EDV-Organisation: Band 2 Einführung eines EDV-Systems 9783486848823, 9783486331714

Citation preview

FUTH • EDV-Organisation Band II

EDV-Organisation Band II Einführung eines EDV-Systems

von Dipl. Kfm. Horst Futh

Mit 66 Abbildungen

R.Oldenbourg Verlag München • Wien 1971

© 1971 R. Oldenbourg, München Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Funksendung, der Wiedergabe auf photomechanischem oder ähnlichem Wege sowie der Speicherung und Auswertung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Werden mit schriftlicher Einwilligung des Verlags einzelne Vervielfältigungsstücke für gewerbliche Zwecke hergestellt, ist an den Verlag die nach § 54 Abs. 2 UG zu zahlende Vergütung zu entrichten, über deren Höhe der Verlag Auskunft gibt. Satz: R. & J. Blank, München Druck: Poerschke & Weiner, München Bindearbeiten: R. Oldenbourg, Binderei Printed in Germany ISBN 3-486-33171-X

Inhalt Vorwort zu Band 2

7

1.

Vorüberlegungen

9

1.1

Gesamtkonzeption und Teilsysteme

9

1.2

Übersicht über die Einführung eines EDV-Teilsystems

9

2.

Einführung eines Teilsystems

12

2.1 2.11 2.12

Darstellungstechnik Symboltechnik Datenfluß-und Programmablaufpläne

12 12 16

2.2 2.21 2.22

Projektantrag und Detailplanung Abwicklung eines Projektantrages Aufgaben- und Personalplanung

19 19 25

2.3

Entwurf der Datenflußpläne

30

2.4 2.41 2.411 2.412 2.42 2.43 2.431 2.432 2.433 2.44 2.441 2.442 2.443 2.45 2.451 2.452 2.453

Detailorganisation mit Ausarbeitung der Programmvorgaben Schlüsselsysteme Aufbau von Schlüsseln Selbstprüfende Schlüssel (Prüfziffernverfahren) Der EDV-Prozeß Dateneingabe Datenerfassung, Datenträger und Dateneingabe Leitsätze für den Belegentwurf Leitsätze für den Datenträger-Entwurf Datenausgabe Verfahren der Datenausgabe Fragen der Formulargestaltung Leitsätze für den Druckbildentwurf Datenspeicherung Dateibeschreibung und Satzaufbau Datenspeicherung auf Magnetband Datenspeicherung auf Magnetplatten

. . .

37 37 37 41 46 46 46 56 37 65 65 66 70 78 78 89 96

6

Inhalt

2.46 2.461 2.462 2.463 2.47 2.48

Kontrollen und Datensicherung Sicherheit des EDV-Prozesses Programmierte Kontrollen Organisatorische Maßnahmen Verarbeitungsregeln Zusammenstellung der Programmvorgaben

119 119 120 126 130 134

2.5 2.51 2.52 2.53 2.54 2.55

Übernahme auf die DV-Anlage Umstellungsverfahren Durchführung der Systemteste Ausarbeitung der Arbeitsanweisungen Schulung der Mitarbeiter Beginn der Praxisläufe

147 147 148 150 151 151

2.6 2.61 2.62

Abschlußarbeiten Zusammenstellung und Übergabe der Dokumentation Überprüfung der Projektplanung

152 152 153

Anhang Begriffserklärungen

155

Sachregister

170

Vorwort zu Band 2 Dieses Buch enthält den zweiten Teil der EDV-Organisation heit mit dem im gleichen Verlag erschienenen Buch

und bildet eine Ein-

EDV-Organisation

Band I Entwicklung eines EDV-Systems Während sich der erste Band mit den Fragen der Planung, der Problemanalyse, der Systementwicklung, der Maschinenauswahl und des Aufbaus der EDV-Abteilung befaßt, widmet sich dieses Buch den Umstellungsarbeiten bei der Einführung eines EDV-Systems. Nach einer Einführung in die Darstellungstechnik von Datenflußund Programmablaufplänen wird der Leser mit allen organisatorischen Tätigkeiten der Systemrealisierung vertraut gemacht. Hierzu gehören die Projektplanung, der Entwurf der Datenflußpläne, die Ausarbeitung der Datailorganisation mit Programmvorgaben und die Übernahme auf die EDV-Anlage einschließlich der Abschlußarbeiten. Um die Probleme der EDV-Organisation erfolgreich studieren zu können, benötigt der Leser Grundkenntnisse der EDV-Technik. Diese vermittelt der Verfasser in seinem, im gleichen Verlag herausgegebenen, Buch Die T e c h n i k der elektronischen Datenverarbeitung

Hardware — Software Mein Dank gilt Herrn Dr. Heinrich, Professor an der Universität Linz, der die Gesamtausgabe einleitete, und meinen Mitarbeitern, Frau Behrens und Herr Katzsch, für ihre Unterstützung. Wuppertal, im März 1971

Horst Futh

1. 1.1

Vorüberlegungen Gesamtkonzeption und Teilsysteme

Vor jeder Einführung oder Erweiterung einer EDV sollte zunächst eine Gesamtkonzeption entworfen werden, die alle EDV-Teilsysteme umschließt und die gegenseitigen Wechselbeziehungen des Daten- und Informationsflußes einbezieht. An die Stelle isolierter EDV-Insellösungen tritt also ein Gesamtsystem das sich am gesamten Daten- und Informationsfluß des Unternehmens orientiert und die Verknüpfungspunkte zwischen den einzelnen Teilsystemen berücksichtigt. Eine solche gesamtheitliche Betrachtungsweise ist unabhängig davon, wann und in welcher Reihenfolge die einzelnen Teilsysteme dann auf die EDV umgestellt werden. Bild 1 (Falttafel im Anhang) zeigt noch einmal die Darstellung eines Gesamtsystems mit Unterteilung in Teilsysteme. Bevor nun ein Gesamtsystem entworfen werden kann (dies sei aus Band 1 wiederholt), müssen die organisatorischen Tatbestände (der Ist-Zustand) sowie die Pläne und Zielsetzungen des Unternehmens bekannt sein. Hiervon ausgehend wird ein Gesamtsystem entwickelt, das den gesamten Daten- und Informationsfluß aufzeigt und das Gesamtsystem in Teilsysteme untergliedert. Grundlage eines solchen Gesamtsystems sollte eine moderne betriebswirtschaftlich-organisatorische Konzeption und die bestmögliche Nutzung der geplanten Mittel- und Verfahrenstechnik sein. Jedes Teilsystem bildet eine in sich geschlossene Einheit und wird in der Regel, unter Beachtung der Verbindungspunkte zu anderen Teilsystemen, geschlossen auf die EDV umgestellt. Teilsysteme können beispielsweise die Auftragsbearbeitung und Fakturierung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Führung der Personaldaten, das Rechnungswesen, die Aufgaben des Materialbereiches sowie die Fertigungsplanung und -Steuerung sein.

