Access und Excel im Betrieb [Reprint 2017 ed.] 9783486809121, 9783486257892

Citation preview

Managementwissen für Studium und Praxis Herausgegeben von Professor Dr. Dietmar Dorn und Professor Dr. Rainer Fischbach Bisher erschienene Werke: Arrenberg • Kiy • Knobloch • Lange, Vorkurs in Mathematik Behrens • Kirspel, Grundlagen der Volkswirtschaftslehre, 2. Auflage Behrens, Makroökonomie - Wirtschaftspolitik Bichler • Dörr, Personalwirtschaft - Einführung mit Beispielen aus SAP® R/3® HR® Blum, Grundzüge anwendungsorientierter Organisationslehre Bontnip, Volkswirtschaftslehre Bontrup, Lohn und Gewinn Bontnip • Pulte, Handbuch Ausbildung Bradtke, Mathematische Grundlagen für Ökonomen Bradtke, Übungen und Klausuren in Mathematik fur Ökonomen Bradtke, Statistische Grundlagen für Ökonomen Breitschuh, Versandhandelsmarketing Busse, Betriebliche Finanzwirtschaft, 4. Auflage Clausius, Betriebswirtschaftslehre I Clausius, Betriebswirtschaftslehre II Dinauer, Allfinanz - Grundzüge des Finanzdienstleistungsmarkts Dorn • Fischbach, Volkswirtschaftslehre II, 3. Auflage Drees-Behrens • Schmidt, Aufgaben und Fälle zur Kostenrechnung Ellinghaus, Werbewirkung und Markterfolg Fank, Informationsmanagement, 2. Auflage Fank • Schildhauer • Klotz, Informationsmanagement: Umfeld - Fallbeispiele Fiedler, Einfuhrung in das Controlling, 2. Auflage Fischbach, Volkswirtschaftslehre I, 11. Auflage Fischer, Vom Wissenschaftler zum Unternehmer Frodl, Dienstleistungslogistik Götze, Techniken des Business-Forecasting Götze, Mathematik für Wirtschaftsinformatiker Gohout, Operations Research Haas, Kosten, Investition, Finanzierung Planung und Kontrolle, 3. Auflage Haas, Marketing mit EXCEL, 2. Auflage Haas, Access und Excel im Betrieb Hardt, Kostenmanagement Heine • Herr, Volkswirtschaftslehre, 2. Auflage Hildebrand • Rebstock, Betriebswirtschaftliche Einführung in SAP® R/3® Hofmann, Globale Informationswirtschaft Hoppen, Vertriebsmanagement Koch, Marketing Koch, Marktforschung, 3. Auflage Koch, Gesundheitsökonomie: Kosten- und Leistungsrechnung Krech, Grundriß der strategischen Unternehmensplanung Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band I, 5. Auflage Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band II, 5. Auflage

Kreis, Betriebswirtschaftslehre, Band III, 5. Auflage Laser, Basiswissen Volkswirtschaftslehre Lebefromm, Controlling - Einführung mit Beispielen aus SAP® R/3®, 2. Auflage Lebefromm, Produktionsmanagement Einführung mit Beispielen aus SAP® R/3®, 4. Auflage Martens, Betriebswirtschaftslehre mit Excel Martens, Statistische Datenanalyse mit SPSS für Windows Mensch, Finanz-Controlling Mensch, Kosten-Controlling Müller, Internationales Rechnungswesen Olivier, Windows-C - Betriebswirtschaftliche Programmierung für Windows Peto, Einführung in das volkswirtschaftliche Rechnungswesen, 5. Auflage Peto, Grundlagen der MakroÖkonomik, 12. Auflage Piontek, Controlling Piontek, Beschaflungscontrolling, 2. Auflage Piontek, Global Sourcing Posluschny, Kostenrechnung für die Gastronomie Posluschny • von Schorlemer, Erfolgreiche Existenzgründungen in der Praxis Reiter • Matthäus, Marktforschung und Datenanalyse mit EXCEL, 2. Auflage Reiter • Matthäus, Marketing-Management mit EXCEL Rothlauf, Total Quality Management in Theorie und Praxis Rudolph, Tourismus-Betriebswirtschaftslehre Rüth, Kostenrechnung, Band I Sauerbier, Statistik für Wirtschaftswissenschaftler Schaal, Geldtheorie und Geldpolitik, 4. Auflage Scharnbacher • Kiefer, Kundenzufriedenheit, 2. Auflage Schuchmann • Sanns, Datenmanagement mit MS ACCESS Schuster, Kommunale Kosten- und Leistungsrechnung Specht • Schmitt, Betriebswirtschaft für Ingenieure und Informatiker, 5. Auflage Stahl, Internationaler Einsatz von Führungskräften Steger, Kosten- und Leistungsrechnung, 2. Auflage Stock, Informationswirtschaft Strunz • Dorsch, Management Weindl • Woyke, Europäische Union, 4. Auflage Zwerenz, Statistik, 2. Auflage Zwerenz, Statistik verstehen mit Excel - Buch mit CD-ROM

Access und Excel im Betrieb Von

Prof. Dr. Peter Haas unter Mitarbeit von

Heiko Fritz und

Rüdiger Weber

R. Oldenbourg Verlag München Wien

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Haas, Peter: Access und Excel im Betrieb / von Peter Haas. Unter Mitarb. von Heiko Fritz und Rüdiger Weber. - München ; Wien : Oldenbourg, 2001 (Managementwissen für Studium und Praxis) ISBN 3-486-25789-7

© 2001 Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH Rosenheimer Straße 145, D-81671 München Telefon: (089)45051-0 www.oldenbourg-verlag.de Das Werk einschließlich aller Abbildungen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf säure- und chlorfreiem Papier Gesamtherstellung: Druckhaus „Thomas Müntzer" GmbH, Bad Langensalza ISBN 3-486-25789-7

Inhaltsverzeichnis

1

Inhaltsverzeichnis Vorwort

5

Teil I - Datenverwaltung mit Access

9

A Datenbank „Freunde"

9

1. Arbeitsschritte

9

a) Anlegen

9

b) Bearbeiten

16

c) Daten drucken

21

2. Zusatzinformationen zur Datenbank

24

a) Umstellen der Anordnung von Spalten

24

b) Einstellungen der Feldeigenschaften ändern

24

c) Definition der anderen Felder

27

B Datenbankmodell „Kunden"

29

1. Arbeitsschritte

29

a) Anlegen

29

b) Bearbeiten der Tabelleneinstellungen

37

c) Ändern der Feldeigenschaften

38

d) Dateneingabe

47

2. Zusatzinformationen zur Datenbank

49

a) Abfragen

49

b) Berechnungen

58

C Datenbankmodell „Artikel"

63

1. Arbeitsschritte

63

a) Anlegen

63

b) Bearbeiten der Tabelleneinstellungen

70

c) Eingabe der Daten

81

2

Inhaltsverzeichnis

d) Formatieren der Tabelle

85

e) Generieren einer Abfrage mit Hilfe des Assistenten ..

86

f) Generieren einer Abfrage mit SQL

92

2. Zusatzinformationen zur Datenbank

100

a) Erläuterung von SQL der Gewinn-Abfrage

100

b) Formulare

102

D Datenbankmodell „Aufträge"

111

1. Arbeitsschritte

111.

a) Anlegen

111

b) Beziehungen zwischen Tabellen erstellen

119

c) Abfragen

129

d) Kreuztabellen

134

2. Zusatzinformationen zur Datenbank

138

a) Erstellen eines Berichtes

138

b) Datenbanken im Verhältnis zur Planungsrechnung ...

143

Teil II - Gesamtplanung mit Excel A Grundlegung

147 147

1. Ziele

147

2. Modellanforderungen

148

3. Konkretisierungsgrad

149

4. Ausgangsdaten

150

a) Personalkosten

150

b) Verkaufspreis

150

c) Absatzmenge

150

d) Umsatz

151

e) Materialverbrauch

152

Inhaltsverzeichnis

3

f) Materialvorrat

153

g) Effektive Bestellmenge

153

h) Energie- und Müllaufwand

154

i) Andere aktivierte Eigenleistungen

156

B Konkrete Planung: Externes Rechnungswesen

159

1. Personalplan

159

2. Materialplan

161

4. Abschreibungsplan

173

5. Erfolgsplan (GKV)

176

6. Erfolgsplan (UKV)

180

7. CF-Plan

183

8. Plan-Bilanz

186

C Konkrete Planung: Internes Rechnungswesen

189

1. Kostenauflösung

189

2. Break-Even-Analyse

192

3. Relativer Deckungsbeitrag

199

4. Wertschöpfung

202

5. Kurzfristige Erfolgsrechnung

203

6. Sensibilitäts-Analyse

207

7. Simulation

213

8. ROI (Return on Investment)

216

9. Kalkulation (Basis: Arbeit)

220

10. Kalkulation (Basis: Material ¡Maschinen)

223

11. Prozesskostenrechnung

227

Anhang

233

Literaturverzeichnis

235

Hinweise zur Begleit-CD

237

Stichwortverzeichnis

239

Vorwort

5

Vorwort Einen Computer mit Programmen kann man als System auffassen, das Ordnung schafft oder eine bestehende auf eine höhere Ebene befördert. Dem „ordinateur" im Französischen und „ordenador" im Spanischen (jeweils „Ordnungsinstrument") entspricht im Deutschen das Wort „Rechner". Auch wenn Zahlen in digitaler Darstellung die Basis bilden, sind doch Funktionen wie Sortieren, Editieren von Texten, Bearbeiten grafischer Objekte, Suchen oder Aufbau von Strukturen in verschiedensten Erscheinungsformen für viele Computernutzer unverzichtbar. Besonders die Tabelle als vorherrschendes Ordnungsprinzip von Access und Excel dient dazu, betriebliche Elemente und Abläufe überschaubar und steuerbar darzustellen. Hierin liegt das vorrangige Ziel dieses Buches. Die dabei zu schaffende äußere Ordnung fördert bei Menschen die Herstellung innerer Ordnung. Und dies wirkt sich günstig auf sachliche und menschliche Beziehungen im Betrieb aus. Die Fähigkeit wächst, Entscheidungen zu treffen, die auch kritischer Beurteilung nach Jahren standhalten. Für ein EDV-System kommt es darauf an, dass es reibungslos läuft oder wenn eine Störung auftritt, sich diese schnell beheben lässt. Letzteres sollte möglich sein, ohne fremde Hilfe zu beanspruchen. Beim benutzten Programm erweist es sich als günstig, wenn man dessen Strukturen selbst gestaltet hat. Einen leichten Einstieg anhand nachvollziehbarer Schritte in den Aufbau relationaler Datenbanken habe ich ab 1989 mit Büchern zu „Open Access" liefern wollen. An die Stelle derartiger unter dem Betriebssystem DOS laufender Anwendungen traten längst andere Programme. Unter ihnen kommt MS-Access und MS-Excel - besonders für mittelständische Betriebe - eine herausragende Bedeutung zu. Auf der Grundlage von Erfahrungen mit Open Access werden Schritte zum Aufbau einer Datenbank angeboten. Die Datei „Freunde" soll Anfängern ohne Vorkenntnisse helfen, die Grundfunktionen zu erlernen. Es folgen Kunden- und Artikel-Tabellen, welche die Basis für die Erfassung von Aufträgen bilden.

6

Vorwort

In der Praxis beruhen Informationen, die durch derartige Datenbanken verwaltet werden, auf realen Fakten. Mit ihnen lässt sich darstellen und analysieren, was in der Vergangenheit geschehen ist. Auch können sie dazu dienen, ein Frühwarnsystem zu entwickeln. Es soll beispielsweise anzeigen, wenn das Wachstum der Kundenanzahl nachlässt, die Preise bestimmter Produkte sinken oder der Wert von Aufträgen insgesamt oder bezogen auf Kunden- bzw. Artikelgruppen sich negativ entwickelt. Zur Gewinnung derartiger Ist-Daten erscheinen moderne Funktionen einer Datenbank, wie Access sie bietet, unerlässlich. Sie bilden die Basis für den zweiten Teil der Darstellung: die Erarbeitung eines Gesamtplanes mit Excel. Dieser kann, da er sich auf die Zukunft bezieht, nur Soll-Daten enthalten. Die Datenbank liefert also die Voraussetzung für eine realitätsnahe Planung in der Tabellen-Kalkulation. Als günstig erweist es sich, dass die EDV-Techniken beider Werkzeuge sehr ähnlich funktionieren. Falls Sie über wenig Erfahrung im Umgang mit Access und Excel verfügen, kann es nützlich sein, die ausführlich dargestellten Schritte des ersten Teils am Computer nachzuvollziehen. Für den Gesamtplan dürfte dann das Eintippen der angegebenen Formeln und Werte in die entsprechenden Zellen keine Schwierigkeiten bereiten.

Mein Dank gilt für die Übertragung der Schritte des Datenbankteils aus dem Buch „Open Access III" Herrn Diplom-Betriebswirt (FH) Heiko Fritz (Kapitel A, B und C) und Herrn Diplom-Physiker Rüdiger Weber (Kapitel D) sowie für die harmonische Zusammenarbeit - beim inzwischen dritten Buch im Oldenbourg-Verlag - Herrn Cheflektor Diplom-Volkswirt Martin Weigert.

•If• •• •Ii? •

•

Teil I Datenverwaltung mit Access

Teil 1, Kap. A: Datenbank

9

„Freunde"

Datenverwaltung mit Access A Datenbankmodell „Freunde" 1. Arbeitsschritte a) Anlegen 1) Wir rufen MS-Access auf mit: a) „Start", b) „Programme" und c) „Microsoft Access" (siehe Abbildung A-l). I $$

Micrografx Media Manager

I G»

Micrografx Windows Draw

Q Neues Office-Dokument

Microsoft Access

| M j Microsoft Excel

Office-Dokument öffnen

S3

Microsoft FrontPage

fëÛ

Microsoft Outlook

ixe 0

H U Microsoft PowerPoint

Windows Update

jwj Verbindung mit dem Internet hersteilen

Microsoft Word

Dreamweaver 4

Fiteworks 4

MS-DOS-Eingabeaufforderung £¿3 Outlook Express

Norton SystemWorks

Windows-Explorer CgrJ Iomega Tools

Programme

KÜ kä m m

#

uè

Speedview

Eavoiiten

•

Dokumente

•

£insleltungen

•

T1

42

Microsoft Access

Oder Klick auf das Symbol

¿uchen

DATA BECKER BorlandJBuilder 3 Enterprise

Üäfe

Canon

Ays/ühren.

JE] Microsoft Publisher

"Heiko Fritz" abmelden...

@

Microsoft Encarta Borland C++4.52 CORWIN 3.7F ßeenden...

ÜSte^lJ

Labels Unlimited

©Word

Adobe J j Explorer

t a « - ;

Abbildung A-l: Starten von

16:41

MS-Access

2) Es erscheint zunächst das Dialogfenster „Microsoft Access" mit drei Optionen: "Leere Access-Datenbank", „Access-Datenbank-Assistenten, Seiten, und Projekte" und „Öffnet eine bestehende Datenbank" (ist voreingestellt). Vergleichen Sie bitte mit der Abbildung A-2.

10 Q

Teil 1, Kap. A: Datenbank „Freunde" Microsoft A c c e s s

j Datei

Bearbeiten

Ansicht

gnfügen

j m s T y j a a ^ lM i c r o s o f t

Extras

Fenster

?

Access

Neue Datenbank erstellen und dazu verwenden Leere Access-Datenbank

{fijXI C

Bitte diese Option auswählen

Access-Datenbank-Assistenten, Seiten und Projekte

Öffnet eine bestehende Datenbank! Weitere Dateien., Beispieldatenbank Nordwind

Abbrechen

[Bereit m

Start ||J

• m

m H

Kapitell - Microsoft Word

m

il 1 t

([^¡Microsoft A c c e s s

1

f

:

H w n

j|Ì9§W" übernommen. Wir wählen folgende Felder aus: Nachname Vorname Adresse Postleitzahl Ort Bundesland Land TelefonPrivat und EmailAdresse. Wenn Sie diese Schritte nachvollzogen haben, sollte Ihr Bildschirm wie folgt aussehen (Abbildung A-5):

Teil 1, Kap. A: Datenbank E

„Freunde"

13

Microsoft A c c e s s

j Qatei

gearbeiten

Ansicht

Einfügen

Extras

Fenster

?

¡Tabellen-Assistent ~ | j^BStart|i j

Kapitell -MicrosoftWord

Abbildung A-5: Tabellen-Assistent - Schritt 1 Ihre ausgewählten Felder sollten in der rechten Liste unter,.Felder der neuen Tabelle" aufgeführt sein. 9) Wir aktivieren die Schaltfläche „Weiter >" (rechts unten) und gelangen zu Schritt 2 des Tabellen-Assistenten. Hier können wir der Tabelle einen Namen geben und den Primärschlüssel festlegen. Wir sollten den vom Assistenten vorgeschlagenen Namen übernehmen. Den Primärschlüssel lassen wir, wie voreingestellt, vom Assistenten auswählen. Dazu markieren wir die Option „Assistent soll Primärschlüssel festlegen". Diese Funktion sollte in den meisten Fällen zu brauchbaren Ergebnissen führen. Access geht automatisch davon aus, dass ein solcher Primärschlüssel nötig ist. Bei dieser Funktion geht es um die Beziehungen bzw. Verknüpfungen zwischen mehreren Tabellen, wie es bei Access üblich ist. Die Vergabe eines Primärschlüssels ist unverzichtbar. Danach klicken wir auf die Schaltfläche „Weiter >".

14 Q

Teil 1, Kap. A: Datenbank „ Freunde " Microsoft

Access

T abellen-Assistent W e l c h e n N a m e n soll I h r e n e u e T a b e l l e e r h a l t e n ?

