Секреты Adobe Acrobat 7. 150 лучших приемов и советов 0-321-30530-2, 5-94074-040-5

Citation preview

Донна Л. Бейкер

СЕКРЕТЫ Adobe® Acrobat® 7 150 лучших приемов и советов

Adobe Acrobat 7 ®

T H E

®

1 5 0

B E S T

TIPS and TRICKS Donna L. Baker

СЕКРЕТЫ Adobe Acrobat 7 ®

®

1 5 0

Л У Ч Ш И Х

ПРИЕМОВ и СОВЕТОВ Донна Л. Бейкер МОСКВА, 2005

УДК 004.4’273 ББК 32.973.26-018.2 Б35 Бейкер Д. Л. Б35 Секреты Adobe® Acrobat® 7. 150 лучших приемов и советов / Донна Л. Бейкер ; Пер. с англ. Осипова А. И. – М. : ДМК Пресс, 2005. – 416 с. : ил. ISBN 5-94074-040-5 Данная книга представляет поистине разносторонние возможности последней версии программы Adobe Acrobat, по праву названной ее создателями новым инструментом для работы. С помощью Acrobat можно создавать сложные документы, в состав которых входят не только PDF-файлы, но и электронные таблицы и Web-страницы; использовать AutoCad PDFMaker; управлять документами с помощью кнопок и ссылок; создавать в документе метки и примечания; редактировать; использовать в документе средства мультимедиа; обеспечивать безопасность документа и т.д. В издании представлен обширный перечень советов, облегчающих работу с программой, которые покажут, на что способен Аdobe Acrobat 7, а также научат использовать его возможности в повседневной жизни.

Authorized translation from the English language edition, entitled ADOBE® ACROBAT® 7 TIPS AND TRICKS THE 150 BEST, published by Pearson Education, Inc, publishing as Peachpit Press, Copyright © 2005. All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without prior written permission the publisher. For information on getting permission for reprints and excerpts, contact permission@peachpit. com. RUSSIAN language edition published by DMK PUBLISHERS, Copyright © 2005.

Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельцев авторских прав. Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен. Но, поскольку вероятность технических ошибок все равно существует, издательство не может гарантировать абсолютную точность и правильность приводимых сведений. В связи с этим издательство не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.

ISBN 0-321-30530-2 (англ.) ISBN 5-94074-040-5 (рус.)

Copyright © Adobe Press, 2005 © Перевод на русский язык, оформление ДМК Пресс, 2005

Содержание Глава 1: Начало работы .............................................................................. 11 СОВЕТ 1

Изучаем интерфейс ................................................................... 12

СОВЕТ 2

Пожалуйста, подскажите.......................................................... 14

СОВЕТ 3

Помоги себе сам ......................................................................... 16

СОВЕТ 4

Освобождаем место на экране ................................................. 19

СОВЕТ 5

Вы должны видеть то, что вам нужно ................................... 21

СОВЕТ 6

Разберемся с окнами ................................................................. 24

СОВЕТ 7

Что вы предпочитаете? ............................................................. 25

Глава 2: Организация, поиск и создание каталогов ............ 19 СОВЕТ 8

Начинаем организацию ............................................................ 20

СОВЕТ 9

Сохраняем организацию .......................................................... 22

СОВЕТ 10

Поиск слов .................................................................................. 23

СОВЕТ 11

Выполняем поиск ...................................................................... 24

СОВЕТ 12

Поиск PDF-файлов в сети Internet .......................................... 26

СОВЕТ 13

Расширенный поиск.................................................................. 27

СОВЕТ 14

Использование опций поиска и категорий........................... 29

СОВЕТ 15

Настройка индекса..................................................................... 31

СОВЕТ 16

Создание и использование индекса........................................ 32

СОВЕТ 17

Архивируем сообщения Outlook ............................................ 34

Глава 3: Создание PDF-файлов вне Acrobat ............................... 35 СОВЕТ 18

Создание PDF-файлов в исходных программах .................. 36

СОВЕТ 19

Печать с помощью Adobe PDF Printer ................................... 38

СОВЕТ 20

Использование PDFMaker в программе Word ..................... 41

СОВЕТ 21

Выбор параметров конвертирования PDFMaker в программе Word ........................................................................ 43

СОВЕТ 22

Создание PDF-файлов в Excel, Access и Project .................... 45

СОВЕТ 23

Создание PDF-документов в PowerPoint и Publisher ........... 47

СОВЕТ 24

Конвертирование документов Visio с использованием слоев ............................................................................................. 49

СОВЕТ 25

Организация слоев .................................................................... 52

СОВЕТ 26

Использование Photoshop PDF ............................................... 53

Содержание

6 СОВЕТ 27

Экспортирование PDF-файла из InDesign CS....................... 56

СОВЕТ 28

Создание PDF-документов из Web-страниц ........................ 58

СОВЕТ 29

Работа с Acrobat Distiller ........................................................... 59

СОВЕТ 30

Создание новых настроек конвертирования в Distiller ...... 61

Глава 4: Создание PDF-файлов в Acrobat.................................... 69 СОВЕТ 31

Создание PDF-документа из файла в Acrobat ...................... 70

СОВЕТ 32

Создание PDF-документа из нескольких файлов в Acrobat....72

СОВЕТ 33

Создание PDF-документа из Web-страниц в Acrobat ......... 74

СОВЕТ 34

Создание PDF-документа из отсканированного файла в Acrobat ......................................................................................... 77

СОВЕТ 35

Создание PDF-документа из Clipboard Image ....................... 79

СОВЕТ 36

Добавление исходных файлов в PDF-документ .................. 81

СОВЕТ 37

Управление вложенными файлами........................................ 83

СОВЕТ 38

Использование вложений в ранних версиях Acrobat ......... 85

Глава 5: Сохранение и экспортирование ...................................... 87 СОВЕТ 39

Поиск информации о вашем документеt ............................. 88

СОВЕТ 40

Определитесь, что в первую очередь должен увидеть читатель ....................................................................................... 93

СОВЕТ 41

Экспорт PDF-документов в другие форматы ...................... 96

СОВЕТ 42

Сохранение PDF-документа в формате файла Word или RTF................................................................................................ 97

СОВЕТ 43

Экспорт в формате HTML, XML или Text ............................ 99

СОВЕТ 44

Сохранение PDF-документов в формате рисунков .......... 101

СОВЕТ 45

Экспорт всех рисунков в документе .................................... 103

Глава 6: Печать ................................................................................................ 105 СОВЕТ 46

Выбор параметров печати ...................................................... 106

СОВЕТ 47

Устранение неполадок при печати ....................................... 108

СОВЕТ 48

Выбор и использование шрифтов........................................ 110

СОВЕТ 49

Предварительный просмотр шрифтов в Acrobat.............. 112

СОВЕТ 50

Печать ........................................................................................ 114

СОВЕТ 51

Подготовка к печати ............................................................... 116

СОВЕТ 52

Как сделать документ совместимым с PDF/X..................... 118

СОВЕТ 53

Управление документами PDF/X .......................................... 120

Глава 7: Настройка доступа к PDF-документам .................... 123 СОВЕТ 54

Содержание

Навигация по документу с использованием клавиатуры 124

7 СОВЕТ 55

Выбор цветов для документа................................................. 126

СОВЕТ 56

Использование мастера Accessibility Wizard ....................... 128

СОВЕТ 57

Функции для озвучивания ..................................................... 130

СОВЕТ 58

Статьи ........................................................................................ 131

СОВЕТ 59

Использование тэгов в документе........................................ 134

СОВЕТ 60

Отчеты и исправление ошибок в документе ...................... 136

СОВЕТ 61

Использование тэгов документа........................................... 139

СОВЕТ 62

Обратное движение ................................................................. 141

Глава 8: Работа с формами Acrobat .................................................. 143 СОВЕТ 63

Начало работы с формами ..................................................... 144

СОВЕТ 64

Создание формы в Acrobat .................................................... 146

СОВЕТ 65

Конфигурирование полей формы ....................................... 148

СОВЕТ 66

Создание полезных форм ...................................................... 151

СОВЕТ 67

Тестирование и настройка форм .......................................... 156

СОВЕТ 68

Автоматическая отправка данных для формы .................. 158

СОВЕТ 69

Обработка содержания формы ............................................. 160

СОВЕТ 70

Заполнение формы и использование команды Auto-Complete ......................................................... 162

СОВЕТ 71

Сбор данных для формы ........................................................ 166

СОВЕТ 72

Создание проекта в Adobe Designer ...................................... 169

СОВЕТ 73

Настройка формы в Adobe Designer 7.................................. 173

Глава 9: Преобразование PDF-документа .................................. 177 СОВЕТ 74

Удаление и вставка страниц ................................................... 178

СОВЕТ 75

Извлечение содержимого ....................................................... 181

СОВЕТ 76

Замена страниц ........................................................................ 183

СОВЕТ 77

Обрезка и вращение страниц ................................................ 184

СОВЕТ 78

Конфигурирование панели Pages ......................................... 187

Глава 10: Изменение документа ......................................................... 189 СОВЕТ 79

Добавление номеров страниц ............................................... 190

СОВЕТ 80

Вставка верхних и нижних колонтитулов .......................... 192

СОВЕТ 81

Добавление меток и фона ...................................................... 195

СОВЕТ 82

Выделение текста в PDF-документе ..................................... 198

СОВЕТ 83

Повторное использование изображений ............................ 201

СОВЕТ 84

Редактирование текста в PDF-документе ............................ 203

СОВЕТ 85

Изменение атрибутов текста ................................................. 205

Содержание

8 СОВЕТ 86

Повторное использование таблиц ....................................... 207

СОВЕТ 87

Редактирование объектов ...................................................... 209

СОВЕТ 88

Настройка порядка чтения .................................................... 211

СОВЕТ 89

Редактирование изображения ............................................... 214

Глава 11: Чертежи и слои ......................................................................... 217 СОВЕТ 90

Использование AutoCAD PDFMaker .................................... 218

СОВЕТ 91

Использование сетки и направляющих линий.................. 221

СОВЕТ 92

Измерение объектов................................................................ 224

СОВЕТ 93

Рисование и маркировка форм в Acrobat ........................... 226

СОВЕТ 94

Работа со слоями в документе ............................................... 228

СОВЕТ 95

Маркировка слоев в документе ............................................. 230

Глава 12: Управление документами с помощью ссылок и кнопок..................................................................... 233 СОВЕТ 96

Создание ссылок в документе ............................................... 234

СОВЕТ 97

Рисуем кнопку .......................................................................... 237

СОВЕТ 98

Настройка внешнего вида кнопки........................................ 239

СОВЕТ 99

Редактирование действий ...................................................... 241

СОВЕТ 100 Активизация объектов меню................................................. 242 СОВЕТ 101 Расположение группы ссылок на странице ........................ 244 СОВЕТ 102 Создание нескольких кнопок ................................................ 246 СОВЕТ 103 Увлекательные действия, которые можно выполнить с помощью кнопок ..................................................................... 249

Глава 13: Создание меток в документе ......................................... 253 СОВЕТ 104 Создание меток в исходном документе ............................... 254 СОВЕТ 105 Добавление меток в Acrobat .................................................. 257 СОВЕТ 106 Организация иерархии меток ............................................... 259 СОВЕТ 107 Изменение внешнего вида меток ......................................... 261 СОВЕТ 108 Использование меток с тэгами ............................................. 264 СОВЕТ 109 Изменение содержания с помощью меток с тэгами ......... 266 СОВЕТ 110 Применение действий к меткам ........................................... 267

Глава 14: Создание примечаний и маркеров в документах ............................................................................. 269 СОВЕТ 111 Использование панели инструментов Commenting ......... 270 СОВЕТ 112 Добавление сносок и выделение примечаний.................... 272 СОВЕТ 113 Настройка параметров примечаний .................................... 275

Содержание

9 СОВЕТ 114 Работа с примечаниями, добавленными при редактировании текста ........................................................... 277 СОВЕТ 115 Использование инструментов Stamp ................................... 280 СОВЕТ 116 Создание и управление печатями ......................................... 283 СОВЕТ 117 Экспорт примечаний в документ Word (Windows) .......... 286 СОВЕТ 118 Выбор примечаний для экспортирования .......................... 290 СОВЕТ 119 Перемещение примечаний .................................................... 292

Глава 15: Редактирование и взаимодействие .......................... 295 СОВЕТ 120 Начало редактирования .......................................................... 296 СОВЕТ 121 Редактирование в режиме браузера ..................................... 300 СОВЕТ 122 Отслеживание изменений ...................................................... 303 СОВЕТ 123 Работа со списком примечаний ............................................ 305 СОВЕТ 124 Организация примечаний в список Comments .................. 308 СОВЕТ 125 Настройка состояния примечаний и создание отчетов ... 310

Глава 16: Работа с мультимедиа ......................................................... 313 СОВЕТ 126 Использование средств мультимедиа в документах ......... 314 СОВЕТ 127 Добавление фильмов в документ ......................................... 316 СОВЕТ 128 Настройка фильма................................................................... 319 СОВЕТ 129 Управление действием ............................................................ 321 СОВЕТ 130

Настройка реакции документа на действия пользователя ....323

СОВЕТ 131 Создание презентации с переходами между страницами ............................................................................... 325 СОВЕТ 132 Использование слайд-шоу Photoshop Album и заданий .... 327 СОВЕТ 133 Загрузка и чтение цифровых документов .......................... 330 СОВЕТ 134 Организация и управление вашей коллекцией цифровых документов ........................................................... 333

Глава 17: Как стать продвинутым пользователем Acrobat ........................................................................................... 337 СОВЕТ 135 Использование пакетной передачи данных........................ 338 СОВЕТ 136 Создание и использование печатного буклета................... 344 СОВЕТ 137 Просмотр папок ....................................................................... 346 СОВЕТ 138 Оптимизация PDF-документов ............................................ 349 СОВЕТ 139 Создание редактируемого текста из графического PDF-документа ......................................................................... 352

Содержание

10

Глава 18: Обеспечение безопасности ваших документов ............................................................... 355 СОВЕТ 140 Выбор способа защиты документов .................................... 356 СОВЕТ 141 Использование уровней безопасности и паролей для документа ........................................................................... 358 СОВЕТ 142 Создание Digital ID Profile...................................................... 361 СОВЕТ 143 Сертификация документа ...................................................... 365 СОВЕТ 144 Добавление поля подписи и подпись документа .............. 368 СОВЕТ 145 Обмен и импортирование цифровых профилей .............. 372 СОВЕТ 146 Сравнивание документов ....................................................... 374 СОВЕТ 147 Создание политик безопасности .......................................... 377 СОВЕТ 148 Использование и управление политиками безопасности ............................................................................. 380 СОВЕТ 149 Использование Secure ePaper ................................................. 382 СОВЕТ 150 Устранение неполадок при настройке безопасности ........ 385

Приложение A: Другие источники информации ................ 387 САЙТЫ компании Adobe .............................................................................. 387 ИНФОРмационные сайты............................................................................. 388

Приложение B: Системные требования и установка программы ................................................................... 389 ТРЕБОвания к установке ............................................................................... 389 АКТИВизация и техническое обслуживание (Windows) ........................ 390

Благодарности Я хотела бы поблагодарить моих редакторов из издательства Peachpit – Бекки Морган (Becky Morgan), Кристин Калнинг (Kristin Kalning), Джуди Зияжка (Judy Ziajka) и Лиз Велч (Liz Welch), а также других членов команды разработчиков. Выражаю глубокую признательность моей семье за поддержку, а также моему агенту, Мэтту Вагнеру (Matt Wagner), за помощь при работе над проектом. Особо хотелось бы поблагодарить компанию Adobe за поддержку моих проектов, а также за предоставленную возможность рассказать о самой любимой мной программе. И спасибо моему вдохновителю, Тому Вэйтсу (Tom Waits).

Содержание

ГЛАВА 1

Начало работы Программа Adobe Acrobat используется повсеместно, став настоящей «рабочей лошадкой». Независимо от того, работаете ли вы дизайнером по графике или Web-дизайнером, продаете бизнес-системы или являетесь владельцем небольшой компании, Acrobat может помочь вам при решении многих задач, а также предложит самые разнообразные способы для обработки информации. Acrobat отличается от «стандартных» программ, предназначение которых можно обозначить одним словом (например, электронные таблицы, редактирование текста или графики). Здесь все не так просто. Пользователям Acrobat известны как функции программы, так и ее возможности. А знаете ли вы, что в программе Acrobat 7 Professional можно создавать презентации с применением средств мультимедиа? А также создавать сложный документ, в состав которого входят не только PDF-файлы, но и электронные таблицы, Web-страницы и т. д.? Проверять документ перед отправкой его компании, занимающейся печатью? Настраивать систему для редактирования общих документов? Настраивать параметры безопасности документа (ограничивая доступ)? А также…? Очевидно, что данная программа может использоваться поразному. Наверное, именно поэтому компания Adobe называет ее «новым инструментом для работы». В этой книге я хочу представить перечень советов, которые покажут, на что способна программа Acrobat, а также научат использовать ее в вашей повседневной работе. В процессе прочтения книги советую вам подумать о возможности применения полученных знаний на практике. В первой главе вы изучите интерфейс программы, научитесь настраивать внешний вид документа и освоите некоторые способы работы с программой.

12 СОВЕТ

1

Каков ваш статус? Вы можете перемещаться между панелями с помощью кнопок навигации, а также изменять дизайн окна. Также можно выбрать режим просмотра (например, полноэкранный). Специальные функции в документе, например слои и настройки безопасности, обозначаются иконками слева от строки состояния.

Изучаем интерфейс

Первое знакомство с программой Acrobat 7 Professional покажет, что интерфейс по умолчанию включает несколько элементов (рис. 1.1). Настройку окна программы Acrobat можно осуществить с помощью параметров различных панелей: Пункты меню

Панель навигации

Панели инструментов

Строка состояния

Кнопки заданий

Панель How To

Панель документа

Рис. 1.1. Интерфейс программы Acrobat 7 Professional состоит из нескольких компонентов

• главное меню. Главное меню в верхней части окна программы содержит обычные вкладки, например File (Файл) и Edit (Правка), а также специальные пункты меню Acrobat 7 Professional, такие как Advanced (Дополнительные) и Document (Документ); • панели инструментов. Программа Acrobat включает множество панелей инструментов; большинство объектов панелей доступны и через меню. Иконка со стрелкой указывает на наличие подменю;

ГЛАВА 1

Начало работы

13

• кнопки задач. Вы можете получить доступ к различным функциям для решения различных задач, например для создания PDF-файла или подписи документа; • панель навигации. Вкладки в левой части окна программы составляют панель навигации. Опции на вкладках позволяют вам управлять содержимым вашего PDFдокумента; • панель документа. Открытый PDF-документ отображается на данной панели. Нижнюю и правую сторону окна составляют страница и панели прокрутки; • строка состояния. Под панелью документа вы видите номер текущей страницы, а также общее количество страниц и кнопки для перехода между страницами; • How To (Как). Данная панель отображается справа на экране и содержит ссылки на обычные функции, а также файлы подсказки. Вы можете увеличить размер панели, но не уменьшить его.

СОВЕТ 1: Изучаем интерфейс

Просмотрите перед тем, как сделать Вы можете изменить внешний вид экрана – панели инструментов, панель навигации, вкладки и т. д. Но сначала изучите элементы интерфейса. Воспользуйтесь стрелками в ниспадающих меню, чтобы просмотреть их пункты. Щелкните по вкладке на панели навигации для просмотра ее содержимого, а также по меню Options (Опции), чтобы увидеть, из каких пунктов оно состоит. Настройки Acrobat по умолчанию помогут вам научиться работать в программе.

14 СОВЕТ

2

С панелью How to и без нее Некоторым пользователям нравится работать в меню и диалоговых окнах, вызывая команды и инструменты. Другие пользователи предпочитают минимизировать количество активных панелей и открывать их только при необходимости. По умолчанию панель How To отображается, но вы можете скрыть ее и пользоваться другими опциями: •

нажмите кнопку Hide (Скрыть), чтобы закрыть панель;

•

на панели инструментов нажмите кнопку How To, чтобы повторно открыть панель, которая всегда появляется в одном и том же месте на экране;

•

выберите пункты меню Help  How To, чтобы отобразить список тем How To. Щелкните по опции, чтобы отобразить ее содержимое на панели How To;

•

Пожалуйста, подскажите

Панель How To включает список заданий, которые вы, скорее всего, будете выполнять в программе Acrobat 7 (рис. 2.1), а также определенные инструменты для работы с инженерными чертежами и для подготовки документа к печати. Например, чтобы открыть список тем, нажмите кнопку Create PDF (Создать PDF). Следуйте указаниям в списке.

Рис. 2.1. Щелкните по одной из тем в списке How To, чтобы открыть ее

на вкладке General Preferences (Общие параметры) уберите флажок из поля Show How To Window at Startup (Показывать при запуске окно How To). Впоследствии программа будет открываться без панели. Вы сможете открыть ее с помощью кнопок задач на панели инструментов или из меню Help.

ГЛАВА 1

Начало работы

15

• список основных тем отобразится на панели How To (рис. 2.2). Щелкните по ссылке для нужного вам задания;

Как получить доступ к панели How to Если при изменении дизайна панелей инструментов вы, возможно, не добавили панель How To, то доступ к ней можете получить через меню Help. Выполните команду Help  How To и выберите тему. Откроется панель How To со списком основных тем.

Рис. 2.2. Каждое задание отображается вместе со списком тем. Щелкните по ссылке, чтобы просмотреть информацию, либо откройте полный файл Help

• воспользуйтесь кнопками навигации на панели How To для управления режимом просмотра. Если вы щелкните по активной стрелке (она имеет синий цвет), то вернетесь к просмотренным страницам; • на панели How To отобразятся инструкции для выполнения определенного задания. Пролистайте список.

СОВЕТ 2: Пожалуйста, подскажите

16 СОВЕТ

3

Помощь близка Иногда приходится снова и снова возвращаться к одной и той же странице подсказки. Вместо того чтобы закрывать и снова открывать окно, сверните его. Содержимое страницы не изменится. Если вам нужны последовательные указания, откройте на экране окно программы и окно Help.

Помоги себе сам

Панель How To очень удобна в том случае, если вы нуждаетесь в последовательных указаниях по базовым функциям и заданиям программы. Если вам необходимы более подробные сведения, воспользуйтесь функцией Help: • выберите пункты меню Help  Complete Acrobat 7.0 Help или нажмите клавишу F1. Программа Help откроется в отдельном окне; • воспользуйтесь опциями навигации слева вверху (рис. 3.1). Синие стрелки влево и вправо дают возможность перемещаться по просмотренным страницам. Щелкните по иконке Printer (Принтер), чтобы распечатать тему, отображенную в главном окне Help. Иконки + и – позволяют изменять масштаб окна документа; Рис. 3.1. Пользуйтесь опциями навигации для перемещения по файлам Help

• вы можете выбрать одну из трех опций поиска – Contents (Содержимое), Search (Поиск) или Index (Индекс) – в зависимости от ваших предпочтений. Для поиска информации пользуйтесь вкладками Contents, Search и Index.

ГЛАВА 1

Начало работы

17

Меню Help включает вкладку Contents (рис. 3.2). Содержимое упорядочивается по иерархии. Символ + рядом с темой указывает на наличие вложенных тем. Щелкните по данному символу, чтобы открыть пункт. Если рядом с темой отображается символ –, это значит, что вложенная тема уже была открыта. Щелкните по пункту меню, чтобы отобразить его на главной панели в окне Help.

Рис. 3.2. Дополнительные вложенные темы отображены на панели слева

СОВЕТ 3: Помоги себе сам

Как пользоваться меню Help Будьте внимательны во время работы. Если будете систематичны, вкладка Contents поможет вам найти любую нужную опцию. Пользуйтесь вкладкой Search, если вы знакомы с программой и желаете найти определенную тему. Если вы не знаете точно, что вам нужно, введите текст для поиска в поле Index и просмотрите отобразившийся список. В нем вы сможете найти подсказку для поиска.

18 Нажмите кнопку Search, чтобы открыть вкладку Search. Введите слово для поиска и нажмите кнопку Search. На левой панели в окне Help отобразятся темы, которые включают нужную информацию (рис. 3.3). Первая тема, содержащая введенный текст, откроется на главной панели в окне Help. Щелкните по теме, чтобы отобразить ее содержимое на главной панели; каждый повтор слова будет выделен. Если выделение вам мешает, щелкните по панели в окне Help, чтобы его отменить.

Рис. 3.3. При поиске в окне Help отображается список совпадений, а также выделенные темы поиска

Пользуйтесь вкладкой Index, чтобы получить доступ к информации путем ввода текста в поле (список тем будет перемещаться на левую панель), либо с помощью прокрутки списка на левой панели. Содержимое отображается в виде вложенных тем; щелкайте по ним, чтобы отобразить содержимое. Если вы щелкните по теме в окне Index, ее содержимое отобразится на главной панели в окне Help.

ГЛАВА 1

Начало работы

19 СОВЕТ

4

Освобождаем место на экране

Один из лучших способов организации информации на экране состоит в том, чтобы определиться , какие инструменты вам нужны. Вы можете развернуть большое количество панелей инструментов; в результате у вас останется очень мало места для просмотра текущего документа. Ниже мы приведем несколько советов, которые помогут «очистить» экран: • если вы желаете восстановить настройки панелей инструментов по умолчанию, выберите пункты меню View  Toolbars  Reset Toolbars (Вид  Панели инструментов  Восстановить настройки по умолчанию). Acrobat закроет лишние панели инструментов и восстановит настройки по умолчанию; • даже при наличии на экране только панелей инструментов и кнопок, которые используются по умолчанию, можно запутаться. Поместите курсор мыши на вертикальную линию слева от панели инструментов, чтобы отобразить ее название (рис. 4.1); Рис. 4.1. Отобразите название панели инструментов в виде экранной подсказки

• экранные подсказки отображают названия кнопок. Если кнопка достаточно велика, чтобы на ней уместились как иконка, так и текст, это означает, что вы не узнаете ничего нового. При перемещении курсора мыши на иконку вы увидите название кнопки (рис. 4.2);

Рис. 4.2. Отобразите название кнопки в виде экранной подсказки

• поместите курсор мыши на вертикальную линию и переместите ее, чтобы сдвинуть панель инструментов. Когда вы отпустите кнопку мыши, панель инструментов будет находиться в свободном положении на экране. Чтобы зафиксировать панель инструментов, переместите ее обратно в область панелей;

СОВЕТ 4: Освобождаем место на экране

Настройте кнопки Вы можете настроить ярлыки для кнопок. Выполните команду View  Toolbars  Show Button Labels (Отобразить ярлыки к?нопок), затем выберите опцию Default (По умолчанию), All (Все) или No (Нет).

20 Фиксация панелей инструментов Когда вы закрываете программу, настройки кнопок и панелей инструментов сохраняются. Если вам нравится определенная настройка, можете пользоваться только ей. Впоследствии вы сможете работать только с теми инструментами, которые вам действительно необходимы. Выберите пункты меню View  Toolbars  Lock Toolbars (Зафиксировать панели инструментов). Разделители между отдельными панелями инструментов исчезнут. «Плавающие» панели инструментов не фиксируются, и их нельзя заблокировать вместе с другими панелями.

