Übungsbuch Wirtschaftsinformatik: Band 1 Systemplanung und Systemanalyse [Reprint 2018 ed.] 9783486783582, 9783486220667

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Übungsbuch Wirtschaftsinformatik Band 1: Systemplanung und Systemanalyse

Von

Dr. Franz Lehner

R. Oldenbourg Verlag München Wien

Die Deutsche Bibliothek — CIP-Einheitsaufnahme Lehner, Franz: Übungsbuch Wirtschaftsinformatik / von Franz Lehner. München ; Wien : Oldenbourg Bd. 1. Systemplanung und Systemanalyse. - 1992 ISBN 3 - 4 8 6 - 2 2 0 6 6 - 7

© 1992 R. Oldenbourg Verlag GmbH, München Das Werk außerhalb lässig und filmungen

einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzustrafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverund die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen.

Gesamtherstellung: WB-Druck, Rieden

ISBN 3-486-22066-7

Inhaltsverzeichnis Geleitwort

1

Vorwort

2

TEIL 1: K O N T R O L L F R A G E N

5

1. Prozeß der Systemplanung 1.1 Allgemeines 1.2 Vorstudie 1.3 Feinstudie 1.4 Grobprojektierung 1.5 Feinprojektierung 1.6 Installierung

5 5 5 6 7 8 8

2. Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß 2.1 Projektmanagement 2.2 Datenmodellierung 2.3 Entwurf von Transaktionen und Benutzerschnittstellen 2.4 Ausschreibung und Pflichtenheft 2.5 Sicherungssystem 2.6 Dokumentation 2.7 Sonstiges

9 9 9 11 11 11 12 13

3. Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß 3.1 Allgemeines 3.2 Methoden der Systemplanung 3.3 Werkzeuge der Systemplanung 3.4 CASE-Werkzeuge

14 14 14 15 16

TEIL

17

2:

AUFGABEN

4. Prozeß der Systemplanung 4.1 Vorstudie 4.2 Feinstudie 4.3 Grobprojektierung 4.4 Feinprojektierung und Installierung 4.5 Systemplanungsprojekte

17 17 19 20 21 22

5. Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß 5.1 Projektmanagement 5.2 Datenmodellierung

32 32 33

II

Inhaltsverzeichnis

5.3 5.4

Ausschreibung und Pflichtenheft Sonstiges

37 38

6. Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß 6.1 Projektmanagement 6.2 Structured Analysis 6.3 Datenmodelle 6.4 Petrinetze 6.5 Sonstiges

41 41 42 43 44 45

TEIL 3: FALLSTUDIEN UND KURZFÄLLE

47

7. Handel, 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

47 47 53 63 66 69

Dienstleistung und Verwaltung Baumarkt Möbelhandel KFZ-Handel und Reparatur Buchhandlung Kommunalverwaltung

8. Industrie und Produktion 8.1 Ziegelwerk 8.2 Metallverarbeitende Industrie 8.3 Möbelhersteller 8.4 Elektrizitätswerk 8.5 Tischlerei

74 74 79 84 92 97

9. Sonstige Fallstudien 9.1 Pflichtenheft und Ausschreibung 9.2 Projektmanagement 9.3 Technik-und Verteilungsalternativen 9.4 Nutzungs-und Wartungsvertrag für Software 9.5 Auswahl von Standardsoftware 9.6 Projektvorbereitung und Organisation

99 99 123 129 131 135 139

ANHANG: ANTWORTEN UND LÖSUNGSVORSCHLÄGE

145

A.l A.2 A.3 L.4 L.5 L.6

145 161 183 193 204 215

Antworten zu Kapitel 1 Antworten zu Kapitel 2 Antworten zu Kapitel 3 Lösungsvorschläge zu Kapitel 4 Lösungsvorschläge zu Kapitel 5 Lösungsvorschläge zu Kapitel 6

Literatur

225

Geleitwort Der Bedarf an einem "Übungsbuch Wirtschaftsinformatik" mit einem engen stofflichen und didaktischen Bezug zum Lehrbuch "Systemplanung" besteht schon seit vielen Jahren. Mehrere "Assistentengenerationen" haben die Aufgabe, ein solches Übungsbuch zu schaffen, in Angriff genommen, ohne sie zu einem erfolgreichen Abschluß bringen zu können. Nun liegt das Übungsbuch endlich vor, und ich bin Herrn Dr. F. Lehner zu Dank verpflichtet, daß er die angetragene Aufgabe übernommen und zum Abschluß gebracht hat. Die Lehrveranstaltungen "Planung und Realisierung von Informatik-Projekten" an der Universität Linz stützen sich in erster Linie auf das zweibändige Lehrbuch "Systemplanung". Bei der Durchführung der Lehrveranstaltungen hat sich gezeigt, daß es zwar für die Vorlesungen einen ausreichend umfangreichen und weitgehend gesicherten Lernstoff bietet, für den Übungsbetrieb und f ü r die Vorbereitung auf die Prüfungen aber nicht ausreicht. Dazu fehlt dem Lehrbuch ein größerer Bestand an Kontrollfragen, Aufgaben und Fallstudien mit Antworten und Lösungshinweisen. Diesem Mangel wird durch das vorliegende Übungsbuch abgeholfen. Die Tatsache, daß das Lehrbuch "Systemplanung" an mehreren Universitäten, Hochschulen und Fachhochschulen verwendet wird, läßt darauf schließen, daß auch außerhalb der Universität Linz Bedarf an einem ergänzenden Übungsbuch besteht. Ich bin daher davon überzeugt, daß das "Übungsbuch Wirtschaftsinformatik" eine ähnlich große Verbreitung finden wird wie das genannte Lehrbuch. Zielgruppe sind daher in erster Linie Studierende, die Lehrveranstaltungen zur "Planung und Realisierung von Informatik-Projekten" absolvieren, insbesondere die Übungen dazu, und die sich auf die einschlägigen Prüfungen vorbereiten wollen. Dies sind nicht nur Studierende de Wirtschaftsinformatik, sondern auch der Betriebswirtschaftslehre und der Informatik. Zielgruppe für dieses Übungsbuch sind aber auch die Dozenten dieser Lehrveranstaltungen, insbesondere die, welche den Übungsbetrieb leiten. Sie können mit Hilfe des Übungsbuchs ihren Bestand an inhaltlich und didaktisch mit dem Lehrbuch abgestimmten Kontrollfragen, Aufgaben und Fallstudien erweitem. Ergänzende oder vertiefende stoffliche Darstellungen zum Lehrbuch, die in einigen Fällen im Übungsbuch vorgenommen werden, werden beiden Zielgruppen von Nutzen sein.

Linz, im Sommer 1992

L. J. Heinrich

Vorwort Das vorliegende Buch ist ein "Arbeitsbuch" für das Fach Systemplanung und Systemanalyse. Es enthält zahlreiche Kontrollfragen sowie Aufgaben und Fälle zum genannten Themenbereich. Das Buch wurde primär für folgende Verwendungszwecke konzipiert: Prüfungsvorbereitung durch Studenten im Selbststudium sowie Unterstützung des Unterrichts und des Übungsbetriebs an Universitäten, Hochschulen und Fachhochschulen. Weitere Einsatzmöglichkeiten, wie die Verwendung als Basismaterial zur Erstellung von Arbeitsunterlagen u.a., sind aber nicht ausgeschlossen. Inhaltliche Schwerpunkte sind u.a. der Prozeß der Systemplanung, die Anforderungsanalyse, der Entwurf alternativer Sollkonzepte, das Projektmanagement, das Pflichtenheft und die Ausschreibung, die Dokumentation, die Datenmodellierung, das Sicherungssystem sowie der Einsatz von Methoden und Werkzeugen für die Systemplanung. Das Buch gliedert sich in folgende Teile: • • • •

Teil 1: Kontrollfragen, Teil 2: Aufgaben, Teil 3: Fallstudien und Kurzfälle, Anhang: Antworten und Lösungsvorschläge.

Die einzelnen Teile sind weiter untergliedert in Kapitel. Zwischen manchen Aufgaben bestehen Zusammenhänge, die sich z.B. aus dem Phasenkozept der Systemplanung ergeben. Solche Zusammenhänge werden bei den jeweiligen Aufgaben erläutert. Aufgaben, die aufeinander aufbauen, sollten daher auch in der vorgeschlagenen Reihenfolge bearbeitet werden. Der betriebswirtschaftliche Kontext der Fragen und Aufgaben wird bei Bedarf durch Verweise auf Fallstudien oder Kurzfälle hergestellt. Literaturverweise finden sich nur in Ausnahmefällen. Dies geschieht dort, wo auf spezielle Methoden oder Verfahren Bezug genommen, bzw. wo eine vertiefende Auseinandersetzung für zweckmäßig erachtet wird. Im Literaturverzeichnis findet sich daher kein breiter Überblick über die Wirtschaftsinformatik-Literatur sondern eine Auswahl von Veröffentlichungen zu einzelnen Themen. Der Anhang enthält Antworten zu den Kontrollfragen. Für die Aufgaben werden nur zum Teil Lösungen bzw. Lösungshinweise gegeben; in den meisten Fällen besteht nämlich ein relativ großer Spielraum für die Aufgabenbearbeitung und der didaktische Wert wird weniger im Vorzeigen einer "richtigen" Lösung als in der selbständigen Bearbeitung der Aufgaben gesehen. Die Fallstudien und Kurzfälle beschreiben Ausschnitte aus dem Unternehmensgeschehen und der Untemehmensumwelt, Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß u.ä., wobei jeweils bestimmte Teilbereiche oder Probleme besonders hervorgehoben werden; sie sind nicht als Aufgaben formuliert. Sie werden teil-

weise als Anwendungshintergrund bei der Bearbeitung der Kontrollfragen verwendet, teilweise dienen sie als Grundlage für die Bearbeitung von Aufgaben. Sie können aber auch als Basis für die Formulierung zusätzlicher Aufgaben herangezogen werden. Eine immer größere Bedeutung für die Systemplanung und Systemanalyse gewinnt die Werkzeugunterstützung. Manche Aufgaben enthalten daher einen ausdrücklichen Hinweis darauf, daß die Lösung mit einem Werkzeug zu erarbeiten ist. Dabei wird weitgehend vermieden, Produkte zu nennen. Wenn dennoch ein konkretes Werkzeug erwähnt wird, kann dies nicht als Wertung aufgefaßt werden. Meist kommt für die Aufgabenunterstützung eine ganze Klasse von Werkzeugen in Betracht. Der Einsatz eines bestimmten Werkzeugs hängt im Einzelfall davon ab, welche Hardware und Systemsoftware verfügbar ist und welche Anforderungen generell an den Werkzeugeinsatz gestellt werden (z.B. Unterstützung bestimmter Phasen, Aktivitäten oder Darstellungstechniken, Verfügbarkeit von Schnittstellen). Wesentliche Teile des Buches wurden bereits in den Übungen aus Systemplanung an der Universität Linz erprobt. Mein besonderer Dank gilt daher den Mitarbeitern des Instituts für Wirtschaftsinformatik, die durch ihre Anregungen einen wichtigen Beitrag zur Entstehung leisteten. Insbesondere möchte ich mich bei Herrn Dr. E. Ambichl und bei Herrn Dr. M. Reindl bedanken, die mich bei der Vorbereitung einzelner Aufgaben unterstützten. Danken möchte ich auch Herrn H. Schübl und Herrn M. Pernsteiner für ihre Unterstützung bei der Ausarbeitung der Lösungen. Linz, im Sommer 1992

Franz Lehner

Teil 1: Kontrollfragen 1. Prozeß der Systemplanung 1.1

Allgemeines

F. 1.1.1

Stellen Sie die Ziele und die Aufgaben der Systemplanung im Überblick dar.

F. 1.1.2

Stellen Sie die das Vorgehen und die Methodik der Systemplanung im Überblick dar.

F. 1.1.3

Erläutern Sie das Phasenmodell der Systemplanung und den Zweck einer Phasengliederung.

F. 1.1.4

Welche alternativen Phasenmodelle kennen Sie?

F. 1.1.5

Welche Ereignisse im Systemplanungsprozeß können dazu führen, daß die einzelnen Phasen nicht sequentiell durchlaufen werden?

F. 1.1.6

Wie können Unterschiede in den Phasenmodelle erklärt werden?

F.l .1.7

Welchen Einfluß haben neue Entwicklungen im Bereich der Programmierung (z.B. objektorientierte Programmierung, künstliche Intelligenz) auf die Systemplanung?

F. 1.1.8

Wie kann das Prototyping in den Systemplanungsprozeß eingeordnet werden?

F. 1.1.9

Welche Unterschiede im Vorgehen bestehen zwischen der Beschaffung von Standardsoftware und der Entwicklung von Individualsoftware?

F. 1.1.10

Wie kann das Verhältnis zwischen Systemplanung und individueller Datenverarbeitung charakterisiert werden?

F. 1.1.11

Charakterisieren Sie die Werkzeugunterstützung für die Systemplanung.

F. 1.1.12

Erläutern Sie die Bedeutung der Datenorientierung in der Systemplanung.

1.2 Vorstudie F. 1.2.1

Erläutern Sie die Ziele und die Aufgaben der Vorstudie.

F. 1.2.2

Welche Methoden werden in der Vorstudie eingesetzt?

F.l.2.3

Erklären Sie die Begriffe Sachziel und Formalziel.

F. 1.2.4

Erläutern Sie den Zweck des Festlegens von Sachzielen.

6

Kontrollfragen

F. 1.2.5

Erläutern Sie den Zweck des Festlegens von Formalzielen.

F. 1.2.6

Erläutern Sie den Unterschied und den Zusammenhang zwischen Sach- und Formalzielen.

F.l .2.7

Was versteht man unter einer Grundkonzeption?

F.l .2.8

Beschreiben Sie den Zweck und die Arbeitsschritte beim Entwerfen der Grundkonzeption.

F. 1.2.9

Welche Zusammenhänge bestehen zwischen der Technikanalyse und dem Entwerfen der Grundkonzeption?

F. 1.2.10

Wie ordnet sich die Technikanalyse in den gesamten Prozeß der Systemplanung ein?

F. 1.2.11

Wie könnte ein methodisches Vorgehen bei der Technikanalyse aussehen?

F. 1.2.12

Beschreiben Sie das methodische Vorgehen bei der Alternativenauswahl.

F. 1.2.13

Nennen Sie Technologien zur Integration von Rechnersystemen und klassifizieren Sie diese?

1.3 Feinstudie F.l.3.1

Was sind die Ziele und die Aufgaben der Feinstudie?

F.l.3.2

Beschreiben Sie die Methodik der Feinstudie.

F. 1.3.3

Nennen Sie Methoden, die in der Feinstudie angewendet werden.

F.l .3.4

Beschreiben Sie das Ergebnis der Feinstudie.

F.l.3.5

Erläutern Sie den Zweck und das Vorgehen der IstzustandsErfassung.

F.l.3.6

Erläutern Sie den Zweck und das Vorgehen der IstzustandsAnalyse.

F.l .3.7

Nennen Sie fünf Methoden zur Istzustands-Analyse.

F.l .3.8

Warum sind die Methoden zur Istzustands-Analyse eher Darstellungsmethoden als Analysemethoden?

F.1.3.9

Welche Gründe sprechen für den soll-orientierten Entwurf der Grundkonzeption, bevor der Ist-Zustand im Unternehmen erhoben bzw. analysiert wurde?

F. 1.3.10

Erläutern Sie den interaktiven Charakter der Feinstudie.

F. 1.3.11

Erläutern Sie den dualen Charakter der Feinstudie.

F.l .3.12

Wozu dient das Auswerten der Feinstudie und welche Aufgaben fallen dabei an?

Prozeß der Systemplanung

1.4

Grobprojektierung

F. 1.4.1

Erläutern Sie die Aufgaben und die Ziele der Grobprojektierung.

F. 1.4.2

Beschreiben Sie das Vorgehen bei der Grobprojektierung.

F.l.4.3

Welche Methoden können für die Grobprojektierung eingesetzt werden? Welche Werkzeuge können für die Grobprojektierung eingesetzt werden?

F.l .4.4 F.l.4.5

In welchen Teilprojekten wird das logische Modell des Aufgabensystems entwickelt?

F.l.4.6

Gibt es das Primat eines Teilprojektes bzw. welche Beziehungen bestehen zwischen den einzelnen Teilprojekten?

F. 1.4.7

Erläutern Sie die Bedeutung der Sollzustandsorientierung bei der Grobprojektierung.

F. 1.4.8

Welche Aufgaben fallen beim Entwerfen der Arbeitsorganisation an?

F. 1.4.9

Wie geht man beim Entwerfen der Arbeitsorganisation vor?

F. 1.4.10

Beschreiben Sie den Output bzw. das Ergebnis des Entwerfens der Arbeitsorganisation. Diskutieren Sie den Beitrag der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese zum Entwurf der Arbeitsorganisation.

F. 1.4.11 F. 1.4.12

Erläutern Sie das Analyse-/Synthesekonzept.

F. 1.4.13

Was versteht man unter differentieller Aufgabengestaltung?

F. 1.4.14

Nennen Sie Prinzipien der Aufgabengestaltung und der Arbeitsstrukturierung.

F. 1.4.15

Beschreiben Sie das Vorgehen und die Aufgaben beim Entwerfen des Transportsystems. Was ist das Ergebnis bzw. der Output beim Entwerfen des Transportsystems.

F. 1.4.16 F. 1.4.17

Nennen Sie alternative Transportwege und -topologien.

F. 1.4.18

Nennen Sie Anforderungen an die Beleggestaltung.

F. 1.4.19

Welche Vor- und Nachteile ergeben sich aus einem Vergleich der Maskentechnik und der Fenstertechnik für eine benutzerfreundliche Dialoggestaltung.

F. 1.4.20

Welche Benutzertypen können unterschieden werden und welche Rolle spielt der Benutzertyp bei der Dialoggestaltung?

F.l.4.21

Wie kann die Schnittstellengestaltung mit Hilfe der Medienbruchanalyse unterstützt werden?

7

8

Kontrollfragen

F. 1.4.22

Erläutern Sie den Einsatzbereich der verschiedenen Vernetzungsformen.

F. 1.4.23

Welche Unterstützung durch Methoden und Werkzeuge gibt es beim Entwerfen der Arbeitsorganisation und des Transportsystems?

1.5 Feinprojektierung F. 1.5.1 F. 1.5.2

Erläutern Sie die Aufgaben und die Ziele der Feinprojektierung. Beschreiben Sie das Vorgehen bei der Feinprojektierung.

F. 1.5.3

Welche Unterschiede bestehen zwischen Grobprojektierung und Feinprojektierung?

F. 1.5.4

Welche Methoden können für die Feinprojektierung eingesetzt werden?

F. 1.5.5

Welche Werkzeuge können für die Feinprojektierung eingesetzt werden?

1.6 Installierung F. 1.6.1 F. 1.6.2

Welche Aufgaben fallen beim Vorbereiten der Installierung an? Welche Installierungsarten gibt es und nach welchen Merkmalen erfolgt die Auswahl?

F.l .6.3

Beschreiben Sie das Vorgehen der Installierung an einem Beispiel.

F. 1.6.4

Welche Methoden und Werkzeuge können zur Unterstützung bei der Installierung herangezogen werden?

F. 1.6.5

Wann und wie erfolgt die formale Abnahme nach der Installation?

F.l.6.6

Warum ist die realistische Bewertung eines Systems nicht unmittelbar während oder nach der Installation möglich?

F. 1.6.7

Welche Abschlußarbeiten fallen nach der Installierung und der Systemübergabe an?

2. Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß 2.1 Projektmanagement F.2.1.1

Geben Sie eine Definition für den Begriff "Projekt".

F.2.1.2

Welche Formen der Projektorganisation gibt es?

F.2.1.3

Nennen Sie Vor- und Nachteile der verschiedenen ProjektOrganisationsformen.

F.2.1.4

Welche Aufgaben hat das Projektmanagement?

F.2.1.5

Welche Gründe sind für das Scheitern von Projekten bzw. für das Nichterreichen der Projektziele häufig verantwortlich?

F.2.1.6

Wie kann das Projektmanagement methodisch unterstützt werden?

F.2.1.7

Welche Werkzeuge stehen für das Projektmanagement zur Verfügung?

F.2.1.8

Wodurch unterscheiden sich die verschiedenen Formen der Netzplantechnik?

F.2.1.9

Geben Sie einen Überblick über die Aufgaben und den Ablauf der Projektplanung.

F.2.1.10

Welche Rolle hat das Berichts- und Dokumentationssystem für die Projektdurchführung?

F.2.1.11

Was ist eine Projektbibliothek und wozu wird Sie eingesetzt?

F.2.1.12

Wozu dient der Projektstatusbericht?

F.2.1.13

Was ist ein Projekttagebuch?

F.2.1.14

Erläutern Sie die Aufgaben und Kompetenzen eines Projektleiters?

F.2.1.15

Was versteht man unter Partizipation?

F.2.1.16

Welche Formen der Partizipation gibt es?

F.2.1.17

Welche Bedeutung hat die Partizipation in einem Systemplanungsprojekt?

F.2.1.18

Erläutern Sie die Schwierigkeiten bei der Bildung und bei der Auflösung einer Projektgruppe.

F.2.1.19

In welcher Beziehung steht das Phasenkonzept zum Projektmanagement?

2.2

Datenmodellierung

F.2.2.1

Was versteht man unter einem Datenmodell?

10

Kontrollfragen

F.2.2.2

Grenzen Sie die Begriffe "Information" und "Daten" voneinander ab.

F.2.2.3

Erläutern Sie den Zweck von Datenmodellen und der Datenmodellierung.

F.2.2.4

Beschreiben Sie die Arbeitsschritte für das Entwerfen des logischen Datenmodells.

F.2.2.5

Was versteht man unter dem Drei-Schema-Konzept?

F.2.2.6

Erläutern Sie die Unterschiede und Zusammenhänge zwischen dem logischen und physischen Datenmodell.

F.2.2.7

Welche Darstellungsformen für Daten im Unternehmen kennen Sie?

F.2.2.8

Stellen Sie Vor- und Nachteile verschiedener Darstellungsformen für Datenmodelle gegenüber.

F.2.2.9

Was versteht man unter Redundanz?

F.2.2.10

Welche Vor- und Nachteile hat eine redundante Datenhaltung?

F.2.2.11

Erläutern Sie den Zusammenhang zwischen Datenmodell, Datenflußdiagramm, Datenstruktur und anderen Darstellungsformen für Daten anhand ihrer Verwendung.

F.2.2.12

Erläutern Sie die wichtigsten Begriffe des relationalen Datenmodells.

F.2.2.13

Welche Beziehungen sind zwischen Entitätsmengen möglich?

F.2.2.14

Erläutern Sie den Begriff und den Zweck von Normalformen.

F.2.2.15

Erläutern Sie das Vorgehen bei der Normalisierung bis zur dritten Normalform.

F.2.2.16

Was versteht man unter globaler Normalisierung?

F.2.2.17

Welche Vorteile bieten normalisierte Datenstrukturen gegenüber nicht-normalisierten Datenstrukturen?

F.2.2.18

Wie unterscheiden sich Unternehmensdatenmodell (UDM, globales Datenmodell) und Bereichsdatenmodell?

F.2.2.19

Erläutern Sie die wichtigsten Begriffe der Datenmodellierung auf der Realisierungsebene.

F.2.2.20

Nennen Sie die verschiedenen Arten von Datenmodellen.

F.2.2.21

Welche Darstellungsformen sind für Datenmodelle gebräuchlich?

F.2.2.22

Erläutern Sie die Konstruktionsoperatoren für semantische Datenmodelle.

F.2.2.23

Wie wird die Komplexität der Beziehungen zwischen Entitätsmengen dargestellt?

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

11

2.3 Entwurf von Transaktionen und Benutzerschnittstellen F.2.3.1

Was versteht man unter Transaktion?

F.2.3.2

Was versteht man unter Benutzerschnittstelle?

F.2.3.3

Erläutern Sie den Zweck der Formulierung des Transaktionssystems.

F.2.3.4

Wie geht man bei der Formulierung der Transaktionen vor?

F.2.3.5

Welche Darstellungsformen sind für Transaktionen zweckmäßig?

F.2.3.6

Worin bestehen die Unterschiede zwischen dem Entwurf von Transaktionen und dem Entwurf von Benutzerschnittstellen?

F.2.3.7

Welche Zusammenhänge bestehen zwischen Entwicklung von Arbeitsorganisation, Datenmodell und Transaktionsmodell?

F.2.3.8

Was versteht man unter Prototyping?

F.2.3.9

Welche Arten von Prototypen gibt es?

F.2.3.10

Welche Darstellungsformen für Benutzerschnittstellen kennen Sie?

F.2.3.11

Worauf sollte bei der Gestaltung von Benutzerschnittstellen besonders geachtet werden?

2.4 Ausschreibung und Pflichtenheft F.2.4.1

Was versteht man unter einem Pflichtenheft?

F.2.4.2

Erläutern Sie den Zweck des Pflichtenhefts aus der Sicht von Auftraggeber und Auftragnehmer.

F.2.4.3

Beschreiben Sie die Struktur und die wesentlichen Inhalte eines Pflichtenhefts.

F.2.4.4

Erläutern Sie die Verwendungsmöglichkeiten eines Pflichtenheftes.

F.2.4.5

Erläutern Sie die Vorgehensweise bei einer Ausschreibung?

F.2.4.6

Warum sollte der Kriterienkatalog nicht Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen sein?

F.2.4.7

Wie geht man bei der Analyse und Bewertung von Angeboten vor?

F.2.4.8

Nennen Sie Quellen für die Beschaffung von Informationen über Standardsoftware.

2.5

Sicherungssystem

F.2.5.1

Welchen Stellenwert hat das Entwerfen des Sicherungssystems im Systemplanungsprozeß?

12

Kontrollfragen

F.2.5.2

In welche Phase wird das Entwerfen des Sicherungssystems eingeordnet?

F.2.5.3

Wie geht man beim Entwerfen des Sicherungssystems vor?

F.2.5.4

Nach welchen Merkmalen können Sicherungsmaßnahmen gegliedert werden?

F.2.5.5

Welche Sicherungsmaßnahmen werden vom Datenschutzgesetz gefordert?

F.2.5.6

Geben Sie eine Systematik des Softwareschutzes.

F.2.5.7

Geben Sie eine Systematik des Hardwareschutzes.

F.2.5.8

Nach welchen Gesichtspunkten können Gefährdungen systematisiert werden?

F.2.5.9

Nennen Sie Ursachen für Gefährdungen in Verbindung mit dem Einsatz von Anwendungssystemen.

F.2.5.10

Warum lassen sich Datenschutz und Datensicherung nicht streng voneinander trennen?

F.2.5.11

Erläutern sie das Generationenprinzip.

2.6 Dokumentation F.2.6.1

Erläutern Sie den Zweck und die Objekte der Dokumentation im Systemplanungsprozeß.

F.2.6.2

Welche unterschiedlichen Anforderungen an die Dokumentation ergeben sich in den einzelnen Phasen der Systemplanung?

F.2.6.3

Mit welchen Hilfsmitteln und Werkzeugen kann die Dokumentation unterstützt werden?

F.2.6.4

Welche Bedeutung hat ein Data-Dictionary für die Dokumentation?

F.2.6.5

Erläutern Sie die personelle Zuständigkeit für die Dokumentation.

F.2.6.6

Welche Arten von Dokumenten können unterschieden werden?

F.2.6.7

Nennen Sie Zielgruppen für die Dokumentation und ordnen Sie ihnen Dokumentationsarten zu.

F.2.6.8

Was versteht man unter dem Prinzip der integrierten Dokumentation?

F.2.6.9

Welche Klassifikation der Dokumentation ergibt sich nach dem Zeitpunkt ihrer Entstehung?

F.2.6.10

Was ist ein mentales Modell und welche Rolle spielen mentale Modelle bei der Softwaredokumentation.

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

F.2.6.11

Was sind die Vorteile und die Nachteile der Simultandokumentation?

F.2.6.12

Welche Dokumentationsarten können unterschieden werden?

F.2.6.13

Nennen Sie verschiedene Zielgruppen für die Dokumentation.

F.2.6.14

Nennen Sie Qualitätsmerkmale für die Dokumentation.

F.2.6.15

Welche Methoden und Techniken finden bei der Softwaredokumentation Anwendung?

2.7

13

Sonstiges

F.2.7.1

Warum kann die Beschreibung eines Systems auch dann sinnvoll sein, wenn Sie unvollständig ist?

F.2.7.2

Grenzen Sie die Begriffe logisches und physisches Modell gegeneinander ab und erläutern Sie ihre Bedeutung im Systemplanungsprozeß.

F.2.7.3

Nennen Sie drei Prinzipien der Softwareentwicklung.

F.2.7.4

Nennen Sie formale Beschreibungssprachen für die Beschreibung von Systemen.

F.2.7.5

Erläutern Sie die Einordnung der Systemplanung in Wissenschaftsdisziplinen und Lehrgebiete.

F.2.7.6

Stellen Sie den Zusammenhang und die Schnittstellen zwischen Systemplanung und Informationsmanagement dar.

¥.2.1.1

Nennen Sie wichtige Teilgebiete der Wirtschaftsinformatik.

F.2.7.8

Welche Personen bzw. Aufgabenträger sind an einem Systemplanungsprojekt beteiligt?

F.2.7.9

Nennen Sie Gründe, warum Systemplanungsprojekte üblicherweise im Team durchgeführt werden.

F.2.7.10

Erläutern Sie die Einsatzbereiche von Koordinatoren und ihre wichtigsten Funktionen.

F.2.7.11

Was versteht man unter Systemtechnik und in welcher Beziehung steht die Systemtechnik zur Systemplanung?

F.2.7.12

Nennen Sie die Arbeitsprinzipien der Systemtechnik.

F.2.7.13

Welche Elemente können zur Beschreibung eines betrieblichen Informationssystems herangezogen werden?

F.2.7.14

Nennen sie die Beschreibungsebenen für Anwendungssysteme.

F.2.7.15

Warum kommt den frühen Phasen im Software-Lebenszyklus eine besonders große Bedeutung zu?

3. Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß Die Bedeutung der Unterstützung des Systemplanungsprozesses durch Methoden und Werkzeuge wurde bereits im Vorwort hervorgehoben. Fragen zum Einsatz von Methoden und Werkzeugen finden sich z.T. bereits bei den einzelnen Phasen des Systemplanungsprozesses und bei den Teilaufgaben. In diesem Kapitel werden vor allem Überblicksfragen zusammengefaßt. Darüberhinaus finden sich jene Fragen, die im Rahmen der gewählten Gliederung bisher nicht eindeutig zugeordnet werden konnten.

3.1

Allgemeines

F.3.1.1 F.3.1.2

Zu welchem Zweck werden Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß eingesetzt? Erläutern Sie allgemein die Methodensituation auf dem Gebiet der Systemplanung.

F.3.1.3

Erläutern Sie allgemein die Werkzeugsituation auf dem Gebiet der Systemplanung.

F.3.1.4

Wie kann das Verhältnis zwischen Methoden und Werkzeugen charakterisiert werden?

F.3.1.5

Was sind Planungssprachen und wofür werden Sie eingesetzt?

F.3.1.6

Was versteht man unter dem Software-Lebenszyklus?

F.3.1.7

Was bedeutet Software-Konfigurationsmanagement?

F.3.1.8

Erläutern sie den Begriff "Software Engineering".

3.2 Methoden der Systemplanung F.3.2.1

Nennen Sie zehn Methoden, die im Systemplanungsprozeß eingesetzt werden.

F.3.2.2

Ordnen Sie den genannten Methoden konkrete Aufgaben im Rahmen des Systemplanungsprozesses zu.

F.3.2.3

Ordnen Sie die genannten Methoden in das Phasenschema der Systemplanung ein.

F.3.2.4

Stellen Sie Vor- und Nachteile der genannten Methoden gegenüber.

F.3.2.5

Welche Darstellungsmittel sind für die Darstellung von Funktionen und Abläufen geeignet?

Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß

F.3.2.6

Was sind die wesentlichen Merkmale der Methode Structured Analysis (SA)?

F.3.2.7

Welche Einsatzbereiche bleiben für die Methode SA ausgeschlossen.

F.3.2.8

Nennen Sie die Regeln zur Erstellung von Datenflußdiagrammen (DFDs) und begründen Sie, warum deren Einhaltung sinnvoll ist.

F.3.2.9

Welche Aspekte eines Systems können durch SA erfaßt werden und welche nicht?

F.3.2.10

Welche Aspekte einer Organisation können mit SA erfaßt bzw. dargestellt werden?

F.3.2.11

Welche Gründe gibt es, DFDs in mehrere Ebenen aufzuspalten?

F.3.2.12

Wie wird die Konsistenz zwischen den verschiedenen Entwurfsebenen sichergestellt?

F.3.2.13

Was ist eine Mini-Spezifikation?

F.3.2.14

Welche Darstellungsformen sind für Mini-Spezifikationen (MiniSpecs, Transformationsbeschreibungen) besonders geeignet?

F.3.2.15

Was müssen Mini-Specs im Unterschied zu DFDs enthalten und was sollten Sie nicht enthalten?

F.3.2.16

Welche Darstellungsmethoden können für die Datenmodellierung eingesetzt werden?

F.3.2.17

Welche Darstellungselemente werden in der HIPO-Methode verwendet?

F.3.2.18

Welche Darstellungselemente werden in der SADT-Methode verwendet?

F.3.2.19

Erläutern Sie Darstellungselemente und Vorgehen beim Entwurf von Petrinetzen.

F.3.2.20

Beschreiben Sie das Standardformat einer Entscheidungstabelle.

3.3 Werkzeuge der Systemplanung F.3.3.1

Nennen Sie fünf Werkzeuge, die im Systemplanungsprozeß eingesetzt werden.

F.3.3.2

Versuchen Sie die Vorteile und Nachteile dieser Werkzeuge im Vergleich zur manuellen Aufgabendurchführung einzuschätzen.

F.3.3.3

Ordnen Sie den genannten Werkzeugen konkrete Phasen im Systemplanungsprozeß zu.

F.3.3.4

Ordnen Sie den genannten Werkzeugen konkrete Aufgaben im Rahmen des Systemplanungsprozesses zu.

15

16

Kontrollfragen

F.3.3.5

Nennen Sie Vor- und Nachteile, die sich bei der Verwendung von Projektplanungs-Werkzeugen ergeben können.

F.3.3.6

Welche Aktivitäten bei der Datenmodellierung können durch Werkzeuge unterstützt werden?

F.3.3.7

Nennen Sie Werkzeuge, die im Rahmen der individuellen Datenverarbeitung eingesetzt werden und charakterisieren Sie ihr Verhältnis zur Systemplanung.

3.4

CASE-Werkzeuge

F.3.4.1

Welche Ziele werden mit dem Einsatz von CASE-Werkzeugen verfolgt?

F.3.4.2

Welche Rolle spielen CASE-Werkzeuge im Systemplanungsprozeß?

F.3.4.3

Geben Sie eine Klassifikation von CASE-Werkzeugen.

F.3.4.4

Wodurch unterscheiden sich CASE-Werkzeuge gegenüber Werkzeugen zur Softwareentwicklung?

F.3.4.5

Welche Phasen im Systemplanungsprozeß werden durch CASEWerkzeuge besonders unterstützt?

F.3.4.6

Welche Aufgaben im Systemplanungsprozeß werden durch CASEWerkzeuge unterstützt?

Teil 2: Aufgaben 4. Prozeß der Systemplanung Dieses Kapitel ist so strukturiert, daß zunächst Aufgaben zu den einzelnen Phasen im Systemplanungsprozeß (Vorstudie, Feinstudie, Grobprojektierung, Feinprojektierung und Installierung) gestellt werden. Den Abschluß bilden Aufgaben, in welchen alle Phasen in einem Systemplanungsprojekt zusammengefaßt werden. Als Grundlage oder Bezugsrahmen für die Aufgabenlösung ist in der Aufgabenstellung häufig eine Fallstudie aus dem Teil 3 dieses Übungsbuches angegeben. Diese Fallstudie kann ausgetauscht werden, wodurch bei Bedarf mit geringem Aufwand neue Aufgaben "generiert" werden können. Die Bearbeitung der Aufgaben erfordert z.T. betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Wissen über betriebliche Abläufe. Eine Grundlage aus dem Blickwinkel der Wirtschaftsinformatik vermitteln die Bücher von Mertens und Scheer, welche im Literaturverzeichnis angeführt sind. Auf das vertiefende Studium einschlägiger Fachliteratur wird bei den Aufgaben nicht mehr gesondert hingewiesen. In manchen Fällen ist darüberhinaus ein "Praxiskontakt" (z.B. Erhebung von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen) als Element der Aufgabenbearbeitung vorgesehen. Darauf wird gemeinsam mit etwaigen Zusammenhängen zwischen Aufgaben unmittelbar bei der jeweiligen Aufgabe hingewiesen.

4.1

Vorstudie

A.4.1.1

Abläufe in der Warenwirtschaft Stellen Sie die Abläufe in der Warenwirtschaft an einem fiktiven Handelsunternehmen dar. Erheben Sie dazu in einem Unternehmen alle Belege, Formulare, Programme/Bildschirmmasken usw., die in diesem Bereich verwendet werden. Ergänzen Sie Ihre Ausführungen um eine Kurzdarstellung des Unternehmens und der Unternehmensumwelt (Großhandel/Einzelhandel, Branche, Wettbewerbssituation usw.). Dokumentieren Sie bei den Abläufen insbesondere die Datenflüsse und die Datenobjekte sowie die Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen.

A.4.1.2

Abläufe im Einkauf Stellen Sie die Abläufe im Einkauf an einem fiktiven Unternehmen dar. Erheben Sie dazu in einem Unternehmen alle Tätigkeiten, Ab-

18

Aufgaben

laufe, Aufgaben usw., die damit zusammenhängen. Ergänzen Sie Ihre Informationen durch das Studium einschlägiger Literatur. Erstellen Sie eine Kurzdokumentation des Unternehmens und der Untemehmensumwelt unter besonderer Berücksichtigung des Einkaufs (z.B. Handel/Industrie, Einkauf zentral oder dezentral usw.). Dokumentieren Sie bei den Abläufen insbesondere die Datenflüsse und die Datenobjekte sowie die Schnittstellen zu anderen Untemehmensbereichen. A.4.1.3

Abläufe in der Lagerverwaltung Stellen Sie die Abläufe in der Lagerverwaltung an einem fiktiven Unternehmen dar. Erheben Sie dazu in einem Unternehmen alle Belege, Formulare, Programme/Bildschirmmasken usw., die in diesem Bereich verwendet werden. Ergänzen Sie Ihre Informationen durch das Studium einschlägiger Literatur. Erstellen Sie auch eine Kurzdokumentation des Unternehmens und der Unternehmensumwelt, wobei die Lagerorganisation besonders berücksichtigt werden sollte (Lagerart, Zentrallager, ein Lager oder mehrere usw.). Dokumentieren Sie bei den Abläufen insbesondere die Datenflüsse und die Datenobjekte sowie die Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen.

A.4.1.4

Geben Sie je drei konkrete Beispiele für Sachziele und für Formalziele.

A.4.1.5

Anforderungsanalyse Warenwirtschaftsystem Legen Sie die Sachziele (Funktionsanforderungen, Leistungsanforderungen, Schnittstellenanforderungen) und die Formalziele für ein Warenwirtschaftsystem fest. Nehmen Sie bei der Aufgabenbearbeitung auf die Aufgabe A.4.1.1 Bezug.

A.4.1.6

Anforderungsanalyse Einkaufsunterstützungssystem Legen Sie die Sachziele (Funktionsanforderungen, Leistungsanforderungen, Schnittstellenanforderungen) und die Formalziele für ein Einkaufsunterstützungssystem fest. Nehmen Sie bei der Aufgabenbearbeitung auf die Aufgabe A.4.1.2 Bezug.

A.4.1.7

Anforderungsanalyse Lagerverwaltungssystem Legen Sie die Sachziele (Funktionsanforderungen, Leistungsanforderungen, Schnittstellenanforderungen) und die Formalziele für ein Lagerverwaltungssystem fest. Nehmen Sie bei der Aufgabenbearbeitung auf die Aufgabe A.4.1.3 Bezug.

Prozeß der Systemplanung

A.4.1.8

19

Erstellen einer Grundkonzeption Stellen Sie die in Fallstudie 9.3 dargestellten Technikalternativen und Verteilungskonzepte in bezug auf ihre Vor- und Nachteile gegenüber. Wählen Sie eine Variante aus und arbeiten Sie für diese Variante eine Grundkonzeption (Sollkonzept, Organisationskonzept, Techniksystem, Transportsystem) aus.

A.4.1.9

Organisationskonzepts für die Materialwirtschaft Stellen Sie die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben, Aufgabenträgern und Daten für den Einkauf im Detail dar (Filiale und Zentrale). Gehen Sie dabei von einer soll-orientierten Sichtweise aus. Verwenden Sie als Grundlage für diese Aufgabe die Fallstudie 8.1 (Ziegelwerk).

A.4.1.10

Auswahl einer Technikalternative Wählen Sie in der Fallstudie 9.3 eine Technikalternative aus. Beschreiben Sie das verwendete Auswahlverfahren kurz und dokumentieren Sie die einzelnen Schritte so, daß der Auswahlprozeß nachvollziehbar bleibt. Geben Sie einen Überblick über Auswahlverfahren und begründen Sie die von Ihnen getroffene Wahl.

4.2 Feinstudie A.4.2.1

Informationsbedarf für die Wirtschaftlichkeitsanalyse Stellen Sie das Vorgehen bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand einer Gegenüberstellung von Ist- und Sollzustand der Warenwirtschaft dar. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse selbst ist nicht durchzuführen, es ist jedoch das Verfahren zu erläutern. In der Gegenüberstellung sind alle Daten aufzulisten, die dafür benötigt werden. Aufgabe A.4.1.1 bildet die Grundlage für den Ist-Zustand, Aufgabe A.4.1.5 für den Soll-Zustand.

A.4.2.2

Informationsbedarf für die Wirtschaftlichkeitsanalyse Stellen Sie das Vorgehen bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand einer Gegenüberstellung des Ist- und Sollzustands im Einkauf dar. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse selbst ist nicht durchzuführen, es ist jedoch das Verfahren zu erläutern und in der Gegenüberstellung alle Daten aufzulisten, die dafür benötigt werden. Aufgabe A.4.1.2 bildet die Grundlage für den Ist-Zustand, Aufgabe A.4.1.6 für den Soll-Zustand.

20

Aufgaben

A.4.2.3

Informationsbedarf für die Wirtschaftlichkeitsanalyse Stellen Sie das Vorgehen bei der Wirtschaftlichkeitsanalyse anhand einer Gegenüberstellung des Ist- und Sollzustands in der Lagerverwaltung dar. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse selbst ist nicht durchzuführen, es ist jedoch das Verfahren zu erläutern und in der Gegenüberstellung alle Daten aufzulisten, die dafür benötigt werden. Aufgabe A.4.1.3 bildet die Grundlage für den Ist-Zustand, Aufgabe A.4.1.7 für den Soll-Zustand.

4.3

Grobprojektierung

A.4.3.1

Entwicklung eines Datenmodells für die Personalwirtschaft Entwickeln Sie ein Datenmodell für die Verwaltung der Personalstammdaten. Berücksichtigen Sie neben den eigentlichen Personaldaten, den Stellen und den Abteilungen vor allem noch Schulungsdaten und Ausbildungsprofile, die für viele Aufgaben der Personalwirtschaft benötigt werden. Stellen Sie das Ergebnis als ER-Diagramm dar. Beschreiben Sie die Entitäten durch ihre Attribute und Schlüsselattribute und halten Sie Besonderheiten in Form verbaler Ergänzungen fest. Vorgehensmodelle zum Entwurf von Datenmodellen und Darstellungstechniken werden in der angeführten Literatur beschrieben (z.B. Vetter 1989, Zehnder 1987, Lehner et al. 1991)

A.4.3.2

Entwicklung eines Datenmodells für die Materialwirtschaft Entwickeln Sie ein Datenmodell für die Materialwirtschaft. Verwenden Sie als Grundlage für die Aufgabenlösung die Aufgabe A.4.1.9 sowie die Fallstudie 8.1 (Ziegelwerk). Stellen Sie das Ergebnis als ER-Diagramm dar. Beschreiben Sie die Entitäten durch ihre Attribute und Schlüsselattribute und halten Sie Besonderheiten in Form verbaler Ergänzungen fest.

A.4.3.3

Formulierung von Transaktionen für die Personalwirtschaft Formulieren Sie die Menge der erforderlichen und konsistenzerhaltenden Operationen zur Manipulation des Datenbestands (= Transaktionen), die notwendig sind, um Einstellungen, Entlassungen und Umbesetzungen durchzuführen. Verwenden Sie als Grundlage das in Aufgabe A.4.3.1 entwickelte logische Datenmodell. Stellen Sie vor der Formulierung der Transaktionen eine Liste der Konsistenz- und Integritätsbedingungen auf.

Prozeß der Systemplanung

A.4.3.4

21

Formulierung von Transaktionen für die Materialwirtschaft Verwenden Sie als Grundlage das in Aufgabe A.4.3.2 entwickelte logische Datenmodell. Stellen Sie zunächst die Entitäten aus dem Bereich Einkauf mit Hilfe einer Matrix in ihrem Verwendungszusammenhang dar (Daten/Aufgaben-Matrix). Formulieren Sie Transaktionen für fünf ausgewählte Aufgaben. Achten Sie bei der Formulierung der Transaktionen darauf, daß die Konsistenzbedingungen erfüllt werden. Erarbeiten Sie dazu vorher eine Liste mit den Konsistenz- und Integritätsbedingungen.

A.4.3.5

Entwurf der Benutzerschnittstelle für die Personalwirtschaft Entwerfen Sie eine Benutzeroberfläche für ein Personalwirtschaftssystem. Die Grundlage für die Bearbeitung der Aufgabe bildet das Datenmodell von Aufgabe A.4.3.1. Neben den Funktionen zur Pflege der Stammdaten sind folgende Funktionen vorzusehen: Einstellung, Entlassung und Umbesetzung von Mitarbeitern sowie Auskünfte über die Mitarbeiterdaten nach frei wählbaren Kriterien (z.B. Ausbildung, Abteilung). Bei der Gestaltung der Benutzerschnittstelle ist auf ergonomische Anforderungen Rücksicht zu nehmen. Dazu wird das Studium zusätzlicher und einschlägiger Literatur empfohlen. Einige Vorschläge finden sich im Literaturverzeichnis (z.B. Fabian 1986, Herczeg 1986, IBM 1989, Gierlach/Jankowski 1989, Apple 1987).

A.4.3.6

Entwurf der Benutzerschnittstelle für die Materialwirtschaft Analog Aufgabe A.4.3.5, jedoch für die Materialwirtschaft. Die Grundlage für die Bearbeitung der Aufgabe bildet das Datenmodell von Aufgabe A.4.3.2. Die betriebswirtschaftlichen Funktionen können der Daten/Aufgaben-Matrix (Aufgabe A.4.3.4) entnommen werden. Diese sind noch um entsprechende Funktionen für die Stammdatenpflege zu ergänzen.

4.4 Feinprojektierung und Installierung A.4.4.1

Die in Aufgabe A.4.3.5 entworfenen Benutzerschnittstellen sind mit einem geeigneten Werkzeug (z.B. Prototyper, Prokit Workbench oder 4th-Dimension) als Prototyp zu implementieren.

A.4.4.2

Die in Aufgabe A.4.3.6 entworfenen Benutzerschnittstellen sind mit einem geeigneten Werkzeug (z.B. Prototyper, Prokit Workbench oder 4th-Dimension) als Prototyp zu implementieren.

22

4.5

Aufgaben

Systemplanungsprojekte

Bei den nachfolgenden Aufgaben geht es um die zusammenhängende Durchführung aller Schritte im Systemplanungsprozeß. "Exemplarisch" werden zwei Systemplanungsprojekte vorgestellt. Im ersten Projekt soll ein W a r e n w i r t schaftssystem für den Möbelhandel entwickelt werden. Die einzelnen Aufgaben entsprechen einer Phase oder dem Teil einer Phase. Das Ergebnis einer Aufgabe ist jeweils Ausgangspunkt für die nächste Aufgabe. A.4.5.1

Projektplanung Entwerfen Sie einen Projektplan (Zeit- und Terminplan, Personalplan usw.) für das nachfolgend dargestellte Systemplanungsprojekt. Dieser Projektplan dient als Grundlage für die Projektüberwachung und -Steuerung. Er ist mit dem Projektfortschritt zu verfeinern und zu aktualisieren. Erstellen Sie eine Dokumentationssystematik, auf deren Grundlage alle Zwischenergebnisse und Unterlagen projektbegleitend dokumentiert und archiviert werden.

A.4.5.2

Unternehmens- und Situationsanalyse Grundlage für diese Aufgabe ist die Beschreibung eines fiktiven Möbel- und Einrichtungshauses (Fallstudie 7.2). Bezüglich der allgemeinen Funktionen und Aufgaben der Warenwirtschaft bzw. von Warenwirtschaftssystemen wird auf die einschlägige Fachliteratur verwiesen. Präzisieren und ergänzen Sie die Aufbauorganisation des Möbelhandelsuntemehmens. Dokumentieren und erläutern Sie alle zusätzlichen Annahmen zum Unternehmen und zur Organisation, die Sie treffen. Stellen Sie die Zuordnung von Aufgaben und Aufgabenträgern in einer Matrix dar (Aufgaben/Aufgabenträger-Matrix). Gehen Sie von den Abläufen der Warenwirtschaft aus, die in der Fallstudie beschrieben sind, und vervollständigen Sie diese. Stellen Sie die Abläufe mit einem geeigneten Darstellungsmittel grafisch dar; achten Sie dabei insbesondere auf eine geschlossene und zusammenhängende Darstellung ("Warenwirtschaftskreis"). Dokumentieren Sie die Datenflüsse und Datenobjekte sowie die Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen gesondert.

