Usando o MS-Project 2016 em Gerenciamento de Projetos [3, 1 ed.] 9788555560187

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Usando o MS Project 98 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2000 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2002 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2003 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2007 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2010 em gerenciamento de projetos Usando o MS Project 2013 em gerenciamento de projetos

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Ficha catalográfica

P896u PRADO, Darci Usando o MS Project 2016 em gerenciamento de projetos / Darci Prado; Marcus Marques. – Nova Lima: FALCONI Editora, 2017. 392 p.: il. – (Série Gerenciamento de projetos, vol. 3). ISBN: 978-85-5556-018-7 1. Administração de projetos – Programas de computador. 2. MS Project (Programa de computador). I. Título. II. Marcus Marques.

CDD: 005.3

Capa: África São Paulo Publicidade Ltda. Editoração eletrônica: Jeferson Teixeira Soares Revisão do texto: Dila Bragança de Mendonça

A família Project 2016 é marca registrada da Microsoft Corporation – USA WBS Schedule Pro é marca registrada de Critical Tools Inc.

Copyright © 1998-2017 by DARCI SANTOS DO PRADO Direitos comerciais desta edição: FALCONI Editora Printed in Brazil – Impresso no Brasil

Para Renata

Sumário Prefácio Como usar este livro 1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project 1.1 O Microsoft Project 1.2 Características básicas do MS Project 1.3 Instalando o MS Project 1.4 A família MS Project 1.5 Ativando o MS Project 2016 1.6 Como acessar os exemplos disponíveis no link 1.7 Exemplos de demonstração 1.8 Como localizar graficamente uma tarefa na tela 1.9 Facilidades do ambiente Windows 1.10 Abrir, salvar e fechar um arquivo – sair do MS Project 2 Tempo: criando um projeto simples 2.1 Criando um novo projeto e entrando com os dados 2.1.1 Outras opções para fornecimento de predecessoras 2.1.2 Padronização de procedimentos 2.2 Exibições (ou visualizações) 2.2.1 Gráfico de Gantt 2.2.2 O diagrama de rede (ou rede de precedências) 2.3 Salvando os dados

3 Tempo: criando um projeto simples (continuação) 3.1 A tela Informações sobre a tarefa 3.2 Adicionando anotações às tarefas 3.3 Alterando dados de entrada 3.4 Alterando a constituição de uma tarefa 3.5 Relatórios 3.6 A exibição (ou visualização) “Calendário” 3.7 Criando uma Linha de base 4 A duração do projeto 4.1 Cálculos de datas no MS Project 4.2 Caminho crítico 4.3 O calendário de trabalho 4.4 Relações de dependência entre tarefas 4.5 Tarefas recorrentes (repetitivas ou periódicas) 4.6 Divisão da tarefa 4.7 Restrição de datas 4.8 Prazo final (Deadline Date) 4.9 Reduzindo a duração de um projeto 4.10 Modelo probabilístico – MS Project Professional 5 Organizando o projeto 5.1 Tarefa de resumo (ou Tarefa resumo) 5.2 Marcos (Milestones) 5.3 Estrutura de divisão do trabalho 5.4 O software WBS Chart Pro 6 Usando recursos (i)

6.1 Definições preliminares 6.2 Atribuindo recursos 6.3 Exibições 6.4 Relatórios disponíveis para recursos 7 Usando recursos (ii) 7.1 A planilha de recursos (Resource Sheet) 7.2 Atribuindo recursos 7.3 A caixa de diálogo Atribuir recursos 7.4 A caixa de diálogo Informações sobre o recurso 7.5 A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição 8 Duração versus recursos 8.1 Tipos de tarefas 8.2 Uso do campo Tipo da tarefa 8.3 Uso do campo Controlada pelo esforço 8.4 A tabela Trabalho 8.5 Utilizando percentuais 8.6 Uso parcial do recurso 8.7 Perfis de atribuição de recursos 8.8 O calendário de recursos 9 Custos: visão global 9.1 Trabalhando com custos fixos da tarefa 9.2 Trabalhando com custos em recursos 9.3 Definições preliminares 9.4 Exibições e relatórios

10 Custos fixos: planejamento 10.1 Um exemplo de aplicação de custo fixo 10.2 Relatórios 10.3 Exibições (ou visualizações) 10.4 Uso do ícone Estatísticas 11 Custos em recursos: planejamento 11.1 Fornecendo dados ao MS Project 11.2 Outras opções de fornecimento de dados 11.3 Solicitando relatórios 11.4 Exibições (ou visualizações) 11.5 Uso do ícone Estatísticas 12 Tempo: executando um projeto simples 12.1 Revendo a linha de base do projeto 12.2 Fornecendo dados de execução de tempo 12.3 Apagando dados de execução 12.4 Uso de caixas de diálogo 12.5 Novas opções de cálculo 12.6 Relatórios 13 Tempo: executando um projeto simples (continuação) 13.1 Comparando dados atuais com linha de base: o Gantt de Controle 13.2 Uso de indicadores gráficos 13.3 A linha de andamento 13.4 Replanejando o projeto 14 Recursos: execução

14.1 Fornecendo dados de execução 14.2 Exemplo: acompanhamento da execução 14.3 Acompanhamento periódico 14.4 Uso de indicadores gráficos 14.5 Relatórios 15 Custos fixos: acompanhamento da execução 15.1 A tabela custo 15.2 As definições preliminares 15.3 Fornecendo dados de execução do projeto 15.4 Relatórios de acompanhamento de custos 15.5 Uso de indicadores gráficos 15.6 Uso do ícone Estatísticas 15.7 Atualização periódica de custos 16 Custos em recursos: acompanhamento da execução 16.1 Definições preliminares 16.2 Fornecendo dados de execução 16.3 Relatórios de acompanhamento 16.4 Uso de indicadores gráficos 16.5 Acompanhamento periódico 16.6 Acompanhamento pelo ícone Estatística 17 Superalocação de recursos 17.1 Um exemplo 17.2 Localizando recursos superalocados 17.3 Substituição manual de recursos 17.4 Trabalho em hora extra

17.5 Modificando o período de trabalho de um recurso 18 Nivelamento de recursos 18.1 Nivelamento efetuado pelo usuário 18.2 Nivelamento efetuado pelo programa 18.3 Retirando o nivelamento 18.4 Escolhendo a melhor estratégia 19 Performance do projeto 19.1 Performance de prazos 19.2 O modelo Earned Value 19.3 Trabalhando com o modelo Earned Value 19.4 Um exemplo 19.5 Novas opções de cálculo 20 Múltiplos projetos 20.1 Subprojetos 20.2 Trabalhando com o projeto mestre 20.3 O conjunto de recursos (Resource Pool) 20.4 Um exemplo 21 Organizando o projeto (continuação) 21.1 Código de estrutura de tópicos 21.2 Filtros 21.3 Classificando as linhas de uma tabela 21.4 Grupamentos 22 Tabelas, formulários e modelos

22.1 Tabelas e planilhas disponíveis 22.2 Personalização de tabelas 22.3 Criando novas tabelas 22.4 Campos do usuário 22.5 Caixas de diálogo e formulários 22.6 Exibição simultânea de tabelas, formulários, gráficos, etc. 22.7 Modelos (Templates) 23 Exibições 23.1 Personalizando exibições 23.2 Personalizando o diagrama de rede 23.3 Imprimindo uma visualização 24 Relatórios padrões 24.1 Classes de relatórios padrões 24.2 Editando relatórios padrões 24.3 Personalizando relatórios padrões 24.4 Imprimindo relatórios padrões 25 Relatórios visuais 25.1 Categorias de relatórios visuais 25.2 Como criar um relatório visual 26 Dados, arquivos e banco de dados 26.1 Importação e exportação com MS Project Standard 26.2 Interface para internet 26.3 Importando tarefas do Microsoft Outlook 26.4 Importação / exportação com MS Excel

27 Personalizando e organizando o ambiente de trabalho 27.1 Personalização de menus 27.2 O organizador 27.3 O arquivo Global.mpt 28 Macros 28.1 Executando uma macro existente em um projeto 28.2 Criando uma macro 28.3 Criando um ícone para a Macro2 na guia Exibir 28.4 Editando uma macro Bibliografia Apêndice A: Praparos iniciais Apêndice B: Instalação Apêndice C: Melhorias e novidades no MS Project 2016 Apêndice D: WBS Schedule Pro

Prefácio O uso do computador em gerenciamento de projetos tem ocorrido desde o final da década de 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de usar redes para planejamento e controle de projetos. Desde então, muito se evoluiu nesta área, principalmente pelo surgimento do PC. Entre os programas atualmente existentes, o MS Project, da Microsoft é um dos mais populares. Sua versão inicial, lançada em 1985, rodava no ambiente DOS e, após a versão 4 para Windows (1995), cresceu muito sua aceitação. Nas versões seguintes foi se tornando cada vez mais poderoso e, atualmente, ele rivaliza com os melhores programas existentes. A principal característica deste programa sempre foi a facilidade de uso. O objetivo deste livro é apresentar o uso do MS Project em gerenciamento de projetos. O enfoque é voltado para a prática, e o texto é construído com base em exemplos constantes no link apresentado no livro. Este livro é uma evolução de publicações anteriores relacionadas com o MS Project 4.1, MS Project 98, MS Project 2000, MS Project 2002, MS Project 2003, MS Project 2007, MS Project 2010 e MS Project 2013. Este texto não pretende exaurir o assunto e, para aqueles que desejam se aprofundar mais, sugerimos consultar os manuais do fornecedor. Conforme pode ser observado no Sumário, este livro foi escrito em compartimentos por assuntos e níveis de profundidade. Sugerimos ao leitor consultar a tabela da página seguinte antes de iniciar sua leitura. Agradecemos à Microsoft Corporation pela cessão da cópia de demonstração do Project 2016 e a Jim Spiller, da CriticalTools pela cessão da cópia de demonstração do WBS Schedule Pro.

Darci Prado Marcus Marques Belo Horizonte - MG Junho 2017

Como usar este livro Este livro pode ser estudado na sequência dos capítulos existentes, mas isso não é uma obrigatoriedade: ela pode se adequar às necessidades do leitor. Na figura abaixo mostramos sugestões para uma leitura fora da sequência apresentada no livro. Alguns exemplos: Desejando apenas conhecimentos básicos de PlanejamentoTempo, basta estudar os capítulos 1 a 5. Desejando acrescentar ao item anterior aspectos básicos de Controle da Execução-Tempo, estudar também os capítulos 12 e 13. Desejando estudar Controle de Custos em Recursos a nível básico estudar os capítulos 1 a 9, e 11. Desejando estudar Performance (capítulo 19), estudar os capítulos 1 a 16, e 19.

Finalmente (não apresentado na figura acima), para estudar Características avançadas do MS Project (capítulos 21 a 28), os capítulos pré-requisitos são 1 a 5. Dica: A sequência de capítulos abaixo tem se mostrado muito adequada a profissionais que trabalham com Planejamento e Controle de

Tempo (nível básico): 1 a 5 – 12 e 13 – Apêndice D.

Capítulo 1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project

1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project O computador tem sido usado em gerenciamento de projetos desde o final da década de 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de representar um projeto por uma rede. Naquela época, o ambiente computacional tinha como características o main-frame, a entrada de dados por meio de cartões perfurados e a saída unicamente na forma de relatórios. Posteriormente, na década de 1980, quando já existia o terminal de vídeo monocromático, os programas para main-frame eram muito poderosos e utilizados em todo o mundo. Entre eles merecem destaque os produtos da IBM: o PCS (lançado originalmente em 1966), que foi sucedido pelos programas PROJACS e PMS no início da década de 1970 e foram utilizados até meados da década de 1980. Com a explosão de uso do personal computer, na década de 1980, a história deu uma guinada. Inicialmente surgiram centenas de programas, mas aos poucos o ambiente altamente competitivo os reduziu a pouco mais de uma dezena. A quantidade de usuários desses programas em todo o mundo simplesmente explodiu: de alguns poucos milhares de especialistas, da era do main-frame, saltou para milhões. O objetivo deste capítulo é dar uma visão introdutória do programa MS Project.

1.1 O Microsoft Project O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985. A principal característica desse programa sempre foi a facilidade de uso. Assim, apesar de nem sempre ter oferecido o estado da arte no assunto gerenciamento de projetos, sua simplicidade de uso atraía simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais

poderoso e atualmente ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.

1.2 Características básicas do MS Project Entre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se: Geral Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o diagrama de setas, muito popular em programas na década de 1960 mas totalmente superados. Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas, e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados. Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo fim-início, início-início, fim-fim e início-fim. Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras. Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de “tarefas de resumo”. Esse aspecto é muito útil na criação da estrutura analítica do projeto (EAP). Permite uso de subprojetos (vários projetos vinculados a um único arquivo principal). Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar as tarefas. Possui um conjunto padrão de relatórios, e o usuário pode criar seus próprios. Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação.

Tempo (datas e folgas) O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Essa opção pode ser desativada, caso conveniente. Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados. O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”. Permite uso de “datas programadas” para as tarefas. Permite uso do modelo probabilístico. Recursos Os recursos são ligados diretamente às tarefas. Existem três tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento), material e custo. Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática. Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos. Aceita o modelo Earned Value.

1.3 Instalando o MS Project A instalação do MS Project no ambiente Windows é simples e obedece ao padrão de instalação de programas da Microsoft. Veja mais detalhes no Apêndice B.

1.4 A família MS Project A partir da versão 2002, a família MS Project é constituída dos seguintes componentes: MS Project Standard: é o descendente direto das versões 1998 ou 2000 e, a partir da versão 2003, somente pode ser utilizado isoladamente (desktop). Ele não permite a troca de

dados com o Project Server e, para tal, é necessário o Project Professional. A abordagem deste livro é focada no MS Project Standard. MS Project Professional é semelhante à versão standard, mas com muitas funções adicionais e adequado a organizações que necessitam de gerenciamento de múltiplos projetos em base empresarial. Usado com o MS Project Server, fornece ferramentas adequadas para a análise de um portfólio de projetos assim como para o gerenciamento de recursos por meio de um pool de recursos centralizados. MS Project Server pode atuar em parceria com a versão Professional (gerenciamento empresarial). Permite acesso via Web. EPM – Enterprise Project Management O conjunto acima constitui o Microsoft Office EPM (Enterprise Project Management Solution)

1.5 Ativando o MS Project 2016 A partir da versão 2010, a versão do produto apresentou uma mudança radical de visual, quando comparada com as versões anteriores. Isso foi feito para permitir um alinhamento com o visual dos outros componentes da família Office. Ao se ativar o MS Project, surge a tela inicial do programa, que tem o formato da FIG. 1.1: A tela inicial 1) Barra de ferramentas de acesso rápido: Contém funções que são utilizadas com mais frequência. Pode ser customizada

clicando-se no símbolo existente à direita da barra ou clicandose com o botão direito do mouse. 2) Menu principal (guias): É a barra tradicional dos produtos da Microsoft, agora em novo formato. Tem em vista que cada comando possui o desdobramento na Faixa de Opções. Todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Por essa nova forma de visualização gráfica os comandos desse menu são chamados de GUIAS. 3) Faixa de opções: Contém o desdobramento para cada guia do Menu principal. Trata-se de um novo conceito neste software e observe que esse desdobramento é feito em dois níveis: a) Grupo de comandos. b) Comandos. 4) Botão de minimização da faixa de opções: Autoexplicativo. 5) Coluna de identificação da tarefa: O MS Project numera automaticamente as tarefas criadas e coloca a identificação nesta coluna. 6) Área de dados para tabelas (planilhas): Neste espaço são colocadas as diversas tabelas do MS Project. É nessas tabelas que se efetuam a inserção de dados. 7) Área de visualização gráfica: Aqui aparecem as visualizações gráficas, tais como o gráfico de Gantt. 8) Escala de tempo: Esta escala pode ser reduzida ou ampliada pelo usuário. FIGURA 1.1 – Tela inicial do MS Project

9) Barra separadora vertical: Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitindo visualizar melhor a porção gráfica ou as outras colunas da área de dados. 10) Zoom: Esta barra é uma forma simples e ágil para modificar a escala de tempo. É o mesmo recurso existente em outros programas do MS Office. 11) Modo atual de trabalho: Contém informações sobre o modo corrente de trabalho, tais como: Pronto: O sistema está pronto para qualquer ação. Abrindo ‘Nome do projeto’: Está sendo realizada uma entrada de dados. Salvando ‘Nome do projeto’: Está sendo realizada uma gravação do arquivo. 12) Barra de status: Contém informações sobre quais opções estão ativadas para o projeto em questão. 13) Barra de visualizações: Contém ícones para acesso rápido das principais visualizações.

14) Barra de tempo: Permite uma visualização resumida dos principais eventos em toda a duração do projeto. 15) Arquivo: Acesso às telas de comandos adicionais, de configurações e de visualizações complementares, conforme texto a seguir. A tela arquivo Outro importante conjunto de telas pode ser acessado clicando em Arquivo na tela principal (FIG. 1.2). É dividido em duas grandes partes: 1) Comandos adicionais e barra de navegação: Contém os comandos tradicionais que manuseiam arquivos (Salvar, Abrir, etc.) e contém também comandos que ativam a área de tabelas para configuração e visualização. 2) Área de tabelas de configuração e área de visualização: Dependendo da escolha feita na área de comandos adicionais, temos aqui as correspondentes visualizações: a) Salvar, Salvar como, Abrir e Fechar: Autoexplicativo. b) Informações: Contém informações resumidas sobre o projeto e contém a Caixa de diálogos organizador (maiores detalhes no capítulo 27). c) Recente: Mostra a relação de projetos recentemente abertos. d) Novo: Permite criar um novo arquivo. Existem diversas opções para esta função. e) Imprimir: Permite visualizar a impressão e configurar a impressora. f) Salvar e enviar: Autoexplicativo. g) Ajuda: Autoexplicativo. h) Opções: Contém todas as telas que permitem estabelecer as opções-padrão que vão governar a forma de se trabalhar com

o software (será visto oportunamente nos diversos capítulos a seguir). FIGURA 1.2 – Tela Arquivo e comandos complementares

1.6 Como acessar os exemplos disponíveis no link Incluído no Apêndice B deste livro, temos um link que permite acessar uma cópia autorizada demo do MS Project e um diretório com um conjunto de exemplos. Ao se apresentar a teoria, são feitas referências a esses exemplos. Para mover o conteúdo do link para seu computador, veja as instruções constantes no Apêndice B. Ao se apresentar a teoria em cada capítulo, geralmente sugere-se que o estudante dê uma olhada inicial no exemplo e, a seguir, construa o exemplo por si próprio, conforme as instruções contidas no texto do livro. É bastante comum o estudante desejar efetuar modificações em cima do exemplo original fornecido, e para evitar que se perca o exemplo original, sugere-se que, tão logo se tenha carregado um exemplo, ele seja salvo com um novo nome. Quanto ao exemplo construído pelo próprio estudante, ele também pode ser salvo quando estiver completo. Seja o caso do exemplo do próximo capítulo: Tempo01.mpp. Seguindo as instruções acima, ao final do estudo deste capítulo haverá três cópias desse exemplo:

Tempo01.mpp: Arquivo original fornecido e que não deve ser alterado pelo estudante. Tempo01c.mpp: Cópia do arquivo original e que pode ser alterada pelo estudante. Tempo01m.mpp: Arquivo montado pelo próprio estudante.

1.7 Exemplos de demonstração No link descrito no Apêndice B deste livro e que deve ser baixado no seu computador, temos diversos exemplos de demonstração, tais como: Prédio: Plano de construção de um prédio. Resid: Plano para construção de uma residência. GQT: Plano de implantação de um “Programa de gerenciamento pela qualidade total”. Soft: Plano para desenvolvimento de um software. Curric: Currículo escolar. 5W1H: Plano de ação de um pequeno projeto em ambiente de fábrica. Carregando o exemplo de demonstração PREDIO Carregue agora o modelo de demonstração PREDIO, utilizando os procedimentos comuns do Windows para a função Abrir: Clique em Arquivo no menu principal e clique em Abrir. Ative o diretório no qual o conteúdo do link foi copiado (O nome deste diretório, conforme sugerido no Apêndice B, é C:\Livro_PROJ2016). Clique em cima de Predio.mpp e clique em Abrir. Aparecerá a tela mostrada na FIG. 1.3: o MS Project carregou o Diagrama de Gantt do projeto PREDIO (construção de um prédio). Observe que a tela é constituída de duas porções superpostas: uma tabela e um gráfico, separados pela barra separadora vertical.

No lado da tabela veem-se as seguintes colunas: Coluna Identificação: Contém o código de cada tarefa. O MS Project numera automaticamente as tarefas em ordem sequencial ascendente, e este campo tem o “nome interno” de Identificação. Conforme veremos em capítulos subsequentes, este é o campo usado quando se deseja fazer referência a uma certa tarefa, por exemplo, ao se fornecer predecessoras. Coluna de Informações ou de Indicadores: Em algumas tarefas, pode aparecer um ícone de alerta: aquela tarefa possui informações adicionais importantes (não é o caso deste exemplo). Nome da tarefa: Contém um pequeno texto descritivo da tarefa fornecido pelo usuário. Duração: Duração da tarefa fornecida pelo usuário. Início: Data de início da tarefa calculada pelo software. Término: Data de fim da tarefa calculada pelo software. FIGURA 1.3 – O projeto Predio.mpp

Existe uma porção da tabela que está encoberta pelo gráfico. Se você arrastar a barra separadora vertical (na FIG. 1.1), ela aparecerá ao lado direito da coluna Início), você ainda poderá ver as seguintes colunas: Predecessoras: Relação de tarefas predecessoras. Nomes de recursos: Relação de recursos necessários à execução da tarefa. Visualizando o gráfico de Gantt A visualização gráfica completa de um projeto nem sempre aparece em uma única tela do monitor do computador. Para visualizar todo o projeto, podemos usar as barras de rolagem vertical e horizontal e as teclas Page Up e Page Down. Para o caso da visualização horizontal. Outro recurso muito prático é modificar a escala de tempo. Modificando a escala de tempo

A escala de tempo pode ser reduzida ou ampliada para que o gráfico seja visto na forma mais conveniente. No caso do exemplo da FIG. 1.2, a escala principal mostra os diversos anos, e a escala secundária indica os meses para a construção do prédio. Existem diversas formas de alterar essa escala. A mais fácil é utilizar a barra de rolagem de escala de tempo existente no canto inferiordireito da tela (veja figura ao lado).

Outra opção é clicar no botão direito do mouse sobre o espaço da escala de tempo na porção gráfica (veja item 8 da FIG. 1.1), conforme veremos em outro capítulo. Exibir impressão Esta é uma função muito usada tanto para se ter uma visão ampla do gráfico de Gantt (e, assim, conhecer melhor o projeto) como para se certificar de que a impressão a ser feita posteriormente terá um bom aspecto. Para obter a visualização da impressão, faça: Clique em Arquivo no menu principal. Clique em Imprimir. A visualização aparece no lado direito da tela (FIG. 1.2). Impressão do gráfico de Gantt A mesma sequência de comandos mostrada no item anterior pode ser utilizada para se comandar a impressão de um arquivo (FIG. 1.2). Observe, no lado esquerdo, a existência de diversas opções para a impressão. Visualização do diagrama de rede (rede de precedências) Para visualizar a rede de precedências (FIG. 1.4) do exemplo Prédio.mpp: Clique na guia Exibir.

Escolha o grupo Modos de exibição da tarefa, clique em Mais modos de exibição e clique em Diagrama da rede.

A seguir, conforme mostrado na página anterior, utilize a barra Zoom (localizada no canto direito inferior) para focalizar o desenho dentro da tela. FIGURA 1.4 – Diagrama da rede (Predio.mpp). Vista parcial

O diagrama da rede mostra um conjunto de blocos interligados. No bloco de cada tarefa temos informações diversas, como data de início, nome da tarefa, etc. Basta encostar o cursor em um desses blocos para se conhecer a legenda. Voltaremos a este assunto no próximo capítulo (item 2.3). Retornando à visualização do gráfico de Gantt

Para tornar a visualizar o gráfico de Gantt: Clique na guia Exibir. Escolha o grupo Modos de exibição da tarefa e clique em gráfico de Gantt.

Uma opção mais simples é clicar no ícone gráfico de Gantt da barra de visualizações (veja figura ao lado e o item 13 da FIG. 1.1). A barra de visões (antiga barra de modos) É possível adicionar no lado esquerdo da tela do computador a barra de visões (antiga barra de modos), que se mostra muito útil quando se necessita navegar entre diversas exibições. Veja o exemplo Barra-de-Visoes.mpp. Para ativar esta barra em qualquer exemplo (tal como em Predio.mpp), clique no botão direito do mouse em um ponto vazio do lado esquerdo da tela e escolha Barra de Visões. Visualizando outros dados ou exibindo outras tabelas Todos os dados de um projeto são arquivados em disco magnético. Ao exibi-los, certamente eles não cabem em uma única tela. O MS Project permite mostrar os dados em porções separadas, chamadas tabelas (veja Área de Tabelas na FIG. 1.1). A tabela mostrada no exemplo Predio.mpp tem o nome de Entrada. Observe os títulos das colunas desta tabela (Nome da tarefa, duração, etc.). Além dela, existem muitas outras, que podem ser acessadas clicando-se na guia Exibir. Por exemplo,

para visualizar a tabela Cronograma, juntamente com gráfico de Gantt, faça o seguinte: Clique na guia Exibir. Escolha o grupo Dados, clique na seta ao lado direito de Tabelas e escolha Cronograma. Observe que os títulos das colunas desta tabela são diferentes dos títulos da tabela Entrada.

1.8 Como localizar graficamente uma tarefa na tela Uma necessidade de uso frequente é localizar graficamente uma tarefa, ou melhor, colocar a porção gráfica de uma tarefa na tela do computador. O motivo: efetuando-se diversas manipulações em um projeto, pode ocorrer que, em determinado momento, se deseje visualizar a parte gráfica de uma tarefa que não se encontra na tela. Para conseguir isso, clique (veja figura ao lado):

na tarefa cuja porção gráfica você deseja que apareça na tela. na guia Tarefa, escolha o grupo Edição e clique em Rolar até a Tarefa.

1.9 Facilidades do ambiente Windows Por estar inserido no ambiente Windows, o MS Project é favorecido pelos recursos que esse ambiente oferece. Por exemplo, observe que, em Predio.mpp, se usaram diversas cores e diversos tipos de letras no texto das linhas da tabela, característica comum a qualquer aplicação desenvolvida para o ambiente Windows. Para alterar as características de um texto de uma linha (porção Área de Tabelas), siga estes passos:

Ative a linha, clicando em cima do código de identificação da tarefa. Clique na guia Tarefa e escolha o que deseja fazer no grupo Fonte. Botão direito do mouse

Como em todos os aplicativos Windows, o botão direito do mouse permite acessar painéis de comandos diretamente relacionados com a posição do cursor. Experimente usá-lo com o exemplo fornecido, colocando o cursor em diversas posições e, para cada uma delas, dando um clique no botão direito do mouse. Algumas das opções disponíveis estão mostradas na figura ao lado.