• кнопки задач работают несколько иначе. Вы не можете удалить кнопку с панели задач (например, как инструмент с панели инструментов); если вы попробуете это сделать, вы удалите всю панель инструментов Task Button (Кнопка задач). Выполните команду View  Task Buttons и выберите нужные кнопки; • вместо того чтобы пользоваться основным меню, воспользуйтесь настройками панелей инструментов. Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по панели инструментов, чтобы открыть подменю Toolbars (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Пользуйтесь контекстным меню, чтобы отобразить команды, доступные в меню View

ГЛАВА 1

Начало работы

21 СОВЕТ

5

Вы должны видеть то, что вам нужно

Программа Acrobat предлагает такие же инструменты Zoom In (Увеличить масштаб) и Zoom Out (Уменьшить масштаб), как и другие продукты Adobe, к которым вы уже привыкли; вы можете переключаться между инструментами с помощью клавиши Control (или Command), если активен один из данных инструментов. Программа Acrobat 7 предоставляет вам дополнительные возможности. Вы можете пользоваться функцией Dynamic Zoom (Динамическое масштабирование) или Pan & Zoom (Панорамирование и масштабирование), которая является определенным аналогом функции Navigator (Навигатор) в других программах Adobe, а также инструментом Loupe (Лупа), увеличивающим масштаб отдельных объектов на странице. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке справа от инструмента Zoom на панели инструментов Zoom, чтобы открыть меню (рис. 5.1). Выберите нужный вам инструмент для просмотра документа. Выбранный инструмент отобразится на панели инструментов Zoom.

Рис. 5.1. Выберите один из инструментов просмотра в подменю Zoom

Примечание Инструменты Zoom также доступны в контекстном меню. С помощью инструмента Hand (Рука) щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по документу, чтобы открыть контекстное меню. Выберите пункт Zoom и нужный инструмент.

Пользуйтесь инструментом Dynamic Zoom , чтобы быстро изменить масштаб без помощи кнопок или других инструментов масштабирования.

СОВЕТ 5: Вы должны видеть то, что вам нужно

Обозначьте структуру документа Измените цвет полей инструментов Loupe и Pan & Zoom, чтобы четко видеть структуру документа. В каждом окне щелкните по цветному прямоугольнику, чтобы открыть палитру Color Picker (Выбор цвета) и выбрать цвет.

22 Два режима просмотра Вы можете пользоваться окном Pan & Zoom и инструментом Loupe одновременно. Выберите в ниспадающем списке Zoom пункт Pan & Zoom Window, чтобы открыть окно, и переместитесь по окну с помощью кнопок Pan & Zoom. Если вы желаете увеличить масштаб, щелкните по инструменту Loupe в меню, чтобы выбрать его, а затем щелкните инструментом по окну.

Пользуйтесь инструментом Loupe , чтобы увеличить масштаб определенной области на экране и при этом видеть всю страницу целиком. Активизировав инструмент Loupe в отдельном окне, щелкните по документу; в окне отобразится область, выделенная прямоугольником на панели Document (рис. 5.2). Вы можете переместить стороны прямоугольника, чтобы изменить масштаб и содержимое; также можете пользоваться кнопками +, – и ползунком под изображением в окне инструмента Loupe.

Рис. 5.2. Пользуйтесь инструментом Loupe, чтобы изменять масштаб изображения

ГЛАВА 1

Начало работы

23 Чтобы быстро увеличить масштаб документа, выберите опцию Pan & Zoom Window в ниспадающем меню Zoom. На главном окне программы отобразится небольшое окно (рис. 5.3). Переместите поле Pan & Zoom по странице, чтобы внимательно рассмотреть нужные вам элементы. Пользуйтесь кнопками + и – для изменения масштаба, введите значение в поле или переместите манипуляторы прямоугольника, который показывает область, отображенную на панели Document. Если вы желаете внимательно рассмотреть несколько объектов в документе с большим количеством страниц, воспользуйтесь инструментом Pan & Zoom; щелкайте по стрелкам навигации под изображением, чтобы перемещаться вперед и назад по документу.

Рис. 5.3. Инструмент Pan & Zoom позволяет вам просматривать разные объекты на различных страницах документа

СОВЕТ 5: Вы должны видеть то, что вам нужно

24 СОВЕТ

6

Режим каскада Когда вы пользуетесь командой Add Window (Добавить окно), для каждой копии задается такой же размер, как и для оригинала, после чего вы сможете вызвать команды Tile, чтобы упорядочить окна в программе Acrobat. В зависимости от размера оригинального окна можно воспользоваться опцией Horizontal (По горизонтали) или Vertical (По вертикали). При уменьшениие окна программы Acrobat копии по краям окна будут обрезаны. Выполните команду Window  Tile и выберите одну из опций каскадирования, чтобы уместить все окна в окно программы.

Разберемся с окнами

Acrobat предлагает несколько опций для работы с окнами; ряд функций используется для решения специальных задач, а другие вы можете выбирать в зависимости от ваших предпочтений. Если вы желаете видеть сразу несколько страниц, откройте различные копии одного документа. Выберите пункты меню Window  New Window (Окно  Новое окно). Acrobat добавит номер к названию оригинального документа; например, файл MyDog будет переименован в MyDog:1; для каждой копии номер возрастает последовательно: MyDog:2, MyDog:3 и т. д. Для каждой копии можно использовать кнопки управления на панели Document, чтобы просматривать другие страницы документа. Команда Window  Tile (Окно  Каскадировать) позволяет вам упорядочить окна на экране. Когда вы закрываете копии, прочие копии переименуются; если остается только оригинал, имя документа теряет свой номер (не приведет ли это к проблемам?), и название восстанавливается. Выберите команду Window  Split (Окно  Разделить), чтобы разделить окно программы на два одинаковых окна, которые отображают активный документ. Можете использовать инструменты Zoom для каждого окна по отдельности, чтобы изменить режим просмотра. Выберите пункты меню Window  Spreadsheet View (Окно  В виде таблицы). Окно будет автоматически разбито на четыре части (рис. 6.1). С помощью инструмента Hand вы можете переместить содержимое любого окна. Этот режим полезен для сравнения нескольких столбцов с информацией. Выберите пункты меню Window  Remove Split (Окно  Отменить разделение), чтобы восстановить одну панель документа.

Рис. 6.1. Используйте режим Spreadsheet View, чтобы отобразить содержимое страницы в виде столбцов, которые можно перемещать одновременно

ГЛАВА 1

Начало работы

25 СОВЕТ

7

Что вы предпочитаете?

Вы можете использовать настройки, которые позволят работать быстрее. Некоторые параметры ускорят работу программы; другие быстрее отобразят нужную вам информацию. Выберите пункты меню Edit  Preferences (Acrobat  Preferences), чтобы открыть диалоговое окно Preferences (Настройки). Вы увидите длинный список опций слева в окне; если щелкните по опции, в правом окне отобразятся доступные настройки. Нажмите кнопку Startup (При запуске) в списке слева, чтобы отобразить опции Startup справа (рис. 7.1). В верхней части окна появятся настройки Opening Documents (Открытие документов):

Рис. 7.1. Измените параметры Startup, чтобы настроить программу при запуске

• если вы регулярно работаете с более чем пятью документами, измените значение по умолчанию (5) в разделе Maximum Documents (Максимальное количество документов). Если щелкните по заголовку меню File, то увидите список внизу в меню и сможете быстро выбрать нужный документ;

СОВЕТ 7: Что вы предпочитаете?

Настройки на все случаи жизни Выбранные вами параметры относятся не только к текущему документу, но и ко всей программе в целом. Программа использует данные параметры каждый раз, когда вы открываете Acrobat 7. Настройки программы также могут применяться к меню Help. Например, если вы отмените сглаживание текста в настройках, это повлияет и на текст в меню Help.

26 • просмотрите опцию Reopen Documents to Last Viewed Page (Открывать документы на последней просмотренной странице). По умолчанию используется настройка Digital Editions; это значит, что только цифровые файлы (или eBooks) будут открываться на последней просмотренной странице. Если вы работаете с документами, содержащими примечания, щелкните по ниспадающему меню и выберите опцию Marked Files and Digital Editions Only (Только маркированные и цифровые файлы); если вы долго работаете с большим количеством файлов, выберите опцию All Files (Все файлы). Когда вы открываете документы, автоматически отобразится последняя просмотренная вами страница; Примечание Функция отображения работает только в одной сессии; если вы закроете и снова откроете Acrobat 7 и документ, будут активизированы настройки данного документа (как правило, все документы отображаются с первой страницы).

• щелкните по опции Use Page Cache (Использовать кэш страницы), которая по умолчанию отключена. Кэш страницы – это область буфера. Если вы включите кэширование, при просмотре одной страницы документа следующая страница будет помещена в буфер. Страницы загружаются быстрее, и это особенно заметно, если вы работаете со сложными графическими или интерактивными документами. Выберите слева в списке опций пункт Page Display (Отображение страниц). Чтобыускорить работу программы, Вы можете изменить некоторые параметры: • если ваш компьютер работает слишком медленно, отмените выбор опции Display Large Images (Отображать большие рисунки), как показано на рис. 7.2. На устаревших компьютерах визуализация изображений занимает много времени. Каждый раз при перемещении изображения приходится ждать завершения визуализации;

ГЛАВА 1

Начало работы

27

Рис. 7.2. Модификация некоторых параметров Page Display позволяет ускорить процесс отображения документов

• отмените выбор настроек сглаживания (текста и рисунков). Это позволит сэкономить время при отображении документов несмотря на то, что взамен вы теряете в качестве изображения; • щелкните по опции Use Grey Text Below xx Pixels (Использовать серый текст), чтобы отображать текст на странице (который меньше указанного значения) в сером цвете (по умолчанию используется значение 8 пикселей), – рис. 7.3. Данная опция также ускоряет визуализацию;

Рис. 7.3. Замените небольшой текст серыми линиями, чтобы ускорить визуализацию

СОВЕТ 7: Что вы предпочитаете?

28 Set Your Autosave Click the automatically save document changes to temporary file field to set the autosave time. By default, Acrobat saves document changes every five minutes. If you are working on a very large document, the autosave can take some time away from your work; you may want to increase the duration between autosaves.

• щелкните по опции General (Общие) на левой панели диалогового окна Preferences, чтобы отобразить общие настройки (рис. 7.4). Изучите данные параметры в любом разделе диалогового окна;

Рис. 7.4. Измените параметр, определяющий, насколько часто Acrobat сохраняет ваш документ, а также способ доступа к открытым документам

• щелкните по иконке Show Documents (Показать документы) на панели задач, чтобы отобразить для каждого открытого документа отдельную иконку на панели задач Windows. Вам не придется открывать меню Window в Acrobat, чтобы вызвать открытый документ. По завершении настройки параметров нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и применить изменения.

ГЛАВА 1

Начало работы

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов Одна из самых полезных функций программы Acrobat – это возможность управления документами. В Acrobat 7 впервые появилось новое окно Organizer (Органайзер), которое используется для организации, сортировки и фильтрации PDF-файлов на вашем компьютере. Вы можете организовывать файлы различными способами: по дате, местоположению и другим характеристикам. Кроме того, можно указать, по какому количеству параметров вы желаете выполнять поиск и организацию. Также вы можете составлять коллекции из ваших PDF-документов. В этой главе мы расскажем о работе с коллекциями. Поиск PDF-документов позволяет собрать необходимые термины из большого количества различных документов. Вы научитесь экономить время и силы при поиске. Для сужения поиска вы можете пользоваться различными инструментами – от простой панели инструментов до индекса. Помимо обычного поиска PDF-документов, вы можете создать коллекцию и индексировать ее, чтобы составить каталог. Каталоги позволяют управлять большими объемами информации, объединенными в коллекции. Можно создавать коллекции документов, совместимые с общим стандартом, PDF/A, который определяет, как должны задаваться изображения, шрифты и другие параметры документов.

30 СОВЕТ

8

Начинаем организацию

Программа Acrobat 7 содержит новую функцию – Organizer. Данной функцией следует пользоваться, чтобы (вы верно догадались!) организовывать PDF-файлы. Нажмите кнопку Organizer на панели инструментов File или выберите пункты меню File  Organizer, чтобы активизировать эту функцию. Organizer открывается в отдельном окне и отображает три фрейма (рис. 8.1). Вы можете переместить разделители, чтобы изменить размеры фреймов. Щелкните по опции на панели Categories, чтобы отобразить список PDF-файлов на панели Files (Файлы); щелкните по файлу на панели Files, чтобы отобразить его содержимое на панели Pages (Страницы). Категории

Файлы

Страницы

Рис. 8.1. С помощью функции Organizer вы можете организовать ваши файлы и управлять ими

Панель Categories использует иерархию папок. Существует три категории: History (История), папки вашего компьютера, а также Collections (Коллекции): • папка History используется так же, как и функция History в вашем Web-браузере. Выберите фрейм в списке History, чтобы отобразить PDF-файлы, которые вы в это время открывали на панели File. Чтобы очистить историю, выберите объект на панели History и нажмите кнопку Clear History (Очистить историю) на панели Files;

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов

31

• чтобы добавить объект в избранное, нажмите кнопку Add a Favorite Place (Добавить в избранное) в окне Organizer. Найдите нужную папку и нажмите кнопку OK. Вы увидите, что выбранная папка была добавлена в список Favorite Places; • чтобы добавить коллекцию, щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по ярлыку Collections и выполните указания на экране. Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по существующей коллекции, чтобы добавить или удалить файлы. На панели Files отображается информация о каждом документе в списке. Незащищенный документ отображается в виде копии; для документа с настройками безопасности показывается только иконка PDF-файла. По умолчанию используется сортировка по имени файла; вы можете щелкнуть по стрелке в ниспадающем списке, чтобы выбрать другой тип сортировки: по ключевому слову, по заголовку или автору документа. Файл, который был выбран на панели Files, отображается на панели Pages. Пользуйтесь кнопками + и –, чтобы изменить масштаб, либо переместите ползунок, если вы желаете просмотреть файл. Если документ состоит из нескольких страниц либо если вы выбрали несколько документов на панели Files, при изменении масштаба отобразятся полосы прокрутки.

СОВЕТ 8: Начинаем организацию

32 СОВЕТ

9

Логическое составление коллекций Пользуйтесь опцией Collections так, как вы считаете нужным. Например, если вы работаете с группой файлов, которые должны составить один PDF-документ, добавьте их в коллекцию. Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по ярлыку Collection в окне Organizer и выберите пункт Add Files (Добавить файлы). В диалоговом окне Browse for Folder (Найти папку) найдите нужные файлы и нажмите кнопку OK. Щелкните по названию коллекции, и ваши рабочие файлы отобразятся на панели Files или в главном окне программы.

Сохраняем организацию

После организации файлов вы можете получить доступ к документам из интерфейса программы, а не в результате их поиска. Далее приведем несколько советов, которые помогут вам сохранить организацию ваших файлов, причем, независимо от того, каким образом вы получили доступ к окну Organizer: • будьте внимательны при очистке папки History. Если вы выберете такую настройку, как Last 12 Months (За последние 12 месяцев) или Last Week (За последнюю неделю), все записи, которые относятся к более короткому периоду времени, тоже будут удалены; • присваивайте коллекциям соответствующие названия, чтобы отслеживать их; • завершив работу над проектом, удалите коллекцию. При необходимости вы всегда сможете ее восстановить; • организация файлов в коллекции упрощает доступ к рабочим документам из основного окна программы. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке справа от кнопки Organizer, чтобы открыть меню; нажмите кнопку Collec-

Рис. 9.1. Выберите файлы коллекций в ниспадающем меню

tions, выберите нужную коллекцию и файл (рис. 9.1); • окно History также доступно из ниспадающего меню Organizer. Список History использует такие же фреймы, как и окно Organizer; • выберите пункты меню File  Organizer  Collections, чтобы получить доступ к коллекциям из главного меню программы; • содержимое папки History доступно из меню File. Выберите пункты меню File  History и один из параметров даты. Команда History постоянно отображается над списком последних документов, которые вы открывали из меню File.

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов

33 СОВЕТ

10

Поиск слов

Всем нам рано или поздно приходится пользоваться функцией Search (Поиск). Acrobat 7 предлагает два способа поиска – через панель инструментов Find (Найти) или панель Search. В Acrobat 7 появилась новая панель инструментов Find (рис. 10.1). Пользуйтесь ей для быстрого поиска в открытом документе. Чтобы получить доступ к панели инструментов, воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+F, Command+F; выберите пункты меню View  Toolbars  Find или Edit  Find.

Рис. 10.1. На панели инструментов Find вы можете найти слова или предложения в открытом документе

Введите в поле слово или предложение для поиска, затем нажмите кнопку Find Next (Найти далее), чтобы отобразить первое совпадение на текущей странице. При каждом нажатии кнопки выделяется следующее совпадение в документе. Чтобы перемещаться между совпадениями, пользуйтесь кнопками Find Next и Find Previous (Перейти к предыдущему). Приведем несколько советов для работы с панелью инструментов Find: • при поиске учитываются совпадения, написанные через дефис. Например, ключевое слово «book-mark» позволяет найти совпадение «bookmark»; • пользуйтесь полосами прокрутки и кнопками навигации на панели Document, чтобы перейти к другому месту в документе. При нажатии кнопки Previous или Next на панели инструментов Find поиск начнется на текущей странице; • щелкните по стрелке в ниспадающем списке рядом с ярлыком Find, чтобы открыть меню, которое позволяет вам выбрать параметры поиска. Например, если вы ищете термин «Bookmarks», при выборе параметра поиска с учетом регистра будут найдены только совпадения, которые используют точно такой же регистр; • щелкните, чтобы выбрать комбинацию параметров поиска из ниспадающего меню.

СОВЕТ 10: Поиск слов

Расширение поиска Если необходимо расширить поиск на дополнительные документы или использовать более сложные термины, выберите в ниспадающем меню пункт Open Full Acrobat Search (Полный поиск Acrobat).

34 СОВЕТ

11 Сокращение диапазона поиска При возможности сокращайте диапазон поиска с помощью настройки параметров. Опцию CaseSensitive (С учетом регистра) можно использовать вместе со строкой текста. Например, ключевое слово «Rock and Roll» возвращает только файлы, которые содержат точно такое же слово, в такой же последовательности и регистре. Поиск слова «rock» может вернуть нужные результаты, но может и отобразить такие совпадения, как «rockability». Помните: поиск слова «Rock And Roll» не даст никакого результата, если в вашем документе имеется совпадение, но без прописной буквы «A» в слове «and».

Выполняем поиск

Панель инструментов Find очень удобна для поиска в одном документе, но, если вам нужно найти слова или фразы во всех PDF-документах в папке или сети Internet, воспользуйтесь функцией Search. Нажмите кнопку Search на панели инструментов File, выберите пункты меню Edit  Search или нажмите клавиши Shift+Ctrl+F/Shift+Command+F, чтобы открыть панель Search справа в окне Document (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Панель Search предлагает различные способы поиска документов

Введите слова для поиска в первом поле. Вы не можете пользоваться масками («*» или «?»). Далее выберите файл или папку для поиска. Щелкните по первому переключателю, чтобы выполнить поиск в текущем файле; щелкните по второму переключателю, чтобы выполнить поиск в нескольких файлах. Затем щелкните по стрелке в ниспадающем списке и выберите папку и диск. С помощью полей флажка выберите параметры поиска. Щелкните, чтобы выбрать поиск слов целиком, поиск с учетом регистра, а также для выполнения поиска в сносках и примечаниях, а не только в тексте документа. Нажмите кнопку Search. После завершения поиска результаты будут показаны и отсортированы по имени файла на панели Search PDF Results (Результаты поиска PDF-документов), как показано на рис. 11.2.

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов

35

Комбинации клавиш

Рис. 11.2. Acrobat отображает результаты поиска в виде списка. Выберите пункт в списке, чтобы загрузить документ и просмотреть выделенные совпадения

Вы можете увидеть количество повторов ключевого слова в выделенных файлах, а также количество документов, содержащих совпадения. Щелкните по полю слева от пути к файлу, чтобы открыть список результатов, а затем поместите курсор мыши на нужную строку в списке. Отобразится номер страницы в документе. Щелкните по результату на панели Search PDF Results. Acrobat загрузит выбранный документ (если он уже не отображен на панели документа) и выделит термин в тексте. Сортировка по имени файла – не единственный способ просмотра результатов. Чтобы изменить последовательность в списке, щелкните по стрелке в ниспадающем списке под областью Search PDF Results и выберите опцию Sort by method (Метод сортировки). Вы можете выбрать один из методов: по дате, местоположению и степени совпадения.

СОВЕТ 11: Выполняем поиск

Комбинации клавиш позволяют вам быстро работать с длинными списками результатов. В Windows откройте первый документ и нажмите клавишу F3, чтобы перейти к следующему совпадению. Нажмите клавиши Ctrl+J, чтобы перейти к следующему документу, либо клавиши Ctrl+[, чтобы перейти к предыдущему документу. В документе нажмите клавиши Ctrl+G для перехода к следующему результату, либо клавиши Ctrl+Shift+G – для перехода к предыдущему результату.

36 СОВЕТ

Запуск движка поиска По умолчанию в качестве движка поиска в Acrobat используется Yahoo. Если вы предпочитаете работать в Google, то можете настроить данный движок для применения по умолчанию. Выполните команду Edit  Preferences или Acrobat  Preferences и нажмите кнопку Search на левой панели диалогового окна, чтобы отобразить параметры поиска. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке Search provider for searching PDFs (Движок для поиска PDF-документов) и выберите пункт Google . Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть список настроек. На панели инструментов Search отобразится иконка Google, и данный движок будет по умолчанию применяться для поиска в сети Internet.

12

Поиск PDF-файлов в сети Internet

Одним щелчком мыши Acrobat может решить задачу поиска PDF-файла в сети Internet. Нажмите кнопку Search the Internet using Yahoo (Поиск в сети Internet с помощью Yahoo) или Google в списке опций панели Search, показанном на рис. 11.1. Если на экране не отображена панель Search, нажмите кнопку Search the Internet на панели инструментов Search the Internet, чтобы открыть панель Search с настройками для поиска в сети Internet. Щелкните по панели инструментов правой кнопкой мыши (выполните Ctrl+щелчок), чтобы отобразить список панелей инструментов, затем нажмите кнопку Search the Internet. Введите ключевые слова для поиска и выберите критерии поиска (рис. 12.1). Щелкните по стрелке в ниспадающем списке и выберите параметр поиска всех слов, определенного предложения или любого слова. Нажав кнопку Search only in PDF-Files (Искать только в PDF-файлах), вы сузите диапазон поиска только до PDF-файлов.

Несколько операций поиска Может случиться так, что поиск информации вам придется выполнять несколько раз подряд. После повторения поиска обратите внимание на то, что синие стрелки на панели Search стали активными; щелкните по стрелке, чтобы перейти назад или вперед по найденным результатам. Вы можете скрыть панель Search, но, пока вы не закрыли программу Acrobat, результаты поиска остаются доступными.

ГЛАВА 2

Рис. 12.1. Пользуйтесь функцией поиска в сети Internet, чтобы сэкономить свое время и силы

Нажмите кнопку Search the Internet, чтобы начать поиск. Ваш браузер откроет сайт Yahoo (или Google, в зависимости от вашего выбора) и отобразит результаты в виде списка. При щелчке по результату PDF-документ откроется в программе Adobe Reader вашего Web-браузера. Закройте браузер, чтобы отменить поиск. Если желаете выполнить локальный поиск, нажмите кнопку Search Across Local PDF documents (Искать в локальных PDFдокументах). Вы вернетесь на стандартную панель Search. Окно Web-браузера вам придется закрыть вручную.

Организация, поиск и создание каталогов

37 СОВЕТ

13

Расширенный поиск

С помощью опций Advanced Search (Расширенный поиск) вы можете настроить параметры поиска или выполнить поиск определенного содержания. Щелкните по ссылке Advanced Search Options (Расширенные опции поиска) на базовой панели Search (см. рис. 11.1), чтобы отобразить дополнительные параметры поиска. Чтобы искать текст в документе, вы можете выбрать соответствие для всего предложения, некоторых слов или использовать булеву функцию. При поиске в одном документе вам доступно меньше опций, чем при поиске в нескольких документах. На рис. 13.1 показана панель Search для поиска в папке (поиск основан на ключевых словах, а не на тексте документа). Можно использовать до трех дополнительных критериев поиска.

Рис. 13.1. Пользуйтесь функциями Advanced Search, чтобы получить точные результаты или найти объекты (не текст)

Активизируйте ниспадающие меню под ярлыком «Use additional criteria» («Использовать дополнительные критерии»). Щелкните по ниспадающему меню слева, чтобы отобразить список опций, как показано на рисунке. Выберите нужный параметр, щелкните по стрелке в ниспадающем меню и выберите модификатор. Введите слово для поиска в поле. Зеленая галочка отобразится в поле флажка слева от полей параметров. Нажмите кнопку Search, чтобы просмотреть параметры документа в выделенной папке. Acrobat возвратит результаты, которые содержат все дополнительные критерии. Вы можете отменить параметр поиска, убрав галочку из соответствующего поля.

СОВЕТ 13: Расширенный поиск

38 Экономим время поиска с помощью критериев Можно потратить много времени на поиск в документах. При составлении ежегодных отчетов вам, скорее всего, придется повторять поиск несколько раз подряд. Настроив параметры поиска, вы сможете сэкономить свое время: •

если ваши документы содержат знаки ударения, выберите опцию Ignore Diacritics and Accents (Игнорировать ударения). Благодаря этому вы сможете найти в документе как слово «premiere», так и слово «premie’re»;

• выберите опцию Always Use Advanced Search (Всегда использовать расширенный поиск), если вы планируете всегда пользоваться расширенным поиском; •

при выполнении поиска в больших коллекциях настройте параметр Maximum Number of Returned Documents (Максимальное количество возвращенных документов). По умолчанию используется значение 100; при необходимости увеличьте его, но помните, что поиск во многих документах требует больших затрат времени;

• если вы часто пользуетесь опцией Proximity Search (Поиск по схожести), настройте соответствующий параметр. Диапазон слов составляет 900; измените значение в зависимости от содержимого ваших документов. Поиск по схожести – это сложная функция поиска, которая используется с несколькими документами или индексами и требует, чтобы вы выбрали опцию Match Exact Word (Соответствие слову) в ниспадающем меню на панели Advanced Search. Введите два и более слова для поиска в документах. Будут возвращены совпадения среди 900 слов; •

ГЛАВА 2

пользуйтесь параметром Fast Find (Быстрый поиск), чтобы кэшировать ваш поиск. Вы можете указать размер кэш (по умолчанию задается 20 Мбайт). После завершения большого проекта очистите кэш, чтобы ускорить поиск.

Организация, поиск и создание каталогов

39 СОВЕТ

14

Использование опций поиска и категорий

Кроме обычного поиска текста Acrobat предлагает функции организации, поиска и каталогизации PDF-документов, с которыми вы работаете. Например, вам может понадобиться поиск по имени автора. Поиск PDF-документов по данным, сохраненным вместе с рисунками (настройкам камеры или истории редактирования), может быстрее привести к нужному результату (рис. 14.1). При создании PDF-документа технические данные из исходного документа конвертируются вместе с текстом и изображениями, которые вы видите на странице. Путем изменения параметров Document Properties можно добавить в Acrobat другие типы данных.

Рис. 14.1. Вы можете выполнять поиск по данным, прикрепленным к исходным файлам, например по данным Photoshop XMP

СОВЕТ 14: Использование опций поиска и категорий

Параметры в среде Windows Если вы работаете в среде Windows, можете щелкнуть правой кнопкой мыши по названию файла на рабочем столе или в Windows Explorer и выбрать в контекстном меню пункт Properties. Добавьте параметры и нужные значения. Когда вы откроете PDF-документ в программе Acrobat, то увидите, что параметры изменены.

40 Создайте свою систему

Откройте документ для редактирования и выполните команду File  Document Properties или Ctrl+D (Command+D), как показано на рис. 14.2.

Если вы работаете с большим количеством документов или PDF-файлов, советуем вам разработать свою систему. Термин должен использоваться в качестве темы или ключевого слова, но не того и другого одновременно. Если вы выполняете поиск слова по теме, но применяете данную тему в качестве ключевого слова, результаты поиска будут неполными. Если вы хотите пользоваться именем автора, заранее определитесь, желаете ли вы использовать имя, имя и инициалы или полное имя. Таким образом, другие пользователи тоже смогут понять вашу систему. Если вы не создадите простую и понятную всем систему, добавление новых параметров окажется пустой тратой времени.