A.4.5.3

Zielformulierung für das Warenwirtschaftssystem Legen Sie die Sachziele (Funktionsanforderungen, Leistungsanforderungen, Schnittstellenanforderungen) und die Formalziele für das Warenwirtschaftsystem fest.

Prozeß der Systemplanung

A.4.5.4

23

Anforderungsanalyse und Überarbeitung der Zielformulierung Bilden Sie aus den Sachzielen Aufgaben. Achten Sie dabei darauf, daß nur solche Aufgaben formuliert werden, für die eine DVUntersttitzung angestrebt wird. Um die Konsistenz der Entwurfsdokumente zu erhalten, sind gegebenenfalls auch die Ziele zu überarbeiten und anzupassen. Zur Buchhaltung, zum Rechnungswesen sowie zur Lohn- und Gehaltsverrechnung (z.B. Provisionsabrechnung) sind die erforderlichen Schnittstellen vorzusehen. Ordnen Sie die Daten aus den Ablaufbeschreibungen (Aufgabe A.4.5.2) den ermittelten Aufgaben (Aufgaben/Daten-Matrix) und den Aufgabenträgern (Aufgabenträger/Daten-Matrix) zu. Achten Sie bei der Darstellung des Ergebnisses auf mögliche Unterschiede zwischen der Zentrale und den Filialen.

A.4.5.5

Entwurf alternativer Sollkonzepte und Techniksysteme Entwerfen Sie Alternativen zur Verteilung der Aufgaben und der Daten (Zuordnung zu Aufgabenträgern und Geräten, räumliche und geografische Verteilung). Ermitteln Sie alternative Techniksysteme zu den vorgeschlagenen Verteilungsvorschlägen. Gehen Sie in beiden Fällen von einer soll-orientierten Sichtweise, d.h. von den formulierten Sach- und Formalzielen, aus.

A.4.5.6

Auswahl einer Grundkonzeption Beschreiben Sie die Vor- und Nachteile der in Aufgabe A.4.5.5 entworfenen alternativen Sollkonzepte und Techniksysteme. Verwenden Sie zur Beurteilung auch die Formal- und Sachziele (Aufgabe A.4.5.3). Überarbeiten bzw. präzisieren Sie jene Ziele, die für diesen Zweck nicht hinreichend genau beschrieben wurden. Wählen Sie eine Lösungsvariante (= Grundkonzeption) aus den alternativen Sollkonzepten und Techniksystemen aus und dokumentieren Sie diese. Erläutern Sie das von Ihnen verwendete Auswahlverfahren. Dokumentieren Sie die einzelnen Schritte im Auswahlverfahren so, daß der Auswahlprozeß nachvollziehbar ist.

A.4.5.7

Entwicklung der angepaßten Grundkonzeption Die in Aufgabe A.4.5.6 ausgewählte Lösungsvariante ist zu verfeinern. Das Sollkonzept und das Techniksystem sind in einem detaillierten Organisationskonzept zusammenzufassen, wobei jetzt auch der Ist-Zustand (d.h. unternehmensspezifische Rahmenbedingungen, akute Engpässe, Prioritäten usw.) berücksichtigt werden soll.

24

Aufgaben

Informationen über den Ist-Zustand geben die Fallstudie und die Lösung zu Aufgabe A.4.5.2. Stellen Sie insbesondere auch die zukünftigen Abläufe der Warenwirtschaft aus datenorientierter Sicht (z.B. als Datenflußdiagramm unter Verwendung der Methode Structured Analysis) dar. A.4.5.8

Entwurf des logischen Datenmodells Entwerfen Sie das logische Datenmodell für das Warenwirtschaftssystem. Im Mittelpunkt stehen Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten sowie die Bewegungsdaten, die sich aus den Geschäftsvorfällen ergeben. Verwenden Sie als Basis die Datenflüsse und Datenobjekte, die in Aufgabe A.4.5.7 dokumentiert wurden. Gehen Sie bei der Datenmodellierung in zwei Schritten vor: a) Entwurf von Teil-Datenmodellen (Einkauf, Lager, Verkauf usw.); b) Integration der Teil-Datenmodelle in einem Gesamtmodell. Verwenden Sie ER-Diagramme zur Darstellung der Datenmodelle. Aktualisieren Sie das Datenflußdiagramm (Aufgabe A.4.5.7), wenn sich durch die Datenmodellierung Rückwirkungen auf die dort festgelegten Abläufe ergeben.

A.4.5.9

Normalisierung des Datenmodells und Konzeption der Datenbank Leiten Sie aus den ER-Diagrammen (Aufgabe A.4.5.8) eine detaillierte Datenbank-Konzeption ab, die dann als Basis für die Implementierung dient. Erstellen Sie zunächst eine genaue Beschreibung der Entitäten (Attribute, Verwendungsart, Schlüsselattribute, Konsistenzbedingungen, Wertebereiche und Plausibilitätsangaben zu den Attributen usw.). Überführen Sie das Datenmodell anschließend in die dritte Normalform. Transformieren Sie das logische Datenmodell in ein physisches Modell. Legen Sie Schlüssel, Suchargumente, Charakteristik der Datenfelder (numerisch, alphabetisch, Anzahl der Zeichen), Indizierung und Sortierfolge fest. Beachten Sie bei der Wahl des Speichermediums seine technischen Eigenschaften (z.B. Zugriffsgeschwindigkeit) und den voraussichtlichen Speicherbedarf. Berücksichtigen Sie dabei insbesondere das aktuelle Mengengerüst, die voraussichtlichen Veränderungen der Datenmengen, die vorgesehene Aufbewahrungsfrist für die Daten, die Zugriffshäufigkeit sowie Anforderungen an die Zugriffszeit (jeweils pro Entität, Relation bzw. Datei). Für die Überleitung von Daten in die Buchhaltung, das Rechnungswesen usw. sind Schnittstellen (z.B. definierte Übergabedateien) vorzusehen.

Prozeß der Systemplanung

25

Aktualisieren Sie das Datenflußdiagramm (Aufgabe A.4.5.7), wenn sich durch die Datenbank-Konzeption Rückwirkungen auf die dort festgelegten Abläufe ergeben. A.4.5.10

Formulierung der Transaktionen Formulieren Sie unter Verwendung der Grundkonzeption und der Datenbank-Konzeption die Transaktionen, d.h. erstellen Sie die Menge der erforderlichen und konsistenzerhaltenden Operationen zur Manipulation des Datenbestands. Aktualisieren Sie zunächst die Aufgaben/Daten-Matrix (Aufgabe A.4.5.4), indem Sie die Entitäten mit Hilfe der Matrix in ihrem Verwendungszusammenhang darstellen. Ergänzen Sie die betrieblichen Funktionen um jene Funktionen, die aus DV-technischen Gründen benötigt werden (z.B. Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten). Achten Sie bei der Formulierung der Transaktionen darauf, daß die Konsistenzbedingungen erfüllt werden (z.B. Löschung eines Artikels nur dann, wenn keine Artikelbewegungen vorliegen; keine Löschung eines Kunden, für den ein offener Auftrag vorliegt). Unter Umständen kann noch einmal die Anpassung des Datenmodells (Entitäten, Beziehungen) bzw. der Datenbank-Konzeption erforderlich sein.

A.4.5.11

Entwurf der Benutzerschnittstellen Entwerfen Sie die Benutzerschnittstelle(n) für die Transaktionen, die in Aufgabe A.4.5.10 formuliert wurden. Als Teilaufgabe beim Entwurf der Benutzerschnittstellen wird hier neben der Dialoggestaltung auch die Festlegung der Batchabläufe verstanden. Die in der Grundkonzeption vorgesehenen Funktionen sind in Form von Eingabe- und Ausgabemasken, Druckvorlagen und Datensatzstrukturen darzustellen. Nehmen Sie bei der Masken- und Dialoggestaltung auf ergonomische Anforderungen Rücksicht. Legen Sie sowohl die ablaufmäßige Verknüpfung der einzelnen Bildschirmmasken innerhalb einer Transaktion (Maskenfolge, Dialogführung) fest als auch die Beziehungen zwischen den Transaktionen (Verknüpfung im Menu- oder Fenstersystem), d.h. die mögliche Reihenfolge ihrer Ausführung.

A.4.5.12

Entwicklungeines Prototyps Die in Aufgabe A.4.5.11 entworfenen Benutzerschnittstellen sind mit einem geeigneten Werkzeug, das die Entwicklung von Prototypen unterstützt, zu implementieren (z.B. Prototyper, 4th-Dimen-

26

Aufgaben

sion). Beschränken Sie sich dabei auf den Dialogteil des Warenwirtschaftssystems. A.4.5.13

Erstellen des Projektabschluß-Berichtes Fassen Sie den Projektverlauf und die wichtigsten Vorkommnisse in einem abschließenden Bericht zusammen. Dieser sollte auch eine zusammenfassende Gegenüberstellung der Planungsdaten (Soll/IstVergleich), eine Beurteilung des Projekterfolgs (prozeß- und ergebnisbezogen) sowie Verbesserungsvorschläge zur Projektorganisation enthalten. Anzuschließen ist ferner die vollständige Dokumentation der Projektergebnisse.

A.4.5.14

Zusatzaufgabe: Erstellen eines Sicherungskonzepts Entwickeln Sie für das Warenwirtschaftssystem ein umfassendes Sicherungskonzept. Neben technischen und organisatorischen Vorkehrungen für die Datensicherung (Generationenprinzip, Auslagerung von Datenträgern, Sicherungsrhythmus, Sicherungsprogramme, Restart- und Wiederanlaufprozeduren, Notorganisation usw.) sind insbesondere auch Maßnahmen für den Datenschutz zu konzipieren (z.B. Zugriffsschutz, Paßword-Hierarchie). Die Sicherungsabläufe sind im Detail zu dokumentieren und auch im bestehenden Sollkonzept (Datenmodell, Transaktionen, Benutzerschnittstellen usw.) zu integrieren.

Weitere Systemplanungsprojekte können nach dieser Vorlage unter Verwendung der Fallstudien (siehe Teil 3 des Übungsbuches) und/oder Beschränkung auf einen Teilbereich des Unternehmens (Geschäftsfeld, Sparte oder funktionaler Teilbereich wie Einkauf, Lager, Produktion usw.) mit geringem Aufwand konstruiert werden. Dies wird nachfolgend am zweiten Projekt demonstriert, in dem ein Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem entwickelt werden soll.

A.4.5.15

Projektplanung Entwerfen Sie einen Projektplan (Zeit- und Terminplan, Personalplan usw.) für das nachfolgend dargestellte Systemplanungsprojekt. Dieser Projektplan dient als Grundlage f ü r die Projektüberwachung und -Steuerung. Er ist mit dem Projektfortschritt zu verfeinern und zu aktualisieren. Erstellen Sie eine Dokumentationssystematik, auf deren Grundlage alle Zwischenergebnisse und Unterlagen projektbegleitend dokumentiert und archiviert werden.

Prozeß der Systemplanung

A.4.5.16

27

Unternehmens- und Situationsanalyse Grundlage für diese Aufgabe ist die Beschreibung der Funktionen und Aufgaben im Einkauf und in der Lagerverwaltung. Nehmen Sie dazu Kontakt mit einem Unternehmen Ihrer Wahl auf (Handel oder Industrie). Erfassen und dokumentieren Sie in diesem Unternehmen die Funktionen und Abläufe in den genannten Bereichen. Benutzen Sie als ergänzende Informationsquellen einschlägige Fachzeitschriften und Fachbücher. Die verwendete Literatur ist im Rahmen der schriftlich ausgearbeiteten Lösung anzuführen. Erstellen Sie auch eine Kurzdokumentation der Unternehmensziele, der Organisation sowie der Geschäftsfelder und achten Sie bei der Erhebung insbesondere auf das aktuelle Mengengerüst sowie auf das voraussichtliche Wachstum (Datenvolumen, Anzahl der Geschäftsfälle usw.). Stellen Sie die Abläufe mit einem geeigneten Darstellungsmittel grafisch dar. Dokumentieren Sie die Datenflüsse und Datenobjekte sowie die Schnittstellen zu anderen Untemehmensbereichen gesondert. Dokumentieren und erläutern Sie alle zusätzlichen Annahmen zum Unternehmen und zur Organisation, die Sie für die weitere Bearbeitung im Systemplanungsprojekt treffen. Stellen Sie die Zuordnung von Aufgaben und Aufgabenträgern in einer Matrix dar (Aufgaben/Aufgabenträger-Matrix).

A.4.5.17

Zielformulierung für das Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem Legen Sie die Sachziele (Funktionsanforderungen, Leistungsanforderungen, Schnittstellenanforderungen) und die Formalziele für das Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem fest.

A.4.5.18

Anforderungsanalyse und Überarbeitung der Zielformulierung Bilden Sie aus den Sachzielen Aufgaben. Achten Sie dabei darauf, daß nur mehr solche Aufgaben angeführt werden, für die eine DVUnterstützung angestrebt wird. Um die Konsistenz der Entwurfsdokumente zu erhalten, sind gegebenenfalls auch die Ziele zu überarbeiten und anzupassen. Zur Buchhaltung und zum Rechnungswesen sind die erforderlichen Schnittstellen vorzusehen. Ordnen Sie die Daten aus den Ablaufbeschreibungen (Aufgabe A.4.5.16) den ermittelten Aufgaben (Aufgaben/Daten-Matrix) und den Aufgabenträgern (Aufgabenträger/Daten-Matrix) zu. Achten Sie dabei insbesondere auf die spezifische Unternehmenssituation (Zentrallager, Außenlager, Einkauf zentral/dezentral usw.).

28

Aufgaben

A.4.5.19

Entwurf alternativer Sollkonzepte und Techniksysteme Entwerfen Sie Alternativen zur Verteilung der Aufgaben und der Daten (Zuordnung zu Aufgabenträgern und Geräten, räumliche und geografische Verteilung). Ermitteln Sie alternative Techniksysteme zu den vorgeschlagenen Verteilungsvorschlägen. Gehen Sie in beiden Fällen von einer soll-orientierten Sichtweise, d.h. von den formulierten Sach- und Formalzielen, aus.

A.4.5.20

Auswahl einer Grundkonzeption Beschreiben Sie die Vor- und Nachteile der in Aufgabe A.4.5.19 entworfenen alternativen Sollkonzepte und Techniksysteme. Verwenden Sie zur Beurteilung auch die Formal- und Sachziele (Aufgabe A.4.5.17). Überarbeiten bzw. präzisieren Sie jene Ziele, die für diesen Zweck nicht hinreichend genau beschrieben wurden. Wählen Sie eine Lösungsvariante (= Grundkonzeption) aus den alternativen Sollkonzepten und Techniksystemen aus und dokumentieren Sie diese. Erläutern Sie das von Ihnen verwendete Auswahlverfahren. Dokumentieren Sie die einzelnen Schritte im Auswahlverfahren so, daß der Auswahlprozeß nachvollziehbar ist.

A.4.5.21

Entwicklung der angepaßten Grundkonzeption Die in Aufgabe A.4.5.20 ausgewählte Lösungsvariante ist zu verfeinern. Das Sollkonzept und das Techniksystem sind in einem detaillierten Organisationskonzept zusammenzufassen, wobei jetzt auch der Ist-Zustand (d.h. unternehmensspezifische Rahmenbedingungen, akute Engpässe, Prioritäten usw.) berücksichtigt werden soll. Informationen über den Ist-Zustand finden sich in der Lösung zu Aufgabe A.4.5.16. Stellen Sie insbesondere auch die zukünftigen Abläufe aus datenorientierter Sicht (z.B. als Datenflußdiagramm unter Verwendung der Methode Structured Analysis) dar.

A.4.5.22

Entwurf des logischen Datenmodells Entwerfen Sie das logische Datenmodell für das Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem. Im Mittelpunkt stehen Artikel- und Lieferantendaten sowie die Bewegungsdaten, die sich aus Bestellung, Lieferung und sonstigen Lagerbewegungen (z.B. Lagerentnahmen, Inventurbuchungen) ergeben. Verwenden Sie als Basis die Datenflüsse und Datenobjekte, die in Aufgabe A.4.5.21 dokumentiert wurden. Verwenden Sie ER-Diagramme zur Darstellung des Datenmodells.

Prozeß der Systemplanung

29

Aktualisieren Sie das Datenflußdiagramm (Aufgabe A.4.5.21), wenn sich durch die Datenmodellierung Rückwirkungen auf die dort festgelegten Abläufe ergeben. A.4.5.23

Normalisierung des Datenmodells und Konzeption der Datenbank Leiten Sie aus den ER-Diagrammen (Aufgabe A.4.5.22) eine detaillierte Datenbank-Konzeption ab, die dann als Basis für die Implementierung dient. Erstellen Sie zunächst eine genaue Beschreibung der Entitäten (Attribute, Verwendungsart, Schlüsselattribute, Konsistenzbedingungen, Wertebereiche und Plausibilitätsangaben zu den Attributen usw.). Überführen Sie das Datenmodell anschließend in die dritte Normalform. Transformieren Sie das logische Datenmodell in ein physisches Modell. Legen Sie Schlüssel, Suchargumente, Charakteristik der Datenfelder (numerisch, alphabetisch, Anzahl der Zeichen), Indizierung und Sortierfolge fest. Beachten Sie bei der Wahl des Speichermediums seine technischen Eigenschaften (z.B. Zugriffsgeschwindigkeit) und den voraussichtlichen Speicherbedarf. Berücksichtigen Sie dabei auch das aktuelle Mengengerüst, die voraussichtlichen Veränderungen der Datenmengen, die vorgesehene Aufbewahrungsfrist für die Daten, die Zugriffshäufigkeit sowie Anforderungen an die Zugriffszeit (jeweils pro Entität, Relation bzw. Datei). Für die Überleitung von Daten in die Buchhaltung, das Rechnungswesen usw. sind Schnittstellen (z.B. definierte Übergabedateien) vorzusehen. Aktualisieren Sie das Datenflußdiagramm (Aufgabe A.4.5.21), wenn sich durch die Datenbank-Konzeption Rückwirkungen auf die dort festgelegten Abläufe ergeben.

A.4.5.24

Formulierung der Transaktionen Formulieren Sie unter Verwendung der Grundkonzeption und der Datenbank-Konzeption die Transaktionen, d.h. erstellen Sie die Menge der erforderlichen und konsistenzerhaltenden Operationen zur Manipulation des Datenbestands. Aktualisieren Sie zunächst die Aufgaben/Daten-Matrix (Aufgabe A.4.5.18), indem Sie die Entitäten mit Hilfe der Matrix in ihrem Verwendungszusammenhang darstellen. Ergänzen Sie die betrieblichen Funktionen um jene Funktionen, die aus DV-technischen Gründen benötigt werden (z.B. Neuanlage, Änderung und Löschung von Daten). Achten Sie bei der Formulierung der Transaktionen darauf, daß die Konsistenzbedingungen erfüllt werden (z.B. Löschung eines

30

Aufgaben Artikels nur dann, wenn keine Artikelbewegungen vorliegen; keine Löschung eines Kunden, für den ein offener Auftrag vorliegt). Unter Umständen kann noch einmal die Anpassung des Datenmodells (Entitäten, Beziehungen) bzw. der Datenbank-Konzeption erforderlich sein.

A.4.5.25

Entwurf der Benutzerschnittstellen Entwerfen Sie die Benutzerschnittstelle(n) für die Transaktionen, die in Aufgabe A.4.5.24 formuliert wurden. Als Teilaufgabe beim Entwurf der Benutzerschnittstellen wird hier neben der Dialoggestaltung auch die Festlegung eventuell erforderlicher Batchabläufe verstanden. Die in der Grundkonzeption vorgesehenen Funktionen sind in Form von Eingabe- und Ausgabemasken, Druckvorlagen und Datensatzstrukturen darzustellen. Nehmen Sie bei der Maskenund Dialoggestaltung auf ergonomische Anforderungen Rücksicht. Legen Sie sowohl die ablaufmäßige Verknüpfung der einzelnen Bildschirmmasken innerhalb einer Transaktion (Maskenfolge, Dialogführung) fest als auch die Beziehungen zwischen den Transaktionen (Verknüpfung im Menu- oder Fenstersystem), d.h. die mögliche Reihenfolge ihrer Ausführung.

A.4.5.26

Entwicklung eines Prototyps Die in Aufgabe A.4.5.25 entworfenen Benutzerschnittstellen sind mit einem geeigneten Werkzeug, das die Entwicklung von Prototypen unterstützt, zu implementieren (z.B. Prototyper, 4th-Dimension). Beschränken Sie sich dabei auf den Dialogteil des Einkaufsund Lagerverwaltungssystems.

A.4.5.27

Erstellen des Projektabschluß-Berichtes Fassen Sie den Projektverlauf und die wichtigsten Vorkommnisse in einem abschließenden Bericht zusammen. Dieser sollte auch eine zusammenfassende Gegenüberstellung der Planungsdaten (Soll/IstVergleich), eine Beurteilung des Projekterfolgs (prozeß- und ergebnisbezogen) sowie Verbesserungsvorschläge zur Projektorganisation enthalten. Anzuschließen ist ferner die vollständige Dokumentation der Projektergebnisse.

A.4.5.28

Zusatzaufgabe: Erstellen eines Sicherungskonzepts Entwickeln Sie für das Einkaufs- und Lagerverwaltungssystem ein umfassendes Sicherungskonzept. Neben technischen und organisatorischen Vorkehrungen für die Datensicherung (Generationenprinzip, Auslagerung von Datenträgern, Sicherungsrhythmus, Siehe-

Prozeß der Systemplanung

31

rungsprogramme, Restart- und Wiederanlaufprozeduren, Notorganisation usw.) sind insbesondere auch Maßnahmen für den Datenschutz zu konzipieren (z.B. Zugriffsschutz, Paßword-Hierarchie). Die Sicherungsabläufe sind im Detail zu dokumentieren und auch im bestehenden Sollkonzept (Datenmodell, Transaktionen, Benutzerschnittstellen usw.) zu integrieren.

5. Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß Dieses Kapitel enthält Aufgaben, die im Systemplanungsprozeß eine besonders wichtige Rolle spielen. Überschneidungen zum Kapitel 4 lassen sich dabei nicht vermeiden. Im Unterschied zu Kapitel 4 stehen jedoch die Teilaufgaben selbst und nicht ihre Stellung bzw. Verbindung zu einer Phase im Systemplanungsprozeß im Vordergrund. Ähnlich wie bei den Aufgaben zum Prozeß der Systemplanung (Kapitel 4) können auch hier neue Aufgaben generiert werden, indem der Kontext der Aufgabe verändert wird (z.B. Austausch der Fallstudie, Änderung des betrieblichen Funktionalbereichs).

5.1 Projektmanagement A.5.1.1

Projektorganisation Analysieren Sie die Grundlage des Projektes, das in Fallstudie 9.2 beschrieben wird. Beantworten Sie die am Schluß der Fallstudie formulierten Fragen. Entwerfen Sie mit diesen Voraussetzungen eine geeignete Projektorganisation und begründen Sie die von Ihnen gewählte Organisationsform.

A.5.1.2

Beschreiben Sie die weitere Vorgehensweise im Projekt zu Aufgabe A.5.1.1 und entwickeln Sie einen Übersichtsnetzplan.

A.5.1.3

Aufwandschätzung Für die gesamten Aufgaben im Einkauf und in der Lagerverwaltung soll eine vollständig neue Individualsoftware entwickelt werden. Das Projekt soll unter Ihrer Leitung durchgeführt werden. Es stehen Ihnen vier Programmierer mit mehrjähriger Erfahrung auf der vorhandenen DV-Anlage (relationale Datenbank, Programmiersprachen: Cobol und eine 4GL) zur Verfügung. Grundlage für die Aufgabenbearbeitung bildet die Fallstudie 8.1. Wählen Sie ein Verfahren für die Aufwandschätzung aus. Erläutern Sie Ihre Auswahl und führen Sie die Aufwandschätzung durch. Dokumentieren Sie das Schätzergebnis in einer nachvollziehbaren Form.

A.5.1.4

Projektplanung Erstellen Sie für das Projekt in Aufgabe A.5.1.3 einen Grobnetzplan. Projektstart ist der Beginn des nächsten Monats. Das Projekt sollte in spätestens 18 Monaten abgeschlossen sein (einschließlich Installierung). Leiten Sie aus dem Grobnetzplan Balkendiagramme für die zeitliche Anordnung der Tätigkeiten, für die Aufgabenzu-

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

33

Ordnung zu den einzelnen Projektmitarbeitern sowie für weitere Pläne, die Sie für die Projektdurchführung benötigen, ab. Weisen Sie auf voraussichtliche personelle oder terminliche Engpässe gesondert hin. A.5.1.5

Verfeinern des Projektplans Überarbeiten und aktualisieren Sie den in Aufgabe A.5.1.4 erstellten Grobnetzplan. Erstellen Sie einen Detailnetzplan für die Phasen bis zum Erstellen der Grundkonzeption. Heben Sie die Änderungen gegenüber der ersten Netzplanversion hervor.

A.5.1.6

Meilensteinliste für die Einführung von Standardsoftware Erstellen Sie eine Meilensteinliste für die Auswahl und Einführung eines Standardsoftwarepaketes in den Bereichen Buchhaltung und Kostenrechnung. Die Meilensteinliste soll als Mindestanforderung auch einen realistischen Zeitplan sowie die personellen Zuständigkeiten enthalten. Verwenden Sie als Grundlage das Fallbeispiel 7.3 (KFZ-Handel und Reparatur).

A.5.1.7

Entwerfen Sie einen Gliederungsvorschlag für ein Projekt- bzw. Verfahrenshandbuch.

A.5.1.8

Entwerfen Sie ein Formular für einen Projektstatusbericht.

A.5.1.9

Projektvorbereitung Analysieren Sie die Grundlage des Projektes, das in Fallstudie 9.6 beschrieben wird. Vergleichen Sie das vorgeschlagene Phasenkonzept mit der Phaseneinteilung, die in diesem Übungsbuch verwendet wird. Beurteilen Sie den geplanten Methodeneinsatz. Welche Fähigkeiten und Eigenschaften sollte der Projektleiter haben? Entwickeln Sie einen Zeitplan und einen Kostenplan für die Projektdurchführung. Für die Projektarbeit stehen unter Ihrer Leitung drei erfahrene Programmierer und ein Organisator zur Verfügung. Wann könnte das Projekt frühestens abgeschlossen sein?

5.2

Datenmodellierung

A.5.2.1

Finden Sie für die Begriffe, die im relationalen Datenmodell verwendet werden, mindestens drei Beispiele aus betrieblichen Anwendungsbereichen.

34

Aufgaben

A.5.2.2

Zeigen Sie verschiedene Darstellungsformen für Datenmodelle an einem Beispiel.

A.5.2.3

Nennen Sie für die Beziehungen, die zwischen Entitätsmengen möglich sind, jeweils zwei konkrete Beispiele aus betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen.

A.5.2.4

Stellen Sie die Regeln für die 1. bis 3. Normalform an einem Anwendungsbeispiel dar.

A.5.2.5

Datenmodell für den Einkauf und die Lagerverwaltung Für die Aufgabenbereiche Einkauf und Lagerverwaltung ist ein logisches Datenmodell zu entwickeln (Artikel-Lieferanten-Datenbank sowie alle damit zusammenhängenden Bewegungsdaten). Grundlage für die Aufgabenbearbeitung bildet die Fallstudie 7.2 (Möbelhandel). Stellen Sie das Ergebnis als ER-Diagramm dar. Beschreiben Sie die Entitäten durch ihre Attribute und Schlüsselattribute und halten Sie Besonderheiten in Form verbaler Ergänzungen fest.

A.5.2.6

Datenmodell für einen Lebensmittel-Einzelhändler Entwickeln Sie ein logisches Datenmodell für ein LebensmittelEinzelhandelsunternehmen und stellen Sie das Datenmodell als ERDiagramm dar. Das Datenmodell soll die gesamte Warenbewirtschaftung umfassen, d.h. die artikelgenaue Erfassung aller Warenbewegungen vom Zugang bis zum Verkauf unterstützen (geschlossener Warenwirtschaftskreis). Beschreiben Sie die Entitäten durch ihre Attribute und Schlüsselattribute.

A.5.2.7

Datenmodell für das Einwohner- und Meldewesen Für die Aufgaben des Einwohner- und Meldewesens (Personenstandsregister) ist ein logisches Datenmodell zu entwickeln. Grundlage für die Aufgabenbearbeitung bildet die Fallstudie 7.5 (Kommunalverwaltung). Verwenden Sie als ergänzende Information die Daten eines Meldescheins. Zu berücksichtigen sind Anmeldung, Abmeldung, Umzug sowie Geburts- und Sterbefälle. Häufige Anfragen betreffen die aktuellen Meldedaten einer Person, die Bewegungsdaten (Wohnsitzwechsel) innerhalb eines bestimmten Zeitraums sowie Personen, die unter einer bestimmten Adresse gemeldet sind. Neben den üblichen personenbezogenen Daten sind insbesondere auch die Verwandschaftsverhältnisse der gespeicherten Personen abzubilden (z.B. für Schuleinschreibung, Familienbeihilfe u.ä.).

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

35

Stellen Sie das Ergebnis als ER-Diagramm dar. Beschreiben Sie die Entitäten durch ihre Attribute und Schlüsselattribute und halten Sie Besonderheiten in Form verbaler Ergänzungen fest. A.5.2.8

Datenmodell für eine Bibliothek Entwickeln Sie ein logisches Datenmodell für die Unterstützung der Aufgaben einer Bibliothek (nur Bücher). Gehen Sie bei der Bildung der Entitäten von folgenden Funktionen aus: • • • • •

Entlehnvorgang; Autorenverzeichnis; Stichwortverzeichnis; Überprüfung ob ein Buch entlehnt ist und wer es entlehnt hat; Auflistung aller Bücher, die eine bestimmte Person entlehnt hat.

Stellen Sie Ihre Lösung grafisch als ER-Diagramm dar und listen Sie für jede Entität die zugehörigen Attribute auf. A.5.2.9

Datenmodell für die Zeitschriftenverwaltung Entwickeln Sie ein Datenmodell für die Verwaltung der Zeitschriften in einer Zeitschriftenbibliothek. Jede Zeitschrift wird periodisch (z.B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich) herausgegeben. Die Hefte einer Zeitschrift können in mehreren Exemplaren aufliegen. Einzelne Hefte können entlehnt werden. Der Entlehn Vorgang soll daher durch das Zeitschriftenverwaltungssystem unterstützt werden. Wichtig sind darüberhinaus folgende Informationen: Seit wann und bis wann ist die Zeitschrift abonniert? Wieviele Exemplare eines Heftes sind nicht entlehnt? Wer hat ein bestimmtes Heft entlehnt? Welche Hefte hat eine Person gerade entlehnt? Weiters soll das System Informationen über die in den Zeitschriften publizierten Artikeln zur Verfügung stellen. Dabei soll ein Artikel über den/die Verfasser des Artikels und über die einem Artikel zugeordneten Schlagworte gesucht werden können.

A.5.2.10

Datenmodell für ein Schallplattengeschäft Entwickeln Sie ein logisches Datenmodell für die Unterstützung der Aufgaben in einem Schallplattengeschäft (Platten Kassetten, CDs). Aus marketingpolitischen Gründen soll nachvollziehbar sein, welcher Kunde welche Produkte gekauft hat. Dabei ist zu berücksichtigen, daß ein Kunde z.B. mehrere verschiedene Platten, aber auch mehrere Exemplare einer Platte kaufen kann. Das geplante Informationssystem soll den Verkäufer bei Kundenanfragen unterstützen (z.B. Verfügbarkeit eines Produkts mit einem

36

Aufgaben bestimmten Titel, Produkte eines bestimmten Interpreten oder einer Musikrichtung). Jedes Produkt kann von einem oder mehreren Interpreten stammen. Die Unterstützung soll auch das Bestellwesen einbeziehen (Drucken der Bestellpapiere, Evidenzhaltung von Bestellungen, Benachrichtigung des Kunden). Eine Bestellung richtet sich jeweils an einen bestimmten Verlag. Jede Bestellung kann verschiedene Produkte sowie mehrere Exemplare eines Produkts umfassen.

A.5.2.11

Datenmodell für den Lehrbetrieb einer Universität Entwickeln Sie ein logisches Datenmodell für ein Lehrveranstaltungs-Informationssystem einer Universität. Jedes Institut bietet pro Semester mehrere Lehrveranstaltungen an. Die Personendaten sind getrennt nach Lehrveranstaltungsleitern und Studenten zu führen. Die Lehrveranstaltungen können von einem oder mehreren Lehrveranstaltungsleiter betreut werden. Studenten können pro Semester für keine, eine oder mehrere Lehrveranstaltungen eingeschrieben sein (Inskription). Manche Lehrveranstaltungen erfordern darüber hinaus eine persönliche Anmeldung und/oder den positiven Abschluß anderer Lehrveranstaltungen. Das Informationssystem soll zur Priifungsadministration, zur Inskription, zur Erstellung des Lehrveranstaltungs-Verzeichnisses sowie für Auskünfte verwendbar sein.

A.5.2.12

Datenmodell für einen KFZ-Betrieb Entwickeln Sie ein logisches Datenmodell für einen KFZ-Betrieb (Fallbeispiel 7.3). Folgende Funktionen sind zu berücksichtigen: • Neuwagenverkauf; • Gebrauchtwagenverkauf; • Reparaturabwicklung. Funktionen wie Buchhaltung, Lohnverrechnung, Vertreterabrechnung usw. können vernachlässigt werden. Stellen Sie Ihre Lösung grafisch als ER-Diagramm dar und listen Sie für jede Entität die zugehörigen Attribute auf.

A.5.2.13

Erstellen Sie für das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.5 eine Liste der Konsistenz- und Integritätsbedingungen.

A.5.2.14

Erstellen Sie für das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.6 eine Liste der Konsistenz- und Integritätsbedingungen.

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

37

A.5.2.15

Erstellen Sie für das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.7 eine Liste der Konsistenz- und Integritätsbedingungen.

A.5.2.16

Erstellen Sie für das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.8 eine Liste der Konsistenz- und Integritätsbedingungen.

A.5.2.17

Normalisierung Transformieren Sie das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.5 in die dritte Normalform.

A.5.2.18

Normalisierung Transformieren Sie das Datenmodell in Aufgabe A.5.2.6 in die dritte Normalform.

A.5.2.19

Informationsbedarf für die Datenmodellierung Erheben Sie in einem Handelsunternehmen alle Belege, Formulare, Karteikarten usw., die im Einkauf und in der Lagerverwaltung verwendet werden. Leiten Sie daraus die Entitäten und Attribute für die Datenmodellierung ab. Dokumentieren Sie gesondert jene Attribute, die nicht mehr benötigt werden und die zusätzlich aufgenommen werden. Erläutern Sie die Unterschiede zwischen dieser objektorientierten Vorgehensweise und einer vorgangsorientierten Vorgehensweise (vgl. dazu auch Frage F.2.7.13).

A.5.2.20

Informationsbedarf für die Datenmodellierung Wie Aufgabe A.5.2.18, jedoch für den Bereich Einwohner- und Meldewesen in einer öffentlichen Verwaltung.

5.3 Ausschreibung und Pflichtenheft A.5.3.1

Grundlage für diese Aufgabe ist das in Fallstudie 9.1 präsentierte Pflichtenheft. Wählen Sie dazu eine der folgenden Rollen und beurteilen Sie das Pflichtenheft aus dieser Perspektive: Auftraggeber, Auftragnehmer bzw. Anbieter oder neutraler Dritter (z.B. externer Berater). Erläutern Sie dabei auch, welche Teile des Pflichtenhefts Sie weglassen oder ergänzen würden. Nehmen Sie zum Inhalt und zum Umfang des Pflichtenhefts unter Berücksichtigung der Untemehmensgröße und des voraussichtlichen Auftragsvolumens Stellung.

38

Aufgaben

A.5.3.2

Entwickeln eines Kriterienkatalogs Entwickeln Sie einen Kriterienkatalog zur Beurteilung von Standardsoftware für die Warenwirtschaft. Beschränken Sie sich dabei auf Kriterien zur Beurteilung der Benutzeroberfläche, der Funktionalität und der einzusetzenden Hardware. Für die Formulierung der Kriterien ist die Beachtung der Unternehmenssituation wichtig; gehen Sie bei der Aufgabenbearbeitung von der Fallstudie 7.1 (Baumarkt) aus. Dokumentieren Sie zusätzliche Annahmen.

A.5.3.3

Entwickeln eines Kriterienkatalogs Wie Aufgabe A.5.3.2, jedoch für den Einkauf und die Lagerverwaltung.

A.5.3.4

Anwendung des Kriterienkatalogs Holen Sie Produktinformationen über zwei Standardprogramme für die Warenwirtschaft ein. Wenden Sie die in Aufgabe A.5.3.2 formulierten Kriterien auf die beiden Standardprogramme an und interpretieren Sie das Ergebnis.

A.5.3.5

Anwendung des Kriterienkatalogs Wie Aufgabe A.5.3.4, jedoch für den Einkauf und die Lagerverwaltung.

5.4

Sonstiges

A.5.4.1

Darstellung von Transaktionen Beschreiben Sie Notationsformen, welche für die Darstellung von Transaktionen (konsistenzerhaltende Datenbankoperationen) geeignet sind. Stellen Sie die Vorteile und Nachteile der einzelnen Darstellungsformen gegenüber.

A.5.4.2

Kommunikationsergonomie Holen Sie Produktinformationen über zwei Standardprogramme für die Auftragsabwicklung ein. Entwickeln Sie einen Kriterienkatalog zur Beurteilung der Benutzeroberfläche (Bildschirmmasken) nach ergonomischen Gesichtspunkten. Führen Sie die Bewertung anhand dieser Kriterien durch. Entwickeln Sie für jene drei Bildschirmmasken, die am schlechtesten bewertet wurden, ein verbessertes Layout.

Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

A.5.4.3

39

Nutzungs- und Wartungsvertrag Beurteilen Sie die in Fallstudie 9.4 vorgegebenen Nutzungs- und Wartungsverträge für Software. Berücksichtigen Sie dabei die unterschiedlichen Sichtweisen von Anbieter und Anwender. Beantworten Sie insbesondere auch folgende Fragen: Welche Ergänzungen und Streichungen würden Sie vornehmen? Für welche Software-Arten sind die Verträge konzipiert? Welche Bedeutung hat die externe Unterstützung vor dem Vertragsabschluß?

A.5.4.4

Entwurf eines Pflegescheines Erläutern Sie den Zweck eines Pflegescheines in Verbindung mit einem Software-Wartungsvertrag. Entwerfen Sie ein Muster für einen Pflegeschein.

A.5.4.5

Software-Wartungsvertrag Beschaffen Sie drei Softwarewartungsverträge, die für vergleichbare Softwareprodukte (z.B. Standardsoftware für die Auftragsabwicklung und Fakturierung im Handel) verwendet werden. Vergleichen Sie die Verträge und halten Sie die Übereinstimmungen und die Unterschiede fest. Was würden Sie ergänzen oder weglassen?

A.5.4.6

Datenschutz Welche Daten im Bibliotheks-Informationssystem aus Aufgabe A.5.2.8 können als kritisch in bezug auf die Privatsphäre einer Person angesehen werden? Beschreiben Sie Vorkehrungen, um die personenbezogenen Interessen zu schützen.

A.5.4.7

Standardsoftware vs. Individualsoftware Holen Sie Produktinformationen über zwei Standardprogramme für die Warenwirtschaft ein. Diskutieren Sie anhand dieser Unterlagen die Vor- und Nachteile sowie die Einsatzvoraussetzungen von Standardlösungen gegenüber Individuallösungen bei Warenwirtschaftssystemen. Achten Sie bei der Beurteilung der Standardsoftware insbesondere auf folgende Punkte: • Struktur, Speicherungsform und vorgesehene Daten bei Artikel, Kunden und Lieferanten; Eignung aufgrund der vorgesehenen Daten bzw. der Datenstruktur für bestimmte Anwendungsbereiche (z.B. Branchenbezug); • Service und Dienstleistungen;

40

Aufgaben • • • •

Funktions- und Leistungsumfang einschließlich Kosten; Art und Möglichkeiten zur Anpassung und Erweiterung; Anzahl der Installationen; Form der Implementierung (Datenbank/Dateisystem, Programmiersprache, Betriebssystem, Hardware); was könnten Gründe für die gewählte Implementierungsform sein? • verfügbare Dokumentation; • Schnittstellen zu anderen Systemen und Aufgabenbereichen (z.B. Hardware, technisch SQL, warenwirtschaftlich EDI, EAN, herstellereigene Standards). A.5.4.8

Angebot an Standardsoftware Geben Sie einen Überblick über das Marktangebot an Standardsoftware für Transport- und Speditionsbetriebe. Nennen Sie die Quellen, die Sie bei der Informationssuche verwendet haben und qualifizieren Sie die Quellen in bezug auf Kriterien wie Brauchbarkeit, Zugänglichkeit und Verfügbarkeit, Umfang und Genauigkeit der Informationen, Aktualität, (Hersteller-)Unabhängigkeit u.a.

A.5.4.9

Angebot an Standardsoftware Wie Aufgabe A.5.4.8, jedoch für KFZ-Handel, Elektrogroßhandel, Obsthandel o.a.

A.5.4.10

Branchensoftware Holen Sie Produktinformationen über zwei Standardprogramme für Tischlereibetriebe (Fallstudie 8.5) ein. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Produkte anhand der Unterlagen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

A.5.4.11

Branchensoftware Wie Aufgabe A.5.4.10, jedoch für KFZ-Handel, Elektrogroßhandel, Obsthandel, Transport- und Speditionsbetriebe o.ä.

A.5.4.12

Vergleich von Standardsoftware Analysieren Sie das Vergleichs- und Bewertungsverfahren, das in Fallstudie 9.5 zur Auswahl von Standardsoftware angewendet wurde. Nennen Sie Stärken und Schwächen des Verfahrens und beschreiben sie Verbesserungsvorschläge.

6. Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß Die meisten Aufgaben in Kapitel 4 und 5 erfordern den Einsatz von Methoden der Systemplanung. Ihre Bearbeitung kann allerdings ohne Werkzeugunterstützung erfolgen. Die Bedeutung von Werkzeugen nimmt zu, wenn besonders viele oder umfangreiche Sytemplanungsprojekte ausgeführt werden. Die erwähnten Aufgaben können unter diesem Gesichtspunkt mit Zusätzen wie "... entwickeln Sie mit Unterstützung eines Werkzeugs ...", "... dokumentieren Sie mit dem Werkzeug xy ..." u.ä. versehen und als eigenständige Aufgaben bearbeitet werden; auf die neuerliche Vorlage der Aufgaben wurde verzichtet. Das Hauptaugenmerk richtet sich hier auf Methoden, die bisher nicht oder kaum erwähnt wurden, sowie auf werkzeugspezifische Aufgaben, die keinen speziellen Kontext erfordern.

6.1 Projektmanagement A.6.1.1

Wählen Sie aus dem Marktangebot drei Projektmanagement-Programme aus. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation).

A.6.1.2

Beschreiben Sie an einem konkreten Werkzeug, welche Aufgaben der Systemplanung damit unterstützt werden.

A.6.1.3

Stellen Sie den Übersichtsnetzplan aus Aufgabe A.5.1.2 (Fallstudie 9.2) mit einem Projektmanagement-Programm dar. Fassen Sie Ihre Anwendungserfahrungen in Form eines Stärken-/Schwächenkatalogs zusammen. Erläutern Sie Möglichkeiten zur Kompensation von Schwachstellen (d.h. wie kann das Programm trotzdem sinnvoll eingesetzt werden) und machen Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms.

A.6.1.4

Stellen Sie den Grobnetzplan und die Balkendiagramme zu Aufgabe A.5.1.4 sowie die Verfeinerung des Netzplans (Aufgabe A.5.1.5) mit einem Projektmanagement-Programm dar.

A.6.1.5

Stellen Sie die Meilensteinliste von Aufgabe A.5.1.6 mit einem Projektmanagement-Programm dar.

A.6.1.6

Überprüfen Sie an einem konkreten Projektmanagement-Programm, welche Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation) vorgesehen sind, d.h. welche Daten übergeben werden können, in welcher Form dies geschieht und mit welchem Aufwand dies verbunden ist.

42

Aufgaben

6.2 Structured Analysis A.6.2.1

Stellen Sie die Abläufe eines KFZ-Betriebs (Fallstudie 7.3) mit der Methode Structured Analysis dar. Folgende Funktionen sind zu berücksichtigen: • Neuwagenverkauf; • Gebrauchtwagenverkauf; • Reparaturabwicklung. Buchhaltung, Lohnverrechnung, Vertreterabrechnung usw. sind lediglich in Form von Schnittstellen zu berücksichtigen. Stellen Sie Ihre Lösung grafisch als Datenflußdiagramm dar. Für drei Endknoten, die nicht weiter verfeinert werden, ist die Mini-Spezifikation auszuarbeiten.

A.6.2.2

Stellen Sie die wichtigsten Abläufe eines Möbelhandelsunternehmens (Fallstudie 7.2) mit der Methode Structured Analysis dar. Folgende Funktionen sind zu berücksichtigen: • Verkauf; • Bestellung; • Lagerverwaltung.

A.6.2.3

Stellen Sie die wichtigsten Abläufe eines Foto- und Elektrohandelsunternehmens als Datenflußdiagramm dar. Folgende Funktionen sind zu berücksichtigen: • • • •

Verkauf; Bestellung; Warenübernahme; Lagerverwaltung.

Buchhaltung, Lohnverrechnung, Vertreterabrechnung usw. sind in Form von Schnittstellen vorzusehen. A.6.2.4

Stellen Sie die Abläufe aus Fallstudie 7.4 (Buchhandel) in Form eines Datenflußdiagramms dar.

A.6.2.5

Wählen Sie aus dem Marktangebot drei Programme aus, welche die Structured Analysis unterstützen. Legen Sie dazu Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation).

Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß

43

A.6.2.6

Beschreiben Sie an einem konkreten Programm, welche Aufgaben der Systemplanung unterstützt werden.

A.6.2.7

Stellen Sie das Datenflußdiagramm und die Mini-Spezifikation aus Aufgabe A.6.2.1 werkzeugunterstützt dar. Die Datenflüsse, Dateien usw. sind im Data-Dictionary zu dokumentieren. Drucken Sie mindestens folgende Ergebnisse aus: Datenflußdiagramme, Mini-Spezifikationen, Eintragungen im Data-Dictionary. Fassen Sie Ihre Anwendungserfahrungen in Form eines Stärken-/Schwächenkatalogs zusammen. Erläutern Sie Möglichkeiten zur Kompensation von Schwachstellen (d.h. wie kann das Programm trotzdem sinnvoll eingesetzt werden) und machen Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms.

A.6.2.8

Analog Aufgabe A.6.2.7, jedoch auf der Grundlage von Aufgabe A.6.2.2.

A.6.2.9

Analog Aufgabe A.6.2.7, jedoch auf der Grundlage von Aufgabe A.6.2.3.

A.6.2.10

Analog Aufgabe A.6.2.7, jedoch auf der Grundlage von Aufgabe A.6.2.4.

6.3

Datenmodelle

A.6.3.1

Wählen Sie aus dem Marktangebot drei Programme aus, welche die Entwicklung oder Darstellung von Datenmodellen unterstützen. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation).

A.6.3.2

Beschreiben Sie an einem konkreten Programm, welche Aufgaben der Systemplanung unterstützt werden.

A.6.3.3

Stellen Sie das Datenmodell aus Aufgabe A.5.2.5 werkzeugunterstützt dar. Drucken Sie das (die) ER-Diagramm(e) sowie die Beschreibung zu den Entitäten und Attributen aus. Fassen Sie Ihre Anwendungserfahrungen in Form eines Stärken-/Schwächenkatalogs zusammen. Erläutern Sie Möglichkeiten zur Kompensation von Schwachstellen (d.h. wie kann das Programm trotzdem sinnvoll eingesetzt werden) und machen Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms.

A.6.3.4

Überprüfen Sie an einem konkreten Programm, welche Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. Textverarbeitung, Programm-

44

Aufgaben generator, Data Dictionary) vorgesehen sind, d.h. welche Daten übergeben werden können, in welcher Form dies geschieht und mit welchem Aufwand dies verbunden ist.

6.4 Petrinetze A.6.4.1

Stellen Sie eine Produktionsvorgang als Petrinetz dar. Für die Herstellung des Produkts stehen drei Maschinen zur Verfügung. Jedes Produkt muß zuerst auf Maschine 1 bearbeitet werden.Die Fertigstellung kann entweder auf Maschine zwei oder auf Maschine 3 erfolgen. Für die Bedienung der Maschinen stehen zwei Mitarbeiter zur Verfügung, die jeweils nur an einer Maschine arbeiten können.

A.6.4.2

Stellen Sie den Ablauf bei einem Autoverleih als Petrinetz dar. Die wichtigsten Elemente des "Systems" sind: Kunden, Mietautos, Kartei vermieteter Autos, Kartei verfügbarer Autos, ein Schalter für den Abschluß von Mietverträgen, ein Schalter für die Rücknahme von Autos.

A.6.4.3

Stellen Sie den Ablauf bei einer Selbstbedienungstankstelle als Petrinetz dar. Dabei kann von folgenden Voraussetzungen ausgegangen werden: Es gibt zwei Zapfsäulen; zu jeder Zapfsäule gehört ein Standplatz; ein Auto kann nur dann betankt werden, wenn es auf einem Standplatz steht und wenn die Zapfsäule freigegeben ist. Die Freigabe der Zapfsäule erfolgt nach dem Kassieren durch den Tankwart. In einer weiteren Ausbaustufe kann die Anzahl der Standplätze erhöht werden und zwischen den verschiedenen Treibstoffarten (Normalbenzin, Superbenzin, Diesel) unterschieden werden. Diskutieren Sie in diesem Zusammenhang auch die Eignung verschiedener Petrinetz-Arten in Abhängigkeit vom Aufgabenumfang.

