Amerikanische Büro-Organisation 9783486750416, 9783486750409

Citation preview

AMERIKANISCHE

BÜROORGANISATION VON

I.M.WITTE, BERLIN MIT 13 A B B I L D U N G E N

ZWEITE

AUFLAGE

MÜNCHEN UND BERLIN 1926 DRUCK UND VERLAG VON R.OLDENBOURG

Alle Rechte, insbesondere das der Übersetzung, vorbehalten. Copyright 1925 by R . Oldenbourg, München u n d Berlin.

INHALTSVERZEICHNIS. Seite

Einleitung

5 Teil 1.

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation. I. A l l g e m e i n e Ü b e r s i c h t d e r G r u n d s ä t z e n e u z e i t i g e r Büroorganisation II. H a u s p o s t . — M a h n - o d e r T e r m i n s y s t e m . — Z e n t r a l e Zeitverabredung. — Eine Botenjungenzentrale . Vorbereitende Schritte.—Einrichtung der Zentralhauspoststelle. — Das Mahir- oder Terminwesen. — Die zentrale Verabredungsstelle. — Eine Botenjungenzentrale. III. D i e s e l b s t t ä t i g e V e r s o r g u n g m i t B ü r o m a t e r i a l i e n Der Schreibtisch. — Das Materiallager. — Die Kontrolle. — Einige typische büroorganisatorische Hilfsmittel. IV. N o r m a l v o r s c h r i f t e n V. D i e Z e n t r a l r e g i s t r a t u r VI. D a s A u s k u n f t s b ü r o VII. D i e S t e n o t y p i s t i n u n d d a s Z e n t r a l s c h r e i b m a s c h i nenzimmer. — Die Bedienung und I n s t a n d h a l t u n g von Büromaschinen Die Zentralschreibmaschinenabteilung. — Die Ausrüstung der Stenotypistin. — Die Übersichtstafel oder das Übersichtsfach im Zentralschreibmaschinenzimmer. — Bürohilfsmaschinen. Die Diktiermaschine. — Das einheitliche Arbeitsverfahren im Zentralschreibzimmer. — Schemabriefe. — Eine zentrale Instandhaltung von Schreib- und Büromaschinen. — Eignungsprüfungen. — Das 10-Finger- oder Tastverfahren. Teil 2.

7 11

18

26 28 32

33

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb. V I I I . L e i s t u n g s k o n t r o l l e n i n B ü r o b e t r i e b e n (das G a n t t Verfahren) Ein Verfahren zur Ermittlung psychologischer Hemmungen. — Die Auftragsabteilung. — Die stenographische Abteilung. — Die Registratur. — Der Arbeitsbericht in graphischer Form. — Die Art der Hinderungsgründe. — Das Entfernen der geistigen Hemmungen. 1*

46

4

Inhaltsverzeichnis.

IX. G r a p h i s c h e D a r s t e l l u n g s t a t i s t i s c h e r A n g a b e n . — Das A u s n a h m e p r i n z i p der K o n t r o l l e X. P s y c h o t e c h n i s c h e E i g n u n g s p r ü f u n g e n des B ü r o personals Das Zentralpersonalbüro. — Büroarbeiten im allgemeinen. — Stenotypistinnen, Maschinenschreiberinnen, Maschinenrechnerinnen. —Maschinen- und Parlögraphenschreiberinnen. — Einige Beispiele der gestellten Aufgaben. XI. B e f ö r d e r u n g s s y s t e m e A. Der Dreistellungsplan nach Gilbreth. — B. Ein Beförderungsplan nach Harry A. Hopf. Anhang: Literaturverzeichnis A. Benutzte Quellen. — B. Betriebswissenschaftliche Nachschlageliteratur.

Abb. Nr.

1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Seite

57 59

74 79

Inhaltsverzeichnis der Abbildungen. Enfache Mahnkarte Einschreibe-Mahnkarte Ein nach arbeitswissenschaftlichen Grundsätzen eingerichteter Schreibtisch .' Vorderseite der Schreibtischversorgungskarte Rückseite der Schreibtischversorgungskarte Ein besonders praktischer Bleistiftständer Fußstütze für Maschinenschreiberinnen Eine Reihe verschieden hoher Stühle Verfahren zum Erlernen des Zehnfingersystems (nachGilbreth) Fortschrittbericht für Büroarbeiten (nach Gantt) Arbeitsverteilung in einem Zentralschreibmaschinen-Zimmer Beispiel einer Karte nach demAusnahmeprinzip(nachGilbreth) Beförderungsmöglichkeiten in einer Kostenabteilung (nach Hopf)

15 16 19 21 22 25 36 37 44 50 51 58 78

EINLEITUNG. Es ist eine Tatsache, daß in allen Betrieben, in denen neuzeitige oder wissenschaftliche Betriebsführungsverfahren eingeführt wurden, der Verwaltungs-, also der Beamtenapparat sich stets stark vergrößerte. Aus einer immer mehr anwachsenden Literatur ist uns bis in die kleinste Einzelheit jede Phase dieser Verfahren im Fabrikationsbetriebe bekannt. Indessen wissen wir wenig oder gar nichts von der Art und Weise, wie die großen Büros, Verwaltungsbetriebe usw. geleitet werden und nach welchen Grundsätzen hier gearbeitet wird. Daß sie uns im allgemeinen aber weit überlegen sind, daß die in Amerika von einem Bürobeamten geleistete Arbeit — es sei an die Stenotypistin und Maschinenschreiberin erinnert — die unserer Beamten weit übertrifft, ist eine weitere nicht wegzuleugnende Tatsache. Woran liegt das ? In den folgenden Seiten soll ein Überblick der neuzeitigen Büroorganisation in Amerika gegeben werden, der an Hand von einigen typischen Beispielen zeigen will, wie man die Grundsätze wissenschaftlicher Betriebsführung in zweckentsprechender Übertragung- auch im Büro in ausgedehntem Maße anwendet. Es soll gezeigt werden, wie durch eine straffe Erfassung der vorkommenden Funktionen, wie durch eine ausgedehntere Verwendung von Hilfspersonal und Hilfsmitteln die Leistungsfähigkeit jedes Mitgliedes eines Büros bedeutend gehoben werden kann. Die Parole „der rechte Mann an den rechten P l a t z " ist in amerikanischen Betrieben dadurch noch bekräftigt und unterstrichen worden, als jeder einzelne von allen jenen Kleinigkeiten befreit wird, die viel Zeit und Nervenkraft beanspruchen und ihn zu seiner eigentlichen Arbeit — die höchste, die er auf Grund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen erreichen kann — nicht in gewünschtem vollem Umfange kommen lassen. Durch starke Zentralisation der einzelnen vorkommenden Funktionen ist in hochorganisierten amerikanischen Betrieben ein völlig reibungslos laufendes Bürosystem geschaffen worden, das höchste Planmäßigkeit," also höchste Leistungsfähigkeit bei geringstem Kräfteaufwand ermöglicht.

6

Einleitung.

I n d e m zur V e r f ü g u n g s t e h e n d e n R a u m k a n n n u r a n H a n d v o n einigen Beispielen aus der P r a x i s der W e g gezeigt werden, der a u c h auf diesem bisher wenig b e a c h t e t e n Gebiet zu gehen ist. N a c h Möglichkeit w u r d e vermieden, die einzelnen e r w ä h n t e n V o r d r u c k e m i t a b z u b i l d e n ; d e n n es k a n n hier wie ü b e r a l l a n d e r s n i c h t scharf genug vor einem b l i n d e n Ü b e r n e h m e n gegebener Beispiele g e w a r n t w e r d e n . Stets m ü s s e n z u n ä c h s t die U n t e r schiede zwischen d e m B e t r i e b , der sie auf G r u n d seiner speziellen Bedürfnisse e i n f ü h r t e , u n d d e m j e n i g e n , der sie a n n e h m e n m ö c h t e , e r m i t t e l t u n d e n t s p r e c h e n d ausgeglichen w e r d e n . U n d bei den hier gegebenen Beispielen h a n d e l t es sich u m a m e r i k a n i s c h e , wo a u ß e r d e m n o c h ein tiefgehender völkerpsychologischer U n t e r schied m i t zu berücksichtigen ist 1 ). Ganz besonders sei das in bezug auf die gegebenen Beispiele einer p s y c h o t e c h n i s c h e n P r ü f u n g f ü r B ü r o a r b e i t b e t o n t , d a diese in der H a n d eines Laien ohne psychologische K e n n t n i s s e u n d ohne E r f a h r u n g e n auf d e m Gebiet der psychologischen B e o b a c h t u n g u n d schließlichen A u s w e r t u n g m e h r Unheil als Gutes a n s t i f t e n k ö n n e n . N i c h t m e h r als anregend soll die S c h r i f t wirken, sie soll die A u f m e r k s a m k e i t auf ein Arbeitsgebiet lenken, auf d e m bei einem p l a n m ä ß i g e n Vorgehen viel hinsichtlich der K r ä f t e e r h a l t u n g u n d größeren Leistungsfähigkeit des Angestellten zu erreichen ist. Z u m Teil s t a m m e n die gegebenen Schilderungen a u s eigener K e n n t n i s amerikanischer Betriebe, z u m Teil sind sie teils v e r ö f f e n t lichtem, teils noch der V e r ö f f e n t l i c h u n g h a r r e n d e m Material entn o m m e n . I n d e s s e n sind alle b e n u t z t e n Quellen i m L i t e r a t u r verzeichnis — als A n h a n g dieser Schrift — zur weiteren V e r t i e f u n g in die gegebenen Einzelheiten a u s f ü h r l i c h g e n a n n t w o r d e n . In einer vor kurzem im gleichen Verlag in zweiter A u f l a g e erschienenen kleinen Schrift „Taylor-Gilbreth-Ford-Gegenwartsfragen der amerikanischen und europäischen Arbeitswissenschaft" habe ich versucht, diese Verschiedenheiten in kultureller und industrieller Beziehung auseinanderzusetzen. D. Verf.

Teil 1.

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation. I. Eine allgemeine Übersicht der Grundsätze neuzeitiger Büroorganisation. Bereits die Menschen der vorgeschichtlichen Zeit erkannten, daß ihre Kräfte durch Werkzeuge erhalten und vervielfältigt werden konnten, und mühsam schufen sie sich ihre Steinmeißel und Steinhämmer. Mit Beginn des Maschinenzeitalters übertrug man einen Teil der bisher von Menschenhand ausgeführten Arbeiten einer mechanischen Vorrichtung. Die Elektrizität gab uns nach der Richtung hin ein weiteres unschätzbares Hilfsmittel zur Vervielfältigung und Übertragung menschlicher Arbeitskraft, die ihre höchste Auswirkung in den Betrieben eines Fords erreicht zu haben scheint. Vom Wald zum Dorf, zur Stadt, zur Großstadt, vom Handwerk zum Kleinbetrieb, zur Fabrik — überall finden wir in dem Maße, als die uns zur Verfügung stehenden H i l f s m i t t e l sich mehren und bessern, eine Z u s a m m e n f a s s u n g gleichgerichteter Kräfte und Mächte. Zentralisation und Koordination sind die hervorstechendsten Merkmale unseres Jahrhunderts. Betrachten wir einen an sich recht großen Querschnitt im Gesamtbild unserer heutigen Wirtschaft und zwar den Bürooder Verwaltungsbetrieb, so finden wir die gleichen Merkmale in ausgeprägtester Form: eine große Zahl ständig verbesserter B i j r o h i l f s m i t t e l und eine als mittelbare Folge hiervon immer mehr um sich greifende Zus a m m e n f a s s u n g der in einem Büro vorhandenen Kräfte. Der Füllfederhalter trat an die Stelle der Feder und de6 Tintenfasses, die Schreibmaschine an die Stelle des Handschreibens, die Rechenmaschine an die Stelle des mühseligen Kopfrechnens, die Vervielfältigungsmaschine an Stelle des unzählige Male mit Hand oder Maschine geschriebenen Briefes, die Diktier-

8

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

maschine a n die Stelle der S t e n o t y p i s t i n , das R o h r p o s t s y s t e m a n die Stelle des L a u f b o t e n usw., u n d m i t d e m E i n z u g einer j e d e n N e u e r u n g v e r m e h r t e sich die menschliche Arbeitsleistung. D e m gleichen Sinne d i e n t e n "die aufs h ö c h s t e v e r v o l l k o m m n e t e n B ü r o m ö b e l — h e u t e sieht ein e i n f a c h e r B ü r o r a u m i n einem g u t o r g a n i s i e r t e n Betrieb f r e u n d l i c h e r u n d besser ausges t a t t e t a u s als der eines Leiters vor zwanzig oder dreißig J a h r e n . M a n e r k a n n t e schon f r ü h z e i t i g in A m e r i k a , d a ß m a n v o n der meist t e u r e n u n d e m p f i n d l i c h e n B ü r o m a s c h i n e n u r d a n n h ö c h s t e u n d b e s t e L e i s t u n g e n zu e r w a r t e n h a b e , w e n n i h r Bediener sie sieben bis a c h t S t u n d e n täglich i n bester V e r f a s s u n g u n d ohne Ü b e r m ü d u n g b e d i e n e n k a n n . W e n n m a n d u r c h einen der b e t r e f f e n d e n A r b e i t a n g e p a ß t e n Schreibtisch m i t H i l f s v o r r i c h t u n g e n , wie e i n g e b a u t e n K a r t e i e n u n d A b s t e l l v o r r i c h t u n g e n , d u r c h einen b e q u e m e n S t u h l i n richtiger H ö h e , d u r c h A n b r i n g u n g v o n F u ß s t ü t z e n , d u r c h stetiges Hinweisen auf die B e d e u t u n g einer r i c h t i g e n H a l t u n g bei der A r b e i t die L e i s t u n g des Angestellten u n d der Maschine e r h ö h e n , w e n n m a n d u r c h H e r a b d r ü c k u n g v o n Ü b e r m ü d u n g u n d Ü b e r a n s t r e n g u n g die Lebenslust u n d A r b e i t s f r e u d e des Angestellten e r h a l t e n k o n n t e , 6ind d a n n n i c h t die i n diesen Hilfsm i t t e l n angelegten Gelder reichlich verzinst ? Man ging einen S c h r i t t weiter u n d a n a l y s i e r t e die einzelnen v o r k o m m e n d e n A r b e i t s a r t e n , e r m i t t e l t e die v o n i h n e n gestellten A n f o r d e r u n g e n , m a n m e r z t e Überflüssiges u n d Ü b e r h o l t e s a u s u n d f a ß t e das Verbleibende zu scharf v o n e i n a n d e r geschiedenen schriftlich festgelegten F u n k t i o n e n z u s a m m e n , m a n z e n t r a l i s i e r t e gleiche A r b e i t . UAd h e u t e ist m a n i n d e n Vereinigten S t a a t e n auf d e m W e g e d a z u , f ü r jegliche A r b e i t e n , seien es solche a n der D r e h b a n k i m Betriebe, a m B u c h h a l t e r t i s c h i m B ü r o oder a m Direktionstisch i n der Betriebsleitung f e s t s t e h e n d e , d. h . m e ß b a r e A r b e i t s n o r m e n zu e r m i t t e l n u n d niederzulegen. S e l b s t v e r s t ä n d lich ist ein solcher M a ß s t a b n i c h t a n p r o d u k t i v e , d. h . schöpferische A r b e i t zu legen. E s ist aber n u n einmal eine n i c h t wegzuleugnende T a t s a c h e , d a ß die meiste A r b e i t u n d a u c h ein Teil der D i r e k t o r e n a r b e i t r o u t i n e m ä ß i g vor sich geht u n d d u r c h a u s s c h e m a t i s c h zu erfassen ist. Mit einem W o r t , m a n ist i m L a u f e der Zeit zu der E r k e n n t n i s g e k o m m e n , d a ß Büro- u n d V e r w a l t u n g s a r b e i t n i c h t ein n o t w e n diges Übel, also „ u n p r o d u k t i v e " A r b e i t d a r s t e l l t , s o n d e r n d a ß

I. Eine allgem. Übersicht d. Grundsätze neuzeitiger Büroorganisation. 9 m a n sie d u r c h a u s W e r t e s c h a f f e n d , also „ p r o d u k t i v " g e s t a l t e n k a n n . D a z u m u ß t e m a n aber a u c h das menschliche E l e m e n t i n weit h ö h e r e m Maße als bisher berücksichtigen u n d a n e r k e n n e n ; m a n m u ß t e versuchen, d u r c h besondere V e r f a h r e n i n möglichst k u r z e r Zeit festzustellen, ob d e n zur V e r r i c h t u n g einer F u n k t i o n ermittelten Anforderungen von dem Bewerber auch entsprochen werden k o n n t e . U n d m a n m u ß t e i m b e j a h e n d e n Fall d a n n d a r n a c h s t r e b e n , a u ß e r der Bereitstellung der schon oben e r w ä h n t e n maschinellen H i l f s m i t t e l a u c h n o c h d e n ganzen B ü r o a p p a r a t so zu gestalten, d a ß j e d e r einzelne B e a m t e u n g e s t ö r t v o n Ablenk u n g e n j e d e r A r t das i h m vorgeschriebene (nicht geringe) Tagesp e n s u m erreichen k o n n t e . H i e r z u gehörte ein straff d u r c h g e f ü h r t e s V o r d r u c k w e s e n , das d e m Angestellten v o n v o r n h e r e i n j e d e u n n ö t i g e Schreibarbeit a b n a h m ; i n gleicher Weise m u ß t e die L a g e r v e r w a l t u n g , das B e s t e l l w e s e n evtl. m i t Hilfe eines (vielleicht m n e m o technischen) K e n n z e i c h e n v e r f a h r e n s den Angestellten in der E r l e d i g u n g seiner A r b e i t e n u n t e r s t ü t z e n — k u r z u m , die arbeitsund betriebswirtschaftlichen Erkenntnisse und Forschungsergebnisse m u ß t e n in gleicher Weise wie i m F a b r i k a t i o n s b e t r i e b a u c h auf d e n B ü r o b e t r i e b a n g e w e n d e t w e r d e n . Die Ü b e r s i c h t s t a f e l , eines der wichtigstem H i l f s m i t t e l einer z e n t r a l e n Arbeitsv e r t e i l u n g i m B e t r i e b , h a t a u c h i n die V e r w a l t u n g E i n g a n g g e f u n den. Bewegungs-, E r m ü d u n g s - u n d Zeitstudien, sie sind in gleicher Weise a m Schreibtisch wie a n der D r e h b a n k a m P l a t z . Auf diese einzelnen P u n k t e hier einzugehen, ist n i c h t erforderlich, d a es sich lediglich u m eine W i e d e r h o l u n g bereits i n g r o ß e m U m f a n g e v o r h a n d e n e r betriebswirtschaftlicher L i t e r a t u r h a n d e l n w ü r d e . I n d e n wohl b e s t e n B ü c h e r n , die wir ü b e r die G r u n d s ä t z e wissenschaftlicher oder a r b e i t s p a r e n d e r B e t r i e h s f ü h r u n g besitzen (die a m Schluß des Quellenverzeichnisses der Vollständigkeit h a l b e r a u f g e f ü h r t sind), k ö n n e n n ä h e r e Einzelheiten nachgelesen w e r d e n , die d a n n n u r in die Sprache des jeweiligen B ü r o b e t r i e b e s zu ü b e r t r a g e n sind. E b e n s o ist a u c h auf die F r a g e der z w e c k e n t s p r e c h e n d s t e n B ü r o m ö b e l , der K a r t e i a u s r ü s t u n g , u s w . hier n i c h t n ä h e r eingegangen worden, weil unsere eigene I n d u s t r i e auf diesetn Gebiet schon viel Gutes geschaffen u n d die G r u n d s ä t z e rationeller Arbeitsmöglichkeiten bereits in h o h e m Maße in die P r a x i s u m g e s e t z t h a t .

10

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Aber a u c h die S t a n d o r t f r a g e , die F r a g e des z w e c k e n t s p r e c h e n d s t e n Gebäudes f ü r B ü r o r ä u m e , der z w e c k e n t s p r e c h e n d s t e n G r u p p i e r u n g einmal der einzelnen Abteilungen, z u m a n d e r n d e r Arbeit, die F r a g e der B e l e u c h t u n g sind v o n größter B e d e u t u n g bei der b e s t e n Lösung des P r o b l e m s rationellster B ü r o a r b e i t . Sie sind in den folgenden Seiten j e d o c h ebenfalls n i c h t m e h r als f l ü c h t i g gestreift w o r d e n u n d zwar aus verschiedenen G r ü n d e n . E s w u r d e bereits zu A n f a n g e r w ä h n t , d a ß diese kleine Schrift keine „ R e z e p t e " verschreiben, s o n d e r n vor allem n u r anregen will — ist die A u f m e r k s a m k e i t erst einmal auf die Möglichkeiten p l a n m ä ß i g e r B ü r o a r b e i t gelenkt, so ist die Lösung aller schwebend e n F r a g e n n i c h t m e h r schwierig. S o d a n n r i c h t e t sich die vorliegende Arbeit a n bereits b e s t e h e n d e Büros, wo S t a n d o r t f r a g e , G e b ä u d e f r a g e usw. keine u n m i t t e l b a r e B e d e u t u n g h a b e n . N ä h e r eingegangen ist im folgenden lediglich auf j e n e P h a s e n i n t e r n e r B ü r o o r g a n i s a t i o n , die i m schließlichen Z u s a m m e n a r b e i t e n jenes reibungslose I n e i n a n d e r g r e i f e n aller F u n k t i o n e n herb e i f ü h r e n , das Ziel arbeitswissenschaftlicher B e s t r e b u n g e n ist. D e n n n u r dieses ermöglicht jene inzwischen schon z u m Schlagwort gewordene Parole der h ö c h s t e n Leistung bei geringstem K r a f t a u f w a n d . H ö c h s t e u n d f ü r unser G e f ü h l e x t r e m e A u s w i r k u n g e n einer bis in die allerkleinste Einzelheit m e c h a n i s i e r t e n Betriebs- ( u n d Büro-) O r g a n i s a t i o n f i n d e n wir z. B. in d e m großen a m e r i k a n i s c h e n MailO r d e r - H o u s e ( G r o ß v e r s a n d u n t e r n e h m e n ) v o n Sears, R o e b u c k & Co. in Chicago. H i e r feiert die A n w e n d u n g des L a u f b a n d e s , des int e r n e n R o h r p o s t s y s t e m e s , v o n a r b e i t s s p a r e n d e n Maschinen u n d G e r ä t e n ihre höchsten T r i u m p h e . Sie ist eine logische Weiterentwicklung der im L a u f e dieser Schrift geschilderten G r u n d s ä t z e u n d p a ß t sich gegebenen Verhältnissen u n d F o r d e r u n g e n an. D a diese Schrift vor allem f ü r den P r a k t i k e r , also f ü r d e n Büroleiter u n d d e n Angestellten geschrieben ist, so sind die folgenden A b s c h n i t t e der P r a x i s e n t n o m m e n — j e d e r ist in sich abgeschlossen —, theoretische E r ö r t e r u n g e n sind n a c h Möglichkeit ganz v e r m i e d e n w o r d e n . Auf eine irgendwie vollständige B e h a n d l u n g des F r a g e n k o m p l e x e s will die vorliegende Schrift a u c h keinerlei A n s p r u c h erheben. Es h a n d e l t sich u m t y p i s c h amerikanische E i n r i c h t u n g e n , die i m ganzen g e n o m m e n d r ü b e n die Regel sind. U n d wie m a n a u c h schließlich zu i h n e n s t e h e n m a g , sie sind des N a c h d e n k e n s w e r t .

II. Hauspost-, Mahn- oder Terminsystem — Zentrale Zeitvereinbarung •— Eine Botenjungen-Zentrale. Vorbereitende

Schritte.