Informações (Tooltips) Um interessante recurso do MS Project é fornecer informações acerca de um objeto sobre o qual se posiciona o cursor. Alguns exemplos:

Ícone de uma barra de ferramenta (Faixa de Opções): Posicionando-se o cursor sobre um ícone, surge o nome daquele ícone e um resumo de suas funções. Escala de tempo (na parte gráfica): Neste caso, surgem informações sobre o intervalo de tempo coberto por aquele espaço. Barra de uma tarefa (na parte gráfica do Gráfico de Gantt): Surgem informações diversas: Nome, Data de início, Data de término, Duração (veja figura a seguir).

Bloco de uma tarefa (na parte gráfica do Diagrama da Rede): Surgem informações diversas que funcionam como uma legenda do bloco. Destacando linhas O recurso “destacar linhas” é intensamente utilizado por usuários profissionais. O motivo: em muitas situações, os comandos do MS Project devem ser aplicados às tarefas das linhas “destacadas” (porção Tabela). Dizemos que uma linha está “destacada” quando o cursor está sobre ela (em qualquer posição). Podemos também destacar um conjunto de linhas sequenciais. Para isso, clique na primeira linha (qualquer posição) e arraste o cursor verticalmente. Para destacar linhas separadas (não sequenciais), siga estes passos: Clique na primeira linha (qualquer posição). Pressione a tecla Control (Ctrl) do teclado e mantenha-a pressionada. Clique sucessivamente em cada uma das outras linhas que deseja destacar. No exemplo da FIG. 1.5, destacamos as linhas 3, 7, 11 e 14 clicando nos campos existentes sobre a coluna Nome da tarefa.

Na maioria dos comandos do MS Project, para se destacar uma tarefa basta posicionar o cursor em qualquer campo da linha. Em algumas situações (por exemplo, quando desejamos copiar todos os campos de uma linha), é necessário destacar todos os campos. Para isso, basta clicar na coluna de identificação numérica da tarefa (primeira coluna). FIGURA 1.5 – Destacando linhas

Ajuda (Help) Uma função bastante útil e fácil de usar no MS Project é a Ajuda (FIG. 1.6). Ela foi desenvolvida em hipertexto (tudo que aparece em azul pode ser expandido clicando-se em cima) e o acesso às informações é online, ou seja, via internet. Para acionar esta função, basta clicar em cima de O que você deseja fazer... disponível na porção superior de qualquer tela do MS Project (veja figura ao lado). Esse espaço ficará vazio, e você pode digitar qualquer coisa. Por exemplo, se você digitar Ajuda, surge a tela da FIG. 1.5. Entre as funções da Ajuda merecem destaque Novidades do Project 2016 e Criar um Novo Projeto, que contém muitas dicas, algumas no formato de vídeo. Experimente clicar na “seta para baixo” ao lado direito de Introdução e veja as opções de Ajuda.

FIGURA 1.6 – Solicitando ajuda (Help)

1.10 Abrir, salvar e fechar um arquivo – sair do MS Project Conforme mostramos no exemplo Prédio, para o caso de se abrir um arquivo, o MS Project segue exatamente os padrões Windows para as tarefas de abrir, salvar e fechar arquivos. Por exemplo, para sair do MS Project, siga estes passos: Clique em Arquivo. Clique em Fechar (eventualmente, pode aparecer uma tela perguntando se deseja salvar em disco o projeto corrente. Se isso ocorrer, para o caso do exemplo prédio.mpp, escolha a opção “Não”). Ou, então, clique no ícone x, que aparece no canto superior direito da tela.

Caso o exemplo tenha sido alterado, você pode salvá-lo com um novo nome. Para isso, antes de sair do MS Project, siga estes passos: Clique em Arquivo.

Clique em Salvar como. Escolha o novo nome para o arquivo e clique no botão Salvar.

Capítulo 2 Tempo: criando um projeto simples

2 Tempo: criando um projeto simples Neste capítulo será mostrado como usar o MS Project para criar um projeto simples. Vamos nos basear no exemplo mostrado na tabela abaixo. Este projeto está contido no link descrito no Apêndice B deste livro com o nome de Tempo01.mpp. Caso você tenha seguido os procedimentos de instalação constantes no Apêndice B, este arquivo consta do diretório. C:\LIVRO_PROJ2016 Carregue este projeto e analise-o. Por medida de segurança, salve-o com um novo nome (por exemplo, Tempo01c.mpp). A seguir será mostrado como ele foi criado.

2.1 Criando um novo projeto e entrando com os dados Neste exemplo, vamos fornecer os seguintes dados ao MS Project:

A data para início desse projeto é 03/09/12.

Inicialmente, deve-se informar que se está iniciando um novo projeto. Efetue: Clique em Arquivo no menu principal e escolha Novo (surgirá uma tela como a FIG. 1.1). Observe que a parte gráfica da tela está preparada para começar o projeto na data correspondente ao dia em que se está utilizando o computador. Visto que a data de início do projeto deste exemplo é 03/09/12, devemos fornecer essa informação da seguinte forma: Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, escolha Informações do projeto. Forneça 03/09/12 no campo Data de início (FIG. 2.1). Para as necessidades deste capítulo, basta conhecer o significado do campo acima. Desejando saber o significado dos outros campos, veja capítulo 4 e capítulo 6 (item 6.2). Clique em OK. FIGURA 2.1 – Tela Informações sobre o projeto

Tipo de agendamento Antes de fornecer os dados ao programa, observe que a tabela mostrada na página anterior possui a coluna Predecessoras. Isso significa que desejamos fornecer os dados no formato de uma rede PERT/CPM, ou seja, as tarefas estão interligadas e a data de execução de cada uma delas depende de suas predecessoras.

A partir da versão 2010 do MS Project o programa possui duas maneiras de calcular as datas das tarefas (ver guia Tarefa e grupo Tarefas):

Agendar manualmente (ou seja, sob solicitação do usuário). Agendamento automático (ou seja, o programa calcula as datas imediatamente após o fornecimento de dados). Para o caso deste exemplo devemos escolher agendamento automático. Existem duas formas de ativar essa escolha e a melhor é tornar essa escolha como padrão (default) para todas as tarefas deste projeto. Posteriormente voltaremos a tratar deste tema. No momento, faça o seguinte (FIG. 2.2): Clique em Arquivo no menu principal. Clique em Opções. Clique em Cronograma. Procure a seção Opções de agendamento deste projeto. Na linha Novas tarefas criadas, escolha Agendada automaticamente. Observe, na linha imediatamente acima, que podemos ativar esse procedimento para todos os novos projetos. Esta opção é muito utilizada. Observe ainda que alteramos também o campo A semana começa na, onde ativamos segunda-feira (trata-se da seção Opções de calendário para este projeto). Isso será útil para uma melhor visualização da parte gráfica deste projeto. Clique em OK. FIGURA 2.2 – Tela de opções (Cronograma)

Observe que a Barra de status existente no canto inferior esquerdo da tela (veja também a FIG. 1.1) mostra esta alteração. Entrada de dados Após clicar em OK, na sequência anterior, o programa volta para a tela de entrada de dados. Inicialmente é necessário ampliar a parte visível da planilha para comportar também a coluna de predecessoras. Para isso, basta arrastar a barra separadora vertical (veja explicação sobre a barra separadora vertical no capítulo 1, item 1.5, FIG. 1.1). Agora leve o cursor até cada campo da planilha e digite os dados da tabela mostrada no início deste capítulo, tal como mostrado na FIG. 2.3. Por exemplo, para fornecer os dados da primeira linha coloque o cursor no campo Nome da tarefa da linha 1 e digite o texto mostrado na coluna “Descrição” da tabela mostrada no início deste capítulo. Observe que você NÃO DEVE DIGITAR dados nos campos das colunas Início (data de início) e Término (data de término): eles serão calculados automaticamente pelo

programa, visto a nossa escolha default para Agendamento automático. No capítulo 4 (item 4.7) abordamos as situações em que podemos preencher os campos Início e Término desta tabela. Ao final, a tabela de dados deve ter um formato conforme a FIG. 2.3. FIGURA 2.3 – Entrando com dados (Tempo01.mpp)

Algumas observações são necessárias: Na coluna Predecessoras utilizou-se ponto e vírgula (;) para separar diversos itens. Na coluna Duração digitou-se “s” para significar semana. As opções são: m: minutos h: horas d: dias úteis (não inclui sábado, domingo e feriados) dd: dias corridos (inclui sábado, domingo e feriados) s: semanas me: meses Duração estimada: Na coluna Duração foram fornecidos os dados da tabela, supondo-se que são estimativas firmes. Para

o caso de que ainda exista insegurança quanto às estimativas, pode-se informar que a duração inserida é uma estimativa preliminar pelo emprego do símbolo “?”. Exemplo: 5S? Em uma etapa posterior, quando se possuir o valor correto, o novo valor deve ser digitado sem o símbolo “?”. As tarefas que possuem esse tipo de duração (chamada simplesmente de estimada) podem ser facilmente visualizadas pelo uso do filtro “Tarefas com duração estimada” (o uso de filtros é explicado no capítulo 5, item 5.6). Atenção: O símbolo mostrado na primeira coluna da linha 7 será explicado no capítulo 3, item 3.2. Ele aparece no exemplo Temp01.mpp que estamos utilizando neste capítulo e será novamente utilizado em outros momentos deste livro. Certamente ele não aparece na situação atual do teu exemplo. Após a entrada de todos os dados, o gráfico de Gantt tem o formato da FIG. 2.4. Neste gráfico alterou-se a definição da escala de tempo: a principal mostra meses e a secundária indica semanas, de modo que toda porção gráfica do projeto possa se comportar em uma única página. Este tópico é explicado no item 2.2. FIGURA 2.4 – O gráfico de Gantt com a linha do tempo (Tempo01.mpp)

A linha do tempo O Project 2016 permite adicionar ao Gráfico de Gantt (e a outras exibições) um novo recurso intitulado Linha do tempo, mostrando uma visão geral concisa do cronograma inteiro. É possível

adicionar tarefas à linha do tempo e até imprimi-la em um relatório de resumo do projeto inteiro. Para ativá-la ou desativá-la, vá até Exibir + Modo divisão + Linha do tempo.

2.1.1 Outras opções para fornecimento de predecessoras Usando o ícone Vincular tarefas

No exemplo da FIG. 2.4 as informações sobre predecessoras foram fornecidas na coluna “Predecessoras” da tabela mostrada na FIG. 2.3. No MS Project é possível trabalhar com predecessoras usando os ícones que estão disponíveis para esse fim: vincular tarefas (corrente inteira) e desvincular tarefas (corrente quebrada), conforme figura ao lado. Siga estes passos: Ative, na área de tabelas (veja FIG. 1.1), as linhas das duas tarefas que deseja ligar (sempre ative primeiro a linha da tarefa predecessora e, a seguir, ative a linha da tarefa sucessora). Veja como destacar linhas no capítulo 1, item 1.5. Clique no ícone “vincular tarefas” (guia Tarefa, grupo Agendar). Geralmente temos de efetuar cada ligação por vez. Apesar de ser uma situação pouco encontrada na prática, é possível vincular várias tarefas ao mesmo tempo, desde que exista uma relação entre todas elas. Para isso, marque as várias tarefas, na ordem em que deseja vinculá-las, com o botão CTRL ativado. Logo após, Clique no ícone “vincular tarefas” (guia Tarefa, grupo Agendar). Fornecendo vínculos graficamente Outra opção é efetuar a ligação graficamente. Para o caso da FIG. 2.4, na qual desejamos vincular Telhado com Alvenaria, siga os

seguintes passos. Coloque o cursor no meio da barra da tarefa predecessora (o cursor deve adquirir o formato de quatro setas). Clique neste local com o botão esquerdo do mouse e mantenha-o apertado. Inicie com o cursor um movimento vertical para baixo (o cursor deve adquirir o formato de uma corrente). Atenção! Não inicie o movimento na direção horizontal. Após o cursor adquirir o formato de uma corrente, você poderá arrastar o cursor para qualquer posição da tela. Arraste o cursor até a barra da tarefa sucessora. Solte o botão esquerdo do mouse. No caso da FIG. 2.5, efetuou-se a ligação da tarefa 3 (predecessora) com a tarefa 5 (sucessora). FIGURA 2.5 – Efetuando ligações

Desfazendo vínculos Para desfazer uma ligação, faça o seguinte: Na área de tabela, destaque as duas tarefas que estão ligadas (veja o tópico “Destacando linhas” no capítulo 1, item “Facilidades do ambiente Windows”). Clique no ícone “desvincular tarefas” (guia Tarefa, grupo Agendar).

Para desfazer todas as ligações de uma tarefa: Na área de tabela, destaque somente a tarefa desejada. Clique no ícone “desvincular tarefas” (guia Tarefa, grupo Agendar). Outra opção é apagar os vínculos na coluna Predecessora na tabela de entrada de dados.

2.1.2 Padronização de procedimentos A tela Opções A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS Project, por meio da tela Opções. Para acessá-la, clique em Arquivo (menu principal) seguido de Opções (veja FIG. 2.2). Entre as opções, já abordamos anteriormente Tipo de agendamento. Merece destaque neste momento a padronização da unidade de duração das tarefas, visto que o padrão do MS Project é “dia” e, para o exemplo anterior, o conveniente seria usar “semanas”. Para alterar esse padrão, após acessar a tela Opções, clique em Cronograma e altere convenientemente o campo “A duração é inserida em”. Por exemplo, conforme padrão inicial, sempre que se clicar “2” na coluna Duração, o programa entende “2 dias”. Após a alteração sugerida acima, sempre que se clicar “2” na coluna Duração, o programa entende “2 semanas”. Para esse novo cenário, em que o padrão é a semana, desejando-se informar que a duração de uma tarefa é de 3 dias, deve-se digitar “3d”. Outra opção que vai se revelar muito útil em capítulos posteriores refere-se ao tipo de tarefa: na tela anterior (FIG. 2.2) sugerimos preencher o campo “Tipo de tarefa padrão” como “Duração fixa”. Isso significa que a duração não é modificada por alterações na quantidade de recursos (este assunto será novamente abordado nos capítulos sobre recursos). Aproveite a oportunidade e navegue pelas opões disponíveis para ir se familiarizando com elas. Veja, por exemplo, na guia Calendário, que é possível definir a quantidade de dias úteis existentes em um mês, opção útil quando se necessita trabalhar com o mês como padrão para unidade de duração.

Padronização de procedimentos: o período de trabalho No MS Project as informações de duração de uma tarefa pressupõem que ela vai utilizar um determinado calendário (especificação da semana de trabalho, duração do expediente e feriados). O calendário chamado de padrão (Standard) deste programa se baseia nos seguintes dados: A semana começa no domingo e termina no sábado. Os dias de trabalho vão de segunda-feira a sexta-feira. Os dias de não trabalho são o sábado e o domingo. O expediente de trabalho vai das 09:00 às 18:00 (09:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00), com 8 horas por dia e 40 horas por semana. Nenhum feriado. Para todos os exemplos deste livro, foi efetuada a alteração no dia de início da semana para segunda-feira (veja campo “A semana inicia no(a)” da tela Arquivo + Opções + Cronograma e a FIG. 2.2). A consequência dessa informação aparece na visualização da escala de tempo do gráfico de Gantt, conforme o leitor pode verificar. Por exemplo, o gráfico da FIG. 2.4 mostra a semana “08” no mês “out/12”, que significa que se trata da semana que se inicia em 08/10/12 (uma segunda-feira). Experimente alterar a definição padrão para “início da semana” e veja o que acontece com a escala do gráfico de Gantt. As outras informações fornecidas acima serão abordadas no capítulo 4 (item 4.3). Por enquanto é suficiente saber que os dados de um calendário qualquer podem ser alterados (clicandose na guia Projetos, grupo Propriedades, função Alterar o período de trabalho) ou podem-se construir outros calendários. O modo de fazer será visto à frente.

2.2 Exibições (ou visualizações)

O MS Project contém a importante função denominada Exibições, que significa um conjunto de gráficos que são facilmente mostrados na tela, acoplados ou não com alguma tabela. Exemplos: gráfico de Gantt, diagrama da rede, etc. As exibições disponíveis estão na guia Exibir (ver figura ao lado) e se aplicam tanto a tarefas como a recursos.

2.2.1 Gráfico de Gantt Esta exibição já foi apresentada em partes anteriores deste livro, inclusive na FIG. 2.4. A figura mostra uma visualização gráfica com uma escala de tempo diferente da padrão (em que a unidade de tempo é o dia). Usando a escala de tempo padrão (dia), não se consegue visualizar todo o projeto em uma única tela. Para visualizar todo o gráfico em uma única tela, pode-se aumentar o espaço para a parte gráfica (que é a mesma coisa que diminuir a porção da parte da tabela), movendo a barra separadora vertical (por exemplo, tal como se fez na FIG. 2.4). Outra opção é alterar a escala de tempo.

A escala de tempo Para alterar a escala de tempo, temos as seguintes opões: 1) Usar comandos do Menu Principal: Clique na guia Exibir, grupo Zoom. Escolha Reduzir ou Ampliar. 2) Usar a barra de zoom disponível no canto direito inferior (figura ao lado).

3) Alterar diretamente na escala de tempo: Dê um duplo clique em qualquer ponto da escala de tempo (por exemplo, onde se lê “Set 12”) para obter uma tela semelhante à FIG. 2.6. Ou, então, coloque o cursor sobre a escala de tempo, clique com o botão direito e escolha Escala de Tempo. Observe que a escala pode ter até três níveis (no caso de versões do MS Project anteriores a 2002 somente podemos ter dois níveis), e a escolha da quantidade de níveis é feita na seção Opções de Escala de Tempo. O default é trabalhar com dois níveis. Efetue, então, as seguintes alterações (supondo-se apenas dois níveis): Na porção Camada intermediária: Unidades = Meses. Contagem = 1 (veja abaixo). Na porção Camada Inferior: Unidades = Semanas. Contagem = 1 (significa o “tamanho do salto” entre duas entradas na camada inferior. Caso se faça Contagem = 2, após a semana de 03/09/12 seria mostrada a semana de 17/09/12). FIGURA 2.6 – Alterando a escala de tempo (Tempo01.mpp)

Na FIG. 2.4 mostra-se uma visualização para o gráfico de Gantt obtida através de qualquer um dos procedimentos anteriores. Escala de tempo e ano fiscal A Escala de tempo pode ou não mostrar o calendário do ano fiscal juntamente com o calendário normal. No MS Project o ano fiscal é definido em Arquivo + Opções + Cronograma, campo “Ano fiscal começa em”. Modificando graficamente a duração de uma tarefa Para modificar a duração de uma tarefa, basta inserir o novo valor no campo Duração, que é a opção mais utilizada. Essa modificação pode também ser feita graficamente assim: Coloque o cursor sobre a barra da atividade: ele assume o formato de uma figura com quatro setas. Desloque o cursor para a posição final da barra (à direita): ele assume o formato de uma seta apontada para a direita. Segure o botão esquerdo do mouse. Arraste o cursor, o que faz com que a barra da atividade espiche. Efetue o arraste observando o quadro que surge ao lado, no qual se lê o valor das datas de início e término. Encerre o arraste quando a data de término desejada for obtida. Imprimindo o gráfico de Gantt Para imprimir o gráfico da FIG. 2.4, faça o seguinte: Clique em Arquivo no Menu Principal. Escolha Imprimir. A tela Imprimir tem formato e funções diferentes para diferentes tipos de impressoras. Observe que inicialmente surge uma tela como a FIG. 1.2 e o lado direito apresenta uma visualização da impressão. Observe que você pode escolher a porção do gráfico a ser impressa e essa escolha pode ser por: Faixa de páginas.

Intervalo de Tempo. Visualizar impressão Antes de imprimir, visualize a impressão conforme os procedimentos mostrados acima (e na FIG. 1.2), e decida se o visual atende suas necessidades. Em caso negativo, altere o visual clicando em Configuração da página (lado esquerdo inferior da tela da FIG. 1.2). Neste momento você pode também alterar cabeçalho, rodapé, legenda, tipo e orientação do papel, margens, etc. Dentro de Configuração da página, há também o botão Modo de exibição, muito útil quando o gráfico de Gantt impresso ocupa diversas páginas. Entre suas opções temos “Imprimir as primeiras x colunas em todas as páginas”. Digitando 0 (zero) no campo aberto, temos um recurso útil para impressoras cujo tamanho máximo de papel é o A4 e se deseja fazer uma montagem (colagem) das páginas impressas. Assim, o visual final mostraria todo o gráfico de barras e a porção da tabela ficaria do lado esquerdo. Essa situação, no entanto, pode não ser conveniente quando se deseja encadernar o gráfico e necessita-se visualizar a porção da tabela em cada página. Para fazer isso, coloque um valor diferente de zero no campo “Imprimir primeiras ‘x’ colunas em todas as páginas”. No caso de haver uma impressora capaz de imprimir formato A0 ou A1, utilize a função “Ajustar para uma página” existente na guia Página. Esse caso é muito útil para confecção de banner.

2.2.2 O diagrama de rede (ou rede de precedências)

Para visualizar a rede de precedências (chamada de Diagrama de Rede no MS Project), clique no ícone Diagrama da Rede da Guia Exibir. Use a barra Zoom (canto direito inferior) para focalizar o desenho dentro da tela. Após obter uma tela como a FIG. 2.7, você pode percorrer as tarefas deste diagrama utilizando as teclas com setas do teclado de seu computador.

FIGURA 2.7 – O diagrama da rede (Diagrama de precedências – Tempo01.mpp)

Botão direito do mouse O botão direito do mouse é válido também para o diagrama da rede: basta clicar em qualquer posição vazia da porção gráfica (veja figura ao lado). Assim, podese alterar o conteúdo de um bloco, suas cores, tamanho, etc. Por exemplo, desejando-se alterar o conteúdo de cada bloco do diagrama, siga estes passos (FIG. 2.8): Dê um clique no botão direito do mouse, com o cursor em qualquer ponto vazio da área gráfica. Escolha Estilos de caixa + Mais Modelos + Novo e crie seu próprio modelo. Duplo clique no botão esquerdo do mouse Você pode também obter mais informações sobre uma tarefa dando um duplo clique em cima da tarefa (na área de entrada de dados), obtendo-se uma tela como a FIG. 3.1 (capítulo 3). Trata-se da importante e muito usada tela Informações sobre a tarefa. Observe, nesta tela, que existem diversas guias que, ao serem clicadas, ativam outras informações da tarefa, tais como Predecessoras, Recursos, etc. Este assunto será abordado no capítulo 3. Imprimindo o diagrama da rede Para imprimir, clique em Arquivo + Imprimir. Personalizando o diagrama da rede

Para personalizar o Diagrama da Rede, coloque o cursor num ponto vazio, clique no botão direito do mouse, escolha Estilos de Caixa e efetue as alterações desejadas. Veja o item acima “Botão Direito do Mouse” (FIG. 2.8). FIGURA 2.8 – Acionando o botão direito do mouse com o diagrama de precedências (Tempo01.mpp)

2.3 Salvando os dados Neste ponto podem-se salvar os dados que foram fornecidos. Para isso, faça o seguinte: Clique em Arquivo (Menu Principal) e escolha Salvar. Forneça o nome do arquivo (Tempo01m.mpp). Clique em OK. Salvamento automático O usuário pode preparar o MS Project para efetuar salvamento automático. Para isto clique em Arquivo + Opções + Salvar e preencha o campo Salvar automaticamente a cada.

Formato e caminho padrão para salvamento O usuário pode especificar um formato padrão (por exemplo: Project2007) e um caminho padrão para salvamento. Para isso, clique em Arquivo + Opções + Salvar.

Capítulo 3 Tempo: criando um projeto simples (continuação)

3 Tempo: criando um projeto simples (continuação) Vamos agora agregar mais informações de planejamento ao exemplo Tempo01.mpp criado no capítulo anterior. Na FIG. 3.1 temos a visualização do gráfico de Gantt. A tabela ali presente tem o nome de Entrada (conforme podemos conferir na guia Exibir grupo Dados, ícone Tabelas – figura ao lado). Mostraremos, neste capítulo, outra forma de fornecer dados para a tarefa, utilizando a tela “Informações sobre a tarefa”. Mostraremos também como manipular as tabelas de entrada de dados e emitir relatórios. Finalmente mostraremos o importante conceito da linha de base.

FIGURA 3.1 – O gráfico de Gantt com a tabela Entrada (Tempo01.mpp)

3.1 A tela Informações sobre a tarefa Uma forma simples de acessar simultaneamente diversas informações importantes de uma única tarefa selecionada é fornecida pela tela Informações sobre a tarefa (FIG. 3.2), que pode ser ativada por meio de um duplo clique na linha da tarefa desejada (área de tabelas, com a visualização Gráfico de Gantt ativada), ou sobre um bloco no Diagrama da Rede. Pode ainda ser acessada clicando-se no ícone Informações mostrado ao lado

(guia Tarefa, grupo Propriedades). Nesse conjunto de telas cada guia relaciona-se com um tipo de dados. Experimente percorrer cada uma delas. A maioria das informações está também disponível nas diversas tabelas, mas a vantagem aqui é poder visualizá-las agrupadas. A seguir passamos a comentar a guia Anotações.

3.2 Adicionando anotações às tarefas A técnica de adicionar comentários ou anotações às tarefas é bastante útil, pois permite complementar o texto inserido na coluna Nome da tarefa. Para efetuá-la, deve-se ir até a tela Anotações (veja FIG. 3.3), que é uma das componentes da tela Informações sobre a tarefa (veja FIG. 3.2). Portanto, para inserir Anotações em uma tarefa, dê um duplo clique na linha da tarefa e procure a guia “Anotações” ou: Clique na tarefa na qual deseja inserir maiores informações. Clique guia Tarefa, grupo Propriedades, ícone Anotações. FIGURA 3.2 – Acessando mais informações sobre a tarefa Instalações elétricas (Tempo01.mpp)

FIGURA 3.3 – Acessando anotações sobre a tarefa Instalações elétricas (Tempo01.mpp)

O recurso “inserir anotações” tem muitas aplicações. Por exemplo, ele contribui para se reduzir o tamanho de uma rede, evitando-se a criação de uma rede com uma grande quantidade de tarefas que mostram detalhes, sujeita a erros e de uso difícil no processo de coleta de dados durante a execução do projeto. Assim, em lugar de criar diversas pequenas tarefas, pode-se criar uma única e escrever, no campo de comentários, dados sobre como a tarefa

deve ser realizada. Obviamente, não se deve utilizar esse recurso quando é fundamental a criação de outras tarefas.