A.6.4.4

Modellieren Sie die Abläufe in einer Bibliothek als Petrinetz. Für die Aufgabenlösung kann angenommen werden, daß es einen gemeinsamen Schalter für alle Funktionen gibt. Darzustellen sind die Funktionen der Entlehnung, der Reservierung und der Rückgabe von Büchern.

A.6.4.5

Stellen Sie die Funktionen Neuwagenverkauf und Reparaturabwicklung im KFZ-Betrieb (Fallstudie 7.3) als Petrinetz dar. Modellieren Sie zunächst getrennt die Sichtweise des Kunden und die Sichtweise des Betriebs.

Methoden und Werkzeuge im Systemplanungsprozeß

45

A.6.4.6

Wählen Sie aus dem Marktangebot drei Petrinetz-Programme aus. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation). Diskutieren Sie die Rolle bzw. die Bedeutung, die ein solches Programm im Systemplanungsprozeß einnehmen kann.

A.6.4.7

Stellen Sie das Petrinetz aus Aufgabe A.6.4.1 mit einem PetrinetzProgramm dar. Fassen Sie Ihre Anwendungserfahrung sowie die festgestellten Stärken und Schwächen zusammen. Erläutern Sie Möglichkeiten zur Kompensation von Schwachstellen (d.h. wie kann das Programm trotzdem sinnvoll eingesetzt werden) und machen Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms.

6.5 Sonstiges A.6.5.1

Wählen Sie aus dem Marktangebot drei Werkzeuge aus, welche die Entwicklung von Prototypen unterstützen. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation). Diskutieren Sie die Rolle bzw. die Bedeutung, die ein solches Programm im Systemplanungsprozeß einnehmen kann.

A.6.5.2

Beschreiben Sie an einem konkreten Prototyping-Werkzeug, welche Aufgaben der Systemplanung damit unterstützt werden.

A.6.5.3

Entwickeln Sie auf der Grundlage der Aufgabe A.4.3.5 einen Prototyp. Fassen Sie Ihre Anwendungserfahrungen in Form eines Stärken-/Schwächenkatalogs zusammen. Erläutern Sie Möglichkeiten zur Kompensation von Schwachstellen (d.h. wie kann das Werkzeug trotzdem sinnvoll eingesetzt werden) und machen Sie Vorschläge zur Weiterentwicklung des Programms.

A.6.5.4

Analog Aufgabe A.6.5.3, jedoch auf der Grundlage der Aufgabe A.4.3.6.

A.6.5.5

Werkzeugsituation Wählen Sie aus dem Marktangebot drei CASE-Werkzeuge aus. Legen Sie Vergleichskriterien fest und vergleichen Sie die Programme anhand der verfügbaren Unterlagen (z.B. Produktbeschreibung, Benutzerhandbuch, Ergebnisdokumentation). Diskutieren Sie die Rolle bzw. die Bedeutung, die solche Werkzeuge im Systemplanungsprozeß einnehmen können.

46

Aufgaben

A.6.5.6

Darstellungsmethoden und Integrationsgrad Die meisten Werkzeuge, welche die Systemplanung oder Systementwicklung unterstützen, bieten eine Palette verschiedener Darstellungsmethoden bzw. -techniken an. Vergleichen Sie an ausgewählten Werkzeugen die unterstützten Darstellungsmethoden, den Grad der Integration, die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen. Stellen Sie dabei fest, für welche Computersysteme diese Werkzeuge angeboten werden.

Teil 3: Fallstudien und Kurzfälle Nachfolgend werden verschiedene Unternehmen, Unternehmenssituationen, Dokumente, Verfahrensergebnisse u.ä. beschrieben, die mit typischen Fragestellungen der Systemplanung in Verbindung stehen und die als Grundlage für einschlägige Aufgaben herangezogen werden können. Es handelt sich nicht um die Wiedergabe idealtypischer Unternehmensabläufe und es wird auch nicht der Anspruch erhoben, daß die Abläufe, Situationsbeschreibungen usw. vollständig oder mustergültig sind. Vielmehr wird der Versuch unternommen, realistische Situationen und relevante Realitätsausschnitte darzustellen. Aus der Perspektive einzelner Aufgaben sind daher Informationsdefizite nicht immer vermeidbar, ein Umstand, den man auch in der Praxis bei Systemplanungsprojekten häufig antrifft. Zusätzliche Informationsquellen sind einschlägige betriebswirtschaftliche Lehrbücher, Fachzeitschriften, aber auch die Besichtigung und Erhebung vor Ort in Unternehmen. Idealtypische Abläufe, dargestellt aus dem Blickwinkel der Wirtschaftsinformatik, finden sich u.a. in den Büchern von Mertens und Scheer.

7. Handel und Dienstleistung 7.1 Baumarkt Beim vorliegenden Unternehmen handelt es sich um einen Baumarkt mit einem Jahresumsatz von ca. 25 Millionen DM. Das Unternehmen wird als Familienbetrieb geführt. Da das Unternehmen in einer ländlichen Region angesiedelt ist (die nächste größere Stadt ist 50 km entfernt), werden neben den eigentlichen Baumarkt-Produkten (Baustoffe, Ziegel, Dachplatten, Holz, Fliesen, Mörtel, Werkzeuge und Heimwerkerartikel usw.) auch Produkte aus anderen Bereichen angeboten (vor allem Landesprodukte, Drogerieartikel, Haushaltsartikel, Treibstoffe und Brennstoffe). Das Unternehmen existiert seit dem Jahr 1968 und kann durch folgende Eckdaten näher charakterisiert werden: • • • • • •

1200 m 2 Verkaufsfläche, 60 Mitarbeiter, eigener Fuhrpark (2 LKWs, 1 Lieferwagen), 40 km Einzugsgebiet (ca. 10.000 Haushalte), nur inländische Lieferanten, 1 zentrales Lager (im gleichen Gebäude wie der Baumarkt).

48

Fallstudien und Kurzfälle

Das Sortiment umfaßt derzeit ca. 20.000 Artikel. Artikel, die in diesem Sortiment nicht enthalten sind, werden auf Wunsch für den Kunden bestellt. Das Unternehmen gestaltet sein Sortiment vorwiegend nach der Qualität der Produkte sowie nach der Kundennachfrage. Abbildung 7.1-1 zeigt die Aufteilung nach dem Umsatzanteil. Wegen der vielen Artikel, die angeboten werden, gibt es einerseits viele Preise, andererseits aber auch sehr unterschiedliche Preise für die selben Artikel. Gründe dafür sind die unterschiedlichen Auftragsarten sowie Unterschiede bei den Rabatten für verschiedene Kundentypen (z.B. Großabnehmer, Kleinabnehmer, Stammkunde).

ü

Baumarkt

•

nicht Baumarkt

Abb. 7.1-1: Umsatzanteil der Unternehmensbereiche Zur allgemeinen Marktsituation ist zu sagen, daß der Wettbewerb in der Branche besonders hart ist und daß die Auftragslage stark konjunkturabhängig ist. Dies hat zur Folge, daß die Kundenorientierung und Rationalisierung bei der Auftragsabwicklung besonders wichtig sind. Die primären Unternehmensziele sind Liquidität, Rentabilität und Wachstum. Weitere wichtige Ziele des Unternehmen sind die solide Kundenberatung in möglichst allen Fragen, die mit Bau-Produkten zusammenhängen, sowie attraktive Verkaufs- und Lieferkonditionen. Darüberhinaus werden noch folgende Ziele angestrebt: Aktualität der gespeicherten Daten, Flexibilität bei der Preisbildung, optimale Warenverfügbarkeit, effektives Angebotswesen und optimale Fuhrparkauslastung. Seit 1978 werden die Unternehmensaufgaben durch EDV unterstützt. Die Bedeutung der EDV für den Unternehmenserfolg wurde erkannt. Derzeit wird ein zentrales Minicomputer-System mit 11 Bildschirmen, 4 Druckern und 500 MB Plattenspeicher-Kapazität eingesetzt. Die Bildschirme verteilen sich wie folgt auf die einzelnen Fachabteilungen: Marketing (2), Beschaffung (2), Lagerverwaltung (1), Personal (1), Buchhaltung und Kostenrechnung (5). Außerdem wurden zwei PCs angeschafft, die vor allem im Vertriebsbereich eingesetzt werden sollen. Die EDV wird von einem Mitarbeiter in Stabsfunktion betreut. Bei der eingesetzten Software handelt es sich überwiegend um Standardsoftware, die z.T. an untemehmensspezifische Bedürfnisse angepaßt

Baumarkt

49

wurde. Die jährlichen Betriebskosten betragen (inkl. Abschreibung, ohne Personalkosten) etwa DM 100.000,-. Dazu kommen etwa DM 15.000 an Softwarewartungskosten und DM 23.000,- an Hardwarewartungskosten. Die Kunden des Unternehmens sind überwiegend Privatkunden (ca. 70% Umsatzanteil), aber auch Bauunternehmen, Lagerhäuser und Dachdecker. Die Lieferanten sind Baugroßhändler, Schotterwerke, Zementwerke und Ziegelwerke. Bei größeren Aufträgen werden meist kundenindividuelle Konditionen vereinbart. Abbildung 7.1-2 zeigt die momentane Unternehmensstruktur.

Abb. 7.1-2: Unternehmensstruktur Im Marketing und Vertrieb sind auch alle Aktivitäten der Auftragsbearbeitung (von der Angebotserstellung bis zu Verkaufsstatistiken) enthalten. Das Rechnungswesen umfaßt die Bereiche Buchhaltung, Kostenrechnung und Lohnverrechnung (inkl. Provisionsabrechnung). Folgende Formen der Auftragsabwicklung werden unterschieden (z.T. abhängig von Größe, Gewicht, Lagerfähigkeit usw. der Ware): • • • •

Selbstbedienung im Markt (Barverkauf), Selbstabholung beim Lager, Zustellung und Streckengeschäft.

Eine klare Trennung ist nicht immer möglich, da der Kunde beim Einkauf im Baumarkt auch Produkte anfordern kann, welche zugestellt oder abgeholt werden. In einem solchen Fall wird die bestellte Ware entweder gemeinsam mit den Mitnahme-Artikeln bezahlt, oder die Rechnung wird nach Abholung oder Lieferung der Ware zugestellt. Für die Selbstbedienung stehen zwei PC-Kassen zu Verfügung. Die Geschäftsabwicklung erfolgt ausschließlich auf der Basis von Rechnungen und

50

Fallstudien und Kurzfälle

Barbelegen; es werden keine Lieferscheine erstellt. Eine nachträgliche Fakturierung ist nur bei Zustellgeschäften und bei der Selbstabholung vorgesehen. Bei der Selbstabholung und bei der Zustellung fallen (von der Angebotsie gung bis zur Fakturierung) folgende Arbeitsschritte an: •

Kundenanfrage entgegennehmen und Angebot erstellen Angebote werden auf Grund einer mündlichen (persönlich oder telefonisch) oder schriftlichen Anfrage erstellt. Nach dem Umfang der Anfrage unterscheidet man "große" und "kleine" Angebote. Für große Angebote wird zunächst eine Lieferantenauswahl vorgenommen, das Angebot kalkuliert und ein schriftliches Angebot erstellt. Bei kleinen Angeboten erfolgt die Angebots-Kalkulation auf Basis der vorliegenden Mengenstaffeln; das Angebot wird, abhängig vom Kundenwunsch, mündlich oder schriftlich mitgeteilt. Bei beiden Varianten werden eventuell bestehende kundenindividuelle Rabatte berücksichtigt. Die Angebote bleiben 8 Tage ab der Angebotslegung bindend und werden von der Marketing- und Vertriebsabteilung evident gehalten. Längere Fristen sind gesondert im Angebot zu vereinbaren.

•

Entgegennahme von Kundenaufträgen Kundenaufträge werden persönlich (im Baumarkt) oder telefonisch entgegengenommen. Sollte dem Kaufvertrag ein Angebot zu Grunde liegen, so werden die dort offerierten Bedingungen automatisch in den Kundenauftrag übernommen. In allen anderen Fällen sind zunächst Mengen, Preise, Konditionen, Termine und Lieferbedingungen auszuhandeln. Wenn mehrere Liefertermine vorgesehen sind, wird für jeden Liefertermin ein separater Auftrag erstellt. Im weiteren Ablauf werden die Bestellungen für nichtlagernde Artikel erfaßt, die Bestellung beim Lieferanten ausgelöst, Lagerartikel reserviert sowie der Wareneingang und die Liefertermine (Kunde und Lieferant) überwacht.

•

Abholung oder Zustellung Der Kunde wird über den Wareneingang informiert und der Liefertermin bzw. der Zustellungstermin mit ihm abgestimmt. Auf der Grundlage der Auftragsdaten wird der Lieferschein erstellt. Wenn dies vereinbart wurde, sind auch Teillieferungen möglich. Falls mehrere Kundenaufträge vorliegen, werden sie in einem Lieferschein zusammengefaßt. Bei Zustellungen wird eine Routenplanung vorgenommen und die Zustellung termingerecht ausgelöst.

Baumarkt •

51

Fakturierung Die Lieferscheindaten werden in die Rechnung übernommen. Die Zahlungsmodalität wird aufgrund der Bonität des Kunden festgelegt. Je nach Bonitätsstufe wird die Rechnung unmittelbar nach jeder (Teil-)Lieferung oder nach vollständiger Auftragserfüllung versendet. In Sonderfällen wird die Ware erst nach vollständiger Bezahlung ausgefolgt. Die Rechnungsdaten werden anschließend an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Das S t r e c k e n g e s c h ä f t ist ein relativ komplizierter Geschäftstypus. Hier wird nämlich ein Teil der Lieferung direkt vom Lieferanten an den K u n d e n geschickt, der Rest geht über das Lager und wird von dort abgeholt. Derartige Geschäfte beeinflussen die Lagerumschlagshäufigkeit. Außerdem müssen dafür gesonderte Frachtsätze ermittelt werden. Nachfolgend werden wichtige Unternehmensbereiche aus funktionaler Sicht beschrieben. Dabei wird folgende Unterscheidung getroffen: Vertrieb, Beschaffung, Wareneingang, Rechnungseingang, Lagerverwaltung und sonstige Funktionen. Für den V e r t r i e b ist von besonderer Bedeutung, daß alle benötigten Daten (Preise, Artikelinformationen, Kundeninformation, Lagersituation, Lieferzeit usw.) sofort zur Hand sind. Die Unterstützung durch die EDV konzentriert sich derzeit auf die Auftragsbearbeitung. Die Verkäufer müssen außerdem in der Lage sein, auf alle Angebote zuzugreifen. Bereits ausgehandelte Konditionen dürfen nachträglich durch den Vertrieb nicht mehr revidierbar sein. Besonders wichtig f ü r die Umsatzplanung sind auch Verkaufsstatistiken (nach Periode, Artikel, Artikelgruppen usw.) sowie die Unterstützung von Werbeaktionen (z.B. Direct Mailing). Bei der B e s c h a f f u n g wird zwischen Lagerartikeln und kundenindividuellen Artikeln unterschieden. Die Lagerartikel werden ständig im Sortiment geführt, wobei z.T saisonale Änderungen zu berücksichtigen sind. Die Ermittlung des Bestellzeitpunktes und der Bestellmenge sowie das Einholen und Prüfen von Angeboten erfolgen manuell durch den Lagerleiter. Er ist auch für die Lieferantenauswahl (Preis, Liefertermin, Qualität) sowie für das Erfassen und Auslösen der Bestellung zuständig. Bestellungen erfolgen mittels Telefax, über den Vertreter und in dringenden Fällen telefonisch. Kundenindividuelle Artikel werden nur im Bedarfsfall bestellt. Auslöser einer solchen Bestellung ist ein Kundenauftrag. Für jede Bestellung werden gesondert Informationen über Bezugsquellen und Konditionen eingeholt. Auf der Grundlage dieser Informationen erfolgt die Kalkulation des Verkaufspreises und die Bestellung des Artikels.

52

Fallstudien und Kurzfälle

Mit dem Wareneingang sind folgende Tätigkeiten verbunden: • • • •

qualitative und quantitative Überprüfung der eingegangenen Waren; Vergleich der gelieferten Ware mit dem Bestellschein und dem Lieferschein; falls erforderlich, wird eine Mängelrüge ausgelöst; Einlagerung der Waren und Verbuchung im Artikelstamm.

Mit dem Rechnungseingang (Lieferantenrechnungen) sind folgende Tätigkeiten verbunden: • • • • •

Vergleich von Rechnung und Lieferschein bzw. Bestellung; erforderlichenfalls Reklamation und Veranlassung der Korrektur, Kalkulation des Verkaufspreises und Preisauszeichnung; Lieferantenrechnung verbuchen; Zahlungstermin festlegen festlegen;

Die L a g e r v e r w a l t u n g wird bisher nur sehr unzureichend durch die EDV unterstützt. Aus diesem Grund divergieren die auf Lager befindlichen Artikel oft stark von den benötigten Artikeln. Es gibt nur sehr unzureichende Lagerstatistiken. Wichtige Ziele sind die Senkung der Lagerkosten, die Sicherung aktueller Datenbestände und die Automatisierung des Beschaffungsvorgangs. Bei den sonstigen Funktionen sind vor allem das Rechnungswesen (Buchhaltung, Kostenrechnung, Mahnwesen), die I n v e n t u r u n t e r s t ü t z u n g , die Lohnverrechnung und die Fuhrparksteuerung zu erwähnen. Ziele der Fuhrparksteuer ung sind u.a. eine möglichst gute Auslastung der Fahrzeuge (z.B. Sammellieferungen) und eine Routenoptimierung. Außerdem müssen für die einzelnen Artikel Frachtsätze kalkuliert werden, damit der Transport zumindest kostendeckend durchgeführt werden kann.

7.2

Möbelhandel

Beim vorliegenden Unternehmen handelt es sich um ein großes Möbel- und Einrichtungshaus ("Vollsortimenter"). Im Inland werden die Möbel ausschließlich über den Möbelfachhandel verkauft. Im Ausland erfolgt der Absatz über Vertriebspartner. Das Unternehmen besteht aus einer Zentrale (einschließlich Zentrallager) und 25 Niederlassungen ("Häuser"), die wirtschaftlich und organisatorisch weitgehend selbständig geführt werden. Abbildung 7.2-1 zeigt die Organisationsstruktur. Zentrale Organisation/WWV^) (

EDV

y.

Unternehmensleitung

Absatz

Einkauf Bestellungen

Verkauf

Versand/ Transport internes Lager

Dekoration Werbung Marktanalysen

Expedit

Rechtsabteilung

Verwaltung

Kundendienst

Rechnungswesen

Warenprüfung

Personalwesen

Verpackung

)

1

Zentrallager Zentraleinkauf

Büro Anlage- u. Sachverw.

Kalkulation

Hausverwaltung/

Kassen

technischer Dienst

Niederlassungen

Abb. 7.2-1: Organisation der Zentrale und der Niederlassungen Die Niederlassungen sind entsprechend der Nachfrage über das ganze Bundesgebiet verteilt. Derzeit sind etwa 4000 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt, davon ca. 800 in der Zentrale. Der Jahresumsatz beträgt über 350 Millionen DM. Für die nächsten Jahre ist die Eröffnung mehrerer neuer Niederlassungen im In- und im angrenzenden Ausland (vor allem in Ländern des ehemaligen Ostblocks) geplant. A b s a t z Verhältnisse Nachfrager nach Möbeln und sonstigen vom Unternehmen vertriebenen Produkten sind überwiegend private Haushalte, deren Bedarf stark aperiodisch, oft

54

Fallstudien und Kurzfälle

innerhalb mehrerer Jahre einmalig ist. Nur vereinzelt richtet das Unternehmen im Rahmen des sogenannten "Objektgeschäfts" größere Bauprojekte (z.B. Hotels, Heime, Krankenhäuser) ein. Der Anteil dieses Objektgeschäfts am Umsatz des Unternehmens betrug im vergangenen Jahr weniger als 5%. Der überwiegende Teil der Nachfrage nach Möbeln des Unternehmens verteilt sich also auf eine sehr große Zahl von potentiellen Nachfragern mit einem im Vergleich zum Gesamtumsatz sehr geringen und weitgehend gleichgroßen Nachfragevolumen. 80% des Umsatzes werden im Inland erzielt. Dieser Inlandsumsatz verteilt sich etwa der Bevölkerungsdichte entsprechend über das gesamte Bundesgebiet. Dies erklärt auch die Standorte der Niederlassungen, die nahe den Bevölkerungsballungszentren liegen. Der Exportumsatz verteilt sich auf etwa 10 Länder. Der Absatz der Möbel unterliegt nur geringen saisonalen Schwankungen. Pro Monat fallen im Durchschnitt 90.000 Artikelbewegungen an. Geringfügige Absatzspitzen liegen am Jahresanfang (bedingt durch die kurz vor oder nach Weihnachten vorgenommenen Bestellungen der Kunden) und im Herbst (Fertigstellung vieler Neubauten). Das Nicht-Möbel-Geschäft und das Accessoir-Geschäft weisen eine deutliche Spitze zum Jahresende auf (Weihnachtsgeschäft). DV-Konzept Die Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung aller Daten (Zentrale und Häuser) erfolgt mit einem zentralen Großrechnersystem. Alle Niederlassungen stehen mit diesem Zentralcomputer im Online-Verbund. PCs werden derzeit nur in Form von PC-Kassen eingesetzt (ca. 10% der Kassenarbeitsplätze, die übrigen Kassen sind herkömmliche Registrierkassen). Seit etwa 3 Jahren treten durch den sukzessiven Ausbau der DV-Anwendungen sowie durch das Anwachsen der gespeicherten Datenmengen immer wieder beträchtliche Performanceprobleme auf. Die Probleme wurden bisher ohne nähere Ursachenanalyse durch Hardwareerweiterungen gelöst. Die Antwortzeiten an den Terminals betragen derzeit im Durchschnitt etwa 10 Sekunden, in Spitzenzeiten sogar bis zu einer halben Minute. Die Performancesituation ist also kritisch; das System verfügt über keine Leistungsreserven mehr. Die im zentralen DV-System gespeicherten Artikeldaten haben sich in den letzten vier Jahren von 63.218 gespeicherten Artikeln auf 379.000 Artikel erhöht. Etwa 25% der neuen Artikel fallen jeweils in der Zentrale an, die übrigen verteilen sich auf die Niederlassungen. Die Ursachen für diese Entwicklung sind vor allem in der Sortimentserweiterung und in den strengen Artikelanlagerichtlinien zu sehen, welche Einzelanlagen vorschreiben, wo Artikelgruppen zweckmäßig wären; die Mehrfachanlage von Artikeln wird dadurch begünstigt.

Möbelhandel

55

Die bestehende Softwarelösung, die sich durch ein Überwiegen der Batchverarbeitung gegenüber der Online-Verarbeitung auszeichnet, wurde zur Gänze selbst entwickelt. Neben dem DV-Leiter sind derzeit 3 Programmierer, 3 Operatoren und 1 Techniker zur Betreuung des Netzwerks beschäftigt. Bedingt durch diese kleine DV-Mannschaft muß immer wieder die Hilfe des Hardwareherstellers in Anspruch genommen werden, was zu einem unzumutbaren Abhängigkeitsverhältnis führte. Für diese Entwicklung gibt es mehrere Ursachen: Zunächst ging man von der Annahme aus, daß für ein Unternehmen dieser Größenordnung - insbesondere für den Bereich der Warenwirtschaft - keine brauchbare "fertige" Lösung existiert. Weiters wurde bei der Entwicklung der Individualsoftware auf die Beibehaltung bestehender Organisationsabläufe ein übermäßig großer Wert gelegt. Die verfügbare Software-Entwicklungsumgebung und die Qualifikation der Programmierer leisteten nur wenig Beitrag zur Produktivität und Qualität. Derzeit werden folgende Aufgaben durch EDV-Lösungen unterstützt: • • • • • • •

Finanzbuchhaltung Integriertes Lieferanten-Bestellwesen Kundenaufträge Lager- und Stellplatzverwaltung Statistiken Lohn- und Gehaltsverrechnung Anlagenbuchhaltung

• Kassen (soweit es sich um PC-Kassen handelt) Arbeitsabläufe in der Warenwirtschaft Erstellen des Kaufvertrags durch den Verkäufer Der Kaufvertrag besteht aus folgenden 5 Teilen, welche für die in Klammem angeführte Stelle bestimmt sind. • • • • •

Kaufvertrag (Kunde) Lieferschein = Rechnung (Kassa) Gegenschein (Kassa) Buchungsschein (Kassa) Kopie Kaufvertrag (Verkäufer)

Wenn die Ware lagernd oder in den Ausstellungsräumen verfügbar ist (d.h. der Verkäufer findet eine Verkaufskarte für die Ware), dann gibt der Verkäufer die Verkaufskarte an die Kassa weiter, auf dem Kaufvertrags-Formular wird die EDV-Nummer der Ware festgehalten. Wenn die Ware nicht lagernd ist, jedoch in der Lagerliste aufscheint, wird die EDV-Nummer der Ware ebenfalls auf das Kaufvertrags-Formular geschrieben.

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Fallstudien und Kurzfälle

Wenn die Ware weder auf Lager noch in Lagerliste, wird auf das Formular eine 6-stellige Codiernummer geschrieben. Weiterleiten des Kaufvertrags an die Kassa (durch den Verkäufer) Die Bezahlung oder Teilzahlung an der Kassa unterscheidet sich nach dem Kassensystem. • Die alten Kassensysteme (Registrierkassen) verfügen über einen durchgehenden Kassastreifen (Journal), auf dem beim Kassiervorgang händisch folgende Daten ergänzt werden: Auftragsnummer, Auftragswert und Kundenname. Am Kaufvertrag erfolgt ein Vermerk über den bezahlten Betrag (Quittierung). Kassaschluß am Tagesende: Vom Journalstreifen wird nach Kassaschluß das Kassabuch händisch geschrieben (im Büro). Das Kassabuch enthält alle Einnahmen aus den Verkäufen (Kundenname, Kundenauftragsnummer, Betrag bezahlt, Auftragswert). Anschließend erfolgt (ebenfalls im Büro) die EDVmäßige Erfassung der Kundenzahlung laut Kassabuch. •

Beim neuen Kassensystem (PC-Kassen) werden folgende Daten eingegeben und gespeichert: Auftragsnummer, Kundenname, PLZ, bezahlter Betrag und Auftragswert. Diese Daten werden derzeit allerdings weder für die automatische Auftragserfassung noch für die Buchung weiterverwendet. Die Buchung erfolgt aufgrund der Zahlungsliste (= Kassabuch bei altem Kassensystem). Am Kaufvertrag wird ein Vermerk über den bezahlten Betrag (Quittierung) angebracht. Kassaschluß am Tagesende: Drucken der Zahlungsliste (entspricht dem Schreiben des Kassabuchs beim alten Kassensystem); anschließend EDVmäßiges Erfassen der Kundenzahlungen laut dieser Zahlungsliste im Büro.

Aufteilung des Kaufvertrags Der Kaufvertrag wird an der Kassa aufgeteilt und an die in Klammern angeführte Stelle weitergeleitet: • Lieferschein=Rechnung (Büro) • Gegenschein (Büro) • Buchungsschein (Buchhaltung) Auftragserfassung in der Buchhaltung Die Auftragserfassung wird anhand der Buchungsscheine durchgeführt.

Möbelhandel

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Wenn die Ware nicht auf Lager war und keine Lagerbestellung offen ist, erfolgt die Bestellung für den Kunden (mit dem Buchungsschein). Wenn die Ware lagernd ist, erfolgt eine Reservierung (mit dem Buchungsschein). Der Verkäufer gibt den Kaufvertrag und die ausgefüllte Verkaufskarte (mit Kundenauftragsnummer, Kundenname) an die Kassa. Gegenschein, Lieferschein und Verkaufskarte gehen weiter ans Büro. Auf Grundlage der Verkaufskarte erfolgt eine Kontrolle der Stellplatzangabe am Gegenschein. Die Verkaufskarte wird ins Expedit (Warenannahme- und Warenausgabestelle) weitergegeben, wo die Ware auf der zugehörigen Lagerkarte als "verkauft" gekennzeichnet wird. Wenn die Ware lagernd ist und vom Kunden selbst mitgenommen wird, dann gibt der Verkäufer den Kaufvertrag und die ausgefüllte Verkaufskarte (mit Kundenauftragsnummer, Kundenname) an die Kassa weiter. Waren aus dem SB-Bereich (Selbstbedienung) werden bei der Auftragserfassung besonders gekennzeichnet (wichtig für Zuordnung von Waren zum Geschäftsbereich). Bei einem Bargeschäft (Ware auf Lager und Kundenmitnahme gibt der Verkäufer die Verkaufskarte an Kassa; in diesem Fall wird kein Kaufvertrag erstellt. Wenn die gewünschte Ware nicht bzw. zuwenig Ware auf Lager ist und eine Lagerbestellung bereits durchgeführt wurde (für den Verkäufer aus der Lagerliste ersichtlich), dann schreibt der Verkäufer Kundenauftragsnummer, Kundennamen, Verkäufemamen, Verkaufsdatum, Ausfolgedatum und Menge auf die Lagerliste und reserviert damit die nicht lagernde, aber bestellte Ware; eine EDV-mäßige Reservierung ist derzeit nicht vorgesehen. Eine Lagerliste existiert einmal pro Abteilung. Bestellung Bestellungen aufgrund von Kundenaufträgen bzw. aufgrund des Lagerbestands werden in der Buchhaltung erfaßt, ausgedruckt und ans Büro weitergeleitet. Eine Bestellung besteht aus folgenden Teilen (der Empfänger ist in Klammern angeführt): • weißes Orginal (Lieferant) • rosa Warenübernahmeschein (Expedit) • gelber Schein (Verkäufer) Nach dem EDV-mäßigen Ausdrucken der Bestellung erfolgt die Kontrolle, Aufteilung und Weiterleitung durch das Büro. Gemeinsam mit dem Bestellschein werden die Lagerkarte und die Verkaufskarte gedruckt. Beide werden mit dem rosa Bestellschein ins Expedit weitergegeben. Beim Wareneingang kommt die Verkaufskarte zum Abteilungsleiter, die Lagerkarte wird an der Ware befestigt. Falls auf der Lagerliste reservierte Kundenaufträge vorgemerkt

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F a l l s t u d i e n und K u r z f ä l l e

sind, werden die zugehörigen Verkaufskarten mit den Daten des Kundenauftrags ausgefüllt und dem Büro übergeben. Reservierung Eine Reservierung ist nur für Waren, die sich im hauseigenen (internen) Lager befinden, möglich. Reservierungen im Zentrallager können von den Häusern nicht vorgenommen werden; vorgesehen ist lediglich die Bestellung im Zentrallager. Die Reservierung erfolgt händisch durch die Verkäufer in Form einer Eintragung der Kundenauftragsnummer in die Lagerliste. Wenn die Ware noch nicht vorhanden ist, aber bereits eine Lagerbestellung vorgenommen wurde, kann derzeit keine EDV-mäßig Vormerkung für den Kundenauftrag vorgenommen werden. Bei Wareneingang der Lagerbestellung werden die Verkaufskarten vom Abteilungsleiter den Kundenaufträgen in der Lagerliste zugeordnet und ins Büro weitergegeben. Kontrolle der Auftragserfassung Die Kontrolle der Auftragserfassung wird in der Buchhaltung durchgeführt und geschieht in folgenden Schritten: • • • • •

Beträge in Kaufverträgen händisch summieren Summenblockabfrage am Computer Buchungsprotokoll erstellen Buchungsprotokoll ausdrucken Prüfung hinsichtlich Übereinstimmung von Summenblock und händisch e r rechneter Summe der Auftragswerte im Buchungsprotokoll.

Die Führung der Gutschriftenbücher, Teilstornos, Komplettstornos und Fehlervergütungen erfolgen manuell. Kundenaufträge bearbeiten Die Bearbeitung des Kundenauftrags erfolgt im Büro nach der Übergabe des Gegenscheins. Der Gegenschein muß vom Kunden bzw. vom Chauffeur (bei Auslieferung) bzw. vom Expedienten (bei Abholung) unterschrieben werden. Der wichtigste Bearbeitungsschritt ist die EDV-mäßige Verbuchung im Kundenkonto. Offene Bestellungen an Lieferanten bzw. offene Bestellungen von Kunden werden als sogenannte "Back-Order" erfaßt. Bei einer Kontoauskunft über den Kunden ist die Ware in jedem Fall als ausgeliefert gekennzeichnet. Wareneingang Beim Wareneingang werden drei Fälle unterschieden: Lagerware (L-Ware), verkaufte Ware (V-Ware) und Ausstellungsware (A-Ware).

Möbelhandel

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• V-Ware: Dabei handelt es sich um Ware, die für einen Kunden bestellt wurde. Es erfolgt automatisch die Reservierung für das Kundenkonto. Bei Kundenbestellungen sind keine Teillieferungen vorgesehen. • L-Ware: Dabei handelt es sich um jene Ware, die in großer Stückzahl bestellt wird und die wegen der großen Menge nicht im Geschäft bzw. im Ausstellungsbereich gelagert werden kann. • A-Ware: Dabei handelt es sich um jene Ware, die sich in den Schauräumen und im Geschäftsbereich befindet. Die Warenübernahme erfolgt im Expedit (Warenannahme- und Warenausgabestelle), im räumlich getrennten Lager oder in der Abteilung selbst (z.B. im Textilbereich). Am Ort der Warenübemahme wird der Warenübernahmeschein von den Bestellunterlagen herausgesucht und der Lieferschein des Lieferanten bestätigt. Bei L- und A-Waren bleibt der Warenübernahmeschein im Fall einer Teillieferung solange beim Expedienten, bis die letzte Teillieferung eingetroffen ist. Lieferschein und Warenübernahmeschein werden ins Büro weitergeleitet, die Ware entsprechend ihres Bestimmungsortes im Haus verteilt. Sie wird mit einer Kopie des Lieferscheins vom Abteilungsleiter übernommen. Die Ware wird auf Fehler überprüft und gegebenfalls die Reklamation eingeleitet. Ansonsten wird die Ware verkaufsfertig gestaltet (EAN-Nummer, Preise und Verkaufseinheiten überprüfen, Preisauszeichnung); Preisschilder, Etikette oder Preisanhänger mit Strichcode werden bereits bei der Warenübernahme vom jeweiligen Abteilungsleiter angefordert. Im Büro werden der Warenübernahmeschein und der Lieferschein verglichen und nochmals überprüft. Anschließend wird der Wareneingang EDV-mäßig verbucht (Bei einer Teillieferung bleibt der Rest der Bestellung als offene Bestellung bestehen). Preiswartung und Provisionswartung Die Zuständigkeit für die Preis- und Provisionswartung liegt bei der Zentrale für Zentral- und Stammartikel und bei den Häusern für frei zugekaufte Ware sowie Stammartikel, die nur in diesem Haus verkauft werden. Bei frei zugekaufter Ware (F-Artikel) bestellen die Häuser unabhängig von der Zentrale. Es existiert ein Artikelstamm pro Artikel. Zentral-Artikel (Z-Artikel) werden dagegen zentral (d.h. vom zentralen Einkauf) bestellt und jedem Haus zugewiesen. Stamm-Artikel (S-Artikel) werden von den Häusern direkt beim Lieferanten bestellt; die Konditionen sind jedoch für alle Häuser gleich und werden von der Zentrale vereinbart bzw. ausgehandelt. Folgende Daten werden im Büro eingegeben: EDV-Nummer, Gültigkeitszeitraum, Preis und Provision. Die Preis- und Provisionsänderungen sind beim

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Fallstudien und Kurzfälle

neuen Kassensystem am nächsten Tag automatisch über den PLU verfügbar. PLU (Price-Look-Up) ist eine Funktion elektronischer Kassen, die nach dem Lesen des EAN-Codes bzw. nach Eingabe der Artikelnummer automatisch den Preis anzeigt. Die Preisauszeichnung erfolgt EDV-unterstützt. Nach erfolgter Preisänderung werden in der zentralen EDV-Abteilung die Etiketten sowie eine aktuelle Preisliste gedruckt und an die Häuser versandt. Barverkauf Bei dieser Form der Geschäftsabwicklung, die auch als Paragonverkauf (Paragon = Bezeichnung für einen Kassablock) bezeichnet wird, wird die lagernde Ware vom Kunden gleich mitgenommen und an der Kassa bar bezahlt. Grundsätzlich sollten aber nur handliche Waren (je nach räumlicher Situation des Hauses) am Packtisch bei der Kassa ausgefolgt werden, alle übrigen Artikel sollten im Expedit ausgehändigt werden. Bei verkaufter Ausstellungsware ist auf der Verkaufskarte Kundenname, Verkäufer, Suchbegriff und Modell zu vermerken und die Beförderung der Ware ins Expedit zu veranlassen. Die Ware kann vom Kunden nach erfolgter Zahlung mit dem Kassabon im Expedit abgeholt werden. Beim Verkauf von Lagerware wird Kundenname, Verkäufer und Preis auf der Lagerkarte eingetragen, die zur Kasse mitgenommen wird. Die Ware kann vom Kunden nach erfolgter Zahlung mit dem Kassabon und der Lagerkarte im Lager abgeholt werden. Ablauf der Bezahlung bei den alten Kassensystemen (Registrierkassen): • Schriftliche Erfassung folgender Informationen durch den Verkäufer auf dem Paragon: Verkäufernummer, Kurzbezeichnung der Ware, EDVNummer, Preis; • Saldierung durch den Verkäufer; • Kassieren; • Durchschläge an das Büro und an die Buchhaltung weiterleiten; • Paragonerfassung (in der Buchhaltung); Eingabe: Verkäufernummer, Paragonnummer, Gesammtsumme, Menge, EDV-Nummer, Provision, Preis pro Position. Bei den neuen Kassensystemen (PC-Kassen) werden drei Varianten unterschieden: • EDV-Nummer oder EAN-Code wird mit dem Handleser vom Preiszettel oder von der Lagerkarte eingelesen;

Möbelhandel

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• Vom Verkäufer wird ein Paragon ausgefüllt, der als Laufzettel dient; die EDV-Nummer und die Menge werden dann händisch eingetippt; • Bei Reststücken und bei Cut-Ware werden EDV-Nummer und Menge ebenfalls händisch eingetippt. Die Artikelbewegungen werden von den PC-Kassen einmal täglich mittels Datenleitung an den Zentralrechner weitergeleitet. In der zentralen EDV werden auf der Grundlage dieser Daten das Fehlerprotokoll, das Preisabweichungsprotokoll und das Provisionsabweichungsprotokoll ausgedruckt. Das Fehlerprotokoll wird an die Buchhaltung weitergeleitet und dort überprüft (z.B. Artikel ohne Mengenbestand, Artikel ohne Stellplatz, falsche EDV-Nummer, weil schlecht lesbar oder falsch eingetippt). Das Preisabweichungsp-Protokoll wird vom Büro überprüft (gerechtfertigte und nicht gerechtfertigte Preisabweichungen). Mit dem Provisionsabweichungsprotokoll wird wie beim Preisabweichungs-Protokoll verfahren. Artikelstruktur und

Artikelanlage

Bei den Artikeln werden die Bereiche Möbel, Nicht-Möbel (z.B. Cut-Ware wie Teppiche, Bodenbeläge, Leisten, Stoffe, oder Tapeten, aber auch Vorhänge, Tischtücher, Textilien u.ä.) und Accessoires (Gläser, Lampen usw.) unterschieden. Weiters wird untergliedert in 17 Warengruppen und 73 Artikelgruppen. Den Artikeln sind außerdem 299 Suchbegriffe zugeordnet, die den Suchvorgang in mittels Computer beschleunigen sollen. Im Möbel- und im AccessoirBereich erfolgt zusätzlich eine Codierung mit einer 6-stelligen Nummer, die Auskunft über Stilrichtung, Materialart und Farbe gibt. Jeder Artikel wird durch eine Nummer, die sogenannte EDV-Nummer, eindeutig identifiziert. Die nachfolgende Aufzählung gibt einen Überblick über die wichtigsten Warengruppen: WG WG WG WG WG WG WG WG WG WG WG WG WG

1: Einzelmöbel (z.B. Regale, Sessel, Büromöbel, Computertisch usw.); 2: Essen (z.B. Einbauküche, Bauernstube, Eckbankgruppe, Einbaugeräte); 3: Wohnsitzmöbel (z.B. Sitzgruppe, Bettbank, Couchtisch); 4: Dienstleistungen (z.B. Federputzen, Näharbeiten, Auftragsfertigung); 5: Accessoires (z.B. Uhren, Spiegel, Geschirr, Bilder, Pflanzen); 6: Textilien (z.B. Bettwäsche, Polster, Badetücher); 7: Vorhang (z.B. Dekorstoff, Jalousien, Markisen); 8: Teppich (z.B. Laufteppich, Vorleger, Fell, Matten); 9: Tapeten (z.B. Papiertapeten, Schaumtapeten, Kork, Klebefolien); 10: Bodenbelag (z.B. PVC, Bodenkork, Filz, Fliesen); 11: Lampen (z.B. Stehlampen, Deckenleuchten, Außenleuchten); 12: Schlafen (z.B. Schlafzimmer, Schrank, Bett, Couch); 13: Wohnkorpusmöbel (z.B. Anrichte, Stollenwand, Garderobe).

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Fallstudien und Kurzfälle

Die Artikelanlage (Artikelstammpflege) erfolgt derzeit sowohl im Zentraleinkauf als auch in den Häusern. Änderungen an den Stammdaten eines Artikels dürfen nur von jenem Haus vorgenommen werden, das den jeweiligen Artikel angelegt hat. Das bedeutet, daß im gesamten Unternehmen ca. 200 Personen berechtigt sind, Artikel anzulegen bzw. zu ändern. Diese Form der Artikelanlage wirkt sich besonders bei Datenauswertungen und Statistiken negativ aus. Der Zuwachs an neuen Artikel läßt sich nur schwer kontrollieren. Vorsichtshalber werden Artikel als Einzelartikel angelegt, die man zu einer Artikelgruppe zusammenfassen könnte. Ein besonderes EDV-technisches Problem stellt noch die Verwaltung sogenannter Set-Artikel dar (z.B. Sitzgruppe), d.h. Artikel, die im allgemeinen zusammen verkauft werden (Verwaltung von Restoder Einzelstücken). Probleme gibt es auch bei der Löschung von Artikeln. Einheitliche Richtlinien für die Artikelanlage und eine zentrale Stelle, die für diese Aufgabe verantwortlich ist, existiert bislang nicht. Auswertungen müssen zuerst mit DV-technischer Hilfe komprimiert werden. Selbstverständlich wirken sich diese Umstände auch auf die Kapazität der DV-Anlage aus, wo es immer wieder zu Engpässen kommt. Funktion des Büros Das Büro (Kundenbüro) nimmt eine besonders wichtige Stellung ein. Seine Aufgaben werden daher kurz und im Überblick beschrieben. Das Büro ist die Drehscheibe zwischen Verkauf und Kunde. Es ist dafür zuständig, daß der Kunde die bestellten Möbel in der richtigen Menge, zum gewünschten Zeitpunkt, am richtigen Ort und in der richtigen Zusammenstellung bekommt. In den Häusern werden im Büro auch diverse administrative Aufgaben wahrgenommen. Aufgaben, die sich daraus ableiten sind: Entgegennahme von Kundenreklamationen, Urgenzwesen (Kontrolle der Lieferzeiten und der bestellten Möbel) sowie Anfrage- und Auskunftstelle für Kommissionslieferungen seitens der Möbelindustrie. Weitere Funktionen sind: Kundennachbetreuung (ca. 3-4 Wochen nach Lieferung), Führen des Kassabuchs, Provisionskontrolle, Kundenverständigung, Toureneinteilung sowie Auftragserfassung und Eingabe von Bestellungen.

7.3 KFZ-Handel und Reparatur Im vorliegenden KFZ-Betrieb plant man gerade, das bestehende Computersystem abzulösen und durch ein neues System zu ersetzen. Der Betrieb besteht aus einer Zentrale und einer Zweigniederlassung. Derzeit existiert nur in der Zentrale, die im städtischen Ballungsraum angesiedelt ist, eine DV-Unterstützung. Eingesetzt wird ein Minicomputer mit 6 Bildschirmen, 2 Druckern und einem Plattenspeicher mit 300 MB Speicherkapazität. Die Datensicherung erfolgt mittels Streamer-Tape. Bei der verwendeten Software handelt es sich um Standardsoftware, die vom Softwarehaus an die Bedürfnisse eines KFZ-Betriebs angepaßt wurde. Unterstützt werden Verwaltungsaufgaben (z.B. Fakturierung der Zentrale, Verwalten der Adreßdaten) sowie die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt extern. Die Niederlassung arbeitet auf Belegbasis bzw. wird durch die Zentrale unterstützt. Der Betrieb konzentriert seine Aktivitäten ausschließlich auf den Handel mit PKWs (Vertragshändler für eine japanische Automarke) und auf die Reparatur von PKWs. Die Einschränkung auf Vertragsmarken betrifft jedoch nur den Neuwagenhandel, nicht aber den Gebrauchtwagenhandel und die Service- und Reparaturdienste. In der Hauptniederlassung wird ein zentrales Ersatzteillager geführt (ca. 12.000 verschiedene Ersatzteile). Die Filiale verfügt über ein kleines Handlager für häufig gebrauchte Teile. (Nach-)Bestellungen erfolgen generell über die Zentrale bzw. das Zentrallager. In der Zentrale ist außerdem ein kleiner Fuhrpark mit Mietwagen vorhanden. Die Filiale wurde vor 8 Jahren in einem Zuzugsgebiet gegründet und liegt etwa 50 km von der Zentrale entfernt. Bedingt durch die finanzielle Situation der meist jungen Familien lief das Neuwagengeschäft nur zögernd an. Seit etwa zwei Jahren ist jedoch ein deutlicher Umsatzzuwachs zu verzeichnen. Derzeit sind neben dem Filialleiter 13 Mitarbeiter beschäftigt (2 Verkäufer, 2 Sekretärinnen im Büro und an der Kassa, 2 Meister, 3 Mechaniker und 4 Lehrlinge). Die Räumlichkeiten umfassen zwei Büros, einen Empfangsraum für Kunden, einen Schauraum, die Werkhalle (3 Hebebühnen) mit dem angeschlossenen Lager und einen Abstellplatz. Die anfallenden Belege (z.B. Ersatzteilbestellungen, Fakturen usw.) werden täglich von der Filiale durch einen Botendienst an die Zentrale übermittelt. Dort werden sie erfaßt und vom Computer weiterverarbeitet (z.B. Verbuchung, Bestellungen, Mahnwesen). Die folgenden Mengenangaben stammen aus dem vergangenen Geschäftsjahr:

Zentrale Filiale

Neuwagen

Gebrauchtwagen

Service und Reparatur

Ersatzteilverkaufe

850 140

650 320

4.200 1.400

6.000 3.000

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Fallstudien und Kurzfälle

Bei einer ersten gemeinsamen Lagebesprechung zur Situation der DV-Unterstiitzung wurden die Ablöse des bestehenden Computers und die Einführung eines integrierten Informations- und Kommunikationssystems für den gesamten Betrieb (Zentrale und Filiale) beschlossen. Dabei wird die Realisierung folgender Ziele angestrebt: • • • • • • • • • • • •

Rationalisierung (Unterstützung aller wesentlichen Administrationsaufgaben) Lagerbestand optimieren (hohe Kapitalbindung) Verkaufsförderung Außenstände reduzieren Wirksamkeit geringer Schulungsaufwand Sicherheit Ausbaufähigkeit Kommunikation zwischen Zentrale und Filiale bezüglich Gebrauchtwagen computerunterstützter Datenaustausch mit dem Generalimporteur Verbesserung der Kommunikation mit den Lieferanten Termin: Fertigstellung des Pflichtenhefts in 4 Monaten

Überblick über die Haupthufgaben: Neuwagen

Lagerverwaltung Fakturierung Statistik Bestellwesen Verkauf Provisionen

Gebrauchtwagen

Lagerverwaltung Fakturierung Statistik Verkauf Ankäufe Provisionen

Ersatzteilwesen

Materialverwaltung Einzelverkauf Bestellwesen Inventur Statistik

Werkstatt

Auftragsabwicklung (Reparatur, Service, Garantie) Zeiterfassung Auslastungsstatistiken

KFZ-Handel und Reparatur

65

Reparaturaufträge haben umsatzmäßig keine große Bedeutung (ca. 20% am Gesamtumsatz). Dennoch sind sie für das Unternehmen von großer Bedeutung, da die Kunden umfassende Betreuung und Service erwarten. Derzeit wird bei Reparaturfällen etwa folgender Ablauf eingehalten: • • • • • • • • • • • • •

Anfrage durch den Kunden; Schadensbegutachtung durch den Meister; Feststellung benötigter Ersatzteile und Lagerbestandsprüfung; Auftragsannahme und Vereinbarung des voraussichtlichen Fertigstellungstermins durch den Meister; Bestellung fehlender Ersatzteile veranlassen; Auftragsanlage im Büro (Auftragsformular oder Computer); Zuteilung des Auftrags an das Werkstattpersonal (Meister); Reparatur ausführen; Nachkontrolle durch den Meister; Auftragsabrechnung (Zeitaufschreibungen und Materialentnahmen); Verständigung des Kunden, falls kein fester Termin für die Abholung vereinbart wurde; Übergabe des Autos an den Kunden (Meister); Bezahlung der Rechnung im Büro.