Über die Notwendigkeit eines geregelten H a u s p o s t v e r f a h r e n s als den ersten Schritt, j a die Vorbedingung einer Neuorganisation des Bürobetriebes, b r a u c h t h e u t e wohl kein W o r t mehr verloren zu werden. Arbeitsteilung u n d Zentralisation machen eine Stelle von der anderen abhängig. A u f t r e t e n d e Nachfragen werden o f t zwischen einzelnen Abteilungen telephonisch erledigt. Es besitzt aber nicht jeder Tisch seinen eigenen A p p a r a t , zum a n d e r n k o m m e n die telephonischen Anrufe n u r zu oft zur ungelegensten Zeit — m i t t e n in wichtige Besprechungen, in D i k t a t e usw. hinein. Viele Direktoren u n d p r o d u k t i v tätige B e a m t e sind aus diesem Grunde dazu übergegangen, das Telephon ganz aus ihrem Arbeitszimmer zu entfernen, zumindest, es u n t e r der Kontrolle ihres Vorzimmers zu halten. Oft werden auch zur Erledigung solcher Anfragen Hilfskräfte — Büroburschen — herangezogen, die aus anderen Abteilungen die gebrauchten Briefe, Aktenstücke, A u s k ü n f t e usw. zu holen haben. Da hierbei von einem systematischen Vorgehen nicht g u t die Rede sein k a n n , so sind die Büroburschen bei wirklich eiligen Sachen meistens nicht zur Stelle. Und endlich machen sich viele Angestellte selber auf den Weg, u m die gewünschten Sachen zu holen oder u m erledigte Arbeiten weiterzugeben — besonders bei besser bezahlten K r ä f t e n eine ziemlich kostspielige Botenbesorgung! Diesen Übelständen hilft eine streng organisierte H a u s p o s t e i n r i c h t u n g ab, die eine Zahl ausgebildeter B o t e n j u n g e n in ganz regelmäßigen A b s t ä n d e n von Tisch zu Tisch gehen, die eingelaufene Post verteilen u n d das zurechtgelegte,erledigte Material a b h o l e n l ä ß t . Eine E i n f ü h r u n g der Hauspost m u ß indessen ganz allmählich vor sich gehen. Will sie später dem Betrieb den vielfältigsten N u t z e n erweisen u n d nicht nur die Postverteilung sondern auch ein genau arbeitendes Mahn- u n d schließlich ein Verabredungsv e r f a h r e n mit Zeittabelle f ü r jedes Mitglied des Betriebes übernehmen, so darf ihre E i n f ü h r u n g n u r Schritt u m Schritt erfolgen. Die E i n r i c h t u n g der Hauspoststellen, die Festlegung der einzelnen R u n d g ä n g e u n d die Bestimmung ihrer H ä u f i g k e i t gehören

12

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Bürooiganisation.

zu d e n e r s t e n S c h r i t t e n , die zu u n t e r n e h m e n sind. Bei g r o ß e n Abteilungen wird es o f t zweckmäßiger sein, a m E i n g a n g e der Abteil u n g n u r eine H a u s p o s t s t a t i o n zu e r r i c h t e n u n d die i n t e r n e Vert e i l u n g d a n n v o n einem eigenen B o t e n j u n g e n n a c h ä h n l i c h e n Ges i c h t s p u n k t e n v o r n e h m e n zu lassen. J e d e H a u s p o s t s t a t i o n u n d j e d e r der H a u s p o s t s t a t i o n angeschlossene Schreibtisch erhält zwei n a c h Möglichkeit d r a h t g e f l o c h t e n e K ö r b e , einen r o t e n f ü r die „ A u s " - g e h e n d e u n d einen weißen f ü r die „ E i n " - g e h e n d e P o s t , die s o g e n a n n t e n „ A u s " - u n d „ E i n " - K ö r b e , die sich vorzugsweise in der oberen r e c h t e n Ecke des Schreibtisches b e f i n d e n sollten. S t r e n g ist d a r a u f zu a c h t e n , d a ß diese K ö r b e n u r f ü r i h r e n eigentlichen Zweck b e n u t z t werden, der , , A u s " - K o r b n u r f ü r die ausgehende P o s t u n d der a n d e r e n u r f ü r unerledigte Sachen. U m d e m P o s t j u n g e n seine Arbeit zu erleichtern, sollen sich a u c h u n t e r d e n K ö r b e n niemals irgendwelche S c h r i f t s t ü c k e b e f i n d e n . E r k a n n d a n n schon a n der T ü r sehen, ob e t w a s abzuholen ist u n d s p a r t auf diese Weise Mühe u n d K r a f t . A u c h gibt es auf d e m Schreibtisch sicher einen geeigneteren P l a t z f ü r S c h r i f t s t ü c k e als gerade u n t e r diesen K ö r b e n ! Die F r a g e der F e s t l e g u n g geeigneter B u n d g ä n g e ist eine rein räumliche, also geographische, niemals eine f u n k t i o n e l l e . Aus diesem G r u n d e ist das einfachste Kennzeichen- oder N u m m e r s y s t e m das p r a k t i s c h s t e . V o m Schreibtischversorgungsdienst (s. Abs c h n i t t 3) ist j e d e m n e u e n Tisch, der der H a u s p o s t angeschlossen w e r d e n soll, eine d e m a n g e w e n d e t e n V e r f a h r e n e n t s p r e c h e n d e N u m m e r zu geben. A m übersichtlichsten ist wohl ein Numerier u n g s s y s t e m , w o n a c h d e n S t a t i o n e n zu ebener E r d e die N u m m e r n 1—99 einschl., i m ersten Stock die v o n 100—199 einschl., i m zweiten v o n 200—299 einschl. usw. v o r b e h a l t e n bleiben. Größere Abteilungen, f ü r die diese Zahlen n i c h t ausreichen w ü r d e n , k ö n n e n die N u m m e r ihrer E i n g a n g s s t a t i o n (z. B . 35) b e n u t z e n u n d die i n t e r n e n Dienststellen d u r c h Voranstellen eines B u c h s t a b e n s (z. B. A 35, B 35, C 35 usw.) k e n n z e i c h n e n . Die H ä u f i g k e i t der R u n d g ä n g e wird sich j e n a c h der Größe u n d d e m C h a r a k t e r des Betriebes r i c h t e n . O f t wird ein ein- j a sogar ein zweistündiger Dienst genügen, dagegen w i r d m i t u n t e r ein 30- oder gar 15-Minutenverkehr erforderlich sein. Als ein K r i t e r i u m f ü r die H ä u f i g k e i t s f r a g e m a g g e l t e n : ist die Zeit zwischen A n f r a g e u n d A n t w o r t zu lang, so wird der B e t r i e b das V e r t r a u e n

II. Hauspost-, Mahn- od. Terminsyst. — Zentr. Zeitvereinbarung usw. 13

zur Hauspost verlieren und zu seinen früheren eigenen Hilfsmitteln zurückgreifen. Der Wert der Hauspost ist dann illusorisch. Die einmal angegebenen Zeiten müssen unter allen Umständen mit derselben Pünktlichkeit wie die Fahrpläne der Eisenbahn eingehalten werden. Mit dieser Zuverlässigkeit steht und fällt das System. Besonders eilige Sendungen werden durch einen r o t e n Weitergabezettel, der in großen Buchstaben den Vermerk „Sofort zu erledigen" trägt, gekennzeichnet. In dringenden Fällen werden sie mitunter auch durch einen Extraboten bestellt. Es muß aber darauf geachtet werden, daß diese Zettel wirklich nur in dringenden Fällen verwendet werden. Derartige Eilsendungen kommen nicht wie die anderen Poststücke in den „Ein"-Korb, sondern sind dem betr. Beamten persönlich auszuhändigen. Ist er nicht anwesend, so ist ihm das eilige Schriftstück an sofort sichtbarer Stelle hinzulegen. Im übrigen tragen a l l e Poststücke sowohl die Tischnummer des Absenders wie die des Empfängers. (Namen sind hierbei, wie an anderer Stelle auseinandergesetzt, überflüssig.) Einrichtung der Zentralhauspoststelle. Wichtig ist vor allem, daß sich diese Abteilung in zentraler Lage des Betriebes befindet und von Anfang an genügende Räumlichkeiten zur Verfügung hat. Die Einrichtung hat in einer Reihe von Sortierregalen, am zweckmäßigsten in Übereinstimmung mit den Rundgängen und Hauspoststationen zu bestehen. Ferner ihrer zweiten Funktion als Terminbüro entsprechend, aus einer Reihe von Ablagekästen — zunächst einen für jeden Tag im Jahr, dann einige (etwa fünf) für weitere Jahre und schließlich einen größeren (bzw. entsprechend viele kleinere) für jeden 15- bzw. 30-MinutenRundgang am Tage. Aus dem Charakter der Anlage bzw. des Betriebes wird sich im Laufe der Zeit ergeben, was für weitere Fächereinteilungen (so z. B. für Einschreib-Mahnkarten, von denen noch gesprochen werden soll) erforderlich sind. Eine Zentraluhr, die viertelstündlich bzw. halbstündlich zur Postverteilung anschlägt, und eine, manchmal auch mehrere Zeitstempeluhren sind unentbehrlich. Die Postausträger erhalten starke Leinentaschen mit Fächereinteilungen, die mit den Namen der Stationen, die sie zu bedienen haben, ausgezeichnet sind. Das größte Fach in ihren Taschen ist für das Zusammentragen der

14

Die Zentialisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Post für Stationen außerhalb ihrer eigenen Rundgänge bestimmt. Die vom „Aus"-Korb entnommene Post sortiert der Bote bereits auf dem Wege zur nächsten Station in die betr. Fächer ein, um so in allerschnellster Zeit alle Poststücke ihrem Bestimmungsort zuführen zu können. Am Schlüsse eines Rundganges entnimmt er das soeben eingesammelte für andere Stationen bestimmte Material dem geschilderten großen Fach seiner Tasche und legt es in der Zentralpoststelle in das mit „Sortieren" bezeichnete Fach. Vor Beginn eines Rundganges wiederholt sich das umgekehrte Spiel: aus dem für ihn bestimmten Fach holt sich der Bote seine aus anderen Abteilungen eingelaufene Post und sortiert sie in die Fächer seiner Tasche ein. Die Abteilung untersteht einem intelligenten jungen H a u s p o s t v e r t e i l e r , der unter Umständen aus dem Botenstande hervorgegangen sein und den anderen als Beispiel dienen kann, was auch sie bei Aufmerksamkeit und Fleiß erreichen können. Die Auswahl der Botenjungen muß mit großer Sorgfalt vor sich gehen. Sie müssen streng aber gerecht behandelt werden. Auf die genaueste Einhaltung der ihnen gegebenen Vorschriften ist zu achten, nur von ihrer Zentralabteilung haben sie Anweisungen entgegen zu nehmen. Während ihrer Rundgänge dürfen sie sich nirgends aufhalten; sie müssen genau zur angegebenen Zeit anfangen, an keiner Stelle auf Material, das „gleich fertig sein wird" warten und zur festgesetzten Zeit ihren Rundgang beendet haben. Nach beendetem Rundgang dürfen sie sich ausruhen — in einem eigens hierfür bestimmten Raum mit bequemen Stühlen, wo sie tatsächlich n i c h t s tun sollen. Das Mahn- oder Terminwesen. Eng, ja untrennbar mit der Hauspost verknüpft ist das Mahnverfahren, das sich im großen ganzen der gleichen Einrichtungen bedient und unter der gleichen Leitung steht. Im folgenden seien als Beispiel die Normalvorschriften für die Pflichten dieser Funktion gegeben, wie sie in einer größeren Maschinenfabrik in den Neu-England-Staaten aufgestellt wurden Sie sind typisch für das System und geben eine gute Beschreibung der Arbeiten dieses Mahnverfahrens. Beschreibung der Mahnkartei. Zweck dieser Kartei ist es, das Gedächtnis der Angestellten von Kleinigkeiten, wie Verabredungen, Besprechungen, periodisch wieder-

I I . H a u s p o s t - , Mahn- od. T e r m i n s y s t . — Zentr. Zeitvereinbarung usw. 1 5 k e h r e n d e n A r b e i t e n usw. zu entlasten, u m es so f ü r die wichtigeren Sachen der Tagesarbeit f r e i z u h a l t e n . Die K a r t e i b e s t e h t a u s einem Satz K ä s t e n — einen f ü r j e d e n T a g einschl. d e r Sonntage — u n d a u s einem zweiten Satz für. alle 15 b z w . 30 Minuten a m Tage. D a s E r i n n e r n geschieht d u r c h M a h n k a r t e n , wie sie auf A b b . 1 u n d 2 zu sehen sind u n d sich selbst erklären. Auf j e d e n K a s t e n , der einen

MAHNKARTE :

Korb Nr. .. Name

(Korbnummer statt Namen gebrauchen, n m Zeit z u sparen.) , Sie werden erinnert a n :

Ausgabe: Stunde

Tag

Monat

Jahr

192 192 192

Jede erledigte Mahnung durch Namenstempel kennzeichnen.

192 192 192 192 192 192

Sobald „ E r l e d i g t " m i t N a m e n u n d D a t u m versehen zurücksenden a n :

A b b . 1.

Einfache

UnteAchrift:

Mahnkarte.

Sonntag oder F e i e r t a g b e t r i f f t , ist v o m Abteilungsleiter ein r o t e r Zettel zu kleben, u n d die f ü r diese Tage b e s t i m m t e n M a h n u n g e n sind i n den f ü r d e n Vorherigen T a g eingerichteten K a s t e n zu legen. Vorgehen beim

Sortieren.

Sobald die M a h n k a r t e n i m E i n g a n g s f a c h der Zentralstelle eingel a u f e n sind, wird d e r d i e n s t t u e n d e B e a m t e sie i h r e m Wiedervorlagetage entsprechend sortieren u n d i n die h i e r f ü r b e s t i m m t e n K ä s t e n ablegen. E i n e A u s n a h m e h i e r v o n bilden n u r j e n e K a r t e n , die a m gleichen Tage wieder vorgelegt w e r d e n sollen, die daher v o n v o r n h e r e i n in die entsprechenden 30-Minutenfächer des Tageskastens einsortiert w e r d e n u n d zwar i m m e r 30 M i h u t e n vor d e r angegebenen Zeit.

16

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Jeden Morgen bei Arbeitsbeginn entnimmt der Postverteiler dem Hauptregal das Fach, das für den betreffenden Tag bestimmt ist, entleert es und sortiert die vorliegende Post den 30-Minutenperioden entsprechend, die auf den Mahnkarten angeführt sind. Er verfährt dann weiter in der bereits beschriebenen Weise. Wo es sich um sogenannte „Einschreibe-Mahnkarten" (Abb. 2) handelt, die nicht nur einmal, sondern mehrere Male oder gar periodisch

EINSCHREIBE-MAHNKARTE Falls Arbeit nicht erledigt» zurücksenden an Mahnbüro ztir späteren nochmaligen Mahnung. K o r b Nr. oder N a m e Sie werden erinnert a n :

Ausgabe: Zeit

Tag

Monat

Jahr

192 192 192 192 192 TS

192

ev g& ¡9 |

IL¡BS

192

t J3 'S

192

.S «1 WS5 o

ÄiS

¡Hs

fr

192 192

Sobald „Erledigt" mit Namen a n d Datum versehen zurücksenden a n :

Abb. 2.

Einschreibe-Mahnkarte.

ausgegeben werden sollen, muß deT Beamte die Karten vor der Ausgabe in ein Buch eintragen und diese Eintragung erst löschen, wenn die Karte zurückerhalten ist. Kommt sie nicht einen Tag nach der Ausgabe zurück, so muß er sofort nach dem Verbleib forschen. Diese Einrichtung des Termin- oder Mahnwesens kann im Laufe der Zeit weitestgehende Anwendung finden. Von Anfang an ist das Verfahren auch p e r s ö n l i c h e n Diensten zugänglich zu machen, einmal, um es überhaupt schneller und sicherer einzuführen, zum andern, um die Gedanken des Angestellten während der Arbeits-

II. Hauspost-, Mahn- od. Terminsyst. — Zentr. Zeitvereinbarung usw. 17 s t u n d e n a u c h wirklich bei der Arbeit zu h a l t e n , u m sie n i c h t d u r c h p r i v a t e Angelegenheiten, V e r a b r e d u n g e n usw. a b z u l e n k e n . A u c h die verschiedensten F o r m e n v o n M a h n k a r t e n u n d Mahnzetteln k ö n n e n v e r w e n d e t w e r d e n ; a u ß e r den bereits e r w ä h n t e n einfachen u n d Einschreibe-Mahnzetteln sind a u c h n o c h o f t Umschläge mit gleichem oder ähnlichem A u f d r u c k i n G e b r a u c h , u m . Mitteilungen oder persönliche A n g a b e n a u f z u n e h m e n u n d u n t e r Verschluß weiterzugeben. Die zentrale Verabredungsstelle. Als l e t z t e r S c h r i t t in der E i n f ü h r u n g dieses P o s t s y s t e m s ist die E r r i c h t u n g einer z e n t r a l e n Stelle in der gleichen Abteilung anzusehen, die f ü r das gesamte H a u s alle e r w ü n s c h t e n u n d erforderlichen T e r m i n e f ü r V e r a b r e d u n g e n m i t d e m geringsten A u f w a n d an Störungen trifft. A n H i l f s m i t t e l n ist n u r eine „ H a u p t t e r m i n k a r t e " zu f ü h r e n , auf der alle i m H a u s e g e t r o f f e n e n u n d regelmäßig v o r k o m m e n d e n B e s p r e c h u n g e n ( K o n f e r e n z e n , P o s t s i t z u n g e n , regelmäßige D i k t a t s t u n d e n usw.) v e r m e r k t sind. I n Ü b e r e i n s t i m m u n g h i e r m i t f ü h r t j e d e Dienststelle bzw. j e d e r B e a m t e seine eigene Zeittabelle. W o eine V e r a b r e d u n g getroffen werden soll, schickt die antragstellende Abteilung eine e n t s p r e c h e n d e A n f r a g e a n die H a u p t verabredungsstelle. N a c h Ü b e r p r ü f e n der Zeittabellen s e t z t die H a u p t s t e l l e einen T e r m i n fest, d e n sie allen Beteiligten z u n ä c h s t m i t t e i l t u n d a n d e n sie s p ä t e r , k u r z vor Beginn der f e s t g e s e t z t e n B e s p r e c h u n g , noch einmal d u r c h M a h n z e t t e l e r i n n e r t . U n d i n gleicher Weise sind die einzelnen B e a m t e n v e r p f l i c h t e t , der H a u p t verabredungsstelle sofort v o n persönlich g e t r o f f e n e n Verabred u n g e n K e f t n t n i s zu geben. N a c h Möglichkeit sollen alle V e r a b r e d u n g e n m i n d e s t e n s 24 S t u n d e n i m v o r a u s festgesetzt werden. Das Streichen u n d Absagen v o n bereits g e t r o f f e n e n V e r a b r e d u n g e n soll den gleichen W e g n e h m e n u n d a u c h so f r ü h als möglich b e k a n n t gegeben w e r d e n . Eine Botenjungenzentrale. Die bisherigen A u s f ü h r u n g e n zeigen bereits deutlich das S t r e b e n aller dieser N e u o r d n u n g e n , a u c h die B o t e n j u n g e n i n der H a u s p o s t s t e l l e zentral zu erfassen. Selbstverständlich wird j e d e Abteilung ihre j u g e n d l i c h e n H i l f s k r ä f t e n a c h wie vor h a b e n k ö n n e n ; ihre Zahl wird aber d u r c h H a u s p o s t , T e r m i n k a r t e i u n d W i t t e , Amerikanische

Büroorganisation.

2

18

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

zentrale Yerabredungsstelle bedeutend geringer als bisher — praktisch sollten die Privatboten jetzt eigentlich überflüssig sein. Jedenfalls werden unter dem neuen Verfahren die meisten der Hauspoststelle unterstehen, die sie in ihren verschiedensten Pflichten zu unterweisen hat. Es muß ihnen bei Eintritt — am besten durch schriftliche Normalanweisungen im Verein mit mündlichen und praktischen Demonstrationen — ihr Verhalten im Verkehr mit den Beamten des Betriebes, mit Besuchern, beim Bedienen des Telephons usw. erklärt werden. Alle, diese Einrichtungen zusammengenommen werden die Hauspostverteilung zu einer der segensreichsten Stellen des ganzen Betriebes werden lassen. Ihre richtige und umfassende Anwendung wird die Beamten von vielen zeitraubenden und entnervenden Kleinarbeiten befreien und sie so ihrer eigentlichen Arbeit in immer größerem Umfang zuführen können; denn gerade die vielen Störungen waren es, die ihnen bisher ihr kostbarstes Gut, ihre Nerven, raubten.

III. Die selbsttätige Versorgung mit Büromaterialien. Der Wert der Zeit, die in einem großen Betriebe durch das Bestellen und Holen von Büromaterialien, durch Bleistiftanspitzen usw. vergeudet wird, in Mark und Pfennig umgerechnet, würde überraschen. Im nachfolgenden sei ein amerikanisches Verfahren beschrieben 1 ), das die ganze Bürobedarfsfrage in die Hand e i n e r Stelle legt, die das selbsttätige Versorgen eines jeden Beamten mit dem erforderlichen Büromaterial zu übernehmen hat und für die glatte Durchführung der Versorgung verantwortlich ist. Der Schreibtisch. J e d e r B e a m t e , der schriftliche Arbeiten zu erledigen hat und einen bestimmten Arbeitsplatz besitzt, wird dem S c h r e i b t i s c h v e r s o r g u n g s d i e n s t angeschlossen. Der mit dieser Funktion betraute Beamte ist auch für die Ordnung auf demSchreibtisch verantwortlich. Nur das unbedingt Notwendige soll sich auf dem Schreibtische befinden, diese Sachen aber ihren ganz bestimmten, ihren 1 ) In Amerika ist es von dem inzwischen verstorbenen Frank B. Gilbreth in weitem Umfang mit Erfolg eingeführt worden, u. a. in der New England Butt Co. in Providence, R. I.

III. Die selbsttätige Versorgung mit Büromaterialien.

19

N o r m a l p l a t z haben. Tintenfaß, Löscher, Kalender, Lineal usw., alles muß den praktischsten und bequemsten Platz auf dem Schreibtisch einnehmen und diesen Normalplatz ständig behalten, um ein mit der Zeit blindes Hingreifen und Finden der Sachen mit dem geringsten Zeit und Kraftaufwand zu ermöglichen. Glatte Tische ohne Aufsätze haben sich am besten bewährt, weil sie die Übersicht im Büro erleichtern, kein Licht fortnehmen und den Angestellten in seiner Arbeit nicht beengen.

Abb. 3.

T y p i s c h e s Bild eines nach a r b e i t s w i s s e n s c h a f t l i c h e n Grundsätzen untersuchten Schreibtisches. Die in Quadrate eingeteilte Tischoberfläche dient zur Normalisierung der Bewegungen, d. h. der Handgriffe nach den Schreibgeräten wie Bleistift, Tinte, Federhalter usw., die ihren Normalplatz haben. Die ausgezogene Schublade zur Linken dient der Aufnahme von Büromaterialien und ist mit Beservevorräten versehen.

