных номеров использованных КиЗ. На основании декларации на товар таможенный орган включает ввезенные КиЗ в специальный реестр, который передается в национальную базу ГИСМ. ■ Приобретение товаров регистрируется документом Приобретение товаров и услуг с видом операции Импорт. В документе регистрируются серии товаров (указываются номера КиЗ). После регистрации поставки импортных товаров необходимо передать в ГИСМ уведомление об импорте.

В уведомлении об импорте товаров дополнительно заполняется информация о виде меха. Информация о номере КиЗ указывается для каждого товара. После этого оформляется документ Маркировка товаров. В документе Маркировка товаров указывается вид операции Идентификация ранее маркированных при импорте товаров.

После маркировки товаров расходы на маркировку списываются на статью расхода, указанную в документе Маркировка товаров. КиЗ уже были предварительно списаны при передаче зарубежному производителю, повторного списания произведено не будет. 2-й вариант. Меховые изделия поступают от производителя без КиЗ. Маркировка производится на нашем складе. В этом случае товар поступает на склад, на котором не ведется учет в разрезе серий. В документе Приобретение товаров и услуг серии не указываются. Товар перемещается на склад, на котором производится маркировка товаров. Оформляется документ Маркировка товаров с установленным видом операции Маркировка импортированных товаров. Маркировка производится аналогично тому, как производится маркировка остатков товаров. После проведения документа маркировки будут списаны КиЗ, расходы по маркировке будут учтены в соответствии с указанной статьей расходов.

Маркировка товаров в иных случаях При осуществлении торговли между организациями на территории стран – участников ЕАЭС в течение 10 дней после приобретения товаров организация обязана информировать свой уполномоченный орган о контрольных знаках, нанесенных на товар, передавая в национальный компонент сведения, содержащие по каждой единице приобретенного товара обязательную информацию. Поставка товаров из стран – участников ЕАЭС оформляется документом Приобретение товаров и услуг с установленным видом операции Ввоз из ЕАЭС. Ввозимые товары должны быть промаркированы на той территории таможенного союза, откуда они поступают. Информация о КиЗ, которыми промаркированы меховые изделия, указывается в сериях товаров. После поступления товаров на основании этого документа необходимо оформить документ Уведомление о ввозе из ЕАЭС. Уведомление должно быть передано в ГИСМ, ГИСМ должна передать подтверждение получения информации о ввезенных из страны Таможенного союза товарах. Документы Уведомление о ввозе из ЕАЭС формируются в рамках рабочего места Продажи/Закупки – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о ввозе из ЕАЭС – Уведомления о ввозе маркированных товаров из ЕАЭС.

Организации, осуществляющие комиссионную торговлю изделиями на основании заключенных договоров комиссии с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, также обязаны провести маркировку этих товаров контрольными знаками. Маркировка производится в обычном порядке до выставления товаров в месте продажи, демонстрации их образцов или предоставления сведений о них в месте продажи. Приобретение товаров от физического лица на комиссию оформляется документом Приобретение товаров и услуг с установленным видом операции Прием на комиссию. Маркировка товаров, полученных на комиссию от физического лица, оформляется документом Маркировка товаров с установленным видом операции Маркировка товаров, принятых на комиссию. В случае возврата товара от покупателя без контрольного знака (или с испорченным контрольным знаком) организация должна составить соответствующий акт, а возвращенное изделие промаркировать новым КиЗ. Для маркировки изделий в этом случае используется документ Маркировка товаров с установленным видом операции Маркировка товаров, возвращенных покупателем.

Перемаркировка товаров При повреждении или утере контрольных (идентификационных) знаков необходимо произвести перемаркировку товаров. Процесс перемаркировки состоит в замене старой этикетки на новую с указанным номером КиЗ. Операция оформляется отдельным документом Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Перемаркировка товаров.

При оформлении операции перемаркировки товаров указываются: ■ в поле Списываемая серия – старый контрольный (идентификационный) знак, которым ранее был промаркирован товар; ■ в поле Новая серия – новый контрольный (идентификационный) знак, которым будет перемаркирован товар; ■ в поле Причина списания – причина списания старого контрольного (идентификационного) знака. Данные о перемаркировке необходимо передать в ГИСМ. Передача выполняется по кнопке Действия – Передать данные о перемаркировке товаров в списке документов Перемаркировка товаров. В ГИСМ последовательно передаются сведения: ■ о списании старого номера КиЗ; ■ маркировке товара новым номером КиЗ; ■ выполненной перемаркировке (уведомление).

Операции с маркированным товаром Получение маркированной продукции Поставщик при отгрузке маркированной продукции (меховых изделий) нашей организации оформляет документ отгрузки и передает их в ГИСМ. Эти документы после обмена с ГИСМ буду видны в нашей организации в списке Уведомления о поступлении маркированных товаров который открывается из рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка. При фактическом поступлении товаров оформляется документ Приобретение товаров и услуг. После регистрации поступления в документе Уведомление о поступлении маркированных товаров указывается документ поставки.

Отгрузка маркированной продукции оптовым покупателям

Оформление отгрузки оптовому покупателю производится с помощью документа Реализация товаров и услуг. Оптовый покупатель, которому отгружаются маркированные меховые изделия, должен являться членом российского филиала ассоциации GS1 и иметь уникальный номер GLN. Номер GLN указывается при передаче данных в ГИСМ. В документе Реализация товаров и услуг указывается список отгружаемых товаров (меховых изделий). Для каждого мехового изделия указывается метка с номером КиЗ и номером серии, которым был промаркирован товар. Для считывания метки можно использовать сканер штрихкодов или считыватель RFID-меток.

При оформлении оптовой продажи маркированных товаров требуется передавать информацию об отгрузке в ГИСМ. Для этих целей создается уведомление об отгрузке ГИСМ по гиперссылке Создать уведомление об отгрузке ГИСМ на форме документа реализации товаров и услуг. В документе Уведомление об отгрузке маркированных товаров указывается GLN контрагента, которому производится отгрузка. Регистрационный номер GLN может быть запрошен в системе маркировки по ИНН и КПП.

Обеспечивается отправка уведомления об отгрузке маркированной продукции незарегистрированному покупателю. Если контрагент не зарегистрирован в системе маркировки, то в форме уведомления об отгрузке на закладке Основное необходимо установить флажок Не зарегистрирован. В этом случае контрагент получит данные об отгрузке после регистрации в системе маркировки. Если контрагент является физическим лицом, которому осуществляется возврат по договору комиссии, или это продажа на экспорт, то регистрационный номер GLN не указывается. Сведения об отгружаемых маркированных товарах предоставляются в следующем разрезе данных: Номер КиЗ, TID RFID, SGTIN.

В ГИСМ необходимо передать данные и получить квитанцию об отгрузке товаров клиенту (кнопка Передать данные). Эта информация передается клиенту. Клиенту необходимо передать в ГИСМ уведомление о подтверждении получения. Далее ГИСМ передает эту информацию в нашу организацию. После получения подтверждения от клиента уведомление об отгрузке закрывается (устанавливается статус Закрыто). По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные в ГИСМ XML-сообщения (кнопка Протокол обмена).

Также информацию о необходимости оформления уведомления об отгрузке маркированных товаров можно получить в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления об отгрузке. На закладке К оформлению отображается список документов реализации товаров и услуг, по которым необходимо оформить уведомления об отгрузке. В этот список попадают те документы, в табличной части которых указана маркированная продукция. На закладке Уведомление об отгрузке маркированных товаров отображается информация о текущем состоянии оформленных уведомлений об отгрузке.

Продажа маркированной продукции розничным покупателям Продажа маркированной продукции конечным розничным покупателям оформляется документом Чек ККМ в рамках рабочего места кассира. Информация о КиЗ заполняется с помощью кнопки Указать серии. Информация с метки может быть считана с помощью RFID-считывателя или заполнена вручную.

После закрытия кассовой смены вся информация о продажах маркированной продукции будет отражена в документе Отчет о розничных продажах.

Информацию о продажах маркированной продукции следует передать в ГИСМ. Передача информации выполняется в списке документов Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о розничных продажах – Отчеты о розничных продажах маркированных товаров (кнопка Передать в ГИСМ).

Маркированная продукция может быть продана в удаленной торговой точке. В этом случае информация о КиЗ (сериях товаров) заполняется непосредственно в документе Отчет о розничных продажах.

Возврат маркированной продукции от клиента Возврат маркированной продукции оформляется документом Возврат товаров от клиента. В документе указываются номера КиЗ, которыми производилась маркировка продукции. При возврате маркированной продукции клиентом в ГИСМ должно быть отправлено уведомление о поступлении. Для этого на форме документа возврата предусмотрена гиперссылка передайте данные. Также информацию о необходимости передачи данных по документу возврата можно получить в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о поступлении и возврате. Если товар возвращается от розничного покупателя и метка испорчена или срезана, то товар заново маркируется. Для этих целей используется документ Маркировка товаров с установленным видом операции Маркировка товаров, возвращенных покупателем.

Возврат маркированной продукции поставщику

Возврат маркированной продукции поставщику оформляется документом Возврат товаров поставщику. В документе указываются те номера КиЗ, которыми производилась маркировка продукции. При возврате маркированной продукции поставщику в ГИСМ должно быть отправлено уведомление об отгрузке маркированных товаров. Оформить уведомление об отгрузке маркированных товаров можно по гиперссылке Создать уведомление об отгрузке ГИСМ на форме документа Возврат товаров поставщику.

Списание испорченной маркированной продукции Списание некачественной маркированной продукции оформляется документом Внутреннее потребление товаров с установленным видом операции Списание на расходы/активы. В документе указывается список маркированной продукции, которую необходимо списать, а также статья расходов, на которую необходимо списать маркированную продукцию. Для товаров указываются серии (номер КиЗ, номер серии), по которым происходит идентификация товара. После оформления списания маркированных товаров или контрольных (идентификационных) знаков необходимо отправить в ГИСМ уведомление о списании. Для этого предусмотрена гиперссылка Создать уведомление о списании КиЗ на форме документа внутреннего потребления товаров. Также информацию о необходимости передачи данных о списании КиЗ можно получить в рамках рабочего места Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – 1С:Маркировка – гиперссылка Уведомления о списании КиЗ. В документе Уведомление о списании КиЗ для маркировки предусмотрена возможность выбраковки как «Неиндивидуализированных КиЗ», так и «Маркированных товаров». При списании маркированного товара необходимо указать Номер КиЗ и/или TID, и/или SGTIN. При списании неиндивидуализированных КиЗ необходимо указать следующие сведения: Номер КиЗ, Причина списания и Заявка на выпуск КиЗ.

Контрольно-кассовая техника и торговое оборудование ККТ с функцией передачи данных В рамках ФЗ № 54-ФЗ поддерживаются следующие возможности: ■ пробитие, печать и отправка чеков при оформлении розничной продажи; ■ пробитие, печать и отправка чеков при оформлении документов оптовой продажи (поддержка нового формата фискальных документов 1.05); ■ пробитие, печать и отправка чеков при оформлении платежных документов; ■ предварительный просмотр данных по чеку перед пробитием на ККТ; ■ различные способы отправки электронных версий чека (через оператора фискальных данных или с использованием инструментов прикладного решения); ■ различные варианты оправки электронных версий чека (SMS, E-mail); ■ журнал хранения документов, отражающих фискальные операции; ■ журнал учета документов, выданных покупателю при расчетах (в том числе для поддержки ФЗ № 54-ФЗ в контексте удаленных и труднодоступных мест).

Подключение и настройка ККТ Для передачи данных в ОФД в соответствии с ФЗ № 54-ФЗ предусмотрен тип оборудования ККТ с передачей данных, поддерживающий работу с контрольно-кассовой техникой. Список сертифицированного подключаемого оборудования: http://v8.1c.ru/libraries/cel/certified.htm. Для подключения ККТ с передачей данных необходимо: ■ установить драйвер устройства; ■ настроить доступ в Интернет. Подключение и настройка оборудования выполняются в рамках рабочего места НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Подключаемое оборудование. Подключение и настройка оборудования доступны при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование – Использовать подключаемое оборудование. В рамках рабочего места по подключению и настройке оборудования необходимо выбрать тип оборудования ККТ с передачей данных и создать новый экземпляр подключаемого оборудования (кнопка Создать). В карточке экземпляра подключаемого оборудования указываются Организация, от имени которой будет производиться продажа товаров на данном фискальном регистраторе, и Драйвер оборудования. В поле Серийный номер вводится заводской номер, указанный на корпусе устройства.

Далее необходимо выполнить настройки драйвера подключаемого оборудования (порт, сетевые настройки и др.). Настройки драйвера оборудования выполняются в соответствующей форме, доступной по кнопке Настроить в карточке экземпляра подключаемого оборудования. Затем необходимо выполнить проверку подключенного и настроенного оборудования по кнопке Тест устройства в форме настройки драйвера оборудования. При успешном подключении на экране появится сообщение: «Тест успешно выполнен».

Регистрация фискального накопителя

После подключения типа оборудования ККТ с передачей данных к прикладному решению необходимо зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Эта операция выполняется также при замене фискального накопителя после окончания срока действия или исчерпания ресурса памяти: использованный фискальный накопитель закрывается, затем производится замена фискального устройства и регистрируется новый фискальный накопитель. Регистрация фискального накопителя выполняется в форме Регистрация фискального накопителя, доступной по кнопке Операция с фискальным накопителем – Регистрация в карточке экземпляра подключаемого оборудования. В форме Регистрация фискального накопителя необходимо заполнить: ■ Регистрационный номер ККТ – номер, полученный при регистрации кассы в ФНС; ■ Адрес установки ККТ; ■ ИНН ОФД – идентификационный номер налогоплательщика (оператора фискальных данных); ■ Наименование ОФД – наименование оператора фискальных данных.

Также необходимо проверить правильность заполнения реквизитов организации. Пользователь может выбрать одну систему налогообложения или несколько, если на данном устройстве планируется печать чеков в целях отражения расчетов по товарам и услугам, относящимся к видам деятельности с различными формами налогообложения (Системы налогообложения в форме регистрации фискального накопителя). При оформлении продаж в рамках рабочего места кассира контролируется состав чека: в один чек могут входить товары, остатки которых списываются со складов с одной и той же системой налогообложения. Списание товаров производится в соответствии с настройкой распределения продаж по складам и услуг по организациям. Регистрационные данные фискального оборудования (ККТ с передачей данных) будут доступны для просмотра по гиперссылке Параметры регистрации ККТ в карточке экземпляра подключаемого оборудования.

Изменение параметров регистрации ККТ с передачей данных выполняется по кнопке Операция – Изменение параметров регистрации в карточке экземпляра подключаемого оборудования. В зависимости от указанной причины перерегистрации (в поле Код причины перерегистрации) пользователю будут доступны для изменения соответствующие реквизиты фискального накопителя (ККТ с передачей данных в ОФД). Закрытие фискального накопителя выполняется по кнопке Операция – Закрытие в карточке экземпляра подключаемого оборудования. После выполнения данной операции использование фискального накопителя невозможно.

Взаимосвязь операционной кассы (кассы ККМ) и подключаемого оборудования Для возможности пробития чеков при оформлении розничных продаж необходимо установить взаимосвязь кассы ККМ и подключаемого оборудования. Настройка взаимосвязи выполняется в рамках рабочего места НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Рабочие места кассиров – Настройка РМК на закладке Кассы ККМ. На этой закладке указываются операционная касса и используемое оборудование с типом ККТ с передачей данных.

При выполненных настройках становится доступна возможность пробития чеков как в рамках рабочего места кассира, так и из форм платежных документов при оформлении операций Поступление из кассы ККМ, Выдача в кассу ККМ. Взаимосвязь кассы организации и подключаемого оборудования Для возможности пробития чеков из форм платежных документов (приходные и расходные кассовые ордера) (как при оптовой, так и розничной продаже) необходимо настроить взаимосвязь используемого оборудования с кассами организации, в рамках которых оформляются платежные документы. Для этого в форме НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Рабочие места кассиров – Настройка РМК на закладке Кассы указываются касса организации и подключаемое оборудование с типом ККТ с передачей данных.

При выполненных настройках в формах платежных документов становится доступна гиперссылка для пробития чека (Пробить чек). Взаимосвязь эквайрингового терминала и подключаемого оборудования Для возможности пробития чеков при оформлении операций по платежной карте необходимо настроить взаимосвязь терминала с фискальным устройством и с подключенным терминалом, в рамках которых оформляются документы Эквайринговая операция. Для этого в форме НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Рабочие места кассиров – Настройка РМК на закладке Эквайринговые терминалы указываются терминал, оборудование с типом Эквайринговые терминалы и подключаемое оборудование с типом ККТ с передачей данных. При выполненных настройках в формах документов по оформлению эквайринговых операций становится доступна гиперссылка для пробития чека (Принять оплату и пробить чек). Настройка способов предоставления электронных чеков покупателям В соответствии с новой редакцией закона о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) продавец обязан предоставлять электронную версию чека по запросу клиента (письмом или SMS-сообщением). Предоставить электронную версию чека можно как при оплате наличными, так и при возврате оплаты наличными. В прикладном решении поддерживаются следующие варианты отправки электронных версий чеков: ■ по E-mail (на адрес электронной почты); ■ SMS (на телефон розничного покупателя). Выполнять отправку электронных версий чеков можно следующими способами:

■ с использованием инструментов прикладного решения «1С:ERP Управление предприятием 2»; ■ через оператора фискальных данных. Для отправки чеков по SMS или e-mail с использованием инструментов «1С:ERP Управления предприятием 2» в прикладном решении должны быть настроены сервисы (электронная почта и отправка SMS-сообщений). Настройки выполняются по соответствующим ссылкам: ■ НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи; ■ НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Отправка SMS – Настройка отправки SMS. Автоматическая отправка электронных чеков (по SMS и e-mail) с использованием инструментов прикладного решения возможна: ■ после пробития чека на ККТ. Отправка электронных чеков выполняется при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – ФЗ-54 – Отправлять электронные чеки после пробития на ККТ; ■ регламентным заданием в соответствии с настроенным расписанием. Настройка расписания отправки электронных чеков выполняется по соответствующей гиперссылке, доступной при отключенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – ФЗ-54 – Отправлять электронные чеки после пробития на ККТ. Если же требуется отправка электронных чеков по SMS или e-mail через оператора фискальных данных, то необходимо включить функциональные опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – ФЗ-54 – Отправлять электронные чеки по SMS через оператора фискальных данных и Отправлять электронные чеки по E-mail через оператора фискальных данных соответственно.

Отправка электронных версий чеков по SMS и e-mail оператором фискальных данных может требовать дополнительной оплаты. Если покупатель требует отправки электронного чека на телефон или электронную почту, то будет производиться поиск покупателя (партнера) в информационной базе по контактной информации. В случае, когда партнера найти не удается, автоматически создается новый партнер (покупатель). Такая возможность доступна при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – ФЗ-54 – Создавать партнеров при отправке электронных чеков. Если отсутствует необходимость в печати чека на ККТ при отправке электронного чека, то необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – ФЗ-54 – Не печатать чек ККТ при отправке электронного чека.

Пробитие и отправка чеков при оформлении розничных продаж (с использованием касс ККМ)

Для начала продаж необходимо открыть кассовую смену. Открытие кассовой смены можно выполнить следующими способами: ■ из списка Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ по кнопке Открыть смену;

■ в рамках рабочего места кассира перед выполнением операции по оплате (например, по кнопке Операции с ККМ – Открыть смену); ■ в рамках обработки Продажи – Сервис – Управление фискальным регистратором по кнопке Открыть смену. При открытии смены система предлагает на выбор фискальное устройство (оборудование с типом ККТ с передачей данных). При открытии кассовой смены автоматически создается новый документ Продажи – См. также – Кассовая смена. В данном документе фиксируются основные данные текущей кассовой смены (организация, фискальное устройство ККТ с передачей данных, дата начала открытия кассы, статус Открыта). Пробитие и отправка электронных чеков могут быть выполнены из форм оплаты (Смешанная оплата, Оплата наличными), доступных в рамках рабочего места кассира (Продажи – Розничные продажи – Рабочее место кассира). В форме приема оплаты перед пробитием чека выбирается вариант отправки электронного чека (по SMS или e-mail) и вводятся телефон покупателя и/или адрес электронной почты покупателя. Поддерживается несколько способов определения контактных данных покупателя (телефон и адрес электронной почты): ■ ввод данных вручную; ■ автоматическое заполнение данных при считывании карты лояльности партнера (покупателя).

По результатам пробития кассового чека на фискальном устройстве ККТ с передачей данных создается новый документ Чек ККМ, в котором фиксируются данные текущей кассовой смены (Организация, Касса ККМ, к которой подключено оборудование, дата и время начала смены, статус Открыта).

Информация обо всех чеках показывается в списке Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ. Закрытие кассовой смены можно выполнить: ■ из списка Продажи – Розничные продажи – Чеки ККМ по кнопке Закрыть смену; ■ в рамках рабочего места кассира по кнопке Операции с ККМ – Закрыть смену; ■ в рамках обработки Продажи – Сервис – Управление фискальным регистратором по кнопке Закрыть смену.

По результатам закрытия смены формируются отчет за кассовую смену по оформленным чекам и документ Продажи – Розничные продажи – Отчет о розничных продажах. При закрытии смены в карточке кассовой смены заполняются дата и время окончания смены, статус изменяется на Закрыта, а также заполняются реквизиты на закладке Фискальные данные. Состав реквизитов зависит от версии форматов фискальных документов, поддерживаемых фискальным накопителем и кассовым аппаратом.

Пробитие и отправка электронных чеков при оформлении документов оптовой продажи

Пробитие, печать и отправка электронных версий чеков поддерживаются при оформлении следующих документов оптовой продажи: ■ Акт выполненных работ; ■ Реализация товаров и услуг; ■ Реализация услуг и прочих активов; ■ Выкуп возвратной тары клиентом; ■ Возврат товаров от клиента. Для пробития чека предусмотрена гиперссылка пробить чек на формах указанных документов. Пробитие чека доступно из форм документов в момент передачи товаров и услуг покупателю при неоформленном счете-фактуре. Например, вместо выставления счета-фактуры по документам продажи для розничных покупателей можно использовать чек, пробитый в момент оформления реализации товаров и услуг. Если чек пробит, то оформление счета-фактуры не требуется, и наоборот. Если подключение и настройка оборудования не выполнены, то в момент пробития чека (например, из документа Реализация товаров и услуг, гиперссылка пробить чек) в диалоговом окне пользователю будет показано уведомление об отсутствии подключенных фискальных устройств и необходимости подключения и настройки оборудования (гиперссылка Подключаемое оборудование). Описание настроек см. в разделе «Подключение ККТ с передачей данных».

Если используемое оборудование подключено и настроено, то в момент пробития чека из форм документов (гиперссылка пробить чек) пользователю будет показана форма Предпросмотр чека (см. в разделе «Предварительный просмотр и выбор варианта отправки чека перед пробитием на ККТ»).

Пробитие и оправка электронных чеков при оформлении платежных документов Поддерживается пробитие чека при оформлении платежных документов Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Эквайринговая операция. Если не подключено оборудование и не настроено рабочее место кассира, то на формах документов показывается гиперссылка Чек не пробит. Результатом применения гиперссылки Чек не пробит является уведомление пользователя об отсутствии подключенных фискальных устройств и необходимости выполнить следующие настройки: ■ Подключить и настроить оборудование (гиперссылка Подключаемое оборудование). Описание настроек см. в разделе «Подключение ККТ с передачей данных». ■ Настроить рабочее место кассира (гиперссылка Настройки РМК). Описание настроек см. в разделе «Настройки рабочего места кассира».

По результатам настройки рабочего места кассира на формах платежных документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер – будет доступна гиперссылка Пробить чек, на формах документов Эквайринговые операции – гиперссылка Принять оплату и пробить чек.

В момент пробития чека пользователю будет показана специализированная форма Предпросмотр чека (см. раздел «Предварительный просмотр и выбор варианта отправки чека перед пробитием на ККТ»). В момент пробития чека из формы предпросмотра чека системой будет выдано предупреждение о необходимости открытия новой кассовой смены. При оформлении операций Поступление из кассы ККМ, Выдача в кассу ККМ в момент пробития чеков из формы Предпросмотр чека (кнопка Пробить чек на формах документов Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер) системой выполняется проверка состояния кассовой смены. Если смена не открыта или истекло 24 часа с момента открытия кассовой смены, то система рекомендует пользователю открыть новую кассовую смену.

Предварительный просмотр и выбор варианта отправки чека перед пробитием на ККТ Для предварительного просмотра данных по чеку предусмотрена специализированная форма Предпросмотр чека, отображаемая пользователю в момент пробития чеков из форм платежных документов (Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Эквайринговая операция), из форм документов оптовой продажи.

При пробитии чека будет использовано фискальное устройство с типом ККТ с передачей данных, привязанное к организации, от имени которой оформляется документ. С использованием формы Предпросмотр чека поддерживаются следующие возможности: ■ контроль формы оплаты; ■ корректировка суммы предоплаты и суммы кредита; ■ контроль системы налогообложения; ■ контроль признака способа расчета;

■ выбор варианта отправки электронной версии чека: ○ по E-mail (на адрес электронной почты); ○ SMS (на телефон покупателя); ○ Не использовать. Контактные данные покупателя (адрес электронной почты и телефон), указанные в форме предварительного просмотра чека, автоматически сохраняются в карточке партнера (покупателя) на закладке Адреса, телефоны. При предоставлении покупателем новых данных предусмотрена возможность сохранения контактной информации в карточке партнера (покупателя). Вариант отправки электронного чека (по SMS или E-mail) предварительно определяется настройкой в карточке партнера (покупателя) – поле Электронный чек на закладке Общая информация. Контактные данные покупателя (телефон, адрес электронной почты) автоматически определяются из карточки партнера (покупателя) – закладка Адреса, телефоны. При изменении параметров (суммы предоплаты, кредита) данные в форме предпросмотра чека пересчитываются автоматически. Результат пробития чека показывается в виде гиперссылки Пробит чек № на формах документов продажи и платежных документов. По данной гиперссылке предусмотрен переход в журнал фискальных операций (форма Запись журнала фискальных операций). В журнале фискальных операций показываются данные, переданные в ККТ.

Контроль текущего состояния расчетов в рамках ФЗ № 54-ФЗ Для просмотра информации о чеках, выданных покупателям за определенный период, предусмотрен отчет Продажи – Отчеты по продажам – Розничные продажи – Журнал учета документов, выданных покупателю при расчетах.

Проконтролировать информацию о непереданных фискальных документах можно при помощи отчета Отчет о текущем состоянии расчетов. Данные отчета необходимы в целях проверки ФНС. Доступ к отчету выполняется по кнопке Отчет о текущем состоянии расчетов в рамках обработки Продажи – Сервис – Управление фискальным устройством.

Оформление продаж при подключении ККМ в режиме Offline Возможность регистрации продаж в режиме Offline определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование – Обмен с подключаемым оборудованием Offline. Также необходима установка функциональной опции Использовать подключаемое оборудование. Работа в режиме Offline предполагает автономную работу на кассе (POS-терминале) без подключения к компьютеру. При работе в режиме Offline в начале кассовой смены производится загрузка позиций номенклатуры в ККМ из информационной базы. Далее касса работает автономно, регистрируя продажи товаров розничным покупателям. В конце смены в информационную базу загружается сводный отчет о розничных продажах за день. Процесс оформления продаж в розничном магазине с помощью ККМ, работающей в режиме Offline, можно представить в виде следующей схемы.

Перед началом работы необходимо выполнить следующие действия: ■ Ввести информацию о кассе ККМ, работающей в режиме Offline. ■ Указать в настройках РМК информацию о ККМ, работающей в режиме Offline. ■ Произвести подключение ККМ Offline в настройках торгового оборудования – указать программно-аппаратный комплекс, под управлением которого работает касса, и параметры его подключения. Эта операция выполняется в списке Подключение и настройка оборудования. В параметрах подключения определяется путь к файлу, из которого будут выгружаться данные о товарах (База товаров) и данные о продажах в удаленной кассе (Файл отчетов). После настройки торгового оборудования необходимо определить правила обмена между кассой, работающей автономно (в режиме Offline), и прикладным решением. Список правил открывается по гиперссылке Правила обмена с подключаемым торговым оборудованием Offline в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование. Выгрузка позиций номенклатуры в кассу ККМ производится в форме Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Продажи, группа команд Розничные продажи) на странице списка ККМ Offline. В списке содержится список касс Оffline, которые были созданы на этапе настройки оборудования. Список можно отфильтровать по складу, правилу выгрузки и по признаку подключенного оборудования. Перед обменом необходимо указать правило обмена. Создать новое правило или указать уже существующее можно в карточке подключаемого оборудования. Карточку можно открыть в списке обмена. Можно назначить одно и то же правило для нескольких ККМ (команда списка Назначить правило для выделенных). Открыть и отредактировать уже созданное правило можно по команде списка Открыть правило. Предусмотрена также возможность очистки списка товаров в ККМ и загрузки нового списка товаров в соответствии с новыми правилами загрузки (команды списка обмена Еще – Очистить и Еще – Перезагрузить). Посмотреть список товаров, подготовленных для выгрузки, можно по команде списка обмена Посмотреть список товаров. Информация о товарах выгружается по команде Выгрузить товары. Информация выгружается в файл, который указан для данной кассы в параметрах настройки торгового оборудования (поле База товаров). По команде Еще – Автоматический обмен можно задать интервал, с которым будет выполняться обмен (выгрузка и загрузка) в автоматическом режиме. Если выгрузка осуществляется в ручном режиме, то рекомендуется выгружать товары на кассу при изменениях цены/штрихкода товара, размещенного в торговом зале, а также при появлении

нового товара, подпадающего под существующие правила обмена (операции переоценки, инвентаризации, поступления нового товара). Чеки ККМ пробиваются на кассе ККМ в автономном режиме. В конце смены производится закрытие кассовой смены на ККМ, и информация о проданных товарах регистрируется в виде отчета. Этот отчет записывается в файл отчета, определенный в настройках (в параметрах обмена) торгового оборудования. После закрытия кассовой смены на автономной кассе и формирования файла отчета о продажах можно загрузить его в информационную базу. Загрузка файла отчета выполняется в форме Обмен с подключаемым оборудованием Offline (раздел Продажи, группа команд Розничные продажи) по команде Загрузить отчет о продажах. После выполнения команды вся информация о проданных товарах фиксируется в документе Отчет о розничных продажах. Передача розничной выручки оформляется с помощью документа Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление из кассы ККМ (раздел Казначейство). Документ оформляется по каждой кассе ККМ, работающей в режиме Offline. В документе указывается касса ККМ, из которой передается розничная выручка, сумма передаваемой выручки в соответствии с отчетом о розничных продажах и та касса предприятия, в которую передается розничная выручка.

Весы с печатью этикеток Offline Для оформления розничных продаж весовых товаров и печати этикеток на удаленных весах в режиме Offline необходимо в справочник Подключаемое оборудование добавить Весы с печатью этикеток. По команде Настроить выполняется проверка установленного драйвера и параметров подключения. В разделе НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Правила обмена с подключаемым оборудованием Offline выполняется настройка правил обмена для оборудования типа Весы с печатью этикеток. Выгрузка номенклатуры из центральной базы в весы выполняется в рабочем месте Продажи – Розничные продажи – Обмен с подключаемым оборудованием Offline на закладке Весы с печатью этикеток. Взвешивание и этикетирование товара на весах выполняются покупателями или продавцами в торговом зале, после чего товар поступает на кассу. Касса может работать как в режиме Offline, так и в режиме фискального регистратора. Информацию о стоимости или весе товара касса получит по штрихкоду на этикетке весового товара.

Электронные весы Online Работа электронных весов в режиме Online означает, что взвешивание товаров происходит в момент оформления продажи. Настройка весов выполняется в списке НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Подключаемое оборудование. В документах Чек ККМ, Реализация товаров и услуг и Расходный ордер на товары доступно использование электронных весов Online. При оформлении продажи кассир может взвесить товар и сохранить информацию о весе в документе (поле Количество). В остальном реализация весового товара не отличается от продажи штучного.

Организация розничных продаж алкогольной продукции Общие принципы организации учета алкогольной продукции Учет алкогольной продукции в интересах отражения в Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС) ведется параллельно учету товаров в прикладном решении с использованием отдельных документов. Для хранения информации об алкогольной продукции, а также о поставщиках, производителях и импортерах алкогольной продукции в целях взаимодействия с ЕГАИС используются Классификатор организаций и Классификатор алкогольной продукции. Элементы этих классификаторов загружаются из сервиса ЕГАИС и сопоставляются со справочниками прикладного решения. В системе ЕГАИС отражаются остатки и все движения алкогольной продукции. Учет алкогольной продукции может производиться: ■ по партиям, ■ поштучно. В соответствии с требованиями законодательства с 01.07.2018 учет маркируемой алкогольной продукции в ЕГАИС ведется поштучно. Маркируемая алкогольная продукция, произведенная или импортированная до введения поштучного учета, учитывается по партиям. Каждая партия характеризуется регламентированными формами учета (РФУ, также именуемыми справками) №1 и №2. Складские остатки алкогольной продукции учитываются по партиям в Реестре 1. В регистре 2 учитываются остатки в торговом зале немаркируемой алкогольной продукции, а также остатки маркируемой алкогольной продукции, возникшие до момента введения поштучного учета. Движение алкогольной продукции между регистром 1 и регистром 2 отражается в ЕГАИС. В Регистре 3 маркируемая алкогольная продукция учитывается в разрезе цифровых индикаторов (акцизных и специальных федеральных марок). Этот регистр дополняет информацию Регистра 1 и не создает собственного остатка. Учет немаркируемой алкогольной продукции, а также остатков маркируемой алкогольной продукции, возникших до момента введения поштучного учета, можно представить в виде следующей схемы.

Поштучный учет маркируемой алкогольной продукции можно представить в виде следующей схемы.

Для ведения поштучного учета маркируемой алкогольной продукции применяются идентификаторы групповой тары (в частности, коробов, паллет), в которой находится маркируемая продукция. Для групповой тары поддерживается неограниченная вложенность. При отражении движения в ЕГАИС грузоотправитель указывает идентификаторы групповой тары и цифровые идентификаторы содержащейся в таре маркируемой алкогольной продукции. После получения такой накладной в информационной системе сохранятся идентификаторы тары и привязанные к ним цифровые идентификаторы алкогольной продукции, которые учитываются в Регистре 3. При дальнейших движениях групповой тары цифровые идентификаторы находящейся в ней алкогольной продукции подставляются автоматически. Оформление розничных продаж маркированной алкогольной продукции на кассе ККМ может производиться только с помощью сканера штрихкодов, позволяющего считывать штриховые коды формата PDF417, размещенные на марке. При оформлении продаж маркированной продукции считываются и передаются в ЕГАИС цифровые идентификаторы для каждой единицы алкогольной продукции. При отгрузке и розничной продаже учитываемой поштучно алкогольной продукции проверяется наличие цифровых идентификаторов на остатках в регистре 3.

Рабочее место «Обмен с ЕГАИС» Форма Обмен с ЕГАИС является единым рабочим местом, из которого можно выполнять настройки обмена с ЕГАИС, оформлять и контролировать все операции с алкогольной продукцией, требующей отражения в ЕГИС. Форму можно открыть из разделов Продажи, Закупки, Склад и доставка, Финансовый результат и контроллинг. Форму условно можно разделить на командную панель, строку отборов и несколько групп гиперссылок: ■ Настройки и справочники (по умолчанию свернута) ■ Закупки ■ Склад ■ Продажи ■ См. также (по умолчанию свернута) На командной панели располагаются кнопки Выполнить обмен, которая позволяет выполнить немедленный обмен вне зависимости от расписания, а также кнопка Обновить предназначена для отображения актуального состояния, которые могло поменяться в том числе в процессе фонового обмена по расписанию. Отбор в форме может быть установлен по одной или нескольким организациям, а также по ответственному. Ранее установленные отборы по нескольким организациям доступны в списке быстрого отбора. В группе Настройки и справочники выполняется настройка параметров подключения и заполняются классификаторы ЕГАИС. В группах Закупки, Склад, Продажи производится основная работа с документами подсистемы ЕГАИС. Напротив каждого вида документов ЕГАИС отображаются гиперссылки с информацией о количестве документов, по которым требуются действия в соответствии с установленными отборами по организации и ответственному: ■ оформите – в скобках указано количество документов ЕГАИС, ожидающих оформления на основании отраженных в прикладном решении операций;

■ отработайте – в скобках указано количество документов, по которым получен ответ от ЕГАИС и требуется выполнение каких-либо действий (например, оформления документов информационной базы); ■ ожидайте – в скобках указано количество документов, переданных в ЕГАИС, по которым ожидается ответ из сервиса ЕГАИС.

По гиперссылкам отработайте и ожидайте можно перейти к списку соответствующих документов ЕГАИС c отбором по статусам и требуемым действиям. При нажатии на гиперссылку оформите выполняется переход в соответствующий список документов, на закладку К оформлению.

Настройка работы с ЕГАИС Использование продаж алкогольной продукции определяется функциональной опцией Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Алкогольная продукция – Алкогольная (спиртосодержащая) продукция в рознице. При включении опции требуется дополнительно указать сведения, необходимые для заполнения журнала и деклараций об объемах розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции, в том числе:

■ Параметры подключения к ЕГАИС – по гиперссылке выполняется настройка подключения к ЕГАИС в разрезе складов и организаций. ■ Выгружать продажи немаркируемой продукции в ЕГАИС – установка флажка позволяет передавать сведения о розничных продажах немаркируемой алкогольной продукции, например пива, с целью дальнейшего формирования отчетности средствами ЕГАИС. ■ Продажи без сопоставления классификаторов с ЕГАИС – установка флажка разрешает продажи алкогольной продукции без сопоставления классификаторов номенклатуры с ЕГАИС. ■ Дата начала применения приказа ФСРАР № 164 – дата начала формирования отчета Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции в соответствии с приказом ФСРАР от 19.06.2015 № 164. По умолчанию дата устанавливается в значение 01.01.2016. До установленной даты Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции формируется в соответствии с Приказом Росалкогольрегулирования от 23.05.2014 № 153. ■ Дата начала розничных продаж в ЕГАИС – дата начала передачи сведений о розничных продажах алкоголя в ЕГАИС. По умолчанию дата устанавливается в значение 01.07.2016 в соответствии с вступлением в силу Федерального закона от 29.06.2015 № 182-ФЗ. ■ Дата начала оформления закупок в ЕГАИС – дата, начиная с которой можно получать ТТН из ЕГАИС и отправлять ответ в ЕГАИС о приеме накладных. ■ Дата начала продаж в ЕГАИС в сельской местности – дата начала передачи сведений о розничных продажах алкоголя в ЕГАИС в отношении сельских поселений. По умолчанию дата устанавливается в значение 01.07.2016 в соответствии с вступлением в силу Федерального закона от 29.06.2015 № 182-ФЗ. Ключевым компонентом взаимодействия с ЕГАИС является программно-аппаратный комплекс «Универсальный транспортный модуль» (УТМ). Подключение УТМ в разрезе организаций и складов настраивается по гиперссылке Параметры подключения к ЕГАИС в форме Обмен с ЕГАИС. Также настройку можно открыть из форм настроек НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи и НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Рабочие места кассиров – Настройка РМК. Для создания новой записи необходимо ввести сетевые параметры подключения УТМ, в том числе Адрес УТМ, Порт и Таймаут, а также указать Код в ФСРАР, под которым организация, склад или розничный магазин зарегистрированы в классификаторе организаций ЕГАИС. После ввода параметров производятся поиск организации ЕГАИС по указанному коду и попытка соединения с УТМ. В случае успешного подключения на форме отображается гиперссылка, по которой можно открыть веб-интерфейс УТМ в браузере. В случае неуспешной попытки подключения на форме отображаются сообщение об отсутствии связи и гиперссылка для повторной проверки. Для Обмен информацией с УТМ может происходить по запросу или автоматически (флажок По расписанию). Например, для обеспечения актуальности данных, получаемых из ЕГАИС, можно настроить ежедневное расписание с интервалом 5 минут. После подключения к ЕГАИС рекомендуется провести работу по предварительному заполнению классификаторов ЕГАИС и справочников прикладного решения. После этого можно начинать регулярную работу с ЕГАИС, в частности: ■ Получить из ЕГАИС товарно-транспортные накладные, направленные поставщиком в ЕГАИС для данного магазина (организации, от имени которой производится продажа алкоголя в магазине). ■ Произвести сопоставление новых контрагентов и номенклатуры. ■ Оформить приобретение товаров, произведя пересчет поступившей продукции. ■ После завершения оформления приобретения отправить в ЕГАИС подтверждение или отказ.

Сведения об организациях, участвующих в обороте алкогольной продукции Все участники рынка алкогольной продукции регистрируются в ЕГАИС с присвоением уникального кода ФСРАР. Применительно к предприятию, осуществляющему розничные продажи алкогольной продукции, это будут собственные организации (торговые объекты), а также партнерах – производителях, импортерах и поставщиках алкогольной продукции, входящей в ассортимент организации. Информация об этих объектах должна быть загружена из ЕГАИС в Классификатор организаций ЕГАИС прикладного решения, который можно открыть из формы Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – Обмен с ЕГАИС (раздел) или непосредственно из раздела Продажи – См. также. Элементы классификатора организаций ЕГАИС сопоставляются с элементами справочников Организации и Склады и магазины для собственных организаций или с элементами справочника Контрагенты для производителей, импортеров и поставщиков. Для загрузки элементов в форме списка классификатора предусмотрены следующие варианты запросов: ■ Организацию по ИНН – загрузка в классификатор всех подключенных к ЕГАИС объектов (складов и магазинов) организации с указанным ИНН.

■ Организацию по коду ФСРАР – загрузка в классификатор объекта с указанным кодом. ■ Алкогольную продукцию по ИНН – загрузка в классификатор организаций ЕГАИС всех объектов с указанным ИНН и одновременно загрузка в классификатор алкогольной продукции ЕГАИС всей продукции производителя (импортера) с указанным ИНН. Запрос в ЕГАИС может занять некоторое время и может выполняться в фоне. Форма запроса при этом не закрывается и по результатам выполнения запроса на нее выводиться ссылка на загруженный элемент классификатора, если он один, или гиперссылка Показать, по которой открывается форма списка с установленным отбором по загруженным элементам. При загрузке организации ЕГАИС будут произведены автоматический поиск и сопоставление организации поставщика (импортера) в справочнике Контрагенты по указанному ИНН. Если такого контрагента не будет найдено, то сопоставление не произойдет и его нужно будет выполнить вручную из формы элементы классификатора организаций ЕГАИС по кнопке или по кнопке

в списке выбора контрагента.

Новый элемент справочника Контрагенты создается заполненным по данным классификатора ЕГАИС. Для каждой организации из классификатора ЕГАИС указывается применяемая ей версия формата обмена с ЕГАИС. Для собственной организации информация об используемой версии должна быть передана в ЕГАИС по кнопке

.

Сведения об алкогольной продукции В ЕГАИС вся алкогольная продукция учитывается отдельно по каждому наименованию и производителю и имеет собственный код ФСРАР. Эта информация должна быть загружена из ЕГАИС в Классификатор организаций ЕГАИС прикладного решения, который можно открыть из формы Продажи/Закупки/Склад и доставка – Сервис – Обмен с ЕГАИС (раздел) или непосредственно из раздела Продажи – См. также. При получении товарно-транспортной накладной ЕГАИС (входящей) сведения о принимаемой продукции загружаются автоматически. Кроме того существует возможность предварительной загрузки из ЕГАИС элементов классификатора: ■ По ИНН производителя (импортера), ■ По коду алкогольной продукции. Указать код алкогольной продукции при запросе можно с помощью сканера штрихкодов. Для отражения торговых и складских операций в прикладном решении алкогольная продукция должна также быть внесена в справочник Номенклатура. Для элементов справочника номенклатуры должен быть выбран Вид номенклатуры с типом Товар: Алкогольная (спиртосодержащая) продукция. Для алкогольной продукции может быть организован учет по сериям (см. раздел Серии товаров). Серия для алкогольной продукции всегда идентифицирует партию товаров, а в состав реквизитов серии наряду с прочими могут быть Производитель (ЕГАИС) и Справка 2 (ЕГАИС).

Учет алкогольной продукции по сериям позволяет, в том числе, вести учет себестоимости по каждой поставке. Серии автоматически генерируются в документе поступления. Для номенклатуры, относящейся к алкогольной продукции, должны быть заполнены реквизиты группы Сведения по алкогольной продукции: ■ Вид алкогольной продукции по классификатору ЕГАИС. Флажок Маркируемая, установленный для вида алкогольной продукции, определяет порядок продажи алкогольной продукции – для продукции с установленным флажком требуются считывание акцизной марки и отражение продажи в ЕГАИС.

■ Производитель (импортер) – элемент справочника контрагентов и Происхождение по классификатору стран мира. ■ Алкогольная продукция во вскрытой таре – флажок устанавливается для алкогольной продукции, которая отпускается в розлив. При установке данного флажка ввод объема не требуется. Реализация такой продукции отражается в отчетности, но данные о ее продажах не отражаются в ЕГАИС. ■ Объем алкогольной продукции в конфигурации указывается в единицах измерения Дал, в ЕГАИС передается в литрах. ■ Крепость в процентах объемной доли этилового спирта. Для маркируемой продукции (с установленным флажком Маркируемая для «Вида алкогольной продукции») должно быть заполнено, кроме того, поле Штрихкод PDF417. Элементы классификатора алкогольной продукции ЕГАИС и справочника номенклатуры связаны между собой. Каждому элементу классификатора алкогольной продукции ЕГАИС может соответствовать несколько элементов справочника номенклатуры прикладного решения. Например, одной позиции алкогольной продукции в ЕГАИС может соответствовать номенклатура разного качества, товары в подарочной упаковке и т. д. В то же время каждому элементу справочника номенклатуры может также соответствовать несколько элементов классификатора ЕГАИС – например, алкогольная продукция одной марки, произведенная разными заводами. Сопоставление элементов классификатора алкогольной продукции ЕГАИС с элементами справочника номенклатуры производится отдельно для каждой партии продукции в момент её поступления документом Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) или принятия к учету документом Акт постановки на баланс ЕГАИС. Новый элемент справочника номенклатуры можно создать по кнопке

в списке выбора номенклатуры автоматически заполненным данными из классификатора.

Если для алкогольной продукции сопоставлен ровно один элемент справочника номенклатуры, то в дальнейшем он будет по умолчанию поставляться в документы ЕГАИС автоматически. В случае, когда с одной номенклатурной позицией предприятия связано несколько элементов классификатора алкогольных продукций ЕГАИС. В приходных документах для маркируемой продукции данная колонка будет заполнена при сканировании акцизной марки. В расходных документах можно использовать команду Подобрать справки 2.

В форме элемента классификатора номенклатуры ЕГАИС по гиперссылке в строке Сопоставлено в ИБ можно открыть список сопоставленных элементов справочника номенклатуры.

Упаковке маркируемой продукции Алкогольная продукция может поставляться, храниться и отгружаться в маркированной групповой таре (коробах, паллетах). Использование маркированной упаковки позволяет при выполнении операций, требующих отражения в ЕГАИС, сканировать штрихкод упаковки вместо сканирования цифровых индикаторов всей алкогольной продукции, находящейся в упаковке.

При этом информация о цифровых идентификаторах алкогольной продукции заполняется автоматически на основании сохраненных ранее сведений об упаковке, включая штрихкод и иерархию вложений. При поступлении алкогольной продукции в маркированной упаковке от поставщика, сведения об упаковке будут указаны в документе ТТН ЕГАИС (входящая). Состав и штрихкоды упаковок можно посмотреть в форме Проверка поступившей алкогольной продукции.

Маркировка упаковки Если предприятие самостоятельно производит упаковку поступившей алкогольной продукции и формирует свои штрихкоды для нее, то сведения о новой упаковке также отражаются в форме Проверка поступившей алкогольной продукции по кнопке

- добавить маркированную упаковку. Предприятие может сформировать свои штрихкоды для имеющейся

упаковки по кнопке - маркировать упаковку. Аналогичным образом можно маркировать упаковку из формы Подбор и проверка алкогольной продукции для документов ТТН ЕГАИС (входящей) и Акт постановки на баланс. При добавлении новой упаковки или маркировке имеющейся упаковки будет сгенерирован штрихкод. Формат штрихкода для маркировки групповой тары жестко не фиксирован в нормативных актах и может выбираться участниками алкогольного рынка самостоятельно. В программе поддерживаются следующие типы штрихкодов: ■ Code128 – формируется на основе указанного идентификатора организации (может быть выбран ИНН или код ФСРАР), даты и порядкового номера.

■ SSCC – формируется на основании указанного префикса компании GSP, присвоенного организацией GS1 Russia, цифры расширения (указывается в соответствии с разработанными внутренними правилами) и серийного номера, присваиваемого по порядку. ■ GS1-128 – в штрихкоде может быть закодировано большое количество идентификаторов (настраиваются по кнопке Подбор), в том числе код продукции, присвоенный организацией GS1 Russia, номер партии (может быть выбран ИНН + дата или код ФСРАР + дата), дата розлива и т.д. ■ GS1 DataBar Expanded Stacked – формируется по аналогии с кодом GS1-128, но может включать большее число символов и строк. Для использования штрихкодов формата SSCC, GS1-128 и GS1 DataBar Expanded Stacked требуется наличие договора с GS1 Russia и получение идентификационных соответствующих ключей. Подробнее на сайте организации http://www.gs1ru.org

Для печати этикеток штрихкода должен быть добавлен шаблон этикетки с назначением Этикетка для штрихкодов упаковок.

Поступление алкогольной продукции В прикладном решении накладные ЕГАИС, полученные от поставщика, после обмена с УТМ попадают в список Входящие товарно-транспортные накладные ЕГАИС. К списку можно перейти из формы Обмен с ЕГАИС или из раздела Закупки – Закупки – ТТН ЕГАИС (входящие). Полученные от поставщика накладные находятся в статусе Принят из ЕГАИС.

Проверка алкогольной продукции, указанной поштучно При приемке алкогольной продукции на склад необходимо указать фактическое наличие алкогольной продукции и упаковок в форме Проверка поступившей алкогольной продукции (открывается по соответствующей гиперссылке на закладке Товары). Список маркируемой алкогольной продукция может включать упаковки с иерархией вложений. В зависимости от наличия информации об упаковках и глубины вложенности можно выделить три уровня детализации структуры хранения:

■ Полная детализация – бутылки и упаковки отображаются в виде иерархического списка, отражающего вложенность упаковки, например короба вложены в паллеты. ■ Короба с бутылками – бутылки и короба отображаются в виде иерархического списка, короба всегда являются верхним уровнем иерархии и не могут быть вложенными в другие упаковки. ■ Бутылки – список одноуровневый без иерархии. При открытии формы проверки поступившей алкогольной продукции, если в ней уже есть данные о бутылках и упаковках устанавливается минимально возможный уровень детализации: ■ Если есть упаковки, вложенные в другие упаковки, то устанавливает Полный режим детализации . ■ Если упаковки есть, но вложений упаковок нет, то устанавливается режим Короба с бутылками. ■ Если имеется информация только о бутылках, то устанавливается режим детализации Бутылки. Если в форме нет данных об алкогольной продукции, то при открытии формы будет устанавливаться детализация в соответствии с настройками, которые устанавливались ранее для данного пользователя при работе в форме проверки и подбора алкогольной продукции. Информация о текущей детализации отображается внизу формы, в строке текущих настроек.

Изменить детализацию можно нажав на гиперссылку.

При понижении детализации структуры хранения данные в дереве данные о верхних уровнях упаковки, не предусмотренных для этого уровня детализации, будут удалены. Например, при установке уровня детализации Короба с бутылками удаляются данные о паллетах (упаковках в которые вложены короба). При повышении детализации текущая структура вложенности не меняется, но появляется возможность добавлять упаковки соответствующего уровня. Для восстановления начальной структуры можно воспользоваться командой Начать подбор и проверку заново. Но при этом будут потеряна другая работа в форме, если она уже была проведена В форме проверки алкогольной продукции в графе Штрихкод для маркируемой алкогольной продукции, учитываемой поштучно, указываются номера цифровых идентификаторов (акцизных и специальных марок), а для упаковок – штриходы групповой тары. Проверка алкогольной продукции осуществляется путем считывания штрихкодов сканером или терминалом сбора данных. Порядок проверки зависит от режима детализации. Результат проверки отражается установкой соответствующего статуса: ■ В наличии, ■ Отсутствует, ■ Отложена, ■ Не проводилась. Выполнение проверки при полной детализации данных Выполнять проверку целесообразно начиная с самой внешней упаковки используя сканер штрихкода. Если отсканированный штрихкод есть в списке, то производится позиционирование на соответствующей строке и для неё устанавливается статус В наличии.

Далее можно выполнить проверку содержимого данной упаковки. Для перехода в режим проверки текущей упаковки её необходимо отсканировать еще раз. При этом пиктограмма упаковки примет вид . Если в текущая упаковка содержит вложенную упаковку, то необходимо отсканировать штрихкод вложенной упаковки дважды (после первого устанавливается статус В наличии, после второго включается режим проверки для вложенной упаковки) и перейти к её содержимому. После того, как полностью проверено содержимое текущей упаковки, нужно еще раз отсканировать её штрихкод для завершения режима проверки. Далее можно переходить к проверке следующей вложенной упаковки. Пример Продукция поставляется в 8 коробах, которое упакованы в 2 паллеты. Проверяем продукцию в следующем порядке: - Отсканировать штрихкод первой дважды паллеты для подтверждения наличия и начала проверки паллеты; - Отсканировать штрихкод первого короба дважды для подтверждения наличия и перехода в режим проверки; - Отсканировать штрихкоды всех бутылок в первом коробе;

- Отсканировать штрихкод первого короба для завершения проверки короба; - Аналогично проверить второй, третий и четвертый короб на первой паллете; - Отсканировать штрихкод первой паллеты для завершения режима проверки паллеты; - Аналогично проверить вторую паллету… Выполнение проверки при детализации «Короба и бутылки» Выполнять проверку целесообразно начиная с коробов, используя сканер штрихкода. Если отсканированный штрихкод есть в списке, то производится позиционирование на соответствующей строке и для неё устанавливается статус В наличии. Далее можно выполнить проверку содержимого данной упаковки. Для перехода в режим проверки текущей упаковки её необходимо отсканировать еще раз. При этом пиктограмма упаковки примет вид . При сканировании бутылки для нее устанавливается признак В наличии. Указать нахождение одной упаковки в другой нельзя. Если в режиме проверки одной коробки будет считан штриховой код другой коробки, то проверка текущей коробки будет завершена и будет выполнено позиционирование на коробке, штриховой код которой был считан. Если был считан штриховой код коробки, информация о которой отсутствует в дереве, то она будет добавлена в корень дерева. После того, как полностью проверено содержимое текущей упаковки, нужно еще раз отсканировать её штрихкод для завершения режима проверки. Выполнение проверки при детализации «Бутылки» Проверка выполняется последовательным сканированием бутылок. При сканировании бутылки для нее устанавливается признак В наличии. Сканирование штриховых кодов отличных от типа PDF417 игнорируется. Обработка ошибок размещения продукции в упаковках В процессе проверки упаковки может быть обнаружена продукция, которая числится в другой упаковке. Возможны следующие варианты отражения (настраивается в форме проверки в строке При выявлении некорректного содержимого): ■ оставлять там, где найдено, ■ перемещать в упаковку, где должно находиться. При сканировании бутылки, которая не заявлена в текущей проверяемой упаковке, будет выдано сообщение. Действие с такой бутылкой подтверждаются сканированием штрихкода текущей упаковки.

Вариант перемещать в упаковку, где должно находиться, должен отрабатываться следующим образом: ■ бутылка помечается стикером с номером и откладывается до момента проверки нужной групповой упаковки, информация об отложенных бутылках отображается рабочем месте в составе нужной упаковки;

■ при проверке нужной упаковки отложенная бутылка сканируется и помещается в упаковку. Указание дополнительной информации при сканировании Если при сканировании алкогольная продукция не может быть сопоставлена с номенклатурой предприятия, то выдается форма уточнения данных. В этой форме можно выбрать номенклатуру, характеристику, серию, под которыми данная продукция будет учтена в программе. Для указания номенклатуры и характеристики можно воспользоваться сканированием штриховой кода EAN-13, если он ранее был задан для них в программе.

При указании требуемых данных можно запомнить выбор и для последующих считанных акцизных марок этой же алкогольной продукции. Информация будет выведена в форме сканирования. Сохраненный выбор можно в любой момент отменить (гиперссылка Сбросить в форме сканирования). Если будет отсканирована другая алкогольная продукция, то сохраненный выбор будет сброшен автоматически.

Проверка алкогольной продукции с помощью терминала сбора данных При работе с терминалом сбора данных да один прием можно проверить информацию об одной упаковке. В частности, за один прием можно отсканировать на терминале сбора данных и передать в программу следующие штрихкоды: ■ Штрихкоды одной упаковки (короба) и всех содержащихся в коробе бутылок; ■ Штрихкоды нескольких упаковок одного уровня иерархии, например коробов, и одной упаковки более высокого уровня, например, паллеты; ■ Штрихкоды нескольких бутылок без упаковок; ■ Штрихкоды нескольких упаковок одного уровня иерархии, например коробов. Все другие комбинации штриховых кодов будут признаны ошибочными и не будет обработаны. При этом будет выведено сообщение о наличии проблемы в считанных данных. Загрузка данных осуществляется по кнопке . В момент загрузки данных из ТСД будет учитываться контекст проверки. Например, если была начата проверка упаковки, то все полученные данные будут считаться вложенными в эту упаковку. Пример Поставщиком в документе указана иерархия упаковок паллеты – короба – бутылки. Работа с ТСД производится в следующем порядке: - Считать ТСД штриход первой паллеты и коробов на первой паллете.

- Загрузить данные в программу. - Считать ТСД штрихкоды первой коробки и всех бутылок в ней. - Загрузить данные в программу. - Аналогичным образом проверить по одной остальные коробки на паллете. - Перейти к следующей паллете. Завершение проверки алкогольной продукции В любой момент в процессе проверки алкогольной продукции можно сохранить текущий результат проверки и вернуться к проверке позднее по гиперссылке Продолжить проверку поступившей продукции в форме ТТН ЕГАИС. Если после проверки в списке остались позиции, штрихкоды которых не были отсканированы (статус Не проверялась), то после нажатия кнопки Проверка завершена будет предложено отметить их все как имеющиеся в наличии или как отсутствующие. Результаты проверки переносятся в документ в графу Количество (факт), а на форму ТТН ЕГАИС выводится гиперссылка Результаты проверки алкогольной продукции.

Проверка партионной алкогольной продукции Маркируемая алкогольная продукция до перехода поставщика на поштучный учет может указываться в ТТН ЕГАИС (входящей) по партиям, без указания цифровых идентификаторов. В целях оптимизации процесса дальнейшего движения алкогольной продукции можно внести в информационную базу информацию о её цифровых идентификаторах, а также маркирвоать упаковку. Форма проверки при наличии партионной продукции будет состоять из двух закладок Маркируемая и Партионная. На закладке Партионная отображается список алкогольной продукции с указанием справок 2 и общего количества по накладной. В процессе сканирования информация об упаковках и бутылках будет добавляться на закладку Маркируемая в соответствии с иерархией вложений. Выполнять проверку целесообразно начиная с самой внешней упаковки. После считывания штрикхода упаковки выдается вопрос о добавлении новой упаковки в документ. После добавления упаковки в список в режиме проверки упаковки необходимо считать цифровые идентификаторы (акцизные марки) бутылок, которые находятся в данной упаковке. Бутылки добавляются в список на закладке Маркируемая в статусе Не числилась, а количество данной продукции, указанное на закладке Партионная уменьшается.

После завершения сканирования важно проверить остаток продукции на закладке Партионная. Если какую-то часть продукции решено не сканировать, а принять по партиям без указания цифровых идентификаторов, то необходимо провести ручной пересчет продукции и внести количество в графу Факт на закладке Партионная. Такую продукцию после подтверждения получения ТТН ЕГАИС необходимо передать в регистр № 2. Продукцию, принятую с указанием цифровых идентификаторов в статусе Не числилась необходимо после подтверждения ЕГАИС поставить на баланс в регистр №3. Сделать это можно на закладке К оформлению (Регистр №3) списка Акты постановки на баланс (см. раздел Постановка на баланс алкогольной продукции).

Подтверждение поступления алкогольной продукции После проверки количества необходимо подтвердить накладную в ЕГАИС (кнопка Действия – Подтвердить получение в форме списка документов или ссылка Подтвердите получение в форме документа). Если такой поставки не ожидается (ТТН была оформлена поставщиком ошибочно), то необходимо послать уведомление в ЕГАИС об ошибке (кнопка Действия – Отказаться от накладной). Это действие необратимое: получить ТТН повторно из ЕГАИС невозможно, дальнейшие действия в программе на основании этой ТТН также блокируются. После подтверждения или отклонения накладной необходимо передать информацию в ЕГАИС (кнопка Выполнить обмен

).

Отражение поступившей алкогольной продукции в учете Для принятия алкогольной продукции к учету необходимо заполнить графы Номенклатура и Серия (в случае есть ведется учет по сериям, см. раздел Серии товаров). Если для алкогольной продукции ранее был сопоставлен ровно один элемент справочника номенклатуры, то он будет подставлен автоматически. Из формы списка выбора номенклатуры по кнопке можно создать новый элемент справочника, заполненный сведениями из классификатора ЕГАИС. По кнопке Сопоставить классификаторы можно провести сопоставление производителей и импортеров алкогольной продукции, а также проверить сопоставление номенклатуры.

Если для алкогольной продукции на складе поступления ведется учет по сериям, то необходимо заполнить соответствующую графу ТТН ЕГАИС. По кнопке Сгенерировать серии автоматически заполняется серия для всех позиций, при условии, что установлен флажок Генерировать серии автоматически в настройках состава реквизитов серии. Если среди реквизитов серии есть Дата производства, то при генерации серий будет сформирован запрос справок 1 для соответствующей продукции. Серия с учетом даты производства заполняется после получения справки 1. После сопоставления можно оформить документ Приобретение товаров и услуг (кнопка Оформить поступление в форме списка или одноименная гиперссылка в форме документа на закладе Основное).

Пример От компании ООО «Поставщик алкоголя» поступает партия из 4 наименований алкогольной продукции, каждого по 12 бутылок. Продукция маркируется федеральными специальными марками. Продукция поступает в заводской упаковке по 12 бутылок, на единой паллете. Коробки и паллета снабжены штрихкодами. На момент поставки товарно-транспортная накладная уже введена поставщиком в сервис ЕГАИС. После обмена с УТМ она попадает в список товарно-транспортных накладных ЕГАИС со статусом Ожидает подтверждения и отражается в числе документов, требующих отработки на форме Обмен с ЕГАИС рядом с гиперссылкой отработайте напротив строки Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие). Документ принимается без расхождений.

Розничные продажи маркируемой алкогольной продукции Для алкогольной продукции, учитываемой по партиям необходимо предварительно оформить передачу алкогольной продукции в регистр 2. Передача алкогольной продукции, учитываемой поштучно, в регистр 2 не производится. Продажа алкогольной продукции в розницу производится с помощью документа Чек ККМ (рабочее место кассира). Для продаж маркируемой алкогольной продукции необходим сканер штрихкодов, поддерживающий формат PDF417. Добавление в чек маркированной алкогольной продукции производится после считывания цифрового идентификатора (акцизной марки) в формате PDF417. Используя команду Акцизные марки можно посмотреть считанный код акцизной марки. Информацию об акцизной марке можно добавить и по уже введенной в табличную часть документа алкогольной продукции. Например в том случае, если позиция номенклатуры добавлена с помощью подбора товаров или сканирования штрихкода товара. Пиктограмма акцизной марки будет отображена красным цветом. После сканирования акцизной марки пиктогграмма будет отображаться зеленым цветом. Если продукция с указанной акцизной маркой уже была реализована, то пользователю выдается предупреждение с указанием оформленного ранее документа продажи. Для алкогольной продукции, учитываемой поштучно, проверяется факт наличия в регистре 3. Чек ККМ сможет быть проведен и распечатан только после получения подтверждения о разрешении продажи со стороны ЕГАИС. После завершения формирования чека и его оплаты система перед печатью чека перешлет в ЕГАИС сведения о проданной алкогольной продукции. При потере связи с ЕГАИС сведения должны быть переданы не позднее 3 дней с момента продажи.

После успешной печати фискального чека распечатывается слип-чек продажи алкогольной продукции с кодом подтверждения ЕГАИС. QR-код может быть распечатан, если печать кода такого формата поддерживается фискальным регистратором. В противном случае код подтверждения будет выведен на печать в виде строки символов, что разрешено правилами оформления продаж ФСРАР. При проведении чека алкогольная продукция списывается из регистра 1 и регистра 3. Продажа алкогольной продукции в может оформляться документом Реализация товаров и услуг. При наличии в табличной части документа маркируемой алкогольной продукции в документе появляется ссылка Создать Чек ЕГАИС. При оформлении чека необходимо отсканировать штрихкод и акцизную марку продаваемой алкогольной продукции. Информация о продаже алкогольной продукции передается в ЕГАИС (передайте данные). После передачи данных в документе устанавливается статус Передан.

Продажа алкогольной продукции в розлив Алкогольная продукция может продаваться в розлив. Реализация такой продукции отражается в отчетности, но данные о ее продажах не отражаются в ЕГАИС, однако отражению в ЕГАИС подлежит момент вскрытия упаковки маркированной алкогольной продукции. Продажи отражаются по отдельной номенклатурной позиции с установленным флажком Алкогольная продукция во вскрытой таре (группа реквизитов Сведения по алкогольной продукции). Факт вскрытия тары отражается в учете как списание невскрытой и оприходование вскрытой продукции. Возможны следующие способы отражения: ■ Сборка (разборка) – для отражения вскрытия отдельной единицы продукции; ■ Внутреннее потребление товара – Оприходование излишков товаров – для отражения массового вскрытия алкогольной продукции. После записи документа Сборка (разборка) или Внутреннее потребление товаров в подвале формы появляются гиперссылки для регистрации факта вскрытия алкогольной продукции в сервисе ЕГАИС: ■ Чек ЕГАИС – может применяться для маркируемой алкогольной продукции, находящейся на розничном складе; ■ Акт списания ЕГАИС – может применяться для маркируемой и немаркируемой алкогольной продукции вне зависимости от вида склада. Розничная продажа алкогольной продукции во вскрытой упаковке отражается типовыми средствами (Чек ККМ, Отчет о розничных продажах) без необходимости сканирования акцизной марки.

Возврат алкогольной продукции от покупателя Возврат алкогольной продукции в розничной торговле в день продажи оформляется документа Чек на возврат на основании ранее пробитого чека на продажу (Работа с документом описана в Реализация в рознице). При пробитии чека на возврат передается сообщение в ЕГАИС об отмене продажи алкогольной продукции. После получения подтверждения от ЕГАИС можно будет распечатать чек на возврат на фискальном регистраторе. Для возврата алкогольной продукции после закрытия кассовой смены предназначен документ Возврат товаров от клиента с установленным видом операции Возврат от розничного покупателя. При наличии в табличной части документе алкогольной продукции на закладке Дополнительно будет отображаться команда Передать данные в ЕГАИС. После передачи данных в ЕГАИС документ возврата становится недоступным для редактирования данных. Возврат алкогольной продукции юридическим лицом регистрируется документом Возврат товаров от клиента (см. раздел Возврат товаров от клиента). При наличии в табличной части документа маркируемой продукции появляется гиперссылка Создать чек ЕГАИС на возврат. В созданном чеке на возврат также указывается информация о штрихкоде и акцизной марке алкогольной продукции. Информация о возврате алкогольной продукции юридическим лицом передается в ЕГАИС (передайте данные). После передачи данных в документе устанавливается статус Передан.

Перемещение алкогольной продукции между складами Перемещение алкогольной продукции допускается в пределах обособленных подразделений организаций, выделенных на отдельный баланс или между отдельными юридическими лицами. Для выполнения операций перемещения с участием обособленных подразделений в прикладном решении должна быть включена функциональная опция Обособленные подразделения на отдельном балансе (раздел НСИ и администрирование - Настройка параметров системы - Предприятие). В информационной базе должны быть зарегистрированы обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс. Обособленные подразделения регистрируются в справочнике Организации с видом Обособленное подразделение и указанием головной организации. При оформлении документов перемещения между обособленными подразделениями в качестве организации отправителя и получателя должны быть выбраны элементы справочника Организации, имеющие одинаковое значение ИНН, но разные КПП. Каждому магазину должна соответствовать отдельная организация с соответствующим КПП. Если перемещение товаров оформляется между магазинами, которые работают от имени разных юридических лиц, то эти юридические лица должны быть зарегистрированы, как отдельные записи в справочнике Организации. Для этих организаций указывается вид Юридическое лицо.

В параметрах подключения ЕГАИС (раздел НСИ и администрирование - Продажи - Розничные продажи - Алкогольная продукция) необходимо зарегистрировать информацию обо всех организациях, обособленных подразделениях и магазинах (складах), для которых будет оформлять перемещение товаров. Для возможности получения организацией получателем входящие документы из ЕГАИС, отправленные организацией -отправителем, необходимо установить флажок Загружать входящие документы. Перемещение товаров регистрируется документами: ■ Перемещение товаров с установленным видом операции Внутренняя передача, если оформляется перемещение товаров между складами (магазинами), являющимися подразделениями, выделенными на отдельный баланс. ■ Передача товаров между организациями с установленным видом операции Реализация товаров в другую организацию, если оформляется перемещение между складами (магазинами), которые работают от имени разных юридических лиц. Если перемещение товаров между магазинами, которые работают от имени разных юридических лиц, то эти юридические лица должны быть зарегистрированы, как отдельные записи в справочнике Организации. И в том и в другом документе при наличии в табличной части алкогольной продукции в документах появляется ссылка на создание документа Товарно-транспортная накладная (исходящая) от ЕГАИС (см. раздел Отгрузка алкогольной продукции). После получения подтверждения передачи в ЕГАИС ТТН ЕГАИС (исходящей) в информационной базе складаполучателя следует загрузить входящие ТТН.

Возврат товаров поставщику Возврат алкогольной продукции поставщику на основании поступления формируется точно также, как и для любых других товаров. В меню Создать на основании нужного документа Приобретение товаров и услуг необходимо выбрать пункт Возврат поставщику и в открывшейся форме откорректировать табличную часть: изменить количество или удалить строки. Подробное описание приводится в разделе Корректировка и возврат товаров поставщику. После проведения документа станет доступна команда Создать ТТН ЕГАИС (исходящую) (см. раздел Отгрузка алкогольной продукции).

Оформление исходящих накладных ЕГАИС Операции реализации, перемещения между складами и возврата поставщику алкогольной продукции требуют формирования и отражения в ЕГАИС исходящей товарно-транспортной накладной. ТТН ЕГАИС можно создать по гиперссылке на форме документа-основания, а также на закладке К оформлению списка ТТН ЕГАИС. На закладке Товары документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая) указывается алкогольная продукция по классификатору ЕГАИС и по справочнику номенклатуры, а также серия (если для данной номенклатуры алкогольной продукции ведется учет по сериям). В случае поштучного учета алкогольной продукции в форме Подбор и проверка должны быть указаны цифровые идентификаторы (акцизные и специальные марки) отгружаемой продукции в форме Подбор и проверка алкогольной продукции. Если продукция отгружается в групповой таре (коробках, паллетах), то должны быть указаны штрихкоды упаковок и иерархия вложений. Заполнение цифровых идентификаторов выполняется с помощью сканера штрихкода. При сканировании штрихкода упаковки автоматически в список добавляются все входящие в нее упаковки и единицы алкогольной продукции. Содержимое упаковки добавляется в форму подбора в статусе Не проверялось. При нарушении целостности упаковки в процессе отгрузки целесообразно перепроверить содержимое упаковок по аналогии с проверкой, выполняемой при поступлении (см. раздел Поступление алкогольной продукции). Если в процессе проверки отгружаемой алкогольной продукции выявляются отсутствующие бутылки, то до завершения подбора необходимо выполнить перемаркировку упаковок (см. раздел Сведения об упаковке маркируемой продукции). По всем указанным цифровым идентификаторам производится проверка их наличия на учете в регистре 3. При создании ТТН от ЕГАИС для каждой позиции указываются справки «А» и «Б», по которым продукция поступала в магазин. Заполнение справок А и Б будет происходить только в том случае, если по организации ЕГАИС ведется учет остатков алкогольной продукции (установлен флажок Учитывать остатки алкогольной продукции) и загружены остатки алкогольной продукции. При перемещении в ТТН ЕГАИС выгружается нулевая цена, несмотря на то, что в табличной части самого перемещения цена может быть указана. Это требования интерфейса ЕГАИС. После проведения документ нужно передать в ЕГАИС.

Постановка на баланс алкогольной продукции

Постановка на баланс позволяет отразить в ЕГАИС: ■ излишки алкогольной продукции на складе (Регистр №1,3), ■ излишки в торговом зале алкогольной продукции, учитываемой по партиям (Регистр №2), ■ алкогольную продукцию в поштучном учете (Регистр №3). Список документов Акт постановки на баланс ЕГАИС можно открыть из формы Обмен с ЕГАИС. Отражение излишков в ЕГАИС производится после оформления оприходования в учете. Документы Оприходование излишков, для которых еще не были оформлены акты постановки на баланс ЕГАИС, отображаются на закладке К оформлению (регистры №1, 2). По кнопке Оформить акт создается документ, заполненный на основании оприходования. На закладке Товары должны быть заполнены графы Номенклатура и Алкогольная продукция. Для алкогольной продукции, учитываемой по сериям, соответствующая графа заполняется из документа-основания. Ручное указание серии, если документ не имеет основания, не требуется. Если элементу справочника номенклатуры сопоставлена ровно одна позиция классификатора алкогольная продукции, то она будет автоматически подставлена в документ. Если с одной номенклатурой связано несколько элементов классификатора алкогольных продукций, то колонка Алкогольная продукция в соответствующей строке табличной части останется незаполненной. В текущих случаях для сопоставления маркированной алкогольной продукции рекомендуется сканировать цифровые идентификаторы (акцизные марки). В процессе сканирования алкогольная продукция будет заполнена автоматически. Сканирование цифровых идентификаторов (акцизных марок) алкогольной продукции и штрихкодов упаковок может выполняться в таблице Товары или в форме Подбор и проверка алкогольной продукции (открывается по соответствующей гиперссылке на закладке Товары). Действия в форме аналогичны проверке продукции при поступлении (см. раздел Оформление поступления алкогольной продукции). При постановке маркируемой алкогольной продукции на баланс в Регистр №1 акцизные марки автоматически добавляются в Регистр №3. Операция постановка на баланс в регистре 3 позволяет учесть поштучно маркированную алкогольную продукцию, ранее учтенную в ЕГАИС по партиям. Дальнейшие операции с этой продукцией будут выполняться в соответствии с методологией поштучного учета. Если указание цифровых идентификаторов для партионной алкогольной продукции уже было проведено в момент оформления поступления, то перечень цифровых идентификаторов, которые требуется отразить в ЕГАИС, отображается на закладке К оформлению (регистр №3), а по кнопке Оформить акт создается уже заполненный документ.

Списание алкогольной продукции с баланса ЕГАИС В некоторых случаях может понадобится списание алкогольной продукции, находящейся на балансе ЕГАИС (бой, пересортица и т.д). Для передачи в ЕГАИС сведений о списанном товаре предусмотрен документ Акт списания ЕГАИС (Склад и доставка - Обмен с ЕГАИС). Документ Акт списания ЕГАИС может быть создан из документов Внутреннее потребление товаров, Списание недостач товаров, Пересортица товаров. При наличии в табличной части этих документов алкогольной продукции в нижней части документа появляется ссылка на создание акта списания алкогольной продукции, находящейся на балансе ЕГАИС. В документе необходимо указать причину списания. Причина списания устанавливается в соответствии с теми причинами, которые указаны в ЕГАИС. При оформлении документа Акт списания со склада необходимо указывать справки 2, а также ввести данные об акцизной марке. После завершения формирования табличной части товаров необходимо провести документ и отправить данные с помощью команды передайте данные.

Восстановление поврежденных акцизных марок Штрихкод PDF417 цифрового идентификатора содержит номер версии ПС ЕГАИС, код алкогольной продукции, номер заявки на печать, номер марки на печать и защитную последовательность. Номер заявки на печать и номер марки на печать повторяются на марке в виде штрихкода формата DataMatrix, а также печатаются в виде буквенно-цифровых строк рядом со штрихкодом . Номера заявки на печать и марки на печать позволяют однозначно идентифицировать восстановить и распечатать повторно цифровой идентификатор. Если цифровой идентификатор был сохранен в списке Акцизные марки и штрихкоды упаковок (форма Обмен с ЕГАИС – См. Также), то его можно найти в списке по номеру заявки на печать и номер марки на печать, и распечатать непосредственно из этого списка. Цифровые идентификаторы, не сохраненные в информационной базе, можно получить с помощью документа Запрос акцизных марок ЕГАИС. В табличной части Товары указываются Номенклатура и серия поврежденной (нечитаемой) акцизной марки. Серия может считываться сканером штрихкодов, если сохранилась целостность кода DataMatrix.

Запрос отчетов ЕГАИС Система ЕГАИС предоставляет отчеты о текущем состоянии отраженных в ней данных по учету алкогольной продукции, в частности:

■ Остатки в регистре № 1 – остатки алкогольной продукции, которые согласно данным ЕГАИС числятся на складе организации в разрезе справок 2, то есть поступили согласно накладным ТТН входящая ЕГАИС, но не перемещались в торговый зал и не возвращались поставщику; ■ Остатки в регистре № 2 – остатки алкогольной продукции, которая была передана в торговый зал документами Передача в регистр № 2 ЕГАИС; ■ Остатки в регистре № 3 – остатки алкогольной продукции в разрезе цифровых идентификаторов (акцизных и специальных марок), стоящих на учете в организации; ■ Движения между регистрами – ведомость по перемещениям алкогольной продукции между регистром 1 и регистром 2; ■ Движения по справке 2 – ведомость движения указанной партии алкогольной продукции; ■ Необработанные ТТН – список ТТН, которые были созданы поставщиком, однако по ним не было подтверждено поступление и не был оформлен отказ; ■ Обработанные чеки – список чеков на продажу алкогольной продукции и на вскрытие упаковки для последующей продажи алкогольной продукции в розлив; ■ Информация об организации – сведения о любой организации (производителе, поставщике, импортере или продавце) по ее коду в ФСРАР. Запрос данных оформляется новым документом Отчет ЕГАИС с указанием вида отчета (форма Обмен с ЕГАИС – Отчеты ЕГАИС) и передается в сервис по гиперссылке запросите отчет. После сопоставления полученных данных при наличии несоответствий в графе Дальнейшие действия отображается статус отработайте расхождения. Флажок Только отклонения позволяет сформировать полученный отчет только по позициям с расхождениями. По нескольким документам запроса отчетов из ЕГАИС можно сформировать один отчет, включающий все полученные данные. Для этого следует выделить все необходимые отчеты в списке и воспользоваться кнопкой Сводный отчет. Отсутствующие в информационной базе ТТН ЕГАИС (входящие) и справки по форме 2 в отчете отображаются красным. Их можно запросить непосредственно из формы отчета, переходя по идентификатору отсутствующего объекта. Кроме того, в форме отчета Необработанные ТТН предусмотрена кнопка Запросить отсутствующие ТТН для обработки одновременно всех расхождений.

Контроль состояния информационного обмена Для просмотра состояния информационного взаимодействия с ЕГАИС по отдельному документу в форме списка и форме документа каждого вида предусмотрена кнопка Протокол обмена. В рамках каждого вида документов можно выделить несколько операций (этапов) взаимодействия. Например, для документа Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая) это может быть: ■ Получение документа ЕГАИС, ■ Передача акта подтверждения ТТН, ■ Передача акта расхождений по ТТН и т. д. Эти операции отображаются в форме Протокол обмена с ЕГАИС. В протоколе обмена видны все выполненные и предстоящие действия. Взаимодействие по каждой операции предполагает передачу и прием нескольких отдельных сообщений. Посмотреть все сообщения, отправленные или полученные в процессе выполнения операции, можно в отдельном окне.

По гиперссылке Протокол обмена с ЕГАИС формы Обмен с ЕГАИС можно открыть полный список сообщений информационного взаимодействия с ЕГАИС.

Интеграция с системой ветеринарного контроля С 01.07.2018 вводится обязательная электронная сертификация подконтрольных Государственному ветеринарному надзору товаров. Перемещение таких грузов по территории Российской Федерации может осуществляться только при наличии соответствующего электронного Ветеринарно-сопроводительного документа, который оформляется для каждого вида подконтрольных товаров. Ветеринарносопроводительным документом может быть ветеринарный сертификат, ветеринарное свидетельство или ветеринарная справка по соответствующей форме. Электронный ветеринарно-сопроводительный документ выпускается при производстве, перемещении и переходе права собственности на подконтрольные товары. Операции с подконтрольными товарами отражаются в складском журнале. Работа с электронными ветеринарно-сопроводительными документами и ведение складского журнала осуществляется в автоматизированной системе Меркурий, которая входит в состав Государственной информационной системе в области ветеринарии (ВетИС). В системе Меркурий наряду с государственными санитарными врачами работают аттестованные специалисты хозяйствующих субъектов. В прикладном решении реализован обмен с системой ВетИС, который позволяет решать следующие задачи: ■ оформлять ветеринарно-сопроводительные документы при отправке партии продукции грузоотправителем (Исходящая транспортная операция ВЕТИС); ■ гасить ветеринарно-сопроводительные документы при поступлении продукции грузополучателю с отражением поступившей продукции в складском журнале (Входящая транспортная операция ВЕТИС); ■ оформлять ветеринарно-сопроводительные документы при производстве продукции (Производственная операция ВЕТИС); ■ оформлять излишки, недостачи порчи подконтрольной продукции (Инвентаризация продукции ВЕТИС) ■ выполнять вспомогательные операции со складским журналом ВетИС (Объединение записей складского журнала ВЕТИС, Запрос складского журнала ВЕТИС). Все операции по работе с ВетИС объединены в рамках единого рабочего места Обмен с ВЕТИС.

Настройка интеграции с ВетИС Настройка подключения для обмена с ВЕТИС выполняется в форме Настройка интеграции с ВетИС (открывается из раздела НСИ и администрирование – Администрирование или по гиперссылке Параметры подключения к ВЕТИС.API из панели обмена с ВетИС). Возможность обмена с ВетИС включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка интеграции с ВетИС – Учет подконтрольных товаров ВЕТИС. На этапе ознакомления с функциональностью и обучения пользователей необходимо установить флажок Тестовый контур. Список Настройки подключения ВЕТИС.API можно открыть из формы Настройки интеграции с ВЕТИС (разделы Продажи/Закупки/Склад – Сервис – Обмен с ВЕТИС - Настройки и справочники – Параметры подключения или НСИ и администрирование – Администрирование – Обмен с ВЕТИС). Получение сведений, необходимых для подключения хозяйствующего субъекта к Ветис.API зависит от того, является ли хозяйствующий субъект организацией нашего предприятия или контрагентом, которому наше предприятие оказывает услуги комиссии или переработки. Подключение к Ветис.API хозяйствующего субъекта - организации производится на основании заявки, подаваемой в Россельхознадзор. После подачи заявки хозяйствующий субъект регистрируется в реестре РСХН с присвоением уникального идентификатора (issuerID). При регистрации хозяйствующему субъекту также предоставляется логин, пароль и уникальный ключ, идентифицирующий информационную систему в шлюзе Ветис.API (APIKey). В системе Ветис.Паспорт регистрируется пользователь с ролью «Администратор» в этом хозяйствующем субъекте. Подключение к Ветис.API хозяйствующего субъекта – комитента или давальца производится на основании сведений, полученных от контрагента. Контрагент должен предоставить свой логин, пароль, APIKey и issuerID. Также контрагент должен зарегистрировать в своем хозяйствующем субъекте пользователей ВетИС, от имени которых будут работать пользователи нашего предприятия в нашей информационной базе, и предоставить учетные записи этих пользователей ВетИС. Настройка подключения к ВетИС выполняется в помощнике, состоящем из нескольких шагов: ■ Если предприятие оказывает услуги комиссии или переработки, на первом шаге необходимо указать чему соответствует подключаемый хозяйствующий субъект: собственной организации или контрагенту комитенту или давальцу. Если предприятие не оказывает услуг контрагентам, подключение всегда создается для собственной организации и этот шаг пропускается. ■ На следующем шаге необходимо указать логин, пароль, APIKey и issuerID хозяйствующего субъекта. Для хозяйствующего субъекта – организации требуется указать логин администратора. На этом же шаге можно установить опцию получения начальных остатков продукции и непогашенных ветеринарно-сопроводительных документов для всех предприятий хозяйствующего субъекта. Если опция установлена и выполняется подключение хозяйствующего субъекта – контрагента, то потребуется указать учетную запись пользователя ВетИС, от имени которого будет происходить получение этих данных. ■ При переходе на следующий шаг помощника производится автоматическое подключение к шлюзу Ветис.API, получение из ВетИС и заполнение в информационной системе служебных данных, данных о хозяйствующем субъекте и предприятиях, связанных с хозяйствующим субъектом. При подключении хозяйствующего субъекта – организации будет получен список связанных пользователей ВетИС. Если на предыдущем шаге была выбрана опция получения начальных остатков и ВСД, будут выполнены запросы этих данных для каждого предприятия хозяйствующего субъекта. ■ Если получение всех сведений на предыдущем шаге помощника завершилось успешно, будет создана настройка подключения и на форму помощника будет выведен отчет о загруженном хозяйствующем субъекте, его предприятиях и пользователях (для хозяйствующих субъектов - организаций). ■ Если при получении сведений произошла ошибка, работа помощника прекращается, а сообщение об ошибке выводится на его форму. На этом шаге возможно повторить процесс подключения или вернуться на предыдущие шаги и проверить введенные данные.

Информационная система 1С взаимодействует с системой «Меркурий» от имени пользователей ВетИС, поэтому пользователи ВетИС должны быть сопоставлены с пользователями информационной базы 1С. Пользователи, уже зарегистрированные в ВЕТИС попадают в список Учетные записи пользователей ВЕТИС, который также открывается из формы Настройки интеграции с ВЕТИС. Добавление вручную нового пользователя в этот список предусмотрено только для государственных ветеринарных врачей. Всех прочих пользователей ВетИС следует регистрировать в форме Продажи/Закупки/Склад – Сервис – Обмен с ВЕТИС - Настройки и справочники – Параметры подключения - Хозяйствующие субъекты ВЕТИС на закладке Пользователи. В этой форме можно выполнить следующие действия: ■ связать пользователя ВетИС с пользователем информационной базы, ■ создать нового пользователя ВетИС, ■ изменить права и зону ответственности пользователя ВетИС, ■ удалить связь пользователя ВетИС с этим хозяйствующим субъектом. Для обмена с ВЕТИС пользователю можно назначить права, в соответствии с теми операциями, которые ему необходимо отражать. Наличие определенных прав позволит пользователю оформлять конкретные операции. Предусмотрены следующие права (роли): ■ Администратор ХС – роль позволяет осуществлять подачу заявок на регистрацию новых пользователей ХС в системе ВетИС ■ Авторизованный заявитель – роль позволяет пользователю осуществлять подачу заявок на оформление ВСД гос. вет. врачу. ■ Аттестованный специалист – роль позволяет ветеринарному специалисту оформлять транспортные эВСД на продукцию, включенную в перечень Приказа МСХ No647. ■ Уполномоченное лицо – роль позволяет сотруднику организации/ИП самостоятельно оформлять транспортные эВСД на продукцию, включенную в перечень Приказа МСХ No646. ■ Оформление ВСД на производственную партию – роль позволяет сотруднику организации/ИП самостоятельно оформлять производственные эВСД на производственные партии. ■ Оформление ВСД по справке о безопасности сырого молока – роль позволяет самостоятельно оформлять эВСД только при наличии справки о безопасности сырого молока, оформленной в ветеринарной службе субъекта. ■ Гашение ВСД – роль позволяет производить гашение входящих эВСД на этапе приемки товара. ■ Оформление возвратных ВСД – роль позволяет оформлять возвратные эВСД при отказе от партии или части партии товара на этапе приемки товара. ■ Назначение уполномоченных ХС – роль позволяет выступать от имени своего хозяйствующего субъекта: запрашивать возможность уполномоченного гашения и/или обрабатывать аналогичные запросы от других хозяйствующих субъектов. ■ Уполномоченное гашение ВСД – роль позволяет сотруднику организации выполнять уполномоченного гашение эВСД. ■ Уполномоченное оформление возвратных ВСД – роль дает возможность оформлять возвратные эВСД при уполномоченном гашении. ■ Управление зонами ответственности пользователей – роль дает возможность устанавливать зону ответственности для каждого пользователя хозяйствующего субъекта (ХС), закреплять специалиста за одной или несколькими конкретными площадками и/или за территорией, на которой находятся площадки, связанные с хозяйствующим субъектом.

Дополнительно для каждого пользователя хозяйствующего субъекта устанавливается зона ответственности. Она может распространяться на все объекты, связанные с хозяйствующим субъектом или быть ограничена отдельными предприятиями и территориями (одним или несколькими населенными пунктами и/или районами). Каждую учетную запись пользователя ВЕТИС дополнительно нужно сопоставить с учетной записью пользователя информационной базы. Дополнительно предусмотрена настройка расписания для автоматического обмена данными с ВЕТИС (флаг Автоматически обмениваться с ВЕТИС).

Панель обмена ВЕТИС Рабочее место реализовано для электронной сертификации и обеспечения прослеживаемости поднадзорных государственному ветеринарному надзору грузов при их производстве, обороте и перемещении по территории РФ в целях создания единой информационной среды для ветеринарии, повышения биологической и пищевой безопасности. Цели использования данного рабочего места:

■ Автоматический учет поступившего и списанного объема продукции на предприятии. ■ Возможность отслеживания перемещения партии груза по территории РФ с учетом ее дробления. Возможность обмена данными в программах «1С: Предприятие» с ВЕТИС включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Обмен с ВЕТИС – Учет подконтрольных товаров ВЕТИС.

Обработка является единым рабочим местом, которое предусмотрено для выполнения всех операций взаимодействия с ВЕТИС и контроля их текущего состояния: ■ Ведение складского журнала продукции на предприятии (как входной, так и вырабатываемой продукции). ■ Оформление ветеринарно-сопроводительных документов на основе информации в журнале продукции ВЕТИС. ■ Гашение ветеринарных сертификатов с автоматическим занесением информации во входной журнал предприятия-получателя. ■ Контроль объема продукции, на которую оформляется ветеринарный сертификат. Рабочее место представлено в виде разделов, в рамках которых есть возможность отражать различные бизнес-процессы: ■ Закупки/Приемка сырья - приемка и гашение электронных ветеринарно-сопроводительных документов (документы Входящие транспортные операции ВЕТИС). ■ Производство – производственный процесс, осуществляемый на предприятии (документы Производственные операции ВЕТИС). ■ Складские операции - учет поступившей входной продукции/вырабатываемой продукции ВЕТИС, инвентаризация (документы Журнал продукции ВЕТИС, Инвентаризации продукции ВЕТИС, Запросы складского журнала, Объединение записей складского журнала). ■ Продажи/Отгрузка – отгрузка/перемещение товаров и оформление транспортного ветеринарно-сопроводительного документа (документы Исходящие транспортные операции ВЕТИС). В рамках рабочего места предусмотрены следующие возможности: ■ выполняется настройка интеграции с ВЕТИС, загружаются хозяйствующие субъекты и предприятия ВЕТИС, продукция ВЕТИС (раздел Настройки и справочники). Загрузка справочной информации выполняется с использованием соответствующих классификаторов. ■ доступно оформление всех необходимых операций. ■ показываются рекомендации, которые необходимо выполнить пользователю при работе с документами (Оформите, Отработайте, Ожидайте).

В соответствии с установленными отборами на форме обмена с ВЕТИС напротив каждого вида документов ВЕТИС показываются гиперссылки с информацией о количестве документов, по которым требуются действия: ■ Оформите (Х) – в скобках указано количество документов ВЕТИС, ожидающих оформления на основании отраженных в прикладном решении операций. ■ Отработайте (Х) – в скобках указано количество документов, по которым получен ответ от ВЕТИС, и требуется выполнение каких-либо действий, например, оформления документов информационной базы. ■ Ожидайте (Х) – в скобках указано количество переданных документов, по которым ожидается ответ из ВЕТИС. Для перехода к списку документов-оснований, по которым требуется оформление транспортных операций ВЕТИС предусмотрена гиперссылка Оформите. Для перехода к списку оформленных документов ВЕТИС предусмотрены гиперссылки Отработайте и Ожидайте. В обработке предусмотрен отбор данных по одной или нескольким организациям, а также по ответственному за оформление документов взаимодействия с ВЕТИС. Если отбор не установлен, то в рабочем месте показываются документы по всем организациям. На форме рабочего места показывается уведомление о наличии документов, ожидающих отправки в ВЕТИС, в виде надписи Есть сообщения, ожидающие отправки в ВЕТИС (Х), выполните обмен. В скобках показывается количество документов, которые ожидают отправки в ВЕТИС.

Сведения о хозяйствующих субъектах и предприятиях Хозяйствующими субъектами в ВетИС называются все участники хозяйственной деятельности (юридические лица, физические лицо, индивидуальные предприниматель), зарегистрированных в системе и участвующих в информационном обмене. Наряду с хозяйствующими субъектами в ВетИС ведется список предприятий – площадок, на которых производится, хранится или реализуется продукция (склад, ферма, завод, магазин). С одним хозяйствующим субъектом может быть связано несколько предприятий и наоборот, каждое предприятие может быть связано с несколькими хозяйствующими субъектами. Например, один продавец (хозяйствующий субъект) может продавать продукцию на нескольких площадках (предприятия), причем на каждой площадке может реализовываться продукция нескольких хозяйствующих субъектов. Каждому хозяйствующему субъекту в ВетИС присваивается уникальный идентификатор, а также хранится наименование, адрес, ИНН и КПП. В справочнике можно открыть из формы разделы Продажи/Закупки/Склад – Сервис – Обмен с ВЕТИС - Настройки и справочники – Хозяйствующие субъекты ВЕТИС должны быть зарегистрированы все собственные организации и контрагенты (производители, поставщики), осуществляющие операции с подконтрольной продукции и сопоставлены с соответствующим элементом справочника Контрагенты или Организации прикладного решения. Новые элементы в справочник Хозяйствующие субъекты ВЕТИС могут добавляться следующим способом: ■ Загружаться автоматически при поступлении документов из ВЕТИС. ■ Загружаться интерактивно на закладке Поиск в онлайн-классификаторе. Для всех хозяйствующих субъектов указывается список связанных с ним предприятий, которым могут сопоставлять с торговыми объектами и производственными подразделениями. Для собственных организаций в списке можно создавать новые предприятия, устанавливать и разрывать связь с существующими предприятиями. Для собственных организаций дополнительно указывается список пользователей информационной базы, уполномоченных работать с ВЕТИС с указанием учетной записи и набора прав.

Сведения о продукции В ВЕТИС ведется справочник продукции, подлежащей ветеринарному контролю. Иерархия справочника соответствует онлайн-справочнику ВЕТИС и имеет четыре уровня. Верхний уровень иерархии справочника соответствует виду продукции: ■ Мясо и мясопродукты

■ Корма и кормовые добавки ■ Живые животные ■ Лекарственные средства ■ Пищевые продукты ■ Непищевые продукты и другое ■ Рыба и морепродукты ■ Продукция, не требующая разрешения Вся продукция, подлежащая ветеринарному контролю, должна быть внесена в этот справочник. Новые элементы в справочник могут добавляться следующим способом: ■ загружаться автоматически при поступлении документов из ВетИС, ■ загружаться интерактивно на закладке Поиск в онлайн-классификаторе, ■ создаваться непосредственно в справочнике для последующего добавления в онлайн-классификатор ВЕТИС собственной продукции. Для каждого элемента справочника может быть указана информация о производителе, международный код маркировки и учёта логистических единиц GTIN, ГОСТ, информация об упаковке (фасовке). Элементы справочника Продукция ВЕТИС сопоставляются со справочниками Номенклатура, Характеристика номенклатуры и сериями номенклатуры в информационной базе. Сопоставление возможно отдельно для каждой партии, идентифицируемой записью складского журнала.

Для учета подконтрольной ветеринарному надзору продукции в прикладном решении необходимо использовать вид номенклатуры, для которого в поле Тип номенклатуры выбрано значение Товар: Подконтрольная продукция ВЕТИС.

Остатки подконтрольной продукции в ВЕТИС хранятся в разрезе Записей складского журнала. Если для подконтрольной продукции ведется учет по сериям, то серия для подконтрольной продукции ВЕТИС всегда идентифицирует партию товаров и соответствует записи складского журнала, а в составе реквизитов серии наряду с прочими могут быть Производитель (ВетИС) и Запись складского журнала (ВетИС) и Идентификатор партии (ВетИС). Предусмотрена возможность Генерировать серии автоматически в момент гашения ветеринарно-сопроводительного документа и отражения партии продукции в складском журнале ВЕТИС. Если учет подконтрольной продукции по сериям не ведется, то при отгрузке нужно вручную указать запись складского журнала для данной партии продукции.

Политика учета серий Предусмотрено использование политик, предусматривающих учет остатков на складе. Если не используется ордерная схема документооборота при поступлении и отгрузке товаров, то рекомендуется использовать типы политик учета серий: ■ Учет себестоимости по сериям. ■ Управление по FEFO остатками серий. ■ Управление остатками серий. Если используется ордерная схема документооборота при поступлении и отгрузке товаров, то рекомендуется использовать типы политик учета серий: ■ Учет себестоимости по сериям. ■ Управление остатками серий (если серии указываются при планировании отгрузки).

Ветеринарно-сопроводительные документы Основной целью информационного обмена с ВетИС является оформление и гашение ветеринарно-сопроводительных документов. Ветеринарно-сопроводительный документ – это обобщенное названия для документов государственного ветеринарного контроля. В зависимости от товаров и операции таким документом может являться ветеринарный сертификат, ветеринарное свидетельство или ветеринарная справка по соответствующей форме. Ветеринарно-сопроводительные документы оформляются в следующих случаях: ■ при производстве партии подконтрольной продукции; ■ при перемещении (перевозке) подконтрольного товара между площадками (производственными, складскими, магазинами и т.д); ■ при переходе права собственности на подконтрольный товар (за исключением розничных продаж). Ветеринарно-сопроводительный документ указывается отдельно для каждого вида продукции, подлежащей ветеринарному контролю при регистрации поступления в ВЕТИС. В ветеринарно-сопроводительном документе указываются сведения о продукции, в том числе о производителе и партии производства, грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике и маршруте доставки, и другие сведения, предусмотренные для данного вида ветеринарно-сопроводительного документа. Электронный ветеринарно-сопроводительный документ создается в ВЕТИС и автоматически загружается в прикладное решение в следующих ситуациях: ■ при производстве - после успешного оформления документа Производственная операция ВЕТИС. ■ при перемещении продукции – после успешного оформления документа Исходящая транспортная операция ВЕТИС. ■ при переходе права собственности у продавца после успешного оформления документа Исходящая транспортная операция ВЕТИС. ■ при переходе права собственности у покупателя – после оформления ВСД продавцом и выполнении информационного обмена на стороне покупателя. При поступлении подконтрольной продукции с бумажным ветеринарно-сопроводительным сертификатом он подлежит регистрации в информационной базе для последующего гашения и выполнения других операций с подконтрольной продукцией. Зарегистрировать бумажный ВСД можно непосредственно из списка ВСД или при регистрации Входящей транспортной операции ВЕТИС на закладке Товары по команде Работа с ВСД - Зарегистрировать бумажный ВСД. Документ заполняется в полном соответствии с бумажным оригиналом. Для ветеринарно-сопроводительного документа предусмотрены следующие статусы: ■ Оформлен – устанавливается в момент отправки партии грузоотправителем, ■ Погашен – устанавливается при получении партии грузополучателем. Изменение статуса происходит автоматически при оформлении в ВЕТИС документов Исходящая транспортная операция ВЕТИС, Входящая транспортная операция ВетИС, отражении Производственная операция ВЕТИС. Кроме того, изменение статуса может производится вручную из формы ВСД по ссылке Погасить.

Отражение транспортных и производственных операций В прикладном решении реализованы все документы, необходимые для отражения операций непосредственно в информационной базе с последующим обменом с ВетИС. Рекомендуемым сценарием для пользователей хозяйствующего субъекта является создание документов в прикладном решении. В этом случае у пользователя хозяйствующего субъекта нет необходимости работать в личном кабинете системы Меркурий. Ввод документов в личном кабинете с последующей загрузкой в прикладное решение возможен для пользователей, не имеющих доступа к информационной базе 1С, например, для ветеринарных врачей. При этом не рекомендуется одному пользователю работать одновременно с двумя интерфейсами. Также рекомендуется организационно выстроить процесс так, чтобы исключить возможное дублирование документов.

Поступление подконтрольной продукции Документ Входящая транспортная операция ВЕТИС предусмотрен для осуществления приемки, постановки партии продукции ВЕТИС на учет, и гашения транспортного ветеринарно-сопроводительного документа (ВСД) на продукцию ВЕТИС, поступающую на склад предприятия-получателя. Оформление ветеринарно-сопроводительного документа доступно при отражении следующих операций: ■ Приобретение товаров. ■ Возврат товаров от клиента. ■ Поступление сырья от давальца. ■ Возврат товаров между организациями. ■ Поступление от переработчика. ■ Возврат сырья от переработчика. После пересечения границы, ветеринарного досмотра и полного таможенного оформления импортная продукция перемещается на территорию РФ в сопровождении электронного ветеринарного сертификата (ВС), оформленного в системе ВЕТИС взамен импортного сертификата.

При закупке продукции ВЕТИС должен погашаться входящий сертификат, с которым поставлена продукция, и оформлен новый исходящий ветеринарный сертификат на эту продукцию. При поступлении партии импортной продукции по ветеринарному сертификату на склад грузополучателя уполномоченные лица хозяйствующего субъекта могут самостоятельно погасить электронный ветеринарный сертификат (ВС). Прием партии продукции может выполняться частями, соответственно и гашение ветеринарного сертификата выполняется частично, также можно оформить частичный возврат партии или возврат всей партии продукции. При частичной приемке поступившей продукции на предприятие-получателя в складской журнал предприятия ставится на учет часть принятой партии продукции, а на остаток автоматически формируется возвратный ветеринарный сертификат в адрес предприятия-отправителя (поставщика продукции). Если предприятие-получатель отказывается от всей партии поступившей продукции, то автоматически формируется возвратный ветеринарный сертификат на весь объем партии. На каждую продукцию оформляется отдельный документ по входящей транспортной операции. Гашение ветеринарного сертификата выполняется на каждую продукцию ВЕТИС в отдельности. По результату гашения ветеринарного сертификата формируется новая запись журнала на предприятие-получателя. Заполнение основной информации В полях группы Грузоотправитель указывается хозяйствующий субъект, который является владельцем продукции, и предприятие, со склада которого хозяйствующий субъект отправляет/перемещает продукцию другому хозяйствующему субъекту. Если грузоотправителем является импортер, то поля для заполнения данных грузоотправителя не доступны на форме документа. В полях группы Грузополучатель указывается хозяйствующий субъект, который является получателем продукции, и предприятие, на склад которого поступает продукция и на котором будет осуществляться гашение ветеринарного сертификата. Формирование документов выполняется на основании распоряжений, в качестве которых могут быть такие документы, как Приобретение товаров и услуг, Возврат товаров от клиента, Поступление сырья от давальца, Поступление от переработчика, Возврат сырья от переработчика, Возврат товаров между организациями. Документ-основание можно заполнить следующими способами: ■ оформить новый из формы ветеринарного сертификата по гиперссылке Оформить. По результату оформления нового документа поле Документ-основание будет заполнено автоматически созданным документом. ■ выбрать уже оформленный документ из списка документов (гиперссылка Выбрать). ■ Для входящей транспортной операции могут быть указаны связанные документы (Заказ, Торг12, Торг13, Ветеринарное сертификат на перемещение внутри РФ и т.д.) (гиперссылка Связанные документы не заполнены). При загрузке из ВетИС входящей операции список будет содержать документы, указанные грузоотправителем в исходящей операции. Заполнение информации о товарах (продукции) ■ Работа с документом доступна в двух режимах Списком (позволяет заполнить информацию о нескольких партиях продукции) и Без разбиения (позволяет заполнить информацию об одной партии продукции). ■ В момент оформления входящей транспортной операцией есть возможность сопоставить продукцию ВЕТИС и соответствующую ей номенклатуру в информационной базе (команда Уточнить). ■ Перезаполнение входящей транспортной операции данными ветеринарно-сопроводительного документа возможно по команде Перезаполнить из ВСД. Для поступающей продукции можно зарегистрировать бумажный ветеринарный сертификат или подобрать непогашенный ветеринарный сертификат. Для продукции заполнятся следующие сведения: ■ поле ВСД – ветеринарно-сопроводительный документ, в сопровождении которого поступает продукция, и, который требуется погасить при поступлении продукции на склад предприятия-получателя. ■ поле Цель – назначение поступающей продукции, заполняется автоматически из ветеринарно-сопроводительного документа соответствующим значением цели. ■ поле Продукция – заполняется из ветеринарно-сопроводительного документа. ■ поле Номенклатура – номенклатура, зарегистрированная в справочнике Номенклатура информационной базы, и, соответствующая продукции ВЕТИС. Если установлено соответствие между продукцией ВЕТИС и номенклатурой, то последняя заполняется автоматически. ■ поле Количество – количество номенклатуры, соответствующей продукции ВЕТИС, и принимаемое на склад предприятия-получателя в единицах измерения номенклатуры. Заполняется из документаоснования соответствующим значением количества номенклатуры. При необходимости можно отредактировать. ■ поле Количество (ВЕТИС) – фактическое количество продукции ВЕТИС, которое принимается на склад предприятия-получателя. Количество принимаемой продукции может отличаться от количества продукции, указанной в электронном ветеринарно-сопроводительном документе. Если при гашении сертификата указать меньший объем, чем объем принимаемой партии продукции (или ее остаток), то будет выполнено частичное списание указанного объема продукции (ветеринарный сертификат будет погашен частично). На указанное количество (ВЕТИС) принятая продукция будет внесена во входной журнал, и будет погашен ветеринарный сертификат.

■ поле Вернуть (ВЕТИС) – количество продукции ВЕТИС, которое возвращается хозяйствующему субъекту (предприятию-отправителю). На этот объем продукции будет оформлен возвратный ветеринарный сертификат (ВСД). ■ поле Расхождения (ВЕТИС) – остаток продукции ВЕТИС на складе грузоотправителя (предприятия-отправителя). Заполняется разницей между количеством (ВЕТИС), которое указано в электронном ветеринарно-сопроводительном документе, и фактически принятым количеством продукции (ВЕТИС) на склад предприятия-получателя. При наличии расхождений необходимо будет оформить акт несоответствия (гиперссылка Заполните акт несоответствия на форме документа): ○ если фактическое количество принимаемой продукции больше, чем указано в ветеринарном сертификате, то на форме документа показывается количество излишек в виде надписи Излишек (X); ○ если фактическое количество принимаемой продукции меньше, чем указано в ветеринарном сертификате, то на форме документа показывается количество недостач в виде надписи Недостач (X). Если осуществляется отказ от какой-то части или всей партии поступающей продукции ВЕТИС, то в этом случае потребуется проверка на возможность перемещения продукции. При возврате части или всего объема продукции на форме документа появляется информационная надпись Перемещение (возврат) (т.е. если указано количество Вернуть (ВЕТИС) на форме документа по входящей транспортной операции ВЕТИС). Эта информационная надпись является результатом проверки по возможности перемещения продукции с учетом регионализации при возврате.

По результату проверки информационной надписи Перемещение (возврат) присваивается одно из значений Перемещение разрешено, Перемещение запрещено, Перемещение разрешено с условиями. На часть или весь объем возвращаемой продукции будет оформлен возвратный ветеринарный сертификат. Заполнение дополнительной информации Если продукция сопровождается товарно-транспортной накладной, то указываются данные этой ТТН – серия, номер, дата и тип ТТН. В качестве маршрута указывается адрес предприятия-получателя, на склад которого принимается партия поступающей продукции ВЕТИС, и прибывшее транспортное средство, которым доставляется эта продукция.

Если предприятию-отправителю возвращается какая-то часть или весь объем продукции ВЕТИС то автоматически заполняется Маршрут возврата, по которому будет доставлена возвращаемая продукция. В качестве маршрута возврата устанавливается адрес предприятия-отправителя. Этапы работы с документом по входящей транспортной операцией ВЕТИС На каждом этапе работы документу по входящей транспортной операции присваивается статус и система автоматически выдает рекомендации по дальнейшим действиям при работе с этим документом. Сценарий работы с документом, при котором принимается полный объем продукции ВЕТИС на склад предприятия-получателя: ■ Подготовка документа в статусе Черновик. Необходимо передать данные в систему ВЕТИС (гиперссылка передайте данные на форме документа). ■ Обработка данных ВЕТИС в сервисе. По результату документу присваивается статус К гашению (ВСД) (обрабатывается). ■ По результату гашения ветеринарного сертификата документу присваивается статус ВСД погашены. Cценарий работы с документом, при котором возвращается весь объем продукции грузоотправителю: ■ Подготовка документа в статусе Черновик. Необходимо проверить возможность перемещения продукции по соответствующей гиперссылке на форме документа (гиперссылка проверьте возможность перемещения). ■ Проверка возможности перемещения продукции ВЕТИС. По результату проверки на возможность перемещения продукции может быть получено одно решений, и по результату этого решения документу присваивается один из статусов статус: ○ К проверке (ошибка) – по результату обработки данных в сервисе обнаружены ошибки, некорректное заполнение документа (например, не заполнен срок годности продукции ВЕТИС). ○ Перемещение разрешено – дано разрешение на перемещение продукции ВЕТИС. По результату проверки на возможность перемещения статусу/реквизиту Перемещение (возврат) присваивается значение Перемещение разрешено.

○ Перемещение разрешено с условиями – разрешение на перемещение продукции дано при выполнении определенных условий. Необходимо подтвердить условия перемещения по соответствующей гиперссылке. ○ Перемещение запрещено – перемещение продукции запрещено. Необходимо внести правки в документ по входящей транспортной операции. ■ Передача данных ВЕТИС к гашению ветеринарного сертификата (гиперссылка передайте данные на форме документа). Если перемещение разрешено или разрешено с условиями, то документу по результату передачи данных ВЕТИС могут быть присвоены статусы: ○ К гашению (ВСД) – данные ВЕТИС переданы в сервис к гашению. ○ К гашению ВСД (обрабатывается) – данные ВЕТИС на гашение сертификата обрабатываются в сервисе. ○ К гашению ВСД (ошибка) – при выполнении гашения была допущена ошибка или сертификат не должен быть погашен (образец представлен на рисунке). Необходимо устранить причину отклонения и передать данные ВЕТИС в сервис на погашение ВСД.

■ По результату гашения ветеринарного сертификата документу Входящая транспортная операция ВЕТИС присваивается статус: ○ ВСД погашены ○ или ВСД погашен через web – присваивается документу, созданному через web. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web. По результату гашения электронному ветеринарно-сопроводительному документу присваивается статус (погашен). По результату гашения ветеринарного сертификата в полном или частичном объеме действия по приемке продукции завершаются и автоматически формируется новая запись в журнале входной продукции предприятия, которая хранится в списке Продажи/Закупки/Склад и доставка - Обмен с ВЕТИС – Склад - Журнал продукции ВЕТИС. В случае возврата продукции пользователь получает оформленные ветеринарные сертификаты (свидетельство или справку) в электронном виде. Такие ветеринарные сертификаты хранятся в списке документов Закупки/Продажи/Склад и доставка – Обмен с ВЕТИС - Исходящие транспортные операции (ВЕТИС). Указывая каждый раз необходимый объем продукции, количество единиц упаковки и дату поступления груза, по одному сертификату может формироваться несколько записей во входной журнал продукции. Если осуществляется мультимодальная перевозка, при которой для поставки товаров используются различные виды транспортов, то для документа входящая транспортная операция доступны дополнительные статусы: ■ К изменению номеров ТС ■ К изменению номеров ТС (обрабатывается) ■ К изменению номеров ТС (ошибка) Заполнение акта несоответствия

При поступлении продукции на предприятие-получателя осуществляется контроль продукции – выполняется сверка фактических сведений с данными, указанными в электронном ветеринарносопроводительном документе (ВСД). По результату такого контроля могут быть выявлены расхождения. Например, если при гашении ветеринарного сертификата был указан меньший объем, чем объем поступившей партии (или ее остатков), то будет предложено заполнить акт несоответствии на количество выявленных расхождений при приемке (гиперссылка заполните акт несоответствия на форме документа). Рабочее место «Транспортные операции ВЕТИС (входящие)» Предусмотрено для оформления, контроля, отработки и управления документов по входящим транспортным операциям на продукцию ВЕТИС, поступающую на предприятие-получателя. Рабочее место организовано в виде двух закладок: ■ К оформлению – показываются ветеринарные сопроводительные документы (например, ветеринарная справка, ветеринарное свидетельство), в сопровождении которых продукция ВЕТИС поступает со склада предприятия-отправителя на склад предприятия-получателя. Ветеринарно-сопроводительные документы, относящиеся к одной поставке, могут быть сгруппированы по товарно-транспортным накладным. Данные документы являются основаниями для оформления документа по входящей транспортной операции ВЕТИС (команда Оформить). ■ Транспортные операции ВЕТИС (входящие) – показываются оформленные входящие транспортные операции ВЕТИС. Предусмотрена возможность отбора документов по входящим транспортным операциям ВЕТИС в соответствии с их статусами и действиями, которые необходимо выполнить. Используя возможности фильтрации входящих транспортных операций в списке можно оставить только те документы, которые требуют определенных действий со стороны пользователя. Для передачи данных по входящей транспортной операции ВЕТИС в систему Меркурий. ГВС предусмотрена команда Выполнить обмен. Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения. Использование статусов документов Для управления и отслеживания состояния оформления документов по входящей транспортной операции ВЕТИС доступны различные статусы, которые присваиваются документу автоматически по результату выполненных действий:

Отгрузка/перемещение подконтрольной продукции Документ Исходящая транспортная операция ВЕТИС предусмотрен для отгрузки товаров и оформления электронного транспортного ветеринарно-сопроводительного документа (ВСД) на партию продукцию ВЕТИС, отгружаемую со склада грузоотправителя. Оформление ветеринарно-сопроводительного документа доступно при отражении следующих операций: ■ Отгрузка товаров. ■ Возврат товаров поставщику. ■ Передача товаров между организациями. ■ Возврат товаров между организациями. ■ Передача давальцу. ■ Возврат сырья давальцу. ■ Передача сырья переработчику. Использование данного документа позволяет: ■ Оформить ветеринарный сертификат на перемещение партии продукции, входящий в перечень продукции животного происхождения из Приказа МСХ РФ № 646 от 18.12.2015. ■ Оформить ветеринарный сертификат на перемещение партии продукции, входящей в следующий перечень продукции животного происхождения Приказа МСХ РФ № 647 от 18.12.2015. ■ Оформить ветеринарный сертификат на продукцию из Приказа МСХ РФ № 646 от 18.12.2015 или подать заявку на оформление ВСД на продукцию, не входящую в 646 и 647 приказы. Особенности оформления электронного ветеринарно-сопроводительного документа: ■ Уполномоченные лица участников оборота имеют право оформлять ветеринарные сопроводительные документы на продукцию, перечисленную в Приказе Минсельхоза России от 18.12.2015 N646. Для удобства подготовлен перечень, где проставлено соответствие между продукцией из Приказа Минсельхоза России от 18.12.2015 N646 и продукцией, которая имеется в справочнике системы Меркурий. ■ Аттестованные специалисты, не являющиеся уполномоченными лицами органов и учреждений, входящих в систему Государственной ветеринарной службы Российской Федерации, получили право на оформление ветеринарных сопроводительных документов на подконтрольные товары из перечня, утвержденного Приказом Минсельхоза России от 18.12.2015 N 647. Для удобства подготовлен перечень, где проставлено соответствие между продукцией из Приказа Минсельхоза России от 18.12.2015 N647 и продукцией, которая имеется в справочнике системы Меркурий. Заполнение основной информации

В полях группы Грузоотправитель указывается хозяйствующий субъект, который является владельцем продукции, и предприятие, со склада которого хозяйствующий субъект отправляет свою продукцию другому хозяйствующему субъекту. В поле Грузополучатель указывается хозяйствующий субъект, который является получателем продукции, и предприятие, на склад которого поступает продукция ВЕТИС. Формирование исходящей транспортной операции выполняется на основании распоряжений, в качестве которых могут быть такие документы, как Реализация товаров и услуг, Возврат товаров поставщику, Передачи товаров между организациями, Возврат товаров между организациями, Передача давальцу, Возврат сырья давальцу, Передача сырья переработчику. Документ-основание можно заполнить следующими способами: ■ оформить новый из формы документа исходящей транспортной операции ВЕТИС (гиперссылка Оформить). По результату оформления нового документа поле Документ-основание будет заполнено автоматически созданным документом. ■ выбрать уже оформленный документ из списка документов (гиперссылка Выбрать). Если исходящая транспортная операция введена на основании распоряжения, то документ-основание заполняется автоматически. Для исходящей транспортной операции можно указать один из связанных документов (Заказ, Торг12, Торг13, Ветеринарное сертификат на перемещение внутри РФ и т.д.) (по гиперссылке Связанные документы / Связанные документы не указаны). На выбор предусмотрен предопределенный список типов документов. Заполнение информации о товарах В табличной части указывается номенклатура и соответствующая ей продукция ВЕТИС. Заполнить список продукции можно следующими способами: ■ путем подбора из справочника Номенклатура (команда Заполнить – Открыть подбор). При выборе номенклатуры система находит список продукции, соответствующий указанной номенклатуре. Например, при выборе номенклатуры «Баран» в качестве продукции на выбор система предлагает несколько позиций продукции ВЕТИС, соответствующих номенклатуре, зарегистрированной в информационной базе. ■ путем подбора данных по остаткам продукции ВЕТИС на складе грузоотправителя (команда Заполнить - По записям журнала продукции ВЕТИС). ■ перезаполнить по документу основания (Заполнить – Перезаполнить по основанию). Для такой возможности продукция ВЕТИС должна быть сопоставлена с номенклатурой, указанной в документеоснования. ■ автоматически по данным остатков продукции ВЕТИС (если используется учет по сериям) (команда Заполнить записи складского журнала). Для продукции заполняются следующие сведения: поле Количество – количество номенклатуры, зарегистрированной в справочнике Номенклатура. Вводится вручную или заполняется из документа-основания, используемого для оформления исходящей транспортной операции ВЕТИС. ■ поле Ед. изм. – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по номенклатурной позиции. Автоматически заполняется единицей хранения, заданной в карточке номенклатуры. ■ поле Количество (ВЕТИС) – фактическое количество продукции ВЕТИС, отгружаемой со склада грузоотправителя. Заполняется по данным складских остатков из журнала продукции ВЕТИС. ■ поле Ед. изм. (ВЕТИС) – заполняется единицей измерения ВЕТИС. ■ поле Цель – назначение продукции. Заполняется автоматически из записи складского журнала для каждой партии продукции, указанной в документе. Для продукции, на которую требуется оформить транспортный ветеринарно-сопроводительный документ можно указать одну из категорий: ■ Не подвергнута ветеринарно-санитарной экспертизе. ■ Изготовлена из сырья, прошедшего ветеринарно-санитарную экспертизу. ■ Подвергнута ветеринарно-санитарной экспертизе в полном объеме. Заполнение дополнительной информации Если отгрузка партии продукции сопровождается товарно-транспортной накладной, то необходимо указать данные об этой ТТН (доступно в режиме Указать ТТН). Заполнение информации о перевозке: ■ В поле Перевозчик указывается транспортная компания, осуществляемая перевозку продукции ВЕТИС по адресу предприятия-получателя. ■ Реквизит Транспортное средство - позволяет определить вид транспорта, которым будет доставлена продукция ВЕТИС по указанному маршруту.

Реквизит Маршрут – место назначения доставляемой партии продукции указанным транспортным средством. В качестве точки маршрута можно указать адрес или конкретное предприятие, по адресу которого будет доставлена продукция ВЕТИС. Предусмотрено указание нескольких маршрутов. По указанному предприятию или адресу автоматически определяется территориальное управление, в которое будет направлен запрос на получение ветеринарного сертификата для вывоза/отгрузки продукции. По результату проверки на возможность перемещения продукции каждому пункту маршрута присваивается одно из значений и устанавливается соответствующий знак (в форме Пункты маршрута): ■

Перемещение разрешено.

■

Перемещение разрешено при выполнении условий

■ Перемещение запрещено.

Этапы работы с исходящей транспортной операцией ВЕТИС На каждом этапе работы документу по исходящей транспортной операции присваивается статус и система автоматически выдает рекомендации по дальнейшим действиям при работе с этим документом. В процессе подготовки и обмена данными исходящая транспортная операция ВЕТИС проходит следующие этапы (на примере одного из сценариев):

■ Подготовка документа в статусе Черновик (запрос на возможность перемещения/перевозки партии продукции). Требуется проверка возможности перемещения партии продукции (гиперссылка проверьте возможность перемещения на форме документа).

■ Проверка возможности перемещения партии продукции. По результату проверки на возможность перемещения продукции документу присваивается один из статусов: ○ К проверке (ошибка) – по результату обработки данных ВЕТИС обнаружена ошибка, некорректное заполнение документа. ○ Перемещение разрешено с условиями – разрешение на перемещение продукции дано при выполнении определенных условий. Если перемещение разрешено с условиями, то в документе напротив каждой партии продукции и каждого маршрута продукции будет установлен знак, свидетельствующий о возможности перемещения с условиями (в колонке Перемещение ). Необходимо подтвердить условия перемещения (гиперссылка подтвердите условия перемещения на форме документа) или изменить продукцию или маршрут. Если хотя бы для одного наименования продукции перемещение разрешено с условиями, то на форме документа будет выведена надпись с возможностью расшифровки выполнения условий перемещения по каждой позиции продукции и каждому маршруту этой продукции (например, «Требуется подтверждение условий по 1 позиции и 1 пункту маршрута»). После того как условия перемещения будут подтверждены или изменена продукция или маршрут, то необходимо подтвердить условия перемещения.

○ Перемещение разрешено – дано разрешение на перемещение продукции ВЕТИС. Если перемещение разрешено, то в документе напротив каждой партии продукции и каждого маршрута продукции будет установлен знак, свидетельствующий о возможности перемещения (в колонке Перемещение

).

○ Перемещение запрещено – перемещение продукции ВЕТИС запрещено. ■ Оформление транспортной партии (гиперссылка оформите на форме документа). Документу присваиваются статусы: ○ К оформлению – данные ВЕТИС переданы в сервис. ○ К оформлению (обрабатывается) – данные ВЕТИС обрабатываются в сервисе. Необходимо ожидать результаты обработки данных.

○ К оформлению (ошибка) – по результату обработки в сервисе произошла ошибка, заявка на оформление транспортной операции отклонена с указанием причины (например, не заполнен номер транспортного средства). После того как будет устранена причина отклонения документ можно вновь оформить по соответствующей гиперссылке на форме документа (оформите).

■ По результату оформления транспортной партии документу присваивается один из статусов: ○ ВСД оформлены – электронный ветеринарно-сопроводительный документ оформлен через личный кабинет. ○ ВСД оформлены через web – электронный ветеринарно-сопроводительный документ, созданный через web и загруженный в информационную систему. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа. По результату оформления транспортной операции будет автоматически создан исходящий электронный транспортный ветеринарно-сопроводительный документ (ВСД), который доступен по соответствующей гиперссылке реквизита ВСД (на закладке Товары).

Наименование и форма транспортного ветеринарно-сопроводительного документа присваиваются в зависимости от типа продукции, на которую оформляется ветеринарный сертификат: ■ Ветеринарная справка формы №4 - на все подконтрольные грузы, которые перевозятся внутри субъекта;

■ Ветеринарное свидетельство - на все подконтрольные грузы, которые перевозятся между субъектами: ■ форма №1 – живые животные; ■ форма №2 – мясо и мясопродукты, рыба и морепродукты, пищевые продукты; ■ форма №3 – корма и кормовые добавки, лекарственные средства, непищевые продукты и другое. Ветеринарный сертификат создается на каждое наименование продукции с одной датой выработки и по одному получателю этой продукции. По результату оформления исходящего ветеринарного сертификата выполняется изменение складского журнала продукции ВЕТИС. Рабочее место «Транспортные операции ВЕТС (исходящие)» Единое рабочее место, предусмотренное для формирования, контроля и обработки документов по исходящей транспортной операция ВЕТИС на отгружаемую продукцию ВЕТИС со склада грузоотправителя. Рабочее место организовано в виде двух закладок: ■ К оформлению – показываются распоряжения на оформление заявок на получение транспортного ветеринарно-сопроводительного документа. Распоряжениями могут быть такие документы, как Реализация товаров и услуг, Возврат товаров поставщику, Передачи товаров между организациями, Возврат товаров между организациями, Передача давальцу, Возврат сырья давальцу, Передача сырья переработчику. В этих документах обязательно должна быть указана номенклатура, которой соответствует тип номенклатуры Подконтрольная продукция ВЕТИС. Распоряжениям, по которым не оформлен документ по исходящей транспортной операции, соответствует статус Не оформлено. Оформление заявок на получение сертификата выполняется по гиперссылке Оформить. ■ Транспортные операции ВЕТИС (исходящие) – показываются оформленные документы по исходящим транспортным партиям/операциям ВЕТИС. Ограничение: Документ Производство без заказа (версия 2.2) с выпуском на склад, который относится к другому предприятию, не является распоряжением на оформление исходящей транспортной операции. Для управления и отслеживания состоянием оформления документов по исходящим транспортным операциям ВЕТИС доступны различные статусы, которые присваиваются документу автоматически по результату выполненных действий: ■ Черновик – подготовлен запрос на получение ветеринарного сертификата для перемещения партии продукции. Необходимо проверить возможность перемещения продукции. ■ К проверке – данные ВЕТИС переданы в сервис. ■ К проверке (обрабатывается) – данные ВЕТИС проходят обработку в сервисе, ожидаем завершения обработки данных. ■ Перемещение разрешено – дано разрешение на перемещение продукции ВЕТИС. ■ Перемещение разрешено с условиями – разрешение на перемещение продукции дано при выполнении определенных условий. ■ Перемещение запрещено – перемещение продукции ВЕТИС запрещено. Необходимо внести правки в документ по исходящей транспортной операции. ■ К проверке (ошибка) – по результату обработки данных ВЕТИС обнаружена ошибка, некорректное заполнение документа. ■ К оформлению – данные ВЕТИС переданы в сервис на оформление транспортной операции. ■ К оформлению (обрабатывается) – данные ВЕТИС обрабатываются в сервисе на оформление транспортной операции. Необходимо ожидать результаты обработки данных. ■ К оформлению (ошибка) - по результату обработки в сервисе произошла ошибка, заявка на оформление транспортной операции отклонена с указанием причины (например, не заполнен номер транспортного средства). ■ Отклонен ВЕТИС – отклонена заявка на оформление транспортной операции и оформление электронного ветеринарно-сопроводительного документа. ■ ВСД оформлены - электронный ветеринарно-сопроводительный документ оформлен через личный кабинет. ■ ВСД оформлены через web - электронный ветеринарно-сопроводительный документ, созданный через web и загруженный в информационную систему. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа. Предусмотрена возможность отбора исходящих транспортных операций ВЕТИС в соответствии с их статусами и действиями, которые необходимо выполнить при работе с этими документами. Используя возможности фильтрации исходящих транспортных операций в списке можно оставить только те документы, которые требуют определенных действий со стороны пользователя. ■ Для передачи данных в систему ВЕТИС предусмотрена команда Выполнить обмен. ■ Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения.

Производственные операции ВЕТИС Предусмотрен для отражения производственного процесса, осуществляемого на предприятии, и оформления электронного ветеринарно-сопроводительного документа на эту выработанную/произведенную продукцию. Производственная операция может быть оформлена: ■ на продукцию с указанием сырья; ■ продукцию без указания сырья; ■ сырье без указания продукции (например, необходимо отразить списание/утилизацию отходов или списание кормов и кормовых добавок, которые были использованы в корм животным). Сценарии оформления производственных операций: ■ Производство без исходного сырья. При производстве партии продукции сырье не используется. Такой сценарий возможен при внесении информации о «производстве» партии живых животных, молока и т.д. ■ Утилизация. Указывается сырье, которое было утилизировано без информации о произведенной партии продукции. Сценарий предусмотрен только для тех предприятий, которые утилизируют отходы самостоятельно. Если отходы на утилизацию отправляются на другое предприятие, то оформляется электронный транспортный сертификат (ВСД) (операция оформляется вручную). ■ В качестве сырья для производства продукции используется ранее выработанная на данном предприятии продукция. ○ Выработанная продукция с указанной записи журнала была полностью израсходована в качестве сырья, т.е. объем продукции для записи журнала после списания стал равен нулю: - Происходит списание объемов с указанных записей журнала. - Запись журнала входной продукции, объем которой израсходован, переходит в статус «оформлена». - Оформляется один или несколько производственных сертификатов. - Происходит гашение производственных сертификатов, объем которых был израсходован. ○ Выработанная продукция с указанной записи журнала не была полностью израсходована, т.е. объем продукции для записи журнала после списания больше нуля: - Происходит списание объемов с указанных записей журнала. - Оформляется один или несколько производственных сертификатов. ■ В качестве сырья для производства продукции используется ранее выработанная на данном предприятии продукция. ○ Входящая продукция с указанной записи журнала была полностью израсходована в качестве сырья, т.е. объем продукции для записи журнала после списания стал равен нулю: - Происходит списание объемов с указанных записей журнала. - Запись журнала входной продукции, объем которой израсходован, переходит в статус «оформлена». - Оформляется один или несколько производственных сертификатов. ○ Входящая продукция с указанной записи журнала не была полностью израсходована, т.е. объем продукции для записи журнала после списания больше нуля: - Происходит списание объемов с указанных записей журнала. - Оформляется один или несколько производственных сертификатов. ■ Незавершенное производство. При оформлении незавершенного производства возможны как «традиционные» списание сырья и выработка продукции в рамках одного запроса, так и отдельный выпуск продукции или отдельное списание сырья. ○ Открытие производственной транзакции. Происходит списание сырья в производство, сертификат имеет статус оформлен (производство не завершено). - Происходит списание объёмов с указанных записей журнала. - Оформляется один или несколько производственных сертификатов, со статусом оформлен (производство не завершено). - Создаётся новая запись складского журнала с выпущенной продукцией. ○ Добавление производственной операции в транзакцию. - Происходит списание объёмов с указанных записей журнала, если указано исходное сырье.

- В ветеринарном сертификате, который был создан в результате транзакции с тем же кодом, что и текущая, происходит изменение объёма, если была указана произведённая продукция. - Происходит увеличение объёма записи произведённой продукции, которая была создана с тем же номером операции, который указан в текущей операции, если была указана произведённая продукция. ○ Завершение производственной транзакции: - Происходит списание объёмов с указанных записей журнала, если они были указаны. - В ветеринарном сертификате, который был создан в результате транзакции с тем же кодом, что и текущая, происходит изменение объёма, если была указана произведённая продукция. - Сертификат переходит в статус оформлен (производство завершено). - Происходит увеличение объёма записи произведённой продукции, которая была создана с тем же номером операции, который указан в текущей операции, если была указана произведённая продукция. ■ Производственная операция оформляется в WEB, далее загружается в информационную систему через протокол обмена, на основании загруженного документа производственная операция ВЕТИС оформляются прикладные объекты (производство без заказа, сборка товаров). Заполнение основной информации В документе указывается хозяйствующий субъект, который является владельцем вырабатываемой продукции, и вырабатывающее предприятие, на склад которого поступает вырабатываемая продукция. Основанием для оформления производственной операции ВЕТИС могут выступать документы: ■ Сборка (разборка) товаров. ■ Производство без заказа (версия 2.2). ■ Этап производства. Документ-основание можно заполнить следующими способами: ■ оформить новый из формы документа производственной операции ВЕТИС (гиперссылка Оформить). По результату оформления нового документа поле Документ-основание будет заполнено автоматически созданным документом. ■ выбрать уже оформленный документ из списка документов (гиперссылка Выбрать). Заполнение информации о продукции Новую номенклатурную позицию добавить в табличную часть можно следующими способами: ■ с использование обработки по подбору товаров из справочника Номенклатура (команда Заполнить – Открыть подбор). ■ путем заполнения из документа-основания (команда Заполнить – Перезаполнить по основанию). При указании номенклатуры система находит список продукции, соответствующий указанной номенклатуре. Например, при выборе номенклатуры «Баран» в качестве продукции на выбор система предлагает несколько позиций, соответствующих номенклатуре в ИБ. Для номенклатуры заполняются следующие сведения: ■ поле Идентификатор партии – заполняется вручную или автоматически по данным серий, если ведется учет по сериям. ■ поле Количество – количество выработанной номенклатуры. Может быть заполнено из документа-основания соответствующим значением количества номенклатуры. ■ поле Ед. изм. – единица измерения, в которой ведется учет складских остатков по номенклатурной позиции. Автоматически заполняется единицей хранения, заданной в карточке номенклатуры ■ поле Количество (ВЕТИС) – количество выработанной продукции ВЕТИС. ■ поле Ед. изм. (ВЕТИС) – единица измерения, соответствующая продукции ВЕТИС. ■ поле Оформленный ВСД - автоматически загружается из системы ВЕТИС по результату оформления производственной операции. Для продукции можно задать одну из категорий: ■ Не подвергнута санитарной экспертизе ■ Изготовление из сырья, прошедшего ветеринарно-санитарную экспертизу ■ Подвергнута ветеринарно-санитарной экспертизе в полном объеме.

Заполнение информации о сырье Указывается сырье, которое используется для производства/выработки продукции. Заполнить сырье в табличной части документа можно следующими способами: ■ путем подбора из справочника Номенклатура (команда Заполнить – Открыть подбор). ■ путем выбора по данным остатков из журнала продукции ВЕТИС (команда Заполнить – Открыть подбор по записям журнала). На выбор будет доступно фактическое количество сырья на складе. ■ путем заполнения из документа основания (команда Заполнить – Перезаполнить по основанию). ■ автоматически по данным остатков продукции ВЕТИС (если используются серии) (команда Заполнить – Заполнить записи складского журнала). Если на предприятии осуществляется убой живых животных, переработка молока, выработка готовых пищевых продуктов и т.д., то сведения о сырье указываются обязательно. Для этого требуется выбрать из журнала запись о продукции, которая выступает в качестве сырья для вырабатываемой продукции. Если предприятие занимается выращиванием и разведением живых животных (свиньи, крупный рогатый скот и т.д.), выработкой молока, яиц, сбором и хранением зерновых культур, выступающих в качестве кормов для животных и т.д., то в данном случае сырье не указывается. Этапы работы с производственной операцией ВЕТИС На каждом этапе работы документу производственной операции присваивается статус и система автоматически выдает рекомендации по дальнейшим действиям при работе с этим документом. Сценарий оформления производственной партии без указания сырья (один из сценариев работы с документом): ■ Подготовка документа в статусе Черновик (запрос на оформление производственной партии). Необходимо передать данные в ВЕТИС (гиперссылка передайте данные на форме документа). ■ Обработка запроса на оформление производственной партии. Документу присваивается статус Обрабатывается. ■ По результату оформления производственной партии документу присваивается один из статусов: ○ Отклонен ВЕТИС – есть ошибки оформления, запрос на оформление производственной операции отклонен с указанием причины (например, указанный в записи складского журнала продукции производитель отсутствует в списке производителей наименования продукции). После того как причина отклонения будет устранена, данные ВЕТИС можно будет передать вновь.

○ ВСД оформлены - электронный ветеринарно-сопроводительный документ оформлен через личный кабинет.

○ ВСД оформлены через web - электронный ветеринарно-сопроводительный документ, созданный через web и загруженный в информационную систему. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа.

Результатом производственной операции ВЕТИС является оформление производственного ветеринарно-сопроводительного документа и изменение складского журнала продукции ВЕТИС. Особенности оформления производственной партии на основании этапов производства Производственная операция формируется по каждому документу отдельному документу Этап производства. На форме документа производственной операции, введенной на основании документа Этап производства, появляется дополнительный реквизит Завершить транзакцию (на закладке Основное).

Завершение/закрытие производственной транзакции подтверждается установкой флага для реквизита Завершить транзакцию на форме производственной операции. Рабочее место «Производственные операции ВЕТИС» Единое рабочее место, предусмотренное для отражения производственных процессов, осуществляемых на предприятии. Рабочее место представлено в виде двух закладок: ■ На закладке К оформлению – показываются распоряжения на оформление производственных операций ВЕТИС (команда Оформить). В качестве распоряжений могут быть такие документы, как Сборка (разборка) товаров, Производство без заказов (версия 2.2), Этап производства. ■ На закладке Транспортные операции ВЕТИС (исходящие) – показываются оформленные производственные операции ВЕТИС.

Использование статусов Для управления и отслеживания состояния оформления производственной операции ВЕТИС доступны различные статусы, которые присваиваются документу автоматически: ■ Черновик – подготовлен документ по производственной операции ВЕТИС. ■ К проверке – необходимо передать данные ВЕТИС на возможность перемещения партии продукции. ■ Обрабатывается – данные ВЕТИС обрабатываются в сервисе. Необходимо ожидать результаты обработки данных ВЕТИС. ■ Отклонен ВЕТИС – отказано в оформлении ветеринарно-сопроводительного документа. ■ ВСД оформлены – оформлен ветеринарно-сопроводительный документ. ■ ВСД оформлены через web - присваивается документу, созданному через web. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа. Предусмотрена возможность отбора производственных операций ВЕТИС в соответствии с их статусами и действиями, которые необходимо выполнить по производственной операции ВЕТИС. Используя возможности фильтрации производственных операций в списке можно оставить только те документы, которые требуют определенных действий со стороны пользователя. ■ Для передачи данных в систему Меркурий предусмотрена команда Выполнить обмен. ■ Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения.

Инвентаризация Отклонения, выявленные по результатам инвентаризации, отражаются в ВетИС документом Инвентаризация продукции ВЕТИС. Он позволяет выполнить следующие операции: ■ оприходовать продукцию в ВЕТИС с формированием новой записи складского журнала (операция Добавление), ■ полностью списать продукцию, которая числится на учете в ВЕТИС с указанной записью журнала (операция Удаление), ■ изменить количество в учете ВЕИТС по продукции с указанной записью журнала (операция Изменение). Операция указывается отдельно по каждой строке документа. В строке указывается: ■ Номенклатура и Характеристика номенклатуры (если используется) продукции в информационной базе, ■ Серия продукции в складском учете прикладного решения, ■ Продукция по справочнику ВЕТИС. ■ Количество (старое, изменение и новое) в единицах хранения, заданных в информационной базе; ■ Ед. изм. (ВЕТИС) для данной продукции, а также Количество (старое, изменение и новое) в этой единице измерения;

■ Запись складского журнала, если продукция уже учтена в ВЕТИС, или реквизиты для формирования новой записи складского журнала. В этом случае запись будет сформирована после передачи документа в ВЕТИС и поставлена в документ автоматически. Реквизиты заполняются на отдельной панели. К ним относится: ■ Признак скоропортящейся продукции, ■ Признак низкокачественно продукции, ■ Дата производства, ■ Срок годности, ■ Упаковки и штрихкоды, ■ Производители, ■ Производственные партии, ■ Страна происхождения. Документ Инвентаризация продукции ВЕТИС рекомендуется оформлять на основании отраженных в информационной базе складских актов: ■ Оприходования излишков товаров, ■ Списание недостач товаров, ■ Пересортица товаров, ■ Порча товаров. Эти документы отображаются в списке документов Инвентаризация продуктов ВЕТИС на закладке К оформлению. По кнопке Оформить создается документе Инвентаризация продуктов ВЕТИС, заполненный на основании акта. В документе Инвентаризация продукции ВЕТИС необходимо указать реквизиты Акта о несоответствии. При создании документа на основании складских актов, дата и номер складского акта автоматически указывается в качестве даты и номера Акта о несоответствии. При создании документа вручную необходимо перейти к форме заполнения этих реквизитов по ссылке заполните акт несоответствия. Для документа Инвентаризация продукции ВЕТИС предусмотрена печатная форма Акт о несоответствии. Документ создается в статусе Черновик и после заполнения его необходимо по ссылке передайте данные. После завершения обмена и успешного отражения документа в ВEТИС он переводится в статус Выполнен.

Выявленные расхождения заполняются в акте несоответствия, форма которого доступна по соответствующей гиперссылке на форме документа инвентаризации.

Для управления и отслеживания состояния оформления инвентаризации ВЕТИС доступны различные статусы, которые присваиваются документу автоматически: ■ Черновик – подготовлен документ по производственной операции ВЕТИС. ■ К передаче – необходимо передать данные ВЕТИС на возможность перемещения партии продукции. ■ Обрабатывается – данные ВЕТИС обрабатываются в сервисе. Необходимо ожидать результаты обработки данных ВЕТИС. ■ Отклонен ВЕТИС – отказано в оформлении инвентаризации продукции с указанием причины отклонения. ■ Выполнен – оформлен ветеринарно-сопроводительный документ. ■ Выполнен через web - присваивается документу, созданному через web. Потребуется подтвердить корректность документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа.