M i c r o s o f t A c c e s s v e r w e n d e t e i n e b e s o n d e r s A r t v o n Feld, g e n a n n t Primärschlüssel, um j e d e n D a t e n s a t z e i n e r T a b e i i e e i n d e u t i g 2U identifizieren. S o w i e ein A u t o k e n n z e i c h e n ein A u t o identifiziert, identifiziert ein Primärschlüssel e i n e n D a t e n s a t z .

Soll d e r A s s i s t e n t e i n e n Primärschlüssel f ü r 5 l e f e s t l e g e n ?

Fertig stellen

Favoriten

Start |[ j

IjQtCapitell - Mjcioiofl W o l d

MICIO.O» A c c » u

i P S S I

Abbildung A-6: Tabellen-Assistent

-Schritt

1B:1B

2

10) Im letzten Schritt wird die Aufgabe festgelegt, die nach der Beendigung des Tabellen-Assistenten ausgeführt werden soll. Wir wählen „direkt Daten in die Tabelle eingeben". Diese Möglichkeit erweist sich in der Regel für Anfänger als die Sinnvollste.

O

Miciosoft Datei

H

Accei

Bearbeiten

Ansicht

Einfügen

Extras

Fenster

>

T abellen-Assistent

W a s m ö c h t e n S i e t u n , n a c h d e m d e r A s s i s t e n t d i e T a b e l l e ersteilt hat?

(•

¡Direkt D a t e n in d e T a b e l l e e i n g e b e n .

C

D a t e n in die Tabelle ü b e r ein v o m A s s i s t e n t e n e r s t e l l t e s Formular e i n g e b e n .

Hilfe 2um A r b e i t e n mit d e r T a b e l l e a n z e i g e n .

Fertig stellen

Favoriten

¡Tabellen-Assistent S t a t t || j

g)Kapitell

i Microsoft W o r d

[[¡^j Microsoft

|

1

f~

Acce»«

Abbildung A-7: Tabellen-Assistent

-Schritt

3

R

0

Teil 1, Kap. A: Datenbank

15

„Freunde"

Hinweis; Wenn die erste Option gewählt wird, hat man die Möglichkeit, dem Entwurf eigene Ideen hinzuzufiigen. 11) Der Assistent wird mit „Fertig stellen" beendet und die Tabelle erstellt. Eingabe 12) In die Tabelle können wir nun unsere Daten eintragen. Unter „Nachname" könnte z.B. eingetragen werden: Freiz, unter „Vorname": Akku und so weiter. Für die Eintragungen in die Felder orientieren Sie sich bitte an der Abbildung A-8. Hinweis: Es wird darauf hingewiesen, dass die Angaben in der Abbildung frei erfunden sind. Sie dienen lediglich zu Demonstrationszwecken. Eventuelle Ähnlichkeiten mit existierenden Namen, Adressen, Telefonnummern und EMail-Adressen sind Zufälle und nicht beabsichtigt!

1-lffM

S Microsoft Access J Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format Datensätze Extras Fenster £

« \ % I i i Iij^

1

] > * « j ® 0 - 1 ©

i Adressen : Tabelle Nachname

Vorname

Freiz

Akku

Mahnie

Jule

Weiß

Daniel

Acker

Carsten

Machno

Matte

Bassinski Drummer

Andreas Ronald

Breyer

Steffen

W o st

Steffi

Awertus

Michael

Adresse Chausseestras! Waldweg 23 Vogelstrasse 3: Dudelstrasse 3: Kassierer-Weg A m Brink 33 b Münchner Stra; Berliner Allee 6: Kiesseeweg 45 A m Hafen 26

Ort Barth

Postleitzahl

! Bundeslan

18356

M-V

¡18437

M-V

Le Bouveret Rostock

01897 18119

M-V

München Dresden

81549 01099

Sachsen

Dessau

06847

Sachsen-An!

Stralsund

Chemnitz 09126 Frankfurth/Main 60528 Barth 18356

Abbildung A-8: Datensätze

Bayern

Sachsen Hessen M-V

1

16

Teil 1, Kap. A: Datenbank

„Freunde"

Geben Sie nun circa 10 Adressen ein, damit die Möglichkeiten einer Datenbank erkennbar werden. Nehmen Sie zweckmäßigerweise die Daten Ihrer Freunde. Die in der Abbildung abgebildeten Daten sind zu Demonstrationszwecken frei erfunden.

b) Bearbeiten Einstellen der Spaltenbreite 13) Wie in der Abbildung A-8 zu sehen, sind die Spalten einiger Datensätze zu schmal (z.B. bei „Adresse"). Um die Spaltenbreite zu ändern, bewegen wir den Mauszeiger auf die Kopfleiste zwischen „Adresse" und „Ort". Sobald wir den Mauszeiger in die Nähe der Trennlinie bringen, verändert dieser sich in ein Kreuz mit zwei waagerechten Pfeilen. Wir betätigen die linke Maustaste, halten sie niedergedrückt und ziehen die Trennlinie auf der Kopfleiste nach rechts. Wenn die optimale Breite erreicht ist, lassen wir die Maustaste los. Ein Doppelklick würde automatisch die optimale Breite einstellen. Eine andere Variante ist die Einstellung der Spaltenbreite über „Format" und „Spaltenbreite". Orientieren Sie sich hierfür bitte auch an Schritt 20 in Kapitel B (Abbildung B - l l ) . In dem sich öffnenden Menü können Sie einen numerischen Wert eingeben. Sobald Sie dann auf „OK" klicken, wird die Spaltenbreite auf diesen Wert eingestellt. Wir passen jetzt alle Spalten an. Das Ergebnis dieser Anpassung sehen Sie in Abbildung A-9. H

3JHH1

Microsoft A c c e s s

| ßatei

bearbeiten

jM -7 e j m

Ansicht

Einfügen j F o r m a t

¥Tins

Datensätze

Extras

Fenster

]a

£

|^

.71

| •*

j m m -1 © >

Datenblatt... H

Zeilenhöhe.,. Spaltenbreite...

Adressen : Tabelle

Vorname Akku Waldweg 23 Jule Daniel Vogelstrasse Carsten Matte Kassierer-Weg Andreas A m Brink 33 b Ronald Münchner S t r a s _ . Steffen Berliner Allee 696 Steffi K i e s s e e w e g 45 Michael A m Hafen 26

»1=1 E l ìitzahl I

5 ymbenennen

| L a n d ¡ Telefon/} D (038231)22 j p " ~ (03831 )56! (0041 )24£ CH (0381 )99E ¡M-V D ] p Î 77 )113 Bayern D (0172 )36£ Sachsen (017055)45 Sachsen-Anhalt !D (0177 6)78! ;Sachsen (0173 )24£ Hessen |D~ (0171 )332 M-V D

jM-V \

Spalten ausblenden Spalten e i n b l e n d e n . . . Spalten ßxieren Spaltenfbiierung a u f h e b e n

Chemnitz Frankfurth/Main Barth

Bundesland M-V

•9126 60528 18356

Abbildung A-9: angepasste

[p

Spaltenbreite

Teil 1, Kap. A: Datenbank

„Freunde"

17

Ein- und Ausblenden von Spalten 14) Access 2000 bietet auch die Möglichkeit, Spalten auszublenden. Dies geschieht, indem wir die Spalte, die nicht angezeigt werden soll (z.B. Vornahme), markieren. Nun wählen wir im Menü „Format" und „Spalten ausblenden". Die markierte Spalte wird nun nicht mehr auf dem Monitor angezeigt. Sie ist aber noch im Datensatz vorhanden. 15) Wir können diese Spalte wieder auf den Monitor bringen, indem wir „Format" und „ S p a l t e n einblenden" wählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Die ausgeblendeten Spalten sind durch ein deaktiviertes Kontrollkästchen erkennbar (vgl. Abbildung A-10). Wenn wir nun das Kontrollkästchen vor „Vorname" aktivieren und auf „Schließen" klicken, wird die Spalte wieder eingeblendet. Q Microsoft A c c e s s j Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format Datensätze Extras Fenster ?

Adressen : Tabelle Bundesland

Spalten einblenden

Schließen rf-V D iayern D Sachsen D Sachsen-Anhalt D Sachsen D lessen • rt-V D

l i Statt|j j g]Freunde: Datenbank | fflKapten - MoMoft:„|| ü Adienen : Tab... jflg^lgc Abbildung A-10: Dialogfenster „Spalten einblenden

18

Teil 1, Kap. A: Datenbank

„Freunde"

Sortieren der Daten nach dem Alphabet 16) Die Daten in unserer Tabelle sind in der Reihenfolge angeordnet, wie wir sie eingegeben haben. Access bietet uns die Möglichkeit, die Daten nach dem Alphabet aufsteigend oder absteigend zu sortieren. Wir wollen unsere Daten alphabetisch nach den Nachnamen sortieren. Dazu markieren wir die Spalte „Nachnamen" und klicken auf das Icon ,Aufsteigend" in der Symbolleiste. Die Eintragungen sind nun alphabetisch nach den Nachnamen aufsteigend geordnet. Vergleichen Sie das Aussehen Ihres Monitors bitte mit der Abbildung A - l l . Q Microsoft Access j Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format Datensätze Extras Fenster ?

Adressen : Tabelle Nachname | Vorgarne |

Bundeslai

Adresse 10119

M-V

Barth

18356

M-V

Dresden

•1099

Sachsen

Berliner Allee B9B

Chemnitz

G9126

Sachsen

Ronald

Münchner Strasse 233

Dessau

06047

Sachsen-Anl

Freiz

Akku

Chausseestrasse 157

Barth

10356

M-V

Machno

Matte

Kassierer-Weg 35

München

01549

Bayern

Waldweg 23

Stralsund

1B437 01097

SSJ3S

Carsten

Dudelstrasse 3a

Rostock

Awertus

Michael

A m Hafen 26

Bassinski

Andreas

A m Brink 33 b

Breyer

Steffen

Drummer

Mahnie

;Jule

Weiß

Daniel

Vogelstrasse 333

Le Bouveret

Wost

Steffi

Kiesseeweg 45

Frankfurth/Main 60520

Hessen

Oattnsatt n l
3333444

Bassinski

01099

Sachsen

D

(0172 J3697654

Breyer

09126

Sachsen

D

{0177 6)789321

Drummer

06847

Sachsen-Anhalt

D

(017055)49555

Freiz

18356

M-V~

D

Machno

81549

Bayern

Mahnie

18437

M-V

Weiß

01897

Wost|

60528

Bundesland

| Land | Telefon/privat

¡D D iCH

Hessen

JJL

Email-Ad resse

(0381 )996633

(038231)22233 "¡0177 )1122334

[email protected] [email protected]

(03831 )56896 (0041 )24565669 [email protected] ( P 1 7 3 )24567890

*

1

1 Datensatz: I« 1 4 11

10 J>J I " i m i von 10

Abbildung A-12: Spaltenfixierung

I

Jj|

„Nachname"

Mit „Format" und „Spaltenfixierung aufheben" können wir diese Fixierung wieder aufheben. Schriftart ändern 18) In MS-Access lässt sich, ähnlich wie in Excel, die Schriftart und auch die Gestaltung der Schrift modifizieren. Wir wollen nun die Schriftart der Datensätze in „Times New Roman" ändern, die Schrift vergrößern und fett formatieren. Dazu genügt es, wenn wir nur eine Spalte markieren, indem wir den Spaltenkopf anklicken. Die Spalte sollte nun schwarz hervorgehoben sein (vgl. Abbildung A-13).

Teil 1, Kap. A: Datenbank „ Freunde "

20

19) Nun wählen wir Format und Zeichen... Im sich öffnenden Dialogfenster markieren wir unter „Schriftart:" Times New Roman indem wir mit der Bildlaufleiste den schwarzen Balken nach unten bewegen und auf 'Times New Roman" klicken (vgl. Abbildung A-13). 20) Als Nächstes vergrößern wir die Schrift, indem wir unter „Schriftgrad:" Die Schriftgröße 12 wählen. 21)Es bleibt nun noch die fette Darstellung des Datensatzes. Dazu klicken wir unter „Schriftschnitt:" auf: Fett . Vergleichen Sie bitte das Aussehen Ihres Monitors mit der Abbildung A-13. Q

Microsoft A c c e s s - (Adressen : Tabelle]

Schriftart:

Schriftschnitt;

Schrftarad;

Nachname §]j§

Nachname

SymbolProp BT System % Tahoma 1fr Tempus 5ans ITC

[Standard ¡Kursiv Fett Kursiv

Sachser

Ifc Trebuchet MS I T Twang LET

Sachser Sachssr

ü g Di will i iri

r*

jinterst'ichen

Farba:

AaBbYyZz

.

Hessen

Diese Schriftart ist eine TrueType-SchnFtart. Dieselbe Schriftart wird Für die Druck- und Bildschirmausgabe verwendet. V ' , •5P!9* W *

I

Datensatz;

i«l

'

ll

1 >

I

>i|>»1 von

[Datenblattansicht m

Start |!j

10 '

HU A d r e s s e n ...

fs

_ J

J

J

Fertig stellen |

Abbildung B-4: Tabellen-Assistent -Schritt 1 8) Wir benötigen aber noch weitere Tabellenfelder. Dazu suchen wir wieder auf der linken Seite bei den Beispieltabellen. Unter „Bestelldetails" finden wir zum Beispiel das Feld jlabatt". Für eine Kundendatenbank ist dieses Feld sehr nützlich. Schließlich bekommen wohl nicht alle Kunden denselben Rabatt, sofern sie überhaupt einen Rabatt erhalten. Wir klicken also das Feld R a b a t t " an und fügen es unserer Liste hinzu. 9) Nützlich für unsere Kundendatenbank sind aber noch weitere Daten. So sollten wir über die Information verfügen, um welche Art von Kunden es sich handelt (z.B. Großhandel, Einzelhandel, privat usw.). Auch sollte festgehalten werden, wie viel Prozent Skonto wir jedem einzelnen Kunden gewähren, wie hoch der Umsatz von diesem Kunden ist usw. Es sind also noch folgende Felder nötig: Kundenart Skonto Umsatz Ausgleich Saldo Bearb-Datum (Bearbeitung) Fäll-Datum (Fälligkeit) Verzug .

Teil 1, Kap. B: Datenbank

„Kunden"

33

Wie bekommen wir nun aber diese acht Felder in unsere Datenbank? Access gibt diese Felder nicht vor! 10) Das ist gar nicht so schwer, wie es zunächst scheint. Zur Verfügung steht die Option „Feld umbenennen...". Das heißt, wir suchen uns ein Beispielfeld, das vom Inhalt her dem gewünschten Feld entspricht. So sollte das Feld „Skonto" einen Prozentsatz enthalten, die Felder „Umsatz", „Ausgleich" und „Saldo" dagegen Währungen usw. 11) Für „Skonto" nehmen wir noch einmal das Feld „Rabatt" und benennen es in „Skonto" um. Dies erreichen wir, indem wir das Feld „Rabattl", das unter „Felder der neuen Tabelle" aufgeführt ist, markieren und auf „Feld umbenennen..." klicken. Es öffnet sich ein weiteres Fenster „Feld umbenennen:", in dem „Rabattl" invers (weiße Schrift auf dunklem Untergrund) geschrieben steht (vgl. Abbildung B-5). Hier tippen wir einfach ein: Skonto und drücken die Taste „Enter". Nun heißt unser neues Feld wie gewünscht „Skonto". BQBj j Qatei bearbeiten

Ansicht Qnfügen Extras Fenster

?

Ï abeHen -As sis t e n t

Off oen

Entwur

Objekte

BS Feld umbenennen

Tabellen isf/ Abfragen -Sp'

Formulate Errichte

Rabatt

Makros Module

Feld umbenennen.

Gruppen Abbrechen

jQj[| Microsoft A c c e s s

f f l Kapitel 2 - Mjctosoft Word

Reiter >

|

I

Fertig stellen

|

Abbildung B-5: Umbenennung des Feldes „Rabattl" in „Skonto

34

Teil 1, Kap. B: Datenbank

„Kunden'

12) Für die Felder „Umsatz", „Ausgleich" und „Saldo" bietet sich das Beispielfeld „Stückpreis" an, das man in der Beispieltabelle „Rechnungsdetails" findet. Wir markieren also „Stückpreis" und fügen es drei mal hinzu. Im rechten Feld müsste nun stehen „Stückpreis", „Stückpreis 1" und „Stückpreis2" (vgl. Abbildung B-6). Benennen Sie diese dann um. T abellen-Assistent !' Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und | Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld j nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein, Es ist einfach, ein Feld später zu löschen, Beispielfelder: Felder der neuen Tabelle: Geschäftlich C

Privat

Beispieltabelle(n):

3

Bestelldetails Lieferanten Kategorien Zahlungen Rechnungen Rechnunasdetails

J

RechnungsdetallNr RechnungsNr BestellNr Artikel» Menge Stückpreis Zahlungsfristen Rabatt

Li£L

Telefonnummer Faxnummer EmailAdresse Skonto Stückpreis Stückpreis! Stückpreis2

r~

' JBI

Feld umbenennen.,

Abbrechen

Weiter >

gui-Sck

Fertig stellen

Abbildung B-6: Grundlage für Umbenennung Wenn wir die Umbenennung vollzogen haben, sollte Ihr Bildschirm der Abbildung B-7 entsprechen. T abellen-Assistent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem 5le eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus, die Sie In Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein. Es ist einfach, ein Feld später zu löschen. Beispielfelder: Felder der neuen Tabelle: f 7 Geschäftlich Privat Beispieltabelle(n): Bestelldetails Lieferanten Kategorien Zahlungen Rechnungen 1 Rechnunasdetails

4 J

RechnungsdetailNr RechnungsNr BestellNr ArtikelNr Menge Stückpreis Zahlungsfristen Rabatt

•LzJ

Telefonnummer Faxnummer EmailAdresse Skonto Umsatz Ausgleich Saldo

_ l J i

L i

m

[Feld umbenennen.., j

Abbrechen

.< Zurück

Weiter > Wi

Fertig stellen

Abbildung B-7:Die ausgewählten Felder nach der Umbenennung

Teil 1, Kap. B: Datenbank

35

„Kunden"

13) Für die Felder „Bearb-Datum" , „Fäll-Datum" und „Verzug" wählen wir das Beispielfeld „Rechnungsdatum" dreimal und geben ihm andere Namen. 14) In „Kundenart" benennen wir das Feld „FirmaOderAbteilung" der Beispieltabelle „Kunden" um. 15) Es fehlen noch die .Anmerkungen", die wir einfach aus „Kunden" hinzufügen. Wenn Sie diese Schritte nachvollzogen haben, ähnelt Ihr Monitor der Abbildung B-8. T abellen Assistent i

Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen mächten 5ie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? ' > Nachdem 5ie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und | Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder : aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld Geschäftlich

Beispielfelder:

Privat

Bundesland Postleitzahl Land

Beispieltabelle(n): 1 unden Personal Artikel Bestellungen Bestelldetails Lieferanten

B —J

1

Felder der neuen Tabelle:

lï

KontaktpersonPosition Telefonnummer Durchwahl Faxnummer

Umsatz Ausgleich 5aldo Bearb-Datum Fäll-Datum Kundenart

i

pMPIffHBMWy

EmailAdresse

Feld umbenennen,.,

Abbrechen

Abbildung B-8:Tabellen-Assistent

j

< Zurütk

|

Weiter >

| ; Fertig stellen |

mit allen Feldern der neuen Tabelle

Nun können wir zum zweiten Schritt „Weiter>" übergehen.

des Tabellen-Assistenten

mit

16) Den vom Assistenten vorgeschlagenen Namen der Tabelle: „Kunden" übernehmen wir. Auch lassen wir den Primärschlüssel durch den Assistenten festlegen (vgl. Abbildung B-9).