Рис. 14.2. Пользуйтесь настройками Document Properties, чтобы добавить особую информацию, которая поможет вам организовать большое количество файлов

Введите в соответствующих полях дополнительную информацию для поиска и организации. Если вы работаете с рисунками, нажмите кнопку Additional Metadata (Дополнительные данные), чтобы открыть диалоговое окно Document Metadata и добавить информацию о рисунке. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Document Properties. Сохраните документ вместе с добавленной информацией. Теперь вы сможете искать, организовывать и каталогизировать документы с помощью дополнительных настроек.

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов

41 СОВЕТ

15

Настройка индекса

Функция Search в Acrobat очень полезна для выполнения поиска. Но если вы работаете с большим количеством документов, создание и добавление к ним индекса позволит выполнять поиск намного быстрее. Индексы в Acrobat работают так же, как книжные индексы, но имеют более мощные функции. Далее мы приведем ряд советов по подготовке документов к индексации: • переместите или скопируйте в отдельную папку нужные файлы. Acrobat позволяет индексировать как файлы, так и папки (рис. 15.1). Если вы будете хранить всю информацию в одном месте, это позволит избежать ошибок индексирования;

Добавьте подсказку Если вы составляете группу коллекций документов, добавьте текстовый файл Readme, с помощью которого другие пользователи смогут научиться работе с индексом.

Стандарт PDF/A PDF/A, стандарт архивации документов в Acrobat, был создан для обработки содержания в документах, состоящих из нескольких страниц. Чтобы соответствовать стандарту PDF/A, документ: •

Рис. 15.1. Переместите документы индекса в отдельную папку

• убедитесь в том, что в отдельных документах имеется вся необходимая информация. Это сноски, ссылки, параметры документа и т. д. Если впоследствии вы вставите в документ другие данные, они не будут включены в индекс; • разбейте большой документ на разделы. К примеру, создайте PDF-файлы из отдельных глав руководства. Индексированный поиск будет выполняться быстрее; • будьте осторожны с именами файлов, если вы планируете использовать информацию на нескольких платформах. Существует множество нюансов, которые следует учитывать – Mac и PC, сетевые имена и т. д. Самое простое решение заключается в том, чтобы использовать короткие имена файлов без пробелов.

СОВЕТ 15: Настройка индекса

может включать только текст, растровые изображения и векторные объекты;

• не может содержать скрипты; • должен включать все шрифты; • не может содержать настройки безопасности, например пароли, и т. д.

42 СОВЕТ

16 Фиксируем индексы Если вы внесли изменения в документы индекса, переместили или переименовали их, вам придется повторно запустить процедуру каталогизации. Нажмите кнопку Rebuild (Перестроить), чтобы изменить конфигурацию индекса. Если вы хотите удалить индекс, выберите его в диалоговом окне Catalog. Нажмите кнопку Build (Построить), чтобы открыть диалоговое окно Build, затем нажмите кнопку Purge (Очистить).

Создание и использование индекса

Составление материала для индекса занимает больше времени, чем создание самого индекса. Соберите нужные вам документы (см. совет 15) и выполните команду Advanced  Catalog, чтобы открыть диалоговое окно Catalog. Нажмите кнопку New Index (Новый индекс) и введите в диалоговое окно имя и описание индекса. Укажите папки, которые вы желаете добавить (а также вложенные папки, которые хотели бы исключить). Нажмите кнопку Options (Опции), чтобы отобразить опции для изменения индекса в диалоговом окне (рис. 16.1). Нажав кнопку Stop Words (Слова-исключения) в диалоговом окне Stop Words (рис. 16.1), вы сможете указать слова-исключения, например, «и», «если», «или» и т. д. Можно исключить до 500 слов, что позволит ускорить поиск. Можно нажать кнопку Do Not Include Numbers (Не включать числа) в диалоговом окне Options, чтобы исключить из индекса числа.

Рис. 16.1. Добавьте в индекс дополнительные параметры; обязательно отразите все изменения в файле Readme

Если в индексе вы используете слова-исключения или другие критерии, добавьте соответствующую информацию в файл Readme, чтобы другие пользователи смогли более эффективно работать с индексом. Например, если вы исключили слово «the», пользователи индекса не смогут найти фразу «around the house».

ГЛАВА 2

Организация, поиск и создание каталогов

43

По завершении выбора нажмите кнопку Close, чтобы закрыть диалоговое окно Options. Нажмите кнопку Build в диалоговом окне Index Definition (Определение индекса). Диалоговое окно Index Definition будет закрыто, и результаты отобразятся в диалоговом окне Build. Нажмите кнопку Close, чтобы закрыть диалоговое окно Build. В папку индекса будет добавлено несколько файлов, включая файл журнала и файл index. pdx, то есть файл базы данных индекса. Имеется дополнительная папка с двумя файлами индекса. Не удаляйте и не перемещайте папки и файлы индекса, чтобы не создать ошибки. Чтобы увидеть индексацию в действии, нажмите кнопку Search и откройте панель Search. Нажмите кнопку Use Advanced Search Options и выберите в ниспадающем списке Look In (Искать в) пункт Select Index (Выбрать индекс). Откроется диалоговое окно Index Selection (рис. 16.2). Выберите индекс из списка. Если вы желаете использовать и другие индексы, нажмите кнопку Add. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и присоединить индекс к PDF-документу.

Рис. 16.2. Присоедините индекс к документу с помощью дополнительных параметров на панели Search

СОВЕТ 16: Создание и использование индекса

Возможности индексирования Если вы регулярно создаете индексы и постоянно пользуетесь одинаковыми настройками, сэкономьте время и добавьте нужные параметры. Выберите пункты Edit  Preferences или Acrobat  Preferences и нажмите кнопку Catalog на левой панели, чтобы открыть окно Catalog. Вы можете выбрать параметры индексации в списке, который показан на рис. 16.1. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preferences. В следующий раз при создании индекса будут автоматически добавлены выбранные вами параметры.

44 СОВЕТ

Советы по архивированию Чтобы создать архив Outlook, вы должны помнить о том, что: •

вы можете выполнять архивацию только в том случае, если активно окно New Mail, Discussion, Reply или Forward;

•

вы не можете использовать Outlook 2000, если для Outlook в качестве редактора электронных сообщений была выбрана программа Word.

Планируйте имена для архивов Некоторые организации, например правительственные департаменты, требуют сохранять все электронные сообщения. Архивирование электронных сообщений в формате PDF очень удобно для организации материала. Несколько минут, которые вы тратите на выбор имен для архивов, впоследствии окупаются. Для дизайнера графики, консультанта или инженера будет полезно выполнять архивацию по имени проекта. В других обстоятельствах следует выполнять архивацию по имени отправителя; вы можете выбирать файлы и отслеживать переписку по имени продукта, если занимаетесь оптовой торговлей.

ГЛАВА 2

17

Архивируем сообщения Outlook

Acrobat 7 позволяет вам архивировать электронные сообщения Outlook, которые вы затем сможете индексировать с целью поиска или добавления в другие PDF-документы. Вы можете создать PDF-файл из одного электронного сообщения или выбрать папку и составить PDF-документ из ее содержимого. Чтобы начать архивацию, выберите электронное сообщение в списке Outlook и нажмите кнопку Create PDF From Selected Messages (Создать PDF из выбранных сообщений) . Откроется диалоговое окно Save Adobe PDF File As (Сохранить файл Adobe PDF как). Найдите папку для сохранения файла. Введите имя файла и нажмите кнопку Save. Вы можете добавить файл и в существующее архивное сообщение. Выберите файл в сообщениях Outlook и нажмите кнопку Convert (Конвертировать) , чтобы добавить сообщения в PDF-документ. Снова откроется диалоговое окно Save Adobe PDF File As. Выберите файл для добавления документа. Нажмите кнопку Open, чтобы закрыть диалоговое окно Save As; файл будет обработан и добавлен в PDF-документ. Наконец, вы можете создать PDF-документ из существующей папки Outlook. Выберите папку и нажмите кнопку Convert, чтобы конвертировать ее в формат PDF. Введите имя и местоположение PDF-архива в диалоговом окне Save Adobe PDF File As. Нажмите кнопку Save, чтобы сохранить файл. В Acrobat в файл добавляется несколько сносок (рис. 17.1). Вы можете найти содержимое архива по отправителю, дате или теме.

Рис. 17.1. Архивное электронное сообщение включает набор сносок, которые позволяют быстро найти нужную информацию

Организация, поиск и создание каталогов

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat Существует множество способов создания PDF-файлов в других программах, причем данная функция постоянно расширяется с выходом новых версий программы Acrobat. После установки Acrobat вы увидите новые меню и панели инструментов в таких программах Microsoft Office, как Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Меню и панели инструментов составляют PDFMaker 7, которым вы пользуетесь, чтобы конфигурировать параметры и создавать PDF-документы в программах Office. Другие программы, например компоненты пакета Adobe Creative Suite, содержат встроенные команды и настройки для создания PDF-файлов. Acrobat также устанавливает драйвер принтера Adobe PDF, который позволяет вам распечатывать PDF-документы из многих программ, в том числе из Adobe Distiller – программы, которая конвертирует в формат PDF файлы PostScript или Encapsulated PostScript EPS, созданные в Illustrator. Конвертирование может управляться настройками PDFMaker, Acrobat Distiller и исходными программами, которые экспортируют PDF-файлы напрямую. Вы научитесь конфигурировать параметры конвертирования в соответствии с рабочим материалом и вашими намерениями. Например, информация для печати готовится не так, как информация для сети Internet. Выбор очень велик!

46 СОВЕТ

18 Простая загрузка В ранних версиях Acrobat при установке программы Office, которая использует PDFMaker, вам приходилось переустанавливать Acrobat, чтобы добавить PDFMaker в программу Office. В Acrobat 7 последовательность загрузки программ не имеет значения. Если вы установите программу Office после установки Acrobat, выберите в меню Acrobat пункты Help  Detect and Repair (Подсказка  Найти и исправить). Acrobat найдет программу Office и автоматически установит в нее PDFMaker.

Создание PDF-файлов в исходных программах

PDFMaker – это набор инструментов, который устанавливается программой Acrobat в программы Microsoft Office помимо пункта в основном меню (Adobe PDF) – рис. 18.1. Содержимое меню Adobe PDF может различаться в зависимости от программы; как правило, в него входят команды Convert to Adobe PDF (Конвертировать в формат Adobe PDF), Convert to Adobe PDF and Email (Конвертировать в формат Adobe PDF и отправить по электронной почте), Convert to Adobe PDF and Send for Review (Конвертировать в формат Adobe PDF и отправить на проверку) и Change Conversion Settings (Изменить настройки конвертирования). Установка PDFMaker в Office XP для Mac не включает такие опции, как Convert to Adobe PDF и Send for Review.

Рис. 18.1. Панель инструментов и меню PDFMaker 7.0 автоматически устанавливаются в программы Microsoft Office

В большинстве случаев вы будете пользоваться четырьмя типами конвертирования в формат PDF. Нужную опцию можно выбрать в Acrobat Distiller или через диалоговое окно Conversion Settings: • Standard (Стандартный). Параметры, которые по умолчанию используются для обычных деловых документов. Обычные настройки применяют разрешение печати 600 dpi; • High Quality Print (Высокое качество печати). Данные параметры используются для высококачественной печати; настройки ограничивают закодированную информацию о шрифтах документа. Разрешение печати настраивается на 2400 dpi; • Press. Данные настройки используются для печати с высоким разрешением. В файл добавляется максимальное количество данных. Включается вся закодированная информация о шрифтах документа;

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

47

• Smallest File Size (Минимальный размер файла). Создается минимальный по размеру файл; полезно для публикации в сети Internet, пересылки по электронной почте или просмотра на экране. Рисунки сжимаются, а их разрешение уменьшается. Шрифты не встраиваются. Перед тем как конвертировать документ в формат PDF: • проверьте орфографию и грамматику и убедитесь в том, что содержимое выглядит так, как вам нужно. Вы можете внести исправления и в Acrobat, но проще всего это сделать в исходной программе; • определитесь с тем, как вы будете использовать документ. Например, настройки для публикации в сети Internet отличаются от настроек, которые используются для высококачественной печати; • проверьте ссылки и другие вложенные элементы, например примечания, если вы планируете конвертировать их в формат PDF; • проверьте настройки конвертирования. Например, вы можете выбрать параметр Standard, но внести изменения в настройки графики. Доступны и другие опции для конвертирования документов в соответствии со стандартами PDF для печати и архивирования: • стандарт архивации PDF/A – используется для документов, которые предназначены для длительного хранения и использования (см. совет 15 в главе 2); • стандарт PDF/X – настройки конвертирования PDF включают четыре стандарта PDF/X. Эти файлы предназначены для высококачественной печати. Вы не можете создать подобный документ в PDFMaker (см. советы 52 и 53 в главе 6).

СОВЕТ 18: Создание PDF-файлов в исходных программах

Конвертирование группы документов Если вы конвертируете большое количество документов, сначала конвертируйте один файл и проверьте результат. Это позволит сэкономить время.

48 СОВЕТ

19 Удобные имена файлов При конвертировании файлов из одного формата в другой советуем вам использовать систему имен файлов. Когда вы печатаете или создаете PDF-документ с помощью драйвера принтера Adobe PDF или другого способа конвертирования, по умолчанию открывается папка с исходным документом, и файлу присваивается имя данного документа с расширением .pdf. Использование системы позволяет сэкономить время, и вам будет легче найти документы, которые были конвертированы в формат PDF.

Печать с помощью Adobe PDF Printer

Как правило, если вы можете распечатать файл в программе, то сможете и создать PDF-документ. Проблема решается с помощью драйвера принтера, который называется Adobe PDF (Adobe PDF 7.0 в Mac OS). Вам не нужно отдельно устанавливать драйвер; он включен в процесс установки Acrobat 7. Чтобы создать PDF-файл из исходной программы, откройте программу и документ, который вы желаете конвертировать. Выберите пункты меню File  Print, чтобы открыть диалоговое окно Print. Щелкните по стрелке в ниспадающем меню и выберите в списке принтеров пункт Adobe PDF (рис. 19.1).

Рис. 19.1. Пользуйтесь драйвером принтера Adobe PDF, чтобы конвертировать различные типы документов в формат PDF

Вы можете выбирать опции печати в ниспадающем меню Print What слева. Параметры печати включают печать всего документа, а также настройки документа, пометки (для просмотра) и стили. Нажмите кнопку OK, чтобы обработать файл, выберите имя и местоположение и нажмите кнопку Save. Файл будет сохранен в формате PDF, а не на принтере, и вы получите PDF-версию исходного файла. Нажмите кнопку Options в диалоговом окне Print, чтобы открыть второе окно Print. Здесь вы можете выбрать дополнительные опции печати, например черновую печать или печать

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

49

PostScript над текстом. Вы можете включить параметры документа или XML-тэги. Если ваш документ представляет собой форму, вы можете распечатать только содержимое формы. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть второе диалоговое окно Print; вы вернетесь в основное окно Print. Можно изменить настройки для драйвера принтера Adobe PDF. В диалоговом окне Print нажмите кнопку Properties, чтобы открыть окно Adobe PDF Document Properties (Свойства документа Adobe PDF). Выберите параметры конвертирования по умолчанию (на рис. 19.2 показана опция Standard), настройки безопасности, папку и размер страницы.

Рис. 19.2. Вы можете сконфигурировать настройки драйвера принтера Adobe PDF в диалоговом окне, которое открывается из окна Print

СОВЕТ 19: Печать с помощью Adobe PDF Printer

50 Сэкономьте свое время и изучите поля флажка внизу в диалоговом окне: • если вы печатаете документ, чтобы сохранить его для последующего использования, уберите галочку из поля View Adobe PDF Results (Просмотреть результаты конвертирования в Adobe PDF). Файл не будет открываться в Acrobat; • выберите поле Add Document Information (Добавить информацию о документе). Впоследствии информацию можно использовать в Acrobat для поиска, индексации и идентификации; • уберите галочку из поля Do Not Send Fonts to Adobe PDF (Не отправлять шрифты в Adobe PDF), если планируете впоследствии использовать документ в Acrobat или Acrobat Distiller. Distiller требует наличия вложенных шрифтов; кроме того, вам часто придется добавлять шрифты перед распространением файла; • выберите поле Delete Log Files for Successful Jobs (Удалить файлы журнала для успешных операций). Не нужно исправлять ошибки в документе, который был успешно конвертирован; • по умолчанию опция Ask to Replace Existing PDF File (Спрашивать о замене существующего PDF-файла) не выбрана. Если вы заменяете существующий файл, диалоговое окно Save As запросит подтверждения, поэтому данную функцию дублировать не нужно.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

51 СОВЕТ

20

Использование PDFMaker в программе Word

Чаще всего вместе с Acrobat используется программа Microsoft Word. С помощью PDFMaker (автоматически устанавливается Acrobat в программу Word) можно быстро создать PDF-версию документа. По умолчанию PDFMaker использует параметры Standard, которые формируют PDF-файл, настроенный как для печати, так и для распространения. После указания настроек они остаются неизменными. Конвертирование документа Word в формат PDF выполняется за один щелчок мыши. Подготовив документ к конвертированию, сохраните его и нажмите кнопку Convert to PDF на панели инструментов PDFMaker 7.0 или выберите пункты меню Adobe PDF  Convert to Adobe PDF. В открывшемся окне Save As отобразится имя вашего документа Word; при необходимости измените имя и местоположение файла и нажмите кнопку Save, чтобы закрыть диалоговое окно и приступить к конвертированию. Чтобы просмотреть настройки, выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings (Изменить настройки конвертирования), как показано на рис. 20.1.

Рис. 20.1. Выберите в диалоговом окне Conversion базовые параметры конвертирования

СОВЕТ 20: Использование PDFMaker в программе Word

Конвертирование файлов Word с помощью Mac OS X Если вы устанавливаете Acrobat 7 на компьютере Mac с Microsoft Office SR1, SR2 или SR3, в Word будет добавлена панель инструментов с двумя кнопками: Convert to PDF и Convert to PDF and Email. Иконки Convert to PDF запускают программу Distiller и позволяют вам указать настройки конвертирования, в отличие от среды Windows, где PDFMaker сохраняет параметры в программе Office. Выберите нужные вам настройки. Помимо стандартных опций, список параметров включает такие опции, как Standard, Press Quality, High-Quality Print и Smallest File Size.

52 Как вы планируете использовать документ? Изменяйте настройку параметров Application Settings в зависимости от того, как вы будете пользоваться документом. Например, если ваш документ содержит ссылки, которые вы также желаете конвертировать, выберите опцию Add Links to Adobe PDF (Добавить ссылки в файл Adobe PDF). Вы можете прикрепить к PDF-версии оригинальный документ. Выберите опцию на панели Attachments (Вложения) в программе Acrobat (дополнительная информация о вложениях дана в главе 9).

В диалоговом окне отобразятся четыре вкладки: Settings, Security, Word и Bookmarks. Установки PDFMaker по умолчанию показаны на рис. 20.1. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке Conversion Settings и выберите другую группу параметров. Независимо от вашего выбора, вкладка Settings останется прежней. Далее мы приведем несколько советов для работы с базовыми настройками конвертирования: • вкладка Settings в диалоговом окне Conversion Settings разделена на две части. Раздел PDFMaker Settings (Настройки PDFMaker) используется инструментами PDFMaker в различных программах; раздел Application Settings (Настройки программы) изменяется в зависимости от того, с какой программой вы работаете; • если вы желаете конвертировать файл, но не хотите сейчас работать с ним в Acrobat, уберите галочку из поля View Adobe PDF Result (Просмотреть файл Adobe PDF после конвертирования). По умолчанию документ после конвертирования открывается в программе Acrobat. Если вы конвертируете очень большой документ или работаете на медленном компьютере, отмена данной опции позволит избежать определенных системных ошибок; • если вы регулярно конвертируете документы с использованием имен исходных документов Word, отключите опцию Prompt for Adobe File Name (Запрашивать имя файла Adobe). Это позволит вам сэкономить время; • не отключайте опцию Convert Document Information (Информация о конвертировании документа), так как, возможно, вам придется работать с данной информацией в Acrobat. Это не окажет большого воздействия на время обработки или размер файла, но может оказаться полезным впоследствии; • если вы изменили параметры PDFMaker, но желаете восстановить их, нажмите кнопку Restore Defaults (Восстановить настройки по умолчанию).

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

СОВЕТ

21

Выбор параметров конвертирования PDFMaker в программе Word

Программа PDFMaker, установленная в различных приложениях Microsoft Office, включает параметры, которые могут различаться в зависимости от функций приложения. В Word вы можете конвертировать вместе с текстом сноски и примечания. Выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings, чтобы открыть диалоговое окно. Щелкните по вкладке Word, чтобы просмотреть опции для программы Word (рис. 21.1):

Рис. 21.1. Конвертируйте примечания в документе с помощью комментария в файле Adobe PDF

• чтобы сохранить примечания в документах Word после конвертирования, нажмите кнопку Convert Displayed Comments to Notes in the PDF (Конвертировать отображенные примечания в комментарии PDF). За дополнительной информацией о примечаниях обратитесь к главе 14. Примечания исходного документа отображены в таблице Word, как показано на рис. 21.1. Щелкните по символу X, чтобы выбрать примечания. Нажмите кнопку Notes Open (Открыть комментарии), чтобы отобразить примечания в файле PDF; выберите цвет иконки, чтобы указать цвет примечания. После конвертирования примечание Word отобразится в виде комментария в PDF-документе;

СОВЕТ 21: Выбор параметров в программе Word

53

А как насчет безопасности? Диалоговое окно Conversion Settings включает вкладку Security, которая используется для добавления в файл пароля. Если ваш документ конвертируется с целью дальнейшего использования в Acrobat, не нужно добавлять в него пароль. Завершите обработку файла в Acrobat и только потом добавьте в него пароль. В противном случае вам придется вводить пароль каждый раз, когда вы открываете документ PDF. В главе 18 мы подробно расскажем о паролях и других параметрах безопасности.

54 Ваш собственный стиль Вы можете конвертировать сноски с помощью заголовков или стилей. Выбор опции зависит от того, как был создан документ. Если для формирования заголовков вы пользовались шаблоном Word по умолчанию, выберите заголовки. Если вы работали с произвольным шаблоном, выберите стили, которые вы применяли к заголовкам в вашем документе.

• если документ содержит перекрестные ссылки или таблицу содержания, вы можете сохранить их в формате PDF: выберите пункт меню Convert Cross-references and Table of Contents to Links (Конвертировать перекрестные ссылки и таблицу содержимого в ссылки). Также вы можете сохранить верхние и нижние колонтитулы документа Word: выберите опцию Convert Footnote and Endnote Links (Конвертировать верхние и нижние колонтитулы). Word PDFMaker предоставляет две возможности для создания сносок, которые различаются в зависимости от структуры вашего документа. Сноски формируются из стилей документа или заголовков, выбранных в шаблоне по умолчанию. Откройте диалоговое окно Conversion Settings и щелкните по вкладке Bookmarks (Сноски), как показано на рис. 21.2.

Рис. 21.2. Для сносок в PDF-документе вы можете использовать стили или заголовки

Щелкните по заголовкам или стилям, затем выберите определенные уровни или стили для конвертирования.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

55 СОВЕТ

22

Создание PDF-файлов в Excel, Access и Project

Ранние версии Acrobat включали PDFMaker для Microsoft Excel; версия 7 содержит PDFMaker для Access и Project. Для всех трех программ диалоговое окно PDFMaker Conversion Settings состоит из двух вкладок: Settings и Security. Меню Adobe PDF в Excel включает команду для работы с книгой. Выберите пункты меню Adobe PDF  Convert Entire Workbook (Конвертировать всю книгу), чтобы конвертировать содержимое .xls файла в единый документ PDF. Выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings, чтобы открыть диалоговое окно Conversion Settings. Вкладка Settings включает опции конвертирования документа Word, описанные в совете 20. На рис. 22.1 показан раздел Application вкладки Settings диалогового окна Excel Conversion Settings. Выберите опцию Fit Worksheet to a Single Page (Поместить книгу на одну страницу), чтобы поместить содержимое вашей книги Excel на одной странице. При конвертировании листа Excel будут конвертированы сноски и колонтитулы (если вы выбрали соответствующие опции).

Рис. 22.1. Выберите опции конвертирования примечаний и листов в диалоговом окне Excel PDFMaker Conversion Settings

СОВЕТ 22: Создание PDF-файлов в Excel, Access и Project

Проверьте режим просмотра При выполнении конвертирования в программе Microsoft Project будет конвертирован только текущий режим просмотра. Перед началом конвертирования убедитесь в том, что режим просмотра (календарь, таблица Gantt, задание и т. д.) был выбран верно. Протестируйте файл экспорта; некоторые режимы просмотра нельзя сжать до одной страницы.

56 Контекстное меню Чаще всего в PDFMaker вы будете пользоваться параметрами по умолчанию или своими собственными настройками. Если вы регулярно работаете с одними и теми же параметрами, вам даже не понадобится открывать файл, чтобы конвертировать его в формат PDF. Найдите файл в Windows Explorer и щелкните по нему правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню. После установки PDFMaker в контекстное меню будут добавлены пункты Convert to Adobe PDF, Convert to Adobe PDF and Email и Convert to Adobe PDF and Send for Review (Windows).

ГЛАВА 3

Меню Adobe PDF в Access включает одну опцию отчета (рис. 22.2). Выберите пункты меню Adobe PDF  Convert Multiple Reports to Single PDF (Конвертировать несколько отчетов в один PDF-документ), чтобы скомбинировать отчеты проекта Access в один документ PDF.

Рис. 22.2. Вы можете комбинировать отчеты в PDF-файл, экспортированный из программы Access

Access PDFMaker имеет ограниченное число опций. В разделе Application Settings на вкладке Settings вы можете добавить сноски или прикрепить к PDF-файлу исходный документ. Меню Adobe PDF в Microsoft Project включает три базовые опции конвертирования Windows: конвертирование в PDF, конвертирование и отправку по электронной почте, а также конвертирование и отправку для просмотра. В диалоговом окне Conversion Settings раздел Application Settings содержит только одну опцию, которая используется для прикрепления исходного файла к PDF-документу и расположения проекта на одной странице.

Создание PDF-файлов вне Acrobat

57 СОВЕТ

23

Создание PDF-документов в PowerPoint и Publisher

Как вы сможете распространить слайд-шоу PowerPoint (с переходами между слайдами и анимацией), не упаковывая файлы и не добавляя плеер? Или конвертировать проекты Publisher в формат PDF без предварительного создания документа Word? Эти задачи можно быстро и легко решить с помощью PDFMaker. PowerPoint PDFMaker имеет несколько опций, которые вы можете сконфигурировать для конвертирования презентации в PDF-документ. Вы можете выбрать опции для экспорта переходов между слайдами и анимации текста, а также задать дизайн страницы с помощью параметров печати презентаций PowerPoint (рис. 23.1).

Рис. 23.1. Выберите опции конвертирования мультимедиа и анимации в настройках конвертирования PowerPoint PDFMaker

Как и документ Word, документ PowerPoint разрешает конвертирование примечаний, тэгов и сносок.

