Datenmanagement mit MS ACCESS: Einführung [Reprint 2017 ed.] 9783486802788, 9783486253207

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Managementwissen für Studium und Praxis Herausgegeben von

Professor Dr. Dietmar Dorn und Professor Dr. Rainer Fischbach Bisher erschienene Werke: Behrens • Kirspel, Grundlagen der Volkswirtschaftslehre Bichler • Dörr, Personalwirtschaft Einführung mit Beispielen aus SAP1* R/3* HR5" Bontrup, Volkswirtschaftslehre Bradtke, Mathematische Grundlagen für Ökonomen Bradtke, Statistische Grundlagen für Ökonomen Busse, Betriebliche Finanzwirtschaft, 4. Auflage Clausius, Betriebswirtschaftslehre I Dorn • Fischbach, Volkswirtschaftslehre II, 3. Auflage Ellinghaus, Werbewirkung und Markterfolg Fank, Informationsmanagement Fank • Schildhauer • Klotz, Informationsmanagement: Umfeld - Fallbeispiele Fiedler, Einführung in das Controlling Fischbach, Volkswirtschaftslehre I, 10. Auflage Frodl, Dienstleistungslogistik Haas, Marketing mit EXCEL, 2. Auflage Hardt, Kostenmanagement Heine • Herr, Volkswirtschaftslehre Hofmann, Globale Informationswirtschaft Hoppen, Vertriebsmanagement Koch, Marketing Koch, Marktforschung, 2. Auflage Koch, Gesundheitsökonomie: Kosten- und Leistungsrechnung Krech, Grundriß der strategischen Unternehmensplanung Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band I, 5. Auflage Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band II, 5. Auflage

Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band III, 5. Auflage Lebefromm, Controlling - Einführung mit Beispielen aus SAP® R/3®, 2. Auflage Lebefromm, Produktionsmanagement Einführung mit Beispielen aus SAP® R/3®, 4. Auflage Martens, Statistische Datenanalyse mit SPSS für Windows Mensch, Kosten-Controlling Olivier, Windows-C - Betriebswirtschaftliche Programmierung für Windows Piontek, Controlling Piontek, Beschaflüngscontrolling, 2. Auflage Piontek, Global Sourcing Posluschny, Kostenrechnung für die Gastronomie Posluschny • von Schorlemer, Erfolgreiche Existenzgründungen in der Praxis Reiter • Matthäus, Marketing-Management mit EXCEL Rudolph, Tourismus-Betriebswirtschaftslehre Rüth, Kostenrechnung, Band I Schaal, Geldtheorie und Geldpolitik, 4. Auflage Scharnbacher Kiefer, Kundenzufriedenheit, 2. Auflage Schuchmann • Sanns, Datenmanagement mit MS ACCESS Schuster, Kommunale Kosten- und Leistungsrechnung Stahl, Internationaler Einsatz von Führungskräften Steger, Kosten- und Leistungsrechnung, 2. Auflage Weindl • Woyke, Europäische Union, 4. Auflage

Datenmanagement mit MS ACCESS Einfuhrung

Von

Dipl-Math. Marco Schuchmann und

Dipl.-Math. Werner Sanns

R.Oldenbourg Verlag München Wien

Die Informationen in dieser Dokumentation wurden mit großer Sorgfalt erstellt. Trotzdem können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Für fehlerhafte Angaben und deren Folgen werden weder juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernommen. Für eine Mitteilung eventueller Fehler sind die Autoren dankbar. e-mail: [email protected] oder: [email protected] Bisher im Oldenbourg Verlag erschienene Werke: Schuchmann, Sanns: Statistik mit Mathematica Sanns, Schuchmann: Mathematik für Wirtschaftswissenschaftler und Ingenieure mit Mathematica Schuchmann, Sanns: Nichtparametrische Statistik mit Mathematica Schuchmann, Sanns: Statistik transparent mit SAS, SPSS, Mathematica Sanns, Schuchmann: Datenanalyse mit Mathematica für Studierende aller Fachrichtungen Hinweis: Microsoft Access (MS Access) ist ein Warenzeichen der Firma Microsoft Corporation

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Schuchmann, Marco: Datenmanagement mit MS ACCESS : eine Einführung / von Marco Schuchmann und Wemer Sanns. - München ; Wien : Oldenbourg, 2000 (Managementwissen für Studium und Praxis) ISBN 3-486-25320-4

© 2000 Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH Rosenheimer Straße 145, D-81671 München Telefon: (089) 45051-0, Internet: http://www.oldenbourg.de Das Werk einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf säure- und chlorfreiem Papier Druck: Grafik + Druck, München Bindung: R. Oldenbourg Graphische Betriebe Binderei GmbH ISBN 3-486-25320-4