Teil 1, Kap. B: Datenbank „Kunden "

36 ;E);M»ctosoft A c c e s s

[>atei bearbeiten ânsicht Einfügen Eitras

Fenster ?

T abellen Assistent Welchen Namen soll Ihre neue Tabelle erhalten? (^Öffoen M^ntivur Objekte Microsoft Access verwendet eine besondere Art von Feld, genannt Primärschlüssel, un jeden Datensatz einer Tabelle eindeutig zu identifizieren. So wie ein Autokernzeichen ein Auto identifiziert, Identifiziert ein Primärschlüssel einen Datensatz.

Soll der Assistent einen Primärschlüssel für Sie festlegen? Assistent soll Primärschlüssel festlegen.

C

Primärschlüssel selbst festlegen.

Gruppen f3

Abbrechen

Favoriten

!

< gurück

|

Weiter >

|

Fertig stellen

¡Tabellen-Assistent Microsoft A c c e s s

Ej] Kapitel 2 - Microsoft Word

Abbildung B-9.'Tabellen-Assistent - Schritt 2 Wir klicken auf „Weiter>". 17) Im letzten Schritt des Assistenten wählen wir, wie im ersten Kapitel, die Option „Direkt in die Tabelle eingeben". Es folgt ein Klick auf die Schaltfläche „Fertig stellen". 18) Nun wird die Tabelle, in die wir unsere Kundendaten eintragen können, nach unseren Angaben erstellt. Der Assistent verschwindet vom Bildschirm.

Teil 1, Kap. B: Datenbank

37

„Kunden"

b) Bearbeiten der Tabelleneinstellungen Verschieben einer Tabellenspalte 19) Unser Monitor zeigt nun die Tabelle an. Jedes im Assistenten ausgewählte Feld entspricht nun einem Spaltennamen. Die Spalten sind allerdings nicht immer günstig gelegen. Die „Kundenart" sollte nicht als Zweitletzte, sondern noch vor „Rabatt" positioniert werden. Der Rabatt hängt sicherlich davon ab, ob es ein Großkunde ist oder nicht. Wir haben nun die Möglichkeit, diese Spalte an die gewünschte Stelle zu verschieben. Dazu markieren wir die Spalte „Kundenart" und lassen die linke Maustaste gedrückt. Nun ziehen wir mit gedrückter Maustaste nach links. Die Stelle für die Einfügung unserer Spalte, wird durch einen schwarzen Streifen zwischen zwei Spalten angezeigt (vgl. Markierung in Abbildung B-10). Wenn dieser Streifen vor „Rabatt" steht, lassen wir die Maustaste los. Die Spalte „Kundenart" ist nun zwischen „EmailAdresse" und „Rabatt" eingesetzt. E

Microsoft A c c e s s

11]] ßatei bearbeiten

( K u n d e n : Tabelle] Ansicht

Einfügen

Format Daten£ätze

Eitras

Fenster

Z

Kundenart T e l e f o n n u m m | F a x n u m m e r [ Email Adressejj

Rabatt

|

Skonto

|

Umsatz

|

Ausgleich

Einfügemarke für Verschiebung der Spalte

Datensatz: n I ' I

| g g s t a » t | | j B f l Kapitel 2-Miciosoll Wold

| g l Kunden: Patenbank

|[ [ 1 K u n d e n : T a b e l l e

¡¡lg01

Abbildung B-10: Verschiebung der Spalte „Kundenart

|

Saldo"

38

Teil 1, Kap. B: Datenbank „Kunden"

Einstellen der Spaltenbreite 20) Einige unserer Spalten sind nicht breit genug. Statt wie Kapitel A, Schritt 13 beschrieben, benutzen wir Menübefehle. Mit „Format" und „Spaltenbreite" öffnen wir ein Dialogfenster. In diesem klicken wir auf „Anpassen". Vergleichen Sie bitte mit Abbildung B-l 1! Unsere markierte Spalte hat nun die optimale Breite.

Abbildung B-l 1: Optimale Spaltenbreite einstellen Fixieren von Spalten 21) Auch hier ist unsere Tabelle, wie schon in Kapitel 1, unübersichtlich breit. Wir wollen also wieder eine Spalte fixieren. Dazu nehmen wir möglichst die Spalte „Kunden-Nr". Mit „Format" und „Spalte fixieren" können wir sie fixieren, nachdem wir sie markiert haben. Vergleichen Sie dazu bitte auch Schritt 17 in Kapitel A.

c) Ändern der Feldeigenschaften Spalte „Kunden-Nr" 22) Um Änderungen der Feldeigenschaften realisieren zu können, wechseln wir in die „Entwurfsansicht". Wir klicken also auf „Ansicht" und wählen dort die „Entwurfsansicht" (vgl. Abbildung B-12). S Microsoft Access jü

[Kunden : Tabelle]

HQE3I

ßatei Bearbeiten j Ansicht tinfügen Format Datensätze Eitras Eenster

l

,=JjSJ*]i S U

] Kunden-Nr

. | A r ® B*="-Zeichen klickt. Zuerst wählen wir „Kunden-Nr" und aktivieren das „Übernehmen-Zeichen" (vgl. Pfeil in Abbildung B-27). Das Feld „Kunden-Nr" ist nun auf der rechten Seite unter „Ausgewählte Felder" zu sehen. Mit den Feldern - Firma, - Umsatz und - Verzug verfahren wir genauso und klicken dann auf die Schaltfläche „Weiter >".

52

Teil 1, Kap. B: Datenbank

„Kunden"

Auswahiabfrage-Assistent Welche Felder soll Ihre Abfrage enthalten? Sie können aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage auswählen. !

Tabellen/Abfragen

3

jTabelle: Kunden Verfügbare Felder: EmailAdresse 5konto Ausgleich Saldo Bearb-Datum Fäll-Datum Kundenart [Anmerkungen

Ausgewählte Felder:

ti QpJ

Kunden-Nr Firma Umsatz Verzug

1

»

1

.? 1„1

••• 1 «

|

Abbrechen

Weiter > J

Abbildung B-28: Auswahlabfrage-Assistent

Fertig stellen

- ausgewählte

Felder

Es öffnet sich der 2. Schritt des Auswahlabfrage-Assistenten. Hier müssen wir entscheiden, ob wir eine Detail- oder eine Zusammenfassungsabfrage wünschen. Wir übernehmen die Voreinstellung „Detail" und aktivieren die Schaltfläche auf „Weiter >". Auswahlabfrage-Assistent

i AAA ma SÌ» 2 AAA X (j X XXX 3 CCC XXX XXX

Möchten Sie eine Detail- oder eine Zusammenfassungsabfrage? (• iDetaii (zeigt jedes Feld jedes Datensatzes) Zusammenfassung

1 M& XX X X X 2 DOD (!xx uxx 3 DDO XXXr— XXX

• Zusamménfassungsoptionen,., |

1 AAA XXX XXX XXX

2A AA XXX XXX XXX 3 se» m xxx xxx 4 ccc xxx xxx xxx

5 DDD XX8 XXX XXX 6 DDD XXX XXX XXX

Abbrechen

< Zurück

Weiter >

Abbildung B-29: Auswahlabfrage-Assistent

Fertig stellen

- Schritt 2

Teil 1, Kap. B: Datenbank

„Kunden"

53

Im letzten Schritt des Auswahlabfrage-Assistenten müssen wir nur noch einen Namen für unsere Abfrage vergeben. Außerdem können wir wählen, ob wir die Abfrage direkt starten oder den Entwurf noch ändern möchten. Wir geben der Abfrage einen Namen, indem wir unter „Welchen Namen soll Ihre Abfrage haben?" eintippen:

Kundenumsatz-Restaurants und den Punkt „Die Abfrage öffnen" aktivieren (sofern nicht schon voreingestellt). Ihr Bildschirm müsste nun der Abbildung B-30 entsprechen. Wir klicken auf die Schaltfläche „Fertig stellen". Auswahlabfrage-Assistent Welchen Namen soll Ihre Abfrage haben?

Dies sind alle Antworten, die der Assistent zur Erstellung Ihrer Abfrage benötigt. Möchten Sie die Abfrage öffnen oder den Abfrageentwurf verändern? (* Die Abfrage öffnen. C

Den Abfrageentwurf verändern,

Hilfe zum Arbeiten mit der Abfrage anzeigen?

Abbrechen

Abbildung

1

< Zurück

|

B-30: Auswahlabfrage-Assistent

Weiter >

Fertig stellen

- Schritt 3

Es öffnet sich die Auswahlabfrage „Kundenumsatz-Restaurants (vgl. Abbildung B-31).

54

Teil 1, Kap. B: Datenbank

„Kunden"

siP K u n d e n u m s a t z - R e s t a u i a n t s : A u s w a h l a b f r a g e

Kunden-Nr 10100110 10100220 10100560 20100010 20100020 20100300 20100550 30100010 40100010 40100030 40100070 40100720 Datensatz:

" I < l(

Firma Umsatz [ Verzug Pfusch AG 0,00 DM -14 Bolle GmbH 3.271,00 D M - 1 4 Lusch GmbH 10.287,63 DM-14 Pfiffig AG 6.874,00 DM-14 Meteor GmbH 3.570,00 DM -14 Rustika OHG 5.978,00 DM -14 Galle GmbH 8.321,77 DM -14 Böckle GbR 1.345,00 DM -14 H. Lempel 123,00 DM -14 Farola 13.654,22 D M - 1 4 Aristoteles 1.256,00 DM-14 Heimdall 5.383,28 DM -14 Spilunca 125,00 DM -14 1

h|>»| v o n 20

Abbildung B-31: erstes Ergebnis der Auswahlabfrage Das Ergebnis ist noch nicht ganz das Gewünschte. Zwar werden die ausgewählten Felder angezeigt, aber das für alle unsere Kunden. Wir wollten indes nur die Kunden mit einer „4" an der ersten Stelle der Kundennummer (Restaurants) selektieren. Der Assistent hat nicht gefragt, ob die Daten sortiert oder gefiltert werden sollen. Das ist richtig. Hier sieht man, dass Assistenten zwar nützlich sind, doch oft nicht alle Wünsche berücksichtigen. Die Vorarbeit hat der Assistent uns abgenommen. Jetzt müssen wir die Abfrage noch unseren Wünschen anpassen. Anpassung ohne Assistent: Sortierung Das sollte kein Problem sein. Zunächst müssen wir in die „Entwurfsansicht" umschalten. Wir sehen nun, wie unsere Abfrage im Entwurf ausfällt (vgl. Abbildung B-32). Es liegt hier keinerlei Sortierkriterium vor. Es gilt also, die Abfrage zu ändern. Die Kundennummern sollen selbstverständlich der Größe nach geordnet sein. Wir klicken also in die Zeile „Sortierung" unterhalb des Feldes „Kunden-Nr". Hier erscheint wieder das Kästchen mit dem schwarzen Dreieck. Darauf klicken wir und es öffnet sich ein Rollup-Menü (vgl. Abbildung B-33).

Teil 1, Kap. B: Datenbank „ Kunden " H

55

Microsoft A c c e s s

i ßatel

Bearbeiten

Ansicht

ginfügen

Abfrage

Extras

Fenster

¿üb K u n d e n : D a t e n b a n k Kundenurnsatz-Restaurants : A u s w a h l a b f r a g e

Kmden-r* —' Firma Rechnungsadr Postleitzahl jJ

Feld: |frundert-Nr| Tabelle: Kunden Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

ig^Start|| |

Umsatz Kunden

Kunden

Kapitel 2 • Microsoft Word

Kunden

IKunden: Datenbank

Kundenumsatz-R esla..

Abbildung B-32: Abfrage in der

Entwurfsansicht

Daraus wählen wir durch Anklicken „Aufsteigend". Sobald wir nun wieder in die „Datenblattansicht" wechseln, sind unsere Daten aufsteigend nach Kundenummern sortiert.

Feld: Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

Kunden-Nr Kunden

1 Absteigend 1 (nicht sortiert)

Firma

Umsatz

Kunden

Kunden

0

_

Verzug Kunden

0

—

0

=40000000 UND «l von 20

Verzug

Speichern nicht vergessen!

IDabnMatansichV $1 Start | BjDokumenH - Miciosoft Worc^ BKunden: Datenbank [¡gl Saldo t Fälligkeit: A— Abbildung B-44: Ergebnis der Berechnungen der Abfrage Wir speichern alles durch einen Klick auf den Disketten-Icon Symbolleiste ab!

2231

in der

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

63

„Artikel"

C Datenbankmodell „Artikel" 1. Arbeitsschritte a) Anlegen 1) Auch hier müssen wir wieder Access wie in Kapitel A beschrieben starten. 2) Wir wählen im Startmenü die Option „Leere Access-Datenbank" und klicken auf „OK" (vgl. Schritt 2 des Kapitels A). 3) Nachdem wir dazu aufgefordert wurden, speichern wir unsere Datenbank unter dem Namen: Artikel (vgl. Abbildung C-l). Es folgt ein Klick auf „Erstellen". ] Neue Datenbankdatei Speichern in:

: ö ,

igi^lig 1

Eigene Dateien

d

€ 1I X

Ci

H '

Extras

,

1 Eigene Bilder

. ZU Eigene Webs { Z 3 Xlberat

Verlauf

Alte Excel-Dokumente

1

r'"\i

Eigene Dateien

©

Deiktop

.

Bandwettbewerb f-J | d p i |]db2 IpEbay 1 ] Freunde

S]Kunden 0Kunde-Versuch f Q versuch

Name unserer Datenbank

f § Favoriten

Dateiname:

| Artikel

A Abbildung C-l: Speicherung der Datenbank

Dateityp:

|Microsoft Access-Datenbanken

y

Erstellen Abbrechen

|

4) Mit Hilfe des Tabellen-Assistenten wollen wir nun eine Tabelle erstellen. Wir einen Doppelklick auf „Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten" aus (vgl. Abbildung C-2).

64

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

„Artikel"

b P Artikel : D a t e n b a n k

gjÖffnen ¡^Entwurf %Neu I X j fia

s

Abfragen

SE

Formulare

IBI

[gj

Erstellt eine Tabelle In der Entwurfsansicht

ST]

Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht

m a

Berichte

à

Seiten

i

Makros Module

feUWÈ;

Abbildung C-2: Neue Tabelle anlegen 5) Im ersten Schritt des Tabellen-Assistenten wählen wir die Option: geschäftlich und suchen uns aus den Beispieltabellen eine Vorgabe aus, die unseren Anforderungen entspricht. Der Vorschlag „Artikel" entspricht wohl am ehesten unseren Bedürfnissen. 6) Aus der Tabelle „Artikel" wählen wir folgende Felder aus: a) ArtikelNr b) Artikelname und c) Kategorie-Nr Indem wir sie anklicken und auf das Kästchen mit dem „Größer-als-Zeichen (>)" klicken. Ihr Bildschirm sollte nun der Abbildung C-3 entsprechen.

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

65

„Artikel"

T abellen-Assistent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten, Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein. Es ist einfach, ein Feld später zu löschen. Geschäftlich

Beispielfelder:

Privat

Artikelname Artikelbeschreibung Kategorie-Nr Liefer antenNr Seriennummer Lagerbestand VorrätigeEinheiten Einzelpreis Mindestbestand

Beispieltabelle(n): 1 Personal Artikel Bestellungen Bestelldetails Lieferanten Kategorien

^• ^

11

Felder der neuen Tabelle:

-3 J

ArtikelNr Artikelname Kategorie-Nr

n=r\ L£Ü Feld umbenennen,

I ft. i r l v i F a r H l ' a l

Abbrechen

j

; Zurück

Weiter >

Fertig stellen

Abbildung C-3.-Tabellen-Assistent - Schritt 1 7) Es werden aber noch andere Tabellenfelder benötigt. So interessiert uns ja beispielsweise, zu welchen Preis wir die Artikel eingekauft haben und welchen Verkaufspreis wir mit ihnen erzielen. Auch müssen wir wissen, in welchen Abpackungen die Produkte vorrätig sind. Beispielsweise bezieht sich der Preis eines Kastens Bier auf 20 Raschen, also auf den ganzen Kasten (Preiseinheit wäre dann 20). Wir brauchen diese Einteilung später für unsere Aufträge. Es fehlen also noch folgende Felder: Einkaufspreis (EKP), Verkaufspreis (VKP) und Preiseinheit. Diese Felder werden aber nicht vorgeschlagen! 8) Wir wählen also aus der Beispieltabelle „Artikel" das Feld „Einzelpreis" und fügen es durch einen Klick auf „>" hinzu (vgl. Abbildung C-4).