СОВЕТ 23: Создание PDF-документов в PowerPoint и Publisher

Использование настроек печати Если вы желаете использовать ваши слайды в качестве элементов PDFфайла, который включает стандартные страницы, выберите дизайн PDF на основании параметров печати PowerPoint в разделе Application Settings диалогового окна PDFMaker Settings. Дизайн презентации по умолчанию использует альбомную ориентацию и часто – полноцветный фон; печать презентации в качестве большого документа может занять много времени и потребовать большого количества краски. Конечно, применение опции настройки параметров печати зависит от содержимого вашей презентации. Например, маркированные списки будут правильно отображаться при использовании портретной ориентации страницы; рисунки и диаграммы могут отображаться некорректно.

58 Acrobat 7 устанавливает PDFMaker во многие новые программы, включая Microsoft Publisher. В Publisher выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings, чтобы открыть диалоговое окно (рис. 23.2). PDFMaker в большинстве программ использует настройки Standard в качестве параметров конвертирования по умолчанию; по умолчанию в Publisher настраиваются параметры Press Quality.

Рис. 23.2. PDFMaker в программе Microsoft Publisher по умолчанию использует настройки Press Quality

Для документа Publisher (который часто предназначается для высококачественной печати) вы можете выбрать особые опции печати, например обрезку текста, печать дополнительной краской, метки обрезки и настройки прозрачности. PDFдокументы, созданные из файлов Publisher, также могут включать примечания, тэги и сноски.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

СОВЕТ

24

Конвертирование документов Visio с использованием слоев

Visio дает вам возможность работать с одной структурой документа и добавлять несколько слоев информации. Например, в одном документе Visio вы можете отобразить план вашего офиса на фоне, затем наложить схемы сетевых кабелей, телефонных и электрических проводов, причем поместить каждую схему на свой слой. Можно включать и выключать слои, чтобы просматривать их по отдельности или в различных комбинациях. Visio PDFMaker предоставляет возможность сохранения слоев и их настроек. Слои могут быть конвертированы без изменений или как единый слой (используется по умолчанию). Если слои были конвертированы как единый слой, PDF-документ будет выглядеть так же, как и оригинальный чертеж Visio, но все содержимое будет расположено на одном слое. Слои конвертируются с использованием настроек, которые вы выбрали в диалоговом окне Layer Properties (Параметры слоя) программы Visio, например видимость, блокировка и имя (за дополнительной информацией по использованию слоев в Acrobat обращайтесь к совету 94 в главе 11). Можно выбрать данную опцию в программном меню Adobe PDF, как и другие опции PDFMaker 7. Также вы можете выбрать пункты меню Adobe PDF  Convert All Pages in Drawing (Конвертировать все страницы в чертеже), кроме этого, настроить поддержку поиска текста, ссылок, примечаний и сносок. Выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings, чтобы открыть диалоговое окно Conversion Settings. Параметры Application Settings показаны на рис. 24.1.

Рис. 24.1. Выберите опции для слоев и объектов в разделе Application Settings диалогового окна Conversion Settings программы Visio

СОВЕТ 24: Конвертирование документов Visio

59

Данные объектов Вы можете встроить данные объекта в файл Visio. Данные объекта состоят из информации о различных параметрах чертежа или его элементов. Затем эти данные можно просмотреть в Acrobat (см. примечание в совете 92 главы 11).

60 Зачем нужны слои? В некоторых случаях (например, при работе с сертифицированными чертежами) вам необходимо удалить все слои документа, чтобы сохранить его структуру. PDF-документ со слоями может быть очень интересным инструментом. Вместо того чтобы показать вашему клиенту один рисунок продукта и несколько образцов цвета, добавьте дополнительные цвета на различные слои и позвольте клиенту щелкать по слоям и просматривать продукт в разных цветовых палитрах. Пример в совете 94 главы 11 показывает три различные цветовые палитры для кухонного кафеля; при щелчке по слоям цветов клиент увидит, как будет в действительности выглядеть кафель.

Процесс конвертирования в Visio использует несколько диалоговых окон. Щелкните по иконке Convert to Adobe PDF на панели инструментов PDFMaker или выберите пункты меню Adobe PDF  Convert to PDF, чтобы начать процесс. Первая панель диалогового окна предназначена для работы с данными объектов; щелкните по полю флажка, чтобы указать, желаете вы добавить данные объекта или нет. Добавьте данные объекта, если вы хотите использовать их для поиска (очень полезно при работе с большим или сложным проектом). Нажмите кнопку Continue (Продолжить), чтобы перейти к следующей панели диалогового окна. Если вы выбрали в программном меню Adobe PDF пункты Adobe PDF  Convert All Pages in Drawing, выберите настройку слоя для выбранной страницы или документа (рис. 24.2). Щелкните по соответствующему переключателю, чтобы удалить все слои, сохранить все слои или сохранить только определенные слои. Если только вы не желаете, чтобы пользователи файла смогли работать с различными комбинациями слоев в PDF-документе, пользуйтесь опцией по умолчанию Flatten All Layers (Удалить все слои). Примеры приведены в примечании. Нажмите кнопку Continue.

Рис. 24.2. Выберите способ использования слоев в экспортированном PDF-документе

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

61 Если вы решили сохранить некоторые слои, на следующей панели диалогового окна отобразится список слоев документа (рис. 24.3). Слои чертежа показаны в левом столбце. Щелкните по слою в разделе Layers (Слои) столбца Visio Drawing (Чертеж Visio), затем нажмите кнопку Add Layer (Добавить слой), чтобы добавить этот слой к слоям в столбце Layers in PDF (Слои в PDF).

Рис. 24.3. Выберите и организуйте слои для экспорта

Независимо от выбранной опции, информация о настройке слоев будет отображена на последней панели. Нажмите кнопку Don’t Show This Step Again (Больше не показывать это окно). Данное окно будет пропущено, и конвертирование документа будет выполнено автоматически. Нажмите кнопку Convert to PDF, чтобы создать файл. Откроется диалоговое окно Save Adobe PDF File (Сохранить файл Adobe PDF); найдите папку и при необходимости измените имя файла; по умолчанию для файла задается имя, которое соответствует стандартам Visio; файл сохраняется в папке исходного файла на вашем жестком диске. Нажмите кнопку Save, чтобы обработать файл и создать PDF-документ.

СОВЕТ 24: Конвертирование документов Visio

Подсказка при работе со слоями Если вы не уверены в выборе параметра для слоев, нажмите кнопку Help в левом нижнем углу диалогового окна, чтобы открыть окно с описанием настроек.

62 СОВЕТ

25 Удаление слоев Если вы регулярно работаете с чертежами Visio, конвертируете их в PDFдокументы и не хотите сохранять слои, нажмите кнопку Always Flatten Layers and Don’t Show This Dialog Again (Всегда удалять слои и больше не отображать данное окно) на второй панели диалогового окна PDFMaker. По умолчанию слои удаляются; выбор опции Always Flatten Layers позволяет вам сэкономить время при конвертировании.

Организация слоев

Если вы решили сохранить некоторые слои, с помощью одной из панелей диалогового окна Convert to PDF вы выбираете слои для конвертирования. В PDF-документ будут экспортированы только те слои, которые были выбраны в списке Layers in PDF. Далее мы приведем несколько советов для выбора слоев: • в столбце Layers in Visio Drawing слои, которые были добавлены в столбец Layers in PDF, будут выделены серым цветом. Вы не сможете повторно выбрать их; • щелкните по названию слоя в столбце Layers in PDF, чтобы активизировать текст и изменить название. Список слоев, отсортированный по названию, отображается на панели Layers в Acrobat, и длинные названия чертежей могут быть непонятными; используйте интуитивно понятные названия, чтобы другим пользователям было проще работать с документами; • создайте вложенные папки в столбце Layers in PDF, чтобы организовать группы слоев. Выберите слой в левом столбце и нажмите кнопку Create Layer Set (Создать группу слоев). Новая папка будет добавлена в столбец Layers in PDF; слой, который вы выбрали в столбце Layers in Visio Drawing, будет помещен в данную папку. Щелкните по имени папки и введите имя для группы слоев. Группы помогут вам отслеживать перемещение слоев при экспорте нескольких версий чертежа; • переместите слои вверх или вниз в столбце Layers in PDF, чтобы изменить их порядок; • щелкните по слою в столбце Layers in PDF, чтобы выбрать его; нажмите кнопку Remove Layer (Удалить слой), чтобы удалить слой из столбца; затем название слоя станет активным в столбце Layers in Visio Drawing.

Рис. 25.1. Вы можете создавать вложенные папки, чтобы организовать слои в группы

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

63 СОВЕТ

26

Использование Photoshop PDF

Продукты пакета Adobe Creative Suite имеют встроенную процедуру для создания PDF-файлов. В Photoshop CS выберите пункты меню File  Save As, чтобы открыть диалоговое окно Save As. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке Format (Формат) и выберите пункт Photoshop PDF. В диалоговом окне по умолчанию отображаются имя и местоположение оригинального документа; при желании выберите другое имя и местоположение. Несмотря на то что вы работаете со слоями в Photoshop, Acrobat 7 не может поддерживать слои в конвертированном PDF-документе. В зависимости от содержания файла и его оригинального формата в области Save Options (Опции сохранения) вам будут доступны различные опции (рис. 26.1). Вы можете пользоваться функциями оригинального документа, например слоями или аннотациями. Отметите выбор опций, которые вы не желаете конвертировать. Аннотации документа Photoshop конвертируются в примечания в экспортированном документе PDF.

Рис. 26.1. Выберите опции для PDF-файла в диалоговом окне Save As программы Photoshop

Далее выберите цвет. Цветовая палитра документа выбирается по умолчанию.

СОВЕТ 26: Использование Photoshop PDF

Использование Version Cue Если вы работаете с пакетом Adobe Creative Suite и пользуетесь программой Version Cue, нажмите кнопку Version Cue в стандартном диалоговом окне Save As. В открывшемся диалоговом окне Save As вы можете выбрать такие же настройки PDF, как и в диалоговом окне Save As программы Photoshop.

64 Форматы PDF Файлы PDF в программе Photoshop представляют собой единые рисунки (даже если исходный файл содержит комбинацию рисунка и текста). Другие программы, например Microsoft Word, Microsoft Visio и Adobe InDesign, экспортируют PDF-документ одновременно как текст и изображение; это очень важно, если вы желаете выполнить поиск текста документа. В главе 17 описано конвертирование изображения текста в настоящий текст.

Нажмите кнопку Save, чтобы открыть диалоговое окно PDF Options (рис. 26.2). Выберите опции в соответствии с содержимым PDF-документа и тем, как вы планируете его использовать:

Рис. 26.2. Сконфигурируйте опции экспортирования PDF-документа в соответствии с содержимым документа

• выберите тип архивации: ZIP или JPEG. Формат ZIP не теряет данные, и мы рекомендуем использовать его для рисунков, которые содержат большие области, окрашенные в один цвет. При сжатии в формат JPEG данные теряются, – вы можете создать меньший по размерам файл, но его качество будет ниже. Настройте качество с помощью ползунков, стрелки в ниспадающем списке или ввода значения в поле; • выберите пункт Save Transparency (Сохранить прозрачность), чтобы создать белые, «прозрачные» области рисунка. Если ваш документ не содержит прозрачных цветов, данная опция будет недоступна; • выберите опцию Image Interpolation (Интерполяция изображения), чтобы использовать корректировку для изображений с низким разрешением; при более высокой степени сжатия интерполяция может улучшить внешний вид изображения; • выберите опцию Downgrade Color Profile (Ослабить цветовую палитру), чтобы работать с PDF-документом в программе, которая не поддерживает высококачественные цветовые палитры. Эта опция будет активна только

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

65 в том случае, если выбранная вами цветовая палитра может быть ослаблена. Данная функция изменяет ICC Profile (Windows) или Embed Color Profile (Macintosh) на палитру версии 4; • нажмите кнопку PDF Security (Безопасность PDF-документа), чтобы добавить в файл настройки безопасности. Когда вы щелкните по полю флажка, кнопка Security Settings станет активной; нажмите эту кнопку, чтобы открыть диалоговое окно, которое позволяет вам настраивать пароли и указывать права доступа к файлу (например, право печати документа или внесения в него изменений); • опция Include Vector Data (Включить векторные данные) будет активна в том случае, если ваш документ включает векторные объекты. Выберите данную опцию, чтобы сохранить векторные объекты. Если вы этого не сделаете, все векторные объекты будут преобразованы в растры; • нажмите кнопку Embed Fonts (Встроить шрифты), чтобы добавить шрифты, которые использовались в документе Photoshop; это позволит другим пользователям просматривать файл с использованием ваших оригинальных шрифтов; • нажмите кнопку Use Outlines for Text (Использовать границы для текста), чтобы конвертировать текст в структуру. Для активизации данной функции вам необходимо отключить опцию Embed Fonts.

СОВЕТ 26: Использование Photoshop PDF

66 СОВЕТ

27 Сохраните ваши установки Вы можете сохранить установки экспортирования: нажмите кнопку Save Summary (Сохранить обзор) на панели Summary. Откроется диалоговое окно, в котором можно переименовать и сохранить файл, хранящийся на вашем компьютере в текстовом формате.

Экспортирование PDFфайла из InDesign CS

PDF-документы часто экспортируются из InDesign CS для тестирования, редактирования или отправки на принтер. В InDesign CS вы можете создавать как PDF-стили, так и стили экспорта. Чтобы выбрать стиль экспорта, выполните команду File  PDF Export Presets (Предварительные установки экспорта PDF-документа) и выберите пункт в списке (рис. 27.1). InDesign использует такую же систему имен, как и Acrobat 5, то есть eBook, Screen, Print и Press. Кроме того, вы можете выбрать стандарты PDF/X и поддержку слоев PDF для Acrobat 6.

Рис. 27.1. InDesign CS включает набор предварительных установок для экспорта PDF

Выполните команду File  Export и выберите в ниспадающем списке Save As пункт PDF. Нажмите кнопку Save, чтобы сохранить PDF-документ с использованием имени и местоположения исходного файла. Откроется диалоговое окно Export PDF, в котором отобразится последняя выбранная установка (в поле Preset вверху). Если вы выберите установку, она будет оставаться выбранной в разделе PDF Export Settings до тех пор, пока вы не измените выбор. Щелкните по заголовку столбца слева в диалоговом окне, чтобы отобразить предварительные установки: • General (Общие). Панель General включает базовые параметры, например совместимость с версией, а также объекты (сноски и слои). Если вы выберете опцию Create Acrobat Layers (Создать слои Acrobat), экспортированный PDF-документ будет включать слои из оригинального документа;

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

67 • Compression (Сжатие). Выберите настройки для монохромных, черно-белых и цветных изображений; • Marks and Bleeds (Маркеры и метки обрезки). Укажите, желаете ли вы добавить маркеры принтера и метки обрезки; • Advanced (Расширенные). Выберите параметры цвета, шрифтов и OPI (Open Prepress Interface); • Security (Безопасность). Настройте пароли документа и права доступа с панели Security; • Summary (Обзор). Различные опции предварительных установок показаны на панели Summary (рис. 27.2).

Рис. 27.2. Измените существующие настройки или сконфигурируйте новые параметры экспорта PDF

СОВЕТ 27: Экспортирование PDF-файла из InDesign CS

Создание нового стиля экспорта Чтобы создать новый стиль в InDesign CS, выберите пункты меню File  PDF Export Presets  Define (Определить), чтобы открыть диалоговое окно Preset PDF Exports. Затем нажмите кнопку New, чтобы открыть диалоговое окно New PDF Export Preset (Создать стиль экспорта в формат PDF). Диалоговое окно предлагает такие же панели, как и диалоговое окно Export PDF. Введите имя для стиля и выберите настройки на различных панелях; щелкните по имени панели в списке слева. Нажмите кнопку OK после завершения конфигурирования. Диалоговое окно закроется, и новый стиль будет добавлен в список PDF Export Presets.

68 СОВЕТ

28 Быстрое конвертирование Если вам необходимо конвертировать несколько Web-страниц в PDF-документы, вы можете сэкономить свое время с помощью выбора настроек. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке на панели инструментов Adobe PDF и выберите пункт Preferences (Параметры), чтобы открыть небольшое диалоговое окно. Изучите следующие опции: •

Open PDF-files in Acrobat after Conversion (Открывать PDF-файлы в Acrobat после конвертирования);

•

Ask for Confirmation before Deleting PDFfiles (Запрашивать подтверждение на удаление PDF-файлов);

•

Ask for Confirmation before Adding Pages to PDF-files (Запрашивать подтверждение на добавление страниц в PDF-файлы);

•

Warn before Adding Pages if the PDF-file has been modified (Предупреждать перед добавлением страниц, если PDF-файл был изменен).

Создание PDF-документов из Web-страниц

При установке Acrobat 7 в Internet Explorer добавляется PDFMaker. Чтобы создать PDF-файл из Web-страницы, открытой в Internet Explorer, щелкните по стрелке в ниспадающем списке, чтобы открыть меню, и выберите пункт Convert Web Page to PDF (Конвертировать Web-страницу в PDF), как показано на рис. 28.1. Если страница включает фреймы, все содержимое будет преобразовано в одну страницу документа PDF. Чтобы присоединить открытую Web-страницу к существующему PDF-документу, нажмите кнопку Add Web Page to Existing PDF (Добавить Web-страницу в существующий PDF-документ). Откроется диалоговое окно, которое позволяет вам выбрать документ для выделенной страницы. Нажмите кнопку Save, чтобы конвертировать Web-страницу и добавить ее в конец выбранного документа. Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по странице, чтобы открыть контекстное меню, которое включает команды Convert to PDF и Add to Existing PDF. Чтобы выполнить поиск PDF-документов в сети Internet или на вашем компьютере, щелкните по стрелке в ниспадающем списке справа от иконки Convert to PDF на панели инструментов Adobe PDF и выберите пункт Adobe PDF Explorer Bar (Панель Adobe PDF Explorer). Слева в окне Web-браузера откроется панель, как показано на рис. 28.1. На панели вы можете выбирать документы, которые вы желаете добавить к конвертированным Web-страницам, а также файлы, которые вы хотите открыть в Explorer. PDF-документ, который вы открываете с панели Adobe PDF Explorer Bar, отображается в Adobe Reader в окне вашего Web-браузера. Если панель Adobe PDF Explorer Bar была отображена после того, как вы закрыли Web-браузер, она будет открыта при следующем вызове Web-браузера.

Рис. 28.1. PDFMaker в программе Internet Explorer включает опцию, которая отображает список документов

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

69 СОВЕТ

29

Работа с Acrobat Distiller

Acrobat 7 устанавливает PDFMaker только в ограниченное количество программ, и не все программы имеют встроенную процедуру создания PDF-файлов. Во многих программах (например, графических иллюстраторах) вы можете создавать другие файловые форматы, которые можно обрабатывать как PDF-документы с помощью Acrobat Distiller 7. Также вы будете использовать Distiller, чтобы создавать PDF-документы, предназначенные для печати. Distiller – это отдельная программа, которая устанавливается вместе с Acrobat 7. Вы получаете доступ к программе из меню Start или с помощью команды Advanced  Acrobat Distiller (Acrobat 7). На компьютере Mac выберите пункты меню Adobe PDF  Create Adobe PDF from PDFMaker, и Distiller откроется автоматически. Интерфейс Distiller выглядит и работает так же, как диалоговое окно. Он включает встроенные параметры, о которых мы уже рассказывали в этой главе. Чтобы обработать файл, выберите пункты меню File  Open. В диалоговом окне Open найдите нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Open. Диалоговое окно закроется; будет открыт файл. Во время обработки файла программа отобразит строку прогресса (рис. 29.1).

Рис. 29.1. Пользуйтесь программой Acrobat Distiller, чтобы конвертировать PostScript и аналогичные типы файлов, созданные в различных программах

СОВЕТ 29: Работа с Acrobat Distiller

Об ошибках Если вы открываете файл, который содержит ошибки или относится к формату, не поддерживаемому Distiller, то увидите соответствующее сообщение в области журнала внизу. На рис. 29.2 открыт документ Visio; вместо информации в списке Distiller Jobs отображается иконка ошибки; сообщение об ошибке показывается в нижней части диалогового окна.

70 Форматы для Distiller В Distiller вы можете работать с файлами .ps или .prn. Файловый формат .ps использует язык PostScript. Некоторые программы вместо файлов .ps создают файлы .prn; другие программы создают файлы .prn, если вы выбрали в качестве опции печати Print to File (Печать в файл). Оба файловых формата работают с драйверами принтера, установленными на вашем компьютере.

Продолжайте конвертировать другие файлы или закройте Distiller. Вы можете управлять файлами в Distiller из диалогового окна программы (рис. 29.2). Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по файлу в списке, чтобы открыть контекстное меню и выбрать нужную опцию. Для каждой сессии Distiller поддерживается список History; если вы закроете и повторно откроете программу, список будет очищен.

Рис. 29.2. Управляйте обработанными файлами во время сессии Distiller с помощью диалогового окна

Что вы предпочитаете? Выполните команду File  Preferences, чтобы открыть небольшое диалоговое окно. Если вы работаете на компьютере Mac, выберите пункты меню Distiller  Preferences. У вас есть несколько опций, например просмотр конвертированных файлов в Acrobat и управление файлами журнала.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

71 СОВЕТ

30

Создание новых настроек конвертирования в Distiller

Вы можете создавать новые настройки или изменять существующие параметры, которые используются по умолчанию. Вам доступны многие варианты для модификации настроек по умолчанию. Вы можете создавать новые опции в диалоговых окнах PDFMaker и Distiller. Далее мы расскажем о том, как решить эту задачу в Distiller: 1. Выберите один из параметров по умолчанию. Вы можете начать и с нуля, но изменение существующей опции – это самое простое решение. В данном примере мы работаем с параметром High Quality (Высокое качество). 2. Выберите пункты меню Settings  Edit Adobe PDF Settings. 3. Откроется диалоговое окно High Quality Print Adobe PDF Settings (Параметры Adobe PDF для высококачественной печати). В диалоговом окне имеется список заголовков в столбце слева; щелкните по заголовку, чтобы отобразить параметры на правой панели диалогового окна. Если вы выберите заголовок General или заголовок по умолчанию (на рисунке это High Quality), опции General отобразятся в диалоговом окне.

Рис. 30.1. Измените параметры конвертирования для группы настроек по умолчанию или создайте новую группу

СОВЕТ 30: Создание новых настроек конвертирования в Distiller

Работа с параметрами по умолчанию Параметр, который вы выбрали в списке Default Headings, отображается в виде заголовка в левом столбце диалогового окна Custom Settings. Если вы желаете создать новые настройки с помощью другого параметра, не закрывайте диалоговое окно Adobe PDF Settings; вместо этого щелкните по полю флажка Show All Settings (Показать все настройки) слева в окне, чтобы открыть список Default Settings (Параметры по умолчанию); дважды щелкните по другой опции; откроется список заголовков. Повторно щелкните по полю флажка Show All Settings; в столбце останется только активный параметр и его заголовки.

72 Не пользуйтесь диапазонами страниц Вкладка General включает опцию для выбора диапазона страниц. Не включайте эту опцию, если только вы не планируете работать с данными установками только один раз. Если вы укажете диапазон страниц во время создания опций, а затем попробуете использовать данные опции повторно, будут конвертированы только те страницы, которые указаны на вкладке General. Это может привести к проблемам, так как вы запутаетесь и не сразу поймете, куда пропала часть страниц!

4. На вкладке General вы можете изменить следующие настройки: • Compatibility (Совместимость). По умолчанию используется Acrobat 5.0 (PDF 1.4). В зависимости от того, кто будет пользователем файла, вы можете выбрать устаревшую версию программы, вплоть до Acrobat 3. Ранние версии имеют меньше опций для настройки безопасности, управления шрифтами и цветами. Например, функции безопасности Acrobat 7 не работают в Acrobat 4; • Object Level Compression (Сжатие объектов по уровню). Выберите значение, от Off (Нет) до Tags (Тэги). Сжатие объектов комбинирует небольшие объекты в единое содержимое. Параметр Off оставляет структуру документа неизменной; опция Tags Only (Только тэги) сжимает структурную информацию в PDF-документе. Если вы сожмете информацию о тэгах, такие функции вашего документа, как, например, сноски, будут видны только в Acrobat 6 и 7; параметр Off позволяет использовать структуру и тэги в Acrobat 5;

Рис. 30.2 Разрешение определяет количество переходов в градиенте или смеси

• Resolution (Разрешение). Вы можете воспользоваться данной опцией, чтобы повторить разрешение принтера для файлов PostScript. При большом разрешении файлы создаются с более высоким качеством изображения, но и занимают больше места на диске. Разрешение определяет количество переходов в градиенте или смеси. На рис. 30.2 слева и справа показан один и тот же градиент; единственное различие заключается в разрешении; • Embed Thumbnails (Встроить копии). Копии используются для навигации. До выхода Acrobat 5 приходилось создавать копии вручную, а не пользоваться динамической процедурой. Если вы не планируете работать с файлом в ранней версии Acrobat или Acrobat Reader, не включайте данную опцию, так как она без необходимости увеличивает размер файла.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

73 5. На вкладке Images (рис. 30.3) вы можете настроить и протестировать параметры конвертирования файлов со сложными изображениями. Вот список этих опций:

Опции для ввода имен файлов Вы можете создавать новые файлы .joboptions. Чтобы отслеживать их, используйте имена, которые соответствуют имени клиента, проекту или их предназначению. Например, название highquality(1).joboptions носит меньшую смысловую нагрузку, чем northern_ foods.joboptions.

Рис. 30.3. Измените и протестируйте параметры на вкладке Images

• Downsample (Образец в пикселях). Вы можете комбинировать пиксели в области, чтобы создать более крупный пиксель. Пиксели в изображениях с разрешением, которое превышает указанное значение, будут скомбинированы, что позволяет уменьшить разрешение. В зависимости от планируемого использования файла, можно увеличить или уменьшить значение параметра. Высокое разрешение подходит для таких изображений, как карты (на которых пользователь часто пользуется функцией увеличения масштаба); • Compression/Image Quality (Сжатие/Качество изображения). Выберите опции в зависимости от настроек цвета файла. Вы можете пользоваться различными параметрами сжатия; • смягчите грани монохромных изображений, включив корректировку;

СОВЕТ 30: Создание новых настроек конвертирования в Distiller

74 Работа над ошибками Щелкните по стрелке в ниспадающем списке When Embedding Fails (Если встроить объект не удается) и выберите решение в списке; вы можете сэкономить свое время при обработке файлов, если укажете, как следует поступать при наличии ошибки встраивания.

• нажмите кнопку Policy (Политика), чтобы открыть диалоговое окно, которое используется для обработки изображений с более низким разрешением по сравнению с указанным значением. Вы можете указать, нужно ли игнорировать, предупреждать или отменять задание на основании параметров цвета изображения. Настройка политики позволяет вам сэкономить время в случае, если для изображений в файле было неверно настроено разрешение. 6. На вкладке Fonts (рис. 30.4) укажите, желаете ли вы встроить шрифты или удалить встроенные шрифты в случае, если количество символов превышает введенное вами значение. Если вы пользуетесь нестандартными шрифтами или дизайн файла существенно зависит от шрифтов, обязательно встройте их в файл. Выберите опцию Subset, если желаете встроить часть символов шрифта. Не вводите небольшое значение, если вы планируете изменить какиелибо символы на странице.

Рис. 30.4. С помощью встроенных шрифтов вы сможете сохранить дизайн документа

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

75 7. На вкладке Color (рис. 30.5) выберите настройки, которые соответствуют параметрам файлов исходной программы, например Adobe Photoshop или Illustrator. Доступные опции зависят от выбранных вами настроек цвета. Если вы отправляете файл на печать, часто нужные значения вы получаете от принтера.

Рис. 30.5. Выберите настройки цвета

СОВЕТ 30: Создание новых настроек конвертирования в Distiller

Опции для обмена файлами Вы можете обмениваться настройками с другими пользователями. Пересылайте файл .joboptions по электронной почте так же, как и любой другой файл. Получатели добавят файл в нужную папку. Когда они откроют окно настройки параметров из PDFMaker, Acrobat или Distiller, новые значения будут готовы для использования.

