Системы электронного документооборота 9785912920455, 9785778218291

Citation preview

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

МИНИCTEPCTBO НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ (ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ) (на русском и английском языках)

Направление подготовки 09.04.02 Информационные системы и технологии Профиль подготовки «Управление данными» Магистратура

Ставрополь 2019

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

УДК 004:651.4 (075.8) ББК 22.18:65.052 я73 С 40

С 40

Печатается по решению редакционно-издательского совета Северо-Кавказского федерального университета

Системы электронного документооборота: учебное пособие (лабораторный практикум) / авт.-сост. М. Г. Романенко. – Ставрополь: Изд-во СКФУ, 2019. – 109 с.

Пособие составлено в соответствии с ФГОС ВО и программой дисциплины; лабораторные работы, включенные в него содержат цель работы; перечень знаний умений навыков, которые должны быть сформированы в ходе выполнения работы в соответствии с формируемыми компетенциями; необходимые для успешного освоения материала теоретические сведения; перечень используемого оборудования; указания по технике безопасности; подробное описание типовых заданий и технологию их решения; задания для выполнения; структуру и содержание отчета о выполнении предложенных в лабораторной работе заданий; перечень контрольных вопросов по изучаемой теме, на которые обучающийся должен знать ответы; список рекомендуемой к использованию при освоении изучаемой темы основной и дополнительной литературы. Предназначено для студентов магистратуры, обучающихся по направлению подготовки 09.04.02 Информационные системы и технологии, по направленности (профилю) «Управление данными». УДК 004:651.4 (075.8) ББК 22.18:65.052 я73 Автор-составитель канд. техн. наук, доцент М. Г. Романенко Рецензенты: д-р техн. наук, профессор Н. В. Кандаурова (Филиал ФГБОУ ВО «МИРЭА – Российский технологический университет» в г. Ставрополе), канд. физ.-мат. наук, доцент Н. А. Поддубная © ФГАОУ ВО «Северо-Кавказский федеральный университет», 2019

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СОДЕРЖАНИЕ Предисловие......................................................................................................... 4

ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ

1. Назначение и основные понятия системы. Модули и основные функции системы. Основные функции модуля «Документы» ................................... 7

2. Регистрация документов». Реквизиты РК .................................22

3. Работа с поручениями. Контроль за исполнением поручений (документов) ................................................................45

4. Исполнение поручений. Снятие поручений с контроля ........61



5. Работа в «Кабинете» ........................................................................66

6. Работа с проектами документов. Реквизиты регистрационной карточки проекта документа ......................73

7. Списание документов в дело .........................................................88



8. Поиск документов, поручений и проектов документов ........93



9. Модуль «Отчетные формы» ........................................................101

Рекомендуемая литература ..........................................................................108

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРЕДИСЛОВИЕ Целью освоения дисциплины «Системы электронного документооборота» является формирование у будущего магистра профессиональных компетенций по направлению подготовки 09.04.02 – Информационные системы и технологии, направленности (профилю) «Управление данными» и получение знаний, практических навыков и умений для работы с системой электронного документооборота. Задачи дисциплины: изучить особенности: • управления электронными документами; • организации поиска, маршрутизации и администрирования электронного документооборота; • применения инструментальных средств офисных информационных технологий при работе с электронными документами. Учебная дисциплина «Системы электронного документооборота/ Electronic document management systems» входит в вариативную часть Блока Б1 «Дисциплины по выбору» рабочего учебного плана и изучается во 2 семестре. Студентами для успешного освоения дисциплины необходимо использовать знания, умения, навыки, сформированные в ходе изучения такой дисциплины учебного плана, как: «Математическое обеспечение систем поддержки принятия решений». Освоение данной дисциплины является необходимой основой для подготовки к защите выпускной квалификационной работы и защиты выпускной квалификационной работы. Полученные студентами магистратуры, при изучении данной дисциплины, теоретические знания, умения и практические навыки, можно использовать, как при подготовке выпускной квалификационной работы, а так и для решения прикладных задач в области профессиональной деятельности. В ходе изучения дисциплины студенты должны сформировать следующие профессиональные компетенции: ПК-5 – умение организовывать взаимодействие коллективов разработчика и заказчика, принятие управленческих решений в условиях различных мнений; ПК-8 – умение проводить разработку и иссле-

-4-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

дование теоретических и экспериментальных моделей объектов профессиональной деятельности в областях: машиностроение, приборостроение, наука, техника, образование, медицина, административное управление, юриспруденция, бизнес, предпринимательство, коммерция, менеджмент, банковские системы, безопасность информационных систем, управление технологическими процессами, механика, техническая физика, строительство, транспорт, железнодорожный транспорт, связь, телекоммуникации, управление инфокоммуникациями, почтовая связь, химическая промышленность, сельское хозяйство, текстильная и легкая промышленность, пищевая промышленность, медицинские и биотехнологии, обеспечение безопасности подземных предприятий и производств, геология, нефтегазовая отрасль, геодезия и картография, геоинформационные системы, экология, сфера сервиса, системы массовой информации, дизайн, медиаиндустрия, а также предприятия различного профиля и все виды деятельности в условиях экономики информационного общества. В процессе формирования этих компетенций должны быть получены соответствующие знания, умения, навыки и (или) опыт деятельности, характеризующие этапы формирования компетенций. Планируемые результаты обучения по дисциплине (модулю), характеризующие этапы формирования компетенций в соответствии с формируемыми компетенция имеют вид: ПК-5: Знать: методы организации электронного документооборота; основные требования стандартизации и унификации документов, которые способствуют повышению эффективности функционирования системы управления организацией; особенности современных технологий, используемых для автоматизации документооборота и делопроизводства. Уметь: организовывать взаимодействие коллективов разработчика и заказчика, проводить обследование предприятий с целью выявления особенностей делопроизводства для выработки

-5-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

правил настройки системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»; использовать на практике системы электронного документооборота и делопроизводства. Владеть: навыками работы с документами в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело. ПК-8: Знать: свойства документов, а также виды и признаки их классификаций; справила настройки и администрирования систем; правила автоматизации документооборота и делопроизводства; особенности настройки систем на существующую схему документооборота организации; и основные характеристики систем обработки документации, представленных на российском рынке, и их классификацию. Уметь: пользоваться системами электронного документооборота и делопроизводства для решения задач автоматизации управления. Владеть: основными методами, способами и средствами разработки и исследования систем обработки документации, используемых на различных организациях и предприятиях во всех сферах деятельности.

-6-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

1. Назначение и основные понятия системы. Модули и основные функции системы. Основные функции модуля «Документы» Цель и содержание: Получить представление о назначении и основных понятиях системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Познакомиться с основными функциями модулей системы «Дело». В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен: Знать: назначение и основные понятия системы; модули и основные функции системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»; основные функции модуля «Документы». Уметь: устанавливать систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело», изменять настройки демо-версии системы, запускать модули системы. Владеть: терминологией системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело», принципами российского делопроизводства. Теоретическая часть Система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» является разработкой фирмы «Электронные офисные системы» и служит для автоматизации делопроизводства в организациях различного уровня. Для организации работы нужно объединить компьютеры, сотрудников, участвующих в документообороте организации в локальную вычислительную сеть. Основным участником делопроизводственного процесса в организации, как правило, является служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). В ее подразделениях происходит: прием, создание, регистрация, а также передача на исполнение, контроль исполнения и списание документов в дела. При бумажном документообороте документ должен быть зарегистрирован в регистрационной карточке, а далее оригинал или копия документа передается на исполнение.

-7-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для получения справки о степени исполнения документов надо выполнить следующую последовательность действий: • найти регистрационные карточки документов в соответствующей картотеке; • изучить и проанализировать внесенную в них информацию; • осуществить контроль исполнения документов, на основе анализа этой информации; • сделать вывод о степени их исполнения. Процесс исполнения документа характеризуется двумя информационными потоками. Для первого характерно движение бумажного документа, второй же характеризует действия, связанные с регистрационной карточкой. При движении бумажного документа должны быть выполнены следующие этапы: • регистрация документа в канцелярии; • передача документа из канцелярии руководителю, который назначает исполнителей и выдает поручение, путем накладывания резолюции; • рассылка исполнителям, после их назначения и выдачи им поручений, самого документа и|или его копии; • списание в дело документа после его исполнения. Второй информационный поток отражает характер работы с на регистрационной карточкой (РК) документа и заключается в следующем: • создается регистрационная карточка при регистрации документа, в неё вносятся следующие реквизиты: • регистрационный номер (каждому документу присваивается свой номер); • сведения о корреспондентах регистрируемого документа; • краткое его содержание и другие данные, например, его состав, комментарий и т. п.; • фиксируется факт выдачи поручения по регистрируемому документу (указывается автор резолюции, если документ содержит резолюцию, текст поручения, фамилии исполнителей, срок исполнения поручения, фамилия служащего контролирующего исполнение документа, если есть отметка, что поручение – контрольное);

-8-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

•

добавляются отчеты всех исполнителей и фиксируется фактическая дата исполнения документа в регистрационной карточке после выполнения всех поручений по исполняемому документу; • добавляются в РК номера (наименования) дел, в которых будет храниться оригинал исполненного документа и копии этого документа при списании документа в дело Таким образом, два вышеописанных информационных потока отражают специфическую особенность российского делопроизводства, суть которой заключается в том, что при котором одни должностные лица непосредственно работают с документами, а другие по формальным признакам контролируют ход исполнения документов. Схема документооборота, не является строго фиксированной, она может изменяться. Чаще всего это происходит, когда подразделения организации ведут самостоятельное делопроизводство. В этом случае в каждом из подразделений создается собственная картотека, и может получиться так, что при исполнении одного документа заводится несколько дубликатов РК. Для системы электронного документооборота «Дело» в качестве объекта автоматизации выступает второй информационный поток, который связан с такими функциями делопроизводства как регистрация и контроль. Однако, при непосредственной работе с документами можно использовать и данную систему, для чего необходимо прикрепить файл с электронной копией документа к РК. В этом случае процесс работы с электронной копией документа будет состоять из двух этапов: • поиска в картотеке регистрационной карточки документа, который может выполняться либо по регистрационному номеру документа, либо по любому другому реквизиту, например, фамилии исполнителя; • просмотра информации, содержащейся в файле, прикрепленном к РК документа, после того как РК документа будет найдена. Для этого необходимо открыть файл в соответствующей программе, которая определяется по данному типу файла, так как к РК документа можно при-

-9-

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

креплять не только текстовые файлы, но и графические, звуковые или видеофайлы. Для просмотра мультимедийной информации на компьютере должны быть установлены соответствующие программы. Если включить в схему работы с документами этап сканирования для получения электронной копии бумажного документа при работе с документами в системе «Дело», то данную систему можно использовать в качестве ядра безбумажной технологии делопроизводства [1]. Можно выделить следующие основные функции отечественного делопроизводства, требующие автоматизации: • регистрация всех документов (письма, обращения граждан и т. д.), поступающих в организацию; • направление их после регистрации на рассмотрение руководству или непосредственно в структурные подразделения организации; • регистрация всех внутренних документов, циркулирующих в организации (заявления, служебные записки, и т. д.), а также документов, исходящих из организации; • работа с проектами документов: • согласование (визирование) проекта документа; • подписание (утверждение) проекта документа; • регистрация документа, созданного на основе проекта; • организация процесса движения внутри организации документов (документооборота); • контроль за исполнением документов (поручений), учитывающий качество и своевременность исполнения; • списание, в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, документов в дело; • поиск документов с помощью различных критериев; • формирование статистических отчетов по организации работы с документами. Для знакомства с основными функции системы электронного документооборота «Дело» воспользуемся основными понятиями, которые приняты в системе.