Auf jeden Schreibtisch gehören die beiden der bereits beschriebenen H a u s p o s t angeschlossenen „ E i n " - und „ A u s " Körbe, die, am besten verschiedenfarbig, zur Aufnahme aller eintreffenden bzw. erledigten Briefschaften bestimmt sind. Ein v e r s c h l i e ß b a r e s Fach soll j e d e m Beamten für seinen Privatbedarf zur Verfügung stehen (s. Abb. 3). Ein Doppelschlüssel zu diesem Fach wird an einer Zentralstelle, die 2*

20

Die Zentralisationsbeatrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

sämtliche Schlüssel des Hauses besitzt, aufbewahrt. Alle anderen Fächer des Tisches dienen geschäftlichen Sachen; es ist auch hier danach zu streben, daß der Angestellte nur das wirklich Notwendige und ständig Gebrauchte selbst aufbewahrt; alles andere hat er der betreffenden Sammelstelle zuzuweisen, z. B . erledigte Schriftstücke der Zentralregistratur usw. Zur Aufnahme der Büromaterialien eignet sich erprobterweise das l i n k e o b e r e S c h u b f a c h ambesten, und zwar die rechte Seite des Faches für Bürowerkzeuge (Bleistifte, Büroklammern, Gummi usw.) je nach Bedarf des betreffenden Beamten. Hierfür hat sich folgende Einrichtung bewährt: in diese rechte Ecke des Schubfaches werden z w e i h ö l z e r n e K ä s t e n für die kleinen Werkzeuge eingebaut und zwar ein Kasten über dem anderen. Die Abmessungen eines solchen Kastens betragen rd. 150 X 230 X 40 mm, die Stärke des Holzes ist etwa 5 mm. Jeder Kasten wird der Breite nach in drei Unterabteilungen geteilt; j e nach Bedarf können auch diese nochmals unterteilt werden. Der neben diesen Kästen befindliche Raum an der linken Seite des Schreibtisches wird zur Aufbewahrung der Vordrucke, d. h. von kleinen Blocks und anderen Materialien benutzt, die zwar nicht ständig gebraucht werden, aber doch stets zur Hand sein müssen. Der hintere Teil des Kastens dient zur Aufbewahrung regelmäßig gebrauchter Vordrucke. Zweckmäßig ist auch hier eine Unterteilung mittels s c h r ä g e r hölzerner Zwischenwände, die am besten so angeordnet sind, daß sie dem Arbeitenden öinen schnellen Überblick über die untergebrachten Vordrucke gestatten. Die am meisten benutzten liegen ihm hierbei am nächsten. Der Übersicht halber, die beim Gebrauch vieler Vordrucke dringend notwendig ist, wird hier von der Verwendung auswechselbarer Kästen abgesehen; der Grundsatz ist aber durch die in folgendem beschriebenen Streifbänder gewahrt worden, die hinter dem losen, dem Normalvorrat, liegen und bei Bedarf sofort, ohne irgendwelche Zeit- oder Bewegungsvergeudung, angegriffen werden können. Ein besonderes Merkmal des Versorgungsdienstes ist, daß sich für jeden Schreibtisch außer dem Vorrat an Materialien in Höhe eines Wochenverbrauchs noch eine Reserve, ein sogen. „ E i s e r n e r B e s t a n d " für eine weitere Woche befindet. Dieser eiserne Bestand an B ü r o m a t e r i a l i e n liegt in dem unteren Kästchen, der an V o r d r u c k e n dagegen jeweils in einem Streif-

III. Die selbsttätige Versorgung mit Büromaterialien.

21

band, auf dem Hauspostnummer des Arbeitenden sowie der Versorgungsstelle, die Bezeichnung des Inhaltes sowie in einem Kreis die Wochenmenge angegeben sind, etwa in folgender Weise: A 35 an 265 52 Briefumschläge Nr. 6. Übersichtlicher und zeitsparender ist es natürlich, wenn an Stelle der Materialbezeichnung ein m e m n o t e c h n i s c h e s K l a s s i f i k a t i o n s z e i c h e n gesetzt werden kann. Um einen reibungslosen Verlauf des Versorgungsdienstes zu gewährleisten, ist vor der E i n f ü h r u n g von jedem Beamten eine Aufstellung der von ihm ständig gebrauchten Büromaterialien — Vordrucke, Bleistifte, Klammern usw, — einzufordern und zwar in Höhe eines Wochenverbrauches. Nachdem die so erhaltenen Mengen von dem Abteilungsleiter genehmigt sind, wird für jeden Tisch eine sog. „ S c h r e i b t i s c h An 2 6 5 (Schreibtischversorgungsbeamtin) von R 2 7 (Rechnungsstelle - Schmidt)

Normalinhalt eines Kästchens vom Tisch R 2 7 : Menge

Bezeichnung

3 Stück 1 „ 1 „ 1 „ 1 Schachtel Abb. 4.

Bleistift Nr. 2 Bleistift Nr. 1 Blaustift Rotstift gr. Büroklammern

V o r d e r s e i t e der

usw.

Schreibtischversorgungskarte.

v e r s o r g u n g s k a r t e " aus starker Pappe im Format von ungefähr 10 X 15 cm ausgestellt, die außer der Funktionsnummer und dem Namen des betreffenden Beamten noch die Nummer des Schreibtischversorgungsbeamten tragen muß (s. Abb. 4), Der ständige Platz dieser Karte ist zwischen den beiden Materialkästen. Die zweite Ausfertigung der Karte wird unter den beiden kleinen

22

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Materialkästen auf den Boden des Schubfaches mit Reißzwecken angeheftet, lediglich als Ersatz für ein etwaiges Abhandenkommen der anderen Karte. Auf der Rückseite der S c h r e i b t i s c h v e r s o r g u n g s k a r t e wird die Lage jedes Gegenstandes, der auf dem Tisch sein muß, graphisch dargestellt; der unter der Leitung des Versorgungsbeamten arbeitende Bürobursche, dem die Instandhaltung der Schreibtische übertragen ist, ordnet morgens, unter Umständen A

8

81aJf9Ä Hut 1er

C

L _

¿ L I A

Q

c

j

-

«5

trb

2 £

lös, •her

F S H I J 1 2

3

*

5

Abb. 5.

6

7

8

10 11 12 13 W 15 16 17 18 -13 20 21 22 23 2¥ 25 25 27 28 23

R ü c k s e i t e der

Schreibtischversorgungskarte.

auch mittags alle Gegenstände, die sich auf dem Schreibtisch befinden, und zwar der graphischen Darstellung entsprechend (s. Abb. 5). Ist der Vorrat eines in dem Materialkasten enthaltenen Artikels aufgebraucht, so sind die Kästen einfach umzuwechseln und die Schreibtischversorgungskarte in den Postkorb zu legen. Ist. von irgendeinem Vordruck dagegen der lose Vorrat aufgebraucht, so ist der Reservevorrat aus dem Streifband in Gebrauch zu nehmen und dieses durch die Hauspost zur Nachfüllung an die Versorgungsstelle zu senden. Die im Laufe des Tages der Versorgungsstelle zugegangenen Karten bzw. Streifbänder zeigen an, daß an bestimmten Tischen eine Nachfüllung erforderlich ist, die am z w e c k m ä ß i g s t e n a m n ä c h s t e n M o r g e n vor B ü r o b e g i n n zu erfolgen hat. Aber außer dieser sozusagen bestellten Nachfüllung und dem regelmäßigen Aufräumen der Schreibtische gehört zu den Pflichten des Schreibtischversorgungsbeamten, jeden seinem Dienst angeschlossenen Tisch m i n d e s t e n s e i n m a l i n d e r W o c h e zu

I I I . Die selbsttätige Versorgung mit Büromaterialien.

23

k o n t r o l l i e r e n , o b die v o r h a n d e n e n M e n g e n m i t d e n e n a u f d e r K a r t e a n g e g e b e n e n ü b e r e i n s t i m m e n , ob d e r eiserne B e s t a n d überall noch besteht usw. D a s P e r s o n a l b ü r o m u ß d e r V e r s o r g u n g s s t e l l e l a u f e n d eine A u f s t e l l u n g aller Ä n d e r u n g e n des P e r s o n a l b e s t a n d e s ( N e u e i n t r i t t e , V e r s e t z u n g e n u n d A u s t r i t t e ) ü b e r s e n d e n . P f l i c h t des Vers o r g u n g s b e a m t e n i s t es, die f ü r einen u n t e r U m s t ä n d e n als n o t w e n d i g e r a c h t e t e n A n s c h l u ß a n die H a u s p o s t e r f o r d e r l i c h e n S c h r i t t e zu u n t e r n e h m e n u n d d e n V e r s o r g u n g s d i e n s t s o f o r t einzuleiten. Das

Materiallager.

D a s M a t e r i a l l a g e r des Schreibtischversorgungsbeamten ist auf d e m gleichen v o r s t e h e n d g e s c h i l d e r t e n G r u n d s a t z der selbständigen Bedienung aufgebaut. E i n e b e s t i m m t e Menge — die sich n a c h d e m jeweils h e r r s c h e n d e n B e d a r f zu r i c h t e n h a t — i s t als N o r m a l m e n g e f e s t z u l e g e n , eine gleiche Menge i s t g e t r e n n t i n U m s c h l a g , S t r e i f b a n d o d e r i r g e n d e i n e m B e h ä l t e r als eiserner B e s t a n d zu h a l t e n . G e h t der N o r m a l v o r r a t zu E n d e , so i s t auf d e n R e s e r v e v o r r a t z u r ü c k z u g r e i f e n ; die S t r e i f b ä n d e r dieser a n g e g r i f f e n e n R e s e r v e n w e r d e n i n e i n e m „Bestellkasten" gesammelt; an einem bestimmten Tag in der W o c h e w i r d a n H a n d dieser S t r e i f b ä n d e r o d e r s o n s t i g e n U m h ü l l u n g e n n a c h b e s t e l l t . A u f gleiche W e i s e s i n d a u c h alle e i n g e g a n g e n e n B e s t e l l u n g e n auf n i c h t s t ä n d i g g e f ü h r t e B ü r o m a t e r i a l i e n zu erledigen. W o es sich als n ö t i g erweist b z w . wo es v o n A n f a n g a n g e w ü n s c h t w i r d , k a n n der M a t e r i a l v e r b r a u c h j e d e s B e a m t e n b z w . j e d e r A b t e i l u n g k o n t r o l l i e r t w e r d e n u n d z w a r a u c h hier m i t den einfachsten Mitteln. Die

Kontrolle.

Die K o n t r o l l e der B l e i s t i f t e , die w o h l u n t e r d e n B ü r o m a t e r i alien d a s W e r t v o l l s t e d a r s t e l l e n , k a n n d e r a r t a u s g e ü b t w e r d e n , d a ß die s t u m p f g e s c h r i e b e n e n b z w . a u f g e b r a u c h t e n m i t einer i m Materialkasten liegenden F a h n e aus starker P a p p e versehen, in d e n P o s t k o r b g e w o r f e n w e r d e n . Diese F a h n e , die d i e s e l b e n A n g a b e n wie d a s f r ü h e r b e s c h r i e b e n e S t r e i f b a n d t r ä g t , w i r d d u r c h die H a u s p o s t a n die V e r s o r g u n g s s t e l l e g e l e i t e t , die d e n S t i f t e n t w e d e r n u r a n s p i t z t u n d in d e n u n t e r e n , d e n R e s e r v e k a s t e n ,

24

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

zurücklegt oder ihn durch einen neuen ersetzt; in diesem Fall wird der Empfänger auf der „Ausgabeliste für Bleistifte" belastet. Monatlich wird diese Aufstellung, die den Verbrauch jedes Beamten und gleichzeitig jeder Abteilung kontrolliert, abgeschlossen und den maßgebenden Stellen zur Kenntnis gebracht. In ähnlicher Weise ist eine Kontrolle auch bei sämtlichen anderen Materialien auszuüben. Zweckmäßig ist eine solche Kontrolle aber nur bei Materialien von besonderem Wert; die Kosten einer noch so einfachen Kontrolle werden sich bei diesen im ganzen genommen wertlosen Gegenständen kaum bezahlt machen. Zu erwähnen ist noch, daß die Pflichten der Versorgungsstelle und ihrer Mitglieder in allen Einzelheiten in „ N o r m a l v o r s c h r i f t e n " , auf die noch nachher eingegangen wird, niederzulegen sind, auf deren Einhaltung die maßgebenden Stellen zu achten haben. Noch einige

typische

büroorganisatorische

Hilfsmittel.

In einigen streng nach den Grundsätzen zweckentsprechender Büroorganisation geführten Betrieben ist die Benutzung von T i n t e n f ä s s e r n grundsätzlich ausgeschlossen. Wo Tinte verwendet werden muß, da sind nur Füllfederhalter oder Kopierstifte zu benutzen. Die Benutzung von Tintenfässern verursacht zu viele unnötige und ablenkende Bewegungen. Wo mehrere Angestellte am gleichen Buch arbeiten und Eintragungen vornehmen, wie z. B. in der Lagerbuchhaltung, sollten sie zwecks sofortiger Unterscheidung Füllfederhalter mit andersfarbiger Tinte besitzen. Beim Anspitzen von Farbstiften sollen die Bürojungen darauf achten, daß die Spitzen der Stifte nicht kürzer als etwa 2 mm und nicht länger als etwa 4 mm sind; lange Spitzen brechen sowohl beim Anspitzen als auch beim Schreiben nachher zu leicht ab. Bleistifte sollten aus drei Gründen (s. Abb. 6) an beiden Enden angespitzt sein: erstens, um zu verhindern, daß sie in den Mund gesteckt werden,

Die selbsttätige Versorgung mit Büromaterialien.

25

zweitens, da es dann nicht mehr so bequem ist, den Stift in die Westentasche zu stecken und in Gedanken nach Hause zu nehmen, drittens, da der Benutzer des Stiftes jetzt doppelt so viele Spitzen als bisher zum Abschreiben vorrätig hat. Der Papierkorb soljte stets an genau der gleichen Stelle stehen, um ein völlig automatisches Benutzen zu ermöglichen.

V,

Abb. 6. E i n b e s o n d e r s p r a k t i s c h e r B l e i s t i f t s t ä n d e r . Durch die schräge.Lage des Ständers wird jeder Bleistift durch sein Eigengewicht stets in die für das Zugreifen bequemste Lage gebracht.

In Amerika sind einzelne Betriebe dazu übergegangen, durch weiße Farbe den bequemsten Platz für den Korb auf dem Fußboden anzuzeichnen. Bei allen Stempeln ist der Griff abzuflachen, und zwar soll bei der Benutzung die flache Seite dem Stempelnden zugekehrt sein. Wer kennt nicht das unsichere Gefühl beim Stempeln, ob der Stempel wohl „ a u f dem Kopf steht" ? Durch diese Vorkehrung ist das vermieden. Das sind nur einige typische amerikanische Hilfsmittel, die im Bürobetrieb angewendet werden. Uns mögen sie vielleicht als etwas zu weitgehend erscheinen, sie sind aber kennzeichnend für die Richtung, die in diesen Fragen drüben eingeschlagen wird: ein konsequentes Durchdenken bis auf die letzte und kleinste Einzelheit.

26

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

IY. Normalvorschriften. Der systematischen oder neuzeitigen Büroorganisation ist oberster Grundsatz, alles s c h r i f t l i c h und eindeutig klar niederzulegen. Mündliche Überlieferungen haben bei ihr keinen Platz. Nicht mehr nach Personen, sondern nur nach Funktionen wird die vorkommende Arbeit eingeteilt — wodurch die Funktion von einer bestimmten Person unabhängig wird. Die Pflichten einer jeden Funktion, also alle regelmäßig wiederkehrenden Routinearbeiten, werden in Form von „ N o r m a l v o r s c h r i f t e n " oder von Arbeitsanweisungen festgehalten. Tritt ein neuer Angestellter in eine Abteilung ein, so werden ihm von seinem Vorgesetzten zu allererst die Normalvorschriften zur Einsichtnahme gegeben, die sich unmittelbar mit der von ihm verlangten Arbeit beschäftigen; als Nächstes erhält er die Arbeitsanweisungen von all den Stellen, denen er vorgesetzt sein wird, und späterhin auch noch die, welche er in absehbarer Zeit einnehmen kann 1 ). Und in gleicher Weise wird der Angestellte behandelt, der in eine andere Abteilung versetzt oder in eine höhere Stelle befördert wird. Die Ausrede, „das hat man mir nicht gesagt", die man heute noch so oft bei Fehlern oder Versehen hören kann, gibt es auf diese Weise nicht mehr. Jede Normalvorschrift soll, soweit angängig, stets nur einen Gegenstand behandeln, um eine strengere Unterteilung und schließliche harmonische Zusammenfassung aller in dem betreffenden Verwaltungsbetrieb vorkommenden Arbeiten zu ermöglichen. Der Weg vom Entwurf bis zur Genehmigung und schließlichen Inkraftsetzung der Arbeitsanweisung ist, wie alles andere bei der neuzeitigen Betriebsführung, genau vorgeschrieben. Der Abteilungsleiter bzw. sein Stellvertreter verfaßt den Inhalt einer seiner Meinung nach erforderlichen Normalvorschrift und leitet sie als Vorschlag an den Verwalter der Normalvorschriften, der sie in bezug auf Aufmachung, Inhalt und im Zusammenhang mit den bereits bestehenden Vorschriften zu überprüfen hat, um Gegensätzliches oder Doppeltes zu vermeiden. Nach Erledigung dieser Formalitäten kommt der Entwurf an den Betriebsleiter zur Genehmigung und schließlich an den Direktor zur Inkraftsetzung. Diesen beiden Stellen steht aber das *) s.Abschnitt XI: „Beförderungssysteme", S. 74.

IV. Normalvorschriften.

27

R e c h t der Z u r ü c k w e i s u n g zu, i n welchem Fall der Verfasser seinen E n t w u r f m i t d e m A b l e h n u n g s v e r m e r k u n d A b l e h n u n g s g r u n d z u r ü c k e r h ä l t . I s t die vorgeschlagene N o r m a l v o r s c h r i f t aber g e n e h m i g t worden, so k o m m t sie wieder i n die H ä n d e des Verwalters, der ihr eine l a u f e n d e N u m m e r erteilt, u n d das m i t d e n erforderlichen U n t e r s c h r i f t e n versehene Original n u m e r i s c h in die h i e r f ü r b e s t i m m t e Mappe ablegt. E i n v o r den Originalvors c h r i f t e n eingeheftetes Inhaltsverzeichnis e n t h ä l t in e n t s p r e c h e n d e n S p a l t e n die N u m m e r u n d den b e h a n d e l t e n G e g e n s t a n d der Vorschrift, d e n T a g , a n d e m sie in K r a f t gesetzt w u r d e u n d schließlich das D a t u m , a n d e m sie eine A b ä n d e r u n g e r f a h r e n h a t oder gänzlich a u ß e r K r a f t gesetzt w u r d e . Eine vollständige A b s c h r i f t der s ä m t l i c h e n N o r m a l v o r s c h r i f t e n soll einmal b e i m Verwalter als 2. E x e m p l a r seiner S a m m l u n g v o r h a n d e n , diesmal aber sachlich u n t e r Z u h i l f e n a h m e m n e m o t e c h n i s c h e r Symbole geordnet sein, u n d ein 3. E x e m p l a r i m B ü r o des D i r e k t o r s , wo es genau wie b e i m Verwalter u n t e r Verschluß zu h a l t e n ist. A b s c h r i f t e n der ganzen oder eines Teiles der jeweils in K r a f t gesetzten Vorschrift e r h a l t e n alle die Dienststellen, die v o n i h r b e t r o f f e n w e r d e n . So k a n n es sich in b e s o n d e r e n F ä l l e n u m n u r eine Stelle, m i t u n t e r dagegen a u c h u m f a s t alle oder t a t s ä c h l i c h alle Angestellten h a n d e l n . I n seiner H a u p t m a p p e m u ß der Verwalter v e r m e r k e n , welche Dienststellen A b s c h r i f t e n e r h a l t e n haben. W o eine Ä n d e r u n g — die aber erst den gleichen I n s t a n z e n w e g wie die Vorschrift bis zur I n k r a f t s e t z u n g gehen m u ß — vorzun e h m e n ist, m u ß dies v o m Verwalter sofort auf seinem Original u n d auf s ä m t l i c h e n v e r t e i l t e n A b s c h r i f t e n v e r m e r k t b z w . diese müssen e n t s p r e c h e n d a b g e ä n d e r t werden. W o die v o r g e n o m m e n e Ä n d e r u n g eine größere ist, k a n n es m i t u n t e r zweckmäßiger u n d a u c h einfacher sein, die ganze N o r m a l v o r s c h r i f t abzuschreiben, als die Ä n d e r u n g auf j e d e m Durchschlag h a n d s c h r i f t l i c h vorzunehmen. V o r t e i l h a f t e r u n d einheitlicher ist es jedenfalls sowohl f ü r die N o r m a l v o r s c h r i f t e n als a u c h f ü r die A b ä n d e r u n g der Vors c h r i f t e n , b e s t i m m t e V o r d r u c k e zu h a b e n . U m die einmal erteilten u n d f ü r g u t b e f u n d e n e n V o r s c h r i f t e n f ü r längere Zeit gültig zu gestalten, sind keinerlei persönliche N a m e n in die Vorschrift a u f z u -

28

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

nehmen, sondern lediglich die Bezeichnung der betreffenden Funktion oder Dienststelle. Vorschläge, die gelegentlich zu berücksichtigen aber noch nicht als spruchreif anzusehen sind, werden auf sogenannten „Vorschlagszetteln", die den jeweils in Frage kommenden Vorschriften in der Originalsammlung angeheftet werden, niedergelegt» Zur Verbesserung der bestehenden Verfahren wird die Mitarbeit der Angestelltenschaft auf weitester Grundlage erwünscht. Vorschläge, die aus dieser Quelle einlaufen, als brauchbar befunden und angenommen worden sind, werden je nach ihrem Wert mit einer Geldprämie belohnt. Einen Wert besitzen indessen alle diese Vorschriften nur dann, wenn sie auch dauernd befolgt werden, sonst sind sie tatsächlich nicht mehr als ein beschriebenes Blatt Papier. Das zu erreichen ist aber eines der schwierigsten, wenn nicht das schwierigste Kapitel jeder neuzeitigen Betriebsleitung; denn die menschliche Natur fällt nur zu leicht wieder in ihre alten früher geübten Gewohnheiten zurück. Darum ist es nötig, daß mindestens alle drei Monate einmal sämtliche Dienststellen durch „Einschreibe-Mahnzettel" 1 ) an das Bestehen der jeweiligen Normalvorschriften und an die Notwendigkeit ihrer Befolgung erinnert werden. Und in gleicher Weise ist es auch wichtig, daß der Verwalter die Sammlung seiner Arbeitsanweisungen wenigstens einmal im Jahr (verteilt auf monatliche Teildurchsichten) auf veraltete oder vergessene Vorschriften hin durchsieht. Es ist wohl selbstverständlich und braucht hier nur gestreift zu werden, daß vertrauliche Punkte, wie Gehaltsfragen, Geschäftsund Fabrikationsgeheimnisse usw. keinesfalls in diese Vorschriften aufgenommen werden dürfen.

V. Die Zentralregistratur. Noch bis vor kurzem wurde die Registratur, das „Ablegen", als ein Nebenprodukt des Verwaltungsbetriebes betrachtet; ihre Kosten wurden zu den „unproduktiven" geschlagen. Man erledigte die Arbeit so „nebenher", meistens bekam sie der Laufbursche oder Volontär zugewiesen. War viel in der betreffenden Abteis. Abschnitt II über das Mahnverfahren.