Vorwort

1

Vorwort Durch immer leistungsfähigere Computer können immer größere Datenmengen verarbeitet werden. Daher sind Datenbanken heute beim Verwalten oder Auswerten der anfallenden Daten von zentraler Bedeutung. Ob Sie nun eine statistische Studie planen und sich daher mit der Aufbereitung von Daten befassen, oder ob Sie aus ihren Daten durch Abfragen gewisse Informationen herausfiltern wollen: Stets benötigen Sie die Kenntnisse eines modernen, schnellen und leicht zu bedienenden Datenbanksystems. Wir wollen Ihnen hier mit einer Einfuhrung in das Datenmanagement mit Microsoft Access (MS Access) eine Möglichkeit vorstellen, wie Sie Ihre eigenen Datenbankanwendungen rasch und zuverlässig realisieren können. Dazu wollen wir folgendermaßen vorgehen: Anhand einer Grafik, die Ihre Bildschirmansicht zeigt, wird im Buch erklärt, welche Menüpunkte Sie auswählen sollten. Wir schreiben dies mit fett und kursiv gedruckten Sequenzen, die mit Pfeilen (—>) verbunden sind. Ein Beispiel soll das verdeutlichen: Die Sequenz —>neu—^Entwurfsansicht—,>OK bedeutet, daß Sie nacheinander die Optionen „neu", „Entwurfsansicht" und „OK" durch Mausklick auswählen sollen. Die Resultate, die Sie in Access erhalten werden dann im Text erklärt. Was die Version von MS Access anbelangt, so haben wir die Bilder im Buch mit der zur Zeit in vielen Firmen, Hochschulen und auf privaten PC sehr verbreiteten Version Access 97 erstellt, obwohl die hier beschriebenen Verfahren nahezu identisch auch mit der Version Access 95 (Access 7.0) laufen. Auch bei der gerade erschienenen Version Access 2000 stimmen die Grafiken fast vollkommen überein (ganz selten stehen hier Bezeichnungen am linken Rand eines Fensters statt oben). Marco Schuchmann, Werner Sanns

Inhalt

3

Inhalt 1 Erstellen von Tabellen

5

2 Formulare erstellen

20

3

39

Relationen definieren

4 Abfragen

47

5 Berichte erstellen

68

6

Makros

81

7

Import von Objekten aus anderen Datenbanken

87

8

Kennwortvergabe und Benutzerrechte

90

9

Index

99

Erstellen von Tabellen

5

1 Erstellen von Tabellen Eine Datenbank ist ein Überbegriff für alle zusammengehörenden Dateien und Programme, welche die zu einem Themenkreis anfallenden Daten aufnehmen bzw. bearbeiten können. Sie können mit einer Datenbank Daten bequem erfassen, verknüpfen und nach verschiedensten Kriterien ausgeben. Wir wollen damit beginnen eine solche Datenbank zu erstellen, mit deren Hilfe wir das typische Vorgehen beim Datenmanagement demonstrieren wollen. Starten Sie zunächst MS Access. Sie werden danach von Access gefragt, ob Sie eine bestehende Datenbank öffnen wollen, oder ob Sie eine neue Datenbank erstellen wollen. Microsoft A c c e s s

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im Dem Bild entnehmen Sie außerdem die unter „Allgemein" stehenden Eigenschaftsfelder der Felddatentypen. Wenn Sie zu einem Felddatentyp, den Sie ausgewählt haben, auf zugehörige Felder unter „Allgemein" klicken, so können Sie jeweils weitere Optionen einstellen (Bei „Zahl" zum Beispiel „Long Integer", „Byte" etc.). Wir kommen gleich noch einmal darauf zu sprechen. Zunächst erklären wir die Felddatentypen: Text: Hier können sowohl Zahlen als auch Buchstaben eingegeben werden. Die Standardlänge beträgt 50 Zeichen. Es können bis zu 255 Zeichen in einem Text stehen. Memo: Eingabe wie bei „Text", nur daß hier auch mehr als 255 Zeichen eingegeben werden können. Zahl: Hier können neben der Feldgröße diverse Formate fur Zahlen gewählt werden (Byte, Integer, Long-Integer, Single, Double)

Erstellen von Tabellen

11

Datum/Uhrzeit: Für Datumsangaben in verschiedenen Formaten Währung: Es können unterschiedliche Zahlenformate mit DM- und % Bezeichnungen gewählt werden (über das am unteren Bildrand befindliche Feldeigenschaften-Fenster und dort bei Format, Währung). Autowert: Hier wir jeder Datensatz automatisch durchnumeriert (dies gilt allerdings nur für neue Datensätze und nicht für bestehende, falls im Nachhinein ein solches Feld eingefügt wird. Ja/Nein-Feld: Hier erscheint ein kleines Kästchen • in der Datenansicht oder später im Formular, in welches ein Zeichen •/ eingesetzt werden kann, wobei das leere Kästchen ein „Nein" und das Zeichen Bearbeiten

—>Primärschlüssel.