- 10 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

К основным понятиям, используемым в системе относятся: понятие «Должностное лицо», под этим термином в системе понимается сотрудник организации, который непосредственно участвует в работе с документами. К правам должностного лица, которых может быть одно или более относятся: создание резолюций; исполнение поручений (резолюций); согласование (визирование) проектов документов; подписание (утверждение) документов. Должностное лицо может как работать с системой, так и нет. Если должностное лицо работает в системе, то необходима его обязательная регистрация в системе, в этом случае он является пользователем системы. Сотрудник, который непосредственно работает с системой является пользователем системы. В его обязанности входит выполнение различных технологических функций, в частности, ввод данных о поступивших документах, сроках и контроле их исполнения, а также местонахождении. Термины «должностное лицо» и «пользователь системы» и не являются синонимами, так как пользователь системы может при необходимости вводить информацию за одного или нескольких должностных лиц. В частности, например, необходимую информацию за сотрудников структурного подразделения, а также руководителя может вводить в систему секретарь подразделения. Доступ к модулям системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» осуществляется с помощью логина и пароля. У каждого пользователя системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» существует логин и пароль, с помощью которых ему предоставляется доступ к тем или иным модулям системы. Настройка системы на существующую схему документооборота организации, заведение пользователей, разграничение прав доступа и определения автоматических операций в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» осуществляется специально обученным человеком – системным технологом. После ввода в промышленную эксплуатацию электронного документооборота системный технолог выполняет функции сопровождения системы, контролирует и исправляет ошибки поль-

- 11 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

зователей. Особенности ведения делопроизводства организации и системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» должен знать системный технолог, потому, что он должен вносить новую информацию в справочники системы при изменении структуры организации, а, также при принятии на работу или увольнении сотрудника. Он также должен хорошо знать порядок работы с документами в организации и обладать достаточными для выполнения своих функций навыками работы с компьютером. Обязанности системного технолога в небольшой организации может выполнять по совместительству любой квалифицированный пользователь системы, однако, если число пользователей системы электронного документооборота велико, то, в этом случае, целесообразно использовать несколько системных технологов, причем желательно разделить между ними функции. Установку системы электронного документооборота и делопроизводства на сервере и рабочих местах пользователей осуществляет администратор системы, являющийся сотрудником организации. В его обязанности входит также и решение вопросов системной поддержки базы данных системы. Чаще всего системный администратор назначается «Владельцем базы данных», в этом случае ему становятся доступны модули «Справочники» и «Пользователи». При настройке системы на структуру организации, с учетом принятых правил работы в этой организации с документами, циркулирующими в данной организации, системным технологом заполняются справочники системы (справочники), без заполнения которых работать в системе невозможно. В справочниках содержится информация, которая в системе используется: • для организации процесса документооборота в организации на основе документопотоков; • при заполнении реквизитов регистрационных карточек документов (РК) и регистрационных карточек проектов документов (РКПД). РК является электронным аналогом традиционной регистрационно-контрольной карточки документа (РКК), предназначенной для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска,

- 12 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Из справочников выбираются значения реквизитов РК и РКПД, что позволяет: • исключить ошибки путём ограничения выбора только разрешенных для них значений; • ускорить выполнение процедуры регистрации, так как эти значения не надо вводить вручную. РК является основной единицей хранения информации в базе данных системы. Электронный образ документа, который крепится к РК, храниться вместе с карточкой в системе. Все документы, хранящиеся в системе, описываются набором соответствующих реквизитов. РКПД, является электронной карточкой, в которую вносится информация о проекте документа, процессе его согласования (визирования) и подписания (утверждения). Картотеки в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» представляют собой некое виртуальное пространство, в котором хранятся регистрационные карточки документов и проектов документов. В зависимости от размера организации и правил доступа к документам формируется структура организации и соответственно выделяются картотеки. РК документа, которая зарегистрирована в системе может принадлежать одной или нескольким картотекам. Процесс «приписывания» системой РК к тем или иным картотекам зависит от: • места регистрации РК; • информации, введенной в РК; • перечня операций (функций), выполненных над нею. Записи о документах, поручениях (резолюциях) и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, находятся в папках, совокупность которых представляет собой Кабинет. Кабинет в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» представляет собой виртуальное рабочее место. Основной функцией Кабинета является отбор из всех документов и проектов, только тех, с которыми будут выполнены определенные делопроизводственные операции.

- 13 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

К кабинету приписываются должностные лица, причём определенное лицо должно быть приписано только к одному кабинету, так как все адресованные ему документы и поручения будут находиться в этом кабинете. В этом случае, приписанное к кабинету должностное лицо является Владельцем кабинета. Работа с документами в Кабинете ведется Пользователями системы, которые имеют доступ к папкам кабинета: одной, нескольким или всем. Технология обработки документов, принятая в организации, количество компьютеров и установленных на них рабочих мест системы определяют количество и состав кабинетов. Если к кабинету приписано только одно должностное лицо, то такой Кабинет является персональным, если несколько должностных лиц, то коллективным. Если, если в отделе установлено одно рабочее место системы, то кабинет будет коллективным, его владельцами будут все должностные лица отдела, а пользователем – ответственный за делопроизводство в отделе или секретарь отдела. Системный технолог дает пользователю доступ к папкам кабинета ко всем или выборочно к отдельным. В соответствии с правилами ограничения доступа к документам определенных видов в организации, как правило, существует разделение документов по грифам доступа. Документам в системе соответствуют определенные грифы (например, «Конфиденциально», «Общий», «Для служебного пользования» и т. д.). Гриф доступа позволяет ограничить круг лиц, имеющих доступ в организации к тому или иному электронному или бумажному документу. Доступ к РК и электронным документам пользователь системы получает в соответствии с разрешенным ему грифом доступа. В соответствии со своими правами доступа пользователь системы может, как просматривать РК или электронный документ, так и осуществить с ними какие-либо действия. Под электронным документом в системе подразумевают электронный образ документа, который связан с РК. Для реализации такой связи предусмотрен специальный раздел – Файлы, находящийся в составе реквизитов РК документа. В системе можно к одной к одной РК присоединить любое количество мультимедийных файлов (текст, графика, звук, видео и т. д.).

- 14 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Между РК документов могут быть предусмотрены логические связи (производственные, иерархические, тематические и т. д.) посредством Связки документов. Совокупность документов, технология работы с которыми одинакова, образует Группу документов. В результате, все зарегистрированные в системе документы относятся к соответствующей группе документов. Все документы, являющиеся входящими в организацию (корреспонденция, распоряжения вышестоящей организации, обращения, заявления и жалобы граждан и т.д.), регистрируются в системе с помощью РК двух видов: Входящие; Письма граждан. Для групп документов, которые формируются в организации: внутренних документов (приказы, распоряжения, служебные записки и другие; исходящих документов (исходящая корреспонденции и т.д.) предусмотрен в системе один вид РК: Исходящие. От видов документов, которые получает организация или создает в процессе своей деятельности, а также от формы регистрации (централизованная, децентрализованная) этих документов зависит какое количество групп документов необходимо создать в организации. В соответствии с Шаблоном, который создается для каждой группы документов, формируются: регистрационной номер; значения реквизитов РК; которые должны заполняться по умолчанию; состав дополнительных реквизитов РК при необходимости. Различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций, реализованных в системе «Дело». Например, системный технолог занимается настройкой системы, поэтому ему необходим доступ к функциям, которые обеспечивают ввод и редактирование значений в системных справочниках. Функции, к которым необходим доступ, могут ограничиваться должностными инструкциями, например, только регистрация документов или подготовка отчетов, поэтому в системе «Дело» реализован модульный принцип. В соответствии с ним система имеет модульную структуру, и каждый модуль позволяет реализовать набор функций, которые направлены на поддержку определенного технологического этапа работы с документами.

- 15 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Модули системы: Документы; Отчетные формы; Справочники; Пользователи представляют собой отдельные Windows-приложения. При запуске модулей у пользователя запрашивается идентификатор и пароль для проверки его прав на работу с тем или иным модулем. Регистрация пользователей системы и назначение им прав доступа в системе «Дело» осуществляется с помощью модуля «Пользователи». В модуле «Справочники» осуществляется настройка системы «Дело», в соответствии с правилами ведения делопроизводства организации. Модули «Отчеты» и «Документы» предназначены для составления отчетов и работы с документами. В модуле «Документы» пользователь работает с документами с помощью кнопок: Регистрация документов; Кабинеты; Поиск; Реестры внешней отправки; Опись дел. В разделе «Регистрация документов» пользователь имеет возможность: вести учет документов в системе; присваивать регистрационные номера; направлять документы на исполнения и т. д. В разделе «Кабинеты» происходит основная работа с документами: принятие на исполнение; исполнение; контроль исполнения документов; утверждение проектов резолюций; списание документов в дела; работа с проектами документов и т.д. В разделе «Поиск документов и личные папки» существует возможность поиска: документов; поручений; проектов документов, а также приложенных документов. В разделе «Реестры внешней отправки документов» формируются документы для их отправки корреспонденции по адресатам. В разделе «Опись дел» ведется работа с документами списанными в дела и подготавливается информация для выгрузки информации о делах в базу данных подсистемы Архивное дело. Права пользователей в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» устанавливаются системным технологом.

- 16 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Установка системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» Подробную информацию о системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» можно найти на официальном сайте https://www.eos.ru/ компании «Электронные офисные системы». Система «ДЕЛО» работает со следующими СУБД: MS SQL Server 2008 R2 SP3, MS SQL Server 2012 SP3, MS SQL Server 2014 SP1, MS SQL Server 2016 SP1, Oracle 10g release 10.2.0.5 (и выше), Oracle 11g release 11.2.0.1 (и выше), Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше). Серверная часть системы «Дело» может быть установлена на следующие ОС: Windows 2008 R2 SP1 Server, Windows 2012 R2 Server, Windows 2016 Server. Для функционирования серверной части на сервере должны быть установлены: • Веб-сервер IIS 7.5 / 8.5 / 10. • Пакет Microsoft .NET FrameWork 3.5 SP1, Microsoft .NET FrameWork 4.5 или Microsoft .NET FrameWork 4.6 или Microsoft .NET FrameWork 4.7. Клиентская часть системы «Дело» может быть установлена на следующие ОС: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10. Для использования всех функциональных возможностей системы «Дело» на рабочей станции должны быть установлены: браузер MS Internet Explorer 11.0; интегрированный пакет Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) версии 2007 / 2010 / 2013 / 2016; MS .NET Framework 3.5 SP1; MS .NET Framework 4.5 или MS .NET Framework 4.6 или MS .NET Framework 4.7 При установке временной версии системы необходимо: • создать базы данных на сервере; • выполнить конфигурирование серверной части ПО системы «Дело» – (необязательно этап); • настроить Internet Information Server (для доступа через Internet/Intranet) и Index Server (для версий с MS SQL Server, для режима полнотекстового поиска) – (необязательный этап) ; • установить клиентские рабочие места.

- 17 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для успешной работы на сервере должна быть установлена соответствующая СУБД (Oracle или MS SQL Server), а на рабочих станциях независимо от вида СУБД – клиентская часть СУБД [2]. Оборудование и материалы Персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Запустите систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Изучите основные функции системы. Для того, чтобы запустить модуль «Документы» нажмите на кнопку »Документы» в папке «Дело», находящейся на рабочем столе; либо щёлкните по ярлыку из меню «Пуск». В появившемся окне (рисунок 1.1), необходимо ввести логин для демо-версии (tver) и пароль (tver).