66

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

„Artikel"

Tabellen-Assistent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie Für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben., wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten, Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein. Es ist einfach, ein Feld später zu löschen. Felder der neuen Tabelle:

Beispielfelder:

Geschäftlich Privat Beispieltabelle(n):

A m BUI

1 Personal Artikel Bestellungen Bestelldetails Lieferanten i Kategorien

M

Artikelname Artikelbeschreibung Kategorie-Nr Liefer antenNr Seriennummer Lagerbestand VorrätigeEinheiten Einzelpreis Mindestbestand I Ai if lai if arHUsl Abbrechen

3J J d

ArtikelNr Artikelname Kategorie-Nr Einzelpreis

Vd

< gurtjck

Feld umbenennen.

Weiter >

Fertig stellen

Abbildung C-4: Hinzugefügtes Feld „Einzelpreis" 9) Jetzt benennen wir das Feld um. Dazu aktivieren wir auf das Schaltfeld „Feld umbenennen" (vgl. Abbildung C-5). 10) In dem sich öffnenden Fenster tippen wir als Namen ein: Einkaufspreis Und klicken auf „OK". T abellen-Assistent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus Thr*» rwa>i te> T;*hpllia mrirhhpn Thre TaKipIIikann Felder aus mehr als eine Hü Feld umbenennen Z I ndere Feld nicht so sicher sei 1 zu löschen, Geschäftlich

Feld umbenennen: jEinkaufspreis

Privat

Abbrechen

Nr

Beispieltabelle(n):.. I Personal Bestellungen Bestelldetails Lieferanten Kategorien

neuen Tabelle:

OK

•j zi

LieferantenNr Seriennummer Lagerbestand VorrätigeEinheiten Einzelpreis Mindestbestand I Ai ii-lai if arHUal

Abbrechen

J

M

.V'

Fertig stellen

Abbildung C-5: Umbenennen des Feldes „ Einzelpreis "

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

„Artikel"

67

11) Das Feld wurde nun umbenannt und steht als „Einkaufspreis" unter „Felder der neuen Tabelle". 12) Den „Verkaufspreis" finden wir in der Beispieltabelle „Bestelldetails". Wir klicken also auf diese Beispieltabelle und selektieren das Feld „Verkaufspreis" durch Anklicken und Hinzufügen mit „>" als Bestandteil unserer neuen Tabelle. T a b e l l e n - A s s ist ent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein. Es ist einfach, ein Feld später zu löschen. Geschäftlich Privat Beispieltabelle(n): Personal Artikel Bestellungen Bestelldetails Lieferanten Kategorien

Felder der neuen Tabelle:

Beispielfelder:

3 J

BestelldetailNr BestellNr ArtikelNr Verkaufsdatum Menge Einzelpreis Rabatt

3 - d

I

ArtikelNr Artikelname Kategorie-Nr Einkaufspreis Verkaufspreis

Feld umbenennen,,

Abbrechen

. «Zurück :

Weiter >

Fertig stellen

]j5

Abbildung C-6: Hinzugefügtes Feld „ Verkaufspreis " 13) Nun fehlt uns noch das Feld „Preiseinheit". Wir wählen „Vorrätige Einheiten" aus der Beispieltabelle „Artikel" und bauen es ein. 14) Danach benennen wir das Feld in PE (für Preiseinheit!) um. Vergleichen Sie Ihren Bildschirm bitte mit Abbildung C-7. 15) Zum Schluss sind noch der Mehrwertsteuersatz und der Artikel-Rabatt von Interesse. 16) Wir wählen aus der Tabelle „Bestelldetails" das Feld „Rabatt" und fügen es unserer neuen Tabelle mit „>"zu. Dann benennen wir es in: Art-Rab um.

Teil 1, Kapitel

68

C: Datenbank

„Artikel"

T abellen-Assis t ent Welche der unten aufgelisteten Beispieltabellen möchten Sie für die Erstellung Ihrer Tabelle verwenden? Nachdem Sie eine Tabellenkategorie ausgewählt haben, wählen Sie die Beispieltabelle und Beispielfelder aus, die Sie in Ihre neue Tabelle einbeziehen möchten. Ihre Tabelle kann Felder aus mehr als einer Beispieltabelle enthalten. Sollten Sie sich über das eine oder andere Feld nicht so sicher sein, beziehen Sie es zunächst ein. Es ist einfach, ein Feld später zu löschen, Beispielfelder: BestellNr ArtikelNr Verkaufsdatum Menge Einzelpreis Rabatt Verkaufspreis Umsatzsteuer Summenzeile

Beispieltabelle(n): Kontaktpersonen Kunden Personal Artikel Bestellungen Bestelldetails

Felder der neuen Tabelle:

i l

J

iül

y [Feld umbenennen,

< gurtick

C-7: Tabellen-Assistent

Weiter >

Fertig stellen

mit den Feldern der neuen

17) Aus derselben Beispieltabelle wählen „Umsatzsteuer" und benennen es um in:

A

JLlJ

!•

LJ L

Abbrechen

Abbildung

Artikelname Kategorie-Nr Einkaufspreis Verkaufspreis PE Art-Rab

s

wir

dann

noch

Tabelle das

Feld

MwSt . Ihr Bildschirm sollte nun der Abbildung C-7 entsprechen. 18) Wir klicken auf „Weiter >". Den vorgeschlagenen Namen „Artikel" für unsere Tabelle lassen wir stehen und den Primärschlüssel soll der Assistenten automatisch vergeben. Es folgt ein Klick auf „Weiter >". T abellen-Assistenl W e l c h e n N a m e n soll I h r e n e u e Tabelle e r h a l t e n ?

dJäBI O

1 XXX XXX XXX xxx xxx xxx xxx xxx xxx 4 xxx xxx xxx 5 xxx xxx xxx 2 3

M i c r o s o f t Access v e r w e n d e t e i n e b e s o n d e r e A r t v o n F e l d , g e n a n n t Primärschlüssel, u m j e d e n D a t e n s a t z e i n e r T a b e l l e e i n d e u t i g z u i d e n t i f i z i e r e n . So w i e ein A u t o k e n n z e i c h e n e i n A u t o i d e n t i f i z i e r t , i d e n t i f i z i e r t ein Primärschlüssel e i n e n D a t e n s a t z .

Soll d e r A s s i s t e n t e i n e n Primärschlüssel f ü r Sie f e s t l e g e n ?

Fertig stellen

Abbildung C-27: Ausgewählte Felder für Abfrage 77) Auch hier bleibt im 2. Schritt die Voreinstellung bestehen.

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

87

„Artikel"

78) Als Namen für diese Abfrage tippen wir ein: Artikel-Gewinn und hier wollen wir den Entwurf modifizieren. Deshalb Auswahl von: Den Abfrageentwurf verändern. und Abschluss durch einen Klick auf „Fertig stellen". 79) Die Abfrage soll nach Artikelnummern aufsteigend geordnet sein. Wir wählen unter „Artikel-Nr" also: Sortierung: Aufsteigend

(vgl. Abbildung C-28).

80) Die fünfte Spalte unseres Entwurfs ist noch leer. In dieser Spalte wollen wir die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis schreiben. Wir tippen also ein: [Verkaufspreis]-[Einkaufspreis] und drücken die Taste „Enter". Die eckige Klammer erstellt man durch gleichzeitiges Drücken der „AltGr-Taste" und der 8 für eckige Klammer auf bzw. der 9 für eckige Klammer zu. Vergleichen Sie bitte das Aussehen Ihres Monitors mit Abbildung C-28. r m 1

§gB A r t i k e l - G e w i n n : A u s w a h l a b i r a g e Artikel

1

Artikelname Artikel-Art Einkaufspreis

Feld: Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

?| H

ArtikelNr Artikel Aufsteiqend 0

Artikeiname Artikel 0

Einkaufspreis Artikel 0

Verkaufspreis Artikel 0

j8

¿USSITI TVerkaufspr »

—•

0

± 1 1

Abbildung C-28: Erste geänderte Einstellungen der Abfrage

C

À

88

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

„Artikel'

81) In der Spalte steht nun: Ausdrl: [Verkaufspreis]-[Einkaufspreis] Wir können „Ausdrl" durch einen anderen Namen ersetzen, der dann auch von anderen Berechnungen verwendet werden kann. Wir markieren also „Ausdrl" und übertippen es mit: Differenz

(vgl. Abbildung C-29). CEE

Artikel-Gewinn : Auswahlabfiage

1 Arttet* Artikelname Artikel-Art Einkaufspreis

Feld: Tabelle: Sortierung: Anzeigen:

Artikelname Artikel

Einkaufspreis

Verkaufspreis Artikel

Artikel

0

0

Differenz! [Verkaufspreis]-[Einkaufspreis]

0

0

Kriterien: oder: Ii

— _J

z

• ¿r

1

Abbildung C-29: Geänderter

Feldnamen

82) Nun wollen wir noch den prozentualen Aufschlag auf den Einkaufspreis ausgeben lassen. Dazu brauchen wir die Formel: (Verkaufspreis-Einkaufspreis)*100 Aufschlag in %=

• Einkaufspreis

Da wir später das Format „Prozentzahl" verwenden wollen, müssen wir beachten, dass Access automatisch mit 100 multipliziert. Also tippen wir in die 6. Spalte ein: [Differenz]* l/[Einkaufspreis] und drücken die Taste „Enter". Vergleichen Sie bitte mit der Abbildung C-30.

Teil 1, Kapitel

C: Datenbank

89

„Artikel"

eP Artikel-Gewinn : Auswahlabfrage

M

1 Aftìket* Artikelname — Artikel-Art Einkaufspreis j j

Feld: Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

Verkaufspreis Artikel

Differenz: [Verkaufspreis]-[Einkaufspreis]

0

OTHSf^: ["Differenti* 1 /["Einkaufspreis!

—J

•

0

0

'

a

Abbildung C-30: Eingetragene

> r

Formel

83) Wir markieren wieder „Aiisdrl" (vgl. Abbildung C-30) und tippen ein: Aufschlag

(vgl. Abbildung C-31)

und betätigen die Taste

„ E n t e r " .

Artikel-Gewinn : A u s w a h l a b f r a g e

1

Lud Feld; Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

Differenz : [Verkauf spreis]-[Einkauf spreis]

0

Aufschlag: [Differenz]1* 1/[Einkaufspreis]

0

G

•

Abbildung C-31: Umbenanntes Feld 84) Damit wir keinen Prozentwert mit zu vielen Nachkommastellen bekommen, müssen wir noch die Eigenschaften der Spalte „Aufschlag" definieren. Dazu aktivieren wir die Spalte mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein Rollup-Menü. Wir wählen „Eigenschaften" (vgl. Abbildung C - 3 2 ) .

90

Teil 1, Kapitel C: Datenbank „Artikel" ai® Artikel-Gewinn : Auswahlabfrage

Feld: Differenz: [Verkauf spreis]-[Einkaufspreis] Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

Aufschlag! [Differenz]*!/[Einkaufspreis] H

Funktionen

• | [j|j TabeHennamen c% Àyssthheittén [¿opierefi Einfügten ¿uf bauen.,, ¿oom...

-A Abbildung C-32: Eigenschaften ändern - 1. Schritt 85) Im Dialogfenster „Feldeigenschaften" aktivieren wir Feld „Dezimalstellenanzeige". Dort wählen wir aus:

und klicken in die Zeile „Format". Dort wählen wir aus: Prozentzahl und schließen das Fenster durch einen Klick auf das Kästchen mit dem X (vgl. Abbildung C-33). 0 ¡Microsoft Access j Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Abfrage Extras Fenster

Jim* a j # a y U ^ j -1

*

1

fr! z i««_ - )r -** p i ^ • j ii • | -Ä -

- i! j *

¿p Artikel : Datenbank ss® Artikel Gewinn : Auswählabfrage

n

a

Feldeigenschaften Allgemein

| Nachschlagen

Beschreibung Format Dezimalstellenanzeige Eingabeformat Beschritung

Feld Tabelle Sortierung Anzeigen Kriterien oder

2

Differenz: [Verkaufspreis]-[Einl

Schließen des Fensters } ] iJ

J

Abbildung C-33: geänderte

Feldeigenschaften

-ü

91

Teil 1, Kapitel C: Datenbank „Artikel"

86) Unsere Abfrage ist fertig. Wir speichern unsere Änderungen und wechseln mit a) Ansicht und b) Datenblattansicht zum Ergebnis unserer Abfrage. HEIDI

Miciosoft A c c e s s - (Artikel-Gewinn : Auswahlabfraqe] j[fp ßatei bearbeiten Ansicht Einfügen Format Datensätze Extras Fenster ?

- a ¿ a y Aitikel-Nr I

• »a m, Artikelname

1010001 Edel-Pils 1010002 Schwipsi-Pils

& ¡¿i

v

j Einkaufspreis ¡ Verkaufspreis

JSJJSJI

jglernDifferenz

5.40 D M

178,35 DM

92,95 DM

74,50 D M

156,23 DM

81,73 DM

8,55 D M

2010001 Wiesen-Pilsner 2010002 Bergbräu 2010003 Barlher Pils

17,20 DM

8,65 D M

9,12 D M

18,55 DM

9,43 D M

11,50 D M

20,99 D M

9,49 DM

2010005 Barther Lager Bräu

12,86 DM

19,99 D M

7,13 D M

3010001 Bauer Dunkelbräu 3010002 Barther Dunkel

12,50 D M

22,36 DM

9,86 DM

11,35 D M

19,99 DM

8.64 DM

1,95 D M

3,90 DM

1.95 D M

2,15 D M

4,30 DM

2,15 D M

3510001 Bauer Alkoholfrei 3510002 Juwel Alkoholfrei 4010001 Alemannen-Pils 4010002 Schwarzwälder Union

1,95 D M

3,90 D M

1.95 D M

2,25 DM

4,50 D M

2,25 D M

4510001 MET-Bier 5010001 Dr Kahl Multi

4,65 DM

7,80 D M

3,15 D M

9,65 DM

19,30 DM

12,30 D M

24,60 DM

12,30 D M

24,60 DM

11,90 D M

22,95 DM

6,90 DM

13,80 D M

7,20 DM

14,10 D M

7,20 DM

14,10 DM

2,32 D M

6,99 DM

2,50 D M

6,99 DM

7,25 D M

14,50 DM

6,25 D M

12,95 DM

22,95 D M

43,65 DM

5110001 Arnika-Orange 5110002 Arnika-Mango

5210002 Dr, Kahl Tomate 5310001 Sonnenquell Orange 5310002 Sonnenquell Zitrone 5310005 Valencia Orange 5410001 Silber-Quelle 5410002 Ostsee-Quelle

5510001 Cola-Mix 5510002 Cola-Moonlight

6010001 Vineta-Blick Likör Ddtenxjtz: " I < I f

o.

| Aufschlag

9.65 DM 12,30 DM 12,30 D M 11,05 D M 6,90 D M 6,90 D M 6,90 DM 4,67 DM 4,49 D M 7,25 D M 6,70 D M 20,70 D M

r p r r

¡Datenblatt ansieht jgStattlil

@Word

BjExploiei

|i ejKapjlelC. Teöl

©Artikel:Datenba.J

p Artikel-Gewin...

Abbildung C-34: Ergebnis der Abfrage Selbstverständlich kann man die Abfragen noch differenzierter gestalten. Das liegt in Ihrem Ermessen. Für Anschauungszwecke soll das bisherig behandelte aber genügen.

92

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

„Artikel"

f ) Generieren einer Abfrage mit SQL Einige von Ihnen werden sicherlich schon mit Datenbanken gearbeitet haben. Denjenigen dürfte der Begriff „SQL" geläufig sein. SQL ist eine häufig verwendete „Datenbanksprache". Die Kürzel SQL steht für „Structured Query Language". Sie dient dem Aufbau, der Abfrage und der Änderung von Datenbanken. Auch wenn wir es bisher nicht merkten, so arbeitet auch Access mit dieser Sprache. Doch wir brauchen eigentlich keine SQL-Kenntnisse, um mit Access zu arbeiten. Jedoch soll an dieser Stelle auf diese doch wichtige Datenbanksprache kurz eingegangen werden. Bisher haben wir durch Anklicken und durch Assistenten unsere Abfragen erstellt. Im Hintergrund hat Access mit SQL gearbeitet. 87) Im Folgenden wollen wir eine Abfrage mit SQL erstellen. Zunächst schließen wir unsere Gewinn-Abfrage. 88) Wir wählen im Dialogfenster „Artikel: Datenbank" folgende Option: Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht (vgl. Abbildung C-35). äp Artikel: Datenbank £f§ Öffnen ^Entwurf s^3Neu >
0 And (Artikel.[Art-Rab]): •! ¿L-.*\JL -l§f-IUI-. fppjpBBHRHSSHBHSSHK'?* 1 * x H I & 5ELECT Artikel.Artikelnarne,Artikel.[Art-Rab] FROM Artikel WHERE (((Artfcel. [ Art-RabJ) >0 And (Artikel.[Art-Rab]) 1 •] M»|von 2C jFormuiaransicht I i i 1 INF ! j Start Jl j ©Artikel: Datenbank j Kapitd 3 - Microsoft Wotd ||S|] Artikelerfassung 1 S T & H T Abbildung C-57: Zweiter Datensatz

108

Teil 1, Kapitel C: Datenbank

Mit dem Symbol . • I Abbildung C-58).

„Artikel"

gelangen wir zum letzten eingegebenen Datensatz (vgl.