13

Erstellen von Tabellen

Microsott A c c e s s

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Der Primärschlüssel sorgt für Eindeutigkeit bei Zuordnungen von Daten. In diesem Feld muß in jeder Datenzeile, die eingegeben wird, zwingend ein Wert eingegeben werden und dieser muß verschieden sein von den Werten der selben Variablen in den anderen Zeilen. Das Feld "Name" (des Mitarbeiters) käme hierbei nicht in Frage. Nachnamen von Personen sind hierfür ungeeignet, da es verschiedene Personen mit gleichem Nachnamen geben kann. Wird beim Erstellen einer Tabelle kein Primärschlüssel erstellt, so wird man beim Speichern der Tabelle automatisch von Access gefragt, ob ein Primärschlüssel erstellt werden soll. Wählt man hier „Ja", wird automatisch eine Variable vom Typ „Autowert" eingefügt und als Primärschlüssel festgelegt. Danach definieren Sie analog die übrigen Felder, die wir in der folgenden kleinen Übersichtstabelle zusammengestellt haben. Sie finden hier den Feldnamen und den Felddatentyp, die Sie jeweils in die Tabelle eintragen sollen.

14

Erstellen von Tabellen

Felddatentyp Zahl Text Text Text Zahl

Feldname Mitarbeiternummer Anrede Name Vorname VKRegion

Sie erhalten dann das folgende Tabellenfenster, in dem Sie die Felder und deren Felddatentyp erkennen können: MiciosoH Access B&ifeMn érstt* Swüjan esrm Zons** *

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Erstellen von Tabellen

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15

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¡3MU«»tftl Neu —»Entwurfsansicht) als Grundlage fiir das später erstellte Formular MENÜ eine Tabelle gleichen Namens, die ein Feld mit dem aktuellen Datum enthält. Dieses Feld nennen wir „Datum" mit Felddatenptyp „Datum/Uhrzeit"und setzen den Standardwert durch den Eintrag von Standardwert =Jetzt() im Eingabebereich des Feldeigenschaftsfensters (das Gleichheitszeichen und die Klammern bitte mit hinschreiben). Als Format wählen wir „Datum, Lang". Micio soll Acccs* •^feaWfetta**&.ÒM fcU®. £ jn. Q » ï" ü f e f e ^ i - *

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Dann speichern wir die Tabelle unter dem Namen „Menü" und beantworten die Frage nach dem Primärschlüssel mit „Nein". Microsott A c c e s s

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Als Formular verstehen wir eine Eingabemaske, das heißt ein Schema, welches Eingabefelder enthält, in welche später die erfaßten Daten eingetragen werden. Ein Formular muß immer auf einer Tabelle oder einer Abfrage basieren. Die Einträge von Daten in den Feldern des Formulars bei der Datenerfassung werden dann automatisch in die zugehörige Tabelle eingetragen. Wählen Sie zunächst —>Neu. Sie erhalten das folgende Fenster:

Formulare erstellen

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21

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AutoFormular: Einspaltig AutoFormular: Tabellarisch AutoFormular: Datenblatt D iagra m m-Ass istent Pivot-Tabelle

Hier müssen Sie, wie im Bild gezeigt, zunächst —>Formular-Assistent wählen und danach die Tabelle MITARBEITER durch Klicken auf den Pfeil der Auswahlbox. Dann klicken Sie auf —>OK. Sie erhalten das folgende Fenster des Formular-Assistenten. Formular-Assistent W«tche- Fefdsr sai!ft»Feumte e^ihfiiiett ? s . «.loWflfiten

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Mitarbeiternummer Anrede Name Vorname

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22

Formulare

erstellen

Zunächst sehen Sie links alle verfugbaren Felder der Tabelle. Hier können Sie einzelne Felder mit der Maus auswählen und mit dem einfachen Rechtspfeil (>) in das rechte Fenster transportieren. Rechts stehen alle Felder, die später im fertigen Formular zur Verfügung stehen. Falls Sie den doppelten Pfeil ( » ) nach rechts wählen, wie wir das getan haben, werden aüe Felder ausgewählt. Sie können danach bestimmte Felder, die Sie nicht im Formular haben wollen, wieder nach links verschieben. Falls Sie im Nachhinein in ein Formular noch Felder einfügen wollen, so können Sie das mit dem Fenster der Feldliste tun. Wir werden das später noch beschreiben. Wählen Sie ->Weiter. Formular-Assistent

Wöfcftös Lsycw* sott Ihr Formiilö^sfee^

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r Qatónbian Einspaltig Wählen Sie wiederum ->Weiter. Sie können nun den Hintergrund des Formulars auswählen. Wir verwenden hier den voreingestellten Hintergrund. Sie können hier experimentieren.