Рис. 1.1. Окно входа в систему «Дело»

- 18 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Главное окно программы (рисунок 1.2) предоставляет возможность доступа ко всем функциям программы в режиме пользователя. Для пользователя, вошедшего в систему под данной учетной записью, будут доступны функции делопроизводителя. В разделе «Помощь» (рисунок 1.3) пользователь может ознакомиться с возможностями и особенностями системы «Дело». Модуль «Документы» – основной модуль системы «Дело». В данном модуле пользователь может осуществить: регистрацию и исполнение документов; поиск документов в картотеках; рассылку исходящих документов.

Рис. 1.2. Главное окно системы «Дело»

Задание 2. Необходимо изучить основные понятия, используемые в системе электронного документооборота, используя сведения, которые приведены в теоретическом обосновании к данной лабораторной работе и найти, их реализацию в программе. При выполнении лабораторной работы рекомендуется воспользоваться кнопкой «Помощь», расположенной в главном окне программы (рисунок 1.3).

- 19 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 1.3. Раздел «Помощь» главного окна системы «Дело»

Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы;

- 20 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

• • •

задание и этапы его выполнения; ответы на предложенные в работе вопросы; выводы по результатам выполнения работы.

Контрольные вопросы 1. Какие основные функции системы «Дело» Вы знаете? 2. Перечислите основные виды документов. 3. Сравните понятия Должностное лицо и Пользователь системы, укажите сходство и различие. 4. Всегда ли должностное лицо является пользователем системы? 5. Может ли пользователь осуществлять работу в системе за нескольких должностных лиц? 6. Что представляет собой регистрационная карточка документа (РК)? Дайте определение этому понятию. 7. Что представляет собой регистрационная карточка проекта документа (РКПД)? Дайте определение этому понятию. 8. Сравните понятия Картотека и Кабинет»? В чём отличие этих понятий? 9. Укажите кто может являться владельцем и пользователем кабинета. 10. Перечислите папки, входящие в кабинет. Каково предназначение этих папок? 11. Объясните, как Вы понимаете «назначение грифа доступа». Что под этим подразумевается? 12. Укажите какие бывают грифы доступа. Рекомендуемая литература Основная: [1 – 4] Дополнительная: [5, 7].

- 21 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2. Регистрация документов. Реквизиты РК Цель и содержание: Получить навыки регистрации различных видов документов. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен: Знать: правила регистрации различных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»; назначение реквизитов регистрационной карточки документа в системе. Уметь: регистрировать документы в системе; редактировать регистрационные карточки; отслеживать маршрут движения документов в системе «Дело» Владеть: навыками ведения делопроизводства; правилами регистрации документов в системе; навыками работы с реестрами. Теоретическая часть При организации системы электронного документооборота и делопроизводства в организации должны быть в первую очередь решены задачи защиты информации от несанкционированного доступа и обеспечена конфиденциальность документов. Решение этих задач в системе «Дело» реализовано путём организации доступа пользователей их числа сотрудников организации к документам строго в соответствии с их полномочиями и должностными обязанностями. Доступ может быть разграничен по: отдельным структурным подразделениям организации; группам документов; грифом доступа и т.д., в соответствии с картотечным принципом доступа к регистрационным карточкам документа. Кроме того, в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» реализован, так называемый, персонифицированный принцип доступа, в соответствии с которым доступ к РК документа ограничивается только пользователями системы, работающими с данной карточкой, этими пользователями могут быть: адресат или получатель РК документа; исполнитель поручений; автор документа; контролер за исполнением поручений.

- 22 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Для восстановления хронологии событий, возникающих в процессе работы с документом, что я является крайне важным при проверке качества и своевременности исполнения поручений, в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» предусмотрена возможность протоколировать все действия пользователей системы. Такая возможность позволяет увидеть весь процесс работы с документом, т.е. историю работы с ним и все его изменения. Для учёта документа в системе его нужно зарегистрировать, при этом формируется РК документа, содержащая все сведения о документе, которой присваивается регистрационный номер. Присваиваемый карточке регистрационный номер формируется по правилам, которые являются едиными для данной подгруппы документов. В системе должны быть зарегистрированы все документы, как внешние, так и внутренние (акты, приказы, письма, договоры, и т.д.), причём регистрацию документов можно производить централизовано или децентрализовано, соответственно в одном или разных подразделениях. Регистрационная карточка документа в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536 содержит полный набор реквизитов. Однако, при необходимости, в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» предусмотрена возможность создания дополнительных реквизитов для отражения отраслевой или ведомственной специфики. Эти реквизиты создаются самостоятельно системным технологом. В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» существует три вида регистрационных карточек документов: входящая, исходящая и обращение граждан, отличающихся друг от друга набором реквизитов. В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в регистрационной карточке документа существуют обязательные для заполнения реквизиты, без их заполнения сохранить карточку нельзя.

- 23 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

При регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» файлы документов любого формата могут прикрепляться к регистрационной карточке документа. Пользователем системы при регистрации документа заполняются поля ввода и выбора. В поле выбора регистрационной карточки документа информация вводиться путем выбора нужных значений из справочников, а в поля ввода – с клавиатуры, причём, для введенного с клавиатуры текста, предусмотрена возможность проверки орфографии. Также, для экономии времени при заполнении полей с клавиатуры, каждый пользователь может самостоятельно создать список, содержащий стандартные тексты, часто используемые при работе с документами в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Кроме того, для текстов, созданных в табличном процессоре MS Word, процедура регистрации упрощена и реализована прямо из среды текстового процессора. Файлы исходящих и внутренних документов прикрепляются к РК стандартным способом. Регистрация документов в системе осуществляется один раз. После неё РК документа отправляется в кабинеты должностных лиц для работы с документом, для знакомства с ним и составления поручения по работе с документом. В случае, если будет издано поручение, РК документа, содержащая информацию о поручении автоматически направляется в кабинеты исполнителей и контролера. Регистрация входящего документа Для того чтобы зарегистрировать документ в системе, войдите в систему, под учетной записью пользователя, обладающего функциями делопроизводителя и нажмите кнопку «Регистрация документов» в главном окне программы (рисунок 2.1). Откроется два окна: «Документы, зарегистрированные [текущая дата]» «Выбор группы нового документа». Первое окно содержит список РК документов, зарегистрированных данным пользователем за определенный период времени. Второе окно «Выбор группы нового документа» (рисунок 2.2) содержит список групп нового документа.

- 24 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Выберите группу, к которой будет относиться регистрируемый документ. Выделите необходимую группу документов и нажмите кнопу «Выбрать». Перед Вами откроется окно регистрационной карточки (РК) выбранной группы документов (рисунок 2.3).

Рис. 2.1. Главное окно модуля «Документы»

Рис. 2.2. Окно выбора группы документов

- 25 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В ней уже будут автоматически заполнены следующие поля: регистрационный номер документа, дата регистрации документа, номер экземпляра оригинала документа, гриф доступа документа, вид доставки документа. Остальные поля заполняются вручную. Обязательным для заполнения является реквизит – Корреспонденты, а для входящих документов, которые поступают из различных организаций, в этом разделе необходимо указать их названия. Чтобы ввести информацию об организации, надо подвести курсор к соответствующему значку на панели инструментов (рисунок 2.4) и выполнить щелчок левой кнопкой мыши.

Рис. 2.3. Вид регистрационной карточки входящего документа

Рис. 2.4. Поля раздела «Корреспонденты (0 из 0)»

- 26 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Можно воспользоваться контекстным поиском. Для этого надо просто начать набирать в поле «Корр.:» (рисунок 2.5) название организации, например, «министерст». Затем нажать на клавиатуре клавишу Enter. В результате откроется окно выбора из справочника «Организации» (рисунок 2.6). После выбора необходимой организации нажмите на кнопку «Выбрать». Если в справочнике нет такой организации, нажмите на кнопку . Откроется окно регистрации новой организации (рисунок 2.7).

Рис. 2.5. Заполнение реквизита «Корреспондент»

Рис. 2.6. Выбор из справочника «Организации»

- 27 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 2.7. Окно «Новая организация»

Перед тем, как завести новую организацию в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» следует убедиться, что такой организации в справочнике нет. Для этого нужно провести поиск по ключевому слову среди имеющихся наименований организаций. Для систематизации организаций в справочнике перед заведением новой организации нужно выбрать каталог, в который она будет сохранена, после заполнения всех ключевых полей. В окне регистрации новой организации заполняются следующие поля: название (обязательное поле для заполнения), город,

- 28 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

адрес, регион (если это необходимо), e-mail и представители. Далее следует нажать кнопку «Записать», после чего новая организация будет сохранена в справочнике. Для того чтобы продолжить регистрацию документа, нужно выделить в справочнике «Организации» выделить нужную запись и щелкнуть по кнопке «Выбрать» (рисунок 2.7). В поле содержание «Содерж.» указывается краткое содержание документа. В поле Состав, которое расположено в левой верней части окна В1 от24.09.2018 Входящие из вышестоящих организаций (рисунок 2.5), отражается информация о составе документа (например, 5 листов, Приложение). Заполняется это поле путем ввода с помощью клавиатуры необходимой информации. Для того, чтобы прикрепить файл к регистрационной карточке документ, нужно в области «Файлы» нажать на кнопку и выбрать нужный файл. При нажатии на заголовок области «Файлы» откроется окно, в котором можно установить доступ к файлу и установить необходимые ограничения, например, «запрещено редактировать» или «запрещено удалять» (рисунок 2.8).

Рис. 2.8. Окно «Файлы: В-1 дсп от 24.09.2018 Входящие из вышестоящих организаций»

- 29 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Следующим полем для заполнения является поле «Кому». В этом поле необходимо указать адресаты документа внутри организации, т. е. внести фамилии и инициалы должностных лиц или наименования подразделений, которые будут работать с документом. Заполняется это поле также путем выбора из иерархического справочника «Подразделения», из стандартного списка или заполняется автоматически. Для завершения регистрации РК документа необходимо выполнить одно из следующих действий: • выберите команды «Файл» → «Записать РК» или щелкните . Текущая РК будет зарекнопку на панели инструментов гистрирована и переведена в режим просмотра, т. е. ее окно останется на экране, но внешний вид команд меню «Файл» и кнопок на панели инструментов изменятся (в частности, станут доступными печать РК, реестра и штампа). • Из режима просмотра можно перейти к редактированию РК, выбрав команды «Действия» → «Редактировать РК» или щелкнув на соответствующей кнопке панели инструментов . Внешний вид заполненной карточки входящего документа представлен на рисунке 2.9.

Рис 2.9. Окно «Входящий документ»

- 30 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Если технологом для данной группы документов задан обязательный реквизит Файлы, то невозможно будет сохранить РК, без прикрепления к ней файла. Регистрация обращения гражданина Процесс начала регистрации обращения гражданина аналогичен процессу регистрации документа любого вида. В открывшейся карточке обращения граждан в первую очередь следует заполнить область «Корреспонденты». Для этого в поле «Гражд.:» необходимо ввести фамилию обратившегося гражданина и нажать на клавишу «Enter» (рисунок 2.10).

Рис. 2.10. Регистрационная карточка «Обращения граждан»

В открывшемся справочнике «Граждане» выделите фамилию нужного гражданина и нажмите кнопку «Выбрать». Если в списке гражданин отсутствует, то его необходимо добавить, для и заполните соответствующие поля этого нажмите на кнопку (рисунок 2.11). Поля «Кому», «Содержание», «Состав», «Доставка», а также раздел «Сопроводительные документы», находящиеся в регистрационной карточке документа, заполняются аналогично соответствующим полям РК входящего документа.