1.2

Übersicht über die Einführung eines E D V Teilsystems

Bild 2 zeigt eine Übersicht über die einzelnen Schritte bei der Einführung und Umstellung eines EDV-Teilsystems. Wie aus der Darstellung ersichtlich, wird zunächst der Projektantrag eingeleitet. Seiner Genehmigung folgt die Aufgaben- und Personalplanung. Die eigentlichen Tätigkeiten beginnen dann mit der Entwicklung der Datenflußpläne und der Ausarbeitung der Detailorganisation einschließlich der

10

1. Vorüberlegungen

o

o

m

-2 ¡- '

! > Q

13 « R o o T m °> O) ~ C C ® M J J = s g I

X

o

«

t _ -S D> T C 3 g - M s ü i I S

> o

í

0)_Q

Ji

o z

E £ E o 2 « CD -Q i ro c 2— P o c aQ_

? fe

EÜ E o O) o-

z> X

o

a. to c t- o V « v: >- -Q -o o « O T3 O) o,.= Oí J¡» « s

O < -O I< " 23

X

u

O 1

OI I fe i

5| ¿i

»'S Ï « u_ u

1 " § & y ® i

I

2 » >

i 5

8 & 3 o N £ H >

a

w

O-5.

8

> o

û û

®

o .ü. S o < £

-Ï '5

w

?

j?

8. M
>

Transport der Datenträger D i e Linie darf beliebig geführt sein. Dieses Sinnbild ist a n z u wenden, wenn der Transport der Datenträger besonders kenntlich gemacht werden soll Datenfernübertragung

o

Übergangsstelle

(communication

link)

(connector)

Der Übergang kann von mehreren Stellen aus, aber nur zu einer Stelle hin erfolgen. Zusammengehörige Übergangsstellen müssen die gleiche Bezeichnung tragen B e m e r k u n g (comment, annotation) Dieses Sinnbild kann an jedes Sinnbild dieser Norm

Bild 3: Sinnbilder für Datenflußpläne (2)

angefügt werden

2.1 Darstellungstechnik

E D V - U n ternehmensberatung Futh

15

S I N N B I L D E R FUR P R O G R A M M A B L A U F P L A N E N A C H D I N 66001 O p e r a t i o n , a l l g e m e i n (process), insbesondere für Operationen, die nicht nachstehend besondere aufgeführt sind

V e r z w e i g u n g (decision) Ein Sonderfall der Verzweigung ist der programmierte Schalter

Unterprogramm

(predefined process)

Es können mehrere Eingänge und Ausgänge vorhanden sein

Pro g r a m m o d i f i ka t i on (preparation), z . B . das Stellen von programmierten Schaltern oder das Ändern von Indexregistern

O p e r a t i o n v o n H a n d (manual Operation), z . B . Formularwechsel, Bandwechsel, Eingriff des Bedieners bei einer Prozeßsteuerung

E i n g a b e / A u s g a b e (input/output) O b es sich um maschinelle oder manuelle Eingabe oder Ausgabe handelt, soll aus der Beschriftung des Sinnbildes hervorgehen A b l a u f l i n i e (flow line), Vorzugsrichtungen sind: a) von oben nach unten b) von links nach rechts Zur Verdeutlichung des Ablaufs kann auf das jeweils nächstfolgende Sinnbild eine Pfeilspitze gerichtet sein, insbesondere bei Abweichungen von den Vorzugsrichtungen Z u s a m m e n f u h r u n g (¡unctioh). Es ist hier zweckmäßig, den Ausgang durch eine Pfeilspitze zu kennzeichnen. Zwei sich kreuzende A b l a u f linien bedeuten keine Zusammenfuhrung

o (HD

Ü b e r g a n g s s t e l l e (connection). Der Übergang kann von mehreren Stellen au», aber nur zu einer Stelle hin erfolgen. Zusammengehörige Übergangsstellen mUssen die gleiche Bezeichnung tragen Grenzstelle

(terminal,interrupt)

Für A kann z . B . Beginn, Ende, Zwischenhalt eingeschrieben werden B e m e r k u n g (commenf, annotation) Dieses Sinnbild kann an jedes Sinnbild dieser Norm angefügt werden