Na FIG. 3.3 mostram-se os comentários que foram inseridos para a tarefa “Instalações elétricas”. Observe, na FIG. 3.1, que a coluna Indicadores na linha 7 (é a primeira coluna) possui um símbolo semelhante ao ícone mostrado ao lado direito. Quando encostamos o cursor nesse símbolo, parte das anotações correspondentes são automaticamente mostradas (veja figura ao lado esquerdo). O recurso “Anotações” pode também ser usado para inserir lembretes, pendências, lembrar designação de pessoas, etc.

Importante: Qualquer que seja o uso de Anotações, seu conteúdo não tem nenhum efeito no cálculo da rede.

3.3 Alterando dados de entrada A alteração de dados de uma rede é realizada na própria tabela de dados. Alguns comentários são pertinentes. Alterando dados de uma célula Para alterar conteúdo de uma célula de dados, basta levar o cursor ao campo e digitar novamente os dados. Desejando efetuar

uma pequena alteração no conteúdo de um campo, conservando o restante, basta colocar o cursor na posição desejada, dentro do próprio campo. Para apagar um campo de dados de uma tarefa para posterior digitação no mesmo lugar, temos as opções: Leve o cursor até ele, dê um clique no botão direito do mouse e escolha a opção Limpar conteúdo. Leve o cursor até ele, dê um clique no botão esquerdo do mouse. O campo será emoldurado. Caso você aperte a tecla de espaço em seu teclado, todas as informações digitadas naquele campo serão apagadas. Clicar delete em cima do campo (a forma mais simples e mais utilizada).

Atenção: caso se clique delete no conteúdo da célula Nome da tarefa, surgirá um alerta na coluna Indicadores, tal como figura ao lado. Trata-se de uma opção adicional para o usuário: este alerta significa que, caso o usuário deseje eliminar a linha inteira, basta clicar no indicador. Clicando-se em qualquer outro lugar, o indicador desaparecerá. Apagando uma linha de dados Para apagar uma linha de dados, coloque o cursor na coluna de identificação da tarefa e clique em Delete. Preenchendo um conjunto de células com o mesmo conteúdo Para preencher um conjunto de células na vertical com o mesmo conteúdo, preencha inicialmente a primeira célula. A seguir, temos as opções:

Destaque todas as células abaixo (inclusive a que foi preenchida) e dê um clique com o botão direito na primeira célula. Escolha Preencher Abaixo. Ou, então, arraste para baixo o sinal + existente no canto direito inferior da célula. Alterando a duração de uma tarefa graficamente Um recurso bastante empregado por usuários experientes é alterar a duração de uma tarefa graficamente. Para isso, faça o seguinte: Coloque o cursor na parte final da barra da tarefa (porção gráfica). O cursor muda de formato para uma pequena seta preta. Surge uma caixa amarela ao lado com as informações: Nome da Tarefa, Início, Término e Duração. Pressione então o botão esquerdo do mouse, e mantenha-o pressionado. Surge uma outra caixa amarela com informações sobre Data de Término e Duração. Arraste o cursor até um ponto da escala correspondente à nova duração da tarefa. Use as informações da caixa amarela para melhor se orientar.

3.4 Alterando a constituição de uma tabela Uma tabela é constituída de colunas (veja a tabela Entrada na FIG. 3.1), e cada coluna está associada a um campo do banco de dados do MS Project. Por exemplo, a coluna cujo título é “Nome da tarefa” está associada ao campo “Nome”. Podemos facilmente alterar o título de uma coluna: basta dar um clique com o botão direito do mouse em cima do título da coluna, escolher Configurações de Campo e alterar o campo Título da tela correspondente (veja FIG. 3.4). FIGURA 3.4 – Tela Configurações de Campo

Além disso, as tabelas de um projeto podem sofrer as seguintes alterações: Inclusão de novas colunas. Exclusão de colunas. Finalmente informamos que novas tabelas podem ser criadas para atender necessidades específicas de determinado projeto. Esses assuntos serão abordados no capítulo 22, “Tabelas, Formulários e Modelos”.

3.5 Relatórios

Além de possibilitar imprimir tanto o diagrama de Gantt como o diagrama de Precedências, conforme vimos anteriormente, o MS Project permite imprimir uma série de relatórios. Para tanto, clique na guia Relatório. Todos os itens aqui mostrados serão comentados no capítulo 24. No momento vamos apenas citar os componentes do grupo Ver Relatórios (figura anterior). Novo relatório Painéis Burndown Visão geral do custo

Visão geral do projeto Visão geral do trabalho Recursos Recursos superalocados Visão geral do recurso Custos Fluxo de caixa Relatório de valor agregado Saturações de custos Visão geral do custo da tarefa Visão geral do custo do recurso Em andamento Relatório de marcos Tarefas adiadas Tarefas atrasadas Tarefas críticas Introdução Analisador de práticas recomendadas Começar com o projeto Compartilhar com sua equipe Criar relatórios Organizar tarefas Personalizado Recentes Para imprimir um dos os relatórios acima: Clique na guia Relatório.

Escolha Ver Relatórios. Escolha a classe de relatório desejado. Selecione o relatório desejado. Clique em Arquivo + Imprimir. Esses relatórios podem ser bastante úteis para gerenciar um projeto. Por exemplo, na FIG. 3.5 mostra-se o relatório Visão geral do projeto. FIGURA 3.5 – Relatório Visão geral do projeto (Tempo14.mpp)

Um relatório sempre está associado a uma tabela. Alterando-se a constituição de uma tabela, os relatórios associados serão automaticamente alterados. Além disso, pela criação de novas tabelas, novos relatórios podem ser facilmente criados. O conteúdo do cabeçalho também pode ser alterado.

3.6 A exibição (ou visualização) “Calendário”

Entre as visualizações possíveis, tem-se o Calendário (FIG. 3.6), que mostra o que é executado em cada semana do projeto. Seu

formato pode ser alterado: basta um clique duplo clique na porção que se deseja alterar. Para acessá-lo, clique na opção Calendário (guia Exibir, grupo Modos de Exibição da Tarefa). O Calendário da Execução é uma forma bastante conveniente de exibição para pequenos projetos, por possuir uma estreita semelhança com as tradicionais agendas de anotações manuais. FIGURA 3.6 – Visualização do calendário da execução (Tempo01.mpp)

3.7 Criando uma linha de base

No MS Project o termo Linha de base (Baseline) é utilizado para se referir a um conjunto de dados do projeto que foi arquivado separadamente em um local especial, com o propósito de servir

de comparação, quando o projeto tiver sofrido alterações ou estiver em andamento. Em outras palavras, esses dados ficarão “congelados” no banco de dados (este assunto será revisto no Capítulo 13). Para criar uma Linha de Base, clique na guia Projeto, grupo Cronograma e item Definir Linha de Base. Temos, então, duas opções: Definir Linha de Base e Limpar Linha de Base. Escolhendo a primeira, obtém-se a tela da FIG. 3.7. FIGURA 3.7 – Salvando a Linha de Base

A partir da versão 2002 é possível salvar até 11 versões de Linhas de Base (veja outros comentários sobre Linha de Base nos itens 5.1 e 13.1). Por um procedimento semelhante, é possível também apagar o conteúdo de qualquer uma das 11 linhas de base. Esses procedimentos podem ser feitos para o projeto inteiro ou apenas para tarefas selecionadas. A Linha de Base principal pode ser utilizada para se efetuar comparações entre planejado e realizado (veja capítulo 13). Todas as Linhas de Base podem ser utilizadas com o modelo Earned Value (veja capítulo 19). A opção “Salvar plano provisório” vista na FIG. 3.7 é útil para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano atual

como “plano provisório”. Isso é válido para as datas “início” e “término”, e estão disponíveis 10 campos para os planos provisórios (Inicio1/Término1, Inicio2/Término2, etc.). A partir da versão 2002 é possível salvar também campos da Linha de Base (Início, Término, Duração, Trabalho e Custo). Encerrando a entrada de dados do exemplo deste capítulo Neste ponto podem-se salvar os dados que foram fornecidos ao exemplo Tempo01. Para isso: Clique em Arquivo (menu principal) e escolha Salvar. Forneça o nome do arquivo (Tempo01m.mpp). Clique em OK.

Capítulo 4 A duração do projeto

4 A duração do projeto Após fornecer os dados das tarefas de um projeto, provavelmente desejaremos saber qual a sua duração global. Essa informação encontra-se disponível na tela Estatísticas, que pode ser obtida clicando-se em Projeto + Informações do projeto + Estatísticas. FIGURA 4.1 – Dados sobre o projeto Tempo01.mpp na tela Estatísticas

Conforme mostrado na FIG. 4.1, temos as seguintes informações para o projeto Tempo01.mpp: Início: 03/09/12. Término: 15/03/13. Duração: 28 semanas.

O MS Project calcula as datas de um projeto (ou seja, de todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados (edição). No caso de projetos complexos (grande quantidade de tarefas e recursos), esse processo pode ser demorado e pode atrapalhar a agilidade desejada na entrada de alterações de dados. Nesses casos, é possível desativar a opção Cálculo Automático clicando-se em Arquivo + Opções + Cronograma + Cálculo e desativar a opção (veja ao lado). Assim, somente após a entrada de todo o conjunto de modificações ou atualizações é que se solicita o cálculo, reativando a opção Cálculo Automático. É importante informar que esse recurso (Calculo Manual) somente deve ser utilizado em projetos complexos, pois para o restante raramente é utilizado. Para efetuar o cálculo de datas, o MS Project usa as informações fornecidas na tela Informações sobre o projeto, que é mostrada sempre que se clica em Projeto + Informações do projeto (FIG. 4.2). FIGURA 4.2 – Data de início do projeto (Tempo01.mpp)

As opções de cálculo são comandadas pelo campo Agendar a partir de, cujas opções são: Data de início do projeto: Fica disponibilizado o campo Data de início, e o campo Data de término não fica disponibilizado. Data de término do projeto: Fica disponibilizado o campo Data de término, e o campo Data de início não fica disponibilizado.

Geralmente se trabalha com a opção Agendar a partir da data de início do projeto, que, por sinal, é a opção default. Para este caso, a Data de término (campo protegido) inicialmente contém a data de hoje. Após a entrada dos dados, conterá a data de término do projeto, conforme calculado pelo programa. O significado dos outros campos é o seguinte: Data atual: Data de hoje. Data de status: Data da coleta dos dados de andamento (tempo e custos). Calendário: Calendário a ser utilizado para todas as tarefas do projeto (semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados), conforme será mostrado à frente. Prioridade: Prioridade do projeto para o caso de alocação de recursos.

4.1 Cálculos de datas no MS Project No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes: Início: Início mais cedo ou Early Start. Término: Término mais cedo ou Early Finish. Início atrasado: Início mais tarde ou Late Start. Término atrasado: Término mais tarde ou Late Finish. Essas informações são mostradas na tabela Cronograma (clique na guia Exibir + grupo Dados + opção Tabelas + Cronograma), conforme vemos na FIG. 4.3. Para calcular as datas acima, o MS Project tem duas opções, dependendo do que foi fornecido no campo Agendar a partir de (FIG. 4.2): Fornecer Data de início do projeto: Inicialmente o programa calcula as primeiras datas das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das últimas datas é feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da

primeira etapa (no item seguinte abordamos uma exceção a esta regra). Fornecer Data de término do projeto: Inicialmente o programa calcula as últimas datas das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das primeiras datas é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa. FIGURA 4.3 – As principais datas de uma tarefa (Tempo01.mpp)

Este método pode ser alterado, dependendo de solicitação do usuário, conforme veremos no item 4.2 a seguir. Além das datas acima, o MS Project fornece dois valores para as folgas das tarefas (FIG. 4.3): Margem de atraso permitida: Folga livre (o termo inglês é Free Slack). Margem de atraso total: Folga total (o termo inglês é Total Slack).

4.2 Caminho crítico Chamamos de caminho crítico àquela sequência de tarefas que define a duração do projeto. As tarefas críticas possuem valor nulo para Folga total (ou Margem de atraso total), ou seja, caso alguma

tarefa do caminho crítico atrase, consequentemente o projeto também atrasará. Segundo a tabela mostrada na FIG. 4.3, as tarefas críticas são as seguintes: Preparo do terreno Fundações Alvenaria Telhado Portas e janelas Pintura interna Pintura externa Limpeza Para destacar as tarefas críticas no gráfico de Gantt, ative a opção Tarefas críticas disponível em Formato + Estilos de barra (FIG. 4.4).

FIGURA 4.4 – Gráfico de Gantt mostrando Tarefas críticas (Tempo01.mpp)

No MS Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Folga total fiquem

abaixo de um determinado valor. Veja a tela Arquivo + Opções + Avançado + quadro Opções de Cálculo, campo “Tarefas são críticas se o valor de Folga Total é menor ou igual a x dias” (FIG. 4.4). Múltiplos caminhos críticos Em todos os exemplos vistos até agora, uma rede sempre se encerrou com uma única tarefa. Quando há diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que elas têm diversos caminhos de encerramento. É ainda comum que apenas um desses caminhos defina a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. A existência de folga em “caminhos de encerramento” nem sempre agrada ao gerente do projeto, que pode desejar gerenciar como críticos todos os caminhos de encerramento. O MS Project contempla essa necessidade. Pode-se ter as seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou UDI e UDT) para os diversos caminhos que chegam ao final: Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas” da rede (opção default). Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Nesse caso, tem-se a situação denominada “múltiplos caminhos críticos”. Para ativar a segunda opção, deve-se ativar o campo Calcular vários caminhos críticos (FIG. 4.5), obtida por Arquivo +Opções + Cronograma. FIGURA 4.5 – Escolhendo opções de cálculo (Tempo01.mpp)

4.3 O calendário de trabalho Você deve ter reparado que os dados de duração das tarefas do exemplo “Construção de uma casa”, no capítulo anterior, foram fornecidos em semanas, e uma semana significava cinco dias úteis, para o exemplo Tempo01.mpp. Algumas informações adicionais podem ser apresentadas agora. Para se analisar o que o MS Project chama de Período de trabalho ou Calendário (veja FIG. 4.6): Clique em Projeto. Selecione Alterar período de trabalho (grupo Propriedades). Além de informar as características de um calendário, a tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O software já oferece três opções de períodos de trabalho ou calendários: “padrão”, “24 horas” e “turno noturno”, que podem ser utilizados como base para novos calendários. O calendário “padrão” se baseia nos seguintes dados: A semana útil vai de segunda a sexta-feira (observe, na FIG. 4.6, que as colunas de sábado e domingo estão em cor cinza). Não há feriados. O dia útil tem os seguintes expedientes de trabalho: 09:00 às 13:00. 14:00 às 18:00. Modificações

As definições acima são válidas para todo o projeto, mas podem ser alteradas: Podemos introduzir dias não úteis (feriados, descanso, férias coletivas, etc.). Podemos alterar o expediente de trabalho. Podemos alterar a semana de trabalho. Criação de dias não úteis Considere um novo exemplo, Feriado.mpp (FIG. 4.6). Ele utiliza o calendário padrão e estabelece algumas exceções, a saber: informamos como feriado os dias 24 e 25/12/12 que se trabalha aos sábados. Para isso, clique em Projeto + Alterar período de trabalho. Inicialmente, localize as datas 24 e 25/12/12 e veja a aba Exceções na qual se forneceu os nomes dos feriados: “Meio expediente em 24/12/12” e “Comemorações de Natal”. Duplo clique no último campo (“Comemorações de Natal”) e, na tela obtida veja que se informou tratar-se de dia do tipo "Folga". Você pode ainda observar que no dia 24/12/12, para o caso do exemplo Feriado.mpp, trabalha-se apenas meio expediente (das 09:00 às13:00). Alteração da semana de trabalho A mudança na semana de trabalho tem muitas aplicações. Por exemplo, para incluir o sábado como dia útil de trabalho no calendário do projeto Feriado.mpp, siga estes passos: Tal como anteriormente, clique em Projeto + Alterar Período de Trabalho. Clique no primeiro sábado deste projeto (no caso trata-se do dia 08/09/12). Na parte inferior da tela (aba Exceções), coloque alguma informação (no caso, digitou-se “Trabalha-se aos sábados”). Dê um duplo clique na linha onde se escreveu “Trabalha-se aos sábados” e, na tela obtida, informe: As horas de trabalho (pode-se manter o disponível).

O padrão de periodicidade (Semanal, repetindo todo sábado). Informe as datas de início e término da periodicidade. Finalmente, não se esqueça de informar na tela Arquivo + Opções + Cronograma que a semana de trabalho deste projeto contém 48 horas. FIGURA 4.6 – O calendário “padrão” modificado (Feriado.mpp)

Esteja atento para as implicações do conceito de calendário. Suponha, por exemplo, que, no exemplo Feriado.mpp, se tenha uma tarefa de três dias de duração (ou seja, deve-se preencher o campo Duração com 3d), iniciando-se na sexta-feira e usando o calendário do projeto. Portanto, ela vai se encerrar na segunda da semana seguinte, já que se trabalha aos sábados e não se trabalha aos domingos. Caso o calendário não previsse o trabalho aos sábados, ela iria se encerrar na terça-feira.

Observação importante É possível ainda informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. No caso do exemplo anterior, deve-se escrever 3dd no campo Duração da citada tarefa: agora, tendo começado na sexta-feira, ela vai terminar no domingo. Quem pode fazer referência a calendários As seguintes entidades podem fazer referência a um calendário: Projeto (FIG. 4.2): Todas as tarefas do projeto seguem o mesmo calendário, definido na tela Informações sobre o projeto. Tarefas: Existem situações em que determinadas tarefas somente podem ser realizadas em certos dias ou, então, não podem ocorrer em determinados momentos de uma semana. Nesse caso, um calendário especial deve ser criado para essas tarefas, conforme as instruções mostradas anteriormente, com o adicional de que a indicação do calendário que uma tarefa deve seguir é feita no campo Calendário da tela Tarefa + Informações sobre a tarefa + Avançado (veja campo Calendário da FIG. 4.10, à frente). Essa função foi disponibilizada a partir da versão 2000. Recursos: Podemos ter o caso de alguns recursos obedecerem a calendários próprios (este assunto será abordado na parte “Recursos” deste livro). Pode ocorrer a situação em que uma tarefa possui um calendário próprio, e os recursos a ela alocados possuem outros calendários, não havendo total semelhança entre eles. Nesse caso, o software pode usar o calendário mais restritivo. Este assunto será visto na parte “Recursos” deste livro.

4.4 Relações de dependência entre tarefas O MS Project permite os seguintes tipos de relações de dependência entre tarefas (FIG. 4.7):

Término a início (TI). Início a início (II). Término a término (TT). Início a término (IT). A relação Término a início é a padrão e já foi mostrada no capítulo 2. O fornecimento de qualquer tipo de relacionamento existente entre duas tarefas, diferente de Término a início, pode ser feito conforme explicado a seguir. Fornecendo diretamente o tipo de relacionamento e o retardo Preencha a coluna Predecessoras da planilha Entrada, dando a informação do Tipo de relacionamento e do Retardo. Assim, para informar que existe uma dependência do tipo Início a início entre as tarefas C e D com uma defasagem de um dia, preenche-se a coluna Predecessoras, conforme a FIG. 4.7, onde se lê 4II+1d (linha 5). Ou, então, dê um duplo clique na linha da tarefa “D” para obter o conjunto de telas Informações sobre a tarefa. Ative a guia Predecessoras e preencha convenientemente os campos (FIG. 4.8). FIGURA 4.7 – Relações de dependência entre as tarefas (Relacio.mpp)

FIGURA 4.8 – Fornecendo predecessoras (Relacio.mpp)

Fornecendo inicialmente um relacionamento do tipo Término a início Uma opção muito utilizada é fornecer inicialmente um relacionamento tipo término a início e, a seguir, alterar para outro tipo de relacionamento e fornecer o retardo. A interligação entre as tarefas pode ser feita utilizando-se o ícone Vincular tarefas ou, então, efetuando-se a ligação diretamente na área gráfica. Essas duas opções estão mostradas no capítulo 2, item 2.1, seção “Outras opções para fornecimento de predecessoras”. A seguir basta ativar o conjunto de telas “Informações sobre a tarefa” e preencher os dados corretamente na guia “Predecessoras”, conforme mostrado na FIG. 4.8. Outra opção é dar um duplo clique, na porção gráfica da tela, sobre a linha de ligação entre as tarefas.

4.5 Tarefas recorrentes (repetitivas ou periódicas) Outra característica possível de um projeto é conter tarefas que podem se repetir com uma certa frequência. Como exemplos, citam-se: Reuniões mensais. Manutenções periódicas.

O arquivo Tempo02.mpp contém esse caso (FIG. 4.10). O MS Project permite que se forneçam os seguintes dados para uma tarefa recorrente (veja FIG. 4.8): FIGURA 4.9 – Criando uma tarefa recorrente (Tempo02.mpp)

Padrão de recorrência: Diária, semanal, mensal, anual (campo Padrão de Recorrência). Duração da tarefa (campo Duração). Período de tempo em que isso pode ocorrer. Para criar uma tarefa repetitiva (ou recorrente) (veja FIG. 4.9):

Coloque o cursor no local onde se deseja a inserção da tarefa repetitiva (a nova tarefa será inserida antes da linha destacada). Insira uma tarefa repetitiva: guia Tarefa + grupo Inserir + Opção Tarefa e escolha Tarefa periódica.

Preencha os dados conforme desejado. Para modificar os dados de uma tarefa repetitiva, coloque o cursor na linha da tarefa repetitiva (porção planilha), vá até Tarefa (Menu Principal) e clique em Informações no Grupo Propriedades. A tarefa recorrente mostrada na FIG. 4.10 (“Reuniões Mensais”) pertence ao projeto Tempo02.mpp. FIGURA 4.10 – Tarefa recorrente (Tempo02.mpp)

Após ser criada a tarefa recorrente, é ainda possível alterar seus dados (dê um duplo clique nas linhas) ou as datas de suas componentes da seguinte forma:

Solicite expandir a tarefa recorrente (clique no sinal > ao lado do nome da tarefa na linha 13 FIG. 4.10). Altere o conteúdo da coluna Início.

4.6 Divisão da tarefa O recurso Dividir tarefa (quebra da tarefa) é muito útil em situações nas quais uma mesma tarefa é executada descontinuamente no tempo. Para quebrar uma tarefa em diversas partes (FIG. 4.11, Exemplo Dividida.mpp):

Clique no ícone Dividir Tarefa (guia Tarefa + grupo Agendar) Observe que o cursor muda de formato. Leve o cursor até o ponto da tarefa que se deseja quebrar e dê um clique. A tarefa será quebrada em duas, com um intervalo de um dia útil entre elas. Arraste a tarefa partida para onde desejar. FIGURA 4.11 – Dividindo a tarefa (Dividida.mpp).

Sugerimos não utilizar esse recurso indiscriminadamente, mas apenas nas situações em que é realmente necessário. Um exemplo: quando desejamos efetuar apropriação dos custos dos recursos alocados. Outro exemplo: acompanhamento da execução (ver capítulo 13, item 12.2, caso 6). Do contrário, é mais conveniente usar uma única duração, abrangendo todo o “espaço de tempo” em que a tarefa é executada.

4.7 Restrição de datas É comum em um projeto termos a situação em que uma tarefa não pode começar/terminar em qualquer data, mas sim possui uma data específica para início ou término, diferente do valor calculado pela maneira padrão do software: são as chamadas datas programadas ou cravadas. Elas são muito comuns na representação de restrições contratuais. Para inserir datas programadas, deve-se ir à tela Informações sobre a tarefa, Opção Avançado, campos Tipo de Restrição e Data de Restrição. Veja, na FIG. 4.12, que introduzimos uma restrição para a tarefa Telhado: Tipo: Não iniciar antes de. Data: 05/11/12. Observe que anteriormente essa tarefa estava planejada para ser iniciada em 29/10/12 (veja FIG. 4.3).

No campo Tipo de Restrição há as seguintes opções: O mais breve possível: Opção padrão quando se calcula o projeto do início para o fim. Não necessita fornecimento de data. O mais tarde possível: Opção padrão quando se calcula o projeto do fim para o início. Não necessita fornecimento de data. Deve iniciar em: Uma data deve ser fornecida no campo de data. Deve terminar em: Uma data deve ser fornecida no campo de data. Não iniciar antes de: Uma data deve ser fornecida no campo de data. Não iniciar depois de: Uma data deve ser fornecida no campo de data. Não terminar antes de: Uma data deve ser fornecida no campo de data. Não terminar depois de: Uma data deve ser fornecida no campo de data. FIGURA 4.12 – Inserindo restrições de datas nas tarefas (Tempo2.mpp)

Colunas “Início” e “Término” da tabela entrada Como sabemos, a tabela Entrada possui as colunas “Início” e “Término”, cujos valores são calculados pelo programa. No entanto, podemos inserir valores nesses campos, sobrepondo-os aos valores calculados, mas, quando digitamos uma data nesses campos, estamos introduzindo “restrição de datas”: Se digitarmos na coluna “Início”, passará a corresponder a “não iniciar antes de”. Se digitarmos na coluna “Término”, passará a corresponder a “não terminar antes de”. Em determinadas situações, pode ser conveniente criar um projeto fornecendo diretamente as datas de início de cada tarefa na coluna Início, seguido do fornecimento da duração. Por meio delas, a montagem de um plano de ação fica muito simplificada quando se conhecem as datas em que as tarefas serão executadas ou não se conhecem os relacionamentos (predecessoras). Esse procedimento pode ser adequado para pequenos projetos, nos quais não temos nenhuma preocupação com predecessoras (exemplo: projetos de pequenas melhorias em ambiente de produção). No entanto, é necessário muito cuidado com o seu uso. Abusar do uso dessas colunas pode ser conveniente no processo de planejamento, mas pode se transformar numa enorme dor de cabeça durante o acompanhamento. Como travam a rede, elas impedem, por exemplo, que antecipação na data prevista para a execução de uma determinada tarefa se reflita em tarefas posteriores. Outra situação desagradável é quando uma tarefa tem a duração de sua execução aumentada e isso não se reflete nas sucessoras.

4.8 Prazo final (Deadline Date) A partir da versão MS Project 2000, pode-se incluir uma data limite para as tarefas. Ela pode ser informada no formulário “Informações sobre a tarefa” (veja campo Prazo Final, na FIG.

4.12, onde introduzimos Data Limite = 14/12/12 para a tarefa Telhado). Essa data é indicada, na parte gráfica do gráfico de Gantt, por uma seta ao lado da barra da tarefa, conforme vemos na FIG. 4.10. A intenção dessa data é apenas colocar um alerta visual na parte gráfica, para nos auxiliar no acompanhamento da execução. Caso durante a execução ou replanejamento ela seja desrespeitada, é mostrado um alerta na coluna Indicador. A data “Data limite” tem pouco impacto no cálculo de datas da rede: sua função é visual e de alerta. Somente as tarefas que receberam a restrição do tipo “o mais tarde possível” não serão agendadas após o Prazo Final.