V. Die Zentralregistratur.

29

l u n g zu t u n , lagen a n d e r e besondere eilige A r b e i t e n vor, so w a r die R e g i s t r a t u r stets die F u n k t i o n , die m a n a m allerersten zur Seite schob. A n dieser Stelle u n d in diesem Z u s a m m e n h a n g soll a u c h ganz v o n d e n s o g e n a n n t e n „ E r b b e g r ä b n i s s e n " , v o n den erledigten oder unerledigten S c h r i f t s t ü c k e n in d e n t i e f e n S c h u b f ä c h e r n o d e r , was a u c h v o r k o m m e n soll, in den A k t e n t a s c h e n einzelner Büromitglieder geschwiegen werden. I m m e r m e h r h a t sich die E r k e n n t nis v o n der a b s o l u t e n N o t w e n d i g k e i t eines geregelten u n d system a t i s c h e n R e g i s t r a t u r w e s e n s durchgesetzt. N i c h t m e h r die j ü n g s t e n u n d u n e r f a h r e n s t e n Angestellten e r h a l t e n die A u s ü b u n g dieser F u n k t i o n zugeteilt, s o n d e r n besonders in diesen A r b e i t e n ausgebildete R e g i s t r a t u r b e a m t e , womöglich u n t e r der L e i t u n g eines O b e r b e a m t e n in einer eigens h i e r f ü r e r r i c h t e t e n Z e n t r a l r e g i s t r a t u r . Vorweg sei in diesem Z u s a m m e n h a n g schon hier e r w ä h n t , d a ß solche Abteilungen, wo sie e i n g e f ü h r t w u r d e n , m i t weit größerer Genauigkeit a r b e i t e t e n , d a ß stets alle S c h r i f t s t ü c k e in einem T a g e registriert u n d abgelegt w u r d e n , u n d d a ß sie a u ß e r d e m d e m Betriebe eine E r s p a r n i s v o n e t w a 4 0 % a n L ö h n e n , Materialien usw. b e d e u t e t e n . V o n d e n Registriersystemen, die a m z w e c k m ä ß i g s t e n a n z u w e n d e n sind, soll hier n i c h t gesprochen w e r d e n . E s gibt sowohl in A m e r i k a als a u c h in D e u t s c h l a n d eine ganze Reihe erstklassiger scharf d u r c h d a c h t e r u n d zu einer h o h e n V o l l k o m m e n h e i t geb r a c h t e r S y s t e m e . S t e t s wird es sich bei i h r e r E i n f ü h r u n g d a r u m h a n d e l n , d a ß d e r B e t r i e b , der ein derartiges V e r f a h r e n ann e h m e n will, sich v o r h e r i m einzelnen ü b e r seine B e d ü r f n i s s e u n d ü b e r den Zweck, den er m i t d e m n e u e n S y s t e m erreichen will, k l a r ist. N u r soviel sei indessen zu dieser F r a g e hier b e m e r k t , d a ß i n A m e r i k a das v e r t i k a l e Ablegesystem s t a r k i m V o r d e r g r u n d der A n w e n d u n g s t e h t , u n d zwar e n t w e d e r in V e r b i n d u n g m i t d e m Deweyschen D e z i m a l s y s t e m , oder m i t einem a l p h a b e t i s c h e n oder n u m e r i s c h e n , m i t einem s o g e n a n n t e n a u t o m a t i s c h e n I n d e x v e r f a h r e n , m i t einem geographischen Registrieren n a c h S t ä d t e n oder aber in V e r b i n d u n g m i t einem Klassifizieren des Gegenstandes — j e n a c h A r t des Betriebes. M i t u n t e r w e r d e n a u c h zwei oder gar drei dieser V e r f a h r e n i n einer Z e n t r a l r e g i s t r a t u r a n g e w a n d t , u m verschieden g e a r t e t e n B e d i n g u n g e n gerecht zu werden. L a n g s a m e r v e r s c h a f f t sich das K a r t e n i n d e x - oder K a r t e i v e r f a h r e n E i n g a n g in die Betriebe, t r o t z d e m es f ü r eine größere

30

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

u n d weitverzweigte U n t e r n e h m u n g die g r ö ß t e n Vorteile in sich birgt. Bisher b e d e u t e t e das W o r t „ A b l e g e n " f ü r die m e i s t e n Betriebsu n d Abteilungsleiter n i c h t m e h r als das Registrieren v o n Briefs c h a f t e n oder a n d e r e n l a u f e n d e n S c h r i f t s t ü c k e n . Mit d e m K a r t e i s y s t e m ist es a b e r möglich, diese F u n k t i o n i n eine f ü r d e n B e t r i e b p r o d u k t i v e zu g e s t a l t e n ; d e n n auf diese Weise k a n n der Betriebsleiter m i t einem Blick u n d ohne wesentliche M e h r a r b e i t d e n S t a n d seiner A u f t r ä g e , seiner V e r k ä u f e , der P r o d u k t i o n , d e n E r f o l g seiner Anzeigenabteilung usw. erfassen. I m m e r m e h r k o m m t in A m e r i k a eine Z e n t r a l r e g i s t r a t u r f ü r alle A b t e i l u n g e n eines g r o ß e n Betriebes i n A u f n a h m e . Die u n z w e i f e l h a f t bei einer d e r a r t i g e n Z e n t r a l i s a t i o n v o r h a n d e n e n Nachteile — d a ß die i n einer A b t e i l u n g g e b r a u c h t e n M a p p e n n i c h t sofort zur H a n d sind, d a ß der E i g e n a r t einzelner A b t e i l u n g e n e n t s p r e c h e n d doch verschiedene A b l e g e v e r f a h r e n a n g e w e n d e t w e r d e n m ü s s e n usw. — sind aber d u r c h ein g u t a u s g e b a u t e s H a u s p o s t v e r f a h r e n u n d d u r c h das bereits e r w ä h n t e N e b e n e i n a n d e r h e r l a u f e n verschiedener Ablegesysteme in einer H a n d zu beseitigen. Die Vorteile einer u n t e r s a c h g e m ä ß e r L e i t u n g s t e h e n d e n Z e n t r a l r e g i s t r a t u r überwiegen aber die Nachteile bei w e i t e m . N i c h t selten a r b e i t e n m e h r e r e A b t e i l u n g e n a n einem F a l l oder an einem S c h r i f t s t ü c k . K o m p e t e n z s t r e i t i g k e i t e n sind d a u n v e r m e i d b a r . Die Zentralisierung e r s p a r t eine D o p p e l l e i s t u n g der Reg i s t r a t u r u n d d e m e n t s p r e c h e n d A r b e i t . Sie a r b e i t e t n a c h d e n b e s t e n u n d neuzeitlichsten S y s t e m e n ; ihre Mitglieder sind e r f a h r e n e F a c h l e u t e auf i h r e m Gebiet. U n d was bisher n i c h t möglich w a r , es k ö n n e n j e t z t L e i s t u n g s k o n t r o l l e n zur V e r a n s c h a u l i c h u n g des T a g e s p e n s u m s u n d zur Beseitigung b e s t e h e n d e r Schwierigkeiten gef ü h r t w e r d e n (s. S. 52). Die Arbeitsregeln der A b t e i l u n g w e r d e n v o n A n f a n g a n d u r c h sorgfältig a u s g e a r b e i t e t e N o r m a l v o r s c h r i f t e n festgelegt u n d d e m g a n z e n H a u s e zur K e n n t n i s g e b r a c h t . Eines der e r s t e n E r f o r d e r nisse der Z e n t r a l r e g i s t r a t u r wird es stets sein, d a r a u f zu a c h t e n , d a ß ihr a l l e S c h r i f t s t ü c k e i n k ü r z e s t e r Z e i t zur A u f b e w a h r u n g zufließen. A u c h solche S c h r i f t s t ü c k e sollen hier einbegriffen sein, die n o c h n i c h t erledigt sind. D u r c h einen Wiederv o r l a g e v e r m e r k e r h ä l t der b e t r e f f e n d e B e a m t e sein S c h r i f t s t ü c k zu j e d e r g e w ü n s c h t e n Zeit z u r ü c k — er k a n n auf diese Weise eine

V. Die Zentralregistratur.

31

t e r m i n m ä ß i g e B e a n t w o r t u n g schwerer ü b e r s e h e n als w e n n er das S c h r i f t s t ü c k mit vielen a n d e r e n z u s a m m e n irgendwo auf oder in seinem Schreibtisch a u f b e w a h r t . F ü r jedes ausgeliehene S c h r i f t s t ü c k k o m m t ein e n t s p r e c h e n d ausgefüllter „ V e r l e i h z e t t e l " i n die A k t e hinein, a u ß e r d e m wird eine M a h n k a r t e ausgeschrieben, die d e m saumseligen B e a m t e n n a c h einigen T a g e n m i t der A u f f o r d e r u n g zugeht, das entliehene Schriftstück zurückzugeben. E n g m i t der Z e n t r a l r e g i s t r a t u r sind also die H a u s p o s t u n d d a s M a h n w e s e n v e r k n ü p f t , auf das in d e n v o r h e r g e h e n d e n A b s c h n i t t e n bereits eingegangen w o r d e n ist. Die Zentralregistrat u r ist aber a u c h in gewissem Sinne ein B a r o m e t e r ü b e r d e n L a u f der A r b e i t i n a n d e r e n Abteilungen. J o h n B a r n a b y d r ü c k t e d a s einmal in folgenden W o r t e n a u s : „ D i e Geschwindigkeit, m i t der S c h r i f t s t ü c k e i n die Z e n t r a l r e g i s t r a t u r gelangen, ist ein H i n w e i s auf die A r b e i t s i n t e n s i t ä t eines B ü r o b e t r i e b e s . " Die amerikanische R e m i n g t o n T y p e w r i t e r Company ist i n bezug auf die A u f b e w a h r u n g ihrer S c h r i f t s t ü c k e soweit gegangen, d a ß a m Schluß eines j e d e n Tages s ä m t l i c h e erledigte u n d a u c h unerledigte S c h r i f t s t ü c k e v o n R e g i s t r a t u r b e a m t e n eingesammelt u n d in der Z e n t r a l r e g i s t r a t u r abgelegt w e r d e n . Der B e a m t e , der ein S c h r i f t s t ü c k a m n ä c h s t e n Morgen oder i n einiger Zeit z u r ü c k h a b e n will, v e r m e r k t das auf einem e n t s p r e c h e n d a n g e b r a c h t e n Wiedervorlagestempel. Das b e k a n n t e große New Y o r k e r W a r e n h a u s R . H . M a c y a n d C o m p a n y h a t vor einigen J a h r e n sämtliche Briefwechsel, alle Berichte, A u f t r ä g e , statistische A u s k ü n f t e usw., die bis d a h i n abteilungsweise a u f b e w a h r t w u r d e n , z e n t r a l a n einer Stelle zus a m m e n g e f a ß t , die als „ U n t e r s u c h u n g s a b t e i l u n g " i m o b e r s t e n S t o c k w e r k n e b e n d e m Zentralschreibzimmer u n t e r g e b r a c h t ist. Zur E r l e i c h t e r u n g b e f i n d e n sich indessen i n j e d e m S t o c k w e r k H i l f s s t a t i o n e n , die der Z e n t r a l r e g i s t r a t u r u n t e r s t e h e n . Die N e w Y o r k e r T e l e p h o n e C o m p a n y u n d die W e s t e r n E l e c t r i c C o m p a n y sind, u m noch zwei große F i r m e n zu n e n n e n , in i h r e n b ü r o o r g a n i s a t o r i s c h e n Z e n t r a l i s a t i o n s b e s t r e b u n g e n so weit v o r g e s c h r i t t e n , d a ß a u c h sie die Z e n t r a l r e g i s t r a t u r als n o t wendigen B e s t a n d t e i l eines reibungslosen Verlaufes ihres Verwaltungssystemes einführten.

32

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

VI. Das Auskunftsbüro. In engster Zusammenarbeit mit, ja, oft unter derselben Leitung wie die Zentralregistratur befindet sich in straff geleiteten Betrieben eine A u s k u n f t s s t e l l e , deren Pflichten und Obliegenheiten sehr mannigfaltig sind. Zunächst soll sie die Mitglieder des Betriebes von solchen Nachschlagearbeiten befreien, die nicht in ihr Fachgebiet schlagen und sie in ihrer Tagesarbeit aufhalten: die Auskunftsstelle soll mit allen erforderlichen Nachschlagewerken, mit allen möglichen Auskünften usw. ausgestattet sein, um jede Anfrage in kürzester Zeit erschöpfend beantworten zu können. Alles gebrauchte Material des Betriebes, Verordnungen usw. sollten dieser Stelle nach Möglichkeit in mehreren Exemplaren zugewiesen werden. Auf einem vorgedruckten Zettel — um dem Anfragenden nicht unnötige Schreibereien zu verursachen — ist kurz die gewünschte Auskunft zu vermerken, die nach Möglichkeit der Auskunftsstelle durch die Hauspost zugestellt wird. Ziel und Ehrgeiz der Auskunftsbüros muß es stets sein, in möglichst kurzer Zeit die gewünschte Antwort zu erteilen. Gefördert wird dieser Ehrgeiz durch graphische Darstellungen der zu jeder Auskunft gebrauchten Zeit: bei Ein- und Abgang der Frage und Antwort wird auf dem Zettel die verstrichene Zeit mit einer Stempeluhr vermerkt. In regelmäßigen Abständen wird dann diese graphische Tabelle dem verantwortlichen Leiter der Abteilung und dem zuständigen Direktor vorgelegt. Ein Beispiel einer solchen graphischen Darstellung ist in Abb. 12 auf S. 58 zu sehen. Damit das verlangte Material nicht zu Indiskretionen benutzt werden kann, ist grundsätzlich zwischen dem Material, das für jeden und dem, das nur bestimmten Personen zugänglich ist, zu unterscheiden. Das Geheim- oder vertrauliche Material ist in verschlossenen feuersicheren Behältern aufzubewahren. Zum schnellen Auffinden des vorhandenen Materiales und um bereits erteilte Auskünfte bei ähnlichen oder gleichen Anfragen sofort wieder zur Hand zu haben, ist es nötig, über die erteilten Anfragen eine übersichtlich und sachlich geordnetete Kartei zu führen und die Unterlagen nach dem zweckentsprechendsten Verfahren zu registrieren. Vorteilhaft hat sich auch in solchen

VII. Die Stenotypistin und das Zentralscbreibmaschinen-Zimmer.

33

Fällen die Deweysche Dezimalklassifikation, mitunter auch ein mnemotechnisches Symbolisierungsverfahren erwiesen. Aber noch andere Funktionen hat diese Zentralstelle zu erfüllen. Ihr müssen von allen im Hause verwendeten Schlüsseln Doppel (mit entsprechend ausgefülltem Anhängeschild) zugewiesen werden, die unter Verschluß zu halten und nur auf Ansuchen einer vorgesetzten Dienststelle auszufolgen sind. Sogenannte „Prokuristenschlüssel", die zu allen Schlössern passen, dürfen nur auf eine z. B. von zwei Direktoren.unterschriebene Aufforderung hin ausgehändigt werden. Schließlich überwacht diese Auskunftsstelle noch sogenanntes „Altmaterial": Möbel, Bürohilfsmittel, alte Kataloge, Durchschreibebücher, alte Stenogrammbücher usw. Nebenstellen im Hause, die unter Leitung des Vorstehers der Auskunftsstelle stehen, verwalten dieses Material, das zum Teil, wie im Fall der Stenogrammhefte usw., nach einer bestimmten Zeit (die durch einen sogenannten terminisierten „Vernichtungszettel" angegeben ist) eingestampft wird. Aus diesen kurzen Andeutungen geht der Sinn der Abteilung wohl schon ziemlich klar hervor: sie soll eine zentrale Stelle für alle vorkommenden Auskünfte und Aufbewahrungsort für alle solche Gegenstände sein, die zurzeit von dem bisherigen Benutzer nicht mehr gebraucht werden, anderen aber noch zugute kommen können. Alle diese zentralen Einrichtungen dienen letzten Endes immer wieder dem einen Zweck: jeden Angestellten in die Lage zu versetzen, ungestört die Arbeit zu verrichten, für die er besonders befähigt ist, und ihn von allen Störungen frei zu halten.

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer. Die Bedienung und Instandhaltung von Büromaschinen. Vielleicht ist nirgends der Unterschied zwischen dem amerikanischen und europäischen Wirkungsgrad in Büroarbeiten so offensichtlich und so ungeheuer wie gerade bei der S t e n o t y p i s t i n , wo die amerikanische ihre europäische Kollegin bei weitem überragt. Auf verschiedene Ursachen ist das zurückzuführen, von denen die wichtigsten im folgenden angedeutet werden. Ähnlich W i t t e , Amerikanische Büroorganisatioa.

3

34

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Bürooiganisation.

ist die Lage auch bei der Bedienung der anderen Büromaschinen, der Rechenmaschinen usw. Zunächst ist wie auf allen anderen Gebieten auch hier die A r b e i t s t e i l u n g weit strenger als bei uns durchgeführt worden. Sodann ist die Tendenz in Amerika in immer stärkerem Maße vorhanden, die gleichgearteten Kräfte in einer Abteilung z e n t r a l zusammenzufassen. Schließlich wird der A u s b i l d u n g sowie der A u s r ü s t u n g und der N o r m i e r u n g ihrer Arbeitsweise höchste Aufmerksamkeit geschenkt. Ausnahmen wird es natürlich immer geben: in bezug auf die Stenotypistinnen ist die Regel in Amerika aber das auf den nachstehenden Seiten geschilderte Verfahren. Uns soll es zunächst und vor allem Anregungen für eine straffere Erfassung auch dieses Zweiges der Büroorganisation geben — zum Wohle aller Beteiligten, vor allem aber im Interesse einer Schonung und zweckmäßigeren Ausnutzung der Kräfte der Maschinenbedienerinnen und Stenotypistinnen. Auf der einen Seite wird heute mit diesen Kräften noch Raubbau getrieben, auf der anderen Seite wären sie bei zweckmäßiger Anleitung sicher in der Lage, mehr und bessere Arbeit als bisher zu leisten, Die Zentralschreibmaschinenabteilung. In den meisten amerikanischen Betrieben finden wir eine Zentralschreibmaschinenabteilung, die aus einem oder einigen Sälen in einem ruhigem und hellen Teil des Hauses besteht und sämtliche Maschinenschreiberinnen und Stenotypistinnen — Sekretärinnen sind hierbei nicht einbegriffen — umfaßt. Wir finden hier Zentralen, wo 30, 50 und noch mehr Schreibkräfte in einem Raum untergebracht sind, was allerdings nicht unser Ziel sein soll. Die Abteilung untersteht einem — nach Möglichkeit weiblichem — Hauptstenographen, dem die Verantwortung für die ausgehende Arbeit, die gleichmäßige Beschäftigung und die einheitliche und zweckmäßigste Gestaltung des Arbeitsganges obliegt. Dieser Leiter muß durch praktische Kenntnisse und Erfahrungen, vor allem durch pädagogische und beaufsichtigende Eigenschaften ausgezeichnet sein. Viel ist über Zentralisation und Dezentralisation im Bürobetrieb gesprochen und geschrieben worden; der Amerikaner hat sich schließlich zur Zentralisation entschlossen, weil die hiermit

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer.

35

v e r b u n d e n e n Vorteile die Nachteile ü b e r w o g e n . Vor allem gibt i h m die Z u s a m m e n f a s s u n g der S c h r e i b k r ä f t e i n weit h ö h e r e m Maße als bisher die Möglichkeit, die A r b e i t e n g l e i c h m ä ß i g e r u n d g e r e c h t e r zu verteilen. O f t w a r e n u n t e r d e m a l t e n V e r f a h r e n die S c h r e i b k r ä f t e in einer Abteilung ü b e r a r b e i t e t u n d i n a n d e r e n langweilten sie sich. Die S c h r e i b k r a f t einer G r u p p e m u ß t e a l l e hier v o r k o m m e n d e n A r b e i t e n erledigen, sie m u ß t e auf der einen Seite A b s c h r i f t e n a n f e r t i g e n u n d auf der a n d e r e n wichtige u n d schwierige B e r i c h t e abfassen. W a r e n sie g u t e u n d d a h e r n i c h t billige K r ä f t e , so w i d e r s t r e b t e es i h n e n , mechanische A r b e i t e n zu übern e h m e n , überdies bezogen sie f ü r solche A r b e i t e n a u c h einen viel zu h o h e n L o h n . Eine billige Maschinenschreiberin ohne K e n n t n i s s e der S t e n o g r a p h i e wäre f ü r die b e t r e f f e n d e einfache Arbeit weit eher i n F r a g e g e k o m m e n . W o es galt, a n einer Stelle sehr eilige A r b e i t i n k ü r z e s t e r Zeit zu erledigen, d a w a r meistens die N o t groß. Keine a n d e r e Abteilung g a b H i l f s k r ä f t e gerne ab, m a n m u ß t e sich schließlich n a c h a u s w ä r t s u m Hilfe w e n d e n . D a n n h a t t e j e d e S t e n o t y p i s t i n ihre eigene Meinung ü b e r das „ s c h ö n s t e " Aussehen der v o n ihr geschriebenen Briefe — v o n Einheitlichkeit w a r keine R e d e u n d e i n e A r t des Briefschreibens m u ß t e d o c h die z w e c k e n t s p r e c h e n d s t e sein! Allen diesen Nachteilen k ö n n t « m a n m i t der E r r i c h t u n g einer solchen Z e n t r a l s c h r e i b m a s c h i n e n a b t e i l u n g begegnen, m a n k o n n t e einheitlich alle die G r u n d s ä t z e der A r b e i t s v e r t e i l u n g u n d A r b e i t s v e r e i n h e i t l i c h u n g a n w e n d e n , n a c h d e n e n m a n schon seit l a n g e m i m P r o d u k t i o n s p r o z e ß arbeitete, u n d m a n k o n n t e schließlich i n n e r h a l b der Abteilung j e d e Angestellte zu d e n A r b e i t e n heranziehen, zu der sie a m b e s t e n geeignet w a r . Die Ausrüstung

der

Stenotypistin.

E s w u r d e z u n ä c h s t eingesehen, d a ß m a n v o n der Maschinenschreiberin keine gute Arbeit verlangen k a n n , w e n n m a n sie nicht mit den besten Hilfsmitteln und Hilfsgeräten ausstattete. Zu diesen gehören z u n ä c h s t u n d vor a l l e m : 1. Eine erstklassige n o c h n i c h t a b g e n u t z t e Schreibmaschine. D a s N i e d e r d r ü c k e n einer T a s t e e r f o r d e r t r d . 70 g Energie, r e c h n e t m a n aus, wieviel T a s t e n die Schreiberin a n einem Tage n i e d e r d r ü c k e n m u ß , so ist es überflüssig, hier a u c h 3*

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation. nur ein Wort gegen minderwertige Maschinen sprechen.

auszu-

2. Ein als gut erkannter und erprobter Schreibmaschinentisch mit genügenden Schubfächern, den Vorschriften des Schreibtischversorgungsdienstes entsprechend eingerichtet und diesem angeschlossen (s. Abschnitt I I I ) . 3. Ein bequemer drehbarer Schreibtischstuhl, der eine RückenStütze bietet, dagegen ohne Lehne ist, um Hände und Arme

beim Stenogrammaufnehmen behindern.

und

Schreiben

nicht

zu

4. Ein Stenogrammhalter, der individuell anpaßbar ist und so angebracht werden kann, daß er die Erschütterungen des Tisches durch die Maschine nicht übernimmt. 5. Ein Stenogrammheft aus losen Blättern, das unnötige Bewegungen erspart und bei noch nicht zu Ende geführten Diktaten eine größere Übersichtlichkeit gewährt. (Am Ende jedes Tages bzw. als erstes jeden Morgen nimmt die Stenotypistin die beschriebenen erledigten Seiten aus dem Buch, steckt sie in einen hierfür bestimmten Umschlag, der ihre Dienstnummer und den Aufbewahrtermin trägt, und schickt ihn durch die Hauspost an die Auskunftsstelle, wo er nach Vorschrift bis zur Vernichtung lagert.)

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer.

37

6. F a r b b a n d , Bleistifte, Radiergummi müssen in bester Qualität v o r h a n d e n sein, da schlechtes Material schlechte Arbeit abgibt u n d eine Zeit- u n d K r a f t v e r g e u d u n g darstellt. 7. E i n N e b e n p r o d u k t dieser A u s r ü s t u n g ist eine F u ß s t ü t z e , u m jede unnötige E r m ü d u n g zu vermeiden. Die H ö h e d e r S t ü h l e sind der jeweiligen Größe der Arbeitenden anzupassen, was leicht durch das Anbringen von H o l z -

Abb. 8. E i n e R e i h e v o n S t ü h l e n , die durch Anbringung von verschieden hohen Holzklötzen die geeignetste Sitzgelegenheit für jeden Angestellten ermitteln soll. k l o t z e n möglich ist. Die aus Abb. 7 ersichtliche F u ß s t ü t z e h a t sich f ü r Maschinenarbeit als recht nützlich erwiesen. Eine Reihe v o n Stuhlklötzen in einem „ A n p r o b e r a u m " ist auf Abb. 8 zu sehen. Die Frage der geeignetsten Höhe der Stühle ist übrigens f ü r alle Büroabteilungen von Interesse. Die

Übersichtstafel

oder das Übersichtsfach im Zentralschreibmaschinenzimmer. Das Wesentliche, sozusagen der K e r n einer solchen Zentralisation ist die auf diese Weise mögliche zweckentsprechende Verteilung der Arbeitskräfte u n t e r Berücksichtigung der Art u n d Dringlichkeit der zu erledigenden Arbeit.