Bild 4: Sinnbilder für Programmablaufpläne

16

2.12

2. Einführungeines

Datenfluß-

Teilsystems

und

Programmablaufpläne

Wie im vorangegangenen Abschnitt erläutert, zeigt ein Datenflußplan den Fluß der Daten durch ein informationsverarbeitendes System. Dies bedeutet, d a ß von der Erfassung der Daten bis zur Auswertung der Ergebnisse alle wichtigen Einzelheiten in schaubildnerischer Form dargestellt werden. Hierbei handelt es sich um die kaufmännischen Urbelege, alle manuellen und lochkarten-maschinellen Arbeitsgänge sowie u m die Verarbeitung auf der EDV-Anlage mit Angabe der einzugebenden Datenträger, der Arten u n d Anzahl der benötigten externen Speicher und der auszugebenden Formulare und Listen. Ein Datenflußplan ist immer so festzulegen, daß die EDV-Anlage mit ihrer Ausrüstung günstig genutzt wird. In der Regel werden die Datenflußpläne z u m besseren Verständnis mit Kurztext versehen. Bild 5 zeigt das Beispiel eines Datenflußplanes. Vom Datenflußplan unterscheidet sich der Programmablaufplan. Er stellt die zeitliche Aufeinanderfolge aller Programmschritte für die Eingabe, Speicherung, Bearbeitung und Ausgabe in der EDV-Anlage selbst dar. Der Entwurf eines Programmablaufplanes erfordert, daß der Programmierer die ihm gestellte Aufgabe analysiert und ihren Ablauf genau d u r c h d e n k t . Alle logischen Fehler und Unterlassungen beim Entwurf eines Programmablaufplanes führen zu Programmierungsfehlern, die später oftmals sehr schwer zu entdecken und zu beseitigen sind. Je umfangreicher und schwieriger eine Aufgabe ist, desto notwendiger erscheint es, daß der Programmierer zunächst einen groben Ablaufplan entwirft, der lediglich den Aufbau des ganzen Programms in übersichtlicher Form aufgezeigt. In der Regel stellt ein Symbol innerhalb des groben Programmablaufplanes nicht einen einzelnen Programmschritt, sondern eine zusammenhängende Gruppe von Instruktionen dar, die als Unterprogramm bezeichnet wird. Beim Grob-Programmablaufplan k o m m t es also weniger auf den Ausweis einzelner Programmoperationen als auf die Darstellung des Programmzusammenhangs der Unterprogramme an. Erst nach Aufstellung und Kontrolle des Grob-Programmablaufplanes wird der Programmierer die hierauf aufbauenden Fein-Programmablaufpläne fertigen. Ein solcher Fein-Programmablaufplan enthält dann üblicherweise für jeden einzelnen Programmschritt ein Symbol. Jedoch kann es auch hier vorkommen, daß der Programmierer mehrere Schritte, deren Auflösung bei der späteren Codierung völlig klar ist, zu einem gemeinsamen Symbol zusammenfaßt. Während also der Grob-Programmablaufplan mehr die Zusammenhänge und die Übersicht des Programms in den Vordergrund stellt, berücksichtigt der Fein-Programmablaufplan stärker die Gesichtspunkte der sich anschließenden Programmverschlüsselung. Bild 6 zeigt das Beispiel eines Grob-Programmablaufplanes.

2.1 Darstellungstechnik

17

EDV-Unternehmensberahjng FutK

DATENFLUSSPLAN

T«i!syst«n:

Verkaufsabrechnung V

Arbeitsgebiet:

Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Statistik«!

(Grob-Datenflußplan)

Organisator:

Schulz

Projektleiter:

Krause Bezeichnung

Erläuterungen

( D Erfassen der verschiedenen Daten und Ubertragen in Lochkarten

(J) Eingabe und Prüfung der v e r schiedenen Daten, Drucken einer Fehlerliste und Liste Uber Kred ^Überschreitungen

(2) Verfügbarkeitsrechnung anhand der verfügbaren Logerbestände, Drucken der Auftragsbestätigungen und Lieferscheine

(J) Drucken der Rechnungen und Gutschriften, Speicherung in der Debitoren-Datei

(5) Drucken der Lagerbuchhaltung, der Provisionsabrechnungen und diverser Statistiken, Speicherung der Provisionsdaten für Gehal tsabrechnung

Getial tsabrechnvng

Bild 5: Beispiel eines Grob-Datenflußplanes

18

2. Einßhrung eines Teilsystems

EDV-ÜRtemehfrensberatung Futfi ZeichenErklärung netfl DIN 6600t

PRO G RAMMABLAUF PLAN

Arbeitsgebiet:

Auftragsbearbei tung VA Eingabe und Prüfung VA010T

• on, aitgamai «rati

o

Vamra^gung

(

ST^T

Programmierer:

Neumann

Pro|ektl.lter:

Krau»

)

•

ö o

Eröffnen d Date SCHLUSSPROGRAMM

Ptu^ammodiHkâttofi

maltle « Operatic manuel Operation

O

Eingab«. Ausgab« >

AbiaufHiM

ZuMRMMnWiruno O

Lesen / KARTE I I

reandsatz BTO1 Ausgabe II Ï Abschluß letzte*- — » Fehlersta- I— der Kunden ausepben tistik II I] Dateien

(artenarter ' jnd PlausiI UNTHRPR0GRAP44 >ilitätspri II fyng . __ ^

•^eset^T?

NEIN Äändsa Iz BD01 Jvom voran^feyga rigeneri Kinder)

ehlermerknal ' löschen • Zäh ™ zurücksetzen

- {

Bild 6: Beispiel eines Grob-Programmablaufplanes

"V-'

2.2 Projektantrag und Detailplanung

2.2

19

Projektantrag und Detailplanung

2.21 Abwicklung

eines

Projektantrages

Die organisatorischen Auswirkungen einer EDV-Einführung und die hiermit verbundenen hohen Kosten, aber auch der Dienstleistungscharakter der EDV-Abteilung, erfordern die ordnungsgemäße Planung, Durchführung und Kontrolle jedes Umstellungsprojektes. Aus diesem Grunde ist es notwendig, vor der Umstellung eines Teilsystems einen Projektantrag auszuarbeiten, der dann der Geschäftsführung zur Genehmigung vorgelegt wird. Der Projektantrag entsteht durch Zusammenarbeit der EDV-Abteilung mit der Betriebsorganisation und den Fachabteilungen, die von der Umstellung unmittelbar betroffen sind. Er enthält alle wichtigen Einzelheiten für die Einführung oder Änderung eines EDV-Systems. Die Abwicklung eines Projekt Verfahrens vollzieht sich in folgenden Stufen: Projektidee Die Idee für die Umstellung oder Änderung eines EDV-Arbeitsablaufes kann von jeder Stelle des Unternehmens ausgehen, d.h. sowohl von einer auftraggebenden Fachabteilung als auch von der Betriebsorganisation, der EDV-Abteilung oder der Unternehmensführung selbst. Die betreffende Fachabteilung, die Betriebsorganisation oder die EDV-Abteilung sollte ihre Idee kurz schriftlich niederlegen, um sich dann mit allen anderen beteiligten Abteilungen in Verbindung zu setzen. In einer gemeinsamen Diskussion werden alle wichtigen Einzelheiten des Projektantrages geklärt. Formulierung des Projektantrages Erscheint das Projekt technisch, organisatorisch und wirtschaftlich realisierbar, wird gemeinsam ein Projektantrag formuliert, der alle wichtigen Einzelheiten für die Genehmigung des Projektes durch die Geschäftsführung enthält. Hierzu gehören: die Beschreibung des Projektes die Aufzählung der Einsparungen und Vorteile das Ergebnis der Besprechung und die vorgeschlagene Lösung der geschätzte erforderliche Aufwand für Organisation und Programmierung die erwartete Belastung der EDV-Anlage. Entscheidung der Geschäftsführung Die Geschäftsführung wird den Projektantrag ablehnen oder genehmigen, wobei sie gewünschte Änderungen hinzufügt. Außerdem wird sie für die Verwirklichung des Projektes einen Vorrang festlegen.

