Antologia De Administracion

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COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DE JALISCO CECyTEJ

ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN SEMESTRE: SEXTO ANTOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN

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I

N

D

I

C

E

FUNDAMENTOS Y ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA ADMINISTRACION...5 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN.........................................................................................5 ANTECEDENTES HISTORICOS Y FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN............................5 .............................................................................................................................................................................8 GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN.........................................................................................9 CONCEPTOS Y FINES DE LA ADMINISTRACIÓN..................................................................................9 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN...................................................................................11 LA ADMINISTRACIÓN Y SU RELACION CON OTRAS CIENCIAS...................................................12

EL ADMINISTRADOR.............................................................................................18 QUÉ ES UN ADMINISTRADOR? ................................................................................................................18

LA EMPRESA..........................................................................................................24 LA EMPRESA, ORIGEN, CONCEPTO Y GENERALIDADES...............................................................24 ESTRUCTURA EMPRESARIAL INTERNA...............................................................................................25 a) Producción....................................................................................................................................................25 POR SU MAGNITUD PUEDEN SER:..........................................................................................................34 POR SU ESTRUCTURA LEGAL..................................................................................................................35 EMPRESARIO.................................................................................................................................................38

ETICA EMPRESARIAL...........................................................................................44 AREAS FUNCIONALES.........................................................................................48 RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................50 MERCADOTECNIA........................................................................................................................................58 OPERACIONES...............................................................................................................................................66 INFORMATICA...............................................................................................................................................75 FINANZAS........................................................................................................................................................76

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PROCESO ADMINISTRATIVO...............................................................................78 CONCEPTO Y SECUENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO......................................................78 Los valores de la administración pueden ser:................................................................................................80 Sociales:.............................................................................................................................................................80 Organizaciones:................................................................................................................................................80 Económicos:......................................................................................................................................................80 ELEMENTOS DE LA FASE MECANICA...................................................................................................81 PLANEACION.................................................................................................................................................84 ORGANIZACIÓN............................................................................................................................................87 INTEGRACION...............................................................................................................................................91 DIRECCIÓN.....................................................................................................................................................94 CONTROL......................................................................................................................................................100

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INTRODUCCIÓN

En esta antología es un intento de presentar la teoría, los fundamentos y algunas técnicas más importantes de la administración, cumpliendo como objetivo principal que dicha compilación sirva de base para el alumnado del CECyTEJ, como fuente de consulta para su apoyo al estudio. Se hace notar en esta antología, que el propósito fundamental es el de presentar un texto técnico con un enfoque didáctico y accesible, así como despertar la conciencia sobre la importancia y las implicaciones de la administración en el medio social, con el fin de fomentar el espíritu de la investigación, y de que se originen nuevas técnicas y fundamentos para el alumnado.

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FUNDAMENTOS Y ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA ADMINISTRACION GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN ANTECEDENTES HISTORICOS Y FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN. Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado en cierto grado a la administración. Para comprender el significado de la administración, es necesario efectuar una breve revisión histórica de las relaciones de trabajo, por que es precisamente en la relación de trabajo donde se manifiesta más representativamente el fenómeno administrativo. Época primitiva En esta época, los miembros de la tribu trabajan en actividades de caza, pesca y recolección. Los jefes de familia ejercían la autoridad para tomar las decisiones de mayor importancia. Existía la división de primitiva del trabajo originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad. Al trabajar el hombre en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas. Periodo agrícola Se caracterizo por la aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevaleció la división del trabajo por edad y sexo. Se acentuó la organización social de tipo

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patriarcal. La caza, la pesca y recolección pasaron a tener un lugar de importancia secundaria en la economía agrícola de subsistencia. El crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia,

a mejorar la aplicación de la

administración. Antigüedad grecolatina En esta época apareció el esclavismo; la administración se caracterizo por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba en cualquier labor de producción. Existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas administrativas. Esta forma de organización fue en gran parte la causa de la caída del Imperio Romano. Época feudal Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un régimen de servidumbre. La administración interior del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal, quien ejercía un control sobre la producción del siervo. Al finalizar esta época, un gran número de siervos se convirtieron en trabajadores independientes, organizándose así los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración. Los artesanos – patrones trabajan al lado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollo del comercio en gran escala originó que la economía familiar se convierta en economía de ciudad. Aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban horarios, salarios y demás condiciones de trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de los actuales sindicatos.

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Revolución industrial Esta época se caracterizo por la aparición de diversos inventos y descubrimientos (la máquina de vapor) mismo que propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organización social. Desaparecieron los talleres artesanales y se centralizo la producción, lo que dio origen al sistema de fábricas en donde el empresario era dueño de los medios de producción y el trabajador vendía su fuerza de trabajo. Surgió la especialización y la producción en serie. La administración seguía careciendo de bases científicas; se caracterizaba por la explotación inhumana del trabajador (horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas, etc) y por ser una administración de tipo coercitivo, influida por el espíritu liberal de la época , que otorgaba al empresario gran libertad de acción. Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos los problemas de la fábrica. Todos estos factores provocaron la aparición de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originarían la administración científica y la madurez de las disciplinas administrativas. Siglo XX Se

caracteriza

por

un

gran

desarrollo

tecnológico

e

industrial

y,

consecuentemente, por la consolidación de la administración. A principios de este siglo surge la administración científica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador, de ahí en adelante, multitud de autores se dedican al estudio de esta

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disciplina. La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a través de aquélla se logra la obtención de eficiencia, la optimización de los recursos y la simplificación del trabajo. La administración en América Latina En la época precolombina existieron tres civilizaciones en América: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región incaica. De manera similar a las civilizaciones del viejo mundo, la administración tuvo gran importancia y revistió formas complejas en la organización social, económica y política de estos pueblos. Los incas desarrollaron un sistema de organización bastante complejo, basado en el intercambio de productos de diferentes regiones ecológicas. Los aztecas crearon un imperio sustentado en un numerosas provincias tributarias; la conquista de otros pueblos como instrumento de dominio originó múltiples técnicas para administrar adecuadamente los tributos. En la actualidad, sólo podemos explicar los restos monumentales de las civilizaciones prehispánicas con base en formas de trabajo colectivo, que fueron posibles gracias a una administración interna de los estados, sumamente avanzadas. Durante la Colonia, se importaron del viejo continente las técnicas de administración colonial; lo mismo sucedió durante el siglo XIX (México independiente y porfiriato). A partir del siglo XX y aun en la actualidad, dependemos de las corrientes administrativas originadas en Estados Unidos.

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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CONCEPTOS Y FINES DE LA ADMINISTRACIÓN Concepto. La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto es posible conceptualizar la administración, en una forma simple, como: El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. Comúnmente se dice que: “Administración es hacer algo a través de otros”. Sin embargo, es conveniente emitir una definición de la administración como disciplina, para tener un concepto más formal de la misma. Se

analizará

las

definiciones

de

autores

más

prestigiados

de

la

administración: Henry Sisk y Mario Sverdlik: Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Robert F. Bucéele: El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. Harold Koontz y Cyril O¨Donnell: Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Isaac Guzmán Valdivia:

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Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. George R. Terry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. American Management Association: La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros. José A. Fernández Arena: Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. Joseph L. Massie: Método por el cual un grupo en cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.

Fines de la administración: Si se analiza detenidamente las anteriores definiciones, se puede observar que todos los autores concuerdan, de una u otra manera, en que el concepto de administración está integrado por los siguientes elementos: 1

Objetivo:

Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. 2

Eficacia:

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Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. 3

Eficiencia:

Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. 4

Grupo social:

Para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social. 5

Coordinación de recursos:

Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen el logro de un fin común. 6. Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Con los anteriores elementos es posible emitir una definición integral de la administración: Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas.

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Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados. Unidad temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter especifico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante. LA ADMINISTRACIÓN Y SU RELACION CON OTRAS CIENCIAS

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La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas: Ciencias sociales: Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como: Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología industrial. Otras aportaciones de es ciencia a la administración son. Estudio sobre la estructura social de la empresa, socio gramas. Etc. Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones.

La

psicología

industrial

tiene

por

objeto

el

estudio

del

comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc. Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen.

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El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la empresa. Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc. Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc. Influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones. Ciencias exactas Ciencias exactas son aquellas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables: Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadísticas, etc.

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Disciplinas técnicas Comprende un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien práctico, que teórico. Ingeniería industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objeto es el óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre sí. Como se estudiará más adelante, ambas disciplinas nacieron juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción en la empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresas y en todas sus áreas. Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración. Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores es su eficiencia. Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimiento sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información.

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AUTOEVALUACION

I.

LEE CON ATENCIÓN Y CONTESTA LO QUE SE TE PIDE:

1°

Es hacer algo a través de otros.

2°

Menciona todos los elementos que integran la administración.

3°

Menciona las ciencias con las que la administración se relaciona.

4°

Son aquellas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables

5°

Menciona las características de la administración.

II.

LEE CON ATENCIÓN Y SUBRAYA LA RESPUESTA CORRECTA. 16

6°

Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del

producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. a) Eficacia 7°

b) Objetivo

c) Factibilidad.

Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los

recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. a) Eficacia 8°

b)Eficiencia

c) Productividad

Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un

determinado bien o servicio . es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. a) Productividad

9°

b) Eficacia

c) Eficiencia

Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en

una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. a) Grupo social

b)Característica de Universalidad

c) Característica

de especificidad

10°

Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de

cada grupo social donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

17

a) Especificidad

11°

b) Amplitud de ejercicio

c) Flexibilidad

Ciencia que es definida como la ciencia de la información y del control, en el

hombre y en la máquina. a) Cibernética.

b) Informática

c) Matemáticas

EL ADMINISTRADOR QUÉ ES UN ADMINISTRADOR? En español ADMINISTRADOR ES EL QUE GOBIERNA O DIRIGE. Administrador es el que administra (Real Academia de la Lengua Española). Son sinónimos de administrador: gobernador, rector, regente, gerente, director, ministro, intendente gestor, apoderado, jefe, guía, dirigente, mayordomo, síndico, cuidador, tutor, curador (ver diccionarios de sinónimos). Administrar significa: gobernar, regir, aplicar. Son sinónimos de administrar: dirigir, cuidar, regentar, tutelar, mandar, apoderar. La Academia de la Lengua anota: "administrador. Que administra. Persona que administra bienes ajenos". Lo anterior expresa la posibilidad de que el administrador se ocupe de bienes propios (primera acepción) o bienes ajenos (segunda acepción). El significado y los sinónimos de la palabra administrador son totalmente vigentes. En la práctica los significados que reconoce la Academia de la Lengua se encuentran en el uso generalizado y cotidiano del lenguaje. Lo anterior se prueba en el hecho de que cuando hablamos de la "administración"5 de una entidad, cualquiera que sea, estamos refiriéndonos, en primera instancia, a su gobierno o dirección: el máximo titular de la administración de la Universidad Autónoma

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Metropolitana es el Rector; el titular de la Administración Federal es el Presidente de la República; el titular de la administración del Distrito Federal es el Regente; el titular de la administración de Michoacán es el Gobernador del Estado; el titular de la administración del Municipio de Atoyac es el Presidente Municipal, también llamado Alcalde o Edil; el titular de la administración de Pemex es el Director General de esa empresa; el titular de la administración de un departamento o área cualesquiera de un organismo es el jefe o gerente de la misma. Es un hecho que existe una gama muy amplia de jerarquías para gobernar o dirigir las instituciones: presidentes, vicepresidentes, gobernadores, regentes, ministros, directores, gerentes, jefes, supervisores, etc., donde cada cargo específico tiene su propia connotación pero donde todos ellos administran, es decir, gobiernan, aún cuando en general reportan a instancias superiores, también son, de una u otra manera, subordinados. Pero el rasgo que les es común es el mando, la autoridad; la diferencia expresa fundamentalmente jerarquía y facultades6. Como es sabido, los órganos máximos de gobierno de una empresa, en el caso de una sociedad por acciones, son los siguientes: El Consejo de Administración se ocupa de la planeación y control estratégico de la empresa. El "Administrador Único" (lo cual es una denominación legal) es el responsable ante las instancias superiores y ante las autoridades por los actos de la empresa, por tal motivo debe notificarse oficialmente su nombramiento; con frecuencia los socios mayoritarios, los dueños de las empresas, los empresarios mismos, ocupan esa posición. Los Directores de Área colaboran en la administración de la empresa responsabilizándose por un departamento o función específico. 7 Todo lo anterior corrobora el concepto de administrador como dirigente en los diversos niveles, incluyendo mandos medios y menores; así mismo confirma el significado de la palabra administración como expresión de función directiva y de gobierno.

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En las empresas suele existir una gerencia o dirección "administrativa" o de "administración", encargada de la contabilidad, tesorería, impuestos, auditoría, personal,

intendencia,

etc.,

es

decir

de

las

funciones

no

sustantivas,

complementarias al ramo o giro del organismo. Sucede que la dirección de una institución, sea pública o privada, ha de responsabilizarse de actividades que no siendo principales son, sin embargo, delicadas y de gran responsabilidad; e incluso aquellas que sin serlo se ubican mejor bajo el control de un responsable al margen de las operaciones principales. Eso ha propiciado que la administración sea identificada con lo no sustantivo, con lo secundario y complementario; pero en todo caso esto no es toda la administración ni su esencia; la pregunta es: el estudio de la dirección de los organismos ¿a qué profesionales compete si no es a los administradores? Las principales funciones del administrador. Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos también referirnos, al papel que como administradores tenemos en una organización, llamada de bienes o de servicios. El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa, dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como: Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura en un organismo o empresa. Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece

a

un

mercado 20

específico.

Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma. El papel del administrador. La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada. El Administrador Y La Etica Profesional Ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la actualidad, enfrentan desafíos muy particulares. La cada vez más alarmante contaminación industrial nos recuerda que al destinar recursos los administradores 21

inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin importar lo que hagan o dejen

de

hacer.