76 Быстрое конвертирование Если вы создаете файлы для использования в сети Internet, убедитесь в том, что выбрали опцию RGB (не CMYK). Формат RGB – это оригинальная цветовая палитра для мониторов, не требующая конвертирования и ускоряющая просмотр.

8. Если вы не умеете работать с параметрами структурирования документа и подобными сложными опциями, вряд ли вы внесете много изменений на вкладке Advanced (рис. 30.6). Настройки на этой вкладке описывают процесс конвертирования из PostScript в PDF. Рассмотрим две опции, которые используются по умолчанию:

Рис. 30.6. Большинство параметров на вкладке Advanced работают без проблем с настройками по умолчанию

• опция Convert Gradients to Smooth Shades (Конвертировать градиенты в сглаженные тени) конвертирует градиенты из различных программ, включая FreeHand, QuarkXPress, Adobe Illustrator и Microsoft PowerPoint. Эта опция создает небольшие по размеру PDF-файлы; • опция Save Original JPEG Images in PDF If Possible (По возможности, сохранять оригинальные изображения JPEG в формате PDF) обрабатывает изображения JPEG (сжатые) без повторного сжатия, что позволяет ускорить процесс работы с файлом.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

77 9. Если вы создаете настройки, которые соответствуют стандартам, вы можете до создания PDF-документа выбрать на вкладке Standards параметры, проверяющие значения на предмет совпадения со стандартом (рис. 30.7). Опции на вкладке различаются в зависимости от стандарта, который вы выбрали в ниспадающем меню Compliance Standard (Соответствующий стандарт).

Рис. 30.7. Если вам необходимо обработать PDFдокумент в соответствии со стандартами, выберите и сконфигурируйте опции на вкладке Standards

СОВЕТ 30: Создание новых настроек конвертирования в Distiller

78 10. Выберите пункт меню Save As, чтобы открыть диалоговое окно Save Adobe PDF Settings As (Сохранить настройки Adobe PDF как). Введите имя файла и нажмите кнопку Save (рис. 30.8). Файл с параметрами конвертирования будет сохранен отдельно с расширением .joboptions.

Рис. 30.8. Сохраните параметры конвертирования в файле .joboptions для последующего использования

Файлы .joboptions сохраняются вместе с настройками конвертирования по умолчанию. После сохранения новых параметров вы увидите их список в Acrobat Distiller, а также во всех программах PDFMaker на вашем компьютере.

ГЛАВА 3

Создание PDF-файлов вне Acrobat

ГЛАВA 4

Создание PDF-файлов в Acrobat В ранних версиях Acrobat PDF-файлы экспортировались из различных исходных программ или импортированных Webстраниц. Начиная с Acrobat 6 (и теперь в Acrobat 7), вы можете работать функционально – то есть в соответствии с процессами, которые вы желаете применить к документу, а не управлять огромными коллекциями панелей инструментов и пунктов меню (конечно, они по-прежнему существуют!). Процедура Create PDF объединяет в себе несколько процессов и предоставляет вам мгновенный доступ к нужному материалу. Вы можете конвертировать файлы в Acrobat 7 разными методами, включая один или несколько документов, Web-страницы, отсканированные документы, а также снимки окна программы. В Acrobat 7 появилась новая панель Attachments (Вложения), которая позволяет вам двумя различными способами прикреплять исходные документы к PDF-файлу до конвертирования или напрямую в программе Acrobat.

80 СОВЕТ

31 Советы по конвертированию Должны ли вы конвертировать документ в исходной программе или Acrobat? Ответ прост: это зависит от ситуации. Если вы работаете в программе и знаете, что вам понадобится PDF-версия файла, создайте файл в программе. Если вы работаете в Acrobat и понимаете, что вам понадобится другой файл, создайте его в Acrobat. Даже если вы работаете в Acrobat и планируете создавать файлы в программах с PDFMaker, но не можете запомнить установки PDFMaker или должны изменить настройки, вам следует выполнить задачу в программе, а не в Acrobat. Этот подход при создании файлов является предпочтительным по сравнению с созданием файлов с ошибками, которые после конвертирования придется переделывать.

Создание PDF-документа из файла в Acrobat

В Acrobat 7 вы можете создавать PDF-файлы в программе с помощью кнопки Create PDF. Также вы можете выполнить команду File  Create PDF и выбрать опцию в подменю. Если вы пользуетесь командой File  Create PDF, то опция How To … Create PDF будет недоступна. Выберите в меню опцию How To, чтобы отобразить список заголовков на панели Search справа в окне программы. Если вы не поместили никаких объектов на панель Clipboard, опция From Clipboard Image (С панели Clipboard) будет недоступна; обратитесь к совету 35 за информацией о том, как использовать изображение с панели Clipboard в качестве исходного документа. Нажмите кнопку Create PDF, чтобы открыть меню (рис. 31.1). Выберите первую опцию – From File (Из файла). В открывшемся диалоговом окне Open найдите нужный файл для конвертирования в формат PDF и нажмите кнопку Open.

Рис. 31.1. Меню Create PDF в программе Acrobat предлагает несколько методов конвертирования файлов

Вы увидите окно прогресса, отображаемое в то время, как Acrobat исполняет макрос, который открывает файл в исходной программе и конвертирует его в формат PDF (рис. 31.2).

Рис. 31.2. Строка прогресса показывает состояние при конвертировании файла

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

81

Если файл открыт в программе, которая включает PDFMaker, Acrobat будет использовать PDFMaker с последними параметрами конвертирования, которые вы установили в программе. Если файл открыт в программе, которая не содержит PDFMaker, Acrobat откроет программу и конвертирует файл с помощью Adobe PDF Converter. Конвертированный файл будет открыт в Acrobat. При конвертировании файлу присваивается имя, которое соответствует имени исходного файла. Выберите пункты меню File  Save, чтобы сохранить файл в формате PDF. Не все файлы могут быть конвертированы в PDF из Acrobat. Приводим список форматов, с которыми вы можете работать: • AutoDesk AutoCAD; • AutoDesk Inventor; • BMP; • GIF; • HTML; • JDF Job Definition; • JPEG 2000; • Microsoft Access; • Microsoft Word; • Microsoft Excel; • Microsoft PowerPoint; • RTF (Rich Text Format); • Microsoft Project; • Microsoft Publisher; • Microsoft Visio; • PCX; • PNG; • PostScript; • EPS; • Text; • TIFF; • XML PDF.

СОВЕТ 31: Создание PDF-документа из файла в Acrobat

82 СОВЕТ

32 Исходные программы для работы с документами Если вы конвертируете содержимое в единый документ, Acrobat открывает исходные программы для всех файлов (кроме файлов Acrobat) из списка. Поэтому вы не можете добавить файл, созданный в программе, которая не установлена на вашем компьютере.

Создание PDF-документа из нескольких файлов в Acrobat

Пользуйтесь командой Create PDF File в окне MulСОВЕТle Documents (Несколько документов) программы Acrobat 7, чтобы до создания файла объединить документы и файлы (PDF и другие) в коллекцию, которая называется сборником (binder). Вы сэкономите много времени! Нажмите кнопку Create PDF, чтобы открыть список опций меню; затем нажмите кнопку From MulСОВЕТle Files (Из нескольких файлов), чтобы открыть диалоговое окно Create PDF File from MulСОВЕТle Documents (Создать PDF-файл из нескольких документов), как показано на рис. 32.1.

Рис. 32.1. Пользуйтесь диалоговым окном Create PDF File from MulСОВЕТle Documents, чтобы составить документ из группы файлов

Нажмите кнопку Browse (Найти), чтобы открыть диалоговое окно Open, найдите первый файл для добавления в коллекцию и нажмите кнопку Add (Добавить). Окно поиска закроется, и Acrobat добавит файл. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не добавите в список все нужные файлы. Один и тот же файл можно добавлять в коллекцию несколько раз. Чтобы реорганизовать файлы, которые вы добавили в коллекцию, щелкните по файлу на панели Files to Combine (Файлы для комбинирования), затем нажмите кнопку, чтобы переместить файл вверх или вниз по коллекции или удалить его.

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

83

Если вы включили в сборник PDF-файлы, при щелчке по имени PDF-файла на панели Files to Combine нажмите кнопку Preview (Предварительный просмотр), чтобы открыть диалоговое окно предварительного просмотра (рис. 32.2). В файле PDF с несколькими страницами щелкайте по стрелкам вверх и вниз, чтобы просмотреть разные страницы, либо введите значение в поле Page, чтобы просмотреть весь документ. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preview.

Рис. 32.2. Вы можете просмотреть PDF-файлы, которые вы добавляете в сборник

Завершив составление сборника, нажмите кнопку OK. Окно закроется, и содержимое документа будет обработано и скомбинировано в PDF-документ. Каждый файл обрабатывается отдельно, и все файлы в списке, которые не соответствуют формату PDF, будут конвертированы в PDF. После завершения конвертирования откроется диалоговое окно Save As, и файлу по умолчанию будет присвоено имя Binder1.pdf. Введите имя файла, выберите местоположение и нажмите кнопку Save. Сборник будет завершен.

СОВЕТ 32: Создание PDF-документа из нескольких файлов в Acrobat

84 СОВЕТ

33 Так много страниц и так мало времени В диалоговом окне Create PDF from Web Page вы можете указать, сколько уровней Web-сайта вы желаете загрузить. По умолчанию настраивается один уровень. Не изменяйте эту настройку без особой необходимости. Уровень 1 соответствует первой группе страниц для Web-сайта, то есть страницам, которые вы видите после ввода URL-адреса в строке адреса Web-браузера. Дополнительные уровни добавляют новые группы страниц. Если вы выберете значение Get Entire Set (Получить всю группу страниц), будет загружен весь сайт, причем независимо от того, состоит он из 10 или 1000 страниц.

ГЛАВА 4

Создание PDF-документа из Web-страниц в Acrobat

Вы можете не только загрузить страницу с Web-сайта с помощью PDFMaker, установленного в Internet Explorer, но и загрузить Web-сайт из Acrobat и настроить его содержимое и дизайн в PDF-файле. Нажмите кнопку Create PDF, чтобы отобразить меню, затем нажмите кнопку From Web Page (Из Web-страницы), либо выполните команду File  Create PDF  From Web Page, чтобы открыть диалоговое окно Create PDF from Web Page (рис. 33.1).

Рис. 33.1. Выберите в этом диалоговом окне Web-сайт, уровни страниц и другие параметры

Откройте файл для конвертирования одним из трех возможных способов (выбор зависит от местоположения и типа файла). Вы можете ввести URL-адрес файла, если он расположен в сети Internet, щелкнуть по стрелке справа от поля URL, чтобы работать в Web-файлами, которые вы недавно открывали в Acrobat, либо нажать кнопку Browse, чтобы открыть диалоговое окно Select File to Open (Выбрать файл, который вы желаете открыть) и найти файл на локальном диске. Нажмите кнопку Create, чтобы начать процесс конвертирования. Диалоговое окно Download Status (Статус загрузки) показывает вам количество файлов, а также их имена, размер и местоположение. После завершения загрузки Acrobat отобразит новый PDF-файл на панели Document и добавит структуру документа на вкладку Bookmarks. Выполните команду File  Save, чтобы сохранить Web-страницу после конвертирования.

Создание PDF-файлов в Acrobat

85

Во время прокрутки документа обратите внимание на то, что на страницы добавляются верхние и нижние колонтитулы (рис. 33.2). Верхний колонтитул – это имя Web-страницы; нижний колонтитул включает URL-адрес страницы, количество страниц, а также дату и время загрузки.

Рис. 33.2. По умолчанию на страницы добавляются верхние и нижние колонтитулы

Acrobat записывает Web-страницы с использованием настроек по умолчанию, которые применяются для файловых форматов и дизайнов страниц. Вы можете конфигурировать некоторые форматы и изменять параметры страницы в соответствии с вашими потребностями. Нажмите кнопку Settings в диалоговом окне Create PDF from Web Page, чтобы открыть окно Web Page Conversion Settings (Настройки конвертирования Web-страницы). Вкладка General предлагает параметры для настройки типа файла и параметров PDF (рис. 33.3).

Рис. 33.3. Сконфигурируйте настройки для различных типов файлов и изображений, которые используются в процессе конвертирования Web-страницы

СОВЕТ 33: Создание PDF-документа из Web-страниц в Acrobat

Добавление страниц Разумеется, вам будет проще и безопаснее оставить значение по умолчанию (уровень 1). Но что же делать, если вы импортировали страницу и поняли, что вам необходимо добавить дополнительные страницы? К счастью, это можно сделать без проблем. Выберите пункты меню Advanced  Web Capture  Append Web Page (Дополнительные настройки  Запись Web-страницы  Добавить Web-страницу), чтобы открыть диалоговое окно Add to PDF from Web Page (Добавить в PDF-документ объекты Web-страницы), которое полностью идентично оригинальному окну Create PDF from Web Page. Выберите другой уровень, и в документ будут добавлены дополнительные страницы.

86 Внизу в диалоговом окне вы увидите опции PDF, которые используются по умолчанию, включая сноски и настройки колонтитулов. Выберите нужные опции. Если вы щелкнете по формату HTML или Plain Text (Обычный текст) в списке, кнопка Settings справа в диалоговом окне будет активизирована; нажмите ее, чтобы открыть диалоговое окно Conversion Settings (Настройки конвертирования). Вы можете указать файловые форматы, шрифты и кодировку. Внесите изменения, нажмите кнопку OK, затем повторно нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Conversion Settings и вернуться в окно Web Page Conversion Settings. Вторая вкладка в диалоговом окне Web Page Conversion Settings содержит опции для настройки параметров страницы. Вы можете указать значения для таких параметров, как размер страницы, ориентация и поля. Использование одинаковых параметров страниц для всех документов позволяет сохранять единый стандарт для всех документов, которые вы впоследствии можете скомбинировать в сборник. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Web Page Conversion Settings и вернуться в окно Create PDF from Web Page; затем нажмите кнопку Create, чтобы обработать Web-страницу и создать PDFдокумент.

Рис. 33.4. Перед конвертированием Web-страницы вы можете изменить размер страницы, поля и другие настройки

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

СОВЕТ

34

Создание PDF-документа из отсканированного файла в Acrobat

87 Проверка результатов сканирования

Иногда случается так, что у вас нет бумажной копии документа. Если же у вас есть печатная копия, вы можете создать PDF-версию с помощью сканера. Нажмите кнопку Create PDF, чтобы открыть меню, затем нажмите кнопку From Scanner (Со сканера), чтобы открыть диалоговое окно Create PDF From Scanner (Создать PDF-документ со сканера), как показано на рис. 34.1. Выберите ваш сканер в ниспадающем меню Scanner (Сканер), затем выберите в ниспадающем списке Scan (Сканировать) пункт Front Sides (Передняя сторона) или Both Sides (Обе стороны). Укажите местоположение отсканированной страницы. На рис. 34.1 вам доступна только одна опция (создание нового документа); если в Acrobat открыты другие документы, вы можете применить отсканированный файл к активному документу, отображенному в окне программы.

Многие файлы, конвертируемые в формат PDF, состоят из текста и изображений, которыми вы можете управлять с помощью различных инструментов. PDF-файлы, созданные сканированием в ранних версиях Acrobat или других программах, например Photoshop, представляют собой просто рисунки; вы не можете вносить изменения в содержимое файла. Далее мы расскажем, как можно отличить их друг от друга.

Рис. 34.1. Выберите настройки конвертирования отсканированного документа в файл PDF

Щелкните по инструменту Select (Выбрать) на панели инструментов Basic. Затем щелкните по тексту в документе. Если вы увидите мигающий вертикальный курсор, это значит, что страница содержит текст. Если вы щелкнули по текстовой области документа и в результате была выбрана вся страница, это значит, что PDF-документ состоит из рисунка.

По умолчанию используется опция создания документа с возможностью поиска. Это значит, что содержимое документа конвертируется в текст и изображения, которыми вы можете пользоваться с помощью функций Search и Find. Нажмите кнопку Settings, чтобы открыть диалоговое окно для изменений опций конвертирования (за дополнительной информацией по выбору параметров записи обратитесь к совету 139 в главе 17).

Если вы сканируете документ самостоятельно и не изменяете настройку по умолчанию Make Searchable (OCR) в диалоговом окне Create PDF From Scanner, документ будет конвертирован в изображения и текст.

Искусство сканирования

СОВЕТ 34: Создание PDF-документа из отсканированного файла

Acrobat включает фильтры, которые вы можете изменить до сканирования или использовать для настройки. Далее мы расскажем о них:

88 •

•

•

•

•

•

Deskew вращает страницу и придает ей вертикальную ориентацию. По умолчанию используется значение Automatic (Автоматический); Background Removal (Удаление фона) используется с черно-белыми и цветными страницами, чтобы придать серым областям белый цвет и повысить четкость сканирования. По умолчанию используется значение Low (Низкий); также вы можете выбрать опции Medium (Средний) и High (Высокий); Edge Shadow Removal (Удаление угловатых теней) позволяет избавиться от черных граней, которые иногда появляются на отсканированных изображениях. По умолчанию используется значение Cautious (Осторожно); также доступна опция Aggressive (Агрессивно); Despeckle удаляет со страницы черные точки. По умолчанию задается значение Low; также вы можете выбрать опции Medium и High; Descreen удаляет точки, окрашенные полутонами, например при сканировании газетной страницы. По умолчанию задается значение Automatic: Acrobat автоматически применяет фильтр для черно-белых и RGB-изображений с разрешением 300 dpi или выше; Halo Removal удаляет с цветных страниц высококонтрастные грани. По умолчанию используется значение On (Включено).

ГЛАВА 4

Если ваш документ содержит рисунки, нажмите кнопку Image Settings (Параметры рисунка), чтобы открыть диалоговое окно, которое показано на рис. 34.2. В диалоговом окне Image Settings вы можете изменить опции сжатия и фильтрации, а не использовать значения по умолчанию (рис. 34.2). Нажмите кнопку OK после изменения настроек, затем нажмите кнопку Scan, чтобы начать конвертирование.

Рис. 34.2. Перед началом сканирования сконфигурируйте настройки для изображений

Acrobat откроет диалоговое окно вашего сканера. Настройки зависят от сканера и программного обеспечения; выполните указания на экране и начните сканирование. После завершения сканирования диалоговое окно сканера закроется, и отсканированный документ откроется в программе Acrobat. Выберите пункты меню File  Save и закройте PDF-документ.

Создание PDF-файлов в Acrobat

89 СОВЕТ

35

Создание PDF-документа из Clipboard Image

Операционная система вашего компьютера поддерживает область хранения данных, которая называется панелью Clipboard. Объекты, которые вы выделяете и копируете или вырезаете из документа, помещаются на панель Clipboard; затем вы сможете поместить их в другое место или в другой документ. В Acrobat вы можете использовать данную панель двумя способами: создать новый файл или добавить объекты с панели Clipboard в существующий файл. Создание нового документа – это очень простой процесс. Выберите и скопируйте изображение или текст, который вы желаете использовать для PDF-документа в исходной программе. В Acrobat нажмите кнопку Create PDF и выберите в меню пункт From Clipboard Image (Из рисунка с панели Clipboard). Изображение будет конвертировано в формат PDF и открыто в Acrobat. Отобразится диалоговое окно, в котором вам объяснят, что PDF представляет собой изображение, и вы можете использовать панель Picture Tasks (Задания, связанные с изображениями), чтобы выполнить определенные действия с PDF (рис. 35.1). Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить файл (за дополнительной информацией по работе с панелью Picture Tasks обращайтесь к совету 132 в главе 16).

Рис. 35.1. Acrobat сообщит вам о том, что вы можете использовать особые функции для работы с созданным PDF-документом (например, панель Picture Tasks при работе с изображениями)

Примечание Если вы используете изображение Photoshop с несколькими слоями, на панель Clipboard будет помещен только выбранный слой; перед копированием изображения на панель Clipboard вы должны удалить все слои. Вам будет проще выполнить команду File  Export и выбрать опции Photoshop PDF, чем использовать изображение Photoshop со слоями после его копирования в документ.

СОВЕТ 35: Создание PDF-документа из Clipboard Image

Что находится на панели Clipboard? Иногда вы забываете, что именно вы поместили на панель Clipboard и когда вы планируете это использовать. В Acrobat 7 вы можете просмотреть содержимое панели следующим образом: выберите пункты меню Window  Clipboard Viewer (Окно  Просмотр панели Clipboard). Откроется окно Clipboard Viewer, в котором отобразится содержимое панели.

90 Вы можете использовать изображение в существующем PDF-документе в качестве метки, а не создавать отдельный PDF-файл для каждого изображения. Выберите и скопируйте изображение в исходной программе; оно будет помещено на панель Clipboard. Откройте в Acrobat нужный PDF-документ. Выберите пункты меню Tools  Commenting  Stamps  Paste Clipboard Image as Stamp Tool (Инструменты  Примечания  Метки  Вставить изображение с панели Clipboard в качестве инструмента Stamp). Если панели инструментов Commenting открыты, вы можете щелкнуть по стрелке в ниспадающем списке Stamp Tool и нажать кнопку Paste Clipboard Image as Stamp Tool на вспомогательной панели инструментов Attach (Присоединить). Переместите курсор мыши по документу. Вы увидите, что курсор примет форму метки (рис. 35.2). Щелкните по нужному месту документа, и изображение будет вставлено на страницу. Место, по которому вы щелкните, соответствует центру изображения.

Рис. 35.2. Щелкните по странице в том месте, куда вы желаете вставить изображение

Курсор примет форму инструмента Hand ; если вы поместите курсор на изображение, он примет форму инструмента Select. Щелкните по изображению на странице, чтобы выбрать его (рис. 35.3). Вы можете переместить изображение с помощью мыши или воспользоваться манипулятором, чтобы изменить размеры изображения. Сохраните файл вместе с добавленным изображением.

Рис. 35.3. Вы можете выбрать добавленное на страницу изображение, чтобы переместить его или изменить его размеры

Примечание Можно также скопировать и вставить содержимое (например, изображение) в PDF-документ. Обратитесь к совету 83 в главе 10.

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

91 СОВЕТ

36

Добавление исходных файлов в PDF-документ

Acrobat 7 содержит функцию для добавления исходных файлов в конвертированный документ, а также панель для управления вложениями. Если вы работаете в исходной программе, которая содержит PDFMaker (например, Word), выберите пункты меню Adobe PDF  Change Conversion Settings, чтобы открыть диалоговое окно Acrobat PDFMaker. Нажмите кнопку Attach Source File to Adobe PDF (Присоединить исходный файл к Adobe PDF) в области Application Settings (Настройки приложения) на вкладке Settings (рис. 36.1). Затем нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Рис. 36.1. При работе с PDFMaker воспользуйтесь соответствующей опцией, чтобы добавить исходный файл в качестве вложения

В Acrobat вы можете присоединить к документу любой тип файла, а также поместить на странице иконку вложения, с помощью которой другие пользователи смогут просмотреть вложение. Щелкните по стрелке в ниспадающем меню Attach на панели инструментов File и выберите иконку Attach a File as a Comment (Присоединить файл как примечание), как показано на рис. 36.2. Вы можете выполнить команду Tools  Commenting  Attach a File as a Comment или щелкнуть по иконке Attach a File as a Comment на панели инструментов Commenting.

Рис. 36.2. Вы можете выбрать опцию приложения напрямую с панели инструментов File

СОВЕТ 36: Добавление исходных файлов в PDF-документ

Зачем нужны вложения? Для ответа на этот вопрос изучите следующие советы: • если вы перемещаете PDF-документ на ваш жесткий диск, вложенные файлы или страницы автоматически перемещаются вместе с ним. Это позволяет вам сэкономить время при перемещении документов; •

вы можете добавить в документ дополнительную информацию о PDF и не конвертировать при этом весь документ. Например, создайте отчет PDF и присоедините подробные документы, таблицы и т. д.;

• вы можете искать вложенные файлы с помощью функции Search программы Acrobat, что позволяет вам сэкономить время при поиске нужной информации в большом проекте; • вы можете добавить в PDF-документ большое количество вспомогательной информации. Это особенно полезно при работе с крупными проектами; •

вы можете быстро просмотреть данные о вложении на панели Attachments;

•

вы можете защитить вложенную информацию при отправке ее по электронной почте: пользуйтесь опцией eEnvelope и параметрами безопасности (за дополнительной информацией обращайтесь к совету 149 в главе 18).

92 Переместите курсор (напоминает по форме кнопку) в то место документа, куда вы желаете поместить иконку вложения. Найдите файл и выделите его. Нажмите кнопку Select, чтобы закрыть диалоговое окно. Диалоговое окно File Attachments Properties (Параметры вложения) позволяет вам выбрать другую иконку, цвет или прозрачность (рис. 36.3). Щелкните по вкладке General, чтобы отобразить поля, в которых вы можете изменить имя вложения, ваше имя, а также описание вложения. Чтобы закрыть диалоговое окно, нажмите кнопку Close. Вы не можете присоединить открытый файл к PDF-документу.

Рис. 36.3. Вы можете настроить внешний вид и описание вложения в диалоговом окне File Attachment Properties

Вот и все! Иконка вложения отобразилась в том месте, по которому вы щелкнули; при перемещении курсора на иконку вы увидите информацию в виде экранной подсказки (рис. 36.4). Сохраните документ. Файлы, присоединенные с помощью инструмента Attach a File as a Comment, также отобразятся на панели Comments (обратитесь к главе 14 за информацией о добавлении примечаний и к совету 123 в главе 15 за информацией о работе с панелью Comments).

Рис. 36.4. Вложенный файл отображает иконку в виде скрепки и подсказку с описанием вложения

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

93 СОВЕТ

37

Управление вложенными файлами

Независимо от того, добавляете ли вы файл из PDFMaker или встраиваете его из Acrobat с помощью инструмента Attach File as a Comment, вложение идентифицируется с помощью иконки в виде скрепки, которая отображается внизу слева в окне программы. Щелкните по вкладке Attachments на панели Navigation слева, чтобы отобразить панель под панелью Document (рис. 37.1). Если вкладка Attachments скрыта, выберите пункты меню View  Navigation Tabs  Attachments (Вид  Вкладки навигации  Вложения).

Рис. 37.1. Вложенные файлы отображаются и управляются с панели Attachments

Панель показывает базовую информацию, включая имя, описание, размер и дату изменения. Щелкните по имени файла и выполните щелчок правой кнопкой мыши (или Ctrl+щелчок), чтобы открыть контекстное меню; контекстное меню будет также открыто, если вы выберите пункт Options на панели инструментов Attachments (рис. 37.2).

Рис. 37.2. Пользуйтесь командами или иконками для управления вложенными файлами

Выберите из меню команду управления для вложения: щелкните правой кнопкой мыши (выполните Ctrl+щелчок), чтобы открыть контекстное меню, или воспользуйтесь соответствующей иконкой на панели инструментов Attachments. Например, нажмите кнопку Open , чтобы открыть вложенный файл в исходной программе, либо выберите в меню Options или контекстном меню пункт Open Attachment (Открыть вложение).

СОВЕТ 37: Управление вложенными файлами

Местоположение вложенных файлов Строка Location (Местоположение) в столбце документа показывает местоположение в виде вкладки Attachments для файлов, которые вы вложили до конвертирования в формат PDF или добавили через панель Attachment. Если вы добавили вложение в Acrobat с помощью инструмента Attach File as Comment, будет указан номер страницы. Если вы вложили файл с помощью инструмента Comment (выбрав его на панели инструментов File или Comments), будет указан номер страницы.