38

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

I n strenger A n l e h n u n g a n die i n vielen B e t r i e b e n e i n g e f ü h r t e Übersichtstafel f i n d e n wir i m Z e n t r a l s c h r e i b m a s c h i n e n z i m m e r eine ähnliche A n o r d n u n g , die eine W a n d des Saales e i n n i m m t An Stelle der H a k e n der Übersichtstafel sind hier F ä c h e r v o r h a n d e n , groß u n d tief genug, u m ein B u c h oder eine Schreibwalze a u f z u n e h m e n . F ü r j e d e S t e n o t y p i s t i n sind v o n links n a c h r e c h t s l a u f e n d eine A n z a h l solcher T a s c h e n oder F ä c h e r reserviert — j e d e s stellt eine viertel bzw. eine h a l b e S t u n d e d a r . Von der Arbeitsverteilerin, d. h . v o n der H a u p t s t e n o t y p i s t i n oder i h r e r Assistentin, die alle A n f r a g e n n a c h A r b e i t ü b e r m i t t e l t b e k o m m t , w e r d e n auf G r u n d dieser Ü b e r s i c h t die S t e n o t y p i s t i n n e n e r n a n n t , die D i k t a t e a u f z u n e h m e n h a b e n , bzw. es wird i n d a s F a c h der f ü r die jeweils zu erledigenden Arbeit geeignetsten Angestellten die Arbeit m i t g e n a u e n Anweisungen gelegt. D a die E i n t e i l u n g der F ä c h e r j a eine z e i t l i c h e Ü b e r s i c h t ü b e r d e n S t a n d der A r b e i t g e s t a t t e t , ist es möglich, d e n F o r t s c h r i t t i n der A b t e i l u n g genau b e o b a c h t e n u n d d e n Schreiberinnen, die n i c h t m i t k o m m e n , Hilfe geben zu k ö n n e n . Leistungsberichte ü b e r die einzelnen H i l f s k r ä f t e u n d die ganze Abteilung k ö n n e n auf diese Weise leicht g e f ü h r t w e r d e n . Vielfach wird hierbei das graphische K o n t r o l l v e r f a h r e n v e r w e n d e t , wie es i m A b s c h n i t t V I I I geschildert u n d auf A b b . 11 gezeigt ist. N i c h t dringliche A r b e i t e n gelten hier wie überall als „ F ü l l a r b e i t e n " , die stets v o r r ä t i g sind, einmal u m t o t e Zeiten zu ü b e r b r ü c k e n u n d z u m a n d e r e n , u m d u r c h rechtzeitige Aufa r b e i t u n g A n s t a u u n g e n zu v e r m e i d e n . Schließlich v e r d i e n t i n diesem Z u s a m m e n h a n g n o c h eine Einr i c h t u n g E r w ä h n u n g , die i n hochorganisierten a m e r i k a n i s c h e n Betrieben durchgeführt wurde. N a c h 30 M i n u t e n wird die s t e n o g r a m m a u f n e h m e n d e Schreiberin v o n einer a n d e r e n abgelöst. U m 30 M i n u t e n h e r u m soll n ä m l i c h die Grenze f ü r die A u f n a h m e f ä h i g k e i t eines f l o t t e n D i k t a t e s liegen; n a c h d e m l ä ß t die A u f m e r k s a m h e i t n a c h , z u m Nachteil des D i k t i e r e n d e n u n d der Schreiberin. I n d e m sie ihr S t e n o g r a m m auf diese Weise frisch u n d ohne weitere A b l e n k u n g gleich auf die Maschine ü b e r t r a g e n k a n n , sind die F e h l e r m ö g l i c h k e i t e n ebenfalls s t a r k eingeengt worden. Selbstverständlich bezieht sich das n u r auf R o u t i n e a r b e i t e n — A u s n a h m e n w e r d e n a u c h hier wie überall a n d e r s b e h a n d e l t w e r d e n müssen.

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer.

39

Bürohilfsmaschinen. Die Diktiermaschine. Ein derartig neuzeitig organisiertes Büro wird selbstverständlich auch all' die modernen Bürohilfsmaschinen, wie Diktier-, Rechen-, Adressier- und Vervielfältigungsmaschinen besitzen, die geeignet sind, Arbeitskräfte zu sparen bzw. sie vor mechanischen stets wiederkehrenden Routinearbeiten zu befreien. An dieser Stelle braucht über diese Maschinen — mit Ausnahme der Diktiermaschine — nichts mehr gesagt zu werden, da sie auch bei uns in ausgedehntem Maße Eingang gefunden und zum Teil auch von uns hergestellt werden. Gegen die Anwendung der Diktiermaschine, die in Amerika in weit größerem Maßstabe als hier eingeführt ist, verhält sich ein großer Teil der deutschen Stenotypistinnen ablehnend. In gewissem Sinne ist diese Ablehnung wohl auf einem Nichtvertrautsein mit der zweckmäßigsten Handhabung der Diktiermaschinen sowohl von seiten des Diktierenden als auch von seiten der Abnehmerin zurückzuführen und daher auch berechtigt. Die Maschine muß sich zunächst in tadellosem Zustand befinden und täglich vor Arbeitsbeginn vom Büromaschinen-Instandhaltungsmeister nachgesehen werden. Nur ganz einwandfreie Walzen dürfen benutzt werden; jede gesprungene oder zu sehr abgeschriebene ist sofort auszurangieren. Die Parlographschreiberinnen sind außerdem in einem ganz ruhigen Teil des Hauses, am besten in abgedichteten Einzelräumen unterzubringen. Die genaue und sachgemäße Anlernung geschieht in der eigens hierfür bestimmten Ausbildungsabteilung, die dem Zentralschreibzimmer angeschlossen ist. Normalvorschriften regeln die genaue Bedienung der Maschine. Aber auch der zum erstenmal mit der Diktiermaschine in Berührung kommende Diktierende muß sich genaue Anweisungen geben und in gewissem Sinne auch anlernen lassen. Denn von seiner sachgemäßen Bedienung und von seinem deutlichen Diktieren (Konsonanten müssen z. B. besonders deutlich ausgesprochen werden) hängt das glatte mühelose Übertragen nachher ab. Ist die Walze undeutlich zu verstehen, so ist das Abhören in der Tat eine Qual für die Schreiberin, und sie hat dann nur zu Recht, wenn sie Uber Nervosität und übermäßige Abspannung klagt. Werden aber alle diese Einwendungen berücksichtigt und wird sachgemäß verfahren, so

40

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

wird die Maschinenschreiberin gegen das Arbeiten mit der Diktiermaschine auch nichts m e h r einzuwenden h a b e n . Auf der anderen Seite sind die Vorteile der Diktiermaschine bei richtiger u n d sachgemäßer A n w e n d u n g aber unzweifelhafte: j e d e r Diktierende k a n n zu jeder Tageszeit u n d an j e d e m Ort, auch nach Büroschluß und auf Reisen — unabhängig v o n der Schreibk r a f t — seine Arbeit diktieren. E r s p a r t so die Zeit der Stenog r a m m a u f n a h m e der Schreiberin — m i t u n t e r bei besonders schwierigen Schriftsätzen, wo er n u r langsam arbeiten k a n n , wird es i h m auch angenehm sein, allein u n d in R u h e nachzudenken. Das einheitliche

Arbeitsverfahren

im

Zentralschreibzimmer.

Es wurde bereits f r ü h e r angedeutet, d a ß bei der erstmaligen Zusammenfassung der Stenotypistinnen in einem ZeDtralbüro die äußere A u f m a c h u n g der Briefe bei f a s t allen Schreiberinnen eine andere sein wird. Die eine wird gern sperren, die andere lieber unterstreichen, die eine wird gern die Adresse rechts, die andere links setzen, wieder eine Gruppe wird n u r einzeilig, die andere zweizeilig u n d eine dritte G r u p p e „ n a c h Belieben" bald so u n d bald so schreiben. Die äußere A u f m a c h u n g des hinausgehenden Briefes ist aber die Visitenkarte des Betriebes; j e korrekter, sauberer u n d je harmonischer er aussieht, u m so mehr empfiehlt er die F i r m a , die i h n hinaussendet. Die E r m i t t l u n g der besten F o r m der Abfassung aller Schriftstücke u n d ihre Festlegung in eine Normalvorschrift ist daher von Bedeutung. Allgemein k ö n n e n hierzu folgende Hauptrichtlinien gegeben werden; andere Einzelheiten sind stets der N a t u r u n d A r t des Betriebes anzupassen. Alle Unterstreichungen u n d Sperrungen sind zu vermeiden, da sie völlig unnötige Bewegungen u n d verschwendete Zeit darstellen. Hervorhebungen k ö n n e n ebensogut durch Versalien (nur eine Bewegung beim Feststellen u n d eine beim Lösen des Umschalters sind hierbei nötig) oder durch ein zweifarbiges B a n d erreicht werden. Die Briefe sind engzeilig Init doppeltem Zwischenraum bei j e d e m neuen Absatz zu schreiben. Nicht n u r b e d e u t e t das eine Ersparnis an Papier, sondern die Schreiberin erspart sich a u c h ein

"VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer.

41

nochmaliges Neueinspannen. Aber auch für den Empfänger bedeutet ein derartig einseitiger Brief eine weit größere Übersichtlichkeit als ein Brief von gleichem Inhalt, der auf 2 bis 3 Seiten geschrieben ist — von den Portoersparnissen und sonstigen anderen Vorteilen ganz abgesehen. Zahlen sind, wo es nicht unbedingt nötig ist, nie auszuschreiben. Eine überprüfte Liste angenommener Abkürzungen ist jeder Angestellten dieser Abteilung auszuhändigen. Schemabriefe. Viele Briefe, wie z. B . Auftragsbestätigungen oder Mahnungen, werden sich immer wiederholen. Hier sind in Maschinenschrift abgesetzte Schemabriefe anzufertigen und auf Lager zu legen. Und zwar geschieht das wiederum von einer Zentralstelle aus, die in Verbindung mit dem Zentralschreibmaschinenzimmer stehen kann und die Schemabriefe des Gesamtbetriebes zu überwachen hat. Alle Anforderungen auf neue Schemabriefe müssen durch diese Stelle gehen; denn auch hier gilt das gleiche Bestreben wie auf allen Gebieten der Normung: Vereinheitlichung zum Zwecke der Vereinfachung und Verminderung bestehender Typen. Dieses Gebiet der Normierung von Schemabriefen dürfte sich als äußerst dankber erweisen; denn es ist ganz erstaunlich, was in einem großen Betrieb in dieser Beziehung an Doppelarbeiten geleistet werden k a n n ! E s ist selbstverständlich und braucht hier nur der Vollständigkeit halber angeführt zu werden, daß die äußere Abfassung dieser Schemabriefe dem angenommenen Normalverfahren im Zentralschreibzimmer entsprechen muß. Eine zentrale Instandhaltung von Schreib- und Büromaschinen. Die Instandhaltung sämtlicher Büromaschinen ist von einer Zentralstelle aus zu leiten, von wo aus alle Maschinen in regelmäßigen Zeitabständen nachgesehen, gereinigt und falls notwendig, instandgesetzt werden sollten. Hierdurch wird es ermöglicht, daß jede Stenotypistin und jede Bedienerin von anderen Büromaschinen ihre ganze Zeit der produktiven Tätigkeit an der Maschine widmen kann und nicht, wie es j e t z t der Fall ist, einen ziemlich bedeutenden Teil ihrer Zeit eum Reinigen ihrer Maschine verwenden muß.

42

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Es ist auch selbstverständlich, daß ein Fachmann eine Maschine bedeutend schneller und gründlicher nachsehen kann als ein Laie. Durch regelmäßige, sachgemäße Behandlung der Maschine wird eine durch Maschinenschaden hervorgerufene Verzögerung so gut wie ausgeschaltet und die Lebensdauer der Maschine wesentlich verlängert. Täglich hat diese Zentralstelle einige Maschinen, die ihr durch eine Einschreibe-Mahnkarte bekanntgegeben werden, nachzusehen. Auf diese Weise ist in jeder Woche jede Maschine mindestens einmal gründlich nachzusehen. Der Vorsteher dieser Abteilung ist ein Mechaniker, der von Büroburschen unterstützt wird. Einige Ersatzmaschinen zum sofortigen Gebrauch sollten stets vorhanden sein. Dadurch, daß die Maschinen immer in gutem Zustande erhalten werden, ist eine gewisse Garantie für das gute und saubere Äußere eines Briefes, soweit es von der Maschine abhängt, gegeben. Eignungsprüfungen. Auf diese gerade für den Stenotypistinnen- und Maschinenschreiberinnenberuf sehr wichtige Frage ist in Abschnitt X hingewiesen worden, wo auf Seite 64 psychotechnischen Eignungsprüfungen für Maschinenschreiberinnen und Stenotypistinnen geschildert werden. Das Zehnfingeroder Tastverfahren. Auf den großen unbestreitbaren Vorsprung, den die amerikanische Stenotypistin vor der deutschen, ja europäischen hat, ist bereits zu Anfang dieses Abschnittes deutlich hingewiesen worden. Das hängt zum Teil davon ab, daß es drüben k e i n e Stenotypistin gibt, die anders als mit allen 10 F i n g e r n und b l i n d s c h r e i b t — bei uns ist dieses an sich selbstverständliche Arbeiten leider auch heute noch bei weitem nicht die Regel, weit eher noch die Ausnahme. Einmal objektiv und nicht vom Standpunkt der Anfängerin betrachtet, die in der Handelsschule, wenn diese gut war, das Zehnfingersystem lernte und gleich am ersten Tag ihrer ersten Stelle dem Rate der älteren Kolleginnen folgte und „um schnell zu schreiben" zu 2 bis 4 Fingern umsattelte, müssen die Vorteile des Zehnfingerverfahrens ohne weiteres auffallen.

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmei.

43

A n Stelle v o n bisher zwei, höchstens vier F i n g e r n bedienen j e t z t z e h n Finger 44 T a s t e n — zehn Arbeiter k ö n n e n 44 Maschinen u n t e r allen U m s t ä n d e n leichter u n d schneller als zwei Arbeiter bedienen. E s ist b e k a n n t u n d erwiesen, d a ß die g r ö ß t e E r m ü d u n g der S t e n o t y p i s t i n die A u g e n e r m ü d u n g ist. U n d a u c h d a s ist aus d e m h e u t i g e n falschen V e r f a h r e n erklärlich, w e n n a u c h z u m größeren Teil überflüssig. V o m S t e n o g r a m m gleitet der Blick auf die Stelle des in der Maschine e i n g e s p a n n t e n Papiers, die weiter zu schreiben ist u n d d a n n auf die T a s t e n . Dieser Kreislauf — S t e n o g r a m m , Maschine, T a s t e n — wiederholt sich unzählige Male a m Tage u n d schließt j e d e s m a l einen erheblichen A u f w a n d a n geistiger Energie i n sich e i n ; ist dieses schnelle A u f s u c h e n der verlassenen Stelle, ihr schnelles Auf- u n d H i n e i n f i n d e n doch n u r m i t einer erheblichen K o n z e n t r a t i o n möglich. E b e n s o m ü s s e n sich die Augen m i t Blitzesschnelle verschiedenen Helligkeitsgraden a n p a s s e n — a u c h dieser A d a p t a t i o n s p r o z e ß verschlingt große Mengen v o n Arbeitsenergie u n d f ü h r t zur schließlichen E r m ü d u n g der Augen u n d d a m i t des g a n z e n K ö r p e r s . E s i s t n i c h t zuviel b e h a u p t e t , w e n n m i n d e s t e n s dreiviertel dieser a u f g e w a n d t e n Energie als völlig v e r s c h w e n d e t bezeichnet w i r d ! M a n sehe sich dagegen n u r eine g e ü b t e Blindschreiberin an. Sicher u n d r u h i g schreibt sie v o n i h r e m S t e n o g r a m m , a b ; sie s i t z t a u f r e c h t vor d e m ihrer A u g e n h ö h e a n g e p a ß t e n K o n z e p t h a l t e r a n ihrer Maschine u n d sieht n u r ganz selten e i n m a l das v o n ihr geschriebene S c h r i f t s t ü c k i n der Maschine a n . E i n gewaltiger U n t e r s c h i e d b e s t e h t •— u n d t r o t z d e m ist es bei u n s noch nicht gelungen, das Z e h n f i n g e r - B l i n d v e r f a h r e n e i n z u f ü h r e n . W o r a n liegt d a s ? I n der Mehrzahl der Fälle scheinbar a n einem A u ß e r a c h t lassen arbeitswissenschaftlicher E r k e n n t n i s s e u n d G r u n d s ä t z e . I m n a c h s t e h e n d e n sei ein V e r f a h r e n in g r o b e n Zügen geschild e r t , das v o n d e m inzwischen v e r s t o r b e n e n Arbeitswissenschaftler F r a n k B. Gilbreth h e r r ü h r t , das sich vor allem auf diesen G r u n d s ä t z e n a u f b a u t u n d sowohl f ü r die A n f ä n g e r i n , als a u c h f ü r das U m l e r n e n der n a c h d e m Z w e i f i n g e r v e r f a h r e n Schreibenden geeignet ist. D a s E l e m e n t der G e w o h n h e i t s b i l d u n g ist hierbei vielleicht das Wichtigste des ganzen V e r f a h r e n s , wie es a u c h d a s W i c h t i g s t e in allen R o u t i n e a r b e i t e n ist — wird es b e a c h t e t u n d befolgt, so ist das E r g e b n i s n i c h t fraglich.

44

Die Zentralisationsbestrebungen neuzeitiger Büroorganisation.

Allein kann die Maschinenschreiberin sich dieses Verfahren aber nicht aneignen, da sie nur zu leicht geneigt ist, einige „Ausnahmen" gelten zu lassen. Eine einzige Abweichung vom Normalverfahren wird aber die Arbeit vieler Stunden völlig illusorisch machen. Aus diesem Grunde muß die angehende Zehn-Finger-

Abb. 9. Verfahren zum Erlernen des Zehnfingersystems (nach Gilbreth) schreiberin unter Aufsicht und Anleitung arbeiten und darf auch nicht eine Stunde oder Minute in ihr altes Verfahren zurückfallen. Beim Lernen sind folgende Stufen in ihrer richtigen Reihenfolge streng einzuhalten: Zunächst erhält die Schreiberin eine auf Pappe aufgezogene Wiedergabe der Tasten der Maschine. Dieses Schema enthält aber nicht die Bezeichnung der Buchstaben, sondern zeigt nur verschiedenfarbige unbezeichnete Typen. Alle Tasten, die von einem

VII. Die Stenotypistin und das Zentralschreibmaschinen-Zimmer.

45

Finger niederzudrücken sind, haben die gleiche Farbe. Am Fuße der Skizze ist eine Hand abgebildet, die vermittels korrespondierender buntangestrichener Finger zeigt, welche Tasten jeder Finger zu bedienen hat (s. Abb. 9). Die Anfängerin kann sich an Hand dieses Modells bereits die richtige Reihenfolge einprägen. Will sie sich ihre Aufgabe noch mehr erleichtern, so kann sie ihre eigenen Fingernägel mit den entsprechenden Stiften bunt markieren. Die gegebene Reihenfolge darf von nun ab, es muß wiederholt werden, n i e w i e d e r v e r l a s s e n w e r d e n , ganz gleichgültig, wie langsam das Schreiben zunächst vor sich gehen mag. Wichtig bei diesem Verfahren ist, daß die Anfängerin nicht gleich „blind" schreiben muß, sondern anfänglich die Tasten ruhig ansehen kann — das Rlind- und Schnellschreiben wird sich mit dem Fortschreiten der Gewohnheitsbildung und der einsetzenden Zwangläufigkeit von selber einfinden. Zur Beschleunigung dieses Prozesses des Blindschreibens ist es wichtig, daß sich der Konzepthalter mit der abzuschreibenden (Übungs-)Vorlage in genau der gleichen Entfernung von der Schreiberin, wie das in der Maschine eingespannte Papier befindet. Graphische Darstellungen zur Veranschaulichung der Übungskurve der Lernenden werden täglich geführt und zwar einmal durch zweimal tägliche Abnahme einer Schreibprobe von 1 Minute Dauer bei stets gleichem Text und zum anderen durch eine Übersicht der täglichen Gesamtleistungen (s. Leistungskurven auf S. 50/1). Schließlich verdient noch in diesem Zusammenhang Erwähnung, daß es unmöglich ist, dieses Verfahren vom Anfang an gruppenweise zu lehren. Es verstößt gegen alle Gesetze der Pädagogik, zunächst mehr als eine Schreiberin in der gewünschten Arbeitsweise zu unterrichten. Sind indessen zwei bis drei derart Herangebildete als Beispiel da, so kann man daran gehen, Gruppen von 10, 15 bis höchstens 20 gemeinsam anzulernen. Indem dieser Abteilung, die zum Zentralschreibzimmer gehört, die einfachen Abschreibe- und sonstigen Routinearbeiten überwiesen werden, kann sie sich von Anfang an in gewissem Sinne produktiv gestalten.

Teil 2.

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb. VIII. Leistungskontrollen in Bürobetrieben1). (Das Gantt-Verfahren.) Die L e i s t u n g s k o n t r o l l e ist die hauptsächlichste Pflicht, die dem Leiter eines Büros obliegt. Er mag in der Lage sein, mehr und bessere Briefe als seine Untergebenen zu schreiben, und er mag ein Sachverständiger in der Bearbeitung und Vorbereitung der einlaufenden Aufträge sein, das sind aber nicht die ausschließlichen Fähigkeiten, die einen guten Büroleiter auszeichnen; denn er ist nur aus dem Grunde der Vorgesetzte anderer geworden, weil er die Fähigkeit besitzt, unter seiner Leitung Arbeit erledigt zu bekommen. In den früheren Zeiten war das Verfahren, um dieses Ziel zu erreichen, Angst und Furcht. Die Lieblingswaffe des Leiters zu jener Zeit war die Drohung mit der Entlassung. Die Furcht, das Einkommen gekürzt zu erhalten, war eine wirksame Drohung, seine Leute stets zu mehr Arbeit anzutreiben. Es ist von Glück zu sprechen, daß diese primitive Art der Leitung heute die Ausnahme und nicht mehr die Regel ist. Während des vergangenen Jahrzehntes wurde dadurch Nachdruck auf eine Erhöhung der Produktion gelegt, daß man die Angestellten nach der Menge der geleisteten Arbeit, also sozusagen im Akkord bezahlte. Aber auch diese Einstellung schwindet immer mehr, und die Leiter von heute finden es nur natürlich und gerecht, denjenigen Angestellten mehr als den Durchschnittslohn zu zahlen, die auch mehr als den Durchschnitt leisten. Mr. Wallace Clark, New York, hat d. Verf. freundlicherweise die Berechtigung zur Übersetzung und Veröffentlichung dieses Aufsatzes gegeben, der Anfang 1925 unter dem Titel „The Control of Output in. Offices", bei der American Management Association erschienen ist.

VIII. Leistungskontrollen in Bürobetrieben.

47

Heute wendet sich das Hauptinteresse der Leitung oder der Betriebsführung einem dritten Verfahren zu, um Arbeit erledigt zu bekommen, und zwar einem Verfahren, das von dem Angestellten alle Hindernisse entfernt, die ihn bei der Erreichung seiner Höchstleistungen stören könnten. Dieses Verfahren geht einmal von der Voraussetzung aus, daß alle Angestellten von Haus aus bereit sind, sich bei ihren Arbeiten zu bewähren und zum anderen, daß es die Aufgabe des Büroleiters sein muß, den ihm unterstellten Angestellten dazu zu verhelfen, auch wirklich ihr Bestes leisten zu können. Durch die Entdeckungen der modernen Wissenschaft, die uns ein besseres Verstehen des Menschen und seines geistigen Verhaltens ermöglichten, haben wir uns davon überzeugt, daß der bisherige Glaube, der Angestellte und Arbeiter neige von sich aus zur Drückebergerei, hinfällig ist. Wir haben gelernt, daß in ihm der Wunsch, etwas zu schaffen, seine Stelle zu behaupten, um vor sich selbst bestehen zu können, größer und machtvoller ist als seine Neigung, sich vor der Arbeit zu drücken. Wir sind daher davon überzeugt, daß der Grund, weshalb ein Angestellter nicht sein volles Tagespensum leisten kann, nicht in ihm selbst, sondern in anderen, meist äußeren, außerhalb seines Machtbereiches liegenden Einflüssen zu suchen ist. Aus diesem Grunde versucht der Leiter eines Büros die Ursachen, d. h. diese äußeren Einflüsse, die den Angestellten bei seiner Arbeit hindern, zu ermitteln. Mitunter ist ihm aber nicht ganz klar, wie er bei einer solchen Ermittlung vorangehen soll. Soll er öftere Rundgänge durch das Büro machen und mit den verschiedenen Abteilungsvorständen und deren Angestellten sprechen ? Ist der Verwaltungsapparat sehr groß, so wird es dem Leiter unmöglich sein, so oft durch alle Abteilungen zu gehen, daß er in dauernder Verbindung mit allen Angestellten und mit allen Arbeitsbedingungen bleiben kann. Denn es ist bekannt, daß ernstere und größere Schwierigkeiten sich viel zu selten auf den ersten Blick enthüllen, als daß die nur einige Minuten währende Unterhaltung mit den Angestellten hierbei helfen könnte. Aus alledem geht wohl jetzt schon klar hervor, daß der Leiter eines großen Verwaltungsapparates seine K r a f t nicht in dieser Weise verzetteln darf, vielmehr, daß er ein Verfahren oder ein Vorgehen ersinnen muß, das ihm automatisch diejenigen Fälle zur Kenntnis bringt, die ernsthaft den Gang der Arbeit beeinflussen

48

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

oder mit anderen Worten, die es unmöglich machen, daß der Angestellte das vorgeschriebene Tagespensum erreicht. Ein

Verfahren

zur Ermittlung psychologischer

Hemmungen.