Gl Microsoft Access - [Artikeleiiassung] J E I Datei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format Datensätze Extras Fenster

» j 11 »F X 0 f I I ^ ' l ' j F T u

Haetenschweiler

i

j ArtikelNr

-la|x|

l

si-' f"" • ! • .

•

Mw8t

19.95 DU |

Einkaufspreis Verkaufspreis

pf

lj f iooäi'

Art-Rail

Wechsel zum letzten Datensatz

Djt«nsjtz: 141
| sE!E

U s E

Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht

Objekte

Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten

Tabeller

m

Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht Artikel Aufträge

DD

Kunden

Entwurfsansicht auswählen

Gruppen

El

Favoriten

Abbildung D-20: Öffnen in der Entwurfsansicht 35) Im Entwurfsfenster klicken wir auf Felddatentyp in der Zeile „Kunden-Nr" und wählen nun statt „Zahl" den „Nachschlage-Assistenten" (letzter Listeneintrag).

123

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

QsO

I Aufträge : Tabelle

m J

Feldname Auftrags-Nr Datum Kunden-Nr Artikel-Nr Stück

Allgemein

1 Felddatentyp 1 AutoWert Datum/Uhrzeit Zahl Text Memo Zahl Datum/Uhrzeit Währung AutoWert Ja/Nein OLE-Ob j e k t ^ ^ Hyperlink ~

Beschreibung

Nachschlage-Assistent

A

Fddeigenschaften

Nachschlagen

Feldgröße Format Dezimalstellenanzeige Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich Indiziert

Long Integer

Kunde BÖ

Der Felddatentyp bestimmt das Format der Werte, die Benutzer in dem Feld speichern können,

Nein J a (Duplikate möglich)

Abbildung D-21: Nachschlage-Assistent auswählen - Feld „ Kunden-Nr" 36) Es öffnet sich das erste Dialogfeld des Assistenten. Die Option „Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen" ist markiert. Wir bestätigen mit dem Schaltfeld „Weiter >". N achschlage-Assistent D i e s e r A s s i s t e n t e r s t e l l t e i n N a c h s c h l a g e f e l d , g e f ü l l t mit W e r t e n , a u s d e n e n Sie a u s w ä h l e n k ö n n e n . W o h e r soll d a s N a c h s c h l a g e f e l d seine W e r t e beziehen?

3

xxxxxxx XXXXXXXXXXXH

] D a s N a c h s c h l a g e f e i d soll die W e r t e einer Tabelle o d e r A b f r a g e entnehmen.

xxxxxxxxx r

I c h m ö c h t e s e l b s t W e r t e in d i e L i s t e e i n g e b e n .

Abbrechen

; (Zurück

Weiter >

„Fertig stellen.

Abbildung D-22: Nachschlage-Assistent - Schritt 1 37) Im Schritt 2 werden wir gefragt. „Aus welcher Tabelle oder Abfrage soll das Nachschlagefeld seine Werte beziehen?" Wir markieren die Zeile „Kunden" und klicken auf „Weiter >".

124

Teil 1, Kap. D: Datenbank

„Aufträge"

N achschlage-Assistent A u s w e l c h e r T a b e l l e o d e r A b f r a g e soll d a s N a c h s c h l a g e f e l d s e i n e Werte

beziehen?

Artikel

3 Auswählen

- Anzeigen (•

••.

Tabellen

C

Abbrechen

|

Abfragen

< Zurück

Beide

C

|

Weiter >

f e r t i g stellen |

Abbildung D-23: Nachschlage-Assistent - Schritt 2 38) Im Schritt 3 wählen wir Felder aus, die zur Auswahl des Kunden angezeigt werden sollen. Das Dialogfenster hat zwei Teilfenster „verfügbare Felder" und „ausgewählte Felder". Wir markieren die Zeile: Kunden-Nr und klicken auf den Schalter „>". Damit wird das Feld ins rechte Teilfenster übernommen. 39) Mit den folgenden Feldern verfahren wir ebenso: Firma Ort KontaktNachname. Nachschlage-Assistent

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX I xxxxxx

W e l c h e Felder enthalten die W e r t e , die in Ihr Nachschlagefeld einbezogen w e r d e n sollen? Die ausgewählten Felder bilden die Spalten des Nachschlagefelds.

W

7

Verfügbare Felder: Rechnungsadresse Postleitzahl Land Telefonnummer Faxnummer Rabatt EmailAdresse Skonto

3 q e i

Ausgewählte Felder: Kunden-Nr Firma Ort KontaktNachname

.d Abbrechen

< Zurück

|

Reiter >

|

Fertig stéiteri |

Abbildung D-24: Nachschlage-Assistent - Schritt 3

Teil 1, Kap. D: Datenbank

„Aufträge"

125

40) Mit Klick auf das Schaltfeld „Weiter >" erreichen wir den Schritt 4 des Assistenten. Wir sehen nun die Liste der Kunden mit den Feldern „Firma", „Ort" und „KontaktNachname". Das Feld „Kundennummer" erscheint nicht, wenn „Schlüsselspalte ausblenden" angekreuzt ist. Wir folgen der Empfehlung und aktivieren „Weiter >". Nächschlage Assistent Wie breit sollen die Spalten im Nachschlagefeld sein? Um die Breite einer Spalte anzupassen, ziehen Sie entweder die rechte Begrenzung auf die gewünschte Breite, oder doppelklicken Sie auf die rechte Begrenzung, um die optimale Breite zu erhalten. ¡ 7 Schlüsselspalte ausblenden (empfohlen) Firma J t Durstig Pfusch AG Bolte GmbH Lusch GmbH Pfiffig AG Meteor GmbH Rustika OHG

Ort Schnapshausen Lauringen Klein Butterberg Tohne Ängen Oberhausen Sahburg

Abbrechen

KontaktNachnan H ^ f l H M M B f l H i Herr Schwipsi Fr. Pfusch • • 1 , Frl. Bolte

•

*

n

Fr. Putzig Herr Schrober Herr Haßlach

j

< Zurück

iff'^öi&te/isii

|

Weiter >

Abbildung D-25: Nachschlage-Assistent

Fertig stellen |

|

- Schritt 4

41) Im Schritt 5 werden wir nach der gewünschten Beschriftung des Nachschlagefeldes gefragt. Wir ändern den Vorschlag auf: Kunde und beenden mit „Fertig stellen" (vgl. Abbildung D-26). Die Frage „Speichern ja/nein?" beantworten wir mit „ja". N achschlage Assistent Welche Beschriftung soll Ihr Nachschlagefeld erhalten? |lKunde| Dies sind alte Antworten, die der Assistent zur Erstellung Ihres Nachschlagefelds benötigt.

V

Hilfe zur Anpassung des Nachschlagefelds anzeigen. Abbrechen

|

< Zurück

|

Abbildung D-26: Nachschlage-Assistent

Weiter

|

Fertig stellen j

- Schritt 5

126

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

42) Den gleichen Vorgang wollen wir nun für die Artikelauswahl wiederholen. Wir behalten die Tabelle „Aufträge" im Entwurfsmodus, markieren nun das Feld ,Artikel-Nr" und wählen in der Spalte „Datentyp" wieder den Nachschlage-Assistenten. Aufträge : Tabelle

Allgemein Feldgröße Format

Felddatentyp AutoWert Datum/Uhrzeit Zahl ZaN| Text Memo Zahl Datum/Uhrzeit Währung AutoWert Ja/Nein OLE-Objekt Hyperlink j Nachschlagen Nachschlage-Assis

Beschreibung

Feldname Auftrags-Nr Datum Kunden-Nr Artikel-Nr Stück

Dezimalstellenanzeige Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich Indiziert

d

Feldeigenschaften

ng Integer

Artikel

0

Der Felddatentyp bestimmt das Format der Werte, die Benutzer in dem Feld speichern kennen.

Nein Ja (Duplikate möglich)

Abbildung D-27: Nachschlage-Assistenten

auswählen - Feld „Artikel-Nr"

43) In Schritt 1 lassen wir die Voreinstellung stehen und in Schritt 2 wählen wir diesmal: Artikel. 44) In Schritt 3 übernehmen wir die Felder Artikel-Nr Artikelname Artikel-Art. 45) Wieder bestätigen wir in Schritt 4 „Schlüsselspalte ausblenden" und geben in Schritt 5 als Beschriftung an: Artikel. Nach „Fertig stellen" und „Speichern" können wir nun Einträge vornehmen.

Teil 1, Kap. D: Datenbank

„Aufträge"

127

46) Wir wechseln mit a) Ansicht und b) Datenblattansicht in den Eingabemodus. S Microsoft Access

¡Entwurfsansicht. F6 - Bereich wechseln, Fl igaStart ||j (SjWoid ¿¿Explorer

g]KapitelD,...| g)Dalenb2-v...| |g]Auft.ige:.. ||[j Aufträge.- |!S1S*( von 1

Abbildung D-30: Auswahl eines Artikels

49) Füllen Sie bitte die Tabelle auf. Sie können zum Beispiel die Werte aus Abbildung D-31 entnehmen. Sinnvoll ist, die geleistete Arbeit mit „Datei" und „Speichern" zu sichern und die Tabelle „Aufträge" zu schließen.

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge " •

129

Aufträge : Tabelle Auftrags-Nr •

]

2 3 "" 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 . 1Z 18 19

"

Datum

Artikel

Kunde

14.07.00 Meteor G m b H 22.06.00 Böckle GbR 07.03.01 Meteor G m b H

Bergbräu Edelpils

04.09.01 Rustika OHG 15.12.00 Pfiffig A G

Bauer Dunkeibräu

03.08.01 Atlantis 12.10.01 Böckle GbR 04.09.00 Rustika OHG ~ 01.02.01 Lusch G m b H 03.05.01 Pfiffig A G 22.06.01 Böckle GbR 04.04.01 Pfiffig A G 05.03.01 Lusch G m b H

Vineta-Blick-Likör Cola-Moonlight

0 8 . 0 9 0 1 Stadtwerke 07.08.01 Rustika OHG

Sonnenquell Zitrone Barther Lagerbräu

^

5 15: 20

Barter Dunkel

02.08.01 Lusch G m b H

30.06.01 Atlantis

10 •

Juwel Alkoholfrei Barther Lagerbräu Bauer Dunkelbräu Dr. Kahl Multi

| 15 20

Barther Pils

Cola-Moonlight Ostseequelle Bauer Alkoholfrei

05.10.01 Stadtwerke 06.03.01 Böckle GbR

Stück

;

25 10 100 50

* . TP 10 .

10 20^

Edelpils

60

Arnika Orange Arnika Mango

105

Ostseewasser

40

Valencia Orange

20 50

20

17.05.01 Atlantis

21 22 23 53

14.12.00 22.02.01 25.01.01 20.08.01

25

31.08.01 Atlantis

Schwarzwälder Union

26Ì 27

25.07.01 Stadtwerke 06.02.01 Heimdall

Juwel Alkoholfrei

28

08.10.01 Lusch G m b H

Met-Bier

08.06.01 Atlantis 05.02.01 Böckle GbR

Arnika Mango

20

Dr. Kahl Tomate

50

19.09.01 Atlantis

Sonnenquell Orange

10

15.05.01 Heimdall

Silberquelle

15 G

".29! ' 30) 31! 32 (Auto Wert)

Stadtwerke Stadtwerke Rustika OHG Böckle GbR

Alemannen Pils Barther Lagerbräu Barter Dunkel

Dr. Kahl Multi

20 25 "

10 20 110 75

Abbildung D-31: Tabelle „Aufträge"

c) Abfragen Die Tabelle für die Aufträge enthält noch nicht alle Informationen, die man für die praktische Arbeit benötigt. Um zum Beispiel eine Rechnung auszustellen, brauchen wir die Preise der Artikel. Mit Abfragen kann man Informationen aus mehreren Tabellen zusammenfassen, Auszüge aus einer Tabelle erstellen oder auch Rechnungen durchführen, zum Beispiel den Postenpreis einer Auftragsposition ermitteln.

130

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

50) Im linken Teil des Datenbankfensters (Objekte) wählen wir nun die Option „Abfragen". Der rechte Teil des Fensters ist leer bis auf zwei Kommandozeilen. Wir wählen mit Doppelklick die erste Zeile „Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht". H®E3

§ p Aufträge : Datenbank C g g ö f f Q e n Jj^ü Entwurf

"c§3Neu | X

|so

I V ¡ I Ü E [fit eine n e u e A b f r a g e in der Entwurfsansicht

eilt eine A b f r a g e unter V e r w e n d u n g d e s A s s i s t e n t e n

Formulare Berichte

a

m

Seiten Makros Module Gruppen

C3

Favoriten

Abbildung D-32: Abfrage erstellen 51) Daraufhin öffnen sich zwei Fenster: das Entwurfsfenster für die Erstellung der Abfrage und ein Dialogfenster „Tabelle anzeigen" zur Auswahl der Tabellen, aus denen wir die gewünschten Informationen aufbereiten wollen. 52) Wir wählen „Aufträge" und klicken auf „Hinzufügen", dann „Artikel" und wieder „Hinzufügen" und schließen das Dialogfenster (vgl. Abbildung D-33. as? Abfrage!

Auswahlabflogo

1

m —

L

•

A

.

, _ J

Aufträge und Artikel auswählen und auf „Hinzufügen" klicken

Abbildung D-33: Dialogfenster „Tabelle anzeigen" und

Entwurfsfenster

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge"

131

53) Der obere Teil des Entwurfsfensters zeigt nun die beiden Tabellen „Aufträge" und „Artikel". y p A b f i a g e l : Auswahläbtrage

1 Aiitrags-f* Datum Kunden-Nr Artikel-Nr Stück

ArtfcM» Artikelname Artikel-Art Emkaiispreis Verkaufspreis PE Art-Ftab MwSt

Feld: Tabelle: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

UL Abbildung D-34: Die ausgewählten Tabellen der Abfrage

jd

54) In die untere Hälfte des Fensters werden die Felder eingetragen, die wir jeweils aus den beiden Tabellen verwenden möchten. Wir markieren das Feld „Datum" in der Tabelle „Aufträge" und ziehen es bei gedrückter linker Maustaste in die erste Spalte des unteren Teilfensters. 55) Auf dieselbe Weise bewegen wir das Feld „Auftrags-Nr" in die zweite Spalte und das Feld „Kunden-Nr" in die dritte Spalte. Statt mit der Maus zu ziehen können wir die Felder auch durch einen Doppelklick übernehmen. §gp A b f i a g e l . A u s w a h l a b f r a g e

1

LU Feld: TabeBe: Sortierung: Anzeigen: Kriterien: oder:

Datum Aufträge 0

Auftrags-N Aufträge 0

Kunden-Nr Aufträge

s

Artikelname Artikel 0

PE Artikel 0

Stück Aufträqe 0

1.

irnrnrnm Artikel

0

•

>r

•1 1

Abbildung D-35: Selektierte Felder der Abfrage

132

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

56) Aus der Tabelle „Artikel" wählen wir „Artikelname" und „PE"; dann wieder "Stück" aus der Tabelle „Aufträge" und schließlich „Verkaufspreis" aus der Tabelle „Artikel". Im unteren Teilfenster sind jetzt sieben Spalten gefüllt. Die erste Zeile enthält die Feldnamen, die zweite die zugehörigen Tabellen (vgl. Abbildung D-35). 57) Die letzte Spalte unseres Datenblatts soll den Betrag ausweisen, also das Produkt aus Stück und Verkaufspreis. Wir klicken die nächste leere Spalte (hinter Verkaufspreis) an und tragen in die erste Zeile ein: Betrag: [Stück] * [Verkaufspreis]. Die eckigen Klammern sind erforderlich (vgl. Abbildung D-36). gjp A b f r a g e ! : Auswahlabfrage

1 Aiürags-ft

Art*»*»

Datum

Artikelname

Kunden-Nr

Artikel-Art

Artikel-Nr

Einkaufspreis

Stück

Verkaufspreis PE Art-Rab MwSt

Feld; Tabelle; Sortierung: Anzeigen; Kriterien:

Datum Aufträge

&

Auftrags-N Aufträge

Kunden-Nr Aufträge

Artikelname Artikel

0

0

0

PE Artikel 1/1

Stück Auftrage

Verkaufspreis Artikel

Betrag: [Stück]*[ Verkaufspreis]

0

0

0

~~

dr

oder:

AJ ¿r Abbildung D-36: Fertige Abfrage mit Berechnungsformel des Betrages 58) Nun können wir in die Datenblattansicht wechseln. Klicken Sie dazu auf das erste Symbol in der Schalterleiste oder wählen Sie im Menü Ansicht/Datenblattansicht. Das Datenblatt sollte etwa so wie in Abbildung D-38 aussehen. E

Microsoft A c c e s s

jfiatei K

Bearbeiten [ finsicht Einfügen B

!

Abfrage

i " I M Entwurfsansicht = = = = SOI SQL-Ansicht Datenblattansicht

S i t

Eitras

I j m

Fenster

Z

' ¡§1 . | J

j

E

Alle

. | pf
1 selektieren wir alle Felder gleichzeitig. Ihr Bildschirm sollte nun der Abbildung D-47 ähneln. Es folgt ein Klick auf „Weiter >". Berichts-Assistent Welche Felder soll Ihr Bericht enthalten? Sie können aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage auswählen,

Auswahl der Abfrage „Umsätze"

Tabellen/Abfragen (Abfrage: Umsätze

4

Ausgewählte Felder:

Verfügbare Felder:

- d alle verfügbaren Felder auswählen

»„ |

s —

IMI

Abbrechen

Abbildung

1

Atlantis BöckJe GbR Heimdali Lusch GmbH Meteor GmbH Pfiffig AG Rustika OHG Stadtwerke

|

D-47: Berichts-Assistent

_iJ

1

Weiter >

( !