94 Отобразить подписи к кнопкам Иконки на панелях инструментов Acrobat могут показывать как саму иконку, так и ее ярлык. Чтобы идентифицировать инструменты Acrobat (особенно если вы только осваиваете работу с программой), настройте отображение подписей к иконкам. Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по области панелей инструментов в верхней части окна программы (не щелкайте по панели инструментов или инструменту), чтобы открыть контекстное меню. Выполните команду Show Button Labels  All Labels (Показать подписи к кнопкам  Все подписи).

ГЛАВА 4

Вы можете добавлять описательные ярлыки к любым объектам на панели. Выберите объект и выполните команду Edit Description (Редактировать описание), чтобы открыть диалоговое окно Edit Attachment Description (Редактировать описание вложенного файла) как показано на рис. 37.3. Введите описание и нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и добавить информацию в столбец Description вложения.

Рис. 37.3. Добавьте описание к информации о вложенном документе, чтобы упростить идентификацию для других пользователей

Чтобы открыть вложенный файл, дважды щелкните по объекту на панели Attachments, нажмите кнопку Open на панели инструментов или выберите в меню Options соответствующую команду. Если вложение представляет собой PDF-документ, оно откроется автоматически. Если оно относится к другому файловому формату, вы увидите предупреждающее сообщение о том, что новые документы могут содержать макросы, вирусы и т. д. Для продолжения нажмите кнопку Open либо нажмите кнопку Do Not Open (Не открывать), чтобы остановить процесс и закрыть диалоговое окно. Вы можете отдельно сохранить файл из PDF-документа, в на панели который он был вложен. Нажмите кнопку Save инструментов Attachments или выберите в меню Options команду Save. В диалоговом окне Save Attachment (Сохранить вложение) выберите местоположение файла и при необходимости измените его имя (указано на панели Attachments); нажмите кнопку Save, чтобы закрыть диалоговое окно. Вы можете добавить в документ другое вложение: щелкните по иконке Attach File на панели инструментов File, нажмите кнопку Add на панели инструментов Attachments или выберите в меню пункт Add. Откроется диалоговое окно Add Attachment; найдите нужный файл и нажмите кнопку Attach. Диалоговое окно закроется, и файл отобразится на панели Attachments. В поле Location столбца документа указано местоположение нового файла в виде вкладки Attachments. Нажмите кнопку Delete, чтобы удалить вложение , либо нажмите кнопку Search , чтобы открыть панель Search и выполнить поиск в содержимом вложенных файлов.

Создание PDF-файлов в Acrobat

95 СОВЕТ

38

Использование вложений в ранних версиях Acrobat

Если вы работаете в Acrobat 7, вложения будут вам очень полезны, но что делать, если на вашем компьютере установлена только версия Acrobat 5 или 6? Не волнуйтесь, вы можете использовать вложения, даже несмотря на то, что соответствующая панель недоступна. В Acrobat 7 выполните команду File  Document Properties  Initial View (Файл  Параметры документа  Начальный режим просмотра) и выберите в ниспадающем меню Show пункт Attachments Panel and Page (Панель Attachments и страницу). Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть панель Document Properties и сохранить документ. Если пользователь откроет документ в Acrobat 5 или Acrobat 6, появится информационное окно, которое показано на рис. 38.1. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть окно. Выберите пункты меню Document  File Attachments, чтобы открыть диалоговое окно File Attachments (рис. 38.2). Вложения приводятся в списке; порядок соответствует местоположению файлов. Сначала в списке идут файловые вложения для документов; документы, присоединенные с помощью инструмента Attach File as a Comment, упорядочены по номеру страницы.

Рис. 38.1. Если вы укажете на панели Document Properties, что вложения должны отображаться, пользователи смогут открывать вложения в ранних версиях программы Acrobat

Пожалуйста, просмотрите вложенные файлы Если вы присоединяете файлы к PDF-документу, слева на панели Document в Acrobat 7 отображается иконка вложения. Другие пользователи могут не обладать достаточными знаниями, чтобы заметить иконку, или просто не понимать, где ее нужно искать! Вы можете внести соответствующие изменения, чтобы точно указать пользователям на наличие вложений. Щелкните по стрелке в ниспадающем меню Options на панели Attachments и выберите пункт Show Attachments by Default (Показывать вложения по умолчанию). Сохраните файл. При открытии документа он отображается на панели Document, а вложения автоматически появятся в окне программы Acrobat 7. Вы должны выбрать опцию на панели Document Properties, если желаете, чтобы пользователи версий Acrobat 5 и 6 узнали о том, что в документе есть вложения. Независимо от того, будет ли страница отображаться на панели Attachments или Document Properties, результат будет одинаковым: изменение параметра в одном меню автоматически сопровождается соответствующим изменением во всех прочих меню.

СОВЕТ 38: Использование вложений в ранних версиях

96 Щелкните по имени файла в диалоговом окне, чтобы просмотреть детали. Для управления вложениями пользуйтесь кнопками в диалоговом окне – Open, Import, Export и Delete.

Рис. 38.2. Вложения указаны в диалоговом окне File Attachments в версиях Acrobat 5 и 6

ГЛАВА 4

Создание PDF-файлов в Acrobat

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование Открыв PDF-документ в программе Acrobat, вы можете выполнять многие действия, которые зависят от структуры и содержимого документа. Вы можете изменить параметры документа, а также указать, что должны видеть другие пользователи, которые открывают документ. Вы можете создавать самые разнообразные объекты с помощью опций экспорта в PDF-документе. Опции включают: экспорт в качестве Web-страницы или документа Word, сохранение содержимого в виде XML-документа, а также экспорт в различные графические форматы.

98 СОВЕТ

39 Дополнительные сведения Нижняя область панели Description (рис. 39.1) показывает информацию о файле, например инструмент, с помощью которого был создан PDF, а также местоположение документа. Здесь вы можете выяснить, имеет ли файл тэг (больше о тэгах вы сможете прочитать в главе 7). PDF-документ с тэгом включает XML-структуру, которой вы можете пользоваться для работы в сети Internet, обратной связи и общения с доступными устройствами.

Поиск информации о вашем документе

Документ включает в себя не только то, что вы видите на экране или печатной странице. Пользуйтесь диалоговым окном Document Properties, если вы желаете найти или изменить информацию о ваших документах. Выполните команду File  Document Properties (или нажмите клавиши Ctrl+D/Command+D), чтобы открыть это окно. По умолчанию окно открывается на вкладке Description (Описание); если вы внесли изменения в диалоговое окно, оно будет открыто на последней вкладке. Диалоговое окно содержит шесть вкладок: • панель Description включает информацию о документе (рис. 39.1), причем объем информации зависит от исходной программы, в которой был создан документ. Пользуйтесь данным экраном, чтобы настраивать поиск (например, по ключевому слову) и отслеживать ваш рабочий материал. Щелкните, чтобы активировать поле и добавить содержимое к любому элементу описания;

Рис. 39.1. С помощью диалогового окна Document Properties вы можете найти и изменить базовую информацию о вашем документе

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

99

• панель Security показывает, какой уровень безопасности был настроен для документа, а также отображает параметры доступа для пользователей. Если вы являетесь автором документа и можете использовать пароль или сертификат безопасности, то сможете изменить параметры безопасности. На рис. 39.2 вы видите, что любой пользователь данного документа имеет право выполнить любые действия с его содержимым. Дополнительную информацию о безопасности вы можете получить в главе 18;

Рис. 39.2. Выберите параметры безопасности и настройки доступа на вкладке Security

СОВЕТ 39: Поиск информации о вашем документе

100 Информация о шрифтах бывает бесценной В определенных ситуациях (к примеру, если у вас есть оригинальный документ, но нет шаблона) вы можете быстро создать PDF-файл и просмотреть список шрифтов на панели Fonts. Щелкните по иконке с символом + слева от имени шрифта, чтобы открыть список с подробной информацией. Для каждого шрифта отобразится имя и тип шрифта оригинального документа; в списке вы увидите шрифт, тип шрифта, а также кодировку, которые использовались для отображения документа в Acrobat.

• вкладка Fonts (рис. 39.3) показывает шрифты, типы шрифтов и кодировку, которые используются в оригинальном документе. Эта информация позволяет сэкономить много времени;

Рис. 39.3. Прочтите информацию о шрифтах, встроенных в ваш документ

• щелкните по вкладке Initial View (Начальный режим просмотра), чтобы просмотреть настройки, которые определяют внешний вид документа при открытии (рис. 39.4). Вам доступен ряд опций, связанных с документом, пользовательским интерфейсом и окном. За информацией по управлению данными опциями обратитесь к совету 40 в этой главе;

Рис. 39.4. Выберите опции, которые определяют внешний вид документа при открытии

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

101 • панель Custom позволяет вам добавить настройки и значения, которые идентифицируют содержимое документа. Данная информация часто используется для организации большого объема материала. Идентификация разных версий одного и того же документа – это очень распространенный параметр; на рис. 39.5 документ использует параметр version и значение 1A. Помимо идентификации содержимого документа, новые параметры можно применять для поиска;

Рис. 39.5. Добавляйте дополнительные параметры и присваиваете новые значения для индексации и поиска

СОВЕТ 39: Поиск информации о вашем документе

Дополнительная информация о новых параметрах Если вы собираетесь использовать новые параметры, заранее спланируйте ваши действия при работе над новым проектом. Определитесь с именами параметров и диапазонами значений; затем добавьте настройки.

102 Еще о дополнительных настройках Если в файл не были добавлены параметры безопасности, это значит, что вы можете изменить информацию о документе, которую настроил его автор.

• панель Advanced отображает PDF-настройки и опции чтения. Как правило, вам не придется изменять данные параметры, за исключением добавления индекса в документ (рис. 39.6). Нажмите кнопку Browse, чтобы открыть диалоговое окно Attach Index (Добавить индекс) и найти индекс на жестком диске, затем нажмите кнопку Open, чтобы закрыть диалоговое окно и добавить в документ выбранный индекс.

Рис. 39.6. Добавьте индекс, настройте прерывание и выберите язык на панели Advanced

Когда вы завершите изменение параметров документа, нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Вы должны сохранить файл, чтобы применить новые настройки.

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

СОВЕТ

40

Определитесь, что в первую очередь должен увидеть читатель

Панель Initial View в диалоговом окне Document Properties позволяет вам изменить параметры Initial View. С помощью опций вы можете настроить внешний вид документа при его открытии. Выберите пункты меню File  Document Properties и щелкните по вкладке Initial View, чтобы отобразить параметры просмотра документа. В зависимости от содержимого и предназначения документа настройте опцию Show (рис. 40.1). Ключевой момент – это то, как пользователи будут выполнять навигацию по документу, как выбирать наиболее важную информацию и каким образом упрощать восприятие предоставляемых данных: Рис. 40.1. Выберите в ниспадающем списке Show различные настройки отображения документов

• в большом документе вы будете часто использовать структуру сносок для связи различных объектов. Выберите в режиме Page пункт Bookmarks Panel (Панель сносок); • в документе с большим количеством рисунков (например, в слайд-шоу) вы можете пользоваться настройкой Pages Panel и режимом Page. Таким образом, пользователь документа сможет находить нужные изображения с помощью копий (рис. 40.2);

Рис. 40.2. Позвольте пользователям осуществлять навигацию в документе с помощью копий рисунков

СОВЕТ 40: Определитесь, что должен увидеть читатель

103

Выделите содержимое документа! Отключение доступа к меню и командам не всегда является минусом. Если вам необходимо пространство на экране либо вы желаете выделить содержимое документа, можете скрыть пункты меню и панели инструментов и добиться цели. Будьте осторожны – открыв документ в следующий раз, вы сможете пользоваться только клавиатурой. Добавьте в документ другие средства управления, например ссылки.

104 Что в имени тебе моем? Выберите, что будет отображаться в верхней части окна программы: имя документа или имя файла. Казалось бы, мелочь – но она свидетельствует об аккуратности в работе. В конце концов, какое название более говорящее: Hua Hin Beach (Берег Хуа-Хин) или hhb040204? При использовании имени документа не забудьте ввести его описание на панели Description диалогового окна Document Properties.

• в небольшом документе с несколькими вложениями (например, в отчете с дополнительной информацией), выберите пункт Attachments Panel и режим Page; • в документе со слоями выберите пункт Layers Panel (Панель слоев) и режим Page; ваши пользователи смогут работать со слоями документа (рис. 40.3).

Рис. 40.3. Вы можете открыть панель Layers для документа с несколькими слоями

Кроме настроек по умолчанию, существует еще четыре способа отображения страниц документа. Выберите опцию в ниспадающем списке Page Layout (Дизайн страницы). Список опций аналогичен списку в строке состояния под панелью Document. При соответствующей настройке параметров безопасности документа пользователи смогут выбирать новые режимы отображения с помощью иконок в строке состояния (рис. 40.4). Рис. 40.4. Выберите опции настройки дизайна страницы; если параметры безопасности не ограничивают изменения, вы сможете воспользоваться иконками в строке состояния

Выберите опцию в ниспадающем списке Magnification (Увеличение), как показано на рис. 40.5:

Рис. 40.5. Вы можете выбрать одну из имеющихся настроек масштабирования

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

105 • как и при работе с дизайнами страницы, пользователь может управлять масштабированием документа с помощью настроек в строке состояния; • выберите опцию масштабирования в зависимости от содержимого документа. Например, для текстовых документов часто используется параметр Fit Width (По ширине); пользователь увидит весь документ по ширине и сможет выполнять вертикальную прокрутку; • будьте внимательны при масштабировании. Большое изображение лучше всего представлять в натуральную величину, чтобы пользователь смог при необходимости увеличить масштаб. На рис. 40.6 слева показана страница при увеличении масштаба на 400%; справа показана страница с настройкой Full Page. Если вы желаете увеличить масштаб (страница будет выглядеть более экзотично), воспользуйтесь изображением с высоким разрешением.

Рис. 40.6. Настройте масштаб в соответствии с содержимым документа. Изображение с обычным масштабом, как правило, воспринимается проще, чем увеличенное изображение

Выберите опцию, которая определит, как должно открыться окно (рис. 40.7). Предназначение документа непосредственным образом влияет на ваш выбор. Например, если вы пользуетесь масштабом страницы, выберите опцию Resize (Изменить размер), чтобы поместить всю страницу в окно документа. Благодаря этому страницы выглядят более профессионально.

Рис. 40.7. Выберите опцию, которая определит, как должно открыться окно, а также должны ли отображаться средства управления для документа

Последние опции в списке служат для отображения средств управления (рис. 40.7). Если вы отключите доступ к меню и командам, навигация по документу для пользователей может стать невозможной.

СОВЕТ 40: Определитесь, что должен увидеть читатель

106 СОВЕТ

41 Редактирование параметров экспорта Вы регулярно экспортируете одни и те же типы файлов из Acrobat и изменяете настройки? Если да, измените параметры, чтобы сэкономить свое время. Выберите пункты меню Edit  Preferences (при работе на компьютере Mac выберите пункты меню Acrobat  Preferences), чтобы открыть диалоговое окно Preferences. Нажмите кнопку Convert from PDF (Конвертировать из формата PDF) на левой панели. Выберите в списке формат для изменения. При выборе опции в диалоговом окне откроется список соответствующих параметров. Нажмите кнопку Edit Settings (Редактировать настройки), чтобы открыть окно, которым вы пользуетесь для экспорта отдельного файла. Измените параметры и нажмите кнопку OK. Повторно нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preferences. Ваш файл будет экспортирован с использованием измененных настроек, что позволит сэкономить время при работе с файлами.

Экспорт PDF-документов в другие форматы

Вы можете использовать PDF-документ различными способами, а также экспортировать его в другие программы. Например, можно создать документ в Microsoft Word, конвертировать его в формат PDF с помощью PDFMaker, а затем экспортировать из Acrobat в виде Web-страницы HTML, которая включает изображения JPEG. Выполните следующие действия, чтобы сохранить PDFдокумент в другом файловом формате: 1. Выберите пункты меню File  Save As, чтобы открыть диалоговое окно Save As. Щелкните по стрелке, чтобы открыть ниспадающий список Save As Type (Сохранить как тип), как показано на рис. 41.1.

Рис. 41.1. Acrobat поддерживает многие файловые форматы для экспорта документов

2. Выберите формат. К имени файла будет добавлено соответствующее расширение; кнопка Settings станет активной. 3. Нажмите кнопку Settings, чтобы открыть диалоговое окно Settings. Доступные опции будут различаться в зависимости от выбранного формата. 4. Измените настройки в диалоговом окне и нажмите кнопку OK, чтобы вернуться в окно Save As. 5. Нажмите кнопку Save. Acrobat экспортирует файл в выбранный формат; диалоговое окно Save As будет закрыто.

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

СОВЕТ

42

Сохранение PDF-документа в формате файла Word или RTF

Acrobat дает возможность сохранить PDF-файл в двух форматах, которыми вы затем сможете пользоваться в Word или другом текстовом редакторе. Открыв документ в Acrobat, выберите пункты меню File  Save As, чтобы открыть диалоговое окно Save As. Выберите формат Rich Text Format (RTF) или Word Document (DOC) в зависимости от того, как вы планируете использовать содержимое файла. После выбора формата нажмите кнопку Settings, чтобы открыть список соответствующих опций (рис. 42.1). Откроется диалоговое окно Save As; опции будут различаться в зависимости от формата.

Рис. 42.1. Выберите параметры экспорта для документов, включая дизайн и опции для работы с изображениями

Приведем несколько советов: • по умолчанию опция Include Comments (Добавить примечания) выбрана; если вы не желаете экспортировать примечания, отключите данную опцию; • не экспортируйте изображения, если они вам не нужны. Изображения увеличивают размер файла и время обработки;

СОВЕТ 42: Сохранение PDF-документа в формате Word или RTF

107

Какой формат является оптимальным? Если вы желаете использовать документ в Word, экспортируйте его как документ Word; для работы в другом текстовом редакторе выберите формат RTF.

108 Различие состоит в… При экспорте PDF-документа в формат Word внимательно изучите файл, так как определенный текст может распознаваться как изображение. Если во время просмотра файла DOC, экспортированного из Acrobat, вы заметите, что некоторые текстовые блоки отличаются друг от друга, попробуйте щелкнуть по ним в программе Word. Если в результате вы выделите изображение, это значит, что вы содержимое нужно обработать вручную. Для этого выберите текст в Acrobat, скопируйте и вставьте его в программу Word либо выделите текст в Word.

ГЛАВА 5

• если вы хотите экспортировать изображения, а PDF-файл содержит как цветные, так и черно-белые рисунки, выберите в ниспадающем списке Use Colorspace (Использовать цвета) пункт Determine Automatically (Определять автоматически). Если не желаете работать с цветными изображениями, выберите опцию Grayscale, так как файлы будут обрабатываться быстрее и займут меньше места; • по умолчанию опция для создания тэгов будет выбрана. Тэги не поддерживаются в экспортированном документе; они применяются только в процессе конвертирования. Не отключайте данную опцию. Примечание По умолчанию при экспортировании используется разрешение 150 dpi. Вы можете изменить разрешение в зависимости от выбранного формата: поддерживается диапазон от 72 до 300 dpi.

Сохранение и экспортирование

109 СОВЕТ

43

Экспорт в формате HTML, XML или Text

Что делать, если вам необходимо быстро конвертировать PDFдокумент в Web-страницу? Или если вы желаете использовать только текст документа? Это просто. Вы можете экспортировать содержимое и изображения из Acrobat в формат HTML или XML. Формат XML описывает данные и концентрируется на информации, а формат HTML отображает данные и концентрируется на дизайне. Если вы желаете использовать PDF-документ в качестве Web-страницы, примените один из форматов HTML. Но если хотите использовать содержимое документа для передачи данных в корпоративной среде, выберите формат XML. Если же не желаете применять стили или форматирование, выберите соответствующую опцию.

HTML или XML? Форматы HTML и XML функционируют по-разному и используются для различных целей: • если вы сохраняете PDF-документ для Web-сайта, пользуйтесь форматом HTML. Acrobat конвертирует страницу и создаст необходимые стили; •

Рис. 43.1. Выберите в этом диалоговом окне настройки экспортирования для различных опций работы с текстом

Выполните ко манду File  Save As и выберите в ниспадающем списке Save As опцию форматирования файла. Нажмите кнопку Settings, чтобы открыть диалоговое окно Settings для соответствующего файлового формата (рис. 43.1). Если воспользуйтесь опцией для доступного текста, вы не сможете изменить настройки вручную. • Если вы работаете с определенным форматом, выберите его в ниспадающем списке или оставьте значение по умолчанию (пользуйтесь таблицей). Сноски и тэги создаются автоматически. В начало документа помещаются сноски, конвертированные в ссылки;

СОВЕТ 43: Экспорт в формате HTML, XML или Text

компьютерные системы и базы данных содержат информацию в несовместимых форматах. Конвертирование данных документа в формат XML позволяет считать информацию в различных программах. Формат XML определяет структуру документа и организует ее (интерпретирует кодировку и отображает изображения и текст в окне браузера) не так, как формат HTML. Пользуйтесь форматом XML, если вы желаете экспортировать документ для обмена информацией, например, в таблицах или базах данных.

110 Вам необходимо дополнительное управление? При создании большого Web-сайта вам будет удобнее писать кодировку вручную либо работать с редактором HTML или WYSIWYG. Любой подход позволяет вам управлять структурой страниц, а также дизайном списка стилей.

• выберите опции на панели Image File Settings (Настройки файла изображения). Acrobat создаст новую вложенную папку «images»; вы можете редактировать данный файл при необходимости; • нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Settings и вернуться в окно Save As; нажмите кнопку OK, чтобы выполнить конвертирование файла. В окне Explorer вы можете увидеть, что изображения файла пронумерованы и используют заданный префикс (рис. 43.2).

Рис. 43.2. Присвойте префикс к экспортированным изображениям, чтобы отслеживать их

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

СОВЕТ

44

Сохранение PDF-документов в формате рисунков

PDF-документ часто сохраняется в формате текста и рисунков – например HTML или Word. Можно также сохранить PDF-документ в виде рисунка. Это может понадобиться в том случае, если: • вы желаете использовать содержимое документа как часть другого проекта или процесса; • вы желаете создать копии страниц для других документов; • вам необходимо защитить содержимое страницы. Экспортирование изображения с использованием настроек безопасности не позволяет редактировать текст. Чтобы сохранить файл PDF в формате рисунка, выполните команду File  Save As и выберите опцию экспорта в ниспадающем списке Save As. Далее нажмите кнопку Settings, чтобы открыть диалоговое окно Settings; диалоговое окно Save As JPEG Settings показано на рис. 44.1. Измените настройки в соответствии с вашими предпочтениями, которые могут различаться в зависимости от выбранного файлового формата.

Рис. 44.1. Сконфигурируйте параметры для экспорта PDF-документа в формате рисунка

СОВЕТ 44: Сохранение PDF-документов в формате рисунковe

111

Проверьте параметры цвета Вы можете экспортировать изображения в программы, которые используют файлы EPS (Encapsulated PostScript), например в Adobe Illustrator. Но будьте осторожны. Если файл был отформатирован с использованием палитры RGB, вы не сможете создать файл EPS. Вы увидите сообщение с информацией о том, что изображение использует формат цвета, который невозможно разделить. В этом случае вам не удастся экспортировать изображения как файлы EPS. Единственный выход из ситуации состоит в том, чтобы использовать изображение, которое было отформатировано в CMYK.

112 Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Settings и вернуться в окно Save As; нажмите кнопку OK, чтобы выполнить конвертирование файла. Acrobat конвертирует каждую страницу документа в формат рисунка. Изображение будет иметь такой же размер, как и страница документа. Изображение в документе может быть очень удобной ссылкой из другого документа. При работе над большим проектом вы, как правило, связываете документы ссылками. Вы можете использовать текстовые ссылки, а также изображение из связанного документа (рис. 44.2). У меня есть документ, который связан со слайд-шоу. Вместо того чтобы использовать для ссылки текст, я применила копию первой страницы слайдшоу. Результат должен окупить ваши усилия, – к примеру, вы не должны конвертировать в изображение страницу, которая состоит только из текста. Рис. 44.2. Вы можете использовать экспортированное изображение в качестве визуальной ссылки

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

113 СОВЕТ

45

Экспорт всех рисунков в документе

При сохранении документа в формате HTML можно экспортировать изображения вместе с текстом. Можно также экспортировать только рисунки и указать размер файла. Выполните следующие действия: 1. Выберите пункты меню Advanced  Export All Images (Дополнительные  Экспортировать все изображения); откроется диалоговое окно Export All Images. Найдите папку, в которой желаете сохранить все изображения. 2. Выберите формат изображения, например, PNG, в ниспадающем списке диалогового окна. 3. Нажмите кнопку Settings, чтобы открыть диалоговое окно Export All Images As [] Settings. В данном примере (рис. 45.1) показано окно Export All Images As PNG Settings. Диалоговое окно аналогично представленному на рис. 6.1, за одним исключением, – вы можете указать размер файла, щелкнув по стрелке в ниспадающем списке Extraction и выбрав соответствующую опцию. По умолчанию используется значение 1,00 дюйм; это значит, что все изображения документа, которые имеют размер 1 дюйм и меньше, не будут экспортированы.

СОВЕТ 45: Экспорт всех рисунков в документе

Проверьте значение по умолчанию Извлечение всех изображений из документа – это очень удобная опция, но действительно ли вам необходимо 100 копий логотипа вашей компании? Если логотип помещается на каждой странице документа, настройка параметра на размер логотипа позволит избежать экспортирования логотипа со всех страниц.

114

Рис. 45.1. Укажите размер изображений, которые будут экспортированы из документа

4. Нажмите кнопку Save, чтобы экспортировать изображения в папку и сохранить их с использованием имени файла и последовательной нумерации. При работе с форматами JPEG и JPEG2000 установки в диалоговом окне не влияют на изображения с установленными параметрами сжатия и разрешения.

ГЛАВА 5

Сохранение и экспортирование

ГЛАВА 6

Печать Вы знаете, что можно распечатать любой PDF-документ, и он сохранит структуру оригинального документа; это одно из важнейших преимуществ формата PDF. Кроме опций печати и других функций Acrobat 7 Professional включает ряд инструментов, которыми можно пользоваться для подготовки документов и отправки их на печать. Некоторые инструменты применяются независимо от предназначения документа, а другие оптимально подходят для принтера.

116 СОВЕТ

Выбор страниц Вы можете использовать панель Pages в программе Acrobat, чтобы задать диапазон печати в документе: •

чтобы выбрать группу страниц, щелкните по первой странице, затем щелкните по последней странице, удерживая нажатой клавишу Shift. Acrobat выделит все промежуточные страницы;

• чтобы выбрать отдельные страницы, щелкните по первой странице, нажмите клавишу Ctrl/Command и щелкайте по другим страницам.

46

Выбор параметров печати

Печать в Acrobat может быть намного сложнее, чем простое использование кнопки Print: вы можете управлять печатью, а также тем, где именно и как будет распечатан документ. Кроме того, Acrobat позволяет вам печатать на принтер или в файл, указать, какую часть документа вы желаете распечатать, а также создать файл PostScript. Выберите пункты меню File  Print, чтобы открыть диалоговое окно Print (рис. 46.1). Здесь можно выбрать особые настройки печати, включая диапазон печати и количество копий:

Выполните ко манду File  Print, чтобы приступить к печати.

Печатайте то, что вы видите Предположим, что вы хотите распечатать ту часть изображения, на которой показано дерево или ваша собака. Измените размеры окна программы, чтобы видеть только то, что вы желаете печатать; пользуйтесь полосами прокрутки и инструментами масштабирования. Затем выполните команду File  Print и нажмите кнопку Current View (Текущий режим просмотра) в разделе Print Range (Диапазон печати) в диалоговом окне Print. Область, отображенная в окне программы, будет показана в окне Preview. Выберите другие настройки печати и нажмите кнопку OK, чтобы начать печать.