El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o perjudicado por una acción en particular se denomina ética, la cual estudia también quien goza de derechos de cualquier índole, y quién goza de ellos. En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo complejo, en particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en comprender los conceptos y las técnicas de la toma de decisiones éticas para poder establecer juicios de orden moral más adecuados. Moral Es el conjunto de hechos psicológicos, facultades y tendencias habituales del hombre hacia la practica de las buenas costumbres. Deberes Profesionales Cada profesión tiene la indeclinable obligación de convertirse en medio ejecutor del imperativo categórico de su investidura. Para ello le es ineludible disciplinar sus actuaciones técnicas y científicas, perfeccionar su carácter y fortalecer su conducta dentro de las normas éticas. Son deberes profesionales, ente otros, el siguiente: honradez, honestidad, estudio, investigación, cortesía, probidad, independencia, discreción, carácter, distribución del tiempo, equidad en el cobro de honorarios, prestigiar la profesión, cuidar de su cultura, puntualidad, solidaridad, etc. Función de la Ética El proceso moral cobra formas admirables en el ejercicio de la profesión del individuo a quien está reservadas la alta responsabilidad de difundir sus conocimientos técnicos o científicos, mediante la aplicación de éstos en el medio donde desenvuelven sus actividades humanas, con mira a mejorar la eficiencia y

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aceleración

del

progreso.

En razón de tan importantes fines, los profesionales tienen obligaciones morales que cumplir para hacer de su carrera, una misión respetable en la vida, que se inicia con la capacitación y en una gama de obligaciones éticas que termina con el secreto

profesional.

El profesional tiene el compromiso moral de contribuir a la felicidad de los demás, directa e indirectamente, mediante sus conocimientos y su conducta ética. La sociedad espera, en cada profesional, un individuo incapaz de engaño, de mentir, de faltar a la moralidad. Las Herramientas de la Ética: En la ética se utilizan términos que han brillado por su ausencia en gran parte de la teoría de la administración. Los términos claves en el lenguaje de la ética son: valores, derechos, obligaciones y relación. Valores: cuando se valora algo, se desea o se anhela que sucede. Los valores en cierto sentido permanente que en si parecen buenos, como la paz o la buena voluntad. Derecho: demandas que facultan a una persona para emprender una acción en particular. Obligaciones: la obligación de emprender acciones especificas o acatar y obedecer

la

ley.

Derechos y obligaciones: el derecho guarda correlación con las obligaciones. Siempre que a alguien le asiste un derecho, a otra persona Le corresponde una obligación respecto a ese derecho. Normas morales: son normas de conducta que por lo general penetran como valores

morales.

Relaciones: todo ser humano está conectado con otros en un estremado de relaciones. Estas relaciones existen porque necesitamos de otros para apoyarnos mutuamente y así lograr nuestros objetivos. Desde la relación de un pequeño con 23

su padre hasta la de un administrador con sus empleados, las relaciones son un aspecto penetrante de la vida moral.

LA EMPRESA. LA EMPRESA, ORIGEN, CONCEPTO Y GENERALIDADES. Origen y generalidades. La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensará el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. En la actualidad, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas antes. Al estar formadas por hombres, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propias, que favorece el progreso humano – como finalidad principal- al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa. En la vida de toda empresa el factor humano es decisivo. La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y en ocasiones divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Concepto. Empresa es un término nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques (económico, jurídico, filosófico, social, etc). En su más simple acepción significa la acción de emprender una cosa con un riesgo implícito. Es posible definir la empresa como:

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Grupo social en el que, a través de la administración del capital de trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de la comunidad.

ESTRUCTURA EMPRESARIAL INTERNA. Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos . Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales y comunes a toda empresa, son:



Producción.



Mercadotecnia.



Recursos humanos.



Finanzas.

a) Producción. Es uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas. Tiene como funciones: 1. Ingeniería del producto. 

Diseño del producto.



Pruebas de ingeniería.



Asistencia a mercadotecnia. 25

2. Ingeniería de la planta. 

Diseño de instalaciones y sus especificaciones.



Mantenimiento y control de equipo.

3. Ingeniería industrial. 

Estudio de mercados.



Medida de trabajo.



Distribución de la planta. 4. Planeación y control de la producción.



Programación



Informes de avances de la producción.



Estándares. 5. Abastecimientos.



Tráfico.



Embarque.



Compras locales e internacionales.



Control de inventarios.



Almacén. 6. Fabricación.



Manufacturas.



Servicios.

7. Control de calidad. 

Normas y especificaciones.



Inspección de prueba.



Registros de inspecciones.



Métodos de recuperación.

b) Mercadotecnia. Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los prósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y 26

hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado. Tiene como funciones: 1. Investigación de mercados. 2. Planeación y desarrollo del producto. 

Empaque.



Marca.

3. Precio. 4. Distribución y logística. 5. Administración de ventas. 6. Comunicación. 

Promoción de ventas.



Publicidad.



Relaciones públicas.

7. Estrategias de mercadeo. c) Finanzas. De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros. 27

Comprende las siguientes funciones: 1. Financiamiento: 

Planeación financiera.



Relaciones financieras.



Tesorería.



Obtención de recursos.



Inversiones. 2. Contraloría:



Contabilidad general.



Contabilidad de costos.



Presupuestos.



Auditoria interna.



Estadísticas.



Créditos y cobranzas.



Impuestos.

d) Administración de recursos humanos. Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y desarrollo. Sus funciones principales son: 1. Contratación y empleo. 

Reclutamiento.



Selección.



Contratación.



Introducción o inducción.



Promoción, transferencias y ascensos.

2. Capacitación y desarrollo. 

Entrenamiento. 28



Capacitación.



Desarrollo. 3. Sueldos y salarios.

4.

5.



Análisis y valuación y puestos.



Calificación de méritos.



Remuneración y vacaciones.

Relaciones laborales. 

Comunicación.



Contratos colectivos de trabajo.



Disciplina.



Investigación de personal.



Relaciones de trabajo.

Servicios y prestaciones.

Actividades culturales. Actividades recreativas. Prestaciones.

6.

Higiene

y

seguridad

industrial. Servicio medico. Campañas de higiene y seguridad. Ausentismo y accidentes. 7.

Planeación

humanos. 

Inventario de recursos humanos.



Rotación.



Auditoria de personal.

TIPOS DE EMPRESA. 29

de

recursos

A) POR SU COMPLEJIDAD I.- FINANCIERA. El tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital; en este texto no se mencionan cantidades porque éstas cambian continuamente de acuerdo con la situación económica del país. Dependencias de la Dirección de Finanzas Dirección Finanzas

Contabilidad

Registros

Tesorería

Análisis y preparación

Ingresos

Pagos

Control y seguimiento Contables

de información financ.

Bienes-patrimoniales Objetivos de la Dirección de Finanzas: •

Desarrollar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que administran la empresa.

30

•

Efectuar los registros contables y estados financieros referentes a los recursos económicos, compromisos, patrimonios y los resultados de las operaciones financieras de la empresa.

•

Realizar la clasificación, distribución de manera eficaz y oportuna del pago de todo el personal que labora en la empresa.

Funciones de la Dirección de Finanzas: •

Planificar, organizar, dirigir y controlar de manera eficiente y eficaz, los recursos financieros de la empresa.

•

Programar y controlar las diferentes inversiones de tipo financiero que determine la empresa.

•

Administrar y controlar los ingresos y egresos de los diferentes fondos que se manejan en la empresa, al igual que las recaudaciones recibidas por diferentes conceptos.

•

Presentar informes mensuales y anuales de la ejecución de los diferentes programas bajo su responsabilidad.

Para el desarrollo de sus funciones, la Dirección de Finanzas cuenta con dos departamentos a saber: a) Departamento de contabilidad. b) Departamento de tesorería. Departamento de Tesorería Funciones del departamento de tesorería: •

Organizar el pago de las planillas de sueldos de personal que labora en la institución.

•

Administrar todos los ingresos y egresos de los diferentes fondos que se manejan, al igual que las recaudaciones recibidas por diferentes conceptos.

•

Elaborar el flujo de efectivo y otros.

•

Elaborar los informes de estados de fondos de todas las cuentas corrientes de la institución. 31

•

Presentar al final de cada ejercicio fiscal, un informe del movimiento de tesorería.

Departamento de Ingresos Objetivo: •

Garantizar y controlar de manera eficiente las actividades de ingresos de los fondos u otros valores negociables.

Funciones: •

Recauda de acuerdo a las dependencias, registra e integra los ingresos presupuestarios y de gestión institucional cumpliendo con las leyes, normas y procedimientos administrativos de la empresa.

•

Elabora el flujo de caja presupuestario anual y mensual.

•

Planifica, organiza, dirige, coordina y controla las actividades de cobro.

Departamentos de pagos Objetivo: •

Garantizar, controlar y efectuar los pagos de manera rápida y oportuna.

Funciones: •

Planifica, organiza, dirige, controlar y efectúa los pagos de acuerdos al control financiero y presupuestario del pago de las planillas salariales del personal, pago a proveedores, viáticos u otros.

•

Lleva el registro y el control de las cuentas bancarias, contemplando sus cuentas financieras.

•

Custodia, controla y mantiene inventario de cheques no emitidos de los fondos que maneja la empresa.

Departamento de control y seguimiento de bienes patrimoniales Objetivo: •

Controlar y dar seguimiento a los bienes patrimoniales de propiedad, planta y equipo de la institución.

Funciones:

32

•

Efectuar el control y dar seguimiento de los bienes de propiedad, planta y equipo de la empresa.

•

Registra, revisa y controla los bienes adquiridos por medio de compras, donaciones y otros en el sistema de bienes patrimoniales.

•

Coordina, controla y brinda seguimiento para el descarte y avalúos de bienes patrimoniales.

•

Realiza los balances mensuales de los registros contables contra los registros en el sistema de bienes patrimoniales.

Departamento de Contabilidad Objetivo: •

Presentar en forma sistemática las transacciones de la empresa con el objeto de proveer información sobre su gestión financiera.

Funciones: •

Prepara, registra y controla los registros contables y estados financieros referentes a los recursos económicos, compromisos, patrimonios y los resultados de la operación financiera.

•

Asegura la efectiva aplicación del sistema contable de la empresa.

•

Recopila, registra y controla las informaciones necesarias para la elaboración de los estados financieros.

Departamento de Registros Contables Objetivo: •

Recopilar, clasificar, revisar y registrar de manera cronológica todas las operaciones financieras.

Funciones: •

Recopilar,

clasificar,

codificar

y

registrar

cronológicamente

las

transacciones de operaciones contables y financieras. •

Registrar los libros básicos que exige la ley.

•

Preparar informes complementarios y gerenciales.

•

Elaborar el plan anual de actividades de su unidad y el anteproyecto de presupuesto de su sección.

33

Departamento de análisis y preparación de información financiera. Objetivo: •

Proveer informes financieros y estadísticos debidamente documentados de manera que facilite su interpretación para la toma de decisiones.

Funciones: •

Establecer normas y procedimientos generales de efectivo y control de seguridad para el manejo de toda la documentación de operaciones financieras.

•

Preparar los estados de cuentas de los clientes.

•

Analizar el comportamiento de las cuentas por cobrar o pagar.

•

Preparar las conciliaciones bancarias de los diferentes fondos.

II.- PERSONAL. Este criterio establece que una empresa pequeña es aquélla en la que laboran menos de 250 empleados; una mediana, aquélla que tiene entre 250 y 1000 trabajadores; y una grande es aquélla que se compone de más de 1000 empleados. III.- PRODUCCIÓN U OPERACIONES. Este criterio clasifica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así; una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo , o sea que su producción es artesanal aunque puede estar mecanizada; pero si es así, generalmente la maquinaría es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaría y menos mano de obra. Por ultimo la gran empresa es aquélla que esta altamente mecanizada y/o sistematizada. POR SU MAGNITUD PUEDEN SER: 

Micro.



Pequeñas.



Medianas.



Grandes.

34

POR SU ESTRUCTURA LEGAL. A) SOCIEDAD ANÓNIMA. Es una sociedad mercantil capitalista, con denominación y capital fundacional, representado por acciones nominativas suscritas por accionistas que responden por el monto de su aportación. Características: •

Existe bajo una denominación.

•

Se compone de socios (accionistas) con responsabilidad limitada al pago de sus aportaciones.

•

El capital se divide en acciones.

•

Las acciones pueden estar representadas por títulos negociables, que deben ser nominativos.

•

La SA es más apropiada para sociedades con muchos socios y fuertes necesidades de capital.

•

Se constituye bajo una escritura pública e inscribirse en el registro mercantil.

•

Su número de socios para su constitución es como mínimo uno.

•

Los acuerdos son tomados por mayoría.

•

El derecho de los socios es proporcional en beneficios.

•

Derecho de voto en juntas generales.

ANÁLISIS: Sociedad. En virtud de que el contrato es plurilateral, supuesto que intervienen como mínimo cinco personas. Mercantil. Por estar comprendida en la relación de las calificadas como tales por el articulo 1° de la Ley General de Sociedades Mercantiles y, como consecuencia de la personalidad Jurídica, la sociedad asume la cantidad de comerciante. Capitalista.

35

Supuesto que el principal elemento del contrato social, lo constituye el capital, es decir, el elemento patrimonial constituye la principal característica del contrato social. Denominación. Supuesto que el nombre de esta especie de sociedad siempre se formará con el nombre de alguna cosa, fin, objetivo, etc. Seguidas de las iniciales S.A. o palabras Sociedad Anónima. Ejemplo:

MUEBLES FINOS DEL SUR, S.A.

Capital fundacional. Al efecto, la sociedad deberá contar al momento con un capital suscrito de mínimo de veinticinco mil pesos, del cual deberá estar exhibido cuando menos el 20% si ha de pagarse en efectivo es de cinco mil pesos. Luego entonces el capital fundacional será igual al 20% del capital suscrito. Acciones nominativas. O porciones iguales en que se ha divido el monto del capital social; estos títulos de crédito constituyen el conjunto de derechos y obligaciones que tiene un accionista frente a la sociedad. Accionistas. Nombre que reciben las personas físicas o morales que suscriben y exhiben las acciones. Responsabilidad limitada. Es decir, los accionistas responden hasta el monto de las acciones. B) SOCIEDAD ANÓNIMA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA. Las sociedades anónimas es la sociedad tipo capitales, en oposición a la sociedad de personas y podemos definirla como la que existe bajo una denominación, con un capital social que se divide en acciones, que pueden representarse por títulos negociables, y que está compuesta exclusivamente de socios que sólo son responsables por el monto de las acciones.