Fertig stellen |

- Schritt 1

Gruppierungen Im zweiten Schritt des Assistenten kann man Gruppierungen vornehmen. Es ist möglich, alle Datensätze zu einer Gruppe zusammenfassen, wobei ein bestimmtes Feld als Schlüsselfeld fungiert. Vergleichbar ist dies mit der Überschrift eines Buchkapitels. Es bietet sich hier eine Gruppierung nach dem Artikelnamen an. Markiert wird also das Feld „Artikelname" im linken Teil des Dialogfensters. Es folgt ein Klick auf den Button , um das Feld als Gruppierungsebene zu definieren (vgl. Abbildung D-48). Wir aktivieren „Weiter >".

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

140

B erichts-Assistent Möchten Sie Gruppierungsebenen hinzufügen?

Artikelname Atlantis, Böckle öbRJHeimdall, Lusch GmbH, Meteor GmbH^Pfiffig AG, Rustika | OHG, Stadtwerke

Böckle GbR Heimdall Lusch GmbH Meteor GmbH Pfiffig AG Rustika OHG Stadtwerke

Gruppierung nach „Artikelname"

Priorität

_fJ

Gruppierungsoptionen,., j

Abbrechen

j

< Zurück

|

Weiter >

|

Fertig stellen j

Abbildung D-48: Berichts-Assistent - Schritt 2 Sortierungen Im dritten Schritt des Assistenten können wir bis zu vier Sortierfelder bestimmen. Wir wollen aber keine Sortierung festlegen und klicken auf „Weiter > " . Berichts-Assistent Welche Sortierreihenfolge und Zusammenfassungsinformationen möchten Sie für Ihre Detaildatensätze? Datensätze können nach bis zu vier Feldern in entweder aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.

xxxxxxxxxx

J

2

:.-.- :: i >

üJ

3 4

SXXX >:KSK

i

3

i S S g H E

3 a

« n M T W f f W

i ss m m m

< r

m IiJ

Zusammenfassungsoptionen.

Abbrechen

j

< Zurück

j

Weiter >

J

Fertig stellen

Abbildung D-49: Berichts-Assistent - Schritt 3

141

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge "

Layout Der nächste Schritt des Assistenten befasst sich mit dem Layout des Berichtes. Der linke Teil des Dialogfensters bietet eine Vorschau des ausgewählten Layouts. Sie können nun die verschiedenen Optionen durchprobieren und sich die ansprechendste aussuchen. Im Folgenden wollen wir das Layout „In Blöcken" wählen. Außerdem selektieren wir die Option „Querformat" im rechten Teil des Dialogfensters (vgl. Abbildung D-50) und klicken auf „Weiter >". B eiichts-Assistent W e l c h e s L a y o u t soll Ihr Bericht h a b e n ? - Orientierung

-Layout

C xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx

xxxx*

xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* Xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx*

xxxx* xxxx* xxxx*

xxxx*

xxxx* xxxx*

xxxx* XXXX* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx*

xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx* xxxx*

Abgestuft

C

In

f» Q u e r f o r m a t !

-

Hochformat

Gliederui

C

Gliederung 2

C

Links ausric

C

Links ausric

Auswahl dieser Optionen

F 7 Feldbreite so a n p a s s e n , d a s s alle Felder auf eine Seite p a s s e n ,

Abbrechen

< Zurück

I

Weiter >

|

Fertig stellen

Abbildung D-50: Berichts-Assistent - Schritt 4 Im fünften Schritt des Berichts-Assistenten wählen „Geschäftlich" und aktivieren das Feld „Weiter >".

wir

die

B eiichts-Assistent W e l c h e s F o r m a t m ö c h t e n Sie? Fett Formai Informell Kompakt Weiches Grau

^

Titel Auswahl von „Geschäftlich"

£>etziüb&schriftung Detailsteuerelement

_J

< ¿urück

|

Wei

3

Fertig stellen

Abbildung D-51: Berichts-Assistent - Schritt 5

Option

142

Teil 1, Kap. D: Datenbank „Aufträge"

Es folgt der letzte Schritt des Assistenten. Hier müssen wir einen Titel für unseren Bericht vergeben. Falls nicht schon vom Assistenten voreingestellt, tippen wir als Titel ein:

Umsätze und klicken auf „Fertig stellen". B erichts-Assistent W e l c h e n Titel soll I h r B e r i c h t h a b e n ? jlB^SB

D i e s s i n d alle A n t w o r t e n , d i e d e r A s s i s t e n t z u r E r s t e l l u n g Ihres Berichts benötigt, M ä c h t e n S i e die B e r i c h t s v o r s c h a u a n g e z e i g t b e k o m m e n o d e r den Berichtsentwurf verändern? /

(•

Berichtsvorschau anzeigen. Berichtsantwurf ändern.

1

Soll Hilfe z u m A r b e i t e n mit d e m B e r i c h t a n g e z e i g t w e r d e n ?

Abbrechen

Abbildung

1

< Zurück

D-52: Berichts-Assistent

1

Weiter >

Fertig stellen |

- Schritt 6

Der Assistent schließt sich und wir sehen das Ergebnis unserer Arbeit in der „Seitenansicht". Vergleichen Sie bitte das Aussehen Ihres Bildschirms mit Abbildung D-53. Die Umsätze werden nun sehr übersichtlich und ansprechend angezeigt und auch gedruckt. Zum Drucken klicken wir einfach auf das Drucker-Icon in der Symbolleiste (vgl. Abbildung D-53).

Teil 1, Kap. D: Datenbank

! 9

ßatej

gearbeien

! M,

• m

\ P

ftnsicht BB

ffl

Extras 1 ^

Fenster •

143

„Aufträge"

? SchlieBen

-lg|.X|| ?

- |£ ]

- q

•

(g

.

A Umsätze ArhMname

Alianns

Alemanna n P H UnÄ» Ife^a

Bóekle GbR

He miai!

Lusch GmbH

Metter GmbH

Pfiffig AG

Rustiha OHG

19500 DU

Amila Crange Bat«' Dun lai itali«' L^S'k'au EäOe'Ph

2*800 DM 8995SDU 299SS DM

99950 0M 209.90 DU

BQiM'Aka'nt'ci teuer Duntato an

273.00 DU 1 . 2 » » DU

Bagnóu Cob-Uaanligi*

278.2SDM

0'. Kall Muti Dr. 9 5 0 DM

OUMwntw S c l x j w a b « ' Unio

1.999BD 0M

*SOO DM

Silt» q j c k Sanno nq uall C q mjo

10*AS DM 13800 DM

SannanquallZl'an« V a b n à Orange

28200 DU 28200 DU

Vinata- Bici.- Ltó»

Seite;

K Ì ' ,1

Abbildung C-8: Relativer Deckungsbeitrag - Formeln und Werte

Die Berechnung der relativen Deckungsbeiträge in B259 bis B261 zeigt, dass das Produkt ALPHA vor BETA und GAMMA sich unter Berücksichtigung dieses Ansatzes sich als am förderungswürdigsten anbietet. Der absolute Deckungsbeitrag lässt GAMMA vor BETA günstiger erscheinen.

202

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

4. Wertschöpfung Unter betrieblicher Wertschöpfung versteht man den in einem Abrechnungszeitraum erzielten Wertzuwachs. Er zeigt, wie hoch der Beitrag des Unternehmens zum volkswirtschaftlichen Sozialprodukt ausfällt. Es werden zwei Methoden der Ermittlung unterschieden: a) Verteilungsrechnung b) Entstehungsrechnung. 35) Um die Wertschöpfung unseres Betriebes zu erfassen, benutzen wir zunächst die Verteilungsrechnung. Hierfür addieren wir folgende Positionen in den Zeilen 356 bis 365:

356

(1a) Per. (Pr.) =$B$246

Produktive Personalkosten (variabler Kostenbestandteil)

357

(1b) Per. (GK) =$D$241

Personalkosten, die Gemeinkosten darstellen (ohne Gehälter)

358 369

(1c) Gehälter (1d) Soz. A.

=$D$242 =$D$243

Sozialaufwendungen

360

(2) EE-St.

=$B$255

Steuern von Einkommen und Ertrag

361 362

(3) FK-Zins =$B$248+$B$249 (4) Übersch. =$B$256

36) Die Zelle B363 ermittelt die Wertschöpfung mit: =SUMME(E356:E365) - Wert: 27.031 T€. 37) Die Entstehungsrechnung führt zum gleichen Ergebnis in der Zelle E364 mit der Formel:

=B243-(B244+B247-D241 -D242-D243+B251+B252) von der Gesamtleistung in der Zelle B243 werden die Vorleistungen, die wir von außen beziehen, abgezogen: B244 Materialeinsatz B247 sonstiger Aufwand B251 Abschreibungen für Maschinen B252 Abschreibungen für Gebäude - und hinzuaddiert: D241 Gemeinkosten für Löhne D242 Gehälter D243 Gemeinkosten für soziale Aufwendungen

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

E

D 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 'irr

D

203

E

355 Wei 356 1aP=$B$246 2.954 1 a Per. (Pr.) 1b P=$D$241 357 5.033 1b Per. (GK) 358 1cG=$D$242 1c Gehälter 7.250 1dS=$D$243 359 11 IdSoz.A. 350 2 EI=$B$255 4.633 2 EE-St 351 3 R=$B$248+$B$249 3 FK-Zins 753 352 4 Ü =$B$256 6.397 4 Ubersch. 353 W-V =SUMME(E356:E362) 27.031 W-Verteilung 354 W-E=B2fi-(B244+B247-D241-D242-D243+B251+B252) W-Entstehung 27.031 W Abbildung C-9: Wertschöpfung - Werte und Formeln Wertschöpfung

38) Ein Kreisdiagramm bezogen auf die Zellen B356 bis C362 zeigt die Zusammensetzung der einzelnen Komponenten der Verteilungsrechnung. D

J

365 366

• 1aPer.(Pr.)

367

• 1b Per. (GK)

368

• 1 c Gehälter

369 370 371

• 1d Soz. A. • 2 EE-St.

IUI

372

• 3 FK-Zins

373 374

• 4 Übersch

Abbildung C-10: Wertschöpfung - Diagramm

5. Kurzfristige Erfolgsrechnung 39) Bisher wurde davon ausgegangen, dass die Produktionsmenge jeweils vollständig verkauft wird. Nun setzen wir Absatzmengen an, die geringer sind als die gefertigten Stückzahlen. Als Folge davon ergeben sich Bestandsänderungen. Die folgenden Ansätze beziehen sich auf eine kurzfristige - monatliche Ermittlung des Erfolgs.

204

2. Teil, Kapitel C: Internes a

m

B

|

Rechnungswesen C

375

Kurzfristige Erfolgsrechnung

376 377 378 379 380 381 382

Verkaufspreis pro Stück beträgt E U Die variablen Kosten pro Stück betragen An monatlichen Fixkosten fallen an E U Produktion in 2 aufeinanderfolg. Monaten Die Absatzmenge beträgt für den 20333.3 25083.3 7000,0

383 381 385 386 387 388

D

E

F

ALPHA

BETA

GAMMA

68.0 16.2 517.133 25000

81,0 22.9 904.983 7000

112,0 19.2 1.163 550 20000

EU in Stück j I.Monat 2. Monat

15000 19000 25000 31000 1. Erarbeiten Sie für beide Monate eine Erfolgsrechnung nach dem GKV. Setzen Sie die Bestandsveränderungen zu Selbstkosten an. 2. Erarbeiten Sie für beide Monate eine Erfolgsrechnung nach dem U K V auf Vollkostenbasis. 3. Erarbeiten Sie für beide Monate eine Erfolgsrechnunq nach dem U K V auf Teilkostenbasis.

4000 10000

Abbildung C-ll: Kurzfristige Erfolgsrechnung - Ausgangsdaten - Werte A 375 376 377 378 379 380 381 382 383

3B4 385 386 387 388

B.

Kurzfristic Verkaufspreis p Die variablen Ki An monatlichen Produktion in 2 1 Deträgt für den =D3/12*1000 =D4/12*1000 =D5/12*1000

|

C

D

E

ALPHA

BETA

F

_

GAMMA

*C3 -CA -C5 =E298 =E299 =E300 =C307/12"D310"1000 =C307fl 2*E310*1000 =C307fl 2*F310*1000 20000 25000 7000 1. Monat 15000 2. Monat 25000

19000 31000

4000 10000

1. Erarbeiten S i l Setzen Sie dii 2. Erarbeiten S u auf Vollkoster 3. Erarbeiten Sii auf Teilkoster

.--

Abbildung C-12: Kurzfristige Erfolgsrechnung - Ausgangsdaten - Formeln Es werden jeweils zwei Monate betrachtet - und zwar nach den Methoden: • GKV (Gesamtkostenverfahren) • UKV (Umsatzkostenverfahren) auf Vollkostenbasis • UKV auf Teilkostenbasis. 40) In der Zeile 378 werden die Fixkosten nun bezogen auf den Monat ausgewiesen. Unter anderem sind folgende Formeln eingetragen: in Zelle D378 in Zelle E378 in Zelle F378 in Zelle D393 in Zelle E393 in Zelle F393 (Vgl. Abbildung

=C307/12*D310*1000 =C307/12*E310*1000 =C307/12*F310*1000 =(D379-D381)*D377+(D379-D381)*D378/D379 =(E379-E381)*E377+(E379-E381)*E378/E379 =(F379-F381)*F377+(F379-F381)*F378/F379 C-13 und C-14.)

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

205

41) In die Zellen D400, E400 und F400 werden folgende Formeln eingetragen: =(D379-D382)*D377+(D379-D382)*D378/D379 =(E379-E382)*E377+(E379-E382)*E378/E379 =(F379-F382)*F377+(F379-F382)*F378/F379 B

A 390 391 392 333 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 A-t

I

C

D ALPHA

1. G K V -1. Monat Umsatzerlöse Bestandsänderunq Gesamtleistung Gesamtaufwand Erfolg

2. U K V (Vollkostenbasis) Umsatzerlöse Aufwand Erfolg

GAMMA

1.680.000 388.638 2.066.638 1.546.550 520.088

1.292.000 221.372 1.513.372 922.383 590.989

324.000 456.670 780.670 1.065.563 • 284.893

2.800.000 386.638 2.413.363 1.546.550 866.813

2.108.000 221.372 1.886.628 922.383 964.245

810.000 - 456.670 353.330 1.065.563 - 712.233

\ 1.680.000 ^0.159.913 gleich 520.088

1.292.000 701.011 590.989

324.000 608.893 • 284.893

2.800.000 1.933.188 866.813

2.108.000 1.143.755 964.245

810.000 1.522.233 - 712.233

1. G K V -2. Monat Umsatzerlöse Bestandsänderunq Gesamtleistung Gesamtaufwand Erfolg

•

2. U K V (Vollkostenbasis) -1. Monat Umsatzerlöse Aufwand Erfolg

F

E

BETA

2. Monat

Abbildung C-ll: Kurzfristige Erfolgsrechnung - Zeile 390 bis 413 - Werte D 390

ALPHA

.

E BETA

F GAMMA

391 =E376"E381 =F376"F381 392 =D376"D381 393 =(D 379-D 381 ]"D377+fD379-D 381 )"D 378/D 379 =(E379-E381 )"E 377+(E379-E 381 )"E378/E379 =(F379-F381 ]"F377+(F379-F381 )"F378/F379 394 =D392+D393 =E392+E393 =F392+F393 395 =D379"D377+D378 =E379"E377+E378 «F379T377+F378 396 =D394-D395 »E394-E395 =F394-F395 337 398 399 =D376"D382 =E376"E382 =F376"F382 400 =(D 379-D382)"D377+(D379-D382]"D378/D 379 =[E379-E 382)"E 377+ÌE379-E 382)"E 378/E 379 =(F379-F382)"F377+(F379-F382)-F378/F379 401 »D399+D400 »E399+E400 -F399+F400 402 =D379*D377+D378 =E379XE377+E378 «F379"F377>F378 403 =D401-D402 =E401 -E402 -F401F402 404 405 406 -0376-0381 -F376-F381 -E376-E381 407 •D381 -D 377+D 381 "D 378/D379 =E 381 "E377+E 381 "E 378/E 379 =F381 "F377+F381 "F378/F379 408 =0406-0407 =E406-E407 =F406-F407 409 410 411 =D376"D382 =E376"E382 =F376"F382 412 =D 382MD 377+D382KD378/D 379 =F382-F377»F382"F378/F379 =E382*E 377+E 382"E 378/E 379 413 =D411-D412 -E411-E412 =F411-F412 41 A MM

Abbildung C-12: Kurzfristige Erfolgsrechnung - Zeile 390 bis 413 - Formeln

206

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

42) Wie Sie aus den Abbildungen C-13 ersehen können, stimmen die Ergebnisse bei GKV und UKV auf Vollkostenbasis überein. Wendet man allerdings das UKV auf Teilkostenbasis an, ergeben sich deutlich veränderte Werte. Das letztgenannte Verfahren ist vorzuziehen. Es werden dabei die fixen Kosten tatsächlich ihrem Wesen nach verrechnet. Fix in bezug auf die Produktionsmenge bedeutet andererseits abhängig vom Zeitraum. Es darf nicht durch Einrechnung von Fixkosten in die Bestandserhöhungen dazu kommen, dass die Fixkosten in späteren Rechnungsperioden wirksam werden. Dies wird nur beim UKV auf Teilkostenbasis verhindert. 415 116 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 42? 428

A B 3. UKV (Teil kosten basis) - 1 . Monat Umsatzerlöse Variabler Aufwand Fixer Aufwand Erfolg (Verlust) 3. UKV (Teilkostenbasis) Umsatzerlöse Variabler Aufwand Fixer Aufwand Erfolq (Gewinn)

c

D

1

F

E

1.680.000 287.250 1.163.550 229.200

1.292.000 307.990 517.133 466.877

324.000 91.760 904.983 • 672.743

2.800.000 478.750 1.163.550 1.157.700

2.108.000 502.510 517.133 1.088.357

810.000 229.400 904.983 • 324.383

1.386.900 1.386.900

1.555.233 1.555.233

- 997.127 - 997.127

2. Monat

Verprobung

Vollkosten Teilkosten

Abbildung C-13: Kurzfristige Elfolgsrechnung - Zeile 415 bis 428 - Werte

D 41 5 41 6 41 7 41 8 A1 9 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 iA f - i nn