Form ulare erstellen

2 3

l-ormular-Assistent

Farbig 1 Forbig 2 Flachs Gemustertes Grün International Muster Nacht Standard Stein Wolken

Daten S ••,:¥si:s;s:siisj5

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Wählen Sie dann Weiter. Im nächsten Bild sehen Sie das Fenster, in dem Sie den Titel des Formulars festlegen. Der Titel erscheint dann bei der Datenerfassung in der Kopfzeile des Formulars. Der Titel ist zugleich auch der Name des Formulars. Voreingestellt ist hier stets der Name der zugehörigen Tabelle. Formular-Assistent

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24

Formulare erstellen

Sie können zusätzlich noch auswählen, ob das Formular geöffnet werden soll (danach können direkt Daten eingegeben werden), oder ob es in den Entwurf geladen werden soll. Im Entwurf können Sie zum Beispiel Felder verschieben, hinzufügen oder deren Farben, sowie die Hintergrundsfarben einstellen. Dies beschreiben wir weiter unten an einem Beispiel. Wählen Sie nun Fertigstellen. Das folgende Bild zeigt das Formular in der Ansicht zur Datenerfassung. Micicisult Accays fcwixawtfcmßgisrieoi««; gg MITARBEITER

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Sie können das Eingabeformular vergrößern, indem Sie, wie in Windows üblich, die mittlere Schaltfläche am oberen rechten Rand dieses Fensters anklicken. Am unteren Rand dieses Fensters sehen Sie ein Feld, in welchem der aktuelle Datensatz angezeigt wird. Wollen Sie später, wenn Sie mehrere Datensätze in das System eingegeben haben, zu einem bestimmten Datensatz springen, so können Sie hier seine Nummer eingeben, oder mit Hilfe der Scroll-Pfeile neben diesem Feld dorthin weiterblättern. Bevor wir jedoch das Formular zur Erfassung verwenden, wollen wir noch ein paar Änderungen vornehmen.

Formulare erstellen

25

Microsoft Access

festem ^ ö ^ f w a * i&fgaa? m

Miausuft Access jff frinii:'I ^ Wir befanden wir uns bisher in der Formularansicht. Eine weitere Möglichkeit wäre die Datenblattansicht. Hier sehen Sie eine Tabelle mit den für das Formular ausgewählten Feldern. In dieser Ansicht könnten Sie Daten in den Feldern verändern, löschen oder hinzufugen. Sie können auch ganze Datensätze löschen, indem Sie die entsprechenden Datenzeilen markieren und mit der Entf-Taste löschen. Wählen Sie nun bitte -¿Ansicht—»Entwurfsansicht. Wir empfehlen Ihnen das Fenster zu vergrößern. Sie haben nun das folgende Bild:

26

Formulare erstellen

Miciosott Access

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[MfTARBEITER : Formular]

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—>Formular

öffnen

u n d d a n n —>Weiter.

Im

nächsten Fenster können wir das Formular auswählen, das geöffnet werden soll. Das erste ist bereits ausgewählt (das Formular ARTIKEL). Wählen Sie Weiter.

Formulare erstellen

35

BeiehlsschaIHlächen-Assistent

ARTIKEL

AUFTRAGE MENÜ MITARBEITER

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Wählen Sie im unteren Fenster ebenfalls

•

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Weiter.

Belehlsschaltflachen-Assistenl

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Abbrechen

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^ii^rMa

Im folgenden Fenster können Sie den Text angeben, der auf der Schaltfläche erscheinen soll. Wir geben ein „Artikel erfassen". Dazu müssen Sie zunächst auf Text klicken. Wie Sie sehen, können Sie auch

Formulare erstellen Symbole auswählen (mit -»SymboI-»Durchsuchen könnten Sie auch irgendein Bitmap wählen). Befehlsschaltflächen-Assistent

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Symbol

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v -Text |

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l i i l l il i i i i i i l i

¡Artikel erfassen

WS Access-Formular

Wählen Sie

—>Fertigstellen.

Falls Sie bei geöffnetem Eigenschaftsfenster die Schaltfläche anwählen, so sehen Sie dann Namen und die Beschriftung, die Sie hier auch ändern könnten. Sie können auch die Schaltfläche wie üblich vergrößern oder verkleinern.

Formulare erstellen

37

Befehlsschaltfläche: Artikel öffnen i

" Format j Daten | Ereigne |t f f l f ß " ||§IJ||i

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Erzeugen Sie nun auf die gleiche Art Schaltflächen zum Öffnen der anderen beiden Formulare, nämlich die Schaltflächen „Aufträge erfassen" und „Mitarbeiter erfassen" (siehe nächstes Bild).

38

Formulare erstellen

Microsoft Access

¡Formular

MENU : Formulai

SèjDabm

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Wählen Sie nun bitte die Optionen —>Datei —¿Speichern und dann —¿Ansicht—>Formularansieht

Nun kann durch Klicken auf einen Button ein Formular geöffnet werden. Im nächsten Schritt wollen wir die Beziehungen zwischen den Tabellen definieren.

Relationen definieren

39

3 Relationen definieren Nun kommen wir zum Festlegen der Relationen (Beziehungen) für unsere Datenbank. Die Vorgehensweise wird in den folgenden Grafiken gezeigt. Wählen Sie zunächst bei sichtbarem Datenbankfenster die Menüpunkte —^Extras—^Beziehungen % Microsoft A c c e s s

i ü Firma: Datenbank

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ARTIKa

3

ALFTRAGE

9

MITARBEITER

p^crö'cnttAcoas»

Nun werden Sie gefragt, für welche Tabellen und Abfragen Sie Beziehungen festlegen wollen.