20

2. Einführung eines

Teilsystems

Durchführung des genehmigten Projektes Der genehmigte Projektantrag ist gleichbedeutend mit einem schriftlichen Organisationsauftrag der Geschäftsführung. Entsprechend diesem Auftrag hat der Leiter der EDV-Abteilung bzw. ein ernannter Projektleiter das Projekt verantwortlich abzuwickeln. Bild 7 zeigt das Beispiel eines Projektantrages.

2.2 Projektantrag und Detailplanung

EDV-Unternehmensberatung Furii

PROJEKT-ANTRAG

Ausstellen

Abteilung: verkauf

ȟiier

Blatt: Datum:

«.5.1971

Abwicklung der t ä g l i c h e n Auftragsbearbeitung, Fakturieruno und E r s t e l l u n g von Verkaufsau8wertunoen » i t H i l f e der EDV 1. zur Auftragsbearbeitung E r s t e l l u n g der Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen H i t H i l f e der EDV 2 . 2ur F a k t u r i e r u n g E r s t e l l u n g der Rechnungen mit H i l f e der EDV; d^>ei i s t eine t ä g l i c h e Fakturierung ( N o r E a l f a l l ) und f ü r b e s t i a n t e Kunden eine Dskadeo-Fakturierung vorzusehen 3 . ..zur Verkaufsauawertung • o n a t l i j h sind folgende Verkaufsauswertungsn mit H i l f e der EDV zu e r s t e l l e n : a) b) c) d) o)

Kunden-Statistik Vertret'äT-Statistik AfcnehBergrupDtn-Statistik Artikel-Statistik Prov.-Abrechnung

Vor teile/Einsparungen: 1. F o r t f a l l der manuellen E r s t e l l u n g von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen 2, F o r t f a l l der Fskturierung mit H i l f e des Fakturierautosaten 3« F o r t f s l l der Kundert-Kartei, A r t i k e l - K a r t e i und einer zusätzlichen Rechnungskopie f ü r d i e E r s t e l l u n g der Abnehmer g r u p p e n - S t s t i s t i k 4 . Die Angaben dar Rochnungs—/3utschriftskopie brauchen n i c h t «ehr i n d i e verschiedenen Karteien manuell ü b e r tragen und zu genannten S t a t i s t i k e n v e r d i c h t e t zu werden. Aus den oben genannton V o r t e i l e n ergeben sich folgende Eitsparungen: Personal : 5 Personen - DM 100.000,— p . a . (DM 20.000,— p s a . pro Person) M a t e r i a l { K a r t e i k a r t e n , L i e f e r s c h e i n e usw. » DM 5 » 0 0 0 , ~ p . a . Fakturierautoaat - DM 3.000,— (Reitwert) n i c h t bewertbarer V o r t e i l : größere A k t u a l i t ä t der Informationen

gewünschter Fertigste! lungstermin:

1.4.1972

Bild 7: Beispiel eines Projektantrages (1)

1

21

22

2. Einführung eines

Teilsystems

EDV-Unternehmensberatung Futh

Blatt:

PROJEKT-ANTRAG

2

Ergebnis der Besprechung und vorgeschlagene Lösung:

Der P r o j e k t a n t r a g fand d i e Z u ^ t i a w u n g dar B e t r i e b a o r g e n i s a t i o n und R a c h a b t e i l u n g e n a i t f o l g e n d e r 1 . Irr Rahaon der t ä g l i c h e n A b w i c k l u n g

Ergänzung:

soll

a) e i n e K r e d i t p r ü f u n g m i t E r s t e l l u n g von K r e d i t ü b e r a c h r e i t u n g s k a r t e n b) e i n «

Verfügbarkeitskontrolle

eingeführt

«erden.

2 . Oarüber h i n a u s s o l l

i n d e k a d i s c h e n Abstanden e i n e M a s c h i n e l l e D i s p o s i t i o n a i t Maschineller Ar t i k e l - 8 e . t e l l -

s c h r e i b u n g vorgenoiman » e r d e n . 3« A u f t r a g s b e s t ä t i g u n g e n s o l l e n nur f ü r s o l c h e A u f t r ä g e g e s c h r i e b e n » e r d e n , b e i d e r e n a u f g r u n d d e r k e i t a k o n t r o l l e e i n « s o f o r t i g e L i e f e r u n g Möglich

4« I n den Mon->tsaus«ertungen d e r K u n d e n - , V e r t r e t e r - , Abnehaergruppen- u'td A r t i k e l s t a t i s t i k anqaben a l s auch V e r k a u f s e r l ö s e a u s g e w i e s e n werden. Dabei s i n d reit Jahresbeginn

s o l l e n sowohl Menoen-

außer den Monatsangaben auch die B i ß - A n g a b e n

anzuschrnibon.

5 . Die E r g s b n i ü a e aus der T a k t u r i e r u n g »erden e r s c h i n e l l

i n d i s S y s t e « d e r Kunden- und E i n a n z b u c h h a J t u n g üfcernoaaen.

E s »urdo v e r e i n b a r t , d a ß d i e B e t r i e b s o r g a n i s a t i o n e i n e n d e t a i l l i e r t e n V o r s c h l a g über d i e e i n z e l n e n a u s a r b e i t e t und d a s E r g e b n i s Mit. dun F a c h a b t e i l u n g e n und der G e s c h g f t & l e i t u n g

Arbeits-/Anwen^un9s^>ere'c^*

akstimet.

v Pkauf

*

N e u e Progromme

vorliegender Antrag erfordert:

Pr ogrammänder un gen: Prioritätsziffer

Sofortaktion

'/erfügbar-

ist.

mittelfristig

Bild 7: Beispiel eines Projektantrages (2)

.A..

langfristig

Auswertungen

2.2 Projektantrag und Detailplanung

E D V - U n ternehmensberatung Futh

Blatt:

PROJEKT-ANTRAG

23

3

Schätzung des erforderlichen Aufwands: G e s c h ä t z - Geschätzte Geschätzte Anzahl M a n n - W o c h . Mitarbeiter ter Termin Kosten in D M