- 31 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Заполнение поля «Рубрикатор» Информация, представленная в поле «Рубрикатор» позволяет классифицировать обращения граждан по различным критериям, например, по виду и тематике обращения гражданина. В дальнейшем эта информация может использоваться для построения различных отчетов.

Рис. 2.11. Регистрационная карточка «Обращения граждан»

Для заполнении поля «Рубр.» (рубрикатор) в регистрационной карточке документа необходимо нажать на кнопку и выбрать соответствующие значения тематики и вида документа с помощью строки «поиск» (рисунок 2.12) или открывая соответствующие папки двойным щелчком мыши. Затем нажмите кнопку «Выбрать». Если необходимо выбрать несколько тематик, то в окне «Рубрики» необходимо нажать на кнопку (Рисунок 2.13). Рубрикатор хранит наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), что в дальнейшем может быть использовано при формировании запроса на поиск документов одной тематики.

- 32 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 2.12. Справочник рубрикатора «Рубрики: Кол-1 от 24.09.2018 Обращения граждан»

Рубрицирование позволяет проводить впоследствии поиск документов по тематическому признаку. Рубрицирование документов можно выполнять как при их регистрации, так и потом, при редактировании РК. Заполненная карточка обращения гражданина показана на рисунке 2.14.

Рис. 2.13. Окно «Рубрики»

- 33 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 2.14. Регистрационная карточка обращения гражданина

Регистрация исходящего документа В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» регистрация исходящих документов может осуществляться непосредственно заполнением регистрационной карточки исходящего документа делопроизводителем, а может создаваться на основании регистрационной карточки проекта документа. При работе с проектами документов предполагается, что исполнитель предварительно заведет в системе регистрационную карточку проекта документа (РКПД) и отправит ее сначала на согласование, а затем на подпись руководителю. После завершения этих этапов проект документа отправляется на регистрацию делопроизводителю, после чего на его основании создается и регистрируется карточка исходящего документа. Рассмотрим процесс регистрации исходящего документа без использования проектов документов. Для того чтобы зарегистрировать исходящий документ в окне «Выбор группы нового документа», выберите соответствующую группу документов и нажмите кнопку «Выбрать» (рисунок 2.15).

- 34 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 2.15. Окно выбора группы документов

В появившейся РК заполните следующие поля: Подписал, Содержание, Исполнитель и Состав (рисунок 2.16). Поле визы при регистрации карточки исходящего документа на основании проекта документа заполняется автоматически, в случае обычной регистрации необходимо заполнить его вручную. Для этого нажмите на наименование поля «Визы», в оти выберите фамилии крывшемся окне нажмите на кнопку визирующих лиц (рисунок 2.16). Далее нажмите на кнопку , находящуюся на панели инструментов и укажите дату, когда был завизирован документ. Далее следует указать адресата. Для этого в открывшемся окне с помощью кнопок «Организации» , «Граждане» и выберите адресата из соответствующего «Подразделения» справочника (рисунок 2.17). • , если адресатом является сторонняя организация или ее представитель;

- 35 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• •

, если адресатом является гражданин; , если адресатом внутренний, т.е. сотрудник организации, в которой создается исходящий документ.

Рис. 2.16. Окно «Визы»

Далее обязательно надо нажать на кнопку «Отметить отправку» (рисунок 2.17). В открывшемся окне выберите дату и нажмите кнопку «Ок» (рисунок 2.18). Электронный образ документа прикрепляется в область «Файлы» с помощью кнопки «Добавить файл» (рисунок 2.19). После заполнения регистрационной карточки исходящего документа нажмите на кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Внешний вид регистрационной карточки исходящего документа представлен на рисунке 2.19. В данной лабораторной работе был рассмотрен процесс регистрации трех основных групп документов: входящих писем, исходящих писем и обращений граждан.

- 36 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 2.17. Отметка отправки документа

Рис. 2.18. Отметка отправки документа

Все документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» можно просмотреть в окне «Документы зарегистрированные», которое открывается при нажатии на кнопку «Регистрация» в главном окне модуля «Документы» (рисунок 2.20). В системе существует возможность настройки внешнего вида перечня документов, для удобства работы делопроизводителя (рисунок 2.21).

- 37 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 2.19. Окно «Исходящий документ»

Рис. 2.20. Окно «Исходящий документ»

- 38 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 2.21. Окно «Настройка вида папок и перечней»

С помощью галочек можно отметить поля, информацию из которых хочется видеть на экране. В процессе работы с документами часто возникает необходимость в печати «Реестра передачи документов», в котором сотрудники организации расписываются о получении бумажных оригиналов документов. В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» существует возможность печати такого вида отчета. Для того, чтобы зарегистрированные документы попали в реестр передачи, необходимо выделить их в окне «Документы зарегистрированные» и выбрать команду «Файл» – «Печать реестра» (рисунок 2.22). В окне «Получение реестра» можно задать условия для его формирования. Реестр передачи документов можно вывести за определенный период. Передачу документов можно осуществлять по оригиналам и копиям. Передача копий, как правило,

- 39 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

осуществляется в том случае если один и тот же документ передается более, чем одному сотруднику. Галочка «не включенные в реестр» означает, что на печать попадут лишь вновь зарегистрированные документы с момента печати предыдущего реестра. Галочка «каждый адресат в свой реестр» означает, что для сотрудников каждого из выбранных подразделений реестр передачи документов будет печататься с нового листа. После задания параметров печати реестра нажмите на кнопку «Отобрать».

Рис. 2.22. Окно «Получение реестра»

Поиск РК документов можно проводить по тем записям в журнале передачи документа, по которым был получен внутренний реестр передачи документов. Для этого из вершины «Журнал передачи документа (ЖПД)» (данная вершина входит в вершины РК, Общие) требуется выбрать критерий «Получен реестр» и установить в его поле значение «Запись включена в реестр» Существует возможность проводить поиск по отсутствию в «Журнале передачи документа» записей определенного

- 40 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

вида, созданных в определенных картотеках. Для этого используется критерий «Нет записи в ЖПД о» (он входит в вершину РК). В первом поле этого критерия следует выбрать вид записей, по отсутствию которых будет выполняться поиск. Если значение не выбрано, поиск будет выполняться по отсутствию любых записей. Во втором поле следует выбрать картотеку, записи, созданные в которой должны отсутствовать. Если значение не выбрано, поиск будет выполняться по отсутствию записей, сделанных в любой картотеке. В результате поиска будут найдены РК, в ЖПД которых, отсутствуют записи указанного вида, сделанные в указанной картотеке. В окне «Реестр передачи документов» можно проверить правильность отбора документов для печати, после чего следует нажать на кнопку «Печать» на панели инструментов (рисунок 2.23).

Рис. 2.23. Окно «Реестр передачи документов»

Далее откроется окно Microsoft Word с печатной формой реестра передачи, откуда его нужно отправить на печать (рисунок 2.24).

- 41 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

После печати система спросит: «Вы получили реестр». Если ответить «Да» эти документы в печать следующего реестра передачи не попадут (рисунок 2.25).

Рис. 2.24. Печатная форма реестра передачи документов

Рис. 2.25. Окно «Печать реестров»

Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело».

- 42 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Регистрация входящего документа. Работа со справочником «Организации». Зарегистрируйте входящий документ, заполнив все основные поля. Внесите в справочник «Организации» название организации, из которой было прислано данное письмо. Задание 2. Регистрация обращения гражданина. Работа со справочником «Граждане». Зарегистрируйте обращение гражданина, заполнив все основные поля. Внесите в справочник «Граждане», информацию об обратившемся гражданине. Задание 3. Регистрация исходящего документа. Работа со справочником «Организации». Зарегистрируйте исходящий документ, заполнив все основные поля. Внесите в справочник «Организации» название организации, из которой было прислано данное письмо. Задание 4. Печать реестра передачи документов. Сформируйте и распечатайте реестр передачи, зарегистрированных в предыдущих заданиях, документов. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы;

- 43 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• • •

задание и этапы его выполнения; ответы на предложенные в работе вопросы; выводы по результатам выполнения работы.

Контрольные вопросы 1. Документы в системе регистрируются однократно или многократно, т.е. после пересылки документ должен заново регистрироваться в подразделении – получателе документа? 2. Какие виды РК существуют? 3. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид «Входящие». 4. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид «Письма граждан». 5. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид «Исходящие». 6. Для чего используется реестр передачи документов? 7. Как установить параметры печати реестра? 8. За какой период можно напечатать реестр передачи документов? 9. Каким образом система определяет какие документы включать в реестр передачи документов? Рекомендуемая литература Основная: [1 – 4] Дополнительная: [6, 8]. 

- 44 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

3. Работа с поручениями. Контроль за исполнением поручений (документов) Цель и содержание: Получить навыки создания поручений в системе. Научиться осуществлять контроль за исполнением поручений. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила постановки документов на контроль в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»; возможности системы, позволяющие осуществлять упреждающий контроль документов; принципы формирования напоминаний в системе; правила снятия документов с контроля в системе. Уметь: осуществлять контроль документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Владеть: навыками работы в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Теоретическая часть Работа с поручениями в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» предполагает учет выданных поручений, информации об их исполнении. Кроме того в системе существует возможность контроля исполнения поручений. В системе «Дело» существуют следующие виды поручений: 1. Резолюция. 2. Пункт. 3. Подчиненная резолюция. 4. Проект резолюции. 5. Проект подчиненной резолюции. В отличие от резолюции (т.е. поручения, выдаваемого на основании документа), пункт – это поручение, содержащееся в тексте самого документа. Как по резолюциям, так и по пунктам, могут выноситься подчиненные резолюции, относящиеся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции.

- 45 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т. д. – такой подход позволяет более гибко организовать электронный документооборот и повысить эффективность контроля исполнения поручений. Вид поручения проект резолюции используется при подготовке делопроизводителем проекта резолюции руководства. В дальнейшем проект резолюции передается на утверждение руководителю, после чего рассылается исполнителям. Проект подчиненной резолюции – это проект резолюции, подчиненной поручению (пункту или резолюции). Родительским поручением для проекта подчиненной резолюции не может быть проект резолюции, но только «готовое» поручение. Работа с проектами резолюций и проектами подчиненных резолюций, в связи с ее особенностями, рассматривается в отдельных пунктах настоящей главы. В системе предусмотрена возможность заверения поручений электронной подписью. Пользователь, имеющий право просмотра резолюции, может проверить ее электронную подпись. Пользователь, имеющий право ввода поручения за его автора, может прикрепить к поручению файлы и редактировать их. Пользователь, имеющий право просмотра поручения, может просматривать прикрепленные к нему файлы и заверять их электронной подписью, а также выполнять проверку их электронной подписи. В системе «Дело» существует два правила контрольности: Правило 1 – контрольность документа определяется контрольностью его поручений. Иными словами, документ автоматически становится контрольным документом, если имеет контрольные поручения (пункты или резолюции). Правило 2 – контрольность документа не зависит от контрольности его поручений. Документ может быть поставлен на контроль и снят с контроля пользователем вручную. Правило, по которому определяется контрольность документов в Вашей системе, указано в модуле «Справочники», в окне «Параме-

- 46 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

тры системы». Если в Вашей системе «Дело» для определения контрольности документов используется Правило 2, то пользователи, обладающие абсолютным правом «Постановка на контроль», могут изменять контрольность документов. Постановка документа на контроль: Снятие с контроля соответствует процедуре утверждения отчетов исполнителей контрольных поручений. При этом основным является отчет ответственного исполнителя (отчеты других исполнителей могут отсутствовать). Ввод резолюции Чтобы ввести резолюцию откройте регистрационную карточку, которую можно найти по Поиску, и нажмите на кнопку «Ввести» (рисунок 3.1):

Рис. 3.1. Ввод резолюции

В выпадающем списке, который появляется при нажатии на пиктограмму в виде черной стрелочки, выберите необходимый вид поручения (резолюция, подчиненная резолюция или пункт) (рисунок 3.2).