36

C) SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA. Es una sociedad mercantil personalista – capitalista, con razón social o denominación, con

capital fundacional representado

por

partes

sociales

nominativas, no negociables, suscritas por socios que responden limitadamente, salvo aportaciones suplementarias o prestaciones accesorias. Características: •

Descripción: sociedad en la que el capital social se encuentra dividido en participaciones nominativas e iguales.

•

Constitución: escritura pública ante notario, incluyendo los estatutos por los que se va a regir la sociedad.

•

Desembolso: Mínimo de 500.000 pesetas totalmente desembolsadas y suscritas.

•

Número de socios: de 1 a 50.

•

Derechos de los socios: salvo a cuerdos en contra especificado en los estatutos, el derecho a los beneficios es proporcional a las aportaciones de los socios. Participación en decisiones sociales. Derechos a la información y a su examen de cuentas.

•

Responsabilidad: limitada a la participación de cada socio.

•

Acuerdos: por mayoría.

•

Utilidad: pequeñas y medianas empresas de pequeño capital y escasos socios.

ANÁLISIS. Sociedad. En virtud de que el contrato social podrá ser bilateral. Cuando intervengan dos socios, o bien contrato plurilateral, cuando intervienen uno o más de dos socios, fijando la ley un Máximo de 25 socios. Mercantil.

37

Por estar comprendida en la relación de las calificadas, como tales por el articulo 1° de la Ley General de Sociedades Mercantiles. Como consecuencia de la personalidad jurídica de la sociedad, asume la calidad de comerciante. Personalista – capitalista. Supuesto que esta sociedad se encuentra en el punto de unión entre las personalistas y las capitalistas, es decir, se encuentra en término medio; aun cuando en realidad predomina en el contrato social el elemento personal. Razón social o denominación. En virtud de que esta especie de sociedad podrá optar por que el nombre de la misma sea Razón Social o Denominación, pero siempre seguidas de las palabras sociedad de responsabilidad limitada. Responsabilidad limitada. Es decir, los socios responden de las acciones sociales hasta el monto de sus aportaciones; salvo aportaciones monetarias o prestaciones accesorias. D) SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Y CAPITAL VARIABLE. Es una fusión de las sociedades de responsabilidad limitada con la de capital variable. Las sociedades de capital variable, según el tipo de sociedad que en este caso es de una sociedad de responsabilidad limitada se constituyen, bien bajo una razón social, o bien bajo una denominación, en la que se anotará siempre las palabras “de capital variable”. Cuando se trate de una sociedad de responsabilidad limitada, se indicará un capital mínimo no inferior al exigido para su constitución. EMPRESARIO. Si la esencia de la empresa se encuentra en la coordinación de capital y trabajo, y de las funciones técnicas que, completadas y coordinadas, logran la producción de bienes y servicios para el mercado, quien realice esta coordinación, será el empresario.

38

Analizaremos, por consiguiente los principales elementos

que integran

esta función empresarial: A) Asunción de riegos: Suele ser el elemento más claro, el que más destacan los diversos tratadistas: es empresario aquel que liga su suerte con la de la empresa. Así, el capitalista que presta a interés, o el obligacionista que garantiza su préstamo y recibe intereses fijos, no merece el nombre de empresarios, porque no arriesgan nada, ni sus ganancias dependen de la prosperidad de la empresa. b) Creatividad o innovación: quien tiene la idea que hace seguir la empresa, quien por lo menos, tiene la idea de ampliarla, cambiar su objetivo, añadir nuevos productos, adaptar nuevos sistemas de producción, ventas, etc. Debe ser considerado empresario. c) Decisiones fundamentales y finales: otra de las características esenciales que se señalan respecto del empresario, es que debe tratarse de la persona que, en último término decide, en forma inapelable, aquellas funciones y actividades de la que depende la vida de la empresa. d) Designación de funcionarios: puede considerarse englobada en el apartado, y puede ser más o menos amplia; así, puede ocurrir que el empresario se limite a nombrar al más alto ejecutivo, y deje a éste la responsabilidad de todos los demás nombramientos. e) Delegación: Es empresario aquel en quien se encuentra toda la suma de facultades para todas las funciones, y en todos los grados; en cada caso delega las que cree necesarias, a cada jefe, de cada nivel. f) Fijación de los grandes objetivos y políticas: Cualquiera que sea la delegación que el empresario haga, siempre dependerá de él exclusivamente la determinación de las metas que la empresa se propone alcanzar, y de las normas más amplias a través de las cuales pretende lograrlas. g) Control:

39

El empresario, precisamente para poder fijar los objetivos y políticas mencionadas, tiene que conocer al menos los resultados generales cada cierto tiempo, a fin de saber si los objetivos se han cumplido, y hacer los cambios, adiciones, correcciones, etc. Que fueren necesarios. h) Aprobación de los lineamientos generales de la organización de la empresa: Aunque esto podría dejarse a los funcionarios ejecutivos, frecuentemente suele ser revisado por el empresario, por estar vinculado a los grandes objetivos. RELACIONES ENTRE EMPRESARIO Y DUEÑO. En la empresa de propiedad individual, es indiscutible que el empresario se confunde con el dueño, ya que en él se dan los elementos mencionados anteriormente. En las empresas de propiedad colectiva o social, la función empresarial se vincula a la persona moral que resulta dueña de la empresa. RELACIONES ENTRE EMPRESARIO Y GENTE PROFESIONAL. En la gran empresa moderna es muy frecuente que el dueño, ordinariamente persona moral o sociedad, encomiende su dirección a un gerente o director profesional. Este es, indiscutiblemente, un mero representante o mandatario del dueño. Las funciones que realiza, jamás las hace por su propia autoridad, no asume más riesgo que el de perder su puesto o su prestigio; pero las decisiones que toma, tienen que ser, en la mayor parte de los casos, refrendadas, al menos a base de no intervención, por los empresarios, y aun pueden ser cambiadas; pero no cabe duda que en gran parte asume la función de creatividad y de fijación de objetivos y políticas, o, por lo menos, sus sugerencia. RELACION ENTRE EMPRESARIO E INNOVADOR TÉCNICO Es increíble el gran número de sistemas, funciones, formulas, etc. Que en la actualidad son creadas y sugeridas por empleados a sueldo, y que, sin embargo, producen un inmenso beneficio a la empresa. A nuestro juicio, esto mismo hace

40

que, al menos en su conjunto, todos estos jefes y empleados asuman parte de la función empresarial. Sin embargo, debe recordarse que ellos no tienen ni los riesgos, ni siquiera la decisión sobre si se adoptarán o no las medidas que proponen. RELACIONES ENTRE EMPRESARIOS Y ACCIONISTAS. En la empresa que es auténticamente una sociedad anónima, sobre todo cuando sus acciones se colocan en el mercado, y principalmente si se establecen cláusulas que prohíben poseer más de un determinado porcentaje de ellas a la misma persona o institución, es muy frecuente que la mayoría de esas acciones sean detectadas por un pequeño número de accionistas, que ni siquiera se conocen, ejerciendo en cambio la dirección algunas instituciones, o un grupo de hombres de negocios que, con un mínimo de acciones, pero por representar un porcentaje mayor que los que poseen individualmente cada uno de los demás, dominan las asambleas.

AUTOEVALUACION 1°

Grupo social en el que, a través de la administración del capital de trabajo,

se producen bienes y /o servicios tendientes a la satisfacción de la comunidad. a) Grupo social

b) Empresa

C)

servicios

41

Empresa

de

2°

Formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de

productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas. a)

Finanzas

b) Recursos Humanos

c) Producción

3°

Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el

mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado. a)Mercado 4°

b) Mercadotecnia

c) Ventas

De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base

en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital a) Finanzas 5°

b) Mercadotecnia

c) Contabilidad

Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas

características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y desarrollo. a) Administración de Recursos Humanos

b) Grupo social

c)

Comités 6°

A que clasificación pertenecen las empresas financiera, de personal y de

operaciones.

42

a) Por su magnitud.

b) Por su complejidad

c) Por su estructura

legal 7°

Es una sociedad mercantil personalista – capitalista, con razón social o

denominación, con

capital fundacional representado

por

partes

sociales

nominativas, no negociables, suscritas por socios que responden limitadamente, salvo aportaciones suplementarias o prestaciones accesorias. a) S.A.

b) S.R.L

c)

S.A. DE R.L.

8°

Menciona los principales elementos que integran una función empresarial.

9°

Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas;

las más usuales y comunes a toda empresa, son: _________________ , ____________________ , __________________ ___________________

43

y

ETICA EMPRESARIAL MARCO TEÓRICO Analizamos la ética desde un punto de vista empresarial. El sentido de la ética merece destacarse como un pilar fundamental de la empresa, y como un factor determinante. Este factor es especialmente percibido y tenido en cuenta por el publico general. Por tal causa, las empresas deben emitir su “Código de Ética” y darlo a conocer a sus accionistas, personal, clientes, proveedores y autoridades vinculadas a la actividad. Si bien la ética es mencionada dentro de las organizaciones, su tono remite equivocadamente a cierta “moral”, pero deberíamos pensar en el concepto ético pero desde una visión pragmática, que es la propia de las empresas. “Nada es más hábil que una conducta irreprochable”. Antes de continuar, es conveniente aclarar ciertos conceptos, para poder tener un marco de referencia. La Ética Al hablar de ética necesariamente tenemos que hablar de filosofía, debido a que pertenece a esta esfera del conocimiento. La acepción más conocida del vocablo “ethos” se presenta con Aristóteles donde se entendía por “ethos”: temperamento, carácter, hábito, modo de ser. Algunas característica de la ética son: •

Es una disciplina filosófica.

•

Su objetivo de estudio es la moral.

•

Es normativa de la actividad humana en orden del bien.

44

•

Es reflexiva, porque estudia los actos no como son, sino como deberían de ser.

•

Es práctica, es decir, se enfoca al campo de acción humano.

La ética se define como: “principios directivos que orientan a las personas en cuanto a la concepción de la vida, el hombre, los juicios, los hechos, y la moral.” Es conveniente diferenciar la ética de la moral, la ética es una disciplina filosófica, la cual tiene como objetivo de estudio la moral, esto no quiere decir que la ética crea la moral, sino solamente reflexiona sobre ella. “La moral se refiere a la conducta del hombre que obedece a unos criterios valorativos acerca del bien y el mal, mientras que la ética reflexiona acerca de tales criterios, así como de todo lo referente a la moralidad.” “El término moral procede del latín “mos”, que significa costumbre, hábito, en el sentido de conjunto de normas o reglas adquiridas por medio de hábito” Otro Concepto importante es el de valor, este no lo poseen los objetos por si mismo sino que estos lo adquieren gracias a su relación con el hombre como ser social. Cuando nos referimos al término empresa lo definimos como una unidad económica de producción de bienes y servicios. La empresa es, individualmente, una de las instituciones protagónicas de la sociedad contemporánea. Su importancia económica es en la actualidad indiscutible y de ahí que la existencia y desarrollo de una capacidad empresarial es un de los activos más valiosos con que puede contar un país. La clave del desarrollo está en las personas. Un dato elemental lo representa el elemento humano el cual es la clave, porque si no perdemos de vista esta consideración, podremos comprender mas fácilmente que el nivel ético esta lejos de ser un factor neutro, o a lo más accesorio, en la vida social. 45

La moral cuenta como un factor positivo de crecimiento personal y también como un factor del mas alto relieve en la sociedad. Pensemos si no lo percibimos con suficiente claridad en las dos desastrosas consecuencias que atrae la corrupción de los gobernantes, el daño que puede causar un medio falta de principios éticos o los perjuicios que derivan de una actividad empresarial lesiva al medio ambiente. Ahora bien, a la hora de aplicar los principios éticos a la empresa, no hay que olvidar lo que esta es por su propia naturaleza, porque si la falta de ética en la actividad empresarial acarrea sin duda consecuencias nocivas, el intento de orientarla conforme a criterios morales que no son los adecuados, aparte de entrañar un idealismo, que aunque muy bien inspirado, podría fácilmente a conducir a consecuencias sociales y económicas catastróficas. También encontramos lo que es el modelo antropológico de los negocios sostiene que el cambio existe siempre, y como tal, la calidad (excelencia) es un fin que no tiene limites, en consecuencia siempre se debe mejorar. Para ello se debe actuar en extremo rigor de forma ética. LA ÉTICA Y LA EMPRESA El administrador y la ética En una empresa u organización ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la actualidad, enfrentan desafíos muy particulares. La cada vez más alarmante contaminación industrial nos recuerda que al destinar recursos los administradores inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin importar lo que hagan o dejen de hacer. El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o perjudicado por una acción en particular se denomina ética, la cual estudia también quien goza de derechos de cualquier índole, y quién goza de ellos. En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo complejo, en particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en

46

comprender los conceptos y las técnicas de la toma de decisiones éticas para poder establecer juicios de orden moral más adecuados. Desde el punto de vista meramente filosófico, la ética es la ciencia que estudia las actuaciones humanas en cuanto se relacionan con los fines que determinan su rectitud. En general toda ética pretende determinar una conducta ideal del hombre. Desde la perspectiva de la ética especial o de ontología que trata de los deberes que se imponen al hombre según los distintos aspectos o campos en que se desarrolla su vida, es donde podemos ubicar su importancia en el desarrollo del ejercicio profesional de la administración de personal. Así las cosas, las normas éticas y morales sobrepasan las prohibiciones de la ley y el lenguaje de "no debes", e incluyen las cuestiones del deber y el lenguaje de "se debe y no se debe hacer". La ética se refiere al deber humano y a los principios en los que se apoyan estas obligaciones. Todas las empresas tienen una obligación ética, y de hecho la administración de personal, hacia cada uno de los cinco grupos que las constituyen: propietarios, accionistas, empleados, clientes, proveedores y la comunidad en general. Pero, no solo en términos de normas y deberes como reglas, sino en términos de valores: la libertad, la igualdad, la solidaridad, el respeto activo y el diálogo. La administración de personal, en consonancia con las directrices del ejecutivo principal y de los propietarios, debe propender por la generación de tres elementos éticos fundamentales que permitan el desarrollo de los valores: la ética de la responsabilidad, la ética hacia el interés de todos, y la ética de la organización. Es decir, la administración de personal, debe propender hacia la consolidación de una empresa ética basada en éstos elementos: una cultura corporativa sólida (valores construidos colectivamente), el talento humano como capital principal de la empresa, la calidad como aspiración fundamental, la combinación de la búsqueda de bienes tangibles (materiales) e intangibles (armonía, cooperación, ausencia de conflictos, cordialidad) preocupación por los clientes, trabajadores, proveedores y los competidores, en el marco de sus actuaciones, y no solo por sus accionistas,

47

asumir la responsabilidad social por las acciones de la empresa, ejercer una dirección basada en los valores, y predominio de un contrato moral de la empresa con sus integrantes, más allá del contrato legal. AREAS FUNCIONALES La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un equipo de trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los objetivos y metas propuestas en el

plan.