Журнал продукции ВЕТИС Предусмотрен для ведения и учета сведений о поступившей, реализуемой и вырабатываемой/производимой на предприятии продукции ВЕТИС и содержит список подконтрольных товаров, принадлежащих хозяйствующему субъекту. Журнал формируется по результату гашения ветеринарного сертификата, на продукцию, поступающую на склад предприятия-получателя. Заполнение складского журнал ВЕТИС выполняется следующими способами: ■ путем гашения импортного ветеринарного сертификата, по которому поступила (входная/вырабатываемая) продукция;

■ путем гашения электронного ветеринарного сертификата, по которому поступила продукция; ■ путем ручного ввода сведений о входящих партиях подконтрольного товара.

Запрос складского журнала ВЕТИС Предусмотрен для формирования и передачи запросов на получение остатков продукции ВЕТИС на складе предприятия. Предусмотрена возможность отбора запросов складского журнала ВЕТИС в соответствии с хозяйствующими субъектами и ответственными, от имени которых оформлены эти запросы. Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения. Заполнение основной информации Указывается хозяйствующий субъект, который является владельцем продукции, и предприятие, на учете у которого числится продукция ВЕТИС. Заполнение информации о товарах Табличная часть товаров заполняется автоматически путем загрузки данных по остаткам продукции из системы ВЕТИС. Заполнение выполняется по результатам обработки данных ВЕТИС в сервисе. Этапы работы с запросом на получение остатков На каждом этапе работы документу присваивается статус, и система автоматически выдает рекомендации по дальнейшим действиям при работе с этим документом: ■ Подготовка и формирование запроса на получение складских остатков продукции ВЕТИС. Документ формируется в статусе Черновик. Необходимо передать данные для загрузки остатков (гиперссылка передайте данные на форме документа).

■ Обработка запроса на получение остатков продукции ВЕТИС. ■ Ответ на запрос по получению остатков. Документу присваивается статус Загружены остатки.

Для обмена данных с ВЕТИС предусмотрена команда Выполнить обмен. Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена. По каждой выполненной операции можно просмотреть отправленные XML-сообщения.

Объединение записей складского журнала ВЕТИС Документ предусмотрен для объединения нескольких записей складского журнала в одну новую запись, которая содержит следующую информацию: ■ Объем продукции, остаток и количество единиц упаковки просуммированы по всем выбранным прежде позициям и присвоены новой записи журнала. ■ В качестве даты выработки, срока годности, даты поступления продукции указан временной интервал с учетом границ дат выбранных записей (выбираются самая минимальная и самая максимальная даты из всех). ■ Если в записях были указаны различные типы упаковок или разные производители, то такая информация объединена, и все значения перечисляются через запятую в соответствующих полях. ■ Информация о входящих ВСД указана через запятую. С использованием данного документа можно отразить операции: ■ Объединение записей – объединить две и более записей продукции журнала ВЕТИС в одну новую запись. ■ Присоединение к записи – добавление записи складского журнала одной и более продукции. При этом типе операции указывается запись складского журнала продукции ВЕТИС, к которой будет присоединена дополнительная запись складского журнала (доступно дополнительное поле Присоединить к записи). Невозможно объединение записей по следующим причинам: ■ Нельзя объединить записи, для которых нет остатка; ■ Нельзя объединить записи разных предприятий; ■ Нельзя объединить разную продукцию; ■ Нельзя объединить продукцию с происхождением из разных стран; ■ Нельзя объединить скоропортящуюся и нескоропортящуюся продукцию. Заполнение основной информации В документе указывается хозяйствующий субъект, который является владельцем продукции, указанной в объединяемых записях складского журнала ВЕТИС, и предприятие, на котором партии продукции объединяются в одну запись складского журнала. Заполнение информации о продукции Информация о продукции заполняется при отражении типа операции Объединение записей. Заполнить продукцию можно следующими способами: ■ путем выбора из справочника Продукция ВЕТИС.

■ путем внесения данных вручную. Объединяемая продукция должна относиться к одной категории, например, мясная, молочная. Заполнение информации об объединяемых записях журнала Указываются записи складского журнала ВЕТИС, которые будут объединены в одну запись складского журнала (команда Подобрать).

На каждом этапе работы по объединению нескольких записей в одну документу присваивается статус и система автоматически выдает рекомендации по дальнейшим действиям при работе с этим документом: ■ Подготовка документа в статусе Черновик (запрос на объединение записей складского журнала). Требуется передать данные ВЕТИС на обработку (гиперссылка передайте данные на форме документа). ■ Обработка данных ВЕТИС в сервисе. Документу присваивается статус Обрабатывается. По результату обработки данных документу присваивается один из статусов: ○ Отклонен ВЕТИС – отказано в объединении записей складского журнала с указанием причины. ○ Выполнен – две или более записей складского журнала объединены в одну новую запись журнала, создана новая запись журнала. ○ Выполнен через web - две или более записей складского журнала объединены в одну новую запись журнала, создана новая запись журнала через web. Требуется подтвердить корректность оформления документа, созданного через web по соответствующей гиперссылке на форме документа). По результату объединения указанных записей будет сформирована новая запись складского журнала продукции ВЕТИС и эта запись по умолчанию добавляется в журнал продукции ВЕТИС. По результату успешного объединения записей на форме документа появляется дополнительный реквизит Новая запись журнала с гиперссылкой на новую запись журнала.

Рабочее место «Объединение записей складского журнала ВЕТИС» Для управления и контроля состояния документов по объединению записей складского журнала ВЕТИС доступны различные статусы, которые присваиваются документу автоматически. Используя возможности фильтрации документов по объединению записей складского журнала в списке можно оставить только те документы, которые требуют определенных действий со стороны пользователя. Для обмена данных с системой ВЕТИС предусмотрена команда Выполнить обмен. Список всех выполненных и предстоящих операций можно открыть по команде Протокол обмена.

Оптовая и розничная торговля комиссионным товаром, если режим налогообложения у комиссионера отличается от режима комитента В статье рассматриваются особенности отражения оптовых и розничных продаж комиссионного товара с налогообложением НДС, отличным от налогообложения применяемого организацией. В заключении рассматривается пример – розничная продажа комиссионных товаров, облагаемых НДС, в организации, применяющий специальный налоговый режим.

Нормативно-правовые и организационные требования Договор комиссии предполагает, что комиссионер принимает комиссионный товар от комитента и реализует его от своего имени (ст. 990-1004 ГК РФ). Продажа выполняется в интересах комитента, а доход от продажи является доходом комитента, как следствие является объектом налогообложения в соответствии с системой налогообложения, применяемой комитентом. В случае оптовой торговли на комиссионера возлагается обязанность по начислению НДС, выставлению счетов-фактур и отражению НДС в журнале учет полученных и выданных счетов-фактур (пп. "а" п. 7, пп. "а" п. 11 приложения 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). В случае розничных продаж, а также при расчетах наличными в оптовой торговле покупателю выдается чек, в котором в числе прочего указывается система налогообложения и ставка НДС по реализуемым товарам (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ). Вопрос указания системы налогообложения в чеке прямо не урегулирован в федеральном законе 54-ФЗ, однако положения ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ позволяет сделать вывод, что должна указываться система налогообложения пользователя контрольно-кассовой техники, то есть комиссионера. Ставка НДС, как показано выше, указывается в соответствии с системой налогообложения комитента. Напротив товарной позиции, реализуемой по договору комиссии, должен содержаться признак агента по предмету расчета (Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ "Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию"). В случае применения различных режимов налогообложения комитентами и организацией, она может продавать одновременно товар, относящийся к разным режимам налогообложения, в частности, облагаемый и не облагаемый НДС. Например, если комитент применяет общую систему налогообложения (является плательщиком НДС), а комиссионер применяет УСН или ЕНВД (освобожден от уплаты НДС), то продажа собственного товара будет производиться без НДС, в то время как реализация комиссионного товара будет облагаться НДС. В нормативной базе нет ограничения на продажу товаров, облагаемых и не облагаемых НДС, в рамках одной сделки. Однако на практике необходимо дополнительно учесть следующее: ■ Налогообложение НДС напрямую влияет на ценообразование, а цена должна быть известна к моменту продажи. Соответственно, вариант налогообложения НДС также должен быть определен к этому моменту. ■ Налогообложение НДС часто является определяющим фактором в выборе поставщика для оптового покупателя на общей системе налогообложения. НДС прописывается в составе цены в условиях договора или спецификации к нему и не должен меняться в зависимости от принадлежности товара из текущего остатка на складе. ■ В розничной торговле на конкретный товар может быть установлена только одна цена – она не может варьироваться в зависимости от принадлежности товара. ■ Оперативное обслуживание покупателей на кассе не позволяет обращаться к итогам и определять принадлежности товара. Это накладывает определенные требования и ограничения к организации торговли комиссионным товаром в оптовой и розничной торговле, которые будет рассмотрены далее в этой статье.

Поступление товаров на комиссию Прием товаров на комиссию оформляется документом Приобретение товаров и услуг с видом операции Прием на комиссию. При оформлении документа следует обратить внимание на заполнение реквизиты Налогообложение на закладке Дополнительно. Указанное налогообложение будет применяться в дальнейшем при продаже комиссионного товара. Подробно прием товар на комиссию рассмотрен в разделе Прием на комиссию. В учете принятый на реализацию товар отражается с видом запасов Комиссионный товар с указанием комитента и режима налогообложения. Текущие остатки товаров организации по видам запасов можно узнать из отчетов разделе Финансовый результат и контроллинг, например, Ведомость по товарам организаций с детализацией по видам запасов.

Розничные продажи комиссионных товаров Исходя из описанных выше ограничений, продажа комиссионного товара в торговом зале с использованием рабочего места кассира возможна только в случае, если режим налогообложения комитента совпадает с режимом налогообложения организации для этой торговой точки, то есть ко всем товарам применяется один режим налогообложения НДС. В этом случае указание НДС в чеке не зависит от принадлежности списываемых товаров, что позволяет оперативно пробивать чеки без определения принадлежности товаров. В этом случае оформление розничных продаж не имеет каких-либо особенностей в сравнении с реализацией собственного товара, которое подробно описывается в разделе Реализация в рознице. Принадлежность товаров определяется в момент оформления документа Отчет о розничных продажах. Комиссионные товары с налогообложением отличным от собственного, не могут продаваться совместно с собственными товарами или комиссионными товарами с совпадающим режимом налогообложения. Продажу таких товаров следует отделить организационно и отдельно учитывать такие товары на складе. Для отражения розничных продаж таких товаров в программе следует использовать документ Реализация товаров и услуг с указанием предопределенного клиента Розничный покупатель, если покупатель обезличен. Если необходимо персонализировать покупателя, то можно создать партнера с видом Частное лицо и контрагента с видом Физическое лицо. В документе на закладке Дополнительно необходимо явно указать Налогообложение. В остальном отражение розничных продаж в данном случае будет аналогично оптовой продаже, рассматриваемой ниже, за исключением оформления счетфактура – он в данном случае не требуется. Кассовый чек может быть оформлен: ■ из документа Реализация товаров и услуг, в случае если момент оплаты не совпадает с моментом продажи ■ из документа Приходный кассовый ордер по факту оплаты.

Оптовые продажи комиссионных товаров В оптовой торговле необходимо достоверно знать режим налогообложения НДС по продаваемым товарам к моменту продажи. Налогообложение НДС в явном виде указывается в документе Реализация товаров и услуг на закладке Дополнительно. Продаваемый товар подбирается из остатков с указанным налогообложением НДС. В случае одновременной продажи товаров с различным налогообложением необходимо оформление отдельных документов Реализация товаров и услуг по каждому режиму налогообложения. Подробное описание работы с документов приводится в разделе Реализация товаров и услуг. Подбор товара производится из текущего остатка по видам запасов с указанным налогообложением. Если товаров по текущему налогообложению недостаточно, то при проведении документа реализации выводится сообщение о нехватке товаров. Текущий остаток товаров с учетом принадлежности к комитентам и режиму налогообложения можно посмотреть в отчете Ведомость по товарам организаций (раздел Финансовый результат и контроллинг). В настройках отчета на закладке Структура необходимо установить флажок Виды запасов. Для оптового покупателя на основании документа реализации оформляется Счет-фактура. При этом обязанности по уплате НДС у комиссионера не возникает.

Оформление отчета о розничных продажах

Организация с определенной периодичностью формирует Отчет комитенту о продажах (Закупки – Комиссионные закупки – Отчетам комитентам (принципалам), закладка Распоряжения на оформление). По продажам оптовым покупателям комиссионных товаров, облагаемых НДС, необходимо указать дату продажи, контрагента и выставленные ему счетафактуры. На основании этих данных комитент отражает факт реализации, перевыставляет счета-фактуры, сдает отчетность и уплачивает НДС. Превыставленные комитентом счета-фактуры регистрируются в отдельном рабочем месте Закупки – Комиссионные закупки – Счета-фактуры полученные от комитентов (принципалов) и используются далее для заполнения журнала полученных и выданных счетов-фактур. Подробное описание приводится в разделе Оформление отчета комитенту.

Пример отражения розничной продажи комиссионного товара Комиссионер – индивидуальный предприниматель – применяет упрощенную систему налогообложения, а розничная торговля переведена на ЕНВД. Комитент применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС. Товары, принятые на комиссию, продаются в розничной торговле. В прикладном решении поступление товаров на комиссию оформляется документом Поступление товаров и услуг с видом операции Прием на комиссию (см. раздел Прием на комиссию). В поле Налогообложение на закладке Дополнительно указывается режим, соответствующей системе налогообложения комитента (в нашем примере – Продажа облагается НДС). Продажи товаров, принятых на комиссию, если система налогообложения комитента отличается от собственной, оформляется документом Реализация товаров и услуг. В полях Партнер и Контрагент документе Реализация товаров и услуг указываются предопределенные элементы «Розничный покупатель». На закладке дополнительно в поле Налогообложение на закладке Дополнительно указывается режим, соответствующей системе налогообложения комитента – Продажа облагается НДС.

Поступление наличных денежных средств от покупателя отражается сразу же документом Приходный кассовый ордер, который можно создать на основании документа реализации. После проведения документа по ссылке Пробить чек можно перейти в форму просмотра и пробития чека. В чеке будет указана система налогообложения (в нашем примере УСН доход), а по проданному комиссионному товару ставка НДС 18% и соответствующая сумма НДС.

По завершении установленного периода индивидуальный предприниматель формирует Отчет комитенту о продажах.

Таким образом, в ситуациях отличия налогообложения комиссионных товаров от налогообложения собственной розничной торговли вместо документа Отчет о розничных продажах нужно использовать документ Реализация товаров и услуг для правильной трактовки системы налогообложения.

Особенности отражения в учете розничных продаж, оформленных чеками ККМ В организации периодически возникает потребность анализа движении денежных средств и складских остатков, в том числе с детализацией до документа. Если организация осуществляет розничную торговлю с использованием рабочего места кассира, то такими документами могут быть в частности Чек ККМ и Отчет о розничных продажах. В этой статье рассматривается, в каких конкретно ситуациях движения денежных средств и изменения складских остатков выполняется каждым из этих документов. Оформление розничных продаж в рабочем месте кассира подробно рассматривается в разделе Реализация в рознице. В течении кассовой смены отдельные розничные продажи оформляется документом Чек ККМ. При проведении чека в момент продажи в учете отражается списание товаров и поступление денежных средств, и именно чек будет отражаться в отчетах по движению денежных средств и остаткам товаров на складах в качестве регистратора до закрытия кассовой смены. При закрытии кассовой смены формируется документ Отчет о розничных продажах, а чеки ККМ могут оставаться без изменений, удаляться или архивироваться в зависимости от настройки в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи. Порядок отражений движений складских остатков и денежных средств после закрытия кассовой смены будет зависеть от этой настройки.

Отражение движений денежных средств и складских остатков чеками ККМ Если при закрытии кассовой смены не производиться архивирования или удаления чеков (разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Операции при закрытии кассовой смены установлено значение Нет), то сделанные ими ранее движения денежных средств и складских запасов остаются без изменений, а документ Отчет о розничных продажах производит отражение розничных продаж за смену в финансовом и регламентированном учете. Регистраторами в отчетах по движению денежных средств и остаткам товаров на складах будут являться чеки ККМ, как для текущих кассовых смен, так и для закрытых кассовых смен. То есть, при такой настройке отчеты всегда будут детализироваться до конкретной продажи, что в ряде случаев может рассматриваться как преимущество. Однако при больших объемах продаж это может оказаться излишним и наоборот, замедлить работу и усложнить анализ.

Отражение движений денежных средств и складских остатков в случае архивирования или удаления чеков ККМ Если при закрытии кассовой смены производиться архивирования или удаления чеков (в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Розничные продажи – Операции при закрытии кассовой смены установлено значение Архивация чеков или Удаление чеков), то после закрытия кассовой смены сделанные ими ранее движения денежных средств и складских остатков будут сводно отражены документом Отчет о розничных продажах. В отчетах по движению денежных средств и остаткам товаров на складах по незакрытым кассовым сменам будут отражаться чеки, а по закрытым кассовым сменам – отчеты о розничных продажах, что повышает производительность.

Архивирование чеков после закрытия кассовой смены Архивирование или удаление чеков, если оно не было выполнено в момент закрытия кассовой смены, может быть выполнено в любой момент позднее: ■ Архивирование чеков по одной кассовой смене можно выполнить из формы кассовой смены (раздел Продажи – См. также) по кнопке Заархивировать чеки ККМ. ■ Архивирование чеков по расписанию регламентным заданием Регламентное архивирование чеков в разделе НСИ и администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания.

■ Заархивировать и удалить все чеки за определенный период можно с помощью обработки Архивирование и удаление чеков ККМ (вызывается из меню Все функции). После архивирования или удаления чеков движения денежных средств и складских остатков будут перенесены в документ Отчет о розничных продажах сводно за смену.

Исправление неверно отраженных продаж в закрытых кассовых сменах Возникновение расхождений между продажами, отраженными Чеками ККМ и Отчетами о розничных продажах, а также дублирование движений этими документами практически исключены. После проведения Чека ККМ и пробития фискального чека документ блокируется для дальнейшего редактирования. После закрытия смены данные о продажах по всем чекам переносятся в Отчет о розничных продажах, и ко всем чекам, относящимся к данной кассовой смене применяется единый порядок обработки (остаются без изменений, архивируются или удаляются). Созданные автоматически при закрытии кассовой смены отчеты о розничных продажах также заблокированы для редактирования. Тем не мене, в форме кассовой смены (Продажи – См. также – Кассовые смены) предусмотрена кнопка Перезаполнить отчет о розничных продажах, которая позволяет исправить такие случаи в случае их возникновения.

Обеспечение потребностей Упрощенный вариант обеспечения потребностей Расширенный вариант обеспечения потребностей Формирование заказов по потребностям Обособленное обеспечение потребностей ABC/XYZ-классификация товаров Цель управления потребностями заключается в полном и своевременном обеспечении предприятия товарными запасами с минимальными затратами. Реализованная в прикладном решении модель управления запасами позволяет оперативно определять и поддерживать оптимальный размер складских запасов. Решаемые задачи: ■ обеспечение наличия запасов товаров на складе в необходимом количестве; ■ достижение желаемого уровня обслуживания клиентов; ■ бесперебойное обеспечение производственной деятельности; ■ снижение потребности в оборотных средствах; ■ исключение дефицита материальных ресурсов; ■ улучшение показателей оборачиваемости товаров; ■ снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров; ■ устранение избыточных запасов. При принятии решения об обеспечении потребностей используются данные не только о фактических остатках на складе, но и об ожидаемых поступлениях и отгрузках (слой планируемых остатков). В прикладном решении возможно использование двух вариантов обеспечения потребностей и формирования заказов в соответствии с рассчитанными потребностями. Выбор варианта определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей: ■ Упрощенное – все потребности обеспечиваются заказами поставщикам. Расчет потребностей производится на основе данных по заказам на отгрузку и данных о максимальном остатке. ■ Расширенное – предусмотрено использование способов обеспечения и схем обеспечения потребностей, позволяющих описать полный цикл товародвижения. Потребности обеспечиваются в соответствии с заданным способом обеспечения: формируются не только заказы поставщикам, но и заказы на перемещение, сборку/разборку, производство, переработчикам. Расчет потребностей производится в соответствии с заданным методом обеспечения (заказ под заказ, поддержание запаса (min – max, норма потребления, статистика потребления)) и с учетом плановых сроков поставки и интервала между поставками. Использование данного варианта позволяет принимать заказы с учетом возможностей обеспечения (установка даты отгрузки в заказе клиента). Оба варианта предусмотрены для поддержания остатка на складе и обеспечения заказов на отгрузку.

Упрощенный вариант обеспечения потребностей Использование упрощенного варианта обеспечения потребностей позволяет: ■ поддерживать остатки товаров на складах (максимальный и минимальный остаток); ■ анализировать ожидаемые поступления по заказам; ■ анализировать текущие остатки товаров на складах; ■ обеспечивать потребности по заказам на отгрузку (в том числе и обособленное обеспечение потребностей по заказам); ■ формировать заказы поставщикам в соответствии с потребностями по заказам на отгрузку, максимальным и минимальным запасами на складе. Основным инструментом, при помощи которого осуществляется формирование заказов поставщикам для обеспечения потребностей, является рабочее место Формирование заказов поставщикам. Рабочее место для формирования заказов поставщикам вызывается по команде Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По потребностям. При помощи рабочего места Формирование заказов поставщикам система позволяет решить следующие задачи с целью поддержания остатка на складе и обеспечения заказов на отгрузку: ■ определить номенклатуру, по которой необходимо поддерживать или не поддерживать запас; ■ задать максимальный и минимальный остатки товаров на складе; ■ проанализировать уровень запасов на складе; ■ проанализировать и проконтролировать потребности в номенклатуре, опираясь на такие параметры, как текущие остатки на складах, максимальный и минимальный остатки, потребности по заказам на отгрузку и ожидаемые поступления; ■ получить рекомендации по количеству товаров, которое требуется заказать у поставщика (осуществляется автоматический расчет количества товаров, рекомендуемого к заказу); ■ отменить необходимость поддержания запаса по товару либо откорректировать количество товаров, рекомендуемое системой к заказу у поставщика; ■ определить поставщика товаров, соглашение и цены на основании имеющихся в системе данных; ■ сформировать заказы поставщикам; ■ разместить заказы на отгрузку в созданных заказах поставщикам. Процесс формирования заказов поставщикам для поддержания запаса на складе и обеспечения потребностей по заказам на отгрузку представлен на схеме.

Рабочее место Формирование заказов поставщикам реализовано в виде помощника, в котором каждый шаг формирования заказов поставщикам представлен на отдельной закладке: ■ Поддержание остатка на складе; ■ Обеспечение заказов на отгрузку; ■ Сформированные заказы поставщикам.

Переход от одного шага формирования заказов к другому осуществляется по кнопке Далее на форме рабочего места по формированию заказов поставщикам.

Поддержание остатка на складе Для поддержания остатка на складе прикладное решение предоставляет следующие возможности: ■ определение номенклатуры, по которой необходимо поддерживать или не поддерживать запас на складе; ■ определение параметров максимального и минимального остатков товаров на складе; ■ контроль уровня запасов на складе; ■ контроль текущего остатка товаров на складе; ■ определение списка товаров, по которым требуется обеспечить потребности; ■ расчет среднедневного потребления товаров с учетом продаж;

■ получение рекомендаций по количеству товаров к заказу у поставщика; ■ определение поставщика. На шаге поддержания остатка товаров на складе определяется список товаров, по которым необходимо проконтролировать обеспечение и рассчитать количество, необходимое к заказу у поставщика для обеспечения потребностей на складе, исходя из установленных параметров минимального и максимального остатка товара. Список товаров, по которым необходимо проконтролировать обеспечение потребностей, может быть заполнен следующими способами: ■ с помощью стандартной обработки Подбор товаров: Формирование заказов поставщикам, вызываемой по команде Добавить товары – Подобрать товары; ■ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (по ценовым группам, по группам номенклатуры, по наличию на складе и т. д.). Для этого предусмотрена команда Добавить товары – По отбору; ■ с помощью механизма загрузки данных из внешнего файла произвольного формата. Для этого предусмотрена команда Добавить товары – Загрузить из файла. Использование загрузки данных из файлов позволяет добавить в рабочее место по формированию заказов поставщикам товары и параметры минимального и максимального остатка, которые могут быть предварительно рассчитаны, например, в таблицах Excel. Поддержание остатка товаров на складе осуществляется в соответствии с текущим остатком на складе, желаемым минимальным и желаемым максимальным остатком. Информация о желаемом минимальном и желаемом максимальном остатках для каждого товара может быть: ■ введена вручную; ■ рассчитана. Расчет осуществляется по среднедневному потреблению товаров на указанное количество дней. Предусмотрена возможность группового заполнения минимального/максимального остатков для выделенных строк (кнопка Заполнить в рамках рабочего места по формированию заказов поставщикам). Использование групповых команд позволяет задать значение желаемого остатка (максимального/минимального) либо рассчитать значение остатка на период продаж согласно среднедневному потреблению.

Максимальный/минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания остатка. Количество товаров, рекомендуемое системой к заказу, отображается в колонке К заказу рабочего места по формированию заказов поставщикам. Количество товара, которое необходимо заказать в целях поддержания остатка на складе, рассчитывается для всех товаров: ■ Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то этот товар отмечается флажком К заказу. Количество товара рассчитывается по формуле: Максимальный остаток - Заказы к поступлению (если Остаток ≤ Min остаток). Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу у поставщика, представлены на схеме.

■ Если остаток товара на складе больше минимального остатка, то количество товара, которое необходимо заказать у поставщика, уменьшается на величину остатка товара на складе за вычетом минимального остатка. Такой товар не будет рекомендован к заказу, но при необходимости его можно отметить и заказать у поставщика (колонка К заказу). Количество товара к заказу у поставщика рассчитывается по формуле: Максимальный остаток - Заказы к поступлению - (Остаток товара на складе - Минимальный остаток) (если Остаток > Min остаток). Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу у поставщика, представлены на схеме.

■ Если остаток товара меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка (колонка К заказу). При этом рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее. Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу, представлены на схеме.

Расчет текущего остатка товаров и количества товара, которое ожидается к поступлению от поставщика, зависят от режима обеспечения заказов на отгрузку, установленного в поле Обеспечивать заказы: ■ За счет остатка – учитываются все товары, которые есть в наличии (колонка Остаток), и все ожидаемые поступления товаров (колонка Заказы к поступлению); ■ Независимо от поддержания остатка – учитываются свободные остатки товаров и ожидаемые поступления. При расчете остатков (колонка Свободный остаток) и ожидаемых поступлений (колонка Заказы к поступлению) будет учтено количество товаров, которые зарезервированы на складе и распределены в заказах на поставку.

Следует отметить, что при любом варианте из расчета будет исключено количество товаров, которое заказывается обособленно (под конкретный заказ).

Алгоритм расчета среднедневного потребления Анализ продаж выполняется за тот период, который задан в помощнике формирования заказов поставщикам. В расчете продаж участвуют следующие документы:

■ Внутреннее потребление товаров; ■ Корректировка реализации; ■ Ордер на отражение недостач товаров; ■ Ордер на отражение порчи товаров; ■ Передача сырья переработчику; ■ Списание недостач товаров; ■ Порча товаров; ■ Пересортица товаров; ■ Расходный ордер на товары; ■ Реализация товаров и услуг; ■ Сборка товаров; ■ Отчет о розничных продажах; ■ Чек ККМ; ■ Передача давальцу. Продажи за период уменьшаются документами: ■ Возврат сырья от переработчика; ■ Возврат товаров от клиента; ■ Чек ККМ на возврат. Среднедневное потребление товаров рассчитывается в соответствии с формулой: Среднедневное потребление = Продажи / Количество рабочих дней склада в периоде. Период отсчитывается от вчерашнего дня – назад. Количество рабочих дней рассчитывается в соответствии с календарем склада. Если календарь склада не задан, то используется календарь предприятия, в противном случае все дни периода считаются рабочими. Расчет среднедневного потребления производится двумя методами: ■ 1-й метод – позволяет не учитывать дни «неполных продаж». Если в начале дня не было остатка или в конце дня товар закончился, то такой день и продажи этого дня не учитываются в статистике. То есть расчет среднедневного потребления товаров выполняется без учета нулевых остатков на начало и конец дня. При расчете соблюдаются следующие условия: ○ В наличии начальный остаток > 0 (на начало дня). ○ В наличии конечный остаток > 0 (на конец дня). Это среднедневное потребление, рассчитанное без учета нулевых остатков на начало и конец дня. ■ 2-й метод – учитывает все продажи периода, в том числе и в дни «неполных продаж». Это среднедневное потребление, рассчитанное с учетом нулевых остатков на начало и конец дня. В качестве окончательного значения среднедневного потребления берется максимальное значение, полученное при помощи двух методов расчета среднедневного потребления.

Пример расчета среднедневного потребления товаров при упрощенном варианте обеспечения потребностей Исходные данные: ■ Период, за который выполняется расчет среднедневного потребления, – с 01.10.17 по 31.10.17 г. ■ Продажи/расход за период с 01.10.17 по 31.10.17 г. – 33 ед. ■ Количество рабочих дней склада в периоде, за которые выполняется расчет статистики среднедневного потребления, – 22. ■ Анализ продаж выполняется за период 35 дней. При упрощенном варианте обеспечения потребностей расчет среднедневного потребления товаров выполняется одновременно двумя методами. 1-й метод – расчет среднедневного потребления с учетом «неполных» дней продаж. При расчете среднедневного потребления товаров учитываются дни продажи, на которые имеются нулевые остатки на начало и/или конец дня, и расход/продажи в эти даты (см. схему).

Среднедневное потребление товаров рассчитывается как: Продажи / Количество рабочих дней склада в периоде = (23 + 2 + 5 + 3)= 33 / 22 = 1,50 ед. 2-й метод – расчет среднедневного потребления товаров за вычетом «неполных» дней продаж. При расчете среднедневного потребления товаров не учитываются даты продажи, на которые имеются нулевые остатки (на начало и конец дня), и продажи/расход в эти даты (см. схему):

■ 16.10.17 г. с расходом 2 ед. (Конечный остаток = 0); ■ 20.10.17 г. с расходом 5 ед. (Начальный остаток = 0); Пример расчета среднедневного потребления товаров с учетом «неполных» дней продажи представлен на схеме.

В отчете Ведомость по товарам на складах представлена полная информация об остатках товара, для которого требуется рассчитать среднедневное потребление.

Среднедневное потребление товаров рассчитывается как: Продажи / Количество рабочих дней склада в периоде = (23 + 3) = 26 / 20 = 1,30 ед. В качестве окончательного значения среднедневного потребления системой будет рекомендовано максимальное значение, полученное при помощи двух методов расчета среднедневного потребления. Maх значение среднедневного потребления товаров = 1,5 ед. Максимальное значение среднедневного потребления товаров показывается в колонке Среднедневное потребление в рамках рабочего места Формирование заказов поставщикам.

Обеспечение заказов на отгрузку На втором шаге Обеспечение заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

■ анализ количества товаров, которое требуется обеспечить по заказам на отгрузку; ■ анализ обеспеченного количества товаров; ■ получение рекомендаций по количеству товаров к заказу у поставщика; ■ при необходимости – корректировка количества товаров, рекомендуемого системой к заказу (колонка К заказу); ■ при необходимости – отмена товаров к заказу у поставщика либо выбор товаров к заказу; ■ заполнение поставщика, определение условий поставки и цен. На закладке Обеспечение заказов на отгрузку показывается список заказов на отгрузку с позициями, которые необходимо обеспечить. Для позиций в заказе установлен вариант обеспечения товаров: ■ К обеспечению – товара нет на складе и поставка еще не запланирована, необходимо оформить заказ на поставку; ■ Обеспечивать обособленно – товара нет на складе. Такой товар будет обеспечиваться обособленно под конкретное назначение. Если товар заказывается обособленно, то требуемое количество будет автоматически рекомендовано К заказу вне зависимости от режима обеспечения заказов. При этом учитывается то количество товара, которое уже заказано ранее для данного заказа. Если заказывается товар с вариантом обеспечения К обеспечению, то его количество, рекомендуемое системой К заказу, зависит от выбранного режима обеспечения заказов. Поддерживаются следующие режимы обеспечения заказов на отгрузку (поле Обеспечивать заказы) в рабочем месте по формированию заказов поставщикам: ■ За счет остатка: ○ при поддержании запасов: Остаток = Все остатки, Заказы к поступлению = Все заказы к поступлению; ○ при обеспечении заказов на отгрузку: Обеспечено = Свободный остаток + Доступно из заказов к поступлению + «К заказу». ■ Независимо от поддержания остатка: ○ при поддержании запасов: Остаток = Свободный остаток, Заказы к поступлению = Доступно из заказов к поступлению; ○ при обеспечении заказов на отгрузку: Обеспечено = 0. Если обеспечение заказов на отгрузку осуществляется в режиме За счет остатка, то количество товаров, которое было заказано для обеспечения максимального остатка, будет распределено по заказам на отгрузку в соответствии с потребностями. Эта информация будет отражена в колонке Обеспечено. К заказу будет предлагаться то количество товара, которое осталось не обеспеченным на шаге пополнения запасов: К заказу = Требуется - Обеспечено. Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу у поставщика для обеспечения заказов на отгрузку (в режиме За счет остатка), представлены на схеме.

Если выбран режим Независимо от поддержания остатка, то к заказу будет рекомендовано все требуемое количество товаров. При формировании заказа на поставку это количество товаров будет прибавлено к количеству, которое было заказано для пополнения запасов. В режиме Независимо от поддержания остатка необходимо резервировать товары по заказам на отгрузку посредством указания варианта обеспечения Резервировать к дате – по таким заказам на отгрузку будет исключена необходимость обеспечения (не будут попадать в рабочее место Формирование заказов поставщикам). Для обособленных строк количество, обеспеченное под назначение, учитывается всегда (уменьшая количество к заказу). Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу для обеспечения заказов на отгрузку (в режиме Независимо от поддержания остатка), представлены на схеме.

Создание заказов поставщикам Формирование заказов поставщикам осуществляется в момент перехода по кнопке Далее к третьему этапу работы с помощником – Сформированные заказы поставщикам. На третьем этапе работы с помощником отображается список сформированных заказов поставщикам. По умолчанию заказы поставщикам формируются в статусе Согласован. Заказы поставщикам формируются в соответствии с данными, определенными на этапах Поддержание остатка на складе и Обеспечение заказов на отгрузку. Информация о поставщике, соглашении и цене будет заполнена, если товар регулярно заказывался у поставщика (эта информация заполняется в соответствии со статистикой ранее оформленных заказов поставщикам). Дата поступления рассчитывается в заказе поставщику в соответствии со сроком поставки, указанным в соглашении с поставщиком. По завершении работы в рабочем месте Формирование заказов поставщикам заказанные товары будут автоматически размещены в заказах поставщику. Для тех позиций, которые заказываются обособленно, в заказах поставщику будет указано назначение, связанное с заказом на отгрузку (поле Назначение).

Для тех позиций, которые заказываются на общих основаниях, вариант обеспечения в заказе на отгрузку будет автоматически изменен на Резервировать к дате отгрузки вместо К обеспечению. Для такой возможности необходимо установить флажок Разместить заказы на отгрузку в заказах поставщикам на шаге Сформированные заказы поставщикам.

Расширенный вариант обеспечения потребностей Использование расширенного варианта обеспечения потребностей в товарах позволяет: ■ задать способы обеспечения потребностей (покупка, перемещение, сборка); ■ задать схемы обеспечения потребностей; ■ установить параметры поддержания запасов как для склада в целом, так и индивидуально для каждой номенклатуры в разрезе различных складов; ■ установить параметры поддержания запасов для произвольной группы номенклатурных позиций и складов; ■ формировать различные заказы в соответствии с параметрами обеспечения потребностей (заказы поставщикам, заказы на перемещение и др.). Параметры обеспечения потребностей для номенклатурных позиций задаются в рамках рабочих мест: ■ Настройка поддержания запасов – позволяет задать методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержания запасов; ■ Настройка способов обеспечения потребностей – позволяет задать способы обеспечения потребностей и упаковки для заказываемых товаров. Сценарий обеспечения потребностей на складе: ■ Настройка поддержания запасов: ○ указание номенклатурных позиций, для которых необходимо поддерживать запасы; ○ установка методов обеспечения и параметров поддержания запасов для номенклатурных позиций. ■ Настройка способов обеспечения потребностей: ○ установка схемы обеспечения для склада; ○ привязка схемы обеспечения, заданной для склада, к номенклатурным позициям. ■ Формирование заказов по потребностям в соответствии с заданными настройками.

Параметры поддержания запаса Для решения задачи формирования оптимального запаса на складах поддерживаются различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержания запасов. Метод обеспечения – стратегия, в соответствии с которой обеспечиваются потребности для поддержания остатка товаров и обеспечения заказов на отгрузку. Скорейшее удовлетворение возникшей потребности из имеющегося в наличии запаса реализуется различными методами обеспечения: ■ Min – Max; ■ Расчет по норме; ■ Расчет по статистике. Данные методы обеспечения позволяют поддерживать запасы на уровне неснижаемого остатка. Основная задача обеспечения в случае использования вышеперечисленных методов: ■ При заказе По графику – определить объем закупки на ближайшую поставку, чтобы обеспечить потребности на обеспечиваемый период до следующей поставки. ■ При заказе По точке заказа – определить дату поставки (дату заказа) по мере расхода текущего запаса, момент прохождения «точки заказа».

Метод обеспечения «Min – Max» Если в прикладном решении не ведется статистика потребления товаров, то рекомендуется использовать метод обеспечения Min – Max. Использование данного метода позволяет поддерживать уровень остатка на складе в соответствии с желаемым минимальным запасом. При использовании этого метода страховой запас, статистика продаж не учитываются при анализе наступления точки заказа. Поддержание запаса методом обеспечения Min – Max осуществляется в соответствии с определенными параметрами (эти параметры задаются пользователем вручную): ■ Максимальный запас – количество товаров на складе сразу после пополнения запаса; ■ Минимальный запас – количество товаров на складе, при достижении которого необходимо формировать заказ. Потребность в заказе товара будет возникать в тот момент, когда остаток товара на складе меньше минимального остатка либо равен ему. При снижении запаса до минимального количества система будет предлагать к заказу количество товара, равное желаемому максимальному запасу. Пример На складе товар полностью отсутствует. Минимальный остаток этого товара составляет 100 шт., а желаемый максимальный – 300 шт. При этом заказы на отгрузку к обеспечению отсутствуют. Опираясь на эти данные, система рекомендует К заказу товар в количестве 300 шт., поскольку запас товаров снижен до минимального количества. Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу для поддержания остатка методом обеспечения Min – Max, представлены на схеме.

Значения параметров поддержания запаса задаются вручную, опираясь на Параметры способа обеспечения потребностей. Расчеты при методе обеспечения Min – Max представлены в таблице 4.1. Таблица 4.1 По точке заказа Параметры способа обеспечения потребностей

По графику

Срок поставки

Устанавливается вручную по договоренности с поставщиком

Обеспечиваемый период Устанавливается вручную.

Интервал между датами поставок:

Чем больше период, тем потенциально реже поставки и тем большего они объема Дата ближайшей поставки / Дата следующей поставки. Даты устанавливаются вручную по договоренности с поставщиком Параметры поддержания запаса Мin запас

Устанавливается вручную. Количество товара, необходимое на Срок поставки

Мax запас

Устанавливается вручную. Количество товара, необходимое на Обеспечиваемый период

Расчет заказа системой Дата заказа

Текущая дата, при условии:

Дата ближайшей поставки - Срок поставки

Остаток* ≤ Мin запас Количество к заказу

Мax запас - Ожидаемые поступления**

{(Мax запас - Ожидаемые поступления**) - (Остаток* - Мin запас)}

Дата поставки

Дата заказа + Срок поставки

Дата ближайшей поставки

* Остаток (в наличии) – текущий остаток товаров на складе. ** Ожидаемые поступления – количество, ожидаемое к поступлению по сформированным ранее заказам на поставку.

Метод обеспечения «Расчет по норме» Если требуется поддерживать уровень запаса на складе в соответствии с нормой потребления товаров в день, то для этих целей рекомендуется использовать метод обеспечения Расчет по норме. При использовании метода Расчет по норме прогнозируется расход материальных ценностей согласно дневной норме потребления. Поддержание запаса методом Расчет по норме осуществляется в соответствии с параметрами поддержания запаса: ■ Норма потребления в день – количество товаров, потребляемое за один день. ■ Минимальный запас – количество товаров на складе, при достижении которого необходимо формировать заказ. ■ Максимальный запас – количество товаров на складе сразу после пополнения запаса. ■ Страховой запас – часть минимального запаса, устанавливаемая вручную. Оставшаяся часть минимального запаса рассчитывается автоматически по норме потребления на срок поставки. Норма потребления в день указывается пользователем вручную. Расчет минимального и максимального запасов осуществляется индивидуально для номенклатуры и производится автоматически по заданной норме потребления в день. Минимальный запас рассчитывается на срок исполнения заказа – количество товаров, которое обеспечит потребность на срок поставки товаров. Максимальный запас рассчитывается на обеспечиваемый период – количество товаров, которое обеспечит потребность на этот период (учитываются параметры, заданные для способа обеспечения потребностей). При использовании данного метода будет предложено сформировать заказ тогда, когда текущего остатка товаров (за вычетом страхового) будет хватать не более чем на срок исполнения заказа по способу обеспечения, заданному для данного товара.

При снижении запаса товара до минимального количества, необходимого на срок поставки, система будет предлагать к заказу количество, равное максимальному запасу, необходимому на обеспечиваемый период. Количество к заказу по данному методу рассчитывается таким образом, чтобы товара хватило на заданный срок обеспечения или до указанной даты. Количество товара, которое необходимо обеспечить, рассчитывается как среднедневное потребление, умноженное на количество дней до следующей поставки или на количество дней в обеспечиваемом периоде (это зависит от настроек, указанных в способе обеспечения). Расчет производится по формулам: Максимальный запас = Норма потребления в день * Обеспечиваемый период (количество дней от ближайшей до следующей поставки) + Страховой запас; Минимальный запас = Норма потребления в день * Количество дней до следующей поставки + Страховой запас. Пример На складе товар присутствует в количестве 300 шт. Минимальный запас этого товара на срок покупки составляет 410 шт., а максимальный запас на обеспечиваемый период – 1 100 шт. При этом заказы на отгрузку к обеспечению отсутствуют. Опираясь на эти данные, система рекомендует К заказу товар в количестве 1 100 шт., поскольку текущий остаток товара на складе меньше минимального запаса. Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу для поддержания остатка методом «расчет по норме», представлены на схеме.

Минимальный и максимальный запасы рассчитываются, опираясь на Параметры способа обеспечения потребностей. Расчеты при методе обеспечения Расчет по норме представлены в таблице 4.2. Таблица 4.2 По точке заказа

По графику

Параметры способа обеспечения потребностей Срок поставки

Устанавливается вручную по договоренности с поставщиком

Обеспечиваемый период

Устанавливается вручную.

Интервал между датами поставок:

Чем больше период, тем потенциально реже поставки и тем большего они объема

Дата ближайшей поставки / Дата следующей поставки. Даты устанавливаются вручную по договоренности с поставщиком

Параметры поддержания запаса Норма потребления в день

Устанавливается вручную. Экспертная оценка, значения среднедневного потребления

Страховой запас

Устанавливается вручную. Экспертная оценка возможного отклонения потребления от нормы или увеличения потребления ввиду несоблюдения срока поставки

Мin запас

Норма потребления в день * Срок поставки + Страховой запас

Мax запас

Норма потребления в день * Обеспечиваемый период + Страховой запас

Расчет заказа системой Дата заказа

Текущая дата, при условии:

Дата ближайшей поставки - Срок поставки

Остаток* ≤ Мin запас Количество к заказу

Мax запас - Ожидаемые поступления**

Мax запас - (Остаток* - Мin запас)

Дата поставки

Дата заказа + Срок поставки

Дата ближайшей поставки

* Остаток – текущий остаток товаров на складе. ** Ожидаемые поступления – количество, ожидаемое к поступлению по сформированным ранее заказам на поставку. Если текущий остаток находится в диапазоне: Мин запас - Страховой запас / Мин запас, то в этом случае системой рассчитывается количество К заказу = Max запас (на обеспечиваемый период) + Страховой запас. Параметры способа обеспечения потребностей и параметры поддержания запаса задаются и рассчитываются согласно таблице 4.2.

Метод обеспечения «Расчет по статистике» Если статистика расходов известна и отклонение от рассчитанного потребления в разные дни невелико, рекомендуется использовать метод обеспечения потребностей Расчет по статистике. При этом методе используется накопленная статистика потребления товаров. Прогнозируется расход материальных ценностей согласно рассчитанному по статистике среднедневному потреблению. При методе обеспечения Расчет по статистике выполняется индивидуальный расчет для номенклатуры параметров поддержания запаса: ■ Среднедневное потребление – количество товаров, потребляемое за один день. ■ Минимальный запас – количество товаров на складе, при достижении которого необходимо формировать заказ. ■ Максимальный запас – количество товаров на складе сразу после пополнения запаса. При использовании метода обеспечения Расчет по статистике можно задать дополнительный параметр поддержания запаса – Страховой запас, позволяющий покрыть возможные всплески спроса (по сравнению с рассчитанной статистикой) и обеспечить запас номенклатурных позиций при срыве срока пополнения запаса. Расчет среднедневного потребления выполняется в соответствии с заданными настройками расчета среднедневного потребления по статистике прошлых периодов. Расчет среднедневного потребления товаров выполняется следующими способами: ■ регламентным заданием в соответствии с настроенным расписанием; ■ фоновым заданием, если не включено регламентное задание. Расчет будет выполняться при установленном отборе по складу в рабочем месте Настройка поддержания запасов. В расчете среднедневного потребления участвуют следующие документы: ■ Внутреннее потребление товаров; ■ Корректировка реализации; ■ Ордер на отражение недостач товаров;

■ Ордер на отражение порчи товаров; ■ Передача сырья переработчику; ■ Списание недостач товаров; ■ Порча товаров; ■ Пересортица товаров; ■ Расходный ордер на товары; ■ Реализация товаров и услуг; ■ Сборка товаров; ■ Отчет о розничных продажах; ■ Чек ККМ; ■ Передача давальцу. Продажи за период уменьшаются документами: ■ Возврат сырья от переработчика; ■ Возврат товаров от клиента; ■ Чек ККМ на возврат. Настройка расчета статистики среднедневного потребления выполняется по кнопке Еще – Настройка расчета статистики потребления в рамках рабочего места Настройка поддержания запасов. Выполнить расчет среднедневного потребления можно: ■ по расходу со склада – учитываются все рабочие дни склада, когда выполнялся расход товара со склада; ■ продажам склада – учитываются только рабочие дни склада, в которые происходили продажи товара, и те дни, когда товар мог быть продан (имелся в наличии на складе).

Среднедневное потребление товаров рассчитывается в соответствии с формулой: Среднедневное потребление = Продажи склада (Расход со склада) / Количество рабочих дней склада в периоде. При расчете среднедневного потребления не учитываются дни «неполных продаж»/«неполных расходов». То есть расчет среднедневного потребления товаров выполняется без учета нулевых остатков на начало и конец дня. При расчете соблюдаются следующие условия: ■ В наличии начальный остаток > 0 (на начало дня); ■ В наличии конечный остаток > 0 (на конец дня). Если были остатки на начало и конец дня, то остатки такого дня учитываются независимо от того, была продажа (расход со склада) или нет. Если в начале дня не было остатка или в конце дня товар закончился, то такой день и продажи этого дня не учитываются в статистике. Нулевые остатки на начало и конец дня могут значительно искажать статистику. Например, если товар продается в течение месяца: «сколько купили, столько и продали, день в день» – то в таких случаях можно использовать плановые закупки по «толкающей» схеме. При установленном варианте Продажи склада можно рассчитать среднедневное потребление для распределительных центров. Распределительным центром является склад, который задан в качестве источника обеспечения потребностей для конкретной номенклатуры на другом складе. Для распределительного центра будут учтены продажи со всех складов, для которых он указан в качестве используемого способа обеспечения. Расчет статистики потребления позволит определить наиболее продаваемые товары на основе данных о среднедневном потреблении и величине отклонения от него. Это поможет правильно определить нужный метод обеспечения потребностей. Например, если товар продается стабильно (отклонение от среднедневного потребления небольшое), то можно использовать метод обеспечения Расчет по статистике. Если же товар имеет нестабильное потребление, то рекомендуется использовать методы обеспечения Min – Max или Расчет по норме. На основании статистики среднедневного потребления автоматически рассчитываются значения максимального и минимального запасов для номенклатуры. Величина минимального запаса рассчитывается на срок исполнения заказа, величина максимального запаса – на обеспечиваемый период. При использовании данного метода будет предложено сформировать заказ тогда, когда текущего остатка товаров (за вычетом страхового) будет хватать не более чем на срок исполнения заказа по способу обеспечения. Количество к заказу по данному методу рассчитывается таким образом, чтобы товара хватило на заданный срок обеспечения или до указанной даты.

При снижении запаса товара до минимального количества, необходимого на срок пополнения запаса, к заказу будет предложено максимальное количество товара на обеспечиваемый период. Минимальный и максимальный запасы рассчитываются, опираясь на Параметры способа обеспечения потребностей. Расчеты при методе обеспечения Расчет по статистике аналогичны расчетам, представленным в таблице 4.2.

Пример расчета среднедневного потребления товаров при расширенном варианте обеспечения потребностей Исходные данные: ■ Период, за который выполняется расчет среднедневного потребления, – с 01.09.17 по 30.09.17 г. ■ Продажи/расход за период с 01.09.17 по 30.09.17 г. – 30 ед. ■ Количество рабочих дней склада в периоде, за который выполняется расчет статистики среднедневного потребления, – 22. В целях расчета среднедневного потребления товаров для номенклатуры «Стеллаж (стандартный)» заданы параметры поддержания запасов: ■ Метод поддержания запасов Расчет по статистике (в рамках рабочего места Настройка поддержания запасов). ■ Период и количество периодов, за которые будет собрана статистика продаж/расхода со склада (Период – «Месяц», Количество периодов – «1») – в форме Настройка расчета среднедневного потребления, доступной по кнопке Еще – Настройка расчета статистики потребления в рамках рабочего места Настройка поддержания запасов. Статистика для расчета среднедневного потребления товаров будет собрана за один предыдущий месяц, в который были оформлены продажи. При расчете среднедневного потребления товаров не учитываются даты продажи, в которые имеются нулевые остатки (на начало и/или конец дня) и продажи/расход в эти даты (см. схему ниже): ■ 01.09.17 г. с расходом 0 ед. (Начальный остаток = 0); ■ 22.09.17 г. с расходом 8 ед. (Конечный остаток = 0); ■ 25.09.17 г. с расходом 0 ед. (Начальный остаток = 0).

В отчете Ведомость по товарам на складах представлена полная информация об остатках товара, для которого требуется рассчитать среднедневное потребление.

Среднедневное потребление рассчитывается как: Среднедневное потребление = Продажи склада (Расход со склада) / Количество рабочих дней склада в периоде = (7 + 10 + 5)/18 = 22 / 18 = 1,222 ед. Результаты расчета среднедневного потребления товаров показываются в форме Параметры обеспечения потребностей, доступной по гиперссылке наименования метода обеспечения потребностей Расчет по статистике в рамках рабочего места Формирование заказов по потребностям (на шаге 3).

Режимы обеспечения потребностей по заказам на отгрузку Обеспечение потребностей по заказам на отгрузку может осуществляться в следующих режимах: ■ Обеспечивать за счет запасов. Если заказы на отгрузку обеспечиваются за счет запасов, то при расчете учитываются все товары, которые есть в наличии, и все ожидаемые поступления товаров: ○ при поддержании запасов: Остаток = Все остатки, Заказы к поступлению = Все заказы к поступлению; ○ при обеспечении заказов на отгрузку: Обеспечено = Свободный остаток + Доступно из заказов к поступлению + «К заказу». ■ Обеспечивать независимо от поддержания запасов. Если заказы на отгрузку обеспечиваются независимо от поддержания запасов, то учитываются свободные остатки товаров и ожидаемые поступления. То есть при расчете остатков и ожидаемых поступлений будет учтено количество товаров, которое зарезервировано на складе и распределено в

заказах на поставку: ○ при поддержании запасов: Остаток = Свободный остаток, Заказы к поступлению = Доступно из заказов к поступлению; ○ при обеспечении заказов на отгрузку: Обеспечено = 0. Режим обеспечения потребностей по заказам на отгрузку определяется настройкой Потребности заказов к отгрузке в форме Параметры поддержания запаса, доступной по кнопке Заполнить – Поддержание запаса в рамках рабочего места Настройка поддержания запасов. Режим обеспечения заказов на отгрузку учитывается при расчете количества товаров, которое необходимо заказать для обеспечения потребностей по текущим заказам на отгрузку в рамках рабочего места Формирование заказов по потребностям.

Настройка поддержания запасов Настройка поддержания запасов выполняется в рабочем месте Настройка поддержания запасов, доступном по одноименной гиперссылке из карточки номенклатуры либо склада (или Склад и доставка – Обеспечение потребностей). Также рабочее место по настройке поддержания запасов доступно по гиперссылке Настроить поддержание запасов в рамках рабочего места Формирование заказов по потребностям. Добавление товаров и расчет рекомендаций доступны при установленном отборе по складу. Работа по настройке поддержания запасов организована в двух режимах: ■ Действующие параметры – добавляются товары, для которых необходимо поддерживать запасы; устанавливаются методы поддержания запаса и параметры конкретного метода. ■ Рекомендации по изменению – система автоматически выдает рекомендации, которые позволяют принять решение о необходимости поддержания запасов на складе по конкретным номенклатурным позициям. Расчет рекомендаций по изменению параметров поддержания запасов выполняется следующими способами: ○ регламентным заданием в соответствии с настроенным расписанием; ○ фоновым заданием, если не включено регламентное задание. Расчет будет выполняться при указании отбора по складу в рабочем месте Настройка поддержания запасов. В списке формы Настройка поддержания запасов показываются товары и тара, по которым поддерживается запас на складе. Список товаров, по которым необходимо поддерживать запасы на складе, может быть заполнен следующими способами (кнопка Добавить товары): ■ с помощью стандартной обработки подбора товаров; ■ с помощью механизма отбора товаров по любым параметрам (по ценовым группам, по группам номенклатуры, по наличию на складе и т. д.); ■ с помощью механизма загрузки данных из внешнего файла произвольного формата. В момент загрузки из файла можно сразу задать значения минимального и максимального запасов для номенклатурных позиций. Для товаров в момент их добавления по умолчанию устанавливаются метод обеспечения потребностей Мin – Max и режим обеспечения запасов Обеспечение за счет запасов. Выбор метода обеспечения потребностей, режима обеспечения заказов на отгрузку и установка соответствующих параметров поддержания запасов выполняются в форме Параметры поддержания запаса (кнопка Заполнить – Поддержание запаса на форме Настройка поддержания запасов).

Задать параметры поддержания запаса можно одновременно для нескольких выделенных позиций. В рамках рабочего места по настройке поддержания запасов есть дополнительные возможности: ■ объединение номенклатурных позиций в произвольные группировки поддерживаемых запасов (например, объединение номенклатуры по стабильности продаж, товарообороту, уровню спроса, объему продаж и др.) – кнопка Группировка – Сгруппировать. Использование группировки упрощает работу по настройке параметров поддержания запасов и

позволяет для большого количества номенклатуры задать общие параметры подержания запасов. Наименование группы вводится в произвольной форме. Параметры поддержания запасов, заданные для группы, будут действовать в отношении всех позиций номенклатуры на различных складах, входящих в данную группу; ■ перенос номенклатурных позиций из одной группы поддерживаемых запасов в другую (кнопка Группировка – Перенести в группу); ■ исключение номенклатурных позиций из группировки поддерживаемых запасов (кнопка Группировка – Исключить из группы). Для номенклатуры, у которой включен учет по характеристикам, в форме настройки поддержания запасов показывается настройка «общая для всех характеристик». Это позволяет задать индивидуальные параметры поддержания запасов для характеристики номенклатуры (кнопка Группировка – Установить индивидуальные параметры для характеристик).

Удалить параметры поддержания запасов для конкретной характеристики номенклатуры можно по кнопке Группировка – Убрать индивидуальные параметры для характеристик. В таком случае для номенклатуры будут действовать параметры поддержания запасов, общие для всех характеристик. Предусмотрены различные режимы просмотра данных по настройкам поддержания запасов (кнопка Еще – Режим просмотра). Использование режима Список обеспечивает удобный поиск позиций номенклатуры. Если нецелесообразно поддерживать запас по номенклатурной позиции, то ее можно исключить из поддерживаемых запасов (кнопка Еще – Исключить из поддерживаемых запасов).

Метод обеспечения «Заказ под заказ» Если требуется обеспечивать потребности в номенклатуре по заказам на отгрузку, то для этих целей предусмотрен метод обеспечения потребностей Заказ под заказ. Обеспечение товаров под заказ характеризуется наименьшей потребностью в оборотных средствах и низкой вероятностью возникновения избыточных запасов. При этом методе обеспечения потребностей не задаются параметры поддержания запасов. Расчеты при стратегии «Заказ под заказ» представлены в таблице 4.3. Таблица 4.3 По точке заказа

По графику

Параметры способа обеспечения потребностей Срок поставки

Устанавливается вручную по договоренности с поставщиком

Обеспечиваемый период Устанавливается вручную.

Интервал между датами поставок:

Чем больше период, тем потенциально реже поставки и тем большего они объема Дата ближайшей поставки / Дата следующей поставки. Даты устанавливаются вручную по договоренности с поставщиком Расчет заказа системой Дата заказа

Текущая дата

Дата ближайшей поставки - Срок поставки

Количество к заказу

Кол-во, требующееся по заказу на отгрузку на обеспечиваемый период

Кол-во, требующееся по заказу на отгрузку до даты следующей поставки

Дата поставки

Дата заказа + Срок поставки

Дата ближайшей поставки

Способы обеспечения потребностей Способ обеспечения потребностей – параметры, установка которых зависит от возможностей поставки товаров и в соответствии с которыми осуществляется формирование заказов на обеспечение потребностей. Способы обеспечения потребностей регистрируются в списке Склад и доставка – Настройки и справочники – Обеспечение потребностей – Способы обеспечения потребностей. В списке хранятся все варианты способов обеспечения, которые применяются на предприятии. Есть возможность задавать обобщенные способы обеспечения (покупка у поставщика, перемещение и т. д.) и затем уточнять конкретные данные на этапе формирования потребностей. Если заранее известны условия, при которых осуществляется поставка товаров (поставщик, соглашение, срок исполнения заказа и т. д.), то эти условия можно зафиксировать в карточке способа обеспечения потребностей.

Параметры способов обеспечения потребностей В форме Способ обеспечения потребностей указываются следующие параметры: ■ тип обеспечения, определяющий, каким образом будет обеспечиваться потребность в номенклатуре на складе (покупка, перемещение, производство, производство силами переработчика, сборка/разборка); ■ срок исполнения заказа; ■ правило формирования заказов – определяет, в какие моменты система должна предлагать заказывать товар (заказ при достижении точки заказа/заказ по графику). Тип обеспечения определяет, какие заказы следует формировать данным способом обеспечения: заказ поставщику, заказ на перемещение, заказ на сборку (разборку), заказ на производство, заказ переработчику. Предусмотрены следующие типы обеспечения потребностей: ■ Покупка – обеспечение потребностей осуществляется путем закупки товаров у поставщика. Они будут автоматически подставлены в документы Заказ поставщику, сформированные по данному способу обеспечения; ■ Перемещение – номенклатура поступает на склад путем перемещения с другого склада. Можно указать конкретный склад, с которого товар будет перемещаться. В результате формируются документы Заказ на перемещение, Заказ материалов в производство; ■ Сборка/разборка – обеспечение потребностей осуществляется путем сборки новых комплектов из комплектующих. В результате формируются документы Заказ на сборку (разборку); ■ Собственное производство – обеспечение потребностей осуществляется путем выпуска готовой продукции. В результате формируются документы Заказ на производство; ■ Производство силами переработчика – обеспечение потребностей осуществляется путем выпуска готовой продукции (полуфабрикатов) сторонней организацией, именуемой Переработчик. В результате формируются документы Заказ переработчику. Для индикации наступления точки заказа и определения расчетного минимального запаса на срок поставки предусмотрен Срок исполнения заказа. В поле Срок исполнения заказа следует указать срок, за который может быть исполнен заказ, созданный по данному способу. Срок исполнения заказа отсчитывается по рабочим дням календаря предприятия. Например, если сегодня понедельник и планируется заказ по способу обеспечения со сроком исполнения 7 дней, а суббота и воскресенье – выходные дни по календарю предприятия, то поступление заказа будет запланировано на следующую среду, через 7 рабочих дней. Срок исполнения заказа учитывается при расчете ближайшей

даты поступления товаров по заказу и позволяет определить дату ближайшего возможного перемещения товаров, дату сборки комплектов, ближайшую дату выпуска продукции (работ) и дату возможного получения продукции. Срок исполнения заказа устанавливается в поле, которому присваивается определенное наименование в зависимости от указанного типа обеспечения потребностей.

В форме способа обеспечения потребностей задается правило формирования заказов, позволяющее определить, в какие моменты система должна предлагать заказывать товары определенным способом (покупка, перемещение и т. п.). Изначально система предлагает к заказу количество товара, исходя из текущего остатка, а затем дополнительно предлагает к заказу товары, исходя из графика поставок, т. е. по определенным дням, что связано с регулярностью работы с поставщиком или необходимостью собирать заказы определенного объема, накапливая потребность. На выбор доступны следующие правила формирования заказов: ■ Заказ при достижении точки заказа – календарные даты поставок заранее неизвестны. Определяется дата, не позднее которой нужно сформировать заказ, чтобы своевременно обеспечить потребности (не допустить исчерпания запаса). В процессе обеспечения к заказу предлагаются номенклатурные позиции, для которых рассчитанная дата начала процесса обеспечения совпала с текущей датой. Точка заказа определяется, исходя из текущего остатка, минимального и страхового запаса. Система будет предлагать к заказу номенклатуру, по которой необходимо сформировать заказы сегодня (чтобы вовремя обеспечить потребности в номенклатуре по текущим заказам или с учетом предполагаемого потребления и текущих остатков на складе). Количество к заказу определяется как потребность на обеспечиваемый период:

○ в целях ограничения периода, потребности которого следует включать в заказ, предусмотрено поле Обеспечиваемый период. Период отсчитывается в днях (по графику работы склада) от даты ближайшего возможного поступления по заказу. Для товаров обеспечиваемый период рассчитывается по рабочим дням склада, для номенклатурных позиций с типом номенклатуры Работа – по рабочим дням предприятия. Например, поставка по способу обеспечения возможна 01.07.2015, в понедельник. Если задан обеспечиваемый период 10 дней, а суббота и воскресенье – выходные дни, то заказ клиента с датой отгрузки 11.07.2015 попадет в обеспечиваемый период; ○ предусмотрена возможность обеспечить запас времени относительно срока исполнения заказа – для этих целей предусмотрено поле Гарантированный срок отгрузки. Гарантированный срок отгрузки используется для расчета плановой даты отгрузки необеспеченных позиций заказов. Как правило, гарантированный срок отгрузки устанавливается с запасом относительно срока исполнения заказа. Рассчитанные даты отгрузки заказов к обеспечению показываются в способе обеспечения потребностей.

■ Заказ по графику – календарные даты поставок фиксированные. Поставки происходят в заранее известные даты. Заказы планируется формировать регулярно, по фиксированным датам, в соответствии с графиком поставок и графиком работы складов. В заказ включаются все потребности периода от текущей даты до даты следующей поставки. Количество к заказу рассчитывается таким образом, чтобы его хватило до даты следующей поставки (либо до максимального запаса, заданного вручную, при методе обеспечения Min – Max. При создании способа обеспечения достаточно указать дату ближайшей поставки. Дальнейшая актуализация дат поставки выполняется в рабочем месте по формированию заказов по потребностям (на шаге 2). В соответствии с указанным сроком исполнения заказа и календарем предприятия будет рассчитана дата, когда необходимо формировать заказ на ближайшую поставку. После формирования заказа дата следующей поставки будет учитываться как дата ближайшей поставки. Уточнить дату следующей поставки можно будет в момент формирования ближайшего заказа. При заказе по графику, до даты следующей поставки, для товаров количество к заказу будет рассчитываться по числу рабочих дней склада. В обоих вариантах, если используется метод обеспечения Min – Max, количество к заказу не рассчитывается по дням, а предлагается фиксированное, заданное в максимальном запасе метода обеспечения. При использовании методов обеспечения Расчет по норме, Расчет по статистике расчет количества к заказу выполняется за период, начинающийся от даты поставки по заказу. Потребность по запланированным к отгрузке заказам учитывается по всем неотгруженным заказам с датой отгрузки до конца обеспечиваемого периода. Если потребность по заказам превышает рассчитанное значение по статистике (норме) – будет предложено заказать количество, необходимое для отгрузки по заказам. Пример По способу обеспечения Срок исполнения заказа – 3 дня, Обеспечиваемый период – 7 дней.

Для метода обеспечения Расчет по норме указана Норма потребления в день – 3 шт./день. На текущий момент имеется просроченный заказ на отгрузку 2 шт. товара, и заказ на 20 шт. товара запланирован к отгрузке через 6 дней. Рассчитанная потребность по норме потребления Максимальный запас: Обеспечиваемый период (7 дней) * Норма потребления в день (3 шт.) = 21 шт. Учитываются все заказы до даты окончания обеспечиваемого периода. Обеспечиваемый период начинается с даты исполнения заказа, срок исполнения заказа 3 дня – получается, что окончание обеспечиваемого периода наступит через 3 + 7 = 10 дней. Таким образом, учитываются заказы на 2 + 20 = 22 шт. Общая потребность по заказам = 22 шт.

К заказу по способу обеспечения системой будет рекомендовано 22 шт. товара (устанавливается автоматически флажок в колонке К заказу в рабочем месте по формированию заказов по потребностям).

Ограничения использования способов обеспечения потребностей Предусмотрена возможность установить ограничения по использованию параметров планирования, заданных в карточке способа обеспечения потребностей. Ограничения устанавливаются в карточке способа обеспечения потребностей на закладке Ограничение использования. Предусмотрены различные ограничения по использованию параметров планирования в зависимости от типа обеспечения потребностей (покупка, перемещение, сборка (разборка), собственное производство, производство силами переработчика). Если обеспечение потребностей осуществляется путем покупки товаров у конкретного поставщика, то используется режим С одним поставщиком, позволяющий указать поставщика, для работы с которым используется данный способ обеспечения потребностей. Также можно уточнить соглашение, определенное для работы с поставщиком, и вид цены, в соответствии с которым осуществляется закупка товаров. При этом параметры планирования данного способа обеспечения применяются для заказа только одному поставщику. Если параметры планирования данного способа обеспечения применяются для заказа различным поставщикам, то используется режим С несколькими поставщиками. Если обеспечение потребностей на складе осуществляется путем перемещения товаров только с одного склада, то используется режим Для работы с одним складом, позволяющий указать склад, для работы с которым используется данный способ обеспечения. Если способ обеспечения потребностей применяется для работы с несколькими складами, то используется режим Для работы с несколькими складами. При этом параметры планирования данного способа обеспечения будут применяться для перемещения с различных складов.

Схемы обеспечения потребностей Для описания полного цикла товародвижения номенклатуры по предприятию предусмотрен список Склад и доставка – Настройки и справочники – Схемы обеспечения, использование которого позволяет: ■ описать движение какого-либо товара по всем складам предприятия (позволяет охватить все склады, на которые поставляется номенклатура); ■ настроить применение способов обеспечения потребностей на складах предприятия; ■ объединить номенклатурные позиции с одинаковым порядком обеспечения в пределах одного или нескольких складов. Использование схем обеспечения упрощает работу в части установки параметров обеспечения потребностей при большом количестве складов, номенклатуры. Доступность работы со схемами обеспечения потребностей определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Расширенное.

Задать схему обеспечения потребностей можно как в разрезе склада, так и в разрезе формата магазинов (складов). Предусмотрены различные режимы настройки схемы обеспечения потребностей для складов (на закладке Склады): ■ Режим По форматам – позволяет установить схему обеспечения для формата магазинов (складов). Если схема обеспечения установлена для формата магазинов, то она будет действовать в отношении всех складов, относящихся к данному формату. Также для склада можно установить способ обеспечения, отличный от способа обеспечения формата, к которому принадлежит склад. ■ Режим По иерархии – позволяет установить схему обеспечения в разрезе формата магазинов (складов) как для группы складов, так и для каждого склада в отдельности. Чтобы задать способ обеспечения потребностей для группы складов, необходимо выделить склады, входящие в состав одной группы.

Параметры схемы обеспечения потребностей: ■ Формат магазина (склада) либо Склад; ■ Способ обеспечения потребностей – определяет способ, которым будет обеспечиваться потребность (например, покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство продукции и др.) (кнопка Заполнить способ обеспечения). На выбор доступны способы обеспечения, зарегистрированные в информационной базе. Предусмотрена возможность очистки способа обеспечения (кнопка Очистить способ обеспечения); ■ Источник обеспечения – определяется способом обеспечения потребностей. Например, если потребность обеспечивается путем покупки у поставщика, то в качестве источника может выступать любой поставщик, если путем перемещения – любой склад предприятия и др.; ■ Срок поставки – определяется в способе обеспечения потребностей; ■ Обеспечиваемый период – определяется в способе обеспечения потребностей (поле Обеспечиваемый период). Пример схемы обеспечения потребностей на складах предприятия представлен на рисунке.

Информация о том, какое количество товаров обеспечивается в соответствии с заданной схемой обеспечения, показывается в шапке формы Схема обеспечения (надпись Используется для товаров). Номенклатура и тара обеспечиваются в соответствии со схемами обеспечения склада. Схема, в соответствии с которой будут обеспечиваться номенклатура/тара, назначается в карточке номенклатурной позиции (поле Схема обеспечения) на закладке Реквизиты. Для номенклатуры/тары может быть задана только одна схема обеспечения склада. Потребность в работах обеспечивается в соответствии со способом обеспечения потребностей. Способ обеспечения потребностей для типа номенклатуры Работа задается в карточке номенклатуры (поле Способ обеспечения потребностей). Обеспечивается возможность включения подразделения в схему обеспечения потребностей. Если для номенклатуры поддерживается запас на складе, который выступает в роли цеховой кладовой подразделения, то такой товар будет поступать в цех из кладовой, а не со склада, указанного для подразделения на закладке Производственные подразделения.

Настройка способов обеспечения потребностей Настройка способов обеспечения потребностей выполняется в рамках рабочего места Настройка способов обеспечения потребностей, доступного по одноименной гиперссылке из карточки номенклатуры либо склада, или отчета Товары, включенные в схему обеспечения. Поддерживаются различные сценарии настройки способов обеспечения номенклатуры на конкретном складе (в рамках рабочего места по настройке способов обеспечения потребностей, доступного из карточки склада): ■ общие настройки способов обеспечения номенклатурой по складам. Если для номенклатуры задана схема обеспечения, то она будет обеспечиваться в соответствии с тем способом обеспечения потребностей, который указан в схеме обеспечения. Для этой номенклатуры в форме настройки способа обеспечения потребностей, в колонке Схема обеспечения, Способ обеспечения будет указано заданное значение схемы обеспечения; ■ индивидуальные настройки способов обеспечения на складе по номенклатуре (в форме Настройка способов обеспечения потребностей, в колонке Схема обеспечения, Способ обеспечения будет указано значение способа обеспечения потребностей, например Покупка у поставщика). Индивидуальная настройка для номенклатуры задается по кнопке Заполнить способ обеспечения для выделенных строк в форме настроек способов обеспечения.

Индивидуально для номенклатуры можно задать упаковку, которая будет использоваться для округления количества товара в заказе на обеспечение потребностей (кнопка Заполнить упаковку заказа). В форме настроек способов обеспечения, открытой через номенклатуру, будут показаны способы обеспечения схемы без возможности редактирования. В списке показываются все склады предприятия. Для анализа товаров, включенных в схему обеспечения, и отображения всех складов, на которых эти товары обеспечиваются, используется отчет Товары, включенные в схему обеспечения. В отчете индивидуальные настройки способов обеспечения потребностей, заданные для номенклатуры, выделяются синим цветом. Из отчета можно перейти к форме настроек способов обеспечения номенклатуры на всех складах предприятия путем расшифровки ячейки двойным щелчком левой кнопки или двойным щелчком правой кнопки мыши (Перейти – Изменить способ обеспечения потребностей).

Формирование заказов по потребностям В целях формирования заказов по потребностям предусмотрены следующие возможности: ■ установка отбора по свойствам потребности. В качестве свойств выступают склад, назначение, номенклатура, потребности в которой необходимо обеспечить; ■ установка отбора по параметрам способа обеспечения, в соответствии с которыми необходимо обеспечить потребности. В качестве параметров обеспечения выступают источник обеспечения/ пополнения (склад, партнер), тип обеспечения, подразделение. Тип обеспечения устанавливается по умолчанию; ■ настройка поддержания запасов; ■ корректировка способов обеспечения потребностей для формирования последующих заказов – при формировании заказов по графику уточняется дата следующей поставки; ■ корректировка количества товаров, рекомендуемого к заказу для поддержания запаса и обеспечения текущих заказов на отгрузку; ■ формирование различных заказов (заказы поставщикам, заказы на сборку (разборку), заказы на перемещение, заказы на производство, заказы переработчикам) в зависимости от типа обеспечения; ■ уточнение информации по сформированным заказам. Процесс формирования заказов для поддержания запаса и обеспечения потребностей по заказам на отгрузку представлен на схеме.

Основным инструментом, при помощи которого осуществляется формирование заказов по потребностям, является рабочее место Формирование заказов по потребностям. Путь к рабочему месту определяется типом обеспечения (закупка, сборка (разборка), перемещение, собственное производство, производство силами переработчика). Рабочее место для формирования заказов поставщикам по потребностям вызывается по кнопке Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По потребностям. Основными профилями для работы с документом Заказ поставщику являются Менеджер по обеспечению потребностей и Менеджер по закупкам. Рабочее место для формирования заказов на сборку (разборку) по потребностям вызывается по кнопке Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на сборку (разборку) – Создать – По потребностям. Основным профилем для работы с документом Заказ на сборку (разборку) является Менеджер по обеспечению потребностей. Рабочее место для формирования заказов на перемещение по потребностям вызывается по кнопке Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на перемещение – Создать заказ на перемещение – По потребностям. Рабочее место для формирования заказов на производство по потребностям вызывается по кнопке Производство – Межцеховое управление – Заказы на производство – Создать – По потребностям. Основным профилем для работы с документом Заказ на производство является Главный диспетчер.

Рабочее место для формирования заказов переработчикам по потребностям вызывается по кнопке Производство – Передача в переработку – Заказы переработчикам – Создать – По потребностям. Основным профилем для работы с документом Заказ переработчику является Локальный диспетчер. Для формирования заказов на передачу в производство предусмотрено рабочее место Формирование заказов на передачу в производство, которое запускается по кнопке Создать на основании – Заказы материалов в производство на форме документов: ■ Заказ клиента, ■ Заказ давальца, ■ Заказ на внутреннее потребление, ■ Заказ на перемещение, ■ Заказ на сборку, ■ Заказ на ремонт. Основным профилем для работы с документом Заказ на передачу в производство является Главный диспетчер. Рабочее место Формирование заказов по потребностям реализовано в виде помощника, работа в котором представлена в виде пяти последовательных шагов. Для перехода между шагами предусмотрена кнопка Далее. Помощник, прежде всего, ориентирован на формирование заказов по потребностям в соответствии с определенными параметрами обеспечения (метод обеспечения, способ обеспечения, источник обеспечения, параметры поддержания запасов и т. д.). Формирование заказов по потребностям возможно при соблюдении следующих условий: ■ Имеются в наличии заказы на отгрузку в соответствующих статусах: ○ заказ клиента К выполнению; ○ заказ на внутреннее потребление К обеспечению; ○ заказ на перемещение К обеспечению; ○ заказ на сборку (разборку) К обеспечению и т. д. ■ Установлены параметры обеспечения потребностей (способ обеспечения потребностей, метод обеспечения потребностей, параметры поддержания запаса и т. д.).

Отбор потребностей и уточнение параметров поддержания запасов На первом шаге работы можно произвести отбор по свойствам потребностей и при необходимости уточнить параметры поддержания запасов (гиперссылка Настроить поддержание запаса на форме рабочего места Формирование заказов по потребностям). Предусмотрены следующие варианты отборов: ■ простые отборы – список отборов, предопределенных системой; ■ произвольные отборы – список отборов, выбор которых производится пользователем. Имеется возможность задавать отборы по различным параметрам. Отбор может быть установлен по следующим параметрам: ■ Склад – указывается склад, который необходимо пополнить товарами; ■ Тип обеспечения – устанавливается по умолчанию в зависимости от типа заказа (покупка, перемещение, сборка (разборка), собственное производство, производство силами переработчика); ■ Способ обеспечения – выбирается из списка Способы обеспечения потребностей; ■ Источник обеспечения – в качестве источника обеспечения может быть указан склад (складская территория), партнер (поставщик) и др. Источник обеспечения зависит от типа обеспечения. Например, если обеспечение потребностей осуществляется путем закупки у поставщика, то в качестве источника обеспечения выступает партнер (поставщик); ■ Подразделение – это подразделение используется для подстановки в формируемые заказы;

■ Подразделение-получатель – указывается в том случае, если заказ (заказ поставщику, заказ на производство, заказ на сборку, заказ на перемещение, заказ переработчику) оформляется на работу. Работы обеспечиваются, если в заказе на отгрузку указан вариант обеспечения Обеспечивать обособленно.

Выбор и настройка способов обеспечения потребностей На втором шаге работы с помощником предусмотрена возможность создания заказов по конкретному набору способов обеспечения, что позволяет отложить формирование заказов по остальным способам обеспечения на следующий сеанс работы с обработкой по формированию заказов. Для отмеченных способов обеспечения можно дополнительно указать, какие позиции номенклатуры следует включить в заказ (режим К заказу товары): ■ Достигшие точки заказа – к заказу предлагаются позиции номенклатуры, потребности в которых должны быть обеспечены не позже срока исполнения заказа, установленного в способе обеспечения. ■ Все, плановое формирование заказа – все позиции номенклатуры предлагаются к заказу только при заказе по графику в день плановой даты заказа. Количество к заказу будет предложено для обеспечения всех потребностей до даты, указанной в поле Дата следующей поставки, которую необходимо заполнить при выборе данного варианта. Если вручную установить значение Все, плановое формирование заказа, то в этом случае в способе обеспечения, в соответствии с которым обеспечиваются потребности, автоматически устанавливается правило формирования по графику.

Поддержание запасов На третьем шаге работы осуществляется Поддержание запасов различными методами обеспечения потребностей. На этом шаге показывается информация о товарах, остатки которых требуется поддержать на уровне, необходимом для полного обеспечения потребностей. На шаге поддержания запаса в рабочем месте Формирование заказов по потребностям есть возможность решить следующие задачи: ■ проконтролировать информацию о текущем остатке товаров, максимальном и минимальном запасах; ■ проанализировать и при необходимости отредактировать информацию о способе обеспечения потребностей (колонка Способ обеспечения); ■ проанализировать и уточнить информацию о параметрах обеспечения потребностей (способ обеспечения, параметры поддержания запаса, режим обеспечения заказов на отгрузку). Доступ к параметрам обеспечения потребностей выполняется по гиперссылке, представленной в виде значения колонки Метод обеспечения; ■ уточнить информацию об источнике обеспечения (склад, партнер) в зависимости от типа обеспечения (колонка Источник обеспечения); ■ отредактировать дату поставки товаров (колонка Дата поставки); ■ откорректировать количество товаров, рассчитанное и рекомендуемое системой к заказу (колонка К заказу); ■ при необходимости – отменить позиции товаров, рекомендуемые к заказу; ■ задать упаковку заказа для округления заказываемого количества товаров для поддержания запаса; ■ произвести округление количества товаров в заказе в соответствии с упаковкой заказа; ■ получить рекомендации по конкретной номенклатурной позиции (график формирования заказов, складские запасы, расчет заказа) – кнопка Рекомендации. Информация о количестве товаров, которое автоматически рассчитывается к заказу для поддержания запасов методами Расчет по статистике, Min – Max, Расчет по норме, показывается на шаге Поддержание запасов в колонке К заказу.

На этапе поддержания запаса можно произвести отбор данных по уровню запаса (отбор Уровень запаса) и проконтролировать дефицит/избыток запаса при помощи соответствующих индикаторов:

■ – остаток товара не превышает величины минимального запаса (критический уровень запаса). Товары с данным уровнем запаса необходимо заказать как можно скорее, чтобы избежать дефицита (индикатор показывается в колонке Свободный остаток/Остаток);

■

– товар с данным уровнем запаса заказан с избытком, рекомендуется скорректировать заказы к поступлению.

Обеспечение заказов на отгрузку При обеспечении заказов на отгрузку есть возможность решить следующие задачи: ■ проанализировать информацию о количестве товаров, которое требуется по заказам на отгрузку; ■ проконтролировать информацию о количестве товаров, которое уже обеспечено по заказам на отгрузку за счет запасов на складе; ■ определить источник обеспечения, в качестве которого может выступать либо партнер (поставщик) (например, потребность обеспечивается путем закупки товара у поставщика), либо склад (например, потребность обеспечивается путем перемещения с другого склада); ■ отредактировать количество товара, рекомендуемое к заказу; ■ отменить позиции товаров, которые система рекомендует к заказу; ■ задать упаковку заказа и произвести округление заказываемого количества товаров. В рамках рабочего места на четвертом шаге обеспечения заказов на отгрузку показываются: ■ Заказ – документы заказов, которыми зафиксирована потребность в номенклатуре. Заказы находятся в статусе К выполнению (К производству), и в этих заказах для товаров установлен вариант обеспечения К обеспечению (Обеспечивать обособленно); ■ Требуется – количество позиции товара, которое требуется по заказу на отгрузку; ■ Обеспечено – количество позиции товара, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку. Количество обособленного товара по заказу на отгрузку может быть обеспечено за счет товаров, зарезервированных под конкретное назначение на складах предприятия, отличных от склада отгрузки. Наличие обособленной потребности на других складах предприятия, отличных от складов отгрузки, исключает необходимость формирования заказов на обособленное обеспечение потребностей в рамках рабочего места Формирование заказов по потребностям;

■ К заказу – количество позиции товара, которое рекомендуется системой к заказу для полного обеспечения потребностей по заказам на отгрузку с учетом свободного остатка или созданных ранее заказов на поставку. Если обеспечение потребностей по заказам на отгрузку происходит за счет запасов, то при расчете количества товаров К заказу для обеспечения потребностей учитывается рассчитанное к заказу количество товаров для поддержания запаса. Пример По заказу на отгрузку, в качестве которого выступает документ Заказ на перемещение, требуется обеспечить товар в количестве 600 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 50 шт. Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 200 шт., поскольку 400 шт. товара уже обеспечено (за счет текущего остатка на складе и количества товара к заказу для поддержания запаса). Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу для обеспечения заказов на отгрузку (режим обеспечения заказов на отгрузку За счет запасов), представлены на схеме.

Если обеспечение потребностей по заказам на отгрузку происходит независимо от поддержания запаса, то при расчете количества товаров к заказу не учитываются текущие остатки на складах и рассчитанное количество товаров для поддержания запаса. Примеры расчета количества товаров, рекомендуемого к заказу для обеспечения текущих заказов на отгрузку (режим обеспечения Независимо от поддержания запаса), представлены на схеме.

Количество товаров, автоматически рассчитанное системой к заказу для полного обеспечения потребностей по заказам на отгрузку, показывается в колонке К заказу. Подробную расшифровку результатов расчета можно посмотреть, воспользовавшись кнопкой Рекомендации. Если в настоящий момент нецелесообразно пополнять запасы товаров (как по заказам на отгрузку, так и в случае поддержания остатка), то можно отменить эти позиции товаров к заказу. Для этих целей предусмотрена кнопка Снять отметку. На пятом шаге работы с помощником показываются сформированные заказы, которые можно проанализировать и при необходимости внести в них корректировки. При этом заказы поставщикам по умолчанию формируются в статусе Согласован; заказы на перемещение, заказы на сборку (разборку) – в статусе К обеспечению. При завершении формирования заказов по потребностям заказы на отгрузку обеспечиваются за счет созданных заказов поставщикам, заказов на перемещение, заказов на сборку (разборку), заказов на производство. При установке флажка Разместить заказы на отгрузку в сформированных заказах на поставку будет произведено автоматическое размещение заказов на отгрузку в заказах на поставку. Вариант обеспечения К обеспечению в заказах на отгрузку будет автоматически изменен на Резервировать к дате. Также заказы поставщику, заказы на перемещение, на сборку (разборку), на производство для обеспечения потребностей по заказам на отгрузку могут быть оформлены путем ввода на основании заказов на отгрузку. Ввод заказов на обеспечение потребностей осуществляется по кнопке Создать на основании. Заказы на обеспечение потребностей формируются в соответствии с данными заказов на отгрузку.

Упаковка заказа и округление заказываемого количества На шаге поддержания запаса и обеспечения заказов на отгрузку можно произвести округление заказываемого количества товаров. Для этих целей предусмотрена гиперссылка Задать упаковку для округления в форме помощника Формирование заказов по потребностям. Чтобы стала доступна возможность округления заказа, должны быть заданы следующие параметры: ■ количество товаров к заказу (колонка К заказу); ■ упаковка заказа (колонка Упаковка заказа). Упаковка заказа задается индивидуально для номенклатуры. Она может быть заранее задана в рамках рабочего места Настройка способов обеспечения потребностей или при работе с помощником Формирование заказов по потребностям по гиперссылке Задать упаковку для округления, результатом использования которой является округление заказа.

Производится округление всех строк с совпадающей номенклатурой, характеристикой и складом в большую сторону. Информация об округлении выводится в информационную строку под таблицей потребностей. Обособленное количество учитывается при округлении, но будет перенесено в создаваемый заказ без округления. Разница будет перенесена в необособленные строки создаваемого заказа либо добавлена новой строкой. Пример В упаковку заказа входит 255 единиц, для поддержания остатка системой к заказу рассчитано 500 единиц. По результату округления система предлагает к заказу 510 единиц. Предусмотрена возможность изменения упаковки заказа. Для этих целей предназначена гиперссылка на упаковку, по которой произведено округление заказа, в помощнике Формирование заказов по потребностям. После изменения производится пересчет округления заказа.

Обособленное обеспечение потребностей Применение обособленного обеспечения потребностей Обособленное обеспечение потребностей предусмотрено в целях решения различных задач: ■ Обособление товаров и работ для реализации клиентам: ○ Закупка товаров под заказы клиентов. ○ Закупка товаров на склады распределительного центра под заказы клиентов с дальнейшим перемещением этих товаров на склады продажи (обособление под целевое назначение получателя). ○ Закупка комплектующих с обособлением под заказы клиентов, которыми предварительно зафиксирована необходимость в поставке комплектов (обособление под целевое назначение получателя). ○ Закупка товаров под направление деятельности без предварительной фиксации потребностей (например, под торговую деятельность). ○ Закупка товаров под направление деятельности исходя из потребностей, зафиксированных заказами клиентов (обособление под заказы клиентов в рамках направления деятельности). ■ Обособление товаров для внутреннего потребления: ○ Закупка товаров под направление деятельности. ○ Закупка товаров под заказы, которыми зафиксирована потребность в эксплуатации товаров для внутренних нужд подразделения. ■ Обособление материалов для производства: ○ Закупка материалов под направление деятельности для выпуска продукции. ○ Закупка материалов с обособлением под заказ клиента, которым зафиксирована необходимость в поставке продукции (обособление под целевое назначение продукции). ○ Закупка материалов с обособлением под этапы производства для выпуска продукции с дальнейшей реализацией клиентам. ○ Закупка материалов с обособлением под заказ на производство для выпуска продукции и др. ■ Обособление материалов для производства силами стороннего переработчика: ○ Закупка материалов с обособлением по переработчику/договору с переработчиком и передача этих материалов для выпуска продукции. ○ Закупка материалов с обособлением под заказ переработчику для выпуска продукции. ○ Закупка материалов с обособлением под заказ клиента, которым зафиксирована необходимость в поставке продукции (обособление под целевое назначение продукции). ○ Закупка материалов с обособлением под направление деятельности для выпуска продукции с последующей реализацией клиентам и др. ■ Обособление материалов для проведения ремонтных мероприятий: ○ Закупка материалов с обособлением под заказ материалов. ○ Закупка материалов под направление деятельности. Использовать обособленное обеспечение потребностей можно как при упрощенном, так и при расширенном вариантах обеспечения потребностей. Использование этой возможности определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Обособленное обеспечение заказов.

Аналитика учета обособленных товаров, материалов, сырья и работ Обособленные товары, материалы, сырье на складе учитываются в разрезе дополнительной аналитики Назначение. Обеспечивать обособленно потребности в товарах, материалах, сырье и работах можно «под» следующие значения, соответствующие дополнительной аналитике Назначение: ■ «Заказ» – назначение, связанное с заказом, фиксирующим потребность (например, Заказ клиента, Заказ на производство, Заказ переработчику). ■ «Партнера» – назначение без детализации до заказа (используется для переработки); ■ «Партнера +Договор» – назначение без детализации до заказа (используется для переработки); ■ «Направление деятельности» – назначение без детализации до заказа; ■ «Направление деятельности +Заказ»; ■ «Партнера +Договор + Заказ». Фактическое поступление товаров и работ под конкретное назначение отражается указанием этого назначения в документах поступления. При обособленном обеспечении поступившие товары, материалы, сырье можно будет отгрузить только по тому назначению, для которого они предназначены. Например, обособленные под «Заказ» товары и работы могут быть отгружены только по заказу-источнику обособленной потребности.

Направление деятельности

Для любого направления деятельности с учетом затрат поддерживаются следующие виды назначений: ■ Назначение без детализации до заказа («Направление деятельности в целом»). ■ Назначение с детализацией до заказа («Направление деятельности + Заказ»). В рамках направления деятельности (при установленном признаке Допускается обособление товаров и работ сверх потребности в карточке направления деятельности) поддерживаются: ■ Закупка под назначение «Направление деятельности в целом» – «без» (или «сверх») предварительной фиксации потребностей заказами. ■ Отгрузка товаров по назначению «Направление деятельности в целом» (используются накладные без предварительной фиксации потребностей в заказах).

Сервис выбора назначения Назначения указываются в поле Назначение в формах документов поступления. Для выбора назначений (в форме Выбор назначения) по умолчанию предлагается список назначений, ограниченный набором показателей, каждый их которых задается установкой отдельного флажка. Для визуального контроля в форме выбора назначений используются следующие показатели: ■ В наличии на складе – показываются остатки товаров, обособленные под назначение на складе (в подразделении), с которого документом оформляется передача товара; ■ Потребность на складе – показывается еще не обеспеченная обособленная потребность в товаре (под направление деятельности, заказ, этап производства) на адресуемом документом складе, подразделении; ■ Потребность на всех складах – показывается потребность в товаре, для которого выбирается назначение, на всех складах (включая потребность склада, который указан в документе как адресат для получения товара).

Конкретный набор используемых показателей зависит от типа документа. Например, для выбора объекта обособления в документе Заказ на перемещение доступны все указанные выше показатели. В форме Выбор назначения при сбросе всех флажков показателей отображается полный список назначений (с учетом ограничений по направлениям деятельности). Если в заказе указано направление деятельности (поле Направление деятельности, на закладке Дополнительно), то в форме выбора назначений по умолчанию устанавливается фильтр по направлению деятельности. При указанном направлении деятельности в форме выбора назначения показываются только назначения (объекты обособления), относящиеся к данному направлению деятельности.

Алгоритм обособленного обеспечения Особенности обособленного обеспечения потребностей: ■ Варианты обособления товаров, материалов, сырья и работ определяются соответствующими функциональными опциями. ■ При вводе заказов на отгрузку значение функциональной опции определяет назначение потребности, фиксируемой заказом. ■ Предусмотрено изменение функциональных опций в процессе работы с информационной базой. Действующее значение указанной функциональной опции применяется только для вновь создаваемых документов заказов. Перепроведение ранее созданных заказов не изменяет поведение, которое было определено вариантом обособления, действовавшим на момент их создания. Применить к уже существующему документу новый сценарий обособления товаров, работ можно в ручном режиме. Для этого в корректируемом заказе необходимо изменить один из значимых реквизитов документа (например, Направление деятельности). ■ Контроль обеспечения сверх потребности товаров и работ по направлению деятельности регулируется признаком Допускается обособление товаров и работ сверх (признак устанавливается в карточке направления деятельности). ■ Контроль обеспечения сверх потребности товаров и работ по заказу, в котором не указано направление деятельности, регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Разрешить обособление товаров и работ сверх заказа (за исключением заказов давальцев, а по партнеру всегда возможно обеспечение сверх потребности). При установленной функциональной опции обеспечивается возможность закупок и свободного перемещения обособленных товаров на складах, отличных от склада отгрузки, упрощения порядка отмены заказов, обеспеченных обособленно. При отключенной функциональной опции НСИ и администрирование – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Разрешить обособление товаров и работ сверх потребности предусмотрены следующие возможности: ○ проверка на соответствие количества обособленного товара по заказу на отгрузку и заказу на обеспечение потребностей. Количество обособленного товара по заказам на обеспечение потребностей не должно превышать количество обособленного товара, которое требуется обеспечить по заказам на отгрузку. Контроль выполняется в момент проведения заказа, которым обеспечивается потребность по заказу на отгрузку; ○ контроль отмены и уменьшения заказов на отгрузку, по которым уже оформлен заказ на обеспечение потребностей); ○ запрет на изменение назначения в заказах на обеспечение потребностей. ■ Для заказа на перемещение, заказа на сборку и заказа материалов в производство в роли варианта обособления по умолчанию установлено назначение получателя, для всех остальных – заказ. ■ Если установлен вариант обособления по назначению получателя, а в заказе он не указан, то обособление будет происходить по заказу. Для операции разборки обособление под назначение получателя всегда замещается обособлением под заказ (на разборку). ■ Если задан вариант обособления по направлению деятельности, а в заказе направление деятельности не указано или указано направление деятельности без учета затрат, то обособление будет выполняться по заказу. ■ Для заказа переработчику при выборе варианта обособления по назначению продукции группировка затрат ограничивается только по продукции и этапам производства.

Стратегии обособленного обеспечения Стратегии обособленного обеспечения поддерживаются при следующих уровнях детализации: ■ Заказ в целом.

■ Позиция заказа (товар, продукция, комплект). ■ Заказы конкретного клиента. ■ Позиция номенклатуры в целом (товар, продукция, комплект). ■ Производство из давальческого сырья. Порядок работы менеджера при обособленном обеспечении товаров «под заказ» представлен в таблице 4.4. Таблица 4.4 Порядок работы менеджера с заказом

Действия при обеспечении на общих условиях

Действия при обособленном обеспечении

Фиксация потребности

К обеспечению

Обеспечивать обособленно

Резервирование по мере обеспечения товаров Резервировать к дате или Резервировать на складе Не требуется, поскольку товар поставляется под конкретный заказ Отгрузка позиций заказа

Отгрузить

Отгрузить обособленно

Менеджер может зафиксировать обособленную потребность для позиции заказа, исходя из текущих остатков (для позиции заказа устанавливается вариант действия Обеспечивать обособленно в форме заказа). Для обособления по заказу в целом используется кнопка Обеспечение – Заполнить обеспечение в форме заказа (для всех строк заказа). Заказы на отгрузку с вариантом действия Обеспечивать обособленно выступают в роли объекта обособления. Товары с обособленным обеспечением резервируются под конкретный заказ. Такой товар может быть закуплен, произведен, собран под конкретный заказ или перемещен с другого склада. Это дает гарантию, что закупленный товар будет продан конкретному клиенту и никому другому. Если необходимо обеспечивать обособленно все заказы конкретного клиента, то в соглашении с клиентом необходимо установить признак Обеспечивать заказы обособленно (на закладке Условия продаж). Если отдельную позицию номенклатуры необходимо обеспечивать обособленно, то в карточке номенклатуры устанавливается признак Обособленная закупка/продажа (раздел Обеспечение и производство).

Схема обособленного обеспечения потребности по заказу при работе с одним складом представлена на рисунке.

Сценарий обособления потребности по заказу клиента: ■ Заказы клиентов обрабатываются логистом индивидуально. При приеме заказа менеджер устанавливает для товара вариант действия Обеспечивать обособленно.

■ Заказ поставщику оформляется на основании заказа клиента. Сотрудник отдела снабжения обеспечивает принятый заказ клиента, используя механизм создания документов на основании (кнопка Создать на основании – Заказ поставщику в форме заказа клиента).

■ Менеджер может периодически контролировать поступление товаров по выбранным заказам, используя рабочее место Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Состояние обеспечения заказов. Поступивший под заказ товар автоматически попадает в резерв (колонка Резерв – На складе).

■ Для начала процесса отгрузки в заказе клиента для товара, обеспечиваемого обособленно, необходимо установить вариант действия Отгрузить обособленно (кнопка Обеспечение – Заполнить обеспечение в форме заказа клиента).

■ При проведении заказа системой выполняется контроль наличия обособленного товара. Обособленные товары могут быть реализованы/отгружены только по заказу, которым зафиксированы обособленные потребности.

Управление назначением обособленной потребности Для каждого типа заказа можно определить детализацию назначения (до заказа, производимой продукции, направления деятельности, получателя). Такая возможность упрощает управление обеспечением и позволяет контролировать обособленное обеспечение товарами и работами с необходимой детализацией. Варианты обособления товаров, материалов, сырья и работ, определяющие детализацию назначения, задаются функциональными опциями в соответствующих разделах информационной базы (Склад и доставка, Продажи, Производство). Рассмотрим варианты обособления более подробно.

Варианты обособления товаров для внутреннего потребления Варианты обособления товаров, используемые при перемещении товаров

Вариант обособления товаров на складах распределительного центра (место хранения, из которого товары перемещаются на другие склады – производственные, торговые, снабженческие и др.), задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Обособление товаров, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении товарами, используемыми во внутреннем потреблении. Для выбора доступны следующие значения: ■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в товарах на складах распределительного центра под направление деятельности. Товары могут быть использованы для перемещения между складами предприятия (либо между организациями предприятия) в рамках направления деятельности, под которое эти товары были зарезервированы. Объектом обособления выступает направление деятельности.

■ по назначению получателя – позволяет обеспечить потребность в товарах на складах распределительного центра под заказы (например, заказы клиентов, то есть товары, зарезервированные под клиента, предварительно закупаются на склад распределительного центра, а затем перемещаются со склада распределительного центра на склад продажи). Объектом обособления выступает целевое назначение получателя, которое определяется конкретным клиентским заказом (заказом на производство) или направлением деятельности. Пример обособления товаров на складах распределительного центра по назначению получателя представлен на схеме.

На складе-отправителе товар обеспечивается и отгружается на общих условиях посредством действия Отгрузить. На складе-получателе товар резервируется под назначение – заказ клиента.

■ по заказу на перемещение (устанавливается по умолчанию) – позволяет обеспечить потребность в товарах под заказ на перемещение. Объектом обособления выступает заказ на перемещение товаров. Варианты обособления товаров, используемые при внутреннем потреблении Вариант обособления товаров, планируемых к передаче в эксплуатацию или списанию на расходы/активы, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Обособление товаров, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении товарами, используемыми во внутреннем потреблении. Для выбора доступны следующие значения: ■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность под направление деятельности для внутренних нужд подразделения. Объектом обособления выступает направление деятельности; ■ по заказу на внутреннее потребление – позволяет обеспечить потребность под заказы, которыми зафиксирована необходимость в эксплуатации товарно-материальных ценностей для внутренних нужд подразделения. Объектом обособления выступает заказ на внутреннее потребление товаров. Пример закупки товаров с обособлением под направление деятельности с дальнейшей передачей для внутреннего потребления и реализацией клиенту представлен на схеме.

Варианты обособления товаров, используемые при сборке (разборке) Вариант обособления товаров, планируемых к сборке из комплектующих и/или разборке на комплектующие, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) – Обособление товаров, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении комплектующими (комплектами), используемыми в сборке (разборке). Для выбора доступны следующие значения: ■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в комплектующих (комплектах) под направление деятельности. Объектом обособления выступает направление деятельности; ■ по назначению собираемого комплекта – позволяет обеспечить потребность в комплектующих под заказ клиента, которым зарезервирована необходимость в поставке комплекта. Объектом обособления товаров выступает целевое назначение комплекта, которое определяется конкретным клиентским заказом или направлением деятельности. Собираемые комплекты передаются на сборку с назначением комплектующих. Для операций Разборка на комплектующие комплект будет обосабливаться по заказу на разборку (в роли назначения выступает заказ на разборку). Для операций Сборка из комплектующих комплект и комплектующие будут обосабливаться по клиентскому заказу; ■ по заказу на сборку (разборку) – позволяет обеспечить потребность в комплектующих (комплектах) под заказ, которым отражена необходимость в сборке (разборке). Объектом обособления выступает заказ на сборку (разборку).

Варианты обособления товаров и работ для реализации клиенту Вариант обособления товаров и работ, планируемых для реализации клиентам, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов – Обособление товаров, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении товарами, используемым в продажах. Для выбора доступны следующие значения:

■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в товарах под направление деятельности с дальнейшей их реализацией клиентам (например, обеспечить товары под оптовые продажи). Объектом обособления выступает направление деятельности; ■ по заказу клиента – позволяет обеспечить потребность в товарах под заказы клиентов. Объектами обособления выступают заказы клиентов или заявки на возврат товаров от клиента (в случаях возврата товаров). Пример обособления товаров под заказ клиента представлен на схеме.

Варианты обособления материалов для производства При управлении производством (версия 2.2) поддерживаются различные варианты обособления материалов для выпуска продукции. Вариант обособления материалов, планируемых для использования в производстве, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство – Обособление материалов в производстве. Для выбора доступны следующие значения: ■ При заказе в производство – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении этапа производства материалами и работами: ○ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах под направление деятельности для производства продукции. Такие материалы могут быть использованы для производства продукции в рамках того направления деятельности, под которое эти товары были зарезервированы. Объектом обособления выступает направление деятельности. ○ по назначению продукции – позволяет обеспечить потребность в материалах с обособлением под заказ клиента, которым зафиксирована необходимость в поставке продукции. Рекомендуется использовать, если приобретение материалов для целевого (обособленного) выпуска продукции происходит до создания заказов на производство. Объектом обособления материалов, планируемых к использованию в рамках производства продукции, выступает целевое

назначение продукции, которое определяется конкретным клиентским заказом или направлением деятельности.

○ по этапу производства – позволяет обеспечить потребность в материалах под каждый этап производства. Объектами обособления выступают этапы производства. Материалы обеспечиваются под удовлетворение потребностей предварительно сформированных этапов производства. Пример обособления материалов по этапу производства в целях производства продукции с дальнейшей реализацией клиенту (при варианте управления производством версии 2.2) представлен на схеме.

○ по заказу на производство – позволяет обеспечить потребность в материалах по заказу на производство без детализации до этапов. Выполняется общее обеспечение потребности в материалах для выпуска всей продукции одного заказа на производство. Такой вариант обособления позволяет закупать материалы до создания этапов производства. Объектами обособления выступают заказы на производство. ■ При заказе в кладовую – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении заказа материалов в кладовую: ○ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах в кладовой цеха под направление деятельности с целью производства продукции. Объектом обособления выступает направление деятельности; ○ по назначению получателя – позволяет обеспечить потребность в материалах, которые передаются целевым образом под этапы производства. Объектом обособления выступает целевое назначение получателя, определяемое конкретным этапом производства; ○ по заказу материалов – позволяет обеспечить потребность в материалах под заказ материалов со стороны производства. Объектом обособления выступают заказы материалов в производство.

При управлении производством (версия 2.1) поддерживаются различные варианты обособления материалов. Вариант обособления, под который будет выполняться обеспечение производства материалами, задается функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство – Обособление материалов в производстве: ■ С использованием заказов на производство – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении заказа производства материалами и работами, и принимает значения: ○ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах под направление деятельности для производства продукции. Объектом обособления выступает направление деятельности; ○ по назначению продукции – позволяет обеспечить потребность в материалах с обособлением под заказ клиента, которым зафиксирована необходимость в поставке продукции. Рекомендуется, если приобретение материалов для целевого (обособленного) выпуска продукции происходит до создания заказов на производство. Объектом обособления материалов выступает целевое назначение продукции, которое определяется конкретным клиентским заказом или направлением деятельности. ■ С использованием заказов материалов в производство – определяет, что является назначением при обособленном обеспечении заказа материалов в производство: ○ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах под направление деятельности для выпуска продукции. Объектом обособления выступает направление деятельности; ○ по назначению получателя – позволяет обеспечить потребность в материалах, которые целевым образом передаются под заказы на производство. Объектом обособления материалов выступает целевое назначение получателя, которое определяется конкретным заказом на производство; ○ по заказу материалов – позволяет обеспечить потребность в материалах под заказ материалов со стороны производства. Объектами обособления выступают заказы материалов в производство.

Варианты обособления материалов для ремонта Вариант обособления материалов, планируемых к использованию в ремонтных мероприятиях, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство – Ремонты – Обособление материалов, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении материалами, используемыми в ремонтах. Для выбора доступны следующие значения: ■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах под направление деятельности для использования в ремонтных работах. Объектом обособления выступает направление деятельности; ■ по заказу на ремонт – позволяет обеспечить потребность в материалах под заказ, которым отражена необходимость в проведении ремонта. Такие материалы могут быть использованы для выполнения ремонтных мероприятий в рамках конкретной заявки на ремонт, под которую эти материалы были зарезервированы. Объектами обособления выступают заказы на ремонт.

Варианты обособления материалов для переработки Вариант обособления материалов, используемых для выпуска продукции с привлечением сторонних переработчиков, задается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Производство – Переработка на стороне – Обособление сырья и материалов, определяющей, что является назначением при обособленном обеспечении сырьем и материалами, используемыми в переработке. Для выбора доступны следующие значения: ■ по направлению деятельности – позволяет обеспечить потребность в материалах/сырье под направление деятельности для производства продукции силами стороннего переработчика. Материалы могут быть использованы для выпуска продукции только в рамках направления деятельности, под которое эти товары были обособлены (зарезервированы). Объектом обособления выступает направление деятельности; ■ по назначению продукции – позволяет обеспечить потребность в материалах/сырье с обособлением под заказ клиента, которым зарезервирована продукция. Материалы и сырье могут быть использованы только для исполнения заказа клиента, под который эти материалы/сырье зарезервированы. Объектом обособления материалов и сырья выступает целевое назначение продукции, которое определяется конкретным клиентским заказом или направлением; ■ по заказу переработчику – позволяет обеспечить потребность в материалах/сырье под заказ, которым отражена необходимость в выпуске продукции силами стороннего переработчика. Объектами обособления выступают заказы переработчикам. В форме выбора назначений для выбора доступны все незавершенные заказы переработчикам; ■ по переработчику/договору – позволяет обеспечить потребность в материалах/сырье под переработчика (или договор с переработчиком), которого организация намерена привлечь к выпуску продукции. Сырье и материалы могут быть использованы для выпуска продукции той сторонней организацией (переработчиком), под которую эти товары были зарезервированы. При таком варианте поддерживается опережающее приобретение сырья и материалов. Заказы переработчикам создаются позднее. На стадии первичных договоренностей обособление материалов и сырья может выполняться под выбранного партнера (переработчика). Если взаимоотношения с переработчиком закреплены договором, то в роли назначения для обособления сырья и материалов можно использовать договор. В форме Выбор назначений для выбора доступны следующие значения: ○ договоры с типом взаимоотношений С переработчиком; ○ полный список партнеров (переработчиков). Пример обособления сырья и материалов под конкретного переработчика представлен на схеме.

Совмещение вариантов обособления Обеспечивается возможность совмещения различных вариантов обособления. Рекомендации по совмещению вариантов обособления: ■ Разные процедуры обработки потребностей. Например, на складе продаж объектами обособления являются заказы клиентов, в распределительном центре объектами обособления являются партии товара, перемещаемого на склад продаж. ■ Разные способы производства номенклатуры. Например, продукция может производиться под заказ, а материалы для производства закупаться заблаговременно под договор с переработчиком. ■ Разные правила конкуренции менеджеров. Например, для перепродажи товары закупаются под конкретный заказ, принятый менеджером, что исключает возможность отгрузки товаров по другому заказу. Эти же товары используются в качестве комплектующих при сборке комплекта. Пример совмещения различных вариантов обособления товаров представлен на схеме.

Управление перемещением обособленных товаров Для организации и удобства управления перемещением обособленных товаров предусмотрено специализированное рабочее место Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Управление перемещением обособленных товаров, использование которого позволяет планировать графики перемещения товаров, обеспечивать обособленные потребности и распределять остатки путем формирования документов перемещения (заказов/накладных). Особенности рабочего места Управление перемещением обособленных товаров: ■ отбор товаров, исходя из даты потребности на складе-получателе и необходимой даты начала перемещения, в целях своевременного перемещения товаров к дате потребности; ■ отображение данных о наличии потребностей в номенклатуре; ■ отображение данных о доступности номенклатуры; ■ расчет рекомендуемого количества обособленной номенклатуры к перемещению на склад; ■ формирование графика перемещения товаров на склад-получатель; ■ формирование графика перемещения товаров со склада-отправителя; ■ создание, заполнение и проведение документов на перемещение между складами. Доступность рабочего места определяется функциональной опцией Использовать управление перемещением обособленных товаров, которая включается по умолчанию при использовании одной из перечисленных функциональных опций: ■ НСИ и администрирование – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Разрешить обособление товаров сверх потребности; ■ НСИ и администрирование – Продажи – Производство из давальческого сырья; ■ НСИ и администрирование – Финансовый результат – Финансовый результат и контроллинг по направлениям деятельности. В рамках рабочего места есть возможность управлять перемещением обособленных товаров при реализации различных сценариев: ■ Сценарий 1. Распределительные центры, торговля: ○ заказы клиентов принимаются в пункты выдачи заказов (склады отгрузки клиенту); ○ клиент может забрать товар с удобного ему пункта выдачи; ○ поставка обособленных под клиента товаров осуществляется на склад распределительного центра. ■ Сценарий 2. Производство из давальческого сырья: ○ потребности в давальческом сырье фиксируются в цеховой кладовой производственного подразделения при планировании этапов производства; ○ для склада снабжения формируется график передачи давальческого сырья в цеховую кладовую. Рабочее место по управлению перемещением обособленных товаров организовано в форме помощника с двумя режимами работы: ■ Распределение остатков – позволяет распределить остатки обособленных товаров путем перемещения со склада-отправителя на склады-получатели. ■ Обеспечение потребностей – позволяет обеспечивать только обособленное количество товаров, требуемое по конкретному заказу на складе-получателе. На первом шаге работы необходимо уточнить данные, в соответствии с которыми будут формироваться документы на перемещение обособленных товаров. В режиме Обеспечение потребностей указываются: ■ Склад-получатель – склад, на который необходимо переместить обособленные товары; ■ Дата отгрузки – дата, на которую необходимо запланировать начало отгрузки обособленных товаров со склада-отправителя. Перемещение товаров планируется исходя из доступного количества товаров на указанную дату на складеотправителе; ■ Потребность до даты – к перемещению будут предложены товары для обеспечения потребностей на складе-получателе до указанной даты. Позволяет ограничить перемещаемое на склад-получатель количество товаров исходя из дат потребности, зафиксированных в заказах на складе-получателе; ■ Вариант оформления – в зависимости от указанного варианта оформляются документы Заказ на перемещение или Перемещение товаров. Вариант формирования перемещения товаров рекомендуется использовать, если отгрузка планируется на «сегодня»; ■ Склад-отправитель – склад, с которого необходимо переместить обособленные товары на склад-получатель. На втором шаге в верхней табличной части для каждого товара и назначения выводится следующая информация: ■ Дата потребности – дата обособленной потребности в товаре на складе-получателе; ■ Потребность – количество обособленного товара, который требуется передать на склад-получатель; ■ Доступно – количество товара, зарезервированное под конкретное назначение на складе-отправителе на дату отгрузки;

■ К перемещению – количество обособленного товара, которое необходимо переместить со склада-отправителя на склад-получатель в целях обеспечения потребностей по конкретному заказу. Система автоматически рассчитывает количество товара, рекомендуемое к перемещению; ■ Срок перемещения – длительность перемещения товаров (в днях) со склада-отправителя на склад-получатель.

Итоги по товарам, которые планируются к перемещению, показываются в нижней табличной части рабочего места. При обеспечении потребностей система автоматически формирует график перемещения товаров на склад-получатель. Порядок выбора складов-отправителей для перемещения товаров на склад-получатель система определяет исходя из срока перемещения по способу обеспечения на складе-отправителе. В целях уточнения порядка выбора складов-отправителей и количества перемещаемого товара с каждого склада-отправителя можно откорректировать график перемещения товаров на склад-получатель (форма График перемещения товаров на склад, доступна по гиперссылке значения колонки К перемещению). В форме графика перемещения товаров на склад показывается следующая информация: ■ Склад-отправитель – список складов, на которых имеется обособленная потребность; ■ Доступно – количество товара, зарезервированное на складе-отправителе; ■ К перемещению – количество товара, рекомендуемое системой с учетом потребностей к перемещению со склада-отправителя на склад-получатель.

На третьем шаге показываются сформированные документы: заказы или накладные – в зависимости от установленного варианта оформления. Документы формируются по всем отмеченным к перемещению на предыдущих шагах позициям номенклатуры. Если товары перемещаются в цеховую кладовую, то формируются заказы на передачу материалов или передачи материалов в цеховую кладовую.

В режиме Распределение остатков на первом шаге работы в рамках рабочего места обязательно указываются склад-отправитель и дата отгрузки, на которую необходимо запланировать перемещение обособленных товаров со складаотправителя. Особенностью работы данного режима является указание даты следующей отгрузки. Дата следующей отгрузки – к перемещению будут предложены товары, отгрузку которых со склада-отправителя необходимо осуществить до указанной даты, исходя из даты потребности на складах-получателях и с учетом длительности перемещения между складами. При распределении остатков система автоматически формирует график перемещения товаров со склада-отправителя. Порядок выбора складов-получателей для перемещения товаров система определяет автоматически, исходя из даты потребности и срока перемещения по основному способу обеспечения на складе-получателе. Уточнить порядок выбора складов-получателей и количество перемещаемого товара на каждый склад-получатель можно в форме График перемещения товаров на склад, доступной по гиперссылке значения колонки К перемещению. В форме графика перемещения товаров со склада показывается следующая информация: ■ Склад-получатель – список складов, которые необходимо обеспечить обособленными товарами; ■ Дата потребности – дата, к которой необходимо обеспечить обособленными товарами склад-получатель; ■ Потребность – суммарная потребность в товаре по определенному заказу на складе-получателе; ■ Доступно – количество товара, зарезервированное под конкретное назначение на складе-отправителе; ■ К перемещению – количество товара, рекомендуемое системой и необходимое к перемещению со склада-отправителя на склад-получатель.

ABC/XYZ-классификация товаров Для управления запасами предусмотрена дополнительная возможность – ABC/XYZ-классификация номенклатуры. Использование ABC/XYZ-классификации номенклатуры позволяет решить следующие задачи: ■ проанализировать оборачиваемость товаров, стабильность расходов; ■ улучшить показатели оборачиваемости товаров; ■ исключить дефицит материальных ресурсов; ■ оценить запасы товаров; ■ снизить затраты предприятия на покупку и хранение товаров; ■ снизить потребности в оборотных средствах; ■ спрогнозировать дополнительные закупки. ABC-классификация позволяет разделить все товары на три категории: товары A-класса – с большим объемом продаж; товары B-класса – с более умеренным объемом продаж; товары С-класса – наименее ходовые. Основная идея XYZ-анализа состоит в группировке объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации). Для этого метода нужно выбрать параметр, по которому будет проводиться анализ (например, количество проданного товара), определить период и число периодов для анализа. Важно, что чем больше число периодов, тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше горизонта планирования, принятого в компании. В результате анализа все товары будут отнесены по выбранному параметру к одному из трех классов: X-класс, Y-класс, Zкласс. Если в качестве параметра был выбран показатель количества проданного товара, то трактовать классификацию можно так: X-класс – это стабильно продаваемые в анализируемые периоды времени товары; Y-класс – это товары с меньшей стабильностью продаж, Z-класс – редко продаваемые товары. Если результаты ABC- и XYZ-анализа совместить, то получатся девять групп объектов анализа. Объекты анализа будут сгруппированы по двум критериям: степень влияния на конечный результат (АВС) и стабильность/прогнозируемость этого результата (XYZ). Общая ABC/XYZ-классификация номенклатуры представлена на схеме.

АВС/XYZ-классификация номенклатуры позволяет разделить товары на следующие группы: ■ AX, BX – товары отличаются высоким товарооборотом и стабильностью. Необходимо обеспечить их постоянное наличие, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этих групп стабилен и хорошо прогнозируется. ■ AY, BY – товары этих групп при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, чтобы обеспечить постоянное наличие, для них необходимо увеличить страховой запас. ■ AZ, BZ – товары этих групп при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие всех товаров данных групп только за счет избыточного страхового запаса приведет к тому, что средний товарный запас торгового предприятия значительно увеличится. ■ CX – товары этой группы характеризуются низким товарооборотом, однако отличаются высокой стабильностью потребления. Для таких товаров можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью. ■ CY – товары этой группы характеризуются низким товарооборотом и более низкой стабильностью потребления. Для таких товаров можно использовать систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас исходя из имеющихся у торгового предприятия финансовых возможностей. ■ CZ – в эту группу попадают все новые товары, товары непостоянного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть из них можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые запасы, из-за которых торговое предприятие несет потери. Проведение ABC/XYZ-классификации номенклатуры можно разделить на следующие этапы:

■ настройка параметров ABC/XYZ-классификации; ■ выполнение ABC-классификации номенклатуры; ■ выполнение XYZ-классификации номенклатуры; ■ анализ ABC/XYZ-номенклатуры. Общая схема проведения ABC/XYZ-классификации номенклатуры представлена на рисунке.

Настройка параметров ABC/XYZ-классификации номенклатуры Непосредственному выполнению ABC/XYZ-классификации предшествует настройка параметров ABC/XYZ-классификации номенклатуры. Параметры классификации используются для выполнения: ■ ABC-классификации номенклатуры; ■ XYZ-классификации номенклатуры. Настройка параметров ABC/XYZ-классификации производится в форме CRM и маркетинг – Сервис – ABC/XYZ-классификация номенклатуры – Полные возможности – Настройка – Параметры классификации. В форме настроек Параметры классификации необходимо: ■ установить флажки у тех показателей, в соответствии со значениями которых будет производиться ABC/XYZ-классификация:

○ По выручке; ○ По валовой прибыли; ○ По количеству проданного товара; ■ указать период и количество периодов, за которые будут анализироваться данные для ABC-классификации; ■ указать период и количество периодов, за которые будут анализироваться данные для XYZ-классификации. Для XYZ-классификации дополнительно нужно указать Подпериод. Подпериоды будут сравниваться между собой в указанном периоде.

В прикладном решении предусмотрена возможность классифицировать продажи товаров на распределительных центрах. Для проведения ABC/XYZ-классификации товаров на распределительных центрах необходимо в параметрах классификации установить флажок Рассчитывать продажи для «распределительных центров». При расчете будут учитываться продажи с тех складов, для которых данный распределительный центр (склад) установлен в качестве источника перемещения по основному транспортному ограничению.

Распределительными центрами считаются те склады, с которых обычно не осуществляется продажа товаров. Склад распределительного центра является местом хранения, из которого товары перемещаются на отдельные склады (магазины), откуда и производится продажа. При классификации продаж распределительного центра будут учитываться продажи товаров с тех складов, на которые они перемещаются из распределительного центра. Склад будет являться распределительным центром в том случае, если он указан в качестве источника перемещения товаров в основных транспортных ограничениях для других складов. Пример Центральный склад является распределительным центром для розничных складов «Торговый зал» и «Магазин "Электротовары"». В качестве способа обеспечения для магазинов указано перемещение с центрального склада. При классификации товаров на центральном складе будут учитываться продажи товаров в указанном периоде классификации на складах «Торговый зал» и «Магазин "Электротовары"».

Выполнение ABC/XYZ-классификации номенклатуры Выполнение ABC/XYZ-классификации номенклатуры производится в соответствии с параметрами классификации ABC/XYZ-номенклатуры. В системе для выполнения ABC/XYZ-классификации товаров используются регламентные задания ABC-классификация номенклатуры и XYZ-классификация номенклатуры. Регламентные задания позволяют выполнять классификацию и расчет в автоматическом режиме по заранее заданному расписанию. Если по каким-то причинам использование регламентных заданий невозможно (например, при работе в файловом варианте «1С:Предприятия»), то выполнение классификации номенклатуры осуществляется при помощи соответствующих команд CRM и маркетинг – Сервис – ABC/XYZ-классификация номенклатуры, доступных при условии, что форма классификации номенклатуры находится в режиме Полные возможности: ■ Выполнить ABC-классификацию за все периоды – для выполнения ABC-классификации товаров; ■ Выполнить XYZ-классификацию за все периоды – для выполнения XYZ-классификации номенклатуры. Команды позволяют выполнять ABC- и XYZ-классификации независимо друг от друга. После выполнения всех команд результаты классификации записываются в информационную базу. Если форма классификации номенклатуры находится в режиме Часто используемые возможности, то на форме доступна команда Выполнить ABC/XYZклассификацию. В случае изменения настроек классификации и расчета можно: ■ продолжать выполнять классификацию и расчет в следующих периодах с новыми настройками. Данные классификаций и расчетов за прошлые периоды остаются неизменными и не соответствуют новым текущим настройкам; ■ удалить данные, полученные с другими параметрами классификации и расчета (если форма в режиме Полные возможности). Удалить результаты классификации и расчета можно с помощью соответствующих команд CRM и маркетинг – Сервис – ABC/XYZ-классификация номенклатуры: ○ Очистить ABC-классификацию за все периоды; ○ Очистить XYZ-классификацию за все периоды. Выполнить классификацию с разными настройками и за разный период можно в любой момент.

ABC/XYZ-анализ номенклатуры

Для просмотра и анализа информации о том, какие товары хорошо и стабильно продаются, а какие имеют низкий товарооборот и продаются нестабильно, предусмотрен отчет CRM и маркетинг – Отчеты по CRM и маркетингу – Ассортимент – ABC/XYZ-анализ номенклатуры. Отчет позволяет проанализировать сводные данные ABC/XYZ-классификации товаров.

В отчете все товары разделены в соответствии с проведенной ABC/XYZ-классификацией. Показаны текущее количество товаров, стоимость товаров и выручка от продажи товаров. В группу Не классифицирован включаются те товары, по которым не было продаж в течение периода классификации. Особенности отчета: ■ все товары группируются в соответствии с проведенной для них АВС/XYZ-классификацией;

■ отдельная оценка запасов товаров, которые имеют высокий товарооборот и стабильно продаются (АX, BX), и запасов товаров, которые имеют низкий товарооборот и продаются нестабильно (CY, CZ). Пример Анализируя товары в разрезе групп, можно принять решение о дополнительных закупках товаров, если они относятся к группам AX, BX, либо о сокращении запасов (вплоть до полного исключения), если товары относятся к группам CY, CZ.

Склад Топология склада Правила оформления складских операций Приемка товаров на склад Отгрузка товаров Перемещения товаров между помещениями Инвентаризация товаров Обособление товаров на складах Мобильное рабочее место работника склада (МРМ) Использование складов ответственного хранения Учет ТМЦ в эксплуатации Внутреннее товародвижение Доставка товаров

Топология склада Складские территории Склад или магазин – выделенная территория, предназначенная для хранения товарно-материальных ценностей. Склады еще называют складскими территориями. Склады используются в различных областях логистики, например, снабженческой, производственной, сбытовой (распределительной). В каждой из этих областей организация работы склада имеет свои специфические особенности. Выделение складов рекомендуется в следующих случаях: ■ отдельный адрес месторасположения; ■ единые условия хранения товарно-материальных ценностей. В информационной системе может быть задано к использованию неограниченное количество складов (магазинов). Данная возможность обеспечивается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Несколько складов. Складские территории являются общими для всех организаций, учет по которым ведется в рамках одной информационной базы, т. е. на одном складе (магазине) могут храниться товары, принадлежащие различным организациям. Регистрация использующихся предприятием складов и магазинов выполняется в иерархическом списке НСИ и администрирование – НСИ – Склады и магазины. Группы складов можно использовать для объединения складов по географическому признаку (местоположению). Например, в состав группы «Склады Московская область» входят склады «Склад Химки», «Склад Подольск». Новая группа создается по кнопке Создать группу.

Типы складов Характер использования склада определяется выбранным для него типом склада. В прикладном решении могут быть заданы следующие типы складов: ■ Оптовый склад – используется для оформления операций оптовой торговли и обеспечения внутренних потребностей предприятия. При оформлении розничных продаж склады данного типа недоступны для выбора; ■ Розничный магазин – используется для оформления операций оптовой и розничной торговли. Возможность использования для складов типа Розничный магазин определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка разделов – Продажи – Розничные продажи – Розничные продажи. Если данная опция отключена, то оформление розничных продаж недоступно, для нового склада по умолчанию устанавливается тип Оптовый склад. На розничном складе не поддерживается использование ячеек для адресного хранения товаров; ■ Цеховая кладовая – разновидность оптовых складов, которая используется для отражения движения материалов и продукции в составе незавершенного производства. Склады с признаком Кладовая цеха назначаются производственным подразделениям предприятия. Использование цеховых кладовых доступно для варианта «Управление производством (версия 2.2)». Информация об использовании цеховых кладовых приведена в главе Производство. Для оптового склада и розничного магазина указывается Учетный вид цены. Этот вид цены используется при выводе в печатных формах документов, в которых цены пользователем не указываются (например, при печати формы Требование-накладная (М-11) из документа Внутреннее потребление товаров). Также учетный вид цены используется при выводе в регламентированных печатных формах (ИНВ-3, ИНВ-19, ТОРГ-15, ТОРГ-16), если в карточке склада в поле Печатать цены установлено значение По виду цен. Дополнительно для розничного магазина можно задать Розничный вид цены, по которому будет осуществляться розничная продажа.

Для разделения оптовых складов и розничных магазинов по сходным маркетинговым признакам используется классификация по форматам магазинов/складов. Например, используются следующие признаки: ■ месторасположение складов (магазин у дома, районный супермаркет); ■ площадь торгового зала (гипермаркет, супермаркет); ■ ценовая категория (бутик); ■ количество ассортиментных позиций. Выбранный формат применяется, начиная с установленной для склада даты. Форматы магазинов применяются при планировании продаж по номенклатуре и товарным категориям, в управлении ассортиментом. Использование формата магазина/склада определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Форматы магазинов. Использующиеся на предприятии форматы магазинов задаются в списке CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Управление ассортиментом – Форматы магазинов. Для склада/магазина формат задается по гиперссылке Установить новые настройки формата магазина в карточке склада на закладке Основное. Для контроля ассортимента при оформлении операций розничной торговли устанавливается флажок Контролировать ассортимент в настройках формата магазина. При этом будет доступна только продажа товаров, которые введены в ассортимент. Контроль ассортимента доступен только на складах с типом Розничный. Возможность управления ассортиментом определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Управление ассортиментом. Подробнее об использовании форматов магазинов и управлении ассортиментом см. в разделе Управление ассортиментом.

Складские помещения В рамках склада могут быть выделены отдельные складские помещения, представляющие собой обособленные места хранения товаров. Для склада может быть задано неограниченное количество складских помещений. Выделение помещений рекомендуется в следующих случаях: ■ разделение материальной ответственности в разрезе одной складской территории. Для каждого складского помещения устанавливается свое ответственное лицо; ■ товарно-материальные ценности распределяются по условиям хранения; ■ независимое для каждого помещения (зоны хранения) оформление складских документов. Складские помещения можно использовать как на оптовых, так и на розничных складах. Использование помещений на розничном складе позволяет оформить продажу товаров с разных секций магазина, используя одну кассу ККМ.

Для разделения склада на помещения в карточке склада устанавливается флажок Использовать помещения. Использовать помещения можно только при применении ордерной схемы документооборота (см. раздел «Использование ордерной схемы документооборота»). Информация о складских помещениях задается в списке Складские помещения. Доступ к списку осуществляется по гиперссылке Складские помещения на панели навигации карточки склада.

Решение об использовании складских помещений для конкретного склада может быть принято в любой момент времени, уже в ходе эксплуатации информационной системы. Для перехода на использование складских помещений предусмотрены документы ввода остатков (НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков) с типом операции Переход на использование складских помещений. Данным типом операции отражается процесс перемещения товаров со склада (как единого места хранения) в его складские помещения.

Складские ячейки На складе (в помещении) хранение товарно-материальных ценностей можно организовать следующими способами: ■ Хранение без использования ячеек – самый простой способ хранения. Складские ячейки не используются и учет остатков товаров ведется в разрезе склада или помещения. Конкретное местонахождение товаров на территории склада по данным информационной системы не определяется; ■ Справочное размещение товаров в ячейках – складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка; ■ Адресное хранение товаров в ячейках – товары хранятся в ячейках, учет остатков товаров ведется по ячейкам. При таком способе хранения поддерживается процесс автоматического размещения товаров в складские ячейки с учетом как особенностей самого товара (условия, сроки хранения, размеры), так и характеристик склада (количество ячеек, типоразмер ячеек и т. д.). Использование данного способа хранения позволяет не только быстро найти товар на складе, но и получить точные данные о количестве товаров, хранящихся в определенной складской ячейке. Преимущества адресного хранения товаров: ○ управление складскими процессами – предусмотрены алгоритмы, позволяющие размещать товар в соответствии с размерами его упаковки в ячейках нужного размера, контролировать процесс заполнения ячеек, автоматически определять свободные ячейки в соответствии с заданной для товара областью

хранения и той складской группой, к которой он относится; ○ оптимизация использования складского пространства – обеспечивается за счет автоматического размещения товаров в складские ячейки в соответствии с заданными правилами размещения товаров; ○ проведение инвентаризации без остановки работы склада. Вариант использования ячеек задается в поле Ячейка в карточке склада (помещения). При использовании адресного хранения: ■ все товары учитываются по упаковкам; ■ автоматизация оформления складских операций (размещение, отбор, перемещение, пересчет и т. п.) обеспечивается за счет использования мобильного рабочего места работника склада. Различные варианты использования ячеек на складах без помещений представлены на схеме.

При использовании на складе отдельных помещений информация о варианте использования ячеек задается для каждого помещения. Пример использования разных вариантов использования ячеек в помещениях одного склада показан на следующей схеме.

Пример

В рамках склада выделены три помещения: «Электротовары», «Продукты» и «Кабельная продукция». В помещении «Электротовары» контролируются остатки товаров в ячейках, используется механизм автоматического размещения товаров в ячейках. Для этого помещения установлен вариант использования ячеек Использовать для хранения остатков номенклатуры. В помещении «Продукты» информация о размещении товаров в ячейках используется справочно, для быстрого нахождения товара при отгрузке. В этом помещении установлен вариант использования ячеек Использовать для справочного размещения номенклатуры. В помещении «Кабельная продукция» не используются складские ячейки, для этого помещения установлен вариант использования ячеек Не использовать. Перейти на использование адресного хранения товаров в ячейках можно в процессе ведения учетных действий на складе. Для этого в прикладном решении предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Переход на использование адресного хранения остатков. Документ регистрирует перемещение товаров, учитываемых в целом по складу (помещению), в зону приемки и распределение товаров из зоны приемки по ячейкам в соответствии со структурой адресного хранения товаров в ячейках. Ввод начальных остатков собственных товаров в разрезе ячеек описан в главе Ввод начальных остатков.

Рабочие участки Рабочий участок – зона хранения с определенной совокупностью складских ячеек, объединенных по признаку использования одинаковой технологии работы в зоне хранения («зона ручного отбора», «участок работы погрузчиков», «участок работы высотных штабелеров»). Например, зону хранения с продуктами «в палетах» рекомендуется обрабатывать, используя погрузчики, зону хранения с продуктами «в штуках» – используя ручной отбор. Использование рабочих участков позволяет дополнительно разделить складские территории или помещения в целях организации работы при размещении и отборе товаров на складе (помещении). Рабочие участки можно создавать для каждого склада или помещения, в котором используется адресное хранение товаров. Рабочие участки задаются по гиперссылке Рабочие участки на панели навигации карточки склада (помещения). Для рабочих участков можно задать ограничения заданий (при автоматическом формировании) по весу и объему. Если задания ограничиваются по весу (объему), то для одного исполнителя может быть сформировано несколько заданий на размещение товаров. Например, рабочий участок соответствует зоне обслуживания для автопогрузчика определенной грузоподъемности. Складскую ячейку или группу складских ячеек можно включить в состав определенного рабочего участка следующими способами: ■ в форме карточки складской ячейки (поле Рабочий участок); ■ в рамках рабочего места Генерация топологии склада (поле Рабочий участок).

Для рабочих участков оформляются отдельные задания на размещение и отбор товаров (с разбивкой по зонам хранения товаров в складских ячейках).

Области хранения Для каждого склада (помещения), в котором используется адресное хранение товаров, определяется список областей хранения. Область хранения – часть складской территории или помещения с определенной совокупностью складских ячеек, объединенных в соответствии с одинаковыми условиями хранения. Например, при хранении продуктов должны быть выделены отдельные области хранения для свежих овощей, молочных продуктов и замороженных продуктов. Для каждой области хранения на складе определяется список складских групп номенклатуры и складских групп упаковок, которые соответствуют условиям, предусмотренным для данной области хранения. Для одной и той же складской группы номенклатуры можно определить несколько мест хранения, которые будут различаться своим приоритетом. Пример Для молочных продуктов, колбасных изделий и овощей предусмотрены различные места хранения: «Молоко», «Колбасы», «Овощи». Для каждой группы наивысший приоритет устанавливается для той области хранения, где изделие лучше хранится. То есть для молочных продуктов наивысший приоритет

имеет место хранения «Молоко», а для колбасных изделий – «Колбасы». В то же время для этих групп продуктов могут быть назначены и альтернативные места хранения. Если молочные пакеты не удается разместить в приоритетном месте хранения, то на время их можно положить на место хранения колбасы, которое имеет для группы молочных продуктов более низкий приоритет. Для каждой складской ячейки или группы складских ячеек определяется область хранения – одним из следующих способов: ■ в форме карточки складской ячейки (поле Область хранения); ■ в рамках рабочего места Генерация топологии склада (поле Область хранения). Области хранения используются при формировании заданий на размещение или отбор товаров по конкретным ячейкам, которые относятся к данной области хранения. Ячейки в области хранения могут использоваться для хранения обособленных товаров или любых товаров согласно стратегиям отбора и размещения.

Описание структуры складских ячеек Каждая ячейка имеет уникальный адрес расположения на складе (помещении), он указывается в карточке складской ячейки. Принципы адресации едины для справочного и адресного хранения. В формировании адреса ячейки максимально могут быть задействованы названия пяти структурных единиц: ■ секция (зона хранения, в которой может быть несколько линий); ■ линия (проходы между секциями с ячейками или одна из сторон стеллажа); ■ стеллаж (стойка с полками); ■ ярус (полка с позициями) – один или несколько рядов, расположенных один над другим; ■ позиция. В рамках прикладного решения поддерживается «сквозная» адресация ячеек, расположенных в разных помещениях одного склада, поэтому рекомендуется использовать в разных помещениях разные номера секций. Объекты структуры склада, использующиеся при формировании адреса ячейки, представлены на схеме:

Структура расположения складских ячеек, а также порядок нумерации этих ячеек указываются последовательно в разделе Адресация. Для нумерации ячеек можно использовать следующие типы номеров: ■ числовой; ■ алфавитно-цифровой (рус.); ■ алфавитно-цифровой (лат.).

Например, товар на складе хранится в двух секциях (А, В). Каждая секция разделена на три линии (Л1, Л2, Л3). На каждой линии расположено 5 двухъярусных стеллажей (С1, С2, С3, С4, С5). На каждом ярусе стеллажа расположено 10 ячеек, в которых хранится товар. В этом случае в группе Адресация требуется: ■ установить флажок в группе Секции. Указать тип номера «алфавитно-цифровой (лат.)» и диапазон номеров «А – B»; ■ установить флажок в группе Линии. Указать тип номера «алфавитно-цифровой (рус.)» и диапазон номеров «Л1 – Л5»; ■ установить флажок в группе Стеллажи. Указать тип номера «алфавитно-цифровой (рус.)» и диапазон номеров «С1 – С5»; ■ установить флажок в группе Ярусы. Указать тип номера «числовой» и диапазон номеров «1–2»; ■ установить флажок в группе Позиции. Указать тип номера «числовой», установить флажок Фиксированная длина, ввести значение 2. Указать диапазон номеров «1–10». Для генерации списка складских ячеек можно использовать рабочее место Генерация топологии склада, которое позволяет сформировать структуру ячеек на складе и присвоить списку ячеек соответствующие параметры (рабочий участок, область хранения, уровень доступности, типоразмер и др.). Для правильной сортировки числовых складских ячеек в рабочем месте необходимо установить флажок Фиксированная длина и указать количество знаков фиксированной длины. Это позволит правильно сортировать числовые ячейки при десятичных числовых значениях, то есть правильно отображать числовой ряд ячеек с 1 по 10. Программа в этом случае добавляет к числу в поле Образец нужное количество нулей в соответствии с фиксированной длиной. В поле Образец отображается образец номера конечной ячейки. Образец номера формируется в соответствии с фиксированной длиной, типом номера и значениями, указанными в полях Номера от и Номера до.

Структура складских ячеек формируется в соответствии с параметрами, определенными в рабочем месте Генерация топологии склада (адрес, типоразмер, рабочий участок и др.). Предварительно сформированную структуру складских ячеек можно просмотреть по кнопке Предварительный просмотр. Создание структуры складских ячеек выполняется по кнопке Создать структуру. Если структура ячеек уже создана, то для возможности добавить рабочий участок (область хранения, типоразмер и др.) складской ячейке необходимо установить флажок Обновлять существующие. К списку складских ячеек можно пройти по гиперссылке Складские ячейки на панели навигации карточки склада (помещения). Предусмотрена возможность группового изменения параметров для элементов «Складские ячейки» (кнопка Изменить выделенные в списке складских ячеек). В целях оптимизации маршрута движения работника склада при размещении/отборе товаров каждой складской ячейке можно присвоить конкретный номер по порядку обхода (поле Порядок обхода в карточке складской ячейки). Порядок обхода используется для создания определенной последовательности, в которой обрабатываются складские ячейки. В соответствии с порядком обхода ячейки сортируются в задании на размещение и отбор товаров. Сортировка ячеек идет от «меньшего» значения порядка обхода к «большему». При равенстве значений порядка обхода система сортирует ячейки по адресу их расположения. Для оптимизации маршрута движения работника склада рекомендуется использовать последовательный обход ячеек по системе «змейка», когда в нечетных проходах маршрут строится от начала к концу прохода, а в четных – от конца к началу. «Змейка» – система последовательного обхода ячеек работником склада в соответствии с заданием на размещение и отбор товаров. Порядок обхода ячеек по системе «змейка» представлен на схеме.

Для построения «змейки» необходимо наличие путей обхода рядов стеллажей и проходов достаточной ширины.

Особенности настройки на адресном складе На адресном складе настройки алгоритмов размещения позволяют: ■ выделить для размещения разных групп товаров отдельные области хранения; ■ выделить для размещения товаров, использующих разные виды упаковок, отдельные области хранения; ■ определить для хранения товара конкретные ячейки; ■ выделить для хранения обособленных товаров отдельные ячейки; ■ сформировать задания на размещение товаров с контролем по весу и объему; ■ размещать товары в ячейках с контролем по весу и объему, разрешенному для ячейки; ■ оптимизировать маршрут движения работника склада при размещении/отборе товаров.