Beispiele für weitere Aufgaben, die neben den bereits genannten Hauptaufgaben im Betrieb vorkommen, sind: • • • • • • • •

Werbeaktionen/Kundenkontaktprogramm, Verwaltung der Kunden- und Lieferantendaten, Buchhaltung, Kostenrechnung, Lohn- und Gehalt, Abrechnung von Garantiefällen, Mietwagenabrechnung, Berichte für die Unternehmensleitung.

7.4 Buchhandlung Eine neue Großbuchhandlung wird eröffnet. Neben dem eigentlichen Buchhandel ist auch der Vertrieb von Papierwaren, Geschenkartikeln und Schulartikeln vorgesehen. Das Unternehmen gliedert sich auf der obersten Hierarchieebene in den Verkauf und die Verwaltung. Der Verkauf untergliedert sich weiter in drei fachlich getrennte Verkaufsabteilungen, nämlich Bücher, Schulartikel sowie Papierwaren (einschließlich Geschenksartikel). Die Abteilung für Bücher besteht aus den Unterabteilungen Unterabteilungen Schulbücher, Fachbücher, Sprachen, Reisen und Geschichte, Belletristik und Unterhaltung sowie Sport und Spiele. Die Verwaltung setzt sich aus den Abteilungen Buchhaltung und Lohnverrechnung, zentraler Einkauf, Lager und EDV zusammen. Bei den Kunden handelt es sich überwiegend um anonyme Laufkundschaft. Mit Hilfe von "Kundenvorteilskarten" soll jedoch in Zukunft eine Art Stammkundschaft aufgebaut werden und Treue durch Rabatte belohnt werden. Umsatzmäßig kommt dem Verkauf von Büchern (einschließlich Zeitschriften) die größte Bedeutung zu. Neben den Aufgaben des Rechnungswesens soll daher zunächst dieser Bereich durch das geplante Computersystem unterstützt werden. Jedes Buch ist eindeutig durch eine international genormte Buchnummer (ISBN) gekennzeichnet. Die ISBN kann für jedes lieferbare Buch den einschlägigen Verlagskatalogen und den Verzeichnissen lieferbarer Bücher entnommen werden. Die Bestellung von Büchern erfolgt direkt beim Verlag, in dem das Buch erschienen ist. Die Zustellung bzw. Lieferung erfolgt entweder direkt durch den Verlag, über Auslieferungslager oder durch Zwischenhändler des Verlags. Verkauf In jeder Abteilung steht eine PC-Kasse zur Verfügung, über die auch Informationen über lagernde oder bestellte Bücher abgefragt werden können. Ein zweiter PC dient ausschließlich zu Informationszwecken; er ist mit einem CD-ROMLaufwerk ausgestattet, da praktisch alle Verzeichnisse lieferbarer Bücher heute auf diesem Medium angeboten werden. Die Suche nach Büchern ist nach unterschiedlichen Kriterien möglich (Autor, Titel, Schlagwort, Erscheinungsjahr, Sachgebiet, ISBN usw.) Der Kunde bedient sich entweder selbst oder wird durch einen Mitarbeiter der Abteilung beraten. Die Bezahlung der Ware erfolgt an der Kasse. Automatisch mit dem Kassiervorgang erfolgt ein Abbuchen des Lagerbestands. Die Verkaufsdaten werden täglich nach Geschäftschluß über das lokale Netz an die Buchhaltung übergeben. Bei Ausfall des Netzes oder bei Datenverlust können die Daten über das Kassenprotokoll rekonstruiert und nacherfaßt werden. Wenn ein gewünschtes Buch nicht vorhanden ist, kann es für den Kunden bestellt werden. Der Bestellauftrag erfolgt an der Kasse. Der Verkäufer nimmt dabei den Name und die Adresse des Kunden auf. Bei Büchern, die im Sorti-

Buchhandlung

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ment geführt werden, können die Daten automatisch übernommen werden, ansonsten sind sie einzutippen. Bei Bestellungen, die mehr als DM 150,- ausmachen, ist eine Anzahlung zu leisten. Bestellauftrag und Anzahlung wird im Computer evident gehalten. Der Bestellschein, auf dem Art und Menge der bestellten Ware, Preis, geleistete Anzahlung und voraussichtlicher Liefertermin ersichtlich sind, wird für den Kunden ausgedruckt, ein Durchschlag wird bei der Kasse abgelegt. In besonders dringenden Fällen kann direkt beim Lieferanten angefragt werden, ob das Buch lieferbar ist und telefonisch vorbestellt werden. In allen übrigen Fällen erfolgt die Bestellung durch den zentralen Einkauf, an den alle Bestelldaten (auch telefonische Vorbestellungen) weitergeleitet werden. An jedem Bildschirm (einschliei31ich PC-Kassa) kann abgefragt werden, ob ein bestelltes Buch bereits geliefert wurde. Stornos von Kundenbestellungen dürfen nur von einem Abteilungsleiter vorgenommen werden. Wenn der Kunde ein bestelltes Buch abholt, wird die Ware bzw. der Restbetrag bezahlt und der offene Kundenauftrag abgeschlossen. Die Daten werden zusammen mit den anderen Verkaufsdaten an die Buchhaltung übergeben. Bücher, die von Kunden verlangt wurden, aber nicht lagernd waren, werden (unabhängig davon, ob das Buch bestellt wurde oder nicht) in einer Datei vorgemerkt. Diese Datei wird für die Sortimentsplanung ausgewertet. Zentraler

Einkauf

Die Kundenbestellungen werden im zentralen Einkauf gesammelt und einmal täglich an die Verlage weitergeleitet. Die Übergabe der Bestellungen erfolgt im Normalfall automatisch von den Kassen über das lokale Netz. Bei Problemen wird der Durchschlag der Bestellaufträge an den zentralen Einkauf weitergeleitet. Im zentralen Einkauf werden die Bestellungen aller Abteilungen gesammelt und überprüft. Fehlerhafte oder unklare Bestellungen werden ausgeschieden und mit der Fachabteilung oder mit dem Kunden geklärt. Die übrigen Bestellungen werden nach Verlagen aufgeteilt, per Telefax durchgeführt und als offene Bestellungen gespeichert. Die Menge der bestellten Bücher wird außerdem in der Artikeldatei vorgemerkt. Der zentrale Einkauf ist für die Durchführung der Bestellung, für die Bestellüberwachung (z.B. Mahnung, Verlängerung von Bestellfristen inkl. Verständigung des Kunden) und für die Verhandlungen mit den Verlagen (Konditionen, Lieferfristen, Mindestabnahmemengen usw.) zuständig. Die Verwaltung der Verlagsadressen erfolgt ausschließlich im zentralen Einkauf. Wareneingang Bei der Lieferung von Büchern wird zunächst Ware und Lieferschein geprüft. Teillieferungen sind möglich; in diesem Fall bleibt der fehlende Teil der Be-

68

Fallstudien und Kurzfälle

Stellung offen. Lieferungen oder Teile einer Lieferung, die aufgrund der Wareneingangsprüfung nicht akzeptiert werden (z.B. nicht bestellte Bücher, Schäden) werden mit einem Reklamationsvermerk zurückgeschickt. Die betroffene Fachabteilung wird von der Reklamation ebenfalls verständigt. Alle übrigen Bücher werden mit einer Kopie des Lieferscheins an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Der Lieferschein wird abgezeichnet und geht an die Buchhaltung, in der die Rechnungsprüfung und die Bezahlung durchgeführt wird. In der zuständigen Abteilung werden die Bücher zunächst EDV-mäßig erfaßt (inkl. Lagerort) und anschließend im Verkaufsregal oder Lager aufgestellt. Die Erfassung beinhaltet auch die Neuaufnahme oder Änderung der im Computer erfaßten Daten über die Bücher (Ausnahme: allgemeine Preisänderungen, die vom zentralen Einkauf durchgeführt werden). Die Bestelldaten werden ausgebucht und erledigte Bestellungen in einer Datei für abgeschlossene Bestellungen archiviert. Bücher, die von einem Kunden bestellt wurden, werden für diesen bei der Kasse bereitgehalten; der Kunde wird telefonisch oder schriftlich benachrichtigt. Bestandsplanung und Lagerführung Der Bestand an lagernden Büchern (in den Verkaufsräumen und im Lager) ist ständig zu überprüfen. Dies geschieht durch die fachlich zuständigen Abteilungsleiter mit Unterstützung der EDV. Die Abteilungsleiter sind auch für die Bestellungen und für die Sortimentsplanung in ihrem Fachbereich zuständig. Bestellwünsche werden in einer speziellen Bestelldatei gesammelt, von wo sie einmal pro Woche durch den zentralen Einkauf übernommen und in Bestellungen umgewandelt werden. Einmal pro Monat gibt es eine gemeinsame Sitzung aller Abteilungsleiter mit der Geschäftsführung, in der die geschäftliche Entwicklung und allgemeine Probleme erörtert werden sowie die mittel- und langfristige Verkaufsplanung vorgenommen wird. Aufgabe des Lagerleiters ist die Übernahme der Bücher, die Verwaltung des Lagers, die Durchführung der Inventur und die Sicherstellung Falls eine Schwund entsteht, der vor der Inventur entdeckt wird, muß es möglich sein, dies zu erfassen und den Artikelstand zu korrigieren. Gleichzeitig muß es den Abteilungen möglich sein, sogenannte Restposten zu offerieren, deren Preise geändert werden können. Organisatorisch verantwortlich zeichnet dafür der Abteilungsleiter.

7.5

Kommunalverwaltung

Die Stadtgemeinde Kleinstadt liegt in Österreich (Bundesland Salzburg) und umfaßt ein Gebiet von 15,45 km?, hat 22.970 Einwohner und zählt 9.008 Haushalte. Die Anzahl der Häuser beträgt 4.067. Die Gemeinde ist Gebietskörperschaft mit dem Recht auf Selbstverwaltung und zugleich Verwaltungssprengel. Die Gemeinde ist selbständiger Wirtschaftskörper. Sie hat das Recht, innerhalb der Schranken der allgemeinen Bundes- und Landesgesetze Vermögen aller Art zu besitzen, zu erwerben und darüber zu verfügen, wirtschaftliche Unternehmungen zu betreiben sowie im Rahmen der Finanzverfassung ihren Haushalt ständig zu führen und Abgaben vorzuschreiben. Im Stadtgemeindeamt werden derzeit 293 Bedienstete beschäftigt. Organe der Gemeinde Die Organe der Gemeinde sind: • der Gemeinderat, • der Gemeindevorstand (Stadtrat) und • der Bürgermeister. Der Gemeinderat hat für Angelegenheiten des eigenen Wirkungsbereiches der Gemeinde Ausschüsse für einzelne Zweige der Verwaltung einzurichten. Diesen Ausschüssen können auch fachkundige Personen mit beratender Stimme beigezogen werden. Einzurichtende Pflichtausschüsse sind: • Prüfungsausschuß, • Ausschuß für Bau- und Straßenbauangelegenheiten sowie für Angelegenheiten der örtlichen Raumplanung und • Ausschuß für Schule, Kindergarten, Kultur- und Sportangelegenheiten Zumeist werden Ausschüsse auch für die Sachbereiche • Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung, • Müllbeseitigung und • Angelegenheiten des örtlichen Umweltschutzes gebildet. Die Geschäftsordung regelt: • • • • • • • •

die die die die die die die die

Einberufung und Kundmachung von Sitzungen Festsetzung der Tagesordnung Einsicht in die Sitzungsunterlagen durch die Fraktionsobmänner Anwesenheitspflicht Öffentlichkeit von Sitzungen des Gemeinderates Führung des Vorsitzes Ordnungsbefugnisse des Vorsitzenden Beschlußfähigkeit u.a.m.

70

Fallstudien und Kurzfälle

Als Gebietskörperschaft im Sinne der Bundesverfassung kommt der Stadtgemeinde Kleinstadt sowohl die Stellung einer Behörde wie auch die eines Dienstleistungsunternehmers mit einem breit gefächerten Spektrum zu. Die Bedeutung der Dienstleistung überwiegt bei weitem die Behördenfunktion, eine Entwicklung, die sich in der Zukunft noch weiter verstärken wird. Der Gemeindevorstand besteht aus dem Bürgermeister, aus einem bis höchstens drei Vizebürgermeistern und aus den übrigen Vorstandsmitgliedern (Stadträten). Vorstand des Gemeindeamtes ist der Bürgermeister, ihm sind unterstellt: • der Leiter des Gemeindeamtes • die übrigen Bediensteten der Gemeinde und • die sonstigen Organe des Gemeindeamtes. Organisation und Aufgabengliederung Für die Besorgung der Geschäfte sind nach Maßgabe des Dienstpostenplanes und nach den Grundsätzen der Verwaltungsökonomie im Stadtamt von Kleinstadt nachstehende Geschäftsgruppen eingerichtet: Geschäftsgruppe Geschäftsgruppe Geschäftsgruppe

I II III

Hauptverwaltung Finanzverwaltung Bauverwaltung Schulen Kultur

Abteilung

Sport Öffentlichkeitsarbeit Veranstaltungen Soziales Jugend

Geschäftsgruppe I , Personal Personalstandswesen

Abteilung 2 (lg:::

MaatsDurger: Staatsbürgerschaft M e l d e w e sen

Wahlen Statistik Lohnsteuerkarten

Abb. 7.5-1: Gliederung der Geschäftsgruppe I

Kommunalverwaltung

71

Die Geschäftsgruppen gliedern sich in Abteilungen, denen Aufgabenbereiche zugeordnet sind. Die Gliederung wird in einem Geschäftsverteilungsplan nach Maßgabe der einzelnen Dienstposten festgelegt. In den Abbildungen 7.5-1 und 7.5-2 werden die Gliederung der Geschäftsgruppen I und II im Uberblick gezeigt. Beispiele zum Aufgabenbereich

Meldewesen:

•

Meldewesen - Anmeldungen, Abmeldungen, Ummeldungen Ausstellen von Meldebestätigungen - Meldeauskünfte - Führen des Melderegisters Erstellen von Listen aus dem Melderegister - Sonstige Bestätigungen aus dem Melderegister - Mitteilung an Militärbehörden • Wählerevidenz - Führen der Wählerevidenz Einsprüche gegen die Wählerevidenz - Erstellen des Wählerverzeichnisses • Einwohnerstatistik Kämmerei Abgabenverwaltung

Abteilung 1 l|

Revision Finanzierung Beschaffung Betriebe Kassa

Geschäftsgruppe II '

Rechnungswesen

, Liegenschaften Vermögen

Abteilung 2

Inventar Wohnungen

Abb. 7.5-2: Gliederung der Geschäftsgruppe II Beispiele zum Aufgabenbereich Staatsbürgerschaft: • Staatsbürgerschaftsnachweis - Ausstellen von Staatsbürgerschaftsnachweisen - Änderung von Staatsbürgerschaftsnachweisen - Führen des Verzeichnisses über ausgestellte Staatsbürgerschaftsnachweise

72

Fallstudien und Kurzfälle

• Staatsbürgerschaftsevidenz • Bearbeitung von Anträgen um Verleihung der österreichischen Staatsbürgerschaft • Auskünfte in Staatsbürgerschaftsangelegenheiten Beispiele zum Aufgabenbereich Beschaffung: • Bedarfermittlung bei den einzelnen Dieststellen, Anmeldung zum HaushaltsVoranschlag • Vorbereitung der Ausschreibung unter Mitwirkung der Fachdienststellen • Fallweise Durchführung von Investitionsvergleichsrechnungen • Wahl der Ausschreibungsart • Auswahl des Billigst- bzw. Bestbieters • Vorlage an das zuständige Kollegialorgan • Auftragsvergabe • Überwachung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. Leistung • Kontrolle der Belege Beispiele zum Aufgabenbereich Inventar: • Erfassung sämtlicher in den städt. Liegenschaften befindlichen Inventargegenstände • Erfassung der Zu- und Abgänge • Laufende Überprüfung der Inventargegenstände hinsichtlich Standort, Menge usw. • Antragsstellung an den Bürgermeister betreffend der Ausscheidung von unbrauchbaren Inventargegenständen EDV-Unterstützung Zuständig für die EDV ist der Leiter des Rechnungswesens (Geschäftsgruppe II). Im Einsatz befindet sich seit zehn Jahren ein zentraler Minicomputer. Die Software wurde vom Computerhersteller entwickelt, der sich u.a. auf "Gemeindelösungen" spezialisiert hat und im Bundesland Salzburg ca. 30% der Gemeinden damit ausgestattet hat. Folgende Aufgabenbereiche werden automationsunterstützt abgewickelt: • • • • • • • • •

Personal (Lohn- und Gehaltsverrechnung) Meldewesen Lohnsteuerkarten Kämmerei (teilweise) Abgabenverwaltung (teilweise) Rechnungswesen Vermögen und Haushalt Inventar Wohnungen (Evidenzhaltung)

Kommunalverwaltung

73

Vor einem Jahr wurden auf Drängen mehrerer Abteilungen einige PCs angeschafft. Mit den PC's werden derzeit folgende Aufgabenbereiche unterstützt: • • • • • • • •

Schulen Kultur Betriebe Straßenbau Wasserversorgung Abwasserbeseitigung Abfallbeseitigung Schreibdienst

In Verbindung mit einer allgemeinen Verwaltungsreform plant das Stadtamt von Kleinstadt, das bestehende Computersystem, das noch stark batchorientiert ist, durch ein integriertes Dialogsystem zu ersetzen. Auch die PCs sollen in das Gesamtkonzept einbezogen werden. Mit dem neuen System sollen mehr Aufgaben als bisher automationsunterstützt werden (z.B. baubehördliches Bewilligungsverfahren bis zur Erteilung der Benützungsbewilligung einschließlich aller Schriftsätze und Meldungen, Führung der Kanalkartei, Wasserleitungsanschlußkartei, Wasserleitungsanschlußkartei und Müllabfuhrkartei, Wohnbaustatistik, Archivierung der Bauakte usw.). Das neue System soll einfach zu bedienen sein und u.a. auch die Möglichkeiten der grafischen Datenverarbeitung nutzen (z.B. Erstellung der Flächenwidmungs- und Bebauungspläne). Bevor jedoch mit der Realisierung begonnen wird, ist eine umfangreiche Analyse- und Planungsphase vorgesehen. Unter anderem werden folgende Formalziele angestrebt: • Dezentralisierung so weit wie möglich. Die Verwaltungsspitze soll durch Dezentralisierung in die Lage versetzt werden, Lenkungsaufgaben, Organisationsarbeit und Wirtschaftlichkeitsprüfung neben der Wahrung der Legalität verstärkt wahrzunehmen. • Rationalisierung der Verwaltungsabläufe. Verwaltungsabläufe sollen rascher, dabei jedoch noch kostensparender als bisher gestaltet werden. Dazu ist es erforderlich, jede einzelne Aufgabe, jede einzelne Funktion daraufhin zu untersuchen, welche Form der Wahrnehmung dem Gebot der "Wirtschaftlichkeit" am ehesten entspricht. • Reduzierung der Arbeitsteilung. Verwaltungsvorgänge, die ein Zusammenwirken verschiedener Organisationseinheiten erfordern, sind unverzichtbar, sie sind allerdings so weit zu reduzieren, daß Arbeitsteilung nur dort stattfindet, wo sie wirtschaftlich vertretbar, organisatorisch vernünftig ist und Parallelläufe ausschließt. • Schaffung weitgehender Integration der Daten. Die für die Wahrnehmung einzelner Aufgaben erforderlichen Daten sollen so weitgehend integriert werden, daß sie den Bedürfnissen einzelner Verwaltungszweige in möglichst weitreichender Form entsprechen und Mehrfachermittlungen vermieden werden.

8. Industrie und Produktion 8.1

Ziegelwerk

Bei der vorliegenden Firma handelt es sich um ein Ziegelwerk mit dem Hauptsitz in Wien und einer Zweigniederlassung in St.Pölten. Die Produktpalette reicht vom einfachen roten Ziegel bis zu fertigen Betongußteilen. Der Haupteinzugsbereich des Unternehmens ist Wien und seine Umgebung. Die gute Qualität der Produkte führte in den vergangenen Jahren zu einer sehr großen Nachfrage und einem starken Wachstum des Unternehmens. Das Unternehmen beschäftigt derzeit etwas mehr als 200 Mitarbeiter. In Wien ist die Unternehmenszentrale und die Produktion von Fertigbetonteilen und Gußbetonformen angesiedelt, in St. Pölten werden Ziegel hergestellt. Um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben, strebt man eine Ausweitung des Einzugsbereiches an. Langfristig sind Auslieferungslager in ganz Österreich geplant, sowie in späterer Folge zusätzliche Produktionsstätten für Gußteile und Ziegel. Derzeit ist die Ausweitung der Produktionskapazität noch unrentabel. Vertrieb Produktion

Einkauf Unternehmensführung

H

FIBU

-

Personalabteilung

Lager F&E

Abb. 8.1-1: Unternehmensgliederung der Zentrale Die Abbildung 8.1-1 zeigt die Aufbauorganisation der Zentrale, die funktional gegliedert ist. Den einzelnen Funktionsbereiche sind u.a. folgende Aufgaben zugeordnet:

Ziegelwerk

75

• Vertrieb: Koordination des Transports der Produkte zum Kunden, Marketing, Angebotserstellung für Anfragen und Ausschreibungen; • Produktion: Erstellung des Produktionsprogrammes, Steuerung des Produktionsablaufes, Produktionsüberwachung; • Einkauf: gesamte Materialbeschaffung für die Produktion (Einholen von Angeboten etc.), Bestellwesen; • Buchhaltung: Lohn- und Gehaltsverrechnung, Kostenrechnung und Kalkulation der Verkaufspreise, Erstellen von Statistiken, Fakturierung, EDV; • Personalabteilung: Mitarbeitereinstellung, Personalmanagement; • Lager: Lagerverwaltung (Mindestbestandskontrolle, Weitergabe des Bedarfs an Einkaufsabteilung, Belieferung der Zweigniederlassung), Inventur; • Forschung und Entwicklung: Testdurchführung (z.B. ob die Gußformen den allgemein gültigen Normen entsprechen): • Qualitätskontrolle. Die Filiale in St Pölten ist der Zentrale in Wien unmittelbar unterstellt. Die funktionale Organisation wurde auch bei der Filiale beibehalten. In den einzelnen Funktionsbereichen ergeben sich jedoch z.T. Unterschiede bezüglich der wahrgenommenen Aufgaben: • Lager, • Produktion, • Buchhaltung: ausschließlich Fakturierung, Buchung und Erstellung von Statistiken, Kostenrechnung und Lohnverrechnung erfolgt in der Zentrale, • Vertrieb: Koordination des Transports für die Zweigniederlassung. Die Unternehmensziele können wie folgt zusammengefaßt werden: • Vergrößerung des Marktanteils bei Fertigbetonteilen durch neue Preis- und Werbestrategien; • Verbreiterung des Sortiments, Entwicklung neuer Fertigbetonteile und neuer Gußformen; • Umsatzsteigerungen durch neue Absatzmärkte (z.B. ehemalige OstblockLänder); • Verbesserung der Qualität (Entwicklung neuer Materialverbindungen, die zur Erhöhung der Qualität beitragen); • Erneuerung des Fertigungssystems (z.B. Einführung von CNC-Maschinen); • Steigerung des Exportanteils (Werbung im Ausland, Kooperation mit ausländischen Fertighauserzeugern); • höherer Bekanntheitsgrad (z.B. Forcierung der Werbung, Preisausschreiben, Unternehmensführungen); • Einführung eines lokalen Netzes in der Hauptniederlassung und Installierung einer Standleitung zur Zweigniederlassung in St. Pölten; • Um wettbewerbsfähig zu bleiben, strebt man außerdem mehrere Auslieferungslager an. Neben einer Gliederung der Lager nach der Art der Produkte

76

Fallstudien und Kurzfälle

soll auch eine gewisse regionale Gliederung hinzukommen. Geplant ist derzeit die Errichtung eines externen Lagers in Westösterreich (aufgrund der Umsatzsituation in Bludenz/Vorarlberg). Kostengünstige Lagerhaltung wird wahrscheinlich nur durch eine Vernetzung der Lagerstandorte erreichen. Das Produktspektrum umfaßt derzeit Tonziegel (Vollziegel und Hohlziegel), Gipsziegel (als Ziegel und Platten für Zwischenwände), Betondecken, Betonträger, Betonwände und andere Fertigbetonteile, die vor allem im Hallen- und Kellerbau verwendet werden, sowie Lärm- und Wärmedämmziegel. Hauptabnehmer sind Baumärkte, Lagerhäuser, Baumeister, Aufträge der öffentlichen Hand sowie private Bauherren. Die EDV-Belange werden vom Leiter der Finanzbuchhaltung wahrgenommen. Im Einsatz befindet sich ein zentraler Minicomputer, an den derzeit 8 Bildschirme angeschlossen sind (Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Lohnverrechnung). Für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnverrechnung wird das Standardprogramm eingesetzt, das für diesen Computer vom Hersteller angeboten wurde. Von den übrigen Unternehmensbereichen wird lediglich der Einkauf und ein Teil der Lagerverwaltung durch Programme unterstützt. Dazu wurden vom Computerhersteller bestehende Programme adaptiert, die ursprünglich für einen anderen Fertigungsbetrieb entwickelt worden sind. Der EDV-Einsatz beschränkt sich derzeit auf die Zentrale. Die Zweigniederlassung arbeitet ausschließlich auf Belegbasis. Die Belege werden in der Zentrale (Buchhaltung) erfaßt und periodisch ausgewertet. Eine besondere Bedeutung kommt im vorliegenden Unternehmen der Materialwirtschaft zu, die durch die EDV noch sehr unzureichend unterstützt wird. Die Entwicklung zusätzlicher Programme durch den Computerhersteller ist bereits geplant. Ziele sind u.a. die Reduktion der Kapitalbindungskosten, die zeitgerechte Bestellung der Roh- und Hilfsstoffe, die Senkung der Bestell- und Lagerkosten, die Reduktion von Fehlmengenkosten, die Verbesserung bei Lagerauskünften und die Verwaltung des Leergebindes (Paletten). Produktion und Einkauf Zur Produktion der verschiedenen Produkte werden Kies, Zement (Weißzement, Grauzement), Betonzuschlagstoffe, Metallgitter, Metallkäfige, Stahlseile, Lecca, Leccazusatzstoffe, Gips sowie Gipszuschlagstoffe benötigt. Abgesehen vom Kies werden diese Stoffe vom jeweiligen Bestbieter bezogen. Das für die Betonherstellung benötigte Wasser wird der Industriewasserleitung der Stadt entnommen. Da Kies meist "just in time" benötigt wird, wurde mit einer Firma ein langfristiger Liefervertrag abgeschlossen. Kies wird in fünf verschiedenen Größen geliefert. Durch verschiedene Mischverhältnisse lassen sich unterschiedliche Festigkeiten und Betonqualitäten

Ziegelwerk

77

erzielen. Die Produktion des Betons wird durch einen Rechner gesteuert, der die richtigen Mischverhältnisse überwacht und die Zufuhr über die Förderbänder steuert. Die Metallgitter und -käfige für Träger, Fertigteile usw. werden über den Eisen- und Stahlhandel bezogen. Der zur Ziegelproduktion verwendete Lehm stammt aus der firmeneigenen Lehmgrube, die etwa 20 km vom Zweigwerk St.Pölten entfernt liegt. Der Lehm wird bei Bedarf mit einem der Firmen-LKWs herangeschafft. Ausgelöst werden Beschaffungsaktivitäten für die diversen Hilfsstoffe im allgemeinen durch eine Meldungen der Lagerverwaltung, sobald die festgelegte Mindestmenge unterschritten wird. Folgende Aufgaben werden in der Einkaufsabteilung wahrgenommen: • Einholen von Angeboten bei potentiellen Lieferanten (ein wichtiges Kriterium ist die Zuverlässigkeit des Lieferanten); • Prüfung der Angebote hinsichtlich Preis, Qualität und Liefertermin; • Auftragserteilung an den Bestbieter; • Überwachung der Liefertermine; • Nach dem Wareneingang und der Wareneingangsprüfung werden die eingegangenen Waren in der Lagerbuchhaltung verbucht • Weiterleitung von Lieferschein und Faktura an die Buchhaltung; • Veranlassung der Wareneinlagerung. Lagerverwaltung Eine wichtige Aufgabe der Lagerverwaltung ist - neben der eigentlichen Lagerführung - die rechtzeitige Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung, damit dort eine kostenoptimale Einkaufspolitik betrieben werden kann. Um den Anforderungen des Produktionsbetriebes nachkommen zu können, betreibt die Firma drei Arten von Lagern, nämlich Rohstofflager, Hilfsstofflager und Fertigproduktlager. • Rohstofflager und Hilfsstofflager: Diese beiden Lager dienen zur kostengünstigen Bereitstellung der Roh- und Hilfsstoffe für den Produktionsprozeß sowie zur Überbrückung von Lieferengpässen. Damit es zu keinem Produktionsstillstand kommt, muß darauf geachtet werden, daß die benötigten Stoffe immer in ausreichendem Maß vorhanden sind. Je nach Art der einzelnen Stoffe ist die Lagerhaltung und das Bestellverfahren unterschiedlich. Gründe für die Unterschiede sind die Verfügbarkeit der Stoffe, die Kosten der Beschaffung (einschließlich Transportkosten) sowie die Kosten der Lagerhaltung. Beispiele sind: -

Kies wird bei Bedarf angefordert und auf Abruf geliefert Mindestmengen (Bestellpunkt-Verfahren)

78

Fallstudien und Kurzfälle

Zement: Mindestmenge 2 0 1 Lecca, Gips: Mindestbestand 10 t Zuschlagsstoffe: Mindestbestand wird durch den Lagerleiter überwacht Metallgitter, die zur Erzeugung von Decken, Fertigwänden und Gußbetonformen verwendet werden, werden vierteljährlich bestellt (Bestellrhytmus-Verfahren). Die Bestellmengen ergeben sich aus den prognostizierten Absatzzahlen für das nächste Quartal. • Fertigproduktlager: Dieses Lager ist auf den Verkauf ausgerichtet. Permanent auf Lager gehalten werden alle Arten von Ziegeln (wärmedämmende Ziegel, Vollziegel, Lecca-Ziegel, Holzziegel sowie Gipsziegel), denn diese Produkte weisen zwar eine saisonal bedingte, aber konstante Nachfrage auf. Die Ziegel werden auf Paletten nach verschiedenen Größen geordnet und auf dem überdachten Abstellplatz gelagert. Die Betonteile (z.B. Decken, Fertigwände und Gußbetonformen) werden im Freien aufbewahrt. Da es sich hier um Produkte mit sehr hoher Variabilität handelt, wird primär auf Auftrag produziert und die Erzeugnisse möglichst direkt an den Kunden geliefert . Lagerentnahmen und Auslieferung Für jede Lagerentnahme wird ein Entnahmeschein ausgestellt. Er enthält Angaben über den Hilfsstoff oder das Produkt, den A u f t r a g g e b e r , den Verwendungszweck, die Qualität, die Menge und das Datum der Entnahme. Die Entnahmescheine werden in die Buchhaltung weitergeleitet und dort möglichst ohne Zeitverzug EDV-mäßig verbucht, um die Übereinstimmung der Buchmengen mit den realen Lagermengen zu gewährleisten. Der Lagerleiter verfügt derzeit noch über keine Unterstützung durch einen Bildschirm. Bei Auslieferungen wird zunächst vom Vertrieb ein Lieferschein in zweifacher Ausfertigung ausgestellt. Die Ware wird darauf an den Frachtführer übergeben bzw. auf einen der eigenen LKWs verladen und zugestellt. Die Übernahme wird durch den Kunden mit einer Unterschrift am Lieferschein vermerkt. Der Durchschlag bleibt beim Kunden, das Original wird an die Buchhaltung weitergeleitet und dient als Grundlage für die Ausstellung der Rechnung.

8.2 Metallverarbeitende

Industrie

Beim vorliegenden Unternehmen handelt es sich um einen großen Konzern, dessen Hauptaktivitäten die Erzeugung und die Weiterverarbeitung von Aluminium sind. Das Unternehmen zeichnet sich durch die Flexibilität im Bereich der Fertigung, durch hohe Qualität der Produkte und vor allem durch hohe Lieferbereitschaft aus. In der Vergangenheit lag der Schwerpunkt des Unternehmens vorwiegend in der Primärproduktion. Der steigende Konkurrenzdruck und die sinkenden Weltmarktpreise für das Primärprodukt Aluminium erfordern eine Verlagerung der Produktion von diesem stagnierenden Marktsegment in neue Bereiche. Abbildung 8.2-1 zeigt die Umsatzaufteilung von 1988 im Vergleich mit dem prognostizierten Werten für das Jahr 1995.

H Umsatz 1988

•

Umsatz 1995

Abb. 8.2-1: Umsatzverteilung nach Produktionsbereichen Der Ausweg aus der wirtschaftlichen Engpaßsituation wird in der Herstellung artverwandter Produktgruppen gesehen, welche im Bereich der Halb- bzw. Fertigprodukte anzusiedeln sind (intelligente Produkte). Die Entwicklungsrichtung des Unternehmens verlagert sich ferner zu Branchen der Aluminiumverarbeitung, die über Wachstumspotentiale verfügen, d.h. in Richtung höherer Kundennutzen sowie Nutzung von Synergien zum "Kernbereich". Neben Änderungen in der Produktpalette kam es auch zur verstärkten Internationalisierung des Unternehmens. Die Tochterunternehmen verteilen sich heute auf 40 Länder. Parallel zu den Änderungen im Produktbereich wird eine Umstrukturierung des Konzerns angestrebt, deren Ziele die Schaffung eines wettbewerbsfähigen, schlagkräftigen, wachstumsstarken und profitablen Unternehmens in verwandten Geschäftsfeldern rund um das Aluminium sind. Für die Umstrukturierung wird externes Know How herangezogen und die Hilfe von Beratungsunternehmen in Anspruch genommen. Abbildung 8.2-2 zeigt die Gliederung der Konzernzentrale in die Geschäfts- und Aufgabenbereiche.

80

Fallstudien und Kurzfälle

Gesamtkoordination

1

Controlling

1

Personalmanagement

|

Konzernentwicklung

|

PR

|

Finanzwesen

1

Rechnungswesen

|

Versicherungswesen

1

EDV

|

Abb. 8.2-2: Organisation der Konzernzentrale Die einzelnen Konzernbereiche werden als Profitcenter geführt. Die Leiter der Konzernbereiche sind gegenüber der übergeordneten Holding weisungsgebunden und rechenschaftspflichtig. Abbildung 8.2-3 zeigt die wesentlichen Bereiche des Konzerns im Überblick. Metall

Walzwerke

Konzernbereiche

}1

Presswerke

& Finalprodukte

Leichtformteile

Verpackung

Abb. 8.2-3: Konzernbereiche Alle Konzernbereiche, ausgenommen der Bereich Metall, sind stark kundenorientiert. PR-Maßnahmen erfolgen generell zentral durch die PR-Abteilung

Metallverarbeitende Industrie

81

unter Abstimmung mit der jeweiligen Bereichsleitung. Die Kosten der zentralen Dienststellen werden den Konzernbereichen proportional zum erwirtschafteten Umsatz sowie auf Grund der in Anspruch genommenen Leistungen (z.B. EDV) verrechnet. Zwischen den einzelnen Konzernbereichen werden Leistungen und Güter zu Marktpreisen abgerechnet. Datenverarbeitung Die Situation der EDV ist durch eine starke geografische Verteilung, durch die Heterogenität der eingesetzten Systeme und durch einen regional unterschiedlichen Integrationsgrad gekennzeichnet. In der Konzernholding befindet sich ein zentraler IBM-Großrechner, welcher mit den Großrechnern der meisten Konzernbereiche direkt in Verbindung steht (SNA-Netz). Neben diesen Großrechnern mit zentralem Anschluß von Terminals werden immer häufiger PCs angeschafft, die z.T. mittels 3270-Emulation mit dem Großrechner kommunizieren können bzw. als Terminal eingesetzt werden. In manchen Abteilungen sind die PCs via Token Ring miteinander verbunden. Die Nutzung des lokalen Netzes beschränkt sich jedoch auf die Dienste Drucker-Sharing und FileSharing. Der PC-Einsatz erfolgt relativ unkoordiniert. Teilweise wurden PCAnwendungen ohne Abstimmung mit der zentralen EDV-Abteilung entwickelt oder angeschafft. Bei der Datenspeicherung kommt es zu Doppelgleisigkeit mit der Datenbank im zentralen Großrechner. Der Datenaustausch zwischen Großrechner und PCs stößt aber auch auf technische Schwierigkeiten (fehlendes Know How, fehlende Hardware- oder Software). Die Entwicklung der Software erfolgt überwiegend durch die eigene EDVAbteilung in der Zentrale. Ein Lenkungsausschuß entscheidet über Prioritäten und Reihung der eingebrachten Entwicklungswünsche. Die Programme werden in den Programmiersprachen COBOL, PL/1 und RPG III geschrieben. Die Betriebssystemumgebung ist MVS in Verbindung mit dem Datenbanksystem IMS. Da die Wartungsarbeiten immer mehr Zeit in Anspruch nehmen, werden derzeit die Umstellung auf das relationale Datenbanksystem DB2 sowie der Einsatz von SQL und einer weiteren Sprache der vierten Generation untersucht. Standardsoftware wird nur in bescheidenem Ausmaß eingesetzt (z.B. SAP im Bereich der Auftragsbearbeitung und Verwaltung). Der Automatisationsgrad in der Produktion ist relativ weit fortgeschritten (leistungsfähiges PPS gekoppelt mit CAD/CAM-Systemen). Die Lagerverwaltung erfolgt vollständig EDVunterstützt. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung werden zentral in der Konzernzentrale durchgeführt. Die Kundenverwaltung und Auftragsabwicklung erfolgt lokal in den Konzernbereichen. Personalmanagement Näher dargestellt werden nachfolgend die Aufgaben des Personalmanagements, die gerade in einem Konzern dieser Größenordnung eine besonders wichtige Rolle spielen. Das Personalmanagement ist direkt dem Vorstand unterstellt.

82

Fallstudien und Kurzfälle

Ihm obliegt das gesamte Personalwesen sowie die Lehrlingsausbildung und die Mitarbeiterweiterbildung. Die Aufgaben werden z.T. in der Zentrale wahrgenommen, z.T. werden sie aber auch in den Unternehmensbereichen selbst durchgeführt, wobei folgende Prinzipien zur Anwendung kommen: • Orientierung der Personalpolitik an der Unternehmenspolitik; • Koordination der Ziele des Unternehmens mit den Individualzielen der Dienstnehmer; • Optimierung des Personaleinsatzes sowie der Personalentwicklung. Der Aufgabenbereich Personalmanagement in der Konzernzentrale gliedert sich weiter in vier Abteilungen, nämlich allgemeine Personalangelegenheiten, Bezugsverrechnung, Personalentwicklung sowie Sozialwesen und Gesundheitsschutz. Aufgaben der Abteilung für allgemeine • • • • • • • • •

Personalangelegenheiten:

Personalfindung (-auswahl), Personalplanung, Stellenbeschreibung, Führen der Personalstatistik und der Personalkartei, Formulierung von Dienstanweisungen, Arbeitsrechtliche Vertretung des Unternehmens, Dienstverträge und Abfertigungswesen, Disziplinarangelegenheiten, Lohn-, Gehalts- und Zulagenspezifikation.

Die wichtigsten Aufgaben in der Abteilung für Bezugsverrechnung sind: • Bezugsverrechnung für die Dienstnehmer; • Ermittlung und Abrechnung der Zuschußpensionen für Sondervertragsinhaber; • Überprüfung der Arbeitsnachweise der Dienstnehmer nach formalen Gesichtspunkten; • Bearbeitung sämtlicher lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlicher Unternehmensverpflichtungen; • Ermittlung der Personalkosten und der Rückstellungsbeträge für den Kostenplan; • Aufbereitung von Unterlagen für diverse Berichte; • Ausstellung von Lohn- und Gehaltsbestätigungen; • Information der Dienstnehmer in lohnsteuerlichen Belangen. Die wichtigsten Aufgaben in der Abteilung für Personalentwicklung sind: • Optimierung der inner- und außerbetrieblichen Aus- und Weiterbildung der Dienstnehmer (Bedarfsermittlung, Bildungsangebote usw.);

Metallverarbeitende Industrie

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• Sicherung des Grundlagenwissens sowie der Identifikation mit dem Unternehmen; • Personalfindung; • Beratung der Dienstvorgesetzten in Personalfragen; • Ausbildungsleitung bei der Lehrlingsausbildung; • fachliche Führung der Lehrwerkstätte; • Betreuung von Volontäre, Praktikanten und Studenten. Die wichtigsten Aufgaben in der Abteilung für Sozialwesen und Gesundheitsschutz sind: • • • •

Betreuung der Dienstnehmer und Pensionisten; Bearbeitung von Vorschüssen; Administration des betriebsärztlichen Dienstes; Durchführung der Pensionsabrechnung (Treuebriefpension).

Die Aufgabenerledigung erfolgt unter Abstimmung mit den jeweiligen Leitern der Konzernbereiche, deren Aufgabe es ist, dem Personalmanagement zeitgerecht einen langfristigen, mittelfristigen und kurzfristigen Personalplan zur Verfügung zu stellen (ein Mal jährlich). Diese Personalpläne müssen Informationen über die Qualifikation der benötigten Dienstnehmer, der voraussichtliche Aufgabenbereich sowie über die Art und Höhe der Entlohnung enthalten. Des weiteren muß für jeden Dienstnehmer ein Personalakt über dessen Entwicklung (Vergangenheit, Zukunft) angefertigt und geführt werden. Die Mitarbeiterführung, der Mitarbeitereinsatz, die Kontrolle, die Personalentwicklung des einzelnen Mitarbeiters (einschließlich der Lehrlinge) sowie die Arbeitszeiteinteilung (Schicht, Gleitzeit/Kernzeit), die materielle Kontrolle und Bestätigung diverser Nachweise (Überstunden, Zeitausgleich, Urlaubsplanung, Reiseabrechnung usw.) obliegen dem Bereichsleiter.

84

8.3

Fallstudien und Kurzfälle

Möbelhersteller

Das vorgestellte Unternehmen zählt zur Holzmöbel-Industrie und verfügt über zwei Werke, in denen überwiegend Kastenmöbel für Wohn- und Schlafzimmer hergestellt werden. Bei diesen Kastenmöbeln handelt es sich um sogenannte Anbaumöbel. Diese Anbaumöbel bestehen aus einzelnen Möbelelementen, die in mehreren Varianten hergestellt werden. Durch die Kombination verschiedener Möbelelemente kann sich ein Kunde die Möbel nach seinem Wunsch zusammenstellen, die dann an dessen Verwendungsort zusammengebaut werden. Im einzelnen besteht das Produktionsprogramm des Werkes aus Schränken, Kommoden, Betten, Wandpaneelen und sonstigen Einzelteilen. Einige der Möbel sind in Möbelprogrammen zusammengefaßt. Einen Überblick auf die angebotenen Möbelprogramme und die einzelnen Teile dieser Programme gibt die Abbildung 8.3-1. Möbelprogramm

-

Möbel

Möbelelemente

Wohnzimmerschrank

Schrankelemente Inneneinteilungen Zimmcrtür

Schlafzimmerschrank

Schrankelcmente Inneneinteilungen Zimmertür Drehbett und Klapptisch

Schiebelürschrank

Schrankelcmente Inneneinteilungen

Wohnraumprogramm A

Schrankelemente Raumteiler Wandpaneele, Verblendungen Inneneinteilungen Zimmcitür

Wohnraumprogramm B

Kommoden Betten Tische

Wandpaneele Ablageborde

Wohnraumprogramm C

Kommoden Betten Klapptisch, Klappbett

Wandelemcnte für Betten

Abb. 8.3-1: Überblick über die Möbelprogramme Die Möbelprogramme werden in verschiedenen Varianten angeboten, um so die Abmessungen der einzurichtenden Räume, die Ansprüche der Kunden an die Funktion der Möbel sowie die geschmacklichen Wünsche der Kunden berücksichtigen zu können. Der Kunde hat bei einem Möbelstück innerhalb einer Bandbreite Wahlmöglichkeiten in bezug auf Abmessungen, Innen- und Fronteinteilung, Oberflächenausführung von Innen- und Seitenteilen, Fronten und

Möbelhersteller

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Beschlägen (Farbe, Material, Bearbeitung usw.) sowie besondere Ausstattungen und Zubehör. Kundenwünsche, die über diese angebotene Erzeugnisdifferenzierung hinausgehen, erfüllt das Werk grundsätzlich nicht. Ausnahmen bilden Polsterbezüge für die Polsterbetten, bei denen neben den Stoffen des eigenen Programms auch Stoffe verarbeitet werden, die der Kunde zur Verfügung stellt. Das Produktionsprogramm des Unternehmens, das ohnehin nur einen kleinen Ausschnitt aus dem Produktbereich Möbel erfaßt, beschränkt sich also auf wenige Möbelprogramme. Diese wenigen Möbelprogramme führen aber durch die Kombinationsmöglichkeiten verschiedener Ausführungsmerkmale zu einer außerordentlich großen Vielfalt in der Möbelzusammenstellung. Absatzverhältnisse Kunden sind vor allem private Haushalte, deren Bedarf stark aperiodisch, meist innerhalb mehrerer Jahre einmalig ist. Nur vereinzelt richtet das Unternehmen im Rahmen des sogenannten "Objektgeschäfts" größere Bauprojekte (Hotels, Heime, Krankenhäuser) ein. Der Anteil dieses Objektgeschäfts am Umsatz betrug im vergangenen Jahr aber weniger als 2%. Der überwiegende Teil der Nachfrage verteilt sich also auf eine sehr große Zahl von potentiellen Kunden. Der Umfang eines Einzelauftrags ist im Vergleich zum Gesamtumsatz sehr gering, das Nachfragevolumen im wesentlichen gleichbleibend. Im Inland werden 70% des Umsatzes erzielt. Dieser Inlandumsatz verteilt sich etwa der Bevölkerungsdichte entsprechend über das gesamte Bundesgebiet. Dies erklärt auch den Standort des Unternehmens, der - ähnlich wie der überwiegende Teil der deutschen Möbelindustrie - nahe dem Bevölkerungsballungsgebiet liegt. Der Exportumsatz verteilt sich auf 11 Länder. Der Absatz der Möbel unterliegt nur geringen saisonalen Schwankungen. Geringfügige Absatzspitzen liegen am Jahresanfang (bedingt durch die kurz vor oder nach Weihnachten vorgenommenen Bestellungen der Kunden) und im Herbst (Fertigstellung vieler Neubauten). Im Inland werden die Möbel ausschließlich über den Möbelfachhandel verkauft. Mit den Vertragshändlern bestehen aber keine Ausschließlichkeitsverträge, was schon allein aus Sortimentsgründen nicht möglich wäre. Insgesamt gibt es zur Zeit mit 660 Händlern, die entsprechend der Nachfrage über das ganze Bundesgebiet verteilt und regional zu sieben Vertreterbezirken zusammengefaßt sind, vertragliche Vereinbarungen. Die Händler eines Bezirks werden von einem Vertreter betreut, der auch zur Beratung, Verkaufsschulung usw. zur Verfügung steht. Bei der Auswahl der Händler bemüht man sich, in allen größeren Städten in wenigstens einem führenden Möbelgeschäft vertreten zu sein. Im Händlervertrag verpflichtet sich der Händler, auf einer bestimmten Verkaufsfläche Möbel des Unternehmens, die er mit einem höheren Rabatt als üb-

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Fallstudien und Kurzfälle

lieh kaufen kann, ständig auszustellen. Eine über diese Ausstellungsstücke hinausgehende Lagerhaltung übernimmt der Händler nicht. Kundenaufträge können daher nur selten aus dem Lagerbestand des Händlers erfüllt werden, sondern werden gewöhnlich direkt an das Werk weitergeleitet. Direktaufträge einzelner Kunden beim Werk werden nicht angenommen. Selbst das Objektgeschäft wird im allgemeinen nur in Zusammenarbeit mit einem ortsnahen Vertragshändler durchgeführt, der auch die Aufstellung der Möbel vornimmt. Dem Unternehmen stehen als direkte Auftraggeber relativ viele Möbelhändler gegenüber. Diese Händler halten keine Möbel des Unternehmens auf Lager und bestellen daher sehr häufig, und zwar immer dann, wenn eine Kundenbestellung vorliegt. Daher hat ein einzelner Auftrag, der beim Werk eingeht, einen ganz geringen Anteil am gesamten Auftragsvolumen einer Periode. Produktion Die wichtigsten Fertigungsvorgänge im Hinblick auf die ProduktionsmengenPlanung und die Auftragsbearbeitung werden nachfolgend kurz erläutert. Rohspanplatten werden nicht selbst hergestellt, sondern - wie fast in der gesamten deutschen Möbelindustrie üblich - zugekauft. Um das Risiko des Ausfalls eines Lieferanten zu mindern, bezieht das untersuchte Werk Rohspanplatten von drei verschiedenen Lieferanten. Diese Rohspanplatten sind bereits auf die Maße zugeschnitten, die das Möbelwerk benötigt. Dadurch entfällt für das Möbelwerk das Zuschneiden der Platten und der Anfall von Verschnitt, mit Ausnahme der Bearbeitungszugaben für die spätere Kantenbearbeitung. In der ersten Fertigungsstufe werden diese Rohspanplatten entsprechend Ihrer Verwendung entweder furniert oder für den späteren Lackauftrag beschichtet. Im Gegensatz zu den lackierten Teilen, deren Farbe in dieser Fertigungsstufe noch nicht festgelegt wird, erhalten furnierte Türen bereits hier im wesentlichen ihr endgültiges Aussehen. Daher muß man bereits in dieser Fertigungsstufe die jeweils benötigten Mengen der einzelnen Furnierarten kennen. Ferner ist es erforderlich, die aus einem Stamm geschnittenen Furniere partieweise weiterzuverarbeiten und partieweise zu lagern, damit man später in bezug auf die Furniermaserung einheitliche Möbelfronten zusammenstellen kann. In der zweiten Fertigungsstufe erfolgt, im Anschluß an die Beschichtung und Furnierung, das Schleifen der Oberflächen, die Kantenbearbeitung und das Bohren von Montagelöchern für den Zusammenbau der Möbel. Diese Tätigkeiten erfolgen für Kleinteile (vor allem Schubladen) auf einzelnen, unabhängig voneinander nach- oder nebeneinander arbeitenden Maschinen. Für große Teile (Türen, Seitenteile, Rückwände, Einlegeböden) erfolgen diese Bearbeitungsvorgänge in einem zusammenhängenden Arbeitsvorgang auf einer maschinellen Fertigungsstraße, die aus etwa 10 verschiedenen, durch automatische Schub- und Spannvorrichtungen verbundenen Holzbearbeitungsma-

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schinen besteht. Da in dieser Fertigungsstraße Teile verschiedener Abmessungen und verschiedener Bearbeitungsvorgänge sukzessiv gefertigt werden, ist vor dem Auflegen eines neuen Teils ein Umrüsten der Maschinen erforderlich. Um eine zu häufige Umrüstung zu vermeiden, die meistens alle Maschinen der Fertigungsstraße betrifft, fertigt man von einem Teil jeweils eine größere Stückzahl. Man versucht, ein Los etwa alle fünf Wochen einmal aufzulegen. Bei dieser einmaligen Fertigung eines Teils innerhalb der fünf Wochen ergeben sich folgende Stückzahlen (ohne Berücksichtigung der Abmessungen): • • • •

22.000 22.000 30.000 60.000

Türen, Rückwände, Seitenteile, Einlegeböden.