Las áreas las podemos establecer así: La gerencia es el núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se toman las decisiones definitivas en pro de la administración de la empresa Mercadeo-Ventas y atención del cliente: Área encargada de generar la mayor fuente de ingresos al negocio. Producción - Compras y Almacenamiento: Área estratégica financieramente para la ampliación de costos razonables y que Le permiten a la empresa una mayor productividad para ser competitivos en los mercados nacionales e internacionales. Gestión de Recursos Humanos: el elemento más importante de toda empresa a cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y externos. Logísticas: Área que permite el desarrollo tecnológico y la oportunidad en la obtención y entrega de elementos (materiales) y la comunicación fuente de desarrollo de toda empresa.

48

Sistema: Área que regula la organización y ordenamiento de una área en particular y de esta con todas las demás áreas para el encadenamiento funcional de la empresa. Áreas Funcionales de la Empresa Las actividades más importantes en la empresa, por medio de las cuales se alcanzan las metas y objetivos, son las siguientes: Área de Finanzas Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. Área de Mercadeo Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción. Área de Producción . Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados,

utilizando

los

recursos

humanos,

económicos

y

materiales

(herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad. 49

Área de Personal Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades. La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial. RECURSOS HUMANOS Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.” Significa conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización. “En la actualidad las técnicas de selección del personal tiene que ser más subjetivas y más afinadas, determinando los requerimientos de los recursos humanos, acrecentando las fuentes más efectivas que permitan allegarse a los candidatos idóneos, evaluando la potencialidad física y mental d los solicitantes, así como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello una serie de técnicas, como la entrevista, las pruebas psicosométricas y los exámenes médicos.” 50

Funciones del DRH El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus funciones varían dependiendo del tipo de organización al que este pertenezca, a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de dirigir las operaciones de los departamentos. Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes: 1.

Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y

empleados. 2.

Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las

cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. 3.

Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del

liderazgo. 4.

Reclutar al personal idóneo para cada puesto.

5.

Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en

función del mejoramiento de los conocimientos del personal. 6.

Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la

armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos. 7. 8.

Llevar el control de beneficios de los empleados. Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o

revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorandums o contactos personales. 9.

Supervisar la administración de los programas de prueba.

51

10. desarrollar un marco personal basado en competencias. 11. Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales OBJETIVOS Atendiendo a que objetivos son los logros que se pretenden alcanzar con la ejecución de una acción. Los objetivos de la administración de Recursos Humanos se derivan de las metas de la empresa completa, los cuales, en toda organización, son la creación o distribución de algún producto o servicio. El principal objetivo es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización , de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social. Según el libro Reinventando Recursos Humanos: Cambiando los Roles para crear una organización de alto rendimiento, del autor: Margaret Butteris, el objeto de los Recursos Humanos es contratar y trasladar personal, mantener informes y administrar salarios y beneficios. Otros objetivos son: 1.

Crear, mantener y desarrollar un contingente de Recursos Humanos

con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización. 2.

Desarrollar condiciones organizacionales de aplicación, ejecución

satisfacción plena de Recursos Humanos y alcance de objetivos individuales. 3.

Alcanzar eficiencia y eficacia con los Recursos Humanos disponibles.

4.

Contribuir al éxito de la empresa o corporación.

5.

Responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la

sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que 52

la sociedad pueda ejercer sobre la organización. 6.

Apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa.

7.

Cumplir con las obligaciones legales.

8.

Rediseñar la función corporativa de Recursos Humanos para

convertirla en una consultaría de la dirección de la empresa sobre contratación, formación, gestión, retribución, conservación y desarrollo de los activos humanos de la organización. 1[5] Dentro de estos objetivos están contenidos 4 tipos que son: 1.

Corporativos

2.

Funcionales

3.

Sociales y

4.

Personales

Composición del DRH

El DRH está compuesto por las siguientes áreas: 1.

Reclutamiento de Personal

2.

Selección

3.

Diseño, Descripción y análisis de cargos

4.

Evaluación del desempeño humano

1 53

5.

Compensación

6.

Beneficios Sociales

7.

Higiene y seguridad en el trabajo

8.

Entrenamiento y desarrollo del personal

9.

Relaciones Laborales

10. Desarrollo Organizacional 11. Base de datos y Sistemas de información 12. Auditoria de RH Definición y funciones de las principales areas que componen el DRH 1.

Reclutamiento de Personal

Las organizaciones tratan de atraer los individuos y obtener informaciones al respecto de ellos para decidir sobre la necesidad de admitirlos o no. Reclutamiento: Es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. 2

[7]

2.

Selección

El proceso de selección comprende tanto la recopilación de información sobre los candidatos a un puesto de trabajo como la determinación de a quién deberá contratarse. El reclutamiento y selección de RH deben considerarse como dos fases de un mismo proceso. 2 54

·

La tarea de selección es la de escoger entre los candidatos que se han

reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante. Puede definirse la selección de RH como la escogencia del hombre adecuado para el cargo adecuado, o entre los candidatos reclutados, aquellos más adecuados a los cargos existentes

en la empresa, con miras a mantener o

aumentar la eficiencia y el desempeño del personal. La selección intenta solucionar dos problemas básicos: a)

La adecuación del hombre al cargo

b)

La eficiencia del hombre al cargo

3.

Diseño, descripción y análisis de cargos

La descripción de cargos es un relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cómo lo hace, y por qué lo hace. Un cargo, anotan Chruden y Sherman, “puede definirse como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros cargos. ·

Es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que

componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en la organización. La descripción de cargos es la relación detallada de las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (para qué lo hace).

55

El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Es un proceso de investigación de las actividades del trabajo y de las demandas de los trabajadores, cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo. 4.

Evaluación de Desempeño

Es una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa. El procedimiento para evaluar el personal se denomina evaluación de desempeño, y generalmente , se elabora a partir de programas formales de evaluación, basados en una cantidad razonable de informaciones respecto a los empleados y a su desempeño en el cargo. Su función es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Medir el desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo. 5.

Compensación

Está dada por el salario. Su función es dar una remuneración (adecuada por el servicio prestado) en valor monetario, al empleado. 6.

Beneficios Sociales

“Son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios que las empresas ofrecen a sus empleados”. Estos beneficios pueden ser financiados total o parcialmente por la empresa. Su función es mantener y aumentar la fuerza laboral dentro de un nivel satisfactorio de moral y productividad; así como también, ahorrarle esfuerzos y preocupaciones a sus empleados. 7.

Higiene y Seguridad

56

Constituyen dos actividades estrechamente relacionadas, orientadas a garantizar condiciones personales y materiales de trabajo, capaces de mantener cierto nivel de salud de los empleados. Según el concepto emitido por la Organización Mundial de Salud, la salud es un estado completo de bienestar físico, mental y social, y no solo la ausencia de enfermedad. Su función está relacionada con el diagnóstico y la prevención de enfermedades ocupacionales a partir del estudio y el control de dos variables: el hombre y su ambiente de trabajo; así como también la prestación no solo de servicios médicos, sino también de enfermería, primeros auxilios; en tiempo total o parcial; según el tamaño de la empresa, relaciones éticas y de cooperación con la familia del empleado enfermo. 8.

Entrenamiento y Desarrollo

Es el área que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes de los puestos de la empresa, así como también se encarga de suministrar a sus empleados los programas que enriquecen su desempeño laboral; obteniendo de esta manera mayor productividad de la empresa. Su función es que por medio a estos programas se lleve la calidad de los procesos de productividad de la empresa, aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo. 9.

Relaciones Laborales

Se basa en la política de la organización, frente a los sindicatos, tomados como representantes de los anhelos, aspiraciones y necesidades de los empleados. Su objetivo es resolver el conflicto entre capital y trabajo, mediante una negociación política inteligente. 10. Desarrollo Organizacional

57

“EL DO se basa en los conceptos y métodos de la ciencia del comportamiento y estudia la organización como sistema total.” Su función es mejorar la eficacia de la empresa a largo plazo mediante intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura de las organizaciones. 11. Base de datos y sistemas de Información “El concepto sistema de información gerencial, se relaciona con la tecnología informativa, que incluye el computador o una red de microcomputadores, además de programas específicos para procesar datos e información”. Su función es recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones, y mantener un mayor control y planificación sobre sus empleados. 12. Auditoria “La auditoria se define como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de sugerencias para mejorar. Su función es mostrar como está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. MERCADOTECNIA Para empezar podemos definir la mercadotecnia como una ciencia, un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean a través de generar, ofrecer e intercambiar productos de valor con sus semejantes. El especialista en el área de mercadotecnia se llama "Mercadólogo". El punto de partida de la mercadotecnia radica en las necesidades y deseos humanos. La necesidad humana es el estado en el que se siente la privación de

58

algunos satisfactores básicos. Los deseos, consisten en anhelar los satisfactores específicos para estas necesidades profundas. La demanda, por su parte, consiste en desear productos específicos que están respaldados por la capacidad y la voluntad de adquirirlos. Los mercadólogos, influyen en los deseos de las personas, haciendo que los productos resulten atractivos, accesibles y disponibles con facilidad para el consumidor al que van dirigidos. Producto es todo aquello que puede ofrecerse para satisfacer una necesidad o un deseo, la importancia de los productos es disfrutar de los servicios que ofrecen. Valor es la estimación que hace el consumidor de la capacidad total del producto para satisfacer sus necesidades. El intercambio es el acto de obtener de alguien un producto que se desea ofreciendo algo a cambio. Una transacción comprende varias dimensiones: al menos dos objetos de valor, acuerdo sobre las condiciones, un tiempo convenido y un lugar convenido. Las transacciones, dan lugar a conflictos basados en la mala interpretación o la mala fe. Una transacción difiere de una transferencia. La mercadotecnia debería limitarse al estudio de las transacciones y no el de las transferencias; sin embargo, el comportamiento de la transferencia puede también extenderse a través del concepto de intercambio. El mercadólogo busca provocar una respuesta conductual de la otra parte. La mercadotecnia consiste en acciones que se emprenden para provocar las respuestas que se desean por parte de un público meta, hacia algún objetivo. Para efectuar intercambios exitosos, el mercadólogo analiza lo que cada parte espera dar y recibir. El proceso de tratar de llegar a términos convenientes para ambas partes recibe el nombre de negociación. La negociación conduce, ya sea términos aceptables para ambas partes, o la decisión de no hacer la transacción. Los mercadólogos hábiles

59

tratan de establecer relaciones a largo plazo, confiables y seguras con clientes, distribuidores, comerciantes y proveedores. Esto se logra prometiendo y entregando a la otra parte, alta calidad, buen servicio y precios justos todo el tiempo. Se consigue fortaleciendo los lazos económicos, técnicos, sociales con las otras partes. Las relaciones de mercadotecnia reducen costos y tiempo en las transacciones. El resultado final de las relaciones de mercadotecnia es la estructuración de un bien único de la empresa, llamado red de mercadotecnia. Esta, está formada por la empresa y las compañías con las cuales ha establecido relaciones comerciales sólidas y confiables. La mercadotecnia está tratando de sustituir la maximización de utilidades en cada transacción individual por la maximización de las relaciones provechosas con las otras partes. El principio de operación es establecer buenas relaciones y transacciones provechosas, como las siguientes. El mercado está formado por todos los clientes potenciales que comparten una necesidad o deseo específico y que podrían estar dispuestos a participar en un intercambio que satisfaga esa necesidad o deseo. En tiempos antiguos, el término mercado se refería al lugar donde compradores y vendedores hacían el intercambio de mercancías, aunque los mercadólogos consideran que los vendedores constituyen la industria y los compradores el mercado. Hay varios tipos de mercado: el mercado de producto, el mercado demográfico, el mercado geográfico, el mercado de votantes, el mercado de trabajo y el mercado de donantes. El concepto de mercado nos remite al concepto de mercadotecnia, es una actividad humana que está relacionada con los mercados, significa trabajar en ellos para actualizar los intercambios potenciales con el objeto de satisfacer las necesidades humanas. El mercadólogo es aquel que busca un recurso de alguien más y está dispuesto a ofrecer algo de valor a cambio, puede ser un vendedor o un comprador, el mercadólogo es una empresa que sirve a un mercado de

60

usuarios finales frente a la competencia, su efectividad relativa está influida por sus respectivos proveedores, además de las fuerzas ambientales. Administración de la mercadotecnia La administración de la mercadotecnia es el proceso de planear y ejecutar la concepción, fijación de precios, promoción y distribución de ideas, mercancías y servicios para dar lugar a intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.