Характер использования складских ячеек определяется типом складских ячеек: ■ Хранение – основная зона хранения, ячейки этого типа используются для размещения товаров, при отборе товаров; ■ Приемка – зона временного хранения товаров до момента их распределения по ячейкам хранения. При оформлении операции размещения товар из зоны Приемка перемещается в зону Хранение; ■ Отгрузка – зона временного хранения товаров, подготовленных к отгрузке. В эту зону товары попадают из зоны Хранение; ■ Архив – ячейки, выведенные из оборота (например, по причине реорганизации склада). Размещение товаров в такие ячейки невозможно, но при этом возможен отбор товаров из этих ячеек. Складские ячейки типов Хранение, Приемка, Отгрузка должны быть заданы в обязательном порядке, при этом использование ячеек типа Архив не является обязательным. При размещении товаров в ячейки и отборе товаров из ячеек используются алгоритмы автоматического размещения и отбора, которые учитывают различные параметры: размеры ячеек, размеры упаковок товаров, области хранения, уровень доступности ячеек, порядок обхода и др. Рассмотрим параметры, учитываемые в алгоритмах размещения и отбора товаров. Соответствие габаритов товаров и ячеек – если по габаритам упаковка товара не помещается в ячейку, то система для размещения товаров такую ячейку не предложит. Для упаковки товара задаются высота, ширина и глубина (типоразмер). Типоразмеры упаковок товаров задаются в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Номенклатура – Типоразмеры упаковок. Если для упаковки товара размеры не задаются, то в карточке упаковки необходимо установить флажок Безразмерная. При адресном хранении товаров «безразмерные» упаковки можно разместить только в ячейки, которые не имеют ограничений по линейным размерам. Список типоразмеров складских ячеек, используемых на предприятии, задается в списке Склад и доставка – Настройки и справочники – Склад – Типоразмеры ячеек. Если при размещении товаров контроль по размерам ячейки не ведется, то в карточке типоразмера складской ячейки необходимо установить флажок Не ограничена. Области хранения по приоритетам для каждой упаковки каждой номенклатуры – сочетание «складская группа упаковок – складская группа номенклатуры – область хранения» формирует Правило размещения товаров, определяющее, какую складскую группу номенклатуры, к которой относится товар, и какую складскую группу упаковок, к которой относится упаковка товара, необходимо поместить в определенную область хранения. В карточке области хранения настраиваются стратегии отбора и размещения, которые определяют правила использования ячеек в каждой области хранения (будут они монотоварными или смешанными в разных вариациях). Товар может сначала помещаться в свободную ячейку; потом в те ячейки, где лежит такой же товар; затем в те ячейки, где товар будет находиться с другими товарами, и так далее. Приоритеты размещения: ■ Приоритет размещения в монотоварные ячейки – товар будет помещаться в те ячейки, в которых находятся точно такие же товары (с одинаковым серийным номером, сроком годности и т. д.). ■ Приоритет размещения в смешанные ячейки – товар будет помещаться в ячейки, где находится такой же товар, а также хранятся и другие товары (с разными серийными номерами, сроками годности и т. д.).

■ Приоритет размещения в ячейки с другим товаром – товар будет помещаться в ячейки, в которых таких товаров нет, но есть свободное место для размещения данного товара. ■ Приоритет размещения в свободные ячейки – товар будет помещаться только в свободные ячейки. Пример На склад поступила партия товара «Молоко (Домик в деревне)». При размещении товара используется следующая стратегия. В первую очередь дополняются те ячейки, в которых уже хранится данный товар; потом заполняются свободные ячейки; затем заполняются ячейки, в которых этот товар хранится вместе с другими аналогичными продуктами; в последнюю очередь заполняются ячейки, в которых хранится другой товар. В этом случае приоритеты размещения должны быть расставлены следующим образом: в монотоварные ячейки – 1; в свободные ячейки – 2; в смешанные ячейки – 3; в ячейки с другим товаром – 4.

Приоритеты отбора:

■ Приоритет отбора из монотоварных ячеек – товар будет отбираться из тех ячеек, в которых хранятся точно такие же товары (с одинаковым серийным номером, сроком годности и т. д.). ■ Приоритет отбора из смешанных ячеек – товар будет отбираться из тех ячеек, в которых хранятся и другие товары. ■ Приоритет отбора «под остаток» – товар будет отбираться из тех ячеек, в которых его количество минимально. Пример Необходимо отгрузить большую партию товара «Молоко (Домик в деревне)» в магазин. При отборе товара используется следующая стратегия. В первую очередь товар отбирается из тех ячеек, где осталась минимальная партия только этого товара. Затем товар забирается из тех ячеек, в которых он хранится с другим товаром. И только потом освобождаются «правильные» ячейки, то есть те ячейки, которые предназначены для хранения данного товара. В этом случае приоритеты отбора должны быть заполнены следующим образом: «под остаток» – 1; из смешанных ячеек – 2; из монотоварных ячеек – 3. Уровень доступности – определяет физическую доступность ячейки на складе и используется для поиска ячеек по удобству расположения. При размещении и отборе товаров в первую очередь будут использоваться свободные ячейки с наивысшим приоритетом уровня доступности. Чем ближе ячейка к выходу из склада (помещения) и чем ниже ее расположение, тем легче доступ к ней. Наполненность ячеек по весу и объему – система не будет предлагать для размещения товара ячейку, процент наполнения которой по весу/объему будет превышать заданную величину. Например, ячейку объемом 1м3 нельзя заполнить полностью. Часть объема такой ячейки не получится занять из-за неоптимальной укладки товаров. В целях оптимальной укладки товаров в ячейки необходимо указание следующих параметров: ■ Наполнение по объему (%) – процент вместимости ячейки по объему. Занятый объем в ячейке рассчитывается с учетом уже хранимого товара, товара к размещению и товара, обрабатываемого алгоритмом. Данный параметр не контролируется для тех ячеек, которые имеют неограниченные размеры; ■ Наполнение по весу (%) – процент вместимости ячейки по весу. Занятый вес в ячейке рассчитывается с учетом уже хранимого товара, товара к размещению и товара, обрабатываемого алгоритмом. Для не ограниченных по грузоподъемности ячеек этот параметр не контролируется. При этом система будет минимизировать количество ячеек, в которые можно поместить товар, и подбирает ту ячейку, в которой больше всего места. Это, в свою очередь, уменьшает количество перемещений кладовщика между ячейками. В первую очередь будут подбираться наименее наполненные ячейки. Блокировка ячеек – запрещает использование ячеек для приема и отбора товаров. Например, ячейки могут быть заблокированы на время проведения пересчета товаров. В такие ячейки система размещать товары не будет.

Настройка правил размещения товаров Настройка правил размещения товаров состоит из следующих этапов: ■ регистрация списка областей хранения для склада (помещения); ■ регистрация складских групп номенклатуры; ■ регистрация складских групп упаковок; ■ определение правил размещения товаров по областям хранения. Для каждой области хранения на складе определяется список складских групп номенклатуры и складских групп упаковок, которые соответствуют условиям, предусмотренным для данной области хранения.

Складские группы номенклатуры используются для разделения товаров в зависимости от условий их хранения на складе. Например, можно выделить отдельные складские группы номенклатуры «Обувь», «Крупная бытовая техника», «Бакалея», «Молочные продукты» и т. д. Список складских групп номенклатуры, применяемых в торговом предприятии, регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Номенклатура – Складские группы номенклатуры. При размещении товаров в ячейки можно учитывать вес и объем, а можно игнорировать одну из величин. Возможность игнорирования одной из величин применяется для товаров, которые размещаются в мерных единицах (без упаковок). Ограничения по весу и объему устанавливаются в карточке складской группы номенклатуры раздела При размещении учитывать.

Информация о том, к какой складской группе относится товар, определяется в его карточке, в списке Номенклатура. Складские группы упаковок используются для разделения упаковок товаров на группы с точки зрения их складской обработки.

Например, можно выделить отдельные складские группы по хранению палет, коробок с обувью, ящиков с мебелью и т. д. Информация о том, к какой складской группе относится упаковка, определяется в карточке упаковки конкретного товара или набора упаковок. Список складских групп упаковок, применяемых на предприятии, регистрируется в списке НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Номенклатура – Складские группы упаковок. Для каждой конкретной складской группы номенклатуры и/или складской группы упаковок определяются правила размещения товаров на конкретном складе (помещении) в соответствии с условиями хранения на складе. Правила размещения (а фактически распределения складских групп номенклатуры и упаковок по областям хранения) в дальнейшем используются при работе алгоритма автоматического размещения товаров по ячейкам. Информация об областях хранения, складских группах номенклатуры и складских группах упаковок является обязательной при регистрации правил размещения. Если раздельного учета по областям хранения и складским группам не требуется, то можно: ■ создать одну область хранения и групповой обработкой назначить ее всем ячейкам; ■ создать одну складскую группу номенклатуры – она будет подставляться при создании новой номенклатуры; ■ создать одну складскую группу упаковок – она будет подставляться при создании новой упаковки. Правила размещения задаются в списке Правила размещения товаров, доступ к которому осуществляется по гиперссылке Правила размещения товаров на панели навигации карточки области хранения. Доступ к списку правил размещения осуществляется по ссылке Склад и доставка – Настройки и справочники – Склад – Правила размещения. Использование правила размещения товаров позволяет задать режим размещения товаров в ячейки адресного хранения. Предусмотрены следующие режимы размещения товаров: ■ в упаковках – позволяет размещать только товары, для которых используются упаковки (штучные единицы хранения); ■ без упаковок (кг, м2, м3, м) – позволяет: ○ не использовать упаковки для учета мерных товаров на адресном складе; ○ размещать товары в мерных единицах хранения (кг, м2, м3, м); ○ размещать и отбирать товары с дробным количеством.

Если размещение товаров осуществляется в упаковках, то в этом случае правило размещения складывается из следующих параметров: ■ складская группа номенклатуры; ■ складская группа упаковок; ■ область хранения. Если размещение товаров осуществляется без упаковок, то правило размещения складывается из следующих параметров: ■ складская группа номенклатуры; ■ область хранения. Каждому правилу присваивается приоритет. Например, это актуально, если существует несколько правил для одной области хранения или одной складской группы номенклатуры. Можно задать несколько правил размещения для одной складской группы номенклатуры и/или складской группы упаковки и определить приоритет использования данной области хранения при размещении и отборе товаров из ячеек. Настройка правил размещения обособленных товаров представлена в разделе «Особенности настройки на адресном складе».

Правила оформления складских операций Ордерна схема документооборота Для организации управления движением товаров на складах рекомендуется использование ордерной схемы документооборота. При ее использовании разделяется во времени процесс оформления накладных, регистрирующих складские операции для целей бухгалтерского учета, и выполнение операций движения товаров на складе. При этом фактическое движение товаров на складах фиксируется складскими документами. Например, менеджер оформляет накладные (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг), а непосредственный прием и отгрузку товаров со склада отражает кладовщик, используя складские документы Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары. На каждом складе можно индивидуально настроить применение ордерной схемы для различных видов складских операций. Например, можно использовать ордерную схему при поступлении товаров, но не использовать при отгрузке и проведении инвентаризации (отражении излишков, недостач и порчи товаров). Ордерную схему документооборота можно применять только при использовании помещений. В этом случае накладные оформляются по складу, а при оформлении складских ордеров на отгрузку (прием) товаров обязательно указывается помещение. Использование на складе ордерной схемы документооборота определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады. Использование ордерной схемы документооборота при поступлении, отгрузке и отражении излишков, недостач и порчи товаров определяется на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада при помощи соответствующих флажков: при поступлении, при отгрузке и при отражении излишков, недостач и порчи товаров. При использовании ордерной схемы можно дополнительно детализировать процесс приема/отгрузки товаров с помощью статусов. Использование статусов приходных ордеров определяется установкой флажка Статусы приходных ордеров; расходных ордеров – установкой флажка Статусы расходных ордеров. Использование статусов является обязательным, если на складе используются помещения, адресное хранение или ведется учет товаров по сериям.

Использование статусов позволяет отразить каждый этап работы кладовщика (работника склада) при оформлении операций приемки и отгрузки товаров. Например, при оформлении операции отгрузки товаров со склада контролируются следующие этапы: отбор товаров, проверка отобранного товара. Если ордерная схема документооборота не используется, то движение товаров фиксируется непосредственно накладными (например, Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров). При использовании неордерной схемы документооборота невозможно разделение склада на помещения и отсутствует возможность детализации процессов приемки/отгрузки со склада.

Контроль остатков товаров на складах Для контроля остатков товаров организаций необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров – Контролировать остатки товаров организаций. Такой контроль позволяет исключить возникновение отрицательных остатков товаров и понять, какой именно организации принадлежит товар. Контроль выполняется при проведении накладных. При оформлении выбытий и перемещений товаров контролируется остаток по организациям на конец месяца и на дату последнего документа движения товаров. Для контроля остатков товаров в складских помещениях и складских ячейках необходимо установить флажок Контролировать оперативные остатки на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада. Контроль оперативных остатков выполняется при проведении расходных ордеров, создании заданий на отбор и размещение товаров. Оформление документов Расходный ордер на товары и Отбор (размещение) товаров на товары, которых нет в наличии на складе, будет заблокировано. Если на складе не используется ордерная схема документооборота, то флажок определяет контроль остатков по сериям, указываемым при планировании отбора. Если этот флажок не установлен, то контроль остатков на складе при оформлении документов Расходный ордер на товары и Отбор (размещение) товаров производиться не будет. Для контроля доступных остатков товаров на складах с учетом резервов по заказам и ожидаемых поступлений товаров необходимо установить функциональную опцию Контролировать обеспечение в карточке склада (магазина). Резервы по заказам образуются, если в заказах установлено действие Резервировать к дате, Резервировать на складе или Отгрузить. В этом случае при оформлении документов товародвижения будут контролироваться остатки товаров на складе с учетом товаров, зарезервированных на складе и размещенных в заказах поставщикам. Если по какой-либо позиции отсутствует необходимость в контроле остатка, то ее необходимо ввести в список Исключения. Контроль обеспечения позволяет исключить формирование нескольких распоряжений на отгрузку одного и того же товара одному и тому же клиенту.

Приемка товаров на склад Приемка товаров на склад при ордерной схеме документооборота Распоряжения на приемку товаров Фактическое поступление товаров на склад регистрируется складскими документами Приходный ордер на товары. Распоряжениями на создание складского документа Приходный ордер на товары могут выступать: ■ заказы (или накладные, оформленные не по заказу); ■ накладные; ■ договоры с поставщиками. Если операции по приемке товаров оформляются без указания договора с поставщиком, то документ, которым можно дать распоряжение на приемку товаров на ордерном складе, определяется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка разделов – Склад и доставка – Склад – Оформление поступления доступно: ■ заказ (приемка товаров от поставщика осуществляется по графику поступления, который указан в заказе, накладная отсутствует) – рекомендуется использовать вариант приемки товаров После оформления заказа; ■ накладная (документ поставщика) – рекомендуется вариант После оформления накладной. Позволяет оформлять операцию приемки товаров в разрезе накладных, что упрощает работу кладовщика на складе приемки товаров. При использовании договоров с поставщиками вариант приемки товаров на ордерный склад определяется с помощью переключателей Оформление поступления доступно и Приемка товаров в карточке договора на закладке Расчеты и оформление.

Рассмотрим различные варианты приемки товаров на склад, которые можно задать в рамках договора с поставщиком: ■ приемка товаров регистрируется по каждой накладной (документы поставщика, распоряжение – накладная) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. Накладная может быть оформлена или по одному либо нескольким заказам, или в рамках договора (соглашения) без указания заказа. В рабочем месте приемки в качестве распоряжения будет показана конкретная накладная, в соответствии с которой кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад;

■ приемка товаров регистрируется по нескольким документам поставки (документы поставщика, распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по договорам. В качестве распоряжения в рабочем месте приемки товаров на склад будет показан договор. Договор будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках договора оформлен документ Приобретение товаров и услуг. Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из приходных накладных, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад; ■ приемка товаров регистрируется по конкретному заказу, до момента оформления финансовых документов (приемка товаров по графику поступления, распоряжение – заказ) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления заказа. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. В рабочем месте приемки в качестве распоряжения будет показан конкретный заказ, в соответствии с которым кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад; ■ приемка товаров регистрируется по нескольким заказам, до момента оформления финансовых документов (приемка товаров по графику поступления, распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления заказа, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по договорам. В качестве распоряжения в рабочем месте приемки кладовщику будет показан договор. Договор будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках договора оформлены документы Заказ поставщику (для заказов должен быть установлен статус Подтвержден). Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из заказов, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад; ■ приемка товаров может происходить без оформления документов (постоянно действующее распоряжение – договор) – в этом случае выбирается вариант поставки По текущему договору (в т. ч. без документов). В рабочем месте приемки в качестве распоряжений всегда показываются договоры с поставщиками. Кладовщик может оформить приходный ордер на основании договора, без каких-либо документов закупки (возможность оформления ордера по документам закупки при этом сохраняется). Приходный ордер может быть оформлен по факту поступления товаров. Документы закупки (заказы или накладные) могут быть оформлены позже. Если по договору оформлены документы закупки, то приходный ордер заполняется товарами из заказов или приходных накладных на дату, указанную в рабочем месте приемки товаров на склад.

Приемка по товарным местам Для оформления операций фактического поступления товаров на склад предусмотрено рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Приемка. Рабочее место Приемка товаров на склад содержит верхнюю часть списка (распоряжения на поступление) и нижнюю часть списка (ордера на приемку). В верхней части формы отображаются: ■ список распоряжений, по которым необходимо оформить поставку товаров на склад; ■ текущее состояние процесса приемки товаров (колонка Состояние, значение которой представлено в виде гиперссылки). Операции по приемке товаров на склад могут соответствовать следующие состояния: ■ Ожидается приемка – необходимо оформить приходный ордер на товары; ■ Ожидается оформление накладных – необходимо оформить накладную (финансовый документ); ■ В процессе приемки – товары находятся в стадии приемки; ■ Перепоставка – на склад принято больше единиц товара, нежели по заказу или накладной, если она создана не по заказу.

Для оценки состояния приемки товаров на склад в соответствии с выданным распоряжением предусмотрен отчет Выполнение приемки товаров (вызывается по гиперссылке состояния процесса приемки). Для более детального анализа состояния приемки товаров на склад по всем распоряжениям на приемку товаров предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Выполнение приемки товаров. Для удобства работы можно установить отбор данных (распоряжений) по состоянию приемки товаров (поле Состояние) в шапке рабочего места приемки. В нижней части экранной формы отображается список ордеров на приемку товаров (документы Приходный ордер на товары), которыми регистрируется фактическое поступление товаров на склад. Для документов Приходный ордер на товары предусмотрены следующие статусы: ■ К поступлению – по умолчанию устанавливается в документе. Товары готовы к приемке на склад; ■ В работе – приемка товаров в процессе исполнения кладовщиком; ■ Принят – товары приняты на склад. Выполненные распоряжения на прием товаров исчезают из списка распоряжений в том случае, если количество товаров, указанное в распоряжении, и фактически принятое количество совпадают. Приемка товаров по товарным местам определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Упаковочные листы.

Упаковочные листы регистрируются в списке Склад и доставка – Ордерный склад – Упаковочные листы. В качестве данных упаковочного листа указываются входящий номер, штрихкод и состав упаковочного листа. Документ может быть заполнен как вручную, так и автоматически (с помощью загрузки из Excel). Информацию о сериях номенклатуры можно вводить как на этапе создания нового упаковочного листа, так и на этапе создания приходного ордера на товары. При приемке по товарным местам в табличной части приходного ордера отображается список товарных мест. Товарным местом может быть или упаковка однотипных товаров, или упаковочный лист, включающий упаковки товаров или другие упаковочные листы. Предусмотрены два сценария работы при приемке товаров по товарным местам. Первый сценарий Реализуется, если поставщик заранее в электронном виде прислал информацию о номерах упаковочных листов (штрихкоды) и их составе. В этом случае кладовщик при создании приходного ордера сканирует штрихкоды упаковочных листов (или указывает их вручную) и, если это необходимо, проводит выборочную проверку. При этом состав отсканированных упаковочных листов автоматически распознается. Если в процессе сканирования штрихкод упаковочного листа или товара не определен, данные можно уточнить непосредственно в приходном ордере. Второй сценарий Используется, если информация о составе упаковочных листов заранее не загружена. Можно сначала осуществить приемку по количеству и номерам (штрихкодам) упаковочных листов, провести ордер в статусе К поступлению, а потом, сканируя товары, входящие в упаковочные листы, заполнить товарный состав.

Приемка по товарным местам может выполняться как с раскрытием упаковочных листов, так и без вскрытия. Если используются вложенные упаковочные листы, то с помощью кнопки Распаковать можно раскрыть вложенный товарный список. Состав вложенных упаковочных листов раскрывается с помощью двойного нажатия кнопки расположенная над табличной частью.

. Для возврата к верхнему уровню (упаковочным листам) используется кнопка

На уровень вверх,

Информация о количестве фактически принятых товаров заполняется в поле Количество. Количество товаров по умолчанию в документе не заполняется, кладовщик пересчитывает товары при приемке и проставляет реальное количество в табличной части документа. Пересчет количества выполняется для каждого товарного места. Количество упаковок товара можно указать через ввод веса/объема, при изменении этих характеристик будет пересчитано количество упаковок. Указание веса/объема будет доступно, если корректно заполнены весовые/объемные характеристики номенклатуры или упаковки. Если реальное количество товаров, выявленное в процессе пересчета, и количество товаров по распоряжению совпадают, то в этом случае заполнить количество номенклатурных позиций в соответствии с распоряжением на поставку можно по кнопке Заполнить.

Возможны следующие способы заполнения: ■ Только количество – заполняется информация о том количестве товаров, которое еще не принято по документу-распоряжению. В качестве упаковки для товара будет указана упаковка с наименьшим коэффициентом, определенная для товара; ■ Только номенклатуру – заполняется список тех товаров, по которым еще не было оформлено фактическое поступление товаров на склад в соответствии с документом-распоряжением; ■ Номенклатуру и количество – заполняется список еще не принятых товаров, а также их количество и упаковка. Если на склад принимается товар, поставляемый несколькими товарными местами, то в табличную часть документа Приходный ордер на товары автоматически будут подставляться упаковки товарных мест. Например, товар «Шкаф с зеркалом» поставляется упаковками товарных мест: ■ «Корпус шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фасад шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фурнитура шкафа» – 2 упаковки. При проведении приходного ордера на товары контролируется соответствие состава упаковок товарных мест целому количеству штук товара, то есть, получается ли из указанных упаковок товарных мест собрать целое количество штук товара. Контроль позволяет исключить прием «лишних» товарных мест на склад.

На любом этапе приемки по товарным местам можно запустить проверку приходного ордера (позволяет еще раз произвести пересчет товаров).

Указание дополнительной информации по принимаемым товарам В момент приемки товаров в рамках приходного ордера кладовщик может использовать прочую дополнительную информацию о товаре (доступна по гиперссылке Показать панель дополнительной информации). В качестве дополнительной информации по номенклатурной позиции показывается изображение товара, выводятся его размерные характеристики (объем, вес), список используемых упаковок и штрихкодов, информация о складской группе, к которой относится товар. Если изображение отсутствует, то можно открыть карточку номенклатуры и добавить новое изображение для принимаемого товара (кнопка Редактировать).

Также в момент приемки товаров в рамках приходного ордера кладовщик может создавать новые упаковки и присваивать их принимаемым товарам в табличной части приходного ордера (кнопки Создать и Выбрать). Обеспечивается быстрая регистрация штрихкодов (кнопка Создать), а также печать этикеток (кнопка Печать этикеток). Панель дополнительной информации по номенклатуре можно скрыть (гиперссылка Скрыть панель дополнительной информации).

Проверка приходного ордера После того как все товары и упаковочные листы отсканированы и указано их количество, можно запустить проверку товаров по количеству (кнопка Проверить над табличной часть приходного ордера). Откроется отдельная форма Проверка количества товаров в приходном ордере, в которой можно ввести количество еще раз (вручную). Когда приемка осуществляется по товарным местам, то и проверка выполняется по товарным местам. Если товарное место представляет собой упаковочный лист (состоящий из упаковок однотипных товаров или из других упаковочных листов), то форма проверки для каждого товарного места позволяет выбрать: принимать это товарное место без проверки (кнопка Принять все без проверки – список товаров будет заполнен по документу) или «вскрыть» упаковочный лист (пиктограмма

) и проверить содержимое.

Также в момент проверки количества можно изменить качество товара (кнопка Изменить качество).

При обнаружении расхождений с ранее введенным количеством нужно будет принять решение, переносить ли различия в документ (кнопка Добавить все в документ).

Приемка товаров ненадлежащего качества Если в процессе оприходования товаров на склад обнаружен бракованный товар, то его поступление можно отразить с измененным качеством (кнопка Изменить качество в документе Приходный ордер на товары). Это позволит зарегистрировать товар с качеством, отличным от стандартного (стандартное качество в системе определяется значением Новый). Если ранее товар исходного качества не сопоставлялся с другим товаром, то в форме Выбор товара другого качества с помощью кнопки Создать можно зарегистрировать новую номенклатурную позицию с другим качеством: Ограниченно годен или Негодный. После подбора в документ и его проведения вновь введенная позиция другого качества будет сопоставлена с товаром исходного качества. Если существуют сопоставленные по качеству номенклатурные позиции, то в форме Выбор товара другого качества можно подобрать связанную номенклатуру другого качества. Для отражения приемки только части бракованного товара необходимо разбить строку с таким товаром на две строки (кнопка Разбить строку). Затем у одной из строк изменить качество товара с помощью кнопки Изменить качество.

Приемка товаров, состоящих из товарных мест Приемка товаров, состоящих из нескольких товарных мест (частей), оформляется документом Приходный ордер на товары. Кладовщик принимает и пересчитывает по отдельности упаковки товарных мест, входящие в состав товара. На неадресном складе при справочном разбиении количества товара на упаковки в табличную часть документа Приходный ордер на товары автоматически подставляются отдельными строками упаковки товарных мест. Разбиение целого количества штук товара на упаковки товарных мест выполняется автоматически в момент создания приходного ордера на товары. Приходный ордер может быть проведен лишь в случае, если из принятых товарных мест можно собрать целое число товаров.

На адресном складе (при использовании ячеек для адресного хранения): ■ при вводе документа Приходный ордер на товары в табличную часть Товары автоматически подставляются упаковки товарных мест; ■ задание на отбор товаров, введенное на основании расходного ордера на товары, формируется на отбор упаковок товарных мест, из которых состоит целое количество штук товара. После выполнения заданий на отбор расходный ордер на товары перезаполняется упаковками товарных мест по заданию на отбор (кнопка Заполнить по отбору в документе Расходный ордер на товары); ■ в момент проведения расходного ордера системой анализируется, можно ли из отобранных упаковок товарных мест собрать целое количество штук товара. Если обнаружены «лишние» упаковки товарных мест, то для таких строк номенклатуры следует установить действие Не отгружать. Такие упаковки товарных мест будут оприходованы в зону отгрузки, и их необходимо будет возвратить в складские ячейки.

В печатной форме приходного ордера на товары упаковки отражаются отдельными строками. В то же время в финансовых документах товары отражаются без разбиения на товарные места в количестве целых штук товаров. При анализе складских остатков товар учитывается в единицах измерения.

Размещение товаров на складе со справочным хранением Процесс размещения товаров на складе со справочным хранением в ячейках представлен на схеме:

Сценарий работы на складе со справочным хранением товаров в ячейках состоит из следующих этапов: ■ Подготовка нового документа Приходный ордер на товары в статусе К поступлению. ■ Проверка принимаемого товара и фиксация его реального количества в приходном ордере – документ Приходный ордер проводится в статусе Принят. Документ в этом статусе выступает распоряжением на размещение номенклатуры в ячейки. ■ Размещение товаров в ячейках – порядок размещения товаров в ячейках на складе при справочном хранении зависит от того, является ли поступивший товар новым товаром или для него уже определена ячейка, в которой он будет храниться: ○ если товары поступают на склад впервые, то в этом случае кладовщик на основании документа Приходный ордер на товары в статусе Принят создает форму Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно) (кнопка Создать на основании – Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно)). Создание задания на размещение товаров возможно как из списка ордеров на приемку товаров, так и непосредственно из формы приходного ордера на товары. Для товара можно указать одну основную ячейку, в которую будет размещен новый товар (поле Основная ячейка). При этом для одного товара может быть указано и несколько дополнительных ячеек (поле Дополнительная ячейка). Данная информация используется при печати заданий на размещение товаров. Если для ячеек определены рабочие участки, то список ячеек будет разделен по рабочим участкам.

○ если товары уже поступали на склад и для них были определены ячейки для справочного хранения, то кладовщик распечатывает Задание на размещение товаров (кнопка Печать) и размещает товары в соответствии с заданными ячейками. Печать задания может выполняться следующими способами: ■ из формы Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно); ■ из формы конкретного документа Приходный ордер на товары; ■ из списка ордеров на приемку в рамках рабочего места по приемке товаров на склад – будут сформированы задания на размещение по всем выделенным документам Приходный ордер на товары. В распечатанном задании на размещение товаров будут показаны как основные, так и дополнительные ячейки для товаров. Строки будут сгруппированы по рабочим участкам и упорядочены по порядку обхода ячеек. В соответствии с заданием выполняется размещение товаров по ячейкам.

Размещение товаров на адресном складе Процесс приемки товаров на склад с адресным хранением товаров в ячейках состоит из двух этапов, которые оформляются на соответствующих закладках в рамках рабочего места приемки: ■ приемка товаров в зону приемки – на закладке Приемка; ■ размещение товаров из зоны приемки в складские ячейки адресного хранения в соответствии с заданием на размещение – на закладке Размещение в ячейки. В случае адресного хранения товаров в рабочем месте Приемка товаров на склад указывается Зона приемки – это зона временного хранения товаров в ячейках до момента их распределения по складским ячейкам адресного хранения. Процесс приемки товаров на склад с адресным хранением товаров в ячейках представлен на схеме:

Сценарий работы на складе с адресным хранением товаров состоит из ряда шагов. 1-й шаг. Создается новый документ Приходный ордер на товары в статусе К поступлению. В документе указывается зона приемки, в которую поступает товар, и в каких упаковках пришел товар. 2-й шаг. После приемки товаров в зону приемки (проводится проверка качества и количества товара) для документа Приходный ордер на товары устанавливается статус Принято. 3-й шаг. Подготовка задания на размещение товаров из зоны приемки в складские ячейки (документ Отбор (размещение) товаров в статусе Подготовлено). Задание создается по кнопке Создать задание на размещение на закладке Размещение в ячейки. На данной закладке показывается общий список товаров, находящихся в зоне приемки.

Задания могут быть созданы для различных исполнителей, с разбиением по рабочим участкам. Также предусмотрена возможность ограничения количества товаров в задании на размещение по их весу и/или объему. При использовании варианта с разбиением по рабочим участкам автоматически формируются задания на размещение товаров для рабочих участков. При создании заданий можно указать и конкретный рабочий участок, по которому будет сформировано задание на размещение товаров. Алгоритм создания заданий при этом работает следующим образом: ■ сначала система автоматически подбирает ячейки, в которые необходимо разместить товары, в соответствии с заранее определенными правилами размещения товаров; ■ затем из списка ячеек выбираются только те, которые относятся к указанному рабочему участку (соответствующей зоне хранения, в состав которой входят складские ячейки).

Если задания формируются без разбиения по рабочим участкам, то ячейки в задании на размещение товаров подбираются в соответствии с заранее определенными правилами размещения. 4-й шаг. Передача задания исполнителю (принятие задания в работу). Для передачи заданий исполнителю можно отметить одно или несколько заданий и установить для них статус В работе (кнопка Установить статус на форме списка Задания на размещение). Отметку о принятии в работу рекомендуется устанавливать одновременно с печатью задания для исключения дублирования

при печати. Данный статус свидетельствует о том, что складской работник выполняет задание. Назначить исполнителя можно сразу в момент формирования заданий на размещение. Печать задания складскому работнику также можно произвести непосредственно из формы задания (команда Печать – Задание складскому работнику).

5-й шаг. Выполнение задания на размещение товаров. Задание выполняется в соответствии с данными печатной формы задания на размещение товаров. 6-й шаг. Фиксация результатов выполнения задания на размещение товаров. Работник склада в задании на размещение указывает количество товара, которое ему удалось поместить в ячейку. При успешном выполнении в задании на размещение устанавливается статус Выполнено без ошибок. Для этого на закладке Размещение в ячейки в списке необходимо выделить нужное задание и нажать кнопку Установить статус – Выполнено без ошибок.

Если задание не удалось выполнить в полном объеме, то в задании устанавливается статус Выполнено с ошибками (например, не удалось поместить товар в запланированную для размещения ячейку, поскольку товар не уместился, ячейка непригодна для хранения и т. д.). В этом случае отмечается фактическое выполнение задания. По неразмещенному товару в дальнейшем необходимо будет сформировать новые задания для размещения (работник склада возвращает неразмещенные товары в зону приемки). При установке статуса Выполнено с ошибками в документе появляются два поля: К размещению и Размещено. В поле К размещению будет установлено количество, которое изначально было запланировано к размещению. В поле Размещено необходимо указать количество, которое удалось реально поместить в ячейки. Можно заполнить колонку Размещено запланированными к размещению товарами (команда Заполнить размещенное количество), а затем откорректировать это количество и указать количество реально размещенных товаров. Если принимаются товары, состоящие из нескольких товарных мест, то задание формируется непосредственно на размещение товарных мест в складские ячейки. В табличную часть задания на размещение подставляются товарные места. Автоматически создавать, формировать, принимать в работу и выполнять задания на размещение товаров в складские ячейки можно и при помощи «Мобильного рабочего места работника склада» (см. раздел «Мобильное рабочее место работника склада (МРМ) – Размещение товара в соответствии с заданием на размещение»).

Приемка ранее отгруженных, но не принятых получателем товаров Прием ранее отгруженных товаров, которые не приняты получателем (покупателем, другим складом и др.), оформляется документом Приходный ордер на товары с типом операции Возврат не принятых получателем товаров. Оформление приемки таких товаров выполняется в рамках рабочего места Приемка товаров на склад по кнопке Создать – Возврат не принятых получателем товаров. Сценарий отражения не принятых получателем товаров состоит из следующих шагов: ■ Формируется документ Приходный ордер на товары с типом операции Возврат не принятых получателем товаров. В приходном ордере на товары выбирается документ отгрузки, по которому будет выполняться возврат товаров, не принятых получателем (кнопка Добавить из документов отгрузки). Для выбора в качестве документов отгрузки будут доступны заказы клиентов, заказы на перемещение и другие документы, являющиеся распоряжениями на отгрузку. ■ Заполняется количество отгруженного, но не принятого получателем товара по данным выбранного документа отгрузки (кнопка Заполнить – Количество по отгрузке). Заполнение количества выполняется по фактической отгрузке товаров.

Отгрузка товаров Оформление отгрузки товаров со склада с использованием ордерной схемы Для оформления операций фактической отгрузки товаров со склада предусмотрено рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Отгрузка.

Режимы формирования расходного ордера на товары Выбор режима формирования расходного ордера на товары выполняется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад в поле Расходный ордер на товары формируется: ■ Автоматически – расходные ордера формируются и переформировываются автоматически при проведении документов отгрузки (заказов, накладных). Для работы кладовщика предусмотрено упрощенное рабочее место Отгрузка товаров со склада, в котором показываются сформированные автоматически расходные ордера в статусе Подготовлено.

■ Кладовщиком – кладовщик вручную инициирует формирование и переформирование расходных ордеров из списка распоряжений на отгрузку в рамках рабочего места Отгрузка товаров со склада. Рабочее место позволяет кладовщикам создавать и формировать расходные ордера по накладным или заказам, начиная непосредственно с подготовки расходного ордера на товары (документы Расходный ордер на товары в статусе Подготовлено). В качестве распоряжений в рабочем месте показываются заказы и накладные, если они оформлены без заказа.

■ Менеджером – менеджер вручную инициирует формирование и переформирование расходных ордеров. Создание и подготовка расходных ордеров выполняются непосредственно менеджером из форм заказов или накладных (кнопка Создать на основании – Расходный ордер на товары). Для строк, которые необходимо отгрузить, в заказе должно быть установлено действие Отгрузить.

При формировании ордеров менеджером для работы кладовщика с уже подготовленными документами Расходный ордер на товары в статусе Подготовлено предусмотрено упрощенное рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Отгрузка товаров со склада, которое исключает возможность создания расходного ордера на товары. Если ордера формируются кладовщиком, то рабочее место по отгрузке товаров содержит верхнюю часть списка (распоряжения на отгрузку) и нижнюю часть списка (ордера на отгрузку). Если расходные ордера формируются автоматически или менеджером, то в рабочем месте показывается только список подготовленных расходных ордеров. В верхней части экранной формы отображается: ■ список распоряжений, по которым необходимо оформить отгрузку товаров со склада; ■ текущее состояние процесса отгрузки товаров (колонка Состояние, значение которой представлено в виде гиперссылки). Операции по отгрузке товаров могут соответствовать следующие состояния: ■ Ожидается отбор – необходимо оформить документ Расходный ордер на товары и произвести отбор товаров на складе; ■ В процессе отбора – происходит отбор товаров в соответствии с оформленным распоряжением на отгрузку. Расходный ордер находится в статусе К отбору; ■ Ожидается отгрузка – товары отобраны в соответствии с распоряжением и готовы к отгрузке. Расходный ордер находится в статусе К отгрузке; ■ Ожидается оформление накладных – необходимо оформить накладную.

Для оценки состояния отгрузки товаров в соответствии с выданным распоряжением предусмотрен отчет Выполнение отбора товаров (доступ к отчету выполняется по гиперссылке состояния отгрузки). Для получения более подробной информации по отгрузке можно воспользоваться отчетом Склад и доставка – Отчеты по складу – Выполнение сборки и отгрузки товаров. Отчет позволяет детально проанализировать состояние сборки (количество товаров, которое необходимо собрать; собираемое количество товара; количество товара, которое уже собрано) и состояние отгрузки товаров (количество товара, готового к отгрузке; количество отгруженного товара) в соответствии с выданными распоряжениями.

Распоряжения на отгрузку товаров Фактическая отгрузка товаров со склада регистрируется складским документом Расходный ордер на товары. В качестве распоряжений на создание складского документа Расходный ордер на товары могут выступать: ■ заказы (например, Заказ клиента, Заказ на внутреннее потребление товаров, Заказ на сборку (разборку), Заказ на перемещение и др.); ■ накладные (например, Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров, Возврат товаров поставщику, Сборка (разборка) товаров, Перемещение товаров, Приемка товаров на хранение и др.). Порядок, в котором оформляются накладные и расходные ордера на товары, задается по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад в поле Порядок оформления накладных и расходных ордеров и определяется схемой работы на предприятии. При этом возможны следующие схемы работы: ■ Сначала заказы, затем ордера и накладные – отбор товаров на ордерном складе производится до оформления накладных. Расходные ордера на товары оформляются по заказам. В расходные ордера попадают все те товары, которые указаны в заказах, но еще не отгружены со склада. Накладная оформляется на основании документов Расходный ордер на товары в статусе К отгрузке. При передаче товаров получателю Расходный ордер на товары проводится в статусе Отгружен; ■ Сначала заказы и накладные, затем ордера – сборка и отгрузка товаров на ордерном складе производятся после оформления накладных. Список товаров в расходном ордере заполняется теми товарами, по которым оформлены накладные, но которые еще не отгружены со склада. Состав выполненных отгрузок определяется документами Расходный ордер на товары в статусе Отгружен. Документ Расходный ордер на товары может быть оформлен по нескольким накладным в рамках одного заказа.

Способы создания расходных ордеров на товары Создание расходных ордеров на товары возможно следующими способами: ■ с разбиением по заказам и накладным – расходные ордера создаются по каждому заказу или накладной без заказа. Такой способ исключает группировку расходных ордеров по партнерам и заданиям на перевозку;

■ с группировкой по партнерам и заданиям на перевозку – создается один расходный ордер на товары по нескольким заказам или накладным, оформленным без заказов. При таком способе расходные ордера на товары группируются: ○ по дате отгрузки; ○ складскому помещению; ○ заданию на перевозку, если сборка товаров выполняется в порядке доставки, то есть только после того, как распоряжение будет включено в задание на перевозку (в карточке склада установлен вариант Собирать товары в порядке доставки). Переопределить способ создания расходного ордера на товары можно в карточке соглашения об условиях продажи (настройка Создавать расходные ордера на товары). Если соглашения не используются, то по умолчанию расходные ордера на товары создаются по каждому заказу или накладной, оформленной не по заказу. Алгоритм создания расходных ордеров на товары следующий: ■ Если отгрузка товаров приходится на просроченную и текущую даты, то формируется один расходный ордер на текущую дату. Такая возможность обеспечивается при способе создания расходных ордеров с группировкой по партнерам и заданиям на перевозку. ■ Если отгрузка товаров запланирована на будущие даты, то на каждую дату отгрузки формируется расходный ордер на товары. При пакетном оформлении расходных ордеров на товары по нескольким заказам: ■ для вновь созданных ордеров будет указано действие Создан новый; ■ если для выбранных распоряжений уже созданы расходные ордера и они находятся в статусе Подготовлено, то будет произведена попытка объединения этих ордеров; ■ действие Переоформлен означает, что у расходного ордера на товары изменилась дата отгрузки (на актуальную дату) либо изменилось количество товаров по распоряжениям. Если накладная оформлена по нескольким заказам, то в табличную часть документа Расходный ордер на товары, который оформлен на основании накладной, будут перенесены все неотгруженные товары по всем заказам. При изменении распоряжения на отгрузку изменение расходного ордера выполняется в зависимости от его статуса: ■ в статусе Подготовлено расходный ордер будет переоформляться как при уменьшении, так и при увеличении количества по распоряжению на отгрузку; ■ в статусе К отбору или выше: ○ при увеличении количества по распоряжению на отгрузку создается новый расходный ордер, ранее созданный ордер не переоформляется; ○ при уменьшении количества по распоряжению на отгрузку невозможно уменьшение расходного ордера.

Расходный ордер на товары В рабочем месте по отгрузке документ Расходный ордер на товары может быть создан по всем распоряжениям в списке или только по выделенным распоряжениям (кнопка Создать ордер). Расходные ордера создаются на дату отгрузки (поле Дата отгрузки в рабочем месте). Расходный ордер содержит две табличные части: ■ Товары по распоряжениям – показывает информацию о том, по каким распоряжениям и в каком количестве производится отгрузка; ■ Отгружаемые товары – показывает складскую информацию об отгрузке: отгружаемые упаковки, серии, учитываемые только в складском учете (т. е. указываемые при планировании отбора и по факту отбора), список товаров, которые были принесены в зону отгрузку, но которые по какой-то причине не нужно отгружать. При создании ордера обе табличные части заполняются товарами, которые нужно отгрузить. Табличную часть Отгружаемые товары можно заполнить по данным табличной части Товары по распоряжениям (кнопка Заполнить – По распоряжениям) и, наоборот, табличную часть Товары по распоряжениям – по данным Отгружаемые товары (кнопка Перезаполнить отгружаемыми товарами). После отбора товаров (когда ордер находится в статусе К отгрузке) можно разбить ордер на несколько ордеров (кнопка Перенести в другой ордер на закладке Отгружаемые товары) – например, если все товары по одному ордеру не поместились в транспортное средство. Назначение статусов документа Расходный ордер на товары: ■ в статусе Подготовлено формируется расходный ордер на товары; ■ в статусе К отбору регистрируется отбор на складе товаров, которые необходимо отгрузить. Документ в этом статусе выступает в качестве распоряжения на отбор/сбор товаров на складе; ■ в статусе К проверке регистрируется факт проверки на складе товаров, которые необходимо отгрузить. Документ в этом статусе выступает распоряжением на проверку и упаковку собранного на складе товара; ■ в статусе К отгрузке регистрируется факт готовности товаров к отгрузке со склада (помещения). Документ в этом статусе выступает в качестве распоряжения на отгрузку товаров со склада;

■ в статусе Отгружен подтверждается и регистрируется фактическая отгрузка товаров со склада. Для номенклатурных позиций в строках документа Расходный ордер на товары на закладке Отгружаемые товары в поле Действие указывается одно из трех действий: ■ Отобрать – номенклатурную позицию можно отбирать со склада. Такое действие по умолчанию устанавливается для всех позиций номенклатуры в момент создания расходного ордера на товары (расходный ордер в статусах Подготовлено/К отбору/К проверке); ■ Отгрузить – номенклатурная позиция готова к отгрузке со склада. Такое действие устанавливается для номенклатурных позиций в момент установки в расходном ордере статусов К отгрузке/Отгружен; ■ Не отгружать – отсутствует необходимость в отгрузке номенклатурной позиции. Такой товар необходимо будет оставить в зоне отгрузки. При установке такого действия в шапке расходного ордера будет выведено сообщение

В зоне отгрузки необходимо оставить позицию товара и указано количество позиций, которое необходимо оставить в зоне отгрузки.

При проведении расходного ордера (в любом статусе) контролируется, чтобы суммарное количество по строкам Отгрузить и Отобрать табличной части Отгружаемые товары было равно количеству по строкам в табличной части Товары по распоряжениям. При проведении расходного ордера в статусах К отгрузке/Отгружен выполняется контроль на наличие строк с действием Отгрузить/Не отгружать. То есть для всех строк номенклатурных позиций должно быть установлено действие Отгрузить/Не отгружать, поскольку к моменту отгрузки процесс отбора завершен.

Переход к проверке отобранных товаров в расходных ордерах Перед отгрузкой товаров можно перейти к проверке количества отобранных товаров. Для перехода к проверке на неадресном складе необходимо перевести расходный ордер в статус К проверке (кнопка Изменить выделенные – Установить статус «К проверке» в списке ордеров на отгрузку на закладке Отгрузка товаров со склада в рамках рабочего места Отгрузка товаров со склада). Переходить к проверке на адресном складе можно только после того, как будут выполнены все задания на отбор товаров. В рамках рабочего места по отгрузке товаров на закладке Отбор из ячеек для расходных ордеров, по которым закончен процесс отбора товаров (задания на отбор выполнены полностью) (по умолчанию установлено состояние Готово к проверке (отгрузке)), необходимо применить кнопку Установить статус – К проверке. Для выделенных расходных ордеров будет установлен статус К проверке. Расходные ордера с таким статусом будут исключены из списка ордеров на закладке Отбор из ячеек. Если же задание на отбор выполнено не полностью (отобран не весь товар), то необходимо принять одно из решений: ■ уменьшить расходный ордер и отгружать отобранное количество товара (кнопка Уменьшить ордера на закладке Отбор из ячеек). По результату уменьшения в расходном ордере будет перезаполнено количество товара в соответствии с отобранным количеством по заданию на отбор. Такому ордеру будет присвоено состояние Готово к проверке (отгрузке); ■ повторно сформировать задание на отбор по этому же расходному ордеру на недостающие товары.

Проверка и упаковка товаров перед отгрузкой В качестве распоряжения на проверку и упаковку товара выступает документ Расходный ордер на товары в статусе К проверке. Для регистрации данных по проверке товаров предусмотрена специальная форма Проверка количества и упаковка товаров в документе Расходный ордер на товары. Если требуется проверка количества товаров конкретного расходного ордера, то открыть форму проверки можно по гиперссылке Проверить и упаковать в расходном ордере на товары. Если же требуется проверка количества товаров нескольких расходных ордеров, то можно воспользоваться кнопкой Изменить выделенные – Проверить и упаковать в списке ордеров на отгрузку на закладке Отгрузка в рамках рабочего места Отгрузка товаров со склада. В форме проверки необходимо заполнить фактическое количество отобранного товара по каждой номенклатурной позиции (поле В наличии).

Заполнить количество отобранного товара также можно путем сканирования штрихкодов или загрузки из терминала сбора данных (пиктограмма

Если отобранное количество товара совпадает с количеством, указанным в ордере, то его можно заполнить по данным ордера (пиктограмма

).

).

Проконтролировать соответствие количества отобранного товара количеству по ордеру можно при помощи индикаторов:

– отобранное количество совпадает с количеством по ордеру;

■

■ – отобрано больше товаров, чем требуется по ордеру. В этом случае необходимо отметить, что излишки, выявленные при отборе товаров и превышающие количество по ордеру, не нужно отгружать (гиперссылка отметить). В диалоговом окне, вызываемом по данной гиперссылке, системой автоматически проставляется количество, которое не нужно отгружать. В результате строка с большим количеством отобранных товаров, чем по ордеру, будет разбита на две строки:

■

○

– количество отобранного товара в соответствии с количеством по ордеру. Это количество, которое требуется по ордеру, и его достаточно для отгрузки;

○

– количество отобранного товара, которое отсутствует по ордеру (излишки, выявленные при отборе). Этот товар необходимо оставить в зоне отгрузки, поскольку отсутствует необходимость в его отгрузке;

– количество товара к отгрузке меньше, чем требуется по ордеру.

В момент проверки количества можно произвести упаковку товаров, изменить текущий упаковочный лист товаров. Сценарий работы следующий: ■ заполнение текущего упаковочного листа путем сканирования штрихкода упаковочного листа с этикетки. Если нет этикетки, то можно создать новый упаковочный лист (кнопка Создать новый) и напечатать этикетку (Напечатать этикетку). Номер для исходящего упаковочного листа генерируется автоматически. Все товары, которые затем кладовщик отсканирует, после установки текущего упаковочного листа автоматически будут отнесены к этому упаковочному листу (кнопка Изменить – Упаковочный лист в выделенных строках); ■ если все товары не поместились в один упаковочный лист, то необходимо изменить текущий упаковочный лист и продолжить сканирование (кнопка Текущий упаковочный лист – Изменить). Если для товара ведется учет по сериям, то количество товара указывается для каждой серии в отдельной диалоговой форме Регистрация серий товаров, вызываемой из колонки Серия. При проверке может быть обнаружен бракованный товар. Такой товар следует отложить и запретить к отгрузке. В этом случае для выделенного товара устанавливается флажок Не отгружать или используется кнопка Не отгружать. Далее указывается количество товара, которое не нужно отгружать, и такой товар в форме проверки будет выделен прозрачным цветом.

В момент проверки и упаковки товара можно изменить качество товара. Для этого нужно разбить строку (пиктограмма ) и указать количество товара с сомнительным качеством. Изменение качества выполняется по кнопке Изменить – Качество в текущей строке. Регистрируется дополнительная номенклатурная позиция, связанная с товаром исходного качества. Для созданной номенклатуры определяется градация качества: Ограниченно годный или Негодный. В случае обнаружения расхождений фактического количества и количества в ордере по кнопке Завершить проверку откроется форма, в которой будет показана информация по излишкам/недостачам, выявленным при отборе товаров на складе. Информация по недобору товаров (Отобранного количества недостаточно для отгрузки): ■ Количество в документе – количество товара, которое требуется по расходному ордеру;

■ Количество к отгрузке – фактически отобранное количество товара на складе для отгрузки клиенту; ■ Количество недобор – количество товара, которого не хватает для отгрузки клиенту в соответствии с расходным ордером. Также будут показаны позиции товаров, которые необходимо оставить в зоне отгрузки (Неотгружаемые позиции). В соответствии с результатами проверки отобранных товаров кладовщик может принять одно из решений (в случае недобора): ■ Добрать товары в соответствии с заданием на добор. Для этого необходимо установить параметр Добрать товары и нажать кнопку Завершить. Количество товара в ордере не изменится, ордер будет автоматически переведен в статус К отбору. На неадресном складе необходимо распечатать задание на добор.

■ Уменьшить количество отгружаемого клиенту товара в расходном ордере (параметр Уменьшить количество в ордере). В этом случае расходный ордер на товары будет заполнен фактическим количеством отобранных товаров и автоматически переведен в статус К отгрузке. Также можно вернуться к форме проверки и еще раз перепроверить количество отобранного товара. На адресном складе уменьшить количество товаров в расходном ордере можно по кнопке Уменьшить ордера на закладке Отбор из ячеек в рамках рабочего места по отгрузке (данное действие можно выполнить как для одного, так и для нескольких расходных ордеров). Если используется адресное хранение товаров в ячейках, то при обнаружении несоответствия отобранного количества товаров количеству по расходному ордеру автоматически формируется документ Корректировка по ордеру на товары. Документ формируется в момент завершения проверки количества расходного ордера, и этим документом регистрируются товары к оформлению недостач и (или) излишков. В дальнейшем зарегистрированные недостачи и излишки требуют оформления складских актов. Излишки можно будет разместить в складские ячейки на закладке Размещение в ячейки в рамках рабочего места Приемка товаров на склад. Если адресное хранение не используется (хранение без ячеек или справочное хранение), то никаких дополнительных документов по фиксации расхождений формироваться не будет. В расходном ордере будет заполнена информация о фактическом количестве отобранных товаров.

Исправление количества расходного ордера после отбора товаров Исправление количества расходного ордера после отбора товаров возможно в статусах К отгрузке/Отгружен. Для исправления количества товаров расходного ордера предусмотрена специальная форма Исправление количества и упаковка товаров в документе Расходный ордер на товары. Если требуется исправление конкретного расходного ордера, то открыть форму исправления можно по гиперссылке Исправить в расходном ордере на товары. В форме в режиме исправления по умолчанию фактическое количество отобранных товаров заполняется количеством по расходному ордеру (поле В наличии). Количество товаров можно исправить. Для исправления количества и упаковки товаров используется та же форма, что и для проверки количества и упаковки товаров в расходном ордере. Для исправления количества расходного ордера предоставляются те же возможности, что и при проверке количества товаров.

Отбор товаров из ячеек со справочным размещением Процесс отбора товаров со склада (помещения) со справочным размещением товаров в ячейках представлен на схеме:

Сценарий отбора товаров со склада (помещения) со справочным размещением состоит из ряда шагов. 1-й шаг. Создание нового документа Расходный ордер на товары. Для документа устанавливается статус К отбору. Документ в таком статусе выступает распоряжением на отбор товаров.

2-й шаг. Печать задания на отбор товаров из ячеек по одному или нескольким выделенным ордерам (кнопка Печать – Задание на отбор товаров на форме списка ордеров на отгрузку). 3-й шаг. Сборка товаров кладовщиком в соответствии с выданным заданием. Кладовщик выполняет проверку и упаковку отобранного количества товаров. После отработки заданий в расходном ордере отмечается количество отобранных товаров и устанавливается статус К отгрузке. 4-й шаг. Фактическая отгрузка товаров клиенту. После отгрузки в расходном ордере устанавливается статус Отгружен. Проанализировать информацию о товарах, хранение которых осуществляется в ячейках справочного размещения, можно с помощью отчета Склад и доставка – Отчеты по складу – Управление складом – Размещение товаров в ячейках справочно.

Отбор товаров из ячеек с адресным хранением При оформлении отгрузки со склада (помещения) с адресным хранением в ячейках товар должен быть собран для передачи клиенту в зоне отгрузки. При отгрузке товаров разным клиентам могут быть назначены разные зоны отгрузки. Назначение зоны отгрузки для ордера выполняется на закладке Отгрузка по кнопке Изменить выделенные – Назначить зону отгрузки. Процесс отгрузки товаров со склада (помещения) с адресным хранением товаров в ячейках представлен на схеме.

Процесс отгрузки товаров со склада (помещения) с адресным хранением состоит из двух основных этапов и оформляется на соответствующих закладках в рамках рабочего места отгрузки: ■ отбор/перемещение товаров из складских ячеек адресного хранения в зону отгрузки – на закладке Отбор из ячеек; ■ отгрузка товаров из зоны отгрузки со склада (помещения) клиенту – на закладке Отгрузка.

Операции по отбору товаров из ячеек могут соответствовать следующие состояния (колонка Состояние на закладке Отбор из ячеек): ■ Требуется подпитка – необходимо произвести переупаковку отгружаемых товаров, чтобы отгрузить необходимое количество товаров; ■ Ожидается размещение – есть товары, которые можно отобрать после их размещения из зоны приемки в ячейки хранения; ■ Выполняется размещение или подпитка – необходимо завершить размещение или переупаковку товаров (подпитку), то есть отработать имеющиеся задания на размещение или перемещение по товарам; ■ К формированию заданий – необходимо сформировать задание на отбор товаров; ■ В процессе исполнения – задание на отбор товаров подготовлено, но еще не отработано; ■ Готово к проверке (отгрузке) – задание на отбор товаров выполнено (для задания установлен статус Выполнено без ошибок). Товары отобраны из складских ячеек и готовы к проверке; ■ Исполнено с ошибками (недобор) – по результату проверки расходного ордера выявлен недобор товаров, то есть фактически отобрано меньше, чем указано в расходном ордере. Задания на отбор товаров формируются в соответствии с алгоритмом отбора. Алгоритм отбора из ячеек учитывает следующие факторы: ■ Блокировки ячеек – товар не отбирается из заблокированных для отбора ячеек. В частности блокируются ячейки, требующие пересчета; ■ Приоритеты областей хранения номенклатуры – в первую очередь товары будут отбираться из наименее приоритетных областей, поскольку в таких областях товары хранятся наименьшее время; ■ Стратегии отбора, учитывающие приоритеты ячеек – товар в первую очередь отбирается из тех ячеек, в которых находится минимальное количество данного товара (отбор «под остаток»); затем из тех, где товар находится вместе с другим товаром (не в своей ячейке); затем из тех ячеек, в которых находится только данный товар («своя» ячейка); ■ Коэффициенты упаковок – в первую очередь берутся упаковки с наибольшими коэффициентами. То есть если товар лежит на складе на палетах и коробках, то в первую очередь отгружается товар на палетах, а затем недостающее количество в коробках. Разбиение на упаковки происходит автоматически при формировании заданий на сборку товаров; ■ Уровни доступности ячеек – товары отбираются из ячеек с минимальным уровнем доступности (то есть из тех, которые наиболее доступны для отбора товаров). Товары отбираются только из ячеек с типом Хранение; ■ Порядок обхода – сортировка ячеек по заданным значениям поля Порядок обхода от меньшего значения к большему. Подробнее Складские ячейки; ■ Приоритет, установленный в расходном ордере – в первую очередь отбираются товары для расходных ордеров, имеющих высокий приоритет. При адресном хранении остатков поддерживается автоматическое создание заданий на отбор товаров (документы Отбор (размещение) товаров). Для этого необходимо настроить расписание создания заданий (в форме Настройка адресных складов на закладке Создание заданий на отбор). Доступ к форме выполняется по гиперссылке Настройки адресных складов в карточке склада или помещения (если они используются на складе). Создавать задания возможно как с разбиением по рабочим участкам, так и без разбиения, а также с ограничениями по весу/объему.

При оформлении заданий на отбор программа контролирует наличие нужных упаковок товара и может предложить оформить задания по переупаковке товаров. Например, если обувь на складе лежит только на палетах (100 коробок), а клиенту нужно отгрузить 30 коробок, то программа предложит оформить задание на разупаковку палет. В программе предусмотрен механизм, который позволяет заранее планировать разупаковку товаров в соответствии с потребностями в отгрузке нужных упаковок клиентам (механизм упреждающей подпитки склада). При формировании заданий на отбор товаров можно настроить такой режим работы, чтобы задания на переупаковку создавались автоматически, если были обнаружены товары, которые нельзя отгрузить без предварительной переупаковки. Режим работы выбирается в форме настройки заданий на отбор. Рекомендуется настроить периодическую подпитку, чтобы к моменту отбора товаров отсутствовала необходимость в переупаковке. При отборе товаров задания на переупаковку будут создаваться только в том случае, если в списке товаров по ордерам на отгрузку будут найдены товары, которые требуют переупаковки. Возможны следующие варианты создания заданий на переупаковку: ■ Только задания на отбор – будут сформированы задания на отбор по тем товарам, которые возможно отгрузить без переупаковки. Задания на переупаковку товаров формируются отдельно; ■ Задания на отбор и переупаковку – по товарам, которые возможно отгрузить, будут сформированы задания на отбор. По тем товарам, которые можно отгрузить после переупаковки, будет сформировано задание на переупаковку. После выполнения задания на переупаковку нужно будет оформить дополнительное задание на отбор по тем товарам, которые были переупакованы; ■ Только задания на переупаковку – по ордерам, по которым товар невозможно отгрузить полностью и требуется переупаковка товаров, будут сформированы задания на переупаковку товаров. После того как эти задания будут выполнены (товар будет переупакован), можно будет сформировать задания на отбор товаров. Сценарий работы при отгрузке товаров со склада (помещения) с адресным хранением состоит из ряда шагов. 1-й шаг. Подготовка документа Расходный ордер на товары по одному или нескольким распоряжениям на отгрузку с указанием зоны отгрузки товаров. Для документа устанавливается статус К отбору. 2-й шаг. Подготовка задания на отбор товаров из складских ячеек адресного хранения (документов Отбор (размещение) товаров) – кнопка Создать – Задания на отбор на закладке Отбор из ячеек. Задание на отбор можно сформировать по всем или по выделенным в списке распоряжениям (документам Расходный ордер на товары). При подготовке заданий можно ограничить их по объему, весу товаров, рабочим участкам и т. д. В сформированных заданиях на отбор товаров устанавливается статус Подготовлено. Для расходных ордеров, по которым сформировано задание на отбор товаров, по умолчанию устанавливается состояние В процессе исполнения. Для товаров, которые находятся в процессе сборки, устанавливается состояние Отбирается. При недостаточном количестве требуемых упаковок можно формировать только задания на отбор, задания на отбор и задания на переупаковку или только задания на переупаковку.

3-й шаг. Передача задания на отбор исполнителям (принятие задания исполнителем) и его печать. Обеспечивается печать нескольких заданий на отбор товаров одновременно из списка заданий. При выдаче задания можно изменить исполнителя, который был указан при подготовке задания, или назначить исполнителя, если он не был указан. Для передачи заданий исполнителю можно отметить одно или несколько заданий и установить для них статус В работе (кнопка Установить статус на закладке Отбор из ячеек). При установке этого статуса система предложит назначить исполнителя и распечатать задание на отбор. Отметку о принятии в работу задания рекомендуется устанавливать одновременно с печатью задания для исключения дублирования при печати.

4-й шаг. Выполнение задания на отбор товаров. Задание выполняется в соответствии с данными печатной формы задания на отбор товаров. 5-й шаг. Фиксация результатов выполнения задания на отбор товаров. Результат выполнения задания подтверждается следующим образом:

■ Если задание выполнено успешно – в задании устанавливается статус Выполнено без ошибок. Выполнением задания является факт перемещения собранного товара из складских ячеек в зону отгрузки (для этого необходимо выделить задание на отбор и нажать команду Установить статус – Выполнено без ошибок в списке заданий на отбор и перемещение на закладке Отбор из ячеек).

■ Если задание выполнено не полностью – устанавливается статус Выполнено с ошибками. При установке этого статуса в документе появляются два поля: К отбору и Отобрано. В поле К отбору отображается количество, которое планировалось отобрать. В поле Отобрано указывается количество товаров, которое было реально отобрано. В поле К отбору предварительно можно заполнить количество планируемого к отбору товара (кнопка Заполнить отобранное количество), а затем внести изменения по товарам, которые не удалось отобрать полностью. После проведения документа в статусе Выполнено с ошибками можно заблокировать для отбора проблемные ячейки. Для этого на основании документа Отбор (размещение) товаров нужно ввести документ Установка блокировок ячеек. Для тех распоряжений (документов Расходный ордер на товары), отбор товаров по которым произведен успешно, будет автоматически установлено состояние Готово к проверке (К отгрузке). 6-й шаг. Проверка и упаковка отобранного количества товаров перед отгрузкой (см. раздел «Проверка и упаковка товаров перед отгрузкой»). Для распоряжений (документов Расходный ордер на товары), по которым требуется выполнить проверку количества товаров, устанавливается статус К проверке (кнопка Установить статус – Установить статус «К проверке» на закладке Отбор из ячеек). Если проверка и упаковка товаров не требуются, то можно сразу установить статус К отгрузке (кнопка Установить статус – Установить статус «К отгрузке» на закладке Отбор из ячеек). После установки статуса К отгрузке документы Расходный ордер на товары исчезнут из списка ордеров на отгрузку на закладке Отбор из ячеек. Операция по отбору товара из ячеек считается выполненной, отобранный товар перемещен в зону отгрузки. 7-й шаг. Отгрузка товаров со склада. После фактической отгрузки товаров в документе Расходный ордер на товары устанавливается статус Отгружен. Автоматически формировать, принимать в работу и выполнять задания на отбор товаров из складских ячеек адресного хранения можно и при помощи «Мобильного рабочего места работника склада» (см. в разделе «Мобильное рабочее место работника склада (МРМ) – Отбор товаров при отгрузке»).

Отгрузка товаров, состоящих из товарных мест Фактическая отгрузка товаров, состоящих из нескольких товарных мест (частей), оформляется документом Расходный ордер на товары. Кладовщик подбирает, пересчитывает и отпускает по отдельности упаковки товарных мест, входящие в состав товара. На неадресном складе при справочном разбиении количества товара на упаковки в табличную часть документа Расходный ордер на товары автоматически подставляются упаковки товарных мест. Разбиение целого количества штук товара на упаковки товарных мест выполняется автоматически в момент создания расходного ордера на товары. При отгрузке проверяется, что из подобранных товарных мест можно собрать целое число товаров. На адресном складе (при использовании ячеек для адресного хранения): ■ при вводе документа Расходный ордер на товары в табличную часть Отгружаемые товары автоматически подставляются упаковки товарных мест; ■ задание на отбор товаров, введенное на основании расходного ордера на товары, формируется на отбор упаковок товарных мест, из которых состоит целое количество штук товара. После выполнения заданий на отбор расходный ордер на товары перезаполняется упаковками товарных мест по заданию на отбор (кнопка Заполнить по отбору в документе Расходный ордер на товары);

■ в момент проведения расходного ордера системой анализируется, можно ли из отобранных упаковок товарных мест собрать целое количество штук товара. Если обнаружены «лишние» упаковки товарных мест, то для таких строк номенклатуры следует установить действие Не отгружать. Такие упаковки товарных мест будут оприходованы в зону отгрузки, и их необходимо будет возвратить в складские ячейки.

В печатной форме расходного ордера на товары упаковки отражаются отдельными строками. В то же время в финансовых документах товары отражаются без разбиения на товарные места в количестве целых штук товаров.

Отгрузка по заданиям на перевозку Схема работы при отгрузке товаров с учетом или без учета доставки определяется в карточке склада на закладке Ордерная схема и структура. Если отгрузка выполняется по заданиям на перевозку и отбор товаров выполняется в порядке доставки, то рекомендуется использовать вариант Собирать товары в порядке доставки. Преимущества отгрузки товаров по заданиям на перевозку: ■ отбираемый товар можно готовить к отгрузке обособленно по заданиям на перевозку либо сразу загружать в транспортное средство, указанное в задании; ■ возможность учитывать при отгрузке порядок доставки (например, в первую очередь необходимо погрузить в транспорт товар, который будет разгружаться последним). При таком варианте сначала оформляются задания на перевозку, в которых определяется последовательность выполнения доставки товаров (формируются рейсы по маршрутам доставки). Затем кладовщик приступает к отбору товаров. Отбор товаров выполняется по сформированным рейсам (маршрутам). Например, сначала отбираются товары для рейса № 1, затем рейса № 2 и т. д. Для возможности отгрузки по заданиям на перевозку необходимо соблюдение следующих условий: ■ в документ Задание на перевозку должны быть добавлены распоряжения, по которым требуется отгрузка товаров клиенту (сформированы рейсы по маршрутам доставки) (на закладке Маршрут); ■ документу Задание на перевозку должен соответствовать статус К погрузке. При соблюдении указанных условий в рабочем месте Отгрузка товаров со склада будут показаны распоряжения на отгрузку, сгруппированные по документам Задание на перевозку.

Сценарий отгрузки товаров по заданиям на перевозку состоит из следующих этапов: ■ создание документа Расходный ордер на товары. Расходный ордер на товары формируется по распоряжениям в рамках задания на перевозку. В подготовленном ордере автоматически будет заполнено соответствующее задание на перевозку, а также информация о порядке доставки товара (поля Доставка по и Порядок доставки); ■ проверка и подготовка товаров к отгрузке. После проверки товаров в расходном ордере устанавливается статус К отгрузке. Задания на перевозку могут быть перезаполнены в соответствии с количеством фактически отобранного товара по кнопке Заполнить по расходным ордерам на товары; ■ погрузка товаров в транспортное средство. После того как товар будет погружен в машину и отправлен со склада, в задании устанавливается статус Отправлено. В момент установки статуса будет предложено перезаполнить задание по связанным расходным ордерам на товары. В этом статусе проверяется, что все расходные ордера по этому заданию сформированы и находятся в статусе К отгрузке или Отгружено. После проведения задания на перевозку в статусе Отправлено все расходные ордера автоматически переводятся в статус Отгружено. Если отгрузка выполняется по заказам/накладным и порядок отбора товаров на складе не зависит от порядка доставки, то рекомендуется установить вариант Порядок отбора товаров не зависит от порядка доставка. В этом случае процесс доставки не влияет на процесс отбора. При таком варианте задания на перевозку в рабочем месте кладовщика не показываются. Расходные ордера будут создаваться без учета заданий на перевозку отдельно по каждому распоряжению на отгрузку. Кладовщик выполняет отбор товаров в соответствии с распоряжением на отгрузку. Менеджер по доставке формирует рейсы по пунктам маршрута (т. е. распределяет распоряжения на отгрузку по заданиям на перевозку). Затем происходит процесс комплектации рейсов: ■ в расходном ордере на товары в статусе К отгрузке обязательно подбирается задание на перевозку, в соответствии с которым будет выполняться доставка отгружаемых товаров (поле Доставка по). Подбор задания выполняется после готовности товаров к отгрузке со склада. При подборе задания доступны фильтры: ○ Задания на перевозку по тем же распоряжениям, что и ордер; ○ Все задания по получателю; ○ Все задания по зоне доставки.

Для назначения задания на перевозку нескольким расходным ордерам предусмотрена кнопка Изменить выделенные – Назначить задание на перевозку в рамках рабочего места по отгрузке товаров.

В рамках рабочего места по отгрузке в поле Доставка для расходных ордеров, по которым предусмотрена доставка, устанавливается признак и номер задания на перевозку).

и автоматически формируется информация о доставке (номер транспорта

Прогнозирование расхода упаковок При работе на адресном складе важным моментом является наличие товара на складе в тех упаковках, в которых чаще всего отгружается товар. Это увеличит скорость отгрузки товаров: не будет тратиться время на разупаковку. Прикладное решение позволяет провести предварительный анализ и определить, в каких упаковках оптимально хранить товар на складе, то есть какие упаковки являются наиболее актуальными. При анализе актуальности упаковок используются как данные о планируемых отгрузках товаров в соответствии с оформленными распоряжениями, так и данные о ранее оформленных отгрузках за определенный период. То есть прикладное решение не только учитывает текущую потребность в тех или иных упаковках товаров, но и позволяет составлять прогноз о наиболее востребованных упаковках на основе данных об отгрузках товаров в предыдущие периоды. Список наиболее востребованных упаковок товаров определяется для каждого товара на адресном складе (помещении). Этот список может быть заполнен автоматически после выполнения регламентного задания Расчет показателей прогноза расхода упаковок. Для каждого склада (помещения) формируется отдельное регламентное задание. Предусмотрена также возможность ручного задания наиболее востребованных упаковок товаров. На основе прогнозируемых данных о требуемых актуальных упаковках кладовщик формирует задания на перемещение товаров с одновременной разупаковкой. Например, если товар чаще всего отгружается в коробках, а на складе хранятся только палеты (100 коробок), то будет создано задание на разупаковку палет. Предусмотрена также возможность оперативной разупаковки товаров в том случае, если существует необходимость отгрузки товаров клиенту, а товара в нужных упаковках нет на складе.

Задание вариантов переупаковки товаров Возможные варианты переупаковки товаров задаются в списке Упаковки. Список Упаковки является иерархическим. На верхнем уровне списка заполняется минимальная упаковка товара, на следующем уровне хранится информация о тех упаковках, которые состоят из упаковок предыдущего уровня. Пример

Обувь на складе хранится в коробках (пара обуви), а также в упаковках по 10 коробок (пар обуви). Упаковки (10 пар) помещаются на палеты, при этом на одной палете может помещаться 4 упаковки (40 коробок обуви).

При задании такой структуры для каждой последующей упаковки (упаковки, палеты) указывается то количество упаковок, которое в ней содержится. Для каждого варианта упаковки обязательно должны быть заданы все те параметры, которые необходимы при работе на складе (помещении) с адресным хранением: складская группа упаковки, вес, типоразмер, область хранения, правила размещения и т. д.

Алгоритм расчета оптимального количества различных вариантов упаковок При расчете необходимого количества различных вариантов упаковок товаров учитываются данные об отгрузках товаров, которые были указаны в распоряжениях на отгрузку (в текущий и прошлые периоды). При этом учитывается не только то, в каких именно вариантах упаковок был отгружен товар, но и то, насколько оптимально была произведена данная отгрузка. Пример Было отгружено 25 упаковок обуви (по 10 пар в каждой) и отдельно еще 15 пар, то есть всего 265 пар обуви. Поскольку обувь хранится в палетах по 20 упаковок, то оптимально было бы отгрузить 1 палету, 6 упаковок и 5 пар обуви. Именно это количество и будет учтено в качестве рекомендаций при отгрузке товаров со склада. В то же время если обувь отгружалась мелкими партиями, преимущественно отдельными коробками (парами обуви), то возникнет потребность в подпитке склада коробками с обувью, а не упаковками. Оптимальное разбиение на упаковки рассчитывается для каждого распоряжения в отдельности. То есть если отгружено 100 распоряжений по 1 шт., то необходимо хранить на складе 100 шт. Если одно распоряжение на 100 шт. – то рекомендуется хранить 1 палету.

Если для упаковок, полученных в результате оптимального разбиения, не задано правило размещения, то механизм подпитки будет пытаться обеспечить потребность в более мелких упаковках. Пример В соответствии с оптимальным количеством вариантов упаковки необходимо 2 упаковки обуви по 10 пар в каждой. Правила размещения для упаковок не заданы, а заданы только для коробок (пар обуви). В этом случае подпитка будет сделана для 20 пар обуви (коробок с обувью).

Определение нормативного запаса упаковок для товара на складе (помещении) Нормативное количество упаковок, которое должно храниться на складе (в помещении), может быть задано вручную или рассчитано автоматически. Данные о нормативном количестве упаковок хранятся в списке Склад и доставка – Настройки и справочники – Склад – Прогнозы расхода упаковок. Определить нормативный запас упаковок можно для каждого склада (помещения), в котором используется адресное хранение товаров в ячейках (установлен вариант использования Использовать для хранения остатков номенклатуры). Настройка параметров расчета показателей прогноза выполняется на закладке Прогнозирование расхода упаковок в отдельном диалоговом окне Настройка адресных складов, которое открывается по гиперссылке Настройка адресных складов на панели навигации формы склада (помещения). Если на складе (в помещении) должен быть рассчитан нормативный запас необходимых упаковок, то устанавливается флажок Прогнозировать расход упаковок.

При автоматическом расчете нормативного запаса используется следующая формула: Среднедневное потребление + Среднеквадратическое отклонение * Коэффициент. ■ Среднедневное потребление – расход упаковок за указанный в настройках период (Глубина анализа), деленный на количество дней. При расчете количества дней учитываются только те дни, когда были произведены отгрузки товаров; ■ Среднеквадратическое отклонение – среднеквадратическое отклонение за период анализа от среднедневного потребления; ■ Коэффициент – зависит от XYZ-класса упаковки, для каждого класса можно задать свой коэффициент. Коэффициент определяет ту вероятность (уровень обслуживания), с которой должна быть обеспечена потребность в упаковках товаров в зависимости от категории спроса на упаковки. Значения вероятностей выбираются из списка и могут принимать значения от 50 % до 99,9 %: ○ вероятность покрытия потребности в упаковках со стабильным спросом – уровень обслуживания (коэффициент) X-класса; ○ вероятность покрытия потребности в упаковках со средней стабильностью спроса – уровень обслуживания (коэффициент) Y-класса; ○ вероятность покрытия потребности в упаковках с низкой стабильностью спроса – уровень обслуживания (коэффициент) Z-класса. Нормативный запас рассчитывается для всех упаковок товаров, однако можно исключить из расчета те упаковки, которые отгружались разово, чтобы не производить дополнительные действия по подпитке упаковками, которые не будут востребованы. Для этого используется параметр Прогнозировать расход упаковок с вероятностью отгрузки в течение дня более... Этот параметр рассчитывается с учетом количества дней, когда упаковка товара имелась на складе, и количества дней продажи в течение указанного периода. Пример Глубина анализа – 15 дней. Товар находился на складе 14 дней и отгружался в течение 10 дней. Вероятность отгрузки товара в данной упаковке в течение дня будет равна (10 / 14) * 100 % = 71,4 %. Это значение больше указанных 50 %, поэтому необходимо обеспечить нормативный запас на складе таких упаковок. В то же время если товар отгружался со склада только 5 дней из 14, то вероятность отгрузки такой упаковки

товара будет равна 35,7 %, что меньше указанного значения, и дополнительной подпитки ячеек склада такой упаковкой товара не требуется. Нормативный запас по таким упаковкам будет рассчитан, но не будет использован при создании заданий на подпитку ячеек. Расчет нормативного запаса товаров на складе (помещении) производится автоматически с помощью регламентного задания Расчет показателей прогноза расхода упаковок. Причем для каждого склада (помещения) создается свое регламентное задание. В настройках прогнозирования расхода упаковок можно настроить расписание расчета показателей прогноза для каждого склада (помещения) (гиперссылка Настроить расписание расчета показателей прогноза на форме настройки адресных складов). Результаты расчета нормативных запасов упаковок показываются в списке Прогнозы расхода упаковок. Серым цветом отмечаются те упаковки, по которым был рассчитан нормативный запас, но вероятность их отгрузки в течение дня меньше той вероятности, которая указана в настройках. Такие значения не будут использоваться для автоматической подпитки ячеек склада. Пользователь имеет возможность указать необходимый нормативный запас упаковок вручную (поле задать вручную в форме Прогнозы расхода упаковок).

Задать вручную нормативное количество запаса можно в том случае, если данных для прогноза недостаточно (учет только начали вести). На основе данных о нормативных потребностях в упаковках товаров формируются задания на перемещение товаров между ячейками с одновременной разупаковкой.

Формирование и исполнение заданий на перемещение товаров между ячейками Операция перемещения товаров между ячейками отражается документом Отбор (размещение) товаров с видом операции Перемещение. Данный документ выступает заданием на перемещение товаров из одной ячейки в другую. Задания на перемещение товаров между ячейками можно формировать в целях решения различных задач в зависимости от установленного правила: ■ Подпитка зон быстрого отбора – используется для обеспечения товаров в упаковках, необходимых для отгрузки. При таком правиле: ○ анализируется потребность в разных упаковках для отгрузки в момент создания задания; ○ создаются задания на перемещение товаров между ячейками с одновременной разупаковкой.

■ Перемещение по правилам размещения обособленных товаров – используется в целях устранения следующих проблем: ○ в области хранения необособленных товаров лежат обособленные товары. Например, изначально в ячейки, использование которых определяется стратегиями отбора и размещения, были размещены необособленные товары. Затем менеджер ввел корректировку назначения товаров, зарезервировав эти товары под определенные назначения. Таким образом, в необособленной области хранения появились обособленные товары. Для решения данной проблемы необходимо выполнить перемещение товаров из ячеек необособленной области хранения в ячейки обособленной области хранения; ○ в области хранения обособленных товаров лежат необособленные товары. Например, изначально в ячейки, используемые для хранения обособленных товаров, были размещены обособленные товары. Затем менеджер ввел корректировку назначения товаров, сняв обособленный резерв товаров. Таким образом, в обособленной области хранения появились необособленные товары. Для устранения данной проблемы требуется выполнить перемещение товаров из ячеек обособленной области хранения в ячейки необособленной области хранения; ○ в области хранения обособленных товаров в одной ячейке лежат товары под разные назначения. Например, в ячейки, используемые для хранения обособленных товаров, были размещены обособленные товары, в складской группе которых установлено, что товары под разное назначение должны лежать в разных ячейках. Но фактически товары под разные назначения лежат в одной ячейке. В этом случае необходимо выполнить перемещение обособленных товаров с разными назначениями в ячейки обособленных товаров под одно назначение.

Обеспечивается автоматическое создание заданий на перемещение товаров между ячейками регламентным заданием. Установка правила и настройка параметров регламентного задания выполняются в форме Создание заданий на перемещение товаров между ячейками, доступной по кнопке Добавить на закладке Создание заданий на перемещение (в форме Настройка адресных складов). Также к форме настроек правил создания заданий на перемещение товаров можно перейти по гиперссылке Настройка адресных складов из списка документов Склад и доставка – Адресный склад – Отборы (размещения) товаров. Формировать задания на перемещение товаров можно и вручную по кнопке Создать – Задание на перемещение (автоматически) из списка документов Склад и доставка – Адресное хранение – Отборы (размещения) товаров. В момент создания задания открывается форма Создание заданий на перемещение товаров между ячейками, в которой можно изменить настройки правил создания заданий на перемещение товаров.

При формировании заданий на перемещение (подпитку) можно задать способ их формирования: с ограничением по весу, объему, с разбиением по рабочим участкам. В том случае, если необходимо произвести разбиение по рабочим участкам, информация о допустимом весе и объеме задается непосредственно в карточке рабочего участка.

Подпитка зон быстрого отбора В целях обеспечения товаров в упаковках, необходимых для отгрузки, предусмотрено формирование заданий на перемещение товаров по установленному правилу Подпитка зон быстрого отбора. При формировании заданий на перемещение по данному правилу используется следующий алгоритм вычисления потребностей в подпитке: ■ вычисляется максимум между нормативным количеством упаковок и потребностью по текущим распоряжениям на отгрузку; ■ анализируются правила размещения. Если для упаковки нет правила размещения, то ее количество конвертируется в более мелкие упаковки; ■ из рассчитанного количества необходимых упаковок вычитаются текущие остатки упаковок в ячейках и количество, которое ожидается к размещению в ячейки; ■ вычисляется количество упаковок, которыми можно покрыть потребность в упаковках, и определяются ячейки, из которых можно взять исходные упаковки; ■ минимизируется количество излишков упаковок, которые могут получиться в результате подпитки. В соответствии с заданными настройками формируются задания на перемещение (подпитку) с одновременной разупаковкой (документы Отбор (размещение) товаров). На закладке Товары (отбор) будут показаны упаковки, которые необходимо разупаковать. На закладке Товары (размещение) указываются ячейки, в которые нужно положить разупакованный товар. Ячейки подбираются с учетом приоритета области хранения, приоритета стратегии отбора, уровня доступности ячеек, порядка обхода ячеек, адреса ячеек. Например, необходимо обеспечить на складе наличие 8 отдельных коробок (пар) товара «Ботинки женские демисезонные размера 36, белого цвета, полноты 6». На складе эти товары хранятся в упаковках (по 10 пар). Необходимо разупаковать эти товары и отдельные коробки с обувью положить в свои ячейки. С помощью кнопки Печать печатается задание складскому работнику на переупаковку товаров.

Кладовщик забирает упаковку товара из указанной ячейки, разупаковывает ее и отдельные коробки (пары обуви) переносит в те ячейки, где хранятся коробки с обувью. После выполнения задания на переупаковку в документе устанавливается статус Выполнено без ошибок. Таким образом, на складе (в помещении) будет лежать достаточное количество упаковок товаров, которые необходимы для отгрузки в соответствии с рассчитанным нормативным запасом каждой упаковки товара. Следует отметить, что процесс переупаковки товаров может происходить и в момент отгрузки товаров. Например, подпитка склада (помещения) не произведена вовремя или поступил большой нестандартный заказ на отгрузку товаров. В этом случае при формировании заданий на отгрузку товаров можно указать, что необходимо совместно с заданием на отгрузку произвести и переупаковку товаров. Задания на переупаковку будут созданы автоматически. При выполнении заданий на отбор в первую очередь будут выполняться те распоряжения, в которых установлен высокий приоритет. Приоритет указывается в форме документа Расходный ордер на товары (поле Приоритет на закладке Информация). В соответствии с заданными настройками будут формироваться задания на перемещение товаров – документы Отбор (размещение) товаров с видом операции Перемещение. На закладке Товары (отбор) будут показаны ячейки, из которых необходимо отобрать товары. На закладке Товары (размещение) указываются ячейки, в которые необходимо разместить отобранные товары.

Перемещения товаров между помещениями Перемещение товаров между помещениями – это фактически выполнение двух операций: ■ отгрузка товаров из одного помещения; ■ прием товаров в другое помещение. Оформление операций перемещения между помещениями фиксируется одним документом Ордер на перемещение товаров. Документ создается в списке Склад и доставка – Ордерный склад – Складские ордера по кнопке Создать – Ордер на перемещение. Документ может быть оформлен только по складу, который разделен на помещения. При оформлении процесса перемещения товаров из одного помещения в другое в рамках одного склада есть возможность решить следующие задачи: ■ отобрать товар из складских ячеек адресного хранения в зону отгрузки; ■ отобрать товар из ячеек справочного размещения; ■ отгрузить товар из помещения-отправителя; ■ принять товар в зону приемки помещения-получателя; ■ разместить товар в складские ячейки адресного хранения; ■ разместить товар в ячейках справочного размещения. Документ Ордер на перемещение товаров может находиться в различных статусах, что позволяет отражать состояние его исполнения. Ордер на перемещение товаров в статусе К отбору выступает в качестве распоряжения на отбор товаров в помещении-отправителе. Если в помещении-отправителе используются ячейки для справочного размещения, то документ Ордер на перемещение в этом статусе является источником формирования печатной формы задания на отбор товаров из ячеек справочного размещения. Доступ к заданию осуществляется по кнопке печати Задание на отбор товаров документа Ордер на перемещение. Если в помещении-отправителе используются ячейки для адресного хранения товаров, то документ Ордер на перемещение в статусе К отбору выступает в качестве распоряжения на подготовку задания на отбор товаров из ячеек адресного хранения. Задание на отбор товаров из ячеек в помещении-отправителе формируется по кнопке Отбор (размещение) товаров документа Ордер на перемещение. Ордер на перемещение товаров в статусе К проверке выступает в качестве распоряжения на проверку и упаковку отобранных товаров в помещенииотправителе. Ордер на перемещение товаров в статусе К отгрузке выступает в качестве распоряжения на отгрузку товаров из помещения-отправителя. Документом Ордер на перемещение товаров в статусе Принят регистрируется и подтверждается фактический прием товаров в помещении-получателе. Если в помещении-получателе используются ячейки для адресного хранения товаров, то документом Ордер на перемещение в статусе Принят подтверждается фактический прием товаров в зоне приемки помещения-получателя и этот документ выступает в качестве распоряжения на подготовку задания на размещение товаров. Задание на размещение формируется по кнопке Отбор (размещение) товаров документа Ордер на перемещение. Если в помещении-отправителе используются ячейки для справочного размещения, то документ Ордер на перемещение в статусе Принят является распоряжением на подготовку задания на размещение номенклатуры (справочно). Формирование задания на справочное размещение товаров осуществляется по

кнопке Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно) документа Ордер на перемещение.

Инвентаризация товаров Инвентаризация товаров является способом контроля наличия товарно-материальных ценностей, который заключается в сверке фактических товарных остатков с данными, хранящимися в учетной системе. Все проблемы в складском учете рекомендуется устранять путем проведения инвентаризации товаров, а не исправлением документов задним числом. Варианты проведения инвентаризации товаров на складе представлены на схеме:

Процесс инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе состоит из следующих этапов: ■ выдача задания на пересчет товаров; ■ пересчет товаров в соответствии с заданием; ■ фиксация результатов пересчета товаров; ■ оформление выявленных излишков, недостач и порчи товаров в финансовом учете.

Пересчет товаров Для организации пересчета товаров предусмотрен документ Пересчет товаров. Документ регистрируется в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Пересчет товаров. Пересчет осуществляется на уровне склада/помещения или по ячейкам – это зависит от выбранного типа хранения. При формировании документа можно произвести отбор номенклатуры по складу, помещению, характеристике, складской группе и т. д. Если пересчет товаров ведется на складе (помещении) с адресным хранением товаров в ячейках, то дополнительно для каждого товара в документе пересчета будет показана ячейка адресного хранения. При помощи документа Пересчет товаров есть возможность решить следующие задачи: ■ зарегистрировать фактическое и учетное количество товаров; ■ зарегистрировать отклонения фактического количества от учетного количества товаров. Предусмотрена возможность вести пересчет товаров как с использованием статусов, так и без использования статусов документа Пересчет товаров. Использование статусов при пересчете товаров определяется флажком Статусы пересчетов товаров в карточке склада на закладке Ордерная схема и структура.

Статусы обеспечивают контроль действий при пересчете товаров: ■ в статусе Подготовлено – выполняется подбор товаров к пересчету; ■ в статусе В работе – отражается процесс фактического пересчета товаров на складе. Задание на пересчет представлено в виде печатной формы. Получить задание на пересчет товаров можно по кнопке печати Бланк задания на пересчет товаров документа Пересчет товаров; ■ в статусе Внесение результатов – отражается фактическое количество товаров, полученное по результатам пересчета на складе. Если в процессе пересчета товаров не было выявлено никаких расхождений, то фактическое количество заполняется равным учетному с помощью команды

Заполнить факт по учету документа Пересчет товаров;

■ в статусе Выполнено – регистрируется завершение пересчета товаров на складе. Использование статусов при отражении пересчета товаров обязательно, если на складе используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров. Если на складе не используется ордерная схема документооборота, то возможно отражать пересчет товаров без использования статусов. При оформлении пересчета товаров без использования статусов пересчета: ■ отсутствует детальный контроль последовательности действий, выполняемых при пересчете товаров; ■ на любом этапе пересчета товаров доступны различные манипуляции при работе с номенклатурой (добавление, изменение качества, заполнение по отбору, заполнение фактического количества, ввод расхождений).

По результатам выявленных излишков, недостач и порчи товаров оформляются складские акты. Если на складе используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров, то на форме списка документов Пересчеты товаров будет показываться сообщение Есть выявленные пересчетами расхождения, по которым не оформлены складские акты и будет доступна гиперссылка Оформить, по которой можно перейти к процессу оформления складских актов (к помощнику оформления складских актов). В случае использования ордерной схемы документооборота при проведении документа Пересчет товаров в статусе Выполнено изменяются фактические остатки товаров на складе. В этом случае прикладным решением контролируется, чтобы по всем выявленным расхождениям были оформлены складские акты.

Если на складе не используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров, то в этом случае не отображается информация о наличии выявленных пересчетами расхождений на форме списка документов Пересчет товаров, а переход к оформлению складских актов осуществляется непосредственно через форму документа Пересчет товаров. Групповое создание заданий на пересчет выполняется по кнопке Сформировать задание на пересчет из списка документов Пересчет товаров. Такая возможность доступна только для адресных складов. Предусмотрено автоматическое создание заданий на пересчет товаров в соответствии с регламентным заданием на пересчет товаров. Для такой возможности необходимо произвести настройки расписания создания заданий на пересчет (в форме Настройка адресных складов на закладке Настройки создания заданий на пересчет товаров). Доступ к форме выполняется по гиперссылке Настройка адресных складов в карточке склада либо помещения (если на складе используются помещения), в рамках которого выполняется инвентаризация товаров.

Документ Пересчет товаров является источником формирования отчета Неоформленные недостачи и излишки товаров, доступ к которому осуществляется по кнопке Отчеты – Оформление на панели навигации документа Пересчет товаров.

В отчете выводится информация о выявленных недостачах и излишках. Отчет позволяет контролировать правильность регистрации излишков и недостач, которые возникли после пересчета товаров в рамках проведенной инвентаризации.

Пересчет товаров на адресном складе На адресном складе процесс пересчета невозможен, если есть невыполненные задания на отбор и размещение товаров. Также не рекомендуется создавать задания на момент проведения инвентаризации товаров. Пересчет товаров на адресном складе выполняется только по ячейкам. Если во время выполнения плановых операций на складе обнаружена сомнительная ячейка, то автоматически проверяется дата последнего пересчета. В случае если дата выявления ошибки больше, чем дата последнего пересчета, ячейке автоматически присваивается статус Требуется пересчет. Предусмотрена возможность определения периода для пересчета ячеек и областей хранения. Периодическая или циклическая инвентаризация настраивается в карточке ячейки или области хранения. Для этого необходимо включить реквизит Пересчитывать товары в ячейке/ячейках каждые … дней и указать количество дней. По умолчанию параметры циклической инвентаризации для областей хранения автоматически присваиваются всем подчиненным ячейкам. Для индивидуальной настройки ячеек внутри области хранения необходимо отключить в карточке ячейки реквизит Использовать настройки области хранения. Пересчет товаров на адресном складе может быть автоматизирован с помощью мобильного рабочего места. Задания на пересчет отображаются на мобильном рабочем месте и пошагово инструктируют работника. В процессе сканирования товаров автоматически заполняется поле Факт в документе Пересчет товаров, что позволяет сократить затраты времени по сравнению с ручным внесением результатов пересчета. Подробнее см. в разделе «Пересчет товаров при проведении инвентаризации».

Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров Отразить выявленные излишки, недостачи и порчи товаров можно и без использования документа Пересчет товаров. Например, в том случае, если товар необходимо списать по причине его плохого качества, товар потерян при перевозке и т. д. Если на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров. Ордера регистрируются в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров – Излишки, недостачи и порчи товаров: ■ Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на склад – изменяет фактические остатки товаров на складе; ■ Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада – изменяет фактические остатки товаров на складе; ■ Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара. Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров оформляются в случае использования ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи. Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров является изменение фактических остатков товаров на складах.

Складские акты для оформления фактических излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров Выявленные в процессе пересчета недостачи, излишки и порчи товаров на ордерном складе можно регистрировать в рамках рабочего места Помощник оформления складских актов, которое доступно при использовании ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров. Помощник оформления складских актов доступен по кнопке Создать – С использованием помощника на форме списка Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи – Складские акты.

Сценарий работы в рамках помощника оформления складских актов состоит из следующих этапов: ■ настройка отборов; ■ определение товаров, которые можно зачесть по пересортице и порче; ■ зачет пересортицы; ■ зачет порчи; ■ распределение излишков, недостач, пересортицы и порчи товаров по организациям; ■ оформление операций оприходования излишков товаров, списания недостач товаров, порчи и пересортицы товаров (формирование складских актов); ■ печать регламентированных форм (ИНВ-3 и ИНВ-19). В помощнике оформления складских актов показывается список тех товаров, по которым зарегистрированы излишки и недостачи товаров, но еще не оформлены складские документы по списанию, оприходованию, пересортице и порче товаров.

Определение товаров, которые можно зачесть по пересортице и порче Перед распределением излишков и недостач товаров по организациям необходимо выявить список тех товаров, которые можно зачесть как пересортицу товаров. Как правило, зачет по пересортице производится только между товарами, которые характеризуются одной единицей измерения, так как при зачете количество списываемого и приходуемого товара одинаковое. Нельзя зачесть по пересортице товары, для которых указаны различные ставки НДС. Критерием автоматического зачета товаров по пересортице является то, что один и тот же товар, имеющий различные характеристики, серии, назначения, попадает одновременно в два списка: Приходуемые товары и Списываемые товары в помощнике оформления складских актов. Список тех товаров, которые можно зачесть по пересортице, показывается в поле Отбор строк для зачета по пересортице.

Например, в результате проведения инвентаризации были обнаружены излишки товара «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» с характеристикой «Бухта (250 м)» (в списке Приходуемые товары). Одновременно с этим товаром обнаружена недостача товара «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» с характеристикой «Бухта (250 м) с полосой» (в списке Списываемые товары). Товар «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» будет показан в качестве того товара, по которому можно зачесть пересортицу и оформить документ Пересортица товаров. Для оформления зачета по пересортице нужно отметить товары, которые необходимо зачесть по пересортице, в списках Приходуемые товары и Списываемые товары и нажать кнопку Зачесть все пересортицы. Аналогичным образом производится зачет по испорченным товарам (товарам с другим качеством). Зачесть по порче можно товары, имеющие связь по градации качества. Для возможности зачета по порче в помощнике должна присутствовать информация: ■ о товаре с исходным качеством (Списываемые товары); ■ о товаре с качеством, отличным от исходного качества (Приходуемые товары). Для оформления факта порчи используется кнопка Зачесть по порче. Информация о товарах, зачитываемых по пересортице или порче, показывается в разделе Товары, зачитываемые по пересортице или порче помощника.

Распределение излишков и недостач товаров по организациям При оформлении складских актов выполняется контроль остатков товаров организаций. Распределение пересортицы, недостач и порчи товаров возможно только по организациям с положительными остатками. При этом пересортица и порчи распределяются согласно информации об остатках списываемого товара. Распределение недостач товаров по организациям производится последовательно в соответствии с зарегистрированными остатками товаров организаций. Остатки товаров организаций рассчитываются на момент заполнения табличных частей обработки с учетом изменений остатков, возникающих при распределении излишков, недостач и пересортицы товаров. Распределение недостач товаров по организациям выполняется в рамках помощника оформления складских (кнопка Распределить согласно остаткам товаров организаций). В открывшейся форме необходимо выбрать организацию/организации, у которых есть положительные остатки выделенных товаров в помощнике оформления складских актов. Если остатки имеются по нескольким организациям, то они подбираются в указанной последовательности. В форме настройки приоритетов выбора указывается тот порядок, в соответствии с которым товары к списанию будут распределяться по организациям, у которых есть остатки выделенных товаров. Распределение излишков по товарам организации выполняется по кнопке Отнести на выбранную организацию. В появившейся форме необходимо выбрать ту организацию, на которую необходимо отнести излишек товаров.

Информация о результатах распределения товаров (порче, пересортице, излишках и недостачах) показывается в разделе Товары, распределенные по организациям. На основании этой информации в рамках рабочего места Помощник оформления складских актов будут регистрироваться складские акты: ■ Списание недостач товаров; ■ Оприходование излишков товаров; ■ Пересортица товаров; ■ Порча товаров; ■ Инвентаризационная опись. Складские документы можно оформлять не по всем товарам, а по определенному списку, отобрав для оформления финансовых документов только товары определенной группы. Документы оформляются по конкретной организации с указанием ответственного подразделения, склада, статьи расходов/доходов, вида цены. Складские документы (акты) хранятся в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты. Также складские акты могут быть оформлены на основании данных о расхождениях, выявленных после поступления товаров от поставщика, отгрузки клиенту, перемещения. Подробно работа с актами расхождений при поставке товаров от поставщика, возврате товаров от клиента представлена в разделах Реализация товаров и услуг, Возврат товаров от клиента, Корректировка и возврат товаров поставщику а работа с актами расхождений после перемещения товаров рассмотрена в разделе Внутреннее товародвижение.

Списание недостач товаров Для оформления операции списания недостач товаров предусмотрен документ Списание недостач товаров. Если недостача обнаружена в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение недостач товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. Если же недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. В документе списания заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара. Также указываются статья расходов, на которую будут отнесены расходы по списанию товаров, и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье.

Списать недостачи товаров с ответственного хранения, выявленные по результатам инвентаризации на складе, можно за счет «нашей» организации.

Сценарий списания товаров с хранения за счет «нашей» организации представлен на схеме.

Для отражения списания товаров за счет «нашей» организации-хранителя необходимо оформить документ Списание недостач товаров с последующим оформлением документа Выкуп товаров с хранения.

Оприходование излишков товаров Для оформления операции оприходования излишков товаров на склад предусмотрен финансовый документ Оприходование излишков товаров. Если излишек товара обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования излишков товаров. Если же излишек товара обнаружен в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования. В документе заполняется информация о количестве товаров и их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Указанная стоимость автоматически пересчитывается в валюту регламентированного учета по курсу ЦБ на дату оформления документа. Рассчитанную сумму можно изменить вручную. Документ оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. Также указываются статья доходов, на которую будут отнесены доходы при оприходовании излишков товаров, и аналитика доходов.

Регистрация порчи товаров Для отражения факта обнаружения бракованного товара (товара другого качества) предусмотрен финансовый документ Порча товаров. Если бракованный товар обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется документом Ордер на отражение порчи товаров с дальнейшим оформлением финансового документа порчи товаров. Если же бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на складе, то изменение качества можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа порчи товаров. Использование документа Порча товаров позволяет: ■ отразить списание товаров исходного качества и оприходование испорченного/бракованного товара; ■ отразить тот факт, что товар исходного качества списывается под конкретное назначение. В этом случае в табличной части Товар исходного качества указывается назначение (колонка Назначение); ■ отразить тот факт, что испорченный товар приходуется под то же самое назначение, что и списываемый товар. В этом случае в табличной части Испорченный товар устанавливается флажок Под назначение. Установка флажка доступна при условии, что заполнено назначение товара исходного качества. В табличных частях документа заполняется информация о товаре исходного качества (Товар исходного качества) и бракованном товаре (Испорченный товар). Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то бракованный товар будет оприходован по той же цене, по которой был списан качественный товар. Если флажок не устанавливать, то в табличной части для испорченного товара необходимо указать цену бракованного товара. Разница между учетной ценой исходного товара и ценой оприходования бракованного товара относится на расходы организации. Статью отнесения расходов и аналитику расходов необходимо указать в документе.

Регистрация пересортицы товаров Факт пересортицы товаров отражается документом Пересортица товаров. С использованием документа Пересортица товаров есть возможность решить следующие задачи: ■ зафиксировать информацию о товарах (Списываемый товар и Приходуемый товар); ■ отразить фактическое списание недостач товаров и фактическое оприходование излишков товаров. В документе фиксируется информация о списанном товаре (Списываемый товар) и оприходованном товаре (Приходуемый товар). Документ оформляется по конкретной организации и складу. Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то бракованные товары будут оприходованы по цене, равной себестоимости товаров по списанию. В документе указываются статья доходов, на которую необходимо отнести доходы при оприходовании товаров, и аналитика доходов, а также статья расходов, на которую необходимо отнести расходы при списании товаров, и аналитика расходов.

Оформление инвентаризации товаров, состоящих из товарных мест В рамках инвентаризации на адресном складе можно проводить пересчет товаров, состоящих из нескольких товарных мест. Особенности оформления инвентаризации товаров, состоящих из товарных мест: ■ в табличную часть документа Пересчет товаров автоматически подставляются упаковки товарных мест; ■ в случае выявленных недостач и излишков упаковок товарных мест в документе Пересчет товаров фиксируются расхождения между учетным и фактическим количеством упаковок товарных мест; ■ при проведении документа пересчета товаров в статусе Выполнено изменяются фактические остатки товаров на складе (при недостаче – товары списываются, при излишках – приходуются). По результату проведения документа в случае выявленных расхождений (недостача и/или излишки комплектующих (товарных мест)) возникает потребность в оформлении складских актов; ■ складские акты (документы Оприходование излишков товаров, Списание недостач товаров, Порча товаров, Пересортица товаров) оформляются на целое количество штук товара, состоящего из упаковок товарных мест; ■ документы Ордер на отражение недостач товаров, Ордер на отражение излишков товаров, Ордер на отражение порчи товаров оформляются на целое количество штук товара, состоящего из упаковок товарных мест. Рассмотрим проведение инвентаризации на адресном складе на примере товара «Шкаф с зеркалом», состоящего из товарных мест: ■ «Корпус шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фасад шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фурнитура шкафа» – 2 упаковки. Был произведен первичный пересчет номенклатуры «Шкаф с зеркалом». При пересчете товара «Шкаф с зеркалом» обнаружена недостача упаковок товарных мест:

■ «Фасад шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фурнитура» – 3 упаковки. В документе Пересчет товаров указывается фактическое количество упаковок товарных мест. Получается, что по данным этого пересчета для отгрузки товара «Шкаф с зеркалом» в количестве целых 2 штук не хватает комплектующих. По результатам проведения документа Пересчет товаров формируется потребность в оформлении актов на списание недостач товара «Шкаф с зеркалом» в количестве 2 шт. и автоматически регистрируются излишки упаковок товарных мест: ■ «Фурнитура шкафа» – 1 упаковка; ■ «Корпус шкафа» – 2 упаковки; ■ «Фасад шкафа» – 1 упаковка. При вторичном пересчете товаров обнаружен излишек упаковки товарного места («Фурнитура шкафа» – 1 упаковка). По результатам двух пересчетов товаров в системе зарегистрированы излишки товарных мест номенклатуры «Шкаф с зеркалом»: ■ «Корпус шкафа» – 2 упаковки; ■ «Фасад шкафа» – 1 упаковка; ■ «Фурнитура» – 2 упаковки. Учитывая, что после первичного и вторичного пересчетов остались некоторые излишки упаковок товарных мест, то система анализирует, можно ли из этих излишков упаковок товарных мест собрать целое количество штук товара. Пример инвентаризации товара, состоящего из нескольких товарных мест, на адресном складе представлен на рисунке.

Из излишков упаковок товарных мест системой выполняется сборка целого шкафа, при этом в излишке останется товарное место «Корпус» – 1 упаковка. После проведения пересчета товаров формируется потребность в оформлении складского акта на оприходование целого количества штук товара. Ранее сформированная потребность (по результатам первичного пересчета) в оформлении акта на списание недостач товара в количестве 2 шт. будет отменена системой. По результатам проведения пересчета товаров инициируется фоновое задание, которое автоматически формирует документ Корректировка излишков и недостач по товарным местам. Данным документом регистрируются товарные места к оформлению недостач и/или излишков. Если в ходе выполнения фонового задания возникли какие-то проблемы, то в рамках рабочих мест Пересчеты товаров, Складские акты, Излишки, недостачи и порчи товаров появится сообщение Есть проблемы с автоформированием корректировок излишков и недостач по товарным местам с гиперссылкой Запустить формирование, использование которой инициирует повторный запуск

фонового задания.

Оформление инвентаризации на неордерном складе Если на неордерном складе пересчет товаров не производится и в процессе оперативной работы обнаружены излишки, недостачи и порча товаров, то в этом случае финансовые документы (складские акты) оформляются автономно. Если недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации на складе, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа Списание недостач товаров. При проведении документа списания недостач изменяется информация о наличии товаров в свободных остатках. Если обнаружен излишек товара в процессе инвентаризации на неордерном складе, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа Оприходование излишков товаров. При проведении документа оприходования изменяется информация о наличии товаров в свободных остатках. Для отражения факта обнаружения бракованного товара на неордерном складе оформляется финансовый документ Порча товаров. При проведении документа изменяется информация о наличии товаров в свободном остатке. Пересортица товаров на неордерном складе отражается документом Пересортица товаров. Документ может быть оформлен двумя способами: ■ на основании данных пересчета товаров (документ Пересчет товаров в статусе Выполнено); ■ на основании факта обнаружения пересортицы товаров. В этом случае список товаров, по которым надо зачесть пересортицу, заполняется в табличной части документа вручную. Результатом проведения документа пересортицы товаров является фактическое изменение остатков товаров только на неордерном складе.

Инвентаризационная опись и печатные формы Для получения регламентированных печатных форм Инвентаризационная опись (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ-19) предусмотрен документ Инвентаризационная опись.

Инвентаризационную опись можно сформировать как из списка складских актов по кнопке Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты – Создать – Инвентаризационную опись, так и в рамках рабочего места Помощник оформления складских актов. Инвентаризационные описи хранятся в списке Складские акты.

Документу Инвентаризационная опись необходимо присвоить период, чтобы произвести выборку документов Пересчет товаров и Складские акты, которые затем указываются пользователем при печати документов. Источниками формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19 являются документы Пересчет товаров и Складские акты. Список товаров будет взят из пересчетов товаров, оформленных за период, указанный в инвентаризационной описи, а данные о количестве товаров будут рассчитаны по остаткам. Алгоритм формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19: ■ выбираются все документы Пересчет товаров за период, указанный в документе Инвентаризационная опись; ■ отбираются товары из подобранных документов Пересчет товаров, по которым определяются остатки товаров организаций на дату окончания периода инвентаризации – это количество выводится в поле Фактическое наличие; ■ выбираются складские акты за период, указанный в документе Инвентаризационная опись; ■ к фактическому количеству прибавляется или вычитается количество товаров, указанное в складских актах, – это количество выводится в поле По данным бухгалтерского учета.

Инвентаризационная опись и сличительные ведомости печатаются для каждой организации и заверяются ответственными лицами.

Обособление товаров на складах Для выделения товаров, предназначенных для обеспечения конкретных потребностей (например, заказ клиента или направление деятельности), поддерживается возможность обособления товаров в местах хранения. Обособление товаров может использоваться на любом складе, в том числе и на складе с адресным хранением товаров в ячейках. Использование этой возможности доступно при установке функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Обособленное обеспечение заказов. Подробнее об обособленном обеспечении см. в разделе Обособленное обеспечение потребностей.

Приемка товара под назначение Приемка товаров под назначение на склад, на котором используется ордерная схема документооборота, оформляется документом Приходный ордер на товары. Информация о назначении заполняется из распоряжения на поступление товаров в колонке Назначение табличной части документа Приходный ордер на товары. Заполнение назначения происходит в соответствии со следующим алгоритмом: ■ если в распоряжении по товару есть только одно назначение, то подставляется оно; ■ если в распоряжении часть товаров приходит под назначение, а часть – без назначения, то при сканировании товаров сначала добавляется строка с заполненным назначением. Когда количество сравняется с тем количеством, которое необходимо для этого назначения, то добавляется строка без назначения и остальное количество заполняется в этой строке; ■ если в распоряжении несколько назначений, то назначение нужно указывать вручную из списка возможных назначений. Этот список формируется на основе данных об остатках еще не оприходованных товаров.

Особенности размещения/перемещения товаров на адресном складе При работе на складе с адресным хранением товаров, которые поступили под назначение, должна быть предусмотрена отдельная область хранения. Для области хранения, в которой хранятся товары под назначение, необходимо установить параметр Ячейки используются для хранения обособленных товаров. В целях размещения, перемещения и хранения в ячейках обособленных товаров только под одно назначение необходимо установить флажок Контролировать количество назначений в ячейках в карточке области хранения.

Особенности контроля количества назначений в ячейках: ■ запрещено размещать в ячейки обособленные товары без назначения. Для размещаемых обособленных товаров должно быть заполнено назначение; ■ запрещено размещать в одну ячейку обособленные товары с разными назначениями. В каждой ячейке могут находиться обособленные товары только под одно назначение.

Контроль выполняется в момент проведения заданий на размещение обособленных товаров (документ Отбор (размещение) товаров с типом операции Размещение) и заданий на перемещение обособленных товаров (документ Отбор (размещение) товаров с типом операции Перемещение).

Для товаров, пришедших под назначение, также должна быть определена складская группа номенклатуры, к которой они относятся. В складской группе определяется, как будут храниться в ячейках товары, пришедшие под назначение. Особенности складского учета обособленных товаров в ячейках: ■ если товары с разными назначениями и они отличаются по физическим свойствам, то их можно хранить в одной ячейке (например, окна, изготавливаемые под заказ), поскольку такие товары можно различить (только обособленная поставка), – устанавливается параметр можно хранить в одной ячейке в карточке складской группы номенклатуры. Такие изделия учитываются с помощью одной карточки номенклатуры, но отличаются по физическим свойствам. Все особенности конкретного изделия (например, размеры) будут указаны в комментарии к заказу или приложенном файле. Обособленные товары при приемке можно складывать в одну ячейку, тогда при отгрузке можно будет сразу отобрать все товары из этой ячейки, что ускорит отбор; ■ если товары с разными назначениями и идентичны по физическим свойствам, то такие товары при обособленной поставке нельзя помещать в одну ячейку, так как в случае недостачи будет непонятно, под какое назначение не хватает товара, – устанавливается параметр необходимо хранить в разных ячейках в карточке складской группы номенклатуры.

Для товаров, пришедших в том числе и под назначение, на каждом складе (помещении) с адресным хранением товаров в ячейках определяются правила размещения, то есть какой товар (складская группа номенклатуры) в какой области хранения хранится. Для товаров рекомендуется настраивать несколько правил размещения: ■ размещение необособленной поставки в область хранения с поддержкой стратегий размещения; ■ размещение обособленной поставки в область для хранения по назначениям.

Отгрузка обособленных товаров Отгрузка обособленных товаров со склада, на котором используется ордерная схема документооборота, оформляется документами Расходный ордер на товары. В документе заполняется информация о клиенте и заказе, под который отгружается товар. Эта информация заполняется в колонке Назначение табличной части документа Расходный ордер на товары. Назначения указываются в расходном ордере, если товары, указанные в распоряжениях на отгрузку, были обеспечены обособленно. Назначения заполняются автоматически по данным распоряжений на отгрузку при создании расходного ордера.

Распоряжениями на отгрузку обособленного товара могут являться документы Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров и т. д. Информация о назначении в документе Расходный ордер на товары заполняется в соответствии с данными, указанными в заказе, на основании которого оформлен документ отгрузки. На адресном складе при отборе товаров учитываются те ячейки, в которых товары хранятся под указанное в документе Расходный ордер на товары назначение. Примеры обособленного обеспечения товаров под конкретное назначение см. в главе Обособленное обеспечение потребностей.

Особенности пересчета обособленных товаров Пересчет обособленных товаров регистрируется документом Пересчет товаров, в котором назначения указываются в колонке Назначение. Учет назначений при пересчете товаров: ■ если товары с разными назначениями отличаются физически, то для пересчета нет проблемы в правильном указании назначения; ■ если товары с разными назначениями физически неразличимы, то складские процессы построены таким образом, что товары под разные назначения не смешиваются (например, в одной ячейке лежат товары только с одним назначением), поэтому назначение можно определить по тому, где лежит товар. В момент пересчета товаров заполнить назначение можно следующими способами: ■ путем отбора по остаткам товаров на складе/в ячейке; ■ вручную, используя форму выбора назначений. В этой форме отображаются остатки в ячейке обособленных товаров.

Мобильное рабочее место работника склада (МРМ) Мобильное рабочее место предназначено для упрощения процессов оформления складских операций при помощи терминала сбора данных (ТСД). Использование мобильного рабочего места позволяет оформлять операции приема, размещения, перемещения, отбора, проверки отбора и пересчета товаров. Мобильное рабочее место работника склада может использоваться только на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Преимущества использования мобильного рабочего места: ■ уменьшение количества ошибок при выполнении складских операций; ■ увеличение скорости выполнения складских операций. Особенности использования мобильного рабочего места: ■ задания обрабатываются построчно; ■ все действия подтверждаются сканированием штрихкодов; ■ предназначено для рядового сотрудника, задания которому выдает диспетчер, работающий за стационарным рабочим местом; ■ система контролирует действия работника, а также подсказывает, какие действия ему необходимо выполнить на адресном складе; ■ используются звуковые оповещения. В процессе работы в мобильном рабочем месте показывается список заданий, которые необходимо выполнить (приемка, отбор, размещение, перемещение, проверка отбора и т. п.). В процессе выполнения задания система последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить (отсканировать ячейку, отсканировать товар, отсканировать серию товара), и показывает, какой товар необходимо отсканировать и в какую ячейку его необходимо положить (переместить, отобрать, пересчитать). При вводе количества товаров, учитываемых в мерных единицах измерения, выполняется автоматическое округление количества до целого числа.

При работе с терминалом допускается управление устройством только при помощи клавиатуры (кнопки 0–9).

Схема работы с мобильным рабочим местом Схема работы с мобильным рабочим местом следующая: ■ на терминале сбора данных запускается терминальная сессия с сервера под управлением ОС Windows; ■ в этой терминальной сессии открывается сеанс работы с информационной базой «1С:Предприятия» и при начале работы с информационной базой запускается Мобильное рабочее место работника склада. Соответственно, у той учетной записи, под которой выполняется подключение к терминалу, должны быть права на запуск «1С:Предприятие» на терминальном сервере; ■ для лучшего отображения формы обработки рекомендуется установить опцию Автоматически скрывать у панели задач на терминальном сервере. Используется модель «подключенного» рабочего места, т. е. без наличия связи с информационной базой рабочее место использовать невозможно. Терминал сбора данных должен иметь установленный клиент RDP (Remote Desktop Connection).

Настройка мобильного рабочего места работника склада Работа с мобильным рабочим местом работника склада предусмотрена для пользователей, входящих в профиль группы доступа Работник склада.

После добавления пользователя в группу доступа с профилем Работник склада информация об этом пользователе появится в списке Настройки открытия форм при начале работы программы. Пользователь, который наделен ролью Использовать мобильное рабочее места работника склада, по умолчанию входит в поставляемый профиль Работник склада. Для возможности доступа к данному рабочему месту необходимо предварительное выполнение следующих условий: ■ включение функциональной опции НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование – Использовать подключаемое оборудование; ■ настройка параметров запуска открываемой формы Рабочее место работника склада для каждого из пользователей. Настройка выполняется в форме Настройка открытия форм при начале работы программы, доступной в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи – гиперссылка Настройка открытия форм при начале работы программы в карточке пользователя. В настройках формы устанавливается необходимое разрешение (поле Разрешение экрана), а также флажок Открывать по умолчанию, который определяет возможности работы пользователя с программой: ○ если флажок установлен, то пользователь может работать только в режиме мобильного рабочего места; ○ если флажок не установлен, то пользователь может работать как в режиме рабочего места (установив соответствующий режим запуска в терминале сбора данных), так и в режиме обычного пользователя в соответствии с установленными ему правами по работе с программой. Таким образом, при установке такого режима пользователь может параллельно выполнять как операции, связанные с использованием мобильного рабочего места, так и любые другие доступные ему операции непосредственно в прикладном решении, используя стационарное рабочее место. Мобильное рабочее место может быть запущено при помощи дополнительного параметра. Параметр запуска указывается с ключом /C. То есть в поле Параметр запуска устанавливается значение /CWarehouseMobileWorkspace в форме настройки открытия форм при начале работы программы (нажатием кнопки Изменить в окне выбора списка доступных для запуска баз данных). В настройках формы можно задать порядок обработки задания (поле Порядок обработки задания): ■ Подойти к ячейке, отсканировать товар. Рекомендуется использовать в случаях, когда маршрут перемещения между ячейками большой. ■ Отсканировать товар, подойти к ячейке (при размещении). Рекомендуется использовать, когда маршрут перемещения между ячейками небольшой (как правило, размещение большого количества товаров в маленькие ячейки). Чтобы на экране МРМ пользователю показывались задания по определенным рабочим участкам, в настройках формы необходимо указать соответствующие рабочие участки. При необходимости в карточке рабочего участка можно изменить порядок обработки задания. Также можно установить фильтр по пользователю. В этом случае на экране МРМ будут показаны задания, в которых пользователь указан в роли исполнителя или исполнитель не заполнен. Теперь рассмотрим подробнее операции, которые может выполнить пользователь, используя мобильное рабочее место работника склада.

Приемка товаров Приемка товаров при помощи мобильного рабочего места реализована в виде двух взаимозависимых шагов: ■ подготовка к приемке товаров; ■ приемка товаров.

На первом шаге в прикладном решении осуществляется подготовка документа Приходный ордер на товары в статусе К поступлению (создаются незаполненные приходные ордера, либо приходные ордера заполняются на основании документа Приобретение товаров и услуг). На втором шаге выполняется итоговое заполнение приходного ордера по результатам считывания штрихкодов терминалом сбора данных (документу Приходный ордер на товары присваивается статус В работе). Если отсканированы штрихкоды, по которым не удалось найти товар или упаковочный лист, то такие строки добавляются в приходный ордер на товары в статусе Требуется обработка. По окончании процесса приемки документу присваивается статус Принят. Приемка товаров выполняется по кнопке Приемка. После нажатия кнопки на экране МРМ показывается список всех заданий на приемку товаров.

Взятие в работу задания на приемку выполняется по кнопке

.

При работе с терминалом сбора данных в процессе приемки товаров предусматривается ручное управление последовательностью считывания штрихкода товара и штрихкода серии (например, штрихкод товара – штрихкод серии – штрихкод товара и т. д.).

После того как товары будут отсканированы, необходимо нажать кнопку

Далее.

По результатам завершения приемки на экране МРМ будет показываться сообщение Приемка товаров успешно завершена, и можно будет перейти к выбору задания на размещение товаров.

Создание заданий на размещение Предусмотрена возможность создавать новые задания на размещение товаров непосредственно из мобильного рабочего места по кнопке Создать размещение. Такая возможность востребована в том случае, если работник склада сам производит размещение товаров из зоны приемки – без предварительного создания задания на размещение товаров.

В этом случае пользователь (кладовщик), работающий в зоне приемки, нажимает кнопку Новое задание. При этом прикладное решение автоматически создает документ Отбор (размещение) товаров.

Далее он последовательно сканирует товары, которые необходимо разместить из зоны приемки в складские ячейки.

Размещение товара в соответствии с заданием на размещение Размещение товаров выполняется по кнопке Размещение. Пользователь активирует данную кнопку.

Для выполнения задания на размещение товаров пользователь нажимает кнопку

, тем самым взяв задание в работу.

На экране МРМ показывается информация о товаре и ячейке, в которую необходимо разместить этот товар. Пользователь сканирует штрихкод ячейки, штрихкод товара и штрихкод серии (если ведется учет по сериям).

Если в ячейку не удалось вместить все товары, то пользователь указывает, какое количество товаров размещено, и нажимает кнопку Далее. Программа предложит Перейти к следующему товару или Перейти к следующей ячейке. При выборе перехода к следующей ячейке программа предлагает для неразмещенных товаров подобрать другие ячейки. Для завершения процесса размещения нужно нажать кнопку Завершить размещение товаров. Заданию, которое завершено досрочно (например, товар был отсканирован, но не размещен), будет присвоен статус Выполнено с ошибками. Такое задание не будет показываться в списке заданий, доступных пользователю для выполнения. Если пользователь не приступил к работе по размещению товаров в ячейки (ни один из товаров не отсканирован), то заданию присваивается статус Подготовлено. Такое задание можно будет взять в работу повторно.

Отбор товаров при отгрузке Отбор товаров выполняется по кнопке Отбор. Задача пользователя мобильного рабочего места – отобрать товары из складских ячеек в соответствии с заданием на отбор и переместить их в зону отгрузки. Заданиями на отбор товаров выступают документы Отбор (размещение) товаров с видом операции Отбор и статусом Подготовлено. Пользователю МРМ показывается информация о том, что у него есть невыполненные задания на отбор товаров. Далее необходимо выполнить действия, аналогичные размещению товара: взять задание в работу и выполнить последовательное сканирование ячеек и товаров. По результату успешного отбора товаров из ячеек прикладное решение: ■ сообщит пользователю о завершении выполнения задания;

■ предложит переместить все товары из складских ячеек в зону отгрузки; ■ предложит перейти к следующему заданию на отбор (Перейти к выбору задания на отбор). Если из ячейки не удалось отобрать все товары, то пользователь указывает, какое количество товаров отобрано, и нажимает кнопку Далее. Программа предложит Перейти к следующему товару или Перейти к следующей ячейке. Используя кнопку Выбор операции в списке заданий, пользователь может вернуться в главное меню и выбрать другой вид операции, то есть другое задание, например задание на перемещение товаров между ячейками.

Проверка товаров перед отгрузкой Проверка товаров перед отгрузкой при помощи МРМ аналогична проверке товаров в прикладном решении. Проверка с использованием МРМ выполняется по кнопке Проверка отбора. Пользователю МРМ показывается информация о том, что у него есть задания на проверку товаров. В этом случае необходимо взять задание в работу и выполнить последовательное сканирование товаров. Заданиями на проверку отобранных товаров выступают документы Расходный ордер на товары в статусе К проверке.

После того как товары будут отсканированы, необходимо нажать кнопку Далее. При этом прикладное решение позволяет Продолжить проверку отбора товаров или Завершить проверку отбора товаров.

Превышение заданий на отбор и расходных ордеров в рамках МРМ Фактическое количество отобранного товара из складских ячеек не всегда совпадает с количеством товаров, которое требуется по заданию на отбор и расходному ордеру на товары. Для таких случаев системой допускаются отбор и отгрузка большего количества товаров, чем указано по заданию на отбор и расходному ордеру, но в пределах допустимого отклонения. Превышение заданий на отбор и расходных ордеров на товары допускается при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Допустимое отклонение отгрузки и приемки мерных товаров. Превышение

доступно только для мерных товаров, единица хранения которых имеет тип измеряемой величины Вес, Объем, Длина, Площадь. В рамках рабочего места работника склада при отборе и проверке отобранных товаров есть возможность: ■ отобрать из складских ячеек большее количество товара, чем указано в задании на отбор (в документе Отбор (размещение) товаров), но в пределах допустимого отклонения количества отгружаемых товаров; ■ оформить отгрузку на большее количество товара, чем указано изначально в документе Расходный ордер на товары, но в пределах допустимого отклонения количества отгружаемых товаров. Большее количество товаров, чем по расходному ордеру, можно указать в процессе выполнения задания по проверке отобранных товаров. При выполнении задания по проверке отобранного товара в форме ввода количества отсканированных товаров указывается количество товара, превышающее его количество по расходному ордеру, но в пределах допустимого отклонения. Пример сценария работы при превышении задания на отбор из складских ячеек в рамках рабочего места работника склада: ■ Сформирован документ Расходный ордер на товары, по которому необходимо отгрузить товар в количестве 10 шт. ■ Сформировано задание на отбор товаров из ячеек (документ Отбор (размещение) товаров), по которому требуется отобрать товар из складских ячеек в количестве 10 шт. ■ Отобрано 12 шт. товара. По результатам отбора в документе Отбор (размещение) товаров указывается фактическое количество отобранных товаров и устанавливается статус Выполнено без ошибок. Допускается превышение количества, указанного в задании на отбор. Пример сценария работы при превышении расходного ордера на товары в рамках рабочего места работника склада: ■ Сформирован документ Расходный ордер на товары, по которому необходимо отгрузить товар в количестве 10 шт. ■ Сформировано задание на отбор товаров из ячеек (документ Отбор (размещение) товаров), по которому требуется отобрать товар из складских ячеек в количестве 10 шт. ■ Отобрано по заданию 10 шт. товара. ■ По результату проверки отобранных товаров выявлено, что товара отобрано больше, чем требуется по заданию на отбор и расходному ордеру на товары. По факту отобрано 11 шт. товара. В документе Расходный ордер на товары указывается фактическое количество товара, выявленное по результату проверки (11 шт.).

Перемещение товаров из одной ячейки в другую Перемещение товаров выполняется по кнопке Перемещение на экране МРМ. Распоряжением на перемещение товаров из одной ячейки в другую является документ Отбор (размещение товаров) с установленным видом операции Перемещение в статусе Подготовлено. Пользователю мобильного рабочего места показывается информация о том, что у него есть невыполненные задания на перемещение товаров. Пользователю необходимо взять задание на перемещение в работу. Изначально пользователь отбирает все товары из ячеек, которые указаны на закладке Товары (отбор). Затем необходимо отобранные товары разместить в складские ячейки, указанные на закладке Товары (размещение).

Пересчет товаров при проведении инвентаризации Пересчет товаров выполняется по кнопке Пересчет. Распоряжением на выполнение пересчета товаров является оформленный документ Пересчет товаров в статусе Подготовлено.

Далее пользователю необходимо взять задание на пересчет в работу. После того как задание будет взято в работу, в документе Пересчет товаров будет установлен статус В работе. После взятия задания на пересчет товаров в работу на экране МРМ показывается сообщение Перейти к сканированию. В этом случае пользователь сканирует сначала ячейку, затем все товары, хранящиеся в данной ячейке. На экране МРМ показывается отсканированная ячейка и предлагается отсканировать штрихкод товара (штрихкод можно ввести вручную). После сканирования товаров необходимо нажать кнопку Далее. На выбор будет предложено принять одно из решений: ■ перейти к пересчету товаров в следующей ячейке; ■ продолжить пересчет товаров в конкретной ячейке; ■ завершить выполнение задания. Результатом выполнения задания на пересчет будет заполнение информации о фактическом количестве в документе Пересчет товаров.

Сервисные возможности В момент выполнения операций на адресном складе (по размещению, отбору и др.) при помощи мобильного рабочего места можно получить информацию по товару или ячейке (кнопка

).

Для получения информации нужно отсканировать штрихкод товара, и на экране МРМ пользователю будет показана складская информация по этому товару (изображение, упаковки, характеристики, штрихкод, в каких ячейках он лежит, и др.).

Также можно отсканировать штрихкод ячейки и получить информацию о том, какие товары лежат в этой ячейке. При отработке заданий на отбор (размещение) товаров может возникнуть ситуация, когда задание выполнено не полностью. Например, не удалось разместить поступивший товар, поскольку ячейка заполнена полностью, или не удалось отобрать товар для отгрузки, поскольку его не было в ячейке. Если по ячейке не удалось выполнить задание, то такая ячейка автоматически регистрируется как требующая пересчета. Для отметки «неправильной» ячейки при выполнении операций Отбор, Размещение, Перемещение и Пересчет предусмотрена кнопка Пометка ячейки к пересчету на закладках Выбор операции и Сканирование мобильного рабочего места работника склада. При помощи кнопки Пометка ячейки к пересчету на закладке Сканирование можно: ■ отсканировать штрихкод ячейки; ■ проверить наличие штрихкода такой ячейки.

Обособление товаров в мобильном рабочем месте работника склада (МРМ) При приемке товаров, пришедших под назначение, используется схема выбора назначений, аналогичная той, которая применяется при заполнении табличной части документа Приходный ордер на товары путем сканирования. При отборе обособленных товаров кладовщику выдается сообщение о том, что нужно отсканировать штрихкод ячейки и без пересканирования отобрать из этой ячейки все хранящиеся товары. В ином случае после сканирования ячейки нужно будет пересканировать все товары, которые в ней хранятся.

Использование складов ответственного хранения Механизм учета товаров на складах ответственного хранения применяется в случаях хранения товаров: ■ сторонним контрагентом; ■ организацией, учет по которой ведется в одной информационной базе с организацией, от имени которой производится передача товаров на склад ответственного хранения. Работа со складом ответственного хранения совпадает по регламентам работы с «обычным» складом. При использовании данного механизма формирование проводок по забалансовому счету 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» не предусмотрено. Информация о товародвижении по данному складу ответственного хранения фиксируется в единой с организациями продажи/закупки информационной базе. Особенность данного механизма заключается в том, что физически товар сразу оприходуется на склад ответственного хранения (вместе с приходными документами) и отгружается с этого же склада. То есть физически товар не перемещается от поклажедателя к поклажедержателю – это только юридическая составляющая для возможности хранения товаров на отдельном юридическом лице. Складом ответственного хранения можно назначить склад любого типа (оптовый, розничный), для которого заданы следующие настройки: ■ установлен признак, свидетельствующий о том, что товары передаются на ответственное хранение; ■ зафиксированы условия хранения с организацией-хранителем на этом складе. Товары, переданные на склады ответственного хранения, остаются на балансе организации – собственника товаров. Настройки условий хранения с организацией-хранителем выполняются в форме Заполнение условий ответственного хранения (гиперссылка Настроить ответственное хранение в карточке склада). Условия ответственного хранения с организацией-хранителем представлены на схеме.

Для приема/передачи товаров на склад ответственного хранения в форме Заполнение условий ответственного хранения необходимо указать следующие параметры: ■ Товары передаются на ответственное хранение – параметр, определяющий, что склад работает в режиме ответственного хранения. Установка данного параметра позволяет зафиксировать условия передачи/приема товаров на ответственное хранение; ■ Организация-хранитель – собственная организация предприятия (или сторонний контрагент), несущая ответственность за хранение товаров на складе. Собственная организация выбирается из списка Организации. Сторонний контрагент выбирается из списка Контрагенты; ■ Длительность хранения – указывается срок хранения товаров (в днях) или вариант хранения «до востребования»; ■ Условия хранения товаров – дополнительные комментарии, вводимые в произвольной форме.

Для документов поступления и списания, оформленных в рамках складов ответственного хранения, обеспечивается печать унифицированных форм: ■ Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (MX-1) – отражение поступления товаров на склад ответственного хранения; ■ Акты о возврате ТМЦ, сданных на хранение (МХ-3) – отражение списания товаров со склада ответственного хранения.

Для возможности печати акта о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МХ-1) при оформлении передачи/приема товаров на склад ответственного хранения необходимо соблюдение следующих условий: ■ организация-хранитель (собственная организация/сторонний контрагент), указанная в условиях ответственного хранения, должна отличаться от организации, указанной в документе поступления/прихода; ■ для товаров должен быть произведен расчет себестоимости, если они принимаются на склад ответственного хранения, для которого в поле Печатать цены установлено значение По себестоимости. Печать унифицированных форм по складу ответственного хранения за определенный период выполняется в рамках рабочего места Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение (MX-2). Для печати унифицированных форм в журнале учета ТМЦ должны быть указаны: ■ период ответственного хранения товаров – поле Период с по; ■ организация-хранитель – поле Организация-хранитель. В списке выбора организаций-хранителей показываются только собственные организации предприятия, которые заданы в качестве организаций-хранителей для складов ответственного хранения. Сторонние контрагенты, выступающие в роли организаций-хранителей, для выбора в журнале учета ТМЦ недоступны. Прием товаров на ответственное хранение отражается стандартными документами товародвижения, которыми фиксируется поступление товаров на склад (например, Приобретение товаров и услуг).

Для отгрузки товаров с ответственного хранения также используются стандартные документы, отражающие расход/списание товаров со склада ответственного хранения (например, Реализация товаров и услуг). Один из сценариев применения складов ответственного хранения: ■ Оформление приема товаров на ответственное хранение документом Приобретение товаров и услуг в рамках склада ответственного хранения. В условиях ответственного хранения указан хранитель (сторонний контрагент или собственная организация предприятия). В документе приобретения товаров обязательно указывается организация, отличающаяся от организации, указанной в условиях ответственного хранения. Если поступление товаров выполняется на ордерный склад, то фактический прием товаров на ответственное хранение отражается документом Приходный ордер на товары. ■ Оформление возврата товаров поклажедателю с ответственного хранения документом Реализация товаров и услуг. Если отгрузка товаров выполняется с ордерного склада, то фактический возврат товаров со склада ответственного хранения отражается документом Расходный ордер на товары.

Учет ТМЦ в эксплуатации Инструменты системы позволяют вести учет спецодежды, спецоснастки и инвентаря, находящихся в эксплуатации. В балансовом учете с использованием группы счетов 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» учет ведется только по тем объектам, которые имеют остаточную стоимость, и автоматически прекращается, когда стоимость оказывается полностью погашенной. Отдельно для каждой организации можно задать возможность ведения дополнительного учета находящихся в эксплуатации ТМЦ на одном из забалансовых счетов МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации», МЦ.03 «Спецоснастка в эксплуатации», МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» по количеству и по стоимости передачи. Настройка выполняется в параметрах учетной политики.

Учет на забалансовых счетах ведется для всех ТМЦ, переданных в эксплуатацию, вне зависимости от используемого способа погашения стоимости. Сальдо по номенклатурным позициям на забалансовом счете будет отражаться без изменения стоимости партий учитываемых объектов до момента их фактического списания (документы Списание из эксплуатации необходимо оформить вручную). Истечение срока эксплуатации, который может быть установлен для конкретной позиции, не является основанием для автоматического списания объекта с забалансового учета.

Настройка параметров Настройка параметров отражения операций по движению ТМЦ в эксплуатации выполняется в элементах списка Склад и доставка – Настройки и справочники – ТМЦ в эксплуатации – Категории эксплуатации. В рабочем месте Регламентированный учет – Отражение документов в регл. учете – Настроить счета учета в разделе ТМЦ в эксплуатации в режиме Исключения настройки могут быть уточнены для организаций. В разрезе категорий эксплуатации задаются счета балансового и забалансового учета. Для задания параметров передачи спецодежды, спецоснастки и инвентаря в подразделения и установления порядка погашения стоимости предназначен список Склад и доставка – Настройки и справочники – ТМЦ в эксплуатации – Категории эксплуатации. Каждый элемент списка Категории эксплуатации определяет уникальный набор параметров, с которым инвентарь (спецодежда, спецоснастка) будет передаваться. Пример набора таких параметров приведен на рисунке.

Для объектов, учет которых требуется вести по отдельным инвентарным номерам, необходимо использовать категорию с установленным признаком Инвентарный учет. Такой порядок будет удобен для учета спецоснастки, уникальных экземпляров инвентаря (например, электроинструмента). Предусмотрены три способа погашения стоимости: ■ При передаче в эксплуатацию – вся стоимость будет списана на расходы в отчетном периоде передачи объекта в эксплуатацию; ■ По сроку эксплуатации – линейный способ позволяет погашать стоимость равномерно в течение установленного срока эксплуатации;

■ По наработке – позволяет погашать стоимость по отчетным периодам неравномерно, основываясь на интенсивности фактического использования объектов. В поле Предельный объем наработки задается значение объема наработки, который необходимо зафиксировать документами Склад и доставка – ТМЦ в эксплуатации – Документы ТМЦ в эксплуатации – Регистрация наработок ТМЦ в эксплуатации для полного погашения стоимости объекта. Документы Регистрация наработок ТМЦ в эксплуатации создаются по мере необходимости для отчетных периодов, в которых объекты реально использовались. Если первая наработка регистрируется в месяце передачи в эксплуатацию, то списание стоимости на расходы будет происходить в следующем месяце. Далее - месяц в месяц. Погашение стоимости выполняется по статье расходов, которая выбирается в одноименном поле Статья расходов. При этом аналитика расхода будет определяться автоматически по данным первичного документа, которым объект передается в эксплуатацию. Кроме этого Статья расходов автоматически копируется в табличную часть документа Передача в эксплуатации. По этой статье будет списана при передаче стоимость ТМЦ в оперативном учете, и постепенно (по сроку) происходить погашение стоимости в регламентированном. Статья влияет на счет учета, на который погашается (постепенно или сразу) стоимость ТМЦ в эксплуатации. Срок влияет на период погашения, если выбран соответствующий способ в категории. Предусмотрена возможность задавать способ списания стоимости отдельно для бухгалтерского и налогового учета (форма элементов списка Категории эксплуатации). Способ погашения стоимости в налоговом учете зависит от значения, выбранного для бухгалтерского учета, следующим образом: или способы погашения совпадают, или стоимость в налоговом учете погашается при передаче в эксплуатацию. Учет ТМЦ обеспечивает потребности в регламентированном учете.

Используемые документы Журнал документов по учету ТМЦ в эксплуатации представлен в разделе Склад и доставка – ТМЦ в эксплуатации – Документы ТМЦ в эксплуатации, содержит следующие документы: ■ Заказ на передачу в эксплуатацию – адаптированная версия документа Заказ на внутреннее потребление с типом операции Передача в эксплуатацию – позволяет оформить потребность в обеспечении подразделения инвентарем, спецодеждой, спецоснасткой. Документ может быть заполнен как вручную, так и автоматическим подбором номенклатурных позиций, для которых в выбранном подразделении в месяц даты отгрузки заканчивается установленный срок эксплуатации (кнопка Заполнить ТМЦ с истекающим сроком). Для вносимых позиций срок эксплуатации задается косвенно – через параметры указанной категории (в табличной части документа поле Категория эксплуатации); ■ Передача в эксплуатацию – адаптированная версия документа Внутреннее потребление товаров с типом операции Передача в эксплуатацию – применяется для передачи инвентаря, спецодежды и спецоснастки со склада в подразделения. Для вносимых позиций срок эксплуатации задается косвенно – через параметры указанной категории (в табличной части документа поле Категория эксплуатации). При передаче позиций, для которых используется категория с установленным признаком Инвентарные номера, для каждой единицы автоматически создается своя строка, в которой указывается инвентарный номер. При каждой передаче формируется уникальная учетная Партия ТМЦ, которая отслеживается на протяжении всего срока использования ТМЦ в эксплуатации, используется во всех дальнейших документах и отчетах. В документе предусмотрена печатная форма МБ-7 Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений; ■ Перемещение в эксплуатации – документ, фиксирующий изменение места учета объектов в ходе эксплуатации (подразделение учета, материальноответственное лицо). В табличной части необходимо указать не только номенклатуру, но и соответствующую Партию ТМЦ, которая была сформирована при Передаче в эксплуатацию, и которую теперь требуется переместить.

Для заполнения табличной части по кнопке Подбор доступна отдельная форма Партии ТМЦ в эксплуатации, где показываются учетные партии объектов в передающем подразделении. В форме доступны данные по всем ТМЦ с окончившимся на дату документа сроком эксплуатации или наработкой, превышающей заданный объем использования, а также объекты, имеющие остаточный ресурс и незавершившийся срок эксплуатации. Для их отбора используется поле Назначенный ресурс в составе быстрых отборов в заголовке формы. Бухгалтерские проводки формируются отложенно при закрытии месяца документом Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации; ■ Возврат из эксплуатации – адаптированная версия документа Прочее оприходование товаров с типом операции Возврат из эксплуатации. Применяется для возвращения инвентаря, спецодежды и спецоснастки из подразделения на склад. В табличной части документа необходимо указать не только номенклатуру, но и соответствующую Партию ТМЦ, которая была сформирована при Передаче в эксплуатацию, и которую теперь требуется вернуть. Для заполнения по кнопке Заполнить – Подобрать ТМЦ в эксплуатации доступна отдельная форма Партии ТМЦ в эксплуатации, где показываются учетные партии объектов. В форме доступны данные по всем ТМЦ с окончившимся на дату документа сроком эксплуатации или наработкой, превышающей заданный объем использования, а также объекты, имеющие остаточный ресурс и незавершившийся срок эксплуатации. Для их отбора используется поле Назначенный ресурс в составе быстрых отборов в заголовке формы. При заполнении документа в табличной части Товары необходимо указать цену, по которой ТМЦ будет оприходована на склад. Цена задается вручную или заполняется из предварительно зарегистрированных данных (документами Регистрация цен поставщика) по значению реквизита Вид цены. Стоимость оприходования может отличаться от остаточной стоимости ТМЦ, так как достоверная остаточная стоимость определяется в рамках процедуры по закрытию месяца. В конце месяца документом Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации разница между рассчитанной остаточной стоимостью и указанной в документе, в зависимости от полученного значения, будет отнесена на счета расходов или доходов организации, которые задаются в документе посредством статей расхода и дохода. Бухгалтерские проводки по документу формируются отложенно при закрытии месяца документом Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации. ■ Регистрации наработок ТМЦ в эксплуатации – документ, позволяющий зафиксировать наработку инвентаря или спецоснастки для погашения стоимости при использовании категории, в которой выбран способ погашения По наработке. Наработка закрепляется за инвентарным номером. После повторной передачи в эксплуатацию, с указанием нужного инвентарного номера, документ Регистрации наработок будет предзаполнен с учетом ранее накопленной наработки. ■ Списание из эксплуатации – документ, которым оформляется прекращение использования ранее переданных в эксплуатацию объектов. Если на момент оформления документа по объектам остается непогашенная стоимость, то при закрытии месяца она будет полностью списана по статье расходов, которая указана в используемой для объекта категории эксплуатации. Остаточная стоимость ТМЦ в эксплуатации при списании рассчитывается автоматически. В табличной части документа необходимо указать не только номенклатуру, но и соответствующую Партию ТМЦ, которая была сформирована при Передаче в эксплуатацию, и которую теперь требуется списать. Для заполнения по кнопке Подбор доступна отдельная форма Партии ТМЦ в эксплуатации, где показываются учетные партии объектов в передающем подразделении. В форме доступны данные по всем ТМЦ с окончившимся на дату документа сроком эксплуатации или наработкой, превышающей заданный объем использования, а также объекты, имеющие остаточный ресурс и незавершившийся срок эксплуатации. Для их отбора используется поле Назначенный ресурс в составе быстрых отборов в заголовке формы. Бухгалтерские проводки формируются отложенно при закрытии месяца документом Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации; Предусмотрена печатная форма МБ-8 Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, стоимостные показатели для которой формируются при расчете себестоимости и погашении стоимости ТМЦ в рамках процедуры закрытия месяца (Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Закрытие месяца).