Funktionen

74

6

30.12.71

55.000

Programmierung

82

4

15. 3 . 7 2

40.000

Übernahme

54

9

1. 4 . 7 2

35.000

Sonstiges

~

1. 4 . 7 2

130.000

EDV-Organisation

"

9

210

Gesamt

Stellungnahme und Empfehlung des Rechenzentrums: - geschätzte Maschinenstunden fUr dieses Projekt: -

geschätzte

Speicherkapazität:

-

Einsparungen an Maschinenzeit (falls zutreffend):

50

Std. per

»onat

Magnetpiatte 3 Mio. Bytes

Std. per

- Gibt es seitens des Rechenzentrums aufgrund der erforderlichen Maschinenzeit Einwendungen gegen dieses Projekt? nein Falls Einwendungen erhoben werden, bitte nachstehend erläutern:

Bild 7: Beispiel eines Projektantrages (3)

24

2. Einführung eines Teilsystems

EDV-Unternehmensberatung

Blatt:

PROJEKT-ANTRAG

4

GENEHMIGUNG Genehmigung des Antrages durch die Bereichsleiter der an trägste 11 enden Abteilung und der betroffenene A b t e i lungen

Datum

Unterschritt

1.6.71

Müller/Verkauf

5.6.71

Schulze/Rechnungswesen

Genehmigung durch den Leiter der Betriebsorganisation

10.6.71

Frank«

Genehmigung durch den Leiter der Revision

12.6.71

Krüger

Projektgenehmigung durch den EDV-Bereichsleiter

15.6.71

Heisr

Änderunger\/ Ergänzungen der Geschäfts I e i tun g zur vorgeschlagenen Lösung: D i e K u n d e n - S t a t i s t i k , A b n e h m e r - S t a t i s t i k und A r t i k e l - S t a t i t s t i k s o l l e n außer den Jahres-Angaben auch d i i entsprechenden V o r j a h r e s - A n q a b e n (Menge, N e t t o - E r l ö s fttr Monat und k u n u l a t i v im V o r j a h r ) e n t h a l t e n .

PRIORITÄT; A G e n e h m i g u n g Ablehnung durch die Geschaftsleitung

Dalum 25.6.71

Bild 7: Beispiel eines Piojektantrages (4)

Unterschrift

2.2 Projektantrag

2.22 Aufgaben-und

und Detailplanung

25

Personalplanung

Vor dem Entwurf der Datenflußpläne und der Ausarbeitung der Detailorganisation ist eine Aufgaben- und Personalplanung auszuarbeiten, die, in Abstimmung mit der Gesamtplanung der EDV-Abteilung, in folgende Unterpläne aufgelöst werden sollte: Aufgabenplanung (Bild 8) Personalplanung (Bild 9) Vorgabe Organisation (Bild 10) Vorgabe Programmierung (Bild 11). Liegt der Umstellungstermin eines Projektes aufgrund einer Entscheidung der Geschäftsführung bereits fest, so wird eine retrograde Zeitrechnung ergeben, wieviele Organisatoren und Programmierer für das Projekt einzusetzen sind. Muß demgegenüber (was die Regel ist) von einem vorhandenen Personalbestand ausgegangen werden, so kann man nur über eine progressive Zeitrechnung den voraussichtlichen Fertigstellungstermin errechnen. In jedem Falle sollten aber für die einzelnen Phasen der Umstellung realistische, durch Umfang und Schwierigkeitsgrad des Projektes bestimmte, Termine geplant werden. Denn nicht selten gerät man bereits dadurch in eine kritische Situation, daß sowohl der Fertigstellungstermin als auch die verfügbaren EDV-Organisatoren und Programmierer feste Größen sind, die nicht miteinander in Einklang gebracht werden können. Für die Errechnung des Zeitbedarfs fur Organisation und Programmierung gibt es keine speziellen Verfahren. Deshalb muß der Leiter der EDV-Abteilung oder der Projektleiter für jedes Projekt eine Zeitbedarfsrechnung aufstellen, wozu ihm Erfahrungsgrößen aus dem eigenen oder aus anderen Unternehmen als Durchschnittswerte dienen können. Als Richtgrößen für eine solche Zeitbedarfsrechnung seien die nachfolgenden Prozentsätze genannt: Vorbereitung und Entwurf der Datenflußpläne = ca. 15 % Ausarbeitung der Detailorganisation = ca. 30 % Programmierung einschließlich Programmteste = ca. 45 % Übernahme auf die EDV-Anlage und Abschlußarbeiten = ca. 10 %. Bei den genannten Größen handelt es sich nur um Richtwerte, die sich je nach Umfang und Schwierigkeitsgrad eines Projektes schwerpunktmäßig zur Detailorganisation oder Programmierung verschieben können. Auch sollte der Zeitbedarf für die Umschulung der Mitarbeiter und die Einführung des neuen Systems in den Fachabteilungen nicht unterschätzt oder gar vergessen werden. Außerdem muß berücksichtigt werden, daß sich die Anzahl der Organisatoren und Programmierer für ein Projekt nicht frei erhöhen läßt, da die einzelnen Aufgaben nicht beliebig teilbar sind.

26

2. Einfiihrung eines Teilsystems

•s J

-i? e E « Ol js

ï-fi (2
.. Auftra^bearbettung V A

Organisetor:

Schulz

Projektleiter:

fCEDi gültige EingabeL sätze

Vogr.VA020T

•

DV-An läge

plan)

Krause

Erläuterungen

©

© I n t e r n e s Sortieren der gültigen Eingabedaten nach Belegorten, Kunden- und A r t i k e l - N r . , A u s gabe der sortierten Datensätze auf Magnetband

(§) VerfUgbarkeitsrechnung anhand der verfügbaren Lagerbestände, Änderung der Speicherbestände, Ausgabe der Sätze fUr Auftragsbestätigungen und Lieferscheine

©

Progr .VA030T

BD 03 )

(Fein-Datenfluß-

Sätze f ü r Lieferscheine

© D r u c k e n der A u f t r a ^ b e s t ä t i gungen (fUr nicht lieferbare Aufträge und Positionen) (£) Drucken der Lieferscheine (für lieferbare Aufträge)

Aus!ieferungslager

Bild 13: Beispiel eines Fein-Datenflußplanes (2)