Рис. 3.2. Выбор типа поручения

В открывшемся окне новой резолюции (рисунок 3.3) в верхней части необходимо выбрать автора резолюции (внешнего или внутреннего).

- 47 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 3.3. Окно резолюции

Затем ввести текст резолюции (можно воспользоваться стандартными резолюциями, нажав на кнопку Insert), выбрать исполнителей для данного документа. Исполнители выбираются с помощью кнопки «Добавить исполнителя» из сформированного справочника «Подразделения» (рисунок 3.4) или с помощью поля «Исполнитель».

Рис. 3.4. Раздел «Исполнители» поручения

В данное поле можно сразу ввести фамилию исполнителя и нажать кнопку Enter (рисунок 3.5).

- 48 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 3.5. Заполнение реквизитов окна Резолюции

Исполнителей поручения может быть несколько, с помощью кнопки можно назначить ответственного, по умолчанию данный признак устанавливается первому исполнителю из списка. Если исполнитель один, то напротив его фамилии автоматически устанавливается знак , что означает закрепление ответственности данного исполнителя за выполнением поручения. Если документ будет взят на контроль, то необходимо установить признак контрольности за исполнением документа, воси сменив статус «Неконтрольное» на пользовавшись кнопкой . Далее в поле «Контроль» необходимо ука«Контрольное» – зать контролирующего исполнителя, воспользовавшись кнопи выбрав фамилию из открывшегося списка. кой Заполненная резолюция выглядит следующим образом (рисунок 3.6):

- 49 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 3.6. Окно заполненной резолюции

В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» также существуют периодические резолюции – это резолюции, требующие многократного исполнения. Например, по документу выносится резолюция: «Отслеживать ситуацию со строительством объекта и докладывать о выполнении графика строительства еженедельно». Исполнители такой резолюции должны каждую неделю писать отчеты о ее исполнении. Для обеспечения этой возможности в РК с периодичностью в одну неделю будет создаваться и рассылаться исполнителям новый экземпляр данной резолюции, в который они смогут ввести новые отчеты. Если резолюция должна быть периодической, пользователь задает для нее правила повторения, в соответствии с которыми система будет автоматически создавать следующие экземпляры этой резолюции.

- 50 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Правила повторения можно задать как в резолюции, так и в проекте резолюции, но работать правила начинают только после рассылки резолюции. Правила повторения резолюции доступны для ввода и редактирования: в режиме создания резолюции/проекта резолюции; в режиме редактирования текущего (последнего) экземпляра резолюции/проекта резолюции. Правила повторения резолюции доступны для ввода, редактирования и удаления пользователю, которому доступно создание/редактирование данной резолюции/проекта резолюции. Редактировать резолюцию (а также подчиненную резолюцию) может только пользователь, имеющий право вводить резолюцию за автора данной резолюции. Для редактирования проекта резолюции (а также проекта подчиненной резолюции) пользователю, необходимо одно из следующих прав: право ввода проектов резолюций для автора данной резолюции, либо право ввода резолюций за автора данной резолюции. Чтобы редактировать пункт, пользователь должен обладать в соответствующей картотеке правом «Редактирование РК». Чтобы ограничить доступ других пользователей к пункту, его контролер может в папке «На контроле» выполнить команду «Управление → Принять к контролю». В окне принятого к контролю пункта отображается флаг . В этом случае вносить изменения в пункт может только его контролер (а также исполнители – в части ввода отчетов об исполнении. Если исполнителей несколько, с помощью стрелок , можно менять порядок прохождения документа по указанным исполнителям. Созданную резолюцию необходимо сохранить с помощью кнопки «Записать». Документ отправиться на исполнение указанным в резолюции исполнителям и будет виден в их личных кабинетах. После сохранения резолюции, исполнители автоматически попадают в журнал передачи . В журнале передачи документов отражается движение копий и оригиналов документа, а также время передачи на исполнение. После завершения исполнения документа в целом, происходит списание его в дело, информация, о чем также отражается в журнале передачи документов (рисунок 3.7).

- 51 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 3.7. Окно «Журнал передачи»

Система позволяет просмотреть перечень всех поручений/ проектов поручений данного документа. Ограничения накладываются на отображение конфиденциальных поручений (они показываются в перечне, но для просмотра доступны только фигурантам данных поручений) и поручений, недоступных пользователю в соответствии с его настройками и правами. Поручения в перечне могут отображаться двумя способами (в соответствии с установками на закладке РК в Настройках пользователя): • одновременно все поручения данной РК, вне зависимости от их принадлежности картотекам (показ всех поручений); • отдельно поручения данной РК по каждой картотеке (показ поручений покартотечно). Для просмотра перечня поручений/проектов поручений документа откройте РК нужного документа, из меню «Поручения» выберите команду «Перечень поручений» или щелкните на названии раздела «Поручение». Откроется окно, содержащее перечень поручений/проектов поручений.

- 52 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Ввод проекта резолюции и рассылка уже утвержденных проектов резолюций Для того чтобы ввести проект резолюции откройте регистрационную карточку, которую можно найти по Поиску, и нажмите на кнопку «Ввести» (рисунок 3.8).

Рис. 3.8. Ввод проекта резолюции

В выпадающем списке, который появляется при нажатии на пиктограмму в виде черной стрелочки, выберите «Проект резолюции» (рисунок 3.9). В открывшемся окне проекта резолюции (рисунок 3.10) в верхней части необходимо выбрать автора проекта резолюции (внешнего или внутреннего). Затем ввести текст проекта резолюции (можно воспользоваться стандартными резолюциями, нажав на кнопку Insert), выбрать исполнителей для данного документа.

Рис. 3.9. Меню кнопки «Поручения»

Исполнители выбираются с помощью кнопки «Добавить исполнителя» из сформированного справочника «Подразделения» (рисунок 3.11) или с помощью поля «Исполнитель». В данное поле можно сразу ввести фамилию исполнителя и нажать кнопку Enter (рисунок 3.12).

- 53 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Если исполнитель один, то напротив его фамилии автоматически устанавливается знак , что означает закрепление ответственности данного исполнителя за выполнением поручения. Если резолюция будет взята на контроль, то необходимо установить признак контроля за исполнением документа, воспользовавшись кнопкой и сменив статус «Неконтрольное» на «Контрольное» – . Далее в поле «Контроль» необходимо указать и выбрав факонтролирующего, воспользовавшись кнопкой милию из открывшегося списка. Проект резолюции обычно составляется помощником руководителя. До момента утверждения руководителем данный вид поручения не отображается на регистрационной карточке документа в области «Поручения», а доступен для просмотра в 5 папке кабинета руководителя. При ведении бумажного документооборота предполагается, что к документу, который передается на исполнение, прилагается прикрепленная бумажная резолюция.

Рис. 3.10. Окно проекта резолюции

- 54 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 3.11. Панель инструментов

В ней указывается автор резолюции, текст, исполнители, дата, до которой следует исполнить поручение. Так как система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» используется и для сопровождения традиционного бумажного документооборота в организации, в ней предусмотрена функция печати бумажного варианта резолюции, что значительно облегчает работу по передачи документов на исполнение. Отметка о передачи документов исполнителя фиксируется в «Журнале передачи документов» в электронном виде и в «Реестре передачи документов» в бумажном виде.

Рис. 3.12. Окно проекта резолюции

Заполненный проект резолюции выглядит, как показано на рисунке 3.13.

- 55 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Если пользователь при вводе проекта резолюции проставляет плановую дату исполнения поручения, при сохранении проекта резолюции система спросит, кого следует назначить контролером поручения, по умолчанию предлагается автор резолюции. После утверждения руководителем проекта резолюции исполнители получат документ на исполнение в первую папку своего кабинета, а контролер увидит запись о документе в третьей папки своего кабинета. Если исполнителей несколько, с помощью стрелок , можно менять порядок прохождения документа по указанным исполнителям. Для того чтобы распечатать проект резолюции, необходимо в окне проекта резолюции нажать на кнопку «Печать» (рисунок 3.13).

Рис. 3.13. Окно заполненного проекта резолюции

Созданный проект резолюции необходимо сохранить с помощью кнопки «Записать». Проект резолюции отправиться на согласование к руководителю в папку №5 его личного кабинета.

- 56 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Для того чтобы утвердить его руководитель должен зайти в папку №5 кабинета, нажать на кнопку «Просмотреть проект», в открывшемся окне (рисунок 3.14) внеси необходимые изменения и нажать на кнопку «Утвердить». Для того чтобы разослать утвержденный проект резолюции необходимо открыть окно «Кабинет» руководителя. Для этого следует в главном окне программы нажать на кнопку «Кабинеты» (рисунок 3.15). Открыть папку №4 «У руководства» (рисунок 3.16). Выделить необходимый документ и нажать на кнопку «Просмотреть проект» (рисунок 3.17). В открывшемся окне «проект резолюции» нажать на кнопку «Разослать».

Рис. 3.14. Окно проекта резолюции

Проект резолюции становится резолюцией и отображается на регистрационной карточке документа, а запись о проекте резолюции автоматически удаляется из папок № 4, 5 кабинета руководителя. Автор резолюции может заверить свою резолюцию с помощью электронной подписи. Эта операция выполняется в окне резолюции, открытом в режиме редактирования. Автор может

- 57 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

подписать следующие виды резолюций: обычную резолюцию, подчиненную резолюцию, проект резолюции, проект подчиненной резолюции. При групповом вводе резолюций подписание их электронной подписью не возможно. Операция подписания резолюции доступна только автору этой резолюции. При этом резолюцию можно заверить только одной подписью. При повторном подписании старая электронная подпись резолюции будет заменена новой.

Рис. 3.15. Главное окно программы

Рис. 3.16. Окно «Кабинеты»

- 58 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 3.17. Просмотр проекта резолюции

Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Создание резолюций. Зарегистрируйте новый входящий документ. Введите резолюцию. Поставьте ее на контроль. Задание 2. Создание пунктов. Зарегистрируйте новый входящий документ. Создайте в нем не менее 5 поручений в виде пунктов. Поставьте на контроль первый и третий пункт документа. К каждому пункту введите по 2 подчиненные резолюции.

- 59 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задание 3. Работа с проектами резолюций. К документу, созданному в задании 1, введите проект подчиненной резолюции. Утвердите его от имени руководителя (автора резолюции). Разошлите проект резолюции исполнителям из кабинета автора. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. Что такое поручение? 2. Чем резолюция отличается от подчиненной резолюции? 3. В чем заключаются особенности работы с проектами резолюций? 4. Как просмотреть перечень поручений? 5. Как перемещаться между поручениями? 6. Где отображаются исполнители поручений? Рекомендуемая литература Основная: [1 – 4] Дополнительная: [5, 9].

- 60 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

4. Исполнение поручений. Снятие поручений с контроля Цель и содержание: Научиться исполнять поручения в системе «Дело». В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила исполнения поручений в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело. Уметь: вводить отчеты об исполнении и снимать поручения с контроля системе «Дело» Владеть: навыками работы с поручениями в системе «Дело». Теоретическая часть Исполнение поручения (резолюции / подчиненной резолюции /пункта) завершается вводом отчета исполнителя в РК документа. Ввод отчета об исполнении откройте необходимую реС помощью кнопок золюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку (рисунок 4.1). «Ввести отчет»

Рис. 4.1. Ввод отчета об исполнении

Откроется окно «Отчет исполнителя» (рисунок 4.2). В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета и если нужно прикрепить файл.