Die erste Bedingung, die man an ein solches Verfahren stellt, muß vor allem sein, die B e w e g u n g im Betriebe aufzuzeichnen. I n der heutigen Industrie ist nichts ruhend, nichts statisch, die Arbeit eines Büros oder einer Fabrikationstätte besteht aus beweglichen also dynamischen Kräften. Verkauf, Produktion, Lagerbestände und Preise sind niemals auf längere Zeit hinaus die gleichen — stets können wir hier von einer Ebbe und Flut sprechen —, und die Bewegung oder Veränderung eines dieser Faktoren muß sich notgedrungen sofort den anderen in irgend einer Weise mitteilen. In einer Werkstätte ist es verhältnismäßig leicht, die Bewegung der Arbeit festzuhalten, indem man dem Material in seinem Werdegang von Stufe zu Stufe folgt. In einem Büro ist es aber viel schwieriger. Dem oberflächlichen Beobachter wird sich die Arbeit in einem Büro vor allem durch eine ungeheure Menge von Papier offenbaren, die sich von einem Arbeitsplatz zum anderen weiterbewegt. Und doch sind es gerade diese Papiere, gleichgültig, ob es sich um Vordrucke oder Briefe handelt, die die Arbeit des Büros darstellen, j a , sie sind der einzig greifbare Beweis der Arbeit in einem Büro. In jedem Büro gibt es zwei Hauptarbeitsströme mit vielen kleinen Nebenflüssen. Einer Gesellschaft, die einen Artikel sowohl herstellt wie vertreibt, fließt einer dieser Ströme von dem Kunden durch die Verkaufsorganisation und durch das Büro in die Fabrik hinein, während der andere Strom vom Betrieb durch dieselben Kanäle zum Kunden gelangt. Es ist nun die Aufgabe des Leiters des Verwaltungsapparates, die Bewegung dieser Arbeitsströme zu kontrollieren. So müssen z. B . alle einlaufenden Aufträge glatt durch ein Büro wandern, anstatt regellos hin und her zu laufen, um schließlich in irgend einem tiefen Schreibtischplatz auf ewig begraben zu werden. Um eine wirkungsvolle Leistungskontrolle zu erhalten, muß der Leiter zunächst die Geschwindigkeit des Umlaufsmessen, diese Geschwindigkeit sodann mit der als wünschenswert festgesetzten Geschwindigkeit vergleichen und drittens die Ursachen ermitteln, die den Lauf der Arbeit hemmen und diese Ursachen beseitigen.

VIII. Leistungskontrollen in Bürobetrieben. Die

49

Auftragsabteilung.

Als ein k o n k r e t e s Beispiel sei dieses V e r f a h r e n i n e i n e r A u f t r a g s a b t e i l u n g a n g e w e n d e t . Z u n ä c h s t s t u d i e r t der k a u f m ä n n i s c h e D i r e k t o r m i t d e m A b t e i l u n g s l e i t e r die N a t u r d e r v o r k o m m e n d e n Arb e i t , u n d b e i d e stellen f e s t , d a ß n u r A u f t r ä g e e i n e r A r t e i n l a u f e n , die i n die h e r r s c h e n d e W e r k s t a t t s p r a c h e ü b e r s e t z t , auf i h r e V o l l s t ä n d i g k e i t u n d R i c h t i g k e i t g e p r ü f t u n d schließlich auf b e s o n d e r e n V e r k a u f s v o r d r u c k e a b g e s c h r i e b e n w e r d e n . Die e i n g e h e n d e n A u f t r ä g e b e l a u f e n sich i m D u r c h s c h n i t t t ä g l i c h a u f 100, u n d die A b t e i l u n g w i r d m i t d e r n o t w e n d i g e n A n z a h l v o n A n g e s t e l l t e n u n d der e n t s p r e c h e n d e n A u s r ü s t u n g v e r s e h e n , u m i n d e r L a g e zu sein, diese Arb e i t s m e n g e t ä g l i c h zu b e w ä l t i g e n . Der kaufmännische Direktor verlangt dementsprechend von j e t z t ab von seinen Abteilungsleitern einen täglichen Bericht mit folgenden Angaben: 1. 2. 3. 4. 5.

Anzahl der zu Beginn des Tages vorhandenen Aufträge, Anzahl der im Laufe des Tages erhaltenen Aufträge, Anzahl der Aufträge, die weitergegeben wurden, Anzahl der Aufträge, die am Schluß des Tages zurückblieben, Falls 100 Aufträge nicht weitergegeben wurden, die Gründe dieses Versagens.

Aus diesem täglichen Bericht k a n n m a n bereits sehen, d a ß die t a t s ä c h l i c h e A r b e i t s g e s c h w i n d i g k e i t sich i n d e r A n z a h l d e r w e i t e r g e l e i t e t e n A u f t r ä g e zeigt u n d i n d i e s e m F a l l e 100 p r o T a g b e t r ä g t . Bei den u n t e r 1 u n d 4 e n t h a l t e n e n A n g a b e n k a n n d e r D i r e k t o r a u c h v o n T a g zu T a g v e r f o l g e n , o b e t w a v o r h a n d e n e R ü c k s t ä n d e sich v e r m i n d e r n o d e r a n h ä u f e n . Deme n t s p r e c h e n d k a n n er die A n z a h l d e r v o r h a n d e n e n A n g e s t e l l t e n erh ö h e n o d e r sie a n d e r e n A b t e i l u n g e n z u w e i s e n . Ä h n l i c h e B e r i c h t e k ö n n e n v o n a n d e r e n A b t e i l u n g e n seines B e t r i e b e s e i n g e h o l t w e r d e n . F a l l s die W a r e n a n n a h m e s t e l l e g e t r e n n t v o m L a g e r r a u m g e f ü h r t w i r d , i s t es die A u f g a b e des L e i t e r s dieser A b t e i l u n g , die e i n l a u f e n d e n P a k e t e i n E m p f a n g zu n e h m e n u n d sie i h r e n B e s t i m m u n g s o r t e n in den verschiedenen Abteilungen zuzuführen. Der tägliche L e i s t u n g s b e r i c h t w ü r d e also i n d i e s e m F a l l e f o l g e n d e P u n k t e umfassen: 1. Anzahl der Pakete zu Beginn des Tages, 2. Anzahl der erhaltenen Pakete, W i t t e , Amerikanische Büroorganisation.

4

50

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb. ® 8 _s !S •2 a - s ü

1 CS w

1

H'S! n @ E

K> CVl|

SO a i -3 « o ^ S . 60 g S S T3 -a "8 S d • ® £ 3 MWÎ 3 . 3» Ss s -s ** Û 3 * 4) «» Sj-jS. gs H UM d) ^ .ti »

Sil t

u

_

•

k-

Kn Ci ïW M

-

O ro K)

O «J TI CSJ

n W kD SJ T

^ M ^Ufi.5

o K T

is

-

I

•

O T

1

N o r-.

5

O M Ki,

2t io

I 1*

1 1 gill ÈRI

m

•

-

M

J> M w •

00 VS>

£>l Ci

•

-

_ à >j

CM

R

m

CO r- g

-

-

-

. M Si

«iV M

« S ^ T3 hi f . o ß bc

¿3 'TS V '£

2 S» g ^ ¡ l " 'S S ö ' S « rS S T3 ^ JJ T! rt ih y s b£>« ¡n 01 Œ « 4Ì H O CC Ë-S « ••S* >S - h- SU3.S l l - SM) :3 JS

2 *

d Si a S S a g s g>J.g SP

a®

° äg g .S I m j O Ü _ bßs Ü » * £ S 2 fl Jh 4V "'SHÖ ö t* + «œ m S> N S3 ® :© i-Q TJ m co^i h v «3

fl

>£>

Ausgeführte Aufträge

Vergebene Aufträge

Einkaufs-Abteilung

Berechnete Lieferungen

Rechnungs-Abteilung

Geprüfte Frachtrechnungen

Ausgeschriebene Sendungen

S «

S

g.S

Versand-Abteilung

6

O IO

Geprüfte Sendungen

O c\j CU CJ lo (O t

Aufträge für „A"

o

2

o «s lo

CT

1

Auftrag-Abteilung

1

- J i

-

-

MONT.

\

J g

s s s s » o s * e •gts ja £ 2 „.a ft CQ: '+3 h » _ 2 ® h ÖC t> 03 œffl +J tj. Irt IL^I-s " .S -8 S, 2 S .S . s ® 3 "5 .a ,2 « 3 v « Eö « N Ü f ?

s

51

V I I I . Leistungskontrollen in Bürobetrieben.

o14 *

I

*rt O

1 a

o n ci

u co cd

s

XI

O »

^ ' 4) L ^ « öO S > «© oM » •S 9 H 3 _>• 9a o .9 sTS« s 3s SP g > fi « 5 9 a S ¿a S

^ . S - s S s * 3 .S co ® bc Jfl a h G ® sgi'S 3 s B s •S oä fl ¡> » ^ ¡ ^ I N.S ® m S .tä 2 a H .5 S ^ a4 «39h •ts .8 a s Jj h S ea bßfc ® :0 • PH +T M

S j - S g> l-ß' 5» =3 ® 3 ? oa M V - « S ä a ®• ffl.s o a |3 * Is f l '

2

a -M SB f _l J" s" *H w (O g * V V w ? S > $3 9 « I » § t3- ® m *ä rt Ol 4> p±4 S 3 . „ • 4> ^ 2P3 S S® N ..CS " -1 3ufe m^ 3 • 3 • 3 :0 V 3 u N « ^ N i-3 « Ö b" 3 ®S » 5w S -3 • J s3 ^ S » ü tu ••M ® _3 « 3 ® 3 W S gQjä tu S N 1v3 bc3 fl t! 3 ft13 « -3 n i* 3 61) & Sau S | I I S Ö-Q eö H « o h sv W bfija W c 3 pQ

l

i

Das „ A u s n a h m e p r i n zip der graphischen K o n t r o l l e " sollte stets da angewendet werden, wo die Karten — gleichgültig nach welchem Verfahren sie ausgestellt oder geführt wurden — verschiedenen vorgesetzten Stellen zur Durchsicht vorzulegen sind. I m voraus sind auf diesen Karten jene Zonen von Leistungsfähigkeit oder unterdurchschnittlichenLeistungen zu vermerken, die beim Erreichen automatisch dem nächsten oder obersten Vorgesetzten — j e nach der Zone — vorzulegen sind. In allen übrigen Fällen ist es unnötig, den Vorgesetzten mit einer Durchsicht der Karten zu stören. Ein einfaches Beispiel dieses Ausnahmeprinzips zeigt Abb. 12. Die ausgezeichnete psychologische Wirkung eines solchen Vorgehens ist eigentlich klar. Der Leiter hat das ruhige und sichere Gefühl, daß er sich von der Verantwortung für das richtige Erledigen bestimmter Arbeiten solange frei machen kann, bis sie wirklich verlangt wird. Und in gleicher Weise fühlt der Angestellte, daß er, solange seine Arbeit glatt verläuft,

X. Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals.

59

die volle V e r a n t w o r t u n g f ü r sie t r ä g t . I m Augenblick dagegen, wo Schwierigkeiten a u f t r e t e n , ist er der sofortigen A u f m e r k s a m keit u n d Hilfe vorgesetzter Stellen gewiß. U n d in gleicher Weise k a n n er ü b e r z e u g t d a v o n sein, d a ß besonders günstige L e i s t u n g e n a u c h sofort b e m e r k t u n d a n e r k a n n t werden.

X . Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals. Das

Zentralpersonalbüro.

D e m G r u n d s a t z der Z e n t r a l i s a t i o n e n t s p r e c h e n d f i n d e n wir in d e n Vereinigten S t a a t e n a u c h die g e s a m t e n F r a g e n der Auslese, Einstellung, B e f ö r d e r u n g , Versetzung u n d schließlichen E n t l a s sung der Angestellten a n einer Stelle, i m P e r s o n a l b ü r o , vereinigt. D u r c h eine Reihe v o n N o r m a l v o r s c h r i f t e n u n d der E i g e n a r t des Betriebes a n g e p a ß t e n V o r d r u c k e n wird j e d e r Wechsel i m Personals t a n d e scharf ü b e r w a c h t . I n a u s g e d e h n t e r e m Maße als bei u n s sind die G r u n d s ä t z e der Arbeitswissenschaft auf die B ü r o a r b e i t e n a n g e w e n d e t w o r d e n : d u r c h Analyse der v o r k o m m e n d e n Verrichtungen, d u r c h das Z u s a m m e n s t e l l e n ähnlich g e a r t e t e r B e s c h ä f t i g u n g e n , ist m a n schließlich zu einer gewissen Vereinheitlichung, zu einer K l a s s i f i k a t i o n d e r B e r u f s a r t e n g e k o m m e n u n d auf G r u n d v o n Bewegungs- u n d Zeitstudien sowie a u s g e d e h n t e r Leistungskontrolle a u c h zu einer Verwirklichung des P e n s u m s g e d a n k e n s im Verwaltungsbetrieb. U m aber eine i m v o r a u s festgelegte N o r m a l l e i s t u n g v o n d e n Büroangestellten zu erhalten, ist es wichtig, d a ß sie a u c h wirklich b e f ä h i g t sind, den a n sie gestellten A n f o r d e r u n g e n zu e n t s p r e c h e n , d a ß sie die v e r l a n g t e A r b e i t s e i g n u n g besitzen. Das f ü h r t e ganz v o n selbst zur P s y c h o t e c h n i k , zur E i g n u n g s p r ü f u n g d e r A n g e s t e l l t e n , die, allem Anschein u n d allen vorliegenden N a c h r i c h t e n n a c h , d r ü b e n in u m f a n g r e i c h e r e m Maße e i n g e f ü h r t zu sein scheint als die E i g n u n g s p r ü f u n g e n a n A r b e i t e r n u n d gewerblichem Personal. I n D e u t s c h l a n d scheint eher der umgek e h r t e W e g b e s c h r i t t e n w o r d e n zu sein. Einer der f ü h r e n d e n Psychologen in Amerika, der sich in ausg e d e h n t e m Maße m i t einer Vereinheitlichung der B ü r o a r b e i t e n u n d m i t der psychotechnischen Auslese des Büropersonals beschäf-

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

60

l i g t h a t , i s t D r . H . C. L i n k , d e s s e n g r u n d l e g e n d e s W e r k „ E i g nungspsychologie" auch in deutscher Sprache erschienen ist1). I m f o l g e n d e n sei i m A u s z u g d a s v o n i h m eingeschlagene V e r f a h r e n mit besonderer Berücksichtigung der Eignungsprüfungen fürStenotypistinnen, Maschinenschreiberinnen und Maschinenrechnerinnen wiedergegeben. Büroarbeiten

im

allgemeinen.

I m allgemeinen ist f ü r einen erfolgreichen Büroangestellten eine gewisse Schul- u n d F a c h b i l d u n g V o r b e d i n g u n g . D a s „ E i n l e r n e n " einer n e u e n K r a f t n i m m t v e r h ä l t n i s m ä ß i g viel Z e i t i n A n s p r u c h ; u m die i n j e d e m B e t r i e b e ü b l i c h e n R o u t i n e a r b e i t e n zu m e i s t e r n , b r a u c h t der N e u e i n t r e t e n d e m i n d e s t e n s zwei bis a c h t W o c h e n . Die V e r l u s t e , die eine u n g e e i g n e t e A u s w a h l u n d ergebnislose A n l e r n u n g n e u e r K r ä f t e m i t sich b r i n g e n , s i n d d e m e n t s p r e c h e n d h o c h . U m d i e s e m Z w e c k e zu d i e n e n u n d eine R e i h e v o n P r ü f u n g e n , die die A u s w a h l d e r G e e i g n e t s t e n e r m ö g l i c h e n sollte, zu e r m i t t e l n , w u r d e n v o n D r . L i n k zu v e r s c h i e d e n e n Z e i t e n u n d u n t e r v e r s c h i e d e n e n B e d i n g u n g e n eine A n z a h l v o n V e r s u c h e n durchgeführt. D a s e r s t e E x p e r i m e n t w u r d e a n 52 M ä n n e r n u n d F r a u e n , die m i t s c h r i f t l i c h e n A r b e i t e n b e s c h ä f t i g t w a r e n , v o r g e n o m m e n . Als U n t e r s u c h u n g s - u n d P r ü f f e l d d i e n t e e i n g r ö ß e r e s B ü r o , w o viele B e a m t e m i t f a s t d e r gleichen A r b e i t b e s c h ä f t i g t w a r e n . G e r a d e dieses B ü r o s c h i e n f ü r die g e p l a n t e n U n t e r s u c h u n g e n b e s o n d e r s g e e i g n e t , d a d e r L e i t e r d e r A b t e i l u n g seine A n g e s t e l l t e n b e r e i t s früher schon beobachtet u n d den Versuch u n t e r n o m m e n hatte, sie i n eine i h r e n t a t s ä c h l i c h e n F ä h i g k e i t e n e n t s p r e c h e n d e R a n g o r d n u n g zu b r i n g e n . A u f V o r s c h l a g dieses B ü r o l e i t e r s w u r d e n die i n d e m b e s c h r i e b e n e n V e r s u c h g e g e b e n e n e n P r ü f u n g e n i n die zwei G r u p p e n T e c h n i k u n d I n t e l l i g e n z g e t e i l t . O b w o h l diese B e z e i c h n u n g e n i n k e i n e r B e z i e h u n g als c h a r a k t e r i s t i s c h z u b e w e r t e n s i n d , so bes i t z e n sie d o c h einige d u r c h a u s p r a k t i s c h e V o r t e i l e , die j e d e m B ü r o 1

) Im Rahmen dieser Abhandlung konnte das 'Problem naturgemäß nur angedeutet werden. Die Fragen der Auswertung, der Korrelationen usw. konnten hier nicht einmal gestreift werden. Wer sich daher näher über diese Frage unterrichten will, sei auf das im gleichen Verlage erschienene Buch von L i n k , „ E i g n u n g s p s y c h o l o g i e " , hingewiesen. D. Verf.

X . Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals.

61

leiter wohl ohne weiteres klar 6ein werden. Die Technik sei hier als der Grad mechanischer Geschicklichkeit ausgelegt, der in der Erledigung aller Arten von immer wiederkehrenden Büroarbeiten nach Möglichkeit vorhanden sein sollte; oder mit anderen Worten: mit der „Technik" einer Arbeit ist die Geschwindigkeit und Genauigkeit gemeint, die ein Angestellter beim Sortieren von Zetteln und Briefschaften, beim Aufaddieren von Zahlenreihen, bei Eintragungen oder beim Ablegen usw. zeigt. Beispiele dieser sowie der im Verlauf der Ausführungen noch genannten Prüfungen sind am Schlüsse des Abschnittes gegeben. Unter Intelligenz war hier die Fähigkeit des Angestellten gemeint, neue Arbeiten schnell zu meistern, und die ihm von Zeit zu Zeit gegebenen Anweisungen hinsichtlich auszuführender neuer Arbeiten zu befolgen. Zweiundfünfzig Angestellte nahmen an der Prüfung teil, und zwar wurden hierbei vier Gruppen von fast gleicher Stärke gebildet — jede Gruppe verrichtete eine andere Art Büroarbeit. Nachdem alle Prüfungen gegeben waren, wurden die Ergebnisse derart ausgewertet, um zu zeigen: 1. den Rang eines jeden Prüflings im Vergleich zu allen anderen, 2. die Beziehungen jeder der vier Gruppen zueinander, 3. die Beziehungen zwischen der „Technik" der Arbeit und der „Intelligenz".

Die auf diese Weise erhaltenen Ergebnisse wurden dem Abteilungsleiter zum Vergleich mit seiner Rangordnung gegeben, wobei sich eine recht bemerkenswerte Übereinstimmung zeigte, die vielleicht am besten wie folgt ausgedrückt werden kann: Durchschnitt in Technik Intelligenz

Zeitstudiengruppe Journalgruppe Statistische Gruppe Addiermaschinen- und S o r t i e r g r u p p e . . . .

92 82 77 79

96 80 71 69

Wohl das am meisten hervortretende Merkmal dieser Gruppendurchschnitte ist die ganz ausgesprochene Überlegenheit der Zeitstudiengruppe. Die Mitglieder dieser Gruppe waren auch nicht im reinen Sinne des Wortes Büroangestellte, obwohl sie im hohen Maße mit der kaufmännischen Praxis vertraut sein mußten.

62

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

Sie b e s t a n d e n vielmehr aus a k a d e m i s c h gebildeten j u n g e n L e u t e n , deren P f l i c h t es w a r , m i t Hilfe der S t o p p u h r i m B e t r i e b e Zeits t u d i e n a u f n a h m e n zu m a c h e n . E s ist v e r s t ä n d l i c h , d a ß eine solche T ä t i g k e i t n i c h t n u r einen sehr h o h e n G r a d v o n m e c h a n i s c h e r G e w a n d t h e i t , s o n d e r n i m gleichen Maße einen sehr h o h e n G r a d v o n Intelligenz erheischt. Die ausgesprochene Überlegenheit dieser G r u p p e s t i m m t a u c h völlig m i t der r e l a t i v e n Überlegenheit der B e s c h ä f t i g u n g , der ü b e r n o m m e n e n V e r a n t w o r t u n g u n d des ausgesetzten h ö h e r e n Lohnes überein. Der zwischen d e n a n d e r e n G r u p p e n b e s t e h e n d e U n t e r s c h i e d war n i c h t so ausgesprochen, t r o t z d e m die gezeigte Überlegenheit der J o u r n a l g r u p p e a u c h hier wieder m i t d e n wirklichen Verhältnissen ü b e r e i n s t i m m t e . Die A d d i e r m a s c h i n e n - G r u p p e ü b e r t r a f die statistische G r u p p e in b e z u g auf die T e c h n i k der A r b e i t , was w i e d e r u m bei der A r t der A r b e i t e n d u r c h a u s erklärlich ist. Die statistischen A r b e i t e n sind n i c h t ganz so gleichmäßig wie die a n der A d d i e r m a s c h i n e . W a s die individuelle R a n g e i n t e i l u n g a n l a n g t , so sind die erzielten Ergebnisse n o c h i n t e r e s s a n t e r . J e d e s Mitglied der Zeits t u d i e n g r u p p e , m i t einer einzigen A u s n a h m e — die k u r z e Zeit d a r a u f d e n Dienst verließ — erhielt einen P l a t z u n t e r d e n 15 b e s t e n der 52 g e p r ü f t e n B e a m t e n . Der F ü h r e r dieser G r u p p e w a r a u c h der F ü h r e r sämtlicher P r ü f l i n g e . A u c h die F ü h r e r der drei a n d e r e n G r u p p e n g e h ö r t e n zu d e n 15 b e s t e n . A n d e r e Angestellte dagegen, die in d e n T e s t s (die gebräuchliche Bezeichnung f ü r schriftliche P r ü f u n g e n ) schlecht a b g e s c h n i t t e n h a t t e n , zeigten sich bei ihrer A r b e i t ebenfalls als n i c h t geeignet u n d a u c h hier e r g a b sich wieder klar u n d deutlich, d a ß ein n o c h so gewinnendes Ä u ß e r e , in gleicher Weise wie Bildung u n d Intelligenz o f t n i c h t einen a u s g e s p r o c h e n e n Mangel a n T e c h n i k oder Geschicklichkeit ausgleichen k ö n n e n . Auf der a n d e r e n Seite dagegen wird o f t eine besondere Intelligenz einer n i c h t s t a r k a u s g e p r ä g t e n Geschicklichkeit v o n wesentlicher Hilfe sein k ö n n e n . Man p r ü f t e also z u n ä c h s t einmal die a u s g e a r b e i t e t e n Tests aus, ehe m a n sie p r a k t i s c h a n w a n d t e ; e i n e d e r w i c h t i g s t e n F o r d e r u n g e n der Psychotechnik. D a s p r a k t i s c h e E r g e b n i s dieser U n t e r s u c h u n g w a r die Ü b e r weisung dieser Tests an das P e r s o n a l b ü r o m i t der B e s t i m m u n g ,

X. Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals.