Da diese einmalige Fertigung eines Teils innerhalb des fünfwöchigen Fertigungsrhythmus grundsätzlich den Bedarf dieses Teils für 5 Wochen decken muß, ist eine anschließende Zwischenlagerung der Möbelteile erforderlich. Nach der Zwischenlagerung erfolgt die Lackierung. Die meisten Möbelteile sind danach im wesentlichen fertig, insbesondere haben sie ihren endgültigen Farbauftrag erhalten. Nur die Fronten sowie alle Teile des Wohnraumprogramms A werden noch weiterbearbeitet. Diese Weiterverarbeitung besteht aus Schleifen, Verleimen und einer weiteren Lackierung, die für die Fronten die endgültige Farbfestlegung bedeutet. Schließlich erfolgt die Montage, die aus der Komplettierung der Möbelteile mit Scharnieren, Schlössern und Lochschienen für Seitenteile besteht. Die Montage geht aber nicht soweit, daß alle Möbel auftragsgemäß zusammengebaut werden, sondern die Möbel werden soweit wie möglich zerlegt versendet und erst durch den Kundendienst des Möbelhändlers beim Kunden aufgestellt. Produktionsplanung Die Planung der Produktionsmenge wird dadurch beeinflußt, daß eine vollständig sortierte Lagerhaltung von End-Erzeugnissen durch die starke Erzeugnisdifferenzierung sehr aufwendig wäre und daher nicht durchgeführt wird. Eine Lagerung wird nur für furnierte Fronten, bei denen die Zahl der verschiedenen Ausführungen aber beschränkt ist (5 Furnierhölzer), und für Zwischenerzeugnisse, an denen die endgültige Bearbeitung noch nicht vorgenommen wurde (Lackauftrag, Anschlagsart), durchgeführt. Die Zwischenlagerung wird dadurch erleichtert, daß der Fertigungsablauf bis zur Zwischenlagerung für alle Möbelteile im wesentlichen gleich ist und wichtige Ausführungsmerkmale der Teile erst in einer späteren Bearbeitungsstufe festgelegt werden. Dies vereinfacht die Poduktionsmengenplanung, da das Zwischenlager einen Ausgleich zwischen den zufälligen Schwankungen des Auf-

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Fallstudien und Kurzfälle

tragseingangs und dem auf die Erfordernisse der Fertigungsstraße abgestellten, gleichmäßigen Fertigungsrhythmus ermöglicht. Die Planung der Produktionsmenge wird in folgenden Stufen vorgenommen: • • • •

5-Jahresplanung, Jahresplanung, 5-Wochenplanung, Wochenplanung.

Bei der 5-Jahresplanung handelt es sich hauptsächlich um eine Schätzung des Gesamtumsatzes des Unternehmens für die einzelnen Jahre des Planungszeitraums, ohne Differenzierung nach Möbelprogrammen oder Verkaufsgebieten. Diese Umsatzschätzung orientiert sich verständlicherweise an recht allgemeinen, wenig unternehmensspezifischen Erwartungen (z.B. Bruttosozialprodukt, privater Verbrauch, Eheschließungen, fertiggestellte Wohnungen). Daher dient sie primär der Investitionsplanung und der Planung des langfristigen Produktionsprogramms. Auch die Jahresplanung ist noch weitgehend eine Umsatzschätzung, die allerdings differenziert nach den angebotenen Möbelprogrammen und nach den Vertreterbezirken bzw. Ländern durchgeführt wird. Die Jahresplanung wird am Ende eines Jahres für jedes einzelne Monat des folgenden Jahres erstellt. Diese Planung wird monatlich mit den Ist-Werten verglichen und überarbeitet. Gegenstand der 5-Wochenplanung sind die Fertigungsmengen jener Stellen, die der Zwischenlagerung vorangehen, und in denen noch nicht alle endgültigen Ausführungsmerkmale festgelegt werden (Beschichtung, Furnierung, Fertigungsstraße, Kleinteilefertigung). Grundlage für die Festlegung der Mengen in der 5-Wochenplanung, die auch als Serienplanung bezeichnet wird, sind die in der Jahresplanung enthaltenen Umsatzerwartungen (nicht der aktuelle Auftragsstand!). Man könnte daher diese 5-Wochenplanung auch als "auftragsunabhängige" Mengenplanung charakterisieren. Im einzelnen werden folgende Größen geplant: • Der Bedarf an Rohspanplatten und die bei den Lieferanten zu bestellenden Mengen. • Die herzustellenden Mengen von lackierten und furnierten Möbelteilen und der Anteil einzelner Furnierhölzer. • Die Losgrößen für die in der Fertigungsstraße zu bearbeitenden Teile. Gleichzeitig mit der Mengenberechnung werden der Fertigungsrhythmus, die Fertigungsdauer und die Auflegungshäufigkeit einzelner Teile festgelegt. Dieser Fertigungsrhythmus beträgt 5 Wochen; innerhalb dieses Zeitraums wird ein Teil einmal aufgelegt.

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Im Gegensatz zur 5-Wochenplanung beruht die W o c h e n p l a n u n g auf den aktuellen Aufträgen. Sie vollzieht sich in zwei Schritten: • Zuteilung hereinkommender Aufträge zu einzelnen Fertigungswochen. Diese Aufteilung in der sogenannten Wochenauslastung erfolgt durch die Gegenüberstellung der vorhandenen Fertigungskapazität (nach Möbelprogrammen und wesentlichen Programmteilen differenziert) und der von den einzelnen Aufträgen beanspruchten Kapazität. Die Gesamtkapazität für die Möbelprogramme, die sogenannte "Freigabe", wird durch die Kapazität der Fertigungsstraße bestimmt und damit durch die in der Wochenplanung festgelegten Fertigungsmengen. Die Kapazitätsbeanspruchung eines einzelnen Auftrages wird ermittelt, indem der Auftrag in die einzelnen Möbelelemente aufgelöst wird. Für diese Möbelelemente stehen aufgrund von Zeitstudien die erforderlichen Bearbeitungszeiten fest. Die Kapazitätsbeanspruchung hereinkommender Aufträge wird kummulativ in die Wochenauslastung eingetragen. Überschreitet ein Auftrag in der Wochenauslastung die Kapazitätsfreigabe, dann wird dieser Auftrag in die nächste Woche übernommen. • Die in eine Wochenauslastung aufgenommenen Aufträge stellen das Wochenprogramm der Fertigung dar. Das Wochenprogramm wird in einem weiteren Verarbeitungsschritt in tägliche Fertigungsmengen umgerechnet. Diese Umrechnung in Tagesprogramme erfolgt unter fertigungstechnischen und ablauforganisatorischen Gesichtspunkten, unabhängig von der Reihenfolge des Auftragseingangs im Laufe der Woche. Die Arbeitsverteilung im Rahmen der Tagesprogramme erfolgt stundenweise, und zwar zentral durch die Abteilung "Fertigungsvorbereitung" mit Hilfe von Stechkarten und Gegensprechanlagen. Die Produktionsmengenplanung orientiert sich also an zwei gegensätzlichen Prinzipien: Bei der 5-Wochenplanung geht man von Erwartungen über den Auftragseingang aus und setzt daraufhin die Fertigungsmengen für die Zwischenerzeugnisse fest. Bei der Wochenplanung geht man von vorliegenden Aufträgen aus und führt die Endarbeiten der Möbelherstellung auftragsgebunden durch (Kommissionsfertigung). Lieferfristen entstehen schon allein dadurch, daß hereinkommende Aufträge nicht von einem bestehenden Fertigwarenlager erfüllt werden, sondern erst durch Weiterverarbeitung lagernder Zwischenerzeugnisse fertiggestellt werden müssen. Diese Lieferfristen verlängern sich, wenn die Nachfrage höher ist als die Fertigungskapazität. Aufgrund der Wochenauslastung können die Lieferfristen aber ziemlich genau bestimmt werden. Sie werden den Händlern regelmäßig zugeschickt, um deren Dispositionsund Auskunftsmöglichkeit dem Kunden gegenüber zu verbessern. Auftragsbearbeitung Der nachfolgend beschriebene Ablauf bei der Auftragsbearbeitung gibt gleichzeitig einen Einblick in die Art der softwaretechnischen Lösung. Die Reali-

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Fallstudien und Kurzfälle

sierung ist stark beleg- und batchorientiert. Die Software wurde als Individualsoftware entwickelt, und zwar zu einer Zeit, in der die Möglichkeiten der Dialogverarbeitung noch nicht so weit fortgeschritten waren. Es ist bereits geplant das gesamte System (einschließlich Hardware) in den nächsten zwei Jahren abzulösen und durch ein neues System zu ersetzen. Dabei sollen insbesondere auch Standardsoftware, PCs, lokale Netze usw. genutzt werden. Aufträge werden ausschließlich von autorisierten Möbelfachhändlern angenommen, wobei für die Übermittlung überwiegend Telefon, und Telefax eingesetzt werden. Die Aufträge werden bei der Auftragserfassung zunächst in ein Formular eingetragen, das anschließend als Grundlage für die Eingabe der Daten in den Computer dient. Der Auftragserfassung folgt die Auftragsverarbeitung mit folgenden Arbeitsschritten: • Durchführung der Wochenauslastung (laut Planungsverfahren). Dazu müssen die dafür notwendigen Daten (Auftragseingang, Kapazitätsbedarf pro Möbelelement und verfügbare Kapazität) eingegeben werden. Aufgrund dieser Wochenauslastung steht für jeden Auftrag die Produktionswoche fest. • Für den Händler wird eine Auftragsbestätigung gedruckt, in welcher ihm die Produktionswoche als Lieferwoche mitgeteilt wird. Kopien der Auftragsbestätigung dienen als Unterlagen für die Kundenkartei und für den Vertreter. • Erstellen und Drucken eines Lieferscheinsatzes für den Versand. • Speicherung der Aufträge, die in die Wochenauslastung eingeplant wurden, auf einem Magnetband ("Wochenband"). Das Wochenband wird zunächst bei der Umrechnung der Wochenprogramme in Tagesprogramme benutzt. Damit stehen für die Aufträge die Fertigstellungstage fest. Diese Termine werden den Spediteuren möglichst frühzeitig als Abholnachrichten mitgeteilt, die aufgrund dieser Terminmeldung die Touren und die Ladung der Fahrzeuge planen. Die Tagesprogramme werden von der Arbeitsvorbereitung zur Arbeitsverteilung verwendet. Die Arbeitsverteilung erfolgt zentral mit Hilfe von Gegensprechanlagen, über die den einzelnen Fertigungsabteilungen die Aufforderungen zum Fertigungsbeginn erteilt werden. Die Fertigungsvorbereitung benutzt die Gegensprechanlagen um den Fertigungsabschluß zu melden. Gleichzeitig mit der Fertigungsaufforderung werden auf Arbeitskarten die einzelnen Fertigungstermine eingetragen, um so den Arbeitsfortschritt und die Auslastung der Fertigungsabteilungen kontrollieren zu können. Die Arbeitskarten dienen auch als Grundlage für die Lohnabrechnung. Nach erfolgter Fertigmeldung werden die Termine und die Arbeitszeiten durch die Arbeitsvorbereitung kontrolliert und die Daten dem Verkauf zur Rech-

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nungserstellung weitergegeben. Die Rechnungsschreibung erfolgt wieder unter Benutzung der Wochenbänder, welche die Auftragsdaten (Mengen, Preise, Rabatte, Zahlungsziel, Frachtsätze usw.) enthalten. Die Wochenbänder werden später noch einmal benutzt, und zwar zur Kontrolle der Zahlungseingänge. Bei Zahlungseingang wird der entsprechende Auftrag vom Band gelöscht, so daß die Wochenbänder im Laufe der Zeit immer weniger offene Rechnungen enthalten. Diese Bänder können daher unmittelbar zur Mahnung verwendet werden.

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8.4

Fall Studien und Kurzfälle

Elektrizitätswerk

Beim vorliegenden Unternehmen (KWG) handelt es sich um ein elektrizitätserzeugendes Unternehmen. Die KWG stellt eine Sondergesellschaft innerhalb der nationalen Monopolgesellschaft dar. KWG - Sondergesellschaften Andere

Haushalte Nationale Gesellschaft

Landesgesellschaften Gewerbe

Industrie

Ausland Abb. 8.4-1: Zusammenhänge bei der Stromversorgung Die Aufgaben der KWG liegen ausschließlich in der Produktion elektrischer Energie. Der Vertrieb und die Bedarfsplanung erfolgen zentral durch die nationale Monopolgesellschaft. Wenn z.B. ein Haushalt Strom verbraucht, so bezieht er diesen über die Landesgesellschaften, die wiederum den Strom vom Netz der nationalen Monopolgesellschaft erhält, welches u.a. von der KWG gespeist wird. Eine direkte Versorgung durch die nationale Monopolgesellschaft ist nur für die Großindustrie und für Stromexporte ins Ausland vorgesehen. Abbildung 8.4-1 zeigt diese Zusammenhänge als Strukturdiagramm. Derzeit beschäftigt die KWG etwa 1600 Arbeitnehmer und 100 Lehrlinge. Im Rahmen von Rationalisierungsmaßnahmen ist die Umstrukturierung des Unternehmens geplant, wobei ca. 250 Mitarbeiter freigesetzt werden sollen. Für die Verwaltung und die Unternehmenssteuerung ist die Zentrale der KWG zuständig. Neben Verwaltungsaufgaben besteht der Aufgabenbereich in der technischen Unterstützung und in der Leitung der einzelnen Kraftwerke. Abbildung 8.4-2 zeigt die Organisationsstruktur der Zentrale. Die einzelnen Abteilungen der Zentrale sind für folgende Aufgaben zuständig:

Elektrizitätswerk

•

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Innenrevision: Controlling

• Personalabteilung: gesamtes Personalwesen (einschließlich der Lohnverrechnung), Lehrlingsausbildung und Mitarbeiterweiterbildung. D i e Lehrlingsausbildung bei technischen Berufen findet zuerst in einer zentralen Lehrwerkstätte statt und wird in der weiteren F o l g e in den betreffenden Fachabteilungen fortgesetzt. • Technischer Bereich: Dieser gliedert sich w e i t e r in die Fachabteilungen E l e k t r o t e c h n i k , Maschinenbau, B a u w e s e n , K o m m u n i k a t i o n und E D V . A u f g a b e der Fachabteilungen ist es, die zuständigen Assistenten in den N i e d e r l a s s u n g e n zu unterstützen s o w i e unternehmensweite P r o j e k t e zu koordinieren. Es besteht keinerlei Aufsichtspflicht der Fachabteilungen in bezug auf die Niederlassungen. Z u m technischen Bereich zählt weiters die Betriebsleitung, w e l c h e sich aus den j e w e i l i g e n Direktoren der K r a f t w e r k e zusammensetzt. Kaufmännischer Bereich: Der kaufmännische Bereich ist der einzige Bereich innerhalb der K W G , welcher die weitgehende A u t o n o m i e der Niederlassungen durchbricht. D i e Leiter der kaufmännischen Abteilungen in den Niederlassungen (Betriebskaufmann) sind gegenüber ihrer Betriebsleitung nur auskunftspflichtig. Sie erhalten ihre Weisungen direkt aus der Zentrale. Diese A r t der Organisation findet auch in der E D V ihren N i e d e r s c h l a g , da die kaufmännische Abteilung mit der Zentrale ständig online verbunden ist.

C

Innenrevision

Vorstand

Technischer Bereich

K

Personalabteilung

J

Kaufmännischer Bereich

A b b . 8.4-2: Organisationsstruktur der Zentrale D i e Produkte der K W G sind: • Elektrische Energie (in Form v o n Grundlast), • Elektrische Energie (in Form v o n Spitzenstrom), • Fernwärme bei kalorischen Anlagen. D a in der Elektrizitätsgewinnung die Größe der Generatoren direkt proportional z u m Wirkungsgrad ist, ergeben sich für die K W G im Durchschnitt gerechnet höhere Produktionskosten für elektrische Energie ( d i e K W G produziert v o r w i e g e n d Spitzenstrom).

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Fallstudien und Kurzfälle

Die Energieproduktion erfolgt in den Niederlassungen der KWG. Dies sind sowohl Wasserkraftwerke (Laufkraftwerke und Speicherkraftwerke) als auch kalorische Kraftwerke. Die KWG betreibt 5 Speicherkraftwerke, 14 Laufkraftwerke (Anlagen mit geringer Kapazität) und 4 kalorische Kraftwerke. Die gemeinsame Leistung dieser Kraftwerke liegt bei 2200 Megawatt. Abbildung 8.43 zeigt die Aufteilung der Leistung auf die unterschiedlichen Produktionsverfahren.

28,96% 40,71%

30,33% | § j Speicherkraft

•

Laufkraft

•

Kalorische

Abb. 8.4-3: Leistungsaufteilung nach Produktionsverfahren Der Anteil der kalorischen Energie ist stark rückläufig. Mit diesem Produktionsverfahren ist eine starke Umweltbelastung verbunden, sodaß es nur bei überproportionalem Energiebedarf eingesetzt wird. Auf Grund des hohen Erschließungsgrades der Wasserkraft besteht auch kaum noch eine Möglichkeit, in diesem Bereich neue Kraftwerke zu errichten. Kapazitätssteigerungen sind daher vor allem durch die Modernisierung bestehender Anlagen sowie durch Energierückgewinnung aus Speicherkraftwerken möglich (bei einem Energieüberangebot wird Wasser mit Pumpen in die Stauseen gepumpt, mit dem bei großer Energienachfrage wieder Strom erzeugt werden kann). Aufgaben S i c h e r u n g des Strombedarfs

1 Katastrophenschutz | 1

|

Forschung

1

Erneuerung

Abb. 8.4-4: Aufgabenüberblick KWG Abbildung 8.4-3 zeigt die Aufgaben der KWG im Überblick. Die einzelnen Aufgaben werden nachfolgend kurz erläutert.

|

Elektrizitätswerk

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• Sicherung des Strombedarfs: Als Sondergesellschaft liegt die Hauptaufgabe in der Abdeckung der Bedarfsspitzen im nationalen Stromnetz und in der Produktion von Exportstrom zu Spitzenzeiten. • Katastrophenschutz: Die Bedeutung der KWG im Bereich des Katastrophenschutzes nimmt von Jahr zu Jahr zu, denn durch das Waldsterben und die stärker werdende Bodenerosion durch Muren, Hochwasser, usw. dienen die Staubecken sowie die Wehre in zunehmendem Maß als regulierender Faktor. • Forschung und Entwicklung: Die Forschungsschwerpunkte liegen vor allem im Bereich der Umwelttechnik. Es werden Filtersysteme, alternative Energiequellen (z.B. Solarenergie, Erdwärme, Windenergie) entwickelt und getestet. Neben dem Bereich der Energiegewinnung liegt ein weiterer Schwerpunkt bei Energiesparpotentialen sowie im sinnvollen Umgang mit Energie in Haushalten und in Betrieben. Weitere Forschungsprojekte sind die Femwärme und das Solarauto. • Erhaltung und Erneuerung bestehender Anlagen: Auf Grund der beinahe vollständigen Erschließung der Wasserkraft liegt ein wichtiger Schwerpunkt der Aktivitäten bei der Modernisiereung und Erhaltung bestehender Anlagen. Die zukünftigen Ziele der KWG für die nächsten Jahren können wie folgt zusammengefaßt werden: • Senkung der Produktionskosten (verbunden mit Personalreduktion) bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamtkapazität; • Optimierung der Einsatzintervalle der einzelnen Kraftwerke; • Reduktion der Umweltbelastung bei kalorischen Anlagen; • weitgehende Automatisierung des Produktions- und Überwachungsprozesses; • Internationalisierung des Unternehmens und Verwertung des erworbenen Know-Hows im Anlagenbau (Das Unternehmen besitzt zahlreiche Weltpatente für Filtersysteme). Betriebsleiter

Assistent Elektrotechnik

Assistent Maschinenbau

PC - Koordination

Assistent Baurefcrat I

Betriebskaufmann

4 \

Abb. 8.4-5: Organisationsstruktur der Niederlassungen Abbildung 8.4-5 zeigt die Organisationsstruktur von Niederlassungen. Die einzelnen organisatorischen Einheiten werden nachfolgend kurz erläutert.

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Fallstudien und Kurzfälle

• Betriebskaufmann: Er trägt die kaufmännische Verantwortung und ist gegenüber der Betriebsleitung nur auskunftspflichtig. Weisungen erhält er ausschließlich aus der Zentrale, mit welcher er auch über die EDV in OnlineVerbund steht. Seine Aufgaben sind in Tabelle 8.4-6 überblicksmäßig zusammengefaßt. Durch seine Sonderstellung und die Kontakte zur Zentrale verfügt er über die beste EDV-Unterstützung. Aufgaben Lohnverrechnung Fibu Anlagenbuchhaltung Materialverwaltung Einkauf Kassa

DV-Unterstützung Terminal

Verbindungsgrad Online mit Zentrale

PC-gestützt manuell (Kataloge) manuell (Karteien) Terminal

lokal

Online mit Zentrale

Tab. 8.4-6: Aufgaben des Betriebskaufmanns • PC-Koordinator: Seine Aufgaben sind die Installation, Wartung und Entwicklung von PC-Anwendungen (einschließlich der Betreuung von Netzwerk und Server). Mit der Fachabteilung in der Zentrale werden Konzepte sowie Probleme erörtert und Verfahrensrichtlinien festgelegt. • Die Fachbereiche (Elektrobau, Maschinenbau und Baureferat) werden durch je einen Assistenten des Betriebsleiters geführt. Die wesentlichen Aufgaben der Assistenten sind die Instandhaltungsplanung (samt Durchführung der Instandhaltung) und die Neuanlagenplanung. Die Planung der Instandhaltung (wer, wann, welche Anlage wartet) erfolgte bisher manuell. Ein unternehmensweites Baugruppenbeschreibungssystem in Kombination mit einer Istbestandserfassung soll Abhilfe schaffen und die längerfristige Revisionsplanung unterstützen. Die Revisionstermine sollen damit auch zwischen den einzelnen Fachabteilungen abgestimmt und Stehzeiten der Anlagen verringert werden. In der Neuanlagenplanung ist die automatische Auskunft über verschiedene Technikalternativen geplant, sowie der Zugriff auf Erfahrungswerte abgeschlossener Projekte. Die weiteren Aufgaben der Fachbereiche werden in Tabelle 8.4.7 zusammengefaßt. Aufgaben Personalplaung Langfristige Planung (Präliminare) Detailplanung pro Fachgebiet Projektkontrolle

Durchführungsart manuell PC-gestützt PC-gestützt und manuell manuell

Computerunterstützung Standardsoftware Standardsoftware

Tab. 8.4-7: Weitere Aufgaben der Fachbereiche

8.5

Tischlerei

Die vorliegende Tischlerei wurde von Herrn Wagner im Jahr 1975 als Familienbetrieb gegründet. In den ersten Jahren wurden ausschließlich Einzelanfertigungen (Innenausbau, Fenster, Türen usw.) durchgeführt. Ab 1980 wurde zum Zweck der besseren Maschinenauslastung begonnen, Kassettendecken und Balkone in Kleinserien zu produzieren. Bis zu diesem Zeitpunkt war die Arbeitsorganisation so, daß jedem Gesellen jeweils ein Auftrag zugeordnet war. Gleichzeitig mit der Kleinserienproduktion wurde eine Arbeitsteilung eingeführt, wodurch Säge-, Hobel-, Leim- und Lackier- sowie Montagearbeiten von jeweils verschiedenen Personen ausgeführt wurden. Herr Wagner beschäftigte damals 10 Gesellen, 2 Meister und 1 Sekretärin. Der Anteil dieser Kleinserien am Gesamtumsatz machte 1988 ca. 60% aus. Das Unternehmen wächst weiter. Als Einzelunternehmer neigt Herr Wagner zu einem patriarchalen Führungsstil. Seine auf Erfahrung begründete Devise lautet "Flexibilität". Sein Bemühen gilt daher einem möglichst flexiblen Einsatz der Mitarbeiter, d.h. die Mitarbeiter sollen mit mehreren Maschinen vertraut sein, um die Auswirkungen von Personalausfällen gering zu halten. Die EDV-Unterstützung ist gering. Sie beschränkt sich auf den Einsatz eines Personalcomputers für die Buchhaltung und für die Lohnverrechnung (Standardsoftware). Die Auslastung der Maschinen ist derzeit gut, es muß jedoch eine große Anzahl von Überstunden gemacht werden. Aufgrund von Marktanalysen und aufgrund der zunehmenden Lieferzeiten entschließt sich Herr Wagner, seinen Betrieb zu vergrößern. Er will sich zusätzlich auf die Herstellung von Küchen spezialisieren. Er wandelt die Personengesellschaft in eine Kapitalgesellschaft "Optimal-Küchen-GesmbH" um. Er bestellt Frau Mag. Brunner als Geschäftsführerin. Sie soll Herrn Wagner entlasten und ist für den kaufmännischen Bereich (Verkaufsabteilung, Verwaltung und Rechnungswesen) zuständig. Den technischen Bereich leitet weiterhin Herr Wagner persönlich. Das Geschäftsergebnis bei der Zwischenbilanz für das erste Halbjahr ist negativ. Von der Geschäftsleitung wird daraufhin beschlossen, die EDV-Unterstützung zu erweitern. Möglichst kurzfristig soll ein Kostenrechnungsprogramm installiert werden. Ein externer Berater soll zunächst mit einer Unternehmensanalyse beauftragt werden. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit ist weiters geplant, den Berater mit der Ausschreibung für die neuen Programme und mit der Unterstützung bei der Einführung zu betrauen. Zusätzliche Angaben zum Unternehmen (aktueller Mitarbeiterstand, Arbeitsbereiche, eingesetzte Maschinen): 2 2 3 4

Hobelmaschinen Zuschnittmaschinen (vollautomatisch, halbautomatisch) Bohrmaschinen Fräsmaschinen

5 5 4 4

Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter

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Fallstudien und Kurzfälle

Trocknungsanlage Lackiererei Leimen, Finish und Montage Leitung der Produktion Lager (Holzlagerplatz, Halbfertiglager) 2 Stapler (innerbetrieblicher Transport) Fuhrpark (2 LKW, 1 Lieferwagen) Maschineninstandhaltung Buchhaltung (einschließlich Lohnverrechnung) Sekretariat Verkauf (einschließlich Verkaufsleiter)

2 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 12 Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter

9. Sonstige Fallstudien 9.1 Pflichtenheft und Ausschreibung Inhaltsverzeichnis 1. K u r z b e s c h r e i b u n g des Unternehmens 2. I s t - Z u s t a n d 2.1. Auftragswesen und Lagerwirtschaft 2.2. B u c h h a l t u n g 2.3. M a r k e t i n g 2.4. Untemehmensführung 3. Z i e l s e t z u n g 4. Funktionsanforderungen 4.1. Auftragswesen und Lagerwirtschaft 4.1.1. F u n k t i o n s ü b e r s i c h t 4 . 1 . 2 . Abfragen 4.2. B u c h h a l t u n g 4.3. M a r k e t i n g 4.4. Unternehmensführung 4.5. S c h n i t t s t e l l e n a n f o r d e r u n g e n 5. Aufgaben/Aufgabenträgerzuordnung 6. Leistungsanforderungen 6.1. Mengengerüst 6.2. Hardware 6.3. S y s t e m s o f t w a r e 6.4. A n w e n d u n g s s o f t w a r e 6.5. Datenschutz, Datensicherheit und Integrität des Systems 7. Wartung, Unterstützung und Betreuung 7.1. Wartung von Hardware, System- und Anwendungssoftware 7.2. Dokumentation, Schulung und Installation 8. Verträge 9. Aufbau und Inhalt der Offerte 9.1. Vorstellung des Offertstellers 9.2. Lösungskonzept 9.3. Angaben zu den Leistungsanforderungen 9.4. Angaben zur Wartung, Unterstützung und Betreuung 9.5. Angaben zu den Verträgen 9.6. Angaben zu den Preisen und Lieferterminen 9.7. Referenzen 9.8. Diverses

Seite 100 100 100 104 104 104 105 106 106 106 109 109 110 111 111 112 113 113 113 113 115 116 117 117 118 119 120 120 120 121 122 122 122 122 122

Das Pflichtenheft darf Dritten nicht zugänglich gemacht werden. Sämtliche Informationen und Kenntnisse über die Firma, über Personen oder Produkte, die in Verbindung mit dem Pflichtenheft und der Beschaffung des DV-Systems gewonnenen werden, sind vertraulich zu behandeln. Dies gilt auch für den Fall, daß Sie diesen Auftrag nicht erhalten.

100

Fallstudien und Kurzfälle

1. Kurzbeschreibung des Unternehmens Das Unternehmen befaßt sich mit dem Handel von technischen Produkten. Das Produktprogramm umfaßt im wesentlichen folgende Produktgruppen: • • •

Gummi- u. Kunststoffprofile Gummi-Formartikel Gummi-Metall-Verbindungen

Das Unternehmen wurde vor drei Jahren als Einmann-Betrieb gegründet und beschäftigt heute bereits 15 Mitarbeiter. Dieses Unternehmenswachstum wird sich vermutlich in den nächsten Jahren fortsetzen.. Der Unternehmenssitz ist in Linz. Wir beliefern mit unseren Produkten die Industrie und große Gewerbebetriebe in ganz Österreich. Zu unserem Kundenkreis zählen sowohl große Industrieunternehmen als auch Handwerksbetriebe. Unsere Produkte kaufen wir überwiegend im Ausland ein. 2. Ist-Zustand Das geplante Informations- und Kommunikationssystem soll folgende Aufgaben im Unternehmen unterstützen: • • • •

Auftragswesen Lagerwirtschaft Buchhaltung Marketing

•

Unternehmensführung

Derzeit werden diese Aufgaben manuell mit Belegen durchgeführt. 2.1. Auftragswesen und Lagerwirtschaft Im folgenden Ablaufdiagramm werden der Ablauf der Auftragsbearbeitung und der Lagerwirtschaft sowie die Schnittstellen zu den anderen betrieblichen Aufgaben dargestellt. Die einzelnen Teilaufgaben werden anschließend näher erläutert.

Pflichtenheft und Ausschreibung Te.ihmfgabe.n

Aufgaben

Ereignisse

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•

Fallstudien und Kurzfälle

Angebot

erstellen

Angebote werden aufgrund schriftlicher oder telefonischer Anfragen oder aufgrund Anfragen über Telefax und Telex oder via Vertreter erstellt. Im einzelnen fallen folgende Tätigkeiten an: •

Mögliche Lieferanten auswählen Lieferantenangebote einholen (schriftlich, telefonisch, Telefax) Auswahl des optimalen Lieferantenangebots Kalkulation des Angebots für den Kunden (Waren, Transport, Spesen) Angebot schreiben und versenden

Bestellung Im Falle einer Auftragszusage folgt im nächsten Schritt die Bestellung der Waren. Im einzelnen fallen dabei folgende Tätigkeiten an: - Am Lager vorhandene Waren reservieren - Am Lager nicht vorhandene Waren bei Lieferanten bestellen (Bestellung schreiben und versenden) - Bestellung überwachen (Lieferantenauftragsbestätigung, Liefertermin) - Auftrag beim Kunden bestätigen (nach eingegangener Lieferantenauftragsbestätigung)

•

Wareneingang Mit dem Wareneingang sind folgende Tätigkeiten verbunden: -

•

Quantitative Prüfung: Vergleich Bestellschein - Lieferschein - Lieferung Qualitative Prüfung: Überprüfung der Ware auf Mängel Mängelrügen (bei festgestellten Mängeln) Waren in das Lager aufnehmen (Lagerbuchhaltung)

Rechnungseingang - Lieferant Mit dem Rechnungseingang sind folgende Tätigkeiten verbunden: -

Rechnungsprüfung: Vergleich Rechnung - Lieferschein Mängelrügen: Im Falle inkorrekter Rechnungen Rechnung in die Finanzbuchhaltung aufnehmen Einstandspreis in Lagerbuchhaltung übernehmen Rechnungsbetrag an Lieferanten überweisen

Pflichtenheft und Ausschreibung

•

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Werkstättenprogramm Bei einzelnen Aufträgen besteht die Notwendigkeit, Montagetätigkeiten durchzuführen oder geringfügige "Produktanpassungen" vorzunehmen (z.B.: Einkauf eines Dichtmaterials auf einer Rolle; Verkauf von Dichtungen nach Stück; Werkstättenprogramm: Dichtungen zuschneiden). Im Rahmen dieses Werkstättenprogramms erfolgt eine mengen- und wertmäßige Änderung des Lagerbestands.

•

Warenausgang Mit dem Warenausgang sind folgende Tätigkeiten verbunden: - Lieferschein erstellen - Waren vom Lager abbuchen

•

Fakturierung Im Rahmen der Fakturierung fallen folgende Tätigkeiten an: -- Rechnung erstellen Rechnung versenden - Zahlungsforderung in die Buchhaltung übernehmen

•

Zahlungseingang Mit dem Zahlungseingang sind folgende Tätigkeiten verbunden: -- Zahlungseingang überwachen Mahnung des Kunden im Falle der Überziehung der Zahlungsfrist - Verbuchen des Zahlungseinganges

•

Rechnungseingang - Spedition Mit dem Rechnungseingang sind folgende Tätigkeiten verbunden:

- Rechnungsprüfung: Vergleich Rechnung - Transportleistung - Auftragsbezogene Zuordnung der Speditionskosten - Mängelrügen: Im Falle inkorrekter Rechnungen - Rechnung in die Finanzbuchhaltung aufnehmen - Rechnungsbetrag an Spedition überweisen Schwachstellen des Auftragswesens und der Lagerverwaltung •

hoher Zeitaufwand und viele Fehlerquellen (Daten müssen mehrfach erfaßt werden)

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• •

Fallstudien und Kurzfalle

zu wenig Transparenz im Auftragswesen und in der Lagerwirtschaft (z.B. Lagerbestand ist zeitlich nicht ä jour, daher ist die Disposition schwer durchführbar) keine Integration mit anderen betrieblichen Aufgaben

2.2. Buchhaltung Die Buchhaltung wurde bisher extern durchgeführt Schwachstellen der Buchhaltung • • • • •

hoher manueller Buchungsaufwand kein automatisches Mahnwesen, dadurch hoher Debitorenausstand schlechte Liquiditätsübersicht zu späte Abschlußtermine kein finanzielles Führungsinstrument

2.3. Marketing Im Marketing fallen folgende Tätigkeiten an: • • • •

Produktinformationen erstellen (detaillierte Beschreibung einzelner Produkte) und an den Kunden senden Preisliste für Produkte erstellen und an den Kunden senden Nichtbefriedigte Produktanfragen sammeln Kundenwünsche speichern

•

Information über neue Produkte und Lieferanten auf Messen

Schwachstellen im Marketing ••

unausgereifte Kundenbesuchsplanung für die Verkäufer kein Mailing mittels Serienbriefen möglich

2.4.

Unternehmensführung

Die Unternehmensführung konzentriert sich derzeit auf folgende Aktivitäten: •

Nachkalkulation von Aufträgen

•

Ermitteln des Umsatzes und Deckungsbeitrages je Kunde und je Produkt

Schwachstellen in der Unternehmensführung •

hoher manueller Aufwand bei der Ermittlung der Unternehmenskennzahlen

Pflichtenheft und Ausschreibung

105

•

die Aktualität der Untemehmenskennzahlen ist nur selten gegeben, da deren Bestimmung nur sporadisch erfolgt.

3.

Zielsetzung

Es soll ein integriertes, transaktionsorientiertes Informations- und Kommunikationssystem (Hardware und Software) für die in Abschnitt 2 dargestellten Aufgaben installiert werden. Mit diesem System sollen folgende Ziele realisiert werden. Globalziele: • • • • • • • •

Das System muß Datensicherheit, Datenschutz und Datenintegrität gewährleisten (siehe Abschnitt 6.5) Abbau des manuellen Arbeitsaufwandes Ausschalten von Mehrfacherfassungen von Daten Erhöhung der Informationsbasis und -bereitschaft und Verbesserung der innerbetrieblichen Transparenz Komfortable Benutzeroberfläche: dialogorientiert, Fenstertechnik usw. Geringer Schulungsaufwand; das System muß ohne eigenes EDV-Personal eingeführt und betrieben werden können. Ausbaufähigkeit: leichter Ausbau bei steigender Mitarbeiteranzahl Wartbarkeit: Möglichkeit der Anpassung bei Änderung der Benutzeranforderungen muß gegeben sein

Unterstützung betrieblicher Funktionen (aufgabenbezogene Ziele): Auftragswesen • •

automatisierte Auftragsbearbeitung von der Auftragserfassung bis zum Zahlungseingang jederzeitige Auskunftsbereitschaft über die Auftragssituation (bei Kunden und Lieferanten)

Lagerwirtschaft • jederzeitige Auskunftsbereitschaft über Bestand und Terminreservierungen (bei Kunden und Lieferanten) Buchhaltung • • • •

Verringerung der Debitorenaußenstände Liquiditätsplanung Verkürzung der Abschlußtermine Ausbau der Buchhaltung zum finanziellen Führungsinstrument

106

Fallstudien und Kurzfalle

Marketing •

optimale Kundenakquisition (Besuchsplanung, Produktinformationen für den Kunden, etc.)

Unternehmensführung • effiziente Unternehmenssteuerung durch detaillierte Statistiken 4. Funktionsanforderungen Wie bereits in Abschnitt 3 (Zielsetzungen) erwähnt, soll ein integriertes, transaktionsorientiertes Informations- und Kommunikationssystem für die Bereiche Auftragswesen, Lagerwirtschaft, Buchhaltung, Marketing und Unternehmensführung realisiert werden. 4.1. Auftragswesen und Lagerwirtschaft Realisierung einer arbeitsplatz- und dialogorientierten Softwarelösung für das Auftragswesen. 4.1.1.

Funktionsübersicht

Angebot erstellen •

Funktionen - Suchen nach dem Artikel am Lager - Suchen nach potentiellen Lieferanten für den Artikel (falls Artikel nicht oder nur teilweise am Lager) - Lieferantenangebote einholen (im Fall einer schriftlichen Anfrage soll eine solche in Form eines Serienbriefs generiert werden; der Sachberarbeiter muß entscheiden können, an welche vom System vorgeschlagene potentielle Lieferanten die standardisierte Produktanfrage gerichtet wird.) - Speichern von Lieferantenangeboten - Bewertung alternativer Lieferantenangebote und Auswahl des optimalen Angebots - Kalkulation des Angebots für den Kunden - Angebot schreiben und versenden - Im Falle der Auftragszusage Überführung des Angebots in einen Auftrag

•

Ausgabe - Serienbrief "Produktanfrage beim Lieferanten" - Angebot für den Kunden

Pflichtenheft und Ausschreibung

107

Bestellung •

Funktionen - Generieren einer Bestellung für den Auftrag - Am Lager vorhandene Artikel reservieren - Bestellscheine für am Lager nicht vorhandene Artikel erstellen - Bestellungen versenden - Bestellungen überwachen (Abfrage nach noch nicht bestätigten Bestellungen von Seiten des Lieferanten und noch nicht gelieferten Artikeln) - Berichtigung nach Eingang der Lieferantenauftragsbestätigung (Termine, Mengen, Preise) - Auftragsbestätigungen für den Kunden erstellen (nach eingelangter Lieferantenauftragsbestätigung)

•

Ausgabe - Bestellscheine - Liste offener Bestellungen und Lieferantenauftragsbestätigungen auf Bildschirm oder Drucker - Auftragsbestätigung für den Kunden - Meldung von Terminüberschreitungen

Wareneingang •

Funktionen - Prüfung des Lieferscheins mit der Bestellung (quantitative Prüfung) - Qualitative oder quantitative Mängel werden im Auftrag vermerkt und beim Lieferanten wird reklamiert - Erfolgte die Lieferung ordnungsgemäß, dann werden die Artikel in der Auftragsdatei als eingegangen gekennzeichnet und automatisch im Lager verbucht.

•

Ausgabe - Reklamationen

Rechnungseingang - Lieferant •

Funktionen - Prüfung des Lieferscheins mit der Rechnung - Mängel werden im Auftrag vermerkt und beim Lieferanten reklamiert - Übernahme des Einstandspreises in Lagerbuchhaltung, wobei die Speicherung mehrerer Einstandspreise gewährleistet werden muß. - Ist die Lieferantenrechnung korrekt, dann wird dies in der Auftragsdatei vermerkt und automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen. Ausgabe - Reklamationen

108

Fallstudien und Kurzfälle

Werkstättenprogramm •

Funktionen - Die im Werkstättenprogramm eingesetzten Artikel vom Lager abbuchen - Nach erfolgter "Produktion" werden die "neuen" Artikel in das Lager aufgenommen - Artikel, die durch Werkstättenprogramm verändert wurden müssen gekennzeichnet werden

Warenausgang •

Funktionen - Lieferschein erstellen - Waren vom Lager abbuchen - Warenausgang in der Auftragsdatei vermerken

•

Ausgabe • Lieferschein • Meldung von Terminüberschreitungen

Fakturierung •

Funktionen - Rechnung erstellen - Rechnung versenden - automatische Übernahme der Zahlungsforderungen in die Finanzbuchhaltung • Ausgabe - Rechnung Zahlungseingang • -Funktionen Zahlungseingang verbuchen - Mahnung des Kunden im Falle der Überziehung der Zahlungsfrist •

Ausgabe - Mahnung

Rechnungseingang - Spedition •

Funktionen - Prüfung der Rechnung mit der vereinbarten Transportleistung - Mängel werden im Auftrag vermerkt und bei der Spedition wird reklamiert

Pflichtenheft und Ausschreibung

109

- Ist die Speditionsrechnung korrekt, dann wird dies in der Auftragsdatei vermerkt und automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen. •

Ausgabe - Reklamationen

4.1.2.

Abfragen

Kunde • Informationen über den Kundenstamm • offene Bestellungen, Reservationen und fakturierte Aufträge Artikel • Informationen über den Artikelstamm • Bestellungen und Reservationen auf diesem Artikel Aufträge • Informationen über die Auftragssituation (Positionen, Liefertermin, etc.) • offene Bestellungen, Reservationen und fakturierte Aufträge Lager • Informationen über Reservierungen für Kunden und erfolgte Bestellungen bei Lieferanten • Aufzeigen vergangener Lagerbewegungen (Zeitraum 1 Jahr) • Wareneingangsprotokolle, Differenzlisten (zur Beurteilung von Lieferanten) 4.2. Buchhaltung Es ist eine arbeitsplatz- und dialogorientierte Buchhaltung für Debitoren, Kreditoren und Hauptbuch zu realisieren. Alle revisionstechnischen und gesetzlichen an eine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung müssen erfüllt sein. Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung •

Funktionen - Buchungen und Stammdatenänderungen im Dialog - Fehler- und Plausibilitätsprüfungen - freie Wahl des Kontenplans - automatische Gegenbuchung (keine Mehrfachdatenerfassung) - automatisches Erstellen der Sammelbuchungen und freie Wahl der Sammelkonten

110

•

Fallstudien und Kurzfalle

Ausgabe - jederzeitige Auskunftsbereitschaft über Saldi und Einzelbuchungen - Ausgabe der Kontenstammblätter wahlweise am Bildschirm oder Drucker für einzelne oder mehrere Konten - klare und übersichtliche Kontodarstellungen am Bildschirm bzw. Drucker - Journaldruck

Debitorenbuchhaltung • • • •

die Zahlungen, Skonti und Abzüge sollen der entsprechenden Faktura zugewiesen werden können (optimale Übersicht) Festhalten der Zahlungsgepflogenheiten, Abzüge, Ermittlung von Verzugszinsen je Debitor und insgesamt Mahnungen auf Abruf, individuelle Mahnfristen je Kunde und/oder Faktura, Berücksichtigung der Gutschriften Ausgabe säumiger Debitoren am Bildschirm oder Drucker auf Abruf

Kreditorenbuchhaltung • •

Zahlungsvorschlag mit Bankdisposition unter Berücksichtigung Skontos, Debitorenrechnungen und rechnungsbezogenen Gutschriften Erstellen der Zahlungsdokumente (z.B. Verrechnungsschecks)

von

Hauptbuch • • • •

gleichzeitiges Buchen in mehreren Perioden (wird vor allem zum Jahreswechsel benötigt) jederzeitiges Erstellen von Zwischenabschlüssen, wie Bilanz, Erfolgsrechnung nach Kostenträgem betriebswirtschaftliche Auswertungen, wie Geldfluß, Bilanzkennzahlen, etc. Möglichkeit der getrennten Buchhaltung für mehrere Filialbetriebe

4.3.

Marketing

Hinsichtlich der Unterstützung der Marketingaktivitäten werden an das EDVSystem folgende Anforderungen gestellt: •

• • •

Erstellen von Produktinformationen für Kunden und potentielle Kunden (detaillierte Beschreibung einzelner Produkte in verbaler und graphischer Form) Produktinformationen in Form von Serienbriefen an ausgewählte Kundengruppen senden Erstellen von Preislisten für die Kunden Sammeln und Analysieren nichtbefriedigter Produktanfragen von Kunden

Pflichtenheft und Ausschreibung

• • • •

111

--> Feststellen, welche Produktwünsche nicht erfüllt werden können? Sammeln und Analysieren neuer Produkte und Lieferanten (Quellen: Messebesuche, Zeitungen, Zeitschriften, usw.) --> Aufbau einer potentiellen Produkt- und Lieferantendatenbank Sammeln neuer Kunden --> Aufbau einer potentiellen Kundendatenbank Erstellen von Kundenbesuchsplänen für die Verkäufer Terminkalender zur Koordination von Messebesuchen

4.4.

Unternehmensführung

Hinsichtlich der Unterstützung der Unternehmensführung werden an das EDVSystem folgende Anforderungen gestellt (Aufbereitung in verbaler und grafischer Form): • • • • • • •

Nachkalkulation von Aufträgen Ermitteln des Umsatzes und Deckungsbeitrages je Kunde und je Produkt Ermitteln der Lagerumschlagshäufigkeit Ermitteln der Liquidität Kurzfristige Erfolgsrechnung Durchschnittliche Auftragsgrößen Verhältnis der Anzahl der Angebote zu der Anzahl der Aufträge

4.5.

Schnittstellenanforderungen

Ausgehend von den in den Abschnitten 4.1 bis 4.4 gestellten Anforderungen an die Aufgaben des Unternehmens ergeben sich folgende Schnittstellenanforderungen: •

Schnittstellen zwischen Auftragswesen, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Marketing und Unternehmensführung

•

Schnittstellen zu Textverarbeitungs- und Grafikprogrammen: Es muß die Möglichkeit gegeben sein, Daten von allen Anwendungsprogrammen mit Textverarbeitung und Business Graphik von mindestens einem Arbeitsplatz aus weiterverarbeiten zu können (z.B. Selektion von Kunden in der Kundendatei, Erstellen eines Serienbriefes in der Textverarbeitung, Übernahme der für das Mailing selektierten Adressen in den Serienbrief oder Übertragen und Aufbereiten der Auftragsumsätze Business Grafik)

•

Interne Kommunikation: loakles Netz, Electronic Mail

•

Externe Kommunikation: Verbindung des EDV-Systems mit öffentlichen Netzen und Diensten (Telefax, eventuell Teletex)

112

Fallstudien und Kurzfälle

5. Aufgaben/Aufgabenträgerzuordnung

Aufgabenträger Aufgabe?

Chef

ChefSachStellvertreter bearbeiter "

Sekretärin

Akquisltlon Angebot erstellen Bestellung

Wareneingang

Werkstättenprogramm Warenausgang Rechnungseingang Lieferant Rechnungseingang Spedition

m

Fakturierung Zahlungseingang

a

Buchhaltung

Hin

Marketing

Unternehmensführung dzt. 2

ü

Bild

Daten

Text, Graphik

Transport nach außen

Pflichtenheft und Ausschreibung

113

6. Leistungsanforderungen 6.1.

Mengengerüst

Anforderungen Folgende Anzahl an Stamm- und Bewegungsdaten sollen problemlos verarbeitet werden können: Stammdaten

Anzahl

Artikelstamm Kundenstamm Lieferantenstamm Bewegungsdaten Angebote Aufträge Bestellungen Lager

10000 1000 500 Anzahl 15000/Jahr 3000/Jahr 2000/Jahr 5000/Jahr

Bewegungen sollen mindestens 3 Jahre zurückverfolgt werden können. Fragen • • • •

Welche Anforderungen zum Mengengerüst können nicht erfüllt werden? Wieviel MByte Plattenkapazität wird vorgeschlagen? Wie groß ist der maximale Ausbau der Plattenkapazität des vorgeschlagenen Systems? Wie groß ist die durchschnittliche Zugriffszeit auf die Festplatten in msec. (inkl. Positionierungszeit)?