40

Relationen definieren

Tabelle anzeigen |

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Sie müssen dazu jeweils die entsprechende —>Hinzufügen wählen. Wählen Sie hier bitte Tabelle MENÜ aus. Danach klicken Sie auf auch mehrere Tabellen mit gedrückter auswählen.

» Schlief

|

Tabelle anklicken und alle Tabellen bis auf die Schließen. Sie können Steuerungstaste (Strg)

Falls ACCESS automatisch einige Tabellen ausgewählt und für diese bereits Beziehungen definiert hat, so müssen Sie die Auswahlsequenz —¿Beziehungen-¿Tabellen anzeigen ausfuhren und die noch fehlende(n) Tabelle(n) auswählen. Sie sehen zunächst das im folgenden gezeigte Bild.

Relationen definieren

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Wenn Sie das Fenster nicht schließen, so sehen Sie bei der Auswahl eines Feldes mit der Maus die Eigenschaften des Feldes. Nun speichern wir, sofern noch nicht geschehen, die Abfrage unter dem Namen „Abfrage Gesamt" mit -* Datei -tSpeichern unter. j Speichern unter... >

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11

OK

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Nun wollen wir die Aufträge bestimmen, die einen Gesamtpreis (Auftrags-Volumen) von mehr als 1000 DM aufweisen. Betrachten wir noch einmal verschiedene Ansichten der Abfrage: Wählen Sie im Datenbankfenster die Rubrik Abfragen und dort

Abfragen

51

„Abfrage Gesamt". Nun wählen Sie wieder wie gewohnt -¡öffnen -¿Ansicht-¡Datenblattansicht. Sie erhalten die Abfrage wie unten:

Abfrage Gesamt (erste 5 S palten): MitarlaMtemununtr l i Ä l l t l IHHH 11 l l i l i l l Ä l i i i p i ! Menge 41 001 Herr 0001 Schmidt 8i 002 Müller 0002 Frau 10! 002 Müller 0002 Frau 001 5: Schmidt 0001 Herr 004 5; Wald 0003 Dr. S: 003 0003 Dr. Wald 12: 001 Krummec 0004 Herr 5: 002 Schmidt 0001! Herr 4: 002 Müller 0002 Frau 4! 001 Krummec 0004 Herr

Abfrage Gesamt (restliche Spalten): i Datum Gesamtpreis I Bezeichnung 1 k Preis 800,00 DM115.02.9 3.200,00 DM Staubsauger

• MMMM.l.l.M.l.l.l.mjM.M.^

Staubsauger Staubsauger Beutel Staubsauger Staubsauger

540,00 DM 16.02.9 800,00 DM 17.02.9 60,00 DM 18.02.9 15.03.9 800,00 DM 22.03.9 540,00 DM 10.03.9 540,00 DM 12.02.9 07.02.9

Wählen Sie -¡Ansicht-¡Entwurf,

5.400,00 4.000,00 300,00 680,00 9.600,00 2.700,00 2.160,00 3.200,00

DM! DM! DM! DM! DM! DM! DM] DM!

so sehen Sie das folgende Bild:

52

Abfragen

M i a o s a f t A c c e s s - [Abfrage G e s a m t : Auswahlabfrage]

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ARTIKEL

ARTIKEL

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Hier geben Sie unter „Kriterien" in der Spalte des Gesamtpreises >1000 ein. Falls Sie -*Ansicht-*SQL wählen, so sehen Sie die Umsetzung der Abfrage in SQL.

Abfragen

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53

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Micfosott Access - [Abfrage Gesamt: Auswahlablrage] iSSiSK;!^ . . • „ f f . : - i» " ' * " '

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SELECT MITARBEITE R.Mitarbetternummer. MITARBEITER. Anrede. MfTARBEITER-Name. AUFTRÄGE Atikeinummer. AUFTRÄGE.Menge. ARTIKELBezeichnung. ARTIKELPreis. [Menge]*[Prels] AS Gesamtpreis FROM MITARBEITER INNER JOIN (ARTIKEL INNER JOIN AUFTRÄGE ON ^RTIKELArtikelnummer = AUFTRÄGE-Artikelnummer) ON MITARBEITER.Mitarbeiternammer = AUFTRÄGE.Mitarbeltemummer WHERE ((([Menge]»[PreisJ)> 1000));

|| j| f| ||| *

Die Abfrage können wir uns jetzt bereits ohne zu speichern mit -¿Ansicht—¡Datenblattansicht ansehen. Diese Abfrage wollen wir nicht speichern. Sie müssen also das Fenster der Datenblattansicht schließen und bei der Frage nach dem Speichern -tNein wählen. Nun erstellen wie eine neue Abfrage basierend auf „Abfrage Gesamt", die die Umsätze nach Mitarbeiter und Jahren enthält. Wenn Sie die obere Abfrage geschlossen haben, müssen Sie -*Neu wählen und dann Entwurfsansicht -tOK