63

diese sowie solche, die sich n o c h als nötig erweisen sollten, allen Stellungssuchenden vorzulegen. E i n e r der ersten Bewerber war ein j u n g e s M ä d c h e n v o n so u n s c h e i n b a r e m Ä u ß e r e n , d a ß , t r o t z d e m sich zweifelsohne gewisse Anzeichen v o n Intelligenz a n i h m zeigten, der b e t r e f f e n d e Abteilungsleiter sich absolut kein Urteil v o n i h m m a c h e n k o n n t e . Es w u r d e d a r a u f h i n in das psychologische L a b o r a t o r i u m geschickt, wo es alle P r ü f u n g e n außergewöhnlich gut b e s t a n d . Zurzeit ist es eine sehr t ü c h t i g e u n d a n e r k a n n t e Angestellte des b e t r e f f e n d e n Betriebes. I m L a u f e der Zeit w a r e n in d e m fraglichen Betrieb 935 Büroa r b e i t e r auf G r u n d dieser oder ähnlicher P r ü f u n g e n angestellt worden. U m die p r a k t i s c h e B e w ä h r u n g festzustellen, w u r d e ü b e r j e d e n Angestellten eine besondere S t a t i s t i k g e f ü h r t , die a u ß e r d e m P r ü f e r g e b n i s eine B e r i c h t e r s t a t t u n g ü b e r L e i s t u n g e n usw. n a c h einer B e s c h ä f t i g u n g v o n einem, zwei u n d d a n n drei M o n a t e n , schließlich n a c h einem h a l b e n u n d d a n n n a c h einem J a h r e vorsieht. Diese B e w ä h r u n g s t a t i s t i k e n zeigten ebenfalls deutlich den W e r t v o n E i g n u n g s p r ü f u n g e n f ü r das P e r s o n a l b ü r o . Schwierig gestaltete sich indessen diese E r m i t t l u n g des t a t s ä c h lichen W e r t e s der in der P r a x i s erzielten Ergebnisse, d a m a n noch zu sehr auf die persönliche Meinung der verschiedenen Büro- u n d Abteilungsleiter angewiesen w a r . U n d gerade h i e r d u r c h w u r d e d a s E l e m e n t des menschlichen Vorurteils u n d der menschlichen Stimm u n g h i n e i n g e b r a c h t , das die Psychologie so sehr a u s d e m Spiel lassen m ö c h t e . Fälle, wo a n sich d u r c h a u s geeignete Angestellte auf G r u n d eines persönlichen Vorurteils des Vorgesetzten n i c h t tauglich f ü r die b e t r e f f e n d e A r b e i t sein sollen, k o m m e n i m m e r wieder vor. E i n e Versetzung in eine a n d e r e Abteilung, wo aber f a s t die gleiche A r b e i t zu v e r r i c h t e n ist, wird o f t den sichersten Gegenbeweis liefern. E s soll aber hier zugegeben werden, d a ß m i t u n t e r a u c h die a n g e w e n d e t e n P r o b e n n i c h t die geeigneten sind. So ergab es sich z u m Beispiel, d a ß Angestellte, die bei den Tests v e r s a g t e n , sich in der P r a x i s d u r c h a u s b e w ä h r t e n . U n d eine U n t e r s u c h u n g der hierzu f ü h r e n d e n U r s a c h e n wird in den meisten Fällen zeigen, d a ß die a n g e w e n d e t e n P r ü f u n g e n f ü r die in F r a g e k o m m e n d e Arbeit gar n i c h t geeignet waren. So e r h a l t e n z. B. o f t die Bewerber eine

64

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

Rechenaufgabe vorgelegt, trotzdem die ihnen nachher zugewiesene Arbeit überhaupt nichts Rechnerisches enthält. Eine genaue Beobachtung und Beschreibung der jeweils in Betracht kommenden Arbeit ist, um wirklich so verschiedenartigen Forderungen angepaßte Prüfungen ausarbeiten zu können, eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung von Eignungsprüfungen. Zusammenfassend kann also gesagt werden, daß die auf Grund von Prüfungen — die nur einige Minuten dauerten — erfolgte Einschätzung sich als zuverlässiger erwies als die persönliche Meinung der unmittelbaren Vorgesetzten nach einem, nach zwei und sogar nach drei Monaten. Stenotypistinnen

— Maschinenschreiberinnen — Maschinenrechnerinnen. Die Tätigkeit der Stenotypistinnen, der Parlograph- und Maschinenschreiberinnen und der Maschinenrechnerinnen ist eine spezialisierte Arbeit, die durch den Gebrauch einer bestimmten Maschine vor sich geht. Bei der Einführung der Eignungsprüfungen müssen außer den bereits angestellten Erwägungen noch zwei weitere Faktoren berücksichtigt werden: die durch Übung angeeignete Geschicklichkeit im Gebrauch der Maschine und die Fähigkeit, die die Bewerberin in der Erlernung der Handhabung ihrer Maschine aufweist. Eine Maschinenschreiberin muß z. B. in der Bedienung der Schreibmaschine ausgebildet sein und jene angeborene Befähigung besitzen, die sie mit der Zeit zu einer schnellen und tüchtigen Schreiberin werden läßt. Das gleiche läßt sich auch von den anderen Büromaschinistinnen sagen; außerdem muß die Stenotypistin noch in der Lage sein, Diktat aufzunehmen und fehlerfrei zu übertragen. Um diesen Anforderungen entsprechende Tests zu ermitteln, wurden ausgedehnte Untersuchungen angestellt. Im ganzen wurden mehr als 1000 Personen geprüft und mehr als 5000 Tests gegeben. Die Prüflinge setzten sich zusammen aus Handelshochschülern, aus Handelsschülern, aus bereits tätigen Büroangestellten und aus Stellungsuchenden. Die auf Grund dieser Untersuchungen schließlich ausgesuchten Prüfungen waren solche, welche die höchste und beständigste Übereinstimmung mit den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten der Geprüften aufwiesen.

X. Psycho technische Eignungsprüfungen des Büropersonals.

65

A u c h diese T e s t s s i n d n o c h keineswegs als v o l l k o m m e n u n d e n d g ü l t i g a n z u s p r e c h e n ; sie zeigen n u r d e n W e g , d e r m i t A u s s i c h t auf E r f o l g w e i t e r b e s c h r i t t e n w e r d e n k a n n . E i n e B e s c h r e i b u n g einiger dieser T e s t s i s t a m Schlüsse dieses A b s c h n i t t e s zu f i n d e n . Maschinen-

und

Parlographschreiberinnen.

D i e P r ü f u n g , die d e n P r ü f l i n g eine b e s t i m m t e A b s c h r i f t a n f e r t i g e n l ä ß t , i s t vielleicht die w i c h t i g s t e f ü r diese A r b e i t e n . U m a b e r die h i e r f ü r g e e i g n e t s t e P r ü f u n g zu e r m i t t e l n , w u r d e n zun ä c h s t einige e n t s p r e c h e n d e T e s t s a u s g e a r b e i t e t u n d a n e i n e r A n zahl v o n S c h r e i b e r i n n e n a u s p r o b i e r t , w o b e i v o r allem k l a r w u r d e , d a ß die P r ü f u n g e n a n einer d e m P r ü f l i n g b e k a n n t e n M a s c h i n e abgeh a l t e n w e r d e n m u ß t e n . A u c h n u r eine g e r i n g f ü g i g e A b w e i c h u n g v o n d e r i h r b e k a n n t e n M a s c h i n e k a n n die S c h r e i b e r i n völlig v e r w i r r e n . Die vielen „ T i p p f e h l e r " , die d a n n v o r k o m m e n , s i n d s t e t s a u f d a s K o n t o der u n g e w o h n t e n M a s c h i n e zu s e t z e n . A m einf a c h s t e n i s t die B e h e b u n g dieser S c h w i e r i g k e i t , w e n n j e d e m P r ü f l i n g die A u s w a h l d e r M a s c h i n e ü b e r l a s s e n w i r d . W o sich d a s als u n m ö g l i c h e r w e i s t , k a n n eine N o r m a l m a s c h i n e a u s g e s u c h t u n d d e r S c h r e i b e r i n g e n ü g e n d Zeit gelassen w e r d e n , sich i h r a n z u p a s s e n . U m j e d e w e i t e r e Möglichkeit v o n u n ü b e r s i c h t l i c h e n E r g e b n i s s e n , die a u f n i c h t b e k a n n t e M a s c h i n e n z u r ü c k z u f ü h r e n sind, zu b e s c h r ä n k e n , ist n u r die a l l g e m e i n e i n g e f ü h r t e N o r m a l t a s t a t u r o h n e U m s c h a l t u n g z u w ä h l e n u n d F e h l e r , die a u f die N e u h e i t der M a s c h i n e z u r ü c k z u f ü h r e n sind, wie d a s S c h r e i b e n eines „ i " s t a t t eines „ o " , s i n d a n d e r s zu w e r t e n als d a s A u s l a s s e n eines W o r t e s o d e r wie I n t e r p u n k t i o n s f e h l e r . E i n w e i t e r e r T e s t , d e r d e n M a s c h i n e n s c h r e i b e r i n n e n i n der g e f ü h r t e n U n t e r s u c h u n g g e g e b e n w u r d e , w a r eine B u c h s t a b i e r p r ü f u n g a u f G r u n d der i m S c h r i f t w e c h s e l des B e t r i e b e s a m häufigsten vorkommenden Rechtschreibefehler. Eine Anzahl Worte, m i t A b s i c h t i n ü b l i c h e r Weise f a l s c h g e s c h r i e b e n , w u r d e m i t e i n e r R e i h e r i c h t i g g e s c h r i e b e n e r zu einer L i s t e z u s a m m e n g e s t e l l t . D e m P r ü f l i n g w u r d e die A u f g a b e gestellt, alle f a l s c h g e s c h r i e b e n e n Worte anzustreichen. D a s s c h r i f t l i c h e V e r f a h r e n w u r d e g e w ä h l t , weil es ü b e r s i c h t l i c h e r als d a s m ü n d l i c h e i s t u n d a u c h schneller d u r c h g e f ü h r t w e r d e n k a n n . E s g i b t i n d e s s e n einzelne, die e r s t n a c h e i g e n e m N i e d e r s c h r e i b e n ü b e r d a s F a l s c h o d e r R i c h t i g eines W o r t e s e n t W i t t e , Amerikanische Büroorganisation.

5

66

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

scheiden k ö n n e n . U n d u m a u c h diesen Schreiberinnen entgegen zu k o m m e n u n d j e d e Möglichkeit eines Fehlschlusses zu v e r m e i d e n , w u r d e n d e m b e t r e f f e n d e n P r ü f l i n g alle auf der Liste von i h n e n n i c h t als falsch bezeichneten sowie die zuviel a n g e s t r i c h e n e n W o r t e noch einmal d i k t i e r t . Die B e h a u p t u n g , d a ß die Maschinenschreiberin i n der R e c h t schreibung n i c h t f i r m zu sein b r a u c h e , da sie j a stets die Vorlage vor sich h a b e , ist wenig stichhaltig. Der geistige V o r g a n g des Abschreibens schließt doch b e s t i m m t e K e n n t n i s s e u n d ein gutes G e d ä c h t n i s ein. E i n e Maschinenschreiberin, die keine K e n n t n i s i m Französischen besäße, w ü r d e bei einer französischen A b s c h r i f t mit den g r ö ß t e n Schwierigkeiten zu k ä m p f e n h a b e n u n d f ü r diese Arbeit eine r e c h t lange Zeit in A n s p r u c h n e h m e n . E s ist b e k a n n t , d a ß das Abschreiben eines u n s f r e m d e n W o r t e s b e d e u t e n d schwieriger ist u n d länger d a u e r t als das eines u n s geläufigen. Selbstverständlich ist dieses E r f o r d e r n i s n o c h wichtiger bei der S t e n o t y p i s t i n , die sich ganz auf ihr G e d ä c h t n i s u n d auf ihr S p r a c h g e f ü h l verlassen m u ß . E i n e schlechte R e c h t s c h r e i b e r i n wird stets eine höchstens m i t t e l m ä ß i g e Maschinenschreiberin abgeben. Noch wichtiger ist diese F o r d e r u n g aber bei der Bedienerin der D i k t i e r m a s c h i n e . Die gewöhnliche Maschinenschreiberin h a t i m m e r h i n die Möglichkeit, bei ZweifelsfäHen i m W ö r t e r b u c h n a c h z u s e h e n ; bei der D i k t i e r m a s c h i n e ist das m i t weit größeren Schwierigkeiten v e r k n ü p f t . Sie m u ß z u m Zweck des Nachschlagens ihre Maschine z u m S t e h e n u n d n a c h h e r wieder i n Gang bringen, wobei sie o f t , u m d e n F a d e n zu f i n d e n , d e n A p p a r a t n o c h ein S t ü c k zurückstellen m u ß , was alles Zeit k o s t e t . Bei A n f ä n g e r n ist es wichtig, zwischen d e n bei d e n P r ü f u n g e n aus Mangel a n Ü b u n g u n d d e n aus U n f ä h i g k e i t v e r s a g e n d e n zu unterscheiden. Der R e c h t s c h r e i b e t e s t gibt die Möglichkeit, i n dieser H i n s i c h t einige K l a r h e i t zu v e r s c h a f f e n ; d e n n die schlechte Rechtschreiberin h a t hier ein n a t ü r l i c h e s H i n d e r n i s , das sie i n der W e i t e r a u s b i l d u n g s t a r k h e m m e n wird. Eine a n d e r e diesen Zwecken dienende P r ü f u n g ist der „ S u b s t i t u t i o n s t e s t " . Die Schreiberin, die ohne große P r a x i s diese P r ü f u n g g u t b e s t e h t , h a t die f a s t sichere Aussicht, n o c h eine sehr g e w a n d t e Angestellte zu w e r d e n . Die Einstellung d e r a r t i g e r B e w e r b e r i n n e n z u m Zwecke weiterer A u s b i l d u n g h a t sich s t e t s als w ü n s c h e n s w e r t erwiesen. U n d u m g e k e h r t ist es r a t s a m ,

X. Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals,

67

Mädchen, die bei dieser P r ü f u n g versagen, n i c h t einzustellen, d a sie doch nie wirklich zuverlässige Schreiberinnen w e r d e n k ö n n e n . Der K o m b i n a t i o n s - oder S p r a c h t e s t , der „ L ü c k e n t e s t " h a t sich besonders in bezug auf die D i k t i e r m a s c h i n e als b r a u c h b a r erwiesen. Dieser wohl allgemein b e k a n n t e Test v e r l a n g t v o m P r ü f l i n g eine sinnvolle E r g ä n z u n g offengelassener Stellen in einem oder m e h r e r e n z u s a m m e n h ä n g e n d e n Sätzen. I n der P r a x i s wird sich die Maschinenschreiberin o f t i n die Lage v e r s e t z t sehen, ein undeutliches oder ausgelassenes W o r t schreiben zu müssen. Die Schreiberin, die sich selber helfen u n d das W o r t ergänzen k a n n , v e r f ü g t ü b e r K o m b i n a t i o n s f ä h i g k e i t u n d wird stets derjenigen weit überlegen sein, die sich in solcher Lage n i c h t zu helfen weiß u n d ihre M i t a r b e i t e r i n n e n oder Vorgesetzten f r a g e n m u ß . Stenotypistinnen. Die e b e n e r w ä h n t e n Tests f ü r Maschinenschreiberinnen sind in gleichem, w e n n n i c h t gar i n e r h ö h t e m Maße bei S t e n o t y p i s t i n n e n a n w e n d b a r . Besonders der L ü c k e n t e s t ist hierbei v o n B e d e u t u n g ; d e n n die S t e n o t y p i s t i n m u ß n i c h t n u r die v o m Dikt i e r e n d e n u n d e u t l i c h ausgesprochenen W o r t e ergänzen k ö n n e n , s o n d e r n d a r ü b e r h i n a u s g e h e n d i n der Lage sein, die i m Stenog r a m m a u f g e n o m m e n e n Sätze wiederlesen u n d ausgelassene Stellen e n t s p r e c h e n d ergänzen zu k ö n n e n . A u ß e r dieser sehr wicht i g e n K o m b i n a t i o n s f ä h i g k e i t m u ß sie ü b e r eine g r a m m a t i k a l i s c h richtige Ausdrucksweise v e r f ü g e n . F ü r diesen Fall w u r d e ein g r a m m a t i k a l i s c h e r T e s t gegeben. Der P r ü f l i n g , der die hierbei v o r k o m m e n d e n f a s t offensichtlichen Fehler n i c h t sofort b e m e r k t , ist als S t e n o t y p i s t i n wenig geeignet. V o n der S t e n o t y p i s t i n m u ß z u m m i n d e s t e n eine fehlerfreie Sprache v e r l a n g t w e r d e n . Die F ä h i g k e i t der Bewerberin zu e r m i t t e l n , ein D i k t a t f l o t t u n d sicher a u f z u n e h m e n u n d ebenso zu ü b e r t r a g e n , ist eine der wichtigsten u n d schwierigsten A u f g a b e n . Schwierig sowohl f ü r d e n P r ü f e r wie f ü r den P r ü f l i n g . I n d e m hier geschilderten V e r f a h r e n w u r d e f a s t i m m e r n a c h a u s p r o b i e r t e n u n d b e w ä h r t e n Tests u n d in einem d e n F ä h i g k e i t e n der B e w e r b e r i n e n t s p r e c h e n d e n T e m p o g e p r ü f t . Auf G r u n d der v o m P r ü f l i n g in A n s p r u c h g e n o m m e n e n Gesamtzeit u n d d e m U m f a n g der richtig geleisteten Arbeit w u r d e die R a n g o r d n u n g aufgestellt. 5*

68

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

Einschränkend soll hier bemerkt werden, daß diese Tests nur für reine stenographische Arbeiten in Betracht kommen. Oft haben Stenotypistinnen auch Sekretärinnenposten inne, für die andere Fähigkeiten wie z. B. ein gewisses organisatorisches Talent erforderlich sind. Zur Ermittlung dieser Eigenschaften kommen selbstverständlich andere Prüfungen als die hier beschriebenen in Frage. Maschinenrechnerinnen. Der Gebrauch der Rechenmaschine für die Arbeiten des Lohnbüros, der Kostenermittlung, der Inventuraufnahme sowie für statistische Zwecke ist sehr ausgedehnt. Nach eingehenden Versuchen an bereits im Betriebe tätigen Maschinenrechnerinnen sowie an Schülerinnen einer Handelsschule, und schließlich durch Prüfungen der Bewerberinnen im Personalbüro wurde die bereits erwähnte Reihe von Tests für Maschinenrechnerinnen angenommen. Erwähnt sei, daß die Prüfungen und Versuche an den beiden gebräuchlichsten Rechenmaschinen, am Comptometer bzw. an der Burroughs-Addiermaschine, durchgeführt wurden. Zunächst erwies sich ein Kopfrechentest als besonders geeignet. Und zwar handelt es sich hierbei um den gleichen Test, der den Büroangestellten, die bei ihrer Arbeit auch etwas rechnen mußten, gegeben wurde. Die Bedienung einer Rechenmaschine erfordert nicht unbedingt eine besondere Befähigung zum Rechnen. Das Addieren, Multiplizieren, Dividieren und das Abstreichen von Dezimalstellen mit Hilfe der Maschine setzt einen ganz anderen geistigen Prozeß voraus als die Lösung der gleichen Aufgabe im Kopf. Das Mädchen, das keinerlei Kenntnis vom Dividieren besitzt, kann in verhältnismäßig kurzer Zeit dazu angeleitet werden, auf der Maschine richtig zu dividieren. Aber ungeachtet alles dessen ist es doch im hohen Maße erwünscht, wenn auch diese Angestellten zum mindesten die grundlegenden Kenntnisse der Arithmetik besitzen. Sind diese nicht vorhanden, so ist eine größere Möglichkeit von Irrtümern gegeben. Die Maschinenrechnerin muß die Grundlagen soweit beherrschen, daß sie dem erzielten Ergebnisse die wahrscheinliche Richtigkeit oder die bestimmte Fehlerhaftigkeit ansehen kann. Das bezieht sich besonders auf die Behandlung von Dezimalstellen, wo die Bedienerinnen der Rechenmaschine oft versagen.

X. Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals,

69

Diese Fehler k ö n n e n d e m B e t r i e b e recht viel Geld k o s t e n . Es ist richtig, d a ß sich j e d e r Fehler auf der R e c h e n m a s c h i n e n a c h einiger Zeit b e m e r k b a r m a c h t , aber diese Fehler k ö n n e n m i t u n t e r recht lange Zeit durchgeschleppt werden, ehe sie sich zeigen. D a h e r gilt es, diese Fehler n a c h Möglichkeit zu v e r m e i d e n , u n d diesem Zwecke dienen die beschriebenen a r i t h m e t i s c h e n T e s t s . E r s t e B e d i n g u n g der eigentlichen Tests f ü r die B e d i e n u n g der R e c h e n m a s c h i n e ist n a t ü r l i c h eine A n p a s s u n g a n die i m Betriebe h e r r s c h e n d e n Verhältnisse, d. h. a n die v o m Betriebe gestellten Forderungen. I n den hier geschilderten Arbeiten war n u r wenig Dividieren eingeschlossen; H a u p t g e w i c h t w u r d e d a h e r auf das A d d i e r e n u n d Multiplizieren gelegt. S o d a n n ist auf die augenblickliche F e r t i g k e i t des Bewerbers nicht zu großes Gewicht zu legen. Vor allem k o m m t es darauf a n , die E i g n u n g der Bewerberin f ü r die B e d i e n u n g der R e c h e n m a s c h i n e zu e r m i t t e l n ; ist diese u n d eine gewisse ebenfalls d u r c h P r ü f u n g e n zu e r m i t t e l n d e F e r t i g k e i t v o r h a n d e n , so wird eine solche B e w e r b e r i n sich in k u r z e r Zeit a n b e s t i m m t e Erfordernisse des Betriebes, wie besonders a n das v o n ihr bisher wenig g e ü b t e Dividieren gewöhnen. Aber a u c h hier wird es i m m e r A u s n a h m e n geben, wo die I n d u s t r i e n u r erstklassige, auf allen Gebieten d u r c h a u s e r f a h r e n e M ä d c h e n b r a u c h t u n d sich auf keinerlei Lehrzeit einlassen k a n n . U m die allgemeine E i g n u n g festzustellen, eignet sich der eben besprochene a r i t h m e t i s c h e Test sowie ein Z a h l e n e r g ä n z u n g s t e s t besonders g u t . Dieser Test n i m m t vor allem auf die in der n o c h n i c h t g e ü b t e n Bewerberin s c h l u m m e r n d e n F ä h i g k e i t e n R ü c k s i c h t . Allgemeine Intelligenztests h a b e n bisher noch keine ausgesprochene K o r r e l a t i o n m i t d e m z u m Beruf der Maschinenrechnerin erforderlichen F ä h i g k e i t e n gezeigt. Das ist aber nicht so sehr v e r w u n d e r l i c h , w e n n m a n b e d e n k t , d a ß die an diesen Maschinen zu v e r r i c h t e n d e n A r b e i t e n eine besondere Intelligenz erfordern. Auch die f ü r diese Maschinen a u s g e a r b e i t e t e n Tests sind n o c h keineswegs als v o l l k o m m e n zu bezeichnen. Sie erweisen sich aber in der P r a x i s als eine wertvolle Hilfe in der Auswahl geeigneter B e w e r b e r i n n e n u n d ü b e r z e u g t e n mit der Zeit a u c h die skeptischsten Abteilungsleiter des bei diesen U n t e r s u c h u n g e n in F r a g e k o m m e n d e n Betriebes. U n d gerade dieses Moment des Uberzeugens v o n B e a m t e n , die n i c h t m i t d e n psychologischen P r ü f - u n d Ausw e r t u n g s v e r f a h r e n genau v e r t r a u t sind, ist von besonderer Be-

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

70

d e u t u n g , gilt es hierbei

d o c h oft, persönliche d u r c h

objektive

Urteile zu ersetzen. Einige

Beispiele

der gestellten

Aufgaben.

E i n i g e t y p i s c h e Beispiele der für diese P r ü f u n g e n a n g e w a n d t e n A u f g a b e n seien i m folgenden gegeben.

E s sei a b e r a u c h hier n o c h

einmal a u s d r ü c k l i c h d a r a u f a u f m e r k s a m g e m a c h t , d a ß es sich n u r u m einige B e i s p i e l e h a n d e l t .

V o r einem s c h e m a t i s c h e n

Über-

n e h m e n dieser wie a u c h aller a n d e r e n gegebenen Beispiele u n d Muster k a n n n i c h t dringend und l a u t genug g e w a r n t Einfache A.

werden.