6.2. Hardware Generelle

Anforderungen

•

Erweiterbarkeit der Hardware hinsichtlich Speichergröße und Anzahl anzuschließender Peripheriegeräte ohne Programmänderungen um den Faktor 2.

•

Aufstellen der Peripheriegeräte in bis zu 100 Meter Entfernung

Fragen • Wann wurde die vorgeschlagene Hardware in Österreich erstmals vorgestellt und installiert?

114

Fallstudien und Kurzfälle

• •

Wie oft ist die vorgeschlagene Hardware in Österreich im Einsatz? Wie groß ist die empfohlene Hauptspeichergröße, um alle Anforderungen zu erfüllen? • Wie groß ist der maximale Ausbau des Hauptspeichers des vorgeschlagenen Systems? • Wie groß ist die Datentransferrate zwischen Festplatte und Hauptspeicher bzw. zwischen Hauptspeicher und Bildschirm? • Wie groß ist die Leistungsaufnahme des Gesamtsystems inkl. Peripherie? Bildschirme • • • • • • • • •

insgesamt sind fünf Geräte anzubieten, darunter ein grafikfähiger Bildschirm (Rasterbildschirm) und vier Zeichenbildschirme flimmerarme Zeichendarstellung (Bildwiederholrate von mindestens 60 Hz.) Helligkeits- und Kontrasteinstellung mindestens 80 x 24 Zeichen Kapazität bei Zeichenbildschirmen mindestens 600 x 400 Bildpunkte bei Rasterbildschirm verschiedene Schriften (fett, invers, kursiv) Groß- und Kleinschrift vom Bildschirm abgetrennte, bewegliche Tastatur mit seperaten Funktionstasten und Zehnertastatur Hardcopy-Funktion

Fragen • •

Welche Anforderungen zu Welche maximale Anzahl schlossen werden? • Welche Farben für Schrift • Bis zu welcher maximalen trennt aufgestellt werden?

den Bildschirmen können nicht erfüllt werden? Bildschirme kann an das offerierte System angeund Hintergrund sind vorgesehen? Entfernung können Bildschirme voneinander ge-

Drucker • •

insgesamt zwei Drucker (ein grafikfähiger Drucker, ein Zeichendrucker) Druckgeschwindigkeit bei beiden Geräten mindestens 4 Seiten pro Minute bzw. 300 Zeichen pro Sekunde • Einzelblattführung und Endlosformularführung bei beiden Geräten • Groß- und Kleinschrift • verschiedene Schriften (fett, normal, kursiv) • deutscher Zeichensatz (Umlaute) • geräuscharmer Betrieb, einfache Handhabung Fragen •

Welche Anforderungen zu den Druckern können nicht erfüllt werden?

Pflichtenheft und Ausschreibung

• • • • •

115

Welche maximale Anzahl Drucker kann an das offerierte System angeschlossen werden? Wie hoch ist die Druckgeschwindigkeit der vorgeschlagenen Drucker (Zeichen pro Sek. oder Seiten pro Minute)? Wie hoch ist die Lärmentwicklung der Drucker bei voller Leistung? Welche Schriftarten werden von den Druckern unterstützt? Bis zu welcher Entfernung von den Bildschirmen können die Drucker aufgestellt werden?

6.3.

Systemsoftware

Anforderungen • • • • • •

gleichzeitige Verarbeitung von mehreren Transaktionen im Dialog dynamische Zuordnung aller Peripheriegeräte Spooling für mehrere Drucker Log-Liste für Druckeraktivitäten (wer, wann,was und wieviel gedruckt hat) Gewährleistung einer einwandfreien Weiterverarbeitung nach Unterbrechungen durch Fehler oder Stromausfall Bei Störungen einzelner Peripheriegeräte (Bildschirm, Drucker) ist der Betrieb mit den restlichen Geräten ohne Unterbrechung weiter möglich.

Fragen • • •

Welche Anforderungen zur Systemsoftware können nicht erfüllt werden? Erfolgt der System-Restart nach einem Systemzusammenbruch a) automatisch oder b) manuell? Welche Informationen liefert das System über Auslastung der einzelenen Systemressourcen durch Programme oder Benutzer?

6.4.

Anwendungssoftware

Anforderungen •

Die Anwendungssoftware muß von mehreren Benutzern gleichzeitig unter Berücksichtigung der Integrität der bearbeiteten Daten benutzt werden können. • Die Antwortzeiten bei allen Dateneingaben dürfen in 90% aller Fälle 3 Sekunden nicht übersteigen. • Bildschirmmasken für Menüs und Eingaben müssen innerhalb 1 Sekunde fertig aufgebaut sein

116

Fallstudien und Kurzfälle

•

Die Antwortzeiten für direktes Abfragen im Zusammenhang mit dem Auftragswesen, der Lagerverwaltung und der Buchhaltung müssen in 90% aller Fälle kleiner als 3 Sekunden sein. • Die Leistungsanforderungen an die Anwendungssoftware müssen bei maximalem Mengengerüst und 12 angeschlossenen Bildschirmen erbracht werden. Fragen •

Welche Anforderungen zur Anwendungssoftware können nicht erfüllt werden? • In welcher Form erhalten wir die Programme (Source- oder Object-Code)? • In welcher Programmiersprache sind die Programme geschrieben? • Welche Menü-Technik wird zur Benutzerführung verwendet? • Von wem wurde die Anwendungssoftware entwickelt? • Wann wurde die Anwendungssoftware in Österreich erstmals vorgestellt und installiert? • Wie oft ist die vorgeschlagene Anwendungssoftware in Österreich im Einsatz? • Kann die Anwendungssoftware individuellen Anforderungen angepaßt werden? • Wer paßt die Anwendungssoftware individuellen Anforderungen an? 6.5. Datenschutz, Datensicherheit und Integrität des Systems Anforderungen •

Datenschutz Es muß ein Schutz vor unerlaubter Systemverwendung und Dateimanipulationen (Paßwörter auf Programm- und Datenebene) vorgesehen sein. Es darf keine Möglichkeit bestehen, unbefugterweise Listen über Lieferantenund Kundenstammdaten auszudrucken.

•

Datensicherheit - Die Datensicherung ist so zu konzipieren, daß sie von einem Mitarbeiter mit möglichst geringem Zeitaufwand durchgeführt werden kann. - Eine jederzeitige Rekonstruierbarkeit zerstörter Daten und Programme muß gewährleistet sein. - Für eventuelle längere Ausfälle ist eine Notorganisation vorzuschlagen, und zwar: a) für Ausfälle bis zu einem Arbeitstag b) für Ausfälle von mehr als einem Arbeitstag

Pflichtenheft und Ausschreibung

•

117

Integrität des Systems Es wird vom gesamten EDV-System (Hardware und Software) eine Verfügbarkeit von mindestens 95% erwartet, gemessen an der Betriebszeit (Werktags 7.00 - 17.00).

Fragen • • • • • •

Können alle Anforderungen hinsichtlich Datenschutz, Datensicherheit und Integrität erfüllt werden? Falls nicht, welche nicht und weshalb? Wie erfolgt die Sicherung der Daten und Programme auf dem vorgeschlagenen EDV-System? Wie oft muß eine Datensicherung durchgeführt werden? Wieviel Zeit nimmt sie in Anspruch? Wie erfolgt der Schutz der Daten und Programme vor unerlaubtem Zugriff? Kann im Falle einer schwerwiegenden Störung mit längerem Ausfall auf eine Ausweichanlage zugegriffen werden? Wenn ja, welche? Welche Peripheriegeräte können ohne Betriebsunterbrechung gewartet werden? Wie groß ist die Wiederanlaufzeit nach einem Systemzusammenbruch?

7. Wartung, Unterstützung und Betreuung Die EDV-Lösung muß, ohne EDV-Spezialisten und ohne Programmierkenntnisse unsererseits, vollständig durch den Anbieter realisiert und eingeführt werden. Wir werden jedoch einen Mitarbeiter zu etwa 50% seiner Kapazität während der Realisierungsphase zur Verfügung stellen. 7.1. Wartung von Hardware, System- und Anwendungssoftware Der Anbieter ist insbesondere verantwortlich für: • • •

präventive Wartung der Hardware, System- und Anwendungssoftware Fehlerbehebung bei Hardware, System- und Anwendungssoftware Gewährleistung folgender Interventionszeiten für Störbehebungen (Hardund Software): - Normalfall bis maximal 1 Tag - Notfall bis maximal 2 Stunden

• •

Gewährleistung der Kompatibilität bei Änderungen der Hard- und Software Ständige Betreuung durch geeignete Fachspezialisten sowohl für Hard- und Software

118

Fallstudien und Kurzfälle

7.2.

Dokumentation, Schulung und Installation

•

Der Anbieter ist verpflichtet, eine lückenlose Dokumentation über die Hardund Software mitzuliefern.

•

Es ist Sache des Anbieters, eine geeignete Schulung für die Benutzung des gesamten EDV-Systems vorzuschlagen und durchzuführen, damit ein einwandfreier Betrieb ohne EDV-Spezialisten auch nach der Abnahme gewährleistet werden kann.

•

Das gesamte EDV-System muß unter den vorhandenen Umweltbedingungen einwandfrei betrieben werden können. Bauliche Maßnahmen sowie spezielle Klimatisierungen sind nicht erwünscht. Die physische Planung der Installation hat durch den Anbieter zu erfolgen. Der Aufstellungsplan soll Informationen enthalten über: - Dimension und Gewicht der Hardware - Wärmeabgabe und Leistungsaufnahme - Stromversorgung und Absicherung

Fragen • •

• • • • • • • • •

Können alle Anforderungen hinsichtlich Wartung, Unterstützung und Betreuung erfüllt werden? Falls nicht, welche nicht und weshalb? Wie viele Service-Techniker stehen für das angebotene System zur Verfügung: - in Österreich - ' im Raum Linz - Wels? Wie lange dauert es, bis ein Techniker nach erfolgtem Anruf eintrifft: - im Normalfall - in Notfällen? Wie hoch ist der zeitliche Aufwand im Monat für die präventive Wartung des Systems? Während wievieler Stunden kann das System pro Monat infolge Wartung nicht benutzt werden? Welche Komponenten des Systems können nur dann gewartet werden, wenn die Zentraleinheit außer Betrieb ist? Wie ist das Verfahren für die Behebung von Softwarefehlem organisiert? Innerhalb welcher Frist können Softwarefehler behoben werden, wenn - der Fehler, wenigstens vorläufig, einfach zu umgehen ist? - keine realistische Möglichkeit zur Umgehung des Fehlers vorhanden ist? Können die Fristen zur Behebung von Softwarefehlern gewährleistet werden? Welche Vorleistungen müssen wir erbringen, um das System einführen, abnehmen und betreiben zu können? Welche Schulungen müssen besucht werden?

Pflichtenheft und Ausschreibung

119

- Kursort? - Kursdauer? - Preise? • Handbücher: - Welche Dokumentationsunterlagen erhält der Kunde im Normalfall? Wieviele Exemplare? - Gibt es Handbücher, die restriktiv verteilt werden? Wenn ja, welche? • Welche Spezialisten können Sie uns für die Umstellung bzw. Einführung zur Verfügung stellen: - Mit welcher Erfahrung und welchen Kenntnissen? - Wieviele Tage ohne Verrechnung? - Wieviele Monate gegen Verrechnung? • Steht für die Vorbereitung der Umstellung und Einführung ein Testsystem zur Verfügung: - wo? - unter welchen Bedingungen? 8. Verträge Fragen •

Sind Sie bereit, insbesondere folgende Unterlagen als maßgebliche Grundlage des Vertrages anzuerkennen: - Abschnitt 4 "Funktionsanforderungen" des Pflichtenheftes? - Abschnitt 6 "Leistungsanforderungen" des Pflichtenheftes? - Abschnitt 7 "Anforderungen an die Wartung, Unterstützung und Betreuung" des Pflichtenheftes? - Offerte? Wenn nein, warum nicht?

•

Sind Sie bereit, für den Fall der Nichterfüllung von Funktions- und Leistungsanforderungen sowie bei Nichteinhalten von Terminen und Interventionszeiten eine Konventionalstrafe in die Verträge aufzunehmen? Wenn nein, warum nicht?

•

In welchem Zeitraum und mit welchen Folgen ist ein Wechsel der Vertragsform möglich: - Umwandlung Miete in Kauf (vor und nach Ablieferung)? - Anrechnung von Mietgebühren beim späteren Kauf?

•

Welche Garantie können Sie in bezug auf folgende Punkte geben:

120

-

Fallstudien und Kurzfälle

Eignung und Erfüllung der im Pflichtenheft umschriebenen Aufgaben? Leistung und Kapazität des Gesamtsystems (Durchsatz und Antwortzeit)? Verfügbarkeit des gesamten EDV-Systems? spätere Erweiterung bzw. Ausbaufähigkeit?

•

Welchen Preisschutz genießt der Kunde bei Dauerschuldverhältnissen wie Miete, Wartungsgebühren und Softwarelizenzen?

•

Welche Zusicherungen können Sie bezüglich der Kompatibilität neuer Software-Releases mit der angebotenen Hardware und Anwendungssoftware abgeben?

•

Welche Folgen treten ein, wenn wir auf die Installation neuer SoftwareReleases verzichten?

•

Welcher und wieviel Unterhalt ist in der Software-Lizenzgebühr inbegriffen?

•

Welche Zusicherungen können Sie abgeben in bezug auf: - Verfügbarkeit des Wartungsdienstes (Hard- und Software)? - maximale Interventionszeiten zur Störbehebung?

•

Welche Vertragsbedingungen schlagen Sie vor?

9. Aufbau und Inhalt der Offerte Im Interesse einer fairen und schnellen Evaluation hat der Offertsteller sich an folgenden Aufbau zu halten. Er wird ersucht, jeden allfälligen Punkt, den er für unzutreffend oder änderungsbedürftig hält, präzise und knapp zu kommentieren. 9.1. Vorstellung des Offertstellers • • •

Hauptsitz, Niederlassungen Rechtsform, Organisation Umsatz, Mitarbeiter, Marktstellung in Österreich und anderen Ländern

9.2.

Lösungskonzept

Unter diesem Punkt ist die Art und Weise der Erfüllung sämtlicher Anforderungen aus Abschnitt 4 "Funktionsanforderungen" in der gleichen Folge detail-

Pflichtenheft und Ausschreibung

121

liert zu beschreiben. Aus der Beschreibung muß klar die Funktionalität und Benutzbarkeit der Software hervorgehen. •

Gesamtübersicht: kurze schematische Übersicht der offerierten Hardware und Software

•

Software für die durch das EDV-System zu unterstützenden Aufgaben (Auftragswesen, Lagerwirtschaft, Buchhaltung, Marketing, Unternehmensführung): - Angaben über die anwendungsbezogene Leistungsfähigkeit der Software wie Art der Aufgabenabwicklung, abgewickelte Gesamt- und Teilaufgaben, produzierte Informationen. - Nicht oder nur teilweise erfüllte Anforderungen sind ebenfalls aufzuführen. - Hinweise über die wichtigsten Vorteile der vorgeschlagenen Lösung und deren Begründung können hier angeführt werden.

9.3. Angaben zu den Leistungsanforderungen •

Mengengerüst: - Beantwortung der in Punkt 6.1. gestellten Fragen zum Mengengerüst

•

Hardware: - Zentraleinheit - Externe Speicher (Platte, Band, etc.) - Inputgeräte (z.B. Bildschirmarbeitsplätze) - Ausgabegeräte (z.B. Drucker) - Beantwortung der in Punkt 6.2. gestellten Fragen zur Hardware

•

Systemsoftware: - Betriebssystem - Datenbanksoftware - Sprachen (Compiler, Übersetzer) - Hilfsprogramme (z.B. Generatoren) - Beantwortung der in Punkt 6.3. gestellten Fragen zur Systemsoftware

•

Anwendungssoftware: - Benutzungsfreundlichkeit - Zuverlässigkeit - Effizienz - Änderungsfreundlichkeit - Beantwortung der in Punkt 6.4. gestellten Fragen zur Anwendungssoftware

122

•

Fallstudien und Kurzfälle

Datenschutz, Sicherheit und Integrität: - Realisierung des Datenschutzes - Maßnahmen für die Datensicherung - Beantwortung der in Punkt 6.5. gestellten Fragen zum Datenschutz, zur Datensicherheit und zur Integrität des EDV-Systems

9.4. Angaben zur Wartung, Unterstützung und Betreuung •

Beantwortung der in Punkt 7. gestellten Fragen zur Wartung, Unterstützung und Betreuung

9.5. Angaben zu den Verträgen •

Beantwortung der in Punkt 8. gestellten Fragen zu den Verträgen

9.6. Angaben zu den Preisen und Lieferterminen Geben Sie die detaillierten Preise des EDV-Systems gemäß Lösungskonzept mit Angabe der Liefertermine an (tabellarische Aufstellung). • • • • • • • •

Anwendungssoftware pro Aufgabengebiet: Auftragswesen, Lagerwirtschaft, Buchhaltung, Marketing, Unternehmensführung (Leasing, Miete, Kauf, Wartung) Hardware detailliert pro Gerät (Leasing, Miete, Kauf, Wartung) Systemsoftware (Leasing, Miete, Kauf, Wartung) Datenträger, wie Platte, Band, Diskette, etc. (Kauf) Schulung (Zeitaufwand, Preis) Unterstützung (Zeitaufwand, Preis) Transport- und Installationskosten (Preis) sonstige Nebenkosten (Preis)

9.7.

Referenzen

• •

Zeitpunkt der ersten Installation Führen Sie namentlich nach Firma und Ansprechpartner Referenzinstallationen an. • Sind Besichtigungsmöglichkeiten gegeben? 9.8.

Diverses

Weitere Informationen des Offertstellers.

9.2 Projektmanagement Situationsbeschreibung Sie sind Absolvent einer Wirtschaftsuniversität und haben ihr Wirtschaftsinformatik-Studium vor einem Jahr abgeschlossen. Nach einem einjährigen Auslandspraktikum sind Sie zum ABC-Markt gekommen und haben seit einem Monat die Position des Leiters der Organisationsabteilung inne. Der ABCMarkt ist eine Großhandelskette, die über Vertriebsniederlassungen Einzelhändler im süddeutschen Raum mit Lebensmitteln beliefert. Zum ABC-Markt gehören auch Bäckereien und Wurstfabriken. Die Ferien- und Urlaubszeit ist vorüber. Heute ist Montag, und Sie sind auf dem Weg zu Direktor Doppler, dem stellvertretenden Geschäftsführer des ABC-Marktes. Sie haben mit ihm und Ihrem Kollegen, dem DV-Leiter Bull, eine Besprechung. Ferner wird ein externer Organisationsberater, Herr Diebold, anwesend sein. Es geht um das Projekt WAWIS. Ziel dieses Projektes ist die Einführung eines integrierten Warenwirtschaftssystems, das mit den modernsten DV-technischen Möglichkeiten realisiert werden soll. Das bestehende DV-System soll abgelöst werden, die Organisationsabläufe sollen wesentlich verbessert werden. Bei den Mitarbeitern des Unternehmens ist die Stimmung gedrückt. Ihre Einstellung zum Projekt ist nicht gerade günstig. Viele Mitarbeiter befürchten, daß ihre Arbeitsplätze wegrationalisiert werden und daß sie damit überflüssig sein werden. Die Situation wird in den verschiedenen Abteilungen heftig, z.T. auch emotional diskutiert. Einige ältere Mitarbeiter, die noch fünf bis zehn Jahre bis zu ihrer Pensionierung haben, sind ihrem Unternehmen gegenüber nicht mehr loyal. Einige der jüngeren halten Ausschau nach anderen Jobs. Es wird die Einberufung einer Betriebsversammlung gefordert sowie eine Aussprache zwischen Betriebsrat und Geschäftsführung. Vorbereitende Arbeiten zum neuen Warenwirtschaftssystem sind bereits durchgeführt worden, und zwar von einer Unternehmensberatung. Die Vorstudie wurde unter der Leitung von Herrn Diebold vor 6 Wochen abgeschlossen. Die Ergebnisse wurden der Geschäftsführung und den Bereichleitern präsentiert. Organisation des ABC-Marktes Der ABC-Markt hat fünf Vertriebsniederlassungen, und zwar in Augsburg, Stuttgart, Nürnberg, Regensburg und Passau. Sie sind verantwortlich für den Ankauf von Produkten, für deren Auslieferung an die Geschäfte (etwa 750 Einzelhändler) sowie für die Organisation aller warenwirtschaftlicher Abläufe. Verpackte Lebensmittel wie z. B. Kaffee, Tee, Dosenprodukte, eingemachtes Obst, Gemüse, Zucker usw. sowie Getränke werden auf speziellen Laderosten

124

Fallstudien und Kurzfälle

in großen Lagerräumen gelagert. Sie haben eine relativ lange Lagerzeit und bedürfen keiner besonderen Behandlung. Sie werden beim örtlichen Vertreter und bei größeren Herstellern (z.B. Konservenfabriken, Brauereien, Getränkegroßhandel) gekauft; das garantiert einen günstigen Kaufpreis. Die Anzahl der Artikel beträgt ca. 5.000. Leicht verderbliche Waren, wie Frischobst und Frischgemüse, Milchprodukte, Eier usw., werden in speziellen Kühlhäusern gelagert. Sie werden in den Vertriebsniederlassungen abgepackt und haben gewöhnlich nur eine begrenzte Lagerzeit. Sie werden täglich über einen Vertreter am Ort gekauft. Die Anzahl dieser Artikel beträgt etwa 150. Die Backwaren werden z.T. von den unternehmenseigenen Bäckereien geliefert, z.T. zugekauft. Sie werden ähnlich wie die verpackten Lebensmittel behandelt. Von diesen Artikeln gibt es etwa 100. Spezialwaren wie Zahnbürsten, Schuhcreme, verschiedene Küchenutensilien usw. werden immer vom zentralen Warenlager der Gesellschaft geliefert. Für alle Produkte, außer für Früchte und Gemüse, hat sich folgender Bestellzyklus eingespielt: Am ersten Tag gibt der Einzelhändler seine Bestellung ("Bestellbuch") zur Post; sie geht zur zuständigen Vertriebsniederlassung. Die Möglichkeit, telefonisch Bestellungen aufzugeben, ist normalerweise für das "Angebot der Woche" gegeben. Am nächsten Tag wird in der Vertriebsniederlassung ein Ladeschein erstellt, und die Lieferung wird im Warenlager zusammengestellt. Am dritten und vierten Tag wird die bestellte Ware ausgeliefert, wobei die Lieferungen über vorgegebene Fahrtrouten mit eigenen LKWs und Lieferwagen zugestellt werden. Im allgemeinen wird jeder Händler einmal in der Woche beliefert. Früchte- und Gemüsebestellungen werden telefonisch getätigt. Die Vertriebsniederlassung spielt hierbei die Rolle eines Verkäufers, d.h. sie macht selbst Werbung und Kalkulation, da die Preise von Früchten und Gemüse sehr stark schwanken und die Lagerzeit sehr kurz ist. Früchte und Gemüse werden normalerweise am Tag nach der Bestellung auf speziellen Früchte- und Gemüsefahrten geliefert. Das Z e n t r a l l a g e r in München ist verantwortlich für den Einkauf aller Spezialartikel sowie für deren Auslieferung an die Vertriebsniederlassungen. Die Bäckereien (in Würzburg und Augsburg) disponieren in Eigenverantwortung den Einkauf der benötigten Backzutaten. Einige ihrer Produkte werden an die Vertriebsniederlassungen geliefert, wie z.B. Kekse, Kuchen, Bisquits, einige Produkte, wie z.B. frischgebackenes Brot, direkt an die Händler. Die Groß-

Projektmanagement

125

bäckerei in Stuttgart, die den größten Gewinn macht (sie wurde erst vor kurzem durch den ABC-Markt übernommen), liefert ausschließlich direkt an die Einzelhändler. Die beiden Wurstfabriken in Augsburg und Ingolstadt kaufen in Eigenregie auf dem Schlachthof ein. Sie produzieren Würste, geräucherten Schinken usw., aber auch andere Fleischprodukte in mehr oder weniger verarbeiteter Form. Die Produkte werden noch gewogen und z.T. bereits verkaufsfertig verpackt, ehe sie ausgeliefert werden. Die Produkte werden teils über die Vertriebsniederlassungen verkauft, die ihre eigenen Kühlhäuser zur Lagerung einsetzen, teils durch ein eigenes Verteilungsnetz direkt an die Einzelhändler geliefert. Die Hauptverwaltung in München ist verantwortlich für die Marktbeobachtung und für das Marketing sowie für die Gestaltung des Produktsortiments. Sie handelt mit allen wichtigen Lieferanten Konditionen und Lieferbedingungen für die Vertriebsniederlassungen aus. Sie trifft die Entscheidung über das "Angebot der Woche". Sie gibt die Richtlinien für die Personalabteilungen in den Vertriebsniederlassungen und Produktionsbetrieben vor und ist außerdem für Budget, Organisation und Datenverarbeitung zuständig. Organisation und Datenverarbeitung sind als Abteilungen innerhalb des Bereiches Verwaltung auf der gleichen Hierarchieebene angesiedelt. Die Abteilungsleiter berichten direkt an die Geschäftsleitung. Verlauf der Projektsitzung Sie betreten das Büro von Herrn Direktor Doppler, in dem die Besprechung stattfinden soll. Herr Bull und Herr Diebold sind schon anwesend. Nachdem Sie die beiden Herren begrüßt haben, kommt auch Herr Direktor Doppler. Er begrüßt Sie alle, und Sie nehmen Platz. Herr Direktor Doppler beginnt: "Meine Herren, wie Sie wissen, geht es heute um WAWIS. In der letzten Sitzung, die am Donnerstag stattfand, hat die Geschäftsleitung entschieden, daß die Arbeiten weitergeführt werden, basierend auf den Ergebnissen der Vorstudie, d.h. die dabei schon von Herrn Diebold herausgearbeiteten Anforderungen und die noch zusammenzutragenden Anforderungen sind alle in das neu zu konzipierende System einzubeziehen." "Diese Entwicklung, meine Herren, wird naturgemäß auf allen Ebenen unseres Unternehmens Belastungen mit sich bringen und entscheidende Änderungen und Umstellungen in den Abteilungen zur Folge haben. Unser Alltagsgeschäft muß dabei selbstverständlich weiterlaufen. Für den Kunden dürfen keine Nachteile entstehen." "Wir sehen den bestmöglichen Weg zur Realisierung des neuen Warenwirtschaftssystems darin, die Verantwortung dafür in Ihre Hände ..." - Herr Direktor Doppler schaut Sie an - " ... und in Ihre ..." - gemeint ist der DV-

126

Fallstudien und Kurzfälle

Leiter -" ... zu legen. Ich bin sicher, wenn Sie beide die Projektleitung übernehmen, ist das der beste Weg zu einem erfolgreichen Abschluß." "Meine Herren, wir sollten noch einmal rekapitulieren, ehe wir die weitere Vorgehensweise besprechen. Bitte!" Projektrückblick Sie beginnen mit der Historie des Projekts: Wie kam das Projekt zustande? Welche Probleme gab es im Unternehmen, und wie versuchte man diese Probleme zu lösen? "Das Bestellwesen war eigentlich der Auslöser. Die Abwicklung von Bestellungen in den Vertriebsniederlassungen war immer wieder die Ursache für fehlerhafte Belieferungen der Einzelhändler. Beispielsweise war eine telefonische Bestellung von 25 kg Schweinsstelzen durch einen Einzelhändler in Würzburg die Ursache einer Doppellieferung, einerseits durch die zuständige Vertriebsniederlassung in Würzburg, andererseits durch die Wurstfabrik in Augsburg. Es kam auch immer wieder zu Überlieferungen seitens der Lieferanten. Ein weiteres Problem waren die hohen Zahlungsrückstände der Einzelhändler, die ti

"Ja", unterbricht Herr Direktor Doppler, "gleichzeitig häuften sich aber auch die Reklamationen durch die Einzelhändler immer mehr. Dies veranlaßte mich, einmal persönlich gezielt Informationen über den Status von Artikeln, wie Lagerbestand, Lagerumschlag, usw., einzuholen. Als sich dabei herausstellte, daß überhaupt keine aktuellen Daten verfügbar waren, entschloß sich die Geschäftsleitung, eine Untersuchung durch ein Beratungsunternehmen durchführen zu lassen." Sie setzen fort: "Es wurde mit einem externen Organisationsberater, und zwar mit Ihnen, Herr Diebold, ein Vertrag abgeschlossen, eine Vorstudie zu einem Reorganisationsprojekt durchzuführen. Im Rahmen der Untersuchung sollte herausgefunden werden, wo im Unternehmen Schwachstellen sind, wo Ansatzpunkte für eine Rationalisierung zu sehen sind, und wie man weiter vorgehen könnte." Ergebnis der Vorstudie "Herr Diebold", sagt Herr Doppler, "würden Sie bitte kurz die Vorgehensweise und die wesentlichen Punkte und Ergebnisse der Vorstudie noch einmal zusammenfassen? Bitte!" "Ja, meine Mitarbeiter - es sind zwei sehr erfahrene DV-Organisatoren - und ich führten eine grobe Ist-Aufnahme durch. Wir dokumentierten die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Be-

Projektmanagement

127

reiche (Vertriebsniederlassungen, Zentrallager, Produktion, Hauptverwaltung) und wieviel und welches Personal im Unternehmen beschäftigt ist. Ein besonderes Augenmerk richteten wir auf Ihre Abteilung, Herr Bull. Wir untersuchten, welche Anwendungen derzeit DV-unterstützt ablaufen und wie die Abläufe im einzelnen organisiert sind. Wir erhielten auch Informationen über die Umsatzentwicklung und über die Liquidität des ABC-Marktes." "Bei der Untersuchung wurden von den Fachabteilungen immer wieder Hinweise gegeben, was man alles verbessern kann und was man von einer Reorganisation erwartet. Die Benutzerwünsche wurden aber meist nur sehr global formuliert. Beispielsweise wünschen die Einzelhändler einen schnelleren Ablauf des gesamten Bestellvorganges. Zentrallager und Vertriebsniederlassungen wollen die existierenden Lagereinrichtungen besser ausgenutzt sehen. Zentrallager und Vertriebsniederlassungen fordern eine Unterstützung bei der Fahrtrouten-Planung. Die Hauptverwaltung erwartet die Möglichkeit, den Erfolg von Werbeaktionen kontrollieren zu können, sowie bessere Produkt/Absatzinformationen für die Unternehmenssteuerung. Leider verhielten sich die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen nicht immer sehr kooperativ. In einem Fall mußte sogar die Geschäftsleitung eingeschaltet werden. Wichtige Unterlagen wurden erst nach Auffoderung durch Herrn Direktor Doppler bereitgestellt." "Bei der Analyse der Erhebungsergebnisse stellte sich heraus, daß es außer der Bestellabwicklung noch andere Gebiete zur Rationalisierung gibt, nämlich Planung der Lagerhaltung, Wareneingangskontrolle, Lieferung und Verteilung der Waren, Rechnungskontrolle und Mahnwesen. Weiteres Vorgehen "Aus alledem konnten wir nun eine Prioritätenstufung der Anforderungen ableiten: • • • •

Erhöhung des Servicegrades, Abbau der Lagerhaltungs-Probleme, Verbesserung von Wareneingang, Rechnungskontrolle und Mahnwesen, Aufbau eines Managementinformationssystems.

Wir skizzierten mögliche alternative Lösungen für die anstehenden Aufgaben mit Schätzung des zu erwartenden Aufwandes und Nutzens. Vor- und Nachteile mehrerer alternativer Lösungen wurden der Geschäftsleitung präsentiert. Wir empfahlen die vollständige Ablösung des seit zehn Jahren eingesetzten DVSystems und die Neukonzeption der gesamten Warenwirtschaft. Unsere Schätzung des Aufwandes für die Realisierung dieser Alternative ergab 170 Mann-Monate."

128

Fallstudien und Kurzfälle

Herr Direktor Doppler ergeift wieder das Wort: "So ist es; die Geschäftsleitung diskutierte dies alles in ihren Sitzungen anhand der von Herrn Diebold bereitgestellten Unterlagen mit den einzelnen Bereichsleitern und Herrn Bull. Man entschied in einer Marathonsitzung, an der zeitweise auch Herr Diebold teilnahm, die Arbeit entsprechend der Empfehlung von Herrn Diebold weiterzuführen." Herr Bull ergänzt diese Information: "Maßgebend für die Annahme des Vorschlages war die Zukunftsorientierung, Ausbaufähigkeit und Benutzerfreundlichkeit dieser Lösung. Wir schaffen mit diesem System die Basis, um die Herausforderungen durch die Konkurrenz anzunehmen und dem steigenden Wettbewerbsdruck gewachsen zu sein." Damit ist die Sitzung beendet. Herr Direktor Doppler erhebt sich, bedankt sich für die Teilnahme an der Sitzung und für Ihre Bereitschaft, das Projekt zu übernehmen, und verabschiedet Sie und Herrn Bull mit den Worten: "Ich möchte mit Herrn Diebold noch einige Fragen über die weitere Zusammenarbeit erörtern. Danke, meine Herren." Sie verlassen zusammen mit Herrn Bull den Raum. Sie sind nicht besonders zufrieden, weder mit dem bisherigen Projektverlauf, noch mit dem Verlauf und dem Ergebnis der Sitzung. Auf dem Weg zurück in ihr eigenes Büro gehen Ihnen verschiedene Gedanken durch den Kopf: "Wann soll mit der Entwicklung des neuen Systems begonnen werden? Werden die Mitarbeiter das Ergebnis akzeptieren? Wird die Programmiermannschaft von Herrn Bull in der Lage sein, ein derartig komplexes System zu entwickeln? Wie wird sich die Zusammenarbeit mit Herrn Bull gestalten? Wer wird Projektentscheidungen treffen? Wird ihre bisherige Erfahrung und ihr Wissen ausreichend für die Aufgabe sein? Worin besteht die Aufgabe eigentlich? Welche Rolle spielt Herr Diebold? Warum plant man eine Totalablöse und keine schrittweise Umstellung des bestehenden Systems? ..."

9.3 Technik- und

Verteilungsalternativen

Das vorliegende Unternehmen besteht aus einer Zentrale und mehreren Zweigniederlassungen. Die Daten über Kunden sind für den Erfolg des Unternehmens von zentraler Bedeutung und daher ein kritischer Erfolgsfaktor der Informationsverarbeitung. Jede Niederlassung verfügt über einen Kundenstamm mit 3.000 bis 7.000 Stammkunden. Die Zentrale betreut etwa 27.000 Kunden. Etwa 90% der Geschäftsfälle werden ausschließlich in jener Geschäftsstelle abgewickelt, in welcher der Kunde als Stammkunde eingetragen ist. Etwa 10% der Aufträge werden nicht dort bearbeitet, wo der Auftrag entgegengenommen wurde, sondern an eine andere Niederlassung weitergegeben. Alle Niederlassungen und die Zentrale müssen daher auf die Kundendaten aller anderen Niederlassungen bzw. der Zentrale zugreifen können. Der Stand des Vortages ist hinsichtlich der Datenaktualität ausreichend. Nur etwa 10% aller Geschäftsfälle führen zu Veränderungen der Kundenstammdaten. Die Zentrale benötigt einmal pro Woche für statistische Zwecke Informationen über alle Kunden. Unter vereinfachenden Annahmen kommen bei den gegebenen Voraussetzungen folgende Verteilungsaltemativen in Betracht: Alternative 1 2 3 4

Zentrale A Z A A

Niederlassung A N N -

Anmerkung vollständig repliziert vollständig partitioniert partitioniert und repliziert vollständig zentralisiert

Legende: Z = Daten der Zentrale, N = Daten der Niederlassung, A = gesamter Datenbestand

Folgende Technikalternativen kommen generell in Frage: ZON: Zentralrechner mit Online-Terminals in den Niederlassungen ZOF: Zentralrechner, die Niederlassungen verfügen über keine Rechner VON: Zentralrechner mit Online-Verbindung zu dezentralen Rechnern in den Niederlassungen VOF: Zentralrechner, Offline-Datenaustausch mit den dezentralen Rechnern der Niederlassungen DON: Kein Zentralrechner, Zentrale und Niederlassungen verfügen über eigenständige Rechner mit Online-Verbindung zu jedem anderen Rechner (z.B. über Wählleitung) DOF: Kein Zentralrechner, Zentrale und Niederlassungen verfügen über eigenständige Rechner, der Datenaustausch zwischen den einzelnen Rechnern erfolgt Offline (z.B. über Datenträger)

130

Fallstudien und Kurzfälle

Der nächste Schritt besteht in der Generierung sinnvoller, alternativer Systemkonzepte. Dazu wird zunächst für jede Verteilungsalternative untersucht, welche Technikalternativen grundsätzlich in Frage kommen. Verteilungsalternative 1 2 3 4

Technikalternativen DON, DON, VON, ZON,

DOF, (VON, VOF) DOF, (VON, VOF) VOF, (DON, DOF) ZOF

Aufgrund der Anforderungen scheidet die Verteilungsalternative 1 (vollständig replizierte Daten) aus. Es verbleiben damit zehn Systemkonzepte, die vorerst sinnvoll erscheinen und die weiter zu untersuchen sind. Zur Verteilungsalternative 2 (vollständig partitionierte Daten) passen die dezentralen Technikalternativen DON und DOF besser als die verteilten Technikalternativen VON und VOF. Der Verteilungsalternative 3 (partitioniert und repliziert) entsprechen die verteilten Technikalternativen VON und VOF besser als die dezentralen Alternativen DON und DOF. Zur Verteilungsalternative 4 (vollständig zentralisiert) passen nur die Technikalternativen ZON und ZOF. Aufgrund dieser Überlegungen kommen folgende Systemkonzepte in die engere Wahl, die im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsanalyse weiter zu untersuchen sind. • Verteilungsalternative vollständig partitioniert mit Technikalternative DON oder DOF • Verteilungsalternative partitioniert und repliziert mit Technikalternative VON oder VOF • Verteilungsalternative vollständig zentralisiert mit Technikalternative ZON oder ZOF

9.4 Nutzungs- und Wartungsvertrag für Software Software-Nutzungsvertrag zwischen Firma Uni Bergstraße 33 A-1010 WIEN nachfolgend Anwender genannt und SOFT GmbH Im Weingarten 23 D-5300 BONN nachfolgend SOFT genannt. §1 SOFT liefert dem Anwender folgende Software: Organisation SOFT-ORGA §2 Der Gesamtpreis für die Software beträgt DM 2.500,-Dieser Preis gilt zuzüglich der jeweils gültigen Mehrwertsteuer. §3 Auf Wunsch des Anwenders übernimmt SOFT die Einarbeitung des Bedienerpersonals zu einem Halbtagessatz von DM 300,- zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Schulung findet auf Wunsch des Käufers in dessen Hause statt. Anfallende Fahrtkosten werden mit DM -.62 pro gefahrene Kilometer zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer berechnet. §4 Der Anwender verpflichtet sich, die gelieferte Software und die dazugehörigen Dokumentationen nur für seinen internen Gebrauch zu verwenden. Er verpflichtet sich, sowohl Programme, Originaldatenträger als auch die schriftliche Anleitung für den Ablauf der Programme ohne ausdrückliche Zustimmung von SOFT weder zu duplizieren, zu reproduzieren noch Dritten in irgendeiner Weise zugänglich zu machen. Dritte in diesem Sinne sind auch Zweigniederlassungen des Anwenders oder mit ihm verbundene Gesellschaften. Das SoftwareNutzungsrecht erstreckt sich also lediglich auf die Anwendung des Programms an einem Personalcomputer. Bei Verwendung auf mehreren Personalcom-

132

Fallstudien und Kurzfälle

putern muß für jeden weiteren Personalcomputer das Nutzungsrecht erworben werden. Nach Rücksprache mit SOFT kann jedoch das Programm innerhalb eines Gebäudes mehrfach genutzt werden. Für jeden Fall der Zuwiderhandlung gegen eine dieser Bestimmungen verpflichtet sich der Anwender, eine Vertragsstrafe in Höhe des 10-fachen Kaufpreises an SOFT zu zahlen. §5 Der Anwender wird alle Informationen über Programme, die ihm von SOFT zur Verfügung gestellt werden, streng vertraulich behandeln und auch seinen Mitarbeitern nur die Informationen zugänglich machen, die diese zum Betrieb der Programme kennen müssen. Der Anwender hat auch seine Mitarbeiter zu einer entsprechenden Verschwiegenheit zu verpflichten. Die Reproduktion der Programme, ganz oder auszugsweise, auf gleichartige oder andere Träger ist dem Anwender nur zum Zwecke der Datensicherung gestattet. §6 Eine Haftung von SOFT für Folgeschäden aus Disketten- oder Programmfehlern, gleich welcher Art und aus welchem Grund ist ausgeschlossen. SOFT übernimmt keine Verantwortung dafür, daß die bestellten Softwareprodukte in der praktischen Anwendung technisch bzw. wirtschaftlich sinnvoll eingesetzt werden können. Schadensersatzansprüche gleich welcher Art sind für den Fall leichter Fahrlässigkeit auch der Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen von SOFT ausgeschlossen. §7 Die Verpflichtungen dieses Software-Nutzungs-Vertrages wirken zeitlich unbegrenzt, auch über ein eventuelles Vertragsende der zugrundeliegenden Vereinbarung hinaus. SOFT weist darauf hin, daß SOFT bei Verstoß gegen die Verpflichtungen des § 4 unbeschadet der Geltendmachung von den Schadensersatzansprüchen auch die Rechte aus § 19 UWG und § 106 UrhG geltend machen wird. Ergänzend zu den Bestimmungen dieses Vertrages gelten die Allgemeinen Verkaufsbedingungen von SOFT. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag und seiner Erfüllung ist Bonn. Ort, Datum (SOFT)

(Anwender)

Nutzungs- und Wartungsvertrag für Software

133

Software-Wartungsvertrag 1. Partner und Gegenstand des Vertrages Zwischen der Firma SOFT GmbH, Im Weingarten 23, D-5300 Bonn (nachstehend SOFT genannt) und dem am Ende des Vertrages namentlich bezeichneten Kunden (nachstehend "Kunde" genannt) wird hiermit vereinbart, daß SOFT dem Kunden nach Maßgabe der Bestimmungen des vorliegenden Vertrages das Recht zur Inanspruchnahme der Wartungsleistungen für die unten aufgeführten Programme einräumt. 2. Umfang der Wartung Im einzelnen sichert SOFT dem Kunden folgende Leistungen zu: (a) (b) (c) (d) (e)

Beseitigung von Fehlerursachen in den unten angeführten Programmen. Anpassung der Programme an Gesetzesänderungen. Wiederherstellung der Programme nach Fehlern in der Bedienung oder Maschinenfehlern. Telefonische Beratung bei Bedienungsfragen. Weiterentwicklung der Programme.

Die Leistungen werden von SOFT direkt erbracht. Die Wartungsgebühren decken den Aufwand für Wartungsdiskette, Schriftverkehr und Telefon ab. Die Wartung wird am Sitz von SOFT erbracht. Der Kunde ist verpflichtet, nach Erhalt eines neuen, gewarteten Programmes seine Programm-Diskette unverzüglich an SOFT zu übersenden. Bei Zuwiderhandlung ist SOFT berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen. 3. Dauer des Wartungsvertrages und Kündigung Der Vertrag gilt für 12 Monate und verlängert sich um weitere 12 Monate, sofern nicht einer der Vertragspartner mindestens 3 Monate vor Ablauf eines Vertragsjahres schriftlich kündigt. Der Kunde ist berechtigt, bei einer Gebührenerhöhung von mehr als 10% mit einer Frist von 8 Wochen ab der Gültigkeit der Gebührenerhöhung vom Vertrag zurückzutreten.

134

Fallstudien und Kurzfälle

4. Verzug und Schadenersatz Es gelten die entsprechenden Bestimmungen unserer Geschäftsbedingungen. 5. Zahlung Die Wartungsgebühr ist monatlich im voraus fällig. Beginn des Vertrages ist der erste Monat nach der Programminstallation. Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein Wartungsvertrag abgeschlossen, werden die fehlenden Monate nach Erwerb dem Kunden nachbelastet. Wird kein Wartungsvertrag abgeschlossen, hat der Kunde keinen Anspruch auf die Leistungen (a) bis (d) unter Punkt 2. In diesem Fall kann der Kunde eine neue Programmlizenz für 50 % des gültigen Verkaufspreises erwerben. Die alte Programm-Diskette ist dann unverzüglich an SOFT zu übersenden. 6. Wartungsgebühr Die Wartungsgebühr beträgt für das Programm: SOFT-ORGA

3 0 , - DM p. m.

zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Wartungsvertrag gilt für folgendes Programm. Programm: SOFT-ORGA

Wartungsgebühr: 3 0 , - DM p. m.