54

Abfragen

Tabelle anzeigen

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Wählen Sie, wie im oberen Menü gezeigt, unter „Abfragen" die Abfrage „Abfrage Gesamt" aus mit -^Hinzufügen und danach Schließen. Nun definieren wir eine neue Variable. Gehen Sie dazu unten links in die Zeile mit der Bezeichnung -*Feld den folgenden Text ein: Jahrx: Jahr(fDatumJ) Sie haben nun eine neue Variable „Jahrx" definiert und dieser das Jahr aus dem Feld DATUM zugewiesen. JahrQ ist dabei eine AccessFunktion. Hätten wir uns hier für den Monat interessiert, so hätten wir die Funktion Monat() verwenden können. Wir könnten hier eine neue Variable festlegen, und dieser den Wert der Summe von zwei numerischen Variablen zuweisen. Bemerkung: Folgende Operationen dienen uns als Veranschaulichung. Summexy :[x]+[y], dabei sind x und y zwei bereits bestehende numerische Variablen. PreismitMwst: [Preis] * 1,16 Sie können auch andere Funktionen verwenden, die Sie vielleicht aus EXCEL kennen. Für die „Wenn-Funktion beispielsweise könnten Sie eingeben:

Abfragen

55

Betrag: Wenn([Preis]>=l 00;"hoch";"niedrig") oder Sie könnten die ersten 10 Zeichen von links eines Textfeldes verwenden: Links 10: Links[[Name];10] Wie Sie an diesen Beispielen sehen, werden die verwendeten Variablen in eckigen Klammern geschrieben. Läßt man sie weg, so werden sie vom System automatisch gesetzt. Falls eine Abfrage auf zwei Tabellen basiert, (zum Beispiel TabelleA und TabelleB) und beide Tabellen ein Feld mit dem gleichen Namen beinhalten (zum Beispiel „Vorname"), so können Sie das Feld ansprechen, indem Sie zuerst den Tabellennamen schreiben, dann einen Punkt und dann den Namen des Feldes (im Beispiel TabelleA. Vorname) angeben. Mit Doppelklick wählen Sie nun die Felder „Mitarbeiternummer" und „Gesamtpreis" aus. Wählen Sie nun —>Ansicht—>Funktionen (oder klicken Sie, wie in der Abbildung unten, auf den Button „Funktionen"). ACCESS fiigt nun automatisch eine Zeile „Funktion:" ein und wählt als voreingestellten Wert die Funktion „Gruppierung". Wählen Sie nun für das Feld Gesamtpreis die Funktion Summe aus, indem Sie in das Feld „Funktion" in dieser Spalte klicken und aus der Auswahlbox -tSumme wählen.

56 \

Abfragen

Microsott

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Wie sie sehen, stehen Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung. Sie können z.B. mit der Funktion „Mittelwert" den jeweiligen Mittelwert (das mittlere Auftragsvolumen) innerhalb der Jahre und Mitarbeiter bestimmen. Sie könnten auch den maximalen oder minimalen Wert des Feldes „Gesamtpreis" innerhalb der Gruppierung bestimmen. Dann speichern Sie die Datei mit -¿Datei Speichern unter unter dem Namen „Abfrage Umsatz nach Mitarbeiter". Mit der Anweisungsfolge folgende Bild:

AnsichtDatenblatt

erhalten Sie das

Mitarbeiternuiuiwer 11 Summe von .lührx 9.900,00 DM 0001 1999 11.880,00 DM 1999 0002 980,00 DM 0003; 1999 12.800,00 DM 0004i 1999

Abfragen

57

Wir haben hier nur Daten für das Jahr 1999 erfaßt. Falls hier mehrere verschiedene Jahre vorhanden wären, dann würden jeweils die Ergebnisse innerhalb der Jahre und danach innerhalb der Mitarbeiternummer zusammengefaßt. In unserem Beispiel hat Mitarbeiter Nr. 0001 im Jahr 1999 bereits 9900 DM umgesetzt. Wären mehrere Jahre vorhanden und nur 1999 von Interesse, dann könnten Sie in der Entwurfsansicht im Feld Jahrx in der Zeile Kriterien den Eintrag „= 1999" machen (siehe unten). \

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Im oberen Fenster können Sie das Layout festlegen. Wir belassen aber die Standardeinstellungen und wählen -¿Weiter. Berichts-Assistent

V'o Afebfechw I':- Noch einmal ->Weiter wählen.

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Nun wählen Sie

Fertigstellen. Sie erhalten den folgenden Bericht:

Abfrage Gesamt Mitarbeiternummer

Gesamtpreis

0001 Zusammenfassung für 'Mitarbeiternummer' = 1 (3 Detaildatensätze) Summe 9900 Mittelwert 3300 Prozentzahl 27,84% 0002 Zusammenfassung für 'Mitarbeiternummer' = 2 (3 Detaildatensätze) Summe 11880 Mittelwert 3960 Prozentzahl 33,41% 0003

74

Berichte erstellen

Zusammenfassung für 'Mitarbeiternummer' = 3 (2 Detaildatensätze) Summe 980 Mittelwert 490 Prozentzahl 2,76% 0004 Zusammenfassung für 'Mitarbeiternummer' = 4 (2 Detaildatensätze) Summe 12800 Mittelwert 6400 Prozentzahl 36,00% Gesamtsumme 35560