2.3 Entwurf der Datenflußpläne

35

EDV-Unternehmensberatung Futh

DATENFLUSSPLAN

Teilsystem: Arbeitsgebiet: Organisator: Projektleiter:

Verkoufsabrechnung V Fakturierung

(Fein-Datenflußplan)

VF

Schulz Krause

Erläuterungen

(2)Lochen und PrUfen zusätzlicher Versanddaten (2) Sortieren der Versandkarten Uber Sortiermaschine (K))Faktur ¡erung, Ausgabe der Daten fUr die Rechnungsschreibung auf Magnetband und der Datensätze für die Debitorenbuchhaltung auf Magnetplatte, Fortschreiben der Kunden- und Artikel-Statistiken auf Magnetplatte PI

Drucken der Rechnungen und Gutschriften

an Kunden und Det i torenbuchhaltung

Bild 13: Beispiel eines Fein-Datenflußplanes (3)

36

2. Einfiihrung eines Teilsystems

EDV-Unternehmensberatung

Blatt:

Futh

DATENFLUSSPLAN

Teilsystem:

Verkaufsabrechnung V

Arbeitsgebiet:

^ . Statistiken

Organisator:

Schulz

Projektleiter:

Krause

4

(Fein-Datenflußplan) ^

VS

Bezeichnung

OV-Anlage

r

©

Erläuterungen

Progr.VS010M

Provisionssätze f ü r GehaltsabrecH-

FluSlinla

O Oberg ang

Bild 13: Beispiel eines Fein-Datenflußplanes (4)

Artlkei!

V i /

( ^ ^ A u s d r u c k e n d e r Listen " L a g e r buchhaltung" und " P r o v i s i o n s a b r e c h n u n g " s o w i e der f o r t geschriebenen A r t i k e l - und Kundenstatistiken vom M a g netplattenspeicher, A u s g a b e der P r o v i s i o n s s ä t z e a u f M a g netband

2.4 Detailorganisation mit Ausarbeitung der Programmvorgaben

2.4

37

Detailorganisation mit Ausarbeitung der Programmvorgaben

Die Detailorganisation gehört neben der Programmierung zu den zeit- und kostenaufwendigsten Arbeiten bei der Einführung eines EDV-Teilsystems: Nachdem die in den neuen Arbeitsabläufen verwendeten Schlüssel festgelegt sind, müssen die Datensätze für die Ein- und Ausgabe aufgebaut und die Speicherorganisation mit Satzaufbauten und Dateibeschreibungen bestimmt werden. Zur Detailorganisation tion zählen auch die Festlegung der Kontrollen und Datensicherung, die Ausarbeitung der Verarbeitungsregeln und die Zusammenstellung der sich hieraus ergebenden Programmvorgaben. Programmvorgaben sind für jedes einzelne Programm auszuarbeiten und enthalten detaillierte Beschreibungen aller problembezogenen Einzelheiten. Eine Programmvorgabe bildet die sachliche Grundlage für jeden Programmierungsauftrag. Zur Detailorganisation im weiteren Sinne gehören auch die beschriebenen Datenflußpläne (als Ablauf- und Programm-Übersicht), die Zusammenstellung der Beispiele für die Abschlußteste und die Festlegung aller dem EDV-Ablauf vor- und nachgelagerten Tätigkeiten einschließlich der Beleg- und Formularentwürfe.

2.41

Schlüsselsysteme

2.411

Aufbau von Schlüssein

Der Sinngehalt einer Information muß stets in einer Form vorliegen, die eine Verständigung zwischen Mensch und Mensch oder Mensch und Maschine möglich macht. Optische und akustische Zeichen oder Signale, aber auch unsere Sprache und Schriftzeichen können einen Sinngehalt wiedergeben. Da die Wiedergabe des Sinngehaltes einer Information nicht immer eindeutig ist, kommt es zusätzlich darauf an, daß durch normierte Kurzbezeichnungen Doppeldeutigkeiten und Mißverständnisse ausgeschlossen werden. Denn nur eindeutige und systematisch gegliederte Informationen können maschinell verarbeitet werden. Sie müssen deshalb in einer festgelegten Form und Folge von Zeichen (wie beispielsweise Buchstaben und Ziffern) und Gliederungsmittel (wie beispielsweise Punkte, Kommata, Striche und Schreibleerstellen) dargestellt sein. Eine solche eindeutige, übersichtlich gegliederte, kurze und merkfähige, leicht lesbare und maschinell-verarbeitbare Darstellung einer Information wird Schlüssel oder auch Nummer genannt. Immer dort, wo eine EDV-Anlage eingesetzt wird, ist die eindeutige und kurze Verschlüsselung einer Information unbedingte Voraussetzung zur einwandfreien Erkennung, Speicherung und Bearbeitung. Ein Schlüsselsystem ist nun immer so festzulegen, daß eine genaue Bestimmung und Gliederung der Schlüsselmerkmale möglich ist. Aus der Praxis der Informationsverarbeitung haben sich bestimmte Anforderungen ergeben, die durch ein Schlüsselsystem erfüllt werden müssen.

38

2. Einführung

eines

Teilsystems

Die Grundforderung nach eindeutiger und unverwechselbarer Bezeichnung ist erfüllt, wenn durch eine oder mehrere Stellen innerhalb des Schlüssels (= identifizierender Schlüsselteil) oder ausschließlich durch den Schlüssel selbst (= identifizierender Schlüssel) der Sinngehalt einer Information jederzeit klar zu erkennen ist. Die Identifizierung von Informationen ist also dann gesichert, wenn der identifizierende Schlüssel nicht verändert wird. Identifizierende Schlüssel haben den Vorteil, daß sie sehr kurz sind, weil ja nicht für jeden Schlüsselteil, sondern nur für den Gesamtschlüssel die höchstmögliche Stellenzahl berücksichtigt werden muß. Kurzschlüssel sind einprägsam und klar. Sie sparen Schreib- und Locharbeiten sowie Speicherplatz und eignen sich außerdem besonders gut für die Erweiterung durch eine Prüfziffer. Bild 14 zeigt das Beispiel eines Datensatzes mit identifizierendem Schlüssel.

EDV-Untemehmensberatung

IDENTIFIZIERENDER

Futh

Ident-Nt.

Name,

Anschrift

WILHELM

SCHLÜSSEL

usw.