In Ergänzung gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Kunde: Firma Uni Bergstraße 33 A-1010 WIEN Ort, Datum (SOFT)

(KUNDE)

9.5 Auswahl von Standardsoftware Ausgangssituation Die Informationsverarbeitung im betrachteten Unternehmen wird durch folgende Merkmale und Probleme charakterisiert: • DV-Systeme veraltet (heterogene Hardwarekomponenten, belegorientiert, batch-orientiert) • aufwendige "Papierorganisation" • Information ist nicht aktuell • Information ist nicht dort verfügbar, wo sie gebraucht wird • Information ist überhaupt nicht vorhanden Beim vorliegenden Unternehmen handelt es sich um ein Groß- und Einzelhandelsunternehmen, das seine Aktivitäten primär auf den Handel mit Eisenund Metallwaren konzentriert hat (Flachwaren, Langwaren, Kleineisenwaren, Baubedarf und Werkzeuge). Die Geschäftsabwicklung erfolgt als Lagergeschäft und als Streckengeschäft. Daneben gibt es einige weitere Unternehmensbereiche, die umsatzmäßig eine geringere Bedeutung einnehmen: Eisenbearbeitung (z.B. Verzinkerei), Sanitär- und Heizungseinrichtungen und Küchengeräte. Die Unternehmensentwicklung ist insgesamt gekennzeichnet durch sinkende Umsätze, einen sinkenden Personalstand bei einer gleichzeitig steigenden Anzahl von Geschäftsfällen und Bearbeitungsvorgängen. Dies wird durch eine Gegenüberstellung von • Umsatz • Lagerwert • Personalstand

1982 2.2 Mrd. DM 1.3 Mrd. DM

860

1992 1,8 Mrd. DM 1 Mrd. DM 710

Diese Entwicklung kann u.a. durch folgende Ursachen erklärt werden: • kürzere Innovationszyklen • kürzere Produkt-Lebenszyklen • Ausrichtung auf kundenindividuelle Wünsche Ablöse des bestehenden DV-Systems Um weiter konkurrenzfähig zu bleiben, wird das bestehende DV-System abgelöst. Mit dem neuen System sollen u.a. folgende Ziele realisiert werden: • Flexibilität und Portabilität der Softwarelösungen • Integration der IV-Systeme in den Bereichen Technik, Logistik und Betriebswirtschaft • Dialog- und Realtimeverarbeitung

136

Fallstudien und Kurzfälle

• • • • • •

benutzerorientiertes Auskunftssystem einheitliches und benutzerfreundliches Systemdesign Senkung der Kosten je Vorgang (operativer Aspekt) Verbesserung der Informationsbereitstellung Integration aller an einem Vorgang Beteiligter (integrativer Aspekt) Durchgängigkeit der Kommunikation- und Informationssysteme im ganzen Unternehmen • Integration der Informationssysteme über alle Stufen der Wertschöpfungskette • Vergleichbarkeit der Information als Voraussetzung für effektives Controlling und erfolgreiche Unternehmensführung Möglichst viele Teile des neuen Systems sollen durch Standardsoftware, die im operatorlosen Betrieb eingesetzt werden kann, abgedeckt werden. Die bestehende EDV-Abteilung (Operating und Programmierung) soll stark reduziert werden. Von folgenden Firmen liegen Angebote vor: Hardware

Tandem

Hardware/Software

IBM Siemens Hewlett - Packard

Software

RM2 ORAG COPICS EUOS 3000 Einkauf 2 ID-Material MM-3000

(SAP) (ORAG-RATIO) (IBM) (EUROPROCESS) (Siemens-Lizenz von SAP) (Interdialog) (Hewlett-Packard)

Die Beurteilung der angebotenen Systeme soll zunächst anhand folgender K.O. Kriterien durchgeführt werden, die vom EDV-Leiter vorgeschlagen wurden: • • • • • • • •

Kompatibilität mit dem derzeit eingesetzten Großrechner ausreichende Dokumentation Anpassungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeit Einführungshilfen Bewährtheit und Verbreitung des Systems Wirtschaftlichkeit geringes Risiko keine organisatorische Änderungen im Fachbereich

Die Risikobeurteilung erfolgt anhand der nachstehend aufgezählten Punkte: allgemeines Produktrisiko

Auswahl von Standardsoftware

• • • •

137

erforderliche Organisationsänderung möglicher Terminverzug voraussichtliche Anpassungsprobleme mögliche Umstellungsschwierigkeiten

Jene Systeme, die in die engere Wahl kommen, werden einer genaueren Bewertung unterzogen. Dazu wird folgendes Punktebewertungs-Verfahren herangezogen: Gewichtungsfaktor 60 10 15 25 10

Materieller Inhalt • Warenausgang • Disposition • Beschaffung • Wareneingang

formaler Aufbau 25 • Kompatibilität, Dokumentation • Anpassung, Einführung • Wartung

10 8 7

sonstige Kriterien • Leistungsbeschreibung • Bewährtheit

5 10

Gesamt

15

100 Punkte

Die einzelnen Punkte werden zur Beurteilung in detaillierte Bewertungskriterien aufgelöst. Die Detailkriterien werden nach folgendem Punkteschema bewertet: 5 4 3 2 1 0

= = = = = =

Leistung/Funktionen wesentlich über Anforderung den Anforderungen entsprechend kleine Mängel und Nachteile auffallende Mängel erhebliche Mängel unbrauchbar oder nicht vorhanden

Die Punkte der Detailbewertung werden pro Kriterium zusammengezählt und der Prozentsatz zur erreichbaren Maximal-Punkteanzahl errechnet. Dieses Ergebnis (0 - 100% pro Kriterium) wird dann durch den Gewichtungsfaktor dividiert. Die Summe der gewichteten Werte ergibt die Gesamteinschätzung des Systems. Die Gesamtbeurteilung wird durch eine qualitative Bewertung ergänzt. Für jene vier Systeme, die in die engere Wahl gezogen wurden, wurde dazu vom

138

Fallstudien und Kurzfälle

EDV-Leiter folgendes Ergebnis präsentiert (in Klammern sind die Ergebnisse des Punkte-Bewertungsverfahrens angeführt): • Produkt 1 (93) - hohe Qualität angemessener Preis geringes Risiko • Produkt 2 (73) - gute Qualität - hoher Modifikationsaufwand geringes Risiko • Produkt 3 (71) - befriedigende Qualität geringer Mietpreis • Produkt 4 (70) gute Teilqualität hohes Risiko

9.6 Projektvorbereitung und Organisation Beim vorliegenden Unternehmen handelt es sich um ein Einzelhandelsunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt etwa 900 Mitarbeiter. Der Umsatz betrug im letzten Jahr mehr als DM 300.000,-. Seit 1974 wird ein EDV-System eingesetzt und die DV-Unterstützung kontinuierlich ausgeweitet. Diesem System kommt eine erhebliche strategische Bedeutung zu, da der Handel mit Artikeln des täglichen Bedarfs ein stagnierender Markt ist. Das Artikelsortiment umfaßt ca. 40.000 Artikel, die computerunterstützt gespeichert und verwaltet werden, davon ca. 30.000 Artikel als Einzelartikel. Die Anzahl der Artikel, die als Einzelartikel verwaltet werden, steigt durch den Scannereinsatz kontinuierlich an. Die Artikel gliedern sich in folgende Bereiche: • • • • • • • • • • • • • •

Lebensmittel Getränke Obst, Gemüse Fleisch, Wurst, Käse Feinkost Waschmittel Haushaltswaren Spiel, Sport Do-it-yourself, Autozubehör, Garten, Freizeitmöbel Textilien Tapeten, Teppiche Elektro Restaurant Foto, Zeitung, Blumen

Die Lagerverwaltung erfolgt chaotisch, um die Lagerfläche und die Kapitalbindung gering zu halten. Die Gewinnspannen sind im Lebensmittelbereich ("Food") relativ gering. Für die Gewinnermittlung ist eine relativ genaue Überwachung notwendig. Das Verhältnis zwischen den Bereichen Food und Nonfood teil sich wie folgt auf: Verhältnis Artikelanzahl: Verhältnis Umsatzanteil:

Food Food

1/3 2/3

Nonfood Nonfood

Das Unternehmen in Zahlen Eröffnung

1969 1972 1974 1984 1988

Salzburg - Zentrale Verwaltung Wels Linz Ried Vöcklabruck

2/3 1/3

140

Fallstudien und Kurzfälle

Salzburg Wels Linz Ried Vöcklabruck Zentrallager Salzburg Möbellager Linz

Verkaufsfläche

Lagerfläche

8.000 7.000 8.000 3.500 3.500

700 m2 800 m2 700 m2 600 m2 600 m2 1.200 m2 800 m2

m2 m2 m2 m2 m2

30.000 m2

5.400 m2

Bisherige Entwicklung des EDV-Einsatzes • 1974 • 1976 • • • •

1977 1978 1984 1988

Beginn mit dem EDV-Einsatz in der Buchhaltung Entscheidung für ein neues Kassensystem Anbieter IBM und NCR Installation Linz - IBM 3 6 6 0 Installation Wels und Salzburg Installation Ried Installation Vöcklabruck

Für die Batchauswertungen wurde ein Standardpaket von IBM eingesetzt. Die Ausführung der Programme erfolgte in einem Rechenzentrum in Salzburg. Die Ergebnisse (z.B. Aktionsauswertungen, Preisänderungen usw.) wurden vom Rechenzentrum zentral an die Märkte verteilt. Viele Aufgaben (z.B. Wareneingang, Bestellung usw.) wurden durch dieses Standardprogramm noch nicht unterstützt. Die Zufriedenheit mit dem Standardpaket war nicht besonders groß und man entschloß sich, gemeinsam mit dem Rechenzentrum eine individuelle Lösung zu entwickeln. Die Batchauswertungen sollten wie bisher auf dem IBMGroßrechner (System 370, Betriebssystem MVS) ausgeführt werden. Die Zentrale steht mit dem Großrechner in Online-Verbindung, der Datenaustausch mit den übrigen Märkten erfolgt einmal täglich über eine Offline-Verbindung (z.B. Preiswartung, Tagesumsätze). Die Artikel- und Lieferantendaten werden in einer hierarchischen Datenbank (IMS) verwaltet. • • • •

1979 1981 1982 1982

• 1983 • 1984 • 1988

Beginn der eigenen Softwareentwicklung für ein geschlossenes WWS Mai bis Februar 1982 Aufbau der Konditions- und Kalkulationsdaten April - Beginn mit Bestellwesen und Wureneingang September - Aufbau der Rechnungskontrolle und Einbindung der Buchhaltung Juli Inbetriebnahme des Gesamtpaketes Ausbau des Statistikwesens, Verfeinerungen, Integration Textsystem Vorbereitungsarbeiten für Scanning

Projektvorbereitung und Organisation

141

Das "alte" Warenwirtschaftssystem entspricht heute in vielen Belangen nicht mehr den Anforderungen. Die Wartungskosten sind unverhältmäßig hoch. Die Wünsche nach "Informationsselbstversorgung" und individuellen Datenbankabfragen können nur unzureichend erfüllt werden. PCs, die in zunehmendem Maße eingesetzt werden, können nicht eingebunden werden. Das führt zu Redundanzen bei der Datenverwaltung. Aus diesen und anderen Gründen wurde ein Arbeitskreis gebildet, in dem beschlossen wurde, die bestehende Lösung nicht mehr weiter zu entwickeln, sondern stufenweise durch ein neues System zu ersetzen. Die Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum war bisher immer zufriedenstellend verlaufen. Da die Rechenzentrumsmitarbeiter über genaue Kenntnisse der Unternehmensabläufe verfügen, soll auch das neue System wieder mit Unterstützung des Rechenzentrums entwickelt werden (Das Unternehmen verfügt selbst über keine eigene Programmierkapazität). Man einigte sich auf ein Phasenkonzept für die Projektausführung, entwickelte einen ersten Entwurf des Anforderungsprofils für das neue System und legte die Aufgaben des Projektleiters fest. Bezüglich der Person des Projektleiters gab es unterschiedliche Auffassungen. Man entschließt sich schließlich, für diese Aufgabe einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Da bereits in zwei Monaten der Beginn der Organisationsuntersuchung geplant ist, die der eigentlichen Projektdurchführung vorausgehen soll, ist die Zeit bereits knapp. Die Inhalte der Organisationsuntersuchung wurden vom Arbeitskreis in groben Zügen festgelegt (Sie werden im Anschluß an das Anforderungsprofil, die Aufgaben des Projektleiters und das Phasenkonzept dargestellt). Anforderungsprofil für das

Warenwirtschaftssystem

• Einsatz von dezentralen Rechnern in der Zentrale und in den Filialen • Leitungsverbindungen zwischen allen Märkten zum Zweck einer gegenseitigen Backup-Funktion • Realisierung mit einem relationalen Datenbanksystem und modernen Programmiersprachen • Einsatz lokaler Netze und Einbindung von PCs in das Gesamtsystem • Massendaten (Verkaufsdaten) müssen rasch und exakt verarbeitet werden • mehr und genauere Informationen über den Warensektor • geeignete Instrumente zur Verkaufsplanung und -Steuerung • Zusammenfassung aller Informationen Einkauf und Verkauf • eindeutige Verantwortlichkeit für Informationserstellung und deren Wartung und Weitergabe • Rasche Abwicklung des Kassiervorgangs • gezielte Unterlagen für Disposition und Lagerhaltung • Optimierung des Lagerbestandes und Senkung der Kapitalbindung • Steuerung der Aktionstätigkeit und deren Analyse (Angebot des Tages, Aktion der Woche)

142

Fallstudien und Kurzfälle

• Untersuchung von Inventurdifferenzen und Reduzierung derselben (derzeit ca. 2%) • Beschleunigung der Inventurabwicklung • laufende Bestandsfortschreibung • Kontrolle des Wareneingangs mit Verbindung zur automatischen Rechnungskontrolle (dzt. schätzungsweise 30% der Lieferantenrechnungen fehlerhaft, geplant ist eine Reduktion auf 5%) • Vereinfachung und Beschleunigung der Fakturenkontrolle (200.000 pro Jahr) • automatische Datenübergabe an die Waren- und Lieferantenbuchhaltung • Automatisierung des Zahlenverkehrs Aufgaben des Projektleiters • • • • • • • • • • • • • • • • •

Aufbau des Projektteams Aufbau der Projektorganisation Definition von Zielen und Unterzielen Anpassung der Projektphasen Entwurf der Systeme (System Design) Ableitung der Hauptaktivitäten aus den Zielsetzungen Erstellung der Projektarbeitsaufträge Erstellung und Kontrolle der Zeit- und Kostenpläne und des Budgets Kontrolle der Aktivitäten (Fortschrittskontrolle) Überprüfung der Arbeitsergebnisse Überwachung der Projektmitarbeiter Entscheidung in allen wichtigen Sachfragen, die das Projekt betreffen Koordination aller Projektfunktionen Förderung der Kooperation projektintern und extern Moderation von Projekt- und Teambesprechungen Planung und Durchführung von Präsentationen Führungsaufgaben (individuelle Motivation der Mitarbeiter, Schaffung eines guten Projektklimas usw.) • regelmäßige Berichterstattung an die Unternehmensleitung Phasenkonzept und Teilaufgaben Folgende Projektphasen werden unterschieden: Phase Phase Phase Phase

1: 2: 3: 4:

Systemkonzeption Entwicklung Systemtest Produktion

Jede Phase wird mit einer Präsentation vor dem Arbeitskreis und der Unternehmensleitung abgeschlossen, welche die Entscheidung über die Weiterfüh-

Projektvorbereitung und Organisation

143

rang des Projekts treffen. Das Projekt soll in mehreren Teilprojekten durchgeführt werden, die alle nach der vorgeschlagenen Phasengliederung ablaufen. Folgende Teilaufgaben sind im Rahmen der Systemkonzeption vorgesehen: • Ermittlung des Datenkonzeptes, Festlegung der Datenstrukturen und Datenbank-Design • Definition und Festlegung von Standards (technisch, aber auch für die Warenwirtschaft; z.B. Festlegung von Warengruppen und Warenuntergrappen, exakte Festlegung, wie Verkaufspreis oder Bruttoeinkaufspreis ermittelt werden usw.) • Bestimmung der Hardwarekomponenten und Ermittlung des Mengengerüsts • Grobdefinition Online - Anforderungen Batch - Anforderungen • Definition der Batch-Abläufe (kostenabhängig) • Festlegung der Systemsoftware-Entwicklungsumgebung (Tabex, Opus usw.) • Festlegung der notwendigen Schulungen und Kurse • Präsentation: - Datenkonzept - Ablaufkonzept - Hardwarekonzept - Sicherheitskonzept - Budgetkonzept Nach Zustimmung Beginn der Realisierungsphase Folgende Teilaufgaben sind im Rahmen der Entwicklung vorgesehen: 1) Feinplanung: Analyse und Entwicklung des Sollkonzepts (Pflichtenheft) • • • •

Allgemeine Beschreibung Plausibilitäten Hinweise Ablaufbeschreibung (Online und Batch)

Diese Analysevorgaben wurden im Projektteam besprochen und fixiert. Teilweise werden bereits jetzt Programmierer des Rechenzentrums einbezogen. Laufende Führung von Besprechungsprotokollen. Festhalten der Veränderungen, Terminisierung bis zur Testabnahme. 2) Programmierung: Der Organisator bereitet in HIPO-Technik die Programmiervorgaben auf (Input - Verarbeitung - Output); Projektdokumentation 3) Test: Abnahme durch den Projektleiter, Korrekturen falls notwendig, Vorbereitung der Anwendungsdokumentation, Präsentation

144

Fallstudien und Kurzfälle

Folgende Teilaufgaben sind im Rahmen des Systemtests vorgesehen: • Zusammenführung der Einzelkomponenten aus Online und Batch (Verbund) • Gesamttest des Teilprojektes - Softwarekompatibilität - Hardwaretest - Schnittstellen zu "alten" Programmen - Abschluß der Anwenderdokumentation • Nach positivem Abschlußtest Freigabe zur Produktion Folgende Teilaufgaben sind im Rahmen der Produktion vorgesehen: • • • • • • •

Installation in den Märkten Übergabe durch den Projektleiter oder durch den Organisator Einschulung der Mitarbeiter (Beginn jedoch bereits in der Testphase) Vorbereitung der notwendigen organisatorischen Veränderungen laufende Betreuung der Anwender Controlling ob geplante Änderungen auch tatsächlich greifen Nachkalkulation (Kosten - Nutzen Analyse)

Inhalt der Organisationsuntersuchung • Umfeldbetrachtung (gibt es ähnliche Lösungen?) Auslandsbesichtigungen - Betriebsblindheit Wo kann Standardsoftware eingesetzt werden? • Prüfung von Vorschlägen für die Zergliederung in Teilprojekte stufenweise Realisierung (Prototyping) "das Unternehmen muß die Umstellung verkraften können" • Kosten - Nutzen Betrachtung • Einsetzung Arbeitskreise

-

Ist-Erhebung Sollvorstellung Erarbeitung von Sollkonzepten Alternativlösungen

• Präsentation im großen Arbeitskreis mit Unternehmensleitung; wichtige Ziele dabei sind: - Abnahme des Zwischenergebnisses - Unternehmensleitung identifiziert sich mit dem Projekt - Korrekturen, Abstimmen der Zielvorstellungen aller Betroffenen - Motivation der Beteiligten • Sollkonzepte (Teile) fließen als Grundlage in die Systemkonzeption ein.

Anhang: Antworten und Lösungsvorschläge A.l Antworten zu Kapitel 1 A.l.l

Allgemeines

Frage

F.1.1.1

Die Definition eines Ziels umfaßt einen Ort, Punkt oder Zustand, den man erreichen will. Ein Ziel hat grundsätzlich 4 Dimensionen: Zielinhalt, Zielmaßstab, Zielausmaß und Zielfristigkeit. Der Zielinhalt gibt an, auf welchen Gegenstand sich das Ziel richtet. Der Zielmaßstab gibt an, wie das Ziel zu dimensionieren ist. Im Zielausmaß wird vom Entscheidungsträger festgelegt, welcher quantitative Wert des Zielmaßstabs erreicht werden soll. Die Zielfristigkeit gibt an, in welchem Zeitraum das Ziel erreicht werden soll. Wie alle Ziele können auch die Ziele der Systemplanung in Organisationsziele und Individualziele gegliedert werden. Ein Organisationsziel ist ein Ziel, das von Entscheidungsträgern in einer Organisation vorgegeben wird und für das gesamte Unternehmen gilt. Ein Individualziel ist ein persönliches Ziel eines Mitarbeiters oder einer Gruppe von Mitarbeitern. Ferner wird zwischen Sachziel und Formalzielen unterschieden. Das Sachziel der Systemplanung ist der Zweck der Systemplanung selbst, nämlich die Entwicklung eines Informations- und Kommunikationssystems. Die Formalziele beschreiben die Qualität oder die Güte des zu entwickelnden Informations- und Kommunikationssystems. Die Abgrenzung zwischen Sach- und Formalzielen ist nicht immer eindeutig möglich und der Übergang manchmal fließend. Die Ziele der Systemplanung sind außerdem eine Teilmenge der Ziele der Informationsfunktion. Sie können in strategische Ziele (betreffen Unternehmen/Organisation als Ganzes), administrative Ziele (betreffen Teile der Informationsfunktion, z.B. einzelne Anwendungssysteme) und operative Ziele (betreffen die Benutzung konkreter Anwendungssysteme oder Basissysteme) strukturiert werden. Generelle Aufgabe der Systemplanung ist es, dem Benutzer ein produktives Informations- und Kommunikationssystem zur Verfügung zu stellen. "Produktiv" bedeutet dabei, im Echtbetrieb für die Unterstützung der vorgesehenen betrieblichen Aufgaben einsetzbar. Zur Erfüllung dieser Aufgabe erfolgt eine Zerlegung in Teilaufgaben und Tätigkeiten (z.B. ausgehend von der idealtypischen Aufteilung eines Phasenmodells). Frage

F.1.1.2

Zur Methodik der Systemplanung zählen der Systemansatz, das Vorgehensmodell, der istzustandsorientierte und der sollzustandsorientierte Ansatz, der Outside-in-Ansatz und der Insideout-Ansatz, der modellbildende Ansatz (funktionsorientiert, datenorientiert, objektorientiert), die Unterscheidung zwischen logischen und physischen Modellen, der prototypingorientierte Ansatz sowie der objektorientierte Ansatz. In der Praxis erfolgt meist eine Kombination einzelner Ansätze unter Rücksichtnahme auf den jeweiligen Planungskontext. Frage

F.1.1.3

Das Phasenmodell der Systemplaung dient als grober Ordnungsrahmen für die Aufgaben, für die Methodik und für die Methoden und Werkzeuge der Systemplanung. Das Phasenschema der Systemplanung unterscheidet sich von anderen Phasengliederungen (z.B. Software-Lebenszyk-

146

Antworten zu den Kontrollfragen

lus) z.B. dadurch, daß die Phasen Systempflege und Wartung im Phasenmodell der Systemplanung keine Berücksichtigung finden. Die Systemplanung ist aber keineswegs eine lineare Abfolge der Phasen, sondern es besteht eine Überlappung und Rückkopplung zwischen den einzelnen Phasen. Zu beachten ist außerdem, daß das Phasenschema selbst keine Methode der Systemplanung ist, sondern nur den Rahmen für eine Methode bildet. Der Systemplanungsprozeß wird in folgende Phasen strukturiert (in Klammern finden sich Bezeichnungen, die weitgehend synonym verwendet werden und die ebenfalls in der Literatur gebräuchlich sind): • Vorstudie (Grobstudie, Voruntersuchung, Durchführbarkeitsstudie, Machbarkeitsstudie). In dieser Phase werden die Sach- und Formalziele aufgrund vorgegebener Planungsziele festgelegt. Weiters werden alternative Systemkonzepte entworfen und die Grundkonzeption ausgewählt. Schließlich wird noch die Projektplanung durchgeführt. • Feinstudie (Istzustandsuntersuchung, Detailstudie). In dieser Phase geht es darum, den Istzustand zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren. Die Grundkonzeption wird aufgrund der Ergebnisse der Istzustandsanalyse angepaßt. • Grobprojektierung (Systementwurf, Spezifikation, logischer Modellentwurf). Hier wird das Gesamtsystem in Teilsysteme strukturiert (Teilprojekte) und für diese Teilprojekte jeweils ein Sollkonzept entworfen. Die einzelnen Systementwürfe müssen schließlich wieder in einem Gesamtsystem integriert werden. Außerdem wird in dieser Phase der quantitative und qualitative Technikbedarf für den Systementwurf bestimmt und die Beschaffung der Techniksysteme veranlaßt. • Feinprojektierung (Systementwicklung). Die Aufgaben dieser Phase bestehen im Entwickeln des Datensystems, des Methodensystems, des Transportsystems, des Sicherungssystems, der Arbeitsorganisation sowie in der Integration der Teilprojektergebnisse in das Gesamtsystem. • Installierung (Systemeinführung). Diese Phase untergliedert sich in die Vorbereitung und in die Durchführung der Installierung. Das Ergebnis einer Phase bildet die Ausgangssituation und die Voraussetzung für die erfolgreiche und sinnvolle Durchführung der nachgelagerten Phase. Phasenübergreifend erfolgen die Test- und Dokumentationsarbeiten.

Frage

F.l.l.4

Ein besonders bekanntes Phasenschema ist der Systems Engineering Ansatz. Von ihm leiten sich viele der heute verwendeten Phasengliederungen ab (insbesondere der SoftwareLebenszyklus). Unterschieden werden die Phasen Problemanalyse, konzeptionelle Grundlegung, detaillierte Gestaltung, Realisierung, Nutzung und Außerbetriebnahme. Die Übersetzung dieser Phasen f ü r die Zwecke der Softwareentwicklung führt zu folgender typischen Phasengliederung: Anforderungsanalyse, Spezifikation und Entwurf, Codierung und Test, Implementierung, Nutzung und Wartung, Systemablöse. Neben diesen linearen bzw. sequentiellen Modellen gibt es weitere Modelle, die einen zyklischen oder teilzyklischen Charakter aufweisen. Besonders bekannt sind das Wasserfallmodell und das Spiralmodell von Boehm und das Komponentenkonzept von Müller-Merbach. Neuere Entwicklungen auf dem Gebiet des Software Engineering führten zur Entwicklung von Phasenmodellen, die auf spezielle Aufgaben oder Anforderungen abgestimmt sind (z.B. Prototyping, Entwicklung von Expertensystemen).

Frage

F.l.l.5

Die einzelnen Phasen bauen grundsätzlich aufeinander auf. Änderungen in den Anforderungen oder Spezifikationen seitens des Auftraggebers, nachträgliche Benutzerwünsche, Fehler oder Mängel, die erst in einer späten Phase erkannt werden, u.a.m., führen dazu, daß die sequentielle Vorgehensweise nicht immer konsequent eingehalten werden kann. Einen gewissen Einfluß haben auch die schrittweise Verfeinerung und die Tatsache, daß zu Projektbeginn oft noch nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Da mit der Projektausführung aber ge-

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

147

wohnlich nicht gewartet werden kann, bis alle Informationen verfügbar sind, ist oft das Wiederaufsetzen in einer früheren Projektphase erforderlich. Manche Aufgaben können von der Sache nicht sequentialisiert werden; die bestehende Wechselwirkung oder der Rückbezug zwischen einzelnen Phasen kommt in den Phasenmodellen aber nicht immer klar zum Ausdruck (z.B. Datenmodellierung und Funktionenmodellierung). Bei zyklischen, teilzyklischen oder spiralförmigen Modellen werden die Zusammenhänge zwischen Phasen z.T. explizit berücksichtigt. Allerdings wird mit diesen Modellen oft ein anderer Zweck als die Unterstützung und die Strukturierung der Systementwicklung verfolgt.

Frage

F.l.1.6

Phasenschemata sind primär idealtypische Modelle und keine Verfahrensvorschriften mit normativem Charakter. Die Unterschiede bei den Phasenmodellen erklären sich durch ihre Anpassung an Unternehmens-, projekt- und aufgabenspezifische Anforderungen. Einen wesentlichen Einfluß haben aber auch die unterschiedlichen Sichtweisen der beteiligten Personen auf den Prozeß der Softwareentwicklung, softwaretechnische Einflüsse (Prototyping-Orientierung, verwendete Programmiersprache usw.) und der Ehrgeiz mancher (Beratungs-)Unternehmen oder Autoren, ein "eigenes" Phasenmodell zu präsentieren.

Frage

F.1.1.7

Das Prototyping führte u.a. zur Veränderung bestimmter Grundannahmen des klassischen Phasenschemas. Die primäre Orientierung am Phasenschema brachte zwar mehr Ordnung, aber auch mehr Bürokratie im Systemplanungsprozeß. Das Ergebnis der Systemplanung war häufig ein unfertiges Produkt, das noch erheblicher Nacharbeit bedurfte. Das Prototyping versucht die Schwachstellen der traditionellen Systemplanung zu überwinden. Eine Konsequenz ist die Veränderung des Phasenschemas und seine Modifikation in Richtung prototyping-orientierter Vorgehensweise. Analoge Anpassungen werden auch beim Einsatz objektorientierter und wissensbasierter Entwicklungsumgebungen vorgenommen. Die Entwicklungszeit und die Entwicklungskosten für Anwendungssysteme können dadurch oft wesentlich reduziert werden.

Frage F. 1.1.8 Zweck des Prototyping ist es, die Definition der Anforderungen an ein Anwendungssystem sowie seine Planung und Entwicklung zu unterstützen. Prototypen können in allen Phasen der Systemplanung sinnvoll verwendet werden. Prototyping wird daher nicht in eine bestimmte Phase eingeordnet, sondern ist phasenübergreifend.

Frage F. 1.1.9 Das herkömmliche Phasenkonzept orientiert sich am Software-Lebenszyklus, d.h. am Prozeß der Softwareentwicklung. Ob es sich dabei um die Entwicklung von Standardsoftware (z.B. durch ein Softwarehaus) oder um die Entwicklung von Individualsoftware handelt, spielt dabei keine wesentliche Rolle. Das Phasenkonzept ist jedoch nicht auf die Bedürfnisse bei der Beschaffung fertiger Standardsoftware ausgerichtet. Die wesentlichen Aufgaben dabei sind: Funktions- und Leistungsanforderungen festlegen (Pflichtenheft), Marktüberblick, Angebote einholen, Angebote bewerten, Installation, Einführung und Wartung. Die einzelnen Aufgaben korrespondieren mit bestimmten Teilaufgaben im Prozeß der Systemplanung, insbesondere aus der Vorstudie, der Grobprojektierung und der Installierung. Unterschiede bestehen aber in den verfolgten Zielen, in der Reihenfolge der Teilaufgaben, genauso wie in den Inhalten.

Frage

F.1.1.10

Unter individueller Datenverarbeitung (IDV) bzw. Personal Computing wird der Einsatz von sogenannten Endbenutzerwerkzeugen sowie die Entwicklung einfacher Anwendungssysteme

148

Antworten zu den Kontrollfragen

durch Anwender ohne besondere DV-Ausbildung verstanden (z.B. mit TabellenkalkulationsProgrammen, Datenbanksystemen oder Abfragesprachen). Betrachtet man die Situation aus der Sicht der IDV, so werden die Prinzipien, Methoden, Werkzeuge usw. der Systemplanung vielfach nicht angewendet; die Endbenutzer verfügen meist nicht über einschlägiges Wissen oder Fertigkeiten. Meist wird dabei auch nicht systematisch überprüft, ob das verwendete Werkzeug geeignet ist und ob die angestrebte Lösung damit wirtschaftlich, zukunftssicher usw. realisiert werden kann. Beim Einsatz der Werkzeuge durch Profis ist die Situation ähnlich; in diesem Fall ist allerdings nicht das mangelnde Wissen verantwortlich, sondern die Tatsache, das es sich häufig um "kleine" oder "einfache" Anwendungen handelt, bei denen der Einsatz formalisierter Verfahren und Methoden für überflüssig erachtet wird. Probleme entstehen oft bei der Weiterentwicklung solcher Anwendungen (z.B. durch mangelhafte Dokumentation, begrenzte Datenkapazität, unzureichendes Datenmodell, mangelnde Kompatibilität). Im Rahmen der Systemplanung spielt die IDV nur insofern eine Rolle, als Endbenutzerwerkzeuge u.a. im Rahmen des Systemkonzepts verwendet werden. Ihr Einsatz erfolgt unter Berücksichtigung der strategischen Ziele der Systemplanung und der besonderen Eignung für die jeweilige Aufgabenstellung.

Frage

F.1.1.11

Zweck der Werkzeugunterstützung in der Systemplanung ist es, eine Unterstützung in allen Phasen der Systemplanung durch die Anwendung aufeinander abgestimmter Methoden und Werkzeuge zu erreichen. Die angestrebte Durchgängigkeit des Methoden- und Werkzeugeinsatzes wird durch Begriffe wie Software-Entwicklungsumgebung, CASE u.a. zum Ausdruck gebracht. Die Situation ist durch Unübersichtlichkeit, verwirrende Vielfalt, geringe Kompatibilität, wenig benutzerfreundliche Oberfläche, unzureichende Funktionalität u.a.m. gekennzeichnet. Der Schwerpunkt des Angebots und der Unterstützung liegt bei den späten Phasen. Durch prototyping-orientierte Werkzeuge und ganzheitliche Ansätze bei CASE-Tools zeichnet sich allmählich eine Verbesserung der Situation ab.

Frage

F.l.1.12

Die Daten werden zunehmend als zentrale Unternehmensressource betrachtet. Ein weiterer wichtiger Grund ist die datenorientierte Vorgehensweise, welche die Grundlage für viele Analyseund Entwurfsmethoden bildet (z.B. Structured Analysis). Ein wesentlicher Bestandteil von Anwendungssystemen sind neben den Algorithmen die Daten. Den Daten kommt dabei nicht ausschließlich eine passive Rolle zu, sondern sie wirken auch steuernd auf den Systemablauf. Die Art der Speicherung, Verwaltung, Verarbeitung usw. der Daten (Datenorganisation) ist daher eine besonders wichtige Aufgabe im Systemplanungsprozeß. Man bezeichnet diese Aufgabe als Datenmodellierung.

A.1.2

Vorstudie

Frage

F.l.2.1

Für die Zweckmäßigkeit und die Notwendigkeit der Vorstudie gibt es vielerlei Gründe: Aus den zahlreichen Aufgaben eines Unternehmens müssen diejenigen Aufgaben herausgefiltert werden, die durch das geplante System unterstützt werden sollen. Es ist festzustellen, welche Methodenund Techniksysteme grundsätzlich in Frage kommen. Es muß ein Verständnis der Systemplaner und -entwickler für den Anwender (und umgekehrt) entwickelt werden. Vorhandene Entwurfsalternativen sollten bewertet und eine optimale Alternative ausgewählt werden. Ziel der Vorstudie ist zunächst, in möglichst kurzer Zeit und mit möglichst geringem Aufwand eine Aussage darüber zu machen, ob der Istzustand verändert werden soll. Kommt man zu dem Schluß, daß eine Veränderung notwendig ist, so besteht das weitere Ziel im Entwurf einer Grundkonzeption.

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

149

Input der Vorstudie sind die Planungsziele, die sich in Sachziele und Formalziele gliedern lassen. Die Planungsziele bilden die Schnittstelle zwischen der strategischen Anwendungssystemplanung und der Vorstudie. Sie definieren gleichzeitig den Handlungsspielraum, für den Systemplaner. Das Ergebnis der Vorstudie, die sogenannte Grundkonzeption bildet die Schnittstelle zur nächsten Phase, der Feinstudie. Aus dem Ziel der Vorstudie, eine Grundkonzeption für ein Anwendungssystem zu erstellen, lassen sich folgende Aufgaben ableiten: • Festlegung der Sachziele. In diesem ersten Schritt werden die Funktionen, Leistungen und Schnittstellen des geplanten Systems festgelegt. • Festlegung der Formalziele. Unterschieden wird zwischen Anforderungen an die Prozeßqualität und Anforderungen an die Produktqualität. Entsprechend dieser Unterscheidung werden die Qualitätsmerkmale für den Planungsprozeß und für das Planungsergebnis festgelegt. • Entwerfen der G r u n d k o n z e p t i o n . Alternative S y s t e m k o n z e p t e werden entworfen und bewertet. Das optimale Systemkonzept wird als Grundkonzeption ausgewählt. • Prüfen der Realisierbarkeit. Die zur Erfüllung der Ziele notwendigen Ressourcen (Technikbedarf, Finanzmittel, Personal, Zeit usw.) werden auf ihre Verfügbarkeit überprüft.

Frage

F.1.2.2

Folgende Methoden werden im Rahmen der Vorstudie eingesetzt: • Anforderungsanalyse (Festlegung von Sachzielen und Formalzielen); • Technikanalyse und Kreativitätstechniken (Entwurf alternativer Systemkonzepte); • Konsequenzenanalyse, Wertanalyse und Wirtschaftlichkeitsanalyse (Bewertung alternativer Systemkonzepte); • Nutzwertanalyse (Auswahl des optimalen Systemkonzepts als Grundkonzeption).

Frage F. 1.2.3 Sachziele beschreiben den Zweck des Handelns oder des Handlungsergebnisses, im Kontext der Systemplanung also den Zweck eines konkreten Systemplanungsprojektes. Formalziele beschreiben die Güte oder die Qualität, mit der Sachziele erreicht werden sollen. Die Abgrenzung zwischen Sach- und Formalzielen ist dennoch nicht immer eindeutig möglich; sie können durch zunehmende Verfeinerung oder Abstraktion ineinander übergeführt werden.

Frage

F.1.2.4

Der Zweck des Festlegens von Sachzielen besteht darin, in Form von Anforderungen zu beschreiben, welche Funktionen oder betrieblichen Aufgaben durch das Anwendungssystem abzudecken sind, welche Leistungen vom System gefordert werden und welche Schnittstellen erforderlich sind. Das Festlegen von Sachzielen besteht also in der Festlegung der Funktionsanforderungen (Datenanforderungen und Methodenanforderungen), der Leistungsanforderungen (z.B. Umfang und Häufigkeit) und der Schnittstellenanforderungen (Insystem, Umsystem). Die Sachziele sollten gemeinsam von Systemplaner, Auftraggeber und künftigen Benutzern festgelegt werden.

Frage

F.].2.5

Da Formalziele zur Bestimmung der Qualität und Güte von Sachzielen dienen, besteht ihr Zweck im Kontext der Systemplanung darin, die Anforderungen an die Qualität der Systemplanung (Prozeßqualität) und an die Qualität der Ergebnisse (Produktqualität) festzulegen. Beispiele für die Prozeßqualität sind u.a. Leistungsziele, Terminziele (das Produkt soll zum vereinbarten Termin fertig sein) und Kostenziele. Beispiele für die Produktqualität sind u.a. Nutzungsziele (z.B. Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit), Wartungsziele und Rahmenziele (z.B. Integration, Innovation).

150

Frage

Antworten zu den Kontrollfragen

F.l.2.6

Sachziele und Formalziele beziehen sich auf das gleiche Objekt. Sachziele legen das "Was", Formalziele das "Wie" fest. Formalziele beziehen sich auf Sachziele und legen ihre Qualität fest. Zielinhalte und Zielbeziehungen sind bei Sachzielen nur in Verbindung mit einem konkreten Projekt sinnvoll. Der Sinn von Formalziele ergibt sich durch einen Bezug auf ein Sachziel. Das bedeutet aber nicht, daß die Formalziele erst nach der Festlegung der Sachziele definiert werden dürfen. Das Bestimmen von Sach- und Formalzielen ist vielmehr ein iterativer Prozeß mit Rückkoppelungen. Durch die zunehmende Verfeinerung von Formalzielen entstehen Sachziele. Ein Zusammenhang besteht auch im gemeinsamen Zweck von Sach- und Formalzielen, der im Festlegen der Anforderungen an ein Anwendungssystem besteht. Die Unterschiede ergeben sich aus der Definition der Zielinhalte (vgl. Frage F. 1.2.4 und F. 1.2.5)

Frage

F.1.2.7

Synonym für den Begriff "Grundkonzeption" werden auch die Bezeichnungen Systemkonzept und Systemkonzeption verwendet. Man versteht darunter einen groben Entwurf des zu entwickelnden Anwendungssystems; die Realisierungswege bleiben weitgehend offen, die wichtigsten Eigenschaften des Systems werden jedoch beschrieben. Weiters kann man die Grundkonzeption als Schnittstelle zwischen der Vorstudie und der Feinstudie verstehen. Inhalte der Grundkonzeption sind u.a.: Ziele des Systems, Technikkonzeption, Verteilungskonzept (Daten, Funktionen, Aufgaben), Organisationskonzept, Datensystem, Transportsystem und Sicherungssystem.

Frage

F.l.2.8

Der Zweck des Entwerfens der Grundkonzeption Bei der Entwicklung eines Anwendungssystems geht man meist von einer abstrakten Ebene aus und konkretisiert diese in weiteren Verfeinerungsschritten. Meist stehen außerdem mehrere mögliche Lösungsalternativen zur Auswahl. Aus diesen Alternativen wird ein optimales Systemkonzept ausgewählt, das als Grundkonzeption bezeichnet wird. Zweck der Grundkonzeption ist Die Schaffung einer Basis für alle weiteren Arbeitschritte im Systemplanungsprozeß. Von dieser Basis ausgehend erfolgt der detaillierte Systementwurf, die Systementwicklung und schließlich die Installierung. Folgende Arbeitsschritte sind beim Entwerfen der Grundkonzeption vorgesehen: • Informationsgewinnung (Anforderungsanalyse, Technikanalyse) • Generierung von alternativen Systemkonzepten (Die alternativen Systemkonzepte müssen den Planungszielen, also den Sach- und Formalzielen, genügen. Die Entwicklung von alternativen Systemkonzepten ist ein kreativer Prozeß, der viel Erfahrung voraussetzt und durch Kreativitätstechniken unterstützt werden kann.) • Ermittlung der Auswirkungen von alternativen Systemkonzepten in bezug auf die Planungsziele (Konsequenzenanalyse, Wertanalyse, Wirtschaftlichkeitsanalyse) • Alternativbewertung und Alternativenauswahl

Frage

F.l.2.9

Die Technikanalyse ist eine sehr wichtige Methode im Prozeß der Systemplanung. Um überhaupt eine Grundkonzeption entwerfen zu können, sind Informationen über die Aufgaben, die Anforderungen der Aufgabenträger sowie die Merkmale und Eigenschaften von Techniksystemen erforderlich. Die Technikanalyse liefert damit gemeinsam mit der Anforderungsanalyse die nötigen Informationen für den Entwurf der Grundkonzeption. Ergebnis der Anforderungsanalyse ist das Anforderungsprofil, Ergebnis der Technikanalyse das Leistungsprofil.

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

Frage

151

F.1.2.10

Die Technikanalyse ist Teil der Vorstudie. Sie wird als erster Schritt (Informationsgewinnung) beim Entwerfen der Grundkonzeption durchgeführt.

Frage

F.1.2.11

Ein methodisches Vorgehen könnte in der Durchführung folgender Arbeitsschritte bestehen: • Planen der Technikanalyse. Dabei werden Zeit und Kosten für die Durchführung der Technikanalyse geplant sowie die wesentlichen Eigenschaften der Techniksysteme festgelegt. Weiters werden die Methoden zur Erhebung, Beschreibung und Überprüfung definiert. • Durchführen der Technikanalyse. Dieser Arbeitsschritt umfaßt die Erhebung von Techniksystemen und die Beschreibung ihrer Eigenschaften. Zweiteres sollte nur so detailliert sein, wie dies zur Gestaltung der Grundkonzeption notwendig ist. • Überprüfen der Technikanalyse

Frage

F.1.2.12

Die Alternativenauswahl dient im Prozeß der Vorstudie zur Auswahl der optimalen Systemkonzeption, d.h. zur Ermittlung der Grundkonzeption. Als methodische Unterstützung steht die Nutzwertanalyse zur Verfügung. Folgende Arbeitschritte werden empfohlen: • Festlegen des Zielsystems. Das situationsrelevante Zielsystem ergibt sich aus der Wertschätzung der Entscheidungsträger bezüglich der Art der Handlungsalternativen und aus der Art der Entscheidungssituation. Das Zielsystem wird als Hierarchiediagramm verstanden. Der oberste Knoten wird als "optimale Alternative" bezeichnet und in mehrere, möglichst überschneidungsfreie Teilmengen gegliedert. • Ermitteln der Zielerträge. Man erstellt eine sogenannte Zielertragsmatrix mit den einzelnen Alternativen und den aus dem Oberziel abgeleiteten Teilzielen. Die Teilziele bilden die Kriterien für die Bewertung der Alternativen. Für jede Handlungsalternative und für jedes Kriterium wird ein Zielertrag ermittelt. • Ermitteln der Zielwerte. Zu den definierten Kriterien, wird eine Gewichtung aufgestellt. Mit Hilfe dieser Gewichtung werden die Zielerträge bewertet und in Zielwerte überführt. Das Ergebnis ist die sogenannte Zielwertmatrix. Beim Festlegen des Skalenniveaus hat man folgende Möglichkeiten: nominales Skalenniveau (Wertkategorie), ordinales Skalenniveau (Rangfolge), kardinales Skalenniveau (Bewertung durch quantitative Messung). • Durchführen der Wertsynthese. Für jede Alternative wird ihr Gesamtnutzen ermittelt. Dadurch entsteht die sogenannte Nutzwertmatrix. Nun kann die optimale Alternative ausgewählt werden. Der Vorgang der Wertsynthese unterscheidet sich je nach verwendetem Skalenniveau.

Frage

F.1.2.13

Netzarten (LAN, WAN usw.), Netztopologien (Stern, Ring, Bus usw.), Netzübergänge (z.B. Gateway, Bridge usw.), Anwendungen (z.B. Filetransfer, Terminalemulation, Remote Job Entry, Client-Server, Transaktionssystem), Verbundarten (Datenverbund, Funktionsverbund, Lastverbund, Kommunikationsverbund, Organisationsverbund). Für die Klassifikation können u.a. folgende Leistungsmerkmale herangezogen werden: Übertragungsgeschwindigkeit, Übertragungsrate, Leitungsart, Protokolle, Übertragungsart, Übertragungsmedium, maximale Entfernung, unterstützte Anwendungen, Übertragungskosten, Netzarchitektur

152 A.1.3

Antworten zu den Kontrollfragen Feinstudie

Frage F. 1.3.1 Ziele der Feinstudie Generelles Ziel der Feinstudie ist die Überarbeitung der Grundkonzeption (angepaßte Grundkonzeption). Dazu ist die Gesamtheit der technischen, organisatorischen und sozialen Bedingungen und Regelungen soweit im Detail zu erfassen, wie dies als Projektierungsbedingung für die Systementwicklung notwendig ist. Untersucht werden nur jene Teile, die bereits in der Grundkonzeption festgeigt sind; damit ergibt sich auch in der Feinstudie eine sollorientierte Ausrichtung. Die Feinstudie ist jedoch prinzipiell istzustandsorientiert und soll die Grundkonzeption aus dieser Perspektive ergänzen. Die Feinstudie gliedert sich in folgende Aufgabe: • • • •

Erfassen des Istzustandes Analysieren des Istzustandes Optimieren des Istzustandes durch kurzfristig wirksame Maßnahmen Anpassen der Grundkonzeption aufgrund der Ergebnisse der Istzustandsanalyse

Frage

F. 1.3.2

Grundsätzlich ist die Methodik der Feinstudie eine istzustandsorientierte Vorgehensweise. Die Istzustandsorientierung ist aber auch auf die Planungsziele ausgerichtet, d.h. die Analyse orientiert sich an der Grundkonzeption (sollzustandsorientierte Ergänzung). Mit der Istzustandsorientierung soll sichergestellt werden, daß nicht utopische Ziele verfolgt werden, sondern die gegebenen Möglichkeiten und Voraussetzungen miteinbezogen werden. Frage

F.l.3.3

In der Feinstudie werden Methoden der Istzstandserfassung, der Istzustandsanalyse und der Kommunikationsanalyse eingesetzt. Methoden für die Istzustandserfassung sind u.a: nterview, Beobachtung, Fragebogen, Selbstaufschreibung, Dokumentenauswertung, Schätzungen, Zeitmessungen, Multimoment-Studien. Methoden der Istzustandsanalyse sind Prüfliste, Prüfmatrix, ABC-Analyse, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Matrixanalyse, Entscheidungstabellentechnik. Methoden der Kommunikationsanalyse sind die Kommunikationstabelle, das Kommunikationsdiagramm, die Kommunikationsmatrix und das Kommunikationsnetzwerk Frage F.l .3.4 Ergebnis der Feinstudie ist die angepaßte Grundkonzeption, in der auch der Istzustand hinreichend berücksichtigt wurde. Frage

F.l.3.5

Die Istzustandserfassung hat die Aufgabe, die Informationen für die Istzustandsanalyse bereitzustellen. Sie hat keinen Selbstzweck sondern ist darauf ausgerichtet, die Basis für die nachfolgende Erstellung des Stärken/Schwächen-Katalogs zu bilden. Das Ergebnis der Istzustandserfassung ist eine sogenannte Istzustandsbeschreibung. Das Vorgehen bei der Istzustandserfassung geschieht in folgenden Schritten: • Festlegen der Systemgrenzen • Festlegen des Detaillierungsgrades • Festlegen der Attribute

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

153

• Ermitteln der Attributwerte • Ordnen und Dokumentieren Frage F.] .3.6 Zweck der Istzustandsanalyse ist es, aus der Istzustandsbeschreibung einen Stärken/Schwächenkatalog zu erstellen. Dieser Stärken-/Schwächenkatalog wird zur Überprüfung des in der Grundkonzeption beschriebenen Sollkonzeptes herangezogen. Im Rahmen der Istzustandsanalyse werden jene betrieblichen Aufgaben untersucht, die (aufgrund der Sachziele) Gegenstand der Grundkonzeption sind. Die Istzustandsanalyse setzt voraus, daß über den Sollzustand gewisse Vorstellungen bestehen, um die Werte der Attribute des Istzustandes, beurteilen zu können. Das Vorgehen bei der Istzustandsanalyse geschieht in folgenden Schritten: • formale Analyse des Istzustandes (Situationsanalyse, Problemanalyse) • inhaltliche Analyse des Istzustandes (Grundsatzkritik, Verfahrenskritik) • Ordnen und Dokumentieren der Analyseergebnisse (Stärken-/Schwächenkatalog) Frage F.l .3.7 Siehe Frage F.1.3.3. Frage

F.l.3.8

Zwar sind nicht alle der verwendeten Methoden (vgl. Frage F. 1.3.3) Darstellungsmethoden, sie unterstützen jedoch primär die strukturierte und geordnete Darstellung bestimmter Sachverhalte. Die Analyse wird oft nur indirekt unterstützt, indem bestimmte Eigenschaften, Phänomene usw. besonders hervorgehoben werden, was aber häufig bereits eine entsprechende Umsicht bei der darstellung voraussetzt; d.h. in vielen Fällen unterstützt nicht die Methode selbst die Analyse sondern vielmehr die Art, wie die Methode verwendet wird. Frage F.l .3.9 Wenn man den Istzustand vor der Entwicklung der Grundkonzeption erfaßt und analysiert, besteht die Gefahr einer allzugroßen Beeinflussung ("Betriebsblindheit"). Außerdem ist die Analyse des Istzustandes nur schwer möglich, wenn keine Vorstellungen über den Sollzustand existieren. Die ganzheitliche Planung und Modellbildung ist eher möglich, wenn sie losgelöst von den physischen Attributen des Istzustands erfolgt. Ein gewisses Risiko besteht jedoch darin, daß eine Grundkonzeption entworfen wird, die auf unrealistischen Annahmen beruht. Frage

F.1.3.10

Mit dem interaktiven Charakter der Feinstudie ist der (interaktive) Zusammenhang zwischen Istzustandserfassung und Istzustandsanalyse gemeint. Dieser äußert sich z.B. darin, daß die Erfassung nicht zum Selbstzweck erfolgt sondern auf die Analyse ausgerichtet ist und daß sich Erfassungs- und Analysetätigkeiten immer wieder abwechseln oder ergänzen. Die Istzustandserfassung ist Voraussetzung für die Analyse. Frage

F.l.3.11

Der duale Charakter der Feinstudie folgt aus der Tatsache, daß für die Beurteilung des Istzustands nicht nur die vorgegebene Arbeitssituation (objektive Arbeitssituation), sondern auch die vom Aufgabenträger wahrgenommene Arbeitssituation (subjektive Arbeitssituation) von Bedeutung ist.

154 Frage

Antworten zu den Kontrollfragen F.1.3.12

Die Auswertung der Feinstudie hat zwei Ziele: kurzfristig wirksame Verbesserung des Istzustandes aufgrund erkannter Stärken und Schwächen durchführen und die Überarbeitung der Grundkonzeption.