E

F

=E376*E381 =D376 X D381 =E381 X E377 =D381 X D377 -E378 =D378 =D41 G-D41 7-D418 =E41 G-E41 7-E418

=F376*F381 =F381 X F377 =F378 =F41 6-F41 7-F41 8

=D376"D382 =D382 X D377 =D378 =D 422-D 423-D 424

=E376*E382 =E382 X E377 =E378 =E 422-E 423-E 424

=F376 K F382 =F382"F377 =F378 =F422-F423-F424

=D408+D413 =D418+D425

=E408+E413 =E41 8+E425

=F408+F413 =F418+F425

Abbildung C-14: Kurzfristige Erfolgsrechnung - Zeile 415 bis 428 - Formeln

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

207

6. Sensibilitäts-Analyse Begriff der Sensibilitäts-Analyse 43) Im Vordergrund steht nun die Frage nach dem Gewicht von Einflussgrößen. Nehmen wir an, man identifiziert bei der Analyse einen Parameter in seiner Wirkung auf den Zielwert als besonders durchschlagend. Nun ist zu beachten: 1. Es lohnt sich, diesem bei der Planfestlegung stärkere Aufmerksamkeit zu widmen. 2. Während des Ablaufs der geplanten Prozesse muss die Einhaltung von zu definierenden Toleranzbereichen überwacht werden. 3. Auch beim späteren Soll-Ist-Vergleich gilt die besondere Aufmerksamkeit dem Faktor mit starken Effekten. Wir testen also nun verschiedene Variationen von Faktoren (Inputwerte, Einflussgrößen) auf ihre Bedeutung hin mit der Tabellenkalkulation. Als Ergebnis werden damit Informationen angestrebt bezüglich der Wirkung dieser Faktoren auf den Erfolg als Zielwert - und zwar in quantitativen Größen. Angestrebt werden aussagefähige Daten über Konsequenzen von möglichen alternativen Konstellationen auf der Inputseite. Variationsalternativen sollen das Urteil darüber erleichtern, ob und inwieweit sich ein ins Auge gefasstes Projekt auch bei Eintritt ungünstiger Bedingungen noch als vorteilhaft erweist. Die Planung durch das Aufstellen eines Zahlenwerks für einen bestimmten zukünftigen Zeitraum wird dadurch transparenter. Es geht beispielsweise um die Frage: Wie empfindlich reagiert der Erfolg auf die Variation bestimmter Einflussgrößen? Unter Sensibilitäts- oder Sensitivitäts-Analyse versteht man auch andere methodische Ansätze - beispielsweise die output-autonome SensibilitätsAnalyse. Dabei werden der Wert der Ergebnisgröße variiert und die dazu passenden Änderungen der Faktoren ermittelt. Dieser Ansatz ist Gegenstand von Tabellen zum Thema „Optimierung" (vgl. Haas: 2000, Kapitel 5). Einen Lösungsansatz bietet dabei der Solver von Excel, mit dessen Hilfe sich ein Sensitivitätsbericht erstellen lässt. Hier werden im Sinne einer input-autonomen Sensibilitäts-Analyse verschiedene Werte der Faktoren durchgetestet und die Änderung der Zielgröße errechnet. Untersuchen lässt sich auch, wie stark jeweils ein Faktor von seinem ursprünglichen Wert abweichen darf, damit die Zielgröße nicht einen bestimmten Wert überschreitet.

208

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

Wie tief darf beispielsweise unser ursprünglicher Verkaufspreis fallen, damit der Gewinn nicht unter einen Mindestwert sinkt?

Ceteris-paribus-Klausel 44) Der Analyse liegt jeweils die Ceteris-paribus-Klausel zugrunde. Es werden also die übrigen Variablen als gleichbleibend oder konstant angenommen, während sich nur die zu betrachtende Größe schrittweise ändert. Die Tatsache, dass sich in der Praxis auch durchaus Faktoren gegenseitig bedingen können, wird ausgeklammert.

Ausgewählte

Faktoren

Es stellt sich zunächst die Frage: Welche Faktoren bieten sich zur Analyse an? Wir haben uns entschieden für: •=> Verkaufspreis (pro Stück) Mengenumsatz (Stück) variable Kosten (pro Stück) und o Fixkosten (gesamt).

Schwankungsbreite für die Faktorvariation 45) Um mehrere Faktoren miteinander zu vergleichen, stellen wir in der Tabelle in den Zellen D433 bis D449 jeweils prozentuale Abweichungen vom Ursprungswert dar - und zwar mit einer Schrittweite von „0,05" bzw. „5%" gewählt. Die Schwankungsbreite reicht von minus 40% bis plus 40%. Zusätzlich finden Sie in Abbildung C-15 noch je eine Zeile für den Variationssatz von minus 1% und plus 1%. Bei derartigen Analysen muss man darauf achten, dass die Beobachtungsbereiche sich innerhalb realistischer Annahmen bewegen. So könnte beispielsweise eine Erhöhung des Verkaufspreises um 40% auf dem Markt nicht durchsetzbar sein. Andererseits ist es sinnvoll, besonders im negativen Bereich den ungünstigsten Fall (worst case) in die Betrachtung einzubeziehen. Dies dient auch der Beurteilung von Risiken.

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

209

Formel 46) In die Zeilen 432 bis 439 tragen wir folgendes ein: Verkaufspreis (pro Stück) Mengenumsatz (Stück) Var. Kosten (Stück) Fixkosten (ges.) Umsatz (€) Var. Kosten (ges. €) Deckungsbeitrag (€)

=C3 =D3*1000 =E298 =C307*D310*1000 =B432*B433 =B433*B434 =B437-B438

47) Den Ausgangspunkt für die vorzunehmenden Variationen bildet die Formel in der Zelle B441:

=$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 Erfolg =

Verkaufspreis mal Mengenumsatz minus variable Kosten pro Stück mal Mengenumsatz minus Fixkosten.

Die Variationsfaktoren der Spalte D - beispielsweise in D433 - beziehen sich jeweils auf die in der gleichen Zeile rechts stehenden Werte. In diesen wird die zu untersuchende Größe multipliziert mit: „(1+Variationsfaktor)". So bilden wir beispielsweise in Zeile 433 in Zelle E433 das Produkt aus Verkaufspreis „($B$432)" und „(1+$D433)". In Abbildung C-15 sehen Sie die fertige Tabelle. In ihr kann man in der Zeile 439 bzw. 443 ablesen, wie sich eine Änderung der Faktorgrößen von beispielsweise 10% nach oben und unten auswirkt.

Interpretation der Ergebnisse Verkaufspreis 48) Eine Verminderung des Verkaufspreises um 10% (Zelle D439) senkt den Erfolg auf 5.960.000 € (E439). Eine Erhöhung um 10% (D443) lässt den Erfolg auf 11.425.600 € (E443) steigen. Beides entspricht einer Änderung von 2.732.800 € . Dies lässt sich nachvollziehen mit den Subtraktionen: E439 minus E441 und E443 minus E441.

2. Teil, Kapitel C: Internes

210 A 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453

H

B

C

Rechnungswesen 0

E

F

G

[Variation -40% -35% -30% -25% -20% -15%

M(Stk)

-5% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

VKP -2.238.400 -872.000 494.400 1.860.800 3.227.200 4 593.600 5.960.000 7.326.400 8.692.800 10.059.200 11.425.600 12.792.000 14.158.400 15.524.800 16.891.200 18.257.600 19.624.000

var.K. 10.561.840 10.328.210 10.094.580 9.860.950 9.627.320 9.393.690 9.160.060 8.926.430 8.692.800 8.459.170 8.225.540 7 991.910 7.758.280 7.524.650 7.291.020 7.057.390 6.823.760

-1% 1%

8 419.520 8.966.080

Ii

H

I

SENSI Bl LITÄTS-AN ALYSE Verkaufspreis (pro Stück) Mengenumsatz (Stück) Var. Kosten (Stück) Fixkosten (ges.)

ALPHA 112 244.000 19,2 13.962.600

Umsatz (C) Var. Kosten (ges. EU) Deckungsbeitrag (EU)

27.328.000 4.672.600 22.655.400

Erfolg

8.692.800 8692,8

-369.360 763.410 1.896.180 3.028.950 4161.720 5.294.490 6.427.260 7.560.030 8.692.800 9.825.570 10.958.340 12.091.110 13.223.880 14.356.650 15.489.420 16.622.190 17.754.960

fix K. 14.277.840 13.579.710 12.881.580 12.183.450 11.485.320 10.787.190 10.089.060 9.390.930 8.692.800 7 994.670 7.296.540 6.598.410 5.900.280 5.202.150 4 504 020 3.805.890 3.107 760

8.468.246 8.739.526 8.832.426 8.919.354 8.646.074 8.553.174

l

Abbildung C-15: Sensibilitäts-Analyse - Werte Mengenumsatz 49) Eine Verminderung um 10% senkt den Erfolg auf 6All.260 € (Zelle F439). Eine Erhöhung um 10% lässt den Erfolg auf 10.958.340 € steigen (F443). Beides entspricht einer Änderung von 2.265.540 € (F439 minus F44I und F443 minus F441). Der Erfolg reagiert damit auf ein Variation des Mengenumsatzes von 10% weniger sensibel als bei einer Preisänderung um den gleichen Prozentsatz. Variable Kosten 50) Eine Verminderung um 10% steigert den Erfolg auf 9.160.060 € (Zelle G439). Eine Erhöhung um 10% senkt den Erfolg auf 8.225.540 € (G443). Die Änderungen betragen damit 467.260 € (G439 minus G441 und G443 minus G441). Fixkosten 51) Eine Verminderung um 10% steigert den Erfolg auf 10.089.060 € (Zelle H439). Eine Erhöhung um 10% senkt den Erfolg auf 7.296.540 € (H443). Die Änderungen des Erfolgs fallen hier (H439 minus H441 und H443 minus H441) mit jeweils 1.396.260 € stärker aus als bei den variablen Kosten.

2. Teil, Kapitel C: Internes 432 433 434 435 436 437 436 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453

E VKP =$B$432*0+$D433)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*{1+$D434)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D435)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(14D436r$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(U$D437)*$B$433-$B$434'k$B$433-$B$435 =$B$432*(U$D438r$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D439)*$B$433-$BJ!434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D440)tB$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432'(U$D44ir$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+ID442)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D443)"$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1*$D444)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*'(1+$D445)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 "$B$432*0+$D446r$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D447)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D448)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$432*(1+$D449)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435

Rechnungswesen

211

F M(Stk) =$B$433*(1 +$D433)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 •$D433)-$B$435> =$B$433A(1 +$D434)*,$B$432-$B$434*$B$433*,(1 *$D434)-$B$435= =ÎB$433*(1 +$D435)*$B$432-$B$434*$B$433,(1 +$D435)-$B$435= =$B$433*(1 •$D436)*$B$432-$B$434*$B$433*{1 •$D436)-$B$435= =$B$433*(1 t$D437)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 *$D437)-$B$435* =$BJ433"(1 +$D438)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 +$D438)-$B$435 =$B$433*(1 •$D439)*$B$432-$B$434*$B$433'l(1 +$D439)-$B$435= =$B$433*(1 +$D440)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 +$D440)-$B$435= =$B$433*(1+$D441)*'$B$432-$B$434*$B$433*(1+$D441)-$B$435 = =$B$433*(1 +$D442)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 •$D442)-$B$435 =$B$433"(1 +$D443)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 +$D443)-JB$435= =$B$433*(1+$D444)*$B$432-$B$434*$B$433"'(1*$D444)-$B$435 = =$B$433*(1 +$D445)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 *$D445)-$B$435= =$B$433*(1 +$D446)*$B$432-$B$434*$B$433"'(1•$D446)-$B$435 =$B$433*(1 +$D447)*$B$432-$B$434*$B$433*(1 *$D447)-$B$435= =$B$433*(1 •$D448)*$B$432-$B$434*$B$433*(1•*D448)-$B$435 = =$B|433*(1 +$D449)*,$B$432-$B$434*$B$433"'(1 +$D449)-$B$435=

=$B$432*(1+$D451)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$433"'(1+$D451)"'$B$432-$B$434"'$B$433"'(1+$D451)-$B$435 =: =$B$432*(1+$D452)*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435 =$B$433*(1 +$D452r$B$432-$B$434*$B$433'*(1 •$D452V$B$435=

ÀCA

Abbildung C-16: Sensibilitäts-Analyse

432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453

- Formeln Spalte E und F

G H I var.K. fix K. =$B$432*$B$433-$B$434t1+$D433r$B$433-$e$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D433) =$B$432*$B$433-$B$434*(1 +$D434)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D434) =$B$432*'$B$433-$B$434*(1 +$D435)*$B$433-$B$435 =$B$432",$B$433-$B$434*$B$433-$B$435"'(1+$D435) =$B$432*$B$433-$B$434"n t $D436r$B$433-$B$435 -$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D436) =$B$432*$B$433-$B$434*,(1+$D437)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D437) =$B$432*$B$433-$B$434*(H$D438)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D438) =$B$432*$B$433-$B$434*(1 +$D439)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D439) =$B$432*$B$433-$B$434*(1 +$D440)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$BÎ433-ÎB$435*(1+$D440) =$B$432*$B$433-$B$434*(1+$D441)"'$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1*$D441) =$B$432*$B$433-$B$434'*(1+$D442nB$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(MD442) =$B$432*$B$433-$B$434*(1+$D443r$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D443) =$B$432"'$B$433-$B$434*(1+$D444)"$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D444) =$B$432*$B$433-$B$434*(1 +$D445)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435"'(1+$D445) -$B$43Z*$B$433-$B$434*(1+$D446)*$B$433-{B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(1+$D446) =$B$432*$B$433-$B$434*(1+$D447)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435'*(1+$D447) =$B$432*$B$433-$B$434*(MD448r$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434*$B$433-$B$435*'(1+$D448) =$B$432*$B$433-$B$434*(1+$D449)*$B$433-$B$435 =$B$432*$B$433-$B$434"$B$433-$B$435"'(1+$D449) =$B$432*$B$433-$B$434*'(1+$D45inB$433-$B$435 =$B$432"1B$433-$B$434*$B$433-$B$435*(MD451) =$B$432*'$B$433-$B$434*(1 +$D452)*$B$433-$B$435 =$B$432"$B$433-$B$434*'$B$433-$B$435*(1+$D452)

Abbildung C-17: Sensibilitäts-Analyse

- Formeln Spalte G und H

212

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

Diagramm 52) Das Diagramm der Abbildung C-18 zeigt die Effekte besonders anschaulich. So ergibt die grafische Darstellung bei den vorliegenden Zahlen für den Verkaufspreis und den Mengenumsatz jeweils eine Gerade, die von links unten nach rechts oben verläuft. Dies folgt daraus, dass ein hoher Verkaufspreis ebenso wie eine hohe Absatzmenge den Erfolg steigert. Die Gerade des Verkaufspreises verläuft steiler. Dies bedeutet, ihr Einfluss auf den Erfolg ist bei prozentualem Vergleich der Variation größer als der des Mengenumsatzes. Die Kosten werden entsprechend entgegengesetzt von links oben nach rechts unten dargestellt. Die steilere Gerade der fixen Kosten zeigt deren größeren Einfluss auf den Erfolg. Der Variablen mit der größten Steigung sollte die höchste Aufmerksamkeit gelten. Im hier dargestellten Beispiel ist dies der Verkaufspreis. Seine Änderung zieht die stärksten Konsequenzen nach sich. Als Ergänzung zur Sensibilitäts-Analyse bietet es sich an, die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten bestimmter Risiken zu quantifizieren. Da die Außenbedingungen des Unternehmens - und hier besonders der Absatzbereich - unsicheren Erwartungen ausgesetzt sind, habe ich ein Modell hierzu dargestellt in Haas (1999 Kapitel 14: Monte-Carlo-Analyse).