SCHULTZ»5600 WUPPERTAL-ELBERFELD»WALL

Identifizierender Merkma

Schlüssel

(auch als

fortlaufende

denh-Nr.

Numerierung,

für E r w e i t e r u n g d u r c h

31 « 2 0 0 3 8 4 9 4 8 7 3 6 2 5 1 6 « 4 7 5 9 4 8 ? 0 2 7 1 2 3 4 5 6 6 7 9 1 8 9 4 5
,r™™k,ir SCHLUSSELVERZEICHNIS

EDV-Unternehmensberatung

Futh

Beschreitung

Schlüsselaufbau

XX

XXX

XXX

XXX

XX

XX X X X

XXX

XXX

^

^EHEEz Verwendung

~13stelliger

bei

Einführung waren

4 . 0 0 0 Vertreter

klassif. v

' ' • • .

von von von von von

Verkaufsdistrikt Verkaufsgebiet Verkaufsbezirk Verkaufsgruppe Vertreter-Nr.

Schlüsselsthäng ige

01 bis 9 9 01 bis 9 9 001 bis 9 9 9 001 bis 9 9 9 001 bis 9 9 9

Belegung v e r g l e i c h s w e i s e zur K a p a z i t ä t gering

Programmsteuerung

Eingabe und Prüfung der Auftragsdater»:

Prüfung der mit

eingegebenen Vertreter-Ident-Nr.

PrUfziffernverfahren

nach

Modulo 11 VS010M

Ausgabe der Provisionssatze auf M a g n e t b a n d , nach

ohne

Sätzen n a c h

und S o r t i e r e n der Bänder mit

- V e r t r e t e r - und

Bild 17: Schlüsselverzeichnis

Schlüssel

Verkaufsorganisation-Statistik

s/.jr.

9. I i Datum

Provisions-

Ident-Nr.

M o n a t l i c h e Auswertungen n a c h k l a s s i f i z i e r e n d e m

LG060M

Sortierung

Vertreter-Ident-Nr.

Zusammenmischen

LG010M

be-

schäftigt

Schlüssel

i n Programm

VA010T

Belegung

von 0 0 0 1 P bis 9999P = c a . 1 0 . 0 0 0 . / . c a . 1 0 % wegen Prüfziffer

Sstellige Ident-Nr.^ l e t z t e S t e l l e Prüfziffer P nach Modulo 11

Vertreter*

B)

Kapazität

XXXXP

XX

Schlüssel-Kennzeichen:

EDV-Organisator

14

eingeführt ab

2.4 Detailorganisation

EDV-Un ternehmensberahjng

mit Ausarbeitung

der Programmvorgaben

PRÜF ZIFFERNVERFAHREN

"Steuerkarten

— B e i der E i n f ü h r u n g Gewinnung der neuen S c h l ü s s e l mit P r u f z i f f e r

OV-AnJaqe

zuir

Z e i t p u n k t der

Einführung

PZ-Gewin-

L i s t e der S c h l ü s e i (mit 0001P beginnend) mit P r ü f z i f f e r nach Modulo 11 ( l e t z t e S t e l l e = e r rechnete P r ü f z i f f e r )

47112 47120 47132 47142

^/Auftrag mit ^ertreter-Nr. i Daten auf D a t e n speichern: Magnetband, Magnetp l a t t e , Magnettrommel, Magnet— k a r t e n oder M a g n e t s t r e i f e n

Datenausgabe ormulare und L i s t e n b z » . i n Lochkarten und L o c h s t r e i f e n und über Bildschiprftg e r ä t oder Telefon

Bild 19: Erfassung, Übertragung, Eingabe, Speicherung, Verarbeitung, Ausgabe

47

48

2. Einführung eines Teilsystems

M

00

c 3

O

UJ 1

1

Kundenauf trag

A

R

Schreib-

W —i

Kundenauf trag

T-

G,

i 8>

Kund'jnauf trag

-

Spal- H, ten

's

Kundenauf trag

A

art

Kar ten -

Spalten

5 1

Versandart.

in 1

Auf trags-Oaturr

Z «

Auftrags-Nr.

< Beleg

gruppen

«c

Karte n

x

¡m

e> c D C '5 N a>

folge >

1

Ablochbeleg

£ £ l/-) — 0

Kunden-Nr.

Anzahl

Daten-

2. Einführung eines

Kartenart

£ in anderer

o

ben

Gleich«i Anga-

FÜR LOCHKARTENENTWURF

r— o

Spalten

Reihen-

HILFSFORMULAR

62 Teilsystems

x c

1. E 3

O O i x x i t D t p i u a :

:

COCJNO

I

fcs

ffi

•a na «

2.4 Detailorganisation mit Ausarbeitung der Programmvorgaben

63

m JS o o J •O a«

64

2. Einführung eines Teilsystems

Bild 26: Beispiel einer Lochkarte

2.4 Detailorganisation

mit Ausarbeitung

der Programmvorgaben

65

Feld 11: Schreibfelder (Angabe der Begriffe, die d u r c h Schreiblocher o d e r Lochschriftübersetzer in Klarschrift übersetzt w e r d e n ) Feld 12: Stellen V, S (V = Schreibfeld für V e r b u n d k a r t e n , S = Signierfeld) Feld 13: Stellen LSÜ (Angabe der LSÜ-Schreibstellen, w o b e i zu b e a c h t e n ist, d a ß bei d e n meisten Lochschriftübersetzern d e n 8 0 L o c h s p a l t e n nur 6 0 Schreibstellen gegenüberstehen) Feld 14: Zeilen LSÜ (Angabe, in welche Schreibzeilen die L o c h s c h r i f t ü b e r s e t z u n g erfolgen soll. In Bild 25 ist n e b e n d e m , aus d e m Hilfsformular in Bild 2 4 e n t w i c k e l t e n , A u f b a u der A u f t r a g s k a r t e (Kartenart 0 7 ) a u c h der A u f b a u der für die A u f t r a g s b e a r b e i t u n g b e n ö t i g t e n K u n d e n a d r e s s k a r t e (Kartenart 0 2 ) dargestellt. Bild 26 zeigt schließlich den V o r d r u c k der beschriebenen A u f t r a g s k a r t e . Soweit eine L o c h k a r t e mit Hilfe eines Lochschriftübersetzers beschriftet w e r d e n soll, ist es ratsam, d e n A u f d r u c k für die L o c h f e l d e r am u n t e r e n R a n d der L o c h k a r t e u n d den A u f d r u c k für die Schreibfelder a m o b e r e n R a n d der Karte a u f z u b r i n g e n . Die U n t e r s c h e i d u n g von Loch- u n d Schreibfeldern bei der L o c h s c h r i f t ü b e r s e t z u n g ist deshalb e r f o r d e r l i c h , weil die meisten L o c h s c h r i f t ü b e r s e t z e r gegenüber den 8 0 L o c h s p a l t e n nur 6 0 Schreibstellen besitzen. Der G r u n d hierfür liegt darin, daß die S c h r i f t z e i c h e n für eine manuelle Bearbeitung der K a r t e n eine gewisse G r ö ß e h a b e n müssen u n d z u m anderen selten (wie im vorliegenden Beispiel) die L o c h s c h r i f t ü b e r s e t z u n g aller gel o c h t e n A n g a b e n erforderlich ist. Sollte dies j e d o c h der Fall sein, so k ö n n e n alle 80 Lochstellen in zwei Schreibzeilen übersetzt w e r d e n , w o z u j e d o c h zwei D u r c h läufe auf d e m L o c h s c h r i f t ü b e r s e t z e r erforderlich sind.