В рамках процедуры закрытия месяца (Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Закрытие месяца) выделена отдельная операция Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации. При выполнении операции на дату закрытия месяца создается документ Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации.

Отчеты и печатные формы Для проведения контрольных мероприятий по учету ТМЦ в эксплуатации предлагается отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – ТМЦ в эксплуатации. Отчет формируется по данным регистра «ТМЦ в эксплуатации», ориентируясь на данные балансового счета учета 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации», рассчитывая дату списания и затем показывая остатки, поэтому, если срок эксплуатации ТМЦ закончился, то отчет не покажет наличие такого объекта. Если ведется учет ТМЦ в эксплуатации на забалансовых счетах МЦ, на которых сальдо по номенклатурным позициям будет отражаться без изменения стоимости партий учитываемых объектов до момента их фактического списания (документы Списание из эксплуатации необходимо оформить вручную), то можно использовать стандартные отчеты регламентированного учета, анализируя счет МЦ в разрезе номенклатуры и Партии ТМЦ. В документе Передача в эксплуатацию предусмотрена печатная форма МБ-7 Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. В документе Списание из эксплуатации используется печатная форма МБ-8 Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, стоимостные показатели для которой формируются при расчете себестоимости и погашении стоимости ТМЦ в рамках процедуры закрытия месяца.

Особенности и ограничения системы раздела ТМЦ в эксплуатации: Ниже будут перечислены некоторые особенности и ограничения по ведению учета ТМЦ в эксплуатации в системе: ■ Погашение стоимости ТМЦ всегда начинается со следующего месяца от даты документа Передача в эксплуатацию; ■ Если в течение одного месяца были оформлены документы Передача в эксплуатацию ТМЦ и Списание / Возврат/ Перемещение, то проводки по документам Списание/Возврат/Перемещение будут сформированы в следующем месяце относительно даты документа Передача в эксплуатацию; ■ Не рекомендуется вручную создавать документ Погашение стоимости ТМЦ, гарантированно верно проводки под документом формируются только через рабочее место Закрытие месяца, ■ Контроль остатков используется для документов Передача в эксплуатацию и Перемещение ТМЦ; ■ Для корректировки (изменения) статьи расхода и срока эксплуатации по уже переданным в эксплуатацию ТМЦ специального документа нет. Для изменения этих учетных данных требуется оформить возврат ТМЦ (документ Возврат из эксплуатации) и заново передать его в эксплуатацию, изменив срок и статью расхода в категории эксплуатации. ■ Ведение полноценного управленческого учета для ТМЦ в эксплуатации не предусмотрено, поэтому вся стоимость управленческого учета в момент передачи сразу списывается в расходы. ■ В документе Возврат ТМЦ из эксплуатации нет возможности выбрать номенклатуру иного качества, ■ Не предусмотрено документа по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации.

Внутреннее товародвижение Реестр документов внутреннего товародвижения Для комплексной работы с документами, отражающими движение материальных ценностей в рамках предприятия, предусмотрено рабочее место Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все). В списке показываются все оформленные документы внутреннего товародвижения и соответствующие им хозяйственные операции, отраженные этими документами (например, документом Оприходование излишков товаров отражена хоз. операция Оприходование товаров, и т. п.). В списке отображаются только те виды документов, которые доступны пользователю, а также включено их использование с помощью функциональных опций. Новые документы можно создавать (кнопка Создать): ■ по хозяйственным операциям (режим По хоз. операциям): ○ Перемещение товаров; ○ Перемещение товаров между филиалами; ○ Оприходование товаров; ○ Прочее поступление товаров; ○ Перемещение товаров; ○ Разборка на комплектующие; ○ Сборка на комплектующие и др.; ■ видам документов (режим По видам документов): ○ Перемещение товаров; ○ Акт о расхождениях после перемещения; ○ Внутреннее потребление товаров; ○ Сборка товаров и др. В рамках рабочего места можно отобрать виды документов (режим По видам документов) или хозяйственные операции (режим По хоз. операции), которые необходимы для работы пользователей. Выбор видов документов и хозяйственных операций выполняется в форме, доступной по гиперссылке Настроить.

По результатам установленного отбора в шапке рабочего места показывается надпись о количестве показанных документов и хозяйственных операций (например, «Показаны 7 хоз. операций по 5 документам»). Если выбран только один вид документа, то при создании нового документа будет отображаться только список возможных хозяйственных операций этого документа. В рамках рабочего места предоставляются дополнительные возможности: ■ переход к рабочему месту по оформлению накладных Внутренние документы (к оформлению) (гиперссылка Накладные); ■ переход к отчету Неоформленные недостачи и излишки товаров, который показывает неоформленные недостачи и излишки, которые возникли в рамках проведенной инвентаризации (гиперссылка Акты); ■ переход к помощнику Помощник оформления складских актов для оформления финансовых документов по регистрации излишков и недостач товаров (гиперссылка оформить). Используя помощник, можно отразить операции списания недостач товаров, оприходования излишков товаров, порчу товаров и пересортицу товаров.

Оформление накладных по операциям внутреннего товародвижения Для оформления накладных по операциям внутреннего товародвижения предусмотрено специализированное рабочее место Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению – Внутренние документы (к оформлению). Для отбора распоряжений на оформление накладных предусмотрена гиперссылка Настроить в рамках рабочего места. Отобрать распоряжения можно как по хозяйственным операциям (режим По хоз. операциям), так и по видам документов, которыми оформляются эти хозяйственные операции (режим По видам документов).

По результатам установленного отбора в шапке рабочего места будет показано количество отобранных хозяйственных операций и видов документов, которыми отражаются эти операции (например, «Показаны 7 хоз. операций по 5 документам»). В рамках рабочего места Внутренние документы (к оформлению) накладные можно оформлять: ■ по заказам (кнопка Оформить по заказам). Сценарии оформления накладных по заказам: ○ оформление накладной по одному заказу; ○ оформление накладной по нескольким однотипным заказам. Будет сформирована одна накладная по товарам всех заказов. Информация о заказе будет указана в табличной части накладной; ○ оформление набора накладных по нескольким разнотипным заказам. В списке выделяются несколько произвольных заказов (возможно, разных типов). Будут автоматически созданы и проведены накладные по выбранным распоряжениям, а также будет показан список созданных накладных; ■ фактической отгрузке/приемке на ордерном складе (кнопка Оформить по отгрузке (приемке)). При оформлении накладных в соответствии с фактической отгрузкой (приемкой) на ордерном складе могут применяться те же сценарии, что и при оформлении накладных по заказам. То есть можно оформить одну накладную по нескольким заказам или сформировать различные накладные по разнотипным заказам в соответствии с фактической отгрузкой товаров на ордерных складах. По результатам фактической отгрузки товаров поддерживаются следующие варианты оформления накладной: ○ если накладная еще не оформлена, то будет оформлена новая накладная, заполненная фактически отгруженными с ордерного склада товарами (зафиксированными в документе Расходный ордер на товары в статусе Отгружено); ○ если накладная уже сформирована, но данные не соответствуют фактической отгрузке товаров, то будет показано отдельное диалоговое окно с результатами расхождений между оформленной накладной и фактической отгрузкой товаров.

Если товара отгружено меньше, чем было указано в накладной, то необходимо скорректировать накладную с учетом фактической отгрузки (кнопка Перезаполнить выбранную). Если товара отгружено больше, чем указано в накладной, то необходимо изменить существующую или оформить дополнительную накладную (кнопка Оформить новую). К списку всех документов внутреннего товародвижения можно перейти по гиперссылке Внутренние документы (оформленные накладные). Состояние отгрузки/приемки товаров и состояние оформления накладной можно проконтролировать при помощи соответствующих значков в рамках рабочего места по оформлению накладных. Состояния оформления накладной (Оформление накладной):

■

– необходимо создать накладную;

■

– необходимо дооформить накладную;

■

– накладная (финансовый документ) успешно оформлена;

■ Не используются заказы – в строке выделена накладная, не использующая заказы. Состояния оформления ордеров (Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары):

■

– расходный ордер на товары и/или приходный ордер на товары соответствуют накладным. Количество собранного/отгруженного товара соответствует количеству в накладной;

■ – расходный ордер на товары и/или приходный ордер на товары не соответствуют накладным. Данный значок свидетельствует о том, что количество в накладной не равно количеству собранного/отгруженного со склада товара;

■

– расходный ордер на товары и/или приходный ордер на товары не оформлены, необходимо оформить;

■ Не используются – в строке выделено распоряжение, оформленное на неордерный склад.

Операция перемещения товаров со склада на склад Для отражения различных операций перемещения товаров предусмотрен документ Перемещение товаров, формируемый в рамках рабочего места Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению – Внутренние документы (к оформлению). Доступность документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Перемещение товаров. Использование документа Перемещение товаров позволяет отразить следующие хозяйственные операции: ■ Перемещение товаров – перемещение товаров между складами в рамках одной организации; ■ Внутренняя передача товаров – перемещение товаров между головной организацией (юридическим лицом) и обособленным подразделением или между обособленными подразделениями. Чтобы стало возможным проведение данной операции, необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Организации – Обособленные подразделения на отдельном балансе. Этой опцией обеспечивается возможность вести учет операций по межхозяйственным расчетам обособленных подразделений (представительств, филиалов и т. д.). Вид перемещения определяется в документе Перемещение товаров на закладке Дополнительно в поле Операция. Для более детального контроля процесса перемещения товаров есть возможность использовать статусы документа Перемещение товаров. Использование статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Статусы перемещений товаров. Процесс перемещения товаров можно контролировать при помощи статусов Отгружено, Принято. Назначение документа Перемещение товаров зависит от его статуса и использования ордерной схемы документооборота. Если ордерная схема документооборота не используется: ■ в статусе Отгружено регистрируется и подтверждается фактическая отгрузка товаров со склада-отправителя; ■ в статусе Принято подтверждается фактический прием товаров на складе-получателе, и в этом случае операция по перемещению считается выполненной. Если ордерная схема документооборота используется: ■ в статусе Отгружено подтверждается отгрузка товаров со склада-отправителя. При этом фактическая отгрузка товаров со склада-отправителя регистрируется документом Расходный ордер на товары; ■ в статусе Принято подтверждается приемка товаров на складе-получателе. При этом фактическое поступление товаров на склад-получатель регистрируется документом Приходный ордер на товары, и в этом случае операция по перемещению товаров считается выполненной.

При помощи документа Перемещение товаров можно проконтролировать состояние оформления накладных и состояние оформления ордеров в рабочем месте по оформлению накладных. При установленном варианте оформления приходного ордера После оформления накладной для документов перемещения товаров в списке накладных к оформлению скрываются значки состояния оформления приходного ордера (поле пустое).

Для каждого документа-распоряжения показывается текущее состояние перемещения товаров со склада-отправителя на склад-получатель: оформлена ли отгрузка товаров со склада-отправителя, оформлен ли прием товаров на склад-получатель, оформлены ли документы Перемещение товаров и соответствуют ли они оформленным документам отгрузки и приемки. В соответствии с этими состояниями можно произвести отбор документов-распоряжений. Документ Перемещение товаров может быть введен как автономно, так и на основании распоряжения, в качестве которого выступает документ Заказ на перемещение. Если на предприятии при оформлении операций перемещения товаров ведется учет потребностей в перемещении товаров между складами предприятия в рамках одной организации, между складами и организациями, то для этих целей предусмотрен документ Заказ на перемещение. Чтобы появилась возможность работы с документом, необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Заказы на перемещение. Документы Заказ на перемещение регистрируются в списке Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на перемещение. Для более детального контроля процесса обработки заказов на перемещение можно использовать статусы документа. Использование статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Статусы заказов на перемещение. Заказу на перемещение соответствуют статусы: К обеспечению, К выполнению, Закрыт. Назначение документа Заказ на перемещение в зависимости от статуса: ■ в статусе К обеспечению резервируются товары для отгрузки со склада-отправителя; ■ в статусе К выполнению документ выступает в качестве распоряжения на перемещение товаров со склада-отправителя на склад-получатель и является основанием для ввода документов Перемещение товаров, Расходный ордер на товары; ■ в статусе Закрыт подтверждается выполнение/исполнение заказа на перемещение товаров со склада-отправителя на склад-получатель (либо товары полностью отгружены со склада-отправителя и приняты на складе-получателе, либо неотгруженные позиции товаров отменены). При помощи документа Заказ на перемещение для товаров можно задать варианты обеспечения по кнопке Обеспечение – Заполнить обеспечение.

■ Отгрузить (при необходимости обособленно) – товар готов к отгрузке, и такой товар можно отгружать; ■ Резервировать на складе – товар резервируется из свободного остатка на складе. Свободный остаток рассчитывается на текущую дату. Данный вариант обеспечения устанавливается только для товаров, имеющихся в наличии на складе. При таком варианте происходит резервирование товаров к дате поступления, указанной в документе; ■ Резервировать по мере поступления – товар распределяется в ранее оформленных заказах. Товары распределяются в соответствии с желаемыми датами отгрузки и датами поступления. Данный вариант обеспечения может быть установлен для товара только совместно с одним из вариантов обеспечения Обеспечивать обособленно, К обеспечению, Не обеспечивать; ■ Обеспечивать обособленно – товар заказывается под конкретный заказ или направление деятельности. Данный вариант доступен при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Обособленное обеспечение потребностей; ■ К обеспечению – товар отсутствует на складе, и поставка товара еще не запланирована; ■ Не обеспечивать – товар не планируется к обеспечению. При помощи документа Заказ на перемещение можно проконтролировать текущее состояние процесса перемещения товаров. Информация о состоянии процесса перемещения отображается в списке Заказы на перемещение. Состояния процесса перемещения товаров в зависимости от статуса заказа и варианта обеспечения товаров: ■ В процессе отгрузки – зарезервированы товары по заказу на складе; подготовлен документ-распоряжение Заказ на перемещение в статусе К обеспечению; ■ Готов к отгрузке – подготовлено распоряжение на отгрузку товаров со склада – документ Заказ на перемещение в статусе К выполнению; можно начать отгрузку товарных позиций заказа;

■

В процессе отгрузки – товары фактически отгружены со склада-отправителя, уже оформлены расходный и приходный ордера, но еще не оформлена накладная на перемещение;

■ В процессе поступления – товары фактически отгружены со склада-отправителя, но еще не приняты на складе-получателе; расходный ордер и накладная уже оформлены, приходный ордер еще не оформлен;

■

Готов к отгрузке – накладная уже оформлена, но расходный и приходный ордера еще не оформлены;

■ Закрыт – товары отгружены со склада-отправителя и приняты на складе-получателе, заказ на перемещение полностью выполнен.

Проконтролировать состояния фактической отгрузки товаров со склада-отправителя и приемки товаров на складе-получателе можно при помощи отчета Состояние выполнения, доступ к которому осуществляется по кнопке Отчеты – Состояние выполнения на панели навигации документов Заказ на перемещение и Перемещение товаров.

Акты о расхождениях после перемещения Регистрация расхождений после перемещения товаров определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Акты о расхождениях после перемещения. Документы Акт о расхождениях после перемещения регистрируются в рамках рабочего места Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все). Документ Акт о расхождениях после перемещения может быть оформлен и на основании документа Перемещение товаров. Обеспечивается возможность оформления одного акта по нескольким документам перемещений. В документе акта о расхождениях заполняется следующая информация: ■ в поле Факт указывается фактическое количество товара. Количество товара можно заполнить путем загрузки информации о перемещенных товарах из внешнего файла (кнопка Заполнить – Загрузить из внешнего файла). Если используется ордерная схема при поступлении/отгрузке товаров, то заполнить количество товара можно по фактической приемке (кнопка Заполнить – Перезаполнить по приемке); ■ в поле Расхождения автоматически заполняется информация об излишках или недостачах товара.

Возможные варианты отработки расхождений при перемещении товаров представлены в таблице 4.5. Таблица 4.5 Вид расхождения

Как отработать Согласовано с расхождения отправителем

Оформляемые документы

Склад-получатель обнаружил излишки и согласен их принять. Склад-отправитель согласен переоформить документы

Оформить

Да

Изменяется документ Перемещение товаров. В табличную часть документа Перемещение товаров добавляется информация об излишках товаров

Склад-получатель не согласен принять излишек товара.

Оформить и вернуть

Да

Изменяется документ Перемещение товаров со склада отгрузки на склад-получатель. В табличную часть документа вводится информация об излишне поставленных товарах.

Излишки

Излишек товара возвращается на склад отгрузки с переоформлением документов

Дополнительно оформляется документ Перемещение товаров по возврату излишков товаров со склада отгрузки на склад-получатель

Излишек товара возвращается на склад отгрузки без оформления финансовых документов

Вернуть без оформления

Да

Документы не оформляются, товар возвращается на склад отгрузки

Не удалось согласовать получение излишка товара между складом отгрузки и складом-получателем

Не признавать

Нет

Оформляется документ Оприходование излишков. Излишек товара приходуется на склад-получатель. Стоимость излишков товаров относится на статью доходов

Склад-отправитель признал недостачу и согласен переоформить документ. Дополнительной поставки товара не требуется

Оформить

Да

Корректируется документ Перемещение товаров, количество товара уменьшается на количество недопоставленного товара

Склад-отправитель признал недостачу и согласен допоставить товар с переоформлением документов

Оформить и допоставить

Да

Корректируется документ Перемещение товаров на количество недопоставленного товара.

Склад-отправитель признал недостачу и согласен допоставить товар без оформления документов

Допоставить без оформления

Да

Документы не оформляются. Склад-отправитель привозит недопоставленный товар без оформления дополнительных документов

Склад-отправитель не признал недостачу товаров. Недостачи списываются за счет склада-получателя

Не признавать

Нет

Оформляется документ Списание недостач товаров для списания непризнанных недостач. Недополученный товар списывается со склада-получателя. Стоимость недостач товаров относится на статью расходов

Недостачи

Операция внутреннего потребления товаров

Дополнительно оформляется новый документ Перемещение товаров на количество недопоставленного товара

Товары, выданные по документу Внутреннее потребление товаров, могут быть списаны на расходы или переданы в эксплуатацию. Возможность работы с документом Внутреннее потребление товаров определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Внутреннее потребление. Формирование документов Внутреннее потребление товаров выполняется в рамках рабочего места Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению – Внутренние документы (к оформлению). С помощью документа Внутреннее потребление товаров могут быть оформлены следующие виды операций: ■ Списание на расходы – товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов. Например, данный вид операции применяется для отражения общехозяйственных, общепроизводственных и коммерческих затрат организации; ■ Передача в эксплуатацию – товары/материалы передаются в эксплуатацию. Процедура фактического списания товаров со склада при проведении документа Внутреннее потребление товаров зависит от того, применяется на складе ордерная схема отгрузки товаров или нет. Если ордерная схема документооборота не используется на складе, то фактическое списание товаров со склада регистрируется документом Внутреннее потребление товаров. Если ордерная схема документооборота используется, фактическое списание товаров со склада регистрируется документом Расходный ордер на товары. При помощи документа Внутреннее потребление товаров можно проконтролировать состояние оформления накладных и состояние оформления расходных ордеров. Контроль осуществляется при помощи соответствующих значков в рабочем месте Накладные к оформлению. Документ Внутреннее потребление товаров может быть оформлен как автономно, так и на основании выданного распоряжения, в качестве которого выступает документ Заказ на внутреннее потребление. Возможность работы с документом Заказ на внутреннее потребление определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Заказы на внутреннее потребление. Документы Заказ на внутреннее потребление регистрируются в списке Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на внутреннее потребление. Для более детального контроля процесса обработки заказов на внутреннее потребление можно использовать статусы документа. Использование статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Статусы заказов на внутреннее потребление. Заказу на внутреннее потребление товаров соответствуют статусы: К обеспечению, К выполнению, Закрыт. Назначение документа Заказ на внутреннее потребление в зависимости от статуса: ■ в статусе К обеспечению резервируются товары для выдачи/отгрузки со склада; ■ в статусе К выполнению документ выступает в качестве распоряжения на выдачу/отгрузку товаров со склада и является основанием для ввода документа Внутреннее потребление товаров. Считается, что потребность в товарах по заказу уже обеспечена, товары имеются в наличии на складе; ■ в статусе Закрыт подтверждается выполнение/исполнение заказа (либо товары полностью выданы/отгружены со склада, либо неотгруженные позиции отменены). При помощи документа Заказ на внутреннее потребление для товаров можно задать варианты обеспечения. Вариант обеспечения задается по команде Обеспечение – Заполнить обеспечение документа Заказ на внутреннее потребление. Также при помощи документа Заказ на внутреннее потребление можно проконтролировать текущее состояние процессов обеспечения и передачи товаров для внутреннего потребления товаров. Информация о состоянии процесса внутреннего потребления отображается в форме списка документов Заказ на внутреннее потребление. Состояние процесса внутреннего потребления товаров в зависимости от статуса заказа и варианта обеспечения: ■ В процессе отгрузки – зарезервированы товары по заказу на складе; подготовлен документ-распоряжение Заказ на внутреннее потребление в статусе К обеспечению; ■ Готов к отгрузке – подготовлено распоряжение на отгрузку/списание товаров со склада – документ Заказ на внутреннее потребление в статусе К выполнению; можно начать отгрузку товарных позиций заказа;

■

В процессе отгрузки – товары фактически отгружены/списаны со склада; уже оформлен расходный ордер, но еще не оформлена накладная на внутреннее потребление;

■ Готов к закрытию – товары фактически списаны со склада; оформлены накладная и расходный ордер;

■

Готов к отгрузке – накладная уже оформлена, но расходный ордер еще не оформлен;

■ Закрыт – товары списаны со склада; заказ на внутреннее потребление выполнен полностью. Проконтролировать состояние фактической отгрузки/списания товаров со склада можно при помощи отчета Состояние выполнения, доступ к которому осуществляется по кнопке Отчеты – Состояние выполнения на панели навигации документов Заказ на внутреннее потребление и Внутреннее потребление товаров. По результатам формирования документа внутреннего потребления товаров операция списания/отгрузки со склада в рамках процесса внутреннего потребления считается выполненной.

Операция сборки (разборки) товаров

Операция сборки (разборки) отражается документом Сборка (разборка) товаров в рамках рабочего места Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению – Внутренние документы (к оформлению). Чтобы иметь возможность оформления данных операций, необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) товаров – Сборка (разборка). При помощи документа Сборка (разборка) товаров могут быть оформлены следующие операции: ■ Сборка из комплектующих – после проведения документа со склада будут списаны комплектующие, указанные в спецификации документа, а на склад поступит готовый комплект; ■ Разборка на комплектующие – со склада будет списан комплект, а на склад поступят комплектующие, указанные в табличной части документа. При оформлении документа Сборка (разборка) товаров с типом операции Разборка на комплектующие не требуется дополнительных действий для определения номеров ГТД комплектующих. Если для комплектующих ведется учет по номерам ГТД, то в табличной части документа сборки (разборки) для таких позиций номенклатуры устанавливается признак

(в колонке Учет по ГТД).

Для разбираемого комплекта, по которому не ведется учет по номерам ГТД, запрещено указание комплектующих, по которым ведется учет по номерам ГТД. Такой контроль выполняется в момент проведения документа Сборка (разборка) товаров с типом операции Разборка на комплектующие при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Импорт – Запретить поступления товаров без номеров ГТД (опция установлена по умолчанию). Чтобы появилась возможность более детального контроля процесса сборки (разборки) товаров, необходимо использовать статусы документа. Использование статусов документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) товаров – Статусы сборок (разборок). Процессу сборки (разборки) товаров соответствуют статусы: В работе, Собрано (разобрано). Назначение документа Сборка (разборка) товаров зависит от статусов и использования ордерной схемы документооборота. Если ордерная схема документооборота на складе не используется: ■ в статусе В работе отражается процесс сборки/разборки товаров на складе – документом в этом статусе регистрируется фактическое списание комплектующих (комплекта) со склада; ■ в статусе Собрано (разобрано) подтверждается процесс завершения сборки (разборки) товаров – на склад поступает готовый комплект или комплектующие, которые получены в процессе разборки комплекта. Если ордерная схема документооборота на складе используется: ■ в статусе В работе отражается процесс сборки/разборки товаров на складе – документ в этом статусе выступает в качестве распоряжения на ввод складских документов (расходный и приходный ордера на товары). Фактическое списание комплектующих регистрируется документом Расходный ордер на товары, а фактическое поступление готового комплекта на склад регистрируется документом Приходный ордер на товары; ■ в статусе Собрано (разобрано) подтверждается процесс завершения сборки (разборки) товаров. При помощи документа Сборка (разборка) товаров можно проконтролировать состояние оформления накладных и состояние оформления ордеров на комплектующие и комплекты. Контроль осуществляется при помощи соответствующих значков в рабочем месте Внутренние документы (к оформлению). Документ Сборка (разборка) товаров может быть введен как автономно, так и на основании выданного распоряжения, в качестве которого выступает документ Заказ на сборку (разборку). Если на предприятии ведется учет потребностей в сборке товаров из комплектующих и в разборке готовых комплектов на комплектующие, то для этих целей предусмотрен документ Заказ на сборку (разборку). Чтобы появилась возможность работы с документом Заказ на сборку (разборку), необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) товаров – Заказы на сборку (разборку). Документы Заказ на сборку (разборку) регистрируются в списке Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на сборку (разборку). Для более детального контроля процесса обработки заказов на сборку (разборку) товаров можно использовать статусы документа. Использование статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) товаров – Статусы заказов на сборку (разборку). Заказам на сборку (разборку) соответствуют статусы: К обеспечению, К выполнению, Закрыт. Использование документа Заказ на сборку (разборку) в зависимости от статусов: ■ в статусе К обеспечению является распоряжением службе логистики на обеспечение необходимого количества комплектующих (комплектов) для обеспечения процесса сборки (разборки); ■ в статусе К выполнению выступает распоряжением на сборку/разборку товаров и является основанием для ввода документа Сборка (разборка) товаров. Документом Заказ на сборку (разборку) в этом статусе контролируется наличие необходимого количества комплектующих (комплектов) для проведения операции сборки (разборки); ■ в статусе Закрыт подтверждается выполнение/исполнение заказа (либо товары полностью собраны/разобраны, либо неотработанные позиции отменены). При помощи документа Заказ на сборку (разборку) для товаров можно задать варианты обеспечения. Вариант обеспечения задается по команде Обеспечение – Заполнить обеспечение документа Заказ на сборку (разборку). Также при помощи документа Заказ на сборку (разборку) можно проконтролировать текущее состояние выполнения сборки (разборки) товаров. Информация о состоянии процесса сборки (разборки) товаров отображается в списке документов Заказ на сборку (разборку). Состояние процесса сборки (разборки) товаров в зависимости от статуса заказа и варианта обеспечения товаров: ■ Готов к обеспечению – комплектующие отсутствуют на складе, требуется пополнить склад комплектующими. Заказу соответствует статус К обеспечению, и для товаров этого заказа установлен вариант обеспечения К обеспечению;

■ Готов к отгрузке – подготовлено распоряжение на отгрузку/списание товаров со склада – документ Заказ на сборку (разборку) в статусе К выполнению; товары имеются на складе, можно начать разборку/ сборку товарных позиций заказа; ■ В процессе сборки (разборки) – подготовлен документ Заказ на сборку (разборку) в статусе К обеспечению, и для товаров установлен вариант обеспечения Отгрузить – товары готовы к процессу сборки (разборки);

■ В процессе сборки (разборки) – комплектующие фактически отгружены/списаны со склада (или комплекты приняты на склад); уже оформлен расходный (приходный) ордер, но еще не оформлена накладная на сборку (разборку) товаров;

■

Готов к отгрузке – накладная уже оформлена, но расходный и приходный ордера еще не оформлены;

■ Закрыт – товары собраны/разобраны; заказ на сборку (разборку) выполнен полностью. Проконтролировать состояния фактической отгрузки/поступления товаров на склад можно при помощи отчета Состояние выполнения, доступ к которому осуществляется по кнопке Отчеты – Состояние выполнения на панели навигации документов Заказ на сборку (разборку) и Сборка (разборка) товаров. Если планируется использовать конкретную позицию номенклатуры в качестве комплекта, то для формирования спецификаций комплекта можно создать Варианты комплектации номенклатуры в одноименном списке. Перейти к списку вариантов комплектации можно по кнопке Перейти – Варианты комплектации на панели навигации карточки номенклатуры. Варианты комплектации используются для быстрого заполнения спецификаций комплекта в документах Заказ на сборку/разборку и Сборка (разборка) товаров. Для каждого комплекта (товара) можно создать неограниченное количество спецификаций. В табличной части варианта комплектации необходимо заполнить состав комплекта. В поле Доля стоимости указывается доля каждой позиции, входящей в комплект, в стоимости всего комплекта. Доля стоимости используется в операциях разборки для расчета себестоимости комплектующих. Не обязательно указывать долю стоимости в относительных единицах, можно указать и абсолютные значения (т. е. сумма всех долей не должна обязательно равняться 100 или 1). В долях стоимости комплектующих, например, можно указать цену каждой комплектующей.

Варианты комплектации используются для быстрого заполнения спецификаций комплекта в документах Заказ на сборку/разборку и Сборка (разборка) товаров. Для заполнения по умолчанию используется тот вариант комплектации, который отмечен как основной.

Прочее оприходование товаров Для оформления операций прочего оприходования товаров предусмотрены документы Прочее оприходование товаров, формирование которых выполняется в рамках рабочего места Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все). Использование документов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Прочее оприходование товаров. При помощи документа Прочее оприходование товаров могут быть оформлены следующие операции: ■ Возврат из эксплуатации – операция оформляется при возврате на склад позиций, которые ранее были переданы в эксплуатацию; ■ Сторно списания на расходы – возврат на склад материалов, которые ранее были списаны в подразделение по статье расходов; ■ Прочее поступление товаров – операция используется при оприходовании товарно-материальных ценностей, полученных, например, при демонтаже или разборке ликвидируемого объекта основного средства.

Контроль исполнения заказов внутреннего товародвижения при приемке и отгрузке товаров При оформлении процессов перемещения, внутреннего потребления, сборки (разборки) товаров можно контролировать полное исполнение заказов внутреннего товародвижения (Заказ на перемещение, Заказ на внутреннее потребление, Заказ на сборку (разборку)). Использование контроля закрытия заказов внутреннего товародвижения определяется соответствующими функциональными опциями: ■ установка запрета на закрытие заказов на перемещение, отгруженных не полностью – НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Перемещение товаров – Не закрывать частично отгруженные заказы на перемещение; ■ установка запрета на закрытие заказов на внутреннее потребление, отгруженных не полностью – НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее потребление товаров – Не закрывать частично отгруженные заказы на внутреннее потребление; ■ установка запрета на закрытие заказов на сборку (разборку), собранных (разобранных) не полностью – НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Сборка (разборка) товаров – Не закрывать частично собранные (разобранные) заказы на сборку (разборку). Установка функциональной опции контроля закрытия заказов внутреннего товародвижении наделяет документы Заказ на перемещение, Заказ на сборку (разборку) и Заказ на внутреннее потребление статусом Закрыт. Документ Заказ на перемещение в статусе Закрыт является инструментом, при помощи которого контролируются: ■ завершение процесса фактической отгрузки товаров со склада; ■ завершение процесса фактической приемки товаров на склад; ■ наличие оформленной накладной на перемещение товаров. Документ Заказ на внутреннее потребление в статусе Закрыт является инструментом, при помощи которого контролируются: ■ завершение процесса фактической отгрузки/списания товаров со склада; ■ наличие оформленной накладной на внутреннее потребление товаров. Документ Заказ на сборку (разборку) в статусе Закрыт является инструментом, при помощи которого контролируются: ■ завершение процесса фактической отгрузки/списания комплектующих/комплекта со склада; ■ завершение процесса фактической приемки готового комплекта/комплектующих на склад; ■ наличие оформленной накладной на сборку (разборку) товаров. Закрытие заказов внутреннего товародвижения возможно: ■ при полной отгрузке и приемке товаров на склад; ■ при полной сборке (разборке) товаров на складе; ■ при отмене позиций товаров к отгрузке, приемке, сборке, разборке. Если по какой-либо причине товары не были отгружены, списаны, собраны или разобраны на складе, то для таких ситуаций предусмотрены команды: ■ Заполнить – Отменить неотработанные строки документов Заказ на перемещение, Заказ на внутреннее потребление; ■ Отменить неотработанные документа Заказ на сборку (разборку). При помощи команды Отменить неотработанные документа Заказ на сборку (разборку) можно: ■ отменить несобранное количество комплектов; ■ отменить неиспользованные комплектующие. Выполнение команды Отменить неотработанные изменяет количество собранных (разобранных) комплектов и устанавливает признак отмены у неиспользованных комплектующих на закладке Комплектующие документа Заказ на сборку (разборку).

Контроль незавершенных операций на складе Для контроля незавершенных операций на ордерном складе предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Управление складом – Контроль оформления документов товародвижения. При помощи данного отчета можно контролировать отгрузку по заказам на ордерном складе и получать рекомендации по оформлению складских операций. Работа с отчетом возможна в двух вариантах:

■ контроль оформления документов внутреннего товародвижения – отчет предоставляет информацию обо всех незавершенных операциях, по которым есть различия между остатками товаров в оперативном и регламентированном учете. Информация представлена в разрезе видов операций и распоряжений. При необходимости данные можно детализировать, включив группировку по номенклатуре; ■ сводный контроль оформления документов внутреннего товародвижения – отчет показывает отклонения между остатками товаров в оперативном и регламентированном учете в разрезе складов и номенклатуры. При необходимости данные можно детализировать, включив группировку по распоряжениям.

Доставка товаров Прикладное решение позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, доставки товаров от поставщиков, а также процесс их доставки при перемещении между складскими помещениями. Доставка может осуществляться непосредственно по адресам клиентов / с адресов поставщиков или с помощью транспортной компании (перевозчика). Задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также грузоподъемности транспортного средства. Предусмотрена возможность печати маршрутного листа и комплекта документов, которые должны быть переданы клиенту или перевозчику. Возможность использования функционала доставки определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Управление доставкой. Для того чтобы создавать и контролировать задания сторонним перевозчикам, следует установить функциональную опцию Задания на перевозку для учета доставки силами перевозчика. Для того чтобы адрес доставки вводился всегда с использованием адресного классификатора, необходимо установить функциональную опцию Редактировать адреса доставки только в диалоге. Также можно установить ограничение на ввод только российских адресов. Процесс управления доставкой можно представить в виде следующей схемы.

Заполнение информации о зонах доставки и транспортных средствах Информация о зонах доставки и транспортных средствах заполняется в соответствующих списках в разделе Склад и доставка – Настройки и справочники. Зоны доставки можно группировать по различным регионам, районам и т. д. Зоны доставки можно также группировать с учетом оптимального объезда адресов доставки. Информация о транспортных средствах вводится в два списка: Типы транспортных средств и Транспортные средства. Для каждого транспортного средства указывается информация о его грузоподъемности и вместимости.

Пример По заказу от 10.04.2017 предполагается доставка транспортной службой организации до клиента. Отгрузка запланирована на 25.04.2017. Условия для отгрузки выполнены. Накануне отгрузки в рабочем месте Склад и доставка – Доставка создается Задание на перевозку, в которое включается доставка по данному заказу.

Указание способа и адресов доставки при оформлении документов В прикладном решении распоряжениями на доставку товаров могут выступать: ■ документ Заказа покупателя; ■ документ Реализация товаров и услуг, оформленный без заказа покупателя; ■ документ Заказ поставщику, оформленный без указания договора или в рамках договора, для которого в поле Приемка товаров установлено значение Разделена по документам и в поле Оформление поступления доступно – значение После оформления заказа; ■ документ Приобретение товаров и услуг, оформленный без указания договора или в рамках договора, для которого в поле Приемка товаров установлено значение Разделена по документам и в поле Оформление поступления доступно – значение После оформления накладной; ■ договор с поставщиком, если в карточке договора в поле Приемка товаров установлено значение Сгруппирована по договорам; ■ документ Заказ на перемещение; ■ документ Перемещение товаров, оформленный без заказа на перемещение. Информация о способах и адресах доставки задается на закладке Доставка в договоре с поставщиком или в документах-распоряжениях.

Предусмотрены следующие способы доставки: ■ Наша транспортная служба до клиента / получателя / от поставщика, ■ Наша транспортная служба до / от перевозчика (далее доставка перевозчиком), ■ Перевозчик (с нашего склада / на наш склад). При выборе способа доставки с участием нашей транспортной службы указываются адрес доставки, зона доставки и желаемое время доставки. Адрес доставки можно заполнить в соответствии с фактическим адресом, который указан в карточке клиента (партнера). При оформлении заданий на перевозку информация об адресе доставки и зоне доставки

может быть уточнена менеджером, который оформляет доставку товара, в документе Задание на перевозку. Эта уточненная информация запоминается и при оформлении следующего документа клиенту заполняется автоматически. При выборе способа доставки с участием перевозчика возможно применить один из следующих вариантов доставки товаров: ■ Перевозчик с нашего склада / на наш склад. Перевозчик сам забирает товар со склада и отвозит клиенту по указанному адресу или перевозчик сам забирается товар со склада поставщика по указанному адресу и отвозит на склад организации; ■ Наша транспортная служба до / от перевозчика. Транспортная служба отвозит товар перевозчику, а он доставляет товар клиенту или перевозчик доставляет товар от поставщика, а транспортная служба забирает товар у перевозчика. Информация о перевозчике, зонах и адресах доставки также может быть уточнена в заданиях на перевозку. После указания данных в заданиях на перевозку информация о перевозчиках, их адресах, зонах доставки запоминается и становится доступной для выбора при оформлении новых документов. Если однозначно определить способ доставки не удается (например, часть товара клиент забирает сам, а часть ему доставляется), то в этом случае выбирается вариант доставки На усмотрение транспортной службы. Такой вариант доставки называется «сложная доставка» – см. далее. Аналогичным образом заполняется информация об адресах доставки в документах Заказ на перемещение и Перемещение товаров.

Оформление заданий на перевозку (маршрутных листов) Для оформления заданий на перевозку используется рабочее место Доставка (раздел Склад и доставка). В рабочем месте предусмотрены переключатели по вариантам доставки С нашего склада / На наш склад и по способам доставки С нашим участием / Силами перевозчика / Все способы.

В левой части списка показываются документы-распоряжения, в которых отражена информация о доставке товаров. Документы Заказ клиента, или Заказ на перемещение будут показаны в качестве распоряжений на доставку, если в табличной части документов для товаров установлено действие Отгрузить. Документы Заказ поставщику отображаются в рабочем месте в статусе Подтвержден. Накладные будут показаны в качестве распоряжений на доставку только в том случае, если они оформлены без заказа. Распоряжения сгруппированы по указанным в них зонам доставки. Для каждого распоряжения выводится информация об общем весе и объеме отгружаемых позиций. Информация регистрируется на основании данных о весе и объеме позиции, которые заданы в карточке номенклатуры. Менеджер по доставке товаров может открыть любое распоряжение, уточнить адрес и зону доставки. После уточнения данных нужно нажать кнопку Обновить для получения актуальной информации. Основной задачей менеджера по доставке является распределение распоряжений на доставку по имеющимся в наличии транспортным средствам в соответствии с планируемыми рейсами по перевозке груза, а также оформление заданий на перевозку. Эту задачу менеджер может решать последовательно. Например, он может отобрать в списке все распоряжения, которые относятся к группе зон доставки «Москва», спланировать необходимые задания, а затем приступить к планированию заданий по дальним междугородним рейсам. Подбор транспортных средств для создания заданий на перевозку производится в правой части обработки. В левой части списка показывается полный список всех транспортных средств (или типов транспортных средств). В правой части необходимо сформировать список транспортных средств, которые будут использоваться для перевозки. Для отбора транспортных средств (переноса данных о транспортных средствах между списками) используются управляющие клавиши >, , 100 млн руб. Одна из сторон сделки платит налог на прибыль, а другая освобождена от его уплаты

> 60 млн руб.

Одна из сторон сделки платит НДПИ (по процентной ставке), и предмет сделки − полезное ископаемое

> 60 млн руб.

Зарегистрированы в особой экономической зоне

> 60 млн руб.

Зависимое лицо, зарегистрированное за рубежом

любая

Лицо, выполняющее роль посредника

любая

Независимые лица Сделки в области внешней торговли товарами мировой биржевой торговли

> 60 млн руб.

Сделки с контрагентами, местом регистрации которых является офшор

> 60 млн руб.

Признание сделки контролируемой влечет обязанность налогоплательщика уведомить налоговые органы. Уведомление готовится и подается в налоговый орган по месту нахождения (жительства) налогоплательщика не позднее 20 мая года, следующего за годом совершения контролируемых сделок (ст. 105.16 НК РФ). Формат и порядок заполнения уведомления налоговых органов о таких сделках утверждены приказом ФНС России от 27.07.2012 № ММВ-7-13/524@. Возможность подготовки уведомления о контролируемых сделках определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет – Контролируемые сделки. Помощник подготовки уведомления о контролируемых сделках расположен в разделе Регламентированный учет – Контролируемые сделки – Уведомление о контролируемых сделках. Уведомление составляется за выбранный отчетный год в рамках конкретной организации.

На этапе подготовки данных работа строится путем постепенного указания необходимой информации. После передачи уведомления в ФНС внести изменения в предоставленные материалы можно путем создания корректировки уведомления. Регламент подготовки уведомления предполагает исполнение четырех этапов, представленных на схеме:

Настройка условий включения сделок в состав контролируемых На этом этапе задаются условия для включения сделок в состав контролируемых. В соответствии с п. 1 ст. 105.14 НК РФ контролю могут подлежать сделки с взаимозависимыми лицами, а также сделки с независимым посредником. Списки взаимозависимых лиц задаются в отдельной форме, которая вызывается по гиперссылке Заполнение взаимозависимых лиц:

Для контрагентов, являющихся взаимозависимыми с рассматриваемой организацией, указывается тип взаимозависимости и дата, начиная с которой он действует. Возможны следующие типы взаимозависимости: ■ Взаимозависимы по Кодексу (п. 2 ст. 105.1 НК РФ); ■ Самостоятельное признание взаимозависимости (п. 6 ст. 105.1 НК РФ); ■ Взаимозависимы по решению суда (п. 7 ст. 105.1 НК РФ); ■ Не взаимозависимый посредник (п. 1.1 ст. 105.14 НК РФ). Для прекращения действия отношений зависимости нужно добавить еще одну запись, в которой выбрать тип Не взаимозависимы и дату, начиная с которой контрагент перестает быть взаимозависимым с организацией. Для контрагентов, которые зарегистрированы в Российской Федерации, нужно дополнительно указать особенности их учетной политики и регистрации: платят ли они налог на прибыль, ЕСНХ, ЕНВД, НДПИ по процентной ставке, а также зарегистрированы ли они в особой экономической зоне. В соответствии с п. 1 ст. 105.14 НК РФ контролю могут подлежать сделки в области внешней торговли товарами мировой биржевой торговли. Список товаров мировой биржевой торговли можно задать по гиперссылке Классификация товаров для контролируемых сделок в одноименном рабочем месте. Флажок перед наименованием кода ТНВЭД показывает, что имеющие данный код номенклатурные позиции относятся к товарам мировой биржевой торговли. Флажок после наименования кода ТНВЭД указывает на наличие номенклатурных позиций с данным кодом. При выборе кода ТНВЭД в списке справа отражается список относящейся к нему номенклатуры. При подготовке уведомления о контролируемых сделках до 2016 года использовались классификаторы ОКП и ОКВЭД, с 2017 года используются классификаторы Классификатор ОКВЭД2 и Классификатор ОКПД2. Возможность использования классификаторов ОКП и ОКВЭД определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Использование старых классификаторов (ОКП и ОКВЭД). При создании документа Уведомление о контролируемых сделках устанавливается версия уведомления:

■ ММВ-7-13/524@ от 27 июля 2012 – вариант уведомления с использованием кодов из ОКП и ОКВЭД; ■ ММВ-7-13/524@ от 27 июля 2012 (с учетом письма ЕД-4-13/5367@ от 22.03.2018) - вариант уведомления с использованием кодов Классификатор ОКВЭД2 и Классификатор ОКПД2. В зависимости от версии уведомления в рабочем месте Классификация товаров для контролируемых сделок определяется список вариантов классификации. Коды номенклатурной позиции в соответствии с используемыми классификаторами задаются в карточке номенклатуры на закладке Реквизиты или задаются непосредственно в рабочем месте Классификация товаров для контролируемых сделок путем перетаскивания мышкой строки номенклатуры (или группы позиций) из правой части формы на желаемое значение кода в левой части формы. При этом значения указанных кодов в карточке номенклатуры будут сохранены автоматически. В соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 105.14 НК РФ требуется определить список сделок с контрагентами, зарегистрированными в офшорных зонах (офшорная зона – государство или его часть, в пределах которой для компаний-нерезидентов определяется особый режим регистрации и деятельности). Информация о стране регистрации указывается в карточке контрагента (поле Страна регистрации). Проверить список контрагентов по странам регистрации можно по гиперссылке Страны регистрации контрагентов контролируемых сделок – открывается одноименная форма:

Флажок перед наименованием страны показывает, что ее территория относится к офшорам. Флажок после наименования страны указывает на наличие контрагентов, зарегистрированных в данной стране. При выборе страны в списке справа отражаются контрагенты, зарегистрированные на ее территории.

Изменить страну регистрации контрагента можно в карточке элемента списка Контрагенты или непосредственно в форме Страны регистрации контрагентов контролируемых сделок путем перетаскивания мышкой контрагента (или группы контрагентов) из правой части формы на желаемое значение страны регистрации в левой части формы. При этом новое значение страны регистрации в карточке контрагента будет сохранено автоматически. Для сделок, относимых к контролируемым, предусмотрена возможность указать общие данные по сделке через настройку параметров соглашений, которые были использованы для отражения сделок в информационной базе. Заполнение доступно в отдельной форме по гиперссылке Заполнение данных о контролируемых сделках в соглашениях:

Для соглашений об условиях закупок и продаж заполняются следующие данные: ■ Код наименования сделки; ■ Налогообложение;

■ Код условий поставки; ■ Способ определения цены сделки. Назначение данных для соглашений можно выполнить путем перетаскивания мышкой позиции (или группы позиций) из правой части формы на конкретное значение заполняемого реквизита в левой части формы. После позиционирования курсора на конкретном значении рассматриваемого реквизита в левой части формы – в правой части формы будут отражены относящиеся к нему соглашения.

Формирование списка контролируемых сделок Для получения списка контролируемых сделок (по кнопке Сформировать список сделок) документы информационной базы будут проанализированы на соответствие требованиям ст. 105.14 НК РФ. Если по ранее указанным настройкам возможно определить контролируемую сделку, то она будет добавлена в список. При необходимости автоматически сформированный список можно дополнить ручной регистрацией сделок. Пополнение списка контролируемых сделок выполняется в отдельной форме Прочие контролируемые сделки, которая открывается по гиперссылке Включение прочих сделок в состав контролируемых. В форме показываются только сделки, относящиеся к уведомлению, с которым сейчас идет работа. Документы Прочие контролируемые сделки могут регистрировать несколько сделок по одному контрагенту и договору. Например, регистрация сделок по уплате процентов по кредиту, полученному от взаимозависимого лица: в табличной части отражаются начисления процентов по кредиту за отчетный год. После проведения документа каждая строка обрабатывается как отдельная сделка. Предварительный список сделок, относимых к разряду контролируемых, можно проанализировать по гиперссылке Список контролируемых сделок.

Проверка данных для подготовки уведомления Для проверки ранее введенных сведений о взаимозависимых лицах и предметах контролируемых сделок доступны одноименные отчеты, которые вызываются по гиперссылкам Сведения о взаимозависимых лицах и Сведения о предметах контролируемых сделок. В отчете Сведения о взаимозависимых лицах показываются все юридические лица, участвующие в сделках. При необходимости можно открыть карточку контрагента или форму с данными по взаимозависимому лицу и уточнить параметры настройки. В отчете Сведения о предметах контролируемых сделок отражаются все предметы (номенклатурные позиции), участвующие в сделках. При необходимости можно открыть карточку номенклатуры или форму с данными по предмету контролируемой сделки (форма показана на рисунке). В форме Форма изменения данных по предмету сделки для выбранной номенклатуры есть возможность: ■ назначить признак уплаты НДПИ (налога на добычу полезных ископаемых); ■ указать коды по классификатору ТНВЭД; ■ указать коды по классификаторам ОКП и ОКВЭД или Классификатор ОКВЭД2 и Классификатор ОКПД2 в зависимости от версии уведомления. Внесенные данные будут сохранены в элементе списка номенклатуры.

Подготовка уведомления Параметры суммовых ограничений, использующиеся для определения состава контролируемых сделок, указаны в форме Границы включения сделок в уведомление, которая вызывается по одноименной гиперссылке.

Сведения о границах заполняются автоматически в соответствии с налоговым кодексом, их ручное изменение не требуется. Данные, указанные в форме, действуют в течение отчетного года на все уведомления. Отчет Контролируемые сделки для включения в уведомление позволяет определить, какие сделки будут включены в уведомление, а какие нет, а также причину включения или невключения. Отчет позволяет группировать данные по различным условиям, а также применять различные параметры отборов. Открывается отчет по одноименной гиперссылке. В соответствии со ст. 153 ГК РФ отдельной сделкой признается сделка, предметом которой является одно наименование товаров, работ, услуг, иных объектов гражданских прав. В терминах документов – одна товарная позиция, закрепленная в одном договоре. Отдельные операции купли-продажи также подпадают под определение сделки, направленной на исполнение первоначальной сделки, и отражаются в листе 1Б. Таким образом, для одной сделки (один товар (работа, услуга), указанный в одном договоре) заполняется отдельный лист 1А (один), в котором в поле 200 «Группа однородных сделок» указывается 0. Количество листов 1Б соответствует количеству операций с товаром (количеству отгрузок). В соответствии с п. 7 ст. 38 НК РФ группой однородных сделок признается множество сделок (с одним или разными контрагентами), совершаемых в сопоставимых коммерческих условиях, предметом которых являются однородные товары, работы, услуги. В терминах документов – одна товарная позиция (однородные товары) в нескольких договорах с сопоставимыми коммерческими условиями, при этом контрагенты могут быть разными. Налогоплательщик самостоятельно определяет группировку товаров по однородным сделкам. Таким образом, для группы однородных сделок (один товар (работа, услуга), указанный в нескольких договорах с сопоставимыми условиями) заполняется отдельный лист 1А (один), в котором в поле 200 «Группа однородных сделок» указывается 1. Количество листов 1Б соответствует количеству операций с товаром (количеству отгрузок) в рамках всех договоров со всеми контрагентами. Уведомление представляет собой список листов раздела 1А. Каждый такой лист – это отдельный документ. Список листов, входящих в соответствующее уведомление, можно открыть из формы помощника (гиперссылка Состав уведомления (листы 1А и 1Б)). Из списка можно добавлять новые листы, помечать

листы на удаление, а также редактировать любые их параметры. Листы раздела 1Б указываются в соответствующей табличной части документа Лист раздела 1А. Перед заполнением уведомления необходимо указать вариант формирования листов 1Б и код места представления. Форма Настройка заполнения доступна по гиперссылке, расположенной перед кнопкой Заполнить уведомление. Название гиперссылки отражает действующие значения рассматриваемых параметров. Уведомление формируется по кнопке Заполнить уведомление. Если уведомление уже было сформировано, то все старые листы будут помечены на удаление и будут созданы новые. При этом, если уже существовал лист 1А с такими же свойствами, он будет использован повторно. Уведомление формируется следующим образом: все сделки классифицируются в соответствии с положениями статьи 105.14 НК РФ и для каждого контрагента по каждой группе сделок определяется сумма сделок. Затем эти суммы сравниваются со значением соответствующего суммового критерия, и если сумма сделок превышает его, то соответствующие сделки добавляются в уведомление. Одна и та же сделка может соответствовать нескольким критериям и попасть в уведомление по нескольким причинам, однако добавлена она в уведомление будет только один раз. Корректность сформированного уведомления можно проверить по кнопке Проверить.

Уточнить сведения о сделках, включенных в состав уведомления, можно по гиперссылке Дополнительные сведения о контролируемых сделках. В форме Настройка дополнительных сведений о контролируемых сделках для выделенных элементов новые значения реквизитов задаются по кнопке Установить новые значения. Отчет Анализ уведомления (вызывается по одноименной гиперссылке) позволяет представить уведомление в удобном для анализа и редактирования виде. Доступны различные группировки и отборы, а также вывод дополнительных сведений. Строки отчета расшифровываются, из него можно открыть соответствующий документ Лист раздела 1А и отредактировать.

По кнопке Выгрузить уведомление создается файл(ы) в формате XML, который соответствует утвержденному ФНС формату:

При выгрузке нужно указать каталог размещения сформированного файла(ов). Передача уведомления в налоговые органы по каналам связи будет реализована после утверждения форматов документооборота. По кнопке Печать предусмотрена возможность вывести уведомление на печать в регламентированном виде.

Учет по упрощенной системе налогообложения (УСН) Ведение учета по упрощенной системе налогообложения определяется указанной для организации учетной политикой. При этом для организаций с упрощенной системой налогообложения предусмотрен выбор одного из двух объектов налогообложения: Доходы или Доходы минус расходы. При выборе варианта объекта налогообложения Доходы минус расходы для удобства сверки налогового и бухгалтерского учета оценку стоимости товаров рекомендуется производить по методу ФИФО (скользящая оценка).

Выбор варианта объекта налогообложения определяет в дальнейшем методику формирования отчета Книга учета доходов и расходов, а именно: налогоплательщики с объектом налогообложения Доходы ведут в ней учет доходов, а налогоплательщики с объектом налогообложения Доходы минус расходы – учет доходов и расходов. Для того чтобы выбрать наиболее выгодный объект налогообложения, необходимо: ■ проанализировать соотношение сумм доходов и расходов, учитываемых при применении УСН; ■ рассчитать и сравнить суммы налога с применением соответствующих ставок (6 процентов – для объекта налогообложения Доходы и 15 процентов – для объекта налогообложения Доходы минус расходы); ■ учесть при этом, что налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения Доходы, уменьшают сумму налога (но не более чем на 50 процентов) на сумму страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также на сумму выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности (за счет средств работодателя) и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В случае перехода с объекта налогообложения Доходы на объект налогообложения Доходы минус расходы необходимо также учитывать, что при расчете налоговой базы не будут учтены расходы, относящиеся к налоговым периодам, в которых применялся объект налогообложения Доходы (п. 4 ст. 346.17 НК РФ). Непосредственное формирование книги учета доходов и расходов осуществляется с использованием помощника из рабочего места Регламентированный учет – Учет по УСН – Формирование КУДиР.

Помощник формирования книги учета доходов и расходов Основным рабочим местом по подготовке данных и диагностике состояния учета в целях УСН является рабочее место Помощник формирования Книги доходов и расходов при УСН (далее – «Помощник по УСН»), доступный в разделе Регламентированный учет – Учет по УСН – Формирование КУДиР. Вид формы Помощника по УСН определяется установленным вариантом объекта налогообложения: Доходы или Доходы минус расходы. В рамках «Помощника по УСН» осуществляются: ■ Подготовка данных по доходам и расходам: ○ настройка статей расходов; ○ разделение номенклатуры на материалы и товары для раздельного учета расходов; ○ выполнение процедуры сторнирования доходов; ○ выполнение процедуры признания расходов; ○ проверка отражения прочих доходов и расходов; ○ выполнение процедуры расчета налога при УСН. ■ Проверка и анализ книги учета доходов и расходов: ○ формирование отчетов для анализа расходов (Расходы по товарам/материалам/ОС и НМА, а также прочие расходы); ○ проведение ручных операций по корректировке книги учета доходов и расходов. ■ Анализ полученного результата: ○ Справка-расчет налога УСН; ○ Декларация по УСН; ○ Книга учета доходов и расходов. Настройка статей расходов осуществляется в элементах списка Статьи расходов, переход к которым из «Помощника по УСН» выполняется по гиперссылке Настройка статей расходов. Для каждой статьи расходов, признаваемой расходом для целей УСН, необходима установка флажка Признавать расходами при УСН. Причем установленные настройки будут действовать только для текущих операций. Для корректировки ранее признанных расходов потребуется повторное выполнение процедуры признания.

Предусмотрены различные сценарии порядка признания расхода для товаров и материалов. Если товары признаются расходами по факту их продажи конечному потребителю, то для признания расходами материалов достаточно их поступления на склад и последующей оплаты. Выделение материалов осуществляется на основании счета учета номенклатуры. Если он относится к группе счетов «Материалы» (10), то данная номенклатура будет признана материалом и расход по ней будет осуществлен при соблюдении двух условий (поступление расхода и оплата). Переход к рабочему месту Настройка отражения документов в регламентированном учете с отбором по счетам учета номенклатуры из «Помощника по УСН» выполняется по гиперссылке Настройка порядка учета номенклатуры.

При выполнении процедуры сторнирования доходов: ■ анализируются данные об отгрузке под ранее полученные и признанные в составе доходов авансы на предмет совпадения вида деятельности. Если отгрузка проведена по деятельности, облагаемой ЕНВД, то выполняется сторнирование доходов, признанных ранее для целей УСН; ■ из общей суммы реализации по договорам комиссии сторнируется стоимость проданного товара для того, чтобы в составе доходов для целей УСН было признанно только комиссионное вознаграждение. При выполнении процедуры признания расходов (с возможностью отмены) они автоматически заносятся в книгу учета доходов и расходов. Признание расходов выполняется по гиперссылке Автоматическое признание расходов в «Помощнике по УСН». Если в текущем периоде признание расходов невозможно, то об этом «Помощник по УСН» информирует дополнительно (оставшаяся сумма доступна для признания в будущих периодах). Признание расходов предусмотрено помесячно и за квартал. Проверка и корректировка состава и сумм признания прочих доходов и расходов для целей УСН, а также включение в состав доходов для УСН прочих поступлений денежных средств выполняются в рабочем месте Проверка отражения прочих доходов и расходов, доступном из «Помощника по УСН» по одноименной гиперссылке.

Указанное рабочее место содержит следующие закладки: ■ Прочие расходы – расходы организации, отраженные в учете с использованием элементов списка Статьи расходов, в карточках которых установлен признак Признавать расходами при УСН, с расшифровкой сумм по статьям расходов; ■ Прочие доходы – поступления, включаемые в состав доходов организации, отраженные в учете с использованием элементов списка Статьи доходов, с расшифровкой сумм по статьям доходов; ■ Прочие поступления денежных средств – поступления денежных средств, отраженные в учете с использованием элементов списка Статьи активов и пассивов. По умолчанию такие поступления денежных средств в состав доходов для УСН не включаются. Для признания доходов пользователю необходимо заполнить графу По УСН в правой части закладки, указав по документам суммы, которые должны быть включены в состав доходов для УСН. При необходимости внесения каких-либо изменений в книгу учета доходов и расходов предусмотрен отдельный документ Регламентированный учет – Учет УСН – Записи КУДиР (УСН) (доступность документа определяется наличием организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения). Основным сценарием формирования документа является автоматическое заполнение данных из контекстного меню книги учета доходов и расходов.

Также при необходимости корректировки могут быть оформлены вручную из «Помощника по УСН» по гиперссылке Записи КУДиР. На основании оформленной книги доходов и расходов в дальнейшем осуществляется автоматическое заполнение декларации по УСН, необходимой для предоставления налоговой отчетности в органы ФНС РФ. При этом для каждого объекта налогообложения (Доходы или Доходы минус расходы) в декларации предусмотрен свой раздел. Декларация по УСН доступна из «Помощника по УСН» по одноименной гиперссылке. В декларации нарастающим итогом отражаются данные по полученным в отчетном периоде доходам/расходам и суммам авансовых платежей, перечисляемых в бюджет. Кроме того, в декларации заполняются суммы перечисленных за сотрудников страховых взносов, социальных пособий, взносов на добровольное страхование, а также торговых сборов. Расчет налога производится поквартально (для налога по УСН рассчитывается авансовый платеж) и за весь год.

Учет расходов при упрощенной системе налогообложения В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрена независимая схема учета обоснованных расходов для организаций, работающих по упрощенной системе налогообложения. Под обоснованными расходами подразумеваются экономически оправданные затраты, оценка которых может быть выражена в денежной форме. В качестве необоснованных расходов могут быть указаны, например, прочие расходы, не относящиеся к деятельности предприятия, направленной на получение прибыли. Реализованная схема формирования расходов при УСН предусматривает их независимое накопление для последующей трансляции в книгу доходов и расходов в конце отчетного периода. Определение расходов, принимаемых в качестве таковых при УСН, осуществляется при помощи статей расходов. Если для какого-либо расхода не установлена статья с признаком Признавать расходами при УСН, то данный расход не будет попадать в состав расходов при УСН. Комплексный анализ расходов организаций, работающих по упрощенной системе налогообложения (с установленным объектом налогообложения Доходы минус расходы), осуществляется при помощи отчета Анализ расходов по УСН. Отчет доступен из «Помощника по УСН» по гиперссылкам, обозначающим варианты его настроек в зависимости от условий признания расходов.

В зависимости от выбранного варианта в отчете анализируются: ■ Расходы по товарам – анализ данных по поступлению расходов, оплате и отгрузке. Расходы признаются только в случае выполнения всех условий признания: все три суммы заполнены (дополнительно отображаются суммы, оставшиеся к признанию с прошлых периодов); ■ Расходы по материалам – анализ данных только по поступлению расходов и их оплате. Расходы признаются при наличии их поступления и оплаты (дополнительно отображаются суммы, оставшиеся к признанию с прошлых периодов); ■ Прочие расходы – аналогично предыдущему варианту, расходы признаются при наличии их поступления и оплаты, однако только для тех случаев, когда в статье расходов указана необходимость признания данного вида расходов для целей УСН (дополнительно отображаются суммы, оставшиеся к признанию с прошлых периодов); ■ Расходы по ОС и НМА – содержит дополнительную информацию по элементам расхода (ОС и НМА), факту их принятия к учету и порядку включения стоимости в состав расходов, определяемому при принятии объектов к учету документами Принятие к учету ОС (Принятие к учету НМА). Подробное описание регистрации порядка включения стоимости ОС и НМА в состав расходов приведено в главе Внеоборотные активы.

Регламентированная отчетность Регламентированная отчетность представляет собой систему показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Список отчетных форм, включенных в состав регламентированной отчетности, с указанием варианта их заполнения, представлен в таблице 15.2.Таблица 15.2 Отчет

Полное наименование

Заполнение

Примечание

Бухгалтерская отчетность – комплект отчетов, включающий в себя: Бухгалтерский баланс (форма № 1)

Бухгалтерский баланс

Автоматизировано

Отчет о финансовых результатах (форма № 2)

Отчет о финансовых результатах

Автоматизировано

Отчет об изменениях капитала (форма Отчет об изменениях капитала № 3)

Автоматизировано

Отчет о движении денежных средств (форма № 4)

Отчет о движении денежных средств

Автоматизировано

Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах (форма № 5)

Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах

Автоматизировано

Отчет о целевом использовании средств (форма № 6)

Отчет о целевом использовании средств

Автоматизировано

Бухгалтерская отчетность упрощенная – комплект отчетов, включающий в себя: Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс

Автоматизировано

Отчет о финансовых результатах

Отчет о финансовых результатах

Автоматизировано

Авансы по налогу на имущество

Налоговый расчет по авансовому платежу по налогу на имущество организаций

Автоматизировано

Акцизы на алкогольную продукцию

Налоговая декларация по акцизам на этиловый спирт, алкогольную и (или) подакцизную спиртосодержащую продукцию

Вручную

Акцизы на ГСМ, природный газ, автомобили и мотоциклы

Налоговая декларация по акцизам на автомобильный бензин, дизельное топливо, моторные масла для дизельных и (или) карбюраторных (инжекторных) двигателей, прямогонный бензин, средние дистилляты, бензол, параксилол, ортоксилол, природный газ, автомобили легковые и мотоциклы

Вручную

Акцизы на минеральное сырье

Декларация по акцизу на подакцизное минеральное сырье

Вручную

Утратила силу (Приказ Минфина от 01.02.2017г. №18н)

Акцизы на нефтепродукты

Декларация по акцизам на нефтепродукты

Вручную

Утратила силу

Налоговая отчетность

(Приказ Минфина от 01.02.2017г. №18н) Акцизы на подакцизные товары

Декларация по акцизам на подакцизные товары

Вручную

Утратила силу (Приказ ФНС от 12.01.2016г. №ММВ-7-3/1@)

Декларация о доходах за пределами РФ

Налоговая декларация о доходах, полученных Российской Федерацией от источников за пределами Российской Федерации

Вручную

Декларация по акцизам на табачные изделия

Налоговая декларация по акцизам на табачные изделия

Вручную

Декларация по водному налогу

Налоговая декларация по водному налогу

Вручную

Декларация по единому сельскохозяйственному налогу

Налоговая декларация по единому сельскохозяйственному налогу

Вручную

Декларация по ЕНВД

Налоговая декларация по единому налогу на вмененный доход для отдельных Вручную видов деятельности

Декларация по земельному налогу (годовая)

Налоговая декларация по земельному налогу

Автоматизировано

Декларация по налогу на имущество

Налоговая декларация по налогу на имущество организаций

Автоматизировано

Декларация по налогу на прибыль

Налоговая декларация по налогу на прибыль организаций

Автоматизировано

Декларация по НДС

Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость

Автоматизировано

Декларация по транспортному налогу (годовая)

Налоговая декларация по транспортному налогу

Автоматизировано

Декларация по УСН

Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения

Автоматизировано

Доходы, выплаченные иностранным организациям

Налоговый расчет о суммах выплаченных иностранным организациям доходов и удержанных налогов

Вручную

Единая (упрощенная) налоговая декларация

Единая (упрощенная) налоговая декларация

Вручную

Журнал учета счетов-фактур для передачи в электронном виде

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Автоматизировано

Заявление о ввозе товаров (на основании поступления)

Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Автоматизировано Формируется из документа Заявление о ввозе товаров из ЕАЭС

Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Вручную

Извещение об освобождении от

Извещение об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по

Вручную

уплаты авансового платежа акциза по алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции

алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции

Извещение об уплате авансового платежа акциза по алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции

Извещение об уплате авансового платежа акциза по алкогольной и (или) спиртосодержащей продукции

Вручную

Косвенные налоги при импорте товаров

Налоговая декларация по косвенным налогам (налогу на добавленную стоимость и акцизам) при импорте товаров на территорию Российской Федерации с территории государств – членов Евразийского экономического союза

Автоматизировано

Налог на добычу полезных ископаемых

Налоговая декларация по налогу на добычу полезных ископаемых

Вручную

Налог на игорный бизнес

Налоговая декларация по налогу на игорный бизнес

Вручную

Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов

Вручную

Платежи за пользование недрами

Расчет регулярных платежей за пользование недрами

Вручную

Подтверждение размещения отчета о НИОКР в ГИС

Сведения, подтверждающие размещение отчета и идентифицирующие отчет о Вручную выполненных научных исследованиях и (или) опытно-конструкторских разработках (отдельных этапах работ), в государственной информационной системе

Прибыль при выполнении соглашений о разделе продукции

Налоговая декларация по налогу на прибыль организаций при выполнении соглашений о разделе продукции

Расчет единовременного взноса за разрешенный прилов

Сведения о количестве объектов водных биологических ресурсов, Вручную подлежащих изъятию из среды их обитания в качестве разрешенного прилова, на основании разрешения на добычу (вылов) водных биологических ресурсов и суммах сбора, подлежащих уплате в виде единовременного взноса

Расчет налоговой базы по налогу на прибыль участника "Сколково"

Расчет налоговой базы по налогу на прибыль организаций участника проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом «Об инновационном центре «Сколково»

Вручную

Расчет по оплате за воду

Расчет по оплате за воду

Вручную

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам

Автоматизировано

Расчет совокупного размера прибыли (убытка) участника "Сколково"

Расчет совокупного размера прибыли (убытка) участника проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом «Об инновационном центре «Сколково»

Вручную

Реестр по акцизам: Приложение 01

Реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), предусмотренных подпунктом 3 пункта 7 статьи 198 Налогового кодекса Российской Федерации

Вручную

Вручную

Реестр по акцизам: Приложение 02

Реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), а также транспортных, товаросопроводительных, и (или) иных документов, предусмотренных подпунктами 3 и 4 пункта 7 статьи 198 Налогового кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 01

Реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), предусмотренных подпунктами 3 и 5 пункта 1, подпунктом 3 пункта 3.2, подпунктом 3 пункта 3.3, подпунктом 3 пункта 3.6, подпунктом 3 пункта 4 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 02

Реестр документов, подтверждающих факт оказания услуг по транспортировке нефти и нефтепродуктов трубопроводным транспортом, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.2, статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации (в случае, если таможенное декларирование не предусмотрено налоговым законодательством таможенного союза или не производится)

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 03

Реестр документов, подтверждающих факт оказания услуг по организации транспортировки (услуг по транспортировке в случае ввоза на территорию Российской Федерации) природного газа трубопроводным транспортом, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.3, статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации (в случае, если таможенное декларирование не предусмотрено налоговым законодательством таможенного союза или не производится)

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 04

Реестр полных таможенных деклараций либо документов, подтверждающих факт оказания услуг по транспортировке нефти и нефтепродуктов трубопроводным транспортом, а также транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктами 3 и 4 пункта 3.2 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 05

Реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), а также транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктами 3 и 4 пункта 1 (за исключением случаев, предусмотренных абзацем пятым подпункта 3, абзацем восьмым подпункта 4 пункта 1), подпунктами 3 и 4 пункта 3.6, подпунктами 3 и 4 пункта 4 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации

Автоматизировано

Реестр по НДС: Приложение 06

Реестр таможенных деклараций (полных таможенных деклараций), а также транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных абзацем пятым подпункта 3 и абзацем восьмым подпункта 4 пункта 1 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 07

Реестр транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.1 и подпунктом 3 пункта 3.7 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации (при перевозке товаров железнодорожным транспортом)

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 08

Реестр транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.1 статьи 165 Налогового кодекса

Вручную

Российской Федерации (при перевозке товаров автомобильным транспортом) Реестр по НДС: Приложение 09

Реестр транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.1 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации (при перевозке товаров воздушным транспортом)

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 10

Реестр транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, предусмотренных подпунктом 3 пункта 3.1, подпунктом 3 пункта 3.5, подпунктом 3 пункта 3.8, подпунктом 2 пункта 14 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации (при перевозке товаров морскими или речными судами, судами смешанного (река-море) плавания)

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 11

Реестр перевозочных документов, предусмотренных пунктом 4.1 статьи 165 Налогового Кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 12

Реестр перевозочных, товаросопроводительных или иных документов, предусмотренных пунктом 3.9 статьи 165 Налогового Кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр по НДС: Приложение 13

Реестр перевозочных документов, предусмотренных пунктами 5 (за Вручную исключением абзаца пятого) и 5.1 статьи 165 Налогового Кодекса Российской Федерации

Реестр по НДС: Приложение 14

Реестр перевозочных документов, предусмотренных абзацем пятым пункта 5, пунктами 6 и 6.1 статьи 165 Налогового Кодекса Российской Федерации

Вручную

Реестр счетов-фактур на переработку бензина

Реестр счетов-фактур, выставленных лицами, имеющими свидетельство на переработку прямогонного бензина и (или) свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом, налогоплательщику (собственнику прямогонного бензина), имеющему свидетельство на производство прямогонного бензина и (или) свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом

Вручную

Реестр счетов-фактур по авиационному керосину

Реестр счетов-фактур, выставленных российскими поставщиками авиационного керосина налогоплательщику, включенному в Реестр эксплуатантов гражданской авиации Российской Федерации и имеющему сертификат (свидетельство) эксплуатанта

Вручную

Реестр счетов-фактур по бензину из давальческого сырья

Реестр счетов-фактур, выставленных собственниками давальческого сырья при реализации прямогонного бензина, произведенного из этого сырья, налогоплательщику, имеющему свидетельство на переработку прямогонного бензина (покупателю прямогонного бензина)

Вручную

Реестр счетов-фактур по бензину из собственного сырья

Реестр счетов-фактур, выставленных лицами, имеющими свидетельство на производство прямогонного бензина, при реализации прямогонного бензина, произведенного из собственного сырья, налогоплательщику, имеющему свидетельство на переработку прямогонного бензина (покупателю прямогонного бензина)

Вручную

Реестр счетов-фактур по бензолу, параксилолу, ортоксилолу

Реестр счетов-фактур, выставленных поставщиками бензола, параксилола или ортоксилола налогоплательщику, имеющему свидетельство о

Вручную

регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом Реестр счетов-фактур по средним дистиллятам

Реестр счетов-фактур, выставленных поставщиками средних дистиллятов лицу, имеющему свидетельство о регистрации лица, совершающего операции по переработке средних дистиллятов

Вручную

Реестр счетов-фактур по этиловому спирту

Реестр счетов-фактур, выставленных налогоплательщиками, имеющими свидетельство на производство денатурированного этилового спирта, налогоплательщику, имеющему свидетельство на производство неспиртосодержащей продукции (покупателю денатурированного этилового спирта)

Вручную

Сбор за пользование объектами водных биологических ресурсов

Сведения о полученных разрешениях на добычу (вылов) водных биологических ресурсов, суммах сбора за пользование объектами водных биологических ресурсов, подлежащих уплате в виде разового и регулярных взносов

Вручную

Сбор за пользование объектами животного мира

Сведения о полученных лицензиях (разрешениях) на пользование объектами животного мира, суммах сбора за пользование объектами животного мира, подлежащих уплате, и суммах фактически уплаченного сбора

Вручную

Сведения о доле доходов организации Сведения о доле доходов организации от осуществления образовательной и от осуществления образовательной и (или) медицинской деятельности в общей сумме доходов, о численности (или) медицинской деятельности работников в штате организации и о численности медицинского персонала, имеющего сертификат специалиста, в штате организации

Вручную

Сведения о доле доходов организации Сведения о доле доходов организации от осуществления деятельности по по предоставлению социальных услуг предоставлению социальных услуг гражданам в общей сумме доходов организации и о численности работников в штате организации

Вручную

Статистическая форма учета перемещения товаров

Статистическая форма учета перемещения товаров во взаимной торговле Российской Федерации с государствами - членами Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС

Вручную

Уведомление о контролируемых сделках

Уведомление о контролируемых сделках

Автоматизировано При включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Регламентированный учет – Отчетность – Контролируемые сделки доступен помощник подготовки уведомлений о контролируемых сделках

Уведомление о розничных ценах на табачные изделия

Уведомление о минимальных и максимальных розничных ценах на табачные изделия, производимые на территории Российской Федерации

Вручную

Финансовый результат инвестиционного товарищества

Расчет финансового результата инвестиционного товарищества

Вручную

4-ФСС

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения

Автоматизировано

4а-ФСС

Отчет (расчет), предоставляемый лицами, добровольно вступившими в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Вручную

Ведомость уплаты взносов АДВ-11

Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование

Автоматизировано Из документа Ведомость уплаты взносов АДВ-11

Опись ОДВ-1

ведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета

Автоматизировано Из документа Опись ОДВ-1

Отчет по суммам страховых взносов по НСиПЗ

Отчет об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное Вручную страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний

Подтверждение вида деятельности

Заявление о подтверждении основного вида деятельности

РВ-3 ПФР

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам в Пенсионный фонд Автоматизировано Утратила силу Российской Федерации, применяемый при осуществлении контроля за (Федеральный закон уплатой взносов для работодателей, уплачивающих взносы на от 03.07.2016г. дополнительное социальное обеспечение №243-ФЗ)

РСВ-1 ПФР

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам

Автоматизировано Утратила силу (Федеральный закон от 03.07.2016г. №243-ФЗ)

РСВ-2 ПФР

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования главами крестьянских (фермерских) хозяйств

Вручную

Соответствие условий труда

Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Вручную

Отчетность в фонды

Вручную

Налоговая отчетность иностранных организаций Декларация по налогу на прибыль иностранной организации

Налоговая декларация по налогу на прибыль иностранной организации

Утратила силу (Федеральный закон от 09.03.2016г. №55-ФЗ)

Вручную

Утратила силу (Федеральный закон от 03.07.2016г. №243-ФЗ)

Отчет о деятельности иностранной организации в РФ

Годовой отчет о деятельности иностранной организации в Российской Федерации

Вручную

Статистика: ЗП-здрав

Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала

Автоматизировано

Статистика: ЗП-культура

Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала

Автоматизировано

Статистика: ЗП-наука

Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала

Автоматизировано

Статистика: ЗП-образование

Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала

Автоматизировано

Статистика: ЗП-соц

Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала

Автоматизировано

Статистика: Форма 1

Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы

Автоматизировано

Статистика: Форма 1 кадры

Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций

Вручную

Статистика: Форма 1-автотранс (срочная)

Сведения о работе автобусов по маршрутам регулярных перевозок

Вручную

Статистика: Форма 1-алкоголь

Сведения о производстве и отгрузке этилового спирта, спиртсодержащей, алкогольной продукции и розливе алкогольной продукции

Вручную

Статистика: Форма 1-алкоголь (опт)

Сведения об оптовой продаже алкогольной продукции

Вручную

Статистика: Форма 1-ВЭС

Сведения о деятельности предприятия с участием иностранного капитала

Вручную

Статистика: Форма 1-ДА (услуги)

Обследование деловой активности в сфере услуг

Вручную

Статистика: Форма 1-ДАП

Обследование деловой активности организаций в добыче полезных ископаемых, обрабатывающей промышленности, обеспечении электрической энергией, газом и паром, кондиционировании

Вручную

Статистика: Форма 1-ДМ

Сведения об остатках, поступлении и расходе алмазов в инструменте, порошках и пастах

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-закупки

Сведения о закупочной деятельности

Вручную

Статистическая отчетность

Статистика: Прочие формы

Возможно заполнение по предыдущим отчетам

Утратила силу (Приказ Росстата от 17.02.2017г. №120)

С 01.01.2014 г. не применяется

Статистика: Форма 1-Инвест

Сведения об инвестициях в Россию из-за рубежа и инвестициях из России за рубеж

Вручную

С 01.01.2014 г. не применяется

Статистика: Форма 1-ИП

Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-ИП (мес)

Сведения о производстве продукции индивидуальным предпринимателем

Вручную

Статистика: Форма 1-ИП (услуги)

Сведения об объеме платных услуг, оказанных населению индивидуальным предпринимателем

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-КСР

Сведения о деятельности коллективного средства размещения

Вручную

Статистика: Форма 1-КСР (краткая)

Сведения о деятельности коллективного средства размещения (краткая)

Вручную

Статистика: Форма 1-натура-БМ

Сведения о производстве, отгрузке продукции и балансе производственных мощностей

Вручную

Статистика: Форма 1предприниматель

Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя (за 2015 год)

Автоматизировано Утратила силу (Приказ Росстата от 11.08.2016г. №414)

Статистика: Форма 1-предприятие

Основные сведения о деятельности организации

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-РЖ

Сведения об уровне цен на рынке жилья

Вручную

Статистика: Форма 1-РП (срочная)

Сведения о состоянии расчетов за отгруженную продукцию, выполненные работы (услуги)

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-СХ-цены

Сведения о ценах производителей сельскохозяйственной продукции

Вручную

Статистика: Форма 1-Т

Сведения о численности и заработной плате работников

Вручную

Статистика: Форма 1-Т (условия труда)

Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Вручную

Статистика: Форма 1-ТЕП

Сведения о снабжении теплоэнергией

Вручную

Статистика: Форма 1-технология

Сведения о разработке и (или) использовании передовых производственных технологий

Вручную

Статистика: Форма 1-ТОРГ

Сведения о продаже товаров организациями оптовой и розничной торговли

Вручную

Статистика: Форма 1-торги

Сведения о проведении торгов и других способов размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд

Вручную

Статистика: Форма 1-ТР (автотранспорт) - год

Сведения о грузовом автотранспорте и протяженности автодорог необщего пользования

Вручную

Статистика: Форма 1-услуги

Сведения об объеме платных услуг населению

Автоматизировано

Статистика: Форма 1-учет

Учет объема розничной продажи алкогольной продукции

Вручную

Статистика: Форма 1-цены приобретения

Сведения о ценах (тарифах) на промышленные товары и услуги, приобретенные сельскохозяйственными организациями

Вручную

Статистика: Форма 1-цены производителей

Сведения о ценах производителей промышленных товаров (услуг)

Вручную

Статистика: Форма 11

Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов

Автоматизировано

Статистика: Форма 11 (краткая)

Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций

Вручную

Статистика: Форма 11 (сделка)

Сведения о сделках с основными фондами на вторичном рынке и сдаче их в аренду

Вручную

Статистика: Форма 11-НА

Сведения о наличии, движении и составе контрактов, договоров аренды, лицензий, маркетинговых активов и гудвилла (деловой репутации организации)

Вручную

Статистика: Форма 11-ТЭР

Сведения об использовании топлива, теплоэнергии и электроэнергии на производство отдельных видов продукции, работ (услуг)

Вручную

Статистика: Форма 12-строительство

Сведения о наличии основных строительных машин

Вручную

Статистика: Форма 12-Ф

Сведения об использовании денежных средств

Вручную

Статистика: Форма 14-МЕТ (лом)

Сведения об образовании и использовании лома черных и цветных металлов

Вручную

Статистика: Форма 2-ДМ

Сведения об остатках, поступлении и расходе драгоценных металлов и изделий из них

Вручную

Статистика: Форма 2-ДМ (давальческое сырье)

Сведения об остатках, поступлении и расходе драгоценных металлов, полученных для выполнения давальческих заказов

Автоматизировано

Статистика: Форма 2-ДМ (приложение)

Сведения об остатках, поступлении и сдаче драгоценных металлов в виде лома и отходов для последующей переработки и аффинажа

Вручную

Статистика: Форма 2-МП-инновация

Сведения о технологических инновациях малого предприятия

Вручную

Статистика: Форма 2-наука (краткая)

Сведения о выполнении научных исследований и разработок

Вручную

Статистика: Форма 2-СБ-Север (срочная)

Сведения о поступлении потребительских товаров и продукции производственно – технического назначения в районы крайнего севера и приравненные к ним местности

Вручную

Статистика: Форма 2-ТП (воздух)

Сведения об охране атмосферного воздуха

Вручную

Статистика: Форма 2-цены приобретения

Сведения о ценах приобретения отдельных видов товаров

Вручную

Статистика: Форма 22-ЖКХ (сводная)

Сведения о работе жилищно – коммунальных организаций в условиях реформы

Вручную

Статистика: Форма 24-энергетика

Электробаланс и отчет о работе электростанций (электрогенераторных установок)

Вручную

Статистика: Форма 26-ЖКХ

Сведения о предоставлении гражданам социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг

Вручную

С 1 квартала 2015 г. не применяется

Статистика: Форма 3-информ

Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве вычислительной техники, программного обеспечения и оказании услуг в этих сферах

Вручную

Статистика: Форма 3-СБ (вывоз)

Сведения о вывозе потребительских товаров

Вручную

Статистика: Форма 3-ТОРГ (ПМ)

Сведения об обороте розничной торговли малого предприятия

Автоматизировано

Статистика: Форма 3-Ф

Сведения о просроченной задолженности по заработной плате

Вручную

Статистика: Форма 4-ДМ

Сведения об остатках, поступлении и расходе драгоценных металлов, содержащихся в составе приборов, оборудования и других изделий

Автоматизировано

Статистика: Форма 4-запасы (срочная)

Сведения о запасах топлива

Вручную

Статистика: Форма 4-инновация

Сведения об инновациях организации

Вручную

Статистика: Форма 4-ТЭР

Сведения об использовании топливно – энергетических ресурсов

Вручную

Статистика: Форма 5-З

Сведения о затратах на производство и продажу продукции (товаров, работ, услуг)

Автоматизировано

Статистика: Форма 57-Т

Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям

Автоматизировано

Статистика: Форма 65-автотранс

Сведения о деятельности пассажирского автомобильного транспорта

Вручную

Статистика: Форма 7-травматизм

Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях

Автоматизировано

Статистика: Форма 8-ВЭС (транспортные услуги)

Сведения о транспортных услугах во внешнеэкономической деятельности

Вручную

Статистика: Форма 8-ВЭС (услуги)

Сведения об экспорте (импорте) услуг во внешнеэкономической деятельности Вручную

Статистика: Форма 85-К

Сведения о деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам дошкольного образования, присмотр и уход за детьми

Вручную

Статистика: Форма 9-КС

Сведения о ценах на приобретенные основные строительные материалы, детали и конструкции

Вручную

Статистика: Форма №1 (рабочая сила) Сведения о составе затрат организации на рабочую силу

Вручную

Статистика: Форма ДАП-ПМ

Обследование деловой активности малых предприятий добывающих, обрабатывающих производств, осуществляющих обеспечение электрической энергией, газом и паром, кондиционирование воздуха

Вручную

Статистика: Форма ДАС

Обследование деловой активности строительной организации

Вручную

Статистика: Форма ДАФЛ

Обследование деловой активности организации, осуществляющей деятельность в сфере финансового лизинга

Вручную

Статистика: Форма МП (микро)-натура Сведения о производстве продукции микропредприятием

Вручную

Статистика: Форма МП-сп

Вручную

Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия

Утратила силу (Приказ Росстата от

11.08.2016г. №414) Статистика: Форма МП(микро)

Сведения об основных показателях деятельности микропредприятия

Автоматизировано

Статистика: Форма МП(микро)-сх

Сведения об основных показателях деятельности микропредприятия, осуществляющего сельскохозяйственную деятельность

Вручную

Статистика: Форма П-1

Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг

Автоматизировано

Статистика: Форма П-1 (СХ)

Сведения о производстве и отгрузке сельскохозяйственной продукции

Вручную

Статистика: Форма П-1 Приложение 3

Сведения об объеме платных услуг населению по видам

Автоматизировано С 01.01.2017 г. не применяется

Статистика: Форма П-2

Сведения об инвестициях в нефинансовые активы

Автоматизировано

Статистика: Форма П-2 (краткая)

Сведения об инвестициях в основной капитал

Автоматизировано

Статистика: Форма П-2(инвест)

Сведения об инвестиционной деятельности

Вручную

Статистика: Форма П-3

Сведения о финансовом состоянии организации

Автоматизировано

Статистика: Форма П-4

Сведения о численности и заработной плате работников

Автоматизировано

Статистика: Форма П-4 (НЗ)

Сведения о неполной занятости и движении работников

Автоматизировано

Статистика: Форма П-5 (м)

Основные сведения о деятельности организации

Автоматизировано

Статистика: Форма П-6

Сведения о финансовых вложениях и обязательствах

Автоматизировано

Статистика: Форма П(услуги)

Сведения об объеме платных услуг населению по видам

Автоматизировано

Статистика: Форма ПМ

Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия

Автоматизировано

Статистика: Форма ПМ-пром

Сведения о производстве продукции малым предприятием

Автоматизировано

Статистика: Форма ПМ-торг

Сведения об обороте оптовой торговли малого предприятия

Вручную

Статистика: Форма С-1

Сведения о вводе в эксплуатацию зданий и сооружений

Вручную

Статистика: Форма С-2

Сведения о ходе строительства строек и объектов, включенных в федеральную адресную инвестиционную программу

Вручную

Статистика: Форма ТЗВ-МП

Сведения о расходах на производство и продажу продукции (товаров, работ и услуг) и результатах деятельности малого предприятия

Автоматизировано С 01.01.2017 г. не применяется

Форма 1-квотирование (Москва)

Сведения о выполнении установленной квоты и движении денежных средств

Вручную

Сведения о счетах в иностранной валюте в банках и иных кредитных учреждениях, действующих на территории Российской Федерации

Вручную

Возможно заполнение по предыдущим отчетам

Справки Справка о валютных счетах

Форма разработана методистами фирмы "1С"

Справка о рублевых счетах

Сведения о рублевых счетах в банках и иных кредитных учреждениях, действующих на территории Российской Федерации

Вручную

Форма разработана методистами фирмы "1С"

Декларирование производства и оборота алкогольной продукции Заявление о представлении корректирующих деклараций в ФСРАР

Заявление о представлении корректирующих деклараций в ФСРАР

Вручную

Прил. 01: Производство и оборот этилового спирта

Декларация об объеме производства и оборота этилового спирта

Вручную

Прил. 02: Использование этилового спирта

Декларация об объеме использования этилового спирта

Вручную

Прил. 03: Производство и оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме производства и оборота алкогольной и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 04: Использование алкогольной Декларация об объеме использования алкогольной и спиртсодержащей и спиртосодержащей продукции продукции

Вручную

Прил. 05: Оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме оборота этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 06: Поставка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме поставки этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 07: Закупка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме закупки этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 08: Объем перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 09: Перевозка этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции

Декларация о перевозках этилового спирта и спиртсодержащей продукции

Вручную

Прил. 10: Использование мощностей по производству этилового спирта и алкогольной продукции

Декларация об использовании мощностей по производству этилового спирта и алкогольной продукции, в том числе пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи

Вручную

Прил. 11: Розничная продажа алкогольной (за исключением пива и пивных напитков) и спиртосодержащей продукции

Декларация об объеме розничной продажи алкогольной (за исключением пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи) и спиртосодержащей продукции

Автоматизировано

Прил. 12: Розничная продажа пива и пивных напитков

Декларация об объеме розничной продажи пива и пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи

Автоматизировано

С 2014 года не применяется

Прил. 13: Объем собранного винограда для производства винодельческой продукции

Декларация об объеме собранного винограда для производства винодельческой продукции

Вручную

Прил. 14: Объем винограда, использованного для производства вина, игристого вина (шампанского)

Декларация об объеме винограда, использованного для производства вина, игристого вина (шампанского)

Вручную

Прил. 15: Объем винограда, использованного для производства винодельческой продукции с защищенным географическим указанием, с защищенным наименованием места происхождения и полного цикла производства дистиллятов

Декларация об объеме винограда, использованного для производства винодельческой продукции с защищенным географическим указанием, с защищенным наименованием места происхождения и полного цикла производства дистиллятов

Вручную

Уведомление о выездной торговле алкоголем

Уведомление о дате, времени и месте осуществления (отмены) розничной продажи алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания в условиях выездного обслуживания

Вручную

Декларация о плате за негативное воздействие на окружающую среду

Декларация о плате за негативное воздействие на окружающую среду

Вручную

Исполнение контрактов ГОЗ

Форма отчета об исполнении государственного контракта, контракта организацией, выполняющей государственный оборонный заказ

Автоматизировано

Отчет по отходам субъектов МСП

Отчет об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов

Вручную

По форме, утвержденной Приказом Минприроды РФ от 16.02.2010 N 30 (ред. от 09.12.2010). С 01.01.2016 года в каждом регионе могут утверждаться форма, порядок и срок предоставления отчета.

Расчет платы за негативное воздействие на окружающую среду

Расчет платы за негативное воздействие на окружающую среду

Вручную

Утратила силу (Приказ Ростехнадзора от 15.07.2016г. №301)

Расчет суммы утилизационного сбора (колесные ТС)

Расчет суммы утилизационного сбора в отношении колесных транспортных средств (шасси) и (или) прицепов к ним

Вручную

Расчет суммы утилизационного сбора

Расчет суммы утилизационного сбора в отношении самоходных машин и (или) Вручную

Не применяется

Отчетность прочая

(самоходные машины)

прицепов к ним

Расчет суммы экологического сбора

Расчет суммы экологического сбора

Вручную

Сведения о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год

Автоматизировано

Форма 2-ТП (отходы)

Сведения об образовании, обработке, утилизации, обезвреживании, транспортировании и размещении отходов производства и потребления

Вручную

2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган

Автоматизировано Из документа Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган

6-НДФЛ

Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом

Автоматизировано

Данные о корректировке сведений застрахованных лиц, СЗВ-КОРР

Данные о корректировке сведений застрахованных лиц, СЗВ-КОРР

Автоматизировано Из документа Данные о корректировке сведений застрахованных лиц, СЗВ-КОРР

Декларация 3-НДФЛ

Налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц

Автоматизировано Для индивидуальных предпринимателей

Декларация 4-НДФЛ

Налоговая декларация о предполагаемом доходе физического лица

Вручную

Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ

Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ

Автоматизировано Из документа Заявление о подтверждении права на зачет авансов по НДФЛ

Макет пенсионного дела

Макет пенсионного дела

Вручную

Пачка документов АДВ-1

Анкета застрахованного лица (АДВ-1)

Вручную

Из документа Анкета застрахованного лица (АДВ-1)

Пачка документов АДВ-2

Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)

Вручную

Из документа Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)

Пачка документов АДВ-3

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)

Вручную

Из документа

Отчетность по физлицам

Для индивидуальных предпринимателей

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3) Пачка документов ДСВ-1

Пачка документов ДСВ-1

Вручную

Из документа Пачка документов ДСВ-1

Пачка документов СЗВ К

Пачка сведений о трудовом стаже застрахованного лица, форма СЗВ-К

Вручную

Из документа Пачка сведений о трудовом стаже застрахованного лица, форма СЗВ-К

Пачка документов СПВ-1

Пачка сведений о взносах и страховом стаже, форма СПВ-1

Автоматизировано Из документа Пачка сведений о взносах и страховом стаже, форма СПВ-1

Пачка документов СПВ-2

Пачка документов «Сведения о страховом стаже застрахованного лица СПВ-2»

Автоматизировано Из документа Пачка документов «Сведения о страховом стаже застрахованного лица СПВ-2»

Реестр ДСВ-3

Реестр перечислявших дополнительные взносы на накопительную часть пенсии, форма ДСВ-3

Автоматизировано Из документа Реестр перечислявших дополнительные взносы на накопительную часть пенсии, форма ДСВ-3

Сведения о заработке и стаже застрахованных лиц, СЗВ-ИСХ

Сведения о заработке и стаже застрахованных лиц, СЗВ-ИСХ

Вручную

Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М

Автоматизировано Из документа Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ

Автоматизировано Из документа Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ

Из документа Сведения о заработке и стаже застрахованных лиц, СЗВ-ИСХ

Декларирование производства и оборота фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола) Объем использования для собственных нужд фармсубстанции спирта этилового

Декларация об объеме использования для собственных нужд фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола)

Вручную

Объем поставки фармсубстанции спирта этилового

Декларация об объеме поставки фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола)

Вручную

Объем производства и поставки фармсубстанции спирта этилового

Декларация об объеме производства и поставки фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола)

Вручную

Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий

Вручную

Реестр ЭЛН для отправки в ФСС

Автоматизировано Из документа Реестр ЭЛН для отправки в ФСС

Пилотный проект ФСС Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий

Из документа Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий

ЭЛН Реестр ЭЛН для отправки в ФСС

Бухгалтерскую отчетность организации предоставляют: ■ учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества; ■ территориальным органам государственной статистики по месту своей регистрации; ■ органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям в соответствии с законодательством Российской Федерации. Организации имеют право определить вид представления отчетности: на бумажных носителях или в электронном виде. Основное требование к бухгалтерской отчетности заключается в достоверности и полноте отражения финансовых данных в рамках системы нормативноправового регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации. Для подразделений организации, выделенных на самостоятельный баланс (указываются в списке Организации с настройкой Обособленное подразделение), доступно формирование отдельной бухгалтерской отчетности. Отчетность организации, имеющей филиалы, включает показатели деятельности всех подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы. Регламентированные отчеты в прикладном решении настроены на работу с рабочим планом счетов, который поставляется в рамках прикладного решения. При изменении рабочего плана счетов, возможно, придется ряд показателей отчетов корректировать или заполнять вручную. Сервис 1С-Отчетность обеспечивает отправку электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) по каналам связи. Справочник регламентированных отчетов позволяет настроить использование внешних форм регламентированных отчетов (раздел Настройки): ■ настройки применяемых отчетных форм – при частом изменении форм регламентированной отчетности требуется следить за тем, чтобы формы и форматы выгрузки были актуальными. Проверить необходимость обновления версии программы для получения актуальных форм отчетности можно по ссылке

Информация об обновлениях. Кроме того, можно настроить автоматическую проверку по ссылке Настройки проверки актуальности отчетов; ■ настройки печати с двухмерным штрихкодом – для печати машиночитаемых форм с двухмерным штрихкодом необходимо установить (переустановить) актуальную версию внешнего компонента печати по кнопке Переустановить компоненты печати машиночитаемых форм; ■ настройки произвольных статистических отчетов – если форма необходимого статистического отчета отсутствует в программе, то можно воспользоваться XML-шаблоном статистического отчета, который публикуется на сайте Росстата. Для этого нужно загрузить шаблон в программу по ссылке Настройка XMLшаблонов электронных версий отчетов. Иногда территориальные органы Росстата требуют представлять отчетность в формате, отличном от установленного по умолчанию. В этом случае требуется изменить формат выгрузки статотчетности по ссылке Настройка формата выгрузки в электронном виде; ■ настройки электронного документооборота с контролирующими органами – оформление заявлений на подключение к электронному документообороту с контролирующими органами, а также изменение настроек подключения к сервису 1С-Отчетность (продление сертификата, продление лицензии, подключение дополнительных направлений сдачи отчетности, изменение реквизитов и т. д.). Кроме сдачи электронной отчетности сервис 1С-Отчетность поддерживает: ■ неформализованную переписку с ФНС, ПФР и Росстатом; ■ сверки с налоговой (запросы ИОН); ■ сверки с ПФР (запросы ИОС); ■ отправку реестров больничных листов в ФСС; ■ получение требований и уведомлений; ■ отправку электронных документов в ответ на требования ФНС; ■ возможность формирования пакетов с отчетностью в формате для банков и прочих получателей; ■ ретроконверсию (процесс перевода ПФР бумажного архива в электронный вид). Быстрый переход на сайты ведомств в рамках сервиса 1С-Отчетность организован на закладке Личные кабинеты.

При отправке документов по требованию ФНС используются: ■ возможность работать при выборе документов с документами информационной базы; ■ автоматическая подготовка отправляемых документов; ■ простой интерфейс отправки документов. Для анализа информации, отраженной в регламентированных отчетах, предусмотрены механизмы расшифровки показателей до первичных документов. Для большинства форм статистических отчетов реализована настройка отбора данных в разрезе объектов статистического наблюдения и дополнительной детализации по кодам классификаторов статистики ОКПД, ОКВЭД, ОКУН. Возможность использования указанной настройки определяется наличием в форме кнопки Заполнение – Настроить. При заполнении значения из классификатора ОКПД организован пересчет в единицу статистического учета из единицы измерения (хранения) номенклатуры. Уточнение данных необходимо для детализации сведений, подаваемых в составе форм статистики. Например, в информационной базе учет номенклатуры ведется в килограммах, а в статистическую отчетность данные требуется выводить в тоннах. Пересчет может осуществляться также через единицу отчетов или единицы учета длины, веса, объема, площади, определенные для номенклатуры.

Для некоторых отчетных форм предусмотрена дополнительная детализация до номенклатурной группы при помощи команды Расшифровать.

Особенности учета для гособоронзаказа и 275-ФЗ Поддержка платежей в соответствии с № ФЗ 275-ФЗ Для управления платежами в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ предусмотрены следующие возможности: ■ учет государственных контрактов; ■ учет контрактов (договоры с заказчиками и договоры с исполнителями); ■ формирование графиков исполнения договоров (оплат, отгрузок/поступлений); ■ подготовка пакетов подтверждающих документов; ■ контроль правильности оформления поручений на выполнение платежа. Возможность поддержки платежей в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Поддержка платежей в соответствии с 275-ФЗ. В настройках указываются типы платежей, которые могут применяться при формировании заявок на расходование денежных средств. Для каждого типа платежа указываются виды документов, которые должны подтвердить этот тип платежа. Предусмотрена возможность создавать новые типы платежей и новые виды подтверждающих платежных документов. Типы платежей задаются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Типы платежей 275-ФЗ. Типы платежей 275-ФЗ заполнены в соответствии с п. 1.2 ст. 8.3 и п. 2, 3, 9, 10 ст. 8.4 Федерального закона «О государственном оборонном заказе» № 275-ФЗ от 29 декабря 2012 г., в редакции от 13 июля 2015 г. Для типов платежей определяется соответствие видов подтверждающих документов, которые необходимо оформить по данному типу платежа. Если для типа платежа не требуются подтверждающие документы, то устанавливается параметр Не требуются документы, подтверждающие исполнение контракта в форме типа платежа.

Виды подтверждающих документов задаются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Виды подтверждающих документов. Виды подтверждающих документов заполнены в соответствии с Федеральным законом «О государственном оборонном заказе» № 275-ФЗ от 29 декабря 2012 г., в редакции от 13 июля 2015 г.

Учет государственных контрактов Государственный контракт – договор, заключенный государственным заказчиком с головным исполнителем на поставки продукции по государственному оборонному заказу. Государственный контракт предназначен для обеспечения учета договоров с заказчиками и исполнителями, заявок на расходование денежных средств и списаний безналичных денежных средств в рамках государственного оборонного заказа.

В целях соблюдения определенных Федеральным законом № 275-ФЗ особых требований к проведению платежей при исполнении государственных контрактов обеспечивается ведение необходимых данных о составе кооперации головного исполнителя и о параметрах выполнения государственных контрактов. Общую схему состава кооперации можно представить в следующем виде.

В прикладном решении регистрируется список государственных контрактов, в исполнении которых предприятие принимает участие как головной исполнитель или участник кооперации головного исполнителя. Головной исполнитель – юридическое лицо, заключившее с государственным заказчиком государственный контракт по государственному оборонному заказу. Кооперация головного исполнителя – совокупность взаимодействующих между собой лиц, участвующих в поставках продукции по государственному оборонному заказу в рамках сопровождаемых сделок. В кооперацию входят головной исполнитель, заключающий контракт с государственным заказчиком, исполнители, заключающие контракты с головным исполнителем, и исполнители, заключающие контракты с исполнителями. Государственные контракты регистрируются в списках Продажи – См. также – Государственные контракты и Закупки – См. также – Государственные контракты. В качестве головного исполнителя в государственном контракте может быть указана организация или контрагент. Сведения об идентификаторе контракта автоматически формируются в соответствии с введенными параметрами контракта (Дата заключения, Год окончания, Информация о закупке, Порядковый номер и т. д.). В карточке государственного контракта указывается уполномоченный банк, в котором открыт отдельный счет головному исполнителю/исполнителю. Отдельный счет будет использоваться для осуществления расчетов по государственному оборонному заказу.

Учет контрактов Контракт – договор, заключенный в письменной форме головным исполнителем с исполнителем (или между исполнителями) на поставки продукции, необходимой головному исполнителю (или исполнителю) для выполнения государственного оборонного заказа. Регистрация контрактов с заказчиками В качестве контрактов с заказчиками используются договоры с типом взаимоотношений С покупателем/заказчиком, регистрируемые в списке Продажи – Оптовые продажи – Договоры с клиентом. При указании отдельного счета организации в форме договора на закладке Расчеты и оформление автоматически устанавливается флажок С заказчиком по госконтракту и заполняется номер государственного контракта. После выполнения обязательств организации по контракту можно перечислить с отдельного счета прибыль (при установленном флажке Обязательства по договору выполнены).

В контракте можно указать фиксированную сумму договора и оплаты за счет денежных средств государственного контракта. Если расчеты ведутся по договору в целом и график исполнения определяется договором, то график исполнения оплат задается непосредственно в договоре. Регистрация контрактов с исполнителями В качестве контрактов с исполнителями используются договоры с типом взаимоотношений С поставщиком/исполнителем, регистрируемые в списке Закупки – НСИ закупок – Договоры с поставщиками. Для регистрации договоров с поставщиками – участниками кооперации по ГОЗ в форме договоров с поставщиками на закладке Расчеты и оформление предусмотрены инструменты настройки Классификация при исполнении государственного оборонного заказа: ■ Обычный договор – поставщик не является участником кооперации; ■ С участником кооперации по госконтракту – поставщик является участником кооперации по ГОЗ; указывается, в рамках какого государственного контракта происходит исполнение им обязательств по контракту. Также требуется указать, под какой контракт с заказчиком заключен контракт с исполнителем (поле Договор с заказчиком).

■ С поставщиком по регулируемым государством тарифам – поставщик не является участником кооперации, но для расчетов с ним могут быть использованы средства с отдельного счета по типу платежей Оплата товаров, работ, услуг по ценам, подлежащим государственному регулированию. Также требуется указать статью калькуляции, в счет которой будут зачитываться платежи (поле Оплату распределять по статье калькуляции). Если расчеты детализируются по договору и зафиксирована сумма договора, есть возможность запланировать исполнение – указать график оплат и поступлений (отгрузок). Для контрактов доступны специализированные отчеты Паспорт контракта и Сведения о кооперации (Приложение 1), Сведения о кооперации (Приложения 2 и 3). Договоры кредитов и депозитов в рамках ФЗ № 275-ФЗ оформляются стандартным образом. Присоединение файлов подтверждающих документов в договорах (контрактах) и заявке Для контрактов (договоров с заказчиками и исполнителями) обеспечивается присоединение файлов подтверждающих документов. Это позволяет исключить необходимость многократного указания подтверждающих документов из-за их привязки к государственным контрактам. Схема связей подтверждающих документов, договоров и заявок на расходование ДС представлена ниже:

Присоединение файлов подтверждающих документов выполняется в табличной части на закладке Подтверждающие документы. В табличной части фиксируются вид документа (выбирается из списка Виды подтверждающих документов), номер и его дата, сумма и файл подтверждающего документа. Список подтверждающих документов может быть уточнен в заявке на расходование денежных средств (поле Файл документа на закладке Подтверждающие документы). В заявке файл подтверждающего документа можно выбрать из файлов, присоединенных к договору, в рамках которого формируется заявка, или добавить файл с диска. Если файл добавляется с диска, то он автоматически присоединяется к договору, указанному в качестве объекта расчетов в заявке на расходование ДС.

Подтверждающие документы подлежат выгрузке в банк для проверки на соответствие договору и акцепта платежа. При проведении заявки и договора выполняется контроль соответствия видов подтверждающих документов и типов платежей. Управление заявками на оплату с использованием средств ГОЗ Потребность в оплатах за счет средств государственных оборонных заказов в соответствии с ФЗ № 275-ФЗ отражается документом Заявка на расходование денежных средств (на закладке Расшифровка платежей в заявке установлен флажок Платеж за счет средств ГОЗ). Для оплаты за счет средств ГОЗ в рамках заявки на расходование денежных средств предусмотрены: ■ автоматическое заполнение типа платежа 275-ФЗ, по которому будет производиться списание денежных средств. Если тип платежа 275-ФЗ – за счет прибыли, то статья калькуляции скрывается; ■ перечисление денежных средств с банковских счетов в российских рублях на иные банковские счета в иностранной валюте. Для каждого этапа расчетов с участниками кооперации описывается состав документов-оснований, которыми должно сопровождаться выполнение платежа (на закладке Подтверждающие документы). В целях распределения оплаты за счет средств ГОЗ предусмотрен подбор отдельного счета (кнопка Подобрать на закладке Распределение по счетам). Выбор счета основан на анализе остатков по статье калькуляции из сметы договоров с заказчиками и сроков истечения этих договоров (форма Распределение оплаты по отдельным счетам). Для уточнения данных по счетам можно установить Фильтр по статье калькуляции.

При проведении заявки на расходование денежных средств выполняется контроль наличия и достаточности подтверждающих документов, но при этом контроль не блокирует проведение документа. Для контроля правильности заполнения распоряжений на оплату, наличия и достаточности подтверждающих документов, попадающих под «режим использования отдельного счета», предусмотрен отчет Контроль платежа на соответствие 275-ФЗ на панели навигации заявки на расходование денежных средств. Для контроля расхода полученных по контракту денежных средств в соответствии со сметой контракта с заказчиком используется отчет Казначейство – Отчеты по казначейству – Исполнение смет контрактов с заказчиками по госконтрактам. Перечисление прибыли с отдельного счета на банковский счет организации После выполнения обязательств организации по контракту с заказчиком с отдельного счета на банковский счет организации доступно перечисление прибыли контракта. Перечисление прибыли оформляется документами Распоряжение на перемещение денежных средств с типом операции Перечисление ДС на другой счет и документами Списание безналичных денежных средств с типом операции Перечисление на другой счет.

При выборе отдельного счета списания в распоряжении на перемещение автоматически заполняются договор с заказчиком и тип платежа по 275-ФЗ. Перечисление прибыли с отдельного счета на иной банковский счет возможно при соблюдении следующих условий: ■ полное исполнение контракта с заказчиком, подтвержденное установкой флажка Обязательства по договору выполнены; ■ предоставление документов, подтверждающих исполнение контракта. Список подтверждающих документов прикладывается к распоряжению на перемещение на закладке Подтверждающие документы.

Раздельный учет при исполнении контрактов ГОЗ

Обеспечена поддержка методики раздельного учета финансово-хозяйственной деятельности организации при исполнении контрактов государственного оборонного заказа (ГОЗ). Методика основана на использовании направлений деятельности, когда каждый контракт представлен отдельным направлением деятельности. Представлен результирующий отчет Регламентированный учет – Отчеты – Исполнение контрактов ГОЗ. Для обеспечения условий формирования отчета Исполнение контрактов ГОЗ используется классификация направлений деятельности по типу деятельности. В поле Тип деятельности карточки элемента списка Направления деятельности (Финансовый результат и контроллинг – См. также) для выбора доступны два варианта: Контракт ГОЗ и Иная (деятельность). После выбора значения Контракт ГОЗ по гиперссылке Целевые параметры контракта указываются плановые параметры выполнения контракта. К ним относятся: ■ Дата завершения – плановая дата завершения контракта; ■ группа Основные параметры контракта: ○ Объем финансирования контракта – общая сумма контракта; ○ Прибыль контракта – сумма нормативной прибыли, зафиксированная при заключении контракта; ○ НДС с выручки – задается от общей суммы контракта с учетом налогообложения деятельности по исполнению контракта; ■ группа Целевые затраты: ○ Затраты на материалы – материальные затраты, включаемые в себестоимость выпускаемой продукции; ○ Затраты на оплату труда – сумма оплаты прямых трудозатрат, включаемая в себестоимость выпускаемой продукции; ○ Прочие производственные затраты – сумма нормируемых производственных расходов, включаемая в себестоимость выпускаемой продукции; ○ Общепроизводственные затраты – общепроизводственные затраты, включаемые в себестоимость выпускаемой продукции; ○ Общехозяйственные затраты – общехозяйственные затраты, включаемые в себестоимость выпускаемой продукции; ○ Управленческие расходы – общехозяйственные затраты, относимые по контракту сразу на финансовый результат (при использовании директ-костинга); ○ Коммерческие расходы – коммерческие затраты, учитываемые при формировании финансового результата по контракту. Все параметры не являются обязательными для заполнения. Указанные значения будут показаны в отчете Исполнение контрактов ГОЗ соответствующими показателями в графе Целевые параметры выполнения контракта, руб. На выбранную дату отчет Исполнение контрактов ГОЗ позволяет проанализировать состояние и состав полученных средств, а также ресурсов, задействованных организацией для исполнения контрактов ГОЗ. Отчет формируется по данным бухгалтерских регистров и требует предварительного выполнения полноценной процедуры закрытия месяца. Оценка целевого использования средств контракта выполняется по значению контрольного правила. Контрольное правило представлено показателем 4. (+) Перенаправление средств контрактов / (-) Привлечение ресурсов в контракты в графе Текущее сальдо, руб. Знак контрольного правила определяет состояние использования полученных средств контракта: ■ Отрицательная сумма – организация задействовала для выполнения контракта ресурсы, превышающие по своей стоимости объем полученного авансирования работ. Величина показателя определяет сумму превышения. ■ Положительная сумма – организация использовала полученные по контракту средства на покрытие собственных потребностей и не восполнила их ресурсами, необходимыми для исполнения контракта. Величина показателя определяет сумму, требующую восполнения для сохранения объемов финансирования работ контракта.

В отчет оборотные данные выводятся нарастающим итогом с начала выполнения контрактов. В зависимости от значения отбора в поле Данные по форма отчета имеет отличия по составу полей и позволяет получить следующие данные: ■ По контракту – выводятся данные по одному указанному контракту. Дополнительно анализируется плановая дата завершения контракта, указанная в соответствующем параметре направления деятельности. Если на отчетную дату плановая дата еще не наступила, то в отчете выделяются три группы колонок: ○ Состояние исполнения – группа включает поля Состояние выполнения, %, Целевые параметры выполнения контракта, руб., Текущее сальдо, руб.; ○ Движение ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Привлечение средств с других контрактов ГОЗ, руб., Привлечение собственных средств организации, руб.; ○ Использование ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Использование средств на другие контракты ГОЗ, руб., Использование средств под расходы организации, руб. Если плановая дата завершения контракта превышена, а исполнение контракта продолжается, то в форме выделяются три группы колонок: ○ Состояние исполнения – группа включает поля Целевые параметры выполнения контракта, руб., Выполнено до плановой даты завершения контракта, %, Сальдо на плановую дату завершения контракта, руб., Выполнено на отчетную дату, %, Текущее сальдо, руб.; ○ Движение ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Привлечение средств с других контрактов ГОЗ, руб., Привлечение собственных средств организации, руб.; ○ Использование ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Использование средств на другие контракты ГОЗ, руб., Использование средств под расходы организации, руб. ■ По списку контрактов – выводятся данные по выбранной группе контрактов. Состав группы указывается по гиперссылке . В форме выделяются три группы колонок: ○ Текущее сальдо – группа состоит из одного поля Текущее сальдо, руб.; ○ Движение ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Привлечение средств с других контрактов ГОЗ, руб., Привлечение собственных средств организации, руб.; ○ Использование ресурсов контрактов – группа включает поля Движение в рамках контракта, руб., Использование средств на другие контракты ГОЗ, руб., Использование средств под расходы организации, руб. ■ По всем контрактам ГОЗ – отражается полный оборот всех средств, полученных и задействованных организацией для выполнения государственного оборонного заказа, без разбивки по контрактам. Форма отчета совпадает с предыдущим вариантом. Значения показателей отчета могут быть расшифрованы двумя способами (вариант расшифровки определяется значением в поле Вариант формирования): ■ С детализацией оборотов до документов – все оборотные суммы раскрываются до первичных документов. ■ С детализацией оборотов до счетов учета – все оборотные суммы раскрываются до оборотов по бухгалтерским счетам. Размерность отражаемых в отчете сумм определяется значением, выбранным в поле Выводить суммы. Доступны варианты: в рублях, в тысячах рублей, в миллионах рублей. Для вариантов отчета с расшифровкой показателей используется только способ формирования в рублях. Группа полей Состояние выполнения дает «быструю» оценку состояния исполнения контракта путем сопоставления текущего сальдо средств и ресурсов контракта с целевым параметрами исполнения. Группы полей Движение ресурсов контрактов и Использование ресурсов контрактов позволяют провести анализ использования средств через обороты ресурсов.

Ввод начальных остатков Виды начальных остатков Способы отражения хозяйственной деятельности в бухгалтерском и налоговом учете Ввод начальных остатков Остатки материальных ресурсов, принадлежащих организации Остатки товаров и материалов, полученных организацией без перехода права собственности Многооборотная тара Остатки незавершенного производства Товарно-материальные ценности в эксплуатации Остатки нераспределенных постатейных расходов Остатки денежных средств Задолженность перед организацией Обязательства организации Расчеты между организациями Расчеты с подотчетными лицами Данные для управленческого учета Управленческий учет остатков на едином плане счетов регламентированного учета Начальные остатки неиспользованных дней отпуска Ввод начальных остатков внеоборотных активов Входящий НДС по товарам, работам и услугам Остатки по прочим счетам бухгалтерского учета Ввод остатков расходов для УСН

Виды начальных остатков Ввод начальных остатков является отправной точкой учета данных в новой системе. Без ввода остатков по каждому разделу учета не представляется возможным вести полноценный учет данных. Назначение ввода начальных остатков – перенос данных о состоянии предприятия на момент начала ведения учета в новую информационную базу с целью формирования собственного капитала. Например, организация переходит с одной учетной системы на другую. Если организация начинает работу в информационной базе с момента своего создания, ввод остатков не требуется. Под состоянием предприятия подразумеваются товары, продукция на складах, денежные средства в банках, кассах, уставной капитал и многое другое. Предусмотрен ввод остатков начиная от количества товаров на складах и заканчивая остатками взаиморасчетов и амортизацией оборудования. Первоначальные остатки вводятся на конкретную дату (дату ввода начальных остатков) и представляют собой начальное сальдо по счетам учета. Рекомендуется вводить остатки на начало отчетного периода (год, квартал, месяц). Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчетного периода. За месяц, в котором отражены только операции ввода остатков, нет необходимости выполнять процедуру закрытия месяца. Прикладное решение предоставляет различные инструменты, позволяющие ввести балансовые остатки (остатки по счетам бухгалтерского учета) и управленческие данные, накопленные на момент запуска системы.

Балансовые остатки на дату запуска системы На дату запуска информационной системы в эксплуатацию необходимо занести балансовые остатки по бухгалтерскому учету. Использующиеся для ввода начальных остатков документы сведены в таблицу 16.1. Таблица 16.1 Номер счета

Наименование счета

Документы ввода остатков

01

Основные средства

01.01

Основные средства в организации

Ввод остатков внеоборотных активов (Основные средства)

01.08

Объекты недвижимости, права собственности на которые не зарегистрированы

Отдельно для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

01.09

Выбытие основных средств

01.К

Корректировка стоимости арендованного имущества

Ввод остатков внеоборотных активов (Предметы лизинга на балансе) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

02.01

Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01

Ввод остатков внеоборотных активов (Основные средства)

02.02

Амортизация основных средств, учитываемых на счете 03

03.01

Материальные ценности в организации

Ввод остатков внеоборотных активов (Переданные в аренду основные средства) Отдельно для целей управленческого учета:

03.02

Материальные ценности, предоставленные во временное владение и пользование

03.03

Материальные ценности, предоставленные во временное пользование

03.04

Прочие доходные вложения

Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Отдельно для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

03.09

Выбытие материальных ценностей

04

Нематериальные активы

04.01

Нематериальные активы организации

Ввод остатков внеоборотных активов (Нематериальные активы и расходы на НИОКР) Отдельно для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

04.02

Расходы на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы

Ввод остатков внеоборотных активов (Нематериальные активы и расходы на НИОКР)

05

Амортизация нематериальных активов

Ввод остатков внеоборотных активов (Нематериальные активы и расходы на НИОКР) Отдельно для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

07

Оборудование к установке

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

08

Вложения во внеоборотные активы

08.01

Приобретение земельных участков

В версии 2.4 учета внеоборотных активов: Ввод остатков вложений во внеоборотные активы

08.02

Приобретение объектов природопользования

В версии 2.2 учета внеоборотных активов: Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На внеоборотные активы»

08.03

Строительство объектов основных средств

08.04

Приобретение объектов основных средств

08.04.1

Компоненты основных средств

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

08.04.2

Подготовка к вводу в эксплуатацию

В версии 2.4 учета внеоборотных активов: Ввод остатков вложений во внеоборотные активы

08.05

Приобретение нематериальных активов

В версии 2.2 учета внеоборотных активов: Операция (регл. учет)

08.06

Перевод молодняка животных в основное стадо

Отдельно для целей управленческого учета:

08.07

Приобретение взрослых животных

Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) (в версии 2.2 учета внеоборотных активов)

08.08

Выполнение научно-исследовательских опытно-конструкторских и технологических работ

08.11

Нематериальные поисковые активы

08.12

Материальные поисковые активы

09

Отложенные налоговые активы

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

10

Материалы

10.01

Сырье и материалы

10.02

Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали

10.03

Топливо

10.04

Тара и тарные материалы

10.05

Запасные части

10.06

Прочие материалы

10.07

Материалы, переданные в переработку на сторону

Документы ввода начальных остатков (Переданные переработчикам материалы)

10.08

Строительные материалы

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

10.09

Инвентарь и хозяйственные принадлежности

10.10

Специальная оснастка и специальная одежда на складе

10.11

Специальная оснастка, специальная одежда и инвентарь в эксплуатации

10.11.1

Специальная одежда в эксплуатации

10.11.2

Специальная оснастка в эксплуатации

10.11.3

Инвентарь и хозяйственные

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

Документы ввода начальных остатков (ТМЦ в эксплуатации)

принадлежности в эксплуатации 10.ДР

Дополнительные расходы по материалам

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На себестоимость товаров»

11

Животные на выращивании и откорме

14 (все субсчета с 14.01 по 14.04)

Резервы под снижение стоимости материальных ценностей

15 (все субсчета с 15.01 по 15.02)

Заготовление и приобретение материальных ценностей

16 (все субсчета с 16.01 по 16.02)

Отклонение в стоимости материальных ценностей

19

НДС по приобретенным ценностям

19.01

НДС при приобретении основных средств

19.02

НДС по приобретенным нематериальным активам

19.03

НДС по приобретенным материальнопроизводственным запасам

19.04

НДС по приобретенным услугам

19.05

НДС, уплаченный при ввозе товаров на территорию Российской Федерации

19.06

Акцизы по оплаченным материальным ценностям

19.07

НДС по товарам, реализованным по ставке 0 % (экспорт)

19.08

НДС при строительстве основных средств

19.09

НДС по уменьшению стоимости реализации

19.10

НДС, уплачиваемый при импорте из ЕАЭС

19.11

НДС, уплаченный налоговым агентом

Счет-фактура налогового агента на основании документов ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам).

20

Основное производство

Документы ввода начальных остатков (Переданные в производство материалы)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

Документы ввода начальных остатков (Входящий НДС по товарам, работам и услугам) (начиная с версии 2.4.2 прикладного решения)

или Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На производственные затраты» 21

Полуфабрикаты собственного производства

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

23

Вспомогательные производства

Документы ввода начальных остатков (Переданные в производство материалы) или Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На производственные затраты»

25

Общепроизводственные расходы

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы)

26

Общехозяйственные расходы

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы)

28

Брак в производстве

Документы ввода начальных остатков (Переданные в производство материалы) или Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На производственные затраты»

29

Обслуживающие производства и хозяйства

Документы ввода начальных остатков (Переданные в производство материалы) или Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На производственные затраты»

40

Выпуск продукции (работ, услуг)

41

Товары

41.01

Товары на складах

41.02

Товары в розничной торговле (по покупной стоимости)

41.03

Тара под товаром и порожняя

41.04

Покупные изделия

41.11

Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)

41.12

Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)

41. ДР

Дополнительные расходы по товарам

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На себестоимость товаров»

41. К

Корректировка товаров прошлого периода

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

42

Торговая наценка

42.01

Торговая наценка в автоматизированных торговых точках

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

Документы ввода начальных остатков (Принятая от поставщиков возвратная тара)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

42.02

Торговая наценка в неавтоматизированных торговых точках

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

43

Готовая продукция

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

44

Расходы на продажу

44.01

Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы)

44.02

Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы)

45

Товары отгруженные

45.01

Покупные товары отгруженные

45.02

Готовая продукция отгруженная

45.03

Прочие товары отгруженные

45.04

Переданные объекты недвижимости

Реализация услуг и прочих активов (имитация естественного хода выполнения хозяйственной операции)

46

Выполненные этапы по незавершенным работам

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

Операция (регл. учет)

Реализация товаров и услуг (имитация естественного хода выполнения хозяйственной операции)

Операция (регл. учет)

50

Касса

50.01

Касса организации

Документы ввода начальных остатков (В кассах)

50.02

Операционная касса

Документы ввода начальных остатков (В автономных ККМ, В автономных ККМ к оформлению отчетов о продажах)

50.03

Денежные документы

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

50.04

Касса по деятельности платежного агента Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

50.21

Касса организации (в валюте)

Документы ввода начальных остатков (В кассах)

50.23

Денежные документы (в валюте)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

51

Расчетные счета

52

Валютные счета

55

Специальные счета в банках

Документы ввода начальных остатков (На банковских счетах)

Документы ввода начальных остатков (На банковских счетах)

55.01

Аккредитивы

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

55.02

Чековые книжки

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

55.03

Депозитные счета

Документы ввода начальных остатков (На банковских счетах).

55.04

Прочие специальные счета

Документы ввода начальных остатков (договоры кредитов, депозитов и выданных займов)

55.21

Аккредитивы (в валюте)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

55.23

Депозитные счета (в валюте)

Документы ввода начальных остатков (На банковских счетах)

55.24

Прочие специальные счета (в валюте)

Документы ввода начальных остатков (На банковских счетах)

57

Переводы в пути

57.01

Переводы в пути

Документы ввода начальных остатков (Сторно отчетов по эквайрингу)

57.02

Приобретение иностранной валюты

Операция (регл. учет)

57.03

Продажи по платежным картам

57.21

Переводы в пути (в валюте)

57.22

Реализация иностранной валюты

58 (все субсчета с 58.01 по 58.02)

Финансовые вложения

58.03

Предоставленные займы

Документы ввода начальных остатков (Договоры кредитов, депозитов и выданных займов)

58.04

Вклады по договору простого товарищества

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

58.05

Приобретенные права в рамках оказания финансовых услуг

59

Резервы под обесценение финансовых вложений

60

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

60.01

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Документы ввода начальных остатков (Задолженность перед поставщиками)

60.02

Расчеты по авансам выданным

Документы ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам)

60.03

Векселя выданные

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) 60.21

Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте)

Документы ввода начальных остатков (Задолженность перед поставщиками)

60.22

Расчеты по авансам выданным (в валюте) Документы ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам)

60.31

Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в у. е.)

Документы ввода начальных остатков (Задолженность перед поставщиками)

60.32

Расчеты по авансам выданным (в у. е.)

Документы ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам)

62

Расчеты с покупателями и заказчиками

62.01

Расчеты с покупателями и заказчиками

Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов) Документы ввода начальных остатков (Переданная клиентам возвратная тара)

62.02

Расчеты по авансам полученным

Документы ввода начальных остатков (Авансы, полученные от клиентов)

62.03

Векселя полученные

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

62.21

Расчеты с покупателями и заказчиками (в Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов) валюте)

62.22

Расчеты по авансам полученным (в валюте)

62.31

Расчеты с покупателями и заказчиками (в Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов) у. е.)

62.32

Расчеты по авансам полученным (в у. е.)

62. Р

Расчеты с розничными покупателями

63

Резервы по сомнительным долгам

Документы ввода начальных остатков (Авансы, полученные от клиентов)

Документы ввода начальных остатков (Авансы, полученные от клиентов)

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

66 (все субсчета с 66.01 по 66.24)

Расчеты по краткосрочным кредитам и займам

Документы ввода начальных остатков (Договоры кредитов, депозитов и выданных займов)

67 (все субсчета с 67.01 по 67.24)

Расчеты по долгосрочным кредитам и займам

Документы ввода начальных остатков (Договоры кредитов, депозитов и выданных займов)

68

Расчеты по налогам и сборам

68.01

НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

68.02

Налог на добавленную стоимость

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

все субсчета с 68.03 по 68.22 68.32

68.42

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) НДС при исполнении обязанностей налогового агента

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

НДС при импорте товаров из ЕАЭС

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

Операция (регл. учет)

Операция (регл. учет) 69 (все субсчета с 69.01 по 69.13.2)

Расчеты по социальному страхованию и обеспечению

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

70

Расчеты с персоналом по оплате труда

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

Операция (регл. учет)

Операция (регл. учет) 71

Расчеты с подотчетными лицами

71.01

Расчеты с подотчетными лицами

Документы ввода начальных остатков (Долг подотчетных лиц)

71.21

Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)

Документы ввода начальных остатков (Перерасходы подотчетных лиц)

73 (все субсчета с 73.01 по 73.03)

Расчеты с персоналом по прочим операциям

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

75 (все субсчета с 75.01 по 75.02)

Расчеты с учредителями

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета:

Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) 76

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

76.01.1

Расчеты по имущественному и личному страхованию

Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов, Авансы, выданные поставщикам)

76.01.9

Платежи (взносы) по прочим видам страхования

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

76.02

Расчеты по претензиям

Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов, Задолженность перед поставщиками, Авансы, полученные от клиентов, Авансы, выданные поставщикам)

76.05

Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками

Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов, Авансы, выданные поставщикам)

76.06

Расчеты с прочими покупателями и заказчиками

Документы ввода начальных остатков (Задолженность перед поставщиками, Авансы, полученные от клиентов)

76.07.1

Арендные обязательства

Ввод остатков внеоборотных активов (Взаиморасчеты по договорам лизинга)

76.07.2

Задолженность по лизинговым платежам

76.07.3

Авансы по договорам лизинга

76.07.4

Выкуп лизингового имущества

76.07.9

НДС по арендным обязательствам

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

76.09

Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами

Документы ввода начальных остатков (Задолженность клиентов, Задолженность перед поставщиками, Авансы, полученные от клиентов, Авансы, выданные поставщикам) Документы ввода начальных остатков (Подарочные сертификаты) Документы ввода начальных остатков (Договоры кредитов, депозитов и выданных займов)

все субсчета с 76.21 по 76.49

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

76.АВ

НДС по авансам и предоплатам

Счет-фактура, выданный (аванс) на основании документов ввода начальных остатков (Авансы, полученные от клиентов)

76.ВА

НДС по авансам и предоплатам выданным

Счет-фактура, полученный (аванс) на основании документов ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам и Списание безналичных ДС, автоматически созданных на основании документов Ввод остатков взаиморасчетов по договорам лизинга)

76.К

Корректировка расчетов прошлого периода

76.Н

Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет

76.НА

Расчеты по НДС при исполнении обязанностей налогового агента

76.ОК

Товары к оформлению отчетов комитенту

76.ОТ

НДС, начисленный по отгрузке

Счет-фактура налогового агента на основании документов ввода начальных остатков (Авансы, выданные поставщикам). Остаток на счете 76.НА не учитывается. Переносится на счет 19.11.

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

77

Отложенные налоговые обязательства

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

79 (все субсчета с 79.01 по 79.03)

Внутрихозяйственные расчеты

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

80 (все субсчета с 80.01 по 80.09)

Уставный капитал

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

81 (все субсчета с 81.01 по 81.09)

Собственные акции (доли)

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

82 (все субсчета с 82.01 по 82.02)

Резервный капитал

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

83 (все субсчета с 83.01 по 83.09)

Добавочный капитал

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы) 84 (все субсчета с 84.01 по 84.04)

Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

86 (все субсчета с 86.01 по 86.02)

Целевое финансирование

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

90 (все субсчета с 90.01 по 90.09)

Продажи

91 (все субсчета с 91.01 по 91.09)

Прочие доходы и расходы

94

Недостачи и потери от порчи ценностей

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

96 (все субсчета с 96.01 по 96.09)

Резервы предстоящих расходов

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

97

Расходы будущих периодов

97.01

Расходы на оплату труда будущих периодов

97.02

Расходы будущих периодов на добровольное страхование работников

97.11

Убытки прошлых лет

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На расходы будущих периодов»

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

97.21

Прочие расходы будущих периодов

Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) по статье расходов «На расходы

будущих периодов» 98 (все субсчета с 98.01 по 98.06)

Доходы будущих периодов

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

99

Прибыли и убытки

Для целей бухгалтерского учета специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет) Для целей управленческого учета: Документы ввода начальных остатков (Прочие активы и пассивы)

001

Арендованные основные средства

Ввод остатков внеоборотных активов (Полученные в аренду основные средства) Ввод остатков внеоборотных активов (Переданные в аренду основные средства) Ввод остатков внеоборотных активов (Предметы лизинга за балансом) Ввод остатков внеоборотных активов (Переданные в аренду предметы лизинга на балансе)

002

Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

003

Материалы, принятые в переработку

003.01

Материалы на складе

Операция (регл. учет) или Поступление сырья от давальца

003.02

Материалы, переданные в производство

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

004

Товары, принятые на комиссию

004.01

Товары на складе

Документы ввода начальных остатков (Полученные на комиссию товары)

004.02

Товары, переданные на комиссию

Специальных инструментов не предусмотрено Документы ввода начальных остатков (Полученные на комиссию товары) + документ Реализация товаров и услуг с операцией Передача на комиссию

004.К

Корректировка комиссионных товаров прошлого периода

005

Оборудование, принятое для монтажа

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено

006

Бланки строгой отчетности

Операция (регл. учет)

007

Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов

008

Обеспечения обязательств и платежей полученные

009

Обеспечения обязательств и платежей выданные

010

Износ основных средств

Ввод остатков внеоборотных активов (Основные средства) Ввод остатков внеоборотных активов (Предметы лизинга на балансе)

011

Основные средства, сданные в аренду

Специальных инструментов ввода остатков не предусмотрено Операция (регл. учет)

ГТД

Учет импортных товаров по номерам ГТД

КВ

Амортизационная премия

МЦ

Материальные ценности в эксплуатации

МЦ.02

Спецодежда в эксплуатации

МЦ.03

Спецоснастка в эксплуатации

МЦ.04

Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации

Документы ввода начальных остатков (Собственные товары)

Документы ввода начальных остатков (ТМЦ в эксплуатации)

Наследование необходимых управленческих данных Для принятия в будущем обоснованных решений необходим, помимо ввода балансовых остатков, доступ к аналитическим данным, накопленным на момент запуска системы. Указанную информацию можно занести «Документами ввода начальных остатков» с выбранным типом операции. Подробно см. в разделе «Данные для управленческого учета».

Способы отражения хозяйственной деятельности в бухгалтерском и налоговом учете В регламентированном учете можно отражать (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет – Отражение операций – Регламентированный учет): ■ все хозяйственные операции. Хозяйственные операции отражаются в регламентированном учете по закрытию месяца в рамках рабочего места Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца; ■ хозяйственные операции начиная с даты. Обеспечивается отражение документов ввода в регламентированном учете с определенной даты. При таком режиме можно установить дату, начиная с которой хозяйственные операции будут отражаться в регламентированном учете и будет выполняться закрытие месяца по бухгалтерскому и налоговому учету. Ввести начальные остатки можно по данным оперативного учета (кнопка Сформировать остатки). По результатам ввода остатков по данным оперативного учета автоматически формируется список документов ввода начальных остатков по регламентированному учету на указанную дату (НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков). Открытие списка сформированных документов ввода начальных остатков выполняется по гиперссылке Список документов. Документы ввода заполняются остатками по регистрам оперативного учета. Автоматическое отражение документов ввода остатков в регламентированном учете выполняется после их проведения. Список проводок, сформированных документами ввода остатков, доступен по гиперссылке Проводки ввода остатков.

Ввод начальных остатков Информация о начальных остатках денежных средств, остатках товаров на складах, сальдо по взаиморасчетам с деловыми партнерами на дату начала ведения учета в информационной базе вводится с помощью документов НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков. Каждый вид остатков вводится документом с отдельным типом операции. Все варианты представлены в виде иерархического списка. Документы ввода начальных остатков можно вводить с отбором (поле Ввод остатков по в списке документов ввода начальных остатков): ■ по Оперативному учету; ■ Бухгалтерскому и налоговому учету; ■ Управленческому учету (на едином плане счетов).

При вводе остатков по регламентированному учету доступно заполнение по остаткам оперативного учета (кнопка Заполнить по остаткам опер. учета в форме ввода остатков). Все документы ввода остатков создаются в разрезе организаций.

При вводе остатков автоматически рассчитывается значение суммы регламентированного учета. Автоматически рассчитанное по указанной сумме в валюте документа ввода остатков значение суммы регламентированного учета (а также суммы НДС регламентированного учета) можно использовать как предложение по умолчанию. При его расхождении с данными бухгалтерского баланса, используемого для ввода начальных остатков, суммы регламентированного учета необходимо выставить по учетным данным. В проводках по документам ввода остатков регламентированного учета используется корреспонденция с предопределенным счетом 000 «Вспомогательный». В настоящей главе ввод начальных остатков представлен по следующим разделам: ■ материальные ресурсы, принадлежащие организации; ■ товары и материалы, полученные организацией без перехода права собственности; ■ многооборотная тара; ■ материалы, переданные в производство; ■ прочие затраты, не включенные в себестоимость; ■ нераспределенные постатейные расходы; ■ товарно-материальные ценности; ■ денежные средства; ■ задолженность перед организацией; ■ расчеты по договорам кредитов, депозитов и выданных займов; ■ обязательства организации; ■ расчеты между организациями; ■ расчеты с подотчетными лицами; ■ управленческий учет; ■ внеоборотные активы; ■ входящий НДС по товарам, работам и услугам; ■ расходы для упрощенной системы налогообложения (УСН); ■ остатки по прочим счетам бухгалтерского учета. Начиная с версии 2.4.2 прикладного решения ввод остатков товаров и взаиморасчетов выполняется в разрезе единых учетных документов с помощью документа Первичный документ. Для данного документа определены типы его использования для ввода остатков. Название, отображаемое при работе с указанным документом, зависит от типа его использования.

Номер, дата и сумма (полная) в документе Первичный документ указываются в соответствии с данными документа, по которому вводятся остатки. В зависимости от типа документа Первичный документ применяется следующим образом: ■ Тип документа Оплата поставщику – документ вносится в информационную базу в соответствии с реквизитами платежного документа, по которому регистрируется ввод остатков, и выбирается в качестве расчетного документа или объекта расчетов для ввода остатков авансов, выданных поставщикам. Такой документ может использоваться в качестве основания для регистрации счета-фактуры на аванс для целей ввода остатков по 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным». ■ Тип документа Приобретение у поставщика – документ вносится в информационную базу в соответствии с реквизитами документа поступления, по которому регистрируется ввод остатков, и выбирается в качестве расчетного документа или объекта расчетов для ввода остатков задолженности перед поставщиками. Такой документ также указывается в качестве партии поступления при вводе остатков собственных товаров и в качестве документа поступления при вводе остатков входящего НДС. Счет-фактуру для целей учета НДС можно зарегистрировать непосредственно из документа по гиперссылке Зарегистрировать счет-фактуру. ■ Тип документа Оплата от клиента – документ вносится в информационную базу в соответствии с реквизитами платежного документа, по которому регистрируется ввод остатков, и выбирается в качестве расчетного документа или объекта расчетов для ввода остатков авансов, полученных от клиентов. Такой документ может использоваться в качестве основания для регистрации счета-фактуры на аванс для целей ввода остатков по 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам». ■ Тип документа Реализация клиенту – документ вносится в информационную базу в соответствии с реквизитами документа реализации, по которому регистрируется ввод остатков, и выбирается в качестве расчетного документа или объекта расчетов для ввода остатков задолженности клиентов.

■ Тип документа Внутренняя накладная – документ вносится в информационную базу в соответствии с реквизитами документа, по которому регистрируется ввод остатков, и указывается в качестве партии при вводе остатков собственных товаров. Работа со всеми типами первичного документа описана в разделах, посвященных соответствующим документам ввода остатков.

Остатки материальных ресурсов, принадлежащих организации Под материальными ресурсами, принадлежащими организации, понимаются: ■ товары для перепродажи; ■ сырье и материалы; ■ инвентарь и инструменты на складах; ■ тара и тарные материалы; ■ оборудование, требующее монтажа; ■ полуфабрикаты и нереализованная продукция на складах. На момент ввода остатков материальные ценности могут быть представлены в виде: ■ остатков на собственных складах организаций, при этом различают учет: ○ на складах, не имеющих разбиения на помещения и без использования адресного хранения; ○ складах с выделенными помещениями; ○ складах с ячейками; ■ товаров, находящихся на ответственном хранении; ■ товаров, переданных на комиссию; ■ материалов, находящихся у переработчика; ■ товаров, отгруженных покупателю, на которые переход права собственности еще не произошел.

Товары и продукция на собственных складах организации Поддерживается возможность ввода остатков собственных товаров на складах без адресного хранения, в складских помещениях и на складах с адресным хранением товаров в ячейках. Для ввода остатков используются склады с установленными параметрами ведения учета: использование помещений, ячеек для адресного хранения товаров и ячеек для справочного размещения (настройки параметров склада производятся в карточке склада). Процедура ввода остатков на собственных складах организации представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки счетов учета выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета номенклатуры. В рабочем месте Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Номенклатуры могут быть уточнены по организациям. Например, для организации «Промресурс» по группе настроек финансового учета номенклатуры Товары задан счет учета 41.01 «Товары на складах» (поле На складе).