ГЛАВА 6

Рис. 46.1. Выберите параметры печати и опции в диалоговом окне Print

• Выберите принтер в списке Name окна Printer (Принтер); при работе в среде Mac OS выберите опцию в выпадающем меню Presets (Предварительные установки). Установки принтера и драйвера принтера в вашей операционной системе, а также конфигурация сети определяют содержимое списков Presets и Printer. В среде Windows нажмите кнопку Print, чтобы создать файл PostScript;

Печать

117

• укажите диапазон печати и выберите такие опции, как масштаб страниц и количество копий; • щелкните по стрелке в ниспадающем списке Comments and Forms (Примечания и формы) и выберите значение по умолчанию, Document Only (Только документ), документ и примечания, либо поля форм. За дополнительной информацией по печати примечаний обратитесь к совету 125 в главе 15. Примечание Выберите пункты меню File  Print Setup (Параметры печати), чтобы настроить общие параметры печати, например выбрать нужный принтер. Опции различаются в зависимости от вашего принтера и драйвера. Точно такие же настройки доступны вам в диалоговом окне Print Setup, которое открывается из окна Print. В среде Windows нажмите кнопку Properties, чтобы настроить драйвер; в среде Mac OS драйвер настраивается в разделе Print Center (Центр печати).

Перед печатью просмотрите страницу в области Preview диалогового окна. Если желаете просмотреть другие страницы документа, переместите ползунок под областью Preview. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть окно и приступить к печати.

СОВЕТ 46: Выбор параметров печати

Дополнительные опции печати В диалоговом окне Print вам доступны следующие дополнительные опции: • если вы работаете в среде Windows с изображением, которое содержит цветные линии, например с инженерным чертежом, нажмите кнопку Print Color As Black (Печатать цветные линии черным цветом), чтобы печатать все линии черным цветом. Это позволит вам видеть линии на странице при черно-белой печати; • вы можете быстро изменить размеры печатного документа. Щелкните по стрелке в ниспадающем меню Page Scaling (Масштабирование страницы) и выберите пункт Fit to Paper (Поместить на страницу). Ваш документ будет изменен в соответствии с настройками размера страницы, указанными в параметрах принтера.

118 СОВЕТ

47 Не печатайте все Попробуйте распечатать файл по частям. При этом вы можете заметить, что проблема связана только с одним объектом на странице, но одна ошибка не позволяет распечатать весь документ. После раз-

Устранение неполадок при печати

Здесь мы не будем давать вам очевидные советы, например рекомендовать заправить бумагу в принтер или включить его. Я приведу ряд подсказок, которые могут оказаться полезными в определенной стрессовой ситуации (за минуту до срока сдачи проекта!). Если у вас возникли трудности при печати PDF-файла: • перепишите файл. Выберите пункты меню File  Save As и сохраните файл под собственным именем (не изменяйте имя файла и нажмите кнопку OK, когда вас спросят о том, желаете ли вы переписать файл). Я обычно сохраняю файл под его собственным именем, чтобы не путаться в нескольких копиях документа. Каждый раз при сохранении PDF-файла сохраняется его новая копия. Если вы выберите пункт меню Save As и сохраните файл в формате PDF, будут перезаписаны все версии файла, а также возможные ошибки; • распечатайте файл как рисунок. Иногда документ не удается распечатать по причине неправильной интерпретации текста или шрифтов. Если вы печатаете документ как рисунок, информация о шрифтах и тексте не нужна. Слева внизу в диалоговом окне Print имеется кнопка Advanced (рис. 47.1). Нажмите эту кнопку, чтобы открыть диалоговое окно Advanced Print Setup, затем выберите опцию Print As Image (Печать в виде рисунка), как показано на рис. 47.2. При щелчке по полю флажка Print As Image опция Settings изменится с Acrobat Default на Custom. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно; повторно нажмите кнопку OK, чтобы выполнить печать; Рис. 47.1. Нажмите кнопку Advanced, чтобы открыть диалоговое окно Advanced Print Setup

Рис. 47.2. Вы можете распечатать любой документ как рисунок; выберите одно из доступных разрешений

ГЛАВА 6

Печать

119

• повторно создайте PDF-документ другим способом; например, если вы сначала работали в PDFMaker, воспользуйтесь Acrobat Distiller. Иногда мне удавалось добиться успеха путем конвертирования в Acrobat файла, который не удавалось распечатать в результате конвертирования из Word; • если вы используете принтер PostScript, можете настроить его на отображение ошибок печати. Обратитесь к документации принтера. Проверьте, какой версией файла PPD вы пользуетесь, а также убедитесь в том, что данный файл был рекомендован производителем принтера; • если вы работаете с Web-файлом, повторно загрузите PDF-документ и попробуйте повторить печать; • в документе с несколькими слоями удалите слои в PDFдокументе, чтобы проверить, не вызвана ли проблема наличием слоев. Предварительно сохраните документ под другим именем; • если в документе есть объекты разного цвета, распечатайте копию документа и убедитесь в том, что ошибка вызвана не цветовой палитрой.

СОВЕТ 47: Устранение неполадок при печати

Подсказка! Если вы столкнулись с проблемами при печати, нажмите кнопку Printing СОВЕТs (Советы по печати) в диалоговом окне Print, чтобы открыть документ Adobe с рекомендациями по исправлению ошибок.

120 СОВЕТ

48 Настройте шрифты Вместо того чтобы листать список и выбирать шрифты для встраивания или добавления в список Never Embed (Никогда не встраивать), нажмите кнопку Add Name (Добавить имя). Когда откроется небольшое диалоговое окно, введите имя нужного шрифта и нажмите кнопку Always Embed (Всегда встраивать) или Never Embed. Затем нажмите кнопку Add, чтобы добавить шрифт в соответствующий список; продолжайте вводить имена и добавлять шрифты. По окончании нажмите кнопку Done.

Выбор и использование шрифтов

Шрифты могут быть очень полезны. Найти нужный шрифт для определенного проекта не всегда просто, но вы можете попробовать! Перед конвертированием документа в формат PDF убедитесь в том, что другие пользователи смогут просматривать и использовать шрифты. В этом разделе мы расскажем о том, как использовать PDFMaker в Word. Данные методы могут применяться в любой программе, которая использует драйвер принтера Adobe PDF или Acrobat Distiller, так как одни и те же файлы .joboptions встречаются повсеместно. Создав и отладив свой проект, проверьте параметры конвертирования. Выполните команду Adobe PDF  Change Conversion Settings. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Advanced Settings, чтобы открыть диалоговое окно Adobe PDF Settings; щелкните по папке Fonts в левом столбце, чтобы открыть настройки шрифтов (рис. 48.1).

Рис. 48.1. Выберите шрифты для документа и добавьте их в список справа. Некоторые шрифты защищены лицензиями и не могут быть встроены

ГЛАВА 6

Печать

121 Встраивание и объединение

В зависимости от того, какими настройками конвертирования вы пользуетесь, можете выбрать на панели опцию Embed All Fonts (Встроить все шрифты), Embed Open Type Fonts (Встроить шрифты Open Type) или Subset Embedded Fonts (Объединить встроенные шрифты); по умолчанию используется файл .joboptions. В нижней части окна выберите шрифт для встраивания и нажмите кнопку Add. Шрифт будет добавлен в список Always Embed справа. Как видно на рис. 48.1, шрифт был добавлен. Некоторые шрифты не могут быть встроены. Символ в виде ключа слева от имени шрифта показывает, что данный шрифт заблокирован. Если вы выберите этот шрифт, Acrobat отобразит под столбцом Font Source (Источник шрифта) сообщение с информацией о том, что лицензия шрифта запрещает встраивание. В этом случае у вас есть две возможности: купите шрифт всем пользователям документа или выберите другой шрифт. Выбрав все шрифты, нажмите кнопку OK. Перед тем как выйти из диалогового окна Adobe PDF Settings, введите имя файла .joboptions. Вернувшись в исходную программу, выполните конвертирование документа в формат PDF. В Acrobat документ выглядит так же, но действительно ли он не изменился? Слева на рис. 48.2 показан текст в исходной программе; справа вы видите текст после конвертирования в формат PDF. Документ Windows

Документ Acrobat

Рис. 48.2. Слева показан оригинальный документ Word; справа вы видите текст после конвертирования в Acrobat

Встраивание обозначает, что информация обо всех символах шрифта автоматически добавляется в файл после конвертирования в формат PDF. Объединение показывает процент информации о шрифте, который основан на количестве символов в документе. При встраивании шрифта текст в документе, который использует данный шрифт, будет отображен правильно. С помощью объединения можно сохранить содержимое документа. Выберите значение параметра (вплоть до 100%; это значит, что все символы будут встроены). Мы рекомендуем встраивать 100% символов – разница в размере файла невелика. Если вы работаете с половиной символов в шрифте и объединение настроено на 100%, вся информация будет использована. Если же работаете с половиной символов в шрифте, и объединение настроено на 25%, другие символы могут быть заменены. Объединение важно для документов, предназначенных для печати или публикации, так как при использовании данной опции файл будет включать символы шрифта, которые содержатся в документе. Если вы печатаете документ, будет использована информация из документа, а не версия шрифта на принтере; это позволит добиться нужного результата. Документы, которые соответствуют стандартам PDF/X, всегда используют объединение и встраивание.

СОВЕТ 48: Выбор и использование шрифтов

122 СОВЕТ

49 Встраивание шрифтов Если вы создаете PDFдокумент для распространения, попробуйте использовать только встраиваемые шрифты. Если шрифт нельзя встраивать (как в данном примере), Acrobat заменит его на один из двух шрифтов – Adobe Serif MM, если это шрифт serif, либо на Adobe Sans MM, если это шрифт sans serif ( рис. 49.2).

Предварительный просмотр шрифтов в Acrobat

Перед тем как завершить печать документа с текстом, поэкспериментируйте с ним в программе Acrobat. Распространенная ошибка состоит в том, что вы просматриваете документ только на своем компьютере с использованием установленных шрифтов. Это не позволяет вам оценить настройки встраивания/объединения, – необходимо узнать, как ваш документ отобразится на другом компьютере. По умолчанию Acrobat использует для отображения документов локальные шрифты (установленные на вашем компьютере). На рис. 49.1 показано, как отображается текст документа с использованием локальных шрифтов. В меню Advanced я отключила опцию Use Local Fonts (Использовать локальные шрифты). Результат показан внизу на рис. 49.1. С локальными шрифтами

Без локальных шрифтов

Работа с пробными изображениями (proofs) Обычно выполняется печать пробного изображения, а затем результат сравнивается с оригиналом. Вместо того чтобы печатать пробные изображения на бумаге, воспользуйтесь функцией Commenting Summary, чтобы создать документ с примечанием и указательной линией. Разбейте окно просмотра на две страницы (документ будет помещен на одной странице, а примечания – на другой) или поместите примечания и документ на одну страницу. Дополнительную информацию о примечаниях вы можете получить в главе 15.

ГЛАВА 6

Рис. 49.1. Куда исчез шрифт?

Разница очевидна. Первый шрифт, Caslon, был встроенным. Для второй строки текста используется шрифт Biometric Joe; это заблокированный шрифт, который не может встраиваться. В результате, если я отправлю документ другому пользователю в таком виде, правильно отобразится только первый шрифт. Вы можете проверить настройки в разделе Document Properties. Выполните команду File  Document Properties  Fonts. Отобразится информация о шрифте Caslon: для данного шрифта используется встраивание и объединение. Заменяющий шрифт автоматически конфигурируется как аналог, максимально близкий к текущему шрифту. Несмотря на то что шрифт в примере выглядит по-другому, он использует такой же цвет, размер и отступ.

Печать

123 Просмотр цветов

Просмотрите информацию о шрифте Biometric Joe. Вы увидите не только имя и тип шрифта, но и то, что в качестве замены оригинала применяется другой шрифт – Adobe Sans MM (рис. 49.2).

Документы, которые отправляются на печать в полном цвете, используют палитру разделения цветов. Изображение состоит из четырех слоев: голубого, красного, желтого и черного (палитру называют CMYK), причем каждый слой содержит различное количество краски. Цвета могут печататься поверх друг друга, например красная краска может накладываться на желтую, что приводит к появлению светло-оранжевого цвета. Если наложение цветов не включено, будет печататься только красная краска. Выполните следующие действия, чтобы просмотреть изображения в Acrobat: •

выполните команду Tools  Print Production  Output Preview (Инструменты  Печать  Предварительный просмотр), затем выберите в меню Preview пункт Separations (Разделения), чтобы определить цвет;

•

нажмите кнопку Color Warnings (Сообщения о цвете) в меню Preview, затем отметьте поле флажка Show Overprinting (Показать наложение), чтобы оценить документ.

Рис. 49.2. Просмотрите информацию о шрифте в разделе Document Properties. Шрифт Biometric Joe был заменен на шрифт Adobe Sans MM

Пользуйтесь этой командой для быстрой проверки документа перед отправкой на принтер, чтобы убедиться в наличии всех цветов. Если некоторые цвета отсутствуют, откройте исходный документ или Distiller и проверьте настройки, затем повторите создание документа.

СОВЕТ 49: Предварительный просмотр шрифтов в Acrobat

124 СОВЕТ

50 Как избежать печати прозрачных областей белым цветом Щелкните по инструменту Transparency Flattering (Удаление прозрачных областей) , чтобы открыть диалоговое окно Flattener Preview. Если в ваших документах имеются изображения с несколькими слоями, но слои не были удалены до печати, прозрачные области будут распечатаны белым цветом (а это не совсем то, что вам нужно). Выберите нужные установки и нажмите кнопку Apply.

Печать

Acrobat 7 Professional включает набор инструментов печати, которыми вы можете пользоваться для оценки документа перед печатью. Выполните команду Tools  Print Production и выберите опцию в подменю, либо выберите опцию Show Print Production Toolbar (Отобразить панель инструментов Печать), чтобы открыть панель инструментов (рис. 50.1). На открывшейся панели инструментов вам будет доступна опция Hide Print Production Toolbar (Скрыть панель инструментов Печать). Также вы можете вызвать панель инструментов из контекстного меню. Щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Ctrl+щелчок) по панелям инструментов в окне программы и выберите в списке пункт Print Production.

Рис. 50.1. Выберите инструменты на панели инструментов или в меню

ГЛАВА 6

Печать

125

Несмотря на то что данные инструменты предназначены для высококачественной печати, они могут быть очень полезны и в других ситуациях: • нажмите кнопку Output Preview , чтобы открыть диалоговое окно Output Preview. Щелкните по стрелке в ниспадающем списке Simulation Profile (Профиль симулирования) и выберите настройки дизайна документа при печати на различной бумаге, при просмотре на разных мониторах, при использовании разнообразных цветовых палитр и т. д. (рис. 50.2);

Рис. 50.2. Просмотрите, как будет выглядеть ваш документ на различной бумаге, на разных мониторах и с использованием разнообразных настроек

• чтобы открыть диалоговое окно Crop Pages (Обрезать страницы), щелкните по инструменту Crop ; пользуйтесь настройками, чтобы обрезать часть страницы. За дополнительной информацией по инструменту Crop обратитесь к главе 9; , чтобы • щелкните по инструменту PDF Optimizer открыть диалоговое окно PDF Optimizer. В этом окне вы можете уменьшить размер файла, сжать изображения, удалить шрифты и ненужные объекты, а также решить другие задачи. Подробнее об этом мы поговорим в главе 17.

СОВЕТ 50: Печать

Тестирование Диалоговое окно Output Preview применяется для того, чтобы симулировать внешний вид документа в различных условиях. Обычно вы печатаете документ на бумаге, чтобы увидеть результат. В Acrobat вы можете использовать цветовые палитры и другие настройки, чтобы просмотреть документ на печати; это называется тестированием. Щелкните по полю флажка Simulate Ink Black (Симулирование черного цвета), чтобы увидеть, как будет выглядеть документ при печати черной краской; щелкните по полю флажка Simulate Paper White (Симулирование белой бумаги), чтобы увидеть, как будет выглядеть документ при печати на белой бумаге. Опция Simulate Paper White применяется вместе с опцией Simulate Ink Black. Не все цветовые палитры Acrobat поддерживают эти опции. Для выполнения тестирования ваш монитор должен быть правильно настроен; также вам следует учесть комнатное освещение. Например, яркий люминесцентный свет может отбрасывать на экран розовые или синие тени.

126 СОВЕТ

51 Метки тестирования Если вы работаете в компании, занимающейся печатью, и вам нужны стандартные метки тестирования, добавьте новые оттиски (stamps). Создайте метки тестирования в графическом редакторе и распечатайте PDF-документ или экспортируйте его в формат PDF. В Acrobat 7 выберите пункты меню Tools  Commenting  Stamp Tools  Create Custom Stamps (Инструменты  Примечания  Инструменты для работы с оттисками  Создать новые оттиски). В диалоговом окне Select Image for Custom Stamp (Выберите изображение для нового оттиска) нажмите кнопку Browse и найдите новый файл PDF. Нажмите кнопку Select, и оттиск будет импортирован. Создайте новую папку или добавьте оттиск в папку Favorites; за дополнительной информацией об оттисках обратитесь к главе 14.

Подготовка к печати

Подготовка, то есть просмотр PDF-документа с целью проверки параметров печати, регулярно используется при работе с печатными документами. Но приходилось ли вам когда-либо готовить статью для газеты или журнала? Или составлять брошюры? Или создавать годовой отчет? Сомневаюсь, что подобный опыт есть у многих людей. Подготовка задания на печать может быть очень трудоемким и длительным процессом. Acrobat 7 Professional включает инструменты подготовки, которые позволяют вам найти в файлах потенциальные ошибки при использовании таких функций, как сжатие изображения и прозрачность. Выполните команду Advanced  Pref light, чтобы открыть диалоговое окно Pref light (рис. 51.1) и позволить программе загрузить профили. Вам доступны профили, которые различаются от обычных опций совместимости до стандартов газет и журналов; данные профили позволяют протестировать ряд функций, например прозрачность или разрешение изображения, на совместимость с определенной версией Acrobat.

Рис. 51.1. Выберите в диалоговом окне Preflight опции для тестирования печати документа

ГЛАВА 6

Печать

127

Пролистайте список, чтобы найти профиль, который вы хотите использовать для оценки документа. При выборе профиля информация о нем отобразится в разделе Purpose of the Selected Pref light Profile (Предназначение выбранного профиля подготовки) под списком. Вам не нужно готовить весь документ; щелкните по полю флажка Pref light Only Pages (Подготовить только страницы) и укажите диапазон страниц для оценки. Затем нажмите кнопку Execute (Выполнить), и документ будет протестирован. Результаты анализа будут показаны в диалоговом окне Pref light (рис. 51.2). Ошибки выделены с помощью красного символа X; объекты, которые совпадают с выбранным профилем, помечены зеленой галочкой.

Рис. 51.2. После проведения анализа документа ошибки и другая информация отобразятся в разделе Results (Результаты)

СОВЕТ 51: Подготовка к печати

Дополнительная информация Базовый анализ – это только часть того, что вы можете узнать о документе. В диалоговом окне Preflight вы можете выбрать опцию Show Detailed Information about Document (Показать подробную информацию о документе), как показано на рис. 51.2. Отобразится подробная информация о документе, начиная от шрифтов и изображений и заканчивая слоями и цветовыми палитрами. Здесь можно получить определенные сведения об ошибках или содержимом документа. Выберите объект документа в списке результатов окна Preflight и нажмите кнопку Show Selected Element in Snap View (Отобразить выбранный элемент в режиме Snap). Выпадающее окно идентифицирует объект на основании его положения на странице. Эта функция может использоваться в сложном документе, чтобы указать на объект или элемент страницы. Режим Snap работает не со всеми ошибками и объектами. Например, вы не увидите ошибку слоя.

128 СОВЕТ

52 Оценка нескольких документов Вы можете одновременно оценить на совместимость несколько документов с помощью скрипта пакетов. Обратитесь к главе 17.

Как сделать документ совместимым с PDF/X

PDF/X – это стандарт, который используется в файлах PDF и PostScript для того, чтобы гарантировать их совместимость с параметрами высококачественной печати. Если только вы не создаете документ Adobe PDF для печати, то можете проигнорировать опции PDF/X. Примечание Вы не можете создать документ PDF/X в PDFMaker.

Выполните команду Advanced  Pref light или щелкните по иконке Pref light на панели инструментов Print Production, чтобы открыть диалоговое окно Pref light. Если вы выбрали один из профилей, который требует совместимости с PDF/X, например Magazine Ads, состояние документа будет определено автоматически. Все объекты, выделенные полужирным шрифтом в списке Profiles диалогового окна Pref light, требуют совместимости с PDF/X. Чтобы конвертировать активный документ в стандарт PDF/ в левом нижнем X, щелкните по иконке Convert to PDF/X углу диалогового окна Pref light. Откроется окно Pref light: Convert to PDF/X (рис. 52.1). Выберите предлагаемую опцию конвертирования (PDF/X-1a или PDF/X-3), а также подтверждение в ниспадающем списке, затем укажите ключ (tapped key). Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и начать обработку.

Рис. 52.1. При конвертировании документа в формат PDF/X выберите тип конвертирования и параметры вывода

ГЛАВА 6

Печать

129

Откроется окно с сообщением о том, что конвертирование прошло успешно (рис. 52.2). Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно и отобразить результаты в окне Pref light (рис. 52.3). Щелкайте по символу + слева от сообщения об ошибке, чтобы просмотреть более подробную информацию. Также вы можете просмотреть сведения об ошибке в диалоговом окне Pref light: Snap View.

Вариации на тему PDF/X Вы можете выбрать один из стандартов PDF/X. Ваш выбор зависит от того, как вы планируете работать с документом: •

Рис. 52.2. Результаты конвертирования показываются в небольшом окне

документ, предназначенный для цифровой печати, использует стандарт PDF/X-1a; этот стандарт имеет версии для 2001 и 2003;

• также вы можете выбрать стандарты PDF/X-3, совместимые с 2002 или 2003; стандарт PDF/X-3 включает опции для работы с цветом – CMYK и точечные или модифицированные цвета; • все опции совместимости включают настройки вывода и профиль печати; •

Рис. 52.3. Информация о результатах конвертирования отображается в разделе Results диалогового окна Preflight. Просмотрите сведения о каждой ошибке в окне Preflight: Snap View

СОВЕТ 52: Как сделать документ совместимым с PDF/X

особые стандарты, например Sheetfed Offset (CMYK), основаны на рекомендациях производителей;

• ваш принтер может иметь другие настройки или рекомендовать использование одного из стандартов. Файлы Adobe PDF, которые поддерживали стандарты PDF/X-1a и PDF/X-3 в Acrobat 6, по умолчанию будут совместимы с PDF/ X-1a в Acrobat 7.

130 СОВЕТ

53 Обмен Чтобы использовать профиль вашего принтера, щелкните по стрелке в ниспадающем меню Options и выберите пункт Import Preflight Profile (Импортировать профиль подготовки). В открывшемся окне Open найдите файл (с расширением .kpf) и нажмите кнопку Open. Профили добавляются в список Profile окна Preflight в алфавитном порядке. Вы можете обмениваться профилями с другими пользователями. Щелкните по стрелке в ниспадающем меню и выберите пункт Export Preflight Profile (Экспортировать профиль подготовки). Введите имя файла (по умолчанию используется имя профиля) и найдите папку, в которой вы желаете его сохранить. Затем нажмите кнопку Save.

ГЛАВА 6

Управление документами PDF/X

Профили Pref light можно редактировать, и результаты подготовки в документ можно встроить в виде примечаний или составить из них отдельный отчет. Чтобы обменяться информацией о состоянии документа с вашей рабочей группой, нажмите кнопку Comments в диалоговом окне Pref light и передайте данные из окна Pref light в сам документ. Acrobat нарисует поле примечания в соответствующей части документа и добавит сноску примечания в список Comments (рис. 53.1). В данном примере изображение использует опцию прозрачности, поэтому поле примечания окружает все изображение.

Рис. 53.1. Перенесите результаты оценки Preflight в документ в виде примечаний

Также вы можете создать отчет по состоянию документа. Нажмите кнопку Report (Отчет) в диалоговом окне Pref light , чтобы открыть окно Save As. Файл будет использовать имя документа и добавит к нему расширение «_report». Нажмите кнопку Save, чтобы сохранить документ.

Печать

131

Иногда профили в Acrobat не полностью отвечают вашим требованиям. В этом случае отредактируйте один из профилей. Нажмите кнопку Edit в диалоговом окне Pref light, чтобы открыть окно Pref light: Edit Profile (Редактировать профиль), как показано на рис. 53.2.

Рис. 53.2. Редактируйте существующие профили Preflight или создайте новые

Выполните следующие действия, чтобы создать новый профиль: 1. Выберите в списке слева профиль, который вы желаете изменить. 2. Откройте окно, щелкнув по символу + слева от его имени. Щелкните по элементу, который вы желаете изменить. В примере показана опция Images. 3. Щелкните по стрелке Locked/Unlocked и выберите опцию Unlocked (Разблокировать), чтобы разрешить изменение профиля. Примечание Когда вы выберите опцию Unlocked, все элементы профиля будут разблокированы.

СОВЕТ 53: Управление документами PDF/X

Автоматическое изучение файлов Вам необязательно открывать Acrobat, чтобы использовать профили. Обратитесь к совету 136 в главе 17, чтобы научиться использовать Preflight Droplet, метод автоматического изучения и обработки файлов.

132 4. Внесите изменения в список опций справа в окне. Для каждой опции щелкните по стрелке в ниспадающем списке и выберите настройку оценки. Вы можете выбрать: Error (Ошибка), Warning (Предупреждение), Info (Информация) и Inactive (Неактивно). 5. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно; нажмите кнопку Save, чтобы сохранить изменения, не закрывая окна. Также вы можете создать новый профиль с нуля. В диалоговом окне Pref light: Edit Profile нажмите кнопку New, чтобы создать новый профиль. Выберите объект в списке и укажите значения, а также настройки оценки (рис. 53.3). Введите имя профиля и сохраните его. Новые профили добавляются в список окна Pref light в алфавитном порядке.

Рис. 53.3. Если вы создаете новый профиль, категории опций автоматически добавляются в диалоговое окно

ГЛАВА 6

Печать

ГЛАВА 7

Настройка доступа к PDF-документам Acrobat 7 предлагает набор опций, тестов, инструментов и мастеров, которые позволяют пользователям с ограниченными возможностями работать с PDF-документами. Acrobat поддерживает следующие функции: • навигацию без использования мыши (с помощью клавиатуры и автоматической прокрутки); • поддержку речи и конвертирование текста в речь; • программы и инструменты, позволяющие изменить изображение на экране, а также сконфигурировать содержимое документа; • усовершенствованный доступ к документу. Тэги – это ключевые элементы, которые позволяют добиться соответствия документа требованиям акта Rehabilitation Act (согласно данному документу электронная информация должна быть доступна для людей с ограничениями). Acrobat предлагает различные методики использования тэгов в документе, оценки состояния документа, а также применения тэгов для управления документом и его содержимым.

134 СОВЕТ

Настройка доступа с клавиатуры на Mac Вы можете настроить доступ с клавиатуры на Mac с помощью параметров системы. Выполните следующие действия: 1. Выберите пункты меню Apple  System Preferences  Keyboard&Mouse (Apple  Параметры системы  Клавиатура и мышь). Откроется диалоговое окно Keyboard&Mouse Preferences (Параметры клавиатуры и мыши). 2. Выберите в окне опцию Turn On Full Keyboard Access (Включить полный доступ с клавиатуры). 3. Выполните команду View  Universal Access (Вид  Универсальный доступ); выберите опцию Enable Access for Assistive Devices (Разрешить доступ для вспомогательных устройств), чтобы пользоваться установленными вспомогательными устройствами, либо опцию Enable Text-To-Speech (Разрешить конвертирование текста в речь), чтобы применить технологию распознавания речи для среды Mac OS. 4. Выполните команду System Preferences  Quit System Preferences (Параметры системы  Выход). При открытии Acrobat в Web-браузере команды клавиатуры привязываются к Web-браузеру. Некоторые комбинации клавиш могут быть недоступны в Acrobat (либо станут доступными только после переключения в окно Acrobat).