- 61 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 4.2. Отчет исполнителя

После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (рисунок 4.3). Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей. После ввода отчета запись о документе удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. В системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» вся информация о происходящих изменениях в системе хранится в системном журнале. При необходимости можно посмотреть протокол изменений, из которого видно, какой пользователь, в какое время производил те или иные действия с документом.

Рис. 4.3. РК с введенным отчетом об исполнении

- 62 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Поручение снимается с контроля при условии, что за всех исполнителей введен отчет об исполнении поручения. Для того, чтобы снять резолюцию с контроля нажимаем кнопку «Редактировать поручение», показанную на рисунок 4.4.

Рис. 4.4. Область регистрационной карточки «Поручения»

Открывается окно резолюции (рисунок 4.5), в котором необходимо указать фактическую дату (дату снятия с контроля), затем нужно нажать кнопку «Записать». Сняв поручение с контроля, метка контрольности, расположенная с правой стороны поручения будет заменена маркером .

Рис. 4.5. Снятие поручения с контроля

- 63 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Исполнение поручений. Найдите созданные ранее документы с поручениями. Введите на них отчеты об исполнении. Задание 2. Снятие поручений с контроля. Снимите ранее поставленные поручения с контроля. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. Как ввести отчет об исполнении? 2. Что произойдет с записью документа в папке №1 кабинета исполнителя, при вводе на него отчета об исполнении?

- 64 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

3. Как снять поручение с контроля? 4. Какие значения имеет переключатель контрольности? 5. В какой папке кабинета автора поручений находятся контролируемые им поручения? 6. Файлы, какого формата можно прикрепить к отчету об исполнении? Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [8, 9].  

- 65 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

5. Работа в «Кабинете» Цель и содержание: изучить назначение папок в «Кабинете». В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила распределения документов по папкам кабинета в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело. Уметь: работать с документами в соответствии с правилами системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» Владеть: навыками ведения делопроизводства; правилами работы в «Кабинете». Теоретическая часть Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (рисунок 5.1).

Рис. 5.1. Главное окно программы

- 66 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

По умолчанию открывается папка №1 «Поступившие» (рисунок 5.2), которая содержит список вновь пришедших документов. В соответствии с настройками кабинеты могут быть личными или общими. Документы попадают в кабинет исполнителю только в том случае, если он назначен владельцем кабинета. В правом верхнем углу можно увидеть чей кабинет открыт.

Рис. 5.2. Кабинет. Папка «Поступившие»

Если документ в кабинет поступил по пересылке, по полю «Кому» или по полю «Адресат», то после ввода отметки об ознакомлении его можно удалить из кабинета (выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Удалить документ из папки»), если не требуется ввести проект резолюции. Если требуется ввести проект резолюции, то после ввода проекта необходимо принять к исполнению документ. Для этого выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Принять к исполнению» (рисунок 5.3). После этого запись о документе удалится из папки «Поступившие» и переместится в папку №2 – «На исполнении» (рисунок 5.4). В данной папке запись о документе будет храниться до тех пор, пока проект резолюции не будет утвержден (при наличии соответствующей настройки у пользователя) или не будет введен отчет об исполнении за владельца кабинета.

- 67 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В папке №3 – «На контроле» (рисунок 5.5) находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета.

Рис. 5.3. Окно «Кабинеты»

Рис. 5.4. Кабинет. Папка «На исполнении»

В папке №4 – «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций (рисунок 5.6).

Рис. 5.5. Кабинет. Папка «На контроле»

- 68 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции (что бы удалить неверно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Cttl+D).

Рис. 5.6. Кабинет. Папка «У руководства»

Данная кнопка необходима для рассылки утвержденных проектов резолюций. Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Разослать» в окне проекта резолюции. В папке № 5 – «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работают руководители. Запись об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Утвердить» в окне проекта резолюции. В папке №6 –»В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело (рисунок 5.7).

Рис. 5.7. Кабинет. Папка «В дело»

- 69 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Папка № 7 – «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован (рисунок 5.8). Папка № 8 – «На визировании» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирования проекта запись о нем исчезает из данной папки (рисунок 5.9).

Рис. 5.8. Кабинет. Папка «В дело»

Папка № 9 – «На подписи» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки.

Рис. 5.9. Кабинет. Папка «На визировании»

- 70 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Работа с первой папкой кабинета. Принятие документов к исполнению. Зарегистрируйте новый входящий документ, поступивший на имя руководителя организации. Откройте «Кабинет», найдите запись о документе. Переместите запись о документе из папки №1 в папку №2. Задание 2. Работа с третьей папкой кабинета. Контроль исполнения поручений. Зарегистрируйте новый входящий документ, поступивший на имя руководителя организации. Введите поручение. Поставьте его на контроль. Откройте «Кабинет», найдите запись о контрольном поручении. Снимите поручение с контроля. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы;

- 71 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

• • •

задание и этапы его выполнения; ответы на предложенные в работе вопросы; выводы по результатам выполнения работы.

Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Дайте определение понятию «Кабинет»? Для чего предназначена папка №1 кабинета? Для чего предназначена папка №2 кабинета? Для чего предназначена папка №3 кабинета? Для чего предназначены папки №4 и №5 кабинета? Для чего предназначены папки №7, 8 и 9 кабинета? Когда запись о проекте резолюции исчезает из папки №4 кабинета? 8. Когда запись о документе исчезает из папок № 1 и 2 кабинета? Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [5, 6].

- 72 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

6. Работа с проектами документов. Реквизиты регистрационной карточки проекта документа Цель и содержание: Получить навыки работы с проектами документов. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила работы с проектами документов в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Уметь: создавать, отправлять на визирование и подписание РКПД; создавать новую версию проекта; отправлять проект документа на регистрацию. Владеть: навыками работы с РКПД в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Теоретическая часть Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий: • создание регистрационной карточки проекта документа (РКПД); • согласование проекта документа; • утверждение проекта документа; • регистрация готового документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами документов используются следующие папки кабинета: «Управление проектами», «На визировании», «На подписи». Создание проекта документа в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» происходит в папке №7, здесь же запись о проекте будет храниться до момента регистрации его в системе В папке №8 «Управление проектами» хранятся записи о проектах документов, поступивших на согласование владельцу кабинета.

- 73 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В папке №9 «На подписи» хранится перечень документов подлежащих утверждению владельцем кабинета. Проект документа должен пройти все стадии согласования и утверждения, а затем должен быть отправлен на регистрацию. После регистрации информация о проекте автоматически удаляется из папки №7 и будет доступна пользователю только по поиску. После визирования и подписания регистрационных карточек проектов документов записи о них также автоматически удаляются из папок кабинета № 8 и № 9. Работа с проектами документов. Создание проекта документа Для того чтобы создать регистрационную карточку проекта документа, необходимо: Открыть окно «Кабинеты». В папке № 7 «Управление проектами» нажать на кнопку «Создать РКПД» (рисунок 6.1). Если проект документа создается во исполнение какого-то документа, то откройте регистрационную карточку этого документа и нажмите кнопку «Создать РКПД» (рисунок 6.2).

Рис. 6.1. Папка № 7 «Управление проектами»

В открывшемся окне «Выбор группы нового проекта документа», необходимо выбрать группу документов и нажать на кнопку «Выбрать» (рисунок 6.3). Если Вы создаете проект из РК

- 74 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

документа, то укажите также тип связки и реквизиты, которые Вы хотите скопировать из карточки текущего документа в карточку проекта, для этого необходимо галочками отметить нужные поля и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 6.4).

Рис. 6.2 – Окно регистрационной карточки входящего документа

Рис. 6.3. Окно «Выбор группы нового проекта документа»

Далее в появившейся регистрационной карточке проекта документа заполните поля: «Испол.»; «Содерж.»; «Состав» (рисунок 6.4). Далее следует указать адресата. Для этого необходимо нажать на кнопку . В появившемся окне нажать на кнопку (если адресатом является внешняя организация), (если (если адресат находится адресатом является гражданин), внутри организации) и выбрать соответствующее название орга-

- 75 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

низации или фамилию гражданина, либо фамилию должностного лица. Если в справочнике организаций нет соответствующего названия, его необходимо добавить. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить» и заполнить соответствующие поля, после чего нажать кнопку «Записать».

Рис. 6.4. Окно «РКПД»

Далее следует прикрепить к РКПД электронный образ файла. «Новый файл» и в появивДля этого нажмите на кнопку шемся окне укажите путь к файлу, выделите нужный файл (нажав на нем мышкой), после чего нажмите на кнопку «Открыть» (рисунок 6.5). Если по ошибке был прикреплен неверный файл и его нужно удалить, тогда следует нажать на кнопку «Файлы», затем в появившемся окне щелкнуть на кнопку «Редактировать», после чего выделить строку с названием файла и нажать на кнопку «Удалить», а потом на кнопку «Записать». Далее необходимо указать связки, если они есть. Для этого (рисунок 6.6). нужно нажать на кнопку

- 76 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 6.5. Регистрационная карточка проекта документа

Рис. 6.6. Регистрационная карточка проекта документа

После чего открывается окно «Связки», в котором нужно нажать на кнопку «Поиск по номеру» (рисунок 6.7).

- 77 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Далее появляется окно «Поиск по номеру», в нижней части которого нужно ввести регистрационный номер документа, год и нажать кнопку «Найти». После этого в табличной части должен появиться найденный документ. Затем необходимо указать нужный тип связки и нажать кнопку «Связать» (рисунок 6.8).

Рис. 6.7. Окно «Связки»

Рис. 6.8. Окно «Поиск по номеру»

- 78 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

После чего в окне «Связки» нужно нажать кнопку «ОК» (рисунок 6.9). Отправка проекта документа на визирование Для того, чтобы направить документ на визирование и подпись, необходимо нажать на кнопку «Добавить визу/подпись» (рисунок 6.10).

Рис. 6.9. Окно «Связки»

Рис. 6.10. Регистрационная карточка проекта документа

- 79 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В появившемся справочнике «Подразделений» используя поисковую строку и кнопки «Добавить» и «Удалить», необходимо сформировать список визирующих лиц и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 6.11).

Рис. 6.11. Выбор визирующих лиц из справочника «Подразделения»

После этого в открывшемся окне (рисунок 6.12) следует поставить флаг «По очереди», указать срок визирования (например, 1 день) и нажать кнопку «Добавить и Направить». Стоит обратить внимание, что при наличии флажка срок исчисляется в днях, а при его отсутствии – в часах. Далее аналогичным способом добавляется фамилия подписывающего лица. Отличие состоит только в том, что в открывшемся окне вместо записи «На визирование» необходимо выбрать «На подпись» (рисунок 6.13). После этого нажать кнопку «Добавить». Кроме того, необходимо обращать внимание на статус РКПД (он находится в рамочке, в правом верхнем углу и выделен красным цветом).