4.9 Reduzindo a duração de um projeto Chama-se de otimização da duração de um projeto a escolha das durações de todas as tarefas do projeto que permitem a execução do projeto no menor prazo possível e no qual: A duração para cada tarefa é factível. A disponibilidade de recursos é obedecida. Obrigações contratuais ou da chefia podem ser cumpridas. A duração desejada de um projeto geralmente é estimada antes de se montar a rede, com base na experiência prévia de outros projetos semelhantes. Com essa informação em mãos, parte-se para o processo de criar a rede do projeto. Geralmente produz-se primeiramente sua Estrutura analítica do projeto (EAP) (ou Estrutura de divisão do trabalho (EDT) ou Work Breakdown Structure (WBS)) e, a partir dessa, cria-se a rede. Após ter sido criada a rede, lançam-se os recursos necessários para cada tarefa, assim como as restrições de datas provenientes de contratos com fornecedores, férias de funcionários, etc. No final, a rede obtida deve atender a especificação de duração desejada solicitada pela alta administração. Esse processo nem sempre é simples, e geralmente enfrentam-se problemas, tais como: A duração obtida para o projeto excede a especificação inicial de duração desejada do projeto. Necessitamos, portanto, reduzir a duração do projeto.

As necessidades de recursos excedem as disponibilidades de recursos (superalocação de recursos). O segundo tópico (recursos) será tratado na Parte 2 deste livro. Para reduzir a duração de um projeto no MS Project, deve-se atuar no seu caminho crítico. As seguintes opções estão disponíveis: Alteração da lógica de ligação das tarefas críticas pela transformação de algumas tarefas sequenciais em tarefas paralelas. Em inglês chama-se de fast tracking esse processo. Redução da duração de algumas tarefas críticas. Em inglês chama-se de crashing esse processo. Trabalho em horas extras ou em finais de semana. Não devemos esquecer que a execução de uma tarefa depende dos recursos a ela atribuídos. Portanto, as opções mostradas acima têm implicações no plano de recursos do projeto. Este assunto é abordado na Parte 2 deste livro. Alterando a lógica de ligação das tarefas críticas Para transformar duas tarefas sequenciais em tarefas paralelas, deve-se atuar na relação de dependência entre elas. Assim, conforme mostrado naFIG. 4.14, duas tarefas de duração total de 10 dias, com ligação “Término a início”, podem, por exemplo, ter uma duração total de 7 dias caso se altere o tipo da ligação para “Início a início” com retardo de 2 dias. Certamente, para que isso seja feito, é necessário que: O paralelismo entre elas não encontre restrições técnicas. Existam recursos em quantidade suficiente. O assunto superalocação será tratado nos próximos capítulos. FIGURA 4.13 – Transformando tarefas sequenciais em tarefas paralelas (Paralelas.mpp)

Diminuindo a duração das tarefas críticas A diminuição da duração de uma tarefa de um projeto pode ser feita simplesmente se alterando o valor do campo “duração”. Trabalhando em finais de semana Para inserir essa condição nas tarefas do caminho crítico, temos as opções: Informar que a duração da tarefa é em “dias diretos” (veja item 4.3). Criar um calendário especial para as tarefas do caminho crítico (veja item 4.3 e campo Calendário na FIG. 4.9). Trabalhando horas extras Para inserir essa condição nas tarefas do caminho crítico, devemos fornecer a duração em horas e criar um calendário especial para as tarefas críticas.

4.10 Modelo probabilístico – MS Project Professional O MS Project Professional permite a entrada de dados no chamado “modelo probabilístico”, por meio da tabela Análise PERT, com os dados: Duração otimista (DO). Peso padrão: 1. Duração esperada (DE). Peso padrão: 4. Duração pessimista (DP). Peso padrão: 1. Os pesos padrão citados acima podem ser alterados (para isso, ative a barra de ferramentas Análise PERT e clique em Níveis de importância PERT) e são utilizados para o cálculo da “duração mais provável” (DMP):

DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6 Quando o cálculo é solicitado, o valor de DMP substitui o campo Duração de todas as tarefas. É possível adaptar o gráfico de Gantt para mostrar qualquer uma das quatro opções citadas anteriormente (DO, DE, DP ou DMP). Observe, conforme dito no início deste item, que essa função não está disponível para a versão standard do MS Project.

Capítulo 5 Organizando o projeto

5 Organizando o projeto Até aqui vimos como fornecer um grupo de tarefas ao MS Project e neste capítulo ampliaremos a forma de efetuar esse trabalho. Serão vistas as seguintes características adicionais do MS Project, para uso com o gerenciamento de tempo: Tarefa de resumo. Marcos (milestones). Estrutura analítica do projeto (Work Breakdown Structure ou EDT: estrutura de divisão do trabalho). Em capítulos posteriores apresentaremos aspectos mais refinados para organização e uso em um projeto: Capítulo 20: Subprojetos. Capítulo 21: Estrutura organizacional, grupamento, filtro e classificação.

5.1 Tarefa de resumo (ou Tarefa resumo) Tarefa de resumo é um recurso para se montar uma rede criando estruturas hierárquicas entre as tarefas. Veja o exemplo Tempo03.mpp (FIG. 5.1), no qual a tarefa Telhado é decomposta em suas constituintes pelo uso desta técnica. Veja também o exemplo Predio.mpp (FIG. 1.2), no qual mostramos diversas tarefas resumos. O MS Project permite hierarquizar tarefas em até 65.535 níveis. Costuma-se dizer que a tarefa que se decompõe em outras possui um nível maior que as outras (por exemplo, dizse que a tarefa Telhado está no primeiro nível e que suas constituintes estão no segundo nível). As tarefas de nível menor costumam ser referenciadas como subtarefas. FIGURA 5.1 – Tarefa de resumo (Tempo03.mpp)

Para criar uma tarefa de resumo, deve-se obedecer aos seguintes procedimentos: Incluir, na coluna Nome da Tarefa, todas as tarefas de nível menor logo após a tarefa de nível maior (neste exemplo, partindo-se de Tempo01.mpp, incluíram-se as tarefas de número 6 a 15, após a tarefa Telhado). Destacar todas as tarefas de menor nível. Para fazer isso: Clique na primeira tarefa de menor nível e mantenha o botão esquerdo do mouse apertado. Arraste o cursor até a última tarefa de menor nível (todo o conjunto deve ficar destacado em preto). Libere o botão do mouse. Clique em Tarefas + Agendar e clicar no ícone “Recuar Tarefa para Direita” (seta para a direita).

Observe que, ao final do processo, a duração da tarefa Telhado, que na FIG. 2.3 tinha a duração de 5 semanas, passa agora a ser definida pelas suas constituintes. Nesse caso, a título de exemplo, ela foi propositalmente reduzida de 5 se-manas (25 dias úteis) para 20 dias úteis. O processo para desfazer é semelhante, usando o ícone “recuo para a esquerda”.

Importante: A duração de uma tarefa de resumo é controlada pela duração de suas constituintes. É impossível alterar diretamente a duração de uma tarefa de resumo, ou seja, seu campo de duração é protegido (não aceita digitação). O manuseio de tarefas de resumo é controlado pelo seguinte conjunto de ícones relacionados com criação e exibição. Guia Tarefa, grupo Agendar (para criar uma estrutura de tópicos): A seta para a direita permite criar uma endentação, ou seja, as tarefas destacadas passam a ser vistas como pertencentes à tarefa não destacada imediatamente anterior. A seta para a esquerda desfaz o processo anterior.

Guia Exibir, grupo Dados, opção Estrutura de Tópicos (para exibir uma estrutura de tópicos). O ícone com o sinal – faz com que as subtarefas destacadas fiquem escondidas (não aparecem na tela ou nos relatórios). O ícone com o sinal + faz com que apareçam as subtarefas das tarefas destacadas. Essa função é também realizada de uma forma muito mais fácil clicando-se no sinal > do retângulo existente ao lado do nome da tarefa “Telhado”, conforme mostrado no desenho a seguir:

Os botões Nivel x permitem exibir até um determinado nível de subtarefa. Obtendo numeração sequencial das tarefas

Observando com atenção a FIG. 5.1, pode-se notar que, além do código de cada tarefa (coluna ID), existe uma numeração sequencial adicional. Por essa numeração, por exemplo, a tarefa “Colocação de Tesouras” recebe o número “5.1”. Esse recurso é muito adequado quando se trabalha com hierarquização. Para obter esse efeito, efetue (veja Tempo03.mpp): Clique em Formato + Mostrar/Ocultar. Ative ou desative Número da estrutura de tópicos. Tarefa de resumo e estrutura de decomposição do trabalho Conforme mostraremos à frente, o recurso tarefa de resumo é muito utilizado na criação da estrutura de decomposição do trabalho (Work Breakdow Structure). Barra da tarefa resumo A partir da versão Project 2000, a barra da tarefa resumo pode ser visualizada de duas formas diferentes: ela pode ser mostrada por completo ou pode-se mostrar apenas as partes que a constituem (FIG. 5.2). Essa função está em Formato + Formatar + Layout, opções Sempre mostrar a barra de tarefas e Ocultar as barras de acúmulo quando o resumo expandir. Para entender essa função é necessário inicialmente ocultar as tarefas constituintes da tarefa resumo. Veja, na tela à esquerda da FIG. 5.2, que ativamos essas opções. Nesse caso, ao ocultar as tarefas, obtemos uma

visualização como a mostrada mais abaixo na FIG. 5.2. Caso não tivéssemos ativado as opções citadas, o formato da visualização seria o da figura intermediária. Observação: O quadro mostrado à esquerda da FIG. 5.2 pode ser obtido mais facilmente clicando-se com o botão direito na parte gráfica da tela e escolhendo Layout. FIGURA 5.2 – As opções de visualização para a barra da tarefa resumo (TarefaResumo.mpp)

Tarefa resumo e linha de base Vimos no item 3.7 o conceito de linha de base. Uma situação comum na vida de um projeto é a inclusão ou exclusão de tarefas, e tais modificações afetam a situação atual da linha de base. Muitas vezes, ao se introduzir uma nova tarefa, pedese para se criar uma linha de base somente para a tarefa incluída. Por outro lado, um projeto normalmente é estruturado com tarefas resumo. A pergunta é: o que ocorre com uma linha de base de uma tarefa resumo quando: Ocorrem exclusões ou inclusões de tarefas? Se solicita salvar a linha de base para as tarefas selecionadas? A partir da versão 2002, a inclusão de uma nova tarefa (e sua correspondente linha de base) pode afetar ou não a linha de base

de sua tarefa resumo. Então, temos as seguintes opções (FIG. 3.7): Agregar linhas de base: Para todas as tarefas resumos. De subtarefas para a tarefa(s) de resumo selecionadas(s).

5.2 Marcos (Milestones) Em um projeto podem-se escolher algumas tarefas como representativas do início ou fim de uma certa fase do projeto: estas tarefas são chamadas de marcos ou milestones. Veja, no exemplo Tempo03.mpp (FIG. 5.1) a tarefa “Telhado Pronto”: é um marco utilizado para mostrar o encerramento da fase “Telhado”. O MS Project possui um tratamento especial para estas tarefas: existe um relatório próprio para elas e o Gráfico de Gantt mostra os marcos de uma maneira destacada: um losango preto com a data ao lado, conforme pode ser visto na FIG. 5.1. Para assinalar como marco uma tarefa, clique no ícone “Informações sobre a tarefa” da Guia Tarefa, ou então siga os seguintes passos: Dê um duplo clique na linha da tarefa (na porção planilha). Na tela Informações sobre a tarefa (veja FIG. 5.3), escolha Avançado. Na tela obtida, clique no campo Marcar tarefa como marco. FIGURA 5.3 – Solicitando marcos pela tela Informações sobre a Tarefa (Prédio.mpp)

Duração zero Outra maneira bastante simples de criar marcos no MS Project é utilizar duração zero: qualquer tarefa de duração 0d é automaticamente entendida como marco. Essa é a forma mais utilizada. Veja o exemplo Prédio.mpp (FIG. 1.2), no qual foram inseridas as seguintes tarefas como marcos: 15, 31, 36 e 48. Obtendo o relatório de marcos ou milestones Para obter o relatório Marcos (veja FIG. 5.4): Clique em Relatório + Ver Relatório + Em Andamento. Escolha Marcos. O relatório de marcos pode mostrar também as tarefas resumos. Para isso, é necessário editar a configuração do relatório (veja capítulo 22). FIGURA 5.4 – Relatório de marcos ou milestones (Prédio.mpp)

5.3 Estrutura de divisão do trabalho A estrutura de divisão do trabalho (EDT) ou estrutura analítica do projeto (EAP); ou Work Breakdown Structure (WBS) é uma excelente ferramenta para uma melhor compreensão das partes ou fases do projeto. Seu uso permite que as tarefas do projeto sejam identificadas e agrupadas de maneira conveniente, atendendo às necessidades de visualização, contabilização e emissão de relatórios. Permite também que haja uma integração entre o planejamento físico e o financeiro. É uma das mais importantes ferramentas do gerenciamento de projetos. Veja a FIG. 5.5 relativa ao projeto Predio.mpp. No MS Project, a maneira mais simples de implementar uma WBS é pelo uso de tarefas resumos ou subprojetos. Relativamente a tarefas resumos, veja novamente os exemplos Predio.mpp, Soft.mpp e GQT.mpp. No caso do exemplo Prédio.mpp, mostrado na FIG. 1.2, a WBS está refletida na endentação criada entre as tarefas, pelo uso de tarefas resumos. Agindo dessa forma, o próprio visual da relação das tarefas já é uma representação da WBS (compare a FIG. 5.5 com a FIG. 1.2). FIGURA 5.5 – A Estrutura de decomposição do trabalho “Prédio”

Outra forma de se aplicar uma estrutura WBS a um arquivo MS Project é o uso do campo EDT (veja FIG. 5.3, guia Avançado, campo Código de EDT). Os códigos ali inseridos podem ser caracteres ou números (exemplos: “1.2.10”, “CONC”, “Concreto”). Os códigos fornecidos às tarefas de um projeto podem ser previamente definidos na tabela que se obtém clicando em Projeto + Propriedades WBS + Definir Código (figura ao lado).

5.4 O software WBS Schedule Pro No Apêndice D apresentamos o software WBS Chart Pro, que é um importante auxiliar para produzir uma WBS e transferi-la ao MS Project. O diagrama WBS é muito utilizado na etapa de definição do escopo de um projeto.

Capítulo 6 Usando recursos (i)

6 Usando recursos (i) Projetos são executados por meio de recursos, seja pessoas, seja equipamentos, seja materiais. Usam-se recursos no MS Project com as seguintes finalidades: Designação de recursos humanos a diversas tarefas, com a finalidade de acompanhar as responsabilidades. Designação de recursos materiais a diversas tarefas, com a finalidade de acompanhar as necessidades. Distribuição de recursos humanos (existentes em quantidade limitada) entre as tarefas para melhor dividir a carga de trabalho, tal como ocorre em escritórios de engenharia em que diversos projetos estão sendo executados simultaneamente. Nivelamento de recursos, ou seja, a manutenção de certa constância do uso do recurso no tempo. Contabilização de custos de recursos, para gerenciar esse importante aspecto. Tipos de recursos No MS Project os recursos são ligados às tarefas e podem ser dos seguintes tipos: Trabalho (como pessoas ou equipamentos). Material (como cimento, tijolos, cadeiras, etc.). Custo (a partir da versão 2007; um exemplo: pagamento de mensalidade por aluguel de algum equipamento). Os dois primeiros tipos são afetados pelo tipo de calendário. Lembre-se: Conforme abordado inicialmente no capítulo (item 4.4), temos três tipos de calendários: do projeto, da tarefa e do recurso. O último tipo de recurso (recurso de custo) não é afetado pelo calendário, conforme veremos no capítulo 10 – Custos fixos: planejamento.

A seguir vamos mostrar como fornecer recursos a um projeto.

6.1 Definições preliminares Como sempre convém ao se criar um novo projeto, devem-se estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto (veja Apêndice B). No caso de recursos, são importantes as seguintes definições: Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração. Como fornecer quantidade de recursos. Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir (veja Arquivo + Opções + Cronograma, seção Opções de agendamento deste projeto, campo Tipo de tarefa padrão), e que têm influência direta na duração da tarefa (FIG. 6.1): Unidades fixas: Uma vez fornecida a quantidade de recursos para a tarefa, ela não mais se altera pela alteração da duração da tarefa. Duração fixa: Uma vez fornecida a duração da tarefa, ela não mais se altera pelo fornecimento de recursos adicionais. Trabalho fixo: Uma vez fornecido o trabalho para executar a tarefa, ele não mais se altera. Alterando-se a duração, alterase automaticamente a necessidade de recursos. Além dos campos acima, temos na mesma tela (FIG. 6.1) a opção Novas tarefas são controladas pelo esforço, que implica pequena alteração na forma de usar as opções anteriores Unidades fixas ou Duração fixa. Todos esses aspectos serão detalhados no capítulo 8 (Duração x Recursos). FIGURA 6.1 – Definições preliminares (Rec1.mpp). Vista parcial

Forma de fornecimento da quantidade de recursos No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (veja a seção Cronograma campo Mostrar unidades de atribuição como, FIG. 6.1): Percentual: Os valores são fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário. Assim, ele vai trabalhar a metade de seu calendário de trabalho. Por exemplo, se o calendário de trabalho prevê 8h/dia, ele vai trabalhar 4h/dia, e assim por diante. Decimal: Os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 galões de tinta para a tarefa pintura. Outro exemplo: pode-se dizer que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa. O leitor deve ter observado que essas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.

6.2 Atribuindo recursos

Considere o exemplo Rec1.mpp, em que todas as tarefas utilizam diversos recursos. A data de início desse projeto é 03/09/12. As definições preliminares foram as seguintes (veja FIG. 6.1): Unidade de duração: Semana. Tipo de tarefa: Duração fixa. Mostre atribuições de recursos em decimais. Foi desativada a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço (este assunto será tratado no capítulo 8 – Duração versus Recursos). Entrando com os dados do projeto Na tabela seguinte mostram-se os dados necessários ao projeto:

Tal como foi feito nos exemplos anteriores vamos inicialmente usar a planilha Entrada para fornecer dados de entrada. Atribuindo recursos às tarefas A coluna nomes de recursos da tabela entrada A associação de recursos e tarefas foi feita na coluna Nomes de recursos da tabela entrada (FIG. 6.2, na qual, por conveniência, excluíram-se as colunas Início e Fim). No caso deste exemplo, em que cada tarefa tem um único recurso, essa é a forma mais adequada e eficiente. Em casos de projetos médios ou grandes, nos quais se utiliza uma expressiva quantidade de recursos, existem outras maneiras mais eficientes de realizar essa função. FIGURA 6.2 – Tabela Entrada (Rec1.mpp)

A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa Outra maneira de fornecer recursos é pela planilha de recursos existente na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa (dê um duplo clique na linha de cada tarefa, escolha a guia Recursos). Veja a FIG. 6.3. Finalmente, a FIG. 6.4 mostra o Diagrama de Gantt com os recursos alocados. FIGURA 6.3 – Entrando com recursos na tela Informações sobre a tarefa (Rec1.mpp)

No próximo capítulo mostramos outra maneira de alocar recursos. FIGURA 6.4 – O projeto Rec1.mpp após recursos alocados

6.3 Exibições O MS Project fornece diversos gráficos e visualizações relativos aos recursos de um projeto. Gráfico de necessidade de recursos Logo após a entrada de dados de recursos, é conveniente conferir o Gráfico de Recursos (veja FIG. 6.5). Por esse gráfico podemos concluir que o recurso “Pedro” está alocado a tarefas nas semanas 03-set, 9-set e 08-out. FIGURA 6.5 – Gráfico de Recursos (Rec1.mpp)

Para obter este gráfico:

Clique em Exibir + Visões do Recurso + Outros Modos de Exibição + Gráfico de Recurso. Na tela que surgir, efetue as seguintes alterações (caso necessário): Escala maior: Mês. Escala menor: Semana. Movimente a barra de rolagem horizontal para mostrar o intervalo de tempo em que o recurso é envolvido (procure o mês setembro 2012). O gráfico obtido deve ter o formato da FIG. 6.5, que mostra somente o recurso “Pedro”. Para ver a alocação do outro recurso (“João”), utilize as teclas Page Up e Page Down do teclado. Exibição Uso do recurso Outra visualização bastante útil é a da FIG. 6.6, pois mostra um visual semelhante ao Gráfico de Gantt em que temos as tarefas designadas a cada recurso e a correspondente carga semanal de trabalho (em horas). Para obter a FIG. 6.6: Clique em Exibir + Visões de recurso + Uso do recurso. FIGURA 6.6 – Uso do Recurso (Rec1.mpp)

Por essa visualização notamos que o recurso “Pedro” possui três tarefas a ele alocadas e que a tarefa “Visitar cliente” consumirá 40 horas na semana de 03/09/12. A coluna “Trabalho” tem o significado de: Trabalho = (Total de recursos) x (Carga de trabalho)

Para o caso da FIG. 6.6, esta coluna da planilha mostra valores semelhantes ao da carga horária, porque se trata de um único recurso. Visualização de totais A partir da versão 2002, o gráfico Uso do Recurso pode mostrar totais quando visualizado. Para isso: Clique em Arquivo (Menu Principal). Clique em Imprimir. Clique em Configuração de página. Escolha Modo de exibição. Ative as opções Imprimir totais de coluna e Imprimir totais de linha. FIGURA 6.7 – Ativação de totais de coluna e de linha (Rec1.mpp)

Comentário importante: universo dos recursos

No capítulo 1, FIG. 1.1, mostramos a “Área de dados” e, no capítulo 2 mostramos como fornecer dados na tabela “Entrada”. Eram dados de tarefas. Agora, logo após obter a visualização correspondente à FIG. 6.6, experimente verificar o nome da tabela que está ativada (clique em Exibir + Dados + Tabela). Essa tabela tem o nome de Uso. Observe, pelo mesmo procedimento, que existem outras tabelas: experimente ativá-las e você verá que todas elas se relacionam com recursos (e não com tarefas). O motivo: uma vez ativada a visualização Uso de recursos, entra-se no uni-verso dos recursos, isto é, daqui para frente, toda nova tabela que for ativada vai se referir a recursos. Para retornar ao universo das tarefas, basta ativar qualquer visualização voltada para tarefas como o Gráfico de Gantt. Exibição uso da tarefa Veja agora a FIG. 6.8: ela é bastante semelhante à FIG. 6.6. A diferença reside em que a primeira vem sequenciada por recursos e a segunda por tarefas. Para obtê-la, clique em Exibir + Exibição de Tarefa + Uso da Tarefa. FIGURA 6.8 – Uso da Tarefa (Rec1.mpp)

Visualização de totais Tal como para a visualização Uso do Recurso, a visualização Uso da Tarefa pode mostrar totais a partir da versão 2002. Exibições mistas Todas as visualizações anteriores podem também ser vistas na forma “visualização mista”, em que a tela é dividida em duas partes (veja FIG. 6.9). O MS Project permite dividir a tela em duas porções: parte superior e parte inferior. Podemos colocar qualquer visualização em qualquer uma das partes. Por exemplo, para obter um gráfico como a FIG. 6.9: Ative o gráfico de Recursos. Clique em Exibir + Modo divisão e ative Detalhes (figura ao lado). Agora há dois espaços, e qualquer um deles pode receber qualquer visualização. Por exemplo, para se exibir o Gráfico de Gantt na porção inferior da tela: Escolha Gráfico de Gantt ao lado de Detalhes (veja figura ao lado).

Geralmente, a visualização da parte inferior tem algum relacionamento com o que está ativado na parte superior. Veja a FIG. 6.9 e observe que a tela inferior mostra somente as tarefas que utilizam o recurso mostrado na parte superior da tela (no caso, “João”). Caso se mostre outro recurso na parte superior, a parte inferior será automaticamente modificada. FIGURA 6.9 – Visualização mista (Rec1.mpp)

Para melhor compreender essa característica, experimente inverter a posição das visualizações: exiba o Gráfico de Gantt na parte superior e o Gráfico de Recurso na parte inferior. Agora, para cada linha ativada na parte superior (Gráfico de Gantt), a parte inferior mostrará automaticamente os recursos correspondentes. Outras opções interessantes de visualização mista: Coloque o gráfico de Gantt na parte superior e a visualização “Uso da Tarefa” na parte inferior. Coloque gráfico de Gantt na parte superior e “Uso do Recurso” na inferior.

6.4 Relatórios disponíveis para recursos São os seguintes (clique em Projeto + Relatórios + Visões do Recurso): Recursos superalocados. Visão geral do recurso (ver FIG. 6.10). Visão geral do trabalho.

Os relatórios do MS Project são autoexplicativos. O apresentado na FIG. 6.10 mostra: Quadro superior esquerdo: Carga total de trabalho de cada recurso. Quadro superior direito: Percentual de trabalho concluído de cada recurso (no caso, não temos nada concluído). Quadro inferior esquerdo: Status do recurso, mostrando período de envolvimento e trabalho restante. FIGURA 6.10 – Relatório visão geral do recurso (Rec1.mpp)

Capítulo 7 Usando recursos (ii)

7 Usando recursos (ii) No capítulo anterior se analisou como fornecer recursos ligados a tarefas, e a sequência obedecida foi: Criaram-se inicialmente as tarefas. Forneceram-se os recursos para cada tarefa utilizando a coluna Nome de recursos da tabela Entrada ou, então, a planilha existente na caixa de diálogos Informações sobre a tarefa. Um aspecto não abordado foi a Planilha de recursos: sempre que se utilizam recursos ela está presente. Serão também vistas neste capítulo as caixas de diálogo Informações sobre o recurso, Informações sobre a atribuição e a tabela Trabalho. O assunto atribuição de recursos para múltiplos projetos será abordado no capítulo 20 – Múltiplos projetos.

7.1 A planilha de recursos (Resource Sheet) Carregue novamente o exemplo Rec1.mpp e acesse Planilha de recursos. Existem diversas formas de acessar essa planilha, mas destacamos o caminho Exibir + Visões de recurso + Planilha de recursos (figura ao lado esquerdo). Temos ainda a barra de visualizações disponível no canto inferior direito da tela). A tela da Planilha de Recursos tem o formato da FIG. 7.1.

FIGURA 7.1 – A Planilha de Recursos (Rec1.mpp)

No capítulo anterior foi visto como inserir recursos em tarefas. O que desejamos informar agora é que os dados da Planilha de Recurso foram sendo criados automaticamente pelo programa, no exato momento em que se forneceu cada recurso a cada tarefa na coluna Nome de recursos da tabela Entrada. O significado das colunas dessa planilha é o seguinte: Nome do recurso: Autoexplicativo. Tipo: Trabalho: Ative esta opção para recursos reutilizáveis, como “pedreiro”, “engenheiro”, “trator”, “tratorista”, “Sérgio”, etc. Material: Use esta opção para recursos não reutilizáveis (consumíveis), como “tinta”, “cimento”, “tijolo”, etc. Custo: Use esta opção quando desejar informar um valor que se repete, tal como aluguel de um galpão. Unidade do material: Use este campo para melhor identificar o recurso material relativamente à unidade com a qual se está trabalhando. Por exemplo, no caso do recurso material “tijolo”, podemos entrar com “milheiro” para dizer que a unidade básica é o milheiro, à qual se aplica o custo unitário. Iniciais: Autoexplicativo. Grupo: Nome do “Grupo de Recursos” a que o recurso se liga. Unidades máximas: Quantidade disponível do recurso, aplicável a recursos reutilizáveis (trabalho). Podemos fornecer valores que variam no tempo e, para isso, devemos acessar o formulário Informações sobre o recurso (veja item 7.4). Calendário base: Calendário de trabalho a ser obedecido pelo recurso (veja item 7.4). Campos restantes: Estão relacionados com custos e serão vistos posteriormente.