ГЛАВА 7

54

Навигация по документу с использованием клавиатуры

Для пользователя очень важна навигация по документу, причем навигация с использованием клавиатуры является самой доступной. Стандартные комбинации клавиш показаны в табл. 7.1. Некоторым комбинациям соответствует несколько опций; я указала в таблице самые распространенные комбинации, которыми я предпочитаю пользоваться. За информацией по всем возможным комбинациям клавиш обратитесь к меню Help программы Acrobat. Таблица 7.1. Стандартные комбинации клавиш для навигации по документу Перейти к…

В Windows…

Предыдущему экрану

Page Up

Page Up

Следующему экрану

Page Down

Page Down

Первой странице

Shift+Control+ Page Up

Shift+Command+ Page Up

Последней странице

Shift+Control+ Page Down

Shift+Command+ Page Down

Непрерывное перемещение вниз

Up arrow

Up arrow

Настройка доступа к PDF-документам

В Mac OS…

135

Прокрутка документа Вы можете выполнять автоматическую прокрутку документа. Прокрутка требуется в том случае, если необходима определенная информация, например изображение или таблица. Выполните команду View  Automatic Scroll (Вид  Автоматическая прокрутка) или нажмите клавиши Control/Command+Shift+H. Документ начнет прокрутку от текущего положения на панели Document; пользуйтесь комбинацией клавиш, чтобы сделать паузу, либо щелкните по странице мышью; пока вы удерживаете кнопку мыши нажатой, прокрутка не продолжается. Отпустите кнопку мыши, чтобы возобновить прокрутку. Прокрутка будет остановлена при достижении конца документа. •

Функция Automatic Scroll использует опцию Continuous Page Layout (Дизайн непрерывной страницы), которая применяется автоматически при выборе команды или нажатии комбинации клавиш;

•

перед началом прокрутки щелкните по инструменту Hand. Если вы делаете паузу с помощью мыши, то при щелчке по странице Acrobat не только останавливается прокрутка, но и применяется выбранный инструмент;

•

нажмите клавишу , чтобы увеличить скорость, либо клавишу , чтобы уменьшить скорость. Пользуйтесь клавишами с цифрами, чтобы изменять скорость: 0 – это минимум, а 9 – максимум;

•

чтобы изменить направление прокрутки, нажмите клавишу – на клавиатуре;

•

нажмите клавишу Esc, чтобы остановить прокрутку.

СОВЕТ 54: Навигация по документу с помощью клавиатуры

136 СОВЕТ

55 Как сделать поля формы более видимыми Задачи дизайнера формы, как правило, не имеют ничего общего с внешним видом. Но визуальное распознавание полей формы может быть сложным, если они не выделены цветом. В этом случае единственный способ идентификации активного поля формы состоит в том, чтобы поместить на него курсор мыши (он примет форму буквы I).

Выбор цветов для документа

Перед тем как отправлять документ пользователям с ограниченным зрением, проверьте настройки с помощью рекомендаций, приведенных в данном разделе. Наверняка вы будете удивлены. Вы можете проверить документ с использованием определенных настроек цвета и видимости текста. Выполните команду Edit  Preferences  Accessibility (Правка  Параметры  Доступ), чтобы открыть диалоговое окно Accessibility Preferences (при работе на Mac выберите пункты меню Acrobat  Preferences  Forms). В разделе Document Colors Options (Опции цвета документа) отметьте поле флажка Replace Document Colors (Заменить цвета документа), чтобы активизировать дополнительные опции (рис. 55.1).

Измените настройки следующим образом: 1. Выполните команду Edit  Preferences  Forms. При работе на Mac выполните команду Acrobat  Preferences  Forms. 2. Щелкните по опции Show Background (Показать фон) и выберите цвет для полей формы. 3. Щелкните по переключателю, чтобы выбрать новый цвет. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preferences. Поля формы в документе будут идентифицированы с помощью выбранного фонового цвета; при перемещении курсора мыши на поле Acrobat выделяет его с помощью черной рамки. Если вы используете новый цвет в документе, который содержит цветные поля формы, цвета будут скомбинированы.

ГЛАВА 7

Рис. 55.1. Выберите одну из опций для создания высококонтрастных цветовых палитр

Вам доступно несколько опций для работы с цветами: • Use Windows Color Scheme (Использовать цветовую палитру Windows) – применяет цветовую палитру, которую пользователь может настроить в операционной системе; • Use High-Contrast Colors (Использовать высококонтрастные цвета). Ярко-зеленый или желтый цвет на черном фоне увидеть легче, чем черный текст на белом фоне. Чтобы выбрать одну из стандартных высококонтрастных цветовых палитр, активизируйте данную опцию, а затем выберите нужные пункты в ниспадающем меню; • Custom Color (Новый цвет). Выберите эту опцию, чтобы определить цвета документа. Чтобы выбрать цвет страницы, щелкните по переключателю и выберите опцию в стандартной палитре либо щелкните по кнопке Other Color (Другой цвет), чтобы открыть окно Color Picker и выбрать новый цвет; нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно;

Настройка доступа к PDF-документам

137

• Line Art and Black Text Changes (Изменения Line Art и черного текста). Последние две опции используются для изменения цвета черного текста и объектов Line Art. Если вы не желаете изменять цвет существующего текста, нажмите кнопку Only Change the Color of Black Text (Изменять только цвет черного текста) или Only Change the Color of Line Art (Изменять только цвет объектов Line Art); чтобы изменить цвет объектов Line Art, нажмите кнопку Change the Color of Line Art. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preferences и применить цветовую палитру. На рис. 55.2 показаны части одной и той же страницы; слева вы видите страницу до изменения, справа – после применения желтого текста на черной высококонтрастной палитре.

Рис. 55.2. Изменение внешнего вида стандартного документа (слева) на высококонтрастную цветовую палитру (справа) может быть очень полезно для людей с ограниченным зрением

СОВЕТ 55: Выбор цветов для документа

Цвета, которых следует избегать Если вы знаете, что с вашими документами будут работать люди с ограниченным зрением, будьте осторожны при выборе цветов. Одна из самых распространенных проблем – это светлый фон. Бледный фон за заголовком выглядит привлекательно, но, если вы используете высококонтрастную цветовую палитру, текст будет сложно различить. Светлый фон и светлый текст высококонтрастной цветовой палитры схожи друг с другом, что затрудняет чтение текста.

138 СОВЕТ

56 Настройте все опции Окно Accessibility Setup Assistant объединяет в себе настройки с различных панелей диалогового окна Preferences.

Использование мастера Accessibility Wizard

Acrobat 7 Professional предлагает мастер, с помощью которого вы можете настроить Acrobat для пользователей с ограниченным зрением. Мастер состоит из пяти диалоговых окон. Выполните команду Advanced  Accessibility  Setup Assistant (Помощник установки), чтобы открыть окно Accessibility Setup Assistant (рис. 56.1).

Например: •

опции Reading Order (Порядок чтения) доступны и в настройках программы. Выполните команду Edit  Preferences  Reading Order и выберите параметр в списке Reading Order. При работе на Mac выполните команду Acrobat  Preferences  Leading Order;

•

опция Confirm before Tagging Documents (Подтвердить перед добавлением в документы тэгов) доступна и в разделе Reading Preferences окна Screen Reader Options.

Рис. 56.1. Пользуйтесь окном Accessibility Setup Assistant, а не панелями диалогового окна Preferences, чтобы выбрать опции для пользователей с ограниченным зрением

В мастере выбирайте опции на каждой панели и нажимайте кнопку Next, чтобы перейти к следующей панели; нажмите кнопку Done при завершении выбора на последней панели. Приведим описание доступных настроек: • панель 1. Выберите устройство, с которым вы работаете: устройство для чтения с экрана, увеличительное устройство или все опции. Можете также нажать кнопку Use Recommended Settings (Использовать рекомендованные настройки) и пропустить кнопку Setup, чтобы закрыть мастер и применить заданные настройки; • панель 2. На этой панели выберите высококонтрастную цветовую палитру, сглаживание текста и масштабирование по умолчанию для просмотра документов. Так как некоторые вспомогательные устройства могут неправильно отображать курсоры различных инструментов Acrobat, вы можете отметить поле флажка Always Use the Keyboard Selection Cursor (Всегда использовать курсор клавиатуры);

ГЛАВА 7

Настройка доступа к PDF-документам

139

• панель 3. Выберите опции для работы с тэгами. Вы можете настроить Acrobat на изменения порядка чтения или указать новое значение. Также на этой панели вы можете модифицировать порядок чтения в документе с тэгами или подтвердить добавление тэгов в документ; • панель 4. Выберите опцию для просмотра больших документов. Можно просматривать текущие страницы, весь документ либо предоставить выбор программе Acrobat. Если желаете, можете открыть все страницы документа. Щелкните по полю Maximum Number of Pages in a Small Document (Максимальное количество страниц в небольшом документе) и введите значение. По умолчанию устанавливается 50 страниц; • панель 5. Пятая и последняя панель дает вам возможность отключить автоматическое сохранение в документе (рис. 56.2), которое может привести к тому, что чтение возобновится с начала документа. Вы можете выбрать опцию, которая открывает документ с последней просмотренной страницы (это особенно полезно при работе с большими документами). Наконец, можете открывать PDFдокумент в Acrobat или браузере; открытие документа в Acrobat проще для некоторых вспомогательных устройств. Нажмите кнопку Done, чтобы закрыть мастер и применить изменения.

Рис. 56.2. Последнее окно мастера Accessibility Setup Assistant позволяет отключить автоматическое сохранение

СОВЕТ 56: Использование мастера Accessibility Wizard

140 СОВЕТ

57 Параметры чтения с экрана Выполните команду Edit  Preferences  Reading, чтобы настроить функцию чтения с экрана. Вы можете указать, что желаете выполнять чтение только текущих страниц, всего документа или только текущих страниц в большом документе. По умолчанию документ считается «большим», если он состоит из 50 и более страниц; щелкните по полю и введите другое значение, чтобы изменить данное понятие.

Функции для озвучивания

Можно настроить Acrobat на озвучивание документа. Это очень полезная функция доступа, так как Acrobat симулирует некоторые опции полноценной программы озвучивания текста. Но будьте осторожны: хорошо спланированный на странице документ может оказаться непростым для озвучивания. Например, функция будет читать документ слева направо, даже если страница разделена на несколько столбцов. Решение проблемы состоит в том, чтобы использовать статьи (см. следующий совет). Чтобы настроить параметры чтения, выберите пункты меню Edit  Preferences  Reading (Правка  Параметры  Чтение); при работе на Mac выберите пункты меню Acrobat  Preferences  Reading (рис. 57.1). В разделе Read Out Loud Options (Опции озвучивания) выберите голос, паузу и громкость. В среде Windows я предпочитаю слушать голос «LH Michelle»; также вы можете выбрать голос «LH Michael», «Microsoft Sam» или «Sam». На Mac вы можете выбрать один из множества голосов, включая даже компьютерные!

Рис. 57.1. Выберите опции в разделе Read Out Loud Options. В среде Windows вам доступны четыре голоса: LH Michael, LH Michelle, Microsoft Sam и Sam

Нажмите кнопку Read Form Fields (Читать текст из полей формы), чтобы программа читала данные из текстовых полей, полей флажка и переключателей. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно Preferences и применить изменения. Вам придется вернуться в окно параметров, чтобы внести изменения. К сожалению, вы не можете одновременно изменять настройки и прослушивать результаты. После выбора голоса и параметров выполните команду View  Read Out Loud (Вид  Чтение вслух). Выберите опцию Read This Page Only (Читать только эту страницу) или Read To End of Document (Читать документ до конца). Начнется чтение. Можно делать паузу и возобновлять чтение с помощью следующих комбинаций клавиш: • Ctrl/Control +Shift+C, чтобы сделать паузу/возобновить чтение; • Ctrl/Control +Shift+E, чтобы остановить чтение.

ГЛАВА 7

Настройка доступа к PDF-документам

141 СОВЕТ

58

Статьи

Статьи – это области на странице, которые вы задаете, чтобы управлять настройками просмотра для других пользователей. При работе со статьями вы должны четко понимать, как люди читают страницу; это позволит сделать страницу читабельной для всех пользователей. Статьи дают возможность настроить документ как для визуального восприятия, так и для чтения с измененным масштабом. Если вы увеличили масштаб просмотра для страницы, как в этом случае определить, в каком месте страницы вы находитесь? Или понять, что вы читаете средний столбец на сложной странице, например в газетной статье? Намного проще будет добавить в документ статьи, чем изменять форматирование всего документа. Выполните следующие действия, чтобы управлять чтением документа с помощью статей: 1. Выберите пункты меню Tools  Advanced Editing  Article Tool (Инструменты  Усовершенствованное редактирование  Инструмент Article) либо щелкните по инструменту Article , чтобы выбрать его (для этого следует открыть панель инструментов Advanced Editing). Курсор мыши примет форму перекрестья. 2. Щелкните и переместите прямоугольник в документе, чтобы нарисовать первое поле статьи. Когда вы отпустите кнопку мыши, Acrobat нарисует первое поле с нумерацией 1-1 (рис. 58.1). Инструмент Article рисует форму страницы независимо от ее содержания. Все объекты внутри поля становятся частями статьи. Номер статьи

Редактирование статей Вы можете удалить из документа поля статей и даже комбинировать статьи. Статьи будут автоматически перенумерованы. Выберите инструмент Article и выполните следующие действия: • чтобы удалить поле статьи или саму статью, щелкните по ней правой кнопкой мыши (или выполните Control+щелчок) и откройте контекстное меню; выберите опцию Box (Поле) или Article (Статья), чтобы удалить только поле или всю статью; • чтобы добавить поле в статью, щелкните по предыдущему полю (например, если вы хотите добавить новое поле после поля 1-4, щелкните по нему); щелкните по символу + под выделенным полем; нажмите кнопку OK и переместите курсор мыши, чтобы создать новое поле статьи; •

Рис. 58.1. Статьи определяются полями и нумеруются автоматически

СОВЕТ 58: Статьи

чтобы скомбинировать статьи, щелкните по полю статьи, которую вы желаете читать первой (подойдет любое поле), щелкните по символу + в поле статьи, затем выполните Ctrl+щелчок/ Option+щелчок на поле статьи, которую вы желаете читать следующей. Поля статей будут скомбинированы.

142 Использование панели Articles Можно также использовать панель Articles, чтобы читать статьи в документе. Выполните команду View Navigation Tabs Articles (Вид Вкладки навигации Статьи), чтобы открыть панель Articles, на которой приводится список всех статей документа. Щелкните по статье для чтения. Дважды щелкните по заголовку или иконке статьи, чтобы прочитать ее с начала. Acrobat откроет статью на панели Document. Панель Articles не может быть использована в Webбраузере; работа с ней в программе Acrobat осуществляется на компьютере или мобильном устройстве.

3. Продолжайте добавлять поля статей; в процессе рисования полей вокруг текста и изображений Acrobat будет последовательно нумеровать статьи. Последовательность статей с одним номером называется цепочкой статей (рис. 58.2).

Рис. 58.2. Рисуйте поля статей с помощью инструмента Article, чтобы идентифицировать последовательные области документа

4. Нажмите клавишу Esc (или Return) либо выберите другой инструмент, чтобы закончить создание статей. Откроется диалоговое окно Article Properties (Параметры статьи), как показано на рис. 58.3.

Форма статей При выборе поля статьи на нем появляются манипуляторы. Переместите манипуляторы, чтобы изменить форму поля. Можно также переместить поле статьи в другое положение на странице. Содержимое страницы и содержимое статьи – это не одно и то же: поля свободно перемещаются по странице и включают соответствующие элементы. Если вы добавили цепочку статей и желаете изменить ее порядок, переместите поля статей на странице.

ГЛАВА 7

Рис. 58.3. Введите имя для цепочки статей; при необходимости добавьте другую информацию

Настройка доступа к PDF-документам

143 5. Введите в диалоговом окне информацию о статье. Вы должны ввести имя статьи (по умолчанию используется значение «Untitled»); другая информация вводится опционально. 6. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Добавьте дополнительные цепочки статей и сохраните документ. Если вы добавляете статьи в документ в логической последовательности, которая совпадает с порядком чтения информации, можете быть уверенными в том, что другие пользователи будут читать документ так, как вы и предполагали (даже при увеличении масштаба).

Чтение статей После добавления в документ всех статей прочитайте их с помощью инструмента Hand или комбинаций клавиш. Щелкните по любому месту на странице, чтобы начать чтение статьи, – вы увидите, что курсор мыши примет форму указателя начала статьи (на инструмент Hand накладывается символ ). Вы можете прокрутить страницу с помощью колесика мыши или инструмента Hand. Выполните следующие действия, чтобы осуществить навигацию на странице: •

нажмите клавишу Enter/Return, чтобы перейти к следующей странице в статье;

•

выполните Shift+щелчок или Shift+Return в статье, чтобы вернуться на предыдущую страницу;

•

выполните Ctrl/ Option+щелчок в статье, чтобы перейти в ее начало.

В конце статьи курсор мыши примет форму указателя конца статьи (на инструмент Hand накладывается символ ). Нажмите клавишу Enter/ Return или щелкните, чтобы вернуться в предыдущий режим просмотра.

СОВЕТ 58: Статьи

144 СОВЕТ

59 Планируем доступ к документам Ключевой момент при добавлении тэгов в документ, а также при настройке опций чтения с экрана состоит в том, чтобы эффективно использовать функции исходной программы. Это следует планировать заранее. Приведем несколько примеров: •

правильно конфигурируйте страницы документа. Не добавляйте пустые строки;

•

проверьте стили всех вложенных файлов, а также изображений и диаграмм;

•

группируйте таблицы и диаграммы, либо конвертируйте их в изображения, чтобы не создавать отдельные тэги для всех строк и слов.

Использование тэгов в документе

Некоторые функции программы, применяемые для улучшения доступа, например статьи и обратное перемещение (reflow), не работают правильно, если в документ не были добавлены тэги (то есть если документ не имеет логической структуры). Они определяют связи между элементами документа, включая таблицы, списки, изображения и текст. Тэги могут добавляться в исходный документ (если вы работаете с PDFMaker) или в Acrobat. Чтобы создать в документе тэги с помощью PDFMaker (например, в Microsoft Word), выполните команду Adobe PDF  Change Conversion Settings. Окно Change Conversion Settings откроется на вкладке Settings. В разделе Application Settings вкладки Settings выберите опцию Enable Accessibility and Ref low with Tagged PDF (Разрешить доступ и обратное движение с тэгами в PDF), затем нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Convert to PDF или выберите пункты меню Adobe PDF  Convert to Adobe PDF. Word создаст PDF-файл. Откройте документ в Acrobat и выполните команду View  Navigation Tabs  Tags, чтобы открыть панель Tags. Щелк, чтобы отобразить иерархию тэгов ните по иконке Tags документа (рис. 59.1). На рис. 59.1 показан раздел панели Tags для таблицы. Вы увидите, что родительский тэг Table содержит тэги (тело таблицы) с тэгами для строк таблицы , а также с тэгами для ячеек таблицы , которые включают тэги заголовков столбцов, а также текст ячеек.

Рис. 59.1. Документ отображает иерархию тэгов

ГЛАВА 7

Настройка доступа к PDF-документам

145

Многие программы, создающие документы, не поддерживают тэги. Вы можете добавить тэги из программы Acrobat: 1. Выполните команду Advanced  Accessibility  Quick Check (Быстрая проверка), чтобы найти существующие тэги. Функция Accessibility Quick Check определяет структуру документа (тэги). Документ без тэгов отобразит сообщение с информацией о том, что документ не структурирован, и при чтении могут возникнуть проблемы. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть сообщение Quick Check Results (Результаты быстрой проверки). 2. Выполните команду Advanced  Accessibility  Add Tags (Добавить тэги). Acrobat обработает документ и добавит тэги. В области How To справа от панели документа в окне программы отобразится отчет Accessibility Report (Отчет о доступе). За информацией о том, как работать с тэгами и отчетами, обратитесь к совету 60. 3. Проверьте документ еще раз: выполните команду Advanced  Accessibility  Quick Check. Появится новое сообщение с информацией о том, что проблем с доступом нет (в документ были добавлены тэги). 4. Выберите пункты меню File  Save, чтобы сохранить документ вместе с тэгами.

СОВЕТ 59: Использование тэгов в документе

Структура и тэги – это не одно и то же Некоторые программы создают структурированные документы, которые обычно читаются программой Acrobat без проблем. В качестве примера подобной структуры можно привести документ Word и его стили в иерархии заголовков. Структура не предоставляет некоторых опций в документе, например отступа между словами; вы должны добавить в документ тэги, чтобы сделать его совместимым со стандартами доступа.

146 СОВЕТ

Куда пропали мои отчеты? Если вы часто выполняете проверку на доступ, следующие советы помогут вам упростить вашу работу: • определитесь с папкой, в которой будет храниться вся информация (например, создайте новую вложенную папку); • если вы вносите в документ серьезные изменения, к примеру добавляете тэг для изображений, сохраняйте файлы с уникальными идентификаторами (цифрами или датами). Таким образом, вы сможете быстрее найти нужный отчет; • распечатывайте отчеты, чтобы хранить копии на бумаге; если вы выбрали опцию Create Comments in Document (Создавать примечания в документе),то сможете распечатать не только страницы документа, но и примечания, указанные в отчете; • если вы желаете прочитать отчет на экране монитора, откройте его в Web-браузере; • если вы регулярно работаете с отчетами доступа и не можете вспомнить, куда вы их сохранили, выполните команду Advanced  Accessibility  Full Check, чтобы открыть диалоговое окно Accessibility Full Check и определить местоположение отчетов; нажмите кнопку Cancel, чтобы закрыть диалоговое окно.

ГЛАВА 7

60

Отчеты и исправление ошибок в документе

Кроме добавления в документ тэгов, вы можете выполнить полную оценку документа в Acrobat и составить отчет с советами по исправлению ошибок. При создании документов, которые должны соответствовать правительственным или другим стандартам, воспользуйтесь продвинутыми настройками оценки. Выполните команду Advanced  Accessibility  Full Check (Полная проверка), чтобы оценить документ. Если в документе нет тэгов, откроется сообщение с информацией о том, что сначала вы должны добавить тэги, а затем перейти к отчету. Добавление тэгов описано в совете 59 в данной главе. Если тэги были добавлены, откроется диалоговое окно Accessibility Full Check (рис. 60.1).

Рис. 60.1. Выберите элементы документа, которые вы желаете проверить на соответствие стандартам

Настройка доступа к PDF-документам

147

Выберите одну из следующих опций: • Report and Comment Options (Опции отчетов и примечаний). Активизируйте данную опцию, чтобы создать отчет; нажмите кнопку Browse, чтобы указать местоположение отчета (имя вводится автоматически и соответствует имени PDF-документа). По умолчанию выбирается опция Include Repair Hints in Accessibility Report (Включить в отчет доступа советы по исправлению ошибок). Я рекомендую вам не отключать эту опцию, так как это позволит сэкономить много времени при работе над ошибками в документе; • если вы хотите видеть всю информацию, нажмите кнопку Create Comments in Document (Создать примечания в документе). После завершения отчета все ошибки и несоответствия будут показаны в примечаниях документа; • Page Range (Диапазон страниц). Выберите текущую страницу, диапазон страниц или весь документ; • Checking Options (Опции проверки). По умолчанию выполняется проверка всех опций. Вы можете отметить такие опции, как альтернативные описания, язык текста, кодировку, описания в полях форм, структуры списков и таблиц, содержание, а также соответствие между порядком вкладок и структурой документа. Нажмите кнопку Start Checking (Начать проверку), чтобы приступить к оценке. После завершения проверки результаты будут отображены в отдельном окне (рис. 60.2). Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Рис. 60.2. После завершения теста отчет будет показан в виде отдельного окна

СОВЕТ 60: Отчеты и исправление ошибок в документе

Выполните предварительное тестирование Обработка большого документа может занять очень много времени. Если вы работаете с большим документом и не уверены в настройках доступа, выберите для проверки несколько страниц, а не тестируйте весь файл. Если результат оказался приемлемым, можете перейти к проверке всего документа. Если было обнаружено много ошибок, займитесь их исправлением.

148 Настройте параметры проверки доступа Обработка отчетов доступа может занять много времени. Перед запуском отчета настройте параметры Checking Options в диалоговом окне Accessibility Full Check. Например, если ваш документ не включает таблицы или списки, вы должны отключить опцию List and Table Structure (Структура списка и таблицы). Если вы не нуждаетесь в использовании определенного языка текста, отключите соответствующую опцию, и т. д.

Отчет Accessibility Report открывается на панели How To справа от панели документа (рис. 60.3). Отчет представляет собой HTML-документ и содержит ссылки, которые помогают вам идентифицировать и исправлять ошибки. Если вы оставите выбранной опцию Include Repair Hints in Accessibility Report перед началом оценки, отчет будет содержать советы по исправлению ошибок. После завершения проверки нажмите кнопку Hide, чтобы закрыть отчет. Вы можете просмотреть отчет в любое время. Выполните команду Advanced  Accessibility  Open Accessibility Report (Открыть отчет о доступе). В открывшемся диалоговом окне Open Accessibility Report найдите папку и выделите файл. Нажмите кнопку Open, чтобы закрыть диалоговое окно и отобразить отчет на панели How To справа от панели документа.

Рис. 60.3. Пользуйтесь отчетом Accessibility Report, чтобы найти и исправить ошибки в документе

ГЛАВА 7

Настройка доступа к PDF-документам

149 СОВЕТ

61

Использование тэгов документа

После добавления в документ тэгов вы можете изучить содержимое документа с помощью панели Tags. Выполните команду View  Navigation Tabs  Tags, чтобы открыть панель. Переместите панель в левую часть экрана, чтобы заблокировать ее вместе с другими панелями навигации. С помощью панели Tags можно найти определенное место в документе. Откройте список тэгов документа и пролистайте его, чтобы выбрать родительский тэг, включающий нужный вам объект. Щелкните по тэгу на панели Tags, чтобы выбрать его; щелкните правой кнопкой мыши (или выполните Control+щелчок) по тэгу, чтобы открыть контекстное меню. Также вы можете нажать кнопку Options на панели Tags, чтобы открыть меню (рис. 61.1).

Рис. 61.1. Выберите определенные опции, чтобы изменить содержимое тэгов документа

СОВЕТ 61: Использование тэгов документа

Что это значит? Если вы посмотрите на список тэгов на панели Tags (например, в данном разделе), то увидите группу иконок слева от тэгов. Эти иконки обозначают тип тэга, который может различаться от Paragraphs (Абзацы) и Forms (Формы) до References (Ссылки) и Table Headings (Заголовки таблицы). Иконка тэга не идентифицирует его содержимое, а показывает информацию о нем (например, указывает на наличие изображения или текста).

150 Изменение параметров When correcting the При изменении настроек доступа в документе вы можете модифицировать параметры отдельных тэгов. Выберите тэг на панели Tags и выберите пункт Properties в меню Options или в контекстном меню. Откроется диалоговое окно TouchUp Properties; измените настройки, например тип текста, и нажмите кнопку Close

Нажмите кнопку Highlight Content (Выделить содержимое). Тэг или его содержимое, которое вы выбрали на панели Tags, будет выделен в документе с помощью цветного поля. На рис. 61.2 выделен тэг , который отображает список документа. Я открыла первый уровень тэга, и в результате вы можете видеть три тэга объектов списка,