Es

un

proceso

que

comprende

análisis,

planeación,

instrumentación y control; que abarca bienes, servicios e ideas; que se basa en la teoría del intercambio y cuya meta es satisfacer a las partes involucradas. La administración de la mercadotecnia, a lo largo del tiempo, se le ha identificado con las funciones y el comportamiento del personal con el mercado de clientes. La labor de la mercadotecnia en el mercado de clientes la llevan a cabo los gerentes de ventas, representantes de ventas, los gerentes de publicidad y promoción, los investigadores de mercado, los gerentes de servicio a clientes, gerentes de producto y de marca, los gerentes de industria y mercado y el vicepresidente de mercadotecnia. A la administración de la mercadotecnia le corresponde la función de influir en el nivel, la oportunidad y la composición de la demanda, de tal forma que contribuya a que la organización logre sus objetivos. La organización se forma una idea del nivel deseado de transacciones con el mercado meta. Sin embargo, en ocasiones el nivel real de demanda puede estar abajo, ser igual o estar por encima del nivel deseado en cuanto a demanda. Los ejecutivos de mercadotecnia confrontan esta tarea por medio de la investigación, la planeación, la instrumentación y el control de mercados. Dentro de la planeación deben tomar decisiones respecto a los mercados meta, el control del mercado, desarrollo del producto, fijación de precios, canales de distribución, distribución física, comunicación y promoción. Producción

61

El concepto de producción afirma que los consumidores favorecerán a aquellos productos que estén ampliamente disponibles y tengan bajo costo. Los directivos de las organizaciones orientadas hacia la producción concentran sus esfuerzos en lograr una gran eficiencia en la producción y una cobertura amplia de distribución. Algunas organizaciones que brindan servicios también se apegan al concepto de producción,. Gran parte de l ejercicio médico y dental esta organizado con base en los principios de ensamble, al igual que algunas entidades gubernamentales. Producto El concepto de producto plantea que los consumidores favorecerán a aquellos productos que ofrezcan la mejor calidad, rendimiento o característica novedosas. Los directivos de organizaciones orientadas hacia el producto canalizan su energía a la producción de buenos productos y a mejorarlos conforme transcurre el tiempo. Estos ejecutivos suponen que el comprador admira los productos bien hechos y es capaz de apreciar su calidad y rendimiento, están enamorados de su producto y no alcanzan a darse cuenta de que el mercado quizás no se mostrará tan receptivo. El concepto de mercado lleva a la miopía de mercadotecnia, es decir, a una desmedida concentración en el producto y no en la necesidad. Venta El concepto de venta afirma que si se les deja solos, los consumidores, por lo regular, no comprarán suficientes productos de la empresa. Por tanto, ésta debe emprender un esfuerzo agresivo de ventas y promoción. Este concepto supone que los consumidores siempre manifiestan inercia o resistencia de compra y que tienen que ser persuadidos para que compren más; y que las empresas disipen de un gran acervo de herramientas de promoción y ventas para estimular más compras. En la moderna economía industrial la

62

capacidad productiva ha sido estructurada a tal grado que la mayor parte de los mercados es de compradores y los vendedores tienen que trabajar dura para ganar clientes. El público adopta la mercadotecnia con ventas y publicidad agresiva. Las ventas se enfocan en las necesidades del vendedor, la mercadotecnia en las necesidades del comprador. El concepto de mercadotecnia se sustenta en cuatro pilares principales que son: el mercado meta, necesidades del consumidor, mercadotecnia coordinada y rentabilidad. Mercado Meta: es un grupo de clientes a quienes una organización dirige específicamente su esfuerzo de mercadotecnia. Necesidades del consumidor: carácter de aquello de lo que no pueden prescindir los clientes. Mercadotecnia coordinada: esto vendría siendo como el juego de promoción-venta de un producto de una empresa dirigido a un grupo de personas. La mercadotecnia combinada significa dos cosas: la primera, que deben coordinarse entre sí, y, la segunda, la mercadotecnia debe estar bien combinada con los otros departamentos de la empresa. La mercadotecnia no funciona bien cuando sólo un departamento y sus empleados se percatan del efecto que tiene la satisfacción del cliente. Rentabilidad: el propósito del concepto de mercadotecnia es ayudar a las organizaciones a alcanzar sus metas. La clave no es lograr utilidades como primer fin, sino lograrlas como consecuencia de haber realizado un buen trabajo. Una empresa hace dinero satisfaciendo las necesidades de sus clientes mejor que la competencia. Los mercadólogos deben participar en el análisis de generar utilidades potenciales de diferentes maneras mercadotécnicas. La mayoría de las empresas todavía no ha logrado un plena madurez de mercadotecnia. Piensa que la tiene por contar con un equipo de mercadotecnia. Pero un departamento de mercadotecnia no asegura que una empresa esté orientada hacia el mercado, la 63

mayor parte de las empresas no adopta cabalmente el concepto de mercadotecnia, hasta que las circunstancias la inducen a él, ya sea por: declinación de las ventas, crecimiento lento, patrones cambiantes de compra, alta competencia, aumento de los gastos de mercado. En el proceso de transformación a empresas orientadas hacia el mercado, las compañías pueden enfrentarse con 3 obstáculos: la resistencia organizada, el lento aprendizaje y el olvido rápido. Resistencia Organizada: en algunos departamentos de las empresas, no les agrada estar estructurados con base en la mercadotecnia, porque con esto se ve amenazada su fuerza en la organización. La función de la mercadotecnia se ve como una de las diferentes funciones de la empresa de igual importancia, en una relación de verificación y equilibrio. Lento aprendizaje: muchas organizaciones se las han arreglado para introducir la mercadotecnia en su organización. se contrata al personal externo, especialistas en mercadotecnia,, se introducen sistemas para planeación y control de mercadotecnia. Aún si emprenden estas actividades, el aprendizaje en cuanto a que es la mercadotecnia fluye con lentitud. Olvido Rápido: aun después de que la mercadotecnia se ha instituido, la administración debe luchar contra una marcada tendencia a olvidar los principios básicos de la materia. La administración tiende a olvidar los principios de la mercadotecnia a raíz de su éxito. Hay que conocer el mercado meta de la empresa y la forma de satisfacerlo. Mercadotecnia Social El concepto de mercadotecnia social afirma que la labor de las organizaciones es determinar las necesidades, deseos e intereses de los mercados meta y entregarles los satisfactores deseados, en forma más eficaz y eficiente que la

64

competencia, de tal manera que se proteja e incremente el bienestar del consumidor y de la sociedad. Hace un llamado a los mercadólogos para que ponderen tres consideraciones al establecer sus políticas de mercadotecnia: las utilidades de la empresa, la satisfacción del consumidor, y el interés público. La rápida adopción de la administración de la mercadotecnia En la actualidad la administración de la mercadotecnia es un asunto de interés creciente en organizaciones de todo tipo y tamaño, dentro y fuera del sector empresarial y en toda clase de países. En el sector empresarial El

sector

empresarial,

diversas

compañías

tomaron

conciencia

de

la

mercadotecnia en diferentes momentos. La mercadotecnia se difundió con mas rapidez en empresas de productos empacados, de productos duraderos y de equipo industrial, en ese orden. En el sector no lucrativo La mercadotecnia capta cada vez mas el interés de organizaciones no lucrativas, como universidades, hospitales , iglesias, etc... estas organizaciones tienes problemas de mercado. Sus administradores luchan por mantenerlas vivas ante el cambio acelerado en las actitudes del consumidor y la disminución de recursos financieros. En el sector internacional Muchas empresas internacionales están invirtiendo en mejorar sus sistemas de mercadotecnia en general. Las multinacionales han introducido y difundido prácticas modernas de mercadotecnia en todo el mundo. Esta tendencia ha estimulado a empresas nacionales mas pequeñas de varios países a empezar a 65

interesarse en estos métodos para fortalecer su mercadotecnia y estar en condiciones de competir eficazmente con empresas multinacionales. OPERACIONES Podemos definir la Administración de Operaciones como el área de la Administración de Empresas dedicada tanto a la investigación como a la ejecución de todas aquellas acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la planificación, organización, dirección y control en la producción tanto de bienes como de servicios, destinado todo ello a aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfacción de los clientes, y disminuir los costes. A nivel estratégico el objetivo de la Administración de Operaciones es participar en la búsqueda de una ventaja competitiva sustentable para la empresa. Una definición alternativa es la que define a los administradores de operaciones como los responsables de la producción de los bienes o servicios de las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se utilizan. Así pues, la administración de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la función de operaciones. De éstas definiciones surge claramente que el proceso de dirección de operaciones consiste en planificar, organizar, gestionar personal, dirigir y controlar, a los efectos de lograr optimizar la función de producción. El responsable de la administración de operaciones debe hacer frente a diez decisiones estratégicas, las cuáles son: ·

Diseño de bienes y servicios

·

Gestión de la calidad

·

Estrategia de procesos 66

·

Estrategias de localización

·

Estrategias de organización

·

Recursos humanos

·

Gestión del abastecimiento

·

Gestión del inventario

·

Programación

·

Mantenimiento La estrategia de operaciones es una visión de la función de operaciones que

depende de la dirección o impulso generales para la toma de decisiones. Esta visión se debe integrar con la estrategia empresarial y con frecuencia, aunque no siempre, se refleja en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrón consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la compañía. La mayoría de los autores están de acuerdo en que la estrategia de operaciones es una estrategia funcional, que debe guiarse por la estrategia empresarial y dar como resultado un patrón consistente en la toma de decisiones. AREAS

DE

DECISION

ALGUNAS PREGUNTAS A RESPONDER

Diseño del producto y del servicio

¿Qué producto o servicio debemos ofrecer? ¿Cómo debemos diseñar estos productos o servicios?

Gestión de calidad

¿Quién es responsable de la calidad? ¿Cómo definimos la calidad que queremos en nuestro servicio o producto?

67

Diseño de proceso y ¿Qué proceso necesitarán estos productos y planificación

en qué orden? ¿Qué equipo y tecnología son necesarios

de capacidad

para estos procesos?

Localización

¿Dónde situaremos las instalaciones? ¿En qué criterio nos basaremos para elegir la localización?

Diseño

de

organización

la ¿Cómo organizaremos la instalación? ¿Qué tamaño deberá tener para cumplir el plan?

Recursos humanos y ¿Cómo proporcionar un entorno de trabajo diseño del

razonablemente bueno? ¿Cuánto se puede esperar que produzcan

trabajo

nuestros empleados?

Gestión abastecimiento

del ¿Deberíamos

fabricar

determinado

componente o comprarlo? ¿Quiénes son nuestros proveedores y quién puede quedar integrado en nuestro programa electrónico?

Inventario, planificación

de ¿Cuántos inventarios de artículos debemos

necesi_ llevar? dades de material y JIT

¿Cuándo volvemos a pedir?

Programación

¿Es

una

buena

idea

subcontratar

la

intermedia, planifica_ producción? ción a corto plazo y ¿Es mejor despedir a gente o mantenerlos en planificación del proyecto

nómina en los períodos de ralentización? ¿Quién

Mantenimiento

se

hace

responsable

mantenimiento?

68

del

Para uno de los principales consultores de Administración de Operaciones a nivel mundial, el norteamericano Roger Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota) la administración de operaciones tienen la responsabilidad de cinco importantes áreas de decisiones: proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad. 1.-Proceso. Las decisiones de esta categoría determinan el proceso físico o instalación que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnología, el flujo de proceso, la distribución de planta así como todos los demás aspectos de las instalaciones físicas o de servicios. Muchas de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en particular cuando se necesita una fuerte inversión de capital. Por lo tanto, resulta importante que el proceso físico se diseñe con relación a la postura estratégica de largo plazo de la empresa. 2.- Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a largo plazo la determina el tamaño de las instalaciones físicas que se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeación de la capacidad determina no sólo el tamaño de las instalaciones sino también el número apropiado de gente en la función de operaciones. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas específicas y puestos de operaciones mediante la programación de la gente, del equipo y de las instalaciones. 3.- Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qué tanto pedir y cuándo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a través de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y

69

de producto terminado. Los gerentes de inventarios deciden cuánto gastar en inventarios, dónde colocar los materiales y numerosas decisiones más relacionadas con lo anterior. Administran el flujo de los materiales dentro de la empresa. 4.

Fuerza de trabajo. La administración de gente es el área de

decisión más importante en operaciones, debido a que nada se hace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo incluyen la selección, contratación, despido, capacitación, supervisión y compensación. Estas decisiones las toman los gerentes de línea de operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con la gerencia de recursos humanos. Administrar la fuerza de trabajo de manera productiva y humana, es una tarea clave para la función de operaciones hoy en día. 5.- Calidad. La función de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la organización. Las decisiones sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estándares, diseñar equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad. La atención cuidadosa a éstas cinco áreas de toma de decisiones es clave para la administración de operaciones exitosas. La moderna administración de operaciones trabaja sobre tres aspectos fundamentales que son: ·

La calidad total, entendida ésta como el cumplimiento de las

especificaciones generadas en respuesta a los requerimientos de los clientes y consumidores.

70

·

La administración científica que implica adoptar decisiones basada en

hechos, lo cual comprende el conocimiento de las variaciones, un enfoque centrado en los procesos y un análisis sistémico. ·

El trabajo en equipo que integra en sus procesos tanto a los proveedores

como a los clientes. Los administradores de operaciones no trabajan solamente en empresas productoras de bienes, también lo hacen en industrias de servicio. En el caso de las industrias de servicio privadas, se emplean gerentes de operaciones en hoteles, restaurantes, aerolíneas, bancos y tiendas al menudeo. En todas estas empresas, los administradores de operaciones, en forma muy parecida a sus contrapartes de las empresas que producen bienes, son responsables del suministro de servicios. Plan de Operaciones El contenido de todo Plan de Operaciones gira en torno del ¿cómo? y ¿con qué?, ya que de muy poco nos serviría haber identificado y definido un producto o servicio tan interesante y atractivo que nuestros clientes potenciales estuviesen todos ellos ansiosos de poseerlo, utilizarlo y disfrutarlo si después no fuésemos capaces de fabricarlo, comercializarlo y prestarlo. Además, no hay que olvidar que muchos de los datos necesarios para realizar el Plan Financiero deben ser proporcionados por el Plan de Operaciones. Cuando esto no es así, el Plan Financiero se convierte en una mera “cocina de números” que, con independencia de que su presentación aparente sea muy completa y exacta, puede resultar en datos peligrosamente engañosos. Es por ello que los objetivos básicos de cualquier Plan de Operaciones son:

71

1.