Sachablegeprüfung.

Verkehrswesen,

B.

Erziehungswesen,

C.

Sport,

D.

Politik,

E . Musik, F.

Landwirtschaft. 1. Das Projekt für den Neubau der Handelshochschule wird beraten. 2. Die vorjährige Roggenernte übertraf alle vorherigen. 3. Zur bevorstehenden Präsidentenwahl wird die demokratische Partei namhafte Sprecher an alle nicht gesicherten Stellen des Landes entsenden. 4. Die englischen und französischen Sportsleute sind ganz begeistert über die amerikanische Art des Fußballspiels. 5. Wegen der Enge der Straße ist es nicht gestattet, den Grünen Weg mit Automobilen zu befahren. 6. Die Bürger von New Häven wollen mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln ihre öffentlichen Schulen unterstützen usw. Beschreibung:

Siehe nachstehenden Mustertest.

I n s t r u k t i o n : Dem Prüfling ist ein Zettel zu geben, auf dem steht: A.

Verkehrswesen,

B.

Erziehungswesen,

C.

Sport,

D.

Politik,

E.

Musik,

F.

Landwirtschaft.

X . Psychotechnische Eignungsprüfungen des Büropersonals.

71

1. Ein Boxkampf wird heute abend in der Arena stattfinden. 2. Von der Militärkapelle wurden in der vorigen Woche 3 Konzerte gegeben. „ H i e r ist eine Reihe von Stichworten (der Prüfleiter liest die angeführten Stichworte vor). Lesen Sie diesen Satz (Musterbeispiel 1) und erzählen Sie mir, von welchen Gegenständen der Satz h a n d e l t . " W e n n der Sinn der Aufgabe verstanden ist, wird die H a u p t p r o b e , die aus 16 Sätzen besteht, dem Prüfling gegeben. Buchstabierprüfung. Dem Bewerber oder der Bewerberin werden rd. 100 Wörter vorgelegt. Zum Teil enthalten diese Worte Schreibfehler, die sehr häufig vorkommen. B e s c h r e i b u n g : Diese Art Tests beruhen auf einem Studium des jeweils in der Praxis vorkommenden Briefwechsels. I n s t r u k t i o n : Der Prüfling wird darauf aufmerksam gemacht, daß auf der anderen Seite des Bogens, der vor dem Prüfling liegt, eine Reihe von W ö r t e r n steht, die teils richtig, teils falsch buchstabiert sind. Nach jedem falsch geschriebenen W o r t ist ein Strich zu setzen. Hierbei ist keinerlei Zeitbegrenzung geboten; dem Prüfling wird zur Fertigstellung der Aufgabe Zeit gewährt. Nach Fertigstellung korrigiert der Prüfleiter die Arbeit und f ä h r t dann gleich f o r t : „Schreiben Sie die folgenden Worte, die ich Ihnen diktiere, nieder." Es werden dem Prüfling j e t z t die Worte diktiert, die er irrtümlicherweise anstrich oder übersah. V e r b e s s e r u n g e n : Die- gebrauchte Zeit, die Anzahl der Fehler und die auch nach dem D i k t a t stehen gebliebenen Fehler sind zu vermerken. Alphabetisches Kartenablegen. B e s c h r e i b u n g : Ein 4 X 5"-Karteikasten mit alphabetischem Leitregister und 25 K a r t e n , die je einen Namen enthalten. I n s t r u k t i o n : „Lesen Sie den Namen, der auf jeder dieser K a r t e n geschrieben steht (dabei werden dem Prüfling 3 Musterkarten gezeigt) und legen Sie diese K a r t e n u n t e r dem entsprechenden Buchstaben der Leitkarte ab. Versuchen Sie es erst mit diesen K a r t e n , dann mit dem ganzen Stoß." Hierauf werden dem Prüfling 25 K a r t e n gegeben. Alphabetischer Ablegetest. B e s c h r e i b u n g : Siehe das folgende Musterbeispiel. I n s t r u k t i o n : Dem Prüfling wird ein Zettel gegeben: Kette Schutz Mischung Nase

a e g m w ab ef lw sa st a f k r x b d m p v

Nach dem Buchstaben ist ein Zeichen zu setzen, hinter dem nach Meinung des Prüflings die betreffenden Worte abzulegen sind. So fängt

72

Der menschliche F a k t o r im neuzeitigen B ü r o b e t r i e b .

z. B. das W o r t „ K e t t e " m i t , , K " a n u n d w ü r d e zwischen die B u c h s t a b e n g u n d m gehören. Z u n ä c h s t ist der Vortest als P r o b e d u r c h z u f ü h r e n . D a n n wird der H a u p t t e s t gegeben, der 50 W o r t e e n t h ä l t , die n a c h d e m obigen Beispiel geordnet sind. 150 S e k u n d e n Zeit sind zu g e w ä h r e n . Stenographietest. B e s c h r e i b u n g : Hier k a n n u n t e r Berücksichtigung d e r a u f S. 65 gegebenen E i n s c h r ä n k u n g e n ein üblicher Geschäftsbrief d i k t i e r t werden. Auch f ü r Schreibmaschinistinnen- u n d P a r l o g r a p h p r ü f u n g e n k a n n die gleiche Vorlage b e n u t z t werden. I n s t r u k t i o n : „ B i t t e , n e h m e n Sie folgenden Brief a u f . " Der P r ü f leiter gibt d e m Bewerber ein S t e n o g r a m m h e f t u n d einen Bleistift (alle Bleistifte sollen S t ä r k e N r . 2 h a b e n , keinen G u m m i t r a g e n u n d g u t angespitzt sein). „ W e n n ich zu l a n g s a m diktiere, sagen Sie b i t t e : schneller." Der Prüf leiter d i k t i e r t einen Brief u n d versucht hierbei, sich der Geschwindigkeit des P r ü f l i n g s anzupassen, m u ß aber besonders d a r a u f a c h t e n , d a ß er nicht ü b e r die F ä h i g k e i t des Schreibers h i n a u s g e h t . P u n k t e u n d K o m m a t a sind n i c h t m i t z u d i k t i e r e n , wohl a b e r P a r a g r a p h e n , G e d a n k e n striche,. Semikolon usw. Die g e b r a u c h t e Zeit wird a u f g e n o m m e n . Nachd e m das D i k t a t zu E n d e ist, wird v o m Bewerber v e r l a n g t , sich vor die Maschine zu setzen, das P a p i e r einzuspannen, die R a n d e i n s t e l l u n g vorz u n e h m e n u n d den Kopf des Briefes zu schreiben. N a c h d e m ist der Rest des Briefes schnell u n d sorgsam a b z u s c h r e i b e n ; wo der B e w e r b e r etwas nicht lesen k a n n , soll er die b e t r e f f e n d e Stelle auslassen u n d z u m n ä c h s t e n Teil übergehen. D e m P r ü f l i n g ist bis zur Fertigstellung des Briefes Zeit zu gewähren, die zu v e r m e r k e n ist. A u s w e r t u n g : Zeit z u m A u f n e h m e n des D i k t a t e s , Zeit z u m Übertragen, des Briefes, Anzahl der Fehler. Bei der A u s w e r t u n g dieses Tests ist zu empfehlen, sowohl die zum A u f n e h m e n wie die z u m Wiedergeben des D i k t a t e s g e b r a u c h t e Zeit zu addieren, da beide u n b e d i n g t zu d e m einen Test gehören. Buchstaben-Substitution. B e s c h r e i b u n g : Siehe Musterbeispiel. I n s t r u k t i o n : D e m P r ü f l i n g wird ein Zettel gegeben, d e r das folgende Beispiel e n t h ä l t : b 1 r d n y q f w h i s a x r q n l d b y l q y r b

(1) (2) (3)

„ S i e sollen u n t e r j e d e n B u c h s t a b e n dieser Zeile (dabei w i r d auf die d r i t t e Zeile gezeigt) d e n B u c h s t a b e n setzen, den Sie u n t e r d e m b e t r e f f e n d e n B u c h s t a b e n der ersten Zeile f i n d e n (dabei wird auf die e r s t e u n d zweite Zeile des Musterbeispieles gezeigt). So ist z. B. u n t e r jedes „ b " ein „ f " u n d u n t e r jedes „1" ein „ w " zu setzen. Welcher B u c h s t a b e ist also u n t e r d e n ersten B u c h s t a b e n der d r i t t e n Zeile, also u n t e r „ r " z u s e t z e n ? F ü h r e n Sie z u n ä c h s t das Musterbeispiel auf diese Weise d u r c h . "

73

X. Psycho technische Eignungsprüfungen des Büropersonals. Buchstaben -Substitution.

g m t P u P k g u m k P

t P g k t g m m P g m t

u t u u P m P P g k t k

t c

g V

P k k t m k

m m t u t t u k t

g u m t g u

u e

P j

m z

k d

k

t

P u

g P u

g t m t k u

u m k k t t u t

P m

g k

g t

p m m

P k u

P u m

g t k

P g

g g t k g u

g u k t

m k

P u

g u m m m m

P g k

P t m

P k u u m u

g

P

k g t m u g P k g u P k

„ J e t z t nehmen Sie sich diesen Bogen vor (das H a u p t b l a t t wird ihm gegeben), f ü h r e n Sie die Sache in gleicher Weise durch und zwar jeden Buchstaben in der angegebenen Reihenfolge. Sie sollen die Aufgabe schnell und sorgsam durchführen. Sind Sie so weit? Anfangen." 120 Sekunden sind zu gewähren. Multiplikationen

auf der

Rechenmaschine

(Comptometer).

1.

4291 33

5.

812.5 57.4

9.

439 .527

2.

5321 .62

6.

4721 .0076

10.

5.321 72.5

3. 5.278 5.4

7.

4206 1.45

4.

8.

50.81 .206

772 3.15

11. 26.62 .418 12.

5073 3.604

B e s c h r e i b u n g : Siehe Muster. I n s t r u k t i o n : „Rechnen Sie diese Multiplikationsaufgaben auf I h r e r Maschine durch. Schreiben Sie die Antworten, die Sie erhalten, nieder. Jede Aufgabe ist nur einmal durchzurechnen. Sie sollen schnell arbeiten, sich dabei aber nicht überstürzen. Sind sie soweit ? Anfangen." Höchstleistung: 12 Einheiten in 144 Sekunden. Fehler sind doppelt zu berechnen.

74

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

X I . Beförderungssysteme. W e n n der oder die Angestellte auf Grund einer psychotechnischen Eignungsprüfung als geeignet erkannt und angestellt wurde, so entsteht f ü r den Betrieb die A u f g a b e , durch entsprechende Arbeits- und vor allem durch planmäßigeBeförderungsbedingungen den Angestellten im Betrieb zu halten. Einmal, u m sich auf diese Weise einen S t a m m tüchtiger und erfahrener B e a m t e n heranzuziehen und z u m anderen, u m die K o s t e n der A n w e r b u n g , P r ü f u n g und Anlernung neuer Angestellter und der durch sie möglichen Fehler auf ein Mindestmaß herabzudrücken. Im folgenden sei n u n auf zwei amerikanische Beförderungsverfahren eingegangen; das erste, der sogenannte D r e i - S t e l l u n g s p l a n v o n F r a n k B . Gilbreth ist t y p i s c h amerikanisch. E r eröffnet weite Perspektiven, gibt aber auch einigen B e d e n k e n R a u m . A) Der Dreistellungsplan

nach

Gilbreth.

E s wird, wie i m vorigen A b s c h n i t t gezeigt wurde, zurzeit großer N a c h d r u c k auf die geeignete A u s w a h l oder Auslese der Angestellten gelegt u n d viele sorgfältig ausgearbeitete u n d auf wissenschaftlicher Grundlage beruhende Systeme dienen dieser A u f g a b e . Indessen darf hierbei nicht außer acht gelassen werden, daß das Festhalten der auf diese Weise ausgewählten Angestellten und die Ausarbeitung eines angemessenen systematischen Beförderungsplanes fast noch wichtiger sind. Der Dreistellungsplan ist nicht nur eine L ö s u n g des Beförderungsproblems, sondern auch das Mittel, mit dessen Hilfe eine richtige Unterbringung automatisch vor sich geht und f ü r j e d e offene Stelle sofort geeignete Bewerber aus dem eigenen Betrieb vorhanden sind. K e i n Verfahren einer wissenschaftlichen A u s w a h l und Unterbringung v o n Angestellten k a n n ohne einen solchen ständigen Z u f l u ß geeigneter Bewerber erfolgreich angewendet werden. N a c h dem Dreistellungsplan bekleidet jeder Angestellte im Betrieb sozusagen drei Stellen. I n einer ständigen A u f w ä r t s bewegung bis zu der Grenze seiner Fähigkeit nimmt er i m m e r diese drei Stellen ein, und zwar erstens die Stelle, die er z u v o r i m Betrieb bekleidete, zweitens die Stelle, die er gegenwärtig einnimmt und drittens jene, in die er als nächste einrücken soll. Hinsichtlich der ersten bekleidet der Angestellte das A m t eines Lehrers; die Stelle wird gleichzeitig v o n zwei anderen Angestellten eingenommen, v o n

XI. Beförderungssysteme.

75

denen der eine die Arbeit verrichtet und keine oder nur im Notfall Unterweisung in den ihm obliegenden Pflichten erhält, der andere in den Arbeiten unterwiesen wird. In der zweiten Stelle verrichtet der Angestellte die vorgeschriebene Arbeit und ist zugleich Lehrer des unter ihm stehenden Angestellten, der demnächst die Stelle einnehmen wird. Auch erhält er von dem über ihm stehenden Beamten nötigenfalls Anleitungen über die Pflichten seiner gegenwärtigen Stellung. In der dritten Stelle ist der Angestellte Schüler und wird von dem die nächst höhere Stelle bekleidenden Angestellten ständig in die Pflichten dieser Stelle eingeweiht. Natürlich erfordert die Ausführung eines solchen Planes engstes Ineinandergreifen aller Funktionen. Das erfolgt durch die Hauptbeförderungskarte, die in den Händen des mit der Beförderung betrauten Beamten liegt und der Eigenart der verschiedenen in Betracht kommenden Betriebe angepaßt ist. Diese graphische Darstellung enthält eine systematische Anordnung aller innerhalb der Organisation befindlichen Stellen und ist so eingeteilt, daß eine rasche Beförderung innerhalb der verschiedenen Funktionen und Unterfunktionen möglich wird. Der große Vorteil einer solchen Darstellung liegt in der Möglichkeit, das ganze Problem der innerhalb der Organisation nötigen Unterweisung und Vorbildung der Beamten auf schnellste Weise veranschaulichen zu können, so daß der Beförderungsbeamte sofort Auskunft über Nachfrage und Bedarf geben kann. Ein wichtiges Nebenprodukt ist die allmähliche Bildung von festgewurzelten und unmittelbaren Beförderungswegen, die den bisherigen Brauch abschaffen, nach dem ein Angestellter durch Zufall auf irgendeine Stelle des Betriebes gesetzt wurde und hier nun ewig bleiben soll. Ein anderes Nebenprodukt dieser graphischen Darstellung besteht in der Tatsache, daß der Beförderungsbeamte in die Lage versetzt wird, einen an die ungeeignete Stelle gesetzten oder besondere Fähigkeiten entwickelnden Angestellten an eine andere Stelle, an der er besser am Platze ist, zu bringen. Sobald ein Angestellter Mitglied des Unternehmens wird, erhält er in der Beförderungsabteilung eine Sonderbeförderungskarte, worauf seine Anfangstellung eingezeichnet ist. Zusammen mit dem Beförderungsbeamten wird seine mögliche oder wahrscheinliche Beförderungslinie entworfen, die in grüner Farbe auf der Karte eingezeichnet wird. Gleichzeitig werden auch die Termine angeführt,

76

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

a n denen er die verschiedenen S t u f e n des Aufstieges erreichen k ö n n t e . Z u b e s t i m m t e n Zeiten k o m m t der Angestellte m i t d e m B e f ö r d e r u n g s b e a m t e n z u s a m m e n , u n d die Linie der t a t s ä c h l i c h erzielten F o r t s c h r i t t e sowie die einzelnen B e f ö r d e r u n g s d a t e n w e r d e n j e t z t auf der K a r t e m i t r o t e r T i n t e bezeichnet. D a r a u f w i r d gemeinsam ü b e r die b e s t e h e n d e n Verhältnisse, die f ü r die n e u e Stelle erforderlichen b e s o n d e r e n S t u d i e n u n d ü b e r mögliche Ä n d e r u n g e n u n d Verbesserungen b e r a t s c h l a g t . D a s u n m i t t e l b a r e E r g e b n i s dieser A u s s p r a c h e liegt d a r i n , d a ß der Angestellte, d u r c h s a c h v e r s t ä n d i g e n R a t u n t e r s t ü t z t , seiner A r b e i t größeres Vers t ä n d n i s e n t g e g e n b r i n g t u n d sich der T a t s a c h e b e w u ß t wird, d a ß zwischen i h m u n d der B e f ö r d e r u n g s a b t e i l u n g ein enges Zus a m m e n a r b e i t e n z u m W o h l e aller Beteiligten unerläßlich ist. E i n e weitere N e b e n w i r k u n g dieser B e f ö r d e r u n g s k a r t e n s t e h t im engsten Z u s a m m e n h a n g m i t der Lösung der F r a g e , s t ä n d i g eine Anzahl zuverlässiger Bewerber bei der H a n d zu h a b e n , u n t e r d e n e n die richtige A u s w a h l leicht g e t r o f f e n w e r d e n k a n n . Sobald also der Angestellte seine B e f ö r d e r u n g s k a r t e i n Augenschein n i m m t u n d d e m B e f ö r d e r u n g s p l a n das richtige V e r s t ä n d n i s e n t g e g e n b r i n g t , wird i h m klar, d a ß er, b e v o r er die H o f f n u n g hegen k a n n , schnell b e f ö r d e r t zu w e r d e n , einen Nachfolger f ü r seine gegenwärtige Stelle h e r a n b i l d e n m u ß . N a t ü r l i c h s u c h t er zuerst i m eigenen Betriebe n a c h einem geeigneten M a n n , da es i m m e r wünschenswert ist, d a ß die eigenen Angestellten bei B e f ö r d e r u n g e n zuflächst herangezogen w e r d e n . F i n d e t sich indessen kein geeigneter B e w e r b e r , so h ä l t er u n t e r seinen B e k a n n t e n U m s c h a u , u m u n t e r i h n e n vielleicht j e m a n d zu e n t d e c k e n , der f ü r die b e t r e f f e n d e Stelle leicht a n z u l e r n e n wäre. Auf die Vorteile dieses S y s t e m s im Hinblick auf das Verbleiben der Mitglieder i m B e t r i e b b r a u c h t n i c h t besonders hingewiesen zu w e r d e n . K e i n Angestellter wird a n einen Stellenwechsel d e n k e n , w e n n er angemessen b e z a h l t u n d w e n n i h m Gelegenheit gegeben wird, höher zu steigen. D a s wird besonders bei einem S y s t e m z u t r e f f e n , wo es i m eigensten Interesse jedes Mitgliedes liegt, die ü b e r i h m S t e h e n d e n v o r w ä r t s zu b r i n g e n u n d die u n t e r i h m S t e h e n d e n d u r c h A n l e i t u n g f ü r eine h ö h e r e Stellung v o r z u b e r e i t e n . Dieser P l a n b i e t e t d e m Leiter d e s P e r s o n a l b ü r o s aber a u c h besondere Vorteile. E r k o m m t auf diese Weise m i t j e d e m Mitglied der Organisation in engste B e r ü h r u n g . E s ist zu seinem Vorteil, d a ß i h m

XI. Beförderungssysteme,

77

j e d e s Mitglied der O r g a n i s a t i o n d e n g e e i g n e t e n N a c h f o l g e r bezeichn e t , g a n z gleich, o b dieser i n n e r h a l b o d e r a u ß e r h a l b des B e t r i e b e s t ä t i g i s t . M a n v e r s e t z e sich e i n e n A u g n b l i c k i n die L a g e eines P e r sonalleiters, zu d e m der A n g e s t e l l t e A k o m m t u n d i h m e r z ä h l t , d a ß es i h m lieb w ä r e , w e n n O sein N a c h f o l g e r w ü r d e . B u n d C s a g e n dasselbe. Natürlich wird in d e m Personalleiter j etzt der W u n s c h ents t e h e n , d i e s e n 0 n ä h e r k e n n e n zu l e r n e n . O d e r d e r P e r s o n a l l e i t e r w i r d A d e n V o r s c h l a g m a c h e n , M als seinen N a c h f o l g e r zu b e t r a c h t e n , w o m i t dieser n i c h t e i n v e r s t a n d e n i s t , a u c h B u n d C wollen n i c h t s d a v o n h ö r e n . M m a g vielleicht e i n g a n z g u t e r A n g e s t e l l t e r sein, a b e r es w ü r d e i h m bei seiner B e f ö r d e r u n g i n eine der S t e l l e n w o h l n i c h t die n ö t i g e M i t a r b e i t seiner K a m e r a d e n z u t e i l w e r d e n ; d a h e r ist es g u t , d e r A n g e l e g e n h e i t auf d e n G r u n d zu g e h e n . E s k ö n n t e a u c h v o r k o m m e n , d a ß der P e r s o n a l l e i t e r a u f e i n e n B e a m t e n a u f m e r k s a m g e m a c h t w ü r d e , d e r z w a r k e i n Mitglied des B e t r i e b e s , a b e r e i n g e e i g n e t e r N a c h f o l g e r eines A n g e s t e l l t e n w ä r e , f ü r d e n sich n o c h k e i n N a c h f o l g e r g e f u n d e n h a t . I n e i n e m solchen F a l l e i s t v o n d e m E m p f e h l e n d e n ein V o r d r u c k ü b e r E r z i e h u n g , A u s b i l d u n g u s w . des v o n i h m e m p f o h l e n e n M a n n e s a u s z u f ü l l e n , der bei d e s s e n e t w a i g e r A n s t e l l u n g die v o n i h m a b g e g e b e n e n D a t e n e r g ä n z t . B) Ein Beförderungsplan

nach Harry

A.

Hopf.

H a r r y A . H o p f i s t i n A m e r i k a Spezialist a u f d e m G e b i e t n e u z e i t i g e r B ü r o o r g a n i s a t i o n , d e r v o r a l l e m eine R e i h e g r o ß e r Verwaltungsbetriebe, B a n k e n usw. reorganisierte. Sein e r s t e r S c h r i t t bei j e d e r N e u o r g a n i s a t i o n i s t die s c h r i f t l i c h e F e s t l e g u n g u n d G r u p p i e r u n g der b e s t e h e n d e n Stellen i m H i n b l i c k a u f die S c h a f f u n g einer B e f ö r d e r u n g s - u n d einer G e h a l t s k l a s s i f i k a t i o n , die d a b e i s e h r elastisch u n d a n p a s s u n g s f ä h i g sein m u ß . Als Beispiel diene f o l g e n d e D a r s t e l l u n g ( A b b . 13) der B e f ö r d e r u n g s w e g e einer A b t e i l u n g der N e w Y o r k e r B ü r o s v o n H e n r y L. Doberty & Company. N a c h d e m der eingeführte P l a n der Arbeitsklassifizierung und G e h a l t s n o r m i e r u n g bei d i e s e m K o n z e r n i n K r a f t g e t r e t e n w a r , w u r d e n a c h Möglichkeit v e r s u c h t , j e d e f r e i w e r d e n d e Stelle d u r c h B e f ö r d e r u n g d e r e i g e n e n A n g e s t e l l t e n n e u zu b e s e t z e n . I n e i n e m solchen F a l l w i r d z u n ä c h s t die A r b e i t s k l a s s i f i z i e r u n g einer g e n a u e n P r ü f u n g u n t e r z o g e n u n d a u s d e n R e i h e n der n i e d e r e n B e a m t e n , gleichgültig a u s w e l c h e r S t e l l u n g u n d w e l c h e r A b t e i l u n g , e i n ge-

78

Der menschliche Faktor im neuzeitigen Bürobetrieb.

B; »di

k

H

Ki

w c 3

r-Uli'l

•.II I n

tt'i -

! 1

CO o

f..

551 ii* SS

Sv :S

h c ¡x) B u ® cd

.2 «

ä«5

®

Ol

^ O

?Sf ü'b

o £ « 60 K :0

®

s -H ( 0 2

TS

o *

K

m (Tfl ¿•5 Sit 36«

»! S» t,

;

Ii