A.1.4 Grobprojektierung Frage

F.1.4.1

Ausgehend von der "angepaßten Grundkonzeption" ist das logische Modell des Informationsund Kommunikationssystems so detailliert zu erarbeiten, daß eine rationale Entscheidung über die einzusetzende Technik möglich ist. Dieses Modell ist die Grundlage für die Feinprojektierung. Die Aufgaben der Grobprojektierung sind: • Systemgliederung (Gliedern des in der Grundkonzeption abgebildeten Gesamtsystems in Teilprojekte) • Systementwurf (Daten-, Methoden-, Transport- und Sicherungssystem, Arbeitsorganisation und Abstimmen der einzelnen Teilsysteme) • Systemtechnologie (Bestimmen des Technikbedarfs in bezug auf Hardware und Software) • Systemauswahl (Pflichtenheft, Durchführen der Ausschreibung, Angebotsanalyse, Auswahl und Entscheidung, Abschließen von Verträgen) • Testen und Dokumentieren (erfolgt in allen vier Aufgaben sowie in allen anderen Prozessen parallel zur Systementwicklung) Frage

F.1.4.2

Das Ergebnis der Feinstudie, die "angepaßte Grundkonzeption" des Anwendungssystems, dient als Input für die Grobprojektierung. Der Realisierungsweg ist noch offen. Ergebnis der Grobprojektierung ist eine Entscheidung über die einzusetzenden Techniksysteme. Dazu wird zuerst das logische Modell des Anwendungssystems entworfen. Hierbei stehen zwei Vorgehensweisen zur Auswahl: • Systemgliederung nach Teilsystemen (funktionale Gliederung) und innerhalb der Teilsysteme nach gleichartigen Entwurfsaufgaben (Datenentwurf, Methodenentwurf, usw.). Bei dieser Vorgehensweise bedarf es eines großen Abstimmungsaufwandes der Teilsysteme untereinander. • Systemgliederung nach Teilprojekten: Gliederung nach gleichartigen Entwurfsaufgaben, wobei innerhalb der Entwurfsaufgaben nach funktionalen Gesichtspunkten gegliedert wird. Diese Vorgehensweise reduziert den Abstimmungsaufwand auf ein Minimum und erhöht die globale Sichtweise auf ein Anwendungssystem. Als zweckmäßig hat sich die Gliederung nach folgenden fünf Teilprojekten erwiesen: Datensystem, Methodensystem, Arbeitsorganisation, Transportsystem und Sicherungssystem. Diese Teilprojekte werden in der Phase der Grobprojektierung durchgeführt. Das Ergebnis sind die logischen Modelle der einzelnen Projekte. Diese werden sowohl untereinander als auch mit dem vorhandenen Anwendungssystem-Bestand abgestimmt und gegebenenfalls angepaßt. Die weiteren Schritte folgen den in Frage F. 1.4.1 angegebenen Aufgaben. Frage

F.1.4.3

Für die Unterstützung der Grobprojektierung steht eine erhebliche Anzahl von Methoden zur Verfügung, die sich teilweise ergänzen. Beispiele sind: Datenmodellierung, ER-Diagramme, Simulation, Benchmarking, Nummernsysteme, Nutzwertanalyse, Sensitivitätsanalyse.

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

Frage

155

F.1.4.4

Die Werkzeuge für die Unterstützung der Grobprojektierung korrespondieren gewöhnlich mit einer bestimmten Methode. Beispiele sind: Werkzeuge zur Datenmodellierung, DatenkatalogSysteme, Dokumentationswerkzeuge, Benchmarktest-Systeme.

Frage F. 1.4.5 In folgenden fünf Teilprojekten: Datensystem, Methodensystem, Transportsystem, Sicherungssystem und Arbeitsorganisation. Aufgabe der Systemintegration ist es, diese logischen Teilmodelle zu einem einzigen logischen Modell des Aufgabensystems zu verknüpfen, das wiederum Grundlage für die Entwicklung der physischen Modelle und des produktiven Anwendungssystems ist.

Frage

F.1.4.6

Grundsätzlich ist eine weitgehend parallele Bearbeitung der Teilprojekte anzustreben. Es gibt jedoch zwei methodische Ansätze, um eine "Bearbeitungsreihenfolge" zu erreichen: datenorientierter Ansatz und funktionsorientierter Ansatz. Beim datenorientierten Ansatz (Primat des Datensystems) geht man davon aus, daß die Entwurfsentscheidungen zum Datensystem die Basis für die anderen Teilprojekte bilden (analog gilt dies beim funktionsorientierte Ansatz in bezug auf das Methodensystem). Bei Anwendungssystemen für betriebliche Aufgaben gilt jedoch in der Regel das Primat des Datensystems, da Datenstrukturen (Objekttypen, Attribute) in einer Organisation wesentlich länger unverändert bleiben als Arbeitsabläufe. Zwischen den einzelnen Teilprojekten besteht eine Vielzahl von Beziehungen, die immer wieder zu Wechselwirkungen führt und Abstimmungsarbeiten erfordert (z.B. kann die Datenmodellierung nur sinnvoll durchgeführt werden, wenn auch die Art der Datenverwendung berücksichtigt wird; Sicherungsmaßnahmen hängen u.a. von der Arbeitsorganisation und vom Techniksystem ab).

Frage F. 1.4.7 In der Grobprojektierung wird das logische Modell des geplanten Anwendungssystems festgelegt. Dieses bezieht sich auf den zukünftigen, gewünschten Zustand und sollte keine Festschreibung des Istzustands sein.

Frage

F.1.4.8

Das Entwerfen der Arbeitsorganisation umfaßt die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation, d.h. es müssen Arbeitsabläufe und Stellen gebildet werden (Strukturorganisation). Beim Entwerfen der Arbeitsorganisation kann man entweder von der bestehenden Arbeitsorganisation ausgehen und Tätigkeiten (räumlich und zeitlich) einfügen, wegnehmen usw., oder man geht von einer Neukonzeption aus. Bei der Gestaltung der Arbeitsorganisation sind neben "technischen" Faktoren auch psychologische Faktoren zu berücksichtigen (z.B. Akzeptanz, Arbeitszufriedenheit, Motivation, ergonomische Faktoren).

Frage F. 1.4.9 Der Entwurf der Arbeitsorganisation erfolgt in folgenden Arbeitsschritten: Aufgabenanalyse, Aufgabensynthese, Aufgabenzuordnung (zeitliche, räumliche und personale Stellenbildung) und Entwerfen der Interaktionsaufgaben. Bei der Aufgabenanalyse und -synthese wird häufig das Analyse-/Synthesekonzept von Kosiol eingesetzt. Dieses Konzept ist bei der Neugestaltung noch immer gut geeignet. Weniger geeignet ist es hingegen bei Reorganisationsaufgaben. In einem solchen Fall bietet sich z.B. das Vorgehen der Prozeßorganisation nach Gaitanides an.

156 Frage

Antworten zu den Kontrollfragen F.1.4.10

Ergebnis ist das logische Modell der Arbeitsorganisation (insbesondere Arbeitsabläufe, Organisationsstruktur, Stellenbeschreibungen, Arbeitsbeziehungen zwischen den personellen Aufgabenträgern, Interaktionsformen und Klassifikation von Benutzertypen). Frage F. 1.4.11 Durch die Aufgabenanalyse wird die komplexe Gesamtaufgabe des Anwendungssystems in die einzelnen Teilaufgaben zerlegt. Unterstützt werden also insbesondere die Gestaltung der Aufbau- und der Ablauforganisation. Die übrigen Aufgaben und Ergebnisse werden jedoch durch die Methode nicht unterstützt. Frage

F.1.4.12

Zur Erfüllung einer Aufgabe in einem arbeitsteiligen System muß die Aufgabe zunächst in ihre Teilaufgaben zerlegt werden (Aufgabenanalyse). Zur Bildung der Teilaufgaben bieten sich die allgemeinen Merkmale der Aufgabe (z.B. sachliche Gesichtspunkte wie Verrichtungen, Objekte und Mitteleinsatz). Die Aufgabensynthese schließt sich an die Analysephase an und befaßt sich mit der zeitlichen und logischen Abfolge der Teilaufgaben sowie ihrer Zuordnung zu aufgabenund arbeitsteiligen Organisationseinheiten (Stellen). Als Kriterien für die Aufgabensynthese fungieren persönliche Gesichtspunkte (z.B. Eignung, Motivation), sachliche Gesichtspunkte (z.B. objekt- oder verrichtungsbezogen) sowie räumliche und zeitliche Gesichtspunkte (z.B. Raumsituation, Arbeitsrhythmus). Frage F. 1.4.13 Bei der differentiellen Aufgabengestaltung werden mehrere bestimmte Vorgehensweisen vorgegeben, die v o m Aufgabenträger alternativ angewendet werden können. Diese Wahlmöglichkeiten können u.a. zur Persönlichkeitsentwicklung des Aufgabenträgers dienen oder die Auseinandersetzung mit der Arbeitsaufgabe fördern. Frage

F.1.4.14

Prinzipien der Aufgabengestaltung sind: Aufgabenorientierung, Ganzheitlichkeit, Aufgabenvielfalt, soziale Interaktion, Autonomie, Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie flexible und différentielle Aufgabengestaltung. Prinzipien der Arbeitsstrukturierung sind: Aufgabenerweiterung, Aufgabenbereicherung, Aufgabenwechsel und teilautonome Gruppen. Frage

F.1.4.15

Der Entwurf des Transportsystems erfolgt in folgenden Arbeitsschritten: Ermitteln der Informationsnachfrage, Ermitteln des Informationsangebots, Festlegen der Transportwege und Gestalten der Transporttopologie. Frage

F. 1.4.16

Ergebnis ist das logische Modell des Transportsystems, z.B. dargestellt als gerichteter Graph, sowie eine Beschreibung der verwendeten Übertragungstechniken und Medien. Frage

F. 1.4.17

Alternative Transporttopologien sind: Ringstruktur, Kettenstruktur, Sternstruktur oder Baumstruktur (Hierarchie). Alternative Transportwege sind: interner Transportweg (innerhalb des

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

157

Unternehmens), externer Transportweg (zwischen Unternehmen bzw. zwischen Aufgabenträger und Umwelt), vertikaler Transportweg (entspricht dem organisatorischen Aufbau), horizontaler Transportweg (verbindet Stellen auf der gleichen Hierarchieebene), Dienstweg, direkter Weg (informeller Weg). Eine weitere Unterscheidung ist nach der Transporttechnik und dem eingesetzten Medium möglich (z.B. Papier, elektronisch).

Frage

F.1.4.18

Beispiele für Anforderungen an die Beleggestaltung sind: • Belegformat (Größe und Abmessung der Belege) • Belegmaterial (Es sind die Umwelteinflüsse wie Staub, Feuchtigkeit usw., Anforderungen der Drucker, Beschreibbarkeit mit Kugelschreiber oder Bleistift usw. beachtet werden) • Beleggliederung (Die einzelnen Felder des Beleges sollten so angeordnet sein, daß der Beleg rasch und ohne Rückfragen ausgefüllt werden kann) • Belegfarbe • Belegform (z.B. Einzelbeleg, Durchschreibebeleg) • Belegnummerierung (automatisch, manuell, Vornummerierung)

Frage

F.1.4.19

Die Maskentechnik oder Menüauswahl ist eine typische Realisierungsform des computergestützten Dialogs. Entscheidender Nachteil der Maskentechnik ist ihre geringe Flexibilität (z.B. ist die Verwaltung paralleler Prozesse aufwendig und lenkt von der Arbeitsaufgabe ab). Die Fenstertechnik vermeidet diese Nachteile weitgehend. In zunehmendem Maß ist (in Verbindung mit Fenstersystemen) auch eine Entkopplung der Benutzeroberfläche (Präsentationsschicht, User Interface System) und der Programme (Verarbeitungsebene) zu beobachten.

Frage

F.1.4.20

Gestaltungsempfehlungen für den Dialogablauf hängen primär vom Benutzertyp ab. Dabei unterscheidet man grob zwischen naiven Benutzern und geübten Benutzern. Naive Benutzer sollen von Beginn an durch den Dialog geführt werden, ohne daß zusätzliche Hilfsmittel (z.B. Benutzerhandbuch) herangezogen werden müssen. Geübte Benutzer sollten die Möglichkeit haben, die gewünschte Information auf direktem Weg zu erhalten.

Frage F. 1.4.21 Die Anzahl der Schnittstellen in einem Anwendungssystem sollte möglichst gering sein. Die Ü b e r g ä n g e zwischen verschiedenen Medien sollten gering gehalten werden bzw. keinen manuellen Aufwand verursachen. Andererseits müssen alle Schnittstellen, die der Anwender benötigt, zur Verfügung gestellt werden. Die Medienbruchanalyse ist eine Methode zur Untersuchung von Schnittstellen. Sie erlaubt insbesondere die Untersuchung von Auswirkungen auf bestimmte Formalziele des Transportsystems (z.B. Engpässe, Produktivität).

Frage

F.1.4.22

Eine Klassifizierung der Vernetzungsformen ist nach verschiedenen Merkmalen möglich (siehe Frage F. 1.2.13). Der Einsatzbereich ist zwar gewissen technischen Restriktionen unterworfen, jedoch nur selten durch die Art oder Form der Vernetzung festgelegt. Wichtige Kriterien sind meist die Kosten sowie die Art der geplanten Aufgabenunterstützung.

Frage

F.1.4.23

Die Unterstützung durch Methoden und Werkzeuge ist relativ gering. Die Unterstützung beschränkt sich meist auf die Darstellung. Ansonsten ist man auf die Berücksichtigung verschie-

158

Antworten zu den Kontrollfragen

dener Prinzipien angewiesen (z.B. Prinzipien der Arbeitsorganisation, Prinzipien der Arbeitsplatzergonomie, Prinzipien der Kommunikationsergonomie).

A.1.5 Frage

Feinprojektierung F.1.5.1

Ausgehend vom logische Modell bzw. den logischen Modellen der Grobprojektierung wird das Ergebnis so weit verfeinert, daß es implementiert werden kann. Die Aufgaben der Feinprojektierung sind: • Systementwicklung (Entwicklung der physischen Modelle) • Systemintegration • Testen und Dokumentieren

Frage F.l .5.2 Als Ergebnis der Grobprojektierung erhält man das "logische Modell des Anwendungssystems" und die Eigenschaften der einzusetzenden Techniksysteme. Diese dienen als Input für die Feinprojektierung. Ergebnis der Feinprojektierung ist das physische Modell des Anwendungssystems bzw. das Anwendungssystem selbst. Abhängig vom Techniksystem unterscheiden sich die Arbeitsschritte in der Phase der Feinprojektierung oft erheblich. Allgemein besteht der erste Schritt im Transformieren der logischen Modelle der Teilprojekte (Daten-, Methoden-, Transport- und Sicherungssystem sowie Arbeitsorganisation) in physische Modelle. Die physischen Modelle sind Abbildungen des Systems, die mit physischen Attributen belegt wurden und die bereits auf eine konkrete Form der Implementierung abzielen. Der zweite Schritt besteht in der Integration der Ergebnisse aus den Teilprojekten zu einem Anwendungssystem. Die beiden Schritte lassen sich aber meist nicht klar voneinander trennen. Der dritte Schritt besteht im Testen und Dokumentieren und erfolgt parallel zu den übrigen Aktivitäten. In der Praxis ist jedoch meist am Schluß noch eine Überarbeitung und Vervollständigung notwendig.

Frage F. 1.5.3 Beide Phasen sind analog aufgebaut (Gliederung nach Teilprojekten). Die Feinprojektierung baut auf dem Ergebnis der Grobprojektierung auf. Unterschiede bestehen im zunehmenden Detaillierungsgrad (Verfeinerung) und im Übergang vom logischen zum physischen Modell.. Weiters fallen in der Phase der Feinprojektierung einige wesentliche Entscheidungen, die bereits getroffen sein sollten nicht mehr an (z.B. Systemtechnologie, Hardware, Software sowie Systemauswahl mit Pflichtenheft, Ausschreibung und Verträgen). Der Spielraum für die Gestaltung des Anwendungssystems wird geringer und durch Technikentscheidungen in der Phase der Grobprojektierung (z.B. Programmiersprache, Datenbanksystem, Standardsoftware, Schnittstellen) wesentlich beeinflußt.

Frage

F.1.5.4

Zur Unterstützung der Feinprojektierung stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung, die sich teilweise ergänzen. Beispiele sind Softwareentwurfsmethoden, kryptografische Methoden. Außerdem eignen sich auch die Methoden der Systemplanung (z.B. Darstellungstechniken, Entscheidungstabellentechnik, Dokumentationstechnik, SADT, Simulation, Testmethoden, Structured Analysis, Datenflußdiagramme, Ablaufdiagramme, Petri-Netze u.a.m.) sowie die Methoden der Grobprojektierung (z.B. Nummersystem, Datenmodellierung, Prinzipien der Arbeitsplatzergonomie, Prinzipien der Kommunikationsergonomie).

Antworten zu Kapitel 1 - Prozeß der Systemplanung

159

Frage F.l .5.5 Werkzeuge, die für die Unterstützung der Feinprojektierung eingesetzt werden, bauen meist auf einer oder mehreren der genannten Methoden auf (siehe Frage F. 1.5.4). In zunehmendem Maße erfolgt eine Zusammenfassung von Methoden in integrierten Werzeugumgebungen (CASETools; vgl. dazu die Fragen F.3.4.1 und F.3.4.2).

A.1.6

Installierung

Frage

F.1.6.1

Die Vorbereitung der Installierung ist so in den Prozeß der Systemplanung einzuordnen, daß das physische Modells im Sollzustand möglichst stabil und vollständig vorliegt. Konkret ergeben sich sechs Aufgaben: • personelle Vorbereitung (Ermittlung des Schulungsbedarfs, Festlegung des Schulungsprogramms, Personalbeschaffung) • organisatorische Vorbereitung (Vorbereitungsmaßnahmen für die Anpassung der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation, Beschaffung von Organisationsmitteln) • räumliche Vorbereitung (z.B. räumliche Anpassung, Schaffung der Infrastruktur, wie z.B. Verkabelung, Überspannungsschutz oder Klimatisierung, Bereitstellung von Bildschirmarbeitsplätzen einschließlich Computermöbel) • gerätetechnische Vorbereitung (Aufstellung und Funktionstest der Hardwarekomponenten) • programmtechnische Vorbereitung (z.B. Rechnerkonfigurierung, Installation der Software) • datentechnische Vorbereitung (z.B. Generierung der Datenbank, Erfassung oder Übernahme der Stammdaten) Frage F. 1.6.2 Gegenüberstellung von Installierungsarten und Auswahlmerkmalen: • sachliche Merkmale: • zeitliche Merkmale: • qualitative Merkmale: Frage

Gesamtumstellung oder schrittweise Umstellung Stichtagsumstellung oder Parallelumstellung sofortige Umstellung auf den Sollzustand oder stufenweise Umstellung auf den Sollzustand

F.l.6.3

Annahme: ein Mittelbetrieb installiert ein neues Standardprogramm für die Vertriebsunterstützung. Folgende Aktivitäten fallen im Rahmen der Installationsvorbereitung an: • Das Personal ist für die neue Software einzuschulen • Der betriebliche Ablauf im Vertrieb ist neu zu gestalten, da sich durch den Einsatz der Software eine Reihe von neuen Aufgaben ergeben, manche Aufgaben wegfallen und Aufgaben geändert werden müssen. • PCs und Workstations sind zu konfigurieren und auf Funktionsfähigkeit zu überprüfen. • Die Datenübernahme ist vorzubereiten, die Dateien im alten System sind auf das neue Format zu konvertieren Die Installation erfolgt in Form einer schrittweisen, parallelen und sofortigen Umstellung, da z.B. bei einem Ausfall des neuen Systems der gesamte Verkauf stillgelegt würde. Mit der Verarbeitung soll nach Abschluß der Abnahmetests begonnen werden. Die Fehler in der verein-

160

Antworten zu den Kontrollfragen

harten Anlaufphase (2 Monate) werden gesammelt und nach Ablauf dieser Frist an das Softwarehaus gemeldet. Sie werden binnen zwei Wochen behoben. Nach einer nochmaligen Testphase wird die Abnahmeerklärung unterschrieben.

Frage

F.1.6.4

Methoden und Werkzeuge werden bei der Installierung u.a. zur Datenkonvertierung und zur Programmadaption eingesetzt. Die Methoden der Datenkonvertierung unterstützen vor allem die Übernahme bereits bestehender Daten, die in der Regel in einem anderen Datenformat vorliegen. Dabei wird unter Datenformat nicht nur die elektronische Speicherung verstanden, sondern auch jede andere Form der Speicherung (z.B. Karteikarten); die Übernahme kann z.B. mittels Scanning beschleunigt werden. Die automatische Programmadaption ermöglicht die Portierung vorhandener Standardsoftware auf eine neue Hardware.

Frage

F.1.6.5

Die formale Abnahme sollte durch eine schriftliche Abnahmeerklärung erfolgen. Die Voraussetzungen für eine solche Erklärung sind die Übergabe aller vereinbarten Dokumente (z.B. vollständige Dokumentation, Quellprogramme) in der vereinbarten Form, der positive Abschluß des Abnahmetests (Art und Umfang sollte bereits beim Vertragsabschluß vereinbart worden sein), die Erfüllung aller sonst noch vereinbarten Leistungen (z.B. Schulungsmaßnahmen), der Ablauf einer Anlaufperiode und die Behebung der Fehler, die in der Anlaufperiode festgestellt wurden.

Frage F.l .6.6 Die Abnahmetests sind nicht immer gründlich oder umfassend genug. Verschiedene Mängel oder Schwachstellen stellen sich erst nach einer gewissen Zeit im Echtbetrieb heraus. Bei einer schrittweisen Umstellung zeigen sich Mängel im System oft erst, wenn alle Funktionen verfügbar sind (Seiteneffekte). Die Leistung eines Systems kann erst beurteilt werden, wenn alle vorgesehenen Benutzer mit dem System arbeiten und wenn alle Daten übernommen oder erfaßt wurden (z.B.: der Funktionsumfang entspricht den Anforderungen, die Antwortzeiten sind jedoch unbefriedigend). Releasewechsel in der Systemsoftware, Änderungen der Hardwarekonfiguration u.ä. haben oft Auswirkungen, die zum Zeitpunkt der Systemplanung nicht vorhersehbar waren. Ein hundertprozentiger Testabdeckungsgrad ist meist wirtschaftlich nicht sinnvoll, oft aber nicht einmal technisch möglich.

Frage

F.l.6.7

Erstellen eines Abschlußberichts einschließlich Bewertung der Systemplanung, Nachkalkulation des Projekts, gegebenenfalls Auflösung des Projektteams, Übergabe sämtlicher Projektunterlagen an jene Stellen, die f ü r die Aufgaben des Produktions- und des AnwendungssystemManagements zuständig sind.

Antworten zu Kapitel 2 - Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

161

A.2 Antworten zu Kapitel 2

A.2.1

Projektmanagement

Frage F.2.1.1 Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Anfangs- und Endzeitpunkt. Das Ziel bzw. die Leistung des Vorhabens sind vorgegeben, die für die Ausführung verfügbaren Mittel sind begrenzt. An der Durchführung sind meist mehrere Stellen oder Personen beteiligt.

Frage F.2.1.2 Reine Projektorganisation (Task Force), Einfluß-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation sowie Sonderformen (z.B. kombinierte Projektorganisationsformen, projektorientierte Teilorganisation).

Frage

F.2.1.3

' reine Projektorganisation. Vorteile: eindeutige Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen an den Projektleiter, volle Konzentration auf das Projekt, Identifikation der Projektmitarbeiter mit der Aufgabe, definierte Anlaufstelle, rasche Entscheidungsfindung; Nachteile: Personalbeschaffung, Auslastung der Projektmitarbeiter nicht immer möglich, motivationale Probleme und Unsicherheit bei zeitlich begrenzten Aufgaben, Wiedereingliederung der Mitarbeiter nach dem Projektabschluß. • Einfluß-Projektorganisation. Vorteile: geringer organisatorischer Aufwand, parallele Durchführung mehrerer Projekte, flexible Auslastung des Personals; Nachteile: unzureichende K o m p e t e n z e n des Projektkoordinators, Zeitverzögerungen bei Konflikten oder Entscheidungen, geringe externe Orientierung bzw. mangelnde Kundenorientierung. • Matrix-Projektorganisation. Vorteile: flexibler Personal- und Mitteleinsatz, Konzentration von Spezialwissen, Doppelzuordnung der Mitarbeiter als Frühwamsystem, Projektmitarbeiter verbleiben in ihrer angestammten Abteilung (Sicherheitsgefühl), Motivation und Identifikation meist positiv; Nachteile: Verunsicherung und Konflikte durch Mehrfachunterstellung, Kompetenzkonflikte.

Frage F.2.1.4 Projektmanagement ist die zusammenfassende Bezeichnung für die Aufgaben der Projektplanung, Projektüberwachung und Projektsteuerung. Zu den Einzelaufgaben der Projektplanung gehören u.a.: Abgrenzung des Projektinhalts, Zerlegen der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben, Projektorganisation und Teambildung, Aufwandsschätzung, Aufgabenplanung, Personalplanung, Terminplanung, Sachmittelplanung, Kostenplanung. Die Projektüberwachung und Steuerung umfaßt sowohl die fachlichen als auch die wirtschaftlichen Belange eines Projekts (insbesondere hinsichtlich Leistungen, Kosten und Terminen). Die Projektsteuerung betrifft die Durchsetzung der geplanten Lösungen.

Frage

F.2.1.5

Untersuchungen haben gezeigt, daß bei Projekten die Hauptursache von Terminverzögerungen, Kostenüberschreitungen usw. die mangelhafte Planung ist. Oft sind zwar gute Werkzeuge für die Projektplanung vorhanden, doch wird ihr effizienter Einsatz z.B. von dem Mitgliedern eines Projektes verhindert oder nicht wahrgenommen. Weitere Gründe sind: Planungsziele sind nicht oder nicht klar definiert, mangelhafte Projektorganisation, einseitige Kosten- oder Termin-

162

Antworten zu den Kontrollfragen

Orientierung, keine systematische Projektüberwachung, unzureichende Mittel, häufige Änderung der Planungs- und Projektziele, Vernachlässigung der Organisationsentwicklung zugunsten der Softwareentwichlung, Verwendung ungeeigneter Methoden und Werkzeuge.

Frage

F.2.1.6

Die einzelnen Teilaufgaben des Projektmanagements können u.a. durch folgende Methoden unterstützt werden (vgl. auch Aufgabe A.6.1.2): • Projektplanung: Checklisten, Meilensteinliste, Netzplantechnik, Balkendiagramm, Belastungsdiagramm • Projektsteuerung und Projektkontrolle: Checklisten, Netzplantechnik, Balkendiagramm, Zeit/Kosten/Fortschritts-Diagramm, Berichtswesen • Qualitätskontrolle: Review, Entwurfsinspektion, strukturiertes Gruppengespräch

Frage

F.2.1.7

Für die Unterstützung des Projektmanagements stehen zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, die verschiedenste Methoden der Projektplanung (meist Netzpläne, Meilensteine und Balkendiagramme) unterstützen. Je nach Art des Projekts können weitere Werkzeuge, wie Projektbibliotheken, Kostendatenbanken, Werkzeuge zur Aufwandsschätzung, Data Dictionaries, Dokumentationswerkzeuge, Versionen Verwaltung, Konfigurationsmanagement-Systeme u.ä. eingesetzt werden (vgl. auch Aufgabe A.6.1.2).

Frage

F.2.1.8

Die bekanntesten Netzplan-Methoden sind die Metra-Potential-Methode (MPM), die CriticalPath-Methode (CPM) und die Programm-Evaluation-and-Review-Technique (PERT) • M P M . Bei dieser Methode werden die Vorgänge (Aktivitäten) als Knoten dargestellt. Man bezeichnet diesen Nezplan daher auch Vorgangsknoten-Netzplan. Jeder Vorgang wird als Kästchen dargestellt, das folgende Informationen enthält: Bezeichnung, Dauer, frühester Anfang, spätester Anfang, frühestes Ende, spätestes Ende. Ein Vorgang kann erst beginnen, wenn alle seine Vorgänger beendet sind. Für die Berechnung des Projektendes eignet sich die Vorwärts- und die Rückwärtsrechnung. • CPM. Bei dieser Methode werden Vorgänge als Pfeile dargestellt. Daher spricht man auch von einem Vorgangspfeil-Netzplan. Ereignisse (z.B. Meilensteine) werden als Knoten dargestellt und durch die Pfeile verbunden. Die Dauer von Tätigkeiten wird neben dem Pfeil angegeben. Scheinvorgänge haben die Zeitdauer Null und dienen zur Darstellung von bestimmten Abhängigkeiten. • PERT. Bei dieser Technik werden die Ereignisse als Knoten dargestellt. Man spricht daher vom Ereignisknoten-Netzplan. Für jeden Knoten werden 3 Zeitwerte geschätzt (Wahrscheinlichkeit) und daraus die erwartete Bearbeitungsdauer abgeleitet. Pfeile beschreiben lediglich die Zusammenhänge zwischen voneinander abhängigen Ereignissen.

Frage

F.2.1.9

Die A u f g a b e n der Projektplanung umfassen u.a. das Festlegen der Projektorganisation, die Bildung der Projektgruppe, das Ableiten der Projektziele, die Zuordnung von Mitarbeitern zu Projektaufgaben, die Terminplanung, die Kostenplanung, die Sachmittelplanung, das Festlegen von Notmaßnahmen sowie die Planung der Dokumentation und des Berichtswesens. Für die Reihenfolge der Planungsdurchführung gibt es keine allgemeine Regel, sie ist vom Projektleiter festzulegen. Mögliche Strategien sind die Easiest-First-Strategie und die Hardest-First-Strategie. Bei größeren Projektvorhaben wird die Planung mit dem Projektfortschritt verfeinert (Grobplanung, Detailplanung).

Antworten zu Kapitel 2 - Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

Frage

163

F.2.1.10

Das Berichts- und Dokumentationssystem wird vor allem für die Projektüberwachung und für die Projektsteuerung benötigt. Es soll gewährleisten, daß die Informationen, die f ü r die Durchführung der jeweiligen Projektaufgaben benötigt werden, richtig, vollständig und rasch zur Verfügung stehen. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die sysematische Dokumentation und Archivierung aller Projektergebnisse.

Frage

F.2.1.11

Eine Projektbibliothek ist ein technisches Hilfsmittel zur Unterstützung des Berichts- und Dokumentationssystems. Meist handelt es sich um ein Dateisystem, das geeignet ist, im Projektverlauf entstehenden Dokumente, Daten usw. zu speichern und zu verwalten. Einsatzmöglichkeiten sind u.a. die Speicherung und Verwaltung der gesamten Projektdokumentation einschließlich der Projektergebnisse, die Unterstützung der Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern, der Vergleich unterschiedlicher Projekte, die Wiederverwendung von Dokumenten, Planungsunterlagen oder sonstigen Ergebnissen.

Frage

F.2.1.12

Der Projektstatusbericht wird auch als Projektinformation oder Projektfortschrittsbericht bezeichnet. Er wird periodisch erstellt und informiert einen festgelegten Empfängerkreis über wesentliche Projektdaten (z.B. Termin-, Kosten-, Leistungs-, Personalsituation, Kapazitätsauslastung). Der Berichterstatter ist durch die Periodizität zu einer regelmäßigen Informationsweitergabe gezwungen.

Frage

F.2.1.13

Das Projekttagebuch ist ein Verlaufsprotokoll, in dem jeder Projektmitarbeiter persönlich die wesentlichen Projektereignisse festhält. Von manchen Unternehmen wird dazu auch ein formalisiertes Berichtssystem eingesetzt.

Frage

F.2.1.14

Die Aufgaben und die Kompetenzen des Projektleiters können nicht generell angegeben werden. Sie hängen im Einzelfall von der Art des Projekts, von der Projektorganisationsform und anderen Merkmalen ab. Bei der Einfluß-Projektorganisation hat der Projektleiter lediglich eine Koordinationsfunktion, während er bei der reinen Projektorganisation über die vollen fachlichen und inhaltlichen Kompetenzen verfügt. Kompetenzen, Pflichten und Verantwortung des Projektleiters müssen im Einzelfall durch den Projektträger festgelegt werden. Zu den Aufgaben des Projektleiters zählen u.a.: Formulierung der Projektziele, Genehmigung des Projektträgers einholen, Erstellen und Aktualisieren der Projektplanung (vgl. Frage F.2.1.4 und F.2.1.9), Kontrolle und Steuerung der Projektdurchführung, Informationsaustausch und Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern sicherstellen, Dokumentation planen und überwachen, Projektgruppe führen, Entscheidungen vorbereiten und treffen

Frage

F.2.1.15

Partizipation ist ein umfassender Begriff für die verschiedenen Ansätze der Teilnahme der Betroffenen an gesamt- oder einzelwirtschaftlichen Entscheidungen. Ihre Bedutung für das Gestalten der Arbeitsorganisation besteht insbesondere darin, soziale und sozial-psychologische Ziele im Gestaltungsprozeß zu berücksichtigen. Von der Partizipation erwartet man sich eine bessere Identifikation mit der Problemlösung, eine bessere Akzeptanz und eine Verhinderung unnötiger Verzögerungen, da die Systementwicklung von den Betroffenen mitbestimmt wird.

164

Frage

Antworten zu den Kontrollfragen

F.2.1.16

Die verschiedenen Ansätze der Benutzerbeteiligung lassen sich in konsensorientierte Ansätze und in gewerkschaftlich orientierte Gegenmacht-Ansätze gliedern. Konsensorientierte Ansätze gehen davon aus, daß die Bewertung von Anwendungssystemen nicht ausschließlich nach technischen Kriterien erfolgen kann. Die Akzeptanz wird dabei als wesentliches Kriterium für den effizienten und erfolgreichen Einsatz des Systems gesehen. Gegenmacht-Ansätze gehen dagegen von Interessensgegensätzen zwischen technischen und betriebswirtschaftlichen Zielen einerseits und sozialen Zielen andererseits aus.

Frage

F.2.1.17

Ein wesentliches Anliegen der Partizipation im Systemplanungsprozeß ist die stärkere Beteiligung der späteren Systembenutzer an der Projektarbeit. Über den Grad der Partizipation herrschen sehr unterschiedliche Auffassungen. Sie reichen von der besseren Information der Systembenutzer bis zur Forderung nach alleiniger Entscheidungskompetenz durch die Fachabteilung. Partizipation kann auch helfen, die Differenzen zwischen vorgegebener Arbeitsorganisation und wahrgenommener Arbeitsorganisation zu vermeiden. Die Benutzerbeteiligung konzentriert sich in der Praxis allerdings häufig auf eine begrenzte Anzahl sachkompetenter Vertreter der Fachabteilungen.

Frage

F.2.1.18

Qualifiziertes Projektpersonal ist meistens knapp und viele Unternehmen können das Problem der Personalbeschaffung oft nur mit großen Schwierigkeiten lösen. Die Abteilungen sind meist nicht bereit, die besten Mitarbeiter für ein Projekt freizustellen. Der Personaleinsatz ist nicht während der gesamten Projektdauer stabil und gleichmäßig verteilt., sondern immer wieder kurzfristigen Engpässen unterworfen. Personalengpässe können u.a. durch zusätzliches internes Personal, Leihpersonal , freie Mitarbeiter und externe Auftragsvergabe überwunden werden. Insbesondere bei Großprojekten bedeutet das Projektende für den Projektleiter und für die Projektmitarbeiter of den Abschied von einer gewohnten Umgebung. Nicht immer gelingt es, das Ende eines Projekts mit dem Beginn eines neuen Projekts stufenlos zu verknüpfen. Projektmitarbeiter stehen dann zum Teil als Einzelpersonen wieder für neue Aufgaben zur Verfügung, was u.U. zu persönlichen Härtefällen führen kann. Auch die Rückkehr in die Stammabteilung oder die Wiedereingliederung in einen anderen Unternehmensbereich verläuft meist nicht ohne Schwierigkeiten.

Frage

F.2.1.19

Durch das Projektmanagement werden die einzelnen Phasen auf die konkreten Erfordernisse im Projekt abgestimmt und während der Projektausführung in bezug auf Inhalte, Methodeneinsatz usw. geplant, gesteuert und überwacht. Die Auswahl und Festlegung des Phasenkonzepts ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters. Gleichzeitig werden die Aufgaben des Projektmanagements durch das Phasenkonzept unterstützt, weil manche Aufgaben und Abläufe bereits vorstrukturiert sind.

A.2.2

Datenmodellierung

Frage F.2.2.1 Ein Datenmodell ist die strukturierte Darstellung der Daten eines definierten Ausschnittes der Realität mit einem geeigneten Beschreibungsmittel (z.B. Datenbeschreibungssprache, ER-Diagramm). Es wird zwischen dem logischen und dem physischen Datenmodell unterschieden. Im logischen Datenmodell werden die konzeptionelle Struktur und die Sicht(en) des(der) Benutzer

Antworten zu Kapitel 2 - Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

165

auf die Daten abgebildet. Das physische Datenmodell beschreibt die technische Realisierung der Datenspeicherung und Verwaltung (z.B. Datenorganisation, Datenbankmodell, Zugriffsart).

Frage

F.2.2.2

Daten sind Zeichen oder kontinuierliche Funktionen, die aufgrund von bekannten oder unterstellten Abmachungen und vorrangig zum Zweck der Verarbeitung einen Teil der Realität oder der Vorstellungswelt des Menschen abbilden. Dabei wird nichts über die konkrete Bedeutung für ein Subjekt, das die Daten verwendet, ausgesagt. Unter Information versteht man die handlungsbestimmende Kenntnis über historische, gegenwärtige und zukünftige Zustände der Realität bzw. Vorgänge in der Realität. Im Informationsbegriff wird also die subjektive Verwendung ausdrücklich mit einbezogen. Die gleichen Daten können also für verschiedene Personen unterschiedliche Informationen beinhalten. Ausdrücklich soll an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, daß neben den hier genannten Begriffserklärungen noch weitere, unterschiedliche Definitionen für die Begriffe "Daten" und "Information" existieren, häufig werden sie ohne nähere Definition vermischt. Die begriffliche Vermischung hat ihren Ursprung in der Informationstheorie Shannons, in der Information mit einer technischen Bedeutung belegt wurde.

Frage

F.2.2.3

Der Zweck der Datenmodellierung besteht im Entwurf des logischen Datenmodells bzw. der Unterstützung bestimmter Aufgaben, die damit in Verbindung stehen. Weiters sollen durch das methodische Vorgehen bestimmte Eigenschaften und Qualitätsmerkmale des Ergebnisses sichergestellt werden (z.B. Minimierung von Redundanzen, einfache Transformation in ein physisches Modell). Ein Datenmodell ist die strukturierte Darstellung der Datenobjekte samt den zwischen ihnen bestehenden Beziehungen. Im Kontext der Systemplanung handelt es sich meist um jenen Realitätsausschnitt, der die Wahrnehmung der betrieblichen Aufgaben betrifft. Etwas vereinfacht unterscheidet man unternehmensweite Datenmodelle und Bereichsdatenmodelle (Teildatenmodelle). Der Zweck des Datenmodells besteht gewöhnlich in der Unterstützung der Systemplanung- und -entwicklung.

Frage

F.2.2.4

Zehnder empfiehlt für den Entwurf von Datenmodellen folgende Arbeitsschritte: • Abstecken des Problemrahmens • Bildung von Entitätsmengen • Festlegung der Beziehungen zwischen den Entitätsmengen • Definition von Identifikationsschlüsseln (globale Attribute) • Elimination nicht-hierarchischer Beziehungen (z.B. netzartige oder rekursive Beziehungen) • Einbezug der lokalen Attribute • Darstellung der Konsistenzbedingungen • Formulierung von Transaktionen Neben diesem Vorgehen werden in der Literatur weitere Verfahren präsentiert. Sie unterscheiden sich u.a. in der Darstellungstechnik (wie erfolgt die Darstellung?), in den formalen Ausdrucksmöglichkeiten (was kann überhaupt dargestellt werden?), im Vorgehen bei der Datenmodellierung und in den relevant erachteten Eigenschaften der modellierten Realität (siehe z.B. Vetter, Schlageter/Stucky, Scheer, Vinek et al., Münzenberger, Lehner et al.). Mögliche Vorgehensweisen bei der Bildung von Objekttypen sind der bedarfsorientierte Ansatz und der anwendungsorientierte Ansatz sowie der deduktive (Top-down) und der induktive (Bottom-up) Ansatz.

Frage

F.2.2.5

Zweck eines Datenbanksystems ist es, Daten so zu verwalten, daß Sie mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Aufgaben über längere Zeit zur Verfügung stehen. Für kleinere Aufgaben

166

Antworten zu den Kontrollfragen

reicht ein "intuitiver Ansatz" aus. Für umfangreichere Aufgaben erfolgt der Entwurf mit Hilfe des 3-Schemata-Konzepts (auch 3-Ebenen-Modell). Die Strukturbeschreibung erfolgt in den sogenannten "Schemata", die je einer bestimmten Sicht eines Beteiligten (z.B. Systemplaner, Programmierer, Benutzer) entsprechen: • Das konzeptionelle Schema beschreibt die Daten allgemein auf einer logischen Ebene, unabhängig von der späteren Realisierung oder bestimmten Anwenderwünschen; es dient als Grundlage für Entwurf des internen Schemas und der externen Schemata. • Die Struktur der physischen Speicherung wird im internen Schema beschrieben (Zusammenfassung zu Datensätzen, Dateien, Indizierung usw.). Während das konzeptionelle Schema die "Logik" der verwalteten Daten unabhängig von Gesichtspunkten der Datenverarbeitung beschreibt, erfolgt im internen Schema die Umsetzung unter Beachtung von Erfordernissen der Datenverarbeitung (z.B. Zugriffshäufigkeiten, Speicherplatzbedarf, Speicherorganisation). • Externe Schemata beschreiben die Benutzersichten (in relationalen Datenbanksystemen auch Views, in graphenorientierten Datenbanken Subschemata genannt). Der Informationsgehalt eines externen Schemas ist aus dem jeweiligen konzeptionellen Schema vollständig ableitbar. Frage

F.2.2.6

Das physische Datenmodell (internes Schema) baut auf dem logischen Datenmodell (konzeptionelles Schema und externe Schemata) auf. Mit dem physischen Datenmodell wird die physische Realisierung der Daten beschrieben. Dabei müssen verschiedene Restriktionen beachtet werden (z.B. Zugriffshäufigkeit, Zugriffsart, Antwortzeit, Datenmenge, Eigenschaften des Speichermediums, bestehende Anwendungssysteme, Sicherungsaspekte u.a.m.). Das physische Datenmodell ist daher mehr als nur eine additive Ergänzung des logischen Datenmodells um sogenannte "physische Attribute". Vielmehr wird die logische Struktur noch einmal überarbeitet und an die Erfordernisse angepaßt. Die Gefahr sind - ähnlich wie bei der Softwarewartung - Inkonsistenzen zwischen der Modelldokumentation und dem realisierten System. Moderne Datenbanksprachen, integrierte Data Dictionaries und CASE-Werkzeuge, die auch die Datenmodellierung einbeziehen, versuchen, diese Gefahr zu minimieren. Frage

F.2.2.7

ER-Diagramm (allgemein Datenmodelle), Datenflußdiagramm, "Benutzersichten" (z.B. Formulare, Bildschirmmasken), Datensatz-Beschreibung, Datenbankdiagramm (Strukturdiagramm), Datenkatalog Frage

F.2.2.8

Vorteile/Nachteile bekannter Datenmodelle: • hierarchisches Datenmodell. Vorteile: effiziente "computergerechte" Datenorganisation; verarbeitungstechnische Vorteile bei bestimmten Anwendungen (z.B. Stücklisten). Nachteile: Anderungsaufwand, wenig benutzerunfreundlich, prozedurale Programmierung erfordert genaue Kenntnisse der physischen Datenstruktur, Zugriffe nur über übergeordnete Segmente möglich, bei großen Datenbanken entstehen leicht Datenredundanzen. • Netzwerkmodell. Vorteile: Abbildung mit großer Realitätsnähe, Vermeidung von Redundanzen, kürzere Zugriffspfade wie im hierarchischen Datenmodell. Nachteile:Komplexität, Programmierung erfordert genaues Wissen über die physische Ebene, Sicherungsverfahren sehr aufwendig. • relationales Datenmodell. Vorteile: klare, einfache Darstellung, leicht verständlich, Entkopplung der Darstellung von der konkreten Anwendung, physische Realisierung mit wenig Aufwand. Nachteile: Methodenkenntnisse erforderlich, Einfachheit des relationalen Modells verleitet zu "raschen" Lösungen, was bei der physischen Realisierung oft zu Performanceproblemen führen kann (insbesondere bei großen Datenmengen), Unübersichtlichkeit bei einer hohen Anzahl von Relationen.

Antworten zu Kapitel 2 - Teilaufgaben im Systemplanungsprozeß

Frage

167

F.2.2.9

Unter (Daten-)Redundanz versteht man die mehrfache Speicherung der gleichen Daten in einer Datenbasis. Überlegungen zur Beseitigung von unnötigen Redundanzen werden häufig angestellt, um Speicherplatz zu sparen, aber auch um sogenannte Mutationsanomalien zu vermeiden (da bestimmte Daten mehrfach gespeichert sind, werden Daten bei Änderungen u.U. "übersehen" und es entstehen Inkonsistenzen im Datenbestand). Im konzeptionellen Datenmodell sollten Redundanzen grundsätzlich vermieden werden. Redundanzen werden beim Normalisierungsprozeß eliminiert.

Frage

F.2.2.10

Vorteile redundanter Datenhaltung sind u.a.: schnelleres Auffinden von Datensätzen, kürzere Zugriffspfade, Sicherheit bei Verlust von Daten. Nachteile sind u.a.: Mutationsanomalien (z.B. unterschiedliche Adressen für einen Kunden, unterschiedliche Preise zu einem Artikel), größerer Speicherbedarf, höherer Aufwand für die Datenwartung.

Frage

F.2.2.11

Die verschiedenen Darstellungsformen repräsentieren unterschiedliche Sichtweisen und unterstützen damit unterschiedliche Aufgaben im Entwurfsprozeß. Das Datenflußdiagramm (DFD) stellt z.B. eine Verbindung zwischen der funktionsorientierten Darstellung (Aufgabenstrukturbild, Vorgangsketten, Funktionendiagramm, usw.) und der datenorientierten Darstellung (Datenmodell) her. DFDs geben einen Überblick aus einer ablauforientierten Sichtweise. Die Datenstruktur ist das Ergebnis der Abbildung eines Ausschnitts der Realität . Zwischen den einzelnen Darstellungsformen bestehen vielfältige Verbindungen, jede stellt einen anderen Aspekt in den Vordergrund, keine enthält alle Informationen. Je nach Aufgabenstellung wird man der einen oder der anderen Darstellungsform den Vorzug geben. Problematisch ist oft die Sicherstellung der Konsistenz zwischen den unterschiedlichen Darstellungsformen; hier können insbesondere Werkzeuge unterstützend wirken.

Frage

F.2.2.12

• Objekt (Entität): Ein Objekt ist ein realer oder abstrakter Gegenstand der Modellierung mit einer eigenen Bedeutung, z.B. Kunde Maier, Artikel Blumenvase. • Beziehung: Eine Beziehung ist eine logische Verbindung zwischen zwei oder mehreren Objekten (Entitäten, Relationen). • Attribut: Ein Attribut ist eine Eigenschaft von Objekten oder Beziehungen eines Datenmodells (z.B. Preis, Name, Bezeichnung, Menge, Farbe, Artikelnummer). Die Zusammenfassung aller real möglichen bzw. zugelassenen Werte für ein Attribut (Eigenschaft) nennen wir Wertebereich (engl. Domain). • Objekttyp (Entitätsmenge): Ein Objekttyp ist eine Zusammenfassung von Objekten, die durch gleiche Attribute beschrieben werden können, wie z.B. KUNDE oder ARTIKEL. Objekte eines Objekttyps können durch die gleichen Eigenschaften (Attribute), z.B. Personalnummer, Lohngruppe, Verwendungszweck beschrieben werden. • Domäne: Eine Domäne (synonym Wertebereich) ist die Menge aller erlaubten Ausprägungen eines Attributs. Dabei ist mit 'Menge' der mathematische Mengenbegriff gemeint. Daher lassen sich Domänen wie mathematische Mengen angeben und können keine doppelten Elemente enthalten. Domänen lassen sich unter anderem als Aufzählungen (z.B. {männlich, weiblich)) oder als Aussagen (z.B.: 'Menge aller Elemente E für die gilt: E ist Element der natürlichen Zahlen und 1000 -

Kann Muß

0

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Defined

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g l Zero £>3 O p t i o n a l

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Zero Optional

[ Rttrs

(

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OK

)]

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[ C a n c e l ) [i: » m : a l (III)

L.6.4

Artikel

(

Text

) ( S t a t i s t i c s ) ([

Petrinetze

Aufgabe

A.6.4.1

Folgende Lösung wird von Reisig (1985) vorgeschlagen: B1 frei

B1 nimmt Auftrag an

erledigt Auftrag an in Arbeit

liegt vor B2 nimmt Auftrag an

B2 frei

224

Lösungsvorschläge zu den Aufgaben

Aufgabe

A.6.4.2

Folgende Lösung wird von Reisig (1986) vorgeschlagen:

Kunden mit nutzungsbereiten Autos

mietwillige. Kunden

Mietvertrag abschließen

Kunden ParkYl^™1 /^.Kartei / ^ S . Kartei platz \ 3 ) V e r t r a g f 3 , 4 j verfügb. ( 1 , 2 ) verfügb. Auto retour * N - / Autos Autos E,4)

(x,yf Kunden mit Auto nach Nutzung

Aufgaben A.6.4.3

O

ehemalige/ Kunden

Kunden V ( x ' y ) nach Nutzung

Abrechnen

x

- A.6.4.5

Lösungsvorschläge sowie weitere Beispiele finden sich in der angeführten Literatur (siehe insbesondere Reisig 1985).

Aufgaben A.6.4.6

- A.6.4.7

Beispiele für Programme zur Darstellung von Petrinetzen sind: PACE, Design OA und NET.

L.6.5

Sonstiges

Aufgaben A.6.5.1

- A.6.5.2

Beispiele für Werkzeuge, welche die Entwicklung von Prototypen unterstützen, sind: Prokit Workbench, Prototyper, 4th Dimension, IEW. Weitere Werkzeughinweise finden sich u.a. in den Literaturangaben (siehe z.B. Pomberger/Remmele 1987, Pomberger/Bischofberger 1992)

Aufgabe

A.6.5.5

Beispiele für CASE-Werkzeuge sind: Prokit Workbench, Excellerator, Innovator, IEW. Weitere Werkzeughinweise finden sich u.a. in folgenden Quellen: Balzert 1990; CASE Report '91, hrsg. von GES, Gesellschaft für elektronische Systemforschung, D-7753 Allensbach 1, Im Vogelsang 14-16

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