Recurso tipo “material” Relativamente ao tipo de recurso, podemos ainda acrescentar que recurso do tipo material se diferencia de recurso do tipo trabalho da seguinte forma: Não podemos associar um calendário ao recurso material. Não podemos atribuir sua disponibilidade total (campo Unid. Máximas). Não podem ser redistribuídos. Não pode receber dado de “hora extra”. O campo “Custo por uso” tem tratamento diferente. Além disso, os recursos do tipo material podem se classificar como “fixos” ou “variáveis” relativamente à forma como fornecemos o consumo do material: Fornecemos uma quantidade “fixa” para os casos em que conhecemos o total de material que será consumido na duração total da tarefa. Exemplo: 50 toneladas de aço. Fornecemos uma quantidade “variável” para os casos em que conhecemos o consumo periódico do material. Exemplo: 20 sacos de cimento por semana.

7.2 Atribuindo recursos Considere o exemplo seguinte:

Suponha ainda que os seguintes recursos estão disponíveis:

Criando o pool de recursos do projeto na planilha de recursos Carregue agora o exemplo Rec2.mpp. Os recursos deste exemplo foram criados em um pool de recursos, da seguinte forma: Forneceram-se inicialmente os dados de tempo das tarefas na tabela Entrada, mas não se utilizou a coluna Nomes de recursos, conforme figura a seguir.

Forneceu-se, então, a relação de todos os recursos disponíveis na Planilha de recursos (criou-se o pool de recursos). O fornecimento de dados de tempo já foi abordado neste livro em exemplos anteriores. O fornecimento da relação de recursos foi feito na Planilha de recursos, conforme FIG. 7.2. Observe que a disponibilidade foi fornecida na coluna “Unid. máximas” e que isso somente se aplica a recursos do tipo “trabalho”. Esta forma de trabalho (criação de um pool de recursos) é muito utilizada. Podemos, inclusive, criar um projeto sem nenhuma tarefa e apenas com uma relação de recursos, os quais serão, posteriormente, utilizados por todos os outros projetos (veja também o capítulo 20 – Múltiplos projetos). FIGURA 7.2 – Criando o pool de recursos na Planilha de recursos (Rec2.mpp)

Comentário importante: o universo dos recursos Tal como se comentou no capítulo anterior, uma vez ativada qualquer visualização relativa a recursos (por exemplo, a Planilha de recursos), entra-se no universo dos recursos, isto é, daqui para a frente toda nova tabela que for ativada vai se referir a recursos. Para conferir essa característica do MS Project, basta ativar a Planilha de recursos e, a seguir, entrar em Exibir + Tabela e ativar outras tabelas. Para retornar ao universo das tarefas, basta ativar qualquer visualização voltada para tarefas, por exemplo, o gráfico de Gantt. O assunto “tabelas” será mais bem abordado no capítulo 22. Atribuindo recursos para as tarefas: a tela Atribuir recursos Vamos ver agora outra maneira de ligar recursos a tarefas, que é bastante interativa, conforme descrito a seguir:

Ative o gráfico de Gantt. Ative o ícone Atribuir recursos existente em Recursos + Atribuições: vai aparecer a caixa de diálogos Atribuir recursos, tal como a FIG. 7.3).

Para fazer designação de recurso para uma tarefa, deve-se efetuar uma sequência de procedimentos, conforme se irá demonstrar por meio da designação dos recursos Ary + 10 latas de tinta para a tarefa Pintar: Ative a linha da tarefa Pintar (clicando na linha). Na tela Atribuir recursos e na linha do recurso Ary (que se deseja designar para a tarefa Pintar), altere o valor da coluna Unidades para “1”. Clique no botão Atribuir: Observe que, após o clique, surgirá no campo da primeira coluna o símbolo

.

No caso do recurso Tinta, não se esqueça da quantidade “10” no campo Unidades e siga os procedimentos anteriores. Ao final, verifique que a tabela Entrada, coluna Nomes de recursos, contém todos os dados inseridos. Este processo pode ser muito eficiente no caso de um mesmo recurso estar designado para diversas tarefas. Basta destacar todas as tarefas e efetuar a atribuição do recurso para elas com um único procedimento. É também eficiente para designar diversos recursos a uma única tarefa. Após designar todos os recursos para todas as tarefas, clique em Fechar. FIGURA 7.3 – A caixa de diálogos Atribuir recursos (Rec2a.mpp)

Veja o resultado dos procedimentos no arquivo Rec2a.mpp e na FIG. 7.4. FIGURA 7.4 – Atribuição de recursos (Rec2a.mpp)

Uso da coluna nomes de recursos da tabela entrada Quando efetuamos antecipadamente o cadastramento dos recursos na Planilha de Recursos, podemos usar de uma maneira um pouco diferente a coluna Nomes de recursos da tabela Entrada. Clicando-se nesse espaço, surge uma seta que, se pressionada, abre uma janela com a lista de todos os recursos disponíveis. Basta clicar em qualquer um, e ele será transportado para a tarefa. Caso necessário, efetua-se a correção da quantidade. Caso já exista um recurso atribuído a tarefa, insere-se inicialmente ; (ponto e vírgula). Uso do formulário de tarefas

O Formulário de tarefas, mostrado na parte inferior da FIG. 7.5, é uma das mais populares formas de inserir recursos. A FIG. 7.5 apresenta duas exibições, e essa tela pode ser obtida clicando-se Exibir + Modo Divisão + Detalhes e escolha Formulário de tarefa. FIGURA 7.5 – Formulário de tarefas (Rec2a.mpp)

Os dados mostrados na parte inferior se referem à linha ativada na parte superior (no caso da FIG. 7.5; a parte inferior mostra os recursos atribuídos à tarefa Pintar, que está destacada na parte superior). Os dados podem ser digitados diretamente nesse formulário. Observe a forma como é mostrada a coluna trabalho para recursos do tipo trabalho e material. Observe ainda que o tipo do formulário pode ser alterado: basta posicionar o mouse na parte inferior, clicar com o botão direito e escolher o tipo de planilha. Outro exemplo: Veja, no capítulo 11 o exemplo Custo3.mpp.

7.3 A caixa de diálogo Atribuir recursos Voltando à FIG. 7.3, os diversos campos mostrados têm os seguintes significados: Tarefa: Nome da tarefa selecionada na tabela do gráfico de Gantt. No caso de se selecionarem múltiplas tarefas, temos a lista dos identificadores. O botão existente à esquerda de Opções da lista de recursos permite mostrar ou esconder as informações de filtro. Filtro: Podemos mostrar a lista de recursos por meio de duas opções: Características dos recursos (nesse caso temos inclusive a opção Mais filtros).

Disponibilidade para trabalhar: Podemos inserir aqui um valor mínimo para a disponibilidade de horas do recurso no intervalo de tempo da tarefa. O botão Gráfico permite escolher diversos tipos de gráficos para os recursos e tarefas selecionados (FIG. 7.6). Isso facilita o processo de se designar o recurso mais conveniente para as tarefas. FIGURA 7.6 – Gráfico de carga de trabalho de recursos (Rec2a.mpp)

7.4 A caixa de diálogo Informações sobre o recurso Tal como a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, aplicável quando se está no “universo das tarefas”, tem-se a caixa de diálogo Informações sobre o recurso, que pode ser ativada sempre que se está no “universo dos recursos” (FIG. 7.7). Essa caixa de diálogo possui as seguintes seções: Geral: Além de alguns campos que permitem melhor identificar o recurso, temos aqui uma planilha para informar sua disponibilidade em diferentes períodos de tempo para o caso de recursos do tipo Trabalho (pessoal, equipamentos). Essa função foi disponibilizada a partir da versão MS Project 2000 e é bastante útil no caso de se definirem recursos genéricos, como “pedreiros”, “engenheiros”, “tratores”, etc.

Período de trabalho: Aqui podemos associar um “calendário” ao recurso (veja item 8.7). Essa tela é obtida clicando-se em "Alterar Período Útil" da tela Geral. Custos: Permite inserir custos do recurso em datas diversas (veja item 11.2). Anotações: Podemos inserir comentários, lembretes, etc. FIGURA 7.7 – Caixa de diálogos Informações sobre o recurso (Rec2a.mpp)

Para ativar esta caixa de diálogo: Ative qualquer tabela do “universo dos recursos”, tal como a Planilha de recursos. A seguir, coloque o cursor na linha do recurso de que se desejam maiores informações e faça o seguinte: Dê um duplo clique na linha do recurso. Ou, então, dê um clique com o botão direito do mouse e escolha Informações sobre o recurso.

Ou então clique no ícone Informações existente em Recursos + Propriedades (veja figura ao lado).

7.5 A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição Quando um recurso está atribuído a uma tarefa, diz-se que existe uma atribuição. O MS Project fornece dados sobre cada atribuição na caixa de diálogo Informações sobre a atribuição (veja FIG. 7.8). Para ativá-la (considere o exemplo Rec2a.mpp): Ative a visualização Uso da tarefa (clique em Exibir + Uso da tarefa). Leve o cursor até um recurso atribuído a uma tarefa. Aqui você tem as opções Dê um duplo clique na linha do recurso. Clique com o botão direito do mouse e escolha Informações. Esta caixa de diálogo possui as seguintes seções: Geral: Alguns campos podem ser utilizados como entrada de dados ou para alterações destes. O campo Delimitação do trabalho será apresentado no próximo capítulo. Controle: Utilizado para entrada de dados de acompanhamento da execução do projeto, conforme será visto no capítulo 14. Anotações: Utilizado para inserir comentários, lembretes, etc. FIGURA 7.8 – Caixa de diálogo Informações sobre a atribuição (Rec2a.mpp)

Capítulo 8 Duração versus recursos

8 Duração versus recursos Vimos no capítulo 4, item 4.9, como reduzir a duração de um projeto e agora podemos avaliar as consequências dessa iniciativa no que concerne às necessidades de recurso de uma tarefa. Como sabemos, de forma intuitiva, existe um relacionamento entre a duração de uma tarefa e a quantidade de recursos alocados a ela. Existe uma definição universal, usada pelo MS Project, pela qual temos um relacionamento entre carga de trabalho, duração da tarefa e recursos alocados. É a seguinte: Trabalho = Quantidade de recursos x Duração Assim, teoricamente um trabalho que necessite de 50 homens/dia pode ser realizado das seguintes formas: 10 homens durante 5 dias 5 homens durante 10 dias 1 homem durante 50 dias 50 homens durante 1 dia A seguir será visto como esses conceitos foram implementados no MS Project.

8.1 Tipos de tarefas No MS Project o relacionamento entre trabalho, quantidade de recursos e duração de uma tarefa é controlado por dois campos (veja FIG. 6.1 ou em Arquivo + Opções + Cronograma): Campo Tipo de tarefa padrão. Campo As novas tarefas são controladas pelo esforço (na versão inglesa do MS Project esses campo chama-se New tasks are effort driven). Esses campos devem ser adequadamente ativados antes de se iniciar o processo de inserção de dados em um projeto, por meio

de preparos iniciais. Ou melhor, devem-se estabelecer padrões que se aplicarão a todos os projetos (veja Apêndice B). Campo Tipo de tarefa padrão Necessitamos ativar adequadamente este campo para mostrar o relacionamento entre duração e a quantidade de um mesmo recurso atribuído a uma tarefa. As opções para o campo Tipo da tarefa são as seguintes: Duração fixa: A duração da tarefa não se altera caso alteremos a quantidade de recursos. Exemplo: o transporte por navio entre Brasil e Japão gasta 12 dias, independentemente da quantidade de pilotos. Os cenários onde esse tipo melhor se aplica são aqueles em que sabemos, antecipadamente, a duração da tarefa e resta definir a quantidade de recursos que lhes serão atribuídos. Unidades fixas ou Carga fixa: A quantidade de recursos não se altera caso alteremos a duração da tarefa. Exemplo: Possuímos 5 pedreiros para construir um muro e ainda não sabemos qual será a duração estimada. Os cenários onde esse tipo melhor se aplica são aqueles em que sabemos antecipadamente a disponibilidade de recursos para cada tarefa, mas não conhecemos sua duração. Trabalho fixo: Sabemos o trabalho que uma tarefa demandará e resta-nos escolher a duração e quantidade de recursos. Essas opções podem ser inseridas das seguintes maneiras: Para todas as tarefas do projeto: Veja Arquivo + Opções + Cronograma, campo Tipo de tarefa padrão. A partir do momento da ativação desse campo, todas as tarefas inseridas obedecem à opção escolhida. Isso pode ser válido para um único projeto ou para todos os projetos (veja campo Opções de Agendamento deste projeto, na FIG. 6.1). Para cada tarefa individualmente: Veja Tarefa + Propriedades + informações + Avançado, campo Tipo de tarefa. Campo As novas tarefas são controladas pelo esforço

Para recursos do tipo “trabalho” (pintor, trator, etc.), necessitamos ativar adequadamente esse campo sempre que, em nosso cenário, a duração das tarefas é dependente de diferentes recursos alocados em uma mesma atividade. O campo As novas tarefas são controladas pelo esforço (em inglês: New tasks are effort driven) pode ser ou não ativado (significando Sim ou Não): Ativado (Sim): A duração da tarefa é dependente da quantidade dos diferentes recursos atribuídos. Não ativado: A duração da tarefa não é dependente da quantidade de recursos. Essa opção pode ser acionada das seguintes maneiras: Para todas as tarefas do projeto (veja Arquivo + Opções + Cronograma, campo As novas tarefas são controladas pelo empenho). A partir do momento de ativação de campo, todas as tarefas inseridas obedecem à opção escolhida; Para cada tarefa individualmente (veja Informações sobre a tarefa, Avançado, campo Controlada pelo empenho). Lembre-se: Todas as considerações acima se aplicam a recursos do tipo trabalho (ou, então, não se aplicam a recursos do tipo material).

8.2 Uso do campo Tipo da tarefa Seja o exemplo Rec3.mpp, em que cada tarefa utiliza duas unidades de recursos. Na FIG. 8.1 mostram-se os dados do exemplo, no qual a tabela Entrada recebeu uma coluna adicional denominada Trabalho (esta coluna faz parte natural da tabela Trabalho). Além disso, por conveniência, eliminamos da tabela Entrada as colunas Início, Término e Predecessoras. Vamos inicialmente mostrar como se comportam os campos mostrados na FIG. 8.1 quando efetuamos alterações em um deles. Observe que cada tarefa dura 2 semanas e utiliza duas unidades de recurso. Portanto, cada tarefa necessidade 4 homens.semana.

FIGURA 8.1 – Relacionamento entre trabalho, duração e quantidade de recursos (Rec3.mpp)

Experimente, por exemplo, alterar a quantidade de recursos em cada uma das tarefas acima (por exemplo, altere para 4 unidades): Você verá que: A duração da tarefa A não se altera. A duração da tarefa B será alterada para 1 semana. A duração da tarefa C será alterada para 1 semana. Retorne ao exemplo original, conforme FIG. 8.1. Experimente agora alterar a duração de cada uma das tarefas acima (por exemplo, altere para 1 semana): Você verá que: A quantidade de recursos da tarefa A não se altera. A quantidade de recursos da tarefa B não se altera. A quantidade de recursos da tarefa C será alterada para 4. De maneira geral, o quadro a seguir resume o funcionamento dos campos citados.

Quando usar o tipo Duração fixa Essa opção pode ser utilizada quando não se conhece a relação entre duração e quantidade de recursos a ser atribuídos a uma tarefa. Ela permite introduzir os valores dessas grandezas e posteriormente alterá-los sem que uma alteração interfira na outra. Essa opção é ainda conveniente para usuários novatos do MS Project. Quando usar o tipo Unidades fixas Essa é a opção default do MS Project e pode ser utilizada quando se conhece corretamente a necessidade de recursos para a tarefa. Quando usar o tipo Trabalho fixo Essa opção pode ser utilizada quando se conhece corretamente a relação entre duração e quantidade de recursos a ser atribuídos a uma tarefa. Ou melhor, sabese o valor do trabalho a ser consumido por uma tarefa.

8.3 Uso do campo Controlada pelo esforço Conforme já comentamos anteriormente, o campo Trabalho (carga de trabalho) é o resultado de:

Trabalho = Quantidade de recursos x Duração Alguns exemplos das unidades para essas grandezas podem ser: “Trabalho” (Carga de trabalho): homens.semana. “Quantidade de recursos”: unidades (quantidade de homens). “Duração”: semanas. Existem alguns cenários onde temos tarefas do tipo Duração fixa ou de Unidades fixas em que gostaríamos que as alterações fossem tais que também o valor trabalho fosse preservado. Para atender a essa necessidade, existe a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço. Nas versões anteriores do MS Project utilizava-se o texto “As novas tarefas são controladas pelo empenho”. Na versão 2010 ocorreu uma mudança no texto, mas parece que esqueceram de alterar também a tela Informações da tarefa. Lembre-se: Esta opção se aplica somente quando temos diferentes recursos aplicados a uma mesma tarefa. Veja inicialmente o exemplo Rec3a.mpp (FIG. 8.2-superior), em que cada tarefa é executada por um único recurso (Pedro). Ao acrescentarmos o recurso “Carlos” em cada tarefa, obtemos a situação do exemplo Rec3b.mpp (veja FIG. 8.2-inferior). FIGURA 8.2 – Usando o campo “Controlada pelo esforço” (Rec3a.mpp e Rec3b.mpp))

Observe o efeito de adicionar o recurso Carlos (comparando os exemplos Rec3a e Rec3b): Tarefa A (duração fixa e ativada a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço): Não ocorre alteração na duração da tarefa. O novo recurso vai influir apenas no valor total do trabalho que está sendo realizado. Tarefa C (duração fixa e desativada a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço): Não ocorre alteração na duração da tarefa. O novo recurso vai influir apenas no valor total do trabalho que está sendo realizado. Tarefa B (unidades fixas e ativada a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço): Mantém-se o valor do trabalho. Então a duração da tarefa é reduzida pela metade visto que se dobrou o esforço. Tarefa D (unidades fixas e desativada a opção As novas tarefas são controladas pelo esforço): Não ocorre alteração na duração da tarefa. O novo recurso vai influir apenas no valor total do trabalho que está sendo realizado.

Atenção: não se esqueça de que as opções default do MS Project são: Tipo de tarefa: Unidades fixas. Opção As novas tarefas são controladas pelo esforço: Ativada. O uso dessas duas opções pode trazer uma situação que pode surpreender o usuário após uma tarefa ter sido incluída em um projeto: caso o usuário altere a quantidade de recursos, a duração da tarefa será automaticamente alterada. Se isso passar desapercebido no momento da modificação e posteriormente o usuário descobrir, por exemplo, que a duração total do projeto foi alterada, ele vai ficar confuso...

8.4 A tabela Trabalho As informações de carga de trabalho de cada tarefa são mostradas na tabela Trabalho (clique em Exibir + Tabela + Trabalho), conforme FIG. 8.3: FIGURA 8.3 – A tabela Trabalho (Rec3.mpp)

Por meio dessa tabela podem-se fornecer também dados de acompanhamento da execução do projeto, conforme veremos em capítulo posterior. Conforme já comentamos, no caso do exemplo Rec3.mpp, o campo “Trabalho” é expresso em “homens.semana”, “mulheres.semana”, etc. (apesar de se escrever somente “sems” na FIG. 8.3), assim como no campo “Linha de Base”.

8.5 Utilizando percentuais

Quando se ativa o campo “Mostrar unidades de atribuição como” com o valor percentual (veja Arquivo + Opções + Cronograma), pode-se fornecer a quantidade de recursos na modalidade percentual. Seja o exemplo Rec4.mpp, em que as duas tarefas iniciais são executadas simultaneamente pelo mesmo recurso (Pedro): isso é possível porque cada uma delas consome 50% do seu tempo. FIGURA 8.4 – Tarefas com uso percentual de recursos (Rec4.mpp)

Este exemplo foi previamente definido como se fosse composto de tarefas do tipo Duração fixa. Conforme se vê na FIG. 8.4, no campo Nomes de recursos, somente os valores diferentes de 100% mostram o respectivo percentual de alocação.

8.6 Uso parcial do recurso Em muitas situações necessita-se informar que um determinado recurso não vai trabalhar durante toda a duração da tarefa, ou que o início de sua atuação não coincide com o início da duração da tarefa, ou ambos. Veja o exemplo Rec2b.mpp, em que se tem a tarefa Limpar terreno, com duração de 2 semanas (ou 80 horas) e utilizando os recursos Sérgio e Salomão. Com relação ao recurso Salomão, informa-se que seu uso será (FIG. 8.5): Sua utilização será de apenas 24 horas (veja campo Trabalho) em uma única semana.

O início de sua utilização ocorrerá uma semana após o início da tarefa. As informações acima foram digitadas diretamente na tela Uso da Tarefa (para obter a tela da FIG. 8.6 clique em Exibir + Uso da tarefa), linha Trab (Trabalho Planejado) para o recurso Salomão, colunas das semanas 03/09/12 e 10/09/12. FIGURA 8.5 – Fornecendo detalhes sobre como o recurso será usado na tarefa (Rec2b.mpp)

Recurso tipo “Material” versus tipo “Trabalho” Conforme pode ser visto na FIG. 8.5, a distribuição do recurso no tempo tem tratamento diferenciado para os diferentes tipos de recursos, conforme pode ser observado na FIG. 8.5 para as linhas dos recursos Ary e Tinta: Recursos do tipo “Trabalho” (Ary) têm o campo “Trabalho” calculado segundo a fórmula: T = R x D. Nesse cálculo levase em consideração o total de horas trabalhadas por dia. Recursos do tipo “Material” (Tinta) têm o campo Trabalho igual ao valor da quantidade do recurso utilizada pela tarefa.

8.7 Perfis de atribuição de recursos O MS Project permite que a distribuição no tempo de atribuição de recurso de uma tarefa obedeça a uma entre 7 opções. Na tabela a seguir mostramos a distribuição dos diversos perfis, aplicada a uma tarefa de duração igual a 10 dias:

Essa característica pode ser confirmada no exemplo Rec5.mpp (FIG. 8.6), em que se criaram diferentes recursos com diferentes perfis de alocação. Para ativar um perfil de alocação de uma atribuição: Ative o modo de exibição Uso da tarefa. Coloque o cursor na linha do recurso atribuído a uma tarefa e dê um duplo clique ou clique com o botão direito e escolha “Informações sobre a atribuição”. Na tela obtida (“Informações sobre a atribuição”), guia Geral, campo Contorno de trabalho, efetue a escolha entre os diferentes tipos de perfis de atribuição (FIG. 8.7). Observe que se atribuiu a cada tarefa (ou atividade) uma quantidade igual a 1 de recurso tanto para o tipo “trabalho” como para o tipo “material”. Observe ainda que, no caso de recursos do tipo “trabalho”, nem sempre o total trabalhado corresponde a 40 horas na semana. FIGURA 8.6 – Perfis de distribuição de recurso (Rec5.mpp)

FIGURA 8.7 – Escolhendo um perfil para uma atribuição (Rec5.mpp)

8.8 O calendário de recursos Quando criamos um recurso, a opção default de calendário para ele é Padrão (veja a coluna Calendário Base na Planilha de Recursos): 8 horas por dia, 5 dias na semana, sem feriados (tudo isso caso o calendário Padrão não tenha sido alterado). Sabemos que os recursos de um projeto podem ter restrições de disponibilidade em termos de datas e de expedientes de trabalho. Assim, surge a necessidade de criar calendários para os recursos.

Para modificar o calendário de um recurso, ou para criar um novo calendário (veja exemplo Rec2c.mpp): Ative a Planilha de Recursos e coloque o cursor na linha do recurso desejado (no caso, “Ary”). Clique com o botão direito do mouse para obter a caixa de diálogo Informações sobre o recurso. Clique no botão Alterar Período útil (na aba Geral) e, na tela obtida (FIG. 8.8), efetue as modificações necessárias (siga também as instruções do item 4.3). Observe que o recurso “Ary” não trabalha às sextas-feiras. Outra opção muito conveniente: Clique em Projeto + Propriedades + Alterar Período de Trabalho e escolha o recurso procurado no campo “Para”, existente no topo da tela. Veja a FIG. 8.8, na qual modificamos a definição do calendário do recurso Ary. Conforme já dito, agora ele não trabalha às sextasfeiras (veja Rec2c.mpp). FIGURA 8.8 – Definindo o calendário de um recurso (Rec2c.mpp)

Calendários não coincidentes: influência na duração da tarefa No caso do exemplo Rec2c.mpp (obtido após modificado o calendário do recurso), passamos a não mais ter coincidência de

calendários entre a tarefa “Pintar” e o recurso “Ary”. Então, será obedecido o calendário mais restritivo: no caso, o do recurso. A implicação disso pode ser vista na modificação da data de término da tarefa: houve um retardo de 2 dias (FIG. 8.9). Observe ainda que a duração da tarefa continua a mesma (2 semanas ou 10 dias úteis), mas ela necessita de quase 3 semanas para se completar. FIGURA 8.9 – Influência de calendários de recursos não coincidentes (Rec2c.mpp)

Capítulo 9 Custos: visão global

9 Custos: visão global Custo certamente é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades: Custo fixo da tarefa. Custo dos recursos ligados às tarefas. O MS Project permite o uso do Earned Value Project Management System tanto na modalidade Custo Fixo da Tarefa como Custo dos Recursos (ou misto). Esse assunto será visto no capítulo 19 – Performance do projeto.