Для ввода остатков собственных товаров на складах организации предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Собственные товары. Использование данного типа операции позволяет ввести остатки товаров организаций на обычных (неадресных) складах. Особенностью ввода остатков собственных товаров на обычных складах является указание склада, на котором не ведется учет по помещениям и на котором не используются ячейки для адресного хранения/справочного размещения товаров. Рассмотрим общие правила заполнения документа ввода остатков с типом операции Собственные товары, применяемые к вышеуказанным случаям. Документы ввода остатков создаются для каждой организации отдельно (поле Организация). Если на предприятии используется оценка финансового результата в разрезе поставщиков, то при вводе остатков необходимо обеспечить их обособленное занесение по поставщикам. В этом случае для ввода остатков товаров, полученных от каждого поставщика, используется отдельный документ ввода остатков, в котором в шапке указывается поставщик (поля Поставщик и Контрагент). При вводе остатков есть возможность обособленно отразить товары, для которых определено использование под конкретный вид налогообложения (поле Остатки под деятельность): ■ для материальных ценностей, принятых к учету по общей системе налогообложения, указывается значение Облагаемую НДС; ■ товары, выделенные под деятельность, по которой НДС не предусмотрен, или облагаемые по ставке 0 %, отражаются отдельными документами ввода остатков, в которых выбирается соответствующий вариант: Не облагаемую НДС; Экспорт; Облагаемую ЕНВД. Для ввода остатков товаров в разрезе документов поступления в документах ввода остатков в разделе используется реквизит Партия.

В качестве партии может быть выбран Первичный документ с типом Приобретение у поставщика или Внутренняя накладная. Документ, указанный в качестве партии при вводе остатков: ■ используется для целей раздельного учета НДС; ■ является документом возникновения расходов для целей упрощенной системы налогообложения (УСН) для организаций, ведущих учет по УСН и в качестве объекта налогообложения применяющих вариант расчетов Доходы минус расходы. Если в карточке учетной политики организации, по которой вводятся остатки товаров, определен метод оценки стоимости товаров ФИФО (скользящая оценка), то указание партии в документе ввода остатков является обязательным. При указанном методе оценки стоимости товаров формирование себестоимости товаров выполняется в разрезе документов поступления (партий). При регистрации документов поступления от организаций, учет по которым ведется в информационной базе, в качестве партнера указывается Наше предприятие, а в качестве контрагента выбирается организация из списка Организации. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – товары, приобретенные у поставщика, либо произведенная продукция; ■ Количество – фактическое количество по номенклатурной позиции, находящееся на складе; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет номенклатурной позиции; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков номенклатурной позиции с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ если стоимость партии товаров на дату ввода остатков сформирована несколькими документами поступления (например, в стоимость партии товаров были включены дополнительные расходы), то в графе стоимость товаров расшифровывается по документам поступления. Данная расшифровка в дальнейшем используется для целей раздельного учета НДС. Если товар импортный, то для него вводится информация об остатках по всем номерам грузовых таможенных деклараций (поле номер ГТД), по которым есть остатки импортных товаров на момент ввода начальных остатков. Если для товара ведется учет в разрезе характеристик и упаковок, то вводится информация об остатках товаров по каждой характеристике и по каждой упаковке товара.

По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете формируются проводки бухгалтерского и налогового учета в соответствии с настройками группы финансового учета номенклатуры.

Товары на складах без адресного хранения Особенностью ввода остатков собственных товаров на складах без адресного хранении является указание склада, на котором не ведется учет по помещениям и на котором не используются ячейки для адресного хранения/справочного размещения товаров. Остатки товаров заносятся по каждому складу в разрезе организаций отдельными документами ввода остатков. Если на складе используются ячейки для справочного размещения собственных товаров, то, используя данные документа ввода остатков, можно отразить операцию размещения товаров в ячейки (справочно). На основании документа ввода остатков формируется документ Размещение номенклатуры (справочно) по ячейкам (кнопка Создать на основании – Размещение номенклатуры (справочно) по ячейкам на форме списка документов ввода начальных остатков собственных товаров).

Остатки товаров в складских помещениях В процессе ведения учетных действий на складе можно перейти на использование складских помещений. Для этого предусмотрен документ Документы ввода начальных остатков с типом операции Переход на использование складских помещений. Использование данного типа операции позволяет разделить остатки товаров по складским помещениям. Особенностью ввода остатков собственных товаров в складских помещениях является указание в документе склада, на котором используется складское помещение (в карточке склада на закладке Ордерная схема и структура установлен параметр Использовать помещения). Поскольку склад разделен на помещения, остатки товаров регистрируются по каждому складскому помещению в отдельности (поле Помещение). На каждое складское помещение создается отдельный документ перехода на использование складских помещений.

Если в помещении используются ячейки для справочного размещения собственных товаров, то, используя данные документа, можно отразить операцию размещения товаров в ячейки (справочно). На основании документа Переход на использование складских помещений формируется документ Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно) (кнопка Создать на основании – Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно)).

Остатки товаров на складах с адресным хранением товаров в ячейках В процессе ведения учетных действий на складе можно перейти на использование адресного хранения товаров. Для этого предусмотрен документ Документы ввода начальных остатков с типом операции Переход на использование адресного хранения остатков. Использование данного типа операции позволяет разделить остатки товаров по складским ячейкам. Остатки на складах с адресным хранением товаров вводятся в разрезе склада (складского помещения), на котором используются ячейки для адресного хранения остатков товаров. В документе перехода на использование адресного хранения остатков на выбор доступны склады (складские помещения), на которых используются ячейки для хранения остатков номенклатуры.

Признаком того, что на складе (в помещении) необходимо регистрировать остатки товаров в конкретных ячейках, является установка в карточке склада (помещения) варианта использования ячеек Использовать для хранения остатков номенклатуры. Поскольку на предприятии используются ячейки для адресного хранения остатков, то в документе ввода остатков указывается зона приемки Приемка – это зона временного хранения товаров в ячейках до момента их распределения по складским ячейкам адресного хранения (поле Зона приемки). Если на складе не используются помещения, то информация об использовании ячеек указывается непосредственно в карточке склада. Остатки товаров будут вводиться в разрезе склада, на котором используются ячейки адресного хранения, и зоны приемки. Используя данные документа перехода на использование адресного хранения товаров, можно отразить операцию размещения товаров из зоны приемки в складские ячейки адресного хранения. По данным документа перехода формируется задание на размещение товаров в рамках рабочего места Приемка товаров на склад (на закладке Размещение в ячейки, команда Создать задания на размещение). В рабочем месте показываются товары к размещению – товары, которые необходимо разместить в ячейки адресного хранения из зоны приемки.

Товары, переданные на комиссию Поддерживается возможность ввести остатки товаров, переданных комиссионерам, которые на момент ввода остатков не отчитались за переданный им товар. Процедура ввода остатков товаров, переданных на комиссию, представлена на схеме:

Для отражения остатков товаров, переданных на комиссию, в регламентированном учете необходимо настроить счета учета. Настройки выполняются по группе финансового учета номенклатуры в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Номенклатуры на комиссии). Счет учета, на котором будут отражаться остатки товаров, переданных на комиссию, задается для организации по группе настроек финансового учета номенклатуры (поле На комиссии).

Для ввода начальных остатков товаров у комиссионера предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Переданные на комиссию товары.

Для возможности ввода остатков товаров, переданных на комиссию, необходимо предварительно зарегистрировать соглашение с типом операции Передача на комиссию, заключенное между комитентом и комиссионером. В шапке документа ввода остатков указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого товары были переданы на комиссию. Выступает в роли комитента; ■ Комиссионер – контрагент, которому наша организация передала на комиссию товар; ■ Соглашение – соглашение с типом операции Передача на комиссию, по условиям которого комитент передал товары комиссионеру. В табличной части документа вводится информация об остатках товаров у комиссионера: ■ Номенклатура – товары, приобретенные у поставщика либо произведенная продукция; ■ Количество – фактическое количество позиции товара, находящееся у комиссионера на дату занесения остатков; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет позиции товара; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков позиции товара в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для позиции товара; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков позиции товара в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков позиции товара с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков позиции товара в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков позиции товара в валюте регламентированного учета.

По результатам проведения и отражения документа ввода начальных остатков в регламентированном учете формируются проводки бухгалтерского и налогового учета – остатки товаров, переданных на комиссию, отражаются по дебету счета, указанного в группе настроек финансового учета номенклатуры.

Материалы, переданные на ответственное хранение Прикладное решение позволяет ввести остатки собственных товаров организации, переданных на ответственное хранение. Товары на ответственное хранение могут быть переданы: ■ другой организации предприятия, учет по которой ведется в единой с рассматриваемой организацией информационной базе. Организация выбирается из списка Организации; ■ контрагенту – стороннему юридическому лицу, которое занимается операциями складской обработки при ответственном хранении товаров, из списка Контрагенты. Перед вводом остатков необходимо произвести настройки параметров ответственного хранения – задаются по гиперссылке Настроить ответственное хранение в карточке склада. В форме Заполнение условий ответственного хранения: ■ устанавливается параметр Товары передаются на ответственное хранение для возможности заполнения условий ответственного хранения; ■ указывается контрагент или другая организация, которой передаются товары на ответственное хранение; ■ если необходимо истребовать товары со склада ответственного хранения в любой момент, то рекомендуется установить вариант хранения товаров До востребования. Дополнительно поддерживается возможность передачи товаров на определенный срок. В этом случае устанавливается вариант хранения товаров На срок и вводится количество дней хранения товаров на складе ответственного хранения. При необходимости можно заполнить условия хранения товаров (поле Условия хранения товаров).

Настройки счетов учета выполняются по группе финансового учета номенклатуры в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Номенклатура, поле На складе). Для ввода собственных остатков материалов организации, переданных на ответственное хранение, формируется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Собственные товары. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого собственные товары переданы на ответственное хранение другой организации предприятия или контрагенту. Организация выступает в роли поклажедателя; ■ Склад – склад, на котором используется ответственное хранение. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – номенклатурные позиции, переданные на ответственное хранение; ■ Количество – количество по номенклатурной позиции, числящееся на ответственном хранении на дату ввода начальных остатков; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет номенклатурной позиции; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков номенклатурной позиции с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета. По результатам проведения и отражения документа в регламентированном учете формируются проводки бухгалтерского и налогового учета – стоимость остатков собственных товаров, переданных на ответственное хранение, отражается на счете, на котором ведется учет собственных товаров.

Материалы, переданные переработчикам Ввести остатки материалов (сырья), переданных внешним переработчикам, можно как в рамках заказа переработчику, так и без указания заказа.

Процедура ввода остатков материалов, переданных переработчикам в рамках документа Заказ переработчику, представлена на схеме:

Для ввода начальных остатков материалов/сырья, переданных переработчику, формируется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Переданные переработчикам материалы. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого материалы и сырье переданы переработчику с целью производства новой продукции; ■ Переработчик – стороннее юридическое лицо, оказывающее услуги по переработке переданного ему сырья и материалов и выпуску готовой продукции (полуфабрикатов). Является для организации одновременно и клиентом, и поставщиком, поскольку получает материалы и передает выпущенную продукцию; Если ввод остатков выполняется в рамках заказа переработчику, то в документе ввода остатков необходимо установить флажок По заказу и указать документ Заказ переработчику. Документом Заказ переработчику отражена необходимость оказания услуги по переработке сырья и материалов, позволяющий управлять взаимодействием с переработчиком. Если начальные остатки материалов (сырья), переданных переработчикам, вводятся в рамках заказов переработчикам, то данные в документе ввода остатков вводятся отдельно для каждого предварительно созданного документа Заказ переработчику. В табличную часть документа ввода остатков подбираются материалы и сырье, которые были переданы переработчику (кнопка Добавить). Информация о количестве, стоимости (себестоимости) материалов в валюте управленческого учета (поле Цена (USD)) заполняется в документе ввода автоматически в момент подбора материалов (сырья). Себестоимость материалов и сырья рассчитывается в соответствии с залоговой стоимостью, указанной в заказе переработчику на закладке Сырье и материалы. В табличной части документа необходимо заполнить поля: ■ Номенклатура – материалы, переданные переработчику; ■ Количество – фактическое количество по номенклатурной позиции, переданное переработчику; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет переданной номенклатурной позиции; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки по НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков номенклатурной позиции с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета. По результатам проведения и отражения документа Ввод начальных остатков переданных переработчику материалов в регламентированном учете остатки материалов, переданных переработчику, отражаются по учетной стоимости на счете, настроенном с использованием элемента списка Группы финансового учета номенклатуры, который выбран в карточке номенклатуры.

Товары, отгруженные покупателям без перехода права собственности Специализированного инструмента для ввода остатков товаров, отгруженных покупателю, на которые переход права собственности еще не произошел, не предусмотрено. Остатки товаров, отгруженных покупателю, вводятся путем оформления полной цепочки документов (оприходование отгруженных товаров на склад в виде остатков с последующей их реализацией покупателю).

Для отражения остатков товаров, отгруженных покупателю, в регламентированном учете необходимо настроить счета учета. Настройки выполняются по группе финансового учета номенклатуры в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Номенклатуры, поле Товары в пути). Например, для группы настроек финансового учета номенклатуры Товары задан счет учета 45.01 «Покупные товары отгруженные».

Остатки товаров, отгруженных покупателю без перехода права собственности, вводятся документом Реализация товаров и услуг, особенностью отражения таких остатков является формирование документа реализации с типом операции Реализация (товары в пути) и статусом В пути.

Документом реализации товаров и услуг формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Остатки товаров, отгруженных покупателю, учитываются по дебету счета 45.01 «Покупные товары отгруженные».

Аналогичным образом вводятся остатки готовой продукции, отгруженной покупателям, и прочих товаров, отгруженных покупателям. Документом реализации товаров и услуг создается задолженность клиента перед организацией. Для корректировки взаиморасчетов между клиентом и организацией используется документ Казначейство – Взаимозачеты и списание задолженности – Списание задолженности.

Остатки товаров и материалов, полученных организацией без перехода права собственности На момент ввода остатков материалы, полученные организацией без перехода права собственности, могут быть представлены в виде: ■ остатков комиссионных товаров на собственных складах организаций. При этом различают учет: ○ на складах, не имеющих разбиения на помещения и без использования адресного хранения; ○ складах с выделенными помещениями; ○ ячеистых складах; ■ товаров, принятых на ответственное хранение; ■ принятых в переработку давальческих материалов; ■ продукции из давальческих материалов, не переданной давальцу.

Товары, принятые на комиссию Остатки комиссионных товаров – товары, принятые на условиях комиссии и не проданные конечным покупателям. Остатки комиссионных товаров могут храниться на складах без адресного хранения, в складских помещениях или на складах адресного хранения. Процедура ввода остатков товаров, принятых на комиссию, представлена на схеме:

Для ввода остатков товаров, принятых на комиссию, предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Полученные на комиссию товары. Документы ввода остатков формируются по каждой организации и каждому комитенту в отдельности. В шапке документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, которое принимает товары на комиссию, выступающее в роли комиссионера; ■ Комитент – партнер, который передает товары на комиссию; ■ Соглашение – соглашение, заключенное между комитентом и комиссионером, с установленным типом операции Прием на комиссию. По данному соглашению поставщиком товаров выступает комитент. В рамках соглашения определены цены (вид цены поставщика) и условия поставок, в соответствии с которыми фиксируются цены товаров, поступивших на комиссию. Цены, по которым необходимо отчитываться перед комитентом после продажи товаров, регистрируются с помощью документа Регистрация цен поставщика в рамках соглашения с комитентом; ■ Договор – договор, заключенный между комитентом и комиссионером, с установленным типом взаимоотношений С комитентом; ■ Склад – место хранения товаров, принятых на комиссию организацией. Если на складе используются помещения, то они указываются в поле Помещение. При выборе помещения, в котором используются ячейки, в документе ввода остатков становится доступно поле Зона приемки, в котором указывается значение Приемка, – зона временного хранения товаров до момента их распределения в ячейки адресного хранения. При вводе остатков есть возможность обособленно отразить товары, для которых определено использование под конкретный вид деятельности (поле Налогообложение). Для товаров, принятых на комиссию, рекомендуется использовать значение Продажи, облагаемые НДС – позволяет учитывать товары, которые при реализации будут облагаться НДС. Товары, выделенные под деятельность, по которой НДС не предусмотрен, или облагаемые по ставке 0 %, отражаются отдельными документами ввода остатков, в которых выбирается соответствующий вариант: Продажи, не облагаемые НДС; Продажи, облагаемые ЕНВД. В табличной части документа информация о комиссионных товарах вводится в полях: ■ Номенклатура – товары, принятые на комиссию организацией от комитента; ■ Количество – фактическое количество позиции комиссионного товара, принятое на комиссию; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет позиции комиссионного товара; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков позиции комиссионного товара в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки по НДС, применяемой для позиции комиссионного товара;

■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков позиции комиссионного товара в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков позиции комиссионного товара с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков позиции комиссионного товара в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков позиции комиссионного товара в валюте регламентированного учета. Если комиссионные товары импортные, то для них в документе ввода указывается информация об остатках по всем номерам грузовых таможенных деклараций (поле Номер ГТД). Если для товара ведется учет в разрезе характеристик и упаковок, то вводится информация об остатках товаров по каждой характеристике и по каждой упаковке товара. По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете формируются проводки бухгалтерского и налогового учета. Остатки товаров, принятых на комиссию, отражаются на забалансовом счете 004.01 «Товары на складах».

Если на складе используются ячейки для адресного хранения комиссионных товаров, то, используя данные документа ввода остатков, можно отразить операцию распределения комиссионных товаров из зоны приемки в ячейки адресного хранения. Распределение комиссионных товаров в ячейки хранения производится в рамках рабочего места Приемка. В данном рабочем месте показываются остатки товаров, полученных на комиссию от комитента, которые необходимо разместить в ячейки адресного хранения. Аналогичным образом вводятся начальные остатки комиссионных товаров на складах без адресного хранения, только в этом случае в документе ввода остатков указывается склад/помещение, на котором не используются ячейки для хранения остатков товаров.

Товары, принятые на ответственное хранение Специализированного документа для ввода остатков товаров, принятых на ответственное хранение, на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» не предусмотрено. Необходимые данные можно занести документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операция (регл. учет).

Давальческие материалы Остатки давальческих материалов, находящиеся у переработчика на момент запуска информационной базы, вводятся путем оформления полной цепочки операций – начиная с заказов давальца (Продажи – Прием в переработку – Заказы давальцев). Отдельного механизма для ввода остатков давальческих материалов не предусмотрено. Процедура ввода остатков давальческих материалов представлена на схеме:

В документе Заказ давальца на закладке Основное указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет остатков давальческих материалов. Выступает в роли переработчика; ■ Давалец – партнер, выбираемый в качестве давальца, является для организации одновременно и клиентом, и поставщиком, поскольку он и поставляет сырье, и получает выпущенную продукцию. На закладке Выпускаемая продукция указываются: ■ Номенклатура – продукция, обязательство по выпуску которой берет на себя наша организация в установленные сроки; ■ Дата отгрузки – дата, в которую планируется отгрузка готовой продукции со склада давальцу. Полученные материалы и сырье учитываются у переработчика с обособлением под заказ давальца (для товаров, обеспечиваемых обособленно, указывается значение Отгрузить обособленно в поле Действия).

На закладке Сырье и материалы для производства указываются: ■ Номенклатура – сырье или материалы, поставка которых планируется давальцем; ■ Дата поступления – дата, на которую планируется поступление материалов и сырья от давальца переработчику (поле Дата поступления); ■ Сумма – залоговая стоимость позиции материала или сырья.

Для отражения фактического поступления сырья и материалов от давальца для переработки предусмотрен документ Поступление сырья от давальца. Документ поступления формируется на основании заказа давальца в статусе К производству. В шапке документа поступления указывается фактическая дата поступления сырья/материалов от давальца. На закладке Сырье и материалы указаны сырье и материалы, принятые нашей организацией в переработку от давальца, и стоимость позиции сырья/материала (поле Сумма).

По результатам проведения и отражения документа поступления сырья от давальца в регламентированном учете остатки давальческого сырья, принятые в переработку, отражаются по дебету счета 003.01 «Материалы на складе».

Продукция из давальческих материалов, не переданная давальцу Специализированного документа для ввода остатков продукции из давальческих материалов, не переданной давальцу, на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» не предусмотрено. Необходимые данные можно занести документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операция (регл. учет).

Многооборотная тара Переданная клиентам возвратная тара Для отражения результатов ввода остатков переданной клиентам возвратной тары в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по группе настроек финансового учета расчетов с партнерами, используемой для объектов расчетов с клиентами, в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Расчетов с клиентами, поле Тара). Например, для группы настроек финансового учета расчетов с партнерами, используемой для объектов расчетов с клиентами, задан счет учета 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (поле Тара).

Для ввода начальных остатков тары, переданной клиентам, предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Переданная клиентам возвратная тара. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого клиенту передана возвратная тара;

■ Клиент – партнер, которому передана возвратная тара. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – номенклатурные позиции с видом номенклатуры Тара; ■ Количество – фактическое количество возвратной тары, находящееся у клиента на дату занесения остатков; ■ Ед. изм. – единица хранения, в которой ведется учет тары (например, штуки); ■ Сумма (USD) – залоговая стоимость позиции тары в валюте управленческого учета; ■ Себестоимость (регл.) – учетная стоимость позиции тары в валюте регламентированного учета, которая отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете формируются проводки налогового и бухгалтерского учета. Остатки задолженности клиентов по таре отражаются по учетной стоимости по дебету счета 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками», указанного в группе настроек финансового учета номенклатуры.

Принятая от поставщиков возвратная тара Процедура ввода остатков принятой от поставщиков возвратной тары представлена на схеме.

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по группе настроек финансового учета номенклатуры в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Номенклатура, поле На складе).

Для ввода остатков принятой от поставщиков возвратной тары формируется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Принятая от поставщиков возвратная тара. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, у которого имеются остатки принятой от поставщиков возвратной тары; ■ Поставщик – партнер, которому организация не вернула возвратную тару на момент ввода остатков; ■ Склад – место хранения принятой от поставщика возвратной тары. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – номенклатурная позиция с видом номенклатуры Тара; ■ Количество – фактическое количество позиции тары, принятой от поставщика нашей организацией; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет позиции тары (например, шт.); ■ Сумма (USD) – залоговая стоимость позиции тары в валюте управленческого учета; ■ Сумма (регл.) – залоговая стоимость позиции тары в валюте регламентированного учета.

Если от нашей организации поставщику перечислена залоговая сумма по таре, то в табличной части документа ввода остатков устанавливается реквизит Предусмотрен залог. По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете формируются проводки. Остатки принятой от поставщиков возвратной тары отражаются по стоимости регламентированного учета на счете 41.03 «Тара под товаром и порожняя».

Остатки незавершенного производства Остатки незавершенного производства могут быть представлены в виде: ■ материалов, переданных в производство и не прошедших переработку; ■ продукции, произведенной, но не переданной на склад готовой продукции; ■ прямых расходов на оплату труда сотрудников, не включенных в себестоимость выпуска; ■ прочих затрат, не включенных в себестоимость выпуска.

Материалы, переданные в производство Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по подразделению в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Производства, кнопка Добавить). Например, в рамках организации «Промресурс» для подразделения «Участок столярный» указан счет учета затрат 20 «Основное производство» (поле Счет учета).

Ввод начальных остатков номенклатурных затрат, находящихся на дату занесения остатков в составе незавершенного производства, оформляется документами НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Переданные в производство материалы. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет незавершенного производства; ■ Подразделение – производственное подразделение, остатки незавершенного производства для которого требуется внести. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – материал или работа, находящиеся в составе незавершенного производства; ■ Количество – фактическое количество по выбранной номенклатурной позиции; ■ Единица измерения – единица хранения номенклатурной позиции; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета. Если в шапке документа установлен реквизит Цена включает НДС, то стоимость остатков вводится с учетом НДС; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма с НДС – стоимость остатков номенклатурной позиции с учетом НДС; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета.

По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете остатки материалов в составе незавершенного производства отражаются по дебету выбранного в настройках счета учета производственных затрат.

Прочие затраты, не включенные в себестоимость выпуска Кроме номенклатурных затрат (материалы и работы) в составе незавершенного производства могут быть остатки постатейных расходов. Процедура ввода остатков нераспределенных постатейных расходов на производственные затраты представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки счетов регламентированного учета выполняются по статье расходов с вариантом распределения На производственные затраты и подразделению в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Прочих расходов, поле Счет учета).

Остатки нераспределенных постатейных расходов вводятся документом НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Прочие расходы в разрезе статьи расходов с вариантом распределения На производственные затраты.

Ниже приведены общие правила заполнения документа ввода начальных остатков прочих расходов. В шапке документа указываются: ■ Организация – организация, в рамках которой ведется учет остатков нераспределенных постатейных расходов; ■ Подразделение – подразделение, для которого требуется ввести остатки постатейных расходов. В табличной части документа указываются: ■ Направление деятельности – направление деятельности, по которому у организации возникли прочие расходы; ■ Статья расходов – статья, по которой отражаются нераспределенные постатейные расходы; ■ Аналитика расходов – определяется статьей расходов; ■ Сумма (USD) – сумма расходов по указанной в строке статье расходов в валюте управленческого учета; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой в отношении расходов, которые отражаются по указанной в строке статье расходов; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков расходов по статье расходов в валюте управленческого учета; ■ Сумма (регл.) – сумма расходов по указанной в строке статье расходов в валюте регламентированного учета;

■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков расходов по статье расходов в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (ПР) – сумма постоянных разниц; ■ Сумма (ВР) – сумма временных разниц. По результатам проведения и отражения документа ввода остатков в регламентированном учете нераспределенные постатейные расходы отражаются по дебету счета, выбранного в настройках счета учета затрат.

Аналогичным образом вводятся остатки постатейных расходов, отнесенные на производственные подразделения (счета учета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»).

Товарно-материальные ценности в эксплуатации Процедура ввода остатков товарно-материальных ценностей в эксплуатации представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по организации и категории эксплуатации в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета ТМЦ в эксплуатации). Например, в рамках организации «Промресурс» для категории эксплуатации «Калькуляторы» указаны счета учета В эксплуатации 10.11.3 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» и За балансом МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». Ввод начальных остатков товарно-материальных ценностей оформляется документом Документы ввода начальных остатков с типом операции ТМЦ в эксплуатации. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет товарно-материальных ценностей, находящихся в эксплуатации; ■ Подразделение – подразделение, в которое переданы товарно-материальные ценности в эксплуатацию; ■ Направление деятельности – направление деятельности, по которому у организации возникли доходы в части эксплуатации товарно-материальных ценностей. В табличной части документа указываются: ■ Номенклатура – номенклатурная позиция в эксплуатации; ■ Количество – фактическое количество по выбранной номенклатурной позиции; ■ Физическое лицо – лицо, ответственное за номенклатурную позицию;

■ Дата передачи в эксплуатацию – дата, когда номенклатурная позиция передана в подразделение для эксплуатации; ■ Категория эксплуатации – группа, объединяющая товарно-материальные ценности, находящиеся в эксплуатации, по общим параметрам: ○ порядку погашения стоимости в бухгалтерском и налоговом учете; ○ счетам регламентированного учета – счета учета В эксплуатации и За балансом; ○ сроку эксплуатации (в месяцах) – срок полезного использования товарно-материальной ценности; ○ статье расходов – статья, по которой списываются затраты организации по эксплуатации номенклатурной позиции; ■ Сумма – остаточная, не отнесенная на затраты стоимость позиции товарно-материальной ценности в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (первоначальная) – первоначальная стоимость позиции товарно-материальной ценности в валюте регламентированного учета. В документе ввода поле Статья расходов заполняется соответствующей статьей по категории эксплуатации.

По результатам проведения и отражения документа ввода в регламентированном учете формируются проводки (бухгалтерский и налоговый учет): ■ остаточная, не отнесенная на затраты стоимость товарно-материальных ценностей, находящихся в эксплуатации, учитывается на счете 10.11.3 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации»; ■ дополнительный аналитический учет товарно-материальных ценностей, находящихся в эксплуатации, ведется на счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

Остатки нераспределенных постатейных расходов Обеспечивается возможность ввести начальные остатки прочих постатейных расходов, распределяемых: ■ на себестоимость товаров; ■ расходы будущих периодов. Общая процедура ввода остатков нераспределенных постатейных расходов представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по подразделению и статье расходов в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Прочих расходов, поле Счет учета). Остатки нераспределенных постатейных расходов вводятся документом НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Прочие расходы. Пример заполнения документа см. в разделе «Прочие затраты, не включенные в себестоимость выпуска».

Остатки постатейных расходов, подлежащих распределению на себестоимость товаров Остатки постатейных расходов, подлежащих распределению на себестоимость товаров, – остатки расходов, образовавшихся вне процессов производства. В бухгалтерском и налоговом учете остатки постатейных расходов, распределяемых на себестоимость товаров (счета учета 10.ДР «Дополнительные расходы по материалам», 41.ДР «Дополнительные расходы по товарам» и др.), отражаются по дебету выбранного в настройках счета учета расходов. Например, в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Прочих расходов, поле Счет учета) для организации «Промресурс» по статье расходов Товары реализованные с вариантом распределения На себестоимость товаров выбран счет 41.ДР «Дополнительные расходы по товарам».

Особенностью ввода остатков постатейных расходов, подлежащих распределению на себестоимость товаров, является указание в документе ввода остатков статьи расходов с вариантом распределения На себестоимость товаров.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки постатейных расходов по товарам, подлежащие распределению на себестоимость товаров, учитываются по дебету счета 41.ДР «Дополнительные расходы по товарам».

Остатки расходов будущих периодов В бухгалтерском и налоговом учете остатки расходов будущих периодов (счета учета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов», 97.02 «Расходы будущих периодов на добровольное страхование работников», 97.21 «Прочие расходы будущих периодов») отражаются по дебету выбранного в настройках счета учета расходов. Например, в рамках организации «Промресурс» для статьи расходов РБП сертификация с вариантом распределения На расходы будущих периодов выбран счет 97.21 «Прочие расходы будущих периодов» (режим настройки Общие, счета учета Прочих расходов, поле Счет учета).

Остатки расходов будущих периодов вводятся документами НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков (Прочие расходы) как постатейные расходы с использованием статей расходов с вариантом распределения На расходы будущих периодов. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки расходов будущих периодов учитываются по дебету счета 97.21 «Прочие расходы будущих периодов».

Остатки денежных средств На момент ввода остатков денежные средства могут находиться: ■ в кассах предприятия/организации; ■ на расчетных счетах организации; ■ в автономных кассах ККМ; ■ в автономных кассах ККМ к оформлению отчетов о розничных продажах.

Наличные денежные средства в кассах организации Для отражения результатов ввода остатков в регламентированном учете необходимо произвести настройки счетов учета. Счет учета наличных денежных средств указывается для каждой кассы (в форме элемента списка Кассы).

Наличные денежные средства в кассах предприятия в иностранной валюте учитываются на счете 50.21 «Касса организации (в валюте)». Для ввода начальных остатков денежных средств в кассах организации предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции В кассах. В шапке документа указывается организация, в кассах которой на момент занесения остатков имеются остатки наличных денежных средств. В табличной части документа заполняется следующая информация: ■ Касса – касса предприятия/организации;

■ Сумма – сумма остатков наличных денежных средств в кассе предприятия. Вводится в валюте, установленной для кассы предприятия; ■ Сумма (регл.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе предприятия в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе предприятия в валюте управленческого учета. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет): ■ остатки денежных средств в российских рублях учитываются на счете 50.01 «Касса организации»; ■ остатки денежных средств в иностранной валюте учитываются на счете 50.21 «Касса организации (в валюте)».

Безналичные денежные средства на расчетных счетах предприятия Для отражения результатов ввода остатков в регламентированном учете необходимо произвести настройки счетов учета. Счет учета безналичных денежных средств указывается для каждого банковского счет организации (в форме элемента списка Банковский счет). Например, в рамках организации «Промресурс» для банковского счета организации «4329, Промресурс (RUB), Собственный счет» и типа денежных средств Безналичные указан счет учета 51 «Расчетные счета».

Безналичные денежные средства на расчетных счетах в иностранной валюте учитываются на счете 52 «Валютные счета». Для ввода начальных остатков безналичных денежных средств на счетах предприятия предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции На банковских счетах. В документе Ввод начальных остатков на банковских счетах указывается организация, на расчетных счетах которой есть остатки безналичных денежных средств на момент запуска информационной базы в эксплуатацию. В табличной части документа заполняются поля: ■ Банковский счет – банковский расчетный счет организации; ■ Сумма – сумма остатков безналичных денежных средств на банковском расчетном счете организации. Вводится в валюте, установленной для банковского счета организации; ■ Сумма (регл.) – сумма остатков безналичных денежных средств на банковском расчетном счете в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма остатков безналичных денежных средств на банковском расчетном счете в валюте управленческого учета. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет): ■ остатки безналичных денежных средств в российских рублях учитываются на счете 51 «Расчетные счета»; ■ остатки безналичных денежных средств в иностранной валюте учитываются на счете 52 «Валютные счета».

Денежные средства в автономных кассах ККМ Денежные средства в автономных кассах ККМ – остатки денежных средств в кассах ККМ по результатам розничных продаж, которые на момент занесения остатков не были переданы из кассы ККМ в основную кассу предприятия. Для ввода остатков денежных средств в автономных кассах ККМ используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции В автономных ККМ. В шапке документа указывается организация, в автономных кассах ККМ которой имеются остатки денежных средств на дату занесения начальных остатков. В табличной части документа заполняются поля: ■ Касса ККМ (контрольно-кассовая машина) – автономная касса предприятия/организации, используемая при оформлении розничных продаж; ■ Сумма – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ. Указывается в валюте, установленной для кассы ККМ; ■ Сумма (регл.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ в валюте управленческого учета.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Остатки наличных денежных средств в автономных кассах ККМ в российских рублях учитываются по дебету счета 50.02 «Операционная касса».

Денежные средства в автономных кассах ККМ к оформлению отчетов о продажах Денежные средства в автономных кассах ККМ к оформлению отчетов о продажах – остатки денежных средств по результатам розничной выручки, которые согласно учетным данным на момент занесения остатков еще не приняты в кассу ККМ и по которым требуется оформить отчет о розничных продажах. Для ввода остатков денежных средств в кассах ККМ к оформлению отчетов о продажах предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции В автономных ККМ к оформлению отчетов о продажах. В шапке документа указывается организация, в автономных кассах ККМ которой имеются остатки наличных денежных средств. В табличной части документа заполняются поля: ■ Касса ККМ (контрольно-кассовая машина) – автономная касса предприятия/организации, используемая при оформлении розничных продаж;

■ Сумма – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ. Указывается в валюте, установленной для кассы ККМ; ■ Сумма (регл.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма остатков наличных денежных средств в кассе ККМ в валюте управленческого учета. В рамках одной организации могут быть введены остатки денежных средств по нескольким автономным кассам ККМ. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Остатки наличных денежных средств в автономных кассах ККМ в российских рублях учитываются по кредиту счета 50.02 «Операционная касса».

Задолженность перед организацией Задолженность перед организацией может быть представлена в следующих видах: ■ авансы, выданные поставщикам; ■ долги клиентов за отгруженный товар; ■ долги комитентов в части комиссионного вознаграждения; ■ долги комиссионеров за проданные товары; ■ остатки расчетов по эквайринговым операциям; ■ остатки расчетов по договорам кредитов, депозитов и займов.

Авансы, выданные поставщикам Процедура ввода остатков авансов, выданных поставщикам, представлена на схеме.

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете –

гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с поставщиками могут быть уточнены по организациям. Например, в рамках организации «Промресурс» для группы настроек финансового учета «Товары, услуги и прочие активы» выбран счет 60.02 «Расчеты по авансам выданным» (поле Авансы).

Для ввода информации о денежных средствах, которые перечислены поставщику авансом, предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Авансы, выданные поставщикам. В шапке документа указывается Организация – юридическое лицо, от имени которого поставщику были выданы авансы. В табличной части документа указываются:

■ Поставщик – партнер, которому перечислен аванс. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо партнера, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации; ■ Расчетный документ – Первичный документ с типом документа Оплата поставщику; ■ Аванс – сумма денежных средств, перечисленных поставщику; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между поставщиком и организацией. Сумма денежных средств, перечисленных поставщику, в валюте регламентированного и управленческого учета рассчитывается автоматически. Ввести остатки авансов, выданных поставщикам, можно в целом по поставщику (не указывать объект расчетов – значение Не указан в поле Тип объекта расчетов) или детализировать по объекту расчетов. В зависимости от того, по какому объекту расчетов поставщику был перечислен аванс, выбирается соответствующее значение: Договор с поставщиком, Заказ поставщику, Оплата поставщику (поле Тип объекта расчетов в документе ввода остатков) – и соответствующий выбранному типу объект в поле Объект расчетов. При расчетах между организациями в качестве объекта расчетов может быть выбран Договор между организациями. Первичный документ с типом документа Оплата поставщику может быть использован как объект расчетов и как расчетный документ. Аванс, выданный поставщику, может быть разбит по различным объектам расчетов (например, какая-то часть аванса выдана по договору с поставщиком, а какая-то часть – по заказу поставщику). Если на момент занесения остатков известны номера и данные тех документов расчетов, по которым поставщикам перечислен аванс, то необходимо обеспечить ввод остатков в разрезе готовых объектов расчетов. Такие объекты расчетов регистрируются до момента ввода остатков. Например, поставщику перечислен аванс по определенному заказу поставщику, и в рамках этого заказа необходимо отслеживать поступление товаров. Прежде чем вводить остатки, необходимо сформировать документ Заказ поставщику.

Далее фиксируются перечисленные авансы по заказу поставщику – документом Ввод начальных остатков с типом операции Авансы, выданные поставщикам в разрезе сформированного объекта расчетов Заказ поставщику. По результатам проведения документа ввода остатков будет зачтена оплата по заказу поставщику. Для просмотра этой информации используется кнопка Зачет оплаты на закладке Основное документа Заказ поставщику. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Остатки авансов, выданных поставщикам, учитываются по дебету счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами. В рабочем месте Помощник по учету НДС на основании документов ввода остатков авансов, выданных поставщикам, предлагается сформировать документы Счет-фактура, полученный (аванс). При отражении указанных счетов-фактур в регламентированном учете формируются проводки по кредиту счета 76.ВА на сумму остатка НДС с выданных авансов.

Задолженность клиентов Процедура ввода задолженности клиентов представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с клиентами могут быть уточнены по организациям. Например, в рамках организации «Промресурс» для группы настроек финансового учета Товары, услуги и прочие активы выбран счет 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (поле Долг).

Для ввода начальных остатков задолженности клиентов используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность клиентов. В шапке документа указывается организация (поле Организация) – юридическое лицо, перед которым у клиентов имеется задолженность.

В табличной части документа указываются: ■ Клиент – партнер, у которого имеется задолженность перед организацией. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо клиента, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации; ■ Расчетный документ – Первичный документ с типом документа Реализация клиенту; ■ Дата платежа – дата, в которую клиенту требуется погасить задолженность перед организацией. Дата платежа должна быть больше даты документа ввода остатков; ■ Долг – сумма денежных средств, которые клиент должен выплатить организации; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между контрагентом и организацией. Ввести остатки задолженности можно в целом по клиенту и контрагенту (не указывать объект расчетов – значение Не указан в поле Тип объекта расчетов) или детализировать по объекту расчетов. В зависимости от того, по какому объекту расчетов возникла задолженность клиента перед организацией, выбирается соответствующее значение: Договор с контрагентом, Заказ клиента, Заявка на возврат товаров от клиента, Реализация клиенту (поле Тип объекта расчетов в документе ввода остатков) – и соответствующий выбранному типу объект в поле Объект расчетов. При расчетах между организациями в качестве объекта расчетов может быть выбран Договор между организациями. Первичный документ с типом документа Реализация клиенту может быть использован как объект расчетов и как расчетный документ. При вводе остатков имеется возможность разбить сумму задолженности клиента по различным договорам (выбираются в поле Объект расчетов, если устанавливается значение типа объекта расчетов Договор с контрагентом). Если на момент занесения остатков известны номера и данные тех документов расчетов, по которым возникла задолженность клиентов, то необходимо обеспечить ввод остатков в разрезе сформированных объектов расчетов. Например, задолженность клиента перед организацией возникла по конкретному заказу клиента (предоплата 100 % до отгрузки), и необходимо отслеживать правильность отгрузки товаров в рамках оформленного заказа клиента. До момента ввода задолженности регистрируется документ Заказ клиента с перечнем неотгруженных позиций товаров.

Далее вводится задолженность – документом Ввод начальных остатков с типом операции Задолженность клиентов с выбором конкретного документа Заказ клиента в качестве объекта расчетов. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Задолженность клиентов учитывается по дебету счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

Аналогичным образом можно ввести задолженность, возникшую по другим объектам расчетов.

Задолженность комитентов по комиссионному вознаграждению Остатки начисленной суммы комиссионного вознаграждения учитываются на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Настройки счетов учета выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с комитентами могут быть уточнены по организациям. В рамках организации «Промресурс» для группы настроек финансового учета Товары, услуги и прочие активы выбран счет 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (поле Долг).

Для ввода задолженности предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность клиентов. Особенностью ввода задолженности комитентов в части комиссионного вознаграждения является указание в табличной части документа комитента, у которого имеется долг перед организацией (поля Клиент и Контрагент). Пример заполнения документа ввода задолженности клиентов см. в разделе «Задолженность клиентов». Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Долги комитентов в части комиссионного вознаграждения учитываются по дебету счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

Задолженность комиссионеров за проданные товары Задолженность комиссионера за проданные товары возникает в том случае, если комиссионер на момент занесения остатков отчитался перед нами за проданные товары, но денежные средства еще не перечислил. Долги комиссионеров учитываются на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Настройки счетов учета выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с комиссионерами могут быть уточнены по организациям. В рамках организации «Промресурс» для группы настроек финансового учета Товары, услуги и прочие активы выбран счет 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (поле Долг).

Для ввода задолженности комиссионеров предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность клиентов. Особенностью ввода задолженности комиссионеров является указание в табличной части документа ввода комиссионера, у которого имеется задолженность перед организацией (поля Клиент и Контрагент). Пример заполнения документа ввода задолженности клиентов см. в разделе «Задолженность клиентов». Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки задолженности комиссионеров за проданные товары учитывается по дебету счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

Остатки расчетов по эквайринговым операциям Остатки расчетов по эквайринговым операциям могут возникать по следующим причинам: ■ от клиента не поступила оплата на расчетный счет нашей организации; ■ наша организация не произвела возврат денежных средств клиенту путем проведения платежей по терминалу. Для ввода остатков задолженности банкам/банков по эквайринговым операциям используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков – Денежные средства с типом операции К поступлению от эквайера. В шапке документа указывается организация (поле Организация):

■ на банковский счет которой ожидается поступление оплаты от клиента по платежной карте; ■ и/или с банковского счета которой ожидается списание денежных средств по платежной карте (возврат денежных средств клиенту). В табличной части документа указывается информация о задолженности по эквайринговым операциям: ■ Тип денежных средств: ○ если ожидается поступление денежных средств от клиента по платежной карте на банковский счет организации – Поступление по платежной карте; ○ если ожидается списание денежных средств по платежной карте с банковского счета организации для возврата клиенту – Списание по платежной карте; ■ Дата платежа: ○ если ожидается поступление денежных средств от клиента по платежной карте, то указывается дата поступления; ○ если ожидается списание денежных средств по платежной карте, то указывается дата списания; ■ Эквайринговый терминал – терминал регистрации оплат по платежным картам; ■ Номер платежной карты – индивидуальный номер, который присвоен конкретной карте; ■ Сумма – сумма задолженности на дату платежа в валюте взаиморасчетов, указанной для банковского счета организации; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов, указанная для банковского счета организации; ■ Сумма (регл.) – сумма задолженности на дату платежа в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма задолженности на дату платежа в валюте регламентированного учета. Банковский расчетный счет, на который ожидается поступление денежных средств от клиента или с которого ожидается списание денежных средств организации по платежной карте, предварительно указывается в форме настроек эквайрингового терминала (поле Банковский счет в форме эквайрингового терминала).

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет):

■ остатки задолженности клиента перед нашей организацией по эквайринговым операциям учитываются по дебету счета 57.03 «Продажи по платежным картам»; ■ остатки задолженности нашей организации перед клиентом по эквайринговым операциям учитываются по кредиту счета 57.03 «Продажи по платежным картам».

Вводить остатки задолженности клиента и остатки задолженности организации перед клиентами можно отдельными документами Ввод начальных остатков с типом операции К поступлению от эквайера.

Расчеты по договорам кредитов, депозитов и выданных займов Остатки расчетов по договорам кредитов, депозитов и выданных займов являются результатом: ■ начислений и оплат по кредитам и займам полученным; ■ начислений и оплат по депозитам; ■ начислений и оплат по займам выданным. Ввод начальных остатков расчетов по кредитам, депозитам и выданным займам сопровождается обязательным указанием договора (список Казначейство – Учет кредитов и депозитов – Договоры кредитов и депозитов). Общая процедура ввода остатков расчетов по договорам, кредитам и депозитам представлена на схеме.

Для отражения начальных остатков расчетов по договорам кредитов, депозитов и выданных займов необходимо предварительно произвести настройки правил отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете, которые определяются параметрами договора.

Основные параметры, определяемые по договору (кредитный/депозитный): ■ Характер договора – вид договора, по которому определяются условия предоставления, например, кредита или займа; ■ Тип договора – разновидность договора, определяемая его характером (например, характеру договора Заем выданный соответствует тип договора Внешний заем); ■ Тип срочности – классификация договора по сроку действия (например, краткосрочный или долгосрочный). Формирование проводок документом ввода остатков расчетов по кредитам, депозитам и займам в регламентированном учете зависит: ■ от параметров договора (характер договора, тип договора, тип срочности). Позволяют поддерживать различные схемы отражения операций по договорам кредитов/депозитов/займов. В соответствии с параметрами договора системой автоматически определяются корреспондирующие счета регламентированного учета (55.03, 58.03, все субсчета счета 66, все субсчета счета 67); ■ от счетов учета, заданных по группе финансового учета расчетов в рамках договора (кредита/депозита/займа). Для отражения остатков сумм начисленных процентов и комиссии по кредитам, займам выданным/ полученным и депозитам в бухгалтерском и налоговом учете настройки счетов учета выполняются вручную в карточке группы настроек финансового учета расчетов с партнерами. Группа настроек фин. учета задается на закладке Доп. счета/Статьи учета, поле Группа фин. учета расчетов в карточке договора. Настройка счетов выполняется в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Расчетов с кредиторами и Расчетов с дебиторами). Для ввода расчетов по кредитам, депозитам и выданным займам используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Договоры кредитов, депозитов и выданных займов. Использование документа ввода с таким типом операции позволяет отразить: ■ остатки основного долга по предоставленному/выданному займу партнеру (дебитору), который он должен выплатить нашей организации (кредитору); ■ остатки начисленных процентов/комиссии за использование кредитных средств, полученного займа, выданного займа; ■ остатки основного долга и начисленных процентов по депозитным операциям; ■ остатки основного долга по кредиту или полученному организацией займу, который она должна выплатить партнеру (кредитору). Рассмотрим общие правила заполнения документа ввода остатков с типом операции Договоры кредитов, депозитов и выданных займов. В шапке документа указывается Организация – юридическое лицо, от имени которого ведутся начисления и расчеты по депозитам, займам и кредитам. В табличной части документа указываются: ■ Партнер – партнер, с которым ведутся расчеты; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо, с которым ведутся расчеты по кредитам, депозитам или займам; ■ Договор – договор, используемый для учета операций по кредитам, депозитам или займам; ■ Тип суммы – разновидность задолженности партнера, определяемая договором кредита, депозита и выданного займа (основной долг, комиссия, проценты); ■ Сумма – сумма взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами в валюте договора. В зависимости от типа суммы в качестве суммы взаиморасчетов указывается сумма основного долга, сумма процентов, сумма комиссии. Информацию о сумме можно заполнить, используя данные договора; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов, указанная в договоре; ■ Сумма (регл.) – сумма взаиморасчетов на дату платежа в валюте регламентированного учета; ■ Сумма (упр.) – сумма взаиморасчетов на дату платежа в валюте управленческого учета.

Предусмотрено два способа ввода остатков по кредитам/депозитам: ■ «свернутый» – в документе ввода остатков указывается суммовой остаток основного долга с учетом суммы начисленных процентов (комиссии); ■ «развернутый» – сумма основного долга, сумма начисленных процентов и сумма начислений по комиссии вводятся отдельными строками в документе ввода начальных остатков. Рекомендуется использовать, если в прикладном решении ведется учет вариантов графиков с целью начислений доходов и расходов по процентам и комиссии. Использование данного способа позволит исключить отклонения при формировании планфактного анализа оплат и начислений по договору (Казначейство – Отчеты по казначейству – Учет кредитов и депозитов – План-фактный анализ оплат и начислений по договору). Рассмотрим несколько примеров ввода остатков расчетов по кредитам, депозитам и выданным займам (ниже представлены примеры «развернутого» способа ввода остатков по кредитам/займам/депозитам).

Остатки расчетов по кредитам или займам полученным Процедура ввода остатков расчетов по кредитам или займам полученным представлена на схеме:

Настройка счетов выполняется по группе настроек финансового учета, используемой для объектов расчетов с кредиторами (займы, кредиты), в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Расчетов с кредиторами). Например, в рамках организации «Промресурс» для группы финансового учета расчетов Займы, включая проценты, заданной для договора с характером Кредит или заем полученный, выбраны счета учета в полях: ■ Долг – 67.03 «Долгосрочные займы»; ■ Проценты – 67.04 «Проценты по долгосрочным займам»; ■ Комиссия – 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Особенностью ввода остатков расчетов по кредитам или займам полученным является указание в документе ввода договора с характером Кредит или заем полученный. Например, документ ввода остатков сформирован в рамках договора, по которому указаны тип договора Внешний заем и тип срочности Долгосрочный. По результатам проведения ввода остатков формируются проводки регламентированного учета: ■ остатки суммы основного долга по займу полученному учитываются по кредиту счета 67.03 «Долгосрочные займы»; ■ остатки начисленных процентов по займу полученному учитываются по кредиту счета 67.04 «Проценты по долгосрочным займам»; ■ остатки начислений комиссии по займу полученному учитываются по кредиту счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Остатки расчетов по депозитам Процедура ввода остатков расчетов по депозитам представлена на схеме:

Настройка счетов выполняется по группе настроек финансового учета, используемой для объектов расчетов с дебиторами (депозиты, займы), в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Расчетов с дебиторами). Например, в рамках организации «Промресурс» для группы финансового учета расчетов Депозиты, включая проценты, заданной для договора с характером Депозит, выбраны счета учета в полях: ■ Долг – 55.03 «Депозитные счета»; ■ Проценты – 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Особенностью ввода остатков расчетов по депозитам является указание в документе ввода договора с характером Депозит. Например, партнеру перечислена сумма денежных средств (банковский депозит) от нашей организации с целью получения дохода в виде процентов, комиссии. В документе ввода остатков указан тип договора Депозит без капитализации. По результатам проведения ввода остатков формируются проводки регламентированного учета: ■ остатки суммы основного долга по депозитам учитываются по дебету счета 55.03 «Депозитные счета»; ■ остатки суммы начисленных процентов по депозиту учитываются по дебету счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – только для договоров без капитализации процентов.

Остатки суммы начисленных процентов по депозиту для договоров с капитализацией процентов учитываются по дебету счета 55.03 «Депозитные счета».

Остатки расчетов по займам выданным Процедура ввода остатков расчетов по займам выданным представлена на схеме.

Настройка счетов выполняется по группе настроек финансового учета, используемой для объектов расчетов с дебиторами (депозиты, займы), в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Расчетов с дебиторами). Например, в рамках организации «Промресурс» для группы финансового учета расчетов Заем выданный, заданной для договора с характером Заем выданный, выбраны счета учета в полях: ■ Долг – 58.03 «Предоставленные займы»; ■ Проценты – 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При вводе остатков расчетов по выданным займам в документе ввода указывается договор с характером Заем выданный. По результатам проведения ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет): ■ остатки суммы основного долга по займу выданному учитываются по дебету счета 58.03 «Предоставленные займы» (используется для договоров по выданным займам); ■ остатки сумм начисленных процентов/комиссии по займу выданному учитываются по дебету счета 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Обязательства организации Обязательства организации могут быть представлены в следующих видах: ■ авансы, полученные от клиентов; ■ задолженность перед поставщиками за полученные товары; ■ задолженность перед комитентами за проданные товары; ■ задолженность перед комиссионерами в части комиссионного вознаграждения; ■ авансы, полученные от розничных покупателей за счет продажи подарочных сертификатов.

Авансы, полученные от клиентов Процедура ввода остатков авансов, полученных от клиентов, представлена на схеме.

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с клиентами могут быть уточнены по организациям. Например, в рамках организации «Промресурс» по группе настроек финансового учета Товары, услуги и прочие активы указан счет учета 62.02 «Расчеты по авансам полученным» (поле Авансы).

Для ввода начальных остатков авансов используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Авансы, полученные от клиентов. В шапке документа указывается Организация – юридическое лицо, которому перечислен аванс от клиента. В табличной части документа указываются: ■ Клиент – партнер, которому перечислен аванс организации. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо партнера, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации; ■ Расчетный документ – Первичный документ с типом документа Оплата от клиента; ■ Аванс – сумма денежных средств, полученных от клиента; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между клиентом и организацией. Ввести остатки авансов можно в целом по клиенту/контрагенту (указывается значение Не указан в поле Тип объекта расчетов) или с детализацией по объекту расчетов. В зависимости от того, по какому объекту расчетов от клиента получен аванс, выбирается соответствующее значение: Договор с покупателем, Заказ клиента, Заявка на возврат товаров от клиента, Оплата от клиента (поле Тип объекта расчетов в документе ввода остатков) – и соответствующий выбранному типу объект в поле Объект расчетов При расчетах между организациями в качестве объекта расчетов может быть выбран Договор между организациями. Первичный документ с типом документа Оплата от клиента может быть использован как объект расчетов и как расчетный документ. Ввести остатки авансов, полученных от клиентов, можно в разрезе конкретных объектов расчетов (известны номера этих документов, их данные). Такие объекты расчетов регистрируются до момента ввода остатков. Например, авансовый платеж получен от клиента по конкретному документу заказа клиента. Все заказы, по которым организация еще не выполнила обязательства по отгрузке товаров, регистрируются как документы Заказ клиента с установленным статусом К выполнению. В заказе указан список тех товаров, которые еще не были отгружены, установлен этап оплаты (Аванс (до обеспечения) – 100 % или Предоплата до отгрузки – 100 %) и указана сумма аванса, полученная от клиента.

Остатки аванса, полученного от клиента, вводятся в разрезе документа Заказ клиента. Для этого в документе ввода остатков в поле Тип объекта расчетов выбирается значение Заказ клиента и из списка объектов расчетов выбирается конкретный документ Заказ клиента. По результатам проведения документа ввода остатков будет зачтена оплата по заказу клиента. Доступ к информации по зачету оплаты осуществляется по команде Зачет оплаты на закладке Основное в документе Заказа клиента. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки авансов, полученных от клиентов, отражаются по кредиту счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

В рабочем месте Помощник по учету НДС на основании документов ввода остатков авансов, полученных от клиентов, предлагается сформировать документы Счет-фактура, выданный (аванс). При отражении указанных счетов-фактур в регламентированном учете формируются проводки по дебету счета 76.АВ на сумму остатка НДС с полученных авансов. При исполнении организацией обязанностей налогового анета по НДС в рабочем месте Помощник по учету НДС на основании документов ввода остатков авансов, полученных от клиентов, предлагается сформировать документы Счет-фактура налогового агента. При отражении указанных счетов-фактур в регламентированном учете формируются следующие проводки: Дт76.НА Кт000 и Дт19.11 Кт76.НА на сумму остатка НДС с полученных авансов. Счет 76.НА остатка не имеет. Остаток НДС с полученных авансов по договорам, в которых организация исполняет обязанности налогового агента по НДС, учитывается на счете 19.11. Аналогичным образом вводятся остатки авансов, полученных от клиентов, по другим типам объектов расчетов. Если в договоре, по которому вводятся остатки, выбрана детализация расчетов По договору и расчеты с клиентом ведутся в валюте, то при зачете аванса в документе реализации курс валюты определяется на дату ввода остатков. Поэтому при наличии необходимости зачета аванса по курсу на дату получения аванса документ Ввод остатков вводится на дату получения аванса.

Задолженность перед поставщиками за полученные товары Процедура ввода задолженности перед поставщиками за полученные товары представлена на схеме.

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с поставщиками могут быть уточнены по организациям. Например, в рамках организации «Промресурс» выбран счет 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (поле Долг).

Для ввода задолженности перед поставщиками используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность перед поставщиками. В шапке документа указывается организация (поле Организация) – юридическое лицо, у которого имеется задолженность перед поставщиками. В табличной части документа указываются: ■ Поставщик – партнер, перед которым у организации имеется задолженность. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо поставщика, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации;

■ Расчетный документ – Первичный документ с типом документа Приобретение у поставщика; ■ Дата платежа – дата, на которую организации требуется погасить задолженность перед поставщиком. Дата платежа должна быть больше даты документа ввода остатков; ■ Долг – сумма денежных средств, которые организация должна выплатить поставщику; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между контрагентом и организацией; ■ Долг (упр.) – сумма денежных средств, которые организация должна выплатить поставщику в валюте управленческого учета; ■ Долг (регл.) – сумма денежных средств, которые организация должна выплатить поставщику в валюте регламентированного учета. Ввести задолженность перед поставщиками можно в целом по поставщику и контрагенту (указывается значение Не указан в поле Тип объекта расчетов) или с детализацией по объекту расчетов. В зависимости от того, по какому объекту расчетов возникла задолженность организации перед поставщиком, выбирается соответствующее значение: Договор с контрагентом, Заказ поставщику, Поступление от поставщика (поле Тип объекта расчетов в документе ввода остатков) – и соответствующий выбранному типу объект в поле Объект расчетов. При расчетах между организациями в качестве объекта расчетов может быть выбран Договор между организациями. Первичный документ с типом документа Приобретение у поставщика может быть использован как объект расчетов и как расчетный документ. Ввести задолженность перед поставщиками можно в разрезе конкретных документов расчетов (известны номера этих документов, их данные). Такие объекты расчетов необходимо регистрировать до момента ввода остатков. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Задолженность перед поставщиками отражается по кредиту счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами. Аналогичным образом вводится задолженность перед поставщиками по другим типам объектов расчетов.

Задолженность перед комитентами за проданные товары Задолженность перед комитентами учитывается на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с комитентами могут быть уточнены по организациям.

Для ввода задолженности перед комитентами за проданные товары используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность перед поставщиками. Пример заполнения документа см. в разделе «Задолженность перед поставщиками за полученные товары». Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Сумма задолженности перед комитентами за проданные товары отражается по кредиту счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

Задолженность перед комиссионерами в части комиссионного вознаграждения Сумма задолженности перед комиссионерами в части комиссионного вознаграждения учитывается на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются с использованием элементов списка Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета расчетов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Расчетов с комиссионерами могут быть уточнены по организациям.

Для ввода задолженности перед комиссионерами в части комиссионного вознаграждения используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Задолженность перед поставщиками. Пример заполнения документа см. в разделе «Задолженность перед поставщиками за полученные товары». Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Сумма задолженности перед комиссионерами в части комиссионного вознаграждения отражается по кредиту счета, выбранного в настройках элемента списка Группы настроек финансового учета расчетов с партнерами.

Остатки подарочных сертификатов Остатки неотоваренных подарочных сертификатов – остатки подарочных сертификатов организации, которые проданы клиентам и действуют на момент ввода информационной базы в эксплуатацию. Процедура ввода остатков подарочных сертификатов представлена на схеме:

Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются по организации и виду подарочного сертификата в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Подарочных сертификатов). Например, в рамках организации «Промресурс» для вида сертификата «Подарочный» выбран счет 62.02 «Расчеты по авансам полученным» (поле Счет учета).

Для ввода остатков подарочных сертификатов используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Подарочные сертификаты. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, выдавшее подарочные сертификаты; ■ Вид подарочного сертификата – сертификат, характеризующийся определенной номинальной стоимостью и периодом действия. Предварительно виды подарочных сертификатов регистрируются в списке Виды подарочных сертификатов.

В табличной части документа ввода заполняются поля: ■ Дата активации – фактическая дата продажи/реализации подарочного сертификата клиенту, с которой начинает действовать подарочный сертификат; ■ Подарочный сертификат – подарочный сертификат, реализованный клиенту. Указывается подарочный сертификат со статусом Не активирован; ■ Сумма – номинальная стоимость позиции подарочного сертификата в валюте, установленной для сертификата; ■ Сумма (регл.) – номинальная стоимость позиции подарочного сертификата в валюте регламентированного учета. Серийный номер, штрихкод заполняются автоматически в момент выбора подарочного сертификата. По результатам проведения документа ввода остатков подарочный сертификат приобретает статус Активирован и считается действующим с даты его активации. Таким подарочным сертификатом розничный покупатель может оплачивать покупки. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки авансов по подарочному сертификату от розничного покупателя отражаются по кредиту счета 62.02 «Расчеты по авансам полученным».

Расчеты между организациями Расчеты между организациями на момент занесения остатков могут быть представлены в виде: ■ авансов, полученных от другой организации; ■ остатков задолженности по реализациям другой организации. Ввод остатков взаиморасчетов между организациями выполняется документами ввода остатков взаиморасчетов. При этом в качестве партнера выбирается Наше предприятие, а в качестве контрагента выбирается организация из списка Организации. Таким образом, остатки взаиморасчетов между организациями вводятся в рамках тех же операций, что и остатки взаиморасчетов с партнерами.

Расчеты с подотчетными лицами Задолженность подотчетных лиц Задолженность подотчетных лиц – денежные средства, выданные сотрудникам, за которые они на момент занесения остатков не отчитались перед организацией. Для ввода задолженности подотчетных лиц используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Долг подотчетных лиц. В шапке документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, перед которым у подотчетного лица имеется задолженность; ■ Подразделение – подразделение, для которого необходимо занести остатки задолженности подотчетных лиц. В табличной части документа указываются: ■ Подотчетное лицо – физическое лицо, которому требуется отчитаться перед организацией за предоставленные денежные средства; ■ Сумма – сумма денежных средств, предоставленная подотчетному лицу, за которую оно еще не отчиталось; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между организацией и подотчетным лицом. Суммы управленческого и регламентированного учета рассчитываются автоматически. Если на предприятии используются оценка и контроль выданных подотчетному лицу денежных средств в разрезе статей ДДС, то при вводе остатков необходимо обеспечить обособленное занесение денежных средств по целям выдачи. Для этого необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей. Для ввода остатков задолженности подотчетных лиц в разрезе цели выдачи заполняется поле Цель выдачи в табличной части документа.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет). Остатки задолженности подотчетных лиц учитываются на счете 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Перерасходы подотчетных лиц к погашению Перерасходы денежных средств возникают в случаях, когда подотчетное лицо израсходовало больше ДС, чем ему было выдано на соответствующие расходы под отчет. Для ввода остатков перерасходов подотчетных лиц используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Перерасходы подотчетных средств. В шапке документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет остатков перерасхода денежных средств; ■ Подразделение – подразделение, для которого необходимо занести остатки перерасходов подотчетных лиц. В табличной части документа указываются: ■ Подотчетное лицо – сотрудник организации, у которого зарегистрирован признанный обоснованным перерасход подотчетных сумм; ■ Сумма – величина перерасхода подотчетных сумм; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов между организацией и подотчетным лицом. Если на предприятии используются оценка и контроль выданных подотчетному лицу денежных средств в разрезе различных статей ДДС, то при вводе остатков необходимо обеспечить обособленное занесение перерасходов денежных средств по целям выдачи (например, командировочные расходы и др.). Для этого устанавливается функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей. Для ввода задолженности подотчетных лиц в разрезе цели выдачи заполняется поле Цель выдачи в табличной части документа. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки перерасходов подотчетных лиц отражаются по кредиту счета учета счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Данные для управленческого учета На момент занесения остатков можно ввести некоторые данные управленческого учета: ■ обороты расходов и доходов за прошлые периоды; ■ оптовые продажи за прошлые периоды; ■ розничные продажи за прошлые периоды. Данные управленческого учета не отражаются в налоговом и бухгалтерском учете, но могут учитываться для принятия управленческих решений в будущем.

Обороты расходов и доходов за прошлые периоды Данные по оборотам доходов и расходов за прошлые периоды можно использовать с целью анализа финансового состояния предприятия (себестоимость, выручка, прибыль, рентабельность) при формировании управленческих отчетов. Например, таких отчетов, как Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Доходы и расходы предприятия (постатейный анализ доходов и расходов предприятия с возможностью выбора аналитик), Валовая прибыль предприятия и Финансовые результаты (постатейный анализ финансовых результатов по направлениям деятельности). Использование управленческих отчетов позволяет провести комплексный анализ доходов и расходов предприятия в разрезе статей доходов и расходов. Для отражения оборотов доходов и расходов предприятия за прошлые периоды используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Финансовый результат за прошлые периоды. В шапке документа ввода остатков указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого велся учет доходов и расходов в прошлые периоды; ■ Подразделение – подразделение, для которого необходимо ввести информацию по оборотам расходов и доходов за прошлые периоды. Если на предприятии используется оценка финансового результата в разрезе направлений деятельности, то при вводе данных по оборотам и расходам необходимо обеспечить их обособленное занесение по направлениям деятельности. Для ввода оборотов расходов и доходов по каждому направлению деятельности используется отдельный документ ввода остатков, в котором на закладках Расходы и Доходы указывается направление деятельности (поле Направление деятельности). В табличной части документа на закладке Расходы вводится информация о расходах предприятия за прошлые периоды (например, расходы на производство изделий из дерева связаны с такими затратами, как реклама произведенной продукции, выплата заработной платы сотрудникам, маркетинговые услуги, доставка изделий клиенту и др.) Заполняются поля: ■ Период – дата, на которую организация уменьшила стоимость собственного капитала по определенной статье расходов; ■ Направление деятельности – направление деятельности, по которому организация уменьшила стоимость собственного капитала по определенной статье расходов за прошлый период. Например, по результатам производства изделий из дерева у предприятия возникли расходы; ■ Статья расходов – статья, по которой списаны расходы, возникшие в ходе хозяйственной деятельности предприятия; ■ Сумма расходов (USD) – величина, на которую уменьшилась стоимость собственного капитала организации по соответствующей статье расходов.

На закладке Доходы вводится информация о доходах предприятия за прошлые периоды (например, доходы предприятия могут быть результатом выручки от продажи произведенных изделий из дерева). Заполняются поля: ■ Период – дата, на которую организация увеличила стоимость собственного капитала по определенной статье доходов; ■ Направление деятельности – направление деятельности, по которому организация увеличила стоимость собственного капитала по определенной статье доходов за прошлый период. Например, по результатам производства изделий из дерева у предприятия произошел прирост стоимости собственного капитала за счет выручки от продажи изделий из дерева; ■ Статья доходов – статья, по которой отражены возникшие в ходе хозяйственной деятельности предприятия доходы; ■ Сумма доходов (USD) – величина, на которую произошел прирост стоимости собственного капитала организации по соответствующей статье доходов.

Постатейный анализ финансовых результатов по направлениям деятельности можно проанализировать при помощи отчета Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – Доходы и расходы, финансовый результат (продолжение) – Финансовый результат. В данном отчете можно установить отбор по направлению деятельности (поле Направление деятельности).

В сформированном отчете показывается информация о доходах и расходах, отраженная документом Финансовый результат за прошлые периоды.

Данные по оптовым продажам за прошлые периоды Данные по оптовым продажам за прошлые периоды можно использовать с целью анализа финансовых результатов предприятия от оптовой продажи товаров при формировании управленческих отчетов – например, Продажи – Отчеты по продажам – Валовая прибыль предприятия (сводный анализ продаж по организациям, подразделениям, менеджерам и номенклатуре). Для ввода данных по оптовым продажам за прошлые периоды предусмотрен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Оптовые продажи за прошлые периоды. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого произведены продажи товаров; ■ Подразделение – подразделение, для которого требуется ввести данные по оптовым продажам за прошлые периоды; ■ Партнер – партнер (клиент), которым приобретены товары у организации; ■ Соглашение – соглашение, по условиям которого осуществлялась реализация товаров клиенту (партнеру); ■ Договор – договор с типом взаимоотношений С покупателем/заказчиком, по которому определены условия работы с клиентом; ■ Менеджер – лицо, ответственное за ведение оптовых продаж за прошлые периоды; ■ Склад – склад, с которого произведена продажа/фактическая отгрузка товаров клиенту.

Если на предприятии используется оценка финансового результата в разрезе направлений деятельности, то необходимо обеспечить ввод данных по оптовым продажам по направлениям деятельности. Для ввода остатков товаров по каждому направлению используется отдельный документ ввода остатков, в котором в шапке указывается направление деятельности (поле Направление деятельности). В табличной части документа информация об оптовых продажах за прошлые периоды вводится в полях: ■ Номенклатура – товар, реализованный партнеру (клиенту); ■ Количество – фактическое количество по номенклатурной позиции, реализованной партнеру (клиенту); ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет номенклатурной позиции; ■ Дата отражения – фактическая дата продажи номенклатурной позиции партнеру (клиенту); ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета.

Данные по розничным продажам за прошлые периоды Данные по розничным продажам за прошлые периоды можно использовать с целью анализа финансового состояния предприятия по итогам розничной продажи товаров при формировании управленческих отчетов – например, Продажи – Отчеты по продажам – Валовая прибыль розницы по подразделениям (сводный анализ продаж по организациям, подразделениям и менеджерам). Для ввода данных по розничным продажам за прошлые периоды предназначен документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Розничные продажи за прошлые периоды. В шапке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого произведена продажа товаров; ■ Подразделение – подразделение, для которого требуется ввести данные по розничным продажам за прошлые периоды; ■ Менеджер – лицо, ответственное за ведение розничных продаж за прошлые периоды; ■ Склад – склад, с которого произведена продажа/фактическая отгрузка товаров розничному покупателю. В табличной части документа информация о розничных продажах за прошлые периоды вводится в полях: ■ Номенклатура – товар, реализованный розничному покупателю;

■ Количество – фактическое количество по номенклатурной позиции, реализованной розничному покупателю; ■ Единица измерения – единица хранения, в которой ведется учет номенклатурной позиции; ■ Дата отражения – фактическая дата продажи номенклатурной позиции розничному покупателю; ■ Штрихкод – применяется с целью автоматизации учета информации о картах лояльности; ■ Вид карты лояльности – вид карты лояльности с применением различных скидок (наценок); ■ Карта лояльности – дисконтная карта, выданная клиенту; ■ Сумма (USD) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Ставка НДС – значение налоговой ставки НДС, применяемой для номенклатурной позиции; ■ НДС (USD) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте управленческого учета; ■ Сумма (регл.) – стоимость остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета; ■ НДС (регл.) – сумма НДС, выделяемая в стоимости остатков номенклатурной позиции в валюте регламентированного учета. По указанной карте лояльности автоматически заполняются штрихкод и вид карты лояльности.

Информацию, зафиксированную документом ввода остатков, можно использовать в управленческих целях. Сведения о накопленных на дату ввода остатков баллах по картам лояльности регистрируются документом CRM и маркетинг – Цены и скидки – Начисление и списание бонусных баллов с использованием варианта начисления баллов Вручную. Подробное описание порядка работы с документом Начисление и списание бонусных баллов приведено в разделе Бонусные программы.

Управленческий учет остатков на едином плане счетов регламентированного учета Ввод остатков по управленческому учету на счетах РСБУ определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет – Управленческий учет на плане счетов регламентированного учета. Период применения плана счетов РСБУ для целей управленческого учета определяется значением переключателя Отражать в оценке управленческого учета. Если для указанного параметра определено значение хозяйственные операции, начиная с даты, то формируются документы ввода остатков в месяце, предшествующем началу отражения операций управленческого учета на счетах РСБУ. Для формирования остатков по управленческому учету на счетах плана счетов РСБУ для параметра Ввод остатков по в документах ввода остатков (НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков) показывается дополнительное значение УУ (на едином плане счетов).

Документы ввода остатков также доступны по одноименной гиперссылке в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет (гиперссылка Документы ввода остатков). Остатки по управленческому учету по счетам, на которых ведется оперативный учет, формируются автоматически по кнопке Сформировать остатки в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет – Отражение операций. По остальным счетам остатки для управленческого учета вносятся документом Операция (регламентированный учет), доступным по гиперссылке Проводки ввода остатков (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Регламентированный учет – Отражение операций).

Начальные остатки неиспользованных дней отпуска Сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно внести документом Кадры – См. также – Остатки отпусков. В шапке документа Ввод остатков отпусков указываются: ■ Организация – юридическое лицо, от имени которого сотруднику предоставлено право на отпуск; ■ Дата – дата создания документа ввода начальных остатков отпусков; ■ Дата остатков – дата занесения начальных остатков отпусков; ■ Сотрудник – физическое лицо, у которого имеются неиспользованные дни отпуска на момент ввода остатков. В табличных частях документа ввода остатков вводится информация об остатках дней отпусков, которые не использованы сотрудником и имеются на дату, указанную в документе. В табличной части Права на отпуска вводится информация об отпуске, на который имеет право сотрудник. Заполняются поля: ■ Вид ежегодного отпуска – вид ежегодного отпуска, предоставляемого сотруднику; ■ Количество дней в году – количество дней отпуска, предоставляемого в соответствии с видом ежегодного отпуска. Как правило, заполняется автоматически соответствующими данными вида ежегодного отпуска; ■ Остаток – фактический остаток неиспользованных дней вида ежегодного отпуска, на который имеет право сотрудник на момент занесения остатков. В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам вводится информация об отпусках, на которые имеет право сотрудник, с детализацией по рабочим годам. Заполняются поля: ■ Вид ежегодного отпуска – вид ежегодного отпуска, предоставляемого сотруднику за определенный рабочий год; ■ Рабочий год начало – начало рабочего года, с которого сотруднику предоставляется право на отпуск по виду ежегодного отпуска; ■ Рабочий год окончание – окончание рабочего года, с которого сотруднику прекращается предоставление отпуска по виду ежегодного отпуска; ■ Остаток – фактический остаток дней вида ежегодного отпуска в разрезе начала и окончания рабочего года. Остатки отпусков, на которые имеет право сотрудник, заполняются по значениям остатков отпусков по рабочим годам. При записи документа ввода остатков производится проверка корректности заполнения данных. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то остатки вводятся со знаком «минус» в поле Остаток табличной части Остатки отпусков по рабочим годам.

Ввод начальных остатков внеоборотных активов К остаткам внеоборотных активов относятся: ■ основные средства, принятые в эксплуатацию; ■ нематериальные активы, принятые в эксплуатацию; ■ полученные в аренду основные средства; ■ переданные в аренду основные средства; ■ взаиморасчеты по договорам лизинга; ■ предметы лизинга на балансе у лизингополучателя; ■ предметы лизинга, учитываемые за балансом лизингополучателя; ■ переданные в аренду предметы лизинга; ■ прочие доходные вложения в материальные ценности; ■ постатейные расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов; ■ расходы на НИОКР. Для ввода остатков по предметам лизинга необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Внеоборотные активы – Лизинг. Поддерживается два варианта ввода начальных остатков внеоборотных активов, которые определяются функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Внеоборотные активы – Учет внеоборотных активов: ■ Версия 2.2 – счета учета основных средств и нематериальных активов (ОС/НМА) указываются в документах. ■ Версия 2.4 – счета учета для отражения операций с внеоборотными активами задаются параметрами выбранного в документах по ОС/НМА в поле Группа финансового учета элемента списка Группы финансового учета внеоборотных активов. В версии 2.4 используются единые документы по вводу остатков регламентированного и управленческого учетов.

Версия 2.2. Ввод начальных остатков внеоборотных активов Информация о начальных остатках внеоборотных активов вводится с помощью документа Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов. Каждый вид остатков вводится документом с отдельным типом операции.

Проводки регламентированного учета по документам ввода остатков внеоборотных активов выполняются в корреспонденции с предопределенным счетом 000 «Вспомогательный».

Основные средства, принятые в эксплуатацию (РСБУ) Процедура ввода остатков основных средств, принятых в эксплуатацию, представлена на схеме:

Для ввода начальных остатков основных средств в целях регламентированного учета предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Основные средства. В заголовке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числится основное средство; ■ Подразделение, в котором числятся основные средства. В табличную часть документа добавляется основное средство, принятое в эксплуатацию. По результатам ввода основного средства открывается форма, в которой выбирается основное средство, находящееся на балансе у организации (поле Основное средство). Предварительно основные средства регистрируются в списке Объекты эксплуатации.

Для учета основных средств, принятых в эксплуатацию, необходимо ввести ряд параметров учета, которые заполняются на соответствующих закладках в форме основного средства. На закладке Учет указываются: ■ Порядок учета: ○ Бухгалтерский учет и Налоговый учет – порядок учета основного средства, которым определяется сценарий отражения операций по основным средствам в бухгалтерском и налоговом учете; ■ Целевое финансирование – определяется применение целевого финансирования (устанавливается одно из значений Используется/Не используется). При выборе первого значения потребуется дополнительное указание счетов учета по целевым средствам;

■ Счета учета – счета учета для отражения хозяйственных операций по основным средствам в бухгалтерском и налоговом учете. Настройки счетов учета выполняются в зависимости от порядка учета в бухгалтерском и налоговом учете. Указываются счета учета, на которых будут учитываться основные средства и накапливаться амортизация; ■ Местонахождение: ○ Адрес – адрес местонахождения основного средства в подразделении организации; ○ Принятие к учету – фактическая дата принятия основного средства к учету; ■ Постоянные сведения: ○ Группа ОС – группа, к которой относится основное средство в бухгалтерском учете; ○ Амортизационная группа – группа, к которой относится основное средство в соответствии с характером эксплуатации и сроком полезного использования; ○ Способ поступления – способ поступления основного средства в организацию. Например, основное средство приобретено за плату; ○ Шифр ЕНАОФ – классификатор основных средств, по которому установлены стандартные шифры и годовые нормы амортизационных отчислений. ■ Раздельный учет НДС – признак использования объекта основных средств для вида деятельности: ○ НДС относится на указанный вид налогообложения – объект основных средств используется при выполнении определенного вида деятельности (облагаемого НДС, не облагаемого НДС или облагаемого ЕНВД); ○ НДС распределяется пропорционально выручке – объект основных средств используется при выполнении нескольких видов деятельности с разным порядком налогообложения НДС.

На закладке Стоимость указываются: ■ Восстановительная стоимость – первоначальная стоимость основного средства на дату ввода остатков с учетом выполненных переоценок, операций частичной ликвидации или модернизации; ■ Первоначальная стоимость – стоимость основного средства на момент ввода его в эксплуатацию. По умолчанию заполняется значением восстановительной стоимости. Если первоначальная стоимость отличается от восстановительной, то устанавливается признак Отличается от восстановительной; ■ Накопленная амортизация – сумма накопленной амортизации основного средства. Начисление амортизации начинается со следующего месяца после принятия основного средства к учету; ■ Остаточная стоимость (ликвидационная стоимость) – разница между суммой восстановительной стоимости и суммой накопленной амортизации. При применении целевого финансирования доступно указание сумм целевого финансирования.

На закладке События уточняются данные о документах, которыми отражены операция принятия к учету основного средства и операция модернизации: ■ Принятие к учету: ○ Название документа – документ, которым отражена операция ввода основного средства в эксплуатацию (принятия его к учету); ○ Событие – событие, свидетельствующее о принятии основного средства к учету. ■ Модернизация – если в отношении основного средства была проведена модернизация, то устанавливается признак Последняя модернизация выполнена и заполняются поля: ○ Название документа – документ, которым отражена операция модернизации основного средства; ○ Событие – событие, свидетельствующее о модернизации основного средства и характеризующее модернизацию. На закладке Отражение расходов указываются статьи расходов, по которым будут отражаться начисленные амортизация и имущественные налоги. Если применяется целевое финансирование, то дополнительно задается статья и аналитика доходов на закладке Отражение расходов и доходов. Если необходимо передать расходы по амортизации основного средства в головную организацию или обособленное подразделение, то в форме основного средства устанавливается параметр Передавать расходы в другую организацию, указываются получатель затрат по амортизации основного средства и счет передачи. Пример ввода остатков для основного средства, по которому ведется начисление амортизации На закладке Учет заполняются счета учета: ■ Основных средств – счет учета, на котором будет учитываться основное средство по восстановительной стоимости, – 01.01 «Основные средства организации»; ■ Накопленной амортизации – счет учета, на котором необходимо отразить сумму накопленной амортизации, – 02.01 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01».

На закладке Стоимость для основного средства, по которому начисляется амортизация, указываются восстановительная, первоначальная стоимость и стоимость накопленной амортизации бухгалтерского и налогового учета.

На закладке Амортизация указываются: ■ Начисление амортизации – признак начисления амортизации на момент занесения остатков (Действует, Остановлено); ■ Метод начисления – способ начисления амортизации по основным средствам; ■ Срок использования – срок полезного использования основного средства в месяцах; ■ Остаточная стоимость – разница между суммой восстановительной стоимости и суммой накопленной амортизации. Вводится на дату последней амортизации; ■ Остаточный срок – остаточный срок использования основного средства на дату последней амортизации. Указывается, если в отношении основного средства была выполнена модернизация. Параметры начисления амортизации вводятся индивидуально для бухгалтерского и налогового учета. При вводе остатков можно указать использование амортизационной премии. Для этого устанавливается признак Включено в состав расходов и вводится сумма амортизационной премии. Признак доступен только в случае, если месяц документа Ввод остатков совпадает с месяцем Принятия к учету ОС. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет): ■ восстановительная стоимость основных средств по дебету счета 01.01 «Основные средства организации»; ■ сумма накопленной амортизации по кредиту счета 02.01 «Амортизация основных средств». Указание накопленного износа основного средства Пример отражения результатов ввода остатков основных средств с учетом накоплений износа представлен на схеме:

Если планируется вести учет начислений износа, то необходимо установить значение бухгалтерского учета Начисление износа по ЕНАОФ. Для налогового учета по умолчанию устанавливается значение порядка учета Стоимость не включается в расходы. Для отражения результатов ввода остатков в регламентированном учете указываются счета учета: ■ Основных средств – счет учета, на котором будет числиться основное средство по восстановительной стоимости; ■ Накопленного износа – счет учета, на котором будет отражаться сумма накопленного износа, – 010 «Износ основных средств».

Для основного средства, по которому ведется учет начислений износа, указываются: ■ восстановительная и первоначальная стоимость бухгалтерского и налогового учета; ■ стоимость накопленного износа бухгалтерского учета. Для учета начислений износа необходимо ввести ряд параметров на закладке Износ в форме основного средства: ■ Начисление износа – признак действия начисления износа Действует или остановки начисления амортизации Остановлено; ■ Срок использования – срок полезного использования основного средства; ■ Годовая норма (указывается в процентах) – показатель, определяющий, какая часть стоимости основного средства должна быть перенесена на стоимость продукции для компенсации полного ее износа. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета: ■ остатки основных средств по восстановительной стоимости учитываются по дебету счета 01.01 «Основные средства организации» в бухгалтерском и налоговом учете; ■ остатки суммы накопленного износа основных средств учитываются на забалансовом счете 010 «Износ основных средств» в бухгалтерском учете.

Переданные в аренду основные средства Для ввода начальных остатков основных средств, переданных в аренду, но находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Переданные в аренду основные средства. В заголовке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет переданного в аренду основного средства; ■ Подразделение, для которого вводятся остатки переданных в аренду основных средств. В табличной части документа указывается основное средство, переданное организацией в аренду. Особенностью заполнения параметров учета основного средства, переданного в аренду, является обязательное указание арендатора (поле Арендатор в форме основного средства). Основное средство может быть передано в аренду: ■ другой организации предприятия, учет по которой ведется в единой с рассматриваемой организацией информационной базе. Значение выбирается из списка Организации; ■ контрагенту – стороннему юридическому лицу из списка Контрагенты (юридические и физические лица). Если в качестве арендатора задана другая организация предприятия, то требуется дополнительное указание следующих параметров (раздел Учет у арендатора в форме основного средства на закладке Учет): ■ счет учета основного средства у арендатора; ■ подразделение, которым арендовано основное средство; ■ залоговая стоимость.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета: ■ остатки основных средств, переданных в аренду, по восстановительной стоимости учитываются по дебету счета 03.02 «Материальные ценности, представленные во временное владение»; ■ остатки суммы накопленного износа основных средств, переданных в аренду, учитываются на счете 02.02 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 03»; ■ остатки основных средств, переданных в аренду, по залоговой стоимости учитываются у арендатора (другой организации) на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Полученные в аренду основные средства Процедура ввода остатков полученных в аренду основных средств представлена на схеме:

Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Для ввода начальных остатков арендованных основных средств предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Полученные в аренду основные средства. В заголовке документа указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет арендованного основного средства; ■ Подразделение, для которого вносятся остатки арендованных основных средств. В табличной части документа указываются: ■ Основное средство – основное средство, арендованное организацией. По результатам выбора основного средства автоматически заполняется инвентарный номер (поле Инвентарный номер) соответствующим кодом основного средства из списка Объекты эксплуатации; ■ Дата поступления – дата, на которую основное средство предоставлено в аренду организации; ■ Арендодатель – юридическое лицо, которым сдано в аренду нашей организации основное средство. Выбирается из списка Контрагенты;

■ Счет учета – счет учета, на котором будут учитываться остатки арендованных основных средств по залоговой стоимости; ■ Залоговая стоимость – залоговая стоимость позиции основного средства как способ исполнения обязанностей организации перед арендодателем.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки арендованных основных средств по залоговой стоимости отражаются по дебету забалансового счета 001 «Арендованные основные средства» в бухгалтерском учете.

Накопленная стоимость будущих объектов основных средств, еще не принятых к учету Специализированного инструмента по вводу остатков накопленной стоимости будущих объектов основных средств на счете 08.04.02 «Подготовка к вводу в эксплуатацию», а также объектов строительства, учитываемых на счете 08.03 «Строительство объектов основных средств», не предусмотрено. Данные остатки можно занести документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операция (регл. учет). Остатки для счетов бухгалтерского учета 08.04.02 «Подготовка к вводу в эксплуатацию», 08.01 «Приобретение земельных участков», 08.02 «Приобретение объектов природопользования», 08.03 «Строительство объектов основных средств» можно ввести и путем оформления документа НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Прочие расходы по статье расходов На внеоборотные активы. Для отражения результатов ввода остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо произвести настройки счетов учета. Настройки выполняются в карточках элементов списка Статьи расходов. В рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете в режиме настройки Исключения счета учета Прочих расходов могут быть детализированы по организациям. Например, в рамках организации «Промресурс» для статьи расходов Формирование стоимости ОС выбран счет 08.04.2 «Подготовка к вводу в эксплуатацию» (поле Счет учета).

Остатки для счета бухгалтерского учета 08.04.2 «Подготовка к вводу в эксплуатацию» вводятся в разрезе статьи расходов На внеоборотные активы в документе ввода остатков.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский учет). Остатки накопленной стоимости будущих объектов основных средств учитываются по дебету счета 08.04.2 «Подготовка к вводу в эксплуатацию».

Нематериальные активы, принятые в эксплуатацию Процедура ввода начальных остатков нематериальных активов представлена на схеме:

Для ввода начальных остатков нематериальных активов и расходов на НИОКР предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Нематериальные активы и расходы на НИОКР. В заголовке документа указывается Организация – юридическое лицо, на балансе которого числится нематериальный актив, принятый в эксплуатацию. В табличную часть добавляется нематериальный актив, находящийся на учете у организации. Предварительно нематериальные активы регистрируются в списке НМА и расходы на НИОКР. Для отражения нематериальных активов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо предварительно ввести ряд параметров, которые заполняются на соответствующих закладках в форме нематериального актива. На закладке Учет заполняются: ■ Поступил – дата, когда нематериальный актив поступил в организацию; ■ Принят к учету – дата, когда нематериальный актив принят к учету и с которой числится на балансе организации; ■ Счета учета: ○ Нематериального актива – счет учета, на котором будет отражаться нематериальный актив по восстановительной стоимости; ○ Накопленной амортизации – счет учета, на котором будет выполняться начисление амортизации нематериального актива; ■ Способ поступления – способ поступления нематериального актива в организацию. Например, если нематериальный актив приобретен организацией за определенную денежную сумму, то указывается значение Приобретение за плату; ■ Целевое финансирование – определяется применение целевого финансирования (устанавливается одно из значений Используется/Не используется). При выборе первого значения потребуется дополнительное заполнение счетов учета по целевым средствам, указание статьи и аналитики доходов с целью отражения доходов целевого финансирования.

На закладке Стоимость вводится информация о стоимости нематериального актива: ■ Восстановительная стоимость – стоимость нематериального актива на дату ввода остатков с учетом выполненных переоценок. ■ Первоначальная стоимость – стоимость нематериального актива на момент ввода его в эксплуатацию. По умолчанию заполняется значением восстановительной стоимости. Если первоначальная стоимость отличается от восстановительной, то устанавливается признак Отличается от восстановительной. ■ Накопленная амортизация – сумма накопленной амортизации нематериального актива. Начисление амортизации начинается со следующего месяца после принятия нематериального актива к учету. ■ Остаточная стоимость (ликвидационная стоимость) – разница между суммой восстановительной стоимости и суммой накопленной амортизации. Если применяется целевое финансирование, то дополнительно указываются суммы целевого финансирования (по восстановительной, остаточной стоимости и накопленной амортизации). Для отражения начислений амортизации и амортизационных расходов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо ввести ряд параметров на закладке Амортизация: ■ Начисление амортизации – признак начисления амортизации на момент ввода остатков (Действует, Приостановлено); ■ Способ начисления амортизации – способ начисления амортизации нематериального актива. Способ начисления указывается отдельно для налогового и бухгалтерского учета; ■ Срок использования, мес. – срок полезного использования нематериального актива; ■ Статья расходов – статья, по которой будут списаны расходы, понесенные организацией на амортизацию нематериального актива. Если необходимо передать расходы по амортизации нематериального актива в головную организацию или обособленное подразделение, то устанавливается признак Передавать расходы в другую организацию. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет):

■ восстановительная стоимость нематериальных активов отражается по дебету счета 04.01 «Нематериальные активы организации»; ■ сумма накопленной амортизации нематериальных активов – по кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов».

Взаиморасчеты по договорам лизинга Процедура ввода остатков взаиморасчетов по договорам лизинга представлена на схеме:

Для отражения остатков взаиморасчетов по договорам лизинга необходимо предварительно произвести настройки правил отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете, которые определяются параметрами договоров лизинга. Основные параметры, определяемые по договору лизинга: ■ если учет предметов лизинга (учет имущества) ведется на балансе у лизингополучателя, то указывается параметр варианта учета имущества На балансе. В этом случае начисление лизинговых платежей лизингодателю в бухгалтерском учете лизингополучателя будет отражаться проводкой по счету 76.07.1 «Арендные обязательства»; ■ если по договору лизинга предусмотрен зачет обеспечительного платежа (аванс по договору лизинга), то устанавливается параметр Обеспечительный платеж; ■ если по договору лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю, то устанавливается параметр Выкуп предмета лизинга;

■ счета учета расчетов с целью отражения сумм хозяйственных операций в регламентированном учете: ○ Обеспечительный платеж – субсчет 76.07.3 «Авансы по договорам лизинга», на котором отражаются суммы обеспечительного платежа (уплаченные лизингополучателем авансы по договору лизинга). Поле доступно при установленном параметре Обеспечительный платеж; ○ Арендные обязательства – субсчет 76.07.1 «Арендные обязательства», на котором по кредиту отражается полная сумма всех предусмотренных платежей по договору лизинга. По дебету счета будут отражаться все оплаченные платежи; ○ Лизинговые услуги – субсчет 76.07.2 «Задолженность по лизинговым платежам», на котором отражаются начисления и уплаты лизинговых платежей; ○ Выкуп предмета лизинга – субсчет 76.07.4 «Выкуп лизингового имущества», на котором отражаются начисления выкупной стоимости предмета лизинга. Поле доступно при установленном параметре Выкуп предмета лизинга.

Для ввода остатков взаиморасчетов по договорам лизинга предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Взаиморасчеты по договорам лизинга. В документе указываются Организация (лизингополучатель) и Контрагент (лизингодатель), для которых вносятся остатки взаиморасчетов по договорам лизинга.

В табличной части указываются: ■ Договор, заключенный между лизингодателем и лизингополучателем, по условиям которого лизингодатель (арендодатель) обязуется передать лизингополучателю предмет лизинга; ■ Тип задолженности – разновидность задолженности организации (лизингополучателя) перед лизингодателем. Тип задолженности определяется параметрами договора лизинга (например, если задолженность лизингополучателя возникла по результатам оказания услуг лизинга лизингодателем, то заполняется тип задолженности Услуга по лизингу); ■ Счет учета – счета учета для отражения остатков взаиморасчетов в регламентированном учете; ■ Сальдо – остаток по кредиту или дебету в бухгалтерском учете; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов по договору лизинга; ■ Сумма – сумма задолженности лизингополучателя перед лизингодателем по позиции типа задолженности в валюте договора; ■ Сумма (регл.) – сумма задолженности лизингополучателя перед лизингодателем по позиции типа задолженности в валюте регламентированного учета. Если валюта договора отличается от валюты регламентированного учета, то указывается сумма регламентированного учета. Если договор оформляется в валюте регламентированного учета, то заполнение не требуется. Тип задолженности, счет учета и сальдо заполняются автоматически по соответствующим данным договора лизинга. Для каждого типа задолженности заполняются соответствующий счет учета и тип сальдо остатков.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет).

Документами ввода остатков с типом задолженности Зачет обеспечительного платежа и сальдо Дебетовое вводятся остатки авансов, выданных по договорам лизинга. На основании таких документов автоматически создается документ Списание безналичных ДС, который в свою очередь служит основанием для документа Счет – фактура полученный (аванс), формирующего данные об остатках НДС по авансам по договорам лизинга на счете 76.ВА.

Учет предметов лизинга на балансе у лизингополучателя Если лизингополучатель (организация) принимает предмет лизинга к учету в качестве собственного основного средства, то в этом случае учет предметов лизинга ведется на балансе у лизингополучателя. Процедура ввода остатков предметов лизинга на балансе у лизингополучателя представлена на схеме:

Для отражения остатков предметов лизинга, находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Предметы лизинга на балансе. В документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числятся предметы лизинга. Выступает в роли лизингополучателя; ■ Подразделение, в котором числятся предметы лизинга. В табличную часть документа подбираются объекты основных средств, являющихся предметами лизинга. Для учета начальных остатков предметов лизинга на балансе у лизингополучателя в бухгалтерском и налоговом учете необходимо ввести ряд параметров на соответствующих закладках в форме основного средства. Особенностью заполнения параметров учета основного средства как предмета лизинга является обязательное указание договора лизинга с вариантом учета имущества На балансе (поле Договор лизинга на закладке Учет в форме основного средства). Договор лизинга – договор, заключенный между лизингополучателем («нашей организацией») и лизингодателем с целью детализации взаиморасчетов.

Если в карточке учетной политики организации, для которой вводятся остатки, включена функциональная опция Включать в состав налоговых расходов лизинговые платежи, то в форме ввода сведений об основном средстве дополнительно отображается группа реквизитов Корректировка стоимости арендованного имущества.

Указанная группа реквизитов заполняется суммами остатков по счету 01.К «Корректировка стоимости арендованного имущества» по видам учета. При отражении документа Ввод начальных остатков предметов лизинга на балансе в регламентированном учете по указанным суммам формируются проводки Дт 01.К Кт 000. Предусмотрены различные схемы отражения сумм хозяйственных операций по предметам лизинга в зависимости от порядка учета, указанного в полях Бухгалтерский учет и Налоговый учет (Порядок учета на закладке Учет в форме основного средства).

Переданные в аренду предметы лизинга на балансе Для отражения начальных остатков предметов лизинга, переданных в аренду, но находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Переданные в аренду предметы лизинга на балансе.

В документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числятся предметы лизинга. ■ Подразделение, в котором числятся предметы лизинга. В табличную часть документа подбираются объекты основных средств, являющихся предметами лизинга. Для учета начальных остатков предметов лизинга в бухгалтерском и налоговом учете необходимо ввести ряд параметров на соответствующих закладках в форме основного средства (предмета лизинга). Особенностью заполнения формы основного средства как предмета лизинга, переданного в аренду, является обязательное указание арендатора (поле Арендатор) и договора лизинга с вариантом учета имущества На балансе (поле Договор лизинга на закладке Учет в карточке основного средства).

Учет предметов лизинга за балансом

Если предметы лизинга не являются собственным имуществом организации, то их учет ведется за балансом лизингополучателя (на балансе у лизингодателя). Процедура ввода остатков предметов лизинга за балансом представлена на схеме:

Предметы лизинга за балансом учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Для ввода начальных остатков предметов лизинга, находящихся на балансе у лизингодателя, предусмотрен документ Регламентированный учет – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Предметы лизинга за балансом. В документе указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет предметов лизинга, поступивших в аренду от лизингодателя; ■ Подразделение, в котором числятся предметы лизинга. В табличной части документа указываются: ■ Основное средство – предмет лизинга, арендованный нашей организацией у лизингодателя (например, какое-либо оборудование); ■ Дата поступления – дата, когда предмет лизинга предоставлен в аренду нашей организации; ■ Арендодатель – юридическое лицо, на балансе которого числится предмет лизинга, предоставленный нашей организации; ■ Залоговая стоимость – залоговая стоимость позиции основного средства в валюте договора лизинга; ■ Договор лизинга – договор, заключенный между лизингодателем и лизингополучателем, по условиям которого лизингодатель предоставляет нашей организации в аренду предмет лизинга. В документе ввода остатков указывается договор лизинга, по которому: ■ установлен вариант учета имущества За балансом, свидетельствующий о том, что предмет лизинга находится на балансе у лизингодателя (арендодателя); ■ указаны счета учета расчетов с целью взаиморасчетов между лизингополучателем и лизингодателем в отношении арендованного предмета лизинга: ○ Обеспечительный платеж – субсчет 76.07.3 «Авансы по договорам лизинга», на котором отражаются суммы обеспечительного платежа (авансы, уплаченные лизингополучателем по договору лизинга). Поле доступно при установленном параметре Обеспечительный платеж; ○ Лизинговые услуги – субсчет 76.07.2 «Задолженность по лизинговым платежам», на котором отражаются начисления и уплаты лизинговых платежей; ○ Выкуп предмета лизинга – субсчет 76.07.4 «Выкуп лизингового имущества», на котором отражаются начисления выкупной стоимости предмета лизинга. Поле доступно при установленном параметре Выкуп предмета лизинга. Для отражения результатов ввода остатков предметов лизинга в бухгалтерском учете в документе ввода выбран счет учета 001 «Арендованные основные средства» (поле Счет учета).

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки арендованных основных средств по залоговой стоимости учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в бухгалтерском учете.

Расходы на НИОКР Расходы на НИОКР – объем расходов, понесенных организацией на выполнение научно-исследовательских и/или опытно-конструкторских работ, учитываемых на счете 08.08 «Выполнение научноисследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ». Специализированного инструмента по вводу расходов на НИОКР не предусмотрено. Остатки по расходам на НИОКР можно занести документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операция (регл. учет).

Управленческий учет остатков внеоборотных активов В целях управления активами и обязательствами, контроля направления использования финансовых ресурсов необходимо обеспечить ввод остатков внеоборотных активов по статьям активов и пассивов. Для ввода остатков по статьям активов и пассивов используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Ввод начальных остатков с типом операции Прочие активы и пассивы. Для использования документа необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Учитывать прочие активы и пассивы. Процедура отражения остатков внеоборотных активов в управленческом учете представлена на схеме:

Рассмотрим пример отражения остатков основных средств в управленческом учете. В документе ввода начальных остатков прочих активов и пассивов указываются: ■ Статья актива – статья актива, по которой отражается основное средство в учете; ■ Аналитика – объект управленческого учета «Основное средство». Указание аналитики не является обязательным; ■ Сумма – стоимость основного средства по указанной в строке статье актива в валюте управленческого учета.

По результатам проведения документа ввода в отчете по управленческому балансу появляется информация об основных средствах организации.

Документом ввода начальных остатков прочих активов и пассивов не формируются проводки регламентированного учета. Аналогичным образом отражаются остатки нематериальных активов, арендованных основных средств, предметов лизинга на балансе и за балансом. Особенностью отражения остатков арендованных основных средств и предметов лизинга за балансом является указание в документе ввода начальных остатков статей пассивов, на которых числятся внеоборотные активы, не принадлежащие организации на правах собственности.

Версия 2.4. Ввод начальных остатков внеоборотных активов Информация о начальных остатках внеоборотных активов вводится в рамках рабочего места Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов (кнопка Создать). Каждый вид остатков вводится документом с отдельным типом операции.

В рабочем месте можно отобрать список документов или хозяйственных операций, которые оформляются этими документами (форма Выбор хозяйственных операций и документов, доступная по гиперссылке Настроить).

Предусмотрен ввод остатков (поле Ввод остатков в документе ввода остатков внеоборотных активов): ■ В управленческом и регламентированном учете; ■ В управленческом учете; ■ В регламентированном учете. В журнале документов остатков внеоборотных активов будет показываться, в каком учете отражаются данные (в управленческом и/или регламентированном). Для отражения остатков внеоборотных активов в бухгалтерском учете необходимо настроить счета учета. Настройки счетов учета стоимости и амортизации объектов ОС/НМА (в т. ч. получаемых с использованием средств целевого финансирования), забалансового учета залоговой стоимости объектов, переданных в аренду, а также счета для отражения операций переоценки и выбытия ОС/НМА, выполняются в карточке элемента списка Внеоборотные активы – Настройки справочники – Группы финансового учета внеоборотных активов.

Контроль полноты и уточнение счетов учета для отражения остатков внеоборотных активов в бухгалтерском и регламентированном учете выполняются в рамках рабочего места Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Отражение документов в регл. учете – гиперссылка Настроить счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете (режим настройки Общие, счета учета Внеоборотных активов).

Основные средства, принятые в эксплуатацию

Для ввода начальных остатков основных средств в целях регламентированного и управленческого учетов предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Основные средства. На закладке Основное указываются: ■ Ввод остатков в – выбирается раздел учета, в котором будет осуществляться ввод остатков. Одновременно в двух учетах - управленческий и регламентированный, или раздельно в каждом из учетов – в управленческом и регламентированном; ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числится основное средство; ■ Местоположение - подразделение, в котором числится основное средство; ■ Адрес – адрес местонахождения основного средства в подразделении организации. В табличную часть документа добавляется основное средство, принятое в эксплуатацию. По результатам ввода открывается форма, в которой выбирается необходимый объект учета. Предварительно основные средства регистрируются в списке Основные средства.

Для учета основных средств, принятых в эксплуатацию, необходимо ввести ряд параметров учета, которые заполняются на соответствующих закладках в форме основного средства. На закладке Параметры Учета указываются: ■ Общие сведения:

○ Принят к учету (регл. учет), Принят к учет (упр.учет) – фактическая дата принятия основного средства к учету по регламентированному и управленческому учетам; ○ Ликвидационная стоимость - сумма, которую организация ожидает получить за актив в конце срока его полезной службы за вычетом предполагаемых затрат на его выбытие. Данная стоимость актуальна для управленческого и международного учетов. Амортизация будет начисляться до достижения этой суммы. Ликвидационная стоимости будет числиться как остаточная до тех пор, пока основное средство не будет списано с баланса организации; ○ Группа финансового учета – определяет счета учета для отражения хозяйственных операций по основным средствам в бухгалтерском и налоговом учетах; ○ Способ поступления – способ поступления основного средства в организацию. Например, основное средство приобретено за плату. ■ Порядок учета: ○ Бухгалтерский учет, Налоговый учет, Управленческий учет – порядок учета основного средства, которым определяется сценарий отражения операций по основным средствам в бухгалтерском, налоговом и управленческом учетах; ○ Целевое финансирование – определяется применение целевого финансирования (устанавливается одно из значений Используется/Не используется). При выборе первого значения потребуется дополнительное указание счетов учета по целевым средствам в Группах финансового учета внеоборотных активов. ■ Сведения об основном средстве: ○ Группа ОС – группа, к которой относится основное средство в бухгалтерском учете. Используется для определения того, каким образом основное средство облагается налогом на имущество, и для группировки объектов в пояснении к бухгалтерскому балансу; ○ Амортизационная группа – группа, к которой относится основное средство в соответствии с характером эксплуатации и сроком полезного использования; ○ Шифр ЕНАОФ – классификатор основных средств, по которому установлены стандартные шифры и годовые нормы амортизационных отчислений. Данные задаются в карточке Основного средства, в данной форме носят информативный характер и редактированию не подлежат. ■ Раздельный учет НДС – признак использования объекта основных средств для вида деятельности: ○ НДС относится на указанный вид налогообложения – объект основных средств используется при выполнении определенного вида деятельности (облагаемого НДС, не облагаемого НДС или облагаемого ЕНВД); ○ НДС распределяется пропорционально выручке – объект основных средств используется при выполнении нескольких видов деятельности с разным порядком налогообложения НДС. На закладке Стоимость указываются: ■ Восстановительная стоимость – первоначальная стоимость основного средства на дату ввода остатков с учетом выполненных переоценок, операций частичной ликвидации или модернизации; для бухгалтерского и налогового учетов определяется как остаток на счете учета, заданного в Группе финансового учета; ■ Первоначальная стоимость – стоимость основного средства на момент ввода его в эксплуатацию. По умолчанию заполняется значением восстановительной стоимости. Если первоначальная стоимость отличается от восстановительной, то устанавливается признак Отличается от восстановительной; ■ Накопленная амортизация – сумма накопленной амортизации основного средства, для бухгалтерского и налогового учета определяется как остаток на счете учета накопления амортизации, указанного в Группе финансового учета. Начисление амортизации начинается со следующего месяца после принятия основного средства к учету; ■ Остаточная стоимость (ликвидационная стоимость) – разница между суммой восстановительной стоимости и суммой накопленной амортизации. При применении целевого финансирования доступно указание сумм целевого финансирования. На закладке События уточняются данные о документах, которыми отражены операция принятия к учету основного средства, модернизации, переоценки: ■ Принятие к учету: ○ Название документа – документ, которым отражена операция ввода основного средства в эксплуатацию (принятия его к учету); ○ Событие – событие, свидетельствующее о принятии основного средства к учету. ■ Модернизация – если в отношении основного средства была проведена модернизация, то устанавливается признак Последняя модернизация выполнена и заполняются поля: ○ Название документа – документ, которым отражена операция модернизации основного средства; ○ Событие – событие, свидетельствующее о модернизации основного средства и характеризующее модернизацию. ■ Переоценка – если в отношении основного средства была проведена переоценка, то заполняются соответствующие поля: В результат последней переоценки был получен резерв – выбирается значение Уценка или Дооценка. Данные в полях Восстановительной стоимости и Накопленной амортизации вводятся отдельно по каждому из учетов, сумма резерва Накопленной амортизации автоматически рассчитывается от резерва переоценки основной стоимости, но может быть изменена вручную. Остатки по корреспондирующим счетам уценки и дооценки (91.02 «Прочие расходы» и 83.01 «Прирост стоимости внеоборотных активов по переоценке») вводятся посредствам документов Ввод начальных остатков прочих активов и пассивов и Операция (регл.учет) соответственно.

На закладке Амортизация уточняются параметры начисления амортизации, данные вводятся индивидуально для бухгалтерского, налогового и управленческого учетов: ■ Начисление амортизации – признак начисления амортизации на момент ввода остатков (Действует, Остановлено); ■ Метод начисления – метод начисления амортизации по основным средствам; для налогового учета метод задается в учетной политике организации; ■ Срок использования – срок полезного использования основного средства в месяцах; ■ Остаточная стоимость – остаточная стоимость основного средства на дату последней модернизации. Поле доступно для редактирования, если на закладке События установлен признак Последняя модернизация выполнена; ■ Остаточный срок – остаточный срок использования основного средства на дату последней модернизации. Поле доступно для редактирования, если на закладке События установлен признак Последняя модернизация выполнена; ■ Амортизационная премия - можно указать использование амортизационной премии. Для этого устанавливается признак Включено в состав расходов и вводится сумма амортизационной премии. Признак доступен только в случае, если месяц документа Ввод остатков совпадает с месяцем Принятия к учету ОС; ■ Сведения об использовании до 2009г – для объекта, принятого к учету до 2009г, можно указать срок использования и накопленную амортизацию. Эти данные используются при начислении амортизации в налоговом учете для линейного метода по следующей формуле: (Стоимость на начало месяца - Сумма амортизационной премии - Амортизация до 2009 г.) / (СПИ - Срок использования до 2009 г) * Специальный коэффициент. На закладке Отражение доходов и расходов указываются статьи расходов, по которым будут отражаться начисленные амортизация (отдельно для регламентированного и управленческого учетов), имущественные налоги, амортизационная премия. Если применяется целевое финансирование, то дополнительно задается статья и аналитика доходов. Если необходимо передать расходы по амортизации основного средства в головную организацию или обособленное подразделение, то устанавливается признак Передавать расходы в другую организацию, указывается получатель затрат по амортизации основного средств.

Переданные в аренду основные средства Для ввода начальных остатков основных средств, переданных в аренду, но находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Переданные в аренду основные средства. В заголовке документа выбирается: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет переданного в аренду основного средства; ■ Вид арендатора - указывается арендатор, которому передано основное средство: ○ Организация – другая организация предприятия, учет по которой ведется в единой с рассматриваемой организацией информационной базе. ○ Контрагент – стороннее юридическое лицо, выбирается из списка Контрагенты. В табличной части документа выбирается основное средство, переданное в аренду. Если в качестве арендатора задана другая организация предприятия, то требуется дополнительное указание следующих параметров (Закладка Параметры Учета - раздел Учет у арендатора): ■ Залоговая стоимость – на данную сумму будет сформирована проводка бухгалтерского учета по забалансовом счету, указанному в Группе финансового учета внеоборотных активов; ■ Местонахождение - подразделение, которым арендовано основное средство. Подробнее по вводу остатков основных средств см. описание в разделе «Основные средства, принятые в эксплуатацию». Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета: ■ остатки основных средств, переданных в аренду, по восстановительной стоимости учитываются по дебету счета 03.02 «Материальные ценности, представленные во временное владение» (или иного), указанного в настройках Группы финансового учета внеоборотных активов; ■ остатки суммы накопленного износа основных средств, переданных в аренду, учитываются на счете 02.02 «Амортизация основных средств, учитываемых на счете 03» (или иного), указанного в настройках Группы финансового учета внеоборотных активов; ■ остатки основных средств, переданных в аренду, по залоговой стоимости учитываются у арендатора (другой организации) на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Полученные в аренду основные средства Процедура ввода остатков полученных в аренду основных средств представлена на схеме:

Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Для ввода начальных остатков арендованных основных средств предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Полученные в аренду основные средства. В документе на закладке Основное указываются: ■ Арендодатель – юридическое лицо, которым сдано в аренду нашей организации основное средство. Выбирается из списка Контрагенты; ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет арендованного основного средства; ■ Группа финансового учета – группа настроек финансового учета внеоборотных активов, по которой выполняются настройки счетов учета. На закладке Основные средства указываются: ■ Основное средство – основное средство, арендованное организацией, Предварительно основные средства регистрируются в справочнике Основные средства; ■ Дата поступления – дата, на которую основное средство предоставлено в аренду организации; ■ Залоговая стоимость – залоговая стоимость позиции основного средства как способ исполнения обязанностей организации перед арендодателем. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки арендованных основных средств по залоговой стоимости отражаются по дебету забалансового счета 001 «Арендованные основные средства» в бухгалтерском учете.

Нематериальные активы, принятые в эксплуатацию Процедура ввода начальных остатков нематериальных активов представлена на схеме:

Для ввода начальных остатков нематериальных активов и расходов на НИОКР предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Нематериальные активы и расходы на НИОКР. В документе на закладке Основное указываются:

■ Ввод остатков в – выбирается раздел учета, в котором будет осуществляться ввод остатков. Одновременно в двух учетах- управленческий и регламентированный, или раздельно в каждом из учетов – в управленческом и регламентированном; ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числится актив; ■ Подразделение - подразделение, в котором числится актив. Для учета нематериальных активов и расходов на НИОКР необходимо ввести ряд параметров учета, которые заполняются на соответствующих закладках в форме нематериального актива.

На закладке Параметры Учета указываются:

■ Общие сведения: ○ Принят к учету (регл. учет), Принят к учет (упр.учет) – фактическая дата принятия актива к учету по регламентированному и управленческому учетам; ○ Ликвидационная стоимость - сумма, которую организация ожидает получить за актив в конце срока его полезной службы за вычетом предполагаемых затрат на выбытие. Данная стоимость актуальна для управленческого и международного учетов. Амортизация будет начисляться до достижения этой суммы. Ликвидационная стоимости будет числиться как остаточная до тех пор, пока нематериальный актив не будет списан с баланса организации; ○ Группа финансового учета – определяет счета учета для отражения хозяйственных операций по нематериальным активам и расходам на НИОКР в бухгалтерском и налоговом учетах; ○ Способ поступления – способ поступления в организацию. Например, приобретено за плату. ■ Порядок учета: ○ Бухгалтерский учет, Налоговый учет, Управленческий учет – порядок учета актива, которым определяется сценарий отражения операций в бухгалтерском, налоговом и управленческом учетах; ○ Целевое финансирование – определяется применение целевого финансирования (устанавливается одно из значений Используется/Не используется). При выборе первого значения потребуется дополнительное указание счетов учета по целевым средствам в Группах финансового учета внеоборотных активов. ■ Сведения о нематериальном активе: ○ Амортизационная группа – группа, к которой относится актив в соответствии с характером эксплуатации и сроком полезного использования; ○ Вид НМА – вид нематериального актива. Данные задаются в карточке Нематериального актива, в данной форме носят информативный характер и редактированию не подлежат. На закладке Стоимость указываются: ■ Восстановительная стоимость – первоначальная стоимость актива на дату ввода остатков с учетом выполненных переоценок, операций частичной ликвидации; для бухгалтерского и налогового учетов определяется как остаток на счете учета, заданного в Группе финансового учета; ■ Первоначальная стоимость – стоимость актива на момент ввода его в эксплуатацию, по умолчанию заполняется значением восстановительной стоимости. Если первоначальная стоимость отличается от восстановительной, то устанавливается признак Отличается от восстановительной; ■ Накопленная амортизация – сумма накопленной амортизации актива. Для бухгалтерского и налогового учета определяется как остаток на счете учета накопления амортизации, указанного в Группе финансового учета. Начисление амортизации начинается со следующего месяца после принятия нематериального актива к учету; ■ Остаточная стоимость (ликвидационная стоимость) – разница между суммой восстановительной стоимости и суммой накопленной амортизации. При применении целевого финансирования доступно указание сумм целевого финансирования. На закладке События уточняются данные о документах переоценки: Если в отношении нематериального актива была проведена переоценка, то заполняются соответствующие поля В результат последней переоценки был получен резерв – выбирается значение Уценка или Дооценка. Данные в полях Восстановительной стоимости и Накопленной амортизации вводятся отдельно по каждому из учетов, сумма резерва Накопленной амортизации автоматически рассчитывается от резерва переоценки основной стоимости, но может быть изменена вручную. Остатки по корреспондирующим счетам уценки и дооценки (91.02 «Прочие расходы» и 83.01 «Прирост стоимости внеоборотных активов по переоценке») вводятся посредствам документов Ввод начальных остатков прочих активов и пассивов и Операция (регл.учет) соответственно. На закладке Амортизация уточняются параметры начисления амортизации, параметры вводятся индивидуально для бухгалтерского, налогового и управленческого учетов: ■ Метод начисления – метод начисления амортизации, для налогового учета метод задается в учетной политике организации; ■ Срок использования – срок полезного использования актива в месяцах; ■ Сведения об использовании до 2009г – для объекта, принятого к учету до 2009г, можно указать срок использования и накопленную амортизацию. Эти данные используются при начислении амортизации в налоговом учете для линейного метода по следующей формуле: На закладке Отражение доходов и расходов указываются статьи расходов, по которым будет отражаться начисленная амортизация (отдельно для регламентированного и управленческого учетов). Если применяется целевое финансирование, то дополнительно задается статья и аналитика доходов. При необходимости передать расходы по амортизации актива в головную организацию или обособленное подразделение следует установить признак Передавать расходы в другую организацию и указать получателя затрат по амортизации актива.

Взаиморасчеты по договорам лизинга Процедура ввода остатков взаиморасчетов по договорам лизинга представлена на схеме:

Для отражения остатков взаиморасчетов по договорам лизинга необходимо предварительно произвести настройки правил отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете, которые определяются параметрами договоров лизинга.

Основные параметры, определяемые по договору лизинга: ■ если учет предметов лизинга (учет имущества) ведется на балансе у лизингополучателя, то указывается параметр варианта учета имущества На балансе. В этом случае начисление лизинговых платежей лизингодателю в бухгалтерском учете лизингополучателя будет отражаться проводкой по счету 76.07.1 «Арендные обязательства»; ■ если по договору лизинга предусмотрен зачет обеспечительного платежа (аванс по договору лизинга), то устанавливается параметр Обеспечительный платеж; ■ если по договору лизинга предусмотрен переход права собственности на предмет лизинга к лизингополучателю, то устанавливается параметр Выкуп предмета лизинга; ■ счета учета расчетов с целью отражения сумм хозяйственных операций в регламентированном учете: ○ Обеспечительный платеж – субсчет 76.07.3 «Авансы по договорам лизинга», на котором отражаются суммы обеспечительного платежа (уплаченные лизингополучателем авансы по договору лизинга). Поле доступно при установленном параметре Обеспечительный платеж; ○ Арендные обязательства – субсчет 76.07.1 «Арендные обязательства», на котором по кредиту отражается полная сумма всех предусмотренных платежей по договору лизинга. По дебету счета будут отражаться все оплаченные платежи;

○ Лизинговые услуги – субсчет 76.07.2 «Задолженность по лизинговым платежам», на котором отражаются начисления и уплаты лизинговых платежей; ○ Выкуп предмета лизинга – субсчет 76.07.4 «Выкуп лизингового имущества», на котором отражаются начисления выкупной стоимости предмета лизинга. Поле доступно при установленном параметре Выкуп предмета лизинга. Для ввода остатков взаиморасчетов по договорам лизинга предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Взаиморасчеты по договорам лизинга. В документе указываются Организация (лизингополучатель) и Контрагент (лизингодатель), для которых вносятся остатки взаиморасчетов по договорам лизинга. В табличной части задаются: ■ Договор, заключенный между лизингодателем и лизингополучателем, по условиям которого лизингодатель (арендодатель) обязуется передать лизингополучателю предмет лизинга; ■ Тип задолженности – разновидность задолженности организации (лизингополучателя) перед лизингодателем. Тип задолженности определяется параметрами договора лизинга (например, если задолженность лизингополучателя возникла по результатам оказания услуг лизинга лизингодателем, то заполняется тип задолженности Услуга по лизингу); ■ Счет учета – счета учета для отражения остатков взаиморасчетов в регламентированном учете; ■ Сальдо – остаток по кредиту или дебету в бухгалтерском учете; ■ Валюта – валюта взаиморасчетов по договору лизинга; ■ Сумма – сумма задолженности лизингополучателя перед лизингодателем по позиции типа задолженности в валюте договора; ■ Сумма (регл.) – сумма задолженности лизингополучателя перед лизингодателем по позиции типа задолженности в валюте регламентированного учета. Если валюта договора отличается от валюты регламентированного учета, то указывается сумма регламентированного учета. Если договор оформляется в валюте регламентированного учета, то заполнение не требуется. Тип задолженности, счет учета и сальдо заполняются автоматически по соответствующим данным договора лизинга. Для каждого типа задолженности заполняются счет учета и тип сальдо остатков.

Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета (бухгалтерский и налоговый учет).

Учет предметов лизинга на балансе у лизингополучателя Если лизингополучатель (организация) принимает предмет лизинга к учету в качестве собственного основного средства, то в этом случае учет предметов лизинга ведется на балансе у лизингополучателя. Процедура ввода остатков предметов лизинга на балансе у лизингополучателя представлена на схеме:

Для отражения остатков предметов лизинга, находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Предметы лизинга на балансе. В документе на закладке Основное указываются: ■ Ввод остатков в – выбирается раздел учета, в котором будет осуществляться ввод остатков. Одновременно в двух учетах - управленческий и регламентированный, или раздельно в каждом из учетов – в управленческом и регламентированном; ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числятся предметы лизинга. Выступает в роли лизингополучателя; ■ Местонахождение – подразделение, для которого необходимо занести остатки предметов лизинга. На закладке Основные средства добавляется предмет лизинга (основное средство).

Особенностью заполнения параметров учета основного средства как предмета лизинга является обязательное указание договора лизинга с вариантом учета имущества На балансе (поле Договор лизинга на закладке Учет в форме основного средства). Договор лизинга – договор, заключенный между лизингополучателем («нашей организацией») и лизингодателем с целью детализации взаиморасчетов. Для учета начальных остатков предметов лизинга на балансе у лизингополучателя в бухгалтерском и налоговом учете необходимо ввести ряд параметров на соответствующих закладках в форме основного средства. Пример заполнения ряда параметров см. в разделе «Основные средства, принятые в эксплуатацию».

Переданные в аренду предметы лизинга на балансе Для отражения начальных остатков предметов лизинга, переданных в аренду, но находящихся на балансе у организации, предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Переданные в аренду предметы лизинга на балансе. В документе на закладке Основное указываются: ■ Ввод остатков в – выбирается раздел учета, в котором будет осуществляться ввод остатков. Одновременно в двух учетах - управленческий и регламентированный, или раздельно в каждом из учетов – в управленческом и регламентированном; ■ Организация – юридическое лицо, на балансе которого числятся предметы лизинга. Выступает в роли лизингополучателя;

■ Вид арендатора - выбирается арендатор, которому передано в аренду основное средство: ○ Организация – другая организация предприятия, учет по которой ведется в единой с рассматриваемой организацией информационной базе. ○ Контрагент – стороннее юридическое лицо, выбирается из списка Контрагенты. На закладке Основные средства добавляется предмет лизинга (основное средство). Особенностью заполнения параметров учета основного средства как предмета лизинга является обязательное указание договора лизинга с вариантом учета имущества На балансе (поле Договор лизинга на закладке Учет в форме основного средства). Договор лизинга – договор, заключенный между лизингополучателем («нашей организацией») и лизингодателем с целью детализации взаиморасчетов. Для учета начальных остатков в бухгалтерском и налоговом учете необходимо ввести ряд параметров на соответствующих закладках в форме основного средства. Пример заполнения ряда параметров см. в разделе «Основные средства, принятые в эксплуатацию».

Учет предметов лизинга за балансом Если предметы лизинга не являются собственным имуществом организации, то их учет ведется за балансом лизингополучателя (на балансе у лизингодателя). Процедура ввода остатков предметов лизинга за балансом представлена на схеме:

Предметы лизинга за балансом учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Для ввода начальных остатков предметов лизинга, находящихся на балансе у лизингодателя, предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Предметы лизинга за балансом. На закладке Основное указываются: ■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет предметов лизинга, поступивших в аренду от лизингодателя; ■ Арендодатель – юридическое лицо, на балансе которого числится предмет лизинга, предоставленный нашей организации; ■ Группа финансового учета – классификация внеоборотных активов по правилам отражения в бухгалтерском учете; ■ Местонахождение – подразделение, для которого необходимо занести остатки предметов лизинга. На закладке Основные средства указываются: ■ Основное средство – предмет лизинга, арендованный нашей организацией у лизингодателя (например, какое-либо оборудование); ■ Дата поступления – дата, в которую предмет лизинга предоставлен в аренду нашей организации; ■ Договор лизинга – договор, заключенный между лизингодателем и лизингополучателем, по условиям которого лизингодатель предоставляет нашей организации в аренду предмет лизинга; ■ Залоговая стоимость – залоговая стоимость позиции основного средства в валюте договора лизинга. Документом ввода остатков формируются проводки регламентированного учета. Остатки арендованных основных средств по залоговой стоимости учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в бухгалтерском учете.

Вложения во внеоборотные активы Для ввода начальных остатков вложений во внеоборотные активы предусмотрен документ Внеоборотные активы – См. также – Ввод остатков внеоборотных активов с типом операции Вложения во внеоборотные активы.

Данный тип операции используется для отражения остатков по расходам организации, понесенным на объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, земельных участков, объектов природопользования, нематериальных активов и др. В документе на закладке Основное указываются: ■ Ввод остатков в – выбирается раздел учета, в котором будет осуществляться ввод остатков. Одновременно в двух учетах - управленческий и регламентированный, или раздельно в каждом из учетов – в управленческом и регламентированном; ■ Организация – юридическое лицо, которое понесло расходы; ○ Вид активов по которому требуется ввести начальные остатки: Основные средства, Объекты строительства или НМА и расходы на НИОКР На закладке Расходы в зависимости от выбранного Вида актива указывается элемент из справочников Основное средство, Объект строительства или НМА и расходы на НИОКР. Настройка счетов учета выполняется по статье расходов, в разрезе которой формируется документ ввода остатков вложений во внеоборотные активы.

Входящий НДС по товарам, работам и услугам Для ввода остатков входящего НДС, не принятого к вычету на дату начала работы с информационной базой, используется документ НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Входящий НДС по товарам, работам и услугам.

В шапке документа указываются: ■ Организация, для которой вводятся остатки; ■ Вид ценности – вид ценностей, при приобретении которых НДС принят к учету; ■ Вид деятельности, под который используются ценности, при приобретении которых НДС принят к учету.

В табличной части документа указываются: ■ Поставщик – партнер, по поставкам которого вводится остаток входящего НДС. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо поставщика, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации; ■ Документ поступления – Первичный документ с типом документа Приобретение у поставщика; ■ Документ реализации, по которому ожидается подтверждение ставки НДС. В качестве документа реализации при вводе остатков по НДС, не принятому к вычету в связи с отсутствием подтверждения ставки 0 % при экспорте сырьевых товаров (в поле Вид деятельности выбрано значение Экспорт сырьевых товаров, услуг (работ)), может быть выбран Первичный документ с типом документа Реализация клиенту; ■ Ставка НДС, по которой числятся остатки НДС; ■ НДС (регл.) – остаток НДС в валюте регламентированного учета; ■ НДС (упр.) – остаток НДС в валюте управленческого учета; ■ Сумма без НДС (регл.) – сумма денежных средств, которые организация должна выплатить поставщику в валюте регламентированного учета. При отражении документа в регламентированном учете документа ввода остатков по НДС формируются проводки Дт19.Х Кт 000. При этом субсчет счета 19 определяется по сочетанию реквизитов Вид ценности и Вид деятельности. Например, одновременный выбор вида ценности Товары и вида деятельности Экспорт сырьевых товаров, услуг (работ) определяет отнесение НДС на субсчет 19.07 «НДС по товарам, реализованным по ставке 0 % (экспорт)». Отложить принятие к вычету НДС, указанного во вводе остатков, можно при помощи механизма установки/снятия блокировки (отсрочки) вычета НДС (Финансовый результат и контроллинг – НДС – Помощник по учету НДС – Блокировка принятия НДС к вычету).

Остатки по прочим счетам бухгалтерского учета Остатки для счетов бухгалтерского учета, не имеющих специализированных документов, вводятся документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Операция (регл. учет).

Ввод остатков расходов для УСН Для организаций, ведущих учет по УСН и в качестве объекта налогообложения применяющих вариант расчетов Доходы минус расходы, ввод остатков расходов, не признанных на дату начала ведения учета в информационной базе, выполняется с помощью документов раздела Расходы по УСН (НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков). В раздел Расходы по УСН входят операции: ■ Расходы по УСН (прочие) для ввода остатков по расходам на приобретение услуг или РБП; ■ Расходы по УСН (материалы) для ввода остатков по расходам на приобретение материалов; ■ Расходы по УСН (товары) для ввода остатков по расходам на приобретение товаров. В шапке документа указывается Организация, для которой вводятся остатки. В табличной части документа указываются: ■ Поставщик – партнер, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается значение Наше предприятие; ■ Контрагент – юридическое или физическое лицо поставщика, с которым ведутся расчеты. При расчетах между организациями выбирается организация из списка Организации; ■ Документ поступления – Первичный документ с типом документа Приобретение у поставщика; ■ Вид расходов – заполняется для операции Расходы по УСН (прочие). Выбирается значение Услуги или РБП; ■ Статья расходов – заполняется для операции Расходы по УСН (прочие). Выбирается статья расходов, по которой непризнанные расходы числятся в учете; ■ Расходы к признанию – сумма расходов, не признанных на дату начала работы в информационной базе; ■ в т. ч. НДС – сумма НДС в составе расходов, не признанных на дату начала работы в информационной базе; ■ Из них оплачено и Из них реализовано – заполняется для операции Расходы по УСН (товары). Поскольку дополнительным условием признания расходов на товары является факт их продажи конечному потребителю, то при вводе остатков по товарам необходимо указать, какие суммы по выбранному документу поступления были оплачены и какие товары отгружены покупателю.

По указанным при вводе остатков документам поступления при дальнейшей работе в информационной базе выполняется отслеживание соблюдения условий признания расходов и включения их в книгу учета доходов и расходов для УСН.

Сервисные возможности Обмен электронными документами Распределенная информационная база (РИБ) Интеграция с «1С:Документооборотом» Управление доступом Подключение и настройка торгового оборудования Полнотекстовый поиск Бизнес-процессы и задачи Заметки пользователей Напоминания пользователя Работа с файлами Работа с почтовыми сообщениями Печатные формы Версионирование объектов Создание сайтов и обмен с сайтами Дополнительные отчеты и обработки Дополнительные реквизиты и сведения Групповое изменение объектов Запрет редактирования реквизитов объектов Настройка и ведение контактной информации Классификатор банков Классификатор валют Рассылка отчетов Регламентные задания Просмотр и контроль журнала регистрации Дата запрета изменения данных Удаление помеченных объектов Резервное копирование информационной базы Завершение работы пользователей

Обмен электронными документами Документооборот на предприятии можно автоматизировать, что позволяет решить следующие задачи: ■ обмен электронными документами (заказы, накладные, счета-фактуры, каталоги товаров, прайс-листы и т. д.); ■ обмен юридически значимыми электронными документами c использованием электронной цифровой подписи; ■ защита передаваемых данных с помощью настройки шифрования. Обмен электронными документами (ЭД) включает три этапа: ■ настройка обмена; ■ формирование и отправка исходящих электронных документов; ■ получение и обработка входящих электронных документов. Этапы по работе с электронными документами (формирование, подписание, отправка, получение) могут выполнять пользователи системы, у которых назначена роль Выполнение обмена электронными документами. Для просмотра текущего состояния обмена, а также содержимого электронных документов предназначена отдельная роль Чтение электронных документов.

Обмен с контрагентами Возможность обмена электронными документами с электронной подписью через сервисы фирмы «1С» определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Сервисы ЭДО. Формирование электронных документов с электронными подписями при передаче товаров между организациями определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Обмен электронными документами между организациями. Для обмена с контрагентами предусмотрены следующие возможности: ■ обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через сервис 1С-ЭДО (гиперссылка Подключиться к сервису 1С-ЭДО на помощник подключения к сервису 1С-ЭДО); ■ обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами через сервис 1С-Такском (гиперссылка Подключиться к сервису 1С-Такском); ■ автоматическая отправка электронных документов – позволяет задать расписание, в соответствии с которым будет осуществляться автоматическая отправка электронных документов (параметр Автоматическая отправка электронных документов); ■ обмен электронными документами без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть (гиперссылка Подключиться к сервису обмена без электронной подписи); ■ настройка профилей организации для обмена электронными документами (гиперссылка Профили настроек ЭДО); ■ настройка параметров обмена электронными документами с контрагентами и между организациями (гиперссылка Настройки ЭДО). Обмен через оператора ЭДО возможен только при применении электронных цифровых подписей и выполненных настройках шифрования; ■ автоматическое получение электронных документов – позволяет задать расписание, в соответствии с которым будет осуществляться автоматическое получение электронных документов (параметр Автоматическое получение электронных документов); ■ настройки и синхронизация доступа в 1С:Бизнес-сеть (гиперссылка Сервисные команды 1С:Бизнес-сеть). Вышеуказанные возможности доступны в разделе НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами. Создать новый профиль настроек можно, используя помощники трех видов (кнопка Создать):

■ помощник подключения к сервису 1С-ЭДО (несколько операторов); ■ помощник подключения к сервису 1С-Такском; ■ помощник настройки прямого обмена с контрагентами.

В формах и списках документов, участвующих в электронном документообороте (Вид документа, используемый в ЭДО в форме Настройка ЭДО), будет доступна группа команд ЭДО. Также выводится информация о текущем состоянии ЭДО на форме документов. С помощью команд ЭДО на форме документов можно выполнить различные задачи: ■ просмотреть электронный документ; ■ создать электронный документ; ■ отправить электронный документ; ■ отправить документ без электронной подписи;

■ создать исходящий произвольный документ, заполненный данными исходного документа; ■ открыть электронные документы и др.

Работа с исходящими электронными документами строится по определенному алгоритму: ■ создание электронного документа; ■ передача электронного документа на заверение ЭП ответственному лицу; ■ заверение электронного документа ЭП; ■ отправка получателю; ■ хранение в архиве. В процессе обмена ЭД прикладное решение генерирует служебные файлы, которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов. Отправка готового пакета ЭД осуществляется вручную или с помощью регламентного задания. Получение входящих электронных документов осуществляется вручную или с помощью регламентного задания. После получения автоматически формируется извещение о доставке пакета данных. При получении первой версии ЭД система автоматически создает документ информационной базы соответствующего вида (черновик документа) и заполняет его данными из электронного документа. Также из формы входящего документа можно: ■ перезаполнить непроведенный документ информационной базы; ■ отклонить ЭД с указанием причины; ■ отправить ЭД на электронную подпись (автоматически создается новый ЭД).

По завершении каждого этапа прикладное решение автоматически направляет исходящие и входящие документы в следующую точку алгоритма – эта информация отражается в виде статуса документа. В процессе обмена электронными документами прикладное решение генерирует служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭП, файлы с транспортной информацией и т. д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы. Подсистема позволяет обмениваться «произвольными электронными документами» – аналогами электронных писем. Использование произвольных ЭД позволяет: ■ заполнить сопроводительную записку; ■ вложить необходимые файлы; ■ установить ЭП; ■ направить документ в адрес контрагента.

Настройки электронной подписи и шифрования Электронная подпись используется для заверения электронных документов. Применение электронных подписей позволяет обмениваться с контрагентами юридически значимыми электронными документами. Возможность отправки электронных документов с электронной подписью определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование – Электронные подписи. Настройки сертификатов и программ, используемых для подписания и шифрования, осуществляются в форме НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен электронными документами – Электронная подпись и шифрование – Настройки электронной подписи и шифрования.

Настройка сертификатов подписей Электронная подпись – реквизит электронного документа, с помощью которого можно удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания. Для установки подписи необходимо иметь сертификат ключа электронной подписи. Сертификат можно получить в удостоверяющем центре. Например, в удостоверяющем центре фирмы «1С» http://ca.1c.ru/. Только удостоверяющий центр может выдать юридически значимый (квалифицированный) сертификат. Настройка сертификатов подписей выполняется в форме Настройки электронной подписи и шифрования. Сертификат можно добавить Из установленных на компьютере или подготовить Заявление на выпуск сертификата (кнопка Добавить на закладке Сертификаты).

Для сертификата указываются: ■ организация;

■ виды документов, для подписи которых используется сертификат; ■ пользователи с правом доступа к сертификату (правом подписи); ■ пароль; ■ состав исполнителей (пользователи с правом отправки документов ответственному лицу). Для каждого пользователя можно указать несколько сертификатов подписей. Предусмотрена возможность подписи одним сертификатом ЭП сразу всех документов (по команде Подписать все по сертификату). Использование ЭП и шифрование данных позволяют обмениваться юридически значимыми документами в безопасном режиме. При этом система позволяет управлять доступом к сертификатам: можно настроить список пользователей с правом использования ЭП и список пользователей с правом отправки ЭД на подпись ответственному лицу. Также поддерживается доступ к ЭП без ограничений, если, например, необходимо настроить автоматическое (без запроса пользователей) формирование ЭП программой на извещениях о получении документов.

Настройка программы электронной подписи Настройка программ электронной подписи и шифрования, которые пользователи могут применять на своих компьютерах, осуществляется на закладке Программы в форме настройки электронной подписи и шифрования. Параметры программы электронной подписи и шифрования: ■ Имя программы – в строке указывается провайдер ЭП, например «Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider» – идентификатор криптографического провайдера от компании «КриптоПро CSP»; ■ Тип программы – число, указывающее тип провайдера ЭП. Например, для «КриптоПро» – 75; ■ Алгоритм подписи – указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка, предоставляемого провайдером ЭП; ■ Алгоритм хеширования – указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка, предоставляемого провайдером ЭП.

Обмен с банками Для передачи в банк платежных документов и получения выписок по расчетному счету предусмотрен сервис 1С:ДиректБанк, использование которого определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с банками – Сервис 1С:ДиректБанк. Преимущества сервиса «1С:ДиректБанк» (прямой обмен с банком): ■ управление расчетными счетами прямо из «1С:Предприятия 8», без установки системы «Клиент-банк»; ■ единый пользовательский интерфейс для управления всеми счетами, открытыми в разных банках; ■ повышенный уровень безопасности: подписание электронных документов производится прямо в «1С:Предприятии 8» (для варианта с использованием криптографии); ■ высокая скорость обмена информацией с банком: отправка платежного документа или получение выписки из банка выполняются по одной команде пользователя. Возможности сервиса «1С:ДиректБанк»: ■ формирование платежных документов в электронном виде и передача их в банк напрямую через интернет без использования программы «Клиент-банк»;

■ автоматическое получение из банка настроек обмена и тестовый обмен данными с банком при подключении к сервису; ■ отправка платежных рублевых документов в банк с электронной подписью клиента или без нее (зависит от банка); ■ отслеживание этапов прохождения платежа, запрос статусов по ранее отправленным платежным документам в банк; ■ запрос на отзыв ранее переданного в банк документа; ■ автоматическое получение рублевых выписок из банка непосредственно из прикладного решения системы «1С:Предприятие» с электронной подписью банка или без нее (зависит от банка). Настройки обмена электронными документами с банками выполняются по ссылке НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Обмен с банками – Настройки обмена с банками. Предусмотрено несколько вариантов создания настройки прямого обмена с банком: ■ загрузка из файла – файл настроек предварительно требуется скачать в личном кабинете банка; ■ ручное заполнение – данные вводятся вручную. Для уточнения параметров подключения необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Электронная система взаимодействия «1С:Бизнес-сеть» В прикладном решении организован механизм централизованного электронного взаимодействия покупателей и поставщиков с использованием облачного сервиса «1С:Бизнессеть». В рамках данного сервиса для всех предприятий и организаций, подключенных к данному сервису, поддерживаются гибкие сценарии по размещению и поиску торговых предложений без необходимости использования электронной подписи. В настоящий момент не поддерживается сценарий работы с применением схемы взаимодействия «1С:Предприятие 8 через Интернет». Доступ к сервису определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Сервис 1С:Бизнес-сеть – Обмен данными 1С:Бизнес-сеть. Для непосредственной работы с сервисом к нему необходимо установить подключение (гиперссылка Подключиться к сервису 1С:Бизнес-сеть).

Сопоставление видов номенклатуры Для эффективного поиска торговых предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» (перед процедурой публикации) требуется выполнить разовое сопоставление видов номенклатуры, а также дополнительных реквизитов и характеристик с предопределенными перечнями Категория 1С:Бизнес-сеть и Реквизиты 1С:Бизнес-сеть. Сопоставление проводится в рабочем месте НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Сервис 1С:Бизнес-сеть – Сопоставление номенклатуры с 1С:Бизнес-сеть.

Публикация торговых предложений Доступность публикации торговых предложений определяется при помощи опции Публиковать торговые предложения в сервисе, задаваемой в типовых и индивидуальных соглашениях на закладке Прочие условия. После записи соглашения (с данной опцией) для него предусмотрены дополнительные возможности: Дополнительные настройки – активируется форма Дополнительные настройки публикации торгового предложения, в которой можно настроить необходимость уведомлений по электронной почте и ввести дополнительное описание условий продаж;

Требуется синхронизация – выгрузка соглашения в сервис «1С:Бизнес-сеть». Если соглашение выгружено, то гиперссылка сменится на информационную запись Выгружено с указанием даты выгрузки. Непосредственная публикация торговых предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» осуществляется из формы Торговые предложения, публикуемые в 1С:Бизнес-сеть (НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Сервис 1С:Бизнес-сеть). При необходимости перечень подготовленных для публикации торговых предложений может быть откорректирован. В зависимости от установленных на предприятии правил выгрузка торговых предложений может быть осуществлена как в ручном, так и в автоматическом режиме (согласно настроенному расписанию). Дальнейшая актуализация, а также включение/отключение установленного расписания производятся в НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Сервис 1С:Бизнес-сеть.