Establecer los procesos de producción / logísticos / de servicios

más adecuados para fabricar / comercializar / prestar los productos / servicios definidos por el Plan de la empresa. 2.

Definir y valorar los recursos materiales y humanos necesarios para

poder llevar a cabo adecuadamente los procesos anteriores. 3.

Valorar los parámetros básicos (capacidades, plazos, existencias,

inversiones, etc.) asociados a los procesos y recursos citados en los dos punto

anteriores

y

comprobar

que

son

coherentes

con

los

condicionantes y limitaciones esenciales impuestos por el entorno, la definición de negocio, las estrategias generales del mismo y los otros componentes del Plan de empresa (Planes de Marketing y Ventas, Económico-Financiero, de Recursos Humanos). Si no se da dicha coherencia, es imprescindible revisar a fondo el Plan de Operaciones, para lo cual es preciso tener presente en todo momento los condicionantes y limitaciones. 4.

Programar y valorar el período de puesta en marcha.

Las etapas para la realización del Plan de Operaciones son: 1.

Identificar los principales Condicionantes Externos, impuestos por el

entorno. 2.

Identificar los principales Condicionantes Internos, impuestos por el

propio Plan de la empresa. 3.

Establecer los Procesos y Operaciones más adecuados.

4.

Definir los Recursos Materiales necesarios.

5.

Definir los Recursos Humanos necesarios.

72

6.

Establecer la Distribución en Planta más adecuada.

7.

Establecer la Infraestructura Física más adecuada.

8.

Establecer la Localización más adecuada.

9.

Determinar los Plazos.

10. Determinar las Capacidades. 11. Determinar las Existencias. 12. Determinar los Costes Unitarios. 13. Determinar los Gastos Operativos. 14. Determinar las Inversiones. 15. Programar y valorar la Puesta en Marcha del Plan de Operaciones. Estudiar más y mejor para la Administración de Operaciones Administrar la producción sea de bienes físicos o servicios, comporta un compromiso tanto para con la empresa como para con sus trabajadores, clientes y consumidores, y la sociedad toda en su conjunto. Una empresa debe lograr el óptimo en su funcionamiento para permitir los objetivos de rentabilidad de sus propietarios e inversores, sino también para lograr conservar los puestos de trabajo e inclusive incrementarlos, hacer que los trabajadores tengan un elevado grado de motivación y calidad de vida laboral, generar productos con un alto valor agregado para sus consumidores gracias a un precio justo y un elevado nivel de calidad, y relaciones fructíferas y de largo plazo con sus proveedores. Todo ello no se logra sino es con un trabajo y perfeccionamiento asentado en la ética y la disciplina.

73

El perfeccionamiento comienza y se sigue todos los días mediante el estudio y la investigación. Para ello el área de operaciones requiere conocimientos en materia de: ·

Administración de Empresas

·

Ingeniería Industrial

·

Productividad

·

Calidad

·

Mejora Continua

·

Comportamiento Organizacional

·

Matemáticas y Estadísticas Aplicadas

·

Investigación de Operaciones

·

Gestión de Costos

·

Sistemas de Resolución de Problemas y Toma de Decisiones

·

Sistema de Información Gerencial y para la Toma de Decisiones

·

Metodología de la Investigación

·

Marketing

·

Finanzas Corporativas

·

Pensamiento Estratégico

·

Economía y especialmente Economía de la Empresa

·

Capacitación y Entrenamiento 74

·

Supervisión

·

Liderazgo y Motivación

·

Trabajo en Equipo

·

Dinámica de Grupos

·

Creatividad e Innovación

·

Pensamiento Sistémico

·

Gestión del Conocimiento

·

Inteligencia Emocional – Pensamiento Lateral – PNL – Mapas Mentales –

Etc. Los números y fórmulas cuentan y mucho, pero no menos importante lo son los aspectos humanos y psicológicos. Dejar de lado la creatividad, la innovación, la inteligencia emocional, la dinámica de grupos o el trabajo en equipos entre otros, es condenar a la empresa a la incompetitividad en el mediano y largo plazo. No sólo se trabaja con elementos físicos, como insumos, maquinarias y equipos, sino también con personas, las cuales son las que marcan la diferencia entre una empresa de excelencia y las otras. Es su creatividad, su capacidad de innovación, su capacidad de cambio y adaptación, su espíritu de perfeccionamiento, lo que distingue a las empresas poseedoras de claras ventajas competitivas. Estos conocimientos se hacen mucho más necesarios cuando se trata de la consultoría, a la cual se le requerirá la capacidad de guiar, asesorar y ayudar a resolver problemas y tomar decisiones complejas INFORMATICA

75

Tiene como objetivo ayudar en aquellos trabajos rutinarios y repetitivos, generalmente de cálculo y de gestión, donde es frecuente la repetición de tareas. La idea es que una máquina pueda realizarlos mejor, aunque siempre bajo la supervisión del hombre. Comprende las siguientes funciones: 1. Análisis de sistemas 2. Cotizaciones de equipo de cómputo. 3. Instalación de redes 4. Mejoramiento en los sistemas administrativos 5. Creación de software 6. Prueba de nuevo software La Informática es una rama de la ingeniería que estudia el tratamiento de la información mediante el uso de máquinas automáticas. Entre las tareas más populares que ha facilitado esta ciencia se encuentran: elaborar documentos, enviar y recibir correo electrónico, dibujar, crear efectos visuales y sonoros, maquetar folletos y libros, manejar la información contable en una empresa, reproducir música y videos, controlar procesos industriales y jugar. Informática es un vocablo inspirado en el francés informatique, formado a su vez por la conjunción de las palabras information y automatique, para dar idea de la automatización de la información que se logra con los sistemas computacionales. La informática es un amplio campo que incluye los fundamentos teóricos, el diseño, la programación y el uso de las computadoras (ordenadores) como herramienta de solución de problemas.

FINANZAS

76

Se define como el arte, la ciencia de administrar dinero, casi todos los individuos y organizaciones ganan u obtienen dinero y gastan o invierten dinero. Las finanzas se relacionan con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos que participan en la transferencia de dinero entre personas, como empresas y gobiernos. Dentro de los servicios financieros tenemos a la Banca e Instituciones relacionadas (Ejecutivos de crédito, gerentes de bancos, ejecutivos fiduciarios) •

Planeación financiera personal.

•

Planificadores financieros.

Inversiones. •

Corredores de bolsa.

•

Analista de valores.

•

Gerentes de cartera.

•

Ejecutivos de banco de inversión.

Bienes Raíces. •

Agentes o corredores de bienes raíces.

•

Valuadores.

•

Prestamistas en bienes raíces.

•

Banqueros hipotecarios.

•

Gerentes de propiedades.

Seguros. •

Agentes o corredores de seguros.

•

Aseguradores

77

PROCESO ADMINISTRATIVO CONCEPTO Y SECUENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Proceso: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Proceso Administrativo



En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:



El conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, se observan dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración, a estas dos fases Lyndall F. Urwick les llama: Mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro, mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

78

George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración. El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Ventajas Del Proceso Administrativo •

Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

•

Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

•

Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

•

Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

•

Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

•

Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

•

Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven

como

directrices

necesarias

para

administrativa.

79

una

útil

investigación

•

Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Los valores de la administración pueden ser: •

Sociales

•

Organizacionales

•

Económicos

Sociales: Estos son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar social de la sociedad a través del: •

Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.

•

Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.

•

Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y federales.

•

Evitar la competencia desleal.

•

Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.

•

Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizaciones: •

Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social.

•

Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.

•

Optimizar la coordinación de recursos.

•

Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

•

Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Económicos: •

Son los que orientan a la obtención de beneficios económicos.

•

Generar riquezas

•

Máxima obtención de utilidades 80

•

Manejo adecuado de recursos financieros

•

Desarrollo económico del grupo social

•

Promover la inversión ¿Qué se quiere hacer? Planeación ¿Qué se va hacer? Mecánica

Organización

¿Cómo se va hacer?

Administración

Dirección

Ver que se haga.

Dinámica Control

¿Cómo

se

ha

realizado?

ELEMENTOS DE LA FASE MECANICA Para el autor Lyndall F. Urwick la fase mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que Debe hacerse y se constituye de 3 etapas que son: 

Previsión.



Planeación.



Organización.

PREVISION. Responde a la pregunta

¿QUÉ PUEDO HACER?

Previsión = Ver = Ver anticipadamente. 81

Para hacer previsión es indispensable: •

Fijar objetivos y fines que se persiguen.

•

Investigar los factores positivos y negativos que no ayudan u obstaculizan de alguna manera en la busca de esos objetivos.

•

Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción que nos permita escoger algunos de ellos como base de nuestros planes.

Previsión: Elemento de la administración en el que, con base a las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, se determinan los principales cursos de acción que nos permitan realizar los objetivos de la empresa. Principios de la previsión a) Principio de la previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran la certeza completa, ya que el número de los factores y la intervención de decisiones humanas siempre existirá en la empresa un riesgo. La previsión descansa en una certeza moral o probabilidad seria que se apoya en experiencias pasadas, propias o ajenas y aplicando métodos estadísticos de probabilidad. b) Principio de la objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos y no en opiniones subjetivas. c) Principio de la medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas no solo cualitativamente sino también cuantitativamente.

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LOS OBJETIVOS a) Individuales y colectivos: El que persigue una persona física.

(individual).

El que persigue una grupo.

( colectivo).

b) Generales y particulares: Los objetivos particulares ayudan a conseguir los objetivos generales. Mientras más abajo jerárquicamente hablando más particulares son. c) Objetivos básicos, secundarios y colaterales: Básicos: económicos, sociales y de servicio. Secundarios: ayudan a lograr los básicos. Colaterales: son aquellos que sin ser buscados directamente como los básicos y secundarios se obtienen casi espontáneamente a lograr los secundarios. LA BASE DE LA PREVISIÓN ES LA INVESTIGACIÓN. Para investigar los factores positivos y negativos que habrán de influir en la consecución del objetivo. Reglas de la Investigación Regla 1: Debe de hacerse una clasificación general de los factores positivos y negativos. Regla 2: Deben distinguirse los factores mensurables de la mera apreciación, esto es ser objetivos descansar en hechos y no en opiniones. Regla 3: Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hayan a nuestro alcance, para ver si los podemos alcanzar, cuando y a que costo. A esto se le llama FACTIBILIDAD. Regla 4: 83

Deben seleccionarse aquellos factores más importantes y que influyen mucho sobre los demás factores a esto se le llama FACTORES ESTRATÉGICOS. Regla 5: Es conveniente tener en cuenta los diferentes cursos alternativos de acción. Técnicas de investigación: a) La observación: Puede ser en hechos, experimentos y registros. b) La encuesta: Puede ser por cuestionarios o por entrevista.

PLANEACION. Responde a la pregunta

¿ QUE VOY HACER?

Concepto: Fija con precisión lo que ha de hacerse. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo así como las determinaciones de tiempo sin números necesarios para su realización. (plan, programa y política y presupuesto). Principios de la Planeación a) Principio de precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas o genéricas, si no con la mayor precisión posible, porque van a seguir acciones concretas. b) Principio de flexibilidad: Todo plan preciso debe prever los posibles cambios que puedan ocurrir:

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Ya sea fijado máximos y mínimos con una tendencia central entre ellos como lo más normal. Vislumbrando de ante mano los posibles cambios para las circunstancias especiales que se presentan. Estableciendo sistemas de rápida revisión y corrección. c) Principio de unidad: Los planes deben de ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan general. Elementos de la planeación: Objetivo: Fin o propósito que se desea alcanzar y es la razón de ser de la empresa y los objetivos de una empresa son: inovatibilidad, rendimiento sobre la inversión productiva, participación sobre el mercado, etc. Metas: Puntos medibles concretos o mensurables que hay que alcanzar en el camino de la consecución de los objetivos. Plan: Son una serie de acciones que se piensas realizar para lograr algo. Programa: Aquí se establece la secuencia de las operaciones que hablan de realizarse y el tiempo requerido para cada una de sus partes. PLAN + TIEMPO = PROGRAMA. Presupuesto: Son las actividades que se piensan realizar en un periodo de tiempo así como las unidades o cantidades que atañen a cada actividad. Son estados de resultados anticipados a través de los cuales los planes se traducen en términos financieros. PROGRAMA + CANTIDAD = PRESUPUESTO. Instructivo: Son una serie de pasos o acciones muy especificas, que hay que efectuar en orden, generalmente los lleva a cabo una persona cuyo tipo de trabajo es

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operativo o físico. Ejemplo: el encendido de una máquina, la receta de un café, el llenado de una forma. Procedimientos: Son una serie de tareas concatenadas que marcan el orden cronológico mas eficiente y la forma establecida de efectuar el trabajo que deba hacerse en forma repetitiva y que obtenga los mejores resultados. En este intervienen varias personas, puestos o departamentos, pueden incluir instructivos y es para trabajo administrativo u oficinesco. Ejemplo: compras, ventas, capacitación, etc. Diferencia entre un instructivo y un procedimiento INSTRUCTIVO * Más pequeños * Una solo persona * Trabajo físico u operativo

PROCEDIMIENTO * Más grandes * Dos o más personas * Trabajo administrativo u oficinesco

Manual: Libro que contiene en forma resumida los principales elementos administrativos, ordenados en forma lógica y que sirven para operar una empresa, departamento o sección. Contenido del manual Índice, objetivo general de la empresa, política general de la empresa, luego se divide en las 7 áreas funcionales, cada una debe incluir objetivos, políticas, organigramas, funciones, instructivos, procedimientos, análisis de puesto, formas, formatos, reportes, est. Políticas: Son principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo. Son declaraciones que sirven para inspirar la conducta de los integrantes de la empresa y les ayuda en la toma de decisiones. Reglamento: Conjunto de normas que rigen la conducta de los trabajadores de una empresa. Es donde se establece lo que se debe de hacer y lo que no se debe de hacer, así

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mismo se indica que hace la empresa cuando el trabajador sí cumple con lo que tenia que hacer (premios), y que hace la empresa cuando el trabajador no cumple con lo que debe de hacer (castigos). Estrategia: Tácticas que se usan para ocasiones muy especiales y competitivas donde el elemento sorpresa y la confiabilidad son indispensables. Diseño: Dibujo, descripción o bosquejo o representación gráfica de una plano o parte de un proyecto. Es el aspecto estético que ha de presentar un producto destinado a la venta. Proyecto: representación de la obra que ha de fabricar , incluye precios, tiempos, cantidades, bosquejos, esquemas, maquetas, etc. PRESUESTO + DISEÑO = PROYECTO. ORGANIZACIÓN. Responde a la pregunta:

¿COMO LO VOY HACER?