9.1 Trabalhando com custos fixos da tarefa Chama-se custo fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Essa opção de uso é conveniente nas seguintes situações: Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um empreiteiro pela execução da tarefa. Quando se pretende informar o valor global de uma compra de materiais para a execução da tarefa. Quando os cálculos dos custos das tarefas baseados em recursos foram efetuados por outro software (tal como ERP), e pretende-se utilizar apenas os valores já resumidos. Para utilizar custos fixos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los na tabela Custo (FIG. 9.1), cujo conteúdo é apresentado no capítulo 10. FIGURA 9.1 – Tabela de dados de custos fixos

9.2 Trabalhando com custos em recursos Os recursos são definidos em nível de tarefa, conforme visto em capítulos anteriores (Parte 2). Para fornecer os custos unitários, deve-se utilizar a Planilha de recursos (FIG. 9.2). Conforme mencionado no capítulo 7, essa é a forma de entrar no “universo dos recursos” e, assim, poder acessar todas as tabelas referentes a recursos. Para voltar ao “universo das tarefas”, pode-se, por exemplo, ativar o Gráfico de Gantt. FIGURA 9.2 – Planilha de recursos

Ao trabalhar com recursos devem-se ter em mente as seguintes definições criadas pelo programa MS Project: Recursos podem ser do tipo: Trabalho: Tais como pessoal e equipamento. Têm custo por período trabalhado. Exemplos: Pintor, Trator. Material: Tem custo pela quantidade usada. Exemplo: Cimento. Custo (a partir da versão 2007): Um exemplo: pagamento de mensalidade por aluguel de algum equipamento. Recursos do tipo “Trabalho” podem ser utilizados no horário normal ou em hora extra. As colunas da FIG. 9.2 relacionadas com custo serão detalhadas no Capítulo 11.

9.3 Definições preliminares Ao se trabalhar com custos no MS Project, é necessário estar atento às opções default que o programa admite em seus cálculos. Depois de instalado, o MS Project ativa um conjunto de opções default que pode ser utilizado ao se criar um novo projeto

ou podo ser alterado pelo usuário, a qualquer momento, acessando a tela obtida em Arquivos + Opções + Cronograma (ou Avançado). Na FIG. 9.3 mostramos algumas das opções que podem ser utilizadas. Elas e outras opções são discutidas no Apêndice A e analisadas nos próximos capítulos. FIGURA 9.3 – Algumas opções default para se trabalhar com custos

9.4 Exibições e relatórios O MS Project permite mostrar diversas exibições e diversos relatórios relacionados com custos.

Capítulo 10 Custos fixos: planejamento

10 Custos fixos: planejamento 10.1 Um exemplo de aplicação de custo fixo Considere o exemplo apresentado no capítulo 2 (Tempo1.mpp), ao qual agora acrescentamos os dados da tabela de custos mostrados na página seguinte. Os dados desse projeto estão no arquivo Custo1.mpp. O estudante deve preferencialmente criar seu próprio modelo, fornecendo os mesmos dados ao MS Project, conforme avança na leitura deste capítulo.

Definições preliminares O modelo Custo1.mpp possui as seguintes definições (veja Arquivos + Opções + Cronograma + Opções de cálculo deste projeto) conforme figura ao lado: Custos reais são sempre calculados pelo Project: Desativado. Acumulação padrão de custos fixos: Rateado. Por outro lado, conforme Arquivos + Opções + Cronograma + Opções de agendamento deste projeto foi fornecido:

Tipo de tarefa: Duração fixa. Opção “As novas tarefas são controladas pelo esforço”: desativada.

Entrada de dados de tempo da rede Este exemplo foi criado a partir de Tempo1.mpp, apresentado no capítulo 2. Entrada de custos fixos das tarefas Para ativar a planilha de entrada de dados de custos em nível de tarefas: Clique em Exibir no menu principal. Escolha Dados. Escolha Tabelas. Escolha Custo. Os dados foram digitados nessa tabela, ou melhor, apenas na coluna Custo Fixo dessa tabela (FIG. 10.1). Os outros campos são calculados pelo programa ou serão fornecidos no momento de acompanhamento do projeto. O significado das colunas é o seguinte: FIGURA 10.1 – Dados do exemplo Custo1.mpp

Custo fixo: Para atividades planejadas é igual a custo planejado. Para atividades completadas é igual a custo real. Para atividades em andamento é igual a custo restante + custo real. Acumulação de custo fixo: Há as seguintes opções para a distribuição do Custo Fixo no intervalo de duração da tarefa: Início: O valor do custo é lançado no momento de início da tarefa. Fim: O valor do custo é lançado no momento de término da tarefa. Rateado: O valor do custo é rateado no período de execução da tarefa. Real: Custo verdadeiro da execução da tarefa. Restante: Custo restante. Custo total: É um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo das tarefas + custos dos recursos). É igual a Custo real + Custo restante. O somatório do Custo total de todas as tarefas de um projeto constitui o Custo do Projeto. Linha de base: É o custo total congelado em uma determinada data.

Variação: Representa a variação entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo. Salvando os dados com linha de base Após a entrada de dados, efetue a função Salvar, solicitando ao programa que crie uma linha de base de todas as tarefas (este tópico foi abordado no capítulo 3, item 3.8). Após essa etapa, a coluna Linha de base da FIG. 10.1 passará a conter os mesmos valores da coluna Custo total, e esse valor ficará congelado, podendo ser usado posteriormente em comparações entre o custo inicialmente planejado e o custo real de execução.

10.2 Relatórios O MS Project permite mostrar (e customizar) diversos relatórios sobre custos. Para acessar os relatórios de Custos, clique em Relatórios + Ver Relatórios + Custos. São os seguintes:

Fluxo de caixa (veja FIG. 10.2). Relatório de valor agregado. Saturações de custos. Visão geral do custo da tarefa. Visão geral do custo do recurso. Além desses, temos o relatório Visão geral do custo disponível no grupo Painéis. FIGURA 10.2 – Relatório Fluxo de caixa (Custo1.mpp).

Trata-se de um relatório gerencial (ou executivo) muito útil. No lado esquerdo superior temos um gráfico com o custo total mensal e o custo total acumulado. A tabela abaixo mostra valores diversos de custos das tarefas. O gráfico mostrado na FIG. 10.2 permite muitas customizações, tal como disponível para os outros membros da família do MS Office. Aliás, o gráfico mostrado no canto superior esquerdo teve alterada sua escala de tempo: no original apareciam trimestres e agora mostram-se meses. Assim, é possível alterar cores, tamanho de letras, escalas, conteúdo da parte gráfica, escolha das colunas da tabela, etc. Tudo isso pode ser feito a um clique do mouse. Por exemplo, clicando-se com o mouse em cima do gráfico, uma caixa de diálogo surge no lado direito da tela, como na FIG. 10.3esquerda. Praticamente todos os campos dessa tela são sensíveis ao toque e podem ser customizados. Ao se clicar no campo EDITAR, obtém-se a tela mostrada na FIG. 10.3-direita, onde se pode alterar a escala do gráfico, tal como feito na FIG. 10.2. FIGURA 10.3 – Editando relatórios (Custo1.mpp)

Relatórios visuais Tal como nas versões anteriores desse software, é possível exportar dados de um projeto para o MS Excel e ter, assim, todo o potencial das tabelas dinâmicas deste outro software (FIG. 10.4). Para tal, clique em Relatório + Relatórios visuais. Este assunto será explorado no capítulo Relatórios visuais. FIGURA 10.4 – Gastos mensais e gastos acumulados (Custo1.mpp)

10.3 Exibições (ou visualizações) Este conceito foi apresentado no capítulo 2 (item 2.2), e o MS Project disponibiliza diversas exibições sobre custos. Para acessá-

las, clique em Exibir + Modos de Exibição da Tarefa (para tarefas) ou em Exibir + Visões dos Recursos (para recursos). Neste capítulo vamos nos ater ao primeiro grupo. Exibição uso da tarefa A visualização Uso da tarefa pode ser adaptada para mostrar valores de custo (FIG. 10.5) que tem um visual semelhante ao tradicional fluxo de caixa. FIGURA 10.5 – Visualização uso da tarefa em “Visualizar impressão” (Custo1.mpp)

Para obter essa visualização personalizada:

Clique em Exibir + Uso da Tarefa. Clique em Formato + Detalhes e desative Trabalho (Figura ao lado). A seguir clique em Adicionar detalhes (FIG. 10.6).

Transfira Custo Fixo do quadro esquerdo para o quadro direito. Observe ainda que a FIG. 10.5 apresenta totais para linhas e colunas, o que não se observa quando temos a exibição mostrada na tela. Essa figura foi obtida solicitando-se sua impressão (clique em Arquivos + Imprimir + Configuração da Página + Modo de Exibição), conforme podemos ver na FIG. 10.7. FIGURA 10.6 – Personalizando a visualização Uso da tarefa (Custo1.mpp)

FIGURA 10.7 – Solicitando totais (Custo1.mpp)

10.4 Uso do ícone Estatísticas Para verificar o custo total do projeto a qualquer momento, basta ativar o ícone Estatísticas disponível em Projeto + Informações do projeto + Estatísticas (FIG. 10.8). FIGURA 10.8 – Estatística do projeto (Custo1.mpp)

Capítulo 11 Custos em recursos: planejamento

11 Custos em recursos: planejamento Do ponto de vista de custos, há algumas considerações sobre o uso de recursos no MS Project: Recursos podem ser do tipo: Material: Têm um custo por consumo. Exemplo: Tinta. Trabalho: Têm um custo pelo uso horário. Exemplo: Pintor. Custo: Têm um custo repetitivo. Exemplo: Aluguel. Recursos do tipo trabalho podem ser utilizados no horário normal ou em hora extra. O manuseio (criação, atribuição, etc.) de recursos no MS Project foi apresentado na Parte 2 deste livro. Neste capítulo será visto como inserir custos em recursos. Considere novamente o exemplo da construção de uma residência, em que os custos de mão de obra são os seguintes:

Os custos de materiais são os seguintes:

11.1 Fornecendo dados ao MS Project Veja o exemplo Custo3.mpp. Definições preliminares São as seguintes (FIG. 11.1): Data de início do projeto = 03/09/12 (veja Projeto + Informações sobre o projeto). A forma de se fornecer quantidade de recurso (veja em Arquivo + Opções + Cronograma + Cronograma e campo Mostrar unidades de atribuições como): a escolha foi para decimal, ou seja, um número inteiro seguido de um decimal. Assim, pode-se informar que uma determinada tarefa utiliza dois pedreiros (e não 200%). FIGURA 11.1 – Estabelecendo opções de custo (Custo3.mpp)

As tarefas são do tipo Duração fixa (veja Arquivo + Opções + Cronograma + Opções de agendamento deste projeto e campo Tipo de tarefa padrão, FIG. 11.1). Foi desativada a opção “As novas tarefas são do tipo controladas pelo esforço” (veja em Arquivo + Opções + Cronograma + Opções de agendamento deste projeto e campo Novas tarefas são controladas pelo esforço, FIG. 11.1). Foi mantida ativada a opção Custos reais são sempre calculados pelo MS Project (veja Arquivo + Opções + Cronograma + Opções de cálculo deste projeto, FIG. 11.1). Esta opção é adequada para se efetuar o acompanhamento de custos quando temos custos em recursos, conforme será mostrado no capítulo 11 – Custos em recursos: Acompanhamento. Necessidades de recursos A relação das necessidades de recursos é mostrada na tabela seguinte. Fornecendo dados de tempo Este exemplo foi criado a partir de Tempo1.mpp, apresentado no capítulo 2.

Criando o Banco de dados de recursos Todos os recursos necessários a este projeto foram previamente definidos na Planilha de Recursos (clique em Exibir + Planilha de Recursos). Observe como os dados foram preenchidos na FIG. 11.2. FIGURA 11.2 – O banco de dados de recursos: planilha de recursos (Custo3.mpp)

As colunas da FIG. 11.2 relacionadas com custo têm os seguintes significados: Taxa padrão: Válida para ambos os tipos de recursos e referese ao custo do recurso. Exemplos: Custo horário do pedreiro = R$ 8,20 por hora (horário normal). Custo do saco de cimento = R$ 7,00. Taxa h.extra: Válida apenas para recursos do tipo “Trabalho”. Exemplo: Custo da hora extra do pedreiro = R$ 10,00 (não foi fornecido). Custo por uso: Válida para ambos os tipos de recursos e refere-se ao custo adicional à Taxa Padrão. Acumular: Forma de distribuição do custo no tempo (Início, Fim ou Rateado). Fornecendo custos unitários dos recursos A FIG. 11.2 mostra também como os dados de custo unitário foram inseridos. Deve-se ficar atento às seguintes considerações: Recursos não consumíveis (pessoal e equipamento) têm seus custos unitários definidos na coluna Taxa padrão e em

Taxa hora extra. Por exemplo, a taxa padrão para o recurso Pedreiro é R$ 8,20 por hora. (Observação: desejando-se fornecer o custo em outra base de tempo, basta digitar adequadamente, por exemplo, R$ 65,60/dia). Recursos consumíveis (materiais) têm seus custos unitários definidos na coluna Taxa padrão. Por exemplo, o custo pelo consumo de cada saco de cimento é R$ 7,00. Deve-se ter muito cuidado no preenchimento da coluna Tipo: A definição do tipo do recurso erroneamente vai gerar resultados errados, e a procura do erro pode ser um processo demorado. Assim, é bastante conveniente agrupar os recursos durante a digitação, conforme mostrado na FIG. 11.2. Algumas linhas estão na cor vermelha, e outras, em preto: Esse aspecto só é importante quando se está analisando a disponibilidade de recursos, conforme visto em capítulos anteriores sobre recursos (Parte 2). Para os propósitos de análise de custos, esse aspecto é irrelevante no momento. Definindo os recursos de cada tarefa Conforme mostrado nos capítulos sobre recursos (Parte 2 deste livro), existem diversas formas de fornecer os recursos de cada tarefa. Entre elas podemos citar (veja novamente os capítulos 6 e 7): Utilizar a caixa de diálogo “Informações sobre a tarefa”, guia Recursos (veja FIG. 11.3). Atenção: O valor máximo para o campo Unidades é 60.000.000. Não se esqueça de que fornecemos nesse campo a quantidade a ser utilizada. Utilizar a coluna Nome dos recursos da tabela Entrada. Dividir a tela ao meio, colocando o gráfico de Gantt na parte superior e o Formulário de Tarefas na parte inferior. Utilizar o ícone Atribuir Recursos juntamente com o gráfico de Gantt. Recursos do tipo “Material”

As atribuições mostradas na coluna Unidades para recursos do tipo “material” podem ser fixas ou variáveis. A forma de preenchimento da FIG. 11.3 necessita das seguintes considerações adicionais: Atribuições fixas: Digite apenas o número de unidades. Por exemplo, no caso do recurso Cimento da tarefa Alvenaria, basta digitar 200, que será entendido como um consumo de 200 sacos durante toda a duração da tarefa. Atribuições variáveis: Digite o número seguido de uma barra (“/”) e da unidade de tempo. Por exemplo, digitando “10/s” estaremos informando que o consumo será de10 sacos por semana. FIGURA 11.3 – Fornecendo recursos a uma tarefa (Custo3.mpp)

Quando usar a coluna “Custo por uso” da planilha de recursos Esta coluna deve ser utilizada nas seguintes circunstâncias: Recurso do tipo “Trabalho”: O valor fornecido será entendido como um custo adicional para cada unidade de recurso fornecido. Atenção: Não ocorre aqui o processo de multiplicação pela duração da tarefa. Exemplo: bonificação pela execução da tarefa. Portanto, nesta coluna podemos inserir um valor de custo fixo do recurso.

Recurso do tipo “Material”: O valor fornecido será entendido como um custo adicional, independentemente da quantidade de recurso fornecido. Exemplo: custo de transporte do material. O significado da coluna Acumular Fornecemos nesta coluna quando (no tempo) os custos (Taxa padrão e Taxa hora extra) daquele recurso devem ser contabilizados: Início: Os custos serão contabilizados no início de cada tarefa que utiliza o recurso em questão. Fim: Os custos serão contabilizados no fim de cada tarefa que utiliza o recurso em questão. Rateado: Os custos serão rateados no tempo proporcionalmente à duração da tarefa. Para o caso de valores da coluna Custo por uso, eles serão sempre contabilizados na data de inicio da tarefa. Salvando os dados e criando uma linha de base Neste momento é importante salvar os dados e solicitar a criação de uma linha de base. Depois de efetuado, confira o procedimento em Projeto, Informações sobre o projeto, Estatísticas.

11.2 Outras opções de fornecimento de dados Como fornecer dados de uso parcial do recurso Em muitas situações é necessário informar que um recurso (exemplo: pedreiro) não vai trabalhar durante toda realização da tarefa ou que o início de sua atuação não coincide com o início da duração da tarefa. Para verificar como isso pode ser feito, veja o capítulo 8, item 8.6. Como proceder quando o custo do recurso varia com o tempo Em situações nas quais o custo do recurso varia com o tempo, pode-se introduzir esta informação na caixa de diálogo Informações sobre o recurso:

Ative a planilha de recursos. Dê um duplo clique na linha do recurso que deseja alterar (veja FIG. 11.4) e ative a guia “Custos”. Preencha o campo Data efetiva, considerando que ela significa o limite inferior de validade dos custos fornecidos nas colunas seguintes (ou seja, a partir desta data e até a data da linha seguinte). FIGURA 11.4 – Informando diferentes taxas de custo do recurso (Custo3.mpp)

Nos campos de dados da FIG. 11.3 pode-se inserir: Um novo valor. Um aumento absoluto (exemplo: +0,10). Um aumento percentual (exemplo + 10%). Veja na FIG. 11.4 que fornecemos três níveis de custos para o recurso “pedreiro”.

11.3 Solicitando relatórios Conforme mostrado no capítulo anterior, o MS Project permite mostrar (e customizar) diversos relatórios sobre custos. Para

acessá-los, clique em Relatórios + Ver Relatórios + Custos. São os seguintes:

Fluxo de caixa. Relatório de valor agregado. Saturações de custos. Visão geral do custo da tarefa. Visão geral do custo do recurso. Na FIG. 11.5 mostra-se o relatório Visão geral do custo do recurso, que foi editado apenas para mostrar que podemos mudar os gráficos de posição. Um exemplo do relatório Fluxo de caixa pode ser visto no capítulo 10, FIG. 10.2. Relatórios do conjunto recursos Além dos relatórios mostrados pertencentes ao conjunto “Custos”, há os relatórios do conjunto “Recursos”: Recursos superalocados. Visão geral do recurso. Customização O gráfico mostrado na FIG. 11.5 permite muitas customizações, tal como visto no capítulo anterior e mostrado na FIG. 10.3. Assim, é possível: Selecionar categoria. Selecionar campos. Filtrar.

Efetuar agrupamentos. Mudar a sequência (classificações). FIGURA 11.5 – Relatório visão geral do custo de recursos para Custo3.mpp

11.4 Exibições (ou visualizações) Este conceito foi apresentado no capítulo 2 (item 2.2), e o MS Project disponibiliza diversas exibições sobre custos. Para acessálas, clique em Exibir + Modos de exibição da tarefa ou Exibir + Visões do recurso. Ambas podem apresentar dados de custos. Essas exibições trazem alguma semelhança com aquelas mostradas nos capítulos sobre recursos, com a diferença de que agora mostramos valores de custos dos recursos, e não cargas de uso dos recursos. Exibição Uso da tarefa Esta exibição mostra os custos mensais das tarefas e seus recursos. Conforme já apresentado anteriormente, a versão para impressão pode conter totais por linha e por coluna (clique em Arquivo + Imprimir + Configuração de página + Modo de Exibição). Além disso, é possível incluir diferentes tipos de linhas para mostrar diferentes tipos de custos (clique em Formato + Detalhes + Adicionar Detalhes).

FIGURA 11.6 – Relatório Uso da tarefa para Custo3.mpp (vista parcial)

Exibição Uso do recurso Esta exibição mostra os custos mensais dos recursos e as tarefas com as quais se envolve. FIGURA 11.7 – Variante para a Exibição Uso do recurso para Custo3.mpp (vista parcial)

Uma interessante variante da FIG. 11.7 pode ser obtida da seguinte forma:

Para mostrar somente recursos e não mostrar as tarefas relacionadas, ativar Exibir + Dados + Estrutura de Tópicos + Ocultar Subtarefas. Para mostrar a carga do recurso (chamada de Unidade de Pico) ativar Formato + Adicionar Detalhes + Unidades de Pico.

11.5 Uso do ícone Estatísticas Para verificar o custo total do projeto a qualquer momento, basta ativar a tela Estatísticas disponível em Projeto + Informações do Projeto + Estatísticas. No caso, temos: FIGURA 11.8 – Tela Estatísticas para Custo3.mpp

Observe que o valor que aparece em Atual é o somatório dos valores existentes no campo Custo Total de todas as tarefas.

Capítulo 12 Tempo: executando um projeto simples

12 Tempo: executando um projeto simples Neste capítulo mostra-se como usar o MS Project para acompanhar a execução de um projeto com dados de tempo (durações, datas, etc.).

12.1 Revendo a linha de base do projeto Conforme o capítulo 3, item 3.8, o projeto Tempo01.mpp teve seus dados de planejamento congelados para posterior comparação, ou melhor, foi salva sua Linha de base (baseline). Pode-se confirmar essa situação clicando na guia Projeto (Menu principal), escolhendo Informações do projeto e a seguir Estatísticas. Obtém-se uma tela como a FIG. 12.1. FIGURA 12.1 – Resumo estatístico do projeto (Tempo01.mpp)

Observe que há dois grupos com quatro linhas (Atual, LinhaBase, Real e Variação ou Restante) e cinco colunas (Início, Término, Duração, Trabalho e Custo). Os comentários são: Atual: Informações resumidas sobre a situação corrente do projeto, relativamente a dados de planejamento.

LinhaBase: Informações resumidas sobre a situação Linha de Base (dados “congelados”) relativos à ultima vez que se solicitou o “congelamento”. O processo de “congelamento” atinge algumas variáveis de tempo, custo e recursos. Real: Informações resumidas sobre a situação da execução real do projeto. Restante: Válido para Duração, Custo e Trabalho. Variação: Diferença entre LinhaBase e Atual. Porcentagem concluída: Percentual completado para duração e trabalho. A tela Estatísticas do projeto representa uma maneira simples de verificar os dados resumidos de um projeto e, por isso, é consultada com frequência.

12.2 Fornecendo dados de execução de tempo Conforme o projeto vai sendo executado, podem-se informar os dados da execução ao MS Project. É o que se fará agora com o exemplo Tempo01.mpp da construção de uma casa, criado nos capítulos 2 e 3 (FIG. 12.2). Observe que a figura mostra as tarefas críticas na cor vermelha, o que foi obtido clicando na guia Formato e ativando “Tarefas Críticas” no grupamento Estilo de Barra. FIGURA 12.2 – O projeto Tempo01.mpp

O MS Project disponibiliza diversos recursos para efetuar atualizações de dados de tarefas em execução, tais como: Conjuntos de comandos Agendar.

Tabela Controle. Formulários de controle. Visualização Gantt de Controle. O momento da atualização de dados de execução: a data de status Outro aspecto importante é o fornecimento da data de status, ou seja, a data em que ocorreu a captura dos dados. Isso deve ser feito na tela mostrada abaixo, disponível em Projeto + Informações do projeto.

Essa data é utilizada como base para cálculos de atualização dos dados de tempo, conforme veremos. Lembre-se que o projeto foi iniciado em 03/09/12. Nos exemplos que se seguem, supomos que os dados de acompanhamento foram capturados em 16/11/12 (sexta-feira), que será a data de status para o processo que se segue. Para inserir a data de status no projeto Tempo01.mpp: 1) Carregue o projeto Tempo01m.mpp. 2) Forneça a data de status: Clique na guia Projeto, no menu principal. Selecione Informações do (veja figura acima). Preencha o campo Data de status = 16/11/12. Caso 1: Tarefas encerradas e executadas exatamente como planejadas

Suponhamos que em 16/11/12 as tarefas abaixo foram executadas exatamente como planejadas (ou seja, seu início real, término real e duração real coincidiram com os respectivos valores do planejamento).

Esses dados foram introduzidos em Tempo01.mpp e gerou-se o arquivo Tempo06.mpp, contido no link descrito no Apêndice B deste livro e que deve ser consultado em caso de dúvida. Sugerese que o estudante aplique as instruções abaixo no arquivo que ele criou no capítulo 2, ou seja, Tempo01m.mpp, e gere um novo arquivo com o nome de Tempo06m.mpp. Para inserir os dados de execução das tarefas acima, devemos inicialmente ativar o conjunto de controles Agendar disponível na guia Tarefa da seguinte forma: Clique em Tarefa, no menu principal. Veja o conjunto de comandos Agendar conforme destacado na figura a seguir:

Agora podemos efetuar a atualização dos dados de execução das tarefas 1 e 2 mostradas na tabela acima: 1) Na porção de dados da planilha do MS Project, destaque as tarefas 1 e 2.

2) Clique no ícone Atualizar como Agendado da barra de comandos Agendar. O gráfico de Gantt adquire o formato da FIG. 12.3, que está exibindo a tabela Controle (clique em Exibir + Tabelas + Controle). FIGURA 12.3 – Atualizando dados de tarefas executadas conforme planejadas em 16/11/02 (Tempo06.mpp)

Observe que as barras das tarefas 1 e 2 contêm agora uma tarja preta representando a porção que já foi executada (no caso, visto que houve 100% de execução, a tarja preta coincide com a duração da tarefa). Os dados de execução desse exemplo foram fornecidos utilizando-se o ícone Atualizar como Agendado; no entanto, se você observar o conteúdo da tabela Controle (veja colunas Início Real e Término Real na FIG. 12.3), verá que ele contém os dados de atualização. Assim, podemos concluir que: Toda atualização gráfica se reflete no conteúdo das tabelas. Todo dado inserido nas tabelas se reflete na visualização gráfica. Ao final salve seu projeto com o nome de Tempo06m.mpp. Observação: A linha vertical vermelha que mostra a data de status na porção gráfica foi obtida da seguinte forma: Clique na guia Formato + grupo Formatar + Linha de grade. Ative Data de status no quadro Alterar linha. Faça escolha para Tipo e Cor.

Outra opção para se chegar ao mesmo lugar é clicar com o botão direito na porção gráfica da tela e escolher Linhas de Grade. Caso 2: Tarefas encerradas com dados diferentes do planejado Considere ainda que, em 16/11/12, a tarefa “Alvenaria” estava em andamento, mas com dados de execução diferentes do planejado, conforme mostrado abaixo (esse modelo está contido no link descrito no Apêndice B deste livro com o nome Tempo07.mpp, obtido a partir do modelo Tempo06.mpp):

Os dados acima indicam que a tarefa foi executada de forma completamente diferente do planejado. Para inserir os dados acima: Ponto de partida: Tempo06.mpp. Certifique-se de que o campo Data de Status contém 16/11/12 (clique em Projeto, no Menu Principal e selecione Informações sobre o projeto). Certifique-se de que a tabela Controle está ativada (clique em Exibir + Tabelas + Controle). Preencha a tabela Controle conforme a FIG. 12.4: Preencha somente a linha da tarefa Alvenaria; as linhas anteriores foram preenchidas quando da criação de Tempo06.mpp.