I 20.000.000 15.000.000 10.000.000 var.K

5.000.000

0 -5.000.000

Abbildung

C-18: Sensibilitäts-Analyse

-

Diagramm

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

213

7. Simulation 53) Bei der Sensibilitäts-Analyse variieren die Inputgrößen um Intervalle von fünf Prozent in einem weiten Untersuchungsrahmen. Nun sollen sich folgende Größen unserer Tabelle - wieder unter Beibehaltung aller anderer Werte - nur jeweils um 1% ändern: a) Absatzmenge (Mengenänderung und damit Variation des Beschäftigungsgrads innerhalb bestimmter Kapazitätsgrenzen) b) Preis c) variable Kosten und d) fixe Kosten. Wir untersuchen die Wirkungen außer auf den Erfolg auch hinsichtlich der Umsatzgewinnrate und den Einfluss auf den BE-Punkt. A 168

-

Simulation

. B

c

:i

D

m

E

F |

G

a

H

ALPHA

469 Umsatz 27.328.000 •170 Var.Kosten(%) 19.2% Erfolg 8.132.088 471 Fixe Kosten 13.962.600 472 Der BE-Punkt entspricht einem Umsatz von (€) 17269758,8 29.76% 474 Die Umsatzgewinnrate beträgt (£) 475 Eine Absatzausweitung um 1 Prozent 47$ erhöht den Erfolg um (€) 220947 477 erhöht die Umsatzgewinnrate auf 30.26% 478 der BE-Punkt bleibt unverändert 479 Eine Preissteigerung um 1 Prozent 480 erhöht den Erfolg um (£) 273280 erhöht die Umsatzgewinnrate auf 30.45% 481 482 senkt den BE-Punkt auf (C) 17229353,7 483 Eine Preissenkung um 1 Prozent 484 senkt den Erfolg jm -273280 485 senkt die Umsatzgewinnrate auf 29,05% 486 erhöht den BE-Punkt auf (€) 17311176,0 487 Ein Anstieg der variablen Kosten um einen Prozentpunkt 488 senkt den Erfolg um -273280 489 senkt die Umsatzgewinnrate auf 28.76% 490 erhöht den BE-Punkt auf (€) 17486036,3 491 Eine Senkung der variablen Kosten um einen Prozentpunkt 492 erhöht den Erfolg um (€) 273280 493 erhöht die Umsatzgewinnrate auf 30,76% 494 senkt den BE-Punkt auf (C) 17058766,0

Afa

5.656 Be-paq

17.262.763

m

Abbildung C-19: Simulation - Werte Zeile 468 bis 494 A 495 E i n e E r h ö h u n g d e r f i x e n K a s t e n u m 1 P r o z e n t 496 s e n k t d e n Erfolg u m (€) 497 s e n k t d i e U m s a t z g e w i n n r a t e auf 498 erhöht d e n B E - P u n k t auf (€) 499 E i n e S e n k u n g d e r f i x e n K o s t e n u m 1 P r o z e n t 500 erhöht d e n Erfolg u m (€) 501 erhöht d i e U m s a t z g e w i n n r a t e auf 502 s e n k t d e n B E - P u n k t auf (€)

D 139626 29.25% 17442456 139626,0 30.27% 17097061.2

Abbildung C-20: Simulation - Werte Zeile 495 bis 502

214

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

54) Unter anderem sind folgende Formeln eingetragen: in Zelle B469: =c3*d3*1000 (Umsatz von Produkt ALPHA: 27.328.000 € ) in Zelle G469: =D245 (Abschreibung) in Zelle B470: =E298/100 (variable Kosten in Prozent - Wert: 19,2), in Zelle B471: =C307*D310*1000 (Fixkostenanteil für ALPHA - Wert: 13.962.600 €). 55) Den Erfolg liefert uns die Zelle B470 mit der Formel: =b469*(1 -$b$470)-b471 - Wert: 8.132.088 € und den pagatorische Break Even die Zelle H470: =(b471-g469)/(1-b470) - Wert: 17.262.763 € . 56) Die Zelle D473 liefert uns den BE-Umsatz für ALPHA mit: =B471/(1-B470) - Wert: 17269758,8 € , die Zelle D474 die Umsatzgewinnrate mit: =E470/B469 - Wert: 29,76%. 57) Die Zelle D476 errechnet die Erhöhung des Erfolges bei einer Absatzausweitung um 1 Prozent: =(B469*1,01 *(1 -B470)-B471 )-E470 - Wert: 220947 € . 58) Die Erhöhung der Umsatzgewinnrate bei einer Absatzweitung um 1 Prozent zeigt uns die Zelle D477: =(D476+E470)/(B469*1,01) - Wert: 30,26%. Die Erhöhung der Absatzmenge lässt den BE-Punkt unverändert. 59) Weitere Formeln stehen in folgenden Zellen: D480: =B469*1,01-B469 D481: =(D480+E470)/(B469*1,01) D482: =B471/((B469*1,01 -B469+B469*(1 -B470))/(B469*1,01)) D484: =B469*0,99-B469 D485: =(E470+D484)/(B469*0,99) D486: =B471/((B469*0,99-B469+B469*(1-B470))/(B469*0,99)) D488:

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

215

=-0,01 *B469 D489: =(D488+E470)/B469 D490: =B471/(1-B470-0,01) D492: =0,01 *B469 D493: =(E470+D492)/B469 D494: =B471/(1-B470+0,01) D496: =E470-(B469*(1 -B470)-B471 *1,01 ) D497: =(E470-D496)/B469 D498: =(B471 *1,01 )/(1 -B470) D500: =B471 *0,01 D501: =(D500+E470)/B469 D502: =(B471 *0,99)/(1 -B470) B

D

«8 ALPHA 469 =C3*D3*1000 m =£298/100 471 =C307*D310*100C 472 473 474 475 476 erhöht den Erfolg 477 erhöht die Umsati 478 der BE-Punkt bleil 479 480 erhöht den Erfolg 481 erhöht die Umsatz 482 senkt den BE-Pun 483 484 senkt den Erfolg u 485 senkt die Umsetzt 486 erhöht den BE-Pu

Erfolg

!

E

G

H

=D245 =B469*(1-$B$470)-B471 î-paq =(B471-G469)/(1-B470)

=B471/(1-B470) =E470/B469 =(B469*1,Or(1-B470)-B471)-E470 =(D476+E470)/(B469*1,01} =B469*1,01-B469 B518 | JAHRESUB. M ¡FK-Zinsen -B514

F

G

«D510+D514 Kapital gew. —, m ¡Umsatz -B505

H

1

-F511/F515

0

»B524 -•iGesamtkap. (-) [erh. Anzahl. 0

Abbildung

C-24:

-H512-H520 4

ROI

-B243 —1 -F519/F523 | Umsatz M PHKU J ->jeinqes Kap -D520-D524

J

ROI -

Formeln

Versuch der Erfassung stiller Zwangsreserven (Zelle B523) 65) Es ist von erheblichen stillen Zwangsreserven auszugehen. Als „still" werden diese Reserven bezeichnet, weil sie nicht in der Bilanz auftreten insofern also unter Umständen ein Dasein „im Untergrund" führen und unbemerkt bleiben. Die Bezeichnung „Zwangs"-Reserven resultiert aus der geltenden Rechtslage. So enthält der Bilanzwert in der Zelle B281 - wie es das HGB § 252 vorschreibt - für Grundstücke lediglich die Anschaffungsweite. In den Jahrzehnten seit dem Erwerb gab es aber starke Preissteigerungen. Die auf dem Markt zur Zeit gültigen Preise stellen ein Vielfaches der bilanzierten Ansätze dar. Dies gilt auch in abgeschwächter Weise für andere Aktivposten. Zu dem Wert „20.460 T€" für das Anlagevermögen aus der Zelle B281 werden hier also „10.000 T€" für stille Reserven addiert. Ohne Insiderwissen über die etwaige Höhe der tatsächlichen Werte erscheint m. E. die Erstellung von Berechnungen des ROI als völlig sinnlos. Dies gilt auch für andere Kennziffern, die eine Bewertung von Anlagevermögen und damit von Eigen- oder Gesamtkapital enthalten.

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen

219

In der Literatur werden oft bei der Ermittlung von Kennziffern unkritisch die Daten veröffentlichter Bilanzen verwendet. Bemühungen um eine „Aufbereitung" der vorliegenden Zahlen lassen die Problematik der stillen Reserven häufig außer acht.

ROI bezogen auf Teilbereiche Eine Ermittlung des ROI bezogen auf einzelne Produkte, strategische Geschäftseinheiten oder ganze Unternehmensbereiche erscheint wegen der Höhe und der Zuordnung des eingesetzten Kapitals als höchst vage. Die

Umsatzrentabilität (UGR) hingegen erweist sich als brauchbare

Größe. Die Möglichkeiten, sie zu manipulieren, sind gering. Nur am Anfang und Ende einer Abrechnungsperiode könnten Aufwands- und Ertragspositionen einbezogen oder ausgeklammert werden. Derartige Verschiebungen gleichen sich aber im Zeitablauf aus.

Die Umsatzrentabilität nimmt bei den folgenden drei Tabellen in den Zeilen 565, 583 und 599 jeweils die Schlüsselrolle ein. Anteil der Gemeinkosten Der Anteil der Gemeinkosten ist in den letzten Jahrzehnten beträchtlich gestiegen. Besonders in Wirtschaftszweigen mit hohen Technologieanteilen spielen die Gemeinkosten eine entscheidende Rolle. Achtzig Prozent vom Umsatz sind keine Seltenheit.

Zurechenbarkeit der Gemeinkosten Kostenarten wie Forschung und Entwicklung, Weiterbildung und Werbung lassen sich den einzelnen Kostenträgern nur schwer verursachungsgerecht zuordnen. Der Gesamtplan zeigt, wie die Wahl entsprechender Methoden zu unterschiedlichen Ergebnissen hinsichtlich der Umsatzrentabilität von Produkten führt (Zeilen 565, 583 und 599).

Konsequenzen der Zuordnung von Gemeinkosten Die Auswirkungen einer unangemessenen Zuordnung sind beträchtlich. Wird ein Produkt mit einem zu hohen Preis angeboten, kann sich dies für dessen Absatz sehr ungünstig auswirken. Andererseits führen zu niedrig angesetzte Kosten dazu, dass entsprechende Preise des Produkts zu Verlusten führen. Es ist also sinnvoll, Szenarien mit verschiedenen Methoden zu erstellen, um zu einem ausgewogenen Urteil zu gelangen, welches Produkt eliminiert oder forciert werden sollte.

220

2. Teil, Kapitel C: Internes

Rechnungswesen

9. Kalkulation (Basis: Arbeit) 66) Um die Gemeinkosten den einzelnen Produkten sinnvoll zuzurechnen, sind verschiedene Ansätze möglich. Wesentliche Anregungen zu den hier dargestellten Schritten stammen aus Shank (S. 222 ff.). Für die drei dargestellten Verfahren werden zur Verbesserung der Übersicht einige Daten des Gesamtplans in den Zeilen 527 bis 548 dargestellt. Einzelne Größen kommen neu hinzu: Zeile 529: Auslieferungen (Anzahl) Zeile 541: Materialannahme (-kosten) je Produktionslauf Zeile 545: Kostenanteile für Forschung und Entwicklung prozentual und Zeile 547: Kostenanteile für Montage. A 526 527 528 529 530 531 532 533 531 535 536 537 538 539 540 541 542 543 544 545 546 547

B

Gemeinkosten Produktion (T"Stk.) Absatzmenge Auslieferungen (Anzahl) Ziel-Verkaufspreis (£) Verkaufspreis (effektiv - EU) Umsatz (ges. - EU) Var. Kosten (ges. - EU) Deckungsbeitrag I (ges. - EU) Fixe Kosten (qes. - EU) Materialkosten/Stück (dir. - $) Material-Einsatz (je Produkt - TEU)

En. (T€) Müll (T€) Maschinenstunden (gesamt) Materialann./Produktionsl.(e) Materialannahme (qes. - TEU) Packaufträge/Lief. (Anzahl) P a c k e r e i ( q e s . - EU) FuE (PKR-%) FuE ( q e s - EU) Montage (Anteile %) 5 4 8 M o n t a g e ( q e s . - EU)

4i

ALPHA

c

m

BETA

244 244 2 112 112 27328.0 4672.6 22655,4 13.963 13.7 3352,56 268,4 100.04

301 301 5 68 68 20468.0 4879.2 15588,8 6.206 8,2 2474,2 722.4 117,39

5

14

2

5

25%

35%

19%

38%

D

E

GAMMA

SUMME

84 629 84 11 4 81 81 54600 6804,0 11478.8 1927.0 43121,2 4877,0 31.028 10.860 15,9 1332.2 7159.02 193.2 40,32 1785 12 31 420 4 11 980 40% 100% 1.800 43% 100% 830

Abbildung C-25: Gemeinkosten - Werte 67) Unter anderem sind folgende Formeln eingetragen: in Zelle B561: =B558/$E$558 für den Gemeinkosten-Faktor, in Zelle B562: =$E$560*B561 für die Arbeitskosten-Basis, in Zelle B563: =B562/B527 für den Gemeinkosten-Zuschlag, in Zelle B564: =B554+B563 für die Kosten je Stück und in Zelle B565: =(B$531-B564)/B$531 für die Umsatzrentabilität.

2. Teil, Kapitel C: Internes Rechnungswesen A 526 52? 528 529 530 531 532 533 531 535 536 537 538 539 510 511 512 513 511 515 516 517 518

B

c

ALPHA

BETA

m

Gemeinkosten Produktion (TStk.) Absotzmenge Auslieferungen (Anzahl) Ziel-Verkaufspreis (£) Verkaufspreis (effektiv-EU) Umsatz ( g e s . - EU) Var. Kosten (ges. - EU) Deckungsbeitrag I (ges. - EU) Fixe Kosten (qes. - EU) Materialkosten/Stück (dir. - $) Material-Einsatz (je Produkt - T E U ) -C40 =E10 Maschinenstunden (gesamt) Materialann./Produktionsl.(£) Materialannahme (qes. - T E U ) Packauftrage/Lief. (Anzahl) Packerei (qes. - EU) FuE (PKR - %) FuE ( q e s . - E U ) Montage (Anteile %) Montaqe (qes. - E U ^

!

o GAMMA

-D3 »D3 2 *C3 =B530 =B528"B53l -E298*B527 «B532-B533 «$C$307*D310 -D116 -B527-B536 -C11 =E11

-D1 •DA 5 -C1 =C530 =C528*C531 =E299*C527 -C532-C533 »$C$307"E310 =D126 =C527*C536 -C42 -E12

-D5 -D5 1 =C5 =D530 -D528-D531 =E300*D527 =D532-D533 =$C$307"F310 =D134 -D527-D536 =C13 -E13

5

11

12

-B529

=C529

=0529

0.2 s

0,35

0,4

0,19

0,3«

0,4 3

221

E SUMME -SUMME(B527:D527) =SUMME(B529:D529)

=SUMME(B532:D532) -SUMME(B533:D533) -SUMME(B531:D531) »SUMME|B535:D535) -SUMME(B537:D537)

-$B$355 =SUMME(B541:D511) =B66 -SUMME(B543:D543) =B67 =SUMM£(B545 :D545) -B65 =SUMME(B547:D547) =B68

Abbildung C-26: Gemeinkosten - Formeln 68) Als Gemeinkosten-Basis werden in E560 die gesamten Fixkosten der Zelle C307 angesetzt. Ihre Zuordnung erfolgt bei dieser Methode undifferenziert mit Zuschlagssätzen. A

519 550 551 552 553 554 555 556 557 658 559 560 561 562 563 561

31 •

B

C

KALKULATION (Basis: ARBEIT) Moterialkosten/Stüc Energie (€) Müll (€) Arbeitskosten (direk Summe dervarial «Materialkosten « E n e r g i e (€) #Mull(€) ##Arbeitskosten (€) Summen Gemeinkosten-Basis (T€) Gemeinkosten-Fakti Arbeitskosten-Basis Gemeinkoste n-Zusc Kosten/Stück (6)

'•!.

13,71 1.10 0,41 3.90 19,15

8,22 2,10 0,39 5.20 16,21

951, 60 1672,60

1565.20 1879.21

3352.56 247422 miß 72240 117.33 mm

0,331 razss 12,05 61,20

0.544 16875 56.06 72,27

D

; 15,86 2.30 0.18 1.30 22,94

1332.24 133.20 40.32

E

. 7159,0 1184,0 257.8 2878,0 11478,8

F

I

G

I

H

I

11478,8

3S1.20 2878,00 1926,96 11.179 31.028

0.126 10

3834 31.028 16,36 69,30|

31028.0 42505,8

54.680.000 U 42.506.770 Kges 12173.230 UvSt 14932 21754

5821

Abbildung C-27: Kalkulation (Basis: Arbeit) - Werte 69) Zur Kontrolle, ob wir die Kosten vollständig verteilt haben, ermitteln wir unsere gesamten Stückkosten für das Produkt ALPHA. Wir multiplizieren die Stückkosten der Zelle B564 „61,20" mit der zugehörigen Stückzahl „244.000". Die Gesamtkosten für ALPHA betragen 14.932 T€.

222

2. Teil, Kapitel

C: Internes

Rechnungswesen

Analog verfahren wir für BETA und GAMMA. Es ergeben sich an Gesamtkosten für ALPHA: 14.932 BETA: 21.754 GAMMA: 5.821 und für alle drei Produkte zusammen: 42.507 T€. B 549 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559 560 561 562 563 564 565

D

E

=B536 =C536 =$B$41 =$B$42 =$D$41 =$D$42 =B3 =B4 =SUMME(B550:B553) =SUMME(C550:C553) •B53S*D3 =CS38'D4 =SB$41*D3 'tBi-evj *$D$41"D3 •tDt42*D4 'B553V3 =C553*D4 =SUMME(B555:B558) -SUMME(C555:C558)

=D536 =$B$43 =$D$43 =B5 =SUMME(D550:D553) *D536*D5 *$B$43*D5 *tDt43*D5 -DS53"D5 =SUMME(D555:D558)

=B550"$B $527+C550"$C$527+D 550"$D $527 =B551 "ÎBÎ527+C551 "$C$527+D551 "$D$527 =B 552"$B $527+C552"$C$527+D552*$D $527 =B 553"$B $527+C553"$C$527+D 553*$D $527 =B 554"$B $527+C554*$C$527+D 554"$D $527

=B5SmE$5S8 °$Et560"8S61 =B562/B527 =B554+B563 =(B$531 -B564)/B $531

*D55$tEt558 'tEtssemssr =D562/D527 =D554+D563 =(D$531-D564)/D$531

ät

c

*CS5Q/tEt558 •tEtssircssi =C562/C527 =C554+C563 =(C$531-C564)/C$531

=SUMME(B558:D558) =SUMME(B559:D559) =C307 'SUMMEßSßlDSSI) *SUMME(B5£?D5SS! =B563-$B$527+C563"$C$527+D563"$D$527 =B 5G4"$B $527+C564"$C$527+D564"$D $527

Abbildung C-28: Kalkulation (Basis: Arbeit) - Formeln Zur Darstellung der Ermittlung von Stückkosten für ALPHA in B564 soll die Abbildung C-29 dienen. Kalkulation (Basis: Arbeit) Ermittlung der S t ü c k k o s t e n für A L P H A in B564:

Gemeink.-Faktor:

B561

Var. A r b e i t s k . von A L P H A Var. A r b e i t s k .

Gesamt

= B558/E5S8 =951 ,6 / 2.878 =0,33

33%

Gemeink.-Basis:

E568

Jgesamte F i x k o s t e n = C3Q7 31 .028 (T