Поиск торговых предложений Настройка инструментов поиска для отбора оптимальных торговых предложений в сервисе «1С:Бизнес-сеть» осуществляется в отдельном рабочем месте Закупки – См. также – Поиск торговых предложений 1С:Бизнес-сеть: поиск по наименованию товара; отбор по категориям товаров списка Категория 1С:Бизнес-сеть (список категорий товаров доступен в верхней части рабочего места); ■ отбор по поставщику, по реквизитам категорий товаров списка Реквизиты 1С:Бизнес-сеть, по диапазону цен (поля для задания параметров поиска включаются кнопкой Показать отборы в верхней части рабочего места); сортировка списка торговых предложений по наименованию в алфавитном порядке, по цене (по убыванию и возрастанию); ■ просмотр карточки торгового предложения, в которой доступна полная информация о торговом предложении; добавление выбранного торгового предложения в корзину заказа. Добавление можно проводить из карточки товара по кнопке Добавить в корзину и по кнопке Добавить в рабочем месте Поиск торговых предложений 1С:Бизнес-сеть. Поддерживается сценарий поиска торговых предложений сразу по нескольким товарам/услугам. Для этого в форме Поиск торговых предложений по списку товаров необходимо выбрать искомые товары/услуги. Данная форма создается механизмом «на основании» в следующих документах: План закупок, Заказ поставщику, Заказ клиенту. При создании выбирается тип Заказы поставщикам в 1С:Бизнес-сеть. В форме по кнопке Поиск предложений можно уточнить параметры поиска: ■ выбрать критерии поиска по наименованию, характеристике, артикулу производителя, штрихкоду (поиск проводится в точном соответствии с выбранными критериями); ■ ограничить количество поставщиков; ■ определить максимальное превышение минимальной цены (в процентах); ■ определить желаемый срок поставки (в днях).

В процессе поиска учитываются единицы измерения товаров и объемы упаковок. При необходимости возможен отбор предложений по срокам поставки и ценам (кнопка Автовыбор). Непосредственное добавление отобранных торговых предложений производится с использованием корзины заказа. Для удобства в момент формирования заказа (электронных документов) торговые предложения автоматически группируются по поставщикам.

Формирование и отправка заказов поставщикам Формирование и отправка электронных документов (заказов поставщикам) производятся по кнопке Оформить заказы в форме Поиск предложений рабочего места Поиск торговых предложений 1С:Бизнес-сеть. Для отправки необходимо выполнить следующие действия: сформировать список электронных документов заказов по кнопке Подготовить заказы;

в изменившемся интерфейсе формы подключить/отключить опцию уведомления о статусе заказа по электронной почте (флажок Уведомлять по эл. почте о статусе заказов), ввести контактную и сопроводительную информацию. В форме отражается список электронных документов заказов со статусом Готов к отправке. Предусмотрен переход в табличную форму электронного документа заказа для внесения корректировок; ■ отправить электронные документы заказов через сервис «1С:Бизнес-сеть» по кнопке Отправить заказы поставщикам. В изменившемся интерфейсе формы по гиперссылке Открыть исходящие документы 1С:Бизнес-сеть можно перейти в форму Исходящие документы без электронной подписи. В списке заказов статус изменится на Отправлен. Для удобства контроля заказа доступно отслеживание его текущего состояния (готов к отправке/отправлен/доставлен/отклонен).

Загрузка заказов покупателей Загрузка заказов покупателей осуществляется по кнопке ЭДО (Загрузить документ без электронной подписи) в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов. При оформлении заказа он может быть отклонен или принят в работу. В последнем случае необходимо установить метку в поле Создать новый документ и выполнить команду Загрузить. После того как электронный документ будет загружен в информационную базу поставщика, у покупателя автоматически устанавливается статус Доставлен. Если заказ в силу каких-либо причин отклонен, то у покупателя также отобразится соответствующий статус. При необходимости сообщения об изменении статусов заказов могут дублироваться по электронной почте (при условии предварительного включения опции уведомления в форме Формирование и отправка заказов поставщикам в 1С:Бизнес-сеть при отправке заказа).

Интеграция с Яндекс.Кассой В целях упрощения взаиморасчетов между продавцом и покупателем реализована интеграция типовых решений фирмы «1С» с сервисом Яндекс.Касса. Преимущества использования сервиса Яндекс.Касса: ■ возможность отказа от наличных расчетов; ■ предоставление товаров и услуг в других регионах с работой по схеме «Предоплата»; ■ отсутствует необходимость заключения множества договоров и отдельного подключения каждого платежного сервиса; ■ различные варианты использования сервиса (с использованием/без использования договоров); ■ привязка информации обо всех операциях поступления/возврата денежных средств к конкретным документам. Возможности, предоставляемые сервисом Яндекс.Касса: ■ выставление счетов на оплату клиентам на основании документов Заказ клиента и Счет на оплату путем отправки электронных писем или с использованием других каналов связи (Skype, icq и т. д.); ■ автоматическое получение информации по операциям оплаты из Яндекс.Кассы сразу же после того, как счет будет оплачен; ■ отражение операций оплат/возвратов в управленческом и регламентированном учете в целях ведения учета: ○ авансов; ○ денежных средств в пути; ○ комиссии и др. Информация обо всех операциях будет привязываться к конкретным документам Заказ клиента и Счет на оплату.

Авторизация на сервисе «1С»

Для выставления счетов на оплату с использованием сервиса Яндекс.Касса необходимо пройти авторизацию программы «1С» на сервисе «1С»: ■ авторизация обеспечивается использованием 1С:Логин; ■ при формировании ссылки на страницу оплаты через Яндекс.Кассу будет добавляться логин (без пароля); ■ программа «1С» запрашивает данные, передает ИНН, КПП, 1С:Логин. Сервис «1С» проверяет эти данные; ■ после оплаты Яндекс.Касса передает логин сервису «1С» вместе с информацией о фактической оплате. Схема интеграции с Яндекс.Кассой представлена на рисунке.

Сценарий использования сервиса Яндекс.Касса: ■ Настройка системы для работы с сервисом Яндекс.Касса в программе «1С». ■ Выставление счетов клиентам. ■ Получение информации об операциях по оплатам из Яндекс.Кассы.

Настройка сервиса Яндекс.Касса Использование сервиса Яндекс.Касса определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Выставлять счета и принимать платежи через сервис Яндекс.Касса.

Создание новой настройки выставления счетов и получения информации об оплатах через Яндекс.Кассу доступно по соответствующим гиперссылкам: НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Настройки Яндекс.Кассы или Казначейство – Эквайринг – Настройки Яндекс.Кассы. Настройка подключения к сервису Яндекс.Касса выполняется в рамках формы Помощник подключения. Переход от одного шага по настройке сервиса к другому выполняется по кнопке Далее. Отмена ранее введенных настроек и возврат к предыдущему шагу выполняются по кнопке Отмена. Настройки подключения к сервису состоят из следующих этапов: ■ выбор варианта использования сервиса и организации. В зависимости от выбранного варианта количество шагов в помощнике подключения разное; ■ ввод параметров подключения к сервису (только для варианта интеграции С договором); ■ ввод настроек учета (только для варианта интеграции С договором); ■ автоматическое создание шаблонов писем для конкретных документов Счет на оплату и Заказ клиента; ■ сохранение настроек. На первых шагах работы помощника представлены: ■ преимущества использования сервиса Яндекс.Касса (только при создании новой настройки);

■ сводная информация по существующей настройке подключения (только при редактировании существующей настройки). На шаге Выберите вариант использования сервиса и организацию на выбор предлагаются различные варианты интеграции с сервисом Яндекс.Касса: ■ Без договора; ■ С договором. Преимущества использования вариантов интеграции с сервисом Яндекс.Касса представлены в таблице 17.1. Таблица 17.1 Без использования договора

С использованием договора

Отсутствует необходимость заключения договора

Обязательное заключение договора

Максимальная сумма счета – 15 000 руб.

Максимальная сумма счета до 250 000 руб. или выше, согласно ограничениям по договору

Комиссия взимается с плательщика в размере 3 %, но не менее 30 руб.

Комиссия взимается с продавца согласно тарифам: https://kassa.yandex.ru/fees? _openstat=iget%3Bkassa&source=get/

Денежные средства поступают на банковский счет на следующий рабочий день после платежа (где указан счет)

Денежные средства поступают на банковский счет, указанный в договоре, на следующий рабочий день после платежа

Получение уведомлений об оплатах

Получение уведомлений об оплатах

Рассмотрим настройки работы с Яндекс.Кассой на примере использования варианта интеграции С договором. Настройка сервиса выполняется для организации, от имени которой будут выставляться счета для оплаты через данный сервис (поле Организация). На шаге Укажите параметры подключения указываются соответствующие настройки: ■ поле SHOP ID – уникальный идентификатор организации, необходимый для формирования ссылки для оплаты через Яндекс.Кассу; ■ поле SC ID – идентификатор витрины магазина, необходимый для формирования ссылки для оплаты через Яндекс.Кассу. Получить значения идентификаторов можно в «Личном кабинете» Яндекс.Кассы. В целях учета операций по Яндекс.Кассе на шаге Укажите настройки учета указывается следующая информация: ■ поле Банковский счет – счет, на который будут перечисляться денежные средства. Необходимо указывать счет по договору с «Яндексом» (в случае использования интеграции Без договора поступающие денежные средства будут направляться на банковский счет, указанный в счете на оплату); ■ поле Статья ДДС – статья движения денежных средств для учета поступлений оплаты от клиента и учета возвратов оплаты клиенту; ■ поле Эквайер – обслуживающий банк или организация, оказывающие различные услуги по взаимодействию с точками обслуживания банковских карт, включающими терминалы и банкоматы. Эквайер несет ответственность за возмещение средств торговым точкам, в которых производились покупки и оплачивались услуги с помощью платежных карт. При создании новой настройки подключения на этом шаге система попытается найти контрагента ООО НКО «Яндекс.Деньги» по ИНН/КПП, если найти не получится, он будет автоматически создан и выбран. При последующем редактировании настройки подключения эквайера можно будет выбирать из списка Контрагенты (юридические и физические лица); ■ поле Статья расходов – статья, по которой будут списаны расходы, понесенные организацией по комиссии.

Данные аналитик учета используются при оформлении операций оплат/возвратов по Яндекс.Кассе. В рамках помощника подключения можно автоматически создавать предопределенные шаблоны сообщений для использования в электронных письмах. Это позволит выставлять счета на оплату клиентам с уже встроенной кнопкой на страницу оплаты через Яндекс.Кассу. Для автоматического создания предопределенных шаблонов писем необходимо установить флажок Создать шаблоны писем. Данный флажок доступен при условии, что предопределенные шаблоны ранее не создавались (шаг одноразовый). Автоматическое создание писем выполняется по результатам сохранения настроек подключения к Яндекс.Кассе. Перейти к созданным шаблонам можно по гиперссылке Открыть в помощнике подключения. Шаблоны сообщений создаются с привязкой к конкретным документам Заказ клиента и Счет на оплату, на основании которых выставляются счета на оплату.

Шаблоны писем можно будет использовать сразу же после подключения к сервису. Если для отправки писем не обнаружена учетная запись, то об этом будет выдано предупреждение, а также ссылка на создание учетной записи электронной почты (Создать учетную запись эл. почты). Создавать шаблоны писем можно и вне рамок подключения к помощнику (см. раздел «Работа с шаблонами сообщений»). Перед сохранением настроек подключения будет показана сводная информация по созданной настройке. Дополнительные возможности в рамках помощника подключения: ■ отмена введенной настройки (кнопка Еще – Недействительна); ■ установка даты последней успешной загрузки операций по Яндекс.Кассе (кнопка Еще – Дополнительные настройки – поле Последняя дата загрузки операций). При загрузке операций эта дата выступает как дата начала выборки операций. После каждой успешной загрузки она обновляется датой ответа, полученной с сервера «Яндекса».

Работа с шаблонами сообщений Шаблоны сообщений, необходимые для отправки писем со счетами на оплату через Яндекс.Кассу, хранятся в списке НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Перейти в шаблоны сообщений. Шаблоны сообщений электронных писем создаются для конкретных документов Счет на оплату и Заказ клиента (список документов зависит от выбранных функциональных опций в соответствующих разделах настроек учета) по соответствующим ссылкам НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными

документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Шаблон для «Счета на оплату» и Шаблон для «Заказа клиента». В шаблон сообщения электронного письма можно добавить кнопку – ссылку на страницу оплаты через Яндекс.Кассу (например, кнопка Оплатить через Яндекс.Кассу), по которой клиент сможет перейти к оплате счета.

После того как будут сохранены настройки подключения, созданы шаблоны писем, можно выставлять счета на оплату клиентам и получать оплаты через Яндекс.Кассу.

Выставление счетов на оплату клиентам Поддерживаются следующие способы выставления счетов на оплату: ■ отправка писем с кнопкой – ссылкой на страницу оплаты через Яндекс.Кассу. Письмо формируется на основании заказа клиента или счета на оплату с использованием предопределенных шаблонов;

■ отправка ссылки на страницу оплаты Яндекс.Кассы при помощи других каналов связи (Skype, icq и т. д.). Основаниями для выставления счетов на оплату (платежей) являются документы Заказ клиента или Счет на оплату. Используя данные документы, можно выставить счет на оплату через Яндекс.Кассу путем отправки исходящего электронного письма клиенту (кнопка Отправить письмо на форме заказа клиента или счета на оплату). В момент формирования письма на выбор доступны предопределенные шаблоны писем для заказов клиентов и счетов на оплату. Использование предопределенного шаблона позволяет отправить клиенту письмо с уже встроенной ссылкой (кнопка Оплатить) на страницу оплаты Яндекс.Кассы.

Счет на оплату можно выставить и путем передачи клиенту ссылки на страницу оплаты Яндекс.Кассы, используя различные каналы связи (Skype и др.). Ссылку для оплаты через Яндекс.Кассу можно получить из формы Правила оплаты документа Заказ клиента или из формы документа Счет на оплату (кнопка Ссылка для оплаты через Яндекс.Кассу).

Доступно копирование ссылки в буфер обмена (кнопка Копировать в буфер в форме Ссылка на страницу оплаты через Яндекс.Кассу). На рисунке представлена страница оплаты через Яндекс.Кассу при использовании варианта интеграции С договором.

Учет оплат и возвратов через Яндекс.Кассу Учет операций по Яндекс.Кассе, оформленных в рамках договора, ведется в рамках рабочего места Казначейство – Эквайринг – Операции по Яндекс.Кассе при помощи единого документа Операция по Яндекс.Кассе: ■ Поступление оплаты от клиента (на закладке Оплата) – для учета движения денежных средств по оплатам клиентов через Яндекс.Кассу. За операции оплаты удерживается комиссия эквайером. ■ Возврат оплаты клиенту (на закладке Возврат) – для учета движения денежных средств по отменам/возвратам клиентам денежных средств. Использование данной операции позволяет отразить виды возвратов (поле Тип возврата): ○ Возврат оплаты – возврат денежных средств клиенту в любой день, следующий за датой оплаты. При оформлении такой операции эквайер комиссию за операцию оплаты оставляет себе; ○ Отмена операции оплаты – операция возврата денежных средств клиенту непосредственно в день оплаты (дата оплаты совпадает с датой возврата). При оформлении такой операции эквайер комиссию за операцию оплаты не удерживает. Предусмотрено два способа получения информации по оплатам клиентов через Яндекс.Кассу: ■ Автоматически по расписанию. Для этого необходимо включить автоматическое получение уведомлений и настроить расписание. Автоматическое получение уведомлений от сервиса «1С» и настройка расписания доступны при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Автоматическое получение уведомлений от сервиса. Настройка расписания для получения уведомлений выполняется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен электронными документами – Интеграция с Яндекс.Кассой – Расписание (Не активно). Для получения уведомлений об оплатах следует подключить Интернет-поддержку пользователя (1С:Логин). Информация о фактических поступлениях оплат от клиентов загружается автоматически в соответствующие рабочие места (см. способ «вручную»). ■ Вручную: ○ если используется вариант интеграции с Яндекс.Кассой Без договора, то информация по фактической оплате из Яндекс.Кассы загружается в рамках журнала Казначейство – Банк – Безналичные платежи по кнопке Выгрузка и загрузка платежей – Загрузить оплаты из Яндекс.Кассы;

○ если используется вариант интеграции с Яндекс.Кассой С договором, то информация по фактической оплате из Яндекс.Кассы загружается в рамках рабочего места Казначейство – Эквайринг – Операции по Яндекс.Кассе по кнопке Загрузить. Возврат оплаты клиенту выполняется путем перевода денежных средств на банковский счет. Оформление операции возврата денежных средств переводом на банковский счет представлено на схеме.

Сценарий оформления возврата путем перевода денежных средств на банковский счет: ■ Формирование документа Заявка на расходование ДС с типом операции Возврат оплаты клиенту. Заявку можно сформировать, используя данные документа Операция по Яндекс.Кассе с типом операции Поступление оплаты от клиента. При этом основание платежа заполняется автоматически. В качестве назначения платежа указываются номер и дата договора с Яндекс.Кассой. ■ Формирование документа Списание безналичных ДС с типом операции Возврат оплаты клиенту на основании данных документа заявки. В назначении платежа указываются номер и дата договора, в рамках которого была произведена оплата клиентом. Перечисление денежных средств будет выполняться на банковский счет эквайера. ■ После операции списания денежных средств на основании документа Операция по Яндекс.Кассе с типом операции Поступление оплаты от клиента вводится документ Взаимозачет задолженности.

Распределенная информационная база (РИБ) Для создания территориально распределенных систем в конфигурации предусмотрен механизм распределенных информационных баз (РИБ). С помощью данного механизма осуществляются синхронизация изменений конфигурации и полная консолидация данных между центральной базой (центральным узлом РИБ) и всеми периферийными базами (периферийными узлами РИБ). Миграция данных между различными узлами РИБ происходит без применения каких-либо фильтров и включает в себя значения констант, элементы справочников и планы видов характеристик, документы и их движения, бизнес-процессы и задачи. Доступность данного режима определяется функциональной опцией Синхронизация данных в разделе НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Синхронизация данных. В процессе настройки узла РИБ требуется указать название узла и его уникальный префикс (из двух символов). Указание настроек и создание начального образа выполняются в помощнике создания синхронизации данных.

Перед непосредственной настройкой режима РИБ рекомендуется сделать резервную копию текущей информационной базы. После создания РИБ дальнейшее выполнение регламентных операций по закрытию месяца возможно только в центральном узле. По итогам процедуры закрытия полученные данные мигрируют во все периферийные узлы.

Интеграция с «1С:Документооборотом» Использование интеграции с «1С:Документооборотом 8» позволяет выполнять следующие задачи: ■ создание и редактирование входящих, исходящих и внутренних документов; ■ установка связей между документами; ■ запуск и работа с бизнес-процессами и задачами, ■ изменение и выполнение задач; ■ создание, хранение файлов произвольных типов и работа с ними; ■ просмотр и отправка писем электронной почты; ■ отслеживание и учет рабочего времени. Для работы с внешней информационной системой используется роль Использование интеграции с 1С:Документооборотом. Использование интеграции с «1С:Документооборотом 8» определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом.

Использование различных возможностей интеграции с «1С:Документооборотом» определяется соответствующими функциональными опциями: ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Файловое хранилище – позволяет использовать «1С:Документооборот» в качестве внешнего файлового хранилища;

■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Процессы и задачи – позволяет создавать процессы и выполнять задачи «1С:Документооборота», а также просматривать историю выполнения задач и процессов; ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Ежедневные отчеты – позволяет работать с ежедневными отчетами по учету рабочего времени, добавлять фактические трудозатраты в ежедневные отчеты из объектов системы; ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Электронная почта – позволяет просматривать, создавать и отправлять электронные письма с использованием «1С:Документооборота»; ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Согласование через 1С:Документооборот – позволяет согласовывать через «1С:Документооборот» коммерческие предложения, соглашения с клиентами, заказы клиентов, заявки на возврат; ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Связи документов – позволяет просматривать и добавлять связи между документами «1С:Документооборота»; ■ НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Максимальный размер файла (Мбайт) – позволяет задавать ограничения по размеру для файлов, передаваемых в «1С:Документооборот». Предусмотрена возможность автоматически заполнять поля входящих, внутренних, исходящих документов и корреспондентов «1С:Документооборота 8» информацией из указанных объектов. Для использования данной возможности необходимо создать правила заполнения объектов, участвующих в интеграции с «1С:Документооборотом», по ссылке НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Интеграция с 1С:Документооборотом – Правила интеграции.

Бизнес-процессы и письма можно создавать на основании справочников и документов. Если на момент создания бизнес-процесса или письма по объекту не создавался документ «1С:Документооборота 8», будут произведены следующие автоматические действия: ■ если тип объекта описан в списке Настройки заполнения объектов «1С:Документооборота 8», на основании объекта будет создан, автоматически заполнен и записан новый документ «1С:Документооборота 8»; ■ если тип объекта не описан в списке Настройки заполнения объектов «1С:Документооборота 8», будет предложено создать новый документ или связать документ с уже существующим документом «1С:Документооборота 8»; ■ если бизнес-процесс создается не на основании объекта системы, будет выведена информационная надпись о возможности создания бизнес-процесса на основании объекта системы. Для работы с бизнес-процессами в объекте необходимо перейти на закладку Процессы и задачи на форме Документооборот и затем перейти к списку бизнес-процессов и задач. В списке отображаются бизнес-процессы, запущенные:

■ из самого списка; ■ на основании основного документа объекта; ■ на основании документов, связанных с основным документом объекта. Для работы с задачами бизнес-процессов пользователя «1С:Документооборота 8» нужно открыть форму Задачи исполнителя обработки Интеграция с 1С:Документооборотом. Форма может быть установлена на рабочем столе через пункт меню Настройка рабочего стола. На основании задач бизнеспроцессов можно создавать подчиненные бизнес-процессы и исходящие письма. Интеграция с «1С:Документооборотом 8» позволяет связывать с основным документом существующие и новые документы, удалять текущие связи, помечать связанный документ на удаление. Связь между документами устанавливается на закладке Связанные документы. Для работы с электронными письмами нужно перейти на закладку История переписки формы Документооборот. На основании электронных писем можно создавать бизнес-процессы.

Управление доступом Прикладное решение позволяет настраивать права доступа пользователей к различным объектам с помощью ролей. Роль определяет, какие действия и над какими объектами может выполнять пользователь. Каждому пользователю можно присвоить одну или несколько ролей. Работа в подсистеме осуществляется пользователем с профилем группы доступа Администратор. Роли можно группировать. Использование групп пользователей позволяет не редактировать группы доступа всякий раз, когда появляется новый пользователь: достаточно один раз включить нового пользователя в группу пользователей. Создание списка пользователей информационной базы осуществляется в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи – Пользователи. Настройка доступа возможна и для внешних пользователей. Группа доступа определяет настройки доступа к данным конфигурации для пользователей, помещенных в эту группу. Для создания новой группы доступа предусмотрена форма НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа – Группы доступа. Для новой группы указываются: ■ наименование, ■ группа доступа – родитель, ■ профиль группы доступа, ■ участники. Набор ролей, доступных пользователям данной группы, определяется в профиле доступа. При включении пользователя в группу доступа ему будут автоматически назначены все роли, присутствующие в группах доступа. Для каждой подсистемы существуют предопределенные профили групп доступа и предусмотрена возможность создания новых профилей групп доступа. При подборе ролей в профиль из списка ролей конфигурации нужно иметь в виду следующие особенности: ■ в каждый профиль должна быть обязательно добавлена роль Базовые права; ■ если в профиль включается роль Полные права, то перестают действовать все ограничения доступа для этого профиля, поэтому роль Полные права допускается только в одном предопределенном профиле – Администратор; ■ если в профиле не задано ни одного вида доступа, значит, на пользователей групп доступа с таким профилем не будут распространяться ограничения прав на уровне записей (это ситуация, когда все значения разрешены, а список исключений пуст). В прикладном решении реализована функция по ограничению доступа группы пользователей к конкретным элементам следующих списков: ■ Партнеры; ■ Номенклатура; ■ Физические лица. Для включения режима ограничения на уровне записей необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка пользователей и прав – Группы доступа – Ограничивать доступ на уровне записей. Ограничение доступа на уровне записей осуществляется с помощью регламентного задания Заполнение данных для ограничения доступа.

Ограничение доступа к объектам информационной базы можно установить с помощью видов доступа. Виды доступа – это типы объектов информационной базы, в разрезе которых ограничиваются права доступа к данным информационной базы (устанавливаются на закладке Ограничения доступа в форме Группа доступа). Список видов доступа определен для каждого профиля группы. Список значений для вида доступа задается в группах доступа.

Подключение и настройка торгового оборудования В настоящее время существует достаточно широкий спектр оборудования, ориентированного на использование в торговле. Если предполагается использовать программно-аппаратный комплекс, состоящий из информационной базы и электронного торгового оборудования, то перед началом работы необходимо наладить связь оборудования с информационной базой.

Категории торгового оборудования Прикладное решение поддерживает взаимодействие со следующими типами торгового оборудования: ■ кассовые аппараты. По способу (режиму) взаимодействия с системой они делятся на следующие категории: ○ режим Offline; ○ режим фискального регистратора; ■ сканеры штрихкода; ■ дисплеи покупателя; ■ электронные весы; ■ терминалы сбора данных.

Порядок подключения и настройки торгового оборудования Перед настройкой торгового оборудования его необходимо подключить к компьютеру. Использование внешнего оборудования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование – Использовать подключаемое оборудование.

Подключение и настройка оборудования производятся по ссылке НСИ и администрирование – Администрирование – РМК и оборудование – Оборудование – Подключаемое оборудование. Данная ссылка обеспечивает доступ к форме Подключение и настройка оборудования. Перед подключением оборудования необходимо создать или выбрать рабочее место, для которого будет производиться настройка оборудования (список команд по кнопке Управление рабочими местами в форме Подключение и настройка оборудования).

В форме Подключение и настройка оборудования можно установить видимость оборудования, которое подключено ко всем рабочим местам на компьютере пользователя (параметр Все рабочие места). Для группировки этого оборудования по рабочим местам предусмотрен параметр Группировать по рабочему месту в форме подключения и настройки оборудования. В форме настройки оборудования перед подключением необходимо также выбрать тип подключаемого оборудования или, установив параметр Все типы оборудования, обеспечить возможность дальнейшей настройки (и видимости в форме настройки) любого типа оборудования.

Подключение нового экземпляра торгового оборудования осуществляется в форме Экземпляр подключаемого оборудования (кнопка Создать на форме Подключение и настройка оборудования).

В форме Экземпляр подключаемого оборудования нужно указать следующие параметры: ■ флажок Устройство используется – с его помощью можно отключить неиспользуемое оборудование, не удаляя настройки этого оборудования. В списке оборудования у такого оборудования будет снят флажок Оборудование используется; ■ Тип оборудования – если не был выбран ранее, необходимо выбрать из предлагаемого списка. Зависит от типа подключаемого оборудования; ■ Драйвер оборудования – выбор зависит от производителя подключаемого оборудования; ■ Рабочее место – необходимо выбрать рабочее место из списка Рабочие места. При первом запуске конфигурация создаст одно рабочее место, которое можно использовать по умолчанию. К рабочему месту привязываются все настройки оборудования;

■ Наименование – заполнится автоматически, исходя из введенных ранее данных.

Конфигурация поставляется с предустановленными (интегрированными в конфигурацию) обработками и драйверами. После выбора команды Записать и закрыть конфигурация автоматически установит драйвер и назначит обработку, которая будет с ним взаимодействовать. В ходе взаимодействия с оборудованием обработка обслуживания может как использовать драйвер торгового оборудования, так и взаимодействовать с оборудованием непосредственно. Использование обработок обслуживания позволяет упростить процедуру подключения торгового оборудования в конфигурации. Использование обработок обслуживания избавляет от необходимости внесения изменений в конфигурацию в тех случаях, когда обновляется драйвер устройства либо предпринимается попытка подключения устройств, ранее не поддерживавшихся в конфигурации. Используя команду Настроить на форме Подключение и настройка оборудования, в открывшейся форме необходимо указать параметры подключения оборудования и параметры самого оборудования. Состав этих параметров зависит от типа подключаемого оборудования.

Полнотекстовый поиск Конфигурация позволяет производить полнотекстовый поиск в любых объектах, отыскивая заданную строку во всех реквизитах объекта. При наличии присоединенных файлов, содержащих текстовую информацию, поиск осуществляется и по ним. Полнотекстовый поиск предоставляет такие возможности, как поддержка транслитерации (написание русских слов символами латиницы в соответствии с ГОСТом), поддержка замещения (написание части символов в русских словах одноклавишными латинскими символами), нечеткий поиск (буквы в найденных словах могут отличаться). Работа с полнотекстовым поиском предполагает два этапа: ■ настройка построения полнотекстового индекса – осуществляется администратором системы; ■ выполнение полнотекстового поиска – выполняется пользователем.

Настройка построения полнотекстового индекса Настройкой построения индекса занимается администратор, у которого подключена роль Полные права. Использование полнотекстового поиска определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Полнотекстовый поиск данных. Для настройки полнотекстового поиска данных предусмотрена гиперссылка Настроить.

Для того чтобы пользователи могли осуществлять поиск по всем введенным в информационную базу данным, необходимо регулярно актуализировать индекс полнотекстового поиска (предусмотрена кнопка Обновить индекс на форме Управление полнотекстовым поиском и извлечением текстов). Для регулярного автоматического обновления индекса предназначены регламентные задания. На форме Управление полнотекстовым поиском и извлечением текстов отображается дата последнего обновления индекса. Если работа поиска по какимто причинам нарушена, то по кнопке Очистить индекс можно удалить индексные файлы. После удаления индекса необходимо заново его построить.

Бизнес-процессы и задачи Бизнес-процессы позволяют объединять отдельные операции в цепочки взаимосвязанных действий для достижения определенных целей. Запуск бизнеспроцессов и работа с задачами определяются функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Бизнеспроцессы и задачи.

Ход выполнения бизнес-процесса может быть наглядно представлен в виде карты маршрута. Карта маршрута описывает логику бизнес-процесса и весь его жизненный цикл в виде схематического изображения последовательности прохождения точек маршрута. Точка маршрута отражает этап бизнес-процесса,

связанный с выполнением одной операции. При переходе бизнес-процесса в точку маршрута, предусматривающую действия конкретного исполнителя, формируется задача. После подтверждения исполнителем выполнения задачи бизнес-процесс автоматически переходит в следующую точку маршрута. Посредством постановки и выполнения задач бизнес-процесс завершается. В системе существуют предопределенные бизнес-процессы: ■ Согласование цен; ■ Согласование заказов клиентов; ■ Согласование заявок на возврат; ■ Согласование коммерческих предложений; ■ Согласование соглашений с клиентами; ■ Согласование документов закупок; ■ Интеграция с 1С:Документооборотом. Для бизнес-процессов и задач можно настроить следующие параметры: ■ Дата начала задач – установка флажка позволяет исполнителям задач самим заполнять поле Дата начала и сортировать по нему список своих задач; ■ Изменять запущенные бизнес-процессы – разрешает менять дату выполнения бизнес-процесса, а при изменении полей бизнес-процесса Задание (Автор, Крайний срок, Важность, Наименование) изменять аналогичные поля в задаче; ■ Дата и время в сроках задач – определяет, в каком формате будет указываться дата: со временем или без него; ■ Подчиненные бизнес-процессы и задачи – запуск подчиненных бизнес-процессов для учета иерархических работ. Контроль выполнения бизнес-процессов осуществляется посредством назначения исполнителей ролей. Каждому бизнес-процессу в системе присвоена роль, для которой необходимо назначить одного или более исполнителей. Существует возможность создания кроме предустановленных элементов и произвольных бизнес-процессов. Бизнес-процесс Задание можно вводить на основании большинства видов документов и элементов справочников. Для задания указываются: ■ содержание; ■ исполнитель; ■ срок исполнения; ■ степень важности; ■ описание задания. После запуска бизнес-процесса задачи отображаются в форме Главное – Почта, задачи – Мои задачи. Текущую задачу можно: ■ принять к исполнению; ■ выполнить;

■ перенаправить другому исполнителю.

Заметки пользователей Прикладное решение позволяет создавать и хранить персональные заметки (есть возможность создавать заметки для самого себя). В заметках может помещаться любая неструктурированная информация, для которой не получается подобрать какого-либо более подходящего объекта системы и которая не должна быть доступна другим пользователям. Заметки могут использоваться как для краткосрочной фиксации какой-либо информации (например, как временное место для записи адреса во время телефонного разговора с клиентом с последующим переносом этого адреса в карточку клиента), так и для хранения информации, которая актуальна в течение длительного времени (например, как записная книжка, в которой можно сделать запись о любимом домашнем питомце клиента). Заметки доступны только их автору. Они могут быть связаны с конкретным объектом информационной базы (например, заметки можно создать по конкретному партнеру, документу товародвижения и т. д.), а могут создаваться без привязки к объекту.

Работа с заметками пользователя Использование заметок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений – Заметки. Для того чтобы создать заметку, связанную с объектом (например, в списке Партнеры), нужно в форме объекта воспользоваться командой Органайзер – Создать заметку. Можно также создать заметку, находясь в списке объектов.

Далее будет открыта форма Заметка, в которую можно поместить произвольный текст. Для редактирования текста в форме доступны стандартные команды форматирования (например, Вставить гиперссылку, Цвет текста, Цвет фона и т. д.). По команде Напомнить для заметки может быть создано напоминание.

Все заметки, созданные в информационной базе, находятся в списке Главное – Почта, задачи – Все заметки.

Напоминания пользователя Напоминания используются для организации рабочего процесса. Создание персональных напоминаний доступно пользователю на основании различных объектов. В напоминании указываются предмет и время оповещения. Для работы с напоминаниями необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений – Напоминания. Для того чтобы у объекта системы установить напоминание (например, в списке Партнеры), нужно в форме объекта воспользоваться командой Органайзер – Напомнить.

Далее будет открыта форма Напоминание, в которой можно ввести текст напоминания, а в поле Напомнить задать время напоминания. В прикладном решении можно создать напоминание, которое не связано с конкретным объектом, – с помощью команды Главное – Почта, задачи – Мои напоминания – Создать. Работа с таким напоминанием ничем не отличается от работы с обычным напоминанием.

Работа с файлами Прикладное решение позволяет хранить и использовать файлы и изображения в работе с объектами информационной базы. Использование функционала работы с файлами предполагает три этапа: ■ общая настройка конфигурации; ■ персональные настройки пользователя; ■ работа с файлами. Первый этап выполняет администратор системы. Второй этап – пользователь с помощью администратора. Работу с файлами осуществляют пользователи конфигурации.

Общие настройки работы с файлами Настройку осуществляет администратор системы с подключенной ролью Полные права. Общая настройка конфигурации для работы с файлами осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами.

В настройках можно указать максимальный размер загружаемого файла, ограничить загрузку файлов с определенным расширением (при необходимости можно добавить свои расширения), указать способ хранения файлов (в информационной базе или на дисках). При смене способа хранения файлов перенос файлов из информационной базы в тома и обратно не происходит. Для работы с файлами предусмотрены следующие возможности: ■ хранение файлов в томах на дисках – определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Хранить файлы в томах на диске. Для настройки подключения к томам (папкам) хранения файлов на файловом сервере предусмотрена гиперссылка Тома хранения файлов. Для каждого тома необходимо указать его наименование, порядок заполнения и путь к каталогу тома для сервера под управлением Microsoft Windows и/или путь к каталогу для сервера под управлением Linux. При создании нового тома проверяется доступ к указанному каталогу; ■ установка ограничений загрузки файлов (по размеру) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Максимальный размер файла (Мбайт). Если суммарный размер файлов в томе превышает установленную квоту, то будет использован следующий по

порядку заполнения том. Если ни на одном из доступных томов не будет достаточно места для размещения файла, то информация об этом будет записана в журнал регистрации и пользователю будет выдано сообщение. Если квота равна нулю, то ограничение на размер тома не действует; ■ установка запрета загрузки файлов с указанными расширениями – определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Запретить загрузку файлов с расширениями. Указываются расширения файлов, для которых будет запрещена загрузка в папки программы; ■ использование файлов ODF (открытый формат документов для офисных приложений) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Расширения файлов ODF; ■ использование текстовых файлов (TXT) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Расширения текстовых файлов.

Персональные настройки пользователя Персональные настройки пользователя для работы с файлами осуществляются в форме НСИ и администрирование – Сервис – Персональные настройки.

В форме Мои настройки можно выполнить следующие настройки: ■ Действие при выборе файла – поле задает, что делать системе при выборе файла: открывать файл или открывать его карточку; ■ Выбор режима открытия при выборе файла – если флажок установлен, то перед открытием файла система задаст пользователю вопрос, в каком режиме открывать файл: в режиме просмотра или в режиме редактирования; ■ Показывать подсказки при редактировании файлов (только веб-клиент) – если флажок установлен, то при работе через веб-клиент система будет выводить подсказки о том, как удобнее открыть файл для просмотра или редактирования и как обновить его в информационной базе; ■ Показывать занятые файлы при завершении работы – если флажок установлен и текущий пользователь занял один или несколько файлов, то при завершении работы системы показывается список этих файлов. Пользователь может открыть файл для просмотра, закончить редактирование, открыть

карточку файла; ■ Показывать колонку «Размер» в списках файлов – если флажок установлен, то в списках файлов показывается колонка Размер; ■ Показывать информацию, что файл не был изменен – если флажок установлен, то будет выведена подсказка об отсутствии изменения данных в файле; ■ Сравнивать версии при помощи. Функционал работы с файлами позволяет сравнивать версии файлов формата ODT, DOC, RTF, TXT между собой. Установка поля позволяет задать по умолчанию текстовый редактор, который будет использоваться для сравнений версий файлов между собой. Если поле не указано, то выбирать текстовый редактор нужно каждый раз при сравнении версий.

Команда Настройка основного рабочего каталога открывает форму, в которой можно: ■ указать Расположение основного рабочего каталога. Устанавливается системой автоматически. При необходимости путь каталога может быть изменен; ■ в поле Максимальный размер (Мб) указать предел суммарного объема всех файлов в основном рабочем каталоге (по умолчанию 100 Мб). Если максимальный размер равен нулю, то объем файлов не ограничен; ■ установить флажок Удалять файлы при завершении редактирования. Если флажок установлен, то после переноса файла в информационную базу он удаляется в основном рабочем каталоге. Этот функционал можно использовать, например, для экономии места на жестком диске или в целях повышения безопасности; ■ командой Очистить основной рабочий каталог удалить файлы в основном рабочем каталоге, кроме тех, которые используются в настоящий момент. Если установлен флажок Подтверждать при удалении из основного рабочего каталога, то перед удалением каждого файла пользователю будет выдаваться запрос на удаление; ■ командой Открыть список файлов открыть список файлов основного рабочего каталога. В списке можно удалить ненужные файлы; если файл открыт для редактирования, то завершить его; открыть каталог в «Проводнике» Windows. Прикладное решение позволяет хранить файлы, полученные напрямую со сканера. Для этого необходимо подключить сканер к компьютеру и установить компонент для работы со сканером (команда Настройка сканирования на форме Мои настройки).

Работа с присоединенными файлами Для работы с файлами у пользователей должны быть установлены роли: Работа с папками файлов, Чтение файлов, Добавление и изменение файлов. Работа с файлами, прикрепленными к объекту, осуществляется в списке Присоединенные файлы. Список можно открыть соответствующей командой на панели навигации объекта. Новый файл можно создать в списке соответствующей командой из уже имеющегося файла на диске. После выбора файла на диске откроется карточка файла. Карточка файла содержит различные сведения о файле, команды основных действий с файлом. С файлами можно выполнить следующие действия: ■ команда Просмотреть открывает файл внешним приложением для просмотра или редактирования – в зависимости от того, помечен или нет файл как занятый пользователем для редактирования; ■ команда Редактировать открывает файл в режиме редактирования, а также производит захват файла в информационной базе. Захваченный файл будет недоступен для редактирования другим пользователям системы и помечается в списке зеленым цветом; ■ команда Закончить редактирование освобождает файл, сохраняет его в информационной базе и снимает пометку занятости для редактирования; ■ команда Отменить редактирование освобождает файл, не сохраняя его в информационной базе, и снимает пометку занятости для редактирования. Команда может быть полезна, когда необходимо отказаться от результатов редактирования файла; ■ по команде Сохранить как файл сохраняется в указанный каталог на жестком или сетевом диске; ■ командой Обновить из файла на диске можно обновить файл из оригинального файла на диске (из которого изначально он был создан в информационной базе).

Работа с почтовыми сообщениями Прикладное решение предоставляет базовый функционал по работе с электронной почтой. Например, можно отправлять по электронной почте печатные формы, формируемые в системе; отправлять электронные письма администратору по завершении обновления системы и после формирования отчета с критичными записями журнала регистрации; выполнять обмен данными между информационными базами с помощью электронной почты. Использование функционала работы с почтовыми сообщениями предполагает: ■ настройку учетных записей – осуществляется администратором системы; ■ отправку и получение писем электронной почты – осуществляется пользователями системы. Оба этапа выполняются администратором системы.

Настройка учетных записей Настройка учетных записей осуществляется в форме НСИ и администрирование – Администрирование – Органайзер – Почта – Учетные записи электронной почты.

В форме Учетная запись электронной почты необходимо указать следующие данные: ■ Сведения о пользователе: ○ Имя отправителя писем – имя владельца учетной записи, например «Сергей Иванович»; ○ Адрес электронной почты – адрес электронной почты учетной записи.

■ Сведения о сервере: ○ POP3-сервер – адрес POP3-сервера (сервера входящих сообщений); ○ SMTP-сервер – адрес SMTP-сервера (сервера исходящих сообщений). ■ Аутентификация: ○ Имя пользователя – имя пользователя учетной записи; ○ Пароль – пароль учетной записи.

Можно ограничить использование учетной записи для рассылки или для получения сообщений (используются соответствующие флажки Использовать учетную запись – Для отправки писем и Использовать учетную запись – Для получения писем в форме Учетная запись электронной почты) – например, если системная учетная запись используется только для рассылки писем, а получение почты происходит на почтовые ящики пользователей. Для проверки введенных параметров учетной записи можно использовать команду Проверка настройки.

Отправка и получение писем электронной почты Работа с почтовыми сообщениями в прикладном решении возможна в следующих ситуациях: ■ отправка в качестве вложений печатных форм, формируемых в информационной базе, осуществляется при необходимости пользователем из печатной формы; ■ отправка письма администратору о завершении обновления системы после соответствующих настроек – производится системой автоматически; ■ отправка письма администратору после формирования отчета с критичными записями журнала регистрации после соответствующих настроек – производится системой автоматически; ■ обмен данными между информационными базами с использованием электронной почты в качестве транспорта; ■ рассылка напоминаний о новых задачах – после соответствующих настроек производится автоматически; ■ рассылка уведомлений о задачах, не исполненных в срок, – после соответствующих настроек производится автоматически.

Печатные формы Многие документы конфигурации имеют печатные формы. Все печатные формы используют единый механизм, позволяющий редактировать макеты печатных форм, не изменяя саму конфигурацию. Печатные формы объектов могут формироваться на основании табличных макетов (MXL) или макетов офисных документов в форматах Microsoft Word и OpenOffice.org Writer. В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм. Аналогичные команды есть в форме списка документов. В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати. Сформированные табличные документы можно отправить вложением в электронном письме. В печатные формы можно добавлять штрихкодирование для быстрого поиска нужного документа. Настройка печатных форм выполняется в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм.

В списке перечислены макеты всех печатных форм объектов, имеющихся в информационной базе. Макеты сгруппированы по объектам конфигурации, к которым они относятся.

Макет можно открыть в режиме просмотра и редактирования соответствующими командами (Еще – Открыть и Еще – Изменить), а также двойным щелчком мыши. В последнем случае пользователю будет предложено выбрать режим открытия макета. Открытый для редактирования макет отображается в списке жирным шрифтом. После сохранения в информационной базе пользовательского макета в списке у такого макета устанавливается признак изменения макета. Удалить отредактированный макет можно командой Еще – Удалить измененный макет.

По умолчанию для печати используются макеты, поставляемые в составе информационной базы. Но если у макета есть отредактированная версия, то с помощью команд Еще – Использовать измененный макет или Еще – Использовать стандартный макет можно выбрать макет для использования при печати.

Формирование печатных форм объектов Для использования возможностей печати пользователям конфигурации не требуется каких-либо специальных прав. Рассмотрим возможности функционала на примере печатных форм документов. В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм.

Аналогичные команды есть в форме списка документов. В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати.

Штрихкодирование печатных форм объектов Прикладное решение позволяет производить штрихкодирование печатных форм документов. Для использования штрихкодирования документов необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов – Штрихкодирование печатных форм. При формировании печатной формы документа в нее будет добавлен автоматически сформированный штрихкод. Быстрый поиск документа по штрихкоду можно использовать в соответствующем списке документов. Например, для того чтобы быстро найти документ реализации по печатной форме ТОРГ-12, достаточно открыть список Документы продажи и с помощью сканера считать штрихкод с печатной формы документа.

Версионирование объектов В конфигурации ведется история изменений объектов информационной базы. Эта функция позволяет ответить на вопросы, кто изменил объект, когда произошли изменения и что изменено в объекте. Версионируемыми объектами могут быть справочники и документы. Конфигурация позволяет просматривать любую версию объекта или сравнивать любые версии объекта между собой. Работа с функцией предполагает два этапа: ■ настройка версионирования объектов; ■ просмотр истории изменений объектов. Запись версий объектов происходит автоматически в соответствии с настройками, заданными на первом этапе.

Настройка версионирования объектов Для использования возможности версионирования необходимо предварительно произвести первоначальные настройки системы: установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – История изменений – Хранить историю изменений. При этом становится доступна гиперссылка НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – История изменений – Настройки хранения, обеспечивающая доступ к форме Настройки хранения истории изменений.

Доступно три значения настройки версионирования (команда Установить вариант версионирования на форме Настройки хранения истории изменений):

■ Не версионировать – значение установлено всем объектам по умолчанию; ■ Версионировать при записи – значение используется для настройки справочников и документов. Обеспечивает запись версии объекта при каждой записи самого объекта; ■ Версионировать при проведении – значение используется только для документов. Если у документа установлен режим Версионировать при проведении, то первая версия документа будет создана после первого проведения документа. Впоследствии версии документа будут создаваться при каждой записи проведенного документа. Режим позволяет не создавать версии новых и не заполненных окончательно пользователем документов, чтобы не увеличивать размер информационной базы. Команда Установить вариант версионирования – По умолчанию восстанавливает те варианты версионирования, которые были предусмотрены для объектов на этапе проектирования. Для каждого типа документов и справочников версии можно хранить: За последнюю неделю, За последний месяц, За последние три месяца, За последние шесть месяцев, За последний год и Бессрочно – для этой возможности предусмотрена команда Установить срок хранения версий. Количество и объем хранимых версий объектов можно просмотреть, воспользовавшись отчетом Количество и объем хранимых версий объектов, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке на форме Версионирование объектов.

Создание сайтов и обмен с сайтами В целях поддержки электронной торговли в прикладном решении предусмотрен механизм создания и публикации готовых сайтов. Механизм реализован в рамках отдельного сервиса по автоматизированному созданию и наполнению сайта в «один клик» – 1С-UMI. Данный сервис доступен в меню НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен с сайтом. При создании сайта требуется указать его тип (интернет-магазин, сайт компании, лендинг, сайт специалиста), а также имя и адрес почтового ящика, на который будет выслано сообщение о создании сайта. В случае выбора типа сайта «Интернет-магазин» дополнительно потребуется определить перечень данных, требующих публикации. В рамках сервиса 1C-UMI также поддерживается автоматизированный двусторонний обмен данными и предоставляются удобные инструменты управления сайтом с возможностью обновления данных по расписанию. Работа по обмену с сайтами осуществляется в два этапа: ■ настройка обмена с сайтами; ■ обмен с сайтами. Для работы по обмену с сайтами пользователю должна быть назначена роль Полные права.

Настройка обмена с сайтами Перед началом настройки обмена данными необходимо установить соответствующую опцию НСИ и администрирование – Настройка интеграции – Обмен с сайтом – Использовать обмен с сайтом. В рамках данной настройки обеспечивается доступ к отдельной форме Узел обмена с сайтом, которая позволяет: ■ добавлять настройки обмена данными с сайтом; ■ редактировать настройки обмена данными с сайтом; ■ удалять настройки обмена данными с сайтом.

Основные настройки узла обмена В прикладном решении поддерживаются следующие режимы обмена (устанавливаются в форме Узел обмена с сайтом): ■ если будет производиться только выгрузка товаров, то устанавливается флажок Выгрузка товаров; ■ если будет производиться только обмен заказами, то устанавливается флажок Обмен заказами; ■ если будут производиться и выгрузка товаров, и обмен заказами, то устанавливаются оба флажка. Предусмотрена возможность обмениваться с сайтом следующими способами (устанавливаются в форме Узел обмена с сайтом): ■ непосредственно с сайтом (требуется подключение к сети Интернет) – режим Выгружать на сайт. В этом случае необходимо указать адрес сайта (например, для сайтов, построенных с помощью «1C-Битрикс: Управление сайтом», необходимо указать адрес вида http://www.example.com/bitrix/admin/1c_exchange.php, где www.example.com – URL сайта, с которым производится обмен данными), имя пользователя сайта,

под которым будет производиться подключение к сайту для обмена, и его пароль. C помощью команды Проверить соединение можно проконтролировать корректность введенных данных и узнать о возможности начать обмен с сайтом; ■ посредством выгрузки/загрузки данных через файлы (не требуется подключение к сети Интернет) – режим Выгружать в каталог на диске. В этом случае необходимо указать каталог на диске (поле Каталог выгрузки), в который будут выгружаться файлы обмена (при клиент-серверном варианте работы каталог выгрузки будет создан на сервере «1С»). Если предполагается обмен заказами, то дополнительно нужно указать полное имя файла с заказами (поле Файл загрузки заказов), который будет формироваться на сайте.

Настройка выгрузки товаров Для настройки выгрузки товаров на сайт необходимо в форме узла на закладке Выгрузка товаров указать организацию, от лица которой будут продаваться товары на сайте – поле Организация-владелец каталога товаров. Данные организации будут записаны в файл обмена. На сайт можно выгружать файлы с изображением товара и другие присоединенные к номенклатурной позиции файлы. Для выгрузки изображений на сайт необходимо установить режим Выгружаемые данные – Каталог товаров – Файлы изображений. Для выгрузки на сайт присоединенных файлов нужно установить режим Выгружаемые данные – Каталог товаров – Прочие файлы. В табличной части Таблица каталогов можно задать произвольное имя каталога. Для каждого каталога может быть сформирован список значений отбора по группам или видам номенклатуры.

Настройка обмена заказами Обмен заказами происходит в два этапа: сначала происходит загрузка с сайта, затем выгрузка на сайт (или в каталог на диске). По заказам, загруженным с сайта, формируется документ Заказ клиента. При последующих сеансах обмена табличная часть заказа обновляется в соответствии с информацией, полученной с сайта. В ответном сообщении на сайт отправляется информация об оплате и отгрузке по заказам, ранее загруженным с сайта. Контрагенты и номенклатура, полученные с сайта, идентифицируются в соответствующих списках. Объекты, которые не найдены, создаются. Способ идентификации контрагентов указывается в соответствующем поле на закладке Обмен заказами. Доступно два способа (раздел Способ поиска существующих элементов справочника «Контрагенты»): ■ идентификация по наименованию; ■ идентификация по ИНН и КПП. Для вновь создаваемой номенклатурной позиции можно задать следующие реквизиты по умолчанию (раздел Реквизиты для создания новых элементов справочника «Номенклатура»): ■ для товара можно задать вид номенклатуры – указывается в поле Вид номенклатуры для товаров; ■ для услуги можно задать вид номенклатуры – указывается в поле Вид номенклатуры для услуг; ■ в поле Единица измерения для новой номенклатуры можно указать единицу; ■ в поле Группа номенклатуры для новой номенклатуры можно указать, в какой группе будет создаваться номенклатура. Для вновь создаваемых заказов можно указать соглашение, организацию, менеджера и склад, которые будут подставляться по умолчанию в документ. На закладке Дополнительно выполняются следующие настройки: ■ причина отмены заказа. Например, если с сайта будут загружаться отмененные заказы, то в настройках можно указать причину отмены, которая будет устанавливаться у таких заказов по умолчанию;

■ установка соответствия статусов заказов в информационной базе и на сайте. В поле Статус на сайте необходимо точно указать строкой значение статуса заказа на сайте, а в поле Статус в информационной базе выбрать соответствующий ему статус заказа в информационной базе. Если соответствие статусов установлено, то при загрузке заказа с сайта программа будет пытаться установить соответствующий статус у заказа клиента. В противном случае такая попытка предприниматься не будет.

Дополнительные возможности при обмене с сайтом В форме узла обмена помимо настроек самого узла можно выполнить следующие действия (группа команд Еще): ■ Выполнить обмен – запускает процедуру обмена данными по настройкам, заданным в форме узла обмена; ■ Выполнить полный обмен данными – запускает процедуру обмена данными по настройкам, заданным в узле обмена, за исключением настройки Режим выгрузки данных; ■ Показать зарегистрированные изменения – отображает изменения в информационной базе, произошедшие с момента последнего обмена с сайтом. Для того чтобы посмотреть информацию об изменениях в информационной базе, которые будут выгружены на сайт, можно воспользоваться командой Еще – Показать зарегистрированные изменения на форме узла обмена. После выполнения команды будет открыта форма, где будет представлен список объектов, участвующих в обмене с сайтом, в которых зарегистрированы изменения. То есть тех объектов, которые будут выгружены на сайт в следующей сессии обмена. Любой объект (регистрацию изменения объекта) можно удалить из списка, и тогда информация об изменениях объекта не будет выгружаться на сайт.

Дополнительные отчеты и обработки Конфигурация позволяет подключать и использовать внешние отчеты и обработки к информационной базе. Они позволяют расширять функциональность конфигурации, не внося в нее изменений. Использование дополнительных внешних отчетов и обработок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Отчеты и обработки – Дополнительные отчеты и обработки.

С помощью дополнительных отчетов и обработок можно: ■ из форм объектов, списков объектов: ○ формировать какие-либо отчеты, связанные с объектом; ○ формировать дополнительные печатные формы объекта; ○ на основании родительских объектов создавать и заполнять дочерние («связанные») объекты; ○ заполнять реквизиты табличных частей объектов; ■ из командного интерфейса: ○ выполнять обработку произвольных данных информационной базы; ○ формировать произвольные отчеты.

Для хранения в информационной базе дополнительных отчетов и обработок служит список НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Дополнительные отчеты и обработки.

При создании дополнительный отчет или обработка относятся к определенному разделу. В каждом разделе предусмотрены команды для вызова дополнительных отчетов или обработок. Работа с функционалом внешних отчетов и обработок предполагает два этапа: ■ регистрация в информационной базе внешних обработок и отчетов – выполняется администратором системы; ■ работа с внешними обработками и отчетами – выполняется пользователями конфигурации.

Работа с внешними обработками и отчетами Работу с внешними обработками и отчетами осуществляют пользователи системы с подключенной ролью Использование дополнительных отчетов и обработок. Отчеты и обработки, вызываемые из командного интерфейса в разделах, указанных при настройке таких отчетов и обработок, открываются при помощи соответствующих гиперссылок Дополнительные отчеты и Дополнительные обработки. На форме дополнительных обработок и отчетов присутствует гиперссылка Настроить список. Она позволяет создать из списка доступных пользователю команд список часто используемых команд, обеспечивающих доступ к внешним отчетам и обработкам.

Дополнительные реквизиты и сведения Конфигурация позволяет создавать и редактировать в режиме 1С:Предприятие дополнительные реквизиты различных документов и справочников конфигурации. Функционал предоставляет возможность реализовать набор дополнительных реквизитов – как для всех элементов справочника, так и для части элементов. Например, дополнительный реквизит «Размер обуви» можно назначить всем элементам списка Номенклатура, а можно назначить только элементам определенной группы. Дополнительные реквизиты и сведения объектов делятся на две категории: ■ Дополнительные реквизиты – хранятся в самом объекте (в специальной табличной части). Дополнительные реквизиты создаются для реализации таких свойств, которые являются неотъемлемой частью объекта, вводятся при его редактировании и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступен и сам объект со свойствами; ■ Дополнительные сведения – предназначены для хранения сведений об объекте, которые не являются неотъемлемой частью объекта. Дополнительные сведения, как правило, доступны для просмотра и/или редактирования пользователям, которые не имеют доступа к самому объекту. Дополнительные сведения редактируются в отдельной форме, которую можно открыть из формы объекта. Добавление дополнительных реквизитов и сведений к объектам прикладного решения определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения – Дополнительные реквизиты и сведения.

Использование функционала предполагает два этапа: ■ ввод и назначение объектам конфигурации новых дополнительных реквизитов и сведений – выполняются администратором системы или пользователем, отвечающим за ведение нормативно-справочной информации на предприятии; ■ ведение дополнительных реквизитов и сведений – выполняется пользователем, отвечающим за ведение нормативно-справочной информации на предприятии.

Назначение новых дополнительных реквизитов и сведений Для ввода и назначения объектам конфигурации новых дополнительных реквизитов и сведений у пользователей должна быть установлена роль Полные права. Работа с дополнительными реквизитами и сведениями осуществляется в соответствующих списках: НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Дополнительные реквизиты и сведения – Дополнительные реквизиты и Дополнительные сведения.

Если в списке всех реквизитов и сведений нет требующегося для объекта реквизита или сведения, его нужно создать соответствующей командой. Для дополнительного реквизита или сведения можно задать список возможных значений на закладке Значения в форме дополнительного реквизита или дополнительного сведения.

Процедура добавления дополнительных реквизитов и сведений Создание дополнительных реквизитов и сведений предусмотрено для видов номенклатуры, характеристик и серий по команде Добавить – Из другого набора.

Результатом выполнения данной команды является открытие формы выбора дополнительного реквизита/сведения, использование которой позволяет произвести выбор дополнительного реквизита/сведения для дальнейшего его добавления в набор. Переход к форме выбора варианта добавления дополнительного реквизита/сведения осуществляется по кнопке Далее. Поддерживаются различные варианты добавления дополнительных реквизитов и сведений (выбор варианта осуществляется в форме Добавление дополнительного реквизита/сведения): ■ Копирование общего реквизита, входящего в состав нескольких наборов (видов номенклатуры), и всех его значений – вариант Сделать копию реквизита.

■ Копирование реквизита по образцу (с общим списком значений) – вариант Сделать копию реквизита по образцу (с общим списком значений). Список значений этого реквизита будет одинаков для обоих наборов. Данный вариант характеризуется удобством выполнения централизованной настройки списка значений сразу для нескольких однотипных реквизитов. Предусмотрена возможность корректировки наименования реквизита и его свойств. Изменение значений дополнительного реквизита осуществляется по гиперссылке Список значений, общий с реквизитом на форме дополнительного реквизита.

■ Добавление общего реквизита в набор – вариант Сделать реквизит общим и добавить в набор. Этот вариант подходит для тех случаев, когда реквизит должен быть одинаков для обоих наборов. В этом случае будет возможно отбирать по нему данные разных типов в списках и отчетах. Создание и добавление дополнительных сведений для видов номенклатуры, характеристик и серий аналогично созданию/добавлению дополнительных реквизитов.

Ведение дополнительных реквизитов и сведений Ведение дополнительных реквизитов объектов выполняется пользователем конфигурации, имеющим права на изменение самого объекта. Установка значения дополнительного реквизита, как правило, осуществляется в отдельном поле формы объекта.

Установка дополнительных сведений, как правило, осуществляется в отдельной форме, которая вызывается из формы объекта командой Дополнительные сведения.

Если в списке дополнительных реквизитов или сведений удалить из набора конкретный реквизит или сведение, то такой дополнительный реквизит или сведение в объекте будет отображаться особым способом: текст названия реквизита будет отображаться серым цветом и будет перечеркнут, а наименование дополнительного сведения будет помечено пиктограммой. Для того чтобы удалить такой дополнительный реквизит или сведение с формы объекта, нужно очистить его значение, а затем сохранить сам объект.

Групповое изменение объектов С помощью группового изменения объектов пользователь может за одно действие изменить значения реквизитов, дополнительных реквизитов или дополнительных сведений (далее по тексту – реквизитов) у выбранных объектов определенного типа. Например, можно отнести отмеченный список товаров к новой ценовой группе, изменить ставку НДС по умолчанию и т. д. Для работы с групповым изменением объектов пользователю не требуются дополнительные роли. Если пользователю доступно редактирование самого объекта, то ему доступно и групповое изменение объектов. Для перехода к помощнику группового изменения можно воспользоваться командой Изменить выделенные, предварительно выбрав в списке набор объектов с помощью множественного выделения и отборов.

В форме помощника Групповое изменение объектов выводятся все доступные реквизиты, значения которых можно изменить (если у пользователя нет прав на редактирование реквизита, то такой реквизит в список не попадет).

В колонке Новое значение указывается новое значение реквизита. Если у реквизита требуется задать пустое значение, то необходимо отметить флажок в колонке

, а колонку Новое значение оставить пустой.

По завершении настройки по команде Изменить реквизиты можно применить изменения к объектам.

Для того чтобы повторить изменение объектов с другими настройками, можно воспользоваться кнопкой Назад.

Особые случаи группового изменения объектов Дополнительно в форме помощника Групповое изменение объектов можно задать особые настройки с помощью команды Дополнительные параметры.

Прикладное решение позволяет обрабатывать объекты в транзакции (флажок Изменять в транзакции). Если в процессе записи при установленном флажке не удается записать один из объектов (например, потому что объект редактируется другим пользователем), то будут отменены изменения во всех объектах. По умолчанию флажок не установлен. Когда флажок не установлен, дальнейшее поведение системы зависит от следующих настроек. Если изменение объектов выполняется не в транзакции, то рекомендуется выполнять ее с установленным флажком Прерывать при ошибке. В этом случае, если запись объекта по каким-либо причинам невозможна, будет выдано предупреждение и предложение либо продолжить изменение оставшихся объектов, либо прервать его для выяснения причин проблемы. Если флажок не установлен, а объект записать нельзя, то обработка пропустит такой объект и продолжит изменение оставшихся объектов. Таким образом, если не удается изменить какие-либо объекты, то происходит следующее: ■ при выполнении изменений в транзакции изменения во всех объектах отменяются. При этом выводится сообщение Не удалось изменить объекты; ■ при выполнении изменений не в транзакции с установленным флажком Прерывать при ошибке система запрашивает пользователя по поводу дальнейших действий: прервать либо продолжить дальнейшую обработку объектов; ■ при выполнении изменений не в транзакции со снятым флажком Прерывать при ошибке система пропускает проблемный объект и продолжает обработку оставшихся объектов.

Установка флажка Обрабатывать дочерние элементы (по умолчанию не установлен) позволяет изменять дочерние элементы выбранных групп и родительских объектов без необходимости установки флажков у всех элементов групп и дочерних объектов. Если флажок снят, то система обрабатывает саму группу, а не ее дочерние элементы.

Запрет редактирования реквизитов объектов У ряда объектов системы имеются реквизиты, которые определяют характер данного объекта и которые условно можно назвать «ключевыми» реквизитами. Как правило, «ключевыми» являются реквизиты объекта, влияющие на поведение других объектов. Например, реквизит Валюта кассы определяет валюту остатков по данной кассе. Реквизит не может быть изменен после начала учета движения денежных средств в кассе. Для того чтобы предупредить необдуманные изменения «ключевых» реквизитов, после записи объекта будет запрещено дальнейшее редактирование таких реквизитов. Таким образом, значения реквизитов могут быть установлены только при создании объекта. Если в дальнейшем при работе все же возникает необходимость изменения значения «ключевого» реквизита, то можно воспользоваться командой Еще – Разрешить редактирование реквизитов на форме объектов информационной базы.

Команда доступна пользователям с ролью Полные права. При выполнении этой команды система дополнительно проверяет, имеются ли на данный объект ссылки из других объектов информационной базы. В случае обнаружения таких связей система предупреждает пользователя о возможном рассогласовании данных информационной базы после изменения значений «ключевых» реквизитов. Если риск рассогласования данных оценивается как большой, рекомендуется отказаться от изменений и провести дополнительный анализ с помощью команды Поиск ссылок на объекты (главное меню – Все функции).

Настройка и ведение контактной информации Конфигурация позволяет хранить и обрабатывать контактную информацию, использующуюся на предприятии. Например, списки Физические лица, Организации, Партнеры и Контрагенты предоставляют одинаковые возможности по работе с адресами или телефонами. Ведение и настройка контактной информации в конфигурации предполагают три этапа: ■ настройка видов контактной информации; ■ загрузка адресного классификатора; ■ ведение контактной информации.

Настройка видов контактной информации Настройка видов контактной информации производится в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Контактная информация – Виды контактной информации. Данный список имеет двухуровневую иерархию. Группы списка соответствуют спискам – носителям контактной информации, а элементы внутри групп определяют состав контактной информации этих списков.

Конфигурация позволяет хранить следующие типы контактной информации: ■ Адрес – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адреса в виде произвольной строки или в виде шаблона адреса. Позволяет заполнять адрес, используя адресный классификатор, из формы шаблона ввода адреса. Если адрес заполняется с помощью адресного классификатора, то индекс адреса устанавливается из классификатора автоматически после окончания ввода адреса. Предопределенные фактический и юридический адреса используются в печатных формах документов. Если заполняется адрес не на территории РФ, то при вводе страны можно использовать Общероссийский классификатор стран мира; ■ Телефон – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения телефонных номеров в виде произвольной строки или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона. Предопределенный телефон используется в печатных формах документов; ■ Адрес электронной почты – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адреса электронной почты. Реквизит используется при отправке электронных писем из информационной базы; ■ Веб-страница – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адресов веб-страниц; ■ Факс – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения номеров факсов в виде произвольной строки или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона. Реквизит используется в печатных формах документов; ■ Другое – реквизит с таким типом контактной информации может использоваться для хранения произвольной текстовой контактной информации (например, о том, как добраться до организации).

Адресный классификатор Для обеспечения единства структуры и состава адресной информации ГНИВЦ ФНС РФ выпускает классификатор адресных объектов (КЛАДР). В КЛАДР содержатся почтовые адреса РФ. Система позволяет управлять ими и поддерживать их в актуальном состоянии. Работа с адресным классификатором предусмотрена в следующих режимах (НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Адресный классификатор): ■ Использовать веб-сервис 1С для ввода и проверки адресов – использовать веб-сервис, предоставляемый фирмой «1С». Требуется постоянное подключение к Интернету; ■ Загружать классификатор в программу – использовать данные, загружаемые с сайта «1С» или из папки на диске. Возможна работа без подключения к Интернету. При использовании режима Загружать классификатор в программу становятся доступны следующие команды: ■ Загрузить классификатор – обеспечивает доступ к форме Загрузка адресного классификатора, использование которой позволяет проверить и загрузить обновления адресного классификатора с веб-сайта «1С» или из папки на диске в список Адресный классификатор. Загрузка адресных сведений осуществляется по кнопке Загрузить адресные сведения в форме загрузки адресного классификатора. При загрузке классификатора можно выбрать один, несколько или все регионы России, по которым необходимо загрузить адресные сведения. При повторной загрузке адресных сведений, ранее загруженных в классификатор, они перезаписываются. В веб-клиенте загрузка адресного классификатора не поддерживается.

■ Очистить адресные сведения – обеспечивает доступ к форме Очистка адресного классификатора, использование которой позволяет удалить загруженные адресные сведения по выбранным неиспользуемым регионам для уменьшения размера базы при помощи кнопки Очистить адресные сведения. При этом можно выбрать один, несколько или все регионы, по которым необходимо удалить адресные сведения (например, ошибочно загруженные).

Ведение контактной информации После настройки необходимых видов контактной информации, используемых на предприятии, и загрузки адресного классификатора можно приступать к заполнению контактной информации в списках-носителях. Контактную информацию в списки можно вносить: ■ в виде произвольной строки; ■ с помощью форм шаблонов. В качестве примера на рисунке представлен процесс заполнения адреса в форме элемента списка Организации с помощью адресного классификатора.

Классификатор банков Сведения о банках, в которых имеются расчетные счета как у организаций предприятия, так и у партнеров предприятия, регистрируются в списке НСИ и администрирование – См. также – Банки. В данном списке хранится информация только о российских банках. Сведения о банке, в котором открыт расчетный счет за рубежом, регистрируются непосредственно в карточке расчетного счета. Записи о банках, которые прекратили свою деятельность, отображаются в списке серым цветом. Информация в списке Банки может быть заполнена с помощью Общероссийского классификатора банков. Заполнение или обновление списка банков выполняется по кнопке НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Другие классификаторы – Загрузить классификаторы банков РФ. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать способ загрузки: ■ с диска информационно-технологического сопровождения – возможна только с диска ИТС, на котором имеется информационная база «Гарант. Налоги, бухучет, предпринимательство»; ■ с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» – загрузка возможна только при наличии доступа к данному сайту. В том случае, если информацию из классификатора банков загрузить невозможно, будут выданы соответствующие предупреждения. Информация из Общероссийского классификатора банков загружается полностью. После загрузки выдается сообщение о количестве добавленных и обновленных записей. Запись о банке идентифицируется по указанному в классификаторе банковскому идентификационному коду (БИК). Обновление Общероссийского классификатора банков можно выполнять автоматически по заданному расписанию. Для этих целей используется регламентное задание Загрузка классификатора банков. В списке Банки рекомендуется изменять и добавлять только ту дополнительную информацию, которая не присутствует в классификаторе. Например, для банка можно указать адрес, информация о котором не загружается с РБК. Если необходимо изменить данные о реквизитах банка, то эту информацию следует редактировать непосредственно в банковском счете организации или контрагента.

Классификатор валют Информация о валютах, используемых при расчетах на предприятии, вводится в списке Валюта по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие или НСИ и администрирование – См. также. Использование мультивалютного учета на предприятии определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Несколько валют. Обеспечивается загрузка курсов валют с сайта «РосБизнесКонсалтинг» по кнопке Загрузить курсы валют в форме валюты или по ссылке НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Другие классификаторы – Загрузка курсов валют. Для автоматической загрузки по определенному расписанию нужно включить и настроить регламентное задание Загрузка курсов валют. Для корректного формирования наименования валюты прописью в печатной форме необходимо задать правила прописи на закладке Параметры прописи валюты. Для трех валют (рубль, доллар США и евро) автоматически заполняются параметры прописи валюты из ОКВ. Для остальных валют необходимо заполнить параметры прописи вручную.

Рассылка отчетов Рассылки отчетов используются для автоматического формирования отчетов и доставки сформированных отчетов получателям. Настройка списка рассылок отчетов, отправка по требованию или автоматически по расписанию осуществляются в форме НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов. Данная форма также доступна из ряда соответствующих отчетов. В рассылку включается один отчет или более – с возможностью настройки полей каждого отчета. В качестве адресатов используются элементы списков: ■ Пользователи; ■ Организации; ■ Контрагенты; ■ Физические лица.

Рассылка отчетов осуществляется вручную или по настраиваемому расписанию. Дополнительно можно ввести шаблон текста письма, заархивировать вложения и установить для архива пароль.

Регламентные задания В конфигурации ряд действий выполняется по определенному расписанию регламентными заданиями. Регламентные задания могут создаваться на основе предопределенных шаблонов. Последние являются частью прикладного решения и создаются на этапе разработки системы. Расписание регламентного задания настраивается в режиме 1С:Предприятие. В соответствии с расписанием регламентное задание порождает фоновое задание, которое и выполняет заданные действия. Работа с регламентными заданиями в прикладном решении предполагает: ■ настройку регламентных заданий; ■ использование регламентных заданий. Оба этапа выполняются администратором системы.

Настройка регламентных заданий Настройка регламентных заданий выполняется в форме, доступной по ссылке НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания. Форма позволяет редактировать состав и расписание регламентных заданий, запускать фоновые задания по их выполнению, просматривать историю выполнения фоновых заданий, анализировать ошибки, возникающие в процессе выполнения.

На закладке Регламентные задания содержится список заданий. В списке кроме наименования регламентного задания отображается его состояние и дата окончания последнего фонового задания. Список можно расширять, добавляя регламентные задания с использованием предопределенных шаблонов. Для каждого регламентного задания может быть задано расписание, в соответствии с которым задание будет автоматически запущено. В системе поддерживаются однократные и периодические расписания. Можно задать дату начала и окончания выполнения, дневное, недельное и месячное расписания. Можно добавлять в список два и более экземпляра одного регламентного задания (например, если необходимо задать два разных расписания). Автоматический запуск регламентных заданий можно регулировать флажком Включено в форме регламентного задания.

Также в форме задания можно указать число попыток выполнения регламентного задания и временной интервал между ними при возникновении нештатной ситуации в процессе выполнения. Для клиент-серверного варианта работы можно указать пользователя информационной базы, который будет задействован для выполнения регламентного задания. Для файловой информационной базы используется текущий пользователь для выполнения всех регламентных заданий. Остальные поля формы носят служебный характер и недоступны для редактирования. Более подробно с назначением этих полей можно ознакомиться во встроенной справочной системе.

Исполнение регламентных заданий Запуск и исполнение регламентных заданий в клиент-серверном и файловом вариантах «1С:Предприятия» отличаются: ■ в клиент-серверном варианте запуск регламентных заданий происходит автоматически; ■ в файловом варианте для выполнения регламентных заданий по расписанию необходимо наличие выделенного клиентского сеанса (командой Открыть отдельный сеанс обработки регламентных заданий можно запустить такой сеанс). Команда Выполнить сейчас позволяет выполнить любое регламентное задание либо в текущем сеансе (для файловой информационной базы), либо в фоновом задании на сервере (для серверной информационной базы). На закладке Фоновые задания есть возможность проконтролировать выполнение фоновых заданий. Для этого можно воспользоваться отбором фоновых заданий по интересующему регламентному заданию, периоду выполнения задания, состоянию (Выполнено, Завершено с ошибками, Отменено, Выполняется).

Отбор фоновых заданий производится только по команде Обновить, поэтому после изменения настройки отбора нужно выполнить эту команду. В нижней части списка отображается общее число фоновых заданий и число отобранных заданий.

Просмотр и контроль журнала регистрации Просмотр журнала регистрации С помощью журнала регистрации администратор системы может выяснить, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени, какие действия выполнял тот или иной пользователь. В журнале регистрируются основные действия, выполняемые пользователем: по модификации данных, выполнению регламентных операций, подключению и отключению от системы и т. д. Для работы с журналом регистрации у администратора системы должна быть установлена роль Полные права. Для перехода в журнал регистрации можно воспользоваться гиперссылкой НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Журнал регистрации.

Каждое событие фиксируется в отдельной строке журнала. В колонке Дата, время помимо даты и времени пиктограммой отображается вид события. При работе с системой могут возникать события следующих видов: ошибка, предупреждение, информация и примечание. Если событие связано с конкретным объектом, то с помощью команды Открыть можно перейти в форму объекта. С помощью команды Установить отбор можно управлять отбором событий журнала. В форме производится установка фильтров отбора по периоду, пользователю, событию, наименованию компьютера, номеру соединения, степени важности события, комментарию.

Дата запрета изменения данных Иногда при работе с информационной базой требуется запретить редактирование каких-либо данных в ней до определенной даты. Например, после сдачи квартальной бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию может потребоваться установить запрет изменения данных до даты окончания отчетного квартала. Для решения подобных задач предусмотрена возможность устанавливать дату запрета изменения данных. Возможность установки даты запрета изменений данных определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Дата запрета изменения. Для настроек, связанных с датой запрета изменения данных, предусмотрена гиперссылка НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Настроить, обеспечивающая доступ к форме по установке дат запрета изменения данных.

Дату запрета изменений можно устанавливать как для всех пользователей программы (здесь и далее в разделе «пользователями» именуются в том числе и внешние пользователи), так и для конкретного пользователя или группы пользователей. Если дата запрета изменения данных установлена, то при попытке внести изменения в информационную базу до указанной даты пользователю выводится сообщение о невозможности изменения данных. Ниже различные варианты настройки даты запрета изменений рассмотрены более детально.

Установка даты запрета изменений в разрезе пользователей Установка даты запрета для всех пользователей информационной базы выполняется в режиме Для всех пользователей. Дата запрета изменения данных для всех пользователей указывается в поле Дата запрета.

Если дата запрета не установлена, то ограничения не действуют. При установке даты запрета можно задавать не только произвольную дату, но и относительную. Доступны следующие значения относительных дат (поле Дата запрета): Конец прошлого года; Конец прошлого квартала; Конец прошлого месяца; Конец прошлой недели; Предыдущий день. Существуют ситуации, когда разным пользователям необходимо устанавливать разные значения даты запрета изменений. Например, установка даты запрета изменений может потребоваться для всех пользователей программы, кроме администраторов. В таких случаях необходимо выбрать режим По пользователям в форме установки даты запрета изменения данных. При этом в форме будет доступен список, в который можно добавлять пользователей информационной базы (группы пользователей) (команда Подобрать) и настраивать для каждого из них свое значение даты запрета изменений.

Другие способы указания даты запрета изменений Предусмотрены другие способы указания даты запрета. Способы указания даты доступны в режимах Для всех пользователей и По пользователям (раздел Другие способы указания даты запрета, поле Указывать дату запрета) и могут принимать следующие значения: ■ Общая дата – при этом способе одна дата запрета задается для всех элементов данных информационной базы; ■ По разделам – для каждого раздела программы (Банк, Касса, Продажи и возвраты от клиентов и т. д.) устанавливается своя дата запрета изменений; ■ По разделам и объектам – при этом способе даты запрета задаются и в разрезе разделов, и в разрезе объектов информационной базы.

Для контроля информации по установленным датам запрета изменения данных для пользователей в разрезе разделов и объектов предусмотрен отчет Дата запрета изменения данных по пользователям (команда Отчет на форме Дата запрета изменения данных).

Удаление помеченных объектов В процессе работы с системой пользователи могут помечать объекты на удаление (например, ошибочно введенные). Помеченные на удаление объекты могут быть безвозвратно удалены администратором системы (с ролью Полные права). Для этого необходимо воспользоваться гиперссылкой НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Удаление помеченных объектов.

Удалять помеченные ранее объекты возможно двумя способами: ■ при выборе режима Автоматическое удаление всех помеченных объектов система попытается автоматически удалить все помеченные объекты; ■ при выборе режима Выборочное удаление объектов система позволяет предварительно выбрать объекты для удаления. При выборе режима Выборочное удаление объектов формируется список объектов, помеченных на удаление. В списке объекты сгруппированы по виду. Двойным щелчком мыши по объекту можно открыть его и принять решение о правомерности его удаления. В обоих режимах по команде Удалить выполняется физическое удаление объектов. Удаление объектов происходит с контролем ссылочной целостности. Поэтому если на удаляемые объекты имеются ссылки из других объектов информационной базы, то они не могут быть удалены. В таком случае система выдаст предупреждение и выведет перечень объектов, которые не удалось удалить, а также объектов, которые препятствуют удалению. Двойным щелчком мыши в списке можно открыть объект, который препятствует удалению – например, для того чтобы вручную удалить в нем ссылки на удаляемый объект. После этого, воспользовавшись кнопкой Назад, можно повторить попытку удаления.

Резервное копирование информационной базы С целью уменьшения риска потери данных администратору системы необходимо регулярно выполнять резервное копирование информационной базы. Частота создания резервных копий зависит от интенсивности ввода новых данных в базу. Предусмотрена возможность создавать резервные копии информационной базы. В прикладном решении резервное копирование организовано средствами СУБД. Доступ к настройкам по резервному копированию осуществляется по ссылке НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Резервное копирование и восстановление – Настройка резервного копирования.

Завершение работы пользователей Для администратора предусмотрена возможность завершать работу пользователей и блокировать вход в программу на определенный период времени. Такая возможность востребована для проведения профилактических или срочных работ. Например, если необходимо провести обновление версии программы, восстановление программы после сбоя электроснабжения, резервное копирование информационной базы или главному бухгалтеру необходимо срочно рассчитать сложный отчет. Большая часть этих работ не может быть проведена, если пользователи продолжают работать в программе. Также имеется возможность просмотра списка активных пользователей и перехода к записям журнала регистрации по интересующему пользователю. При работе в клиент-серверном варианте возможно отключение пользовательских сеансов непосредственно из списка активных пользователей, а также блокировка работы регламентных заданий.

Блокировка работы пользователей Для блокировки пользователей предусмотрена соответствующая форма НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Блокировка работы пользователей.

Параметры, необходимые для блокировки: ■ Сообщение для пользователей, которое должно быть выведено всем пользователям перед завершением работы программы (указать, когда необходимо выйти из программы, описать причину и ожидаемый период блокировки, например: «Просьба завершить свою работу в программе до 20:00 в связи с проведением профилактических работ. База будет недоступна примерно 30 минут»); ■ Сроки блокировки (дата и время начала, дата и время окончания). Окончание срока блокировки может не заполняться. В этом случае войти в информационную базу будет невозможно до снятия блокировки администратором; ■ Код для разблокировки – с его помощью можно досрочно снять блокировку работы пользователей. Для возможности управления блокировкой регламентных заданий предусмотрена соответствующая форма, вызываемая по гиперссылке Включить возможность управления блокировкой регламентных заданий на форме Блокировка работы пользователей. В форме Управление блокировкой регламентных заданий следует ввести: ■ имя и пароль пользователя, от имени которого программа будет выполнять административные действия. В простейшем случае это могут быть ваши имя и пароль, которые вы используете для входа в программу. В целях безопасности рекомендуется создать отдельного служебного пользователя с административными правами; ■ имя и пароль одного из администраторов кластера серверов, если для кластера серверов «1С:Предприятия» настроена авторизация; ■ номер порта кластера серверов. После ввода параметров администрирования информационной базы необходимо нажать кнопку OK для возврата в форму Блокировка работы пользователей. Затем нажать Установить блокировку, чтобы заблокировать работу пользователей. Необходимо иметь в виду, что к моменту начала блокировки в информационной базе могут существовать «зависшие» сеансы (например, если пользователи в конце рабочего дня забыли выйти из программы, программа «зависла» или был запущен сложный отчет). Посмотреть данные о текущих сеансах работы с информационной базой можно в списке Активные пользователи. Гарантированное завершение всех пользовательских сеансов возможно только в клиентсерверном варианте программы. В файл-серверном варианте требуется завершить «зависшие» сеансы пользователей на их рабочих местах, а также, если необходимо, завершить другие программы, которые подключены к базе по внешнему соединению (COM) или с помощью веб-сервисов. Если принудительное завершение сеансов по каким-то причинам невозможно (например, один из пользователей работает в конфигураторе), то выводится сообщение об ошибке со списком пользователей, а блокировка не устанавливается. После завершения работы всех активных пользователей в указанное время программа также выдает сообщение администратору о завершении сеанса.

Кадровый учет и расчет заработной платы Первоначальная настройка Учет оценочных обязательств (резервов) по отпускам Отражение зарплаты в финансовом учете Учет сдельной зарплаты Выплата зарплаты Уплата налогов и взносов Учет займов Особенности работы при выключенной опции «Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы» Ввод начальных остатков по учету кадров и зарплаты Прочие операции Функциональные возможности, представленные в разделах Кадры и Зарплата, позволяют автоматизировать учет кадров и заработной платы на предприятиях различного масштаба в соответствии с законодательством Российской Федерации. Есть возможность ведения учета на предприятиях, имеющих сложную юридическую структуру, а также на унитарных предприятиях и в некоммерческих организациях. Вести учет зарплаты можно в двух режимах: ■ используя обмен со сторонней программой расчета заработной платы; ■ осуществляя все операции непосредственно в прикладном решении. В данной главе рассматриваются особенности учета заработной платы с включенной или отключенной опцией ведения кадрового учета и расчета заработной платы в системе, связь контура Кадры и зарплата с другими разделами прикладного решения. В программу встроена библиотека «Кадры и зарплата», соответствующая функциональности отдельной конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3 версии ПРОФ. Существует возможность совместного использования конфигураций «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3. Подробную информацию можно получить в статье ИТС по ссылке http://its.1c.ru/bmk/erphr. Функциональные возможности подсистем «Кадры» и «Зарплата» в прикладном решении включают: ■ кадровый учет; ■ учет рабочего времени; ■ расчет и учет заработной платы; ■ расчет и учет НДФЛ и страховых взносов; ■ регламентированную отчетность. Полноценное описание возможностей разделов прикладного решения Кадры и Зарплата приведено в отдельной книге «1С:Зарплата и управление персоналом», а также на сайте 1С:ИТС по ссылке http://its.1c.ru/db/hrmdoc и в данной главе не рассматривается. Ниже представлена информация об отдельных аспектах учета кадров и зарплаты в подсистемах прикладного решения, отличных от функциональности конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом.

Первоначальная настройка Настройка нормативно-справочной информации Доступ к разделам Кадры и Зарплата включается через функциональную опцию НСИ и администрирование – Кадры – Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы. Это опция включает доступ к основным настройкам, относящимся ко всему предприятию, в разделах НСИ и администрирование – Кадры и НСИ и администрирование – Зарплата. Часть настроек, касающихся применения районного коэффициента, графика работы сотрудников, параметров кадрового учета и расчета зарплаты, бухучета и выплаты зарплаты, можно установить в форме НСИ и администрирование – Организация на закладке Зарплата и кадры. При необходимости учитывать расходы на оплату труда с детализацией по работникам организации можно установить соответствующий флажок на закладке Расчеты в форме Учетная политика организации (закладка Учетная политика и налоги формы организации). Также на закладке Резервы в форме Учетная политика организации есть возможность уточнить способ формирования оценочных обязательств (резервов) отпусков: в бухгалтерском учете можно выбрать Метод обязательств (МСФО) или Нормативный метод. В налоговом учете можно указать Нормативный метод начисления резервов. Для корректного отражения операций по учету зарплаты в управленческом учете должна быть включена опция НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Финансовый результат – Учитывать прочие активы и пассивы.

Управленческая и регламентированная структуры предприятия Предприятие имеет организационную структуру, основными объектами которой выступают организации (юридические лица) и подразделения (службы, отделы, цеха и т.д.). При этом подразделение как элемент структуры предприятия используется весьма широко. Рассмотрим основные варианты его применения: ■ Подразделения как элементы управленческой структуры предприятия используются для отражения управленческой и хозяйственной деятельности предприятия в оперативном учете, при расчете себестоимости и формировании финансового результата. Состав подразделений определяется поддерживаемым на предприятии уровнем детализации управления и представлен в иерархическом списке Структура предприятия, который расположен в разделе НСИ и администрирование – НСИ. ■ Подразделения как элементы регламентированной структуры предприятия используются для ведения регламентированного кадрового учета и расчета зарплаты. Их состав указывается в иерархическом списке Подразделения организаций, который расположен в разделе Кадры – Штатное расписание. Зарплата рассчитывается в рамках подразделений организации из списка Подразделения организаций. Для включения начисленной зарплаты в себестоимость выпущенной продукции, ее учета при формировании финансового результата, которые рассчитываются в рамках оперативного учета, выполняется отнесение зарплаты и связанных с ней налогов как постатейных расходов на подразделения управленческой структуры предприятия из списка Структура предприятия. Операция выполняется документом Отражение зарплаты в финансовом учете. Для того чтобы информация о подразделении автоматически заполнилась в документе Отражение зарплаты в финансовом учете, необходимо при создании должности (позиции) в штатном расписании заполнить строку Место в стр-ре предприятия (Кадры – Штатное расписание).

Настройка регистраций в налоговых органах

Принадлежность к определенному налоговому органу задается как для подразделений управленческой структуры, так и для подразделений регламентированной структуры кадрового учета в рамках задания параметров организации в списке Организации. Следует помнить, что организация, имеющая обособленное подразделение (в том числе не выделенное на отдельный баланс), для корректной сдачи отчетности по месту расположения подразделения должна внести данные о нем, а также об инспекции, на территории которой подразделение осуществляет деятельность. Для внесения данных о подразделении, не выделенном на отдельный баланс, необходимо выполнить следующее: ● В карточке организации на закладке Общая информация при помощи гиперссылки Изменить открыть форму Регистрации в налоговых органах и добавить необходимый налоговый орган;

● В новой карточке налоговой инспекции заполнить данные о налоговой инспекции, на территории которой расположено обособленное подразделение;

● В форме Регистрация в налоговых органах перейти на закладку Регламентированные подразделения организации; ● Установить курсор на нужное подразделение и нажать кнопку Назначить налоговый орган; ● Выбрать из списка зарегистрированный ранее налоговый орган;

● Открыть карточку подразделения из списка Подразделения организаций.

В карточке должно быть указано, что это обособленное подразделение и налоговый орган, в котором оно поставлено на учет.

Учет оценочных обязательств (резервов) по отпускам ПБУ 8/2010 обязывает вести учет обязательств по предстоящим отпускам работников всех организаций, кроме субъектов малого предпринимательства. Оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут по желанию организации признаваться и в налоговом учете. Параметры учета оценочных обязательств задаются в учетной политике организации. Причем данные параметры доступны для уточнения только в случае использования встроенной подсистемы зарплаты. Для целей бухгалтерского учета в настройках учетной политики доступен выбор варианта учета: ■ Метод обязательств (МСФО); ■ Нормативный метод. Для целей налогового учета применяется только нормативный метод. Параметры нормативного метода – процент отчислений от ФОТ и предельная сумма отчислений – также задаются в учетной политике организации.

Начисление оценочных обязательств производится в рамках регламентной процедуры по закрытию месяца документом Начисление оценочных обязательств по отпускам. Документ создается в разделе Зарплата (если расчет зарплаты осуществляется во внешней программе, то документ доступен в разделе Финансовый результат и контроллинг) в конце отчетного периода по начислениям текущего месяца. Регистрация выплат за счет резервов выполняется автоматически при вводе документов: ■ Отпуск; ■ Начисление зарплаты; ■ Увольнение. Списание отпускных и взносов выполняется в пределах накопленных резервов. Сумма превышения списывается на расходы при отражении зарплаты в финансовом учете. В документах Отражение зарплаты в финансовом учете для выплат за счет резервов представлены операции: ■ Ежегодный отпуск; ■ Отпуск за счет обязательств и резервов; ■ Отпуск за счет обязательств. В разделе Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Справки-расчеты представлен отчет Резервы отпусков. При расчете зарплаты в отдельной информационной базе расчет резервов в прикладном решении не выполняется. Документы Начисление оценочных обязательств (аналогично документам Отражение зарплаты в финансовом учете) создаются в результате обмена или вручную, в них указываются предварительно рассчитанные данные в разрезе подразделений и способов отражения. Предусмотрена возможность инвентаризации оценочных обязательств (резервов) по итогам года. Инвентаризация выполняется автоматически в документе Начисление оценочных обязательств по отпускам, вводимом за декабрь.

Отражение зарплаты в финансовом учете При помощи документа Отражение зарплаты в финансовом учете в учетной системе осуществляется признание затрат, связанных с выплатой заработной платы сотрудникам в рамках выбранной организации. Работа с документом Отражение зарплаты в финансовом учете осуществляется из раздела Финансовый результат и контроллинг (если зарплата формируется во внешней программе) или из раздела Зарплата (если расчет зарплаты производится с использованием встроенной подсистемы). Данные в документе заполняются автоматически. В частности, на закладке Начисления и взносы при помощи кнопки Заполнить происходит заполнение информации в разрезе управленческих подразделений, видов операций и способов отражения. Способ отражения зарплаты определяет аналитику учета начислений и взносов в финансовом учете. Справочник располагается в разделе Зарплата – Настройки и справочники – Нормативно-справочная информация. Способы отражения задаются для начислений, подразделений или сотрудников.

В соответствии со способом начисленная сумма и взносы могут быть отнесены непосредственно на себестоимость партий производства или на статьи расходов: ■ Распределение на производство.

Источником данных для распределения зарплаты в данном случае является оформленный документ Выработка сотрудников. При использовании данного способа отнесения затрат доступны следующие настройки: ○ распределение по нормативной стоимости работ; ○ распределение по длительности работ. Для применения данного варианта в настройке элементов списка Виды работ сотрудников задается коэффициент пересчета количества работ в длительность; ○ опция для отражения начисления по отдельной статье калькуляции; ○ опция для отражения страховых взносов по отдельной статье калькуляции. При отнесении зарплаты на себестоимость партий следует учитывать, что при сводном заполнении документа выработка всех сотрудников по партии усредняется. В результате распределение на партии может быть менее точным, чем при детальном заполнении документа.

■ Отражение по статье расходов.

При отнесении начислений и взносов на статьи расходов или статьи активов и пассивов в способе отражения задаются статьи расходов и аналитики. Если аналитикой является управленческое подразделение или физическое лицо, то значение аналитики может быть автоматически заполнено при проведении документа, а в способе отражения аналитику можно не заполнять. При отнесении на статьи в способе отражения задаются: ○ направление деятельности при включенном обособленном учете расходов по направлениям; ○ статья расходов и аналитика для начисленной зарплаты; ○ статья расходов и аналитика для страховых взносов. Можно дополнительно уточнить отнесение страховых взносов на отдельную статью расходов при помощи переключателя По единой статье для всех фондов. Взносы на травматизм можно выделить на отдельную статью расходов или активов/пассивов вне зависимости от настройки отражения начислений.

В учете прочих активов/пассивов начисленная зарплата и взносы отражается на предопределенных статьях: ■ Оплата труда (без аналитики);

■ Налоги и взносы с оплаты труда (с аналитикой, расшифровывающей вид страхового взноса). Данные статьи активов/пассивов закрываются при выплате зарплаты и перечислении страховых взносов.

Учет сдельной зарплаты Отражение документа «Выработка сотрудников» в оперативном контуре Выработка сотрудников предприятия, выполняющих производственные задания (сдельные наряды) и работы общепроизводственного характера, оформляется в прикладном решении документами Производство – Трудозатраты – Выработка сотрудников. Вся выработка сотрудников, в том числе при выполнении ремонтных или прочих работ, регистрируется в информационной базе на основании этапов производства или производства без заказов. По умолчанию оформление выработки выполняется согласно настройкам производственного подразделения. Если работы выполняются группой сотрудников (бригадой), то при регистрации выработки бригады доступно автоматическое распределение суммы выполненных работ по участникам бригады. Возможно распределение по отработанному времени, тарифным ставкам или по коэффициентам трудового участия. При оформлении выработки по бригаде фиксируется состав бригады, этот состав используется при следующем оформлении выработки бригады. В рабочем месте Выработка сотрудников задается дата регистрации для определения периода учета выработки при расчете заработной платы работника (текущая дата или дата выполнения работ).

Выработка сотрудников может оформляться каждую смену или регламентно – при выполнении операций закрытия месяца (Финансовый результат и контроллинг – Закрытие месяца – Закрытие месяца). При оформлении выработки для каждого работника рассчитывается нормативная стоимость выполненных работ.

Данная нормативная стоимость может использоваться для расчета начислений, зависящих от объема сдельных работ. Для этого нормативная стоимость регистрируется в качестве значения показателя для расчета зарплаты Сдельный заработок. Данный показатель может использоваться в формулах для расчета начислений. При отражении в финансовом учете фактически начисленной зарплаты данные о выработке сотрудника используются для распределения суммы по партиям производства. Важно отметить, что по выработке может быть распределена как сумма сдельной оплаты труда, так и фиксированный оклад. Параметры отражения в учете фактически начисленной зарплаты задаются в способе отражения зарплаты.

Отражение сдельной зарплаты в финансовом учете В подсистеме расчета зарплаты нормативная стоимость выполненных работ регистрируется по показателю Сдельный заработок. Эти работы и нормативные расценки указываются в документе Выработка сотрудников. Отнесение фактически начисленной зарплаты сотрудников на партии производства выполняется при отражении зарплаты в финансовом учете.

Распределение сдельной оплаты труда по факту выполнения работ (выработке) может быть выполнено: ■ с детализацией по работникам предприятия. В результате суммы начисленной зарплаты и взносов по каждому из работников будут распределены в индивидуальном порядке. Ключевой особенностью данного варианта детализации является поддержка сценария индивидуального распределения затрат (связанных с начислением зарплаты) на себестоимость выпускаемой продукции, в изготовлении которой сотрудник принимал непосредственное участие; ■ без детализации по работникам предприятия. В данном случае в документе Отражение зарплаты в финансовом учете устанавливается признак Сводно, без детализации по сотрудникам организации. Ключевой особенностью данного варианта детализации является поддержка сводного (по подразделениям) распределения затрат на себестоимость выпускаемой продукции.

Для целей оперативного производственного учета выполненные работы сотрудников могут регистрироваться как по сдельщикам, так и по повременщикам. Это позволяет более точно калькулировать себестоимость продукции и работ. Сами сотрудники могут получать как сдельную, так и повременную зарплату. При этом фактически начисленную зарплату сотруднику можно отнести как на статью, так и распределить по выработке на ту продукцию, по которой оформлялся документ Выработка сотрудников.

Выплата зарплаты По результатам произведенных в программе начислений и удержаний образуются причитающиеся к выплате суммы. Программа позволяет подготовить ведомости для выплаты этих сумм (Зарплата – Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты): автоматически заполнить списки сотрудников, сформировать соответствующие печатные формы или файлы. Ведомости могут быть оформлены и без предварительного начисления сумм, например для выплаты аванса, – в этом случае может образовываться задолженность сотрудников перед организацией. Причитающиеся суммы выплачиваются сотрудникам либо по безналичному расчету (как правило, перечислением на банковский счет), либо наличными деньгами. Можно выделить следующие наиболее распространенные места (способы) выплаты зарплаты: ■ зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта; ■ перечислением на произвольный счет в банке; ■ через кассу; ■ через раздатчика. Настройка способа выплаты зарплаты производится в карточках организации (НСИ и администрирование – Организации – закладка Зарплата и кадры – Бухучет и выплата зарплаты), подразделения из списка Подразделения организаций на закладке Бухучет и выплата зарплаты, сотрудника (Кадры – Сотрудники – Выплаты, учет затрат).

Выплата зарплаты по зарплатному проекту Банковские счета сотрудников могут открываться централизованно – в рамках так называемого зарплатного проекта (договора организации с банком о перечислении заработной платы на карточки сотрудников). При этом в организации могут одновременно действовать несколько зарплатных проектов. После подписания договора с организацией банк выпускает для сотрудников именные зарплатные карты – обычные дебетовые (расчетные) карточки со всем возможным набором услуг. Процесс перечисления денег на счета работников состоит из нескольких этапов: ■ Расчетчик формирует реестр на перечисление зарплаты. Реестр представляет собой файл со списком сотрудников, лицевыми счетами и суммами к перечислению. Реестр формируется на основании ведомости и появляется в списке присоединенных файлов ведомости. Если в один реестр требуется поместить данные нескольких ведомостей, то в файл выгружается Заявка на расходование денежных средств, содержащая нужные ведомости. ■ Расчетчик или казначей направляют в банк зарплатного проекта реестр на выплату, который служит основанием для пополнения карточного счета клиента (реестр может быть отправлен в электронном виде). ■ Казначей отправляет в банк платежное поручение на списание с его расчетного счета суммы, соответствующей итоговой сумме по реестру. Получателем является отделение банка зарплатного проекта, а счетом, на который производится перечисление, – счет зарплатного проекта. Денежные средства поступают на «зарплатный» счет. ■ Средства перераспределяются на индивидуальные карточные счета работников в соответствии с реестром выплат. ■ Банк в ответ на полученный реестр передает файл, подтверждающий зачисление зарплаты. ■ Ответ из банка загружается в программу. Если по каким-то причинам зарплата не зачислена (неверно указан лицевой счет сотрудника и др.), то в системе регистрируется невыплата зарплаты. Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрено рабочее место Зарплата – Выплаты – Обмен с банками (зарплата).

Предварительно нужно в карточке зарплатного проекта (Зарплата – Настройки и справочники – Нормативно-справочная информация - Зарплатные проекты) установить флажок Использовать обмен электронными документами.

После загрузки в программу подтверждения из банка автоматически создается документ Зарплата – Выплаты – Подтверждение зачисления зарплаты. В программе выплата в рамках зарплатного проекта отражается на основании ведомости при помощи документа Казначейство – Банк – Безналичные платежи – Списание безналичных денежных средств с видом операции Выплата зарплаты по зарплатному проекту.

Выплата зарплаты на произвольные банковские счета Также сотрудник может указать произвольный банковский счет для перечисления на него зарплаты. В данном случае отражение выплаты осуществляется при помощи документа Списание безналичных денежных средств с видом операции Выплата зарплаты на лицевые счета.

Выплата зарплаты через кассу Наличные деньги, как правило, выдаются непосредственно сотрудникам через кассу (касс может быть несколько). Регистрация выплаты зарплаты осуществляется при помощи документа Казначейство – Касса – Расходный кассовый ордер. При этом возможен выбор следующих хозяйственных операций: Выплата зарплаты через кассу (если заработная плата выдается работникам по списку) и Выплата зарплаты работнику (если заработная плата выдается одному работнику).

Выплата зарплаты через раздатчика

Деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу (раздатчику), уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений, которые производят выплаты своим сотрудникам. Выплата в данном случае отражается при помощи документа Расходный кассовый ордер с видом операции Выплата зарплаты раздатчиком.

Учет депонентов В программе имеется возможность вести учет депонированных сумм: отражать депонирование зарплаты, выплату депонированной зарплаты, списание депонированной зарплаты. Для депонирования заработной платы используется одноименный документ Казначейство – Касса – Депонирование зарплаты, который можно создать на основании документа Ведомость в кассу. Для выплаты депонированной зарплаты нужно ввести Расходный кассовый ордер (можно на основании документа Депонирование зарплаты) с видом операции Прочий расход. В документе требуется выбрать статью активов/пассивов Депонированная зарплата, счет учета 76.04 и документ депонирования. При проведении Расходный кассовый ордер сформирует нужные движения по выплате депоненту.

Для списания депонированной зарплаты рекомендуется использовать документ Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Отражение прочих доходов и расходов с видом операции Регистрация доходов.

Возврат излишне выплаченной зарплаты Если сотруднику начислена и выплачена большая сумма, чем предусмотрено условиями трудового договора, то зарплата к выплате в следующем месяце должна быть уменьшена на сумму переплаты. Ошибку можно исправить разными способами, например: уменьшить оклад путем создания документа-исправления к документу Прием на работу при помощи гиперссылки Исправить.

При начислении зарплаты в следующем месяце автоматически будет произведен перерасчет, данные о котором появятся на закладке Доначисления, перерасчеты документа Начисление зарплаты и взносов.

И, соответственно, при формировании ведомости сумма заполнится за вычетом суммы переплаты. Такой сценарий является более удобным как для сотрудников, так и для операторов системы, поскольку операция требует меньше действий для отражения в программе. Если же денежные средства возвращены сотрудником в кассу или поступили на расчетный счет, то требуется оформить Приходный кассовый ордер или Поступление безналичных денежных средств с операцией Прочее поступление и указать статью пассивов Оплата труда.

Поскольку сотрудник самостоятельно вернул излишне выплаченную сумму, зарплата к выплате не должна быть уменьшена на сумму возврата. Возврат должен быть зарегистрирован в контуре расчета зарплаты: с помощью документа Перенос данных требуется сформировать движения со знаком «-» на сумму возврата по регистрам Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками, Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.

Возврат неперечисленной зарплаты Возврат банком неисполненного платежа может осуществляться в рамках зарплатного проекта или в результате перечисления заработной платы на лицевые счета сотрудников. В общем случае возврат по зарплатному проекту проходит по выписке общей суммой неперечисленной зарплаты, а информация о сотрудниках, которым зарплата не перечислена, содержится в ответе из банка зарплатного проекта.

Поэтому в системе требуется ввести две операции: ■ на основании ответа из банка зарплатного проекта ввести документ Подтверждение зачисления зарплаты; ■ оформить возврат денежных средств на расчетный счет. Подтверждение из банка вводится автоматически при загрузке файла из банка либо вручную при помощи кнопки контекстного меню, если обмен с банками электронными документами не поддерживается. Этот документ сторнирует выплату в контуре расчета зарплаты.

Возврат оформляется документом Поступление безналичных денежных средств с операцией Возврат зарплаты по зарплатному проекту, где указываются платежное поручение, при помощи которого зарплата была выплачена, и подтверждение о зачислении зарплаты. Этот документ отражает движение денежных средств. В случае возврата денежных средств по операции перечисления заработной платы на лицевые счета сотрудников в документе Поступление безналичных денежных средств необходимо выбрать вид операции Возврат неперечисленной зарплаты на лицевые счета.

Уплата налогов и взносов Перечисление налогов и взносов Организация, выступая в качестве налогового агента, обязана перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения. Для отражения факта уплаты НДФЛ в различные ИФНС начисление зарплаты и расчет НДФЛ к удержанию необходимо выполнять в разрезе подразделений, в том числе и обособленных. Такая возможность обеспечивается при отключенной функциональной опции НСИ и администрирование – Зарплата – Расчет и выплата зарплаты выполняются по организации в целом.

Следует помнить, что недопустимо группировать сотрудников в одну ведомость, если налог нужно платить в разные ИФНС. Ведомость в банк формируется по каждому регламентированному обособленному подразделению, которое зарегистрировано в соответствующем налоговом органе. Описанная в прикладном решении структура организации, информация о ее подразделениях используются при начислении зарплаты и исчислении НДФЛ. Начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям, что позволяет анализировать зарплату по каждому подразделению в отдельности. Суммы налога также учитываются с привязкой к подразделениям, что важно, когда подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации самой организации (территориально обособленное подразделение). Для начисления заработной платы сотрудникам и расчета НДФЛ и страховых взносов используется документ Начисление зарплаты и взносов. В целях начисления зарплаты и расчета НДФЛ, подлежащего уплате по местонахождению каждого обособленного подразделения, документ начисления формируется по каждому такому подразделению организации.

Расчет налога на доходы физических лиц выполняется автоматически по ставке 13 % (или 30 % для нерезидентов) на закладке НДФЛ. Суммы налога, полагающиеся к последующему зачету или возврату вследствие излишне удержанного НДФЛ (отрицательные) либо зачтенные в счет ранее «отложенных» (положительные), заполняются на закладке Корректировки выплаты. В случае межрасчетных выплат НДФЛ исчисляется следующими документами: Командировка, Премия, Разовое начисление, Отсутствие с сохранением оплаты, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, Простой сотрудников. Документами Начисление зарплаты и взносов в «Регистре налогового учета по налогу на доходы физических лиц» формируются записи раздела Исчисление налога. Для отражения фактической уплаты НДФЛ и страховых взносов в налоговый орган и фонды используется документ Списание безналичных денежных средств с типом операции Перечисление налогов и взносов.

В документе Списание безналичных денежных средств выбор ведомости, по которой требуется перечисление НДФЛ в бюджет по местонахождению обособленного подразделения, доступен при установленном флажке НДФЛ по ведомостям на закладке Расшифровка платежа. Документом Списание безналичных денежных средств в «Регистре налогового учета по налогу на доходы физических лиц» формируются записи раздела Удержано налога.

Возмещение взносов из фондов

В некоторых случаях происходит возмещение уплаченных в фонды взносов – например, когда сотрудник предъявляет больничный лист. Если возмещаемая сумма зачисляется на расчетный счет организации, эту операцию необходимо отразить при помощи документа Поступление безналичных денежных средств с видом операции Прочее поступление и указать статью активов/пассивов Налоги.

Учет займов Учет займов, выдаваемых сотрудникам Возможность вести расчеты по займам, выданным сотрудникам организации, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Зарплата – Расчет зарплаты – Выдаются займы сотрудникам. Для работы с займами сотрудников предназначено рабочее место Зарплата – См. также – Займы сотрудникам. Если зарплата ведется во внешней программе, то все операции расчетов по займам выполняются без указания договора займа. В остальном используется единая схема отражения операций. Основанием для выдачи займа сотрудникам выступает договор займа, который регистрируется в указанном рабочем месте. При начислении зарплаты выполняются: ■ расчет процентов по предоставленным займам; ■ удержание в счет погашения основного долга (если иное не предусмотрено договором); ■ удержание в счет погашения процентов (если иное не предусмотрено договором); ■ расчет материальной выгоды и налога на материальную выгоду (в случае если у заемщика – физического лица возникает материальная выгода в виде экономии на процентах, подлежащая налогообложению НДФЛ (абз. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ)). Данные, необходимые для регистрации начисленных процентов, указываются в документах Отражение зарплаты в финансовом учете на закладке Проценты по займам.

Для отражения удержанных сумм в документах Отражение зарплаты в финансовом учете используются операции (поле Вид операции на закладке Удержания): ■ Погашение займов – указывается сумма, удержанная в счет погашения основного долга; ■ Проценты по займу – указывается сумма, удержанная в счет погашения процентов.

В учете прочих активов/пассивов погашение основного долга и процентов регистрируется по предопределенной статье активов Займы выданные. Частичное или досрочное погашение займа может оформляться документами поступления: Поступление безналичных денежных средств и Приходный кассовый ордер с видом операции Погашение займа сотрудником. При этом в случае досрочного погашения сначала будет удержана сумма начисленных на дату досрочного погашения процентов, и только потом списана сумма основного долга.

Учет займов, получаемых от сотрудников Основанием для получения займа от сотрудника является договор займа, который регистрируется в рабочем месте Казначейство – Учет кредитов и депозитов – Договоры кредитов и депозитов (подробнее об этом – в главе Казначейство). Физическое лицо необходимо завести как внешнего контрагента в справочнике Контрагенты (юридические и физические лица) и начислить НДФЛ при помощи документа Зарплата – См. также – Начисление прочих доходов. При этом нужно выбрать Способ отражения зарплаты, в котором в статье расходов настроен счет учета 91.02.

Особенность учета состоит в том, что в графике начислений процентов по займу необходимо указать суммы процентов за вычетом НДФЛ. Тогда документ Начисления по кредитам и депозитам во время регламентных операций по закрытию месяца сформирует проводки по начислению процентов без учета НДФЛ.

Выплата процентов также осуществится без учета НДФЛ при помощи документов Списание безналичных денежных средств или Расходный кассовый ордер с видом операции Оплата по кредитам и займам полученным, и все расчеты по договору займа закроются. Документ Отражение зарплаты в финансовом учете автоматически заполнит Вид операции Доходы контрагентов на закладке Начисления и взносы и НДФЛ с доходов контрагентов на закладке НДФЛ, а также Способ отражения зарплаты таким же значением, которое было указано в документе Начисление прочих доходов, и сумму процентов с НДФЛ. Необходимо вручную исправить сумму и указать только сумму НДФЛ, чтобы не было задвоения.

Документ сформирует проводки по начислению НДФЛ.

При помощи ручной корректировки можно при необходимости заполнить субконто на счете 76.09. Выплата НДФЛ осуществится при помощи документа Списание безналичных денежных средств с видом операции Перечисление налогов и взносов.

Особенности работы при выключенной опции «Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы» При отключенной опции НСИ и администрирование – Кадры – Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы разделы Кадры и Зарплата в панели разделов пропадают и зарплата в системе ведется по упрощенной схеме, либо предполагается ведение учета кадров и заработной платы в отдельной программе «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3. При этом есть возможность вести учет зарплаты следующим образом: документ Отражение зарплаты в финансовом учете заполняется вручную или путем выгрузки данных из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3. Заполнение документа возможно только сводно, без детализации по сотрудникам организации. При выплате зарплаты не используются ведомости. Выплата осуществляется при помощи документов Списание безналичных денежных средств и Расходный кассовый ордер, которые можно создать на основании документа Заявка на расходование денежных средств.

Ввод начальных остатков по учету кадров и зарплаты Процесс ввода начальных остатков по учету кадров и зарплаты следует разделить на две части: ■ Ввод начальных данных в зарплатном контуре. ○ Сначала в подсистеме Кадры необходимо создать документ Начальная штатная расстановка.

○ Затем в подсистеме Зарплата создается документ Начальная задолженность по зарплате.

○ Для ввода остатков по взаиморасчетам с фондами и по займам нужно ввести остатки по регистрам при помощи документа Перенос данных. Например, для ввода остатков по займам сотрудникам необходимо наличие остатков по регистру накопления Взаиморасчеты по займам сотрудникам и корректные записи в регистре сведений Условия договора займа сотруднику. ○ Остатки сумм исчисленного и неудержанного НДФЛ, а также сумм соответствующих им доходов, могут быть с помощью документа Перенос данных перенесены в регистры накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Учет доходов для исчисления НДФЛ.

Тогда при выплате в январе, например, зарплаты за декабрь можно увидеть заполненный 2 раздел формы 6-НДФЛ.

■ Ввод остатков (долгов по выплатам зарплаты) в финансовом (управленческом, регламентированном) учете. ○ Необходимо ввести остатки по статьям активов/пассивов при помощи документа НСИ и администрирование – Начальное заполнение – Начальное заполнение – Документы ввода начальных остатков с типом операции Прочие активы и пассивы (документ является в данном случае непроводкообразующим).

○ Для формирования остатков по счетам бухгалтерского учета используется документ Регламентированный учет – Операция (регл. учет).

Прочие операции Прочие доходы физических лиц Организация может заключать с физическими лицами договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Как правило, это договоры на выполнение конкретного объема работ в определенный срок, например, договор аренды автомобиля и т.д. В программе учет взаиморасчетов по договорам ГПХ, которые не учитываются в рамках подсистемы учета зарплаты, имеет ряд особенностей: ■ Сначала нужно внести физическое лицо в справочник Физические лица, создать контрагента и партнера (указать тип взаимоотношений – Поставщик и Прочие отношения) и договор с поставщиком, где на закладке Учетная информация указать группу финансового учета (ГФУ) с нужным счетом, например 76.09.

■ Для корректного учета НДФЛ необходимо создать документ Начисление прочих доходов, где в способе отражения зарплаты выбрать статью расходов.

■ Документ Отражение зарплаты в финансовом учете автоматически заполнит вид операции Доходы контрагентов на закладке Начисления и взносы и НДФЛ с доходов контрагентов на закладке НДФЛ.

■ Сформируются проводки на сумму начисления и на сумму НДФЛ, при этом у счета 76.09 субконто Контрагент и Договор будут пустые, их можно заполнить при помощи ручной корректировки проводок.

■ В том случае, если для отражения услуги используется документ Приобретение услуг и прочих активов, этот документ формирует проводку по начислению расхода и задолженности перед физическим лицом, при этом субконто на счете 76.09 заполняются. Тогда необходимо в документе Отражение зарплаты в финансовом учете удалить строку на закладке Начисления и взносы, чтобы не было задвоения, и останется только строка с начислением НДФЛ на закладке НДФЛ. Для правильного отражения операции в управленческом учете, нужно воспользоваться документом Казначейство – Взаиморасчеты и списание задолженности - Списание задолженности с видом операции Списание кредиторской задолженности, указав тип расчетов Расчеты с поставщиком, объект расчетов - Приобретение услуг и прочих активов, статью пассивов - Оплата труда, сумму НДФЛ, а также нужный счет и аналитику.

В данном случае документ не должен формировать проводку. ■ Если договор ГПХ заключен с сотрудником, то в документе Отражение зарплаты в финансовом учете необходимо вручную выбрать вид операции Прочие расчеты с персоналом на закладке Начисления и взносы и НДФЛ с доходов по прочим операциям с персоналом на закладке НДФЛ. Тогда документ сформирует проводки с использованием счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям» и субконто Работники организаций заполнится в проводках при включенной опции НСИ и администрирование – Организации – Учетная политика организации (закладка Расчеты) – Расходы на оплату труда с детализацией по работникам организации. ■ Для оплаты услуг физического лица нужно создать документ Списание безналичных денежных средств (или Расходный кассовый ордер) с видом операции Прочий расход, на закладке Расшифровка платежа выбрать статью пассивов Оплата труда, указать нужный номер счета и заполнить субконто Контрагент и Договор (при необходимости). Если используется документ Приобретение услуг и прочих активов, то при оплате выбирается вид операции Оплата поставщику и объект расчетов – документ Приобретение услуг и прочих активов.

Начисление и выплата дивидендов В программе поддерживается начисление дивидендов физическим лицам (как сотрудникам, так и прочим акционерам) с расчетом суммы НДФЛ и юридическим лицам с расчетом налога на прибыль с дивидендов.

Начисление дивидендов выполняется документом Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Начисление дивидендов.

Для целей управленческого учета рекомендуется использовать документ Финансовый результат и контроллинг –Управленческий баланс - Движения прочих активов и пассивов. В документе нужно указать статьи активов/пассивов: Дивиденды к выплате, Налоги, Прибыли и убытки. Для документов Начисление дивидендов предусмотрена печатная форма Справка о начислении дивидендов. Выплата дивидендов оформляется документами Расходный кассовый ордер и/или Списание безналичных денежных средств с типом операции Прочий расход. При этом на закладке Расшифровка платежа в поле Статья расходов/активов выбирается статья Дивиденды к выплате из списка Статьи активов/пассивов. При выплате НДФЛ с дивидендов для корректного формирования движений по регистрам Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ нужно использовать документ Зарплата – См. также – Операция учета НДФЛ.

Реализация сотрудникам Поддерживается сценарий реализации товаров и продукции сотрудникам предприятия. Изначально продажи сотрудникам организации оформляются как обычная реализация (например, документами Реализация товаров и услуг). В качестве контрагента выступает конкретный сотрудник, специально внесенный в список Контрагенты, или отдельный контрагент, организационно выбранный для оформления такой реализации. Перенос задолженности со счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям (с сотрудниками)» выполняется документами Списание задолженности с типом операции Списание дебиторской задолженности с выбором статьи списания на прочие активы/пассивы.

Для переноса задолженности используются статьи активов/пассивов с аналитикой по физическим лицам (список Физические лица). Счет учета задолженности определяется непосредственно в шапке документа. Его значение может заполняться автоматически на основании данных ранее введенных документов указанного типа.

Возможен частичный перенос задолженности, в случае если сотрудник использует комбинированные варианты оплаты (например, частичная оплата наличными в кассу организации).

Подсистема «Зарплата и управление персоналом» Общая характеристика программы Выбор используемых возможностей и настройка программы Описание структуры предприятия Ведение штатного расписания Учет кадров и формирование фонда оплаты труда Ведение воинского учета Назначение удержаний Займы сотрудникам Отпуска, командировки и прочие отсутствия Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС Учет времени Межрасчетные начисления и выплаты Натуральные и незарплатные доходы Ввод данных для расчета зарплаты Расчет зарплаты и взносов Выплата зарплаты Обмен электронными документами с банками в рамках зарплатных проектов НДФЛ и отчетность в ФНС Страховые взносы и отчетность в фонды Исправление прошлых периодов Прочая отчетность Приложение 1. Настройка начислений и удержаний Приложение 2. Сервисные возможности и администрирование

Введение В книге приведено обзорное описание всех предусмотренных в разделах «Зарплата» и «Кадры» конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» возможностей и ключевых принципов их использования, а также заложенной в нее логики и концепций. Зарплатная функциональность соответствует конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции ПРОФ. Информация об отдельных аспектах учета кадров и зарплаты в подсистемах прикладного решения, отличных от функциональности конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», особенности интеграции зарплатной функциональности в другие подсистемы и работы в режиме отключенной опции ведения кадрового учета и расчета заработной платы в конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» приведены в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации. Более подробные сведения по работе с конкретной карточкой, документом, отчетом и т. п. приведены во встроенной в программу справочной информации. Она вызывается по клавише F1 или кнопке с вопросительным знаком в самой форме. В описании не акцентируется внимание на интуитивно понятных операциях и возможностях интерфейса, не связанных со спецификой зарплатно-кадрового учета. Например, таких как способы открытия карточки, работа со списком документов и его настройка, создание нового документа и т. п. Предполагается как наличие общего навыка работы с компьютерными программами, так и знание предметной области (кадрового учета и расчета зарплаты). В книге не предусмотрены сквозные иллюстрированные примеры, отражающие прохождение разнообразных жизненных сценариев в программе. Такие примеры приводятся в материалах и курсах, перечисленных далее.

Структура описания и порядок работы В описании приводится последовательное изложение всех возможностей программы с точки зрения пользователя с полными правами. Специфика, характерная для пользователей с ограниченными правами (кадровиков, расчетчиков и т. п.) в общем виде описана в приложении 2 «Сервисные возможности и администрирование». Глава 1 является обзорной и позволит быстро узнать о возможностях программы, например для принятия решений. Следующие главы следуют в порядке, в целом соответствующем последовательности работы с программой. Сначала следует настроить программу, ввести условно-постоянную информацию. Последующий ежемесячный цикл расчета, выплаты и учета зарплаты можно проводить в следующем порядке: n оформлять отпуска, командировки, больничные, и пособия, а также прочие отсутствия сотрудников (главы 9, 10); n оформлять приказы о сверхурочной работе, работе в праздники и выходные, дополнительно уточнять фактически отработанное сотрудниками время (глава 11); n проводить начисления и выплаты в межрасчетный период, рассчитывать и выплачивать аванс (главы 12, 16); n регистрировать натуральные и незарплатные доходы (глава 13); n вводить ежемесячные данные для расчета зарплаты, такие как сдельная выработка и т. п. (глава 14); n проводить окончательный расчет зарплаты, НДФЛ и взносов за месяц (глава 15); n выплачивать зарплату за месяц (глава 16); n регистрировать исправления за прошлые (уже «закрытые») периоды в следующих периодах (глава 20). Формирование отчетности по НДФЛ, взносам в налоговые и другие органы рассмотрено в главах 6, 18, 19, 21.

Описание изменений в новых версиях Программа динамично развивается – как в связи с изменениями законодательства, так и в связи с добавлением новых и совершенствованием существующих возможностей по пожеланиям пользователей. Каждая новая версия сопровождается описанием внесенных в нее изменений. Краткий список изменений выводится в самой программе автоматически после ее обновления. Более подробное иллюстрированное описание изменений в новых версиях доступно на сайте ИТС в разделе Технологическая поддержка прикладных решений – Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие (прямая ссылка http://its.1c.ru/db/updinfo).

Методическая поддержка Помимо этой книги рекомендуются другие официальные методические материалы по работе с программой: справочник ИТС Кадры и оплата труда – Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С» (http://its.1c.ru/db/staff1c). Справочник содержит практические иллюстрированные примеры по оформлению различных ситуаций в программе;

справочник ИТС Технологическая поддержка прикладных решений – Методическая поддержка 1С:Предприятие 8 (http://its.1c.ru/db/metod81). Справочник содержит статьи по наиболее сложным, а также ориентированным на специалистов по внедрению программы темам; Настольная книга по оплате труда и ее расчету в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0). Она доступна подписчикам ИТС в электронном виде по адресу http://its.1c.ru/db/pubdeskbookzup12. А также другие книги – см. http://v8.1c.ru/metod/books; статьи бухгалтерского ежемесячника БУХ.1С и материалы сайта http://buh.ru, в том числе видеоуроки; электронные курсы – полный перечень приведен на странице http://edu.1c.ru/dist/edu/courses.asp; при работе через Интернет в сервисе 1cfresh.com – ответы на вопросы https://1cfresh.com/help. Если вы столкнулись с ошибкой в программе, недостатком информации или хотите высказать пожелание – обратитесь, пожалуйста, на линию консультаций. Вместе мы сделаем программу лучше! Некоторые из уже известных ошибок зарплатной подсистемы опубликованы на сайте https://bugboard.v8.1c.ru/project/hrm3.html.

Общая характеристика программы Функциональные возможности, представленные в разделах «Кадры» и «Зарплата», позволяют автоматизировать кадровый учет заработной платы на предприятиях различного масштаба в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возможно ведение учета на предприятиях, имеющих сложную юридическую структуру, а также на унитарных предприятиях и в некоммерческих организациях. Программа обладает следующими основными возможностями.

Кадровый учет Обеспечивается хранение персональных данных физических лиц, необходимых для выполнения регламентированных расчетов и формирования различной отчетности: n ФИО, дата рождения, пол; n место рождения, гражданство, страховой статус; n сведения об инвалидности; n регистрационные номера (ИНН и СНИЛС); n сведения о документе, удостоверяющем личность, и о неограниченном числе других документов (водительское удостоверение и т. п.); n контактная информация разных видов (адреса проживания, прописки, телефоны и т. п.); n семейное положение и состав семьи; n сведения об образовании, профессиях, научных достижениях; n сведения о различных видах стажа (в том числе о северном), предыдущих местах работы, наградах; n сведения воинского учета. При изменении каких-либо данных (ФИО, гражданство и т. п.) предыдущие их значения также сохраняются и учитываются при работе программы. Также для всех документов и справочников имеется возможность вести историю изменений с сохранением предыдущих версий. Такое версионирование дает возможность понять, кто, когда и какие именно изменения производил. Помимо предопределенной персональной информации в программе можно хранить любую дополнительную информацию (рост, вес, размер одежды и т. п.), присоединять произвольные файлы: фотографию, сканированные копии документов (например, резюме) и т. п. Программа соответствует требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В частности, реализована возможность регистрации событий, связанных с доступом к персональным данным, а также подготовка печатной формы согласия на обработку персональных данных. Программа позволяет регистрировать (оформлять) различные события по движению кадров: n прием сотрудника на работу (заключение трудового договора), в том числе по совместительству, и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-1 или Т-1а, а также печать типовой формы трудового договора; n кадровый перевод сотрудника (изменение условий труда), например перемещение в другое подразделение, и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-5 или Т-5а;

n увольнение сотрудника (прекращение трудового договора) и печать соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8 или Т-8а. Имеется возможность зарегистрировать перевод сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе. Такой перевод оформляется одним документом программы, позволяющим зарегистрировать сопутствующие переводу документы (приказы об увольнении и о приеме и т. п.) и распечатать соответствующий пакет документов (согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и т. п.). По введенным в программу данным можно сформировать личную карточку сотрудника по унифицированной форме Т-2, частично заполненную автоматически, а также учетную карточку научного работника по унифицированной форме Т-4. Список сотрудников предприятия с различным набором информации о них можно сформировать с помощью одноименного отчета. Программа позволяет зарегистрировать приказ о выполнении дополнительной работы в связи с совмещением должностей (замещением отсутствующего сотрудника, расширением должностных обязанностей), сформировать соответствующую печатную форму, а также печатную форму дополнительного соглашения к трудовому договору. Все макеты типовых печатных форм можно отредактировать на уровне пользователя (например, изменить шрифт, вставить рисунок или логотип), и в последующем они будут формироваться с учетом внесенных изменений. Реализовано ведение воинского учета сотрудников и работы по бронированию с формированием всей необходимой отчетности для военкоматов в соответствии с действующим законодательством. Помимо трудовых отношений программа позволяет вести учет работ по договорам гражданско-правового характера. Также поддерживается учет физических лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, в том числе получающих доход (акционеров и т. п.). Поддерживается ведение штатного расписания организаций и истории его изменения. При этом для подразделений и должностей можно указать даты формирования (включения в штатное расписание) и расформирования (исключения из штатного расписания). По введенным в программу данным можно сформировать унифицированную печатную форму штатного расписания Т-3, а также построить различные отчеты по штатному расписанию (например, для анализа его соблюдения).

Учет рабочего времени Программа предоставляет возможности для создания и гибкой настройки графиков работы сотрудников. Можно указать способ заполнения графика и его свойства: пятидневка, шестидневка, сменный, суммированный учет, неполное рабочее время и т. п. Можно заполнить график в разрезе произвольных видов использования рабочего времени: указать не просто время явки, а, например, для водителей часы работы на линии и часы ремонта (которые оплачиваются по разным ставкам) или для матерей – время перерывов на кормление ребенка. Имеется возможность отредактировать график работы отдельного сотрудника в индивидуальном порядке, а также уточнить количество фактически отработанных им часов. Все отсутствия сотрудников регистрируются в программе с помощью специальных документов. В частности, с их помощью можно подготовить печатные формы приказа о предоставлении отпуска – как основного, так и дополнительных (унифицированные формы Т-6, Т-6а). Ведется учет остатков отпусков. Имеется возможность планирования графика отпусков (с составлением формы Т-7). Также имеется возможность регистрации командировок, неоплачиваемых отпусков, дней сдачи крови и прочих невыходов. Возможна регистрация так называемых внутрисменных (измеряемых в часах в пределах дня, а не в днях) отсутствий. Программа позволяет регистрировать приказы о сверхурочной работе, о работе в выходные и праздничные дни, о временной приостановке работ (простое) и сформировать соответствующие печатные формы. На основании данных об отработанном и неотработанном времени производится расчет зарплаты (начислений, зависящих от времени). Кроме того, на основании этих данных формируется табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13. Поддерживается ведение в одной информационной базе нескольких производственных календарей (с различным составом праздничных дней). Такой учет может быть необходим в том случае, если ведется учет по нескольким организациям, находящимся в различных регионах.

Расчет и учет заработной платы Программа предоставляет широкий набор возможностей для автоматического расчета начислений и удержаний. Предусмотрены поставляемые начисления с заранее настроенным способом расчета (оплата по окладу, районный коэффициент, разовая премия и т. п.), а также создаваемые и настраиваемые пользователем. В настраиваемой формуле расчета могут использоваться различные виды показателей (постоянные, разовые, накапливаемые и т. п.), что позволяет охватить большинство сценариев расчета начислений. Для ввода значений произвольных показателей расчета предусмотрен специальный документ, который может быть настроен пользователем в соответствии с особенностями предприятия. Реализована работа с тарифными группами (сетками) и тарифными разрядами. Регистрацию таких распространенных начислений, как материальная помощь, премия, доходы в натуральной форме и т. п., можно выполнять отдельными специализированными документами. Если зарплата была рассчитана неверно из-за недостающих сведений об отсутствии сотрудника (на момент расчета в программе не было зарегистрировано отсутствие), то при вводе таких сведений производится автоматическое сторнирование и перерасчет начислений. Также возможны автоматический перерасчет и доначисление зарплаты при вводе влияющих на расчет сведений «задним числом». Реализован расчет среднего заработка для пособий по социальному страхованию, для отпусков, командировок и т. п. (в том числе с учетом индексации заработка), а также расчет самих этих начислений. Имеется возможность настроить произвольное начисление, рассчитываемое исходя из среднего заработка, а также назначить доплату до среднего заработка с помощью специально предназначенного для этой цели документа. Если при расчете среднего заработка в программе отсутствуют данные о заработке сотрудника за расчетный период и эти данные вводятся вручную, то они могут использоваться и при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника. Реализован расчет удержаний по исполнительным листам, в том числе с учетом вознаграждения платежного агента (почты, банка и т. п.), профсоюзных и дополнительных страховых взносов, имеется также возможность настройки прочих произвольных удержаний. Поддерживается регистрация выданных сотрудникам займов (процентных или беспроцентных, единовременно или траншами) и их периодического погашения. Возможен автоматический расчет суммы погашаемого займа разными способами (дифференцированные, аннуитетные платежи и т. п.), процентов за пользование займом и НДФЛ с материальной выгоды, если она образуется. Ведется учет взаиморасчетов с сотрудниками по начисленным и выплаченным суммам. Имеется возможность оформить выплату аванса (фиксированной суммой, процентом от тарифа, расчетом за половину месяца), выплаты в межрасчетный период и по итогам месяца. Выплаты поддерживаются как через кассу, так и через банк (на карточку в рамках зарплатного проекта или на произвольный банковский счет), а также через раздатчика. При этом место выплаты гибко настраивается вплоть до конкретного сотрудника. Рассчитывается компенсация за задержку выплаты зарплаты. Для оформления выплат через кассу или раздатчика имеется возможность сформировать унифицированные печатные формы Т-49 и Т-53. Поддерживается оформление депонирования не полученной сотрудниками зарплаты, а также списание депонированных сумм в связи с истечением срока давности. Реализован обмен с банками в рамках зарплатных проектов в специально разработанном универсальном формате (поддерживается не всеми банками). В банк могут передаваться сведения о перечисляемой сотрудникам зарплате, заявки на открытие им лицевых счетов и их закрытие. Производится загрузка ответов банка: подтверждений открытия лицевых счетов и зачисления зарплаты. По результатам зарегистрированных в программе начислений, удержаний и выплат возможно формирование как расчетных листков, так и различных аналитических отчетов.

Расчет и учет НДФЛ и страховых взносов В программе реализован расчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР и ФФОМС) в соответствии с действующим законодательством. Имеется возможность регистрации доходов физических лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, а также доходов

сотрудников, не связанных с оплатой труда (призы, подарки и т. п.), с целью расчета НДФЛ и страховых взносов по таким доходам. При расчете НДФЛ учитывается право сотрудника на личные, имущественные и социальные вычеты, которые имеет право предоставлять налоговый агент, а также вычеты к конкретным видам дохода. Реализован расчет налога как по ставке 13, так и 30, 35, 9 и 15 процентов. При расчете учитываются особые статусы налогоплательщика: n нерезидент; n высококвалифицированный иностранный специалист; n участник программы по переселению соотечественников; n член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов; n беженец или получивший временное убежище на территории РФ; n гражданин страны – участника Договора о ЕАЭС; n нерезидент, работающий по найму на основании патента. Также учитываются особые виды доходов (дивиденды, призы и т. п.). Ведется учет как исчисленного и удержанного, так и перечисленного в бюджет налога. Поддерживается формирование регистра налогового учета по НДФЛ с детализацией до даты выплаты конкретного дохода, справок по форме 2-НДФЛ для предоставления в ИФНС и сотруднику, а также формы 6-НДФЛ. По подразделениям, зарегистрированным в налоговых органах как обособленные, ведется раздельный учет доходов и сумм налога. Имеется возможность расчета страховых взносов как по основному тарифу, так по всем пониженным тарифам, в том числе по тарифам для членов экипажей морских судов и фармацевтов. Поддерживается расчет дополнительных взносов в ПФР для членов летных экипажей, шахтеров и для сотрудников, занятых на вредных и тяжелых работах. Учитывается гражданство (страховой статус) лица (иностранцы, постоянно и временно проживающие, временно пребывающие, а также высококвалифицированные иностранные специалисты и признанные беженцами и др.). По результатам расчета возможно построение карточки учета по страховым взносам. Поддерживаются все особенности расчетов для организаций Республики Крым и г. Севастополя.

Регламентированная отчетность Автоматизировано заполнение всей регламентированной соответствующими законами отчетности: n квартальная отчетность в ПФР, в том числе сведения персонифицированного учета: формы РСВ-1, РВ-3, корректирующие формы СЗВ-6-4 (включая АДВ-65), СЗВ-6-2, СЗВ-6-1 (включая АДВ-6-3); n формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3; СЗВ-М и СЗВ-К; ДСВ-1 и ДСВ-3; СПВ-2 для ПФР; n квартальная отчетность в ФСС (форма 4-ФСС); n сведения, представляемые в ФСС в рамках пилотного проекта (передача обязанности по выплате пособий напрямую в ФСС); n формы статистической отчетности: П-4, П-4 (НЗ), МП (микро), ПМ, 3-Ф. Для унитарных предприятий и некоммерческих организаций: ЗП-Здрав, ЗПКультура, ЗП-Наука, ЗП-Образование, ЗП-Соц. Отчетность может быть сформирована как в бумажном, так и в электронном виде. При этом возможна отправка отчетности в соответствующие органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С-Отчетность».

Выбор используемых возможностей и настройка программы В программе реализован широкий спектр возможностей, она рассчитана на ведение учета на предприятиях различного масштаба. Часть возможностей востребована всеми предприятиями практически без исключений, часть – только некоторыми. Поэтому при начале работы с программой можно явно указать, какая функциональность требуется для ведения учета на предприятии, где она внедряется; добавить ранее не востребованную функциональность или, наоборот, убрать неиспользуемую можно позже, когда учет в программе уже ведется. При задействовании какой-либо возможности в интерфейсе программы появляются новые соответствующие команды, кнопки и т. п., становятся доступны новые объекты и функции (документы, справочники, начисления и т. д.). Если возможность не выбрана, то лишний, не востребованный в данный момент функционал в программе не отображается. Таким образом, внешний вид и поведение программы могут различаться от предприятия к предприятию в зависимости от выбранных возможностей. Примечание 1 Возможна и «тонкая донастройка» интерфейса: управлять им можно непосредственно, включая или выключая видимость разделов, элементов форм и т. п., а также меняя их расположение. Подробнее см. книгу «1С:Предприятие 8.3. Руководство пользователя». Примечание 2 Внешний вид программы может также отличаться у разных пользователей – в зависимости от того, какие права доступа даны. Подробнее см. в приложении 2 «Сервисные возможности и администрирование». Управление возможностями производится в специальных формах настройки программы (раздел НСИ и администирование, в разделах Кадры и Зарплата). В них сосредоточены все основные настройки, относящиеся ко всему предприятию. Эти формы позволяют просматривать и изменять настройки централизованно в любой момент работы с программой. Некоторые возможности программы задействуются не централизованно из форм настройки, а непосредственно из форм объектов (карточки организации, подразделения, должности, начисления, зарплатного проекта и т. п.). Часть настроек устанавливается автоматически, без непосредственного участия пользователя, по результатам анализа вводимых в программу данных. Такие настройки в этой главе не упоминаются, а упоминаются в главах, относящихся к соответствующему функционалу. Например, настройка учетной политики конкретной организации рассматривается в следующей главе Описание структуры предприятия. Помимо настроек, относящихся непосредственно к ведению зарплатно-кадрового учета, в программе предусмотрены сервисные настройки и возможности. Они рассматриваются в приложении 2 Приложение 2. Сервисные возможности и администрирование.

Перечень опциональных возможностей и настроек Возможности общего характера Учет по статьям финансирования В программе можно вести учет заработной платы в разрезе статей финансирования. Эту возможность рекомендуется использовать только при наличии целевого финансирования (некоммерческим организациям и унитарным предприятиям любого уровня). Учет по статьям финансирования позволяет получать все отчеты по заработной плате в их разрезе. Кроме того, имеется возможность формировать статистическую отчетность по мониторингу численности и зарплаты работников социальной сферы (формы ЗП) для предприятий, относящихся к социальной сфере, с разбивкой фонда оплаты труда по статьям.

Ведение штатного расписания В программе можно вести штатное расписание. При описании позиции штатного расписания можно указать число вакансий по каждой позиции, задать состав и размеры начислений сотрудников, работающих на данной позиции. Подробнее см. главу Ведение штатного расписания. Ведение воинского учета В программе можно: n вести воинский учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету, и сотрудников, пребывающих в запасе; n готовить отчеты для военных комиссариатов, извещения о приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету, карточку учета организации и т. д. Также можно вести учет граждан, стоящих на специальном воинском учете, забронированных за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или положение. Подробнее см. главу Ведение воинского учета. Работа на неполной ставке В программе можно оформлять сотрудников на неполную ставку: предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, оформлять кадровые приказы на занятие неполной штатной единицы, описывать графики неполного рабочего времени. Эти особенности рассматриваются в главе Ведение штатного расписания, главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда, главе Учет времени. Подработки В программе также имеется возможность регистрировать краткосрочное расширение должностных обязанностей сотрудников без оформления приказов о приеме на работу по совместительству. В отличие от доплаты за совмещение (рассмотрена далее), при оформлении подработки учитываются все особенности оплаты труда и рабочее время, обусловленные позицией штатного расписания, по которой оформляется подработка. Использование подработок рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Выплаты по договорам гражданско-правового характера Наряду с трудовыми договорами с сотрудниками могут заключаться договоры гражданско-правового характера. Как правило, это договоры на выполнение конкретного объема работ в определенный срок. В программе можно оформлять договоры на выполнение работ, оказание услуг и договоры авторского заказа. Вопросы работы с такими договорами рассматриваются в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда и главе Расчет зарплаты и взносов. Примечание Возможность регистрации выплат по таким договорам, как договор аренды автотранспорта, выбирается отдельно и рассматривается далее.

Учет займов, выдаваемых сотрудникам В программе можно регистрировать займы, выдаваемые сотрудникам, как с целью погашения займа из зарплаты, так и для регистрации материальной выгоды в случае применения пониженного процента по займу. Подробнее см. главу Займы сотрудникам и Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации. Индексация заработка В программе можно производить индексацию (повышение) заработка сотрудников в целом по организации, структурному подразделению или отдельным сотрудникам. Такая индексация учитывается при расчете среднего заработка для отпусков, командировок и т. п. Вопросы применения индексации рассматриваются в главе Ведение штатного расписания, главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда, главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия. Несколько тарифных ставок для одного сотрудника В программе имеется возможность назначать одновременно несколько тарифных ставок для одного сотрудника (например, при оплате по другому тарифу времени ремонта для водителей, дней в пути при работе вахтовым методом и т. п). Эти особенности рассматриваются в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы Если на предприятии практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т. п.), то их можно регистрировать специальным документом. Подробнее см. раздел Прочие изменения условий труда. Несколько видов планового времени В программе имеется возможность планировать в графике работы сотрудника несколько видов рабочего времени, в том числе в течение одного дня, и оплачивать это время по-разному. Например, если часть дня сотрудник работает на кассе, а другую часть – в торговом зале, или часть дней проводит на вахте, а другую часть – в пути. Эти особенности рассматриваются в главе Учет времени. Тарифные группы В программе имеется возможность описывать тарифные группы (зависимость размера тарифа от разряда), использовать их при описании должности (или позиции штатного расписания) и помимо должности (позиции) сотрудника указывать его фактический разряд согласно указанной группе. Работа с тарифными группами рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Расчет и выплата зарплаты по организации в целом Структура организации в программе описывается перечнем подразделений. При этом имеется возможность вводить некоторые списочные документы на отдельные подразделения – указывать в них подразделение и заполнять сотрудниками только выбранного подразделения. По умолчанию эта возможность задействована.