2.44 2.441

Datenausgabe Verfahren der Datenausgabe

Bevor sich der EDV-Organisator mit d e m F r a g e n k o m p l e x der F o r m u l a r g e s t a l t u n g und des D r u c k b i l d e s b e s c h ä f t i g e n k a n n , m u ß er sich mit den G r u n d l a g e n u n d Verf a h r e n d e r Datenausgabe bei EDV-Anlagen b e f a s s e n . A u f g r u n d einer Analyse d e r Datenausgabe m u ß er z u n ä c h s t prüfen und e n t s c h e i d e n , o b die beim maschinellen Verarbeitungsprozess a n f a l l e n d e n Ergebnisse später maschinell weiterverarbeitet w e r d e n (= D a t e n s p e i c h e r u n g ) o d e r d e r K o m m u n i k a t i o n Maschine-Mensch (= Dat e n a u s g a b e ) d i e n e n sollen. Während es sich im ersten Fall u m die Ausgabe von Verarbeitungsergebnissen a u f D a t e n t r ä g e r ( L o c h k a r t e , L o c h s t r e i f e n ) u n d D a t e n s p e i c h e r ( M a g n e t b a n d , Magnett r o m m e l , M a g n e t p l a t t e , M a g n e t k a r t e und -streifen) h a n d e l t , die Gegenstand d e r D a t e n s p e i c h e r u n g sind, h a b e n wir es im z w e i t e n Fall mit der Ausgabe von D a t e n u n d N a c h r i c h t e n an d e n Menschen zu t u n .

66

2. Einführung eines

Teilsystems

Obwohl h e u t e noch die Mehrzahl aller Daten und Informationen über Formulare und Listen ausgegeben wird, darf der Organisator nicht auf die Prüfung der Einsatzmöglichkeiten von optischen (Bildschirm-) und akustischen (Telefon-) Ausgabegeräten verzichten. Fast alle EDV-Anlagen von mittlerer Größe an besitzen die Möglichkeit des Anschlußes akustischer, insbesondere aber optischer, Ausgabegeräte. Die Tabelle in Bild 27 zeigt die organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Einsatzmerkmale aller bekannten Datenausgabeverfahren. Während bei der Ausgabe für eine spätere maschinelle Wiederverarbeitung nach Ausgabe in Lochkarten und Lochstreifen (über Stanzgeräte), Drucken von direkt lesbaren Belegen und Datenspeicherung (auf alle externen Datenspeicher) unterschieden wird, m u ß die Datenausgabe zur Kommunikation Maschine-Mensch nach der visullen, der akustischen und der Druckausgabe getrennt werden. Wegen der bisher noch verhältnismäßig geringen Anwendung von Ausgabe-Telefonen und -Bildschirmgeräten, wollen wir uns auf die diesbezüglichen Hinweise in der genannten Tabelle beschränken und uns im nachfolgenden mit allen Einzelheiten der Datenausgabe über Schnelldrucker befassen.

2.442

Fragen der Formulargestaltung

Die hohe Geschwindigkeit der Schnelldrucker (zwischen 20.000 und 120.000 Zeilen je Stunde), ihre große Zeilenbreite (zwischen 120 und 150 Druckstellen) und die freie Programmierbarkeit der Druckausgabe gestatten dem Organisator eine bestmögliche Anpassung von Formular- und Zeichenanordnung an die jeweilige Verwendung. Da Schnelldrucker aber trotz ihrer hohen Geschwindigkeit zu den langsamsten Einheiten einer DV-Anlage gehören, m u ß der Organisator danach trachten, durch eine zweckmäßige Formulargestaltung Druck- und Rüstzeiten zu senken. Die gute Übersichtlichkeit des Formulars, die zweckmäßige Anordnung des Drucks u n d die wirtschaftliche Gewinnung der Formulare und Listen bilden deshalb die Grundprinzipien jeder Formulargestaltung. Welche Einzelheiten hat der Organisator nun bei der Gestaltung von Formularen zu beachten? Ausgehend von den vorgesehenen Ausgabedaten und dem Zweck der Formularverwendung muß er zuerst festlegen, ob ein Vordruck verwendet werden m u ß oder aber ob Blankopapier genügt. Für die Entscheidung zugunsten eines Formular-Vordruckes gibt es drei Gründe: 1. Der Vordruck ist gesetzlich oder rechtlich vorgeschrieben (Steuererklärungen, statistische Berichte, Mahnungen usw.) 2. Der Vordruck entspricht dem üblichen externen Geschäftsverkehr (Rechnungen, Lieferscheine, Zahlkarten, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge usw.) 3. Der Vordruck wird aus wirtschaftlichen Gründen gewählt (bessere Übersichtlichkeit, spätere Verwendung als Ablochbeleg, Notwendigkeit zusätzlicher Hinweistexte usw.)

2.4 Detailorganisation mit Ausarbeitung der Programmvorgaben

67

S

M

U 2«

LLJ

s N f—

< CO

z üj

a J £ o

a


^

Z

Z

Z

rr

z

i

s T * S i l