- 80 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 6.12. Окно установки параметров отправки документа на визирование

Рис. 6.13. Окно установки параметров отправки документа на подпись

- 81 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На этапе, когда регистрационная карточка создана, но еще не отправлена на визирование, она имеет статус «Создан». Далее необходимо сохранить регистрационную РКПД. Возможны 2 варианта – с помощью кнопки «Записать РКПД», либо же закрыть с сохранением сделанных изменений. После этого в колонке «Направлено» появляется дата и время отправки проекта документа на визирование, и статус регистрационной карточки становится «На визировании». Если должностное лицо, просмотрев проект документа, не имеет никаких возражений, то в колонке «Виза / подпись» напротив его фамилии появляется виза «Согласен». Когда проект документа пройдет все стадии визирования, статус РКПД поменяется на «Завизирован», следовательно, проект нужно отправить на подпись. Для этого необходимо зайти в РКПД, нажать кнопку «Редактировать РКПД» или клавишу F7. В нижней части окна нужно нажать кнопку «Послать на подпись» (рисунок 6.14). В появившемся окне указать, на сколько дней или часов проект отправляется на подпись, и нажать кнопку «ОК» (рисунок 6.15). Затем сохранить РКПД. В новой версии РКПД в прикрепленном файле необходимо внести изменения.

Рис. 6.14. Регистрационная карточка проекта документа

- 82 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Если в карточке проекта документа хотя бы одно должностное лицо из списка визирующих поставило визу «Не согласен» или «На доработку», необходимо создать новую версию проекта. Для этого необходимо открыть регистрационную карточку проекта документа, выбрать пункт меню «Действия» – «Создать новую версию проекта» (рисунок 6.16).

Рис. 6.15. Окно отправки проекта документа на подпись

Рис. 6.16. Регистрационная карточка проекта документа

- 83 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для этого следует нажать кнопку «Редактировать файл», которая находится в окне «Файлы» (рисунок 6.17). После внесения необходимых изменений в документ сохраните его. Если Вы открываете прикрепленный файл двойным щелчком левой клавиши мыши, то он находится в режиме «Только для чтения», и внесенные в документ изменения в базе не сохраняются!!! После внесения всех необходимых изменений проект документа вновь направляется на визирование.

Рис. 6.17. Окно «Файлы»

В РКПД нужно установить курсор на фамилию первого визирующего и нажать кнопку «Послать на визирование» (рисунок 6.18).

Рис. 6.18. Регистрационная карточка проекта документа

- 84 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Выделить всех визирующих , нажать кнопку «ОК» и записать РКПД. После того как вторая версия проекта будет завизирована, ее необходимо отправить на подпись (рисунок 6.18).

Рис. 6.19. Регистрационная карточка проекта документа

А после подписания проекта его необходимо отправить на регистрацию, нажав на кнопку или начать регистрацию (если у Вас есть на это право) нажав на кнопку (рисунок 6.19). Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием.

- 85 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Работа с проектами документов. Создание РКПД. Создайте проект документа, заполнив следующие поля в РКПД: исполнитель, доступ, состав, содержание, файлы. Отправьте проект документа на согласование и подпись. Задание 2. Работа с проектами документов. Согласование и утверждение РКПД. Откройте проект документа и поставьте визы за согласующих лиц. Утвердите проект документа. Отправьте РКПД на регистрацию. При выполнении задания необходимо обратить внимание на изменение статуса РКПД (правый верхний угол) и время, которое отводится на визирование. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. Какие действия можно осуществлять с проектами документов в системе? 2. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РКПД. 3. Какие виды поручений можно создавать в системе. Дайте определения каждому виду поручений. Сравните их. 4. Для чего используется «Журнал передачи бумажных оригиналов и копий документов»? 5. По каким реквизитам в системе можно производить поиск документов?

- 86 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

6. По каким реквизитам в системе можно производить поиск поручений? 7. Можно ли в системе искать проекты документов? 8. Какие ограничения прав пользователя могут использоваться при поиске документов и поручений? 9. В каком документе подробно описываются правила работы в модуле «Документы»? Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [5, 9].

- 87 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

7. Списание документов в дело Цель и содержание: Научиться осуществлять списание документов в дела. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила архивного делопроизводства; правила списания документов в дела в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Уметь: списывать документы в дела; формировать тома для передачи документов в архив. Владеть: навыками ведения архивного делопроизводства; правилами списания документов в дела. Теоретическая часть Исполненные документы списываются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отражает установленные в организации правила группировки документов по темам для обеспечения упорядоченного хранения исполненных документов. Целесообразно организовать раздельное ведение дел в основных структурных подразделениях. Затем внутри каждого такого раздела определяются заголовки дел, отражающие основное содержание подшиваемых в них документов, вводится индексация дел (индекс, как правило, состоит из цифрового или буквенного обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела) и текущего номенклатуры. Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой разновидности документов он относится. Система «Дело» реализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатура дел. Сама же процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочника Номенклатура дел.

- 88 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рассмотрим процедуру списания документов в дело. Списать документ в дело можно несколькими способами: • с помощью функции «Поиск»; • из папки кабинета. Для того чтобы списать документ в дело из кабинета необходимо открыть папку кабинета нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (рисунок 7.1) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (рисунок 7.2). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».

Рис. 7.1. Окно «Списание в дело»

Аналогично производится списание в дело при помощи функции «Поиск», для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы, осуществить поиск по необходимым критериям, далее нажать на необходимой записи правой кнопкой мышки и выбрать «Списать в дело».

- 89 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 7.2. Справочник «Номенклатура»

Если необходимо списать связанные документы, то откройте РК и нажмите Действия-> Списать связанные РК (рисунок 7.3). После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании (рисунок 7.4). Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.

Рис. 7.3. Списать в дело связанные РК

- 90 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Рис. 7.4. Журнал передачи документов

Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Списание документа в дело из поиска. Найдите исполненный документ по поиску. Спишите его в дело.

- 91 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задание 2. Списание документа в дело из кабинета. Зарегистрируйте новый документ. Введите на него поручение. Скопируйте запись о документе в папку №6 кабинета. Исполните документ. Спишите документ в дело из папки №6 кабинета. Проверьте, ушла ли запись из шестой папки кабинета. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. Как осуществляется процесс списания документов в дело? 2. Где отображается запись о списании документа в дело? 3. Как отменить списание документов в дело? 4. Как найти все документы, списанные по одному номенклатурному заголовку? 5. Как списать в дело «Связанные РК»? Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [5, 8].

- 92 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

8. Поиск документов, поручений и проектов документов Цель и содержание: Научиться пользоваться функцией «Поиск» в различных режимах. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен Знать: правила поиска документов, проектов документов и поручений в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Уметь: осуществлять поиск документов, проектов документов и поручений в системе «Дело». Владеть: навыками поиска документов в системе «Дело». Теоретическая часть Поиск РК документа в картотеках можно проводить, используя в качестве поисковых критериев любые значения ее реквизитов. Но при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени. Дополнительное время потребуется, также, на формирование поискового запроса. Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к «своим», но и к «чужим» документам. Чтобы избежать подобных проблем, система «Дело» предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определённых должностных лиц. В системе Дело существует три режима поиска: • Поиск РК; • Поиск по поручениям; • Поиск РКПД. Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (рисунок 8.1).

- 93 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Рис. 8.1. Главное окно программы

Рабочее окно режима Поиск разбито на две части (рисунок 8.2). В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. В правой части панели инструментов находится поле, содержащее название картотеки, в которой в данный момент проводится поиск документов. По умолчанию в поле устанавливается значение, соответствующее параметру «Картотека РК». Если пользователь имеет право «Поиск документов» в нескольких картотеках, он может перейти к поиску объектов (записей об РК, поручениях или РКПД) в другой картотеке, установив в данном поле, требуемое наименование. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка, содержащего отсортированные в алфавитном порядке названия картотек, в которых пользователь имеет право проводить поиск документов. Если

- 94 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

пользователь обладает абсолютным правом «Поиск по всем картотекам», то для проведения поиска сразу во всех картотеках данное поле следует оставить незаполненным. Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.

Рис. 8.2. Окно поиска

Рис. 8.3. Окно поиска

- 95 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для того, чтобы начать поиск нажмите кнопку «Начать поиск» (рисунок 8.3). В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (рисунок 8.4). При необходимости пользователь может изменять величину левой и правой частей рабочего окна, перемещая черту, разделяющую эти части, с помощью мыши. Если в параметрах пользователя задано ограничение количества записей, найденных в результате поиска, то при выполнении поиска система будет сравнивать количество найденных записей с заданным максимально допустимым значением. Если количество найденных записей превышает заданное максимально допустимое значение, то откроется окно сообщения, в котором будет предложено подтвердить продолжение операции или отказаться от нее. При отказе от операции произойдет возврат к формированию критериев поиска. При подтверждении продолжения операции на экран будут выведены все найденные записи, без ограничений. Ограничение количества отображаемых записей, найденных в результате поиска, задается в параметрах пользователя на закладке Поиск.

Рис. 8.4. Окно «Найденные документы»

- 96 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Поиск по значению текстовых полей проводится следующим образом: в каком-либо текстовом поле запросной формы (например, в поле Содержание) вводится определенный поисковый объект (слово, часть слова, фраза или набор символов) и запускается поиск. Если в поле текстового поискового реквизита введено больше одного слова, то между словами должны быть вставлены служебные операторы (например, &, для поиска по условию «И»), либо вся введенная в поле фраза должна быть заключена в кавычки (для поиска по фразе). Максимальная длина значения в поле текстового поискового реквизита – 2000 символов. Для переключения в режим поиска поручений нажмите на кнопку рисунок 8.5.

Рис. 8.5. Окно поиска «Поручения»

Для сортировки элементов списка используются заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей перечня в соответствии со значениями данной графы. При этом

- 97 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых. Повторный щелчок на названии графы меняет порядок сортировки на противоположный текущему (от Я до А для буквенных значений и в порядке убывания для числовых). На выбранных записях РК и поручений можно выполнить некоторые групповые операции. В частности, возможно выполнение групповых операций списания документов в дело, добавления рубрик в РК, ввода резолюций и проектов резолюций в РК, присвоения статуса проектам резолюций (выполняется только на перечне поручений).

Рис. 8.6. Окно поиска «РКПД»

При поиске РКПД по реквизитам «Визировал» и «Подписал», с помощью кнопки, находящейся перед полем реквизита, указывается категория визирующего/подписывающего – внешний или внутренний. В функции «Поиск» можно найти РК и РКПД, имеющие прикрепленные файлы с определенными значениями расширения, размера и (только для РК) грифа доступа.

- 98 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Для поиска по данным параметрам файлов используются следующие критерии: • «Расширение файла» – текстовое поле, в которое вводится с клавиатуры поисковый фрагмент (или несколько фрагментов) и выбирается из списка «условие поиска». • «Размер файла» – два поля, в которых задаются числовые значения границ диапазона размера (количество байт). • «Гриф доступа файла» – в поле выбирается один или несколько требуемых грифов доступа. Грифы могут быть элементами справочника «Грифы доступа», а также иметь значения «Список ДЛ» и «Фигуранты РК». Данный критерий используется только при поиске РК и поручений. В результате поиска по данным критериям будут найдены РК/ РКПД, у которых хотя-бы один прикрепленный файл имеет искомое значение, соответственно, расширения, размера или грифа доступа. Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Поиск РК. Найдите все документы зарегистрированные в системе Дело. Найдите обращения граждан, зарегистрированные в системе Дело. Найдите РК входящего документа по исходящему номеру организации, из которой было прислано данное письмо.

- 99 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задание 2. Поиск по поручениям. Найдите все поручения, выданные от имени руководителя. Найдите все контрольные поручения. Задание 3. Поиск РКПД. Найдите все РКПД со статусом «Зарегистрирован». Найдите РКПД, в которых есть прикрепленные файлы. Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5.

Какие режимы поиска существуют в системе Дело? Как осуществлять поиск РКПД? Как настроить собственный поисковый запрос? Как сохранить созданный поисковый запрос? Как распечатать список, найденных документов?

Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [8, 9]. 

- 100 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

9. Модуль «Отчетные формы» Цель и содержание: Научиться формировать различные отчеты по заданным критериям. В ходе выполнения лабораторной работы, в рамках формируемых компетенций студент должен: Знать: правила работы в модуле «Отчетные формы»; назначение каждого вида отчета в системе. Уметь: формировать отчеты по различным критериям в системе «Дело». Владеть: навыками составления отчетов в модуле «Отчетные формы». Теоретическая часть Модуль «Отчетные формы» позволяет пользователю формировать разнообразные отчеты необходимые в делопроизводстве. В отличие от функции поиска модуля «Документы», данный модуль формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word). Модуль «Отчетные формы» предназначен для формирования сведений о документообороте, справок-напоминаний, статистических выходных форм, сводок о документах и состоянии их исполнения на основе информации, хранящейся в базе данных системы. При необходимости форма и параметры отчета могут быть написаны индивидуально для нужд конкретной организации. В модуле «Отчетные формы» возможно получение следующих отчетов: • Справка-напоминание об исполнении документов; • Сводка об исполнении; • Сведения о документообороте; • Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;

- 101 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

•

Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами; • Сведения о работе пользователей; • Сведения о результатах отправки документов. Формирование отчетов доступно только тем пользователям, которым в картотечных правах дано право «Получение отчетов». Отчет «Справка-напоминание» позволяет получить перечень документов, поручения которых подлежат исполнению до заданной даты контроля в выбранных подразделениях или указанными должностными лицами (по состоянию на текущую дату). Справка формируется на основании данных текущей картотеки либо по данным всех доступных пользователю картотек (если право «Получение отчетов» предоставлено пользователю в нескольких картотеках). Для каждого указанного должностного лица и подразделения формируется отдельный бланк справки. В качестве параметров можно указать такие параметры как: • Картотека (если требуется получить данные по всем доступным пользователю картотекам, установите флажок «Все»). • «Поручения» – «контрольные» /»неконтрольные» или «все». • «Дата исполнения до», то есть период за которых надо получить отчет. • Исполнители поручений – подразделения / должностные лица, или организации, по которым будет составляться справка. С помощью переключателя «Внутренний» / «Внешний» укажите, по внутренним или внешним исполнителям должна формироваться справка. В зависимости от положения переключателя выбор исполнителей будет осуществляться из справочника «Подразделения» или «Список организаций». • Если требуется получить сведения по всем подразделениям или внешним организациям, щелкните на кнопке «Добавить Все». • Если в справку должны попадать сведения только об ответственных исполнителях, установите флажок «Отв. Исполнитель».

- 102 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

•

При установленном флажке «Не печатать пустые» – не формируются бланки справок для тех должностных лиц и подразделений, у которых нет поручений. • В секции, расположенной под секцией «Картотека», укажите, данные об исполнении каких поручений должны быть отражены в справке (переключатель «Все поручения», «Пункты», «Резолюции»). • «Группы документов», по которым должен формироваться отчет. Если справка формируется по всем группам документов, в секции «Группы документов» установите флажок «Все». • Если справка формируется по определенным авторам резолюций, в поле секции «Авторы резолюций» составьте перечень должностных лиц или внешних организаций. С помощью переключателя «Внутренний» / «Внешний» укажите, по внутренним или внешним авторам резолюций должна формироваться справка. В зависимости от положения переключателя выбор авторов резолюций будет осуществляться из справочника «Подразделения» или «Организации». • Если в справку должны войти сведения по всем авторам резолюций, установите флажок «Все». • Если справка формируется по определенным контролерам поручений, в секции «Контролер» составьте перечень должностных лиц. Отчет «Сводка об исполнении» позволяет получить сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении документов/поручений/пунктов/резолюций. Сводка формируется либо по документам текущей картотеки, т. е. в сводке учитываются документы, в которых указаны автор или исполнитель резолюции, приписанные к указанной картотеке, либо по документам всех доступных пользователю картотек (тех картотек, в которых пользователю предоставлено право «Получение отчетов»). Сводка об исполнении контрольных документов может быть следующих видов: обобщенная или по ответственным исполнителям.

- 103 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Отчет «Сведения о документообороте» содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке». Отчет «Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам» предназначен для получения характеристики документооборота по одному или группе корреспондентов (с возможностью получения информации по обращениям граждан) по данным заданной картотеки. В качестве параметров задаются: • Период времени (поля «Дата регистрации документов»), за который необходимо получить информацию о документах; • Наименование картотеки, в которой будет производиться отбор документов (если требуется получить данные по всем доступным пользователю картотекам, установите флажок «Все»); • Корреспонденты, по которым будет производиться отбор информации; • Если требуется, установите в секции «Корреспонденты» флажок в том числе «Граждане» (при установленном флажке в отчет выводятся также данные по документам, связанным с обращениями граждан); • ФИО отдельных граждан, по которым будет производиться отбор информации (выбор из справочника «Граждане»); • Группы документов, по которым будет производиться отбор информации. Отчет «Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами» позволяет получить данные о количестве документов, с которыми работали работники структурных подразделений. Отчет «Сведения о работе пользователей» предназначен для получения сведений о работе пользователей с РК и РКПД за определенный период времени.

- 104 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

В качестве параметров задаются: • Период времени (поле «За период»), за который необходимо получить сведения; • Вид отчета: Отчет по работе с РК или РКПД (переключатель); • Перечень пользователей, по которым необходимо получить информацию. Если необходимо получить данные по всем пользователям системы, поставьте флажок «Все пользователи»; • Параметр «С учетом множественных реквизитов». Наличие флага означает, что в подсчет данных будет включены изменения производимые пользователем во множественных реквизитах РК (РКПД). Отчет «Сведения о результатах отправки документов» позволяет получить сведения о результатах отправки документов по электронным каналам связи. В качестве параметров задаются: В секции «Отправка документов»: • Период, в который происходила отправка документов (поля «с… по…»); • Вид отправки, по которому должен формироваться отчет. В поле можно выбрать только виды отправки, заданные в параметрах системы в качестве значений параметров «Вид отпр./дост. по E-mail, Вид отпр./дост. СЭВ» или параметров, определяющих вид отправки/доставки по другим электронным каналам связи (в случае, если в Вашей организации закуплены и установлены соответствующие дополнительные опции, и выполнена соответствующая этим опциям настройка системы «Дело»); В секции «Регистрация документов»: • Период, в который происходила регистрация документов в системе «Дело» текущей организации (поля «с… по…»); • Регистрационные номера документов, данные по которым должны войти в отчет (поле № РК). Вводимые в поле регистрационные номера разделяются пробелом. Если

- 105 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

поле не заполнено, то отчет формируется по всем РК, соответствующим другим параметрам отчета, без ограничения по номерам; В остальных секциях: • Группы документов – перечень групп документов, по которым должен формироваться отчет; • Картотека – наименование картотеки, в которой будет производиться отбор документов. Выбирается из перечня доступных пользователю картотек, в которых у пользователя есть право «Отметка отправки документов»; • Сортировка – вид сортировки данных в отчете; • Адресаты-организации – перечень адресатов-организаций, по которым должен формироваться отчет. Значения выбираются из справочника «Список организаций»; • Адресаты-граждане – перечень адресатов-граждан, по которым должен формироваться отчет. Значения выбираются из справочника «Граждане»; Оборудование и материалы Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему Windows 10, интегрированный пакет Microsoft Office, Microsoft SQL Server 2012, СЭДД «Дело». Указания по технике безопасности Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием. Задания Выполните предложенные задания, используя систему электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Задание 1. Формирование «Справки-напоминания» Откройте модуль «Отчетные формы». Сформируйте справку-напоминание для всех поручений с датой исполнения конец текущего месяца для всех исполнителей по всем группам документов.

- 106 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS

Задание 2. Формирование «Сводки об исполнении» Откройте модуль «Отчетные формы». Сформируйте сводку об исполнении по исполнителям: по исполнению всех документов, по всем группам документов с выводом перечня РК. Задание 3. Формирование отчетов о документообороте, о работе ДЛ с документами, о работе пользователей. Откройте модуль «Отчетные формы». Сформируйте оставшиеся отчеты (критерии для формирования отчета введите самостоятельно). Содержание отчета Подготовьте отчет, в котором опишите технологию выполнения заданий. В отчете должны быть представлены: • тема лабораторной работы; • цель работы; • задание и этапы его выполнения; • ответы на предложенные в работе вопросы; • выводы по результатам выполнения работы. Контрольные вопросы 1. В каком модуле осуществляется формирование отчетов в системе Дело? 2. Как при формирование отчетов ограничить вывод пустых таблиц? 3. Какие документы попадают в отчет «Справка напоминание»? 4. Как сформировать отчет об исполнении документов отписанных заместителю руководителя организации? 5. Можно ли одновременно работать в модуле «Документы» и модуле «Отчетные формы»? Рекомендуемая литература Основная [1 – 4] Дополнительная [5, 9].

- 107 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА Основная 1. Романенко М. Г. Системы электронного документооборота: учебно-методическое пособие / М.Г. Романенко. – Ставрополь: Изд-во СКФУ, 2014. – 84 с. 2. ЭОС: Системы электронного документооборота. [Электронный ресурс] Ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем. [сайт]. – 2015. – URL: http://www.eos.ru/ 3. Руководство пользователя «Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»« Версия 18.1.0. Выпуск 41. – М.: ООО «ЭОС Софт», 2018. [Электронный ресурс] – URL: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/demo.php 4. Руководство администратора «Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»« Версия 18.1.0. Выпуск 41. – М.: ООО «ЭОС Софт», 2018 [Электронный ресурс] – URL: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/demo.php Дополнительная 5. Митрофанов Е. П. Электронный документооборот в финансовой системе региона / Е.П. Митрофанов, М.Л. Толстова. – М.: Креативная экономика, 2011. – 180 с. – ISBN 978-5-91292-0455; То же [Электронный ресурс]. – URL: http://biblioclub.ru/index. php?page=book&id=132827 6. Минин И. В. Защита конфиденциальной информации при электронном документообороте: учебное пособие / И.В. Минин, О.В. Минин. – Новосибирск: НГТУ, 2011. – 20 с. – ISBN 978-5-7782-1829-1; То же [Электронный ресурс]. – URL: http:// biblioclub.ru/index.php?page=book&id=228779 Интернет-ресурсы 1. Постановка и контроль исполнения поручений [Электронный ресурс]// DOCUMETR: [сайт]. – 2015. – URL: http://www.documetr. ru/avtmoatizirovannaja_sistema_postanovki_poruchenij.html 2. Таск – менеджер [Электронный ресурс] // Мегаплан : [сайт]. – 2015. – URL :http://www.megaplan.ru/products/task.html . 3. Кларисс – удобная программа контроля поручений [Электронный ресурс] // Кларисс: [сайт]. – 2015. – URL : http://www.claris. su/commission

- 108 -

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

Учебное издание

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ (ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ) (на русском и английском языках)

Автор-составитель: Романенко Марина Геннадьевна Издается в авторской редакции Компьютерная верстка: И. В. Бушманова __________________________________________________________________ Подписано к печати 12.03.2019 Формат 60x84 1/16 Усл. п. л. 6,34 Уч.-изд. л. 5,88 Бумага офсетная Заказ 161 Тираж 20 экз. _________________________________________________________________ Отпечатано в Издательско-полиграфическом комплексе ФГАОУ ВО «Северо-Кавказский федеральный университет» 355009, г. Ставрополь, пр-т Кулакова, 2.