Если такая возможность не требуется, например, когда организация (каждая из организаций, если их несколько) небольшая и за расчет зарплаты в ней отвечает один человек, то ее можно отключить. Это позволит выполнять расчет и выплату зарплаты по всей организации сразу, не перегружая формы документов полем для выбора подразделения. Вопросы описания структуры предприятия рассматриваются в главе Описание структуры предприятия. Автоматический пересчет документов при их редактировании По умолчанию в программе при редактировании того или иного значения в документах может выполняться автоматический пересчет связанных с этим значением сумм. Например, если изменить вручную результат расчета оклада в документе начисления зарплаты, в этом документе будет выполнен автоматический расчет процентных надбавок к окладу, а также НДФЛ, удержаний и страховых взносов. Если на предприятии практикуется массовое редактирование непосредственно результатов расчета и автоматический пересчет документов выполняется с большими задержками, что доставляет неудобства, то эту возможность можно отключить в настройках расчета зарплаты. Пересчет документов можно будет выполнять отдельной кнопкой.

Почасовая оплата В программе имеется возможность производить расчеты исходя не только из количества отработанных дней, но и из количества отработанных часов. При включении возможности почасовой оплаты становятся доступны начисления, рассчитываемые по тарифным ставкам исходя из количества часов. Также появляется возможность регистрировать внутрисменные отсутствия (отсутствие несколько часов в день) и учитывать их при начислении зарплаты. Подробнее использование этих возможностей описано в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда и главе Учет времени. Кроме того, при выбранной возможности становятся доступны для задействования другие специфические возможности, связанные с почасовой оплатой. Работа в ночные и вечерние часы В программе можно предусматривать работу в ночные и вечерние часы в графиках работы, а также регистрировать такие фактически отработанные часы с целью начисления за них соответствующей оплаты. Примечание Размер доплаты за работу в ночное время по умолчанию составляет 20 %, в вечернее время – 10 %. При необходимости процент можно изменить в учетной политике организации. Сверхурочная работа В программе можно регистрировать приказ о сверхурочной работе и начислять за эту работу соответствующую оплату. Переработки при суммированном учете времени При суммированном учете рабочего времени нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в целом на учетный период (год, квартал и т. п.). При этом возможны ситуации, когда сотрудники перерабатывают сверх предусмотренной для учетного периода нормы рабочего времени. Такое сверхурочное время при суммированном учете называют переработками. В программе имеется возможность регистрации переработок с целью последующей оплаты. Кроме того, неоплаченные переработки предлагается компенсировать при увольнении сотрудника.

Дополнительные перерывы для кормления ребенка В программе можно предусматривать в графиках работы дополнительные перерывы для кормления ребенка, а также регистрировать такие фактические перерывы с целью начисления за них соответствующей оплаты по среднему заработку и учета их специальным образом при последующем расчете среднего заработка.

Учет и оплата отсутствий В программе всегда имеется возможность регистрировать и оплачивать такие отсутствия, как ежегодные оплачиваемые отпуска, отсутствие по болезни (больничные листы), отпуска по уходу за ребенком. Возможность регистрации и оплаты отсутствий, рассмотренных ниже, включается при необходимости дополнительно. Использование этих возможностей описано в главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия. Учебные отпуска В программе имеется возможность регистрировать дополнительные оплачиваемые учебные отпуска и производить их оплату по среднему заработку. Дополнительные отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС В программе имеется возможность регистрировать дополнительные отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Такие отпуска оплачиваются за счет федерального бюджета, средства выплачиваются уполномоченным органом. Отпуска без оплаты В программе имеется возможность регистрировать неоплачиваемые отпуска (например, предоставляемые по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам). Кроме того, в некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы (например, работающим инвалидам, работающим пенсионерам и т. д., а также в связи с обучением). Командировки В программе имеется возможность регистрировать командировки, формировать соответствующие приказы и производить их оплату по среднему заработку. Простои В программе имеется возможность регистрировать простои на производстве. Оплата простоев выполняется по-разному в зависимости от причины простоя. Простой по вине работодателя оплачивается исходя из двух третей среднего заработка; оплата по не зависящим от работодателя причинам выполняется исходя из двух третей тарифной ставки; оплата простоя по вине работника не производится. Прогулы и прочие неоплачиваемые неявки В программе имеется возможность регистрировать неявки по невыясненным причинам. В дальнейшем причину можно уточнить и, возможно, сохранить за сотрудником заработок за этот период. Отгулы В программе имеется возможность при регистрации сверхурочной работы, переработок, работы в выходные и праздники выбрать вместо денежной компенсации последующее предоставление дополнительного дня отдыха (отгула).

Сам отгул можно зарегистрировать как одноименным документом, так и при регистрации отпуска.

Особые выплаты и начисления Перечень доступных в программе видов начислений по умолчанию содержит минимальное их количество. Список расширяется как в результате выбора тех или иных возможностей, так и непосредственным добавлением в него начислений. Для регистрации некоторых начислений и выплат доходов предусмотрены специализированные документы. Таким документам не обязательно может соответствовать начисление в списке начислений (подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»). Надбавка за вредность Если указать, что на предприятии применяется надбавка за работу во вредных условиях, то в карточке должности или условий труда можно указать положенный процент надбавки и количество дней отпуска за вредность. При оформлении сотрудника на эту должность и назначении начислений надбавка и право на отпуск заполняются автоматически, с возможностью уточнения. Работа в праздничные и выходные дни В программе можно регистрировать приказы о работе в выходные или праздничные дни и начислять за эту работу соответствующую оплату. Подробнее см. раздел 11.3 «Работа в выходные и праздничные дни». Сдельный заработок В программе можно назначать сотрудникам сдельную оплату труда, регистрировать и учитывать при оплате их сдельную выработку. Подробнее см. главы Ввод данных для расчета зарплаты и Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации. Материальная помощь В программе имеется возможность регистрировать выплату сотрудникам материальной помощи, при необходимости облагать ее НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством. Подробнее см. главу Межрасчетные начисления и выплаты. Примечание Если материальная помощь начисляется сотруднику ежемесячно или ее размер необходимо рассчитывать в программе особым образом, а не вводить сумму вручную, то имеется возможность настроить ее непосредственно в списке начислений. Подробнее см. приложение 1 Приложение 1. Настройка начислений и удержаний. Кроме того, есть возможность начислять материальную помощь при уходе в отпуск непосредственно при регистрации отпуска. По умолчанию размер помощи определяется кратно окладу, однако есть возможность изменить порядок расчета в настройках начисления. Доходы в натуральной форме В программе имеется возможность регистрировать получение сотрудниками прочих доходов в натуральной форме, таких как питание, путевки и т. п., с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы. Примечание Следует различать доходы в натуральной форме и оплату труда в натуральной форме, применяемую, как правило, на сельхозпредприятиях. Доплата за совмещение В программе предусмотрена возможность назначить сотруднику доплату при совмещении им профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Подробнее см. главу Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Доплата до среднего заработка В программе предусмотрена возможность назначить сотруднику доплату до среднего заработка при временном переводе на менее оплачиваемую работу и в других аналогичных случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором. Подробнее см. главу Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Доплата до среднего за дни болезни В программе имеется возможность начислять доплату до полного среднего заработка за дни болезни непосредственно при вводе больничного листа, если такая доплата предусмотрена локальными нормативными актами. Выплаты бывшим сотрудникам В программе имеется возможность регистрировать выплаты бывшим сотрудникам, такие как сохраняемый заработок на период трудоустройства, выплата материальной помощи пенсионерам (для формирования отчетности по НДФЛ и т. п.). Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы. Призы и подарки сотрудникам В программе имеется возможность регистрировать выдачу сотрудникам призов и подарков с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством. Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы. Регистрация прочих доходов В программе имеется возможность регистрировать выплату прочих доходов, в том числе сторонним физическим лицам (аренда автотранспорта, выплата призов и т. д.) с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством. Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы и Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Удержания из зарплаты В программе всегда имеется возможность зарегистрировать удержание за неотработанный (предоставленный «авансом») отпуск при увольнении сотрудника.

Другие виды удержаний задействуются либо выбором соответствующих возможностей, либо непосредственным добавлением удержания в список удержаний. Вопросы назначения постоянных удержаний рассматриваются в главе Назначение удержаний.

Прочие настройки Способ пересчета ставки в стоимость часа или дня Выбранный способ может влиять на расчет таких начислений, как доплата за работу в ночные часы, сверхурочные работы и т. п. Эти особенности рассматриваются в главе Расчет зарплаты и взносов. Состав совокупной тарифной ставки Понятие совокупной тарифной ставки рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот) Если эксплуатация программы только начинается и данные не были перенесены из других программ, то сведения для расчета среднего заработка можно ввести в программу вручную в калькуляторах среднего заработка для отпусков и др. и для пособий ФСС. Введенные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника. В общем случае расчетная база среднего заработка для отпусков, командировок и т. п. и для пособий за счет ФСС (больничных, отпусков по уходу) может отличаться. Например, какие-то компенсации могут не учитываться при расчете среднего заработка для отпусков, но в то же время они могут облагаться страховыми взносами и поэтому учитываться при расчете среднего заработка для больничных. Однако в большинстве случаев эти расчетные базы могут совпадать либо различаться незначительно лишь в некоторых месяцах. Для исключения многократного ввода одних и тех же данных предусмотрена возможность сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот). При включенной возможности вводимые вручную данные о заработке будут автоматически заполнены не только при расчете следующих отпусков, командировок и т. п. для этого сотрудника, но и при расчете больничных и отпусков по уходу за ребенком (и наоборот). При необходимости в них может потребоваться исправить лишь некоторые суммы. Контроль уникальности табельных номеров Если настройка установлена, то при записи сотрудника производится проверка наличия других сотрудников с таким же табельным номером. В случае обнаружения таких сотрудников будет выдано сообщение, и сотрудник с повторяющимся номером записан не будет. Если настройка не установлена, то программа не препятствует записи разных сотрудников с одинаковым табельным номером. Проверка соответствия фактического времени плановому В некоторых случаях ранее запланированное время может отличаться от фактического в связи с краткосрочным изменением графика сотрудника. Например, при сменной работе один сотрудник выходит поработать за другого (за аналогичную подмену в будущем себя самого).

Для корректного учета в программе предполагается в таких случаях вносить изменения в график сотрудника с помощью документа Индивидуальный график. А при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот) программа выдает соответствующее предупреждение. Если по какой-то причине все же требуется регистрировать время документом Табель подобным образом, то проверку можно отключить. Использование индивидуального графика при изменении нормы не с первого числа месяца Эта настройка влияет на работу с документом Кадровый перевод и рассматривается в соответствующем разделе главы Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Использование переноса остатков отпуска при увольнении переводом Эта настройка позволяет в документе Перевод к другому работодателю вводить начальные остатки отпусков в новой организации в соответствии с остатками прошлой организации. Работа с этим документом рассматривается в соответствующем разделе главы Учет кадров и формирование фонда оплаты труда. Учет специальностей сотрудников В программе имеется возможность в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности. При ее включении в карточке должности и позиции штатного расписания появляется возможность перечислить требуемые специальности. При этом если используются тарифные группы (см. выше), то при вводе сведений об образовании сотрудника имеется возможность дополнить сведения о специальности полученным им разрядом (категорией). При оформлении сотрудника на должность (позицию), для которой указаны специальности, они будут сопоставлены и соответствующий разряд (категория) может быть заполнен автоматически. Т-6 для отпусков по беременности и родам В программе имеется возможность печати приказа Т-6 для отпусков по беременности и родам, а также отражения таких «отпусков» в личной карточке сотрудника. По умолчанию эта возможность выключена. После ее включения в больничном листе с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» появляется возможность распечатать приказ по форме Т-6, а также этот «отпуск» начинает отражаться в соответствующем разделе карточки Т-2. Представление сотрудников в отчетах и документах Для быстрого визуального различения сотрудников, имеющих, например, несколько мест работы в организации (совместительство), или работающих только по договору ГПХ, или уже уволенных, есть возможность вручную указать дополнение к представлению в их карточках. В программе также предусмотрена настройка, с помощью которой представление может формироваться автоматически в заданном формате. По умолчанию выбран вариант «Фамилия Имя Отчество [дополнение]», где [дополнение] заполняется введенной в карточку строкой. Однако если выбрать, например, вариант «Фамилия Имя Отчество (вид занятости, ув.) [дополнение]», то не придется вручную дополнять наименования для совместителей, договорников и уволенных сотрудников. Программа сама будет добавлять подходящее дополнение в зависимости от текущего состояния сотрудника. При этом остается возможность указать любое другое дополнение вручную, и оно также будет учитываться при формировании наименования.

Настройки печатных форм и упорядочивания По умолчанию в документах, которые заполняются списком сотрудников автоматически, сотрудники упорядочиваются по «приоритету» их позиции, т.е. по порядку подразделений и должностей, а уже потом по именам. Настройка упорядочивания позволяет установить единый порядок сортировки по умолчанию сразу для всех документов и пользователей, если привычней и удобней просматривать списки в каком-то другом порядке, например по именам. Это позволяет не прибегать к настройке сортировки в каждом экземпляре документа. Также доступны следующие настройки печатных форм: n выводить полные ФИО в списочных печатных формах, n удалять префиксы организации и ИБ из номера кадровых приказов, n выводить полную иерархию подразделений.

Описание структуры предприятия Предприятие, учет которого ведется в программе, может быть представлено как одним юридическим лицом (или физическим, имеющим наемных сотрудников), так и несколькими. Любое такое юридическое или физическое лицо в программе называется организацией и описывается в справочнике Организации. Таким образом, под предприятием понимается одна или несколько организаций. Если предприятие состоит из одной организации, то при работе с программой (при вводе документов и т. п.) нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций. Если предприятие состоит из нескольких организаций, то его учет можно вести как в одной общей информационной базе, так и в нескольких независимых, разделенных по числу организаций или по некоторым произвольным комбинациям организаций. Объединять учет нескольких организаций удобно, если они тесно связаны между собой. В общей информационной базе однотипные сведения, используемые разными организациями (например, персональные данные сотрудников, начисления и удержания), требуется вводить один раз. Даже если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, то имеется возможность определенным пользователям предоставить доступ только к определенным организациям. Подробнее о настройке доступа см. приложение 2 «Сервисные возможности и администрирование». Примечание В программе не предусмотрена автоматизация процессов, связанных с реорганизацией (слиянием, присоединением, выделением, разделением, преобразованием) предприятия.

Структура организации В программу помимо общих сведений о самой организации должны быть внесены сведения о ее структуре. Место работы любого сотрудника (оформленного по трудовому договору) в ней характеризуется подразделением (где работает: департамент, отдел, цех, участок и т. п.), а также должностью (кем работает в этом подразделении). Таким образом, структура организации в программе описывается набором подразделений. В самом простом случае в программе должно быть описано одно подразделение. Описанная в программе структура организации, информация о ее подразделениях используются в различных целях: n для ведения кадрового учета – подразделение указывается в кадровых приказах, отчетных формах; n при начислении зарплаты – начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям, что позволяет анализировать зарплату по каждому подразделению в отдельности; n при выплате зарплаты – ведомости на выплату можно формировать отдельно по подразделениям; n при исчислении НДФЛ – суммы налога учитываются с привязкой к подразделениям, что важно, если подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации самой организации (территориально обособленное подразделение). Примечание При выборе используемых возможностей программы можно указать, что расчет и выплата зарплаты выполняются по организации в целом. В этом случае нельзя будет документы начисления и выплаты зарплаты вводить и заполнять отдельно по подразделениям. Эту возможность удобно использовать, если в организации немного подразделений и все документы по ним вводит один пользователь одновременно.

Кроме того, для подразделения можно указывать особенности, которые будут учитываться для всех его сотрудников: как отражается в бухгалтерском учете зарплата сотрудников этого подразделения; в каком месте производится выплата зарплаты этим сотрудникам; каковы особенности расчета страховых взносов, территориальные особенности для отчетности в ПФР и т. п. Это позволяет не уточнять такие особенности для каждого сотрудника. Тем не менее многие особенности можно дополнительно уточнить и для отдельного сотрудника. Примечание При описании структуры организации в программе необходимо учитывать, что она считается единой для всех перечисленных целей: кадрового учета, расчета зарплаты, налогового учета, формирования отчетности и т. п. При этом в программе также имеется возможность отражать работу на различных территориях без оформления перемещения между подразделениями (см. ниже). Программа позволяет описать иерархическую структуру организации любого уровня сложности: любые подразделения могут являться вышестоящими для других подразделений. При этом особенности, заданные для вышестоящих подразделений, автоматически распространяются на подразделения нижнего уровня. Если особенности нижестоящих подразделений отличаются от особенностей вышестоящих, то это следует указать в их карточках. Структура организации может меняться: могут появляться новые подразделения, расформировываться имеющиеся. В программе можно отражать эти факты и работать со списком только актуальных подразделений (подробнее см. главу Ведение штатного расписания).

Обособленные подразделения Законодательством (трудовым, налоговым, о страховых взносах и т. п.) для территориально обособленных подразделений организации установлены определенные особенности учета и представления отчетности, причем эти особенности зависят от степени обособленности подразделения. В программе имеется возможность описать территориально обособленные подразделения двух видов: n Не имеющие отдельного баланса, расчетного счета и не начисляющие самостоятельно зарплату своим сотрудникам. Если такие подразделения имеют собственную организационную структуру, то она описывается путем добавления нижестоящих подразделений. В отличие от обычного, для такого подразделения можно указать: что оно зарегистрировано в другом налоговом органе и в соответствии с налоговым законодательством формирует собственную, отдельную отчетность по НДФЛ; территориальные особенности: иные размеры районного коэффициента, территориальные условия для отчетности в ПФР; сведения о регистрации в территориальном органе Росстата. Других особенностей такие подразделения не имеют. По ним нельзя сформировать отдельную отчетность по страховым взносам, нельзя вести отдельный кадровый учет и т. п. n Имеющие отдельный баланс, расчетный счет и начисляющие зарплату своим сотрудникам. Такие подразделения описываются в справочнике Организации наряду с самими организациями. Для каждого такого подразделения обязательно указывается головная организация – та, чьим подразделением оно является. В целом учет по таким подразделениям не отличается от учета по обычным (головным) организациям: для них описывается собственная организационная структура, причем среди их подразделений можно описать и обособленные подразделения первого вида; оформляются кадровые документы (приемы, переводы и т. п.) с указанием такого подразделения в качестве организации; зарплата и взносы начисляются отдельно, формируется отдельная регламентированная отчетность (по страховым взносам и т. п.).

Однако указание, что это именно обособленные подразделения определенной головной организации, важно и необходимо. Например, перемещение сотрудника из одного такого подразделения (или головной организации) в другое (или в головную организацию) можно оформить в программе именно кадровым переводом, а не увольнением и приемом. А при расчете страховых взносов, согласно законодательству, при определении облагаемой базы учитывается доход сотрудника с начала года в целом по организации, а не только по текущему обособленному подразделению. Если сотрудник перемещается между такими обособленными подразделениями (или головной организацией), то расчет страховых взносов может быть произведен неверно. В связи с этим учет по головной организации и всем ее обособленным подразделениям рекомендуется вести в одной информационной базе. Подробнее про управленческую и регламентированную структуры предприятия см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Территории выполнения работ Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях: удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др. При этом территории труда могут быть как постоянными для сотрудника, так меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня). От территории выполнения работ могут зависеть, например: n оплата труда: районный коэффициент и др.; n расчет страховых взносов; n учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС; n страховой стаж для отчетности в ПФР; n права на отпуска; n отражение затрат в бухучете. Помимо подразделений в программе имеется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений. Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории. Учет по территориям доступен, если соответствующая возможность выбрана в учетной политике организации. Отразить работу сотрудника на определенной территории можно как кадровыми документами, так и табелем учета рабочего времени (эти документы рассмотрены в следующих главах). Также предусмотрен документ Перемещение между территориями для массового перемещения сотрудников между территориями.

Карточка и учетная политика организации Сведения об организациях, необходимые для автоматического заполнения форм отчетности, а также для расчета и учета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, вводятся и редактируются в карточке организации на нескольких закладках. В карточке организации следует ввести варианты ее наименования, предназначенные для отображения в экранных и печатных формах, а также коды, присвоенные инспекцией ФНС, фондами и органом статистики.

Следует перечислить руководителей и других ответственных лиц, чьи данные будут автоматически подставляться в печатные формы документов и отчетов. Если в информационной базе ведется учет нескольких организаций, то следует указать префикс. Этот префикс будет добавляться к номерам документов в экранных формах. Благодаря префиксу документы разных организаций в общих журналах будут легко различаться.

Карточка подразделения Для удобства заполнения различных документов в карточке подразделения (Кадры – Штатное расписание – Подразделения организаций) можно указать характерный для всех (или большинства) его сотрудников график работы. Этот график будет использоваться для подстановок в документы по умолчанию. Непосредственно на расчет зарплаты указанный для подразделения график не влияет. По умолчанию график подразделения заполняется значением, указанным в карточке организации. Если в структуре организации имеются подразделения, являющиеся обособленными с точки зрения НК РФ, то в программе это отмечается специальным флажком. Флажок доступен, если в карточке организации указано, что она имеет обособленные подразделения. После установки флажка появляется возможность для подразделения указать собственную регистрацию в налоговом органе. Эта информация используется при формировании отчетности по НДФЛ. Также появляется возможность указать размер районного коэффициента, отличающийся от размера коэффициента самой организации. Аналогично настройкам организации для подразделения можно указать собственный способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете, территориальные условия для отчетности в ПФР и место выплаты заработной платы сотрудникам этого подразделения. Эти настройки имеет смысл редактировать, если они отличаются от аналогичных настроек, принятых по организации в целом. Если в карточке организации указано, что используется труд членов экипажей морских судов (для них расчет страховых взносов производится по специальному тарифу), то в карточке подразделения можно указать, что оно соответствует такому судну. Тогда страховые взносы всех сотрудников этого подразделения будут рассчитываться по такому тарифу. В отличие от настроек места выплаты организации, для подразделения также имеется возможность указать, что выплата зарплаты его сотрудникам производится раздатчиком, и выбрать соответствующего раздатчика (подробнее см. в главе Выплата зарплаты).

Должности и условия труда В программе место работы любого сотрудника, оформленного по трудовому договору, помимо подразделения характеризуется должностью (кем он работает в этом подразделении). Под должностью в программе подразумеваются не только непосредственно должности, но и профессии, специальности и т. п., по которым сотрудники выполняют в организации работу в соответствии с трудовым договором – другими словами, «трудовые функции» сотрудника. Должности в программе описываются в одноименном справочнике. Примечание Поскольку место работы сотрудника в программе всегда помимо должности описывается и подразделением, нет необходимости при занесении должности в справочник должностей уточнять ее подразделением, например «Начальник 32-го участка». Достаточно завести должность «Начальник участка», а затем при указании места работы в качестве подразделения выбрать «32-й участок». Кроме наименования, использующегося для включения в различные регламентированные формы по труду и отчеты, для должности в программе можно указать ряд дополнительных сведений, которые будут использоваться в различных целях для всех сотрудников, ее занимающих: n влияющие на исчисление страховых взносов (об их влиянии см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды). Эти сведения можно указать, если соответствующие особенности отмечены в учетной политике любой организации;

n используемые при формировании отчетности персонифицированного учета для ПФР (см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды); n используемые для ведения воинского учета и формирования отчетности для военкоматов (см. главу Ведение воинского учета). Эти сведения можно указать, если такая возможность выбрана в настройках кадрового учета. Помимо использования в целях ведения кадрового учета, должности могут указываться непосредственно в различных документах (отчетах), печатные формы которых требуют указания ответственных лиц и их должностей. Если помимо должностей на предприятии при ведении кадрового учета используются их классы (категории), разряды, например «Токарь 6 разряда», то они могут указываться в штатном расписании организации наряду с должностью, если выбрана соответствующая возможность ведения штатного расписания. Кроме того, можно указывать фактический разряд сотрудника согласно указанной для должности тарифной группе, который может отличаться от разряда, предусмотренного штатным расписанием. Для этого должна быть выбрана возможность программы «Использовать тарифные группы». Другие особенности работы с должностями, проявляющиеся при задействовании возможности ведения в программе штатного расписания, описаны в следующей главе.

Условия труда Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ в различных условиях труда без изменения их должности (позиции): в рентгеновском кабинете и в «обычном» кабинете, в горячем цеху и «нормальном» и т. п. При этом условия труда могут быть как постоянны для сотрудника, так меняться с некоторой периодичностью (даже в течение дня). От условий выполнения работ могут зависеть, например: n оплата труда: надбавка за вредность и др.; n расчет страховых взносов; n страховой стаж для отчетности в ПФР. Помимо должностей и их особенностей в программе имеется возможность описать различные подобные условия. В их карточке указываются особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих в этих условиях даже на одной и той же должности. Учет условий доступен, если соответствующая возможность выбрана в учетной политике организации. Работу в тех или иных условиях предполагается регистрировать табелем учета рабочего времени (рассмотрен в главе Учет времени).

Ведение штатного расписания Явного требования составлять штатное расписание и поддерживать его в актуальном виде в законодательстве не содержится, однако его отсутствие может вызвать дополнительные вопросы при проверках различными контролирующими органами, привести к наложению штрафов, осложнить увольнение сотрудников по причине сокращения штатных единиц и т. п. Законодательством штатное расписание рекомендовано составлять по унифицированной форме Т-3. Ведение штатного расписания в программе позволяет: n сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы; n принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного только для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием); n при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, полагающийся для выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки; n при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию; n проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану); n для подразделения определять, сформировано ли оно или уже расформировано, для должности – включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках.

Позиция штатного расписания Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в одноименном справочнике Кадры – Штатное расписание. Под позицией понимается строка штатного расписания – определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности. В таком случае не придется для описания позиции заводить должности, например «Токарь 6-го разряда», «Токарь 5-го разряда», а можно будет завести только одну – «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций. Эта возможность выбирается в настройках штатного расписания. Если при настройке программы выбрана возможность использования тарифных групп, то для позиции можно указать тарифную группу, которая будет применяться в кадровых документах при приеме сотрудников на эту позицию. Группа заполняется автоматически значением, указанным для должности, однако для позиции ее можно изменить. Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться в разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные. Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц. Возможность указания нецелого (дробного) количества штатных единиц доступна, если в настройках кадрового учета отмечено использование работы на неполной ставке. Наименование позиции используется для удобства ее выбора при работе с программой. Оно формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение/», но может быть изменено или дополнено произвольным образом. Наименование дополняется разрядом (категорией) только в том

случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При описании условий труда для позиции можно указать: n право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции – подробнее см. раздел 9.1 «Виды отпусков и учет их остатков»; n произвольное текстовое описание условий работы; n график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан). Подробнее см. главу 11 «Учет времени»; n класс условий труда и другие сведения, влияющие на расчет страховых взносов и формирование отчетности в ПФР. Основными условиями, характеризующими позицию, являются ее условия оплаты труда.

Начисления (фонд оплаты труда) по позиции Условия оплаты труда определяются месячным фондом оплаты труда по этой позиции, т. е. набором начислений с указанием их размера (размера их показателей). По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда по позиции. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать, при этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результат расчета конкретного начисления. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей). Если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями. Аналогичным образом редактируется надбавка за вредность. Имеется возможность задавать размеры начислений диапазоном значений. Возможность выбирается в настройках штатного расписания. Формирование плановых начислений и понятие фонда оплаты труда сотрудника подробно рассматриваются далее в главе 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда». Изложенные в ней подходы в полной мере относятся и к формированию начислений и фонда оплаты труда по позиции штатного расписания. Примечание В отличие от ФОТ сотрудника, при определении для позиции штатного расписания вклада в ФОТ северной надбавки используется усредненный процент, указываемый в карточке организации или подразделения. Для других надбавок, зависящих от стажа, используется максимальный процент надбавки.

Использование сведений о позиции Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания. Штатное расписание в организации может изменяться: открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Бронирование позиций Если между решением о приеме сотрудника на работу (конкретную позицию штатного расписания) и фактическим оформлением такого приема может проходить значительное время, то для учета и контроля таких событий в программе можно использовать возможность бронирования позиций. При использовании этой возможности прием на работу можно оформлять поэтапно. Сначала можно указать, что выбранная позиция забронирована за указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на работу сотрудник считаться не будет. После того как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, бронирование снимается и прием дооформляется обычным образом. Эта возможность позволяет, например, «не пообещать» нескольким сотрудникам прием на одну и ту же свободную позицию. Также забронировать позицию можно за уже принятым сотрудником с помощью документа Кадровый перевод.

Варианты ведения штатного расписания В программе предусмотрена возможность ведения истории штатного расписания. Если возможность ведения истории не выбрана: n новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание; n изменение условий труда для позиции отражается непосредственным их редактированием в карточке позиции, при этом сведения о ранее действовавших условиях не сохраняются; n закрытие позиции отмечается непосредственно в карточке позиции. n ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны; n все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания; n можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения. Если же организация имеет сложную, часто меняющуюся структуру, в штатное расписание вносятся изменения, которые проходят утверждение на различных уровнях, ведением штатного расписания занимается выделенный сотрудник или служба и т. п., то для удобства в программе можно выбрать ведение истории штатного расписания. В этом случае: штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания, Изменение штатного расписания и Индексация штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;

Ведение штатного расписания без сохранения истории изменений Описание актуальных подразделений и должностей Когда в программе ведется штатное расписание (без сохранения истории его изменений), в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано (и дату формирования) или уже расформировано и больше не используется (и дату расформирования). В карточке должности указывается, что должность уже введена в штатное расписание или что уже исключена из него. Это позволяет не отображать в соответствующих списках не используемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.

Тем не менее отображение в списках неактуальных на текущий момент подразделений или должностей можно регулировать с помощью специальных флажков.

Работа с позициями Новые позиции добавляются непосредственно в справочник. Для них необходимо отметить факт и дату утверждения: только утвержденные позиции показываются в отчетах. Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменить действующие начисления, следует ввести документ Изменение плановых начислений (вводится по соответствующей ссылке). Работа с этим документом рассматривается в разделе 5.3.4. Закрытие позиции отражается установкой соответствующего флажка и указанием даты закрытия. Изменение условий труда для позиции в этом случае можно отразить также закрытием существующей позиции и созданием новой. При этом потребуется оформить перевод сотрудников на новую позицию. Это позволить сохранить в программе историю изменения условий труда для позиции.

Ведение штатного расписания с сохранением истории изменений Когда в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений, определение того, сформированы ли подразделения и включены ли должности в штатное расписание, производится автоматически, в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Эта информация отображается в соответствующих карточках, однако для непосредственного редактирования недоступна. Описание новых позиций, изменение условий и закрытие существующих производятся с помощью специальных документов. Документ Утверждение штатного расписания предназначен как для первоначального описания штатного расписания в программе, так и для отражения его изменений. Он позволяет описать изменения, которые затрагивают сразу несколько подразделений, приводят к появлению нового, существенно измененного варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала. Документ Изменение штатного расписания предназначен для внесения локальных изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации. Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внепланово внести небольшие изменения. Документ позволяет изменить штатное расписание с любого числа месяца.

Первое утверждение штатного расписания в программе При первом вводе документа Утверждение штатного расписания, когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную. Однако если сотрудники уже были оформлены в программе до начала ведения штатного расписания в ней, то позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще таблицы позиций. В качестве месяца, с которого будет действовать первый в программе вариант штатного расписания, можно указать месяц, с которого этот вариант действительно утвержден в организации, или текущий месяц, если штатное расписание в организации ранее не велось и составляется впервые. Примечание Рекомендуется, чтобы этот месяц был не позже месяца первых кадровых событий, регистрируемых в программе. В противном случае такие события будут зарегистрированы не в соответствии со штатным расписанием.

При добавлении позиции в список открывается карточка позиции, которую следует заполнить (подробнее о позиции штатного расписания см. раздел 4.1 «Позиция штатного расписания»). Список позиций можно сначала заполнить в произвольном порядке, а затем упорядочить в соответствии с настройкой, заданной в списках подразделений и должностей (для удобства работы с документом). При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. Примечание Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.

Изменение штатного расписания Отразить изменения штатного расписания, затрагивающие несколько подразделений, можно также с помощью документа Утверждение штатного расписания. Месяц, с которого будут действовать вносимые изменения, должен быть больше месяца последних изменений штатного расписания: вносить изменения задним числом не допускается, для этого необходимо отредактировать соответствующий документ прошлого периода. При вводе документа, когда некоторое штатное расписание в программе уже утверждено, он заполняется автоматически согласно действующему штатному расписанию. Действующую позицию нельзя удалить из таблицы документа непосредственно, но можно отметить как закрытую – для сохранения истории. Также нельзя изменить ключевые признаки действующей позиции (подразделение и должность), поскольку это будет означать закрытие действующей позиции и открытие новой. Можно добавить и описать новые позиции. Все изменения комментируются в специальном поле. Примечание Чтобы изменение плановых начислений, зарегистрированное документом, отразилось на уже работающих сотрудниках, следует на основании данного документа ввести документ Изменение плановых начислений (кнопка Изменить плановые начисления над перечнем позиций). При проведении документа: n создаются новые позиции штатного расписания, устанавливается дата их утверждения; n для закрытых позиций указывается дата их закрытия; n для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. В документе Изменение штатного расписания, в отличие от документа Утверждение штатного расписания, имеется возможность: n изменить штатное расписание не только с начала определенного месяца, но и с любой произвольной даты. Можно ввести несколько изменений в позиции с разных чисел одного месяца; n подобрать в документ позиции вручную из числа уже имеющихся позиций. В остальном работа с документом не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.

Индексация штатного расписания

Если в программе выбрана возможность отражения индексации заработка сотрудников, то отразить производимую в организации индексацию заработка на штатном расписании можно с помощью документа Индексация штатного расписания. Он позволяет не прибегать к вводу документов Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания. В документе указываются показатели, значения которых требуется индексировать, и коэффициент индексации. Документ автоматически заполняется согласно действующему на указанный в документе месяц штатному расписанию: отбираются те позиции, в начислениях по которым используются указанные показатели, и значения этих показателей умножаются на указанный коэффициент. Если в программе используются тарифные группы, то при заполнении документа в него не включаются позиции, для которых указаны тарифные группы и разряды (категории). Предполагается, что индексация таких позиций производится документом Утверждение тарифной группы. Примечание Имеется возможность указать способ округления индексируемых показателей: без округления, до десяти рублей и т. п. Также можно изменить настройки предлагаемого способа округления (в сторону увеличения или уменьшения и т. п.) непосредственно в карточке этого способа или добавить и настроить новые способы в одноименном справочнике. При необходимости изменившийся фонд оплаты труда по позиции можно отредактировать в форме, открываемой по ссылке в соответствующей колонке. На основании документа можно ввести документ Индексация заработка, который автоматически заполнится согласно текущей расстановке сотрудников на указанных в документе позициях.

Отчеты по штатному расписанию Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты: Штатное расписание (Т-3) – унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По умолчанию в форму Т-3 размер всех начислений выводится в денежном выражении, т. е. в виде вклада в ФОТ (в рублях) каждого начисления (например, 12 000). В настройках штатного расписания имеется возможность изменить способ формирования отчета Т-3: для начислений, размер которых задается не в рублях, а в процентах, коэффициентах и т. п., размер может выводиться в виде значения такого процента или коэффициента (например, 8). Также можно выбрать комбинированный способ вывода, например 12 000 (8); Анализ штатного расписания – аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям – независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки. Для анализа штатного расписания с их учетом можно воспользоваться отчетами Заполненность штатного расписания или Штатная расстановка; Соблюдение штатного расписания – отчет показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято – как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность»; Начисления позиций штатного расписания – аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В одной таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, в другой – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т. п.); Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию – представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели;

Штатное расписание на подпись – отчет показывает, сколько всего ставок запланировано и какой ФОТ предусмотрен – как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка Описание заполняется из поля Краткое описание карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета; Изменение штатного расписания – отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода; Штатная расстановка – отчет показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников; Заполненность штатного расписания – отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки. Все отчеты строятся только по действующим позициям (утвержденным и не закрытым на дату отчета).

Учет кадров и формирование фонда оплаты труда Основным объектом учета, в том числе кадрового, в программе является сотрудник. Под сотрудниками в программе понимаются как работники, с которыми оформлены трудовые отношения (трудовой договор), так и договорники – подрядчики и авторы, с которыми оформлены гражданско-правовые отношения (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа). Список сотрудников ведется в одноименном справочнике. В программе регистрируются кадровые приказы, имеется возможность формирования их унифицированных печатных форм. В приказах указываются все условия труда сотрудников, в том числе условия его оплаты.

Сотрудники С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров – как одновременно (т. е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь). При этом информация о человеке как о личности (о «физическом лице», т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.) не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет отличаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора. В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.). Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные. Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требуется заново вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора, а при изменении вносить их в нескольких местах. Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу РФ налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также «сводно» по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах. Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров. Недопустимо, чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но и несколькими различными физическими лицами, что можно назвать «дублированием физических лиц». Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности. Помимо трудовых договоров с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ. Примечание В программе также имеется возможность регистрировать различные доходы сторонних физических лиц, не являющихся сотрудниками или договорниками. Информация о таких лицах заносится только в справочник физических лиц.

Способы создания сотрудников в программе При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо, и оно «привязывается» к сотруднику. Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него. Если требуется зарегистрировать оформление другого трудового договора с этим человеком, то можно создать нового сотрудника из раздела Работа карточки соответствующего физического лица. Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе, и предложит выбрать его. При выборе произойдет «привязывание» этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц. В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, «отвязать» одно физическое лицо и «привязать» другое. Поэтому рекомендуется вводить «повторных» сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц. При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц. Если дублирование все же было допущено, то объединить карточки физических лиц можно с помощью специального помощника Объединение личных карточек. Создания сотрудника недостаточно для регистрации в программе его приема на работу по трудовому договору. Для завершения оформления необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ можно ввести непосредственно из карточки сотрудника. Если требуется сформировать приказ по форме Т-1а, то можно оформить прием сразу нескольких сотрудников с помощью документа Прием на работу списком. Примечание Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала использования программы, можно с помощью специального документа Начальная штатная расстановка (ограничение: документ открывается через Все функции). Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца. Для сотрудников, прием которых оформлен этим документом, можно уточнить реальную дату приема непосредственно в их карточках.

Карточка сотрудника При оформлении нового сотрудника в его карточке в первую очередь необходимо указать организацию, с которой оформляется трудовой договор. Примечание Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то в карточке указывается головная организация этого подразделения. Само подразделение необходимо будет указать в кадровом приказе. Непосредственно в карточке указываются основные личные данные: фамилия, имя и отчество, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС. Примечание Если сотрудник изменил фамилию, имя или отчество, то для сохранения истории это следует отразить в специальной форме по ссылке Изменить. Просмотреть и отредактировать историю изменения ФИО можно в форме по ссылке История изменения ФИО.

Другие личные данные указываются в отдельной форме, которая открывается по одноименной ссылке Личные данные. Они рассмотрены в следующем разделе «Карточка физического лица». Если выбрана возможность воинского учета, то по ссылке Воинский учет можно ввести данные о военной обязанности сотрудника. Подробнее рассмотрено в главе Ведение воинского учета. Табельный номер формируется программой при записи нового сотрудника автоматически, как следующий по порядку за последним, который уже есть в программе. При необходимости его можно отредактировать вручную. Непосредственно из карточки сотрудника можно оформить различные документы и сформировать печатные формы, в том числе личную карточку по унифицированной форме Т-2. Некоторые данные, которые используются в том числе для заполнения этой карточки, вводятся по ссылкам Образование, квалификация; Семья и Трудовая деятельность. Примечание В форме ввода информации о трудовой деятельности также могут вводиться данные о стаже и северной надбавке, которые используются при расчете зарплаты и пособий. Если в программе регистрируется несколько трудовых договоров с сотрудником, т. е. для одного человека создается несколько сотрудников, то, для того чтобы быстро различать их, можно задать произвольную строку, дополняющую представление (название) сотрудника. Например, для совместителя можно указать «(совм.)», а если сотрудник принимается повторно после увольнения, то для уволенного ранее сотрудника можно указать «(увол.)». Также в настройках кадрового учета предусмотрена настройка представления сотрудников в отчетах и документах, благодаря которой наименование может дополняться автоматически. Уволенных сотрудников дополнительно можно «поместить в архив» с помощью специального флажка. Тогда по умолчанию этот сотрудник не будет показываться в списках. После регистрации в программе трудовых отношений с сотрудником (рассмотрено далее) в карточке становятся доступны ссылки для указания дополнительных сведений, влияющих на учет: Страхование – см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды; Выплаты, учет затрат – см. главу Выплата зарплаты; Налог на доходы – см. главу НДФЛ и отчетность в ФНС. Кроме того, становятся доступны ссылки на разделы карточки для просмотра кадровой информации, сведений о начислениях и отсутствиях и для ввода документов, которые рассмотрены далее в соответствующих главах.

Карточка физического лица Если человек оформлен в программе как сотрудник, то все его основные личные данные доступны непосредственно в карточке сотрудника (рассмотрено выше). Это такие данные, как ФИО, дата рождения, пол, номера ИНН и СНИЛС. Остальные личные данные доступны по ссылке Личные данные карточки сотрудника. Это сведения о месте рождения, гражданстве, удостоверяющих личность документах, а также контактная информация. Поэтому для физического лица, которое оформлено в программе как сотрудник, может потребоваться обращаться только к разделу карточки физического лица Работа. На ней отображается информация о нем как о сотруднике или сотрудниках (других рабочих местах).

Если сведения о человеке первоначально были введены не в справочник сотрудников, а непосредственно в справочник физических лиц, то информация о человеке как о сотруднике не отображается, так как в программе ее нет. Можно ввести информацию о человеке как о сотруднике (создать нового сотрудника) по команде Новое место работы. Помимо трудовых отношений и отношений в рамках договоров на выполнение работ, авторских договоров человек может иметь и другие отношения с предприятием. Например, он может быть акционером и получать дивиденды или доходы по прочим договорам (аренды и т. п.). Такие выплаты можно зарегистрировать в программе специальными документами, которые рассмотрены в главе Натуральные и незарплатные доходы. Также лицо может являться раздатчиком зарплаты и указываться в ведомостях на выплату (см. главу Выплата зарплаты). В таких документах по умолчанию для выбора предлагаются лица, для которых указано, что они имеют соответствующие взаимоотношения с организацией. Указать это можно заранее в карточке физического лица на закладке Работа по ссылке Изменить эту информацию. Примечание В таких документах имеется возможность выбрать любого человека и из полного списка физических лиц. Если лицо было выбрано, то для него автоматически указывается, что оно имеет соответствующие взаимоотношения с организацией, что отражается в его карточке. И в следующий раз оно будет доступно для выбора по умолчанию, без необходимости выбирать его из всего списка физических лиц.

Приемы и переводы После создания сотрудника в программе для завершения его оформления по трудовому договору необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Изменить любые из назначенных условий можно с помощью документа Кадровый перевод, а если изменяются только условия оплаты труда, то можно воспользоваться одноименным документом Изменение оплаты труда. Во всех этих документах помимо других условий редактируются плановые начисления сотрудника – они являются основной составляющей его заработной платы и формируют плановый фонд оплаты труда сотрудника.

Прием на работу Для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1 предназначен документ Прием на работу. В документе указываются все основные условия труда. Кроме того, предусмотрен документ Прием на работу списком, который предназначен для регистрации приема на работу нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Прием на работу. Место работы характеризуется в программе организацией и ее подразделением. Примечание Если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то его следует указать в качестве организации. Если в программе ведется учет по территориям, то дополнительно можно указать территорию, на которой будет выполняться работа. Трудовая функция описывается должностью (позицией штатного расписания). Если ведется штатное расписание, то большинство условий приема на работу автоматически заполняются согласно условиям позиции, но могут быть изменены непосредственно в документе. Примечание

Если при настройке программы выбрана возможность использования тарифных групп, то помимо должности для сотрудника может указываться его фактический разряд согласно тарифной группе, указанной для должности или позиции штатного расписания, если оно ведется (подробности см. далее в разделе 5.2.8 «Использование тарифных групп»). В качестве вида занятости указывается, является ли данное место работы для сотрудника основным, или же сотрудник оформлен на нем на условиях совместительства в этой же организации (внутреннее) либо в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее). Вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении пособий, формировании отчетности. Режим рабочего времени описывается графиком работы. Подробнее о графиках см. в главе Учет времени. Условия оплаты труда описываются набором плановых (постоянных) начислений, размером их показателей. Также могут указываться сведения, используемые при пересчете тарифных ставок сотрудника. Подробнее эти вопросы рассмотрены далее, в разделе Приемы и переводы. Если при выборе используемых возможностей программы указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках, то доступно указание их количества. Количество ставок (штатных единиц), на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, и используется при построении отчета по штатной расстановке. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа). Количество ставок также может влиять на расчет начислений сотрудников, если для работающих неполное рабочее время сотрудников не указан соответствующий график работы. Дополнительно при приеме на работу указывается способ расчета аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты сотруднику (подробнее см. главы Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты). В документе можно указать ежегодные отпуска, которые положены сотруднику. Подробнее см. главу Отпуска, командировки и прочие отсутствия. Начиная с указанной в документе даты приема сотруднику будут выполняться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах, а также при учете права сотрудника на отпуск. Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом Увольнение. Продолжительность испытательного срока, номер и дата трудового договора, а также текстовое описание условий труда используются только для указания в печатных формах. Если в программе ведется штатное расписание, то доступна команда, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ проверяется автоматически, если в программе выбрана такая возможность. Примечание Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала ее использования, можно с помощью специального документа Начальная штатная расстановка (ограничение: документ открывается через Все функции). Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца. Для сотрудников, прием которых оформлен этим документом, можно уточнить реальную дату приема непосредственно в их карточках.

Кадровый перевод Документом Кадровый перевод регистрируется изменение любых условий труда сотрудника (кроме организации), в том числе временное: n перемещение в другое подразделение, в том числе обособленное, выделенное на отдельный баланс; n изменение должности (позиции), количества занимаемых штатных единиц;

n изменение разряда (категории); n изменение вида занятости (например, с совместительства на основное место работы); n изменение графика работы; n изменение условий оплаты труда; n изменение способа расчета или размера аванса, полагающихся ежегодных отпусков. Возможно изменение как одного, так и нескольких условий одновременно. Для того чтобы появилась возможность редактировать условия, следует установить флажок возле требуемого вида условий. После этого появится возможность указать новые условия этого вида. Доступно формирование приказа по унифицированной форме Т-5. Любые условия, в том числе график работы, могут быть изменены с любой даты месяца. Если график меняется среди месяца, а новый график существенно отличается от текущего, то расчет начислений, зависящих от нормы времени, в этом месяце может не дать ожидаемого результата. В таком случае можно ввести документ Индивидуальный график, который установит на этот месяц норму, складывающуюся из норм двух графиков. Если в настройках программы выбрана соответствующая возможность, то в документе будет доступна ссылка для ввода индивидуального графика. Тогда изменение графика может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен индивидуальный график на этот месяц. В случае изменения начислений таблица автоматически заполняется действующими плановыми начислениями сотрудника. Их нельзя непосредственно удалить из таблицы, но при необходимости можно отметить как отмененные. Размер фонда оплаты труда (ФОТ) может зависеть от нормы времени согласно графику работы. Поэтому при смене графика предлагается пересчитать ФОТ, даже если начисления сотрудника изменять не предполагается. Подробнее вопросы редактирования условий оплаты труда и ФОТ рассмотрены далее, в разделе 5.2.4 «Назначение и изменение плановых начислений». Примечание В программе может вестись учет по нескольким организациям, и сотрудник может перемещаться между ними: увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Кадры – См. также – Перевод к другому работодателю. Кроме того, предусмотрен документ Кадровый перевод списком, который предназначен для изменения условий работы нескольких сотрудников и печати соответствующего приказа по форме Т-5а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Кадровый перевод. Также доступен документ Изменение графика работы списком, который предназначен для массового перевода сотрудников на другой график работы (например, на неполную рабочую неделю в связи с временным снижением объем производства).

Изменение оплаты труда Документ Изменение оплаты труда предназначен для изменения действующих плановых начислений сотрудника и других условий оплаты его труда, а также порядка расчета его аванса. Изменения можно внести с любой даты на постоянный срок. Он позволяет не прибегать к вводу документа Кадровый перевод в том случае, если сотруднику требуется изменить только такие условия. Вопросы редактирования условий оплаты труда рассмотрены в следующем разделе, вопросы выплаты аванса – в главах Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты.

Назначение и изменение плановых начислений При оформлении приема сотрудника на работу документом Прием на работу условия оплаты его труда можно описать перечнем начислений, а также размером показателей этих начислений. Примечание 1 Если ведется штатное расписание, список начислений заполняется согласно выбранной позиции штатного расписания автоматически, также принудительно по команде Заполнить по позиции. При необходимости начисления можно уточнить непосредственно в документе. Примечание 2 Плановые начисления можно зарегистрировать также документом Начальная штатная расстановка (ограничение: открывается через Все функции). Эти начисления будут автоматически производиться сотруднику ежемесячно или с другой периодичностью при окончательном расчете зарплаты (подробнее – в главе Расчет зарплаты и взносов). Другими словами, основная составляющая системы (формы) оплаты труда сотрудника формируется (описывается) в программе перечнем его плановых начислений. Если условия оплаты труда сотрудника изменяются, то назначенные ему однажды начисления или размеры их показателей можно изменить с помощью рассмотренных выше документов Кадровый перевод и Изменение оплаты труда. Таблица плановых начислений в этих документах автоматически заполняется всеми действующими плановыми начислениями сотрудника. В ней можно добавить новое плановое начисление, отменить действующее или изменить значения его показателей. Примечание Плановые начисления или значения их показателей изменяются также специализированными документами Совмещение должностей, Приказ на доплату до среднего заработка, Индексация заработка, Изменение квалификационного разряда, Утверждение тарифной группы, Изменение мест работы, Назначение подработки и Изменение плановых начислений, которые рассмотрены далее. Кроме того, изменение плановых начислений сотрудника производится при оформлении отпуска по уходу за ребенком соответствующими документами. Подробнее см. главу Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС. В программе уже предусмотрены некоторые наиболее распространенные виды начислений. При необходимости состав начислений может быть расширен (см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»). Повременная и сдельная оплата Помимо непосредственно расчета и регистрации сумм, следующие повременные и сдельные начисления используются также в целях учета рабочего времени сотрудника. Оплата по окладу. Указывается размер месячной тарифной ставки (оклада) за полностью отработанный месяц. При расчете результата время учитывается в днях. Оплата по окладу (по часам). От оплаты по окладу отличается только тем, что при расчете учитывается время в часах. Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используется почасовая оплата. Оплата по часовому тарифу. Указывается размер часовой тарифной ставки. Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используется почасовая оплата.

Оплата по дневному тарифу. Указывается размер дневной тарифной ставки. Начисление доступно, если при начальной настройке программы указано, что используется подневная оплата труда. Сдельный заработок (для работающих по часовому тарифу). Указывается размер часовой тарифной ставки. При расчете результата будет учитываться также выработка, введенная специальным документом Сдельные работы (он рассмотрен в главе Ввод данных для расчета зарплаты). Начисление доступно, если при выборе возможностей программы указано, что используются почасовая оплата и сдельный заработок. Сдельный заработок (для работающих по окладу). От аналогичного начисления (для работающих по часовому тарифу) отличается тем, что указывается размер месячной тарифной ставки (оклада) за полностью отработанный месяц. Начисление доступно даже в том случае, если не используется почасовая оплата. Особенности учета сдельной зарплаты см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации. Примечание 1 Размеры всех тарифных ставок задаются в рублях с точностью, указанной при начальной настройке программы. Например, если не было указано, что оклад задается с точностью до копеек, то можно будет ввести размер оклада только в целых рублях. Настройки точности можно изменить (см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»). Примечание 2 Если используются тарифные группы, то размеры тарифных ставок по умолчанию заполняются с учетом тарифов, утвержденных для группы. Надбавки, премии и компенсационные выплаты Следующие начисления доступны только в том случае, если при начальной настройке программы были выбраны соответствующие возможности. Надбавка за выслугу лет. Надбавка не требует ввода значений показателей. Настройка зависимости процента надбавки от стажа сотрудника производится при начальной настройке программы. Примечание Помимо этой надбавки для выбора доступны все виды надбавок (рассчитываемых процентом или задаваемых суммой), которые были перечислены при начальной настройке программы. Также доступны компенсационные выплаты, которые были перечислены с порядком начисления «Ежемесячно». Премия ежемесячная процентом. Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за текущий или прошлый месяц – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы. Премия ежемесячная суммой. Указывается сумма премии в рублях. Результат будет рассчитан с учетом фактически отработанного сотрудником времени (в днях). Если при начальной настройке программы было указано, что на предприятии регулярно начисляются премии по итогам работы за год или за квартал и выбран месяц (для годовой премии) или месяцы (для квартальной премии), то эти премии будут доступны для назначения в качестве плановых. Такие премии будут автоматически начисляться при окончательном расчете только в выбранных месяцах. В месяцах, которые выбраны не были, они начисляться не будут, даже несмотря на то что назначены в качестве плановых начислений. Премия за год (процентом). Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за год (текущий, если премия начисляется в декабре, предыдущий – в остальных случаях). Премия за квартал (процентом). Указывается процент премии. При расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за предыдущий квартал. Премия за квартал (суммой) и Премия за год (суммой). Указывается сумма премии в рублях. Эта сумма будет начислена в полном размере, без учета фактически отработанного сотрудником времени.

Районный коэффициент и северная надбавка Если в карточке организации указано, что начисляется надбавка по районному коэффициенту и указан отличный от 1 районный коэффициент, то в документах по этой организации доступно поле для указания размера районного коэффициента, надбавка по которому будет назначена сотруднику. По умолчанию поле заполнится коэффициентом, указанным для организации, и сотруднику будет назначено соответствующее плановое начисление. Имеется возможность изменить величину коэффициента непосредственно для сотрудника, которому назначаются начисления, вплоть до 1. Аналогично, если в карточке организации указано, что начисляется северная надбавка и указаны соответствующие территориальные условия ПФР, то в документах по этой организации показывается поле с процентом северной надбавки на дату назначения плановых начислений, и эта надбавка будет назначена сотруднику в качестве планового начисления. Примечание В регионе может применяться надбавка за особые климатические условия, но территориальные условия в отчетности для ПФР при этом могут не выделяться (например, Республика Хакасия). В таком случае для задействования возможности начисления надбавки следует выбрать территориальные условия «Прочие территории с особыми климатическими условиями» (ПРОЧ). Такие условия не будут влиять на заполнение отчетности в ПФР. Процент северной надбавки в программе может изменяться автоматически в зависимости от стажа сотрудника. Правила назначения и изменения процента редактируются в специальном калькуляторе северной надбавки, который доступен по ссылке рядом с полем процента северной надбавки, а также из карточки сотрудника в разделе Трудовая деятельность. Таким образом, надбавка по районному коэффициенту и северная надбавка не редактируются вместе со всеми плановыми начислениями в основной таблице, а показываются в отдельных полях документов. Примечание 1 Если в организации есть обособленные подразделения и плановые начисления редактируются в документе по такому подразделению, то при назначении надбавки по районному коэффициенту и северной надбавки учитываются сведения, указанные в карточке этого подразделения. Примечание 2 Начисления, к которым будут применяться все виды процентных надбавок, премий, районный коэффициент и т. п., определяются автоматически. Их список можно просмотреть и при необходимости отредактировать в карточке начисления. В ней же можно изменить и другие настройки начислений. Надбавка за вредные условия труда При выборе возможностей программы можно указать, что на предприятии применяется надбавка за вредность, а в карточке должности – что при работе на ней полагается такая надбавка. Тогда при оформлении на такую должность сотруднику автоматически назначается эта надбавка. Ее процент также редактируется не вместе с остальными плановыми начислениями, а в отдельном поле рядом с этой таблицей. Оплата в натуральной форме Если при начальной настройке программы было указано, что на предприятии применяется оплата труда в натуральной форме, то становится доступно соответствующее начисление Оплата в натуральной форме. При его назначении указывается денежное выражение натуральной оплаты, которое будет ежемесячно начисляться сотруднику пропорционально отработанному им времени в днях с целью обложения НДФЛ и страховыми взносами. Примечание Следует различать доходы в натуральной форме и оплату труда в натуральной форме, применяемую, как правило, на сельхозпредприятиях. Доходы в натуральной форме можно зарегистрировать с помощью документа, рассмотренного в главе Натуральные и незарплатные доходы.

Прочие плановые начисления Помимо всех перечисленных видов начислений для назначения в качестве плановых могут быть доступны начисления, которые были добавлены самостоятельно с назначением Повременная оплата труда и надбавки, Сдельная оплата труда, Компенсационные выплаты, Оплата труда в натуральной форме, Материальная помощь, Премия, Доход в натуральной форме, а также Прочие начисления и выплаты, выполняемые ежемесячно или в перечисленных месяцах. Примечание Действующие плановые начисления сотрудника можно посмотреть в его карточке на закладке Начисления и удержания, а также с помощью отчетов, рассмотренных далее. Таким образом, плановыми могут быть назначены не все виды начислений, предусмотренные в общем списке начислений. Для остальных начислений предусмотрен другой способ их выполнения. Они могут выполняться как в межрасчетный период, так и только при окончательном расчете зарплаты, как и плановые начисления. Такие начисления рассматриваются в главе Межрасчетные начисления и выплаты, главе Ввод данных для расчета зарплаты, главе Учет времени, главе Расчет зарплаты и взносов. Если при настройке программы была выбрана возможность использования нескольких тарифных ставок для одного сотрудника (независимых показателей), то, помимо назначения сотруднику плановых начислений и указания размеров их показателей, в отдельной таблице можно указать размеры постоянных показателей, не используемых в плановых начислениях. Такие показатели могут использоваться в начислениях, выполняемых другим способом. Подробно вопросы использования дополнительных тарифных ставок и независимых показателей рассматриваются далее в разделе 5.2.7 «Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника». На предприятии может возникнуть необходимость использования индивидуальных правил пересчета тарифных ставок сотрудников. В таком случае при определении условий оплаты труда можно установить порядок пересчета, отличный от порядка, установленного для всех сотрудников. Кроме того, при настройке программы может быть указано, что при пересчете ставки сотрудника следует использовать так называемую совокупную тарифную ставку (определяемую несколькими показателями). Если в составе редактируемых плановых начислений присутствуют начисления с несколькими показателями, определяющими такую ставку, то появляется возможность просмотреть автоматически определенный размер ставки и при необходимости изменить его. Подробно вопросы использования совокупной тарифной ставки рассматриваются далее в разделе 5.2.6 «Совокупная тарифная ставка сотрудника». Примечание Плановые удержания регистрируются в программе отдельными специализированными документами, которые рассматриваются в главе Назначение удержаний.

Плановый фонд оплаты труда сотрудника В некоторых случаях предприятию может потребоваться информация о том, какая сумма будет начислена сотруднику в некотором месяце, если он отработал месяц полностью, по норме, без каких-либо отклонений (например, для анализа фонда оплаты труда по всей организации или подразделению или для заполнения каких-либо карточек по конкретному сотруднику). В программе для таких целей имеется возможность планировать фонд оплаты труда (ФОТ) сотрудника на основании его плановых начислений непосредственно при их назначении или изменении. Определение планового ФОТ сотрудника производится программой по возможности автоматически с учетом сведений, известных на момент назначения начислений. Для начислений, вклад в ФОТ которых не может быть автоматически определен в момент их назначения, предоставляется возможность редактировать его вручную в соответствии с принятыми в конкретной организации подходами к планированию. Контролировать и редактировать ФОТ, определенный программой, не обязательно. Его размер не используется непосредственно при расчете зарплаты сотрудника. Планировать ФОТ следует лишь в случае, если есть потребность в полной мере использовать предоставляемые программой возможности, в которых задействуется размер ФОТ сотрудников: n проводить различного рода анализы с помощью специализированных аналитических отчетов (рассмотрены далее в разделе 5.7 «Отчеты по кадрам и плановому фонду оплаты труда»);

n выплачивать сотрудникам аванс процентом от тарифа (рассмотрено в главе Выплата зарплаты); n определять размер доплаты, назначаемой сотруднику за совмещение должностей, исполнение обязанностей (рассмотрено далее в разделе Прочие изменения условий труда); n использовать при пересчете тарифной ставки сотрудника совокупную тарифную ставку, в состав которой входят процентные и другие показатели (рассмотрено в разделе Приемы и переводы). ФОТ сотрудника складывается из вклада каждого из его плановых начислений, в карточках которых отмечено, что их следует включать в ФОТ. Размер вклада начисления в ФОТ по возможности определяется программой автоматически. Расчет производится с учетом этой информации теми же способами, какими он будет производиться при окончательном расчете зарплаты сотрудника. При расчете вклада в ФОТ для повременных начислений, могут учитываться, помимо размера тарифной ставки, среднемесячные показатели времени из графика работы сотрудника. Настройка графиков рассмотрена в главе Учет времени. При расчете вклада в ФОТ для процентных начислений помимо размера процента учитывается то, к каким начислениям должен применяться этот процент, и процент применяется к вкладу в ФОТ этих начислений. При расчете вклада в ФОТ для начислений, зависящих от стажа (например, надбавки за выслугу лет или северной надбавки), учитываются введенные ранее данные о стаже сотрудника: используется стаж на момент расчета ФОТ таких надбавок (на дату, с которой назначается начисление). Примечание Поскольку с течением времени стаж сотрудника изменяется и это может приводить к изменению размера (процента) надбавки, то программой автоматически ежемесячно производится анализ необходимости перерасчета вклада в ФОТ таких начислений и непосредственно перерасчет с помощью регламентного задания Расчет ФОТ начислений, зависящих от стажа (раздел Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные и фоновые задания). Возможность ручного редактирования вклада в ФОТ имеется только для начислений, для которых он не может быть автоматически рассчитан на момент их назначения. Это такие начисления, как сдельная оплата, премия процентом по прошлому месяцу и др. Примечание Если плановое начисление сотрудника зависит от сведений, которые меняются независимо от изменения самих плановых начислений (например, используется показатель, значение которого устанавливается в целом для организации), то при изменении таких сведений автоматический перерасчет ФОТ не производится. Размер ФОТ рассчитывается и доступен для просмотра или редактирования также во всех документах, которые изменяют плановые начисления сотрудника (рассмотрены далее). В программе предусмотрен сервисный инструмент Пересчет планового ФОТ (раздел Зарплата – Сервис). Им можно воспользоваться, если плановый ФОТ сотрудника по какой-то причине оказался неточным – будет произведен его пересчет по имеющимся в программе данным.

Совокупная тарифная ставка сотрудника При расчете некоторых начислений в программе может потребоваться выполнить пересчет тарифной ставки сотрудника. Например, если сотруднику назначен оклад (месячная тарифная ставка), а ему требуется оплатить ночные часы, для чего необходимо определить стоимость часа его работы. По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. А если помимо оклада сотруднику назначена, например, надбавка, то она при пересчете учтена не будет и, к примеру, доплата за работу в ночные часы будет рассчитана только исходя из оклада сотрудника. При этом если надбавка рассчитывается процентом, то, напротив, процент может быть применен к доплате за работу в ночные часы и в итоге сумма рассчитанной надбавки и доплаты за ночные часы даст желаемый результат.

Однако методика расчетов, применяющаяся на предприятии, может не допускать такого способа расчета, или же вообще надбавка, как и оклад, может назначаться сотруднику суммой. В таком случае в программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления. Для этого в настройках программы необходимо отметить показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму надбавки. Примечание Если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, где этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки. Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе появится возможность ее указать. При этом размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать непосредственно. В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки. Подробнее о порядке пересчета ставки см. главу Расчет зарплаты и взносов. Совокупная ставка рассчитывается и доступна для редактирования также в других документах, которыми изменяются показатели расчета (рассмотрены далее).

Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника Помимо плановых в программе предусмотрено использование начислений, которые так же, как и плановые, будут выполняться при окончательном расчете зарплаты сотрудника. Но такие начисления выполняются не безусловно, а только если отдельными специальными документами Данные для расчета зарплаты были введены значения используемых при их расчете показателей или сведения об отработанном сотрудником времени определенного вида, за работу в которое положено это начисление. Если такие сведения не введены, то начисления выполнены не будут. Наряду с вводимыми ежемесячно (или с другой периодичностью) показателями в таких начислениях могут использоваться показатели, значения которых индивидуальны для сотрудника и изменяются относительно редко (т. е. действуют постоянно с момента ввода, пока не будут изменены или отменены). При этом такие показатели не используются в начислениях сотрудника, назначаемых в плановом порядке. Если при настройке программы выбрана возможность использования таких постоянных, независимых от плановых начислений показателей (Используется нескольких тарифных ставок для одного сотрудника), то в отдельной от плановых начислений таблице можно задать или изменить их значения. Как и для плановых начислений, в документах, их изменяющих, можно отменить действие таких постоянных показателей, если для сотрудника использовать их значение больше не требуется.

Использование тарифных групп Если на предприятии практикуется использование тарифных групп (также называемых тарифными сетками), то при задействовании соответствующей возможности программы в ней можно описать эти группы и использовать их при назначении оплаты сотрудникам. Тарифные группы перечисляются в одноименном справочнике. Размеры тарифов для разрядов конкретной тарифной группы вводятся или изменяются документом Утверждение тарифной группы. Примечание Если изменяются тарифы группы, которая уже была утверждена ранее и уже используется, то в этом же документе автоматически вносятся изменения в начисления. При этом регистрируется индексация заработка, если используется такая возможность программы.

Тарифную группу можно указать для должности (или позиции штатного расписания, если оно ведется). Тогда при оформлении сотрудника на эту должность (позицию) можно будет указать его разряд согласно этой группе. Размер тарифа сотрудника при этом будет установлен согласно размеру, соответствующему этому разряду в тарифной группе. Если разряд сотрудника изменяется, то это событие можно отразить документом Изменение квалификационного разряда, в результате чего изменится и размер оплаты труда сотрудника. Возможность указывать разряды для позиций штатного расписания напрямую не связана с возможностью использовать тарифные группы и указывать фактические разряды сотрудников. Другими словами, для позиции штатного расписания может быть запланирован один разряд, а фактически сотрудник, занимающий эту позицию, выполняет работы по другому разряду.

Прочие изменения условий труда В программе можно зарегистрировать изменения различных условий труда сотрудника, указанных при приеме на работу, с помощью специализированных документов. Поддерживается отражение некоторых сценариев массового изменения условий труда (нескольким сотрудникам сразу). Далее рассмотрены предназначенные для этого документы программы.

Совмещение должностей Документ позволяет назначить сотруднику доплату при совмещении им профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы. Доплата может быть установлена на определенный срок или бессрочно – сотруднику назначается соответствующее плановое начисление, которое затем учитывается при окончательном расчете зарплаты. Дата окончания доплаты включается в срок, на который назначается доплата. В документе уточняется причина, по которой сотруднику назначается доплата. От нее зависит порядок расчета доплаты, также она учитывается при формировании печатных форм: приказа и дополнительного соглашения. При указании любой из причин размер доплаты может быть установлен определенной суммой, введенной вручную. Однако эта сумма может быть рассчитана при назначении и автоматически (с возможностью ручной корректировки) в соответствии с наиболее популярными способами расчета. Примечание 1 Предполагается, что приказом устанавливается сумма доплаты из расчета на целый месяц. При расчете фактической суммы доплаты она будет пересчитана исходя из фактически отработанного в месяце времени в днях. Примечание 2 Имеется возможность изменить способ расчета доплаты или создать несколько разных видов доплат. Если в программу был добавлен собственный вид доплаты за совмещение, то в документе необходимо выбрать доплату нужного вида. Документ можно ввести на основании зарегистрированного отсутствия сотрудника (отпуск, командировка и т. п.), если исполнение его обязанностей передается другому сотруднику с установлением доплаты. Если назначенная на определенный срок доплата отменяется досрочно, то этот факт в программе регистрируется отдельным документом Отмена совмещения. Его можно ввести на основании приказа о совмещении. Также его можно ввести для прекращения доплаты, назначенной бессрочно.

Приказ на доплату до среднего заработка

Документ позволяет назначить сотруднику доплату при временном переводе на менее оплачиваемую работу и в других аналогичных случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором. Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы. На указанный срок сотруднику назначается соответствующее плановое начисление, которое затем учитывается при окончательном расчете зарплаты. Примечание 1 Имеется возможность создать несколько разных видов доплат (например, если согласно коллективному договору применяются доплаты с разным расчетным периодом среднего заработка). Если в программу был добавлен собственный вид доплаты, то в документе необходимо выбрать доплату нужного вида. Примечание 2 Назначение доплаты может приводить к изменению ФОТ сотрудника, которому она назначается. Новый размер ФОТ можно просмотреть и отредактировать по соответствующей ссылке. Если назначенная на определенный срок доплата отменяется досрочно, то этот факт в программе регистрируется отдельным документом Отмена доплаты до среднего заработка. Его можно ввести на основании исходного приказа о доплате.

Индексация заработка Документ предназначен для отражения факта повышения заработной платы сотрудников всей организации или ее подразделения в результате индексации их тарифных ставок (окладов) с начала определенного месяца. При этом такая индексация в дальнейшем будет учитываться при расчете среднего заработка для отпусков, командировок и т. п. в соответствии с законодательством. Документ доступен, если выбрана соответствующая возможность программы. Индексируемые показатели заполняются автоматически в соответствии с ранее введенными документами индексации, а если они еще не вводились, то всеми видами тарифных ставок: месячной (оклад), дневной и часовой (если такие показатели есть в программе, т. е. была выбрана соответствующая возможность). Можно редактировать состав показателей вручную. После выбора индексируемых показателей и указания коэффициента индексации документ можно автоматически заполнить сотрудниками выбранной организации (и подразделения), для которых на начало месяца индексации действуют выбранные показатели. Также список сотрудников можно отредактировать вручную. Новый размер показателя рассчитывается согласно введенному коэффициенту. При необходимости размер можно отредактировать, при этом будет определен персональный коэффициент индексации для соответствующего сотрудника. Примечание Имеется возможность указать способ округления индексируемых показателей: без округления, до десяти рублей и т. п. Также можно изменить настройки предлагаемых способов округления (в сторону увеличения или уменьшения и т. п.) непосредственно в карточке этого способа или добавить и настроить новые способы в одноименном справочнике. Согласно новому размеру показателя рассчитывается плановый фонд оплаты труда сотрудника. Рассмотреть подробности расчета и при необходимости отредактировать его можно в отдельной форме, вызываемой по ссылке. После заполнения документа из него можно сформировать печатную форму приказа об индексации заработка. При проведении документа регистрируются новые значения показателей с начала указанного месяца, а также коэффициенты индексации, которые впоследствии будут учитываться при расчете среднего заработка.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменения, то документ можно ввести на основании предварительно оформленного документа Индексация штатного расписания.

Изменение плановых начислений Документ Изменение плановых начислений предназначен для отражения изменения условий оплаты труда (плановых начислений) нескольких сотрудников, в том числе временного. Его ввод предполагается, например, для всех сотрудников, занимающих определенную позицию штатного расписания, при изменении начислений для этой позиции. В этом случае документ можно ввести непосредственно из карточки позиции или документа, которым изменяются начисления позиции (если ведется история изменения штатного расписания). Если требуется назначить сотруднику одновременно несколько одинаковых плановых начислений (например, одну и ту же надбавку, но с разным процентом или сроком действия), то следует воспользоваться документом Назначение планового начисления (рассмотрен далее).

Изменение аванса Документ Изменение аванса предназначен для массового изменения аванса: всем сотрудникам организации, подразделения или произвольному списку сотрудников. Аванс одному сотруднику может быть изменен также с помощью документов Изменение оплаты труда, Кадровый перевод. Список сотрудников можно заполнить автоматически сотрудниками указанной организации и подразделения (если оно указано), работающими на дату изменения аванса. Состав сотрудников может быть изменен вручную. В документе указывается способ расчета аванса, который будет установлен для всех этих сотрудников. Если аванс устанавливается суммой или процентом, то можно для всех сотрудников установить одинаковую величину, указав ее в форме по ссылке Установить размер. Размер также может быть скорректирован или указан непосредственно в таблице. Если на дату изменения аванс установлен суммой или процентом, то в колонке Прежнее значение в справочных целях указывается соответствующий размер. Для аванса расчетом за первую половину месяца эта колонка не заполняется. Есть возможность изменить аванс временно. Для этого можно изменить форму документа (меню Еще), включив в нее предусмотренную дату «по». О выплате аванса см. главы Межрасчетные начисления и выплаты и Выплата зарплаты.

Перемещение в другое подразделение Документ Перемещение в другое подразделение предназначен для регистрации в программе массового перемещения сотрудников между подразделениями, в том числе обособленными (выделенными на отдельный баланс). Примечание Если в результате перемещения сотрудников в другое подразделение меняется и их оплата труда, то ее изменение следует отразить другим документом, например Изменение плановых начислений. Доступно формирование приказов по унифицированной форме Т-5 (на каждого сотрудника формируется отдельный приказ).

Подработки

Внимание! Эта возможность недоступна в базовой версии программы. Увеличение трудовых обязанностей сотрудника в программе может регистрироваться рассмотренными выше в этой главе способами: n приемом сотрудника на внутреннее совместительство – создание нового сотрудника, оформление его документом Прием на работу с соответствующим видом занятости; n документом Совмещение должностей – назначение сотруднику по основному месту работы еще одного планового начисления. Однако в некоторых случаях, когда работы сверх основных обязанностей могут носить массовый характер, указанные способы оформления в программе могут быть недостаточно удобны: n при оформлении совместительства «замусоривается» список сотрудников, изменяется штатная расстановка, требуется полноценное кадровое оформление; n при оформлении совмещения нет возможности назначить несколько разных начислений, характерных для замещаемой должности. Учет времени ведется по основному рабочему месту. В связи с этим для регистрации увеличения должностных обязанностей сотрудников предусмотрена еще одна возможность – документ Назначение подработки. Им могут регистрироваться, например, совмещение должностей, замещение отсутствующего сотрудника или временное исполнение обязанностей другого сотрудника. Документ используется, если необходимо учесть одну (или все) из следующих особенностей: n сотрудник не должен занимать ставку по штатному расписанию; n учитываются все (не только входящие в ФОТ) начисления замещаемого сотрудника; n учитывается отработанное время отдельно от основной должности и (или) по другому графику работы. Если имеет место исполнение обязанностей другого сотрудника, замещение отсутствующего сотрудника или аналогичная ситуация, следует указать этого сотрудника. Должность, график работ, количество ставок и все начисления на закладке Оплата труда заполнятся автоматически в соответствии с данными выбранного сотрудника. Все параметры при необходимости можно отредактировать вручную. Если требуется зарегистрировать совмещение должностей из списка позиций штатного расписания, и при этом в программе ведется штатное расписание, необходимо выбрать Должность по штатному расписанию. График работы и ФОТ по данной должности заполнятся автоматически, но все параметры можно отредактировать вручную. Подработку можно назначить как бессрочно, так и на определенный срок – на этот сток у сотрудника появляется дополнительное рабочее место с соответствующими плановыми начислениями. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов плановые начисления по подработке обозначаются отдельными строками. Если назначенная на определенный срок подработка отменяется досрочно, то этот факт регистрируется в программе отдельным документом Прекращение подработки. Также его можно ввести для прекращения подработки, назначенной бессрочно. В документе Табель можно указать фактически отработанное время по рабочему месту подработки. В расчетных листках, расчетной ведомости и других отчетах по заработной плате рабочее место подработки выделено как отдельная должность сотрудника. На основании сведений из документов Назначение подработки и Прекращение подработки возможно сформировать отчет Подработки, показывающий данные о назначенных сотрудникам подработках за произвольный период.

Изменение мест работы Для изменения основных условий оплаты труда сотрудников (плановых начислений) в программе предусмотрены рассмотренные выше документы. Однако если на предприятии практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т. п.), использование этих документов может оказаться недостаточно удобным. Поэтому в программе предусмотрена возможность изменения плановых начислений сотрудников в соответствии с особенностями оплаты труда на конкретном рабочем месте, где они выполняют работу. Возможность выбирается в настройках расчета зарплаты, и после ее выбора становится доступен документ Изменение мест работы. В документе указывается рабочее место, на которое направляются сотрудники. Рабочие места описываются в справочнике Места работы и характеризуются начислениями, положенными при работе на данном месте. При выборе в документе рабочего места плановые начисления сотрудника дополняются или изменяются с учетом начислений и их размеров, указанных для этого рабочего места.

Назначение планового начисления В некоторых случаях может потребоваться назначить сотруднику одно и то же начисление несколько раз одновременно. Например, сначала сотруднику была назначена надбавка в одном размере на некоторый период, а затем решили эту же надбавку назначить еще раз, но уже в другом размере и на другой период. С помощью рассмотренных выше документов в таком случае можно установить размер или период надбавки так, чтобы учесть это изменение. Однако в программе имеется возможность с помощью документа Назначение планового начисления назначить несколько одновременно действующих начислений одного и того же вида для одного и того же сотрудника. В карточке такого начисления должен быть установлен флажок Поддерживает несколько одновременно действующих начислений. Прекратить назначенное этим документом начисление можно с помощью документа Прекращение планового начисления.

Увольнение Для регистрации факта прекращения (расторжения) трудового договора с сотрудником (увольнения) и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8 предназначен документ Увольнение. С даты, следующей за датой увольнения, сотруднику не будет начисляться зарплата (прекращаются его плановые начисления), сотрудник не будет учитываться при формировании отчетности за периоды после даты увольнения. Кроме того, документ позволяет произвести окончательный расчет с сотрудником и сформировать на его основании записку-расчет по унифицированной форме Т-61: n начислить положенную заработную плату за отработанную до дня увольнения часть месяца; n компенсировать неиспользованные дни основного отпуска, а также дополнительных отпусков, если они предоставляются в организации, либо удержать за предоставленные авансом дни; n начислить выходное пособие в установленных законодательством случаях; n сформировать ведомость на выплату начисленных сумм в межрасчетный период.

Расчет положенной сотруднику заработной платы производится так же, как он производится документом Начисление зарплаты и взносов при окончательном расчете за месяц (рассматривается в главе Расчет зарплаты и взносов). Расчет суммы компенсации отпуска производится так же, как он производится документом Отпуск (рассмотрен в главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия). При необходимости начислить сотруднику выходное пособие непосредственно при увольнении следует указать количество дней (или часов, если он работал на графике суммированного учета времени). Начисление за это время будет рассчитано исходя из среднего заработка сотрудника. Примечание В программе имеется возможность настроить несколько начислений с назначением Выходное пособие, отличающихся способом обложения НДФЛ. В таком случае вид начисления будет доступен для выбора в документе. Если после увольнения сотруднику потребуется начислить сохраняемый заработок на время трудоустройства, то можно ввести документ Выплата бывшим сотрудникам на основании увольнения. Для этого в программе должна быть выбрана возможность производить выплаты бывшим сотрудникам. Кроме того, предусмотрен документ Увольнение списком, который предназначен для регистрации увольнения нескольких сотрудников и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8а. Работа с каждой строкой документа аналогична работе с документом Увольнение. При увольнении сотрудника имеется возможность в соответствии с законодательством сформировать справку о сумме его заработка с помощью документа Исходящая справка для расчета пособий. Возможна ситуация, когда после увольнения сотрудника он обращается в суд о признании увольнения незаконным и суд это признает. В этом случае работодатель обязан отменить приказ об увольнении и восстановить сотрудника в должности. Время его отсутствия после незаконного увольнения может потребоваться признать временем вынужденного прогула и оплатить его в размере среднего заработка, а также компенсировать моральный вред. Для оформления такой ситуации в программе предусмотрен документ Восстановление в должности. Он похож на документ Прием на работу. Однако помимо повторной регистрации условий, на которых сотрудник работал на момент увольнения, документ также «отменяет» кадровое событие, зарегистрированное увольнением (например, увольнение перестает отражаться в карточке Т-2).

Перевод к другому работодателю В программе может вестись учет по нескольким организациям, и сотрудники могут перемещаться между ними: увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю. Он позволяет подготовить необходимые печатные формы и создать документы Увольнение по прошлой организации и Прием на работу по новой, а также нового сотрудника. Документом не предполагается производить полноценное оформление переводов сотрудников в связи с реорганизацией (слиянием, присоединением, выделением, разделением, преобразованием) предприятия. Примечание Если в настройках кадрового учета указано, что используется перенос остатков отпуска при увольнении переводом, то появляется возможность ввести документ Ввод начальных остатков отпусков непосредственно из перевода. Документ заполнится согласно остаткам организации, откуда осуществляется перевод. При расчете среднего заработка для отпуска в новой организации будут использоваться сведения о начислениях только в новой организации. Сведения о начислениях в прошлой организации не переносятся.

Договоры гражданско-правового характера В программе предусмотрена возможность регистрировать внештатных сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Примечание Договоры ГПХ также могут заключаться со штатными сотрудниками. Условия договоров гражданско-правового характера, заключаемых с сотрудниками в рамках подсистемы учета зарплаты, в программе регистрируются документами Договор (работы, услуги) и Договор авторского заказа. Документы доступны, если соответствующая возможность выбрана при настройке программы.

Договор (работы, услуги) и договор авторского заказа Документы предназначены для регистрации основных условий соответствующего договора. В качестве сотрудника может быть выбран и такой, с которым ранее уже был заключен трудовой договор. Фактические начисления сумм вознаграждений по договору, а также НДФЛ и страховых взносов с этих сумм производятся в документе Начисление зарплаты и взносов, который заполняется автоматически в соответствии с зарегистрированными условиями договора. Указание периода договора является обязательным. В соответствии с указанным периодом определяется стаж при автоматическом заполнении сведений персонифицированного учета для ПФР. Оплата по договору, как правило, может производиться либо однократно по окончании договора, либо ежемесячно по актам выполненных работ, при этом каждый месяц суммы могут быть разными. Кроме того, некоторая авансовая сумма может выплачиваться ежемесячно и без оформления акта. Если договор оплачивается первым способом (однократно в конце срока), то сумма, указанная в нем, автоматически попадает в документ Начисление зарплаты и взносов в том месяце начисления, куда входит дата окончания договора. В этом случае печатную форму акта можно сформировать непосредственно из самого договора. Если договор оплачивается вторым способом (по актам выполненных работ), то для фактического начисления сумм необходимо зарегистрировать специальный документ Акт приемки выполненных работ. Рекомендуется создавать этот документ на основании договора, т. к. в этом случае большинство его полей заполняются автоматически. Наконец, если используется третий способ (в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами), то помимо общей суммы по договору можно указать также и сумму ежемесячного платежа. В этом случае при начислении зарплаты автоматически будет начисляться сумма в размере авансового платежа, а в месяце окончания договора автоматически начислится еще не выплаченный остаток (сумма по договору за вычетом всех авансовых платежей). При исчислении НДФЛ с сумм вознаграждений по договору может применяться вычет в размере сумм понесенных расходов. При первом способе оплаты эта сумма может быть указана непосредственно в договоре, при втором – в акте. В последующем сумма вычета может быть указана или уточнена непосредственно в документе Начисление зарплаты и взносов. В договоре можно указать особенности его отражения в учете: подразделение, на которое будут списываться затраты по этому договору, и способ отражения. В договоре авторского заказа обязательно указывается также вид работ, от которого зависит обложение сумм вознаграждения НДФЛ и страховыми взносами. Если организация является плательщиком ЕНВД (указывается в учетной политике), то в договоре можно указать, как относятся суммы по нему к ЕНВД, и эта информация будет использоваться при распределении страховых взносов в документе Начисление зарплаты и взносов. Предусмотрено формирование типовой печатной формы договора. Примечание 1 Вознаграждения по договорам гражданско-правового характера не облагаются страховыми взносами в ФСС (на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) в соответствии с законодательством, поэтому настроить их обложение иначе в программе возможности

нет. Примечание 2 Выплату по договорам, не связанным с выполнением работ или оказанием услуг (договор аренды автотранспорта и т. п.), а также такие виды доходов, как доходы по лицензионным договорам (код дохода НДФЛ 1300); доходы, полученные от отчуждения авторских или иных смежных прав (1301); вознаграждение, выплачиваемое наследникам (правопреемникам) авторов (2210), можно зарегистрировать документом Регистрация прочих доходов.

Акт приемки выполненных работ Документ предназначен для регистрации факта выполнения работ (оказания услуг) по соответствующему договору либо по договору авторского заказа. Этот факт регистрируется определенным месяцем начисления, и указанные в акте суммы автоматически начисляются в документе Начисление зарплаты и взносов этого месяца. Ввод акта предполагается на основании соответствующего договора, в котором указано, что оплата осуществляется по акту. Если акт вводится отдельно, то помимо сотрудника (который выбирается из числа сотрудников, на которых когда-либо был введен договор) обязательно необходимо указать соответствующий договор. Поскольку на один договор может вводиться несколько актов, то в самом акте может быть указана произвольная сумма вознаграждения и вычета к нему. В зависимости от того, все работы по договору «закрываются» актом или только их часть, имеется возможность сформировать ту или иную печатную форму акта. Также в акте может быть определен способ отражения регистрируемой суммы в учете, отличный от указанного в договоре. Особенности взаиморасчетов по договорам ГПХ, которые не учитываются в рамках подсистемы «Зарплата», см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Отчеты по кадрам и плановому фонду оплаты труда Предусмотрены разнообразные отчетные формы и аналитические отчеты, например: Личные карточки (Т-2) – унифицированная форма личной карточки сотрудника в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В настройках отчета можно указать работника кадровой службы и его должность для вывода в качестве расшифровки подписи; Учетные карточки научных работников (Т-4) – унифицированная форма учетной карточки научного работника в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1; Личные данные сотрудников – выводит список всех занесенных в программу сотрудников, в том числе не оформленных на работу, с указанием их основных персональных данных; Штатные сотрудники – выводит сотрудников, работающих по трудовым договорам на дату формирования отчета. Выводятся также основные сведения об их рабочем месте; Кадровые изменения – отчет показывает кадровые изменения с группировкой по подразделению и виду события (прием или ввод начальных данных, перемещение, увольнение) с детализацией до сотрудников. Дополнительно выводятся должность и количество занимаемых сотрудником ставок; Свод кадровых изменений – выводит общее количество кадровых событий с группировкой по подразделениям и должностям; Договорники – выводит список сотрудников, на которых в выбранном периоде оформлены договоры ГПХ; Среднесписочная численность – отчет формирует сведения о среднесписочной численности сотрудников в соответствии с указаниями Росстата;

Уволенные сотрудники – выводит список сотрудников, уволенных до даты формирования отчета; Северная надбавка – показывает северный стаж и процент надбавки на выбранную дату, в соответствии с заданными для сотрудников условиями начисления северной надбавки. Отчет доступен, если в программе есть организации или подразделения, в которых начисляется северная надбавка.

Рабочее место по работе с кадрами Для упрощения кадровой работы в программе предусмотрено специальное рабочее место Работа с кадрами. Оно позволяет: n оформлять новых сотрудников и контролировать оформление уже созданных; n просматривать все уже оформленные документы и те, которые требуют дооформления; n оформлять новые документы по выбранному сотруднику; n оформлять справки и отчетные формы по выбранному сотруднику.

Ведение воинского учета Программа позволяет автоматизировать ведение воинского учета на предприятии. Наряду с общими сведениями об организациях и сотрудниках, ввод информации о которых рассматривается в предыдущих главах, обеспечивается хранение сведений о воинском учете, а также автоматическое заполнение на их основании соответствующего раздела личной карточки сотрудника. Реализованы основные документы (печатные формы) и отчеты, необходимые для представления в военные комиссариаты и органы местного самоуправления, передачи сотрудникам и хранения в организации. Поддерживается ведение учета граждан, стоящих на специальном воинском учете, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. Если такая возможность востребована, то это следует отметить при выборе возможностей программы. Документы и отчетные формы реализованы в соответствии с положением о воинском учете, утвержденным Правительством РФ, методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных сил РФ, и другими нормативными актами.

Перечень предусмотренных отчетных форм Помимо личных карточек по унифицированной форме Т-2 в программе реализованы документы и отчетные формы ведения общего воинского учета. Они соответствуют требованиям методических рекомендаций Генштаба ВС РФ (в скобках указан номер приложения к ним): n Приказ об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе (4). n План работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (17). n Расписка в приеме от сотрудника документа воинского учета (14). n Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу или увольнении его с работы (9). n Листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете (13, приложение 1). n Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете (13, приложение 2). n Список граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках (12). n Список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста (11). n Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (10). Согласно требованиям «Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе» (приложение № 3), реализована отчетная форма «Список граждан ____ года рождения, а также граждан старших возрастов, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 20__ году». Реализованы отчеты, образцы которых предоставляются военкоматами или органами местного самоуправления: n Карточка учета организации (форма № 18). n Карточка оповещения граждан о вызовах (повестках). Для ведения специального воинского учета забронированных граждан реализованы следующие отчетные формы:

n Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма № 6). n Донесение о количестве граждан, пребывающих в запасе, забронированных за отраслями экономики Российской Федерации (форма № 11/МУ). n Анализ обеспеченности на период мобилизации и в военное время трудовыми ресурсами. n Список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с перечнем должностей и профессий (форма № 8). n Список граждан, пребывающих в запасе, на которых испрашиваются персональные отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в Вооруженные Силы Российской Федерации (форма № 2). Кроме регламентированных нормативными актами форм, реализованы аналитические отчеты, которые повышают удобство ведения воинского учета и подготовки самих регламентированных форм: n Анализ карточек воинского учета, n Анализ изменений личных данных сотрудников, n Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники, n Принятые и уволенные сотрудники, подлежащие призыву.

Организация ведения воинского учета в программе Программа дает возможность поставить воинский учет в недавно созданных организациях, а также продолжить ведение учета тем, кто вел его ранее в других программах. Для всех предприятий перед началом работы следует настроить программу в соответствии с требуемой функциональностью, заполнить сведения об организации и сотрудниках, ввести информацию по воинскому учету.

Настройка программы для ведения воинского учета Объем доступной функциональности ведения воинского учета настраивается перед началом работы при выборе используемых возможностей программы. Допустимо также внесение изменений в настройки программы в процессе работы. Выбор документов, регистрирующих данные по воинскому учету, регламентированных форм и аналитических отчетов, используемых в организации, производится в разделе Настройка по ссылке Кадровый учет. До начала настройки все возможности ведения воинского учета отключены. Если в организации ведется общий воинский учет военнообязанных, в настройке кадрового учета следует выбрать флажок Ведется воинский учет. При этом становятся доступными: n ведение воинского учета всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету, и сотрудников, пребывающих в запасе; n подготовка документов и отчетов для военных комиссариатов и (или) органов самоуправления. Если в организации наряду с общим ведется специальный воинский учет забронированных граждан, необходимо указать эту возможность. Подробнее настройка бронирования сотрудников и его ведение изложены далее – в разделе 6.7 «Учет бронирования граждан». Примечание 1 Информация по ведению воинского учета является секретной, поэтому сотрудникам, допущенным к ней, может потребоваться установить права доступа к чтению и изменению данных – в зависимости от выполняемых ими обязанностей (подробнее о настройке профилей доступа см. приложение 2 «Сервисные

возможности и администрирование»). Примечание 2 При отсутствии необходимости ведения в программе воинского учета его можно отключить. В этом случае ввод данных по воинскому учету будет невозможен. Документы и отчеты исчезнут из экранных форм. Однако заполненные ранее данные сохранятся и могут быть использованы при возобновлении ведения воинского учета.

Ввод исходных данных по воинскому учету Перед началом работы по ведению воинского учета: n в организациях, до того осуществлявших воинский учет в программе прошлой редакции, при начальной настройке следует воспользоваться возможностью переноса данных в новую программу – в этом случае автоматически загрузятся все данные, необходимые для продолжения ведения учета; n в организациях, в которых раньше вели учет в другой программе, следует перенести по возможности максимальный объем информации о воинском учете из старой программы, а затем ввести недостающие данные; n в организациях, до того осуществлявших учет на бумажных носителях, необходимо заполнить данные для ведения воинского учета в программе. Порядок их ввода совпадает с порядком заполнения данных для новой организации. Новым организациям необходимо встать на воинский учет в военном комиссариате. Для этого следует оформить документы, список которых предоставляется военкоматом. В обязательном порядке необходимо подготовить приказ «Об организации воинского учета граждан, пребывающих в запасе», утвердить «План работ по осуществлению воинского учета граждан, пребывающих в запасе» на территории организации, заполнить «Карточку учета организации» по форме № 18. Приказом «Об организации воинского учета граждан, пребывающих в запасе» руководитель организации назначает ответственного по ведению воинского учета и дает распоряжение разработать функциональные обязанности сотрудников, осуществляющих воинский учет. В «План работ по осуществлению воинского учета граждан, пребывающих в запасе» вносятся мероприятия, планируемые к выполнению в течение года с указанием сроков, ответственного и отметки о выполнении. В «Карточке учета организации» указываются сведения об организации, ее руководителе, ответственном за воинский учет и о гражданах, работающих в организации (военнообязанных, подлежащих призыву, забронированных). Для автоматического заполнения приказа, плана работ и первых девяти пунктов карточки учета необходимо, чтобы в карточке (форме) организации помимо основных сведений (наименование, коды, контактная информация и т. п.) был указан ответственный за ВУР. Отредактировать и распечатать приказ и план работ можно из карточки организации (закладка Учетная политика и другие настройки, ссылка Воинский учет). «Карточка учета организации» (форма № 18) и другие отчеты по воинскому учету расположены по ссылке Кадровые отчеты раздела Кадры. Для постановки на учет могут потребоваться дополнительные сведения, например по форме № 6 (Численность работающих и забронированных граждан запаса), или список граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации. Порядок их формирования описан далее в разделах 6.6 «Сведения по запросу военкомата или представляемые на регулярной основе» и 6.7.3 «Отчетность по бронированию». Содержание отчетных форм, в том числе пункта 10 «Карточки учета организации», заполняется на основе данных, указанных в личных карточках сотрудников.

Заполнение личной карточки

При приеме на работу требуется проверять у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты либо временные удостоверения, выданные взамен военных билетов, а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, – удостоверения граждан, подлежащих призыву на военную службу. Получение документов воинского учета оформляется распиской. Ее можно заполнить по ссылке Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов. Бланк «Расписки при приеме документов» может быть сформирован пустым для оформления вручную либо с ФИО нового сотрудника, если эти данные на момент заполнения расписки записаны и сохранены в личной карточке. Сведения из документов воинского учета вводятся в карточку сотрудника (ссылка Воинский учет). Для офицерского и рядового состава в графе Отношение к воинской обязанности следует выбрать Военнообязанный. При заполнении карточек на офицеров запаса в разделе Данные военного билета: графа Категория запаса не заполняется; графа Воинское звание выбирается из одноименного списка на основании пунктов 5 (стр. 3) и 13 (стр. 9) военного билета (список воинских званий при необходимости можно редактировать); графа ВУС заполняется в соответствии с пунктом 6 (стр. 3) военного билета; графа Годность к военной службе заполняется из предопределенного списка на основании записи в пункте 15 (стр. 10–13) военного билета; при отсутствии записей в пункте 15 военного билета в личной карточке проставляется категория годности к военной службе А; графа Состав (профиль) указывается из списка Составы военнослужащих в соответствии с пунктом 7 (стр. 3) военного билета (список доступен для редактирования); в графе Военкомат указывается военный комиссариат, в котором гражданин состоит на воинском учете (пункт 20 военного билета); если он отсутствует в списке военкоматов, его следует внести; в графе Отношение к воинскому учету раздела Общий воинский учет из выпадающего списка следует выбрать формулировку, соответствующую актуальному отношению гражданина к воинскому учету; в случаях наличия у сотрудника мобилизационного предписания необходимо поставить галочку и указать номер команды, партии; также это требуется при наличии штампа в пункте 16 «Отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний» (стр. 14–21) военного билета гражданина. Номер команды (партии) указывается в пункте 1 мобилизационного предписания и в строке в команду № штампа. Если в организации ведется специальный воинский учет (подробно рассмотрено в разделе 6.7 «Учет бронирования граждан») и в настройках программы выбрана эта возможность, то в личной карточке доступен раздел Бронирование. В нем указывается информация о гражданах, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и на военное время, номер перечня должностей и профессий, номера пункта и раздела перечня, по которому оформлено бронирование гражданина, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом. Эти данные после утверждения в военкомате вносятся в список Перечень должностей для бронирования, а затем выбираются в карточке сотрудника. Примечание При ведении специального учета в личной карточке становится доступен список документов бронирования по одноименной ссылке. При заполнении личной карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат, матросов запаса в разделе Данные военного билета: графа Категория запаса заполняется на основании пункта 23 военного билета путем выбора из выпадающего списка цифры 1 или 2; графа Воинское звание выбирается из одноименного списка на основании пункта 20 (стр. 8) военного билета;

графа ВУС заполняется в соответствии с пунктом 26 (стр. 11) военного билета; графа Годность к военной службе заполняется из предопределенного списка на основании данных пунктов 6, 7, 9 раздела III (стр. 2, 3) или пунктов 29, 30 раздела VI (стр. 13, 14) военного билета; при отсутствии записей в указанных пунктах военного билета проставляется категория годности к военной службе А; графа Состав (профиль) выбирается из списка Составы военнослужащих в соответствии с пунктом 25 раздела V (стр. 11) военного билета (список можно редактировать); в графе Военкомат указывается военный комиссариат, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел IX (стр. 21–24) военного билета); если он отсутствует в списке военкоматов, его следует добавить. Разделы Общий воинский учет и Бронирование (если в организации ведется специальный воинский учет) заполняются по тем же правилам, что и для офицерского состава. При заполнении личной карточки на граждан, подлежащих призыву на военную службу, в графе Отношение к воинской обязанности следует выбрать Призывник. В разделе Данные военного билета: графа Категория запаса не заполняется; графа Воинское звание не заполняется; графа ВУС не заполняется; графа Годность к военной службе заполняется из предопределенного списка на основании записи решения комиссии по постановке граждан на воинский учет (раздел I, стр. 1 удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу); графа Состав (профиль) не заполняется; в графе Военкомат указывается военный комиссариат, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел II (стр. 3, 4) удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу); в разделе Общий воинский учет указывается только Отношение к воинскому учету, раздел Бронирование не заполняется. Записанные данные отражаются в личной карточке (Т-2) в разделе Сведения о воинском учете. Анализ полноты сведений, внесенных в личные карточки сотрудников, можно проводить с помощью отчета Анализ карточек воинского учета. В нем собрана вся личная информация о военнообязанных и призывниках. Существует возможность отбора сведений в различных разрезах.

Актуализация сведений воинского учета Работники кадровой службы, а также сотрудники, отвечающие за военно-учетную работу (ВУР), вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получение инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете. Эта информация в течение двух недель должна быть передана в военкоматы. Для мониторинга информации об изменении личных данных предназначен отчет Анализ изменений личных данных сотрудников. В результате анализа данных отчета формируется документ Листок сообщения об изменениях. В нем описываются изменения личных данных сотрудника. Примечание В графе Содержание изменений для формы «Сведения об изменениях для военкомата» следует указать произошедшие изменения. В этом случае в графу 6 (Содержание изменений) отчета для военкомата автоматически внесутся измененные сведения.

Документ регистрируется со статусом листок не выдан. Его следует распечатать для передачи сотруднику. Если сотрудник не смог своевременно получить документ, необходимо указать причину в одноименной графе «Листка сообщения об изменениях». В этом случае в отчете для военкомата формулировка причины запишется в графу 7 (Примечание). При вручении сотруднику листка необходимо изменить статус документа на листок выдан и указать дату вручения. Печатная форма «Листка сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете» включает в себя корешок, в котором в военкомате ставится отметка о предоставлении изменившихся сведений. При получении корешка «Листка сообщения об изменениях» с печатью военкомата следует установить флажок Корешок листка получен. Данные о сотрудниках, не предъявивших в установленный срок корешок листка сообщения включаются в отчет Сведения об изменениях для военкомата.

Оповещение граждан Ответственный за ВУР должен оповещать граждан о вызовах (повестках) военных комиссариатов или органов местного самоуправления и обеспечивать их своевременную явку в места, указанные военными комиссариатами. Сотруднику должна быть выдана Карточка оповещения по месту работы. Ее можно заполнить по ссылке Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов. Бланк карточки может быть сформирован пустым для оформления вручную либо с данными о сотруднике, зарегистрированными в программе.

Сведения по запросу военкомата или представляемые на регулярной основе В целях поддержания в актуальном состоянии сведений о военнообязанных и сотрудниках призывного возраста организации представляют в военкоматы и (или) органы местного самоуправления сведения по их запросу, а также на регулярной основе. Ответственный за ВУР направляет в двухнедельный срок сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, о принятии или увольнении их с работы. Для оперативного контроля за принятыми и уволенными военнообязанными сотрудниками служит отчет Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники. В нем отражаются данные по тем сотрудникам, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинской обязанности указано Военнообязанный. Не включаются в список сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету. Для мониторинга принятых и уволенных сотрудников, подлежащих призыву, служит одноименный отчет. Он заполняется данными о сотрудниках, в карточках которых выбрано Отношение к воинской обязанности – Призывник. В отчет не входят сведения с формулировками в личной карточке Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету. По результатам анализа сведений указанных отчетов заполняются документы Извещение о приеме или увольнении военнообязанных сотрудников и призывников. Сведения могут формироваться по сотруднику, подразделению, организации в целом либо по наименованиям военкоматов, в которых граждане состоят на воинском учете. Последнее условие выполняется, если в карточке сотрудника указан военкомат, к которому он прикреплен. Извещения заполняются по тем работникам, у которых в личной карточке указано Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный либо Призывник. Не формируются документы для сотрудников с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету. По запросам военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления ответственный за ВУР обязан в 2-недельный срок представить сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете. Для этой цели служит отчет Список состоящих на учете и подлежащих постановке на воинский учет граждан. Данные отчета заполняются по тем сотрудникам, у которых в личной карточке указано Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный или Призывник. Не входят в отчет сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

Предприятия ежегодно, в сентябре, представляют в военные комиссариаты «Списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста». Эти сведения формируются одноименным отчетом по ссылке Кадровые отчеты. Важной информацией для данного отчета является зарегистрированное место жительства либо место фактического проживания и телефон сотрудника. Поэтому для автоматического заполнения данных в его личной карточке должны быть указаны телефон, адрес по прописке, а также адрес места проживания (если есть). До 1 ноября подаются списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. Список можно сформировать отчетом Список первоначальной постановки на воинский учет. Отчет заполняется сведениями о тех сотрудниках, которым в год формирования отчета исполняется 17 лет, а также о более старших, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинскому учету указано Встает на воинский учет или Не состоит на воинском учете (но должен). Не реже 1 раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, сверяются со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов и (или) органов местного самоуправления. Сведения формируются отчетом Список граждан для сверки с военкоматом. В него входят сведения о тех сотрудниках, у которых в личной карточке в графе Отношение к воинской обязанности указано Военнообязанный. Не включаются в список сотрудники с формулировками Снят с воинского учета по возрасту и Снят с воинского учета по состоянию здоровья, указанными в графе Отношение к воинскому учету.

Учет бронирования граждан На предприятии может быть организован специальный воинский учет забронированных граждан. Для его ведения в программе следует выбрать соответствующие возможности.

Настройка программы для учета бронирования граждан В настройках программы по ссылке Кадровый учет следует указать Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время. В том случае, когда в организации существуют должности, относящиеся к летно-подъемному составу либо плавсоставу, наличие таких специалистов должно отражаться в отчетности по бронированию. Принадлежность к такому составу указывается в карточке должности. Возможность выбора в карточке должности отношения ее к летно-подъемному составу либо плавсоставу становится доступной, если в настройках кадрового учета указано, что имеются должности, относящиеся к летно-подъемному составу и (или) плавсоставу.

Порядок бронирования сотрудников При оформлении бронирования сотрудников используются сведения из справочника Перечень должностей для бронирования, который заполняется утвержденными военкоматом данными. Для оформления бронирования сотрудников необходимо в форме Документы бронирования создать документ Ходатайство о бронировании. При выборе фамилии сотрудника документ заполняется его данными из личной карточки. Следует выбрать пункт перечня должностей для бронирования и добавить мотив ходатайства. После его проведения появляется возможность формирования печатных форм документов Ходатайство о бронировании в соответствии с перечнем (форма № 8) (заполняется для группы сотрудников) и Ходатайство об индивидуальном бронировании (форма № 2). После удовлетворения ходатайства следует открыть проведенный документ и перейти по ссылке Ходатайство удовлетворено, выполнить бронирование. В результате будет сформирован документ Бронирование граждан, а сведения о бронировании отобразятся в карточке сотрудника в форме Воинский учет. Отмена бронирования регистрируется одноименным документом.

Отчетность по бронированию В дополнение к общим отчетам по воинскому учету организации, ведущие специальный воинский учет, представляют в военкомат и (или) органы местного самоуправления отчеты по бронированию граждан.

Перед их формированием следует убедиться, что введены сведения в раздел Воинский учет карточек должностей и организации, а также присутствует необходимая информация по воинскому учету в личных карточках сотрудников. Отчет Численность работающих и забронированных граждан запаса (форма № 6) формируется ежегодно. В нем представлена информация о численности работающих, а также забронированных граждан. Указывается количество специалистов, в том числе относящихся к летно-подъемному составу и плавсоставу. Отчет Донесение о количестве граждан в запасе (форма № 11/МУ) отражает данные по общей численности работающих, количество и процент забронированных в организации, а также приписанных к войскам. Отчет Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами содержит информацию об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и в военное время. Потребность в специалистах на очередной год можно указать в карточке организации.

Назначение удержаний Наряду с начислениями на предприятии могут производиться и удержания. Необходимость ввода сотруднику ежемесячных удержаний возникает при поступлении в бухгалтерию исполнительных листов (соглашений об уплате алиментов), заявлений сотрудников о желании перечислять в ПФР дополнительные страховые взносы либо участвовать в программе негосударственного пенсионного фонда и в других подобных случаях. Для того чтобы исключить необходимость ежемесячного ввода постоянных удержаний вручную, достаточно описать условия их расчета и период действия в специализированных документах, работа с которыми описана в этой главе. Эти документы доступны, если выбрана соответствующая возможность при начальной или последующей настройке программы. Расчет и удержание сумм будут производиться при последующих расчетах заработной платы (окончательном расчете или в межрасчетный период). Если требуется провести разовое удержание (например, для возмещения ущерба, нанесенного производству) можно ввести соответствующий показатель и указать его значение при расчете зарплаты. Порядок настройки описан в приложении 1 «Настройка начислений и удержаний».

Удержание по исполнительному листу Исполнительный лист (соглашение об уплате алиментов) Соглашения об уплате алиментов, а также исполнительные документы о возмещении вреда здоровью, взыскании алиментов и по другим судебным решениям оформляются документом Исполнительный лист. В расчетную базу удержаний включаются все начисления по заработной плате и иные доходы должника. Ознакомиться с расчетной базой и при необходимости ее отредактировать можно в карточке соответствующего удержания Удержание по исполнительному документу на закладке Расчет базы. Примечание Такие доходы, как начисления по договорам гражданско-правового характера, а также призы и подарки, учитываются при расчете удержаний по исполнительному листу безусловно. Если в программу вводится новое начисление по оплате труда или иному доходу, то при соответствующем выборе назначения этого начисления оно автоматически вносится в базу удержания по исполнительному листу. По умолчанию размер удержания определяется из суммы дохода, оставшейся после исчисления НДФЛ. Если возникла необходимость ведения аналитического учета исполнительных документов (требуется возможность видеть удержания в отчетах по отдельным строкам), например по виду взыскания, следует добавить новые удержания (для каждого взыскания). При использовании единственного вида удержания отсутствует необходимость его указания в документе. Если применяется несколько удержаний по исполнительному листу, то в документе присутствует поле для выбора вида удержания. Способ расчета суммы удержания назначается на основании данных поступившего документа. Удержание может быть назначено суммой, процентом или долей. Расчет суммы удержания долей может производиться от величины заработка или прожиточного минимума региона получателя. Указать прожиточный минимум региона получателя можно в форме Прожиточные минимумы, которая редактируется непосредственно из документа, или в настройках программы. При способах расчета процентом и долей от заработка существует возможность учета начислений по больничным листам. Примечание

Включать в расчетную базу удержания пособия по временной нетрудоспособности можно только по решению суда и судебному приказу о взыскании алиментов либо нотариально заверенному соглашению об уплате алиментов – при условии, что оплата по больничному листу непосредственно указана в этих документах. Встречаются ситуации, когда назначается удержание значительной суммы денежных средств. В таких случаях может быть удержано не более определенного процента с каждой выплаты сотруднику в зависимости от вида взыскания. В документе можно ввести ежемесячный процент и предельную величину, по достижении которой удержание прекращается. Удержание может быть выплачено через кассу, а также перечислено получателю при посредничестве платежного агента. Такими агентами могут быть, например, банк или почта. Услуги платежного агента, как правило, оплачиваются согласно тарифу, который может быть задан по шкале и иметь ограничения по максимальной и минимальной сумме. По умолчанию в программе указаны тарифы Сбербанка РФ и Почты России. Если требуется ввести новый тариф, его следует описать в списке тарифов, открыв из документа, или в настройках программы. Примечание Вознаграждение платежного агента рассчитывается в разрезе получателя и платежного агента, то есть если удерживается несколько сумм в адрес одного получателя, то тариф применяется ко всей переводимой сумме. Размеры удержаний могут быть изменены либо отменены решением суда. В этом случае следует ввести документ Изменение исполнительного листа, который рекомендуется формировать на основании ранее проведенного документа Исполнительный лист. Документ позволяет изменить срок окончания либо прекратить удержание. Кроме того, с его помощью вносятся изменения величины, способа расчета, предельной величины удержания, платежного агента и (или) тарифа.

Журнал (карточка) учета исполнительных документов При поступлении в организацию исполнительных документов, выданных по решению суда, или соглашений об уплате алиментов эти документы не позднее следующего дня должны быть переданы в бухгалтерию. Бухгалтер, принявший к исполнению документы, должен зарегистрировать их в журнале (карточке) учета исполнительных документов и хранить в течение 5 лет. Содержание записи в журнале (карточке) учета исполнительных документов формируется при вводе сведений об условиях удержания в документ Исполнительный лист. В разделе Отображение в печатных формах следует выбрать вид исполнительного документа, а также указать, кем и когда он выдан. Эти сведения войдут в соответствующие графы журнала (карточки) учета исполнительных документов, которые можно распечатать после проведения документа.

Отчет по исполнительным листам (соглашениям об уплате алиментов) Для аналитического учета удержаний по исполнительным документам используется специализированный отчет Исполнительные листы, соглашения об уплате алиментов и др. В нем отражается информация о сотрудниках-должниках, получателях и суммах удержаний. Если удержание перечислено получателю при посредничестве платежного агента, заполняются сведения об агенте и сумме его вознаграждения. Также сумма удержаний по исполнительным документам отражается в других отчетах. Их список указан в разделе 7.5 «Отчеты по удержаниям из зарплаты».

Удержание добровольных страховых взносов В программе предусмотрена возможность удержания добровольных страховых взносов как в государственный, так и в негосударственные пенсионные фонды (НПФ). Если по заявлению сотрудника требуется назначить удержание в ПФР, следует заполнить документ Удержание добровольных страховых взносов. По умолчанию начисление назначается процентом. Если требуется ввод начисления суммой, необходимо создать новый вид удержания и соответствующий показатель. При наличии нескольких вариантов удержания добровольных страховых взносов в документе появляется поле Вид взноса, в котором следует выбрать требуемое

удержание. Действующее удержание страховых взносов можно изменить, прекратить (совсем или временно), либо начать новое удержание. Подробнее порядок учета добровольных страховых взносов описан в главе Страховые взносы и отчетность в фонды. Удержание в негосударственный пенсионный фонд регистрируется документом Удержание добровольных страховых взносов в НПФ. В документе следует указать наименование НПФ, период удержания и значение показателя, по которому производится расчет. Показатель может быть назначен процентом (введен по умолчанию), суммой либо иным способом, указанным в формуле начисления удержания. В случае использования нескольких удержаний в документе появляется возможность выбора вида удержания. Тем сотрудникам, у которых действует удержание взносов в НПФ, имеется возможность его изменить, временно приостановить, прекратить или начать новое. При новом назначении удержания существует возможность выбора другого негосударственного пенсионного фонда. Примечание При поступлении заявления от сотрудника налоговый агент должен предоставить ему социальные налоговые вычеты по НДФЛ в размере сумм удержанных добровольных страховых взносов в ПФР и (или) НПФ. Если заявление не получено, в соответствующем документе следует поставить флажок Не предоставлять социальный вычет у работодателя.

Удержание профсоюзных взносов Удержание профсоюзных взносов назначается одноименным документом. В документ следует ввести наименование профсоюзной организации, дату начала (и окончания, если указана в заявлении) удержания, а также значение показателя, по которому производится расчет. Назначить удержание профсоюзных взносов можно из одноименного журнала. Показатель удержания по умолчанию указывается в процентах. Его можно изменить (например, назначить сумму). Для этого следует ввести новый вид удержания и указать в нем формулу с требуемым показателем. После этого в документе становится доступной возможность выбора вида удержания. Сотрудникам, у которых действует удержание профсоюзных взносов, имеется возможность изменить, временно или окончательно прекратить, а также начать новое удержание в другой организации.

Прочие постоянные удержания Для назначения сотруднику ежемесячного удержания в пользу третьего лица, для которого не предусмотрены другие специализированные документы программы, предназначен документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц. Документ доступен, если в список удержаний было добавлено удержание с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц, выполняемое ежемесячно. Для назначения сотруднику ежемесячного удержания в счет возмещения ущерба имуществу организации и других подобных удержаний в пользу организации предназначен документ Удержание в счет расчетов по прочим операциям.

Отчеты по удержаниям из зарплаты Сведения по выполненным удержаниям сотрудников (за исключением НДФЛ) формируются отчетом Удержания из зарплаты. В отчете существует возможность отбора информации по организации, подразделению, сотруднику, группе сотрудников. Отражаются данные по следующим удержаниям: n исполнительным документам (соглашениям об уплате алиментов), n вознаграждениям платежных агентов, n добровольным страховым взносам в ПФР, n добровольным страховым взносам в НПФ,

n профсоюзным взносам, n расчетам по прочим операциям (разовым удержаниям), n погашениям займов из зарплаты и процентам по займам (рассмотрены в следующей главе). В последней графе указан общий процент удержаний по сотруднику. Удержания по сотрудникам также отражаются в отчетах: n Полный свод удержаний и выплат, n Расчетный листок, n Расчетная форма Т-51, n Анализ зарплаты по подразделениям и сотрудникам.

Займы сотрудникам Возможность учета займов сотрудникам выбирается в настройках расчета зарплаты. Заем может выдаваться сотруднику единовременно или по частям – отдельными траншами. Погашаться заем может также единовременно или по частям (как правило, путем удержания из заработной платы), при этом поддерживается возможность самостоятельного погашения займа сотрудником в произвольные моменты времени.

Условия предоставления займа сотруднику Условия предоставления займа сотруднику со стороны организации описываются в документе Договор займа сотруднику. Помимо основных параметров займа (суммы, процентной ставки, срока погашения и др.) непосредственно в договоре определяется также порядок погашения займа. Размер ежемесячных платежей рассчитывается автоматически в соответствии с выбранным видом платежей (дифференцированные, аннуитетные или погашение только основного долга по займу) и может быть уточнен пользователем (за исключением варианта «Только проценты (заем в конце срока)», когда ежемесячный платеж составляют проценты за использование займа). В случае предоставления займа отдельными траншами для каждого из траншей размер ежемесячных платежей определяется отдельно. Дополнительно в договоре указывается необходимость исчисления и обложения налогом на доходы т. н. материальной выгоды в виде экономии на процентах. Примечание Доходом сотрудника, полученным в виде материальной выгоды и подлежащим обложению НДФЛ, согласно ст. 212 НК РФ является превышение суммой процентов за пользование заемными средствами, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком Российской Федерации на дату уплаты процентов, суммы процентов, исчисленной исходя из условий договора.

Выдача займа Если заем выдается сотруднику единовременно, то факт выдачи можно зарегистрировать непосредственно в форме документа Договор займа сотруднику, установив флажок Единовременно. В противном случае следует установить флажок Несколькими траншами.

Изменение условий договора займа Если в течение срока действия договора условия предоставления займа изменятся, то данный факт следует зарегистрировать документом Изменение условий договора займа сотруднику, который в том числе вводится на основании документа Договор займа сотруднику. Изменить можно следующие условия: n сумму займа, n процентную ставку, n сроки погашения, n размер ежемесячного платежа,

n параметры предоставления отсрочки платежей, n порядок налогообложения налогом на доходы материальной выгоды. На весь период погашения фиксируются порядок выдачи и погашения займа, а также вид ежемесячного платежа.

Погашение займа По общему правилу заем погашается удержаниями из заработной платы в соответствии с указанными в договоре условиями: порядком погашения и размером ежемесячного платежа. Дополнительно автоматически рассчитываются суммы начисленных процентов за пользование заемными средствами, а также суммы в счет погашения процентов и основного долга и, если требуется, материальная выгода и соответствующий ей НДФЛ. При исчислении процентов за пользование заемными средствами используется фактический ежедневный остаток непогашенного займа с учетом внесенных самостоятельно сумм. Особенности учета займов, выдаваемых сотрудникам и получаемых от сотрудников, см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации.

Отпуска, командировки и прочие отсутствия В программе всегда имеется возможность регистрировать и оплачивать такие отсутствия, как ежегодные оплачиваемые отпуска, отсутствие по болезни (больничные листы), отпуска по уходу за ребенком (пособия за счет ФСС рассматриваются в следующей главе). Возможность регистрации и оплаты других видов отсутствий при необходимости выбирается дополнительно в настройках расчета зарплаты или непосредственно в списке начислений. Помимо учета времени эти документы также регистрируют, если требуется, сохраняемый на время отсутствия средний заработок.

Виды отпусков и учет их остатков В программе предусмотрены как регистрация, так и учет остатков различных видов отпусков. Некоторые виды отпусков уже предусмотрены в поставке программы (в зависимости от выполненных настроек), но возможно также добавление собственных произвольных видов в справочник Виды отпусков и их описание. При записи вида отпуска непосредственно в список отпусков автоматически создается начисление для его оплаты и/или регистрации отсутствия – его название совпадает с названием вида отпуска. Для ежегодных оплачиваемых отпусков создается также начисление для оплаты его компенсации с названием «Компенсация отпуска ()». При этом если новый вид отпуска создается при описании нового начисления (при выборе в поле Вид отпуска в карточке начисления с назначением Оплата отпуска, Отпуск без оплаты или Компенсация отпуска), то начисления автоматически не создаются.

Учет остатков отпусков В программе ведется учет остатков ежегодных оплачиваемых отпусков. Под ежегодными отпусками понимаются отпуска, право на некоторое число дней которых могут иметь сотрудники за некоторый рабочий год. Например, всем сотрудникам полагается 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска в год. При этом некоторая категория сотрудников имеет право не 28, а на 31 календарный день основного отпуска. Другая категория сотрудников имеет право также на 3 календарных дня ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Для всех этих отпусков предусмотрена выплата компенсации за неиспользованный остаток при увольнении. В то же время коллективным договором предусмотрено 3 дня дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с бракосочетанием. Такой отпуск не является ежегодным, поэтому не требуется вести учет его остатка и выплачивать компенсацию при увольнении.

Назначение права на отпуск Для ежегодного отпуска в программе можно указать, что он предоставляется всем сотрудникам, и указать положенное его количество дней в год. Тогда по умолчанию будет считаться, что все сотрудники имеют право на указанное число дней отпуска в год. Таким отпуском, например, является уже предусмотренный в программе ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Если некоторый ежегодный отпуск положен не всем сотрудникам, а только работающим на определенной позиции штатного расписания, то задать право на некоторое число дней отпуска можно в карточке этой позиции. Также в ней можно изменить права на отпуска, которые отмечены как предоставляемые всем сотрудникам. Уточнить права на ежегодные отпуска можно и для отдельного сотрудника в его кадровых приказах (документы Прием на работу, Начальная штатная расстановка (ограничение: документ открывается через Все функции), Кадровый перевод).

Итоговыми данными, по которым определяются права сотрудников на отпуска, являются данные, указанные в кадровых документах. Например, если сотрудник был принят на позицию, для которой были описаны права на отпуска, и после этого для позиции они были изменены, то это изменение автоматически не отразится на правах уже принятого на нее сотрудника.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск Под годом, за который полагается указанное количество дней отпуска, в программе понимается один календарный год начиная с даты приема сотрудника на работу или дня назначения (изменения) права на отпуск. Право на отпуск в программе определяется с точностью до одного месяца рабочего года в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169: «При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца». В соответствии с законодательством в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются некоторые периоды. В программе это периоды, зарегистрированные документами Отпуск без сохранения оплаты (превышающие 14 дней в год), Отпуск по уходу за ребенком и Прогул, неявка. Рабочий год продляется на такие периоды.

Отпуска, зависящие от стажа Помимо учета остатков отпусков, предполагающих постоянное количество положенных дней отпуска за каждый рабочий год, в программе реализован учет остатков отпусков, количество положенных дней которых не постоянно, а зависит от стажа работы сотрудника. Такие отпуска распространены, например, в государственных учреждениях. В карточке вида отпуска можно указать, что количество положенных дней зависит от стажа работы сотрудника, и настроить шкалу зависимости. При назначении сотруднику права на такой отпуск количество положенных дней отпуска не указывается. При этом есть возможность сразу же ввести информацию о стаже, который дает право на этот отпуск. Программа автоматически (с помощью регламентного задания) отслеживает достижение стажем пороговой величины и корректирует количество дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Ввод начальных остатков отпусков Некоторые сотрудники могли быть приняты на работу до начала эксплуатации программы, и на начало месяца ввода ее в эксплуатации имеют неиспользованные отпуска за предшествующий этому месяцу период. Для них помимо права на отпуска можно ввести информацию о неиспользованных остатках непосредственно в документе Начальная штатная расстановка (ограничение: документ открывается через Все функции). Также предусмотрен отдельный документ Ввод остатков отпусков (Кадры – См. также – Остатки отпусков). Его можно использовать, например, если учет остатков отпусков в программе «налаживается» уже после начала ее эксплуатации. При этом все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут.

Фактическое использование отпусков При заполнении документа Отпуск с помощью справки по отпускам можно посмотреть, на какое количество дней отпуска имеет право сотрудник и как это право сложилось. При этом, независимо от имеющегося права на отпуск, для предоставляемого отпуска может быть введен период любой продолжительности или указано любое число дней компенсации (в соответствии с графиком отпусков или заявлением сотрудника). То есть отпуск может быть предоставлен и «авансом».

Для ежегодных отпусков программой автоматически определяется период, за работу в котором образовалось право на предоставляемое в документе число дней отпуска. Рабочий период может не равняться календарному году: n если рабочий год продлевался в связи с наличием периодов, исключаемых из стажа; n если право на отпуск прерывалось или прекращалось; n если отпуск предоставляется более чем за один рабочий год – в этом случае рабочий период будет больше календарного года. Разделение такого периода по отдельным рабочим годам в программе не предусмотрено: считается, что отпуска предоставляются своевременно, в соответствии с законодательством. При оформлении документа Увольнение в нем автоматически заполняется количество дней неиспользованных отпусков, за которые следует начислить компенсацию, либо количество перерасходованных дней, за которые следует произвести удержание.

График отпусков Для планирования графика отпусков и печати унифицированной формы Т-7 в программе предусмотрен документ График отпусков. После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск – по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом Перенос отпуска. Для отпусков, на которые был оформлен перенос, в графике отпусков Т-7 заполняются предусмотренные для этого колонки. Если ведется график отпусков, то фактический отпуск можно ввести на основании запланированного в графике.

Регистрация отпусков и начисление отпускных Период времени, когда сотрудник находится в основном и (или) дополнительном отпуске или в оплачиваемом учебном отпуске, регистрируется документом Отпуск. Периоды нахождения в основном и дополнительном отпуске регистрируются в документе раздельно. Вместе с отпускными может также начисляться материальная помощь к отпуску (если это предусмотрено в настройках начислений и удержаний). Отпускные могут быть выплачены вместе с заработной платой или в межрасчетный период. Если отпускные выплачиваются в межрасчетный период, в документе также рассчитываются постоянные удержания, назначенные для сотрудника (например, профвзносы или алименты), которые будут учитываться при выплате. Налог на доходы рассчитывается при любом способе выплаты. Для оформления приказа на отпуска нескольких сотрудников сразу (по форме Т-6а) можно воспользоваться документом Отпуска сотрудников. Отзыв из отпуска или его продление в связи с болезнью сотрудника могут быть зарегистрированы путем ввода документа-исправления (подробнее см. главу Исправление прошлых периодов).

Средний заработок для оплаты отпусков и командировок При расчете отпускных, а также в других случаях сохранения среднего заработка используются сведения о выполненных ранее начислениях, которые регистрируются автоматически при начислении заработной платы. Для просмотра этих сведений предназначена специальная форма – калькулятор среднего заработка, которую можно вызвать по кнопке с зеленым карандашиком. Подсказка

Корректировать сведения для расчета среднего заработка следует, если программа используется на предприятии меньше года и, соответственно, отсутствуют данные учета зарплаты за более ранние периоды. Введенные вручную данные сохраняются для последующих расчетов среднего заработка для этого сотрудника.

Отпуск без сохранения оплаты Если сотрудник находится в отпуске за свой счет, отпуске без оплаты согласно ТК РФ или дополнительном учебном отпуске без оплаты, то данное событие можно зарегистрировать документом Отпуск без сохранения оплаты. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность. Примечание Можно зарегистрировать отсутствие работника в течение части смены, если предусмотреть такую возможность в настройках начислений и удержаний. Неоплачиваемый отпуск можно также зарегистрировать документом Отпуск (например, если требуется такой отпуск предоставить вместе с оплачиваемым).

Регистрация командировок и сохраняемого заработка на время командировки Периоды пребывания сотрудника в командировке регистрируются документом Командировка. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность. Примечание Документом можно зарегистрировать внутрисменную командировку, если предусмотреть такую возможность в настройках начислений и удержаний. Помимо регистрации отсутствия в документе также начисляется сохраняемый средний заработок за время командировки. Командировочные могут быть выплачены вместе с заработной платой или в межрасчетный период. Если командировочные выплачиваются в межрасчетный период, в документе также рассчитываются налог на доходы и прочие постоянные удержания, которые будут учитываться при выплате. Для оформления командировок нескольких сотрудников и печати соответствующего списочного приказа по унифицированной форме Т-9а можно воспользоваться документом Командировка группы.

Другие отсутствия с сохранением среднего заработка В период отсутствия сотрудника на рабочем месте (например, в связи с исполнением государственных обязанностей или сдачей крови и ее компонентов) ему может быть назначена оплата по среднему заработку. Данное событие регистрируется документом Отсутствие с сохранением оплаты. По умолчанию для оплаты документом доступно начисление Оплата вынужденного прогула (может использоваться в случае восстановления в должности после незаконного увольнения). Если при начальной настройке программы было указано, что используется оплата за дни сдачи крови и ее компонентов (дни доноров), то такое начисление также доступно в этом документе. Для оплаты других событий следует создать начисление с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка. Сотруднику может быть назначена доплата до среднего заработка (например, когда его временно переводят на менее оплачиваемую работу). Период действия данной доплаты не нужно отражать в учете времени. Доплата будет рассчитана при начислении зарплаты – на основании документа Приказ на доплату до среднего заработка (рассмотрен в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда).

Неоплачиваемые отсутствия Отсутствия сотрудника по невыясненной причине, прогулы и прочие неоплачиваемые отсутствия регистрируются документом Прогул, неявка. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность. Список видов неявок может быть при необходимости расширен – в него включаются все начисления с назначением Прогул или неявка. До получения оправдательных документов рекомендуется регистрировать отсутствие сотрудников неявками вида Отсутствие по невыясненной причине, а затем вводить соответствующие документы отсутствия с тем же периодом действия (например, больничные листы). Примечание Документом можно зарегистрировать внутрисменную неявку и внутрисменный прогул, если предусмотреть такую возможность в настройках начислений и удержаний.

Простои В программе предусмотрен документ Простой сотрудников для регистрации простоя одного или нескольких сотрудников, а также его оплаты: n по причинам, не зависящим от работодателя и работника – в размере двух третей тарифной ставки; n по вине работодателя – в размере не менее двух третей средней заработной платы; n по вине работника – не оплачивается. Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.

Отгулы В программе предусмотрен документ Отгул для регистрации дополнительного неоплачиваемого времени отдыха в счет времени, ранее отработанного сверх нормы и зарегистрированного документами Работа в выходные и праздничные дни, Работа сверхурочно или Регистрация переработок (рассмотрены далее в главе Учет времени). Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность. Зарегистрированный документом период не будет оплачен при последующем расчете зарплаты. Примечание Если отгул предоставляется совместно с отпуском, то его можно зарегистрировать непосредственно в документе Отпуск.

Отчеты по отпускам и отсутствиям Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты: n Отсутствия сотрудников – выводит список сотрудников, на которых в периоде отчета были зарегистрированы отсутствия, с указанием вида отсутствия, его периода и длительности; n Потери рабочего времени – выводит как сводную информацию о времени отсутствия сотрудников, так и данные с детализацией по причинам отсутствий;

n Остатки отпусков; n Фактические отпуска; n График отпусков (Т-7).

Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС Программа позволяет рассчитывать и назначать различные пособия, оплачиваемые ФСС, а также учитывает связанные с такими случаями отсутствия. Поддерживается документооборот с ФСС в рамках пилотного проекта по передаче обязанностей по выплате пособий напрямую в ФСС.

Больничный лист Для регистрации отсутствия сотрудника по причине заболевания, травмы, беременности, ухода за больным ребенком и пр. предназначен документ Больничный лист, который, как и большинство других документов регистрации отклонений, позволяет также рассчитать оплату (в данном случае – пособие на период нетрудоспособности) за период отсутствия сотрудника на рабочем месте. Если представленный сотрудником листок нетрудоспособности является продолжением ранее уже оплаченного больничного листа, то следует установить соответствующий флажок и выбрать документ Больничный лист, продолжением которого является текущий. При этом большинство полей текущего документа будет заполнено по данным первичного документа, однако некоторые из них могут быть изменены. Начисленное пособие может быть выплачено вместе с зарплатой или в межрасчетный период. Если пособие выплачивается в межрасчетный период, в документе также рассчитываются постоянные удержания, назначенные для сотрудника, которые будут учитываться при выплате. Налог на доходы рассчитывается при любом способе выплаты.

Средний заработок для пособий При начислении пособий за счет ФСС (документом Больничный лист и на период отпуска по уходу за ребенком) используется средний заработок, правила расчета которого отличаются от правил расчета среднего заработка, рассмотренных в предыдущей главе (см. документы Отпуск, Командировка и пр.). Исходные сведения, используемые при расчете среднего заработка для начисления пособий, доступны в специальной форме, которую можно вызвать из документов Больничный лист и Отпуск по уходу за ребенком по кнопке с зеленым карандашиком. Как правило, эти данные регистрируются автоматически при начислении заработной платы. Примечание Корректировкой сведений о среднем заработке следует воспользоваться, если программа используется на предприятии меньше двух лет и, соответственно, могут отсутствовать данные учета начислений за более ранние периоды. Введенные вручную данные сохраняются для последующих расчетов среднего заработка для этого сотрудника.

Справка для расчета пособий При расчете среднего заработка для начисления пособий по нетрудоспособности и на период отпуска по уходу за ребенком для недавно принятых на работу сотрудников может быть учтен заработок, полученный ими на предыдущем месте работы (подробнее об условиях учета заработка предыдущих работодателей см. статью 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Для ввода сведений о заработке у предыдущего работодателя, предназначенных для расчета пособий, используется документ Справка о заработке для расчета пособий (входящая). В качестве страхователя указывается сторонний работодатель, у которого раньше работал сотрудник. В случае перевода сотрудника между организациями, учет по которым ведется в одной информационной базе, в качестве стороннего страхователя может выступать любая из таких организаций. Примечание

Такую справку можно сформировать при регистрации кадрового изменения документом Перевод к другому работодателю.

Отпуск по уходу за ребенком Для регистрации отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 или 3 лет, а также для назначения пособия на период такого отпуска предназначен документ Отпуск по уходу за ребенком. В отличие от других документов, регистрирующих пособия, этот документ аналогичен таким «кадровым» документам, как Изменение оплаты труда и при этом может регистрировать отсутствие сотрудника на работе. Таким образом, документ рассчитывает средний заработок для исчисления пособий и регистрирует пособия как плановые начисления; непосредственно начисление пособий производится при начислении заработной платы. Примечание Предусмотрена ситуация, когда параллельно с пособием сотрудник получает зарплату. Для отражения такой ситуации в документе следует снять флажок Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска.

Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком В период отпуска по уходу за ребенком у сотрудника может появиться еще один ребенок, в связи с чем изменяются условия выплаты пособия. Для регистрации таких изменений предназначен документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком. В этом документе можно изменить все параметры, влияющие на назначение пособия по уходу, за исключением среднего заработка, который фиксируется на дату начала отпуска. Документ можно сформировать на основании соответствующего документа Отпуск по уходу за ребенком.

Возврат из отпуска по уходу за ребенком Как досрочный, так и плановый возврат сотрудника из отпуска по уходу за ребенком регистрируется документом Возврат из отпуска по уходу. Документ прекращает начисление пособий, назначенных на период отпуска по уходу, и возобновляет обычные плановые начисления сотрудника. Документ можно сформировать на основании соответствующего документа Отпуск по уходу за ребенком или Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком.

Оплата дней ухода за детьми-инвалидами Для регистрации дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, предоставляемых сотруднику согласно законодательству, и расчета их оплаты по среднему заработку предназначен документ Оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Средний заработок для оплаты таких дней рассчитывается так, как он рассчитывается для командировок и других подобных случаев, а не как для больничных и пособий ФСС. Вопрос обложения оплаты дней ухода страховыми взносами является спорным. По умолчанию в программе считается, что это начисление взносами облагается. При необходимости можно изменить обложение взносами в карточке начисления.

Единовременное пособие за счет ФСС

Единовременное пособие за счет ФСС назначается одноименным документом, в котором указываются вид пособия и дата события, которое определяет размер пособия. Поддерживается регистрация следующих видов пособий, предусмотренных законодательством: n социальное пособие на погребение (в том числе родственнику в случае смерти самого сотрудника); n единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности; n при рождении ребенка. Начисленное пособие может быть выплачено вместе с зарплатой или в межрасчетный период.

Пилотный проект ФСС Если организация (или ее обособленное подразделение с выделенным балансом) зарегистрирована в регионах – участниках пилотного проекта, то она выполняет обязанности посредника по передаче документов для назначения пособий в ФСС. Факт участия в проекте следует указать в учетной политике организации в разделе Пособия за счет ФСС. Документы программы по назначению пособий, регистрируемые после этой даты, видоизменятся и позволят указывать данные, необходимые для формирования печатных форм согласно приказам ФСС. Примечание Если в программе имеется организация (или ее обособленное подразделение с выделенным балансом), зарегистрированная в регионах – участниках пилотного проекта (определяется по КПП), но в учетной политике это не отмечено, то при проведении, например, больничного листа будет выдано уведомление о необходимости указать дату вступления в проект. Особенностью участия в пилотном проекте является то, что организация не начисляет следующие пособия: n по временной нетрудоспособности, в том числе по беременности и родам, а также в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием; n на период ухода за ребенком до достижения им полутора лет; n при рождении ребенка; n при постановке на учет в ранние сроки беременности; n на период отпуска (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно. Следующие пособия и компенсации организация начисляет и выплачивает сотрудникам, но затем обращается в ФСС за возмещением начисленных сумм: n социальное пособие на погребение; n оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Порядок оформления в программе страховых случаев, по которым организация не выплачивает пособие самостоятельно в рамках пилотного проекта ФСС, следующий: 1. Необходимо оформить первичный документ (больничный лист, отпуск по уходу за ребенком и т. п.).

Оформить Заявление на выплату пособия и распечатать его для подписи сотрудником. Заявление можно ввести на основании первичного документа (больничного листа, отпуска по уходу за ребенком и др.), при этом в заявлении заполнятся практически все поля. Если организация не подает в электронном виде реестры сведений, необходимых для расчета пособия, сформировать Опись заявлений и прилагаемых документов и распечатать ее. 2. Если организация подает в электронном виде реестры сведений, необходимых для расчета пособия, сформировать реестр соответствующего вида. 3. Опись или реестр можно автоматически заполнить проведенными заявлениями. Для удобства работы можно, после того как документ физически передан в ФСС, установить у него соответствующий статус, при этом такой же статус установится у заявлений, входящих в опись или реестр. 4. После того, как у описи или реестра установлен статус Передан в ФСС или Принят ФСС, редактирование входящих в них заявлений запрещается. Порядок действий в программе при оформлении пособий по страховым случаям, по которым ФСС возмещает расходы, следующий: 1. Необходимо оформить первичный документ (Единовременное пособие за счет ФСС, Оплата дней ухода за детьми-инвалидами). 2. Оформить заявление на возмещение пособия. Согласно законодательству реестры в электронном виде принимаются на следующие виды пособий: n в связи с временной нетрудоспособностью, кроме пособий по несчастным случаям и профзаболеваниям; n по материнству (при постановке на учет в ранние сроки беременности, по беременности и родам, при рождении ребенка, на период отпуска по уходу за ребенком до полутора лет). n по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем и профзаболеванием (сопровождаются «Описью передаваемых документов»); На следующие виды пособий документы сдаются только в бумажном виде: n социальное пособие на погребение; n оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Далее рассмотрены особенности подготовки комплектов документов для передачи в ФСС для каждого вида пособий.

Пособия по временной нетрудоспособности (не связанной с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием), по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности Формирование заявления (пособие по временной нетрудоспособности) Отсутствия по причине временной нетрудоспособности, подтвержденные листком нетрудоспособности, регистрируются расчетным документом Больничный лист. Но если месяц начисления пособия, указанный в документе, находится в календаре позже даты вступления в проект, указанной в учетной политике организации, поведение документа изменяется: n Та часть пособия, которая начисляется за счет ФСС, в документе не рассчитывается, а формируются строки с нулевым результатом расчета. Такие строки удалять из документа не следует. n Появляется дополнительная закладка Пилотный проект ФСС, на которой можно заполнить данные для реестра сведений, передаваемых в ФСС в электронном виде, а также оформить заявление сотрудника на выплату пособия. Оформлять заявление на листы, оплачиваемые целиком за счет

работодателя, не требуется. Часть полей заявления заполнятся автоматически на основании уже имеющихся данных в больничном листе и личных данных сотрудника. После проведения заявления его можно распечатать и отдать на подпись сотруднику. n В случае если пособие было исчислено неверно и производится его перерасчет, который в программе регистрируется вводом документа-исправления для исходного документа Больничный лист, в заявлении можно уточнить код причины перерасчета (на закладке Расчет пособия) и распечатать Справку по расчету суммы доплаты пособия. n Данные, необходимые для заполнения реестра, можно вводить и редактировать только в больничном листе. Непосредственно при заполнении реестра данные изменять не предполагается. Если данные для реестра заполнены хотя бы частично, на закладке Пилотный проект ФСС появляется надпись Заполнены данные ЛН №__ от__. Формирование заявления (пособие по беременности и родам) Когда причиной нетрудоспособности является отпуск по беременности и родам, в общем случае порядок оформления не отличается от порядка, рассмотренного для пособий по временной нетрудоспособности. Однако имеются следующие особенности. Если у сотрудника имеется справка о постановке на учет на ранних сроках беременности и необходимо вместе с отпуском по беременности и родам назначить такое единовременное пособие, то при формировании заявления в поле Назначить и выплатить нужно выбрать Два пособия: по беременности и единовременное пособие вставшим на учет в ранние сроки. В качестве основания для заявления необходимо выбрать больничный лист по беременности и родам, а на закладке Прилагаемые документы указать реквизиты справки. Если сведения отправляются в электронном виде, то в больничном листе при заполнении данных для реестра на закладке Особые причины нетрудоспособности можно указать Поставлена на учет на ранних сроках беременности – тогда в заявлении поле Назначить и выплатить заполнится автоматически для назначения двух пособий. Заявление на Единовременное пособие вставшим на учет в ранние сроки беременности можно оформить и отдельно от пособия по беременности и родам, выбрав такой пункт в поле заявления Назначить и выплатить. Аналогично случаю с временной нетрудоспособностью, после заполнения необходимых полей можно распечатать заполненное заявление. Формирование описи заявлений и реестра Формирование документа Опись заявлений сотрудников на выплату пособий в программе производится в разделе Отчетность, справки. При подборе в опись заявлений на выплату пособий по временной нетрудоспособности в поле Вид пособия отображается вид из поля заявления Назначить и выплатить. По ссылке Сведения о страхователе можно уточнить данные об организации. После записи документа можно распечатать опись. В поле Количество страниц по умолчанию указывается значение 4. Если, например, вместе с пособием по беременности и родам назначается пособие при постановке на учет на ранних сроках беременности, то страниц становится 5, так как к описи прикладывается соответствующая справка. При необходимости перед печатью опись можно отредактировать вручную. Для удобства работы можно, после того как документ физически передан в ФСС, установить у него соответствующий статус, при этом такой же статус установится у заявок, входящих в опись. Когда у описи установлен статус Передан в ФСС или Принят ФСС, редактирование входящих в нее заявок запрещается. Данные для формирования файла электронного реестра вносятся на закладке больничного листа Пилотный проект ФСС, а также на закладке Сведения для реестра заявления на выплату пособий. Документ Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий в программе вносится в разделе Отчетность, справки. Для пособий по временной нетрудоспособности выбирается Вид реестра – Пособия по нетрудоспособности. Документ состоит из двух основных закладок: Сведения необходимые для назначения пособий и Сведения о страхователе. На первой закладке, в таблице в левой части формы, перечисляются сотрудники, которым необходимо назначить пособие (т.е. информацию по страховым случаям которых необходимо включить в реестр), заявления и первичные документы. Сама информация заполняется на закладках в правой части формы (отображаемая/вводимая там информация относится к текущей выбранной в таблице строке).