Preencha somente os seguintes campos para a tarefa Alvenaria: Início real (Início verdadeiro): 01/10/12. Término real (Término verdadeiro): 02/11/12. FIGURA 12.4 – Fornecendo dados de execução (Tempo07.mpp)

Visto que fornecemos Término Real, o programa entendeu que a tarefa está encerrada. Assim, não é necessário fornecer os valores para % Concluída e Duração Real: eles foram calculados pelo programa. A FIG. 12.5 mostra o gráfico de Gantt após as atualizações. FIGURA 12.5 – Gráfico de Gantt com dados de execução diferentes do planejado (Tempo07.mpp)

A tela Atualizar tarefas

Outra forma de inserir as alterações acima é pelo uso da tela Atualizar tarefas (veja FIG. 12.6), obtida clicando-se na seta no lado direito de Atualizar como agendado e escolhendo Atualizar tarefas. FIGURA 12.6 – A tela de atualização de tarefa (Tempo07.mpp)

As datas do MS Project Acreditamos ser importante dar aqui a seguinte informação: o MS Project tem os seguintes conjuntos de datas de início e fim para cada tarefa: Datas congeladas (Linha de Base). Datas de planejamento. Datas de execução. Existem os seguintes inter-relacionamentos entre essas datas: Para tarefas planejadas, não existem datas reais de execução. Para tarefas em andamento, a “data de início planejada” contém o mesmo valor que a “data de início real”. Para tarefas completadas, tanto a “data de início planejada” como a “data de término planejada” contêm os mesmos valores que as “datas reais”. Portanto, no processo de atualização de uma tarefa em andamento ou completada perdem-se as correspondentes datas de planejamento existentes antes do processo de atualização.

Obviamente, as datas da linha de base não se alteram. Assim, podemos dizer que o banco de dados do MS Project contém dois conjuntos de dados: Baseline. Planejado/executado. Caso 3: Tarefas parcialmente executadas Considere a tarefa “Esgotos” que, conforme planejamento inicial, já deveria ter sido concluída. No entanto, a situação em 16/11/12 mostra que, dos 5 dias previstos, foram executados apenas 2,5 (ou 50%). O restante não foi executado.

Para fornecer os dados acima, destaque a tarefa “Esgotos”, clique no ícone 50% (Guia Tarefa + Grupo Agendar) partindo do arquivo Tempo07.mpp e tendo o cuidado de informar que Data de Status = 16/11/12. O visual do gráfico de Gantt, Tempo08.mpp, passa a ter o formato da FIG. 12.7. Observe que o programa inseriu automaticamente, na tabela Controle, os dados de Início Real (que não foram fornecidos) e %Concluída (fornecido pelo ícone). O programa escolheu que a tarefa certamente deve ter sido iniciada imediatamente após sua predecessora. FIGURA 12.7 – Fornecendo percentual de execução (Tempo08.mpp)

Observe, todavia, que temos agora uma situação curiosa: a tarefa esgotos está incompleta, e a parte não completada está anterior à Data de Status = 16/11/12 (sexta-feira). Assim, devemos fornecer informações sobre quando a parte não completada vai ser executada. Suponhamos, então, que a parte não completada vai ser iniciada na segunda-feira da semana seguinte à “data de status” de 16/11/12. Para fornecer os dados acima, destaque a tarefa “Esgotos” e clique em Tarefa + Tarefas + Mover + Partes incompletas para a data de status (figura ao lado). O visual do gráfico de Gantt passa a ter o formato da FIG. 12.8 (veja também Tempo09.mpp). Observe que o programa dividiu a tarefa “Esgotos” em duas partes, e a segunda parte foi colocada como planejada. Observe também que a tarefa “Piso”, que é sucessora da tarefa “Esgotos”, foi automaticamente deslocada.

FIGURA 12.8 – Reagendando a porção não executada (Tempo09.mpp)

Reagendando o trabalho O reagendamento efetuado anteriormente por meio do ícone Mover permite deslocar a parte não executada para imediatamente após a data atual. Caso se deseje que o deslocamento se faça para outra data, deve-se utilizar a tela Atualizar Projeto, conforme mostramos a seguir. Caso 4: Tarefas que ficaram para trás: reagendando o trabalho

O comando “Mover partes incompletas para a data de status” tem uma utilidade que vai muito além do mostrado no caso anterior: ela pode ser utilizada para deslocar “tarefas inteiras” que ficaram para trás sem sequer terem sido iniciadas. Essa situação é muito comum em gerenciamento de projetos, em que nem tudo ocorre como esperado. Assim, é muito comum algumas tarefas não serem iniciadas como planejadas e ser necessário um reagendamento. O comando mostrado anteriormente permite que todas as tarefas selecionadas sejam trazidas para a “data de status” (obviamente “empurrando para frente” as tarefas sucessoras não iniciadas). Quando se deseja que o reagendamento seja para uma data diferente da data de status, devemos efetuar um segundo passo e utilizar o comando Avançar as tarefas, obtida em Tarefa + Tarefas + Mover + Personalizados (FIG. 12.9). FIGURA 12.9 – Reagendando o trabalho não concluído (Tempo09.mpp)

Caso 5: Tarefas parcialmente executadas (outro exemplo) Considere a tarefa “Telhado” que, conforme planejamento inicial, já deveria ter sido parcialmente concluída. Suponhamos que sua execução mostra que ela vem sendo executada exatamente como planejada. Para fornecer essa informação, destaque a tarefa “Telhado”, clique no comando Atualizar como Agendado (Tarefa + Agendar), partindo do arquivo Tempo09.mpp e tendo o cuidado de informar que Data de status = 16/11/12. O visual do gráfico de Gantt passa a ter o formato da FIG. 12.10 (veja também Tempo10.mpp). Observe na tabela Controle que o programa calculou a porcentagem concluída até o momento: 40%. FIGURA 12.10 – Tarefas parcialmente concluídas (Tempo10.mpp)

Caso 6: Reagendamento com divisão da tarefa Considere agora que, para a tarefa “Telhado”, há mais uma informação: ela não vai continuar sendo executada na próxima semana (por falta de material ou de pessoal). Nas próximas duas semanas ela ficará paralisada, e sua execução somente será retomada na semana de 03/12/12 (ou seja, um atraso de 2 semanas ou 10 dias úteis). Para efetuar a divisão (ou quebra ou retalhamento) da porção planejada da tarefa, temos duas opções: a) Utilizamos a tela da FIG. 12.9, fornecendo 10 dias no campo disponível. b) Arrastamos a parte planejada da tarefa Telhado, da seguinte forma: Coloque o cursor na porção planejada da tarefa “Telhado” (o cursor se transforma numa figura de 4 setas) e mantenha o botão esquerdo do mouse apertado. Um quadro amarelo vai surgir, mostrando dados de início e de fim da parte planejada da tarefa. Arraste o cursor horizontalmente para a direita: Isso fará com que apenas a porção planejada da barra da tarefa seja arrastada, quebrando-a da porção já realizada, que permanece no mesmo lugar. Repetindo: Arraste o cursor até que o quadro amarelo passe a mostrar a data 03/12/12 para o início da porção planejada (veja também Tempo11.mpp). Certamente o primeiro procedimento (FIG. 12.9) é o recomendado, em vista da maior precisão no fornecimento de informações. FIGURA 12.11 – Divisão de tarefa (Tempo11.mpp)

O término previsto para o projeto Ao final, podemos concluir que o término previsto do projeto é 05/04/13, com um atraso de 3 semanas, acessando a tela Estatísticas obtida em Projeto + Informações do Projeto + Estatísticas, campo Variação no Término (FIG. 12.12): FIGURA 12.12 – Projeto em atraso (Tempo11.mpp)

12.3 Apagando dados de execução Para apagar todos os dados de execução de uma tarefa, destaque a tarefa e clique no ícone 0% do Grupo Agendar (Tarefa + Agendar) ou, então, digite 0 (zero) no campo % Concluída da tabela Controle. Desejando apagar apenas um determinado dado, destaque o campo da tarefa e pressione a tecla barra do teclado seguido de Enter, ou tecle Delete.

12.4 Uso de caixas de diálogo

Conforme mostramos anteriormente, o MS Project dispõe de duas caixas de diálogo de atualização de dados de execução de tarefas que podem ser muito convenientes: Formulário de atualização de diálogo Os dados de atualização de uma única tarefa podem ser fornecidos no formulário Atualizar tarefa (FIG. 12.6 ou FIG. 12.13esquerda), obtido clicando-se no comando Atualizar tarefas obtido em Tarefas + Agendar + Agendar como planejado. O formulário “Atualizar tarefas” é também muito utilizado para se consultar a situação de uma tarefa. FIGURA 12.13 – Formulários de atualização de execução de tarefas e do projeto

Formulário de atualização em grupo Quando um grupo de tarefas se inicia e termina tal como planejado, pode-se efetuar sua atualização em grupo (FIG. 12.13 – direita). Para tanto, acesse o menu Projeto + Status + Atualizar projeto. Essa opção é muito conveniente para atualização de uma grande quantidade de tarefas. Observe a opção “Reagendar trabalho não concluído para iniciar após...”: ela oferece uma opção mais ampla do que a exercida pelo ícone Reagendar trabalho mostrado nos casos 4 e 5 do item 12.2, onde o foco era uma tarefa individual.

12.5 Novas opções de cálculo A partir da versão 2002, novas opções de cálculo foram inseridas no programa para facilitar o trabalho do gerente do projeto (veja

FIG. 12.14). Elas são ativadas em Arquivo + Opções + Avançado (seção Opções de cálculo deste projeto) e são as seguintes: 1) Mover o final das partes concluídas após a data de status para antes da data de status. 1.a) e mover o início das partes restantes para antes da data de status. 2) Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status. 2.a) e mover o final das partes concluídas para depois da data de status. FIGURA 12.14 – Novas opções de cálculo

A ativação dessas opções torna o cálculo completamente dependente da data de status (ou data atual se a data de status não for fornecida), implicando movimentar automaticamente as tarefas (parcialmente ou completamente) para antes ou após a data de status. Além disso, pode ocorrer quebra de parte da tarefa. Reagendar trabalho não concluído x Restrição de data A partir da versão 2002, a opção Reagendar Trabalho não concluído não afeta as tarefas que têm alguma restrição de data (veja item 4.7). Isso fornece mais controle ao gerente do projeto, que deve avaliar cada caso e decidir o que deve ser feito. Além disso, a data que foi selecionada para reagendar o trabalho fica restrita às datas futuras, permitindo, assim, que o trabalho

reagendado seja novamente planejado para uma data ainda mais atual.

12.6 Relatórios O MS Project oferece diversos relatórios para o acompanhamento de tempo de um projeto (veja a guia Relatório): Grupo painéis Visão geral do projeto Tarefas futuras Grupo em andamento Tarefas adiadas Marcos Tarefas atrasadas Tarefas críticas Esses relatórios são autoexplicativos. Entre eles apresentamos inicialmente o Visão geral do projeto na FIG. 12.15, no qual temos: Quadro superior esquerdo: Mostra a situação atual de execução do projeto (30%). Quadro superior direito: Mostra o percentual de execução de cada tarefa. Quadro inferior esquerdo: Mostra os próximos marcos a vencer. Quadro inferior direito: Mostra as tarefas com atraso. FIGURA 12.15 – Relatório Visão geral do projeto (Tempo11.mpp)

Na FIG. 12.16 apresentamos o Relatório de Marco (milestone), certamente um dos mais importantes relatórios gerenciais. FIGURA 12.16 – Relatório de Marco (Tempo11.mpp)

Capítulo 13 Tempo: executando um projeto simples (continuação)

13 Tempo: executando um projeto simples (continuação) 13.1 Comparando dados atuais com linha de base: o Gantt de controle Neste capítulo continuamos apresentando conceitos de acompanhamento de projetos utilizando os dados mostrados no capítulo anterior, no qual concluímos que as alterações incluídas no projeto ocasionaram atraso de 3 semanas no término estimado (veja Tempo12.mpp). Entre as diversas possibilidades de comparar dados reais da execução com dados congelados (linha de base), temos o Gantt de Controle. Para obtê-lo, clique no comando Gantt de Controle obtido por meio de Exibir + Modos de Exibição da Tarefa e, clicando na seta ao lado direito do gráfico de Gantt, escolha Gantt de Controle (Veja figura ao lado).

FIGURA 13.1 – Comparação de dados de execução com dados da linha de base: Gantt de Controle (Tempo12.mpp)

Na FIG. 13.1 mostramos esse gráfico para a situação do projeto conforme final do capítulo anterior (veja Tempo12.mpp, que é o mesmo que Tempo11.mpp). Observe que a porção gráfica mostra:

A situação atual do projeto (barras azuis e vermelhas). A situação de andamento de cada tarefa (%concluída). A linha de base (barras na cor cinza). Revendo a tela Estatísticas Nesse momento é conveniente verificar os dados da tela Estatística (acesse o comando Estatísticas obtido em Projeto + Informações do Projeto + Estatísticas, FIG. 13.2) para o modelo Tempo12.mpp. Conforme podemos observar no campo “Variação no término”, a previsão em 15/11/12 é de que o projeto se encerre com 3 semanas de atraso. FIGURA 13.2 – Tela “Estatísticas” para o projeto Tempo12.mpp

Portanto: Data de encerramento inicialmente prevista (Linha de Base): 15/03/13. Data de encerramento provável (Término Corrente): 05/04/13. Provável Atraso: 3 semanas (ou15 dias úteis). Múltiplas linhas de base A partir da versão 2002 é possível salvar até 11 linhas de base. Os campos correspondentes têm nomes como Início linha de base 1, Início linha de base 2, etc. A visualização Gantt de Controle somente compara os dados atuais com a Linha de Base normal

(veja como salvar uma Linha de Base no capítulo 3, item 3.8 – Salvando uma linha de base).

13.2 Uso de indicadores gráficos Uma excelente forma de visualizar a situação de um projeto é pelo uso de indicadores gráficos. A partir do MS Project 2000, essa função está disponível e associada a um “campo do usuário”. No capítulo 22, item 22.4, mostramos detalhadamente como se usa esse recurso. Na FIG. 13.3 mostramos a aplicação dessa facilidade a partir do exemplo Tempo12.mpp e produzimos o exemplo Tempo13.mpp. FIGURA 13.3 – Uso de indicadores gráficos e de Hyperlink (Tempo13.mpp)

As etapas necessárias para obter o visual da FIG. 13.3 foram: Inserimos a coluna “Duração1” na tabela “Controle” com o título de “Farol”. Conforme será detalhado no capítulo 21, esse campo pertence a um conjunto de campos denominados “campos do usuário”, facilidade disponível a partir da versão Project 2000. A coluna “Farol” contém o valor do campo do usuário “Variação no Término” ou seja: Duração1 = [Variação do Término] (veja como fazer no capítulo 22). Associamos indicadores gráficos aos valores de Duração1 (coluna Farol): Se Duração1 < = 0: Bolinha verde. Se Duração1 < 2 semanas: Bolinha amarela. Se Duração1 > = 2 semanas: Bolinha vermelha.

Inserimos também a coluna “Variação no Término” na tabela “Controle” com o título de “Atraso”. Inserimos hyperlinks, conforme explicação a seguir. Uso de hyperlink: o Status Report (relatório da situação) Após fornecermos os dados de andamento de um projeto, é comum a emissão do relatório Status Report ou Relatório da Situação, conforme vemos na FIG. 13.4. Esse documento descreve a situação atual e as tendências do projeto e é confeccionado para ser lido pela alta administração, nem sempre afeita ao tecnicismo inerente a um diagrama do MS Project. No caso do exemplo Tempo13.mpp, o arquivo no qual se redigiu o relatório é o Status_report.doc (MS Word) e pode ser acessado diretamente a partir do arquivo Tempo13.mpp por meio do recurso hyperlink. FIGURA 13.4 – O Status Report (Tempo13.mpp)

O hyperlink é um recurso disponível em todo o ambiente Windows e por meio dele podemos ativar outros aplicativos dentro do MS Project, tais como o MS Excel, MS Word, MS Access, etc. Veja novamente o exemplo Tempo13.mpp (FIG. 13.3): foram incluídos hyperlinks nas linhas 1 e 2 para ativar os arquivos MS Word Status.report.doc e R3G.doc (veja figura ao lado e também FIG. 13.3). No caso da linha 1, o arquivo é o “Status Report” (ou “Relatório da Situação Atual”), que contém explicações sobre a situação atual do projeto. Para acessar esse arquivo, basta mover o cursor sobre o símbolo de hyperlink na linha 1, clicar com o botão direito e escolher Hyperlink + Abrir Hyperlink.

Para incluir um hyperlink em uma tarefa: Coloque o cursor na linha da tarefa. Clique com o botão direito e escolha Hyperlink. Ative o ícone “Insere hyperlink” (barra de ferramentas padrão). Clique no ícone Procurar Arquivo (veja o símbolo com uma seta apontada na FIG. 13.5) e localize o arquivo a ser ativado (no caso foi ativado Status_report.doc, nome de um documento do MS Word conforme FIG. 13.4). FIGURA 13.5 – Inserindo hyperlink (Tempo14.mpp)

13.3 A linha de andamento Outro recurso visual para mostrar a situação de um projeto é a Linha de Andamento, obtida em Formato + Formatar + Linha de grade + Linha de andamento e que mostramos na FIG. 13.7 para

o projeto Tempo15.mpp. Antes de exibir a FIG. 13.7, o programa exibe a FIG. 13.6, onde ativamos: Opção Exibir + Formatar – Clique na seta ao lado de Linha de grade e escolha Linhas de andamento. Uma opção mais simples é clicar com o botão direito em qualquer ponto da área gráfica e escolher Linhas de andamento. Não deixe de se certificar se a “data de status” (16/11/12) foi corretamente fornecida em Projeto + Informações do projeto. FIGURA 13.6 – Solicitando linha de andamento (Tempo15.mpp)

Nesta visualização (FIG. 13.7), os picos representam as situações de anomalia com relação ao planejamento. FIGURA 13.7 – Solicitando linha de andamento (Tempo15.mpp)

Atenção! Aos iniciantes informamos que o recurso acima não é muito utilizado na prática.

13.4 Replanejando o projeto Suponhamos que o atraso de 15 dias úteis (ou 3 semanas), mostrado anteriormente, seja inaceitável: como proceder com as tarefas restantes? Como nos ensina a teoria do PERT/CPM, devemos atuar no caminho crítico das tarefas restantes, reduzindo convenientemente a duração de algumas delas, ou colocando algumas delas em paralelo. A estratégia de redução depende de cada projeto. No caso do exemplo Tempo13.mpp, temos as seguintes informações sobre as tarefas críticas restantes:

A redução da duração das tarefas parece ser conveniente: podemos reduzir em 1 semana a duração da tarefa “Portas e Janelas” e em 2 semanas a duração da tarefa “Pintura Interna”. Após aplicar a redução na duração das tarefas, o projeto passa a ter o formato da FIG. 13.8 ou Tempo14.mpp. Além disso, uma consulta à tela “Estatísticas” confirmará que não mais existe atraso previsto para o encerramento do projeto. FIGURA 13.8 – O replanejamento (Tempo14.mpp)

O relatório de anomalias Em gerenciamento de projetos, a estratégia mostrada anteriormente deve ser documentada no relatório de anomalias (ou Relatório de 3 gerações ou Relatório de desvios), conforme mostramos na FIG. 13.9, também obtida por meio da inserção de um hyperlink na linha 2 da FIG. 13.3. Trata-se de um relatório a ser apresentado pelo gerente do projeto à alta administração. FIGURA 13.9 – Arquivo R3G.doc: “Relatório de anomalias” (Tempo14.mpp)

Assim, no ambiente do MS Project, sempre que se der um clique com o botão direito na linha 2, coluna “Indicador”, e ativar o hyperlink, o MS Word será ativado e será mostrado o arquivo R3G.doc, que contém o “Relatório de Anomalias” (FIG. 13.9). A ideia é que esse relatório deve ser preenchido sempre que o projeto apresentar indicações significativas de que não será cumprido no prazo. O novo plano, obedecendo às indicações do “Relatório de Anomalias”, tem o formato do arquivo Tempo14.mpp (FIG. 13.8), já mostrado e analisado anteriormente. Caminho da tarefa

Outro recurso bastante útil para se determinar como reorganizar um projeto com atraso é o comando Caminho da Tarefa, disponível na guia Formato + Estilo de Barra (veja figura ao lado). Em muitas situações necessitamos efetuar alterações em uma determinada tarefa (tais como mudança de duração, de data de início, etc.), mas ficamos inseguros dos efeitos que isto acarretará. Com este novo comando esta função fica facilitada: basta destacar a tarefa e clicar em Sucessoras no quadro que surge (veja figura à direita). Com esta nova função também é possível rastrear toda a rede de dependências de uma dada atividade que apresenta problemas (está atrasada, por exemplo) e entender por que se chegou a tal situação.

Capítulo 14 Recursos: execução

14 Recursos: execução Acompanhar a execução de um projeto pelo fornecimento de dados de uso dos recursos que foram realmente utilizados ocorre nas situações nas que necessitamos contabilizar os gastos correspondentes. Outra opção de uso é nas situações em que conhecemos a carga de recursos necessária para a realização de tarefas (como em tecnologia da informação) em um ambiente de múltiplos projetos. Alguns termos são utilizados: Chamamos de apropriação à contabilização do uso de mão de obra. Chamamos de medição ao processo de obtenção dos dados do trabalho realizado quando envolve grandes volumes, como terraplenagem, concretagem, etc.

14.1 Fornecendo dados de execução O fornecimento de dados de andamento de um projeto pode envolver aspectos de tempo, recursos e custos. O fornecimento de dados reais utiliza: Grupo de comandos disponível em Tarefas + Agendar. Tabela Controle. Visualização Gantt de Controle. Tabela Trabalho. Com relação a tempo, caso seja conveniente, o leitor deve fazer referência aos capítulos 12 e 13 deste livro. Com relação a recursos, conforme visto nos capítulos 6 a 8, o MS Project reconhece três tipos: trabalho, material e custo. O fornecimento de dados reais de execução desses tipos de recursos é feito na tabela Trabalho (FIG. 14.1) obtida por meio de Exibir + Dados + Tabelas. FIGURA 14.1 – A tabela Trabalho (Rec4.mpp)

O significado dos campos é o seguinte: Trabalho: A carga de trabalho é igual ao produto de (Quantidade de Recursos) x (Duração). É também chamado de “Trabalho Atual”: Para atividades planejadas é igual ao trabalho planejado. Para atividades concluídas é igual ao trabalho real. Para tarefas em andamento: a soma do trabalho restante com o trabalho real. Linha de base: O valor do trabalho congelado na Linha de Base. Variação: A diferença entre os dois valores acima. Real: O valor utilizado na execução da tarefa (válido tanto para tarefas em andamento como para aquelas já encerradas). Restante: O valor do trabalho restante (válido para tarefas planejadas ou com execução em andamento; para tarefas já encerradas seu valor é zero). % Trabalho Concluída: Relação Real / Trabalho. Atenção A unidade de trabalho mostrada na FIG. 14.1 é hrs, significando homens.horas. É bom lembrar que, quando informamos que uma tarefa foi encerrada com base em dados de tempo, o programa calculará a carga de trabalho realizado com base no calendário do

planejamento. Seja o calendário de 40 horas por semana e suponha, por exemplo, que uma tarefa, de um único recurso humano, foi planejada e executada da seguinte forma: Planejamento: 1 semana. Portanto, 40 horas de trabalho. Execução: 2 semanas. Portanto, 80 horas de trabalho. Caso a verdadeira carga de trabalho realizada não tenha a mesma proporcionalidade da duração, devemos informar o seu valor. Por exemplo, a execução foi de 2 semanas, mas a carga de trabalho foi de 60 horas (talvez não se tenha trabalhado durante 2 dias).

14.2 Exemplo: acompanhamento da execução Seja o exemplo Rec4.mpp, já apresentado no capítulo 8, em que as tarefas são do tipo duração fixa. Seus dados são:

Na FIG. 14.2 mostra-se o gráfico de Gantt com parte da tabela Trabalho para este exemplo. O campo Duração não pertence a essa tabela, mas foi incluído por motivos didáticos. FIGURA 14.2 – O exemplo Rec4.mpp

A execução: situação em 21/09/12

Nesta data (21/09/12), o exemplo Rec4.mpp foi atualizado conforme se segue e o arquivo obtido tem o nome de Rec4b.mpp. Forneceram-se Data de status = 21/09/12 (Projeto + Informações sobre o projeto) e os seguintes dados para as tarefas: Tarefas 1 e 2: Foram executadas conforme planejado, tanto no tempo como no uso de recursos. Portanto, não se fez nenhuma modificação nos dados de planejamento, que se tornaram os dados reais de execução. Para a atualização dos dados, bastou clicar no ícone Atualizar como agendado disponível em Tarefa + Agendar. Veja os dados do trabalho real na FIG. 14.3-A: é idêntico ao trabalho planejado. Isso ocorreu, conforme dissemos anteriormente, porque a atualização foi feita baseada em dados de tempo. Tarefa 3: Aqui temos uma anomalia: a tarefa foi planejada para ser realizada em 80 horas (duas semanas), mas, ao final da segunda semana, tinham sido gastas 60 horas, e a tarefa ainda não estava completada, prevendo-se ainda mais duas semanas de trabalho e um total de 100 horas, conforme agenda seguinte:

Os dados da Tarefa 3 (Instalar Produto) foram fornecidos como trabalho na seguinte sequência: Campo Trabalho Real: Digitou-se 60. O programa atualizou automaticamente os seguintes campos (FIG. 14.3-B) Porcentagem de trabalho concluído = 75%. Trabalho restante = 20 hrs.

Nova duração: 4 semanas e Trabalho restante = 40h. Observe que o programa recalculou automaticamente Porcentagem de trabalho concluído = 60% (Figura 14.3-C e exemplo Rec4b.mpp). Reagendamento do trabalho não executado para se iniciar na semana de 22/10/12 (FIG. 14.3-D e exemplo Rec4c.mpp). Observe que agora a duração total da tarefa 3 passou para 8 semanas, que é a “distância” entre os momentos inicial e final. Para efetuar este agendamento clique em Projeto + Status + Atualizar Projeto. Tarefas 4 e 5: Foram automaticamente postergadas como consequência do processo anterior. FIGURA 14.3 – Fornecendo dados de execução (Rec4b.mpp e Rec4c.mpp)

14.3 Acompanhamento periódico Os dados de acompanhamento também podem ser fornecidos em uma base periódica (diária, semanal, mensal, etc.). Para efetuar a atualização de trabalho em base periódica (FIG. 14.4), faça:

FIGURA 14.4 – Fornecendo dados de execução (Rec4c.mpp)

Ponto de partida: Rec4.mpp. Forneça Data de status = 21/09/12. Ative a visualização Uso da tarefa (veja Exibir + Modos de exibição da tarefa + Uso da Tarefa). Altere escala de tempo para Mês/semana. Ative a tabela Trabalho (Exibir + Dados + Tabela). Prepare a tabela com escala de tempo para receber dados de andamento do trabalho: No menu Formato + Detalhes ative os campos que deseja mostrar (Trabalho e Trabalho real). Para as tarefas 1 e 2 digite o valor do Trabalho real exatamente como previsto, nas linhas referentes ao recurso Pedro. Para a tarefa 3 (Instalar Produto) recurso João, faça: Linha Trabalho Real, Semana 10-setembro: forneça 30 h. Linha Trabalho Real, Semana 17-setembro: forneça 30 h. Linha Trabalho, Semana 22-outubro: forneça 20 h. Linha Trabalho, Semana 29-outubro: forneça 20 h. Os dados acima constam de Rec4c.mpp.