Concepto: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, civiles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Principio de la organización a) Principio de la especialización: Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene de el mayor eficiencia, precisión y destreza (se tiene que tener una visión general de todo el campo de trabajo y no hay que caer en la super especialización). b) Principio de unidad de mando:

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Es la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. c) Principio de equilibrio de autoridad – responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente. UNIDADES DE ORGANIZACIÓN: Una unidad de organización es un o cualquier tipo de trabajo en la empresa. La empresa misma se considera una unidad de organización. Un mismo empleado puede pertenecer como máximo a dos unidades de organización, en una como jefe y en otra como empleado. Las unidades organizacionales se realizan o representan como triángulos. Existen tres criterios que se utilizan para formar unidades de organización en los altos niveles, ellos son: •

El trabajo que debe hacerse.

•

Las personas concretas de que se puede disponer.

•

Los lugares en que dicho trabajo se debe de realizar.

En los niveles intermedios o bajos de la empresa se utilizan los siguientes criterios para diseñar su estructura: a) Por productos: Es dividir a la fabrica por ejemplo en lavadoras, videos, televisiones, licuadoras, etc. b) Por procesos: Armado, ensamblado, etc. c) Por territorio: Vendedores de zona norte, de zona sur, zona del pacifico, etc. d) Por comprador: Para dama, caballero, niño, etc. 88

Mayoreo y menudeo. A crédito o al contado. e) Por número: 8 camaristas por cada uno de los supervisores. Algunos ejemplos de Nomenclatura para las diferentes unidades de organización son: División, departamento, sección, grupo, sub grupo, etc. Algunos títulos para los diferentes puestos, niveles o encargados de unidades organizacionales son: director, gerente, jefe, encargado, supervisor, responsable, etc. Así como todos los sub. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN. Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad a través de las cuales se realiza la organización. Estos son expresados en las cartas o gráficas llamadas “Organigramas”. Hay tres sistemas fundamentales de organización: 1°

Organización lineal o militar:

2°

Organización funcional:

3°

Organización staff:

(asesoría o consejo).

ORGANIGRAMA: Son las cartas o gráficas donde se representan los sistemas antes mencionados. ¿Para que sirven los Organigramas? Nos revelan: 1. La división de las funciones. 2. Los niveles jerárquicos. 3. Las líneas de autoridad y responsabilidad. 4. Los canales formales de comunicación. 5. La naturaleza lineal, funcional o staff. 6. Las relaciones que existen entre los diversos puestos.

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7. En su caso los nombres de los jefes de cada grupo. Requisitos de los organigramas: 1. Deben de ser claros y no deben de estar cargados de puestos. 2. Los puestos que se representan por un rectángulo deben de estar separados con los espacios apropiados. 3. No deben de incluir a niveles obreros, solo de directivos a supervisores. 4. Deben de contener nombre de funciones y no de personas, sin embargo se pueden incluir con letras pequeñas. Tipo de Organigramas a) Organigramas verticales. b) Organigramas horizontales. c) Organigrama escalar. d) Organigrama circular. Niveles jerárquicos: El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea determina los niveles jerárquicos. La organización puede crecer tanto vertical como horizontalmente. Los cuatro tipos de movimientos internos son: •

Ascensos.

•

Promociones.

•

Transferencia.

•

Democión.

ELEMENTOS DE LA FASE DINAMICA. La fase dinámica se refiere a “cómo manejar de hecho” el organismo social. Dicha fase se compone de 3 etapas que son: 

Integración.



Dirección. 90



Control.

INTEGRACION. Responde a la pregunta: ¿CON QUE Y CON QUIEN LO VOY HACER?. Concepto. Es obtener y articular todos los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesario para el buen funcionamiento de la empresa. Principios de la integración de personas. a) Principio de la adecuación de hombres y funciones. Debe de procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Es claro que quien carezca de los requisitos mínimos físicos, intelectuales, morales y sociales para desempeñar un puesto o función, por sencillo que parezca lo realizará mal. Debe de ser el hombre adecuado para el puesto adecuado. b) Principio de provisión de los elementos administrativos. Debe de proveerse a cada miembro del organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Ejemplo: delegarle autoridad, motivarlo, capacitarlo, entregarle análisis de puestos, manuales, reglamentos, etc. Así como utensilios de trabajo. c) Principio de la importancia de la introducción adecuada. El momento en el que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y por lo tanto debe ser vigilada. Esta inducción tiene dos partes: 1.

Inducción en el departamento de personal hacia la empresa; esto incluye dos puntos: audiovisual, historia, manual de bienvenida, visita por la empresa, servicios, prestaciones, etc.

2.

Inducción en el puesto a ocupar; incluye presentación con compañeros, entrega de manuales, análisis de puestos, utensilios de trabajo, etc. 91

Principio de la integración de las cosas. a) De carácter administrativo de esta integración. Hay que señalar que la integración de las cosas es un problema administrativo y no de técnicos y se logra mediante el estudio a detalle de las materias de producción, compras, sistemas, etc. b) Del abastecimiento oportuno. Ya que los elementos materiales son una inversión, debe de disponerse en cada momento de los precisamente necesarios, de tal forma que ni falte en determinado momento restando eficiencia, ni sobren innecesariamente recargando costos y restando utilidades. c) De la instalación y mantenimiento. Ya que estos representan costos necesarios y también suponen momentos directamente improductivos, debe de planearse esta actividad de forma que la improductividad se reduzca al mínimo. Reglas y técnicas de la integración de personas. Se ha dicho que la integración se hace de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquías; para ello se requiere de 5 pasos: 1° Reclutamiento: Es buscar, encontrar y atraer personas totalmente extrañas a la empresa (reclutamiento externo) o ha trabajadores que ya laboraron en la empresa (reclutamiento interno), y hacerlos candidatos a ocupar un puesto en la misma. Se presenta por medio de una solicitud de trabajo. Tipos de reclutamiento interno:

92

Ascenso. Promoción. Transferencia. Democión. 2° Selección: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos que mando reclutamiento a aquellos que para cada puesto concreto sean los más altos. 3° Contratación: Cualquiera que sea su nombre o denominación es el acto por medio del cual dos o más personas se comprometen a mantener una relación de trabajo. Es recomendable indicar horarios, sueldo, trabajo a desempeñar, duración de contrato, etc. Ejemplo: contrato individual, por tiempo definido, por honorarios, por obra determinada, tácito, etc. 4° Inducción: Es lo mismo que el principio de la importancia de la inducción adecuada. 5° Educación: Es ofrecerle por medio de eventos actos o hechos a cada trabajador y de acuerdo a su puesto y nivel lo necesario para que se desenvuelva mejor en el trabajo y como persona. Desarrollo Educación Capacitación. Entrenamiento. Adiestramiento.

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Nivel Directivo

D: Desarrollo. D

Administrativo.

A: Capacitación. A

Supervisión.

S:

Adiestramiento

y

capacitación. S Obrero

O:

Adiestramiento. O

DIRECCIÓN. Responde a la pregunta: ¿SE ESTA HACIENDO? Concepto. La dirección es la esencia de la administración, es la parte más humana de ella. La dirección es un elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente o delegando dicha autoridad y vigilando que se cumpla en forma adecuada todas las ordenes emitidas. Principios de la Dirección. a) De la dirección del objetivo u objetivo direccional. La dirección será más eficiente si se encamina hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. b) De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. El logro del fin común hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.

94

c) De las técnicas de motivación. Se obtienen esfuerzos de ejecución favorable tratando a los subordinados como seres humanos, propiciando su desarrollo, reconociendo el trabajo bien ejecutado y garantizándoles equidad y trabajo justo. d) Personalidad de mando. La autoridad en una empresa debe de ejercerse como producto de las necesidades del organismo social y nunca como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Equilibrio entre autoridad - responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferida debe de corresponder el consecuente grado de autoridades. e) De la supervisión directa. Es indispensable vigilar constantemente la ejecución de las actividades realizadas por los subordinados a fin de que se lleven a cabo adecuadamente y para solucionar posibles problemas. f) De la vía jerárquica. Al transmitir una orden debe de seguirse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón, evitando así la duplicidad de mando. g) De la resolución del conflicto. Cualquier conflicto que aparezca en la organización debe de resolverse lo más pronto posible evitando lesionar algunas partes. h) Aprovechamiento del conflicto. Todo conflicto es susceptible de ser aprovechado pues este siempre implica un esfuerzo para buscar diversas alternativas, hay que procurar que estas se han siempre las más optimas. Partes de la Dirección o elementos de la Dirección. 1. Coordinación. 2. Comunicación 3. Autoridad y mando

95

4. Delegación. 5. Supervisión. 1. Coordinación: Es la armonización de todos los elementos materiales y humanos. Es lograr que cada quien haga lo que tiene que hacer; como, cuando, donde y con quien lo tiene que hacer. Se dirige para coordinar y no se coordina par dirigir. 2. Comunicación: Es un proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros. Elementos de la comunicación: •

Fuentes de la comunicación.

•

Receptor de la comunicación.

•

Canal de comunicación.

•

Contenido de la comunicación.

•

Respuesta.

•

Ambiente de la comunicación.

Características de la comunicación: •

Clara.

•

Precisa.

•

Oportuna.

•

Completa.

•

Veraz.

•

Conciso.

3. Autoridad y mando: Autoridad.

96

Es la facultad o derecho de mandar y la obligación de ser obedecido por otros; así mismo es la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos positivos para la empresa. Mando. Es el ejercicio de la autoridad. Es la autoridad puesta en práctica. Clasificación de la autoridad: Autoridad Jurídica. Se impone por obligación y es la autoridad propiamente dicha. a) autoridad formal: Es aquella que se recibe de un jefe superior para ser utilizada sobre otras personas o subordinados. Puede ser lineal o funcional. b) autoridad operativa: Es aquella que no ejerce directamente sobre las personas si más bien se da facultad para decidir sobre determinadas acciones. Este tipo de autoridad se ejerce sobre actos no sobre personas, ejemplo: efectuar una compra, cerrar un trato. Autoridad moral. Se impone por propio convencimiento y es respetar el prestigio, los conocimientos. Puede ser técnica o personal. a) autoridad técnica. Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos teóricos o prácticos y que una persona posee en determinada materia, ejemplo: medico, electricista, etc. Aquí entra la autoridad staff. b) autoridad personal. Aquella que posee ciertos hombres en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc. Elementos del mando.

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El poder mandar necesariamente incluye tres diversos elementos: •

Determinar lo que debe de hacerse.

•

Determinar como debe de hacerse.

•

Vigilar que lo que debe de hacerse lo haga.

Estos tres elementos predominan de diferente manera en los distintos niveles de organización. Auxiliares técnicos de mando. Disciplina positiva, recompensas, disciplina negativa, la calificación de los trabajadores, los sistemas de quejas y sugerencias y la entrevista usada para preparar, apoyar o completar el mando son algunas de las técnicas auxiliares. 4. Delegación. Siendo la administración un (hacer a través de otros); necesariamente requiere de la delegación, y esta es dar a otra persona autoridad y responsabilidad para que hagan nuestras veces (para que nos representen). Ventajas de la delegación: 

Nos permite quitarnos de detalles y ocuparnos de aspectos de mayor

importancia. 

Permite que las decisiones sean tomadas basadas más en la realidad.



Favorece la especialización.



Aumenta la eficiencia.

Desventajas de la delegación: 

Se requieren de mayor supervisión.



Se requiere mayor comunicación.



Se requiere de mejor control.

Especies de la delegación: 

Puede ser general o concreto.

98



Temporal o ilimitada.



Puede ser lineal, funcional o staff.



Puede ser delegable o indelegable.

Reglas de la delegación: 

Debe fijarse controles apropiados para cada grado de delegación.



Debe de delegarse en base a políticas y reglas.



Debe evitarse la delegación por ensayo o error.



A mayor delegación mayor comunicación.



La delegación requiere preparación del delegado.



Debe de delegarse gradualmente.



Debe de delegarse tan pronto como se observa que el tramo de control o amplitud de control empieza a entorpecer nuestras propias funciones.

5. Supervisión. Significa sobre ver, vigilar que el trabajo se haga cuando fue ordenado. Por ser función inmediata al control suele confundirse con él pero se distingue porque la supervisión es simultanea a la ejecución y el control es posterior a ella aunque sea por poco tiempo. Importancia de la supervisión: 

Debe de supervisar el encargado directo de las labores.



Es el eslabón que une el cuerpo administrativo con el de los obrero.



Es el transmisor de ordenes, información, inquietudes, deseos, etc.

Reglas de la supervisión: 

Debe de reconocerse al supervisor como jefe.



Debe de tenerse doble preparación.



Debe de respetarse siempre la autoridad del supervisor por lo tanto toda comunicación debe ser transmitida por él. 99

. Funciones del supervisor (o jefes): 

Distribuir el trabajo.



Manejar las relaciones humanas para dar un buen trato a su personal.



Calificar a su personal.