Предусмотрено как ручное заполнение документа, так и заполнение по имеющимся в информационной базе документам Заявление сотрудника на выплату пособий (кнопка Заполнить). Автоматическое заполнение производится следующим образом: выбираются все проведенные документы Заявление на выплату пособия, кроме листов с причиной нетрудоспособности «травма на производстве, профзаболевание»; из них исключается те, которые уже включены в другие проведенные документы Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий; по каждому выбранному документу заполняются данные на всех закладках реестра (Основное, Освобождение от работы, Особые причины и Оплата пособия). Большинство полей заполняется значениями из аналогичных полей документов Больничный лист и Заявление на выплату пособий. Изменение сведений на этих закладках в реестре недоступно. Для того чтобы перезаполнить поля после изменений данных информационной базы, можно воспользоваться кнопкой Обновить вторичные данные. На закладке Сведения о страхователе заполняется общая информация об организации на основании данных, указанных в ее карточке. При изменении в справочнике этих данных поля на закладке можно перезаполнить с помощью кнопки Обновить вторичные данные. После записи документа можно просмотреть сформированный файл реестра, а также записать его на диск для последующей отправки в ФСС или отправить напрямую с помощью сервиса «1С-Отчетность». Проводить документ необходимо для того, чтобы при последующем автоматическом заполнении новых реестров в них не попадала информация о документах Больничный лист, уже включенных в другой реестр. При формировании файла или проведении документа производится проверка, заполнены ли обязательные поля. Номер реестру (файлу) присваивается автоматически. Нумерация всех реестров, передаваемых в электронном виде в ФСС в рамках пилотного проекта, ведется в пределах дня в соответствии с установленными ФСС требованиями к имени файла реестра. Для удобства работы можно, после того как файл передан в ФСС, установить у него соответствующий статус, при этом такой же статус установится у заявлений, входящих в реестр. Когда у реестра установлен статус Передан в ФСС или Принят ФСС редактирование заявлений, входящих в реестр, запрещается.

Единовременное пособие при рождении ребенка В рамках пилотного проекта работодателю начислять единовременное пособие при рождении или усыновлении ребенка не требуется, он должен предоставить предусмотренные Приказами ФСС документы для его назначения. Печатная форма заявления формируется из документа Заявление сотрудника в ФСС на выплату пособия, в поле Назначить и выплатить выбирается «Единовременное пособие при рождении ребенка», основание заявления не заполняется. На закладке Прилагаемые документы необходимо заполнить сведения о предоставленных застрахованным лицом документах. Закладка Расчет пособий недоступна. На закладке Сведения для реестра необходимо указать дополнительную информацию о ребенке. При формировании описи заявлений сотрудников на выплату пособий в колонке Вид пособия автоматически проставляется «Единовременное пособие при рождении ребенка». В остальном заполнение описи ничем не отличается от уже рассмотренных случаев. Для формирования реестра сведений необходимо выбрать вид реестра Единовременные пособия при рождении ребенка. Данные на закладке Сведения, необходимые для назначения пособия заполнятся из заявления. В остальном заполнение реестра ничем не отличается от уже описанных случаев.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком Назначение пособия по уходу за ребенком производится документом Отпуск по уходу за ребенком. Относится документ к пилотному проекту или нет, определяется по дате окончания выплаты пособия до полутора лет: она должна быть позже даты вступления в проект.

В рамках пилотного проекта в документ добавляется закладка Пилотный проект ФСС, предназначенная для ввода данных, в последующем используемых при формировании печатной формы заявления, описи и файла реестра. На этой закладке указываются сведения о детях, за которыми осуществляется уход. В колонке Очередность указывается очередность рождения (усыновления) ребенка. На ребенка (детей), пособие на которых назначается текущим документом, можно ввести и распечатать заявление сотрудника на выплату пособия. Каждое заявление оформляется на одного ребенка. В заявлении в поле Назначить и выплатить указывается «Ежемесячное пособие по уходу за ребенком», в качестве основания подбирается документ Отпуск по уходу за ребенком. На закладке Прилагаемые документы вносятся сведения о документах, предоставленных застрахованным лицом. Часть полей заполняется автоматически из данных заявления. На закладке Сведения для реестра заполняются дополнительные поля для формирования файла реестра. В остальном заполнение описи не отличается от уже рассмотренных случаев. При формировании описи в поле Вид пособия также автоматически проставляется «Ежемесячное пособие по уходу за ребенком». В остальном заполнение описи ничем не отличается от уже рассмотренных случаев. При формировании реестра сведений в поле Вид реестра необходимо указывать «Ежемесячные пособия по уходу за ребенком». Признак Одновременный уход за несколькими детьми указывается автоматически, если в отпуске по уходу за ребенком указано несколько детей. Признак Наличие решения суда о лишении родительских прав – если в отпуске по уходу за ребенком указан признак Лишение род. прав. В остальном работа с реестром не отличается от описанной выше.

Пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием Назначение пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием производится документом Больничный лист. В рамках пилотного проекта назначение пособия производится аналогично назначению пособия по временной нетрудоспособности, отличие заключается в том, что в документе не нужно заполнять данные для реестра (электронный реестр для данного вида пособий не предоставляется). Заполнение заявления на выплату пособия производится аналогично заявлению на выплату пособия по временной нетрудоспособности, только у документа указывается соответствующее значение в поле Назначить и выплатить. Печатная форма описи заявлений формируется с помощью документа Опись заявлений на выплату пособий, который может быть заполнен по соответствующим заявлениям.

Оплата отпуска (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством Российской Федерации) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно Отпуск на период санаторно-курортного лечения регистрируется документом Отпуск. В рамках пилотного проекта, в случае если в документе выбран дополнительный отпуск вида Отпуск на период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС), сумма по такому отпуску в документе не начисляется. Заявление на выплату пособия можно заполнить с помощью одноименного документа, выбрав в поле документа Назначить и выплатить «Отпуск (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно», а в поле Основании заявления – необходимый документ Отпуск. Формирование справки-расчета размера оплаты отпуска по форме Приложения № 10 к приказу ФСС от 17.09.2012 № 335 не поддерживается.

Оплата 4 дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами Оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами в рамках пилотного проекта производится работодателем. В программе пособие оформляется документом Оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Формирование заявления осуществляется с помощью документа Заявление в ФСС о возмещении выплат родителям детей-инвалидов. Документ может быть заполнен как вручную, так и на основании зарегистрированных случаев оплаты дополнительных выходных дней, ранее не включенных в другое заявление.

Социальное пособие на погребение Социальное пособие на погребение начисляется работодателем. В программе начисление производится документом Единовременное пособие за счет ФСС. В рамках пилотного проекта поддерживается формирование «Заявления о возмещении расходов на выплату социального пособия на погребение». Заявление формируется с помощью документа Заявление в ФСС о возмещении расходов на погребение. Документ может быть заполнен как вручную, так и на основании зарегистрированных случаев начислений пособия, ранее не включенных в другое заявление. Статус застрахованного лица указывается вручную.

Рабочее место по пилотному проекту ФСС Для упрощения организации в программе документооборота в рамках пилотного проекта ФСС предусмотрено рабочее место Пособия за счет ФСС. Оно позволяет: n отслеживать первичные документы, участвующие в формировании документооборота с ФСС (больничные, отпуска по уходу и т. п.); n оформлять заявления на выплату пособий; n формировать реестры для передачи в ФСС и отслеживать их статусы. Рабочее место состоит из двух основных закладок: Прямые выплаты (здесь происходит работа с пособиями, которые в рамках пилотного проекта выплачиваются ФСС) и Возмещение расходов организации (здесь происходит работа с пособиями, которые выплачиваются работодателем, но возмещаются ФСС). На закладке Прямые выплаты в разделах Больничные листы и др. пособия, а также Отпуска по уходу за ребенком можно увидеть введенные в рамках проекта документы, а также ввести новые больничные и отпуска по уходу. Щелчком правой кнопкой мыши по выбранному больничному листу или отпуску по уходу можно создать заявление на выплату этих пособий. Документы, по которым созданы заявления, отображаются в списке серым цветом. В разделе Заявления на получение пособия отображаются введенные заявления. Непроведенные заявления подсвечиваются красным цветом; заявления, включенные в реестр, – серым. По кнопке Создать заявление можно создать новое заявление, по кнопке Оформить все заявления – создать и провести заявления на первичные документы, по которым еще не созданы заявления. Нажатием правой кнопки мыши можно включить заявление в реестр, а также распечатать заявление. В разделе Реестры заявлений можно увидеть все созданные в программе реестры. Если реестр имеет статус Принят в ФСС, он подсвечивается серым цветом. По кнопке Создать реестр возможно создать новый реестр заявлений. Правой кнопкой мыши можно изменить статус реестра, а также записать файл реестра на диск. На закладке Возмещение расходов организации в разделе Оплата дней ухода за детьми-инвалидами и Оплата пособий на погребение можно увидеть созданные в рамках проекта документы для выплаты соответствующих пособий. Также можно создать новые документы. Документы, для которых созданы заявления, отображаются серым цветом. Щелчком правой кнопкой мыши по документу можно включить документ в нужный вид заявления. В разделе Заявление о возмещении отображаются все созданные в программе заявления для видов пособий «Доп. выходные дни» и «Пособие на погребение». По кнопке Создать заявление о возмещении можно создать новый документ. Если статус заявления – Принят в ФСС, оно подсвечивается серым цветом.

Учет времени В программе ведется учет рабочего времени сотрудников, что позволяет сформировать табель по унифицированной форме Т-13 и автоматически рассчитывать повременную оплату труда. Режим рабочего времени сотрудников в программе задается путем назначения им определенного графика работы. Для этого предварительно заполняются общие графики, которые можно назначить сотрудникам на неопределенный срок при приеме на работу. Впоследствии сотруднику можно назначить другой общий график. Кроме того, имеется возможность уточнить график индивидуально для сотрудника на конкретный месяц. Отсутствия сотрудников на рабочем месте регистрируются рассмотренными в предыдущих главах документами (отпуска, командировки, больничные и т. п.). Если перед расчетом зарплаты не будут введены документы, регистрирующие отклонения от графика, то будет считаться, что сотрудник полностью отработал положенное по графику время. Этой информации программе достаточно для автоматического формирования унифицированной формы табеля учета рабочего времени (Т-13), расчета повременной оплаты труда и среднего заработка. Также можно зарегистрировать отличия фактически отработанного времени от планового с помощью рассмотренных в данной главе документов.

Производственный календарь Для удобства автоматического заполнения общих графиков работы, а также для других целей учета времени в программе хранится производственный календарь. В поставке программы предусмотрен производственный календарь, заполненный в соответствии с законодательством Российской Федерации: n по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, n с учетом установленных ТК РФ нерабочих праздничных дней и соответствующих им предпраздничных дней, n с учетом переносов выходных дней, установленных на каждый конкретный год. Производственный календарь в программе заполнен на текущий год, а также на несколько предыдущих лет. При вступлении в силу очередного нормативного акта о переносе выходных дней производственный календарь в программе заполняется на соответствующий год автоматически при ее обновлении. Вместе с тем есть возможность заполнить или изменить производственный календарь вручную: n для каждого дня указать, является ли он рабочим, субботой, воскресеньем, предпраздничным или праздником; n оформить перенос выходного на другой день. Этими возможностями можно воспользоваться в следующих случаях: n если программа используется на предприятии, которое находится в регионе с собственным составом праздничных дней; n если требуется заполнить календарь с учетом переносов выходных дней до того, как этот перенос утвержден нормативным актом (или если программа не была своевременно обновлена).

Даже если календарь был заполнен или отредактирован вручную, то всегда можно вернуться к предусмотренному в поставке программы варианту, заполнив его по умолчанию одноименной кнопкой. Кроме того, в программе имеется возможность использовать одновременно несколько производственных календарей. Этой возможностью следует воспользоваться, например, если в программе одновременно ведется учет по организациям или подразделениям, находящимся в разных регионах с разным составом праздничных дней.

Графики работы Общие графики работы описываются в справочнике Графики работы сотрудников. В поставке программы предусмотрен один стандартный график – пятидневка, но можно добавить и заполнить собственные графики, по которым работают сотрудники предприятия (шестидневка, сменные и т. п.). Для того чтобы не приходилось заполнять график вручную (вводить на каждый рабочий день количество часов), можно указать основные его свойства, и он заполнится автоматически. При этом после автоматического заполнения его по-прежнему можно отредактировать. Например, откорректировать праздники для шестидневки (т. к. производственный календарь, по которому заполняются графики, соответствует пятидневке). Примечание Графики заполняются на конкретный год, и перед наступлением очередного года следует дозаполнить на него используемые графики. Предварительно следует убедиться, что на этот год уже заполнен производственный календарь.

Неполное рабочее время Если в настройках кадрового учета было указано, что используется работа на неполной ставке, то имеется возможность настроить график неполного рабочего времени. Работа в режиме неполного или сокращенного рабочего времени может влиять как на расчет оплаты труда, так и на отражение в отчетности (например, для ПФР или статистической). При составлении графика неполного рабочего времени можно использовать как вид времени Явка, так и виды времени, специально предусмотренные законодательством для отражения таких режимов работы.

Ночные и вечерние часы В настройках состава начислений и удержаний можно выбрать возможность оплачивать ночные или вечерние часы. Тогда можно запланировать в графике работу в такие часы наряду с работой в дневное время (явкой). При этом часы работы в дневное время (явку) следует указывать без учета ночных и вечерних часов. Если работа в ночное или вечернее время случается во внеплановом порядке и нет возможности заранее ее предусмотреть в графике, то факт такой работы можно отразить с помощью табеля (рассмотрен далее). Расчет доплаты за работу в ночные и вечерние часы рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка Если в настройках состава начислений и удержаний была выбрана возможность оплачивать дополнительные перерывы для кормления ребенка, то появляется возможность запланировать такие перерывы в графике.

В этом случае сотрудникам, работающим на таком графике, за указанное количество часов будет автоматически начислена оплата, рассчитанная по среднечасовому заработку. Фактическое предоставление таких перерывов можно отражать также и в табеле. Расчет такой оплаты рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Другие виды времени В течение месяца или даже рабочего дня сотрудники с повременной оплатой труда могут выполнять работы, которые оплачиваются по разным ставкам, например: n у водителей – время, проведенное в рейсе, и время подготовки к рейсу; n у продавцов – время работы на кассе и время работы в торговом зале; n у сотрудников, работающих вахтовым методом, – время, проведенное на вахте и на «базе». В связи с этим помимо предусмотренных в поставке программы видов времени, которые можно запланировать в графике работы (явка, ночные, вечерние, перерывы для кормления), имеется возможность описать и запланировать собственные виды времени, использующиеся на предприятии. Для этого в настройках расчета зарплаты должно быть указано, что на предприятии используется несколько видов времени в графике работы. Все виды времени описываются в классификаторе Виды рабочего времени, в который можно добавить и собственные. При этом в графике работы можно запланировать только те виды времени, в качестве основного вида времени в которых указан один из перечисленных выше, а также поставляемый вид Вахта. В поставке программы классификатор уже заполнен некоторыми видами использования времени, в том числе теми, которыми обозначаются отсутствия сотрудников. Для каждого вида времени заполнено краткое обозначение (код), посредством которого этот вид выводится в печатные формы и вводится в рассмотренные далее документы. При необходимости его можно изменить. Для начисления оплаты за собственные виды времени недостаточно добавить их в классификатор видов времени. Необходимо также настроить начисления для их оплаты, в которых следует использовать поставляемые показатели времени. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

Индивидуальные графики В некоторых случаях предусмотренный для сотрудников график работы может быть краткосрочно изменен. Например, при сменной работе может потребоваться на определенный месяц заранее поменять некоторым сотрудникам местами выходные и рабочие дни. Для отражения таких ситуаций в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. После его регистрации норма времени будет определена по его данным, а не по общему графику, назначенному сотруднику.

Работа в выходные и праздничные дни При работе сотрудников в праздничный или выходной день возможны две ситуации: n работа выполняется по приказу вне графика работы сотрудника; n рабочий день по графику сотрудника пришелся на государственный праздник. Если в настройках состава начислений и удержаний выбрана возможность регистрировать и оплачивать работу в праздничные и выходные дни, то для отражения этих ситуаций в программе становятся доступны, соответственно:

n документ Работа в выходные и праздники, которым регистрируется сам факт внеплановой работы в выходной или праздничный день. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата работы в праздничные и выходные дни или Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы); n начисление Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), которое автоматически выполняется при начислении зарплаты, если рабочее время по графику сотрудника (общему или индивидуальному) попадает на праздник. Если используется работа в ночное или вечернее время, то создаются также отдельные начисления для их оплаты в праздник. Расчет оплаты и доплаты за работу в праздники и выходные рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Работа сверхурочно Для регистрации сверхурочной работы, которая оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном размере, в программе предусмотрен документ Работа сверхурочно. Он доступен, если возможность оплаты сверхурочной работы выбрана в настройках состава начислений и удержаний. Документом регистрируется сам факт сверхурочной работы. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата сверхурочных часов или Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы). Расчет этих начислений рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Регистрация переработок При суммированном учете рабочего времени нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в целом на учетный период (год, квартал и т. п.). При этом возможны ситуации, когда сотрудники перерабатывают сверх предусмотренной для учетного периода нормы. Такое сверхурочное время при суммированном учете называют переработками. Для расчета и регистрации таких переработанных часов в программе предназначен документ Регистрация переработок. Он доступен, если в настройках состава начислений и удержаний выбрана соответствующая возможность. После заполнения и регистрации документа зарегистрированные часы переработок будут оплачены при начислении зарплаты за последний месяц учетного периода. Для этого предусмотрено начисление Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени. Его расчет рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов. Примечание В документе Увольнение имеется возможность при увольнении сотрудника оплатить часы, переработанные после окончания последнего оплаченного учетного периода.

Уточнение фактически отработанного времени Не всегда имеется возможность точно запланировать, сколько именно часов (и какого именно вида времени) сотрудники будут работать. Кроме того, фактическое рабочее время на предприятии может учитываться отдельно выделенными для этой задачи сотрудниками – табельщиками. Для таких случаев в программе предусмотрен документ Табель. С его помощью можно уточнить количество отработанных часов, изначально предусмотренных графиком работы, зарегистрировать ночные, праздничные, сверхурочные часы и собственные виды времени.

Кроме того, им можно зарегистрировать и время неявки сотрудника. Однако, несмотря на это, для оплачиваемых неявок в программу обязательно следует вводить рассмотренные ранее документы (отпуска, больничные и т. п.), чтобы рассчитать и начислить за это время оплату. Табель следует вводить после ввода всех таких первичных документов и до окончательного начисления зарплаты. Примечание Табелем не предполагается регистрация рабочих дней вместо выходных, предусмотренных графиком, и наоборот. Такое изменение режима работы следует согласовывать с сотрудниками заранее и планировать на очередной месяц (например, с помощью индивидуального графика). Или же оплачивать внеплановую работу в выходной в повышенном размере и регистрировать ее именно как работу в выходной, а не обычную явку. Если же на предприятии не принята такая дисциплина ведения учета рабочего времени, то в настройках расчета зарплаты имеется возможность отключить проверку соответствия фактического времени плановому. Использование табеля предполагается и в том случае, если на предприятии ведется учет по особым условиям труда (см. раздел 3.4.1 «Условия труда») или территориям выполнения работ (см. раздел 3.1.2 «Территории выполнения работ»). В этом случае вид табеля изменяется. Редактирование времени в табеле производится в отдельной форме, которая открывается по щелчку в ячейке. При этом имеется возможность регистрировать работу на разных территориях или в разных условиях работ в течение одного дня.

Документ «Данные для расчета зарплаты» Помимо табеля, фактически отработанное время в программе можно регистрировать документами Данные для расчета зарплаты, предварительно настроив требуемый Шаблон ввода исходных данных. В шаблоне следует отметить виды времени, которые требуется регистрировать. Зарегистрированное документом время полностью заменяет собой время, запланированное в графике. Эту возможность удобно использовать, например, если предполагается ввод данных пользователем, ответственным за учет определенного вида времени. Например, старший по торговому залу вводит данные о времени работы сотрудников в зале и на кассе. Также с помощью этого документа возможен ввод времени сводно. Для этого при настройке шаблона следует установить флажок В целом за период. В таком случае в документе можно будет вводить количество дней и часов в целом за выбранный месяц, без детализации по дням.

Отчет «Табель учета рабочего времени» (Т-13) В программе предусмотрено формирование печатной формы табеля учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13. Отчет строится по данным о плановом графике сотрудника (общем или индивидуальном) и о зарегистрированных отклонениях от графика. Также учитываются данные, зарегистрированные документами уточнения фактически отработанного времени.

Межрасчетные начисления и выплаты В некоторых случаях может потребоваться рассчитать (начислить) некоторые суммы до окончания расчетного периода, т. е. до завершения окончательного расчета зарплаты за него. Также может потребоваться их выплатить отдельно, до выплаты зарплаты за расчетный месяц. Например, это суммы отпускных или пособий ФСС, которые были рассмотрены в предыдущих главах. В программе также имеется возможность рассчитать (начислить) и при необходимости выплатить в межрасчетный период любые другие суммы, такие как премии или материальная помощь, с помощью документов, рассмотренных в настоящей главе. Данной возможностью следует пользоваться только в том случае, если действительно требуется рассчитать (начислить) эти суммы до окончательного начисления зарплаты за месяц. В противном случае такие начисления следует: n либо назначить в плановом порядке (рассмотрено в главе 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда»); n либо вводить данные для их последующего начисления при окончательном расчете зарплаты (рассмотрено в главе 14 «Ввод данных для расчета зарплаты»). Кроме того, если на предприятии принято определять сумму аванса путем точного расчета зарплаты за половину месяца (или другую его часть), то в межрасчетный период потребуется рассчитать такую сумму с помощью отдельного документа для ее последующей выплаты. Если же аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом от тарифа, то для его расчета и выплаты не требуется вводить отдельный документ – достаточно оформить ведомость на выплату (рассмотрено в главе 16 «Выплата зарплаты»).

Премии При начальной настройке программы можно отметить, что на предприятии начисляется разовая, квартальная или годовая премия (процентом или суммой) и что ее начисление выполняется в межрасчетный период. Тогда в программе становится доступен документ Премия, которым можно начислить следующие виды премий (некоторые или все, в зависимости от сделанного выбора): Премия разовая (процентом), Премия за квартал (процентом) и Премия за год (процентом). Указывается процент премии. По умолчанию при расчете он будет применяться к фактическим начислениям сотрудника за предыдущий относительно месяца начисления период (месяц, квартал и год соответственно). При необходимости базовый период такой премии можно изменить непосредственно в документе; Премия разовая (суммой), Премия за квартал (суммой) и Премия за год (суммой). Указывается готовая сумма премии в рублях. При необходимости настройки премий можно изменить в карточке начисления требуемым образом. Кроме того, можно добавить собственные виды премий в список начислений, если создаваемых помощником видов оказалось недостаточно. Для такого начисления необходимо выбрать назначение Премия и указать, что оно должно выполняться по отдельному одноименному документу. Если требуется начислять «особую» премию (например, не учитываемую при расчете среднего заработка), то ее можно описать как начисление с назначением Прочие начисления и выплаты. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

Материальная помощь Для разового начисления сотрудникам материальной помощи по различным поводам предназначен документ Материальная помощь. Он доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана такая возможность.

Поскольку материальная помощь может оказываться по различным поводам, от которых зависят ее обложение и отражение в учете, в документе следует выбрать вид матпомощи. В поставке программы предусмотрены следующие виды: Материальная помощь – не облагается в пределах 4 000 ₽ (за календарный год) НДФЛ (код дохода 2760, код вычета 503) и страховыми взносами; Материальная помощь при рождении ребенка – не облагается в пределах 50 000 ₽ (на каждого ребенка) НДФЛ (код дохода 2762, код вычета 508) и страховыми взносами; Материальная помощь, не облагаемая налогами – не облагается НДФЛ и страховыми взносами независимо от суммы. Материальная помощь к отпуску может также начисляться непосредственно в документе Отпуск, если была выбрана такая возможность.

Разовые начисления Для единовременного (разового) начисления сотрудникам компенсационных выплат и других произвольных сумм в межрасчетный период предназначен документ Разовое начисление. По умолчанию для оплаты документом доступно начисление Компенсация морального вреда (может использоваться в случае восстановления в должности после незаконного увольнения). Кроме того, документом могут регистрироваться другие разнообразные виды начислений: Единовременное начисление – полностью облагается НДФЛ (код дохода 4 800), страховыми взносами, учитывается при расчете общего среднего заработка; Компенсации – названия компенсаций, а также способы обложения НДФЛ и взносами соответствуют тому, что было указано при начальной настройке программы. При расчете общего среднего заработка эти суммы не учитываются. При необходимости настройки этих начислений можно изменить в их карточках. Кроме того, можно добавить собственные виды в список начислений, если предусмотренных помощником видов оказалось недостаточно. Для такого начисления необходимо выбрать назначение Повременная оплата труда и надбавки, Компенсационные выплаты или Прочие начисления и выплаты и указать, что оно должно выполняться по отдельному одноименному документу. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

Начисление за первую половину месяца Для расчета суммы аванса сотрудникам, выплата аванса которым установлена расчетом за первую половину месяца, предназначен документ Начисление за первую половину месяца. Он доступен, только если кому-либо из сотрудников установлена выплата аванса расчетом за первую половину месяца. Расчет зарплаты и НДФЛ производится в документе только с целью определения суммы аванса. Итоговые начисления за весь месяц регистрируются впоследствии при окончательном расчете зарплаты за этот месяц. Рассчитанные в документе суммы заполняются в ведомости на выплату аванса (см. главу 16 «Выплата зарплаты»). Примечание В карточках начислений и удержаний можно указать, следует ли их учитывать при расчете первой половины месяца.

Натуральные и незарплатные доходы Помимо доходов, выплачиваемых сотрудникам в рамках трудовых отношений и по договорам подряда, в программе имеется возможность регистрировать прочие доходы, выплачиваемые (выдаваемые) как сотрудникам, так и сторонним лицам (бывшим сотрудникам, акционерам, арендаторам и др.). Такие доходы регистрируются в программе исключительно с целью исчисления НДФЛ и (или) страховых взносов и отражения их в соответствующей отчетности. Также эти суммы могут учитываться при формировании данных для отражения в бухгалтерском учете. По зарегистрированным суммам в программе не образуется задолженность организации перед сотрудниками или сторонними лицами, т. е. они не учитываются ни при заполнении ведомостей на выплату зарплаты, ни при формировании аналитических отчетов по зарплате. Предполагается, что все денежные расчеты со сторонними лицами производятся в бухгалтерской программе. Для регистрации различных видов незарплатных доходов в программе предусмотрены документы, рассмотренные далее. Они доступны, если соответствующие возможности выбраны в настройках расчета зарплаты или состава начислений и удержаний. Для анализа зарегистрированных незарплатных доходов (выплат бывшим сотрудникам, дивидендов и прочих доходов) предусмотрен отчет Незарплатные доходы.

Доход в натуральной форме Для регистрации доходов, предоставленных сотруднику в натуральной форме в виде товаров, работ, услуг (питание, проезд, оплата коммунальных услуг, аренды и т. п.), с целью исчисления НДФЛ и (или) страховых взносов с их стоимости предназначен документ Доход в натуральной форме. Документом также можно зарегистрировать облагаемые НДФЛ и (или) страховыми взносами расходы на служебные командировки сверх установленных норм. Кроме того, им можно зарегистрировать и оплату труда в натуральной форме, если по какой-то причине она не была назначена сотруднику в качестве планового начисления (рассмотрено в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда). Начисление взносов с зарегистрированных документом сумм производится при окончательном расчете зарплаты сотрудника. Примечание Документом регистрируется только указанная в нем вручную сумма. Если требуется выполнять расчет таких доходов по формулам, то необходимо соответствующим образом настроить начисление и выполнять его другими документами. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

Призы и подарки сотрудникам Для регистрации выдачи сотрудникам неденежных подарков и призов с целью исчисления НДФЛ и страховых взносов с их стоимости предназначен документ Приз, подарок. В документе следует указать, что именно регистрируется: подарок или приз. В зависимости от этого определяется способ обложения НДФЛ (код дохода). При этом можно выбрать код вычета, отличный от предусмотренного по умолчанию для данного кода дохода. По умолчанию стоимость подарка (приза) не облагается страховыми взносами. Если ее требуется облагать, следует установить соответствующий флажок. Взносы будут рассчитаны при очередном начислении зарплаты. НДФЛ рассчитывается непосредственно в документе при указании в таблице суммы дохода. НДФЛ, исчисленный документом, будет учтен при последующих выплатах зарплаты сотруднику.

Примечание Если требуется зарегистрировать денежные подарки и оформить их выплату, то их можно зарегистрировать как произвольное разовое начисление, предварительно описав соответствующее начисление в списке начислений.

Выплаты бывшим сотрудникам Для регистрации выплат бывшим сотрудникам (таких как сохраняемый средний заработок на время трудоустройства, материальная помощь и др.) предназначен документ Выплата бывшим сотрудникам. Вид выплаты выбирается из справочника Виды выплат бывшим сотрудникам, который можно пополнять самостоятельно. В поставке программы уже предусмотрены некоторые распространенные виды выплат. Способ обложения НДФЛ и страховыми взносами заполняется в соответствии с выбранным видом выплаты и отражается в документе только для просмотра. При необходимости их можно изменить в карточке вида выплаты. При подборе (выборе) сотрудников в таблицу документа по умолчанию предлагаются только те, которым уже ранее регистрировались такие выплаты. В карточке таких физ. лиц в разделе Работа указано, что лицо является бывшим сотрудником выбранной организации. Если требуется зарегистрировать выплату бывшему сотруднику впервые, то в списке следует установить флажок Выбирать из полного списка сотрудников. Если бывший сотрудник был уволен еще до начала ведения учета в программе (его нет в справочнике Сотрудники), то для регистрации выплаты достаточно добавить его непосредственно в список бывших сотрудников, открытый из документа. При этом лицо добавится в справочник физических лиц, а в справочник сотрудников – нет. Примечание Если требуется выполнять расчеты с бывшими сотрудниками так же, как с актуальными (например, выплатить годовую премию уже после увольнения), то можно воспользоваться соответствующими документами (Премия и т. п.). В них имеется возможность подобрать уже уволенных сотрудников.

Прочие доходы Для регистрации выплат различных доходов вне рамок трудовых отношений (аренда автотранспорта и т. п.) предназначен документ Зарплата – См. также – Начисление прочих доходов. Вид дохода выбирается из справочника Виды прочих доходов физлиц, который можно пополнять самостоятельно. В поставке программы уже предусмотрены некоторые распространенные виды доходов. Способы обложения НДФЛ и страховыми взносами заполняются в соответствии с выбранным видом дохода и отражаются в документе только для просмотра. При необходимости их можно изменить в карточке вида дохода. При подборе (выборе) физ. лиц в таблицу документа по умолчанию предлагаются те, которым уже ранее регистрировались прочие доходы. В карточке таких физ. лиц в разделе Работа указано, что лицо получает доход по прочим договорам в выбранной организации. Если требуемое лицо отсутствует в предложенном списке, то можно его либо добавить, либо найти в полном списке физ. лиц. Примечание Если требуется выполнять расчеты с сотрудниками по прочим доходам так же, как расчеты по оплате труда, то их можно регистрировать, например, как произвольные разовые начисления. Подробнее про прочие доходы физ. лиц см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации.

Дивиденды Для начисления дивидендов физическим лицам (как сотрудникам, так и прочим акционерам) с расчетом суммы НДФЛ в программе предназначен документ Регламентированный учет – Бухгалтерский и налоговый учет – Начисление дивидендов. Если регистрируются доходы по ценным бумагам, которые предполагается отражать в Приложении 2 к декларации по налогу на прибыль (в бухгалтерской программе), а не в справках 2-НДФЛ, можно установить соответствующий флажок. Такие дивиденды будут учитываться при заполнении Справки по НДФЛ для Расчета по налогу на прибыль, а также можно будет управлять их включением в справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС. Особенности начисления и выплаты дивидендов см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Ввод данных для расчета зарплаты Некоторые начисления, составляющие зарплату сотрудника, могут зависеть не только от относительно постоянных значений, которые известны при его приеме на работу и меняются относительно редко (тарифная ставка, процент ежемесячной надбавки и т. п.). Также они могут зависеть от значений, которые изменяются из месяца в месяц и становятся известны перед окончательным расчетом зарплаты за конкретный месяц (например, процент премии, которая зависит от результатов работы, или процент снижения постоянной премии). Кроме того, данные могут поступать оперативно в течение месяца и накапливаться для учета их при окончательном расчете (например, количество заключенных за день или неделю договоров). В программе имеется возможность вводить такие значения с помощью специального документа и затем учитывать их при автоматическом расчете результатов начислений. При этом они могут использоваться не только при расчете начислений, которые назначаются сотруднику в плановом порядке. Можно использовать начисления, которые будут учтены при окончательном расчете зарплаты сотрудника только в том случае, если на этот месяц введено значение определенного показателя. Если оно не введено, то начисление не попадет в окончательный расчет сотрудника. Эта возможность позволяет не назначать сотруднику в качестве плановых начисления, которые зависят только от вводимых для сотрудника ежемесячно разных значений. И если в каком-то месяце такое значение не введено, то окончательный расчет не будет загромождаться начислением с нулевым результатом. Примечание 1 Имеется возможность выполнять для сотрудника при окончательном расчете начисления, которые не назначены ему в качестве плановых, но при расчете которых используются постоянные значения. Подробнее см. раздел 5.2.7 «Использование нескольких тарифных ставок для одного сотрудника». Примечание 2 Имеется возможность при назначении сотруднику планового начисления не вводить значение какого-либо его постоянного показателя, если не отметить его запрашиваемым в кадровых документах. Или же назначить плановое начисление, которое не рассчитывается, а вводится фиксированной суммой, и при этом определенную сумму сразу не назначать. Тогда это начисление попадет в окончательный расчет с нулевым показателем или результатом, и значение можно будет ввести непосредственно в документе окончательного расчета, а не с помощью отдельного документа. Примечание 3 Вводить значения показателей не при их назначении можно также и для удержаний. В главе Назначение удержаний рассматриваются долгосрочные удержания, которые назначаются сотруднику вводом постоянного значения показателя. Однако можно настроить разовое удержание, которое будет выполняться при окончательном расчете, только если его размер (сумма, процент и т. п.) введен отдельным документом. Эти возможности рассматриваются в приложении 1 «Настройка начислений и удержаний». При расчете начислений сотрудника могут также использоваться значения, не индивидуальные для каждого сотрудника, а общие для всей организации или подразделения (например, план продаж для сотрудников определенного подразделения). В программе имеется возможность вводить такие значения как на длительный срок, так и на конкретный месяц и учитывать их при окончательном расчете начислений. Для ввода всех таких значений предназначены документы из журнала Данные для расчета зарплаты. В этот журнал можно вводить документы различных видов, которых может быть сколь угодно много, в зависимости от того, какие начисления используются на конкретном предприятии. Настройка начислений, показателей и различных видов документов Данные для расчета зарплаты для ввода значений этих показателей рассматривается в приложении 1 «Настройка начислений и удержаний». Кроме того, возможно использование документов Данные для расчета зарплаты с целью ввода данных о рабочем времени сотрудников. Эта возможность рассмотрена в главе Учет времени.

Примечание Журнал Данные для расчета зарплаты недоступен, когда в программе не предусмотрено использование ни одного вида документов из него. Далее рассматриваются начисления и виды документов, которые доступны в поставке программы без дополнительной настройки. Они задействуются при ее начальной настройке (см. главу Выбор используемых возможностей и настройка программы). Примечание Расчет этих начислений рассматривается в главе Расчет зарплаты и взносов.

Премии При начальной настройке программы можно отметить, что на предприятии начисляется разовая, квартальная или годовая премия (процентом или суммой) и что ее начисление выполняется при окончательном расчете зарплаты в месяце, когда введен размер (процент или сумма) премии, а не в межрасчетный период. В зависимости от сделанного выбора становятся доступны следующие виды документов Данные для расчета зарплаты (некоторые или все): n Ввод процента разовой премии, n Ввод процента квартальной премии, n Ввод процента годовой премии, n Ввод разовой премии, n Ввод квартальной премии, n Ввод годовой премии. Работа с документами любого из этих видов одинакова. Если в конкретном месяце требуется начислить тот или иной вид премии, то следует ввести такой документ. В документе указываются: n месяц, при окончательном расчете которого будет начислена соответствующая премия; n подразделение (не обязательно) – используется для автоматического заполнения списка сотрудников; n список сотрудников, которым требуется начислить премию, и размер премии (процент или сумма). При окончательном расчете за месяц выбранным сотрудникам будет выполнено начисление премии того или иного вида с учетом указанного в этом документе размера.

Доплаты за выполнение плановых показателей При начальной настройке программы можно отметить, что на предприятии применяется доплата за выполнение плановых показателей. Предусмотрены два вида такой доплаты: за выполнение плана и за выручку от реализации.

Доплата за выполнение плана Реализованная в программе доплата за выполнение плана зависит от соотношения фактически достигнутых в определенном месяце результатов сотрудника и запланированных на этот период.

Назначение плана В первую очередь необходимо ввести плановые значения с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Назначение плана. Документ назначает плановое значение для каждого из сотрудников выбранного подразделения (подразделений) на неограниченный срок. Необходимо указать период, с которого будут запланированы введенные значения. Если в последующем план будет изменен, то это необходимо будет отразить новым документом с другим периодом. Примечание Если указано не первое число месяца, то план будет установлен со следующего месяца. В таблице указываются подразделения и плановые значения, устанавливаемые для каждого из сотрудников этого подразделения. Примечание Введенное значение не распространяется на нижестоящие подразделения. Если требуется запланировать одинаковое значение для вышестоящего подразделения и всех его подчиненных подразделений, то следует перечислить все такие подразделения в таблице. Выполнение месячного плана После того как установлено плановое значение, можно ежемесячно регистрировать фактические результаты сотрудников с помощью документа вида Выполнение месячного плана. В документе указывается: n месяц, при окончательном расчете которого будут учтены регистрируемые фактические результаты; n подразделение (не обязательно) – используется для автоматического заполнения списка сотрудников; n список сотрудников с фактическими результатами выполненных работ. При окончательном расчете за указанный месяц для перечисленных сотрудников будет выполняться соотнесение фактических результатов с плановыми. В случае перевыполнения плана будет рассчитан размер доплаты. Результат определяется путем умножения процента перевыполнения (отношение факта к плану) на зарплату сотрудника за этот месяц.

Доплата за выручку от реализации Реализованная в программе доплата за выручку от реализации определяется установленным для всей организации процентом доплаты от выручки, приходящейся на конкретного сотрудника, которому начисляется доплата. Назначение процента доплаты за выручку В первую очередь необходимо установить процент доплаты за выручку с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Назначение процента доплаты за выручку. Документ назначает процент доплаты для всей организации на неограниченный срок. Необходимо указать период, с которого будет установлен указанный процент. Если в последующем процент будет изменен, то это необходимо будет отразить новым документом с другим периодом. Примечание

Если указано не первое число месяца, то процент будет установлен со следующего месяца. Выручка от реализации После того как установлен процент доплаты, можно ежемесячно регистрировать выручку сотрудников с помощью документа Выручка от реализации. В документе указывается: n месяц, при окончательном расчете которого будет начислена доплата; n подразделение (не обязательно) – используется для автоматического заполнения списка сотрудников; n список сотрудников с приходящейся на каждого из них выручкой. При окончательном расчете за указанный месяц для перечисленных сотрудников будет начислена доплата за выручку. Результат будет рассчитан от выручки сотрудника, введенной на этот месяц, установленным для организации процентом.

Сдельные работы Если сотруднику установлена сдельная форма оплаты труда, т. е. назначено плановое начисление Сдельный заработок (подробнее см. главу Учет кадров и формирование фонда оплаты труда), то результат расчета этого начисления может зависеть от фактически выполненных сотрудником работ. Выполненные сотрудником работы регистрируются в программе с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Сдельные работы. Примечание Далее приведено описание поставляемого вида документа. Однако функциональность документа может быть изменена пользователем путем настройки соответствующего шаблона ввода исходных данных. Эти возможности рассматриваются в приложении 1 «Настройка начислений и удержаний». В таблице документа перечисляются сотрудники, которым установлена сдельная форма оплаты труда, и указываются выполненные ими работы. Работы характеризуются видом, который выбирается из списка, и объемом. Список видов работ следует заполнить предварительно или заполнять по мере необходимости. Для каждого вида работы указывается расценка (стоимость единицы работы). История изменения расценок сохраняется в программе. В таблице имеется возможность указать день, в который выполнялись работы. Количество документов, которыми можно зарегистрировать работы за определенный период, не ограничивается. При окончательном расчете начисления Сдельный заработок будет определена сумма оплаты сдельных работ. Она определяется как произведение объема выполненных работ на их расценку (действовавшую на момент работы), при этом учитываются все зарегистрированные на рассчитываемый период работы. Если сумма сдельного заработка окажется меньше, чем оплата соответствующего периода по часовому тарифу, который установлен сотруднику (или сдельные работы вовсе не будут зарегистрированы), то сдельный заработок будет начислен в размере оплаты по часовому тарифу. Особенность учета сдельной зарплаты см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации.

Расчет зарплаты и взносов Выполнение окончательного расчета зарплаты в программе предполагается по итогам каждого месяца в целом за весь этот месяц. Для этого предусмотрен документ Начисление зарплаты и взносов. Он заполняется и рассчитывается полностью автоматически согласно всем зарегистрированным в программе сведениям. В документе предусмотрено несколько закладок, на которых рассчитываются: n начисления, причитающиеся штатным сотрудникам за текущий месяц, а также доначисления или перерасчеты за предыдущие месяцы; n оплата по договорам гражданско-правового характера; n пособия по уходу за детьми; n удержания из зарплаты: по исполнительным листам, профсоюзные взносы и т. п.; n налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и корректировки выплаты, связанные с излишне удержанным налогом; n удержания в счет погашения займов сотрудникам и НДФЛ с материальной выгоды по займам; n страховые взносы. Расчет всех этих составляющих рассмотрен в данной главе ниже. Поскольку документ Начисление зарплаты и взносов выполняет окончательный расчет, его следует вводить после ввода всех первичных документов, рассмотренных в предыдущих главах. Документ можно заполнять как сразу всеми сотрудниками выбранной организации (или обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс), так и вводить разные документы на разные подразделения, указывая подразделение в шапке документа. Для этого в настройках расчета зарплаты не должно быть указано, что расчет и выплата зарплаты выполняются по организации в целом. Кроме того, имеется возможность выполнить расчет по одному или нескольким произвольным сотрудникам, подобрав их в документ. Это может оказаться удобным, например, на этапе настройки программы, когда требуется выполнять пробные расчеты. Примечание Нет необходимости вводить отдельный документ для расчета зарплаты увольняющегося сотрудника, а также уходящего в ежегодный отпуск, отпуск по беременности родами или по уходу за ребенком. В этом случае зарплату можно рассчитать непосредственно в документах, которыми оформляются эти события. В документе имеется возможность откорректировать результаты его автоматического заполнения или расчета вручную. При этом исправленные значения запоминаются и выделяются жирным шрифтом. При необходимости от них можно легко отказаться. Примечание Если на предприятии практикуется массовое редактирование непосредственно результатов расчета и автоматический пересчет документа выполняется с большими задержками, что доставляет неудобства, то в настройках расчета зарплаты можно отключить настройку Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании. Однако если возникает необходимость вносить ручные исправления, то рекомендуется устранить ее причину: указать правильные плановые начисления для сотрудника, ввести документы в надлежащем порядке, изменить настройки начислений и т. п. Иначе, однажды внеся ручные исправления в документ, может потребоваться при всех последующих расчетах также корректировать их результаты.

Если в программе ведется учет по статьям финансирования или используются территории и условия труда, то результаты расчета представлены в разрезе статей, территорий и условий. Просмотр распределения по ним доступен по ссылкам в соответствующих колонках.

Начисления и доначисления, перерасчеты Закладка Начисления заполняется автоматически с учетом следующих начислений: n плановые начисления, назначенные сотрудникам (см. раздел Приемы и переводы); n начисления, по которым в этом месяце тем или иным способом зарегистрировано время (см. главу Учет времени); n начисления, по которым в этом месяце введены значения показателей для их расчета (см. главу Ввод данных для расчета зарплаты). Начисления заполняются по каждому рабочему месту сотрудника: n если подразделение сотрудника изменялось, то начисления заполняются отдельно по каждому подразделению с указанием отработанного в нем периода; n отдельно по основному месту и отдельно по совместительствам; n если сотруднику была назначена подработка, то назначенные в связи с ней начисления заполняются отдельными строками. Начисления могут заполняться несколькими строками и по другим причинам: например, если в течение месяца изменялись значения используемых в них показателей расчета. Начисления, которые могут быть рассчитаны только целиком за месяц (например, назначенные фиксированной суммой, не зависящей от отработанного времени), всегда заполняются одной строкой на весь месяц. Как при расчете, так и при заполнении начислений учитывается их приоритет. Например, если уже были зарегистрированы начисления, приоритет которых выше заполняемых в документ (например, рассчитан отпуск, покрывающий весь месяц целиком), то начисления с более низким приоритетом (например, оплата по окладу) в документ не заполняются. Если же начисления с более высоким приоритетом пришлись только на часть месяца, то начисления с более низким приоритетом будут заполнены в документ с указанием всего их периода. Факт «вытеснения» будет учтен при расчете отработанного времени и, соответственно, результата такого начисления. Примечание Даже если результат расчета начисления, регистрирующего отработанное время, получается нулевой, его наличие в документе может повлиять на последующий расчет среднего заработка. Например, если отпуск приходится на весь месяц, кроме пары нерабочих дней, то при заполнении документа в нем будет присутствовать начисление по окладу, но с нулевым результатом. Такая запись влияет на учет отработанного времени для расчета среднего заработка. Принцип заполнения закладки Доначисления, перерасчеты рассматривается в главе Исправление прошлых периодов. Далее рассмотрены принципы расчета начислений, предусмотренных в поставке программы. Примечание В программе имеется возможность изменить настройки (формулы) расчета начислений, а также создать собственные начисления со сколь угодно сложными формулами расчета. Эти возможности рассмотрены в приложении 1 «Настройка начислений и удержаний».

Повременная и сдельная оплата

Оплата по окладу Формула: Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней Показатели: Оклад – месячная тарифная ставка, введенная при назначении начисления сотруднику или при последующих ее изменениях; ДоляНеполногоРабочегоВремени – количество занимаемых сотрудником ставок согласно кадровым документам. Но если сотруднику назначен график неполного рабочего времени с расчетом нормы по другому графику, то показатель определяется как отношение длительностей рабочих недель этих графиков; ВремяВДнях – фактическое количество всех отработанных дней за указанный в строке период. Определяется с учетом зарегистрированных начислений с более высоким приоритетом, а также с учетом уточнения фактически отработанного времени посредством табеля; НормаДней – количество рабочих дней согласно графику сотрудника в месяце, на который приходится период начисления. Значение нормы определяется по графику сотрудника, независимо от того, какой график установлен в нем в качестве графика для расчета нормы. Примечание До версии 3.0.22 в поставку программы входила оплата по окладу с другой формулой, не учитывавшей непосредственно долю неполного рабочего времени. Если сотруднику был назначен график неполного рабочего времени с другим графиком для определения нормы, то норма дней определялась по другому графику. Оплата по окладу (по часам) Формула: Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов Показатели: Оклад – аналогично оплате по окладу; ВремяВЧасах – фактическое количество часов по видам времени, указанным на закладке Учет времени карточки начисления, за указанный в строке период. Определяется с учетом зарегистрированных начислений с более высоким приоритетом, а также с учетом уточнения фактически отработанного времени посредством табеля; НормаЧасов – количество рабочих часов согласно графику сотрудника в месяце, на который приходится период начисления. Если сотруднику назначен график неполного рабочего времени с другим графиком для определения нормы, то норма определяется по другому графику. Примечание Если при расчете оклада по дням или по часам требуется определять норму не по графику сотрудника, а по производственному календарю, то следует настроить начисление с собственной формулой с использованием в ней показателя стоимости дня (часа) – аналогично оплате по часовому тарифу (рассмотрено далее). Оплата по часовому тарифу Формула: ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах

Показатели: ТарифнаяСтавкаЧасовая – часовая тарифная ставка, введенная при назначении начисления сотруднику или при последующих ее изменениях; ВремяВЧасах – аналогично оплате по окладу (по часам). Оплата по дневному тарифу Формула: ТарифнаяСтавкаДневная * ВремяВДнях Показатели: ТарифнаяСтавкаДневная – дневная тарифная ставка, введенная при назначении начисления сотруднику или при последующих ее изменениях; ВремяВДнях – аналогично оплате по окладу. Оплата в натуральной форме Формула: НатуральнаяОплата * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней Показатели: n НатуральнаяОплата – денежное выражение натуральной оплаты, введенное при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; n остальные показатели аналогичны оплате по окладу. Сдельный заработок (для работающих по окладу) Формула: Макс(СдельныйЗаработок, Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней) Показатели: n СдельныйЗаработок – рассчитывается согласно данным, зарегистрированным в документе Данные для расчета зарплаты с поставляемым шаблоном Сдельные работы либо с произвольно настроенным шаблоном с заполненной закладкой Виды работ, с учетом настройки Значения накапливаемых показателей подбираются, задаваемой в карточке начисления; n остальные показатели аналогичны оплате по окладу. Сдельный заработок (для работающих по часовому тарифу) Формула: Макс(СдельныйЗаработок, ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах) Показатели:

n СдельныйЗаработок – аналогично предыдущему начислению; n остальные показатели аналогичны оплате по часовому тарифу. Командировка Формула: СреднийЗаработокОбщий * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка Показатели: СреднийЗаработокОбщий – среднедневной или среднечасовой заработок, рассчитанный при оформлении длительной командировки документом Командировка; ВремяВДняхЧасах – дни или часы с видом времени «Командировка» (К), приходящиеся на период начисления; КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка – коэффициент индексации, пришедшейся на период командировки.

Надбавки, доплаты и премии Районный коэффициент Формула: (Макс(РайонныйКоэффициент, 1) – 1) * РасчетнаяБаза Показатели: РайонныйКоэффициент – коэффициент, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; РасчетнаяБаза – сумма результатов начислений текущего месяца, указанных в карточке начисления на закладке Расчет базы, которая приходится на его фактический период. Северная надбавка Формула: СевернаяНадбавка / 100 * РасчетнаяБаза Показатели: СевернаяНадбавка – процент, определенный в соответствии со сведениями, введенными в калькуляторе северной надбавки при ее назначении сотруднику; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений). Надбавка за вредные условия труда Формула: ПроцентНадбавкиЗаВредность / 100 * РасчетнаяБаза

Показатели: ПроцентНадбавкиЗаВредность – процент, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений). Надбавка за выслугу лет Формула: ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет / 100 * РасчетнаяБаза Показатели: ПроцентНадбавкиЗаВыслугуЛет – процент, определенный согласно текущему стажу сотрудника по шкале, заданной в карточке этого показателя. Вид стажа также указывается в этой карточке; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений). Доплата до среднего заработка n Определяется среднедневной (среднечасовой) заработок по общим правилам, т.е. как для командировок и т. п. n Определяется средний заработок за рассчитываемый период: среднедневной (среднечасовой) заработок умножается на отработанное сотрудником в этом периоде время. n Если средний заработок больше заработка сотрудника за рассчитываемый период, то доплата определяется как разница между ними. В противном случае размер доплаты приравнивается к нулю. При этом заработок сотрудника анализируется только по тем начислениям, которые учитываются при расчете среднего заработка как общий заработок. Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей Формула: РазмерДоплатыЗаСовмещение * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней Показатели: n РазмерДоплатыЗаСовмещение – размер доплаты, введенный в документе Совмещение должностей при назначении этим документом доплаты сотруднику; n остальные показатели аналогичны оплате по окладу. Доплата за выполнение плана Формула: ?(ВыполнениеПлана >= План, ВыполнениеПлана / План, 0) * РасчетнаяБаза Показатели: План – значение плана, назначенное документом Данные для расчета зарплаты вида Назначение плана;

ВыполнениеПлана – фактические результаты сотрудников, введенные с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Выполнение месячного плана на месяц расчета; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений). Доплата за выручку от реализации Формула: Выручка * ПроцентДоплатыЗаВыручку / 100 Показатели: ПроцентДоплатыЗаВыручку – процент, назначенный документом Данные для расчета зарплаты вида Назначение процента доплаты за выручку; Выручка – выручка, введенная с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Выручка от реализации на месяц расчета. Премия ежемесячная процентом Формула: ПроцентЕжемесячнойПремии / 100 * РасчетнаяБаза Показатели: ПроцентЕжемесячнойПремии – процент, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений, а также на период расчета базы, указанный при начальной настройке программы). Премия ежемесячная суммой Формула: РазмерЕжемесячнойПремии * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней Показатели: n РазмерЕжемесячнойПремии – размер премии, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; n остальные показатели аналогичны оплате по окладу. Премия разовая (процентом) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: ПроцентРазовойПремии / 100 * РасчетнаяБаза Показатели:

ПроцентРазовойПремии – процент, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод процента разовой премии на месяц расчета; РасчетнаяБаза – аналогично районному коэффициенту (с поправкой на собственный список базовых начислений, а также на период расчета базы, указанный при начальной настройке программы). Премия разовая (суммой) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: РазмерРазовойПремии Показатели: РазмерРазовойПремии – размер, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод разовой премии на месяц расчета. Премия за квартал (процентом) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: ПроцентКвартальнойПремии / 100 * РасчетнаяБаза Показатели: ПроцентКвартальнойПремии – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы: ○ либо процент, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод процента квартальной премии на месяц расчета; либо процент, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; РасчетнаяБаза – сумма результатов начислений за предыдущий квартал, указанных в карточке начисления на закладке Расчет базы, которая приходится на его фактический период. Премия за квартал (суммой) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: РазмерКвартальнойПремии Показатели: РазмерКвартальнойПремии – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы: ● либо размер, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод квартальной премии на месяц расчета; либо размер, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях.

Премия за год (процентом) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: ПроцентГодовойПремии / 100 * РасчетнаяБаза Показатели: ПроцентГодовойПремии – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы: ● либо процент, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод процента годовой премии на месяц расчета; либо процент, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях; РасчетнаяБаза – сумма результатов начислений за год (текущий, если премия начисляется в декабре, предыдущий – в остальных случаях), указанных в карточке начисления на закладке Расчет базы, которая приходится на его фактический период. Премия за год (суммой) Начисление выполняется при окончательном расчете, а не в межрасчетный период, если так было указано при начальной настройке программы. Формула: РазмерГодовойПремии Показатели: РазмерГодовойПремии – в зависимости от того, что было указано при начальной настройке программы: ● либо размер, введенный с помощью документа Данные для расчета зарплаты вида Ввод годовой премии на месяц расчета; либо размер, введенный при назначении начисления сотруднику или при последующих его изменениях.

Работа в ночное время, сверхурочно, в праздники и выходные Сотруднику может быть назначена тарифная ставка, номинированная на одну единицу времени (месяц, день или час), а расчет некоторых начислений требуется производить исходя из ставки, номинированной на другую из этих единиц времени. Например, сотруднику назначен оклад (месячная тарифная ставка), а ему требуется оплатить ночные часы, для чего необходимо определить стоимость часа его работы. При расчете рассматриваемых в этом разделе начислений используются показатели СтоимостьДняЧаса или СтоимостьЧаса, с помощью которых в программе реализован такой пересчет тарифных ставок. Расчет этих показателей в общем случае зависит от многих факторов: n какой порядок пересчета тарифной ставки (из трех, допустимых законодательством) используется для этого сотрудника; n какая тарифная ставка в какую пересчитывается (месячная в часовую, месячная в дневную и т. п.);

n определяется пересчитываемая ставка сотрудника одним показателем или же несколькими, составляющими так называемую совокупную тарифную ставку (см. раздел 5.2.6. «Совокупная тарифная ставка сотрудника»); n какова длительность рабочей недели, соответствующая графику работу сотрудника; n занят ли сотрудник в режиме неполного рабочего времени. Рассмотрим частные случаи пересчета на примерах. Сотрудник работает по графику «два через два» по 12 часов в день, длительность рабочей недели соответствует 40 часам. Месячный оклад составляет 50 000 ₽. В июле 2015 г. сотрудник вынужденно был привлечен к часу сверхурочной работы. Стоимость часа, исходя из которой будет оплачена эта работа, определяется в зависимости от выбранного порядка пересчета ставки. Порядок пересчета выбирается в настройках расчета зарплаты, а также может быть изменен непосредственно для конкретного сотрудника в его кадровых документах: По среднемесячному количеству часов (дней): 304,414 ₽ = 50 000 ₽ / 164,25, где 164,25 = 1971 раб. час. при 40-часовой рабочей неделе в 2015 г. / 12 мес.; По норме времени графика сотрудника: 277,778 ₽ = 50 000 ₽ / 180 раб. часов по графику сотрудника в июле 2015 г.; По норме времени производственного календаря: 271,739 ₽ = 50 000 ₽ / 184 раб. часа по производственному календарю при 40-часовой рабочей неделе в июле 2015 г. Предположим, что помимо оклада сотруднику назначена ежемесячная надбавка в 50 % от оклада. И требуется при расчете стоимости часа учитывать не только оклад сотрудника, но и эту надбавку. В этом случае следует включить процент надбавки в список показателей, определяющих совокупную тарифную ставку (в настройках расчета зарплаты). Тогда при назначении сотруднику оклада и надбавки (например, при приеме на работу) появится возможность увидеть и при необходимости отредактировать совокупную тарифную ставку сотрудника. По умолчанию она будет заполнена как 75 000 ₽ = 50 000 ₽ + 25 000 ₽, где 25 000 ₽ – плановый ФОТ надбавки, рассчитанный как 50 % * 50 000 ₽. Тогда стоимость часа, например, при первом из рассмотренных выше способов пересчета, составит 456,621 ₽ = 75 000 ₽ / 164,25. Примечание Стоимость часа или дня всегда округляется до 3 знаков после запятой. Доплата за работу в ночное время Формула: СтоимостьЧаса * ВремяВЧасах * ПроцентДоплатыЗаРаботуВНочноеВремя / 100 Показатели: СтоимостьЧаса – рассмотрен выше; ВремяВЧасах – часы с видом «Ночные часы» (Н), указанные в графике сотрудника, табеле или документе ввода данных для расчета зарплаты, приходящиеся на период начисления; ПроцентДоплатыЗаРаботуВНочноеВремя – процент, указанный в учетной политике организации (по умолчанию 20 %). Доплата за работу в вечернее время

Аналогично доплате за работу в ночное время. Учитывается время вида «Вечерние часы» (ВЧ). Процент доплаты по умолчанию составляет 10 %. Оплата сверхурочных часов Формула: (ОтработаноСверхурочноВПределах2Часов * 1.5 + (ОтработаноСверхурочно – ОтработаноСверхурочноВПределах2Часов) * 2) * СтоимостьЧаса Показатели: СтоимостьЧаса – рассмотрен выше; ОтработаноСверхурочно – часы с видом времени «Сверхурочно» (С), зарегистрированные документом Работа сверхурочно (без компенсации их отгулом), табелем или документом ввода данных для расчета зарплаты, приходящиеся на период начисления; ОтработаноСверхурочноВПределах2Часов – аналогично предыдущему, но не более чем по 2 часа за каждый день периода начисления. Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты Формула: ВремяВЧасах * СтоимостьЧаса Показатели: СтоимостьЧаса – рассмотрен выше; ВремяВЧасах – часы с видом времени «Сверхурочные без повышенной оплаты» (СН), зарегистрированные документом Работа сверхурочно (с компенсацией их отгулом), табелем или документом ввода данных для расчета зарплаты, приходящиеся на период начисления. Оплата работы в праздничные и выходные дни Оплата производится по дням или по часам – в соответствии с тем, как было указано при регистрации такой работы. Формула: ВремяВДняхЧасах * СтоимостьДняЧаса * 2 Показатели: СтоимостьДняЧаса – рассмотрен выше; ВремяВДняхЧасах – дни или часы с видом времени «Праздники» (РВ), зарегистрированные документом Работа в выходные и праздники (без компенсации их отгулом), табелем или документом ввода данных для расчета зарплаты, приходящиеся на период начисления. Примечание Если требуется повышенную оплату регистрировать двумя разными начислениями (оплата в одинарном размере + доплата), то можно создать два начисления, в формулах которых не использовать умножение на 2. Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты

Оплата производится по дням или по часам в соответствии с тем, как было указано при регистрации такой работы. Формула: ВремяВДняхЧасах * СтоимостьДняЧаса Показатели: СтоимостьДняЧаса – рассмотрен выше; ВремяВДняхЧасах – дни или часы с видом времени «Праздники без повышенной оплаты» (ПН), зарегистрированные документом Работа в выходные и праздники (с компенсацией их отгулом), табелем или документом ввода данных для расчета зарплаты, приходящиеся на период начисления. Доплата за работу в праздничные дни (дневное время) Формула: ВремяВДняхЧасах * СтоимостьДняЧаса Показатели: СтоимостьДняЧаса – рассмотрен выше; ВремяВДняхЧасах – часы с видом «Явка» (Я), пришедшиеся, согласно графику сотрудника, на государственные праздники (по производственному календарю). Примечание Если на предприятии не принято доплачивать за такую работу, то можно удалить это начисление из списка начислений или изменить способ его выполнения. Доплата за работу в праздничные дни (ночное время) Формула: СтоимостьЧаса * ВремяВЧасах Показатели: СтоимостьЧаса – рассмотрен выше; ВремяВЧасах – часы с видом «Ночные часы» (Н), пришедшиеся, согласно графику сотрудника, на государственные праздники (по производственному календарю). Доплата за работу в праздничные дни (вечернее время) Аналогично предыдущей доплате, только учитывается время вида «Вечерние часы» (ВЧ). Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени Формула:

(ПереработаноПоСуммированномуУчетуВПределах2Часов * 0.5 + (ПереработаноПоСуммированномуУчету – ПереработаноПоСуммированномуУчетуВПределах2Часов)) * СтоимостьЧаса Показатели: СтоимостьЧаса – рассмотрен выше; ПереработаноПоСуммированномуУчетуВПределах2Часов – количество часов, зарегистрированных в колонке х1,5 документа Регистрация переработок, последний месяц учетного периода которого является рассчитываемым месяцем; ПереработаноПоСуммированномуУчету – аналогично предыдущему, но в колонке х2.

Оплата времени кормления ребенка Формула: СреднийЗаработокОбщий * ВремяВЧасах Показатели: СреднийЗаработокОбщий – среднечасовой заработок, рассчитанный по общим правилам, т. е. как для командировок и т. п.; ВремяВЧасах – часы с видом «Перерывы для кормления ребенка» (КР), указанные в графике сотрудника или табеле, приходящиеся на период начисления.

Договоры Закладка Договоры заполняется автоматически c учетом зарегистрированных документов Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа и Акт приемки выполненных работ, которые описаны в разделе 5.6 «Договоры гражданско-правового характера»: n заполняется сумма вознаграждения по договорам, оплачиваемым однократно в конце срока, если дата окончания такого договора пришлась на рассчитываемый месяц; n заполняются суммы по актам выполненных работ, зарегистрированным рассчитываемым месяцем; n заполняются суммы авансовых платежей по действующим договорам, оплачиваемым в конце срока с ежемесячными авансовыми платежами. А если дата окончания такого договора пришлась на рассчитываемый месяц, то заполняется еще не выплаченный остаток (сумма по договору за вычетом всех авансовых платежей). На закладке также заполняются данные, с учетом которых будет производиться расчет НДФЛ с начисленных по договорам сумм.

Пособия Закладка Пособия заполняется автоматически c учетом зарегистрированных документов Отпуск по уходу за ребенком, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком и Возврат из отпуска по уходу, которые описаны в разделе 10.2 «Отпуск по уходу за ребенком»: n в соответствии с законодательством рассчитывается размер пособия по уходу за ребенком до полутора лет с учетом условий его назначения. Если выплата пособий передана в ФСС в рамках пилотного проекта, то пособие не рассчитывается; n в соответствии с законодательством рассчитывается размер пособия по уходу за ребенком до трех лет. Примечание

Если требуется в месяцах начала и прекращения выплаты пособия по уходу за ребенком до трех лет начислять его не в полном размере, а пропорционально времени, то можно внести соответствующее изменение в формулу этого начисления.

Удержания Закладка Удержания заполняется автоматически c учетом зарегистрированных документов, рассмотренных в главе Назначение удержаний: n по введенным исполнительным листам рассчитываются Удержание по исполнительному документу и Вознаграждение платежного агента; n по назначенным удержаниям добровольных страховых взносов рассчитываются удержания Добровольные взносы в НПФ и Добровольные страховые взносы. При расчете удержаний процентом в их расчетную базу входят начисления, облагаемые страховыми взносами; n рассчитываются удержания Профсоюзные взносы и Удержания в счет возмещения ущерба, если они были назначены. Закладка заполняется также созданными самостоятельно удержаниями, которые выполняются только если введено значение показателя и такой показатель введен на рассчитываемый месяц с помощью предварительно настроенного документа Данные для расчета зарплаты (см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»).

НДФЛ На закладке НДФЛ выполняется окончательное исчисление налога за месяц нарастающим итогом, с учетом всех облагаемых доходов и налога, зарегистрированных другими документами, в соответствии с законодательством. На закладке Корректировки выплаты заполняются суммы налога, полагающиеся к последующему зачету или возврату вследствие излишне удержанного НДФЛ (отрицательные) либо зачтенные в счет ранее «отложенных» (положительные). Исправлять результаты расчета вручную не рекомендуется. Общая схема исчисления налога рассмотрена в главе НДФЛ и отчетность в ФНС.

Займы Закладка Займы заполняется автоматически c учетом зарегистрированных документов, рассмотренных в главе Займы сотрудникам: n рассчитывается сумма удержания в счет погашения основного долга и процентов по займу; n рассчитывается материальная выгода и соответствующий ей НДФЛ.

Взносы На закладке Взносы выполняется исчисление взносов за месяц нарастающим итогом, с учетом всех облагаемых доходов, зарегистрированных другими документами, в соответствии с законодательством. Исправлять результаты расчета вручную не рекомендуется. Общая схема исчисления взносов рассмотрена в главе Страховые взносы и отчетность в фонды.

Выплата зарплаты По результатам произведенных в программе начислений и удержаний образуются причитающиеся к выплате суммы. Программа позволяет подготовить ведомости для выплаты этих сумм: автоматически заполнить списки сотрудников, сформировать соответствующие печатные формы или файлы. Ведомости могут быть оформлены и без предварительного начисления сумм, например для выплаты аванса, – в этом случае может образовываться задолженность сотрудников перед организацией. Примечание Выплаты бывшим сотрудникам и прочим лицам (не сотрудникам) регистрируются специальными документами только с целью исчисления НДФЛ и страховых взносов. Взаиморасчеты с такими лицами в программе не ведутся. Подробнее см. главу 13 «Натуральные и незарплатные доходы». Особенности выплаты зарплаты (в том числе: оформление возврата излишне выплаченной зарплаты и возврата неперечисленной зарплаты, учет депонированных сумм) см. в главе 18 «Кадровый учет и расчет заработной платы» основной книги описания конфигурации.

Места выплаты зарплаты Причитающиеся суммы выплачиваются сотрудникам либо по безналичному расчету (как правило, перечислением на банковский счет), либо наличными деньгами. Банковские счета сотрудников могут открываться централизованно – в рамках так называемого зарплатного проекта (договора организации с банком о перечислении заработной платы на карточки сотрудников). При этом в организации могут одновременно действовать несколько зарплатных проектов. Или же сотрудник может указать произвольный банковский счет для перечисления на него зарплаты. Наличные деньги, как правило, выдаются непосредственно сотрудникам через кассу (касс может также быть несколько). Однако деньги за некоторых сотрудников могут быть выданы сначала некоторому лицу (раздатчику), уполномоченному на их передачу этим сотрудникам. Раздатчик, в свою очередь, раздает причитающиеся деньги непосредственно сотрудникам. Как правило, в роли раздатчиков выступают руководители подразделений, которые производят выплаты своим сотрудникам. Таким образом, можно выделить следующие наиболее распространенные места (способы) выплаты зарплаты: n зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта; n перечислением на произвольный счет в банке; n через кассу; n через раздатчика. При этом разным сотрудникам зарплата может выдаваться в разных местах. Например, одному подразделению зарплата может выплачиваться на карточки по зарплатному проекту, при этом кто-то из сотрудников подразделения не захотел участвовать в проекте и попросил перечислять зарплату на его уже существующий счет. А другому подразделению зарплата выплачивается через кассу. Или разным подразделениям зарплата выплачивается через разные кассы. В таком случае потребуется подготавливать несколько ведомостей для выплаты по каждому месту. Для удобства подготовки (заполнения) разных видов ведомостей (в кассу, в банк и т. д.) для разных мест выплаты в программе имеется возможность указать, где тем или иным сотрудникам выплачивается зарплата.

Указание мест выплаты

Во-первых, задать место выплаты можно для всей организации, т. е. сразу для всех ее сотрудников. Во-вторых, можно уточнить место выплаты для любого подразделения организации – тогда будет считаться, что всем сотрудникам этого подразделения зарплата выплачивается в месте, отличном от места выплаты всей организации (других подразделений). Наконец, место выплаты можно уточнить для любого отдельного сотрудника, если оно отличается от места выплаты его подразделения или всей организации. При этом не все из четырех возможных мест выплаты имеет смысл указывать для каждой из перечисленных единиц (организации, подразделения, сотрудника). Для организации можно указать, что выплата всем сотрудникам производится через кассу или перечислением на карточки в рамках зарплатного проекта. Место выплаты указывается в карточке организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Бухучет и выплата зарплаты. Для подразделения помимо этих вариантов можно указать, что выплата всем сотрудникам этого подразделения производится через раздатчика. Место выплаты указывается в карточке подразделения на закладке Бухучет и выплата зарплаты. Наконец, для сотрудника можно задать любое из возможных мест выплаты – добавляется возможность указать перечисление на произвольный банковский счет. Место выплаты указывается в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат. Также в этой форме можно вводить или редактировать номер лицевого счета сотрудника в рамках зарплатного проекта.

Выплата производится через кассу По умолчанию считается, что зарплата всем сотрудникам организации выплачивается через кассу. Если в действительности это так, то дополнительно ничего указывать не нужно. Если же в организации несколько касс, через которые разным сотрудникам одновременно выплачивается зарплата, то можно указать кассу, через которую выплачивается зарплата большинству подразделений (или сотрудников). Для этого она предварительно должна быть создана в справочнике Кассы. Для отдельных подразделений или сотрудников в этом случае следует указать другие кассы (также предварительно созданные).

В организации действует зарплатный проект Если в организации действует зарплатный проект для всех или большинства подразделений (или сотрудников), то следует в карточке организации переключить место выплаты. При этом создавать и указывать конкретный зарплатный проект может потребоваться только в двух случаях: n если планируется с помощью встроенных в программу средств обмениваться с банком электронными документами в рамках этого проекта; n если в организации действует несколько зарплатных проектов, даже если ни по одному из них встроенный обмен электронными документами использовать не планируется. Для отдельных подразделений или сотрудников в этом случае следует указать другие зарплатные проекты. Для сотрудников, выплата которым производится на карточки в рамках зарплатного проекта, следует указать номера лицевых счетов по этому проекту. Указать номера можно вручную в карточках сотрудников (там же, где можно задать место выплаты сотрудника) либо загрузить автоматически, если используется встроенный обмен электронными документами. О создании и описании в программе параметров зарплатного проекта и возможностях ввода лицевых счетов см. главу 17 «Обмен электронными документами с банками в рамках зарплатных проектов».

Производится выплата через раздатчика Из двух рассмотренных примеров следует, что уточнять места выплаты для подразделений или сотрудников может потребоваться в тех случаях, когда в организации действуют несколько касс, или несколько зарплатных проектов или одновременно касса и зарплатный проект.

Другая причина, по которой это может потребоваться: если выплата каким-либо подразделениям или сотрудникам производится через раздатчика. Тогда следует отметить это в соответствующей карточке и выбрать раздатчика из справочника сотрудников.

Производится выплата на произвольные банковские счета Если всем или некоторым сотрудникам выплата производится на указанные ими банковские счета, то это необходимо отметить в карточке каждого такого сотрудника. При этом необходимо указать банковский счет сотрудника, предварительно описав его в справочнике Банковские счета контрагентов. Таким образом, указание мест выплаты, используемых в организации, позволит автоматически заполнять разные ведомости для разных мест выплаты. Однако при необходимости ведомости всегда могут быть заполнены или отредактированы вручную. Например, если в каком-то месяце сотрудник изъявил желание получить часть причитающейся суммы в одном месте, а часть – в другом.

Ведомости на выплату Поскольку для оформления выплаты сотрудникам для разных мест выплаты требуются разные ведомости (печатные формы, файлы), в программе для каждого вида места выплаты предусмотрен отдельный вид ведомости. Ведомости в программе представлены документами: n Ведомость в банк (перечисление на карточки в рамках зарплатного проекта); n Ведомость перечислений на счета (перечисление на произвольные счета, указанные сотрудниками); n Ведомость в кассу; n Ведомость выплаты через раздатчика. Все эти виды ведомостей и принципы работы с ними схожи. Различия заключаются: n в автоматическом заполнении ведомостей сотрудниками – в ведомость каждого вида попадает задолженность перед сотрудниками, которым на момент заполнения ведомости установлено соответствующее место выплаты; n указании дополнительной информации о лицевом или банковском счете в ведомостях на безналичную выплату; n печатных формах (файлах), которые формируются из ведомости; n способе подтверждения фактической оплаты или неоплаты ведомости. В этом разделе рассматриваются принципы работы, характерные для всех видов ведомостей. Особенности работы с различными ведомостями описываются в следующих разделах.

Что выплачивается по ведомости Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы: n выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммой; n выплаты в межрасчетный период, т. е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты (суммы отпускных выплат и т. п.); n выплата по результатам окончательного расчета за месяц (выплата зарплаты).

В ведомости обязательно должно быть указано, что именно по ней выплачивается. От этого напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в документ. Примечание Имеется возможность добавить собственные или изменить поставляемые способы выплаты в справочнике Способы выплаты зарплаты. Аванс Если указано, что выплачивается аванс, то документ будет заполнен суммами аванса согласно установленным для сотрудников способам его выплаты: Расчетом за первую половину месяца – суммы в ведомости будут заполнены в соответствии с результатами расчета, предварительно проведенного документом Начисление за первую половину месяца (см. одноименный раздел 12.4); Фиксированной суммой – будет заполнена сумма, указанная при назначении аванса сотруднику; Процентом от тарифа – будет заполнена сумма, составляющая указанный при назначении сотруднику процент от всего его ФОТ. При этом учитываются все начисления, составляющие ФОТ, – учитывать только некоторые из них (например, только оклад) возможности нет. Также при заполнении ведомости на выплату аванса учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена с авансом. Внимание! При заполнении сотрудников, выплата аванса которым установлена фиксированной суммой или процентом от тарифа, учитываются отсутствия сотрудников в месяце выплаты аванса. В документ не заполняются сотрудники, которые с 1-го по 15-е число месяца отсутствовали по причине неоплачиваемых отпусков и т. п. Сотрудники, находившиеся в оплачиваемом отпуске или на больничном, в ведомость на аванс заполняются. Если учетная политика предприятия предполагает полноценный учет невыходов при выплате авансов, следует вместо назначения планового аванса использовать начисление за первую половину месяца. Межрасчетные выплаты Можно произвести выплаты по отдельным документам (больничные листы, отпуска, премии и т. п.), выплата которых была установлена в межрасчетный период. В этом случае необходимо указать конкретные документы, которыми были зарегистрированы начисления. Документы выбираются в специальной форме, в которую следует перейти по ссылке. Ведомость будет заполнена в соответствии с выбранными документами. Внимание! При выплате по конкретным межрасчетным документам учитываются только суммы, начисленные и удержанные по этим документам. Другие выплаты сотрудникам не анализируются и на заполнение ведомостей не влияют. Например, если перед выплатой отпускных уже был выплачен аванс, то суммы отпускных (и зарплаты за часть месяца, если она рассчитывалась в отпуске) будут заполнены в полном объеме, а не за вычетом аванса. Если требуется такие выплаты учитывать, то можно в справочнике Способы выплаты зарплаты настроить способ, указав для него характер выплаты С зарплатой и требуемый вид документа-основания. Зарплата за месяц

При выплате зарплаты за месяц ведомость будет заполнена согласно начислениям, зарегистрированным документами начисления зарплаты указанного месяца, а также межрасчетными документами, выплата которых была установлена с зарплатой. Будет учтено сальдо на начало месяца выплаты, а также суммы, которые планировалось выплатить с авансом или в межрасчетный период, но по какой-то причине они выплачены не были. Другими словами, ведомость будет заполнена так, чтобы погасить всю образовавшуюся перед сотрудниками задолженность.

Месяц выплаты и месяцы образования задолженности При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету («Зарплата за месяц») учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно. При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления (месяцу выплаты), указанному в соответствующих документах. Примечание Даты документов (ведомостей) на заполнение в них полагающихся сумм и на отражение сумм в отчетах по зарплате влияния не оказывают. При этом если имеются незакрытые взаиморасчеты за прошлые месяцы, то по щелчку на колонке К выплате можно посмотреть и при необходимости отредактировать сумму в разрезе этих месяцев. При заполнении ведомости по остальным видам сумм (аванс, межрасчетные выплаты) учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты. Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней: задолженность считается погашенной (или возникшей) именно этим месяцем. Дата ведомости на регистрацию оплаты не влияет. Например, если зарплата за май была фактически выплачена в июне, эта выплата будет учтена в аналитических отчетах программы за май, а не за июнь.

Подразделение и рабочие места Если в ведомости указано подразделение, то при автоматическом заполнении в нее попадают только сотрудники, числящиеся в этом подразделении. Примечание Если в настройках программы указано, что расчет и выплата зарплаты осуществляются по организации в целом, то указать подразделение возможности нет. Если суммы сотруднику регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по всем ним. Распределение сумм по рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая открывается по щелчку на колонке К выплате.

Финансирование Если в программе используется учет по статьям финансирования, то ведомость можно заполнить только по указанной статье. Если статья в шапке ведомости не указана, то она заполняется суммами, начисленными по всем статьям. При этом распределение по статьям также можно просмотреть и отредактировать в отдельной форме.

НДФЛ к перечислению

В колонке НДФЛ к перечислению указываются суммы ранее исчисленного налога, которые теперь удерживаются (будут зарегистрированы как удержанные) при выплате по этой ведомости. Как правило, редактировать эти суммы вручную необходимости нет. Однако рекомендуется проконтролировать, что они соответствуют ранее исчисленному, но еще не удержанному налогу. Подробнее вопросы учета НДФЛ рассмотрены в главе 18 данной книги «НДФЛ и отчетность в ФНС».

Округление и частичная выплата Помимо перечисленных основных параметров, влияющих на заполнение ведомости, по ссылке рядом с кнопкой Заполнить можно настроить округление сумм и задать процент выплаты. Если ведомость уже заполнена, то после изменения настроек ее следует перезаполнить. В поставке программы уже предусмотрен набор распространенных способов округления, однако имеется возможность добавить и настроить собственные или изменить настройки поставляемых способов.

Ведомость в банк (в рамках зарплатного проекта) В ведомости в банк предусмотрено указание зарплатного проекта. Документ заполняется всеми сотрудниками, для которых на текущий момент указано (или непосредственно в карточке сотрудника, или в карточке организации или текущего подразделения), что зарплата перечисляется на карточки. Если проектов в организации действует несколько, то при указании определенного зарплатного проекта в документе для заполнения отбираются только те сотрудники, у которых указан этот зарплатный проект на текущий момент. А если зарплатный проект в документе не указан, то для заполнения отбираются все сотрудники, зарплата которым перечисляется на карточки. Если используется встроенный электронный обмен с банком по зарплатному проекту, то указание этого проекта в ведомости обязательно, иначе не будет возможности сформировать на основании этой ведомости файл для передачи в банк. Номера лицевых счетов в ведомости обязательно должны быть заполнены в том случае, если используется встроенный обмен электронными документами. Поэтому перед заполнением ведомости с указанным в ней зарплатным проектом следует убедиться, что номера лицевых счетов занесены для всех сотрудников, зарплата которым перечисляется на карточки (открытые в рамках этого зарплатного проекта). Если зарплатный проект в ведомости не указан, то номера лицевых счетов не заполняются, поскольку они имеют смысл только в пределах конкретного зарплатного проекта. Ведомость в банк считается оплаченной без ввода дополнительных документов. То есть при ее проведении списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), а также может регистрироваться удержанный НДФЛ. Если используется встроенный обмен электронными документами с банком, т. е. в ведомости указан зарплатный проект, для которого это отмечено, то необходимо выгрузить ведомость в электронном виде и передать файл в банк. Если банк поддерживает отправку подтверждения, то в ответ он пришлет файл с результатами зачисления, который следует загрузить в программу, – из него создается документ Подтверждение зачисления зарплаты. Если этот файл будет содержать информацию о том, что по всем или некоторым сотрудникам средства не зачислены, то этим документом будет произведена корректировка сведений по соответствующим сотрудникам: зарплата будет считаться невыплаченной, НДФЛ неудержанным и т. п. Подробнее о выгрузке ведомостей из специального рабочего места и загрузке подтверждений см. главу 17 «Обмен электронными документами с банками в рамках зарплатных проектов». Если возможности электронного обмена не используются или банк не поддерживает отправку подтверждений, то, когда он сообщает, что некоторым или всем сотрудникам переданная сумма не была зачислена, это следует отразить документом Сведения о незачисленной зарплате, который можно ввести по

соответствующей ссылке. Примечание В программе считается, что если сумма по сотруднику не была зачислена, то она не была зачислена полностью. То есть факт, что часть суммы была зачислена, а часть – нет, отразить нельзя. Как при использовании электронного обмена, так и без него имеется возможность сформировать из ведомости печатную форму – список перечисляемой зарплаты для передачи в банк.

Ведомость перечислений на счета (произвольные счета) В ведомости перечислений на счета предусмотрено указание банка. Документ заполняется всеми сотрудниками, для которых на текущий момент указано (в карточке сотрудника), что зарплата перечисляется на произвольный счет в банке. При этом если конкретный банк не указан, то ведомость заполняется всеми такими сотрудниками, даже если их счета открыты в разных банках. При указании банка ведомость заполняется только теми сотрудниками, счет которых открыт в этом банке. Ведомость считается оплаченной без ввода дополнительных документов. При этом фактическое незачисление сумм при необходимости регистрируется документом Сведения о незачисленной зарплате. Из ведомости имеется возможность сформировать печатную форму – список перечисляемой зарплаты для передачи в банк.

Ведомость в кассу В ведомости предусмотрено указание кассы, в которую она передается. Документ заполняется всеми сотрудниками, для которых на текущий момент указано (либо непосредственно в карточке сотрудника, либо в карточке организации или текущего подразделения), что зарплата выплачивается через кассу. При этом если касса не указана, то ведомость заполняется всеми такими сотрудниками. При указании кассы ведомость заполняется только теми сотрудниками, для которых выплата назначена именно через эту кассу. После заполнения ведомости из нее можно сформировать печатные формы: платежную ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 для передачи в кассу. Примечание Расчетная ведомость по форме Т-51 доступна в разделах Отчеты по зарплате и Отчеты по выплатам. При этом ведомость считается оплаченной без ввода дополнительных документов, подтверждающих, что сотрудники действительно получили деньги в кассе по этой ведомости. То есть при ее проведении списывается задолженность организации перед сотрудниками (или образуется задолженность за сотрудниками, если выплачивается сверх положенного), а также может регистрироваться удержанный НДФЛ. Если по истечении установленного законодательством срока сотрудник не явился для получения денег в кассе и зарплата была депонирована, то можно отразить этот факт специальным документом Депонирование зарплаты, который доступен по соответствующей ссылке из самой ведомости. Из документа предусмотрена печать реестра депонированных сумм. Депонирование зарплаты не влияет на «зарплатные» взаиморасчеты с сотрудником. То есть при отражении факта депонирования в программе не увеличивается задолженность организации перед сотрудником. Учет депонентов ведется обособленно от основных взаиморасчетов (подробнее это описано далее).

Также депонирование не влияет на учет НДФЛ: налог считается удержанным (и перечисленным) независимо от того, получил ли сотрудник фактически деньги в кассе или они были депонированы.

Ведомость выплаты через раздатчика В ведомости предусмотрено указание раздатчика, который выплачивает зарплату сотрудникам. Указание раздатчика является обязательным. Документ заполняется всеми сотрудниками, для которых на текущий момент указано (или непосредственно в карточке сотрудника, или в карточке текущего подразделения), что зарплата выплачивается через этого раздатчика. В части подготовки печатных форм и оплаты ведомости принципы работы те же, что и для ведомости в кассу (см. предыдущий раздел).

Учет депонентов В программе имеется возможность вести учет депонированных сумм: отражать депонирование зарплаты, выплату депонированной зарплаты, списание депонированной зарплаты. Для каждого из этих случаев используется отдельный документ. Документы доступны в журнале Казначейство – Касса – Депонирования зарплаты. По результатам регистрации этих фактов имеется возможность формировать книгу учета и список депонентов, а также аналитический отчет по депонированным суммам. Депонирование зарплаты отражается одноименным документом, который удобно вводить из ведомости в кассу или ведомости выплат через раздатчика. Не востребованные сотрудниками депонированные суммы могут быть списаны в доход организации после истечения срока исковой давности. На основании данных учета депонентов можно сформировать отчетную форму Книга учета депонентов. В этой форме отражаются остатки депонированных сумм на начало и конец периода, а также факты депонирования и выплаты депонированных сумм. Также для формирования доступны отчеты Анализ депонированной зарплаты и Список депонентов. Особенности учета депонентов см. в главе 18 «Кадровый учет и расчет заработной платы» основной книги описания конфигурации.

Автоматическое формирование ведомостей на основании начислений Как уже рассматривалось ранее, ведомости можно формировать как на выплаты конкретных сумм, начисленных определенными межрасчетными документами, так и на выплату аванса или всей задолженности (окончательного расчета). Ведомости можно вводить по одной непосредственно в журнал, указывать все их параметры и заполнять. Для удобства массового формирования ведомостей в программе реализовано средство для их ввода непосредственно из документов, выплаты по которым требуется произвести в межрасчетный период. По команде Выплатить, доступной в таких документах, открывается окно Выплата начисленной зарплаты. В таблице автоматически отображается, какие ведомости могут быть созданы по этому документу, с учетом мест выплаты сотрудников. Каждую из «предполагаемых» ведомостей из этого списка можно открыть, посмотреть, при необходимости отредактировать. Можно изменить параметры формирования ведомостей: например, указать, чтобы ведомости формировались отдельно по каждому подразделению, начисления по которому зарегистрированы в документе. При любом изменении параметров список ведомостей переформировывается автоматически. Вручную его можно обновить по команде Создать ведомости. После того как состав ведомостей подобран, по команде Провести и закрыть производятся создание и регистрация оплаты ведомостей.

Компенсация за задержку зарплаты Если была допущена задержка выплаты зарплаты и требуется выплатить сотрудникам компенсацию, то можно воспользоваться документом Компенсация за задержку выплаты заработной платы. Документ следует регистрировать до заполнения ведомости на выплату задержанных сумм. При заполнении документа определяются невыплаченные остатки по состоянию на указанный в нем месяц (за который задержана зарплата). Компенсация рассчитывается с учетом ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки в соответствии с законодательством. Количество дней просрочки определяется на дату документа с учетом данных о плановой дате выплаты зарплаты (указываются в карточке организации). Примечание Имеется возможность вместо ставки рефинансирования ЦБ использовать другую ставку, если внести ее в регистр сведений Ставка компенсации за задержку зарплаты. Ставка в нем указывается в процентах за день просрочки. Рассчитанная в документе сумма компенсации будет включена в ведомость на выплату зарплаты с учетом указанного в нем месяца регистрации.

Анализ задолженности по зарплате Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками по заработной плате предназначен отчет Задолженность по зарплате. Суммы в этот отчет, как и во все другие, попадают с точки зрения расчетчика зарплаты или бухгалтера, т. е. суммы учитываются по месяцам выплаты (и месяцам начисления) или по датам, когда фактически была произведена выплата, в зависимости от того, каким образом установлен флажок в разделе Кадры – Настройки и справочники – Настройки упорядочивания и печатных форм – Показывать взаиморасчеты: По месяцам расчета зарплаты или По данным бухучета. В первом случае долг на конец месяца будет учитывать выплату зарплаты, даже если она выполнена в начале следующего месяца. Например, если зарплата за апрель полностью выплачена в начале мая, то долг на конец апреля равен нулю. Во втором случае, если выплата зарплаты выполняется в начале следующего месяца, то долг на конец месяца останется ненулевым даже после выплаты зарплаты. Если за сотрудником по какой-то причине образовалась задолженность (например, по ошибке начислена и выплачена большая сумма), то ее можно погасить разными способами. Подробнее см. в главе 18 «Кадровый учет и расчет заработной платы» основной книги описания конфигурации.

Обмен электронными документами с банками в рамках зарплатных проектов Под зарплатным проектом понимается договоренность организации с банком о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников, открытые в данном банке специально для этой цели (подробнее см. http://v8.1c.ru/edi/edi_app/35). Как правило, информация о перечисляемых сотрудникам суммах и открываемых лицевых счетах передается в банк в электронном виде – в виде файла. Файл может отправляться в банк по специальным каналам связи (через систему «Клиент банка», предоставляемую банком) или на физическом носителе. Также информация может передаваться в банк только в бумажном виде, например в виде списка (реестра) сотрудников с зачисляемыми им суммами. В программе предусмотрено формирование таких файлов по универсальному стандарту, а также печатной формы – списка перечислений. Некоторые банки поддерживают сервис «1С:ДиректБанк» (directbank.1c.ru). Благодаря нему можно отправлять сведения в банк напрямую из программы, минуя их выгрузку в файл и загрузку в систему «Клиент банка».

Стандарт обмена электронными документами Формат (структура) файлов может отличаться от банка к банку: законодательством такой формат не устанавливается и не регулируется. В связи с этим совместно со Сбербанком РФ был разработан стандарт обмена электронной информацией на основе технологии XML, который был поддержан также и другими банками (подробнее см. http://v8.1c.ru/edi/edi_stnd/109). Формирование файлов в программе реализовано по этому стандарту. Стандарт предоставляет широкие возможности для обмена информацией. Если по какой-то причине какому-либо банку, планирующему поддержать стандарт, этих возможностей не хватает, рассматривается вопрос о его расширении. Поэтому было разработано уже несколько его версий. Для взаимодействия непосредственно из программы с банком, по каким-либо причинам не поддерживающим стандарт, но обмен электронными документами с которым в целом возможен (по стандарту банка), потребуется ее доработка, которая может быть выполнена разными способами. Способ зависит, например, от того, используется ли работа с программой в режиме сервиса через Интернет или используется только локальная версия. Без выполнения доработки из программы можно получить требуемые сведения о сотрудниках и суммах и вручную перенести их в программу такого банка. В этой главе рассматривается ситуация, когда в организации действует зарплатный проект и банк поддерживает реализованный в программе стандарт обмена. Либо выполнена доработка, которая позволяет «подменять» типовые файлы файлами другой структуры, при этом порядок работы с программой сохраняется – используется то же рабочее место и документы.

Параметры зарплатного проекта В главе Выплата зарплаты рассмотрены возможности программы по указанию применяемых организацией способов выплаты зарплаты. Для задействования встроенных возможностей электронного обмена в программе должен быть создан и описан зарплатный проект. Он может быть создан как в момент указания места выплаты, так в другой момент – добавлен в справочник Зарплатные проекты. В карточке зарплатного проекта следует установить флажок Использовать обмен электронными документами. После установки этого флажка становятся доступными все возможности электронного обмена: n формирование электронной заявки в банк на открытие лицевых счетов для одного или нескольких сотрудников и загрузка подтверждения банка об открытии этих счетов. Также поддерживается формирование электронной заявки в банк на закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников; n формирование электронной ведомости в банк для зачисления сумм на счета сотрудников и загрузка подтверждения банка о фактическом зачислении этих сумм.

При включенном электронном обмене в карточке зарплатного проекта появляется возможность указать дополнительные сведения, которые необходимы при формировании файлов для банка. Их необходимо заполнить в соответствии с условиями зарплатного проекта. Банк выбирается из соответствующего справочника, поэтому в справочнике необходимо создать банк. Важно указать корректный БИК: он используется при контроле корректности номеров лицевых счетов сотрудников. Версия формата (поле Формат файла), как правило, указывается последняя (заполняется по умолчанию). Можно дополнительно уточнить в банке требующийся ему номер версии стандарта. Наименование зарплатного проекта используется только внутри программы – для удобства выбора, если проектов несколько. Оно формируется автоматически, но может быть отредактировано. В рамках зарплатного проекта банк может выпускать карточки одной или нескольких систем (на выбор сотрудника), например VISA и MasterСard. Поддерживаемые банком системы следует перечислить в таблице, затем они будут доступны для выбора при оформлении заявки на открытие лицевых счетов. Если выбранный банк поддерживает сервис «1С:ДиректБанк», то перейти к его подключению можно по одноименной команде из карточки зарплатного проекта.

Возможности электронного обмена Основная функция электронного обмена – передача в банк информации о суммах, которые необходимо перечислить на счета определенных сотрудников. Одним из основных сведений, передаваемых в банк помимо собственно суммы, является номер лицевого счета, на который эту сумму следует зачислить. Поэтому каждому сотруднику должен быть открыт лицевой счет в рамках этого проекта, выдана пластиковая карточка. Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрено специальное рабочее место – Обмен с банками по зарплатным проектам. Оно позволяет: n выгрузить ведомости, которые требуется оплатить, в файл (для передачи его в банк) или отправить их напрямую посредством сервиса «1С:ДиректБанк»; n сформировать печатную форму – список перечислений (для передачи его в банк); n загрузить подтверждение из банка о зачислении или незачислении сумм по этой ведомости на счета сотрудников (из переданного банком файла или напрямую посредством сервиса «1С:ДиректБанк»); n если суммы были зачислены не всем сотрудникам, то по незачисленным суммам сформировать новую ведомость; n подготовить заявки на открытие лицевых счетов и выгрузить их в файл (для передачи его в банк) или отправить их напрямую посредством сервиса «1С:ДиректБанк», вести работу по этим заявкам (подробно описано в следующем разделе); n загрузить подтверждение из банка о результатах открытия лицевых счетов (из переданного банком файла или напрямую посредством сервиса «1С:ДиректБанк»); n ввести вручную номера лицевых счетов (например, при первоначальном заполнении, если работа с банком уже ведется, а программа только начинает использоваться); n подготовить заявки на закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников и выгрузить их в файл (для передачи его в банк) или отправить их напрямую посредством сервиса «1С:ДиректБанк». Возможность доступна начиная с версии 3.3 формата обмена. В процессе работы из рабочего места автоматически создаются специальные документы, которые можно при необходимости найти, просмотреть, отредактировать в соответствующих списках: n Платежное поручение,

n Подтверждение о зачислении зарплаты, n Заявка на открытие лицевых счетов, n Подтверждение открытия лицевых счетов, n Заявка на закрытие лицевых счетов. Работу по обмену с банком можно проводить непосредственно с помощью этих документов, без использования рабочего места: n выгружать ведомость в банк непосредственно из самого документа Ведомость в банк или несколько ведомостей в один файл из документа Платежное поручение; n загружать подтверждение оплаты ведомости из банка непосредственно в списке документов Подтверждение о зачислении зарплаты; n создавать документ Заявка на открытие лицевых счетов непосредственно из списка документов и оттуда же его выгружать; n загружать подтверждение открытия лицевых счетов непосредственно из списка одноименных документов; n создавать документ Заявка на закрытие лицевых счетов непосредственно из списка документов и оттуда же его выгружать. Однако рабочее место предоставляет дополнительные возможности, повышая удобство этой работы. Далее будет рассматриваться работа с его использованием.

Лицевые счета сотрудников В рамках электронного обмена предполагается как предварительная, так и постоянная работа с лицевыми счетами сотрудников: n массовый ввод номеров лицевых счетов всех сотрудников, у которых счета уже были открыты на момент начала использования электронного обмена в программе; n открытие лицевых счетов вновь принятым сотрудникам или сотрудникам, которые решили получать зарплату на карточки; n массовое открытие новых лицевых счетов всем сотрудникам (например, при переходе на новый зарплатный проект); n смена карточки в связи с истечением срока ее действия, как правило, не приводит к изменению номера лицевого счета сотрудника. Однако в некоторых случаях может потребоваться изменить (открыть новый) лицевой счет отдельному сотруднику даже в том же самом зарплатном проекте. На практике возможно возникновение и других ситуаций в зависимости от особенностей конкретной организации и зарплатного проекта. Для поддержки этих и других ситуаций в программе реализованы описанные ниже возможности.

Месяц открытия лицевого счета Предусмотрено указание месяца, с которого лицевой счет считается открытым, а также хранение истории изменения лицевого счета сотрудника. Это может оказаться полезным, например, когда сотруднику открывается новый лицевой счет, но требуется, чтобы перечисление на него выполнялось не сразу же, а с некоторого будущего месяца. Примечание В программе нет возможности указать, что в одном и том же месяце у сотрудника организации открыто несколько лицевых счетов одновременно (например, по разным зарплатным проектам этой организации).

Ввод номеров уже открытых лицевых счетов Ввести номера уже существующих лицевых счетов вручную можно в карточке каждого сотрудника через форму Выплата зарплаты, однако для удобства ввода номеров сразу многим сотрудникам реализована специальная форма Ввод лицевых счетов (может вызываться как отдельно, так и по команде Ввести лицевые счета из рабочего места). По команде Заполнить таблица заполняется всеми сотрудниками выбранной организации (список можно дополнительно ограничить подразделением), у которых на указанный месяц не введены сведения о лицевом счете в этой организации (ни по одному проекту). В форме также необходимо указать зарплатный проект, по которому предполагается вводить номера лицевых счетов. Добавить сотрудников в таблицу или удалить их можно и вручную. Номер лицевого счета должен состоять ровно из двадцати цифр. Кроме того, при вводе лицевого счета контролируется его корректность с помощью вычисления контрольного числа (из цифр самого номера и БИК банка, указанного в зарплатном проекте), которое сравнивается с контрольным числом в номере. Однако программа просто подсказывает, что лицевой счет, возможно, введен некорректно, но не запрещает его дальнейшее использование. В случае выдачи такой подсказки следует проверить, правильно ли введен номер счета. Если номер действительно состоит не из 20, а из другого количества цифр или в нем присутствуют другие символы, то следует уточнить его в банке: типовой стандарт обмена не предусматривает таких номеров, и в последующем средства на такой счет могут быть не зачислены.

Открытие новых лицевых счетов Работы по открытию новых лицевых счетов удобно производить из рабочего места обмена с банками. В нем в таблице отображаются сотрудники выбранной организации (список можно дополнительно ограничить и подразделением), для которых в программе не введены сведения о лицевом счете ни по одному зарплатному проекту (например, вновь принятые сотрудники). Примечание Для того чтобы в список не попадали сотрудники, лицевые счета которым уже открыты ранее (не средствами программы), их номера предварительно необходимо ввести вручную (описано в предыдущем разделе). Если каким-то из этих сотрудников пока (например, не полностью заполнена анкета) или совсем (например, сотрудник получает зарплату через кассу) не планируется открывать лицевые счета, то заполнение заявки но ним можно отложить нажатием на одноименную ссылку. Примечание При необходимости открыть новый счет сотруднику, у которого счет уже есть, следует создать и заполнить документ Заявка на открытие лицевых счетов. «Отложенные» сотрудники по умолчанию не отображаются в списке, и по ним заявка на открытие счетов не заполняется, в файл они не выгружаются. Если впоследствии потребуется оформить на них заявку, то необходимо будет нажать кнопку с изображением карточек

на панели над списком. Тогда они будут

показываться в списке, и для получения возможности включения их в заявку следует нажать ссылку Возобновить. Повторное нажатие кнопки список в исходное состояние, когда в нем не отображаются «отложенные» сотрудники.

возвращает

После того как состав сотрудников, по которым планируется формировать заявку на открытие лицевых счетов, подобран, необходимо заполнить сведения, которые будут передаваться в банк. Сведения по каждому сотруднику вводятся на нескольких закладках в документе-заявке, который открывается по кнопке Редактировать анкету. В заявке при выборе в строке определенного сотрудника в закладках редактируются его данные. Все обязательные основные сведения заполняются автоматически по данным сотрудника, которые уже есть в программе. При необходимости можно открыть карточку сотрудника и дозаполнить ее (в этом случае данные обновятся и в заявке) или внести данные непосредственно в заявку (в карточке сотрудника в этом случае они не изменятся). Пока все обязательные поля не заполнены (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), в строке сотрудника указывается, что заявка не заполнена. В этом случае нет возможности выгрузить заявку – для выгрузки необходимо заполнить все обязательные поля.

Примечание Помимо обязательных полей в заявке имеется возможность заполнить еще и дополнительные поля. Их нужно заполнять в соответствии с анкетой банка, заполненной сотрудником. По вопросам заполнения таких полей следует проконсультироваться в банке. Когда все обязательные поля заполнены, в строке указывается, что сотрудник готов в выгрузке. Заявка выгружается только по готовым к выгрузке сотрудникам (не считая тех, по которым открытие лицевого счета отложено – они не попадают в заявку). По сотрудникам, заявка которых не заполнена, выгрузить ее в файл возможности нет. Файл выгружается нажатием одноименной кнопки – в каталог, указанный в специальном поле в рабочем месте. Если каталог в рабочем месте не указан, его потребуется выбрать отдельно. При успешной выгрузке файла об этом сообщается, а в строках сотрудников отображается, что заявка ожидает подтверждения. Если файл по какой-то причине выгрузить не удалось, то следует внести необходимые исправления и повторить выгрузку. После выгрузки файла его следует передать в банк и ожидать подтверждения. При получении файла подтверждения его загрузка производится нажатием одноименной кнопки в рабочем месте (Загрузить подтверждения) – указывается полученный из банка файл. Подтверждение содержит информацию по каждому сотруднику о том, открыт лицевой счет или нет, а также номер счета, если он открыт. Тем сотрудникам, которым счет успешно открыт, в программу записывается его номер – теперь по сотруднику можно формировать ведомости и перечислять на этот счет зарплату. Месяц открытия счета устанавливается в соответствии с датой подтверждения. При необходимости месяц открытия может быть изменен в документе подтверждения. Если по кому-то из сотрудников счета не были открыты, то они остаются в списке и для них имеется возможность оформить новую заявку – по ссылке Оформить повторно. Примечание Имеется возможность повторно оформить заявку и на этапе ожидания ответа из банка, т. е. когда заявка уже выгружена, но подтверждение не получено и по какой-то причине не планируется его получение и заявку требуется сформировать заново. Работа с повторно оформленной заявкой в целом не отличается от работы с первичной. Единственное отличие: пока повторная заявка еще не выгружена, ее можно отменить по соответствующей ссылке в списке сотрудников.

Закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников Если в рабочем месте выбран зарплатный проект, для которого указан формат файла не ниже версии 3.3, то становится доступна таблица для проведения работ по закрытию лицевых счетов. Таблица заполняется уволенными сотрудниками, у которых есть открытые лицевые счета по выбранному проекту. При заполнении таблицы сотрудник считается уволенным, если у него не осталось ни одного рабочего места в организации. Выгрузка файла (заявки на закрытие счетов) производится по одноименной команде. Дальнейшая работа с закрытыми лицевыми счетами не предполагается и не требуется.

Зачисление зарплаты Для формирования файлов о зачислении зарплаты предварительно должны быть оформлены ведомости в банк: именно они содержат информацию о сотрудниках и суммах, которые должны быть им перечислены. Формирование ведомостей рассмотрено в главе Выплата зарплаты. Сформированные ведомости отражаются в таблице Зачисление зарплаты рабочего места обмена с банками – в таких строках указано, что они готовы к выгрузке. Каждая ведомость выгружается в отдельный файл по соответствующей команде.

Также имеется возможность объединить несколько ведомостей, оплаченных одним платежным поручением, и выгрузить их одним файлом. Для этого необходимо выделить в таблице ведомости, которые следует объединить, и нажать кнопку Платежное поручение. Вместо включенных в платежное поручение ведомостей в таблице отображается строка с этим платежным поручением. Ведомости или платежные поручения выгружаются либо в каталог, указанный в рабочем месте, либо, если он не указан, в выбранный непосредственно при выгрузке. Выгруженные файлы необходимо передать в банк. Если банк поддерживает отправку подтверждений о зачислении средств, то после получения файлов подтверждения их следует загрузить в программу. Загрузка подтверждений производится нажатием одноименной кнопки в рабочем месте (Загрузить подтверждения) – указывается полученный из банка файл. В результате в программе создается документ Подтверждение о зачислении зарплаты. При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам деньги зачислены. Такие ведомости перестают отображаться в списке ведомостей в рабочем месте. Включить их отображение и отключить его обратно можно по кнопке

на панели над списком.

Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в строке ведомости сообщается Не зачислено (все строки – ошибки). По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной, как если бы ведомость не оформлялась. В этом случае появляется возможность повторно оформить ведомость. По ссылке Оформить повторно подтверждение о зачислении отменяется, ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла, и по ней снова ожидается подтверждение. Наконец, если части сотрудников зачисление подтверждено, а части – нет, то в строке ведомости сообщается Зачислено с ошибками (частично). По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной, как если бы ведомость на них и не оформлялась. Такая ведомость перестает отображаться в списке ведомостей, как и в случае успешного зачисления. Аналогичным способом можно включить и отображение таких ведомостей – по кнопке . По ссылке Оформить повторно можно создать новую ведомость в банк – в нее включатся сотрудники, которым зачисление не было подтверждено. Работа с этой ведомостью ведется как с созданной первоначально: выгружается файл, ожидается и загружается подтверждение и т. п. Примечание В программе считается, что если сумма по сотруднику не была зачислена, то она не была зачислена полностью. То есть факт, что часть суммы была зачислена, а часть – нет, отразить нельзя. Особенности выплаты зарплаты по зарплатному проекту см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

НДФЛ и отчетность в ФНС В программе предусмотрены средства для исчисления налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Налог исчисляется с помощью документов, рассмотренных в предыдущих главах.

Настройки расчета НДФЛ Чтобы автоматический расчет НДФЛ дал правильные результаты, необходимо предварительно внести данные, влияющие на этот расчет. К ним относятся настройки видов начислений, способ исчисления налога в организации, а также некоторые характеристики сотрудников.

Виды доходов по НДФЛ Для исчисления НДФЛ и формирования налоговой отчетности используется классификатор видов доходов НДФЛ. Примечание Вид дохода в сочетании с другими параметрами влияет на ставку НДФЛ. Необходимый набор элементов представленного классификатора создается автоматически при первоначальном заполнении информационной базы. Вид дохода НДФЛ указывается как параметр вида начисления. Поэтому при начислении зарплаты виды доходов влияют на исчисление НДФЛ через использованные виды начислений. Вид дохода НДФЛ непосредственно указывается при корректировке налогового учета.

Вычеты по НДФЛ При исчислении НДФЛ используется классификатор вычетов. Примечание Виды и размеры вычетов периодически изменяются законодательством. При своевременном обновлении конфигурации эти изменения будут отражаться в программе автоматически. Стандартные вычеты При расчете НДФЛ могут быть автоматически учтены права физического лица на стандартные вычеты. Соответствующие сведения можно ввести из карточки сотрудника в форме Налог на доходы – с помощью документа Заявления на вычеты. Плановый срок окончания применения вычетов указывается в представленном документе. Вычеты можно прекратить досрочно, например, если сотрудник решил применить их в другой организации. Для этой цели можно использовать документ Прекращение стандартных вычетов. Имущественные вычеты Сведения о правах сотрудника на имущественные вычеты можно ввести из карточки сотрудника в форме Налог на доходы. Сведения вводятся с помощью документа Уведомление НО о праве на вычеты. Социальные вычеты

Помимо стандартных и имущественных вычетов по НДФЛ, предусмотрена возможность учитывать социальные вычеты. Социальные вычеты регистрируются автоматически в суммах произведенных удержаний добровольных страховых взносов в ПФР или негосударственный пенсионный фонд (см. документы Удержание добровольных страховых взносов и Удержание добровольных взносов в НПФ). Право на социальные вычеты в связи с расходами на обучение и лечение вводится с помощью документа Уведомление НО о праве на вычеты. Дополнительные сведения о социальных вычетах можно ввести документом Операция налогового учета по НДФЛ. Профессиональные вычеты При исчислении НДФЛ сотрудникам, работающим по договорам гражданско-правового характера, можно учитывать профессиональные вычеты. Сведения указываются в соответствующем документе или при начислении зарплаты.

Статус налогоплательщика При вводе персональных данных сотрудника можно выбрать статус налогоплательщика из следующих вариантов: Резидент; Нерезидент; Высококвалифицированный иностранный специалист; Участник программы по переселению соотечественников; Член экипажа судна, зарегистрированного в Российском международном реестре судов; Беженец или получивший временное убежище на территории РФ; Гражданин страны – участника Договора о ЕАЭС; Нерезидент, работающий по найму на основании патента. Статус налогоплательщика влияет на ставку налога согласно действующему законодательству.

Исчисление налога Налог рассчитывается автоматически при заполнении документа Начисление зарплаты и взносов и некоторых других документов.

Исчисление налога при начислении зарплаты Сумма налога рассчитывается автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов. Перед расчетом налога необходимо задать права сотрудников на стандартные налоговые вычеты и другие характеристики, влияющие на исчисление налога. На закладке НДФЛ производится автоматический расчет налога по ставке 13 % (или по ставке 30 % для нерезидентов). Здесь же регистрируются суммы предоставленных стандартных и имущественных вычетов.

Исчисление налога при разовых начислениях

Если разовое начисление выплачивается с зарплатой, тогда НДФЛ рассчитывается в документе Начисление зарплаты и взносов. Если же разовое начисление выплачивается в межрасчетный период, то НДФЛ исчисляется непосредственно в документе. В случае межрасчетных выплат НДФЛ исчисляется следующими документами: n Командировка, n Отсутствие с сохранением оплаты, n Оплата дней ухода за детьми-инвалидами, n Премия, n Простой сотрудников, n Разовое начисление. В следующих документах НДФЛ считается всегда, поскольку в них регистрируются доходы, не связанные с оплатой труда: n Больничный лист, n Отпуск, n Материальная помощь.

Особые случаи исчисления налога Предусмотрена возможность перерасчета НДФЛ, удержанного с сотрудника в прошлых периодах, а также возврата излишне удержанного НДФЛ на основании заявления сотрудника. Также предусмотрено, что иногда может потребоваться восстановить или скорректировать учет доходов для целей исчисления НДФЛ, а также отразить особые случаи получения доходов, не связанных с зарплатой. Для отражения перечисленных ситуаций можно использовать следующие документы: n Перерасчет НДФЛ, n Возврат НДФЛ, n Операция налогового учета по НДФЛ.

Отчетность по налогу на доходы физических лиц Предусмотрена возможность формировать отчетность по НДФЛ, в том числе представляемую в налоговый орган. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ реализована в двух вариантах: n для передачи в налоговый орган, n для сотрудника. Справки реализованы как документы, что позволяет сохранять сформированные справки в информационной базе. Справки для передачи в налоговый орган формируются пачкой для списка сотрудников.

Форма 6-НДФЛ доступна среди форм рабочего места 1С-Отчетность. В качестве формы ведения учета по НДФЛ предусмотрена возможность формировать Регистр налогового учета по НДФЛ. Особенность уплаты НДФЛ см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Страховые взносы и отчетность в фонды В программе предусмотрена возможность ведения учета доходов и начисления обязательных страховых взносов, а также подготовки соответствующей отчетности. Взносы начисляются документами Начисление зарплаты и взносов и Увольнение со всех начислений, зарегистрированных в самом документе и в прочих документах начислений, относящихся к расчетному месяцу документа.

Настройки расчета страховых взносов Чтобы автоматический расчет страховых взносов в документе Начисление зарплаты и взносов дал правильные результаты, необходимо предварительно ввести данные, влияющие на этот расчет. К этим данным относятся тариф страховых взносов, настройки видов начислений и некоторые характеристики сотрудников.

Тариф страховых взносов Тариф страховых взносов выбирается в учетной политике организации. Там же следует указать ставку взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев и производственных заболеваний.

Настройки начислений Свойства начисления, влияющие на расчет страховых взносов, указываются в форме вида начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет.

Характеристики физического лица На исчисление страховых взносов влияют следующие характеристики физического лица: n статус застрахованного лица, n наличие инвалидности. Сведения о статусе застрахованного лица и наличии инвалидности вводятся в карточке сотрудника (ссылка Страхование).

Характеристики должности На начисление страховых взносов могут влиять характеристики, указываемые при описании должности. Примечание Возможность учета характеристик должности должна быть предусмотрена в учетной политике организации.

Начисление страховых взносов Страховые взносы начисляются в форме документа Начисление зарплаты и взносов. Примечание В представленном документе также могут начисляться дополнительные страховые взносы на пенсионное обеспечение занятых на вредных и тяжелых работах, шахтеров и летчиков.

Уплата страховых взносов Для полноценного формирования отчетности по страховым взносам необходимо регистрировать уплату взносов во внебюджетные фонды – раздельно по видам платежей. Для этого предназначен документ Уплата страховых взносов в фонды.

Отчетность в Фонд социального страхования В программе можно автоматически сформировать «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения» (форма 4-ФСС).

Персонифицированный учет и отчетность в ПФР В настоящем разделе рассматривается подготовка отчетности в Пенсионный фонд РФ. Предусмотрена возможность формировать следующие сведения персонифицированного учета Пенсионного фонда: n анкетные данные сотрудников; n сведения о стаже, включая особые виды стажа, дающие право на досрочное начисление пенсии; n сведения о страховых взносах, включая добровольные страховые взносы. Сведения можно формировать в бумажном и электронном виде. Для представления отчетности в территориальный орган ПФР можно использовать сервис «1С-Отчетность».

Анкетные данные сотрудников Если у сотрудника нет страхового свидетельства, организация должна заполнить на такого сотрудника форму АДВ-1 и передать ее в Пенсионный фонд. Формы АДВ-1 группируются в пачки. Для формирования пачки можно автоматически подобрать список сотрудников, у которых не указан номер страхового свидетельства. В случае изменения анкетных данных (например, сотрудница после выхода замуж поменяла фамилию) организация обязана представить в Пенсионный фонд форму АДВ-2. В случае потери сотрудником страхового свидетельства нужно представить форму АДВ-3. Эти формы также формируются отдельными пачками.

Квартальная отчетность По окончании отчетного периода в Пенсионный фонд представляется комплект документов, в состав которого входят следующие формы: n расчет страховых взносов (форма РСВ-1); n сведения о выплатах, взносах и стаже застрахованных лиц – форма СЗВ-6-4, представляется по данным 2013 года; n сведения о взносах и стаже застрахованных лиц – формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, представляются по данным 2010–2012 годов. В течение отчетного периода может представляться форма СПВ-2 со сведениями о стаже и заработке с начала года сотрудников, достигших возраста выхода на пенсию.

Для подготовки комплекта перечисленных документов предусмотрено рабочее место Квартальная отчетность в ПФР. В этом рабочем месте проводится вся цепочка действий, связанных с отправкой отчетности, начиная с автоматического формирования документов, составляющих комплект отчетности, и заканчивая проверкой сведений (в том числе внешними программами проверки) и отправкой непосредственно в территориальный орган ПФР с использованием сервиса «1СОтчетность».

Особые сведения о стаже Чтобы в сведения о стаже сотрудников попали сведения о территориальных условиях, в которых расположена организация (ее обособленные подразделения), эти сведения должны быть указаны в карточке организации или обособленного подразделения. Для отдельных сотрудников может потребоваться указать особые сведения о страховом стаже, которые дают им право претендовать на льготы при назначении пенсии. Льготы, связанные с должностями, указываются в справочнике Должности и в штатном расписании.

Добровольные страховые взносы Сотрудник имеет право обязать организацию удерживать из своего заработка дополнительные страховые взносы (ДСВ) на накопительную часть трудовой пенсии. Кроме того, ДСВ за сотрудника может уплачивать работодатель (то есть организация). В программе предусмотрена следующая последовательность действий: n информирование Пенсионного фонда о сотрудниках, выразивших желание уплачивать ДСВ; n удержание ДСВ из заработной платы сотрудников; n формирование отчетности в Пенсионный фонд по ДСВ, удержанным из зарплаты сотрудников, а также уплаченным работодателем за своих сотрудников.

Сведения о сотрудниках, желающих уплачивать добровольные взносы Сотрудники должны предварительно заполнить заявления в Пенсионный фонд о желании уплачивать добровольные страховые взносы, которые можно подготовить в виде отчетной формы Заявление ДСВ-1. Проинформировать Пенсионный фонд о сотрудниках, выразивших желание уплачивать ДСВ, можно в электронном виде с помощью документа Пачка документов ДСВ-1.

Удержание добровольных страховых взносов из заработной платы Для расчета ДСВ используются специальные виды удержания. Необходимость удерживать ДСВ из начислений конкретного сотрудника, а также значения показателей формулы расчета указываются документом Удержание добровольных страховых взносов. После этого ДСВ будут удерживаться автоматически при каждом начислении зарплаты. Удерживаемые суммы будут отображаться в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Удержания.

Отчетность по добровольным страховым взносам Если в организации удерживаются ДСВ либо организация перечисляет такие взносы за своих сотрудников, то она ежеквартально должна отчитываться в ПФР. Для этого предназначен документ Реестр ДСВ-3.

Реестр можно заполнить автоматически по данным об удержании ДСВ из начислений сотрудников. Суммы взносов, перечисленных работодателем, следует передавать в ПФР в отдельном экземпляре документа, эти данные вводятся вручную. Особенность уплаты взносов и возмещения взносов из фондов см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Исправление прошлых периодов По той или иной причине в программе могут быть зарегистрированы ошибочные или неполные сведения, или документы могут быть своевременно не введены вовсе. При этом иногда ошибки могут обнаружиться только тогда, когда внести исправления непосредственно в исходный документ или прошлый период уже поздно. В этом случае программа позволяет отразить исправление данных прошлых периодов документами текущего периода. Благодаря этой возможности можно не только сохранить исходную копию документа, но и корректно учесть такое исправление в зависимых расчетах, выплатах и отчетности. В программе не предусмотрено строгого деления расчетных периодов на «текущий» и «прошлые». Возможность ввести отдельные документы-исправления или выполнить перерасчет зарплаты за тот или иной расчетный период появляется: n если за этот период уже произведена окончательная выплата (введена ведомость на выплату зарплаты за месяц); n или за этот период зарплата уже отражена в бухгалтерском учете (введен одноименный документ). Вместе с тем выполнение этих условий «закрытости» расчетного периода не препятствует внесению исправлений непосредственно в исходные документы этого периода. Для защиты данных прошлых периодов от их непосредственного изменения «задним числом» следует устанавливать дату запрета изменения данных (рассматривается в приложении 2). Примечание Перерасчет НДФЛ и страховых взносов и их влияние на отчетность рассмотрены в главах НДФЛ и отчетность в ФНС и Страховые взносы и отчетность в фонды.

Отсутствия в прошлых периодах В документах, которыми в программе регистрируется факт отсутствия сотрудников (см. главы Отпуска, командировки и прочие отсутствия и Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС), предусмотрен автоматический пересчет начислений прошлых периодов. Если таким документом регистрируется отсутствие, приходящееся на прошлый период (например, в ноябре регистрируется больничный, в связи с которым сотрудник отсутствовал в октябре), то в нем появляется закладка Пересчет прошлого периода. На ней автоматически выполняется перерасчет (сторнирование) ранее зарегистрированных менее приоритетных начислений (зарплаты, отсутствий по невыясненной причине и т. п.), приходящихся на период отсутствия. Если же такое «наслоение» регистрируется в одном месяце, это означает, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому автоматический перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать или отменить тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы другие начисления.

Исправление и сторнирование первичных документов Если документом программы были введены ошибочные, неполные или утратившие актуальность сведения, то можно исправить или дополнить эти сведения не непосредственно в этом документе, а создав так называемый документ-исправление. Некоторые расчетные документы можно «отменить» совсем, сторнировав их.

Исправление нерасчетных документов Под нерасчетными документами подразумеваются документы, в которых не выполняются начисления зарплаты или других сумм. Например, это прием на работу, кадровый перевод, табель учета рабочего времени и др. В нижней части таких документов всегда присутствует ссылка Исправить. По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление того же вида, заполненный данными исправляемого документа. После внесения исправлений в такой документ в программе будут действовать условия, указанные именно в нем. Условия, указанные в исходном документе, отменяются, однако они сохраняются как «черновик». При отмене проведения документа-исправления возобновляется действие условий, указанных в исходном документе. С точки зрения работы программы нет разницы, были внесены исправления непосредственно в исходный документ «задним числом» или же был введен документ-исправление. Оба варианта изменения таких документов программа отработает одинаково. Этой возможностью следует пользоваться, если требуется сохранить в программе прозрачную историю исправления ошибок ввода первичных данных (для последующих разбирательств и т. п.). Например, при приеме на работу были указаны неправильная дата приема и сумма оклада. Можно исправить эту ошибку, как внеся изменения в исходный документ, так и создав документ-исправление. В обоих случаях программой будет предложено пересчитать зарплату сотрудника, если она уже была начислена с учетом неправильных сведений (рассмотрено далее в разделе «Перерасчеты и доначисления зарплаты»).

Исправление расчетных документов Ошибки в документах, которыми сотруднику начисляются различные суммы (отпуск, больничный, премия, разовое начисление и др.), исправляются иначе. Пока расчетный период, в котором зарегистрированы такие документы, не «закрыт», исправление рекомендуется вносить непосредственно в исходный документ (при этом можно сохранить его непроведенную копию «для истории»). Если же за период, в котором была обнаружена неточность, уже произведены окончательный расчет и выплата зарплаты или сформированы данные бухгалтерского учета, то появляется возможность исправить документы этого периода путем ввода документа-исправления. Исправление вводится по ссылке Исправить в нижней части документа. В созданном документе-исправлении на закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления исправляемого документа. Расчет документа-исправления производится согласно новым указанным в нем условиям. Например, если сотрудник заболел в отпуске или был отозван из него, то можно ввести документ-исправление, в котором указать новые условия (период) отпуска. Также в программе предусмотрен автоматический контроль необходимости перерасчета документов, оплачиваемых по среднему заработку, в связи с изменением данных для его расчета. При изменении расчетной базы среднего заработка или сведений о времени, вводе годовых премий или проведении индексаций в них появляется уведомление о необходимости перерасчета. Перерасчет можно выполнить как в исходном документе (если период не «закрыт»), так и ввести документ-исправление. Для отслеживания необходимости перерасчетов предусмотрено специальное рабочее место Перерасчеты в разделе Зарплата. В его таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы отображаются документы, которые следует пересчитать в связи с изменением данных для расчета среднего заработка.

Сторнирование начислений

В программе предусмотрен документ Сторнирование начислений. Его можно ввести как из раздела Зарплата, так и непосредственно из документа, который требуется сторнировать (ссылка доступна, если период «закрыт»). Сторнирование полностью отменяет зарегистрированные сторнированным документом начисления (регистрирует отрицательные суммы в текущем периоде). Кроме того, при сторнировании могут начисляться суммы, которые не были начислены из-за сторнируемого события.

Перерасчеты и доначисления зарплаты В программе предусмотрен автоматический контроль необходимости перерасчета зарплаты, начисленной документом Начисление зарплаты и взносов. При изменении «задним числом» сведений, влияющих на расчет зарплаты сотрудников (плановых начислений, показателей, данных об отработанном времени), в программе автоматически регистрируется необходимость пересчитать зарплату за те месяцы, в которых она уже была начислена согласно неверным данным. Примечание Автоматически необходимость перерасчета регистрируется только при изменении сведений в последних двух месяцах. То есть, если «задним числом» изменяются сведения старше двух месяцев, автоматически необходимость перерасчетов не регистрируется. Имеется несколько возможностей выполнить эти перерасчеты, в зависимости от ситуации: если период, сведения за который изменились, еще не «закрыт» (зарплата не выплачена и не отражена в бухучете), то можно пересчитать непосредственно документ Начисление зарплаты и взносов, уже зарегистрированный в этом периоде; если «задетый» период уже «закрыт», то доначисление можно выполнить отдельным межрасчетным документом Доначисление, перерасчет, не дожидаясь очередного начисления зарплаты. Например, если сотрудник настаивает на немедленной выплате ошибочно недоначисленной зарплаты; если же «досрочное» доначисление зарегистрировано не было, оно будет автоматически выполнено при очередном плановом начислении зарплаты на отдельных закладках Доначисления, перерасчеты и (или) Перерасчет пособий документа Начисление зарплаты и взносов. После выполнения перерасчета любым из перечисленных способов запись о его необходимости удаляется автоматически. Отслеживать необходимость перерасчета и выполнять его можно как непосредственно из документов Начисление зарплаты и взносов, в которых выдается соответствующее сообщение, так и из рабочего места Перерасчеты в разделе Зарплата. Если необходимость перерасчета была зарегистрирована ошибочно, то эту запись следует просто отменить (удалить), и тогда автоматическое заполнение закладок Доначисления, перерасчеты и (или) Перерасчет пособий документа Начисление зарплаты и взносов произведено не будет. Вместе с тем в рабочем месте есть возможность вручную зарегистрировать необходимость перерасчета зарплаты сотруднику за определенный месяц, если такая необходимость автоматически не была зарегистрирована.

Прочая отчетность В настоящей главе рассматривается подготовка отчетности в органы статистики. Также рассматривается «1С-Отчетность» – сервис представления отчетности через Интернет.

Отчетность в органы статистики В программе можно автоматически сформировать «Сведения о численности и заработной плате работников» (форма П-4). Отчет можно формировать как в целом по организации, так и для обособленных ее подразделений, зарегистрированных в территориальных органах статистики.

«1С-Отчетность» В программе предусмотрена возможность сдачи отчетности через Интернет при помощи спецоператора связи. Данная возможность подключается в карточке организации на закладке ЭДО по ссылке Заявление на подключение к 1С-Отчетности (подробнее см. http://v8.1c.ru/edi/edi_app/1c-otchetnost). Встроенное в «1С:Предприятие 8» решение «1С-Отчетность» разработано совместно со спецоператором связи «Калуга Астрал». Пользователи, заключившие договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) уровня ПРОФ, могут использовать «1С-Отчетность» бесплатно для одного юридического лица либо индивидуального предпринимателя. Принцип сдачи отчетности через электронные каналы связи заключается в подготовке необходимых форм регламентированной отчетности в программе, их подписании электронной подписью (ЭП) абонента, шифровании (при помощи дополнительно устанавливаемой на компьютере пользователя программыкриптопровайдера) и последующей отправке в контролирующие государственные органы: n напрямую – в Фонд социального страхования; n через специализированного оператора связи – в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд и Росстат. Чтобы получить возможность сдавать отчетность по электронным каналам связи, а также обмениваться иными юридически значимыми документами с государственными органами, необходимо выполнить следующие шаги: n Согласовать с обслуживающей организацией (партнером фирмы «1С») условия подключения к «1С-Отчетности». n При помощи встроенного в программу мастера подготовить заявление на подключение к сервису электронного документооборота с контролирующими органами, которое автоматически отправляется авторизованному фирмой «1С» спецоператору связи. n Обслуживающая организация готовит соответствующий договор предоставления услуг по сдаче отчетности и при необходимости консультирует пользователя по подключению к сервису. Пользователь получает от спецоператора связи подтверждение подключения к сервису электронного документооборота и осуществляет (в автоматическом режиме) финальную настройку документооборота.

Приложение 1. Настройка начислений и удержаний В программе предусмотрена возможность регистрации сумм по широкому спектру видов начислений, а также регистрации выплат доходов для различных целей. Большинство видов начислений сосредоточены в списке начислений. Начисления из этого списка предназначены не только для регистрации сумм, но могут использоваться и для регистрации отработанного и не отработанного сотрудниками времени. Это такие начисления, как повременная и сдельная оплата труда, премии, вознаграждения, стимулирующие выплаты, доплаты, надбавки, компенсации, натуральные доходы и т. п. Суммы таких начислений можно не только вводить вручную, но и автоматически рассчитывать по формулам, в том числе сложным, с зависимостью от сумм других начислений и с учетом сведений об отработанном и неотработанном времени. Соответственно, зарегистрированные суммы таких начислений можно использовать при расчете других начислений и удержаний. Для таких начислений можно указать, как они должны учитываться при расчете среднего заработка, НДФЛ, страховых взносов, при формировании сведений для бухгалтерских программ. В этот список начислений входит также оплата больничных листов и другие пособия, отпускные, командировки и другие случаи сохранения заработка. Такие начисления рассчитываются и учитываются автоматически в соответствии с законодательством. Начисленные по таким видам начислений суммы включаются в ведомости на выплату зарплаты и отчеты по результатам расчета зарплаты (расчетные листки, своды, расчетные ведомости и т. п.). В список начислений входят также и неоплачиваемые отсутствия: отпуска без сохранения платы, прогулы, неявки, неоплачиваемые простои и т. п. Они регистрируются в программе только с целью учета времени. Часть видов начислений, которые в программе можно произвести сотрудникам, не представлена в списке начислений. Эти начисления также включаются в ведомости на выплату, в расчетные отчеты. Но для них не требуется проводить сложных расчетов с зависимостью от других начислений и от времени: заранее известно, как они учитываются при расчете среднего заработка, удержаний и т. п. К таким начислениям относятся: n пособия ФСС при рождении ребенка и при постановке на учет в ранние сроки беременности, которые регистрируются документом Единовременные пособия за счет ФСС (если выплата пособий не передана в ФСС в рамках пилотного проекта); n начисления в рамках договоров гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг, авторского заказа. Другим видом регистрируемых в программе сумм, не представленным в общем списке начислений, являются суммы доходов сотрудников, напрямую не связанные с трудовыми отношениями, такие как стоимость призов и подарков. Они регистрируются только с целью исчисления НДФЛ и взносов, не включаются в ведомость на выплату, а в аналитических отчетах показываются в специальном разделе. Наконец, в программе имеется возможность регистрировать прочие выплаты сторонним лицам только с целью учета НДФЛ и взносов и отражения только в отчетности по налогам и взносам. Такие доходы также не представлены в списке начислений. Они не включаются в ведомости на выплату, не показываются в отчетах по зарплате: n выплаты бывшим сотрудникам; n прочие доходы (аренда и т. п.); n дивиденды. Отдельным видом дохода является доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах по предоставленным сотруднику займам. Он регистрируется автоматически с помощью специального функционала учета займов (см. главу Займы сотрудникам).

Далее рассматривается устройство именно общего списка начислений и работа с начислениями из этого списка. Примечание 1 Особенности настройки начислений, не связанные с их выполнением и расчетом, такие как учет при расчете среднего заработка, НДФЛ, взносов, при формировании персонифицированной отчетности, данных для обмена с бухгалтерскими программами и т. п., рассматриваются в соответствующих главах. Примечание 2 Подходы к настройке удержаний в целом аналогичны подходам к настойке начислений и отдельно не рассматриваются.

Список начислений В поставке программы предусмотрен набор наиболее распространенных типовых начислений. Минимальный набор начислений, соответствующий базовым возможностям программы (которые не регулируются), присутствует в списке всегда. Часть поставляемых начислений создается автоматически при выборе соответствующей возможности программы. Имеется возможность добавить начисление непосредственно в список, указав его назначение, и соответствующая этому назначению настройка программы включится автоматически – станут доступны, например, документы для регистрации этого начисления. Если начисление с таким назначением уже есть в программе и допускается использование нескольких начислений с данным назначением, то в соответствующих документах появляется возможность выбора начисления среди начислений с одинаковым назначением.

Назначение начисления Назначение позволяет программе определять, какие настройки являются допустимыми для этого начисления, каким образом и где это начисление может назначаться, рассчитываться и выполняться. Другими словами, по назначению программа «узнает» начисления. Список возможных назначений начислений является закрытым, расширить его нельзя. Некоторые из назначений доступны только в том случае, если выбрана соответствующая возможность программы. Это такие назначения, использование которых предполагает также создание специфичного для них показателя, вида времени и т. п. при задействовании возможности. Большая часть назначений являются специализированными, т. е. начисления с таким назначением используются только специализированными «межрасчетными» документами программы: n Для начисления документом Больничный лист: ● Оплата больничного листа; ● Оплата больничного листа за счет работодателя; ● Оплата больничного листа, несчастный случай на производстве; ● Оплата больничного листа, профзаболевание; ● Болезнь без оплаты; ● Доплата до среднего заработка за дни болезни (доступно, если выбрана соответствующая возможность программы); ● Отпуск по беременности и родам;

● Отпуск по беременности и родам без оплаты. ● Для начисления документом Отпуск: ● Оплата отпуска; ● Компенсация отпуска (также может начисляться документом Увольнение); ● Материальная помощь к отпуску (доступно, если выбрана соответствующая возможность программы); ● Отпуск (за счет ФСС) на период санаторно-курортного лечения. n Для начисления документом Простой сотрудников (доступно только при выбранной возможности учета простоев): ● Простой по вине работника; ● Оплата простоя по вине работодателя; ● Оплата простоя по не зависящим от работодателя причинам. n Для начисления документом Прогул, неявка: ● Неявка по невыясненным причинам; ● Прогул. n Для начисления другими документами: ● Оплата командировки (документ Командировка); ● Оплата времени сохраняемого среднего заработка (документ Отсутствие с сохранением оплаты); ● Оплата дней ухода за детьми-инвалидами (одноименный документ); ● Отпуск без оплаты (документ Отпуск без сохранения оплаты); ● Отгул (одноименный документ, а также документ Отпуск); ● Оплата предыдущими документами (документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации); ● Компенсация морального вреда (документ Разовое начисление); ● Выходное пособие (документ Увольнение). Другая часть назначений начислений также обладает определенной спецификой: Районный коэффициент и Северная надбавка – в информационной базе может присутствовать только по одному начислению с такими назначениями. Эти начисления особенным образом назначаются и редактируются в кадровых документах. Назначения доступны, если в карточке хотя бы одной из организаций отмечено использование этих надбавок; Надбавка за вредность – так же как и предыдущие, это начисление особенным образом назначается и редактируется в кадровых документах;

Сдельная оплата труда – может выполняться только при окончательном расчете зарплаты, по умолчанию заполняется формула с использованием показателя сдельной выработки. Назначение доступно, если в настройках расчета зарплаты выбрано использование сдельного заработка; Доплата за совмещение и Доплата до среднего заработка – могут назначаться только соответствующими специализированными документами. Назначения доступны, если выбраны такие возможности программы; Пособие по уходу за ребенком до полутора лет и Пособие по уходу за ребенком до трех лет – могут назначаться только соответствующими специализированными документами; Оплата труда в натуральной форме – может назначаться только в качестве планового начисления, которое будет выполняться ежемесячно, но может быть выполнено и документом Доход в натуральной форме. «Универсальными» назначениями начислений, т. е. теми, которые допускают дополнительное управление использованием начислений с таким назначением, являются: Повременная оплата труда и надбавки – для описания начислений, составляющих фонд оплаты труда сотрудников (т. е. являющихся «зарплатой»); Компенсационные выплаты – для описания компенсаций, т. е. начислений, не связанных с оплатой труда. Такие начисления, например, особым образом учитываются в расчете НДФЛ, страховых взносов, и не учитываются при расчете общего среднего заработка; Материальная помощь – для описания начислений, являющихся материальной помощью. Материальная помощь, как и компенсационные выплаты, имеет особенности в обложении НДФЛ, страховыми взносами, при учете в среднем заработке; Премия – для описания премий и вознаграждений, которые согласно законодательству особым образом учитываются при расчете общего среднего заработка; Доход в натуральной форме – начислениями с таким назначением регистрируются суммы, соответствующие доходу, полученному не в денежной форме. Такие начисления регистрируются с целью обложения НДФЛ и взносами. Сумму, полагающуюся к выплате сотруднику, они не увеличивают. Для начислений с этими назначениями можно указать способ их выполнения. Примечание Назначение Прочие начисления и выплаты позволяет настроить начисление произвольным образом, без каких-либо ограничений. Его можно использовать, если все другие имеющиеся в программе назначения не позволяют решить ту или иную задачу. Перед его использованием рекомендуется убедиться, что иные возможности программы не подходят. Для уточнения этого вопроса можно обратиться на линию консультаций. Отдельно это назначение далее не рассматривается.

Способы выполнения начисления Для начислений с назначениями Повременная оплата труда и надбавки, Компенсационные выплаты, Материальная помощь, Премия, а также Доход в натуральной форме и Оплата труда в натуральной форме можно указать способ их выполнения: n Ежемесячно – такое начисление можно назначить плановым, и оно будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов и др. Можно отметить показатели для сотрудника постоянного использования (рассмотрено далее), значения которых будут запрашиваться при назначении начисления плановым. n По отдельному документу – такое начисление можно выполнить только межрасчетными документами Разовое начисление, Материальная помощь, Премия или Доход в натуральной форме (соответственно назначению). n В перечисленных месяцах – совпадает со способом Ежемесячно. Отличие заключается в том, что можно выбрать месяцы, при окончательном расчете которых будет выполняться это начисление.

n Только если введено значение показателя – такое начисление будет выполняться при окончательном расчете только в том случае, если на этот месяц с помощью универсального документа Данные для расчета зарплаты введено значение хотя бы одного из отмеченных «определяющих» показателей. В формуле такого начисления должен использоваться показатель для сотрудника разового использования (рассмотрено далее). Именно такие показатели предлагается отметить в таблице. n Только если введен вид учета времени – такое начисление будет выполняться при окончательном расчете только в том случае, если на этот месяц какимлибо способом (в графике, табеле или в документе Данные для расчета зарплаты) зарегистрировано время выбранного вида. n Только если время приходится на праздничные дни – такое начисление будет выполняться при окончательном расчете только в том случае, если рабочее время по графику работы сотрудника (обычному или индивидуальному) выпадает на государственные праздники (согласно производственному календарю). Таким образом, другим важным параметром начисления, который может определять не только то, как будет рассчитываться его результат, но и как начисление будет выполняться, является его формула.

Формула расчета Для начислений с некоторыми назначениями алгоритм расчета регламентирован законодательством и заложен внутри программы, поэтому для них нельзя задать произвольную формулу расчета (например, Оплата больничного листа). Для других видов назначений допустимо описать способ их расчета произвольной формулой. При этом для «специализированных» назначений формула расчета предлагается программой автоматически, но при необходимости ее можно изменить. При создании начислений с «универсальным» назначением (Повременная оплата труда и надбавки и др.) можно задать формулу их расчета самостоятельно. При этом формула не только будет определять алгоритм их расчета – используемые в формуле показатели могут также выступать в качестве дополнительного условия для способа выполнения начисления. Примечание Если результат начисления не рассчитывается, а вводится в программу готовой суммой (т. е. фиксированной или рассчитанной вне программы), то нет необходимости описывать его формулу, которая фактически должна состоять из одного показателя. Достаточно указать, что «результат вводится фиксированной суммой», и тогда в документах можно будет сразу его ввести. Формула состоит из показателей, которые соединяются арифметическими операциями (+, -, *, /), также могут использоваться скобки. Кроме показателей в формуле могут использоваться постоянные числа (в качестве разделителя целой и дробной части, как правило, используется точка, если не заданы иные региональные установки). Также предусмотрено использование функций (в качестве выражений могут использоваться любые показатели и формулы): n Макс(Выражение1, …, ВыражениеN) – выбирается выражение с наибольшим значением; n Мин(Показатель1, …, ПоказательN) – выбирается выражение с наименьшим значением; n Окр(Выражение, Разрядность) – производится округление значения выражения. Разрядность определяет число знаков дробной части, до которых производится округление. Если разрядность отрицательная, то число округляется до соответствующего разряда в целой части, начиная с младших разрядов; n Цел(Выражение) – определяется целая часть значения выражения; n ?(Условие, Выражение1, Выражение2) – если Условие выполняется, выбирается Выражение1, иначе Выражение2. В качестве условия могут выступать любые показатели и любые формулы, сравниваемые логическими операциями (>, >=,