Wie Sie sehen, erhalten Sie für jeden Mitarbeiter die Anzahl der Datensätze. Neben „Summe" sehen Sie den Umsatz des Mitarbeiters. Das Format dieses Feldes können Sie in der Entwurfsansicht ändern (wie üblich das Feld anklicken und die Änderungen im Eigenschaftsfenster vornehmen) und hier ein Währungsformat wählen. Das Gleiche gilt für den Mittelwert. Neben „Prozentzahl" (diese hatten wir zuvor über die Option „Prozentualer Anteil der Summen an der Gesamtsumme" angefordert) sehen Sie den prozentualen Anteil des jeweiligen Mitarbeiterumsatzes am Gesamtumsatz. Zum Schluß wird noch die Gesamtsumme über alle Umsätze (Gesamtumsatz) ausgegeben. Sie könnten nun analog einen Bericht erstellen, der die Umsätze nach Regionen vergleicht. Wir erstellen nun einen neuen Bericht, basierend auf der Abfrage „Umsatz Mitarbeiter nach Monat". Hier wollen wir die Umsatzentwicklung der Mitarbeiter zwischen den Monaten März und Februar vergleichen. Wählen Sie unter „Berichte" im Datenbankfenster „Firma" ->Neu—>Berichts-Assistent und dort die Abfrage „Abfrage Umsatz Mitarbeiter".

Berichteerstellen

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Neuei Befiehl

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| Entwurfsansicht Berichts-Assistent AutoBericht: Einspaltig AutoBericht: Tabellarisch Diagramm-Assistent Etiketten-Assistent

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Gesamtsumme von Prêts Jan

Mit arbeitet nummei Feb

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75

76

Berichte

erstellen

Wählen Sie hier, wie oben zu sehen ist, die Felder „Mitarbeiternummer", „Feb" und „Mrz" aus. Danach müssen Sie mehrmals —> Weiter wählen, bis Sie das folgende Fenster erhalten.

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Wie Sie oben sehen, müssen Sie —>Berichtsentwurf ändern und dann —>Fertigstellen wählen. Mir.iosolt A c c e s s

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Abfrage Umsatz Mitarbeiter nach Monate[ :raxtr«u

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Berichte erstellen

77

Sie erhalten dann den Bericht in der Entwurfsansicht (siehe oben). Hier können wir nun einige Änderungen vornehmen. Wir wollen zwei Felder einfügen. Eines, welches die Differenz zwischen den Umsätzen beider Monate zeigt und eines, welches die prozentuale Veränderung zeigt. Wählen Sie zunächst -¿Ansicht—¿Eigenschaften und, falls die Toolbox nicht sichtbar ist, auch noch -¿Ansicht—¿Toolbox Nun fügen wir ein Textfeld neben dem Feld „Mrz" (siehe oben) im Detailbereich ein. Dazu müssen Sie auf die zweiten Spalte der Toolbox auf das Symbol für Textfelder (ab|) klicken (siehe oben) und danach mit der Maus an die Stelle im Detailbereich klicken, an die das Textfeld eingesetzt werden soll. Tragen Sie im Eigenschaftsfenster in der Zeile Name „Differenz" ein und in der Zeile Steuerelementinhalt =[MrzJ-[Feb], Hier kann auch, falls man sich mit dem Cursor in diesem Feld befindet, das folgende Fenster geöffnet werden (durch Klicken auf den Button [...] in der gleichen Zeile ganz rechts): Ausdrucks-Editor

m Abfrage Urnsatz Mitarbei1 S ] Tabellen ®3 Abfragen § ] Formulare S ä Berichte GÖ Funktionen Q Konstanten C3 Operatoren £3 Gebräuchliche Ausdrücke!:v

( H | jap | Anzahl Bezeichnungsfelds j|j§ | BeiAktivierung Mitarbeiternummer Be||| | BeiDeaktivierung Feb Bezeichnungsfeld I BeiFehler Mrz Bezeichnungsfeld; i p I Beimöffnen Linie9 S 1 BeimSchließen Bezeichnungsfeld21 | BeiOhneDaten Mitarbeiternummer | Beiseite Feb I f I Beschriftung Mrz j g j | Bild

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78

Berichteerstellen

Hier sind eine Reihe von Operationen möglich. Sie können hier auch alle verfugbaren Felder einfügen (durch Anklicken des Feldes und danach Einfügen) und durch Operatoren (+, und,..) verknüpfen. Wählen Sie OK Wählen Sie dann in der Zeile Format „Währung". f? Textfeld: Differenz

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11 Forwat I M M 11 | Amtete ! ^i 0 Nam&,,, •. v ^ V< i p p ^^ytfferenz

Sdiii;^ iXjpbkdtewstfefKfen Vergrößerbar, "¿^V«Querformat wählen. Danach —>OK auswählen. Analog fugen Sie nun noch ein Feld für die prozentuale Veränderung in den Detailbereich ein. Hier müssen Sie folgendes in das Eigenschaftsfenster eingeben. Textfeld: Prozent