14.4 Uso de indicadores gráficos Tal como fizemos no capítulo 7, podemos utilizar indicadores gráficos para melhor visualizar a evolução do uso real de recursos (veja FIG. 14.5, relativamente ao exemplo Rec4d.mpp, gráfico de Gantt e tabela Trabalho). No caso se associou à coluna cujo título é “FAROL” o campo do usuário “Número1” e, a este, o campo “Variação do Trabalho”. Finalmente, para valores maiores que 10 desse campo se associou o indicador gráfico “bolinha vermelha”. A explicação sobre como usar indicadores gráficos pode ser vista no capítulo 22. FIGURA 14.5 – Uso de indicadores gráficos (Rec4d.mpp)

14.5 Relatórios O MS Project apresenta diversos relatórios para acompanhamento de recursos (trabalho). Eles têm uma finalidade gerencial (ou executiva) e são autoexplicativos. Entre eles apresentamos o relatório Visão geral do trabalho na FIG. 14.6, que contém: Quadro esquerdo superior: Dados do trabalho acumulado. Quadro esquerdo inferior: Trabalho previsto e executado nas tarefas. Quadro direito: Valores do andamento do trabalho. FIGURA 14.6 – Relatório Visão geral do trabalho (Rec4d.mpp)

Capítulo 15 Custos fixos: acompanhamento da execução

15 Custos fixos: acompanhamento da execução Considere agora que o projeto Custo1.mpp apresentado no capítulo 10 esteja em execução e que, em 31/10/12, no aspecto tempo, temos a seguinte situação: Forneceu-se Data de status = 30/10/12 (veja Projeto + Informações sobre o projeto). As cinco primeiras tarefas foram executadas conforme planejado. A tarefa Telhado está 12% concluída. A tarefa Piso nem foi iniciada. Essas informações foram fornecidos aos projetos Custo2A.mpp e Custo2B.mpp, visto que iremos mostrar duas abordagens para uso de custos. Na FIG. 15.1 mostramos o Gantt de Controle para a data de status 31/10/12. FIGURA 15.1 – Dados de execução do tempo para Custo2a.mpp e Custo2b.mpp

Na FIG. 15.2 mostramos o planejamento de custos, tal como apresentado no capítulo 10 e na FIG. 10.5. FIGURA 15.2 – Dados de planejamento de custos (Custo1.mpp)

Os dados de custo da execução de custos são:

Vamos incialmente apresentar conceitos sobre como se trabalha com custos em tarefas.

15.1 A tabela custo O fornecimento de dados de andamento de um projeto pode envolver aspectos de tempo, recursos e custos. Para o cenário deste capítulo, vamos trabalhar com dados de tempo e custo fixo. O fornecimento de dados reais utiliza: Grupo de comandos disponível em Tarefas + Agendar. Tabela Controle. Exibição Gantt de controle. Tabela Custo.

Os dados para acompanhamento de Custo Fixo são fornecidos na tabela Custo ou na visualização Uso da Tarefa. Na FIG. 15.3 mostramos o layout da tabela Custo e o significado das colunas é o seguinte: FIGURA 15.3 – A tabela Custo

Custo fixo: Para atividades planejadas é igual ao custo planejado. Para atividades completadas é igual ao custo real. Para atividades em andamento é igual ao custo restante + o custo real. Acumulação de custo fixo: Tem-se as seguintes opções: Início: O valor do custo é lançado no momento de início da tarefa. Fim: O valor do custo é lançado no momento de término da tarefa. Rateado: O valor do custo é rateado no período de execução da tarefa. Real: Custo verdadeiro da execução da tarefa. Restante: Custo restante. Custo total: É um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo das tarefas + custos dos recursos). É igual a Custo Real + Custo Restante. O somatório do Custo Total de todas as tarefas de um projeto constitui o Custo do Projeto. Linha de base: É o custo total congelado em uma determinada data. Variação: Representa a diferença entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo.

15.2 As definições preliminares Existe uma definição preliminar que afeta fortemente o uso do MS Project relativamente a custos fixos. Trata-se de “Custos reais são sempre calculados pelo Project”, encontrada em “Arquivo + Opções + Cronograma + Opções de cálculo deste projeto”, que passamos a comentar, lembrando que estamos considerando o cenário em que não temos custos em recursos (nesse caso, o cálculo de Custo Total seria diferente): a) Ativada a Opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project” Basta informar o novo valor Custo Fixo, e o programa calculará tanto Custo Real como Custo Restante, com base no Percentual Concluído. Para os casos em que não utilizamos custo em recursos, temos que Custo Total = Custo Fixo. Isso é válido para tarefas planejadas, em andamento ou concluídas. Esta opção é bastante conveniente e, sempre que possível, deve ser a escolhida. Aliás, é a opção default do MS Project. b) Desativada a Opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project”. b.1) Para as tarefas planejadas (%Concluída = 0%): Caso haja alteração de valor, deve-se fornecer os novos valores para Custo Fixo para aquelas tarefas.

É possível também fornecer um valor diretamente para Custo Total, que será automaticamente transferido para Custo Fixo e

Custo Restante (válido caso não tenhamos custos em recursos). b.2) Para as tarefas completadas (%Concluída = 100%): O habitual é fornecer o valor para Custo Real de cada tarefa. Nesse caso, o valor digitado para Custo Real é transferido para Custo Total. Após digitar o valor de Custo Real, devemos ainda repetir o mesmo valor no campo Custo Fixo para que sua definição seja mantida. Resumindo:

b.3) Para tarefas em andamento, devemos fornecer os dados na seguinte sequência: 1) % Concluída. 2) Custo real. 3) Custo Fixo (apenas se existir um novo valor para o Custo Fixo da tarefa, ou melhor, um novo valor para o custo planejado total da tarefa). O MS Project, então, efetuará os seguintes cálculos:

Observações sobre a opção (b): É responsabilidade do usuário a qualidade dos dados fornecidos. Essa opção permite que não exista equivalência aritmética entre os valores fornecidos, se não se obedecer às regras acima. Apesar de normalmente não ser necessário fornecer Custo Total, o programa permite que isso ocorra. Nesse caso, em

determinadas circunstâncias, o conjunto de dados de custos para a tarefa em questão poderá ficar sem sentido. Em qualquer situação em que se obtiver um cenário sem sentido, o melhor a fazer é zerar todas as informações de andamento da tarefa em questão e reiniciar o processo.

15.3 Fornecendo dados de execução do projeto Vamos, a seguir, acompanhar o fornecimento de dados de execução para o exemplo Custo1.mpp. Dados de acompanhamento de tempo Os dados de execução de tempo foram fornecidos conforme visto no início deste capítulo (FIG. 15.1). Dados de acompanhamento de custos Os dados de execução de custo foram fornecidos conforme dados apresentados no início deste capítulo e conforme a FIG. 15.4. No texto que se segue, os dados de custo foram fornecidos segundo duas abordagens distintas (Custo2A e Custo2B) e produziram o mesmo resultado mostrado na FIG. 15.6. FIGURA 15.4 – Dados de execução dos exemplos Custo2a.mpp e Custo2b.mpp

a) Opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project” Ativada

Os dados foram fornecidos (FIG. 15.4 – Custo2a.mpp) conforme instruções mostradas no item 15.2. Assim, para as tarefas totalmente concluídas fornecemos: Para tarefas que tiveram seu Custo Real igual ao planejado, basta fornecer %Concluída = 100%. Para tarefas que tiveram seu Custo Real diferente do planejado, fornecemos inicialmente o novo valor para o Custo Fixo. A seguir fornecemos %Concluída = 100% e o programa calcula automaticamente o valor para Custo Real. Para a tarefa Telhado (em andamento), forneceu-se: Custo fixo = R$ 2.500,00. %Concluída = 12%. O programa calculou automaticamente Custo real = R$ 300,00. Custo restante = R$ 2.200,00. Observe a exibição (ou visualização) da FIG. 15.5, que contém o Fluxo de Caixa do projeto e compare essa figura com a FIG. 15.2. Trata-se da exibição Uso da Tarefa que foi customizada para apresentar Custo Total e Custo da Linha de Base. Portanto, temos aqui uma comparação entre a previsão inicial (Linha de Base) com a situação atual (Custo Fixo). Observação: A coluna Custo significa Custo Total. FIGURA 15.5 – Exibição Uso da tarefa mostrando o Fluxo de Caixa em 31/10/12 (Custo2a.mpp)

b) Opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project” Desativada Os dados foram fornecidos (FIG. 15.4 – Custo2b.mpp) conforme instruções do item 15.2. Para as tarefas totalmente concluídas, fornecemos: %Concluída = 100%. Custo Real e repetimos o mesmo valor no campo Custo Fixo para aquelas tarefas em que houve uma alteração de valor. Para a tarefa Telhado (em andamento), fornecemos: %Concluída = 12%. Custo Real = R$ 300,00. Custo Fixo = R$ 2.500,00. O programa calculou Custo restante e Custo total conforme já mostrado.

15.4 Relatórios de acompanhamento de custos Conforme já apresentado neste livro, todos os relatórios podem ser customizados pelo usuário. São os seguintes: Fluxo de caixa: Pode mostrar diversos tipos de custos. No caso da FIG. 15.6, mostram-se o Custo Fixo e o Custo Real

(barras) além do Custo Total Acumulado (linha). Relatório de valor agregado: Será visto posteriormente. Saturação de custos. Visão geral de custo da tarefa: na FIG. 15.7 mostramos este relatório (apenas parte gráfica) que é autoexplicativo. Visão geral de custo do recurso. FIGURA 15.6 – Relatório Fluxo de caixa (Custo2a.mpp)

FIGURA 15.7 – Relatório Visão geral do custo da tarefa (Custo2a.mpp)

15.5 Uso de indicadores gráficos Tal como fizemos no capítulo 7, podemos utilizar indicadores gráficos para melhor visualizar a evolução dos gastos reais (veja FIG. 15.8, relativamente ao exemplo Custo2b.mpp). A explicação sobre como usar indicadores gráficos pode ser vista no capítulo 22, item 22.5. No caso do exemplo Custo2B.mpp, os procedimentos para uso de indicador gráfico foram: Inserimos na tabela “Custo” o campo Número1 (trata-se de um “campo do usuário”, ao qual podemos associar fórmulas e indicadores gráficos) com o título de Farol. Associamos ao “campo do usuário” Número1 o valor da fórmula IIf(Cost>.

Veja a situação final da tela “Personalizar a Faixa de Opções” na FIG. B.1. Na Guia Projeto do MS Project surgirá o ícone mostrado ao lado. FIGURA B.1 – Criando o ícone para o WBS Schedule Pro

Apêndice C Melhorias e novidades no MS Project 2016

Apêndice C: Melhorias e novidades no MS Project 2016 Apresentamos a seguir um texto resumido das melhorias e novidades da versão MS Project 2016 relativamente à versão MS Project 2013. Para obter informações mais detalhadas sobre essas melhorias, consulte AJUDA no MS Project 2016 (veja capítulo 1, item 1.9) e escolha “novidades no Project 2016”. De uma maneira resumida, o novo produto permite (texto retirado da Microsoft): Linha do tempo Comunicar o andamento do projeto logo ficou mais fácil! Agora podem ser rotuladas barras de linha do tempo e progresso da tarefa é mostrado nas tarefas em si. Com o Project 2016, além de tirar proveito das diversas linhas do tempo para ilustrar as diferentes fases ou categorias de trabalho, você pode definir uma data de início e de término para cada linha do tempo separadamente, para ter uma visão mais clara do trabalho envolvido. Comentários no aplicativo Nesta versão é possível sugerir novas funcionalidades. Mais controle sobre o agendamento de recursos (Project Professional) Alguns recursos têm disponibilidade limitada e podem ter o tempo agendado por um Gerenciador de Recursos. Com o Project Professional 2016 e o Project Online, os gerentes de projetos e os gerenciadores de recursos podem negociar um contrato chamado compromisso de recurso para garantir que os recursos sejam usados de forma apropriada e eficiente por toda a organização. Fazer ações rapidamente com o recurso Diga-me

Você vai observar uma caixa de texto na faixa de opções do Project 2016 com o texto Diga-me o que você quer fazer. Esse é um campo de texto no qual você insere palavras ou frases relacionadas ao que deseja fazer em seguida e obtém rapidamente os recursos que pretende usar ou as ações que deseja executar. Você também pode optar por obter ajuda relacionada ao que está procurando. Novos temas do Project Agora há três temas do Office que você pode aplicar ao Project 2016: Colorido, cinza escuro e branco. Para acessar esses temas, vá até Arquivo > Opções > Geral e, em seguida, clique no menu suspenso ao lado de Tema do Office.

Apêndice D WBS Schedule Pro

Apêndice D: WBS Schedule Pro O programa WBS Schedule Pro foi desenvolvido pela empresa Critical Tools (USA) e é um complemento bastante adequado ao MS Project da Microsoft. Ele permite criar uma WBS (ou EAP – Estrutura Analítica do Projeto) no formato gráfico e exportá-la para o MS Project na forma de tarefas resumo e tarefas. Permite também interagir com um projeto já existente do MS Project e criar a correspondente estrutura WBS. Por sua facilidade de uso e possibilidade de interação com o MS Project, este programa tem ganhado cada vez mais adeptos. Veja, no Apêndice B, o processo de instalação do software. Para informações adicionais, veja também os manuais disponíveis em . Veja ainda como acessar as telas de HELP ao final deste apêndice. Entre as importantes informações ali existentes (sobre como utilizar o software, etc.), temos as novidades, que indicam se o WBS Schedule Pro é uma versão que combina os produtos anteriores WBS Chart Pro (para criar diagramas WBS) e WBS Chart Expert (para criar diagramas da rede).

D.1 Ativando o WBS Schedule Pro

Logo após sua instalação, o programa cria um ícone na tela principal do Windows. Ative esse ícone, e surgirá a tela inicial do programa (FIG. D.1), que apresenta algumas semelhanças com as telas dos produtos Windows.

FIGURA D.1 – Tela Inicial do WBS Schedule Pro

A tela inicial 1) Barra de ferramentas de acesso rápido: Contém funções que são utilizadas com mais frequência. Pode ser customizada clicando-se no símbolo existente à direita da barra ou clicandose com o botão direito do mouse. 2) Menu principal (guias): Aqui temos os principais comandos do programa, e cada comando possui o desdobramento na Faixa de Opções. 3) Faixa de opções: Contém o desdobramento para cada Guia do Menu Principal. Observe que esse desdobramento é feito em dois níveis: a) Grupo de Comandos. b) Comandos. 4) Arquivo (File): Permite acesso a um conjunto de comandos envolvendo o arquivo sendo trabalhado, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc. Destaque para o comando Options que permite acesso às opções default do programa. 5) Barra de visualizações: Permite a escolha da visualização a ser mostrada na área de visualizações. Á

6) Área de visualizações. Quando ativamos o programa, ele pode interagir automaticamente com o MS Project, ou seja, cada processo efetuado no WBS Schedule Pro é refletido automaticamente no MS Project e viceversa.

D.2 Criando uma nova WBS

O processo de criação de uma nova WBS consiste na inserção de quadros (tasks, ou seja, tarefas) na área de visualização. Para tal, utilizamos os símbolos "Insert Task" existentes em Home + Task. Veja à esquerda na figura ao lado. Se clicarmos na seta existente abaixo do comando Insert, vai surgir uma caixa tal como mostrado no lado direito. Essa caixa é constituída de alguns comandos para inserir um quadro na área de visualização. Vamos criar uma WBS correspondente à FIG. D.2-superior que, quando pronta, terá o formato da FIG. D.2-inferior. FIGURA D.2 – A WBS a ser criada (Central_Telefonica2.wbs)

Importante: Antes de iniciar a criação da WBS, ative a visualização “WBS Planning View” na barra de visualizações (veja FIG. D.1). Apesar de não ser uma necessidade, no momento sua forma é mais adequada do ponto de vista didático. Iniciando a criação

O primeiro passo para a criação de uma WBS é criar o quadrinho de mais alto nível, que chamaremos de Central Telefônica (ele representa todo o projeto). Para isso, clique no ícone Insert (Home + Task, conforme figura ao lado): surgirá um quadrinho no meio da tela, tal como a figura mostrada na FIG. D.3-esquerda. Após isso, Digite Central Telefônica e tecle Enter. Agora o quadrinho terá o formato da FIG. E.3-direita. FIGURA D.3 – Iniciando a criação de uma WBS

Caso você cometa algum erro de digitação e deseja corrigir, faça: Clique no quadrinho em questão, para destacá-lo. Clique no texto e o programa disponibiliza o texto para alteração. Expandindo a WBS em um nível abaixo: Quadrinho Rede Vamos agora criar os quadrinhos do segundo nível da WBS. O primeiro a ser criado será Rede (veja a parte superior da FIG. D.2). Inicialmente destaque o quadrinho “Central Telefônica” (ou seja, clique nele). A seguir, clique na seta existente no comando Insert (veja figura ao lado) e escolha Subtask. Logo após aparecer um quadrinho na tela, digite Rede.

Expandindo a WBS: outros quadrinhos do segundo nível Para expandir a WBS com os outros quadrinhos temos mais de uma maneira de proceder. Podemos utilizar os mesmos procedimentos acima para os quadrinhos Transmissão, Comutação, Infraestrutura e Design. Ou seja, estamos informando ao programa que desejamos inserir quadrinhos abaixo do quadrinho “Central Telefônica”. Outra maneira ´solicitar ao programa para inserir um novo quadrinho ao lado de um quadrinho já existente. Aqui podemos solicitar para inserir à esquerda (Task Before) ou à direita (Task After). Importante: O comando INSERT sempre insere um novo quadrinho em uma posição relativamente ao quadrinho que está

destacado. Para tanto, basta clicar no quadrinho em questão, e o programa vai emoldurá-lo de vermelho. Após isso, a WBS terá a forma da FIG. D.4 (Central_Telefonica1.wbs). FIGURA D.4 – Criando uma WBS: situação intermediária (Central_Telefonica1.wbs)

Expandindo a WBS para um nível abaixo: quadrinhos do terceiro nível Vamos agora inserir os quadrinhos abaixo de Infraestrutura (veja FIG. D.2). O processo agora é semelhante aos anteriores. Ou seja, inicialmente devemos destacar o quadrinho Infraestrutura e inserir quadrinhos abaixo dele (Insert Subtask). Ao final, a WBS terá o formato da FIG. D.2-inferior (Central_Telefonica2.wbs). Cada quadrinho criado anteriormente corresponde a um nível da WBS. Na terminologia do MS Project e deste software, cada quadrinho corresponde a uma Tarefa resumo (Summary Task). Essa visualização tem o nome de Planning View. Desejando conhecer outras visualizações, faça a escolha apropriada na Barra de Visualizações (veja FIG. D.1). Inserindo tarefas detalhe na WBS

O software WBS Schedule Pro permite também que se insiram tarefas detalhes no nível mais baixo da WBS. O processo é semelhante ao mostrado anteriormente. Lembre-se de que uma WBS é constituída de Tarefas Resumo. Ao último nível da WBS se dá o nome de Pacote de Trabalho. O software WBS Scedule Pro permite ir além do Pacote de Trabalho pela inserção de Tarefas Detalhe abaixo dos Pacotes de Trabalho, incluindo nelas muitas informações, como duração, custos, responsáveis, etc. Ou seja, o WBS Schedule Pro executa muitas das funções do software MS Project. Ainda que seja muito fácil inserir Tarefas Detalhe no WBS Schedule Pro, preferimos utilizar o MS Project para essa missão. Salvando a WBS Utilize o ícone Salvar para salvar a WBS criada: Sugerimos o nome Central_Telefonica3. Um arquivo com a extensão “.wbs” será criado.

D.3 Transferindo a WBS para o MS Project Vamos agora transferir para o MS Project sa WBS criada pelo WBS Schedule Pro. Apenas a primeira transferência é necessária e, após isso, o processo de transfe-rência é automático e ocorre a cada criação ou modificação feita na WBS pelo software WBS Schedule Pro. Ou melhor, existe uma sincronia de automatização de processos entre os dois soft- wares. A alteração feita em um reflete no outro. Para visualizar o MS Project, clique no ícone GoTo Microsoft Project da Guia Home (veja ícone ao lado e também a FIG. D.1). O MS Project será ativado e mostrará as Tarefas Resumo criadas pelo Schedule Pro (FIG. D.5).

FIGURA D.5 – Formato inicial do projeto no MS Project (CentralTelefonica3.mpp)

Importante: Na primeira vez em que isso for feito o WBS Schedule Pro solicitará que o arquivo seja salvo. Então, o MS Project será carregado conforme FIG. D.5 e com o mesmo nome com que foi salvo o arquivo WBS. Assim, os arquivos do WBS Schedule Pro e MS Project terão o mesmo nome.

D.4 Completando o projeto no MS Project O processo de completar as tarefas no MS Project segue os mesmos passos conforme mostrado nos cinco primeiros capítulos deste livro. Ao final, o projeto tem o formato da FIG. D.6 e a data de início fornecida é 07/01/13. FIGURA D.6 – Completando os dados do projeto no MS Project (Central_Telefonica3.mpp)

As alterações feitas no MS Project têm Impacto no WBS Schedule Pro

O processo de completar as tarefas no MS Project tem um impacto no visual do WBS Schedule Pro. Para retornar ao WBS Schedule Pro, clique na Guia WBS Schedule Pro e no ícone WBS Chart existente na Barra de Ferramentas do MS Project (veja figura à esquerda). Agora temos o visual da FIG. D.7. Observe, porém, que a visualização da FIG. D.7 é diferente daquelas que foram mostradas anteriormente. Escolhemos mostrar agora a Critical Path View, que é ativada fazendo a escolha apropriada na barra de visualizações (veja FIG. D.1). Nessa visualização as tarefas críticas estão na cor vermelha. FIGURA D.7 – Visual da WBS após inserção de tarefas no MS Project conforme a visão Critical Path View (Central_Telefonica3.wbs).

D.5 Usando Recursos Adicionais do WBS Schedule Pro O software possui diversos recursos que permitem um uso amigável. Antes, porém, é importante reforçar o conceito "Destacando um quadrinho". Destacando um quadrinho Quando clicamos em um determinado quadrinho da WBS dizemos que ele está destacado. Muitos dos comandos do programa mostram qual quadrinho está destacado. Destacando dois ou mais quadrinhos Algumas funções se aplicam a diversos quadrinhos. Para destacar um conjunto de quadrinhos, utilize a tecla CONTROL (veja capítulo 1, item 1.9, “destacando linhas”). Vamos, então, apresentar outros recursos do programa. Zoom

Por meio dos ícones de Zoom (View + Zoom) podemos aumentar ou diminuir o tamanho de uma visualização na tela. A mesma função é obtida pela barra de rolagem existente no canto inferior direito.

Compressão/descompressão Por meio dos ícones de Compressão/descompressão (Home + Outlining) podemos modificar a quantidade de quadrinhos que serão exibidos. Lembre-se de que essa função se aplica a partir do quadrinho que foi destacado. As opções, conforme figura ao lado, são:

Expand: Mostrar subtarefas. Collapse: Esconder subtarefas. Expand All: Mostrar todas as subtarefas do projeto. Summary Only: Mostrar somente as tarefas resumo do projeto. Focus – Foco: Quando destacamos um quadrinho e, a seguir, clicamos no ícone Foco, a visualização somente mostra os quadrinhos que estão abaixo do quadrinho focado. Este comando é muito importante em WBS mais complexas. Estilos de WBS

Por meio dos ícones Individualy ArrangeSubtasks (Format + Individualy Arrange Subtasks) podemos visualizar uma mesma WBS (ou seus ramos separadamente) de diversas formas, como mostramos na FIG. D.8. As opções, conforme figura ao lado, são: Org Chart Style. WBS Chart Style. List All.

WBS Chart Style 2 (columns). List All (2 columns). Observe a FIG. D.8, onde destacamos o quadrinho Infraestrutura. No lado esquerdo temos o arranjo Org Chart Style e do lado direito temos List All Style. FIGURA D.8 – Estilos de WBS (Arrange)

Alinhamento

Por meio dos ícones Aline (guia Format) podemos modificar a centralização da visualização relativamente ao quadrinho que está destacado. Conforme a figura ao lado, temos as seguintes opções de alinhamento para os três primeiros ícones à esquerda: Left: Esquerda. Center: Centro. Right: Direita.

O ícone Align permite alinhar (centralizar) os quadrinhos de modo que o conjunto de todos os quadrinhos abaixo do quadrinho destacado fiquem mais bem posicionado no conjunto total de quadrinhos (teste isso destacando o quadrinho Infraestrutura e utilizando as opções acima). O ícone Align Boxes permite alinhar dois ou mais quadrinhos. Escolha de visualizações O software disponibiliza diversas visua-lizações (veja a Barra de Visualizações na FIG. D.1) que podem ser ativadas. A visualização default é a Planning View (FIG. D.4). Uma opção muito útil é a Critical Path View (FIG. D.7), nas quais as tarefas críticas (melhor seria dizer Tarefas Resumo Críticas) aparecem com borda vermelha e as outras com borda azul. Outra opção muito útil é a Progress View. Ela permite mostrar os dados reais da execução de um projeto na forma de WBS (FIG. D.9). Além da informação sobre o Percentual Executado, observe que a borda dos quadrinhos permite identificar:

Azul: completadas. Amarelo: em andamento. Verde: não iniciadas.

FIGURA D.9 – Progress View (Central_Telefonica4).

Atualização de dados de execução do projeto O software permite que se atualizem os dados de execução do projeto diretamente no WBS Schedule Pro e transfere os dados de atualização para o MS Project (lembramos, todavia, que o habitual é efetuar a atualização de dados no próprio MS Project). Assim, podemos informar no WBS Schedule Pro: O percentual executado. A Data de Início Real. A Data de Término Real. Etc. Por exemplo, ativando a visualização Progress View (ou Planning View) podemos modificar os valores exibidos bastando clicar no espaço desejado e efetuar a alteração. Alteração de conteúdo O formato e o conteúdo dos quadrinhos podem ser alterados (clique em Format). As opções disponíveis são:

Formatar campos (Fields): Summary tasks (tarefas resumo de alto nível). Tasks (tarefas resumo). Formatar tarefas detalhe: Task boxes. Formatar linhas: Lines. Formatar quadrinhos (boxes). Help O WBS Schedule Pro possui uma poderosa função Help e recomendamos ao leitor navegar pelos seus recursos (FIG. D.10). Para iniciar, clique no sinal “?” existente no canto superior direito da tela. FIGURA D.10 – Help