Instruir a su personal.



Recibir y tratar quejas.



Realizar entrevistas.



Hacer informes o reportes.



Conducir reuniones de trabajo.

CONTROL. Responde a la pregunta: ¿CÓMO SE HIZO? Concepto: Consiste en los diferentes medios que nos permite comparar los resultados reales con los resultados esperados, a fin de corregir las desviaciones que se presente durante la realización de los planes. El control es importante porque cierra el ciclo administrativo. Principios de control. a) Del equilibrio. A mayor delegación se requerirá mayor control tanto de los sistemas de trabajo como de las personas. b) De los estándares. Si no existen estándares fijados no se puede controlar y será más benéfico en tanto más precisos y cuantitativos se has dichos estándares. c) Coste habilidad.

100

Si el gasto, tiempo y trabajo que requiere un control no se justifica ante los resultados no deberá implantarse dicho control. d) Responsabilidad única. Los dirigentes de los diferentes departamento deben aplicar las medidas correctivas directamente, pues aunque existen departamentos especializados en detectar fallas, estos solo deben de reportarlas, porque solo así los dirigentes podrán hacerse responsables de las tareas encomendadas. e) Control de excepción. El control para corregir las desviaciones no debe de aplicarse a la totalidad de las actividades si no a las más representativas. f) De la función controladora. Una misma unidad controladora no podrá ser juez y parte, pues así se pierde la efectividad del control. Proceso y reglas de control. 1° Etapas del control. a) establecimiento de los medios de control (estadísticos). b) operaciones de recolección y concentración de datos. c) interpretación y evaluación de resultados. d) utilización de los mismos resultados. 2° Hay que escoger los controles más estratégicos, esto quiere decir, aquellos que me informen cual es la falla, quien es el responsable y de preferencia que se arregle en forma sistemática. 3° Los sistemas de control deben de seguir la estructura organizacional. 4° Al establecerse los controles hay que tener en cuenta su naturaleza y la de las función controlada. 5° Los controles deben de ser flexibles. 6° Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. 7° Los controles deben de ser claros para que puedan ser entendidos por todos los involucrados.

101

8° Los controles deben de llegar más concretados posibles a los más altos niveles por eso se utilizan gráficas. 9° Deben conducir por si mismos alguna manera de acción correctiva no solo debe de decir que algo anda mal si no donde, por que, etc. 10° Generalmente el control nos informa que hay problemas por lo tanto es aconsejable seguir el proceso de toma de decisiones. 11° El control puede servir para lo siguiente 

seguridad en la acción seguida.



Corrección de defectos.



Mejoramiento de lo obtenido.



Nueva planeación.



Motivación del personal.

Clases de control. 1. Por su periodicidad. Esto conforme al tiempo y secuencia en la que se aplica el control. 

Control preliminar

Se realiza antes de que las actividades que vana a realizar sean efectuales. 

Control concurrente.

Es el que se ejerce al mismo tiempo en que se realizan las funciones controladas. 

Control posterior.

Aplicado después de haberse ejecutado la actividad planeada. 2. Los factores que intervienen. Calidad, cantidad, costo y tiempo. 3. Por las funciones o áreas que comprende el controlar las siguientes: 

Controles de venta.



Controles de producción.



Controles contables y financieros.



Controles de la calidad de la administración.



Controles generales.

102

AUTOEVALUACION

LEE Y CONTESTA LO QUE SE TE PIDE 1°

¿Define lo que es un Proceso?

2°

¿ Que es un proceso administrativo?

3°

¿ Cuales son las fases en las que se divide la administración?

4°

Esta comprendida por la Previsión, Planeación y Organización.

5°

Menciona los elementos de la Planeación.

6°

Define lo que es un Manual.

7°

Su significado se resume en “Ver anticipadamente”.

8°

¿Qué es una unidad organizacional?

103

9°

¿Cuáles son los tipos de organigramas que existen?

10°

¿Cuáles son los sistemas de organización que existen?

11°

Pasos o acciones muy especificas, que hay que efectuar en orden,

generalmente lo lleva a cabo una persona cuyo tipo de trabajo es operativo o físico.

12°

Consiste en los diferentes medios que nos permite comparar los resultados

reales con los resultados esperados, a fin de corregir las desviaciones que se presente durante la realización de los planes.

13°

A mayor delegación se requerirá mayor control tanto de los sistemas de

trabajo como de las personas. Es un principio llamado:

14°

Significa sobre ver, vigilar que el trabajo se haga cuando fue ordenado.

15°

Se impone por propio convencimiento y es respetar el prestigio, los

conocimientos y puede ser técnica o personal.

104

GLOSARIO Administración: Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Administración

centralizada: Delega poco y conserva de el jefe el máximo

control y toda la toma de decisiones. Administración descentralizada: Delega mucho y da libertad total para la toma de decisiones en sus propias áreas. Al transmitir una orden debe de seguirse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón, evitando así la duplicidad de mando. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Antropología: Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Cibernética: Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimiento sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación e información. Ciencias exactas: Ciencias exactas son aquellas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables. Ciencias sociales: Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales. Comité ejecutivo: Son los que se integran para impulsar y cuidar de que se lleve a cabo alguna función. La responsabilidad de la acción corresponde a una

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persona física y la revisión, coordinación 4e impulso de la actividad al comité ejecutivo. Comités consultivos: Su misión es discutir algún asunto, aportar puntos de vista pero sin la facultad de decidir, ni para ejecutar, su dictamen puede ser utilizable o no. Comités de decisiones: Tiene como su finalidad limitar la autoridad de algún funcionario, al exigirse que, en determinado tipo de actividades, se requiera la mayoría de los votos de los integrantes del comité para que el asunto se considere resuelto. Contabilidad: Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración. Contratación: Cualquiera que sea su nombre o denominación es el acto por medio del cual dos o más personas se comprometen a mantener una relación de trabajo. Es recomendable indicar horarios, sueldo, trabajo a desempeñar, duración de contrato, etc. Control Estadístico de Calidad: es una aplicación en computadores que permite a los inspectores en línea y a los auditores de calidad, tener registros completos y precisos de defectos identificados con el fin de mantener los niveles de calidad adecuados. SQC provee información a la fecha en presentaciones claras y significativas,

tal

como

las

necesita

la

gerencia

de

la

planta.

Círculos de Calidad: Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar,

seleccionar

y

analizar

problemas

y

posibilidades

de

mejora

relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación. Control: Consiste en los diferentes medios que nos permite comparar los resultados reales con los resultados esperados, a fin de corregir las desviaciones que se presente durante la realización de los planes.

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Coordinación de recursos: Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen el logro de un fin común. Derecho: Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. Dirección: es un elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente o delegando dicha autoridad y vigilando que se cumpla en forma adecuada todas las ordenes emitidas. Disciplinas técnicas: Comprende un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más bien práctico, que teórico. Economía: Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc. Educación: Es ofrecerle por medio de eventos actos o hechos a cada trabajador y de acuerdo a su puesto y nivel lo necesario para que se desenvuelva mejor en el trabajo y como persona. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. Eficiencia: Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. Ergonomía: Estudia la interrelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores es su eficiencia. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter especifico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.

107

Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social donde

se aplican. La rigidez en la administración es

inoperante. Grupo social: Para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social. Inducción: Es lo mismo que el principio de la importancia de la inducción adecuada. Ingeniería industrial: Es el conjunto de conocimientos cuyo objeto es el óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. Instructivo: Son una serie de pasos o acciones muy especificas, que hay que efectuar en orden, generalmente los lleva a cabo una persona cuyo tipo de trabajo es operativo o físico. Integración: Es obtener y articular todos los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesario para el buen funcionamiento de la empresa. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Los comités: Es un conjunto de personas que se reúnen para deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma coordinada algún acto o función. Matemáticas: No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. Mejora de los procesos: significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Metas: Puntos medibles concretos o mensurables que hay que alcanzar en el camino de la consecución de los objetivos.

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Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología industrial. Otras aportaciones de es ciencia a la administración son. Estudio sobre la estructura social de la empresa, socio gramas. Etc. Objetivo: Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. Objetivo: Fin o propósito que se desea alcanzar y es la razón de ser de la empresa. Organigrama: Son las cartas o gráficas donde se representan los sistemas antes mencionados. Organización funcional: Es dividir el trabajo por especialidad y a cada uno de estos puestos de alto nivel se les da autoridad en lo suyo sobre todo la organización o todo el personal. Organización funcional: Es dividir el trabajo por especialidad y a cada uno de estos puestos de alto nivel se les da autoridad en lo suyo sobre todo la organización o todo el personal. Organización lineal o militar: la autoridad y responsabilidad se transmite íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo. Organización staff: Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de los dos sistemas anteriores. Organización: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, civiles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Plan: Son una serie de acciones que se piensas realizar para lograr algo. Planeación: Fija con precisión lo que ha de hacerse. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo así como las determinaciones de tiempo sin números necesarios para su realización. (plan, programa y política y presupuesto). Previsión: Elemento de la administración en el que, con base a las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, se determinan los principales cursos de acción que nos permitan realizar los objetivos de la empresa.

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Principio de

la adecuación de hombres y funciones: Debe de procurarse

adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Principio de aprovechamiento del conflicto: Todo conflicto es susceptible de ser aprovechado pues este siempre implica un esfuerzo para buscar diversas alternativas, hay que procurar que estas Principio de carácter administrativo de esta integración: Hay que señalar que la integración de las cosas es un problema administrativo y no de técnicos y se logra mediante el estudio a detalle de las materias de producción, compras, sistemas, etc. Principio de equilibrio de autoridad – responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente. Principio de equilibrio entre autoridad - responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferida debe de corresponder el consecuente grado de autoridades. Principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses: El logro del fin común hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel. Principio de la dirección del objetivo u objetivo direccional: La dirección será más eficiente si se encamina hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Principio de la especialización: Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene de el mayor eficiencia, precisión y destreza. Principio de la importancia de la introducción adecuada: El momento en el que los elementos humanos se integran a una empresa tiene mucha importancia y por lo tanto debe ser vigilada. Principio de la instalación y mantenimiento: Ya que estos representan costos necesarios y también suponen momentos directamente improductivos, debe de planearse esta actividad de forma que la improductividad se reduzca al mínimo.

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Principio de la medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas no solo cualitativamente sino también cuantitativamente. Principio de la objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos y no en opiniones subjetivas. Principio de la previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran la certeza completa, ya que el número de los factores y la intervención de decisiones humanas siempre existirá en la empresa un riesgo. Principio de la resolución del conflicto: Cualquier conflicto que aparezca en la organización debe de resolverse lo más pronto posible evitando lesionar algunas partes. Principio de la supervisión directa: Es indispensable vigilar constantemente la ejecución de las actividades realizadas por los subordinados a fin de que se lleven a cabo adecuadamente y para solucionar posibles problemas. Principio de la vía jerárquica: Principio de las técnicas de motivación: Se obtienen esfuerzos de ejecución favorable tratando a los subordinados como seres humanos, propiciando su desarrollo, reconociendo el trabajo bien ejecutado y garantizándoles equidad y trabajo justo. Principio de Personalidad de mando: La autoridad en una empresa debe de ejercerse como producto de las necesidades del organismo social y nunca como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Principio de provisión de los elementos administrativos: Debe de proveerse a cada miembro del organismo social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. Principio de unidad de mando: Es la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Principio del abastecimiento oportuno: Ya que los elementos materiales son una inversión, debe de disponerse en cada momento de los precisamente necesarios, de tal forma que ni falte en determinado momento restando eficiencia, ni sobren innecesariamente recargando costos y restando utilidades.

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Procedimientos: Son una serie de tareas concatenadas que marcan el orden cronológico mas eficiente y la forma establecida de efectuar el trabajo que deba hacerse en forma repetitiva y que obtenga los mejores resultados. Proceso Administrativo: El conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Proceso: es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio . es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Programa: Aquí se establece la secuencia de las operaciones que hablan de realizarse y el tiempo requerido para cada una de sus partes. PLAN + TIEMPO = PROGRAMA. Psicología: Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. Reclutamiento: Es buscar, encontrar y atraer personas totalmente extrañas a la empresa (reclutamiento externo) o ha trabajadores que ya laboraron en la empresa (reclutamiento interno), y hacerlos candidatos a ocupar un puesto en la misma. Se presenta por medio de una solicitud de Selección: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos que mando reclutamiento a aquellos que para cada puesto concreto sean los más altos. Reingeniería de procesos: proporciona un enfoque global al rediseño y reconstrucción de una organización. Es más amplio que el modelo de reingeniería, ya que proporciona pasos de acción para los aspectos técnicos, culturales y estratégicos de reingeniería en una organización. Sociedad anónima: Es una sociedad mercantil capitalista, con denominación y capital fundacional, representado por acciones nominativas suscritas por accionistas que responden por el monto de su aportación. Sociedad de responsabilidad limitada: Es una sociedad mercantil personalista – capitalista, con razón social o denominación, con capital fundacional representado

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por partes sociales nominativas, no negociables, suscritas por socios que responden limitadamente, salvo aportaciones suplementarias o prestaciones accesorias. Sociología: Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Unidad temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados.

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BIBLIOGRAFÍA

Fundamentos de Administración, Much Galindo y García Martínez, Editorial. Trillas. Derecho mercantil, lic. Octavio Calvo M. Y Lic. Arturo Puente y F., Editorial Banca y comercio. Sociedad Anónima Contable de Sociedades Mercantiles, Perdomo Moreno, Editorial Ecasa. Administración de Empresas, Agustín Reyes Ponce, Editorial. Limusa. Manual para documentar sistemas de calidad, Servat Alexander, G. Alberto, Editorial Prentice Hall. Reingeniería empezar de Nuevo, Nereo Roberto Parro, Edt. Ediciones Macchi. Reingeniería de la Organización, Jeffrey N. Lowenthal. Administration, Freeman, Gilbert Jr., Stoner, Editorial. Prentice HallLAN Páginas de Internet: www.mografías.com. www.gestiopolis.com www.es.wikipedia.org

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