1• Name >*..>*.,. • , ; > + , v> „ < < > > i < > * < i > • < •• • < 3j 801 cm

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Nun können Sie wie zuvor vorgehen und ein Bezeichnungsfeld mit der Beschriftung „prozentuale Veränderung" als Überschrift im Seitenkopf einfügen. älf Textleid: Piozent li^iiiiiiiiiiliiiiiiMsa •-

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80

Berichte

erstellen

Die blaue Linie im Seitenkopf dient einer optischen Trennung der Bereiche im fertigen Bericht. Sie kann ebenfalls angeklickt und größer gezogen werden. Damit alle Felder sichtbar sind, sollten die Felder verkleinert und entsprechend verschoben werden. Wählen Sie —> Ansicht—¿Seitenansicht, womit sie das folgende Bild erhalten. Sie können jeden Bericht in Word oder Excel übertragen, indem Sie auf das Symbol für Word in der Symbolleiste klicken oder indem Sie —> Extras—> Office Verknüpfungen wählen. M i c i n s n t t A r c s i i - [Ahliaqt? I l m M l r MllathKtlKI n n r h M n n f l t o n J B

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Nun kann der Bericht gespeichert werden.

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Makros

81

6 Makros Unter einem Makro versteht man ein Folge von Anweisungen an das System, die erstellt wurde um gewisse Vorgänge zu automatisieren. Mit einem Makro können Sie z.B. Formulare oder auch Abfragen öffnen, Sie können bestimmte Werte setzen, Sie können zu einem bestimmten Datensatz springen oder auch andere Makros starten. Makros können zum Beispiel durch Doppelklick auf den Makronamen gestartet werden, Sie haben aber auch die Möglichkeit, ein Formular so zu gestalten, daß ein bestimmtes Makro automatisch gestartet wird, sobald in ein bestimmtes Feld gesprungen wird, bzw. sobald die Maus bewegt oder die linke Maustaste doppelt geklickt wird. Hier können Sie im Eigenschaftsfenster des Formularentwurfs, das wir bereits beschrieben haben, definieren, welches Makro bei einer bestimmten Operation gestartet werden soll. Zur Erinnerung: Sie erhalten das Eigenschaftsfenster des Formulars, wenn sie bei aktivierter Entwurfsansicht des Formulars die Folge -¡Ansicht-¿Eigenschaften wählen.

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Weitere Bemerkungen: •

•

Falls Sie das Makro in die Entwurfsansicht geladen haben, können Sie eine Spalte für Bedingungen vor der Spalte Aktion plazieren. Dazu müssen Sie -¡Ansicht-¡Bedingungen wählen. Hier können Bedingungen definiert werden, die erfüllt sein müssen, damit eine Befehlszeile innerhalb dieses Makros ausgeführt wird. Mit einen Makro können Sie viele Operationen ausführen, u.a. könnten Sie auch zu einem bestimmten Feld in einem Formular (z.B. beim Öffnen des Formulars) springen. Dazu müßten Sie wählen (siehe unten) -*GeheZuSteuerelement und dann müssen Sie unten den Steuerelementnamen (Feldbezeichnung) eintragen. Dann könnten Sie den Makronamen in das Eigenschaftsfenster des entsprechenden Formulars eingeben (an die Stelle „Beim öffnen).

86

Makros

Import von Objekten aus anderen Datenbanken

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7 Import von Objekten aus anderen Datenbanken Sie haben die Möglichkeit Tabellen aus externen Datenbanken zu verknüpfen. Dazu müssen Sie wählen —>Datei—> Externe Daten-¿Tabelle Verknüpfen. Dann können Sie eine Datenbank auswählen und danach (Button Verknüpfen drücken) die entsprechenden Tabellen, die Sie verknüpfen möchten. Dabei ist zu beachten, daß die Datenbank, aus der Sie die Tabellen auswählen, immer im gleichen Verzeichnis stehen muß, also nicht in ein anderes Verzeichnis verschoben werden darf. Außerdem dürfen Sie den Namen der Datenbank nicht verändern. Falls Sie die Daten in der anderen Tabelle verändern, so verändert sich auch sofort die Daten in der verknüpften Tabelle.

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Import von Objekten aus anderen Datenbanken

Eine andere Möglichkeit ist, Objekte (Tabellen, Abfragen,..) zu importieren. Dazu müssen Sie wählen —>Datei -> Externe Daten —> Importieren. Hier können Sie nun eine andere Access Datenbank auswählen. Sie können aber auch z.B. eine Excel Tabelle auswählen. Nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben, müssen Sie Importieren wählen, dann können Sie auswählen, welches Objekt Sie importieren wollen

Falls Sie Abfragen als Tabellen importieren wollen, so müssen Sie die Lasche Abfragen wählen und dort die entsprechenden Abfrage auswählen. Danach wählen Sie —» Optionen

Import von Objekten aus anderen Datenbanken

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Objekte importieren

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